[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 25.4.2007

SEC(2007) 492 konč.

Osnutek

UREDBA KOMISIJE (ES)

o spremembi Uredbe (ES) št. 1653/2004 o standardni finančni uredbi za izvajalske agencije v skladu z Uredbo Sveta (ES) št. 58/2003 o statutu izvajalskih agencij, pooblaščenih za izvajanje nekaterih nalog pri upravljanju programov Skupnosti

(predložila Komisija)

Osnutek

UREDBA KOMISIJE (ES)

o spremembi Uredbe (ES) št. 1653/2004 o standardni finančni uredbi za izvajalske agencije v skladu z Uredbo Sveta (ES) št. 58/2003 o statutu izvajalskih agencij, pooblaščenih za izvajanje nekaterih nalog pri upravljanju programov Skupnosti

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 58/2003 z dne 19. decembra 2002 o statutu izvajalskih agencij, pooblaščenih za izvajanje nekaterih nalog pri upravljanju programov Skupnosti[1], in zlasti člena 15 Uredbe,

ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta,

ob upoštevanju mnenja Sveta,

ob upoštevanju mnenja Računskega sodišča,

ob upoštevanju naslednjega:

1. Po sprejetju Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1995/2006 z dne 13. decembra 2006 o spremembah Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti[2], je treba spremeniti Uredbo Komisije (ES) št. 1653/2003 z dne 21. septembra 2004 o standardni finančni uredbi za izvajalske agencije v skladu z Uredbo Sveta (ES) št. 58/2003 o statutu izvajalskih agencij, pooblaščenih za izvajanje nekaterih nalog pri upravljanju programov Skupnosti[3], da se prilagodi finančni uredbi.

2. Zaradi izkušenj obstoječih izvajalskih agencij je treba sprejeti tudi druge spremembe.

3. Treba je razjasniti, da je za dobro finančno poslovodenje nujna uspešna in učinkovita notranja kontrola. Treba je opredeliti glavne značilnosti in cilje sistemov notranje kontrole.

4. Treba je poenostaviti objavo upravnega proračuna agencij, pri čemer se ohranijo pristojnosti proračunskega organa in Računskega sodišča.

5. Postopek glede prerazporeditev, ki naj bi ga sprejeli direktorji agencij, se je v praksi izkazal za nejasnega in dolgotrajnega ter ga je zato treba racionalizirati in pospešiti.

6. V standardno finančno uredbo je treba uvesti tudi pojasnilo o situacijah navzkrižja interesov, nove določbe o predhodnem preverjanju podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na določene rutinske odhodkovne postavke, določbe o odgovornosti odredbodajalcev in uporabi sistema trajnika.

7. Treba je razjasniti odgovornost računovodij za potrjevanje računovodskih izkazov na podlagi finančnih informacij, ki jim jih predložijo odredbodajalci. V ta namen je treba računovodja pooblastiti za preverjanje informacij, ki jih prejme pooblaščeni odredbodajalec, in po potrebi za izražanje pridržkov.

8. Glede na to, da so izvajalske agencije pooblaščeni odredbodajalci Komisije, so vprašanja notranje kontrole v zvezi z izvrševanjem operativnih odobritev, kar opravljajo direktorji agencij, zajeta v poročilih v skladu s členom 86(3) in (4) splošne finančne uredbe. Da se racionalizirajo mehanizmi poročanja in prepreči širjenje neenotnih informacij, mora notranji revizor poročati o upravnih odobritvah izvajalskih agencij v notranjem revizijskem poročilu v skladu s členom 86(3) splošne finančne uredbe. Komisija mora poročila, ki jih pripravijo agencije v skladu s četrtim odstavkom člena 49, iz istega razloga vključiti v svoje poročilo v skladu s členom 86(4) splošne finančne uredbe, ki se pošlje organu, ki da razrešnico.

9. Treba je razjasniti pogoje, ki jih morajo izpolnjevati izvajalske agencije za uporabo služb in uradov Komisije, medinstitucionalnih evropskih uradov in Prevajalskega centra za organe Evropske unije, ustanovljenega z Uredbo Sveta (ES) št. 2965/94 o ustanovitvi Prevajalskega centra za organe Evropske unije[4] (v nadaljnjem besedilu Prevajalski center). Treba je vstaviti določbo o izbiri strokovnjakov, podobno tisti, ki je bila uvedena v splošni finančni uredbi.

