SL Uradni list Evropske unije C 304/89

POROČILO

o letnih računovodskih izkazih Evropske železniške agencije za proračunsko leto 2008 z odgovori Agencije

2009/C 304/17

KAZALO

Odstavek Stran UVOD … 1-2 90 IZJAVA O ZANESLJIVOSTI … 3-12 90 PRIPOMBE O UPRAVLJANJU PRORAČUNA IN FINANČNEM POSLOVODENJU … 13 91 DRUGE ZADEVE … 14-17 91 Tabela … 92 Odgovori Agencije … 94

UVOD

1. Evropska železniška agencija (v nadaljnjem besedilu: Agencija) s sedežem v Lillu in konferenčnim centrom v Valenciennesu je bila ustanovljena z Uredbo (ES) št. 881/2004 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 29. aprila 2004 (1). Njen cilj je izboljšati stopnjo interoperabilnosti železniških sistemov in razviti skupni pristop k varnosti, da bi tako prispevala k vzpostavitvi konkurenčnejšega evropskega železniškega sektorja z visoko stopnjo varnosti (2).

2. Proračun Agencije za leto 2008 je znašal 18 milijonov EUR, za prejšnje leto pa 16,6 milijona EUR. Ob koncu leta je bilo v Agenciji zaposlenih 113 uslužbencev, v prejšnjem letu pa 99.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI

4. Ta izjava o zanesljivosti je naslovljena na Evropski parlament in Svet v skladu s členom 185(2) Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 ( 6 )

Odgovornost izvršnega direktorja

5. Izvršni direktor je kot odredbodajalec odgovoren za izvrševanje prihodkov in odhodkov proračuna v skladu s finančnimi pravili Agencije in v mejah odobrenih proračunskih sredstev ( 7 ) . Odgovoren je za vzpostavitev ( 8 ) organizacijske strukture, notranjih upravljavskih in kontrolnih sistemov, uvedbo postopkov v zvezi s pripravo končnih računovodskih izkazov ( 9 ) , v katerih ni pomembnih napačnih navedb, ne glede na to, ali so te posledica goljufije ali napake, ter za zagotovitev, da so transakcije, povezane s temi izkazi, zakonite in pravilne.

Odgovornost sodišča

6. Naloga Sodišča je, da na podlagi svoje revizije zagotovi izjavo o zanesljivosti letnih računovodskih izkazov Agencije ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij.

7. Sodišče je revizijo izvedlo v skladu z mednarodnimi standardi revidiranja in etičnima kodeksoma MZRS in ISSAI ( 10 ) . Ti standardi določajo, da mora Sodišče ravnati v skladu z etičnimi zahtevami ter revizijo načrtovati in opraviti tako, da pridobi razumno zagotovilo, da v računovodskih izkazih ni pomembnih napačnih navedb in da so z njimi povezane transakcije zakonite in pravilne.

8. Revizijsko delo Sodišča zajema izvajanje postopkov za pridobitev revizijskih dokazov o zneskih in razkritjih v računovodskih izkazih ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij. Izbrani postopki so odvisni od njegove revizijske presoje, vključno z oceno tveganj pomembno napačne navedbe v računovodskih izkazih ali nezakonitih ali nepravilnih transakcij, ne glede na to, ali so te posledica goljufije ali napake. Pri pripravi teh ocen tveganja se upošteva notranja kontrola, ki se izvaja pri pripravi in predstavitvi računovodskih izkazov, da se lahko oblikujejo revizijski postopki, ki so primerni glede na okoliščine. Sodišče med svojo revizijo tudi ovrednoti primernost uporabljenih računovodskih usmeritev, razumnost računovodskih ocen, ki jih je pripravilo vodstvo, in skupno predstavitev računovodskih izkazov.

9. Sodišče meni, da so pridobljeni revizijski dokazi zadostni in ustrezni, da zagotavljajo osnovo za spodaj podani mnenji.

Mnenje o zanesljivosti računovodskih izkazov

10. Po mnenju Sodišča letni računovodski izkazi Agencije ( 11 ) v vseh pomembnih vidikih pošteno predstavljajo njeno finančno stanje na dan 31. decembra 2008 ter rezultate njenega poslovanja in denarne tokove za leto, ki se je takrat končalo, v skladu z določbami njene finančne uredbe.

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij

11. Po mnenju Sodišča so transakcije, povezane z letnimi računovodskimi izkazi Agencije, za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2008, v vseh pomembnih vidikih zakonite in pravilne.

