UGOTOVITVE SODIŠČA ODGOVORI KOMISIJE

UVOD

7.1 V tem poglavju je obravnavana zunanja pomoč, ki se financira iz splošnega proračuna. Glavna interesna področja so finančno in tehnično sodelovanje z Azijo, Latinsko Ameriko, sredozemskimi državami, zahodnim Balkanom, Skupnostjo neodvisnih držav, pomoč v hrani in varnost hrane, humanitarna pomoč in sofinanciranje nevladnih organizacij. Za oblikovanje politike razvojnega sodelovanja, za pripravo nacionalnih in regionalnih strategij ter za večletno načrtovanje sta odgovorna generalna direktorata za zunanje odnose in za razvoj, medtem ko je za izvajanje razvojnega sodelovanja odgovoren Urad za sodelovanje EuropeAid (EuropeAid). Generalni direktorat za humanitarno pomoč ECHO (DG ECHO) je odgovoren tako za oblikovanje politike in strategije kot za izvajanje humanitarne pomoči. Pomoč, zagotovljena prek Evropskih razvojnih skladov, v tem poglavju ni zajeta, saj se financira ločeno iz splošnega proračuna (1). V tabeli 2.1 so prikazana sredstva, ki so bila v letu 2004 porabljena za razdelek 4 finančne perspektive (obveznosti: 5 198 milijonov EUR; plačila: 4 606 milijonov EUR).

7.2 Leta 2004 je bil za tematske programe (2) dokončan postopek dekoncentracije, s katerim so bile naloge in pristojnosti prerazporejene s sedeža Komisije na njene delegacije (glej odstavke 7.48–7.51). V letu 2004 se je nadaljeval tudi postopek reorganizacije urada EuropeAid v Bruslju, ki je bil osredotočen na zagotavljanje podpore delegacijam in njihovo spremljanje v okviru dekoncentriranega upravljanja.

POSEBNA OCENA V OKVIRU IZJAVE O ZANESLJIVOSTI

Obseg in vrsta revizije

7.3 Splošni cilj posebne ocene je bil zagotoviti sklep o zakonitosti in pravilnosti transakcij na področju zunanjih ukrepov (razdelek 4 finančne perspektive splošnega proračuna). Revizija je zajela pregled nadzornih in kontrolnih sistemov, zasnovanih za zagotavljanje zakonitosti in pravilnosti transakcij, opirala pa se je na preizkušanje transakcij v delegacijah in izvajalskih organizacijah, ter pregled letnih poročil o dejavnostih, ki sta jih pripravila generalna direktorja EuropeAid in GD ECHO.

7.4 Pri projektih, ki jih je revidiralo Sodišče, Komisija nakaže predplačila izvajalskim organizacijam, ki so lahko nevladne organizacije, vladna ministrstva, mednarodne organizacije itn. Glavni razliki pri izvajanju dejavnosti v primerjavi z ERS sta pogostejša uporaba teh posredniških organizacij za finančno upravljanje projektov in vodenje z njimi povezanega računovodstva ter pomanjkanje nacionalnih odredbodajalcev.

7.5 Revizija je bila opravljena na sedežu Komisije, v petih delegacijah (v Bosni, Kambodži, Kazahstanu, na Filipinih in v Siriji) ter v sedemnajstih izvajalskih organizacijah. Področja iz odstavka 7.1 so bila pregledana in preizkušena. Pomoč za obnovo Kosova in nekaterih držav nekdanje Zvezne republike Jugoslavije je predmet ločene letne revizije, opravljene na Evropski agenciji za obnovo.

7.6 Sodišče se je pri svojem pregledu nadzornih in kontrolnih sistemov osredotočilo na standarde notranjega kontroliranja, ki se nanašajo na analize tveganj, pripravljene v ustreznih službah, informacijske strukture in poročanje v okviru finančnega spremljanja in kontroliranja ter na funkcijo notranje revizije v EuropeAid in GD ECHO.

7.7 Pri pošiljanju poročil delegacij (EAMR), ki se upoštevajo pri pripravi letnega poročila EuropeAid o dejavnostih, Računskemu sodišču je prihajalo do zamud. 7.7 Komisija bo skušala premagati tehnične in upravne težave pri pošiljanju teh poročil Sodišču.

7.8 Sodišče je precej zamujalo z organizacijo enega od obiskov projektov na kraju samem v Kambodži, ker je izvajalska organizacija, ena od agencij ZN, z oklevanjem sprejela pravico Sodišča do dostopa do informacij, ki jo ima v skladu s klavzulo o preverjanju iz Okvirnega finančnega in upravnega sporazuma, sklenjenega med Evropsko skupnostjo in Združenimi narodi. Zaradi tega je bilo lahko delo opravljeno le delno. 7.8 Komisija se zaveda nastalega nesporazuma in je Sodišču omogočila pravico do dostopa do informacij, ko je sprožila zadevo pri zadevni agenciji.

Nadzorni in kontrolni sistemi

Izvajanje standardov notranjega kontroliranja

7.9 Leta 2002 sta tako EuropeAid kot GD ECHO dokončala okvir za izvajanje standardov notranjega kontroliranja, kot jih je 13. decembra 2000 (3) opredelila Komisija. Pri uvajanju standardov so bila kot pomoč izdana ali dopolnjena navodila in smernice ter sprejeti obsežni programi za izobraževanje in usposabljanje, zlasti v zvezi z administrativnimi in finančnimi postopki. Leta 2004 je bila zahteva o skladnosti s standardi notranjega kontroliranja razširjena tudi na delegacije. Po podatkih EuropeAid so se vse temeljne zahteve, kot so bile prilagojene za delegacije, začele izvajati do 31. decembra 2004. Revizija s strani Sodišča potrjuje navedbe generalnega direktorja v letnem poročilu o dejavnostih, da so še vedno potrebne izboljšave tako na sedežu Komisije kot v delegacijah (glej odstavke 7.17–7.27).

Generalni direktorat za humanitarno pomoč ECHO

Ocena tveganj

7.10 GD ECHO je opravil zadovoljivo samooceno tveganj, na podlagi katere je upravičeno ugotovil, da so bila mnoga tveganja na področju humanitarne pomoči izven njegovega nadzora, razen kakovosti izvajalskih partnerjev. Zato so bila prizadevanja za zmanjšanje tveganj, tako kot v prejšnjih letih, usmerjena na postopek izbiranja izvajalskih partnerjev, skupaj s strogim sistemom revizij za tiste, ki so bili izbrani.

