EVROPSKA KOMISIJA Bruselj, 8.6.2021 COM(2021) 292 final POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU, SVETU IN RAČUNSKEMU SODIŠČU





































Letno poročilo organu, odgovornemu za razrešnico, o notranjih revizijah, izvedenih v letu 2020 {SWD(2021) 132 final}



Kazalo 1.Cilji in področje uporabe poročila 2.Poslanstvo Službe za notranjo revizijo: odgovornost, neodvisnost in objektivnost 3.Pregled revizijskega dela 3.1.Izvajanje revizijskega načrta za leto 2020 3.2.Statistični podatki o priporočilih Službe za notranjo revizijo 4.Sklepi na podlagi revizijskega dela, opravljenega v letu 2020 4.1.Sklep o revizijah smotrnosti 4.1.1.Upravljanje podatkov in informacij 4.1.2.Varstvo podatkov 4.1.3.Strategije nadzora za programe, ki jih izvajajo tretje osebe 4.1.4.Strategije kontrole za izbrane generalne direktorate in službe 4.1.5.Postopek upravljanja človeških virov 4.1.6.Pregledi za oceno izvajanja novega okvira za notranjo kontrolo v Komisiji 4.1.7.Drugi postopki 4.2.Delni sklepi Službe za notranjo revizijo 4.3.Splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije 5.Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji 6.Ukrepi za zmanjšanje morebitnih navzkrižij interesov (mednarodni standardi notranjega revidiranja) – preiskava Evropskega varuha človekovih pravic

1.Cilji in področje uporabe poročila To poročilo v okviru postopka razrešnice obvešča Evropski parlament in Svet o notranjih revizijah, ki jih je leta 2020 izvedla Služba za notranjo revizijo Evropske komisije v generalnih direktoratih, službah in izvajalskih agencijah Komisije. Vključuje: (i) povzetek števila in vrste opravljenih notranjih revizij; (ii) zbiren pregled danih priporočil in (iii) ukrepe, sprejete na podlagi navedenih priporočil. V skladu s členom 118(8) in členom 247 finančne uredbe Komisija poročilo pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu. Temelji na poročilu, ki ga je v skladu s členom 118(4) finančne uredbe notranji revizor Komisije pripravil o revizijskih in svetovalnih poročilih Službe za notranjo revizijo, zaključenih v letu 2020. 2.Poslanstvo Službe za notranjo revizijo: odgovornost, neodvisnost in objektivnost Poslanstvo Službe za notranjo revizijo je izboljšati in zaščititi organizacijsko vrednost z dajanjem objektivnih zagotovil, nasvetov in vpogleda, ki temeljijo na tveganju. Služba za notranjo revizijo pomaga Komisiji pri doseganju njenih ciljev z uvajanjem sistematičnega in discipliniranega pristopa, potrebnega za ocenjevanje in izboljšanje učinkovitosti postopkov obvladovanja tveganja, kontrole in upravljanja. Njene naloge vključujejo ocenjevanje in pripravo ustreznih priporočil za izboljšanje postopkov obvladovanja tveganja, kontrole in upravljanja za doseganje naslednjih treh ciljev: (i) spodbujanje ustrezne etike in vrednot v organizaciji; (ii) zagotavljanje učinkovitega upravljanja organizacijske smotrnosti in odgovornosti ter (iii) učinkovito sporočanje informacij o tveganju in kontroli ustreznim oddelkom organizacije. S tem spodbuja kulturo učinkovitega in uspešnega upravljanja v Komisiji in njenih službah. Neodvisnost dela Službe za notranjo revizijo je določena v finančni uredbi in njeni listini o delu, ki jo je sprejela Komisija. V njej je določeno, da morajo revizorji Službe za notranjo revizijo za zagotavljanje objektivnosti presoje in preprečitev navzkrižja interesov ohraniti svojo neodvisnost glede dejavnosti in operacij, ki jih pregledujejo. Če je njihova objektivnost dejansko ali na videz oslabljena, je treba razkriti podrobnosti o oslabitvi. Če notranji revizor meni, da je to potrebno, se lahko obrne neposredno na predsednico Komisije in/ali kolegij. Služba za notranjo revizijo opravlja svoje delo v skladu s finančno uredbo in Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju ter etičnim kodeksom Inštituta notranjih revizorjev. Služba za notranjo revizijo poroča – in je funkcionalno odgovorna – odboru za spremljanje poteka revizij. Služba za notranjo revizijo: (i) poroča odboru za spremljanje poteka revizij o pomembnih vprašanjih, ki izhajajo iz revizij, in mogočih izboljšavah revidiranih postopkov; (ii) poda letno splošno mnenje o stanju finančnega poslovodenja v Komisiji in (iii) (vsaj letno) poroča o svojem delu in smotrnosti, kot je določeno v njenem letnem revizijskem načrtu. To poročanje vključuje pomembne izpostavljenosti tveganju, vprašanja glede kontrole in institucionalnega upravljanja ter druge zadeve. Odbor za spremljanje poteka revizij pomaga kolegiju komisarjev pri izpolnjevanju njegovih obveznosti iz Pogodb, finančne uredbe in drugih zakonskih instrumentov. To počne z: (i) zagotavljanjem neodvisnosti Službe za notranjo revizijo; (ii) spremljanjem kakovosti notranjih revizij; (iii) zagotavljanjem, da službe Komisije ustrezno upoštevajo priporočila notranje in zunanje revizije, ter (iv) zagotavljanjem, da priporočilom sledijo ustrezni nadaljnji ukrepi. Tako odbor za spremljanje poteka revizij pomaga povečati uspešnost in učinkovitost Komisije pri doseganju njenih ciljev. Poleg tega kolegiju olajšuje nadzor nad praksami Komisije na področju upravljanja, obvladovanja tveganja in notranjih kontrol. Služba za notranjo revizijo ne revidira sistemov, s katerimi države članice izvajajo nadzor nad finančnimi sredstvi EU. Takšne revizije segajo do ravni posameznih upravičencev, opravljajo pa jih notranji revizorji držav članic, nacionalni revizijski organi, drugi generalni direktorati Komisije in Evropsko računsko sodišče. Služba za notranjo revizijo pa revidira ukrepe, ki jih je Komisija sprejela za nadzor in revizijo: (i) organov v državah članicah ter (ii) drugih organov, ki so odgovorni za izplačevanje finančnih sredstev EU, na primer Združenih narodov. Kot je določeno v finančni uredbi, lahko Služba za notranjo revizijo te dolžnosti opravi na kraju samem, tudi v državah članicah. 