[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 7.6.2006

COM(2006) 279 konč.

SPOROČILO KOMISIJE SVETU IN EVROPSKEMU PARLAMENTU

Letno poročilo organu, ki da razrešnico, o notranjih revizijah, opravljenih leta 2005

(člen 86.4 finančne uredbe)

{SEC(2006)725}

KAZALO

1. Uvod 3

2. Delovno okolje in delovni program Službe za notranjo revizijo 3

2.1. Delovno okolje 3

2.2. Razvoj notranje revizije 4

2.3. Izvajanje delovnega programa Službe za notranjo revizijo 4

2.4. Sprejemanje dela notranje revizije 7

3. Ugotovitve 8

3.1. Zunanje okolje 8

3.2. Načrtovanje, postopki in sistemi 9

3.3. Ljudje in organizacija 12

3.4. Zakonitost in pravilnost 13

4. Sklepi 14

UVOD

Notranja revizija je strokovna, objektivna in neodvisna služba za potrjevanje in svetovanje znotraj neke organizacije. Njen cilj je pomagati organizaciji, da bolje doseže svoje cilje z nenehnim izboljševanjem načina njenega delovanja.

To poročilo seznanja organ, ki da razrešnico, z delom, ki ga je v letu 2005 opravila Služba Komisije za notranjo revizijo v skladu s členom 86.4 finančne uredbe. Poročilo temelji na poročilu Službe za notranjo revizijo (IAS) v skladu s členom 86(3) finančne uredbe o ključnih revizijskih ugotovitvah in v skladu s strokovnimi standardi o „vprašanjih glede izpostavljenosti velikim tveganjem in vprašanjih glede kontrole, vprašanjih glede upravljanja družb…“[1]. Zadevno poročilo temelji na revizijskem delu in svetovalnih dejavnostih Službe za notranjo revizijo v letu 2005. Prav tako upošteva delo lastnih služb za notranjo revizijo generalnih direktoratov prek poročil, ki jih dvakrat letno pripravi Služba za notranjo revizijo o delu lastnih služb za notranjo revizijo (IAC). Poročilo ne zajema revizijskega dela Službe za notranjo revizijo za agencije Skupnosti[2].

Odzive Komisije na ugotovitve in sklepe notranjega revizorja predstavlja zbirno poročilo o letnih poročilih o dejavnostih generalnih direktoratov. V tem zbirnem poročilu, ki je bilo sprejeto istočasno, je Komisija zavzela stališče do medsektorskih vprašanj, ki so jih sprožili notranji revizor, Evropsko računsko sodišče in organ, ki da razrešnico, ali ki sta jih v svojem preglednem poročilu opredelila Odbor za spremljanje poteka revizije in generalni direktor za proračun .

To pomeni, da Komisija nekaterih pogledov ali mnenj v tem poročilu ne podpira v celoti. Ta razlika v pogledih kaže na normalen potek dialoga med institucijo in njenim notranjim revizorjem.

DELOVNO OKOLJE IN DELOVNI PROGRAM SLUžBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

Notranje revizijsko delo v Komisiji poteka v hitro razvijajočem se okolju; v razvoju sistema poslovodenja in kontrole Komisije v letu 2005 se kažejo tudi nekatere sklepe notranjega revizorja iz njegovega poročila za leto 2004.

Delovno okolje

Izvajanje novega računovodskega sistema je velik korak naprej za Komisijo, njene službe in kontrolne organe[3]. Predvideno potrjevanje računov s strani računovodje odpravlja pomembno pomanjkljivost glede odgovornosti. Računovodja potrebuje jasna pooblastila za izvajanje te obveznosti, zlasti za izvajanje pregledov verodostojnosti (ne da bi se pri tem postavila pod vprašaj primarna odgovornost odredbodajalca za transakcije). Komisija ustanavlja prve izvajalske agencije, ki bodo prevzele naloge izvajanja programov. Cilj je zmanjšanje stroškov in kontrolnih tveganj, ki so obstajali v prejšnjih pristopih eksternalizacije, in povečanje specializacije. Služba za notranjo revizijo meni, da je treba posebno pozornost posvetiti zapletenemu prenosu pooblastil, poročilom in upravljavskim težavam, kot so upravne obveznosti, zaposlovanje, usposabljanje itd. Zaradi deljene obveznosti za odobritev proračuna je vloga notranje revizije še posebej zapletena.

Obvladovanje tveganja bo postalo temeljito vključeno v načrtovanje, poročanje in ciklus dodeljevanja sredstev Komisije[4]. Izvajanje se bo moralo premakniti z ravni generalnega direktorata na ocenjevanje in obvladovanje tveganj po skupinah služb, kot je bilo predvideno, in po mnenju Službe za notranjo revizijo na koncu tudi na celotno Komisijo. Služba za notranjo revizijo meni, da bi polna vključenost komisarjev pri oceni političnih tveganj omogočila izboljšano celovito obvladovanje tveganj in tako izboljšala načrtovanje, dodeljevanje sredstev in uresničevanje politik.