Revizija izvajalskih partnerjev

7.11 GD ECHO ima celosten pristop k revidiranju izvajalskih partnerjev. Z revizijami so bili pri izvajalskih partnerjih ocenjeni vidiki, kot so organiziranost, postopki in notranje kontrole, računovodski in finančni sistemi, kultura upravljanja ter sistemi za zaposlovanje novih uslužbencev. Ob tem je bilo izvedeno tudi podrobno preizkušanje odhodkov pri projektih, ki so jih izvajali ti partnerji.

7.12 V letu 2004 je GD ECHO dokončal 130 revizij, od katerih jih je bilo 70 izvedenih na sedežih izvajalskih partnerjev. V teh 70 revizijah, za katere so bili najeti zunanji revizorji, je bilo zajetih 344 projektov, dokončanih med letoma 1998 in 2003. Preostalih 60 revizij se je nanašalo na projekte, revidirane na kraju samem (28 poročil), subvencije (19 poročil) in urade GD ECHO (13 poročil). Sodišče je na začetku pregledalo 20 revizijskih poročil, od katerih so jih 13 izvedli zunanji revizorji. Nato je Sodišče preverilo kakovost teh zunanjih revizij, tako da je obiskalo evropske sedeže treh izvajalskih partnerjev in pri vsakem preizkusilo dva projekta. Pri tem je ugotovilo naslednje: 7.12

(a) Ugotovitve, ki so jih zunanji revizorji navedli v svojih poročilih, so se najpogosteje nanašale na pomanjkanje dokazil o upravičenosti odhodkov. To je bil glavni razlog za zavrnitev odhodkov izvajalskega partnerja. Obisk Sodišča pri izvajalskih partnerjih je potrdil, da je pomanjkanje dokazil glavni vir napak, hkrati pa je pokazal, da zunanji revizorji o tem niso poročali vedno, ko je bilo to zajeto v njihovem vzorcu. (a) Ugotovitev Sodišča temelji na eni od zgodnejših revizij, ki jo je takrat izvedel novi pogodbeni zunanji revizor. Od takrat je Komisija stalno pregledovala in pojasnjevala zadeve, o katerih morajo poročati zunanji revizorji.

(b) Zunanji revizor je odkril en primer neupoštevanja razpisnih pravil, vendar pri večini revizij ni bilo opravljeno poglobljeno preizkušanje razpisov. Pri preizkušanju, ki ga je Sodišče opravilo pri izvajalskih partnerjih, so bile pri štirih od šestih preverjenih projektov ugotovljene napake v razpisih. (b) Do sredine leta 2004 je bilo preizkušanje razpisnih postopkov s strani Komisije omejeno na preverjanje, če je bila katera od ponudb izbrana. Kot odziv na pokazane slabosti je Komisija revizije razširila na preverjanje ponudb organizacij, ki v razpisnem postopku niso bile uspešne.

7.13 Izvajalski partnerji so se zavezali, da bodo izvajali priporočila iz revizijskega programa GD ECHO in tako izboljšali svoje sisteme notranjega kontroliranja. Komisija je za skupno 0,5 milijona EUR presodila, da ne gre za upravičene odhodke in izdala naloge za izterjavo. Ti rezultati kažejo, da so revizije izvajalskih organizacij lahko učinkovit instrument v okviru nadzornih in kontrolnih sistemov GD ECHO.

7.14 Narava ugotovitev v teh revizijskih poročilih in napak, ki jih je Sodišče odkrilo pri preizkušanju odhodkov, se večinoma ujema z revizijskimi ugotovitvami, do katerih je Sodišče prišlo pri preizkušanju transakcij na ravni izvajalskih organizacij (glej odstavka 7.31 in 7.32).

Oddelek za notranjo revizijo

7.15 Za GD ECHO in za EuropeAid je odgovoren isti oddelek za notranjo revizijo. V letu 2004 je ocenil delovno obremenitev enot GD ECHO (v zvezi s tem glej tudi odstavek 7.22).

Urad za sodelovanje EuropeAid na centralni ravni

Nadaljnje ukrepanje na podlagi ugotovitev za leto 2003

7.16 Sodišče je v svojem letnem poročilu za leto 2003 (odstavki 7.18, 7.19, 7.21, 7.22 in 7.23) ugotovilo, da niso vsi direktorati opravili revizije v svojih delegacijah, da službe sedeža niso redno prejemale podatkov o revizijah, ki so jih sprožile delegacije, da oddelek za notranjo revizijo ni imel dovolj virov za opravljanje dela, ki bi generalnemu direktorju pomagalo pri pripravi njegove letne izjave, da ni bilo dokazov o sodelovanju med službami sedeža pri izvajanju naknadnih preverjanj ter da EuropeAid ni sistematično spremljal izterjav in še ne obračunanih predplačil. Glavno izboljšanje v letu 2004 je bilo, da je enota „Programiranje, notranje in naknadno kontroliranje“ postala edina odgovorna za naknadna preverjanja (glej odstavek 7.23). Pri drugih vidikih so potrebne nadaljnje izboljšave, kot je pojasnjeno v odstavkih, ki sledijo. Glej tabelo 7.1 . 7.16 Od leta 2003 je Komisija sprejela dodatne ukrepe, potrebne za razvoj svoje celovite revizijske strategije in za natančno opredelitev svoje splošne strategije za nadzor in kontrolo, vključno s funkcijo in nalogami služb na sedežih in v delegacijah. Namen reorganizacije služb EuropeAida marca 2005 je še naprej krepiti njihovo vlogo, ki se je postopno razvila v nadzor, usklajevanje in podporo prenosu upravljanja na delegacije Komisije. Poleg tega namerava Komisija s svojimi sistemi spremljanja in kontrolnimi sistemi zagotoviti, da njeni partnerji delujejo skladno s pogodbenimi obveznostmi, ter še naprej razvijati funkcije svojega informacijskega sistema pri upravljanju.

Tabela 7.1 a) Ocena Sodišča o nadzornih in kontrolnih sistemih v letu 2004 GD ECHO Urad za sodelovanje EuropeAid Delegacije Splošni koncept A B — Postopki in priročniki A A A Delovanje v praksi A B (4) B (4) Notranje revizije B (5) B (5) B (5) Poročanje uprave A B (4) B

b) Ocena Sodišča o zunanjih revizijah na ravni organizacij, ki izvajajo projekte, financirane s strani EuropeAid Kakovost revizij A Količina revizij B (6) Opredelitev obsega pooblastil B (7) Sodelovanje Komisije pri imenovanju revizorjev B (7) Vključevanje razpisnih pogojev v obseg revizije B (7) Poročanje o rezultatih pregleda računovodskega sistema C Dokazi o uporabi revizijskih poročil in nadaljnjem ukrepanju B

