UGOTOVITVE SODIŠČA ODGOVORI KOMISIJE

Informacije v podporo Izjavi o zanesljivosti

Zanesljivost poslovnih knjig

20 Poslovne knjige so bile poslane pozno, in sicer 22. junija 2004 (25), in še takrat so bili nepopolne (26). Končne izkaze je treba pripraviti najpozneje do 15. oktobra 2004 (27). Te izkaze je treba skupaj s poročilom o finančnem upravljanju (28) prvič objaviti v Uradnem listu Evropske unije. Pripombe v odstavku II Izjave o zanesljivosti se opirajo na naslednje ugotovitve.

21 Vsota 27,5 milijona eurov izdanih nalogov za izterjavo, ki ob koncu leta 2003 še niso bili izterjani, ne predstavlja celotne vrednosti terjatev. 21.

(a) Centralne službe Komisije ali delegacije niso evidentirale vseh zahtevkov, ki izhajajo iz projektov (predplačila, ki jih je treba izterjati, neupravičeni odhodki itn.). Delegacije namreč kot prihodek (prejeta plačila) pogosto vnesejo zneske, ki so jih tretji dolžniki pravzaprav vrnili. Poleg tega zaradi odsotnosti postopkov za spremljanje zahtevkov, ki niso navedeni v izkazih, Komisija ne more količinsko opredeliti zneska dejanskih dolgov projektov, ki jih je treba ugotoviti do konca leta 2003 (29). (a) Advances to be recovered are monitored, and this matter is the subject of a chapter in the management report. Careful analysis and monitoring of advances in 2003 enabled EUR 56.2 million to be recovered. From 1 January 2005, accruals-based accounting will make it possible to establish provisions for potential recovery orders.

(b) Med 400 milijoni eurov še neizplačanih predplačil za več kakor 18 mesecev, ki jih je evidentirala, Komisija ni navedla skupne vrednosti neupravičenih zneskov, ki jih je še treba izterjati ali odpisati. Sodišče ne more ugotoviti, kateri del predplačil je zato treba izterjati in vključiti v dolg. (b) The Commission would underline the efforts made in 2003. A considerable amount of work was directed towards identifying recoveries of advances and there is very close monitoring of the action to be taken as regards the recoveries.

22 Sredstva, ki so bila leta 2003 prenesena na EIB (209 milijonov eurov) ter v preteklih letih na druge mednarodne institucije in ki jih ta telesa še niso v celoti porabila, niso navedena v sredstvih v bilanci stanja. 22. The Commission considers that these movements reflect payments to external agents acting on behalf of the Commission. As such, the Commission considers them to be genuine payments and not mere internal treasury movements between accounts controlled by the EDF Accounting Officer. The Commission would also point out that details of the amounts outstanding on these transactions at 31 December 2003 are shown in Table 4.2.3 in the Financial Implementation Report. From 2005 onwards, following the introduction of accruals-based accounting, such transactions (pre-financing paid to intermediaries) will be shown as an asset in the balance sheet, in accordance with the provisions of Article 135(3) of the 9th EDF Financial Regulation.

23 Na podlagi predhodnih pripomb Sodišča je Komisija leta 2003 izdelala popis uporabe sredstev sistema Stabex, ki so bila prenesena na lokalne račune držav upravičenk. Lokalna izplačila s teh računov so še vedno predmet odobritve delegacij (glej odstavke 63–68). Kot ob koncu leta 2003 so bile informacije, ki jih je Komisija prejela od zadevnih držav AKP, še vedno nepopolne. Sodišče meni, da mora Komisija tudi v primeru, če so rezultati nepopolni, slednje v svojem poročilu o finančnem upravljanju vključiti v ta popis in v prilogi k poročilom o finančnem izvajanju navesti podrobnosti. 23. The Commission has collected data for 80 % of the countries concerned, covering 97 % of the total amount of Stabex funds in the 7th and 8th EDFs. The Commission intends to include the relevant information related to the Stabex local account in an inventory. The local accounts, although the Commission must co-sign in order to use them, are not the Commission's property. This detailed inventory is therefore to be included in the ‘Report on Financial Management’. Following the recommendation of the Court, a note on this issue is included in the balance sheet for the financial year 2003.

Zakonitost in pravilnost poslovnih dogodkov

24 Pripombe, izražene v odstavku III Izjave o zanesljivosti, se opirajo na analizo nadzornih sistemov in kontrol ERS, preučitev vzorca poslovnih dogodkov, analizo letnega poročila o delu in izjavo generalnega direktorja EuropeAid-a. Glavne ugotovitve so podane spodaj.

Analiza nadzornih sistemov in kontrol

Izboljšave nadzornih sistemov in kontrol na ravni Komisije

Izvajanje standardov notranjega nadzora

25 V letu 2003 je EuropeAid, ki je zadolžen za izvajanje ERS, nadaljeval z uvajanjem različnih standardov notranjega nadzora, ki jih je Komisija sprejela leta 2001. Standarde notranjega nadzora sočasno izvajajo centralne službe in delegacije, vzporedno s postopkom prenosa, ki ne bo zaključen do konca leta 2004. Na ravni centralnih služb lahko Sodišče sprejme naslednje ugotovitve, ki se načeloma opirajo na rezultate analize standardov notranjega nadzora, ki so jo izvedli različni oddelki Komisije.

26 Vsi generalni direktorati so morali uvesti primerne nadzorne ukrepe in zlasti, kjer je to potrebno, naknadno preverjanje vzorca transakcij. Enota za naknadni nadzor finančnega upravljanja je bila na ravni EuropeAid-a ustanovljena leta 2003. Njene glavne naloge so bile odkriti ponavljajoče se napake v sistemih finančnega upravljanja in notranjega nadzora ter predlagati ukrepe za odpravo ugotovljenih pomanjkljivosti. Zato je bilo približno 1 800 tveganih transakcij podvrženih temeljitemu naknadnemu preverjanju. Preverjanje je zajemalo naloge za izterjavo, neplačane zneske, ki jih je treba še izterjati, nezaključena predplačila, garancije in poroštva. Bistvene ugotovitve, ki jih je sprejela enota za naknadno preverjanje, so vključevale pripombe o pregledih odprtih predplačil in terjatev. V zvezi s projekti ERS je bilo evidentiranih več kot 400 milijonov evrov predplačil, odprtih več kot 18 mesecev. Poleg tega se je od različnih odgovornih oddelkov zahtevalo, da rešijo vprašanje 27,5 milijona evrov, ki jih je še treba izterjati. 26. Advance payments are a normal and regular means of ensuring the effective implementation of many aid projects and are monitored.

27 Nadzorni ukrepi se dopolnjujejo z enoto za predhodni nadzor, ki je bila ustanovljena kot vmesni previdnostni ukrep. Standardi notranjega nadzora ne zahtevajo enote same po sebi. Enota je začela delati junija 2003 v odredbodajalskem direktoratu ERS in preučila 540 od skupno 5 261 transakcij (obveznosti in plačil). V okviru predhodnega postopka ni bilo odkritih nobenih večjih napak.

