[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 1.8.2008

COM(2008) 500 konč.

SPOROČILO KOMISIJE

Povzetek poročila Svetu o napredku izvajanja Priporočila Sveta 2005/835/ES z dne 14. novembra 2005 o prednostnih dejavnostih za večje sodelovanje na področju arhivov v Evropi, ki ga je predložila Skupina evropskih arhivistov {SEC(2008) 2364}

1. OZADJE

Svet je v Resoluciji z dne 6. maja 2003 o arhivih v državah članicah[1] priznal izzive, s katerimi so se arhivi soočali pred širitvijo Unije na deset novih držav članic. Pozval je, da se zlasti ob upoštevanju širitve ocenijo razmere javnih arhivov v EU, in Komisijo zaprosil, naj predloži poročilo, v katerem bi obravnavala možnosti okrepljenega usklajevanja in sodelovanja.

Kot odgovor na Resolucijo Sveta je Komisija februarja 2005 Svetu predložila Poročilo o arhivih v razširjeni Evropski uniji , ki ga je pripravila skupina strokovnjakov iz držav članic[2]. Poročilo vsebuje analizo stanja arhivov v Evropski uniji, pa tudi številne predloge ukrepov in prihodnje smernice za večje sodelovanje med arhivi na evropski ravni.

Na podlagi Poročila o arhivih je Svet pripravil Priporočilo 2005/835/ES o prednostnih dejavnostih za večje sodelovanje na področju arhivov v Evropi z dne 14. novembra 2005[3]. V točki A Priporočila Sveta se poziva k ustanovitvi Skupine evropskih arhivistov (SEA), ki naj bi vključevala strokovnjake, ki jih imenujejo države članice in institucije Unije za zagotovitev sodelovanja in usklajevanja v splošnih zadevah v zvezi z arhivi in zlasti izvajanje petih prednostnih ukrepov iz točke B Priporočila. V točki C so države članice in institucije Unije skupaj pozvane k spodbujanju izvajanja teh prednostnih ukrepov. Opozarja se, da si bo Evropska unija v okviru obstoječih programov prizadevala podpirati projekte za izvajanje teh ukrepov. Svet v točki D Priporočila zahteva, da Skupina evropskih arhivistov najpozneje tri leta po objavi tega priporočila predloži poročilo o napredku v zvezi z izvajanjem prednostnih ukrepov.

Skupina evropskih arhivistov je poročilo o napredku, ki ga je zahteval Svet, sprejela na svojem srečanju 6. junija 2008. Poročilo SEA o napredku je Svetu predloženo v obliki priloge k temu sporočilu.

SEA je menila, da bi moralo poročilo vključevati dosežke na področju izvajanja Priporočila Sveta, pa tudi določati nekaj novih prihodnjih izzivov na področju arhivov. Poročilo o napredku je bilo oblikovano na podlagi teh ugotovitev.

2. DOSEžKI

2.1. Večje sodelovanje na področju arhivov v Evropi

SEA je bila ustanovljena na začetku leta 2006 in vključuje strokovnjake iz vseh 27 držav članic Evropske unije[4], pa tudi iz petih evropskih institucij, navedenih v členu 7(1) Pogodbe ES. Po svojem ustanovitvenem zasedanju aprila 2006 se je SEA sestajala vsakih šest mesecev, da bi razpravljala o napredku, doseženem pri izvajanju Priporočila Sveta, ter zagotovila navodila in splošne smernice za dejavnosti na področju petih prednostnih ukrepov.

SEA si je prizadevala sodelovati z drugimi ustreznimi mrežami in sektorji. Za izvajanje številnih prednostnih ukrepov je skušala sodelovati z obstoječimi organi, kot sta forum DLM[5] in evropska izpostava Mednarodnega arhivskega sveta (EURBICA). Sektor arhivov dejavno sodeluje tudi v Fundaciji za evropsko digitalno knjižnico ter ima zastopnike v skupini strokovnjakov na visoki ravni za elektronske knjižnice in delovni skupini za interoperabilnost evropskih digitalnih knjižnic.

Glede prednostnega ukrepa „sprejetje ukrepov za preprečevanje kraje arhivskega gradiva“ si je SEA prizadevala sodelovati z muzeji in knjižnicami, da bi rešila problem, ki je skupen vsem trem sektorjem. Medsektorsko sodelovanje naj bi bilo poglavitnega pomena za uspešno povrnitev ukradenega blaga. Francosko predsedstvo EU bo v ta namen oktobra 2008 v kraju Roubaix organiziralo skupno konferenco, na kateri se bo razpravljalo o zadevnem problemu.

