OBVESTILO KOMISIJE – SMERNICE ZA UPORABO MOŽNOSTI POENOSTAVLJENEGA OBRAČUNAVANJA STROŠKOV V EVROPSKIH STRUKTURNIH IN INVESTICIJSKIH SKLADIH (SKLADI ESI) – REVIDIRANA RAZLIČICA

(2021/C 200/01)

Smernice o možnostih poenostavljenega obračunavanja stroškov: financiranje po pavšalni stopnji, standardne lestvice stroškov na enoto, pavšalni zneski

(v skladu s členi 67, 68, 68a in 68b Uredbe (EU) št. 1303/2013, členom 14 Uredbe (EU) št. 1304/2013 ter členom 19 Uredbe (EU) št. 1299/2013)

Revidirana izdaja po začetku veljavnosti Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046

IZJAVA O OMEJITVI ODGOVORNOSTI: „To je delovni dokument, ki so ga pripravile službe Komisije. Na podlagi prava EU, ki se uporablja, zagotavlja tehnične smernice za sodelavce in organe, vključene v spremljanje, nadzor ali izvajanje evropskih strukturnih in investicijskih skladov. Te smernice ne vplivajo na razlago Sodišča in Splošnega sodišča.“

KAZALO

Poglavje 1 – Uvod 6

1.1 Namen 6

1.2 Zakaj uporabljati možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov? 6

Poglavje 2 – Horizontalna načela in področje uporabe 7

2.1 Kdaj uporabljati poenostavljene stroške? 7

2.2 Uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov 7

2.2.1 Načelo 7

2.2.2 Izjema: primeri, v katerih je uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov obvezna [oddelek je bil revidiran na podlagi uredbe omnibus] 7

2.2.3 Časovna uporaba in prehodne določbe 10

2.3 Kombinacija možnosti 11

2.3.1 Splošna načela 11

2.3.2 Primeri kombinacij 11

2.4 Javna naročila in uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov 12

2.4.1 Uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov v primeru javnih naročil 12

2.4.2 Uporaba pavšalne stopnje za izračun neposrednih stroškov za osebje pri operacijah, ki se izvajajo preko javnih naročil 14

2.5 Združljivost možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov s pravili o državni pomoči 15

2.5.1 Združljivost možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov z uredbo o splošnih skupinskih izjemah in uredbo o skupinskih izjemah v kmetijstvu 15

2.6 Uporaba poenostavljenih stroškov v operacijah, ki ustvarjajo neto prihodek 16

2.6.1 Operacije, ki ustvarjajo neto prihodek po njihovem zaključku (člen 61 uredbe o skupnih določbah) 16

2.6.2 Operacije, ki ustvarjajo neto prihodek med njihovim izvajanjem in za katere se ne uporabljajo odstavki 1 do 6 člena 61 uredbe o skupnih določbah 17

2.7 Posebej za ESRR in ESS: navzkrižno financiranje 18

2.7.1 Prijavljanje ukrepov, ki spadajo na področje uporabe člena 98(2) uredbe o skupnih določbah, glede na možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov 18

2.7.2 Primeri 18

2.8 Posebna pravila za EKSRP in evropsko teritorialno sodelovanje 19

Poglavje 3 – Vrste možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov 19

3.1 Financiranje po pavšalni stopnji 19

3.1.1 Opredelitev kategorij stroškov 19

3.1.2 Posebni sistemi financiranja po pavšalni stopnji za izračun kategorij stroškov, podrobno določeni v uredbi o skupnih določbah in uredbah za posamezne sklade 20

3.1.2.1 Metode izračuna posrednih stroškov 21

3.1.2.2 Pavšalna stopnja za določitev neposrednih stroškov za osebje 21

3.1.2.3 Pavšalna stopnja za določitev vseh drugih stroškov operacije, ki niso neposredni stroški za osebje 22

3.1.2.4 Utemeljitev pavšalnih stopenj iz uredbe o skupnih določbah 23

3.1.2.5 Časovna uporaba 23

3.2 Standardne lestvice stroškov na enoto 25

3.2.1 Splošna načela 25

3.2.2 Stroški za osebje izračunani na podlagi urne postavke (člen 68a(2) do (4) uredbe o skupnih določbah) 26

3.2.3 Določitev upravičenih stroškov za osebje z uporabo izračunane urne postavke 27

3.2.4 Osebje, ki v sklopu operacije dela s krajšim, a fiksnim delovnim časom na mesec 28

3.2.5 Časovna uporaba 28

3.3 Pavšalni zneski 29

3.3.1 Splošna načela 29

3.3.2 Spremembe, uvedene z uredbo omnibus, in časovna uporaba 29

3.3.3 Primeri pavšalnih zneskov 29

3.4 Posebni primer pavšalnih stopenj za tehnično pomoč 30

3.4.1 Področje uporabe 30

3.4.2 Zahtevki za plačilo in povračila 31

3.4.3 Vpliv pavšalne stopnje na dodelitev tehnične pomoči v okviru operativnega programa/programa razvoja podeželja 32

3.4.4 Revizijska sled in vpliv popravkov 32

Poglavje 4 – Določitev možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov 32

4.1 Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov je treba določiti vnaprej 33

4.2 Poštena, pravična in preverljiva metoda izračuna 33

4.2.1 Splošna načela 33

4.2.1.1 Izračun mora biti pošten 33

4.2.1.2 Izračun mora biti pravičen 33

4.2.1.3 Izračun mora biti preverljiv 33

4.2.2 Metodologije v praksi 34

4.2.2.1 Uporaba „statističnih“ podatkov, strokovne presoje ali drugih objektivnih informacij (člen 67(5)(a)(i)) 34

4.2.2.2 Uporaba specifičnih podatkov posameznih upravičencev(člen 67(5)(a)(ii) in (iii) uredbe o skupnih določbah) 34

4.3 Predlog proračuna 35

4.3.1 Uporaba predloga proračuna v drugih skladih kot metoda za določitev stroškov na enoto, pavšalnih zneskov in pavšalnih stopenj pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus 37

4.4. Uporaba standardnih lestvic stroškov na enoto, pavšalnih zneskov in pavšalnih stopenj z drugih področij 47

Iz drugih politik Unije 37

Člen 67(5)(b) uredbe o skupnih določbah 37

Točka (c) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah 38

Iz programov za nepovratna sredstva, ki jih v celoti financirajo države članice 38

Pavšalne stopnje iz obdobja 2007–2013 39

Kako presoditi, ali so vrste operacij in upravičencev podobne? 39

4.5 Uporaba stopenj iz uredbe o skupnih določbah ali pravil za posamezne sklade 39

4.6 Poznejša prilagoditev pavšalnih stopenj, pavšalnih zneskov in standardnih lestvic stroškov na enoto 39

4.7 Posebne metode za določanje zneskov, uvedenih v skladu s pravili za posamezne sklade 39

Poglavje 5 – Posledice za revizijo in nadzor 40

5.1 Potreba po skupnem pristopu k reviziji in nadzoru 40

5.2 Vloga revizijskega organa pri oblikovanju možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov 40

5.3 Splošni pristop k preverjanjem upravljanja in reviziji 40

5.3.1 Preverjanje pravilne določitve metode izračuna za možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov 41

5.3.2 Preverjanje pravilne uporabe metode 41

5.3.2.1 Preverjanje pravilne uporabe pavšalnih stopenj 42

5.3.2.2 Preverjanje pravilne uporabe standardnih lestvic stroškov na enoto 42

5.3.2.3 Preverjanje pravilne uporabe pavšalnih zneskov 43

5.3.2.4 Preverjanje v primeru kombinacije možnosti v okviru iste operacije 43

5.3.3 Morebitne napake ali nepravilnosti v zvezi z uporabo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov 43

Priloga I – Primeri možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov 45

Priloga II – Primer združljivosti možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov s pravili o državni pomoči 51

Priloga III – Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov in posebni ukrepi v okviru EKSRP 54

Priloga IV – Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov in posebni ukrepi v okviru ESPR 60

POGLAVJE 1

Uvod

1.1 Namen

Ta dokument zagotavlja tehnične smernice o stroških, prijavljenih na podlagi pavšalne stopnje, pavšalnih zneskov in standardnih lestvic stroškov na enoto (v nadaljnjem besedilu: možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov), ki se uporabljajo za sklade ESI, ter je namenjen izmenjavi dobrih praks za spodbujanje držav članic k njihovi uporabi. Zajema možnosti, ki jih pravni okvir za sklade ESI ponuja za programsko obdobje 2014–2020.

Zaradi začetka veljavnosti Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 (1) (v nadaljnjem besedilu: uredba omnibus) 2. avgusta 2018 so v tej revidirani izdaji smernic upoštevane spremembe Uredbe (EU) št. 1303/2013 (2) (v nadaljnjem besedilu: uredba o skupnih določbah) in Uredbe (EU) št. 1304/2013 (3) (v nadaljnjem besedilu: uredba o Evropskem socialnem skladu ali uredba o ESS), uvedene z uredbo omnibus. Te spremembe temeljijo na možnostih, uvedenih leta 2014, in jih razširjajo, pri čemer so upoštevana priporočila skupine na visoki ravni za poenostavitev (4). Poleg tega se z njimi več možnosti, ki so bile pred tem določene samo v uredbah za posamezne sklade, razširja na vse sklade ESI.

Ta revizija smernic vključuje tudi dodatna pojasnila na podlagi vprašanj, ki so jih države članice in deležniki predložili v tekočem programskem obdobju.

Te smernice ne zajemajo skupnih akcijskih načrtov, možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, ki se uporabljajo v okviru člena 14(1) uredbe o ESS (5), ali financiranja, ki ni povezano s stroški, iz člena 67(1)(e) uredbe o skupnih določbah.

1.2 Zakaj uporabljati možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov?

Kadar se uporabljajo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, se upravičeni stroški operacije izračunajo po vnaprej določeni metodi, ki temelji na učinkih, rezultatih ali katerih drugih stroških, ki so vnaprej jasno opredeljeni z navedbo zneska na enoto ali z uporabo odstotnega deleža. Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov so torej alternativna metoda za izračun upravičenih stroškov operacije v nasprotju s tradicionalno metodo, tj. izračunom na podlagi dejansko nastalih in plačanih stroškov (člen 67(1)(a) uredbe o skupnih določbah, v nadaljnjem besedilu: realni stroški). Pri možnostih poenostavljenega obračunavanja stroškov ni več treba vsakega evra sofinanciranih odhodkov povezati s posameznimi dokazili: to je ključni vidik možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, saj se tako precej zmanjša upravno breme.

Uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov pomeni tudi, da se lahko človeški viri in upravna prizadevanja, vključena v upravljanje skladov ESI, osredotočijo na izpolnjevanje ciljev politike, saj je manj virov potrebnih za zbiranje in preverjanje (finančnih) dokumentov.

Zaradi poenostavitve procesa upravljanja bodo imeli lažji dostop do skladov ESI (6) (ESS, ESRR, EKSRP, ESPR, KS) tudi mali upravičenci.

Naposled možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov prispevajo k učinkovitejši in pravilnejši uporabi skladov ESI (nižja stopnja napake). Evropsko računsko sodišče Komisiji že več let priporoča, da naj spodbudi in razširi uporabo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, predvsem zato, ker vključujejo manjšo verjetnost napak. Sodišče je v svojem letnem poročilu iz leta 2017 (7) navedlo, da so bile možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov v predhodnih petih letih uporabljene pri 135 transakcijah od 1 437 revidiranih transakcij. Pri teh niso bile ugotovljene količinsko določljive napake, zato je Sodišče sklenilo, da je pri projektih, pri katerih se uporabljajo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, verjetnost napak manjša kot pri projektih, pri katerih se uporabljajo realni stroški (8). Poleg tega je Sodišče po posebnem poročilu o novih možnostih za financiranje projektov na področju razvoja podeželja iz leta 2018 sklenilo, da možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov zagotavljajo precejšnjo poenostavitev ter zmanjšanje upravnega bremena za upravičence in organe držav članic (9).

POGLAVJE 2

Horizontalna načela in področje uporabe

2.1 Kdaj uporabljati poenostavljene stroške?

Poenostavljeni stroški se lahko uporabljajo le v primeru operacij, financiranih z nepovratnimi sredstvi in vračljivo podporo (člen 67(1) uredbe o skupnih določbah).

Poleg primerov, v katerih je uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov obvezna, se uporaba poenostavljenih stroškov priporoča v primeru ene ali več od naslednjih okoliščin:

— če države članice želijo, da se upravljanje skladov ESI bolj kot na vložke osredotoči na učinke in napredek pri doseganju rezultatov,

— realne stroške je težko preveriti (številna dokazila za majhne zneske z majhnim vplivom na predvidene učinke operacij ali brez posebnega vpliva nanje, zapleteni porazdelitveni ključi itd.),

— na voljo so zanesljivi podatki o finančnem in količinskem izvajanju operacij (10),

— enostavnejše upravljanje dokumentacije,

— operacije so del standardnega okvira,

— metode možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov že obstajajo za podobne vrste operacij in upravičencev v okviru sheme, financirane z nacionalnimi sredstvi, ali drugega instrumenta EU.

Opomba: Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ni mogoče uporabiti, če se podpora operaciji zagotovi v obliki finančnega instrumenta ali nagrade. Če pa se podpora operaciji zagotovi v obliki kombinacije nepovratnih sredstev ali vračljive podpore in finančnega instrumenta ali nagrade , se lahko možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov uporabijo za del podpore, zagotovljen v obliki nepovratnih sredstev ali vračljive podpore. Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov niso relevantne za operacije, ki jih upravičenci izvajajo preko javnih naročil, pri čemer veljajo nekatere izjeme.