28 Poleg teh dveh enot potekajo še druge dejavnosti, povezane z nadzorom transakcij, kot so izdelava kontrolnih seznamov za obveznosti in plačila, sestanki med enotami in revizijski obiski delegacij. V splošnem je nadzor obsežnejši kot prej, vendar pa še vedno ni usklajen. Za večjo učinkovitost je potrebno usklajevanje, da se lahko določi, katera vrsta pregledov zajema kateri vidik zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z računi. 28. EuropeAid continues to work towards strengthening and rationalising the measures already put in place. To that end, harmonisation (financial guide, centralised ex-post checks, checklists, etc.) was carried out in 2004.

29 V skladu s standardi notranjega nadzora je EuropeAid razvil tudi notranjo revizijo. Kot posledica so bile v zvezi z ERS leta 2003 delovne obremenitve delegacij (en revizijski obisk na Maliju) in centralnih služb ocenjene v okviru prenosa, za odredbodajalski direktorat pa napredek, ki je bil dosežen pri izvajanju standardov notranjega nadzora. Poleg tega je bilo opravljeno pomembno delo, ki je omogočilo prepoznavanje glavnih tveganj in pomanjkljivosti EuropeAid-ovih nadzornih sistemov in kontrol. V svojem letnem poročilu za leto 2002 je Sodišče poudarilo nekaj teh tveganj in pomanjkljivosti, zlasti tistih, ki so povezani s preverjanji dejanskega stanja storitev, dela in zalog, ki jih plačajo ERS. 29. The Commission is aware that the management of EDF credits involves some risks. Setting up improved control and monitoring systems as well as regular audits helps to minimise those risks. In the context of the annual declaration by the Director-General, none of the weaknesses identified was regarded as material. As the Commission stated in its reply to point 30 of the Court's annual report for 2002, it considers that the set of control systems set up for the EDFs ensures the legality and regularity of the underlying operations. This system allows any weaknesses at local authority level to be remedied.

30 V zvezi z začasnimi informacijami o upravljanju so bila konec leta 2002 (30) zamišljena poročila o upravljanju zunanje pomoči (PUZP) uvedena leta 2003. Poročila so redni vir informacij, ki delegacijam, ki so prevzele dolžnosti, omogoča, da centralnim službam pošiljajo najpomembnejše informacije o izvajanju, plačilih in zunanjih revizijah, ki se nanašajo na največje projekte. Delegacijam je bil poslan standardiziran format, ki ga zdaj uporabljajo. Vendarle pa do marca 2004 Komisija še vedno ni prejela popolnega dopolnila PUZP, čeprav ga je bilo treba predložiti do 31. januarja 2004. Poleg občasnih informacij o upravljanju, ki jih je treba predložiti centralnim službam, so PUZP eden osnovnih elementov za pripravo letnega poročila in izjavo generalnega direktorja. 30. External Assistance Management Reports are one of the information tools used in the management of external aid that devolved delegations send to the EuropeAid Directors responsible (authorising officers by subdelegation) and to the Directorates-General for External Relations and for Development. They constitute one of the information sources used by the Directors to draw up their activity reports for the Director-General. The EAMRs are not, however, used to prepare the annual report and declaration of the Director-General. The instructions given to the delegations state very clearly that producing an EAMR does not relieve a head of delegation from the responsibility for informing the Director concerned in good time of any problems or specific matters for which the Director is responsible as the authorising officer for the appropriations managed by the Delegation.

31 V zvezi s poročanjem o nepravilnostih, ki je en od standardov notranjega nadzora, so bile leta 2003 OLAF-u poslane informacije o treh primerih domnevnih goljufij, povezanih z ERS (Sierra Leone, Papua Nova Gvineja in Dominikanska republika). Delegacije, ki so bližje upravičenkam, so primerom nepravilnosti bolj izpostavljene kakor centralne službe (in o njih bolje obveščene). Komisija mora zato še naprej izboljševati ozaveščenost osebja o teh zadevah. Izvajanje akcijskih načrtov 31. In accordance with the internal control standards, delegations are informed of the procedure to be followed when detecting irregularities or suspected fraud, including the contacts to be made with OLAF. All new members of staff, and those about to be seconded to a delegation, attend compulsory courses to make them aware of the fight against irregularities. This course is also open to all other officials.

32 Poleg izvajanja standardov notranjega nadzora je Sodišče preučilo tudi akcijske načrte za krepitev nadzornih sistemov in kontrol. Akcijski načrti so bili uvedeni po letnem poročilu o delu 2002 generalnega direktorja EuropeAid-a ali pa so bile odločitve v zvezi z njimi sprejete glede na zahteve, ugotovljene v letu 2003.

33 Pri zunanjih revizijah enote centralnih služb občasno pomagajo delegacijam in operativnim direktoratom. Izdelale so osnutek standardnih pogojev dela, da bi uskladile revizije, ki jih zunanje družbe izvajajo v zvezi z veliko večino financiranih projektov. Revizijski program 2003 za centralne službe je predvidel približno 30 revizij v zvezi z ERS (slednje so bile poverjene zunanjim revizorjem), kar je razmeroma visoko število v primerjavi s preteklimi leti. Ob koncu leta 2003 je bilo uvedeno novo orodje informacijske tehnologije (CRIS Audit – SISR Revizija), vendar je bilo še vedno le deloma usposobljeno za delovanje; Komisiji omogoča spremljanje načrtovanja in izvajanja zunanjih revizij. Ker pa orodje ni povezano s finančnim informacijskim sistemom, ni mogoče oceniti obsega revizij. Sčasoma se bo SISR Revizija razširil na revizijske dejavnosti vseh delegacij. 33. Apart from the headquarters audit plan, altogether the plans of the delegations for 2003 covered 192 audits at 1 July 2004. Furthermore, the CRIS audit system was set up in 2004 for the EDFs. There is, however, already a system for reporting audits which includes the information on the audit (terms of reference, order form, mission, draft report, etc.) and the main findings of the auditors.

34 Kljub vsem tem virom je še vedno težko določiti raven dodatnih zagotovil, ki jih dajejo zunanje revizije glede zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z računi ERS. Dejstvo je, da spremljanje revizijskih ugotovitev še vedno ni dovolj učinkovito, ker jih na široko uporabljajo različne udeležene strani. Glede na napredek, ki je dosežen pri standardiziranju mandatov je zdaj treba storiti vse potrebno za zagotovitev, da bo spremljanje revizijskih ugotovitev ustreznejše. 34. The level of programming and follow-up of audits corresponds to that of the management of the project that is to be audited, which gives a better yield in terms of exploitation of results. The Commission agrees that progress is needed in following up the conclusions of audits which is why it introduced a follow-up reporting system in 2004.

