Osnutek SKLEPA GENERALNIH SEKRETARJEV EVROPSKEGA PARLAMENTA, SVETA, KOMISIJE, SODNEGA TAJNIKA SODIŠČA, GENERALNIH SEKRETARJEV RAČUNSKEGA SODIŠČA, EVROPSKEGA EKONOMSKO-SOCIALNEGA ODBORA, ODBORA REGIJ IN PREDSTAVNIKA VARUHA ČLOVEKOVIH PRAVIC o ustanovitvi in delovanju Evropske šole za upravo

(ki ju je predstavila Komisija)

OBRAZLOITEV

Ustanovitev Evropske sole za upravo, v nadaljnjem besedilu "Šola", spada v splosni okvir reforme evropskih javnih sluzb. Ta reforma izhaja med drugim iz okrepljenega razvoja kadrov prek poklicnega izobrazevanja. Naslanja se tudi na temeljito spremembo upravne kulture, se posebej na spremembo kulture vodenja. Poleg tega je v okviru reforme kadrovskih predpisov in kariernega sistema predviden nov sistem za prehajanje med skupinami delovnih mest, ki vključuje obvezno solanje. V zvezi s tem je bilo predlagano, da medinstitucionalna sola da svoj prispevek.

Tako so generalni sekretarji institucij Skupnosti (med slednje so vključeni zaradi tega predloga Ekonomsko-socialni odbor, Odbor regij in varuh človekovih pravic) sklenili, da bodo razmislili o tej ideji, in ocenjujejo, da bi lahko vsaj za del solanja osebja institucij izkoristili medinstitucionalno osnovo. Od samega začetka se je Šola povezovala z idejo vsaj delnih skupnih prizadevanj za strokovno usposabljanje vseh uradnikov in usluzbencev, vključno z uradniki in usluzbenci drugih organov in agencij. Z nekaj izjemami organizirajo in financirajo to dejavnost vsaka institucija in organ zase.

Predhodno oceno, ki je sledila prvi fazi preučevanja, so opravili generalni sekretarji v obliki medinstitucionalne delovne skupine. Ta skupina je bila zadolzena za preučitev pričakovanih rezultatov taksne uvedbe, se posebej sinergij, ki bi jih lahko prinesla.Poročilo delovne skupine in z njim povezane osnutke sklepov so generalni sekretarji odobrili 28. oktobra 2003. Ocena je pokazala, da bi medinstitucionalna sola prinesla poleg učinkov na ekonomsko učinkovitost in uspesnost na področju poklicnega izobrazevanja, ki so opisani v nadaljevanju, tudi nov zagon delitvi skupnih vrednot in razvoju evropskega duha.

Skratka, Evropska sola za upravo bo imela v okviru politike osebja, ki temelji na uporabi kadrovskih predpisov za uradnike in druge usluzbence Skupnosti, ki je skupni temelj vsem institucijam Skupnosti, naslednje naloge:

- podporo izboljsanju delovanja uprave Skupnosti, se posebej z usposabljanjem za vodenje, kar bo olajsalo razvoj nove upravne kulture;

- nalogo za socializacijo na novo zaposlenih uradnikov in usluzbencev v duhu Skupnosti, neodvisno od konkretne institucije, in sicer s skupnim uvodnim tečajem za novo zaposlene uradnike in usluzbence. To se bo izrazilo z novo politiko vključevanja v institucije, ne da bi zaradi nje opustili specifično uvajanje v posamezno institucijo;

- nalogo v okviru individualnih karier in se posebej vlogo povečanja stopnje zmoznosti z obveznim solanjem v pričakovanju sistema "certificiranja" za nov način prehajanja iz skupine pomočnikov v skupino vodij.

