POROČILO O DEJAVNOSTIH NADZORNEGA ODBORA URADA OLAF – 2019

(2020/C 368/01)

Člani nadzornega odbora urada OLAF

Jan MULDER

Predsednik nadzornega odbora urada OLAF

Član odbora od 23. januarja 2017, predsednik od 1. marca 2017

Nekdanji poslanec Evropskega parlamenta, Nizozemska.

Maria Helena FAZENDA

Članica odbora od 23. januarja 2017

Generalna sekretarka sistema notranje varnosti, Portugalska.

Javna tožilka.

Petr KLEMENT

Član odbora od 23. januarja 2017

Državno tožilstvo, Češka.

Javni tožilec.

Grażyna STRONIKOWSKA

Članica odbora od 13. julija 2016

Državno tožilstvo v Varšavi, Poljska.

Javna tožilka.

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Član odbora od 1. decembra 2017

Vodja podporne enote generalnega državnega nadzornika pri posebnem tožilstvu za boj proti korupciji in organiziranemu kriminalu, Španija.

Revizor, pravnik, ekonomist.

PREDGOVOR

Leto 2019 se je začelo s sekretariatom, na katerem je bilo prostih veliko delovnih mest. Do konca leta se je stanje spremenilo. Vodja sekretariata je nastopil svoje delo jeseni, pa tudi vsa druga prosta delovna mesta so bila zapolnjena z novimi zaposlenimi. Zavel je nov veter.

Imenovanje novega generalnega direktorja urada OLAF leta 2018 je pomenilo, da bi si lahko resno prizadevali za vzpostavitev trdnega in enotnega razumevanja delovanja nadzornega odbora urada OLAF.

Začele so se resne razprave, ki pa niso bile vedno enostavne. Vendar je bilo vzdušje konstruktivno. Čeprav soglasje o številnih nerešenih vprašanjih še ni doseženo, odbor upa, da bodo ta vprašanja rešena do naslednjega letnega poročila ter da bodo vzpostavljeni novi delovni dogovori v skladu s pravnim okvirom, v katerem delujeta urad OLAF in nadzorni odbor.

Razprave z uradom OLAF so se osredotočale na vrsto dostopa, ki bi ga nadzorni organ moral imeti do preiskav urada OLAF, ki trajajo več kot 12 mesecev, da bi lahko učinkovito opravljal svoje naloge nadzora in spremljanja. Razprave so bile začrtane in izvedene na podlagi skupnega mnenja, ki so ga o tem vprašanju predložile pravne službe Komisije, Sveta in Parlamenta. Kot je navedeno v tem skupnem mnenju, nadzorni organ določi, katere informacije so potrebne za izpolnitev mandata, ki je bil zaupan tem trem institucijam.

Generalni direktor urada OLAF je bil dobrodošel udeleženec na skoraj vseh mesečnih sestankih nadzornega odbora.

Sedanja revizija Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (1) in ustanovitev EJT sta bili pomembni temi razprav na teh sestankih.

Kot je navedeno zgoraj, narava in oblika obveznosti poročanja urada OLAF za preiskave, ki trajajo več kot 12 mesecev, še nista določeni. Vendar je bil dosežen določen napredek za odpravo razlik v pristopih in doseganje sporazumne rešitve. Glede poročanja o procesnih jamstvih je bil dosežen izvedljiv dogovor, ki ga je treba zdaj pravočasno preskusiti. Ob koncu leta 2019 je nadzorni organ dokončal tudi posebno poročilo o „opuščenih zadevah urada OLAF“, objavljeno v začetku leta 2020.

Pogajanja o novem večletnem proračunu za Evropsko unijo potekajo v zelo težavnem obdobju, z večjimi sredstvi za različne namene. Zato je še toliko pomembneje, da urad OLAF in njegov nadzorni organ ostajata pozorna.

Zaradi prihodnjega sprejetja nove uredbe o uradu OLAF in začetka delovanja EJT se nadzorni odbor, ki mu pomaga sekretariat, še naprej osredotoča na izpolnjevanje svojega glavnega cilja, tj. krepitev neodvisnosti urada OLAF.

Jan MULDER Predsednik nadzornega odbora urada OLAF

KAZALO

Predgovor 2

Kazalo 3

O nas 4

(i) Nadzorni odbor Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) 4

(ii) Sekretariat 4

Izjava o poslanstvu 4

Naloge nadzornega odbora v zvezi s spremljanjem: 5

(i) Spremljanje proračuna in virov urada OLAF 5

(ii) Spremljanje zadev 7

(iii) Spremljanje trajanja preiskav urada OLAF 8

Spremljanje napredka v zvezi z uporabo procesnih jamstev 14

Zadeve, poslane nacionalnim pravosodnim organom 17

Primeri, v katerih ustrezni organi niso upoštevali priporočil urada OLAF 17

Ocena prednostnih nalog preiskovalne politike urada OLAF in smernic za preiskave 20

Odnosi z uradom OLAF, institucijami EU ter partnerji in deležniki urada OLAF 21

Revizija Uredbe (EU, EURATOM) št. 883/2013 22

Vodenje nadzornega odbora 23

O nas

(i) Nadzorni odbor Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF)

1. Nadzorni odbor Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) je neodvisni organ, ki ga v medsebojnem soglasju imenujejo Evropski parlament, Svet in Evropska komisija ( 2 )

2. Nadzorni odbor (NO ali odbor) spremlja izvajanje preiskovalne funkcije urada OLAF za okrepitev njegove neodvisnosti pri ustreznem izvajanju pooblastil, podeljenih z Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013 (uredba o uradu OLAF). Odbor zlasti spremlja, ali se upoštevajo procesna jamstva oseb, vključenih v preiskave.

3. Odbor sestavlja pet neodvisnih, zunanjih strokovnjakov, imenovanih za petletno obdobje (člani) ( 3 ) . Člani so pri opravljanju svoje vloge popolnoma neodvisni in ne zahtevajo navodil od nobene vlade ali institucije, organa, urada ali agencije EU niti jih od njih ne sprejemajo. Odbor je zato organiziral izvajanja svojih dejavnosti spremljanja tako, da zagotavlja to neodvisnost, zlasti v zvezi s statusom članov, svojim proračunom in sekretariatom.

4. V poslovniku NO ( 4 ) so opredeljena pravila, ki urejajo njegovo sestavo, delovanje in delovne metode (postopki, v okviru katerih izvaja svojo vlogo spremljanja v smislu uredbe o uradu OLAF), ter določeni vsebinski pogoji, pod katerimi je treba opravljati njegovo delo. Odbor izvaja dejavnost spremljanja brez vmešavanja v izvajanje tekočih preiskav urada OLAF.

5. NO poroča institucijam, pristojnim za imenovanje, ter obvešča javnost, civilno družbo in ustrezne nacionalne organe o svoji vlogi in dejavnostih.

(ii) Sekretariat

6. NO pri njegovem delu podpira sekretariat, ki dela stalno. V skladu z uredbo o uradu OLAF je odbor neposredno pristojen za sekretariat, ki je neodvisen od Komisije. Ima pomembno vlogo pri olajševanju in podpiranju opravljanja vseh nalog NO.

7. Sekretariat sestavljajo osebje EU ter pravni in operativni strokovnjaki. Sekretariat pod vodstvom in upravljanjem njegove vodje redno spremlja dejavnosti urada OLAF ter predstavi rezultate svojih dejavnosti spremljanja in nadzora članom NO v proučitev in odobritev. Sekretariat pomaga članom odbora pri učinkovitem izvajanju njihovih nalog za okrepitev neodvisnosti urada OLAF.

Izjava o poslanstvu

Člen 15(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Nadzorni odbor redno spremlja Urad pri uresničevanju njegove preiskovalne funkcije, da bi okrepil neodvisnost Urada pri ustreznem izvajanju pooblastil, ki so mu dodeljena s to uredbo. Nadzorni odbor spremlja zlasti napredek v zvezi z uporabo procesnih jamstev in trajanjem preiskav glede na informacije, ki mu jih sporoči generalni direktor v skladu s členom 7(8).

8. NO je bil ustanovljen, da bi se okrepila in zagotovila neodvisnost urada OLAF z rednim spremljanjem njegove preiskovalne funkcije ter zagotovila pomoč generalnemu direktorju pri opravljanju njegovih dolžnosti. Tej pristojnosti je v celoti zavezan. Poleg tega si odbor svojo vlogo pri zagotavljanju pomoči generalnemu direktorju urada OLAF razlaga tako, da uradu OLAF čim bolj omogoča izboljšati njegovo učinkovitost kot strog in nepristranski preiskovalni organ EU, ki je popolnoma neodvisen od neupravičenega zunanjega pritiska in vmešavanja. Leta 2019 poteka tudi dvajseta obletnica urada OLAF, ki ponuja priložnost za premislek o tem, kako je Urad opravljal svojo nalogo in kako namerava delovati v prihodnje, zlasti v zvezi z ustanovitvijo Evropskega javnega tožilstva (EJT), v boju proti goljufijam, korupciji in kaznivim dejanjem, ki vplivajo na proračun EU. Odbor je pripravljen podpreti urad OLAF pri njegovih prizadevanjih, da izboljša kakovost dela in prevzame ključno vlogo na novem evropskem območju pravice, na katerem bodo pomoč in podpora, ki ju bo urad OLAF zagotavljal EJT, ter njuno medsebojno sodelovanje ključni pri zaščiti finančnih interesov EU.

9. Odbor generalnemu direktorju urada OLAF in institucijam zagotavlja podrobna mnenja in poročila o tekočih preiskavah urada OLAF, ne da bi se vmešaval vanje. Redno spremljanje preiskav urada OLAF je najboljši način za zagotavljanje njegove neodvisnosti in NO je v celotnem obdobju poročanja zelo dejavno sodeloval pri vzpostavitvi trdnega delovnega odnosa z generalnim direktorjem urada OLAF, da bi izboljšal kakovost informacij, ki mu jih je redno pošiljal urad OLAF. To velja zlasti za poročila o preiskavah, ki so potekale več kot 12 mesecev, posamezne pritožbe zoper preiskave urada OLAF in priporočila urada OLAF, ki jih ustrezni organi niso upoštevali. NO dejavno sodeluje tudi pri letni medinstitucionalni izmenjavi mnenj o uspešnosti urada OLAF, pri čemer dosledno vztraja pri stališču, da bi morale biti prednostne naloge preiskovalne politike urada OLAF skladne z glavnimi področji proračunskih odhodkov EU.

10. Nadzorni odbor odgovarja institucijam, ki so imenovale njegove člane, razprava o njegovem letnem poročilu o dejavnostih pa je potekala s komisarjem za proračun in človeške vire, generalnim sekretarjem Komisije, Odborom Evropskega parlamenta za proračunski nadzor (CONT) in delovno skupino Sveta za boj proti goljufijam v obdobju finskega predsedovanja.

11. Odbor pozdravlja tudi pozitivne povratne informacije odbora CONT Evropskega parlamenta v letu 2019 na svoje poročilo o predlagani reviziji uredbe o uradu OLAF. Odbor bo še naprej skrbno spremljal tekoče medinstitucionalne razprave in pogajanja med Parlamentom, Svetom in Komisijo (trialog).

12. Odbor je sklical deset plenarnih zasedanj ( 5 ) in nadaljeval prakso, v skladu s katero so na sestanke povabljeni generalni direktor in njegovo osebje, da bi razpravljali o vseh vprašanjih, pomembnih za delo odbora in urada OLAF, ter se seznanili z njimi. Odbor je pozdravil možnost konstruktivnega dela z uradom OLAF in podpiranja urada pri izboljševanju njegove uspešnosti in učinkovitosti. V obdobju poročanja so bili člani odbora imenovani za poročevalce za delo na posameznih področjih delovnega načrta odbora in njihovo spremljanje. Ti poročevalci so tesno sodelovali s sekretariatom pri pripravi osnutkov mnenj in poročil, ki jih bo sprejel odbor.

