NADZORNI ORGAN EFTE

POSLOVNIK

Sprejet 7. januarja 1994 (1)

Prenovljen 19. decembra 2017 (2)

Spremenjen 11. februarja 2020 (3)

Spremenjen 3. februarja 2021 (4)

ORGANIZACIJA NADZORNEGA ORGANA EFTE

Člen 1 Kolegij Člani Nadzornega organa Efte delujejo kot skupina v skladu s tem poslovnikom in tako sestavljajo kolegij. Nadzorni organ deluje po načelu kolegialnosti, ki temelji na enakopravni udeležbi članov kolegija pri sprejemanju sklepov. Sklepi so predmet skupinske razprave in vsi člani kolegija nosijo skupno odgovornost za vse sprejete sklepe. Najvišji po protokolarnem vrstnem redu kolegija je predsednik, ki mu sledijo člani glede na svojo delovno dobo. Člani z isto delovno dobo se razvrstijo po starosti.

Člen 2 Predsednik Ob upoštevanju načela kolegialnosti predsednik javno zastopa nadzorni organ kot celoto. Predsednik nadzira upravljanje nadzornega organa in je pooblaščen za sklepanje pogodb in drugih zavez nadzornega organa, ki omogočajo njegovo delovanje, vendar brez poseganja v pristojnosti in naloge iz člena 7 tega poslovnika. Predsednik redno seznanja kolegij s svojim splošnim pristopom ter s posameznimi vprašanji, ki zadevajo ostale člane kolegija. Predsednik pri izvajanju svojih nalog upošteva mnenje drugih članov kolegija in ravna v skladu s smernicami, politikami in postopki, ki jih določi kolegij v skladu s členom 16.

Člen 3 Portfelji Kolegij vsakega svojega člana zadolži za pripravo in izvedbo svojih sklepov na specifičnih področjih (v nadaljnjem besedilu: portfelji). Člani redno poročajo kolegiju in oblikujejo predloge glede izvrševanja politike na področjih, za katera so pristojni, ter vodijo javno komuniciranje nadzornega organa na teh področjih. Portfelji se dodelijo s soglasjem ob imenovanju enega ali več novih članov kolegija. Dodelitev portfeljev se ponovno preuči najmanj vsaki dve leti oziroma na zahtevo člana kolegija. Če soglasje ni doseženo, se dodelitev portfelja ne spremeni. Član ohrani svoj portfelj ali prevzame portfelj svojega predhodnika (nekdanjega člana kolegija, ki ga je predlagala vlada iste države Efte).

Člen 4 Službe Pri izvajanju svojih nalog kolegiju pomagajo štiri službe: služba za notranji trg, služba za konkurenco in državne pomoči, služba za pravne in izvršilne zadeve ter služba za upravne zadeve. Službe pri delu tesno sodelujejo. Vsaka služba ima vodjo, ki ga imenuje kolegij. Vodja pri izvajanju dejavnosti svoje službe odgovarja kolegiju kot celoti. Vodje vodijo svoje službe v skladu s politikami, postopki in smernicami, ki jih določi kolegij, ter poročajo kolegiju, kadarkoli ta to zahteva. Kadar je za pripravo in izvedbo sklepov odgovoren določen član kolegija, zadevni vodja službe deluje po navodilih, ki jih je prejel od tega člana kolegija. Služba, pristojna za pripravo predloga, se pred predložitvijo predloga sklepa posvetuje z vsemi zadevnimi službami. Pri predlogih za pravne instrumente in ukrepe, ki imajo lahko pravne posledice, se zadevna služba posvetuje z vodjo službe za pravne in izvršilne zadeve. Pri predlogih, ki imajo lahko posledice za upravljanje nadzornega organa, zlasti za upravljanje človeških virov ali proračun, se zadevna služba posvetuje z vodjo službe za upravne zadeve. Vsakršno nesoglasje med oddelki se evidentira ob predložitvi predloga kolegiju. Kolegij lahko za obravnavo posameznih vprašanj oblikuje medresorske delovne skupine ali druge strukture. Kolegij imenuje predsednika vsake take skupine ter določi mandat in način delovanja te skupine.

