SL Uradni list Evropske unije C 291/1

POSEBNO POROČILO št. 5/2005

v zvezi z odhodki za tolmačenje, ki jih imajo Evropski parlament, Komisija in Svet, z odgovori institucij

(v skladu z drugim pododstavkom člena 248(4) Pogodbe ES)

(2005/C 291/01)

KAZALO

I–VIII POVZETEK

1–12 UVOD

13–14 CILJ IN OBSEG REVIZIJE

15–81 UGOTOVITVE

15–29 Postopki, ki preprečujejo zagotavljanje prekomernih tolmaških storitev

16–21 Parlament

22–24 Komisija

25–29 Svet

30–32 Zmožnost zagotavljanja vseh potrebnih tolmaških storitev

33–71 Stroški tolmačenja

33–38 Izračuni stroškov

39–41 Analiza stroškov tolmačenja

42–58 Druga vprašanja v zvezi s stroški tolmačenja

59–71 Posebne ugotovitve v zvezi z odhodki za delo samostojnih tolmačev

72–81 Kakovost tolmačenja

72 Parlament

73–81 Komisija in Svet

82–95 ZAKLJUČKI IN PRIPOROČILA

82 Postopki, ki preprečujejo zagotavljanje prekomernih tolmaških storitev

83–84 Zmožnost zagotavljanja vseh potrebnih tolmaških storitev

85–92 Stroški tolmačenja

93 Kakovost tolmačenja

94–95 Možni razvoj dogodkov

PRILOGA I: Posebni predpisi, ki jih uporabljajo Parlament, Komisija in Svet

PRILOGA II: Metoda izračunavanja stroškov, ki jo je razvilo Sodišče

Odgovori institucij

POVZETEK

I. Enaindvajset jezikov ima status uradnega in delovnega jezika evropskih institucij. Institucije, ki zaradi narave svojih dejavnosti potrebujejo največji obseg tolmaških storitev, so Parlament, Komisija in Svet. Parlament ima svoj oddelek za tolmačenje. Svetu in Komisiji tolmaške storitve zagotavlja Generalni direktorat Komisije za tolmačenje (GD Interpretation).

II. Zaradi neenakomernega obsega potreb skozi leto institucije EU poleg redno zaposlenih tolmačev (uradnikov) zaposlujejo tudi samostojne tolmače, ki so zaposleni kot pomožno osebje (pomožni konferenčni tolmači).

III. Namen revizije Sodišča je bil oceniti pravilnost finančnega poslovodenja tolmaških služb v Parlamentu, Komisiji in Svetu. Z revizijo se je zlasti skušalo ugotoviti, ali imajo te institucije ustrezna orodja in postopke, da poskrbijo za to, da: — zagotovljene tolmaške storitve ne presegajo resničnih potreb, — je mogoče zagotoviti vse potrebne tolmaške storitve, — so tolmaške storitve zagotovljene z najnižjimi možnimi stroški, — so tolmaške storitve visoko kakovostne.

IV. Revizija je pokazala, da kakovost tolmačenja večinoma ustreza potrebam in pričakovanjem, da pa je treba sprejeti precej ukrepov za zmanjšanje stroškov in da se prepreči zagotavljanje tolmačenja, ki se zahteva, vendar nato ni izkoriščeno.

V. Institucije so se na prošnje za tolmačenje odzvale na različne načine. Medtem ko GD za tolmačenje v sodelovanju z generalnimi direktorati Komisije, ki so vložili prošnjo, preveri, katere tolmaške storitve so dejansko potrebne, ter se odloči, katere prošnje bodo odobrene, v Parlamentu, kjer se v primeru razpoložljivosti virov sprejmejo vse prošnje za tolmačenje, ki so vložene v skladu s pravili, takšnega preverjanja ni. Leta 2004 je Svet sprejel nov postopek, ki je zagotovil jasne spodbude za omejitev prošenj za tolmačenje.

VI. Izračun Sodišča, kaže, da je leta 2003 skupni strošek tolmačenja v Parlamentu znašal okoli 57 milijonov EUR, v Komisiji, Svetu, Odborih in nekaterih agencijah pa okoli 106 milijonov EUR. Povprečni strošek za tolmača na dan tolmačenja je v Parlamentu znašal 1 476 EUR, v Komisiji in Svetu pa 1 046 EUR.

VII. Čeprav so institucije EU uspešno omejile tolmačenje, bi lahko še dodatno privarčevale, če bi zmanjšale obseg poznih odpovedi, v zadnjem hipu vloženih prošenj za tolmaške storitve na sejah, neenakomerne razporejenosti sej čez teden in skozi leto ter visokih potnih stroškov za pomožne konferenčne tolmače. Ker na te dejavnike oddelki za tolmačenje večinoma nimajo vpliva, bi se lahko privarčevalo le na podlagi boljšega vnaprejšnjega predvidevanja s strani organizatorjev sej.

VIII. Poročila o sejah, ki navajajo, kateri jeziki so bili uporabljeni na sejah, so zelo koristno orodje za podajanje ocene v zvezi s tem, ali zagotovljena ureditev tolmačenja ustreza potrebam udeležencev seje, vendar ta poročila v velikem številu primerov niso pripravljena. Zagotavljanje izpisa o stroških odpovedanih sej njihovim organizatorjem, kot to počne Svet, je primer dobre prakse, ki bi jo bilo treba razširiti na druge institucije EU.

UVOD

1. V skladu s členom 290 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti je Svet pooblaščen, da soglasno določi pravila, ki urejajo jezike v institucijah Skupnosti.

2. V skladu z Uredbo št. 1, posodobljeno po vsaki pridružitvi držav Evropski uniji, je Svet 21 jezikom (češčini, danščini, nizozemščini, angleščini, estonščini, finščini, francoščini, nemščini, grščini, madžarščini, irščini, italijanščini, latvijščini, litovščini, malteščini, poljščini, portugalščini, slovaščini, slovenščini, španščini in švedščini) dodelil status uradnega in delovnega jezika institucij EU (1).

3. Na podlagi Uredbe št. 1 so tolmaške storitve potrebne, kadar se na sestankih uporabljajo različni delovni jeziki.

4. Institucije, ki morajo zaradi narave svojih dejavnosti zagotavljati največji obseg tolmaških storitev, so Parlament, Komisija in Svet. Leta 2003 je skupni strošek za tolmačenje v Parlamentu znašal okoli 57 milijonov EUR, v Komisiji, Svetu, Odborih in nekaterih agencijah pa okoli 106 milijonov EUR.

5. Direktorat za tolmačenje pri Evropskem parlamentu zagotavlja tolmačenje za vse potrebe Parlamenta (za sestanke v Bruslju, Strasbourgu ali drugje), varuha človekovih pravic, Komisije v Luxembourgu ter Računskega sodišča. Od zaključka revizije Parlament ob določenih dnevih zagotavlja tolmačenje tudi Odboru regij.

6. Generalni direktorat za tolmačenje pri Komisiji zagotavlja tolmačenje za potrebe Komisije (okoli 40 % zagotovljenih tolmaških dni) – razen za sestanke v Luxembourgu – Sveta (več kot 50 % zagotovljenih tolmaških dni), Evropskega ekonomsko-socialnega odbora, Odbora regij, Evropske investicijske banke in nekaterih evropskih agencij.

7. Svet ima le majhno enoto za konference, ki organizira seje in naroča tolmaške storitve pri GD za tolmačenje.

8. Zaradi neenakomerne porazdelitve obsega potreb skozi leto, ki je odvisna od pogostosti sestankov in zahtevanih jezikovnih kombinacij, institucije EU poleg redno zaposlenih tolmačev (uradnikov) (2) zaposlujejo tudi zunanje tolmače, ki so zaposleni kot pomožno osebje (pomožni konferenčni tolmači (3)). Za delovne pogoje, plačilo in povrnitev stroškov pomožnim konferenčnim tolmačem veljajo „Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti“ in dogovor, ki so ga podpisali največja poklicna organizacija tolmačev, Mednarodno združenje konferenčnih tolmačev (IACI) in tri institucije EU, ki zaposlujejo tolmače (to so Komisija, Parlament in Sodišče Evropskih skupnosti), za redno zaposlene tolmače pa veljajo Kadrovski predpisi (4).

9. Leta 2003 je bilo institucijam EU skupaj zagotovljenih 150 000 tolmaških dni. Od tega je bilo Svetu zagotovljenih 39 %, Komisiji v Bruslju 26 %, Komisiji v Luxembourgu 4 % in Parlamentu 21 %. Drugim institucijam in organom EU (Sodišču Evropskih skupnosti, Računskemu sodišču, Evropskemu ekonomsko-socialnemu odboru, Odboru regij, Evropski investicijski banki, agencijam, itd.) je bilo zagotovljenih preostalih 10 % tolmaških storitev. Med ponudniki predstavlja GD za tolmačenje okoli 70 % zagotovljenih tolmaških storitev, Parlament 27 % (5), Sodišče Evropskih skupnosti pa okoli 3 %. Tabela 1 Obseg tolmačev/dni, zagotovljenih institucijam EU (indeks 1998 = 100) (6), vključno z jeziki novih držav članic. 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Svet 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 Komisija 100 101,5 100,4 94,7 85,8 85,1 85,1 GD za tolmačenje za druge institucije 100 95,2 102,7 112,3 91,0 88,8 95,8 GD za tolmačenje skupaj 100 98,5 98,5 101,8 98,2 95,0 88,9 Parlament 100 85,0 92,7 97,8 97,7 97,2 103,1 Skupaj 100 93,8 96,5 100,4 98,0 95,8 93,9

10. Tabela 1 kaže, da so institucije EU v zadnjih letih uspele zmanjšati uporabo tolmaških storitev, ki so jim bile zagotovljene. Svet je edina od treh največjih institucij EU, kjer je med leti 1998 in 2003 število tolmaških dni naraslo, vendar se zdi, da je novi sistem „na zahtevo“, uveden 1. maja 2004, ta trend obrnil. Vendar je bilo leto 2004 prehodno in je zato morda nereprezentativno.

11. Razvoj uporabe tolmaških storitev v Svetu med letoma 1998 in 2003 je pojasnjen tako z naraščajočim številom zasedanj kot z naraščajočim številom aktivnih in pasivnih jezikov (7), ki se uporabljajo na zasedanjih v tej instituciji.

12. Člen 6 Uredbe št. 1 navaja: „Institucije Skupnosti lahko v svojem poslovniku določijo, kateri jeziki naj se uporabljajo v posebnih primerih“. Ta določba omogoča prilagoditev jezikovnih ureditev posebnim potrebam posameznih institucij. Institucije EU so to možnost izkoristile v različnih obsegih, kot je prikazano v Prilogi I.

CILJ IN OBSEG REVIZIJE

13. Cilj revizije Sodišča je bil oceniti pravilnost finančnega poslovodenja tolmaških služb v Parlamentu, Komisiji in Svetu. Revizija je pokrila 97 % ponudbe zagotovljenih tolmaških storitev (to pomeni celotno ponudbo, razen za Sodišče Evropskih skupnosti, ki ima svojo tolmaško službo). Z revizijo se je zlasti skušalo ugotoviti, ali imajo te institucije ustrezna orodja in postopke, da lahko poskrbijo za to, da: — zagotovljene tolmaške storitve ne presegajo resničnih potreb, — je mogoče zagotoviti vse potrebne tolmaške storitve, — so tolmaške storitve zagotovljene z najnižjimi možnimi stroški, — so tolmaške storitve visoko kakovostne.

14. Revizija je zajela odhodke v proračunskem letu 2003, upoštevane pa so bile tudi spremembe, ki so nastale leta 2004 zaradi zadnje širitve Evropske unije.