Medinstitucionalna razprava o časovnem načrtu za okvir celovite notranje kontrole namenja glavno pozornost osrednjemu vprašanju odgovornosti in zagotavljanja zanesljivosti. Za Komisijo je pomembno, da varuje svojo politično odgovornost prek zagotovil, ki jih izdajajo njene službe in njeni partnerji pri izvrševanju proračuna, zlasti države članice. Na notranji ravni so se že vzpostavljene posamezne izjave o zanesljivosti generalnih direktorjev izkazale za zelo koristne, vendar je po mnenju notranjega revizorja treba nadalje obravnavati vprašanja glede postopkov na ravni celotne Komisije in skladnosti med generalnimi direktorati.

Razvoj notranje revizije

Na začetku leta 2005 je Služba za notranjo revizijo proučila svoje ureditve za zagotavljanje kakovosti in vzpostavila posebno enoto za kakovost, ki sistematično preverja kakovost revizijskega dela, od načrtovanja revizijskih opravil do končnega revizijskega poročila. V sodelovanju z lastnimi službami za notranjo revizijo so bili dogovorjeni skupni standardi za poročanje, zlasti glede ocenjevanja revizijskih priporočil, kar zagotavlja lažjo primerljivost ugotovitev.

Pregled kakovosti lastnih služb za notranjo revizijo, ki se je prek samoocenjevanja začel v letu 2005, bo v letu 2006 dokončala Služba za notranjo revizijo s potrditvijo ocen. V skladu s strokovnimi standardi cilj te naloge ni samo zagotavljanje razpoložljivosti kakovostnih služb za notranjo revizijo generalnim direktoratom, temveč tudi vzpostavitev objektivne podlage, na katero se je mogoče zanesti pri notranjem revizijskem delu, ki se opravlja na drugih ravneh.

Na splošno se je sodelovanje med Službo za notranjo revizijo in lastnimi službami za notranjo revizijo v letu 2005 pozitivno razvijalo (npr. skupne revizije). Usklajevanje revizijskih načrtov za računovodski sistem in skupna prizadevanja glede usposabljanja ponazarjajo učinkovite delovne odnose z Evropskim računskim sodiščem.

Izvajanje delovnega programa Službe za notranjo revizijo

Delovni program Službe za notranjo revizijo za leto 2005, ki temelji na njenem strateškem načrtu za obdobje 2004–2006, je bil prilagojen po revizijskem delu v letu 2004 in po obsežnem posvetovanju z zainteresiranimi stranmi (Odborom za spremljanje poteka revizije, horizontalnimi službami, generalnimi direktorji, lastnimi službami za notranjo revizijo in koordinatorji notranje kontrole), vključno z izmenjavo mnenj z Evropskim računskim sodiščem. Odbor za spremljanje poteka revizije ga je potrdil na koncu leta 2004.

Izvajanje delovnega programa je bilo zadovoljivo, pri čemer je bila stopnja dokončanja 90-odstotna: 36 revizijskih poročil (18 revizijskih poročil in 8 naknadnih poročil o revizijah Komisije in 10 poročil o revizijah agencij) je bilo dokončanih leta 2005, preostale revizije pa v začetku leta 2006. Podrobnosti glede revizij Komisije so na voljo v prilogi.

Zamude so bile predvsem posledica težav v zaključni fazi. Zaradi tega Služba za notranjo revizijo vidi jasno potrebo po zmanjšanju časa, ki je potreben za zaključek revizij. Sama Služba za notranjo revizijo bo še bolj skrajšala revizijska poročila in si prizadevala uporabljati jasnejši jezik.

Dejavnosti Službe za notranjo revizijo v letu 2005:

Služba | Dejavnost | Izdano |

Horizontalni, upravni in drugi podporni sistemi |

OIB | Transakcije | februar 2005 |

BUDG | Spremljanje | julij 2005 |

SG in drugi | Pregled izvajanja zakonodaje EU | julij 2005 |

BUDG/SG | ABM/SPP pregled ciklusa | oktober 2005 |

DIGIT, ADMIN, BUDG, SG, TREN, COMP, ECFIN | ITC konsolidirano | november 2005 |

DIGIT | Spremljanje | november 2005 |

Notranje politike |

ESTAT | Delovna skupina za spremljanje | marec 2005 |

ECFIN | Lokalni nadzor IT (skupno IAS/IAC) | april 2005 |

TREN | Lokalni nadzor IT | maj 2005 |

TREN | Finančno poslovodenje | julij 2005 |

ESTAT | Finančno poslovodenje / spremljanje | oktober 2005 |

RTD | Finančno poslovodenje | oktober 2005 |

SANCO | Finančno poslovodenje | november 2005 |

INFSO | Spremljanje | december 2005 |

MARKT | Finančno poslovodenje | december 2005 |

PRESS | Spremljanje | december 2005 |

EAC | Spremljanje | december 2005 |

Strukturni ukrepi in skupna kmetijska politika |

AGRI | Spremljanje | marec 2005 |

FISH | Temeljito | junij 2005 |

EMPL | Strukturni skladi (naknadni nadzor) | oktober 2005 |

FISH | Strukturni skladi (naknadni nadzor) | november 2005 |

AGRI | Strukturni skladi (naknadni nadzor) | december 2005 |

Zunanje politike |

ELARG | Spremljanje | januar 2005 |

RELEX | Informiranje in komuniciranje | julij 2005 |

AIDCO | NVO | julij 2005 |

ECHO | NVO | oktober 2005 |

Spremljanje

Programska oprema za revizijsko upravljanje, ki jo uporabljajo notranji revizorji v Komisiji, sedaj vključuje tudi mehanizem za spremljanje, v katerega podatke vnašajo revidiranci in ki omogoča upravi, revizorjem in Odboru za spremljanje poteka revizije, da neposredno spremljajo napredek pri izvajanju revizijskih priporočil. Služba za notranjo revizijo redno pregleduje pravočasnost in obseg izvajanja priporočil s strani revidirancev, da lahko ustrezno poroča Odboru za spremljanje poteka revizije in zadovolji svoje potrebe za analizo tveganja. Marca 2006 je Služba za notranjo revizijo izdala svoje prvo poročilo o pregledu Odboru za spremljanje poteka revizije glede spremljanja priporočil Službe za notranjo revizijo.

Čeprav je sprejemanje priporočil s strani generalnih direktoratov zelo dobro, pa izvajanje akcijskih načrtov lahko pokaže precejšnje zamude, ki zahtevajo posebno pozornost vodstva. Glede na ocene revidirancev več kot polovica neizvedenih nujnih priporočil in okoli 17 % neizvedenih zelo pomembnih priporočil je 12 mesecev v zamudi glede na začetni ciljni datum.

To lahko kaže na obstoj splošne pomanjkljivosti pri izvajanju akcijskih načrtov[5]. Razlogi, ki jih navajajo generalni direktorati, se nanašajo na reorganizacije, težave s sredstvi, težave z zunanjimi izvajalci storitev, pomanjkanje pristojnosti in pooblastil ter težave pri sodelovanju z ostalimi generalnimi direktorati. Služba za notranjo revizijo z zagotavljanjem bolj zgoščenih in osredotočenih revizijskih poročil prispeva k poenostavljanju izvajalskih nalog revidirancev.

Sprejemanje dela notranje revizije

Leta 2005 je bila stopnja sprejemanja revizijskih priporočil s strani revidirancev zelo visoka, saj je bilo sprejetih 97 % priporočil[6].

Priporočila | Sprejeta | Zavrnjena | Skupaj | % |

Nujna | 12 | 0 | 12 | 4,2 |

Zelo pomembna | 122 | 2 | 124 | 43,5 |

Pomembna | 129 | 4 | 133 | 46,7 |

Zaželena | 16 | 0 | 16 | 5,6 |

Skupaj | 279 | 6 | 285 |

% | 97,9 | 2,1 | 100 |

Služba za notranjo revizijo redno zahteva mnenje revidirancev po dokončanju revizije, vključno z mnenjem o obsegu in izvedbi revizije. Povprečen rezultat teh raziskav dosega 1,82 na lestvici od 1 (najvišje) do 4 (najnižje).

Leta 2005 je širše posvetovanje z zainteresiranimi stranmi (generalnimi direktorati, direktorji za upravljanje z viri, lastnimi službami za notranjo revizijo in pripravljalno skupino Odbora za spremljanje poteka revizije) pozitivno opazilo jasno revizijsko strategijo (79 %), da so bile revizije opravljene pošteno, objektivno in pravično (93 %) in z uporabo ustreznih revizijskih tehnik (75 %), vendar se je Službo za notranjo revizijo tudi pozvalo, naj okrepi sinergijo z lastnimi službami za notranjo revizijo, izboljša svoje razumevanje dejavnosti revidirancev in komuniciranje med revizijo ter izda manj priporočil, ki pa naj bodo bolj osredotočena; Službi za notranjo revizijo se je očitalo, da nejasno izraža vizijo o vodenju in notranji kontroli.