2.2 Uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

2.2.1 Načelo

Uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ni obvezna za države članice, razen za operacije, ki spadajo na področje uporabe člena 67(2a) uredbe o skupnih določbah (11). Organ upravljanja ali odbor za spremljanje programov evropskega teritorialnega sodelovanja lahko določi, da je taka uporaba neobvezna ali obvezna za vse ali nekatere kategorije projektov in dejavnosti ter za celotno operacijo ali njen del. Za zagotovitev spoštovanja načel preglednosti in enakega obravnavanja upravičencev je treba v razpisu za zbiranje predlogov navesti in objaviti področje uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, ki ga je treba uporabiti, tj. kategorije projektov in dejavnosti, za katere bodo navedene možnosti na voljo.

2.2.2 Izjema: primeri, v katerih je uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov obvezna [oddelek je bil revidiran na podlagi uredbe omnibus]

V skladu s členom 67(2a) uredbe o skupnih določbah imajo za operacije ESS in ESRR nepovratna sredstva in vračljiva podpora, za katere javna podpora ne presega 100 000 EUR, obliko stroškov na enoto, pavšalnih zneskov ali financiranja po pavšalni stopnji. Zato je uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov obvezna.

Namen te določbe je omejiti nadzor realnih stroškov, ki glede na nizko vrednost teh operacij ne bi bil stroškovno učinkovit.

Znesek v višini 100 000 EUR je treba obravnavati kot najvišjo javno podporo, ki jo je treba izplačati upravičencu, kot je opredeljena v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo upravičencu (ESRR in ESS + ustrezna javna nacionalna finančna sredstva, ki jih je treba upravičencu izplačati kot najvišji znesek iz sporazumov ali sklepov o financiranju, če je to primerno). V to ni vključen niti morebitni javni prispevek, ki ga zagotovi upravičenec, niti nadomestila ali plače, ki jih tretja oseba izplača udeležencem operacije. Samo načrtovana javna podpora določa, ali je treba uporabiti člen 67(2a).

Če se podpora za operacijo zagotovi iz ESRR in ESS, se za izračun „javne podpore“ operaciji upošteva znesek podpore, zagotovljen iz obeh skladov. Če skupni znesek javne podpore ni višji od 100 000 EUR, se poleg tega obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov uporablja za podporo, zagotovljeno iz vsakega sklada (tj. tako ESRR kot ESS).

Primer: Predlog proračuna javnega organa za operacijo s skupnimi upravičenimi stroški v višini 105 000 EUR je naslednji: (v EUR) Javna nacionalna finančna sredstva 20 000 ESS 22 500 ESRR 22 500 Samofinanciranje 25 000 Nadomestila udeležencem, ki jih izplača javna služba za zaposlovanje 15 000 Skupni finančni načrt 105 000 Ta operacija kljub skupnim upravičenim stroškom v višini 105 000 EUR še vedno spada v kategorijo operacij, za katere so poenostavljeni stroški obvezni. Za izračun javne podpore operaciji se upoštevajo podpora, zagotovljena iz obeh skladov, in javna nacionalna finančna sredstva. Samofinanciranje javnega organa (25 000 EUR) se pri določitvi javne podpore, izplačane upravičencu, ne upošteva. Nadomestila, ki jih udeležencem usposabljanja izplača javna služba za zaposlovanje (15 000 EUR), se prav tako ne upoštevajo, ker jih udeležencem izplača tretja oseba. Zato je znesek javne podpore naslednji: 45 000 EUR (ESRR + ESS) + 20 000 EUR = 65 000 EUR, kar ne presega praga v višini 100 000 EUR.

V zvezi s to obveznostjo veljata dve izjemi:

— kadar se operacija ali projekt, ki je del operacije, izvaja izključno preko javnih naročil gradenj, blaga ali storitev (glej prvi stavek člena 67(4) uredbe o skupnih določbah),

— kadar operacije prejemajo podporo v okviru državne pomoči, ki ni pomoč de minimis (12) (glej prvi pododstavek člena 67(2a)).

Kadar se uporablja obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, se nanaša na skupne upravičene odhodke operacije, pri čemer veljata dve izjemi na podlagi drugega in tretjega pododstavka člena 67(2a) uredbe o skupnih določbah:

(1) Kategorije stroškov, za katere se uporablja pavšalna stopnja. Te kategorije stroškov, za katere se uporablja pavšalna stopnja, se lahko izračunajo na podlagi realnih stroškov (npr. če se uporabi pavšalna stopnja v višini do 15 % za posredne stroške iz točke (b) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah, se lahko upravičeni neposredni stroški za osebje prijavijo na podlagi realnih stroškov).

(2) Nadomestila in plače, izplačani udeležencem, v primeru uporabe pavšalne stopnje v višini do 40 % iz člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah (13).

V primeru uporabe pavšalne stopnje v višini do 40 % iz člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah se lahko tudi nadomestila in plače, izplačani udeležencem (ki so dodatni upravičeni stroški, ki niso vključeni v pavšalno stopnjo), povrnejo na osnovi realnih stroškov.

Opomba za ESS: Pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus je bila uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov že obvezna za majhne operacije, ki jih podpira ESS. V skladu s prejšnjim členom 14(4) uredbe o ESS je bilo treba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov uporabiti za nepovratna sredstva ali vračljivo podporo za operacije, za katere javna podpora ni presegala 50 000 EUR, pri čemer je veljala izjema za operacije, ki so prejemale podporo v okviru sheme državne pomoči.

Čeprav je bila z uredbo omnibus ta določba črtana, se še naprej uporablja za operacije, podprte v okviru razpisov za zbiranje predlogov, ki so bili objavljeni pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus (14).

Obveznost na podlagi člena 14(4) se od obveznosti iz člena 67(2a) uredbe o skupnih določbah razlikuje na naslednjih področjih:

(1) operacije, za katere podpora pomeni pomoč de minimis, so izvzete iz obveznosti uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov (15);

(2) plač in nadomestil, izplačanih udeležencem, ni mogoče prijaviti na podlagi realnih stroškov, če se uporabi pavšalna stopnja v višini 40 % iz člena 14(2) uredbe o ESS (ker jih ni mogoče prijaviti poleg navedenih stroškov);

(3) za izračun praga v višini 50 000 EUR se upoštevajo samo podpora ESS in ustrezna nacionalna finančna sredstva, ki jih je treba izplačati upravičencu, kot je določeno v sporazumu (saj se člen 14(4) uredbe o ESS uporablja samo za ESS).

Kratek pregled: ključne spremembe v zvezi z obvezno uporabo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, uvedene z uredbo omnibus:

(1) obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov je razširjena na podporo, ki jo zagotovi ESRR. Zaradi uvedbe novega odstavka 2a v členu 67 uredbe o skupnih določbah, ki se uporablja za ESRR in ESS, člen 14(4) uredbe ESS ni bil več potreben, zato je bil črtan;

(2) prag se je povišal s 50 000 EUR na 100 000 EUR;

(3) za operacije, za katere podpora pomeni pomoč de minimis, zdaj velja obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov.

2.2.3 Časovna uporaba in prehodne določbe

Člen 67(2a) uredbe o skupnih določbah se uporablja samo za operacije, podprte v okviru razpisov za zbiranje predlogov, objavljenih od datuma začetka veljavnosti uredbe omnibus (tj. 2. avgusta 2018). Za operacije, podprte v okviru razpisov, objavljenih pred tem datumom, se ne uporablja, niti če je bil dokument, v katerem so določeni pogoji za podporo (npr. sklep o financiranju/sporazum o nepovratnih sredstvih), izdan po začetku veljavnosti uredbe omnibus. Operacije, podprte zunaj razpisa za zbiranje predlogov (npr. neposredna oddaja), morajo izpolnjevati zahteve iz člena 67(2a) uredbe o skupnih določbah, če je bil sporazum o nepovratnih sredstvih ali dokument, v katerem so določeni pogoji za podporo, podpisan po 2. avgustu 2018.

V skladu s členom 152(7) uredbe o skupnih določbah se lahko organ upravljanja ali odbor za spremljanje programa evropskega teritorialnega sodelovanja odloči, da za obdobje največ 12 mesecev od 2. avgusta 2018 ne bo veljala obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. To obdobje se lahko podaljša za obdobje, ki je po mnenju organa upravljanja (odbora za spremljanje programov evropskega teritorialnega sodelovanja) ustrezno, če se šteje, da obvezna uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ustvarja nesorazmerno upravno breme.

Te prehodne določbe iz člena 152(7) uredbe o skupnih določbah se ne uporabljajo za nepovratna sredstva (in vračljivo podporo), financirana iz ESS, za katera javna podpora ne presega 50 000 EUR. Razlog za to je dejstvo, da je obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov veljala za operacije, ki jih podpira ESS in za katere se zagotovi javna podpora, ki ne presega 50 000 EUR, že pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus (člen 14(4) uredbe o ESS).

Zato se člen 67(2a) uredbe o skupnih določbah uporablja za operacije, ki jih podpira ESS in za katere se zagotovi javna podpora, ki ne presega 50 000 EUR, od začetka veljavnosti uredbe omnibus (tj. za razpise za zbiranje predlogov, objavljene po začetku veljavnosti uredbe omnibus).

To ima ključne posledice, če podpora ESS pomeni pomoč de minimis.

V skladu s členom 14(4) uredbe o ESS obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ni veljala za operacije, za katere je podpora pomenila pomoč de minimis. Vendar člen 67(2a) uredbe o skupnih določbah vsebuje izjemo samo za operacije, ki prejemajo podporo v okviru državne pomoči, ki ni pomoč de minimis . To pomeni, da operacije, ki jih podpira ESS in za katere javna podpora pred 2. avgustom 2018 ni presegala 50 000 EUR, po 2. avgustu 2018 pa ne presega 100 000 EUR ter pomeni pomoč de minimis, niso več izvzete iz obveznosti uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Nazadnje, v skladu z zadnjim pododstavkom člena 152(7) uredbe o skupnih določbah možnosti, da se uporaba člena 67(2a) uredbe o skupnih določbah odloži, ni mogoče uporabiti za operacije ESS, za katere javna podpora ne presega 50 000 EUR.

Za operacije in projekte, izbrane na podlagi razpisov za zbiranje predlogov, objavljenih pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus, se uporablja člen 14(4) uredbe o ESS. Za operacije, ki jih podpira ESS in prejemajo javno podporo (ki ne presega 50 000 EUR), velja obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, medtem ko so operacije, ki prejemajo podporo, ki pomeni državno pomoč, vključno s pomočjo de minimis, izvzete iz te obveznosti.

Druge posledice uredbe omnibus Skupna podpora ESS in ESRR Kadar je bila operacija, ki jo podpirata ESS in ESRR, izbrana na podlagi razpisa za zbiranje predlogov, objavljenega pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus, se pri ugotavljanju, ali je dosežen prag za obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, ne upošteva podpora ESRR, ampak samo podpora ESS in ustrezna javna nacionalna podpora. Obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov velja samo za del operacije, ki ga podpira ESS (in ustrezno nacionalno javno podporo), saj se je člen 14(4) uredbe o ESS uporabljal samo za ESS, določbe, v skladu s katero bi morala biti podpora ESRR za tako operacijo v obliki možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, pa ni bilo. Za operacije in projekte na podlagi razpisov za zbiranje predlogov, objavljenih po začetku veljavnosti uredbe omnibus, se za izračun javne podpore upošteva podpora ESS in ESRR, razen če organ upravljanja (ali odbor za spremljanje programov evropskega teritorialnega sodelovanja) ne uporabi prehodnih določb. Navzkrižno financiranje V primerih navzkrižnega financiranja v skladu s členom 98(2) uredbe o skupnih določbah, na primer za operacije, ki jih podpira ESS – tj. ESS se uporabi tudi za podporo odhodkom, upravičenim na podlagi ESRR –, se za ugotavljanje, ali za znesek javne podpore velja obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, upoštevata celotni znesek podpore ESS in ustrezna javna nacionalna podpora (ker pomeni javno podporo operaciji, ki je ne podpira ESRR, ampak samo ESS). Operacije in projekte na podlagi razpisov za zbiranje predlogov, objavljenih pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus, je treba oceniti ob upoštevanju člena 14(4) uredbe o ESS (16). Čeprav se za ugotavljanje, ali na podlagi te določbe za operacijo velja obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, upoštevajo celotni znesek, ki ga zagotovi ESS, in ustrezna javna nacionalna finančna sredstva, se obveznost uporablja samo za del podpore, za katerega veljajo pravila o ESS, tj. za tisti del podpore, za katerega veljajo pravila, ki se uporabljajo za ESRR, obveznost uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ne velja. V primeru operacij in projektov, podprtih na podlagi razpisa za zbiranje predlogov, objavljenega po začetku veljavnosti uredbe omnibus, je uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov obvezna tudi za del podpore, za katerega veljajo pravila, ki se uporabljajo za ESRR, če organ upravljanja (ali odbor za spremljanje programov evropskega teritorialnega sodelovanja) ni uporabil prehodnih določb iz člena 152(7) uredbe o skupnih določbah.

2.3 Kombinacija možnosti

2.3.1 Splošna načela

V skladu s členom 67(1) uredbe o skupnih določbah lahko organ upravljanja izbira med petimi možnostmi za upravljanje nepovratnih sredstev in vračljive podpore, ki jih sofinancirajo skladi ESI.

Te možnosti se lahko v skladu s členom 67(3) uredbe o skupnih določbah kombinirajo le v naslednjih primerih, da bi se preprečilo dvojno financiranje istih odhodkov:

(1) vsaka mora zajemati različne kategorije upravičenih stroškov ali

(2) jih je treba uporabiti za različne projekte v isti operaciji ali

(3) jih je treba uporabiti za zaporedne faze operacije.

