EVROPSKA KOMISIJA Bruselj, 7.6.2022 COM(2022) 292 final POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU, SVETU IN RAČUNSKEMU SODIŠČU































Letno poročilo organu, odgovornemu za razrešnico, o notranjih revizijah,

izvedenih v letu 2021 {SWD(2022) 160 final}



Kazalo 1.Cilji in področje uporabe poročila 2.Poslanstvo Službe za notranjo revizijo: odgovornost, neodvisnost in objektivnost 3.Pregled revizijskega dela 3.1.Izvajanje revizijskega načrta za leto 2021 3.2.Statistični podatki o priporočilih Službe za notranjo revizijo 4.Sklepi na podlagi revizijskega dela, opravljenega v letu 2021 4.1.Sklep o revizijah smotrnosti 4.1.1.Pripravljenost na izvajanje večletnega finančnega okvira za obdobje 2021–2027 4.1.2.Strategije nadzora za programe, ki jih izvajajo tretje osebe 4.1.3.Sistemi notranjih kontrol v izbranih generalnih direktoratih: zakonitost, pravilnost in skladnost 4.1.4.Izvajanje prava EU 4.1.5.Varnost informacijske tehnologije 4.1.6.Drugi postopki 4.2.Delni sklepi Službe za notranjo revizijo 4.3.Splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije 5.Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji 6.Ukrepi za zmanjšanje morebitnih navzkrižij interesov (mednarodni standardi notranjega revidiranja) – preiskava Evropskega varuha človekovih pravic

1.Cilji in področje uporabe poročila To poročilo v okviru postopka razrešnice obvešča Evropski parlament in Svet o notranjih revizijah, ki jih je leta 2021 opravila Služba za notranjo revizijo Evropske komisije v generalnih direktoratih, službah in izvajalskih agencijah Komisije. Vključuje: (i) povzetek števila in vrste opravljenih notranjih revizij; (ii) zbiren pregled danih priporočil in (iii) ukrepe, sprejete na podlagi navedenih priporočil. V skladu s členom 118(8) in členom 247 finančne uredbe Komisija poročilo pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu. Temelji na poročilu, ki ga je v skladu s členom 118(4) finančne uredbe notranji revizor Komisije pripravil o revizijskih in svetovalnih poročilih Službe za notranjo revizijo, zaključenih v letu 2021. 2.Poslanstvo Službe za notranjo revizijo: odgovornost, neodvisnost in objektivnost Poslanstvo Službe za notranjo revizijo je izboljšati in zaščititi organizacijsko vrednost z dajanjem objektivnih zagotovil, nasvetov in vpogleda, ki temeljijo na tveganju. Služba za notranjo revizijo pomaga Komisiji pri doseganju njenih ciljev z uvajanjem sistematičnega in discipliniranega pristopa, potrebnega za ocenjevanje in izboljšanje učinkovitosti postopkov obvladovanja tveganja, kontrole in upravljanja. Njene naloge vključujejo ocenjevanje in pripravo ustreznih priporočil za izboljšanje postopkov obvladovanja tveganja, kontrole in upravljanja za doseganje naslednjih treh ciljev: (i) spodbujanje ustrezne etike in vrednot v organizaciji; (ii) zagotavljanje učinkovitega upravljanja organizacijske smotrnosti in odgovornosti ter (iii) učinkovito sporočanje informacij o tveganju in kontroli ustreznim oddelkom organizacije. S tem spodbuja kulturo učinkovitega in uspešnega upravljanja v Komisiji in njenih službah. Neodvisnost dela Službe za notranjo revizijo je določena v finančni uredbi in njeni listini o delu, ki jo je sprejela Komisija. V njej je določeno, da morajo revizorji Službe za notranjo revizijo za zagotavljanje objektivnosti presoje in preprečitev navzkrižja interesov ohraniti svojo neodvisnost glede dejavnosti in operacij, ki jih pregledujejo. Če je njihova objektivnost dejansko ali na videz oslabljena, je treba razkriti podrobnosti o oslabitvi. Če notranji revizor meni, da je to potrebno, se lahko obrne neposredno na predsednico Komisije in/ali kolegij. Služba za notranjo revizijo opravlja svoje delo v skladu s finančno uredbo in Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju ter etičnim kodeksom Inštituta notranjih revizorjev. Služba za notranjo revizijo poroča – in je funkcionalno odgovorna – odboru za spremljanje poteka revizij. Služba za notranjo revizijo: (i) poroča odboru za spremljanje poteka revizij o pomembnih vprašanjih, ki izhajajo iz revizij, in mogočih izboljšavah revidiranih postopkov; (ii) poda letno splošno mnenje o stanju finančnega poslovodenja v Komisiji in (iii) (vsaj letno) poroča o svojem delu in smotrnosti, kot je določeno v njenem letnem revizijskem načrtu. To poročanje vključuje pomembne izpostavljenosti tveganju, vprašanja glede kontrole in institucionalnega upravljanja ter druge zadeve. Odbor za spremljanje poteka revizij pomaga kolegiju komisarjev pri izpolnjevanju njegovih obveznosti iz Pogodb, finančne uredbe in drugih zakonskih instrumentov. To počne z: (i) zagotavljanjem neodvisnosti Službe za notranjo revizijo; (ii) spremljanjem kakovosti