POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU

Letno poročilo organu, ki da razrešnico, o notranjih revizijah, opravljenih v letu 2011 (člen 86(4) finančne uredbe)

KAZALO

1........... Uvod.............................................................................................................................. 4

2........... Naloga Službe za notranjo revizijo................................................................................... 4

3........... Izvajanje usklajenega načrta revizij Službe za notranjo revizijo.......................................... 5

3.1........ Revizijski statistični podatki............................................................................................. 5

3.2........ Glavne ugotovitve in priporočila, njihov učinek in nadaljnji ukrepi na področju upravljanja 6

3.2.1..... Upravljanje..................................................................................................................... 6

3.2.2..... Revizije smotrnosti poslovanja......................................................................................... 8

3.2.3..... Strategije kontrole.......................................................................................................... 9

3.2.4..... Programi globalnih navigacijskih satelitskih sistemov (GNSS)......................................... 10

3.2.5..... Postopki finančnega poslovodenja................................................................................. 11

3.2.6..... Informacijske tehnologije.............................................................................................. 11

4........... Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji........................................ 12

5........... Zaključki...................................................................................................................... 12

5.1........ Revizije smotrnosti poslovanja....................................................................................... 12

5.2........ Strategije kontrole služb Komisije................................................................................. 12

5.3........ Upravljanje velikih industrijskih programov s strani Komisije.......................................... 13

5.4........ Postopki finančnega poslovodenja pri Komisiji.............................................................. 13

5.5........ Upravljanje informacijske tehnologije pri Komisiji.......................................................... 13

1. Uvod

To poročilo seznanja organ, ki da razrešnico, z delom, ki ga je opravila Služba Komisije za notranjo revizijo, v skladu s členom 86(4) finančne uredbe. Poročilo temelji na poročilu Službe za notranjo revizijo iz člena 86(3) finančne uredbe o ključnih revizijskih ugotovitvah ter o vprašanjih glede izpostavljenosti velikim tveganjem, kontrole in upravljanja.

Pripravljeno je na podlagi revizijskega in svetovalnega dela Službe za notranjo revizijo v generalnih direktoratih in izvajalskih agencijah Komisije v letu 2011[1]. Ne zajema revizijskega dela v decentraliziranih evropskih agencijah, Evropski službi za zunanje delovanje ali drugih agencijah ali organih, v katerih je Služba za notranjo revizijo opravljala revizijo in za katera so pripravljena posebna letna poročila.

Odzivi Komisije na ugotovitve in zaključke notranjega revizorja so zajeti v zbirnem poročilu[2], v katerem Komisija navaja svoje stališče do večsektorskih vprašanj, ki so jih zastavili Služba za notranjo revizijo, Evropsko računsko sodišče in organ, ki da razrešnico, ali ki jih je opredelil Odbor za spremljanje poteka revizij.

Služba za notranjo revizijo je leta 2011 praznovala svojo deseto obletnico. Letna konferenca je predstavljala priložnost za izpostavitev dosežkov prizadevanj Komisije na področju upravne reforme, katere odločilni sestavni del je bila ustanovitev Službe za notranjo revizijo in oddelkov za notranjo revizijo posameznih služb Komisije. Ena od sklepnih ugotovitev konference je bila, da je skupina organov Komisije za notranjo revizijo[3] ena največjih javnih služb za notranjo revizijo, ki je povrh vsega dosegla tudi eno najvišjih stopenj zrelosti.

Po rezultatih ankete za zainteresirane strani o Službi za notranjo revizijo je 87 % vprašanih mnenja, da ta služba uresničuje in izraža močno vizijo na področju upravljanja in notranje kontrole; 87 % jih je tudi prepričanih, da priporočila te službe prispevajo k boljšemu obvladovanju tveganja pri Komisiji in izvajalskih agencijah.

2. Naloga Službe za notranjo revizijo

Služba za notranjo revizijo opravlja revizijo upravljavskih in kontrolnih sistemov znotraj Komisije in agencij EU ter daje neodvisno in nepristransko zagotovilo glede njihove ustreznosti in učinkovitosti. Na zahtevo uprave lahko opravlja tudi svetovalno delo.

Ta služba je v pristojnosti komisarja, pristojnega za revizijo, odgovarja pa Odboru za spremljanje poteka revizij. Njena neodvisnost je zagotovljena v listini o njenih nalogah, ki jo je sprejela Komisija.

Ta listina določa, da Služba za notranjo revizijo svoje naloge izvaja v skladu s finančno uredbo in mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju ter Kodeksom etike Inštituta notranjih revizorjev.

Splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije

Služba za notranjo revizijo je, kot zahteva njena listina, leta 2011 izdala splošno mnenje o stanju finančnega poslovodenja v Komisiji v preteklem letu. To mnenje je pozitivna izjava o zanesljivosti. Temelji na delu, ki so ga opravili Služba za notranjo revizijo in oddelki za notranjo revizijo v predhodnem triletnem obdobju, ter Komisiji („kolegiju“) daje zagotovilo, da so izjave o zanesljivosti, ki jih izdajajo generalni direktorji, kot celota dobro utemeljene in da ni drugih večjih pomanjkljivosti, razen tistih, ki so omenjene v poročilu Službe za notranjo revizijo na podlagi člena 86(3) finančne uredbe.

Prispevek Službe za notranjo revizijo k izboljšanju pozitivne izjave o zanesljivosti

Izjava o zanesljivosti je mnenje Evropskega računskega sodišča o zanesljivosti računovodskih izkazov EU ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij. Čeprav je bilo za računovodske izkaze v zadnjih letih ugotovljeno, da so zanesljivi, je Evropsko računsko sodišče podalo odklonilno mnenje za nekatera področja dejavnosti. Do večine napak prihaja zunaj Komisije, zlasti pri strukturnih skladih, ki imajo deljeno upravljanje, ter pri razvoju podeželja (deljeno upravljanje), raziskavah (neposredno upravljanje) in zunanji pomoči (decentralizirano upravljanje). Velik del napak, ugotovljenih na področju „kohezije“, so predstavljale hude kršitve evropskih in nacionalnih predpisov na področju javnih naročil.

Načrt revizij Službe za notranjo revizijo daje torej prednost revizijam, da bi se za vsako pomembno področje izdatkov, vključno z generalnimi direktorati za strukturne sklade, zagotovila uporaba dosledne strategije kontrole, saj je namen takšnih strategij odprava tveganja napak pri transakcijah, povezanih z izkazi.

3. Izvajanje usklajenega načrta revizij Službe za notranjo revizijo

3.1. Revizijski statistični podatki

Služba za notranjo revizijo je leta 2011 izvedla 88 % svojih prednostnih revizijskih nalog (revizijske naloge C1 morajo biti izvedene v obdobju enega leta). Ostale naloge so dobro napredovale, saj je bilo izvedenih 69 % neprednostnih revizijskih nalog (revizijske naloge C2 se lahko izvedejo naslednje leto zaradi dejavnikov, povezanih z izvajanjem načrta). Dokončanih je bilo 29 revizijskih nalog C1 in 36 revizijskih nalog C2 (kar vključuje revizije, spremljanje izvajanja priporočil in svetovanje), na podlagi katerih je bilo izdanih 77 poročil, kot sledi:

Vrsta || || Skupaj 2011 || Skupaj 2010 || Skupaj 2009

REVIZIJA || Št. nalog || 20 || 24 || 26

Št. poročil || 23 || 28 || 31

PREDHODNI PREGLEDI || Št. nalog || 3 || 0 || 0

Št. poročil || 3 || 0 || 0

SVETOVANJE || Št. nalog || 1 || 6 || 5

Št. poročil[4] || 1 || 6 || 5

NAKNADNA REVIZIJA || Št. nalog || 41 || 44 || 31

Št. poročil || 50 || 50 || 34

Skupno št. nalog || 65 || 74 || 62

Skupno št. poročil || || 77 || 84 || 70

Služba za notranjo revizijo je izdala naslednje število priporočil:

|| Stanje sprejemanja || Da || Ne

Prednost || Št. || Št. || % || Št. || %

Nujna || 0 || 0 || 100 % || 0 || 0 %

Zelo pomembna || 57 || 56 || 98 % || 1 || 2 %

Pomembna || 102 || 101 || 99 % || 1 || 1 %

Zaželena || 1 || 1 || 100 % || 0 || 0 %

Skupaj || 160 || 158 || 99 % || 2 || 1 %

Popoln seznam revizijskih poročil je v priloženem delovnem dokumentu Komisije skupaj s povzetki, stopnjami sprejemanja priporočil na posamezno poročilo, stanjem izvajanja priporočil, izdanih za obdobje 2007–2011, in povzetki končnih zaključkov naknadnih revizijskih nalog.

Revidirane službe so za vsa sprejeta priporočila pripravile akcijske načrte, ki so jih predložile Službi za notranjo revizijo, slednja pa je z njimi soglašala. Revidirane službe so poročale, da je bilo do začetka leta 2012 izvedenih 80 % vseh priporočil, ki so bila sprejeta v obdobju 2007–2011. Le 25[5] priporočil je zamujalo več kot šest mesecev.

Revidirane službe so v obdobju 2007–2011 skupno sprejele 1097 priporočil, za katere je Služba za notranjo revizijo do konca leta 2011 izvedla naknadne revizije. Služba za notranjo revizijo se je strinjala, da so bila priporočila izvedena, in je v tem obdobju zaključila 98 % priporočil, katerim je sledilo nadaljnje ukrepanje.