Člen 5 Nadomeščanje Če predsednik ne more opravljati svojih funkcij, te prvih šest mesecev leta opravlja drugi najvišji član po protokolarnem vrstnem redu, drugih šest mesecev pa tretji najvišji član. To vključuje izvajanje nalog, za katere je predsednik pristojen kot član kolegija. Če član kolegija ne more opravljati svojih funkcij, ga nadomešča naslednji član po protokolarnem vrstnem redu. Če funkcij ne more opravljati član z najkrajšo delovno dobo, ga nadomešča član, ki je po protokolarnem vrstnem redu takoj pred njim in je sposoben opravljati njegove funkcije. Če vodja službe ne more opravljati svojih funkcij, ga nadomestijo podrejeni uradniki, in sicer po vrstnem redu, ki ga določi vodja. Vodje o vrstnem redu, ki se uporablja, obvestijo vodjo službe za pravne in izvršilne zadeve.

Člen 6 Umik člana kolegija Če član kolegija meni, da je za zagotovitev neodvisnosti nadzornega organa primerno, da ne sodeluje pri razpravah ali sprejemanju sklepov pri določeni zadevi oziroma vidikih določene zadeve, se lahko umakne, in sicer brez poseganja v člen 9(3) Sporazuma SCA. Član kolegija v tem primeru obvesti vodjo službe za pravne in izvršilne zadeve. Vodja službe za pravne in izvršilne zadeve o tem takoj obvesti ostale člane kolegija in vse zadevne člane osebja ter sprejme vse potrebne ukrepe za zagotovitev, da član, ki se je umaknil, ni več vključen v zadevno vprašanje. Če član kolegija, ki se je umaknil, meni, da je v interesu nadzornega organa ali pravilnega izvajanja pristojnosti in nalog iz člena 7 tega poslovnika, da ga za namene te zadeve nadomesti član kolegija ad hoc, ostalim članom kolegija predlaga, da ga nadomestijo v skladu s členom 9(3) Sporazuma SCA.

SKLEPI NADZORNEGA ORGANA EFTE

Člen 7 Vrste sklepov Kolegij je pooblaščen za izvajanje pristojnosti in nalog, ki jih ima nadzorni organ v skladu s Sporazumom EGP in Sporazumom SCA, zlasti členom 5 Sporazuma SCA. Nadzorni organ v okviru izvajanja teh pristojnosti in nalog sprejema sklepe: (a) na sejah kolegija v skladu s členi od 8 do 11, (b) po pisnem postopku v skladu s členom 12, (c) s prenosom v skladu s členom 13. Enako velja za pristojnosti in naloge, ki jih ima nadzorni organ v skladu s Sporazumom o izstopu Združenega kraljestva iz Sporazuma EGP in Sporazuma SCA, zlasti členom 2 Protokola 9 k Sporazumu SCA.

Člen 8 Seje kolegija Seje kolegija skliče predsednik. Kolegij se praviloma sestane enkrat na teden. Po potrebi se lahko skličejo dodatne seje. Seje vodi predsednik. Za dosego kvoruma je potrebna prisotnost dveh članov kolegija. Sklep je sprejet, če sta zanj glasovala vsaj dva člana kolegija.

Člen 9 Dnevni red sej kolegija Predsednik pripravi osnutek dnevnega reda seje. Vse točke, ki jih predlagajo člani kolegija, se uvrstijo na osnutek dnevnega reda. Ravno tako se na osnutek dnevnega reda prve seje vsakega naslednjega meseca uvrstijo vse točke, ki jih je pred več kot šestimi meseci odobril vodja službe za pravne in izvršilne zadeve, in še niso bile obravnavane. Razen če ni določeno drugače, se osnutek dnevnega reda in potrebno delovno gradivo članom razdelijo vsaj tri delovne dni pred sejo. Osnutek dnevnega reda je in ostane zaupen. Član kolegija lahko zahteva, da se razprava o neki točki, ki je uvrščena na osnutek dnevnega reda, prestavi na naslednjo sejo, razen če bi odlog zaradi zavezujočih rokov kolegiju preprečil, da o tej zadevi sprejme učinkovit sklep. Če so se izrecno strinjali vsi odsotni člani kolegija, lahko slednji s soglasjem odloči, da se z osnutka dnevnega reda črta točka ali da se razpravlja in odloča o zadevi, ki ni na osnutku dnevnega reda ali v zvezi s katero je bilo potrebno delovno gradivo razdeljeno po izteku roka. Kolegij, kateremu je predložen osnutek dnevnega reda in vsi predlogi za njegove spremembe, dnevni red potrdi na seji.

