ODGOVOR SKUPNEGA PODJETJA

31. Podjetje F4E se strinja z ugotovitvijo. Treba je opozoriti, da zaradi podpore Euratoma, ki je zagotovil dodaten proračun, to pomanjkanje odobritev plačil leta 2017 ni vplivalo na izpolnjevanje obveznosti podjetja F4E do dobaviteljev. Notranji sistem napovedovanja plačil je bil popolnoma preoblikovan in vgrajen v novo orodje za finančno upravljanje, ECOSYS, poleg tega so se izboljšale povezave med projektnimi skupinami in oddelkom za javna naročila, ki skrbi za pogodbe. Zaradi pospešenega pripravljanja napovedi podjetje F4E potrjuje, da tudi proračun za leto 2018 obsega pomanjkanje odobritev plačil; ta znaša okrog 150 milijonov EUR. Vložen je bil zahtevek za prerazporeditev v splošnem proračunu EU za leto 2018, da bi se povečal Euratomov prispevek za podjetje F4E, s katerim bi se pokrile te dodatne potrebe. Zahtevek za predlog proračuna za leto 2019 in napovedi za naslednje proračune so že bile znova ocenjene na podlagi napredne metodologije napovedovanja ter z novim orodjem za načrtovanje in poročanje ECOSYS.

32. Podjetje F4E bo izboljšalo trenutni notranji postopek za nadaljnje spremljanje prijav interesov višjega vodstva. Ta izboljšava pomeni, da bodo posodobitve splošnih prijav interesov ali drugih prijav nasprotja interesov formalno pregledali zadevni ocenjevalci, vključno s predsednikom upravnega odbora v primeru direktorja podjetja F4E.

33. Skupno podjetje F4E izboljšuje svoje postopke za zaposlovanje in izbor osebja v okviru tekočega projekta za uvedbo izboljšav. Da bi upoštevalo opažanja Sodišča, se bo zavzemalo za izboljšanje postopkovnih vidikov s ciljem okrepiti notranjo kontrolo in kakovost postopkov zaposlovanja.

34. Kar zadeva sodno odločbo iz leta 2018, s katero je bil razveljavljen izbirni postopek podjetja F4E, želi podjetje F4E pojasniti, da je ob siceršnjem zahtevanem izvajanju sodbe tudi vložilo pritožbo proti njej. Poleg tega je treba opozoriti, da je ta zadeva vključevala tudi vložitev tožbe pri evropski varuhinji človekovih pravic; ta je razglasila, da je pritožba neutemeljena, in odločila v prid podjetju F4E.

35. Po dogovoru z Računskim sodiščem je podjetje F4E v zaključnem računu za leto 2017 priznalo rezervacijo za stroške razgradnje. Pomanjkljivosti notranje komunikacije bo podjetje F4E obravnavalo z naslednjimi ukrepi: — Notranji postopek podjetja F4E „Zaključni račun – otvoritev/zaključek poslovnega leta“ bo posodobljen tako, da se bodo pojasnile informacije, potrebne za zaključni račun v zvezi z rezervacijami in pogojnimi obveznostmi. Zlasti se bo od enote za projektno vodenje in skupine za proračun zahtevala letna posodobitev v zvezi s stanjem stroškov razgradnje in deaktivacije ter morebitnih drugih dogodkov ali informacij, ki bi lahko vplivale na zaključni račun. — Višje vodstvo (in predvsem vodja komercialnega oddelka) bo računovodji podjetja F4E sporočilo vse zadevne informacije, zlasti sklepe Upravno posvetovalnega odbora (MAC) in Sveta ITER.

Spremljanje upoštevanja pripomb iz prejšnjih let

2015 – predstavitev zaključnega računa

Podjetje F4E trenutno uporablja kreditne točke ITER v okviru sistema metode prislužene vrednosti; poleg spremljanja etapnih ciljev in analize trendov je to ena od metod za spremljanje napredka pri dejavnostih podjetja.

Ob koncu leta 2017 je upravni odbor imenoval delovno skupino in ji naložil, da opredeli izboljšan način poročanja podjetja F4E, vključno z opredelitvijo primernega sistema metode prislužene vrednosti. Delo poteka in predsednik delovne skupine bo o napredku poročal na srečanju upravnega odbora julija 2018.

2015 – pripombe o ključnih kontrolah v nadzornih in kontrolnih sistemih Skupnega podjetja

Drugi odstavek: z organizacijo ITER je bila opravljena posodobitev kreditnega profila, vključno z javnim naročanjem, da bi bolje odražal vrednost dejansko opravljenega dela v različnih projektnih fazah (tj. med zasnovo, proizvodnjo, dobavo in namestitvijo). Na to delo so vplivale nekatere zamude in novi rok za zaključek tega ukrepa je konec decembra 2018.