Njene naknadne revizije so potrdile, da se priporočila zadovoljivo izvajajo. Odbor za spremljanje poteka revizij je bil obveščen o vseh nujnih ali zelo pomembnih priporočilih, pri katerih je prišlo do večjih zamud.

3.2. Glavne ugotovitve in priporočila, njihov učinek in nadaljnji ukrepi na področju upravljanja

Povzetek ciljev in področje preiskave revizijskih nalog, ki sta omenjena v nadaljevanju, sta vključena v priloženi delovni dokument Komisije skupaj s številom izdanih in sprejetih priporočil.

3.2.1. Upravljanje

Služba za notranjo revizijo se je leta 2011 lotila številnih revizij in nadaljnjih ukrepov na področju upravljanja znotraj Evropske komisije.

· Goljufije

Služba za notranjo revizijo je ohranila svojo zavezanost preprečevanju in odkrivanju goljufij ter je leta 2011 opravila revizijo v GD AGRI. Preprečevanje in odkrivanje goljufij sta bila tudi del področja preiskave[6] dveh drugih revizij strategij kontrole v GD INFSO in GD RTD. Poleg tega je bila leta 2011 opravljena naknadna revizija informacijskih sistemov za boj proti goljufijam v GD OLAF.

Revizija v GD AGRI se je osredotočila na oceno ustreznosti in učinkovitega izvajanja upravljanja, obvladovanja tveganja in postopka notranje kontrole za preprečevanje in odkrivanje primerov goljufije ter nadaljnje ukrepanje v zvezi z njimi.

Služba za notranjo revizijo je priporočila, da se jasno dodelijo vloge in odgovornosti na področju boja proti goljufijam, poveča ozaveščenost o tveganju goljufij na za to občutljivih področjih, razvije strategija boja proti goljufijam, okrepijo kontrole na področju boja proti goljufijam na ravni države članice pri deljenem upravljanju, izboljša spremljanje odkritih primerov goljufije in poročanje o njih ter izboljša sodelovanje z Evropskim uradom za boj proti goljufijam (OLAF). GD AGRI bo v skladu z akcijskim načrtom v letu 2012 imenoval korespondenta za preprečevanje goljufij s polnim delovnim časom, odobril svojo strategijo za boj proti goljufijam v skladu s strategijo Komisije ter uvedel delovne načrte v sodelovanju z uradom OLAF.

Služba za notranjo revizijo je v zvezi z GD INFSO in GD RTD ugotovila, da je predvsem GD INFSO sprejemal inovativne pobude na področju boja proti goljufijam in da bi bilo slednje treba uporabiti kot osnovo za razvoj skupne strategije v zvezi z goljufijami za celotno področje raziskav. V zvezi z GD RTD pa je Služba za notranjo revizijo ugotovila, da so na nekaterih področjih potrebna še nadaljnja prizadevanja, kot so ozaveščanje, odkrivanje opozorilnih znakov (t. i. „rdečih zastavic“), vključevanje preverjanj za namen boja proti goljufijam v sisteme kontrole, sodelovanje z drugimi generalnimi direktorati na področju posebnih tveganj, kot sta plagiatorstvo in dvojno financiranje, zagotavljanje ustreznega zajema podatkov in uporaba naprednih orodij za iskanje podatkov. Medtem je bila spremenjena strategija GD RTD za boj proti goljufijam, da bi se zagotovila pravilna obravnava skupnih elementov; organizirana so bila usposabljanja na področju ozaveščanja o goljufijah; redna ocena tveganja vključuje upoštevanje tveganja goljufij (zlasti dvojnega financiranja); po preskusih na terenu pa se bo preučila tudi možnost uporabe informacijskega orodja, ki ga je razvil GD INFSO za odkrivanje primerov plagiatorstva.

· Upravljanje neprekinjenega poslovanja

Služba za notranjo revizijo je leta 2011 po svoji reviziji upravljanja neprekinjenega poslovanja v generalnem sekretariatu (v njegovi usklajevalni vlogi) in operativnih generalnih direktoratih JLS, TAXUD in HR iz leta 2009 opravila še temeljito naknadno revizijo[7]. Po reviziji iz leta 2009 namreč ni mogla podati mnenja. Med to naknadno revizijo ni ocenila le napredka, ki so ga posamezne revidirane službe dosegle pri izvajanju svojih akcijskih načrtov, temveč je ponovno ocenila tudi ustreznost kontrol kot celote. Podala je revizijsko mnenje s pridržkom, v katerem je v zvezi z doseganjem poslovnih ciljev dala utemeljeno zagotovilo, razen glede vprašanja nadzora upravljanja neprekinjenega poslovanja. Komisija preučuje najbolj ustrezne in učinkovite ukrepe za rešitev tega vprašanja.

