SL Uradni list Evropske unije C 417/1

Povzetek rezultatov letnih revizij agencij in drugih organov Evropske unije, ki jih je Sodišče opravilo za proračunsko leto 2016

(2017/C 417/01)

KAZALO

KRATICE AGENCIJ IN DRUGIH ORGANOV EU 3

POVZETEK 5

KDO SMO 5

KAJ SMO REVIDIRALI 5

Različne vrste agencij imajo sedeže po državah članicah EU 5

Proračun in financiranje agencij – več financiranja za prednostna področja in pomembnost samofinanciranja 7

Povečanje števila zaposlenih na prednostnih področjih 9

Ureditve glede revidiranja 9

KAJ SMO UGOTOVILI 10

Revizijsko mnenje brez pridržkov o zanesljivosti zaključnih računov vseh agencij 10

Revizijsko mnenje brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z zaključnimi računi vseh agencij razen EASO 10

Posebno pomembne zadeve, ki jih je poudarilo Evropsko računsko sodišče 10

Druge revizijske ugotovitve na različnih področjih 11

Kadrovske zadeve – v nekaterih primerih zaskrbljujoče 11

Javno naročanje je še vedno področje, na katerem so napake pogoste 11

Agencije imajo zelo različne sisteme IT, čeprav imajo podobne dejavnosti 12

Svetovanje IT in vodenje projektov na Evropski agenciji za zdravila je treba izboljšati 13

Upravljanje proračuna se z nekaj izjemami izboljšuje 14

Zunanja vrednotenja so na splošno pozitivna 14

Poročanje o revizijskih rezultatih Službe za notranjo revizijo za celovitejši pregled 14

Spremljanje upoštevanja pripomb iz prejšnjih let v večini primerov poteka ustrezno 14

PRILOGA I – Proračun agencij in število zaposlenih v njih 16

PRILOGA II – Pripombe Evropskega računskega sodišča, zaradi katerih njegova mnenja niso vprašljiva 19

PRILOGA III – Spremljanje odprtih pripomb, zaradi katerih mnenja Evropskega računskega sodišča niso vprašljiva 22

KRATICE AGENCIJ IN DRUGIH ORGANOV EU

Kratica Ime Sedež ACER Agencija za sodelovanje energetskih regulatorjev Ljubljana, Slovenija BEREC Urad Organa evropskih regulatorjev za elektronske komunikacije Riga, Latvija CdT Prevajalski center za organe Evropske unije Luxembourg, Luksemburg Cedefop Evropski center za razvoj poklicnega usposabljanja Solun, Grčija CEPOL Agencija Evropske unije za usposabljanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj Budimpešta, Madžarska Chafea Izvajalska agencija za potrošnike, zdravje, kmetijstvo in hrano Luxembourg, Luksemburg CPVO Urad Skupnosti za rastlinske sorte Angers, Francija EACEA Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo Bruselj, Belgija EASA Evropska agencija za varnost v letalstvu Köln, Nemčija EASME Izvajalska agencija za mala in srednja podjetja Bruselj, Belgija EASO Evropski azilni podporni urad Valletta, Malta EBA Evropski bančni organ London, Združeno kraljestvo ECDC Evropski center za preprečevanje in obvladovanje bolezni Stockholm, Švedska ECHA Evropska agencija za kemikalije Helsinki, Finska EEA Evropska agencija za okolje København, Danska EFCA Evropska agencija za nadzor ribištva Vigo, Španija EFSA Evropska agencija za varnost hrane Parma, Italija EIGE Evropski inštitut za enakost spolov Vilna, Litva EIOPA Evropski organ za zavarovanja in poklicne pokojnine Frankfurt, Nemčija EIT Evropski inštitut za inovacije in tehnologijo Budimpešta, Madžarska EMA Evropska agencija za zdravila London, Združeno kraljestvo EMCDDA Evropski center za spremljanje drog in zasvojenosti z drogami Lizbona, Portugalska EMSA Evropska agencija za pomorsko varnost Lizbona, Portugalska ENISA Agencija Evropske unije za varnost omrežij in informacij Heraklion, Grčija ERA Agencija Evropske unije za železnice Valenciennes, Francija ERCEA Izvajalska agencija Evropskega raziskovalnega sveta Bruselj, Belgija ESMA Evropski organ za vrednostne papirje in trge Pariz Francija ETF Evropska fundacija za usposabljanje Torino, Italija EUIPO Urad Evropske unije za intelektualno lastnino Alicante, Španija eu-LISA Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov na področju svobode, varnosti in pravice Talin, Estonija EU-OSHA Evropska agencija za varnost in zdravje pri delu Bilbao, Španija Euratom Agencija za oskrbo Euratom Luxembourg, Luksemburg Eurofound Evropska fundacija za izboljšanje življenjskih in delovnih razmer Dublin, Irska Eurojust Urad za evropsko pravosodno sodelovanje Haag, Nizozemska Europol Agencija Evropske unije za sodelovanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj Haag, Nizozemska FRA Agencija Evropske unije za temeljne pravice Dunaj, Avstrija Frontex Evropska agencija za mejno in obalno stražo Varšava, Poljska GSA Agencija za evropski GNSS Praga, Češka INEA Izvajalska agencija za inovacije in omrežja Bruselj, Belgija REA Izvajalska agencija za raziskave Bruselj, Belgija SRB Enotni odbor za reševanje Bruselj, Belgija

POVZETEK

Evropsko računsko sodišče (v nadaljnjem besedilu: Sodišče) je revidiralo zaključne račune in z njimi povezane transakcije za 41 organov, uradov in agencij EU (v nadaljnjem besedilu: agencije) za proračunsko leto 2016. O zaključnih računih in z njimi povezanih transakcijah vseh agencij razen ene (EASO) je izreklo mnenja brez pridržkov.

