EVROPSKA KOMISIJA Bruselj, 25.6.2019 COM(2019) 350 final POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU, SVETU IN RAČUNSKEMU SODIŠČU















Letno poročilo organu, odgovornemu za razrešnico, o notranjih revizijah, opravljenih leta 2018 {SWD(2019) 300 final}



Kazalo 1.Uvod 2.Poslanstvo Službe za notranjo revizijo: neodvisnost, objektivnost in odgovornost 3.Pregled revizijskega dela 3.1.Izvajanje revizijskega načrta za leto 2018 3.2.Statistični podatki o priporočilih Službe za notranjo revizijo 4.Sklepi na podlagi revizijskega dela, opravljenega v letu 2018 4.1.Sklepi o revizijah smotrnosti 4.1.1.Smotrnost poslovanja generalnih direktoratov, služb in izvajalskih agencij Komisije: horizontalni postopki 4.1.2.Smotrnost pri izvajanju proračunskih odobritev za poslovanje in upravo 4.2.Delni sklepi Službe za notranjo revizijo 4.3.Splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije 5.Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji 6.Ukrepi za zmanjšanje morebitnih navzkrižij interesov (mednarodni standardi) – preiskava Evropskega varuha človekovih pravic 7.Nadaljnje spremljanje in ukrepanje na podlagi revizijskih priporočil 1.Uvod To poročilo v okviru postopka razrešnice in v skladu s členoma 118 in 247 finančne uredbe seznanja Evropski parlament in Svet o notranjih revizijah, opravljenih znotraj Komisije v letu 2018. Temelji na poročilu, ki ga je pripravil notranji revizor Komisije, o revizijskih in svetovalnih poročilih Službe za notranjo revizijo, zaključenih v letu 2018( ). Zajema revizije, opravljene v generalnih direktoratih, službah in izvajalskih agencijah Komisije( ), ter vsebuje (i) povzetek števila in vrste opravljenih notranjih revizij; (ii) zbiren pregled danih priporočil; in (iii) ukrepe, sprejete na podlagi teh priporočil. 2.Poslanstvo Službe za notranjo revizijo: neodvisnost, objektivnost in odgovornost

Naloga Službe za notranjo revizijo je izboljšati in zaščititi organizacijsko vrednost z zagotavljanjem objektivnih zagotovil, ki temeljijo na tveganju, nasvetov in vpogleda. Služba za notranjo revizijo pomaga Komisiji pri doseganju njenih ciljev z uvajanjem sistematičnega in discipliniranega pristopa, potrebnega za ocenjevanje in izboljšanje učinkovitosti postopkov obvladovanja tveganja, kontrole in upravljanja. Njene naloge vključujejo ocenjevanje in pripravo ustreznih priporočil za izboljšanje postopkov obvladovanja tveganja, kontrole in upravljanja za doseganje naslednjih treh ciljev: (i) spodbujanje ustrezne etike in vrednot v organizaciji; (ii) zagotavljanje učinkovitega upravljanja organizacijske smotrnosti in odgovornosti; ter (iii) učinkovito sporočanje informacij o tveganju in kontroli ustreznim oddelkom organizacije. S tem spodbuja kulturo učinkovitega in uspešnega upravljanja v Komisiji in njenih službah. Neodvisnost Službe za notranjo revizijo je določena v finančni uredbi( ) in njeni listini o delu( ), ki jo je sprejela Komisija. V tej listini je določeno, da morajo revizorji Službe za notranjo revizijo, da bi zagotovili objektivnost presoje in preprečili navzkrižje interesov, ohraniti svojo neodvisnost glede dejavnosti in operacij, ki jih pregledujejo. Če je njihova objektivnost dejansko ali na videz oslabljena, je treba razkriti podrobnosti o oslabitvi. Če notranji revizor meni, da je to potrebno, se lahko obrne neposredno na predsednika Komisije in/ali na kolegij. Služba za notranjo revizijo opravlja svoje delo v skladu s finančno uredbo in Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju ter etičnim kodeksom Inštituta notranjih revizorjev. Služba za notranjo revizijo poroča – in je funkcionalno odgovorna – Odboru za spremljanje poteka revizij. Odbor za spremljanje poteka revizij pomaga kolegiju komisarjev pri izpolnjevanju njegovih obveznosti iz pogodb, finančne uredbe in drugih zakonskih instrumentov. To počne z (i) zagotavljanjem neodvisnosti Službe za notranjo revizijo; (ii) spremljanjem kakovosti notranjih revizij; (iii) zagotavljanjem, da službe Komisije ustrezno upoštevajo priporočila notranje in zunanje revizije ter (iv) zagotavljanjem, da priporočilom sledijo ustrezni nadaljnji ukrepi. Na ta način Odbor za spremljanje poteka revizij pomaga izboljšati uspešnost in učinkovitost Komisije pri doseganju njenih ciljev. Poleg tega kolegiju olajšuje nadzor nad praksami Komisije na področjih upravljanja, obvladovanja tveganja in notranjih kontrol. Notranji revizor je januarja 2018 izdal revizijsko poročilo o upravljanju v Komisiji. V tem poročilu je bila opredeljena potreba po sorazmernih izboljšavah, med drugim, obvladovanja tveganja, finančnega poročanja in mandatov organov za institucionalni nadzor. Listina Odbora za spremljanje