[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 15.6.2005

KOM(2005) 256 končno

SPOROČILO KOMISIJE

Sinteza za leto 2004

KAZALO

1. Uvod 3

1.1. Okvir sinteze 3

1.2. Sinteza za leto 2004 4

1.3. Referenčni okvir, ki ga določa sinteza za leto 2004 5

2. Ključna vprašanja, ki izhajajo iz letnih poročil o dejavnostih 5

2.1. Splošni pregled 5

2.2. Okrepitev procesa letnega poročila o dejavnostih 7

2.3. Sintezno poročilo in izjava o zanesljivosti 8

3. Glavna medsektorska vprašanja, ki izhajajo iz letnih poročil o dejavnostih in prejetih priporočil 8

3.1. Vprašanja o upravljanju 8

3.1.1. Premik od skladnosti k učinkovitostnemu pristopu pri notranji kontroli 9

3.1.2. Obvladovanje tveganja na ravni celotne Komisije 10

3.1.3. Meritev učinkovitosti 11

3.1.4. Eksternalizacija in agencije 11

3.2. Finančno poslovodenje in poročanje 12

3.2.1. Načrt celovitega kontrolnega okvira 13

3.2.2. Predhodne in naknadne kontrole 14

3.2.3. Računovodstvo in poročanje o finančnem položaju 15

3.2.4. Načini izvrševanja proračuna 15

3.3. Človeški viri 16

3.3.1. Pomanjkanje strokovnega osebja 16

3.3.2. Zaposlovanje uradnikov iz novih držav članic in usposabljanje 17

3.3.3. Usklajevanje instrumentov reforme 17

3.3.4. Mobilnost 17

4. Sklepi 18

Priloga 1 19

Priloga 2 23

Priloga 3 27

1. UVOD

1.1. Okvir sinteze

Sinteza je zadnja stopnja v ciklusu strateškega načrtovanja, ki se vsako leto začne z letno strategijo politik , s katero Komisija določi prednostne naloge ter strateški in proračunski okvir za naslednje leto. Ta okvir je izhodiščna točka za pripravo zakonodajnega in delovnega programa in proračuna Komisije ter se preoblikuje v letne načrte upravljanja služb. Ob koncu vsakega leta vsak generalni direktor in vodja službe pripravi letno poročilo o dejavnostih , v katerem opiše rezultate strategije ter stanje upravljanja in kontrole. Tem poročilom je priložena izjava o zanesljivosti glede pravilne uporabe virov in kakovosti finančnega poslovodenja.

Medtem ko letna poročila o dejavnostih zajemajo rezultate strategije in upravljanja, pa se ta sinteza osredotoča le na vprašanja o upravljanju in ne opisuje strateških dosežkov preteklega leta.

V zvezi s tem je treba poudariti, da Komisija poroča o rezultatih svoje strategije na več načinov:

- Komisija vsako leto ob predstavitvi svojega letnega strateškega načrta za naslednje leto poroča Evropskemu parlamentu o svojih strateških dosežkih;

- na začetku vsakega leta se objavi posebno poročilo o izvajanju delovnega programa Komisije;

- Komisija v skladu s členom 212 Pogodbe ES objavi celoten opis dejavnosti EU v letu 2004 v obliki splošnega poročila;

- povzetek letnih poročil generalnih direktoratov in služb vsebuje podroben opis strateških dosežkov Komisije.

Glede na navedeno in ob upoštevanju dejstva, da je na novo ustanovljena Komisija ob opredeljevanju strateških ciljev za svoj mandat že preučila dosežke svojih predhodnikov, se zdi primerno, da se sinteza osredotoči na vprašanja o upravljanju.

Letna sinteza je orodje, s katerim Komisija oceni, kako se njene službe lotevajo vprašanj o upravljanju, in odloča o ustreznih ukrepih za reševanje medsektorskih vprašanj. Je tudi pomembno orodje odgovornosti za poročanje drugim institucijam o stanju upravljanja v Komisiji.

Podatke črpa iz letnih poročil o dejavnostih in izjav o zanesljivosti , ki jih pripravi vsak generalni direktor in vodja službe.

Opira se tudi na vrsto orodij, ki jih Komisija uporablja za spremljanje svojih notranjih postopkov, da tako zagotovi njihovo pravilno delovanje:

- šestmesečni pregled stanja notranje kontrole v Komisiji, za objavljanje katerega je odgovoren generalni direktorat za proračun in je bil drugič izdelan aprila 2005;

- revizijsko delo in nasveti Službe za notranjo revizijo , ki objavlja zlasti letno revizijsko poročilo ter je v letu 2004 zaključila ciklus revizij sistemov upravljanja in kontrole v vseh službah. V letu 2004 je notranji revizor objavil prvo šestmesečno poročilo o rezultatih revizij, ki so jih opravile notranje revizijske zmogljivosti služb;

- odbor za revizijski napredek ( Audit Progress Committee ) obvešča člane Komisije o vprašanjih, ki izhajajo iz notranjih in zunanjih revizij ali revizijskih zadev v letnem sklepu Evropskega parlamenta o razrešnici, ter zagotavlja, da se ustrezna priporočila pravilno izvajajo.

Komisija s sprejetjem letne sinteze oceni upravljanje svojih služb in naslovi glavna horizontalna vprašanja, zastavljena v njihovih letnih poročilih o dejavnostih . Odloča tudi o glavnih priporočilih, ki jih dajo notranji in zunanji revizorji ter organ, ki sprejme sklep o razrešitvi , ter upošteva ključne sklepe pregleda stanja notranje kontrole .

Kadar komisarji menijo, da so na ravni Komisije potrebne izboljšave, sinteza določa tudi ustrezne ukrepe ob upoštevanju ukrepov, določenih v prejšnjih sintezah ali drugih horizontalnih dokumentih, ki se dopolnijo, kadar je to primerno.

1.2. Sinteza za leto 2004

Sinteza za leto 2004 je prva priložnost za novo Komisijo, da preuči razmere, ki izhajajo iz letnih poročil njenih generalnih direktoratov in služb o dejavnostih za leto 2004.

Ta poročila potrjujejo, da so bili v letu 2004 doseženi pomembni rezultati, in določajo področja, na katerih so potrebne nadaljnje izboljšave. Zastavljajo pa tudi vrsto ključnih vprašanj, obravnavanih v drugem delu te sinteze. Komisija ugotavlja, da se je kakovost letnih poročil na splošno izboljšala.

Priporočila notranjih in zunanjih revizorjev ter sklepi pregleda notranje kontrole kažejo, da so službe Komisije dosegle napredek pri ukrepih upravljanja in kontrole ter kar zadeva odgovornost. Vzpostavljena je bila jasnejša opredelitev odgovornosti na vseh ravneh, osnovni okvir in pogoji, pod katerimi bi morale službe delovati, da bi izboljšale odgovornost, ter ureditve za politični nadzor komisarjev nad delom uprave. Ti dokumenti opredeljujejo tudi področja, na katerih bi si morale službe še naprej prizadevati, in določena spoznanja, iz katerih se je treba učiti. Tretji del te sinteze obravnava glavna vprašanja z različnih področij, ki spadajo v ta okvir.

Sinteza za leto 2004 je objavljena ravno v času, ko je ambiciozni reformni program Komisije, ki se je začel izvajati v letu 2000, dejansko dosegel svoj cilj: zastavljene strateške prednostne naloge usmerjajo njene ukrepe, decentralizirano finančno poslovodenje in kontrola pa sta povečala odgovornost na vseh ravneh od komisarjev do posameznih članov osebja, kar državljanom EU zagotavlja večjo stroškovno učinkovitost.

Komisija meni, da ji bo sedanji okvir omogočil, da doseže svoje cilje izboljšanja učinkovitosti, uspešnosti in kakovosti dela. Glavna naloga v prihodnosti bo prilagoditi postopke, ki temeljijo na tem okviru, tako da bodo ti strožji, kadar bo to potrebno, in da bodo kontrole poenostavljene, kadar bo to dopustno.