notranjih revizij; (iii) zagotavljanjem, da službe Komisije ustrezno upoštevajo priporočila notranje in zunanje revizije, ter (iv) zagotavljanjem, da priporočilom sledijo ustrezni nadaljnji ukrepi. Tako odbor za spremljanje poteka revizij pomaga povečati uspešnost in učinkovitost Komisije pri doseganju njenih ciljev. Poleg tega kolegiju olajšuje nadzor nad praksami Komisije na področju upravljanja, obvladovanja tveganja in notranjih kontrol. Služba za notranjo revizijo ne opravlja revizije sistemov, s katerimi države članice izvajajo kontrole nad finančnimi sredstvi EU. Takšne revizije segajo do ravni posameznih upravičencev, opravljajo pa jih notranji revizorji držav članic, nacionalni revizijski organi, drugi generalni direktorati Komisije in Evropsko računsko sodišče. Služba za notranjo revizijo pa revidira ukrepe, ki jih je Komisija sprejela za nadzor in revizijo: (i) organov v državah članicah ter (ii) drugih organov, ki so odgovorni za izplačevanje finančnih sredstev EU, na primer Združenih narodov. Kot je določeno v finančni uredbi, lahko Služba za notranjo revizijo te dolžnosti opravi na kraju samem, tudi v državah članicah. 3.Pregled revizijskega dela 3.1.Izvajanje revizijskega načrta za leto 2021 Služba za notranjo revizijo je revizijski načrt za leto 2021 izvedla v okviru pandemije COVID-19, pri čemer je dosledno upoštevala veljavne ureditve dela na institucionalni ravni. Služba za notranjo revizijo je kljub izzivom, ki so jih te okoliščine prinesle, dokončala 143 nalog (revizije, svetovanja, nadaljnji ukrepi in pregledi) in izdala 148 poročil (vključno z obvestili o nadaljnjih ukrepih in o zaključku). To je bilo doseženo z uporabo priložnosti za digitalizacijo, ki so na voljo v Komisiji, in orodji, ki podpirajo učinkovite in uspešne postopke revizije na daljavo. Na spodnjih diagramih sta prikazana skupno število ter razčlenitev vrst zaključenih nalog in poročil. Do presečnega datuma, tj. 31. januar 2022, je bil izveden 100-odstotni revizijski načrt za leto 2021, kot je bil posodobljen, da bi se upoštevala nastajajoča tveganja v sredini leta. Vir: Evropska komisija, Služba za notranjo revizijo. Prvotni načrt za leto 2021 je vseboval 38 revizijskih nalog (revizije, preglede in posvetovanja, nadaljnjih ukrepov pa ne), ki naj bi bile končane do presečnega datuma, tj. 31. januar 2022, poleg tega pa je prvotni načrt za leto 2021 vseboval tudi 35 dodatnih nalog, ki naj bi se začele pred 31. januarjem 2022 in bi bile končane po tem datumu. Prvotni načrt za leto 2021 je bil posodobljen septembra in oktobra 2021. Odbor za spremljanje poteka revizij je upošteval prvotni in posodobljeni načrt. Služba za notranjo revizijo svoje revizijsko delo načrtuje na podlagi ocene tveganja in analize zmogljivosti. To določajo njena listina in mednarodni standardi, njen cilj pa je opredeliti načrt, ki zajema področja z najvišjim tveganjem, s čimer se poveča dodana vrednost Službe za notranjo revizijo, ter pomaga zagotoviti najboljšo uporabo virov ter učinkovito in uspešno izvajanje načrta. Njegovo izvajanje se redno spremlja in po potrebi prilagaja. 3.2.Statistični podatki o priporočilih Službe za notranjo revizijo Spodnja slika prikazuje število priporočil, ki jih je Služba za notranjo revizijo izdala leta 2021.

Vir: Evropska komisija, Služba za notranjo revizijo. Odboru za spremljanje poteka revizij je bil predložen celovit pregled nadaljnjih ukrepov v zvezi s priporočili notranje revizije Službe za notranjo revizijo, ki so zamujala šest mesecev od presečnega datuma, tj. 31. januar 2022. Poleg tega Služba za notranjo revizijo pripravlja tri dodatna četrtletna poročila o izvajanju priporočil, pri katerih je prišlo do daljše zamude in o katerih so razpravljali na sejah pripravljalne skupine odbora za spremljanje poteka revizij. Leta 2021 so revidiranci sprejeli vsa priporočila Službe za notranjo revizijo razen enega. V vseh primerih so revidiranci pripravili akcijske načrte, ki so jih nato predložili Službi za notranjo revizijo, ta pa jih je ocenila kot zadovoljive. Na presečni datum, tj. 31. januarja 2022, so revidiranci ocenili, da je bilo v obdobju 2017–2021 izvedenih 652 (74 %) od skupaj 881 sprejetih priporočil Službe za notranjo revizijo (vključno z delno sprejetimi priporočili). To pomeni, da je še vedno odprtih 229 priporočil (26 %). Vir: Evropska komisija, Služba za notranjo revizijo. Od teh 229 odprtih priporočil ni nobeno ocenjeno kot kritično, 72 je ocenjenih kot zelo pomembnih, 157 pa je ocenjenih kot pomembnih. 