V okviru prošnje za dostop, vložene na podlagi Uredbe št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije, kvalifikacija dokumenta ni povezana z znatno delovno obremenitvijo, ki bi morebiti bila s tako prošnjo zahtevana od zadevne uprave. Zato tudi če obstaja nevarnost, da bi taka prošnja ohromila dobro delovanje uprave, to ne povzroči, da je navedena prošnja nedopustna. V takem izjemnem primeru pravica institucije, da poišče „primerno rešitev“ s prosilcem v skladu s členom 6(3) Uredbe št. 1049/2001, izraža možnost upoštevanja, čeprav zelo omejeno, morebitne potrebe po uskladitvi interesov prosilca in interesov dobrega upravljanja.

Informacija se namreč loči od dokumenta zlasti zato, ker je opredeljena kot podatek, ki je lahko med drugim v enem ali več dokumentov. Ker v nobeni določbi Uredbe št. 1049/2001 ni obravnavana pravica do dostopa do informacije kot take, iz te uredbe ni mogoče sklepati, da pravica do dostopa javnosti do dokumenta institucije, ki izhaja iz člena 2(1) navedene uredbe, vključuje dolžnost institucije, da odgovori na vsako posameznikovo zahtevo za informacije.

Nujno je, da se za uporabo Uredbe št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije ohrani razlikovanje med pojmom dokumenta in pojmom informacije.

Na splošno se pravica do dostopa do dokumentov v smislu člena 2(3) Uredbe št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije nanaša le na obstoječe dokumente, ki jih zadevna institucija hrani. Prošnja za dostop, zaradi katere bi institucija ustvarila nov dokument, tudi na podlagi gradiva, ki je že v obstoječih dokumentih in ga hrani, ne pomeni prošnje za delni dostop in ne spada na področje Uredbe št. 1049/2001.

Če bi se v prošnji za dostop institucijo prosilo, naj izvede iskanje v eni ali več svojih zbirk podatkov v skladu s parametri, ki jih je opredelil prosilec, mora institucija, razen če morebiti ne uporabi člena 4 Uredbe št. 1049/2001, tej prošnji ugoditi, če se lahko iskanje, ki ga potrebuje, izvede z iskalnimi orodji, ki so na voljo za to zbirko podatkov.

Dovoljeno je namreč domnevati, da je zaradi večplastnih razmerij, pri katerih je vsak podatek v zbirki podatkov povezan s številnimi drugimi podatki, mogoče vse podatke v taki zbirki podatkov prikazati različno. Mogoče je izbrati tudi samo del podatkov, vključenih v tak prikaz, druge pa prikriti.

Vendar s prošnjo za dostop, vloženo na podlagi Uredbe št. 1049/2001, institucije ni mogoče prositi, naj prosilcu predloži del podatkov ali vse podatke, vsebovane v kateri od zbirk podatkov, ali celo več zbirkah podatkov, razvrščenih po sistemu, ki ga v navedeni zbirki podatkov ni. S tako prošnjo se želi ustvariti nov dokument, zato taka prošnja ne spada v okvir uporabe Uredbe št. 1049/2001. S tako prošnjo se namreč ne želi delni dostop do dokumenta, ki vsebuje podatke, obdelane po obstoječem sistemu razvrstitve in torej izvedljivim z orodji, ki jih ima trenutno institucija na voljo za eno ali več zbirk podatkov, temveč se želi ustvariti dokument, ki vsebuje podatke, obdelane in medsebojno povezane po novem sistemu razvrstitve, ki ni izvedljiv z navedenimi orodji, torej nov dokument v smislu člena 3(a) navedene uredbe. Zato je lahko vse, kar je mogoče pridobiti iz zbirke podatkov z običajnim ali rutinskim iskanjem, predmet prošnje za dostop, vložene na podlagi Uredbe št. 1049/2001.

(Glej točke od 55 do 59.)