UGOTOVITVE

Postopki, ki preprečujejo zagotavljanje prekomernih tolmaških storitev

15. Dejanska uporaba jezikov na sejah kaže, da zagotovljene tolmaške storitve občasno presegajo resnične potrebe po tolmačenju (nekateri udeleženci se lahko odločijo, da namesto maternega jezika uporabijo drug, širše znan uradni jezik; pričakovani udeleženci so lahko odsotni, zaradi česar so nekatere posebne jezikovne ureditve odvečne). Sodišče je preverilo, v kakšnem obsegu so v revidiranih institucijah vzpostavljeni ustrezni postopki za čim bolj natančno napovedovanje pričakovane rabe jezikov in za spremljanje dejanske rabe, ki naj bi organizatorje odvrnili od zahtev po tolmaških storitvah, ki presegajo takšne napovedi.

Parlament

16. Poslovnik (glej Prilogo I), ki navaja, da ima vsak član Parlamenta možnost govoriti v uradnem jeziku po lastni izbiri in da je zagotovljeno tolmačenje v druge uradne jezike, zavezuje Parlament k temu, da mora imeti na razpolago veliko kadrov za tolmačenje.

17. Z namenom, da se organizira in kontrolira zagotavljanje tolmaških storitev, je predsedstvo Evropskega parlamenta leta 1999 sprejelo „Kodeks o večjezičnosti“, ki je bil leta 2004 posodobljen. Kodeks temelji na osnovnih načelih, da je treba ob upoštevanju pravic članov stroške za večjezičnost ohraniti znotraj sprejemljivih proračunskih okvirov, učinkoviteje izrabiti vire in uporabnike storitev osvestiti o nujnosti odgovorne uporabe jezikovnih storitev, ki mora temeljiti na resničnih potrebah.

18. Pri Direktoratu za tolmačenje pri Parlamentu se lahko zaprosi za tolmačenje samo za kategorije zasedanj, ki so navedene v pravilih ravnanja (plenarna zasedanja Parlamenta, vodstvo Parlamenta, odbori, delegacije, itd). Tolmačenje ni na razpolago za zasebne potrebe poslancev ali zunanjim organom, vendar lahko predsedstvo Parlamenta odobri izjeme. Direkorat za tolmačenje zagotavlja zahtevane tolmaške storitve glede na prednostne naloge in v mejah, ki so določene v pravilih ravnanja.

19. Pravila ravnanja, kot so bila posodobljena leta 2004, določajo, da mora vsako parlamentarno telo, ki potrebuje tolmaške storitve (v besedilu pravil „uporabnik“), na podlagi jezikov, ki jih njegovi člani zahtevajo in dejansko uporabljajo, sestaviti in redno posodabljati „jezikovni profil tolmačenja“. To je zelo koristno orodje, ki zagotavlja, da prošnje ustrezajo resničnim potrebam. Toda ker poslanci Evropskega parlamenta (MEP) niso dolžni vnaprej potrditi svoje prisotnosti na sejah, „jezikovni profil tolmačenja“ ne zadošča za preprečitev zagotavljanja nepotrebnega tolmačenja, če poslanci, za katere je bila predvidena posebna tolmaška storitev, dejansko niso prisotni.

20. V skladu s kodeksom mora vodja skupine tolmačev s soglasjem sekretariata ob koncu vsake seje direktorju Direktorata za tolmačenje posredovati seznam naročenih, a neizkoriščenih kapacitet za tolmačenje. En izvod tega seznama je treba poslati sekretariatu zadevne seje. V praksi se ta postopek od septembra 2004 uporablja za seje odborov ali delegacij.

21. Kadri, zagotovljeni v skladu s poslovnikom, presegajo resnične potrebe, če na določeni seji niso uporabljeni vsi predvideni uradni jeziki. Parlament ni nikoli opravil raziskave, s katero bi ocenil pogostost in posledice takšnih primerov.

Komisija

22. V vsakem generalnem direktoratu (GD) upravna enota zbere prošnje za tolmaško pomoč na določenih sejah in jih elektronsko, prek sistema DOR („Demande d'Organisation de Réunion“), posreduje Generalnemu direktoratu za tolmačenje. Vsak GD predlaga željeno jezikovno ureditev in po prednostnem redu razvrsti seje, ki so zahtevane na isti dan. Na notranjih, tedenskih „arbitražnih“ sestankih se GD za tolmačenje ob upoštevanju razpoložljivosti tolmačev in konferenčnih sob odloči, katere prošnje lahko izpolni. Na nadaljnjih usklajevalnih sestankih se določijo posebne jezikovne ureditve za vse sestanke, predvidene šest tednov kasneje. Število aktivnih in/ali pasivnih jezikov, ki jih določi GD za tolmačenje, je pogosto manjše od števila, ki je bilo zahtevano na začetku, in je izid pogajanj med GD za tolmačenje in GD, ki organizira sejo.

23. V GD za tolmačenje mora vodja skupine tolmačev sestaviti sejno poročilo („rapport de séance“), v katerem navede, kateri jeziki so bili uporabljeni med sejo. Leta 2004 se je takšna poročila sestavilo za 82,5 % od 8 107 sej s tolmačenjem. V 17,7 % teh poročil so vodje navedli, da je zahtevano in zagotovljeno pasivno tolmačenje preseglo resnične potrebe in sicer zaradi enega ali več od naslednjih razlogov: nekatere nacionalne delegacije niso govorile v svojih uradnih jezikih, sploh niso govorile, ali pa so bile odsotne. Neuporaba zahtevanega in zagotovljenega aktivnega tolmačenja je bila omenjena v 7,2 % poročil. Posledica tega je, da je bilo plačanih, vendar neuporabljenih, vsaj (8)1 750 tolmaških dni, katerih vrednost znaša med 1,5 in 2 milijona EUR.

24. Čeprav trenutno veljavni postopki, ki dajejo GD za tolmačenje zadnjo besedo pri odločanju med navzkrižnimi prošnjami različnih generalnih direktoratov, obvladujejo povpraševanje, ima tolmaška služba težave pri odločanju, katere seje so nujnejše ali pomembnejše. Druge mednarodne institucije so ustanovile sisteme, ki se bolj osredotočajo na upravljanje s kadri: — Svet Evrope je uvedel sistem notranjega zaračunavanja, — UNESCO uporablja kvotni sistem, po katerem se število tolmaških dni, ki presegajo kvoto, zaračuna tistemu, ki zahteva sejo. Med institucijami EU je Svet sprejel sistem, omenjen v odstavku 27, ki povečuje stroškovno osveščenost nacionalnih delegacij. V okviru novega sistema upravljanja po dejavnostih (Activity Based Management) bi lahko GD za tolmačenje razmislil o podobnih ureditvah.

Svet

Postopki, uporabljeni pred širitvijo Evropske unije leta 2004

25. Nomenklatura, ki se je pred širitvijo uporabljala za določitev jezikovne ureditve, zagotovljene za posamezno sejo, je temeljila na tradiciji in ni bila redno posodabljana. Ni bilo postopka za preverjanje, ali so udeleženci sestankov resnično potrebovali tolmačenje v njihov materni jezik in ali so se izražali v svojem lastnem jeziku.

26. Prevelika ponudba jezikov je bila prikazana v raziskavi iz leta 2001, ki je zajela 799 delegatov Sveta in Komisije (9). Kljub temu, da je 73 % delegatov navedlo, da so se imeli možnost izražati v svojem maternem jeziku, jih je le 59 % dejalo, da so ta jezik dejansko govorili. Tako je bilo pri delegatih, katerih materni jezik ni preveč razširjen in ki tekoče govorijo širše znan uradni jezik. Ni verjetno, da so delegati, ki so govorili v uradnem jeziku, potrebovali tolmačenje iz uradnega jezika, v katerem so govorili, v svoj materni jezik. Zato je smiselno sklepati, da so jeziki, za katere je potrebno tolmačenje, jeziki, ki se dejansko govorijo na sestanku.

Postopki za obdobje po širitvi

27. Sklep št. 56/04 generalnega sekretarja Sveta (10), ki določa jezikovne ureditve v obdobju po širitvi, je znatno spremenil uporabo tolmaških storitev. Novi sistem prilagaja jezikovne ureditve resničnim potrebam delegacij, povečuje njihovo stroškovno osveščenost in spodbuja države članice k zmanjšanju števila nepotrebnih prošenj za tolmačenje, kar privede do posledičnega znižanja stroškov tolmačenja.

28. Od 1. julija 2004 se tolmačenje ne zagotavlja več za sestanke 25 pripravljalnih teles (odborov, skupin in delovnih skupin). Zaradi tega se je povprečno dnevno število sestankov s tolmačenjem na Svetu znižalo s 13 na 11. Polna jezikovna ureditev 20/20 se financira iz proračuna Sveta, in sicer za sestanke Sveta, Evropskega sveta in največ 20 pripravljalnih teles.

29. Za druga pripravljalna telesa se aktivno ali pasivno tolmačenje zagotovi samo, v kolikor to zahtevajo nacionalne delegacije. Delegacije lahko te stroške krijejo iz dodeljenih finančnih sredstev v znesku 2 milijonov EUR na jezik. 66 % morebitnih neporabljenih zneskov se prišteje k znesku odobrenih proračunskih sredstev za potne stroške delegatov, ki je dodeljen zadevni državi članici. Nacionalne delegacije imajo možnost, da ob upoštevanju dvomesečnega odpovednega roka svoje prošnje spremenijo vsakih šest mesecev. Zaradi tega je v letu 2004 prišlo do opustitve enega ali več jezikov v jezikovnih ureditvah za več pripravljalnih teles.

Zmožnost zagotavljanja vseh potrebnih tolmaških storitev

30. Prošnje za tolmačenje v zvezi z uradnimi jeziki pred širitvijo se v splošnem lahko izpolnijo. Pri novih uradnih jezikih je stanje drugačno, saj za izpolnjevanje posebnih jezikovnih potreb (11) Evropske unije ni na voljo dovolj tolmačev.

31. Natečaji, ki jih je Evropski urad za izbor osebja (EPSO) organiziral za zaposlovanje tolmačev za nove uradne jezike, so bili zaključeni šele po datumu širitve. Za malteščino ni bilo uspešnih kandidatov, število uspešnih kandidatov za druge uradne jezike pa ni zadoščalo potrebam služb EU za tolmačenje.

32. Težave so se pojavile leta 2004 na Svetu, kjer je potreba po tolmačenju v nekatere nove uradne jezike celo presegala potrebo po tolmačenju v druge uradne jezike. GD za tolmačenje ni mogel izpolniti 37 % prošenj za tolmačenje za seje med majem in decembrom 2004.

Stroški tolmačenja

Izračuni stroškov

Izračuni stroškov, ki so jih opravile revidirane institucije

33. Z namenom, da se z odhodki posluje v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja – gospodarno, uspešno ter učinkovito – je nujno poznati celotni strošek zagotovljenih storitev, ki služi kot osnova za preudarno dodelitev sredstev.

34. Parlament nima ocen povprečnega celotnega dnevnega stroška za pomožne konferenčne tolmače in redno zaposlene tolmače. Izračunava le neposredne stroške (v glavnem plačilo in povrnitev potnih stroškov) tolmaških storitev pomožnih konferenčnih tolmačev, svojih izračunov pa ne posodablja redno.

35. GD za tolmačenje vsako leto izračuna povprečni strošek za tolmača, ki je na „na razpolago“ (v nadaljnjem besedilu: NR) (12) za cel dan ali pol dneva. Ta izračun se uporablja kot osnova za zaračunavanje tolmaških storitev institucijam in organom („medinstitucionalno zaračunavanje“), ki jim GD za tolmačenje zagotavlja tolmaške storitve. Ker se odpovedana naročila za tolmačenje upoštevajo kot NR, se po tem načelu izračunava strošek tolmaških storitev, ki so bile na razpolago, ne pa tudi strošek tolmaških storitev, ki so bile dejansko uporabljene. Poleg tega strošek za NR, ki ga izračuna GD za tolmačenje, ne upošteva vseh režijskih stroškov ali pokojninskih prispevkov za redno zaposlene uslužbence. Ker se vse pokojnine za uslužbence plačujejo iz proračuna Komisije, se zdi ta metoda ustrezna za medinstitucionalno določanje cene, vendar pa podcenjuje celotni strošek za NR. Isto velja za davek Skupnosti na plačila redno zaposlenih in samostojnih tolmačev, ki bi moral biti odštet od stroška, saj gre za prihodek proračuna EU.

