LETNO POROČILO NADZORNEGA ODBORA URADA OLAF – 2021

(2022/C 161/01)

Člani nadzornega odbora urada OLAF

Jan MULDER

predsednik nadzornega odbora urada OLAF

član odbora od 23. januarja 2017, predsednik od 1. marca 2017

nekdanji poslanec Evropskega parlamenta, Nizozemska

Maria Helena FAZENDA

članica odbora od 23. januarja 2017

sodnica na vrhovnem sodišču, Portugalska

Grażyna STRONIKOWSKA

članica odbora od 13. julija 2016

državno tožilstvo v Varšavi, Poljska

državna tožilka

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

član odbora od 1. decembra 2017

nekdanji vodja podporne enote generalnega državnega nadzornika pri specializiranem tožilstvu za boj proti korupciji in organiziranemu kriminalu, Španija

revizor, pravnik, ekonomist

Dobrinka MIHAJLOVA

članica odbora od 18. novembra 2020

izvajalska agencija za revizijo sredstev Evropske unije, Bolgarija

direktorica direktorata za revizijo sredstev regionalne politike

KAZALO

Kazalo 2

Predgovor 3

1. Na kratko o odboru 4

2. Nov okrepljen pravni okvir 4

2.1 Izboljšan dostop do informacij, povezanih z zadevami 4

2.1.1 Revidiran člen 15 uredbe o uradu OLAF 5

2.1.2 Novi delovni dogovori med nadzornim odborom in uradom OLAF 5

2.2 Revidiran notranji poslovnik 5

3. Produktivno leto spremljanja 6

3.1 Priporočila urada OLAF, ki jih zadevni organi niso upoštevali – Mnenje št. 1/2021 6

3.2 Delovni dogovori med uradom OLAF in EJT – Mnenje št. 2/2021 7

3.3 Nadzor nad notranjimi preiskavami: strateški sklepi in dobre prakse – Mnenje št. 3/2021 8

3.4 Predhodni predlog proračuna urada OLAF za leto 2022 – Mnenje št. 4/2021 9

3.5 Spremljanje trajanja preiskav urada OLAF 10

3.5.1 Analiza preiskav urada OLAF, ki trajajo več kot 36 mesecev – Mnenje št. 5/2021 10

3.5.2 Poročila o preiskavah, ki trajajo več kot 12 mesecev, ki jih je odbor prejel v letu 2021 11

3.6 Revizija smernic urada OLAF o preiskovalnih postopkih 12

3.7 Uporaba procesnih jamstev 13

4. Sodelovanje 15

4.1 Sodelovanje z uradom OLAF 15

4.2 Odnosi z deležniki 15

5. Upravljanje in viri 15

5.1 Delovne metode nadzornega odbora 15

5.2 Sekretariat 15

5.3 Proračunske zadeve 16

PREDGOVOR

Leta 2021 se je končal mandat članov sedanjega odbora. Njihovo zadnje leto je bilo nedvomno zelo produktivno in uspešno. Uspešno so se zaključile dolge, razvlečene in pogosto težke razprave, ki so z uradom OLAF zadnjih nekaj let potekale v zvezi s pravico odbora do dostopa do informacij, povezanih z zadevami. Odbor je svoj petletni mandat tako zaključil v prepričanju, da je povrnil medsebojno zaupanje in spoštovanje, ki ju je prej v odnosu z uradom OLAF primanjkovalo.

Člani odbora so bili pravzaprav vse od začetka mandata v zelo težkem položaju. Zaznamovala sta ga pomanjkanje lojalnega sodelovanja s strani urada OLAF in njegovo nenehno zavračanje zagotavljanja ustreznega dostopa odbora do informacij, ki jih njegovi člani potrebujejo za izvajanje nadzornih nalog. Dolgotrajne konfliktne razmere, v katerih je moral odbor delovati v prvih letih svojega mandata, so pustile grenak priokus. Položaj se je drastično spremenil šele po imenovanju novega generalnega direktorja urada OLAF avgusta 2018 in po sprejetju spremenjene uredbe o uradu OLAF. S to uredbo se je okrepila pravica odbora do dostopa do vseh informacij in dokumentov, za katere meni, da jih potrebuje za izvajanje svojih nalog. Pravzaprav je odbor v zadnjih dveh letih, ko so se odnosi z uradom OLAF začeli izboljševati, sprejel več mnenj, ki vsebujejo temeljite in podrobne ocene preiskovalne funkcije urada OLAF. Novi delovni dogovori, ki so bili z uradom OLAF sklenjeni leta 2021, zdaj odboru in njegovemu sekretariatu zagotavljajo delni neposredni dostop do sistema vodenja zadev urada OLAF. Upati je, da bo to odboru omogočilo, da svoje delo opravlja brez nepotrebnih motenj ter v skupnem duhu medsebojnega zaupanja in lojalnega sodelovanja.

Leto 2021 je bilo tudi prelomno leto na področju boja proti goljufijam v EU. Januarja je začela veljati nova spremenjena uredba o uradu OLAF, junija pa je začelo delovati Evropsko javno tožilstvo (EJT).

Na leto 2021 so ponovno vplivali pandemija in njeni stalni učinki na delovne razmere v skoraj vseh institucijah EU. To pomeni, da so med drugim vsi sestanki odbora, tudi sestanki z deležniki, potekali po spletu. Vendar se je delo odbora kljub omejitvam zaradi COVID-19 nadaljevalo, pri čemer se njegova odločenost za izvedbo nalog nadzora in spremljanja ter izpolnitev mandata ni zmanjšala. Odbor je svoje naloge spremljanja opravljal zelo učinkovito in predano. Leta 2021, ki je bilo vsekakor zelo delovno, je odbor na generalnega direktorja urada OLAF naslovil pet podrobnih mnenj, vključno z mnenjem o novih delovnih dogovorih med uradom OLAF in EJT. Z odborom je bilo tudi opravljeno posvetovanje o prvi fazi revizije smernic urada OLAF o preiskovalnih postopkih in v zvezi s tem je podal pripombe. V imenu vseh članov bi se rad zahvalil generalnemu direktorju urada OLAF za odprto in konstruktivno sodelovanje. Člani sekretariata, ki delujejo pod vodstvom njegovega vodje in pogosto v zahtevnih okoliščinah, so odboru zagotovili dragoceno podporo. Na koncu bi rad novim članom nadzornega odbora zaželel plodno sodelovanje z uradom OLAF in institucijami EU v času njihovega mandata.

Jan MULDER predsednik nadzornega odbora OLAF

1. Na kratko o odboru

1. Nadzorni odbor Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) (v nadaljnjem besedilu: odbor) je neodvisen organ, ustanovljen z Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta ( 1 ) (v nadaljnjem besedilu: uredba o uradu OLAF), da bi z rednim spremljanjem izvajanja preiskovalne funkcije urada OLAF krepil in zagotavljal njegovo neodvisnost.

2. Odbor sestavlja pet neodvisnih zunanjih strokovnjakov (v nadaljnjem besedilu: člani), ki jih za petletno obdobje soglasno imenujejo Evropski parlament, Svet in Evropska komisija ( 2 ) . Člani so pri opravljanju svoje vloge popolnoma neodvisni in ne smejo zahtevati ali sprejemati navodil od nobene vlade ali institucije, organa, urada ali agencije EU. Odbor pri njegovem delu podpira stalno delujoč sekretariat, ki deluje pod neposredno pristojnostjo odbora in neodvisno od Komisije, urada OLAF ali katerega koli drugega organa. Sekretariat ima ključno vlogo pri olajševanju in podpiranju nalog odbora v zvezi s spremljanjem.

3. Glede na naravo preiskav urada OLAF zoper sklep generalnega direktorja urada OLAF o začetku ali koncu preiskave ni mogoče vložiti pravnih sredstev pred sodišči EU. Tako je odbor dejansko edini organ, ki lahko nadzoruje urad OLAF in bdi nad vodenjem preiskav. Odbor ima zato privilegiran položaj. Po eni strani s svojo vlogo spremljanja institucijam EU zagotavlja vpogled v delovanje urada OLAF, po drugi strani pa zagotavlja, da urad OLAF deluje v mejah svojih zakonskih pooblastil in ob upoštevanju veljavnih procesnih jamstev.