Člen 10 Udeležba na sejah kolegija Seje kolegija niso javne. Razprave so zaupne in take tudi ostanejo. Vodja službe za pravne in izvršilne zadeve se udeleži vseh sej. Vodje služb, pristojnih za pripravo osnutkov sklepov, ki jih vključuje osnutek dnevnega reda, ter vsi drugi vodje, se lahko udeležijo sej, razen če kolegij določi drugače. Predsednik lahko na lastno pobudo ali na zahtevo člana kolegija povabi nekatere uradnike nadzornega organa, da se udeležijo celotne seje oziroma dela seje in da nagovorijo kolegij. Kadar se sprejemajo določene vrste sklepov in je nadzorni organ dolžan seje kolegija odpreti za predstavnike drugih institucij, agencij ali organov ali se je zavezal, da bo seje odprl za te predstavnike, to institucijo, agencijo ali organ povabi k udeležbi na vsaki taki seji oziroma ustreznem delu take seje. Kolegij lahko povabi katero koli drugo osebo k udeležbi na celotni seji oziroma delu seje in h govoru na tej seji.

Člen 11 Zapisnik sej kolegija Za vsako sejo kolegija se pripravi zapisnik. Zapisnik temelji na dnevnem redu, kakor je bil odobren na začetku seje, in beleži vsebinske odločitve v zvezi s točkami na dnevnem redu, tj. običajno, ali je bil predlog sprejet, zavrnjen ali odložen, ter vse točke, s katerimi se kolegij seznani. Zapisnik se overovi s podpisom predsednika in s sopodpisom vodje službe za pravne in izvršilne zadeve.

Člen 12 Sklepi po pisnem postopku Kolegij lahko na predlog enega od svojih članov sprejme sklep po pisnem postopku. Vsak član lahko med pisnim postopkom zahteva, da se o predlogu razpravlja na seji kolegija. V tem primeru se zadeva uvrsti na osnutek dnevnega reda naslednje seje kolegija. Besedilo predlaganega sklepa s predlaganim datumom sprejetja se razpošlje vsem članom. Šteje se, da je kolegij o predlogu dosegel soglasje na predlagani datum, če — je predlagani datum najmanj tri delovne dni po razpošiljanju predloga, če se ugotovi, da so z razpošiljanjem predloga seznanjeni vsi člani kolegija, če sta vsaj dva člana kolegija izrazila soglasje s predlogom in če ni bila izražena nobena zahteva po obravnavi tega predloga na seji kolegija, ali — če so vsi člani kolegija izrazili soglasje. Sklep se zabeleži v zapisniku naslednje seje kolegija.

Člen 13 Prenos pooblastil za sprejemanje sklepov Po načelu kolegialnosti, ki se v celoti spoštuje, lahko kolegij pooblasti enega od svojih članov, da v njegovem imenu in pod njegovim nadzorom sprejme jasno opredeljene sklepe na področjih, za katera je pristojen v skladu s členom 3, in da sprejme končno besedilo sklepov, katerih vsebino določi kolegij. V obdobjih, ko ni prisotnih dovolj članov kolegija za dosego kvoruma, se lahko enega ali več članov kolegija pooblasti za sprejetje kakršnih koli nujnih sklepov, ki jih je treba sprejeti. Uradnike se lahko pooblasti za sprejetje jasno opredeljenih vodstvenih ali upravnih ukrepov. Ne glede na prenos pooblastil za sprejemanje sklepov kolegij v vsakem primeru ohrani pravico do sprejemanja sklepov. Poleg tega se lahko pristojni član kolegija odloči, da ne bo uporabil prenesenih pooblastil, ampak bo sklep predložil v sprejetje celotnemu kolegiju. Sklepi, ki jih kateri koli član kolegija opredeli kot posebej pomembne ali relevantne, se v vsakem primeru predložijo celotnemu kolegiju. Vodja službe za pravne in izvršilne zadeve redno obvešča kolegij o sklepih, sprejetih v okviru prenosa pooblastil za sprejemanje sklepov, in poskrbi, da se kolegij z njimi seznani na svoji seji. Za izvajanje pooblastil, prenesenih v skladu s tem členom, je potrebna odobritev vodje službe za pravne in izvršilne zadeve. Pooblastila se ne smejo prenesti naprej, razen v obsegu, izrecno določenem v sklepu o prenosu pooblastil.