Naloge nadzornega odbora v zvezi s spremljanjem

(i) Spremljanje proračuna in virov urada OLAF

Člen 6(2) Sklepa Komisije 1999/352/ES z dne 28. aprila 1999 o ustanovitvi Evropskega urada za boj proti goljufijam, kakor je bil spremenjen s Sklepom 2013/478/EU z dne 27. septembra 2013: 2. Po posvetovanju z nadzornim odborom generalni direktor pošlje generalnemu direktorju za proračun predlog proračuna, ki ga je treba vključiti v prilogo, ki se nanaša na urad, k splošnemu proračunu Evropske unije – oddelek Komisija. Tretji odstavek člena 15(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Nadzorni odbor generalnemu direktorju pošilja mnenja in, če je to ustrezno, priporočila, med drugim glede virov, ki jih Urad potrebuje za uresničevanje svoje preiskovalne funkcije […]. Uvodna izjava 37 Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Urad bi moral biti pri opravljanju svojih nalog neodvisen. Zaradi krepitve neodvisnosti Urada bi moral njegove preiskovalne naloge redno spremljati nadzorni odbor, sestavljen iz zunanjih neodvisnih oseb, ki so dobro usposobljene na področjih dejavnosti urada. Nadzorni odbor ne bi smel posegati v odvijanje potekajočih preiskav. Med njegovimi dolžnostmi bi moralo biti tudi zagotavljanje pomoči generalnemu direktorju pri uresničevanju njegovih pristojnosti.

13. Nadzorni odbor se zaveda, da proračunska neodvisnost urada OLAF neposredno vpliva na preiskave in dejavnosti. Zato meni, da bi morala biti ustrezen proračun in celovita strategija za človeške vire med prednostnimi nalogami novega generalnega direktorja.

14. Odbor je priznal, da je Komisija, tako kot v prejšnjih letih, v predlog proračuna vključila varčevalne ukrepe, ter ugotovil, da se je letno povečanje proračuna stalno zmanjševalo. V primerjavi s prejšnjim letom se je proračun urada OLAF povečal za 1,41 %, v primerjavi z letom prej pa za 3,42 %.

15. Po mnenju odbora to zmanjševanje ne bi smelo negativno vplivati na boj proti goljufijam ali nedovoljenim dejavnostim, ki škodijo finančnim interesom EU. Poleg tega sporočilo Evropskega parlamenta, Evropskega sveta in Sveta o nadaljnji krepitvi pravne države v Uniji ( 6 ) in zeleni dogovor, ki ga predvideva Komisija, nalagata več odgovornosti uradu OLAF.

16. Odbor želi ponovno poudariti, da se za urad OLAF ne bi smeli uporabljati najbolj omejevalni varčevalni ukrepi, ki se uporabljajo za druge generalne direktorate Komisije, ampak bi moral imeti, kar zadeva človeške vire, dejansko koristi od spodbud, ki omogočajo zaposlovanje visoko usposobljenega osebja, specializiranega za preiskave in izterjavo sredstev. To je pomembno zlasti za prihodnji delovni odnos med uradom OLAF in EJT.

17. V obdobju poročanja je odbor izdal mnenje o predhodnem predlogu proračuna urada OLAF za leto 2020 ter analiziral izvrševanje odobrenega proračuna urada OLAF za leto 2019. Pri proučitvi predhodnega predloga proračuna urada OLAF za leto 2020 se je odbor osredotočil zlasti na: — finančni in operativni vpliv izvajanja novega sistema za vodenje zadev urada OLAF (OCM), — strategijo urada OLAF za človeške vire, — posebno poročilo Računskega sodišča o strategiji Komisije na področju boja proti goljufijam (7) in — proračunske posledice ustanovitve EJT za urad OLAF.

18. NO podpira priporočila Računskega sodišča in odgovor Komisije Sodišču o krepitvi zmogljivosti urada OLAF za posodobitev strategije Komisije za boj proti goljufijam ter pripravo ocene tveganja in analize proračuna EU za obdobje 2021–2027 ( 8 ) . V ta namen bi bilo treba, kot je v svojem mnenju o predlogu proračuna za leto 2020 navedel NO, uradu OLAF dodeliti potrebne človeške vire.

19. Poleg navedenih nalog je Komisija leta 2019 pozvala urad OLAF, naj zagotovi prispevke in konkretne podatke v podporo izvajanju pravne države v državah članicah EU in okrepi spremljanje svojih priporočil, naslovljenih na nacionalne pravosodne organe. Ta priporočila za države članice ter institucije, organe in agencije EU so večinoma finančne narave in so namenjena izterjavi zneskov, ki so jih upravičenci do programov in ukrepov EU neupravičeno prejeli, ter tako ščitijo proračun EU in ohranjajo zaupanje javnosti v EU.

20. Odbor je med redno izmenjavo mnenj z generalnim direktorjem med mesečnimi plenarnimi zasedanji tudi ponovno izrazil svoje pomisleke in resne dvome glede sedanjega izvajanja novega sistema za vodenje zadev (OCM) s strani urada OLAF in njegovih proračunskih posledic. Natančneje, zaradi številnih dolgih zamud, ki so že nastale pri oblikovanju in dokončni vzpostavitvi OCM, ter precejšnjih ponavljajočih se prekoračitev proračuna je nadzorni odbor prepričan, da vodenje projekta OCM ni tako pregledno, kot bi moralo biti, in da je nadzor nad njim nezadosten.

21. V zvezi s tem odbor priznava sprejetje „končnega revizijskega poročila o praksah vodenja projektov na področju informacijske tehnologije v uradu OLAF“ (junij 2019) s strani službe Komisije za notranjo revizijo. V navedenem poročilu so bile opredeljene številne pomembne pomanjkljivosti v začetnih fazah OCM, vključno s pomanjkanjem jasne in trajnostne strukture vodenja projektov ter zadostnega nadzora s strani višjega vodstva in precejšnjo negotovostjo glede prihodnjih ocen proračunskih sredstev, potrebnih za izvajanje projekta OCM. V njem so jasno opredeljene tudi težave z upravljanjem stroškov projekta OCM.

22. Odbor priznava, da se je generalni direktor zdaj zavezal, da bo izvajal priporočila službe Komisije za notranjo revizijo in da bo zagotovil, da bo projekt OCM končan do konca leta 2020. Odbor tudi opozarja, da je služba Komisije za notranjo revizijo februarja 2020 ugotovila, da je urad OLAF do konca decembra 2019 izvedel vse potrebne ukrepe za izpolnitev zahtev navedene revizije.

(ii) Spremljanje zadev

Člen 15(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Nadzorni odbor redno spremlja Urad pri uresničevanju njegove preiskovalne funkcije […] Člen 4 Sklepa Komisije 1999/352/ES z dne 28. aprila 1999 o ustanovitvi Evropskega urada za boj proti goljufijam, kakor je bil spremenjen s Sklepom 2013/478/EU z dne 27. septembra 2013: […] [Nadzorni] [o]dbor je odgovoren za redno spremljanje in nadzorovanje urada pri izvajanju naloge preiskovanja. Skupno mnenje pravnih služb Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije z dne 5. septembra 2016: V skupnem mnenju je poudarjeno, da je v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013 nadzorni odbor pooblaščen za prejemanje informacij od generalnega direktorja urada OLAF: — o primerih, ko so bile informacije poslane nacionalnim sodnim organom, tudi če urad OLAF ni izvedel nobene preiskave; — o dodatnih, z zadevami povezanih informacijah v zvezi z vsemi zadevami, vključno s tekočimi preiskavami, in ne le o informacijah o zaključenih zadevah; — kar zadeva obveznosti poročanja generalnega direktorja urada OLAF, Uredba (EU, Euratom) št. 883/2013 nalaga uradu OLAF dolžnost dejavnega obveščanja. V zvezi s tem odobritev izključno pasivnega elektronskega dostopa do podatkovnih zbirk urada OLAF ne bi zadostovala za izpolnjevanje obveznosti generalnega direktorja urada OLAF, kot so določene v Uredbi (EU, Euratom) št. 883/2013.

23. Za okrepitev neodvisnosti urada OLAF in pomoč generalnemu direktorju pri opravljanju njegovih nalog NO dejavno in redno spremlja, kako se izvajajo preiskave urada OLAF. Odbor je imenoval poročevalce za spremljanje nekaterih občutljivih notranjih preiskav in drugih zadev, v katerih se je generalni direktor urada OLAF, po oceni prejetih informacij, odločil, da ne bo začel preiskave („opuščene zadeve“).

24. 24. Novembra 2018 je urad OLAF poročevalcem odbora in članom njegovega sekretariata omogočil popoln dostop do 64 spisov v zadevah urada OLAF: v 60 zadevah, v katerih se je generalni direktor urada OLAF odločil, da ne bo začel preiskave (imenovane tudi „opuščene zadeve“), in 4 notranjih preiskavah, ki jih je urad OLAF opravil in zaključil. V letu 2019 je odbor pridobil dostop do več dodatnih dokumentov, povezanih z enim od navedenih štirih notranjih zaključenih zadev.

25. V obdobju poročanja je imel odbor sestanke z osebjem urada OLAF in si z njimi izmenjal menja, da bi bolje razumel, kako so bile izvedene nekatere od navedenih preiskav.

26. Med januarjem in marcem 2019 so imeli poročevalci odbora mesečne sestanke z vodstvom kadrov urada OLAF, vključno z direktorjem Direktorata A („Preiskave I“) in Direktorata C („Podpora preiskavam“); vodji Enote 0.1 („Preiskave – izbor in pregled“), Enote A.1 („Uslužbenci pri EU“), Enote C.3 („Operativna analiza in digitalna forenzika“) in Enote C.4 („Pravno svetovanje“). Na sestankih so sodelovali tudi osebje, ki izvaja izbor in pregledovanje, preiskovalci ter člani enot za pravno svetovanje in nadaljnje ukrepe.

27. Na plenarnem zasedanju decembra 2019 je NO sprejel osnutek mnenja o zadevah, ki jih generalni direktor urada OLAF ni začel („opuščene zadeve“), in ga januarja 2020 posredoval uradu OLAF, da bi predložil pripombe. Februarja 2020 je urad OLAF predložil svoje pripombe in dodatne informacije. Nadzorni odbor je objavil mnenje ( 9 ) marca 2020.

28. Odbor opozarja, da je kot neodvisni organ v najboljšem položaju za izvajanje nalog spremljanja in nadzora, ki so mu dodeljene. Pri obravnavanju zadev, sporočenih uradu OLAF, odbor zagotovi, da se njegovo delo še vedno osredotoča na: morebitna tveganja za neodvisno izvajanje preiskav; upoštevanje procesnih jamstev in spoštovanje temeljnih pravic; skladnost s splošnimi načeli in pravili preiskav; oceno kakovosti spisov in informacij, vsebovanih v sistemu OCM, in skladnost s pravili, določenimi v Smernicah o preiskovalnih postopkih za osebje urada OLAF.

(iii) Spremljanje trajanja preiskav urada OLAF

Člen 15(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Nadzorni odbor redno spremlja Urad pri uresničevanju njegove preiskovalne funkcije, da bi okrepil neodvisnost Urada pri ustreznem izvajanju pooblastil, ki so mu dodeljena s to uredbo. Drugi odstavek člena 15(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Nadzorni odbor spremlja zlasti napredek v zvezi z uporabo procesnih jamstev in trajanjem preiskav glede na informacije, ki mu jih sporoči generalni direktor v skladu s členom 7(8). Člen 7(5) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Trajanje preiskav mora biti sorazmerno z okoliščinami in zahtevnostjo primera. Člen 7(8) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Če preiskave ni mogoče zaključiti v 12 mesecih od njenega pričetka, generalni direktor po poteku teh 12 mesecev ter potem vsakih šest mesecev poroča nadzornemu odboru, pri čemer navede ustrezne razloge in predvidene ukrepe za pospešitev preiskave.