3.Pregled revizijskega dela 3.1Izvajanje revizijskega načrta za leto 2020 Služba za notranjo revizijo je revizijski načrt za leto 2020 izvajala v okviru pandemije COVID-19, pri čemer so bile od sredine marca 2020 vzpostavljene ureditve neprekinjenega poslovanja v skladu z ureditvami Komisije na korporativni ravni. Kljub izzivom, ki so jih prinesle izjemne okoliščine v letu 2020, je Služba za notranjo revizijo dokončala 137 „nalog“ (revizije, svetovanja, nadaljnji ukrepi in pregledi) in eno oceno tveganja ter izdala 140 poročil (vključno z obvestili o nadaljnjih ukrepih in enim dopisom upravi). To je bilo doseženo z uporabo priložnosti za digitalizacijo, ki so na voljo v Komisiji, in orodji, ki podpirajo učinkovite in uspešne postopke revizije na daljavo. Na spodnjih diagramih je prikazana razčlenitev vrst zaključenih nalog in poročil. Do presečnega datuma, tj. 31. januarja 2021, je bilo izvedenih 95 % posodobljenega revizijskega načrta za leto 2020 (tj. 100 % poslov dajanja zagotovil, ki naj bi bili končani leta 2020, dokončanje dveh svetovanj pa je bilo ponovno prednostno razvrščeno in preloženo na leto 2021). Ta revizijski načrt je vključeval revizije Komisije in izvajalskih agencij . Prvotni načrt za leto 2020 je vseboval 43 revizijskih nalog (revizije, preglede in posvetovanja, nadaljnjih ukrepov pa ne), ki naj bi bile končane do presečnega datuma, tj. 31. januarja 2021. Načrt je vseboval 37 dodatnih nalog, ki naj bi se začele pred 31. januarjem 2021 in končale po tem datumu. Načrt za leto 2020 je bil posodobljen sredi leta. Odbor za spremljanje poteka revizij je upošteval prvotni in posodobljeni načrt. Služba za notranjo revizijo je leta 2020 izvedla tudi poglobljene ocene tveganja v različnih generalnih direktoratih in službah. Na podlagi rezultatov teh ocen je notranji revizor sprejel strateški revizijski načrt v zvezi s Komisijo za obdobje 2021–2023. Služba za notranjo revizijo svoje delo načrtuje na podlagi ocene tveganja in analize zmogljivosti. To je zahtevano v njeni listini in mednarodnih standardih ter pomaga pri zagotavljanju učinkovitega in uspešnega izvajanja revizijskega načrta. Njegovo izvajanje se redno spremlja in po potrebi prilagaja.

Vir: Evropska komisija, Služba za notranjo revizijo. 3.2Statistični podatki o priporočilih Službe za notranjo revizijo Spodnja slika prikazuje število priporočil, ki jih je Služba za notranjo revizijo izdala leta 2020. Vir: Evropska komisija, Služba za notranjo revizijo. Leta 2020 so revidiranci sprejeli vseh 185 priporočil Službe za notranjo revizijo. V vseh primerih so revidiranci pripravili akcijske načrte, ki so jih nato predložili Službi za notranjo revizijo, ta pa jih je ocenila kot zadovoljive. V obdobju 2016–2020 so revidiranci do presečnega datuma 31. januarja 2021 po ocenah izvedli 725 (72 %) od skupno 1 010 (delno) sprejetih priporočil Službe za notranjo revizijo. To pomeni, da je še vedno odprtih 285 priporočil (28 %). Vir: Evropska komisija, Služba za notranjo revizijo. Od teh 285 odprtih priporočil jih je 5 ocenjenih kot kritičnih, 83 kot zelo pomembnih, 76 pa jih ima zamudo (tj. niso bila izvedena do prvotno dogovorjenega roka za izvedbo). Priporočila z zamudo predstavljajo 7,5 % od skupno 1 010 (delno) sprejetih priporočil. Od teh 76 priporočil, ki imajo zamudo, je 6 zelo pomembnih priporočil uvrščenih med priporočila z daljšo zamudo (priporočilo ima daljšo zamudo, če je odprto še več kot 6 mesecev po prvotnem roku za izvedbo). Ta zelo pomembna priporočila, ki imajo daljšo zamudo, predstavljajo 0,6 % skupnega števila kritičnih in zelo pomembnih sprejetih priporočil v obdobju 2016–2020 (v primerjavi z 0,3 % v prejšnjem poročevalskem obdobju). Vir: Evropska komisija, Služba za notranjo revizijo. Služba za notranjo revizijo na splošno meni, da je izvajanje njenih priporočil zadovoljivo in primerljivo s prejšnjimi poročevalskimi obdobji. Iz tega je razvidno, da službe Komisije skrbno izvajajo kritična in zelo pomembna priporočila ter tako zmanjšujejo tveganja, ki jih odkrije Služba za notranjo revizijo. Ne glede na to je treba pozornost nameniti posameznim priporočilom, ki so ocenjena kot zelo pomembna in pri izvajanju katerih je prišlo do daljše zamude. Ta zelo pomembna priporočila z daljšo zamudo so povzeta v delu 3 priloge k temu poročilu. Pripravljeno je bilo poročilo posebej o izvajanju priporočil notranje revizije in poslano odboru za spremljanje poteka revizij. 4.Sklepi na podlagi revizijskega dela, opravljenega v letu 2020 4.1Sklep o revizijah smotrnosti Služba za notranjo revizijo je v letu 2020 opravljala dve vrsti revizij, da bi prispevala h kulturi Komisije, ki temelji na smotrnosti, in njeni večji osredotočenosti na stroškovno učinkovitost: revizije smotrnosti in celovite revizije, ki zajemajo pomembne vidike smotrnosti. Vključene so bile v strateški revizijski načrt Službe za notranjo revizijo za obdobje 2019–2021. Služba za notranjo revizijo je v skladu s svojo metodologijo in dobrimi praksami k smotrnosti pristopila posredno. To pomeni, da preverja, ali in kako je vodstvo vzpostavilo sisteme kontrol za ocenjevanje in podajanje zagotovil o smotrnosti (učinkovitosti in uspešnosti) svojih dejavnosti. S tem pristopom želi zagotoviti, da so generalni direktorati in službe razvili ustrezne okvire smotrnosti, orodja za merjenje smotrnosti, ključne kazalnike in sisteme spremljanja.