10. Uredbo (ES) št. 1653/2004 je treba zato ustrezno spremeniti –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Uredba (ES) št. 1653/2004 se spremeni:

11. Člen 3 se nadomesti z naslednjim:

„Člen 3

Proračun se določi in izvršuje v skladu z načeli enotnosti in točnosti proračuna, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, za katerega je potrebna uspešna in učinkovita notranja kontrola, ter preglednosti, kakor določa ta uredba.“

12. V členu 10 se drugi odstavek nadomesti z naslednjim:

„Vsako leto od 15. novembra dalje se lahko vnaprej prevzemajo obveznosti za rutinske upravne odhodke v breme proračunskih sredstev za naslednjo proračunsko leto. Take obveznosti ne smejo presegati ene četrtine proračunskih sredstev na ustrezni proračunski vrstici za tekoče proračunsko leto, kot jih je določila uprava. Ne morejo se uporabljati za nove stroške, ki niso bili vnaprej odobreni v zadnjem proračunu, ki je bil pravilno sprejet.“

13. V členu 18 se prvi odstavek nadomesti z naslednjim:

„O prerazporeditvah proračunskih sredstev znotraj operativnega proračuna odloča direktor. O tem predhodno obvesti upravo, ki lahko nasprotuje takšnim prerazporeditvam. Po odobritvi uprave ali, če ni odgovora v 10 delovnih dneh od predložitve informacije, lahko direktor opravi načrtovane prerazporeditve.“

14. Vstavi se naslednji člen 19a:

„Člen 19a

1. Proračun se izvršuje v skladu z uspešno in učinkovito notranjo kontrolo.

2. Za namen izvrševanja proračuna je notranja kontrola opredeljena kot proces, ki se uporablja na vseh ravneh upravljanja in katerega namen je razumno zagotovilo o doseganju naslednjih ciljev:

(a) uspešnost, učinkovitost in gospodarnost delovanja;

(b) zanesljivost poročanja;

(c) varovanje sredstev in informacij;

(d) preprečevanje in odkrivanje goljufij in nepravilnosti;

(e) ustrezno obvladovanje tveganj, povezanih z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi, ob upoštevanju dejstva, da so programi večletni, in narave zadevnih plačil.“

15. Člen 20 se spremeni:

16. drugi odstavek se nadomesti z naslednjim:

„Dokončno sprejeti proračun in spremembe proračuna se pošljejo v vednost proračunskemu organu, Računskemu sodišču in Komisiji ter se objavijo na spletni strani zadevne agencije. Povzetek proračuna in sprememb proračuna se objavi v Uradnem listu Evropske unije v treh mesecih po njihovem sprejetju.“

17. doda se naslednji tretji odstavek:

„Agencija upravičencem sredstev, ki izhajajo iz njenega proračuna, na ustrezen način omogoči dostop do informacij. Dostop do teh informacij se omogoči z ustreznim upoštevanjem zahtev zaupnosti, zlasti zahtev varstva osebnih podatkov, kakor je določeno v Uredbi (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (*), in zahtev varnosti.

(*) UL L 8, 12.1.2001, str. 1.“

18. V členu 21 se prvi odstavek nadomesti z naslednjim:

„Agencija Komisiji vsako leto najkasneje do 5. marca skupaj s svojim delovnim načrtom predloži oceno svojih prihodkov in odhodkov za leto N+1, ki jo pripravi direktor agencije in sprejme uprava, ter splošne smernice, ki so služile kot podlaga zanjo.

19. V členu 24 se besedna zveza „mest razreda A3“ nadomesti z besedno zvezo „mest do razreda AD13“.

20. V členu 27 se prvi odstavek nadomesti z naslednjim:

„1. Vsem finančnim udeležencem v smislu poglavja 2 tega naslova in vsem drugim osebam, ki sodelujejo pri izvrševanju, upravljanju, reviziji ali nadzoru proračuna, je prepovedano sprejemati kakršne koli ukrepe za izvrševanje proračuna, ki bi lahko povzročili navzkrižje njihovih interesov z interesi agencije ali Skupnosti. Če bi nastal tak primer, mora zadevna oseba prenehati uporabljati take ukrepe in zadevo prepustiti nadrejenemu. Direktor mora zadevo prepustiti upravi.“

21. V členu 29 se četrti odstavek nadomesti z naslednjim:

„Pred odobritvijo postopka osebje, razen delavca, ki je začel postopek, preveri operativne in finančne vidike.