65 od teh ima zamudo (tj. niso bila izvedena do prvotno dogovorjenega roka za izvedbo). Priporočila z zamudo predstavljajo 7,4 % od skupno (delno) sprejetih priporočil. Od teh priporočil z zamudo je 7 zelo pomembnih priporočil uvrščenih med priporočila z daljšo zamudo (priporočilo ima daljšo zamudo, če je odprto še več kot 6 mesecev po prvotnem roku za izvedbo). Ta zelo pomembna priporočila z daljšo zamudo predstavljajo 0,8 % skupnega števila sprejetih priporočil v obdobju 2017–2021 (v primerjavi z 0,6 % v prejšnjem poročevalskem obdobju). Poleg tega ima eno zelo pomembno priporočilo, ki ne spada v poročevalsko obdobje, tudi zelo dolgo zamudo. Služba za notranjo revizijo ima strogo politiko spremljanja, da oceni izvajanje svojih priporočil. Rezultati kažejo, da je velika večina priporočil Službe za notranjo revizijo izvedenih učinkovito in pravočasno. Vir: Evropska komisija, Služba za notranjo revizijo. Služba za notranjo revizijo na splošno meni, da je izvajanje njenih priporočil zadovoljivo in primerljivo s prejšnjimi poročevalskimi obdobji. Iz tega je razvidno, da službe Komisije skrbno izvajajo kritična in zelo pomembna priporočila ter tako zmanjšujejo tveganja, ki jih odkrije Služba za notranjo revizijo. Ne glede na to je treba pozornost nameniti posameznim priporočilom, ki so ocenjena kot zelo pomembna in pri izvajanju katerih je prišlo do daljše zamude. Ta zelo pomembna priporočila z daljšo zamudo so povzeta v delu 3 delovnega dokumenta služb Komisije. 4.Sklepi na podlagi revizijskega dela, opravljenega v letu 2021 4.1.Sklep o revizijah smotrnosti Služba za notranjo revizijo je v letu 2021 opravljala dve vrsti revizij, da bi prispevala h kulturi Komisije, ki temelji na smotrnosti, in njeni večji osredotočenosti na stroškovno učinkovitost: revizije smotrnosti in celovite revizije, ki zajemajo pomembne vidike smotrnosti. Služba za notranjo revizijo je v skladu s svojo metodologijo in dobro prakso k smotrnosti pristopila posredno z ocenjevanjem uspešnosti služb pri izvajanju politik, programov in ukrepov glede na tveganja, povezana z njimi. S tem pristopom želi zagotoviti, da so generalni direktorati in službe razvili ustrezne okvire smotrnosti, orodja za merjenje smotrnosti, ključne kazalnike in sisteme spremljanja. V naslednjih oddelkih so predstavljeni sklepi Službe za notranjo revizijo o različnih vidikih smotrnosti, na katere se je osredotočila pri revizijah, ki jih je izvedla leta 2021. 4.1.1.Pripravljenost na izvajanje večletnega finančnega okvira za obdobje 2021–2027 Večletni finančni okvir za obdobje 2021–2027 in sveženj za okrevanje v okviru NextGenerationEU bi bilo treba izvajati v skladu s finančno uredbo ter ju dopolnjevati glede možnosti financiranja in rezultatov, ki jih je treba doseči. Številne revizije iz leta 2021 so osredotočene na tveganja, povezana z oblikovanjem celotnega svežnja, okrepljeno vlogo Komisije na nekaterih področjih in njena nova področja odgovornosti. Rezultati teh revizij kažejo, da so na tem področju v prihodnosti potrebne znatne izboljšave, pri čemer so številna zelo pomembna priporočila, izdana leta 2021, naslovljena na generalne direktorate, za katere je bila opravljena revizija. 1)Prva revizija ocenjuje pripravo programskega obdobja 2021–2027 v Generalnem direktoratu za zaposlovanje, socialne zadeve in vključevanje, Generalnem direktoratu za pomorske zadeve in ribištvo ter Generalnem direktoratu za regionalno in mestno politiko. Na podlagi te revizije je bilo pripravljenih sedem zelo pomembnih priporočil. Priprava generalnih direktoratov na programsko obdobje 2021–2027 je postopek, ki je bil na datum revizijskega poročila še v teku, zato je revizija obravnavala premični cilj. Čeprav so generalni direktorati oblikovali in izvedli ustrezne postopke za podporo začetku programskega obdobja 2021–2027, sta na njihovo uspešnost in učinkovitost vplivali dve pomanjkljivosti, zlasti v zvezi s podporo državam članicam ter časovnim okvirom priprave in začetka programskega obdobja.

2)Druga revizija zadeva pripravo sredstev Generalnega direktorata za migracije in notranje zadeve na programsko obdobje 2021–2027. Na njeni podlagi sta bili pripravljeni dve zelo pomembni priporočili. Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da je priprava na programsko obdobje 2021–2027 postopek, ki je bil na datum revizijskega poročila še v teku. Čeprav je Generalni direktorat za migracije in notranje zadeve oblikoval in izvedel ustrezne postopke za podporo začetku programskega obdobja 2021–2027, še vedno ostaja več pomanjkljivosti, ki vplivajo na njegovo uspešnost in učinkovitost, zlasti v zvezi z zamudami v delovnih programih tematskega instrumenta, spremljanjem napredka programskega obdobja 2021–2027 in poročanjem višjemu vodstvu. Glede na trajno naravo priprav in dejstvo, da sta obe reviziji predstavljali stanje v določenem trenutku, lahko ugotovljene pomanjkljivosti, če se ne obravnavajo, vplivajo na naslednje faze programskega obdobja. 