Izračuni stroškov, ki jih je opravilo Računsko sodišče

36. Sodišče je razvilo metodo za ocenjevanje skupnega stroška tolmačenja in celotnega stroška za tolmaški dan pomožnih konferenčnih tolmačev in redno zaposlenih tolmačev, ki je opisana v Prilogi II. Ista metoda je bila uporabljena za izračun stroškov Parlamenta in GD za tolmačenje.

37. Revizorji so pri izračunih za leto 2003 dobili naslednje rezultate: Tabela 2 Cena tolmaškega dne redno zaposlenega tolmača (v EUR) Parlament GD za tolmačenje (Komisija + Svet) pred davkom in pokojnino po davku in pokojnini pred davkom in pokojnino po davku in pokojnini Neposredni strošek (13) 1 205 1 232 942 970 Posredni strošek (14) 220 227 227 232 Celotni strošek 1 425 1 459 1 169 1 202

Tabela 3 Cena tolmaškega dne pomožnega konferenčnega tolmača (v EUR) Parlament GD za tolmačenje (Komisija + Svet) pred davkom po davku pred davkom po davku Neposredni strošek 1 390 1 250 839 744 Posredni strošek 245 245 168 171 Celotni strošek 1 635 1 495 1 007 915

Tabela 4 Ponderirano povprečje in skupni strošek tolmačenja redno zaposlenih tolmačev in pomožnih konferenčnih tolmačev (v EUR) Strošek za tolmaški dan enega tolmača Parlament GD za tolmačenje (Komisija + Svet) pred davkom in pokojnino po davku in pokojnini pred davkom in pokojnino po davku in pokojnini Neposredni strošek 1 292 1 240 886 847 Posredni strošek 232 236 195 199 Celotni strošek za tolmaški dan (15) 1 523 1 476 1 081 1 046 Skupno število tolmaških dni (usklajena metoda) 38 803 38 803 101 331 101 331 Skupni strošek tolmačenja 59,1 mio 57,2 mio 109,5 mio 106,0 mio Skupno število NR po izračunih GD za tolmačenje N.P. N.P. 147 751 147 751 Celotni strošek za NR N.P. N.P. 742 718

38. Pri povprečnem strošku za tolmaški dan, ki po plačilu davka in pokojninskih prispevkov znaša v Parlamentu 1 476 EUR in v GD za tolmačenje 1 046 EUR, je strošek celodnevne seje s polnimi tolmaškimi storitvami pred širitvijo znašal okoli 40 000 EUR in 34 500 EUR (storitev 11/11 s 3 tolmači na jezikovno kabino oziroma skupaj 33 tolmači), po širitvi pa okoli 88 500 EUR in 63 000 EUR po širitvi (storitev 20/20 s 3 tolmači na jezikovno kabino oziroma skupaj 60 tolmačev). V primeru 4 tolmačev na jezikovno kabino, kar za sestanke v Parlamentu ni neobičajno, se lahko stroški tolmačenja za enodnevno sejo povzpnejo do 118 000 EUR (ali 84 000 EUR, če tolmačenje zagotovi GD za tolmačenje). Seja z majhno, 3/3 ureditvijo (angleščina, francoščina in nemščina kot pasivni in aktivni jeziki, s skupno 6 tolmači) stane samo 8 900 EUR v Parlamentu in 6 300 EUR v GD za tolmačenje. Iz tega je moč razbrati, kako pomembno je, da so prošnje za tolmačenje osnovane na resničnih potrebah.

Analiza stroškov tolmačenja

Parlament

39. Čeprav je plačilni sistem za redno zaposlene in samostojne tolmače v obeh institucijah enak, je strošek za tolmaški dan v Parlamentu veliko višji kot v GD za tolmačenje. Sodišče je ugotovilo, da je ta razlika posledica precejšnjega števila omejitev, na katere vodstvo skoraj nima vpliva, kot na primer: (a) Za razliko od Bruslja je v Strasbourgu zelo malo lokalnih (16) samostojnih tolmačev. Zaradi tega so potni ter hotelski stroški samostojnih tolmačev višji. Leta 2003 so ti stroški predstavljali 22 % vseh plačil pomožnim konferenčnim tolmačem. Dve tretjini pomožnih konferenčnih tolmačev, ki jih je Evropski parlament najel v letu 2003, nista bili iz okolice, medtem ko je GD za tolmačenje takšne tolmače najel v manj kot 40 % primerov. (b) Ker vsi redno zaposleni tolmači delajo v Bruslju, Strasbourg pa letno gosti 12 tedenskih plenarnih sej, ima Parlament veliko višje skupne potne stroške za svoje uslužbence, kot jih ima Komisija. (c) Zaradi krajših delovnih tednov z relativno malo parlamentarnih dejavnosti ob ponedeljkih, četrtkih popoldne ter zlasti ob petkih in veliko večjim povpraševanje po tolmaških storitvah v tednih plenarnih sej v Strasbourgu kot v tednih v Bruslju, kjer potekajo samo sestanki odborov ali političnih skupin, mnogi tolmači preživijo do 32 dni na leto brez delovnih zadolžitev. (d) Seje v Parlamentu se pogosto odvijajo pozno zvečer ali ponoči. Zato imajo tolmači naslednje jutro ali dan pravico do plačanega počitka in je treba poklicati druge tolmače. V Komisiji ter v manjšem obsegu na Svetu so takšne seje le izjemoma.

GD za tolmačenje

40. Pomožni konferenčni tolmači, ki jih najame GD za tolmačenje, na splošno stanejo veliko manj kot redno zaposleni tolmači (glej tudi odstavke 59–62). Ker je od leta 2002 do 2003 število tolmaških dni redno zaposlenih tolmačev upadlo za 4 %, se je v letu 2003 neizogibno povečala razlika v stroških med obema kategorijama tolmačev.

41. Večina pomožnih konferenčnih tolmačev, ki jih najame GD za tolmačenje, je lokalnih oziroma iz bližnje okolice (55 % pogodbenih dni pomožnih konferenčnih tolmačev v letu 2003 in 59 % v letu 2004), zato ne potrebujejo potnih in hotelskih stroškov ter dnevnic ali pa zelo malo. Ker so plačani samo za dni, za katere so najeti, lokalni samostojni tolmači stanejo manj kot redno zaposleni tolmači. Kot kažejo rezultati raziskave (17), opravljene za Komisijo, pa so nelokalni pomožni konferenčni tolmači po drugi strani dražji.

Druga vprašanja v zvezi s stroški tolmačenja

Parlament

Pozne prošnje in odpovedi

42. Zagotavljanje tolmaških storitev na hitro je še posebej drago, saj je treba pomožnim konferenčnim tolmačem povrniti potne stroške za kratkotrajno delovno nalogo (na primer za eno sejo), medtem ko dovolj zgodaj poslane prošnje omogočajo načrtovanje zaposlitev samostojnih tolmačev za daljše obdobje (na primer za ves teden, v katerem se odvijajo različne seje).

43. Revizija je pokazala, da leta 2003 v velikem številu primerov roki, določeni v kodeksu niso bili spoštovani. Po roku je bilo vloženih 853 prošenj (povprečno 17 na teden) in 650 odpovedi (povprečno 13 na teden).

44. Čeprav so pozne odpovedi sej včasih neizogibne, povzročajo izgubo finančnih virov, če zadolženih tolmačev ni mogoče prerazporediti na druge seje. Če se uporabi pomožne konferenčne tolmače, so njihova plačila čista izguba za institucijo; če se uporabi uradnike, pa bi ti lahko delali na drugih sejah, za katere so zaradi domnevne nerazpoložljivosti redno zaposlenih tolmačev poklicali pomožne konferenčne tolmače. Z računalniškim sistemom „GERI“ (akronim za „Gestion des Réunions et des Interprètes“), ki ga je leta 2003 uporabljal Parlament, je mogoče ugotoviti, koliko polovičnih tolmaških dni je bilo zahtevanih in na razpolago, vendar neizkoriščenih zaradi odpovedi sej (18). Leta 2003 je to zneslo 6 298 polovičnih dni (2 864 polovičnih dni za redno zaposlene tolmače in 3 434 polovičnih dni za pomožne konferenčne tolmače). To predstavlja okoli 8 % izvedenih tolmaških dni in 7,5 % zahtevanih. Posledično je bilo 4 milijone EUR porabljenih za storitve, ki so bile na razpolago, vendar niso bile uporabljene. Z boljšim načrtovanjem bi lahko redno zaposleni tolmači, ki so bili zadolženi za odpovedane seje, nadomestili pomožne konferenčne tolmače, najete za druge seje (v zvezi s tem vprašanjem glej tudi odstavek 47).

Komisija

Odpoved ali kratke seje

45. Pozne odpovedi, kratke seje in potreba GD za tolmačenje, da ima nekaj tolmačev za vsak jezik v pripravljenosti za primere na hitro sklicanih sej ali nepredvidenih odsotnosti tolmačev, so glavni razlogi za visoko število primerov t. i. stanja implicitne ali eksplicitne pripravljenosti („implicit or explicit stand-by duty“) (19), torej tolmačev, ki so sicer prisotni, vendar ostanejo v stanju pripravljenosti, ker njihove storitve niso potrebne. Leta 2003 so redno zaposleni tolmači povprečno preživeli 33 dni v „stanju implicitne pripravljenosti“. Visoko število primerov „stanja implicitne pripravljenosti“ (okoli 130 tolmačev na dan, kar je leta 2003 pomenilo več kot četrtino števila redno zaposlenih tolmačev) se pojavi v avgustu, ko je sklicanih zelo malo sej. Zato ni bilo izkoriščenih 15 000 tolmaških dni, kar ustreza okoli 15 % delovnih dni redno zaposlenih tolmačev. Pomožni konferenčni tolmači so imeli skupaj prek 6 000 dni „stanja implicitne pripravljenosti“. Skupni strošek „stanja implicitne pripravljenosti“, na voljo za tolmačenje, je za leto 2003 ob upoštevanju stroška 865 EUR na dan, mogoče oceniti na 18 milijonov EUR. Ob povprečnem strošku 865 EUR, ki je dnevno razpoložljiv za tolmačenje (20), se lahko skupni strošek stanja implicitne pripravljenosti za leto 2003 oceni na okoli 18 milijonov EUR. Medtem ko se znatnemu deležu stroškov za tolmače v pripravljenosti v okviru trenutne delovne ureditve ne da izogniti, pa si je treba čim bolj prizadevati za zmanjšanje teh stroškov.

46. Leta 2003 je bilo odpovedanih 15 % tolmaških dni, ki so jih zahtevali oddelki Komisije, vendar podatki za primere, v katerih ni prišlo do izgube virov, niso na voljo, saj so bili lahko tolmači, rezervirani za odpovedane seje, prerazporejeni na druge seje.

47. Leta 2003 je bilo devet delovnih dni, ko je bilo vsaj 100 redno zaposlenih tolmačev (oziroma več kot 20 % skupnega števila redno zaposlenih tolmačev), zadolženih za odpovedane seje v „stanju implicitne pripravljenosti“, hkrati pa je bilo najetih prek 100 pomožnih konferenčnih tolmačev.

48. Posledica kratkih sej je neke vrste „stanje implicitne pripravljenosti“, saj je tolmačenje potrebno samo za majhen del rezerviranega celotnega ali polovičnega tolmaškega dne. Eden izmed razlogov za zelo kratke seje je, da se nekatere delovne skupine, ki imajo seje v enakomernih časovnih presledkih, sestanejo tudi takrat, ko imajo na dnevnem redu zelo malo točk, ki niso nujne.

Svet

Odpovedi sej

49. Leta 2003 je, po lastnih ocenah Sveta, več kot 5 % njegovih odhodkov za tolmačenje (2,4 od 45,7 milijona EUR) predstavljalo plačila za odpovedane seje, ko Svet ni mogel prerazporediti tolmačev na druge seje, ki so potekale istega dne. To ustreza neto letni izgubi skoraj 4 000 tolmaških dni.

