SL Uradni list Evropske unije C 295/1

Poročilo o dejavnostih nadzornega odbora urada OLAF

Junij 2007 – maj 2008

(2008/C 295/01)

Člani nadzornega odbora urada OLAFLuis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZPredsednikJavni tožilec na Vrhovnem sodišču, ŠpanijaKálmán GYÖRGYIGlavni svetovalec ministra za pravosodje in izvrševanje zakonodaje, državni tožilec Republike Madžarske (v pokoju), MadžarskaPeter STRÖMBERGDirektor Nadzornega odbora javnih revizorjev, ŠvedskaDiemut R. THEATONekdanja poslanka Evropskega parlamenta, nekdanja predsednica Odbora za proračunski nadzor, NemčijaRosalind WRIGHTPredsednica Svetovalnega odbora za goljufije, Združeno kraljestvo

VSEBINA

PREDGOVOR PREDSEDNIKA K POROČILU O DEJAVNOSTIH NADZORNEGA ODBORA

UVOD

I. DELOVNE METODE NADZORNEGA ODBORA

I – 1. Sestanki

I – 2. Sekretariat

II. PREISKOVALNA FUNKCIJA URADA OLAF

II – 1. Nadzor in spremljanje preiskovalne funkcije urada OLAF: okrepitev neodvisnosti urada OLAF

II – 1.1 Reden nadzor in spremljanje na pobudo nadzornega odbora (člen 11(1) Uredbe (ES) št. 1073/1999)

II – 1.2 Reden nadzor in spremljanje na podlagi informacij, ki jih nadzornemu odboru pošlje generalni direktor urada OLAF (člen 11(7) Uredbe (ES) št. 1073/1999)

II – 1.2.1 Preiskave, ki trajajo več kot devet mesecev

II – 1.2.2 Priporočila institucijam

II – 1.2.3 Primeri, ki zahtevajo, naj se podatki posredujejo nacionalnim sodnim organom

II – 1.3 „Očitno neutemeljeni primeri“: prejeti podatki, ki jasno in nedvoumno ne spadajo v pristojnost urada OLAF

II – 1.4 Politika „de minimis“ urada OLAF: manjše kršitve, ki jih lahko zadovoljivo obravnavajo druge službe

II – 1.5 Dejavnosti urada OLAF na področju preprečevanja goljufij

II – 2. Upravljanje preiskovalne funkcije urada OLAF

II – 2.1 Postopkovna pravila za preiskave urada OLAF

II – 2.2 Upravljanje preiskav

II – 2.3 Upravna organizacija in kadrovska politika v povezavi s preiskovalno funkcijo urada OLAF

III. ODNOSI Z URADOM OLAF, INSTITUCIJAMI EU, PARTNERJI IN INTERESNIMI SKUPINAMI URADA OLAF

III – 1. Odnosi z uradom OLAF

III – 2. Odnosi z institucijami Skupnosti ter partnerji in interesnimi skupinami urada OLAF

SKLEPI IN PRIPOROČILA

PRILOGA 1 Koledar sestankov nadzornega odbora

PRILOGA 2 Seznam mnenj, ki jih je nadzorni odbor sprejel med 1. decembrom 2006 in 31. majem 2008

PRILOGA 3 Mnenje št. 1/2008 „Očitno neutemeljene zadeve“

PRILOGA 4 Mnenje št. 2/2008 Letni načrt upravljanja urada OLAF za leto 2008

PRILOGA 5 Mnenje št. 3/2008 Predhodni predlog proračuna urada OLAF za leto 2009

PREDGOVOR PREDSEDNIKA K POROČILU O DEJAVNOSTIH NADZORNEGA ODBORA

Z zadovoljstvom predlagam drugo poročilo o dejavnostih sedanjega nadzornega odbora urada OLAF, ki pokriva obdobje med junijem 2007 in majem 2008.

Nadzorni odbor je v celoti zavezan pomoči uradu OLAF pri njegovem odločilnem boju proti goljufijam, korupciji in nepravilnostim na škodo finančnih interesov Evropske skupnosti ter krepitvi njegove neodvisnosti z rednim spremljanjem njegovih preiskav. Smo v odločilnem trenutku našega mandata, da izpolnimo te naloge, saj smo si pridobili dobro razumevanje in široko poznavanje Urada in področja njegovega dela.

