SL Uradni list Evropske unije C 188/1

Poročilo o dejavnostih nadzornega odbora urada OLAF

junij 2009–december 2010

2011/C 188/01

Člani nadzornega odbora urada OLAF

Peter STRÖMBERG Predsednik Direktor Nadzornega odbora javnih revizorjev, Švedska

Kálmán GYÖRGYI Generalni državni tožilec Republike Madžarske (upokojen), Madžarska

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ Javni tožilec na Vrhovnem sodišču, Španija

Diemut R. THEATO Nekdanja poslanka Evropskega parlamenta Nekdanja predsednica Odbora za proračunski nadzor, Nemčija

Rosalind WRIGHT Predsednica Svetovalnega odbora za goljufije, Združeno kraljestvo

VSEBINA

PREDGOVOR PREDSEDNIKA K POROČILU O DEJAVNOSTIH NADZORNEGA ODBORA

1. UVOD

2. DELOVNE METODE NADZORNEGA ODBORA

2.1 Sestanki

2.2 Poročevalci in mnenja

2.3 Tajništvo

3. PREISKOVALNA FUNKCIJA URADA OLAF

3.1 Spremljanje preiskovalne funkcije urada OLAF

3.1.1 Zagotavljanje neodvisnosti generalnega direktorja urada OLAF

3.1.2 Spremljanje trajanja preiskav urada OLAF

3.1.3 Priporočila institucijam

3.1.4 Primeri, ki zahtevajo, da se podatki posredujejo nacionalnim sodnim organom: učinek sodbe Sodišča prve stopnje v zadevi T-48/05

3.1.5 Nove delovne metode

3.2 Nadaljnje ukrepanje na podlagi mnenja nadzornega odbora št. 5/2008 – o izvajanju politike „ de minimis “ urada OLAF

3.3 Redno spremljanje na pobudo nadzornega odbora

3.3.1 Načrtovanje in strateško usmerjanje preiskav

3.3.2 Izvajanje temeljnih pravic in postopkovnih jamstev v preiskavah urada OLAF

3.4 Postopkovna pravila za preiskave urada OLAF in priročnik urada OLAF – Operativni postopki

3.5 Upravna organizacija, proračun in kadrovska politika v povezavi s preiskovalno funkcijo urada OLAF

3.5.1 Upravna organizacija, proračun in kadrovska politika

3.5.2 Proračun

4. ODNOSI Z URADOM OLAF, INSTITUCIJAMI EU, PARTNERJI IN INTERESNIMI SKUPINAMI URADA OLAF

4.1 Odnosi z uradom OLAF

4.2 Odnosi z institucijami EU

4.2.1 Odnosi z Evropsko komisijo, Evropskim parlamentom in Svetom Evropske unije

4.2.2 Odnosi z Evropskim računskim sodiščem

4.2.3 Prispevek k razmisleku o reformi urada OLAF

4.3 Postopek izbire generalnega direktorja urada OLAF

ZAKLJUČKI IN PRIPOROČILA

PRILOGA 1 Koledar sestankov nadzornega odbora

PRILOGA 2 Mnenje št. 1/2010 Predhodni osnutek proračuna urada OLAF za leto 2011

PRILOGA 3 Mnenje št. 2/2010 Mnenje o imenovanju generalnega direktorja urada OLAF

PRILOGA 4 Mnenje št. 3/2010 o Dokumentu o razmisleku o reformi urada OLAF

PRILOGA 5 Mnenje št. 4/2010 Načrtovanje preiskav

PRILOGA 6 Mnenje št. 5/2010 Spoštovanje temeljnih pravic in postopkovnih jamstev v preiskavah urada OLAF

PREDGOVOR PREDSEDNIKA K POROČILU O DEJAVNOSTIH NADZORNEGA ODBORA

To poročilo o dejavnostih, ki je četrto poročilo tega odbora, zajema obdobje od junija 2009 do decembra 2010, obdobje, ki ga je zelo zaznamovala smrt Franza – Hermanna Brünerja v začetku januarja 2010. Ko je organizacija v takih žalostnih okoliščinah oropana vodje, je velik vpliv na delo čutiti na vseh ravneh. Z zadovoljstvom pa ugotavljamo, da je urad OLAF nadaljeval s svojim običajnim delom in s tem na najboljši možen način obeležil spomin na gospoda Brünerja.

V tem obdobju je bil urad OLAF predmet številnih različnih pobud za spremembo. Ena od njih je postopek, ki je privedel do imenovanja novega generalnega direktorja urada OLAF in se je začel aprila letos, ko je bilo uradno objavljeno prosto delovno mesto. Nadzorni odbor je bil tesno povezan s tem postopkom in je svoje mnenje podal 23. septembra 2010. Komisija je 14. decembra imenovala Giovannija Kesslerja. Nadzorni odbor z zadovoljstvom sprejema imenovanje Giovannija Kesslerja in se veseli tesnega in plodnega sodelovanja z njim.

Drug projekt, katerega cilj je sprememba, je predlagano preoblikovanje Uredbe (ES) št. 1073/1999. Nadzorni odbor je večkrat izrazil svoje mnenje o različnih vidikih predloga med njegovim razvojem – nazadnje v mnenju o „Dokumentu o razmisleku“, ki ga je pred nekaj meseci izdal komisar Šemeta. Nadzorni odbor je intenzivno vključen v razpravo, zlasti zato, ker bo izid neposredno vplival na delo in status odbora; in kar je še bolj pomembno, ker bo imel takojšen učinek na način delovanja urada OLAF. Prva prednostna naloga odbora je vedno bila in vedno bo krepitev pooblastil urada OLAF za preiskovanje in njegove neodvisnosti pri preiskavah.

Nadzorni odbor zagotavlja neodvisnost urada OLAF z rednim spremljanjem njegovih preiskovalnih funkcij in pomaga generalnemu direktorju urada pri opravljanju njegovih dolžnosti. Ta odbor se sedaj že več kot pet let posveča tej nalogi. Odbor predstavlja kolektivno izkušnjo vodenja državnih organov in političnih teles na področju vodenja, upravljanja in izvajanja kazenskih in upravnih preiskav. Nadzorni odbor se na podlagi pridobljenih izkušenj pri pripravi svojih uradnih mnenj in stališč opira na tri enako pomembna temeljna pravila.

Prvo pravilo je, da se je vedno treba vrniti k viru informacij, tj. dejanskim spisom primerov, sistemu za vodenje primerov, različnim poročilom, ki jih pripravi urad OLAF pri pripravi na začetek preiskav, in poročilom, ki jih za odbor pripravlja urad OLAF (npr. devetmesečna poročila).

Drugo pravilo je absolutna neodvisnost odbora in posameznih članov odbora.

Tretje pravilo, ki izhaja iz lastnih izkušenj članov, je spoštovanje neodvisnosti urada OLAF in trdna zaveza ne vplivati na preiskave, ki potekajo, tudi pri preučevanju spisov primerov in gradiva o primeru, ki se nanaša na preiskave, ki potekajo.

V svojem imenu in v imenu odbora bi se rad toplo zahvalil tajništvu nadzornega odbora, saj brez njegovega odličnega dela ne bi bila možna nobena dejavnost odbora.

1. UVOD

Uredba (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. maja 1999 (1) navaja, da je vloga nadzornega odbora urada OLAF krepiti in zagotavljati neodvisnost urada OLAF in pomagati generalnemu direktorju urada pri opravljanju njegovih dolžnosti. Nadzorni odbor mora enkrat na leto poročati institucijam o svojem delu. V obdobju poročanja je nadzorni odbor sprejel pet mnenj, ki so bila poslana institucijam in generalnemu direktorju urada OLAF in so priložena poročilu.

V obdobju poročanja je nadzornemu odboru predsedoval Luis López Sanz-Aranguez, novembra 2009 pa ga je nasledil Peter Strömberg. Novembra 2010 je bil Strömbergov mandat podaljšan še za eno leto.

Treba je spomniti, da je od Brünerjeve smrti 9. januarja 2010 urad OLAF deloval brez generalnega direktorja, imenovanega v skladu z ad hoc postopkom, določenim v Uredbi (ES) št. 1073/1999.

V letu 2010 je bila med čakanjem na imenovanje novega generalnega direktorja za kontinuiteto dela urada OLAF zlasti pomembna prisotnost in podpora nadzornega odbora.

Evropska komisija je aprila 2010 začela postopek za zaposlitev novega generalnega direktorja urada. Postopek se je zaključil 14. decembra 2010 z imenovanjem Giovannija Kesslerja. Nadzorni odbor se veseli tesnega in plodnega sodelovanja s prihodnjim generalnim direktorjem urada OLAF.

To poročilo je povzetek lanskoletnega dela in nadzorni odbor upa, da bo tudi pomagalo novemu generalnemu direktorju pri analizi izzivov, s katerimi se institucija trenutno sooča, ter pri opredelitvi glavne usmeritve politike urada OLAF za zaščito finančnih interesov EU.

Novi generalni direktor se bo moral pri krepitvi učinkovitosti urada OLAF in zagotavljanju, da urad OLAF vsa svoja prizadevanja usmeri v bolj osredotočen boj proti goljufijam, soočiti s številnimi izzivi. Med izzivi, ki čakajo novega generalnega direktorja urada OLAF, nadzorni odbor želi poudariti potrebo po skrajšanju preiskav urada OLAF in vzpostavitvi sprememb v organizaciji, ki so potrebne, da se zagotovi čim smotrnejša poraba omejenih virov, ki so na voljo, in da se ti viri porabijo za ključne preiskovalne naloge urada OLAF. Eden od ciljev tega poročila je novemu predsedniku dati nekaj predlogov za izboljšanje poudarka preiskav in časa, porabljenega zanje.

2. DELOVNE METODE NADZORNEGA ODBORA

2.1 Sestanki

Nadzorni odbor se je sestal na 16 plenarnih zasedanjih v Bruslju (2). Zapisniki teh sestankov so zaradi preglednosti in zagotavljanja rednih informacij glede dejavnosti nadzornega odbora dostopni uradu OLAF ter Evropski komisiji, Evropskemu parlamentu in Svetu Evropske unije.

Nadzorni odbor je tako kot v prejšnjem obdobju poročanja na svoje sestanke vabil generalnega direktorja urada OLAF ali vršilca dolžnosti generalnega direktorja in več uslužbencev urada. Na teh sestankih je urad OLAF nadzorni odbor obvestil o vseh zadevah, ki so pomembne za delo nadzornega odbora, nadzorni odbor pa je urad OLAF obvestil o svojem delu. Poleg tega, da se je enota urada OLAF za sodno in pravno svetovanje v obdobju poročanja redno udeleževala sestankov nadzornega odbora, da je predstavila zadeve, ki so bile poslane nacionalnim sodnim organom, je bilo na sestankih nadzornega odbora več aktivnih razprav z generalnim direktorjem in upravo urada OLAF o širših področjih. Nadzorni odbor se je osredotočil zlasti na operativne vidike dela urada OLAF, zlasti v zvezi z nadaljnjim ukrepanjem na podlagi mnenj nadzornega odbora na področjih letnega načrta upravljanja urada OLAF, predlogov proračuna, devetmesečnih poročil urada OLAF in kadrovske politike urada. Z generalnim direktorjem urada OLAF Brünerjem so potekali pogovori o predlogu Komisije o prenosu urada OLAF na zunanje strukture ter neformalna izmenjava stališč o usklajevanju med uradom OLAF in mednarodnimi organizacijami. Poleg tega so bili predstavljeni in obravnavani elementi dnevnega dela urada OLAF: na primer postopek za evidentiranje in shranjevanje dokumentov urada OLAF v službah Komisije ter dostop urada OLAF do podatkov, ki jih imajo institucije EU. Nadzorni odbor je bil vesel podrobne predstavitve urada OLAF o posebej zapletenem in pomembnem čezmejnem primeru goljufije in se je z zadovoljstvom seznanil s praktičnimi ukrepi, ki so bili sprejeti za prilagoditev preiskovalnih praks urada OLAF glede na pridobljene izkušnje (glej spodaj 3.1.5).

2.2 Poročevalci in mnenja

Nadzorni odbor je v referenčnem obdobju sprejel pet mnenj (glej priloge). Imenovanje poročevalcev (3) je ostalo nespremenjeno, da bi se povečala učinkovitost priprav in spremljanja posebnih zadev, ki so v interesu nadzornega odbora. Glavna področja dela nadzornega odbora v tem obdobju so zajemala pripravo mnenja o proračunu, mnenja o Dokumentu o razmisleku o preoblikovanju Uredbe (ES) št. 1073/1999, mnenja o načrtovanju preiskav, mnenja o izvajanju temeljnih pravic in postopkovnih jamstev v preiskavah urada OLAF in tudi mnenja o imenovanju generalnega direktorja urada OLAF.

2.3 Tajništvo

Odgovornosti tajništva nadzornega odbora so opisane v Poslovniku nadzornega odbora (4), v katerem je določena njegova vloga pri omogočanju opravljanja vseh nalog nadzornega odbora ter zagotavljanju, da lahko nadzorni odbor svoje naloge izpolnjuje popolnoma neodvisno.

V obdobju poročanja je bilo po objavi delovnega mesta vodje tajništva, ki se je izpraznilo julija 2009, z gospodom Brünerjem dogovorjeno, da ne bo imenovanja na delovno mesto brez odobritve nadzornega odbora. Po izbirnem postopku je vršilec dolžnosti generalnega direktorja urada OLAF kot organ, pristojen za imenovanja, v soglasju z nadzornim odborom za vodjo tajništva nadzornega odbora imenoval Isabelle Jegouzo. Funkcijo je prevzela 16. junija 2010.

Novembra 2009 je en član zapustil tajništvo nadzornega odbora, februarja 2010 pa se je ekipi pridružil nov uradnik. Danes eno delovno mesto ostaja prosto in treba bi ga bilo čim prej zapolniti.

Tako kot do sedaj, je imenovanje osebja tajništva nadzornega odbora treba vedno opraviti s soglasjem nadzornega odbora, s čimer se zagotovi popolna neodvisnost nadzornega odbora pri opravljanju njegovih nalog. Urad OLAF in Komisija sta sprejela potrebno vključenost nadzornega odbora pri postopku zaposlovanja.

Nadzorni odbor meni, da bi moral biti vključen v letno ocenjevanje osebja tajništva glede na to, da tajništvo dela pod njegovim neposrednim vodstvom.

3. PREISKOVALNA FUNKCIJA URADA OLAF

3.1 Spremljanje preiskovalne funkcije urada OLAF

3.1.1 Zagotavljanje neodvisnosti generalnega direktorja urada OLAF

Glavna naloga nadzornega odbora sta nadzor in spremljanje preiskovalne funkcije urada OLAF, da ta lahko ohrani svojo neodvisnost. V tej zvezi je zagotavljanje spoštovanja statusa generalnega direktorja izredno pomembno.

