POROČILO KOMISIJE SVETU

POVZETEK SKUPINA EVROPSKIH ARHIVISTOV ARHIVI V EVROPI IZZIVI DIGITALNE DOBE Drugo poročilo Svetu o napredku

Ozadje

Novembra 2005 je Svet ministrov sprejel priporočilo za večje sodelovanje na področju arhivov v Evropi[1]. V Priporočilu se predlaga ustanovitev Skupine evropskih arhivistov (SEA), ki naj bi jo sestavljali strokovnjaki, ki jih imenujejo države članice in institucije EU, da se zagotovi sodelovanje in usklajevanje o splošnih zadevah v zvezi z arhivi. Svet je poleg tega priporočil številne prednostne ukrepe, ki bi jih morala SEA spremljati.

SEA je leta 2008 Svetu predložila poročilo o napredku pri izvajanju priporočila iz leta 2005[2]. V poročilu SEA ugotavlja, da vodenje digitalnih evidenc spreminja odnose med arhivskimi službami in oblikovalci dokumentov ter tudi vlogo arhivov in arhivistov v javni upravi in družbi. V poročilu je navedeno, da bi morale arhivske službe podrobneje proučiti svojo vlogo ter oceniti pomen obstoječih arhivskih konceptov, postopkov in procesov.

SEA štiri leta po prvem poročilu o napredku oddaja novo poročilo. Poročilo je Skupina evropskih arhivistov sprejela na srečanju v Københavnu 30. maja 2012.

Sodelovanje na področju arhivov v Evropi

Skupina evropskih arhivistov od svoje ustanovitve v začetku leta 2006 spodbuja in usklajuje sodelovanje med arhivi na evropski ravni, zlasti če to lahko zagotovi dejansko dodano vrednost. Sestaja se dvakrat letno. Od druge polovice leta 2009 se srečanja organizirajo skupaj z zasedanji Evropskega odbora nacionalnih arhivistov (EBNA), njihov gostitelj pa je predsedstvo EU.

SEA stalno zagotavlja splošne smernice in navodila za izvajanje prednostnih ukrepov iz Priporočila, zlasti na področju:

ohranjanja in preprečevanja poškodb arhivskega gradiva,

evropskega interdisciplinarnega sodelovanja na področju elektronskega dokumentarnega in arhivskega gradiva,

vzpostavitve in vzdrževanja spletnega portala za arhivsko gradivo v Evropi.

Poleg tega je proučila izzive iz poročila iz leta 2008, s katerimi se spopadajo arhivi v digitalni dobi. Njene ugotovitve in priporočila so na voljo v priloženem poročilu, njihov povzetek pa je predstavljen v nadaljevanju.

Arhivi v digitalni dobi

Razširjenost uporabe IKT spreminja vlogo arhivov v družbi. Skupina evropskih arhivistov je proučila izzive, ki jih te spremembe prinašajo arhivom, predvsem pa na naslednjih področjih:

· Spreminjajoča se vloga arhivov

Nacionalni arhivi dejavno proučujejo svoje obstoječe in prihodnje obveznosti v digitalnem svetu. Prizadevali si bodo za uskladitev svojih nalog in obveznosti z drugimi interesi. V ta namen bodo vzpostavljali tesnejše sodelovanje z drugimi mrežami in organi za upravljanje informacij, vključno z agencijami za e-upravo.

· Dostop do arhivov na kraju samem in spletni dostop do njih

Dostop do arhivov po Evropi se spreminja, saj so spletne tehnologije postale bolj razširjene in arhivi objavljajo več gradiva na spletu. Ugotoviti je treba, kakšno prednost bi morali nacionalni arhivi dati različnim vrstam dostopa. Arhivi morajo ugotoviti potrebe svojih uporabnikov, da bi določili razmerje med dostopom na kraju samem in spletnim dostopom ter sprejeli odločitev o tem, katere storitve bi bilo treba razvijati.

· Arhivi in Direktiva o ponovni uporabi informacij javnega sektorja[3]

Spodbujanje javne uporabe informacij iz arhivov je del nalog nacionalnih arhivov. Vendar ponovna uporaba arhivov[4] s strani zasebnega sektorja odpira različna vprašanja, kot so avtentičnost, pravice intelektualne lastnine, varstvo podatkov, politika zaračunavanja ter ravnovesje med storitvami javnega in zasebnega sektorja.

· Digitalizacija

Z digitalizacijo in objavljanjem na spletu lahko arhivi dajo več gradiva na voljo akademskim krogom in širši javnosti. To omogoča tudi lažjo ponovno uporabo informacij iz arhivov. Vendar objava informacij na spletu ni brezplačna dejavnost in zmožnost nacionalnih arhivov, da svoje zbirke digitalizirajo, je lahko delno odvisna od razpoložljivosti financiranja.