poteka revizij je bila posodobljena novembra 2018 v okviru nadaljnjega ukrepanja Komisije na podlagi te revizije. Služba za notranjo revizijo ne revidira sistemov, s katerimi države članice kontrolirajo finančna sredstva EU. Takšne revizije segajo do ravni posameznih upravičencev, opravljajo pa jih notranji revizorji držav članic, nacionalni revizijski organi, drugi posamezni generalni direktorati Komisije in Evropsko računsko sodišče. Vendar pa Služba za notranjo revizijo revidira ukrepe, ki so jih službe Komisije sprejele za nadzor in revizijo (i) organov v državah članicah ter (ii) drugih organov, ki so odgovorni za izplačevanje finančnih sredstev EU, na primer Združenih narodov. Kot je določeno v finančni uredbi, lahko Služba za notranjo revizijo te dolžnosti opravi na kraju samem, tudi v državah članicah. 3.Pregled revizijskega dela 3.1.Izvajanje revizijskega načrta za leto 2018 Do presečnega datuma 31. januarja 2019 je bil posodobljen revizijski načrt za leto 2018 izveden v celoti( ). Ta revizijski načrt je vključeval revizije služb Komisije in izvajalskih agencij ( ). Zaključenih je bilo 166 „nalog“ (ki zajemajo revizije, svetovanje, nadaljnje ukrepanje in preglede) in izdanih 181 poročil (vključno z opombami o nadaljnjem ukrepanju in dopisi upravam) . V spodnjih diagramih je prikazana razčlenitev vrst zaključenih nalog in poročil. 18 Prvotni načrt iz leta 2018 (ki je vključeval 52 revizijskih nalog (revizije, preglede in posvetovanja, vendar brez nadaljnjega ukrepanja) je bil posodobljen sredi leta. Odbor za spremljanje poteka revizij je obravnaval prvotni in posodobljeni načrt. Služba za notranjo revizijo svoje revizijsko delo načrtuje na podlagi ocene tveganja in analize zmogljivosti. To zahteva njena listina in mednarodni standardi, pomaga pa tudi pri zagotavljanju učinkovitega in uspešnega izvajanja revizijskega načrta. Izvajanje revizijskega načrta se nato redno spremlja in po potrebi se izvedejo prilagoditve. Služba za notranjo revizijo je leta 2018 opravila poglobljeno oceno tveganja, na podlagi katere je pripravila strateški večletni revizijski načrt za obdobje 2019–2021 ter letni revizijski načrt za leto 2019. 3.2.Statistični podatki o priporočilih Službe za notranjo revizijo Število priporočil, ki jih je leta 2018 izdala Služba za notranjo revizijo, je prikazano na spodnji sliki. 100 % vseh izdanih priporočil je bilo sprejetih. Revidiranci so za vsa priporočila pripravili akcijske načrte in jih predložili Službi za notranjo revizijo, ki jih je ocenila kot zadovoljive.

Revidiranci so po ocenah do presečnega datuma 31. januarja 2019 izvedli 1 572 (81 %) od skupnega števila sprejetih priporočil (skupaj sprejetih je bilo 1 938), ki jih je podala Služba za notranjo revizijo v obdobju 2014–2018( ). To pomeni, da je bilo tistega dne še vedno odprtih 366 priporočil (19 %). 1 938 Od teh 366 odprtih priporočil( ) je eno ocenjeno kot kritično ( ), 135 jih je ocenjenih kot zelo pomembnih, 103 pa jih ima zamudo (niso bila izvedena do prvotno dogovorjenega roka za izvedbo). Priporočila z zamudo predstavljajo 5,3 % od skupno 1 938 sprejetih priporočil. Od teh 103 priporočil z zamudo je 18 zelo pomembnih priporočil z daljšo zamudo (za daljšo zamudo se šteje, če je priporočilo še vedno odprto več kot 6 mesecev po prvotnem roku za izvedbo). Ta predstavljajo le 2,9 % skupnega števila kritičnih in zelo pomembnih sprejetih priporočil v obdobju 2014–2018 (v primerjavi z 2,0 % v prejšnjem obdobju poročanja). Število zelo pomembnih revizijskih priporočil z zamudo več kot 6 mesecev se je v zadnjih letih precej zmanjšalo (s povprečja 28 v obdobju od junija 2015 do oktobra 2016 na povprečje 15 od januarja 2017). Delo za izvedbo teh priporočil je v teku in ga pozorno spremlja Odbor za spremljanje poteka revizij. 366 366 Služba za notranjo revizijo na splošno meni, da je izvajanje revizijskih priporočil zadovoljivo in primerljivo s prejšnjimi obdobji poročanja. Iz tega je razvidno, da službe Komisije skrbno izvajajo zelo pomembna priporočila in tako zmanjšujejo tveganja, ki jih odkrije Služba za notranjo revizijo. Ne glede na to je treba pozornost nameniti posameznim priporočilom, ki so ocenjena kot zelo pomembna in pri izvajanju katerih je prišlo do večje zamude, tj. zamude, daljše od šest mesecev. Povzetek teh zelo pomembnih priporočil z dolgo zamudo je na voljo v delovnem dokumentu služb Komisije (oddelek 3), priloženem temu poročilu. 