Vrsta spodaj nastetih meril odraza na eni strani politični in evropski značaj in na drugi strani ekonomski značaj taksne ureditve. Uresničitev teh meril pomeni nekaj več v primerjavi s trenutnim polozajem, kjer z nekaj izjemami vsaka institucija zase skrbi za solanje. Glavna merila so naslednja:

- na prvem mestu je sirjenje skupnih vrednot in oblikovanje duha pripadnosti javni upravi evropskih institucij, potem

- zagotovitev čimbolj usklajene uporabe kadrovskih predpisov v institucijah glede poklicnega izobrazevanja in - s tem povezano - kariere;

- določitev vrste področij z istimi potrebami glede znanja in spretnosti, kar je torej primerno za skupno organizacijo poklicnega izobrazevanja;

- olajsano doseganje kritične mase povprasevanja, ki je trenutno sibka točka manjsih institucij;

- uresničitev povečane ponudbe (na primer več specializacij in moznosti, alternativni datumi...);

- in se posebej uresničitev ekonomije obsega s skupno organizacijo, zlasti za upravni vidik in optimizacijo stevila udelezencev posameznega tečaja.

Uresničitev teh meril, kakor je pokazalo poročilo medinstitucionalne skupine, upravičuje skupno izvajanje poklicnega izobrazevanja, kakor je določeno v tem sklepu, in jasno predstavlja sinergijske učinke, ki izhajajo iz tega.

Očitno obstajajo se druga področja poklicnega izobrazevanja, ki bi se lahko organizirala na medinstitucionalni ravni ob izpolnjevanju zgoraj navedenih meril. Tako ta sklep omogoča razvojni pristop, ki pusča odprto vsako kasnejso razsiritev. Konkretno in od začetka določa kot področje aktivnosti samo poklicno usposabljanje za vodje, tečaje ob nastopu sluzbe in tečaje za pridobitev certifikatov. Šola bo torej z januarjem 2005 začela organizirati za račun vseh institucij, podpisnic tega sklepa, tečaje ob nastopu sluzbe, potem pa se tečaje vodenja. Temu bo leta 2005 sledil pripravljalni tečaj za pridobitev certifikatov za prehod v skupino vodij.

V enakem duhu določa ta sklep za prva leta ustanovitve Šole njeno upravno priključitev ze obstoječemu medinstitucionalnemu organu - EPSO (Evropski urad za kadrovanje). Ta priključitev bi morala omogočiti na podlagi stevila zaposlenih in omejenega proračuna doseganje nekaterih sinergijskih učinkov, se posebej na področju uprave (upravljanje sredstev) in vodenja (upravni odbor, direktor), kot prikazuje zgoraj omenjeno poročilo. Najkasneje v treh letih bi na podlagi izčrpne ocene dosezkov ponovno preučili to priključitev.

Osnutek SKLEPA GENERALNIH SEKRETARJEV EVROPSKEGA PARLAMENTA, SVETA, KOMISIJE, SODNEGA TAJNIKA SODIŠČA, GENERALNIH SEKRETARJEV RAČUNSKEGA SODIŠČA, EVROPSKEGA EKONOMSKO-SOCIALNEGA ODBORA, ODBORA REGIJ IN PREDSTAVNIKA VARUHA ČLOVEKOVIH PRAVIC o ustanovitvi in delovanju Evropske šole za upravo

Generalni sekretarji

Evropskega parlamenta,

Sveta,

Komisije,

sodni tajnik Sodisča,

generalni sekretarji Računskega sodisča,

Evropskega ekonomsko-socialnega odbora,

Odbora regij

in predstavnik varuha človekovih pravic so -

ob upostevanju kadrovskih predpisov Evropskih skupnosti in pogojev za zaposlitev drugih usluzbencev Skupnosti, določenih z Uredbo Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) st. 259/68 [1],

[1] UL L 56 z dne 4.3.1968, str. 1.

ob upostevanju Sklepa Evropskega Parlamenta, Sveta, Komisije, Sodisča, Računskega Sodisča, Evropskega Ekonomsko-Socialnega Odbora, Odbora Regij in Varuha človekovih pravic z dne [...] o ustanovitvi Evropske sole za upravo [2] in zlasti člena 5 Sklepa,

[2] Glej stran [ ] tega uradnega lista.

ob upostevanju naslednjega:

(1) Medinstitucionalno sodelovanje na področju poklicnega izobrazevanja je treba okrepiti, se posebej zaradi prenosa skupnih vrednot na institucije Skupnosti. Taksno sodelovanje pomeni pomembno dodano vrednost, se posebej glede dostopa do poklicnega izobrazevanja, siritve ponudbe in zmanjsanja enotnih stroskov.