UGOTOVITVE

Spodaj predstavljene ugotovitve temeljijo na revizijah, ki jih je Služba za notranjo revizijo opravila leta 2005, na drugih dejavnostih notranjega nadzora (vključno s poročili Službe za notranjo revizijo o delu lastnih služb za notranjo revizijo) in strokovni presoji revizorja. Te ugotovitve so selektivne, saj odražajo izbrano področje pozornosti za zadevno leto v skladu z revizijskim načrtom na podlagi tveganja za obdobje 2004–2006, pri čemer se izogibajo podvajanju z delom Evropskega računskega sodišča v smislu perspektive „ena sama revizija“. Ključna področja revizij Komisije, ki jih je opravila Služba za notranjo revizijo v letu 2005, so bila:

- finančno poslovodenje v notranjih politikah;

- upravljanje strukturnih skladov;

- lokalno upravljanje IT, ki temelji na predhodnem revizijskem delu IT;

- varnost informacij;

- nadzor nad sredstvi, ki se dodelijo nevladnim organizacijam (NVO);

- ključni sestavni deli ciklusa SPP, ki se bo nadaljeval v letu 2006, in

- spremljanje Komisije glede skladnosti s pravom EU (podlaga razširjenega revizijskega dela za leto 2006).

Pregled ugotovitev je organiziran glede na tipologijo tveganj, ki jo je Komisija sprejela oktobra 2005[7]. Ker med področji tveganj obstajajo tesni medsebojni odnosi, se revizijske ugotovitve pogosto nanašajo na več kot eno samo vrsto tveganja.

Zunanje okolje

Komisija nosi veliko tveganje, povezano s prenosom pooblastil za politike v deljenem upravljanju: Pogodba ji daje polno odgovornost za izvrševanje proračuna[8], vendar več kot tri četrtine proračuna končnim upravičencem dejansko dodelijo organi držav članic.

Da bi bila Komisija sposobna prevzeti to odgovornost, tj. sposobna dati zadostno zagotovilo, mora pridobiti zadostno zagotovilo za sredstva v deljenem upravljanju glede pravilnosti in zakonitosti transakcij, ki jih upravljajo države članice.

Pridobitev razumnega zagotovila

Med pripravami na programsko obdobje 2007–2013 za strukturne sklade[9] je po mnenju Službe za notranjo revizijo bistveno, da vključene službe okrepijo svoja prizadevanja in gradijo na dobrih praksah za pridobitev zadostnih dokazov, ki podpirajo njihove letne izjave o zanesljivosti:

- Služba za notranjo revizijo je kot dobro izhodišče pozdravila skupno revizijsko strategijo, o kateri so se leta 2005 dogovorili generalni direktorati za strukturne sklade, in priporočila razvoj strategije za pridobitev več zagotovil o dobrem finančnem poslovodenju iz revizijskega in ocenjevalnega dela, ter menila, da mora revizijsko delo voditi k jasnim in natančnim mnenjem, ki se uporabljajo za podporo zagotovila generalnega direktorata. Službe morajo okrepiti kakovost osnovnega revizijskega procesa in uskladiti ter bolje opredeliti zahteve notranjega poročanja in zagotavljanja (obseg revizije, stopnje napak, sistemske ugotovitve).

- Uvedba večjega števila elementov „ene same revizije“, tj. zanašanja na delo drugih nadzornikov in sistematične uporabe upravljavskega poročanja s strani organov držav članic, ki je predmet ustreznega pregleda, omogoča bolj učinkovito uporabo nadzornih virov, zmanjšuje tveganje dvojnega nadzora in omogoča celovitejši nadzor nad verigo kontrol. To zahteva okrepljena prizadevanja za uskladitev revizijskih strategij, načrtovanja in ocene tveganj z organi držav članic in vzpostavitev metodologije za pregled njihovega revizijskega dela. Če bi Služba za notranjo revizijo prepričala države članice, naj sklenejo „pogodbe o zaupanju“, bi bilo to dodatno zagotovilo zanjo[10]. Služba za notranjo revizijo priporoča, da naj Komisija bolj proaktivno komunicira z državami članicami in zlasti spodbuja dobre prakse, opredeljene na vseh ravneh kontrolne verige.

- V zvezi s prejšnjimi pomisleki glede pozne razpoložljivosti revizijskih informacij za obdobje 2000–2006 Služba za notranjo revizijo predlaga bolj proaktiven in preventiven pristop za prihajajoče obdobje. Glavne slabosti, opredeljene v sedanjem obdobju, je treba obravnavati pri oblikovanju kontrolnih sistemov za nove programe.

Primerno razkritje zagotovila

Notranji revizor meni, da morajo generalni direktorati v letnih poročilih o dejavnostih primerno razkriti stopnjo in obseg (omejitve) zagotovljenega zagotovila. Letno poročilo o dejavnostih mora jasno opredeliti kumulativne zneske, ki jih zajemajo revizije, in tvegane zneske skupaj z merili, ki se uporabljajo za opredelitev stopnje pridobljenega zagotovila.