4. V skladu z uredbo o uradu OLAF ima odbor trojno vlogo: redno spremljanje preiskovalne funkcije urada OLAF, pomoč generalnemu direktorju urada OLAF pri izvrševanju njegovih pristojnosti in poročanje institucijam EU.

5. Natančneje, z rednim spremljanjem preiskav urada OLAF odbor poskuša zagotoviti: (i) da ni zunanjega vmešavanja v preiskovalno funkcijo urada OLAF ter (ii) da so vse ustrezne odločitve generalnega direktorja sprejete v skladu z načeloma zakonitosti in nepristranskosti ter so skladne z Listino Evropske unije o temeljnih pravicah (3) in procesnimi jamstvi.

6. Pri tem odbor na generalnega direktorja urada OLAF naslavlja mnenja in, če je primerno, priporočila glede preiskovalnih dejavnosti urada OLAF, trajanja njegovih preiskav in virov, ki jih urad OLAF potrebuje za izvajanje preiskav. Prav tako oblikuje pripombe o osnutku smernic o preiskovalnih postopkih. Odbor z izdajanjem mnenj in priporočil nikoli ne posega v tekoče preiskave.

2. Nov okrepljen pravni okvir

7. Leta 2021 je bila izvedena revizija glavnih pravnih besedil o pristojnostih in delovanju odbora, kar mu je omogočilo učinkovitejše opravljanje nalog. Odbor je poleg revizije uredbe o uradu OLAF in podpisa novih delovnih dogovorov med uradom OLAF in nadzornim odborom, s katerimi se je med drugim razjasnilo vprašanje dostopa odbora do posebnih informacij urada OLAF, povezanih z zadevami, pregledal tudi svoj notranji poslovnik.

2.1 Izboljšan dostop do informacij, povezanih z zadevami

8. Da bi odbor ustrezno izvajal naloge spremljanja, ki so mu dodeljene z uredbo o uradu OLAF, mora imeti dostop do koristnih, celovitih, ustreznih in pravočasnih informacij .

9. Vsebina in kakovost informacij, ki jih generalni direktor zagotovi odboru, sta bili v zadnjih nekaj letih nenehno predmet nesoglasij ter intenzivnih in dolgotrajnih razprav med odborom in uradom OLAF. To je veljalo zlasti za vrsto informacij, ki jih urad OLAF zagotovi o zadevah, ki trajajo več kot 36 mesecev. Odbor je v svojih prejšnjih letnih poročilih večkrat poudaril, da je treba nujno obravnavati vprašanje njegovega omejenega dostopa do informacij urada OLAF, povezanih z zadevami, in dejstvo, da odbor ni mogel ustrezno izpolnjevati svoje vloge ( 4 )

2.1.1 Revidiran člen 15 uredbe o uradu OLAF

10. imeti dostop do vseh informacij in dokumentov urada OLAF, za katere meni, da so potrebni za izvajanje njegovih nalog spremljanja in nadzora. Zgoraj navedeni položaj je bil končno razrešen s sprejetjem nove spremenjene uredbe o uradu OLAF (EU, Euratom) 2020/2223 Evropskega parlamenta in Sveta ( 5 ) . Člen 15(1) Uredbe zdaj jasno določa, da mora odbor

11. Odbor je v preteklosti vztrajno zagovarjal, da je nadzorni organ tisti, ki na podlagi ocene potrebe odloči, katere informacije mora zagotoviti organ pod nadzorom ter katere informacije zadostujejo za opravljanje njegove nadzorne vloge. Brez neposrednega in neomejenega dostopa do informacij, ki jih ima urad OLAF, odbor ne more izvajati nobenega smiselnega in resnega nadzora, kot je to prvotno določala uredba o uradu OLAF.

2.1.2 Novi delovni dogovori med nadzornim odborom in uradom OLAF

12. Novi delovni dogovori so bili dokončno sprejeti in podpisani 21. oktobra 2021 Odbor, ki ga predstavlja sekretariat, in urad OLAF sta leta 2021 okrepila razprave, da bi pretehtala in pregledala pomembne spremembe, ki jih je prinesla na novo spremenjena uredba o uradu OLAF. Cilj je bil sprejeti nove delovne dogovore, da bi se odboru zagotovil delni neposredni dostop do informacij, povezanih z zadevami, ki so na voljo in evidentirane v sistemu vodenja zadev urada OLAF.so bili dokončno sprejeti in podpisani 21. oktobra 2021 ( 6 ) . Z njimi se vzpostavlja sistem, s katerim bo urad OLAF odboru omogočil poln dostop do spisov, povezanih z zadevami, iz zaključenih in odprtih preiskav, ki trajajo več kot 12 mesecev, in zadev, v katerih ni bila odprta nobena preiskava. Odbor bo imel tudi dostop do vseh odločb o opustitvi zadev in s tem povezanih mnenj, ki jih generalnemu direktorju zagotavlja enota 01, ter do vseh sklepov o začetku preiskave in s tem povezanih mnenj enote 01 v nepreiskovalnih spisih, imenovanih tudi primeri usklajevanja. Tehnična priloga, ki je sestavni del delovnih dogovorov, določa podrobna pravila za dostop odbora in njegovega sekretariata do sistema vodenja zadev.

13. Odbor je trdno prepričan, da bodo novi delovni dogovori ključni za povrnitev medsebojnega zaupanja med uradom OLAF in njegovim nadzornim odborom, ki ga v prejšnjih letih ni bilo.

2.2 Revidiran notranji poslovnik

14. V notranjem poslovniku odbora so opredeljena pravila, ki urejajo njegovo sestavo, delovanje in delovne metode (postopki, v okviru katerih izvaja svojo vlogo spremljanja v okviru uredbe o uradu OLAF), ter določeni materialni pogoji, v skladu s katerimi mora potekati njegovo delo. Cilj poslovnika je olajšati organizacijo dela odbora. Vključuje načela, ki določajo dejavnosti odbora, izvajanje njegovih pristojnosti, predsedstvo, postopke za sprejemanje mnenj, dostop do dokumentov urada OLAF in vlogo sekretariata.

15. Odbor se je na podlagi izkušenj, ki jih je pridobil v zadnjih štirih letih, in spremenjene uredbe o uradu OLAF odločil za preoblikovanje svojega poslovnika. Novi poslovnik je skladen z zakonskimi obveznostmi, ki jih določa nova uredba o varstvu podatkov ( 7 ) , in upošteva nekatere določbe delovnih dogovorov med uradom OLAF in nadzornim odborom. Odbor ga je sprejel junija 2021. Poslovnik bo v prihodnjem letu morda pregledan, da bi se upoštevalo imenovanje nadzornika za procesna jamstva in njegove obveznosti poročanja nadzornemu odboru.

3. Produktivno leto spremljanja

16. Odbor je v letu poročanja na generalnega direktorja urada OLAF naslovil pet mnenj ( 8 ) , v katerih je podal več priporočil. Z njim je bilo tudi opravljeno posvetovanje o prvi fazi tekoče revizije smernic urada OLAF o preiskovalnih postopkih in v zvezi s tem je podal pripombe ( 9 ) . Odbor je prav tako še naprej spremljal trajanje preiskav urada OLAF in uporabo procesnih jamstev.

