[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 23.03.2005

KOM(2005) 101 končno

Predlog

SKLEP SVETA

o stališču, ki se ga sprejme v Odboru veleposlanikov AKP-ES glede kadrovskih predpisov, poslovnika in finančne uredbe Tehničnega centra za sodelovanje v kmetijstvu in na podeželju

(predložena s strani Komisije)

OBRAZLOŽITV ENI MEMORANDUM

Sporazum iz Cotonouja iz junija 2000 predvideva okrepitev in utrditev vloge Tehničnega centra za sodelovanje v kmetijstvu in na podeželju (CTA), da bi se razvile institucionalne zmogljivosti AKP, zlasti upravljanje informacij, da se pospeši dostop do tehnologij in se tako povečajo kmetijska produktivnost, trženje, varnost hrane in razvoj podeželja.

Sporazum iz Cotonouja v Prilogi III predvideva posodobitev kadrovskih predpisov in poslovnika Centra ter finančne uredbe in pogojev za zaposlitev osebja.

Države članice naj preučijo naslednji predlog. Sprejmejo naj tudi odločitev o stališču Skupnosti glede kadrovskih predpisov, poslovnika in finančne uredbe Tehničnega centra za sodelovanje v kmetijstvu in na podeželju, ki ga je treba sprejeti v Odboru veleposlanikov AKP-ES.

Predlog

SKLEP SVETA

o stališču, ki se ga sprejme v Odboru veleposlanikov AKP-ES glede kadrovskih predpisov, poslovnika in finančne uredbe Tehničnega centra za sodelovanje v kmetijstvu in na podeželju

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti in zlasti člena 310 v povezavi z drugim pododstavkom člena 300(2),

ob upoštevanju predloga Komisije[1],

ob upoštevanju naslednjega:

(1) V skladu s sporazumom o partnerstvu med člani skupine afriških, karibskih in pacifiških držav na eni strani ter Evropsko skupnostjo in njenimi državami članicami na drugi strani, podpisanim 23. junija 2000 v Cotonouju[2], in zlasti Prilogo III bi bilo treba sprejeti kadrovske predpise, poslovnik in finančno uredbo Tehničnega centra za sodelovanje v kmetijstvu in na podeželju, v nadaljevanju Center –

SKLENIL:

Člen 1

Skupnost na podlagi osnutka sklepa Odbora veleposlanikov AKP-ES, ki je v Prilogi I, v okviru tega odbora sprejme naslednje stališče o kadrovskih predpisih in poslovniku Centra.

Člen 2

Skupnost na podlagi osnutka sklepa Odbora veleposlanikov AKP-ES, ki je v Prilogi II, v okviru tega odbora sprejme naslednje stališče o finančni uredbi Centra.

V Bruslju,

Za Svet

Predsednik

PRILOGA I

Osnutek

SKLEP ODBORA VELEPOSLANIKOV AKP-ES ŠT. ...... z dne .........

o kadrovskih predpisih in poslovniku Tehničnega centra za sodelovanje v kmetijstvu in na podeželju (CTA)

ODBOR VELEPOSLANIKOV AKP-ES JE –

ob upoštevanju Sporazuma o partnerstvu med člani skupine afriških, karibskih in pacifiških držav na eni strani ter Evropsko skupnostjo in državami članicami na drugi strani, podpisanega v Cotonouju 23. junija 2000[3], v nadaljevanju „Sporazum“, in zlasti člena 3(4) Priloge III,

ob upoštevanju notranjega sporazuma z dne 12. septembra 2000, ki so ga podpisali predstavniki vlad držav članic, zbrani v Svetu, o financiranju in upravljanju pomoči Skupnosti v okviru Finančnega protokola, priloženega k Sporazumu,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Odbor veleposlanikov ob uporabi člena 3(4) Priloge III k Sporazumu iz Cotonouja in po podpisu določi kadrovske predpise in poslovnik Tehničnega centra za sodelovanje v kmetijstvu in na podeželju (v nadaljevanju „Center“), zlasti njegovih nadzornih organov.

(2) Ob uporabi drugega pododstavka člena 1 Protokola št. 2 o privilegijih in imunitetah, priloženega k Sporazumu, se ta uporablja za osebje Centra.

(3) Ustanoviti je treba upravni odbor, ki bo nadzorni organ Centra po točki a) člena 3(4) Priloge III k Sporazumu –

SKLENIL:

Člen 1

1. Center je pravna oseba in ima v vseh državah podpisnicah Sporazuma iz Cotonouja kar najširšo pravno sposobnost, ki se priznava pravnim osebam te vrste.

2. Osebje Centra uživa običajne privilegije, imunitete in ugodnosti, predvidene v Protokolu št. 2 o privilegijih in imunitetah ter omenjene v Izjavah VI in VII, ki sta priloženi k Sporazumu.

3. Center ni profitna organizacija.

4. Sedež Centra je začasno v Wageningnu (Nizozemska) s podružnico v Bruslju.

Člen 2

Naloge Centra so opredeljene v členu 3(1), 3(2) in 3(3) Priloge III k Sporazumu.