V skladu s točko C Priporočila Sveta je Komisija skušala, kadar je bilo to mogoče, podpreti projekte za izvajanje Priporočila Sveta. Finančna sredstva za posodobitev in razširitev vzorčnih zahtev za upravljanje elektronskih zapisov (MoReq2)[6] in pravno podatkovno zbirko za arhive v Evropi[7] so bila zahtevana in pridobljena v okviru programa IDABC[8]. Predlog delovne skupine SEA za vzpostavitev spletnega portala za arhive[9] naj bi se financiral v okviru programa e-Vsebine plus [10].

2.2. Pet prednostnih ukrepov Priporočila Sveta

Napredek je bil dosežen na področju vseh petih prednostnih ukrepov iz točke B Priporočila Sveta iz novembra 2005.

2.2.1. Varovanje in preprečevanje poškodb arhivskega gradiva

V Priporočilu Sveta se poziva k razvoju akcijskega načrta za spodbujanje ukrepov za preprečevanje poškodb dokumentarnega in arhivskega gradiva zaradi naravnih nesreč ali drugih škodljivih primerov, k spodbujanju ukrepov za materialno varstvo gradiva ter za restavriranje in konserviranje poškodovanega dokumentarnega in arhivskega gradiva na področju celotne Skupnosti ter k ustanovitvi in spodbujanju standardov in specifikacij za gradnjo novih namenskih stavb za arhive.

Po objavi Priporočila je bila ustanovljena tristranska delovna skupina za varovanje in preprečevanje poškodb arhivskega gradiva, ki ji je predsedoval nemški zvezni arhiv (Bundesarchiv). Delovna skupina se je osredotočila na najnujnejše težave, navedene v Priporočilu Sveta, ki se nanašajo na preprečevanje poškodb arhivskega gradiva. Napredovala je na področju regionalnega sodelovanja med Češko, Poljsko in Nemčijo, zlasti pa pri svojih načrtih, da leta 2008 vzpostavi informacijsko storitev prek spleta, ki bi se uporabljala v primeru nesreč. Ta storitev naj bi vključevala podrobne informacije o preprečevanju in obvladovanju poškodb arhivskega gradiva, pa tudi informacije o tem, kje pridobiti ustrezna sredstva in zmogljivosti.

Cilj je, da se spletna zbirka podatkov razširi na evropsko raven in postane orodje, ki bi oblikovalo in omogočilo povezovanje evropskih arhivov v mreže. To bi arhivom celotne EU omogočilo, da se ustrezno pripravijo za vse možne primere nesreč.

2.2.2. Evropsko interdisciplinarno sodelovanje na področju elektronskega dokumentarnega in arhivskega gradiva

V Priporočilu Sveta z dne 14. novembra 2005 se poziva k nadaljnjemu razvoju evropskega interdisciplinarnega sodelovanja na področju elektronskega dokumentarnega in arhivskega gradiva. V Priporočilu se še posebej poziva k posodobitvi in razširitvi trenutnih zahtev za vzpostavitev sistemov za upravljanje elektronskega dokumentarnega in arhivskega gradiva, kot je MoReq („ Model requirements for electronic documents and archives management systems “). Svet je v Priporočilu pozval tudi, da se še naprej organizirajo konference foruma DLM o elektronskem dokumentarnem in arhivskem gradivu.

Forum DLM je v sodelovanju s Komisijo razvil posodobljeno in razširjeno različico vzorčnih zahtev za upravljanje elektronskih dokumentarnega gradiva (MoReq2). Forum DLM bo zagotavljal upravljanje MoReq2 in spodbujal preskušanje skladnosti programske opreme, ki je kompatibilna z MoReq2.

V skladu s Priporočilom Sveta bo forum DLM še naprej organiziral velike konference o elektronskem dokumentarnem in arhivskem gradivu. Peta konferenca foruma DLM bo potekala v kraju Toulouse (Francija) od 10. do 12. decembra 2008 ter se bo osredotočila na dosežke in nove smernice na področju upravljanja informacij in arhivskega gradiva v Evropi.

2.2.3. Vzpostavitev in vzdrževanje spletnega portala za dokumentarno in arhivsko gradivo v Evropi

Namen predloga za vzpostavitev spletnega portala za arhivsko gradivo v Evropi je zagotoviti lažji dostop do različnega evropskega arhivskega gradiva, ki ga hranijo zasebne ali javne institucije za kulturno dediščino, in njegovo lažjo uporabo prek spleta za namene dela, prostega časa in/ali študija. Arhivske podatke v Evropi bo prvič mogoče pridobiti ne glede na nacionalne, institucionalne in sektorske omejitve. To bo znatno prispevalo k uresničitvi vizije skupne večjezične točke dostopa do evropske digitalne kulturne in znanstvene dediščine, porazdeljene po Evropi.