V naslednjih oddelkih so predstavljeni sklepi Službe za notranjo revizijo o različnih vidikih smotrnosti, na katere se je osredotočila pri revizijah, ki jih je izvedla leta 2020. 4.1.1Upravljanje podatkov in informacij Podatki so strateško sredstvo za organizacijo javnega sektorja. Politike EU in izvajanje programov EU vedno bolj temeljijo na podatkih. Oblikovalci politik za sprejemanje premišljenih odločitev uporabljajo kvantificirane dokaze. Podatki se uporabljajo tudi za prikaz smotrnosti proračuna EU in napredka pri doseganju ciljev njegovih programov porabe. Za izboljšanje stroškovne učinkovitosti bi morali biti podatki v vseh službah Komisije splošno dostopni in se po potrebi izmenjevati. Hkrati mora Komisija zagotoviti popolno skladnost s pravnimi in drugimi zahtevami glede zaupnosti ter visoko raven varnosti občutljivih informacij. Potreba po ohranjanju visokih standardov zasebnosti, zaščite, varnosti in etike brez oviranja pretoka in široke uporabe podatkov je sestavni del političnih smernic ter poudarjena v delovnih metodah Komisije Ursule von der Leyen. V teh zahtevnih razmerah je Služba za notranjo revizijo izvedla vrsto revizij, ki so zajemale različne vidike upravljanja podatkov. Rezultati teh revizij jasno kažejo, da so na tem področju v prihodnosti potrebne znatne izboljšave, pri čemer so številna zelo pomembna priporočila, izdana leta 2020, povezana z upravljanjem podatkov. Z revizijo upravljanja podatkov, informacij in znanja je bila ocenjena uspešnost strategije Komisije za upravljanje podatkov, informacij in znanja. Ugotovljeno je bilo, da bi morala Komisija vzpostaviti posebno strategijo in strukturo, da bi: (1) izboljšala način zbiranja, upravljanja, izmenjave in shranjevanja podatkov, informacij in znanja ter (2) razvila nove priložnosti za sodelovalno delo. Služba za notranjo revizijo je priznala, da so bili v okviru sedanje strategije in ureditve upravljanja sprejeti pomembni ukrepi za določitev prednostnih nalog, usklajevanje in upravljanje dejavnosti na področju upravljanja podatkov, informacij in znanja. Vendar so potrebne sorazmerne izboljšave na ključnih področjih, ki bi Komisiji omogočile, da bi strategijo upravljanja podatkov, informacij in znanja popolnoma uskladila s svojimi političnimi cilji in prednostnimi nalogami, okrepila nadzorno vlogo upravnega organa (usmerjevalni odbor za upravljanje informacij) ter zagotovila učinkovito upravljanje podatkov, informacij in znanja. Cilj predlaganih izboljšav je dopolniti obstoječi okvir ter bolje odgovoriti na izzive in spremembe, ki jih prinaša izvajanje popolnoma podatkovno vodene Komisije. S tem povezano vprašanje usklajenosti s prednostnimi nalogami in cilji celotne Komisije je bilo opredeljeno v reviziji dela Skupnega raziskovalnega središča v podporo upravljanju politik in znanja EU. Skupno raziskovalno središče je služba Evropske komisije za znanost in znanje. Glede na to, da je eden od njegovih glavnih ciljev podpora politikam EU z najvišjo kakovostjo neodvisnih znanstvenih dokazov v celotnem ciklu politik na različnih področjih, je za središče ključni dejavnik uspeha ustrezno upravljanje podatkov, informacij in znanja. Čeprav se podpora politikam in postopki upravljanja znanja učinkovito izvajajo, da se središču omogoči mobilizacija razpoložljivega strokovnega znanja za pravočasno zagotavljanje visokokakovostnih rezultatov, ki zadovoljujejo potrebe stranke po podpori politiki, obstaja precejšnja (zelo pomembna) pomanjkljivost pri zasnovi postopkov, ki vplivajo na njihovo učinkovito izvajanje. Opredelitev potreb po podpori politikam na korporativni ravni in ravni generalnih direktoratov na ravni celotne Komisije bi bilo treba znatno okrepiti, da se omogoči učinkovitejše prednostno razvrščanje dejavnosti središča v skladu s prednostnimi nalogami Komisije. Drug ključni vidik upravljanja podatkov je varovanje informacij in ohranjanje zaupnosti upravljanih podatkov. To je še toliko bolj pomembno za tajne podatke, saj lahko nedovoljeno razkritje teh podatkov znatno škoduje interesom EU ali ene ali več njenih držav članic. Revizorji so pri reviziji upravljanja nepovratnih sredstev v okviru programa Obzorje 2020 v Izvajalski agenciji za raziskave ugotovili, da čeprav so bili predhodne kontrole plačil v okviru programa Obzorje 2020 in postopki za zaključek projektov v okviru programa Obzorje 2020 uspešni, so obstajale pomanjkljivosti pri upravljanju projektov, ki vključujejo podatke s stopnjo tajnosti EU RESTRICTED, kar je nazadnje privedlo do kršitev varstva. Digitalna strategija Komisije dopolnjuje njeno strategijo upravljanja podatkov, informacij in znanja. Digitalna strategija določa vizijo za digitalno preoblikovano, k uporabniku usmerjeno in podatkovno vodeno upravo. Eden od dejavnikov, ki omogočajo to preobrazbo, je računalništvo v oblaku. Cilj javnega računalništva v oblaku je prinesti koristi, kot so poslovna agilnost, preprosta uporaba, razpoložljivost podatkov, prihranki pri stroških in trajnostnost. Vendar bi bilo treba pri sprejemanju rešitev informacijske tehnologije v oblaku upoštevati tudi ustrezno varstvo podatkov. Služba za notranjo revizijo je pri reviziji upravljanja javnih storitev v oblaku priznala prizadevanja v zadnjih letih za razvoj vizije rešitev infrastrukture informacijske tehnologije, ki temelji na oblaku. Ob priznavanju ukrepov, ki jih je Komisija že sprejela za vzpostavitev ustrezne ureditve za uporabo javne „infrastrukture kot storitve“ in „platforme kot storitve“ v oblaku, je Služba za notranjo revizijo ugotovila, da je treba upravljanje in varnost teh storitev na področju varnosti v oblaku znatno izboljšati, da se zagotovi, da dosežejo svoje cilje in hkrati zmanjšajo izpostavljenost tveganju. 