4.Sklepi na podlagi revizijskega dela, opravljenega v letu 2018 4.1.Sklepi o revizijah smotrnosti Služba za notranjo revizijo je v letu 2018 izvedla dve vrsti revizij, da bi prispevala h kulturi Komisije, ki temelji na smotrnosti, in njeni večji osredotočenosti na stroškovno učinkovitost: revizije smotrnosti( ) in revizije, ki vključujejo pomembne elemente smotrnosti (celovite revizije). Obe vrsti revizij sta bili del strateškega revizijskega načrta Službe za notranjo revizijo za obdobje 2016–2018. Služba za notranjo revizijo je v skladu s svojo metodologijo in najboljšo prakso k smotrnosti pristopila na posreden način. To počne s preverjanjem, ali in kako je vodstvo vzpostavilo sisteme kontrol za ocenjevanje in podajanje zagotovil o smotrnosti (učinkovitosti in uspešnosti) svojih dejavnosti. S tem pristopom želi Služba za notranjo revizijo zagotoviti, da imajo generalni direktorati in službe vzpostavljene ustrezne okvire smotrnosti in orodja za merjenje smotrnosti, ključne kazalnike in sisteme spremljanja. To je deloma posledica dejstva, da veliko pravnih podlag določa širše cilje, kot jih lahko Komisija sama doseže. To pomeni, da je treba cilje in merila SMART ( ) najprej določiti na ravni Komisije. Cilj teh ciljev in referenčnih vrednosti je čim bolj ločiti posebni prispevek Komisije od prispevkov drugih ključnih akterjev, ki prispevajo k izvajanju in doseganju ciljev EU (države članice, regije, države zunaj EU, mednarodne organizacije itd.). V naslednjih oddelkih so navedeni sklepi Službe za notranjo revizijo o različnih vidikih smotrnosti v njenih revizijah, opravljenih v letu 2018. 4.1.1.Smotrnost poslovanja generalnih direktoratov, služb in izvajalskih agencij Komisije: horizontalni postopki 4.1.1.1. Pregled sinergij in učinkovitosti Večji del notranjih revizij za leto 2018 je bil osredotočen na učinkovito in uspešno uporabo virov v različnih generalnih direktoratih in službah Komisije. Ključna pobuda Komisije na tem področju je pregled sinergij in učinkovitosti, ki se je začel leta 2016( ). Cilj te daljnosežne pobude je bil spremeniti načine dela v Komisiji, doseči večjo učinkovitost pri podpornih funkcijah ter sprostiti sredstva za prerazporeditev na področja, ki so s političnega vidika najpomembnejša. Služba za notranjo revizijo je potrdila, da je pobuda za pregled sinergij in učinkovitosti velik izziv za Komisijo. Pobuda je uvedla nove in inovativne načine razmišljanja in iskanja rešitev za težave. Zlasti medsektorski učinek pristopa „vodje področja“ prispeva k odpravi izoliranega dela (t. i. silosov) in spodbuja bolj povezan način razmišljanja. Ta pobuda je na začetku šla skozi zelo težavno obdobje, kar je bilo mogoče pričakovati zaradi njene ambiciozne narave. Služba za notranjo revizijo že vse od začetka opaža doseženi napredek in skupna prizadevanja za odpravo pomanjkljivosti v osnovnem okviru. S tem naj bi vzpostavili zanesljivejše postopke in dali nov zagon pobudi, v okviru katere bodo pričakovanja za prihodnost ostala zelo visoka, zlasti glede na konec mandata sedanje Komisije in začetek delovanja nove Komisije leta 2019. Številni začetni izzivi, kot so (i) pomanjkanje centralnega vodenja glede ključnih vprašanj; (ii) zagotavljanje zanesljivosti in izvedljivosti prihrankov; (iii) proračunska vprašanja; (iv) pomanjkanje učinkovitega spremljanja in (v) premalo skupen in povezan pristop, se obravnavajo. Vendar pa še naprej ostaja veliko dela za uresničitev trajnostnih in pristnih sinergij in učinkovitosti ter za pravočasno doseganje ciljev, določenih v sporočilu o pregledu sinergij in učinkovitosti iz leta 2016. Treba je storiti več, da bi izkoristili že doseženi napredek in zagotovili, da se pregled sinergij in učinkovitosti vključi v kulturo Komisije. Pri reviziji je bilo ugotovljeno tudi, da bi morale osrednje službe na institucionalni ravni opredeliti jasna merila za določanje prihrankov in tesno spremljati napredek pri doseganju cilja, „vodje področij“ pa bi morali vzpostaviti ustrezne mehanizme kakovosti, da bi generalnim direktoratom, ki so njihove stranke, lahko dokazali raven kakovosti svojih storitev in po potrebi sprejeli popravne ukrepe. Priporočila Službe za notranjo revizijo v zvezi s tem je treba obravnavati kot sorazmerne izboljšave, katerih namen je pomagati zagotoviti, da bo pobuda za pregled sinergij in učinkovitosti uspešno dosegla zastavljene cilje. Komisija je po reviziji Službe za notranjo revizijo aprila 2019 izdala novo sporočilo o pobudi za sinergije in učinkovitost ( ). 4.1.1.2. Postopki upravljanja Služba za notranjo revizijo je leta 2017 poročala o več pomanjkljivostih, ki jih je odkrila v postopkih upravljanja v Komisiji. Komisija je na podlagi priporočil Službe za notranjo revizijo novembra 2018 izdala sklop sporočil in sklepov (v nadaljnjem besedilu: sveženj o upravljanju), da bi rešila težave, ki jih je ugotovila Služba za notranjo revizijo, in posodobila dogovore Komisije o institucionalnem upravljanju.