Splošne pripombe

29. Spremljanje trajanja preiskav urada OLAF je ena od glavnih nalog odbora, namenjena okrepitvi neodvisnosti urada OLAF.

30. Obveznost izvedbe upravnih postopkov v razumnem času je splošno načelo prava EU in del pravice do dobrega upravljanja iz člena 41(1) Listine o temeljnih pravicah ( 10 ) . V skladu s sodno prakso se v primeru, če trajanje postopka ni določeno z določbo prava EU, razumnost obdobja, potrebnega za izvedbo, oceni ob upoštevanju vseh okoliščin, ki so specifične za vsak posamezen primer, in zlasti pomena primera za zadevno osebo, njegove zahtevnosti in ravnanja strani v zadevi ( 11 )

31. Iz sodne prakse in člena 7(5) uredbe o uradu OLAF izhaja ( 12 ) , da bi se moral postopek pred uradom OLAF izvajati neprekinjeno ter se ne bi smel podaljšati čez razumno obdobje, ki ga je treba oceniti s sklicevanjem na okoliščine in zahtevnost posameznega primera ( 13 )

32. Odbor meni, da je ključno poudariti tudi njegovo vlogo, kot je pojasnjena v sodni praksi sodišč EU ( 14 ) , in obseg njegove dejavnosti spremljanja v posebnem okviru preiskav, ki trajajo več kot 12 mesecev.

33. Prvič, NO si z rednim spremljanjem trajanja preiskav urada OLAF in razlogov za morebitne nepotrebne zamude prizadeva okrepiti preiskovalno neodvisnost in nepristranskost urada OLAF s preverjanjem, da ne prihaja do zunanjega vmešavanja v nepristransko vodenje preiskav, da je zagotovljena enaka obravnava ter da so nastale zamude sorazmerne in upravičene zaradi zahtevnosti in/ali okoliščin posameznega primera.

34. Drugič, dolgotrajna preiskava, ki je ni mogoče upravičiti z okoliščinami in/ali zahtevnostjo danega primera, ima lahko resne, negativne posledice za (i) pravice do obrambe zadevnih oseb (ki imajo pravico, da se preiskave v zvezi z njimi izvedejo v razumnem času, kot je določeno v členu 41 Listine EU o temeljnih pravicah), in (ii) nadaljnje ukrepe, sprejete na podlagi preiskav (tj. več časa preteče, težje je zbrati dokaze). Tako NO s spremljanjem trajanja preiskav urada OLAF preverja, ali se procesne pravice, zagotovljene s členom 41 Listine EU o temeljnih pravicah, dejansko spoštujejo.

35. Poleg tega je spremljanje s strani odbora namenjeno zagotavljanju, da institucije, organi, uradi in agencije EU ter zadevne države članice upoštevajo in ustrezno spremljajo rezultate in ugotovitve preiskav, ki jih izvede urad OLAF. Sodno, finančno ali disciplinsko nadaljnje ukrepanje ter možnost kazenskega pregona in izterjave so lahko nepopravljivo ogroženi, zlasti zaradi težav zaradi zastaranja (predpis v skladu z veljavnimi nacionalnimi zakoni) ali nezmožnosti nacionalnih pravosodnih organov, da izvedejo ustrezno preiskavo za dogodke, ki so se zgodili že dolgo nazaj.

36. Nazadnje, NO s spremljanjem trajanja preiskav preverja, ali se človeški in finančni viri, dodeljeni uradu OLAF, učinkovito uporabljajo, kar lahko vpliva na sprejetje prednostnih nalog politike urada OLAF in njegov celotni proračun.

37. Pomembno je poudariti, da ta posebna vloga, ki je odboru zaupana s členom 7(8) uredbe o uradu OLAF, zahteva, da odbor izvede analizo posameznega primera preiskave, ki je starejša od 12 mesecev, da zagotovi, da se preiskave urada OLAF izvajajo neprekinjeno ter v obdobju, ki je sorazmerno z njihovimi okoliščinami in zahtevnostjo. Da bi NO izpolnil svoj mandat, mora imeti neposreden in neomejen dostop, če ne do celotnega spisa v zadevi urada OLAF, pa vsaj do nekaterih elementov, bistvenih za razumevanje zadeve, opredeliti zadevne osebe ter upoštevati časovni okvir preiskovalnih ukrepov in tudi odločitve, povezane z vodenjem zadev, ki jih sprejme urad OLAF. Pri tem odbor v celoti upošteva neodvisnost urada OLAF pri izvajanju njegovih preiskav in se ne vmešava v izvajanje takih preiskav.

Dostop do informacij, povezanih z zadevami

38. NO je v prejšnjem poročilu o dejavnostih ugotovil, da vsebina in kakovost poročil, ki jih je urad OLAF predložil v zvezi z zadevami, ki so v letu 2019 trajale več kot 12 mesecev, nista vključevali informacij, ki bi odboru omogočale učinkovito spremljanje trajanja preiskav ( 15 ) . Zlasti večina poročil ni vsebovala smiselnih ali vsebinskih informacij v opisu zadeve, ki bi odboru omogočile, da bi ocenil, ali so razlogi, na katere se sklicuje urad OLAF za utemeljitev trajanja preiskav, točni in ali so popravni ukrepi, sprejeti za njihov zaključek, primerni.

39. NO želi spomniti, da, kot je potrjeno s skupnim mnenjem treh pravnih služb (skupno mnenje) ( 16 ) , nadzorni organ (NO) na podlagi ocene potrebe odloči, katere informacije bi moral zagotoviti nadzorni organ (OLAF) ali katere informacije zadostujejo za opravljanje njegove nadzorne vloge. Samo tako se lahko zagotovi neodvisnost NO pri ocenjevanju preiskav urada OLAF in s tem neodvisnost samega urada OLAF. Kot je poudarjeno v navedenem skupnem mnenju, bi moral urad OLAF olajšati naloge odbora in zagotoviti zahtevane informacije, razen če so take informacije očitno nepomembne ali bi njihov prenos nujno pomenil vmešavanje v izvajanje preiskave, ki poteka ( 17 )

40. do leta 2013 , je bil takšen, da so se „ocena začetnih informacij“ vsako preiskavo , ki je trajala več kot „12 mesecev“ sistematično prenesli na NO, da je ta lahko izvajal svojo nadzorno pristojnost v skladu z uredbo o uradu OLAF. Ta pristop je urad OLAF enostransko prenehal uporabljati leta 2013. V prejšnjih letnih poročilih o dejavnostih Pristop, ki ga je urad OLAF uporabljal v preteklosti, v skladu s prejšnjo uredbo o uradu OLAF ( 18 ) in, je bil takšen, da so se „ocena začetnih informacij“ ( 19 ) in osebni podatki za, ki je trajala več kot „12 mesecev“ ( 20 ) prenesli na NO, da je ta lahko izvajal svojo nadzorno pristojnost v skladu z uredbo o uradu OLAF. Ta pristop je urad OLAFprenehal uporabljati leta 2013. V prejšnjih letnih poročilih o dejavnostih ( 21 ) in mnenjih ( 22 ) je NO jasno izrazil svoje odločno nasprotovanje navedeni novi praksi, ki je resno omejevala njegovo sposobnost izvajanja nadzorne pristojnosti v skladu z uredbo o uradu OLAF.

41. V referenčnem obdobju sta generalni direktor urada OLAF in nadzorni odbor začela dialog, da bi poiskala možnosti za ponovno vzpostavitev dostopa iz obdobja pred letom 2013 do informacij, povezanih z zadevami, ki so na voljo in registrirane v sistemu za vodenje zadev urada OLAF (OCM), tj. osnovnega pogoja za to, da bi odbor lahko učinkovito spremljal neodvisnost urada OLAF pri izvajanju zunanjih in notranjih preiskav. Odbor pozdravlja prizadevanja generalnega direktorja urada OLAF v zadnjih mesecih leta 2019 pri iskanju ustrezne rešitve za to pomembno vprašanje. Hkrati odbor obžaluje, da sedanja razprava traja tako dolgo, ter upa, da bo mogoče čim prej najti izvedljivo in sporazumno rešitev za ponovno vzpostavitev enake smiselne oblike dostopa, kot jo je odbor uporabljal v prvih 14 letih delovanja.

42. Februarja 2019 je odbor generalnemu direktorju urada OLAF poslal dve novi vzorčni poročili, temelječi na predlogi, ki jo je urad OLAF v preteklosti sam predlagal. Prvo je bilo namenjeno preiskavam, ki trajajo več kot 12 mesecev, drugo pa je bilo predvideno kot poročevalsko orodje za preiskave, ki trajajo 18 mesecev ali več, in je bilo zasnovano za preverjanje vpliva morebitnih popravnih ukrepov, ki jih je urad OLAF sprejel za pospešitev preiskave.

43. Ta dva vzorčna modela sta vključevala take informacije, ki bi jih odbor štel za „minimalno“ potrebne za opravljanje svojih nadzornih nalog v skladu s členoma 7(8) in 15(1) uredbe o uradu OLAF, in sicer: (i) podroben opis sporočenega primera, vključno z ocenjenim ekonomskim učinkom; (ii) domnevno kršeno zakonodajo; (iii) morebitne sankcije in pomisleke v zvezi z zastaranjem; (iv) izvedene operativne dejavnosti in njihove rezultate; (v) operativne dejavnosti, ki jih je treba izvesti; (vi) razloge, zakaj zadeva ni bila zaključena, in (vii) popravne ukrepe, sprejete za pospešitev preiskave.

44. Maja 2019 je urad OLAF posredoval NO drugačno predlagano vzorčno poročilo, ki ga NO ni štel za zadovoljivo, saj ni vsebovalo bistvenih minimalnih informacij, ki jih zahteva odbor. Julija 2019 je urad OLAF predlagal novo revidirano različico „12-mesečne predloge“, ki je bila namenjena obravnavanju resnih pomislekov in zadržkov odbora v zvezi z vrsto informacij, ki so bile dane na voljo odboru.

45. NO je rezultate svoje analize in nadomestne rešitve, predlagane v njej, novembra 2019 posredoval generalnemu direktorju urada OLAF. Nadzorni organ je podrobno analiziral novo revidirano predlogo za poročanje, ki jo je predlagal urad OLAF ( 23 ) . Čeprav bi se nova predloga lahko štela za izboljšavo v primerjavi s prejšnjo (ki jo je urad OLAF uporabljal od leta 2013 do marca 2019), še vedno ne zadovoljuje potreb NO v zvezi s kakovostjo in popolnostjo informacij, vsebovanih v njej. Poleg tega, in bolj kritično, osebni podatki se redigirajo iz predlog/poročil, zaradi česar je ocena, ki jo izvede NO, skoraj nemogoča.

46. Vzporedno z razpravo o kakovosti informacij, ki jih je urad OLAF 18. julija 2019 predložil NO, je generalni direktor urada OLAF zahteval mnenje urada Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (ENVP), pri čemer je v bistvu želel izvedeti, ali bi pri opravljanju svojih nalog poročanja v skladu s členom 7(8) uredbe o uradu OLAF kršil veljavna pravila o varstvu podatkov, če bi v preiskavi urada OLAF, ki traja več kot eno leto, razkril imena zadevnih oseb.

47. Na podlagi zahteve ENVP (z dne 22. avgusta 2019) je sekretariat organiziral dva sestanka z ENVP (15. novembra 2019 in 2. decembra 2019), na katerih je podrobno obravnaval mandat odbora ter vrsto informacij, potrebnih za opravljanje njegovih nalog spremljanja in nadzora v skladu z uredbo o uradu OLAF. NO je 17. decembra 2019 ENVP predložil pisne pripombe. Urad OLAF je 5. februarja 2020 predložil dodatne informacije ENVP.