Seje, obračunane po višjih tarifah

50. Pozno oddane prošnje za nove seje ali za dodatek enega ali več jezikov, vložene manj kot šest delovnih dni pred datumom seje, so bile leta 2003 obračunane po tarifi 835 EUR, kar je za okoli tretjino več od normalne tarife 632 EUR. Leta 2003 so te pozne prošnje pomenile okoli 3 % skupne vsote, obračunane Svetu.

51. Pomembno je, da se organizatorji sej začnejo zavedati visokih stroškov v zvezi z odpovedmi in poznimi prošnjami. Izjavo o stroških odpovedanih sej, ki se jo konec vsakega meseca pošlje vodji osrednje koordinacijske enote države članice, ki po rotacijskem ključu predseduje Svetu, se lahko obravnava kot primer dobre prakse, če se izkoristi v upravljavske namene.

Medinstitucionalni sistem zaračunavanja v GD za tolmačenje

52. Medinstitucionalni sistem zaračunavanja, ki temelji na „dogovorih o ravni storitev“ med GD za tolmačenje in zadevnimi institucijami je bil ustanovljen, da se GD za tolmačenje povrnejo stroški tolmaških storitev, ki jih je zagotovil drugim institucijam (stroški, ki bremenijo administrativni proračun teh institucij).

53. Leta 2003 je GD za tolmačenje Svetu obračunal tolmaške storitve po osnovni tarifi 632 EUR za dan ali 369 EUR za pol dneva za tolmače, ki so bili zahtevani vsaj šest tednov vnaprej za seje v Bruslju. Za službena potovanja in pozna naročila so bile uporabljene višje tarife.

54. V zvezi s trenutnim zaračunavanjem so bile ugotovljene naslednje točke: (a) Struktura cen ne temelji na dejanskem strošku posamezne vrste prošnje (pravočasne prošnje, pozne prošnje, umaknjene prošnje, prošnje za jezike z višjimi potnimi stroški pomožnih konferenčnih tolmačev, itd.). (b) Za prihodek GD za tolmačenje se uporabljajo standardne tarife, ki temeljijo na ocenjeni ravni dejavnosti. Večina stroškov, ki bremenijo GD za tolmačenje, so stalni stroški (le strošek pomožnih konferenčnih tolmačev je v celoti spremenljiv). Zato ima GD za tolmačenje primanjkljaj ali presežek kadar sta obseg ali struktura dejanskih prošenj za tolmaške storitve drugačna od predvidenih. (c) Cena ne vključuje celotnega stroška tolmaških storitev, saj, kot je navedeno v odstavku 35, ne vključuje vseh režijskih stroškov. (d) Dnevna omejitev števila tolmačev in sej, določena v dogovoru o ravni storitev, preprečuje visoko stopnjo povpraševanja, ne pa tudi njegovo usihanje (začetek januarja, avgust, itd.). (e) Ker računalniška sistema Sveta in GD za tolmačenje nista povezana, je z zaračunavanjem veliko dela, pri katerem prihaja do napak. Popravki navzdol v fakturah GD za tolmačenje iz let 2002–2003, poslanih Svetu, so znašali skoraj 6 % začetnega fakturiranega zneska.

Medinstitucionalno sodelovanje

55. Na podlagi Medinstitucionalnega odbora za prevajanje in tolmačenje (ICTI) ter „poročila Chêne“ (21) iz leta 2002 se je na področju tolmačenja sodelovanje med institucijami EU zelo okrepilo. Med glavnimi dosežki so: — skupni natečaji za redno zaposlene tolmače, ki jih organizira EPSO, — skupni izbirni postopek in skupni seznam akreditiranih pomožnih konferenčnih tolmačev, — skupni sistem in enota za plačila pomožnim konferenčnim tolmačem (od oktobra 2004), — izmenjava sicer majhnega števila razpoložljivih tolmačev za nove jezike.

56. Dodatne prihranke in večjo učinkovitost bi bilo mogoče doseči na številnih drugih področjih, vendar večje sodelovanje ovira trenutna organiziranost, ki vključuje tri neodvisne ponudnike tolmaških storitev (GD za tolmačenje, Parlament in Sodišče Evropskih skupnosti).

57. Razdelitev dela med Parlamentom in Komisijo (GD za tolmačenje) ni učinkovita zaradi naslednjih razlogov: (a) Obe instituciji tekmujeta za najem pomožnih konferenčnih tolmačev za seje v Bruslju. (b) Instituciji se med seboj ne obveščata sistematično o razpoložljivosti svojih virov ali potrebah po njih. GD za tolmačenje najema pomožne konferenčne tolmače na dneve, ko ima Parlament še vedno na razpolago redno zaposlene tolmače brez vsakršnih delovnih zadolžitev. Ko je seja odpovedana ali ko so tolmači potrebni samo za pol dneva ali manj, je zaradi ločenih organizacijskih struktur, skupaj s pomanjkanjem pretoka informacij med obema institucijama, skoraj nemogoče, da bi ena institucija lahko uporabila vire druge. V obdobju pred volitvami v Evropski parlament (od 10. maja do 2. julija 2004) na ducate redno zaposlenih tolmačev Parlamenta, še zlasti iz manjših jezikov, ni imelo delovnih zadolžitev. Hkrati je GD za tolmačenje dnevno najel povprečno 253 pomožnih konferenčnih tolmačev, kar je pripeljalo do velikih stroškov v breme odobrenih proračunskih sredstev (prek 900 EUR na dan in na tolmača). (c) Trenutna organiziranost otežuje nižanje potnih stroškov, ker se izkorišča prisotnost nelokalnih pomožnih konferenčnih tolmačev, ki jih je druga institucija že najela za dneve pred tem ali za naslednje dni. (d) S skupno organizacijo bi bilo mogoče doseči dodatne prihranke na področju kadrov, finančnega, operativnega in računalniškega upravljanja in povezovanja informacijskih sistemov.

58. Zaradi tega bi bilo treba analizirati, ali bi bilo zgoraj navedene težave mogoče rešiti z vzpostavitvijo enotnega medinstitucionalnega urada ali agencije, ki bi zagotavljala tolmaške storitve vsem institucijam EU, ali pa z izboljšanjem medinstitucionalnega sodelovanja. Centraliziranje zagotavljanja tolmaških storitev bi bilo združljivo z avtonomijo posameznih institucij, kar dokazuje dejstvo, da je Komisija Svetu brez omembe vrednih prekinitev več let zagotavljala tolmačenje. Dogovor o ravni storitev, ki sta ga podpisala Svet in GD za tolmačenje, kaže, da je instituciji odjemalki povsem možno zagotoviti dogovorjeno dnevno število tolmačev.

Posebne ugotovitve v zvezi z odhodki za delo samostojnih tolmačev

Optimalno razmerje med redno zaposlenimi in samostojnimi tolmači

GD za tolmačenje

59. Ustreznost najemanja pomožnih konferenčnih tolmačev namesto redno zaposlenih tolmačev je odvisna od številnih dejavnikov, kot so na primer način razporeditve sej skozi leto in čez teden, razpoložljivost lokalnih samostojnih tolmačev ali razdalja med tolmačevim sedežem opravljanja poklicne dejavnosti in krajem sestanka. Sodišče meni, da so rezultati že omenjene študije, izvedene za GD za tolmačenje (17), na splošno veljavni. Rezultati kažejo, da naj redno zaposleni tolmači za dosego splošnega optimalnega razmerja opravijo 51 % tolmaških dni. Delež tolmaških dni redno zaposlenih tolmačev je padel s 53 % leta 2000 na 46 % leta 2002 in 2003, vendar se je leta 2004 povišal na 50 %.

60. Vendar pa skupno ciljno razmerje 51:49 ni primerno za vse jezike. GD za tolmačenje ni izračunal optimalnega razmerja za posamezne jezike. Na primer, razmerje nizozemsko govorečih samostojnih tolmačev (54 % leta 2003) bi moralo biti višje, saj je na razpolago veliko „lokalnih tolmačev“ (pomožnih konferenčnih tolmačev, ki živijo v Bruslju ali njegovi okolici) in ne pretirano dragih „nelokalnih tolmačev“ (pomožnih konferenčnih tolmačev, ki živijo nedaleč od Bruslja).

61. Po drugi strani pa bi lahko zaposlili več stalnih tolmačev, na primer, za portugalščino in grščino, saj so potni stroški za portugalske in grške pomožne konferenčne tolmače višji od povprečnih stroškov vseh pomožnih konferenčnih tolmačev. Za ta jezika je odvisnost od pomožnih konferenčnih tolmačev relativno visoka (59 % oziroma 67 % tolmaških dni leta 2003), stalni tolmači imajo eno največjih delovnih obremenitev med vsemi jeziki (116 oziroma 108 dni, v primerjavi s povprečjem 104 dni leta 2003), odstotek lokalnih pomožnih konferenčnih tolmačev pa je najnižji (samo 30 % za portugalščino in 42 % za grščino v primerjavi s povprečjem 56 % leta 2003).

Parlament

62. Parlament ni s posebnim izračunom ugotavljal optimalnega razmerja med samostojnimi in redno zaposlenimi tolmači. Leta 2003 so pomožni konferenčni tolmači opravili 57 % tolmaških dni. Kljub višjim stroškom se zdi višji odstotek dela samostojnih tolmačev kot pri GD za tolmačenje upravičen in sicer zaradi bolj neenakomernih potreb. Vendar pa so potni stroški pomožnih konferenčnih tolmačev nad povprečjem pri petih jezikih z najvišjim odstotkom samostojnega tolmačenja (v padajočem zaporedju: španščina, italijanščina, angleščina, finščina in švedščina).

Denarni dodatki pomožnih konferenčnih tolmačev

Povrnitev potnih stroškov in dnevnice

63. Potni stroški za pomožne konferenčne tolmače so znatno višji kot za redno zaposlene uradnike. Zaradi dogovora, ki pomožnim konferenčnim tolmačem zagotavlja potni dodatek, dnevnice ter povrnitev potnih in hotelskih stroškov, imajo pomožni konferenčni tolmači ugodnejše potovalne pogoje kot njihovi redno zaposleni kolegi. Pri sestankih zunaj Bruslja to pomeni neenake potovalne pogoje za tolmače, ki so na isti ravni in opravljajo enako delo. Glede na dogovore IACI z drugimi mednarodnimi organizacijami so pomožni konferenčni tolmači upravičeni do enakih pogojev za povrnitev potnih stroškov kot redno zaposleni uslužbenci na podobni ravni (22).

64. Glede na člen 10 pravil Komisije za izvajanje dogovora med IACI in institucijami EU (23) je pomožni konferenčni tolmač ob predložitvi dokazne dokumentacije upravičen do povrnitve zamenljive in povrnljive vozovnice Mednarodnega združenja letalskih prevoznikov (IATA) po najnižji ceni, ki ni podvržena kvotam. Izvedbena pravila, ki se uporabljajo za pomožne konferenčne tolmače, ki delajo za institucije EU v Luxembourgu (24), vsebujejo podobno določbo.

65. Sporazum je treba spremeniti tako, da se ugotovi, da pomožni konferenčni tolmač na splošno ne prejme višje vsote od zneska, ki ustreza ceni vozovnice z omejitvami (se pravi najcenejše vozovnice). Ta znesek bi moral biti plačan tudi v primerih nezmožnosti za delo zaradi bolezni, odpovedi seje ali katerega koli drugega razloga, na katerega pomožni konferenčni tolmač nima vpliva.

Parlament

66. Preverjanje vzorca plačil, izplačanih pomožnim konferenčnim tolmačem, je pokazalo, da je večina tistih, ki so potovali z letalom, prejela povrnitev stroškov za letalsko vozovnico v poslovnem razredu, kljub temu, da v evidenci ni bilo dokazov, da je bila takšna vozovnica nujna.

