UGOTOVITVE SODIŠČA

UVOD

1. V tem letnem poročilu je predstavljena ocena Sodišča o evropskih razvojnih skladih (ERS). Ključne informacije o vključenih dejavnostih in porabi v letu 2013 so v tabeli 1 .

Tabela 1 – Evropski razvojni skladi – ključne informacije za leto 2013 (v milijonih EUR) Proračunski naslov Področje Opis Plačila v letu 2013 Evropski razvojni skladi 8. ERS operativni odhodki projekti 20 proračunska podpora 0 upravni odhodki 0 20 9. ERS operativni odhodki projekti 256 proračunska podpora 1 upravni odhodki 2 259 10. ERS operativni odhodki projekti 1 961 proračunska podpora 717 upravni odhodki 94 2 772 Operativni odhodki skupaj (projekti) 2 237 Operativni odhodki skupaj (proračunska podpora) 718 Upravni odhodki skupaj 96 Plačila skupaj 3 051 – predplačila - 1 753 + obračunana predplačila 1 314 Revidirana populacija 2 612 Posamezne prevzete proračunske obveznosti skupaj (36) 3 350 Globalne prevzete proračunske obveznosti skupaj (36) 3 923

UGOTOVITVE SODIŠČA

Posebne značilnosti evropskih razvojnih skladov

2. ERS so glavni instrument za zagotavljanje pomoči Evropske unije za razvojno sodelovanje afriškim, karibskim in pacifiškim (AKP) državam ter čezmorskim državam in ozemljem (ČDO). Veljavni okvir za odnose Evropske unije z državami AKP in ČDO je sporazum o partnerstvu, ki je bil podpisan v Cotonouju 23. junija 2000 za obdobje 20 let (v nadaljnjem besedilu: Sporazum iz Cotonouja). Osredotočen je na zmanjševanje in sčasoma odpravo revščine.

3. ERS financirajo države članice, urejajo jih posebne finančne uredbe, upravlja pa Evropska komisija zunaj okvira splošnega proračuna EU. Evropska investicijska banka (EIB) upravlja sklad za spodbujanje naložb, za katerega se ne uporabljata niti izjava Sodišča o zanesljivosti niti postopek razrešnice Evropskega parlamenta (1) (2).

4. ERS skoraj v celoti upravlja Generalni direktorat Komisije za razvoj in sodelovanje (EuropeAid), ki upravlja tudi veliko različnih vrst odhodkov iz proračuna EU (3) (4).

5. Ukrepi ERS se izvajajo kot projekti in proračunska podpora (5) po treh glavnih ureditvah. Leta 2013 se je za 42 % plačil uporabljalo centralizirano upravljanje, za 32 % decentralizirano upravljanje, za 26 % pa skupno upravljanje (6).

Tveganja za pravilnost

6. Za odhodke, obravnavane v tem poročilu, se je uporabljalo veliko načinov izvajanja, in to v 79 državah. Pravila in postopki so pogosto zapleteni, vključno z razpisnimi postopki in postopki oddaje javnih naročil. Sodišče je tveganje ocenilo kot samo po sebi veliko.

7. Na dveh področjih – proračunska podpora (7) in prispevki EU za večdonatorske projekte, ki jih izvajajo mednarodne organizacije (8), kot je OZN – vrsta instrumentov in plačilnih pogojev omejuje nagnjenost transakcij k napakam.

8. Proračunska podpora se prispeva v splošni proračun države ali njen proračun za posebno politiko ali cilj. Sodišče preuči, ali je Komisija spoštovala posebne pogoje za izvrševanje plačil proračunske podpore posameznim partnerskim državam in preverila, da so bili upoštevani splošni pogoji za upravičenost (kot je napredek pri javnofinančnem poslovodenju).

9. Toda Komisija je lahko precej fleksibilna pri odločanju, ali so bili ti splošni pogoji izpolnjeni. Z revizijo pravilnosti, ki jo izvede Sodišče, ni mogoče preverjati drugega kot fazo, v kateri se pomoč izplača državi partnerici. Po nakazilu so sredstva združena s proračunskimi viri države prejemnice. Morebitne slabosti v njenem finančnem poslovodenju se pri reviziji pravilnosti, ki jo izvede Sodišče, ne pokažejo kot napake.