Projekt ne bo določal ali opredeljeval novih standardov, temveč po celotni Evropi vzpostavil skupni okvir, ki bo vključeval obstoječe splošne arhivske standarde. Poleg tega bo projekt podpiral in spodbujal sprejetje nadnacionalnih standardov, da bi se zagotovila interoperabilnost z različnimi arhivskimi portali, vzpostavljenimi na nacionalni in institucionalni ravni.

Projektna skupina, ki jo vodi generalni poddirektorat španskega državnega arhiva, je vzpostavila močno mrežo arhivov in vzdržuje intenzivne stike z drugimi institucijami za kulturno dediščino (knjižnice, muzeji). Arhivski portal se bo povezal z evropsko digitalno knjižnico EUROPEANA, s Komisijo pa naj bi se sklenila pogodba za financiranje projekta iz programa e-Vsebine plus .

2.2.4. Spodbujanje najboljše prakse glede nacionalne in evropske zakonodaje na področju arhivov

Svet v Priporočilu z dne 14. novembra 2005 poziva k spodbujanju najboljše prakse glede nacionalne in evropske zakonodaje o upravljanju in dostopu do dokumentarnega in arhivskega gradiva. Zato predlaga, da se vzpostavi podatkovna zbirka, ki bo med seboj povezovala podatke o arhivski zakonodaji in drugi sorodni zakonodaji na državni ravni in ravni Skupnosti ter olajšala njihovo iskanje. Podatkovna zbirka bo zagotavljala pregled obstoječe zakonodaje ter omogočala opredelitev in razširjanje najboljših praks.

Delovno skupino za vzpostavitev pravne podatkovne zbirke za arhive v Evropi vodi direkcija za arhive v Franciji ( Direction des Archives de France ) v sodelovanju z evropsko izpostavo Mednarodnega arhivskega sveta (EURBICA). Podatkovna zbirka vsebuje arhivsko zakonodajo in drugo sorodno zakonodajo, pa tudi obrazložitvene in vsebinske podatke EU in držav članic EU. Razvoj pravne podatkovne zbirke podpira Evropska komisija, financira pa program Evropske unije IDABC.

Pravna podatkovna zbirka je bila Komisiji predstavljena junija. Vsebino bodo države članice in evropske institucije zagotovile v drugi polovici leta 2008. Podatkovno zbirko bodo posodabljale države članice, gostil pa Mednarodni arhivski svet (MAS).

2.2.5. Ukrepi za preprečevanje kraje arhivskega gradiva

Delovna skupina za ukrepe za preprečevanje kraje v arhivih, ki jo vodi švedski Riksarkivet, se je osredotočila na dve vprašanji, za kateri je menila, da sta najpomembnejši, in sicer prvič, kateri ukrepi bi se lahko sprejeli zoper kraje v arhivih in posledični nedovoljeni trgovini s kulturnimi dobrinami, ter drugič, potreba po izvedbi študije, ki bo ponazorila razsežnost težav na področju kraj v arhivih v državah članicah.

Delovna skupina je svojo nalogo izpolnila. Junija 2007 je skupini SEA predstavila poročilo o krajah v arhivih, ki je temeljilo na študiji, izvedeni v skoraj 200 arhivih po celi Evropi. Študija daje vpogled v naravo in razsežnost kraj v arhivih. Delovna skupina je na podlagi tega poročila skušala zagotoviti nasvete in oblikovati nekaj priporočil. Skupina je pripravila nekaj „načel in praktičnih navodil“ za preprečevanje kraj v arhivih, ki bodo pomenila skupno orodje za arhive. „Načela in praktična navodila“ so bila Skupini evropskih arhivistov predstavljena junija 2008.

Delovna skupina je poleg tega pripravila osnutek izjave o preprečevanju kraj v arhivih in boju proti nezakoniti trgovini z arhivskim gradivom, ki ga sprejmejo vodje nacionalnih arhivov 27 držav članic. Ta izjava bo predstavljena na seminarju o krajah v arhivih, ki bo novembra 2008 med francoskim predsedstvom EU potekal v kraju Roubaix.

3. PRIHODNJI IZZIVI

Skupina evropskih arhivistov predlaga, da arhivske službe razmislijo o svoji vlogi v hitro spreminjajočem se okolju in proučijo, kako bi lahko bolje služile celotni družbi, še posebej pa javni upravi. Skupina opredeljuje pet izzivov, s katerimi se bodo arhivi soočali v prihodnosti.

