EVROPSKA KOMISIJA Bruselj, 15.9.2017 COM(2017) 497 final POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU Letno poročilo organu, odgovornemu za razrešnico, o notranjih revizijah, opravljenih leta 2016 (člen 99(5) finančne uredbe) {SWD(2017) 306 final}



2.Poslanstvo Službe za notranjo revizijo: cilji glede neodvisnosti, objektivnosti in odgovornosti ter obseg poročila Poslanstvo Službe za notranjo revizijo je Komisiji zagotavljati neodvisne, objektivne storitve dajanja zagotovil in svetovanja, namenjene dodajanju vrednosti in izboljšanju delovanja Komisije. Služba za notranjo revizijo pomaga Komisiji pri doseganju njenih ciljev z uvajanjem sistematičnega in discipliniranega pristopa, potrebnega za ocenjevanje in pripravo priporočil za izboljšanje učinkovitosti postopkov obvladovanja tveganja, kontrole in upravljanja. Njene naloge vključujejo ocenjevanje in pripravo ustreznih priporočil za izboljšanje postopka upravljanja pri doseganju naslednjih ciljev: spodbujanje ustrezne etike in vrednot v organizaciji, zagotavljanje učinkovitega upravljanja organizacijske smotrnosti in odgovornosti ter učinkovito sporočanje informacij o tveganju in kontroli ustreznim oddelkom organizacije. S tem spodbuja kulturo učinkovitega in uspešnega upravljanja v okviru Komisije in njenih služb. Neodvisnost Službe za notranjo revizijo je določena v finančni uredbi in njeni listini o delu, ki jo je sprejela Komisija. Služba za notranjo revizijo o vseh svojih revizijah poroča Odboru za spremljanje poteka revizij. Odbor za spremljanje poteka revizij pomaga kolegiju komisarjev z zagotavljanjem, da službe Komisije ustrezno upoštevajo delo Službe za notranjo revizijo in Evropskega računskega sodišča ter da se sprejmejo ustrezni nadaljnji ukrepi. Služba za notranjo revizijo opravlja svoje delo v skladu s finančno uredbo in Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju ter etičnim kodeksom Inštituta notranjih revizorjev. Služba za notranjo revizijo ne opravlja revizije sistemov, s katerimi države članice izvajajo nadzor nad finančnimi sredstvi Komisije. Take revizije, ki segajo do ravni posameznih upravičencev, opravljajo notranji revizorji držav članic, nacionalni revizijski organi, drugi posamezni generalni direktorati Komisije in Evropsko računsko sodišče. Služba za notranjo revizijo pa opravlja revizijo ukrepov, ki so jih službe Komisije sprejele za izvajanje nadzora in revizije organov v državah članicah ter drugih organov, ki so odgovorni za izplačevanje finančnih sredstev EU, na primer Združenih narodov. Kot je določeno v finančni uredbi, lahko Služba za notranjo revizijo te dolžnosti opravi na kraju samem, tudi v državah članicah. 3.Pregled revizijskega dela 3.1.Izvajanje revizijskega načrta za leto 2016 Do presečnega datuma, tj. 31. januarja 2017, se je v okviru posodobljenega revizijskega načrta za leto 2016 dosegel cilj, tj. izvedba vseh načrtovanih nalog za revizije v generalnih direktoratih, službah in izvajalskih agencijah Komisije . Dokončanih je bilo 154 nalog (vključno z revizijami, nadaljnjimi revizijami, pregledi in enim posvetom), ki so razčlenjene, kot sledi: 2016 2015 2014 Naloge Poročila Naloge Poročila Naloge Poročila Revizija 52 60 38 52 25 31 Nadaljnje revizije 95 – 96 – 53 – (Omejen) pregled 6 6 2 2 5 5 Izjava s predhodnimi ugotovitvami 0 1 1 1 1 1 Ocena tveganja IT 0 0 0 0 1 1 Ocena tveganja za SSZZ 0 0 1 1 0 0 Posvetovanje 1 1 1 1 0 0 Skupaj 154 68 139 57 85 38 Prvotni načrt za leto 2016 je vseboval 67 revizijskih nalog in omejenih pregledov, ki naj bi se končali do presečnega datuma 31. januarja 2017, ter 34 revizij, ki naj bi se začele pred tem presečnim datumom in končale v letu 2017. Načrt je bil posodobljen sredi leta. Prvotni in posodobljeni načrt je obravnaval Odbor za spremljanje poteka revizij. Služba za notranjo revizijo v skladu s svojo listino in mednarodnimi standardi ter za zagotovitev učinkovitega in uspešnega izvajanja revizijskega načrta svoje revizijsko delo načrtuje na podlagi ocene tveganja in analize zmogljivosti. Izvajanje se nato redno spremlja in po potrebi se izvedejo prilagoditve. 3.2.Statistični podatki o priporočilih Službe za notranjo revizijo Število priporočil, ki jih je Služba za notranjo revizijo izdala leta 2016 (vključno z njihovo stopnjo sprejemanja): Nova priporočila Sprejeta priporočila Nesprejeta priporočila Prednost % % Nujno 0 0 100 % 0 n. r. Zelo pomembno 119 119 100 % 0 0 % Pomembno 138 138 100 % 0 n. r. Zaželeno 1 1 100 % 0 n. r. Skupaj 258 258 100 % 0 n. r. Za vsa sprejeta priporočila so revidiranci pripravili akcijske načrte in jih predložili Službi za notranjo revizijo, ta pa jih je ocenila kot zadovoljive. Izvajanje sprejetih priporočil iz obdobja 2012–2016, kot so ga ocenili revidiranci , na dan 31. januarja 2017 je predstavljeno v preglednici v nadaljevanju. Priporočila, izvedena po presečnem datumu, tj. 31. januarju 2017, se niso upoštevala.