48. Kot je bilo večkrat navedeno, NO ne izvaja standardnih, samodejnih preverjanj, ampak podrobno analizo za vsako posamezno preiskavo, ki je starejša od 12 mesecev . Identiteto oseb, ki so predmet preiskave, in pravnih subjektov, vključenih v preiskave urada OLAF, bi bilo treba razkriti v „12-mesečnem poročilu“. Poznavanje identitete oseb, ki so predmet preiskave, že od vsega začetka je bistveni in nujni element za člane NO pri presojanju, ali razlogi, zaradi katerih preiskava ni bila zaključena in ki jih je navedel urad OLAF, dejansko upravičujejo trajanje preiskave. Brez teh informacij NO ne more izpolniti svojega mandata.

49. NO želi spomniti, da je njegova obdelava podatkov pri spremljanju del zakonitega izvajanja njegovih uradnih pooblastil, podeljenih neposredno z uredbo o uradu OLAF (člena 7(8) in 15(1)). Zakonitost take obdelave je ENVP prvič priznal v svojem mnenju iz leta 2007 ( 24 ) . V zvezi s tem odbor poudarja, da ni treba imeti dostopa do osebnih podatkov katere koli osebe, navedene v preiskavi urada OLAF, ampak samo do imen zadevnih oseb. Tako je odbor, kot je izraženo v njegovih zgoraj navedenih izmenjavah in korespondenci z ENVP, vedno menil, da je njegova obdelava podatkov v tem okviru primerna, ustrezna in ne pretirana ter mu omogoča, da izpolnjuje poseben mandat, zaupan z uredbo o uradu OLAF.

50. ENVP potrdil, da je obdelava osebnih podatkov s strani NO zakonita in potrebna ( 26 ). ENVP je marca 2020 odgovoril na zahtevo generalnega direktorja urada OLAF za mnenje po začetku veljavnosti novih pravil EU o varstvu podatkov ( 25 ) . V svojem mnenju je

51. NO je pozval urad OLAF, naj brez nepotrebne zamude izvede sklepe ENVP in mu omogoči dostop do identitete (fizičnih) oseb, vključenih v preiskave, ki potekajo več kot 12 mesecev. Odbor se tudi v celoti strinja z ENVP, da identiteta pravnih oseb ne pomeni „osebnih podatkov“ v skladu z veljavnim pravom EU in da bi jih bilo treba zato prav tako razkriti.

Poročila o preiskavah, ki so trajale več kot 12 mesecev, ki jih je nadzorni odbor prejel v letu 2019

52. Odbor je v letu 2019 od urada OLAF prejel 587 poročil ( 27 ) v zvezi s 375 posameznimi preiskavami, ki so trajale več kot 12 mesecev. Od teh posameznih zadev jih je 34,4 % potekalo več kot 12 mesecev, 27,2 % pa več kot 18 mesecev. Odbor je ugotovil, da je 38,4 % vseh zadev, o katerih se je poročalo za namene člena 7(8), trajalo več kot 24 mesecev. Razčlenjeno to pomeni: 16,5 % posameznih zadev je trajalo več kot 24 mesecev; 11,2 % več kot 30 mesecev; 4,5 % več kot 36 mesecev; 4,8 % več kot 42 mesecev; 0,8 % več kot 48 mesecev in 0,5 % več kot 48 mesecev (slika 1). Odbor je ugotovil, da je bilo v letu 2019 144 zadev, ki so trajale več kot 24 mesecev, še vedno v teku. Razčlenitev preiskav urada OLAF po sektorjih za več kot 24 mesecev je predstavljena na sliki 2. Slika 1 375 posameznih zadev – 2019 Slika 2 144 posameznih zadev, daljših od 24 mesecev – 2019

53. V prvem četrtletju leta 2019 je urad OLAF NO zagotavljal informacije z uporabo starejšega obrazca za poročanje, ki se je uporabljal od leta 2013 do aprila 2019. Odbor je vedno poudarjal, da ta poročila niso bila vsebinsko smiselna in da so bila nepopolna.

54. V drugem četrtletju leta 2019 so poročila, ki jih je predložil NO, temeljila na predlogi za poročanje, ki jo je urad OLAF predlagal maja 2019, medtem ko so poročila, ki so zajemala obdobje od julija do decembra 2019, temeljila na predlogi, ki jo je urad OLAF predlagal julija 2019 (skupaj 263 poročil).

Analiza, ki jo je odbor opravil v zvezi z 263 poročili o preiskavah, ki so trajale več kot 12 mesecev

55. Odbor je pri pregledu 263 poročil o preiskavah, ki so trajale več kot 12 mesecev, ki so zajemala obdobje od aprila do avgusta 2019, tudi ocenil, v kolikšni meri na novo predlagane predloge za poročanje zagotavljajo zadostne in smiselne informacije, ki odboru omogočajo, da spremlja napredek v zvezi z uporabo procesnih jamstev in trajanje preiskav v skladu s členom 7(8) uredbe o uradu OLAF.

56. Odbor se je v analizi osredotočil na vprašanje, ali so poročila urada OLAF zagotovila naslednje bistvene elemente za naloge odbora v zvezi s spremljanjem: — podroben opis zadeve, — ocenjeni ekonomski učinek, — domnevno kršeno zakonodajo, — morebitne sankcije in pomisleke v zvezi z zastaranjem, — operativne ukrepe, sprejete do zadevnega datuma, in njihove rezultate, — operativne ukrepe, ki jih je treba še izvesti, in — razloge, zaradi katerih zadeva ni bila zaključena, vključno z dodelitvijo sredstev, količino operativnega dela, vprašanji v zvezi s sodelovanjem in drugimi zadevami.

57. NO je vztrajal pri svojem prejšnjem stališču, da kakovost informacij, ki jih urad OLAF zagotavlja v novih predlogah za poročanje, odboru še vedno ne omogoča, da bi spremljal trajanje preiskav v skladu s členom 7(8) uredbe o uradu OLAF in tako učinkovito opravljal svojo nadzorno vlogo.

58. Odbor je zlasti ugotovil, da poročila v nobenem analiziranem primeru ne vključujejo zadostnih ustreznih osnovnih informacij o dejanskem stanju in/ali osnovnih vsebinskih informacij, ki bi mu omogočale razumevanje vsaj glavnih dejstev zadeve. V primerih, v katerih je bil obseg preiskave razširjen, v poročilih niso navedeni razlogi za to. In kar je še pomembneje, v nobenem od poročil niso navedene pravne in/ali fizične osebe, ki so predmet preiskave.

59. Prav tako v poročilih niso sistematično navedene informacije o „ocenjenem ekonomskem učinku“ in „morebitnih sankcijah“; poleg tega poročila samo v nekaterih primerih vključujejo informacije o „domnevno kršeni zakonodaji“, ki so pomemben element za opravljanje te naloge.

60. V večini poročil časovni okvir/časovno zaporedje izvedenih preiskovalnih dejavnosti nista pojasnjena, datumi pa so navedeni samo v nekaj primerih. Prav tako niso sistematično navedene smiselne informacije o rezultatih sprejetih ukrepov v okviru preiskave niti splošen ali poseben namen posamezne dejavnosti. Nazadnje, bralec lahko le v nekaj izjemnih primerih opredeli dejavnosti, izvedene v zadnjih šestih mesecih.

61. „nastale težave“ , ki bi upravičile zadevno zamudo, niso jasno ali zadostno pojasnjene. Zagotovljena so nezadostna pojasnila glede razlogov, zaradi katerih preiskave še niso zaključene, ali pa taka pojasnila sploh niso zagotovljena ( 28 ) . V nekaterih primerih, ki bi upravičile zadevno zamudo, niso jasno ali zadostno pojasnjene.

62. V poročilih za zadeve, ki so trajale več kot 18 mesecev, ni obravnavano, kako so se izvajali prej navedeni popravni ukrepi (te informacije so bile zagotovljene le v izjemnih primerih), zato ni bilo mogoče oceniti do takrat doseženega napredka, če je sploh bil dosežen.

63. Ob upoštevanju teh ugotovitev in da bi se preprečila neučinkovita uporaba človeških virov urada OLAF, je NO predlagal izvedljivo in učinkovito rešitev, ki bi vključevala sistematičen in samodejen dostop do določenih dokumentov urada OLAF, ki so že na voljo v OCM, tj. sistemu urada OLAF za vodenje zadev . Odbor meni, da se bo s tem bistveno zmanjšalo, če že ne odpravilo, dodatno delo preiskovalcev urada OLAF, ki morajo za NO pripraviti dodatna poročila s povsem enakimi informacijami, kot so že shranjene v sistemu OCM v zvezi z drugimi poročili, povezanimi z zadevami. Ta oblika neposrednega dostopa do določenih in obstoječih informacij bi morala odboru omogočati, da pridobi celovite in smiselne informacije o preiskavah, ki trajajo več kot 12 mesecev, in tako izpolni svoj mandat v skladu s členom 7(8) uredbe o uradu OLAF. Glede na navedeno bo odbor zaradi izčrpnosti poudaril, da nobena neposredna elektronska oblika dostopa do z zadevami povezanih informacij, ki so shranjene v OCM, ne odpravlja obveznosti, ki jo ima generalni direktor urada OLAF v skladu z zgoraj navedeno določbo iz uredbe o uradu OLAF, tj. da NO še naprej poroča o razlogih, zakaj preiskave niso bile zaključene v 12 mesecih od njihovega začetka, in o popravnih ukrepih, predvidenih za pospešitev teh preiskav.

64. Odbor verjame, da se bo na podlagi nedavnega mnenja ENVP, s katerim je bilo revidirano njegovo prejšnje mnenje iz leta 2007, v letu 2020 našla dokončna rešitev.

Spremljanje napredka v zvezi z uporabo procesnih jamstev

Drugi odstavek člena 15(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Nadzorni odbor spremlja zlasti napredek v zvezi z uporabo procesnih jamstev […]. Člen 17(7) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Generalni direktor določi notranji svetovalni in nadzorni postopek, vključno s preskusom zakonitosti, ki med drugim zadeva spoštovanje procesnih jamstev in temeljnih pravic preiskovancev […]. Člen 9 Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Procesna jamstva (niso navedena na tem mestu zaradi dolžine)

Posamezne pritožbe, o katerih je poročal urad OLAF, v zvezi z njegovimi preiskavami

65. V členu 9 uredbe o uradu OLAF so navedena načela in procesna jamstva, ki bi jih moral urad OLAF uporabljati pri izvajanju preiskav. Z drugim odstavkom člena 15(1) uredbe je NO zaupana posebna naloga zagotavljanja, da urad OLAF spoštuje procesna jamstva pri izvajanju svojih preiskovalnih funkcij. V skladu z ustaljeno sodno prakso mora urad OLAF spoštovati temeljne pravice, kot so določene v pravu EU, zlasti v Listini EU o temeljnih pravicah ( 29 ) . Odbor vsako leto nameni posebno pozornost temu vidiku svojega mandata, saj je bistvenega pomena za tiste, ki so predmet preiskave urada OLAF.

66. Osebe, ki so predmet preiskave urada OLAF, lahko vložijo pritožbo neposredno pri generalnem direktorju urada OLAF. Postopek urada OLAF za obravnavanje takih pritožb je podrobno opisan in javno dostopen na spletišču urada OLAF ( 30 ) . Generalni direktor urada OLAF je sprejel ukrepe za zagotovitev, da se poročila o posameznih pritožbah pošljejo NO vsaj dvakrat letno. NO je septembra 2019 prejel poročilo o pritožbah v zvezi s procesnimi jamstvi, ki je zajemalo prvo polovico leta 2019 (od januarja do junija 2019). Novo poročilo, ki je zajemalo drugo polovico leta 2019, je bilo NO predloženo februarja 2020. Poročili sta vsebovali informacije o: (i) pritožbah v zvezi s procesnimi jamstvi, ki jih je urad OLAF prejel v skladu s svojim postopkom za obravnavo pritožb (skupaj šest pritožb (31)); (ii) pritožbah zoper urad OLAF, vloženih pri evropski varuhinji človekovih pravic (skupaj štiri pritožbe).