1.3. Referenčni okvir, ki ga določa sinteza za leto 2004

Nekatera medsektorska ali sektorska vprašanja, o katerih je Komisija zavzela stališče v tej sintezi, izhajajo iz letnih poročil o dejavnostih služb, zlasti iz jasno izraženih pomanjkljivosti (pridržkov). Te zajemajo potrebe po: povečanju notranje kontrole, kadar se naloge izvrševanja proračuna prenesejo izven Komisije; namenjanju večje pozornosti naknadnim kontrolam in nadzoru; nadaljnjemu razvoju skupne metodologije za določanje pomanjkljivosti po „družinah“ služb, ki delujejo v istem okviru.

Druga priporočila v poročilih, kot je letno poročilo notranjega revizorja ali pregled notranje kontrole, zajemajo možno obvladovanje tveganja na ravni celotne Komisije, povečevanje odgovornosti Komisije z letnimi poročili o dejavnostih in sintezami, zaključevanje računov, ki ga opravi računovodja, ter načrt za doseganje okvira celovite kontrole.

Priprava ustreznega odgovora na ta vprašanja se mora obravnavati kot srednjeročna naloga. Ta sinteza se zato zaključi z vrsto ciljev (glej Prilogo 1), povezanih z vprašanji z različnih področij, ki so bistvena za uspešno upravljanje. Komisija se prek okvira celovite kontrole, celovitejšega obvladovanja tveganja, potrjevanja neoporečnosti, skladnosti in zanesljivosti računov in drugih ukrepov zavezuje, da bo izvedla izboljšave, ki jih omogoča reforma. Za uspešno izpolnitev ciljev Komisije je potrebno učinkovito delovanje procesov notranje kontrole, ki jih morajo potrditi druge institucije EU, kot je Računsko sodišče.

2. KLJUČNA VPRAŠANJA, KI IZHAJAJO IZ LETNIH POROČIL O DEJAVNOSTIH

2.1. Splošni pregled

Komisija na podlagi preučitve letnih poročil o dejavnostih in zlasti izjave o zanesljivosti, ki sta jih podpisala vsak generalni direktor in vodja službe, ugotavlja naslednje:

- V zvezi z upravnimi odhodki „direktor za vire“ v eni od služb (Urad blagajnika) ni podpisal svoje izjave, ker je menil, da so pomanjkljivosti, povezane z uporabljanjem novega informacijskega sistema za izračunavanje plač in pokojnin, ki je še vedno v stalnem razvoju, preveč pomembne. Po preučitvi vprašanj, povezanih s to zavrnitvijo, je vodja službe sklenil, da ta vprašanja, ki so bila že znana, niso take narave, da bi lahko vplivala na zadostno zanesljivost, ki se priloži letnemu poročilu o dejavnostih. Vprašanje je bilo poslano odgovornemu komisarju, ki je sklenil zaprositi za neodvisno analizo, da bi preveril verodostojnost in pomembnost vprašanj ter notranje kontrole, vzpostavljene za ublažitev povezanih tveganj.

- Glede ukrepov, ki so jih neposredno izvedle službe Komisije , je bilo za večino služb mogoče odpraviti prejšnje pridržke, povezane z naknadnimi kontrolami. Jasnejša opredelitev sprejemljivega števila napak bi lahko vzpostavila boljše ravnotežje med tveganji, ki dejansko obstajajo, in kontrolami, ki jih je treba izvajati, zlasti naknadnimi kontrolami. Ena stalnih težav na področju raziskav je pogostnost napak pri donacijah, ki temeljijo na povračilu dejanskih stroškov, ki jih prijavijo upravičenci. Ukrepi za poenostavitev, ki naj bi jih uvedla spremenjena finančna uredba, ki jo je predlagala Komisija, bolj osredotočene in usklajene naknadne kontrole ter izboljšani pogoji upravljanja v skladu s 6. okvirnim programom bodo pomagali omiliti to težavo, čeprav za zdaj vprašanja, kot so povračila, ki se izplačajo na podlagi dejanskih stroškov, povezanih s trenutnim pravnim okvirom, ostajajo odprta. Poleg tega so v 7. okvirnem programu napovedani nadaljnji ukrepi za poenostavitev, ki bodo pravočasno izvedeni.

- Kadar se sredstva EU izvršujejo z deljenim upravljanjem z državami članicami , zadevne službe lažje ugotovijo pomanjkljivosti, ki vplivajo na to, kako nacionalni organi izvršujejo proračun, ter v nekaterih primerih opišejo njihov vpliv v denarnih izrazih in na zadostno zanesljivost. Nadaljnje delo, ki trenutno poteka, je treba nadaljevati, da se pravilno ugotovi pomembnost in vpliv pomanjkljivosti, ki vplivajo na sisteme upravljanja in kontrole ter ne le na posamezne poslovne dogodke. Ukrepi, ki bodo predlagani v okviru načrta za doseganje okvira celovite kontrole ali ki so že predlagani v okviru finančnega načrta 2007–2013, bi lahko zagotovili večjo zanesljivost s strani držav članic.

- Na področju decentraliziranega upravljanja s tretjimi državami je zaradi precejšnjega tveganja, ki ga taka metoda upravljanja predstavlja, treba namenjati več pozornosti nadzornem okviru, da se tako zagotovi potrebna zanesljivost v zvezi s to vrsto delovanja.

- Za predstavništva v državah članicah in delegacije v tretjih državah veljajo pridržki iz prejšnjih let. Službe določajo ukrepe v zvezi s sistemi upravljanja in kontrole, ki naj se uvedejo v delegacije in predstavništva, da bi se čim prej odpravili pridržki. Zlasti na podlagi ocene organizacije zunanje službe in posebnega poročila Računskega sodišča o prenosu upravljanja zunanje pomoči na delegacije v letu 2004, se za leto 2005 načrtuje prestrukturiranje, zlasti na področju informacijskih sistemov in kontrolnih obiskov.

Priloga 3 te sinteze vsebuje pregled teženj vseh pridržkov v zadnjih letih.

Sklepi

Razmere v službah, kot so opisane v njihovih letnih poročilih o dejavnostih, so na splošno zadovoljive. Glavna vprašanja, poudarjena v pridržkih, se nanašajo predvsem na ponavljajoče se pomanjkljivosti, ki so bile ugotovljene že v prejšnjih letih in v zvezi s katerimi se izvajajo ukrepi za izboljšanje. Številne ukrepe je zato treba še razviti ali izboljšati ter pravilno izvesti, da se bolje podpre zadostna zanesljivost služb glede zakonitosti in pravilnosti poslovnih dogodkov, zlasti, vendar ne izključno, v okviru deljenega in decentraliziranega upravljanja. V zvezi s tem bosta načrt za doseganje okvira celovite notranje kontrole in povezana zavezanost vseh zadevnih finančnih udeležencev Računskemu sodišču zagotovila trdno podlago za pripravo mnenja. Posebna medsektorska vprašanja, ki se jih je treba lotiti na ravni Komisije, so predstavljena pozneje v tej sintezi.

2.2. Okrepitev procesa letnega poročila o dejavnostih

Procesi letnih poročil o dejavnostih so spremenjeni in ustaljeni. V letnih poročilih o dejavnostih za leto 2004 so morale službe podrobneje opisati svoje okolje upravljanja in glavna tveganja, s katerimi se srečujejo. Pridržki so na splošno natančnejši in bolj usklajeni, njihov vpliv na izjavo služb o zadostni zanesljivosti porabe virov ter o zakonitosti in pravilnosti poslovanja pa je pogosto podkrepljen z jasnimi argumenti.

Računsko sodišče je priporočilo, da se o rezultatih kontrol držav članic v zvezi s sredstvi, za katera velja deljeno upravljanje, poroča v letnih poročilih o dejavnostih služb. Zadevne službe so to tudi zagotovile.

Med medsebojnimi pregledi potencialnih pridržkov za letna poročila o dejavnostih služb za leto 2004 in po njih so si tri „družine“ služb začele prizadevati za doslednejši pristop k ocenjevanju resnosti (pomembnosti) pomanjkljivosti, odkritih na njihovem proračunskem področju, in k opredelitvi možnega finančnega vpliva sistemskih pomanjkljivosti.

