VSEBINA

1. Uvod 3

2. Naloga Službe za notranjo revizijo: neodvisnost, objektivnost in odgovornost 3

3. Delovno okolje in revizijski načrt 3

3.1. Postopek notranje revizije 3

3.2. Izvajanje usklajenega načrta revizij Službe za notranjo revizijo 4

3.3. Stopnja sprejemanja in nadaljnje ukrepanje po priporočilih Službe za notranjo revizijo 4

3.4. Mnenja o delu Službe za notranjo revizijo 4

3.5. Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji 4

4. Glavne ugotovitve in priporočila Službe za notranjo revizijo 4

4.1. Upravljanje 4

4.2. Vprašanja glede informacijskih tehnologij 7

4.3. Strategije kontrole 8

4.4. Revizija spoštovanja plačilnih rokov (generalni direktorati BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO) 11

5. Sklepne ugotovitve 11

5.1. Kontrolni postopki 12

5.2. Goljufije 12

UVOD

To poročilo v skladu s členom 86(4) finančne uredbe seznanja organ, ki da razrešnico, z delom, ki ga je opravila Služba Komisije za notranjo revizijo. Poročilo temelji na poročilu Službe za notranjo revizijo v skladu s členom 86(3) finančne uredbe o ključnih revizijskih ugotovitvah ter o vprašanjih glede izpostavljenosti velikim tveganjem, kontrole in vodenja podjetij.

Temelji na leta 2010[1] dokončanih revizijskih in svetovalnih poročilih Službe za notranjo revizijo o službah Komisije in izvajalskih agencijah. Ne zajema rezultatov revizijskega dela Službe za notranjo revizijo v zvezi z drugimi agencijami ali organi, za katere se pripravijo ločena letna poročila.

Komisija se je že odzvala na nekatera priporočila notranjega revizorja v zbirnem poročilu[2], v katerem je zavzela stališče do večsektorskih vprašanj, ki so jih zastavili Služba za notranjo revizijo, Evropsko računsko sodišče in organ, ki da razrešnico, ali ki jih je opredelil Odbor za spremljanje poteka revizij.

NALOGA SLUžBE ZA NOTRANJO REVIZIJO: NEODVISNOST, OBJEKTIVNOST IN ODGOVORNOST

Naloga Službe za notranjo revizijo je prispevati k dobremu upravljanju v Evropski komisiji z revizijo notranjih sistemov upravljanja in nadzora, da se oceni njihova učinkovitost ter s tem doseže nenehno izboljševanje.

Služba za notranjo revizijo je v pristojnosti člana Komisije, odgovornega za revizijo, in odgovarja Odboru za spremljanje poteka revizij. Neodvisnost Službe za notranjo revizijo je zapisana v njeni listini o nalogah, ki jo je sprejela Komisija.

Služba za notranjo revizijo opravlja svoje delov v skladu s finančno uredbo in Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju ter Kodeksom etike Inštituta notranjih revizorjev.

DELOVNO OKOLJE IN REVIZIJSKI NAčRT

Postopek notranje revizije

Služba za notranjo revizijo je pri usklajevanju načrtovanja revizij, rednemu zagotavljanju revizijskih poročil, izmenjavi metodologije in skupnih izobraževanjih sodelovala z Računskim sodiščem in oddelki za notranjo revizijo.

Služba za notranjo revizijo je prvič Komisiji predložila splošno mnenje, ki je usmerjeno na finančno poslovodenje in temelji na notranjih revizijah, ki sta jih Služba za notranjo revizijo in Računsko sodišče izvedla v obdobju 2008–2010.

Izvajanje usklajenega načrta revizij Službe za notranjo revizijo

Strateški revizijski načrt za obdobje 2008–2010 je bil redno posodobljen, da bi se upoštevale posebne potrebe (prvo splošno mnenje, rezultati letne ocene tveganj upravljanja in druge spremembe v zunanjih in notranjih okoljih).

Leta 2010 je Služba za notranjo revizijo izvedla 88 % svojega delovnega programa (leta 2009 87 %), kar pomeni 100 % revizijskih nalog C1[3] (leta 2009 100 %) in 68 % revizijskih nalog C2[4] (leta 2009 66 %). Izdanih je bilo 85 poročil (30 revizijskih poročil, 49 poročil o nadaljnjem ukrepanju, 1 svetovalno poročilo, 4 pisma poslovodstvu in 1 poročilo o splošnem stališču).

Stopnja sprejemanja in nadaljnje ukrepanje po priporočilih Službe za notranjo revizijo

V letu 2010 je stopnja sprejemanja ključnih in zelo pomembnih revizijskih priporočil s strani revidiranih znašala 100 % (leta 2009 98,8 %).