Izvedena V teku (po številu mesecev zamude) Leto Prednost Skupaj # % # % Brez zamude 0–6 6–12 12+ 2012 Nujno 0 0 0 % 0 0 % 0 0 0 0 Zelo pomembno 68 68 100 % 0 0 % 0 0 0 0 Pomembno 123 118 96 % 5 4 % 0 1 0 4 Zaželeno 0 0 0 % 0 0 % 0 0 0 0 2012 skupaj 191 186 97 % 5 3 % 0 1 0 4 2013 Nujno 0 0 0 % 0 0 % 0 0 0 0 Zelo pomembno 45 42 93 % 3 7 % 1 1 0 1 Pomembno 75 64 85 % 11 15 % 1 0 1 9 Zaželeno 7 7 100 % 0 0 % 0 0 0 0 2013 skupaj 127 113 89 % 14 11 % 2 1 1 10 2014 Nujno 0 0 0 % 0 0 % 0 0 0 0 Zelo pomembno 40 38 95 % 2 5 % 0 0 0 2 Pomembno 78 65 83 % 13 17 % 1 2 1 9 Zaželeno 7 7 100 % 0 0 % 0 0 0 0 2014 skupaj 125 110 88 % 15 12 % 1 2 1 11 Prevzeta priporočila oddelkov za notranjo revizijo Nujno 0 0 0 % 0 0 % 0 0 0 0 Zelo pomembno 252 239 95 % 13 5 % 0 1 3 9 Pomembno 593 551 93 % 42 7 % 1 1 1 39 Zaželeno 63 63 100 % 0 0 % 0 0 0 0 Oddelki za notranjo revizijo skupaj 908 853 94 % 55 6 % 1 2 4 48 2015 Nujno 1 1 100 % 0 0 % 0 0 0 0 Zelo pomembno 69 32 46 % 37 54 % 15 19 2 1 Pomembno 129 78 60 % 51 40 % 20 17 12 2 Zaželeno 18 17 94 % 1 6 % 1 0 0 0 2015 skupaj 217 128 59 % 89 41 % 36 36 14 3 2016 Nujno 0 0 0 % 0 0 % 0 0 0 0 Zelo pomembno 118 3 3 % 115 97 % 108 7 0 0 Pomembno 138 19 14 % 119 86 % 109 9 1 0 Zaželeno 1 0 0 % 1 100 % 1 0 0 0 2016 skupaj 257 22 9 % 235 91 % 218 16 1 0 SKUPAJ 2012−2016 1 825 1 412 77 % 413 23 % 258 58 21 76 Od tega nujno ali zelo pomembno 593 423 71 % 170 29 % 124 28 5 13 Na splošno revidiranci 1 412 (77 %) vseh sprejetih priporočil iz obdobja 2012−2016 štejejo za izvedena, kar pomeni, da je skupaj 413 (23 %) priporočil še v teku. Od tega ni nobeno ocenjeno kot nujno, 170 priporočil (ali 29 % vseh sprejetih nujnih in zelo pomembnih priporočil) pa je ocenjenih kot zelo pomembnih. Od 413 priporočil v teku je pri 155 prišlo do zamude, kar predstavlja 8,5 % skupnega števila sprejetih priporočil, pri čemer je pri 18 zelo pomembnih priporočilih prišlo do večje zamude (več kot šest mesecev v primerjavi s prvotnim rokom). To v celoti predstavlja le 0,99 % skupnega števila sprejetih priporočil v obdobju 2012−2016. Skupno število priporočil, ki so bila izdana v obdobju 2012−2016 in za katera je bila opravljena nadaljnja revizija, je 1 314, priporočil, za katera so revidiranci sporočili, da so „pripravljena za pregled“, pa je 1 412. Od skupnega števila priporočil, za katera je bila opravljena nadaljnja revizija, jih je Služba za notranjo revizijo zaključila 1 246 (95 %). To v povprečju pomeni, da je Služba za notranjo revizijo ocenila, da 5 % priporočil še ni bilo mogoče šteti za učinkovito izvedene in s tem za zaključene po dokončanju nadaljnje revizije. Služba za notranjo revizijo na splošno meni, da je stanje glede izvajanja revizijskih priporočil zadovoljivo in primerljivo s prejšnjimi obdobji poročanja. Iz tega je razvidno, da službe Komisije skrbno izvajajo zelo pomembna priporočila in tako zmanjšujejo ugotovljena tveganja. Čeprav se ne nanašajo na nobeno ponavljajoče se nerešeno vprašanje ali zadevno posebno službo, pa je treba pozornost nameniti posameznim priporočilom, ki so ocenjena kot zelo pomembna in pri izvajanju katerih je prišlo do večje zamude, tj. zamude, daljše od šest mesecev. Pripravljeno je bilo namensko poročilo in poslano Odboru za spremljanje poteka revizij; povzeto je v delovnem dokumentu služb Komisije, ki je priložen temu poročilu. 