3)Tretja revizija ocenjuje pripravljenost Evropskega urada za boj proti goljufijam na izvajanje uredbe o vzpostavitvi Evropskega javnega tožilstva. Služba za notranjo revizijo je v tej reviziji ugotovila, da sistem notranjih kontrol Evropskega urada za boj proti goljufijam za pripravo na prihodnje sodelovanje z Evropskim javnim tožilstvom, ni bil v celoti ustrezen in uspešen. Ugotovila je pomanjkljivosti pri načrtovanju in spremljanju pripravljalnega postopka, smernicah za preiskave in varstvo podatkov in vidikih, povezanih z informacijsko tehnologijo, ter izdala tri zelo pomembna priporočila. 4)Četrta revizija ocenjuje pripravljenost Generalnega direktorata za konkurenco na program za konkurenco. Čeprav je generalni direktorat vzpostavil okvir za izvajanje programa za konkurenco v okviru večletnega finančnega okvira za obdobje 2021–2027, so bile pri reviziji ugotovljene preostale pomanjkljivosti pri opredelitvi in strukturiranju nekaterih ključnih elementov programa za konkurenco, ki lahko vplivajo na njegovo učinkovito izvajanje. Služba za notranjo revizijo je izdala tri zelo pomembna priporočila. 5)Nazadnje, v reviziji o pripravljenosti na novi evropski statistični program v programskem obdobju 2021–2027 v Eurostatu niso bila ugotovljena nobena pomembna vprašanja smotrnosti. 4.1.2.Strategije nadzora za programe, ki jih izvajajo tretje osebe Odredbodajalci morajo vzpostaviti ustrezne in učinkovite strategije in dejavnosti za nadzor in spremljanje učinkovitega izvajanja programov in zaščite proračuna EU s strani pooblaščenih subjektov ter za hitro reševanje morebitnih ugotovljenih težav. V preteklih letih je Služba za notranjo revizijo opravila več revizij ureditev nadzora, vzpostavljenih v generalnih direktoratih in službah za programe (in/ali politike), ki jih izvajajo tretje osebe. Pogosto je ugotovila pomanjkljivosti v učinkovitosti strategij nadzora. Služba za notranjo revizijo je v svojem splošnem mnenju o finančnem poslovodenju, tako kot v preteklih letih, ponovno poudarila zadevo v zvezi s strategijami nadzora za politike, ki jih izvajajo tretje osebe. Hkrati pa je iz rezultatov revizije za leto 2021 mogoče razbrati, da se na nekaterih področjih politike stanje izboljšuje. 1)Služba za notranjo revizijo si je v svojem strateškem revizijskem načrtu za obdobje 2021–2023 prizadevala za integriran pristop, ki temelji na tveganju, da bi po potrebi opravila revizije, ki bi zajemale tako partnerske generalne direktorate Komisije in decentralizirane agencije kot druge avtonomne organe EU. Leta 2021 sta bili zaključeni prvi dve reviziji z več subjekti, ki sta se na ravni generalnih direktoratov Komisije osredotočili na ureditev nadzora med Generalnim direktoratom za energijo in Fuzijo za energijo (F4E), (evropsko skupno podjetje, ki upravlja prispevek Evrope k ITER) ter med Generalnim direktoratom za migracije in notranje zadeve in Evropsko agencijo za mejno in obalno stražo (Frontex). Rezultati so bili zadovoljivi, brez ugotovljenih visokih preostalih tveganj ali večjih pomanjkljivosti v revidiranih generalnih direktoratih Komisije. 2)Druga revizija je potekala v Generalnem direktoratu za podnebno politiko in Generalnem direktoratu za okolje o njunem odnosu z Evropsko agencijo za okolje in Evropsko agencijo za kemikalije. Služba za notranjo revizijo, v nasprotju z zgoraj omenjenima revizijama z več subjekti, teh dveh agencij ni vključila v obseg revizije, saj se je revizija začela leta 2020, pred reorganizacijo Službe za notranjo revizijo. Oba generalna direktorata sta vzpostavila ustrezne postopke za podporo odnosom z zadevnima decentraliziranima agencijama. Vendar pa je bilo ugotovljeno, da sta njihova uspešnost in učinkovitost oslabljena zaradi pomanjkljivosti, ki je povezana z nadzorno vlogo tako Generalnega direktorata za podnebno politiko kot Generalnega direktorata za okolje v zvezi z viri Evropske agencije za okolje. Druga pomanjkljivost Generalnega direktorata za okolje je povezana z nadzorom in mehanizmi usklajevanja z Evropsko agencijo za okolje. 3)Nazadnje, cilj revizije je bil oceniti nadzor Generalnega direktorata za raziskave in inovacije nad organi iz člena 185. Ta revizija je bila zaključena po predhodnem pregledu, ko so revizorji znova ocenili tveganja, ki so bila najprej ocenjena kot visoka, kot srednja do nizka, zlasti, ker bosta samo dva od petih organov iz člena 185, za katera je odgovoren Generalni direktorat za raziskave in inovacije, še naprej delovala v sedanji obliki v okvirnem programu za raziskave za obdobje 2021–2027, tj. programu Obzorje Evropa. 