POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU Letno poročilo organu, ki da razrešnico, o notranjih revizijah, opravljenih leta 2013 (člen 99(5) finančne uredbe) /* COM/2014/0615 final */





1. Uvod. 2 2. Poslanstvo Službe za notranjo revizijo: neodvisnost, objektivnost in odgovornost Cilji in obseg poročila 2 3. Pregled priprave revizije. 3 3.1. Izvajanje revizijskega načrta za leto 2013. 3 3.2. Statistični podatki o priporočilih Službe za notranjo revizijo. 3 4. Glavne ugotovitve in priporočila. 4 4.1. Horizontalne naloge. 4 4.1.1. Pismo poslovodstvu o dodelitvi novih nalog izvajalskim komisijam (v več generalnih direktoratih) 4 4.1.2. Revizija uspešnosti glede učinkovitosti upravljanja človeških virov v okviru finančne krize v GD ECFIN, GD COMP in GD MARKT (v več generalnih direktoratih) 4 4.2. Kmetijstvo, naravni viri in zdravje. 5 4.2.1. Omejen pregled izračunov stopnje preostalih napak (steber 1 in 2) (GD AGRI) 5 4.2.2. Revizija kontrolne strategije – izvajanje v GD AGRI (GD AGRI) 6 4.3. Kohezija. 7 4.3.1. Revizija uspešnosti sistemov merjenja uspešnosti GD REGIO (GD REGIO) 7 4.3.2. Revizija uspešnosti sistemov merjenja uspešnosti GD EMPL (GD EMPL) 8 4.4. Raziskave, energetika in promet. 8 4.4.1. Omejen pregled izračuna in temeljne metodologije za stopnjo preostalih napak GD RTD za poročevalsko leto 2012 (GD RTD) 8 4.4.2. Skupna revizija Službe za notranjo revizijo in oddelka za notranjo revizijo glede upravljanja nepovratnih sredstev v Izvajalski agenciji TEN T(razpis za zbiranje predlogov – vodenje projektov) (TEN-T EA) 9 4.4.3. Revizija kontrolne strategije v agenciji EACI (EACI) 9 4.4.4. Izvajanje sistemov kontrol v okviru sedmega okvirnega programa (7. OP) v agenciji REA (REA) 10 4.5. Zunanja pomoč, razvoj in širitev. 10 4.5.1. Omejen pregled metodologije in izračun stopnje preostalih napak (GD DEVCO) 11 4.5.2. Stanje pripravljenosti GD DEVCO na pregledano metodologijo za pripravo izjave o zanesljivosti Računskega sodišča (GD DEVCO) (revizija uspešnosti) 11 4.5.3. Javna naročila – decentralizirana (GD DEVCO) 12 4.6. Izobraževanje in državljanstvo. 12 4.6.1. Revizija uspešnosti nacionalnih agencij (EAC) 12 4.7. Gospodarske in finančne zadeve. 13 4.7.1. Revizija uspešnosti programa Unije za opazovanje in spremljanje Zemlje/Copernicus (GD ENTR) 13 4.8. Splošne službe in HR. 13 4.8.1. Pripravljenost GD ESTAT, da opravlja svojo vlogo v okviru ekonomskega upravljanja (GD ESTAT) (revizija uspešnosti) 13 4.9. Revizije informacijskih tehnologij 14 4.9.1. Revizija uspešnosti upravljanja varnosti sistema informacijskih tehnologij za sistem EU za trgovanje z emisijami (EU ETS) (GD CLIMA, GD DIGIT in direktorat za varnost v GD HR) 14 4.9.2. SYGMA – faza 1 – Revizija uspešnosti razvojnega procesa (GD CNECT, GD RTD) 15 5. Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji 16 6. Sklepi 16 1. Uvod To poročilo v skladu s členom 99(5) finančne uredbe seznanja organ, ki da razrešnico, z delom, ki ga je opravila Služba Komisije za notranjo revizijo. Temelji na poročilu, ki ga je v skladu s členom 99(3) finančne uredbe pripravil notranji revizor Komisije v zvezi z revizijskimi in svetovalnimi poročili Službe za notranjo revizijo, zaključenimi leta 2013[1], o generalnih direktoratih, službah in izvajalskih agencijah Komisije[2]. V skladu s svojo pravno podlago vsebuje povzetek glede števila in vrst opravljenih notranjih revizij ter glede priporočil in sprejetih ukrepov na podlagi teh priporočil[3]. 2. Poslanstvo Službe za notranjo revizijo: neodvisnost, objektivnost in odgovornost Cilji in obseg poročila Poslanstvo Službe za notranjo revizijo je prispevati k dobremu upravljanju v Evropski komisiji z revizijo notranjih sistemov upravljanja in kontrole, da se oceni njihova učinkovitost ter tako zagotovi nenehno izboljševanje. Neodvisnost Službe za notranjo revizijo je določena v finančni uredbi[4] in listini o njenih nalogah, ki jo je sprejela Komisija. Služba za notranjo revizijo o vseh svojih revizijah poroča Odboru za spremljanje poteka revizij[5]. Služba za notranjo revizijo opravlja svoje delo v skladu s finančno uredbo in mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju ter etičnim kodeksom Inštituta notranjih revizorjev. Služba za notranjo revizijo ne opravlja revizije sistemov, s katerimi države članice izvajajo nadzor nad finančnimi sredstvi Komisije. Take revizije, ki segajo do ravni posameznih upravičencev, opravljajo notranji revizorji držav članic, nacionalni revizijski organi, drugi posamezni generalni direktorati Komisije in Računsko sodišče. Služba za notranjo revizijo pa opravlja revizijo ukrepov, ki so jih službe Komisije sprejele za izvajanje nadzora in revizije organov v državah članicah ter drugih organov, ki so odgovorni za izplačevanje finančnih sredstev EU, na primer Združenih narodov. Kot je določeno v finančni uredbi, lahko služba za notranjo revizijo te dolžnosti opravi na kraju samem, tudi v državah članicah. 