Člen 3

1. Odbor veleposlanikov AKP-ES, v nadaljevanju Odbor, je v skladu z določbami iz člena 3(4) in 3(5) Priloge III k Sporazumu nadzorni organ Centra.

2. Upravni odbor se oblikuje v skladu z določbami iz člena 4.

3. Dejavnosti Centra se odvijajo v tesni povezanosti z institucijami in organi, omenjenimi v Sporazumu ali priloženih izjavah; če je potrebno, se obrnejo na regionalne in mednarodne institucije, zlasti na tiste, ki so v Skupnosti in državah AKP in ki se ukvarjajo z vprašanji razvoja kmetijstva in podeželja.

4. Dejavnosti Centra se na pobudo upravnega odbora periodično ocenjujejo.

Člen 4

1. Ustanovi se upravni odbor, odgovoren, da na tehnični, upravni in finančni ravni zagotavlja podporo, spremljanje in nadzor vseh dejavnosti Centra.

2.1. Upravni odbor na podlagi paritete sestavlja 6 članov z bogatimi izkušnjami pri vodenju institucij za razvoj kmetijstva in podeželja: zaželene so osebne kvalifikacije tehnične ali znanstvene narave ter kvalifikacije na področju upravljanja in širjenja informacij o kmetijstvu in podeželju.

2.2. Zainteresirane strani izberejo člane upravnega odbora med državljani držav podpisnic Sporazuma na podlagi zahtevanih kvalifikacij. Njihovo imenovanje potrdi Odbor veleposlanikov. Odbor imenuje šest članov za največ 5 let, ob čemer pride do vmesnega pregleda.

2.3. Po en predstavnik Evropske komisije, Generalnega sekretariata Sveta EU in Sekretariata AKP so kot opazovalci prisotni pri delu upravnega odbora.

2.4. Člani upravnega odbora v skladu z določbami svojega poslovnika izvolijo predsednika in podpredsednika za največ pet let. Mesto predsednika pripada strani (AKP ali ES), ki ne zaseda mesta direktorja Centra. Mesto podpredsednika pripada strani, ki ne zaseda mesta predsednika upravnega odbora.

2.5. Upravni odbor sprejema odločitve z navadno večino prisotnih članov ali njihovih namestnikov v skladu z določbami poslovnika. Vsak član upravnega odbora ima en glas.

V primeru enakega števila glasov odloči glas predsednika.

2.6. Delo na vsaki seji je zaupno in se evidentira v zapisniku.

3.1 Upravni odbor zagotavlja natančno spremljanje dejavnosti Centra. Sestane se do štirikrat letno. Prav tako se lahko sestane vsakič, ko to zahteva opravljanje nalog, bodisi na pobudo Odbora veleposlanikov ali predsednika bodisi na zahtevo direktorja.

3.2. Direktor Centra sodeluje pri delu upravnega odbora kot svetovalec. Center opravlja strokovno-administrativne naloge za upravni odbor.

Upravni odbor lahko za mnenje o posebnih vprašanjih zaprosi druge člane uprave ali osebja Centra in/ali zunanje izvedence.

3.3. Upravni odbor:

a) svetuje in podpira direktorja pri vodenju Centra ter zagotavlja dobro izvajanje predpisov in ciljev, ki jih je določil Odbor;

b) na predlog direktorja Centra:

(i) sprejme splošno strategijo Centra, ki jo predloži Odboru v odobritev;

(ii) odobri letne in večletne programe dejavnosti;

(iii) odobri organizacijsko sestavo, kadrovsko politiko in organigram;

(iv) odobri zaposlovanje novih uslužbencev ter obnovitev, podaljšanje ali prenehanje pogodb z zaposlenimi;

(v) odobri letne proračune Centra;

(vi) na podlagi revizijskega poročila, ki ga sestavi urad, pristojen za revizijo računov, sprejme letna finančna stanja;

(vii) odobri letna poročila in jih pošlje Odboru, da lahko ta preveri skladnost dejavnosti Centra s cilji, postavljenimi zanj v Sporazumu in v odobreni splošni strategiji;

c) Odboru po potrebi poroča o vseh pomembnih vprašanjih, do katerih je prišel pri opravljanju svojih nalog.

3.4. Upravni odbor je odgovoren Odboru veleposlanikov.

4. Upravni odbor na predlog direktorja odobri imenovanje urada za revizijo, ki pregleda finančna in računovodska stanja CTA.

5. Upravni odbor pripravi svoj poslovnik.

Člen 5

1. Center vodi direktor, ki ga Odbor veleposlanikov imenuje za največ pet let.

Odbor pooblasti sopredsednike, da podpišejo direktorjevo pogodbo. Pogodba se sestavi in vodi v skladu z pogoji za zaposlitev osebja Centra. Odbor veleposlanikov je pristojen za sprejemanje vseh potrebnih odločitev glede direktorja.

2. Direktor zagotavlja pravno zastopstvo Centra in izvaja smernice, ki jih določi Odbor veleposlanikov. Direktor je odgovoren Odboru.

3. Direktor po soglasju z upravnim odborom predloži v odobritev Odboru veleposlanikov program dela in letne proračune Centra, določene glede na naloge, naštete v členu 2.

