Predlog UREDBA SVETA o spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z deponiranjem arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





OBRAZLOŽITVENI MEMORANDUM 1. OZADJE PREDLOGA 1.1. Splošno ozadje V skladu s členom 1 Uredbe Sveta[1], sprejete februarja 1983, morajo institucije ustanoviti zgodovinske arhive in jih 30 let po nastanku odpreti za javnost. Uredba omogoča, da lahko vsaka institucija hrani svoje arhivsko gradivo na mestu, za katerega meni, da je najbolj primerno. Leta 1984 so se Evropski parlament, Svet in Komisija odločili, da bodo svoje arhivsko gradivo deponirali pri Evropskem univerzitetnem inštitutu (v nadaljnjem besedilu: EUI) v Firencah, kjer je na voljo javnosti. Tudi Evropsko računsko sodišče, Evropski ekonomsko-socialni odbor in Evropska investicijska banka so se pozneje odločili, da bodo svoje arhivsko gradivo deponirali pri EUI. Pogoji deponiranja so določeni v pogodbi med Evropskimi skupnostmi, ki jih zastopa Komisija, in EUI, z dne 17. decembra 1984. Italijanska vlada EUI trajno in brezplačno daje na voljo ustrezne prostore za hrambo arhivskega gradiva. To zagotavlja, da se deponirano arhivsko gradivo hrani in varuje v skladu s priznanimi mednarodnimi standardi. Namen deponiranja arhivskega gradiva institucij pri EUI je zagotavljanje dostopa do gradiva na enem mestu, spodbujanje njegove uporabe ter spodbujanje raziskav o zgodovini evropskega povezovanja in evropskih institucij. 1.2 Cilj predloga Cilj predloga je potrditi vlogo EUI pri upravljanju arhivskega gradiva institucij. Z njim bo zagotovljena trdna pravna in finančna podlaga za partnerstvo med EU in EUI. 1.3 Glavni elementi predloga Predlog določa deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI. Vse institucije razen Sodišča EU in Evropske centralne banke bodo v prihodnosti deponirale svoje arhivsko gradivo pri EUI, ko bo to gradivo odprto za javnost v skladu z veljavno uredbo. Predlog ne bo vplival na lastninsko pravico na arhivskem gradivu, ki jo bo ohranila institucija, ki ga je deponirala, niti ne bo vplival na veljavna pravila, v skladu s katerimi se institucije odločijo, katere dokumente bodo 30 let po njihovem nastanku odprle za javnost. Operativni stroški in stroški za osebje, ki jih ima EUI v zvezi z upravljanjem arhivskega gradiva, se bodo financirali iz splošnega proračuna EU, razen stroškov, povezanih z zagotavljanjem in opremljanjem stavb in skladiščnih prostorov za hrambo arhivskega gradiva in njihovega osebja. EUI bo zagotavljal javni dostop javnosti do arhivskega gradiva EU. Vendar bodo lahko institucije tudi same zagotavljale javni dostop do svojega arhivskega gradiva. Predlog razlikuje med deponiranjem arhivskega gradiva v papirni in digitalni obliki. Arhivsko gradivo v papirni obliki se bo še naprej fizično deponiralo in hranilo pri EUI. Vendar pa EUI ne bo treba hraniti digitalnega arhivskega gradiva za namene dostopa do tega gradiva. Dolgoročno hranjenje digitalnega arhivskega gradiva bo ostalo v pristojnosti matičnih institucij. Predlog pojasnjuje odgovornost EUI glede varstva osebnih podatkov, ki jih vsebuje arhivsko gradivo institucij. Določa tudi, da mora vsaka institucija sprejeti izvedbena pravila za uporabo Uredbe št. 354/83, ki vključujejo pravila glede hranjenja arhivskega gradiva, njegovega odpiranja za javnost ter varstva osebnih podatkov v arhivskem gradivu. 