(2) Po načelu dobrega gospodarja je treba sprejeti postopni pristop za izvedbo Evropske sole za upravo, v nadaljnjem besedilu "Šola".

(3) Sklep o ustanovitvi Šole prepusča odločitev o področjih poklicnega izobrazevanja, za katera bo Šola zadolzena, generalnim sekretarjem, sodnemu tajniku Sodisča in predstavniku varuha človekovih pravic.

(4) Če izvaja institucija podpisnica taksno politiko zaposlovanja, da je potrebno izobrazevanje na področju, ki ga pokriva Šola, je treba za olajsanje te politike zagotoviti vsaj minimalne moznosti sodelovanja te institucije pri tečajih Šole, se posebej, če je taksna izobrazba obvezna za opravljanje nekaterih funkcij ali pogojena, se posebej za vodilne polozaje.

(5) Šola mora tako kot vse druge izobrazevalne ustanove izkoristiti sodelovanje na evropski ravni v obliki omrezij.

(6) Treba je natančno določiti način upravne priključitve Šole Uradu Evropskih skupnosti za kadrovanje, kakor je določeno v členu 4 Sklepa o ustanovitvi Šole -

SKLENILI:

Člen 1

Naloge Evropske sole za upravo

1. Evropska sola za upravo, v nadaljnjem besedilu "Šola", oblikuje, organizira in ocenjuje v imenu institucij podpisnic Sklepa o ustanovitvi Šole, v nadaljnjem besedilu "institucije", naslednje oblike izobrazevanja:

a) tečaje vodenja za uradnike in druge usluzbence, ki so zadolzeni ali bi lahko bili zadolzeni za opravljanje funkcije kadrovika;

b) tečaje za nove člane osebja ob nastopu sluzbe;

c) [pod pogojem, da so sprejete ustrezne določbe, obvezna izobrazba, določena v okviru prehajanja med skupinami delovnih mest] [3].

[3] besedilo bo končano po sklepu o novih kadrovskih predpisih.

2. Kar zadeva tečaje vodenja in tečaje ob nastopu sluzbe, omenjene v odstavku 1, točki a) in b), lahko vsaka institucija organizira za svoje posebne potrebe dodatne tečaje poleg tečajev, ki jih organizira Šola. Šola je edina pristojna za organizacijo poklicnega izobrazevanja, določeno v odstavku 1, točki c).

Člen 2

Odgovornost institucij

1. Organ vsake institucije za imenovanje Šoli zagotovi dovolj uradnikov-predavateljev, pod pogoji, sprejetimi s strani upravnega odbora v skladu s členom 7(g).

2. Na zahtevo Šole in v okviru svojih zmogljivosti zagotovijo institucije Šoli dvorane za izobrazevanje v skladu z določbami upravnega odbora.

Člen 3

Druge storitve

1. Na podlagi pisnega soglasja med direktorjem Šole in organom, uradom ali agencijo Skupnosti lahko na njihovo zahtevo Šola njihovim udelezencem dovoli sodelovanje na tečaju, ki ga organizira v imenu institucij, če je na voljo dovolj mest.

2. V posebnem primeru tečajev, določenih v členu 1(1), točki c, se na leto rezervira določeno stevilo mest za organe, urade in agencije Skupnosti, ob upostevanju izrazenih potreb, da se zagotovi enaka obravnava uradnikov, na katere se nanasajo določbe člena 45a kadrovskih predpisov. Število mest in udelezbo v stroskih določa vsako leto upravni odbor.

3. Na podlagi pisnega soglasja lahko Šola v svoj program poklicnega izobrazevanja vključi tečaje, ki jih zahtevajo organ, urad ali agencija Skupnosti, ob pogoju, da se od organizacije taksnih tečajev institucije ne okorisčajo. Vsako taksno soglasje mora določati način financiranja storitev Šole in potrebuje za začetek svoje veljavnosti predhodno odobritev upravnega odbora.