67. V nasprotju s pravili, ki določajo, da pomožni konferenčni tolmač ni upravičen do polne dnevnice, kadar bi stalni uradnik prejel samo del takšne dnevnice, je cela dnevnica odobrena celo za obdobje, krajše od 12 ur (25).

GD za tolmačenje

68. Preverjanje vzorca 17 plačil, izplačanih pomožnim konferenčnim tolmačem, ki so potovali z letalom, je pokazalo, da so štirje prejeli povračilo za letalsko vozovnico v poslovnem razredu, čeprav v evidenci ni bilo dokazov, da je bila takšna vozovnica nujna.

Primerjava z drugimi mednarodnimi organizacijami

69. Dnevno plačilo, ki so ga evropske institucije v letu 2004 plačevale za izkušene tolmače po fiksni tarifi 483,98 EUR na dan, je v skladu s trenutnimi tržnimi pogoji v zasebnem sektorju. Vendar pa je nižji od bruto povprečne tarife, ki so jo plačale druge mednarodne organizacije, ki so prav tako podpisale dogovore z IACI. Razlika je pojasnjena z veliko večjim obsegom zaposlitev in daljšimi pogodbami, ki jih lahko ponudijo institucije EU, pa tudi z ugodno davčno obravnavo (pomožni konferenčni tolmači plačajo davek Skupnosti in so zato oproščeni nacionalnih davkov na dohodek).

70. Učinek ugodne davčne obravnave je, da je neto znesek, ki ga samostojni tolmači prejmejo od GD za tolmačenje in Parlamenta, kljub nižji bruto tarifi, višji od neto zneska, prejetega za delo v zasebnem sektorju ali drugih mednarodnih organizacijah. To pomeni, da si institucije EU pri najemanju pomožnih konferenčnih tolmačev lahko privoščijo uporabo visokih standardov, vendar morajo tudi pazljivo spremljati tržne pogoje, da bi se izognile preplačilu svojih pomožnih konferenčnih tolmačev.

71. V nasprotju z institucijami EU Organizacija za ekonomsko sodelovanje in razvoj v primeru odpovedanih sestankov, zgodaj končanih sestankov in splošnih ter nestrokovnih sestankov (26) plačuje tolmaške storitve po znižani tarifi.

Kakovost tolmačenja

Parlament

72. Raziskava, ki jo je opravilo Sodišče med političnimi skupinami, ni razkrila nobenih pritožb glede kakovosti, zanesljivosti ali ustrežljivosti tolmaške službe, vendar je bila omejitev sej s tolmačenjem na tri ure in pol obravnavana kot preveč omejevalna.

Komisija in Svet

73. V okoli 1,2 % poročil o zasedanjih (27) iz leta 2003 in 0,5 % iz leta 2004 so omenjene neformalne pritožbe, večinoma v zvezi z jezikovnimi ureditvami. Ocenjevanje kakovosti tolmaških storitev GD za tolmačenje, ki so ga leta 2001 izvedli zunanji svetovalci, vključno z raziskavo med delegati, ki so se udeležili sej Komisije in Sveta, na katerih je bilo zagotovljeno tolmačenje, je pokazalo, da je bilo 91 % teh delegatov na splošno zadovoljnih ali zelo zadovoljnih s kakovostjo tolmačenja, ki ga je zagotovil GD za tolmačenje. Kot največja pomanjkljivost je bila izpostavljena nepoznavanje vsebin, o katerih se je razpravljalo na sejah. Zdelo se je, da je bil ta problem povezan s pozno razdelitvijo ali nerazpoložljivostjo gradiva za seje, kar je raziskava med tolmači opredelila kot največji problem. Več kot polovica tolmačev je bila nezadovoljna z gradivom. Kot problem je bila obravnavana zlasti nerazpoložljivost gradiva v njihovem aktivnem jeziku.

74. Od zadnjega četrtletja 2003 je GD za tolmačenje od organizatorjev sej zahteval, da po vsaki seji izpolnijo kratek vprašalnik. 94 % jih je izjavilo, da so bili s storitvami GD za tolmačenje in kakovostjo tolmačenja zelo zadovoljni ali zadovoljni.

75. Takšno sliko so revizorjem večinoma potrdili različni vodje osrednje koordinacijske enote, ki jo ustanovi vsaka država članica, ki po rotacijskem ključu predseduje Svetu (v nadaljnjem besedilu „koordinator predsedstva Sveta“), in prosilci za seje v Komisiji. Kakovost tolmačenja je bila skoraj soglasno omenjena kot glavna prednost GD za tolmačenje.

76. Kot pomoč pri zagotavljanju kakovosti in doslednosti tolmačenja imajo tolmači GD za tolmačenje na razpolago večjezične spletne slovarje za veliko število tem. Gradivo za seje pa je po drugi strani pogosto na razpolago samo v angleščini, zaradi česar ga morajo tolmači sami dopolniti z iskanji po podatkovnih bazah. Kakovost bi se dalo dodatno izboljšati, če bi bile na zaporednih sejah prisotne bolj stabilne tolmaške ekipe. To se zdi še zlasti ustrezno za večino strokovnih sestankov.

77. Ustrežljivost uradnikov GD za tolmačenje se prav tako obravnava kot ena glavnih prednosti tega generalnega direktorata. V primeru, da GD za tolmačenje na svojih tedenskih arbitražnih ali koordinacijskih sestankih popolnoma ali delno zavrne prošnjo za tolmačenje, se zahtevana seja ponavadi prestavi na naslednji teden ali pa se izvede z zmanjšano jezikovno ureditvijo. Do večjih zamud pri napredku odborov ali delovnih skupin je prihajalo le izjemoma.

78. Omejitev sej s tolmačenjem na tri ure in pol je bila med pogovori Sodišča s strankami Komisije in Sveta tako kot v Parlamentu najpogosteje omenjena pomanjkljivost.

79. Svet nima sistema za ocenjevanje kakovosti tolmačenja ter za merjenje zadovoljstva delegatov.

80. Koordinatorji predsedstva Sveta leta 2002–2003 so v pogovorih z revizorji Sodišča skoraj soglasno navedli kakovost tolmačenja kot glavno prednost GD za tolmačenje. Uradne pritožbe s strani organizatorjev sej ali delegacij so izjemno redke. V letih 2002 in 2003 je GD za tolmačenje prejel samo štiri ali pet takšnih pritožb, od katerih sta bili v obeh letih samo po dve povezani s kakovostjo tolmačenja.

81. Koordinatorji predsedstva Sveta menijo, da je šesttedenski rok za oddajanje prošenj za tolmačenje, ki ga je določil GD za tolmačenje, predolg in neizogibno povzroča veliko število sprememb. Predlagano je bilo tudi, da bi natančnejša in bolj podrobna pisna navodila generalnega sekretariata koordinatorju predsedstva Sveta in organizatorjem sej omogočila boljše načrtovanje sej in izogibanje pogostim odpovedim sej, zlasti v prvih tednih novega predsedstva.

ZAKLJUČKI IN PRIPOROČILA

Postopki, ki preprečujejo zagotavljanje prekomernih tolmaških storitev

82. Revizija je pokazala, da je institucijam v preteklih petih letih uspelo obvladovati odhodke za tolmačenje, čeprav se je število uradnih jezikov maja 2004 povečalo z 11 na 20. Komisija in Svet sta vzpostavila sisteme, ki zagotavljajo, da se tolmačenje zagotovi samo v primeru resnične potrebe. Najboljše prakse, ki so bile opažene v teh institucijah, bi bilo treba razširiti na Parlament (odstavki 15–29).

Zmožnost zagotavljanja vseh potrebnih tolmaških storitev

83. Potrebe po tolmačenju za uradne jezike pred širitvijo so na splošno izpolnjene, vendar pa za tolmačenje v nove uradne jezike ali iz njih ni na voljo dovolj tolmačev (odstavki 30–32).

84. Povečanje števila delovnih jezikov povzroča praktične in finančne probleme, ki jih je mogoče rešiti le z nadzorom nad povpraševanjem po tolmaških storitvah in z njimi povezanimi stroški. Pridružitev majhnih držav povzroča ogromno povečanje potrebe na sicer majhnih tolmaških trgih z dokaj omejeno ponudbo, zato je vedno težje izpolniti vse prošnje za tolmačenje. Natečaji EPSO, organizirani za izbor stalnih tolmačev za nove jezike, so bili zaključeni šele po datumu širitve, z njimi pa ni bilo zagotovljenih dovolj uspešnih kandidatov za pokrivanje potreb tolmaških služb EU (odstavka 30–31).

Stroški tolmačenja

85. Plačila tolmačem predstavljajo okoli 80 % stroškov tolmačenja. Dodatni stroški so povezani z vodstvom, upravo, usposabljanjem, informacijsko tehnologijo, itd. Sodišče ocenjuje, da je leta 2003 celotni strošek tolmaških storitev, ki sta jih zagotovila Parlament in GD za tolmačenje, znašal 57 oziroma 106 milijonov EUR. Skupaj s Sodiščem Evropskih skupnosti se lahko skupni strošek tolmačenja v institucijah EU pred širitvijo oceni na okoli 170 milijonov EUR. Strošek tolmaškega dne v Parlamentu je mnogo višji kot v GD za tolmačenje, predvsem zaradi načina organizacije sej v Parlamentu (odstavki 33–41 in Priloga II).

86. Kljub ukrepom za obvladovanje in znižanje tolmaških stroškov še vedno obstaja možnost za dodatne prihranke, in sicer z boljšim upravljanjem sej, zlasti tako, da se zagotovi, da je sprememb v zadnjem trenutku ter odpovedi čim manj (odstavki 42–51).

87. Poleg tega bi morale institucije pregledati svoje politike v zvezi z rezervnimi tolmaškimi viri, ki so v stanju pripravljenosti, da bi tako znižale s tem povezane stroške (odstavek 45).

88. Kot je prikazano v odstavkih 44 in 49, je bilo leta 2004 v Parlamentu in Svetu porabljenih več kot 6 milijonov EUR za tolmaške storitve, ki so bile sicer zahtevane, zaradi odpovedi sej pa niso bile uporabljene. Seje so bile odpovedane tudi v Komisiji, vendar pa stroška odpovedi zaradi razloga, opisanega v odstavku 46, ni mogoče oceniti.

89. Komisija prek GD za tolmačenje zagotavlja tolmaške storitve sebi, Svetu in drugim institucijam. Stroški za tolmačenje se zaračunavajo drugim institucijam – kar predstavlja učinkovito orodje za upravljanje virov – vendar je Sodišče ugotovilo, da tarifa zaračunavanja ne upošteva celotnih stroškov. Medtem ko to nima nobenega neto učinka na proračun EU, pa bi se lahko odrazilo v neustreznih upravljavskih odločitvah v zvezi z uporabo razpoložljivih virov.

90. Zmanjševanje stroškov bi bilo mogoče doseči tudi s strožjo uporabo dogovora z IACI, nadaljnjim povezovanjem računalniških sistemov ter tesnejšim medinstitucionalnim sodelovanjem.

91. V zvezi z dogovorom z IACI bi bilo treba razmisliti o možnosti sklenitve dogovora, v skladu s katerim bi bili pomožni konferenčni tolmači upravičeni do enake ureditve, kot velja za redno zaposlene uslužbence. Primer Združenih narodov kaže, da je centralizacija potovalnih ureditev za samostojne tolmače izvedljiva (28). Posvetovanja z IACI bi se lahko začela na podlagi člena 19 dogovora, z namenom, da se dogovor na tej točki spremeni (odstavki 63–71). Treba bi bilo razmisliti tudi o možnosti dogovora s potovalnimi agencijami, letalskimi družbami, hoteli itd. o posebnih cenah za pomožne konferenčne tolmače.