4.Povzetek revizijskega dela 4.1.Sklepi o revizijah smotrnosti poslovanja Služba za notranjo revizijo je v odziv na prizadevanje Komisije za kulturo, ki temelji na smotrnosti poslovanja, in večji poudarek na stroškovni učinkovitosti leta 2016 v okviru svojega strateškega revizijskega načrta za obdobje 2016−2018 še naprej izvajala revizije smotrnosti poslovanja in revizije, ki vključujejo pomembne elemente smotrnosti (celovite revizije). Služba za notranjo revizijo je v skladu s svojo metodologijo in dobro prakso vprašanje smotrnosti poslovanja obravnavala posredno, tj. z oceno o tem, ali in kako je vodstvo vzpostavilo sisteme kontrol, namenjene ocenjevanju in podajanju zagotovil o smotrnosti (učinkovitosti in uspešnosti) svojih dejavnosti. S tem pristopom namerava Služba za notranjo revizijo zagotoviti, da imajo generalni direktorati in službe najprej vzpostavljene ustrezne okvire smotrnosti in orodja za merjenje smotrnosti, ključne kazalnike in sisteme spremljanja. To je deloma posledica dejstva, da veliko pravnih podlag določa širše cilje, kot jih lahko Komisija sama doseže. To pomeni, da je treba cilje in merila SMART najprej določiti na ravni Komisije, da se posebni prispevek Komisije čim bolj loči od posebnih prispevkov drugih večjih ključnih akterjev, ki prispevajo k izvajanju in doseganju ciljev skladov EU (države članice, regije, tretje države, mednarodne organizacije itd.). V naslednjih oddelkih so navedeni sklepi Službe za notranjo revizijo o različnih vidikih smotrnosti v njenih revizijah, izvedenih leta 2016. 4.1.1.Smotrnost poslovanja generalnih direktoratov, služb in izvajalskih agencij Komisije: horizontalni postopki 4.1.1.1. Upravljanje smotrnosti poslovanja Generalni direktorati in službe se spopadajo z naraščajočim pritiskom na finančne in človeške vire, hkrati pa morajo dokazati, da lahko izpolnijo svoje cilje in dosežejo stroškovno učinkovitost. V političnem okviru z velikim poudarkom na smotrnosti poslovanja je bistveno, da generalni direktorati ustrezno opredelijo, upravljajo in spremljajo posebne cilje, ki so pod njihovim nadzorom ter se lahko dosežejo z njihovimi rezultati in ukrepi, ter o njih poročajo. Več revizij Službe za notranjo revizijo je bilo osredotočenih na upravljanje in merjenje smotrnosti, v njih pa se je razkrilo, da so še vedno potrebne precejšnje izboljšave za izboljšanje zrelosti mehanizmov generalnih direktoratov na področju upravljanja in merjenja smotrnosti. To potrjuje sklep lanskega poročila, v katerem je bila poudarjena potreba po nadaljnjih ukrepih na interni ravni in ravni generalnih direktoratov, da bi se izboljšala kakovost ciljev in kazalnikov. Tudi Evropsko računsko sodišče je leta 2016 v letnem poročilu in posebnih poročilih opozorilo na pomanjkljivosti v upravljanju in merjenju smotrnosti. Služba za notranjo revizijo že vrsto let oblikuje priporočila na tem področju. Z leti je bil dosežen pomemben napredek, na primer s številnimi novimi pobudami na interni ravni. Vendar Služba za notranjo revizijo še vedno odkriva precejšnje pomanjkljivosti in velika tveganja, iz česar je razvidno, da je kljub prizadevanjem potreben čas za razvoj učinkovite kulture smotrnosti in tovrstnega načina razmišljanja ter za izvajanje učinkovitega in uspešnega upravljanja smotrnosti v celotni organizaciji. „Skupni okvir spremljanja in vrednotenja“ je eden ključnih elementov merjenja smotrnosti poslovanja GD za kmetijstvo in razvoj podeželja na področju skupne kmetijske politike. Ugotovljene so bile precejšnje pomanjkljivosti pri določanju ciljev, uporabljenem sklopu kazalnikov in zbiranju podatkov, ki bi lahko ovirale