35 Ukrep 2, naveden v sintezi letnih poročil o delu in izjavah generalnih direktorjev za leto 2001, je predvideval analizo tveganj, povezanih z zunanjo pomočjo. Osnutek delovnega dokumenta, ki vsebuje opis teh tveganj, je Komisija pripravila leta 2003 (31). Analiza in ukrepi, ki jih predlaga, upoštevajo različne načine izvajanja zunanje pomoči, tj. na centralizirani, preneseni ali skupni podlagi. Ta veljavni pristop k analizi tveganja in upravljanja je zdaj treba uporabljati za vsak instrument pomoči in vrsto projekta, da se pripomore h krepitvi nadzornih sistemov in kontrol. 35. The Commission will take account of the Court's comments.

36 Enota, zadolžena za naknadni nadzor finančnega upravljanja, je leta 2003 izvajala posebni akcijski načrt, da bi zmanjšala neporavnane terjatve v vrednosti 27,5 milijona evrov, ki so se nabrale v zvezi s projekti in jih tretje strani dolgujejo ERS. Ta ukrep je omogočil, da se odgovornost za izdajo naloga za izterjavo na tem področju razdeli med odredbodajalca in računovodjo ERS. Odkriva pomanjkanje usklajenosti med odredbodajalcem in računovodjo ERS, pa tudi težave, ki jih ima Komisija pri uporabi določb, ki urejajo dolgove in terjatve. Poleg tega ni bil sprejet noben operativni postopek za obračun novih nalogov za izterjavo, ki bodo nastali v zvezi s projekti za proračunsko leto 2003 in poznejša leta. 36. In 2003, following the adoption of the specific plan, the services of the authorising officer and the EDF accountant set up a system for following up recovery orders which enabled considerable progress to be made despite the particular difficulties affecting recovery under the EDF, due in particular to the legal requirements and to the functioning of the OLAS computer system. With better coordination and cooperation between the two services, progress was also made with creating new operating procedures for OLAS to facilitate the follow-up and settlement of recovery orders. The setting-up in 2004 of an ex-post transaction control system within EuropeAid will allow the problems of recovery orders to be dealt with in a broader, integrated context of controls that supplement the regular recovery activities carried out by authorising officers by subdelegation. The devolution process, which brings management closer to the work in the field, should also make the management of recovery orders more efficient.

Nadzorni sistemi in kontrole v državah AKP so na splošno dobro zasnovani

37 Nadzorni sistemi in kontrole ERS se opirajo na partnerstvo med državami AKP in Evropsko komisijo. Pri pogodbah in plačilih sta glavna partnerja nacionalni odredbodajalec (minister za finance ali minister za zunanje zadeve) in vodja delegacije, ki se opirata na preglede, ki jih opravijo druge strani, vključno s tehničnimi ministrstvi držav AKP, enotami za upravljanje programov, inšpekcijskimi obiski, ki se financirajo v okviru projektov, in tehničnimi asistenti ter zunanjimi strokovnjaki, kot so tehnični svetovalci iz zasebnega sektorja in revizorji.

38 Sodišče je v šestih državah AKP (Keniji, Maliju, Mavretaniji, Papui Novi Gvineji in Salomonovih otokih) izvedlo revizije na kraju samem, da bi preučilo nadzorne sisteme in kontrole ERS. V zvezi s sistemom Stabex je Sodišče na kraju samem preučilo tudi vzorec končnih plačil z lokalnega računa, ki je prejel sredstva za upravičenke programov Stabex.

39 Obiskani nadzorni sistemi in kontrole za pogodbe in plačila v državah AKP so bili večinoma dobro zasnovani. Odkrito je bilo le majhno število primerov neupoštevanja veljavne zakonodaje.

40 V zvezi z učinkovitostjo nadzornih sistemov in kontrol za plačila odredbodajalci, ki so skladno s Cotonoujskim sporazumom zadolženi za odobravanje in poravnavo odhodkov ERS, niso vedno preverili, ali so bodisi sami bodisi druge stranke pravilno izvedli ključne kontrole v zvezi z računi. Zato niso bile opravljene nekatere ključne kontrole, npr. za zagotovitev, da so opravljeno delo, dobave blaga ali storitve v skladu z zadevnimi pogodbami in upoštevane finančne klavzule v pogodbah (glede prilagoditev cen, ustreznosti garancij, uporabe pravilnih deviznih tečajev, plačila dela pogodbenih obveznosti v eurih namesto v lokalni valuti itn.). Vodje delegacij, ki so zadolženi za odobritev plačil, morajo zato odpraviti pomanjkljivosti nacionalnih odredbodajalcev. Vendar pa v nekaterih primerih ni bila preverjena zanesljivost teh ključnih kontrol, med drugim v zvezi s tem, kako upravičenke uporabljajo sredstva iz sistema Stabex. 40. In most ACP countries, the EDF finances the implementation of support programmes for national authorising officers in order significantly to increase their monitoring control capacity. As part of the devolution process, the delegations have been strengthened to allow them to shoulder their full responsibilities.

41 Pozitiven korak je ta, da delegacije, ki so prevzele dolžnosti, zdaj pri odobravanju svojih plačil uporabljajo kontrolne liste. Pregledi so občasno zabeleženi kot izvršeni in brez nepravilnosti, kjer to ni tako (npr. izvajalec, ki nima veljavne bančne garancije). 41. The use of checklists was set up and formalised in 2002. The Commission is working on controlling the quality of use of the checklists, whilst inspection visits and training for officials have been organised.

42 Spremljanje sklepov in priporočil zunanjih revizij projektov je različno in omejeno zaradi nenehnih zaostankov revizijskih poročil in administrativnega namena, ki jim ga delegacije pogosto pripisujejo: vse prepogosto revizijska poročila služijo zgolj kot spremni dokumenti za zaprtje projekta ali nadaljnja plačila v blagajno predplačil, ne privedejo pa do potrebnih prilagoditev. 42. The Commission would point out that: (1) A large number of financial audits relating to programme estimates are in fact carried out at the end of an action as they are a prerequisite for the final payment. (2) The financial audits of grant contracts are ordered by the beneficiary of the contract in accordance with the detailed rules set out in the contracts (see also reply to point 34).

43 V zvezi s sistemom Stabex se je Komisija znašla v položaju, ko zaradi dopuščanja nezmožnosti odredbodajalcev, da bi beležili lastno porabo, kar je v nasprotju z zahtevo iz člena 212 revidirane Lomejske konvencije, ne more več preverjati skupne uporabe sredstev. Podobno so revizijski obiski, ki jih je opravilo Sodišče, potrdili, da so se lokalni bančni računi, na katere so bila izplačana sredstva iz sistema Stabex, uporabljali brez odobritve vodje delegacije (Kenija in Mavretanija) ali da je vodja delegacije odobril izplačila sredstev, četudi ni bil na (zastaranem) seznamu pooblaščenih podpisnikov, ki ga uporablja banka (Senegal). 43. Article 212 provides for a report by the national authorising officer on the use of funds by beneficiary countries. The flow of data received by the Commission was not uniform. For that reason, and on the basis of the Court's recommendations, a comprehensive inventory was launched in 2003 in order to carry out a complete survey of these funds.