67. Leta 2019 urad OLAF ni prejel nobene pritožbe na podlagi člena 90a kadrovskih predpisov.

68. Pojasnila v teh dveh poročilih urada OLAF so bila splošne narave, čeprav so bila informativna. Domnevne kršitve pravic v preiskavah urada OLAF so bile navedene opisno, skupaj s kratkim povzetkom odgovora urada OLAF na vsako obtožbo. V poročilih so bili navedeni tudi primeri, v katerih je evropska varuhinja človekovih pravic sprejela odločitev, s kratkim povzetkom njenih ugotovitev. Na splošno informacije, ki jih je prvotno zagotovil urad OLAF, NO niso omogočale, da bi spremljal razvoj na področju procesnih jamstev in temeljnih pravic.

69. Da bi preveril, ali so bile temeljne pravice oseb, ki so bile predmet preiskav urada OLAF, zaščitene in ali je urad OLAF pravilno uporabil procesna jamstva, je odbor zahteval dostop do (i) prvotnih pritožb in (ii) odgovorov urada OLAF nanje.

70. Urad OLAF je NO predložil zahtevane informacije februarja 2020. NO je na podlagi analize teh pritožb in odgovorov urada OLAF zahteval dodatne informacije o šestih pritožbah, ki jih je obravnaval urad OLAF. Urad OLAF je te informacije predložil aprila 2020.

Analiza posameznih pritožb, ki jih je obravnaval urad OLAF

71. Evropska varuhinja človekovih pravic je v štirih od desetih pritožb zoper urad OLAF že izdala končno odločbo, da „ni bilo mogoče ugotoviti nepravilnosti“. Tako je sekretariat svojo pozornost usmeril v šest pritožb, ki jih je urad OLAF neposredno obravnaval leta 2019.

72. Glavne obtožbe, izpostavljene v teh pritožbah, so se nanašale na: 1) pravico zadevne osebe, da izrazi svoje mnenje, in 2) pravico zadevne osebe, da ima dostop do spisov preiskav in dokumentov, uporabljenih zoper njo.

73. V zvezi s prvo točko odbor ugotavlja, da mora biti zadevna oseba, da bi lahko učinkovito uveljavljala pravico do izražanja svojega mnenja, obveščena o vseh dejstvih v zvezi z njo. Zato bi moral urad OLAF zagotoviti vsa ustrezna dejstva in voditi popolno evidenco pripomb zadevne osebe ( 32 ) . V vseh šestih pritožbah, ki so bile analizirane, je pritožnik, tj. oseba, ki je bila predmet preiskave urada OLAF, navedel naslednje argumente: (a) bodisi so bila dejstva, ki jih je urad OLAF predstavil v „povzetku dejstev“, nepopolna/nejasna/netočna, zaradi česar je bila zadevni osebi odvzeta možnost, da predloži pripombe (člen 9(4) uredbe o uradu OLAF), bodisi (b) izjave zadevne osebe (tj. med preverjanji na kraju samem) niso bile priložene poročilu o preverjanjih na kraju samem bodisi (c) je bil rok za predložitev pripomb o ugotovitvah urada OLAF prekratek bodisi (d) bi moral urad OLAF omogočiti zadevni osebi, da izrazi svoje mnenje na ustni obravnavi ali zaslišanju.

74. NO je menil, da bi pri trditvah (a), (b) in (c) lahko šlo za kršitve procesnih jamstev pri izvajanju preiskav urada OLAF, zato se je odločil, da bo dodatno proučil spise v zadevah.

75. NO je na podlagi poglobljene analize sklenil, da so zgoraj navedene obtožbe neutemeljene ter da je urad OLAF zadevnim osebam zagotovil jasen in celovit „povzetek dejstev“ ter možnost, da dejansko predložijo pripombe o navedenih dejstvih. Urad OLAF je predložil tudi dodatne informacije in podaljšal rok za odgovor, kadar je bil za to zaprošen, ter odpravil „stvarne napake“. V enem primeru je urad OLAF zagotovil dostop do nekaterih dokumentov, ki so bili po njegovem mnenju potrebni za razumevanje zadevnih vprašanj.

76. Nazadnje, v zvezi s pravico do izražanja mnenja ali zaslišanja [trditev (d)] NO ugotavlja, da člen 9(4) uredbe o uradu OLAF določa načelo, v skladu s katerim se sklepi, ki se nanašajo na osebo poimensko, ne smejo sprejeti, ne da bi zadevna oseba najprej izrazila svoja mnenja o vseh dejstvih, ki se nanašajo nanjo. Vendar mora urad OLAF izbrati način, kako se zadevni osebi omogoči, da predloži pripombe. Ne obstaja pravica do „ustnega srečanja“ ali ustnega zaslišanja; pomembno je, da je zadevni osebi omogočeno, da pisno izrazi svoja mnenja. Poleg tega, in zaradi celovitosti, zaslišanje, ki se izvede v skladu s členom 9(2) uredbe o uradu OLAF, ni pravica zaslišanca, ampak preiskovalna dejavnost, ki jo izvaja urad OLAF. Zato urad OLAF in ne zadevna oseba v posameznem primeru odloči, ali je tak ukrep potreben.

77. V zvezi z drugo točko in pravico do dostopa do spisa v zadevi se NO sklicuje na sodno prakso sodišč EU, v skladu s katero se zadevna oseba ne more učinkovito sklicevati niti na načelo spoštovanja pravice do obrambe niti na člen 41 Listine (pravica vsake osebe do vpogleda v svoj spis) za dostop do dokumentov o preiskavi in/ali končnega poročila. Sodišča EU dosledno menijo, da bi dostop do teh dokumentov pred sprejetjem končne odločitve, ki bi negativno vplivala na zadevno osebo, lahko ogrozil učinkovitost in zaupnost misije, zaupane uradu OLAF, ter neodvisnost urada OLAF. Ker se za poročila o preiskavah urada OLAF in odločitve o posredovanju informacij nacionalnim pravosodnim organom ne šteje, da negativno vplivajo na ljudi, urad OLAF ni obvezan zagotoviti dostopa do svojih spisov pred sprejetjem take odločitve. Sodna praksa natančno omejuje to pravico, saj se v celoti spoštuje v poznejših (pravosodni, disciplinski ali finančni) fazah preiskave pred pristojnimi nacionalnimi organi.

78. NO v analiziranih primerih torej ni ugotovil kršitve procesnih jamstev. Vendar pa bo odbor še naprej pozorno spremljal vse pritožbe, ki jih prejme urad OLAF.

Pritožbe, ki jih je nadzorni odbor prejel zoper urad OLAF

79. Namenski poštni predal nadzornega odbora ( 33 ) je kontaktna točka za deležnike in javnost za obveščanje odbora o pomislekih in vprašanjih, za katera je pristojen.

80. Odbor pogosto prejme pritožbe bodisi o tekočih preiskavah urada OLAF bodisi o domnevnih goljufivih dejavnostih, ki vplivajo na finančne interese EU. Vendar pa take pritožbe ne spadajo v pristojnost NO, ki ni niti organ za boj proti goljufijam niti odbor za pritožbe zoper odločbe urada OLAF.

81. Glede na navedeno bo NO posredoval vse ustrezne informacije uradu OLAF in ustrezno obvestil pošiljatelja. Odbor je leta 2019 prejel razmeroma malo pritožb zoper odločbe urada OLAF ali tekoče preiskave. V eni zadevi v zvezi z domnevnimi kršitvami temeljnih pravic je zadevna oseba že vložila pritožbo pri uradu OLAF. Ker je bila zadeva v rokah pristojnega nacionalnega pravosodnega organa, ki mu je urad OLAF posredoval končno poročilo, ter je bila tudi predmet preiskave evropske varuhinje za človekove pravice, je nadzorni odbor odločil, da nadaljnje ukrepanje ni potrebno.

Zadeve, poslane nacionalnim pravosodnim organom

Člen 17(5)(b) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Generalni direktor redno obvešča nadzorni odbor o dejavnostih Urada, uresničevanju preiskovalne funkcije Urada ter ukrepanju na podlagi preiskav. Generalni direktor redno obvešča nadzorni odbor o: […] (b) primerih, ko so bile informacije posredovane sodnim organom držav članic;

82. Leta 2019 je urad OLAF NO predložil seznam 49 zadev, ki so bile od 1. oktobra 2018 do 30. septembra 2019 poslane nacionalnim pravosodnim organom držav članic ( 34 ) . Seznam vključuje sklic na zadevo, datum predložitve končnega poročila o zadevi nacionalnim pravosodnim organom in prejemnika priporočila. Te zgolj statistične informacije le malo koristijo odboru.

83. Kot je navedeno v najnovejšem poročilu o dejavnostih in v njegovem mnenju št. 2/2017 ( 35 ) , odbor meni, da bi mu moral urad OLAF predložiti končno poročilo o zadevi, poslano nacionalnim pravosodnim organom. Orodje urada OLAF za vodenje zadev (OCM) že zagotavlja neposreden dostop do tega poročila urada OLAF. Odbor bi moral imeti neposreden dostop do končnih poročil o zadevah v sistemu OCM, potem ko se ta posredujejo nacionalnim pravosodnim organom.

84. NO poziva generalnega direktorja urada OLAF, naj v prihodnosti izvaja to prakso zagotavljanja dostopa NO do končnega poročila o zadevi.

Primeri, v katerih ustrezni organi niso upoštevali priporočil urada OLAF

Člen 17(5)(a) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Generalni direktor redno obvešča nadzorni odbor o dejavnostih Urada, uresničevanju preiskovalne funkcije Urada ter ukrepanju na podlagi preiskav. Generalni direktor redno obvešča nadzorni odbor o: […] (a) primerih, ko niso bila upoštevana njegova priporočila;

85. NO posebno pozornost namenja rezultatu preiskav urada OLAF. Ukrepi, ki jih sprejmejo pristojni organi (npr. izterjava denarja, začetek kazenskega pregona itd.), so za urad OLAF kazalnik za oceno njegove preiskovalne funkcije, pa tudi za države članice in institucije EU, da ocenijo raven zaščite finančnih interesov EU.

86. Za preiskave goljufij v zvezi s proračunom EU, korupcije in hujših kršitev v evropskih institucijah so potrebni precejšnji človeški, materialni in finančni viri. Če urad OLAD odkrije, da prihaja do nepravilnosti ali goljufij, javnost pričakuje, da se bodo upoštevala priporočila urada OLAF, da bodo goljufi obtoženi in obsojeni ter da bo škoda za proračun EU povrnjena.

87. Glede na podatke v zadnjih petih letnih poročilih urada OLAF o dejavnostih se je delež obtožnic v sodnih priporočilih urada OLAF v zadnjih letih zmanjšal s 53 % na 36 %. Različni deležniki so večkrat izrazili svojo zaskrbljenost zaradi razmeroma majhnega deleža kazenskega pregona, obtožnic in obsodb po posredovanju končnih poročil s strani urada OLAF nacionalnim sodnim organom.