4.1.3.Sistemi notranjih kontrol v izbranih generalnih direktoratih: zakonitost, pravilnost in skladnost Medtem ko je Služba za notranjo revizijo več pozornosti namenila vprašanjem smotrnosti v zadnjih nekaj letih, politični deležniki in Evropsko računsko sodišče ohranjajo poglobljeno raven nadzora nad tem, kako Komisija upravlja proračun EU, v smislu zakonitosti, pravilnosti in skladnosti. Zato je bila ena prednostnih nalog revizijskega načrta za leto 2021 (na podlagi strateškega revizijskega načrta 2021–2023) dati zagotovilo kolegiju ter generalnim direktoratom in službam o učinkovitem in uspešnem delovanju sistemov notranjih kontrol v zvezi s finančnim poslovodenjem. Služba za notranjo revizijo je v okviru deljenega upravljanja zaključila tri revizije. 1)Služba za notranjo revizijo je v reviziji prekinitev, začasnih ustavitev in finančnih popravkov za evropski strukturni in investicijski sklad za obdobje 2014–2020 potrdila, da Generalni direktorat za zaposlovanje, socialne zadeve in vključevanje, Generalni direktorat za pomorske zadeve in ribištvo ter Generalni direktorat za regionalno in mestno politiko delujejo pod omejitvami zelo zahtevnega pravnega okvira v obliki uredbe o skupnih določbah. Zlasti so pogoji za uporabo neto finančnih popravkov strožji od prvotnih predlogov Komisije. Zato je treba v tem kontekstu upoštevati ugotovitve revizije. Služba za notranjo revizijo ugotavlja, da obstaja več pomanjkljivosti, ki vplivajo na učinkovito izvajanje postopkov generalnih direktoratov v zvezi s prekinitvami, začasnimi ustavitvami in finančnimi popravki, in je zato izdala skupno osem zelo pomembnih priporočil. 2)Identifikacijski sistem za zemljišča je ključni mehanizem za kontrole, ki temelji na fotografijah iz zraka ali satelitskih fotografijah in v katerem so evidentirane vse kmetijske parcele v državah članicah. Sistem je oblikovan tako, da preverja upravičenost do subvencij na površino v okviru skupne kmetijske politike (SKP) in ima bistveno vlogo pri preverjanju skladnosti z različnimi obveznostmi SKP, tudi v zvezi z ekologizacijo SKP. Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da čeprav je Generalni direktorat za kmetijstvo in razvoj podeželja vzpostavil ustrezne kontrole za podporo upravljanju sistemov držav članic in spremljanje njihove kakovosti, na njihovo učinkovitost vplivajo pomanjkljivosti. Izboljšati je treba spremljanje in nadaljnje ukrepe pri ocenjevanju kakovosti identifikacijskega sistema za zemljišča. 3)Revizija v Generalnem direktoratu za kmetijstvo in razvoj podeželja v zvezi s podporo, spremljanjem in pregledi dela certifikacijskih organov ni privedla do opredelitve kakršnih koli pomembnih vprašanj smotrnosti. Služba za notranjo revizijo je zaključila tudi različne revizije v okviru neposrednega upravljanja. 4)Služba za notranjo revizijo je v reviziji o uporabi rezultatov revizije v programu Obzorje 2020 ugotovila, da so revidirani generalni direktorati in izvajalske agencije vsesplošno urejeni in izvajajo ustrezen in učinkovit sistem notranjih kontrol v zvezi z uporabo rezultatov o reviziji skupne revizijske službe. Vloge in odgovornosti so jasno opredeljene, projektnim in finančnim uradnikom pa so v skladu z veljavnimi pravili na voljo orodja. Kljub temu ostajajo pomanjkljivosti glede spremljanja in poročanja o uporabi rezultatov naknadnih revizij. 5)Služba za notranjo revizijo je preučila tudi pobudo Komisije o enotnem območju izmenjave elektronskih podatkov (SEDIA). Cilj pobude SEDIA je v celoti avtomatizirati in vključiti postopek za ravnanje z informacijami o javnih naročilih in nepovratnih sredstvih, pri tem pa čim bolj omejiti ročni vnos podatkov in spodbujati usklajevanje ter ponovno uporabo takih podatkov v celotnem postopku. Namen pobude SEDIA je vložnikom, kandidatom in ponudnikom zagotoviti enotno vstopno točko za komunikacijo in izmenjavo informacij o javnih naročilih in nepovratnih sredstvih. Izvajanje pobude SEDIA podpira doseganje poslovnih ciljev številnih strank in nenazadnje tudi celotne Komisije. Evropska izvajalska agencija za raziskave pri izvajanju pobude SEDIA, ki je nedavna pobuda Komisije in edinstvena po svoji vrsti, ni imela koristi od izkušenj z vidika strukture upravljanja, okvira notranje kontrole in podpornih sistemov informacijske tehnologije. Poleg tega se je pobuda od začetka delovanja leta 2017 srečevala z zelo omejeno razpoložljivostjo ustreznih orodij informacijske tehnologije. Čeprav Izvajalska agencija za raziskave učinkovito zagotavlja storitve, za katere je odgovorna v okviru pobude SEDIA, ter v skladu s finančno uredbo in v skladu z dogovorom s svojimi strankami, obstajajo pomanjkljivosti, ki vplivajo na učinkovitost opravljanja storitev, povezanih s pobudo SEDIA, in skladnost s pravili o varstvu osebnih podatkov, ki se obdelujejo pri delovanju agencije na področju pobude SEDIA.