Razlaga kazalnikov Ocenjevanje nadzornih in kontrolnih sistemov Deluje dobro. Potrebne so le manjše ali maloštevilne izboljšave A Deluje, vendar so potrebne izboljšave B Ne deluje, kot je predvideno C

c) Ključna področja, ki jih je Računsko sodišče spremljalo v letu 2004 GD ECHO Urad za sodelovanje EuropeAid Delegacije Izvajanje analize tveganj Analizo je izvedel kot v preteklih letih. Samooceno je dokončal januarja 2005. — Sistemi poročanja Ohranil je dobre standarde. Sistemi poročanja se izboljšujejo v primerjavi z letom 2003, vendar jih je treba nadalje razvijati: — modul CRIS-Revizije ni povezan z podatki o upravljanju; — poročila EAMR nepopolna. Delegacije so poročale trikrat letno. Koncept zunanjih revizij in kontrol Izvajal ga je v celoti. Leta 2004 je pripravil strateški dokument. — Izvajanje zunanjih revizij in nadaljnjega ukrepanja Revizije so bile izvajane, prav tako nadaljnje ukrepanje po njih. Izdati je treba jasnejša navodila. Izvedenih je bilo več revizij, obseg pooblastil in nadaljnje ukrepanje je treba izboljšati. —

Ocena tveganj

7.17 Samoocena tveganj za leto 2004, dokončana januarja 2005 za pripravo letnega upravljavskega načrta, je zagotovila splošni seznam ključnih tveganj pri EuropeAid. Vendar raven izvajalskih organizacij v njej ni bila upoštevana kot raven, kjer je finančno tveganje največje (glej odstavek 7.32). 7.17 To ni edina oblika ocene tveganja, ki jo izvaja EuropeAid. Finančno tveganje na ravni izvajalskih organizacij se upošteva pri opredeljevanju in financiranju projektov in programov, ko se izvaja analiza omejitev in pogojev, potrebnih za uspešno izvajanje projekta/programa, vključno s trajnostnimi vidiki (zmogljivost končnega upravičenca). Redno spremljanje Komisiji omogoča sprejetje ustreznih ukrepov za popravo ali ponovno obravnavo projektov.

Informiranje in poročanje

7.18 Večina finančnih podatkov, ki se uporabljajo za spremljanje, izvira iz skupnega informacijskega sistema Relex (CRIS) v EuropeAid. Finančni podatki se nanašajo predvsem na odločitve, sklepanje pogodb ter obveznosti in plačila, sprejeta na ravni Komisije.

7.19 Ker sta bila poleg tega upravljanje in izvajanje razvojnih ukrepov v veliki meri prenesena na delegacije, morajo te sedežu urada EuropeAid zagotoviti poročila o upravljanju zunanjih ukrepov (EAMR), ki vsebujejo tudi vprašanja v zvezi z notranjim kontroliranjem. V vzorcu 13 poročil EAMR za leto 2004, ki ga je pregledalo Sodišče, je bilo samo v petih poročilih navedeno stanje izvajanja standardov notranjega kontroliranja, podatki o ugotovitvah revizij, ki so jih naročile delegacije, pa le v enem. 7.19 V zvezi z izvajanjem standardov notranje kontrole v delegacijah poročila o upravljanju zunanjih ukrepov (EAMR) od delegacij „zahtevajo“, da navedejo glavna vprašanja glede časovnega okvira in ukrepov, ki jih je treba sprejeti. Prav tako delegacijam sedežu ni bilo treba sporočiti rezultatov opravljenih revizij, ampak samo prikazati ključne elemente, ki lahko prispevajo k zakonitosti in pravilnosti osnovnih transakcij.

Finančno spremljanje

7.20 Finančne enote štirih geografskih direktoratov, ki upravljajo naloge prenesene v okviru dekoncentracije (8), so v različnem obsegu revidirale svoje delegacije s pregledom njihovih finančnih sistemov za obdelavo transakcij, sistemov za sklepanje pogodb ter nadzornih in kontrolnih sistemov, pregled pa so dopolnile z revizijo transakcij, obdelanih v delegacijah. Samo dva direktorata sta imela program za redno revidiranje delegacij. Kot je navedeno v letnem poročilu za lansko leto, bi bilo treba ta pristop razširiti na vse direktorate. 7.20 Kakor je navedeno v odgovoru na odstavek 7.18 lanskega poročila, so bile vse delegacije sistematično preverjene pred izvedbo prenosa pristojnosti (2001–2004). Uporabi se lahko različna kombinacija pregledov, inšpekcij in revizij za izpolnjevanje zahtev služb v zvezi s spremljanjem dejavnosti, ki so bile prenesene na delegacije. EuropeAid namerava za te ocene razviti uporabo najboljše prakse, ki temelji na pridobljenih izkušnjah.

Revizija izvajalskih organizacij

7.21 Leta 2004 so različni direktorati EuropeAid v okviru revizijskega programa za leto 2004 sprožili 143 revizij projektov. Večina revizij na začetku leta 2005 še ni bila končana. Te revizije so bile začete poleg revizij, izvedenih v imenu delegacij zunaj letnega revizijskega programa ali naročenih neposredno s strani izvajalskih organizacij. Službe sedeža v večini primerov niso redno prejemale podatkov o revizijah, ki so jih sprožile delegacije. „CRIS-revizije“, modul, ki bi moral vsebovati celostne podatke o revizijah, je postal del sistema finančnih informacij CRIS v EuropeAid, vendar podatki v njem niso popolni in bi jih bilo nujno treba čimprej povezati z ustreznimi podatki o spremljanju projektov, kar bo omogočilo stalno spremljanje upoštevanja zahtev glede zakonitosti in pravilnosti. 7.21 Delegacije morajo o revizijah, ki so jih sprožile, poročati v EAMR, s čimer je sistem sedežu omogočil redno prejemanje podatkov v letu 2004. Sedaj je možno podatke o CRIS-revizijah povezati z ustreznimi podatki o projektu.