UGOTOVITVE SODIŠČA ODGOVORI KOMISIJE

10. Prispevki Komisije za večdonatorske projekte se združijo s prispevki drugih donatorjev in niso namensko rezervirani za posebne ugotovljive postavke upravičenih odhodkov. Komisija na podlagi tako imenovanega hipotetičnega pristopa predvideva, da so s tem povezane transakcije pravilne, dokler združeni znesek zajema dovolj upravičenih odhodkov za pokritje prispevka EU. Če bi drugi donatorji uporabljali enak pristop in enaka merila za upravičenost za svoje prispevke, obstaja tveganje, da skupna poraba ne bi ustrezala združenim zahtevam Komisije in drugih donatorjev pri merilih za upravičenost. 10. Komisija meni, da uvedeni ukrepi notranje kontrole skupaj z ukrepi mednarodnih organizacij omejujejo to teoretično tveganje do mere, ki je zares sprejemljiva. Komisija ne pozna nobene posebne težave s „hipotetičnim pristopom“ (na podlagi katerega lahko Komisija sodeluje pri ukrepih, ki jih sofinancira več donatorjev, tudi skrbniški skladi). Ta pristop zagotavlja, da se izpolnjujejo pravne zahteve, ki se uporabljajo za financiranje EU pri zunanjih ukrepih (z zagotavljanjem, da znesek, ki ga prispevajo drugi donatorji, zadostuje za plačilo dejavnosti, ki niso upravičene v skladu s pravili EU), pri čemer se sredstva EU porabijo čim učinkoviteje (z usklajevanjem donatorjev) in skladno z načelom dobrega finančnega poslovodenja. Komisija omejuje to tveganje z ocenjevanjem računovodskih in revizijskih postopkov ter postopkov notranje kontrole, naročanja, naknadne objave informacij in zaščite osebnih podatkov pri partnerskih mednarodnih organizacijah pred morebitnim skupnim delom, prisotnostjo njenih uslužbencev na terenu (in udeležbo v usmerjevalnih skupinah) in strogim celovitim finančnim poročanjem, ki ga zahteva od mednarodnih organizacij. Poleg tega se med izvajanjem programov zunanjih ukrepov sistemi redno pregledujejo z obiski zaradi preverjanja, ki jih izvajajo zunanji revizorji. Revizije, ki jih izvede Komisija, do zdaj niso pokazale „posebnih tveganj“ te vrste, prav tako pa Komisija ne pozna nobenega drugega donatorja z „enakimi merili za upravičenost“.

UGOTOVITVE SODIŠČA

POGLAVJE I – IZVAJANJE 8., 9. IN 10. EVROPSKEGA RAZVOJNEGA SKLADA

Finančno izvajanje

11. Običajno se sporazumi o ERS sklenejo za obdobje prevzema obveznosti, ki traja približno pet let, vendar je plačila mogoče izvrševati v daljšem obdobju. Leta 2013 so bila plačila izvršena iz 8., 9. in 10. ERS. Sredstva za 8. ERS (1995–2000) so znašala 12 840 milijonov EUR, za 9. ERS (2000–2007) pa 13 800 milijonov EUR.

12. Sredstva za 10. ERS (2008–2013) skupaj znašajo 22 682 milijonov EUR. Od tega zneska je 21 967 milijonov EUR dodeljenih državam AKP, 285 milijonov EUR pa ČDO. Ta zneska vsebujeta sredstva za Sklad za spodbujanje naložb, ki ga upravlja EIB, in sicer 1 500 milijonov EUR za države AKP in 30 milijonov EUR za ČDO. In nazadnje, 430 milijonov EUR je namensko rezerviranih za odhodke, ki jih ima Komisija pri načrtovanju programov in izvajanju ERS.

13. Leta 2013 so skupni prispevki držav članic znašali 3 200 milijonov EUR, od tega je bilo 2 950 milijonov EUR namenjenih za ukrepe, ki jih upravlja Komisija.

14. V tabeli 2 sta prikazani poraba virov ERS med letom 2013 in kumulativna poraba. Ker za sredstva iz 10. ERS po 31. decembru 2013 (9) ni več mogoče prevzeti obveznosti, je lahko Komisija v zvezi z obveznostmi dosegla boljše rezultate od pričakovanih: globalne prevzete obveznosti so bile 29 %, posamezne pa 31 % nad prvotno napovedjo. Posledično so plačila znašala 7 % več, kot je bilo sprva napovedano, neporavnane obveznosti pa so se v primerjavi z letom 2012 povečale za 8 %.

Tabela 2 – Uporaba virov ERS 31. decembra 2013 (v milijonih EUR) Stanje ob koncu leta 2012 Izvrševanje proračuna v proračunskem letu 2013 (neto) (42) Stanje ob koncu leta 2013 Skupni znesek Stopnja izvajanja (38) 8. ERS3 (39) 9. ERS (39) 10. ERS Skupni znesek 8. ERS 9. ERS 10. ERS Skupni znesek Stopnja izvajanja (38) A – VIRI (37) 48 920 – 104 – 336 548 108 10 481 16 114 22 433 49 028 B – PORABA 1. Globalne prevzete proračunske obveznosti (40) 43 991 89,9 % – 98 – 72 4 093 3 923 10 478 16 084 21 351 47 914 97,7 % 2. Posamezne prevzete proračunske obveznosti (41) 38 059 77,8 % – 11 – 96 3 457 3 350 10 437 15 408 15 565 41 410 84,5 % 3. Plačila 32 417 66,3 % 18 230 2 715 2 963 10 363 14 795 10 222 35 380 72,2 % C – Neporabljene prevzete proračunske obveznosti (B1 – B3) 11 574 23,7 % 115 1 289 11 129 12 534 25,6 % D – Razpoložljivo stanje (A – B1) 4 929 10,1 % 3 30 1 082 1 114 2,3 %

UGOTOVITVE SODIŠČA

Letno poročilo Komisije o finančnem poslovodenju 8. do 10. evropskega razvojnega sklada

15. V skladu s finančno uredbo, ki se uporablja za 10. ERS, mora Komisija vsako leto poročati o finančnem poslovodenju ERS (10). Po mnenju Sodišča poročilo točno predstavlja relevantne finančne informacije.

POGLAVJE II – IZJAVA SODIŠČA O ZANESLJIVOSTI ZA EVROPSKE RAZVOJNE SKLADE

Izjava o zanesljivosti, ki jo Sodišče daje Evropskemu parlamentu in Svetu za 8., 9. in 10. evropski razvojni sklad – poročilo neodvisnega revizorja

I – Sodišče je v skladu z določbami člena 287 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) in člena 141 finančne uredbe, ki se uporablja za 10. ERS in velja tudi za prejšnje ERS, revidiralo: (a) zaključni račun 8., 9. in 10. evropskega razvojnega sklada, ki ga sestavljajo bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz sprememb čistih sredstev in tabela postavk, plačljivih v Evropske razvojne sklade, ter poročilo o finančnem izvajanju za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2013, ki ga je Komisija potrdila 17. julija 2014, ter (b) zakonitost in pravilnost z izkazi povezanih transakcij v pravnem okviru ERS za tisti del virov ERS, za katerega finančno poslovodenje je odgovorna Komisija (11).