12. Zaradi pripomb, ki sledijo, mnenji Sodišča nista vprašljivi.

PRIPOMBE O UPRAVLJANJU PRORAČUNA IN FINANČNEM POSLOVODENJU

13. Več kot 4,1 milijona EUR odobrenih proračunskih sredstev je bilo prenesenih v leto 2009 (12). Revizija vzorca največjih obveznosti, za katere so bila odobrena proračunska sredstva prenesena v leto 2009, je pokazala, da so zadevale storitve in izvedena dela (13), ki so bili naročeni proti koncu leta 2008 in je bilo predvideno, da bodo zagotovljeni v letu 2009. Ta visoka stopnja prenesenih odobrenih proračunskih sredstev kaže na težave pri načrtovanju dejavnosti Agencije in proračuna zanje.

DRUGE ZADEVE

14. Pri pregledu letnega delovnega programa Agencije je bilo ugotovljenih več pomanjkljivosti. Cilji niso vedno oblikovani po načelu „SMART“ (specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni, časovno opredeljeni), ampak po načelu, ki ne omogoča ne odkrivanja pomanjkljivosti glede na cilje ne ocenjevanja dosežkov. Opažene so bile tudi nedoslednosti v predstavitvi številčnih podatkov v zvezi z osebjem in proračunskimi viri, dodeljenimi dejavnostim. Takšno stanje in odsotnost kazalnikov uspešnosti ovirata ocenjevanje letne uspešnosti Agencije.

15. Z revizijo vzorca postopkov oddaje naročil, izvedenih med letom, so bile odkrite slabosti. Formalne zahteve, navedene v razpisnih pogojih, niso bile spoštovane in ocenjevalni odbori jih niso dosledno ocenjevali, kar je zadevalo tako raven izbirnih meril (dva primera) (14) kot raven meril za dodelitev (en primer) (15). Zaradi tega je bila ovirana preglednost postopkov.

16. Agencija svoje dejavnosti še vedno izvaja na dveh lokacijah, v Lillu in Valenciennesu. Kot je Sodišče navedlo v svojem poročilu za proračunsko leto 2006 (16), ima Agencija zaradi takšnih razmer precejšnje dodatne stroške (17), ki bi se jim lahko izognila, če bi bile vse dejavnosti združene na eni lokaciji. Od takrat je Agencija sprejela ukrepe za formalizacijo sporazuma o sedežu, po katerem bi dodatne stroške, ki so posledica dvojne lokacije, krili francoski organi. Ta prizadevanja doslej niso bila uspešna.

17. Leta 2009 se bo Agencija preselila v stavbo, ki je v lasti občine Valenciennes. Pogodba je sklenjena za 25 let, pod pogojem, da se s francosko vlado podpiše sporazum o sedežu. Ker doslej še ni bil formaliziran noben sporazum o sedežu, je proračunski organ (18) trajanje nove zakupne pogodbe omejil na eno leto, s samodejnim podaljšanjem za največ eno leto. Negotovost glede trajanja pogodbe ovira načrtovanje v zvezi z ureditvijo novih prostorov in s tem povezane postopke pridobitve ter posledično tudi načrtovanje proračuna.

To poročilo je sprejelo Računsko sodišče v Luxembourgu na svojem zasedanju dne 8. oktobra 2009. Za Računsko sodišče Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Predsednik

