Na zahtevo Sveta je to poročilo Komisije omejeno na del skupnega pristopa v zvezi z lokacijo decentraliziranih agencij. V njem so predstavljene statistične informacije in informacije o dejstvih glede izvajanja ustreznih elementov skupnega pristopa od njegovega sprejetja 19. julija 2012. Poročilo zato predstavlja enkratno pobudo, ločeno od prejšnjih poročil Komisije o napredku pri izvajanju skupnega pristopa ali ocen Komisije o posameznih decentraliziranih agencijah. Poročilo ne poskuša oceniti skupnega pristopa ali predlagati priporočil za prihodnost.

Po tem, ko je 27 držav članic za novi sedež Evropske agencije za zdravila izbralo Amsterdam, za sedež Evropskega bančnega organa pa Pariz, sta Evropski parlament in Svet na predlog Komisije sprejela zakonodajo, ki zagotavlja, da se v ustanovitvenih aktih agencij določita nova sedeža. Med pogajanji je Evropski parlament zahteval, da se skupni pristop revidira, pri čemer je izrazil nestrinjanje s postopkom, ki se je uporabil za izbiro sedežev obeh agencij, in pozval k uvedbi novega postopka v skupnem pristopu. Svet je nato pozval Komisijo, naj pripravi to poročilo, ki naj bi bilo „podlaga za oceno prihodnjih dejavnosti v postopku takšne revizije“.

Zahteva je bila podana v okviru vprašanja preselitve Evropske agencije za zdravila in Evropskega bančnega organa. Ti decentralizirani agenciji EU, ki sta imeli prej sedež v Londonu, sta se morali preseliti v novo državo gostiteljico zaradi odločitve Združenega kraljestva, da izstopi iz Unije. Preostalih 27 držav članic je uporabilo poseben postopek za izbiro novih sedežev teh dveh agencij, ki temelji na načelih iz skupnega pristopa, tj. dogovora med Evropskim parlamentom, Svetom in Komisijo iz leta 2012.

To poročilo je odgovor na izjavo Sveta iz oktobra 2018, ki Komisijo poziva, naj do konca aprila 2019 pripravi analizo izvajanja skupne izjave in skupnega pristopa za decentralizirane agencije (v nadaljnjem besedilu: skupni pristop) o posebni temi glede lokacije sedežev agencij.

2.1.Medinstitucionalni dialog, ki je privedel do skupnega pristopa

Lokacija sedežev agencij je za institucije EU stara tematika. Evropski parlament, Svet in Komisija so o tej zadevi razpravljali že leta 2009, ko je Komisija objavila oceno, ki je bila podlaga za razpravo o prihodnosti sistema agencij Unije, iz katere se je pozneje razvil skupni pristop.

V navedeni oceni je bilo ugotovljeno, da je lokacija sedežev pomemben element pri ustanavljanju agencij in da navsezadnje prispeva k njihovemu dobremu upravljanju. Zlasti je bilo ugotovljeno, da bi lahko dostopnost lokacij z vidika potovalnih stroškov in trajanja potovanja vplivala na vire in učinkovitost agencij. Štelo se je, da sta časovni načrt in sama narava odločitev glede določanja pogojev za sedeže agencij prav tako pomembna elementa. V oceni je bil obstoj sporazuma o sedežu med agencijo in njeno državo gostiteljico povezan z zmožnostjo agencije, da izkoristi določene ugodnosti, povezane z njenim sedežem, in da na svojo lokacijo pritegne novo osebje.

Leta 2010 so vse tri institucije v podrobnem analitičnem dokumentu ponovno razpravljale „o sedežu agencije in vlogi držav gostiteljice“, ki so ga pripravile v okviru medinstitucionalnih prizadevanj v zvezi s prihodnostjo sistema agencij Unije. Ta analiza, ki temelji na oceni iz leta 2009, upošteva trenutno stanje izbora sedežev agencij in kritično analizira obravnavano vprašanje.

V analizi je ugotovljeno, da so bili takratni sedeži agencij EU izbrani na podlagi skupnega dogovora med predstavniki držav članic na ravni voditeljev držav ali vlad ali pa jih je izbral Svet. Vendar je bilo v njej navedeno tudi, da za izbiro ni bilo vnaprej določenih meril, da je bil sedež agencije pogosto izbran po sprejetju ustanovnega akta agencije in da so se prakse med državami gostiteljicami močno razlikovale.

Evropski parlament, Svet in Komisija so 19. julija 2012 izdali skupno izjavo, h kateri je bil priložen skupni pristop, ki je temeljil na ugotovitvah medinstitucionalne delovne skupine.

V skupnem pristopu so določena dogovorjena načela, ki so razdeljena v pet oddelkov: vloga in položaj agencij v institucionalnem prostoru EU; struktura in upravljanje agencij; delovanje agencij; načrtovanje dejavnosti in virov; odgovornost, kontrole, preglednost in odnosi z zainteresiranimi stranmi.

2.2.Načela v zvezi s sedeži agencij iz skupnega pristopa

V prvem oddelku skupnega pristopa z naslovom „Vloga in položaj agencij v institucionalnem prostoru EU“ so določena glavna načela v zvezi s sedeži agencij.

2.2.1.Izbor lokacije decentraliziranih agencij