Obogateni s temi praktičnimi izkušnjami smo okrepili naše spremljanje preiskav Urada s pregledom precejšnjega števila zadev s ciljem zajamčiti neodvisnost urada OLAF pri vodenju preiskav in kakovost njegovega dela. Nadzorni odbor v času pisanja končuje številna mnenja: o primerih manjših kršitev – primerih „de minimis“; podrobne analize razlogov za preiskave, ki trajajo več kot devet mesecev, in oceno več primerov, ki so štiri leta po uvedbi preiskave še vedno nerešeni. Redno spremljanje preiskav je temeljnega pomena, da se zagotovi popolno spoštovanje neodvisnosti pri uvedbi in vodenju preiskav ter pripravi poročil o posameznih primerih. Kot neodvisni odbor smo edini sposobni izvesti to nalogo, zato smo in bomo še naprej vlagali vse napore in znanje v njeno izpolnjevanje.

Ugotavljamo, da Urad pripravlja nov priročnik za operativno delovanje; skrbno ga bomo pregledali in pripravili konstruktivne povratne informacije. Kot smo že navedli v prejšnjem poročilu o dejavnostih, je nadzorni odbor ugotovil, da bi bil lahko velik del spornih vprašanj v zvezi s preiskavami Urada rešen z jasnimi postopkovnimi pravili, ki bi se jih morali držati vsi uradniki Urada. To zlasti drži glede pretiranega časa, porabljenega za posamezne preiskave. Pričakujemo, da bodo v novem priročniku določena jasna postopkovna pravila za operativno delovanje, vključno z razumnimi roki za vsak posamezen korak v postopku preiskave.

Zadovoljni smo s pobudami Urada za učinkovitejše preiskave; vendar bo treba prehoditi še dolgo pot. Pričakujemo, da bo OLAF pregledal svoje upravljanje in politiko človeških virov, ter upamo, da bodo sredstva na splošno razporejena bolj smiselno tako, da se bo okrepila preiskovalna funkcija Urada.

V zadevnem obdobju smo ostali v tesnih stikih z upravo Urada, vključno z generalnim direktorjem, direktorji in vodjami enot ter uslužbenci Urada v celotni organizaciji. Z uradom OLAF smo dobro sodelovali in pričakujemo, da se bo dobro sodelovanje v prihodnje ohranilo in okrepilo. Poleg tega smo prepričani, da se bodo nadaljevali tudi tesni delovni odnosi med odborom in institucijami EU.

Naš osnovni cilj je, da kot neodvisni odbor pomagamo Uradu povečati njegovo učinkovitost in okrepiti njegovo neodvisnost, zato smo odločeni nadaljevati po tej poti.

Zlasti bi se rad zahvalil sekretariatu nadzornega odbora za njegovo neprecenljivo pomoč.

UVOD

Nadzorni odbor Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) je bil ustanovljen za krepitev in zagotovitev neodvisnosti Urada z rednim spremljanjem preiskovalne funkcije Urada. Odbor daje mnenja generalnemu direktorju urada OLAF in je enkrat na leto dolžan poročati institucijam o svojem delu. To je drugo poročilo o dejavnostih sedanjega odbora in se nanaša na dejavnosti, ki so bile opravljeno med 1. junijem 2007 in 31. majem 2008.

Nadzorni odbor je v prvem poročilu o dejavnostih, sprejetem oktobra 2007 (1), poudaril potrebo po izvajanju močnega in učinkovitega vodstva Urada, jasni preiskovalni politiki in upravljanju postopkov, mehanizmih notranjega nadzora za izogibanje morebitnemu navzkrižju interesov med preiskavami ter dobri kadrovski politiki; vse te zadeve imajo neposredni učinek na neodvisnost izvedbe preiskav in njihovo učinkovitost. Nadzorni odbor je tudi predlagal spremembe načina, kako Urad obvešča nadzorni odbor o tistih preiskavah, ki potekajo več kot devet mesecev. O poročilu so razpravljali podpredsednik Komisije Siim Kallas, generalna sekretarka Komisije Catherine Day; Odbor za proračunski nadzor Evropskega parlamenta (COCOBU) in delovna skupina Sveta za boj proti goljufijam med slovenskim predsedstvom. Nadzorni odbor je zadovoljen s pozitivnimi povratnimi informacijami in prejeto podporo. Franz-Hermann Brüner, generalni direktor urada OLAF, je dejal, da poročilo sprejema kot pozitivno sredstvo za doseganje skupnih ciljev.

