[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 10.11.2008

COM(2008)714 konč.

POROČILO KOMISIJE SVETU IN EVROPSKEMU PARLAMENTU

O RAZVOJU VIZUMSKEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA (VIS) V LETU 2007 (predloženo v skladu z obveznostjo iz člena 6 Odločbe Sveta št. 2004/512/ES z dne 8. junija 2004)

POROČILO KOMISIJE SVETU IN EVROPSKEMU PARLAMENTU

O RAZVOJU VIZUMSKEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA (VIS) V LETU 2007 (predloženo v skladu z obveznostjo iz člena 6 Odločbe Sveta št. 2004/512/ES z dne 8. junija 2004)

Poročilo Komisije Svetu in Evropskemu parlamentu o razvoju vizumskega informacijskega sistema (VIS)

Poročilo o napredku januar–december 2007 (COM (2008) …)

KAZALO

1. Uvod 3

2. Stanje projekta 3

2.1. Napredek med obdobjem pregleda 3

2.1.1. Pravni okvir za VIS 3

2.1.2. Časovna prerazporeditev za VIS 4

2.1.3. Razvoj centralnega sistema 4

2.1.4. Razvoj sistema za ujemanje biometričnih podatkov 5

2.1.5. Priprava lokacij 5

2.1.6. Omrežje 5

2.1.7. Načrtovanje in sodelovanje na nacionalni ravni 6

2.1.8. Izvajanje na konzularnih predstavništvih 6

2.2. Projektno vodenje Komisije 6

2.2.1. Načrtovanje in proračun 6

2.2.2. Obvladovanje tveganja 7

2.2.3. Komuniciranje 8

2.2.4. Projektni upravni odbor 8

2.3. Srečanja Odbora SIS II 8

3. Sklepne ugotovitve in možnosti za prihodnost 8

1. UVOD

To poročilo opisuje dejavnosti Komisije na področju razvoja vizumskega informacijskega sistema (VIS) v letu 2007 (od januarja do decembra 2007). Je četrto poročilo o napredku[1], ki ga je Komisija predložila Svetu in Evropskemu parlamentu v skladu s členom 6 Odločbe Sveta št. 2004/512/ES z dne 8. junija 2004 o vzpostavitvi vizumskega informacijskega sistema (VIS)[2]. V skladu z navedeno odločbo je Komisija ob podpori Odbora SIS II[3] odgovorna za razvoj VIS, medtem ko so za prilagoditev in/ali razvoj nacionalnih sistemov odgovorne države članice.

2. STANJE PROJEKTA

2.1. Napredek med obdobjem pregleda

Projekt VIS je razdeljen na tri faze. V fazi 1 (podrobna zasnova) so bili zagotovljeni vsi potrebni dokumenti za popoln opis VIS s tehničnega vidika. Sistem se bo razvil in uvedel med fazo 2 (razvoj, testiranje in uvajanje). Med fazo 3 (migracija in integracija) pa bodo države članice svoje nacionalne sisteme povezale v centralno bazo podatkov za VIS. Faza 1 projekta je bila zaključena v preteklem obdobju poročanja, faza 2 pa še poteka. Glavni izvajalec, odgovoren za razvoj sistema, je zaključil analizo dodatnih dejavnosti za razvoj sistema, ki so potrebne, da postane VIS v celoti skladen s predlaganim pravnim okvirom, dogovorjenim junija 2007, in za pripravo povezave z biometričnim elementom, sistemom za ujemanje biometričnih podatkov (BMS).

2.1.1. Pravni okvir za VIS

Junija 2007 je bil med Evropskim parlamentom in Svetom dosežen politični sporazum o „zakonodajnem svežnju za VIS“, ki ga sestavljata uredba o vizumskem informacijskem sistemu (VIS) in izmenjavi podatkov o vizumih za kratkoročno bivanje med državami članicami[4] (Uredba VIS) ter sklep Sveta[5] v okviru tretjega stebra. Evropski parlament je glasoval na plenarnem zasedanju 7. junija 2007. Svet je podprl spremembe, ki jih je predložil Evropski parlament na seji Sveta PNZ 12. junija 2007. Uredba in sklep sestavljata enotni zakonodajni sveženj. Uredba VIS določa namen in funkcionalnosti VIS ter s tem povezane odgovornosti za ta sistem. Določa tudi pogoje in postopke za izmenjavo podatkov med državami članicami o vlogah za izdajo vizumov za kratkoročno prebivanje ter s tem povezanimi odločitvami. Podatki za obdelavo v okviru VIS vključujejo alfanumerične podatke, fotografije in prstne odtise prosilcev za vizum, da bi se zagotovila zanesljivo preverjanje in identifikacija.