4. Po potrebi lahko Šola na zahtevo institucije, organa, urada ali agencije Skupnosti ponudi pomoč pri oblikovanju poklicnega izobrazevanja ali v obliki drugih storitev, povezanih z njenim področjem pristojnosti, na podlagi sporazuma z direktorjem Šole in z vključitvijo oblik financiranja te storitve.

Člen 4

Reklamacije in zahteve

1. Direktor Šole opravlja pristojnosti, ki pripadajo organu, ki je pooblasčen za imenovanja po členu 90 kadrovskih predpisov, glede vseh zahtev ali reklamacij v zvezi z nalogami Šole.

2. Pri taksnih reklamacijah se direktor Šole posvetuje s predsednikom upravnega odbora, če namerava potrditi svojo uvodno odločitev.

3 Šola odgovarja na zahteve evropskega varuha človekovih pravic, povezane z vsakim vprasanjem, ki izhaja iz njegove pristojnosti po tem sklepu.

Člen 5

Organizacija aktivnosti

1. Praviloma potekajo tečaji, ki jih Šola organizira, v Bruslju in Luksemburgu. Mozni so tudi drugi kraji, ob upostevanju načela pametnega gospodarjenja.

2. Upravni odbor skrbi za uravnotezen dostop osebja institucij do tečajev. Še posebej skrbi za to, da Šola zagotavlja dovolj moznosti za sodelovanje udelezencev institucije, v kateri je določena izobrazba, za katere organizacijo je Šola zadolzena, obvezna za opravljanje nekaterih funkcij ali pogojna, zlasti za vodilna mesta. V okviru oblikovanja letnega programa dela sporoči zainteresirana institucija svoje potrebe na prej navedenih področjih. Pri oblikovanju programa dela ima organizacija taksnih tečajev ustrezno prednost.

3. Da bi bila institucija podpisnica lahko kos posebnim in prehodnim situacijam, lahko zaprosi Šolo, da ji odobri večje stevilo udelezencev od kvote, določene z njene strani glede na stevilo zaposlenih, v zameno za prenos ustreznih proračunskih sredstev Šoli. Velja člen 3(2).

4. Šola se lahko odloči za sodelovanje z drugimi solami za upravo, instituti ali univerzami z istega področja. To sodelovanje lahko vključuje tudi medsebojno izmenjavo.

Člen 6

Upravni odbor

V času priključitve Šole Uradu Evropskih skupnosti za kadrovanje, v nadaljnjem besedilu "Urad", zagotavlja upravo Šole upravni odbor Urada v skladu s pravili v členu 5 Sklepa 2002/621/ES [4].

[4] UL L 197 z dne 26.7.2002, str.56.

Člen 7

Naloge upravnega odbora

V skupnem interesu institucij opravlja upravni odbor naslednje naloge:

a) s kvalificirano večino sprejema pravila o delovanju Šole;

b) z navadno večino sprejme organizacijsko strukturo Šole na podlagi predloga direktorja Šole;

c) v okviru proračunskega postopka z navadno večino določi na podlagi izdelanega osnutka s strani direktorja Šole začasno stanje prihodkov in odhodkov Šole, ki ga preda Komisiji, da se določi začasno stanje prihodkov in odhodkov Komisije; hkrati predlaga Komisiji spremembe, za katere meni, da so potrebne v tabeli osebja Šole;

d) z navadno večino sprejme vrsto in ceno dodatnih storitev, ki jih lahko Šola opravi za institucije, organe, urade in agencije proti plačilu ter za to potrebne pogoje;

e) s soglasjem sprejme program dela na podlagi predloga direktorja Šole. Program dela vključuje tudi storitve, ki niso neposredno povezane s poklicnim izobrazevanjem;

f) na podlagi osnutka, pripravljenega s strani direktorja Šole, s kvalificirano večino sprejme letno poročilo gospodarjenja o vseh prihodkih in odhodkih v zvezi z opravljenim delom in storitvami, ki jih je Šola opravila. Vsako leto pred prvim majem preda institucijam poročilo o predhodnem poslovnem letu, narejeno po pravilih analitičnega knjigovodstva;

g) na podlagi potreb na področju poklicnega izobrazevanja določi s kvalificirano večino način, na katerega bo vsaka institucija Šoli zagotovila ustrezno stevilo uradnikov-predavateljev.