3. Pregled priprave revizije 3.1. Izvajanje revizijskega načrta za leto 2013 Služba za notranjo revizijo je do zaključnega roka, tj. 31. januarja 2014, izvedla[6] 100 % svojih načrtovanih nalog (cilj 100 %). Služba za notranjo revizijo je dokončala 87 poročil (v primerjavi z 89 leta 2012 in 77 leta 2011), ki vključujejo 23 revizij, 59 naknadnih revizij, 4 omejene preglede in eno pismo poslovodstvu. Priloženi delovni dokument služb Komisije vsebuje tabelo s primerjalnimi podatki o nalogah in poročilih za leta od 2011 do 2013. 3.2. Statistični podatki o priporočilih Službe za notranjo revizijo Leta 2013 je Služba za notranjo revizijo izdala 134 novih priporočil (od katerih sta bili 2 nujni, 59 jih je bilo zelo pomembnih, 67 pomembnih in 6 zaželenih). Služba za notranjo revizijo je akcijske načrte za navedena priporočila ocenila kot zadovoljive. Revidiranci so poročali, da je bilo do začetka leta 2014 izvedenih 79 % sprejetih priporočil, izdanih med letoma 2009 in 2013. Od vseh priporočil, ocenjenih s stopnjo „zelo pomembno“ ali „nujno“ in izdanih v obdobju 2009–2013, je pri 10 zelo pomembnih priporočilih (2,3 %) prišlo do zamud, daljših od šest mesecev. Pred letom 2009 so bila izdana tri dodatna zelo pomembna priporočila, pri katerih je prišlo do zamude[7]. Nobeno nujno priporočilo ni ostalo neizvedeno. Odbor za spremljanje poteka revizij je bil redno obveščen o nujnih ali zelo pomembnih priporočilih, pri katerih je prišlo do zamud, daljših od šest mesecev, ter je službe po potrebi spomnil na njihovo odgovornost glede izvajanja. Skupno je bilo sprejetih 686 priporočil, izdanih v obdobju 2009–2013, za katere je Služba za notranjo revizijo do konca leta 2013 izvedla naknadne revizije. Njene naknadne revizije so potrdile, da se priporočila zadovoljivo izvajajo in prispevajo k izboljšanju sistemov kontrole v revidiranih službah. Zaključila je 96 % priporočil, ki so bila v tem obdobju predmet naknadnih ukrepov. Priloženi delovni dokument služb Komisije vsebuje več natančnih informacij o stopnjah sprejemanja za nova priporočila in izvajanju priporočil, ki se nanašajo na obdobje 2009–2013. 4. Glavne ugotovitve in priporočila 4.1. Horizontalne naloge 4.1.1. Pismo poslovodstvu o dodelitvi novih nalog izvajalskim komisijam (v več generalnih direktoratih) To pismo poslovodstvu je obravnavalo glavna vprašanja horizontalne narave, ki so bila izpostavljena v poročilu o pregledu, ki ga je Služba za notranjo revizijo pripravila za leto 2010 ter je zadevalo izvajalske komisije in naknadne revizije, opravljene na tem področju. Cilj poročila je bil podpreti poslovodstvo pri dodeljevanju nalog izvajalskim agencijam in zmanjšati povezana tveganja. Ni bilo namenjeno zagotovitvi ocene stanja ali izražanju mnenja. Prva izpostavljena zadeva je bila, da bi morala analiza stroškov in koristi, ki se uporablja za oceno različnih možnosti, temeljiti na dobro opredeljeni in dosledni metodologiji, vključno z uporabo ustreznih orodij in metodologij za podporo postopku razporeditve osebja. Poleg tega bi bilo treba izbrano možnost redno potrjevati skozi celotno trajanje projekta. Ker imajo izvajalske komisije vedno več osebja in dosegajo kritično maso programov za upravljanje, bi bilo treba razmisliti o alternativnih scenarijih za doseganje dodatnega zmanjševanja stroškov in povečanih učinkovitosti, in sicer tako, da se združijo horizontalne storitve različnih agencij, kot so IT, HR ali komunikacije. Poleg tega bi bilo treba več pozornosti nameniti izboljšanju njihove uspešnosti pri izpolnjevanju vedno večjih pričakovanj deležnikov. Služba za notranjo revizijo je prav tako ugotovila, da bi bilo treba glede na obseg prenosa nalog upravljanja programa sprejeti ustrezne ukrepe za dolgoročno zagotavljanje stalne razpoložljivosti ustreznega števila osebja z zahtevanim profilom, skupaj s politiko ohranjanja agencijskega osebja. Za podrobnosti glej oddelek 2.1 Priloge. 4.1.2. Revizija uspešnosti glede učinkovitosti upravljanja človeških virov v okviru finančne krize v GD ECFIN, GD COMP in GD MARKT (v več generalnih direktoratih) Komisija je za GD ECFIN, GD COMP in GD MARKT zagotovila znatno večje število človeških virov, da bi se lahko spoprijeli z izzivi novih odgovornosti, ki so posledica finančne krize. Cilj revizije je bil oceniti, ali so se oddelki za upravljanje človeških virov ustreznih generalnih direktoratov učinkovito odzivali na izzive v zvezi s človeškimi viri, ki so jih povzročili odzivi politike na finančno krizo. Služba za notranjo revizijo je menila, da so vsi trije generalni direktorati pokazali zelo močno zavezanost k odzivanju na izzive v zvezi s človeškimi viri, kar jim je omogočilo izpolnjevanje svojih političnih in operativnih ciljev, vključno s tistimi, ki izhajajo iz krize same. Vendar morajo generalni direktorati v različnem obsegu še vedno dodatno izboljšati svoja orodja za upravljanje človeških virov, da bo postopek odločanja učinkovitejši. Ob upoštevanju strategije upravljanja človeških virov bi morali generalni direktorati dodatno razviti svoje večletne strategije v zvezi s človeškimi viri. Zlasti morajo izvesti kvalitativno in kvantitativno analizo potreb po osebju ter obravnavati vrzel med potrebami in sedanjimi razmerami. Izvajanje strategije v zvezi s