zmožnost GD za kmetijstvo in razvoj podeželja, da spremlja in ocenjuje smotrnost skupne kmetijske politike za obdobje 2014–2020 ter o njej poroča. GD za notranji trg, industrijo, podjetništvo ter mala in srednja podjetja je uvedel različna orodja za upravljanje smotrnosti zaradi spremljanja svojih glavnih področij posredovanja in usmerjanja operativne smotrnosti poslovanja, vendar je treba okvir upravljanja smotrnosti še izboljšati, da se pokaže, kako kratkoročni ukrepi tega generalnega direktorata učinkovito prispevajo k doseganju njegovih strateških ciljev in posledično k prednostnim nalogam Komisije na visoki ravni. Zlasti manjka opis krovne strateške vizije, v različnih dokumentih za strateško načrtovanje in programskih dokumentih pa ni vedno na voljo dovolj informacij o smotrnosti poslovanja ali pa niso dosledno predstavljene. Pri GD za mobilnost in promet so bile ugotovljene podobne pomanjkljivosti v okviru upravljanja smotrnosti poslovanja generalnega direktorata. Generalni direktorat nima krovne strateške vizije, ki bi opisovala, kako generalni direktorat organizira svoje ukrepe, kako bodo kratkoročni rezultati privedli do srednje- in dolgoročnih rezultatov in učinkov ter prispevali k doseganju njegovih strateških ciljev. Poleg tega ni centraliziranega pristopa k spremljanju dolgoročnih dosežkov politike in poročanju o njih, posebni cilji GD za mobilnost in promet pa niso dovolj specifični in relevantni. Vzpostavljen ni bil noben formalni postopek za pripravo izjav o programu za IPE, manjkale pa so tudi notranje smernice za opredelitev nalog, ki jih je treba izvesti, pristojnosti in vlog posamezne enote, časovnega razporeda in poteka dela ter opredelitev kazalnikov z virom informacij, metodologije za izračun kazalnikov in odgovorne enote. GD za mednarodno sodelovanje in razvoj je razvil številna orodja za upravljanje smotrnosti poslovanja, ki mu omogočajo, da usmerja operativno smotrnost poslovanja na sedežu in v delegacijah EU. Vendar je treba njegov sistem upravljanja smotrnosti poslovanja za načrtovanje in spremljanje doseganja njegovih ciljev ter poročanje o njem znatno izboljšati, da bi se okrepila njegova učinkovitost. Napredek pri doseganju ciljev, določenih v načrtu upravljanja, se ne spremlja sistematično, večina vzorčenih delegacij EU pa ne spremlja doseganja ciljev, določenih v njihovih načrtih upravljanja. Poleg tega ni centralnih smernic o spremljanju ciljev, določenih v dokumentih o ukrepih, rezultati projektov, ki spadajo v isti dokument o ukrepih, pa niso konsolidirani, da bi se zagotovile informacije o doseganju splošnih ciljev. Kar zadeva poročanje, vrst informacij o smotrnosti poslovanja GD za mednarodno sodelovanje in razvoj iz različnih poročil o strateškem načrtovanju in oblikovanju programov ni veliko in ne zagotavljajo dejanske ocene tega, ali so bili cilji doseženi ali ne. Na ravni programov ni letnega poročanja o napredku pri doseganju ciljev, določenih v programskih dokumentih, ki konsolidirajo rezultate, izmerjene na ravni projektov. Notranji revizor je priznal prizadevanja generalnega direktorata, da bi svoja orodja za upravljanje smotrnosti poslovanja dodatno dopolnil s pobudami za poročanje, usmerjenimi v rezultate. Rezultat revizije v GD za izobraževanje, mladino, šport in kulturo sta bila pozitiven sklep in ugotovitev, da je mogoče izvesti učinkovit okvir upravljanja smotrnosti, čeprav se generalni direktorat spopada z raznolikimi dejavnostmi politike in programi porabe.