6)Generalni direktorat za podporo strukturnim reformam podpira naraščajoče število projektov za države članice EU na področju tehnične podpore, zlasti v okviru programa za podporo strukturnim reformam za programsko obdobje 2014–2020 in Instrumenta za tehnično podporo za programsko obdobje 2021–2027. Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da čeprav je generalni direktorat splošno oblikoval ustrezne postopke in kontrole za zagotavljanje tehnične podpore državam članicam v okviru programa za podporo strukturnim reformam, obstajajo pomanjkljivosti v zvezi z zmogljivostmi IT (orodja, smernice in prakse) pri spremljanju in učinkovitem izvajanju projektov. 7)Temeljni storitvi, ki ju Urad za vodenje in plačevanje posameznih pravic zagotavlja sedanjemu in nekdanjemu osebju Evropske komisije ter drugih institucij in organov EU, sta določitev zakonskih pravic in presoja individualnih pravic. Urad obravnava velik obseg transakcij za različne kategorije pravic, ki temeljijo na kompleksni pravni podlagi, ter za različne institucije EU in stranke z različnimi značilnostmi in potrebami. Čeprav je urad v tem zahtevnem okolju zasnoval ustrezen okvir kontrol, da bi zagotovil pravilno določitev pravic in presojo individualnih pravic za aktivno osebje in osebje, ki je aktivno še po koncu delovnega razmerja, ostajajo zelo pomembne pomanjkljivosti glede uspešnosti in učinkovitosti njegove strategije kontrol. 8)Služba za notranjo revizijo v revizijah o (1) upravljanju nepovratnih sredstev pobude Obzorje 2020 v Izvajalski agenciji Evropskega raziskovalnega sveta; (2) predpristopnem instrumentu II za nepovratna sredstva v okviru neposrednega upravljanja v Generalnem direktoratu za sosedstvo in širitvena pogajanja in (3) postopku zaključevanja preteklih programov (ki so se izvajali z različnimi načini izvajanja proračuna) v Generalnem direktoratu za sosedstvo in širitvena pogajanja, ni ugotovila nobenih pomembnih težav. 4.1.4.Izvajanje prava EU Ključna odgovornost generalnih direktoratov je podpirati, spremljati ter izvrševati izvajanje in uporabo prava Evropske unije (EU) (pravni red Unije). 1)Dve reviziji ugotavljata, kako zadevni generalni direktorati (1) dejavno podpirajo in spremljajo države članice pri pravilnem izvajanju in uporabi zakonodaje EU pred začetkom njene veljavnosti ter ocenjujeta prenos direktiv EU; (2) spremljajo tekoče izvajanje prava EU, vključno z obravnavanjem pritožb deležnikov in upravljanjem zadev na lastno pobudo in (3) upravljajo izvrševanje morebitnih kršitev in pomanjkljivosti prek dialogov z državami članicami ter postopkov ugotavljanja kršitev. 2)Služba za notranjo revizijo potrjuje posebne izzive v zvezi z viri, s katerimi se srečuje Generalni direktorat za energijo pri uravnovešanju vse zahtevnejšega sklopa odgovornosti, zlasti v zvezi z doseganjem ciljev evropskega zelenega dogovora, in vse večjo delovno obremenitvijo, povezano z novimi političnimi in zakonodajnimi pobudami. Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da čeprav je Generalni direktorat za energijo na splošno oblikoval ustrezne notranje kontrole za podporo, spremljanje in izvrševanje uporabe energetskega prava EU, obstajajo pomanjkljivosti v zvezi upravljavskim nadzorom postopka ocenjevanja skladnosti, kar posledično vpliva na njegovo uspešnost in učinkovitost. 3)Sistem notranjih kontrol, ki je vzpostavljen na ravni Generalnega direktorata za mobilnost in promet, zagotavlja učinkovito podporo, spremljanje in izvrševanje uporabe prometnega prava EU. 4)Poleg tega je bila tretja revizija usmerjena v postopek obravnavanja pritožb deležnikov v Generalnem direktoratu za notranji trg, industrijo, podjetništvo ter mala in srednja podjetja. Ugotovljenih ni bilo nobenih pomembnih vprašanj smotrnosti. 4.1.5.Varnost informacijske tehnologije Služba za notranjo revizijo je zaključila dve reviziji o varnosti informacijske tehnologije: revizijo na centralni ravni o upravljanju in spremljanju skladnosti z okvirom Komisije za varnost informacijske tehnologije ter revizijo več generalnih direktoratov na lokalni ravni o varnosti informacijske tehnologije v kadrovski službi. 1)Prva revizija o upravljanju in spremljanju skladnosti je razkrila obseg zadevne naloge in izzive, s katerimi se srečuje Generalni direktorat za informatiko, tj. da bi morali vsi generalni direktorati poročati o skladnosti z zelo velikim številom kontrol informacijske varnosti, zlasti kadar so postavljeni pred številne druge prednostne naloge. Čeprav je Generalni direktorat za informatiko vzpostavil potrebna institucionalna orodja, ki bi podprla učinkovito izvajanje varnostnih zahtev v Komisiji, ostajajo pomembne pomanjkljivosti na dveh področjih: (1) pri upravljanju skladnosti z varnostjo informacijske tehnologije in praksah poročanja ter (2) pri skladnosti s postopkom upravljanja. 2)Zaradi občutljivosti informacij, ki jih obravnavajo kadrovske službe, je bistveno, da so sistemi informacijske tehnologije visoko varovani in da imajo ustrezen varnostni nadzor. Revizija je razkrila mešane rezultate glede pomembnosti ugotovljenih težav in dejstva, da se varnost informacijske tehnologije med storitvami razlikuje. Služba za notranjo revizijo je zaradi številnih pomembnih pomanjkljivosti Generalnega direktorata za človeške vire in varnost sklenila, da je treba postopke vodenja, upravljanja in kontrol informacijske tehnologije še izboljšati, da bi se ugotovljena tveganja ustrezno zmanjšala. V Uradu za vodenje in plačevanje posameznih pravic in Evropskem uradu za izbor osebja je bilo stanje kljub nekaterim pomanjkljivostim na splošno pozitivno. Kar zadeva vlogo Generalnega direktorata za informatiko kot ponudnika storitev kadrovski službi, je revizija ugotovila številne pomanjkljivosti pri komunikaciji z generalnimi direktorati/službami. 4.1.6. Drugi postopki Pri dveh revizijah so bili z zadovoljivimi rezultati ocenjeni vidiki smotrnosti drugih postopkov (upravljanje zunanjih deležnikov in krizno obveščanje). Služba za notranjo revizijo ni ugotovila nobenih pomembnih pomanjkljivosti. 4.2.Delni sklepi Službe za notranjo revizijo Služba za notranjo revizijo je februarja 2022 vsakemu generalnemu direktoratu in službi predložila delne sklepe o stanju notranjih kontrol. Ti delni sklepi so bili uporabljeni pri letnih poročilih zadevnih generalnih direktoratov in služb o dejavnostih za leto 2021. Na podlagi revizijskega dela, opravljenega v zadnjih treh letih, zajemajo vsa izdana odprta priporočila. Sklep Službe za notranjo revizijo o stanju notranjih kontrol je omejen na upravljavske in kontrolne sisteme, ki so bili revidirani. Ne nanaša se na sisteme, ki jih Služba za notranjo revizijo v zadnjih treh letih ni revidirala. 4.3.Splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije Služba za notranjo revizijo mora v skladu s svojo listino o delu izdati letno splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije. To mnenje temelji na revizijskem delu na področju finančnega poslovodenja v Komisiji, ki ga je Služba za notranjo revizijo opravila v preteklih treh letih (v obdobju 2019–2021). V njem so upoštevane tudi informacije iz drugih virov, in sicer poročil Evropskega računskega sodišča. Splošno mnenje se izda hkrati s tem poročilom in se nanaša na isto leto. Na podlagi teh revizijskih podatkov je notranji revizor menil, da je Komisija leta 2021 uvedla postopke za upravljanje, obvladovanje tveganj in notranjo kontrolo, ki so kot celota ustrezni, da dajejo razumno zagotovilo o doseganju njenih finančnih ciljev. Vendar je splošno mnenje izraženo s pridržkom, povezanim s pridržki, ki so jih izrazili odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil v izjavah o zanesljivosti, izdanih v njihovih letnih poročilih o dejavnostih.