Za obdobje 2006–2010 je bilo 86 % vseh priporočil izvedenih do konca leta 2010.

Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da je bilo 33 % priporočil, izdanih v letu 2010, že izvedenih. Vsako ključno ali zelo pomembno priporočilo, ki zelo zamuja, naknadno preveri Odbor za spremljanje poteka revizij.

Mnenja o delu Službe za notranjo revizijo

Skupni rezultat mnenjske raziskave iz leta 2010 je pozitiven, saj je 92,7 % vprašanih prepričanih, da delo Službe za notranjo revizijo prispeva h kakovosti sistemov upravljanja in nadzora (leta 2009 90 %), 94,5 % pa se jih je strinjalo, da Služba za notranjo revizijo svoje delo opravlja pošteno, objektivno ter pravično (leta 2009 90 %). S kakovostjo poročil Službe za notranjo revizijo je bilo zadovoljnih 86,2 % vprašanih (leta 2009 76,3 %, leta 2008 61,5 % in leta 2007 48,8 %).

Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji

Komisija za finančne nepravilnosti leta 2010 ni navedla nobenih sistemskih težav iz člena 66(4) finančne uredbe.

GLAVNE UGOTOVITVE IN PRIPOROčILA SLUžBE ZA NOTRANJO REVIZIJO

Upravljanje

Služba za notranjo revizijo je opredelila izkušnje, ki bi jih bilo treba pridobiti na podlagi delitve in prestrukturiranja treh velikih generalnih direktoratov, ter morebitne sinergije in nasvete za upravljanje, ki bi jih morda lahko upoštevali pri prihodnjih reorganizacijah. Izvedla je številne revizije upravljalske strukture v Komisiji, glede preprečevanja in odkrivanja goljufij, ter v izvajalskih agencijah.

- Goljufije

Da bi lahko nadaljevali revizijsko delo, povezano z bojem proti goljufijam, izvedeno od leta 2007, je Služba za notranjo revizijo izvedla dve reviziji (v generalnih direktoratih OLAF in JLS) ter nadaljevalni pregled glede preprečevanja in odkrivanja goljufij. Preprečevanje in odkrivanje goljufij sta bila tudi del področja preiskave pri štirih drugih revizijah.

Služba za notranjo revizijo je za Komisijo izdala nezadovoljivo mnenje zaradi nezadostne posodobljenosti strategije za boj proti goljufijam. Po mnenju Službe za notranjo revizijo bi morala strategija vključevati razvoj na področju orodij informacijske tehnologije, da bi lahko pripomogla k preprečevanju in odkrivanju goljufij, spodbujati sodelovanje med uradom OLAF in njegovimi zainteresiranimi stranmi ter predvideti ozaveščanje in usposabljanje.

Komisija je v skladu s priporočili Službe za notranjo revizijo sprejela Sporočilo o strategiji Komisije na področju boja proti goljufijam[5], katerega cilj je izboljšati strategije služb Komisije na področju boja proti goljufijam, krepitev politik EU in izboljšanje zaščite finančnih interesov EU. Komisija meni, da bodo ukrepi, predlagani v akcijskem načrtu, razrešili morebitne ugotovljene pomanjkljivosti in izboljšali učinkovitost in uspešnost sistemov upravljanja in nadzora.

V zvezi z upravljanjem je Služba za notranjo revizijo prav tako priporočila, da bi morala GD JUST in GD HOME izboljšati svoje postopke za oceno tveganja z ustreznim upoštevanjem tveganj za goljufije in na podlagi tega razviti ter formalizirati strategijo za boj proti goljufijam.

V zvezi s preprečevanjem goljufij je Služba za notranjo revizijo GD HOME priporočila, naj zagotovi, da bo upravni okvir solidarnostnih skladov skladen s finančno uredbo in določbami centralne podatkovne zbirke o izključitvah. V zvezi z odkrivanjem goljufij je Služba za notranjo revizijo GD HOME priporočila, naj oblikuje, organizira in vzpostavi postopke in sisteme za beleženje, spremljanje in naknadno ukrepanje v zvezi z nepravilnostmi, o katerih poročajo države članice.

Dejavnosti za izboljšanje ozaveščenosti so se že začele z odborom SOLID[6]. Leta 2011 bosta ta generalna direktorata ob podpori urada OLAF razvila posebne strategije za boj proti goljufijam. Določbe uredbe Komisije o centralni podatkovni zbirki o izključitvah bodo upoštevane pri posebni zakonodaji za podporo naslednjega večletnega finančnega okvira (po letu 2013).