3.2.2. Revizije smotrnosti poslovanja

Evropski parlament je v svoji resoluciji z dne 10. maja 2011 o razrešnici za leto 2009 pozval „službo za notranjo revizijo, naj del svojih sredstev nameni preučitvi vprašanja, ali najpomembnejši generalni direktorati trošijo sredstva na učinkovit, gospodaren in uspešen način ter tako zaključi tekoče finančne revizije in revizije zakonitosti“(§59).

Služba za notranjo revizijo je posledično v svoj strateški načrt revizij za obdobje 2010–2012 vključila številne revizije smotrnosti poslovanja. Leta 2011 je izvedla svoje prve tovrstne revizije v zvezi s programom za podjetništvo in inovacije (PPI) v GD ENTR in operativnimi dejavnostmi GD ECHO.

Pri reviziji PPI je poudarila, da mora GD ENTR razviti manjši sklop pomembnih in trdnih kazalnikov za podobno ukrepanje v okviru naslednika PPI, izboljšati merjenje uspešnosti pri ocenah in dopolniti svoja navodila v zvezi z vidiki uspešnosti, namenjena Izvajalski agenciji za konkurenčnost in inovativnost, kateri bi bilo lahko v izvajanje oddanih več projektov. Rezultati revizije so upoštevani v predlogu Komisije za Program za konkurenčnost podjetij in MSP (COSME) v okviru naslednjega večletnega finančnega okvira 2014–2020.

Zaključek revizije operativnih dejavnosti GD ECHO je, da se slednji sicer hitro odziva na dogodke, vendar pa so opažene pomanjkljivosti pri prehodu s humanitarne na razvojno pomoč in pri vključevanju zmanjševanja tveganja nesreč in pripravljenosti na nesreče v projekte. V skladu z akcijskim načrtom bosta končna metodologija in ustrezen sklop orodij za vključevanje zmanjševanja tveganja nesreč v njen postopek za ukrepanje v nujnih primerih na voljo do konca leta 2012.

Služba za notranjo revizijo je poleg tega priporočila, da GD ECHO in GD DEVCO pripravita skupno strategijo za povezavo med pomočjo, sanacijo in razvojem (LRRD) in da se vprašanje te povezave ustrezno obravnava pri posodabljanju pravnih instrumentov, zlasti Evropskega razvojnega sklada in instrumenta za razvojno sodelovanje. Trenutno potekajo medinstitucionalne razprave o predlogih Komisije za nove pravne instrumente v okviru novega večletnega finančnega okvira, v postopku oblikovanja pa je tudi skupna strategija GD ECHO/GD DEVCO/Evropske službe za zunanje sodelovanje za povezavo med pomočjo, sanacijo in razvojem, katere namen je izboljšati učinkovitost tako humanitarne kot razvojne pomoči z boljšim usklajevanjem, ki preprečuje podvajanje in krepi sinergije. Skupna metodologija naj bi bila sprejeta do konca leta 2012.

Služba za notranjo revizijo je leta 2011 opravila revizijo učinkovitosti in uspešnosti spremljanja uporabe pravil v zvezi z javnimi naročili v državah članicah, ki ga izvaja GD MARKT. Pri reviziji je bilo ugotovljeno, da bi omenjeni generalni direktorat, v partnerstvu z državami članicami, moral privzeti bolj proaktiven in preventiven pristop. Okrepiti bi bilo treba predvsem zbiranje in analizo informacij ter poročanje o teh, poleg tega pa bi bilo treba tudi bolje določiti prednost izvršilnih ukrepov ter jih bolje usmeriti na podlagi prizadevanj na področju kontrole s strani Evropskega računskega sodišča, urada OLAF in naknadnih kontrol. GD MARKT bi moral prevzeti pobudo pri izmenjavi informacij, izkušenj in najboljših praks ter pri primerjavi nacionalnih sistemov javnih naročil.

Komisija je revizijska priporočila Službe za notranjo revizijo upoštevala v svojih predlogih za spremenjeno zakonodajo o javnih naročilih, zlasti v zvezi z zahtevami, da morajo države članice predložiti letna poročila in vzpostaviti specializirane organe na nacionalni ravni, ki so pristojni za splošno usklajevanje in nadzor.

3.2.3. Strategije kontrole

Služba za notranjo revizijo je leta 2011 po svojih revizijah v zvezi s strukturnimi skladi iz leta 2010 preučila strategije kontrole na področju raziskav (GD RTD in GD INFSO), zunanje pomoči (GD DEVCO), predpristopnih programov (IPARD) in programa TEN-T.

Kar zadeva revizije v GD RTD in GD INFSO, je bil eden večjih dosežkov uvedba skupnega reprezentativnega revizijskega vzorca na celotnem področju raziskovalne politike z letom 2012. To bo odpravilo neučinkovitost ter zmanjšalo breme revizij in težave z usklajevanjem pregledovanja istih prejemnikov s strani do osem raziskovalnih služb Komisije. Da se ohranijo potrebe po odgovornosti in zagotovilu, se lahko delež enotnega vzorca posameznih služb po potrebi poveča, slednje pa bi morale še naprej izbirati svoje lastne vzorce, ki temeljijo na točno določenih tveganjih.

