Sodišče prve stopnje: sodbi Rozand-Lambiotte/Komisija, T‑96/95, EU:T:1997:25 , točka 42, in de Brito Sequeira Carvalho/Komisija in Komisija/de Brito Sequeira Carvalho, T‑40/07 P in T‑62/07 P, EU:T:2009:382 , točka 99.

Člen 26, prvi odstavek, točka (a), Kadrovskih predpisov sam po sebi upravi ne nalaga obveznosti, da v osebni spis vloži vsak dokument, ki se nanaša na uradnika. Tako razlikuje med, na eni strani, „dokumenti“, ki so lahko v osebnem spisu le, če se nanašajo na upravni status zadevnega uradnika, in „poročili“, ki se lahko vložijo v ta spis le, če se nanašajo na njegove sposobnosti, učinkovitost in vedenje, ter, na drugi strani, vsemi drugimi dokumenti v zvezi z zadevnim uradnikom.

Člen 26, prvi odstavek, točka (a), Kadrovskih predpisov, kar zadeva zgoraj navedena poročila, napotuje na uradne dokumente, ki se nanašajo na sposobnosti, učinkovitost in vedenje uradnikov. Vendar morajo biti v osebnem spisu tudi dokumenti, v katerih so opisana dejstva ali dejanske okoliščine v zvezi z ravnanjem uradnika, ki bodo nato uporabljeni za sprejetje odločbe, ki vpliva na njegov upravni status in kariero, kot so mnenje v obliki obvestila, ki vsebuje presojo uradnikovih sposobnosti in vedenja, ali že obstoječi dokumenti, ki vsebujejo vse trditve o očitanih dejstvih, celo vsi dokumenti, ki lahko vplivajo na upravni status uradnika in njegovo kariero. Vendar člen 26 Kadrovskih predpisov instituciji nikakor ne prepoveduje, da začne preiskavo in sestavi spis v ta namen, edini dokumenti v zvezi s to preiskavo, ki morajo biti priloženi uradnikovemu spisu, pa so morebitne odločbe o sankcioniranju, sprejete na podlagi spisa preiskave.

Poleg tega se elektronski dopisi načeloma ne morejo šteti za poročila v smislu člena 26, prvi odstavek, točka (a), Kadrovskih predpisov. Podobno se tudi obvestilo, katerega avtor ni upravni organi, ne more šteti za poročilo v smislu člena 26, prvi odstavek, točka (a), Kadrovskih predpisov.

Zadevni uradnik mora biti načeloma seznanjen z dokumentom v zvezi s svojim upravnim statusom, ki lahko odločilno vpliva na odločbo, nato pa mora biti ta dokument vložen v njegov osebni spis. Kar zadeva posebej odločbo o premestitvi uradnika, se kljub temu, da ne gre za poročilo v zvezi s sposobnostmi, učinkovitostjo in vedenjem zadevnega uradnika v smislu člena 26 Kadrovskih predpisov, ta seznanitev in vložitev v osebni spis a priori zahtevata za elektronske dopise in podpisano obvestilo uradnikov in uslužbencev, v katerih je grajano ravnanje zadevnega uradnika, ker lahko odločilno vplivajo na odločitev o tem, ali bo ta premeščen ali ne.

(Glej točke 42, 43, 46in48 .)

Sodišče: sodba Ojha/Komisija, C‑294/95 P, EU:C:1996:434, točka 67;

Sodišče prve stopnje: sodbe Rozand-Lambiotte/Komisija, EU:T:1997:25, točka 42; Apostolidis/Sodišče, T‑86/97, EU:T:1998:71, točka 36; Ojha/Komisija, T‑77/99, EU:T:2001:71, točka 57; Recalde Langarica/Komisija, T‑344/99, EU:T:2001:237, točka 60; Cwik/Komisija, T‑155/03, T‑157/03 in T‑331/03, EU:T:2005:447, točka 52, in de Brito Sequeira Carvalho/Komisija in Komisija/de Brito Sequeira Carvalho, EU:T:2009:382, točka 96;

Sodišče za uslužbence: sodbi Bianchi/ETF, F‑38/06, EU:F:2007:117, točki 45in48 , in Talvela/Komisija, F‑43/06, EU:F:2007:162, točki od5959 62od do .