Rosalind Wright je bila predsednica nadzornega odbora do decembra 2007, ko je bil za enoletni mandat izvoljen Luis López Sanz-Aránguez.

I. DELOVNE METODE NADZORNEGA ODBORA

I – 1. Sestanki

Nadzorni odbor je obdržal urnik mesečnih srečanj in se je sestal na enajstih plenarnih zasedanjih brez navzočnosti javnosti, na katerih so bili prisotni vsi člani (2). Sestanki odbora niso odprti za javnost, vsi s tem povezani dokumenti pa so zaupni, čeprav so zapisniki sestankov zaradi preglednosti in zagotavljanja rednih informacij glede dejavnosti nadzornega odbora dostopni Uradu in generalnim sekretariatom Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije. Mnenja nadzornega odbora, podana generalnemu direktorju Urada, so člani odbora soglasno sprejeli, imenovanje poročevalcev (3) pa je bilo ohranjeno za povečanje učinkovitosti priprav in spremljanja posebnih zadev, ki so v interesu nadzornega odbora.

Nadzorni odbor je tako kot v prejšnjem obdobju poročanja na svoje sestanke povabil generalnega direktorja Urada in več uslužbencev Urada, da bi se seznanil z vsemi primernimi zadevami, ki so pomembne za delo nadzornega odbora, ter o njih razpravljal, pa tudi da bi Urad obvestil o svojih dejavnostih.

I – 2. Sekretariat

Odgovornosti sekretariata nadzornega odbora so opisane v Poslovniku nadzornega odbora (4), v katerem je določeno, da ima sekretariat ključno vlogo pri pospeševanju izvajanja vseh nalog nadzornega odbora in prispevanju k njim ter zagotavljanju, da lahko nadzorni odbor svoje naloge izpolnjuje popolnoma neodvisno.

Nadzorni odbor je zaradi težav, ki jih je v prvih dveh letih mandata opazil pri naboru in imenovanju uslužbencev sekretariata (5), predlagal (6), naj se osem primerno usposobljenih uslužbencev sekretariata označi z opombo h kadrovskemu načrtu, da bi preprečili zaustavitev dela nadzornega odbora v prihodnosti ter zagotovili kontinuiteto dela odbora in okrepili njegovo neodvisnost.

II. PREISKOVALNA FUNKCIJA URADA OLAF

II – 1. Nadzor in spremljanje preiskovalne funkcije urada OLAF: okrepitev neodvisnosti urada OLAF

Preiskave, ki jih Urad neodvisno začne in izvaja, ter pripravljanje osnutkov poročil o posameznih primerih, ki sledijo takim preiskavam, so temeljne naloge Urada. Sedanji nadzorni odbor je vse od začetka mandata odločen, da bo v največji možni meri uporabljal tiste pravne mehanizme, ki mu jih zagotavlja zakonodajalec za redno spremljanje preiskovalne funkcije Urada.

Nadzorni odbor je od zadnjega poročila povečal dejavnosti spremljanja na področju preiskav, ki trajajo več kot devet mesecev, in prvič tudi preiskav, ki ostajajo nerešene več kot štiri leta, ter tudi vseh tistih zadev, ki so predane nacionalnim sodnim organom. Nadzorni odbor je proučil tudi mesečne statistike o operativnih dejavnostih.

II – 1.1 Reden nadzor in spremljanje na pobudo nadzornega odbora (člen 11(1) Uredbe (ES) št. 1073/1999)

Čezmerno trajanje nekaterih preiskav Urada je vzbudilo skrb nadzornega odbora. Urad tudi meni, da je skrajšanje trajanja starejših zadev prednostna naloga (7).

Ob upoštevanju vodilne vloge Urada na nekaterih področjih preiskave, na katerih ima jasne postopkovne pristojnosti, se je nadzorni odbor odločil preiskati vse zadeve direktorata A „Preiskave in operativne zadeve I“ Urada, ki ostajajo nerešene več kot štiri leta ali so bile začete leta 2004. Poročevalci so pregledali podatke v zvezi s 26 preiskovalnimi spisi Urada, ki pokrivajo vse sektorje direktorata A, kot sledi: 13 notranjih preiskav: evropske institucije, 5 notranjih/zunanjih preiskav: organi EU, 6 neposrednih izdatkov in zunanjih pomoči ter 2 zunanji pomoči.