Računsko sodišče je že na podlagi letnih poročil o dejavnostih služb za leto 2003 priznalo, da je bil dosežen napredek, vendar je dodalo, da obseg pridržkov, ki so jih izrazile nekatere službe, ni skladen z zagotovljeno zadostno zanesljivostjo. Poleg tega, kot kaže pregled notranje kontrole , morajo nekatere službe v svojih letnih poročilih o dejavnostih še podrobneje opisati okolje, v katerem delujejo, vključno s tveganji, s katerimi se srečujejo, zlasti tistimi, ki ostajajo tudi po izvedbi ukrepov za ublažitev.

Sklepi

Bolj osredotočena in jasna letna poročila o dejavnostih: Čeprav je bil v več primerih dosežen napredek, si morajo službe Komisije še naprej prizadevati, da podrobno opišejo okolje, v katerem delujejo, in tveganja, s katerimi se srečujejo, vključno s tistimi, ki ostajajo tudi po izvedbi ukrepov za ublažitev. Jasneje je treba opredeliti vpliv njihovega okolja in tveganj na upravljanje in nadzor, v večini primerov pa je treba podrobneje predstaviti splošen vpliv pridržkov na zadostno zanesljivost.

Bolj uravnoteženo poročanje: V drugi polovici leta 2005 bo opravljena presoja mogočih poenostavitev za boljšo uravnoteženost med rezultati strategije ter vprašanji notranje kontrole in finančnega poslovodenja na ravni letnih poročil o dejavnostih kot tudi sinteze. Poleg tega se bodo okrepile smernice za službe, ki bodo na enem mestu združevale vsa navodila, navedena v številnih sklepih Komisije.

Skupna metodologija po „družinah“: S pomočjo osrednjih služb bo za letna poročila o dejavnostih za leto 2005 pripravljena skupna metodologija za določitev praga pomembnosti pomanjkljivosti, vključno s sistemskimi pomanjkljivostmi, da se skladneje oceni njihov vpliv na zadostno zanesljivost za „družine“ deljenega upravljanja, raziskav in notranjih politik .

2.3. Sintezno poročilo in izjava o zanesljivosti

Evropski parlament je v svojem sklepu o razrešnici za leto 2003 pozval Komisijo, da letne sinteze letnih poročil o dejavnostih služb preoblikuje v konsolidirano izjavo o zanesljivosti splošnega finančnega poslovodenja in kontrol Komisije.

Glavni cilj tega predloga je povečati odgovornost, na katero se lahko Računsko sodišče opre pri oblikovanju svoje izjave o zanesljivosti. Letno sintezno poročilo že vsebuje stališče Komisije o glavnih vprašanjih upravljanja in kontrole, Sodišče pa je v svojem letnem poročilu za leto 2003 navedlo, da je v sinteznem poročilu prvič že analizirana zanesljivost, ki so jo zagotovili sistemi kontrole in nadzora.

Poleg tega je sinteza dokument, s pomočjo katerega Komisija izvaja svojo politično odgovornost, tako da analizira letna poročila o dejavnostih in povezane izjave ter sprejema stališče o glavnih horizontalnih vprašanj, vključno z ustreznimi ukrepi glede vprašanj, ki jih je treba reševati na ravni Komisije. Ta pristop temelji na reformi, ki je prenesla odgovornosti upravljanja na generalne direktorate in vodje služb pod političnim nadzorom pristojnega komisarja.

Sedanji sistem tako zagotavlja zanesljivost, ki se zahteva z vidika upravljanja. Znotraj tega sistema pa se v večini primerov lahko doseže nadaljnji napredek s povečanjem odgovornosti, ki se izraža v letnih poročilih o dejavnostih služb, natančnejšimi pridržki in boljšo opredelitvijo vpliva pridržkov na zadostno zanesljivost, ki se priloži letnim poročilom o dejavnostih.

Sklepi

Spodbujanje odgovornosti Komisije: Številne službe morajo dodatno izboljšati kakovost letnih poročil o dejavnostih v smislu jasnejše vsebine pridržkov in opredelitev njihovega vpliva, da bi povečali zanesljivost, ki jo zagotavljajo službe Komisije in ki jo Komisija oceni v sinteznem poročilu. V zvezi s tem naj spomnimo na odgovornost komisarjev, da spremljajo izvajanje akcijskih načrtov in stanje v službah na področjih, za katera so odgovorne.

3. GLAVNA MEDSEKTORSKA VPRAŠANJA, KI IZHAJAJO IZ LETNIH POROČIL O DEJAVNOSTIH IN PREJETIH PRIPOROČIL

3.1. Vprašanja uprave

Reforma je vzpostavila okrepljeno upravljanje in okvir kontrole ter nove instrumente, kot so letna poročila o dejavnostih služb, da bi se Komisiji omogočilo, da ustrezno obrazloži naloge, za katere je odgovorna. Vzpostavili so se različni načini izvajanja, zlasti s prenosom pooblastil na tretje stranke na proračunskem področju.

Komisija se sedaj spopada z izzivi povečanja učinkovitosti svojih nadzornih in kontrolnih sistemov, okrepitve obvladovanja tveganja na sektorski ravni, razvoja obvladovanja tveganja na ravni celotne Komisije in izboljšanja nadzornega režima za agencije.

3.1.1. Premik od skladnosti k učinkovitostnemu pristopu pri notranji kontroli

Po prvi stopnji, v kateri so bila prizadevanja služb osredotočena na zasnovo sistemov notranje kontrole in skladnost s standardi notranje kontrole (službe so menile, da v povprečju izpolnjujejo 93 % temeljnih zahtev ob koncu leta), je glavna pozornost služb sedaj namenjena izboljšanju učinkovitosti delovanja teh sistemov in načina delovanja njihovih sestavnih delov.

Ker si Komisija prizadeva doseči smotrnost in učinkovitost pri upravljanju in kontroli, morajo službe neprestano usklajevati svoje kontrolne sisteme, da zagotovijo ustrezno pomoč vodilnim delavcem in osredotočenost preverjanj na najbolj tvegana vprašanja. Utrjevanje kontrolnih sistemov s premikom k celovitemu učinkovitostnemu pristopu, vključitvijo notranje kontrole in analize tveganja v vsakodnevno upravljanje zunaj področja finančnega upravljanja, je pričakovan razvoj reforme iz leta 2000.

Področja, ki si zaslužijo posebno pozornost, vključujejo postopke za oddajo javnih naročil, pogodbe in dodelitve donacij, zlasti postopke izbire. Prav tako bi bilo treba rešiti problem dvojnega financiranja in preplačevanja, zmanjšati pogostnost napak, dobrodošla pa bi bila tudi poenostavitev postopkov dodeljevanja donacij. Treba bi bilo tudi izboljšati sorazmernost pri vzpostavljanju stroškovno učinkovitih sistemov upravljanja in kontrole, pregled notranje kontrole pa omenja naslednja področja, na katerih se lahko opravijo izboljšave: nadzor na finančnem področju, vključitev obvladovanja tveganja v vsakdanje upravljanje in doseganje boljše sorazmernosti pri vzpostavljanju stroškovno učinkovitih sistemov upravljanja in kontrole. To zahteva redno pregledovanje ustreznega finančnega indikatorja ter primernost nadzornega in kontrolnega sistema, preverjanje možnosti za odvisnost od določenih izvajalcev ter upoštevanje rezultatov naknadnih kontrol in revizijskih priporočil. V zvezi s tem je treba določiti sprejemljivo raven tveganja ali napak, po možnosti v soglasju z drugimi institucijami.

Notranji revizor priporoča, da je treba nameniti posebno pozornost preprečevanju tveganja dvojnega financiranja, tajnega dogovarjanja, navzkrižja interesov, trgovanja na podlagi notranjih informacij, koncentracije sredstev Skupnosti na določene izvajalce ali upravičence in odvisnosti od izvajalcev v primeru zunanjega izvajanja del.

Čeprav se izkušnje majhnih generalnih direktoratov, uradov in delegacij razlikujejo, so v pregledu notranje kontrole navedene določene težave pri izvajanju standardov na ravni celotne Komisije. V nekaterih primerih je poudarjeno pomanjkanje sredstev, v drugih primerih pa je navedena potreba po uskladitvi pristojnosti in odgovornosti. Drugo vprašanje, ki se nanaša na urade, je njihovo zanašanje na pogodbene uslužbence (do 40 %). Tako stanje bi lahko, če se ne obvladuje pazljivo, v prehodnem obdobju povzročilo težave pri oblikovanju pristojnosti ter strokovnega znanja in izkušenj, pa tudi težave pri primopredajah. Pregled notranje kontrole poudarja tveganje poslovne kontinuitete v uradih, če se novi postopek izbire pogodbenih agentov ne opravi pravočasno. Končno, načrtuje se in izvedlo se bo triletno ocenjevanje pred kratkim ustanovljenih upravnih uradov Komisije. Obravnavati mora zlasti poenostavitvene ukrepe.

