(Glej točke od 36 do 39 in 133.)

Namen Uredbe št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije je, kot je navedeno v uvodni izjavi 4 in njenem členu 1, čim bolj uresničiti pravico javnosti do dostopa do dokumentov institucij. Za to pravico sicer v skladu s členom 4 te uredbe veljajo nekatere omejitve na podlagi javnega ali zasebnega interesa, med katerimi je zavrnitev v primeru, da bi razkritje dokumenta poseglo v interese, varovane s tem členom, vendar ker take izjeme odstopajo od načela čim širšega dostopa javnosti do dokumentov, jih je treba razlagati in uporabljati ozko. Kadar zadevna institucija odloči, da se zavrne dostop do dokumenta, katerega posredovanje se je od nje zahtevalo, mora načeloma podati pojasnila v zvezi s tem, kako bi lahko dostop do tega dokumenta konkretno in dejansko posegel v interes, ki je varovan z izjemo iz člena 4 Uredbe št. 1049/2001, na katero se sklicuje ta institucija. Poleg tega mora biti nevarnost takega posega smiselno predvidljiva, in ne le hipotetična.

(Glej točke od 40 do 43, od 49 do 51 in 134.)

Ravnotežje med pravico dostopa do dokumentov, ki jih imajo institucije, iz Uredbe št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije in obveznostmi teh institucij, ki izhajajo iz Uredbe št. 45/2001 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov, glede prenosa osebnih podatkov s strani teh institucij, zahteva pojasnitev razmerja med pravili obeh uredb.

V zvezi s tem, na prvem mestu, kadar je posledica prošnje za dostop do dokumentov, če se ji ugodi, lahko razkritje osebnih podatkov, mora zaprošena institucija uporabiti vse določbe Uredbe št. 45/2001, pri čemer razna pravila in načela iz Uredbe št. 1049/2001 ne morejo omejiti celovitosti varstva teh podatkov. V tako splošnem okviru je sicer res, da v skladu s členom 6(1) Uredbe št. 1049/2001 pravica dostopa do dokumentov ni pogojena s tem, da prosilec utemelji interes za razkritje navedenih dokumentov, vendar člen 4(1)(b) Uredbe št. 1049/2001 od prosilca posredno zahteva, da z eno ali več izrecnih in legitimnih utemeljitev dokaže potrebo po prenosu osebnih podatkov, vsebovanih v dokumentih, do katerih zahteva dostop.

Na drugem mestu, posebej je treba upoštevati bistvene značilnosti sistema varstva, ki ga Uredba št. 45/2001 daje fizičnim osebam glede obdelave njihovih osebnih podatkov. V skladu z uvodno izjavo 5 te uredbe pa je njen namen osebam, ki jih opredeljuje kot posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, zagotoviti pravno izvršljive pravice in določiti dolžnosti upravljavcev pri obdelavi osebnih podatkov znotraj institucij in organov Unije. Za uresničitev tega cilja je treba pogoje, določene v zvezi z možnostjo institucije ali organa Unije, da prenese osebne podatke, razlagati strogo, sicer bi bile ogrožene pravice, ki so tem osebam v Uredbi št. 45/2001 v skladu njeno uvodno izjavo 12 priznane kot temeljne pravice. Za izpolnitev pogoja glede potrebe je treba torej dokazati, da je prenos osebnih podatkov najprimernejši ukrep med ukrepi, s katerimi je mogoče doseči cilj, ki mu sledi prosilec, in da je prenos s tem ciljem sorazmeren, kar prosilca zavezuje k predložitvi izrecnih in legitimnih utemeljitev v zvezi s tem.

Taka razlaga ne vodi do uvedbe „kategorične“ izjeme od načela dostopa do dokumentov, ki se nanaša na osebne podatke, ampak do ravnovesja temeljnih pravic, ki sta si v navzkrižju, kadar se prošnja za dostop do dokumentov nanaša na osebne podatke, ki so zaščiteni z Uredbo št. 45/2001.

Vendar stroga razlaga pogoja glede potrebe iz člena 8(b) Uredbe št. 45/2001 ne pomeni, da splošne utemeljitve prenosa osebnih podatkov, kot je pravica javnosti do obveščenosti, ni mogoče upoštevati.

Na tretjem mestu, če oseba, ki prosi za dostop do dokumentov z osebnimi podatki, dokaže potrebo po njihovem prenosu in če zaprošena institucija meni, da ni nobenega razloga za domnevo, da bi se morda poseglo v zakonite interese posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, je podatke mogoče posredovati, in če ni mogoče uporabiti nobene izjeme, določene v Uredbi št. 1049/2001, poleg tiste, ki se nanaša na poseg v varstvo zasebnosti in integritete posameznika, se dokument oziroma dokumenti s podatki razkrijejo in se zato javnosti omogoči dostop do njih.

Iz tega izhaja, da je treba merilo glede potrebe iz člena 8(b) Uredbe št. 45/2001 razlagati strogo, da pogoj glede potrebe po prenosu osebnih podatkov vključuje to, da zaprošena institucija ali organ preuči potrebo glede na cilj, ki mu sledi prosilec za dostop do dokumentov, kar oži obseg pravila glede neobstoja utemeljitve prošnje za dostop, da je utemeljitev potrebe po prenosu teh podatkov, na katero se sklicuje prosilec, lahko splošna in da se Uredbi št. 1049/2001 ne sme odvzeti polnega učinka z razlago upoštevnih določb, v skladu s katero z legitimnim razkritjem nikoli ni mogoče uresničevati cilja popolnega razkritja javnosti.

(Glej točke 48, od 51 do 54, 56, od 59 do 61, 67 in 68.)