4.1.2Varstvo podatkov Z dvema revizijama sta bili ocenjeni učinkovitost in uspešnost sistemov notranjih kontrol, ki zadevnim generalnim direktoratom Komisije omogočajo dokazovanje skladnosti z Uredbo (EU) 2018/1725 o varstvu osebnih podatkov. Obe reviziji sta razkrili znatne pomanjkljivosti v vzpostavljenih sistemih notranjih kontrol. To Komisijo izpostavlja tveganjem izgube ugleda, ki lahko vplivajo na doseganje njenega splošnega cilja postati „sodobna, uspešna in trajnostna Evropska komisija“, zlasti zaradi njene ključne vloge pri sprejemanju uredb o varstvu podatkov v Evropi. 1.Prva revizija je zajela pet generalnih direktoratov in služb na korporativni in lokalni ravni ter skupno dala osem zelo pomembnih priporočil. Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da čeprav je Komisija dobro napredovala pri vzpostavljanju sistemov kontrol, ki generalnim direktoratom in službam omogočajo, da dokažejo skladnost z veljavno pravno podlago, so še vedno potrebne številne pomembne izboljšave za okrepitev uspešnosti in učinkovitosti teh sistemov pri doseganju popolne skladnosti. Te zajemajo: (1) splošni okvir, ki ureja vidike varstva podatkov; (2) vlogo in ukrepe pooblaščene osebe za varstvo podatkov v podporo postopku varstva podatkov v celotni Komisiji ter (3) uporabo ciljno usmerjenih ukrepov za izboljšanje skladnosti s ključnimi določbami Uredbe (EU) 2018/1725. Te izboljšave bi bilo treba obravnavati kot dopolnilne ukrepe, namenjene krepitvi obstoječih struktur upravljanja in procesov, povezanih z vprašanji varstva podatkov, ob upoštevanju še vedno veljavnih načel sedanjega decentraliziranega modela Komisije. 2.Druga revizija je bila izvedena v Generalnem direktoratu za izobraževanje, mladino, šport in kulturo, ki je odgovoren za programe, kot sta Erasmus+ in evropska solidarnostna enota, ter je dala eno kritično in štiri zelo pomembna priporočila. V okviru sodelovanja v teh programih veliko število oseb generalnemu direktoratu zagotavlja nekatere osebne podatke. Generalni direktorat kot pooblaščeni upravljavec podatkov obdeluje te osebne podatke in jih posreduje nacionalnim agencijam v državah članicah EU in tretjih državah, ki so pristojne za izvajanje projektov na nacionalni ravni. Generalni direktorat za izobraževanje, mladino, šport in kulturo mora skupaj z nacionalnimi agencijami, ki delujejo kot obdelovalci podatkov, zagotoviti, da so podatki, ki jih prejmejo od udeležencev programov, ustrezno zaščiteni s strani vseh akterjev, ki imajo dostop do teh podatkov. Služba za notranjo revizijo je ugotovila: (1) da je generalni direktorat nekatere elemente v zvezi z varstvom osebnih podatkov vključil v vodilne dokumente in sporazume, ki urejajo programe, in (2) da je varstvo osebnih podatkov izrecno navedeno v izjavah o upravljanju nacionalnih agencij. Ti elementi so gradniki sistema kontrol sistema za obdelavo osebnih podatkov, vendar se ne izvajajo vedno ustrezno in, natančneje, ne pomenijo zaščitnih ukrepov, kot se zahteva z Uredbo (EU) 2018/1725, za mednarodne prenose podatkov zunaj držav EU/Evropskega gospodarskega prostora. Ugotovljeno je bilo, da sistem notranjih kontrol, vzpostavljen za varstvo osebnih podatkov upravičencev in udeležencev programov Erasmus+ in evropske solidarnostne enote, ni bil uspešen pri zagotavljanju skladnosti s ključnimi določbami Uredbe. Medsektorsko vprašanje, ki se je pojavilo pri teh dveh revizijah, zadeva prenos osebnih podatkov v tretje države. Razveljavitev zasebnostnega ščita EU-ZDA (v nadaljnjem besedilu: sodba Schrems II) pomeni konkretne izzive za službe, ki prenašajo osebne podatke v tretje države ali uporabljajo oblak. V odgovor na odredbo Evropskega nadzornika za varstvo podatkov je Komisija ocenila več kot 600 evidenc o obdelavi, ki bi lahko zadevale problematične mednarodne prenose osebnih podatkov. Kritično priporočilo, ki ga je Služba za notranjo revizijo naslovila na Generalni direktorat za izobraževanje, mladino, šport in kulturo, je bilo povezano s prenosom osebnih podatkov v tretje države. Po ukrepih, ki jih je sprejel generalni direktorat, je Služba za notranjo revizijo po presečnem datumu tega letnega poročila ocenila nekatere ukrepe, ki jih je izvedel revidiranec. Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da je Generalni direktorat za izobraževanje, mladino, šport in kulturo delno ublažil tveganja in posledično znižal stopnjo tveganja za dve priporočili (s „kritično“ na „zelo pomembno“ in z „zelo pomembno“ na „pomembno“). Nazadnje je bila v drugi reviziji v zvezi z upravljanjem strokovnjakov pri nepovratnih sredstvih v okviru programa Obzorje 2020 odkrita ena težava v zvezi z obdelavo osebnih podatkov strokovnjakov, kar je privedlo do zelo pomembnega priporočila. 