POROČILO

o letnih računovodskih izkazih Evropske agencije za kemikalije za proračunsko leto 2008 z odgovori Agencije

2009/C 304/07

KAZALO

UVOD

Evropska agencija za kemikalije (v nadaljnjem besedilu: Agencija) s sedežem v Helsinkih je bila ustanovljena z Uredbo (ES) št. 1907/2006 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2006 (1) . Njene glavne naloge so zagotoviti visoko raven varovanja zdravja ljudi in okolja kot tudi prosti pretok snovi kot takih, v pripravkih in izdelkih, ob pospeševanju konkurenčnosti in inovacij. Ta uredba bi morala tudi prispevati k razvoju alternativnih metod za oceno nevarnosti snovi (2) . Agencija je postala finančno neodvisna od Komisije 1. januarja 2008.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI

Sodišče je v skladu z določbami člena 248 Pogodbe revidiralo letne računovodske izkaze ( 3 ) Agencije, ki jih sestavljajo „računovodski izkazi“ ( 4 ) in „poročila o izvrševanju proračuna“ ( 5 ) , za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2008, ter zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s temi računovodskimi izkazi.

Odgovornost izvršnega direktorja

Izvršni direktor je kot odredbodajalec odgovoren za izvrševanje prihodkov in odhodkov proračuna v skladu s finančnimi pravili Agencije in v mejah odobrenih proračunskih sredstev ( 7 ) . Odgovoren je za vzpostavitev ( 8 ) organizacijske strukture, notranjih upravljavskih in kontrolnih sistemov, uvedbo postopkov v zvezi s pripravo končnih računovodskih izkazov ( 9 ) , v katerih ni pomembnih napačnih navedb, ne glede na to, ali so te posledica goljufije ali napake, ter za zagotovitev, da so transakcije, povezane s temi izkazi, zakonite in pravilne.

Odgovornost Sodišča

Sodišče je revizijo izvedlo v skladu z mednarodnimi standardi revidiranja in etičnima kodeksoma MZRS in ISSAI ( 10 ) . Ti standardi določajo, da mora Sodišče ravnati v skladu z etičnimi zahtevami ter revizijo načrtovati in opraviti tako, da pridobi razumno zagotovilo, da v računovodskih izkazih ni pomembnih napačnih navedb in da so z njimi povezane transakcije zakonite in pravilne.

Revizijsko delo Sodišča zajema izvajanje postopkov za pridobitev revizijskih dokazov o zneskih in razkritjih v računovodskih izkazih ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij. Izbrani postopki so odvisni od njegove revizijske presoje, vključno z oceno tveganj pomembno napačne navedbe v računovodskih izkazih ali nezakonitih ali nepravilnih transakcij, ne glede na to, ali so te posledica goljufije ali napake. Pri pripravi teh ocen tveganja se upošteva notranja kontrola, ki se izvaja pri pripravi in predstavitvi računovodskih izkazov, da se lahko oblikujejo revizijski postopki, ki so primerni glede na okoliščine. Sodišče med svojo revizijo tudi ovrednoti primernost uporabljenih računovodskih usmeritev, razumnost računovodskih ocen, ki jih je pripravilo vodstvo, in skupno predstavitev računovodskih izkazov.

Sodišče meni, da so pridobljeni revizijski dokazi zadostni in ustrezni, da zagotavljajo osnovo za spodaj podani mnenji.

Mnenje o zanesljivosti računovodskih izkazov

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij

Po mnenju Sodišča so transakcije, povezane z letnimi računovodskimi izkazi Agencije, za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2008, v vseh pomembnih vidikih zakonite in pravilne.

PRIPOMBE O UPRAVLJANJU PRORAČUNA IN FINANČNEM POSLOVODENJU

Plačila iz proračuna so znašala 36,4 milijona EUR, kar je 54 % zneska, za katerega so bile prevzete obveznosti. Zamujale so zlasti operativne dejavnosti, in sicer zaradi težav pri uvajanju informacijskega sistema in pomanjkanja usposobljenega osebja. Za operativne dejavnosti je bilo predvidenih 20 milijonov EUR odobritev za prevzem obveznosti, vendar je bilo 8,2 milijona EUR od tega prenesenih v naslednje leto, 7,5 milijona EUR pa razveljavljenih. To stanje ni skladno z načelom enoletnosti in kaže na slabosti v načrtovanju dejavnosti Agencije.

Pri številnih transakcijah, ki so skupaj znašale več kot 0,4 milijona EUR, odhodki niso bili pokriti s prevzetimi proračunskimi obveznostmi in so bili kot takšni nepravilni. Odobritve plačil so bile neupravičeno prenesene v leto 2009 in so se v večini primerov nanašale na dejavnosti, ki bodo izvedene v letu 2009 (12) , v enem primeru pa na napako v oceni prevzete obveznosti (13) . To stanje kaže, da mora Agencija izboljšati svoje postopke za nadaljnje spremljanje porabe svojih odobrenih proračunskih sredstev.