4. Direktor redno obvešča upravni odbor o dejavnostih Centra.

5. Direktor letno pripravi splošno poročilo o dejavnostih in računih Centra, ki ga po soglasju z upravnim odborom najpozneje v devetih mesecih predloži Odboru veleposlanikov.

6. Direktor je odgovoren za organizacijo in upravljanje Centra. Upravnemu odboru poroča o določbah, sprejetih na področju notranjih predpisov za uporabo določb glede Centra.

Člen 6

Proračun Centra se financira v skladu s predpisi, določenimi v Prilogi 1 k Finančnemu protokolu k Sporazumu. Proračun lahko prejema sredstva tudi iz drugih virov.

Člen 7

Odbor lahko na priporočilo upravnega odbora spremeni ta pravila delovanja.

Člen 8

Države AKP, države članice in Skupnost so dolžne, da za to, kar jih zadeva, sprejmejo ukrepe za izvajanje tega sklepa.

Člen 8a

Ta sklep zamenjuje in razveljavlja Sklep Odbora veleposlanikov AKP-EU št. 1/91 z dne 19. aprila 1991 o pravilih delovanja CTA in Sklep Odbora veleposlanikov AKP-EU št. 3/91 z dne 19. aprila 1991 o kadrovskih predpisih in načinih delovanja svetovalnega odbora CTA.

Člen 9

Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.

V Bruslju,

Za Odbor veleposlanikov AKP-ES

Predsednik

PRILOGA II

Osnutek

SKLEP ODBORA VELEPOSLANIKOV AKP-ES ŠT. ….

o

finančni uredbi Tehničnega centra za sodelovanje v kmetijstvu in na podeželju – CTA

ODBOR VELEPOSLANIKOV AKP-ES JE –

ob upoštevanju Sporazuma o partnerstvu med člani skupine afriških, karibskih in pacifiških držav na eni strani ter Evropsko skupnostjo in državami članicami na drugi strani, podpisanega 23. junija 2000 v Cotonouju, v nadaljevanju „Sporazum“, in zlasti točk b) in d) člena 3(4) v Prilogi III[4],

ob upoštevanju notranjega sporazuma z dne 12. septembra 2000, ki so ga podpisali predstavniki vlad držav članic, zbrani v Svetu, o financiranju in upravljanju pomoči Skupnosti v okviru Finančnega protokola, priloženega k Sporazumu,

ob upoštevanju finančne uredbe, ki se uporablja za 9. evropski razvojni sklad[5],

ob upoštevanju predloga Komisije, izdelanega v soglasju s Tehničnim centrom za sodelovanje v kmetijstvu in na podeželju,

ob upoštevanju naslednjega:

- Odbor veleposlanikov mora po podpisu Sporazuma iz Cotonouja sprejeti finančno uredbo Tehničnega centra za sodelovanje v kmetijstvu in na podeželju, v nadaljevanju „Center“;

- Odbor veleposlanikov mora določiti postopke sprejetja proračuna Centra –

SPREJEL FINANČNO UREDBO TEHNIČNEGA CENTRA ZA SODELOVANJE V KMETIJSTVU IN NA PODEŽELJU:

I. SPLOŠNA NAČELA

NAčELA ENOTNOSTI, TOčNOSTI PRORAčUNA, RAVNOTEžJA IN OBRAčUNSKE ENOTE

Člen 1

1. Vsi prihodki in odhodki Centra morajo biti v napovedih, ki temeljijo na letnem programu dela z natančnimi številkami, ki se ga sestavi za vsako proračunsko leto, in morajo biti vključeni v proračun.

2. Prihodki in odhodki, vključeni v proračun, morajo biti uravnoteženi.

Člen 2

Proračun se sestavi in izvaja v eurih, prav tako se v eurih vodijo tudi poslovne knjige. Vendar je Center za potrebe finančnega stanja pooblaščen, da opravlja transakcije v nacionalnih valutah EU in držav AKP.

Člen 3

1. Prihodki vključujejo prispevek Evropskega razvojnega sklada, v nadaljevanju ERS, zneske, odtegnjene v davku na plače, na prejemke in na druge stranske prihodke, ki jih nakaže Center, ter razne druge prihodke.

2. Prihodki lahko vključujejo tudi prispevke drugih subjektov, ki prispevajo v proračun Centra.

3. Center lahko prav tako za tretje strani upravlja sredstva, namenjena sofinanciranju dejavnosti, določenih v Prilogi III k Sporazumu iz Cotonouja. Finančne določbe, ki se uporabljajo za upravljanje teh sredstev, so navedene v členu 34 te uredbe.

Člen 4

Ocene odhodkov vključujejo odhodke za delovanje in dejavnosti. V proračunu mora biti prikazana jasna razlika med njimi.