4.1.3Strategije nadzora za programe, ki jih izvajajo tretje osebe Odredbodajalci morajo vzpostaviti ustrezne in učinkovite strategije in dejavnosti za nadzor in spremljanje učinkovitega izvajanja programov in zaščite proračuna EU s strani pooblaščenih subjektov ter za hitro reševanje morebitnih ugotovljenih težav. V preteklih letih je Služba za notranjo revizijo opravila več revizij ureditev nadzora, vzpostavljenih v generalnih direktoratih in službah za programe (in/ali politike), ki jih izvajajo tretje osebe. Pogosto je ugotovila pomanjkljivosti v učinkovitosti strategij nadzora. V splošnem mnenju o finančnem poslovodenju je šest let zapored (med letoma 2015 in 2020) v poudarjenih zadevah obravnavala strategije nadzora za tretje osebe, ki izvajajo politike. Leta 2020 so bile tri revizije osredotočene na prispevke EU, ki se izvajajo prek posrednega upravljanja. Revizija več subjektov v zvezi s stebrnimi ocenami je razkrila precejšnje pomanjkljivosti v sistemu notranjih kontrol za prenos sredstev v okviru posrednega upravljanja na korporativni in lokalni ravni v številnih generalnih direktoratih skupine za zunanje delovanje. Čeprav si je Komisija resno prizadevala za vzpostavitev učinkovitega sistema za stebrne ocene in še naprej vlaga v nadaljnji razvoj korporativnega pristopa za povečanje skladnega izvajanja in zmanjšanje velikih povezanih tveganj, je treba sistem znatno okrepiti. To je potrebno za zagotovitev ravni zaščite proračuna EU, ki je enakovredna ravni, ko se proračun izvršuje neposredno. Ugotovljene pomembne pomanjkljivosti zadevajo (1) sporazume, podpisane s Sekretariatom Združenih narodov in povezanimi subjekti brez predhodne pozitivne stebrne ocene in brez sprejetja ustreznih nadzornih ukrepov (na podlagi tega opažanja je Služba za notranjo revizijo oblikovala kritična priporočila revidirancem); (2) nepravilne informacije o statusu stebrnih ocen, zaradi katerih so generalni direktorati in službe podpisali sporazume s subjekti brez predhodne pozitivne stebrne ocene in brez sprejetja ustreznih nadzornih ukrepov; (3) nezadosten notranji nadzor; (4) neustrezno spremljanje bistvenih sistemskih sprememb subjektov s stebrnimi ocenami in (5) nezadostno vključenost generalnih direktoratov in služb v stebrne ocene, ki jih izvajajo tretje osebe. Na podlagi teh opažanj je Služba za notranjo revizijo petim zadevnim generalnim direktoratom izdala skupaj 4 kritična in 15 zelo pomembnih priporočil. Podrobnosti o njih so v prilogi k temu poročilu. Hkrati sta drugi dve reviziji (1) posrednega upravljanja s pooblaščenimi subjekti v Generalnem direktoratu za mednarodna partnerstva in Generalnem direktoratu za sosedstvo in širitvena pogajanja ter (2) nadzora izvajanja programa za skupno evropsko geostacionarno navigacijsko storitev v Generalnem direktoratu za obrambno industrijo in vesolje za obdobje 2014–2020 pokazali na splošno pozitivno sliko revidiranih postopkov. Ti reviziji nista odkrili nobenih kritičnih ali zelo pomembnih težav. 4.1.4Strategije kontrole za izbrane generalne direktorate in službe Generalni direktorati in službe morajo zagotoviti zakonitost, pravilnost in dobro finančno poslovodenje programov in projektov, ki se financirajo z uporabo proračuna EU. Odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil oblikujejo strategijo kontrole. Ta strategija zajema predhodne in naknadne kontrole, tj. ključne gradnike, ki podpirajo letno izjavo o zanesljivosti. Služba za notranjo revizijo je leta 2020 na tem področju opravila različne revizije. Te so vključevale:

(1) revizijo zasnove in izvajanja strategije kontrol v Izvajalski agenciji za potrošnike, zdravje, kmetijstvo in hrano; (2) revizijo učinkovitosti zasnove in izvajanja strategije naknadnih kontrol za Instrument za povezovanje Evrope v Izvajalski agenciji za inovacije in omrežja; (3) revizijo strategije naknadnih revizij programa Obzorje 2020 v Generalnem direktoratu za raziskave in inovacije ter (4) revizijo naknadnih kontrol v Izvajalski agenciji za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo. Revizije za leto 2020 na splošno kažejo pozitivno sliko, čeprav so bile pri dveh od štirih revizij ugotovljene naslednje pomanjkljivosti. Skupni center za izvajanje je upravno del Generalnega direktorata za raziskave in inovacije ter zagotavlja revizijske storitve za različne izvajalske organe programa Obzorje 2020 s finančnimi (naknadnimi) revizijami, ki jih izvedejo njegovi revizorji ali zunanja revizijska podjetja, da se preveri upravičenost stroškov, ki so jih prijavili upravičenci. Služba za notranjo revizijo je ugotovila pomanjkljivost pri zasnovi strategije naknadnih revizij za program Obzorje 2020 in izdala dve zelo pomembni priporočili. Čeprav je bilo v Izvajalski agenciji za inovacije in omrežja ugotovljeno, da je bila strategija naknadnih kontrol na splošno ustrezno zasnovana in učinkovito izvedena, se je ena pomanjkljivost nanašala na oceno sprememb pogodb o javnih naročilih med naknadnimi revizijami in dokumentacijo dela, ki so ga opravili revizorji na kraju samem. 