Tabela Evropska železniška agencija (Lille/Valenciennes) Področja pristojnosti Skupnosti, ki izhajajo iz Pogodbe Pristojnosti Agencije, kot so opredeljene v Uredbi (ES) št. 881/2004 Evropskega parlamenta in Sveta Vodenje Viri, ki so bili Agenciji na voljo v letu 2008 (podatki za leto 2007) Dejavnosti in storitve, zagotovljene v letu 2008 Skupna prometna politika Za izvajanje člena 70 in ob upoštevanju posebnosti prevoza Svet v skladu s postopkom iz člena 251 in po posvetovanju z Ekonomsko-socialnim odborom in Odborom regij določi: (a) skupna pravila, ki se uporabljajo za mednarodni prevoz na ozemlje ali z ozemlja države članice ali za prevoz prek ozemlja ene ali več držav članic; (b) pogoje, pod katerimi lahko prevozniki opravljajo prevoz v državi članici, v kateri nimajo sedeža; (c) ukrepe za izboljšanje varnosti v prometu; (d) vse druge ustrezne določbe. (Člen 71 Pogodbe) Cilji Na tehničnem področju prispevati k izvajanju zakonodaje Skupnosti, ki ima za cilj: — Izboljšanje konkurenčnosti železniških sistemov. — Razvijanje skupnega pristopa k varnosti evropskega železniškega sistema. Prispevanje k vzpostavitvi evropskega železniškega območja brez meja in k zagotovitvi visoke stopnje varnosti. Naloge: 1 – Pošiljanje priporočil Komisiji glede — skupnih varnostnih metod (SVM) in skupnih varnostnih ciljev (SVC), predvidenih v direktivi o varnosti na železnicah (2004/49/ES), — varnostnih spričeval in ukrepov na področju varnosti, — razvoja tehničnih specifikacij za interoperabilnost, — spremljanja interoperabilnosti, — certificiranja vzdrževalnih delavnic, — poklicnih kvalifikacij, — registracije železniškega voznega parka. 2 – Izdajanje mnenj o — nacionalnih varnostnih predpisih, — spremljanju kakovosti dela priglašenih organov, — interoperabilnosti vseevropskega omrežja. 3 – Koordinacija nacionalnih organov — koordinacija nacionalnih varnostnih organov in nacionalnih preiskovalnih organov (kot je opisano v členih 17 in 21 Direktive 2004/49/ES). 4 – Objave in podatkovne zbirke — poročilo o izvajanju varnosti (vsaki dve leti), — poročilo o napredku interoperabilnosti (vsaki dve leti), — javna podatkovna zbirka dokumentov o varnosti, — javni register listin o interoperabilnosti. 1 – Upravni odbor Sestavljajo ga po en predstavnik vsake države članice, štirje predstavniki Komisije in šest predstavnikov zadevnih poklicnih sektorjev brez pravice do glasovanja. 2 – Izvršni direktor Imenuje ga upravni odbor na predlog Komisije. 3 – Zunanja revizija Računsko sodišče. 4 – Organ za razrešnico Parlament na priporočilo Sveta. Proračun 18 milijonov EUR (16,6 milijona EUR) Zaposleni 31. decembra 2008 Delovna mesta v kadrovskem načrtu: 116 (116) Zasedena delovna mesta 31.12.2008: 106 (95) Drugi uslužbenci: 7 (4) Skupno število zaposlenih: 113 (99) Ti opravljajo: — operativne naloge: 69 (66) — upravne naloge: 44 (33) — Priporočila o skupnih varnostnih metodah, ki se uporabljajo v okviru skupnih varnostnih ciljev, — Priporočilo za pregled Priloge I k Direktivi 2004/49/ES, — Prvo dvoletno poročilo o učinkovitosti varnosti železnic v Evropski uniji, — Priporočilo za usklajen format dovoljenj za strojevodje in registrov za ta dovoljenja, — Priporočilo za uskladitev zahtev za del B varnostnih spričeval, — Priporočilo za tehnične specifikacije za interoperabilnost (TSI) železniške infrastrukture za konvencionalne hitrosti, — Priporočilo za TSI za železnice za konvencionalne hitrosti in TSI za energijo, — Priporočilo za certificiranje vzdrževalnih delavnic, — Priporočilo za sistemsko specifikacijo zahtev za izhodišče 3 specifikacije Evropskega sistema za upravljanje železniškega prometa (ERTMS), — Osnutek TSI za lokomotive in vozna sredstva za prevoz potnikov, — Prvi osnutek priporočila o oddelku 1 Priloge VII k Direktivi 2008/57/ES (seznam o vzajemnem priznavanju), — Vmesno poročilo o TSI za telematske aplikacije za potnike, — Študija izvedljivosti o interoperabilnosti železniškega sistema 1 520 mm, — Vrednotenje obveščanja o seznamih nacionalnih tehničnih pravil, — Osnutek poročila o načinu objavljanja in dajanja na razpolago nacionalnih varnostnih pravil, — Osnutek poročila o analizi učinka in priporočila glede zahteve po odkrivanju iztirjenja, ki jih je predlagal odbor za nevarno blago, — Vzpostavitev registra dokumentov o interoperabilnosti, — Dvoletna konferenca o varnosti. Vir: Podatki, ki jih je posredovala Agencija.