- Razdelitev generalnih direktoratov

Služba za notranjo revizijo je pregledala razdelitev GD TREN, ENV in JLS, ki je bila izvedena leta 2010, in vzpostavitev direktoratov z deljenimi viri in skupnimi oddelki za notranjo revizijo. Organizacijske spremembe so bile izvedene kot del zavez Komisije, da izpolni vse kadrovske zahteve do leta 2013 v okviru stalnih virov ter zmanjša delež upravne podpore.

Pismo poslovodstvu[7] obravnava številna vprašanja za razmislek, vključno z okrepljenim in strukturiranim spremljanjem procesa reorganizacije, in navaja več predlogov za predhodna navodila, zagotavljanje strokovnega znanja in boljšo pripravo centralnih služb.

Komisija je vprašanja, obravnavana v pismu poslovodstvu, upoštevala, vendar meni, da je prezgodaj za sklepanje dokončnih ugotovitev o prednostih in pomanjkljivostih skupnih direktoratov. Zadevo bo proučila pozneje, ko bodo zadevne službe že pridobile več izkušenj z novo organizacijsko strukturo.

- Izvajalske agencije

V zbirnem poročilu o izvajalskih agencijah so bila proučena sistemska vprašanja, ugotovljena v revizijskih nalogah, ki so bile izvedene med letom 2006 in letom 2009. Služba za notranjo revizijo je izrazila mnenje „zadovoljivo, razen“ in priporočila, da se njihove strategije na področju virov posodobijo, da se razčistijo nekateri vidiki vlog in odgovornosti agencij in njihovih matičnih generalnih direktoratov ter prilagodijo varnostna politika v zvezi z uporabo programske opreme Komisije. Centralni službi so za preprečitev ponavljanja sistemskih vprašanj priporočeni popravni ukrepi v obliki smernic.

Kot je predvideno v poročilu projektne skupine za informacijsko tehnologijo, bo usmerjevalna skupina za upravljanje na podlagi dejavnosti in informacijske tehnologije obravnavala vprašanje upravljanja, sestavo in razvoj sistemov informacijske tehnologije v izvajalskih agencijah. Komisija meni, da se lahko nekatere potrebne spremembe v zvezi z upravljanjem (npr. vloge in odgovornosti, konfiguracija računovodstva sredstev) izvedejo šele po sprejetju pregleda finančne uredbe po treh letih njenega izvajanja. Komisija trenutno pripravlja nova varnostna pravila in bo ob tej priložnosti zagotovila, da izvajalske agencije, ki želijo dostopati do informacijskih sistemov Komisije, spoštujejo varnostno politiko, izvedbene določbe, standarde in smernice Komisije v zvezi z informacijsko tehnologijo.

Kar zadeva Izvajalsko agencijo za raziskave in Izvajalsko agencijo Evropskega raziskovalnega sveta, je Služba za notranjo revizijo ugotovila, da njihove notranje kontrole zagotavljajo „razumno zagotovilo“ kar zadeva oblikovanje in vzpostavitev splošnega okolja kontrol in postopkov upravljanja nepovratnih sredstev za vodenje programov, prenesenih na agencijo. Toda Služba za notranjo revizijo je poudarila nekaj zelo pomembnih vprašanj, ki jih je treba obravnavati, in sicer potrebo po lastnih strategijah agencije na področju boja proti goljufijam, izboljšavah revizijskih strategij in postopkov, obvladovanju tveganj, postopkih pridobivanja zagotovil in postopku izbire projektov.

Uvedene so že bile izboljšave na ravni revizijskega načrta (postopek načrtovanja, ocena tveganj, obseg in področje revizije) ter njegovega izvajanja v okviru splošne revizijske strategije za sedmi okvirni program (upravljanje, spremljanje in nadaljnje ukrepanje). Po sprejetju strategije Komisije na področju boja proti goljufijam bosta obe agenciji razvili svoje lastne strategije za preprečevanje goljufij v sodelovanju s svojim matičnim generalnim direktoratom ter s podporo urada OLAF. Pričakuje se, da se bodo akcijski načrti polno izvajali v letu 2011.

Vprašanja glede informacijskih tehnologij

- Pisma poslovodstvu

Pismo poslovodstvu o varnostni politiki Komisije na področju informacijskih tehnologij je povzelo glavna vprašanja v zvezi z izvajanjem Komisijinega upravljanja varnosti informacijske tehnologije in povezanih politik, kakor jih je opredelila revizijska naloga v zvezi z informacijsko tehnologijo, ki jo je izvedla Služba za notranjo revizijo v preteklih štirih letih.