človeškimi viri bi moralo biti podprto z orodji za merjenje in spremljanje njene učinkovitosti ter poročanje o njej. Kar zadeva načrtovanje človeških virov, bi morali uporabljati orodja za redno ocenjevanje obremenitve osebja in določiti prednostne naloge med njihovimi zadolžitvami. Razporeditve osebja bi se morale izvesti na tej podlagi. Generalni direktorati bi morali izboljšati svoje postopke spremljanja in poročanja glede dejavnosti v zvezi z upravljanjem človeških virov, in sicer s pripravo izčrpnega poročila o človeških virih, ki zajema različne vidike upravljanja človeških virov, vključno s povezanimi ključnimi kazalniki uspešnosti. Tako bi generalni direktorati lahko izmerili svojo uspešnost pri upravljanju človeških virov in olajšali upravljavske odločitve v zvezi s človeškimi viri. Vsi trije generalni direktorati so pripravili akcijske načrte, ki so bili po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezni za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Za podrobnosti o ugotovitvah v zvezi z zadevnimi generalnimi direktorati glej oddelek 2.3 Priloge. 4.2. Kmetijstvo, naravni viri in zdravje (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Omejen pregled izračunov stopnje preostalih napak (steber 1 in 2) (GD AGRI) Prvič se je zgodilo, da je Služba za notranjo revizijo izvedla omejene preglede izračunov stopnje preostalih napak na podlagi poročanja generalnih direktoratov AGRI (v tem oddelku), RTD (glej oddelek 4.4.1) in DEVCO (glej oddelek 4.5) v njihovih osnutkih letnih poročil o dejavnostih za poročevalsko leto 2012. GD AGRI se pri izračunu svojih stopenj preostalih napak zelo močno opira na kontrolno statistiko, o kateri poročajo države članice in ki je po mnenju Računskega sodišča nezanesljiva. Zato torej obstaja tveganje, da stopnje preostalih napak GD AGRI niso pravilne. Poleg letnega poročila o dejavnostih za leto 2012 bi bilo treba izboljšati zanesljivost statističnih podatkov držav članic[8]. Poleg tega bi moral GD AGRI zagotoviti, da se stopnje preostalih napak izračunajo na podlagi pravilnih in reprezentativnih podatkov. Obravnavati bi moral ugotovljene neskladnosti in zagotoviti, da so napake navzkrižne skladnosti vključene v izračun. Če niso vključene, bi bilo treba pojasniti učinek. GD AGRI bi moral tudi razmisliti o prilagoditvi postopka za izražanje pridržkov, kadar je podprt z zanesljivo kontrolno statistiko držav članic. To bi bilo bolj v skladu z merili pomembnosti, ki jih uporabljajo drugi generalni direktorati z deljenim upravljanjem. GD AGRI se je strinjal z vsemi ugotovitvami in priporočili omejenega pregleda ter jih je sprejel. Priznal je nujnost priporočil in se zavezal, da jih bo izvajal. GD AGRI je pripravil akcijski načrt, ki je bil po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezen za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Naknadni ukrepi so bili izvedeni v okviru letnega poročila o dejavnostih za poročevalsko leto 2013, ki so razkrili, da je bil že za letno poročilo o dejavnostih za leto 2012 dosežen znaten napredek, zlasti pa za letno poročilo o dejavnostih za leto 2013. Za podrobnosti glej oddelek 3.1 Priloge. 4.2.2. Revizija kontrolne strategije – izvajanje v GD AGRI (GD AGRI) Te revizije so bile nadaljevanje revizije Službe za notranji nadzor leta 2012 o zasnovi obstoječe kontrolne strategije v direktoratu za revizijo v GD AGRI. Cilj je bil oceniti izvajanje revizijske in kontrolne strategije, zlasti učinkovitega izvajanja revizijskih nalog, nadzora nad njimi in popravnih ukrepov, da se obravnavajo slabosti v sistemih upravljanja in kontrole držav članic. Revizorji so ugotovili, da si GD AGRI prizadeva za zmanjšanje stopenj napak in zaščito proračuna prek vrste zaznavnih in popravnih ukrepov. Kljub temu je mogoče še dodatno izboljšati revizijski postopek, ki je ključnega pomena pri zagotavljanju trdne podlage za postopek dajanja zagotovil o zakonitosti in pravilnosti osnovnih transakcij: predhodne dokumente bi bilo treba pravočasno pridobiti in po potrebi prevesti in analizirati; usklajevanje z operativnimi enotami bi moralo biti optimizirano, da se nadgradi njihovo znanje in izkušnje ter ustrezno opredelijo in obravnavajo ključna vprašanja; na kraju samem bi se morala ponovno izvesti preverjanja kontrol; zagotoviti pa bi bilo treba tudi ustrezno dokumentarno sledenje ključnih faz. Prav tako je ključno, da se lahko GD AGRI zanese na sistem, ki bo spremljal resnična in trajnostna izboljšanja kontrolnih sistemov držav članic. GD AGRI bi moral dokončati (vključno s preverjanji veljavnosti podatkov) in uporabiti svoj obstoječi sistem informacijske tehnologije za boljše spremljanje svojih revizijskih priporočil ter nadaljnje ukrepanje na njihovi podlagi. Poleg tega bi moral GD AGRI svoj sistem uporabiti za spremljanje lastnega revizijskega napredka, obsega revizije in dosežkov v zvezi s cilji. GD AGRI je pripravil akcijski načrt, ki je bil po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezen za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Za podrobnosti glej oddelek 3.2 Priloge. 