Načrtovanje, postopki in sistemi

Program dela Službe za notranjo revizijo za leto 2005 je glavno pozornost namenil revidiranju finančnega poslovodenja ter varnosti in sistemom IT. Druga pomembna področja so bila načrtovanje, programiranje in spremljanje izvajanja zakonodaje EU.

Notranji revizor meni, da kljub bistvenim izboljšavam Komisija ostaja izpostavljena tveganjem na teh področjih, kar omejuje učinkovitost operacij in zagotovila, ki je na voljo za transakcije. Treba je izboljšati kakovost in obseg nadzornih in kontrolnih dejavnosti.

Nadzor in učinkovitost kontrol

Oblikovanje zagotovil na področju deljenega upravljanja je zapleteno, revizije finančnega poslovodenja pa kažejo, da nadzor ostaja težavno področje tudi znotraj nekaterih generalnih direktoratov in med generalnimi direktorati. Revizije Službe za notranjo revizijo in lastnih služb za notranjo revizijo so pokazale slabosti glede upoštevanja standardov notranje kontrole in finančne uredbe. To zadeva zasnovo in vzpostavitev kontrolnih sistemov: nezadostne predhodne ocene, analize tveganja in ločitev funkcij, vključno s funkcijami revizorjev in upravljanja. Prav tako se nanaša na natančnost in popolnost transakcijskih kontrol, projektnih in kontrolnih podatkov in dokumentacije glede postopkov. Notranji revizor meni, da je dajanje zagotovila o zakonitosti in pravilnosti transakcij v teh okoliščinah izpostavljeno velikim tveganjem. Služba za notranjo revizijo in lastne službe za notranjo revizijo so službam pripravile podrobna priporočila na področjih, kot so tokovi plačil, javno naročanje, upravljanje nepovratnih sredstev in pogodb in povračila, vendar tudi glede varnostnih vprašanj in vprašanj IT.

Naknadne revizije so pokazale pozitiven razvoj na predhodno revidiranih področjih, kažejo pa tudi na pomembne zamude s povezanimi poslovnimi in finančnimi tveganji in tveganjem izgube dobrega imena. V zvezi z Eurostatom je bilo po naknadnih revizijah ugotovljeno, da je stopnja tveganja po obsežnem delu zdaj primerljiva s stopnjo drugih služb. Ena nerešena zadeva v tem kontekstu zadeva bančne račune, odprte na ime Komisije, ki pa jih ni odprl računovodja, kar je medtem obravnaval generalni direktorat za proračun.

Posebno področje, ki ga je leta 2005 revidirala Služba za notranjo revizijo, je nadzor nad sredstvi, dodeljenimi nevladnim organizacijam v obliki razvojne in humanitarne pomoči. Zadevni sistemi upravljanja so zelo zapleteni in se razlikujejo glede na programe in storitve upravljanja. Nepravilnosti, ki so vključevale nevladne organizacije, so pripeljale k povečani pozornosti in številnim preiskavam, vključno s preiskavami o praksah javnega naročanja. Služba za notranjo revizijo je zabeležila vrsto dobrih praks, kot so prizadevanja za rednejše in bolj osredotočeno komuniciranje s skupnostjo nevladnih organizacij ter poenostavitev postopkov prijave, zlasti v okviru razpisov za zbiranje predlogov. Izdana priporočila se nanašajo na potrebo po oblikovanju znanja o nevladnih organizacijah na ravni celotne Komisije, vključno s skupno tipologijo nevladnih organizacij, izmenjavo najboljših praks in analiz tveganja ter okrepljenim sodelovanjem z državami članicami in drugimi donatorji. Priporočila zajemajo tudi okrepljeno spremljanje in stalno ocenjevanje nevladnih organizacij, večjo pozornost glede skladnosti nevladnih organizacij s pravili javnega naročanja in krepitev oblikovanja zmogljivosti partnerjev za izboljšanje kakovosti projektov. EuropeAid je zaradi širokega sprejemanja revidirancev sklenil, da bo delno spremenil pristop v zvezi z upravljanjem odnosov z nevladnimi organizacijami.

Načrtovanje – usklajevanje in skladnost

Od leta 2000 proces reforme posveča glavno pozornost odgovornosti in upravljavski neodvisnosti generalnih direktoratov Komisije; kljub temu Komisija ostaja en sam organ v eni sami politični pristojnosti, usklajevanje in skladnost pa sta ključna dejavnika uspešnosti za Komisijo pri njenih prizadevanjih za dosego političnih ciljev.

