Pravilnik EIB o politiki spoštovanja dostojanstva na delovnem mestu (v nadaljevanju: politika dostojanstva na delovnem mestu), ki ga je EIB sprejela 18. novembra 2003, ( 4 ) določa:

„Postopek preiskave

[…]

V postopku preiskave je treba spoštovati naslednje:

[…]

– ustanovi se preiskovalni odbor, ki ga sestavljajo tri neodvisne osebe […],

– preiskovalni odbor opravi zadostno število zaslišanj, da ločeno zasliši obe stranki, priče in druge osebe, ki jih želi zaslišati,

– obe stranki imata pravico do zaslišanja pred preiskovalnim odborom,

– obe stranki imata pravico do zastopnika in spremljevalca,

– zaslišanja in sklepi preiskovalnega odbora so podlaga za priporočilo, ki se predloži predsedniku,

– predsednik odloči o ukrepih, ki jih je treba sprejeti.

Naloge in sestava preiskovalnega odbora

Naloga odbora je omogočiti strukturo, ki zagotavlja objektivno in neodvisno preiskavo o incidentu ali več incidentih, ki se konča s predložitvijo priporočila predsedniku, da ta odloči, kako ukrepati.

[…]

Postopek

[…]

2. Generalni direktor direktorata za kadrovske zadeve v dogovoru s predstavniki zaposlenih predlaga sestavo odbora predsedniku in določi datum začetka preiskave, ki je najpozneje 30 koledarskih dni po prejemu pritožbe.

3. Generalni direktor direktorata za kadrovske zadeve nemudoma potrdi prejem dopisa zadevnega uslužbenca in potrdi začetek postopka preiskave […].

4. Generalni direktor direktorata za kadrovske zadeve po prejemu dopisa pritožnika: […] d. navede, da se bo preiskava začela v roku 30 dni od uradne vložitve pritožbe pri generalnem direktorju direktorata za kadrovske zadeve ter da bosta stranki obveščeni o datumu, uri in kraju svojih individualnih zaslišanj, o pravici do zastopnika ali spremljevalca in o sestavi odbora. […]

Zaslišanje

Cilj zaslišanja je natančno ugotoviti, kaj se je zgodilo, in zbrati dejstva, na podlagi katerih bo mogoče pripraviti obrazloženo priporočilo. Stranki nimata pravice do navzkrižnega zaslišanja, saj sta zaslišani ločeno. Ni jima treba ponavljati podrobnosti, ki so zanju neprijetne ali sramotne, razen če je to nujno. Vse stranke, ki sodelujejo pri preiskavi in zaslišanju, vključno z asistenti in pričami, je treba opozoriti, da so zavezane k molčečnosti..

[…] Odbor ima možnost izbrati način izvedbe postopka, ki se mu zdi primeren. Zaslišanje običajno poteka v obliki vrste ločenih pogovorov v naslednjem vrstnem redu:

– najprej pritožnik,

– priče, ki jih eventualno navede pritožnik,

– domnevni nadlegovalec,

– priče, ki jih eventualno navede domnevni nadlegovalec,

– obe stranki je mogoče pozvati na novo ločeno zaslišanje, če odbor meni, da je to potrebno.

Če je potrebno, lahko odbor ponovno zasliši vpletene osebe in morebiti pozove k sodelovanju druge člane osebja ali zahteva informacije oziroma kopije dokumentov, če kolektivno meni, da je to utemeljeno in koristno. V primeru negotovosti o vprašanjih dostopa do spisov, podatkov ali drugih metod preiskovanja na zadnji stopnji odloči predsednik, po potrebi po posvetovanju z uradno osebo za varstvo podatkov. Odbor pritožnika obvesti o morebitnih dodatnih preiskovanjih.

Izid preiskave

Potem ko so bila opravljena vsa zaslišanja in vsa druga ustrezna preiskovalna dejanja, mora biti odbor pripravljen za sprejem odločitve in predložitev obrazloženega priporočila. Odbor nima pristojnosti za odločanje.

Odbor lahko poda različna priporočila, in sicer:

– naj se zadeva opusti, ker sta lahko stranki pojasnili položaj in je bila najdena rešitev za prihodnost, sprejemljiva za obe stranki,

– naj se ne šteje, da se zadeva nanaša na ustrahovanje ali nadlegovanje, temveč na delovni spor, ki ga je treba temeljiteje preiskati ali glede njega sprejeti ukrepe,

– naj se pritožba zavrne,

– naj se sprejmejo potrebni ukrepi, če odbor dokaže, da je pritožba neutemeljena in zlonamerna,

– naj se uvede disciplinski postopek.

Pisno priporočilo odbora se pripravi v petih dneh po koncu preiskave in predloži predsedniku v odločanje.

Odločba predsednika

[…]

Najpozneje pet delovnih dni po predložitvi priporočila predsedniku sta obe stranki pisno obveščeni o obrazloženi odločbi predsednika, ki se ji priloži priporočilo odbora.“