Za namen predhodnega preverjanja lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili potnih stroškov ter zdravstvenih stroškov kot eno operacijo. V tem primeru odgovorni odredbodajalec glede na svojo oceno tveganja izvede ustrezno naknadno preverjanje.

Začetek ter predhodno in naknadno preverjanje postopka so ločene funkcije.“

22. Člen 30 se nadomesti z naslednjim:

„Člen 30

Uprava imenuje računovodjo, ki je napoteni uradnik ali član začasnega osebja, ki ga zaposli neposredno agencija in je odgovoren za:

(a) pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prejemkov in izterjavo zneskov, prepoznanih kot terjatve;

(b) pripravo računovodskih izkazov agencije v skladu z naslovom VI;

(c) vodenje poslovnih knjig v skladu z naslovom VI;

(d) izvajanje računovodskih pravil in metod ter kontnega okvira v skladu z določbami, ki jih sprejme računovodja Komisije;

(e) vodenje zakladništva.

Preden uprava odobri zaključni račun, ga računovodja potrdi, s čimer tudi navede, da ima razumno zagotovilo, da zaključni račun predstavlja resnično in pošteno mnenje o finančnem stanju agencije.

V ta namen se računovodja prepriča, da je bil zaključni račun pripravljen v skladu z vzpostavljenimi računovodskimi pravili, metodami in računovodskimi sistemi ter da so v zaključni račun vneseni vsi prihodki in odhodki.

Odredbodajalec posreduje vse informacije, ki jih računovodja potrebuje, da lahko opravi svoje naloge.

Odredbodajalec ostaja v celoti odgovoren za pravilno uporabo sredstev, ki jih upravlja, ter zakonitost in pravilnost odhodkov pod njegovim nadzorom.

Računovodja je pooblaščen za preverjanje prejetih informacij in izvajanje kakršnih koli nadaljnjih preverjanj, ki so po njegovem mnenju potrebni za potrditev zaključnega računa.

Računovodja po potrebi izrazi pridržke in natančno obrazloži naravo in obseg takšnih pridržkov.

Računovodja pridobi vse potrebne informacije za pripravo zaključnega računa, ki daje resnično sliko sredstev agencije in izvrševanja proračuna, od odredbodajalca, ki jamči za njihovo zanesljivost.

Če v tej uredbi ni določeno drugače, je le računovodja pooblaščen za upravljanje gotovine in gotovini podobnih sredstev. Odgovoren je tudi za njihovo hrambo.“

23. Vstavi se naslednji člen 30a:

„Člen 30a

Računovodja lahko pri opravljanju svojih nalog določene naloge prenese na podrejene, ki so začasni uslužbenci.“

24. Člen 34 se spremeni:

(a) odstavek 1 se nadomesti z naslednjim:

‘1. Odredbodajalec je odškodninsko odgovoren v skladu s Kadrovskimi predpisi.“

(b) Vstavi se naslednji odstavek 1a:

„1a. Obveznost plačila odškodnine se uporablja zlasti:

(a) če odredbodajalec namerno ali iz hude malomarnosti določa, katere upravičene zneske je treba izterjati, ali izdaja naloge za izterjavo, odobrava izdatke ali podpisuje odredbe za plačilo, ne da bi pri tem upošteval to uredbo;

(b) če odredbodajalec namerno ali iz hude malomarnosti ne pripravi dokumenta o ugotovitvi zneska terjatev, ne izda naloga za izterjavo ali ga izda prepozno ali prepozno izda odredbe za plačilo, zaradi česar je agencija izpostavljena civilni tožbi tretjih oseb.“

25. V členu 40 se prvi odstavek nadomesti z naslednjim:

„Kadar se odgovorni odredbodajalec namerava v celoti ali delno odpovedati izterjavi ugotovljenega zneska terjatev, zagotovi, da je odpoved pravilna ter v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja in sorazmernosti. O svoji nameri glede odpovedi terjatve poroča upravi. Za odpoved terjatve se odloči odredbodajalec. Njegova odločitev mora biti utemeljena. Odredbodajalec lahko to odločitev prenese le za terjatve, katerih znesek je nižji od 5 000 EUR. Odločba o odpovedi terjatve pojasni tudi, kakšni ukrepi so bili sprejeti za zagotovitev izterjatve ter pravna in dejanska vprašanja, na podlagi katerih je bila sprejeta.“

26. Člen 42 se nadomesti z naslednjim:

„Člen 42

Računovodja in odgovorni odredbodajalec lahko zgolj na pisno zahtevo z ustrezno utemeljitvijo odobrita dodaten rok za plačilo, če se dolžnik obveže, da bo plačal tudi obresti, ki tečejo od datuma, navedenega v opominu, do konca dovoljenega obdobja ter da bo kot varstvo pravic agencije zagotovil finančno jamstvo, ki bo pokrilo tako glavnico kot obresti.“

27. Vstavita se naslednja člena 42a in 42b:

„Člen 42a

Računovodja vodi seznam neporavnanih zneskov, ki jih je treba izterjati, v katerem so upravičeni zneski agencije razvrščeni po datumu izdaje. Seznam se doda poročilu o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju agencije. Kadar je dolžniku plačilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega plačila v enem letu od njenega izreka, agencija pripravi seznam terjatev agencije z imeni dolžnikov in zneskom dolga. Seznam se objavi ob upoštevanju ustrezne zakonodaje o varstvu podatkov.

Člen 42b

Terjatve agencije do tretjih oseb in terjatve tretjih oseb do agencije so omejene z zastaralnim rokom petih let.“

28. V členu 47 se za prvim odstavkom doda naslednji odstavek:

„Kadar se periodična plačila izvršijo glede na opravljene storitve ali dostavljeno blago, lahko odredbodajalec ob upoštevanju analize tveganja odredi uporabo sistema trajnika.“

29. Člen 49 se spremeni:

(a) v drugem odstavku se četrti stavek nadomesti z naslednjim:

„Notranji revizor v svojem letnem poročilu, predloženem Komisiji v skladu s členom 86(3) splošne finančne uredbe, navede število in vrsto opravljenih revizij, ki se nanašajo na agencije, priporočila in ukrepe, sprejetih na podlagi teh priporočil. Ti podatki se pošljejo tudi zadevni agenciji.“

(b) četrti odstavek se nadomesti z naslednjim:

„Direktor vsako leto pripravi poročilo, v katerem navede število in vrsto notranjih revizij, ki jih opravi notranji revizor, priporočila in ukrepe, sprejete na podlagi teh priporočil.

Direktor pošlje poročilo Komisiji, ki obvesti upravo in ga nato vključi v poročilo v skladu s členom 86(4) splošne finančne uredbe.“

30. Člen 50(3) se nadomesti z naslednjim:

„3. Z odstopanjem od odstavka 1, agencije za dobavo blaga, opravljanje storitev ali dela najprej uporabijo Komisijo, medinstitucionalne urade ali Prevajalski center, če jim ti organi to lahko zagotavljajo. Isto velja, če lahko ti organi te naloge opravljajo na podlagi pogodb z gospodarskimi subjekti in omogočajo pomembne dodatne storitve, ki so več od preprostega posredništva ali svetovanja. Agencija s takšnimi organi sklene sporazume.“

31. Vstavi se naslednji naslov Va:

„NASLOV Va

Člen 50a

Člen 265a Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporablja za izbiro strokovnjakov, ki se plačajo na podlagi fiksnega zneska, za pomoč agenciji zlasti pri ocenjevanju predlogov in vlog za donacije ali javnih naročil ter za tehnično pomoč v nadaljevanju postopka in končno oceno projektov. Agencije lahko uporabijo tudi sezname strokovnjakov, ki jih pripravi Komisija.“

32. Člen 51 se nadomesti z naslednjim:

„Člen 51

Zaključni račun agencije zajema finančne izkaze in poročila o izvrševanju proračuna. Zaključnemu računu se priloži poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju med letom, ki med drugim poroča o stopnji izvrševanja proračunskih sredstev, skupaj s povzetkom informacij o prerazporejanju proračunskih sredstev med različnimi proračunskimi postavkami.“

33. V točki (c) člena 57 se besedna zveza „31. oktobra“ nadomesti z besedno zvezo „do 15. novembra“.

34. Člen 68 se črta.

Člen 2

Ta uredba začne veljati tretji dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije .

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

V Bruslju,

Za Komisijo

Članica Komisije

[1] UL L 11, 16.1.2003, str. 1.

[2] UL L 390, 30.12.2006, str. 1.

[3] UL L 297, 22.9.2004, str. 6. Uredba, kakor je bila spremenjena z Uredbo (ES) št. 1821/2005 (UL L 293, 9.11.2005, str. 10).

[4] UL L 314, 7.12.1994, str. 1. Uredba, kakor je bila spremenjena z Uredbo (ES) št. 1645/2003 (UL L 245, 29.9.2003, str. 13).