Sklepi v zvezi z nadzornimi sistemi in kontrolami

44 Nadzorni sistemi in kontrole ERS zajemajo celo vrsto mehanizmov in ciljev. Obnova teh sistemov in kontrol se je začela v proračunskem letu 2003. Treba bo počakati na njihovo združitev, da se lahko oceni njihov dejanski prispevek k zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z računi. Trenutno je vendarle potrebna večja usklajenost zaradi zagotavljanja, da se kontrole ne podvajajo in da so zajeta bistvena področja tveganja, zlasti tista v obliki anomalij, ki jih je odkrilo Sodišče. Sem spada celotna uporaba kontrol in ugotovitev, ki so jih sprejeli različni inšpektorji Komisije na ravni delegacij. Tokovi sredstev iz sistema Stabex morajo biti tudi predmet primerne ravni notranje kontrole. 44. Following these inventories, the Commission is drafting more specific and more detailed guidelines for the utilisation of the Stabex funds in order to ensure better monitoring of the use by beneficiary countries of the funds still available.

Revizija transakcij

45 Vzorec 49 plačil je bil preučen na podlagi dokumentacije, ki je bila na voljo Komisiji v Bruslju in, kjer je bilo to primerno, delegacijam v državah AKP. Poleg tega je bilo v šestih izbranih državah AKP na kraju samem preučenih tudi 37 drugih plačil, vključno z ustreznimi globalnimi in individualnimi obveznostmi, da bi bila ugotovljena učinkovitost nadzornih sistemov in kontrol, zlasti v zvezi z dejanskim stanjem dela, dobav blaga ali storitev, zajetih v dokumentaciji.

46 Glede neposredne proračunske podpore (glej odstavek 19) pravni okvir ERS ponuja veliko prostora za razlago in izjeme. Poleg tega pregledi v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij, povezanih z računi, zgolj potrjujejo, da so bili ustrezni pogoji primerno ocenjeni. Začetne ocene, ki se izvedejo ob sprejetju finančnih obveznosti, niso zadostno formalizirane v smislu vseh meril iz člena 61(2) Cotonoujskega sporazuma. Tovrstna formalizacija je bistvena, zlasti glede preglednosti, zanesljivosti in učinkovitosti upravljanja javnih financ, sicer pozneje ne bo mogoče presoditi, ali se je to upravljanje izboljšalo, kar je predpogoj za nadaljnjo pomoč. Merila za sprostitev nadaljnjih sredstev večinoma zajemajo makroekonomske kazalce, ki zagotavljajo le del informacij o upravljanju javnih financ. 46. As regards the adoption of financial commitments, the Commission proposals for financing submitted to the Member States systematically include an assessment of the macroeconomic situation and public finances which, based on the most recent data, analyses the themes and the issue concerned by the criteria in Article 61, paragraph 2. It is designed in principle to provide the information listed in paragraph 3.4 of the Guide for budget support issued in March 2002. It is also useful to restate the major principles governing the release of tranches of budget support: — for fixed tranches, a macroeconomic balance must prevail, verified by the existence of a programme with the Bretton Woods Institutions; — for performance or variable tranches, the indicators are different: indicators linked to results (reflecting the implementation of poverty reduction strategies), general budget performance indicators (implementation rates, payment periods, etc.); process indicators linked to sectoral reforms or the management of public finances. The Commission shares the Court's view of the importance of in-depth, rigorous monitoring of public finances in the countries benefiting from budget support. The public finance analysis framework, comprising 28 indicators and developed with other donors under the Public Expenditure and Financial Accountability project, was tested in a number of ACP countries in 2004 with a view to becoming operational in 2005. Lastly, since 2003, the headquarters of EuropeAid has developed a template for monitoring the management of public finances which allows the Delegations to present quarterly reports on this subject.

Finančne obveznosti

47 V skladu s členom 17(2) Priloge IV h Cotonoujskemu sporazumu je treba sporazum o financiranju, sklenjenim med Komisijo in državo ali državami AKP, pripraviti 60 dni po tem, ko organ odločanja Komisije sprejme odločitev. Za Sodišče je edini dokaz o pripravljenem sporazumu o financiranju ta, da sta slednjega podpisali obe strani. Od vzorca več kakor sto novih obveznosti za leto 2003, tj. skoraj vseh finančnih obveznosti, ki bremenijo proračunsko leto, je sporazum o financiranju, podpisan 60 dni po sprejetju odločitve, zajemal 82 %. Od preostalih 18 % so bili 3 % (32) podpisani 120 dni po sprejetju prvotne odločitve. To stanje pomeni izboljšanje v primerjavi s preteklimi leti. Vendar pa mora Komisija navesti, na kakšen način namerava zagotoviti, da bodo prihodnji sporazumi pripravljeni v roku 60 dni. 47. Drawing up a financing agreement in 60 days does not mean that the agreement has been signed. However, the Commission acknowledges that by virtue of this rule diligence is required in implementing a financing decision. This in fact occurs in a large majority of cases, as the percentages quoted by the Court indicate. Some 99 % of financing agreements are signed by the Commission within 60 days. The rare exceptions are cases (involving in particular direct budget support) where it emerges after the decision is taken that the conditions for concluding the agreement are no longer fulfilled, so that to maintain sound financial management it is necessary to wait until they have been re-established before continuing with signing.

Individualne pravne obveznosti

48 Ugotovljenih je bilo le nekaj osamljenih in nepomembnih napak v zvezi z individualnimi pravnimi obveznostmi, in sicer: 48.

(a) za garancije v podporo pogodbam so značilne ponavljajoče se nepravilnosti: nekatere niso predložene, druge pa so nepopolne ali predložene po preteku roka; (a) The Commission has taken steps to improve the monitoring of bank guarantees; a specific module relating to bank guarantees in OLAS has been developed and instructions sent to the delegations. The Commission would point out that the Court has not identified any negative financial impact due to that finding.

(b) še vedno obstajajo primeri, ko znatne spremembe v pogodbah privedejo do dejanskega končnega zneska, ki presega zakonsko določene omejitve za spremembe;

(c) nekatere delegacije podpisujejo pogodbe, ne da bi pri tem navedle datum ali od izvajalcev in nacionalnega odredbodajalca zahtevale, naj v pogodbah, ki jih odobrijo, navedejo datum. Zaradi te anomalije delegacije težko zagotavljajo, da se predpisi uporabljajo, ko je to neposredno odvisno od datuma podpisa pogodb (npr. za preveritev, ali je nacionalni odredbodajalec pogodbo odobril šele po tem, ko je izvajalec predložil varščino za vestno izvajanje pogodbe). (c) The Commission notes that the signature of a delegation endorses a contract. The date of the endorsement therefore does not have the same contractual value as that of the signature of the contractors.