4.3. Kohezija (REGIO, EMPL) 4.3.1. Revizija uspešnosti sistemov merjenja uspešnosti GD REGIO (GD REGIO) Glavni cilj revizije je bil oceniti, v kakšnem obsegu ima GD REGIO ustrezne obstoječe sisteme merjenja uspešnosti za spremljanje, poročanje in ocenjevanje uspešnosti dejavnosti tako v smislu svojih operativnih in upravnih dejavnosti (notranje) kot v smislu doseganja ciljev politike (zunanje). GD REGIO bi moral v načrt upravljanja učinkoviteje vključiti svoje prednostne naloge in pojasniti, kako prispevajo k določenim ciljem. Poleg tega bi bilo treba cilje natančno določiti in jim priložiti ustrezne mejnike ter kazalnike, ki so v skladu z merili RACER[9]. Za izvajanje politike v obdobju 2014–2020 bi bilo treba kazalnike razviti na podlagi ocene splošne uspešnosti vsakega operativnega programa. GD REGIO bi moral zagotoviti, da bo ocenjevalna strategija za obdobje 2014–2020 temeljila na izkušnjah, pridobljenih v sedanjem obdobju, zlasti glede načina, kako na daljši rok pridobiti dokaze o oceni in kako lahko to prispeva k letnem poročilu o dejavnostih in poročilu iz člena 318. Poleg tega bi moral GD REGIO skupaj z GD EMPL (glej v nadaljevanju) razviti strategijo za izboljšanje zanesljivosti informacij o uspešnosti, ki jih sporočajo države članice, hkrati pa razmisliti o multidisciplinarnem pristopu. GD REGIO bi moral prav tako še naprej dodatno izboljševati kakovost podatkov, sporočenih za programsko obdobje 2007–2013. GD REGIO bi moral tudi okrepiti vlogo geografskih enot pri spremljanju uspešnosti operativnih programov in zagotoviti, da so rezultati ustrezno izraženi v mnenju odredbodajalca na podlagi nadaljnjega prenosa o upravljanju. Razviti bi moral jasen pristop za pridobivanje zagotovila o uspešnosti kohezijske politike in način, kako se takšno zagotovilo lahko da, vključno prek spremljanja, ocenjevanja in revizije. GD REGIO je pripravil akcijski načrt, ki je po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezen za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Za podrobnosti glej oddelek 4.2 Priloge. 4.3.2. Revizija uspešnosti sistemov merjenja uspešnosti GD EMPL (GD EMPL) Glavni cilj revizije je bil oceniti ustreznost obstoječih sistemov merjenja uspešnosti. GD EMPL bi moral v svoj načrt upravljanja učinkoviteje vključiti cilje in načrtovane rezultate za operativne dejavnosti generalnega direktorata, ki prispevajo k posebnim ciljem Evropskega socialnega sklada in ciljem za glavne horizontalne in upravne dejavnosti. Dodatno bi moral izboljšati svoje kazalnike, da izpolni svoja merila RACER in zagotovi natančno opredelitev svojih ciljev. Za izvajanje politike Evropskega socialnega sklada v obdobju 2014–2020 bi bilo treba kazalnike razviti na podlagi ocene splošne uspešnosti vsakega operativnega programa. Poleg tega bi moral GD EMPL izboljšati poročanje o dosežkih Evropskega socialnega sklada, in sicer z vključitvijo okrepljene kvalitativne analize in več informacij o okviru. V okviru nadaljevanja svojega dosedanjega dela bi moral GD EMPL tudi dodatno razviti svoj pristop k ocenjevanju obremenitve, da se zajame celoten obseg dejavnosti za izboljšanje razporeditve virov. Zagotoviti bi moral, da ima posodobljene informacije za ustrezen nadaljnji razvoj svojega načrta v zvezi s človeškimi viri. GD EMPL bi moral skupaj z GD REGIO tudi razviti strategijo za izboljšanje zanesljivosti informacij o uspešnosti. Čeprav je pozornost osredotočena na naslednje programsko obdobje, bi moral še naprej izboljševati podatke, sporočene za obdobje 2007–2013. Poleg tega bi moral GD EMPL okrepiti vlogo geografskih enot pri spremljanju uspešnosti operativnih programov in zagotoviti, da so rezultati ustrezno izraženi v mnenju odredbodajalca na podlagi nadaljnjega prenosa o upravljanju. Razviti bi moral jasen pristop za pridobivanje zagotovila o uspešnosti Evropskega socialnega sklada, vključno s potrebo po revizijah uspešnosti ob uporabi multidisciplinarnih skupin. GD EMPL je pripravil akcijski načrt, ki je po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezen za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Za podrobnosti glej oddelek 4.3 Priloge. 4.4. Raziskave, energetika in promet (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN T-EA, MOVE, ENER) 4.4.1. Omejen pregled izračuna in temeljne metodologije za stopnjo preostalih napak GD RTD za poročevalsko leto 2012 (GD RTD) Cilj je bil pregledati izračun in temeljno metodologijo za stopnje preostalih napak, navedene v osnutku letnega poročila o dejavnostih za leto 2012. Na točnost izračuna stopnje preostalih napak vplivajo nepopolne revizije skupnega reprezentativnega revizijskega vzorca (84 %). Medtem ko generalni direktorat nima vpliva na nekatere razloge za zamude pri revizijah, bi moral GD RTD vseeno nadalje izboljšati načrtovanje revizij skupnega reprezentativnega revizijskega vzorca, da se poveča stopnja dokončanja revizijskega vzorca na datum poročanja. Poleg tega bi moral imeti GD RTD bolj konservativen pristop pri ekstrapolaciji naknadnih rezultatov, da bi se izrazila možnost, da se nekatere ekstrapolirane sistematične napake ne bodo izvedle. GD RTD je sprejel priporočilo in to popravil za letno poročilo o dejavnostih za leto 2013. Za podrobnosti glej oddelek 5.1 Priloge. 