Člen 5

1. Proračunsko leto se vsako leto začne 1. januarja in konča 31. decembra.

2. Sredstva, vključena v proračun, se odobrijo za trajanje proračunskega leta.

a) Proračunska sredstva, ki so bila pravilno prevzeta v proračunskem letu, vendar niso bila plačana do 31. decembra tega leta, se samodejno prenesejo v naslednje proračunsko leto. Proračunska sredstva morajo biti jasno opredeljena v poslovnih knjigah tekočega proračunskega leta.

b) Proračunska sredstva, sproščena ob koncu proračunskega leta, se prenesejo v petletna proračunska sredstva, predvidena za Center v okviru Sporazuma AKP-ES.

3. Direktor lahko, če ob začetku proračunskega leta proračun ni dokončno sprejet in da bi zagotovil nadaljevanje delovanja Centra, odobri mesečne odhodke po členih, če ne presegajo dvanajstine ustreznih sredstev, odobrenih v proračunu za prejšnje proračunsko leto.

V zvezi s trimesečnimi odhodki za pomoči, plačljivimi vnaprej in odobrenimi v proračunu za prejšnje proračunsko leto, se za vsak člen lahko prevzamejo obveznosti, če ne presegajo četrtine vseh proračunskih sredstev, odobrenih za prejšnje proračunsko leto.

NAČELA DOBREGA FINANČNEGA POSLOVODENJA

Člen 6

1. Sredstva, ki jih daje ERS, se uporabijo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, se pravi z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti.

2. Načelo gospodarnosti določa, da so sredstva na voljo pravočasno, v zadostni količini, primerne kakovosti in po najboljši ceni.

Cilj načela učinkovitosti je najboljše razmerje med uporabljenimi sredstvi in dobljenimi rezultati.

Cilj načela uspešnosti je uresničitev določenih posebnih ciljev in doseganje pričakovanih rezultatov.

3. Cilji morajo biti jasno določeni, njihovo izvajanje pa je treba nadzirati z merljivimi kazalniki. Projekti, financirani iz sredstev Evropskega razvojnega sklada, se morajo po potrebi opirati na predhodne ocene.

II. PRIPRAVA PRORAČUNA

Člen 7

1. Direktor v okviru strateškega načrta in mejah splošnega proračuna, dodeljenega Centru v Finančnem protokolu, pripravi osnutek letnega programa dela in pripadajočega proračuna. Ta osnutek se pošlje Odboru veleposlanikov, v nadaljevanju Odbor, najpozneje 1. julija v letu pred letom izvajanja programa.

2. Center pošlje izvod osnutka progama in proračuna Evropski komisiji, ki nato sproži postopke, potrebne za njuno odobritev.

3. Odbor veleposlanikov sprejme proračun.

Člen 8

1. Načini plačila, ki se uporabljajo za prispevek Evropskega razvojnega sklada, se določijo v pogodbi o dodelitvi nepovratnih sredstev, ki jo podpišeta Center in Komisija.

2. Center vrne ERS prispevek iz prejšnjih proračunskih let, ki ustreza zapadlim proračunskim sredstvom, na podlagi preverjenih izkazov stanja.

3. Proračun je razdeljen na naslove (proračunske rubrike), poglavja, člene in postavke glede na naravo in namen prihodka ali odhodka.

Člen 9

Direktor, če je potrebno, predloži osnutek dopolnitve ali spremembe proračuna, ki se ga preuči in odobri na enak način in po istih postopkih kot proračun z začetnimi ocenami.

III. IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

Člen 10

1. Direktor je odgovoren za izvrševanje proračuna v mejah dodeljenih proračunskih sredstev. O svojem upravljanju poroča Odboru.

2. Direktor mora proračunska sredstva uporabiti v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja iz člena 6.

Člen 11

1. Noben prihodek se ne sme pobrati in noben odhodek izvršiti, če ni vpisan v ustrezni člen proračuna.

Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali ga odobriti zunaj okvira sredstev, odobrenih za zadevno proračunsko leto.

2. Prihodki in odhodki se v poslovnih knjigah izkazujejo v celoti brez izravnave.

Z odstopanjem od tega pravila se lahko od odobrenih zneskov odtegnejo:

a) denarne kazni, naložene imetnikom pogodb ali naročil,

b) popravki nepravilno plačanih vsot, ki se lahko opravijo z odtegljajem ob novi likvidaciji, izvršeni v okviru poglavja, člena in proračunskega leta, kjer je prišlo do preplačila,

c) vrednost vozil, materiala in opreme, prevzetih od nabavi novega blaga iste narave; kupna neto cena je vpisana v poslovne knjige kot izvirna vrednost za vrednotenje zaloge,

d) skonti in rabati, odtegnjeni na računih in spisih.

Še vedno pa se lahko z odstopanjem od tega pravila v isti postavki (vrstici) kot prvotni odhodek ponovno uporabijo:

a) prihodki iz vračil nepravilno plačanih zneskov;

b) prejete zavarovalnine;

c) prihodek od prodaje vozil, materiala in opreme, prodanih ob njihovi obnovitvi;

d) prihodek od prodaje publikacij in filmov;

e) razlike v deviznih tečajih, ugotovljene med izvrševanjem proračuna, ki so lahko predmet kompenzacije; končni rezultat, pozitiven ali negativen, je naveden v računovodskem izkazu.