Odgovornost poslovodstva

II – V skladu s členi od 310 do 325 PDEU in finančnimi uredbami, ki se uporabljajo za 8., 9. in 10. ERS, je poslovodstvo odgovorno za pripravo in predstavitev zaključnega računa ERS na podlagi mednarodno sprejetih računovodskih standardov za javni sektor (12) ter za zakonitost in pravilnost z izkazi povezanih transakcij. Ta odgovornost vključuje zasnovo, izvajanje in vzdrževanje notranje kontrole, ki se uporablja za pripravo in predstavitev računovodskih izkazov brez pomembno napačne navedbe zaradi goljufije ali napake. Poslovodstvo je odgovorno tudi za zagotavljanje skladnosti dejavnosti, finančnih transakcij in informacij v računovodskih izkazih s pravili, ki veljajo zanje. Končno odgovornost za zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z izkazi ERS, ima Komisija (člen 317 PDEU).

Revizorjeva odgovornost

III – Sodišče je odgovorno, da na podlagi svoje revizije Evropskemu parlamentu in Svetu zagotovi izjavo o zanesljivosti računovodskih izkazov ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij. Sodišče je revizijo izvedlo v skladu z mednarodnimi standardi revidiranja in etičnim kodeksom MZRS ter mednarodnimi standardi za vrhovne revizijske institucije INTOSAI. Ti standardi določajo, da mora Sodišče revizijo načrtovati in opraviti tako, da pridobi razumno zagotovilo, da je zaključni račun ERS brez pomembno napačnih navedb in da so z njim povezane transakcije zakonite in pravilne.

IV – Revizija zajema izvajanje postopkov za pridobitev revizijskih dokazov o zneskih in razkritjih v računovodskih izkazih ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij. Izbrani postopki so odvisni od revizorjeve presoje, vključno z oceno tveganja pomembno napačne navedbe v računovodskih izkazih in pomembne neskladnosti med transakcijami, povezanimi z izkazi, in zahtevami pravnega okvira za ERS, ne glede na to, ali gre za goljufijo ali napako. Pri oceni tega tveganja se upoštevajo notranja kontrola, ki se izvaja za pripravo in pošteno predstavitev računovodskih izkazov, ter nadzorni in kontrolni sistemi, s katerimi se zagotavljata zakonitost in pravilnost z njimi povezanih transakcij, da se pripravijo okoliščinam primerni revizijski postopki, vendar ne za izrekanje mnenja o uspešnosti notranje kontrole. Med revizijo se tudi ovrednotijo primernost uporabljenih računovodskih usmeritev, sprejemljivost pripravljenih računovodskih ocen ter celotna predstavitev izkazov.

V – Sodišče meni, da so pridobljeni revizijski dokazi zadostna in ustrezna osnova za njegova mnenja.

Zanesljivost računovodskih izkazov

Mnenje o zanesljivosti računovodskih izkazov

VI – Po mnenju Sodišča računovodski izkazi 8., 9. in 10. ERS za leto, ki se je končalo 31. decembra 2013, v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavljajo njihov finančni položaj na dan 31. decembra 2013, njihov poslovni izid, denarne tokove in spremembe čistih sredstev za tedaj končano leto v skladu s finančno uredbo za ERS in mednarodno sprejetimi računovodskimi standardi za javni sektor.

Zakonitost in pravilnost z izkazi povezanih transakcij

Prihodki

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prihodkov, povezanih z računovodskimi izkazi

VII – Sodišče meni, da so prihodki, povezani z računovodskimi izkazi za leto, ki se je končalo 31. decembra 2013, v vseh pomembnih vidikih zakoniti in pravilni.

Prevzete proračunske obveznosti

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti prevzetih proračunskih obveznosti, povezanih z računovodskimi izkazi

VIII – Po mnenju Sodišča so obveznosti, povezane z računovodskimi izkazi za leto, ki se je končalo 31. decembra 2013, v vseh pomembnih pogledih zakonite in pravilne.

Plačila

Osnova za negativno mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z računovodskimi izkazi

IX – Sodišče je prišlo do zaključka, da so nadzorni in kontrolni sistemi delno uspešni pri zagotavljanju zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih plačil. Po oceni Sodišča najverjetnejša stopnja napake za odhodkovne transakcije iz 8., 9. in 10. ERS znaša 3,4 %.

Negativno mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z računovodskimi izkazi

X – Zaradi pomembnosti zadev, opisanih v odstavku o osnovi za negativno mnenje o zakonitosti in pravilnosti plačil, povezanih z računovodskimi izkazi, so po mnenju Sodišča na plačila, povezana z računovodskimi izkazi za leto, ki se je končalo 31. decembra 2013, pomembno vplivale napake.

4. septembra 2014

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Predsednik

Evropsko računsko sodišče

12, rue Alcide De Gasperi, 1615 Luxembourg, LUKSEMBURG

UGOTOVITVE SODIŠČA

Informacije v podkrepitev izjave o zanesljivosti

Obseg revizije in revizijski pristop

16. V Prilogi 1.1 k poglavju 1 letnega poročila Računskega sodišča o izvrševanju proračuna za leto 2013 sta opisana splošni pristop in metodologija Sodišča. V zvezi z revizijo ERS je treba upoštevati naslednje posebnosti.