Člen 8

Imenovanje osebja

1. V času priključitve Šole Uradu opravlja funkcijo direktorja Šole direktor Urada.

2. Direktor Šole je pristojen za imenovanje osebja Šole.

3. Direktor Šole obvesti upravni odbor o imenovanju osebja, podpisih pogodb, napredovanju ali uvedbi disciplinskih postopkov proti uradnikom in drugim usluzbencem.

4. O vsakem prostem delovnem mestu v Šoli se obvesti uradnike vseh institucij Skupnosti, takoj ko organ za imenovanja sklene, da se to delovno mesto zasede.

5. Za opravljanje kvalificiranih nalog, ki niso bistvene, bo lahko Šola zaposlila pogodbene sodelavce v skladu s členom 3a, odstavkom 1, tretjo alineo pogojev za zaposlitev drugih usluzbencev Evropskih skupnosti [5].

[5] [sklic po sprejetju spremenjenih kadrovskih predpisov]

Člen 9

Naloge direktorja Šole in vodenje osebja

1. Direktor je odgovoren za dobro delovanje Šole. Pri svojem delu je odgovoren upravnemu odboru v okviru njegovih pristojnosti. Zagotavlja tajnistvo upravnega odbora, kateremu poroča o opravljanju svoje funkcije in mu predlaga kakrsnokoli pobudo za dobro delovanje Šole.

2. Upravni postopki v zvezi z vodenjem osebja, predvsem na področju plač, dopustov, zdravstvenega, nezgodnega in pokojninskega zavarovanja, potekajo pod enakimi pogoji kot za uradnike in usluzbence Komisije. Ta seznam ni izčrpen in Šola se lahko s Komisijo dogovori o drugih področjih.

Člen 10

Ravnatelj Šole

1. V času priključitve Šole Uradu imenuje vodjo Šole Komisija po prejetem ugodnem mnenju upravnega odbora Urada na podlagi navadne večine. Upravni odbor tesno sodeluje pri nadaljnjih postopkih pred imenovanjem ravnatelja Šole, zlasti pri pripravi razpisa prostega mesta in preučevanju ponudb.

2. Ravnatelj Šole je odgovoren pod vodstvom direktorja za opravljanje nalog, opredeljenih v členu 2 Sklepa o ustanovitvi Evropske sole za upravo. Na srečanjih upravnega odbora sodeluje v razpravi o stvareh, ki so v njegovi pristojnosti.

Člen 11

Finančni vidiki

1. Prejemki Šole, katerih skupni znesek je zapisan v posebni proračunski postavki znotraj razdelka proračuna, ki pripada Komisiji, so podrobno predstavljeni v prilogi tega razdelka. Ta priloga je v obliki stanja prihodkov in odhodkov razdeljena enako kot proračunske postavke.

2. Tabela osebja Šole je dodana tabeli osebja Komisije.

3. Na podlagi predloga upravnega odbora določi Komisija za kredite Šole, ki so vpisani v prilogi, direktorju Šole pooblastilo za izdajanje plačilnih nalogov in določi omejitve in pogoje tega pooblastila. Kar zadeva dodatne storitve, ki jih Šola opravlja proti plačilu, upravni odbor obvesti ob koncu poslovnega leta proračunski organ o porazdelitvi tako pridobljenih zneskov znotraj proračunske postavke v prilogi.

4. Proračun Šole je določen in se izvrsuje v skladu z Uredbo Sveta (ES, EURATOM) st. 1605/2002 [6].

[6] UL L 248 z dne 16.9.2002, str.1.

5. Med priključitvijo Šole Uradu se obravnavajo finančna določila iz odstavkov 1-4 in zlasti prejemki Šole in njeno osebje v okviru proračuna Urada. Veljajo ustrezna določila. Da bi bila lazja določitev sredstev, ki jih ima Šola na voljo, ob upostevanju proračunskih pravil, je osebje Šole prikazano v ločenih postavkah tabele osebja Urada, posebni operativni krediti Šole, pa se bodo zbirali v posebnem členu priloge IV.