92. Splošna politika glede tega, kdaj naj tolmačijo redno zaposleni tolmači in kdaj pomožni konferenčni tolmači, ni jasno določena, saj je odvisna od številnih dejavnikov: način, po katerem so sestanki razporejeni skozi leto in prek tedna, razpoložljivost lokalnih samostojnih tolmačev, zahtevane jezikovne kombinacije, razdalja med tolmačevim sedežem opravljanja poklicne dejavnosti in krajem sestanka, itd. Lokalni pomožni konferenčni tolmači na splošno stanejo manj kot redno zaposleni tolmači, medtem ko so nelokalni pomožni konferenčni tolmači v povprečju dražji (odstavki 39–41).

Kakovost tolmačenja

93. Uporabniki so na splošno zadovoljni s kakovostjo zagotovljenih tolmaških storitev (odstavki 72–75), čeprav je veliko uporabnikov pozvalo k večji prožnosti v zvezi s časovnimi omejitvami, ki se uporabljajo za seje.

Možni razvoj dogodkov

94. Izdelati bi bilo treba neodvisno oceno možnih koristi ustanovitve enotnega medinstitucionalnega urada, ki bi zagotavljal tolmaške storitve vsem institucijam EU, in jih primerjati s koristmi okrepljenega medinstitucionalnega sodelovanja (odstavek 58).

95. Vsaka širitev Evropske unije je vodila k večjemu številu delovnih jezikov in bolj zapletenim zahtevam za tolmaške storitve. To poročilo kaže, da je institucijam uspelo izvesti pragmatične ukrepe za omejitev in kontrolo stroškov tolmačenja, ne da bi pri tem ogrozile načelo večjezičnosti. Sodišče priporoča, da institucije nadaljujejo s takšnimi prizadevanji.

To poročilo je sprejelo Računsko sodišče v Luxembourgu na svojem zasedanju dne 22. septembra 2005. Za Računsko sodišče Hubert WEBER Predsednik

(1) Uredba Sveta št. 1 z dne 15. aprila 1958 o določitvi jezikov, ki se uporabljajo v Evropski gospodarski skupnosti (UL 17, 6.10.1958, str. 385/58), kot je bila spremenjena.

(2) Pred širitvijo EU maja 2004 je bilo na GD za tolmačenje zaposlenih skoraj 500 tolmačev, v Parlamentu prek 200 in na Sodišču Evropskih skupnosti 33.

(3) Samostojni tolmači so znani tudi pod francoskim akronimom AIC (Auxiliaire Interprete de Conference).

(4) Kadrovski predpisi za uradnike Evropskih skupnosti in Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti so določeni v Uredbi Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (UL L 56, 4.3.1968, str. 1), nazadnje spremenjeni z Uredbo (ES, Euratom) št. 723/2004 (UL L 124, 27.4.2004, str. 1).

(5) GD za tolmačenje za statistične namene obravnava tolmaški dan kot dva polovična tolmaška dneva, v katerih tolmač dejansko opravi vsaj nekaj tolmačenja (torej razen potovanja in vseh drugih dejavnosti). Ker GD za tolmačenje, Parlament in Sodišče Evropskih skupnosti uporabljajo različne metode za izračunavanje števila zagotovljenih tolmaških dni, so revizorji prilagodili podatke drugih institucij, da so primerljivi s podatki GD za tolmačenje in sicer za izračun deleža vsake institucije v skupni porabi in za izračun stroška za dan tolmačenja.

(6) Za lažjo primerjavo je bilo leto 1998 izbrano za osnovno leto, saj sta leti 1998 in 2003 leti pred parlamentarnimi volitvami in novim oblikovanjem Komisije. Poleg tega je bilo v obeh letih enako število uradnih jezikov (11), saj je bila predzadnja širitev EU leta 1995.

(7) Aktivni jeziki so jeziki, v katere se zagotovi tolmačenje. Pasivni jeziki so jeziki, ki se lahko govorijo na seji. Če število aktivnih in pasivnih jezikov ni enako, ima seja nesorazmerno jezikovno ureditev. Primer: ureditev 7/6 je ureditev s 7 pasivnimi in 6 aktivnimi jeziki.

(8) Na podlagi previdne domneve, da je problem zadeval samo eno delegacijo. Povprečni strošek za tolmaški dan je prikazan v tabeli 4.

(9) Algoé Consultants, Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d'interprétation, Lyon-Ecully, 26 June 2001 (Ocenjevanje kakovosti tolmaških storitev, ki jih zagotavlja SCIC v zvezi s tolmačenjem, Lyon-Ecully, 26. junij 2001).

(10) Sklep generalnega sekretarja Sveta EU/visokega predstavnika za skupno zunanjo in varnostno politiko št. 56/04 z dne 7. aprila 2004 v zvezi s tolmačenjem za Evropski svet, Svet EU in njegova pripravljalna telesa, SN 1327/04 REV 1.

(11) Da bi se zagotovila visoka kakovost tolmačenja, se od tolmačev EU načeloma zahteva, da tolmačijo samo v svoj materni jezik. Zaradi velikega števila delovnih jezikov je zelo težko poiskati tolmače za vse jezikovne kombinacije.

(12) To je prevod francoskega izraza „mise à disposition“ (MAD), ki ga uporablja GD za tolmačenje. Za vse tolmače, ki so bili naročeni in ki niso bili odpovedani vsaj 6 delovnih dni pred sejo, se izstavi enaka faktura kot za NR.

(13) Neposredne stroške predstavaljajo plačila redno zaposlenih tolmačev in pomožnih konferenčnih tolmačev, vključno s povrnitvijo potnih stroškov in dnevnicami.

(14) Posredni stroški so tukaj opredeljeni kot vsi drugi stroški, povezani z dejavnostjo tolmačenja: plačila vodstva in zaposlenih, ki so odgovorni za načrtovanje, finance, upravljanje kadrov in druge upravne naloge, usposabljanje, IT in pisarniške stroške, itd.

(15) Zneska za povprečni celotni strošek tolmaškega dneva leta 2003 (1 081 EUR pred plačilom davka in prispevka za pokojnino ali 1 046 EUR po plačilu davka in prispevka za pokojnino) sta precej višja od stroškov za NR, saj vključujeta več režijskih stroškov, kot jih upošteva GD za tolmačenje, in zajemata samo cele tolmaške dneve (oziroma dva polovična dneva) za dejansko izvedene seje, medtem ko je po določbah odstavka 35 treba za izračun stroškov za NR upoštevati tudi odpovedane seje in poldnevne seje, saj se te obračunajo organizatorjem sej.

(16) Lokalni pomožni konferenčni tolmači imajo prijavljen sedež opravljanja poklicne dejavnosti manj kot 60 kilometrov od kraja seje.

(17) PriceWaterhouseCoopers, Etude sur le coűt total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I.C., 5 October 2001 (Študija o skupnem strošku rednih tolmačev in pomožnih konferenčnih tolmačev z dne 5. oktobra 2001).

(18) V računalniškem sistemu „GERI“ je enota za merjenje zaposlitve tolmačev „polovični dan“. Ko je v „GERI“ seja odpovedana, se polovični tolmaški dnevi, dodeljeni za to sejo, avtomatično prikažejo kot „odpovedani polovični dnevi“ („demi-journée suspendue“) za vsakega tolmača, ki je bil najet za sejo. V primeru, da je razpoložljiv tolmač ponovno dodeljen na novo sejo, bi oznako „odpovedan“ nadomestila oznaka nove seje. Zato je seštevek vseh „polovičnih odpovedanih dnevov“ v GERI „neto izguba tolmaških virov“, izraženih v polovičnih dnevih.

(19) Stanje „implicitne“ pripravljenosti se razlikuje od stanja „eksplicitne“ pripravljenosti v tem, da slednja pomeni rezervne ekipe, ki so vključene v načrt za nadomestitve odsotnih tolmačev. Glede na uveljavljene delovne pogoje („Predpisi, ki se uporabljajo za redno zaposlene tolmače“, SCIC (87)25), se lahko tolmače dodeli za seje največ 18 krat (3,5 urni polovični dnevi) v obdobju dveh tednov.

(20) Povprečni dnevni strošek za tolmačenje se izračuna kot celoten strošek GD za tolmačenje po plačilu davka in pokojninskih prispevkov, ki je izračunan zgoraj (106 milijonov EUR) deljen z vsoto tolmaških dni (101 000) in implicitnih stanj pripravljenosti (21 000).

(21) Poročilo začasne delovne skupine CITI, Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires (Sinergije in ekonomije obsega, ki so lahko dosežene s sodelovanjem med tolmaškimi službami in prevajalskimi oddelki institucij in organov Skupnosti, Bruselj, 22.4.2002).

(22) Člen 15 Dogovora med IACI in koordiniranimi organizacijami, ki določa pogoje zaposlovanja konferenčnih tolmačev, plačanih po dnevih, predpisuje, da se za povrnitev potnih stroškov, če ni določeno drugače in obojestransko sprejeto, uporabljajo tista pravila, ki se uporabljajo v posamezni organizaciji; to potrjuje tudi člen 2 Dodatnega dogovora med IACI in Svetom Evrope, ki določa, da se za tolmače uporabljajo enaki potovalni pogoji in povrnitev potnih stroškov, kot se uporabljajo za osebje Sveta Evrope na službenih potovanjih.

Člen 13 Dogovora med IACI in Združenimi narodi (2000–2005): „Razen v primerih, ko ta dogovor določa drugače, se pravila o potovanjih, ki se uporabljajo za redno zaposlene uslužbence delodajalskih organizacij na službenih potovanjih podobne dolžine, uporabljajo tudi za potovanja samostojnih tolmačev, ki so zaposleni v teh organizacijah. (…)“.

(23) Evropska komisija, Pravila za izvajanje nekaterih določb dogovora (Modalités d'application de certaines dispositions de la Convention).

(24) Določbe za izvajanje pravil v zvezi s samostojnimi konferenčnimi tolmači, ki delajo za institucije v Luxembourgu (Dispositions d'application relatives aux Réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg), III. Potni stroški.

(25) Člen 9(2) dogovora iz odstavka 8 navaja, da so dnevnice ter dodatne dnevnice za tolmače, ki niso člani osebja institucije, enake znesku za stroške službenih potovanj, ki ga prejmejo uradniki LA4 in LA8 v instituciji, ki uporablja najbolj ugodno tarifo. Za tolmače, katerih pogodbe so predmet člena 78 Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti, se uporabi tarifa institucije, ki jih je najela.

(26) Glej Pogoje za zaposlovanje samostojnih tolmačev v Organizaciji za gospodarsko sodelovanje in razvoj (OECD) leta 2003.

(27) Glej odstavek 23.

(28) Glej tudi člen 14 Dogovora med IACI in Združenimi narodi (2000–2005): „Ko organizacija tolmaču ponudi pogodbo, mu sporoči, kako namerava urediti prevoz. Če tolmač sprejme pogodbo, s tem sprejme vse urejene potovalne ureditve, razen če bi bilo po mnenju organizacije zaradi njegovih poklicnih obveznosti pred in po pogodbi njegovo sodelovanje v takšnih ureditvah nepraktično. (…)“.