17. Opažanja Sodišča glede zanesljivosti zaključnega računa ERS se nanašajo na računovodske izkaze (13) in poročilo o finančnem izvajanju 8., 9. in 10. ERS (14), ki jih je v skladu s finančno uredbo za ERS (15) potrdila Komisija, Sodišče pa jih je skupaj s predstavitveno listino poslovodstva, ki jo je pripravil računovodja, prejelo 17. julija 2014. Revizija je vključevala preizkušanje zneskov in razkritij ter oceno uporabljenih računovodskih načel, pomembnih ocen, ki jih je pripravilo poslovodstvo, in celotne predstavitve zaključnega računa.

18. Revizija pravilnosti transakcij je zajemala:

(a) preučevanje vseh prispevkov držav članic in vzorca drugih vrst transakcij v zvezi s prihodki;

(b) preučevanje vzorca 30 prevzetih proračunskih obveznosti (16);

(c) preučevanje vzorca 165 transakcij (17). Vzorec je zasnovan tako, da je reprezentativen za vsa plačila v okviru ERS. Zajemal je 93 plačil, ki jih je odobrilo 10 delegacij EU (18), in 72 plačil, ki jih je odobril sedež Komisije (19);

(d) kadar so bile odkrite napake, so bili analizirani ustrezni kontrolni sistemi, da bi se opredelile posamezne sistemske slabosti;

(e) oceno kontrolnih sistemov, preučenih v EuropeAid in delegacijah EU, ki je vključevala:

(i) predhodne preglede, ki jih opravijo uslužbenci Komisije, zunanji revizorji ali nadzorniki, preden se opravijo plačila;

(ii) spremljanje in nadzor, zlasti nadaljnje spremljanje zunanjih revizij, obiske zaradi preverjanja, obiske zaradi spremljanja in študiji EuropeAid o stopnji preostale napake za leti 2012 in 2013;

(iii) notranjo revizijo;

(f) oceno letnega poročila o dejavnostih generalnega direktorja urada EuropeAid ter

(g) spremljanje izvajanja prejšnjih priporočil Sodišča.

19. Kot je omenjeno v odstavku 4, EuropeAid izvaja večino instrumentov zunanje pomoči, ki se financirajo iz splošnega proračuna in ERS. Opažanja Sodišča o uspešnosti nadzornih in kontrolnih sistemov ter zanesljivosti letnega poročila o dejavnostih in izjave generalnega direktorja za leto 2013 se nanašajo na celotno področje odgovornosti EuropeAid.

Zanesljivost računovodskih izkazov

20. Izkaz poslovnega izida kot prihodek vključuje obresti na predfinanciranje (5,7 milijona EUR) in sicer pri plačilih predfinanciranja upravičencem, ki znašajo več kot 2 50 000 EUR. Komisija mora vsako leto izterjati obresti na plačila predfinanciranja, višja od 7 50 000 EUR (20). Sodišče je v primerjavi z letom 2012 ugotovilo določeno izboljšanje, saj sta se število in vrednost izterjav povečala (21). Kljub temu odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil tega pravila še vedno ne spoštujejo sistematično, znesek prihodkov od obresti, razkrit v izkazih, pa deloma temelji na ocenah. Poleg tega natečene obresti na predfinanciranje v višini od 2 50 000 do 7 50 000 EUR v računovodskih izkazih še vedno niso pripoznane kot finančni prihodki, saj Komisija še ni dokončno razvila sistema CRIS.

UGOTOVITVE SODIŠČA ODGOVORI KOMISIJE

Pravilnost transakcij

Prihodki

21. Sodišče je pri reviziji transakcij v zvezi s prihodki ugotovilo, da v njih ni pomembnih napak.

Prevzete proračunske obveznosti

22. Sodišče je z revizijo prevzetih obveznosti ugotovilo, da v njih ni pomembnih napak.

Plačila

23. V Prilogi 1 so povzeti rezultati preizkušanja plačilnih transakcij. Napake so vplivale na 45 (27 %) od 165 plačilnih transakcij, ki jih je revidiralo Sodišče. Sodišče na podlagi 32 napak, ki jih je količinsko opredelilo, ocenjuje, da je najverjetnejša stopnja napake znašala 3,4 % (22) (23). 23. Komisija se ne strinja z analizo Sodišča o dveh napakah v postopkih naročanja, ki pomembno vplivata na stopnjo napake, ocenjeno s strani Sodišča. Glej tudi odgovor Komisije na odstavek 26.b.

Projekti

24. Na 42 (32 %) od 130 plačilnih transakcij, ki jih je revidiralo Sodišče, so vplivale napake, od katerih jih je bilo 30 (71 %) količinsko opredeljivih. Med 30 plačilnimi transakcijami s količinsko opredeljivimi napakami je bilo 17 končnih transakcij, ki so bile odobrene po izvedbi vseh predhodnih pregledov.

25. Tako kot v letu 2012 (24) so bile napake pogosteje odkrite v transakcijah v zvezi s predračuni za programe, nepovratnimi sredstvi in sporazumi o prispevku med Komisijo in mednarodnimi organizacijami kot pri drugih vrstah podpore. Revidiranih je bilo 72 takih transakcij, na 32 (44 %) pa je vplivala napaka.