Služba za notranjo revizijo je predlagala, naj bo za nadzorovanje varnostne strategije Komisije odgovoren ustrezen organ, ki bo zagotavljal, da je skladna z delovnimi načrti, in spremljal njeno izvajanje. Predlagala je tudi, naj se vzpostavi odbor na visoki ravni za nadzorovanje izvajanja varnostnih politik in priporočil direktorata za varnost (GD HR.DS). Takšen odbor bi lahko prav tako imel vlogo prizivnega organa, pristojnega za reševanje sporov v okviru usmerjevalnega odbora za projekte. Druga vprašanja za razmislek, navedena v pismu poslovodstvu, so bila pojasnitev vlog in odgovornosti ključnih akterjev, sodelovanje GD HR.DS pri varnostnih vidikih razvoja institucionalnih ali velikih sistemov informacijske tehnologije ter okrepitev položaja Varnostnega uradnika za lokalno informatiko na ravni GD.

Služba za notranjo revizijo je izdala pismo poslovodstvu o vzpostavitvi projektov informacijske tehnologije v Komisiji , katerega cilj je ugotavljanje vzrokov najpogostejših težav.

Služba za notranjo revizijo meni, da bi morali biti institucionalni strokovnjaki za informacijsko tehnologijo bolj udeleženi pri snovanju projektov razvoja informacijskih sistemov ter da bi morali nekateri generalni direktorati sistematično sporočati svoje glavne načrte informacijske tehnologije in definicije projektov na ravni institucije. Služba za notranjo revizijo prav tako meni, da morajo projekti informacijske tehnologije izpolnjevati sklopov minimalnih zahtev v zvezi z vidiki metodologije in arhitekturo podjetij.

Komisija meni, da nova struktura upravljanja informacijske tehnologije ustreza potrebam, poudarjenim v obeh pismih poslovodstvu. Glede na načrt, ki ga je vsebovalo poročilo projektne skupine za informacijsko tehnologijo, bo to privedlo tudi do splošnega zmanjšanja sistemov informacijske tehnologije v Komisiji.

Varnostna politika v zvezi z informacijsko tehnologijo spada v okvir pristojnosti odbora na visoki ravni za informacijsko tehnologijo, operativne varnostne zadeve v zvezi z informacijsko tehnologijo pa spadajo v okvir pristojnosti varnostnega odbora Komisije. Komisija meni, da ne obstaja nikakršna potreba po dodatnih strukturah, namenjenih samo zadevam v zvezi z varnostjo informacijske tehnologije.

Kar zadeva upravljanje projektov informacijske tehnologije, je bil vzpostavljen odbor za upravljanje projektov informacijskega sistema na podlagi nove določbe upravljanja informacijske tehnologije iz sporočila Komisije o zagotavljanju najboljšega izkoristka informacijskih tehnologij v Komisiji[8]. Del njegovega mandata je tudi zagotoviti, da so projekti prilagojeni standardnim metodologijam, da se odpravi podvajanje dela ter zagotovijo ustrezne sinergije med projekti.

Odbor na visoki ravni za informacijsko tehnologijo vodi racionalizacijo in je že opredelil osem poslovnih področij, na katerih se izvajajo poenostavitve. Za vsako poslovno področje so bila oblikovana priporočila o sistemih informacijske tehnologije, ki bi jih lahko opustili ali katerih naloge bi lahko prevzelo skupno oziroma institucionalno orodje informacijske tehnologije.

Komisija meni, da so spremembe, izvedene na upravljanju informacijske tehnologije, obravnavale stališča Službe za notranjo revizijo ter predstavljajo bistveno izboljšanje glede oblikovanja in izvajanja strategije informacijske tehnologije.

- Revizija o lokalni informacijski tehnologiji v GD EAC

Kar zadeva upravljanje projektov informacijske tehnologije je revizija priporočala, da GD EAC vzpostavi formalni okvir za oceno tveganj projektov informacijske tehnologije in bolj specifičen register tveganj projektov za vsak izveden pomembnejši projekt informacijske tehnologije. Služba za notranjo revizijo je prav tako ugotovila, da bi moral GD EAC izpolniti dokument o viziji za LLPLink[9].

Formalno obvladovanje tveganja projektov informacijske tehnologije, register tveganj projektov in dokument o viziji so bili dokončani v letu 2010.

Kar zadeva informacijsko varnost , je Služba za notranjo revizijo našla potencialne varnostne težave v zvezi z enim informacijskim sistemom. Izvedena je bila nova politika v zvezi z gesli, s katero so bili izboljšani mehanizmi preverjanja pristnosti, po pričakovanjih pa bo celoten akcijski načrt za obravnavo vseh pripomb v celoti izveden leta 2011.