3.1.1. Evropska direktiva o ponovni uporabi informacij javnega sektorja

SEA predlaga, da se podrobneje proučijo načini, kako bi lahko arhivske vsebine bolje izkoristili in jih razširili med širšo javnost. Opozarja zlasti, da Direktiva 2003/98/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. novembra 2003 o ponovni uporabi informacij javnega sektorja[11] ponuja možnosti za ponovno uporabo bogate vsebine arhivov v Evropi. Arhivskim službam držav članic priporoča, da ocenijo prednosti in pomanjkljivosti razširitve določb navedene direktive na arhive in proučijo različne vzorce za izkoriščanje vsebine arhivov in njeno večjo razpoložljivost za državljane Evrope in sveta.

3.1.2. Razmerje med dostopom na kraju samem in spletnim dostopom do arhivov

SEA meni, da se ravnovesje med spletnim dostopom in dostopom do arhivov na kraju samem spreminja. V poročilu o napredku se ugotavlja, da bi to vprašanje imelo koristi od obsežnejše študije o praksi in izkušnjah v državah EU in da bi bilo poleg izmenjave informacij koristno, da se oblikujejo nekatere smernice o najboljših praksah. V poročilu se zato priporoča, da bi morala SEA to zadevo podrobneje proučiti in še posebej obravnavati posledice spremenjenega ravnovesja med spletnim dostopom in dostopom do arhivov na kraju samem za evropske arhivske službe. Predlaga se izmenjava informacij o obstoječih pristopih k digitalizaciji arhivskega gradiva, skupini SEA pa se svetuje, da arhive v EU spodbuja k oblikovanju ustreznih strategij za prihodnost.

3.1.3. Vodenje digitalnih evidenc: posledice za upravo in družbo ter spreminjajoča se vloga arhivov

Vse večja uporaba novih tehnologij je ključno vplivala na javne uprave in na način, kako te upravljajo informacije, pa tudi na način, kako se dokumenti oblikujejo in shranjujejo ter kako se do njih dostopa. Poleg tega je v preteklih desetletjih uporaba IKT v javni upravi potekala vzporedno z razvojem ter vzpostavitvijo učinkovitosti in kakovosti storitev ter vedno večjim poudarkom na preglednosti in odgovornosti vlad. Dobro upravljanje in e-uprava sta osrednja koncepta javne uprave 21. stoletja. E-uprava in vodenje digitalnih evidenc bosta nedvomno korenito spremenila več tradicionalnih načel in praks arhivskih služb.

Digitalizacija družbe ne bo vplivala le na tradicionalne arhivske koncepte in prakse, temveč bo spremenila tudi odnose med arhivskimi službami in oblikovalci dokumentov, nenazadnje pa tudi vlogo, ki jo imajo arhivske službe in arhivisti v javni upravi in družbi. Analiza razvoja v državah članicah EU v okviru njihovih različnih zakonodajnih in upravnih tradicij bi lahko zagotovila dragocen vpogled v pomen različnih standardov in praks.

SEA ugotavlja, da bi izmenjava informacij o obstoječih razmerah v državah članicah EU koristno vplivala na način, kako se te zadeve obravnavajo v različnih državah. Nacionalni arhivi dejavno proučujejo svojo obstoječo in prihodnjo vlogo v okviru e-uprave. SEA predlaga, da se razprava o tem vprašanju spodbudi in pospeši z namenom, da se izkoristi vsa potencialna vrednost arhivov za celotno družbo in še posebej za javno upravo, o tem vprašanju pa bo podrobneje poročala leta 2010.

3.1.4. Vzpostavitev evropske mreže strokovnjakov

Poročilo o napredku ugotavlja, da je treba sodelovanje med arhivskimi strokovnjaki v državah članicah EU obravnavati kot eno glavnih orodij za spodbujanje sodelovanja med samimi arhivi. Predlaga vzpostavitev evropske mreže strokovnjakov, da arhivom in arhivskim strokovnjakom v Evropi zagotovi:

- prvič, podporo na ustreznih ravneh pri izvajanju različnih projektov v okviru obstoječih prednostnih nalog ali prednostnih nalog, ki jih je treba še določiti;

- drugič, podporo in informacije glede drugih področij strokovnega znanja, navedenih v poročilu.

Da bi se ti cilji dosegli, SEA predlaga sodelovanje z arhivskimi službami v državah članicah, ki so vključene v različne projekte, pa tudi s strokovnimi združenji arhivistov. Če evropsko združenje arhivistov ne obstaja, lahko slednje zastopa evropska izpostava Mednarodnega arhivskega sveta (EURBICA), v katero je včlanjenih več teh združenj.