PRILOGA I Posebni predpisi, ki jih uporabljajo Parlament, Komisija in Svet Parlament 1. Po pravilu 138 poslovnika Parlamenta imajo vsi poslanci pravico v Parlamentu govoriti v uradnem jeziku po lastni izbiri. Govori v enem izmed uradnih jezikov se simultano tolmačijo v ostale uradne jezike. Isto pravilo tudi določa, da se na sejah odborov in delegacij zagotovi tolmačenje iz uradnih jezikov, ki jih uporabljajo in zahtevajo člani vsakega odbora ali delegacije, in v njih. V praksi se za vsa plenarna zasedanja in številne seje velikih političnih skupin zagotovi tolmačenje iz vseh uradnih jezikov EU in v njih (pred širitvijo 11 aktivnih in pasivnih jezikov, po širitvi pa zaradi nezadostnega števila malteških tolmačev 19). Za seje parlamentarnih odborov se zagotovi tolmačenje za jezike vseh članov odbora. Komisija 2. Kar zadeva uporabo jezikov, poslovnik Komisije (1) in njegova izvedbena pravila (2) dovoljujejo več prožnosti. Za seje same Komisije Evropskih skupnosti se tolmačenje zagotovi samo v tri jezike (angleščino, francoščino in nemščino). Pri „komitoloških odborih“ (3) se število jezikov razlikuje od enega odbora do drugega, ob upoštevanju prošenj nacionalnih delegatov. V večini primerov se na teh sejah zagotovi tolmačenje v tri do sedem jezikov. Svet 3. V skladu z Uredbo št. 1 in členom 14 poslovnika Sveta se za seje ministrov zagotovi polno tolmačenje (11 aktivnih in pasivnih jezikov pred širitvijo, 20 po širitvi). Seje odbora „Coreper“ (Odbor stalnih predstavnikov držav članic) se izvajajo samo s tremi aktivnimi in pasivnimi jeziki (angleščino, francoščino in nemščino). Za številna druga pripravljalna telesa (odbore, skupine, delovne skupine) se v času vzpostavitve posameznega telesa določi posamezna jezikovna ureditev. Jezikovne ureditve za posamezno telo navede generalni sekretariat Sveta z uporabo posebne nomenklature. 4. Ko enota za konference generalnega sekretariata Sveta od predsedstva Sveta prejme prošnjo za sejo, glede na nomenklaturo avtomatično določi jezikovno ureditev za vsako prošnjo za sejo. GD za tolmačenje ugodi vsem prošnjam za seje s tolmačenjem, v kolikor skupno število sej s tolmačenjem in dnevno število tolmačev ne presega zgornje meje, določene v „dogovoru o ravni storitev“ (SLA), ki sta ga sklenila Komisija (GD za tolmačenje) in Svet decembra 2002 z namenom, da bi formalizirala glavne obveznosti obeh strani. (1) Poslovnik Komisije, C(2000) 3614 (UL L 308, 8.12.2000, str. 26). (2) Pravila, s katerimi se uveljavi poslovnik Komisije, C(2001) 1. (3) Posvetovalni odbori, upravljalni odbori in regulativni odbori, za katere velja Sklep Sveta 1999/468/ES z dne 28. junija 1999 o določitvi postopkov za uresničevanje Komisiji podeljenih izvedbenih pooblastil (UL L 184, 17.7.1999, str. 23), ki je nadomestil Sklep 87/373/EGS (UL L 197, 18.7.1987, str. 33).

PRILOGA II Metoda izračunavanja stroškov, ki jo je razvilo Sodišče 1. Celoten proračunski strošek („strošek pred odbitjem davčnih in pokojninskih prispevkov“) GD za tolmačenje, ki so ga izračunali revizorji Sodišča, je enak celotnemu strošku, ki ga GD za tolmačenje uporablja pri določanju medinstitucionalnih tarif, skupaj z režijskimi stroški, ki niso vključeni v izračune GD za tolmačenje (strošek višjega vodstva in pomožnega osebja, ki je sodelovalo pri dejavnostih v zvezi s proračunskimi in finančnimi zadevami, upravljanjem kadrov in splošno upravo). 2. Z odštetjem davka Skupnosti, ki ga plačajo stalni tolmači in pomožni konferenčni tolmači, od „stroška pred odbitjem davčnih in pokojninskih prispevkov“ ter s prištetjem navideznih pokojninskih prispevkov delodajalca za stalne tolmače (ki so enaki dvakratnemu znesku, ki ga plačajo uradniki) (1) se dobi strošek za proračun Skupnosti (strošek po odbitju davčnih in pokojninskih prispevkov). Za pomožne konferenčne tolmače celotni proračunski strošek že vključuje pokojninske prispevke, ki jih zunanjemu organu plačajo tako pomožni konferenčni tolmači kot institucije EU. (1) Glede na člen 83(2) Kadrovskih predpisov se od plač uradnikov vsak mesec odšteje prispevek, ki ustreza eni tretjini stroška financiranja pokojninske sheme. Posledica tega je, da je „prispevek delodajalca“ dvakratni prispevek uradnika.