Oddelek za notranjo revizijo

7.22 Oddelek za notranjo revizijo je leta 2004 posodobil svoje preglede standardov notranjega kontroliranja, pri čemer je oblikoval zelo tehtna priporočila za izvajanje podrobnejših analiz tveganj in za izboljšanje nadzornih in kontrolnih sistemov ter izdal dve poročili o posebnih vprašanjih. Oddelek je prav tako dokončal oceno delovne obremenitve v dveh delegacijah. Kot je bilo navedeno že v letnem poročilu za leto 2003, je izvajanje teh ocen s strani oddelka za notranjo revizijo vprašljivo, glede na to, da ima na voljo zelo omejene kadrovske vire. Prednostna naloga oddelka za notranjo revizijo bi morala biti bolj usmerjena na vrednotenje sistemov, ki morajo zagotavljati zakonitost in pravilnost transakcij, ter na pomoč generalnemu direktorju pri pripravi dobro utemeljene letne izjave, zlasti glede kakovosti kontrolnih postopkov in sistemov za poročanje, tako na ravni sedeža kot na ravni delegacij. 7.22 V sporočilu Komisije, s katerim so bili oblikovani oddelki za notranjo revizijo, so za te oddelke določeni trije cilji: dva sta povezana s nadzorom tveganj in notranjim kontrolnim sistemom, tretji pa z dajanjem priporočil za izboljšanje uspešnosti in učinkovitosti delovanja ter za zagotavljanje gospodarne porabe sredstev. Ocene delovne obremenitve, ki jih je izvedel oddelek za notranjo revizijo, ustrezajo tretjemu cilju. EuropeAid je v svoji samooceni ugotovil, da upravljanje s človeškimi viri predstavlja tveganje, v sporočilu o dekoncentraciji pa se je zahtevalo, da oddelki za notranjo revizijo Relex skupaj ocenijo delovne obremenitve v dekoncentriranih delegacijah za zagotovitev, da število zaposlenih lahko izpolnjuje novo večjo delovno obremenitev.

Naknadna preverjanja

7.23 Enota „Programiranje, notranje in naknadno kontroliranje“ je naknadno preverila vzorec plačil, ki jih je EuropeAid izvršil v prvih devetih mesecih leta 2004. Nizko stopnjo ugotovljenih napak pri tej vrsti transakcij je potrdilo tudi delo Sodišča (glej odstavek 7.29).

Kontrole transakcij

7.24 Sedež EuropeAid in delegacije izvajajo preverjanja in kontrole transakcij, obdelanih na tej ravni. V nekaterih primerih, kjer je zahtevkom za plačilo priloženo poročilo zunanjega revizorja, ki potrjuje zadevne odhodke ali so bili ti predmet revizije na kraju samem, ki so jo opravili uslužbenci Komisije, Komisija oceni, ali so z njimi povezane transakcije, ki so jih opravile izvajalske organizacije, po vsebini zakonite in pravilne. V ostalih primerih se Komisija opre na dokumente, ki so jih zagotovile izvajalske organizacije, in samo preveri, ali je zahtevek za plačilo verodostojen glede na pogodbo ali sporazum o financiranju in glede na predvideni proračun. 7.24 Komisija namerava s svojimi sistemi spremljanja in kontrolnimi sistemi zagotoviti, da pogodbeni partnerji delujejo skladno s pogodbenimi zahtevami, kakor je določeno v finančnih uredbah. Zunanje revizije zagotavljajo neodvisno dokazilo o kakovosti sistemov za upravljanje, vzpostavljenih za izvajanje projekta, in o upravičenosti odhodkov. Finančni sporazumi in pogodbe vsebujejo določbe glede revizij (potrjevanje obračunov za določene vrste odhodkov ali za vse odhodke skupaj). Dodatna preverjanja in revizije pogodbenih partnerjev se izvedejo na podlagi ocen tveganja, ker bi lahko bilo v več primerih neprimerno podrobno preverjati njihove celotne sisteme notranje kontrole poleg že običajnih preverjanj v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo plačil Določeni so bili finančni postopki in kontrole za vzpostavitev ravnovesja med stopnjo tveganja in opravljenimi kontrolami ob upoštevanju različnih načinov upravljanja.

Nadzorni in kontrolni sistemi na ravni delegacij

7.25 Sodišče je obiskalo pet delegacij (v Bosni, Kambodži, Kazahstanu, na Filipinih in v Siriji), da bi ocenilo nadzorne in kontrolne sisteme ter opravilo revizijo številnih transakcij, za katere je bil EuropeAid pooblaščeni odredbodajalec. Pregled nadzornih in kontrolnih sistemov v delegacijah je pokazal, da so bili izvajani postopki na splošno dovolj dobri, da so zagotavljali zakonitost in pravilnost obveznosti in plačil, ki jih je obdelala Komisija.

7.26 Na splošno so uporaba zunanjih revizorjev in postopki za njihovo imenovanje predvideni v sporazumih o financiranju projektov. V sporazumih o financiranju, za katere je Sodišče pregledalo poročila zunanjih revizorjev, so bile takšne določbe napisane nejasno. Zaradi tega so imele izvajalske organizacije širok razpon možnosti pri izbiri pristopa k izbiranju zunanjih revizorjev in pri določanju svojih ciljev. 7.26 V zadnjih letih je uporaba standardnih pogodbenih dokumentov (pogodbe, dodelitve pomoči in sporazum o financiranju) prispevala k boljši ravni kontrole s strani Komisije. Pogodbene določbe za „certifikacijske revizije“ so se prav tako izboljšale. Za stalno izboljševanje kontrole pri izbiranju revizorjev s strani upravičencev in izvajalskih organizacij namerava Komisija na primer uvesti ustrezne pogoje glede osnovnih meril za izbiranje revizorjev v standardiziranih pravilnikih za revizije, v skladu s katerimi morajo delovati upravičenci in izvajalske agencije pri izbiranju revizorjev in sklepanju pogodb z njimi.

7.27 Sodišče je v državah, ki jih je obiskalo, pregledalo 14 poročil o zunanji reviziji projektov (13 so jih naročile izvajalske organizacije, eno pa Komisija), od katerih se jih je 12 nanašalo na projekte, ki jih je Sodišče revidiralo na kraju samem. Pri dveh od štirinajstih zunanjih revizij ni bil pisno določen obseg pooblastil. Pri preostalih dvanajstih je pregled Sodišča, skupaj z rezultati preverjanj, opravljenih pri nekaterih projektih, ki so bili predmet teh zunanjih revizij, pokazal, da so bila poročila o zunanji reviziji dovolj kakovostna glede na to, kar je bilo določeno v obsegu revizijskih pooblastil. Vendar je bilo samo pri enem, ki ga je pogodbeno najela izvajalska organizacija, izrecno navedeno, da mora revizija zajeti tudi skladnost z zahtevami EU glede financiranja. Ni presenetljivo, da so bile ugotovitve te revizije potrjene tudi z delom Sodišča, medtem ko je pri osmih od dvanajstih poročil o zunanji reviziji projektov, ki jih je Sodišče prav tako preverilo na kraju samem, odkrilo napake, o katerih zunanji revizorji niso poročali. 7.27 EuropeAid bo izdal popravljeno različico priročnika za pogodbene postopke v zvezi z zunanjo pomočjo ES. Popravljena standardna pogodba za dodelitev pomoči bo vsebovala pravilnik za upravičence. Ta pravilnik bo zlasti obravnaval skladnost s pogodbenimi pogoji, vključno s tistimi, ki so povezani z javnimi naročili in upravičenostjo. Standardni pravilnik te vrste se mora razlikovati od pravilnika za revizije, ki ga je oblikovala Komisija in ki se lahko pripravi za vsak primer posebej.