2. REZULTATI POSVETOVANJ Z ZAINTERESIRANIMI STRANMI Za ta predlog ni potrebna ocena učinka. Opravljeno je bilo posvetovanje z zainteresiranimi stranmi. EUI in Italija sta kot gostiteljska ustanova in vlada izrazili podporo predlogu. Upravne službe institucij EU in mreža agencij EU prav tako podpirajo cilj predloga. Sodišče EU in Evropska centralna banka sta zaprosila za izvzetje iz obveznosti deponiranja arhivskega gradiva pri EUI. Vendar ne izključujeta možnosti, da bi v prihodnosti prostovoljno deponirala arhivsko gradivo pri EUI. Razlog je v naravi njunih dejavnosti in odraža sedanjo prakso podobnih organov v številnih državah članicah glede hrambe arhivskega gradiva. 3. PRAVNI ELEMENTI PREDLOGA 3.1 Glavna določba predloga Predlog določa deponiranje arhivskega gradiva institucij EU pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah v Italiji, kjer bo na voljo javnosti. 3.2 Pravna podlaga Pravna podlaga predloga je člen 352 Pogodbe o delovanju Evropske unije. Uredba Sveta št. 354/83 in uredba o spremembah te uredbe iz leta 2003 sta bili sprejeti na podlagi člena 308 Pogodbe ES, ki ga je nadomestil člen 352 PDEU. Ta predlog ne bo vplival na namen Uredbe št. 354/83, tj. na odprtje arhivskega gradiva institucij za javnost 30 let po nastanku dokumentov. Predlog določa le, da se bo arhivsko gradivo deponiralo pri EUI, ko ga bodo zadevne institucije odprle za javnost v skladu z veljavno uredbo. S tem bo uradno potrjeno sedanje stanje, saj večina institucij, ki so odprle svoje arhivsko gradivo za javnost, to gradivo že deponira pri EUI. Člen 3(3) Pogodbe o Evropski uniji določa, da EU med drugim spoštuje svojo bogato kulturno raznolikost ter skrbi za varovanje in razvoj evropske kulturne dediščine. Arhivsko gradivo institucij je del evropske kulturne dediščine in njegovo odpiranje za javnost tako služi predvsem akademskim, izobraževalnim in kulturnim ciljem. Uniji so bila podeljena pooblastila za sprejemanje ukrepov za podpiranje, usklajevanje ali dopolnjevanje ukrepov držav članic na teh področjih, vendar pogodbi ne določata potrebnih pooblastil v zvezi z arhivskim gradivom institucij. Uporaba druge pravne podlage bi zahtevala pripravo predloga nove uredbe, kar bi pomenilo, da bi bile vse določbe Uredbe Sveta št. 354/83, vključno z njenimi temeljnimi načeli, predmet razprave. To pa bi daleč presegalo cilj predloga, kot je opisan zgoraj. Proučena je bila možnost, da bi se kot pravna podlaga predloga uporabil člen 15(3) PDEU, vendar je bila zavrnjena iz naslednjih razlogov: glavni cilj ustanovitve zgodovinskih arhivov je, da se dokumenti izberejo na podlagi njihove trajne upravne, zgodovinske ali dokazne vrednosti za ohranjanje in širjenje zgodovinske dediščine institucij. Vsaka institucija proaktivno odpre svoje arhivsko gradivo za javnost 30 let po njegovem nastanku ter zagotovi dodatne informacije, ki pomagajo to gradivo umestiti v ustrezen organizacijski in funkcionalni okvir. To precej presega pravico javnosti do dostopa do dokumentov v skladu s členom 15(3) PDEU, katerega namen je predvsem spodbujati dobro upravljanje in zagotavljati vključenost predstavnikov javnosti v postopku odločanja institucij. Uporaba člena 15(3) PDEU bi zožila področje uporabe pravil, ki urejajo odpiranje arhivskega gradiva za javnost, ker bi za Evropsko centralno banko, Evropsko investicijsko banko in Sodišče EU, za katere zdaj velja Uredba št. 354/83, nova uredba, sprejeta na tej pravni podlagi, veljala le za izvajanje njihovih upravnih nalog. 3.3 Načelo sorazmernosti Predlog je omejen na deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI in pogoje, pod katerimi se bo deponiranje izvajalo. 3.4 Izbira pravnih aktov Uredba je edini primeren pravni akt za oblikovanje trdne pravne in finančne podlage, na kateri bo temeljilo partnerstvo med EU in EUI. Predlog se nanaša na manjšo spremembo veljavne uredbe. 