o vzpostavitvi enotnega digitalnega portala za zagotavljanje informacij in postopkov ter služb za pomoč in reševanje težav ter o spremembi Uredbe (EU) št. 1024/2012

Javno posvetovanje je potekalo od 28. avgusta 2016 do 28. novembra 2016. Ciljne skupine so vključevale podjetja (vključno z družbami, samozaposlenimi in organizacijami, ki zastopajo podjetja), državljane (vključno s fizičnimi osebami, organizacijami, ki zastopajo državljane ali potrošnike, in akademiki) ter javne organe.

Dostop do služb za pomoč in reševanje težav je še vedno omejen zaradi slabe ozaveščenosti in jezikovnih ovir. Po mnenju udeležencev bi moral enotni digitalni portal zagotavljati uporabniku prilagojene informacijske storitve in pomoč v nacionalnem in angleškem jeziku, uporabnik pa bi moral prejeti odgovor v razumno kratkem času.

Udeleženci so poudarili, da je e-postopke zelo težko uporabljati čezmejno. Čeprav so nekatere države članice doma dosegle spoštovanja vreden napredek na področju e-uprave, je priznavanje tujih e-podpisov in shem elektronske identifikacije še vedno zelo omejeno, zato tuji uporabniki nimajo dostopa do e-postopkov.

Udeleženci so trdili, da so ustanovitev v drugi državi ter čezmejno zagotavljanje storitev ali prodaja blaga za podjetja dragi in obremenjujoči. Tudi če spletne informacije obstajajo, jih je težko najti ali razumeti, predvsem zato, ker niso na voljo v drugih jezikih, in zaradi razširjene uporabe žargona. Če so zagotovljene samo splošne informacije, jih ni mogoče uporabiti v konkretnem primeru. Udeleženci so priporočili, naj se za spletne informacije uporabljajo standardi visoke kakovosti. Vsebino in predstavitev informacij bi bilo treba stalno izboljševati na podlagi povratnih informacij uporabnikov.

Udeleženci so navedli, da obstaja veliko težav v zvezi z dostopom do informacij, razpoložljivostjo e-postopkov in dostopom do služb za pomoč. Te težave so posledica vrzeli v zakonodaji, pomanjkanja informacij ali pomoči ter nezadovoljivega izvajanja s strani nacionalnih in lokalnih organov.

Delavnica o enotnem digitalnem portalu je potekala marca 2016 v Bruslju. Udeležili so se je predstavniki enotnih kontaktnih točk, gospodarskih zbornic in nacionalnih organov.

Vključeval je namensko delavnico za zainteresirane strani, spletno javno posvetovanje, srečanja s predstavniki zainteresiranih strani in izmenjave mnenj z državami članicami. Glede na obseg teh dejavnosti in odzive nanje je bilo sklenjeno, da ni treba začeti posebnega posvetovanja, ki bi se posebej nanašalo na MSP in zagonska podjetja.

Glej Prilogo 16 k oceni učinka za podrobno analizo rezultatov.

Rezultati posvetovanja so pokazali visoko stopnjo soglasja podjetij in državljanov glede pomena glavnih stebrov enotnega digitalnega portala, predvsem glede:

-potrebe po spletnih informacijah o pravilih in postopkih v drugih državah EU: 93 % vprašanih podjetij in 92 % vprašanih državljanov meni, da je ta potreba zelo pomembna ali pomembna;

-dostopa do e-postopkov: 94 % vprašanih podjetij in 92 % vprašanih državljanov meni, da je ta dostop zelo pomemben ali pomemben;

-dostopa do služb, ki pomoč zagotavljajo na zahtevo: 88 % vprašanih podjetij in 87 % vprašanih državljanov meni, da je ta dostop zelo pomemben ali pomemben.

2.2.1 Spletne informacije o veljavnih pravilih EU in nacionalnih pravilih

Podjetja in državljani so izrazili zelo podobne pomisleke glede spletnih informacij o pravilih EU in nacionalnih pravilih. Večina respondentov (74 % podjetij in 80 % državljanov) uporablja internet kot prvi vir informacij o teh vprašanjih. Večina jih je poskušala take informacije poiskati na spletu (78 % oziroma 70 %) in ugotovila, da jih je težko najti (80 % oziroma 60 %). Glavne težave vključujejo težave pri iskanju (48 % oziroma 43 %), kakovost (po 40 %) in jezik (24 % oziroma 13 %).

To je razvidno iz odgovorov o merilih glede kakovosti za spletne informacije. Obe kategoriji sta kot tri najpomembnejše elemente navedli, da bi moralo biti lažje najti informacije (82 % oziroma 72 %), da bi morale biti informacije ustrezne, praktične in posodobljene (77 % oziroma 69 %) ter da bi morale biti na voljo v drugem jeziku EU (72% oziroma 64%). 91 % podjetij in 87 % državljanov razume informacije v drugem jeziku EU, pri čemer je najpogostejši jezik angleščina (88 % oziroma 78 %), sledita pa ji francoščina in nemščina.

