Osrednji in enotni sistem za spremljanje in nadzorovanje podatkov

Upravni odbor F4E se je leta 2015 seznanil z morebitno uvedbo informacijskega sistema. V naslednjih mesecih so bile izvedene pripravljalne dejavnosti, v okviru katerih so bili ocenjeni trenutno stanje informacijskih sistemov F4E, kakovost podatkov in zrelost procesov.

Na začetku leta 2016, ko je dolžnosti prevzel novi direktor, je bila opravljena zunanja ocena, ki je vključevala študijo vpliva ter analizo stroškov in koristi različnih možnosti.

F4E je bila kot stroškovno najučinkovitejši in najmanj tvegan pristop svetovana postopna uvedba ustreznih orodij IT za upravljanje stroškov. Da bi pri načrtovanju in nadzorovanju stroškov dosegli želene izboljšave, se bo kot podlaga za vključitev različnih aplikacij IT uporabljal skupni podatkovni model. To bo omogočilo združevanje podatkov, ki izvirajo iz obstoječih modulov za vodenje projektov in nadzor odstopanj, podatkovne zbirke za oceno končnega prispevka in tabele za dodeljevanje sredstev različnim projektom F4E. F4E je ta priporočila glede zunanjega ocenjevanja že začel izvajati.

Contract Tracker

F4E je dejansko uvedel sistem Contract Tracker, tj. portal za izmenjavo dokumentacije z dobavitelji, prek katerega lahko projektne skupine spremljajo in nadzirajo rezultate izvajanja pogodb. Ob hkratni uporabi platforme Primavera Scheduling je mogoče spremljati tudi etapne cilje in skupni napredek pri izvajanju projekta. Uporablja se že tretja generacija tega sistema, in sicer za vse nove pogodbe.

F4E se je leta 2015 odločil, da bo razvil tudi posebno orodje za odstopanja in spremembe v zvezi s pogodbami, s katerim bi upravljal vse spremembe pogodb. Orodje je bilo vzpostavljeno leta 2015 in testirano leta 2016, julija 2016 pa se je začelo uvajanje njegovih dveh glavnih modulov (ki obravnavata odstopanje F4E v razmerju do dobavitelja in odstopanje dobavitelja) pri uporabnikih.

Omenjeno orodje se uporablja za izvajanje postopka odstopanj, vključno z ustreznim evidentiranjem finančnih vplivov, preverjanjem razpoložljivosti proračunskih sredstev pred prevzemom obveznosti in povezavo z rezervnim skladom. Povezano je s platformo Contract Tracker, tako da imata F4E in dobavitelj pri posamezni pogodbi vpogled v vsa odstopanja in v njeno stanje.

Metoda prislužene vrednosti (EVM)

F4E v zvezi z vrednostjo del, ki se izvajajo, uporablja znesek pridobljenih kreditnih točk ITER glede na predvideno vrednost kreditnih točk ITER (glej odgovor na odstavek 18).

Izvajanje notranjih revizij

F4E je junija 2016 začel izvajati vse akcijske načrte na področju notranje revizije. To mu je uspelo zato, ker se njegovo vodstvo močno osredotoča na to konkretno problematično področje, kar je junija 2016 izpostavil tudi revizijski odbor F4E.

Poročila skupine za notranjo revizijo

Pregleda v zvezi s sistemi curkov nevtralnih delcev in sistemi kriogenske naprave sta bila dokončana junija 2016. Skupina za notranjo revizijo je na podlagi revizije pogodb na področju kriogenske naprave in jedrskega gorivnega cikla izdal sedem priporočil, pri čemer se je vodstvo F4E strinjalo s šestimi od njih (dve sta bili ocenjeni kot zelo pomembni, dve kot pomembni, dve pa kot zaželeni). Na podlagi revizije pogodb na področju curkov nevtralnih delcev in elektronskih ciklotronskih energijskih sistemov je bilo izdanih 15 priporočil, pri čemer se je vodstvo F4E strinjalo s 13 od njih (pet je bilo ocenjenih kot zelo pomembnih, osem pa kot pomembnih).

Revizijski odbor je junija 2016 obravnaval obe poročili in ustrezne akcijske načrte, ki jih je predlagalo vodstvo F4E, ter jih ocenil pozitivno.

Poročila Službe za notranjo revizijo

Služba za notranjo revizijo je opravila drugo nadaljnje spremljanje svojega delnega pregleda postopka konkurenčnega dialoga za oddajo javnega naročila razpisnega sklopa 03, v okviru katerega je pregledala dve priporočili, ki med prvim nadaljnjim spremljanjem še nista bili izvedeni. V svojem končnem poročilu z dne 15. junija 2016 ugotavlja, da je F4E v zvezi z omenjenima priporočiloma nedavno pripravil ustrezne blažilne ukrepe.

Ker so bili ukrepi izvedeni šele pred kratkim, njihove učinkovitosti med obiskom Službe za notranjo revizijo še ni bilo mogoče oceniti, zato bo glede na dokončno izvedbo teh priporočil ponovno ocenjena v drugi polovici leta 2016.

Služba za notranjo revizijo trenutno zaključuje posel v zvezi z izvajanjem javnih naročil, pri katerem je pridobivanje revizijskih dokazov potekalo v prvem tednu oktobra 2015. F4E je 7. junija 2016 prejel predhodni osnutek poročila, 8. julija pa je potekalo izhodno srečanje z direktorjem, s katerim se je ta revizija tudi zaključila. Predhodni osnutek poročila ni vseboval nobenih kritičnih priporočil.

Obvladovanje tveganja podjetja

Od junija 2016, ko je bila izvedena zadnja posodobitev in predstavljena organom F4E za upravljanje, obstajajo le tri zelo velika tveganja, ki jih višji vodstveni delavci F4E skrbno spremljajo. Ta tri tveganja se zmanjšujejo s sedmimi ukrepi. Pri posodobitvi junija 2016 je F4E poleg dveh obstoječih ukrepov, ki se izvajata dlje časa, kot je bilo prvotno načrtovano, določil še pet novih ukrepov.

F4E poudarja, da je obvladovanje tveganja podjetja neprekinjen proces in del nadzornega okolja F4E.