4.4.2. Skupna revizija Službe za notranjo revizijo in oddelka za notranjo revizijo glede upravljanja nepovratnih sredstev v Izvajalski agenciji TEN T (razpis za zbiranje predlogov – vodenje projektov) (TEN-T EA) Cilj revizije je bil oceniti ustreznost in učinkovito uporabo sistema notranjih kontrol v zvezi z nepovratnimi sredstvi, ki jih neposredno upravlja Izvajalska agencija za vseevropsko prometno omrežje (TEN-T EA). Ta skupna revizija je bila osredotočena na postopek ocenjevanja predlogov v zvezi z nepovratnimi sredstvi. Za pregledan postopek se niso ugotovila večja tveganja, ki bi lahko škodljivo vplivala na doseganje poslovnih ciljev. Za podrobnosti glej oddelek 5.2 Priloge. 4.4.3. Revizija kontrolne strategije v agenciji EACI (EACI) Revizija je zajemala glavne sestavne elemente za pridobitev zagotovila za upravljana finančna sredstva, predhodne in naknadne kontrole ter navedbo zagotovila v letnem poročilu o dejavnostih. Služba za notranjo revizijo je agenciji EACI priporočila, naj izčrpno opiše njeno kontrolno strategijo in znova oceni sistem notranjih kontrol, vključno s povezavo med ključnimi kontrolami in njihovimi rezultati ter posebnimi cilji glede zagotovila v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo. Agencija bi morala posodobiti svoje postopke za poročanje imenovanih odredbodajalcev, tako da vključi dodatne ključne kazalnike uspešnosti, povezane s kontrolami, premisliti pa bi morala tudi o ponovnem uravnoteženju pomena predhodnih in naknadnih kontrol v skladu z zagotovilom, ki ga je treba pridobiti. Agencija EACI bi morala okrepiti tudi svoje predhodne kontrole, tako da razvije pristop, ki temelji na tveganju, na podlagi zanesljivih in doslednih ključnih kazalnikov uspešnosti, okrepiti preverjanje upravičenosti stroškov in sprejeti formalne sklepe za pooblastitev tehnično usposobljenega osebja, da zagotovi zaznamke „odobreno za plačilo“. V zvezi s strategijo naknadne revizije bi morala agencija EACI bolje opredeliti in upravičiti splošne in posebne cilje ter izboljšati svoj postopek izbire projektov, ki temelji na tveganju, poleg tega pa bi bilo treba v agenciji reorganizirati sektor naknadnih kontrol. Agencija EACI mora razviti tudi strategijo boja proti goljufijam, da v svoji splošni kontrolni strategiji zagotovi ustrezno zavedanje o goljufijah. Agencija EACI je pripravila akcijski načrt, ki je bil po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezen za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Za podrobnosti glej oddelek 5.4 Priloge. 4.4.4. Izvajanje sistemov kontrol v okviru sedmega okvirnega programa (7. OP) v agenciji REA (REA) Pri reviziji je bilo ocenjeno, ali je kontrolna strategija agencije REA v okviru 7. OP prinesla pričakovane rezultate. V naknadnih revizijah, opravljenih v obdobju 2010–2012, je bilo ugotovljeno, da so na sheme za mala in srednja podjetja, ki jih upravlja agencija, vplivale velike napake. Služba za notranjo revizijo je agenciji REA priporočila, naj za te sheme oceni tveganje za nepravilnosti in možnost goljufij in o tem poroča v letnem poročilu o dejavnostih za leto 2013 ter v celoti izvede predvidene ukrepe za odpravo nepravilnosti in začne izvajati posebno okrepljeno revizijo. Agencija REA zaradi odločanja o pridržkih v svojem letnem poročilu o dejavnostih za leto 2012 v nasprotju z raziskovalnimi generalnimi direktorati ni uporabila skupne reprezentativne stopnje napake za vse dejavnosti 7. OP. Odločila se je za drugačen pristop. Poleg tega je agencija REA stopnjo napake, povezane z zakonitostjo in pravilnostjo, zamenjala s kazalnikom finančnega proračunskega vpliva napak. Agencija REA bi morala v svojem letnem poročilu o dejavnostih zato jasneje navesti stopnje napak in zagotovila. Poleg tega bi moral agencija REA formalizirati posebno strategijo naknadne kontrole ter opredeliti cilje, prednostne naloge, ključne kazalnike uspešnosti za spremljanje uspešnosti in izboljšan pristop k oceni tveganja, da se poveča število kontrol na podlagi tveganja. Pristop na podlagi tveganja bi bilo treba razviti tudi za predhodne kontrole. Agencija REA bi morala obravnavati tudi ukrepe, vključene v njenem dokumentu o pristopu k boju proti goljufijam, se v okviru raziskovalne skupine posvetiti razmisleku o tem, kako izvesti ustrezno oceno tveganja za dvojno financiranje, in uskladiti prizadevanja v boju proti plagiatorstvu z drugimi raziskovalnimi službami. Agencija REA je pripravila akcijski načrt, ki je bil po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezen za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Za podrobnosti glej oddelek 5.5 Priloge. 