V zvezi z medinstitucionalnimi uradi se sprejemajo ukrepi za odpravo možnega pomanjkanja razmejitve odgovornosti pri rednem pregledovanju finančne uredbe v obliki neposrednega prenosa pristojnosti odredbodajalca z vsake ustanove na urad.

Sklepi

Nadaljnja okrepitev stroškovne učinkovitosti nadzornega in kontrolnega sistema: Službe morajo še naprej pozorno spremljati učinkovitost svoje notranje kontrole ob pomoči centralnih služb. Koordinator notranje kontrole v vsaki službi mora redno pregledovati učinkovitost notranje kontrole na podlagi razpoložljivih informacij o rezultatih kontrol, izjemah in ustreznih indikatorjih za okrepitev povezanih postopkov ali spremembo kontrolnih sistemov. To pregledovanje je treba izvajati vsaj v okviru obveščanja komisarjev dvakrat letno in letnega poročila o dejavnostih.

3.1.2. Obvladovanje tveganja na ravni celotne Komisije

Službe Komisije redno, načeloma enkrat letno, ocenijo tveganje. Razvija se močnejša metodologija na podlagi pilotnega izvajanja, ki se je začelo uporabljati leta 2004 in ki vključuje več služb ter jasneje povezuje obvladovanje tveganja z načrtovanjem.

Poleg obvladovanja tveganja, ki se izvaja na ravni služb, več dejavnosti, ki se izvajajo redno, pripomore k ozaveščanju o tveganjih in razvoju ustreznih ukrepov za obravnavo teh tveganj z vidika Komisije kot celote. To velja za dodeljevanje sredstev prednostnim dejavnostim na začetku ciklusa strateškega načrtovanja in za predhodno oceno mogočih pozitivnih in negativnih vplivov glavnih pobud. V zvezi z vprašanji upravljanja so med komisarji in službami, za katere so ti pristojni sedaj vzpostavljene redne poročevalske povezave, ki dobro delujejo. Skupina komisarjev natančno preuči vse preiskave, ki jih sproži urad za boj proti prevaram, da usmeri pozornost Kolegija na resna vprašanja. Revizorji in pregled notranje kontrole vsako leto opozarjajo na medsektorske in sistemske pomanjkljivosti. Odbor za revizijski napredek izboljšuje nadaljnje procese v zvezi z glavnimi revizijskimi priporočili, ki imajo vpliv na ravni Komisije.

Notranji revizor in Evropski parlament pa menita, da kultura Komisije glede obvladovanja tveganja potrebuje okrepitev, in vidita potrebo po metodologiji obvladovanja tveganja na ravni celotne Komisije.

Notranji revizor opozarja, da je treba obvladovanje tveganja vključiti v redni proces upravljanja vsake službe, ter predlaga pristop k obvladovanju tveganja na ravni celotne Komisije, ki bi pripeljal do konsolidiranega pregleda tveganja na tej ravni in omogočil popoln pregled ključnih tveganj od zgoraj navzdol.

Sklepi

Razvoj obvladovanja tveganja na ravni celotne Komisije: Metodologija na ravni Komisije, ki bo vzpostavljena do jeseni 2005, bo uvedla obvladovanje tveganja v proces odločanja o prednostnih nalogah in dodeljevanju sredstev. To bo dobilo jasnejšo obliko v načrtih upravljanja in letnih poročilih o dejavnostih služb. Srednjeročno mora metodologija tudi rešiti vprašanje, kako obravnavati obvladovanje tveganja znotraj „družin“ podobnih dejavnosti v službah.

3.1.3. Meritev učinkovitosti

Večina služb je opravila pregled ciljev in kazalnikov v fazah načrtovanja in poročanja s pomočjo centralnih služb, da bi izboljšala zlasti kakovost dokumentov in poročil („poročila o dejavnostih“), ki jih proračunskemu organu predloži Komisija skupaj z letnim predhodnim predlogom proračuna.

Notranji revizor in Evropski parlament menita, da bi se lahko cilje in kazalnike še dodatno izboljšalo ter da se lahko sprejmejo dodatni ukrepi za merjenje in ocenjevanje učinkovitosti. Računsko sodišče je Komisijo pozvalo, naj pripravi kazalnike, ki zadevajo zakonitost in pravilnost postopkov ter merijo učinkovitost sistemov notranje kontrole.

Pregled notranje kontrole in notranji revizor sta poudarila tudi potrebo po večjem upoštevanju preteklih izkušenj, na primer rezultatov ocenjevanj, v postopku oblikovanja politike.

Sklepi

Preučitev merjenja učinkovitosti in ocenjevanja: Komisija bo analizirala obstoječe cilje in kazalnike v okviru medsebojnih pregledov po „družinah“, da bo tako preučila, kako lahko cilji in kazalniki postanejo bolj operativna orodja za upravljanje znotraj Komisije.

3.1.4. Zunanje izvajanje in agencije

V svojem sporočilu iz februarja 2004 o finančnem okviru za obdobje 2007–2013 je Komisija poudarila potrebo po osredotočenosti svojih dejavnosti na razvoj in spremljanje politik v skladu s Pogodbo ter za načela upravnega vodenja opredelila „manj neposredno upravljanje, boljši nadzor nad dobavo in večjo stroškovno učinkovitost“.

Če se naloge izvrševanja eksternalizirajo prek izvajalskih agencij , na katere Komisija prenese pooblastila za izvajanje programa ali projekta Skupnosti, se uporabljajo zahteve notranje kontrole, ki so enake tistim, ki veljajo za Komisijo, kar Komisiji omogoča izvajanje popolnega nadzora.

V nasprotju s tem pa so regulativne agencije – tj. neizvršne agencije Skupnosti avtonomni organi. Čeprav se večina teh agencij vsaj delno financira iz dela proračuna za Komisijo, pa ima Komisija le omejeno kontrolo nad njihovimi dejavnostmi. Vendar pa lahko delovanje regulativnih agencij v določenih okoliščinah poseže v pristojnost Komisije. V zvezi s tem pregled notranje kontrole odpira vprašanje mehanizmov, ki Komisiji omogočajo spremljanje takih agencij. Komisija je na podlagi bele knjige o evropski upravi že sprožila pobudo za poskus opredelitve operativnega okvira za oblikovanje, delovanje in nadzor evropskih regulativnih agencij, o katerem se je treba dogovoriti z Evropskim parlamentom in Svetom. Cilj tega osnutka okvira je predvsem določitev ustreznih odgovornosti regulativnih agencij in različnih institucij. Poleg tega je treba jasneje določiti primeren način spremljanja, da se Komisiji omogoči popolno izvajanje njene politične in proračunske odgovornosti, če je to potrebno.

Sklepi

Popolna odgovornost Komisije nad izvajalskimi agencijami: V zvezi z delovanjem izvajalskih agencij bo Komisija v celoti izvajala svoje nadzorne naloge, kot so bile predvidene. Naslednja sinteza bo prvič poročala o delovanju na novo oblikovanih izvajalskih agencij.

Jasnejša opredelitev ustreznih odgovornosti Komisije in regulativnih agencij: V letu 2005 je treba izvesti medinstitucionalna pogajanja na podlagi osnutka medinstitucionalnega sporazuma Komisije o okviru za regulativne agencije. Obenem bodo jasneje opredeljene ustrezne vloge in odgovornosti služb Komisije in regulativnih agencij.

3.2. Finančno poslovodenje in poročanje

Finančno poslovodenje je bilo temeljito prenovljeno s preoblikovanolo s finančno uredbo, ki je začela veljati leta 2003, uvedbo proračuna, osnovanega na dejavnostih, leta 2004 in prehodom k računovodstvu na podlagi nastanka poslovnih dogodkov z začetkom veljavnosti od januarja 2005.