26. Glavne vrste količinsko opredeljivih napak, ki jih je Sodišče odkrilo v plačilnih transakcijah v zvezi s projekti, so se nanašale na: 26.

(a) nepredložitev dokazil za utemeljitev, da je bila upravičena dejavnost dejansko izvedena (12 transakcij);

(b) upravičenčevo neupoštevanje pravil javnega naročanja (osem transakcij); (23) (b) Komisija se ne strinja z analizo Sodišča o eni količinsko opredeljivi napaki. Komisija meni, da tehnične specifikacije, kakor jih je opredelil naročnik v skladu s svojo široko diskrecijsko pravico – načelom, ki ga je priznalo Sodišče Evropske unije –, niso bile nesorazmerne in niso izkrivljale konkurence. To načelo daje naročnikom pravno zagotovilo, brez katerega je lahko ogrožen vsak naslednji postopek naročanja. Pri drugi napaki, povezani z razpisom, Komisija meni, da odraža zelo strogo tolmačenje pravil.

(c) neupravičene odhodke, kot so odhodki za dejavnosti, ki niso bile vključene v pogodbo (pet transakcij), neupravičen DDV (tri transakcije) in odhodki, ki so nastali zunaj obdobja izvajanja (dve transakciji) ali so neskladni s pravilom o poreklu (ena transakcija);

(d) odhodke, ki niso nastali pri upravičencih (sedem transakcij);

(e) napačen izračun prijavljenih odhodkov (pet transakcij).

27. Diagram 1 prikazuje pregled deleža različnih vrst napak v skupni ocenjeni stopnji napake. Napake, ki se nanašajo na upravičenčevo neupoštevanje postopkov javnega naročanja in nepredložitev dokazil, dosegajo 70 % najverjetnejše stopnje napake.

Diagram 1 – Delež posameznih vrst napak v najverjetnejši stopnji napake

Okvir 1 – Primeri količinsko opredeljivih napak v transakcijah za projekte Okvir 1 – Primeri količinsko opredeljivih napak v transakcijah za projekte

Nepredložitev dokazil za utemeljitev odhodkov Sodišče je preučilo končni obračun odhodkov, nastalih v okviru programa podpore za mirovne in tranzicijske dejavnosti, ki ga izvaja mednarodna organizacija v podsaharski Afriki. Sodišče je preizkusilo 25 postavk odhodkov. Za štiri postavke, ki so se nanašale na plače uslužbencev ter potne stroške v višini 18 200 EUR, Sodišču niso bila predložena ključna dokazila, ki bi utemeljevala odhodke (npr. pogodba o zaposlitvi, plačilni list, dokazilo o plačilu plač zaposlenih, račun, letalski vstopni kuponi, dokazilo o plačilu potnih stroškov).

Upravičenčevo neupoštevanje postopkov javnega naročanja Sodišče je preučilo končni obračun odhodkov, ki so nastali v okviru programa pomoči za mikro in mala podjetja v Afriki, in našlo napako pri javnem naročilu opreme IT za poslovni informacijski center v vrednosti 23 398 EUR. V obvestilu o javnem naročilu je bila kot merilo za oddajo javnega naročila določena najnižja cena. Finančne ponudbe, ki so jih predložili ponudniki, v poročilu o oceni niso bile pravilno prikazane. Zato javno naročilo ni bilo oddano za ponudbo z najnižjo ceno. Pogodbeni revizor Komisije, ki je izvedel revizijo za ta program, napake ni odkril.

Neupravičeni odhodki in odhodki, ki niso nastali pri upravičencu Sodišče je preučilo končni obračun odhodkov, nastalih v okviru programa za kmetijske proizvode za vse države AKP, ki ga izvaja mednarodna organizacija. Odhodki v višini 2 54 000 USD, za katere je dal zahtevek izvedbeni partner, so zajemali 17 675 USD režijskih stroškov, ki v pogodbi niso bili predvideni, zato so bili neupravičeni. Poleg tega je bila med zneskom, ki ga je mednarodna organizacija izvedbenemu partnerju plačala v obliki predplačil, in dejansko nastalimi odhodki razlika v višini 3 862 USD. Napaka kaže na slabost pri pregledih skladnosti s pogodbenimi določbami, ki jih je izvedla mednarodna organizacija, in uporabi predplačil. Neupravičeni odhodki in odhodki, ki niso nastali upravičencu Komisija je organizacijo opozorila na veljavna pravila in obveznosti. Primeri neupravičenosti, ki jih je ugotovilo Sodišče, bodo Komisiji omogočili, da ponovno izračuna znesek prispevka EU. V prihodnje se bo okrepilo izvajanje obiskov zaradi preverjanja programov, ki jih upravlja ta organizacija.

28. Količinsko neopredeljive napake so se nanašale na pomanjkljivosti pri uporabljenih postopkih javnega naročanja (šest transakcij), nezadostna dokazila za utemeljitev točnosti plačanega zneska (tri transakcije) in informacije, ki niso zadoščale, da bi lahko Sodišče količinsko opredelilo napako v zvezi z upravičenostjo odhodkov (tri transakcije).

Proračunska podpora

29. Na tri (9 %) od 35 preizkušenih transakcij v zvezi s proračunsko podporo so vplivale napake, od katerih sta bili dve (67 %) količinsko opredeljivi. 29. Komisija ugotavlja, da se je število napak, povezanih s proračunsko podporo, med letoma 2011 in 2013 zmanjšalo za 82 %.