Revizija transakcij

Revizija transakcij, izvedena na ravni delegacij

7.28 Za vsako obiskano delegacijo je bila opravljena revizija vzorca transakcij na tej ravni. Vzorci so obsegali 30 plačil (za skupaj 8,4 milijona EUR) in 10 razpisov (za skupaj 12,7 milijona EUR).

7.29 Delo Sodišča pri plačilih izvajalskim organizacijam je pokazalo samo nizko stopnjo napak.

Revizija transakcij, izvedena na ravni izvajalskih organizacij

7.30 Sodišče je obiskalo 17 projektov, ki jih upravljajo izvajalske organizacije, kjer je preverilo vzorec skupno 237 transakcij z namenom, da ugotovi, ali so te zakonite in pravilne, in da se prepriča o delovanju sistemov notranjih kontrol v izvajalskih organizacijah.

7.31 Revizija projektov, ki jo je opravilo Sodišče, je pri treh od 17 izvajalskih organizacij, obiskanih na kraju samem, pokazala pomanjkljivosti v njihovih notranjih kontrolah, ki so posledica tega, da ni pravilnega ločevanja med nalogami odobravanja in obračunavanja plačil. 7.32 Pri transakcijah, pregledanih na ravni 11 revidiranih projektov, je bilo ugotovljeno precejšnje število pogostih napak ali napak, ki pomembno vplivajo na odhodke. Najpogostejše vrste napak so bile neupoštevanje predpisanih postopkov pri sklepanju pogodb (pri osmih od 17 projektov, revidiranih na kraju samem), nezadostna dokazila (pri petih od 17) in neupravičeni odhodki (pri 4 od 17). 7.31–7.32 Komisija je v zadnjih letih sprejela ukrepe za obravnavo pomanjkljivosti pri uporabi pogodbenih postopkov s strani izvajalskih organizacij z uvedbo standardnih pogodb, vključno z uvedbo revizijskih poročil, v skladu s katerimi morajo revizorji preveriti, če upravičenci spoštujejo ustrezna pravila. Komisija trenutno pregleduje predlogo revizijskih poročil in pripravlja izboljšan pravilnik za revizorje.

Analiza letnih poročil o dejavnostih in izjav odredbodajalcev na podlagi prenosa

7.33 Sodišče je pregledalo letni poročili o dejavnostih in izjavi, ki sta jih pripravila generalni direktor EuropeAid in generalni direktor GD ECHO. Pregled je bil osredotočen na tiste dele poročil, ki so obravnavali nadaljnje ukrepanje Komisije na podlagi priporočil Računskega sodišča, notranjih revizorjev Komisije in ukrepov, določenih v akcijskem načrtu Komisije (ki je priložen njenemu sinteznemu poročilu o dejavnostih za leto 2003 (9)), ter na standarde notranjega kontroliranja. Sodišče je pregledalo, ali sta bili izjavi o kontrolnih postopkih, vzpostavljenih za zagotavljanje zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z izkazi, ki sta jih pripravila generalna direktorja, utemeljeni, v kolikšni meri sta bili utemeljeni in ali temeljita na zadostnih dokazih.

7.34 Sodišče je ugotovilo, da so bili podatki, predstavljeni v poročilih, točni in da so pošteno odražali dejavnosti, ki so bile izvedene v okviru nadaljnjega ukrepanja po akcijskih načrtih in v okviru izvajanja standardov notranjega kontroliranja. GD ECHO in EuropeAid sta ustrezno ukrepala, da bi odpravila pomanjkljivosti, opredeljene leta 2003, ter za dokončanje in izboljšanje skladnosti s standardi notranjega kontroliranja.

7.35 Delegacije morajo od januarja 2004 sedežu poročati o opravljenih zunanjih revizijah, o zadevah, ki vplivajo na zakonitost in pravilnost ter o svojem ukrepanju v zvezi s tem. Kljub temu se to v vzorcu, ki ga je pregledalo Sodišče, ni vedno dosledno izvajalo (glej odstavek 7.19). 7.35 Komisija se sklicuje na svoj odgovor v odstavku 7.19.

7.36 V letnem poročilu o dejavnostih EuropeAid so opisani sistemi notranjih kontrol, usmerjeni predvsem na transakcije med Komisijo in izvajalskimi organizacijami, ki na splošno delujejo zadovoljivo. Metodologija za revidiranje izvajalskih organizacij je bila določena leta 2004. Vendar je za njeno uporabo v praksi potreben čas, zlasti uporaba rezultatov revizij in nadaljnje ukrepanje po njih zaenkrat še nista ustrezna za pridobivanje zagotovila v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij, ki jih izvajajo te organizacije. 7.36 EuropeAid je leta 2004 izboljšal svoje izvajanje revizij. Vzpostavil je obsežno revizijsko strategijo, ki jo morajo uporabljati EuropeAid in delegacije, določil merila tveganja za opredelitev revizij, ki jih je treba upoštevati, izdal standardni pravilnik za revizorje, vzpostavil sistem CRIS-revizije, informacijski sistem za podporo in spremljanje revizij. Nadaljnje ukrepanje po prejemu rezultatov revizij je del nalog v hierarhiji upravljanja v delegacijah in na sedežu. Revizije so vključene v celoten cikel projektnega upravljanja. Poleg tega se pri odločanju glede vključitve projekta v letni načrt revizij upoštevajo ugotovitve predhodnih revizij na podlagi ocene tveganj. Kljub temu Komisija še naprej oblikuje in izvaja metodologijo za revidiranje, ki jo navaja Sodišče.

7.37 Generalni direktor EuropeAid je navedel, da je na podlagi lastne presoje in podatkov, ki so mu na voljo, pridobil razumno zagotovilo, da vzpostavljeni kontrolni postopki dajejo potrebna jamstva glede zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z izkazi. Revizija Sodišča potrjuje to izjavo za sisteme, ki zagotavljajo zakonitost in pravilnost plačil, ki so jih sedež in delegacije nakazale izvajalskim organizacijam. Vendar je Sodišče ugotovilo, da so sistemi, s katerimi se nadzirata zakonitost in pravilnost odhodkov, na katerih temeljijo finančna poročila, ki jih predložijo izvajalske organizacije, še vedno neustrezni in bi jih bilo treba okrepiti (glej odstavek 7.27). 7.37 Leta 2004 so bili vzpostavljeni vsi potrebni nadzorni in kontrolni sistemi, ki so generalnemu direktorju omogočili, da je v zadostni meri zagotovil zakonitost in pravilnost transakcij, ki jih je leta 2004 izvedel EuropeAid. Glede rezultatov revizij pa zunanje revizije niso edini vir razpoložljivih zagotovil za zakonitost in pravilnost osnovnih transakcij. Na voljo so tudi drugi viri, na primer neobvezne predhodne kontrole, naknadna kontroliranja transakcij, misije na terenu in poročila o spremljanju. Te kontrole so veljale za ustrezne za pridobitev splošnih zagotovil v okviru izjave generalnega direktorja.