Komisija sedaj drugim institucijam predlaga načrt za celovit kontrolni okvir, ki bo Komisiji in zainteresiranim stranem zagotovil večjo varnost glede zakonite in redne uporabe denarnih sredstev EU, tudi v okviru deljenega upravljanja z državami članicami. Tudi naknadne kontrole bodo bolje osredotočene in usklajene, zlasti z zagotavljanjem povečane doslednosti na ravni „družin“ služb.

Evropsko računsko sodišče je že desetič predstavilo letno izjavo o zanesljivosti, ki je bila v veliki meri pozitivna glede zanesljivosti poslovnih knjig, obveznosti in lastnih sredstev, vendar je bilo v njej navedeno, da Sodišče ne more jamčiti za vsa plačila, temveč zgolj za odhodke za poslovanje.

Komisija meni, da bi moral biti eden izmed njenih ciljev oblikovanje pogojev, ki bi Sodišču omogočili, da predloži izjavo o zanesljivosti, ki bi vsebovala le manjše kritike. To ne pomeni zgolj obnovitve prizadevanj Komisije na številnih področjih, temveč tudi dejavno sodelovanje držav članic pri pobudi, ker, čeprav je za izvajanje proračuna odgovorna Komisija izključno, v skladu s Pogodbo približno 80 % proračuna izvršujejo države članice v okviru deljenega upravljanja .

Na področju računovodstva in finančnega poročanja so bili leta 2004 med pripravami na prehod k računovodstvu na podlagi nastanka poslovnih dogodkov sprejeti pomembni ukrepi, da bi lahko splošno računovodstvo, povezano s splošnim proračunom EU, začelo delovati po popolnem obračunskem načelu od januarja 2005, kot je bilo načrtovano. Leta 2004 je Komisija izvršila prvi proračun, ki je temeljil izključno na strukturi, osnovani na dejavnostih. Obenem so bile uspešno rešene tudi težave v zvezi s prilagoditvijo proračunskega poročanja.

Leto 2004 je bilo drugo leto izvajanja preoblikovane finančne uredbe in letna poročila o dejavnostih služb kažejo, da se nova pravila že uvajajo v načine upravljanja. Pridržki, ki so opozorili na določene začetne težave v letu 2003, bi lahko bili odpravljeni v poročilih za leto 2004.

V sklepu sinteze o ukrepanju v zvezi s „sofinanciranjem“ je bila priporočena večja poenostavitev s širšo uporabo pavšalnih plačil. Komisija spreminja pravila za izvajanje finančne uredbe, zlasti z namenom, da bi poenostavila pogodbe in donacije nizkih vrednosti ter vzpostavila sorazmerne kontrole na podlagi analize tveganj. Hkrati je bil sprejet predlog za prvo triletno revizijo finančne uredbe , o katerem se bo razpravljalo z drugimi institucijami. Ta revizija bo racionalizirala različne načine izvrševanja proračuna, vzpostavila pravno podlago za razširjeno uporabo pavšalnih donacij, se osredotočila na nadaljnje poenostavljanje in sorazmernost ter tako bolje uskladila kontrolne zahteve s povezanimi tveganji in stroški. Reviziji finančne uredbe bo sledila nadaljnja revizija njenih pravil za izvajanje.

3.2.1. Načrt celovitega kontrolnega okvira

Mnenje Računskega sodišča o eni sami reviziji in priporočilo Parlamenta o razrešnici za leto 2003 sta izhodiščni točki za Okvir notranje kontrole Skupnosti . Ta okvir celovite notranje kontrole je potreben za vzpostavitev logične verige, kjer se lahko kontrole, ki so bile opravljene na predhodnih stopnjah, bolj učinkovito uporabijo na poznejših stopnjah za krepitev njihove zanesljivosti glede zakonitosti in pravilnosti poslovnih dogodkov. Kontrole morajo biti sorazmerne za vzpostavitev ustreznega ravnotežja med stroški in koristmi (tako v finančnem kot tudi političnem smislu).

Na podlagi zanesljivosti, ki jo zagotavlja ta okvir celovite notranje kontrole, in dosežkov, ki jih je že prinesla reforma, si Komisija prizadeva doseči letno izjavo o zanesljivosti s strani Računskega sodišča, ki bi vsebovala bolj osredotočene in omejene ugotovitve o zakonitosti in pravilnosti plačil. Sporočilo, ki je bilo sprejeto hkrati s to sintezo, določa glavna politična načela za tak okvir celovite notranje kontrole, ustrezne odgovornosti različnih udeležencev, vključno s tistimi na ravni držav članic, in postopek, ki naj bi pripeljal do sprejetja načrta pred koncem leta.

Vzpostavitev okvira celovite notranje kontrole, ki bi zlasti zagotovil instrumente za izmenjavo rezultatov revizije na vseh ravneh upravljanja, bo okrepil učinkovitost in uspešnost. Treba je raziskati možnosti za poenostavitev upravljanja sredstev ES, pri čemer je treba zagotoviti, da so kontrolne zahteve v sorazmerju s tveganjem.

Že pred sprejetjem načrta za okvir celovite notranje kontrole so bili sprejeti bistveni ukrepi, vključno z novimi določbami v zakonodajnih predlogih za finančno poslovodenje kmetijske in strukturne pomoči v skladu s prihodnjimi finančnimi načrti. Dodatno izboljšanje pomeni tudi izvedeno usklajevanje med zgoraj navedenim medsebojnim pregledom mogočih pridržkov, ki je sprožilo razmišljanje o podlagi za določitev „sprejemljivih ravni napak“. Kot je poudarjeno v pregledu notranje kontrole , je treba za določitev skupnih pragov glede na družine služb prilagoditi in uskladiti metodologije kontrole znotraj vsake družine.

Sklepi

Prehod k celovitemu kontrolnemu okviru: Komisija bo pozvala zadevne institucije EU, da pripravijo skupni pristop k temu okviru, ki vključuje okrepljeno zanesljivost na ravni Komisije, v obliki letnih poročil služb o dejavnostih in večjih zagotovil s strani držav članic, ki izvršujejo proračun Skupnosti v okviru deljenega upravljanja. Ta zagotovila bodo določneje okrepljena z zanesljivimi postopki notranje kontrole, ocenjevanjem in mehanizmi poročanja, vključno z izmenjavo rezultatov revizije na vseh ravneh.

3.2.2. Predhodne in naknadne kontrole

Predhodne in naknadne kontrole so pomembni deli okvira notranje kontrole, ki ga uporablja Komisija. Letna poročila o dejavnostih služb na splošno kažejo nenehno izboljšanje, vendar nezadostno stopnjo naknadnih kontrol v določenih primerih, zaradi česar so bili izraženi nekateri pridržki. Pregled notranje kontrole kaže, da se morajo službe pripraviti na izboljšanje svojega poročanja o kontrolni strategiji in njenem izvajanju, da bi se lahko tako pridobilo več dokazov za izjavo o zadostni zanesljivosti. Notranji revizor , ki meni, da letna poročila o dejavnostih služb in njihove sinteze zagotavljajo podrobnejše poročanje o rezultatih teh kontrol, je poudaril tudi potrebo po nadaljnjem usklajevanju in prilagajanju naknadnih kontrol v skladu z različnimi proračunskimi področji.

V drugi polovici leta 2004 je bila vzpostavljena Mreža naknadne kontrole ( Ex-post control network ) za opredelitev smernic, omogočanje izmenjave dobrih praks med službami ter zagotavljanje skupnega jezika in razumevanja naknadnih kontrol.

Treba je omogočiti napredek na tem področju z načrtom za celovit kontrolni okvir, ki bo zlasti pomagal vzpostaviti boljše ravnotežje med stroški kontrol in njihovimi pričakovanimi koristmi, kot je predlagal tudi notranji revizor . Poleg tega ta priporoča sprejetje jasnejše strategije za „zaključne revizije“ na koncu programskega obdobja za deljeno in decentralizirano upravljanje ter oblikovanje natančnejših smernic za naknadne kontrole, ki jih izvajajo nacionalne agencije v okviru posrednega centraliziranega upravljanja .