Po smrti gospoda Brünerja je Evropska komisija v svojem sklepu z dne 13. januarja 2010 menila, da bo Nicholas Ilett, ki je bil namestnik generalnega direktorja na podlagi sklepa, ki ga je Komisija sprejela julija 2005, samodejno prevzel delovno mesto vršilca dolžnosti generalnega direktorja. Po tem sklepu je med Evropskim parlamentom in Evropsko komisijo potekala intenzivna razprava. V tej zvezi je predsednik odbora 14. januarja 2010 poslal pismo podpredsedniku Kallasu, v vednost pa tudi Evropskemu parlamentu in Svetu, v katerem je navedel:

„Nadzorni odbor meni, da je za dnevno poslovanje urada OLAF v vmesnem obdobju in zlasti pri popolnoma neodvisnem uvajanju, vodenju in zaključku preiskav urada OLAF zelo pomembno, da med izvajanjem pooblastil ni ovirana končna pristojnost urada. Nadzorni odbor ob upoštevanju tega meni, da mora oseba, ki opravlja vlogo vršilca dolžnosti generalnega direktorja v vmesnem obdobju, to opravljati s soglasjem Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije. Ta oseba mora imeti vso potrebno zakonito oblast in neodvisen status.“

Nadzornemu odboru se zdi pomembno, da je na čelu urada oseba, imenovana na podlagi medinstitucionalnega soglasja in ki jo podpirajo vse institucije. To je pomembno za podporo dnevnemu delu urada OLAF.

3.1.2 Spremljanje trajanja preiskav urada OLAF

Generalni direktor urada OLAF daje nadzornemu odboru mesečna poročila s povzetkom vseh preiskav, ki so do takrat trajale več kot devet mesecev („devetmesečna poročila“). „Devetmesečna poročila“ navajajo razloge za nedokončanje preiskav in predvideni rok za dokončanje posameznega primera. Nadzorni odbor in tajništvo nadzornega odbora ta poročila sproti analizirata.

Nadzorni odbor spet (5) poudarja pomen teh poročil, ki ne le izpolnjujejo pravno obveznost, ampak bi morala biti tudi uporabno orodje za izboljšanje učinkovitosti preiskav.

Nadzorni odbor je v tekočem obdobju poročanja posebno pozornost namenil napovedim urada OLAF glede roka za dokončanje preiskav iz „devetmesečnih poročil“. Nadzorni odbor je proučil napovedani časovni okvir za dokončanje primerov v 164 „devetmesečnih poročilih“, prejetih od junija 2009 do julija 2010. V 14 od 164 poročil sploh ni bil naveden predviden rok za dokončanje. Od preostalih 150 poročil je bila v 71 primerih zamuda pri dokončanju nekaj mesecev več, kot je bilo pričakovano (od 4 do 12 mesecev). Nadzorni organ ugotavlja izboljšanje v primerjavi s prejšnjim obdobjem poročanja, v katerem v približno 23 % od 275 pregledanih „devetmesečnih poročil“ sploh ni bil naveden predviden rok za dokončanje. Kljub temu meni, da morajo „devetmesečna poročila“ še natančneje pojasniti, zakaj ni bil spoštovan prvotni časovni okvir.

3.1.3 Priporočila institucijam

Generalni direktor urada OLAF je zavezan obvestiti nadzorni odbor o primerih, v katerih zadevna institucija, organ ali agencija ni upoštevala priporočil urada (6).

V tem obdobju poročanja nadzorni odbor ni prejel nobenih poročil, ki bi navajala, da institucija, organ ali agencija ni upoštevala priporočil in sklepnih ugotovitev urada OLAF.

3.1.4 Primeri, ki zahtevajo, da se podatki posredujejo nacionalnim sodnim organom: učinek sodbe Sodišča prve stopnje v zadevi T-48/05

V tekočem obdobju poročanja je nadzorni odbor proučil 43 primerov, ki mu jih je predložil urad OLAF pred posredovanjem podatkov nacionalnim sodnim organom.

Po sodbi v zadevi Franchet in Byk (7) je Sodišče prve stopnje odločilo, da Uredba (ES) št. 1073/1999 zahteva, da urad OLAF „za mnenje vpraša [nadzorni odbor OLAF] pred pošiljanjem informacij nacionalnim sodnim organom“ in da je ta zahteva „brezpogojna in ne dopušča uradu OLAF nobene diskrecijske pravice“.

Zaradi izvajanja odločbe sodišča so bili med nadzornim odborom in uradom OLAF vzpostavljeni novi delovni postopki: urad OLAF nadzorni odbor obvesti pet delovnih dni pred pošiljanjem informacij nacionalnemu sodnemu organu; člani enote za sodno in pravno svetovanje nadzornemu odboru posredujejo povzetek obravnave vidikov temeljnih pravic in postopkovnih jamstev v primerih, posredovanih nacionalnim sodnim organom. Glede postopkovnih jamstev je v povzetku navedeno, ali je bila zadevna oseba obveščena o začetku preiskave ali ne in ali je imela možnost, da uradu OLAF predstavi svoja stališča. Navaja tudi izid preiskave (ugotovitve glede dejstev, pravno oceno, pristojni sodni organ, pomisleke v zvezi z zastaranjem in priporočila urada OLAF).

Nadzorni odbor nato opravi predhodno analizo prejetih informacij, da lahko z uradom OLAF razpravlja o zadevah kot so pravice oseb v preiskavi, pravna ocena dejstev, pristojnost naslovljenega nacionalnega sodnega organa, trajanje preiskav in vprašanje zastaranja. Nadzorni odbor lahko brez poseganja v primere, ki potekajo, pripravi splošne sklepne ugotovitve na podlagi analize teh primerov in jih z namenom izboljšanja sedanje prakse sporoči generalnemu direktorju urada OLAF. Zlasti je nadzorni odbor pripravil sklepne ugotovitve v zvezi s spoštovanjem temeljnih pravic in postopkovnih jamstev med preiskavami urada OLAF v svojem mnenju št. 5/2010 (8).

Čeprav ti povzetki, ki jih pripravijo člani enote za sodno in pravno svetovanje, nadzornemu odboru pomagajo razumeti vsebino in postopkovna vprašanja posameznih primerov, nadzorni odbor meni, da bi bilo treba več pozornosti nameniti popolnosti in točnosti prejetih informacij. Povzetki včasih niso celoviti (manjka pomislek v zvezi z zastaranjem ali priporočila, obravnavanje temeljnih pravic in postopkovnih jamstev ni popolno ali ni navedeno podrobno za vsako zadevno osebo) ali pa vsebujejo bistvene napake (na primer v naslovu preiskave ali ustreznih datumih). Poleg tega nadzorni odbor obžaluje, da se zdi, da se pravni nadzor preiskovalnih dejanj v vseh fazah ne opravlja sistematično. V proučenih primerih je zato, ker v preiskavah ni bilo neprestanega pravnega nadzora, prihajalo do nespoštovanja postopkovnih zahtev.

Nadzorni odbor je v svojem mnenju št. 5/2010 uradu OLAF posredoval shematsko analizo spoštovanja temeljnih pravic in postopkovnih jamstev v vsaki fazi preiskave. Ta shematska analiza vsebuje tudi predloge glede ocenjevanja dokazne vrednosti dokazov, na katerih temeljijo zaključki preiskave, in spoštovanja pravil zadevnih držav članic.

Nadzorni odbor predlaga revizijo povzetkov, ki jih trenutno pripravljajo člani enote za sodno in pravno svetovanje o temeljnih pravicah in postopkovnih jamstvih, ki bi lahko temeljila na vzorcu te shematske analize.

Nadzorni odbor ugotavlja, da bi bilo na splošno mogoče kakovost večine poročil o preiskavah, posredovanih nacionalnim sodnim organom, znatno izboljšati, zlasti glede strukture, jasnosti, analize elementov zadevnih kaznivih dejanj in tudi z jezikovnega vidika. Nadzorni odbor tudi ugotavlja, da sta bili dve poročili o preiskavah nacionalnim sodnim organom poslani 16 oziroma 24 mesecev po zaključku preiskave. Nadzorni odbor meni, da bi moral urad OLAF razmisliti o uvedbi elektronskega sistema opozarjanja, da bi se izognili podobnim primerom.

3.1.5 Nove delovne metode

Maja 2010 je predsednik nadzornega odbora predsedoval konferenci „Operativno sodelovanje med uradom OLAF in drugimi generalnimi direktorati Evropske komisije – nadaljevanje konference iz leta 2007“, ki je bila organizirana na pobudo urada OLAF. Izrecni namen teh konferenc je bil izboljšati sodelovanje urada OLAF z generalnimi direktorati Komisije na operativni ravni zaradi doseganja boljših rezultatov in skupnega razumevanja.

Nadzorni odbor meni, da vodilna vloga urada OLAF pri odkrivanju, analizi tveganja in boju proti goljufijam zahteva redno izmenjavo ustreznih informacij med generalnimi direktorati Komisije. Posebna prizadevanja potekajo od leta 2007 in v letih 2008 in 2009 so bile z nekaterimi generalnimi direktorati razvite skupne strategije za preprečevanje goljufij. Rezultat je bilo oblikovanje novega operativnega pristopa do velikih in kompleksnejših primerov, ki generalne direktorate bolj vključuje v preiskave in uvaja proaktiven pristop na podlagi zbranih informacij.

Na področju neposrednih izdatkov, kjer je za izvajanje preiskav odgovoren izključno urad OLAF, je to metodo uporabil en generalni direktorat in njegovi notranji revizorji so bili močno udeleženi in so med pregledi na kraju samem opravljali funkcijo strokovnjakov urada OLAF. Zadevni generalni direktorat in urad OLAF sta zaradi učinkovitejšega ugotavljanja področij tveganja skupaj razvila tudi nova orodja informacijske tehnologije za zbiranje informacij.

Nadzorni odbor je zadovoljen s to novo delovno metodo in bi rad, da se še bolj razvije, ker uradu OLAF omogoča, da se osredotoči na kompleksnejše in hujše primere, manjše kršitve pa obravnavajo službe Komisije na drugi ravni.

Finančno stanje EU se je v zadnjih dveh letih močno spremenilo. Zaradi finančne krize je Evropska komisija sprejela ukrepe za povečanje pomoči in denarnih tokov v nekaterih sektorjih, kar bi lahko povzročilo več goljufij in finančnih nepravilnosti. Nadzorni odbor meni, da so potrebne nove delovne metode za izvajanje strogih mehanizmov nadzora porabe sredstev in da je resno operativno sodelovanje med generalnimi direktorati Komisije in uradom OLAF sedaj bistvenega pomena.

3.2 Nadaljnje ukrepanje na podlagi mnenja nadzornega odbora št. 5/2008 – o izvajanju politike „de minimis“ urada OLAF

Po mnenju nadzornega odbora o politiki „de minimis“ urada OLAF in opredelitvi prednostne obravnave primerov (9) so bila pravila „de minimis“ urada OLAF nedavno dodana v priročnik in so sedaj na voljo preiskovalcem.

Nadzorni odbor z zadovoljstvom sprejema pobudo, da se izvajanje politike „de minimis“ razjasni prek operativnih smernic. Vendar je treba te smernice brati in kombinirati z okvirnimi pragovi za notranje in zunanje preiskave in za odpiranje nadaljnjih poti za finančno spremljanje, kot je določeno v letnem načrtu upravljanja urada OLAF.

Nadzorni odbor je zadovoljen z izdelavo priloge „de minimis“, ki navaja različna merila, ki jih mora odbor upoštevati pri odločanju, ali začeti zunanjo preiskavo ali ne, in ki pomeni izboljšavo na področju preglednosti postopka odločanja.

Nadzorni odbor bi želel, da urad OLAF pripravi celotno analizo o izvajanju politike „de minimis“, vključno z navezavo odnosov z Uradom za preiskave in disciplino (IDOC) v letu, ki sledi uvedbi politike.

3.3 Redno spremljanje na pobudo nadzornega odbora

3.3.1 Načrtovanje in strateško usmerjanje preiskav

Nadzorni odbor je 12. oktobra 2010 sprejel svoje mnenje št. 4/2010 o načrtovanju preiskav (10).

Nadzorni odbor je v svoji redni analizi preiskav, ki trajajo že več kot devet mesecev, ugotovil „nezadostno preiskovalno metodologijo, premajhno strogost in potrebo po izboljšanju notranjih ravni upravljanja ter nadzora preiskav“ (11).

Po natančni analizi vzorca primerov v direktoratu A in direktoratu B je nadzorni odbor z razočaranjem ugotovil pomanjkanje skladnosti v pristopu v okviru operativnih direktoratov do načrtovanja in upravljanja preiskav. Mnenje predlaga, da se na začetku vsake preiskave pripravi podroben načrt preiskave, ki določa cilje preiskave, vire, ki bodo verjetno potrebni za dokončanje preiskave in načrtovano razčlenitev stroškov. Načrt bi moral biti dinamičen in dovolj temeljit, da se lahko napove datum končne odločitve. Treba bi bilo pripraviti načrte preiskave za odbor in jih redno posodabljati. Zajemati bi morali vse predvidene preiskovalne korake in biti povezani s predhodnim časovnim razporedom vsakega posameznega koraka. Te načrte bi morali pripraviti v pisni obliki ter jih sistematično prilagati k spisom o primerih, kar bi pomagalo pri njihovem pregledovanju in preverjanju, če se preiskovalci srečajo z zahtevo po odložitvi ali nastanejo drugačne zamude. Vodstvo bi moralo načrte preiskav redno proučevati na ravni enote ter tako spremljati in po potrebi usmerjati njihov potek.

Nadzorni odbor je bil zadovoljen, da je urad OLAF tik pred izdajo mnenja nadzornega odbora izvedel nekatere zamisli o izboljšanju načrtovanja.

Nadzorni odbor poleg načrtovanja preiskav za vsak primer tudi priporoča, da uprava urada OLAF oblikuje in uvede postopke za ustreznejše določanje prednosti nerešenih primerov, ki bi bili prilagodljivi glede na razpoložljive vire.

Nadzorni odbor od urada OLAF pričakuje jasen odgovor glede te pomembne zadeve in bi bil zadovoljen z vključitvijo takih določb v posodobljeni priročnik.