Cilj te analize je bil potrditi, da morebitne neupravičene zamude niso povezane z nobenim razlogom, ki bi ogrozil neodvisno izvedbo preiskav ali ogrozil njihove rezultate.

Pri preiskavi zadev je nadzorni odbor posvetil primerno pozornost naslednjim elementom: skladnosti s predpisi, določenimi v Priročniku urada OLAF; kategorizaciji zadev kot kaznivo dejanje, disciplinski prekršek ali finančna kršitev; neupravičene zamude; obdobja neaktivnosti in (predpisani) zastaralni roki; navzkrižje interesov med preiskavo; spoštovanje človekovih pravic in temeljnih svoboščin; morebitno tveganje za neodvisnost izvajanja preiskav. Poleg tega je bila izvedena splošna ocena kakovosti spisov in doslednosti med sistemom za vodenje primerov (CMS) in papirno izdajo.

Čeprav ima vsaka zadeva svoje značilnosti, je bilo očitno, da so vsem preiskavam skupni neupravičene zamude in nepojasnjena obdobja neaktivnosti v fazi preiskave. Nekateri primeri, ki so bili opredeljeni kot „notranje preiskave“, so bili dejansko primeri „pomoči v kazenskih zadevah“. Ti primeri in drugi, ki so bili pravilno razvrščeni kot notranje preiskave, so ostali odprti, čeprav zdaj ne poteka nobena preiskovalna dejavnost.

Za trajanje preiskav niso v Priročniku urada OLAF določeni nobeni roki, razen za obdobja vrednotenja in ocenjevanja. Ta pravna praznina ustvarja pravno nejasnost in morebitno nevarnost kršitve (predpisanih) zastaralnih rokov in drugih dejavnikov, ki bi lahko škodovali interesom pravičnosti.

Nadzorni odbor je zaskrbljen zaradi pomanjkanja učinkovitih mehanizmov pregledovanja zadev, ki bi pomagali uradu OLAF pri izogibanju podobnim tveganjem. Nadzorni odbor priznava in pozdravlja imenovanje dveh svetovalcev odbora za preiskave Urada in operativne direktorate, čeprav obseg njunih pristojnosti ni jasno opredeljen in se nadzorni odbor še vedno boji, da so v odsotnosti jasnih postopkovnih pravil dejavniki, škodljivi za uspešen rezultat preiskave, še vedno prisotni.

Poročevalci trenutno pregledujejo vse preiskave urada OLAF, ki ostajajo nerešene več kot štiri leta. Splošne in izčrpne sklepne ugotovitve bodo sprejete v naslednjih mesecih in bodo predmet mnenja, ki bo naslovljeno na generalnega direktorja Urada.

Nadzorni odbor je v postopku spremljanja primerov Urada pregledal papirnate in elektronske spise sistema za vodenje primerov (CMS) Urada. Nadzorni odbor je ugotovil splošno pomanjkanje stroge in sistematične organizacije v indeksaciji in vlaganju dokumentov Urada. Nadzorni odbor je prepričan, da je tako natančna pozornost podrobnostim nujno potrebna za izogibanje vsem mogočim zmešnjavam in morebitni izgubi kontinuitete zadev. Poleg tega nadzorni odbor predlaga, da preiskovalec, ki razume izvorni jezik, v katerem so napisani dokumenti, pripravi pripombe in povzetek dejstev o primeru v enem od delovnih jezikov Komisije, da se tako prihrani čas.