Sklep VIS zadeva dostop imenovanih organov držav članic in Europola do vizumskega informacijskega sistema (VIS) za iskanje podatkov za namene preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja terorističnih dejanj in drugih hudih kaznivih dejanj.

Napredek, ki je bil dosežen s političnim sporazumom o pravnem okviru za VIS, je zagotovil potrebno jasnost, da se lahko začne časovna prerazporeditev (glej 2.1.2 spodaj).

2.1.2. Časovna prerazporeditev za VIS

Prvotni časovni načrt za VIS je predvideval, da bo VIS začel delovati brez biometrije marca 2007, ampak samo s šestimi državami članicami, od katerih je vsaka povezana vsaj z enim konzulatom. To je temeljilo na predpostavki, da bo pravni okvir za VIS sprejet poleti 2006.

Tehnična časovna prerazporeditev je bila pripravljena septembra 2006, ko je postalo jasno, da se je strategija glede začetka delovanja spremenila v postopni regionalni pristop, ki se bo začel v severni Afriki in bo vključeval biometrijo . To je temeljilo na predpostavki, da bo pravni okvir sprejet januarja 2007.

Službe Komisije so se kljub pravni negotovosti v tistem času odločile, da bodo nadaljevale razvoj VIS na podlagi trenutnih pravnih predlogov. Dejavnosti so bile načrtovane do konca leta 2007, vendar ne dlje, saj so razvojne dejavnosti v veliki meri odvisne od zahtev, določenih v pravni podlagi, o kateri takrat še ni bilo dogovora.

Ker se je razvoj sistema v državah članicah ustavil zaradi enakega problema, so priprave na spremenjeni časovni načrt potekale v tesnem sodelovanju s strokovnjaki iz držav članic, da bi se tako zagotovila njegova uresničljivost. V državah članicah so februarja in marca 2007 pripravili delavnice o sprejetju pravne podlage, na katerih so obravnavali različne scenarije in nerešena tehnična vprašanja. Spremenjeni časovni načrt je bil končno predstavljen septembra 2007 po razpravah vodij nacionalnih projektov VIS junija in julija 2007 (do takrat je bil dosežen politični sporazum o pravnem okviru) ter ob podpori Odbora SIS II.

V skladu s tem spremenjenim časovnim načrtom in ob upoštevanju vseh zahtev pravne podlage bo centralni VIS lahko začel delovati do konca maja 2009. Med glavne vmesne mejnike spadajo celovite podrobne tehnične specifikacije, pripravljene najpozneje do septembra 2008, omrežne povezave v okviru testov operativnega sistema (OST) držav članic, vzpostavljene najpozneje do konca septembra 2008, in začetek testiranja, ki vključuje države članice, konec novembra 2008 in z zaključkom najpozneje do maja 2009.

2.1.3. Razvoj centralnega sistema

Cilj je bil, da bi bil centralni sistem razvit in testiran najpozneje do konca leta 2006. To ni bilo mogoče, ker takrat še ni bil dosežen politični sporazum o Uredbi VIS, ki med drugim opredeljuje namen, funkcionalnosti in odgovornosti za VIS. Ob začetku leta 2007 še ni bilo jasno, koliko časa bo potrebnega za njegovo sprejetje. V pričakovanju političnega sporazuma o Uredbi VIS, ki je bil dosežen junija 2007, so se službe Komisije odločile za proaktiven pristop, da torej nadaljujejo razvoj VIS na podlagi trenutnega predloga.