3.3.2 Izvajanje temeljnih pravic in postopkovnih jamstev v preiskavah urada OLAF

Spoštovanje temeljnih pravic in postopkovnih jamstev pri vodenju preiskav je neposredno povezano z neodvisnostjo in učinkovitostjo urada OLAF. Primeri, vloženi pri Sodišču, so pokazali nekaj napak in pomanjkljivosti v vodenju preiskav urada OLAF (12). Nadzorni odbor se je zato odločil oceniti način, na katerega urad OLAF zagotavlja spoštovanje teh pravic in jamstev.

Nadzorni odbor je izdal svoje mnenje št. 5/2010 o spoštovanju temeljnih pravic in postopkovnih jamstev v preiskavah Evropskega urada za boj proti goljufijam (13), ki temelji na analizi 28 primerov, poslanih nacionalnim sodnim organom od decembra 2009 (14) do oktobra 2010. Opravil je analizo obstoječega pravnega okvira, ki se uporablja za preiskave urada OLAF (zakonodaja in sodna praksa) ter izvajanja temeljnih pravic in postopkovnih jamstev.

Nadzorni odbor je opozoril, da so osebe, na katere se notranje preiskave nanašajo, zaščitene z zbirko pravil, ki so določena v različnih pravnih aktih. Položaj pa je drugačen na področju zunanjih preiskav, kjer ni nobenih posebnih pravil in varstvo, ki ga zagotavlja nacionalna zakonodaja in se uporablja za preglede na kraju samem, se lahko med državami članicami razlikuje.

Nadzorni odbor je menil, da urad OLAF na splošno spoštuje temeljne pravice in postopkovna jamstva zadevnih oseb. Kadar je nadzorni odbor ugotovil specifične probleme, je uradu OLAF dal priporočila za izboljšanje sedanje prakse. Zlasti je nadzorni odbor priporočil uradu OLAF, naj spremeni priročnik in zagotovi, da se določbe priročnika uporabljajo.

Nadzorni odbor je tudi opozoril, da pomanjkanje jasnega poslovnika, zlasti glede zunanjih preiskav, povzroča razlike med praksami v okviru urada OLAF. Preoblikovanje Uredbe (ES) št. 1073/1999 bi moralo biti priložnost za razjasnitev pravnega okvira, zlasti v zvezi z zunanjimi preiskavami. Treba je okrepiti pristojnosti urada OLAF za preiskave, zlasti v zvezi s potrebo opravljanja razgovorov. Nadzorni odbor je opozoril, da ta razjasnitev ne sme povzročiti pretirane količine predpisov. Zakonodajalec mora upoštevati posebno naravo preiskav urada OLAF, ki so upravne in predstavljajo samo predhodno stopnjo večjega postopka, v katerem je spoštovanje pravic zadevnih oseb do obrambe zajamčeno v nadaljnjih postopkih. Nalaganje postopkovnih obveznosti uradu OLAF brez upoštevanja te posebne narave ter raznolikosti notranjih in zunanjih preiskav bi omejilo učinkovitost boja proti goljufijam in ni nujno, da bi se spoštovanje temeljnih pravic izboljšalo.

Nadzorni odbor je navedel splošna načela, ki urejajo vodenje preiskav, ter temeljne pravice in postopkovna jamstva, ki jih mora spoštovati urad OLAF. Nadzorni odbor je priporočil krepitev mehanizma nadzora nepristranskosti in zaupnosti preiskav ter trajanja preiskav. Poleg tega je nadzorni odbor predlagal ukrepe, ki bi jih moral urad OLAF sprejeti za krepitev spoštovanja temeljnih pravic in postopkovnih jamstev v vsaki fazi preiskave. Nadzorni odbor je uradu OLAF posredoval tudi shematsko analizo načina izvajanja temeljnih pravic in postopkovnih jamstev, ki jih morajo uporabljati preiskovalci med preiskavami in vodstvo urada OLAF pri nadzoru zakonitosti preiskav.

Nadzorni odbor tudi obžaluje, da urad OLAF ni dovolj upošteval njegovih prejšnjih priporočil (glej zlasti priporočilo XI Poročila o dejavnostih 2008-2009) glede potrebe po boljšem in zgodnejšem vključevanju članov enote za sodno in pravno svetovanje v preiskovalni postopek. Nadzorni odbor ponavlja, da bi morali imeti člani te enote možnost zagotavljanja pravnega svetovanja v vseh fazah preiskave in v vseh primerih, ko je tako svetovanje potrebno, zlasti v zadevah v zvezi s spoštovanjem temeljnih pravic in postopkovnih jamstev strank, udeleženih v preiskavi. Določbe, ki izpolnjujejo ta priporočila, bi morale biti jasno določene v novem priročniku urada OLAF – Operativni postopki, tako kot je bilo prej.

Nadzorni odbor je v svojem priporočilu X poročila 2008-2009 izrazil, da želi „biti obveščen o vseh pritožbah strank, udeleženih v preiskavi, ki jih je urad OLAF prejel ali obravnaval, kadar se zdi, da so bili ogroženi temeljne pravice in postopkovna jamstva“. Zaprosilo ne vključuje samo primerov, poslanih sodnim organom, ampak vse primere. V obdobju poročanja je nadzorni odbor od urada OLAF prejel dve obvestili. Prejel je tudi eno neposredno obvestilo od stranke, udeležene v enem primeru.

3.4 Postopkovna pravila za preiskave urada OLAF in priročnik urada OLAF – Operativni postopki

Nadzorni odbor je z zanimanjem spremljal nadaljnji razvoj glede priročnika urada OLAF in je v procesu priprave uradu OLAF posredoval večje število pisnih pripomb.

Nadzorni odbor ceni izboljšave oblike in vsebine novega priročnika, vendar glede operativnih postopkov ta najnovejša različica ne izpolnjuje pričakovanj nadzornega odbora, ker ni zbirka trdnih in jasnih pravil, ki bi preiskovalce vodila v vseh fazah preiskave.

Nadzorni odbor je že večkrat ponovil, da je pomembno, da postopki primerov za vsako vrsto preiskave jasno navajajo različna dejanja v postopku od začetka do zaključka. Nadzorni odbor je tudi izrazil zaskrbljenost glede „ocene začetnih informacij“, ker pred odločitvijo o začetku preiskave ni jasnih rokov. Cilj te faze je bil ugotoviti obstoj dovolj resnega suma in potrebna je bila velika pozornost, da se v tej fazi ne bi izvajale nobene operativne dejavnosti. V skladu s to zamislijo je nadzorni odbor zahteval dodatna pojasnila glede tako imenovanega pripravljalnega ugotavljanja dejstev, ki se ne sme prekrivati z dejansko preiskavo ali jo predvidevati. Nadzorni odbor obžaluje, da te pripombe, ki so bile naslovljene na urad OLAF, niso bile vključene v končno sprejeti priročnik urada OLAF.

Poleg tega nadzorni odbor meni, da bi moral biti priročnik dinamičen dokument, ki bi ga bilo mogoče kadar koli posodobiti in bi ga preiskovalci lahko uporabljali kot priročnik, na katerega se lahko med preiskavo opirajo. Zlasti nadzorni odbor meni, da bi bilo treba njegova priporočila v zvezi z načrtovanjem preiskav, varstvom temeljnih pravic in spoštovanjem postopkovnih jamstev vključiti v priročnik.

Še naprej bi morala redno potekati poglobljena usposabljanja o priročniku.

Nadzorni odbor meni, da bi moral urad OLAF poleg izboljšanja pravnega okvira pripraviti preprosto zbirko pravil, osredotočeno pretežno na različne korake preiskav, ki bi upoštevala tudi pravice posameznikov, zahteve glede varstva podatkov in zahteve za preglede na kraju samem. Priročnik bi bilo nato treba prilagoditi in uporabiti to zbirko pravil, da bi preiskovalci dobili jasna navodila.

Priročnik bi moral vključevati tudi primere dobre praske, razvite v različnih vrstah preiskav, vključno s predlogami, ki jih potrdi vodstvo urada OLAF, na katere bi se lahko pri svojem delu opiral vsak nov preiskovalec.

3.5 Upravna organizacija, proračun in kadrovska politika v povezavi s preiskovalno funkcijo urada OLAF

3.5.1 Upravna organizacija, proračun in kadrovska politika

Dobro usposobljeno osebje je bistvenega pomena za uspešno preiskovalno politiko. Nadzorni odbor meni, da je v okviru naloge spremljanja preiskovalne funkcije urada OLAF njegova naloga zagotoviti, da kadrovska politika uradu OLAF omogoča, da svojo nalogo uspešno opravlja (15).

Nadzorni odbor meni, da bi morala biti opredelitev celovite kadrovske strategije ena od prvih prednostnih nalog novega generalnega direktorja.

Določanje notranjih prednostnih nalog

Urad OLAF bi pri pripravi kadrovske politike, prilagojene njegovim potrebam, moral opraviti poglobljeno analizo svojih notranjih prednostnih nalog. V zvezi s tem želi nadzorni odbor še enkrat poudariti, da se mora urad OLAF osredotočiti na svojo osnovno dejavnost in okrepiti preiskovalno zmogljivost. Nadzorni odbor priporoča, naj generalni direktor natančno preuči dodeljevanje sredstev v okviru urada OLAF zaradi obravnavanja vprašanja kadrovskega ravnovesja med operativnima direktoratoma A in B skupaj ter direktoratom D, ki bi moral delovati predvsem kot podpora preiskovalnim dejavnostim urada OLAF.

Poleg tega nadzorni odbor meni, da bi bilo treba na področju preiskovalnega dela urada OLAF določiti prednostne naloge ob upoštevanju možnih sinergij z drugimi deli Komisije ali z državami članicami. Nadzorni odbor pozdravlja nedavno politiko urada OLAF osredotočenja na večje in kompleksnejše primere goljufije, ki jih je treba preiskovati v tesnem sodelovanju z zadevnim generalnim direktoratom in ob podpori zbiranja informacij z informacijsko tehnologijo.

Izgradnja celovite kadrovske politike

Na podlagi analize in opredelitve osnovne dejavnosti urada OLAF, kakor je določeno zgoraj, je treba vire prilagoditi in jih koncentrirati tako, da omogočajo osredotočenje na prednostne naloge. Pri opredelitvi kadrovske politike bi moral urad OLAF upoštevati zlasti:

(i) primernost kvalifikacij osebja, katerega glavne naloge sodijo v pristojnost urada OLAF. Urad OLAF ima trenutno osebje z zelo raznolikimi poklicnimi kvalifikacijami (med drugim so pravni strokovnjaki, preiskovalci, cariniki, forenziki in informatiki). Vse to znanje je zlasti dragocen in bogat vir strokovnega znanja in izkušenj in treba bi bilo bolje izkoristiti njegove sinergije;

(ii) pomen razvoja politike mobilnosti, ki osebju urada OLAF omogoča razvoj kariere v okviru vseh institucij, uradu OLAF pa omogoča, da izkoristi raznolike izkušnje, ki so na voljo znotraj in zunaj institucij. V tej zvezi bi nadzorni odbor podprl pobudo, da se spodbuja in poveča mobilnost osebja urada OLAF;

(iii) pomen celostne politike usposabljanja, ki zlasti upošteva značilnosti preiskovalnih nalog urada OLAF. Ta politika bi morala biti prilagojena rednim menjavam osebja, da se prepreči morebitna izguba usposobljenosti, zlasti v zvezi s preiskovalno funkcijo;

(iv) potrebo po oblikovanju jasne politike o zaposlovanju začasnih uslužbencev z obširnim in posebnim strokovnim znanjem v državah članicah na področju preiskav.

Nadzorni odbor priporoča tudi, naj urad OLAF kar najbolje izkoristi zaposlitvene možnosti, ki se odpirajo z nedavnimi natečaji. Nadzorni odbor pozdravlja nedavno podaljšanje datuma veljavnosti seznama kandidatov, vendar obžaluje dolgotrajnost zaposlovanja kandidatov.

Nadzorni odbor tudi poudarja, da je treba razjasniti politiko urada OLAF glede začasnega osebja. Vsi člani osebja bi morali imeti jasen pregled nad svojim statusom in možnim poklicnim razvojem. Nadzorni odbor obžaluje nejasnost v zvezi s tem, kar je v zadnjih nekaj letih včasih povzročilo resne osebne težave osebju urada OLAF.

V prvi polovici leta 2010 je predsednik nadzornega odbora obiskal različne enote in direktorate v okviru urada OLAF. Med temi obiski je bila med drugim ugotovljena velika upravna obremenitev preiskovalcev urada OLAF. To zahteva nadaljnji razmislek, da se omogoči, da bodo preiskovalci lahko kar največ časa namenili svoji preiskovalni funkciji.

3.5.2 Proračun

Nadzorni odbor je seznanjen, da je bilo na področju upravljanja službenih potovanj in potnih stroškov nekaj napredka. Priporoča nadaljnjo razširitev te politike in sistematično ocenjevanje, ali je za opravljanje preiskav potrebno službeno potovanje. Ustrezno pozornost je treba nameniti tudi možnostim, ki jih daje informacijska tehnologija, kot so videokonference, in se tako izogniti potrebi po zapletenih in dragih potovanjih.

4. ODNOSI Z URADOM OLAF, INSTITUCIJAMI EU, PARTNERJI IN INTERESNIMI SKUPINAMI URADA OLAF

4.1 Odnosi z uradom OLAF

Nadzorni odbor je v obdobju poročanja nadaljeval z razvojem konstruktivnih odnosov z vodstvom in uradniki urada OLAF. Številna formalna in neformalna srečanja so bila priložnost za dragoceno izmenjavo stališč in informacij.

Ob različnih priložnostih v februarju, marcu, aprilu, maju in juniju 2010 se je predsednik nadzornega odbora sestal s člani osebja preiskovalnih in operativnih enot in enot operativne podpore in podpore politiki urada OLAF. Cilj teh srečanj je bil ohraniti tesno povezavo z operativnimi področji urada OLAF in prisluhniti pripombam in predlogom za izboljšanje preiskovalne funkcije.

Predsednik se je med svojim obiskom sestal z večino članov ekip trinajstih enot in z vsemi vodji enot. Obravnavana vprašanja so vključevala:

(i) omejitve pravne podlage za delo urada OLAF v nekaterih sektorjih in preoblikovanje Uredbe (ES) št. 1073/1999;

(ii) veliko upravno obremenitev in birokratsko delo za preiskovalce;

(iii) potrebo po proaktivni preiskovalni politiki;

(iv) ovire pri delovnih odnosih med uradom OLAF in institucijami, državami članicami in tretjimi državami.

Memorandum o obisku bo obravnavan z novim generalnim direktorjem urada OLAF.

Člani osebja urada OLAF, pogosto vključno z generalnim direktorjem in pozneje z vršilcem dolžnosti generalnega direktorja, so se v obdobju poročanja udeleževali sestankov nadzornega odbora.