Člen 12

Prerazporeditve sredstev iz enega naslova v drugega odobri Odbor.

O prerazporeditvah sredstev iz poglavja v poglavje ali znotraj poglavij odloča direktor, ki o tem obvesti Odbor.

Člen 13

Prihodki Centra se plačajo na enega ali več računov, odprtih na ime Centra.

IV. FINANČNI NADZOR

Člen 14

1. Direktor, pooblaščen za odobritev plačil, po temeljnih pravilih, ki jih je sprejel Center, in ob upoštevanju tveganj in narave financiranih ukrepov, vzpostavi strukturo ter postopke in sisteme finančnega poslovodenja in nadzora, potrebne za opravljanje nalog, zlasti naknadnih nadzorov, če je potrebno. Uslužbenec, ki ni začel postopka, mora pred odobritvijo transakcije preveriti njene praktične in finančne vidike. Operativne in nadzorne naloge morajo biti glede pristojnosti jasno določene.

2. Vsak uslužbenec, ki sodeluje pri finančnem poslovodenju ali nadzoru transakcij ter se mu zdi sklep, ki bi ga moral na zahtevo nadrejenega uporabiti ali sprejeti, nepravilen ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja ali deontološkimi pravili, mora o tem pisno obvestiti nadrejenega.

Če nadrejeni kljub temu od uslužbenca zahteva, da nadaljuje, mora izdati pisen ukaz. Uslužbenec nato obvesti direktorja. Če v razumnem času (najpozneje v šestih tednih) glede na nujnost in pomembnost vprašanja ni sprejet noben ukrep, uslužbenec obvesti Odbor veleposlanikov.

Isto pravilo velja, kadar uslužbenec, ki sodeluje pri finančnem poslovodenju ali nadzoru transkacij, meni, da je dejavnost, ki se opravlja v tem okviru, nezakonita, goljufiva ali nepravilna.

V. UPRAVLJANJE PRORAČUNA

Člen 15

1. Proračun Centra se upravlja v skladu z načelom ločitve nalog odredbodajalca in računovodje. Upravljanje proračunskih sredstev je naloga odredbodajalca, ki je edini pristojen za prevzem obveznosti, ugotavljanje zneskov, ki jih je treba izterjati, ter izdajanje nalogov za izterjavo in odredb za plačilo.

2. Za izterjave in plačila je odgovoren računovodja.

3. Odredbodajalec ne more opravljati nalog računovodje.

Člen 16

1. Vsak ukrep, ki lahko ustvari odhodke za Center, mora temeljiti na predlogu za prevzem obveznosti, ki so mu priložena originalna dokazila in ki se ga predloži finančnemu nadzoru v predhodno preverjanje.

2. Za ponavljajoče se odhodke je mogoč začasen prevzem obveznosti.

3. Nalogi za prevzem obveznosti in odredbe za plačila se zapišejo v poslovni knjigi.

Člen 17

1. Odredbodajalec s potrditvijo odhodka:

a) preveri, ali je upnik upravičen do zneska,

b) določi ali preveri resničnost in znesek terjatve,

c) preveri pogoje izterljivosti terjatve.

2. Za vsako potrditev odhodka je treba predložiti dokazila o pridobljenih pravicah upnika in, če je potrebno, opravljeni storitvi, dobavljenem blagu ali opravljenem delu, oziroma druge dokumente, ki upravičujejo plačilo.

Vsak sklep o plačilu mora odobriti pristojni odredbodajalec.

Člen 18

1. Odobritev je dejanje, ko odredbodajalec z izdajo odredbe za plačilo da navodilo računovodji, da plača potrjeni znesek.

2. Odredbi za plačilo so priložena vsa originalna dokazila, tudi potrdilo o točnosti zneska, ki ga je treba plačati, o prejemu blaga in opravljeni storitvi.

3. Kopije dokazil, ki jih je potrdil odredbodajalec, lahko nadomeščajo originale, če je to potrebno.

4. Odredbe za plačilo se pošljejo finančnemu nadzoru v predhodno preverjanje.

5. Če je treba, se odredbi za plačilo, poslani računovodji, priloži potrdilo, da so bila zadevna sredstva evidentirana.

Člen 19

1. Plačilo je končno dejanje, ki Center razbremeni obveznosti do upnikov.

2. Računovodja zagotavlja plačilo odhodkov v okviru razpoložljivih sredstev.

Računovodja v primeru stvarne napake, izpodbijanja veljavnosti potrdila o plačilu celotnega zneska ali neupoštevanja oblik, predpisanih v finančni uredbi, odloži plačilo. O tem mora takoj obvestiti odredbodajalca in natančno navesti razloge za ta ukrep.

Direktor lahko v primeru odloga plačila na lastno odgovornost pisno zahteva, da se plačilo nadaljuje.

Člen 20

1. Plačila se načeloma izvršijo prek bančnega ali poštnega računa, po možnosti z bančnim nakazilom ali, če je to utemeljeno, s čekom. Transakcije so v eurih, razen v izrednih primerih, ki jih ustrezno utemelji in odobri Center.

2. Na čekih in bančnih ali poštnih nakazilih morata biti dva podpisa, in sicer od računovodje in odredbodajalca ali zastopnika.