4.1.5Postopek upravljanja človeških virov V zadnjih letih je Služba za notranjo revizijo izvedla več revizij postopkov upravljanja človeških virov v več generalnih direktoratih in službah Komisije. Težave, ugotovljene v prejšnjih letih, so bile letos ugotovljene tudi pri reviziji človeških virov Eurostata. Služba za notranjo revizijo je ugotovila pomanjkljivosti pri strateškem upravljanju človeških virov, načrtovanju človeških virov, spremljanju človeških virov in poročanju o njih. Priporočila je, naj Eurostat sprejme ciljno usmerjene ukrepe na teh področjih. 4.1.6Pregledi za oceno izvajanja novega okvira za notranjo kontrolo v Komisiji Leta 2019 je Služba za notranjo revizijo uvedla sklop omejenih pregledov v šestih generalnih direktoratih in službah za oceno izvajanja novega okvira Komisije za notranjo kontrolo. Leta 2020 se je ta pobuda nadaljevala s tremi dodatnimi omejenimi pregledi na isto temo, ki so se osredotočali na postopek ocenjevanja in ne na sam sistem notranjih kontrol. Na splošno zadovoljivi rezultati, ugotovljeni v letu 2019, so bili potrjeni leta 2020, pri čemer je bilo izdano le eno zelo pomembno priporočilo. Ti potrjujejo, da postopki ocenjevanja sistemov notranjih kontrol, ki jih uporablja Komisija, niso področje z velikim tveganjem. 4.1.7Drugi postopki Pri več revizijah so bili ocenjeni vidiki smotrnosti drugih postopkov, ki so jih izvedli različni generalni direktorati in službe. Pri večini ni bilo odkritih večjih težav v zvezi s smotrnostjo. Le v nekaj primerih je bila ugotovljena pomembna težava. Zunanji strokovnjaki so ključni akterji v procesu upravljanja nepovratnih sredstev v okviru programa Obzorje 2020 med ocenjevanjem predlogov in izvajanjem projektov. Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da čeprav so generalni direktorati in izvajalske agencije na splošno vzpostavili in izvajali ustrezne in učinkovite sisteme notranjih kontrol za postopek upravljanja strokovnjakov, še vedno obstajajo pomanjkljivosti v učinkovitosti spremljanja vzorcev udeležbe strokovnjakov in spoštovanju pravil rotacije. Ena od pomanjkljivosti je bila ugotovljena pri zasnovi in učinkovitosti praks upravljanja projektov informacijske tehnologije Skupnega raziskovalnega središča. Ena pomanjkljivost je bila ugotovljena tudi v okviru upravljanja smotrnosti Službe za instrumente zunanje politike. Ugotovljeno je bilo, da kontrolni sistem za načrtovanje in spremljanje postopka ocenjevanja Generalnega direktorata za trgovino ni popolnoma ustrezen ali učinkovit (vključno z uporabo virov). 4.2Delni sklepi Službe za notranjo revizijo Služba za notranjo revizijo je februarja 2021 vsakemu generalnemu direktoratu in službi izdala delne sklepe o stanju notranjih kontrol. Ti delni sklepi so bili uporabljeni pri letnih poročilih zadevnih generalnih direktoratov in služb o dejavnostih za leto 2020. Temeljijo na revizijskem delu, opravljenem v zadnjih treh letih, in zajemajo vsa odprta priporočila, ki so jih izdali Služba za notranjo revizijo in nekdanje skupine za notranjo revizijo (če je ta priporočila prevzela Služba za notranjo revizijo). Sklep Službe za notranjo revizijo o stanju notranjih kontrol je omejen na upravljavske in kontrolne sisteme, ki so bili revidirani. Ne nanaša se na sisteme, ki jih Služba za notranjo revizijo v zadnjih treh letih ni revidirala. 4.3Splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije Služba za notranjo revizijo mora v skladu s svojo listino o delu izdati letno splošno mnenje o finančnem poslovodenju Komisije. To mnenje temelji na revizijskem delu na področju finančnega poslovodenja v Komisiji, ki ga je Služba za notranjo revizijo opravila v preteklih treh letih (v obdobju 2018–2020). V njem so upoštevane tudi informacije iz drugih virov, in sicer poročil Evropskega računskega sodišča. Splošno mnenje se izda hkrati s tem poročilom in se nanaša na isto leto. Tako kot pri prejšnjih izdajah je splošno mnenje za leto 2020 izdano s pridržki, ki so jih odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil izrazili v izjavah o zanesljivosti. Služba za notranjo revizijo je pri oblikovanju splošnega mnenja upoštevala skupni učinek: (1) zneskov, za katere se ocenjuje, da so ogroženi, kot so bili razkriti v letnih poročilih o dejavnostih; (2) popravne zmogljivosti, kot je dokazana s finančnimi popravki in izterjavami iz preteklosti, ter (3) ocen prihodnjih popravkov in zneskov, pri katerih obstaja tveganje ob zaključku. Glede na obseg preteklih finančnih popravkov in izterjav ter ob predpostavki, da bodo popravki v prihodnjih letih na primerljivi ravni, je proračun EU kot celota (vendar ne nujno posamezna področja politike) in dolgoročno (včasih več let pozneje) ustrezno zaščiten. Služba za notranjo revizijo je brez dodatnih pridržkov k splošnemu mnenju poudarila zadeve, opisane v nadaljevanju. 1.Izvrševanje proračuna EU v sedanjih kriznih razmerah, povezanih s pandemijo COVID-19: potrebni so stalno spremljanje in ocena (novih/nastajajočih) tveganj ter opredelitev in izvajanje ustreznih blažilnih ukrepov.