88. mens rea ). Navedeni podatki vsekakor zahtevajo skrben premislek urada OLAF in posebno pozornost NO NO se strinja s pogosto izraženim mnenjem, da se delež obsodb ne more uporabljati kot smiselno referenčno merilo za merjenje učinkovitosti (kazenskega) pravosodja. Število primerov kazenskega pregona in obsodb na podlagi priporočil držav članic bi bilo treba primerjati s številom primerov kazenskega pregona in obsodb na podlagi poročil nacionalnih upravnih organov o kaznivih dejanjih. Poleg tega so oprostilne sodbe in opuščene zadeve pogostejše v zahtevnih kot splošnih primerih gospodarskega kriminala, in sicer zaradi zapletenih dejstev, različnih in včasih nejasnih pravil ter drugih elementov, ki otežujejo, če že ne onemogočajo, ugotovitev, da namerava oseba storiti kaznivo dejanje (). Navedeni podatki vsekakor zahtevajo skrben premislek urada OLAF in posebno pozornost NO ( 36 )

89. NO priznava prizadevanja urada OLAF za boljše nadaljnje ukrepe v zvezi s finančnimi priporočili urada OLAF. Pozdravlja pobudo urada OLAF iz decembra 2019 za ustanovitev projektne skupine za spremljanje, ki bi zagotavljala podporo generalnemu direktorju urada OLAF pri opravljanju njegovih nalog v zvezi s spremljanjem priporočil urada OLAF za Komisijo in Evropski parlament ( 37 ) . NO podpira to zamisel in se strinja z mnenjem, da je treba zagotoviti dodatne vire, da bi se to izvedlo na učinkovit način.

90. Vendar pa NO ugotavlja, da se zdi, da se ta delovna skupina trenutno bolj osredotoča na finančna kot na sodna priporočila. Čeprav sta zbiranje in preverjanje statističnih podatkov del splošnega postopka vrednotenja, bi se morala delovna skupina bolj osredotočati na oceno učinka za opredelitev razlogov za dosedanje neupoštevanje priporočil urada OLAF. To bi uradu OLAF omogočilo, da prejemnikom priporočil zagotovi kakršno koli potrebno pomoč ter že na samem začetku predvidi in obravnava možne težave, ki prejemnikom njegovih priporočil preprečujejo njihovo izvajanje.

Redno obveščanje s strani urada OLAF o primerih, v katerih pristojni organi ne upoštevajo priporočil urada OLAF

91. V skladu z uredbo o uradu OLAF ( 38 ) mora generalni direktor urada OLAF redno obveščati odbor o primerih, v katerih se ne upoštevajo priporočila urada OLAF.

92. Za izpolnitev te obveznosti generalni direktor urada OLAF enkrat letno predloži NO diagram s pregledom nadaljnjih ukrepov v zvezi s priporočili urada OLAF. Osnovne informacije, poslane NO, vključujejo: številko zadeve urada OLAF, datum izdaje priporočila, identifikacijo prejemnika, kratek povzetek priporočila, datum odgovora, prejetega od pristojnih organov, ki obveščajo urad OLAF, da priporočilo ne bo upoštevano, razloge za neupoštevanje priporočil, ki jih je navedel zadevni organ, in v nekaterih primerih dodatne opombe urada OLAF.

93. Kot je NO zahteval v svojem zadnjem poročilu o dejavnostih ( 39 ) , je urad OLAF prilagodil časovni okvir sistema poročanja koledarskemu letu (od januarja do decembra), ki je celovitejši in manj občutljiv za napake.

94. Urad OLAF je obvestil NO, da bo do aprila 2020 predložil zahtevane podatke. Svoje konsolidirano poročilo o sodnih in disciplinskih priporočilih je urad OLAF predložil NO šele julija 2020, v njem pa ni bilo zajeto obdobje od januarja do decembra 2019. Odbor ni prejel manjkajočih informacij o finančnih priporočilih urada OLAF, ki se v času sprejetja tega mnenja niso upoštevala.

95. Na podlagi zgoraj navedenih informacij je urad OLAF prejel odgovore o 42 zadevah, v katerih so se zadevni organi odločili, da ne bodo upoštevali sodnih priporočil urada OLAF. Vrsto in pogostost razlogov za neupoštevanje priporočil urada OLAF, ki so jih navedli pristojni organi, je mogoče razdeliti v naslednje skupine: Preglednica 1 Razlogi za neupoštevanje priporočil urada OLAF, ki so jih navedli pristojni organi, po poročilih urada OLAF Številka Navedeni razlog 22 Pomanjkanje dokazov/nezadostni dokazi 12 Brez kaznivega dejanja 4 Zastaranje 3 Nizka prioriteta 2 Pomanjkanje virov 1 Težave pri zbiranju dokazov 1 Nepristojnost 1 Drugo

96. Število zadev, ki so bile opuščene ali v katerih ni bil uveden kazenski postopek zaradi nezadostnih dokazov, se vsako leto stalno povečuje (22 zadev leta 2019 in 11 v prejšnjem obdobju poročanja). NO tudi ugotavlja, da je število zadev, ki so jih nacionalni organi opustili, ker ni bilo ugotovljenega kaznivega dejanja, precej visoko (12 zadev). Za NO pa, čeprav je urad OLAF v nekaterih zadevah izvedel preiskavo v sodelovanju z zadevnimi nacionalnimi javnimi tožilstvi, še vedno velja, da se bo samo z zgodnjim in pravočasnim sodelovanjem med uradom OLAF in zadevnimi nacionalnimi organi verjetno zmanjšalo število opuščenih zadev. Urad OLAF in nacionalni pristojni organi bi morali sodelovati od trenutka, ko se pojavi prvi sum goljufije.

97. prepreč[evanje] goljufij […] in vs[eh] drug[ih] nezakonit[ih] dejanj […], ki škodijo finančnim interesom Unije , skupna odgovornost (držav članic in Evropske unije) Med razlogi za neupoštevanje priporočil urada OLAF, ki jih navajajo nacionalni organi, so tudi nizka prioriteta, pomanjkanje virov in težave pri zbiranju dokazov. Ker so informacije, ki jih urad OLAF zagotavlja NO, omejene in zgolj opisne, NO ne more oceniti relevantnosti in pomembnosti takih argumentov. NO ponovno poudarja, da je v skladu s Pogodbo, skupna odgovornost (držav članic in Evropske unije) ( 40 )

98. NO trenutno pripravlja mnenje o priporočilih urada OLAF, ki jih organi prejemniki ne upoštevajo; to mnenje bi moralo zagotoviti poglobljeno analizo v njem izpostavljenih vprašanj.

99. NO bo pozval generalnega direktorja urada OLAF, naj namesto sedanjega obveščanja NO le enkrat letno odbor obvesti takoj, ko ugotovi, da se ta priporočila ne upoštevajo. To bi NO omogočilo stalno spremljanje v dejanskem času, s čimer bi se nedvomno izboljšala preiskovalna funkcija urada OLAF. Nove prihodnje funkcionalnosti sistema za vodenje zadev (OCM) bi morale omogočiti izvedljivost tega, ne da bi preobremenile osebje urada OLAF z dodatnim delom, povezanim s poročanjem. NO je leta 2019 uradu OLAF poslal dopis v zvezi s tem ( 41 )

NO je analiziral 43 primerov, v katerih pristojni organi niso upoštevali priporočil

100. NO je v zadnjem poročilu o dejavnostih ( 42 ) izrazil zanimanje za bolj poglobljeno in manj statistično spremljanje in analizo rezultatov in učinka dela urada OLAF.

101. Leta 2019 je NO začel analizirati priporočila urada OLAF, izdana od 1. oktobra 2013 do 13. decembra 2017, za katera je urad OLAF med 1. marcem 2016 in 28. februarjem 2018 prejel odgovore zadevnih organov, ki so obvestili urad OLAF, da se njegova priporočila ne upoštevajo (skupaj 43 primerov). NO namerava izdati mnenje v letu 2020, ki bo zajemalo dva glavna vidika: (i) kako urad OLAF spremlja svoje priporočila in sodeluje z ustreznimi organi ter (ii) kako se informacije o morebitni kazenski odgovornosti zbirajo in posredujejo ustreznim organom.

Ocena prednostnih nalog preiskovalne politike urada OLAF in smernic za preiskave

Člen 17(5) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: Generalni direktor vsako leto v okviru letnega načrta upravljanja določi prednostne naloge preiskovalne politike Urada in jih pred objavo posreduje nadzornemu odboru. Člen 5(1), drugi stavek: Generalni direktor pri odločanju o morebitnem začetku preiskave upošteva prednostne naloge preiskovalne politike ter letni načrt upravljanja Urada […]. Člen 16(2)(a) – Izmenjava mnenj z institucijami: Izmenjava mnenj se lahko navezuje na: (a) strateške prednostne naloge preiskovalnih politik Urada.

102. Med proučevanjem prednostnih nalog preiskovalne politike urada OLAF za leto 2019 je imel NO na to temo več sestankov z generalnim direktorjem in je izrazil svoja mnenja med medinstitucionalno izmenjavo mnenj septembra 2019.

103. Odbor je poudaril pomen lastne pobude urada OLAF pri odkrivanju in analizi tveganj v boju proti goljufijam na podlagi redne izmenjave informacij z drugimi generalnimi direktorati Komisije. To bi uradu OLAF omogočilo izvajanje proaktivne preiskovalne politike in osredotočanje na najresnejše in najzapletenejše zadeve. Poleg tega bi moral sektor urada OLAF za obveščevalne podatke redno izvajati ocene tveganja. Odbor je pozval urad OLAF, naj čim prej izvede te spremembe, da bi se ustanovilo Evropsko javno tožilstvo (EJT).

104. Urad OLAF je za prednostne naloge preiskovalne politike za leto 2019 ohranil pristop, zelo podoben pristopu, ki ga je uporabil v prejšnjih letih, pri čemer je poudarek na naslednjih področjih: (i) primeri, ki vključujejo projekte prometnih in infrastrukturnih omrežij, zlasti postopke za oddajo javnega naročila; (ii) primeri v zvezi s projekti, ki se financirajo ali sofinancirajo iz evropskih strukturnih in investicijskih skladov (43), Evropskega kmetijskega jamstvenega sklada in predpristopnih sredstev, v katerih so ukrepi držav članic ali držav kandidatk morda nezadostni ali ki vključujejo čezmejne elemente; (iii) primeri, ki kažejo možne zlorabe pravil o poreklu ali tarifne uvrstitve v preferencialnih in nepreferencialnih trgovinskih režimih ter z vrednotenjem povezano goljufijo, namenjene izogibanju plačilu konvencionalnih carinskih dajatev, vključno s tarifnimi ukrepi, ki so del politike trgovinske zaščite EU; (iv) primeri tihotapljenja tobaka, alkohola, ponarejenih zdravil ali drugega blaga, ki ogroža zdravje in varnost ter ki bi lahko kršilo pravice intelektualne lastnine, in primeri nezakonite proizvodnje tobaka; (v) primeri, ki se nanašajo na humanitarno in razvojno pomoč migrantom, beguncem in notranje razseljenim osebam, ter primeri, ki se nanašajo na drugo podporo, zagotovljeno tem ciljnim skupinam.

105. Generalni direktor urada OLAF je odbor obvestil, da so bile prednostne naloge preiskovalne politike urada OLAF določene na podlagi informacij, ki so jih zagotovili deležniki, vključno s prispevki mreže Komisije za preprečevanje in odkrivanje goljufij, poročili Evropskega računskega sodišča, resolucijami Evropskega parlamenta in poročili Komisije o zaščiti finančnih interesov EU.

106. NO je na podlagi informacij, ki jih je prejel od urada OLAF, ugotovil, da se je v letu 2019 začelo skupno 222 preiskav in 44 primerov usklajevanja. 117 preiskav in primerov usklajevanja je spadalo pod prednostne naloge preiskovalne politike za leto 2018 (kar pomeni 43 % začetih preiskav in primerov usklajevanja). Ker so te informacije zelo omejene, odboru ne omogočajo, da bi ocenil število začetih zadev po sektorjih ali direktoratih. NO ugotavlja, da je urad OLAF pri poročanju o izvajanju prednostnih nalog preiskovalne politike za leto 2019 in v nasprotju s svojo preteklo prakso združil odstotke začetih preiskav in primerov usklajevanja. Za primerjavo, v letu 2018 je urad OLAF začel 218 preiskav in 30 primerov usklajevanja. Od teh je 68 preiskav in 20 primerov usklajevanja spadalo pod prednostne naloge preiskovalne politike za leto 2018 (kar pomeni 31 % začetih preiskav in 67 % začetih primerov usklajevanja). NO predlaga, naj urad OLAF v prihodnosti uporablja enak metodološki pristop, kot ga je v prejšnjih letih, in sporoča odstotke na kategorijo začete preiskave.