2.3.2 Primeri kombinacij

Primer 1: Financiranje različnih projektov, ki so del iste operacije (ESS) Primer operacije, v katero je vključen projekt usposabljanja mladih brezposelnih, ki mu sledi seminar za morebitne delodajalce v regiji: stroški, povezani z usposabljanjem, bi se lahko plačali na podlagi standardnih lestvic stroškov na enoto (npr. 1 000 EUR na dan usposabljanja). Seminar bi se plačal na podlagi pavšalnih zneskov. Ker gre za dva različna projekta, ki sta del iste operacije, ni nevarnosti dvojnega financiranja, saj so stroški za posamezni projekt jasno ločeni.

Primer 2: Zaporedne faze operacije (ESS) – v skladu s členom 67(3) uredbe o skupnih določbah Primer operacije, ki se je že začela izvajati in ki se upravlja na podlagi realnih stroškov, organ upravljanja pa jo želi naprej upravljati na podlagi poenostavljenih stroškov. Obe fazi bo treba jasno opredeliti. Prva faza bi se lahko izračunala na podlagi realnih stroškov do določenega datuma. Druga faza za prihodnje odhodke pa bi se lahko izračunala na podlagi standardnih lestvic stroškov na enoto, če strošek na enoto ne krije nobenih prej podprtih odhodkov. Če se taka možnost uporabi, bi se morala nanašati na vse upravičence v enakem položaju (preglednost in enako obravnavanje). To bi lahko ustvarilo določeno upravno breme zaradi potrebe po spremembi dokumenta, v katerem so določeni pogoji za podporo, če to ni bilo predvideno. Organi držav članic morajo pripraviti jasen in podroben opis operacije za vsako posamezno fazo. Operacijo bi bilo treba razdeliti na vsaj dve posebni, opredeljivi finančni, v najboljšem primeru pa tudi fizični ali razvojni stopnji, ki ustrezata zadevnim fazam. To je treba storiti zaradi preglednega izvajanja in spremljanja ter za olajšanje nadzora.

Primer 3: Različne kategorije upravičenih stroškov (ESS) Primer usposabljanja, v okviru katerega so kombinirani: — standardna lestvica stroškov na enoto za plače inštruktorjev, npr. 450 EUR na dan, — realni stroški: najema prostora, ki znašajo 800 EUR na mesec za 12 mesecev v skladu s pogodbo o najemu, — pavšalna stopnja za posredne stroške, ki znaša na primer 10 % neposrednih stroškov. Če je ob zaključku usposabljanja utemeljenih 200 dni dela inštruktorjev, se bodo nepovratna sredstva izplačala na naslednji podlagi: neposredni stroški (vrsta 1 (17)): — plače inštruktorjev za 200 dni × 450 EUR = 90 000 EUR — prostor za usposabljanje: 12 mesecev × 800 EUR = 9 600 EUR, — vmesni seštevek neposrednih stroškov: 99 600 EUR; posredni stroški (vrsta 2): 10 % neposrednih stroškov = 10 % × 99 600 EUR = 9 960 EUR; upravičeni odhodki: (90 000 EUR + 9 600 EUR) + 9 960 EUR = 109 560 EUR. V tem primeru so zajete različne kategorije stroškov: plače inštruktorjev, stroški najema prostora, posredni stroški. Zaradi preverjanja neobstoja dvojnega financiranja pa morajo organi zagotoviti, da se standardna lestvica stroškov na enoto ne nanaša na nobene stroške, ki so povezani z najemom prostora, ali posredne stroške (npr. plačo upravnega osebja ali računovodje). Recipročno velja enako za opredelitev posrednih stroškov, ki se ne smejo nanašati na stroške, zajete s standardnimi lestvicami stroškov na enoto ali realnimi stroški najema prostora. Če obstaja nevarnost prekrivanja ali ni mogoče dokazati, da prekrivanj ni, bo moral organ upravljanja izbrati najprimernejšo možnost, da se izogne morebitnemu dvojnemu financiranju oziroma vsakemu tveganju dvojnega financiranja.

2.4 Javna naročila in uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

2.4.1 Uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov v primeru javnih naročil

V skladu s prvim stavkom člena 67(4) uredbe o skupnih določbah se možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov ne smejo uporabiti, kadar upravičenec izvaja operacijo, kot je opredeljena v členu 2(9) uredbe o skupnih določbah, ali projekt, ki je del operacije (ki sama prejme podporo v obliki nepovratnih sredstev ali vračljive podpore), izključno preko javnih naročil gradenj, blaga ali storitev. Kadar pa so javna naročila v okviru operacije ali projekta, ki je del operacije, omejena na nekatere kategorije stroškov, se v skladu z drugim stavkom člena 67(4) možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov lahko uporabijo „za celotno operacijo ali projekt, ki je del operacije“. Ta stavek je bil uveden z uredbo omnibus zaradi pojasnitve prejšnjega besedila člena 67(4) uredbe o skupnih določbah. S tem je pojasnjeno, da se lahko v primerih, kadar se v okviru projekta ali operacije del blaga ali nekatere storitve oddajo v zunanje izvajanje preko javnih naročil, možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov uporabijo za izračun vseh stroškov operacije, tudi za stroške v okviru javnih naročil.

Komisija obravnava operacije na podlagi pogodb o izvedbi javnega naročila kot operacije, ki se izvajajo z oddajo javnih naročil v skladu z Direktivo 2004/18/ES (vključno z njenimi prilogami), Direktivo 2009/81/ES in Direktivo 2014/24/EU, s katero je bila razveljavljena Direktiva 2004/18/ES, ali oddajo javnih naročil pod pragovi iz navedenih direktiv.

Ali se operacija ali projekt izvaja izključno preko javnih naročil ali ne, je odvisno od obsega operacije ali projekta, kot ga opredelijo države članice.

Za presojo tega je treba opredeliti projekte, ki sestavljajo operacijo, na najnižji možni ravni. Če javna naročila zajemajo vse kategorije stroškov projekta, se možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov za navedeni projekt ne morejo uporabiti.

V nekaterih primerih lahko upravičenec odda skoraj celotno ali veliko večino operacije ali projekta v zunanje izvajanje na podlagi javnega naročila, pri čemer morda sam izvaja samo dejavnosti, povezane z „vodenjem projekta“ ali „komunikacijo“. V takih primerih je jasno, da se operacija ali projekt ne izvaja „izključno“ preko javnih naročil, zato bi se lahko poenostavljeni stroški uporabili za celotni projekt ali operacijo. V praksi pa oblikovanje možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov za kategorije stroškov, zajete z javnim naročilom, morda ne pomeni učinkovite uporabe virov, ko se večina projekta izvaja preko javnih naročil, saj je večina stroškov že zajetih z javnim naročilom. Čeprav se uporaba poenostavljenih stroškov za celotni projekt, ki se ne izvaja izključno preko javnih naročil, ne priporoča, se organi upravljanja o tem sami odločijo.

Primer (ESS): javni službi za zaposlovanje (v nadaljnjem besedilu: upravičenec) se dodelijo nepovratna sredstva v višini 20 000 000 EUR, da v dveh letih organizira ponovno vključitev 5 000 dolgotrajno brezposelnih oseb (v nadaljnjem besedilu: operacija). Ta operacija se bo izvajala z več projekti, pri čemer bo 7 000 000 EUR namenjenih za projekte prilagojene podpore, predvidenih za notranje izvajanje, 5 000 000 EUR za projekte usposabljanja, ki jih bo notranje izvajal upravičenec, 8 000 000 EUR pa za preostali del, ki se bo v celoti oddal v zunanje izvajanje na podlagi pogodb o izvedbi javnega naročila. Ker je upravičenec javni organ, bo treba ustanove za usposabljanje, v katerih se bodo izvedli projekti, oddani v zunanje izvajanje, izbrati izključno po postopkih javnega naročanja, možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov pa za te projekte, ki so del operacije, ni mogoče uporabiti. Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov se lahko uporabijo samo za znesek v višini 12 000 000 EUR. Pri projektih usposabljanja, ki jih upravičenec izvaja z lastnimi sredstvi, je sprejemljivo, da se nekatere odhodkovne postavke oddajo v zunanje izvajanje preko javnih naročil in vključijo v možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov (zunanji strokovnjaki, storitve čiščenja itd.).

Primer (ESRR): občina prejme nepovratna sredstva v najvišjem znesku 1 000 000 EUR upravičenih stroškov za gradnjo ceste. Za to mora oddati javno naročilo gradenj, katerega vrednost po ocenah znaša 700 000 EUR. Poleg tega ima občina določene s tem povezane stroške v višini 300 000 EUR (razlastitve, pravdni stroški (18), spremljanje napredka na terenu, okoljske študije, ki jih opravi lastno osebje, kampanje, preskusi za tehnični prevzem ceste itd.). Za neposredne stroške v znesku 300 000 EUR se lahko uporabljajo poenostavljeni stroški (npr. posredni stroški na podlagi pavšalne stopnje), če so upravičeni v skladu z nacionalnimi določbami in določbami Unije.

Primer (ESRR): upravičenec (občina) prejme nepovratna sredstva v najvišjem znesku 1 000 000 EUR upravičenih stroškov za gradnjo ceste.

Pri tej operaciji, ki se ne izvaja v celoti preko javnih naročil, želi organ upravljanja za izračun posrednih stroškov uporabiti člen 68(b) uredbe o skupnih določbah. Vendar želi organ upravljanja zmanjšati učinek uporabe osebja podizvajalca na višino posrednih stroškov. Odloči se, da bo iz neposrednih stroškov za osebje, za katere se uporablja pavšalna stopnja, izključil neposredne stroške za osebje podizvajalca.

Predlog proračuna za operacijo je naslednji:

Projekt 1: delo (postopek javnega naročanja) 700 000 EUR Projekt 2: drugi stroški: 298 500 EUR neposredni stroški za osebje 50 000 EUR od tega neposredni stroški za osebje podizvajalca 10 000 EUR drugi neposredni stroški 242 500 EUR posredni stroški (neposredni stroški za osebje – neposredni stroški za osebje podizvajalca) × 15 % = 40 000 EUR × 15 % = 6 000 EUR Skupni znesek prijavljenih stroškov 998 500 EUR

Kadar se operacije izvajajo s postopki javnega naročanja, je cena, navedena v obvestilu o javnem naročilu, po definiciji strošek na enoto ali pavšalni znesek, na katerem temeljijo plačila upravičenca izvajalcu. Za potrebe člena 67 uredbe o skupnih določbah pa stroški, ki jih določi in plača upravičenec na podlagi zneskov, določenih s postopki javnega naročanja, pomenijo realne stroške, ki dejansko nastanejo in se plačajo v skladu s členom 67(1)(a) uredbe o skupnih določbah (19).

Primer (ESS): Če upravičenec izvaja tečaj usposabljanja preko javnega naročila, lahko v povabilu k oddaji ponudb ponudnike prosi, da navedejo ponudbo cene na udeleženca usposabljanja, ki po končanem usposabljanju pridobi potrdilo. Zato je v pogojih naročila lahko navedeno: en udeleženec usposabljanja s potrdilom = 1 000 EUR. Če je ob koncu tečaja potrdilo prejelo 10 udeležencev usposabljanja, lahko upravičenec organu upravljanja prijavi za 10 000 EUR upravičenih odhodkov. Štelo se bo, da teh 10 000 EUR temelji na realnih stroških. Zato bo nadzor ali revizija teh odhodkov vključevala preverjanje postopka javnega naročanja in spoštovanja pogojev naročila (v tem primeru se bo preveril obstoj dokaza o udeležencu usposabljanja s potrdilom za vsak posamezni izplačan strošek na enoto). Osnovni stroški usposabljanja (najem prostorov, stroški za osebje itd.) se ne bodo preverjali, ker v naročilu ni določeno povračilo na tej podlagi.

2.4.2 Uporaba pavšalne stopnje za izračun neposrednih stroškov za osebje pri operacijah, ki se izvajajo preko javnih naročil

Kot je določeno v členu 68a uredbe o skupnih določbah, se pri izračunu neposrednih stroškov za osebje pri operaciji po pavšalni stopnji v višini do 20 % neposrednih stroškov, ki niso stroški za osebje, ne zahteva izračun za določitev metodologije, razen če operacija ne vključuje javnih naročil gradenj, katerih vrednost presega prag iz točke (a) člena 4 Direktive 2014/24/EU. Že če so neposredni stroški operacije samo delno zajeti s takim javnim naročilom gradenj, katerega vrednost presega prag iz točke (a) člena 4 Direktive 2014/24/EU, je torej uporaba pavšalne stopnje v višini 20 %, opredeljene v uredbi, sicer možna, vendar je pri tem treba določiti metodologijo za določitev stopnje, ki se uporabi.

2.5 Združljivost možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov s pravili o državni pomoči

Poudariti je treba, da se pravila o državni pomoči iz Pogodbe splošno uporabljajo. Poleg tega je v členu 6 uredbe o skupnih določbah določeno, da so operacije v skladu z veljavnim pravom Unije in nacionalnim pravom v zvezi z njegovo uporabo. To vključuje skladnost s pravili o državni pomoči. Kadar torej financiranje pomeni državno pomoč v smislu člena 107 PDEU, je treba pri izračunu in upravljanju možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, kot so določene v členu 67 uredbe o skupnih določbah, upoštevati navedena pravila. Zato morajo organi upravljanja zagotoviti, da so kategorije stroškov, za katere so določene možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, upravičene tako na podlagi pravil o skladih ESI kot pravil o državni pomoči. Zagotoviti morajo tudi spoštovanje največjih intenzivnosti pomoči, določenih v pravilih o državni pomoči.