3.1 Priporočila urada OLAF, ki jih zadevni organi niso upoštevali – Mnenje št. 1/2021

17. Odbor v svojih letnih poročilih o dejavnosti posebno pozornost namenja spremljanju preiskav urada OLAF. Februarja 2021 je sprejel Mnenje št. 1/2021, v katerem je podrobno analiziral vsa priporočila, ki jih je urad OLAF izdal med 1. marcem 2016 in 28. februarjem 2018, vendar jih pristojni organi niso upoštevali ( 10 )

18. Odbor je priznal, da priporočila urada OLAF, zlasti finančna in disciplinska, organi prejemniki in institucije navadno upoštevajo. Glavna ugotovitev odbora se je nanašala na sodna priporočila, v katerih je ugotovil tri glavne pomanjkljivosti, ki bi lahko bile razlog za majhen delež obtožnic ( 11 ) v zadnjih letih. (i) Tekoči postopki urada OLAF v zvezi s spremljanjem niso zadovoljivi. (ii) Zadevni organi po prejemu končnih poročil urada OLAF redko izvedejo nadaljnje dejavnosti. Zato so pri ocenjevanju zadeve na nacionalni ravni ključni kakovost poročil, zbrani dokazi in teža priporočil. (iii) Dokazi, ki jih zbere urad OLAF, ne izpolnjujejo vedno dokaznih standardov, ki jih pričakujejo organi prejemniki, da bi lahko ocenili kazensko odgovornost na nacionalni ravni.

19. Odbor je priporočil, da bi urad OLAF moral: — pregledati postopke spremljanja z oblikovanjem posebnih skupin za spremljanje, ki bi preiskovalce razbremenile te naloge, — izboljšati poročanje odboru o priporočilih, ki niso bila upoštevana, — zagotoviti, da spisi, posredovani sodnim organom: (a) vsebujejo jasno navedbo zbranih dokazov in preudarkov, na podlagi katerih je mogoče sklepati, da je bilo morda storjeno kaznivo dejanje, ter (b) vključujejo analizo nacionalnih procesnih zahtev za kazenske postopke; — vzpostaviti pravočasno sodelovanje s pravosodnimi organi, — letno poročati o zneskih, izterjanih na podlagi finančnih priporočil urada OLAF, — zagotoviti, da so finančna priporočila sorazmerna, ter — vzpostaviti enotne standarde za zaščito temeljnih pravic in procesnih jamstev preiskovancev ter povečati dopustnost dokazov.

20. Odbor je v svojem mnenju potrdil, da je generalni direktor urada OLAF že sprejel ukrepe za izboljšanje spremljanja finančnih priporočil. Odbor je tudi pozdravil ustanovitev projektne skupine za spremljanje, posebne skupine, zadolžene za opredelitev specifičnih in sistemskih vprašanj pri izvrševanju proračuna EU na podlagi nepravilnosti ali goljufij, ki jih odkrije urad OLAF. Projektna skupina namerava razširiti svoje dejavnosti v zvezi z upravnimi in sodnimi priporočili. Odbor podpira potrebo po dodatnih sredstvih za učinkovito izvajanje te naloge.

3.2 Delovni dogovori med uradom OLAF in EJT – Mnenje št. 2/2021

21. Glede na skupni cilj urada OLAF in EJT, da se ohrani celovitost proračuna Unije, je zanju ključno, da vzpostavita in ohranjata tesen odnos, ki temelji na načelu lojalnega sodelovanja.

22. Generalni direktor urada OLAF je 3. decembra 2020 odbor zaprosil za mnenje o osnutku delovnih dogovorov, ki sta jih sprejela urad OLAF in EJT ( 12 ) . Odbor je v Mnenju št. 2/2021, izdanem 31. maja 2021 ( 13 ) , pozdravil delovne dogovore, „zlasti v zvezi z določitvijo zavezujočih rokov, redno izmenjavo informacij med stranema, uporabo predlog za medsebojno poročanje in prenos morebitnih zadev ter možnostjo dogovora o vmesnih poročilih, v katerih urad OLAF podpre preiskave EJT, in v primerih dopolnilnih preiskav, ki jih izvede urad OLAF“.

23. Odbor je stranema podal več specifičnih pripomb in predlogov, da bi se bolje razjasnilo naslednje: (i) praktični pogoji njunega sodelovanja glede medsebojnega poročanja in prenosa morebitnih zadev (14); (ii) merila in načini vzajemnega posrednega dostopa do njunih elektronskih sistemov vodenja zadev (15); (iii) uporaba tehničnih orodij, kot so predloge (16). V tem okviru je odbor na podlagi lastnih izkušenj s predhodnimi dolgotrajnimi in pogosto neplodnimi izmenjavami z uradom OLAF glede vsebine letnih poročil in opredelitve tega, kaj so pomembne in koristne informacije, predlagal, da je treba o vsebini takšnih predlog skrbno premisliti vnaprej, da bi se izognili nepotrebnim izmenjavam in dodatnim prošnjam za manjkajoče informacije ali nadaljnja pojasnila; (iv) besedilo delovnih dogovorov, da bi se izognili nepotrebni zmedi in negotovosti glede podpore uradu OLAF med preiskavami s strani EJT in prošenj urada OLAF za pomoč EJT (17); (v) posebni dogovori, ki jih morata sprejeti strani, da bi se uradu OLAF omogočilo izvajanje notranjih preiskav v zvezi z vodstvom in osebjem EJT; (vi) sistem rednega dialoga med generalnim direktorjem urada OLAF in evropskim glavnim tožilcem, o katerem se dogovorita strani in v okviru katerega pregledata delovne dogovore po pridobitvi pomembnih izkušenj, in sicer vsaj eno leto po začetku njihove veljavnosti (18).

24. Urad OLAF in EJT sta sprejela večino pomislekov odbora in se strinjala glede ustrezne spremembe zadevnih določb ( 19 ) . Končno besedilo delovnih dogovorov je bilo podpisano 5. julija 2021. Odbor je zadovoljen z izidom posvetovanja z njim v zvezi s pomembno komponento, ki ureja upravljanje odnosov med tema organoma.

3.3 Nadzor nad notranjimi preiskavami: strateški sklepi in dobre prakse – Mnenje št. 3/2021

25. Odbor je oktobra 2021 sprejel Mnenje št. 3/2021 o nadzoru nad notranjimi preiskavami ( 20 ) . Ocenil je, kako je urad OLAF vodil štiri notranje preiskave resnih obtožb v zvezi z opravljanjem poklicnih dolžnosti ali resnimi kršitvami s strani članov in visokih uradnikov v institucijah, organih in agencijah EU.

26. Odbor je imel dostop do spisov zadev, ki mu ga je omogočil urad OLAF, in je podrobno analiziral vse zadevne dokumente ob upoštevanju veljavnega pravnega okvira urada OLAF. Izvedel je primerjalno analizo štirih preiskav, pri čemer se je osredotočil na glavne postopkovne faze preiskave. Preučil je zlasti: (i) zahtevo po dovolj utemeljenem sumu, ki upravičuje začetek preiskav; (ii) njihov obseg; (iii) uporabo preiskovalnih orodij, ki jih ima na voljo urad OLAF, ter (iv) končno preiskovalno poročilo in sodni preizkus preiskav.