4.5. Zunanja pomoč, razvoj in širitev (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Omejen pregled metodologije in izračun stopnje preostalih napak (GD DEVCO) Cilj je bil pregledati izračun in temeljno metodologijo za stopnjo preostalih napak v osnutku letnega poročila o dejavnostih za leto 2012. Leta 2011 je GD DEVCO začel izvajati študijo o izračunu svoje stopnje preostalih napak, kar je bil pomemben korak k izboljšanju postopka pridobivanja zagotovil. Vendar je Služba za notranjo revizijo v pregledu ugotovila pomanjkljivosti glede zanesljivosti izračuna ocenjenega dela stopnje napake, kot je pomanjkanje metodologije, ki bi se dosledno uporabljala za oceno napak v odsotnosti temeljne dokumentacije, ter glede vključitve stopnje preostalih napak in drugih sestavnih elementov zagotovila v osnutek letnega poročila o dejavnostih. Poleg tega je Služba za notranjo revizijo ugotovila, da osnutek letnega poročila o dejavnostih za leto 2012 ni vseboval zadostnih informacij, da bi se omogočila ocena stroškovne uspešnosti obstoječih splošnih kontrol (vključno s študijo o stopnji preostalih napak). Takšna ocena bi lahko GD DEVCO omogočila, da opredeli priložnosti za stroškovno uspešnost in/ali področja, na katerih bi bilo mogoče kontrole spremeniti. Služba za notranjo revizijo je GD DEVCO priporočila, naj za naslednje poročevalsko leto zagotovi sprejetje ustreznih ukrepov, da se zagotovi uporaba zbirke podatkov o transakcijah, pridobljenih iz skupnega informacijskega sistema RELEX (CRIS), kjer so že bila opravljena preverjanja skladnosti. GD DEVCO je pripravil akcijski načrt, ki je bil po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezen za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Služba za notranjo revizijo je posledično ugotovila, da je GD DEVCO sprejel ustrezne ukrepe za izboljšanje opisnega dela končnega letnega poročila o dejavnostih za leto 2012 glede stopnje preostalih napak. Za podrobnosti glej oddelek 6.1 Priloge. 4.5.2. Stanje pripravljenosti GD DEVCO na pregledano metodologijo za pripravo izjave o zanesljivosti Računskega sodišča (GD DEVCO) (revizija uspešnosti) Nov pristop Računskega sodišča k reviziji za pripravo izjave o zanesljivosti bo verjetno povečal sporočene stopnje napak zaradi izključitve transakcij predfinanciranja, pri katerih redkeje pride do napak, iz vzorca in zaradi količinske opredelitve resnih nepravilnosti v postopkih javnih razpisov v višini 100 % za vse načine upravljanja. Glede na to je Služba za notranjo revizijo izvedla pregled stanja pripravljenosti GD DEVCO na pregledano metodologijo za pripravo izjave o zanesljivosti Računskega sodišča. V pregledu je bilo ugotovljeno, da se je GD DEVCO ustrezno pripravil na zmanjšanje tveganja zaradi razrešnice, povezanega s pregledano metodologijo za pripravo izjave o zanesljivosti Računskega sodišča. GD DEVCO je pripravil celovit akcijski načrt za obravnavanje morebitnih vprašanj v zvezi s pregledano metodologijo za pripravo izjave o zanesljivosti in tudi drugih zadev, ki so jih ugotovili njegovi zunanji revizorji ali so bile ugotovljene v revizijah, ki jih je izvedel oddelek za notranjo revizijo GD DEVCO ali Služba za notranjo revizijo. Za podrobnosti glej oddelek 6.2 Priloge. 4.5.3. Javna naročila – decentralizirana (GD DEVCO) Cilj revizije je bil oceniti ustreznost in učinkovito uporabo sistema notranjih kontrol, upravljanja tveganj in postopke upravljanja v zvezi z dodeljevanjem javnih naročil in postopki oddaje javnega naročila za Evropski razvojni sklad in proračun EU, ki se izvajata v okviru decentraliziranega načina upravljanja. Revizija je izpostavila dva posebna primera, povezana z opredeljevanjem in izvajanjem etičnih načel ter preprečevanjem navzkrižja interesov. Služba za notranjo revizijo je GD DEVCO zato priporočila, naj oba primera pojasni v navodilih Praktičnega vodnika. GD DEVCO je pripravil akcijski načrt, ki je bil po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezen za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Za podrobnosti glej oddelek 6.4 Priloge. 4.6. Izobraževanje in državljanstvo (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Revizija uspešnosti nacionalnih agencij (EAC) Nacionalni organi sodelujočih držav so imenovali nacionalne agencije za izvajanje programov vseživljenjsko učenje in „Mladi v akciji“. Zunanje izvajanje kot oblika upravljanja pomeni dodatno tveganje v sestavi nadzornega sistema v generalnem sekretariatu za doseganje njegovih ciljev politike. Glavni cilj revizije je bil oceniti, ali je GD EAC vzpostavil učinkovit sistem merjenja uspešnosti za spremljanje, poročanje in ocenjevanje uspešnosti nacionalnih agencij. Revizija je pokazala, da se sicer v GD EAC trenutno izvajajo številni ukrepi za opredeljevanje sistema merjenja uspešnosti za obdobje 2014–2020, vendar bi moral GD EAC kljub temu okrepiti svojo učinkovitost, zlasti v zvezi s kazalniki, ki izrecno merijo učinkovito in stroškovno učinkovito porabo operativnih nepovratnih sredstev, namenjenih nacionalnim agencijam. Poleg tega bi bilo treba vzpostaviti jasno povezavo med cilji nacionalnih agencij in cilji Komisije. GD EAC je pripravil akcijski načrt, ki je bil po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezen za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Za podrobnosti glej oddelek 7.1 Priloge. 