Čeprav so bili zaključni računi agencij pošten prikaz njihovega finančnega in ekonomskega stanja ter čeprav so bile z njimi povezane transakcije večinoma zakonite in pravilne, so še vedno mogoče izboljšave, kot je Sodišče poročalo v odstavkih o poudarjeni zadevi in drugi zadevi ter v pripombah o revizijskih ugotovitvah, zaradi katerih revizijska mnenja niso vprašljiva.

V tem dokumentu je povzetek rezultatov teh revizij. Njegov namen je olajšati analizo in primerjavo specifičnih letnih poročil, ki jih je za te agencije pripravilo Sodišče. V posameznih specifičnih letnih poročilih so predstavljeni mnenja in pripombe Sodišča ter odgovori nanje. Ta povzetek ni revizijsko poročilo ali mnenje.

KDO SMO

Evropsko računsko sodišče je institucija, ki revidira finance EU. Poslanstvo Sodišča je prispevati k izboljševanju finančnega poslovodenja EU, spodbujati odgovornost in preglednost ter delovati kot neodvisni varuh finančnih interesov državljanov Unije. Naloga Sodišča kot neodvisnega zunanjega revizorja EU je preverjati, ali so sredstva EU pravilno obračunana, pridobljena in porabljena v skladu z ustreznimi pravili in predpisi in ali je bila z njihovo porabo ustvarjena dodatna vrednost. V okviru teh pooblastil Sodišče letno preučuje zaključne račune in z njimi povezane transakcije za vse institucije in agencije EU.

KAJ SMO REVIDIRALI

Različne vrste agencij imajo sedeže po državah članicah EU

Agencije so ločeni pravni subjekti, ustanovljeni z aktom sekundarne zakonodaje zaradi izvajanja specifičnih tehničnih, znanstvenih ali upravljavskih nalog, ki pomagajo institucijam Unije pri zasnovi in izvajanju politik. V državah članicah so zelo prepoznavne in bistveno vplivajo na oblikovanje politik in odločitev ter izvajanje programov na področjih, ki so za vsakodnevno življenje evropskih državljanov zelo pomembna, to so zdravje, varnost, zaščita, svoboda in pravosodje. Glede na njihovo ureditev in naloge razlikujemo med decentraliziranimi agencijami, drugimi organi in izvajalskimi agencijami Komisije. Za poimenovanje agencij v tem poročilu se uporabljajo kratice njihovih celotnih imen, ki so navedene na seznamu kratic na začetku poročila.

32 decentraliziranih agencij ima pomembno vlogo pri pripravi in izvajanju politik EU, še zlasti tehničnih, znanstvenih, operativnih in/ali regulativnih nalog. Njihov namen je omogočiti Komisiji, da se osredotoči na oblikovanje politik ter okrepi sodelovanje med EU in nacionalnimi vladami z združitvijo tehničnega in specialističnega strokovnega znanja z obeh strani. Decentralizirane agencije so ustanovljene za nedoločen čas in imajo sedeže po celotni EU (glej sliko 1).

Trije drugi organi so EIT, Euratom in SRB. EIT v Budimpešti je neodvisen decentraliziran organ EU, ki združuje znanstvene, poslovne in izobraževalne vire za okrepitev inovacijskih zmogljivosti EU. Euratom v Luxembourgu je bil ustanovljen v podporo ciljem iz Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo. SRB v Bruslju je ključni organ Enotnega mehanizma za reševanje v evropski bančni uniji. Njegovo poslanstvo je zagotoviti urejeno reševanje propadajočih bank s čim manjšim učinkom na realni sektor in javne finance držav članic EU in drugih držav.

Šest izvajalskih agencij Komisije je pooblaščenih za opravljanje nalog, povezanih z upravljanjem enega ali več programov Unije, ustanovljene pa so za omejeno obdobje. Sedeže imajo v Bruslju (EACEA, EASME, ERCEA, INEA, REA) in Luxembourgu (Chafea).

Slika 1

Sedeži agencij po državah članicah EU

Proračun in financiranje agencij – več financiranja za prednostna področja in pomembnost samofinanciranja

Večina agencij se skoraj v celoti financira iz splošnega proračuna EU, nekatere pa se v celoti ali deloma financirajo same (glej razdelitev v tabeli 1). ERA naj bi se najkasneje junija 2019 začela deloma financirati sama.