4. PRORAČUNSKE POSLEDICE Predlog o določitvi obveznosti deponiranja arhivskega gradiva pri EUI kratkoročno in srednjeročno ne bo povzročil novih proračunskih posledic. Ocenjuje se, da ne bo imel znatnih dolgoročnih proračunskih posledic. Tri največje institucije, torej Evropski parlament, Svet in Komisija, kot tudi Evropski ekonomsko-socialni odbor, Evropsko računsko sodišče in Evropska investicijska banka že deponirajo svoje arhivsko gradivo pri EUI. Upravljanje arhivskega gradiva v Firencah se financira iz proračuna EU, že vse odkar je bilo arhivsko gradivo pred več kot četrt stoletja prvič deponirano pri EUI. Ocena finančnih posledic zakonodajnega predloga določa nadaljevanje tega financiranja. Stroške delno krijejo institucije, ki deponirajo gradivo, in sicer za delo, ki ga opravlja EUI v zvezi z njihovim arhivskim gradivom. Prostore za hrambo arhivskega gradiva in pisarniške prostore za zaposlene, ki upravljajo arhivsko gradivo pri EUI, zagotavlja italijanska vlada. Zaradi te spremembe uredbe se bo število institucij, ki deponirajo arhivsko gradivo pri EUI, povečalo. Ker pa deponiranje zadeva arhivsko gradivo, ki se odpre za javnost 30 let po nastanku, bo trajalo precej časa, preden bo ta predlog vplival tudi na druge institucije razen tistih, ki že deponirajo svoje arhivsko gradivo pri EUI. Poleg tega bo vse več arhivskega gradiva v digitalizirani obliki, kar bo omogočilo ekonomijo obsega pri njegovi obdelavi in razširjanju s strani EUI. 2012/0221 (APP) Predlog UREDBA SVETA o spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z deponiranjem arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah SVET EVROPSKE UNIJE JE – ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 352 Pogodbe, ob upoštevanju predloga Evropske Komisije, po posredovanju osnutka zakonodajnega akta nacionalnim parlamentom, ob upoštevanju odobritve Evropskega parlamenta, po posvetovanju z evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, v skladu s posebnim zakonodajnim postopkom, ob upoštevanju naslednjega: (1) V skladu z Uredbo Sveta (EGS, Euratom) št. 354/83 z dne 1. februarja 1983 o odpiranju za javnost arhivskega gradiva Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo[2] se arhivsko gradivo institucij in organov po poteku 30-letnega obdobja ohrani in da na voljo javnosti, kadarkoli je to mogoče. (2) Obveznost ustanovitve zgodovinskih arhivov in njihovega odpiranja za javnost, kadarkoli je to mogoče, velja za vse institucije iz člena 1 Uredbe št. 354/83. (3) Uredba št. 354/83 določa, da lahko vsaka institucija hrani svoje arhivsko gradivo na mestu, za katerega meni, da je najbolj primerno. (4) Leta 1984 so se Evropski parlament, Svet in Komisija odločili, da bodo deponirali svoje arhivsko gradivo pri Evropskem univerzitetnem inštitutu (v nadaljnjem besedilu: EUI) v Firencah, kjer je na voljo javnosti. V ta namen je bila 17. decembra 1984 podpisana pogodba med Evropskimi skupnostmi, ki jih je zastopala Komisija, in Evropskim univerzitetnim inštitutom v Firencah. (5) Ekonomsko-socialni odbor in Evropsko računsko sodišče sta pozneje pristopila k pogodbi o deponiranju z dne 17. decembra 1984. Evropska investicijska banka svoje arhivsko gradivo deponira pri EUI na podlagi ločene konvencije, podpisane z EUI 1. julija 2005, in Pravilnika o zgodovinskih arhivih, ki ga je sprejel Upravni odbor banke 7. oktobra 2005[3]. (6) Italijanska vlada je EUI trajno in brezplačno dala na voljo ustrezne prostore za zagotovitev, da se deponirano arhivsko gradivo hrani in varuje v skladu s priznanimi mednarodnimi standardi ter ga je mogoče neposredno uporabljati. (7) Namen deponiranja arhivskega gradiva institucij pri EUI je zagotavljanje dostopa do tega gradiva na enem mestu, spodbujanje njegove uporabe ter spodbujanje raziskav o zgodovini evropskega povezovanja in evropskih institucij. EUI je priznano središče