7.38 V izjavi, ki jo je predložil generalni direktor GD ECHO, je naveden pridržek glede neupoštevanja postopkov za sklepanje pogodb s strani humanitarne organizacije. V izjavi je navedenih dovolj podatkov o s tem povezanim problemom, hkrati pa je natančno navedeno, kakšen bi bil lahko morebitni finančni učinek.

Zaključki

7.39 Komisija je v letu 2004 še naprej izboljševala svoje nadzorne in kontrolne sisteme v skladu z nekaterimi priporočili Sodišča iz letnega poročila za leto 2003, kot je prikazano v tabeli 7.1 . Učinki teh izboljšav še niso v celoti vidni na ravni izvajalskih organizacij. Revizija s strani Sodišča je na ravni delegacij razkrila malo napak, ki vplivajo na transakcije (glej odstavek 7.29). Na ravni organizacij, ki izvajajo projekte, pa so bile, tako kot v prejšnjih letih, odkrite pomanjkljivosti notranjih kontrol (glej odstavek 7.31) in relativno visoko število pogostih napak in napak s finančnimi posledicami (glej odstavek 7.32). Najpogostejša napaka je bila, da pri postopkih za sklepanje pogodb, vključno z razpisi, niso bile upoštevane zahteve Komisije. Zaradi tega je potreba po celostnem pristopu k nadziranju, kontroliranju in revidiranju teh organizacij še večja. 7.39 Komisija upošteva mnenje Sodišča o njenem nadaljnjem izboljševanju svojega kontrolnega sistema in ugotavlja, da je revizija Sodišča na ravni delegacij potrdila podatke Komisije. Komisija je v zadnjih letih sprejela ukrepe za obravnavo pomanjkljivosti pri uporabi pogodbenih postopkov s strani izvajalskih organizacij.

7.40 V letnih poročilih o dejavnostih GD ECHO in EuropeAid so opisani vzpostavljeni sistemi notranjih kontrol. GD ECHO je zmanjšal tveganje nezakonitih ali nepravilnih transakcij z uvedbo operativnega sistema za revizijo projektov, čeprav bi bilo treba zunanjim revizorjem dati jasnejša navodila (glej odstavke 7.11–7.14). Sodišče v primeru EuropeAid ne more pridobiti zagotovila o zanesljivosti iz poročila in izjave (glej odstavek 7.36), saj je treba bistvene sestavne dele nadzornih in kontrolnih sistemov za zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z izkazi, na ravni izvajalskih organizacij še izboljšati, preden bodo v celoti delovali. 7.40 Glede GD ECHO Komisija potrjuje sklep Sodišča, da se je z uporabo operativnega sistema za revizijo projektov zmanjšalo tveganje nezakonitih ali nepravilnih transakcij. Komisija redno pregleduje in pojasnjuje zadeve, o katerih morajo poročati zunanji revizorji. Glede EuropeAida se Komisija strinja, da se lahko in morajo izboljšati vsi sestavni deli sistema notranjih kontrol. Kljub temu pa so bili leta 2004 vzpostavljeni vsi potrebni nadzorni in kontrolni sistemi, ki so generalnemu direktorju omogočili, da je v zadostni meri zagotovil zakonitost in pravilnost transakcij, ki jih je leta 2004 izvedel EuropeAid. Sodišče priznava stalen napredek EuropeAida na tem področju. Revizije so poleg preverjanj skladnosti in dejanskega stanja, ki jih v celoti izvajajo službe Komisije pred plačili, še dodatno zagotovilo o zakonitosti in pravilnosti transakcij. Tako dodatno zagotovilo vključuje tudi letni načrt revizij, naknadno kontroliranje transakcij, misije na terenu in poročila o spremljanju.

Priporočila

7.41 Sodišče na podlagi navedenega priporoča: 7.41

(a) Da Komisija z agencijami ZN razjasni pravico Sodišča do dostopa do projektov, ki jih upravljajo (glej odstavek 7.8). (a) ZN so bili opozorjeni, da lahko Sodišče kot del svojih revizij Komisije preveri izvedene ukrepe ZN, kar mu omogoča klavzula o preverjanju.

(b) Ocena tveganja, ki jo je izvedel EuropeAid, bi morala zajeti tudi raven izvajalskih organizacij (glej odstavek 7.17). (b) Na ravni projektov Komisija uporablja instrumente za načrtovanje in spremljanje, ki omogočajo ustrezno upoštevanje tveganj in sprejetje ukrepov za upravljanje ali ublažitev teh tveganj, ko ta nastanejo. Prosimo, glejte odgovor na odstavek 7.17.

(c) Podatki, ki jih zagotavljajo delegacije, skupaj z rezultati revizij projektov, bi morali biti bolj sistematično preverjeni in bi jih bilo treba spremljati še naprej z revizijami s strani sedeža (glej odstavka 7.19 in 7.20). (c) EuropeAid namerava uporabiti pridobljene izkušnje in razširiti uporabo najboljših praks.

(d) Podatke, ki se nanašajo na vse revizije, celo tiste, ki so jih naročile izvajalske organizacije, je treba vnesti v sistem CRIS in jih povezati z ustreznimi podatki o upravljanju projektov (glej odstavek 7.21). (d) Sedaj je možno podatke o CRIS-revizijah povezati z ustreznimi podatki o projektih (glej odstavek 7.21).

(e) V obsegu pooblastil za revizije projektov bi morale biti bolj podrobno določene zahteve, prav tako pa bi morala biti zajeta preverjanje upoštevanja zahtev Komisije pri postopkih za sklepanje pogodb, skupaj z razpisi, ter preverjanje upravičenosti odhodkov (glej odstavke 7.11–7.12 in 7.32). To bi olajšalo preverjanje kakovosti, ki bi ga morala Komisija izvajati pri zunanjih revizorjih. (e) Komisija (GD ECHO) je zaradi svojih revizij in analize tveganj sistemov izvajalskih partnerjev osredotočila svoje revizijske dejavnosti z večjo kontrolo razpisnih postopkov, ki jih vodijo izvajalski partnerji. Komisija bo preučila možnost dodatnega izboljšanja preverjanja nadzora kakovosti svojih projektov in bo zunanjim revizorjem dala dodatna navodila glede preverjanj, ki jih je treba izvesti. EuropeAid bo izdal popravljeno različico priročnika za pogodbene postopke v zvezi z zunanjo pomočjo ES. Popravljena standardna pogodba za dodelitev pomoči bo vsebovala pravilnik za upravičence. Ta pravilnik bo zlasti obravnaval skladnost s pogodbenimi pogoji, vključno s tistimi, ki so povezani z javnimi naročili in upravičenostjo.