2015 – operativna javna naročila in nepovratna sredstva

Kljub obnovljenim prizadevanjem na področju obveščanja in razširjanja, zlasti v zvezi z vključitvijo nove finančne uredbe, so leta 2017 podatki za postopke s pogajanji ostali podobni kot prejšnja leta (47 % vseh postopkov leta 2017 v primerjavi z 49 % leta 2016, 45 % leta 2015 in 58 % leta 2014).

Kljub temu je treba poudariti, da so bili to večinoma postopki s pogajanji za naročila z nizko vrednostjo, izvedeni pod pragom za objavo iz Direktive in popolnoma v skladu s finančnimi predpisi podjetja F4E. Ti postopki s pogajanji za naročila z nizko vrednostjo predstavljajo dolgoročno, približno 40-odstotno povprečje letnega števila pogodb podjetja F4E, ustrezajo pa manj kot 1 % letnih proračunskih sredstev, za katera so bile prevzete obveznosti.

Uporaba postopkov s pogajanji v teh primerih (v okviru omejitev, ki jih določajo finančni predpisi podjetja F4E) je odziv na pomislek glede dobrega finančnega poslovodenja, saj podjetju F4E omogoča skrajšanje časa do sklenitve pogodbe zaradi hitrejšega odzivanja na potrebe projekta in učinkovitejše uporabe notranjih virov v postopkih javnega naročanja z visoko vrednostjo. Zato v podjetju F4E menijo, da ukrepi za dodatno zmanjšanje števila postopkov s pogajanji za naročila z nizko vrednostjo niso potrebni, saj so ti še naprej v skladu z načeli in določbami finančnih predpisov.

Preostali postopki s pogajanji, ki se običajno nanašajo na naročila z višjo vrednostjo (dolgoročno povprečje okrog 5 % skupnega števila postopkov), so izraz zapletenega in inovativnega okolja, v katerem deluje podjetje F4E. Zaradi značilnosti trga fuzijske tehnologije so v številnih primerih zmogljivosti v državah članicah ali po svetu zelo omejene. To pogosto povzroči omejeno konkurenco, duopole/monopole ali celo slab odziv na povabila k oddaji ponudb.

Od leta 2012 je podjetje F4E povečalo prizadevanja na področju razširjanja, vendar je odziv na njegova operativna povabila v povprečju še vedno slabši od želenega. Po njegovem mnenju glavni temeljni vzrok ni premajhna prepoznavnost, temveč sporadična in specifična narava nakupov podjetja F4E. Na podlagi razprav z drugimi kupci obsežne znanstvene infrastrukture v Evropi je podjetje F4E sklenilo, da je narava dejavnosti v okviru obsežnih znanstvenih in tehnoloških projektov taka, da je omejena konkurenca žal dejstvo, na katero lahko en sam javni naročnik le malo vpliva. S to ugotovitvijo se strinjajo tudi drugi naročniki, ki v Evropi vodijo podobne projekte.

Zato je leta 2016 podjetje F4E dalo pobudo za forum, ki bi vključeval kar največ podobnih prototipnih visokotehnoloških pionirskih projektov v Evropi. V okviru tega foruma so različne organizacije, ki se srečujejo s podobnimi projektnimi izzivi (zlasti glede slabega sodelovanja in odziva industrije), začele sodelovati, da bi lahko te izzive obravnavale bolj usklajeno in učinkovito. Ena od glavnih zamisli, oblikovanih na forumu, se nanaša na krepitev enotnega trga za obsežne znanstvene projekte, da bo ta stabilnejši in obsežnejši ter bo zato laže vzbudil zanimanje podjetij.

Prvi dogodek v okviru foruma, namenjen industriji, je potekal konec februarja 2018 na Danskem, udeležilo pa se ga je 1 037 predstavnikov 530 podjetij in javnih organizacij iz 29 držav. Odzivi udeležencev iz industrije in javnih udeležencev po dogodku so bili zelo pozitivni, junija 2018 pa so udeleženci foruma (F4E, ESA, ESO, CERN, EMBL, ESRF, ESS, XFEL in ILL) na anonimnem glasovanju sprejeli kandidature za organizacijo drugega večjega dogodka leta 2020 in razširili članstvo foruma na druge organizacije evropskega interesa s podobnimi obsežnimi, visokotehnološkimi projekti.