27. Odbor je v vseh štirih zadevah našel neskladja, povezana z vsemi zgoraj navedenimi fazami. Nato je oblikoval sklepe in izdal priporočila, pri čemer so najpomembnejša med njimi povzeta v nadaljevanju. (i) Pri presoji zahteve po „dovolj utemeljenem sumu“ za začetek preiskav bi moral urad OLAF od institucij EU pridobiti vse potrebne informacije, zlasti v zadevah, v katerih so institucije predhodno že opravile poizvedbe v zvezi z istimi obtožbami. To je še toliko bolj pomembno pri presoji obtožb, podanih anonimno. (ii) Enota za podporo operativni analizi bi morala pri izbiri pomagati z analizo informacij, ki pridejo od anonimnih virov. (iii) Smernice o preiskovalnih postopkih bi morale vključevati opredelitev pojma „dovolj utemeljen sum“. (iv) Urad OLAF bi moral odbor obvestiti o odprtju občutljivih zadev, v katerih bi lahko bil ogrožen ugled EU. (v) Urad OLAF bi moral vzpostaviti učinkovite mehanizme, da bi se izognil primerom, v katerih preširoko opredeli obseg preiskave in/ali ga razširi, ne da bi upošteval veljavni postopek. (vi) Da bi se zagotovil neodvisen pregled zakonitosti, bi moral urad OLAF pregled zakonitosti, ki ga izvaja enota 01, ista enota, ki pripravlja tudi uvodna mnenja, zaupati drugemu subjektu. Poleg tega bi moral generalni direktor urada OLAF pregledati dodelitev odgovornosti različnim enotam in direktoratom, da bi se vzpostavil učinkovit sistem neodvisnih, nepristranskih in objektivnih kontrol za pregled in nadzor zakonitosti. (vii) Odbor daje velik poudarek potrebi po pripravi ustreznega delovnega načrta za preiskave. Poleg tega bi moral v občutljivih notranjih preiskavah, kadar po lastni presoji odloči, kateri preiskovalni ukrepi bodo sprejeti in kdaj, v spis zadeve vključiti razloge, na katerih temelji njegova odločitev. (viii) Odbor je ugotovil splošno pomanjkanje dosledne in sistematične organizacije spisov v štirih zadevah ter pozval urad OLAF, naj sprejme določbe za rešitev tega položaja. Verjame, da bo urad OLAF te pomisleke obravnaval v okviru svojega sistema vodenja zadev in določil nova ustrezna pravila. (ix) Urad OLAF bi moral razmisliti o vzpostavitvi namenske službe za zasnovo metod, namenjenih preiskovanju morebitne korupcije, v katero so vpleteni lobisti, pojav vrtljivih vrat, navzkrižja interesov ter kršitve dolžnosti integritete in preglednosti.

28. Odbor opozarja, da revidirane smernice o preiskovalnih postopkih vsebujejo določbe, s katerimi se izvajata dve od zgornjih priporočil. Odbor pozdravlja zlasti: (i) oblikovanje skupine za pregled, za katero bo neposredno odgovoren namestnik generalnega direktorja, in (ii) zahtevo, da preiskovalne enote „orišejo začetni delovni načrt“. Odbor pričakuje, da bodo za preiskovalce izdane nadaljnje notranje smernice o pripravi in rednem posodabljanju delovnega načrta. Na splošno odbor pozdravlja prizadevanja urada OLAF za upoštevanje njegovih priporočil. Kljub temu meni, da je za odpravo njegovih pomislekov potrebna velika in stalna pazljivost, da bi se odpravile pomanjkljivosti in/ali napake, ki jih je odbor ugotovil v svojem mnenju glede odgovornosti, ki jih ima in jih izvaja njegovo osebje. Pomembno je, da se iz teh preiskav pridobijo spoznanja za kadrovsko upravljanje urada OLAF v prihodnje.

3.4 Predhodni predlog proračuna urada OLAF za leto 2022 – Mnenje št. 4/2021

29. Nadzorni odbor urada OLAF vsako leto sprejme mnenje o predhodnem predlogu proračuna urada OLAF, s katerim institucijam EU zagotovi, da predlog proračuna upošteva neodvisnost preiskovalne funkcije urada OLAF. Mnenje zagotavlja tudi, da ima urad OLAF na voljo ustrezna sredstva za zagotavljanje uspešne in učinkovite medinstitucionalne službe za boj proti goljufijam. Nato lahko generalni direktor urada OLAF to mnenje uporabi pri proračunskem organu in organu, odgovornem za razrešnico, EU.

30. Odbor je 18. oktobra 2021 izdal Mnenje št. 4/2021 o predhodnem predlogu proračuna urada OLAF za leto 2022 ( 21 ) . Njegova analiza je bila osredotočena predvsem na: (i) strategijo urada OLAF za človeške vire, pri čemer se je upošteva tudi vpliv ustanovitve EJT ter mehanizma za okrevanje in odpornost, ter (ii) finančni in operativni vpliv izvajanja sistema vodenja zadev urada OLAF.

31. Odbor je ugotovil, da je predhodni predlog proračuna urada OLAF za leto 2022 skladen s potrebnimi viri za učinkovito izvajanje preiskav. V celoti je podprl prošnjo urada OLAF za dodatna delovna mesta. Odbor je ugotovil, da ima po eni strani vsakoletno dodeljevanje novih odgovornosti in nalog uradu OLAF (EJT, mehanizem za okrevanje in odpornost) nasprotni učinek od želenega, po drugi strani pa se vsako leto postopno zmanjšujejo njegovi človeški in finančni viri. Prav tako se je strinjal z uradom OLAF, da bi lahko nadaljnje zmanjšanje njegovega proračuna za potne stroške za 20 % ogrozilo njegovo sposobnost izvajanja preiskovalne funkcije.

32. Na koncu je odbor opozoril, da sta bila razvoj in sprejetje sistema vodenja zadev zelo drag projekt ( 22 ) , ki mu doslej v predvidenem roku še ni uspelo zagotoviti zanesljivega in predvsem uporabniku prijaznega, prilagodljivega in učinkovitega sistema vodenja zadev.

33. V zadnjih letih odbor vedno znova izraža resne pomisleke glede naraščajočih stroškov sistema vodenja zadev ( 23 ) , za katere se je zdelo, da temeljijo na napačnih notranjih predpostavkah in odločitvah ( 24 ) ter da so bili sprva zasnovani brez upoštevanja potreb po nadzoru ( 25 ) . Ti pomisleki so se še povečali zaradi raziskave o za zdaj zmanjšanem zadovoljstvu uporabnikov med preiskovalci urada OLAF ter vzporednega tekočega razvoja novega sistema vodenja zadev, ki ga vodi več generalnih direktoratov Komisije, in v katerem sodeluje tudi urad OLAF.

34. Zato je odbor generalnega direktorja urada OLAF pozval, naj čim prej izvede podrobno stroškovno analizo prednosti in slabosti ohranitve sistema vodenja zadev oziroma prehoda na CASE@EC, tj. sistem vodenja zadev Komisije. Odbor je v tem okviru in ob upoštevanju dejstva, da se je EJT odločil sprejeti CASE@EC, ponovno poudaril stališče iz svojega mnenja o predhodnem predlogu proračuna urada OLAF za leto 2021, v skladu s katerim bodo v prihodnosti, ker bosta EJT in OLAF uporabljala različna sistema vodenja zadev, morda potrebna dodatna proračunska sredstva, da bi se zagotovile potrebne interoperabilnost in sinergije med sistemoma.

3.5 Spremljanje trajanja preiskav urada OLAF

35. V skladu s členom 7(8) uredbe o uradu OLAF mora odbor izvesti analizo posameznega primera preiskave, ki je starejša od 12 mesecev, za zagotovitev, da se preiskave urada OLAF izvajajo neprekinjeno ter v obdobju, ki je sorazmerno z njihovimi okoliščinami in zahtevnostjo.

36. Prvič, odbor z rednim spremljanjem trajanja preiskav urada OLAF in razlogov za morebitne nepotrebne zamude preverja, da ne prihaja do zunanjega ali notranjega vmešavanja v nepristransko vodenje preiskav. Drugič, dolgotrajne preiskave, ki jih ni mogoče utemeljiti, imajo lahko resne negativne posledice za: (i) pravico preiskovancev do obrambe in/ali (ii) nadaljevanje preiskave. Nazadnje odbor s spremljanjem trajanja preiskav preverja, ali se človeški in finančni viri, dodeljeni uradu OLAF, uporabljajo učinkovito.

37. Odbor je več let posebno pozornost namenjal vprašanju „trajanja“ preiskav urada OLAF, v zadnjih letih pa je izrazil pomisleke glede pomanjkanja jasnih in podrobnih določb v smernicah o preiskovalnih postopkih, povezanih z upravljanjem trajanja preiskav. Takšna pravila krepijo pravno varnost, medtem ko lahko njihov neobstoj škoduje zagotavljanju preglednosti postopkov urada OLAF, zlasti za „preiskovance“.

38. Leta 2021 je odbor izdal mnenje, v katerem je proučil 40 zadev urada OLAF, ki trajajo več kot 36 mesecev. Kot vsako leto je prejel tudi informacije o preiskavah, ki trajajo več kot 12 mesecev.