Tabela 1

Vrste agencij in njihovo financiranje

Financiranje Večinoma iz splošnega proračuna EU Večinoma samofinanciranje Proračun EU, prispevki držav članic in/ali pristojbine (delno samofinanciranje) Decentralizirane agencije 24 2 CPVO, EUIPO 6 EASA, EBA, ECHA, EIOPA, EMA, ESMA Drugi organi 2 EIT, Euratom 1 SRB — Izvajalske agencije Komisije 6 EACEA, REA, ERCEA, EASME, INEA, Chafea — —

Skupni proračun za leto 2016 za vse agencije (razen SRB, ki ima specifična pooblastila in mehanizem) je znašal približno 3,4 milijarde EUR (leta 2015: 2,8 milijarde EUR), kar je približno 2,4 % splošnega proračuna EU za leto 2016 (leta 2015: 2,0 %). Do povečanja je prišlo predvsem v agencijah, ki delujejo na področju zadev, povezanih z industrijo, raziskavami in energetiko (dodatnih 358 milijonov EUR) ter državljanskimi svoboščinami, pravosodjem in notranjimi zadevami (dodatnih 174 milijonov EUR). Od skupnega proračuna v višini 3,4 milijarde EUR se je približno 2,3 milijarde EUR financiralo iz splošnega proračuna EU, približno 1 milijarda EUR pa se je financirala iz pristojbin in neposrednih prispevkov držav članic EU, držav Efte itd.

Poleg tega je SRB, ki je bil ustanovljen z uredbo o enotnem mehanizmu za reševanje in ki ta mehanizem podpira, prejel približno 11,8 milijarde EUR prispevkov kreditnih institucij, da bi v celoti ustanovil enotni sklad za reševanje do leta 2023.

Skupni proračun vseh agencij za leto 2016 vključno s SRB je tako znašal približno 15,2 milijarde EUR. Podrobnosti o posameznih proračunih agencij so v Prilogi I.

Slika 2

Viri financiranja agencij v letu 2016

Slika 3

Proračuni agencij v milijonih EUR

Povečanje števila zaposlenih na prednostnih področjih

Na koncu leta 2016 so imele agencije 10 364 uslužbencev (leta 2015: 9 848) (1) (2). Kot v prejšnjih letih je do največjega povečanja števila uslužbencev prišlo v agencijah, ki obravnavajo zadeve, povezane z industrijo, raziskavami in energetiko (110), državljanske svoboščine, pravosodje in notranje zadeve (177) ter ekonomske in monetarne zadeve (85). Podrobnosti o številu uslužbencev v posameznih agencijah so v Prilogi I.

Ureditve glede revidiranja

V členu 287 Pogodbe o delovanju Evropske unije (3) je določeno, da mora Evropsko računsko sodišče preučiti zaključne račune vseh agencij, ki jih ustanovi Unija, če ustrezni ustanovni akt takšne preučitve ne izključuje. Sodišče je zato revidiralo 41 agencij in izreklo mnenja o zanesljivosti njihovih zaključnih računov ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2016.

Opredelitev ureditev glede revidiranja zaključnih računov agencij v sedanjem zakonodajnem okviru je predstavljena v tabeli 2.

Tabela 2

Ureditve glede revidiranja zaključnih računov agencij

Agencije Revizor Evropsko računsko sodišče Revizijsko podjetje in Evropsko računsko sodišče Decentralizirane agencije 2 30 Drugi organi 1 (4) 2 Izvajalske agencije 6 —

Zaključne račune 32 agencij so preverili neodvisni zunanji revizorji (revizijska podjetja) v skladu s členom 208(4) finančne uredbe EU (5) in členom 107(1) okvirne finančne uredbe za agencije (6). Sodišče je delo revizijskih podjetij pregledalo v skladu z mednarodnimi revizijskimi standardi. Ta pregled daje ustrezno zagotovilo, da lahko Sodišče kot osnovo za lastna revizijska mnenja o zanesljivosti zaključnih računov uporabi delo revizijskega podjetja. Za preostalih devet agencij je zanesljivost zaključnih računov revidiralo samo Sodišče. Revizija zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z zaključnimi računi vseh agencij, kot v prejšnjih letih ostaja v izključni pristojnosti Sodišča.

Poleg agencij, ki jih revidira Sodišče, obstajajo še tri agencije povezane z obrambo (Evropska obrambna agencija, Inštitut Evropske unije za varnostne študije in Satelitski center Evropske unije), ki delujejo pod okriljem Sveta in se financirajo s prispevki držav članic. Teh agencij ne revidira Sodišče, temveč drugi neodvisni zunanji revizorji. V panoramskem pregledu iz leta 2014 (7) o ureditvah odgovornosti in javnega revidiranja v EU je Sodišče ugotovilo, da ni prepričljivega razloga za drugačno obravnavo teh agencij.

KAJ SMO UGOTOVILI

Revizijsko mnenje brez pridržkov o zanesljivosti zaključnih računov vseh agencij

Zaključni računi vseh 41 agencij v vseh pomembnih pogledih pošteno predstavljajo njihov finančni položaj na dan 31. decembra 2016 ter njihov poslovni izid in denarne tokove za tedaj končano leto v skladu z določbami finančnih uredb, ki se zanje uporabljajo, in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja Komisije.