V letu 2018 je bilo več revizij osredotočenih tudi na upravljavske vidike različnih področij politike. Revizija upravljanja telekomunikacij v okviru Instrumenta za povezovanje Evrope je pokazala, da sta se od uvedbe programa za telekomunikacije leta 2014 znatno povečala obseg ponujenih storitev in njihova kompleksnost. Prvotna struktura upravljanja ni več primerna za sedanjo kompleksnost programa in prihodnji razvoj v okviru programa za digitalno Evropo, to stanje pa lahko vpliva tudi na učinkovito izvajanje na ravni programa. Služba za notranjo revizijo je zato Generalnemu direktoratu za komunikacijska omrežja, vsebine in tehnologijo priporočila, naj v sodelovanju z drugimi generalnimi direktorati, ki izvajajo program, izboljša sedanji okvir smotrnosti Instrumenta za povezovanje Evrope. Služba za notranjo revizijo je tudi priporočila, naj Generalni direktorat za komunikacijska omrežja, vsebine in tehnologijo ustrezno spremlja njegov napredek in rezultate z določitvijo merljivih ciljev in kazalnikov. Pri upravljanju informacijske tehnologije so posebne ureditve upravljanja, ki jih uporablja Generalni direktorat za mednarodno sodelovanje in razvoj za upravljanje programa OPSYS (operativni sistem( )) in z njim povezanih podprojektov, na splošno učinkovite in uspešne. Kljub temu trenutni model upravljanja informacijskega sistema ni dovolj prilagojen prihodnjemu informacijskemu okolju Generalnega direktorata za mednarodno sodelovanje in razvoj, ko se bo pri delu začel uporabljati program OPSYS. Služba za notranjo revizijo je priporočila, da Generalni direktorat za mednarodno sodelovanje in razvoj okrepi svoje upravljanje podatkov. Služba za notranjo revizijo je izdala tudi priporočila o ugotovljenih pomanjkljivostih pri upravljanju informacijske tehnologije in informacijski varnosti sistema TRACES . 4.1.1.3. Postopki upravljanja človeških virov Na področju človeških virov je revizija upravljanja človeških virov v Skupnem raziskovalnem središču pokazala, da je sistem upravljanja in nadzora zaposlovanja začasnega znanstvenega osebja: (i) ustrezno zasnovan; (ii) zagotavlja zakonito in pravilno zaposlovanje ter (iii) se učinkovito odziva na vsakodnevne potrebe. Vendar sistem upravljanja in nadzora ni učinkovit pri: (i) opredeljevanju potreb po usposobljenosti znanstvenega osebja v dolgoročnem obdobju ter (ii) spremljanju postopka zaposlovanja. Te pomanjkljivosti lahko vplivajo na doseganje ambicioznih ciljev, ki jih je Skupno raziskovalno središče določilo v svoji strategiji 2030. Med revizijo programa Skupnega raziskovalnega središča za razgradnjo jedrskih elektrarn in ravnanje z odpadki je bilo upravljanje človeških virov opredeljeno kot področje, na katerem se pojavljajo težave. Ugotovljena je bila vrzel med potrebnimi in razpoložljivimi človeškimi viri za izpolnjevanje obveznosti Skupnega raziskovalnega središča v zvezi z razgradnjo (tako v smislu števila osebja kot posebnih profilov/strokovnega znanja). Poleg tega ureditve za zagotovitev neprekinjenega poslovanja v primeru odsotnosti/pomanjkanja osebja niso v celoti učinkovite. To ustvarja precej krhko okolje, ki dolgoročno ni vzdržno, zlasti ob upoštevanju povečanja – in sprememb narave – dejavnosti, povezanih z razgradnjo jedrskih elektrarn in ravnanjem z odpadki. V Skupnem raziskovalnem središču so bile ugotovljene podobne težave, kot so bile ugotovljene pri drugih revizijah, ki jih je Služba za notranjo revizijo izvedla v obdobju 2016–2018, in o njih poročala v preteklih letih. Služba za notranjo revizijo je zato leta 2018 Generalnemu direktoratu za človeške vire in varnost poslala dopis upravi, v katerem je opisala skupne težave, ugotovljene v teh revizijah. V tem dopisu je bilo opredeljenih več težav z namenom, da se Komisiji pomaga učinkovito odzvati na izzive v zvezi s človeškimi viri, s katerimi se soočajo generalni direktorati in službe. Te težave so še posebej pomembne zaradi vse večjega političnega pritiska za: (i) doseganje rezultatov; (ii) prerazporeditev človeških