Uredbe o skupinskih izjemah, tj. uredba o splošnih skupinskih izjemah (Uredba Komisije (EU) št. 651/2014 (20)), uredba o skupinskih izjemah v kmetijstvu (Uredba (EU) št. 702/2014) in uredba o skupinskih izjemah za ribiške proizvode (Uredba (EU) št. 1388/2014), določajo izvzetja iz obveznosti držav članic, da priglasijo sheme pomoči in ad hoc pomoč, če te izpolnjujejo pogoje, določene v njih.

Opozoriti pa je treba, da se pravila o državni pomoči ne uporabljajo za vsako podporo, ki jo dodelijo javni organi. Prvič, presoditi je treba, ali se podpora, dodeljena za operacijo, šteje za državno pomoč v smislu člena 107(1) PDEU. Več informacij o pojmu državne pomoči je na voljo v obvestilu Komisije (21), v katerem je pojasnjeno, kako Komisija razume člen 107(1) Pogodbe, kakor ga razlagata Sodišče in Splošno sodišče. Upoštevati bi bilo treba tudi določbe uredb (22) o pomoči de minimis. Pomoč, ki pomeni pomoč de minimis, ne pomeni državne pomoči v smislu člena 107 Pogodbe. Kadar torej operacija, ki jo financirajo skladi ESI, spada na področje uporabe ustrezne uredbe o pomoči de minimis, prispevek iz skladov ESI ne pomeni državne pomoči. Zato v primeru pomoči de minimis ni treba presojati skladnosti s pravili o državni pomoči, ampak samo skladnost s pravili v zvezi s skladi ESI in izpolnjevanje pogojev za to, da se podpora šteje za pomoč de minimis.

Da bi se za posamezno operacijo uporabljala ustrezna uredba o pomoči de minimis, morajo biti izpolnjeni pogoji (iz navedene uredbe):

(1) dodeljena pomoč spada na področje uporabe člena 1 ustrezne uredbe o pomoči de minimis;

(2) dodeljena pomoč ne presega zgornjih meja iz člena 3 ustrezne uredbe o pomoči de minimis;

(3) dodeljena pomoč izpolnjuje zahteve v zvezi z izračunom bruto ekvivalenta nepovratnih sredstev iz člena 4 ustrezne uredbe o pomoči de minimis;

(4) dodeljena pomoč je skladna s pravili o kumulaciji iz člena 5 ustrezne uredbe o pomoči de minimis;

(5) dodeljena pomoč izpolnjuje zahteve za spremljanje iz člena 6 ustrezne uredbe o pomoči de minimis.

2.5.1 Združljivost možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov z uredbo o splošnih skupinskih izjemah in uredbo o skupinskih izjemah v kmetijstvu

Preverjanje skladnosti operacij skladov ESI z uredbo o splošnih skupinskih izjemah ali uredbo o skupinskih izjemah v kmetijstvu bi moralo vključevati ukrepe, opisane v nadaljevanju.

— Upravičenost stroškov na podlagi uredbe o splošnih skupinskih izjemah ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu in pravil o skladih ESI Prvič: kadar želi organ upravljanja dodeliti podporo, za katero se šteje, da pomeni državno pomoč, je treba preveriti pogoje za dodelitev pomoči glede na ustrezno kategorijo pomoči/določbo o izvzetju iz uredbe o splošnih skupinskih izjemah ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu. Nato mora organ upravljanja preveriti, ali so v okviru te kategorije pomoči stroški, predvideni za operacijo, upravičeni, in to na podlagi upoštevnih določb o izvzetju iz uredbe o splošnih skupinskih izjemah ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu in pravil o skladih ESI. V zvezi s tem se lahko v skladu s členom 7(1) uredbe o splošnih skupinskih izjemah in členom 7(1) uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu, kakor sta bili spremenjeni z Uredbo (EU) 2017/1084 z dne 14. junija 2017, upravičeni stroški na podlagi navedenih uredb izračunajo v skladu z možnostmi poenostavljenega obračunavanja stroškov iz uredbe o skupnih določbah, če se operacija vsaj delno financira iz sklada Unije, ki dovoljuje uporabo teh možnosti, in je kategorija stroškov upravičena v skladu z izvzetjem na podlagi uredbe o splošnih skupinskih izjemah ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu. Če je v skladu z uredbo o skupnih določbah ali uredbami za posamezne sklade določena možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov, se torej ta znesek praviloma uporabi za namene nadzora skladnosti s pravili o državni pomoči, če je kategorija stroškov kot taka upravičena na podlagi pravil o državni pomoči, pomoč pa izpolnjuje vse pogoje iz uredbe o splošnih skupinskih izjemah ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu. Kadar se uporabijo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, je treba v metodologiji, uporabljeni za določitev zneska poenostavljenih stroškov, določiti kategorije stroškov, izračunanih na podlagi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov. Kadar se uporabijo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, opredeljene v uredbi o skupnih določbah ali drugih predpisih za posamezne sklade, bi moral organ upravljanja to zagotoviti ob objavi razpisov za zbiranje predlogov za operacije, za katere morda veljajo pravila o državni pomoči, in sicer tako, da bi določil kategorije stroškov, ki jih bodo za navedeno operacijo financirali skladi ESI in so skladne tudi z uredbo o splošnih skupinskih izjemah ali uredbo o skupinskih izjemah v kmetijstvu. V dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo za operacijo, je treba navesti tudi, katere kategorije stroškov veljajo za upravičene za navedeno operacijo. Za potrebe preverjanja, ali so posredni stroški (v okviru skladov ESI) upravičeni na podlagi uredbe o splošnih skupinskih izjemah, je treba upoštevati, da posredni stroški pogosto pomenijo operativne stroške, kot so opredeljeni v členu 2(39) uredbe o splošnih skupinskih izjemah („Stroški poslovanja vključujejo stroške, kot so stroški za osebje, materiale, najete storitve, komunikacije, energijo, vzdrževanje, najemnine, administracijo“). Če so torej operativni stroški upravičeni na podlagi uredbe o splošnih skupinskih izjemah, se lahko tudi posredni stroški v okviru skladov ESI štejejo za upravičene stroške na podlagi uredbe o splošnih skupinskih izjemah. Za pavšalno stopnjo v višini 40 % (člen 68b(1) uredbe o skupnih določbah) je treba v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo, jasno navesti kategorije stroškov, zajete s to pavšalno stopnjo.

— Preverjanje največje intenzivnosti pomoči Kadar je v skladu z določbami členov 67, 68, 68a in 68b uredbe o skupnih določbah ali ustreznimi določbami uredb za posamezne sklade določena možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov, se lahko ta znesek uporabi za namene nadzora skladnosti z uredbo o splošnih skupinskih izjemah ali uredbo o skupinskih izjemah v kmetijstvu, vključno z intenzivnostjo pomoči. Zato se lahko znesek, dobljen po metodologiji, uporabljeni za izračun možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, uporabi za preverjanje skladnosti z največjo intenzivnostjo pomoči na podlagi ustrezne kategorije državne pomoči, podobno kot je treba to storiti pri uporabi realnih stroškov na podlagi uredbe o splošnih skupinskih izjemah (ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu). Pri uporabljeni metodologiji je treba upoštevati načelo dobrega finančnega poslovodenja, zato morajo organi upravljanja uporabiti razumno in preudarno domnevo za zagotovitev, da so poenostavljeni stroški zanesljiv približek realnih stroškov. Tako se lahko znesek, določen na podlagi poenostavljenih stroškov, uporabi za lažje dokazovanje upoštevanja največje intenzivnosti pomoči, najvišjega zneska pomoči ali pragov za priglasitev iz uredbe o splošnih skupinskih izjemah ali uredbe o skupinskih izjemah v kmetijstvu. Metodologijo bo treba revidirati, da se zagotovi njena skladnost z veljavnimi pravili o skladih ESI in pravili o državni pomoči. Za primer glej Prilogo II.

2.6 Uporaba poenostavljenih stroškov v operacijah, ki ustvarjajo neto prihodek

Možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov so način, kako izračunati stroške, tj. „stran odhodkov“ operacije. Zato bi morala biti uporaba možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov v teoriji neodvisna od tega, ali operacija ustvarja prihodek ali ne. Vendar je v uredbi o skupnih določbah za ohranitev učinka poenostavitve uvedenih nekaj posebnosti za operacije, ki ustvarjajo prihodek in v katerih se uporabljajo pavšalni zneski ali standardne lestvice stroškov na enoto.

2.6.1 Operacije, ki ustvarjajo neto prihodek po njihovem zaključku (člen 61 uredbe o skupnih določbah)

Člen 61 uredbe o skupnih določbah se uporablja za operacije, ki ustvarjajo neto prihodek:

(a) samo po njihovem zaključku ali

(b) med njihovim izvajanjem in po zaključku.

V skladu s členom 61(7)(f) uredbe o skupnih določbah se odstavki 1 do 6 člena 61 uredbe o skupnih določbah ne uporabljajo za operacije, ki ustvarjajo neto prihodek po njihovem zaključku in za katere se uporabijo pavšalni zneski ali standardne lestvice stroškov na enoto. V primeru operacij, ki ustvarjajo neto prihodek med njihovim izvajanjem in po zaključku, tj. kadar se uporablja člen 61 uredbe o skupnih določbah, neto prihodka ni treba upoštevati v primeru operacij, za katere je javna podpora v obliki pavšalnih zneskov ali standardnih stroškov na enoto, kot je navedeno v členu 61(7)(f) uredbe o skupnih določbah. V primeru uporabe pavšalnih stopenj bi bilo treba neto prihodek, ustvarjen z operacijo, določiti vnaprej in ga odšteti od upravičenih odhodkov projekta.

2.6.2 Operacije, ki ustvarjajo neto prihodek med njihovim izvajanjem in za katere se ne uporabljajo odstavki 1 do 6 člena 61 uredbe o skupnih določbah (23)

Za pavšalne zneske ali standardne lestvice stroškov na enoto, uporabljene pri operacijah, ki ustvarjajo neto prihodek med njihovim izvajanjem, tega neto prihodka ni treba odšteti od upravičenih odhodkov, če se je predhodno upošteval pri izračunu pavšalnega zneska ali standardne lestvice stroškov na enoto (v skladu s členom 65(8)(f) uredbe o skupnih določbah).

Če se neto prihodek ni predhodno upošteval pri izračunu pavšalnih zneskov ali standardnih lestvic stroškov na enoto, je treba upravičene odhodke, ki se sofinancirajo iz skladov ESI, najpozneje ob predložitvi končnega zahtevka za izplačilo, ki ga predloži upravičenec, zmanjšati za neto prihodek, ustvarjen med izvajanjem, pri čemer se neto prihodek dodeli sorazmerno upravičenemu in neupravičenemu delu stroškov (drugi pododstavek člena 65(8) uredbe o skupnih določbah).

Kadar se izbere financiranje po pavšalni stopnji, je treba vsak neto prihodek, ki se ne upošteva ob odobritvi operacije in je neposredno ustvarjen med njenim izvajanjem, najpozneje ob predložitvi končnega zahtevka za izplačilo, ki ga predloži upravičenec, odšteti od upravičenih odhodkov, ki se sofinancirajo iz skladov ESI (pri katerih se je uporabila pavšalna stopnja), pri čemer se neto prihodek dodeli sorazmerno upravičenemu in neupravičenemu delu stroškov (drugi pododstavek člena 65(8) uredbe o skupnih določbah).

Primer (ESS) Organizirana je konferenca za spodbujanje podjetništva. Upravičenec predloži predlog proračuna, v katerem navede, da naj bi skupni upravičeni stroški znašali 70 000 EUR. Na konferenci bodo zaračunavali vstopnino v višini 3 EUR. Po pričakovanjih organizatorja naj bi se je udeležilo 200 obiskovalcev. Ustvarjeni prihodek naj bi znašal 3 EUR × 200 = 600 EUR. Konferenca se je izkazala za zelo uspešno in število obiskovalcev je preseglo pričakovanja (300 oseb). Ker se ta operacija sofinancira samo iz ESS, neto prihodek pa se ne ustvari po zaključku, se člen 61 uredbe o skupnih določbah ne uporablja. Uporablja pa se člen 65(8) navedene uredbe. — Možnost 1: ustvarjeni prihodek se predhodno upošteva Pavšalni znesek se določi tako, da bodo v primeru izvedbe konference skupni upravičeni stroški operacije znašali 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Javna podpora tej operaciji ima obliko pavšalnega zneska in pri določitvi tega zneska se je upošteval prihodek. Dejansko število obiskovalcev ne vpliva na upravičeni znesek (pavšalni znesek). Za revizijsko sled sta potrebna dokaz o izvedbi konference in cena vstopnice. — Možnost 2: ustvarjeni prihodek se predhodno upošteva, vendar se med izvajanjem operacije spremenijo pogoji Pavšalni znesek se določi tako, da bodo v primeru izvedbe konference skupni upravičeni stroški operacije znašali 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Javna podpora tej operaciji ima obliko pavšalnega zneska in pri določitvi tega zneska se je upošteval prihodek. Vendar se organizator na koncu odloči, da bo za vstopnico zaračunal 5 EUR namesto 3 EUR. V tem primeru bi bilo treba odšteti vrzel v financiranju ((5 EUR × 300) – 600 EUR = 900 EUR). Skupni upravičeni stroški bodo znašali 69 400 EUR – 900 EUR = 68 500 EUR. — Možnost 3: ustvarjeni prihodek se predhodno ne upošteva Pavšalni znesek se določi tako, da bodo v primeru izvedbe konference skupni upravičeni stroški operacije znašali 70 000 EUR. Javna podpora tej operaciji ima obliko pavšalnega zneska in pri določitvi tega zneska se prihodek ni upošteval. Ko upravičenec zahteva povračilo (70 000 EUR), bo moral zagotoviti dokaz o izvedbi konference. Poleg tega bo moral odšteti realni prihodek, ustvarjen med izvajanjem operacije (3 EUR × 300 = 900 EUR). V tem primeru bo pavšalni znesek znašal 70 000 EUR – 900 EUR = 69 100 EUR.