Revizijsko mnenje brez pridržkov o zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z zaključnimi računi vseh agencij razen EASO

Sodišče je za 40 agencij ugotovilo, da so transakcije, povezane z zaključnimi računi za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2016, v vseh pomembnih pogledih zakonite in pravilne.

O zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z zaključnim računom EASO, je Sodišče izreklo mnenje s pridržkom. Pridržek se nanaša na dva postopka oddaje javnega naročila, ki nista bila dovolj skladna z načeli javnega naročanja.

Posebno pomembne zadeve, ki jih je poudarilo Evropsko računsko sodišče

Sodišče je odstavek o poudarjanju zadeve (8) v zvezi z odločitvijo Združenega kraljestva o izstopu iz Evropske unije vključilo v poročili o obeh agencijah s sedežem v Londonu, EBA in EMA. Zaključna računa in z njima povezana pojasnila EBA in EMA so bili pripravljeni na podlagi omejenih informacij, ki so bile na voljo ob podpisu, v njih pa še ni bilo zanesljive ocene prihodnjih stroškov prenehanja dejavnosti v Združenem kraljestvu in posledične selitve na drugo lokacijo. Sodišče je opozorilo tudi na tveganje zmanjšanja prihodkov po izstopu Združenega kraljestva iz EU in tveganj, da bo selitev teh agencij privedla do izgube strokovnega znanja, kar bi povzročilo tveganje za neprekinjeno poslovanje.

V poročila o več agencijah, ki nimajo sedeža v Londonu, je Sodišče vključilo sedem odstavkov o drugi zadevi (9), v katerih je opozorilo na morebitni učinek izstopa Združenega kraljestva iz Evropske unije na prihodke in dejavnosti zadevnih agencij. CPVO, EASA, ECHA, EIOPA, ESMA in EUIPO se bodo morda srečevali z zmanjšanjem prihodkov, do katerega bo prišlo neposredno zaradi okrnitve dejavnosti, za katere se zaračunavajo pristojbine, v Združenem kraljestvu. GSA upravlja tehnične enote v Združenem kraljestvu, katerih status še ni določen.

Sodišče je v poročilo o SRB vključilo odstavek o poudarjanju zadeve o okviru kontrole za izračun prispevkov kreditnih institucij v enotni sklad za reševanje. Poudarilo je, da se prispevki v sklad izračunajo na podlagi informacij, ki jih Odboru posredujejo kreditne institucije preko nacionalnih organov za reševanje. Kljub temu pa uredba o enotnem mehanizmu ne omogoča celovitega in usklajenega okvira kontrole za zagotovitev zanesljivosti informacij. Sodišče je ugotovilo, da je metodologija iz pravnega okvira, ki se uporablja za izračun prispevkov, zelo zapletena in lahko privede do tveganja v zvezi s točnostjo. Poleg tega pa Odbor ne sme objavljati podrobnosti o prispevkih, izračunanih na podlagi ocene tveganja, po kreditnih institucijah, saj so te medsebojno povezane in vključujejo zaupne informacije o drugih kreditnih institucijah. To vpliva na preglednost teh izračunov.

Sodišče je odstavek o drugi zadevi vključilo tudi v poročilo o EIT, in sicer o slabostih pri postopkih javnega naročanja, ki jih izvajajo pravni subjekti skupnosti znanja in inovacij EIT, ter o tem, da so kadri EIT preveč omejeni, da bi lahko obravnavali povečan obseg dela.

V poročilo o CdT je vključilo odstavek o drugi zadevi o tem, da več agencij vse več uporablja interne in druge alternativne prevajalske rešitve. To pomeni, da se zmogljivost CdT ne uporablja maksimalno in da na evropski ravni prihaja do podvajanja razvoja prevajalskih sistemov in tekočih stroškov. Vse večja uporaba alternativnih prevajalskih rešitev v drugih agencijah ogroža poslovni model CdT.

Druge revizijske ugotovitve na različnih področjih

Sodišče je poročalo tudi o skupaj 115 revizijskih ugotovitvah, t. i. pripombah (leta 2015: 90), ki se nanašajo na 34 agencij (leta 2015: 37), da bi poudarilo pomembne zadeve in opredelilo področja, na katerih so mogoče izboljšave. Pregled pripomb za posamezne agencije je v Prilogi II.

Kadrovske zadeve – v nekaterih primerih zaskrbljujoče

Ustrezni kadrovski viri so bistven element za stabilnost in učinkovitost delovanja agencij in njihovo sposobnost izvajanja programov dela. Sodišče je ugotovilo, da so na sedem agencij vplivale zadeve, povezane z upravljanjem kadrov, in druge zadeve v zvezi z uslužbenci, vključno s pogostim menjavanjem uslužbencev, pomanjkljivostmi v postopkih zaposlovanj in prostimi delovnimi mesti, ki so jih dlje časa zasedali začasni uslužbenci.