3.5.1 Analiza preiskav urada OLAF, ki trajajo več kot 36 mesecev – Mnenje št. 5/2021

39. Odbor je v poročilu o dejavnostih za leto 2019 ( 26 ) ugotovil, da je skoraj 40 % posameznih zadev, o katerih se je poročalo v letu 2019, trajalo več kot 24 mesecev, od teh jih je 10 % trajalo kot 36 mesecev. Da bi bolje razumel, kako urad OLAF upravlja in nadzoruje trajanje svojih preiskav, je izvedel podrobno analizo 40 preiskav, ki so leta 2019 trajale več kot 36 mesecev. Odbor je bil zlasti zadovoljen, da mu je bil prvič omogočen poln dostop do ustreznih spisov zadev.

40. Odbor je v svojem mnenju ( 27 ) ugotovil nekatere pomanjkljivosti v postopkih urada OLAF, ki bi lahko vplivale na trajanje preiskav. Zlasti je opazil veliko razhajanje med preiskovalno prakso urada OLAF in evidentiranjem dejavnosti v spisih zadev. Odbor je ugotovil tudi, da urad OLAF nima: (i) uradnega in dobro opredeljenega notranjega postopka za spremljanje trajanja svojih preiskav; (ii) delovnega ali preiskovalnega načrta ali (iii) notranjega pravilnika za opredelitev in dodelitev „operativnih prednostnih nalog“. Odbor meni, da so te pomanjkljivosti predvsem posledica tega, da urad OLAF v smernicah o preiskovalnih postopkih nima posebnih in podrobnih določb, s katerimi bi se obravnavala vprašanja „neprekinjenosti in trajanja“ preiskav.

41. Odbor je dal uradu OLAF naslednja priporočila: — vzpostaviti mehanizem samodejnega sistema označevanja v sistemu vodenja zadev za zagotovitev, da so obdobja neaktivnosti, daljša od treh mesecev, nemudoma vidna vodstvu urada OLAF, — zagotoviti, da so ovire, ki vplivajo ali bi lahko vplivale na trajanje preiskave, ter vse odločitve, sprejete v ta namen, ustrezno dokumentirane in evidentirane v spisu zadeve vsake preiskave, — v smernicah o preiskovalnih postopkih določiti jasne notranje postopke za obvladovanje trajanja preiskave. Natančneje, urad OLAF bi moral v zadevah, ki trajajo več kot 24 mesecev, oblikovati poseben postopek pregleda, da bi se lahko generalni direktor odločil, kako najbolje pospešiti obravnavo takšnih preiskav, in poseben postopek za zadeve, ki trajajo več kot 36 mesecev, — zagotoviti, da vsa mnenja skupine za pregled vključujejo oceno trajanja preiskav, — zagotoviti, da se za vsako odprto preiskavo pripravi podroben preiskovalni načrt ter da se ta redno posodablja in prilaga v spis zadeve vsake preiskave, — v smernice o preiskovalnih postopkih vključiti jasna pravila o dodelitvi „operativne prednosti“ zadevi, — zagotoviti, da se ključne odločitve, ki pomembno vplivajo na trajanje preiskave, vedno sprejmejo na ravni direktorja in sistematično evidentirajo v sistemu vodenja zadev, — zagotoviti, da kadar koli član ali članica preiskovalne skupine zapusti urad, ta pripravi zapisnik o primopredaji, v katerem navede vse izvedene dejavnosti in že zbrane dokaze ter določi dejavnosti in časovni razpored, ki jih mora izvesti naslednji član ali članica skupine, ki bo zadevo prevzel oziroma prevzela.

42. Odbor meni, da bi bilo treba njegova priporočila upoštevati pri tekoči reviziji smernic o preiskovalnih postopkih ( 28 ) . Celovite in koristne smernice o preiskovalnih postopkih bodo tudi prihodnjemu nadzorniku za procesna jamstva ( 29 ) pomagala pri obravnavi pritožb zoper urad OLAF zaradi postopkovnih nepravilnosti.

3.5.2 Poročila o preiskavah, ki trajajo več kot 12 mesecev, ki jih je odbor prejel v letu 2021

43. Če preiskave ni mogoče zaključiti v 12 mesecih po začetku, mora v skladu s členom 7(8) uredbe o uradu OLAF ( 30 ) generalni direktor urada OLAF po poteku 12-mesečnega obdobja in nato vsakih šest mesecev uradno poročati odboru. V teh poročilih urad OLAF navede razloge za nedokončanje ter po potrebi ( 31 ) popravne ukrepe za pospešitev preiskav in pričakovani časovni okvir za njihovo dokončanje.

44. Odbor je med letom 2021 od urada OLAF prejel 761 poročil v zvezi s 482 posameznimi preiskavami, ki so trajale več kot 12 mesecev. Med temi posameznimi zadevami jih je 29,25 % trajalo več kot 12 mesecev, 27,18 % pa več kot 18 mesecev. 43,57 % vseh sporočenih zadev je trajalo več kot 24 mesecev (slika 1). Razčlenitev preiskav urada OLAF po sektorjih je predstavljena na sliki 2. Slika 1 482 posameznih zadev – 2021 Slika 2 482 posameznih zadev – 2021

3.6 Revizija smernic urada OLAF o preiskovalnih postopkih

45. Po reviziji uredbe o uradu OLAF je urad OLAF spremenil obstoječe smernice o preiskovalnih postopkih, da bi nove določbe uredbe o uradu OLAF vključil v nove notranje smernice ter vzpostavil jasen in skladen okvir za vse preiskovalne, podporne in usklajevalne dejavnosti. Urad OLAF je odboru pojasnil, da bo ta postopek revizije potekal v dveh ločenih fazah.

46. V prvi fazi bo revizija omejena na to, kar je nujno potrebno za uskladitev smernic o preiskovalnih postopkih z Uredbo (EU, Euratom) 2020/2223 in začetek delovanja EJT. Druga faza bo obsegala obsežnejšo revizijo. Ta bo vključevala vidike, ki so trenutno obravnavani v drugih notranjih navodilih in smernicah urada OLAF, prakse, ki bodo vzpostavljene v okviru sodelovanja urada OLAF z EJT, priporočila deležnikov urada OLAF ter vprašanja, ki jih je v zadnjih letih opredelilo osebje urada OLAF.

47. V skladu z uredbo o uradu OLAF ( 32 ) mora nadzorni odbor predložiti svoje pripombe, preden generalni direktor urada OLAF sprejme kakršne koli spremembe smernic o preiskovalnih postopkih.

48. Urad OLAF je 28. maja 2021 odboru posredoval osnutek revidiranih smernic o preiskovalnih postopkih, ki je zajemal prvo fazo. O osnutku se je z osebjem urada OLAF in sekretariatom razpravljalo na tehničnem sestanku 6. junija 2021 in plenarnem sestanku 22. junija 2021. Odbor je svoje pripombe generalnemu direktorju urada OLAF predložil 17. avgusta 2021 . Nove smernice o preiskovalnih postopkih so začele veljati 11. oktobra 2021.

49. Odbor je v svojih pripombah spomnil, da je uradu OLAF že priporočil, naj izvede popolno revizijo smernic o preiskovalnih postopkih (Mnenje št. 2/2017 o oceni uredbe o uradu OLAF). V zvezi s tem je že podal več posebnih priporočil, ki so se nanašala na organizacijo urada OLAF in njegove preiskovalne prakse (Mnenje št. 3/2021 o dobrih praksah v notranjih preiskavah). Zato je pozdravil odločitev urada OLAF, da nadaljuje revizijo smernic o preiskovalnih postopkih. Za odbor je ključno, da prihodnje besedilo smernic o preiskovalnih postopkih po drugi fazi revizije temelji na poglobljenem in celovitem pregledu vseh preostalih obstoječih notranjih smernic in navodil urada OLAF. Nekatere od teh, če ne vseh, bo treba vključiti v smernice o preiskovalnih postopkih. To je pomembno, saj so smernice o preiskovalnih postopkih edine smernice, navodila ali priročniki, ki jih mora urad OLAF v skladu z uredbo o uradu OLAF objaviti ( 33 ) . To zagotavlja zahtevano stopnjo preglednosti in pravne varnosti za preiskovance. Celovita in koristna navodila o preiskovalnih postopkih bodo tudi prihodnjemu nadzorniku za procesna jamstva ( 34 ) pomagala pri obravnavi pritožb zoper urad OLAF zaradi postopkovnih nepravilnosti.