- Revizija v zvezi z upravljanjem neprekinjenega delovanja v GD DIGIT

Ta revizijska naloga je del ocene upravljanja neprekinjenega delovanja v Komisiji, ki se je začelo leta 2009. Služba za notranjo revizijo je izdala priporočila, namenjena izboljšanju programa upravljanja neprekinjenega delovanja, vključno s celovitim vključevanjem postopkov obvladovanja incidentov v okviru neprekinjenega delovanja in preskušanjem med simulacijo kriznih razmer. Priporočena je bila tudi vodstvena funkcija za nadzor nad izvajanjem upravljanja neprekinjenega delovanja v GD DIGIT ter izboljšanje splošnega načrtovanja in dejavnosti usklajevanja, vključno z ugotavljanjem in usklajevanjem (medsebojnih) odvisnosti.

Služba za notranjo revizijo bo izdala revizijsko mnenje po naknadnih nalogah, ko bodo priporočila iz tega poročila že izvedena.

Strategije kontrole

- Strukturni skladi – GD REGIO in GD EMPL

Služba za notranjo revizijo je izvedla dve reviziji strategije kontrole v GD REGIO in GD EMPL. Države članice imajo primarno odgovornost za izvajanje učinkovitih sistemov notranje kontrole in Komisija izvršuje nadzorno vlogo nad nacionalnimi sistemi ter prevzema končno odgovornost za izvrševanje proračuna.

Revizija je ugotovila različne prednosti v obeh generalnih direktoratih (ki imata zdaj zrele revizijske službe), toda še vedno obstajajo posamezne pomanjkljivosti v strateških postopkih načrtovanja, zlasti glede ravnotežja med pregledi na kraju samem in pregledi dokumentov. Služba za notranjo revizijo je priporočila, naj se revizijski načrti podaljšajo na več kot eno leto, da bodo ustrezali revizijski strategiji, se okrepi postopek ocenjevanja tveganj, izboljša usklajevanje dejavnosti na skupnih področjih, izboljša povezava med obsegom revizij in načrtovanimi zagotovili ter razvije temeljitejše zagotovilo kakovosti. V teh določbah bi morali biti jasno navedeni revizijski standardi, ki jih je treba upoštevati, zagotovljene pa bi morale biti tudi redne notranje in zunanje ocene kakovosti.

Oba generalna direktorata sta predložila akcijske načrte, ki so bili zadovoljivi, in začela izvajati program zagotavljanja kakovosti v sodelovanju z revizijskimi oddelki drugih generalnih direktoratov za strukturne sklade (vključno s celotnim sklopom ključnih kazalnikov uspešnosti in mednarodnimi revizijskimi standardi, ki jih je treba upoštevati).

Revizijska strategija za strukturne sklade zdaj temelji na rednem usklajevanju in spremljanju revizijske strategije prek usklajevalnih sestankov strukturnih skladov (revizijski pristop, načrtovanje, ocena tveganja, metodologije in načini revizije reprezentativnega vzorca) ter na večletnih revizijskih načrtih, ki omogočajo boljšo prerazporeditev virov. Izveden je bil nov model ocene tveganja, vključno s konsolidacijo preteklih revizijskih rezultatov in posebnih meril, povezanih s preprečevanjem in odkrivanjem goljufij. Pričakuje se, da bodo vsi ukrepi, vključeni v akcijski načrt, izvedeni v letu 2011.

- Revizijska strategija – GD EAC

Revizijsko strategijo GD EAC za način centraliziranega posrednega upravljanja je ocenila revizija o nadzorovanju in spremljanju nacionalnih agencij, ki upravljajo program vseživljenjskega učenja, vključno z nadzorom primarnih in sekundarnih kontrol nacionalnih agencij oziroma nacionalnih organov. Kljub velikim prizadevanjem GD EAC so potrebne dodatne izboljšave glede zaključka predfinanciranja preteklih let ter glede nadzornih mehanizmov generalnega direktorata, da bi lahko imeli koristi od prispevkov iz različnih stopenj kontrole.

Od leta 2011 GD EAC dodatno razvija svoj letni nadzorni revizijski program o ustrezno dokumentirani analizi tveganja kakovosti in učinkovitosti sekundarnih kontrol nacionalnih organov in primarnih kontrol nacionalnih agencij. Posodobljen bo na podlagi analize letnega in večletnega revizijskega načrta nacionalnih organov, da bi zagotovili ustrezno delovanje strategije kontrol (enotna revizija). Poleg tega bo GD EAC razvil seznam kazalnikov, povezanih s sekundarnimi kontrolami, za utemeljitev učinkovitosti zagotovil, ki jih zagotovijo nacionalni organi. Pričakuje se, da se bodo vsa priporočila polno izvajala v letu 2011.