4.1.1.2. Obvladovanje tveganja Obvladovanje tveganja je stalna dejavnost. Na splošno vodstvo letno izvede oceno tveganja v okviru dejavnosti strateškega načrtovanja in oblikovanja programov. Pri reviziji v GD za evropsko sosedsko politiko in širitvena pogajanja o obvladovanju tveganja so bile ugotovljene precejšnje pomanjkljivosti v zasnovi in izvajanju tega postopka, ki vplivajo na njegovo splošno učinkovitost. Zadevni generalni direktorat je v odgovor na te ugotovitve pripravil akcijski načrt za odpravo teh precejšnjih pomanjkljivosti. 4.1.1.3. Upravljanje človeških virov Služba za notranjo revizijo je na področju človeških virov za več generalnih direktoratov in izvajalskih agencij ocenila, ali so zasnovali in izvajajo učinkovite strategije za človeške vire, da bi se spopadli z izzivi, ki izhajajo iz novih prednostnih nalog, sprememb števila osebja in reorganizacije. Na splošno je bilo z revizijami ugotovljeno, da so generalni direktorati in izvajalske agencije sprejeli zadostne ukrepe za obvladovanje izzivov v zvezi s človeškimi viri, s katerimi se spopadajo. Kljub temu so v GD za okolje mogoče izboljšave, saj ta generalni direktorat trenutno ne more učinkovito spremljati in primerjati delovne obremenitve znotraj generalnega direktorata. V agenciji REA je revizija odkrila precejšnje pomanjkljivosti v izbirnem postopku za pogodbene uslužbence, tj. v preverjanjih upravičenosti in pri uporabi meril za izbor, popolnosti izbirnih spisov in smernicah, ki se zagotovijo članom izbirne komisije in opazovalcem. 4.1.1.4. Upravljanje informacijske tehnologije Na področju informacijske tehnologije je več revizij potrdilo, da obstajajo možnosti za izboljšanje učinkovitosti različnih vidikov operacij informacijske tehnologije. GD za notranji trg, industrijo, podjetništvo ter mala in srednja podjetja mora odpraviti precejšnje pomanjkljivosti, povezane z upravljanjem informacijske tehnologije in portfelja, ter tako zagotoviti uspešno preoblikovanje organizacije ter popolno uskladitev poslovanja in informacijske tehnologije. Ugotovljene so bile pomanjkljivosti pri strategiji za področje informacijske tehnologije in povezovanju ciljev s ključnimi kazalniki smotrnosti, pri obvladovanju tveganja na področju informacijske tehnologije, sporočanju ključnega razvoja na tem področju, ocenjevanju stroškov in koristi informacijske tehnologije ter pri portfelju informacijske tehnologije in upravljanju programov na splošno. V GD za skupno raziskovalno središče je Služba za notranjo revizijo kljub nekaterim dobrim praksam ugotovila precejšnje pomanjkljivosti pri varnosti informacijske tehnologije, zaradi česar je sklenila, da vzpostavljene kontrole ne dajejo zadostnega zagotovila, da je tveganje za varnost informacijske tehnologije ustrezno zmanjšano. Vodstvo ne nadzoruje dovolj varnosti informacijske tehnologije, GD nima opredeljenih varnostnih zahtev glede zasnove informacijskih sistemov, varnostni pregledi IT se ne izvajajo za vse sisteme, popis informacijskih sistemov, kar zadeva varnost, pa je nepopoln. V GD za proračun so bile ugotovljene precejšnje pomanjkljivosti pri učinkovitosti ukrepov, sprejetih zaradi opravljanja ročnih posegov v sistemu ABAC. Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da se obsežno izvajajo ročni posegi v delovno okolje, opazila pa je tudi razmeroma veliko število privilegiranih uporabnikov, ki so dodeljeni notranjemu osebju in zunanjim svetovalcem z neomejenim dostopom in pravicami do spreminjanja delovnega okolja, ter pomanjkljivosti v kontrolah računov privilegiranih uporabnikov in preventivnih kontrolah, ki se ne izravnajo dovolj z ustreznimi kontrolami za odkrivanje. Osnovni poslovni procesi Urada za publikacije Evropske unije so zelo odvisni od informacijske tehnologije, zato je ta vzpostavil številne kontrole, da bi zagotovil neprekinjeno poslovanje na tem področju. Služba za notranjo revizijo je kljub temu ugotovila pomanjkljivosti pri fizičnem varovanju nadomestnega podatkovnega središča, cilji glede časa obnovitve za ključne poslovne procese niso izpolnjeni, analiza poslovnega učinka pa prikazuje nepopolno sliko in prinaša zavajajoče rezultate. V reviziji projekta elektronske izmenjave informacij o socialni varnosti v GD za zaposlovanje, socialne zadeve in vključevanje so bila poudarjena številna tveganja, povezana z učinkovitim izvajanjem projekta informacijske tehnologije. Služba za notranjo revizijo je sklenila, da vzpostavljene