Plačila

49 Ugotovljenih je bilo le nekaj osamljenih in nepomembnih napak v zvezi s posameznimi zadevnimi pravnimi obveznostmi: (a) plačila, ki niso skladna s pogodbenimi določili (glede cen, načinov plačila ter vrste in količine blaga); (b) povračilo izdatkov, ki niso bili upravičeni, ker niso bili predvideni v pogodbi; (c) povračilo izdatkov, za katere vlagatelj ni predložil dokazil, ki se izrecno zahtevajo v pogodbi; (d) plačila za delo, blago in storitve, katerih obstoj ni bil potrjen z razumnim predhodnim zagotovilom.

50 Druge, pogostejše napake so bile ugotovljene v zvezi z izvajanjem postopkov; vendar pa je njihov potencialni vpliv na dejansko vsebino plačil težko oceniti (npr. obseg obresti za zamujena plačila, kadar so plačila dobaviteljev v zamudi). 50. The Commission considers that considerable progress has been made in the last few years in reducing payment delays. It believes that the efforts should be continued and the Court's recommendations adopted.

51 Predložitev poročil po preteku pogodbeno določenih rokov je pogosta postopkovna nepravilnost. Kadar ta poročila zadevajo izvajanje projektov, zamuda velikokrat kaže na pomanjkljivo finančno upravljanje projektov. Pri revizijskih pogodbah zapoznela predložitev revizijskih poročil bistveno zmanjšuje možnost, da bi odredbodajalec uvedel učinkovit korektivni ukrep in spremljanje. Na splošno bi morala biti nadaljnja plačila pogojena s temi poročili. 51. As regards the submission of contract reports, it is for the contractors to supply them. The Commission makes every effort to receive them in time. The question of audit reports has already been dealt with in paragraph 42.

52 Nekatere nadaljnje anomalije, ki vplivajo na izvrševanje določenih plačil ali prihodkov, dopolnjujejo seznam področij, kjer je treba prednostno okrepiti notranji nadzor ERS: 52.

(a) plačila z lokalnih bančnih računov sistema Stabex, ki niso navedena v računih Komisije, morata lokalna delegacija in nacionalni odredbodajalec vendar skupno odobriti. Vendar nekatera od teh plačil delegacija ni podpisala;

(b) bančne obresti, ustvarjene na tekočih računih nekaterih projektov, niso navedene v računovodskih izkazih, četudi naj bi bile dodeljene virom ustreznih projektov. Ta anomalija bi se lahko odpravila s primernim preverjanjem usklajevanja bančnih izpiskov. (b) In the case of a programme estimate, it is for the project accountant to enter bank interest in the accounts. External audits allow the Commission to check that accounts are being kept properly in this respect.

Letno poročilo o delu in izjava generalnega direktorja EuropeAid-a

53 Letno poročilo o delu in izjava zajemata dejavnosti, ki se financirajo iz splošnega proračuna, in dejavnosti ERS, četudi je vsako od teh področij predmet različnih finančnih predpisov. Poročilo obravnava ERS glede nekaterih vprašanj, medtem ko ne omenja ničesar glede drugih, zaradi česar je težko ugotoviti, do kolikšne mere utegne zadevno vprašanje ali pridržek vplivati ali ne na ERS (npr. na 250 milijonov eurov v pogodbah zaradi pridržka glede združenj nevladnih organizacij). Zaradi lažje čitljivosti prihodnjih poročil zahteva Sodišče jasnejšo predstavitev informacij in pripomb o ERS v letnem poročilu in sami izjavi. 53. The reserve does not affect the EDF inasmuch as all the actions covered by the food aid instrument are financed from resources coming from the Community budget. The annual activity report covers all the activities managed by the authorising officer by delegation and is not intended to provide a breakdown of those data by source of programme financing. The data and the assessment of the control system, as well as the declaration, concern the functioning of the system overall without distinguishing between the budget and the EDF. The report focuses rather on the concept of Activity (ABB) which goes beyond the strict Budget/EDF demarcation. Thus the Activity ‘Relations with the ACP States and the OCT’ covers operations financed by funds from the Budget and the EDF. It should also be noted that a breakdown of data by ABB Activity is provided in a specific section of the Report. The Commission will take account of the wishes of the Court, within the limits of the aims and the format of Annual Activity Reports.

54 Dolgovi, ki jih je še treba ugotoviti, in pravilna uporaba sredstev sistema Stabex, se ujemajo z zneskom, ki je najverjetneje stvaren, kar zadeva kakovost finančnih informacij. Generalni direktor bi zato o tem moral izraziti pridržek (glej odstavek 21). 54. Once transferred to the beneficiary countries, Stabex funds belong to them and have officially left EDF accounts. The subsequent use made of the funds by the beneficiary country therefore has no formal impact on EDF accounts.

55 Zavoljo nepopolnosti rezultatov popisa sistema Stabex (glej odstavek 23) generalni direktor ni ob vsakem času imel vseh informacij, ki jih je potreboval, da bi v svoji izjavi potrdil ugotovitev o uporabi virov za opredeljene namene v skladu z načelom gospodarnega finančnega upravljanja ter o zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z računi. 55. Stabex was an instrument for the rapid disbursement of funds and was designed to offset reductions in the export revenues from key agricultural products in the ACP countries. It disappeared with the entry into force of the Cotonou Agreements in April 2003. Thus the last transfers to be carried out concern funds which it had been decided in preceding years to transfer to the beneficiary countries that satisfied the eligibility criteria. No Stabex transfers took place in 2003. The annual declaration by the Director-General concerns 2003. The EDF accounts did not contain any information on the use made of Stabex funds by beneficiary States as, once the funds are transferred to the beneficiaries under the ‘Transfer Agreements’, they belong to those countries and have officially left the EDF accounts. Beneficiary States are required (see reply to paragraph 43) to report to the Commission on the use of these funds; it is then possible for the Commission, after informing the EC-ACP Council of Ministers, to defer the application of decisions on further transfers if the information supplied by the beneficiary State is not deemed satisfactory. On the basis of the information received from the beneficiaries in the past, the Commission has never actually done this. However, as there is no harmonised reporting system to ensure the uniformity of information received by the delegations, the Commission launched an inventory of the funds in 2003 in order to monitor the funds outside the accountings and consolidate all the information available.

Spremembe v učinkovitosti nadzornih sistemov in kontrol

56 Vse zgoraj navedene pridržke je treba vključiti v tabelo kazalcev, da se lahko ocenijo spremembe v učinkovitosti nadzornih sistemov in kontrol (glej Tabelo 4 ).