3. Direktor lahko iz ustrezno utemeljenih razlogov odobri plačila v gotovini. Za vsako gotovinsko izplačilo je treba izdati potrdilo o prejemu.

4. Podpisi se lahko v primeru računalniškega upravljanja prihodkov in odhodkov dodajo po računalniški ali elektronski poti.

5. Ko ni resničnih menjalnih tečajev, se plačila, ki jih je treba izvršiti, ali prihodki, ki jih je treba izterjati v lokalnih devizah AKP, preračunajo v eure po menjalnih razmerjih, veljavnih prvi delovni dan v mesecu opravljanja transakcije, kot jih evidentira banka ali poštni urad Centra.

Člen 21

1. Za plačilo nekaterih kategorij odhodkov, določenih v določbah o uporabi poslovnika, se lahko v skladu s pogoji, ki jih določi Center, oblikujejo blagajne predplačil.

2. Vse sklepe o odobritvi oblikovanja blagajn predplačil mora sprejeti direktor na podlagi predloga uslužbenca, odgovornega za zadevo. Računovodja mora odobriti vse predloge, preden jih predloži direktorju.

3. Vsak sklep o oblikovanju blagajne predplačil mora navajati:

a) identiteto vodje blagajne predplačil,

b) odgovornost na ta način imenovanih vodij blagajne,

c) naravo in najvišji znesek vsakega odhodka ter roke,

d) najvišji znesek odobrenih predplačil,

e) načine in roke dostavitve dokazil.

4. Odredbodajalec in računovodja morata sprejeti potrebne ukrepe za zagotovitev, da se odobritve v zvezi z odobrenimi predplačili izdajo v natančnih zneskih in zahtevanih rokih.

Člen 22

1. Direktor opravlja naloge odredbodajalca za sredstva, vključena v proračun Centra.

2. Direktor lahko nekatera svoja pooblastila za izvrševanje proračuna prenese na podrejenega uslužbenca. V vsakem sklepu o prenosu pooblastil morata biti navedena njegovo trajanje in meja.

Člen 23

1. Direktor imenuje računovodjo, ki je odgovoren za:

a) pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prihodkov in izterjavo ugotovljenih terjatev;

b) sestavljanje in predložitev zaključnih računov v skladu s členom 25;

c) vodenje poslovnih knjig v skladu s členom 25;

d) izvajanje računovodskih pravil in metod ter kontnega načrta;

e) določitev in potrditev računovodskih sistemov ter po potrebi potrditev sistemov, ki jih odredbodajalec določi za dobavljanje in utemeljevanje računovodskih podatkov;

f) vodenje finančnih sredstev.

2. Računovodja pridobi vse potrebne podatke za sestavo računovodskih izkazov, ki dajejo resnično sliko sredstev Skupnosti in izvrševanja proračuna, od odredbodajalca, ki jamči za njihovo zanesljivost.

3. Računovodja je v skladu z odstavkom 1 tega člena in členom 21 edini pooblaščen za upravljanje denarnih in drugih sredstev. Odgovoren je za njihovo hrambo.

4. Računovodja lahko pri opravljanju svojih nalog nekatere prenese na člane osebja, ki so na hierarhični lestvici neposredno pod njim. Odločba o prenosu pooblastil določa naloge, zaupane tem osebam, ter njihove pravice in obveznosti.

Člen 24

1. Odredbodajalec izda nalog za izterjavo vseh terjatev Centra.

2. Računovodja prevzame odgovornost za naloge za izterjavo, ki jih predloži odredbodajalec.

3. Računovodja ali vodja blagajne predplačil izda potrdilo o prejemu za vsako plačilo v gotovini.

VI. RAČUNOVODSTVO, PREDLOŽITEV IN PREVERJANJE ZAKLJUČNIH RAČUNOV, REVIZIJA, RAČUNSKO SODIŠČE, OLAF

Člen 25

1. Knjigovodstvo se za vsako leto posebej vodi v eurih po metodi, imenovani „dvostavno knjigovodstvo“. Prikazuje vse prihodke in odhodke od 1. januarja do 31. decembra vsakega proračunskega leta, pri čemer se opira na dokazila.

Poslovne knjige se zaključijo ob koncu proračunskega leta, da se sestavijo finančni izkazi Centra.

2. Računovodski vpisi se predložijo v skladu s kontnim načrtom, katerega nomenklatura proračunskih postavk vzpostavlja jasno ločevanje med računi za sestavljanje računovodskih izkazov in računi za sestavljanje izkaza prihodkov in odhodkov. Ti vpisi se evidentirajo v knjigah in na listih, ki omogočajo sestavljanje splošne mesečne bilance stanja. Vsako predplačilo se vknjiži v začasnem kontu in popravi najpozneje ob koncu naslednjega proračunskega leta, razen v primeru stalnih predplačil.

3. Center sestavi bilanco stanja in izkaz prihodkov in odhodkov najpozneje 30. aprila vsakega proračunskega leta.

Bilanca stanja izkazuje stanje sredstev Centra 31. decembra minulega proračunskega leta.