Respondenti menijo, da bi morali organi obvezno zagotoviti vsaj osnovne informacije, potrebne za izvajanje čezmejnih dejavnosti (80 % v obeh kategorijah), in da bi morale biti te informacije na voljo vsaj v enem drugem jeziku EU (77 % podjetij in 72 % državljanov). Najučinkovitejši način preprečevanja vrzeli je, da nacionalni organi zagotovijo vse informacije (77 % podjetij in 63 % državljanov meni, da je to zelo učinkovito) ali vsaj osnovne informacije, ki jih potrebujejo čezmejni uporabniki (68 % podjetij meni, da je to zelo učinkovito), vsaj v enem drugem jeziku (72 % podjetij in 63 % državljanov meni, da je to zelo učinkovito). Večina javnih organov (50 %) meni, da so potrebne informacije že na voljo. Večina jih meni, da je zagotovitev vseh informacij, potrebnih za čezmejne dejavnosti (50 %), informacij v centralizirani zbirki podatkov EU (48 %) in informacij vsaj v enem drugem jeziku EU sicer izziv, vendar je izvedljiva.

Večina podjetij (81 %) podpira združitev zadevnih kontaktnih točk, ki zagotavljajo informacije o pravilih in postopkih za proizvode in storitve. Za vprašane javne organe (70 %) je to uresničljiva možnost. Večina jih meni, da je ta združitev zaželena ali zelo zaželena, čeprav menijo, da bo kontaktne točke težko (28 %) ali v določeni meri težko (48 %) združiti.

2.2.2 E-postopki za zagotavljanje skladnosti z nacionalnimi pravili

Približno polovica podjetij in državljanov je poskusila opraviti e-postopek v drugi državi EU/EGP. Glavne težave, s katerimi se srečujejo podjetja, so čezmerna uporaba žargona, dejstvo, da postopkov ni mogoče v celoti opraviti na spletu, in potreba po prevajanju ali overitvi dokumentov. Glavne težave za državljane so dejstvo, da postopkov ni mogoče v celoti opraviti na spletu, težave pri iskanju in jezikovne težave. Obe skupini respondentov sta menili, da je najnujneje obravnavati vprašanja v zvezi z jezikom in predložitvijo dokumentov.

Najpomembnejši elementi kakovosti e-postopkov so spletna izvedljivost postopkov (69 % podjetij in 72 % državljanov), enostavnost krmarjenja in navodila po korakih (80 % oziroma 72 %), razpoložljivost v drugem jeziku EU (65 % oziroma 67 %) in služba za pomoč uporabnikom (51 % oziroma 63 %).

Trije postopki, ki bi jih bilo treba po mnenju podjetij prednostno zagotoviti na spletu, so (1) registracija poslovne dejavnosti, (2) registracija za namene DDV in (3) obračun DDV. Po mnenju državljanov so ti postopki (1) vložitev prošnje za izdajo ali podaljšanje osebne izkaznice, (2) vložitev prošnje za priznanje poklicnih kvalifikacij in (3) prijava spremembe naslova.

Respondenti se strinjajo, da bi moralo biti obvezno zagotoviti, da so postopki na voljo vsaj v enem drugem jeziku EU (78 % podjetij, 73 % državljanov in 55 % javnih organov). Prav tako bi moralo biti obvezno zagotoviti, da je mogoče najpomembnejše postopke (67 %, 69 % oziroma 70 %) ali vse ustrezne postopke, ki jih bo zahtevala prihodnja evropska zakonodaja (69 %, 67 % oziroma 48 %), v celoti opraviti na spletu.

Ti ukrepi so bili ocenjeni kot najučinkovitejši za spodbujanje prehoda na e-postopke. Polovica javnih organov meni, da so ti ukrepi zahtevni, vendar izvedljivi. Druga polovica pa je razdeljena na tiste, ki menijo, da so ti postopki že vzpostavljeni, in tiste, ki menijo, da so neizvedljivi ali nepotrebni.

Večina javnih organov ima nevtralno (50 %) ali pozitivno (30 %) stališče glede prehoda na e-upravo. Uprave so enakomerno razdeljene na tiste, ki nameravajo v naslednjih dveh letih vzpostaviti več spletnih postopkov (83 % jih je mogoče v celoti izvesti na spletu), in tiste, ki tega ne nameravajo storiti.

2.2.3 Službe za individualizirano pomoč in svetovanje

Respondenti so navedli, da so naslednja merila kakovosti najpomembnejša za službe za individualizirano pomoč; odgovori bi morali biti hitri (70 % podjetij in 63 % državljanov), se nanašati na posamezno vprašanje/poizvedbo (75 % oziroma 79 %), morali bi biti zanesljivi in pravno utemeljeni (69 % oziroma 60 %), jasni, preprosti in brez pravnih izrazov (64 % podjetij), storitve pa bi morale biti na voljo v tujem jeziku (68 % oziroma 58 %) in dostopne prek različnih kanalov (35 % državljanov).

2.2.4 Mehanizem za povratne informacije