Tabela 4 – DAS 2003 v zvezi z ERS: Možni kazalniki, ki izhajajo iz revizije 1. GLAVNE PRIPOMBE – RAZVOJ FINANČNEGA STANJA 2001 2002 2003 Pripombe Odgovor Komisije Pripombe Ukrepi, ki jih je treba sprejeti Pripombe Ukrepi, ki jih je treba sprejeti 1.1 Upravljanje denarnih sredstev Stabex Nezadosten nadzor V prihodnosti se pošta, izmenjana z banko v zvezi z nakupom in prodajo vrednostnih papirjev, ne bo več uničila. Poslovanje se je močno zmanjšalo, vendar v računovodskih izkazih niso jasno navedeni dobički in izgube iz poslovanja, niti vrednost trgovanja z vrednostnimi papirji na koncu proračunskega leta Računovodski izkazi bi morali jasno izkazati dobičke in izgube iz poslovanja ter vrednost trgovanja z vrednostnimi papirji na koncu proračunskega leta Računovodski izkazi izkazujejo prihodke in odhodke (včasih nezanemarljive) iz poslovanja ter vrednost trgovanja z vrednostnimi papirji na koncu finančnega leta Želeni ukrepi so bili sprejeti 1.2 Izvajanje pomoči pri programih za strukturno prilagajajanje Pravna podlaga ne omogoča strogih nadzorov zakonitosti in pravilnosti, saj se pogojnost vedno ne uporablja dosledno Pravna podlaga ERS predvideva odstopanja v tej zvezi Zaradi pomanjkanja informacij v zvezi s kakovostjo upravljanja javnih financ v državah AKP Sodišče ne more izreči svojega mnenja o izkoriščenosti neposrednih proračunskih pomoči Izboljšati informacije o upravljanju javnih financ v državah AKP Komisija je predložila več informacij o svojem spremljanju upravljanja javnih financ v državah AKP, zlasti v svojem poročilu o finančnem upravljanju v proračunskem letu 2003 Še naprej izboljševati obveščanje o tej pomembni temi 1.3 Poslovanje z rizičnim kapitalom, ki ga upravlja EIB Višje obrestne mere od tistih, ki so predvidene s Konvencijo iz Loméja Meni, da je ravnala pravilno, vendar bo v dogovoru z Evropsko investicijsko banko vseeno preverila pravilno uporabo Konvencije iz Loméja Višje obrestne mere od tistih, ki so predvidene s Konvencijo iz Loméja Pravilna uporaba Konvencije iz Loméja Pristojnost za upravljanje naložbene zmogljivosti se je prenesla na Evropsko investicijsko banko s finančno uredbo, ki velja za 9. ERS Sodišče se v okviru DAS ni več pristojno, da izreče mnenje o tem vprašanju 1.4 Mehanizmi spreminjanja cen Spremembe cen, ki niso predvidene v pogodbah Komisija bo na to točko opozorila vse delegacije, da se težave ne bi več ponovile Spremenjene cene se še naprej izplačujejo brez natančne pogodbene podlage Izboljšati opredelitev in nadzor nad določbami o spremembi cen v pogodbah Izvajanje določb o spremembi cen še naprej sproža določene težave Še naprej je treba nadzirati ta vidik izvajanja pogodb 1.5 Dejanski obseg osnovnih obveznosti V računovodskih izkazih precenjen, ker niso upoštevane odveze Komisija si bo še naprej prizadevala izboljšati nadzorne postopke V računovodskih izkazih ni natančno izkazan, ker ni prave volje, da bi opravili odveze Ukrep za zagotovitev spremljanja obveznosti ter njihovega hitrega nadzora Komisija je opravila podrobni pregled dvomljivih obveznosti, ki jih je treba še likvidirati Še naprej je treba sistematično pregledovati dvomljive obveznosti, ki jih je treba še likvidirati 1.6 Zaključek različnih predujmov in izterjav Ni pripomb Se ne uporablja Predujmi in zneski, ki jih je treba povrniti, v računovodskih izkazih niso zanesljivi. Vrzel, ki jo treba zapolniti Poravnava predujmov, starejših od 18 mesecev (400 milijonov eurov), in izterjava zneskov, ki jih je treba povrniti (27,5 milijona eurov), sta zelo slabo urejeni Izboljšati postopke ugotavljanja, beleženja in spremljanja predujmov, ki jih je treba zaključiti, in zneskov, ki jih je treba povrniti 1.7 Poročila o uporabi sredstev Stabex in nadzor nad končnimi plačili Prenosi sredstev Stabex se vknjižijo med plačila, čeprav jih upravičenci še niso prejeli. Izboljšati kakovost računovodskih podatkov. V računovodskih izkazih ni podatkov o uporabi sredstev Stabex. Vrzel, ki jo je treba zapolniti, saj je Komisija soodgovorna za uporabo teh sredstev. Komisija ni sposobna preveriti uporabe sredstev Stabexa (člen 212 Četrte konvencije iz Loméja), za bančne prenose pa ne obstajajo ustrezne odobritve. Pri nacionalnih odredbodajalcih pridobiti vsa poročila o izkoriščenju sredstev Stabex in okrepiti notranji nadzor nad bančnimi prenosi. 2. NADZORNI SISTEMI IN KONTROLE 2001 2002 2003 PREGLED FINANČNIH REVIZIJ Pogostost (a) Pogostost (a) Pogostost (a) 2.1 Formalni pogoji ne opredeljujejo dovolj jasno narave neupravičenih izdatkov pogosto pogosto občasno 2.2 Revizijsko poročilo ne določa dovolj jasno količine pregledanih izdatkov niti ne zneskov upravičenih in neupravičenih izdatkov pogosto pogosto občasno 2.3 Nezadostni ukrepi za izterjavo v zvezi z neupravičenimi izdatki, ki so jih odkrili zunanji revizorji pogosto pogosto pogosto SISTEMI NOTRANJE KONTROLE V BRUSLJU Ocena nadzornih sistemov in kontrol (b) Ocena nadzornih sistemov in kontrol (b) Ocena nadzornih sistemov in kontrol (b) 2.4 Dejanska raven uporabe izbranih standardov notranje kontrole, ki se uporabljajo za zajete transakcije ni na voljo B B/A SISTEMI NOTRANJE KONTROLE V ŠESTIH DRŽAVAH AKP (33) (34) 2.5 Splošna ocena razpisov za oddajo ponudb ni na voljo B B/A 2.6 Splošna ocena plačil ni na voljo B B/A 2.7 Splošna ocena revizij ni na voljo B B 2.8 Splošna ocena izterjav ni na voljo C C 2.9 Splošna ocena računovodstva ni na voljo B B/A 2.10 Splošna ocena za vse obiskane države ni na voljo B B (a) Pogostost (pojavnost) redko občasno pogosto (b) Ocena nadzornih sistemov in kontrol A. Deluje pravilno; potrebno je nekaj manjših izboljšav B. Deluje, vendar so potrebne izboljšave C. Ne deluje, kot je bilo predvideno

POGLAVJE III – SPREMLJANJE PREDHODNIH PRIPOMB

Vključevanje ERS v splošni proračun

Povzetek predhodnih pripomb

57 Sodišče je večkrat izreklo pripombe glede zapletov in težav pri izvajanju zaporednih ERS in kot možno rešitev predlagalo, da se vključijo v proračun (35). Komisija se je obvezala, da bo leta 2003 predložila sporočilo o prednostih in pomanjkljivostih vključitve ERS v proračun (35). Po mnenju Komisije bi vključitev ERS v proračun, ki jo je dolgo časa priporočal tudi Evropski parlament, pomenila rešitev za ponavljajoče se težave, povezane z vzpostavitvijo novih ERS; prav tako bi omogočala nemoteno izvajanje sporazumov, sklenjenih z državami AKP. 57. The Commission does indeed consider that including EDFs in the budget would be a solution to the problems of transition between EDFs but points out that this is not the sole argument in its favour (standard procedures, budgetary transparency, dropping of the negotiation and ratification process, and all the time that takes). See the Commission reply to point 12.