107. NO ugotavlja, da se je v letu 2019 število začetih primerov, ki so spadali pod prednostne naloge preiskovalne politike urada OLAF, povečalo v primerjavi z letom 2018. Vendar še vedno velja, da večina primerov, ki jih je urad OLAF začel v letu 2019, tj. približno 57 % preiskav in primerov usklajevanja urada OLAF, ne spada pod prednostne naloge njegove preiskovalne politike. Odbor je urad OLAF zaprosil za več informacij o teh preiskavah in o razlogih za navedene odločitve.

108. Odbor ugotavlja, da urad OLAF prednostne naloge svoje preiskovalne politike paradoksalno obravnava le kot zadnja in preostala merila za začetek postopka. Tudi če prednostnih nalog preiskovalne politike ni mogoče vedno uporabiti kot zadostnega razloga za začetek preiskave, še vedno velja, da uradu OLAF omogočajo, da prednostno razvršča svoje preiskave ter skladno s tem in pregledno dodeljuje sredstva.

109. Odbor meni, da so potrebne radikalne spremembe v pristopu urada OLAF do njegovih prednostnih nalog preiskovalne politike, da bi se zagotovili učinkovitost in uspešnost preiskav urada OLAF ter učinkovito in uspešno dodeljevanje sredstev.

Odnosi z uradom OLAF, institucijami EU ter partnerji in deležniki urada OLAF

110. Kot neodvisni organ, pristojen za nadzor urada OLAF, mora odprto in konstruktivno komunicirati z uradom OLAF. Generalni direktor urada OLAF in njegova ekipa so sodelovali na osmih od desetih plenarnih zasedanj NO. V obdobju poročanja so potekali tudi dvostranski sestanki z generalnim direktorjem urada OLAF in delovni sestanki med poročevalci nadzornega odbora ter vodstvom in osebjem urada OLAF. NO pozdravlja ta informativni in konstruktivni dialog ter se veseli ohranjanja tesnejših stikov z operativnimi skupinami urada OLAF.

111. Novembra 2019 je imel NO sestanek z osebjem urada OLAF. To je bila za NO dobra priložnost za neposredno komuniciranje s preiskovalci in osebjem urada OLAF, predstavitev članov NO in njegovega sekretariata ter dela NO in obravnavanje konstruktivnih vprašanj s strani osebja urada OLAF. NO pozdravlja prizadevanja urada OLAF za organizacijo tega dogodka in spodbuja urad OLAF, naj to redno počne še naprej.

112. NO kot prednostno nalogo ceni ohranjanje dobrih in rednih odnosov z institucijami EU. Septembra 2019 je NO predstavil sklepne ugotovitve iz svojega poročila o dejavnostih za leto 2018 Komisiji, Evropskemu parlamentu (Odboru za proračunski nadzor) in Svetu (delovni skupini za boj proti goljufijam). Odbor je dejavno prispeval k izmenjavi mnenj z institucijami, ki je potekala decembra 2019, kot je določeno v členu 16 Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013.

113. V obdobju poročanja se je NO lahko redno sestajal z nekdanjimi in sedanjimi komisarji, pristojnimi za urad OLAF, ter generalnim sekretarjem Komisije, da bi pridobil povratne informacije o uspešnosti urada OLAF in da bi bil obveščen o tekočih razpravah, vključno s spremembo uredbe o uradu OLAF.

114. NO namenja pozornost tudi ključnim partnerjem in deležnikom urada OLAF. Marca 2019 so potekale izmenjave mnenj med člani NO in evropsko varuhinjo človekovih pravic. Predsednik in član NO sta se septembra 2019 sestala s predstavniki Evropskega odbora regij (OR) – Komisijo za državljanstvo, upravljanje ter institucionalne in zunanje zadeve (CIVEX). Glavna tema razprave je bila pravna država ( 44 ) . Novembra in decembra 2019 je imel NO dva sestanka z uradom Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (ENVP). NO je na plenarnem zasedanju novembra 2019 pozval direktorja urada IDOC ( 45 ) , naj pojasni vlogo in funkcijo urada IDOC ter njegovo povezavo z uradom OLAF. NO želi v prihodnosti nadaljevati te plodne sestanke.

115. Nazadnje, NO in njegov sekretariat sta se udeležila tudi konference, ki jo je organiziral urad OLAF, o zaščiti finančnih interesov v EU ( 46 ) . NO meni, da je ta konferenca koristen dogodek, ki NO omogoča, da se sreča in izmenja mnenja s partnerji in deležniki urada OLAF iz različnih držav ter seznani udeležence s svojim tekočim in preteklim delom na področju procesnih jamstev.

Revizija Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013

116. V letu poročanja je odbor zelo pozorno spremljal nadaljnje ukrepe na podlagi predloga Komisije, objavljenega leta 2018, za spremembo uredbe o uradu OLAF, da bi se vzpostavilo tesno sodelovanje z Evropskim javnim tožilstvom in zagotovila učinkovitost preiskav urada OLAF ( 47 )

117. Evropski parlament je 16. aprila 2019 sprejel zakonodajno resolucijo za stališče v prvi obravnavi ( 48 ) . Odbor z velikim zadovoljstvom ugotavlja, da je Parlament upošteval njegove pripombe glede posameznih določb predloga o spremembi ( 49 )

119. Ker se je NO zavedal pomena te reforme, si je prizadeval za aktivno in konstruktivno vlogo tekočih razprav. V zvezi s tem želi odbor ponoviti svoje pripombe o predlogu, pripravljenem ob koncu leta 2018. Pripombe odbora so vodila načela nepristranske izvedbe preiskav, pravne varnosti, preglednosti in odgovornosti, ki jih mora spoštovati urad OLAF.

120. Natančneje, kar zadeva predlog za ustanovitev nadzornika za procesna jamstva (nadzornik), da bi se okrepila procesna jamstva oseb, ki jih preiskuje urad OLAF, je NO trdno prepričan, da bi moral predlagani urad nadzornika spadati pod pristojnost NO. Po mnenju NO je smiselno, da organ, ki zdaj naknadno spremlja in nadzoruje spoštovanje procesnih jamstev s strani urada OLAF, opravlja enako funkcijo tudi predhodno.

121. Zlasti bi se pooblastila nadzornika ( 53 ) za spremljanje spoštovanja procesnih jamstev s strani urada OLAF vsebinsko prekrivala s pooblastili, do zdaj zaupanimi NO. To bi lahko vodilo do nepotrebnega podvajanja dela in ustvarilo tveganje, da bi oba organa izdala različna ali celo nasprotujoča si priporočila za generalnega direktorja urada OLAF o v bistvu enakih vprašanjih.

122. Poleg tega NO meni, da bi bilo treba pred ustanovitvijo novih organov najprej razmisliti o uporabi ali okrepitvi obstoječih organov. Podvajanje v bistvu že obstoječega organa (NO) ustvarja nepotrebno upravno zapletenost in neučinkovitost.

123. NO ima že vzpostavljen dobro delujoč sekretariat – ki je s trenutno veljavno uredbo o uradu OLAF priznan tudi kot povsem neodvisen organ –, ki ima veliko izkušenj z obravnavanjem naknadnih pritožb zoper urad OLAF.

124. Zato bi moral nadzornik zaradi skladnosti, doslednosti in upravne učinkovitosti v smislu racionalne in optimalne uporabe obstoječih virov in sredstev spadati v pristojnost NO ter tako ohranjati visoke standarde neodvisnosti, ki jih zahteva taka naloga, ter hkrati zmanjšati proračunske odhodke in izkoriščati obstoječe človeške vire.

Vodenje nadzornega odbora

Delovna metoda NO

125. NO je v letu 2019 izvedel deset plenarnih zasedanj ( 54 ) . Poleg tega so se predsednik, poročevalci in člani sekretariata odbora redno sestajali, da bi obravnavali posamezna vprašanja. Nadzorni odbor je za vsako pomembno vprašanje, ki je bilo proučeno, imenoval poročevalca. Poročevalci so v sodelovanju s sekretariatom pripravili osnutke poročil, mnenj ali dokumentov, ki so se nato obravnavali na plenarnih zasedanjih. Med pripravo mnenj in poročil odbora so se sestali tudi z vodstvom in osebjem urada OLAF. Odbor je z uradom OLAF razpravljal o svojih mnenjih pred njihovim sprejetjem.

Zaposlovanje osebja sekretariata NO

126. V obdobju poročanja je sekretariat zapolnil dve preostali prosti delovni mesti in v skladu z izbirnim postopkom iz člena 29(2) kadrovskih predpisov je bil imenovan novi vodja sekretariata. Novi vodja sekretariata je nastopil mandat oktobra 2019.

127. Odbor je bil vključen v vse te postopke zaposlovanja. Uradniki, imenovani v sekretariat, pri izvajanju nadzornih nalog odbora ne smejo zahtevati ali sprejemati navodil od nobene vlade ali institucije, organa, urada ali agencije. Vključenost odbora v zaposlovanje v sekretariatu zagotavlja neodvisnost izbirnega postopka.

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov

128. Odločitev generalnega direktorja urada OLAF o sprejetju izvedbenih pravil v zvezi s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov za urad OLAF je bila sprejeta julija 2019 Nova Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta ( 55 ) določa, da mora nadaljnja izvedbena pravila v zvezi s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov sprejeti vsaka institucija ali organ EU. Urad OLAF in NO imata isto pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.je bila sprejeta julija 2019 ( 56 )

Lokacija sekretariata

129. Po spremembi Uredbe o uradu OLAF ( 57 ) Komisija neodvisno od urada OLAF in v tesnem sodelovanju z odborom zagotavlja sekretariat NO. Februarja 2017 je bil sekretariat upravno priključen Uradu Evropske komisije za vodenje in plačevanje posameznih pravic (PMO), čeprav se je še vedno nahajal na ločenem varnostnem območju v prostorih urada OLAF.

130. Kar zadeva dejansko lokacijo sekretariata, je NO izrazil stališče, da bi primeren kraj na varnostnem območju urada OLAF, ki bi bil v izključni pristojnosti NO, omogočal sekretariatu učinkovitejše opravljanje njegovih nalog.

131. Odbor je uradu OLAF, Evropski komisiji, Evropskemu parlamentu, Svetu in Evropskemu računskemu sodišču sporočil, da je treba najti primernejši prostor za sekretariat odbora, pri čemer reforma uredbe o uradu OLAF ponuja priložnost za ponovno proučitev tega vprašanja.

Proračunske zadeve

132. Proračun odbora za leto 2019 je znašal 200 000 EUR, stopnja izvrševanja proračuna pa je bila 80,6-odstotna. Odredbodajalec na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, pristojen za odhodke, je direktor PMO.

Spletišče NO

133. Zaradi preglednosti ter komuniciranja z javnostjo in deležniki nadzorni odbor kot neodvisni organ vzdržuje svoje namensko spletišče ( 58 ) v okviru sistema spletišč europa.eu, neodvisno od in hkrati s spletiščem urada OLAF. Vsa mnenja in poročila, ki jih sprejme NO, pa tudi drugi ustrezni dokumenti, informacije in podatki, razen zaupnih, so objavljeni na namenskem spletišču odbora. Sekretariat je odgovoren za vsebino in vzdrževanje spletišča v skladu z navodili odbora.