- Razvojna pomoč – GD AIDCO in GD ELARG

Revizija za oceno zadostnosti in učinkovitosti strategije kontrole GD AIDCO za tematske proračunske vrstice (način centraliziranega upravljanja) je poudarila potrebo po pridobitvi ustreznih informacij od vodij delegacij, da bi lahko utemeljili zagotovila, ki jih letno zagotovi odredbodajalec na podlagi prenosa.

Služba za notranjo revizijo je priporočila analizo verige nadaljnjega prenosa in poročanja za ta instrument ter opredelitev in izvajanje relevantnejših kontrol s kazalniki rezultatov, oceno števila zaposlenih in zmanjšanje napak pri ocenah lokalnih razpisov za zbiranje predlogov.

Postopke za upravljanje programov v okviru načina delno decentraliziranega upravljanja je ocenila revizija finančnega upravljanja predračunov programov, ki so bili financirani iz Evropskega razvojnega sklada in proračuna EU. Služba za notranjo revizijo je priporočila, naj GD AIDCO okrepi svetovanje, spodbuja uporabo standardnih kontrolnih seznamov in poveča nadzor, da bi zagotovil, da kontrolne stopnje odredbodajalcu na podlagi prenosa dajo ustrezno zagotovilo.

Po ustanovitvi Evropske službe za zunanje delovanje ter združitvi GD AIDCO in GD DEV so bile verige nadaljnjega prenosa in poročanja pregledane in prilagojene. Vzpostavljene so bile nove zahteve in kazalniki poročanja za okrepitev in boljšo kvantifikacijo učinka in stroškovne učinkovitosti kontrol ter omogočanje trdnejših zagotovil na podlagi poročil. GD DEVCO je uvedel nove kazalnike za boljše ocenjevanje zadostnosti človeških virov. GD DEVCO prav tako izboljšuje upravljanje in postopke prijav na lokalne razpise za zbiranje predlogov (poenostavitev, standardna vloga za nepovratna sredstva) ter pričakuje, da se bo njegov akcijski načrt v celoti izvajal pred koncem tekočega leta.

V GD ELARG je revizija o javnih naročilih IPA pregledala nadzore pri centraliziranem in decentraliziranem načinu upravljanja. Služba za notranjo revizijo je priporočila, naj kontrolni seznami temeljijo na sklopu minimalnih nadzornih zahtev, ki jih odredbodajalec na podlagi nadaljnjega prenosa dopolni in/ali prilagodi za odpravo posameznih tveganj.

V reviziji o instrumentu za predpristopno pomoč v obliki nepovratnih sredstev (centralizirani in skupni načini upravljanja) je Služba za notranjo revizijo priporočila razvoj praktičnih predhodnih ocenjevalnih postopkov in zagotovitev skladnosti kodiranja in poročanja podatkov v upravljavskih orodjih. Upravljavski nadzor razpisov za zbiranje predlogov bi bilo treba okrepiti, sedanji postopek pa kar se da izboljšati z okrepitvijo ocenjevalnih postopkov, izboljšanjem orodij informacijske tehnologije in uporabo večletnih razpisov za prijavo interesa.

GD ELARG je vzpostavil usklajene kontrolne sezname za podporo predhodnih preverjanj postopkov javnih naročil in okrepil svoj nadzor nad razpisi za zbiranje predlogov za nepovratna sredstva z boljšo usmeritvijo poročanja in boljšo skladnostjo kodiranih podatkov.

- Skupni sistem zdravstvenega zavarovanja – PMO

Revizija se je osredotočila na notranjo organizacijo in okolje notranjih kontrol upravljanja skupnega sistema zdravstvenega zavarovanja, ki ga izvaja PMO, ter na njegovo strategijo kontrole. Služba za notranjo revizijo je izdala nezadovoljivo revizijsko mnenje.

Po mnenju Službe za notranjo revizijo bi moral centralni urad skupnega sistema zdravstvenega zavarovanja imeti močnejšo in dejavnejšo usklajevalno vlogo pri zagotavljanju podpore uradom za poravnave v drugih institucijah in na drugih geografskih lokacijah, hkrati pa bi moral razviti splošno strategijo predhodnih in naknadnih kontrol ter zagotoviti skladno izvajanje in beleženje kontrol. Druga priporočila so bila usmerjena v razvoj strategije preprečevanja in odkrivanja goljufij.