Služba za notranjo revizijo je na področju zunanje pomoči priporočila, da GD DEVCO okrepi svoj nadzor in kontrole v zvezi z decentraliziranimi in centraliziranimi razpisi za zbiranje predlogov, zlasti pa vzpostavi ali okrepi mehanizme spremljanja in kontrole, da se zagotovita učinkovitost in preglednost postopka dodeljevanja donacij ter njegova skladnost z veljavnimi predpisi. Druga priporočila Službe za notranjo revizijo so pokrivala potrebe osebja po usposabljanju, okrepljene kontrole vnosa podatkov v sistem CRIS z izboljšanim usposabljanjem in strožji postopek pregledovanja podatkov, ki zajema sedež DEVCO in delegacije EU. GD DEVCO je okrepil svoj nadzor nad razpisi za zbiranje predlogov in njihove kontrole z okrepitvijo navodil iz Praktičnega vodiča po postopkih javnih naročil v okviru zunanjih ukrepov EU (PRAG), pri čemer je spremenil sedanje smernice in si vztrajno prizadeval na področju usposabljanja. Izvaja se študija o kakovosti podatkov, katere namen je razvrstiti različne napake, ugotoviti glavne razloge za napačno kodiranje in predlagati korektivne in preventivne ukrepe. Kot del posebne revizije sistema CRIS, ki jo bo opravilo Evropsko računsko sodišče, bo pripravljen celovit akcijski načrt za izboljšanje kakovosti podatkov v tem sistemu.

V reviziji Instrumenta za predpristopno pomoč za razvoj podeželja (IPARD), ki ga upravlja GD AGRI, so bile izpostavljene zamude pri izvajanju programov tega instrumenta, zaradi česar prihaja do slabega finančnega izvrševanja in morebitnih izgub proračunskih sredstev iz naslova pravila sprostitve dodeljenih proračunskih sredstev n+3. Služba za notranjo revizijo je priporočila, naj si GD AGRI bolj prizadeva za določitev korakov in časovnega načrta za predakreditacijski postopek do sklepa o prenosu upravljanja in za zagotovitev boljših smernic in komunikacije z državami kandidatkami ter njihovimi predakreditacijskimi organi. GD AGRI je bil mnenja, da je bil prenos upravljanja programa IPARD na Hrvaško najboljši način, da se slednja pripravi na vodenje Skladov za razvoj podeželja (kar je potrdilo tudi Evropsko računsko sodišče), vendar pa bo do konca leta 2012 vseeno izboljšal usmerjanje, pregledal postopek prenosa upravljanja in zagotovil redno oceno ozkih grl.

Izvajalska agencija za vseevropsko prometno omrežje je bila ustanovljena leta 2006, da bi upravljala tehnično in finančno izvajanje programa TEN-T (1,2 milijarde EUR dodeljenih sredstev leta 2011). Revizija strategije kontrole v izvajalski agenciji za TEN-T se je zaključila z zadovoljivim revizijskim mnenjem, ki je potrdilo, da izvajalske agencije lahko predstavljajo izvedljiv in učinkovit model upravljanja, ki ga je v naslednjem večletnem finančnem okviru mogoče še bolj razviti.

3.2.4. Programi globalnih navigacijskih satelitskih sistemov (GNSS)

Komisija je čedalje dejavnejša pri upravljanju in zagotavljanju velikih industrijskih programov, kot so ITER, Galileo ali vseevropski informacijski sistemi, ki predstavljajo poseben izziv in tveganja.

Služba za notranjo revizijo je v podporo dejavnostim upravljanja Komisije na tem področju leta 2011 izvedla sklop treh revizij programov globalnih navigacijskih satelitskih sistemov (GNSS) EGNOS in Galileo. V letih 2007–2008 sta bila ta dva programa zaradi precejšnjih zamud, dodatnih stroškov in umika zasebnih vlagateljev reorganizirana s pomočjo spremenjenega načrta, nove sheme financiranja in novega modela upravljanja, v katerega so bili vključeni Komisija kot upravljavka programa, Evropska vesoljska agencija (ESA) kot projektni vodja in države članice, ki jih zastopajo različni organi. Komisija je predlagala, da se dokončanju evropske infrastrukture za satelitsko navigacijo in obratovanju sistemov do leta 2020 nameni 7 milijard EUR.