Izkaz prihodkov in odhodkov vsebuje:

a) tabelo „prihodki“, ki vključuje:

- pričakovane prihodke iz Evropskega razvojnega sklada na podlagi odobrenih prevzemov obveznosti tekočega leta in tistih, ki so bile prenesene iz prejšnjih proračunskih let;

- dejanske prihodke iz davkov na plače in prejetih obresti;

- druge dejanske prihodke;

b) tabelo „dhodki“, ki vključuje:

- dejanska plačila za prevzete obveznosti proračunskega leta, prenesene iz prejšnjih proračunskih let;

- dejanska plačila ali prevzete obveznosti, ki bremenijo proračun leta N;

- pregledno tabelo, ki izkazuje dejanska plačila za pohištvo, opremo in drugo blago v evidenci;

- prevzete obveznosti, za katere se odobri prenos v naslednje proračunsko leto;

c) pojasnila k računovodskim izkazom, ki vključujejo:

- uporabljena računovodska načela;

- pregledno tabelo porabljenih, plačanih, zapadlih ali prenesenih proračunskih sredstev prejšnjih ali tekočih let;

- podrobna pojasnila in izračune za postavke, izkazane v računovodskih izkazih.

4. Vsako četrtletje se sestavi računovodski izkaz, ki prikazuje stanje izvrševanja tekočega proračuna in uporabo prenesenih sredstev; računovodja mora potrditi izkaz in ga poslati Odboru veleposlanikov.

Člen 26

Zunanji revizorji

Upravni odbor Centra na podlagi priporočil direktorja Centra za največ 3 leta imenuje revizijsko podjetje, ki ga izbere z javnih razpisom.

Revizorji so pooblaščeni, da preverjajo knjige in zakladnico Centra, ali so evidence zalog in bilance stanja sestavljene pravilno in v dobri veri ter pazijo, da so podatki o poslovnih knjigah Centra pravilni.

Namen revizije, opravljene na podlagi računovodskih listin in po potrebi na kraju samem, je, da se ugotovijo zakonitost in pravilnost prejetih prihodkov in odobrenih odhodkov ter kakovost finančnega poslovodenja.

Revizorji ob koncu vsakega proračunskega leta poročajo upravnemu odboru o dokončanju naloge najpozneje 1. oktobra v letu po koncu prejšnjega proračunskega leta.

Upravni odbor na podlagi tega poročila in računovodskih izkazov direktorju da razrešnico za izvrševanje proračuna.

Člen 27

Komisija (v imenu Skupnosti), Računsko sodišče in Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) lahko v skladu s finančno uredbo 9. ERS začnejo postopke preverjanja proračunskih sredstev, ki jih je ERS odobril Centru.

Računsko sodišče lahko preveri zakonitost in pravilnost prihodkov in odhodkov ter upoštevanje določb Sporazuma iz Cotonouja in finančne uredbe 9. ERS.

VII. ODGOVORNOST ODREDBODAJALCEV, RAČUNOVODIJ IN VODIJ BLAGAJNE PREDPLAČIL

Člen 28

Vsak odredbodajalec je disciplinsko in, če je potrebno, odškodninsko odgovoren, kadar ugotavlja zneske, ki jih je treba izterjati, ali izdaja naloge za izterjavo, odobri odhodek ali podpiše odredbo za plačilo, ne da bi pri tem upošteval to finančno uredbo. Isto velja, kadar ne pripravi odločbe o ugotovitvi dolga ali ne izda naloga za izterjavo ali ga brez utemeljitve izda prepozno.

Odredbodajalec je odgovoren samo, kadar je napaka namerna ali posledica hude malomarnosti.

Člen 29

1. Vsak računovodja je disciplinsko in, če je potrebno, odškodninsko odgovoren za plačila, ki jih izvršuje, ne da bi pri tem upošteval člen 19.

Disciplinsko in odškodninsko je odgovoren za vsako izgubo ali poslabšanje denarnih in drugih sredstev ter dokumentov, ki jih hrani, če je to posledica njegove namerne napake ali hude malomarnosti.

Pod istimi pogoji je odgovoren za pravilno izvajanje prejetih ukazov za uporabo in vodenje bančnih računov ter zlasti:

a) kadar izvršena plačila in izterjave niso v skladu z zneski, navedenimi na odredbah za plačilo ali nalogih za izterjavo;

b) kadar plačila nakazuje osebam, ki niso upravičene do njih.

2. Vsak vodja blagajne predplačil je disciplinsko in, če je potrebno, odškodninsko odgovoren:

a) kadar z ustreznimi dokazili ne more upravičiti izvršenih plačil;

b) kadar plačila nakazuje osebam, ki niso upravičene do njih.

Vodja blagajne je disciplinsko in odškodninsko odgovoren za vsako izgubo ali poslabšanje denarnih in drugih sredstev ter dokumentov, ki jih hrani, če je to posledica njegove namerne napake ali hude malomarnosti.