· Stroški in financiranje

Da bi se omogočil spletni dostop do arhivske dediščine Evrope, je treba poiskati ustrezne načine financiranja digitalizacije. Arhivi zato menijo, da je treba poleg evropskega programa digitalizacije oblikovati tudi skupno evropsko agendo financiranja.

Sklepne ugotovitve

Vloga arhivov se spreminja zaradi njihove vključenosti v sodobno informacijsko družbo in verigo digitalnih informacij. To ni le tehnično vprašanje, temveč je neločljivo povezano z vključenostjo arhivov v e-upravo. Hkrati arhivi ohranjajo številne od svojih tradicionalnih pristojnosti, in sicer še naprej so skrbniki in ponudniki informacij ter garanti njihove avtentičnosti.

Od arhivov se pričakuje, da bodo zagotovili avtentične in zanesljive vire za morebitno naknadno ugotavljanje odgovornosti administracij. Da bi nacionalni arhivi izpolnili svoje obveznosti, morajo sodelovati pri določanju pravil za upravljanje digitalnih evidenc že od zgodnjih faz življenjskega cikla dokumentov. Arhivi morajo storiti več, da bi bili vključeni v poslovne procese državne uprave, in sicer ne le s tehnološkega vidika, ampak tudi z ustvarjanjem novih vizij o samih arhivih in njihovih povezavah z državno upravo.

Digitalno ohranjanje in zagotavljanje dostopa do izvorno digitalnega gradiva sta temeljni pristojnosti nacionalnih arhivov. Prenos naraščajočih izvorno digitalnih evidenc povečuje potrebo po vzpostavitvi trajnostne tehnične in organizacijske infrastrukture ter infrastrukture znanja, da se zagotovita stalna dostopnost digitalnega gradiva in njegova zanesljivost. To bo zahtevalo znatna prizadevanja arhivov, pri čemer bosta bistvenega pomena izmenjava izkušenj in razvoj skupnih strategij.

Nacionalni arhivi se zavedajo pomembnosti zagotavljanja spletnega dostopa državljanom po vsej EU do bogate arhivske dediščine Evrope. Bruseljska deklaracija o digitalnem dostopu do arhivov iz leta 2010[5] poudarja njihovo namero, da v največji možni meri uporabljajo digitalne tehnologije pri spodbujanju odprtega dostopa do evropskih arhivov. Vendar je treba opozoriti, da Deklaracija postavlja posebne kvalitativne zahteve glede opisnih podatkov in zmogljivosti arhivov za zagotavljanje avtentičnosti digitalnih evidenc.

Arhivi v Evropi sodelujejo pri spopadanju z izzivi sodobne informacijske družbe, še naprej pa si prizadevajo izpolnjevati svoje tradicionalne obveznosti do državne uprave in državljanov. Arhivi v Evropi sodelujejo že dve desetletji. Še naprej se učijo eden od drugega ter sodelujejo, če je to mogoče, pri oblikovanju novih standardov, praks in rešitev, da bi naredili naslednji korak in v prihodnje postali enakopraven partner v sodobni informacijski družbi.

Nacionalni arhivski bodo proučili, kako bi lahko tesneje sodelovali, da bi bili kos prihodnjim izzivom in ustvarili nov koncept sodelovanja v naslednjih letih. Svoja prizadevanja bodo uskladili med seboj in z institucijami EU, in sicer prek Evropskega odbora nacionalnih arhivistov in Skupine evropskih arhivistov. Poleg tega si bodo nacionalni arhivi prizadevali tesneje sodelovati z drugimi organi, ki so vključeni v upravljanje informacij in e-upravo. Cilj nacionalnih arhivov je postati enakopraven partner pri oblikovanju politike EU o odprtih podatkih in spletnem dostopu do informacij.

Sklepi in priporočila

Sklepi

(1) Nacionalni arhivi bodo sodelovali pri oblikovanju skupne digitalne agende za arhive, ki evropske cilje povezuje z nacionalnimi ambicijami in prizadevanji. Proučili bodo, kako lahko prispevajo k ustanovitvi trajnostne fundacije Arhivskega portala Evrope po letu 2015. SEA si bo prizadevala spodbujati skupno arhivsko politiko v rastočem evropskem informacijskem prostoru in bo proučila, kako vključiti temeljne vrednote arhiviranja v razvoj novih digitalnih rešitev. Posebna pozornost bo namenjena interoperabilnosti, dolgoročni dostopnosti podatkov, trajnim identifikatorjem, odprtim podatkom in ocenjevanju.