Ugotovitve pregleda horizontalnih vidikov ciklusa strateškega načrtovanja in programiranja kažejo na potrebo po bolj celovitem prenosu političnih prednostnih nalog in pravnih obveznosti v procese usklajenega načrtovanja in dodeljevanja sredstev. Revizije poslovnih procesov (kot sta spremljanje izvajanja zakonodaje, IT) potrjujejo, da sta usklajevanje in strateško načrtovanje nezadostna.

Generalni sekretariat (SG) je skupaj z drugimi horizontalnimi službami in vključenimi mrežami že vključen v pregledovanje učinkovitosti ciklusa strateškega načrtovanja in programiranja. Služba za notranjo revizijo bo v letu 2006 opravila vrsto revizij v operativnih generalnih direktoratih. Te revizije se nanašajo tudi na vprašanje, ki se je vedno znova obravnavalo v prejšnjih letnih revizijskih poročilih: potrebo po boljšem uravnavanju centralnih in lokalnih odgovornosti ter okrepljenih horizontalnih funkcijah v Komisiji za zagotovitev skladnosti in primernega nadzora (notranja kontrola, obvladovanje tveganja, računovodstvo, kadri, IT).

Kontrole in upravljanje IT

Učinkovito okolje IT je za Komisijo bistveno glede na njegov pomen pri zagotavljanju podpore politiki in postopkom; vključeni človeški, finančni in fizični viri so znatni, tako kot tudi možna odvisnost od zunanjih izvajalcev. Služba za notranjo revizijo priporoča nadaljnjo pojasnitev vlog in odgovornosti horizontalnih in operativnih služb na področju IT, na primer v zvezi z varnostjo, poslovno kontinuiteto, načrtovanjem, razvojem in upravljanjem informacijskih sistemov IT. Služba vidi jasno potrebo po centralnem poročanju o stanju kontrol in tveganj IT ter povečano vlogo horizontalnih služb pri strateških orientacijah in metodološki podpori.

Po mnenju Službe za notranjo revizijo se morajo vidiki IT v celoti odražati v standardih notranjega nadzora in obvladovanju tveganj (npr. v načrtih za obnovitev programske opreme po njeni odpovedi) na ravni generalnih direktoratov in Komisije. V zvezi z infrastrukturo IT Služba za notranjo revizijo ob priznavanju pomembnih nedavnih izboljšav pri upravljanju IT priporoča, naj se izkoristi možnosti za ekonomije obsega; to lahko vključuje nadaljnjo ponovno opredelitev vlog centralne in lokalne IT. Za zagotovitev optimalne porabe odobrenih proračunskih sredstev za upravljanje in poslovanje Služba za notranjo revizijo priporoča, naj dodeljevanje sredstev sledi razvoju arhitekture IT. To bi lahko vključevalo izstavljanje računov za centralne storitve IT. V pripravi je delovna skupina (BUDG/DIGIT) glede financirana centralnega sistema IT.

Ljudje in organizacija

Služba za notranjo revizijo vidi potrebo po večjem obsegu in bolj osredotočenem usposabljanju. Pojasnitev varnostnih pravil in prakse ter večje posvečanje ureditvi poslovne kontinuitete sta za Komisijo bistvenega pomena za preprečevanje in/ali obvladovanje možnih sistemskih ali poslovnih izpostavljenosti.

Usposabljanje in zavedanje

Standardi notranjega nadzora Komisije namenjajo posebno pozornost kontrolnemu okolju. Ker so dobro razviti in nadzorovani, zagotavljajo pooblastila in proaktivnost ter osebju omogočajo razvoj fleksibilnih rešitev in delovnih praks, ki so prilagojene političnemu in upravljavskemu okolju, pri čemer zagotavljajo potreben nadzor.

Revizije so poudarile potrebo po boljši komunikaciji in lažjem dostopu do potrebnih informacij v generalnih direktoratih z uporabo podatkovnih zbirk, rednih kanalov za izmenjavo in pogostimi posodobitvami. Usposabljanje je ključno za učinkovito odzivanje na pogoste spremembe, nova in pogosto zapletena pravila pa zahtevajo celo še več usposabljanja. Revizije so na skoraj vseh področjih predlagale okrepljeno in bolj osredotočeno usposabljanje, predvsem glede finančnih postopkov, javnega naročanja in revizije.

Varnost in poslovna kontinuiteta

Številne revizije Službe za notranjo revizijo in lastnih služb za notranjo revizijo so odkrile nezadostno spoštovanje pravil Komisije glede varnosti pisarn, dokumentacije in opreme IT ali neprimerno ravnanje v zvezi z dostopom do informacij občutljive narave in nadzorom dostopa do datotek. Usklajevanje varnostnih vidikov je lahko težavno zaradi zapletenih postopkov, ki vključujejo veliko akterjev in po možnosti več služb.