Tri agencije (Frontex, CEPOL in BEREC) so imele težave pri iskanju ustreznih kandidatov z zahtevanim profilom, kar je verjetno povezano s koeficientom za prilagoditev plače, ki se uporablja za državo gostiteljico (66,7 %, 69 % oz. 76,5 %). V primerih, v katerih so agencije našle ustrezne kandidate, je bilo število uslužbencev, ki jih je bilo mogoče zaposliti iz države gostiteljice, nesorazmerno višje od števila uslužbencev iz drugih držav članic. Frontex je, da bi privabil kandidate, 14 uslužbencev zaposlil z višjim razredom, kot je dovoljen v skladu s kadrovskimi predpisi. Pri drugih dveh agencijah je Sodišče ugotovilo pogosto menjavanje uslužbencev, ki bi lahko vplivalo na neprekinjeno poslovanje in sposobnost agencij za izvajanje dejavnosti, predvidenih v programu dela. V primeru CEPOL je mogoč dodaten razlog za težave pri zaposlovanju konkurenca drugega organa EU s sedežem v Budimpešti (EIT).

Tri agencije (EMA, EIT, ECDC) so se srečevale z organizacijskimi izzivi. Od leta 2014 sta bili v EMA izvedeni dve večji reorganizaciji, vključno z notranjo prerazporeditvijo najvišjih in srednjih vodstvenih položajev. Prerazporeditev ključnega osebja na področju informacijske tehnologije in uprave ni bila uspešna in je povzročila pomembno tveganje nestabilnosti EMA in njenih dejavnosti. EIT je od svoje ustanovitve leta 2008 do julija 2014 zamenjal štiri direktorje. Od avgusta 2014 je položaj direktorja, od februarja 2013 pa še en drug vodstveni položaj zasedal začasni uslužbenec, kar je v nasprotju s pravilom o najdaljšem trajanju začasne zasedenosti delovnih mest, ki je v kadrovskih predpisih omejeno na največ eno leto. To je vzrok za negotovost deležnikov in ogroža kontinuiteto strateških usmeritev. Začasni direktor ECDC je bil imenovan maja 2015 in je bil 31. decembra 2016 še vedno na tem položaju, s čimer je bilo preseženo najdaljše dovoljeno obdobje enega leta. Posledica tega začasnega imenovanja je bilo tudi 15 dodatnih začasnih ureditev za druge uslužbence.

Javno naročanje je še vedno področje, na katerem so napake pogoste

Cilj javnega naročanja je zagotovitev konkurence med gospodarskimi subjekti za doseganje najbolj gospodarnih nakupov, izvedenih transparentno, objektivno in dosledno ter na podlagi veljavnega zakonodajnega okvira. Sodišče je v specifičnih letnih poročilih za EASO, EMCDDA, eu-LISA, EMA in BEREC poročalo o tem, da te agencije niso v celoti upoštevale načel javnega naročanja in pravil iz finančne uredbe. Pripombe se večinoma nanašajo na neskladnosti v razpisni dokumentaciji, neupoštevanje meril, določenih za izbiro gospodarskih subjektov, in na to, da ni dovolj formalnih postopkov in jasno določenega organa za oddajo naročil in podpis pogodb.

Sodišče je pohvalilo to, da agencije za javno naročanje blaga in storitev vse več uporabljajo medinstitucionalne okvirne pogodbe, kar privede do upravne učinkovitosti in ekonomije obsega. Toda v primeru ene medinstitucionalne okvirne pogodbe za programsko opremo, licence in storitve IT, ki sta jo leta 2014 podpisala nek izvajalec in Komisija v imenu več institucij in agencij, kasnejše izvajanje v vsaj treh agencijah (EMA, EEA in EASO) ni bilo optimalno. Izvajalec deluje kot posrednik med institucijami in agencijami ter potencialnimi dobavitelji, ki lahko zagotovijo blago ali storitve, ki jih potrebujejo. Za te posredniške storitve je izvajalec upravičen do pribitka na ceno dobavitelja v višini 2–9 %. Sodišče je za revidirana plačila v okviru te okvirne pogodbe ugotovilo, da se cene in pribitki niso vedno sistematično preverjali s primerjavo s predračuni in računi dobaviteljev, da pri izvajanju okvirne pogodbe ni bila vedno zagotovljena zadostna konkurenca ter da zato ni bilo zagotovljeno, da je bila izbrana najbolj gospodarna rešitev.

Sodišče je o slabostih pri postopkih javnega naročanja poročalo tudi v zvezi z notranjimi kontrolami. V petih primerih v štirih agencijah (EASO, EIT, EMSA in EIGE) je ugotovilo, da so slabe kontrole privedle do neučinkovitosti, npr. zaradi podcenjenih potreb po javnem naročanju v času postopkov.

Čeprav letne revizije agencij niso bile osredotočene na vidike smotrnosti, se od revizorjev Sodišča pričakuje, da upoštevajo tveganja, ki so posledica slabe smotrnosti, in tveganja, povezana s finančnim poslovodenjem. V sedmih primerih v šestih agencijah (eu-LISA, Frontex, EUE-OSHA, EEA, BEREC in EUIPO) je Sodišče dalo pripombe o neoptimalnih ureditvah javnega naročanja, zaradi katerih je ogroženo zagotavljaje najboljše stroškovne učinkovitosti, in o slabostih pri spremljanju izvajanja pogodb.