Septembra in novembra 2010 je urad OLAF nadzornemu odboru opisal težave, na katere je naletel pri doseganju razumne meje dostopa do delov nekaterih zbirk podatkov Komisije. To vprašanje je nerešeno že od leta 2007. Urad OLAF meni, da bi ta težava pri dostopu do zbirk podatkov Komisije lahko zmanjšala njegovo zmogljivost učinkovitega in neodvisnega opravljanja preiskav in novembra je prosil nadzorni odbor, naj uradno poda svoje mnenje. V okviru nadzornega odbora je bil imenovan poročevalec, da začne proučevati to zadevo.

Vseh pet članov nadzornega odbora se je 12. oktobra 2009 udeležilo konference ob 10. obletnici urada OLAF, na kateri sta imela govor predsednik in član odbora.

Nadzorni odbor se je udeležil konference o perspektivah Evropskega javnega tožilstva „Zaščita finančnih in temeljnih interesov Unije“ na kasacijskem sodišču v Parizu dne 11. februarja 2010, 10. seminarja OAFCN v Budimpešti od 13. do 15. oktobra 2010 ter konference tožilcev za goljufije v Parizu 18. in 19. novembra.

4.2 Odnosi z institucijami EU

4.2.1 Odnosi z Evropsko komisijo, Evropskim parlamentom in Svetom Evropske unije

Kot medinstitucionalni organ je nadzorni odbor še posebej zavezan k ohranjanju tesnih delovnih odnosov s Komisijo, Parlamentom in Svetom.

Prenova Parlamenta pomladi 2009 in imenovanje nove Komisije v februarju 2010 sta nadzornemu odboru omogočila vzpostavitev novih in tesnejših vezi z novo imenovanimi institucionalnimi partnerji.

Nadzorni odbor z zadovoljstvom sprejema zavezo komisarja Šemete, ki je novi komisar, odgovoren za urad OLAF, da razvije ploden odnos z nadzornim odborom. Udeležil se je sestankov nadzornega odbora marca in julija 2010, član njegovega kabineta pa se je udeležil sestankov nadzornega odbora v septembru, oktobru in novembru. Sestanki so bili v medsebojno korist glede projektov o reformi urada OLAF. Nadzorni odbor zelo ceni pomoč komisarja Šemete in njegovega kabineta uradu OLAF in njegovemu delu.

V obdobju poročanja se je nadzorni odbor sestal tudi z namestnikom generalnega sekretarja Komisije Alexandrom Italianerjem 21. oktobra 2009 in s predsednikom Odbora za proračunski nadzor Evropskega parlamenta Luigijem de Magistrisom 17. novembra 2009. Nadzorni odbor je svoje Poročilo o dejavnostih 2008–2009 predstavil delovni skupini Sveta za boj proti goljufijam med švedskim predsedovanjem 25. novembra 2009, Odboru za proračunski nadzor Evropskega parlamenta pa 3. decembra. Nadzorni odbor je poslal tudi pisni odgovor na vprašanje, ki ga je ob tej priložnosti zastavil Evropski parlament. Nadzorni odbor je zadovoljen s pozitivnimi povratnimi informacijami in prejeto podporo. Nadzorni odbor je 15. decembra 2010 sprejel generalno sekretarko Komisije Catherine Day in med drugim so razpravljali o vprašanjih v zvezi z dostopom urada OLAF do zbirk podatkov Komisije in o kadrovskih zadevah.

4.2.2 Odnosi z Evropskim računskim sodiščem

Poročevalec nadzornega odbora se je z Računskim sodiščem sestal v Luxembourgu 21. septembra 2009, da bi obravnavali zadeve skupnega interesa in vključitev nadzornega odbora v načrtovano revizijo urada OLAF.

Februarja 2010 so se predstavniki Računskega sodišča udeležili sestanka nadzornega odbora, da bi obravnavali in predstavili obseg nadaljnjega ukrepanja na podlagi Posebnega poročila 1/2005 o uradu OLAF. Junija istega leta so tajništvo nadzornega odbora obiskali odgovorni revizorji, ki so zahtevali kopije zapisnikov sestankov nadzornega odbora in najnovejša mnenja nadzornega odbora. Na zahtevo so jim bili oktobra 2010 izročeni tudi drugi dokumenti.

4.2.3 Prispevek k razmisleku o reformi urada OLAF

Komisar Šemeta se je po svojem imenovanju odločil za ponovno sprožitev preoblikovanja Uredbe (ES) št. 1073/1999, ki je bila takrat še vedno v obravnavi pri Svetu in Parlamentu. Komisija je zaradi sprostitve razprave med institucijami 7. julija 2010 sprejela Dokument o razmisleku (16), ki naj bi bil podlaga za nadaljnji napredek v procesu preoblikovanja.

Komisar Šemeta se je 14. julija 2010 udeležil sestanka nadzornega odbora, na katerem je predstavil svoj dokument. Nadzorni odbor je z zadovoljstvom sprejel komisarjevo potezo, da prispevke nadzornega odbora vključi v razpravo, ki poteka, in v dokument Komisije. Skladno s tem je nadzorni odbor 23. septembra 2010 sprejel svoje mnenje št. 3/2010 o Dokumentu o razmisleku o reformi Evropskega urada za bolj proti goljufijam (OLAF) (17).

Nadzorni odbor je v svojem mnenju z zadovoljstvom sprejel komisarjevo odločenost za nadaljevanje reforme urada OLAF, da se okrepi zaščita finančnih interesov EU, zlasti glede na sedanjo gospodarsko in finančno krizo. Seznanil se je s pristopom Komisije, da konsolidacijo zakonodaje na področju boja proti goljufijam v enoten pravni okvir preloži na pozneje, zlasti zato, da bi počakala na razpravo o ustanovitvi Evropskega javnega tožilstva.

Nadzorni odbor se je strinjal, da je treba preoblikovati vodenje urada OLAF, da se izboljša njegova učinkovitost, obžaloval pa je, da Dokument o razmisleku kljub novim možnostim, ki jih odpira Lizbonska pogodba, ne poudarja močneje preiskovalne pristojnosti urada OLAF. Nadzorni odbor je tudi poudaril potrebo po krepitvi odgovornosti vodstva urada OLAF na področju vodenja in nadzora preiskav, predvsem zato, da se skrajša trajanje preiskav in izboljša učinkovitost urada OLAF.

Glede predloga, da se razvije medinstitucionalni dialog, je nadzorni odbor potrdil, da bi tak dialog lahko izboljšal institucionalno podporo uradu OLAF pri boju proti goljufijam, vendar je poudaril, da ta dialog nikakor ne bi smel povzročiti vmešavanja politike v preiskave. Nadzorni odbor je kot varuh neodvisnosti urada OLAF predlagal, da bi prevzel upravljanje takega dialoga.

Nadzorni odbor je izrazil veliko zaskrbljenost glede predloga, da se oblikuje delovno mesto revizijskega svetovalca, ker bi to lahko povečalo upravno obremenitev urada OLAF in podvojilo ali celo oslabilo bistvene funkcije nadzornega odbora. Nadzorni odbor pa je podprl oblikovanje delovnega mesta notranjega uradnika za pritožbe v okviru urada OLAF, ki bi deloval kot prvi stik pri obravnavanju pritožb preiskovanih oseb glede načina obravnave njihove preiskave.

Nadzorni odbor je z zadovoljstvom sprejel voljo po okrepitvi njegove vloge, ki so jo izrazile vse institucije EU, močno pa je nasprotoval predlogu iz Dokumenta o razmisleku, da bi nadzorni odbor za opravljanje svojega dela prejemal samo statistične podatke. Nadzorni odbor se v celoti strinja, da ne sme posegati v operativno delo urada OLAF, vendar meni, da je poln dostop do spisov primerov bistven, da lahko s spremljanjem učinkovitosti in uspešnosti preiskovalnih postopkov urada OLAF varuje njegovo neodvisnost.

Nadzorni odbor se je udeležil dveh srečanj na Svetu, da je predstavil svoje mnenje. Nadzorni odbor močno podpira namen Komisije, da nadaljuje s to reformo, da se okrepi učinkovitost in neodvisnost preiskovalne funkcije urada OLAF in bo z veseljem sodeloval v poznejših fazah razprav.

4.3 Postopek izbire generalnega direktorja urada OLAF

Člen 12(2) Uredbe (ES) št. 1073/1999 določa, da Evropska komisija po pozitivnem mnenju nadzornega odbora pripravi seznam kandidatov z ustreznimi kvalifikacijami.

Nadzorni odbor je zaradi izpolnitve te zahteve tesno sodeloval v prvih fazah izbirnega postopka. Pregledal je življenjepise kandidatov in en član odbora se je kot opazovalec udeležil predizbirne komisije, ki se je sestala v začetku julija 2010, in Posvetovalnega odbora za imenovanja, ki se je sestal 10. septembra 2010. Nadzorni odbor je na svojem sestanku dne 23. septembra 2010 podal svoje mnenje št. 2/2010 (18) o šestih kandidatih, katerih imena je sporočila Evropska komisija. To mnenje je bilo posredovano Komisiji in drugim institucijam.

ZAKLJUČKI IN PRIPOROČILA

I. Nadzorni odbor je proučil časovni okvir za zaključek preiskave v 164 primerih in z razočaranjem ugotavlja, da urad OLAF kljub prejšnjim priporočilom še vedno ne uporablja sistematičnih in učinkovitih delovnih metod in notranjih pregledov, da bi preprečil neupravičene zamude pri preiskavah. Čeprav je v primerjavi s prejšnjim obdobjem število primerov, v katerih ni naveden predviden rok za dokončanje preiskave, nižje, urad OLAF še vedno ni natančno pojasnil razlogov za te zamude.

II. Nadzorni odbor ponavlja potrebo po: (i) večjem nadzoru poročil o primerih, ki trajajo več kot 9 mesecev; (ii) uvedbi sistema za redno obveščanje nadzornega odbora, ko preiskava traja že devet mesecev, da je predvideni rok za dokončanje presežen; (iii) uvedbi sistema opozarjanja v sistemu za vodenje primerov za pregled razlogov za obdobje neaktivnosti, daljše od 3 mesecev. Potreben je tudi strog nadzor trajanja preiskav, da se ovrže dvom o njihovi neodvisnosti in to je bistvena zadeva za nadzorni odbor.

III. Nadzorni odbor je proučil 40 primerov, ki sta jih vodila direktorata urada OLAF za preiskave in operativne zadeve, in večkrat ugotavljal pomanjkanje ustreznega načrtovanja preiskav, kar negativno vpliva na učinkovitost dela urada OLAF in trajanje njegovih preiskav. Priročnik urada OLAF za operativne postopke daje smernice za pripravo začetnega delovnega načrta v fazi ocenjevanja, ne pa tudi celotnega načrta preiskave po začetku preiskave.

IV. Nadzorni svet je priporočil, naj urad OLAF izvaja politiko polnega načrtovanja vseh faz preiskav z rednimi preverjanji, realnimi časovnimi razporedi in rednimi posodobitvami, da se zagotovi skladnost. Urad OLAF je zaradi dela nadzornega odbora na tem področju spoznal, da je treba sprejeti skupen pristop k strateškemu načrtovanju primerov, in je začel pripravljati podrobne delovne načrte po začetku preiskave. Nadzorni odbor trenutno ocenjuje učinkovitost ukrepov, ki jih je sprejel urad OLAF.

V. Nadzorni odbor meni, da bi moral urad OLAF uporabljati jasno politiko opredeljevanja prednostne obravnave primerov. Nadzorni odbor je na tej točki zadovoljen s pripravljenostjo urada OLAF, da manjše primere, ki jih je mogoče ustrezno rešiti z disciplinskimi ukrepi, napoti na druge pristojne organe (IDOC). Vendar nadzorni odbor predlaga nadaljnje delo, da se objektivno določijo merila za tako napotitev. Priročnik je treba spremeniti, da se jasno določi politika de minimis urada OLAF.

VI. Nadzorni odbor podpira pobude urada OLAF pri odkrivanju in analizi tveganj v boju proti goljufijam na podlagi redne izmenjave informacij z drugimi generalnimi direktorati Evropske komisije. Ta delovni postopek omogoča izvajanje proaktivne preiskovalne politike in osredotočenje na najhujše in najkompleksnejše primere. Nadzorni odbor zato poziva, naj se zaradi trenutnih gospodarskih razmer v Evropski uniji ti mehanizmi čim prej razvijejo.

VII. Nadzorni odbor meni, da je v operativnem priročniku urada OLAF potrebnih nekaj sprememb, da se vključijo sedanje prakse ter posebne zahteve, ki izhajajo iz uveljavljene sodne prakse ali veljavne zakonodaje. Zlasti: (i) boljša opredelitev vsake faze preiskave, da se zagotovijo polno spoštovanje temeljnih pravic in postopkovnih jamstev ter koristni napotki za preiskovalce; (ii) natančna opredelitev začetnega ocenjevalnega obdobja in njegovega trajanja. Še naprej bi morala redno potekati poglobljena usposabljanja o priročniku.

VIII. Nadzorni odbor meni, da je spoštovanje temeljnih pravic in postopkovnih jamstev bistveno za neodvisnost urada OLAF. Nadzorni odbor je proučil 43 preiskav preden je urad OLAF poslal informacije o preiskavah nacionalnim sodnim organom in opravil analizo spoštovanja temeljnih pravic in postopkovnih jamstev za vsak primer. Nadzorni odbor meni, da na splošno urad OLAF spoštuje te pravice in jamstva. Vendar je pripravil posebna priporočila za krepitev trenutnih mehanizmov za spremljanje postopkovnih načel, zlasti načel nepristranskosti, zaupnosti in razumnega trajanja preiskav.

IX. Nadzorni odbor meni, da je pri obravnavanju vprašanja temeljnih pravic in postopkovnih jamstev treba upoštevati razliko med notranjimi in zunanjimi preiskavami urada OLAF. Spoštovanje teh pravic mora biti sorazmerno z naravo, cilji in učinkovitostjo preiskave. Nadzorni odbor je poleg analize postopkovnih jamstev, ki se uporabljajo za preiskave urada OLAF, ob upoštevanju veljavne zakonodaje in sodne prakse izdelal obrazec kot uporaben vodnik za preiskovalce v vsaki fazi preiskave.