akademskih raziskav in izobraževanja s poudarkom na Evropi in evropskem povezovanju. Inštitut ima skoraj 30 let izkušenj z upravljanjem arhivskega gradiva institucij, zagotavlja najsodobnejše skladiščne prostore za hrambo in raziskovanje gradiva, ki so bili zgrajeni izključno za njegovo hranjenje in uporabo, ter je mednarodno priznan kot center za te arhive. (8) Za nadaljnje deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI je potrebna trdna pravna podlaga, ki odraža vlogo EUI kot partnerja institucij pri upravljanju njihovega arhivskega gradiva. (9) Posebna narava dejavnosti Sodišča EU in Evropske centralne banke upravičuje njuno izvzetje iz obveznosti deponiranja arhivskega gradiva pri EUI v skladu s to uredbo. Sodišče EU in Evropska centralna banka lahko deponirata svoje arhivsko gradivo pri EUI na prostovoljni osnovi. (10) To uredbo bi bilo treba uporabljati za vse druge institucije. Uredba ne vpliva niti na odgovornost vsake institucije, da odpre svoje arhivsko gradivo za javnost, niti na lastninsko pravico vsake institucije na njenem arhivskem gradivu. (11) Osebne podatke, ki jih vsebuje arhivsko gradivo, deponirano pri EUI, bi bilo treba obdelovati v skladu z Uredbo št. 45/2001[4]. (12) Za podporo upravljanju arhivskega gradiva institucij s strani EUI se lahko dodelijo donacije. (13) Uredbo št. 354/83 je zato treba ustrezno spremeniti SPREJEL NASLEDNJO UREDBO: Člen 1 Uredba (EGS, Euratom) št. 354/83 se spremeni: 1. Odstavek 1 člena 8 se nadomesti z naslednjim: „1. Vsaka institucija, razen Sodišča EU in Evropske centralne banke, deponira dokumente, ki so del njenega arhivskega gradiva, ki ga je v skladu s to uredbo odprla za javnost, pri Evropskem univerzitetnem inštitutu (v nadaljnjem besedilu: EUI) v Firencah. Deponiranje se izvede v skladu s Prilogo.“ 2. V členu 8 se dodajo naslednji odstavki: „3. Sodišče EU in Evropska centralna banka lahko deponirata svoje arhivsko gradivo pri EUI prostovoljno. 4. Deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI ne vpliva na lastninsko pravico na arhivskem gradivu ali njegovo varstvo, kot je določeno v členu 2 Protokola o privilegijih in imunitetah Evropske unije, ki je priloga k Pogodbi. 5. EUI zagotavlja hranjenje in varstvo deponiranega arhivskega gradiva. Hranjenje in varstvo arhivskega gradiva morata biti skladna s priznanimi mednarodnimi standardi za fizično varstvo arhivov ter morata upoštevati vsaj tehnične in varnostne predpise, enakovredne tistim, ki se uporabljajo za hranjenje in upravljanje javnih arhivov v Italiji. V ta namen se deponirani dokumenti hranijo v namensko zgrajenih skladiščnih prostorih. 6. Vsaka institucija, ki deponira dokumente, ima pravico zahtevati informacije v zvezi z upravljanjem svojega arhivskega gradiva s strani EUI in opraviti pregled arhivskega gradiva, ki ga je deponirala pri EUI. 7. EUI da arhivsko gradivo, ki ga prejme v skladu z odstavkoma 1 in 3, na voljo javnosti. Institucije lahko javnosti dajo na voljo različico istega arhivskega gradiva. 8. EUI se lahko dodelijo donacije za podporo upravljanju arhivskega gradiva v skladu s to uredbo in Uredbo Sveta št. 1605/2002, če proračunski organ zagotovi potrebna proračunska sredstva na ustrezni proračunski vrstici. Stroške upravljanja arhivskega gradiva si sorazmerno delijo institucije, ki deponirajo gradivo. Stroški, povezani z zagotavljanjem in opremljanjem stavb in skladiščnih prostorov za hrambo arhivskega gradiva in za njihovo osebje, niso upravičeni. 9. EUI obdeluje osebne podatke, ki jih vsebuje arhivsko gradivo institucij, v skladu z Uredbo št. 45/2001. EUI deluje kot obdelovalec v skladu s členom 2 navedene uredbe po navodilih institucij, ki deponirajo arhivsko gradivo. 