2.7 Posebej za ESRR in ESS: navzkrižno financiranje

2.7.1 Prijavljanje ukrepov, ki spadajo na področje uporabe člena 98(2) uredbe o skupnih določbah, glede na možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

Kadar se iz ESRR ali ESS zagotovi podpora za del operacije, katere stroški so upravičeni v okviru drugega sklada (v nadaljnjem besedilu: navzkrižno financiranje), se v skladu s členom 98(2) uredbe o skupnih določbah za navedeni del operacije uporabljajo pravila (24), ki veljajo za drugi sklad. Navzkrižno financiranje je omejeno na 10 % financiranja Unije za vsako prednostno os.

V zvezi z odhodki, upravičenimi v okviru enega ali drugega sklada, se lahko uporabi ena možnost poenostavljenega obračunavanja stroškov, razen pavšalnih stopenj.

Pri uporabi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov morajo države članice še vedno upoštevati zgornjo mejo 10 % za posamezno prednostno os (po skladu in kategoriji regije, kjer je to ustrezno). „Navzkrižno financirani“ znesek je treba evidentirati in spremljati za vsako operacijo posebej na podlagi podatkov, ki so se uporabili za opredelitev možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov.

Natančneje, za financiranje po pavšalni stopnji v primerih navzkrižnega financiranja je treba uporabiti dve pavšalni stopnji za vsak del operacije v okviru ESS in ESRR. Pavšalni stopnji v okviru ESS in ESRR za podobne operacije se bosta uporabljali posebej za del v okviru ESS in del v okviru ESRR. Povprečja obeh stopenj ni mogoče uporabiti, saj morajo biti odhodki sledljivi, da se zagotovi upoštevanje splošne zgornje meje 10 % za navzkrižno financiranje. Kadar pri drugem skladu stopnje za podobno vrsto operacije ni (npr. ker se pravilo za drugi sklad ne uporablja (25) ali ker se iz drugega sklada ne financirajo podobne operacije), se mora organ upravljanja odločiti o stopnji, ki se uporabi, v skladu s splošnimi pravnimi načeli iz člena 67(5) in prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah.

2.7.2 Primeri

Primer navzkrižnega financiranja v okviru ESS in ESRR s stroški na enoto ali pavšalnimi zneski Če za operacijo ESS standardna lestvica 6 EUR na uro, ki se pomnoži s številom udeležencev usposabljanja, vključuje najem infrastrukture za 0,50 EUR na uro, ki je upravičen v okviru ESRR, bo navzkrižno financiran znesek znašal 0,50 EUR, kar se pomnoži s številom izvedenih ur in udeležencev usposabljanja na teh urah. Enako načelo se uporablja za pavšalne zneske: če so v predlog podrobnega proračuna vključeni nekateri „navzkrižno financirani odhodki“, se bodo obračunali in spremljali ločeno. Na primer pavšalni znesek, ki se financira v okviru programa ESS, znaša 20 000 EUR, od tega pa odhodki v zvezi z ESRR znašajo 5 000 EUR. Ob koncu operacije bo navzkrižno financirani znesek enak predhodno določnemu znesku (5 000 EUR od 20 000 EUR) ali „0“, če se nepovratna sredstva ne izplačajo, ker predhodno določeni učinek ni bil dosežen. Če se ne določijo mejniki, se bo binarno načelo pavšalnih zneskov uporabilo tudi za navzkrižno financirane odhodke.

Primer navzkrižnega financiranja v okviru ESS in ESRR s financiranjem po pavšalni stopnji V primeru pavšalne stopnje za posredne stroške bo navzkrižno financirani znesek enak vsoti zneska „navzkrižno financiranih neposrednih stroškov“ in posrednih stroškov, izračunanih po pavšalni stopnji, ki se uporablja za te „navzkrižno financirane neposredne stroške“. Na primer v okviru operacije, katere vrednost znaša 15 000 EUR in ki se financira iz programa ESRR, znašajo neposredni stroški „vrste ESS“3 000 EUR, posredni stroški pa se izračunajo kot 10 % neposrednih stroškov (300 EUR). Navzkrižno financirani znesek bi torej znašal 3 300 EUR. Če bi se neposredni stroški ob koncu operacije znižali, bi se po isti formuli zmanjšal tudi navzkrižno financirani znesek (tudi za posredne stroške).

2.8 Posebna pravila za EKSRP in evropsko teritorialno sodelovanje

Pravila za EKSRP

Seznam ukrepov EKSRP, ki spadajo na področje uporabe možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, je na voljo v Prilogi III k tem smernicam.

Pravila za evropsko teritorialno sodelovanje Posebna pravila o upravičenosti odhodkov za programe sodelovanja v zvezi s stroški za osebje, pisarniškimi in upravnimi odhodki, potnimi stroški in stroški nastanitve, stroški za zunanje strokovnjake in storitve ter odhodki za opremo se določijo na ravni EU. Brez poseganja v pravila o upravičenosti iz uredbe o skupnih določbah, uredbe o evropskem teritorialnem sodelovanju in posebnih pravil o upravičenosti za program sodelovanja odbor za spremljanje določi dodatna pravila o upravičenosti odhodkov za program sodelovanja kot celoto. Za zadeve, ki niso zajete z zgoraj navedenimi pravili, se uporabljajo nacionalna pravila države članice, v kateri odhodki nastanejo.

POGLAVJE 3

Vrste možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov

3.1 Financiranje po pavšalni stopnji

V primeru financiranja po pavšalni stopnji se posebne kategorije upravičenih stroškov, ki se jasno opredelijo vnaprej, izračunajo z uporabo predhodno določenega odstotka za eno ali več drugih kategorij upravičenih stroškov.

3.1.1 Opredelitev kategorij stroškov

V sistemu financiranja po pavšalni stopnji obstajajo največ tri vrste kategorij stroškov:

— Vrsta 1: kategorije upravičenih stroškov, na podlagi katerih je treba uporabiti pavšalno stopnjo za izračun upravičenih zneskov.

— Vrsta 2: kategorije upravičenih stroškov, ki se izračunajo s pavšalno stopnjo.

— Vrsta 3: po potrebi druge kategorije upravičenih stroškov, za katere se stopnja ne uporabi in ki se ne izračunajo s pavšalno stopnjo.

Organ upravljanja mora pri uporabi sistema financiranja po pavšalni stopnji opredeliti kategorije stroškov, ki spadajo v vsako posamezno vrsto: vsaka kategorija odhodkov je jasno vključena samo v eno od treh vrst. Upoštevati je treba, da se lahko posamezna vrsta v nekaterih primerih opredeli kot nasprotje drugi vrsti ali drugim vrstam (npr. v sistemu, ki zajema le neposredne (vrsta 1) in posredne stroške (vrsta 2), se lahko šteje, da so posredni stroški vsi upravičeni stroški, ki niso upravičeni neposredni stroški).

Uredba o skupnih določbah ne določa omejitev za kategorije upravičenih stroškov, ki se lahko uporabijo za financiranje po pavšalni stopnji. Vendar mora biti glavni cilj uporabe pavšalnih stopenj poenostavitev in znižanje stopnje napak. Zato so pavšalne stopnje najprimernejše za stroške, ki so razmeroma nizki in pri katerih je preverjanje drago.

Kadar operacija (26) zajema več projektov, se lahko pavšalna stopnja uporabi na ravni projekta, če so dejavnosti in stroški posameznih projektov jasno ločeni.

3.1.2 Posebni sistemi financiranja po pavšalni stopnji za izračun kategorij stroškov, podrobno določeni v uredbi o skupnih določbah in uredbah za posamezne sklade

Na zakonodajni ravni so opredeljeni nekateri posebni sistemi financiranja po pavšalni stopnji. Večino jih je mogoče uporabiti, ne da bi moral organ upravljanja določiti metodo izračuna za določitev stopnje, ki se uporabi. Te pavšalne stopnje so določene v členih 68 (razen točke (a), kadar nacionalna metoda za podobne operacije ni na voljo), 68a in 68b. V skladu s temi določbami se pavšalna stopnja uporabi za določeno kategorijo stroškov (neposredni stroški, neposredni stroški, ki niso stroški za osebje, ali neposredni stroški za osebje), da se izračunajo druge kategorije stroškov (posredni stroški, neposredni stroški za osebje oziroma preostali upravičeni stroški operacije).

Pri uporabi katerega koli od zgoraj navedenih sistemov mora organ upravljanja (ali odbor za spremljanje programa evropskega teritorialnega sodelovanja) opredeliti kategorije stroškov, zajete s pavšalno stopnjo, tj. neposredne in posredne stroške ter neposredne stroške za osebje. Države članice so same odgovorne za to, da dosledno, nedvoumno in nediskriminatorno opredelijo različne kategorije stroškov. To je pomembno zlasti za opredelitev neposrednih stroškov za osebje, za katere se uporablja pavšalna stopnja za druge stroške.

To je treba jasno določiti v nacionalnih pravilih o upravičenosti ali pravilih programov evropskega teritorialnega sodelovanja.

Kot splošne smernice so v nadaljevanju navedene naslednje opredelitve:

— neposredni stroški so stroški, ki so neposredno povezani z izvajanjem operacije ali projekta in pri katerih je mogoče dokazati neposredno povezavo s to posamezno operacijo ali projektom,

— posredni stroški pa so običajno stroški, ki niso neposredno povezani ali jih ni mogoče neposredno povezati z izvajanjem zadevne operacije. Taki stroški lahko vključujejo upravne stroške, za katere je težko natančno določiti znesek, ki se lahko pripiše posamezni operaciji ali projektu (običajni upravni odhodki/odhodki za osebje, kot so: stroški upravljanja, stroški zaposlovanja, stroški za računovodjo ali čistilca itd.; stroški za telefon, vodo ali elektriko itd.),

— stroški za osebje (27) so opredeljeni v nacionalnih predpisih in so običajno stroški, ki izhajajo iz pogodbe med delodajalcem in zaposlenim ali pogodbe o storitvah za zunanje osebje (če se lahko taki stroški jasno določijo). Na primer, če upravičenec sklene pogodbo o storitvah z zunanjim inštruktorjem za svoje notranje tečaje usposabljanja, je treba na računu navesti različne vrste stroškov. Plača inštruktorja se bo obravnavala kot strošek za zunanje osebje. Če stroški za inštruktorja niso določljivi kot posebna kategorija, ločena od drugih kategorij stroškov, na primer za učno gradivo, se ne morejo uporabiti kot osnova za pavšalne stopnje, na primer pavšalno stopnjo v višini 40 % iz člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah. Stroški za osebje so opredeljeni z nacionalnimi predpisi in običajno vključujejo celotno plačilo, vključno s prejemki v naravi v skladu s kolektivno pogodbo, ki se plačajo ljudem za delo, povezano z operacijo. Vključujejo tudi davke in prispevke zaposlenih za socialno varnost (prvi in drugi steber, tretji pa le, če je tako določeno v kolektivni pogodbi ali pogodbi o zaposlitvi) ter obvezne in prostovoljne socialne prispevke delodajalca. Stroški za osebje so lahko neposredni ali posredni stroški, odvisno od analize vsakega posameznega primera.

Zato se lahko za uporabo pavšalnih stopenj iz točke (b) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah in člena 68b(1) iste uredbe (ali druge pavšalne stopnje, ki jo organ upravljanja določi na podlagi člena 67(5) uredbe o skupnih določbah in jo je treba uporabiti za neposredne stroške za osebje) za stroške za osebje šteje skupna vrednost plačila, kot je opredeljeno z nacionalnimi predpisi, saj pomeni dejansko plačilo za delo posameznika pri operaciji in ga je zato treba upoštevati pri določanju drugih vrst stroškov operacije (ki se izračunajo tako, da se za neposredne stroške za osebje uporabi pavšalna stopnja). To velja tudi v primerih, kadar plačo (deloma) povrnejo ali financirajo tretje osebe (npr. notranje osebje je bilo zaposleno s subvencijo za zaposlovanje; pavšalna stopnja se uporabi za skupno vrednost plačila tudi, če njegov del plača tretja oseba).

Potni stroški pa se ne štejejo za stroške za osebje, razen stroškov za prevoz na delovno mesto, če je v nacionalnih predpisih določeno, da so del bruto stroškov za zaposlene. Prav tako se za stroške za osebje ne štejejo nadomestila ali plače, izplačane udeležencem operacij ESS.

3.1.2.1 Metode izračuna posrednih stroškov

Kadar z izvajanjem operacije nastajajo posredni stroški, se lahko v skladu s prvim pododstavkom člena 68 uredbe o skupnih določbah izračunajo na podlagi ene od pavšalnih stopenj iz točk (a), (b) in (c). Uporaba teh pavšalnih stopenj za izračun posrednih stroškov je neobvezna, tj. organ upravljanja se sam odloči, ali je treba uporabiti te pavšalne stopnje, realne stroške ali druge možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, določene na podlagi člena 67(5) uredbe o skupnih določbah (npr. posredni stroški se lahko vključijo v pavšalni znesek ali strošek na enoto, določen na podlagi ene od metod iz člena 67(5) uredbe o skupnih določbah).

