V skladu s pravilom 61(2) Uredbe št. 2868/95 za izvedbo Uredbe št. 40/94 o znamki Skupnosti, kakor je bila spremenjena, lahko Urad za usklajevanje na notranjem trgu (znamke in modeli) obvestila vroča po telefaksu. Vročitev po telefaksu lahko zadeva vse odločbe Urada, torej tudi odločbe odborov za pritožbe.

Pravilo 65(1) Uredbe št. 2868/95 z naslovom „Obveščanje po telefaksu ali na drugi tehnični način“ določa, da se „[o]bvestilo […] šteje za opravljeno na datum, ko je bilo sporočilo prejeto po telefaksu prejemnika.“ Pravilo 70(2) navedene uredbe, ki ureja „Izračun rokov,“ prav tako določa, da „[č]e je […] procesno dejanje vročitev, je dogodek, ki šteje, prejem vročenega dokumenta, razen če ni predvideno drugače.“

V sodni praksi se razlikuje, na eni strani, med seznanitvijo naslovnika z določenim aktom, ki se zahteva pri pravilni vročitvi, in na drugi strani dejansko seznanitvijo z navedenim aktom, ne nujno zaradi presoje, da je bila vročitev pravilna. V skladu s sodno prakso pravilna vročitev naslovniku ni pogojena z dejansko seznanitvijo osebe, ki je v skladu z notranjimi pravili naslovljenega subjekta pristojna za to, ker je odločba naslovniku vročena pravilno, če mu je bila posredovana in se je z njo lahko seznanil. Zato se pri presoji pravilnosti vročitve upošteva samo njen zunanji vidik, torej pravilen prenos naslovniku, in ne njen notranji vidik, torej notranje delovanje naslovljenega subjekta.

Pri določanju datuma prejema obvestila se torej upošteva samo zunanji vidik tega obvestila, to je formalen in pravilen prejem s strani naslovljenega subjekta, ne glede na dejanski prejem in seznanitev znotraj tega subjekta. Te ugotovitve ne izpodbija zahteva iz sodne prakse, da vročitev pomeni, da se je naslovnik z vročenim aktom lahko seznanil. S tem je namreč mišljena obveznost vročevalca, da ustvari pogoje za dejansko seznanitev naslovnika, torej obveznost prizadevanja (ki ustreza zunanjemu vidiku vročitve) in ne obveznost, da posega v notranje delovanje tega naslovnika zaradi zagotovitve te seznanitve, torej obveznost rezultata (ki ustreza notranjemu vidiku vročitve).

Splošno sodišče je tako razsodilo, da če Urad predloži potrdila o poslanih telefaksih, ki vsebujejo podatke, ki jim podeljujejo dokazno moč, to zadostuje kot dokaz, da je naslovnik prejel navedeni telefaks. Telefaksi so namreč zasnovani tako, da se pri vsakršni težavi pri pošiljanju in tudi prejemu ustvari obvestilo o napaki, ki pošiljatelju natančno sporoči razlog za neprejem kot mu ga sporoči telefaks naslovnika, in da se ob odsotnosti obvestila o taki težavi ustvari obvestilo o uspešnem prenosu. Zato je mogoče ob odsotnosti obvestila o napaki in prisotnosti potrdila o poslanem telefaksu z navedbo „OK“ sklepati, da je naslovnik poslani telefaks prejel.

Poleg tega pa, če bi bila samo seznanitev s spornim telefaksom lahko dokaz, da ga je zastopnik tožeče stranke prejel, potem Urad nikakor ne bi mogel dokazati dejanske vročitve odločbe in datuma, na katerega jo je naslovnik prejel, čeprav bi bila navedena odločba pravilno vročena njenemu naslovniku. Začetek teka roka za vložitev tožb zoper odločbe odborov Urada bi bila odvisna od okoliščin, ki bi bile naključne in neodvisne od skrbnosti, s katero je Urad vročil odločbo, roki za vložitev tožb pa so bili uvedeni prav zato, da se zagotovi pravna varnost.

(Glej točke 14, 15 in od 19 do 22.)