X. Nadzorni odbor vztraja, da je treba za zagotavljanje učinkovitega spoštovanja temeljnih pravic in postopkovnih jamstev vzpostaviti nadzor zakonitosti preiskav, ki temelji na obsežnejšem in stalnem sodelovanju enote za sodno in pravno svetovanje. Nadzorni odbor že cel svoj mandat priporoča okrepitev te enote in njeno vključitev v preiskovalni postopek veliko prej. Nadzorni odbor obžaluje, da se pravni nadzor preiskovalnega dela v vseh fazah ne opravlja sistematično. Ker v preiskavah ni bilo neprestanega pravnega nadzora, se postopkovne zahteve niso vedno spoštovale. Nadzorni odbor tudi priporoča, naj novi generalni direktor razmisli o strukturi in organizaciji te enote.

XI. Nadzorni odbor priporoča, da se na podlagi poglobljene analize prednostnih nalog in delovnih metod urada OLAF pripravi celovita kadrovska strategija. Ta strategija bi morala omogočiti: (i) boljše dodeljevanje virov v okviru urada OLAF, da se lahko bolje osredotoči na glavne preiskovalne naloge; (ii) boljšo uporabo sinergij v okviru urada OLAF, zlasti z opiranjem na raznolike kvalifikacije osebja urada OLAF; (iii) ustrezno upravno podporo za preiskovalne dejavnosti; (iv) večjo mobilnost med uradom OLAF in Komisijo; (v) boljši razvoj politike usposabljanja, da se omogoči mobilnost, ne da bi bila okrnjena kakovost preiskav.

XII. Nadzorni odbor priporoča, da institucije izkoristijo preoblikovanje Uredbe (ES) št. 1073/1999 za ureditev začasnega položaja glede delovnega mesta generalnega direktorja urada OLAF, tako da so v primeru, ko med prenehanjem funkcije generalnega direktorja iz kakršnega koli razloga in imenovanjem novega generalnega direktorja preteče nekaj časa, pristojnosti vršilca dolžnosti generalnega direktorja jasno opredeljene. S tem pravilom bi se spoštoval dogovor med vsemi institucijami glede zagotovitve legitimnosti in neodvisnosti urada OLAF v teh prehodnih obdobjih.

XIII. Nadzorni odbor priporoča, da institucije izkoristijo preoblikovanje Uredbe (ES) št. 1073/1999, da razjasnijo pravni okvir, v katerem deluje urad OLAF, okrepijo pristojnosti urada za preiskave in njegovo neodvisnost ter mu zagotovijo natančna postopkovna pravila. Nadzorni odbor poudarja, da je za urad OLAF bistveno, da je operativno neodvisen, in ponavlja svojo pripravljenost, da v ta proces preoblikovanja prispeva svoje izkušnje.

(1) UL L 136, 31.5.1999, str. 1.

(2) Glej prilogo 1: Koledar sestankov nadzornega odbora.

(3) Člen 8 Poslovnika nadzornega odbora urada OLAF (UL L 33, 7.2.2007, str. 7).

(4) Nadzorni odbor je Poslovnik sprejel avgusta 2006, objavil pa februarja 2007 (Poslovnik nadzornega odbora OLAF, UL L 33, 7.2.2007, str. 7).

(5) Glej zlasti mnenje št. 4/2010 o načrtovanju preiskav (Priloga 5) in mnenje št. 5/2010 o spoštovanju temeljnih pravic in postopkovnih jamstev (Priloga 6).

(6) Člen 11(7) Uredbe (ES) št. 1073/1999.

(7) Sodba Sodišča prve stopnje z dne 8. julija 2008 v zadevi Franchet in Byk proti Komisiji Evropskih skupnosti (T-48/05, točke 168-170).

(8) Glej Prilogo 6.

(9) Glej mnenje št. 5/2008 (UL C 314, 22.12.2009, str. 15).

(10) Glej Prilogo 5.

(11) Glej zlasti mnenje št. 2/2009 (UL C 314, 22.12.2009, str. 22).

(12) Glej Sodbo Sodišča prve stopnje z dne 6. aprila 2006 v zadevi Camós Grau proti Komisiji (T-309/03); sodbo Sodišča prve stopnje z dne 12. septembra 2007 v zadevi Nikolaou proti Komisiji (T-259/03); sodbo Sodišča prve stopnje z dne 8. julija 2008 v zadevi Franchet in Byk proti Komisiji Evropskih skupnosti (T-48/05).

(13) Glej Prilogo 6.

(14) Novi priročnik urada OLAF je začel veljati 1. decembra 2009.

(15) Glej Prilogo 2: Mnenje št. 1/2010 Predhodni osnutek proračuna urada OLAF za leto 2011.

(16) SEC(2010) 859.

(17) Glej Prilogo 4.

(18) Glej Prilogo 3.

PRILOGA 1 KOLEDAR SESTANKOV NADZORNEGA ODBORA 2009 Mesec Datum sestanka JUNIJ torek, 9. junija–sreda, 10. junija JULIJ torek, 7. julija–sreda, 8. julija SEPTEMBER sreda, 23. septembra–četrtek, 24. septembra OKTOBER torek, 20. oktobra–sreda, 21. oktobra NOVEMBER torek, 17. novembra–sreda, 18. novembra DECEMBER torek, 15. decembra–sreda, 16. decembra

2010 Mesec Datum sestanka JANUAR torek, 12. januarja–sreda, 13. januarja FEBRUAR torek, 9. februarja–sreda, 10. februarja MAREC torek, 16. marca–sreda, 17. marca APRIL torek, 27. aprila–sreda, 28. aprila JUNIJ torek, 1. junija–sreda, 2. junija JULIJ torek, 13. julija–sreda, 14. julija SEPTEMBER četrtek, 2. septembra (cel dan) SEPTEMBER četrtek, 23. septembra (cel dan) OKTOBER torek, 12. oktobra–sreda, 13. oktobra NOVEMBER torek, 9. novembra–sreda, 10. novembra DECEMBER torek, 14. decembra–sreda, 15. decembra

PRILOGA 2 MNENJE št. 1/2010 Predhodni predlog proračuna urada OLAF za leto 2011 Bruselj, 30. junija 2010 Nadzorni odbor OLAF je na sestankih 27. in 28. aprila ter 1. in 2. junija 2010 proučil predhodni predlog proračuna urada OLAF za leto 2011 in sprejel naslednje mnenje. I. Predstavitev začasnega proračuna za leto 2011 Kot vsako leto je urad predstavil nadzornemu odboru glavne poteze začasnega proračuna za naslednje leto. Glede proračunskega leta 2011 nadzorni odbor ugotavlja, da gre za prehodni proračun zaradi trenutnega obdobja nadomeščanja generalnega direktorja urada od smrti Franza-Hermana Brünerja januarja 2010. Ker so pristojnosti vršilca dolžnosti generalnega direktorja omejene na vodenje tekočih poslov, ta ni mogel sprejeti odločitev ali prevzeti obveznosti, ki bi zavezovale prihodnjega generalnega direktorja, ko ga bodo institucije izbrale. Nadzorni odbor se je seznanil z dejstvom, da se je začasni proračun skupaj povečal za 3,19 % glede na leto 2010. Izrazil je željo, da urad OLAF nameni večji poudarek usposabljanju svojega osebja. Ugotavlja, da je obseg povečanja proračuna za službena potovanja v tujino primerljiv s povečanjem življenjskih stroškov, ter želi, da vodje enot in direktorji urada to poglavje vedno učinkovito nadzirajo. Znesek v proračunski vrstici za nadzorni odbor se glede na leti 2009 in 2010 ni spremenil. Nadzorni odbor ugotavlja, da se tudi število zaposlenih urada OLAF (384) ni spremenilo in da se je znesek s tem povezanih odhodkov povečal zmerno. Začasna odobrena sredstva za plače in nadomestila osebja so se skupaj povečala za 4,13 %, pri čemer ta znesek vključuje prilagoditve plač. II. Dodelitev človeških virov urada OLAF in njihovo upravljanje Nadzorni odbor opaža, da se število prostih delovnih mest zmanjšuje. Leta 2010 jih je bilo 24, leta 2011 pa naj bi jih bilo 18. Nadzorni odbor izraža zadovoljstvo nad tem pozitivnim razvojem, ki prispeva k povečanju zmogljivosti urada OLAF za učinkovito opravljanje njegovih dejavnosti. Kar zadeva vprašanje začasnega osebja, nadzorni odbor z veseljem opaža več pozitivnih sprememb v letih 2008, 2009 in 2010, med katere spada zlasti razpis in objava rezultatov zunanjih in notranjih natečajev na področju boja proti goljufijam. To je uradu že omogočilo, da je na začetku leta 2010 kot uradnike zaposlil 11 nekdanjih začasnih uslužbencev (devet s pogodbo za nedoločen čas in dva s pogodbo za določen čas), ki so uspešno opravili zunanje natečaje. To je bilo mogoče zaradi spremembe kadrovskega načrta in uspešnih pogajanj o spremembi proračuna s proračunskim organom. Na podlagi nedavne objave rezultatov notranjih natečajev naj bi urad uporabil podoben postopek, da uspešnim kandidatom ponudi mesta uradnikov. To naj bi uradu OLAF omogočilo, da leta 2010 zaposli 13 začasnih uslužbencev s pogodbo za nedoločen čas in dva s pogodbo za določen čas. Poleg tega so trije nekdanji začasni uslužbenci, ki so uspešno opravili zunanje natečaje, uspeli tudi na notranjem natečaju za višjo stopnjo. Čeprav je bila organizacija teh natečajev pomemben projekt in je z njo urad OLAF izpolnil prevzete obveznosti, je na splošno rezultat za 92 začasnih uslužbencev urada, ki jih ta postopek zadeva, omejen, saj jih je samo 21 natečaj opravilo uspešno. Po drugi strani so ti natečaji pomagali tudi štirim začasnim uslužbencem s pogodbo za določen čas. Do zdaj 63 začasnim uslužbencem, ki so jih zajemala pogajanja iz leta 2007, ti natečaji niso pomagali, in sicer ali ker jih niso uspešno opravili, ali pa ker se jih niso mogli ali niso želeli udeležiti. Dejansko se veliko začasnih uslužbencev ni moglo prijaviti na te natečaje zaradi razredov, za katere so bili natečaji odprti, pa tudi zaradi zahtevanih kvalifikacij in dejstva, da je bilo treba te kvalifikacije pridobiti pred delovnimi izkušnjami. Po mnenju nadzornega odbora bi bilo nadvse zaželeno, da ti začasni uslužbenci še naprej koristijo uradu s svojimi sposobnostmi in znanjem, ter bi jim bilo primerno čim prej ponuditi resnične možnosti za napredovanje in poklicni razvoj. Ne smemo pozabiti, da so začasni uslužbenci z najdaljšim stažem na uradu zaposleni že več kot deset let. Upravičeno bi jim bilo omogočiti spremembo statusa. Po drugi strani bi bilo prav tako primerno, da urad OLAF pozove urad EPSO, naj zanj organizira natečaje, usmerjene na tiste profile, ki bi lahko zadovoljili potrebo urada OLAF po ozko specializiranih poklicih. Dejansko bi lahko zelo škodilo prihodnji učinkovitosti – in posledično celo neodvisnosti – urada, če teh specialistov ne bi bilo mogoče obdržati. Če bi trenutne razmere nekatere spodbudile, da zapustijo urad, ker ne bi videli resničnih možnosti za naprej, bi bilo za usposabljanje novih specializiranih uslužbencev potrebno zelo veliko časa in denarja. Nadzorni organ ugotavlja, da so na uradu OLAF še vedno zaposleni začasni uslužbenci s pogodbo za določen čas, katerih pogodb ni bilo – in ne bo – mogoče podaljšati. Take razmere so težke s človeškega stališča, saj se bodo te pogodbe neizprosno iztekle. Nadzorni odbor spet poudarja svojo željo, da urad OLAF čim prej določi in začne izvajati resnično politiko zaposlovanja in stabilizacije preiskovalnega osebja s pogodbami za standardno obdobje zaposlitve, še zlasti kar zadeva preiskovalce specialiste iz držav članic. Tako zaposlovanje bo uradu OLAF omogočilo, da poskusi pritegniti najboljše kandidate iz nacionalnih služb ter tako posodobi znanja že zaposlenih preiskovalcev, še zlasti pa prilagodi in izboljša preiskovalne tehnike. Uveljavitev sestave osebja, kot jo je predvidela Evropska komisija, in sicer da bi osebje sestavljalo 80 % uradnikov in 20 % začasnih uslužbencev, bi bilo treba šteti samo za željo, ne za nepremakljiv cilj. Urad OLAF ne sme nikoli omejiti sposobnosti zaposlovanja specialistov v boju proti goljufijam ali se ji odpovedati. Neodvisnost urada pri preiskovalni dejavnosti ni vprašanje razmerja med uradniki in začasnimi uslužbenci, temveč preiskovalnih sposobnosti in volje za uveljavitev najboljših preiskovalnih tehnik. Zaposlovanje začasnih uslužbencev bi tako moralo uradu omogočiti učinkovitejše delo ter boljše sodelovanje med organi držav članic in uradom OLAF. Nadzorni odbor ugotavlja, da na organigramu urada OLAF od 1. aprila 2010 samo eno mesto vodje enote zaseda začasni uslužbenec. Nedvomno bo treba nekoč razmisliti o potrebnem ravnovesju med uradniki in začasnimi uslužbenci tudi na tem področju. Nadzorni organ obžaluje, da urad še vedno ni opredelil resnične kadrovske politike in to kljub priporočilom, ki jih je nadzorni organ izrazil v mnenjih o prejšnjih proračunih (mnenja št. 2/2007, 3/2008, 3/2009). Podobno nadzorni organ tako kot prejšnja leta vztraja pri potrebi po poglobljeni proučitvi ustreznosti dodeljevanja virov prednostnim nalogam urada OLAF. Na znanje je vzel pripombe urada OLAF glede nedeljivosti njegovih nalog in prispevka vseh služb urada k uresničevanju njegovega poslanstva, vendar kljub temu meni, da je potreben poseben razmislek o tem, kolikšen delež osebja naj bi bil namenjen neposredno preiskovalni dejavnosti. Kot v prejšnjem mnenju misli, da sta potrebni splošna ocena in določitev prednostnih nalog glede različnih področij delovanja urada in njihove sorazmerne pomembnosti. Priporočila: Nadzorni organ poziva urad OLAF, naj čim prej določi kadrovsko strategijo, in sicer na podlagi proučitve prednostnih nalog in ustreznosti dodeljevanja virov tem nalogam. Ta strategija bi morala ponuditi realistične kratkoročne in srednjeročne možnosti za delo. Nadzorni odbor priporoča uradu OLAF, naj nameni posebno pozornost položaju, v katerem so različne kategorije začasnih uslužbencev, ki so trenutno zaposleni na uradu, in poskusi v čim večji meri poiskati prilagojene rešitve zanje, vključno / in še zlasti z možnostjo spremembe statusa. III. Sekretariat nadzornega odbora Teoretično osebje sekretariata nadzornega odbora sestavlja osem zaposlenih. S 1. februarjem 2010 se jim je pridružil nov uslužbenec AD, ki je bil razporejen na prosto delovno mesto. S koncem novembra 2009 pa se je sprostilo eno delovno mesto za začasnega uslužbenca AST, ki naj bi ga nadomestilo delovno mesto za uradnika. Po drugi strani je bil junija 2009 objavljen razpis prostega delovnega mesta za vodjo sekretariata zaradi skorajšnje upokojitve nekdanjega vodje konec julija 2009. Novi vodja sekretariata je nastopil službo 16. junija 2010. Glede na naloge, trenutno dodeljene nadzornemu odboru, bo imel sekretariat dovolj osebja, ko bodo zapolnjena vsa delovna mesta. Če pa bi se uveljavile spremembe veljavne zakonodaje, zlasti če bi imele podoben učinek, kot so ga imele spremembe, ki jih je izglasoval Evropski parlament 20. novembra 2008 v okviru reforme Uredbe (ES) št. 1073/1999, bi se obseg nalog nadzornega odbora povečal in posledično bi bilo treba okrepiti osebje sekretariata. Samo s takim povečanjem števila zaposlenih sekretariata bi se lahko zagotovila resnična neodvisnost nadzornega odbora, ki pa je ključni dejavnik za zaščito neodvisnosti urada OLAF. Priporočilo: Urad OLAF mora sekretariatu dodeliti osem zaposlenih. Če bi se v okviru reforme zakonodaje, ki se uporablja za urad, naloge nadzornega odbora razširile, bi bilo posledično nujno treba povečati vire sekretariata, da bi lahko nadzorni odbor še naprej deloval učinkovito in uspešno. IV. Sklepne ugotovitve Nadzorni odbor se strinja, da predstavljeni začasni proračun odraža trenutno prehodno obdobje. Kljub temu je izrazil željo, da novi generalni direktor urada OLAF takoj po nastopu prosi proračunski organ za potrebna sredstva, zlasti za vodenje urada, raziskovalno politiko in politiko zaposlovanja. Nadzorni odbor podpira predlog proračuna urada OLAF za leto 2011 in upa, da bodo zgoraj navedena priporočila upoštevana.