Treba je nadaljevati poskuse nekaterih služb z uporabo neodvisnih revizijskih potrdil o zahtevkih za stroške s strani upravičencev, tako da se lahko hitro potegnejo zaključki o vplivu takih potrdil na naknadno kontrolo. Hkrati naj bi večja uporaba pavšalnih plačil za nekatere donacije spremenila naravo naknadnih kontrol z zagotavljanjem bolj usmerjenih, kakovostnih in odvračilnih kontrol.

Sklepi

Bolj usklajene in učinkovite predhodne in naknadne kontrole: Nenehno je treba izboljševati usklajevanje metodologije in opredelitve skupnih revizijskih strategij, vsaj na ravni „družin“ služb, ki delujejo na istem proračunskem področju. V okviru načrta za okvir celovite notranje kontrole bodo službe, ki delujejo na istem proračunskem področju, raziskale najustreznejši način za organizacijo delitve sredstev s strani „družin“, bodisi s tesnejšim usklajevanjem (skupne revizije, skupna metodologija, izmenjava rezultatov) bodisi s sinergijami (kjer glavna služba opravi revizijo v imenu manjših služb). To bo postopoma omogočilo uskladitev, boljšo osredotočenost naknadnih kontrol in večjo učinkovitost.

3.2.3. Računovodstvo in poročanje o finančnem položaju

Notranji revizor in organ, ki podeli razrešnico , priporočata, da računovodja zaključi finančna poročila Komisije in je povišan v „glavnega finančnega uradnika“, ki deluje kot centralna protiutež službam Komisije.

Na podlagi ključnih načel upravne reforme, ki predvidevajo decentralizacijo upravljanja in kontrolnih nalog ter večjo odgovornost na ravni služb, ostajajo službe Komisije v celoti odgovorne za zakonitost in pravilnost poslovnih dogodkov. Izjava o zanesljivosti, ki jo podajo generalni direktorji v svojih letnih poročilih o dejavnostih, mora potrditi, da so finančna poročila, za katera so odgovorni, točna in izčrpna.

Računovodja mora zaključiti finančna poročila in potrditi, da je opravil preglede, ki jih je štel za potrebne, in da je prepričan, da so bili pripravljeni v skladu z računovodskimi pravili, metodami in računovodskimi sistemi, vzpostavljenimi na njegovo odgovornost, da je izvedel vse popravke, potrebne za resnično in pošteno predstavitev finančnih poročil v skladu s členom 136 finančne uredbe, ter da so zato zanesljiva. Računovodjo morajo generalni direktorati ustrezno obveščati, da lahko izpolnjuje to obveznost, biti mora pooblaščen za preverjanje teh podatkov na način, ki se mu zdi primeren. V skladu z obstoječo odgovornostjo generalnih direktorjev za poslovne dogodke in zanesljivostjo informacij, predloženih računovodji, mora izjava o zanesljivosti v letnih poročilih o dejavnostih potrditi, da so finančna poročila, za katera so odgovorni, točna in izčrpna.

Sklep

V ta namen je Komisija 3. maja 2005 sprejela predloge za revizijo finančne uredbe.

3.2.4. Načini izvrševanja proračuna

Na področju sredstev iz centralnega upravljanja je notranji revizor pozval k strožjim pravilom za dodeljevanje donacij, v zvezi s tem vprašanjem pa je bil predložen pridržek v letnem poročilu o dejavnostih ene službe o nevladni organizaciji. Pregled notranje kontrole je poudaril potrebo po ustreznem nadzornem režimu za odkrivanje in hitro odpravo slabosti, ugotovljenih v zvezi z naročili in donacijami (postopek izbire, revizijska sled, dvojno financiranje, preplačila), kar poudarjajo tudi pridržki iz letnih poročil o dejavnostih nekaterih služb .

V zvezi z deljenim upravljanjem in upravljanjem skladov prek nacionalnih agencij je notranji revizor poudaril potrebo po pridobitvi izjav o zanesljivosti od organov upravljanja držav članic poleg potrditve nacionalnih kontrolnih sistemov, ki jo opravijo službe Komisije pred izvršitvijo plačil. Komisija je podala podobne predloge na področju kmetijskih izdatkov, v zvezi s katerimi je bil v Svetu dosežen politični sporazum. Notranji revizor je poudaril tudi pomen večjega števila informacij, ki jih nacionalne agencije predložijo Komisiji.

Če države članice upravljajo in kontrolirajo izvrševanje proračuna v okviru deljenega upravljanja , so ukrepi, sprejeti kot odgovor na predhodno sintezo, omogočili razjasnitev obstoječe verige kontrol v okviru kmetijskih in strukturnih skladov ter opredelitev preostalih težav in možnih rešitev. Računsko sodišče je nato vztrajalo pri odgovornosti Komisije, da preveri obstoj ustreznih kontrolnih sistemov in učinkovitost njihovega delovanja v državah članicah ter zagotovi zakonitost in pravilnost poslovnih dogodkov. V zvezi s tem je poudarilo tudi potrebo po določitvi sprejemljive stopnje zaupanja in praga pomembnosti.

Sklepi

Načrt za okvir celovite notranje kontrole bo zagotovil preglednejši pretok informacij in omogočil pridobitev trdnejših zagotovil od notranjih služb Komisije in tretjih strani, ki so jim bile zaupane naloge izvrševanja proračuna za Komisijo.

Službe so pozvane k uporabi poenostavitvenih ukrepov, ki jih bodo uvedla spremenjena pravila za izvajanje finančne uredbe, zlasti glede uporabe pavšalnih donacij kot nadomestnega načina financiranja namesto vračila dejansko nastalih stroškov, kjer je to primerno.

3.3. Človeški viri

Začeli so veljati novi kadrovski predpisi, ki jih je oblikovala reforma in ki med drugim predvidevajo linearno karierno strukturo ter modernizacijo delovnih razmer, disciplinske ukrepe in ukrepe v zvezi z razkrivanjem neetičnega ravnanja.

Poenostavitev nekaterih instrumentov, kot je sistem ocenjevanja zaposlenih, je namenjena zagotovitvi smotrnega in učinkovitega upravljanja človeških virov.

Novi kadrovski predpisi so začeli veljati 1. maja 2004 skupaj z več paketi izvedbenih določb, ki jih je sprejela Komisija. Vrsta drugih ukrepov za povečanje učinkovitosti vključuje smernice za prerazporejanje in pravila o ocenjevanju višjih kadrov.

Poleg tega je bilo poudarjeno izboljšanje delovnih razmer osebja Komisije. Predlagane so bile rešitve, ki upoštevajo potrebe osebja in razpoložljiva sredstva, v zvezi s politikami, ki so bile oblikovane za uskladitev zasebnega in poklicnega življenja: delo s krajšim delovnim časom, gibljiv delovni čas, delo na daljavo, starševski in družinski dopust.

3.3.1. Pomanjkanje strokovnega osebja

V letnih poročilih o dejavnostih nekaterih služb je bilo navedeno, da v nekaterih primerih pomanjkanje osebja otežuje njihovo delovanje. V enem konkretnem primeru je bilo pomanjkanje posledica kratkoročne potrebe po obravnavi težav z informacijsko tehnologijo, ki jih je povzročilo izvajanje novih kadrovskih predpisov. Nekatera izmed teh poročil so tudi poudarila bolj specifične težave v zvezi z razpoložljivostjo ustreznih človeških virov, tako v količinskem kot kakovostnim smislu, ki izhaja iz težav s privabljanjem kandidatov s posebnimi profili (s področja financ, revizijskih služb, znanosti, jezikovnih ved in informacijske tehnologije), zlasti iz desetih novih držav članic.

V okviru pregleda notranje kontrole je bilo ugotovljeno pomanjkanje usposobljenih strokovnjakov na finančnem in drugih posebnih področjih; to povzroča težave pri mobilnosti, zlasti znotraj manjših služb, delegacij in predstavništev.

Sklepi

Nadaljuje se izvajanje akcijskega načrta, predstavljenega julija 2004, za spodbujanje zaposlovanja strokovnjakov in razvoj usposabljanja zaposlenega osebja. Komisija bo prispevala k delovnim programom medinstitucionalnega Evropskega urada za izbor osebja z namenom, da bodo natečaji še naprej zagotavljali ustrezno število uspešnih kandidatov za zapolnitev prostih delovnih mest. Treba je nadaljevati z zaposlovanjem, zlasti v nekaterih službah, in v primeru primanjkljaja sprejeti potrebne ukrepe. Komisija bo še naprej pozorno spremljala stanje in predlagala ukrepe za izboljšanje postopkov zaposlovanja.