50. Zato si je odbor pridržal pravico, da na koncu druge faze revizije smernic o preiskovalnih postopkih predloži celovito mnenje o njih.

51. Urad OLAF je odbor in institucije EU obvestil, da je začel drugo fazo revizije smernic o preiskovalnih postopkih. Druga faza bo predvidoma zaključena v letu 2022. Odbor z zanimanjem pričakuje končno različico smernic o preiskovalnih postopkih in pričakuje, da bo generalni direktor urada OLAF upošteval priporočila, ki jih je odbor predstavil v nedavnih mnenjih.

3.7 Uporaba procesnih jamstev

52. V členu 9 uredbe o uradu OLAF so navedena načela, ki jih mora urad OLAF upoštevati pri izvajanju preiskave, in procesna jamstva, ki jih uživajo osebe, vključene v preiskavo urada OLAF.

53. obravnavanje posameznih pritožb zoper urad OLAF niti ni pritožbeni organ, ki bi lahko preverjal odločbe urada OLAF Z Uredbo je odboru zaupana naloga spremljanja razvoja dogodkov pri uporabi teh procesnih jamstev. Odbor to vlogo izpolnjuje z različnimi dejavnostmi: spremlja, kako urad OLAF obravnava pritožbe v zvezi s postopkom; ocenjuje, kako urad OLAF upošteva procesne pravice v svojih preiskavah; opredeljuje sistemska ali strukturna vprašanja in podaja mnenja o zadevah, povezanih z uporabo procesnih jamstev. Poudariti je treba, da odbor ni niti pristojen zaposameznih pritožb zoper urad OLAF niti ni pritožbeni organ, ki bi lahko preverjal odločbe urada OLAF ( 35 )

54. Leta 2021 je odbor del svojega dela posvetil tudi spremljanju skladnosti urada OLAF s procesnimi jamstvi.

(i) Z odborom je bilo opravljeno posvetovanje o rešitvi glede novega pritožbenega mehanizma, ki ga je vzpostavil urad OLAF

55. Posamezniki ali pravni subjekti, na katere je vplivala preiskava urada OLAF, so imeli do začetka veljavnosti spremenjene uredbe o uradu OLAF možnost, da generalnem direktorju urada OLAF predložijo pritožbo. Urad OLAF je pritožbo obravnaval v skladu z uveljavljenim postopkom. S spremenjeno uredbo o uradu OLAF je bila vzpostavljena funkcija nadzornika za procesna jamstva (v nadaljnjem besedilu: nadzornik), ki je odgovoren za obravnavanje pritožb, ki jih vložijo preiskovanci v preiskavah urada OLAF ( 36 )

56. Vendar je urad OLAF tudi po začetku veljavnosti nove uredbe in do imenovanja nadzornika s strani Komisije še naprej prejemal pritožbe, med drugim od preiskovancev. V začetku leta 2021 se je urad OLAF z odborom ( 37 ) posvetoval o začasni rešitvi za izvajanje mehanizma pritožb med prehodnim obdobjem, tj. med začetkom veljavnosti Uredbe in imenovanjem nadzornika. Urad OLAF je odbor obvestil, da namerava pritožnikom dati na izbiro dvoje: (i) da počakajo na imenovanje nadzornika, ki bo obravnaval njihovo pritožbo, ali (ii) da njihovo pritožbo obravnava urad OLAF v skladu s svojim obstoječim postopkom. V primeru slednjega bi se pritožniki odpovedali pravici, da se njihova pritožba obravnava v skladu z novimi pravili.

57. Odbor je menil, da je ta rešitev primerna, in je urad OLAF zaprosil, naj ga sproti obvešča o svojem obravnavanju vseh pritožb na podlagi teh dveh možnosti. Urad OLAF je zagotovil zahtevane informacije.

(ii) Odbor je ocenil, kako je urad OLAF izvajal procesna jamstva v posameznih preiskavah

58. Odbor je imel pri pripravi Mnenja št. 3/2021 o notranjih preiskavah in Mnenja št. 5/2021 o trajanju preiskav dostop do spisov zadev in je temeljito ocenil, kako je urad OLAF v pregledanih preiskavah uporabil procesna jamstva. V Mnenju št. 3/2021 je posebno pozornost namenil neodvisnosti funkcije preverjanja, tj. notranji nadzorni mehanizem urada OLAF za zagotavljanje spoštovanja procesnih jamstev. Izdal je ustrezno priporočilo, ki ga je urad OLAF izvedel.

59. V Mnenju št. 5/2021 se je odbor odločil, da se bo osredotočil na analizo, ali urad OLAF spoštuje „pravico uradnika, da je obveščen“ o začetku preiskave urada OLAF, in „pravico preiskovanca, da poda pripombe glede dejstev, povezanih z njim, preden urad OLAF pripravi svoje sklepe“ ( 38 ) , in zlasti ali urad OLAF uporablja izjeme za odložitev teh pravic, kot je določeno v zakonodaji.

60. Analiza je pokazala, da urad OLAF, kar zadeva postopek za odložitev zagotovitve informacij o začetku preiskave, upošteva veljavne procesne zadeve in jamstva. Poleg tega je od leta 2019 vzpostavil še strožji sistem pregleda, ki se zdaj sistematično uporablja v vseh primerih odložitve. Glede odložitve priložnosti za pripombe je odbor menil, da sistem, ki ga je vzpostavil urad OLAF, zagotavlja zadostna jamstva za zaščito temeljnih pravic preiskovancev in izognitev kakršni koli samovoljni obravnavi.

(iii) Odbor je ocenil posamezne pritožbe, predložene uradu OLAF

61. Kot vsako leto je odbor prejel polletna poročila in ustrezne dokumente o posameznih pritožbah, ki jih je obravnaval urad OLAF ( 39 ) . Leta 2021 je urad OLAF prejel skupaj štiri pritožbe preiskovancev v zvezi z uporabo procesnih jamstev, pri čemer so tri od teh zadevale isto notranjo preiskavo. Vsi pritožniki, razen enega, so želeli, da njihovo pritožbo obravnava nadzornik. V edini pritožbi, ki jo je leta 2021 obravnaval urad OLAF, je preiskovanec trdil: (i) da ga urad OLAF ni pravočasno obvestil, da je preiskovanec, in (ii) da preiskava ni bila zaključena v razumnem roku. Odbor je seznanjen z odgovorom urada OLAF pritožniku, da ni prišlo do kršitve veljavnih pravil. Ker pa mora nadzornik obravnavati še druge pritožbe v zvezi s podobnimi vprašanji v isti preiskavi, odbor ne bo podal nadaljnjih pripomb.

62. Odbor se veseli sodelovanja z nadzornikom, da bi se okrepila uporaba procesnih jamstev in temeljnih pravic.

4. Sodelovanje

4.1 Sodelovanje z uradom OLAF

63. V letu 2021 je odbor utrdil svoje plodno sodelovanje z uradom OLAF. Poleg zaključka razprav o pravici odbora do dostopa do informacij, povezanih z zadevami, in podpisa novih delovnih dogovorov je odbor z uradom OLAF ohranjal odprt in koristen dialog.

64. Odbor je nadaljeval prakso, da na svoje redne mesečne sestanke povabi tudi generalnega direktorja urada OLAF in njegovo osebje, da bi razpravljali in bili obveščeni o vseh zadevah, pomembnih za delo odbora in urada OLAF. Člani odbora in sekretariata so imeli tudi uradne in neuradne sestanke z vodstvom in osebjem urada OLAF v okviru priprave mnenj in poročil odbora.