Člen 12

Ponovna preučitev nalog

1. Ta sklep se ponovno preuči, kar zadeva naloge, določene v členu 1(1) najkasneje po preteku treh let po ustanovitvi Šole.

2. Za morebitno revizijo nalog je potrebno soglasje generalnih sekretarjev, sodnega tajnika Sodisča in predstavnika varuha človekovih pravic na predlog, ki ga je v ta namen sprejel upravni odbor s kvalificirano večino, kot je določeno v členu 5(6) Sklepa 2002/621/ES, na podlagi podrobnega poročila direktorja.

Člen 13

Revizija priključitve Uradu

1. Najkasneje ob koncu tretjega leta dejavnosti Šole pripravi direktor Urada za upravni odbor podrobno poročilo v zvezi z upravno priključitvijo Šole Uradu. Upravni odbor bo moral s sklepom, sprejetim na način, določen v členu 4(3) Sklepa o ustanovitvi Šole, končati to priključitev, razen če bo obstajal utemeljen razlog za nadaljevanje priključitve.

2. Če se upravni odbor odloči v skladu s postopkom, določenim v odstavku 1, da podaljsa to priključitev, v svojem sklepu navede, kdaj bo ponovno preučil to vprasanje.

Člen 14

Začetek veljavnosti

Ta sklep začne veljati z dnem objave v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju,

Za Evropski parlament Za Svet

Generalni sekretar Pomočnik generalnega sekretarja

Za Komisijo Za Sodisče

Generalni sekretar Sodni tajnik

Za Računsko sodisče Za Evropski ekonomsko-socialni odbor

Generalni sekretar Generalni sekretar

Za Odbor regij

Generalni sekretar Varuh človekovih pravic

LEGISLATIVE FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): Administration

Activit(y/ies): 11.07. Staff policy and management

Title of action: Setting up a EUROPEAN ADMINISTRATIVE SCHOOL

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

26 01 20 - EUROPEAN COMMUNITIES PERSONNEL SELECTION OFFICE

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B): not applicable

2.2. Period of application:

The School will become operational on 1 January 2005

2.3. Overall multiannual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention

(b) Technical and administrative assistance and support expenditure

(c) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspective

[X] The creation of the School is compatible with programming of heading V since it is budget-neutral or included in the financial statement covering the Administrative Reforms, and will bring economies of scale in the future.

Proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the financial perspective.

Proposal may require application of the provisions of the Interinstitutional Agreement.

2.5. Financial impact on revenue

[ ] Proposal has no financial implications (involves technical aspects regarding implementation of a measure)

OR

[X] Proposal has financial impact - the effect on revenue is as follows:

The institutions will contribute through revenue (re-use of funds) from training activities taken over by the School. See Supplementary Report of the inter-institutional working party, Chapter 4 'Budget and financial implications'.

3. BUDGET CHARACTERISTICS

>TABELPOSITION>

4. LEGAL BASIS

Decision of the European Parliament, the Council, the Commission, the Court of Justice, the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the European Ombudsman of [...] setting up a European Administrative School (2003/.../EC)

Decision of the Secretaries-General of the European Parliament, the Council, the Commission, the Registrar of the Court of Justice, the Secretaries-General of the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Representative of the European Ombudsman of [...] on the organisation and running of the European Administrative School (2003/.../EC)

The Staff Regulations of officials of the European Communities and the Conditions of employment of other servants of the European Communities, as laid down by Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 [7], as last amended by Regulation (EC, ECSC, Euratom) No 490/2002 [8], and in particular the third and fourth paragraphs of Article 24 thereof.

[7] OJ L 56, 4.3.1968, p. 1.

[8] OJ L 77, 20.3.2002, p. 1.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community action

5.1.1 Purpose

Setting up a European Administrative School ('the School') is part of the general context of reforming the European public service. Among other aspects, these reforms involve developing human resources through training and a major change in administrative culture, in particular through a change in management culture. In addition, as part of the reform of the Staff Regulations and the career structure, a new system is being introduced for passing from one function group to another involving mandatory training courses. In this connection, it has been proposed that an inter-institutional School could make its own particular contribution.

