[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 18.02.2005

COM(2005) 52 konč

POROČILO KOMISIJE

Povzetek:Poročilo o arhivih v razširjeni Evropski unijiPriložnosti za prihodnje dejavnosti: prednostne dejavnosti

A. OZADJE

V skladu s prošnjo Sveta ministrov Evropske unije, izraženo v Resoluciji z dne 6. maja 2003 (2003/C 113/02) o arhivih v državah članicah, in zlasti točkah 8(a), (b), (c), (d), (e) in 9 se Povzetek nanaša na stanje javnih arhivov v državah članicah, upoštevajoč še zlasti širitev Evropske unije in verjeten razvoj upravljanja dokumentov in arhivov ter arhivskih služb v prihodnosti. Ob upoštevanju novih tehnologij predlaga možnosti za izboljšanje upravljanja dokumentov in arhivov ter javnih storitev za državljane Evropske unije.

Na dokazih iz poglavij pričujočega poročila, ki ga je pripravila skupina nacionalnih strokovnjakov, so predlagane naslednje prednostne dejavnosti, skupaj z vrsto drugih predlaganih dejavnosti, ki prav tako zahtevajo proučitev in ukrepanje s strani držav članic in institucij EU v naslednjih treh letih. Predlagane prednostne dejavnosti so navedene na začetku vsakega poglavja in povzete v preglednici v Prilogi 3 pričujočega poročila.

Predlagane prednostne dejavnosti so podane v obliki povzetka, in vključujejo ukrepe za preprečevanje, omejevanje ali odpravljanje škode na dokumentih ali izgube arhivov zaradi naravnih ali drugih nesreč, za izboljšanje ohranjanja dokumentov in arhivov, vključno z arhivskimi zgradbami, za okrepitev sodelovanja na področju avtentičnosti, dolgoročne hrambe in dostopnosti elektronskih dokumentov in arhivov. V povzetku so predlagani tudi ukrepi zoper krajo in ukrepi za nadomestitev ukradenih dokumentov. Poudarjena je pomembnost arhivov pri demokratičnem delovanju naše družbe s primernimi zakonodajnimi predpisi in standardi. Poleg tega je predlagana tudi vzpostavitev portala EU do arhivske dediščine novo razširjene Unije. Vse te dejavnosti se izvedejo s povečanim usklajevanjem, ob izmenjavi informacij in dobre prakse na evropski ravni ter z državami članicami preko uradne usklajevalne skupine.

Upošteva se tudi željo, da se predlagane dejavnosti še bolj vključijo v druge akcijske načrte na evropski ravni.

B. POVZETEK PREDLAGANIH GLAVNIH DEJAVNOSTI

Predlagana prednostna dejavnost 1

Ohranjanje in preprečevanje škode na arhivih v Evropi (Resolucija Sveta z dne 6. maja 2003, točka 8c(1))

1.1 Ukrepi za preprečevanje škode na arhivih zaradi naravnih ali drugih nesreč:

- razviti vzorec akcijskega načrta za preprečevanje in obnovo po nesrečah;

- preveriti možnost za ustanovitev specializiranih osrednjih laboratorijev za čezmejne nujne primere;

- vzpostaviti skupine za hitro ukrepanje („Rapid Response Teams“) za ocenitev škode.

1.2 Ohranjanje in restavriranje dokumentov in arhivov:

- okrepitev ukrepov usklajevanja in izmenjava strokovnega znanja za vzpostavitev programa EU za restavriranje poškodovanih dokumentov in arhivov v Evropi;

- zgradbe, namenjene arhivom; pri obnovi arhivskih stavb in prostorov za hrambo v državnih stavbah ali pri gradnji novih stavb skrbi interdisciplinarna delovna skupina držav članic in institucij EU za posodobitev in uporabo standardov in specifikacij na nacionalni in evropski ravni.

Predlagana prednostna dejavnost 2

Krepitev evropskega interdisciplinarnega sodelovanja na področju elektronskih dokumentov in arhivov (Resolucija Sveta z dne 6. maja, točka 8c(2))

2.1 Izvajati sodelovanje in tako zagotavljati avtentičnost, dolgoročno hrambo in dostopnost do elektronskih dokumentov ter arhivov na celotnem evropskem območju.