Razvoj stanja

58 Osmega oktobra 2003 je Komisija sprejela sporočilo Svetu in Parlamentu z naslovom „Popolna vključitev sodelovanja z državami AKP v proračun EU“, v katerem je razložila svoje razloge v prid vključitvi. Vse zadevne strani (in zlasti države AKP) to vprašanje skrbno preučujejo. Evropski parlament je že spregovoril v prid hitri vključitvi ERS v proračun (glej odstavek 42 poročila o razrešitvi). 58. The Commission has suggested that EDFs be included in the budget on several occasions. In view of the enlargement of the EU and the decisions to be taken on the financial perspective 2007-2013, it would be particularly desirable to incorporate EDFs in the budget from 2007/2008.

Sodelovanje višjih nadzornih institucij držav AKP pri reviziji ERS

Povzetek predhodnih pripomb

59 V zvezi s predhodnimi preučitvami upravljanja ERS (36) so Sodišče, Parlament in Svet poudarili, kako pomembna bi lahko bila ustanovitev močnih, učinkovitih in neodvisnih višjih nadzornih institucij (VNI) in podpora le-tem pri izboljševanju kakovosti upravljanja javnih financ v državah AKP, zlasti revizijskih operacij, financiranih iz ERS. 59-60. Direct support for the Supreme Audit Institutions (SAIs) takes the form of projects not covered by the budget support financing agreements and also of one-off technical assistance operations financed from budget resources for institutional support (budget lines managed in accordance with EDF procedures) which, in each budget support financing agreement, supplement the funds allocated. The Commission has updated the information contained in Annex 6 and included the one-off operations referred to above. Direct support operations, irrespective of financing source, are ongoing in nine countries and being studied in seven others. — where direct support for an SAI is not provided by the Commission, it is often supplied by another donor following consultations in which the Commission is involved. — support for SAIs can also take an indirect form through the incorporation in the financing agreements on the budget support of conditions and/or process indicators to strengthen the status and resources of such institutions, — the Commission also intends, wherever possible, to involve SAIs in the public finance assessments. The Commission intends to present a proposal to systematise and better structure its support for SAIs. It would be delivered under the action plans stemming from the public finance reform programmes running in each ACP country and operated jointly with all the partners involved in the budget support, especially the Member States.

Razvoj stanja

60 Ob navedbi, da se s tem strinja in si prizadeva za doseganje istega cilja, je Komisija oznanila, da je sprejela načelo postopnosti, saj je to zanjo novo in politično občutljivo področje (37). V odgovor na zahtevo Parlamenta po informacijah o financiranju ERS za VNI (38) je Komisija v Prilogi 5 k svojemu poročilu o finančnem upravljanju za proračunsko leto 2003 določila seznam 14 projektov, ki so vključevali predvsem podporo javnim nadzornim organom. Sodišče je seznanjeno z jasno vrednostjo teh projektov, katerih glavni namen je okrepitev finančnih ministrstev in sčasoma okrepitev njihovih struktur notranjega nadzora. Vendar pa sta le eden ali dva pretežno usmerjena na okrepitev VNI.

Spremljanje sredstev sistema Stabex

Povzetek predhodnih pripomb

61 Računsko sodišče je večkrat objavilo pripombe glede sredstev sistema Stabex (39). V vseh teh pripombah je poudarilo, da se računi niso ustrezno nadzirali, da bi bilo mogoče opredeliti, kdaj in kako so bila ta sredstva končno porabljena. 61. As soon as Stabex funds are first transferred to the recipient countries, they become the property of those countries and are no longer included in the EDF accounts, although the Delegations continue to monitor their use closely. In 2003 the Commission produced an inventory of the funds in order to monitor them by a non-accounting procedure. Stabex has not existed since the 9th EDF and, as the FLEX instrument provided for in the Cotonou Agreement is fully compatible with the standardised EDF system, the problems identified by the Court will not occur again in the future (see Commission reply to point 68).

62 Urad za sodelovanje EuropeAid je pred kratkim znova poudaril, da lahko države AKP sredstva sistema Stabex uporabljajo šele po tem, ko so izpolnjeni posebni pogoji in ob soglasju Komisije, in da bo storil vse potrebno, da bo lahko spremljal stanje in o njem poročal (40). 62. On the basis of the analysis of the inventories on the use of Stabex funds at 31 December 2003 sent by the Delegations, more detailed and precise standard procedures and formats will be introduced before the end of the 2004 accounting year and will be fully operational by 2005.

Razvoj stanja

63 Komisija je leta 2003 pripravila popis vseh sredstev sistema Stabex, ki so bila prenesena v države upravičenke in ob koncu leta 2002 ostala deloma neporabljena na bančnih računih. S temi informacijami, ki so bile ob predložitvi končnih obračunov za leto 2003 še vedno nepopolne, je bila Komisija prvič po dolgih letih zmožna zagotoviti oceno zneska, ki ga države upravičenke še niso porabile – približno 700 milijonov eurov. 63. On the basis of the information supplied (at 1 July 2004) by 80 % of the countries concerned which covers 97 % of total Stabex funds in the seventh and eighth EDFs, there was some EUR 700 million still to be committed by the beneficiary countries at 31 December 2003.

64 Čeprav so bila sredstva prenesena v države upravičenke in formalno niso bila več na računih ERS, Komisija še naprej deli odgovornost za ta sredstva in ohranja nadzor nad njihovo ustrezno uporabo na podlagi zahteve, da njeni zastopniki podpišejo končna plačila. Med pripravo Izjave o zanesljivosti je Sodišče preučilo ta posebni vidik upravljanja Komisije. Sredstva sistema Stabex se običajno dodeljujejo produktivnim naložbenim programom na področju, ki ga je prizadel upad izvoznih dohodkov, kar je podlaga za odločitev o prenosu (41), vendar se včasih uporabljajo v medsebojnem soglasju za podporo operacijam, ki nimajo neposredne povezave z zadevnim področjem (denimo, 50 milijonov eurov v ciljni proračunski pomoči Keniji, dodeljenih za izplačilo plač učiteljev, se je financiralo iz nadomestila za upad prihodka od izvoza kave v državi). 64. In general, the bulk of Stabex resources were allocated to the target rural populations. In the case of Kenya and the last transfer of EUR 50 million earmarked for targeted budget aid, the measures are specifically aimed at the geographic areas affected by the fall in revenue that is the reason for the Stabex funds in question.