virov na področja največjega političnega pomena; (iii) zmanjšanje števila osebja ter (iv) prestrukturiranje skupnosti človeških virov ter za nov model izvajanja storitev v zvezi s človeškimi viri kot rezultat pobude za pregled sinergij in učinkovitosti. Ključne ponavljajoče se težave, ki jih je opredelila Služba za notranjo revizijo, so: (i) pomanjkanje celovitih in usklajenih večletnih strategij in načrtov na področju človeških virov; (ii) pomanjkljivosti v oceni delovne obremenitve, razporejanju nalog in evidentiranju znanj in spretnosti, kar so vse ključni elementi za sprejemanje trdnih odločitev o dodeljevanju človeških virov, in (iii) nezadostni podatki o človeških virih ter poročila o dodani vrednosti, zagotovljena na institucionalni ravni. 4.1.1.4. Drugi postopki Na podlagi različnih revizij je bilo ugotovljeno, da je mogoče doseči nadaljnji napredek tudi pri izboljšanju splošne uspešnosti drugih „horizontalnih“ postopkov (tj. postopkov, ki vplivajo na vrsto različnih politik in upravnih področij). Sistem za zgodnje odkrivanje in izključitev (EDES) je orodje za opozarjanje, ki vsebuje omejene informacije o tretjih osebah, ki bi lahko ogrozile finančne interese in ugled EU. Cilj sistema je boj proti goljufijam in zaščita finančnih interesov EU, s čimer se odredbodajalcem omogoči sprejemanje informiranih odločitev. Revizija sistema za zgodnje odkrivanje in izključitev je pokazala, da je sam nadzorni sistem na splošno učinkovit in uspešno zasnovan v skladu z veljavnimi pravnimi določbami. Vendar sta bili med revizijo ugotovljeni dve težavi: (i) smernice in ozaveščanje; ter (ii) praktično izvajanje sistema za zgodnje odkrivanje in izključitev. Služba za notranjo revizijo je zato priporočila, da se na institucionalni ravni in na lokalni ravni zelo prizadeva za polno ozaveščanje o sistemu za zgodnje odkrivanje in izključitev in njegovo izvajanje, da se zagotovi njegova operativna učinkovitost. Evropska komisija vsak dan ustvari, naroči, pridobi in razširja neopredmetena sredstva. Pravice intelektualne lastnine, kot so avtorske pravice, blagovne znamke in patenti, pogosto ščitijo ta sredstva. Hkrati pa lahko osebje Komisije uporablja sredstva intelektualne lastnine, ki so v lasti tretjih oseb. Zato je treba učinkovito in uspešno upravljati intelektualno lastnino v Evropski komisiji. Čeprav je Komisija oblikovala ustrezne postopke upravljanja, obvladovanja tveganja in kontrole za svoje dejavnosti, povezane z intelektualno lastnino, so bile ugotovljene pomanjkljivosti pri izvajanju teh postopkov na institucionalni ravni. Zlasti so bile ugotovljene pomanjkljivosti pri opredelitvi in razvrstitvi sredstev intelektualne lastnine ter v klavzulah o intelektualni lastnini, dodanih pogodbam o programski opremi. Služba za notranjo revizijo je poleg priporočil za reševanje teh težav Generalnemu direktoratu za informatiko in Skupnemu raziskovalnemu središču priporočila, naj skupaj razvijeta institucionalno politiko programske opreme za razvoj in distribucijo programske opreme, ki je v lasti Komisije. Obvladovanje tveganja pomeni ugotavljanje in skrbno ocenjevanje možnih težav, ki bi lahko vplivale na izvajanje dejavnosti organizacije in doseganje njenih ciljev. Zanesljiv in zrel postopek obvladovanja tveganj, ki je sestavni del postopkov upravljanja, lahko doda vrednost organizaciji, tako da poveča verjetnost njenega doseganja ciljev, zlasti če na te organizacije vplivajo precejšnje spremembe. Pri revizijah v generalnih direktoratih za migracije in notranje zadeve ter za pravosodje in potrošnike je bilo ugotovljeno, da postopek obvladovanja tveganj še ni v celoti vključen v kulturo in sisteme generalnih direktoratov. Služba za notranjo revizijo je v odgovor na ugotovljene težave obema generalnima direktoratoma priporočila, naj okrepita smernice in metodologijo za ugotavljanje in ocenjevanje tveganj, da te vključujejo upoštevanje izgubljenih priložnosti, zunanjih razsežnosti in medsektorskih tveganj ter možnost uporabe različnih metodologij za