Državam članicam je bila leta 2007 zagotovljena vrsta ključnih dokumentov, ki so opredeljevali sistem, ki ga je treba razviti[6]. Spremenjeni različici specifikacij (različica 1.62 kontrolnega dokumenta vmesnika je bila predložena oktobra 2007 in različica 1.2 podrobnih tehničnih specifikacij novembra 2007) upoštevata sporazum o pravnih predlogih in zahteve za povezavo s sistemom za ujemanje biometričnih podatkov.

2.1.4. Razvoj sistema za ujemanje biometričnih podatkov

Prvotni časovni načrt razvoja VIS je določal, da bodo biometrični elementi sistema (sistem za ujemanje biometričnih podatkov ali BMS) vključeni šele po izvedbi alfanumeričnega dela sistema. Vendar je Svet PNZ 24. februarja 2005 zaprosil, da so biometrične funkcionalnosti vključene v VIS že od začetka njegovega delovanja.

Glavni izvajalec, odgovoren za razvoj sistema, je zaključil analizo dejavnosti za razvoj sistema, ki so potrebne, da postane VIS v celoti skladen s pravnim okvirom in se pripravi njegova povezava s sistemom za ujemanje biometričnih podatkov. Posledično so bile končne podrobne funkcionalne specifikacije pripravljene do konca leta 2007. Pogodbo za razvoj sistema za ujemanje biometričnih podatkov je bilo treba začasno prekiniti, dokler se ni VIS primerno razvil. Biometrične posodobitve bo treba vključiti v naslednji kontrolni dokument vmesnika za VIS (različica 1.7). Medtem so države članice prejele pakete programske opreme za preverjanje kakovosti in organizirane so bile predstavitve sistema za ujemanje biometričnih podatkov, na katerih je bil podrobneje pojasnjen potek dela v zvezi z biometričnimi podatki na predstavništvih in mejnih prehodih.

Priprave na nadaljnje testiranje (med drugim tudi orodij) že potekajo. Sledile bodo različne faze testov tako na centralni ravni kot v sodelovanju z državami članicami.

2.1.5. Priprava lokacij

Dela za izboljšanje oskrbe z električno energijo za centralni VIS na lokaciji v Strasbourgu (Komisija jih je podprla z nepovratnimi sredstvi francoskim organom) so bila končana 16. avgusta 2007. Strojna oprema za VIS za centralno enoto v Strasbourgu je bila dostavljena 3. in 4. septembra 2007, namestitev brez programske opreme pa je bila opravljena do konca oktobra 2007.

Strojna oprema za centralno pomožno enoto VIS v kraju Sankt Johann im Pongau v Avstriji je bila dostavljena na začetku oktobra 2007, namestitev brez programske opreme pa je bila končana do sredine novembra 2007.

Po zaključku študije o distribuciji električne energije za sistem za ujemanje biometričnih podatkov in po več intenzivnih delavnicah med lokalnim izvajalcem in Evropsko komisijo je bil dosežen sporazum o distribuciji električne energije za sistem za ujemanje biometričnih podatkov in načinu namestitve sistema na obeh lokacijah.

2.1.6. Omrežje

Projekt VIS vključuje tudi zagotavljanje prostranega komunikacijskega omrežja med nacionalnim vmesnikom v vsaki državi članici in centralnim VIS za omogočanje komunikacije med nacionalnimi in centralnimi sistemi. To omrežje izpolnjuje zahteve po razpoložljivosti, varnosti, geografski pokritosti in ravni storitev. Pogodba za omrežje s-TESTA je bila leta 2006 dodeljena konzorciju, ki vključuje OBS (Orange Business Services) in HP (Hewlett-Packard).

Za omrežje je bilo sprva predvideno, da bo vzpostavljeno v dveh valih: najprej v državah članicah, ki sodelujejo pri testih operativnega sistema, to so Nemčija, Estonija, Finska, Italija, Švedska, Slovenija, Norveška in Portugalska, ter nato v državah članicah, ki sodelujejo pri testih ustreznosti začasnega sistema (testi centralnega sistema in večjega števila nacionalnih sistemov).