PRILOGA 3 MNENJE št. 2/2010 za Evropsko komisijo (izdano v skladu s členom 12.2 Uredbe (ES) št. 1073/1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam) Bruselj, 23. septembra 2010 Pravna podlaga: Člen 12.2 Uredbe (ES) št. 1073/1999 (v nadaljnjem besedilu: Uredba 1073/1999) o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), določata, da nadzorni odbor poda pozitivno mnenje glede seznama kandidatov za delovno mesto direktorja Evropskega urada za boj proti goljufijam, ki ga je Komisija predložila za posvetovanje s Svetom in Evropskim parlamentom. Člen 15 Poslovnika nadzornega odbora OLAF določa, da „po preučitvi prijav za delovno mesto generalnega direktorja OLAF nadzorni odbor izda mnenje, ki vsebuje obrazložitev z opredelitvijo meril, ki se uporabijo pri oceni prednosti kandidatov“ in da to mnenje „zajema tudi mnenje odbora o kandidatih […]“. Postopek: Komisija je 17. marca 2010 sprejela odločitev, da objavi notranji razpis za delovno mesto generalnega direktorja OLAF v skladu s členoma 29(1)(a)(i) in (iii) kadrovskih predpisov ter zunanji razpis v skladu s členom 29.2 kadrovskih predpisov. Delovno mesto je bilo ustrezno objavljeno z notranjim razpisom (pod objavo prostega delovnega mesta COM/2010/842, objavljeno 9. aprila 2010) in zunanjim razpisom (pod objavo prostega delovnega mesta COM/2010/10255, objavljeno med drugim v UL C 91A z dne 9. aprila 2010). V obeh primerih je bil rok za oddajo prijav 7. maj 2010. Delovno mesto je bilo objavljeno kot delovno mesto generalnega direktorja, saj razpisano delovno mesto ustreza temu plačnemu razredu. Komisija je 12. maja 2010 sprejela postopek, ki se je uporabil pri izbiri kandidatov za delovno mesto generalnega direktorja OLAF. En član nadzornega odpora je sodeloval v predizbirni komisiji in CCA kot opazovalec. Komisija, je 21. septembra nadzornemu odboru poslala seznam 6 kandidatov. Drugi odstavek člena 12 uredb (ES) št. 1073/1999 in (Euratom) št. 1074/1999 določa, da „Komisija na podlagi razpisa […] in pozitivnega mnenja nadzornega odbora pripravi seznam kandidatov z ustreznimi kvalifikacijami“. Nadzorni odbor zato meni, da je njegova glavna naloga v tem postopku zagotoviti, da imajo izbrani kandidati kvalifikacije, ki so potrebne za opravljanje funkcije generalnega direktorja. Mnenje nadzornega odbora Nadzorni odbor meni, da mora biti generalni direktor OLAF sposoben in odločen pri vodenju kompleksne organizacije, ki opravlja več nalog hkrati v mednarodnem kontekstu, saj le tako lahko doseže konkretne rezultate v boju proti goljufiji in korupciji v Evropi. Na tem področju mora imeti zadostne izkušnje, da si lahko pridobi lojalnost in spoštovanje visoko usposobljene ekipe ter si zagotovi verodostojnost znotraj in zunaj organizacije OLAF. Predložiti mora dokazilo o odličnih sposobnostih upravljanja, ki so potrebne pri reševanju trenutnih izzivov, s katerimi se sooča OLAF. Te izzive je nadzorni odbor opisal v številnih mnenjih. Da bi se lahko hitro soočil s posameznimi izzivi tako kompleksnega institucionalnega okolja, mora imeti zadostne delovne izkušnje v mednarodnem in večkulturnem kontekstu. Generalni direktor je tudi varuh neodvisnosti organizacije OLAF, zato pripisuje nadzorni odbor poseben pomen zavezanosti kandidatov k neodvisnosti organizacije in njihovi viziji glede posebne vloge organizacije OLAF znotraj evropskih institucij. Vse te zahteve so naštete v razpisu za prosto delovno mesto. Po pregledu prijav, ki so jih predložili zadevni kandidati, ter poročil predizbirne komisije in CCA je nadzorni odbor OLAF soglasno sprejel pozitivno mnenje v zvezi s tremi kandidati ter z večino glasov za sprejel pozitivno mnenje o preostalih treh kandidatih. Za nadzorni odbor OLAF Predsednik