4.7. Gospodarske in finančne zadeve (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. Revizija uspešnosti programa Unije za opazovanje in spremljanje Zemlje/Copernicus (GD ENTR) Cilj revizije programa Unije za opazovanje in spremljanje Zemlje je bil oceniti učinkovitost ureditev upravljanja, upravljanja tveganj in sistemov notranje kontrole za podporo upravljanju navedenega programa. Revizija je bila opravljena v prehodnem obdobju med začetnimi operativnimi dejavnostmi evropskega programa za opazovanje Zemlje, izvedenimi v obdobju 2011–2013, in operativno fazo programa, preimenovanega v Copernicus, ki bo povečal skupni prispevek iz proračuna EU za več kot trikrat. Služba za notranjo revizijo priporoča izboljšanje okvira upravljanja za vesoljsko komponento, izboljšanje sistemov in ureditev spremljanja ter izvajanje izčrpnih analiz, da se učinkovito podpre prehod na operativno fazo programa Copernicus. GD ENTR je pripravil akcijski načrt, ki je bil po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezen za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Za podrobnosti glej oddelek 8.1 Priloge. 4.8. Splošne službe in HR (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Pripravljenost GD ESTAT, da opravlja svojo vlogo v okviru ekonomskega upravljanja (GD ESTAT) (revizija uspešnosti) Ekonomska in finančna kriza je razkrila številne ključne strukturne pomanjkljivosti v ekonomskem upravljanju Ekonomske in monetarne unije EU. V okviru odziva so bile odgovornosti GD ESTAT okrepljene in razširjene. Poleg zagotavljanja visokokakovostnih podatkov o zneskih javnega dolga in primanjkljaja je GD ESTAT odgovoren za določitev pravil in postopkov za preiskovanje potvarjanja statističnih podatkov. To je bil predmet revizije, ki je obravnavala stanje pripravljenosti generalnega direktorata. Služba za notranjo revizijo je GD ESTAT priporočila, naj nemudoma sprejme ukrepe za formaliziranje svojih operativnih postopkov in tehničnih smernic ter hkrati vključi prejete pravne nasvete. GD ESTAT bi moral tudi oceniti svoje zahteve v smislu človeških virov in pristojnosti ter tako izpolniti svoje nove naloge preiskovanja. Nato bi moral ugotovljene potrebe izraziti v svojem načrtu upravljanja. Poleg tega bi moral GD ESTAT zagotoviti, da je njegov model tveganja, ki ga uporablja za načrtovanje svojih predhodnih obiskov za dialog[10], skladen s priznanim sistemom vodenja kakovosti. Poleg tega bi moral zagotoviti dodano vrednost s pravočasnim sporočanjem svojih sklepov Ekonomsko-finančnemu odboru. Poleg tega Služba za notranjo revizijo GD ESTAT priporoča, naj pripravi jasno utemeljitev za vsak ad hoc obisk[11] in ključnim deležnikom predloži povzetek svojih ad hoc obiskov. GD ESTAT je pripravil akcijski načrt, ki je po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezen za obravnavanje opredeljenih vprašanj. V nedavni naknadni reviziji je Služba za notranjo revizijo ugotovila, da je bil dosežen napredek. Za podrobnosti glej oddelek 9.1 Priloge. 4.9. Revizije informacijskih tehnologij 4.9.1. Revizija uspešnosti upravljanja varnosti sistema informacijskih tehnologij za sistem EU za trgovanje z emisijami (EU ETS) (GD CLIMA, GD DIGIT in direktorat za varnost v GD HR) Komisija, ki je odgovorna za upravljanje sistema informacijskih tehnologij za sistem EU za trgovanje z emisijami, mora zagotoviti, da se ranljivost varnosti informacijskih tehnologij ne izkorišča v protizakonite namene, zaradi česar bi lahko prišlo do nedelovanja in motenj trga ogljika, za institucijo pa bi to pomenilo zmanjšanje ugleda in finančne posledice. Splošni cilj revizije je bil oceniti, ali je obstoječi sistem kontrole zagotovil, da so bili opredeljeni ustrezni varnostni ukrepi in ali so bili taki ukrepi učinkovito izvedeni za sistem EU za trgovanje z emisijami. Revizija je zajela GD CLIMA, GD DIGIT in direktorat za varnost v GD HR v skladu z njihovimi ustreznimi vlogami in odgovornostmi pri upravljanju. Revizija Službe za notranjo revizijo je pokazala, da so varnostni ukrepi, ki jih je opredelil GD CLIMA, razumni glede na zapletenost in izzive, s katerimi se sooča sistem. Vendar na podlagi tega uvedene varnostne kontrole niso bile izvedene v celoti. To je med drugim rezultat izzivov obstoječe strukture upravljanja projekta sistema EU za trgovanje z emisijami[12] pri sprejemanju zavezujočih odločitev in zagotavljanju njihove izvedbe ter pri razreševanju konfliktnih položajev in večjih nesporazumov z udeleženci, da se spodbudi sodelovanje med ključnimi akterji in tok potrebnih informacij za sprejemanje ustreznih odločitev o varnostnih ukrepih, potrebnih za sistem informacijskih tehnologij za sistem za trgovanje z emisijami. Vsi trije generalni direktorati so pripravili akcijske načrte, ki so bili po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezni za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Za podrobnosti glej oddelek 10.3 Priloge. 