Komisija je sprejela novo organizacijsko shemo in vključena je bila enota skupnega sistema zdravstvenega zavarovanja v Svetu. Zdaj potekajo redni sestanki med več oddaljenimi organi in centralnim uradom. Oblikovana je bila strategija kontrole, ki opredeljuje postopke kontrol, ravni poročanja in kontrolni načrt. Takoj so bili izvedeni drugi ukrepi za razrešitev nekaterih bistvenih pomanjkljivosti, ugotovljenih med revizijo (redno spremljanje ter poročanje o finančnih primanjkljajih in rezervah, izjave o zaupnosti medicinskih podatkov, ki jih podpišejo zaposleni, itd.). Vsa bistvena revizijska priporočila bodo izvedena do konca leta 2011.

Revizija spoštovanja plačilnih rokov (generalni direktorati BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO)

Revizijska naloga je zajemala obdelavo plačilnih transakcij v okviru centraliziranega upravljanja, dejavnosti spremljanja in poročanja tako v operativnih kot horizontalnih generalnih direktoratih ter uporabo centralnih in lokalnih sistemov informacijske tehnologije. Služba za notranjo revizijo je menila, da sistem notranjih kontrol v Komisiji za spoštovanje plačilnih rokov zagotavlja zadovoljivo zagotovilo kar zadeva doseganje poslovnih ciljev razen glede nekaterih zelo pomembnih vprašanj.

Revidirani operativni generalni direktorati (razen GD ECHO) niso sistemsko spremljali spoštovanja plačilnih rokov in poročila, naslovljena na poslovodstvo, niso vedno vključevala vseh informacij, potrebnih za nadzor nad spoštovanjem plačilnih rokov.

Služba za notranjo revizijo je priporočila poostritev spremljanja na centralni in lokalni ravni ter izvajanje učinkovitega sistema poročanja o upravljanju. Revizija je tudi ugotovila pomanjkljivosti v smernicah in navodilih/postopkih ter področja za izboljšavo obdelave plačil, zlasti kar zadeva kakovost vnašanja podatkov, odloge in pravočasno evidentiranje faktur.

Komisija se je na tem področju v zadnjih letih izboljšala (kot potrjujejo rezultati rednega preiskovalnega dela Evropskega varuha človekovih pravic) zaradi izboljšav sistema ABAC pri potrjevanju lokalnih sistemov informacijske tehnologije, izboljšanih smernic ter rednega spremljanja.

Izvaja se pregled obstoječih standardnih poročil, ki operativnim generalnim direktoratom omogočajo spremljanje plačilnih transakcij in spoštovanje plačilnih rokov. Vzpostavljena je bila delovna skupina za pregled obstoječih smernic in predlaganje izboljšav. Službe so opomnjene na potrebo po točnem prenosu podatkov o zamudah pri plačilih v ABAC. Prilagoditev funkcij sistema ABAC za podporo odlogov plačil bo obravnavana po sprejetju pregleda finančnih predpisov po treh letih njihovega izvajanja. Akcijski načrti bodo v celoti izvedeni do konca leta 2012.

SKLEPNE UGOTOVITVE

Delo Službe za notranjo revizijo prispeva h kulturi učinkovitosti in uspešnosti. Njeno revizijsko delo pomaga Komisiji pri opredelitvi sinergij in tveganj ter posledično krepi upravljanje Komisije.

Komisija se zaveda pozitivnega sodelovanja med Službo za notranjo revizijo in revidiranimi generalnimi direktorati ter njihovimi oddelki za notranjo revizijo. Izvajanje akcijskega načrta, ki je bil letos in preteklo leto oblikovan kot odgovor na revizijska priporočila, prispeva k stalnim izboljšavam okvira notranje kontrole Komisije.

Kontrolni postopki

Služba za notranjo revizijo je poudarila potrebo po boljših informacijah vodij delegacij v postopku zagotovil v GD AIDCO ter potrebo, da se GD EAC izogne nepotrebnim prekrivanjem kontrol, ki jih izvajajo njegove službe in nacionalne agencije. GD ELARG bi moral dopolniti svojo pobudo, v skladu s katero morajo vodje delegacij predložiti letno strategijo zagotovil, tako da bi oblikoval kontrolne sezname, ki bi veljali za vse delegacije. Služba za notranjo revizijo je GD REGIO in GD EMPL predlagala izboljšave, za katere je menila, da so potrebne, da bi zagotovili zadovoljiva zagotovila v zvezi z večletnimi programi. Na ravni strategij kontrol je Komisija sprejela precejšnje število ukrepov, ki njenim službam omogočajo vzpostavitev zadovoljivih sistemov revizij in kontrol. Oblikovani in izvedeni so bili akcijski načrti na področjih, na katerih so tveganja največja, ter tako omogočili boljše načrtovanje in spremljanje kontrolnih dejavnosti, odpravo upravnega bremena in prekrivanj ter hkrati izboljšali učinkovitost sistema notranje kontrole Komisije.