10. Evropski nadzornik za varstvo podatkov ima pooblastila za nadzor nad EUI v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki jih vsebuje arhivsko gradivo, ki ga deponirajo institucije.“ 3. Odstavek 1 člena 9 se nadomesti z naslednjim: „Vsaka institucija sprejme notranji pravilnik za uporabo te uredbe. Pravilnik vključuje pravila v zvezi s hranjenjem arhivskega gradiva, njegovim odpiranjem za javnost ter varstvom osebnih podatkov, ki jih vsebuje arhivsko gradivo. Kadar koli je mogoče, institucije dajo svoje arhivsko gradivo na voljo javnosti z elektronskimi sredstvi. Ohranijo tudi dokumente, ki so na voljo v oblikah, ki ustrezajo posebnim potrebam (Braillova pisava, povečano besedilo ali posnetki).“ 4. Doda se Priloga v skladu s Prilogo k tej uredbi. Člen 2 Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije. Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah. V Bruslju, Za Svet Predsednik PRILOGA Doda se naslednja priloga: „Priloga Določbe o deponiranju arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah 1. V primeru arhivskega gradiva v nedigitalni obliki se izvirni dokumenti deponirajo pri EUI v trajno hranjenje skupaj s kopijo v mikroobliki in/ali digitalno kopijo. V primeru arhivskega gradiva v digitalni obliki ima EUI stalen dostop do dokumentov na tak način, da lahko izpolnjuje svojo obveznost dajanja arhivskega gradiva na voljo javnosti na enem mestu in spodbujanje njegove uporabe. Matične institucije so še naprej odgovorne za trajno hranjenje svojega arhivskega gradiva v digitalni obliki. 2. Deponiranje se izvede enkrat letno in, kolikor je mogoče, v skladu z običajnim postopki institucij za obdelavo arhivskega gradiva. 3. Institucije, ki deponirajo arhivsko gradivo, se lahko iz pravnih ali administrativnih razlogov odločijo, da nekaterih izvirnih dokumentov ne bodo deponirale pri EUI. V tem primeru deponirajo kopijo izvirnega dokumenta v mikroobliki ali digitalni obliki. 4. Institucije, ki deponirajo dokumente, ohranijo lastninsko pravico na svojem arhivskem gradivu ter izključno odgovornost za sestavo dokumentov in spisov, ki jih deponirajo ali drugače dajo na voljo EUI. EUI ne spreminja klasifikacije arhivskega gradiva, ki so jo vzpostavile institucije, ki deponirajo gradivo, niti ne izloča ali spreminja dokumentov ali spisov. 5. EUI vrne izvirnike vseh deponiranih dokumentov in spisov institucijam, če institucije zaprosijo zanje. Institucije, ki deponirajo gradivo, vrnejo izvirnike EUI takoj, ko jih ne potrebujejo več. 6. EUI nemudoma obvesti institucije, ki deponirajo gradivo, o vseh okoliščinah, ki bi lahko ogrozile nedotakljivost arhivskega gradiva, ki so ga deponirale.“ OCENA FINANČNIH POSLEDIC ZAKONODAJNEGA PREDLOGA 1. OKVIR PREDLOGA/POBUDE 1.1. Naslov predloga/pobude 1.2. Zadevna področja ABM/ABB 1.3. Vrsta predloga/pobude 1.4. Cilji 1.5. Utemeljitev predloga/pobude 1.6. Trajanje ukrepa in finančnih posledic 1.7. Načrtovani načini upravljanja 2. UKREPI UPRAVLJANJA 2.1. Določbe glede spremljanja in poročanja 2.2. Sistem upravljanja in nadzora 2.3. Ukrepi preprečevanja goljufij in nepravilnosti 3. OCENA FINANČNIH POSLEDIC PREDLOGA/POBUDE 3.1. Zadevni razdelki večletnega finančnega okvira in odhodkovne proračunske vrstice 3.2. Ocenjeni učinek na odhodke 3.2.1. Povzetek ocenjenega učinka na odhodke 3.2.2. Ocenjeni učinek na odobritve za poslovanje 3.2.3. Ocenjeni učinek na odobritve upravne narave 3.2.4. Skladnost z veljavnim večletnim finančnim okvirom 3.2.5. Udeležba tretjih oseb pri financiranju 3.3. Ocenjeni učinek na prihodke OCENA FINANČNIH POSLEDIC ZAKONODAJNEGA PREDLOGA 1. OKVIR PREDLOGA/POBUDE 1.1. Naslov predloga/pobude Uredba Sveta o spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z deponiranjem arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah 1.2. Zadevna področja ABM/ABB[5] odnosi s civilno družbo, odprtost in informacije 1.3. Vrsta predloga/pobude Predlog je namenjen podaljšanju obstoječega ukrepa. 