kontrole ne dajejo zadostnega zagotovila, da so bila preostala velika tveganja, povezana s tako občutljivim in zapletenim projektom, v celoti zmanjšana. Zlasti v zvezi s prvim glavnim dosežkom (različica, pripravljena za uporabo) so bile potrebne nujne in strožje kontrole ciljev in mejnikov projekta ter odgovornosti glede nalog. Potreben je jasen pregled nalog in odgovornosti, da se odpravijo pomanjkljivosti, ki so bile ugotovljene v začetku delovanja sistema. GD za zaposlovanje, socialne zadeve in vključevanje je že začel izvajati akcijske načrte za odpravo nekaterih ugotovljenih pomanjkljivosti, vendar je Služba za notranjo revizijo poudarila nujnost in potrebo po zagotovitvi, da se ti ukrepi izvedejo čim prej. 4.1.1.5. Drugo Druge revizije Službe za notranjo revizijo na področjih dejavnosti boja proti goljufijam na področju tradicionalnih lastnih sredstev, upravljanja in izmenjave podatkov o kmetijsko-okoljsko-podnebnih vprašanjih, boljšega pravnega urejanja in naknadnih revizij, ki jih izvaja skupna revizijska služba, so pokazale, da so potrebni dodatni ukrepi za povečanje splošne smotrnosti izvajanja teh postopkov. Služba za notranjo revizijo je ugotovila precejšnje pomanjkljivosti, povezane z načrtovanjem, upravljanjem in usklajevanjem dejavnosti preprečevanja in odkrivanja goljufij na področju tradicionalnih lastnih sredstev, zaradi česar je lahko preprečevanje in odkrivanje goljufij neučinkovito. Upravljanje podatkov je bistven del z dokazi podprtega oblikovanja politik. Eno ključnih področij, na katerih je potrebna učinkovita izmenjava podatkov, so kmetijsko-okoljsko-podnebna vprašanja, saj so skupna več generalnim direktoratom in področjem politike. Služba za notranjo revizijo je sklenila, da so sicer vzpostavljeni številna pravila in postopki o upravljanju podatkov, vendar obstajajo precejšnje pomanjkljivosti pri zagotavljanju uspešnega in učinkovitega postopka za upravljanje in izmenjavo kmetijsko-okoljsko-podnebnih podatkov. To je posledica neobstoja okvira za upravljanje in izmenjavo podatkov za celotno Komisijo ter pomanjkljivega načina izmenjave in upravljanja kmetijsko-okoljsko-podnebnih podatkov med generalnimi direktorati, ki se trenutno uporablja. Kar zadeva boljše pravno urejanje, je Služba za notranjo revizijo ugotovila, da je Komisija sprejela pomembne ukrepe za izvajanje nove agende za boljše pravno urejanje. Vendar so kljub tem dosežkom še vedno potrebna precejšnja prizadevanja, zlasti na interni ravni, da bi agenda za boljše pravno urejanje v celoti dozorela. Skupna revizijska služba v skupnem podpornem centru si mora močno prizadevati, da bi izboljšala zrelost svojih notranjih postopkov ter s tem zagotovila, da bo dosegla cilje strategije naknadnih revizij za sedmi okvirni program in da bo pripravljena na izzive, ki jih bo prinesla strategija naknadnih revizij za pobudo Obzorje 2020. Skupna revizijska služba bi morala zlasti skrajšati povprečen čas, ki je potreben za zaključek revizij, in izboljšati notranje postopke za načrtovanje in spremljanje naknadnih revizij ter poročanje o njih. Določiti bi morala tudi cilje SMART ter razviti pristop in smernice za odkrivanje goljufij. Nekatere pomanjkljivosti so bile ugotovljene pri nadzoru, ki ga GD za mobilnost in promet izvaja na področju letalske in pomorske varnosti. To je področje, na katerem lahko varnostni dogodki navsezadnje močno škodijo ugledu institucije. Služba za notranjo revizijo je sklenila, da obstajajo resne pomanjkljivosti v trenutnem sistemu spremljanja v GD za mobilnost in promet zaradi neobstoja formalizirane celovite strategije spremljanja, ki določa stopnjo zagotovila, ki bi ga moral zadevni generalni direktorat prek svojih mehanizmov spremljanja pridobiti o skladnosti držav članic z zakonodajo EU o letalski in pomorski varnosti, ter področje uporabe in obseg njegovih dejavnosti inšpekcijskega nadzora. 4.1.2.Smotrnost pri izvajanju proračunskih sredstev za poslovanje in za upravo 4.1.2.1. Neposredno upravljanje