PRILOGA 4 MNENJE št. 3/2010 o Dokumentu o razmisleku o reformi Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) Bruselj, 23. septembra 2010 UVOD Nadzorni odbor se Komisiji zahvaljuje za dokument o razmisleku z dne 6. julija 2010 in podpira njeno željo po ponovnem začetku preoblikovanja Uredbe (ES) št. 1073/1999. Nadzorni odbor želi poudariti pomen opredelitve novih ambicij za Evropski urad za boj proti goljufijam (v nadaljnjem besedilu: urad OLAF) in da je zaradi velikih sprememb na področju evropskega javnega financiranja v zadnjih dveh letih potrebna reforma urada. Finančna kriza je evropske institucije in zlasti Komisijo spodbudila k sprejetju ukrepov za povečanje finančnih virov v nekaterih sektorjih. Tej politiki morajo zdaj slediti ukrepi za spremljanje dodelitve in uporabe evropske javne porabe. Evropski državljani morajo biti prepričani, da ima urad OLAF sredstva, potrebna za boj proti povečanju goljufij, korupcije ali drugih nezakonitih dejavnosti, ki lahko spodkopavajo finančne interese EU. Nadzorni odbor ugotavlja, da bo konsolidacija zakonodaje na področju boja proti goljufijam v enotni pravni okvir obravnavana pozneje in povezana z razpravami o ustanovitvi Evropskega javnega tožilstva. Nadzorni odbor je seznanjen s predlogom, da se okrepi medinstitucionalni dialog, in meni, da bi bil tak dialog lahko instrument, ki bi zagotavljal široko politično podporo uradu OLAF v boju proti goljufijam. Vendar tak dialog ne more pomeniti političnega vodstva preiskav. Nadzorni odbor je kot skrbnik neodvisnosti urada OLAF pripravljen prevzeti vodstvo pri organizaciji dialoga. Nadzorni odbor ugotavlja, da dokument o razmisleku poudarja vprašanja, ki se nanašajo na vodenje urada OLAF, in se strinja, da je treba poiskati sredstva za izboljšanje učinkovitosti urada OLAF in skrajšanje postopkov. Vendar taka sredstva ne morejo biti omejena samo na spremembe organizacijske sestave in nadzorni odbor obžaluje, da dokument o razmisleku ne daje nobenih predlogov glede pristojnosti urada OLAF v notranjih in zunanjih preiskavah. V tej zvezi bi nadzorni odbor želel poudariti nove priložnosti, ki jih odpira člen 325 PDEU, ki poziva k „učinkoviti in enakovredni zaščiti v državah članicah ter v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije.“ Nadzorni odbor poudarja, da načrtovana reforma nikakor ne sme zmanjšati operativne neodvisnosti urada OLAF. Močno poudarja, da je treba ohraniti sedanjo institucionalno strukturo: vključitev urada OLAF v Komisijo, neodvisnost generalnega direktorja in njegove preiskovalne vloge ter neodvisnost urada OLAF, ki jo spremlja nadzorni odbor, sestavljen iz strokovnjakov zunaj institucij, so bistvene značilnosti, ki jih je treba ohraniti. Po drugi strani pa nadzorni odbor skrbi, da bi predlog, da se ustanovi revizijski svetovalec, lahko povečal upravno obremenitev urada OLAF in oslabil bistvene funkcije nadzornega odbora. Položaj tega novega organa je nejasen. Nadzorni odbor ceni pripravljenost, ki so jo izrazile institucije EU, da se njegova vloga okrepi, vendar želi poudariti, da bi predlog, kot je naveden v dokumentu o razmisleku, po katerem bi nadzorni odbor za opravljanje svojega dela prejemal samo statistične podatke, nadzornemu odboru odvzel vsa sredstva za izvajanje ustreznega nadzora urada OLAF. Bistveno je, da ima nadzorni odbor v celoti dostop do spisov primerov, da lahko s spremljanjem učinkovitosti in uspešnosti preiskovalnih postopkov urada OLAF varuje njegovo neodvisnost. V okviru reformnega procesa nadzorni odbor opozarja tudi na nevarnost „pretirane regulacije“, ki bi uradu OLAF odvzela manevrski prostor, ki ga potrebuje pri svojem delu. Poleg tega bi dodatna pravna obveznost v uredbi lahko pozneje povzročila uvedbo sodne presoje. Nadzorni odbor deli pomisleke, ki jih je izrazila Komisija, glede dolžine preiskav in potrebe po zagotovitvi boljšega varstva temeljnih pravic. Kot je raziskano v nadaljevanju, nadzorni odbor meni, da je vodstvo urada OLAF odgovorno, da se preiskave vodijo tako, da se ohranja in zagotavlja hitro obravnavanje in polno spoštovanje postopkovnih pravic, nadzorni odbor pa ima pri tem vlogo spremljanja. Nadzorni odbor tudi meni, da se je treba o tej reformi posvetovati z naslednjim generalnim direktorjem urada OLAF. Ta dokument je prispevek nadzornega odbora k razpravi. Upošteva medinstitucionalne razprave, ki so že potekale, in želi izraziti stališča nadzornega odbora glede glavnih točk dokumenta o razmisleku. Na podlagi analize, kako bi bilo mogoče izboljšati učinkovitost preiskav (del I), daje predloge glede organizacijskih vidikov urada OLAF (del II). 1. KREPITEV UČINKOVITOSTI PREISKOVALNE VLOGE URADA OLAF 1.1 Krepitev pristojnosti urada OLAF za preiskave Nadzorni odbor meni, da je za reformo bistveno, da se okrepijo določbe o zunanjih in notranjih preiskavah. Vse tri institucije so dale alternativne predloge za obravnavanje te ključne zadeve, ki jih je treba natančno preučiti. Zlasti je potrebno dodatno pojasnilo glede pristojnosti urada OLAF za izvajanje pregledov in preiskav na kraju samem, kakor določa Uredba (Euratom, ES) št. 2185/96 v primeru goljufije, korupcije ali nezakonitih dejavnosti, povezanih s pogodbami, sporazumi o donacijah ali sklepi o financiranju EU. Nadzorni odbor daje prednost jasni opredelitvi pristojnosti urada OLAF v posameznih fazah preiskav. Napredek reforme, ki opisuje podrobnosti teh faz, je pomemben, vendar bi ga bilo mogoče še izboljšati: — treba bi bilo vključiti izrecno napotilo na analize obveščevalnih podatkov, — glede „začetka preiskav“ bi nadzorni odbor želel, da se uvede razlikovanje med notranjimi in zunanjimi preiskavami, — da se bo urad OLAF lahko osredotočil na najresnejše primere, je treba v prihodnjo uredbo vključiti politiko „de minimis“, — faza „preiskovalnega postopka“ zahteva bolj strukturiran pravni pristop in s tem povezane določbe bi bilo mogoče ponovno pregledati. Nadzorni odbor tudi poudarja, da člen 325 PDEU predpisuje učinkovito in enakovredno raven zaščite finančnih interesov EU v vseh državah članicah ter v vseh institucijah, organih, uradih in agencijah EU. Nadalje člen 325 PDEU v nasprotju z nekdanjim členom 280 PES ne izključuje več sprejetja ukrepov, ki zadevajo uporabo nacionalnega kazenskega prava ali pravosodja v državah članicah. Nove možnosti, ki jih zagotavlja Lizbonska pogodba, je treba uporabiti za uvedbo določb, ki omogočajo krepitev in izboljšanje sodelovanja med uradom OLAF in nacionalnimi pravosodnimi organi. Na primer, da se bolj upošteva enakovredna raven zaščite finančnih interesov v vsej EU, bi bilo treba razmisliti o nadaljnji oceni pravne veljave dokazov urada OLAF v EU. Poleg tega bi morala nova uredba glede notranjih preiskav zagotoviti, da se za vse institucije, organe, urade in agencije uporabljajo enaki postopki. 1.2 Trajanje preiskav Nadzorni odbor redno poudarja, da preiskave trajajo predlogo, in bi z zadovoljstvom sprejel vse ukrepe, ki bi izboljšali to stanje. Nadzorni odbor meni, da bi neposreden nadzor trajanja preiskav najprej opravili notranje tisti, ki so prvenstveno odgovorni, t.j. uprava urada OLAF in generalni direktor. Nadzorni odbor bi moral redno spremljati ta vidik dejavnosti urada OLAF in podpirati nadzor generalnega direktorja urada OLAF nad roki. Na splošno se nadzorni odbor strinja z mehanizmi, ki so v dokumentu o razmisleku predlagani glede rednega posredovanja podatkov v različnih fazah postopka. To posredovanje je za nadzorni odbor zelo pomembno, da lahko zagotovi neodvisnost urada OLAF z izločanjem zunanjega vmešavanja v nepristransko vodenje preiskav in zagotavljanjem, da zamude ne preprečujejo načrtovanih rezultatov preiskav, na primer zaradi zastaranja. Nadzorni odbor je zadovoljen tudi z uvedbo roka za ocenjevalno odboje in meni, da bi bil praviloma odgovoren tudi za spremljanje tega prvega dela preiskave in bi s tem ob začetku preiskav zagotovil dodatno jamstvo operativne neodvisnosti urada OLAF. V tej zvezi bi uredba morala določati, da se nadzornemu odboru posredujejo naslednji podatki: 1. Poročila o preiskavah, ki niso bile zaključene v 12 mesecih (vključno z ocenjevalnim obdobjem); v poročilu mora biti pojasnjeno, zakaj preiskava še ni zaključena, in naveden predvideni časovni okvir za zaključek. Zagotoviti je treba zadostne mehanizme nadaljnjega spremljanja. 2. Za zadeve, ki trajajo več kot 30 mesecev, urad OLAF nadzornemu odboru vsakih šest mesecev predloži splošno poročilo o napredku preiskav, ki vsebuje ukrepe, sprejete za zaključek preiskav. 3. Statistična poročila o operativnih dejavnostih urada OLAF, vključno s kazalniki uspešnosti, ki temeljijo na parametrih kakovosti, ki jih nadzorni odbor lahko uporablja kot dodatno orodje za spremljanje. 1.3 Krepitev pravic do obrambe Dokument o razmisleku utemeljeno navaja, da je treba okrepiti spremljanje preiskav urada OLAF, zlasti glede spoštovanja temeljnih pravic in postopkovnih jamstev. V zvezi s tem nadzorni odbor meni, da je po eni strani pravila, ki urejajo preiskave urada OLAF, treba razjasniti glede pravic do obrambe, po drugi strani pa je treba povečati odgovornost urada OLAF v zvezi z notranjimi postopki, vzpostavljenimi za uveljavljanje teh pravic. 1.3.1 Pojasnjevanje pravil Nadzorni odbor je zadovoljen s pripravljenostjo institucij, da pred in med preiskavo ter po njej, pojasnijo pravice in obveznosti oseb v preiskavi ter pravice in obveznosti urada OLAF, institucij in držav članic. Nadzorni odbor bo v naslednjem mnenju o tej temi dal nadaljnje predloge. 1.3.2 Krepitev postopkov Nadzorni odbor meni, da je odločitev, ali začeti preiskavo ali ne, in zagotovitev spoštovanja temeljnih pravic oseb v preiskavi v prvi vrsti odgovornost generalnega direktorja OLAF in vodstva. Generalni direktor urada OLAF je pristojen za vzpostavitev primernih mehanizmov notranjega nadzora in spremljanja. V zvezi s tem želi nadzorni odbor izraziti resne pomisleke glede ustanovitve revizijskega svetovalca. Nadzorni odbor meni, da položaj in pristojnost revizijskega svetovalca nista jasna. Kot uradnik, ki ga imenuje generalni direktor urada OLAF, ne more biti neodvisen. Poleg tega bi ustanovitev revizijskega svetovalca lahko povzročila naslednje težave: — spremembo institucionalnega ravnovesja urada OLAF, ker bi mesto revizijskega svetovalca lahko oviralo vlogo nadzornega odbora in mu istočasno odvzelo dostop do podatkov, ki so bistveni za vlogo spremljanja, — tveganje še večjih zamud v preiskavah, ki so že sedaj predolge, — znatno tveganje izgube lastništva in odgovornosti za vodstvo urada OLAF pri nadzoru spoštovanja temeljnih pravic, — podvojitev drugih obstoječih mehanizmov (varuh človekovih pravic, naknadna sodna presoja itd.), — možne dodatne stroške za proračun EU. Ob upoštevanju pomena zagotavljanja ustreznega spoštovanja temeljnih pravic v okviru urada OLAF je nadzorni odbor pripravljen proučiti ustanovitev vloge uradnika za pritožbe, ki bi analiziral pritožbe zoper urad OLAF in generalnemu direktorju urada OLAF pri tem svetoval. Taka funkcija že obstaja v številnih nacionalnih upravah in urad OLAF bi lahko sledil nekaterim že obstoječim najboljšim praksam. Ena od možnosti bi bila tudi „revizijska komisija“, kot je predlagano v dokumentu o razmisleku. Ustanovitev te funkcije se nikakor ne sme prekrivati s pristojnostmi in odgovornostmi nadzornega odbora in nadzorni odbor mora biti v vseh primerih obveščen o vseh pritožbah. Nadzorni odbor ceni željo Komisije po vzpostavitvi neodvisnih in zunanjih mehanizmov nadzora, vendar meni, da je v okviru splošne strukture, ki ureja organizacijo urada OLAF, nadzorni odbor edini organ, ki izpolnjuje to zahtevo. Zato nadzorni odbor predlaga, da se njegova vloga pri spremljanju postopkov, zlasti glede spoštovanja temeljnih pravic in glede zamud pri preiskavah, okrepi na naslednji način: — uredba bi lahko določala, da nadzorni odbor vsako leto (po možnosti v okviru svojega letnega poročila) poda analizo skladnosti delovanja urada OLAF v preiskavah s spoštovanjem temeljnih pravic. To poročilo bi temeljilo na podatkih o ukrepih, sprejetih za zagotavljanje temeljnih pravic, ki bi jih nadzornemu odboru poslal urad OLAF, in na opazovanju nadzornega odbora samega, — po potrebi in v izjemnih okoliščinah bi generalni direktor lahko povabil nadzorni odbor, da opravi posebna preverjanja, če med preiskavo ugotovi resne pomanjkljivosti. Rezultati tega preverjanja bi se razkrili samo generalnemu direktorju urada OLAF. 1.4 Sodelovanje med uradom OLAF in institucijami, organi, uradi in agencijami pri njegovi preiskovalni vlogi Nadzorni odbor daje prednost pojasnitvi pravic in obveznosti, ki se uporabljajo za urad OLAF in institucije v okviru boja proti goljufijam, v okviru uredbe. To je zlasti pomembno, ker je Komisija lahko odgovorna za dejavnosti urada OLAF. 1.4.1 Podatki zadevnim institucijam in organom Urad OLAF mora institucijam, organom, uradom in agencijam čim prej na začetku svojih preiskav sporočiti vse potrebne podatke o goljufivem vedenju oseb, za katere veljajo statuti, in oseb, ki delajo za institucijo ali delegacijo. Lahko se šteje, da se taka obveznost obveščanja institucije uporablja tudi za gospodarske subjekte, ki prejmejo donacije ali pogodbe, izplačane neposredno ali posredno iz proračuna EU. Za sporočanje teh podatkov lahko veljajo ukrepi zaupnosti, da se zaščiti preiskava. Cilj tovrstnega sporočanja je omogočiti instituciji, da čim bolj obvladuje finančne in upravne posledice takega vedenja, da omeji finančne posledice. Med preiskavo lahko urad OLAF še vedno sporoča dodatne podatke, ki bi bili lahko uporabni za zadevno institucijo. Urad OLAF po zaključku preiskav zadevnim institucijam sporoči svoje ugotovitve in priporočila. Nadzorni odbor je navdušen nad zamislijo, da se poveča njegova vloga v zvezi z nadzorom izmenjave podatkov med uradom OLAF in institucijami, kot je navedeno v dokumentu o razmisleku. Da bi nadzorni odbor lahko izvajal to vlogo, bi ga moral urad OLAF redno (na primer vsake tri ali vsakih šest mesecev) obveščati, kateri podatki so bili posredovani institucijam v odprtih primerih. Hkrati bi bilo treba nadzorni odbor opozoriti tudi na primere, kjer ustrezna zaupnost ni bila upoštevana. Urad OLAF naj bi vzpostavil tudi sistem rednega poročanja nadzornemu odboru o primerih, ko institucija, organ, urad ali agencija ne upošteva priporočil urada. Urad OLAF naj bi poslal tudi vsa končna poročila o preiskavah in o zaključku nadaljnjega spremljanja ter letno poročilo, ki povzema nadaljnje spremljanje upravnih organov in pravosodnih organov držav članic in po potrebi tretjih držav po prejemu navedenega. 1.4.2 Dostop urada OLAF do podatkov, ki jih imajo institucije, uradi, organi in agencije EU Urad OLAF se od svoje ustanovitve dalje srečuje s težavami pridobivanja dostopa do podatkov iz nekaterih institucij in zlasti dostopa do nekaterih zbirk podatkov. To ovira obveščevalni vidik dejavnosti urada OLAF. Nadzorni odbor meni, da je treba temu vprašanju nameniti več pozornosti, ker bi lahko resno ogrozilo neodvisnost urada OLAF. Urad OLAF bi moral nadzornemu odboru sistematično pošiljati vse podatke o zamudah pri poročanju ali neporočanju o primerih goljufij ali če institucija, organ, urad ali agencija ne zagotovi dostopa do podatkov, ki jih ima. 1.5 Sodelovanje med uradom OLAF in državami članicami Nadzorni odbor potrjuje krepitev sodelovanja s tem, da državam članicam nalaga obveznost pomagati uradu OLAF in ga podpirati pri izvajanju preiskav, mu poslati vsak dokument, ki bi bil lahko uporaben pri preiskavi, in mu poročati o vseh ukrepih, sprejetih po prejemu poročila o preiskavi. Nadzorni odbor je zadovoljen z rednim poročanjem organov držav članic o napredku uradu OLAF, urad pa bi moral nadzorni odbor sistematično obveščati o primerih pomanjkljivega sodelovanja organov držav članic. Nadzorni odbor se zaveda, da ima urad OLAF pogosto težave pri identifikaciji pristojnih kontaktnih oseb za pomoč njegovim preiskovalcem v državi članici (npr. pregledi neposrednih izdatkov na kraju samem) in potrjuje potrebo, da vsaka država članica v okviru svojih nacionalnih uprav imenuje ustrezne kontaktne točke za urad OLAF. Države članice bi morale urad OLAF obvestiti o podatkih nacionalnih kontaktnih oseb za urad OLAF. Urad OLAF pa mora obvestiti ter po potrebi in odvisno od zmogljivosti urada, usposabljati osebje navedenih nacionalnih uprav, da bi bolje razumele postopke EU in potrebe urada OLAF. To bo ustvarilo boljšo sinergijo med storitvami in povečalo učinkovitost urada OLAF. Spomniti je treba, da zaradi omejenih virov urad OLAF ne more obravnavati vseh primerov goljufije, o katerih je obveščen, in zato bi moralo biti možno nekatere od njih prenesti na nacionalne uprave, ob upoštevanju zlasti pragov, ki jih je vzpostavil urad OLAF za začetek preiskav na zadevnih področjih. 