1.4. Cilji 1.4.1. Večletni strateški cilji Komisije, ki naj bi bili doseženi s predlogom/pobudo Cilj predloga je pravno urediti in vzpostaviti trdno podlago za obstoječe partnerstvo z EUI pri upravljanju in razširjanju arhivskega gradiva institucij. Namen deponiranja arhivskega gradiva pri EUI je zagotavljanje dostopa do tega gradiva na enem mestu, spodbujanje njegove uporabe ter spodbujanje raziskav o zgodovini evropskega povezovanja in evropskih institucij. 1.4.2. Specifični cilji in zadevne dejavnosti ABM/ABB Specifični cilj št. 25 02 01 01 Zadevne dejavnosti ABM/ABB odnosi s civilno družbo, odprtost in informacije Institucije evropskega interesa / arhivsko gradivo Evropske unije 1.4.3. Pričakovani izid in učinki Partnerstvo z EUI zagotavlja dodano vrednost arhivskemu gradivu institucij ter spodbuja razširjanje in javno uporabo tega gradiva. 1.4.4. Kazalniki izida in učinkov (1) Arhivsko gradivo, ki ga institucije deponirajo pri EUI v Firencah (2) Zbiranje in opis zasebnega arhivskega gradiva ter osebnih dokumentov posameznikov, javnih in zasebnih organizacij, ki so prispevali k izgradnji Evrope, s strani EUI (3) Priprava in objava vodnikov po hranjenem gradivu, inventarjev, publikacij o virih in drugih raziskovalnih pripomočkov (4) Čitalnica in čitalniška oprema, ki jo zagotavlja EUI (5) Inventarji in arhivsko gradivo so na voljo na spletu (6) Obiskovalci čitalnice (7) Ukrepi za spodbujanje uporabe arhivskega gradiva institucij 1.5. Utemeljitev predloga/pobude 1.5.1. Potrebe, ki jih je treba kratkoročno ali dolgoročno zadovoljiti Upravljanje arhivskega gradiva, ki ga institucije deponirajo pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah, in njegovo dajanje na voljo javnosti. 1.5.2. Dodana vrednost ukrepanja Evropske unije Partnerstvo z EUI spodbuja razširjanje arhivskega gradiva institucij in njegovo javno uporabo. Že to, da je arhivsko gradivo institucij zbrano na enem mestu, povečuje njegovo vrednost. Poleg tega omogoča EUI, da ustvarja dodano vrednost z vzpostavljanjem navzkrižnih povezav med različnimi arhivi, po potrebi z zagotavljanjem iskalnih in drugih raziskovalnih pripomočkov ter neposrednega in spletnega dostopa javnosti do arhivov. 1.5.3. Glavna spoznanja iz podobnih izkušenj Šest institucij deponira svoje arhivsko gradivo pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah (EUI) v skladu s pogodbo, podpisano med Evropskimi skupnostmi in EUI 17. decembra 1984. Vendar je pogodba o deponiranju iz leta 1984 zastarela in jo je treba nadomestiti z bolj trdno pravno in finančno podlago za partnerstvo z EUI. 1.5.4. Skladnost in možnosti dopolnjevanja z drugimi relevantnimi instrumenti Se ne uporablja. 1.6. Trajanje ukrepa in finančnih posledic Časovno neomejen predlog. 1.7. Načrtovani načini upravljanja[6] Neposredno centralizirano upravljanje – Komisija. 2. UKREPI UPRAVLJANJA 2.1. Določbe glede spremljanja in poročanja EUI predloži osnutek delovnega programa za vsako koledarsko leto za razpravo s Komisijo, vključno z načrtom delovnih mest zaposlenih na dan 31. decembra zadevnega, predhodnega leta in naslednjega leta. Te dokumente EUI predloži februarja predhodnega leta. Po posvetovanju z drugimi institucijami, ki deponirajo dokumente, se Komisija in EUI dogovorita o delovnem programu, ki se priloži letnemu sporazumu o donaciji. Komisija spremlja izvajanje delovnega programa. EUI po koncu vsakega koledarskega leta predloži letno poročilo o dejavnostih v zvezi z arhivskim gradivom. 