ODGOVORI AGENCIJE 13. Od 4,1 milijona EUR odobrenih proračunskih sredstev, prenesenih iz leta 2008 v leto 2009, jih je več kot 1,5 milijona povezanih s pogodbami, podpisanimi v zadnjih dveh mesecih leta 2008. Pogodbe so bile pozno podpisane zaradi zamud v postopkih javnih naročil in prenosov sredstev, opravljenih konec oktobra 2008 po analizi izvrševanja proračuna. Preostalih 2,6 milijona sredstev je povezanih s pogodbami, ki se izvajajo in za katere še niso bili prejeti računi, ter začasnimi obveznostmi, ki zajemajo stroške v zvezi s službenimi potovanji osebja in strokovnjaki. Agencija si bo še naprej prizadevala izboljšati načrtovanje postopkov javnih naročil in spremljanje izvrševanja proračuna skozi celo leto. 14. Evropska železniška agencija s proračunskim postopkom za leto 2010 uvaja postopek celostne priprave letnega proračuna in delovnega programa, da bi zagotovila čim večjo usklajenost med njima. Poleg tega si bo Agencija prizadevala, da bi čim natančneje opredelila cilje in dejavnosti ter njihov časovni razpored. Upravni odbor je bil od leta 2009 seznanjen z vsemi pomembnimi spremembami v prednostnih nalogah, kar se odraža tudi v predlogu za ustrezno spremembo delovnega programa. Poleg tega je GD za energetiko in promet leta 2009 zaprosil Evropsko železniško agencijo in druge agencije v njegovi pristojnosti, naj odslej vedno opredelijo kazalnike uspešnosti in o njih redno poročajo. 15. Na podlagi analize težav, ki so se v preteklosti pojavljale na področju javnih naročil, je bil pripravljen akcijski načrt. Ukrepi med drugim vključujejo usposabljanje članov odborov za oceno ponudb in pomoč tem članom ter uskladitev načinov ocenjevanja ponudb s kontrolnimi seznami. 16. Agencija si po najboljših močeh prizadeva, da bi z državo gostiteljico sklenila sporazum o sedežu. Vendar pa doslej na svoj predlog o sporazumu ni prejela nobenega uradnega odziva. 17. Glej odgovor na odstavek 16. Agencija se zaveda, da bo imela velike težave s postopki javnih naročil, zlasti tistimi, povezanimi z zgradbo v Valenciennesu, dokler ne bo podpisan sporazum o sedežu.

(1) UL L 220, 21.6.2004, str. 3.

(2) V tabeli so povzete pristojnosti in dejavnosti Agencije. Tabela je predstavljena v informativne namene.

(3) Tem računovodskim izkazom je priloženo poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju med letom, ki med drugim vsebuje podatke o stopnji izvrševanja odobrenih proračunskih sredstev in povzetek informacij o prenosih odobrenih proračunskih sredstev med različnimi proračunskimi postavkami.

(4) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, izkaz denarnega toka, izkaz gibanja kapitala in prilogo k računovodskim izkazom, v kateri so opisane pomembne računovodske usmeritve in podana druga pojasnila.

(5) Poročila o izvrševanju proračuna vsebujejo izkaz realizacije proračuna in njegovo prilogo.

(6) UL L 248, 16.9.2002, str. 1.

(7) Člen 33 Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2343/2002 z dne 23. decembra 2002 (UL L 357, 31.12.2002, str. 72).

(8) Člen 38 Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2343/2002.

(9) Pravila, ki veljajo za agencije v zvezi s predstavitvijo računovodskih izkazov in računovodstvom, so določena v poglavju 1 naslova VII Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2343/2002, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo Komisije (ES, Euratom) št. 652/2008 z dne 9. julija 2008 (UL L 181, 10.7.2008, str. 23), in so kot takšna sestavni del finančne uredbe Agencije.

(10) Mednarodna zveza računovodskih strokovnjakov (MZRS) in Mednarodni standardi za vrhovne revizijske institucije (ISSAI).

(11) Končni letni računovodski izkazi so bili pripravljeni 26. junija 2009, Sodišče pa jih je prejelo 2. julija 2009. Končni letni računovodski izkazi, konsolidirani z izkazi Komisije, so objavljeni v Uradnem listu Evropske unije najpozneje 15. novembra naslednjega leta. Na voljo so na spletnih straneh http://eca.europa.eu ali www.era.europa.eu

(12) Približno 3,9 milijona EUR odobrenih proračunskih sredstev, prenesenih v leto 2009, zadeva upravne in operativne odhodke. To predstavlja 57 % letnega proračuna v višini 6,9 milijona EUR za sredstva iz naslova II in naslova III.

(13) Te storitve in dela med drugim zadevajo naročila študij, odhodke, povezane z IT in opremljanje prostorov.

(14) Skupna vrednost: 334 000 EUR.

(15) Vrednost: 800 000 EUR v obdobju 4 let.

(16) Odstavek 8 (UL C 309, 19.12.2007, str. 68).

(17) Leta 2006 so bili ti dodatni stroški ocenjeni na več kot 400 000 EUR.

(18) Pismo predsednika Odbora Evropskega parlamenta za proračun predsedujočemu upravnega odbora Agencije, z dne 26. novembra 2008, sklic D(2008) 67307.