— V točki (a) je določen splošni sistem financiranja po pavšalni stopnji za posredne stroške s stopnjo v višini do 25 % upravičenih neposrednih stroškov. Namen te določbe je uvesti zgornjo mejo zneska posrednih stroškov, ki se lahko izračuna na podlagi pavšalne stopnje. V nasprotju s točko (b) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah je treba stopnjo, ki se uporabi, utemeljiti v skladu z eno od metod izračuna iz člena 67(5)(a) ali (c) uredbe o skupnih določbah (tj. po pošteni, preverljivi in pravični metodi izračuna ali metodi, ki se uporablja v programih za nepovratna sredstva, ki jih država članica v celoti financira za podobno vrsto operacije). Ta sistem je prožen. Lahko temelji: — samo na dveh vrstah stroškov – vrsti 1: neposredni stroški (vrsta 2): posredni stroški: ali — na treh vrstah stroškov – vrsti 1: „omejeni“ neposredni stroški (tj. podkategorija neposrednih stroškov), vrsti 2: posredni stroški, izračunani na podlagi vrste 1, ter vrsti 3: neposredni stroški, ki niso „omejeni“ neposredni stroški (vrsta 1). Na primer določiti je mogoče pavšalno stopnjo, ki se bo uporabila za upravičene neposredne stroške za osebje (ki so podkategorija upravičenih neposrednih stroškov). Navedena pavšalna stopnja, ki se uporabi za upravičene neposredne stroške za osebje, je lahko višja od stopnje 15 %, ki je določena v členu 68(b) uredbe o skupnih določbah, če ni višja od 25 % upravičenih neposrednih stroškov (da se upošteva zgornja meja iz člena 68(a) uredbe o skupnih določbah). Ne glede na to, katero(-e) podkategorijo(-e) neposrednih stroškov organ upravljanja uporabi za določitev pavšalne stopnje za izračun posrednih stroškov, se mora torej vselej prepričati, da ta znesek (tj. znesek, izračunan na podlagi navedene pavšalne stopnje) ni višji od 25 % upravičenih neposrednih stroškov.

— S točko (b) je uvedena pavšalna stopnja v višini do 15 % neposrednih stroškov za osebje za izračun posrednih stroškov. Organ upravljanja lahko uporabi to pavšalno stopnjo neposredno, brez kakršne koli utemeljitve. To je primer sistema, v katerem so tri kategorije stroškov: (vrsta 1) neposredni stroški za osebje, (vrsta 2) posredni stroški, (vrsta 3) neposredni stroški, ki niso stroški za osebje (za primer glej Prilogo I).

— V skladu s točko (c) se lahko pavšalna stopnja uporabi za programe s posrednimi stroški v okviru politik Unije, na primer v okviru programov Obzorje 2020, LIFE, itd. V členih 20 in 21 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 480/2014 z dne 3. marca 2014 (28) so določene dopolnilne določbe v zvezi s pavšalnimi stopnjami, ki se uporabljajo za metode posrednih stroškov, uporabljene v drugih politikah Unije, in možnosti njihove uporabe za sklade ESI (glej oddelek 4.4).

3.1.2.2 Pavšalna stopnja za določitev neposrednih stroškov za osebje

V skladu s členom 68a(1) uredbe o skupnih določbah se lahko neposredni stroški za osebje pri operaciji izračunajo po pavšalni stopnji v višini do 20 % neposrednih stroškov, ki niso stroški za osebje pri tej operaciji. To pomeni, da se lahko samo neposredni stroški za osebje izračunajo po pavšalni stopnji (ki se uporabi za neposredne stroške, ki niso stroški za osebje), ne da bi se od države članice zahtevalo, da z izračunom določi stopnjo, ki se uporabi.

Kadar pa neposredni stroški pri operaciji vključujejo javna naročila gradenj, katerih vrednost presega prag iz točke (a) člena 4 Direktive 2014/24/EU, je treba pri uporabi navedene pavšalne stopnje z izračunom določiti stopnjo, ki se uporabi.

Tako določeni neposredni stroški za osebje so lahko osnova za uporabo pavšalne stopnje na podlagi točke (b) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah (pavšalna stopnja v višini do 15 % upravičenih neposrednih stroškov za osebje za izračun posrednih stroškov). Nasprotno pa neposrednih stroškov za osebje, izračunanih na podlagi te pavšalne stopnje, ni mogoče uporabiti kot osnovo za pavšalno stopnjo na podlagi člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah (pavšalna stopnja v višini do 40 % upravičenih neposrednih stroškov za osebje za izračun preostalih upravičenih stroškov operacije) – glej člen 68b(2) uredbe o skupnih določbah.

Uporaba te pavšalne stopnje za izračun neposrednih stroškov za osebje je neobvezna, tj. organ upravljanja se sam odloči, ali je treba uporabiti to pavšalno stopnjo, realne stroške ali druge možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, določene na podlagi člena 67(5) uredbe o skupnih določbah.

3.1.2.3 Pavšalna stopnja za določitev vseh drugih stroškov operacije, ki niso neposredni stroški za osebje

V skladu s členom 68b(1) uredbe o skupnih določbah se lahko neposredni stroški za osebje uporabijo za izračun vseh preostalih upravičenih stroškov operacije na podlagi pavšalne stopnje v višini do 40 % upravičenih neposrednih stroškov za osebje. „Vsi preostali upravičeni stroški“ operacije vključujejo vse druge upravičene neposredne stroške (razen neposrednih stroškov za osebje), posredne stroške, za ESRR, ESS in EKSRP pa tudi stroške iz drugega pododstavka člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah.

— Preostali upravičeni stroški ter nadomestila in plače za udeležence Člen 68b, ki je bil uveden z uredbo omnibus, temelji na členu 14(2) uredbe o ESS (preden je bila spremenjena z uredbo omnibus), v katerem je že bila določena ta pavšalna stopnja za operacije, ki jih podpira ESS. Z uredbo omnibus se je uporaba te pavšalne stopnje razširila na vse sklade ESI. Vendar med tema določbama obstaja pomembna razlika. Člen 14(2) uredbe o ESS ni vseboval izjeme za plače in nadomestila, izplačane udeležencem. Zato se je štelo, da so del „preostalih upravičenih stroškov operacij“. To pomeni, da v skladu s členom 14(2) uredbe o ESS upravičenci niso mogli prijaviti plač in nadomestil za upravičence poleg stroškov, izračunanih na podlagi pavšalne stopnje, in neposrednih stroškov za osebje. Uporaba člena 14(2) uredbe o ESS tako ni bila privlačna, saj uporaba 40-odstotne pavšalne stopnje v zvezi z upravičenimi neposrednimi stroški za osebje pogosto ni zadostovala za kritje stroškov nadomestil in plač za udeležence. Zato uredba omnibus poleg razširitve te pavšalne stopnje na vse sklade ESI omogoča tudi, da se v primeru operacij, ki jih podpira ESS, ESRR ali EKSRP, plače in nadomestila, izplačani udeležencem, štejejo za dodatne upravičene stroške, ki niso vključeni v pavšalno stopnjo (drugi pododstavek člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah). To pomeni, da je mogoče od začetka veljavnosti uredbe omnibus na podlagi člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah poleg neposrednih stroškov za osebje in pavšalne stopnje, uporabljene za operacije, zahtevati plačilo tudi za take plače (tj. (mesečne) bruto plače zaposlenih) in nadomestila (kot so nadomestila za brezposelnost; dnevnice ali nadomestila za potne stroške pa ne). Opozoriti je treba, da „nadomestila in plače za udeležence“ ne vključujejo zgolj plač in nadomestil, ki jih izplača upravičenec, ampak tudi plače ali nadomestila, ki jih izplača tretja oseba, če se štejejo za upravičene stroške. Pri ESS to velja na primer, ko izpolnjujejo pogoje iz člena 13(5) uredbe o ESS (29).

— Uporaba 40-odstotne pavšalne stopnje V skladu s to določbo lahko organ upravljanja uporabi pavšalno stopnjo v višini do 40 %, ne da bi bilo treba s kakršnim koli izračunom določiti stopnjo, ki se uporabi. To pomeni, da lahko organ upravljanja uporabi katero koli stopnjo, ki ni višja od 40 %, ne da bi jo bilo treba utemeljiti. To ne vpliva na potrebo po zagotavljanju enakega obravnavanja upravičencev. Organ upravljanja pa lahko določi stopnjo, višjo od 40 %, na podlagi ene od metod iz člena 67(5) uredbe o skupnih določbah (tj. zunaj področja uporabe člena 68b). Nazadnje, kot je pojasnjeno v oddelku 3.1.2.2, v skladu s členom 68b(2) te pavšalne stopnje v višini do 40 % ni mogoče uporabiti pri operaciji, če so skupni neposredni stroški za osebje pri navedeni operaciji izračunani na podlagi pavšalne stopnje (npr. pavšalne stopnje na podlagi člena 68a(1) uredbe o skupnih določbah).

Primer Ocenjeni stroški tečaja usposabljanja so naslednji: Skupni neposredni stroški 55 000 EUR Neposredni stroški za osebje 30 000 EUR Stroški najema prostora 4 000 EUR Potni stroški 5 000 EUR Prehrana 1 000 EUR Obveščanje javnosti 5 000 EUR Nadomestila, ki jih udeležencem usposabljanja izplača javna služba za zaposlovanje 10 000 EUR Skupni posredni stroški 5 000 EUR Posredni stroški za osebje 4 000 EUR Stroški za elektriko, telefon 1 000 EUR Organ upravljanja se lahko odloči, da se pri tem projektu uporabi člen 68b(1) uredbe o skupnih določbah. V tem primeru bi bili v sporazum o nepovratnih sredstvih kot najvišji dodeljeni znesek vključeni: Neposredni stroški za osebje: 30 000 EUR Drugi stroški: 30 000 EUR × 40 % = 12 000 EUR Ker se lahko poleg neposrednih stroškov za osebje in pavšalne stopnje prijavijo tudi nadomestila, ki jih udeležencem usposabljanja izplača javna služba za zaposlovanje, bi skupni upravičeni stroški znašali: Skupni stroški: 30 000 EUR + 12 000 EUR + 10 000 EUR = 52 000 EUR.

3.1.2.4 Utemeljitev pavšalnih stopenj iz uredbe o skupnih določbah

Pavšalne stopnje iz točke (b) prvega pododstavka člena 68, člena 68b(1) in člena 68a(1) uredbe o skupnih določbah je mogoče uporabiti „v višini do“ stopnje, navedene v ustreznem členu, ne da bi morala država članica določiti stopnjo z izračunom. To pomeni, da lahko organ upravljanja uporabi katero koli stopnjo v višini do stopnje, navedene v ustreznem členu, ne da bi moral utemeljiti izbor stopnje, tudi če je nižja od stopnje, navedene v uredbi. Če se izbere nižja stopnja, ni treba opraviti nikakršnega izračuna.

Pri odločanju o pavšalni stopnji, ki se uporabi, je treba upoštevati načelo enakega obravnavanja upravičencev.

3.1.2.5 Časovna uporaba

Spremembe člena 68 uredbe o skupnih določbah, ki so bile uvedene z uredbo omnibus, ter nova člena 68a in 68b uredbe o skupnih določbah se uporabljajo od začetka veljavnosti uredbe, tj. od 2. avgusta 2018 (30).

Te določbe se lahko uporabijo za operacije, pri katerih morebitni upravičenci še niso bili izbrani (tj. razpis še ni bil zaključen ali pa je bil objavljen nov razpis). Ker upravičencem zagotavljajo več koristi, se lahko pod naslednjimi pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, uporabijo tudi za operacije, ki se že izvajajo:

— pogoji za podporo (na podlagi novih določb) se določijo za prihodnost, tj. za prihodnje izvajanje operacije,

— upošteva se načelo enakega obravnavanja upravičencev,

— za operacije, ki se že izvajajo, upravičenec soglaša, da se pogoji spremenijo in da bo povračilo temeljilo na možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov,

— obdobje povračila na podlagi realnih stroškov (ali prejšnjih določb, povezanih z možnostmi poenostavljenega obračunavanja stroškov) in obdobje povračila na podlagi možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov, uvedenih z uredbo omnibus, sta jasno ločeni. Če se na primer za posredne stroške uvede pavšalna stopnja v višini 15 % upravičenih neposrednih stroškov za osebje (točka (b) prvega pododstavka člena 68 uredbe o skupnih določbah), je treba določiti, da se bodo od določenega datuma („datum x“, ki ni pred 2. avgustom 2018) posredni stroški izračunali in povrnili na podlagi navedene pavšalne stopnje, tj. ta pavšalna stopnja za posredne stroške se bo uporabila za vse stroške za osebje, nastale od navedenega datuma („datuma x“). Isto načelo velja za 40-odstotno pavšalno stopnjo iz člena 68b(1) uredbe o skupnih določbah, vključno z možnostjo, da se prijavijo nadomestila in plače, izplačani udeležencem. Na primer za operacije ESS, za katere je bila zagotovljena podpora na podlagi člena 14(2) uredbe o ESS pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus, bi se lahko kot dodatni upravičeni stroški prijavili samo nadomestila in plače, izplačani udeležencem od „datuma x“.

Primer Organ upravljanja želi izračunati vse preostale upravičene stroške operacije z uporabo pavšalne stopnje v zvezi z upravičenimi neposrednimi stroški za osebje pri operaciji, ki znašajo 150 000 EUR. V skladu s členom 68b(1) uredbe o skupnih določbah se organ upravljanja odloči uporabiti stopnjo v višini 35 %. To pomeni, da bodo skupni upravičeni stroški operacije znašali 150 000 EUR + (150 000 EUR × 0,35) = 202 500 EUR.