Zdravstvene, socialne, gospodarske in finančne razmere, ki so posledica pandemije COVID-19, pomenijo potencialno velika medsektorska tveganja za institucijo v zvezi z izvrševanjem proračuna EU in izpolnjevanjem prednostnih nalog politike. To vključuje operacije, izvedene pred krizo (kot del večletnega finančnega okvira 2014–2020), za katere je treba ustrezne kontrole (zlasti naknadne) z vidika zanesljivosti, skladnosti in smotrnosti še izvesti, ter prihodnje operacije v okviru večletnega finančnega okvira 2021–2027 ter svežnja za okrevanje v okviru instrumenta Next Generation EU. Ker se kriza nadaljuje od začetka leta 2020, se pojavljajo izzivi, zlasti glede: ·izvrševanja proračuna v skladu z veljavnim pravnim okvirom zaradi spreminjajočih se pravil in nastajajočih predpisov, nujnih postopkov, uporabe izjemnih ukrepov, težkih razmer in/ali omejene razpoložljivosti finančnih in človeških virov; ·obsega, v katerem je mogoče potrebne kontrole in preverjanja na ravni Komisije, držav članic, tretjih držav, izvajalskih partnerjev in/ali upravičencev izvesti v skladu z načrti zaradi logističnih omejitev, kot so popoln in pravočasen dostop do informacij in dokumentacije, težave pri opravljanju nalog/pregledov na kraju samem in sposobnost izvajalskih partnerjev in upravičencev, da nadaljujejo običajne dejavnosti; ·morebitnega učinka na sedanjo in prihodnjo popravno zmogljivost Komisije zaradi zelo zahtevnega gospodarskega položaja na ravni EU in nacionalni ravni, vključno z mogočimi stečaji končnih upravičencev, kar bi lahko otežilo izterjavo neupravičeno izplačanih zneskov. Zagotovila o finančnem poslovodenju proračuna EU so po naravi večletna in odvisna od zanesljivosti ustreznih strategij kontrole na različnih ravneh. Temeljijo na ocenah tveganja konkretnih programov in povezanih proračunskih operacij, predhodnih in naknadnih kontrolah odhodkov, strategijah nadzora v zvezi s tretjimi osebami, ki izvajajo politike in programe, ter izvajanju popravne zmogljivosti za zaščito proračuna EU. Služba za notranjo revizijo priznava, da so službe Komisije že pred poletjem 2020 ocenile (začele ocenjevati) tveganja, ki izhajajo iz pandemije COVID-19 in so povezana z izvrševanjem proračuna EU v smislu skladnosti in smotrnosti, ter sprejele blažilne ukrepe. Služba za notranjo revizijo poudarja, da bi za zagotovitev ustrezne zaščite proračuna skozi čas glede na te povsem nove izzive generalni direktorati in službe Komisije morali še naprej (i) ustrezno ocenjevati tveganja zaradi pandemije COVID-19, povezana s finančnim poslovodenjem v smislu zanesljivosti, skladnosti s pravnim okvirom in popravne zmogljivosti večletnih sistemov ter smotrnosti, ter (ii) opredeliti in izvajati ustrezne blažilne ukrepe, kot sta prilagoditev ali ponovna opredelitev njihovih strategij kontrole. Poleg tega bi morali generalni direktorati Komisije oblikovati in izvajati ustrezne strategije finančnega upravljanja, revizij in kontrole za operacije v podporo okrevanju v okviru instrumenta NextGenerationEU, zlasti kar zadeva mehanizem za okrevanje in odpornost. 2.Strategije nadzora v zvezi s tretjimi osebami, ki izvajajo politike in programe. Čeprav ostaja Komisija v celoti odgovorna za zagotavljanje zakonitosti in pravilnosti odhodkov ter dobro finančno poslovodenje (pa tudi doseganje ciljev politike), se pri izvajanju svojih programov vse bolj zanaša na tretje osebe. To večinoma poteka tako, da se izvrševanje proračuna EU za poslovanje ali izvajanje nekaterih nalog prenese na države zunaj EU, mednarodne organizacije ali mednarodne finančne institucije, nacionalne organe in agencije v državah članicah, skupna podjetja, organe, ki niso organi EU, in decentralizirane agencije EU. Poleg tega se na nekaterih področjih politike vse pogosteje uporabljajo nadomestni mehanizmi financiranja, kot so finančni instrumenti, ki za Komisijo pomenijo posebne izzive in tveganja, kot je poudarilo tudi Evropsko računsko sodišče. Da bi generalni direktorati izpolnili svoje splošne odgovornosti, morajo nadzirati izvajanje programov in politik ter po potrebi zagotoviti smernice in pomoč. Zato morajo opredeliti in izvajati zadostne, uspešne in učinkovite dejavnosti nadzora/spremljanja/poročanja ter tako zagotoviti, da pooblaščeni subjekti in drugi partnerji učinkovito izvajajo programe, ustrezno ščitijo finančne interese EU, spoštujejo sporazume o prenosu pooblastil, kjer je primerno, in čim prej rešijo vse morebitne opredeljene težave. Služba za notranjo revizijo je tudi v več revizijah v letu 2020 priporočila, naj se v strategijah kontrole in ureditvah nadzora zadevnih generalnih