Prva revizijska naloga Službe za notranjo revizijo v zvezi z upravljanjem, obvladovanjem tveganja in projektnim vodenjem se je zaključila z odklonilnim revizijskim mnenjem, v katerem je služba priporočila več stabilnosti v teh vesoljskih programih in njihovi strukturi upravljanja. Druga priporočila so bila okrepitev vodstva Komisije kot upravljavke programa, večje osredotočenje Komisije in Evropske vesoljske agencije na svoji vlogi, pojasnitev in utrditev vloge Agencije za globalne navigacijske satelitske sisteme (GNSS) ter izboljšanje strategije za človeške vire, kar zadeva začasno osebje, da bi se zagotovila neprekinjena razpoložljivost osebja.

Druga revizijska naloga Službe za notranjo revizijo v zvezi z upravljanjem ukrepov, donacij in javnih naročil se je zaključila z mnenjem s pridržkom. Služba za notranjo revizijo je priporočila, da se v skladu z zahtevami finančne uredbe za posredno centralizirano upravljanje organizira nov pregled notranjega sistema kontrole Evropske vesoljske agencije. Prav tako bi bilo treba okrepiti pogoje za omogočanje odprtih konkurenčnih javnih razpisov, medtem ko bi bilo treba uporabo postopkov s pogajanji omejiti na izjemne primere. Služba za notranjo revizijo je priporočila tudi zaostritev zahtev glede poročanja za Evropsko vesoljsko agencijo, da se ustvari boljša povezava med plačili in rezultati ter s tem boljše načrtovanje, nadzor in spremljanje te agencije. GD ENTR je sprejel (oddal javnemu izvajalcu) nalogo ponovne izvedbe šeststebrne ocene sistemov in postopkov Evropske vesoljske agencije.

Tretja revizijska naloga v zvezi z računovodstvom za stalna sredstva, finančnimi tokovi in finančnim poslovodenjem se je zaključila z odklonilnim revizijskim mnenjem glede popolnosti in vrednotenja stalnih sredstev. Služba za notranjo revizijo je priporočila, naj GD ENTR okrepi svoj nadzor nad upravljanjem stalnih sredstev in razvije ustrezno strategijo računovodstva. GD ENTR bi moral v sodelovanju z GD BUDG in računovodjo določiti ustrezne metodologije vrednotenja in računovodstva za različne tokove stalnih sredstev. Naknadne revizije GD ENTR bi poleg te nove ocene sistema notranje kontrole Evropske vesoljske agencije morale upoštevati vse razpoložljive informacije, predvsem pridržke, ki jih izrazi svet revizorjev te agencije glede njenih letnih računovodskih izkazov.

Komisija je nemudoma sprejela ukrepe za odpravo zgornjih pomanjkljivosti. Imenovan je bil nov namestnik generalnega direktorja, katerega naloga je nadzor celotnega programa. Sprejeti so bili ukrepi za izboljšanje upravnih postopkov. Zaposleni so bili zunanji svetovalci, da bi pomagali pri vrednotenju in računovodstvu. Oktobra 2011 sta bila uspešno izstreljena prva dva operativna satelita. Komisija je novembra sprejela predlog za novo uredbo o vzpostavitvi in obratovanju evropskih satelitskih navigacijskih sistemov.

3.2.5. Postopki finančnega poslovodenja

Služba za notranjo revizijo se je leta 2011 osredotočila predvsem na dva postopka na ravni Komisije (upravljanje garancij in izterjav) ter na upravljanje javnih naročil v treh operativnih službah (Uradu za infrastrukturo in logistiko v Bruslju (OIB), GD HR in Skupnem raziskovalnemu središču (JRC)). Sklop revizij programa GNSS je zajemal tudi nekaj finančnih dejavnosti, in sicer upravljanje donacij in javnih naročil, finančne tokove in finančno poslovodenje (za podrobnosti glej odstavek 3.2.4). Pri reviziji v več generalnih direktoratih leta 2011 je bilo pri upravljanju finančnih garancij ugotovljenih več področij, ki bi jih bilo treba izboljšati.

Naknadna revizija postopkov izterjav je razkrila ustrezno izvajanje priporočil, kar je prispevalo k uvedbi strožjih postopkov v revidiranih generalnih direktoratih. Iz naknadnih revizij postopkov javnih naročil iz leta 2011 je bilo razvidno, da so se sistemi in postopki v revidiranih službah občutno izboljšali.

Zaključki Službe za notranjo revizijo o postopkih finančnega poslovodenja pri Komisiji so na splošno pozitivni.

3.2.6. Informacijske tehnologije

Informacijske tehnologije (IT) imajo vse večji vpliv na dejavnosti Komisije, dejavnostim IT pa se namenja tudi čedalje več denarja in osebja (500 milijonov EUR na leto in 3800 zaposlenih v IT).

Komisija je po priporočilih Službe za notranjo revizijo leta 2010 začela izvajati različne pobude, da bi zagotovila čim večji izkoristek svojih naložb v IT z vidika izdatkov in učinkovitosti storitev, pri čemer je med drugim ustanovila usmerjevalni odbor za IT.