Primer (skladi ESI): Lokalni razvoj, ki ga vodi skupnost Organ upravljanja je na osnovi preteklih izkušenj ocenil običajen delež tekočih stroškov in stroškov animacije določene lokalne akcijske skupine v primerjavi z odhodki, nastalimi pri izvajanju lokalnih operacij v okviru strategije lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost, ter pripravi in izvajanju dejavnosti sodelovanja te skupine. Čeprav v skladu s členom 35(2) uredbe o skupnih določbah podpora iz skladov ESI za tekoče stroške in stroške animacije ne sme presegati zgornje meje 25 % skupnih javnofinančnih odhodkov, ki nastanejo v okviru strategije lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost, izkušnje kažejo, da je ta odstotek v večini primerov dejansko manjši. Organ upravljanja določi pavšalno stopnjo v višini 17 % stroškov (na podlagi poštene, pravične in preverljive metodologije v skladu s členom 67(1)(d) in (5)(a) uredbe o skupnih določbah, ne pa v skladu s členom 68(a) navedene uredbe, saj pavšalna stopnja na podlagi člena 35(2) uredbe o skupnih določbah ne zajema le posrednih stroškov), nastalih pri izvajanju operacij v okviru strategije lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost, ter pripravi in izvajanju dejavnosti sodelovanja lokalne akcijske skupine, da se zajamejo naslednji stroški: — tekoči stroški (operativni stroški, stroški za osebje, stroški usposabljanja, stroški, namenjeni za odnose z javnostmi, finančni stroški ter stroški, povezani s spremljanjem in vrednotenjem strategije – glej člen 35(1)(d) uredbe o skupnih določbah), — stroški, povezani z animacijo strategije lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost (za lažjo izmenjavo med deležniki zaradi zagotavljanja informacij in spodbujanja strategije ter za podporo morebitnim upravičencem z namenom oblikovanja operacij in priprave vlog – glej člen 35(1)(e) uredbe o skupnih določbah). Če torej proračun, dodeljen lokalni akcijski skupini za izvajanje operacij v okviru strategije lokalnega razvoja, ki ga vodi skupnost, ter pripravo in izvajanje dejavnosti sodelovanja lokalne akcijske skupine, za obdobje 2014–2020 znaša 1,5 milijona EUR (vrsta 1), bi najvišji proračun, ki ustreza tekočim stroškom in stroškom animacije, znašal 1,5 milijona EUR × 17 % = 255 000 EUR (vrsta 2). Torej vsa dodeljena proračunska sredstva za lokalno akcijsko skupino znašajo 1,755 milijona EUR. To pomeni, da bo lahko lokalna akcijska skupina v fazi izvajanja vsakič, ko bo upravičenec zahteval povračilo odhodkov, nastalih pri projektu, tudi sama zahtevala 17 % tega zneska za svoje tekoče stroške in stroške animacije. Na primer, če odhodki, nastali pri projektu, znašajo 1 000 EUR (vrsta 1), lahko lokalna akcijska skupina organu upravljanja prijavi 1 000 EUR × 17 % = 170 EUR (vrsta 2) za svoje tekoče stroške in stroške animacije. Lokalni akcijski skupini za svoje tekoče stroške in stroške animacije, prijavljene na podlagi pavšalne stopnje, ne bo treba predložiti dokazil, vendar mora biti metodologija za določitev stopnje v višini 17 % preverljiva. Opozoriti je treba, da se lahko pavšalna stopnja določi posebej samo za tekoče stroške ali stroške animacije. Opomba: tako kot v zgornjem primeru, ni nujno, da se za določitev pavšalne stopnje uporabi ista metodologija, kot je bila uporabljena za določitev zgornje meje v višini 25 %. Ne glede na metodologijo, ki se uporabi za določitev pavšalne stopnje, pa je treba vseeno upoštevati zgornjo mejo za tekoče stroške in stroške animacije iz člena 35(2) uredbe o skupnih določbah.

3.2 Standardne lestvice stroškov na enoto

3.2.1 Splošna načela

V primeru standardnih lestvic stroškov na enoto se bodo vsi upravičeni stroški operacije ali njihov del izračunali na podlagi količinsko določenih dejavnosti, vložkov, učinkov ali rezultatov, pomnoženih z vnaprej določenimi standardnimi lestvicami stroškov na enoto. Ta možnost se lahko uporabi za katero koli vrsto operacije, projekta ali del projekta, ko se lahko določijo količine, povezane z dejavnostjo, in standardne lestvice stroškov na enoto. Te lestvice se običajno uporabijo za zlahka določljive količine.

Stroški na enoto lahko temeljijo na procesu in so lahko namenjeni temu, da se s čim boljšim približkom zajamejo realni stroški izvedbe operacije. Prav tako lahko temeljijo na rezultatih (učinku ali rezultatu) ali pa se opredelijo na podlagi procesa in rezultata. Poleg tega se lahko za različne dejavnosti pri operaciji opredelijo različni stroški na enoto.

Organi upravljanja morajo pri izbiri med stroški na enoto, ki temeljijo na procesu, in stroški na enoto, ki temeljijo na učinku, upoštevati revizijsko sled.

Primer (ESS) (a) Stroški na enoto, ki temeljijo na procesu: za nadaljevalni tečaj usposabljanja na področju IT, ki se izvaja za 20 udeležencev in traja 1 000 ur, se lahko upravičeni stroški izračunajo na podlagi zmnožka stroškov na uro usposabljanja in števila ur, na katerih so bili prisotni udeleženci usposabljanja. Organ upravljanja vnaprej določi stroške na uro in jih navede v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo. Če se na primer predpostavi, da organ upravljanja določi stroške usposabljanja v višini 7 EUR na uro usposabljanja na udeleženca, je najvišji znesek nepovratnih sredstev, dodeljen projektu, omejen na 1 000 ur × 20 udeležencev usposabljanja × 7 EUR na uro na udeleženca usposabljanja, kar znaša 140 000 EUR. Ob zaključku operacije se končni upravičeni stroški določijo na podlagi dejanskega števila ur, ki jih je zbral vsak udeleženec (to lahko vključuje nekaj opravičenih odsotnosti) glede na dejansko udeležbo udeležencev in izvedene tečaje usposabljanja. Še vedno pa bodo potrebni natančni seznami prisotnih udeležencev usposabljanja, na katerih bodo podrobno navedene dejavnosti usposabljanja in ki bodo potrjevali dejansko prisotnost udeležencev. Če bi tečaj usposabljanja na koncu obiskovalo le 18 udeležencev, od tega bi jih šest zbralo 900 ur, pet 950 ur, pet 980 ur, preostala dva pa 1 000 ur, bo skupno število ur, na katerih so bili prisotni udeleženci usposabljanja, enako: 900 × 6 + 950 × 5 + 980 × 5 + 1 000 × 2 = 17 050. Upravičeni odhodki bodo znašali: 17 050 ur usposabljanja × 7 EUR = 119 350 EUR. (b) Stroški na enoto, ki temeljijo na rezultatih: nadaljevalno usposabljanje na področju IT, ki traja 1 000 ur, zajema pet modulov po 200 ur. Za določitev skupnih stroškov izvedbe tega usposabljanja na področju IT za 25 udeležencev je bila uporabljena poštena, pravična in preverljiva metodologija v skladu s členom 67(5)(a) uredbe o skupnih določbah. Skupni stroški v višini 140 000 EUR se nato pripišejo uspešnim udeležencem. Ob upoštevanju pretekle stopnje neuspeha v višini 20 % (tj. pet udeležencev) bi stroški na enoto na udeleženca in uspešno zaključen modul znašali 140 000 EUR / 20 udeležencev / 5 modulov = 1 400 EUR (strošek na enoto na udeleženca na uspešno zaključen modul). Revizijska sled bi vključevala dokument, ki dokazuje upravičenost udeleženca, in potrdilo za uspešno zaključeni modul ali celotni tečaj. Seznami prisotnosti ne bi bili potrebni.

Primer (stroški na enoto, ki temeljijo na učinku, za ESRR): upravičenec, ki je regionalna zbornica, organizira svetovanje za MSP v regiji. To storitev zagotavljajo svetovalci regionalne zbornice. Na podlagi preteklih poročil „svetovalnega“ oddelka zbornice je dan svetovanja ocenjen na 350 EUR na dan. Pomoč se izračuna na podlagi naslednje enačbe: število dni × 350 EUR. Še vedno pa bodo potrebni natančni seznami prisotnosti, na katerih bosta podrobno navedeni dejavnost svetovanja in prisotnost svetovalcev.

Primer (stroški na enoto, ki temeljijo na rezultatih, za ESS): program pomoči pri iskanju zaposlitve, ki traja šest mesecev (v nadaljnjem besedilu: operacija), se lahko financira na podlagi standardnih lestvic stroškov na enoto (npr. 2 000 EUR/osebo) za vsakega od 20 udeležencev operacije, ki dobi zaposlitev in jo ohrani za vnaprej določeno obdobje, na primer šest mesecev. Strošek na enoto, ki znaša 2 000 EUR na uspešnega udeleženca, je bil določen ob upoštevanju stroškov za vse udeležence. Zato znesek zajema tudi stroške za neuspešne udeležence.

Izračun najvišjega zneska nepovratnih sredstev, dodeljenega operaciji: 20 oseb × 2 000 EUR na zaposlitev = 40 000 EUR.

Končni upravičeni stroški se izračunajo na podlagi realnega učinka operacije: če bi se samo 17 oseb vključilo na trg dela in ohranilo zaposlitev za zahtevano obdobje, bi končni upravičeni stroški, na podlagi katerih se bodo upravičencu izplačala nepovratna sredstva, znašali: 17 × 2 000 EUR = 34 000 EUR.

Primer (stroški na enoto, ki temeljijo na učinku, za EKSRP): Naložbe v razvoj gozdnih območij in izboljšanje sposobnosti gozdov za preživetje (člen 21 Uredbe (EU) št. 1305/2013)

Posestnik gozda bo sedem let prejemal podporo za pogozdovanje in vzdrževanje treh hektarov. Stroške (za pogozdovanje in vzdrževanje) je organ upravljanja vnaprej določil glede na vrsto gozda. Ta metodologija bo vključena v program razvoja podeželja. Stroški na enoto so: za pogozditev 2 000 EUR/ha, za vzdrževanje pa 600 EUR/ha za prvo leto in 500 EUR/ha za naslednja leta.

Skupni upravičeni stroški bi torej znašali:

3 ha × 2 000 EUR/ha + 3 ha × 600 EUR/ha + (3 ha × 500 EUR/ha) × 6 let = 16 800 EUR.

Primer (stroški na enoto, ki temeljijo na procesu, za ESPR): Zbiranje podatkov (stroški plovil)

Dnevne tarife za uporabo plovil se izračunajo na podlagi obstoječih podatkov (povprečja preteklih let). Število dni, dodeljenih projektu, se nato dokaže na podlagi ladijskih dnevnikov.

3.2.2 Stroški za osebje izračunani na podlagi urne postavke (člen 68a(2) do (4) uredbe o skupnih določbah)

Izračun urne postavke

Člen 68a(2) do (4) uredbe o skupnih določbah določa posebno metodo za izračun stroškov za osebje (31). V skladu s tem členom se lahko stroški za osebje določijo na podlagi urne postavke, izračunane, kot sledi:

Ta metoda izračuna stroškov za osebje je bila že pred začetkom veljavnosti uredbe omnibus določena v členu 68(2) uredbe o skupnih določbah. Z uredbo omnibus pa so bile uvedene dodatne spremembe te določbe (ki je zdaj vključena v novi člen 68a(2) do (4) uredbe o skupnih določbah), da bi se njena uporaba pojasnila in da bi se lahko uporabljala za osebe, ki delajo s krajšim delovnim časom.

Tako izračunani stroški za osebje se nanašajo na izvajanje operacije. „Izvajanje operacije“ pa je treba razumeti tako, da zajema vse faze operacije. Pri tem naj se ne bi izključili nekateri stroški za osebje, povezani s specifičnimi fazami operacije.

Imenovalec, tj. 1 720 ur, pomeni standardni letni „delovni čas“, ki se lahko uporabi neposredno, ne da bi morala država članica opraviti kakršen koli izračun. Ta podatek temelji povprečnem tedenskem številu delovnih ur v državah članicah, pomnoženem z 52 tedni ter zmanjšanem za plačani letni dopust in povprečno letno število državnih praznikov.

Števec pa mora biti utemeljen. Uredba o skupnih določbah vsebuje sklic na „zadnje evidentirane letne bruto stroške za zaposlene“. Vendar bruto stroški za zaposlene v njej niso opredeljeni. V skladu s členom 65(1) uredbe o skupnih določbah je treba na podlagi nacionalnih pravil o upravičenosti opredeliti, kaj zajemajo letni bruto stroški za zaposlene, pri tem pa upoštevati običajne računovodske prakse (glej oddelek 4.2.2) (32) in nacionalna pravila (npr. nacionalna pravila lahko določajo, da so stroški prevoza na delovno mesto del bruto stroškov za zaposlene).

Uredba se nanaša na izračun urne postavke z uporabo „zadnjih“ evidentiranih letnih bruto stroškov za zaposlene. To pomeni, da je treba uporabiti najnovejše razpoložljive podatke. Zato metoda izračuna na podlagi obstoječih podatkov upravičenca običajno ni ustrezna. Namen izraza „zadnji“ v členu 68a(2) uredbe o skupnih določbah je zagotoviti, da so uporabljeni podatki dovolj novi in tako izražajo realne stroške za osebje.