DRUGE ZADEVE

Priprava in izgradnja zmogljivosti nove agencije na področjih registracije, evalvacije, avtorizacij in omejitev, razvrščanja in označevanja ter odborov.

Predvsem sprejema letne in večletne delovne programe, končni proračun, splošno poročilo, notranja pravila in postopke ter imenuje organ z disciplinskimi pooblastili nad izvršnim direktorjem. Prav tako imenuje komisijo za pritožbe in člane odborov.

ECHA ima tudi naloge v zvezi z razvrščanjem in označevanjem kemičnih snovi. Agencija mora državam članicam in institucijam Skupnosti zlasti nuditi najboljše možno znanstveno svetovanje, industriji in organom držav članic pa tehnične in znanstvene smernice.

Agencija mora državam članicam in institucijam Skupnosti zagotavljati najboljše možno znanstveno in tehnično svetovanje za vprašanja o kemikalijah, ki spadajo v njeno pristojnost in se ji predložijo v skladu z določbami Uredbe REACH.

ECHA je bila ustanovljena za upravljanje in v nekaterih primerih izvajanje tehničnih, znanstvenih in upravnih vidikov Uredbe REACH ter za zagotavljanje usklajenosti na ravni Skupnosti v zvezi s temi vidiki.

Agencija bi morala imeti osrednjo vlogo pri zagotavljanju zaupanja vseh interesnih skupin in javnosti v zakonodajo o kemikalijah in postopke odločanja v zvezi z njimi ter v znanstveno podlago, na kateri temeljijo. Prav tako bi morala Agencija igrati ključno vlogo pri usklajevanju komunikacije glede te uredbe in pri njenem izvajanju. Zaradi tega je zelo pomembno, da institucije Skupnosti, države članice, javnost in zainteresirane strani Agenciji zaupajo. Zato ji je treba zagotoviti neodvisnost ter velike znanstvene, tehnične in regulativne zmogljivosti kakor tudi preglednost in učinkovitost njenega dela.

Namen Uredbe REACH je zagotoviti visoko raven zaščite zdravja ljudi in okolja, vključno s spodbujanjem alternativnih metod za oceno nevarnosti, kot tudi prosti pretok snovi na notranjem trgu, obenem pa pospeševati konkurenčnost in inovacije.

Pristojnosti Agencije, kot so opredeljene v Uredbi (ES) št. 1907/2006 (Uredba REACH) in Uredbi (ES) št. 1272/2008 (razvrščanje, označevanje in pakiranje snovi ter zmesi)

ODGOVORI AGENCIJE

V zvezi s točko 13:

Kot vse agencije, ki so na začetku svojega delovanja, je tudi Evropska agencija za kemikalije imela težave pri načrtovanju odhodkov, zato izvrševanje proračuna za leto 2008 ni bilo optimalno. Za prvo leto finančne neodvisnosti Agencije, se je Upravni odbor strinjal s prevzemom osnutka proračuna za leto 2008, ki ga je pripravila Komisija. Te ocene so bile pripravljene na podlagi visoke stopnje negotovosti ter z določeno mero previdnosti. Hiter pričetek delovanja (1.6.2008) in izjemno visoko število predregistracij (2,7 milijona namesto pričakovanih 132 000) sta zahtevala preusmeritev virov na eno samo dejavnost, kar je vplivalo na ostale odhodke. V letu 2009 bo poudarek na izboljšanju načrtovanja in nadzorovanju virov.

V zvezi s točko 14:

Agencija se strinja z opažanjem Računskega sodišča. Dejavnosti ob koncu leta 2008 so bile zaradi pomanjkanja finančnega osebja v operativnih in tehničnih enotah še posebej zahtevne, kar je v nekaterih primerih pripeljalo do pomanjkljivega dokumentiranja oziroma nezmožnosti dokončno zaključiti vse dejavnosti do konca leta. Trenutno je ustrezno osebje na voljo, pa tudi finančni postopki in postopki notranje kontrole so bili prenovljeni in poenoteni. Dejavnostim ob koncu leta 2009 bo Agencija posvetila večjo pozornost.

V zvezi s točko 15:

Izvršni direktor je v prvih treh četrtletjih leta 2008 predsedoval štirinajstim izbirnim komisijam za izbor osebja na vodstvene in ključne položaje, saj so tedanji vodstveni delavci zasedali njihova delovna mesta le za prehodno obdobje. Sodelovanje izvršnega direktorja v izbirnih komisijah je bilo uravnoteženo z zunanjim ocenjevanjem kandidatov, ki ga je izvedlo neodvisno svetovalno podjetje, vključitvijo opazovalca iz upravnega odbora in dejstvom, da so bili številni člani izbirnih komisij napoteni uradniki Komisije. Agencija je odločila, da v prihodnje izvršni direktor ne bo več sodeloval pri delu izbirnih komisij. Poleg tega so bile pripravljene smernice, ki so v pomoč izbirnim komisijam pri njihovem delu, zlasti pri utemeljevanju sprejetih odločitev.