134. Odbor je vzpostavil svoje spletišče leta 2015 ( 59 ) . Trenutno si prizadeva za razvoj dostopnejše in bolj interaktivne zasnove spletišča, ki bi morala biti uporabniku prijaznejša. Novo spletišče bi moralo začeti delovati do konca leta 2020.

(1) Uredba (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. septembra 2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), ter razveljavitvi Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta in Uredbe Sveta (Euratom) št. 1074/1999 (UL L 248, 18.9.2013, str. 1).

(2) Člen 15(2) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. septembra 2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), ter razveljavitvi Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta in Uredbe Sveta (Euratom) št. 1074/1999, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20170101.

(3) Za ohranitev izkušenj, pridobljenih v odboru, se člani zamenjujejo izmenično v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013.

(4) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/ALL/?uri=CELEX:32011Q1124%2801%29

(5) Od januarja 2019 do decembra 2019.

(6) Bruselj, 3. aprila 2019, COM(2019) 163 final.

(7) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR19_01/SR_FRAUD_RISKS_SL.pdf

(8) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR19_01/SR_FRAUD_RISKS_SL.pdf

(9) Mnenje št. 1/2020 – Opuščene zadeve urada OLAF v zvezi s člani institucij EU. Nezaupna različica mnenja je javno dostopna na: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/sites/default/files/opinion_no._1_2020_.pdf.pdf.

(10) Sodba z dne 21. maja 2014 v zadevi T-447/11, Catinis/Komisija, točka 34 in navedena sodna praksa.

(11) Sodba z dne 21. maja 2014 v zadevi T-447/11, Catinis/Komisija, točka 34; sodba v združenih zadevah C-238/99 P, C-244/99 P, C-245/99 P, C-247/99 P, C-250/99 P do C-252/99 P in C-254/99 P, Limburgse Vinyl Maatschappij in drugi/Komisija [2002] Recueil, str. I-8375, točka 187.

(12) Uredba (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. septembra 2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), ter razveljavitvi Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta in Uredbe Sveta (Euratom) št. 1074/1999 (UL L 248, 18.9.2013, str. 1).

(13) Člen 7(5) Uredbe št. 883/2013 in sodba z dne 8. julija 2008 v zadevi T-48/05, Franchet in Byk/Komisija, točka 274.

(14) Sodba z dne 8. julija 2008 v zadevi T-48/05, Franchet in Byk/Komisija, točki 167 in 168.

(15) Letno poročilo o dejavnostih nadzornega odbora urada OLAF za leto 2018, točka 45 in naslednje.

(16) Točka 8 skupnega mnenja pravnih služb Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije v zvezi s tremi vidiki odnosov med uradom OLAF in nadzornim odborom z dne 12. septembra 2016. (Dokument je zaščiten v skladu s členom 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 145, 31.5.2001, str. 43).).

(17) Točka 8 navedenega skupnega mnenja.

(18) Uredba(ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. maja 1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) (UL L 136, 31.5.1999, str. 1).

(19) Ocenjevalec je v oceni začetnih informacij predstavil zbrane informacije in pripravil priporočilo za generalnega direktorja urada OLAF glede tega, ali bi bilo treba začeti preiskavo. Zdaj so te informacije vključene v Mnenje o sklepu o začetku postopka – delovni obrazec 1, vademekum izbora zadev urada OLAF.

(20) V skladu s prejšnjo uredbo o uradu OLAF (Uredba (ES) št. 1073/1999) je bilo obdobje poročanja, določeno v členu 11(7), „9 mesecev“. S členom 7(8) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 se je obdobje poročanja podaljšalo na „12 mesecev“.

(21) Letno poročilo NO za leto 2018, točke 45, 46 in 49, letno poročilo NO za leto 2017, točke 24–29, letno poročilo NO za leto 2016, točke 30–33, letno poročilo NO za leto 2015, točke 30–33 in točke 1–9, letno poročilo NO za leto 2014, točke 26–28, letno poročilo NO za leto 2013, točki 18 in 19, letno poročilo NO za leto 2012, točka 36.

(22) Mnenje NO št. 2/2017 k evalvacijskemu poročilu Komisije o uporabi Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (člen 19), točki 30 in 31. Mnenje NO št. 4/2014 o nadzoru nad trajanjem preiskav urada OLAF, točka 20.

(23) Nadzorni organ je rezultate svoje analize sporočil uradu OLAF z dopisom z dne 27. novembra 2019 in predlagal nadomestno rešitev.

(24) Mnenje ENVP o obvestilu za predhodno preverjanje, prejetem od pooblaščene osebe za varstvo podatkov pri uradu OLAF, o rednem spremljanju opravljanja preiskovalne funkcije (zadeva 2007/73).

(25) Mnenje ENVP o načinih zagotavljanja osebnih podatkov s strani Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) nadzornemu odboru urada OLAF (ref. EDPS 2019-0720 – D 0793).

(26) Izvleček iz mnenja ENVP iz leta 2020: „[…] Da bi lahko izvajal spremljanje, mora biti odbor v preprostem jeziku seznanjen z razlogi, zakaj urad OLAF ni zaključil preiskave, in načrti urada OLAF glede njenega dokončanja. Potrebuje tudi informacije, ki so mu v pomoč pri zaščiti preiskovalne neodvisnosti urada OLAF. Potrebne informacije so odvisne od točnih namenov dejavnosti spremljanja, ki jih izvaja odbor.

Kadar gre na primer za preiskavo o politično izpostavljenih zadevnih osebah, ki je upočasnjena, se zavedamo, da bo urad OLAF vključil take informacije v obrazec za poročanje (vključno z imeni).

Za preverjanje trajanja preiskav bi bil v nekaterih primerih potreben dostop do imen zadevnih fizičnih oseb. Podobno bi se za poročanje o načinu zagotavljanja procesnih jamstev (obveščanje o preiskavi, zaslišanje, pripombe itd.) zdela potrebna navedba imen.

Poleg tega obstajajo tudi drugi deli nalog odbora, za katere lahko trdi, da potrebuje imena oseb, ki jih preiskava zadeva: ena od njegovih vlog je ščititi preiskovalno neodvisnost urada OLAF, kar vključuje preverjanje povezav med preiskovalci in zadevnimi osebami.

Odbor ima pravico pridobiti dodatne informacije, če meni, da so te informacije potrebne za razumevanje in preverjanje določene zadeve v skladu s petim pododstavkom člena 15(1) uredbe o uradu OLAF. To je lahko na primer v primeru, ko odbor meni, da pojasnila urada OLAF niso zadostna, ali kadar želi dvojno preveriti poslovne knjige urada OLAF. Navedba imen zadevnih oseb bi morala odboru omogočiti, da preuči, ali so za opravljanje njegove naloge potrebne dodatne informacije. Večplastni pristop se zdi skladen z načelom zmanjšanja količine podatkov (zbiranje samo informacij, ki jih potrebujete, člen 4(1)(c) Uredbe). […]“.

(27) Poročila, ki jih je urad OLAF predložil nadzornemu odboru leta 2019.

(28) Le v nekaj primerih je preiskovalec zagotovil dodatne, vendar še vedno nezadostne informacije, pri čemer je uporabil kategorijo „drugo“.

(29) Sodba Splošnega sodišča z dne 3. maja 2018 v zadevi T-48/16, Sigma Orionis SA/Evropska komisija, točki 104 in 105 ter dodatna sodna praksa, navedena v točki 100.

(30) https://ec.europa.eu/anti-fraud/olaf-and-you/complaints-olaf-investigations_sl

(31) Urad OLAF je obvestil NO tudi o sedmi pritožbi, ki mu je bila predložena decembra 2019. Ker je bila ta pritožba takrat še vedno v obravnavi, NO ni izvedel njene analize.

(32) Zadeva T-259/03, Nikolaou/Komisija, točka 238.

(33) OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu.

(34) Obvestilo za Jana Mulderja, predsednika nadzornega odbora urada OLAF, z dne 25. novembra 2019.

(35) Glej točko 32 o mnenju, priloženem ocenjevalnemu poročilu Komisije o uporabi Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 (člen 19) Evropskega parlamenta in Sveta. https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/sites/default/files/opinion_2_2017.pdf.

(36) NO izvaja poglobljeno analizo 43 primerov, v katerih pristojni organi niso upoštevali priporočil urada OLAF.

(37) Delovna skupina je bila prvotno pilotni projekt in je postala sestavni del strukture urada OLAF po reorganizaciji urada OLAF sredi leta 2020.

(38) Tretji odstavek člena 17(5)(a) uredbe o uradu OLAF.

(39) Glej poročilo NO o dejavnostih za leto 2018, točka 52.

(40) Člen 325 PDEU.

(41) Dopis z dne 14. oktobra 2019.

(42) Glej poročilo NO o dejavnostih za leto 2018, točka 60.

(43) Evropski socialni sklad, Evropski sklad za regionalni razvoj, Kohezijski sklad, Evropski kmetijski sklad za razvoj podeželja in Evropski sklad za pomorstvo in ribištvo.

(44) Glej sporočilo Komisije „Krepitev pravne države v Uniji – Načrt za ukrepanje“ z dne 17. julija 2019 – COM(2019) 343 final. (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/PDF/?uri=CELEX:52019DC0343&from=EN) in mnenje Odbora regij o tem sporočilu – CDR 3730/2019 (https://cor.europa.eu/sl/our-work/Pages/OpinionTimeline.aspx?opId=CDR-3730-2019).

(45) Preiskovalni in disciplinski urad Komisije (IDOC) opravlja (tako kot urad OLAF) neodvisne notranje preiskave/poizvedbe znotraj Komisije.

(46) Konferenca, ki je potekala junija 2019.

(47) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/?uri=CELEX:52018PC0338

(48) Zakonodajna resolucija Evropskega parlamenta z dne 16. aprila 2019 o predlogu uredbe Evropskega parlamenta in Sveta o spremembi Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), v zvezi s sodelovanjem z Evropskim javnim tožilstvom in učinkovitostjo preiskav urada OLAF (COM(2018) 0338 – C8-0214/2018 – 2018/0170(COD)), http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-8-2019-0383_SL. html.

(49) Dopis nadzornega odbora predsedniku odbora CONT Evropskega parlamenta z dne 20. novembra 2018.

(50) Mandat Sveta za pogajanja z Evropskim parlamentom z dne 7. junija 2019.

(51) Odločitev odbora CONT, da začne medinstitucionalna pogajanja, je bila odobrena 8. oktobra 2019 in sporočena na plenarnem zasedanju Evropskega parlamenta 9. oktobra 2019.

(52) Prvo tristransko srečanje je potekalo 5. novembra, drugo pa 12. decembra 2019.

(53) Nadzornik bi: (i) obravnaval pritožbe glede kršitev procesnih jamstev in v zvezi s temi pritožbami generalnemu direktorju urada OLAF izdajal nezavezujoča priporočila; (ii) spremljal spoštovanje procesnih jamstev, ki se uporabljajo v preiskavah urada OLAF; (iii) zagotavljal hitro obravnavo preiskav, da bi se preprečile neupravičene zamude; (iv) dovoljeval izvajanje inšpekcij in sprejetje nekaterih procesnih dejanj v prostorih institucij EU.

(54) Datumi zasedanj NO so navedeni tukaj: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/activities/events.

(55) Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).

(56) https://ec.europa.eu/anti-fraud/sites/antifraud/files/dpo_implementing_rules_en.pdf

(57) Uredba (EU, Euratom) 2016/2030 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 26. oktobra 2016 o spremembi Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 glede sekretariata nadzornega odbora Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) (UL L 317, 23.11.2016, str. 1). Uredba je začela veljati 1. januarja 2017.

(58) Spletišče NO je začelo delovati 4. decembra 2015. https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/.

(59) Sklep nadzornega odbora o preglednosti njegovih neodvisnih dejavnosti z dne 5. novembra 2014.