Agencije imajo zelo različne sisteme IT, čeprav imajo podobne dejavnosti

Agencije izvajajo veliko različnih operativnih dejavnosti, za katere so potrebne ustrezne in včasih prirejene rešitve IT. Toda glavne operativne in upravne dejavnosti se izvajajo na podlagi istega pravnega okvira, zaradi česar imajo podobne procese, za katere je mogoče uporabljati podobne rešitve IT. Medtem ko so agencije dosegle dober napredek pri uporabi podobnih sistemov za upravljanje proračuna in računovodenje, še vedno obstaja mnogo različnih rešitev IT, ki se uporabljajo na drugih ključnih področjih, kot so upravljanje kadrov ter javnih naročil in pogodb. Agencije naj razmislijo o dodatni uskladitvi rešitev IT tudi na teh področjih, saj to ne bi le izboljšalo stroškovne učinkovitosti, temveč tudi zmanjšalo tveganje, povezano z notranjo kontrolo, in okrepilo upravljanje IT.

Druge potencialne prihranke bi bilo mogoče doseči npr. z bolj usklajenim poročanjem vodstvu in deležnikom ter z uvedbo bolj avtomatiziranih revizijskih postopkov za izboljšanje učinkovitosti revizij. Mreža agencij EU se zavzema za dodatno spodbujanje sodelovanja med agencijami in s Komisijo v takih zadevah, kar zadeva zunanjo revizijo, pa tudi s Sodiščem.

Slika 4

Raznolikost rešitev IT v agencijah

Sistemi za upravljanje kadrov

Sistemi za upravljanje javnega naročanja/pogodb

Svetovanje IT in vodenje projektov na Evropski agenciji za zdravila je treba izboljšati

Sodišče je poleg standardnega letnega revizijskega dela, ki zajema vse agencije, pregledalo tudi najem strokovnjakov IT v agenciji EMA za dva velika projekta IT (farmakovigilanca in klinično preizkušanje), s katerima agencija obravnava svoje zakonske obveznosti za vzpostavitev kompleksnega sistema mrež po vsej EU, za katero je potreben obširen razvoj IT. Ker načrt delovnih mest EMA ni bil razširjen, da bi se omogočilo ustvarjanje internega strokovnega znanja na področju razvoja podjetij in razvoja IT, je agencija najela svetovalna podjetja za ti področji, zaradi česar je postala kritično odvisna od zunanjega strokovnega znanja.

Sodišče je ugotovilo tudi, da pred začetkom projektov ni bila pripravljena ustrezna metodologija za tako kompleksne in obsežne projekte, to pa je morda vplivalo na sposobnost vodstva za nadzor in spremljanje izvajanja projektov ter zagotavljanje skladnosti projektov. EMA je še naprej razvijala ustrezno metodologijo, ki jo je nazadnje izboljšala septembra 2016.

Sposobnost EMA za nadzor dejavnosti njenih svetovalcev in spremljanje kakovosti opravljenih storitev je bila omejena tudi zaradi uporabljene vrste svetovalnih pogodb (na podlagi porabljenega časa in sredstev) in zato, ker se del procesa svetovanja na izvaja na isti lokaciji, temveč v drugi državi članici. EMA se je pri izvajanju projektov srečevala z zamudami in vse višjimi stroški. Vzrok pogostih sprememb v obsegu projektov, proračunu in rokih so bile v glavnem spremembe sistemskih zahtev, pri katerih so se upoštevale spreminjajoče se potrebe držav članic. V zvezi s končnimi stroški in datumi za začetek delovanja sistemov IT še ni nikakršne gotovosti.

Sodišče bo pridobljene rezultate te pilotne revizije svetovalnih storitev v EMA, in sicer napredno metodologijo, znanje in strokovno znanje, v prihodnosti uporabilo, kadar bo to ustrezno.

Upravljanje proračuna se z nekaj izjemami izboljšuje

Število pripomb na tem področju se je leta 2016 znatno zmanjšalo, vendar visoki prenosi proračunskih odobritev za prevzem obveznosti ostajajo najpogostejši razlog za pripombe v specifičnih letnih poročilih in še vedno zadevajo 23 agencij. Te prenose pa je običajno mogoče pojasniti z večletnostjo operacij. Sodišče je več agencij pozvalo k uvedbi diferenciranih odobritev. To orodje je v finančni uredbi predvideno za obravnavo takih situacij.

Sodišče je o preklicih odobritev, prenesenih iz prejšnjih let, ki kažejo na precenjevanje proračunskih potreb in s tem slabosti v načrtovanju, poročalo v štirih primerih (Frontex, CPVO, Chafea in EASME).

Naloge Frontex in EASO so se zaradi odziva na migracijsko krizo, s katero se srečuje Unija, znatno razširile. Zato sta bila končna proračuna EASO in Frontex za leto 2016 trikrat oz. 75 % višja kot leto prej. Obe agenciji sta se srečevali z znatnimi upravnimi in operativnimi izzivi ter visokimi pričakovanji glede zagotavljanja takojšnjih rezultatov brez časa za prilagoditev sistemov in postopkov ter zaposlitev potrebnih uslužbencev. Zato sta v proračunskem letu težko črpali dodatna sredstva, kar je privedlo do znatnih preklicev (Frontex) ali visokih prenosov (EASO) sredstev. To je bil eden od razlogov za neskladnost s proračunskimi pravili in pravili javnega naročanja v različnih primerih ter težave pri optimalnem izvajanju sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev s Komisijo ali upravičenci.