Poleg tega se bodo sredstva prilagodila politikam ne samo v količinskem, temveč tudi v kakovostnem smislu, da se zagotovi osebje, dodeljeno določenim politikam, s spretnostmi, znanjem in kvalifikacijami, potrebnimi za opravljanje njihovih nalog. Ob upoštevanju tega cilja se bodo dodatno izboljšali postopki zaposlovanja in zagotovljeno bo strokovno usposabljanje na podlagi že sprejetih ukrepov.

3.3.2. Zaposlovanje uradnikov iz novih držav članic in usposabljanje

V letnih poročilih o dejavnostih številnih služb je bilo poudarjeno, da je bila uresničitev ciljev glede zaposlovanja uradnikov iz novih držav članic odložena, ker so bili rezervni seznami na voljo prepozno. Usposabljanje je še naprej igralo bistveno vlogo v kadrovski politiki generalnih direktoratov. Večina generalnih direktoratov je poročala o sprejetju okvira strateškega usposabljanja in opozorila na povečanje povprečnega števila dni za usposabljanje na uradnika.

3.3.3. Usklajevanje instrumentov reforme

Leta 2004 je bila vzpostavljena velika večina pravnih instrumentov, potrebnih za reformo kadrovske politike. V prihodnjih letih bo treba nameniti pozornost utrjevanju tega procesa, povečanemu lastništvu in usklajevanju, ki poenostavlja določbe, če je to potrebno.

Sklepi

Poenostavitev postopkov bo ključni cilj za povečanje učinkovitosti in zadovoljstva strank. Uvedeni bodo posebni ukrepi za poenostavitev in izboljšanje sistema ocenjevanja osebja.

3.3.4. Mobilnost

Večina služb poroča, da so vprašanja v zvezi z mobilnostjo obravnavale v okviru svojih načrtov mobilnosti brez resnejših težav, čeprav pregled notranje kontrole kaže na nekatere težave, povezane z obvezno mobilnostjo za občutljiva delovna mesta.

V letu 2004 je mobilnost znotraj in med generalnimi direktorati zadevala 15 % osebja Komisije (uradniki in začasni uslužbenci), vključno s tistimi člani osebja, ki so se prostovoljno odločili za zamenjavo delovnega mesta (prostovoljna mobilnost), in tistimi, ki so morali zamenjati delovno mesto (obvezna mobilnost) bodisi zaradi prerazporejanja delovne sile po širitvi bodisi ker so zasedali občutljivo delovno mesto več kot 5 let.

Rezultati notranje raziskave so potrdili, da so smernice o mobilnosti pripeljale do bistvenega izboljšanja načina upravljanja mobilnosti v Komisiji. Razširjajo se dobre prakse s ciljem vzpostavitve sistema kariernega upravljanja, s katerim Komisija lahko zagotovi, da je „prava oseba na pravem delovnem mestu ob pravem času“, tako da se njena sredstva porabljajo čim bolj smotrno in učinkovito. Tako delovanje je podprto z razvojem orodij, kot je življenjepis v elektronski obliki, ki bo zagotovil pregled znanj, spretnosti in kompetenc celotnega osebja Komisije. Čeprav je izkušnja z mobilnostjo na splošno pozitivna, so bili ugotovljeni tudi nekateri škodljivi učinki obvezne mobilnosti za občutljiva delovna mesta, kot so izguba strokovnega znanja, izkušenj in intuitivnega znanja, direktorjem za vire pa bi bila presoja učinkov te politike v pomoč.

4. SKLEPI

Sintezno poročilo za leto 2004 je novi Komisiji omogočilo, da je prvič preučila upravljanje svojih služb in začela obravnavati glavna vprašanja, ki so jih v letnih poročilih služb za leto 2004 sprožili notranji in zunanji revizorji ter organ, ki poda razrešnico.

Ta sinteza vzpostavlja referenčni okvir, ki zagotavlja skladnost, utemeljuje predlagane pobude in med drugim srednjeročno prispeva k cilju pridobitve izjave o zanesljivosti od Računskega sodišča z zgolj manjšimi pridržki. Vzpostavlja proces, s katerim vsaka naslednja sinteza vsako leto preuči stanje v zvezi s temi pobudami. Ne gre za vprašanje sprožitve nove reforme. Napočil je čas, da se obstoječi sistem pospeši in se v celoti razvijejo njegovi učinki na naslednjih področjih:

- spodbujanje odgovornosti Komisije: sintezno poročilo, ki temelji na zagotovilih generalnih direktorjev in vodij služb ter finančnih poročilih, ki temeljijo na računovodstvu na podlagi nastanka poslovnega dogodka, ki ga podpiše računovodja;

- krepitev učinkovitega upravljanja zmogljivosti: učinkovitost in lastništvo nadzornega in kontrolnega sistema, usmerjenost v prihodnost ter zanesljivo vsakodnevno upravljanje, ki vključuje obvladovanje tveganja;

- krepitev odgovornosti in zmogljivosti spremljanja Komisije v obliki okvira celovite notranje kontrole, doslednejšega pristopa k tveganjem po „družinah“ služb, boljšega ravnotežja med rezultati politike ter vprašanji notranje kontrole in finančnega poslovodenja na ravni letnih poročil o dejavnostih in sinteze.

Priloga 1

Synthesis: multiannual objectives

This annex summarises the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues identified in the 2004 synthesis. To meet these objectives, a series of initiatives will be launched, some of which are already identified in this synthesis. The table below will be adapted annually on the occasion of the synthesis reports to include the progress achieved and additional initiatives as appropriate.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services. , continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In the medium a term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Re view). | DG ADMIN by the end of 2005. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO., ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. |

Annex 2

State of play on the action under the 2003 Synthesis

This annex reports on the action based on the previous syntheses or on other documents such as the reform White Paper and summarised by the 2003 synthesis. Action still in progress will be carried over in the multi-annual objectives of the 2004 synthesis and reported on in subsequent syntheses.

INTERNAL CONTROL FRAMEWORK ISSUES

Source | Action | Status |

2002 Synthesis (§ 5.4.5.) | Internal control standards: enhance ownership by DGs and services. | On-going. The Central financial service has been offering support with methodologies and training since autumn 2004. DGs should continue reinforcing and fine-tuning their control systems in order to ensure that they work effectively. Training and support provided to DGs on internal control should continue. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Communication of the revised management and control framework. | On-going. In 2004 DGs and services made efforts to communicate internally the revised management and control framework under the coordination of the Resource Directors/Internal Control Coordinators Network and with the support of DG BUDG. These efforts should be continued with a fuller focus on enhancing effective internal control systems. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.1.) | Internal Controls in Delegations. | Action almost completed. An inter-service group was set up in 2003 to facilitate implementation of the internal controls. Baseline requirements were adapted to Delegations in 2004, combined with a number of trainings course for Heads of Delegation. The assessment exercises conducted by the Heads of Delegation took place in July and December 2004. The results show that implementation of the internal control standards is well on track. compliance with the baseline requirements was verified through on-the-spot control missions in 2004. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS A (situation of Relays and Networks and Representations). | Action almost completed. Relays and networks: measures were adopted by Communication COM(2004)196, so that the new scheme could be fully operational with effect from 1 January 2005. Representations: A self-assessment was conducted in October/November 2004 resulting in corrective measures. Instructions have been given and implementation will be monitored. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS B (integrating the Representations in the Member States into the rotation schemes of the Directorate-General for External Relations). | Action completed. The memorandum of understanding signed between DG PRESS and DG RELEX and the solutions proposed by the working group set up by the 2002 Synthesis have been implemented and followed up. |

2001 Synthesis (Action 2) | Evaluation of the devolution exercise. | Action completed. The final report on the evaluation of the devolution exercise (SEC (2004) 561) was published in May 2004. A study made by an external consultant in October 2004 identified options for further devolution of administrative matters and the implications for RELEX K in that framework. RELEX K is currently analysing the options in order to propose an action plan. These administrative aspects of the action will be included in the objectives set in Annex 1. |