2.2 Posodobiti, revidirati in razširiti trenutne zahteve po vzpostavitvi sistemov za upravljanje elektronskih dokumentov in arhivov kot MoReq za boljše upravljanje javnega sektorja, tako da postane dokument uradni standard in/ali specifikacija v Evropski uniji. To je v posebnem interesu vseh držav članic, posebno novih.

2.3 Krepitev mreže in foruma DLM Evropske gospodarske interesne skupine (EEIG). Financiranje je potrebno za nadaljnji razvoj in za prevajanje ter organizacijo foruma DLM v Budimpešti leta 2005.

Predlagana prednostna dejavnost 3

Vzpostavitev in vzdrževanje spletnega portala do dokumentov in arhivov v Evropi (Resolucija Sveta z dne 6. maja 2003, točki 8b in 8e)

3.1 Zagotoviti internetni/spletni portal do dokumentov in arhivov za državljane EU.

Glede na razvoj interneta in spleta ter uspeh nekaterih držav članic (glej del 6 Poročila) pri zagotavljanju teh informacij za milijone državljanov, mladih ljudi in otrok, je treba zasnovati in vzpostaviti portal, kar bi bilo v skladu s sorodnim razvojem v evropskem informacijskem svetu.

Poleg izboljšanih pogojev v uporabniških prostorih bi imeli tako zagotovljen tudi boljši dostop do omenjenih virov za raziskave, učenje in informacije.

Predlagana prednostna dejavnost 4

Zakonodaja na nacionalni ravni in ravni EU o upravljanju in dostopu do dokumentov in arhivov (Resolucija Sveta z dne 6. maja 2003, točki 8a in 8d)

4.1 Ker imajo zakonodajni predlogi tako na ravni EU kot na nacionalni ravni pogosto nepredvidene posledice za upravljanje dokumentov in arhivov, je za državljane držav članic odločilnega pomena, da so te posledice znane kar se da hitro za olajšanje ohranjanja in dostopa do dokumentov in arhivov. Zato je treba spremljati osnutke zakonodaje o dokumentih in arhivih ter o povezanih zakonih na evropski in nacionalni ravni in dovoliti evropskim arhivskim znanstvenim strokovnjakom, da ob potrebi posredujejo svoje znanje.

4.2 Za podporo zgoraj navedenega predloga je potrebna temeljita študija arhivskih in povezanih zakonodajnih predpisov tako na ravni EU kot na nacionalni ravni in vzpostavitev podatkovne baze o zakonodaji o arhivih in povezanih predpisih znotraj EU. Za boljše vzajemno razumevanje teh zakonodajnih predpisov morajo ustrezni nacionalni arhivi prevesti nacionalne zakonodajne predpise o arhivih in druge s tem povezane predpise v angleščino, francoščino in nemščino ter, kjer je potrebno, v druge uradne jezike EU. Ta predlog upošteva tudi druga tekoča dela Sveta Evrope in Evropske podružnice Mednarodnega Sveta o arhivih (EURBICA) in jih poskuša sistematizirati.

Predlagana prednostna dejavnost 5

Kraja arhivskega gradiva

5.1 Pregledati in izboljšati je treba ukrepe zoper krajo arhivskega gradiva in za nadomeščanje ukradenih arhivov v EU.

Na podlagi vprašalnika razviti akcijski načrt z namenom predlagati izboljšave.

C. USTANOVITEV URADNEGA ODBORA ARHIVISTOV (Resolucija Sveta z dne 6. maja 2003, točke 8d, 8e in 9)

6.1. Ustanovitev uradne skupine arhivistov držav članic in institucij EU. V odboru se izmenjujejo informacije in najboljše prakse ter se soglasno in ob upoštevanju načel subsidiarnosti zagotovi večje usklajevanje arhivskega dela v Evropi, kot je opisano zgoraj. Odbor se sestane dvakrat letno oziroma po potrebi.

6.2 Najprej za tri leta uvesti program za obravnavo vprašanj iz Resolucije Sveta ministrov (6. maj 2003), upoštevati napredek programa ter razširiti rezultate in izboljšave najboljših praks za uporabo v državah članicah in institucijah Evropske unije.

6.3 Ocena se izvede po preteku treh let z namenom izdelati poročilo za Svet ministrov EU o rezultatih in obravnavanih posledičnih ukrepih.