ODGOVORI EVROPSKEGA PARLAMENTA V. V okviru Direktorata za tolmačenje enota za seje/konference preuči skladnost zahtev po sejah s trenutno veljavnimi pravili, preden potrdi prošnje za tolmačenje. VII. Evropski parlament poudarja, da mora biti kot politična ustanova sposoben hitro se odzvati na politične situacije, ki jih je, sodeč po izkušnjah, v nekaterih primerih nemogoče predvideti. Leta 1999 je bil sprejet in leta 2004 posodobljen posebni kodeks o večjezičnosti z namenom ponuditi pravila, ki bi natančneje določala, kdaj je služba za tolmačenje lahko na voljo. Medtem ko na mnogih sejah, organiziranih v okviru drugih dveh institucij, omenjenih v tem poročilu, tolmačenje morda ni potrebno, seje parlamenta v večini primerov brez njih ne morejo potekati (1). VIII. Poročila s sej se pišejo za seje odborov in delegacij; razširila pa se bodo na druge tipe sej, med katerimi bodo tudi seje političnih skupin. Redna priprava periodičnih poročil, namenjenih ozaveščanju uporabnikov, je bila motena zaradi tehničnih težav. Službe si prizadevajo do začetka septembra 2005 situacijo izboljšati. 19. Tudi če bi bili poslanci dolžni vnaprej potrditi svojo prisotnost na določeni seji, bi spoštovanje jezikovnega profila naletelo na številne težave, med katerimi bi bilo pokrivanje jezikovnih potreb glede na to, kateri ministri, komisarji, pa tudi povabljeni strokovnjaki bi bili prisotni. 20.–21. Službe za tolmačenje z uporabniki redno preverjajo primernost zahtevanih virov; da bi zagotovile njihovo kar najboljšo uporabo, od septembra 2004 naprej upoštevajo tudi poročila, pripravljena ob koncu sej odborov in delegacij, kmalu pa bodo postala v tem smislu pomembna tudi poročila s sej političnih skupin. Službe uporabnikov (odborov in delegacij) jezikovne profile svojih sej dopolnjujejo, da bi Direktoratu za tolmačenje omogočile kar najboljšo uporabo svojih virov. Te informacije bodo redno posredovane Predsedstvu Evropskega parlamenta, da se bo lahko po potrebi odločilo, ali so potrebne določene prilagoditve. 30. EP se je seznanil (člen 139 Poslovnika) z dejstvom, da je pokrivanje novih uradnih jezikov, ki izhajajo iz širitve, še nepopolno zaradi pomanjkanja kvalificiranih kadrov, katerih usposabljanje bodo morale prevzeti države članice. 31. Čeprav natečaj, ki ga je organiziral EPSO, da bi pridobil malteške tolmače, ni prinesel sadov, je v času plenarnih zasedanj v Strasbourgu malteški jezik pokrit z najemom zunanjih konferenčnih tolmačev; tako bo tudi leta 2006 v času plenarnih zasedanj v Bruslju, kjer bodo že uporabili malteške tolmače, usposobljene po programih, ki jih financirajo institucije. 33.–34. Službe Evropskega parlamenta izračunavajo neposredne stroške tolmačenja zunanjih tolmačev po trenutno veljavnih merilih in redno ažurirajo povprečne stroške enega dneva tolmačenja, ki ga je opravil zunanji tolmač. Preučile bodo in morda s časom prevzele metodo izračuna, ki jo predlaga Sodišče, z namenom izboljšati pregled nad celotnimi stroški opravljenih storitev, vključno s storitvami, ki jih opravijo redno zaposleni tolmači, in z namenom sprostiti sredstva, potrebna za urejanje teh podatkov. 38. Izračunana razlika med stroški dneva tolmačenja v Evropskem parlamentu in GD za tolmačenje je dobro razložena v naslednji točki (39), v kateri se Sodišče sklicuje na posebne pritiske, katerim je izpostavljena dejavnost Evropskega parlamenta. 39. Prevelika koncentracija sej v enem delu tedna ali dneva (točka 39(c)) izhaja iz dejstva, da morajo politične skupine spoštovati roke za vložitev predlogov sprememb za pisni prevod. Zaradi uvedbe 9 novin jezikov se je ta rok pomaknil s četrtka zjutraj na sredo zvečer pred zasedanjem parlamenta, kar je imelo za posledico koncentracijo sej na sredo. Zavedajoč se potrebe po boljši uporabi virov, so službe za tolmačenje povečale medinstitucionalno sodelovanje, kar zadeva medsebojno izmenjavo redno zaposlenih tolmačev, nameravajo pa to prakso še poglobiti, zlasti v obdobjih zmanjšanih parlamentarnih dejavnosti. Službam, katerih naloga je organizirati seje odborov in parlamentarnih delegacij, je v letu 2004 uspelo povečati število sej, načrtovanih za četrtek popoldne. Pozne seje so v EP (točka 39(d)) organizirane glede na odločitve, sprejete v zvezi z organizacijo dela političnih organov; tičejo se predvsem plenarnih zasedanj v Strasbourgu in Bruslju, nekaterih sej Odbora za proračun v času sprejemanja proračuna in nekaterih sej Spravnega odbora. Predstavljajo občutno manjši del v primerjavi s splošnim obsegom aktivnosti in so sestavni del delovnega utripa, značilnega za parlamentarno institucijo, ki jo sestavlja 25 držav članic. 42. Visoki stroški prevajalskih storitev, organiziranih na kratek rok, odražajo prilagodljivost organizacije, kar narava dela v Evropskem parlamentu tudi zahteva. Kot je navedeno v odgovoru na točko VII zgoraj, se sklic sej lahko zahteva na kratek rok, kadar gre za politično aktualno dogajanje, na katero se mora Parlament odzvati. 43. Pozna odpoved sej s tolmačenjem in izpopolnjivo načrtovanje dela sta dejavnika stroškov, na katera administrativne službe uporabnike redno opozarjajo. Še bolj naj bi jih ozavestilo sprotno obveščanje o stroških poznih odpovedi. Številke, ki jih navaja Sodišče, pa je treba, v izogib morebitni napačni interpretaciji, vpeti v širši okvir. V bistvu se seja pogosto skliče v teku istega dne, sledi pa ji več podsej (koordinatorji, urad, delovne skupine itd.): odpoved ene ali več podsej ne vpliva na proračun, vkolikor so bili tolmači zaposleni na drugih zasedanjih. Poleg tega zneski odpovedi sej pokrivajo tudi „tehnične“ odpovedi, ki nimajo nikakršnega vpliva na proračun na ravni tolmačenja, kajti njihov cilj je izpeljati isto sejo, vendar s spremenjenimi urniki, sejnimi sobami, lokacijami in zahtevanimi jeziki. 44. Pri upravljanju s storitvami tolmačenja je treba uskladiti proračunski pristop plačevanja tolmačev (zunanji konferenčni tolmači so plačani na dnevni osnovi, tudi če gre za eno samo kratko sejo) z logiko organizacije parlamentarnega dela, kjer gre včasih za poldnevni časovni okvir ali za še krajša zasedanja. Tako imajo stroški tolmačenja le omejen ali celo ničen vpliv na proračun, v primeru ko je bila neka „podseja“ ali delovna skupina dejansko odpovedana, tolmači, ki so se znašli v taki situaciji, pa so bili v teku istega dne razporejeni na druga zasedanja (v povprečju 70 % tolmačev je možno v primeru odpovedi prerazporediti na ta način). Parlament ocenjuje, da so v takšnih pogojih stroški načrtovanega, a nerealiziranega tolmačenja v letu 2003 znašali manj kot 5 % vseh porabljenih sredstev, namenjenih tolmačenju (56 298 dni tolmačenja), oziroma nekaj več kot polovico odstotkov in stroškov, ki jih navaja Sodišče. 55. Evropski parlament pozdravlja napredek, dosežen pri medinstitucionalnem sodelovanju na področju tolmačenja. Napredek presega priporočila iz poročila, znanega pod imenom „Chênovo poročilo“, zlasti glede občasnih izmenjav redno zaposlenih tolmačev za stare uradne jezike. Glede delovnih pogojev za tolmače pa določene razlike med institucijami še vedno predstavljajo oviro pri izmenjavi redno zaposlenih tolmačev. Ta tema se preučuje. 56. Neodvisno od prihrankov in morebitne večje učinkovitosti je treba omeniti, da obstoj treh služb za tolmačenje ustreza posebnostim in specifičnim potrebam institucij, ki jih to zadeva. Koledarji dejavnosti institucij bi lahko bili bolj usklajeni, kar bi izboljšalo učinkovitost in razpoložljivost službe za tolmačenje, še posebej ko gre za jezike držav, ki so postale članice EU po širitvi. 57. Pojem konkurence niti malo ne zadeva plačil; njihova višina je določena s poklicnim sporazumom na enaki ravni za vse institucije EU. Generalni sekretarji institucij, ki se zavedajo potrebe po boljši izrabi razpoložljivih človeških virov (točka 57(b)), so občutno okrepili medinstitucionalno sodelovanje in začeli s programom vzajemne razpoložljivosti redno zaposlenih tolmačev; odločili so se povečati sodelovanje na tem področju. Skupno upravljanje s seznamom zunanjih konferenčnih tolmačev in več posvetovanja med službami za načrtovanje že omogoča delitev potnih stroškov (57(c)), čeprav zaenkrat v obsegu, ki bi ga bilo seveda mogoče še povečati. 58. Politična in funkcionalna avtonomija Evropskega parlamenta ni združljiva s takšno organizacijsko prakso, po kateri bi Parlament svoje zahteve po uradnih sejah moral podrediti administrativni presoji (sicer nepogrešljivi, ko gre za razporejanje razpoložljivih virov), in na koncu koncev tehničnim dejavnikom. Ideje o ustanovitvi ene same agencije, katere naloga bi bila, da prevzame organizacijo tolmačenja za vse institucije, Evropski parlament torej ne more podpreti. Sicer pa „Chênovo poročilo“ iz leta 2002, nastalo na temelju poglobljene študije in namenjeno generalnim sekretarjem institucij, zagovarja poglabljanje sinergij in ne spajanja služb. Skratka, če uporabimo ekonomsko terminologijo, ustanovitev ene same agencije, ki bi prevzela organizacijo tolmačenja za vse institucije, ne bi zmanjšala dodatnih stroškov, ki spremljajo organizacijo sej Evropskega parlamenta (stroški misij v Strasbourg, številčno večje misije, objektivni faktorji, za katere Sodišče ugotavlja, da so upravičeni). Tudi velikega pomanjkanja kvalificiranih tolmačev za nekatere jezike to ne bi zmanjšalo. 62. Cilj Evropskega parlamenta je bil ves čas doseči razmerje 50/50 med zunanjimi konferenčnimi tolmači (I.A.C.) in redno zaposlenimi tolmači; takšno razmerje je seveda ugodnejše za zunanje konferenčne tolmače v obdobju najintenzivnejšega dela, vendar se je v letu 2004 ustalilo na 52 % redno zaposlenih in 48 % zunanjih konferenčnih tolmačev. 63. Še zlasti od ustanovitve skupne službe za plačila IAC si službe Evropskega parlamenta prizadevajo za boljši nadzor potnih stroškov, ki jih zunanji tolmači prikazujejo. Namen tega nadzora je, da se ob spoštovanju veljavnih pravil uveljavi najnižji možni cenik, in se s tem kar najbolj približa merilom, ki veljajo za redno zaposlene tolmače. Evropski parlament je pripravljen skupaj z drugimi institucijami z IACI opraviti ponovna pogajanja o sporazumu. 64.–65. Vrsta avionske vozovnice, omenjena v členu 10 izvedbenih pravil trenutno veljavnega sporazuma („vozovnica IATA – Mednarodnega združenja letalskih prevoznikov – zamenljiva in povračljiva po najbolj ekonomski ceni, ki se ne podreja pravilu kvot“), ne ustreza vozovnici, ki je lahko predmet omejitev. Po potrebi službe Parlamenta vseeno pristanejo na povračilo potnih stroškov na osnovi znižane, lahko tudi omejene, tarife in tolmaču zagotovijo povračilo dodatnih stroškov, nastalih zaradi službenih razlogov. Služba, ki s tem upravlja, spodbuja zunanje konferenčne tolmače, naj uporabijo ta način in se redno poslužujejo potovalne agencije, ki pogodbeno sodeluje z Evropskim parlamentom in ki je obvezana, da uporabi dogovorjene oziroma najugodnejše razpoložljive tarife. Sicer pa v nekaterih primerih in na nekaterih linijah (npr. Bruselj–Strasbourg v času plenarnih zasedanj EP) ni nobene zamenljive vozovnice po ceni, ki velja za ekonomski razred. 66. V sodelovanju z novo službo, ustanovljeno oktobra 2004, ki je edina zadolžena za plačila zunanjim konferenčnim tolmačem, so službe EP vzpostavile enoto za nadzor stroškov, vezanih na najemanje zunanjih konferenčnih tolmačev. 67. Parlament je sicer vedno uporabljal člen 9(2) poklicnega sporazuma s ciljem zagotoviti enakost veljavnih tarif in ne drobiti dnevna nadomestila. Določila novih Kadrovskih predpisov sedaj predvidevajo ločevanje med dnevnicami in stroški namestitve. Ponovno pogajanje z IACI o sporazumu bi omogočilo še bolj jasno razlago teh predpisov. 72. Tolmačenje je pri običajnih sejah odmerjeno na tri ure in pol. Če služba uporabnica poda zahtevo, pa se lahko čas tolmačenja brez težav podaljša na štiri ure ali več, pod pogojem, da se skupine tolmačev ustrezno okrepijo. 82. Najboljše prakse, opažene v drugih institucijah, bodo službe EP, uporabnice tolmačenja, preučile, zato da bi izboljšale načrtovanje dela v skladu z upoštevanjem političnih ciljev, navedenih v odgovoru na točko VII. 83.–84. Pokrivanje potreb po tolmačenju na področju novih uradnih jezikov napreduje po zaslugi velikih naporov iskanja in dodatnega izobraževanja, ki so ga opravile institucije. Vendar je treba poudariti, da nove države članice igrajo glavno vlogo na področju izobraževanja jezikoslovcev. 85.–86. Popolna večjezičnost, kakršno želi EP, pomeni velike stroške, ki jih je možno dodatno oklestiti z načinom organizacije parlamentarnega dela in z optimalnim načrtovanjem sej. Ti stroški izhajajo tudi iz političnih odločitev v zvezi z organizacijo dela (koledarji in kraji dela). 87. Direktorat za tolmačenje v EP se poslužuje minimalistične politike, ko gre za skupine rezervnih tolmačev. Načrtovana je ena sama skupina na dan in to samo za dneve, ko se predvideva največja intenziteta dela; in vedno se zgodi, da so vsi tolmači, ali vsaj večina, tudi uporabljeni. 88. Glej odgovor Parlamenta na točko 44 90.–91. Službe EP trenutno opravljajo postopek bolj dosledne uporabe sporazuma z IACI, intenzivnejše integracije informacijskih sistemov in postopek poglabljanja medinstitucionalnega sodelovanja; z začrtanim delom nameravajo tudi nadaljevati. Institucija je odprta za ponovna pogajanja o sporazumu. 92. Evropski parlament ocenjuje, da mora razpolagati s skupino redno zaposlenih tolmačev, kar je jamstvo za neodvisnost in avtonomijo institucije. Sicer pa redno angažiranje zunanjih konferenčnih tolmačev glede na potrebe omogoča, da se zmanjša pritisk v najintenzivnejših obdobjih in se enakomerneje porazdelijo proračunske obremenitve. Razmerje 50/50 se zdi razumen kompromis med avtonomijo in prilagodljivostjo službe. 93. Trajanje sej določajo politični in parlamentarni organi; lahko presega običajne tri ure in pol, kot je navedeno v točki 72. Od službe za tolmačenje se pričakuje, da pokriva vse zahteve, ki so v skladu s pravili; tako le-ta dodeljuje tolmače na seje v skladu z veljavnimi pravili in veljavnimi pogoji dela. 94. Politično vodstvo mora določiti, ali želi imeti svojo lastno, avtonomno službo za tolmačenje, sicer vključeno v kompleksno medinstitucionalno mrežo povezav, ali bolj podpira zamisel o eni sami agenciji, zadolženi za organiziranje tolmačenja za vse institucije. (1) Člen 138 Poslovnika Parlamenta predvideva: „1. Vsi dokumenti Parlamenta se pripravijo v uradnih jezikih. 2. Vsi poslanci imajo pravico v Parlamentu govoriti v uradnem jeziku po svoji izbiri. Govori v enem izmed uradnih jezikov se simultano prevajajo v ostale uradne jezike in v vsak drug jezik, za katerega predsedstvo meni, da je to potrebno. 3. Na sejah odborov ali delegacij se zagotovi tolmačenje iz in v uradne jezike, ki jih uporabljajo in zahtevajo člani zadevnega odbora ali zadevne delegacije in njihovi namestniki. 4. Na sejah odborov ali delegacij izven običajnih krajev dela se zagotovi simultano tolmačenje iz in v jezike članov, ki so potrdili svojo navzočnost na seji. Ta ureditev se lahko omili v izjemnih primerih s soglasjem članov zadevnega telesa. V primeru nesoglasja odloči predsedstvo.“

ODGOVORI SVETA Generalni sekretariat Sveta pozdravlja poročilo Evropskega računskega sodišča v zvezi z odhodki institucij EU za tolmačenje, ki lahko v prihodnosti služi kot osnova za nadaljnjo racionalizacijo porabe sredstev za tolmačenje. Opombe na nekatere posamezne točke poročila 10./11. V tabeli 1 in analizah, ki ji sledijo v odstavkih 10 in 11, ni v celoti obrazloženo 9-odstotno povečanje tolmačev/dni na Svetu med letoma 1998 in 2002. Glavni razlog za to povečanje je velik porast dejavnosti Sveta in števila sestankov (+39 %), ki so v tem obdobju potekali na Svetu (glej tabelo 1). Tabela 1 Obseg tolmačev/dni, zagotovljenih za Svet, vključno z jeziki novih držav članic, v primerjavi s številom sestankov (indeks 1998 = 100) 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Sestanki Sveta 100 105,8 112,2 132,7 139 135,8 124,8 Tolmaški dnevi, opravljeni za Svet 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 V zvezi s 13-odstotnim zmanjšanjem tolmačev/dni na Svetu v letu 2004 je treba omeniti, da se je število sestankov v letu 2004 zmanjšalo za 8 %. Poleg tega je treba upoštevati tudi naslednje dejavnike: — Od 1. maja 2004 je bilo na podlagi sklepa GS/VP št. 56/04 manj sestankov, na katerih je potrebno tolmačenje. — Stare države članice (nekdanje EU15) so v letu 2004 manjkrat zaprosile za tolmačenje kot pred tem. — GD za tolmačenje ni mogel omogočiti tolmačenja za nove jezike vedno, ko je bilo to zahtevano. 28. Treba je dodati, da se iz proračuna Sveta financira tudi 50 % odhodkov za tolmačenje sestankov Coreperja. 35. Zaradi dejstva, da opredelitev „NR“ ni jasna in da je bila z leti pogosto spremenjena, je vsakršna analiza, ki temelji na tem konceptu, skrajno vprašljiva. 49. Treba je omeniti, da tudi če Svet odpove sestanek, za katerega je bilo tolmačenje rezervirano in mora biti plačano, ne pomeni, da tolmači nimajo nobenega dela. Glede na izkušnje Sveta GD za tolmačenje lahko in tudi je dodelil nekatere od teh tolmačev na druge sestanke, ki so potekali na Komisiji ali v drugih institucijah, ki jim GD za tolmačenje nudi storitve. 94. Generalni sekretariat Sveta podpira zamisel, da bi se naredila neodvisna ocena možnih koristi ustanovitve enotnega medinstitucionalnega urada za zagotavljanje tolmaških uslug vsem institucijam EU.