Zunanja vrednotenja so na splošno pozitivna

Sodišče je prvič izrecno omenilo izid zunanjih vrednotenj dejavnosti in splošne smotrnosti delovanja agencij v šestih primerih. Rezultati vrednotenj so bili na splošno pozitivni, agencije pa so pripravile akcijske načrte za spremljanje zadev, omenjenih v poročilih o vrednotenju. V večini ustanovnih uredb agencij je sicer določeno, da se zunanje vrednotenje izvaja periodično (običajno na štiri do šest let), vendar je Sodišče ugotovilo, da ustanovne uredbe šestih agencij (EASO, eu-LISA, ETF, ENISA, EIGE in REA) take določbe ne vsebujejo, kar bi bilo treba obravnavati. Sodišče je poročalo tudi o tem, da se v ustanovni uredbi EMA zunanje vrednotenje zahteva vsakih deset let in da je to obdobje predolgo za zagotavljanje uspešnih povratnih informacij o smotrnosti za deležnike.

Poročanje o revizijskih rezultatih Službe za notranjo revizijo za celovitejši pregled

Sodišče se je leta 2016 prvič sklicevalo na revizijske zaključke Službe Komisije za notranjo revizijo (IAS), da bi zagotovilo celovitejši pregled revizijskih rezultatov. Skupaj je omenilo 14 revizijskih poročil IAS. Agencije in Služba Komisije za notranjo revizijo so se v vseh primerih dogovorile o načrtih za izvajanje popravljalnih ukrepov.

Spremljanje upoštevanja pripomb iz prejšnjih let v večini primerov poteka ustrezno

Če je ustrezno, je Sodišče pripravilo poročilo o napredku nadaljnjih ukrepov, ki so jih agencije sprejele na podlagi pripomb iz prejšnjih let. V Prilogi III je prikazano, da so bili popravljalni ukrepi za 140 pripomb, ki so bile konec leta 2015 nerešene (2014: 134), večinoma zaključeni ali so še potekali.

Slika 5

Spremljanje upoštevanja pripomb iz prejšnjih let

(1) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki.

(2) Podatki o uslužbencih za leto 2015 so bili posodobljeni na podlagi podatkov, ki so jih zagotovile agencije.

(3) UL C 326, 26.10.2012, str. 47.

(4) Zaradi omejenosti virov in delovanja Agencije za oskrbo Euratom to agencijo revidira samo Sodišče.

(5) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 298, 26.10.2012, str. 1).

(6) Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1271/2013 (UL L 328, 7.12.2013, str. 42).

(7) Panoramski pregled Evropskega računskega sodišča – Vrzeli, prekrivanja in izzivi: panoramski pregled ureditev odgovornosti in javnega revidiranja v EU.

(8) V odstavkih o poudarjanju zadeve Sodišče opozarja na pomembne zadeve, ki so osnovne za bralčevo razumevanje zaključnega računa.

(9) Odstavki o drugi zadevi se uporabljajo za sporočanje pomembnih zadev, ki niso predstavljene ali razkrite v zaključnih računih.