Na področju neposrednega upravljanja sredstev so bili z več revizijami (v GD za migracije in notranje zadeve, GD za pravosodje in potrošnike, GD za raziskave in inovacije ter Izvajalski agenciji za raziskave) ocenjeni postopki upravljanja nepovratnih sredstev, v vsaki od teh revizij pa je Služba za notranjo revizijo opredelila nekaj zadev, ki lahko izboljšajo uspešnost in učinkovitost teh postopkov. Poleg tega je bilo v eni reviziji ocenjeno, ali Komisija učinkovito in uspešno uporablja zunanje izvajalce, ki opravljajo notranje dejavnosti, in sklenjeno, da je Komisija zaradi neobstoja internega okvira, ki bi usmerjal generalne direktorate in jim zagotavljal smernice, izpostavljena precejšnjim tveganjem pri zagotavljanju uspešne in učinkovite uporabe zunanjih izvajalcev, ki opravljajo notranje dejavnosti Na ravni generalnega direktorata je mogoče storiti več za proaktivno upravljanje navedenega, na primer prek vključitve zaščitnih ukrepov v pogodbe za zagotavljanje stroškovne učinkovitosti. Poleg tega so bile v reviziji uspešnosti upravljanja programa COSME v Izvajalski agenciji za mala in srednja podjetja ugotovljene pomanjkljivosti pri sodelovanju med to agencijo in njenim matičnim generalnim direktoratom. Agencija zaradi poznega prispevka matičnega generalnega direktorata in bistvenih sprememb delovnega programa COSME med vmesnim pregledom večinoma ni imela trdne podlage za pripravo tistega dela svojega letnega delovnega programa, ki je povezan s programom COSME, in za načrtovanje svojega dela. Izvajalska agencija za mala in srednja podjetja ni ustrezno ocenila učinka, ki ga bo to imelo na učinkovito izvajanje delegiranih ukrepov, in ni pripravila posodobljenega dokumenta o načrtovanju, v katerem se upoštevajo vse spremembe delegiranih ukrepov med letom. 4.1.2.2. Posredno upravljanje Na področju posrednega upravljanja sredstev je bilo več revizij osredotočenih na ureditve glede nadzora v generalnih direktoratih in službah, pri čemer je bilo ugotovljenih več precejšnjih pomanjkljivosti, ki bi lahko ogrozile doseganje ciljev politike. Pri reviziji usklajevanja in delovnih ureditev z regulativnimi agencijami in organi EU v GD za migracije in notranje zadeve ter GD za zdravje in varnost hrane je bilo ugotovljeno, da so bili izzivi, s katerimi so se partnerski generalni direktorati Komisije spopadali pri opravkih z decentraliziranimi agencijami EU, vključno s pravno nezavezujočo naravo „skupnega pristopa“ v zvezi z decentraliziranimi agencijami EU (o katerem so se julija 2012 dogovorili Evropski parlament, Svet in Komisija), namenjeni izboljšanju skladnosti in učinkovitosti agencij ter povečanju njihove odgovornosti. V reviziji je bilo ugotovljeno tudi, da je raven nadzora, ki jo lahko partnerski generalni direktorati izvajajo v praksi, odvisna od: (1) omejene „moči“ odločanja (kar zadeva število glasov) Komisije v upravnih odborih agencij, (2) sredstev, ki jih imajo partnerski direktorati na voljo za nadzorovanje agencij, (3) pripravljenosti agencij, da z generalnimi direktorati sodelujejo kot z dejanskimi partnerji, glede na to, da so ta vrsta agencij avtonomni organi Unije, za katere Evropski parlament uporablja ločen postopek razrešnice, in (4) potrebe teh agencij, da ohranijo neodvisnost od Komisije, zlasti kadar dajejo znanstvena mnenja. Kljub temu bi lahko imela vsaka pomembna težava, ki bi se pojavila v agencijah, pomembne posledice za ugled Komisije. Kar zadeva smotrnost poslovanja, so bile ugotovljene precejšnje pomanjkljivosti v treh ključnih delih skupne strategije partnerskih generalnih direktoratov za navedene agencije, in sicer (1) prispevek partnerskega generalnega direktorata k oblikovanju programov agencij ter k povezavi med dejavnostmi oblikovanja programov agencij in dejavnostmi oblikovanja programov generalnega direktorata, (2) spremljanje dejavnosti agencij, ki ga izvaja partnerski generalni direktorat, in (3) strategija kontrole partnerskega generalnega direktorata zaradi pridobivanja zagotovil in poročanja (v okviru postopka priprave letnih poročil o dejavnostih) o nalogah, „poverjenih“ agencijam (kot so „naloge izvrševanja proračuna“, ki so jim bile poverjene prek „sporazumov o prenosu pooblastil“). Tudi revizija nadzora GD za energijo nad projektom ITER je razkrila precejšnje pomanjkljivosti, ki vplivajo na učinkovit nadzor nad izvajanjem zadevnega projekta, saj ni bilo jasno določeno, kaj nameravata generalni direktorat in Euratom doseči z nadzornimi dejavnostmi ter kako bosta ocenila njihovo učinkovitost. Poleg tega Komisija ne prejme vseh informacij, ki so bistvene za učinkovito spremljanje skupnega podjetja F4E, in tega znanja ne uporabi v razpravah v ustreznih organih upravljanja te agencije. 