Pojem dokument, ki je v členu 3(a) Uredbe št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije opredeljen široko, zajema „neko vsebino ne glede na to, kakšen je njen medij (napisana na papirju ali shranjena v elektronski obliki ali kot zvočni, vizualni ali avdiovizualni zapis) o vprašanju, nanašajočem se na politiko, dejavnosti ali odločitve s področja odgovornosti institucije“ Unije. Ta opredelitev je v bistvu utemeljena z obstojem shranjene vsebine, ki jo je mogoče razmnožiti ali pa je na voljo za vpogled po njeni pripravi, pri čemer je treba opozoriti, da, prvič, vrsta nosilca za shranjevanje, vrsta in narava shranjene vsebine in tudi obseg, dolžina, pomembnost ali predstavitev vsebine niso pomembni pri vprašanju, ali navedena opredelitev vključuje dano vsebino, in drugič, da je edina omejitev v zvezi z vsebino, ki jo lahko zadeva ta opredelitev, pogoj, da se navedena vsebina nanaša na politiko, dejavnost ali odločitve s področja pristojnosti zadevne institucije.

Kot dokumente institucij v smislu določb člena 2(3) Uredbe št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije v povezavi s členom 3(a) te uredbe je treba obravnavati vloge, ki jih pripravi država članica in ki so bile predložene Sodišču v okviru tožbe zaradi neizpolnitve obveznosti na podlagi člena 258 PDEU in posredovane Komisiji kot stranki postopka.

Te ugotovitve ne omaje okoliščina, da te vloge niso bile naslovljene na navedeno institucijo, ki je stranka v postopku, ampak na Sodišče, in da je institucija prejela le prepise, ki jih ji je posredovalo Sodišče. Vendar, čeprav se Uredba št. 1049/2001 na podlagi njenega člena 2(3) porablja zgolj za dokumente institucij, to je za dokumente, ki jih institucije pripravijo ali prejmejo in so v njihovi lasti, ta določba uporabe navedene uredbe za dokumente, ki jih institucije prejmejo, nikakor ne pogojuje s tem, da so zadevne dokumente nanje naslovili in jim jih neposredno posredovali njihovi avtorji. Prav tako, ker je pojem dokument v členu 3(a) Uredbe št. 1049/2001 opredeljen široko in ta opredelitev temelji na obstoju shranjene vsebine, je treba ugotoviti, da na obstoj dokumenta v smislu navedene določbe ne vpliva, da so bile sporne vloge zadevni instituciji posredovane v obliki prepisov in ne v obliki izvirnikov.

Poleg tega iz široke opredelitve pojma dokumenta ter iz formulacije in samega obstoja izjeme v členu 4(2), druga alinea, Uredbe št. 1049/2001, ki se nanaša na varstvo sodnih postopkov, izhaja, da zakonodajalec Unije sodelovanja institucij v sodnih postopkih ni želel izključiti iz pravice državljanov do dostopa. To velja še toliko bolj, ker v tej uredbi ni določeno niti, da je sodelovanje institucij v sodnih postopkih izključeno iz njenega področja uporabe, niti, da je to področje uporabe omejeno zgolj na njihovo upravno dejavnost. Poleg tega, ker so bile vloge Komisiji posredovane v okviru postopka s tožbo za ugotovitev neizpolnitve obveznosti, ki jo je vložila v okviru izvajanja svojih pristojnosti na podlagi člena PDEU, jih je Komisija prejela v okviru izvajanja svojih pristojnosti.

Poleg tega vključitev vlog, ki jih predloži država članica v okviru sodnega postopka, v področje uporabe Uredbe št. 1049/2001 ne posega v cilj posebnih pravil o dostopu do dokumentov v zvezi s sodnimi postopki. Varstvo teh postopkov je namreč glede na okoliščine primera mogoče zagotoviti z uporabo izjeme iz člena 4(2), druga alinea, Uredbe št. 1049/2001, pri čemer je treba pojasniti, da je pri razlagi izjeme v zvezi z varstvom sodnih postopkov mogoče upoštevati, da v posebnih pravilih o sodiščih Unije ni določena pravica dostopa tretjih strank do vlog, predloženih tem sodiščem v okviru sodnih postopkov.

(Glej točke od 48 do 51, 53, 54, 57, 61, 104 in 105.)