Službe Komisije so ob koncu leta 2007 po sporazumu o spremenjenem splošnem časovnem načrtu za VIS spremenile časovni načrt za izvedbo omrežja. Izvajalec omrežja se je strinjal z vzpostavitvijo omrežja za vse države članice najpozneje do 30. junija 2008.

Sklep Komisije, ki določa strukturo in zahteve za nacionalne vmesnike ter komunikacijsko infrastrukturo med centralnim VIS in nacionalnimi vmesniki, bo predvidoma sprejet leta 2008.

2.1.7. Načrtovanje in sodelovanje na nacionalni ravni

Napredek se med državami članicami razlikuje zaradi različnih okoliščin na nacionalni ravni. Leta 2007 so nacionalni projekti na splošno dobro napredovali. V državah, ki naj bi sodelovale pri testih operativnega sistema (ob koncu leta 2007 je sedem od osmih zadevnih držav članic poročalo, da se bodo držale vseh ciljnih datumov), so bili zabeleženi zelo pozitivni rezultati.

Službe Komisije v okviru Odbora SIS II vsak mesec organizirajo srečanje delovne skupine za vodje nacionalnih projektov držav članic, da bi razpravljali o vprašanjih načrtovanja, tveganjih in dejavnostih na ravneh centralnih in nacionalnih projektov. Mesečno poročanje držav članic v okviru teh srečanj je spodbudilo kakovost, doslednost in uporabnost informacij, ki so na voljo o njihovih nacionalnih projektih. Službe Komisije so septembra 2007 po odobritvi spremenjenega časovnega načrta za VIS spremenile glavne mejnike v obrazcu za mesečno poročanje in poročanje začele znova. Večina držav članic zdaj poroča v okviru tega novega sistema. Službe Komisije so medtem prejele tudi informacije o napredku na nacionalni ravni v državah, ki bodo schengenski pravni red začele v celoti izvajati pozneje[7].

2.1.8. Izvajanje na konzularnih predstavništvih

V skladu s členom 48(1) osnutka Uredbe VIS je treba biometrične podatke zbirati od začetka delovanja VIS. Pri nadaljevanju priprav na to izvajanje se je leta 2007 nadaljeval drugi pilotni projekt za zajemanje, shranjevanje in potrjevanje biometričnih podatkov prosilcev za vizum (BIODEV II), ki ga vodita francoska in belgijska uprava, vendar ki vključuje tudi več drugih držav članic. Namen BIODEV in BIODEV II je prikazati možnosti za lažje izvajanje VIS na konzulatih in na mejnih prehodih držav članic z vzpostavitvijo poenotenih načinov vpisa ali drugih pobud konzularnega sodelovanja. Ugotovitve BIODEV so bile posredovane državam članicam ob koncu tega obdobja poročanja, dodatne ugotovitve BIODEV II pa bodo predstavljene leta 2008.

2.2. Projektno vodenje Komisije

2.2.1. Načrtovanje in proračun

Odobritve za prevzem obveznosti so v splošnem proračunu za leto 2007 znašale 32 milijonov EUR. Odhodki so v letu 2007 v glavnem zajemali pripravo lokacij, omrežje, pripravo biometrije (dodatni elementi), presojo varnosti, zunanjo pomoč za projektno vodenje, revizijo in vrednotenje, tekoče stroške za razvojno fazo, študije in spremembe VIS (zaradi sprememb pravnih besedil). Ob koncu obdobja poročanja je bilo prevzetih 73,35 % vseh obveznosti za VIS in plačanih 69,30 % odobritev plačil. Zamuda glede sporazuma o pravnem okviru je sprožila zamudo glede nekaterih obveznosti. Ti dogodki so naknadno vplivali tudi na izvajanje nekaterih odobritev plačil v letu 2007. Za naslednje obdobje poročanja je bilo zagotovljenih 20 milijonov EUR v odobritvah za prevzem obveznosti.

Odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za leto 2007

Razpoložljive odobritve za prevzem obveznosti | Porabljeno | Skupaj % | Razpoložljive odobritve plačil | Porabljeno* | Skupaj % |

27 258 110,14 € | 19 994 843,72 € | 73,35 % | 20 023 656,59 | 13 875 607,13 | 69,30 % |

2.2.2. Obvladovanje tveganja

V skladu z najboljšo prakso se projektna tveganja nenehno določajo, ocenjujejo in spremljajo na treh ravneh. Glavni izvajalec, odgovoren za razvoj sistema, ocenjuje tveganja za dejavnosti, ki jih krije njegova pogodba (razvoj centralnega sistema, zagotavljanje podpore in usposabljanja). Države članice spremljajo tveganje v zvezi s svojimi nacionalnimi projekti. Službe Komisije ocenjujejo tudi splošna projektna tveganja, vključno, na primer, z nalogami glavnega izvajalca, odgovornega za razvoj sistema, nacionalnimi projekti, javnimi naročili za storitve omrežja, pripravo operativnih lokacij in sprejetjem pravnih instrumentov. Komisija redno proučuje tveganja na srečanjih v zvezi z nacionalnimi projekti z državami članicami in s projektnim upravnim odborom, ki združuje pretekla, sedanja in prihodnja predsedstva Sveta (glej 2.2.4).

Urad za projektno podporo, ki ga vodi izvajalec za storitve za uporabnike, je bil vzpostavljen ob koncu leta 2006 pod nadzorom Komisije za pomoč skupini projekta VIS pri spremljanju tveganj, ukrepov in usklajevanja komunikacije med različnimi zainteresiranimi stranmi. Urad za projektno podporo je začel delovati leta 2007.

Zaradi sporazuma o stabilnih pravnih predlogih in časovne prerazporeditve se je splošna raven tveganja v obdobju poročanja precej znižala. Trenutno so glavna tveganja povezana s trajanjem razvoja sistema, razpoložljivostjo omrežja, testiranjem, razpoložljivostjo virov, preostalimi zakonodajnimi dejavnostmi in varnostno dokumentacijo. Najpomembnejše tveganje trenutno zadeva pravočasni zaključek razvoja sistema. Eno izmed glavnih tveganj se nanaša na možnost, da ponudnik omrežja ne namesti centralnega omrežnega vmesnika, kot je bilo načrtovano. Pri testiranju se tvega, da bo premalo držav članic pravočasno pripravljenih na nekatere teste centralnega sistema, pri katerih sodelujejo (OST in PSAT). Obstaja tudi tveganje, da bi odobritev dokumentov z opisom zasnove testov trajala dlje, kot je predvideno. Velika tveganja se nanašajo na razpoložljivost primernih finančnih in človeških virov (zaradi različnih razlogov, vključno z morebitno zamudo glede SIS II, preprečitvijo premestitve osebja iz SIS II na projekt VIS, težav pri iskanju specializiranega osebja v primeru menjavanja osebja in morebitno nezmožnostjo glavnega izvajalca, odgovornega za razvoj sistema, da zaključi razvoj v dogovorjenem časovnem okviru). Dodatne zamude v zvezi z uradnim sprejetjem Uredbe VIS bodo povzročile resno tveganje pri komitološkem delu, ki ga je treba zaključiti pred začetkom delovanja. Poleg tega bi lahko pozno sprejetje spremenjenih Skupnih konzularnih navodil in spremenjenega Zakonika o schengenskih mejah povzročilo tveganje za zaključek razvoja sistema. Na področju varnosti obstaja tveganje, da končne različice nekaterih dokumentov (razen tistih, ki so namenjeni varnosti) ne bi bile pravočasno na voljo. Načrti ukrepov za odpravo vseh glavnih tveganj so pripravljeni.

2.2.3. Komuniciranje

Službe Komisije redno poročajo o stanju centralnega projekta VIS državam članicam na srečanjih Odbora SIS II in srečanjih delovne skupine za VIS. Kot je že bilo navedeno, države članice zagotavljajo mesečne najnovejše informacije o napredku svojih nacionalnih projektov.

V letu 2007 se je nadaljevala najboljša praksa v zvezi z dvostranskimi srečanji med vodji nacionalnih projektov in tehnično skupino VIS Komisije, kar je omogočilo državam članicam, da so razpravljale o nadaljnjih podrobnostih napredka svojih posebnih nacionalnih projektov ter centralnega projekta ter o drugih vprašanjih, ki jih posebej zadevajo.