Ni treba, da se letni bruto stroški za zaposlene nanašajo na koledarsko ali finančno leto (podatki se lahko nanašajo na primer na obdobje od oktobra 2015 do septembra 2016). Pomembno je, da bruto stroški za zaposlene zajemajo celotno 12-mesečno obdobje. To je lahko 12-mesečno obdobje pred koncem obdobja poročanja (v okviru operacije ali programa), 12-mesečno obdobje pred sporazumom o nepovratnih sredstvih ali obdobje 12 mesecev prejšnjega koledarskega leta. V skladu s členom 68a uredbe o skupnih določbah se lahko v primeru nerazpoložljivosti podatkov za celotno 12-mesečno obdobje podatki:

— pridobijo iz razpoložljivih evidentiranih bruto stroškov za zaposlene (npr. organ upravljanja lahko uporabi podatke za 4-mesečno obdobje, ki so na voljo v zvezi z zaposlenim, in jih ekstrapolira na letne bruto stroške za zaposlene, pri čemer po potrebi upošteva dejavnike, kot so zakonsko določena plačila za dopust in praznike ali tako imenovana 13. plača),

— ekstrapolirajo na podlagi pogodbe o zaposlitvi ob upoštevanju upravičenih socialnih prispevkov delodajalcev in vseh drugih obveznih plačil,

— pridobijo na podlagi kolektivnih pogodb.

Letni bruto stroški za zaposlene lahko temeljilo na realnih stroških za zaposlene, ki se nanašajo na to osebo. V zvezi z meseci z nepopolnimi podatki se lahko uporabijo ekstrapolirane vrednosti, da se dobi ustrezen približek za realne stroške v 12-mesečnem obdobju.

Letni bruto stroški za zaposlene lahko temeljijo tudi na povprečnih stroških za večjo skupino zaposlenih, na primer zaposlenih iz enakega plačnega razreda, ali kakšnih drugih podobnih ukrepov, ki približno ustrezajo višini stroškov za zaposlene.

Zadnji letni bruto stroški za zaposlene morajo biti dokumentirani, na primer z računovodskimi izkazi, poročili o plačah, s sklicevanjem na javno objavljene sporazume ali dokumente itd. Čeprav jih ni treba predhodno revidirati, morajo biti preverljivi z revizijo.

V posebnih okoliščinah se lahko znesek urne postavke določi tudi po začetku projekta. Tako se lahko določi na primer, ko se zaposleni vključi v projekt (s sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi ali premestitvijo zaposlenega) ali ko upravičenec sporoči stroške organu upravljanja. Vendar mora biti v tem primeru v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo, navedena tudi uporaba te metodologije.

3.2.3 Določitev upravičenih stroškov za osebje z uporabo izračunane urne postavke

Število opravljenih ur je treba določiti v skladu s pravili o upravičenosti zadevnega operativnega programa. Za izračun in prijavo upravičenih stroškov za osebje je treba uporabiti le opravljene ure. Na primer letni dopust je že vključen v izračun urnih stroškov za osebje. Odsotnost z dela zaradi bolezni se lahko prijavi kot strošek za osebje, če s tem povezane stroške krije upravičenec (tj. če jih ima upravičenec). Če stroške krije tretja oseba (npr. v primeru dolgotrajne odsotnosti z dela zaradi bolezni se stroški krijejo iz sistema socialne varnosti), ali v primeru neplačanega dopusta ali odsotnosti (npr. neupravičene odsotnosti), v zvezi s katero upravičenec nima stroškov, se ustrezne ure/dnevi odsotnosti z dela ne smejo upoštevati za določitev upravičenih stroškov za osebje, ki jih je mogoče prijaviti. V teh primerih namreč upravičenec ni imel stroškov. Če pa stroški za osebje nastanejo za dodatno osebje, ki nadomesti osebo, odsotno z dela zaradi bolezni (ali druge vrste dopusta), so ti stroški za osebje upravičeni (tj. ustrezno število opravljenih ur se upošteva pri izračunu upravičenih stroškov za osebje).

V skladu s členom 68a(3) uredbe o skupnih določbah prijavljeno dejansko število opravljenih ur ne sme presegati števila ur, uporabljenih pri metodi izračuna na podlagi člena 68a(2) uredbe o skupnih določbah. To pomeni, da prijavljeno število ur, kadar se za imenovalec uporabi 1 720 ur, ne sme presegati 1 720 ur. To število ur, tj. 1 720 ur, torej pomeni največje število ur, ki se lahko prijavi za delo pri operaciji za obdobje 12 mesecev. Isto načelo velja, če se za imenovalec uporabi sorazmerni delež 1 720 ur (npr. za osebje s polovičnim delovnim časom bi bil imenovalec enak 860 ur; to bi bilo torej največje število ur, ki se lahko prijavi za zadevno osebje. Za osebje, ki sodeluje pri več operacijah, se zgornja meja uporabi sorazmerno za vsako posamezno operacijo).

Kot je izrecno navedeno v drugem pododstavku člena 68a(3), se to ne uporablja v okviru evropskega teritorialnega sodelovanja za delo v sklopu operacije za krajši delovni čas, saj se lahko v tem primeru urna postavka pomnoži z dejanskim številom opravljenih ur, zgornja meja 1 720 ur pa prekorači.

Kadar se uporabi pravilo o 1 720 urah, je treba dobljeni znesek za urno postavko šteti za strošek na enoto. Ta strošek na enoto se lahko uporabi za povračilo odhodkov za stroške za osebje ali za izračun vseh posrednih stroškov (npr. z uporabo pavšalne stopnje v višini 15 % v skladu s točko (b) prvega pododstavka člena 68) ali celo za izračun vseh preostalih upravičenih stroškov (z uporabo pavšalne stopnje v višini 40 % v skladu s členom 68b(1)). Skupni znesek, dobljen po uporabi takih pavšalnih stopenj, se prav tako šteje za strošek na enoto.

Organ upravljanja se lahko v primeru projekta, ki se izvaja več let, odloči, da bo posodobil urno postavko za stroške za osebje, ko bodo novi podatki na voljo, ali uporabljal iste podatke za celotno obdobje izvajanja. Če je obdobje izvajanja posebej dolgo, bi bila dobra praksa, da se določijo vmesne faze, v katerih bi se lahko urna postavka za stroške za osebje revidirala, in načini revizije.

3.2.4 Osebje, ki v sklopu operacije dela s krajšim, a fiksnim delovnim časom na mesec

V skladu s členom 68a(5) uredbe o skupnih določbah sistem evidentiranja delovnega časa za preverjanje števila opravljenih ur ni potreben za zaposlene, ki v sklopu operacije delajo s krajšim delovnim časom in za katere je določen fiksni odstotek delovnega časa na mesec. Vseeno pa mora delodajalec izdati dokument, v katerem je naveden fiksni odstotek delovnega časa, ki se na mesec porabi za operacijo, ta odstotek pa se lahko uporabi za izračun upravičenih stroškov za osebje. Ta odstotek se lahko določi tudi v pogodbi o zaposlitvi. Če na primer oseba dela 60 % svojega delovnega časa pri projektu, se lahko upravičeni neposredni stroški za osebje v zvezi z navedeno osebo izračunajo tako, da se bruto stroški za zaposlene (na podlagi realnih stroškov ali izračunanega stroška na enoto) pomnožijo s 60 %.

3.2.5 Časovna uporaba

Spremembe metodologije z uporabo 1 720 ur, ki so bile uvedene z uredbo omnibus, se uporabljajo od datuma začetka veljavnosti uredbe, tj. 2. avgusta 2018. Organ upravljanja pa jih lahko uporablja za operacije, ki se izvajajo, če so izpolnjeni določeni pogoji (glej oddelek 3.1.2.5).

Primer (ESRR): pri določenih vrstah projektov, ki so namenjeni MSP na področju raziskav in razvoja ter inovacij, so stroški za osebje pogosto ključni element. Za ta MSP je možnost uporabe standardnih lestvic stroškov na enoto dobrodošla poenostavitev. V tem primeru je strošek na enoto za dejavnosti izražen kot urna postavka, ki se uporabi za dejansko število opravljenih ur osebja. Vnaprej je opredeljen v dokumentu, v katerem so določeni pogoji za podporo in v katerem je najvišji znesek finančne pomoči določen kot največje dovoljeno število opravljenih ur, pomnoženo s stroškom na enoto (izračunani stroški za udeleženo osebje).

Da bi se zajeli realni stroški s čim boljšim približkom ter upoštevale razlike med regijami in podružnicami, so stroški standardne enote opredeljeni kot urni stroški za osebje v skladu z naslednjo enačbo:

urni stroški za osebje = bruto letna plača (vključno s pravnimi stroški), deljena s povprečnim številom zakonitih delovnih ur (ob upoštevanju letnega dopusta).

Na primer: urni stroški za osebje = 60 000 EUR / (1 980 ur – 190 ur letnega dopusta) = 60 000 / 1 790 = 33,52 EUR/uro.

Finančna podpora za operacijo se izračuna kot urna postavka, pomnožena z dejanskim in preverjenim številom opravljenih ur. Zato morajo MSP hraniti vsa dokazila za opravljene ure osebja pri projektu, organ upravljanja pa mora hraniti vse dokumente, ki utemeljujejo urne stroške za osebje. Načeloma se v primeru zmanjšanja preverjenega števila opravljenih ur zniža končni znesek za plačilo.

Drug primer: Enako kot zgoraj, le da urni stroški za osebje temeljijo na členu 68a(2) uredbe o skupnih določbah.

Urni stroški za osebje = zadnja evidentirana bruto letna plača (vključno s pravnimi stroški), deljena s 1 720 urami.

Na primer: Urna postavka = 60 000 EUR / 1 720 ur = 34,88 EUR/uro.

3.3 Pavšalni zneski

3.3.1 Splošna načela

V primeru pavšalnih zneskov se vsi upravičeni stroški operacije ali projekta ali njihov del izračuna na podlagi vnaprej določenega zneska, ki ga organ upravljanja (33) ustrezno utemelji in ki se izplača, če se zaključijo vnaprej določene dejavnosti in/ali dosežejo vnaprej določeni učinki.

Pavšalni zneski so lahko ustrezni v primeru nepovratnih sredstev, kadar standardne lestvice stroškov na enoto niso primerna rešitev, kot je priprava zbirke orodij, organizacija majhnega lokalnega seminarja itd.

Ker se običajno šteje, da je bil rezultat dosežen ali ni bil dosežen, plačilo pa se izvrši ali ne izvrši glede na to, ali je bil dosežen v celoti, lahko ta dihotomija organe upravljanja v nekaterih primerih odvrne od uporabe pavšalnih zneskov. Pri tem je lahko koristno, da se vključijo postopna plačila, povezana z doseganjem nekaterih vnaprej določenih mejnikov.

3.3.2 Spremembe, uvedene z uredbo omnibus, in časovna uporaba

Pred uredbo omnibus je bila uporaba pavšalnih zneskov omejena na zneske, nižje od 100 000 EUR javnega prispevka. Z uredbo omnibus je bila ta omejitev odpravljena, da bi se olajšala uporaba pavšalnih zneskov. To pomeni, da lahko od začetka veljavnosti uredbe omnibus organ upravljanja določi pavšalne zneske, kadar javna podpora presega 100 000 EUR.

3.3.3 Primeri pavšalnih zneskov

Primer (ESRR): Skupina malih podjetij želi s skupno udeležbo na poslovnem sejmu promovirati lokalne izdelke.

Organ upravljanja se zaradi nizkih stroškov operacije odloči, da bo pri izračunu javne podpore uporabil pavšalni znesek. Zato je skupina podjetij pozvana k predložitvi predloga proračuna za stroške najema, postavitve in vodenja stojnice. Na podlagi tega predloga se določi pavšalni znesek v višini 20 000 EUR. Plačilo upravičencu bo izvršeno na podlagi dokazila o udeležbi na sejmu. Dogovorjeni proračun, ki znaša 20 000 EUR, je treba hraniti zaradi revizij (preverjanje predhodnega izračuna pavšalnega zneska).

Primer (ESS): Nevladna organizacija, ki upravlja storitve otroškega varstva, potrebuje podporo za začetek nove dejavnosti. V svoj predlog vključi pavšalni znesek ter predloži predlog podrobnega proračuna za začetek dejavnosti in njeno izvajanje za obdobje enega leta. Po prvem letu bi se dejavnost izvajala naprej samostojno. Na primer, pavšalni znesek bi zajemal odhodke, povezane s plačo ene osebe, ki je eno leto zadolžena za varstvo otrok, amortizacijo nove opreme, stroške oglaševanja te nove dejavnosti ter posredne stroške, povezane s stroški upravljanja in računovodskimi stroški, stroški za vodo, elektriko, ogrevanje, najem prostora itd.

Organ upravljanja na podlagi predloga podrobnega proračuna odobri pavšalni znesek v višini 47 500 EUR za pokritje vseh teh stroškov. Ta znesek bi se ob zaključku operacije izplačal nevladni organizaciji na podlagi učinka; če bi se v varstvo vključilo običajno število dodatnih (deset) otrok. Zato ne bi bilo treba utemeljiti realnih stroškov, nastalih v zvezi s to dejavnostjo.

Če pa bi se v varstvo vključilo le devet otrok, bi bili upravičeni stroški enaki nič in pavšalni znesek ne bi bil izplačan. Da bi to ublažili, bi se lahko v dokumentu s pogoji za podporo določil mejnik, v skladu s katerim se izplača polovica skupnega zneska (23 750 EUR), če se v varstvo vključi pet otrok.

Primer (ESS): nevladna organizacija želi organizirati lokalni seminar in pripraviti zbirko orodij o socialno-ekonomskem položaju romske skupnosti v regiji države članice. Dokument, v katerem so določeni pogoji za podporo, bo vseboval predlog podrobnega proračuna in cilje nepovratnih sredstev, in sicer (1) organizacijo seminarja in (2) pripravo zbirke orodij, da bi delodajalce v