Pri oblikovanju splošnega mnenja je notranji revizor upošteval tudi skupni učinek vseh zneskov, pri katerih po ocenah obstaja tveganje ob plačilu, saj presegajo zneske, za katere je bil izražen pridržek. Skupni zneski, pri katerih obstaja tveganje ob plačilu, pomenijo najboljšo oceno odredbodajalcev na podlagi prenosa pooblastila o znesku odobrenih odhodkov, ki niso bili v skladu z veljavnimi pogodbenimi in regulativnimi določbami ob plačilu leta 2021. V njihovih letnih poročilih o dejavnostih generalni direktorati/službe ocenjujejo zneske, pri katerih obstaja tveganje ob plačilu, na skupaj med približno 2 784 milijoni EUR in 3 249 milijoni EUR. To ustreza med 1,6 % in 1,9 % skupnih ustreznih odhodkov proračuna Komisije, Evropskega razvojnega sklada in skrbniškega sklada Unije za zunanje ukrepe v letu 2021, kar je manj od 2 % pomembnosti, kot je opredeljeno v navodilih za pripravo letnih poročil o dejavnostih za leto 2021. Ti zneski za leto 2021, pri katerih obstaja tveganje ob plačilu, ne vključujejo še nobenih finančnih popravkov in izterjav, povezanih s pomanjkljivostmi in napakami, ki jih bodo generalni direktorati/službe zaradi večletnih popravnih mehanizmov, ki so del sistemov notranje kontrole Komisije, odkrili in popravili v prihodnosti. Služba za notranjo revizijo zaradi teh elementov meni, da je celotni proračun EU dolgoročno ustrezno zaščiten. Služba za notranjo revizijo je brez dodatnih pridržkov k splošnemu mnenju poudarila zadeve, opisane v nadaljevanju. 1. Izvrševanje proračuna EU v kriznih razmerah, povezanih s pandemijo COVID-19 Zdravstvene, socialne, gospodarske in finančne razmere, ki so posledica pandemije COVID-19, pomenijo potencialno velika medsektorska tveganja za institucijo v zvezi z izvrševanjem proračuna EU in izpolnjevanjem prednostnih nalog politike. To vključuje operacije, ki so del večletnega finančnega okvira 2014–2020, za katere je treba ustrezne kontrole (zlasti naknadne) z vidika zanesljivosti, skladnosti in smotrnosti še izvesti, ter operacije v okviru večletnega finančnega okvira 2021–2027 ter svežnja za okrevanje v okviru instrumenta NextGenerationEU. Da bi zagotovili ustrezno zaščito proračuna glede na obstoječe izzive brez primere, Služba za notranjo revizijo poudarja, da bi morali generalni direktorati in službe Komisije še naprej (i) ustrezno ocenjevati tveganja, ki jih je povzročila pandemija COVID-19, povezana s finančnim poslovodenjem z vidika zanesljivosti, smotrnosti in skladnosti s pravnim okvirom ter morebitnim učinkom na učinkovitost zmožnosti Komisije za izvajanje popravnih ukrepov zaradi morebitnih logističnih omejitev za izvajanje kontrol na kraju samem in zelo zahtevnih gospodarskih razmer na ravni EU in nacionalni ravni (vključno z morebitnimi stečaji končnih upravičencev, kar bi lahko otežilo izterjavo neupravičeno izplačanih zneskov) ter (ii) opredeliti in izvajati ustrezne blažilne ukrepe, kot sta prilagoditev ali ponovna opredelitev njihovih strategij kontrole. Poleg tega bi morali generalni direktorati Komisije še naprej oblikovati in izvajati ustrezne strategije finančnega poslovodenja, revizij in kontrole za operacije v podporo okrevanju v okviru instrumenta NextGenerationEU, zlasti kar zadeva mehanizem za okrevanje in odpornost. Zaradi izvajanja novega pristopa, ki temelji na smotrnosti, je treba nekatere elemente zasnove strategije kontrol, ki zajemajo zakonitost in pravilnost, v letu 2022 še dodatno razviti, zlasti postopke za začasno prekinitev plačil in zmanjšanje podpore v primerih, ko mejniki in cilji za določen zahtevek za plačilo niso bili delno ali v celoti doseženi. Poleg tega je treba zaključiti oblikovanje kontrol preostalih odgovornosti Komisije v zvezi z drugimi elementi skladnosti (tj. zaščita finančnih interesov Unije v primeru goljufije, korupcije, navzkrižja interesov ali resne kršitve obveznosti, ki izhaja iz sporazuma o posojilih ali financiranju). 