ugotavljanje tveganja, ki so bolje usklajene z njihovimi posebnimi okoliščinami. Če bi Komisija utrpela večjo okvaro enega ali več njenih kritičnih sistemov, bi imelo to lahko resne posledice za njen ugled. Iz tega sledi, da so zahteve o neprekinjenem poslovanju zelo zahtevne. Čeprav je Generalni direktorat za komuniciranje vzpostavil številne kontrole, namenjene zmanjševanju tveganj, je Služba za notranjo revizijo ugotovila pomanjkljivost v ključnem koraku, na katerem temelji upravljanje neprekinjenega poslovanja: postopek analize vpliva na poslovanje. Ustrezno usklajevanje dejavnosti in sodelovanje z zainteresiranimi stranmi sta bistvenega pomena za zagotavljanje doslednega in učinkovitega delovanja med različnimi področji politik. Pri zunanjem delovanju obstajajo usklajevalne dejavnosti med Komisijo (Generalni direktorat za mednarodno sodelovanje in razvoj, Generalni direktorat za sosedstvo in širitvena pogajanja in Služba za instrumente zunanje politike) in Evropsko službo za zunanje delovanje pri upravljanju delegacij EU ter pri načrtovanju in izvajanju zunanjih instrumentov. Te usklajevalne dejavnosti potekajo tako na sedežu kot na ravni delegacij EU. Ugotovljeno je bilo, da so usklajevalne dejavnosti na splošno uspešne in učinkovite, čeprav je bila pri usklajevanju na državni ravni ugotovljena pomanjkljivost. Služba za notranjo revizijo je Generalnemu direktoratu za mednarodno sodelovanje in razvoj ter Generalnemu direktoratu za sosedstvo in širitvena pogajanja zlasti priporočila, naj nadalje razvijeta operativno orodje (nadzorna plošča za izvajanje pomoči) za vzpostavitev konsolidiranega portfelja projektov, ki jih financira EU. Eurostat tesno sodeluje z drugimi organi EU in mednarodnimi organizacijami, da bi izboljšal statistično metodologijo in izmenjavo podatkov. To sodelovanje z zunanjimi zainteresiranimi stranmi ima pomemben vpliv na izvajanje evropskega statističnega programa. Eurostat je vzpostavil učinkovite dogovore o sodelovanju s številnimi zunanjimi zainteresiranimi stranmi, vendar pa na ravni generalnih direktoratov še ni jasne splošne politike za obstoječe sisteme upravljanja in nadzora. Poleg tega je treba izboljšati tudi usklajevanje dejavnosti in izmenjavo ustreznih informacij znotraj generalnega direktorata. Pri različnih revizijah je bilo revidiranih več vidikov pobude za boljše pravno urejanje. Te so vključevale revizije postopka ocenjevanja v generalnih direktoratih za kmetijstvo in razvoj podeželja, za zaposlovanje, socialne zadeve in vključevanje ter za regionalno in mestno politiko; revizijo priprave zakonodajnih pobud v Generalnem direktoratu za obdavčenje in carinsko unijo; in revizijo spremljanja in izvrševanja zdravstvenovarstvene zakonodaje EU v Generalnem direktoratu za zdravje in varnost hrane. Na teh področjih niso bile ugotovljene nobene resnejše težave glede smotrnosti. 4.1.2.Smotrnost pri izvajanju proračunskih odobritev za poslovanje in upravo 4.1.2.1. Neposredno upravljanje Na področju sredstev, ki se upravljajo neposredno, se je v več revizijah ocenilo, kako izvajalske agencije upravljajo nepovratna sredstva (Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo, Izvajalska agencija za mala in srednja podjetja, Izvajalska agencija Evropskega raziskovalnega sveta, Izvajalska agencija za inovacije in omrežja, Izvajalska agencija za raziskave). Ugotovljene niso bile nobene bistvene pomanjkljivosti glede smotrnosti, razen pri Izvajalski agenciji za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo. V tej agenciji so bile ugotovljene resne pomanjkljivosti, ki vplivajo na učinkovitost splošnega sistema notranjih kontrol, čeprav v vzorcu testiranih projektov niso bile ugotovljene nobene resnejše težave v zvezi z vodenjem projektov in obdelavo plačil. Agencija je po reviziji sprejela ukrepe za odpravo teh pomanjkljivosti. Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da so bila osnovna tveganja delno ublažena, ocena tega priporočila pa je bila znižana s kritično na zelo pomembno.