Pozornost Komisije je sedaj osredotočena na pripravo celovite strategije za IT in bolj strateškega pristopa k naložbam v te tehnologije, zato pozorneje spremlja svoje izdatke zanje, da bi zagotovila usklajenost slednjih z glavnimi poslovnimi dejavnostmi in proučila sinergije za krepitev učinkovitosti.

Revizije, opravljene leta 2011[8], so bile osredotočene na upravljanje informacijskih tehnologij, vodenje z njimi povezanih projektov ter varnost teh tehnologij. Posebna pozornost je bila namenjena upravljanju dejavnosti, oddanih v podizvajanje, kjer bi zunanje storitve lahko povečale tveganja neuresničevanja poslovnih potreb, prekoračitve proračuna in kršitev na področju varnosti sistemov.

Rezultati so pokazali, da je treba okrepiti upravljanje in obvladovanje tveganja na področju informacijskih tehnologij v upravnih službah in pri projektih IT. Predvsem bi bilo treba okrepiti vlogo višjega vodstva pri nadzoru naložb v informacijske tehnologije. Ostala področja, ki bi jih bilo treba izboljšati, so povezana z varnostjo informacijskih tehnologij.

4. Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji

Komisija za finančne nepravilnosti v letu 2011 ni poročala o sistemskih problemih v skladu s členom 66(4) finančne uredbe, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti.

5. Zaključki

Komisija se notranjemu revizorju ter revidiranim generalnim direktoratom in službam zahvaljuje za njihovo dejavno sodelovanje in akcijske načrte, s katerimi so se odzvali na priporočila Službe za notranjo revizijo. Komisija z izvajanjem akcijskih načrtov za letošnje leto in pretekla leta stalno nadgrajuje svoj okvir notranje kontrole.

Na podlagi dela, opravljenega v letu 2011, je mogoče oblikovati naslednje zaključke:

5.1. Revizije smotrnosti poslovanja

Namen prvih dveh revizij smotrnosti poslovanja, ki ju je opravila Služba za notranjo revizijo, je bil povečati učinkovitost in uspešnost postopkov, ne pa preveriti njihovo skladnost s postopki in predpisi. Revizija te vrste je v današnjem času še posebej pomembna: čeprav so za reševanje vprašanja skladnosti na voljo izpopolnjeni sistemi notranje kontrole, si mora Komisija prizadevati za večjo storilnost z manj sredstvi in izkazati večjo učinkovitost glede na sedanje gospodarske razmere. Služba za notranjo revizijo je veliko truda vložila tudi v določitev okvira revizije smotrnosti poslovanja in razvoj notranjega programa usposabljanja za revizorje.

Rezultati teh prvih revizij uspešnosti so bili pozitivni, vendar pa se je pokazala tudi potreba po:

· boljših povezavah med dejavnostmi generalnih direktoratov,

· ustreznejših kazalnikih uspešnosti za nekatere programe,

· boljšemu merjenju uspešnosti pri ocenah.

Komisija je v večletnem finančnem okviru za obdobje 2014–2020 predlagala korenite poenostavitve ter v vse sektorske programe vključila splošne in posebne cilje ter ključne kazalnike uspešnosti, da bi izboljšala poročanje o uspešnosti. Poleg tega standardna klavzula o oceni zahteva končno poročilo o oceni, v katerem mora biti navedeno, ali so bili doseženi cilji posameznega programa.

5.2. Strategije kontrole služb Komisije

Služba za notranjo revizijo je nadaljevala s svojimi prizadevanji, da bi Komisiji pomagala doseči bolj pozitivno izjavo o zanesljivosti, in sicer z učinkovitim, vendar sorazmernim pristopom do tveganja napak pri transakcijah, povezanih z izkazi.

Da bi okrepila kontrole načina vodenja raziskovalne politike EU, je Služba za notranjo revizijo leta 2011 v svoji reviziji v dveh z raziskavami povezanih službah Komisije izpostavila potrebo po skupni revizijski strategiji v raziskovalnem prostoru, ki vključuje najmanj osem služb Komisije. Zaradi medsebojne povezanosti raziskav je zagotovo več skupnih prejemnikov, ki zahtevajo bolj usklajen revizijski pristop.

Služba za revizije je priporočila strožji nadzor in kontrole na področju zunanje pomoči, in sicer pri postopku upravljanja donacij Evropskega razvojnega sklada tako na sedežu Komisije kot v delegacijah EU. Zasnovani so bili akcijski načrti za izboljšanje nadzora decentraliziranih izdatkov, in sicer zlasti z izboljšanjem poročanja delegacij, racionalizacijo programov kontrole in spremljanjem dejavnosti kontrole. Ukrepi so veljali za ustrezne, vendar pa še niso obrodili rezultatov. Ločitev nalog Komisije in Evropske službe za zunanje delovanje predstavlja nova tveganja, za katera se iščejo rešitve.