2015 – pravice intelektualne lastnine in industrijska politika

Drugi odstavek: podjetje F4E dejavno sodeluje z neodvisnim svetovalnim podjetjem za ekonomsko politiko, Trinomics and Cambridge Econometrics; to je za Evropsko komisijo pripravilo študijo o učinku dejavnosti projekta ITER v EU. Ta je bila dokončana aprila 2018, njeni glavni rezultati pa so povzeti v nadaljevanju.

— Glede učinkovitosti industrijske politike podjetja F4E rezultati ekonometričnega modeliranja kažejo, da je med letoma 2008 in 2017 poraba za projekt ITER ustvarila okrog 34 000 zaposlitvenih let. Pozitiven učinek se bo v prihodnosti nadaljeval do konca gradnje reaktorja ITER. Ob primerjavi gospodarskega donosa in ustvarjanja delovnih mest projekta ITER z alternativnim scenarijem porabe v EU (z nevtralno razporeditvijo izdatkov po vseh gospodarskih sektorjih) se ocenjuje, da bo projekt ITER med letoma 2008 in 2030 v državah članicah EU ustvaril skupni čisti dobiček v višini 586 milijonov EUR.

— Glede intelektualne lastnine in razširjanja informacij študija zaključuje, da se lahko navedeni neto zaslužki znatno povečajo zaradi odcepljenih podjetij in nadaljnjih inovacij, ki bi jih spodbudila podjetja, ki so vključena v projekt ITER ter razvijajo nove tehnologije in produkte. Rezultati modeliranja so okvirni, kažejo pa, da bi se lahko zaradi teh učinkov gospodarski vpliv povečal za dodatnih 25–60 % ali več.

Da bi dosegli največje koristi teh dodatnih učinkov, študija vsebuje predlog, da se okrepijo dejavnosti za prenos tehnologije v zvezi s projektom ITER. Izkušnje iz organizacije CERN in agencije ESA kažejo, da je vzpostavitev učinkovitega sistema za prenos tehnologije dolgotrajna, vendar je ključnega pomena za okrepitev učinka javnih naložb.

Podjetje F4E je že med letom 2017 v sodelovanju z organizacijo EUROfusion začelo izvajati predhodne dejavnosti za vzpostavitev programa za prenos tehnologije in se pri tem oprlo na model agencije ESA. Začetek prve faze programa je načrtovan za december 2018.

2016 – strategija za boj proti goljufijam

V skladu s priporočilom 3.5 strategije za boj proti goljufijam je podjetje F4E februarja 2018 sprejelo lasten nabor kazalnikov tveganja goljufije pri javnih naročilih: opozorilne kazalnike. Namen seznama opozorilnih kazalnikov je opredelitev kazalnikov, značilnih za dejavnosti javnih naročil podjetja F4E, na podlagi značilnosti ponudb, tržne analize in sistemov javnega naročanja, da bi se pri zaposlenih, vključenih v javno naročanje, povečalo poznavanje ključnih točk, ki jih je treba preveriti med postopkom za oddajo javnega naročila.

Seznam kazalnikov je bil predpogoj za oblikovanje IT-orodja za boj proti goljufijam, ki je bilo predvideno za lažje spremljanje dejavnosti podjetja F4E v zvezi s postopki za oddajo javnega naročila, vendar je januarja 2018 ocena kompleksnosti oblikovanja orodja, ki bi zagotavljalo vse potrebne funkcije, pokazala, da bi bilo to za podjetje F4E kot eno agencijo EU prezahtevno.

Zato so se proučile druge, preprostejše in hitrejše rešitve, ki prav tako nudijo zadostno raven zagotovila, in podjetje F4E se je odločilo, da na podlagi svojega seznama kazalnikov tveganja goljufije pri javnih naročilih – opozorilnih kazalnikov – oblikuje notranji kontrolni seznam za boj proti goljufijam. Kontrolni seznam za boj proti goljufijam je bil sprejet maja 2018, veljati pa začne 1. julija 2018. Če bo ustrezno, bosta kontrolni seznam vsaj dvakrat v življenjskem ciklu javnega naročila (ob dodelitvi in zaključku pogodbe) izpolnila in podpisala dva različna, neodvisna akterja, tako strokovni projektni referent kot referent za pogodbe in javna naročila, da se zagotovi popolna preglednost. Kontrolni seznam lahko po potrebi uporabi kdor koli izmed osebja podjetja F4E, da kadar koli v življenjskem ciklu javnega naročila opozori na določeno nepravilnost. Uporaba kontrolnih seznamov se zdaj uvaja v notranje postopke podjetja F4E, vzporedno z vsemi drugimi spremembami, povezanimi s projektom izboljšave javnega naročanja.