Dejavnosti razširjanja in uporabe so bistvenega pomena za kar največji učinek programa Obzorje 2020. Delujejo tako, da zagotavljajo učinkovito uporabo in razširjanje rezultatov raziskovalnih dejavnosti, ki jih financira EU. Vloga Komisije je podpirati upravičence v programu Obzorje 2020 s posebnimi pobudami in namenskimi orodji ter zagotoviti, da upravičenci izpolnjujejo pogodbene obveznosti. Skupni podporni center je oblikoval ustrezen informacijsko podprt postopek razširjanja in uporabe, ki vsebuje obvezne preglede, ki jih morajo opraviti uradniki, zadolženi za projekte, pri ocenjevanju izvajanja načrta razširjanja in uporabe, dogovorjenega v sporazumu o nepovratnih sredstvih. Vendar pa se pri izvajanju sedanjega postopka v praksi pojavljajo pomanjkljivosti. Zato je Služba za notranjo revizijo podala priporočila za zagotovitev, da: (i) se ustrezno spremlja izpolnjevanje pogodbenih obveznosti glede razširjanja in uporabe ter zahtev glede poročanja; in (ii) obstaja ustrezna raven nadaljnjega spremljanja dejavnosti razširjanja in uporabe tudi po izvedbi projektov. Generalni direktorat za sosedstvo in širitvena pogajanja z neposrednim upravljanjem v okviru evropskega instrumenta sosedstva vodi postopke za dodelitev nepovratnih sredstev in oddajo javnih naročil. Nadzorne misije v delegacijah EU so pomembno orodje za zagotavljanje razumnega zagotovila odredbodajalcu na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil glede uspešnosti in učinkovitosti sistemov upravljanja in kontrol, ki se uporabljajo v delegacijah EU za izvajanje evropskega sosedskega instrumenta. Služba za notranjo revizijo je v zvezi z nadzornimi misijami ugotovila eno težavo. Služba za notranjo revizijo je Generalnemu direktoratu za sosedstvo in širitvena pogajanja priporočila, naj pregleda svoje postopke, da bi izboljšal učinkovitost nadzornih misij, zlasti z (i) uvedbo načrtovanja nadzornih misij na podlagi tveganja; (ii) revizijo pogostosti revizij; (iii) prilagoditvijo dolžine obiskov na kraju samem zahtevam iz navodil za zaključek misij; ter (iv) uvedbo postopka za razširjanje najboljših praks drugim delegacijam EU. Pri reviziji instrumenta partnerstva v Službi za instrumente zunanje politike so bile ugotovljene pomanjkljivosti pri tem, kako sedež načrtuje in izvaja nadzorne misije. Poleg tega je Služba za notranjo revizijo priporočila Službi za instrumente zunanje politike, naj okrepi kontrolno okolje v delegaciji EU v Združenih državah Amerike. Ob upoštevanju pomanjkljivosti, ugotovljenih pri razdeljevanju odgovornosti za upravljanje instrumenta partnerstva v tej delegaciji EU. Te pomanjkljivosti lahko vplivajo na uspešnost in učinkovitost operacij, zaradi česar se goljufiva dejanja morda ne odkrijejo pravočasno. Urad za vodenje in plačevanje posameznih pravic je odgovoren za upravljanje skupnega sistema zdravstvenega zavarovanja, nezgodnega zavarovanja in poklicnih bolezni. Pri reviziji strategije kontrol Urada za upravljanje in plačevanje posameznih pravic je bilo ugotovljeno, da je Urad ustrezno načrtoval ter izvaja učinkovite in uspešne notranje kontrole skupnega sistema zdravstvenega zavarovanja in nezgodnega zavarovanja, razen dveh pomanjkljivosti. Zato so se na podlagi revizije izdala priporočila glede: (i) pregledovanja in dokumentiranja strategije kontrole skupnega sistema zdravstvenega zavarovanja; ter (ii) uspešnosti in učinkovitosti predhodnih in naknadnih kontrol. 4.1.2.2. Posredno upravljanje Na področju sredstev, ki se posredno upravljajo, je bilo več revizij osredotočenih na vzpostavljene ureditve glede nadzora v generalnih direktoratih in službah. Pri dveh od teh revizij niso bile ugotovljene nobene resnejše pomanjkljivosti glede smotrnosti( ). Vendar so bile pri drugih dveh revizijah na specifičnih področjih ugotovljene pomanjkljivosti pri upravljanju finančnih instrumentov ( ). Ker se glavni vzrok za nekatere ugotovljene težave nahaja na centralni ravni, sta generalna direktorata za proračun in za gospodarske in finančne zadeve prejela tudi dopis upravi, v katerem so navedeni predlogi za izboljšave. ·V okviru revizije finančnih instrumentov LIFE v generalnih direktoratih za podnebno politiko in okolje je Služba za notranjo revizijo ugotovila, da so kljub temu, da imata oba generalna direktorata ustrezne nadzorne postopke za spremljanje izvajanja finančnih instrumentov, še vedno prisotne pomanjkljivosti pri prepoznavnosti in promociji prispevka