The role of the School, within the general framework of staff policy based on the Staff Regulations of officials and other servants of the Communities as shared by all the Community institutions, should consist of the following tasks:

- supporting improvements in the way the Community administration is run, in particular by training in management, in order to facilitate the development of a new administrative culture;

- introducing new entrants to the service to a Community way of thinking, independent of the specific institution, in particular via a shared set of induction courses; this will result in a new induction policy for the institutions, without of course replacing the introductory courses specific to each institution;

- contributing to individual career development, in particular to enhance the level of skills through training with a view to creating the "certification" system which is the new method of transfer from the function group of assistants to the function group of administrators.

Obviously there are other fields of training which lend themselves to inter-institutional courses in line with the above. Accordingly, this Decision provides for an evolutionary approach leaving open the possibility of future extensions as decided unanimously by the Secretaries-General. To start with, it specifies only management training, induction courses and training for purposes of certification. The School is to begin organizing and running induction and management courses on behalf of all the signatory institutions as from January 2005, followed during 2005 by courses to prepare the certification of staff making the transfer to another function group.

5.1.2 Prior appraisal

The Secretaries-General of the Community institutions (including for this purpose the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Ombudsman) agreed to explore this idea since they felt that at least some staff training within the institutions could benefit from an inter-institutional facility. In July 2002, after the initial 'ideas' phase, a prior appraisal was set in train by the Secretaries-General in the form of an inter-institutional working party mandated with examining the possible creation of such a School and, if it were found to be opportune, to prepare decisions setting it up and regulating the running of it. The main outcome of this appraisal was that an inter-institutional School would definitely contribute to giving new impetus to a Community approach and the development of a European way of thinking.

The appraisal also identified a set of criteria, listed below, chosen to reflect the political and Community-related nature of this arrangement on the one hand and its economic character on the other. Fulfilling these criteria will bring value-added compared with the present situation, in which - with a few exceptions - each institution organizes its own training. These criteria are:

* in the first place, the spread of common values and the creation of an esprit de corps throughout the institutions of the Union, leading to

* the most consistent possible application of the Staff Regulations among the institutions in terms of training and, linked with this, of career development;

* the identification of fields with similar requirements in terms of knowledge and abilities and hence lending themselves to joint training;

* the potential for economies of scale by joint organisation of training.

Fulfilling these criteria will, as the report of the inter-institutional group has shown, amply justify the sharing of training activities as set out in this Decision.

The economies of scale will come in particular from:

* centralised organisation of the calls for tender covering the same field, avoiding duplication of effort

* a reduced cost per participant in courses by being able to gather an optimum number of people

* streamlining of the induction process during the massive influx of staff at enlargement, particularly for the smallest institutions

* better use of support staff (managing of contracts, staff, logistics, etc.) because of proposed attachment to EPSO

* the possibility of acquiring training rooms based on need, thus avoiding relatively costly solutions

* the possibility of using contract staff.

Qualitative improvements in training are also expected from:

* more professional organisation of training

* a wider choice of training courses, a bigger choice of dates, etc.

* more choice in the language of the training for certain types of course

* reduced unit cost per participant in more optimal groups

* sharing of specialised expertise (e.g. auditors from the Court of Auditors giving auditing training)

* greater inter-institutional cooperation beyond the organisation of training itself ('knock-on effects').

In the same general context, this Decision provides for the School, for the initial years after its inception, to be administratively attached to an existing inter-institutional body, namely EPSO (the European Communities Personnel Selection Office). This should make it possible, with limited staff and a small operational budget, to achieve some synergies, in particular in administration (management of resources) and in management (Management Board, Principal), as identified in the report referred to above. At the end of a three-year experimental phase, and on the basis of an exhaustive evaluation of the results achieved, this assignment will then be reviewed.

5.1.3 Measures taken after ex-post evaluation

Not applicable.