Med obdobjem poročanja je bilo organiziranih enajst enodnevnih mešanih srečanj vodij nacionalnih projektov in delovne skupine ter dve enodnevni srečanji vodij nacionalnih projektov.

2.2.4. Projektni upravni odbor

Projektni upravni odbor za VIS je bil ustanovljen leta 2004. Od leta 2005 vključuje predstavnike iz držav, ki trenutno predsedujejo Svetu, vseh preteklih predsedstev od njegove ustanovitve in dveh naslednjih predsedstev za zagotovitev stalnosti udeležbe držav članic v projektu. Med obdobjem poročanja se je ta odbor sestal osemkrat, da bi skupaj z zainteresiranimi stranmi v projektu, z glavnim izvajalcem, odgovornim za razvoj sistema, ter izvajalcem za zagotavljanje kakovosti proučil vprašanja v zvezi s projektnim vodenjem.

2.3. Srečanja Odbora SIS II

V obdobju poročanja je bilo organiziranih enajst srečanj Odbora SIS II, na katerih so proučevali napredek pri razvoju projekta VIS.

Poleg rednih srečanj Odbora SIS II Komisija organizira tudi delovne skupine za VIS, ki jih sestavljajo strokovnjaki iz držav članic, za podrobno proučevanje tehničnih vprašanj. Ta srečanja so se ponavadi osredotočila na vprašanja, ki zadevajo države članice, in vprašanja, ki se nanašajo na posebne projektne dokumente. Komisija, države članice in glavni izvajalec, odgovoren za razvoj sistema, so predstavili teme, ki zadevajo države članice. Prav tako so bile organizirane delavnice za tesnejši stik z državami članicami in njihov večji prispevek. Poleg tega so bila organizirana tudi neformalna srečanja z vodji nacionalnih projektov, da bi proučili novi časovni načrt za projekt VIS.

3. SKLEPNE UGOTOVITVE IN MOžNOSTI ZA PRIHODNOST

Leto 2007 je zaznamoval politični sporazum o pravnem okviru, ki je omogočil časovno prerazporeditev projekta in razjasnitev glede razvojnih dejavnosti, potrebnih za vključitev sistema za ujemanje biometričnih podatkov v VIS. Politični sporazum o pravnem okviru je sredi leta 2007 omogočil dobro napredovanje v razvoju in gradil na dejavnostih, ki so se izvajale proaktivno v prvi polovici leta na podlagi preteklih različic pravnih predlogov. Ob koncu obdobja poročanja je projekt v celoti sledil spremenjenemu časovnemu načrtu, ki je bil končan septembra 2007. V okviru finančnih zadev so bile nekatere obveznosti v prvi polovici leta odložene zaradi pričakovanega političnega sporazuma o pravnem okviru junija 2007. Od takrat se je, kar se da uspešno in učinkovito, prizadevalo za napredek v finančnem izvajanju. Rezultat so pozitivne številke ob koncu leta tako za obveznosti kot plačila. Komunikacija z državami članicami je še vedno odlična in odnosi so se v okviru srečanj delovnih skupin še okrepili.

[1] Za tretje poročilo glej Delovni dokument služb Komisije z dne 13. junija 2007 o razvoju vizumskega informacijskega sistema (VIS), SEC (2007) 833.

[2] UL L 213, 15. 6. 2004, str. 5.

[3] Okvir komitologije za projekta SIS II in VIS v fazi razvoja so določeni v členu 5(1) Uredbe št. 2424/2001 (UL L 328, 13.12.2001, str. 4).

[4] PE-CONS 3630/1/07 REV1.

[5] Dokument Sveta 13607/07.

[6] Zlasti tri različice kontrolnega dokumenta vmesnika ter z njim povezani simulatorji, štiri različice podrobnih tehničnih specifikacij, končne podrobne funkcionalne specifikacije in osnutek načrta prevzema (različica 1.30).

[7] Ciper, Bolgarija, Romunija in Švica.