EU. Za odpravo te pomanjkljivosti bi morala generalna direktorata redno preverjati in učinkovito spremljati, ali se zahteve sporazumov o prenosu pooblastil v praksi spoštujejo. ·Po zaključku revizije upravljanja investicijskih skladov v Generalnem direktoratu za mednarodno sodelovanje in razvoj leta 2017 je Služba za notranjo revizijo v letu 2018 izvedla podobno revizijo Sklada za spodbujanje naložb v sosedstvo in naložbenega okvira za Zahodni Balkan v Generalnem direktoratu za sosedstvo in širitvena pogajanja. Revizija je pokazala, da je splošna zasnova obeh naložbenih skladov sicer ustrezna, vendar je pri njihovem izvajanju več pomanjkljivosti, ki jih je treba odpraviti, da bi izboljšali dejavnosti spremljanja in finančno upravljanje. Na koncu je bila pri reviziji postopka za pridobitev zagotovil na sedežu Generalnega direktorata za mednarodno sodelovanje in razvoj ugotovljena pomanjkljivost v postopku spremljanja letnih izjav o upravljanju. Te letne izjave o upravljanju zagotavljajo mednarodne finančne institucije in/ali nacionalne agencije, ki izvajajo projekte prek posrednega upravljanja. Služba za notranjo revizijo je priporočila, naj Generalni direktorat za mednarodno sodelovanje in razvoj: (i) pripravi posebne smernice o postopku spremljanja (kontrole, časovni razpored in nadaljnje ukrepanje); ter (ii) v letnem poročilu o dejavnostih navede informacije o statusu izjav o upravljanju in o njihovem prispevku k postopku za pridobitev zagotovil. 4.1.2.3.Deljeno upravljanje Na področju deljenega upravljanja so bili v okviru šestih revizij smotrnosti/celovitih revizij ocenjeni postopki upravljanja in plačil programa. Na tem področju niso bile ugotovljene nobene resnejše pomanjkljivosti glede smotrnosti. 4.2.Delni sklepi Službe za notranjo revizijo Služba za notranjo revizijo je februarja 2019 vsakemu generalnemu direktoratu in službi izdala delne sklepe o stanju notranje kontrole. Ti delni sklepi so prispevali k letnim poročilom zadevnih generalnih direktoratov in služb o dejavnostih za leto 2018. Temeljijo na revizijskem delu, opravljenem v zadnjih treh letih, in zajemajo vsa odprta priporočila, ki so jih izdali Služba za notranjo revizijo in nekdanji oddelki za notranjo revizijo (če je priporočila prevzela Služba za notranjo revizijo). Sklep Službe za notranjo revizijo o stanju notranjih kontrol je omejen na upravljavske in kontrolne sisteme, ki so bili revidirani. Sklep ne zajema sistemov, ki jih Služba za notranjo revizijo v zadnjih treh letih ni revidirala. Poseben poudarek, zaradi katerega so bili v letnem poročilu o dejavnostih zadevne službe izraženi pridržki, je bil naveden v omejenem sklepu o Izvajalski agenciji za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo v zvezi z enim kritičnim in dvema zelo pomembnima priporočiloma, izdanima v okviru revizije programov Erasmus + in Ustvarjalna Evropa – faza upravljanja nepovratnih sredstev II. 4.3.Splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije Služba za notranjo revizijo mora v skladu s svojo listino o delu izdati letno splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije. To mnenje temelji na revizijskem delu na področju finančnega poslovodenja v Komisiji, ki ga je Služba za notranjo revizijo opravila v preteklih treh letih (v obdobju 2016-2018). V njem so upoštevane tudi informacije iz drugih virov, in sicer poročil Evropskega računskega sodišča. Tako kot pri prejšnjih izdajah je splošno mnenje za leto 2018 izdano s pridržki, ki so jih odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil izrazili v izjavah o zanesljivosti. Služba za notranjo revizijo je pri oblikovanju svojega splošnega mnenja upoštevala skupni učinek: (i) zneskov, za katere se ocenjuje, da so ogroženi, kot so bili razkriti v letnih poročilih o dejavnostih; (ii) popravne zmogljivosti, kot je dokazana s finančnimi popravki in izterjavami iz preteklosti in (iii) ocen prihodnjih popravkov in zneskov, pri katerih obstaja tveganje ob zaključku. Glede na obseg preteklih finančnih popravkov in izterjav ter ob predpostavki, da bodo popravki v prihodnjih letih na primerljivi ravni, je proračun EU kot celota (vendar ne nujno posamezna področja politike) in dolgoročno (včasih več let pozneje) ustrezno zaščiten. Služba za notranjo revizijo je brez dodatnih pridržkov k mnenju poudarila zadevo, opisano v nadaljevanju. Strategije nadzora v zvezi s tretjimi osebami, ki izvajajo politike in programe