Služba za notranjo revizijo priporoča izboljšanje ocen varnosti in boljšo povezavo z ocenami tveganja za razvoj skladnih varnostnih strategij. Dodelitev jasnih odgovornosti v službah glede varnostnih vidikov in izboljšanje notranjega strokovnega svetovanja in ozaveščanja bosta poenostavila in okrepila varnostno okolje. V zvezi s tem imata vprašanji poslovne kontinuitete in načrtovanja dela v nepredvidenih razmerah pomembno, a še vedno podcenjeno vlogo. Služba za notranjo revizijo ugotavlja, da Komisija krepi svoje zmogljivosti za krizno upravljanje in usklajevanje (prej Argus) in pobudo SG o načrtovanju poslovne kontinuitete.

Zakonitost in pravilnost

Skladnost z notranjimi in zunanjimi pravili je ključno vprašanje za omejitev izpostavljenosti finančnim in pravnim tveganjem ter tveganjem izgube dobrega imena. Primeri neskladnosti zahtevajo hiter upravljavski odziv, vključno z izboljšanim usposabljanjem in načrtovanjem; poenostavitev zakonodajnega okolja, kolikor je to mogoče, zmanjšuje upravno obremenitev in omogoča skladnost.

Spoštovanje pravil

Revizije Službe za notranjo revizijo in lastnih služb za notranjo revizijo so odkrile pomanjkljivosti na različnih področjih (postopki, javno naročanje, varnost) v zvezi s finančnimi, poslovnimi ali pogodbenimi pravili. Razlogi so lahko nezadostna notranja komunikacija in dokumentiranje postopkov, nezadostno usposabljanje ali pomanjkanje virov na določenih področjih ali v določenih obdobjih programskega ciklusa. Osebje se morda spopada s preveč pravili in preveč zapletenimi pravili.

Služba za notranjo revizijo meni, da je možen vpliv lahko precejšen: lahko je finančen, zaradi možne izgube sredstev ali slabega upravljanja; političen, če zastavljeni cilji niso doseženi ali so nezadostno doseženi; praven, če pride do sodnega postopka; lahko vpliva na ugled, če škodi podobi Komisije v javnosti, zlasti v očeh njenih partnerjev. Poleg povečanega in izboljšanega usposabljanja Služba za notranjo revizijo predlaga pregled razporejanja osebja in načrtovanja (kar pomeni razširjeno uporabo analize tveganja) ter poenostavitev in racionalizacijo pravil in zakonodaje.

Jasnost in skladnost – poenostavitev

Vzporedno vprašanje je usklajenost pri uporabi pravil; dosledna uporaba pravil znotraj generalnega direktorata in med generalnimi direktorati. Čeprav obstaja legitimna zahteva za fleksibilnost z upravnega stališča in stališča upravičencev, to ne sme ogroziti potrebne poslovne stabilnosti in zajamčenega enakega obravnavanja.

Nezadostna dokumentacija o postopkih, ki je bila ugotovljena v številnih revizijah Službe za notranjo revizijo in lastnih služb za notranjo revizijo, je tesno povezana s temi vprašanji. Boljši dokumentacijski postopki in lažje dostopna dokumentacija ne bi smeli biti birokratska obremenitev, temveč koristno orodje za analizo postopkov (in ponovni zasnovi ali ponovni izdelavi, kadar je to potrebno), pa tudi za obvladovanje tveganj in lajšanje mobilnosti.

Čeprav revizije v Komisiji kažejo na potrebo po večjem spoštovanju in doslednejši uporabi obstoječih pravil, poenostavitev ostaja pomemben in vzporeden izziv. V letu 2006 bo Služba za notranjo revizijo posvečala posebno pozornost poenostavitvi kot posebnemu revizijskemu cilju v vseh ustreznih opravilih.

SKLEPI

Notranji revizor na podlagi svojega dela v letu 2005 izpostavlja štiri splošne sklepe. Odzivi Komisije na ugotovitve in sklepe notranjega revizorja so zajeti v zbirnem poročilu o letnih poročilih o dejavnosti generalnega direktorja.

Sklep 1

Sklep Službe za notranjo revizijo: revizijsko delo v letu 2005 kaže, da so službe Komisije bistveno napredovale v notranji kontroli. Vendar pa so te revizije opredelile tudi večje preostale slabosti pri zasnovi in vzpostavitvi kontrolnih sistemov ter učinkovitem izvajanju standardov in kontrol. Primeri vključujejo ustrezno vzpostavitev finančnih tokov, ločitev funkcij, analizo tveganj, nadzor in spoštovanje kontrolnih in dokumentacijskih zahtev pri upravljanju pogodb in nepovratnih sredstev, varnost podatkov, poslovno kontinuiteto, upravljanje in načrtovanje IT.

Službe si morajo še naprej prizadevati za premik od formalne skladnosti s postopki k učinkoviti uporabi novih orodij in kontrol, kar bo znižalo (upravne) stroške in povečalo učinkovitost upravljanja.