30. Količinsko opredeljivi napaki, ki ju je Sodišče odkrilo pri transakcijah v zvezi s proračunsko podporo, sta se nanašali na nepravilno uporabo metodologije točkovanja za ugotavljanje, ali so prejemniki izpolnili pogoje za spremenljivo tranšo na podlagi uspešnosti (ena transakcija), in na napačni menjalni tečaj za pretvorbo izplačila proračunske podpore v lokalno valuto (ena transakcija).

31. Sodišče je ugotovilo tudi eno količinsko neopredeljivo napako. Komisija od prejemnika ni zahtevala predložitve dokazov, da je bil pri pretvorbi izplačila v lokalno valuto uporabljen pravilni menjalni tečaj.

Okvir 2 – Primer količinsko opredeljive napake v transakciji v zvezi s proračunsko podporo Nepravilna uporaba metodologije točkovanja za spremenljivo tranšo na podlagi uspešnosti Sodišče je preučilo spremenljivo tranšo na podlagi uspešnosti v višini 4 1 81 250 EUR v okviru programa Programme d’appui au plan de développement territorial na Mayottu. V skladu s sporazumom o financiranju bi morala Komisija ločeno za vsako izbrano proračunsko poglavje oceniti napredek, dosežen na področju proračunske verodostojnosti. Namesto tega je Komisija izvedla skupno oceno na podlagi skupnega zneska proračunskih poglavij, kar pomeni, da so se pozitivne in negativne razlike med posameznimi proračunskimi poglavji pri seštevku izničile. Zaradi neskladnosti z metodologijo točkovanja, določeno v sporazumu o financiranju, je prišlo do preplačila v višini 2 22 861 EUR (5,33 %). Okvir 2 – Primer količinsko opredeljive napake v transakciji v zvezi s proračunsko podporo Nepravilna uporaba metodologije točkovanja za spremenljivo tranšo na podlagi uspešnosti Komisija je to popravila za naknadno izplačilo in vzpostavila nalog za izterjavo.

Preučitev izbranih kontrolnih sistemov

32. V Prilogi 2 so povzeti rezultati preučevanja sistemov EuropeAid, ki ga je izvedlo Sodišče.

Predhodni pregledi

33. Ker so za to okolje značilna velika tveganja (glej odstavek 6), se EuropeAid v glavnem zanaša na predhodne preglede (pregledi, ki jih pred plačilom za projekte opravijo uslužbenci Komisije, zunanji nadzorniki ali zunanji revizorji), da bi preprečil ali odkril in popravil nepravilna plačila. Pogostost napak, ki jih je odkrilo Sodišče, vključno z napakami, ki vplivajo na končne zahtevke, za katere so bile opravljene zunanje revizije in preverjanja odhodkov, kot v prejšnjih letih kaže na slabosti v teh predhodnih pregledih.

UGOTOVITVE SODIŠČA

34. Maja 2013 je EuropeAid sprejel akcijski načrt za obravnavanje slabosti, ugotovljenih pri delovanju kontrolnega sistema EuropeAid (25). V akcijskem načrtu so obravnavana številna priporočila, ki jih je Sodišče izreklo v prejšnjih letnih poročilih, kot tudi težave, opredeljene v študijah EuropeAid za leti 2012 in 2013. Akcijski načrt zajema ozaveščanje, usposabljanje in zagotavljanje navodil v zvezi z glavnimi vrstami napak in načini za njihovo preprečevanje. Določa tudi ukrepe, namenjene izboljšanju kakovosti zunanjih revizij (26), ki so ključni sestavni del nadzornih in kontrolnih sistemov EuropeAid, in krepitvi sodelovanja z mednarodnimi organizacijami na področju kontrole pravilnosti (glej odstavek 39).

Spremljanje in nadzor

35. Kot je navedeno v prejšnjih letnih poročilih Sodišča (27), v upravljavskem informacijskem sistemu EuropeAid obstajajo pomanjkljivosti v zvezi z rezultati in spremljanjem popravljalnih učinkov zunanjih revizij, preverjanj odhodkov in obiskov zaradi spremljanja. To generalnemu direktorju otežuje zagotavljanje odgovornosti vodij enot ali vodij delegacij EU za pravočasno izvajanje popravljalnih ukrepov in popravljanje ugotovljenih slabosti in napak v sistemu. EuropeAid razvija nove funkcije v revizijskem modulu informacijskega sistema CRIS, da bi izboljšal spremljanje popravnih učinkov revizijskih poročil.

36. Poleg tega EuropeAid razvija orodje, s katerim bodo delegacije EU uspešneje pregledovale svoj projektni portfelj in prednostno razvrščale obiske, tako da bodo obiskovale zlasti tiste projekte, pri katerih je to glede na ocene tveganja potrebno.

Študija o stopnji preostale napake za leto 2013

37. EuropeAid je izvedel svojo drugo študijo o stopnji preostale napake, da bi izmeril stopnjo napake, ki je ostala kljub vsem upravnim pregledom za preprečevanje, odkrivanje in popravljanje napak. Študija je vključevala preučevanje reprezentativnega vzorca transakcij iz pogodb, zaključenih v obdobju od septembra 2012 do avgusta 2013, da bi se ocenila najverjetnejša stopnja napake v populaciji zaključenih pogodb.