direktoratov jasneje določijo prednostne naloge in potreba po pridobivanju zagotovil o dobrem finančnem poslovodenju v navedenih organih EU in organih, ki niso organi EU. Čeprav so bili v zadnjih letih na ravni osrednjih služb in ravni ustreznih generalnih direktoratov sprejeti ukrepi za zmanjšanje tveganj, ugotovljenih v okviru revizijskega dela, so na nekaterih področjih še vedno potrebne dodatne izboljšave, zlasti kar zadeva stebrno ocenjevanje in posredno upravljanje. Glede na to si morajo generalni direktorati Komisije še naprej prizadevati za prepoznavanje in ocenjevanje tveganj, povezanih s prenosom nalog na tretje osebe, ter izvajati učinkovite in uspešne nadzorne dejavnosti z nadaljnjim razvojem ustreznih strategij kontrole. Posebno pozornost bi bilo treba nameniti izpolnjevanju predpogojev za pooblastitev tretjih oseb za upravljanje sredstev EU. To je pomembno ne samo v zvezi z dejavnostmi, prenesenimi v okviru večletnega finančnega okvira za obdobje 2014–2020, temveč bo glede na povečano uporabo lastniških in jamstvenih instrumentov ter instrumentov delitve tveganja v večletnem finančnem okviru za obdobje 2021–2027 še pomembnejše. Služba za notranjo revizijo bo spremljala razvoj dogodkov v zvezi z vplivom krize zaradi COVID-19 in zanašanjem na tretje osebe pri izvajanju programov na večletna finančna okvira 2014–2020 in 2021–2027, politične prednostne naloge in finančno poslovodenje Komisije. To bo izvedla v okviru posodobitev rednih (strateških) ocen tveganj in revizijskih načrtov, sprejetih na njihovi podlagi. 5.Posvetovanje s komisijo za finančne nepravilnosti pri Komisiji Komisija, ustanovljena v skladu s členom 143 finančne uredbe, v mnenju, ki ga je pripravila v skladu s členom 93 finančne uredbe, v letu 2020 ni poročala o sistemskih problemih. 6.Ukrepi za zmanjšanje morebitnih navzkrižij interesov (mednarodni standardi notranjega revidiranja) – preiskava Evropskega varuha človekovih pravic Manfred Kraff, sedanji generalni direktor Službe za notranjo revizijo in notranji revizor Komisije, je nastopil mandat 1. marca 2017. Pred tem je bil namestnik generalnega direktorja in računovodja Komisije v Generalnem direktoratu za proračun. Manfred Kraff je v skladu z mednarodnimi revizijskimi standardi 7. marca 2017 po imenovanju na položaj generalnega direktorja in notranjega revizorja izdal navodila o ureditvah, ki jih je treba vzpostaviti za zmanjšanje in/ali preprečitev vseh morebitnih ali zaznanih navzkrižij interesov med revizijskim delom Službe za notranjo revizijo in njegovimi prejšnjimi odgovornostmi. Te ureditve so bile podaljšane v letih 2018 (do 1. marca 2019), 2019 (do 1. marca 2021), 2020 (do 1. marca 2021) in 2021 (do 1. marca 2022), in sicer z navodili za vse uslužbence Službe za notranjo revizijo, ki jih je 1. marca 2018, 1. marca 2019, 2. marca 2020 in 23. februarja 2021 izdal Manfred Kraff. V skladu s temi ureditvami naj Manfred Kraff ne bi sodeloval pri nadzoru nad revizijskim delom v zvezi z dejavnostmi, za katere je bil pristojen, preden se je pridružil Službi za notranjo revizijo. Nazadnje sta bila/bosta za nadzor nad revizijskim delom v takih primerih odgovorna Jeff Mason, nekdanji vršilec dolžnosti generalnega direktorja Službe za notranjo revizijo (od septembra 2016 do februarja 2017), in sedanji direktor v Službi za notranjo revizijo (direkcija B, Revizija pri Komisiji, izvajalskih agencijah, agencijah EU in drugih avtonomnih organih II). V ureditvah je bilo navedeno še, da bo odbor za spremljanje poteka revizij obveščen o teh navodilih in njihovem izvajanju ter da se bo Jeff Mason posvetoval z navedenim odborom v zvezi s presojo vsake situacije, v kateri bi bilo mogoče sklepati, da sta neodvisnost ali objektivnost Manfreda Kraffa oslabljeni. V takih primerih Manfred Kraff ne bi nadzoroval zadevne revizije. O vzpostavljenih ureditvah se je z odborom za spremljanje poteka revizij razpravljalo na njegovi seji marca 2018. Odbor je menil, da ukrepi Službe za notranjo revizijo ustrezno obravnavajo tveganje navzkrižja interesov v skladu z mednarodnimi standardi in dobro prakso. Z zadovoljstvom je ugotovil tudi, da so bile ureditve za zagotovitev organizacijske neodvisnosti pri zadevnih revizijah v praksi izvedene. Odbor za spremljanje poteka revizij je na svojih sejah januarja 2019 (pripravljalna skupina), marca 2019, marca 2020 in januarja 2021 (pripravljalna skupina) ocenil tudi dejansko izvajanje teh ureditev v letu 2018. Z zadovoljstvom je ponovno ugotovil, da so se te ureditve v praksi izvajale pri številnih revizijah in da je to vodilna praksa na področju notranje revizije.