2.2. Sistem upravljanja in nadzora 2.2.1. Ugotovljena tveganja Možna tveganja v zvezi s hranjenjem deponiranega arhivskega gradiva institucij v papirni obliki institucij so zelo majhna. Italijanska vlada zagotavlja namensko zgrajene skladiščne prostore za arhivsko gradivo, ki ustrezajo najvišjim mednarodnim standardom za dolgotrajno hranjenje arhivskega gradiva. 2.2.2. Načrtovani načini nadzora Partnerski sporazumi z EUI bodo zagotovili okvir za stalno razpravo, pregled in oceno finančnega načrta in delovnega programa. Vsaka institucija, ki deponira arhivsko gradivo, ima pravico zahtevati informacije v zvezi z upravljanjem svojega arhivskega gradiva s strani EUI in opraviti pregled gradiva, ki ga je deponirala. 2.3. Ukrepi preprečevanja goljufij in nepravilnosti Člen 287(3) PDEU daje Računskemu sodišču pooblastila za revizijo katere koli fizične ali pravne osebe, ki prejema plačila iz proračuna EU. Pristojnosti Komisije in urada OLAF za boj proti goljufijam, ki škodijo finančnim interesom EU, urejajo posebne določbe v zvezi s tem področjem (tj. Uredba Sveta št. 2185/96 in Uredba št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta) in Uredba Sveta št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti. V skladu s členom 120(3) slednje uredbe vsak sklep ali sporazum o donaciji izrecno določa, da imata Komisija in Računsko sodišče pooblastila za nadzor dokumentacije in prostorov pri vseh izvajalcih in podizvajalcih, ki so prejeli sredstva EU. 3. OCENA FINANČNIH POSLEDIC PREDLOGA/POBUDE 3.1. Zadevni razdelki večletnega finančnega okvira in odhodkovne proračunske vrstice · Obstoječe odhodkovne proračunske vrstice Po vrsti, v skladu z razdelki večletnega finančnega okvira in proračunskimi vrsticami. Razdelek večletnega finančnega okvira || Proračunska vrstica || Vrsta odhodkov || Prispevek Zgodovinski arhivi Unije || dif./ nedif. ([7]) || držav Efte[8] || držav kandidatk[9] || tretjih držav || v smislu člena 18(1)(aa) finančne uredbe 5 Uprava || 25 02 01 01 || dif. || NE. || NE || NE || NE 3.2. Ocenjeni učinek na odhodke 3.2.1. Povzetek ocenjenega učinka na odhodke v mio. EUR (na tri decimalna mesta natančno) Razdelek večletnega finančnega okvira: || 5 || „Upravni odhodki“ v mio. || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || SKUPAJ 2013–2019 GD: Generalni sekretariat ||  Človeški viri || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.266 Misije || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.028  25 02 01 01 Zgodovinski arhivi || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 15.876 Generalni sekretariat SKUPAJ || || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 Odobritve za RAZDELEK 5 večletnega finančnega okvira SKUPAJ || (prevzete obveznosti SKUPAJ = plačila SKUPAJ) || || || || || || || || Odobritve za RAZDELKE od 1 do 5 večletnega finančnega okvira SKUPAJ || prevzete obveznosti || || || || || || || || plačila || || || || || || || || 3.2.2. Ocenjeni učinek na odobritve za poslovanje Predlog ne zahteva porabe odobritev za poslovanje. 3.2.3. Ocenjeni učinek na odobritve upravne narave 3.2.3.1. Povzetek Predlog zahteva porabo odobritev za upravne zadeve, kot je pojasnjeno v nadaljevanju: v mio. EUR (na tri decimalna mesta natančno) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019– || SKUPAJ RAZDELEK 5 večletnega finančnega okvira || || || || || || || || Človeški viri || || || || || || || || Drugi upravni odhodki || || || || || || || || Seštevek za RAZDELEK 5 večletnega finančnega okvira || || || || || || || || Odobritve zunaj RAZDELKA 5[11] večletnega finančnega okvira || || || || || || || || Človeški viri || || || || || || || || Drugi odhodki upravne narave || || || || || || || || Seštevek za odobritve zunaj RAZDELKA 5 večletnega finančnega okvira || || || || || || || || SKUPAJ || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 Potrebe po upravnih sredstvih se krijejo s sredstvi, ki se lahko pristojnemu GD dodelijo v okviru postopka letne dodelitve sredstev glede na obstoječe proračunske omejitve. 