38. Rezultati študije o stopnji preostale napake za leto 2013 so predstavljeni v letnem poročilu o dejavnostih (28). V študiji je stopnja preostale napake ocenjena na 3,35 %, to je nad stopnjo pomembnosti, ki jo je določila Komisija in znaša 2 %. Glavne vrste napak, ugotovljenih v študiji, so:

(a) organizacije upravičenke niso predložile zadostne dokumentacije, ki bi dokazovala upravičenost (51,63 % stopnje preostale napake);

(b) napake, ki so bile ocenjene, saj zadostni dokazi za preverjanje pravilnosti transakcij niso bili na voljo (17,82 % stopnje preostale napake);

(c) neskladnost s postopki javnega naročanja (12,45 % stopnje preostale napake);

(d) neizterjani in nepopravljeni zneski (8,71 % stopnje preostale napake);

(e) druge vrste napak (9,39 %).

39. Transakcije, ki jih izvajajo mednarodne organizacije, predstavljajo petino vseh transakcij v vzorcu, vendar dosegajo 29,18 % stopnje preostale napake.

40. Kot je Sodišče navedlo v letnem poročilu za leto 2012 (29), je zasnova metodologije za stopnjo preostale napake v glavnem ustrezna. Pri omenjeni drugi študiji sta bila izboljšana izračun stopenj napake v posameznih transakcijah in obravnavanje transakcij, za katere informacije niso bile na voljo.

UGOTOVITVE SODIŠČA ODGOVORI KOMISIJE

41. V letnem poročilu o dejavnostih je navedeno (30), da metodologija za stopnjo preostale napake zagotavlja točno oceno obsega napak, ki jih celoten kontrolni sistem ne zazna, in da je bil rezultat ovrednotenja skupne napake nato izražen kot dejanska stopnja napake s 95-odstotno stopnjo zaupanja. To ni popolnoma točna predstavitev rezultatov študije o stopnji preostale napake: 41.

(a) metodologija za stopnjo preostale napake odraža tehtna vprašanja glede stroškovne učinkovitosti, zlasti kar zadeva stopnjo zanašanja na predhodna revizijska poročila ali poročila o preverjanju in obseg preizkušanja podatkov, ki je bilo izvedeno. To prinaša omejitev obsega, ki bi ga bilo treba razkriti za zagotovitev pravilnega razumevanja rezultatov študije o stopnji preostale napake. (a) Da bi spodbudili pripravo uspešne in stroškovno učinkovite študije, metodologija o stopnji preostale napake predvideva opiranje na prejšnje delo kontrole, ki vključuje: finančne in tehnične revizije, izjavo o zanesljivosti, preverjanja, ocenjevanja in poročila tehničnega nadzornika. Ta vidik metodologije o stopnji preostale napake temelji na predpostavki, da postopki za stopnjo preostale napake ne bodo povzročili večjih koristi od tistih, ki jih prinaša celovito in skrbno predhodno delo kontrole. Predhodno kontrolno delo se praviloma opravi intenzivneje in dražje kot pa postopki za stopnjo preostale napake.

(b) na podlagi študije o stopnji preostale napake za leto 2013 je najverjetnejša stopnja napake dejansko ocenjena na 3,35 %, vendar 95-odstotna stopnja zaupanja pomeni, da leži stopnja napake med spodnjo in zgornjo mejo napake, ki pa nista razkriti. (b) Navodila osrednjih služb Komisije izrecno ne predvidevajo razkritja zgornje in spodnje meje napake v letnem poročilo o dejavnostih za leto 2013.

Notranja revizija

42. Sodišče je v svojem letnem poročilu za leto 2011 navedlo (31), da je imela reorganizacija Komisije, ki je potekala leta 2011, velik vpliv na dejavnosti skupine za notranjo revizijo (32). Komisija se je v svojem odgovoru na letno poročilo Sodišča za leto 2011 zavezala, da bo ocenila zmogljivosti skupine za notranjo revizijo in po potrebi razmislila o njihovi okrepitvi (33). Tega ni storila, delovanje skupine za notranjo revizijo pa se v letu 2013 ni znatno izboljšalo. 42. Komisija je uvedla nekatere ukrepe za izboljšanje zmogljivosti oddelka za notranjo revizijo.

Pregled letnega poročila o dejavnostih

43. Generalni direktor je v svoji izjavi o zanesljivosti izrekel pridržek v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij, saj znesek, za katerega obstaja tveganje (228,55 milijona EUR), pomeni več kot 2 % plačil, ki jih je leta 2013 izvedel EuropeAid. Toda generalni direktor je navedel tudi, da obstoječi kontrolni postopki dajejo potrebno zagotovilo v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo z izkazi povezanih transakcij. Sodišče meni, da ta sklep ni logičen, saj kontrolni sistemi niso uspešni, kadar ne preprečijo, odkrijejo in popravijo pomembnih napak. 43. Glede na tvegano okolje, v katerem deluje GD DEVCO, in dejstvo, da preostala napaka ni posledica zasnove kontrolnega sistema, temveč slabosti v njegovem izvajanju, je še vedno smiselno sklepati, da vzpostavljeni kontrolni postopki dajejo potrebna zagotovila v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo osnovnih transakcij.

44. Pridržek se nanaša na zakonitost in pravilnost vseh odhodkov, ki jih upravlja EuropeAid. Pridržek je ustrezen, kadar se slabosti pri kontrolah nanašajo na opredeljena področja prihodkov in odhodkov (34), ne pa tudi, kadar vplivajo na delovanje kontrolnega sistema kot celote in kadar finančni vpliv presega prag pomembnosti za celotni proračun v pristojnosti generalnega direktorja. Vendar pa v veljavnih navodilih Komisije za letna poročila o dejavnostih za leto 2013 takšni primeri niso obravnavani.