PRILOGA I Proračun Agencij in število zaposlenih v njih (1) Proračun (2) Število zaposlenih (3) Stalni odbori EP Matični GD Področje 2015 2016 2015 2016 (v milijonih EUR) (v milijonih EUR) Decentralizirane agencije eu-LISA Državljanske svoboščine, pravosodje in notranje zadeve HOME Notranje zadeve 71,7 82,3 134 144 EASO HOME Notranje zadeve 15,9 53,0 93 125 Frontex HOME Notranje zadeve 143,3 251,0 309 365 EMCDDA HOME Notranje zadeve 18,5 15,4 100 101 Europol HOME Notranje zadeve 95,0 104,0 666 737 FRA JUST Pravosodje 21,6 21,6 107 105 CEPOL HOME Notranje zadeve 8,8 10,3 41 51 Eurojust JUST Pravosodje 33,8 43,5 246 245 EBA Ekonomske in monetarne zadeve FISMA Finančne storitve in kapitalski trgi 33,4 36,5 156 161 EIOPA FISMA Finančne storitve in kapitalski trgi 20,2 21,8 133 139 ESMA FISMA Finančne storitve in kapitalski trgi 36,8 39,4 202 204 SRB (4) FISMA Finančne storitve in kapitalski trgi 22,0 11 865 108 180 EU-OSHA Zaposlovanje in socialne zadeve EMPL Zaposlovanje in socialne zadeve 16,9 16,7 65 65 Cedefop EAC Izobraževanje in kultura 18,4 18,0 123 122 Eurofound EMPL Zaposlovanje in socialne zadeve 21,2 20,8 111 104 ETF EAC Izobraževanje in kultura 21,0 21,0 129 130 CDT DGT Jezikovne storitve 49,6 50,5 218 225 ECDC Okolje, javno zdravje in varnost hrane SANTE Zdravje in varstvo potrošnikov 58,5 58,2 260 260 ECHA GROW Podjetništvo 114,8 110,1 572 578 EEA ENV Okolje 49,2 50,5 219 208 EFSA SANTE Zdravje in varstvo potrošnikov 78,8 79,5 434 443 EMA SANTE Zdravje in varstvo potrošnikov 304,0 305,0 775 768 EFCA Ribištvo MARE Pomorske zadeve in ribištvo 9,2 10,0 64 64 CPVO Industrija, raziskave in energetika SANTE Kmetijstvo in razvoj podeželja 14,7 16,1 46 44 Euratom (4) ENER & RTD Energetika in inovacije 0,1 0,1 17 17 ACER ENER Energetika 11,3 15,9 80 103 GSA GROW Podjetništvo 363,8 626,4 139 160 EIT EAC Inovacije in tehnologija 232,0 283,0 50 59 ENISA CNECT Enotni digitalni trg 10,0 11,0 69 69 EUIPO GROW Notranji trg 384,2 421,3 848 910 BEREC CNECT Enotni digitalni trg 4,0 4,2 26 27 EASA Promet in turizem MOVE Mobilnost in promet 185,4 193,4 779 774 EMSA MOVE Mobilnost in promet 64,8 71,1 246 246 ERA MOVE Mobilnost in promet 26,3 27,5 157 155 EIGE Pravice žensk in enakost spolov JUST Pravosodje 7,9 7,8 42 45 Izvajalske agencije EACEA EAC & CNECT & HOME & ECHO Izobraževanje in kultura 46,9 49,1 441 442 REA RTD & EAC & GROW & HOME & CNECT & AGRI Raziskave in inovacije 54,6 62,9 618 628 ERCEA RTD Raziskave in inovacije 39,6 42,6 417 461 EASME ENTR & RTD & & ENR & ENV & CLIMA & CNECT & MARE Energetika, podjetništvo in inovacije 36,4 35,8 373 417 INEA MOVE & ENER & CNECT & RTD Mobilnost in promet 18,4 21,7 186 225 Chafea SANTE & JUST & AGRI Varstvo potrošnikov 7,4 8,7 49 58 Skupaj 2 770,40 15 182,70 9 848 10 364 Brez „proračuna Sklada“ Enotnega odbora za reševanje 2 770,04 3 382,70 9 848 10 364 (1) Vir: podatki, ki so jih posredovale agencije. (2) Proračunski zneski temeljijo na odobritvah plačil. (3) Zaposleni so uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci ter napoteni nacionalni strokovnjaki. (4) SRB in EURATOM nista vključena v konsolidirani zaključni račun EU.

PRILOGA II Pripombe Sodišča, zaradi katerih njegova mnenja niso vprašljiva Skupno število pripomb Zanesljivost zaključnega računa Zakonitost/pravilnost transakcij Notranje kontrole Proračunsko upravljanje Dobro finančno poslovodenje / smotrnost Druge pripombe Postopki javnega naročanja Zaposlovanje, napredovanja in plače Drugo Postopki javnega naročanja Spremljanje finančnega izvajanja pogodb Drugo Ugotovitve Službe za notranjo revizijo Visoki prenosi Velik delež razveljavljenih prenosov iz leta 2015 Drugo Postopki javnega naročanja Upravljanje kadrovskih virov Pripombe zunanjega vrednotenja Drugo Ni zahteve po zunanjem vrednotenju Kadrovske zadeve Drugo Decentralizirane agencije 1 CEPOL 2 1 1 2 EASO 11 1 1 1 3 1 1 1 2 3 EMCDDA 2 1 1 4 eu-LISA 7 1 1 1 2 1 1 5 Eurojust 1 1 6 Europol 1 1 7 FRA 2 1 1 8 Frontex 9 1 1 1 1 1 1 2 1 9 EBA 0 10 EIOPA 0 11 ESMA 0 12 SRB 6 1 1 3 1 13 CdT 1 1 14 Cedefop 0 15 ETF 2 1 1 16 EU-OSHA 3 1 1 1 17 Eurofound 4 1 1 1 1 18 ECDC 3 1 1 1 19 ECHA 3 1 1 1 20 EEA 3 1 1 1 21 EFSA 1 1 22 EMA 8 1 1 1 1 3 1 23 EFCA 0 24 ACER 2 1 1 25 BEREC 5 1 1 1 1 1 26 CPVO 3 1 1 1 27 EIT 7 1 1 1 2 1 1 28 ENISA 3 1 1 1 29 EUIPO 3 1 1 1 30 Euratom 0 31 GSA 3 1 1 1 32 EASA 2 1 1 33 EMSA 1 1 34 ERA 0 35 EIGE 4 2 1 1 Izvajalske agencije 36 Chafea 2 1 1 37 EACEA 2 1 1 38 EASME 2 1 1 39 ERCEA 3 1 1 1 40 INEA 1 1 41 REA 3 2 1 Delne vsote: 115 2 5 4 2 5 2 7 14 23 4 5 7 2 6 9 6 6 6 Skupaj: 11 28 32 24 18