65 Širše gledano je zelo malo strogosti pri upravljanju sredstev sistema Stabex in spremljanju le-teh prek računov, kar v precejšnji meri pojasnjuje, zakaj je imela Komisija tolikšne težave s ponovno vzpostavitvijo nadzora nad računovodskimi informacijami o sredstvih. Prihodek od obresti, denimo, ustvarjen s sredstvi, je včasih nepravilno obračunan in porabljen (primerjaj zlasti na Papui Novi Gvineji in Salomonovih otokih, kjer prihodek od obresti ni bil vključen v računovodskih izkazih in je bil porabljen za odhodke, ki so bili v celoti nepojasnjeni). 65. Following the inventories completed in 2003, the Comission is drafting new, more precise and detailed guidelines for the utilisation of Stabex funds in order to improve monitoring and the use of unused funds. As regards the Court's comment on Papua-New Guinea and the Solomon Islands, the Commission has initiated an audit.

66 Pravzaprav je Komisija od samega začetka posvečala premalo pozornosti potrebi po minimalnem okviru za spremljanje pravilne uporabe sredstev sistema Stabex. Delegacije Komisije niso imele referenčnega okvira in nobenih smernic za spremljanje sredstev. Edina obveznost, ki je bila naložena partnerjem, tj. poročati o uporabi sredstev sistema Stabex – zahteva, ki v praksi ni bila vedno izpolnjena – se je s tega vidika hitro izkazala za nezadostno. 66. The comment of the Court of Auditors should be viewed in the context of the original purpose of Stabex and its totally decentralised management of funds as soon as they have been transferred to the countries. The initial aim of Stabex was to set up a rapid payment mechanism and a flexible system for directly compensating small producers for income lost in the preceding farm year. Although the reference framework was not always very exact in the case of Stabex funds owing to its very specific nature, it was always clear that the rules and procedures of the seventh and eighth EDFs also applied to Stabex. A number of Delegations and national Authorising Officers managed to use the instrument successfully.

67 Ključnega pomena je, da zdaj Komisija ponovno vzpostavlja nadzor nad temi operacijami, ki so v nekaterih primerih stekle več kot pred desetletjem, in da je s partnerji sprejela splošno strategijo, da enkrat in za vselej obračunajo neporabljena sredstva. Ob soglasju o primernem pravnem okviru bi lahko predvidela takšno uporabo sredstev, s kakršno bo lahko dopolnjevala proračunsko podporo, ki jo državam upravičenkam dodeljuje po drugih poteh. 67. The Commission will make every effort to ensure that all the funds are committed in respect of the beneficiary countries by the end of 2005; budget support will constitute a valuable means of achieving this wherever conditions allow.

68 Komisija bo v vsakem primeru morala zagotoviti, da se podobne operacije, predvidene s cotonoujskimi sporazumi (FLEX), pravilno upravljajo in spremljajo, tako da bo lahko v razumnem obdobju dokazala, da so zadevna sredstva dana v primerno uporabo. 68. The FLEX arrangements provide either for budget aid or, failing that, for additional resources for the programmable part (envelope A) of the 9th EDF. In both cases expenditure is included in the standardised accounting system of the 9th EDF and follows the relevant rules. The problems experienced with Stabex should not arise with FLEX.

POGLAVJE IV – GLAVNE PRIPOMBE IZ POSEBNIH POROČIL, KI JIH JE SODIŠČE OBJAVILO PO ZADNJEM POSTOPKU RAZREŠNICE

Posebno poročilo št. 15/2003 o reviziji programov za mikroprojekte, ki se financirajo iz ERS

69 Približno 2 % pomoči iz ERS je v obliki večletnih programov za mikroprojekte, ki financirajo infrastrukturne projekte majhnega obsega. Sodišče je preučilo upravljanje in nadzor, ki ga izvajajo centralne službe Komisije in, v šestih državah AKP (Gana, Madagaskar, Malavi, Uganda, Zambija in Zimbabve), njene delegacije. Sodišče je prav tako preverilo, ali so bili cilji programov doseženi.

70 Glavne pripombe zadevajo oblikovanje programov, njihovo izvajanje in konkretne rezultate, ki so jih dosegle izbrane države. Sodišče je dalo pozitivno mnenje o programih za mikroprojekte, vendar pa ugotavlja, da: 70. The Commission welcomes the positive view taken by the Court of the multiannual microproject programmes.

(a) imajo centralne službe Komisije nezadostne informacije o teh programih in delegacijam niso zagotovile ustreznih smernic. Pravni status enot, ki upravljajo programe v državah AKP, ni vedno jasen. Izvajanje programov na podlagi „ocen programov“ je lahko nejasno ali počasno. Čeprav so postopki za upravljanje in nadzor na splošno zadovoljivi, še naprej ostajajo pomanjkljivosti, informacijski sistemi pa so pogosto slabo zasnovani ali uporabljeni; (a) Although in the past the central services have encountered difficulties in monitoring microprojects more closely, they are endeavouring to play an increasingly important role in terms of thematic support and dissemination of good practice and are currently drawing up a general guide for microprojects. Whilst the legal status of the management units is not always clear, their main relations with the national Authorising Officer are nonetheless laid down in protocols or contracts. Projects requiring lengthy preparations can be slow as regards implementation and disbursement of funds but have the advantage of fostering better understanding of projects by local authorities, which then have a better insight into the spirit of the projects. The 9th EDF now includes adequate provisions for improving the reliability and effectiveness of the management of the ‘programme estimates’. The EuropeAid Cooperation Office has now finished drawing up a register of ongoing microprojects and those completed since January 2003.

(b) čeprav so težave z natančnim merjenjem učinka podcenjene, je dejstvo, da so mikroprojekti koristni za zadevne skupnosti, široko potrjeno in preverljivo. Pogoji, ki vplivajo na trajnost projektov, se zdijo izpolnjeni, vendar lahko nanje vplivajo slabosti lokalnih organov. (b) The Commission attaches considerable importance to strengthening institutional capacities at all levels with a view to promoting the sustainability of results. Local administrations and municipalities are encouraged as much as possible to support the process of ownership and the sustainability of results.

71 Po opravljeni reviziji Sodišče priporoča, da Komisija: 71. In its replies, the Commission agrees with the greater part of the Court's observations and recommendations and explains how it intends to implement the Court's main recommendations. The EuropeAid Cooperation Office plans to:

(a) izboljša organizacijo svojih centralnih služb, da bo lahko bolje izkoristila to obliko sodelovanja; (a) play a greater support role;

(b) zagotovi delegacijam natančne in dosledne smernice, ki so primerne za mikroprojekte, izvaja strožji nadzor nad sistemom upravljanja in zanj zagotovi boljši pravni okvir zaradi lažjega spremljanja izvajanja programa; (b) translate best practice into a detailed guide and ensure that programme management is more reliable and effective;

(c) zagotovi, da izvajanje programov omogoča spremljanje ciklusa projektov in izpolnjevanje rokov v skladu s prednostnimi pričakovanji zadevnih skupnosti; (c) as far as possible, involve local authorities and municipalities in projects in order to improve efficiency and ensure that results are sustainable. The provisions of the Cotonou Agreement enable the decentralised stakeholders to play a more important role in this area;