ZAKLJUČEK IN PRIPOROČILA

Zaključek za leto 2013

45. Sodišče je na podlagi svojega revizijskega dela prišlo do zaključka, da zaključni račun ERS za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2013, v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavlja finančni položaj evropskih razvojnih skladov na dan 31. decembra 2013 in rezultate njihovih dejavnosti ter denarne tokove za leto, ki se je takrat končalo, v skladu z določbami finančne uredbe za ERS in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja.

46. Sodišče je glede proračunskega leta, ki se je končalo 31. decembra 2013, prišlo do zaključka: (a) da v prihodkih ERS ni bilo pomembnih napak; (b) da v obveznostih, ki so jih sprejeli ERS, ni bilo pomembnih napak ter (c) da je na plačilne transakcije ERS vplivala pomembna napaka (glej odstavke od 23 do 31).

47. Preučeni sistemi EuropeAid so ocenjeni kot delno uspešni (glej odstavke 19 in od 32 do 38) (35). Vendar je EuropeAid maja 2013 sprejel akcijski načrt za obravnavanje glavnih ugotovljenih slabosti. 47. Komisija se strinja, da je zasnova kontrolnega sistema na splošno dosledna in dobra, napredek pa je potreben pri izvajanju kontrolnih mehanizmov. Akcijski načrt poteka v tej smeri.

Priporočila

48. V Prilogi 3 so prikazani rezultati pregleda, ki ga je Sodišče izvedlo v zvezi z napredkom pri izvajanju priporočil iz prejšnjih letnih poročil. V letnih poročilih za leti 2010 in 2011 je Sodišče predstavilo 14 priporočil. EuropeAid je tri izvedel v celoti, štiri večinoma, pet deloma, dveh pa ni izvedel.

49. Kar zadeva neizvedena priporočila, EuropeAid ni uvedel obveznih smernic za analizo tveganja za pripravo letnih revizijskih načrtov in ni ocenil zmožnosti skupine za notranjo revizijo za uspešno opravljanje njenih nalog. 49. Komisija je uvedla nekatere ukrepe za izboljšanje zmogljivosti oddelka za notranjo revizijo.

50. V zvezi s priporočili, ki so bila izvedena samo deloma, EuropeAid ukrepa tako: 50.

(a) sodeloval je v delovni skupini, ki jo je vodil GD za proračun, da bi pregledal stroškovno učinkovitost svoje splošne kontrolne strukture. V letnem poročilu o dejavnostih za leto 2013 je prvič navedel podatke o ocenjenih stroških in koristih kontrol. Čeprav to kaže, da je EuropeAid ustrezno obravnaval potrebo po spremljanju učinkovitosti svojih nadzornih in kontrolnih sistemov, je Sodišče odkrilo nekaj slabosti v zvezi s količinsko opredelitvijo koristi, ki vplivajo na zanesljivost razmerja med stroški in koristmi; (a) Predlagana so navodila glede možnih pristopov za izračun ali oceno koristi in stroškov najpogostejših sistemov notranje kontrole v Komisiji, in sicer v kombinaciji s povezanimi predlogami za notranjo kontrolo. Vsak GD naj bi te pristope uporabil za ocenjevanje koristi in stroškov svojih strategij notranje kontrole za ustrezne odhodke in vključil svojo najboljšo oceno količinsko opredeljivih in neopredeljivih koristi kontrol. V skladu z zavezami, danimi v zbirnem poročilu, GD za proračun še naprej oblikuje nadaljnja navodila, v katerih navaja majhno število kazalnikov stroškovne učinkovitosti, ki jih je mogoče uporabiti v celotni Komisiji, in natančneje določa metodologijo, ki jo je treba uporabiti za njihov izračun.

(b) razvija orodja in smernice za delegacije EU, da bodo lahko bolje prednostno razvrščale svoje obiske projektov zaradi spremljanja in ocenjevale kakovost revizijskih poročil;

(c) razvija nove funkcije v revizijskem modulu informacijskega sistema CRIS, da bi izboljšal spremljanje popravnih učinkov revizijskih poročil (glej odstavek 35).

51. Sodišče glede na ta pregled ter ugotovitve in zaključke za leto 2013 priporoča, naj EuropeAid: 51.

— priporočilo 1: zagotovi, da bodo vsi odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil izterjali obresti na predfinanciranje v višini več kot 7 50 000 EUR letno; Komisija sprejme to priporočilo. Ukrepi, ki jih je izvedla Komisija, so že prinesli dobre rezultate. Komisija bo v letu 2014 okrepila te ukrepe.

— priporočilo 2: do konca leta 2014 dokončno razvije sistem CRIS, ki bo omogočil, da se obresti na predfinanciranje v višini med 2 50 000 in 7 50 000 EUR pripoznajo kot finančni prihodki; Komisija sprejme to priporočilo. Zaradi izvajanja nove finančne uredbe in s tem povezano uvedbo ABAC te funkcije ni bilo mogoče izvesti, kakor je bilo načrtovano. Dokončanje je predvideno v zadnjem četrtletju 2014.

— priporočilo 3: revidira količinsko opredelitev koristi izvedenih kontrol; Komisija sprejema to priporočilo in bo nadalje izboljševala količinsko opredeljevanje koristi kontrol v skladu z navodili, ki jih prejme od osrednjih služb Komisije.

— priporočilo 4: v letnem poročilu o dejavnostih poroča o napredku pri izvajanju akcijskega načrta za obravnavanje slabosti v kontrolnem sistemu ter Komisija sprejme to priporočilo.