NADALJNJE UKREPANJE PO PREJŠNJIH UGOTOVITVAH

Posebno poročilo št. 3/2001 o upravljanju mednarodnih sporazumov o ribolovu s strani Komisije

7.42 Sodišče je julija 2001 objavilo Posebno poročilo št. 3/2001 o upravljanju mednarodnih sporazumov o ribolovu s strani Komisije. Glavne ugotovitve in priporočila, ki jih je upošteval Svet v postopku podelitve razrešnice (10), so se nanašale na: (a) namen sporazumov: Sodišče je poudarilo, da je bilo nekatere sporazume zaradi prepletanja komercialne vloge in vidikov razvojne pomoči težko oceniti, ugotovilo pa je tudi pomanjkanje doslednosti in slabo koordinacijo med mednarodnimi sporazumi in strukturnim vidikom skupne ribiške politike; (b) razmerje med stroški in koristmi: Sodišče je za te sporazume priporočilo uvedbo sistema za stalno spremljanje in podrobno analizo razmerja med stroški in koristmi, prav tako pa je obžalovalo dejstvo, da ribolovne možnosti niso vedno v celoti izkoriščene.

Namen sporazumov

Prepletanje komercialne vloge in vidikov razvojne pomoči

7.43 Pogledi Komisije na sporazume o ribolovu so se od objave Posebnega poročila spremenili (11). Komisija meni, da je treba doseči večjo skladnost ciljev skupne ribiške politike (12) in evropske razvojne politike (13), kar je izrazila tudi v svojem sporočilu. Komisija je v skladu s svojim novim pristopom pripravila osnutek standardnega sporazuma, vendar še ni bilo priložnosti, da bi ga vključila v sporazum z državo nečlanico. 7.43 Komisija je že zaključila pogajanja o protokolih o ribolovu v skladu z novo politiko v zvezi s partnerskimi sporazumi o ribolovu (npr. s Sejšeli) in pogajanja o novih okvirnih sporazumih v zvezi s protokolom o ribolovu (npr. z Mikronezijo, Salomonovimi otoki in Komori). Ti sporazumi so v zakonodajnem postopku v Svetu in Evropskemu parlamentu.

7.44 Vendar sta Parlament (14) in Svet (15) razvijala dva koncepta, ki v sporočilu nista izrecno navedena: oskrbovanje trga Skupnosti in povečevanje zaposlenosti v EU. Zaradi tega še vedno ostaja tveganje nedoslednosti, kot je bilo izraženo v Posebnem poročilu. 7.44 Partnerski sporazumi o ribolovu so sestavni del skupne ribiške politike in tako prispevajo k ciljem, določenim v členu 33 Pogodbe.

Usklajevanje s strukturnim vidikom

7.45 S spremembami uredb o strukturni pomoči (16) so bili odpravljeni možni viri nedoslednosti, saj so bile ukinjene vse oblike pomoči za posodabljanje ladij in ustanavljanje skupnih podjetij.

Razmerje med stroški in koristmi

Uvedba sistema ocenjevanja

7.46 Po naročilu Komisije je bila izvedena študija (17), ki naj bi ji pomagala pri uvedbi sistema za ocenjevanje sporazumov o ribolovu. Komisija je vzpostavila operativni sistem ocenjevanja, ki pa še ni dokončan. Poleg tega še ni pripravila akcijskega načrta za boljše ocenjevanje staleža zunaj voda Skupnosti, za katerega je obljubila, da ga bo predstavila pred koncem leta 2002 (18), niti ni uvedla novega splošnega ocenjevanja sporazumov o ribolovu, kot je napovedala v svojem poročilu Svetu (19). 7.46 Akcijski načrt za izboljšanje ocene staleža izven voda Skupnosti bo pripravljen, ko bo na voljo boljše znastveno svetovanje. Poleg tega se bo Komisija posvetovala z zainteresiranimi strankami na tem področju. Vendar pa Komisija v pogajanja o sporazumih o ribolovu in o protokolu sistematično vključuje določbe, s katerimi naj bi se povečala znastveno svetovanje in število ocen staleža.

Učinkovito izkoriščanje ribolovnih možnosti

7.47 Ugotovitve iz Posebnega poročila o premajhni izkoriščenosti so se nanašale predvsem na sporazuma, sklenjena z Grenlandijo in Senegalom. 7.47

(a) Komisija je Svetu predlagala, da se v sporazumu z Grenlandijo določi mehanizem, ki ji bo omogočil prenos neporabljenih kvot med državami članicami (20). Svet tega predloga ni sprejel (21).

(b) Za isti sporazum je bilo v Posebnem poročilu poudarjeno, da številne ribolovne možnosti, ki so teoretično na voljo, dejansko ne obstajajo več. Po pogajanjih v letu 2003 so bile iz sporazuma črtane pretirano visoke številke o grenlandskem staležu rib. Vendar Unija še vedno plačuje enak znesek za pravico do ribolova. (b) Revizija 4. protokola se je usmerila v črtanje ribolovnih možnosti, ki so teoretično na voljo. Nekatere kvote so se črtale, druge so bile dodane ali povečane. V sklepih Sveta z dne 23. februarja 2003 je bilo navedeno, da mora ostati finančni prispevek nespremenjen, temeljiti pa mora na dejanskih ribolovnih možnostih za ribiška plovila Skupnosti in na potrebi po pomoči Grenlandiji pri prestrukturiranju njene sektorske ribiške politike z mehanizmom proračunske podpore.

(c) Sporazum s Senegalom zdaj vsebuje dodatno prožnost pri upravljanju licenc, ki bi morala doprinesti k višji stopnji izkoriščenosti.

GLAVNE UGOTOVITVE V POSEBNIH POROČILIH

Posebno poročilo št. 10/2004 o dekoncentraciji upravljanja zunanje pomoči ES na delegacije Komisije

7.48 Komisija je maja 2000 sklenila, da v treh letih prenese naloge in pristojnosti v zvezi z upravljanjem pomoči na svojih 78 delegacij, s čimer je želela izboljšati hitrost in kakovost izvajanja pomoči. Od sredine leta 2004 so skoraj vse delegacije odgovorne za pripravo projektov, sklepanje pogodb ter finančno in tehnično izvajanje projektov, za kar so prejele tudi precejšnjo dodatno kadrovsko in tehnično pomoč. Osrednje službe se od neposrednega upravljanja projektov preusmerjajo na spremljanje in zagotavljanje podpore delegacijam.