65. Odbor je v skladu z določbami uredbe o uradu OLAF in vzpostavljenimi delovnimi praksami od urada OLAF prejel naslednja poročila: (i) poročila o preiskavah, ki trajajo več kot 12 mesecev; (ii) poročila o priporočilih urada OLAF, ki so bila izdana od 1. oktobra 2013 in niso bila upoštevana ter za katera je urad OLAF med 1. januarjem 2020 in 31. decembrom 2020 prejel odgovore zadevnih organov; (iii) poročila o pritožbah glede procesnih jamstev; (iv) poročila o zadevah, v katerih so bile informacije posredovane nacionalnim pravosodnim organom, in (v) poročila o odložitvah v skladu s členom 4(6) uredbe o uradu OLAF.

4.2 Odnosi z deležniki

66. Odbor je odgovoren institucijam EU, ki so imenovale njegove člane, hkrati pa ima vlogo partnerja v dialogu z institucijami EU. Institucijam EU poroča o svojih dejavnostih, na njihovo zahtevo lahko izda mnenja, pripravlja poročila o preiskovalnih zadevah in izmenjuje mnenja z njimi na politični ravni ( 40 )

67. Odbor meni, da je pomembno ohranjati reden stik z institucijami EU ter partnerji in deležniki urada OLAF, da bi se izboljšal pretok informacij in pridobile povratne informacije o učinkovitosti urada OLAF. Odbor in njegov sekretariat sta imela redne stike z generalnim sekretarjem Komisije, Odborom Evropskega parlamenta za proračunski nadzor (CONT) ter delovnima skupinama Sveta za boj proti goljufijam (GAF) in za pravosodno sodelovanje v kazenskih zadevah (COPEN). Zaradi trenutne pandemije odbor ni mogel imeti sestankov z deležniki v živo, zato so vsi sestanki potekali po spletu. Odbor je decembra 2021 ( 41 ) sodeloval tudi pri letni medinstitucionalni izmenjavi mnenj o učinkovitosti urada OLAF, v okviru katere je izrazil svoje mnenje o vlogi urada OLAF v mehanizmu za okrevanje in odpornost ter praktičnih izkušnjah o odnosih med uradom OLAF in EJT.

68. Odbor je Komisiji nadalje pomagal pri izbirnih postopkih za imenovanje višjih uradnikov v urad OLAF. Člani odbora so se udeležili tudi sestankov posvetovalnega odbora Komisije za imenovanja višjih vodstvenih delavcev.

5. Upravljanje in viri

5.1 Delovne metode nadzornega odbora

69. Odbor je leta 2021 imel 12 plenarnih sestankov, bodisi v hibridni obliki bodisi v celoti po spletu ( 42 ) . Za vsako pomembno vprašanje, ki je bilo proučeno, je imenoval poročevalca. Poročevalci so v sodelovanju s sekretariatom pripravili osnutke poročil, mnenj ali dokumentov, ki so se nato obravnavali na plenarnih sestankih. Poleg tega so se predsednik, poročevalci in člani sekretariata odbora redno sestajali, da bi obravnavali posamezna vprašanja.

5.2 Sekretariat

70. V letu 2021 je sekretariat še naprej podpiral člane odbora pri učinkovitem izvajanju nalog in tako pomagal povečati neodvisnost urada OLAF. Tako kot preostanek Komisije je leta 2021 še naprej deloval večinoma v spletnem okolju. Izvajal je delovni program, o katerem sta se dogovorila njegov vodja in nadzorni odbor ( 43 )

71. Sekretariat že od marca 2016 in še naprej upravno spada pod urad Evropske komisije za vodenje in plačevanje posameznih pravic (PMO), čeprav deluje na ločenem varnostnem območju v prostorih urada OLAF. Nadzorni odbor je že večkrat izrazil dvome o tem, ali je „hibridna“ povezava njegovega sekretariata s PMO najprimernejša lokacija.

72. Odbor ponavlja svoje stališče, da bi glede na vsakodnevne stike sekretariata z osebjem urada OLAF zaradi stalnih nalog spremljanja, ki jih izvaja odbor, primeren prostor na varnostnem območju urada OLAF sekretariatu omogočil učinkovitejše delo.

73. Iskanje primerne lokacije za sekretariat je po uvedbi nadzornika za procesna jamstva zdaj še toliko pomembnejše. V skladu z Uredbo bo novi nadzornik upravno spadal pod nadzorni odbor, sekretariat pa mu bo zagotavljal vso potrebno pravno in upravno podporo.

5.3 Proračunske zadeve

74. Proračun odbora za leto 2021 je znašal 200 000 EUR. Zaradi COVID-19 so sestanki odbora potekali po spletu, zato je dejanski znesek, izplačan do konca leta 2021, znašal le 74 577,28 EUR.

75. Odredbodajalec na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, pristojen za odhodke, je direktor PMO.

(1) Člen 15(2) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. septembra 2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), ter razveljavitvi Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta in Uredbe Sveta (Euratom) št. 1074/1999 (UL L 248, 18.9.2013, str. 1), kakor je bila spremenjena z Uredbo (EU, Euratom) 2016/2030 in Uredbo (EU, Euratom) 2020/2223 (na voljo tudi na https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20210117).

(2) Da bi se ohranile izkušnje, pridobljene v odboru, se člani zamenjujejo izmenično v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013.

(3) Na voljo na https://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_en.pdf.

(4) Glej naslednja poročila in mnenja nadzornega odbora: Letno poročilo nadzornega odbora za leto 2020, odstavka 28 in 29; Letno poročilo nadzornega odbora za leto 2019, odstavki 38 do 51; Letno poročilo nadzornega odbora za leto 2018, odstavki 7 in 45 do 49; Letno poročilo nadzornega odbora za leto 2017, odstavki 24 do 29; Letno poročilo nadzornega odbora za leto 2016, odstavki 30 do 33; Letno poročilo nadzornega odbora za leto 2016, odstavki 30 do 33; Letno poročilo nadzornega odbora za leto 2015, odstavki 30 do 33 in odstavki 1 do 9; Letno poročilo nadzornega odbora za leto 2014, odstavki 26 do 28; Letno poročilo nadzornega odbora za leto 2013, odstavka 18 in 19; Letno poročilo nadzornega odbora za leto 2012, odstavek 36; Mnenje nadzornega odbora št. 2/2017 k ocenjevalnemu poročilu Komisije o uporabi Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (člen 19), odstavka 30 in 31; Mnenje nadzornega odbora št. 4/2014 o nadzoru nad trajanjem preiskav urada OLAF, odstavki 18 do 20 in 45 do 49.

(5) Uredba (EU, Euratom) 2020/2223 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. decembra 2020 o spremembi Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 glede sodelovanja z Evropskim javnim tožilstvom in učinkovitosti preiskav Evropskega urada za boj proti goljufijam (UL L 437, 28.12.2020, str. 49).

(6) Novi delovni dogovori med uradom OLAF in nadzornim odborom urada OLAF so na voljo na https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/system/files/2021-10/OLAF%20SC%20WA%20signed.pdf.pdf.

(7) Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39), na voljo na https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/?uri=CELEX:32018R1725.

(8) Mnenje št. 1/2021 o priporočilih urada OLAF, ki jih zadevni organi niso upoštevali; Mnenje št. 2/2021 o delovnih dogovorih med uradom OLAF in EJT; Mnenje št. 3/2021 o nadzoru nad notranjimi preiskavami: strateški sklepi in dobre prakse; Mnenje št. 4/2021 o predhodnem predlogu proračuna urada OLAF za leto 2022; Mnenje št. 5/2021 o analizi preiskav urada OLAF, ki so v letu 2019 trajale več kot 36 mesecev.

(9) Uvodne opombe odbora o prvi fazi revizije smernic o preiskovalnih postopkih so bile generalnemu direktorju urada OLAF predložene z dopisom z dne 17. avgusta 2021 (Ares(2021)5153587).

(10) Celotno besedilo Mnenja št. 1/2021 je na voljo na https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/81b4db5b-51e0-4739-ab3f-c67859304f5e_en.