Člen 30

1. Računovodje in vodje blagajne predplačil se zavarujejo pred tveganji iz tega člena.

Center krije pripadajoče stroške zavarovanja. Natančno določi kategorije osebja, ki opravljajo naloge računovodje in vodje blagajne predplačil, ter pogoje, v katerih prevzame stroške, ki jih ima osebje, da se zavaruje pred tveganji, povezanimi z njihovimi nalogami.

2. Posebne odškodnine se odobrijo računovodjem in vodjem blagajne predplačil. Znesek odškodnine se določi v uredbi, ki jo pripravi Center in odobri upravni odbor. Zneski, ki ustrezajo tem odškodninam, se mesečno nakažejo na račun, ki ga Center odpre na ime vsakega uslužbenca, da tvorijo jamstveni sklad za kritje vsakega blagajniškega primanjkljaja, za katerega je odgovoren zadevni uslužbenec, če tega primanjkljaja ne krijejo izplačila zavarovalnic.

Kreditni saldo jamstvenih računov se zainteresiranim nakaže, potem ko se konča njihova funkcija računovodje ali vodje blagajne predplačil, če so prejeli sklep o dokončni razrešitvi s funkcije.

3. Direktor ima po predložitvi računovodskih izkazov Odboru veleposlanikov na voljo dve leti, da na podlagi poročila zunanjih revizorjev odloči o dokončni razrešitvi računovodje ali vodje blagajne predplačil.

Člen 31

Odškodninska in disciplinska odgovornost odredbodajalcev, računovodij in vodij blagajne predplačil se določita v skladu z zaposlitvenimi pogoji za osebje Centra.

Člen 32

Navzkrižje interesov

Uslužbenci nimajo pravice sodelovati pri izvrševanju proračuna, kadar so njihovi interesi v navzkrižju z interesi Centra. Če pride do tega, zadevni uslužbenec ne sme ukrepati in mora o tem poročati nadrejenemu.

Navzkrižje interesov obstaja, kadar uslužbenec pri izvrševanju proračuna ne more nepristransko in objektivno opravljati nalog zaradi družinskih ali osebnih vezi, nacionalne ali politične pripadnosti, gospodarskih interesov ali katerega koli drugega skupnega interesa z upravičencem.

VI II. SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 33

Oddajo javnih naročil bo treba opraviti po splošnih predpisih o pogodbah za gradbena dela, nakup blaga in opravljanje storitev, kot jih je odobril Svet ministrov AKP-EU.(*)

(*) (Sklep Sveta ministrov AKP-ES št. 2/2002 z dne 7. oktobra 2002 o izvajanju členov 28, 29 in 30 Priloge IV k Sporazumu iz Cotonouja – UL L 320/1)

Člen 34

Upravljanje v imenu tretjih oseb

1. Center lahko v skladu s pooblastilom ravno tako upravlja sredstva v imenu tretjih oseb. Seznam sredstev je v prilogi k proračunu Centra.

2. Ta finančna uredba se uporablja za upravljanje teh sredstev.

3. Upravljanje sredstev v imenu tretjih oseb se prikaže v ločenih poslovnih knjigah.

4. Računovodski izkazi vseh sredstev, ki jih Center upravlja v imenu tretje osebe, vsebujejo bilanco stanja in izkaz prihodkov in odhodkov, ki izkazujeta stanje 31. decembra zadevnega proračunskega leta. Potrdijo se v skladu z določbami sporazuma, ki sta ga podpisala Center in tretja oseba.

Če teh določb ni, računovodske izkaze potrdijo zunanji revizorji Centra.

5. Ti računovodski izkazi se priložijo računovodskim izkazom Centra.

Člen 35

1. Vodi se stalna evidenca vseh premičnin in nepremičnin, ki sestavljajo premoženje Centra. V to evidenco se ne vpišejo premičnine, katerih vrednost je enaka ali višja od 350 eurov. Številka evidence mora biti vpisana na vsakem računu pred njegovim plačilom.

2. Prodaje premičnin in nepremičnin, katerih kupna vrednost po enoti je višja od 350 eurov, se ustrezno objavijo.

3. Pri prenosu, odstranitvi ali izginotju evidentiranega blaga zaradi izgube, kraje ali kakršnega koli drugega razloga se sestavi poročilo, ki ga podpišeta direktor in oseba, odgovorna za opremo.

4. Center vodi fizično in knjigovodsko evidenco, ki ju je treba redno usklajevati. To uskladitev morajo doseči zunanji revizorji.

Člen 36

Države AKP, države članice in Skupnost morajo, če jih to zadeva, sprejeti potrebne določbe za uporabo tega sklepa.

Člen 36a

Finančna uredba Centra, ki je predmet Sklepa št. 2/91 z dne 19. aprila 1991, se razveljavi.

Člen 37

Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.

V Bruslju,

Za Odbor veleposlanikov

Predsednik

[1] UL C […], […], str. […].

[2] UL L 317, 15.12.2000, str. 3.

[3] UL L 317, 15.12.2000, str. 3. Sporazum, kot ga spreminja Sklep Sveta ministrov AKP-ES št. 1/2003 (UL L 141, 7.6.2003, str. 25).

[4] UL L 317, 15.12.2000, str. 3.

[5] UL L 83/1, 1.4.2003.