3.2.3.2. Ocenjene potrebe po človeških virih Predlog zahteva porabo človeških virov, kot je pojasnjeno v nadaljevanju: ocena, izražena v celih številkah (ali na največ eno decimalno mesto natančno) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Načrt delovnih mest (za uradnike in začasne uslužbence) 25 01 01 01 (sedež ali predstavništva Komisije) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX 01 01 02 (delegacije) || || || || || || || XX 01 05 01 (posredne raziskave) || || || || || || || 10 01 05 01 (neposredne raziskave) || || || || || || ||  Zunanje osebje (v ekvivalentu polnega delovnega časa: EPDČ)[12] XX 01 02 01 (PU, ZU, NNS iz splošnih sredstev) || || || || || || || XX 01 02 02 (PU, ZU, MSD, LU in NNS na delegacijah) || || || || || || || XX 01 04 yy[13] || – na sedežu[14] || || || || || || || – na delegacijah || || || || || || || XX 01 05 02 (PU, ZU, NNS za posredne raziskave) || || || || || || || 10 01 05 02 (PU, ZU, NNS za neposredne raziskave) || || || || || || || Druge proračunske vrstice (navedite) || || || || || || || SKUPAJ || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX je zadevno področje ali naslov. Potrebe po človeških virih se krijejo z osebjem iz GD, že dodeljenim za upravljanje tega ukrepa in/ali prerazporejenim v GD, po potrebi dopolnjenim z dodatnimi viri, ki se lahko pristojnemu GD dodelijo v okviru postopka letne dodelitve virov glede na proračunske omejitve. Opis nalog: Uradniki in začasni uslužbenci || Priprava sporazumov o partnerstvu in sporazumov o donaciji. Priprava zahtevka za financiranje. Spremljanje delovnega programa in odhodkov. Morebitne naknadne ocene. Zunanje osebje || ------ 3.2.4. Skladnost z veljavnim večletnim finančnim okvirom Predlog je skladen z veljavnim večletnim finančnim okvirom. 3.2.5. Udeležba tretjih oseb pri financiranju V predlogu ni načrtovano sofinanciranje tretjih oseb. 3.3. Ocenjeni učinek na prihodke Predlog nima finančnih posledic za prihodke. [1] Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 354/83, kakor je bila spremenjena z Uredbo Sveta (ES, Euratom) št. 1700/2003 z dne 22. septembra 2003 (UL L 43, 15.2.1983, str. 1; UL L 243, 27.9.2003, str. 1). [2] UL L 43, 15.2.1983, str. 1. [3] UL C 289, 22.11.2005, str. 12–13. [4] UL L 8, 12.1.2001, str. 1. [5] ABM: upravljanje po dejavnostih, ABB: oblikovanje proračuna po dejavnostih. [6] Pojasnitve načinov upravljanja in sklicevanje na finančno uredbo so na voljo na spletišču BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] Dif. = diferencirana sredstva / nedif. = nediferencirana sredstva. [8] EFTA: Evropsko združenje za prosto trgovino. [9] Države kandidatke in, če je primerno, potencialne države kandidatke Zahodnega Balkana. [10] Pričakuje se, da se bo učinek na odhodke po letu 2019 še naprej spreminjal po enaki stopnji. [11] Tehnična in/ali upravna pomoč ter odhodki za podporo izvajanja programov in/ali ukrepov EU (prej vrstice BA), posredne raziskave, neposredne raziskave. [12] PU = pogodbeni uslužbenec; ZU = začasni uslužbenec; MSD = mlajši strokovnjak v delegaciji; LU = lokalni uslužbenec; NNS = napoteni nacionalni strokovnjak. . [13] V okviru zgornje meje za zunanje sodelavce iz odobritev za poslovanje (prej vrstice BA). [14] Predvsem strukturni skladi, Evropski kmetijski sklad za razvoj podeželja (EKSRP) in Evropski sklad za ribištvo (ESR).