(2) Nacionalni arhivi bodo sodelovali, da do leta 2015 na spletu objavijo:

– glavne vire, ki državljanom pomagajo bolje razumeti odnose med državami in administracijami skozi zgodovino in pri gradnji Evrope ter raznolikost nacionalnih kultur, tradicij in identitet,

– pomembnejše arhivske eksponate vsake države članice,

– zbirke, ki se nanašajo na pomembnejše zgodovinske dogodke in obletnice.

(3) Nacionalni arhivi bodo tesneje sodelovali z drugimi organi, da se zagotovi ustrezno ravnovesje med arhivskimi interesi, kot so ohranjanje gradiva in dostop do njega, in drugimi interesi, kot je varstvo podatkov. Na primer, zavezujejo se, da bodo sestavili osnutek kodeksa ravnanja za arhive v okviru predloga uredbe EU o varstvu podatkov, o katerem se bo razpravljalo z drugimi zainteresiranimi stranmi.

Priporočila

(4) Nacionalni arhivi morajo biti partnerji državnih uprav pri določanju standardov za upravljanje elektronskih zapisov. Še naprej naj sodelujejo z drugimi organizacijami javnega in zasebnega sektorja v okviru foruma DLM, da se spodbudi nadaljnji razvoj smernic in standardov, kot je specifikacija MoReq2010.

(5) Nacionalni arhivi naj si izmenjujejo skupne standarde za spletne storitve. Proučiti je treba naraščajoči pomen družabnih omrežij in njihovega potencialnega vpliva na zagotavljanje arhiviranja.

(6) Arhivi naj sodelujejo pri premagovanju ovir in spodbujanju večje ponovne uporabe informacij iz arhivov. Obstaja potreba po razvoju skupnega modela na podlagi obstoječih najboljših praks v Evropi, ki se lahko uporabi kot okvir za arhive, ki še nimajo politike za ponovno uporabo informacij. Model naj vključuje tudi načine licenciranja vsebine za ponovno uporabo in zagotavljanja avtentičnosti vsebin ter scenarije, kdaj se dostop do njih zaračunava oziroma je dostop prost. Arhivi naj si izmenjujejo izkušnje s knjižnicami in muzeji ter izvajajo dodatne raziskave o potrebah strank in potencialnih strank. SEA naj spodbuja najboljše prakse na tem področju in deluje kot predstavnik sektorja, pri čemer naj poudarja, da imajo arhivi bogato vsebino s potencialom za ponovno uporabo.

(7) Nacionalni arhivi naj delijo svoje znanje in izkušnje ter si izmenjujejo informacije o pristopih k digitalizaciji arhivskega gradiva. Razvoj vseevropske strategije, vključno z modeli in skupnimi standardi za digitalizacijo, bi posameznim arhivom pomagal, da začnejo izvajati programe digitalizacije in prispevajo k večji interoperabilnosti med državami. Prav tako je treba pregledati financiranje programov digitalizacije. Ali naj arhivi dodatne storitve, kot je spletni dostop, zaračunavajo? Če je tako, v katerih primerih? SEA naj daje priporočila glede digitalizacije za spletni dostop in spodbuja razvoj ustreznih strategij.

(8) Prenos in ohranjanje naraščajočega števila izvorno digitalnih evidenc zahteva okrepljeno sodelovanje ter izmenjavo najboljših praks in rešitev med nacionalnimi arhivi. Kadar je to mogoče, naj razvijajo skupne pristope in rešitve, pri tem pa je upoštevajo obstoječe projekte na tem področju[6]. Finančna sredstva za izvorno digitalne evidence je treba natančneje opredeliti, da bi arhivi bolje razumeli s tem povezane stroške in potrebo po razdelitvi omejenih proračunov med tradicionalne in digitalne medije. Stroške ohranjanja izvorno digitalnih evidenc je treba podrobno oceniti, npr. z boljšimi stroškovnimi modeli, da se nacionalnim arhivov zagotovijo boljša orodja za napovedovanje potreb po sredstvih v prihodnosti.

[1] UL L 312, 29.11.2005, str. 55.

[2] Poročilo Svetu o napredku (SEC(2008)2364, COM(2008)500).

[3] UL L 345, 31.12.2003, str. 90.

[4] Decembra 2011 je Evropska komisija predlagala revizijo Direktive o informacijah javnega sektorja (PSI), ki bo arhive, muzeje in knjižnice vključila v področje uporabe Direktive, čeprav obveznosti, ki so pred njimi, niso tako obsežne, kot so za druge javne organe.

[5] Bruseljsko deklaracijo je v Bruslju 19. novembra 2010 sprejel Evropski odbor nacionalnih arhivistov.

[6] Npr. projekti PLANETS, PRESTOSPACE in Digital Preservation Europe.