Člen 14 Postopek Vodja službe za pravne in izvršilne zadeve pomaga predsedniku pri pripravi sej kolegija, izvajanju postopkov sprejemanja sklepov in zagotavljanju, kadar je to ustrezno, obveščanja o sklepih nadzornega organa in objavi teh sklepov. V ta namen zagotovi, da se spoštujejo pravila glede priprave in predložitve dokumentov, ki jih morajo člani obravnavati, in po potrebi sprejme potrebne ukrepe za zagotovitev uradnih obvestil o sklepih nadzornega organa ter njihovi objavi.

Člen 15 Overitev Pravni instrumenti, ki jih sprejme kolegij na seji ali po pisnem postopku, se overijo v jeziku oziroma jezikih, v katerih so verodostojni, s podpisom predsednika in sopodpisom vodje službe za pravne in izvršilne zadeve. Pravni instrumenti, sprejeti po postopku na podlagi prenosa pooblastila, se overijo v jeziku oziroma jezikih, v katerih so verodostojni, s podpisom člana, na katerega so bila prenesena pooblastila za sprejemanje sklepov, in sopodpisom vodje službe za pravne in izvršilne zadeve. V jasno opredeljenih primerih, v katerih so bila pooblastila za sprejemanje pravnih instrumentov prenesena na uradnika, se sprejeti pravni instrumenti overijo s podpisom tega uradnika. Kadar koli je mogoče, se uporabi elektronski podpis.

VODSTVO IN UPRAVA

Člen 16 Vodstveni in upravni sklepi Vodstveni in upravni sklepi nadzornega organa glede imenovanja uradnikov, sklepanja pogodb ali drugih zadev, ki ne posegajo v pristojnosti in naloge iz člena 7 tega poslovnika, sprejme pristojni vodja pod vodstvom predsednika in v skladu s politikami, postopki in smernicami, ki jih določi kolegij. Kakršne koli sklepe glede vodenja in upravljanja nadzornega organa, ki bi utegnili vplivati na zmožnost nadzornega organa za izvajanje pristojnosti in nalog iz člena 7 tega poslovnika, kot je imenovanje vodij, ter kakršne koli spremembe v strukturi, dodelitvi sredstev ali pristojnostih služb nadzornega organa, sprejme kolegij kot celota, pri čemer odloča soglasno. Vodje služb za svoje sklepe odgovarjajo kolegiju in mu poročajo, kadar ta to zahteva. Kolegij po potrebi določi pravila, smernice, politike in postopke za zagotovitev izvajanja tega poslovnika ter usmeritev glede vodenja in upravljanja nadzornega organa kot celote. Predsednik redno sklicuje sestanke vodij, na katerih ti poročajo kolegiju in od njega dobivajo usmeritve glede upravljanja in delovanja svojih služb. Vodje služb se redno posvetujejo z vodjo uprave glede upravljanja svojih oddelkov na področju človeških virov, financ, informacijske tehnologije, varnosti in drugih upravnih zadev.

KONČNE DOLOČBE

Člen 17 Začetek veljavnosti Ta poslovnik začne veljati 1. januarja 2018.

Člen 18 Razveljavitev Poslovnik z dne 7. januarja 1994, kakor je bil spremenjen, se razveljavi in nadomesti s tem poslovnikom na dan začetka njegove veljavnosti. Vsi sklepi, sprejeti na podlagi prejšnjega poslovnika, ostanejo nespremenjeni.

Člen 19 Objava Poslovnik, ki je verodostojen v angleškem jeziku, se objavi v sklopu EGP Uradnega lista Evropske unije in Dopolnilu EGP k Uradnemu listu Evropske unije.

(1) Dok. št. 186989.

(2) Sklep kolegija št. 217/17/COL.

(3) Sklep kolegija št. 007/20/COL.

(4) Sklep kolegija št. 004/21/COL.