2. Strategije nadzora v zvezi s tretjimi osebami, ki izvajajo politike in programe. Čeprav ostaja Komisija v celoti odgovorna za zagotavljanje zakonitosti in pravilnosti odhodkov ter dobro finančno poslovodenje (pa tudi doseganje ciljev politike), se pri izvajanju svojih programov vse bolj zanaša na tretje osebe. To večinoma poteka tako, da se izvrševanje proračuna EU za poslovanje ali izvajanje nekaterih nalog prenese na države zunaj EU, mednarodne organizacije ali mednarodne finančne institucije, nacionalne organe in agencije v državah članicah, skupna podjetja, organe, ki niso organi EU, in decentralizirane agencije EU. Poleg tega se na nekaterih področjih politike vse pogosteje uporabljajo nadomestni mehanizmi financiranja, kot so finančni instrumenti, ki za Komisijo pomenijo posebne izzive in tveganja, kot je poudarilo tudi Evropsko računsko sodišče. Da bi generalni direktorati izpolnili svoje splošne odgovornosti, morajo nadzirati izvajanje programov in politik ter po potrebi zagotoviti smernice in pomoč. Zato morajo opredeliti in izvajati zadostne, uspešne in učinkovite dejavnosti nadzora/spremljanja/poročanja ter tako zagotoviti, da pooblaščeni subjekti in drugi partnerji učinkovito izvajajo programe, ustrezno ščitijo finančne interese EU, spoštujejo sporazume o prenosu pooblastil, kjer je primerno, in čim prej rešijo vse morebitne opredeljene težave. Čeprav so bili v zadnjih letih na ravni osrednjih služb in ravni ustreznih generalnih direktoratov sprejeti ukrepi za zmanjšanje tveganj, ugotovljenih v okviru revizijskega dela, so na nekaterih področjih še vedno potrebne dodatne izboljšave, zlasti kar zadeva stebrno ocenjevanje in posredno upravljanje. To je pomembno ne samo v zvezi z zaključkom dejavnosti, prenesenimi v okviru večletnega finančnega okvira za obdobje 2014–2020, temveč bo glede na povečano uporabo lastniških in jamstvenih instrumentov ter instrumentov delitve tveganja v večletnem finančnem okviru za obdobje 2021–2027 še pomembnejše. 3. Poročanje o popravni zmogljivosti večletnih sistemov kontrol Komisija je skupaj z državami članicami (po potrebi) vzpostavila večletne sisteme kontrol, da bi zagotovila zdravo finančno poslovodenje s sredstvi EU. Ti sistemi zajemajo preventivne ukrepe (tj. kontrole, namenjene preprečevanju napak pred izvrševanjem plačil) ter popravne ukrepe (tj. kontrole po izvrševanju plačil in po potrebi do zaključka programov). Ti ukrepi tvorijo splošno popravno zmogljivost Komisije (vključno z ukrepi, ki jih izvajajo države članice). Ob upoštevanju večletne narave sistema kontrol Komisije se rezultati kontrol poročajo v dveh delih cikla programov z ocenjenim „tveganjem ob plačilu“ (tj. po preventivnih ukrepih) in „tveganjem ob zaključku“ (tj. po preventivnih in popravnih ukrepih). „Tveganje ob zaključku“ se ovrednoti tako, da se ocenjeni „prihodnji popravki“ odštejejo od ocenjenega „tveganja ob plačilu“. Na splošno je Služba za notranjo revizijo seznanjena z nekaterimi izboljšavami letnih poročil o dejavnostih generalnih direktoratov za leto 2021 in (osnutka) letnega poročila o upravljanju in smotrnosti v zvezi z informacijami o preventivnih in popravnih ukrepih, ki jih uporabljajo Komisija in države članice. Vendar je treba glede na vse večji pomen popravkov, ki so jih izvedle države članice kot sestavni del strukture kontrol pri deljenem upravljanju, predložene informacije o popravni zmogljivosti še dodatno izboljšati (v smislu njihove jasnosti in razdelitve ustreznih podatkov), da se ustrezno utemeljijo splošna popravna zmogljivost Komisije (vključno s popravki, ki jih zahteva Komisija in ki jih sprejmejo države članice), „ocenjeni prihodnji popravki“ in posledično „tveganje ob zaključku“. Zlasti (a) so potrebni dodatni podatki za razdelitev med preventivne in popravne ukrepe, ki jih izvajajo države članice, in (b) razmerje med „ocenjenimi prihodnjimi popravki“ in „izvedenimi popravki“ je treba jasno pojasniti in podpreti z ustreznimi podatki, najprej na ravni generalnih direktoratov v letnih poročilih o dejavnostih in nato na ravni Komisije v letnem poročilu o upravljanju in smotrnosti izvrševanja. 5.Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji Komisija, ustanovljena v skladu s členom 143 finančne uredbe, v mnenju, ki ga je pripravila v skladu s členom 93 finančne uredbe, v letu 2021 ni poročala o sistemskih problemih. 6.Ukrepi za zmanjšanje morebitnih navzkrižij interesov (mednarodni standardi notranjega revidiranja) – preiskava Evropskega varuha človekovih pravic Manfred Kraff, sedanji generalni direktor Službe za notranjo revizijo in notranji revizor Komisije, je nastopil mandat 1. marca 2017. Pred tem je bil namestnik generalnega direktorja in računovodja Komisije v Generalnem direktoratu za proračun.