4.1.2.3. Deljeno upravljanje Na področju deljenega upravljanja je revizija prostovoljne vezane podpore v GD za kmetijstvo in razvoj podeželja potrdila, da je področje zelo zahtevno ter da zakonodaja državam članicam zagotavlja številne možnosti, kar pa zaradi zagotavljanja ustreznega upravljanja prostovoljne vezane podpore močno obremenjuje vire Komisije. Precejšnje pomanjkljivosti so bile ugotovljene v sistemih upravljanja in kontrol, ki jih je GD za kmetijstvo in razvoj podeželja vzpostavil za prostovoljno vezano podporo, zlasti v zvezi s spremljanjem smotrnosti izvajanja prostovoljne vezane podpore, zaradi česar obstaja tveganje, da cilji sheme ne bodo izpolnjeni in da bo to morda izkrivljalo druge kmetijske trge. Revizija učinkovitosti ukrepov za poenostavitev v okviru evropskih strukturnih in investicijskih skladov za obdobje 2014–2020 je pokazala, da bodo morali generalni direktorati odpraviti nekatera velika tveganja, da bi zagotovili stalno osredotočenost na rezultate, kar se zlasti pričakuje od sedanjega programskega obdobja. Zlasti je treba ublažiti tveganja, povezana s poenostavljenimi možnostmi obračunavanja stroškov, uporaba ukrepov za poenostavitev s strani držav članic in njihov učinek pa sta manjša od pričakovanih. 4.2.Delni sklepi Službe za notranjo revizijo o stanju notranje kontrole posameznih generalnih direktoratov Služba za notranjo revizijo je februarja 2017 izdala delne sklepe o stanju notranje kontrole za vsak generalni direktorat in službo. Ti sklepi prispevajo k letnim poročilom zadevnih generalnih direktoratov in služb o dejavnostih za leto 2016. Temeljijo na revizijskem delu, opravljenem v zadnjih treh letih, in zajemajo vsa odprta priporočila, ki so jih izdali Služba za notranjo revizijo in nekdanji oddelki za notranjo revizijo (če jih je prevzela Služba za notranjo revizijo). Poleg tega je v sklepih pozornost namenjena zlasti vsem odprtim priporočilom, ki so opredeljena kot „nujna“, ali skupnemu učinku več priporočil, ki so opredeljena kot „zelo pomembna“, saj lahko zahtevajo navedbo pridržka v letnem poročilu o dejavnostih zadevnega generalnega direktorata/službe. Sklep Službe za notranjo revizijo o stanju notranje kontrole je omejen na sisteme upravljanja in kontrole, ki so bili predmet revizije, in ne zajema tistih, ki jih Služba za notranjo revizijo ali oddelek za notranjo revizijo nista revidirala v zadnjih treh letih. V delnih sklepih je bila posebna pozornost, zaradi katere so bili v letnem poročilu o dejavnostih zadevnega generalnega direktorata izraženi pridržki, namenjena: – GD za podnebne ukrepe zaradi zamude pri izvajanju zelo pomembnega priporočila, povezanega z varnostjo informacijske tehnologije (o upravljanju varnosti informacijskega sistema EU za trgovanje z emisijami), zaradi česar je generalni direktorat izpostavljen kršitvam varnosti; – GD za mednarodno sodelovanje in razvoj zaradi skupnega učinka treh odprtih zelo pomembnih priporočil, ki so bila izdana v okviru revizije upravljanja mirovne pomoči za Afriko. 4.3.Splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije Služba za notranjo revizijo v skladu z zahtevo iz svoje listine o delu izdaja tudi letno splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije. Temelji na revizijskem delu na področju finančnega poslovodenja v Komisiji, ki so ga v preteklih treh letih (2014−2016) opravile Služba za notranjo revizijo in nekdanji oddelki za notranjo revizijo. V njem so upoštevane tudi informacije iz drugih virov, in sicer poročil Evropskega računskega sodišča. Splošno mnenje se izda hkrati s tem poročilom in zajema isto poslovno leto. Tako kot pri prejšnjih izdajah je splošno mnenje za leto 2016 izdano s pridržki, ki so jih odredbodajalci podali na podlagi prenosa pooblastil za izjave o zanesljivosti. Pri oblikovanju tega mnenja je Služba za notranjo revizijo upoštevala skupni učinek zneskov, za katere je bilo ocenjeno, da obstaja tveganje, razkritih v letnih poročilih o dejavnostih, ob upoštevanju popravne zmogljivosti, kot jo dokazujejo finančni popravki in izterjave iz preteklosti, ter ocenjenih prihodnjih popravkov in zneskov, pri katerih obstaja tveganje ob zaključku. Glede na obseg preteklih finančnih popravkov in izterjav ter na podlagi domneve, da bodo popravki za plačila v prihodnjih letih na primerljivi ravni, je proračun EU kot celota (vendar ne nujno posamezna področja politike) in skozi čas (včasih čez več let) ustrezno zaščiten. Brez dodatnih pridržkov k mnenju je notranji revizor dodal eno „poudarjeno zadevo“, ki se nanaša na: – strategije nadzora v zvezi s tretjimi stranmi, ki izvajajo politike in programe.