5.2 Proposed action and details of budget

The aim is to set up an inter-institutional body to take charge, on behalf of the signatory institutions and in line with their needs, of a shared set of training requirements for the professional development of the staff of these institutions. The training to be covered in the first instance will be (1) induction courses, (2) management courses, and (3) training linked to the new system of transfer from one function group to another.

The training concerned, except for the third kind, will be those parts which lend themselves to inter-institutional courses. The institutions will thus remain responsible for aspects specific to them. The advanced training of officials and other servants will thereby come to be shared between the School, an inter-institutional body responsible for some activities, and the institutions, which remain in overall control.

It is further proposed that the training should be accessible also to officials and other servants of other Community bodies and agencies, under special financial arrangements to be agreed separately.

The School will benefit from the network of training officers present in the institutions. It will also be able to arrange cooperation with similar bodies in the Member States and draw on their experience and expertise.

The idea behind this initiative is the synergy effects identified by the working party (see point 5.1.2) as well as the positive impact on the quality and effectiveness of the training provided to staff. The creation of the School will also make it possible, on the training side, to meet the professional development challenges faced by officials and other servants as a result of enlargement and the administrative and staff policy reforms. Enlargement alone will bring in more than 2000 new staff every year over the next few years, all of whom will need to be given induction courses.

The School's main activity will hence be drawing up an annual training programme, to be adopted by the Management Board in which all the signatory institutions are represented.

Setting up the School will not entail budget expenditure.

5.3 Details of implementation

The action consists of setting up a European Administrative School as an inter-institutional body. From its inception, it is to be attached to EPSO, in the sense that the decision-making forum, the Management Board, will be the Board of EPSO and the head of the School will be the Head of EPSO. The intention is for the School to start running training under its own responsibility from 1 January 2005. To ensure proper preparation of this operation, it is clear that as soon as the School has been established in legal terms a series of preparatory activities will begin, including setting up its internal apparatus, publishing calls for tender and carrying out conceptual work. Organising inter-institutional induction courses as from enlargement in May 2004 will also provide invaluable practical experience in advance of the launch of the School.

Various administrative functions (in particular the management of the budget and contracts) will be taken on by EPSO. Ultimately, the School will be attached to the Commission on the same terms as EPSO as regards functions such as processing of salaries and pensions and the provision of infrastructure and logistics.

6. FINANCIAL IMPACT

6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)

Appropriations will be made available to the School on the relevant budget lines covering management training, induction courses and training to prepare for certification.

6.2. Calculation of costs by measure envisaged in Part B

7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

7.1. Impact on human resources

All the human resources intended for the School will be assembled by transferring existing posts or appropriations and planned by each institution for 2005 in connection with enlargement. The creation of the School will not result in any way in increasing the total staff of the institutions compared with forecasts. Eight existing posts and existing appropriations for two C grade auxiliaries will be assigned to the School's 2005 budget by transfer from the budgets of the institutions, following the breakdown given in the table in Annex 3 to this Financial Statement. It is agreed that the additional resources needed to cope with enlargement, namely seven posts and appropriations for two C grade auxiliaries, are to be integrated into the forecast human resources needs of each institution in 2005. The breakdown of this additional burden will be the same as for present resources as described above.

>TABELPOSITION>

The technical annex covers the breakdown of posts from the various institutions.

7.2. Overall financial impact of human resources

>TABELPOSITION>

The amounts are total expenditure for twelve months.

The technical annex gives more details.

7.3. Other administrative expenditure deriving from the action

>TABELPOSITION>

The technical annex contains a more detailed breakdown.

The human-resources and administrative requirements will be covered within the envelope allocated to the School in the annual allocation procedure.

8. FOLLOW-UP AND EVALUATION

8.1. Follow-up arrangements

An annual report is provided for in Article 7 of the Decision on the organisation and running of the School.

In the first half of 2008, EPSO's Management Board will produce an evaluation as the basis for a decision concerning the attachment of the School to EPSO (see Article 4(3) of the Decision setting up the School).

8.2. Arrangements and schedule for the planned evaluation

9. ANTI-FRAUD MEASURES

The School will take all necessary measures to prevent fraud.