Služba za notranjo revizijo je leta 2010 opravila revizijo strategij kontrole generalnih direktoratov za strukturne sklade, pri čemer je ugotovila, da so slednji na pravi poti. V letu 2012 bo to delo nadaljevala na področju kohezije z revizijami, ki zajemajo konec predhodnega programskega obdobja za Evropski sklad za regionalni razvoj, Kohezijski sklad in Evropski socialni sklad ter izvajanje kontrol v programskem obdobju 2007–2013, da se zagotovi razumno zagotovilo, da generalni direktorati učinkovito obravnavajo vprašanje vztrajno visoke stopnje napak.

5.3. Upravljanje velikih industrijskih programov s strani Komisije

Služba za notranjo revizijo je po svojih revizijah programov globalnih navigacijskih satelitskih sistemov (GNSS) ugotovila, da bi morala Komisija zagotoviti, da razpolaga z zmogljivostjo za vodenje tako kompleksnih programov, saj slednji zahtevajo spretnosti in znanja za vodenje velikih projektov, ki jih ni preprosto najti znotraj posamezne institucije. Zahtevajo tudi dodelitev odgovornosti upravljanja na ustrezno visoki ravni in trdno strukturo upravljanja.

Komisija je nemudoma sprejela ukrepe za reševanje zgoraj navedenih vprašanj ter sprejela predlog za novo uredbo o vzpostavitvi in obratovanju evropskih satelitskih navigacijskih sistemov. Slednja zagotavlja nov okvir za financiranje in upravljanje programov EGNOS in Galileo v obdobju 2014–2020.

5.4. Postopki finančnega poslovodenja pri Komisiji

Iz naknadnih revizij postopkov finančnega poslovodenja je razviden precejšen napredek v zadnjih letih, zato so zaključki Službe za notranjo revizijo na tem področju pozitivni. Še vedno pa si je treba prizadevati, da okvir kontrole ostane trden kljub pritisku na sredstva.

5.5. Upravljanje informacijske tehnologije pri Komisiji

Komisija je v skladu s priporočili Službe za notranjo revizijo na področju IT pripravila številne pobude, kot je ustanovitev usmerjevalnih odborov za upravljanje na podlagi dejavnosti in informacijske tehnologije, skupine na visoki ravni za IT, projektnega upravnega odbora za informacijske sisteme in posebne delovne skupine IT za pisarniško avtomatizacijo, ki so prispevali k izboljšanju upravljanja IT. V letih 2010 in 2011 se je začel postopek racionalizacije informacijske tehnologije[9]. V ta namen so bili leta 2011 pregledani in ocenjeni mnogi informacijski sistemi Komisije, da bi se omejilo število lokalnih sistemov in osebja IT ter racionalizirali obstoječi sistemi. To delo še vedno poteka. Ključnega pomena je, da vse odločitve glede racionalizacije temeljijo na izčrpni in objektivni analizi stroškov in koristi vsake obravnavane možnosti.

[1] Revizijska in svetovalna poročila, ki so bila dokončana do 1. februarja 2011, in pismo poslovodstvu o razdelitvi generalnih direktoratov, ki je bilo dokončano marca 2011, so bili vključeni v poročilo za leto 2010 in zato niso vključeni v to poročilo. Podobno so v poročilo za leto 2011 vključena nekatera poročila, ki so bila objavljena leta 2011, vendar dokončana do 31. januarja 2012.

[2] COM(2011) 0281 z dne 6. junija 2012.

[3] Služba za notranjo revizijo in oddelki za notranjo revizijo.

[4] Vključno s pismi poslovodstvu.

[5] Eno od teh 25 priporočil je bilo izdano leta 2006 (glej opombe v priloženem delovnem dokumentu Komisije).

[6] Podrobneje v oddelku 3.2.3.

[7] GD JLS je bil leta 2010 razdeljen na GD HOME in GD JUST.

[8] Upravljanje lokalnih informacijskih tehnologij v GD EMPL, varnost informacijskega okolja v projektih, oddanih v podizvajanje, pri GD REGIO, upravljanje telekomunikacijskih infrastrukture in storitev sTESTA v GD DIGIT, informacijska orodja v Evropski podjetniški mreži pri Izvajalski agenciji za konkurenčnost in inovativnost (EACI).

[9] V sporočilu komisarja Šefčoviča Komisiji „Zagotavljanje najboljšega izkoristka informacijskih tehnologij v Komisiji“ z dne 7.10.2010 sta bila ustanovljena usmerjevalna odbora za upravljanje na podlagi dejavnosti (ABM) in za informacijske tehnologije. V sporočilu komisarja Šefčoviča Komisiji o nadaljevanju sporočila ‚Zagotavljanje najboljšega izkoristka informacijskih tehnologij v Komisiji‘“ z dne 30.11.2011 je bil predlagan postopek racionalizacije informacijske tehnologije Komisije.