Kontrole za preverjanje spoštovanja zakonitih plačilnih rokov so bile manj uspešne v nekaterih generalnih direktoratih, v katerih krajši roki, ki jih je zahtevala Komisija, niso bili vedno upoštevani. Poslovodstvo mora izboljšati spremljanje ustreznega izvajanja postopkov kontrol za obdelavo plačil. Komisija je sprejela več ukrepov za izboljšanje izvajanja plačil in s tem povezanih kontrolnih mehanizmov, in sicer na ravneh sistema informacijske tehnologije (ABAC), potrjevanja lokalnih sistemov informacijske tehnologije in smernic ter z rednim in učinkovitejšim spremljanjem.

Delo Službe za notranjo revizijo je izpostavilo vprašanja za razmislek s ciljem izboljšanja učinkovitosti in uspešnosti projektov vzpostavitve informacijske tehnologije, da bi Komisiji nadalje omogočili stroškovno uspešno, učinkovito in varno doseganje njenih ciljev. Po priporočilih projektne skupine za informacijsko tehnologijo je Komisija prenovila svoje upravljanje informacijske tehnologije: leta 2010 je bila vzpostavljena usmerjevalna skupina za upravljanje na podlagi dejavnosti in informacijske tehnologije, leta 2011 pa sta ji sledila odbor za projektno upravljanje informacijskega sistema in odbora na visoki ravni za informacijsko tehnologijo, kar pomeni pomembno izboljšavo načina oblikovanja in izvajanja strategije informacijske tehnologije.

Revizijsko delo Službe za notranjo revizijo v zvezi z nedavno razdeljenimi generalnimi direktorati je prineslo izkušnje, ki jih bo treba upoštevati pred kakršno koli prihodnjo razdelitvijo generalnih direktoratov, da se bo omilil vpliv spremembe na generalne direktorate, centralne in horizontalne službe ter zaposlene. Komisija meni, da je prezgodaj za oblikovanje končnih ugotovitev v zvezi s prednostmi in pomanjkljivostmi skupnih direktoratov in bo pozneje, ko bodo zadevne službe že pridobile več izkušenj z novo organizacijsko strukturo, še enkrat proučila zadevo.

Goljufije

Na tem področju so prizadevanja Službe za notranjo revizijo poudarila predvsem pomanjkanje jasnosti glede organizacijske odgovornosti za preprečevanje in odkrivanje goljufij ter potreb po posodobljeni strategiji za boj proti goljufijam na ravni Komisije.

Komisija je sprejela novo strategijo za boj proti goljufijam, ki jo je pripravil urad OLAF v sodelovanju s centralnimi službami in operativnimi generalnimi direktorati ter ki pomeni celovit odziv na vprašanja Službe za notranjo revizijo.

[1] Nekatera poročila, dokončana na začetku leta 2010, so bila vključena v poročilo za leto 2009 in zato niso ponovno vključena v poročilo za leto 2010. Podobno so nekatera poročila, oblikovana leta 2010 vendar dokončana do 1. februarja 2011, vključena v poročilo za leto 2010.

[2] COM(2011) 0323 z dne 1. junija 2011.

[3] Revizijske naloge C1 morajo biti izvedene v obdobju enega leta.

[4] Revizijske naloge C2 so naloge, ki se lahko prenesejo v naslednje leto, zlasti, kadar je izvajanje akcijskih načrtov nezadostno, da bi upravičilo naknadno revizijo, ali kadar se predmet revizije izvaja z zamudo.

[5] COM(2011) 0376 z dne 24. junija 2011.

[6] Sredstva SOLID so sredstva EU, ki se upravljajo v okvirnem programu „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“.

[7] Pisma poslovodstvu nudijo upravljavcem nasvete, ki običajno temeljijo na ugotovitvah več revizij ali posvetovalni nalogi, revizorjem pa v zvezi z njimi ni potrebno uradno nadalje ukrepati. Razlikujejo se od poročil o revizijskih nalogah (dajanje zagotovil), pri katerih revizorji izrazijo mnenje in zahtevajo akcijski načrt za izvajanje dogovorjenih priporočil, ki so nato predmet formalnega postopka nadaljnjih ukrepov.

[8] SEC(2010) 1182 z dne 7. oktobra 2010.

[9] LLPLink je eden od glavnih informacijskih sistemov.