2001 Synthesis (Action 2) | Re-examination of the scope for synergies between the services involved in External Relations. | Action completed. The new Commission has examined the scope for synergies between the services involved in External Relations and decided on certain transfers of responsibilities between the services. |

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT/STRATEGIC PLANNING AND PROGRAMMING

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Management risk assessment. | On-going. Alongside the regular risk management at service level performed under internal control standard No 11, several activities carried out as a daily practice contribute to acquiring awareness of the risks and to responding appropriately. Following evaluation of the pilot exercises carried out in 2004, the Commission is developing a common methodological framework for Commission-wide risk management. An interservice group was set up early in 2005 to that end. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.6.) | Follow-up by services. | Action completed. This has now become a routine action generally performed well by services and monitored by central services, and which will not deserve being specifically flagged in the syntheses in the future. |

HUMAN RESOURCES

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 5.3.1.) | Human resources B. (review of the situation of scarce skills by DG for Personnel and Administration). | Action almost completed. The measures proposed in the Communication for DG ADMIN have largely been undertaken. In particular, DG ADMIN, in close collaboration with DG BUDG has made available a wide range of training courses in the area of financial management, audit and control resulting in a commensurate increase in the number of training days to 10 550 (53% increase compared to 2003). Also, a competition for candidates from new Member States was launched at the end of 2004 in the field of finance and budget. Additional competitions are planned by EPSO in 2005. Action included in the objectives set in Annex 1. |

Court of Auditors, 2002 AR, (§ 1.73) | Estimate of human resources devoted to internal control. | Action to be continued. Estimate of human resources devoted to internal control, with a view to striking the right balance between the costs of control and the expected benefits, has been proven not obvious as many different aspects can be covered depending on the specific environment of DGs and related management modes. A thorough analysis of the job descriptions in the job information system will be needed in this respect. Action included in the objectives set in Annex 1. |

FINANCIAL MANAGEMENT AND REPORTING

2002 Action | Description | Status |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.A) | Shared management – Follow-up of Action 12 in the 2002 Synthesis. | Action completed. The final report of the interservice group was adopted early May 2005. It identifies the current procedures in the control chain as recommended by European Court of Auditors' opinion No 2/2004 and the areas for improvements as well as possible action. The necessary action in this context will be covered in the frame roadmap towards an integrated internal control framework. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.B) | Audit in Shared management. | Action ongoing. Action in being taken in the audit field, aiming in particular at developing the “contract of confidence” initiative between the Commission and the Member States, at setting up a network of audit units involved with shared management in the Commission and at increasing coordination on the Structural Funds and the Cohesion Fund. |

2002 Synthesis (§ 5.3.4.) | Co-financing. | Action completed. The outcome of this action is reflected in the ongoing amendment of the Financial Regulation and of its Implementing Rules. Services are called upon to take benefit, where appropriate, from these simplification measures as soon as the new rules enter into force. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.2. A) | Recovery. | Action completed. Performance indicators (i.e. ageing balances, quality of debtor, status of the files) have been defined by the Accountant and are generally presented in the e annual management plans of the services most concerned by this issue. As any other indicators, they will be object of follow-up and quality improvement where needed. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.7.) | Accounting framework. | Action completed. Major steps forward were taken in 2004, where the preparations for the transition to accrual accounting were completed to allow the general accounting to start to function on a full accrual basis from 1 January 2005. |

White Paper (Actions 11 and 74) | Development of a database of legal entities and of a database of contracts. | Action completed. A database of legal entities and a database of contracts have now been developed. From 1 January 2005, no payment can be made unless the recipient legal entity has been registered and validated in the FEL database. From April 2005, all contracts signed during the year must be registered in ABAC Contracts. |

GOVERNANCE ISSUES

2002 Action | Description | Status |

2001 Synthesis (Action 7) | Interoperability. | Action completed. communications on both interoperability (SEC(2004) 1265) and IT governance (SEC(2004)1267) were adopted by the Commission in 2004. The implementation phase has started and a number of activities are ongoing (corporate portal and data-warehouse, IT Enterprise Architecture…) and will be monitored and reported upon. |

White Paper (Action 9b) | Electronic signatures. | Action essentially completed. In the framework of the system of electronic administration and document-filing, in July 2004 the Commission adopted a decision adding provisions on the use of electronic and numeric documents to its rules of procedure. This decisions lays down the use of electronic signatures within the Commission in cases where a signed original document is required, which will be applied generally as soon as the implementing rules are adopted, by the end of 2005. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2. and § 3.3.3.) | Coordination of the Commission’s audit community and Audit Progress Committee: Audit overview. | Action almost completed. Efforts have been made onto wider and more consistent use of the Audit Management Software, although it is not used by all Internal Audit Capabilities. The Audit Progress Committee reviewed its charter, specifying that it will review the IACs critical recommendations, through the bi-annual report prepared by the IAS on the basis of finalised audit reports sent by the IACs. The Internal Auditor of the Commission chairs Auditnet, the network of IACs. |

2002 Synthesis (§ 3.3.3.) | Audit methodology. | Continuous action. Implementation of audit recommendations accepted has improved and remains an ongoing and continuous task for the Commission’s services. This process will be facilitated by the introduction of new functions in the Audit Management Software for the follow-up. Guidelines on follow-up have been presented by the Internal Audit Service to the services’ Internal Audit Capabilities and to the Audit Progress Committee. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services' 2004 annual activity reports, 32 reservations were expressed (after 49 in 2002 and again in 2003). The reservations are more precise and coherent, better circumscribed and, in most cases, explicit explanations are given of their impact on the services' reasonable assurance on the use of resources and the legality and regularity of operations. 'Families' of services have started working towards a more consistent approach to assess the materiality of weaknesses detected for their budgetary area and to determine the potential financial impact of systemic weaknesses.

The main deficiencies lying behind the reservations are generally recurring weaknesses, already pointed out in previous years and for which remedial action is in progress. The services provided overall conclusions on the combined impact of reservations on the declaration as a whole and, in the light of those reservations, reached a positive conclusion that the assurance provided in the declaration can be maintained.

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2002, 2003 and 2004 by 'families' of services.

DG | 2004 reservations | 2003 reservations | 2002 reservations |

AGRI | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. Export refunds |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | 4 | 1. ERDF post-2000; 2. Cohesion Fund post-2000; 3. Community Initiatives 2000-2006; 4. Cohesion Fund pre-2000 |

EMPL | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | 1 | 1. Sound financial management: income and cash management |

RTD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 2 | 1. COST secretariat; 2. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | 1 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area |

TREN | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | 5 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. EURATOM security control Office; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety |

EAC | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | 0 | 0 |

ENV | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL 2. Grants - Eligible costs | 5 | 1. Shortcomings in the development of financial circuits ; 2. Excessive potential abnormal RAL ; 3. Excessive payment delays ; 4. Declaration of eligible costs in relation to grants ; 5. Verifications under Article. 35 of the Euratom Treaty |

SANCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Weakness of the systems for management of the European Refugee Fund in the United Kingdom and Luxembourg; 2. Implementation of ex-post on-the-spot controls still incomplete | 0 | 0 | 3 | 1. Internal control standard 16: Separation of tasks 2. Internal control standard 17: Supervision 3. European Refugee Fund |

ESTAT | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2004 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 2 | 1. Project management; 2. Ex-post control |

TAXUD | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of preferential treatment | 0 | 0 |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Late payment of expenses for experts |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to third countries; 2. Internal financial management |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGO association | 0 | 0 |

ELARG | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | 3 | 1. System audits in candidate countries; 2. Closure audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 1 | 1. Non-compliance with the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Financial operations and procedures |

RELEX | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

PRESS | 2 | 1. Relays and networks - major centres; 2. Functioning of Representations in EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | 2 | 1. Relays and networks; 2. Representations |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Charlemagne |

DIGIT | 0 | 0 | - | - |

PMO | 1 | 1. Council's sickness insurance office; | 2 | 1. Council's sickness insurance office; 2. Paul Finet Foundation | - |

OIB | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long-term planning of buildings policy. | - |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Secondary legislation project; 2. Consolidation project |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the European Development Fund budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: access control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | 2 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

GOPA | 0 | 0 | 0 | 0. | 0 | 0 |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Freelance interpreters |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | 0 | 0 |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 32 | 49 | 49 |