1.6 Sodelovanje med uradom OLAF ter agencijama EUROJUST in EUROPOL, mednarodnimi organizacijami in tretjimi državami Urad OLAF bi moral imeti v splošnem okviru Komisije pravna sredstva za sklepanje sporazumov o sodelovanju z agencijami, upravami držav članic, službami iz tretjih držav in mednarodnimi organizacijami, da bi pospešil svoje postopke in izboljšal učinkovitost boja proti goljufijam. Klavzule, ki določajo preverjanja Komisije (ali zadevne institucije, organa, urada ali agencije) in urada OLAF, morajo biti vključene v vse pogodbe o financiranju, tudi če proračun EU ni edini vir financiranja. 1.7 Krepitev položaja in vloge uprave urada OLAF 1.7.1 Položaj, imenovanje in pristojnosti generalnega direktorja urada OLAF Kot je bilo v tem mnenju že navedeno, nadzorni odbor meni, da je najboljši način izboljšanja delovanja urada OLAF generalnemu direktorju dodeliti dovolj pristojnosti in pooblastil, da se zagotovi učinkovito delovanje preiskav ob polnem spoštovanju temeljnih pravic. To je mogoče doseči samo, če ima generalni direktor urada OLAF polno članstvo v vodilnem kadru Komisije in po drugi strani širšo avtonomnost, funkcionalno neodvisnost in odgovornost. — Naziv: Nadzorni odbor zato predlaga, da se sedanji naziv direktorja urada OLAF nadomesti z nazivom generalni direktor, kar bi pomenilo, da je na isti hierarhični ravni kot njegovi kolegi v generalnih direktoratih. — Trajanje mandata: Nadzorni odbor daje prednost neobnovljivemu mandatu, da se okrepi neodvisnost generalnega direktorja urada OLAF. — Postopek imenovanja: — Nadzorni odbor meni, da je treba ohraniti postopek imenovanja, ki je trenutno določen v uredbi. — Nadzorni odbor se strinja z Evropskim parlamentom, da je treba preprečiti zamude v postopku imenovanja. Ker nadzorni odbor izredno dobro pozna delovanje in potrebe urada OLAF, je treba ohraniti zavezujočo naravo mnenja nadzornega odbora o kandidatih. Znanje nadzornega odbora je edinstveno in dragoceno pri imenovanju novega generalnega direktorja; njegova vključitev je pomemben element, ki zagotavlja neodvisnost generalnega direktorja. — Posredovanje urada OLAF v postopkih pred nacionalnimi pravosodnimi organi: Nadzorni odbor meni, da bi bila morebitna vključitev urada OLAF, kot priznanega preiskovalnega strokovnjaka, v postopke pred nacionalnimi pravosodnimi organi, kot se že uporablja v nekaterih državah članicah, možna v vseh državah EU. Povečala bi prepoznavnost urada OLAF in zagotovila, da bi nacionalni pravosodni organi bolje razumeli rezultate preiskav. — Posredovanje generalnega direktorja v postopkih pred Sodiščem Evropske unije: Treba je ohraniti postopek iz člena 12(3). Urad OLAF ni procesno upravičen in zato ne more sodelovati v sodnih postopkih Unije. Če pa se preiskava urada OLAF ali rezultati preiskave pred sodiščem Unije izpodbijajo, pa bi bilo pomembno zagotoviti, da je Sodišče ustrezno obveščeno, in uradu OLAF omogočiti, da na predhodni stopnji postopka ali med zaslišanjem pred Sodiščem predstavi svoje trditve ali obrazložitve. 1.7.2 Imenovanje in položaj vodstvenega osebja urada OLAF Uredba bi morala določiti posebna pravila za zagotavljanje kontinuitete dejavnosti urada OLAF v primeru odsotnosti ali nedosegljivosti generalnega direktorja. Ta pravila bi morala tudi zagotoviti, da se v takih primerih ohrani operativna neodvisnost urada OLAF in da je za postopek nadomeščanja generalnega direktorja potrebna določena stopnja medinstitucionalnega konsenza. Tako nadomeščanje lahko poteka tako, da se v skladu z veljavnimi pravili za pooblastitve v okviru Komisije, generalnemu direktorju dovoli, da prenese pooblastila ob upoštevanju posebnih lastnosti urada OLAF, in sicer neodvisnost pri preiskovalni vlogi in potrebo po določeni stopnji medinstitucionalnega konsenza. Prav tako se lahko predvidi poseben položaj namestnika generalnega direktorja, ki bi bil imenovan po postopku, ki je do neke mere primerljiv s postopkom imenovanja generalnega direktorja. To bi zagotovilo neodvisnost in spoštovalo vključitev vseh treh institucij ob upoštevanju mnenja generalnega direktorja, da se preprečijo morebitni spori med njimi. 2. POLITIČNO UPRAVLJANJE IN DIALOG Z INSTITUCIJAMI: KREPITEV NEODVISNOSTI 2.1 Medinstitucionalni dialog Nadzorni odbor bi se lahko strinjal z uvedbo rednega medinstitucionalnega dialoga, ki bi zajemal boj proti goljufijam in korupciji. Nadzorni odbor meni, da bi bila to lahko priložnost za doseganje močnega političnega konsenza glede zaščite finančnih interesov EU in da bi take redne izmenjave lahko podpirale dejavnosti urada OLAF. Nadzorni odbor vsekakor meni, da tak dialog nikakor ne bi smel biti priložnost za spodkopavanje operativne neodvisnosti urada OLAF. Zato nadzorni odbor predlaga, da bi upravljal ta dialog kot glavni skrbnik neodvisnosti urada OLAF. Omogočal bi, da se institucije na povabilo nadzornega odbora redno sestajajo in razpravljajo o prednostnih nalogah boja proti goljufijam. Ne bi pa nadomestil obstoječih dvostranskih odnosov med generalnim direktorjem urada OLAF in institucijami, niti odnosov med nadzornim odborom in institucijami. 2.2 Nadzorni odbor Nadzorni odbor z navdušenjem sprejema izjavo, da se vse evropske institucije strinjajo, da ima nadzorni odbor pomembno vlogo in da je treba okrepiti njegove pristojnosti. 2.2.1 Vloga nadzornega odbora Potrjuje izjavo iz dokumenta o razmisleku, da je nadzornemu odboru treba dati dodatne naloge. Ob upoštevanju svojih izkušenj nadzorni odbor meni, da je njegova naloga zagotavljati spoštovanje neodvisnosti urada OLAF s spremljanjem operativnih dejavnosti urada, učinkovitosti njegovega dela, ravnanja v skladu s pravili za preiskave in temeljnimi pravicami ter tako zagotavljati podporo generalnemu direktorju urada OLAF. Nadzorni odbor bo na lastno pobudo ali na zahtevo generalnega direktorja urada OLAF izdal mnenja zlasti o dolžini in učinkovitosti preiskav, postopkovnih jamstvih in skladnosti z vnaprej določenimi standardiziranimi merili o začetku ali zavrnitvi začetka preiskave ali o operativnih navodilih, zlasti tistih, ki so določena v Priročniku urada OLAF. Nadzorni odbor se zaveda in potrjuje, da ne sme posegati v preiskave, ki potekajo. Če pa v poročilu o primeru ali v spisu ugotovi hudo ali morebitno hudo kršitev postopka ali nepravilnosti, ki bi lahko imele negativne posledice za urad OLAF in/ali evropske institucije, mora predsednik nadzornega odbora nemudoma obvestiti generalnega direktorja urada OLAF. 2.2.2 Sestava in postopek imenovanja Nadzorni odbor se strinja s postopnim imenovanjem in ponovnim imenovanjem članov, da se zagotovi kontinuiteta dela ter ohranijo strokovno znanje in izkušnje. 2.2.3 Viri nadzornega odbora — Pošiljanje podatkov nadzornemu odboru s strani urada OLAF in dostop do podatkov Nadzorni odbor je zelo zaskrbljen glede stališč o dostopu nadzornega odbora do dokumentov, zlasti zamisli o omejitvi dostopa na „statistične podatke“, ki so izražena v dokumentu o razmisleku. Zdi se, da je stališče iz dokumenta o razmisleku protislovno, ker je po eni strani izražena potreba po okrepitvi vloge nadzornega odbora, po drugi strani pa predlagana omejitev njegovega dostopa do podatkov. Nadzorni odbor tako ne bi mogel učinkovito nadzorovati dejavnosti urada OLAF. Predlog, kot je izražen v dokumentu o razmisleku, bi nadzornemu odboru odvzel glavno nalogo in orodje za ukrepanje: ohranjanje neodvisnosti urada OLAF z rednim spremljanjem njegovih preiskav. Zdi se, da je vzrok za omejevanje dostopa nadzornega odbora do podatkov, kot je predlagano v dokumentu o razmisleku, deloma bojazen, da bi nadzorni odbor posegal v izvajanje preiskav urada OLAF, in deloma zahtev, določenih v zakonodaji o varstvu podatkov. Glede prvega bi nadzorni odbor želel poudariti, da v njegovem mandatu ni bilo nobenega takega poseganja in da je v zvezi s tem vedno dosledno izpolnjeval svoje obveznosti. Glede varstva podatkov se nadzorni odbor na splošno strinja z zamislijo dostopa na podlagi „potrebe po seznanitvi“. Vendar pa meni, da ne bi mogel opravljati naloge spremljanja, če bi mu bil odvzet dostop do ustreznih podatkov. Te naloge spremljanja ni mogoče opravljati samo na podlagi statističnih podatkov. Nadzorni odbor od urada OLAF redno prejema statistične podatke, ki so lahko v pomoč pri analizi, nikakor pa ne zadostujejo za opravljanje nalog nadzornega odbora. Učinkovito spremljanje je mogoče izvajati le na podlagi pregleda dokumentov, ki so del preiskave. To spremljanje je jamstvo za neodvisno vodenje preiskav in tudi za osebe, ki so vpletene (zlasti glede dolžine preiskav in možnega varstva njihovih temeljnih pravic), pa tudi za evropske institucije. Redno spremljanje izvajanja preiskovalne funkcije, ki ga izvaja nadzorni odbor, jamči neodvisnost urada OLAF in spoštovanje temeljnih pravic vpletenih oseb. Poleg tega glede na namen evropskih institucij, da vzpostavijo medinstitucionalni dialog o delovanju urada OLAF in boju proti goljufijam, tj. dialog, ki bi ga lahko vodil nadzorni odbor, obstaja neskladje v tem, da je zaprošen za mnenje, istočasno pa so mu odvzeta vsa sredstva za oblikovanje mnenja. Zato nadzorni odbor meni, da bi prihodnja uredba morala razjasniti pravila dostopa do podatkov, potrebnih za spremljanje preiskav. Nova uredba bi morala bolj jasno določiti vrsto podatkov, ki jih je treba poslati nadzornemu odboru: — Poleg poročil in podatkov, opisanih v točkah 1.2, 1.4 in 1.5, bi moral urad OLAF nadzornemu odboru posredovati vse primere, ki jih namerava poslati nacionalnim pravosodnim organom in vse primere, v katerih obstaja sum kaznivega dejanja, ki pa se ne pošljejo zaradi zastaranja skladno z veljavno nacionalno zakonodajo. — Nadzorni odbor bi moral na podlagi pisne zahteve dobiti tudi dostop do katerega koli spisa primerov, po potrebi ob utemeljitvi. — Storitve sekretariata. Podporne storitve za sekretariat nadzornega odbora opravlja urad OLAF, člane sekretariata pa imenuje organ za imenovanja v soglasju z nadzornim odborom. Sekretariat mora imeti ustrezno osebje, da lahko opravlja vse naloge, ki so mu zaupane. Priloga k mnenju nadzornega odbora o dokumentu o razmisleku o reformi urada OLAF Ta dokument temelji na mnenju nadzornega odbora in povzema odziv nadzornega odbora na vprašanja, zastavljena v Prilogi 1 dokumenta o razmisleku. Glavne točke dokumenta o razmisleku Stališče nadzornega odbora 1. Upravljanje in dialog z institucijami (glej točko 2.1 mnenja nadzornega odbora) Vrsta dialoga in udeleženci — Nadzorni odbor bi se lahko strinjal z uvedbo medinstitucionalnega dialoga, pod pogojem, da nikakor ne posega v operativno neodvisnost urada OLAF. — Ta dialog bi moral omogočiti doseganje močnega političnega konsenza za podporo dejavnosti urada OLAF. — Nadzorni odbor bi moral kot skrbnik neodvisnosti urada OLAF upravljati ta dialog. Vsebina dialoga Dialog bi moral omogočiti razpravo o prednostnih nalogah boja proti goljufijam in ne bi smel nadomestiti niti obstoječih dvostranskih odnosov med generalnim direktorjem urada OLAF in institucijami niti odnosov med nadzornim odborom in institucijami. 2. Vloga nadzornega odbora (glej točke 1.2, 1.3, 2.2 mnenja nadzornega odbora) 2.1 Odgovornosti članov — Nadzorni odbor meni, da je njegova naloga zagotavljati spoštovanje neodvisnosti urada OLAF s spremljanjem operativnih dejavnosti urada, učinkovitosti njegovega dela, ravnanja v skladu s pravili za preiskave in temeljnimi pravicami ter tako zagotavljati podporo generalnemu direktorju urada OLAF. — Nadzorni odbor bi moral izdajati mnenja na lastno pobudo ali na zahtevo generalnega direktorja. — Nadzorni odbor ne sme posegati v preiskave, ki potekajo. Če pa nadzorni odbor v spisu ugotovi hudo kršitev postopka, mora nemudoma obvestiti generalnega direktorja urada OLAF. 2.2 Trajanje mandata — Nadzorni odbor daje prednost delnemu ponovnemu imenovanju članov, da se zagotovi kontinuiteta dela ter ohranijo strokovno znanje in izkušnje. 2.3 Viri (novo vprašanje) — Nadzorni odbor je zaskrbljen zaradi predloga, da se njegov dostop omeji na statistične podatke, ker bi mu bila s tem odvzeta njegova glavna naloga in orodje za ukrepanje. — Treba bi bilo opredeliti jasna pravila za pošiljanje podatkov nadzornemu odboru s strani urada OLAF in dostop nadzornega odbora do podatkov. — Urad OLAF bi moral nadzornemu odboru pošiljati redna poročila (glej točke 1.2, 1.4, 1.5 mnenja nadzornega odbora). — Sekretariat nadzornega odbora mora imeti ustrezno osebje. 3. Imenovanje in položaj generalnega direktorja urada OLAF 3.1 Postopek imenovanja generalnega direktorja urada OLAF (glej točko 1.7.1 mnenja nadzornega odbora) Generalni direktor mora imeti dovolj pristojnosti in pooblastil, da se zagotovi učinkovito delovanje preiskav ob polnem spoštovanju temeljnih pravic; zato mu je po eni strani treba dodeliti polno članstvo v vodilnem kadru Komisije, po drugi strani pa širšo avtonomnost, funkcionalno neodvisnost in odgovornost. — Položaj (novo vprašanje): generalni direktor mora biti na isti hierarhični ravni, kot njegovi kolegi v generalnih direktoratih Komisije. — Trajanje mandata: nadzorni odbor daje prednost neobnovljivemu mandatu. — Pospešitev postopka imenovanja: treba je ohraniti sedanji postopek imenovanja. Treba je ohraniti zavezujočo naravo mnenja nadzornega odbora o kandidatih kot jamstva neodvisnosti generalnega direktorja. — Zagotavljanje kontinuitete: pravila o nadomeščanju (glej točko 1.7.2 mnenja nadzornega odbora) Uredba bi morala določiti posebna pravila za zagotavljanje kontinuitete dejavnosti urada OLAF v primeru odsotnosti ali nedosegljivosti generalnega direktorja, ki zagotavljajo, da se ohrani operativna neodvisnost urada OLAF in da je za postopek nadomeščanja generalnega direktorja potrebna določena stopnja medinstitucionalnega konsenza. 3.2 Pooblastila generalnega direktorja — Posredovanje generalnega direktorja pred Sodiščem: (glej točko 1.7.1 mnenja nadzornega odbora) — Treba je ohraniti postopek iz člena 12(3). — Če se preiskava urada OLAF pred sodiščem EU izpodbija, je treba uradu OLAF omogočiti, da pred Sodiščem predstavi svoje trditve. — Posredovanje generalnega direktorja pred nacionalnimi sodišči: (glej točko 1.7.1 mnenja nadzornega odbora) — Posredovanje urada OLAF, kot priznanega preiskovalnega strokovnjaka, bi moralo biti mogoče v vseh državah članicah. 4. Postopkovna jamstva oseb, ki jih preiskave zadevajo (glej točko 1.3.1 mnenja nadzornega odbora) — V uredbi bi morala biti razjasnjena pravila, ki urejajo preiskave urada OLAF glede pravic in obveznosti oseb v preiskavi, pravic in obveznosti urada OLAF, institucij in držav članic. — Nadzorni odbor bo v naslednjem mnenju o tej temi dal nadaljnje predloge. 5. Nadzor zakonitosti (glej točko 1.3.2 mnenja nadzornega odbora) — Odločitev, ali začeti preiskavo ali ne, in nadzor spoštovanja temeljnih pravic in postopkovnih jamstev so v prvi vrsti odgovornost generalnega direktorja urada OLAF in vodstva. — Nadzorni odbor ima resne pomisleke glede ustanovitve revizijskega svetovalca (glej trditve v točki 1.3.2). — Generalni direktor bi lahko vzpostavil primerne mehanizme notranjega nadzora in spremljanja, kot je „uradnik za pritožbe“ ali „revizijska komisija“, ki se ne bi smeli prekrivati s pristojnostmi in odgovornostmi nadzornega odbora. Nadzorni odbor bi bilo treba obvestiti o vseh pritožbah. — Za zagotavljanje neodvisnega nadzora bi nadzorni odbor lahko: (i) vsako leto podal analizo skladnosti delovanja urada OLAF