4.9.2. SYGMA – faza 1 – Revizija uspešnosti razvojnega procesa (GD CNECT, GD RTD) GD CNECT (kot lastnik sistema) in GD RTD (kot dobavitelj sistema) sta glavna akterja, udeležena pri razvoju omrežja SYGMA, ki je projekt vseh generalnih direktoratov in se zdaj upravlja v okviru raziskovalne skupine s ciljem zagotoviti sistem informacijskih tehnologij, ki podpira postopek upravljanja nepovratnih sredstev za 7. OP/Program za konkurenčnost in inovacije, okvirni program za raziskave in inovacije Obzorje 2020 in druga nepovratna sredstva, ki niso namenjena za raziskave in ki jih upravlja raziskovalna skupina. SYGMA bi morala postati podjetniški sistem za upravljanje nepovratnih sredstev v središču izvajanja racionalizacije upravljanja nepovratnih sredstev[13]. Cilj revizije je bil oceniti učinkovitost in uspešnost upravljanja portala SYGMA, pri čemer se je posebna pozornost namenila vodenju projekta v okviru informacijskih tehnologij, upravljanju in pripravljenosti operacij informacijskih tehnologij. Na splošno se je del razvoja informacijskih tehnologij projekta portala SYGMA do zdaj ustrezno upravljal, brez večjih odstopanj od prvotnega načrta. Vendar zaradi čakanja na odobritev sektorske pravne podlage in opredelitev harmoniziranih poslovnih postopkov razvoj informacijskih tehnologij ni temeljil na stabilnem poslovnem procesu in poslovnih zahtevah, temveč na poštenih predvidevanjih. Oba generalna direktorata sta pripravila akcijske načrte za sprejeta priporočila, ki so bili po mnenju Službe za notranjo revizijo ustrezni za obravnavanje opredeljenih vprašanj. Za podrobnosti glej oddelek 10.4 Priloge. 5. Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji Komisija za finančne nepravilnosti leta 2013 ni poročala o sistemskih problemih v skladu s členom 73(6)[14] finančne uredbe, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti. 6. Sklepi Izvajanje akcijskih načrtov, pripravljenih v odziv na revizije Službe za notranjo revizijo v tem letu in preteklosti, prispeva k postopnemu izboljšanju okvira notranje kontrole Komisije. Služba za notranjo revizijo bo opravila naknadne revizije o izvrševanju akcijskih načrtov, ki jih bo pregledal Odbor za spremljanje poteka revizij, ki bo ustrezno obvestil kolegij. Služba za notranjo revizijo se bo še naprej osredotočala na finančne revizije ter revizije skladnosti in informacijske tehnologije, poleg tega bo pospešila svoje dejavnosti v okviru revidiranja uspešnosti. [1] V tem poročilu so vključena revizijska in svetovalna poročila, dokončana do 1. februarja 2014. [2] To poročilo ne zajema decentraliziranih evropskih agencij, Evropske službe za zunanje delovanje ali drugih organov, v katerih je Služba za notranjo revizijo opravila revizijo in za katera se pripravljajo ločena letna poročila. [3] V skladu s standardom 2060 za revizijo uspešnosti poslovanja v okviru mednarodnih standardov strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju (Standardi), ki jih je objavil Inštitut notranjih revizorjev. [4] Člen 100 finančne uredbe. [5] Odbor za spremljanje poteka revizij pomaga kolegiju komisarjev z zagotavljanjem, da službe Komisije ustrezno upoštevajo delo Službe za notranjo revizijo, oddelkov za notranjo revizijo in Računskega sodišča ter da se sprejmejo ustrezni dodatni ukrepi. [6] Priloženi delovni dokument služb Komisije vsebuje pregled vseh dokončanih revizij in naknadnih revizijskih nalog. [7] IAS - 2006 - DIGIT - 001 Data Center - Operations and Security (Podatkovni center – operativne dejavnosti in varnost), IAS - 2007 - DIGIT - 001 Corporate Data network infrastructures & services (Skupna infrastruktura in storitve za podatkovna omrežja) in IAS.B - 2008 - ADMIN - 004 Audit on Security (Revizija varnosti). [8] Pričakuje se, da bo nova zakonodaja za obdobje 2014–2020 s svojim okrepljenim okvirom kontrole izboljšala razmere v prihodnosti. [9] RACER: Ustrezni, sprejeti, verodostojni, preprosti in stabilni (RACER – Relevant, Accepted, Credible, Easy and Robust) (standard za notranji nadzor št. 5). [10] Predhodni obiski za dialog so zasnovani za opredeljevanje tveganj ali morebitnih težav, nastalih pri „predhodnih“ virih podatkov v okviru postopka v zvezi s čezmernim primanjkljajem. [11] Ad hoc obiski se opravijo, kadar kakega posebnega pomembnega vprašanja v zvezi z državo članico ni mogoče rešiti na noben drug način kot z osebnim srečanjem in situ. Čeprav ti obiski niso izrecno navedeni v revidirani Uredbi 479/2009, GD ESTAT meni, da ima enake pravice dostopa kot v okviru metodološkega obiska. [12] Strukturo upravljanja sestavljajo usmerjevalni odbor za projekt sistema za trgovanje z emisijami na ravni generalnega direktorja, njegova pripravljalna skupina na ravni direktorja in Delovna skupina za varnost, ki predstavlja tehnično plast. [13] Racionalizacija upravljanja nepovratnih sredstev se je začela marca 2011, ko je podpredsednik Šefčovič pripravil Sporočilo „Getting the Best from IT in the Commission“ (Kako najbolje izkoristiti informacijsko tehnologijo v Komisiji). Cilj je doseči učinkovito porabo sredstev in naložb Komisije ter zagotoviti, da učinkovita orodja informacijske tehnologije podpirajo resnične poslovne potrebe. [14] Člen 117 pravil uporabe določa: „V tem letnem poročilu [tj. poročilu v skladu s členom 99(3)] navede tudi kakršne koli sistemske težave, ki jih je odkrila posebna komisija, ustanovljena na podlagi člena 73(6) finančne uredbe.“