Namen obveznosti institucije, da obrazloži odločbo, s katero zavrne dostop do dokumenta, je na eni strani zadevni osebi dati na voljo dovolj podatkov za ugotovitev, ali je odločba utemeljena in ali vsebuje morebitne napake, na podlagi katerih bi lahko izpodbijala njeno veljavnost, in na drugi strani sodišču Skupnosti omogočiti izvrševanje nadzora nad zakonitostjo odločbe. Obseg te obveznosti je odvisen od vrste obravnavanega akta in od okoliščin, v katerih je bil sprejet.

Dostop javnosti do dokumentov institucij je načelo, zavrnitev dostopa pa izjema od tega načela. Zato je treba primere zavrnitve, določene v členu 4 Uredbe št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije, razlagati in uporabljati ozko, da ne bi onemogočili izvajanja načela. Poleg tega je institucija za vsak dokument, za katerega je vložena prošnja za dostop, dolžna preučiti, ali bi glede na informacije, ki jih ima ta institucija, razkritje dokumenta dejansko oslabilo katerega od vidikov javnega interesa, ki ga varujejo izjeme, ki omogočajo zavrnitev dostopa. Za uporabo teh izjem mora biti torej nevarnost oslabitve javnega interesa razumno predvidljiva, in ne zgolj hipotetična.

Institucije imajo široko diskrecijsko pravico pri preučitvi, ali lahko dostop do dokumenta škoduje javnemu interesu, ki ga varuje člen 4(1)(a) Uredbe št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije, in mora zato nadzor, ki ga izvaja Sodišče prve stopnje nad zakonitostjo zavrnilnih odločb institucij, s katerimi se zavrne dostop do dokumentov zaradi izjem v zvezi z javnim interesom, obsegati samo preverjanje upoštevanja postopkovnih pravil in obveznosti obrazložitve, pravilnosti navedenih dejstev in tega, da ni očitnih napak pri ugotovitvi dejanskega stanja in zlorabe pooblastil.

Izjeme iz člena 4(1) Uredbe št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije so obvezne, zato so institucije dolžne zavrniti dostop do dokumentov, na katere se nanašajo te izjeme, če je predložen dokaz za navedene okoliščine. Te izjeme se torej razlikujejo od izjem, ki se nanašajo na interes institucij za ohranitev tajnosti svojih posvetovanj, določenih v členu 4(3) Uredbe št. 1049/2001, za uporabo katerih imajo institucije diskrecijsko pravico, ki jim omogoča, da tehtajo med svojim interesom do ohranitve tajnosti posvetovanj in interesom državljanov za dostop do dokumentov.

Že iz besedila člena 4(6) Uredbe št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije izhaja, da je institucija dolžna preučiti, ali je mogoče dovoliti delni dostop do dokumentov, na katere se nanaša prošnja za dostop, in zavrniti dostop samo do podatkov, na katere se nanašajo zadevne izjeme. Institucija mora tak delni dostop dovoliti, če se lahko cilj, ki ga zasleduje, ko dostop do dokumenta zavrne, doseže tako, da se prekrijejo deli dokumenta, ki lahko oslabijo varstvo javnega interesa.

Bilo bi v nasprotju z zahtevo po preglednosti, iz katere izhaja Uredba št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije, če bi se institucije sklicevale na neobstoj dokumentov, da bi se izognile uporabi te uredbe. Predpostavka za dejansko izvrševanje pravice do dostopa do dokumentov je, da zadevne institucije v največji možni meri ter nearbitrarno in predvidljivo pripravljajo in hranijo dokumentacijo o svojih dejavnostih.

Ni mogoče šteti, da je Svet ravnal arbitrarno in nepredvidljivo, s tem ko ni sestavil zapisnika o določeni točki dnevnega reda sestanka enega od svojih odborov, ob upoštevanju tega, da je bila ta točka le informativna in da ni bil določen noben poseben izvedbeni ukrep. Zato ni mogoče ugotoviti, da je Svet s tem, ko je zatrjeval neobstoj takega zapisnika, kršil pravico tožeče stranke do dostopa do dokumentov, kot je priznana v Uredbi št. 1049/2001.

(Glej točke od 61 do 63.)