Odgovor Komisije: Komisija bo razvila kazalnike za kontrolne cilje, ki zajemajo predvsem način, kako sistemi notranje kontrole obravnavajo tveganje, povezano z zakonitostjo in pravilnostjo poslovanja. Poročanje o učinkovitosti notranje kontrole bo v letnih poročilih o dejavnostih po potrebi dodatno okrepljeno. Komisija poziva tudi Evropski parlament in Svet, naj podpreta prizadevanja za prilagoditev pravnega okvira za zagotovitev učinkovite uporabe načel sorazmernosti in stroškovne učinkovitosti kontrol.

Sklep 2

Sklep Službe za notranjo revizijo: generalni direktorji morajo zagotoviti, da kontrolni procesi učinkovito podpirajo razumno zagotovilo, podano v letnih poročilih o dejavnostih. Ta proces in obseg ter stopnjo obstoječega zagotovila je treba primerno razkriti v letnem poročilu o dejavnostih. To lahko vključuje:

- izboljšanje in usklajevanje kontrolnih/revizijskih metodologij za „družine“ generalnih direktoratov;

- vključitev različnih ravni zagotovila (npr. držav članic, Komisije) v skladen okvir in vzpostavitev celostnega poročanja z jasnimi kazalniki za raven zagotovila.

Odgovor Komisije: Komisija bo zagotovila, da si bodo njeni pooblaščeni odredbodajalci še naprej prizadevali zagotoviti, da je razumno zagotovilo v izjavah, ki spremljajo letna poročila, učinkovito podprto z ustreznimi sistemi notranje kontrole. V zvezi z deljenim upravljanjem bo Komisija nadaljevala delo za okrepitev zagotovila nacionalnih organov, ki upravljajo sredstva EU. Komisija je zavezana vzpostavitvi celostnega okvira notranje kontrole.

Sklep 3

Sklep Službe za notranjo revizijo: pod vodstvom generalnega sekretarja morajo generalni direktorji proučiti možnosti za uporabo „skupnih služb“ s ciljem povečanja učinkovitosti in uspešnosti upravljanja ter gospodarnejšo uporabo virov. To lahko vključuje:

- ponovno proučitev porazdelitve določenih nalog in uporabe virov na horizontalni in operativni ravni;

- preskušanje in, če je uspešno, uvedbo instrumentov na ravni Komisije, kot so sporazumi na ravni služb in/ali načini financiranja med operativnimi in horizontalnimi službami.

Možni primeri vključujejo: IT, komunikacijsko in finančno upravljanje ter upravljanje človeških virov za majhne službe.

Odgovor Komisije: Komisija priznava možno dodano vrednost ureditev med službami za majhne službe, če taka ureditev temelji na analizi stroškov in koristi ter je vzpostavljena v skladu z veljavnimi pravili, pri čemer ohranja odgovornost vsakega pooblaščenega odredbodajalca.

Sklep 4

Sklep Službe za notranjo revizijo: službe Komisije morajo razviti učinkovito „kulturo spremljanja“. Naknadne ukrepe glede kontrole in revizijskih poročil je treba v celoti vključiti v običajno načrtovanje in prakso upravljanja, pravočasno izvajanje pa je treba redno spremljati na ravni visokega vodstva.

Redna in popolna pozornost slabostim upravljanja in kontrole omogoča vzpostavitev učeče se organizacije, ki lahko sčasoma bistveno zmanjša obremenjujoče in potencialno razdiralne kontrolne dejavnosti.

Odgovor Komisije: Komisija bo zagotovila, da bodo njeni generalni direktorati pripravili natančne akcijske načrte, pri čemer bodo upoštevali določene prednostne naloge in omejitve virov, in na tej podlagi pravočasno spremljali revizijska priporočila.

[1] Standard izvajanja 2060 Inštituta notranjih revizorjev (www.theIIA.org).

[2] Člen 185(3) finančne uredbe.

[3] Za leto 2006 je načrtovano celovito revizijsko delo Službe za notranjo revizijo v zvezi z ABAC.

[4] SEC(2005)1327.

[5] Standard notranje kontrole 21, spremljanje revizijskih priporočil.

[6] Samo revizije Komisije, navedene zgoraj.

[7] SEC(2005)1327-

[8] Člen 274 Pogodbe ES-

[9] S 1.1.2007 se bo Usmerjevalni oddelek EKUJS nadomestil z Evropskim skladom za razvoj podeželja (ESRP). Pravila o finančnem poslovodenju in kontrolah tega sklada bodo čim bolj usklajena s pravili, ki ureja Jamstveni oddelek EKUJS (Uredbi Sveta 1290/05 in 1698/05).

[10] V skladu z akcijskim načrtom za časovni načrt, COM(2006)9.