(11) Podatki iz zadnjih petih letnih poročil urada OLAF (2013–2018) v zvezi s priporočili za začetek kazenskih preiskav na nacionalni ravni kažejo, da se je delež obtožnic znižal s 53 % na 36 %.

(12) Člen 12(g)(1), zadnji stavek, uredbe o uradu OLAF določa, da generalni direktor urada OLAF nadzorni odbor uradno obvesti o delovnih dogovorih pred njihovim sprejetjem.

(13) Mnenje št. 2/2021 je na voljo na: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/2d90f9ac-6556-41c7-bb55-483ccd192d8d_en.

(14) Oddelek 5 delovnih dogovorov med EJT in uradom OLAF.

(15) Člen 4(6) delovnih dogovorov med EJT in uradom OLAF.

(16) Člen 4.2 delovnih dogovorov med EJT in uradom OLAF.

(17) Člen 6(1) in (4) delovnih dogovorov med EJT in uradom OLAF.

(18) Člen 12 delovnih dogovorov med EJT in uradom OLAF.

(19) Člen 4(2), člen 6(1), odstavek 1(d), člen 6(4) in člen 14 delovnih dogovorov med EJT in uradom OLAF.

(20) Odbor se je ob upoštevanju pravil, določenih v Sklepu Komisije (EU, Euratom) 2015/443, Sklepu Komisije (EU, Euratom) 2015/444 in Varnostnem obvestilu – Označevanje in obravnavanje občutljivih netajnih podatkov (C(2019) 1904 final, Bruselj, 5. marec 2019), odločil, da svojega mnenja ne bo objavil v celoti, da bi zaščitil zasebnost in integriteto posameznikov, ki jih preiskave zadevajo. Zaradi preglednosti pa je objavil nezaupno različico svojega mnenja, ki vsebuje njegove sklepe in priporočila generalnemu direktorju urada OLAF. Nezaupna različica mnenja je na voljo na NC OPINION 3_2021-EXTRACT for Institutions.pdf (europa.eu). Ta nezaupna različica je bila v skladu s členom 15(1) uredbe o uradu OLAF predložena tudi institucijam EU.

(21) Mnenje št. 4/2021 je na voljo na https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/1ab13286-a2b7-411a-a748-96b6a90afcd1_en.

(22) Od leta 2012 je proračun za razvoj sistema za vodenje zadev dosegel skoraj 29 milijonov EUR.

(23) Glej Poročilo o dejavnosti za leto 2017, odstavek 23; Poročilo o dejavnosti za leto 2018, odstavek 13; Poročilo o dejavnosti za leto 2019, odstavek 20; Mnenje o predlogu proračuna urada OLAF za leto 2019, odstavek 27; Mnenje o predlogu proračuna urada OLAF za leto 2020, odstavek 29; in Mnenje o predlogu proračuna urada OLAF za leto 2021, odstavek 25. Vsa mnenja in poročila odbora so na voljo na https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/our-work/opinions-and-reports_en.

(24) Služba Komisije za notranjo revizijo je že junija 2019 v svojem končnem revizijskem poročilu o praksah vodenja projektov IT v uradu OLAF ugotovila več bistvenih pomanjkljivosti v zgodnjih fazah sistema vodenja zadev, med drugim pomanjkanje jasne in trajnostne strukture upravljanja projektov ter pomanjkanje zadostnega nadzora s strani višjega vodstva. Urad OLAF je te pomanjkljivosti odpravil, kot je služba komisije za notranjo revizijo potrdila leta 2020 (februar 2020).

(25) Glej poročilo o dejavnosti nadzornega odbora za leto 2017, odstavek 25.

(26) Poročilo o dejavnosti nadzornega odbora urada OLAF za leto 2019, odstavek 52 in naslednji.

(27) Nezaupna različica Mnenja št. 5/2021 je na voljo na: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/25411b56-2cc1-4ba2-9c5c-b58e1e95c236_en.

(28) Po začetku veljavnosti spremembe uredbe o uradu OLAF, ki je bila uvedena z Uredbo (EU, Euratom) 2020/2223, se je urad OLAF lotil revizije smernic o preiskovalnih postopkih v dveh korakih. Prva faza je bila osredotočena predvsem na prenos določb revidirane uredbe o uradu OLAF glede EJT. Ta faza je zaključena, nove smernice o preiskovalnih postopkih pa so začela veljati 11. oktobra 2021. Urad OLAF trenutno izvaja drugo fazo revizije, ki bo celovitejša in bo vključevala vprašanja, ki so trenutno obravnavana v drugih notranjih navodilih in smernicah, prakse, ki bodo vzpostavljene v okviru sodelovanja urada OLAF z EJT, priporočila deležnikov urada OLAF ter vprašanja, ki jih je v zadnjih letih opredelilo osebje urada OLAF. Druga faza bo predvidoma zaključena v letu 2022.

(29) S členoma 9a in 9b uredbe o uradu OLAF se vzpostavljata „nadzornik za procesna jamstva“ in „pritožbeni mehanizem“ s pooblastilom za obravnavanje prihodnjih pritožb zoper urad OLAF, ki jih vloži preiskovanec v preiskavi urada OLAF.

(30) Člen 7(8) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 določa: „Če preiskave ni mogoče zaključiti v 12 mesecih od njenega začetka, generalni direktor po poteku teh 12 mesecev in nato vsakih šest mesecev poroča nadzornemu odboru, pri čemer navede razloge in po potrebi predvidene popravne ukrepe za pospešitev preiskave.“

(31) Besedilo „po potrebi“ je bilo besedilu člena 7(8) uredbe o uradu OLAF dodano s z Uredbo (EU, Euratom) 2020/2223 o spremembi.

(32) Člen 17(8), zadnji stavek, uredbe o uradu OLAF.

(33) Člen 17(8), zadnji stavek, uredbe o uradu OLAF določa, da bodo smernice v informativne namene objavljena na spletnem mestu Urada v vseh uradnih jezikih institucij Unije.

(34) Člena 9a in 9b uredbe o uradu OLAF določata „nadzornika za procesna jamstva“ in „pritožbeni mehanizem“ s pooblastilom za obravnavanje prihodnjih pritožb zoper urad OLAF, ki jih vloži preiskovanec v preiskavi urada OLAF.

(35) Odbor pogosto prejme pritožbe bodisi o tekočih preiskavah urada OLAF bodisi o domnevnih goljufivih dejavnostih, ki vplivajo na finančne interese EU. Praksa odbora je, da vse ustrezne informacije posreduje uradu OLAF in o tem ustrezno obvesti pošiljatelja.

(36) Člena 9a in 9b uredbe o uradu OLAF.

(37) Dopis generalnega direktorja urada OLAF predsedniku nadzornega odbora z dne 18. marca 2021 (ref. št. Ares(2021)1954695).

(38) Člen 9(3) in (4) uredbe o uradu OLAF.

(39) V skladu s členom 6 novih delovnih dogovorov med uradom OLAF in nadzornim odborom bo urad OLAF za vsako pritožbo, ki jo obravnava, zagotovil samodejni dostop do izvirne pritožbe, skupaj z odgovorom urada OLAF in vso preostalo ustrezno dokumentacijo.

(40) Člen 15(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013: „Nadzorni odbor generalnemu direktorju pošilja mnenja in, kadar je to primerno, priporočila, med drugim glede virov, ki jih Urad potrebuje za uresničevanje svoje preiskovalne funkcije, prednostnih preiskovalnih nalog Urada in trajanja preiskav. Ta mnenja lahko pripravlja na lastno pobudo, na zahtevo generalnega direktorja ali na zahtevo institucije, organa, urada ali agencije, pri čemer pa ne posega v izvajanje potekajočih preiskav. […]

[…] Institucije, organi, uradi ali agencije prejmejo izvod mnenj, izdanih na podlagi tretjega pododstavka“.

(41) Medinstitucionalna izmenjava mnenj je potekala 2. decembra 2021.

(42) Od januarja do decembra 2021.

(43) Sekretariat, ki ga vodi njegov vodja, trenutno sestavlja sedem članov osebja.