3.1.5. Načrt za oblikovanje centra odličnosti evropskih arhivistov

V zadnjih nekaj letih je bila zaradi številnih družbenih in poklicnih sprememb poudarjena potreba, da se na področju upravljanja dokumentarnega in arhivskega gradiva oblikuje skupina strokovnjakov na visoki ravni, ki bi lahko z uspešno kariero zasedli strateška delovna mesta. Cilj je, da se v Evropski uniji oblikuje nova generacija upraviteljev arhivov, ki nimajo le dobrega znanja o glavnih vprašanjih in izzivih, s katerimi se srečuje ta poklic, temveč so tudi sposobni določati strategije upravljanja in komunicirati na najvišji ravni. Ta predlog bi se lahko uresničil v obliki evropskega centra odličnosti, ki bi združeval arhiviste prihodnosti in tako nadalje razvijal evropsko strokovno znanje.

Evropski „center odličnosti“ bo omogočil usposabljanje skupine strokovnjakov, ki se bo lahko razvijala na nacionalni in mednarodni ravni. Ustvaril bo tudi posebno mrežo za izmenjave in razprave na podlagi pristopa, ki ne bo zajemal le značilnosti in strokovnega znanja na nacionalni ravni, temveč tudi v čisto evropskem okviru, ter s tem na tem področju spodbujal evropsko sodelovanje na visoki ravni.

„Center odličnosti“ bi bil decentraliziran, da bi bile njegove strukture ohlapnejše in ne bi bile stalno vezane na določeno organizacijo ali institucijo. Vključene bi morale biti vse države članice EU.

4. SKLEPNA UGOTOVITEV

Sodelovanje med arhivi držav članic se je po sprejetju Priporočila Sveta konec leta 2005 okrepilo. Kot v preteklosti je to razvojni proces, ki temelji na skupnih interesih in ambicijah ter priznanju, da bi sodelovanje lahko bilo in moralo biti vzajemno koristno. Sodelovanje med arhivi v Evropi je bilo na tej osnovi v zadnjih dveh desetletjih presenetljivo uspešno. Da bi se ta uspeh še naprej dosegal, SEA predlaga številna priporočila za nadaljnje sodelovanje v prihodnjih letih:

- SEA še naprej spremlja in zagotavlja navodila za izvajanje prednostnih dejavnosti, določenih v Priporočilu Sveta z dne 14. novembra 2005, pa tudi novih ukrepov, ki so bili posledica teh dejavnosti in lahko izhajajo iz tega poročila o napredku. SEA natančno usklajuje svoje delo z Evropskim odborom nacionalnih arhivistov;

- SEA vse bolj sodeluje z drugimi ustreznimi sektorji in mrežami, da bi dosegla največje možne medsebojne koristi in ekonomije obsega v učinkovitem upravljanju, shranjevanju, varovanju in pridobivanju informacij javnega sektorja, pa tudi učinkovitejši in uporabnikom prijaznejši dostop do arhivskih vsebin in storitev za evropskega državljana;

- Evropska komisija bo še naprej podpirala delo Skupine evropskih arhivistov.

[1] UL L 113, 13.5.2003, str. 2.

[2] COM(2005) 52 konč.

[3] UL L 312, 29.11.2005, str. 55.

[4] Bolgarija in Romunija sta leta 2006 sodelovali kot opazovalki, po pristopu k EU v začetku leta 2007 pa sta postali polnopravni članici.

[5] DLM = Document Lifecycle Management (upravljanje življenjskega cikla dokumentov). Forum DLM je organizacija zainteresiranih strani, ki združuje več nacionalnih arhivov 27 držav članic EU ter drugih javnih in zasebnih organizacij, ki delujejo na področju upravljanja elektronskega dokumentarnega in arhivskega gradiva.

[6] Glej točko 2.2.2. spodaj.

[7] Glej točko 2.2.4. spodaj.

[8] Sklep 2004/387/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 21. aprila 2004 o interoperabilnem zagotavljanju vseevropskih e-vladnih storitev javnim upravam, podjetjem in državljanom (IDABC), glej UL L 181, 18.5.2004, str. 25.

[9] Glej točko 2.2.3 spodaj.

[10] Sklep Evropskega parlamenta in Sveta št. 456/2005/ES z dne 9. marca 2005 o vzpostavitvi večletnega programa Skupnosti za boljšo dostopnost, uporabnost in izkoriščenost digitalnih vsebin v Evropi, UL L 79, 24.3.2005, str. 1.

[11] UL L 345, 31.12.2003, str. 90–96.