7.49 Vodenje postopka dekoncentracije s strani Komisije je mogoče opisati kot precej uspešno, zlasti kar zadeva delegacije. Vendar Komisija pri načrtovanju ni upoštevala številnih elementov, ki bi ji lahko olajšali nadzor nad celotnim postopkom, nekaterim težavnim področjem pa je treba posvetiti dodatno pozornost. 7.49 Uporabljeni instrumenti za načrtovanje in spremljanje so omogočili ustrezno upoštevanje posebnih razmer (npr. regijske delegacije, velikost/kompleksnost portfelja, stopnja težavnosti pri zaposlovanju osebja itd.) in so se izkazali kot učinkoviti in ustrezni pri vodenju procesa decentralizacije.

7.50 Glede doseženih rezultatov dekoncentracije je še vedno treba pospešiti, uskladiti in poenostaviti finančne postopke. Ker celoten sklop kazalnikov uspešnosti za spremljanje postopka dekoncentracije ni bil pripravljen že takoj na začetku, je težko meriti napredek pri doseganju glavnih ciljev. 7.50 Decentralizacija je bila samo eden od elementov v celotnem paketu reform. Rezultati reforme se natančno spremljajo z rednim obveščanjem Sveta in Parlamenta. Rezultatov decentralizacije ni možno obravnavati ločeno od rezultatov preostalega paketa. Kljub temu pa je bil proces decentralizacije v veliki meri zaključen v predvidenem časovnem okviru in ni vplival na zmanjšanje kakovosti ali hitrosti izvajanja, česar so se mnogi opazovalci bali. Pred reformo, na primer, je število let, ki so bila potrebna za načrtovanje, izvajanje in zaključek projekta, naraščalo; od leta 2 000 pa je trend ravno obraten in projekti se sedaj zaključujejo hitreje.

7.51 Glavna priporočila Sodišča so naslednja: 7.51

(a) uvesti je treba ustrezne kazalnike, ki se bodo nanašali tako na hitrost kot na kakovost izvajanja pomoči; (a) Od začetka reforme je bil vzpostavljen sistem kazalnikov, ki temelji predvsem na finančnih podatkih. V teku je razvijanje dodatnih kazalnikov za merjenje napredka glede hitrosti in kakovosti izvajanja pomoči.

(b) stroške dekoncentracije je treba spremljati v primerjavi z ocenjenimi stroški; (b) Komisija meni, da bo konec leta 2005 po zaključku procesa decentralizacije spremljanje stroškov omogočilo primerjanje s prvotno ocenjenimi stroški.

(c) postopki zaposlovanja, plače in drugi delovni pogoji bi morali pritegniti ljudi z ustreznim strokovnim znanjem; (c) V zadnjih letih si je Komisija močno prizadevala izboljšati upravljanje s kadri v zunanjih službah. Trenutno se postopno izvajajo drugi ukrepi, ki so bili načrtovani v okviru upravne reforme leta 2002. V teku so prizadevanja za učinkovitejši način zapolnjevanja delovnih mest v državah, ki so bile označene kot težavne. Vendar pa Komisija priznava, da so še vedno potrebne izboljšave, zato preučuje načine za doseganje teh izboljšav.

(d) vlogo sedeža Komisije na področju spremljanja in podpore je treba še okrepiti, zlasti z izboljšanjem sistemov finančnih informacij in obravnavanjem nerešenih potreb na področju izobraževanja. (d) Cilj reorganizacije EuropeAida v začetku leta 2005 je okrepiti vlogo sedeža na področju spremljanja in podpore. Poleg tega bo krepitev vloge CRIS (Skupni informacijski sistem Relex) kot orodja za načrtovanje in upravljanje še povečala zmogljivost EuropeAida na teh področjih. Prizadevanja za zagotavljanje ustreznega usposabljanja osebja delegacij so velika. Organizirajo se dodatna usposabljanja v tujini, razvijajo pa se tudi moduli e-učenja.

Posebno poročilo št. 4/2005 o upravljanju gospodarskega sodelovanja z Azijo s strani Komisije

7.52 Odhodke EU za gospodarsko sodelovanje z Azijo ureja Uredba Sveta (EGS) št. 443/92. Gospodarsko sodelovanje se izvaja na dva načina: z dvostranskimi projekti Komisije in posameznih držav upravičenk ter z regionalnimi programi, ki zajemajo podregije, ali programi, ki zajemajo celotno Azijo („vseazijski programi“).

7.53 Politika in operativna strategija sta zelo široki, zato so projekti zelo raznoliki in pokrivajo veliko različnih področij. Kazalniki vpliva in rezultata so osredotočeni na nekatere vidike procesa in ne na rezultate odhodkov. Zaradi tega je težko meriti skupni učinek, za ocenjevanje učinkovitosti odhodkov pa obstaja le delna osnova. 7.53 Z reformo zunanje pomoči leta 2000 ter uvedbo državnih in regionalnih strateških dokumentov v povezavi s strateškimi dokumenti o Aziji si Komisija prizadeva doseči boljšo osredotočenost odhodkov za razvoj, vključno s tistimi za gospodarsko sodelovanje. Komisija se s Sodiščem strinja, da bi bila lahko opredelitev in spremljanje kazalnikov boljša, in je to upoštevala pri pripravi svojih državnih in regionalnih strateških dokumentov ter z njimi povezanimi okvirnimi programi za obdobje 2005–2006.

7.54 Pri dvostranskih projektih je prihajalo do velikih zamud med identifikacijsko fazo in začetkom projekta ter med samim izvajanjem projektov. Njihovo spremljanje ni bilo vedno zadovoljivo. Pri vseazijskih programih so bili kljub zahtevnemu in zapletenemu prijavnemu postopku doseženi pozitivni rezultati, hkrati pa so bili na splošno dobro spremljani. Pri številnih dvostranskih in vseazijskih projektih je trajnost vprašljiva. 7.54 Zamude med identifikacijsko fazo in začetkom projekta ter zamude, ugotovljene med izvajanjem projektov, so značilne za dvostranske projekte, ki so bili oblikovani pred reformo zunanje pomoči ES. Zaradi te reforme, ustanovitve EuropeAida (januarja 2001) in prenosa upravljanja zunanje pomoči na delegacije Komisije ter skupaj z novo finančno uredbo (januar 2003) bodo zamude pri projektih omejene in obvladljive. V okviru trenutnega oblikovanja projektov je obvezen načrt spremljanja, revizije in ocenjevanja. Vzporedno so od leta 2000 spremljanje sistematično izvajali neodvisni strokovnjaki. V okviru tega spremljanja so se projekti gospodarskega sodelovanja v Aziji izkazali za učinkovite v smislu zagotavljanja trajnosti.