II – 1.2 Reden nadzor in spremljanje na podlagi informacij, ki jih nadzornemu odboru pošlje generalni direktor urada OLAF (člen 11(7) Uredbe (ES) št. 1073/1999)

II – 1.2.1 Preiskave, ki trajajo več kot devet mesecev

Nadzorni odbor je nadaljeval pregledovanje tistih poročil preiskovalcev Urada, pri katerih so preiskave trajale več kot devet mesecev. Nadzorni odbor je od januarja do decembra 2007 po posameznih mesecih in posameznih sektorjih proučil vseh 141 poročil o preiskavah te vrste (78 % preiskav, ki jih je začel Urad, je takrat trajalo več kot devet mesecev), posebno pozornost pa je posvetil razlogom, podanim v utemeljitev, zakaj primeri niso bili rešeni v devetih mesecih. Nadzorni odbor je ugotovil, da je bil razlog, na katerega se je Urad skliceval v polovici teh poročil, naslednji: „Dodeljena so bila znatna sredstva, vendar je ne glede na to zaradi obsega preiskovalnega dela potrebnega več časa“.

Nadzorni odbor je v letnem poročilu o dejavnostih v letih 2005–2007 predlagal radikalne spremembe podatkov v tistih poročilih Urada, ki so bila namenjena za podajanje podrobnih razlogov za pretirane zamude preiskav in usmerjanje pozornosti na morebitne (predpisane) zastaralne roke (8).

Natančneje, nadzorni odbor je generalnemu direktorju Urada priporočil, naj se „oblika povzetka ‚devetmesečnih poročil‘ spremeni, tako da bi vključevala dodatne elemente, ki bi omogočili učinkovito oceno napredka preiskav. Ti elementi bi morali vključevati pravni opis nepravilnosti, datum ali obdobje izvedbe dejanj, ki se preiskujejo, trajanje ‚stopnje ocenjevanja‘ pred odločitvijo o začetku preiskave, morebitne sankcije ali pravne posledice dejanj, ki se preiskujejo, ter obdobja zastaranja dejanj, ki se preiskujejo“.

Generalni direktor urada OLAF je formalno sledil temu priporočilu nadzornega odbora. Preiskovalne in operativne enote direktorata B „Preiskave in operativne zadeve II“ so svoja poročila prilagodile podatkom, ki jih je zahteval nadzorni odbor, preiskovalne in operativne enote direktorata A „Preiskave in operativne zadeve I“ pa niso sledile priporočilu (9). Nadzorni odbor se je zato srečal z enakimi težavami kot v prejšnjih obdobjih poročanja. Uporaba „taktične prekinitve preiskave“ je bila velikokrat podana kot razlog za nerešeno preiskavo. Nadzorni odbor je že prej priporočil opustitev te formulacije kot razloga, zakaj primer še naprej poteka, saj ne zagotavlja jasnega pregleda razlogov za zamudo. Poleg tega je bilo ugotovljeno, da pričakovani čas zaključka preiskave v tretjini primerov sploh ni bil omenjen.

Nadzorni odbor je generalnega direktorja urada OLAF opozoril na neskladnost pristopov obeh direktoratov. Šele januarja 2008 so enote direktorata A prilagodile svoje povzetke zahtevam nadzornega odbora. Nadzorni odbor obravnava tudi ta poročila (54 poročil od januarja do maja 2008) in bodo skupaj z zgoraj navedenimi 141 poročili predmet mnenja, naslovljenega na generalnega direktorja Urada.

II – 1.2.2 Priporočila institucijam

Generalni direktor Urada je obvezan obvestiti nadzorni odbor o primerih, v katerih zadevna institucija, organ ali agencija ni upoštevala priporočil Urada (10). V obdobju poročanja sta bila nadzornemu odboru sporočena samo dva taka primera, nadzorni odbor pa ju je analiziral in razpravljal o njima. Na podlagi tako majhnega števila sporočenih primerov nadzorni odbor ne more sprejeti splošnih sklepov ali oblikovati priporočil. Vendar pa ti primeri povzročajo skrb, da Urad ni izvajal učinkovitega spremljanja in ni upošteval zastaralnih rokov, kljub veliko nepotrebnega upravnega dela. Dejstvo, da sta bila v obdobju poročanja zgolj dva primera, vzbuja nadzornemu odboru skrb, da ni sistematičnega poročanja.

Nadzorni odbor priporoča, naj Urad vzpostavi sistem sistematičnega poročanja za tiste primere, v katerih institucija, organ ali agencija ni delovala v skladu s priporočili urada OLAF v skladu s pravno obveznostjo.

II – 1.2.3 Primeri, ki zahtevajo, naj se podatki posredujejo nacionalnim sodnim organom

Cilj nadzornega odbora je oceniti kakovost in uporabnost poročil o preiskavi Urada za nacionalne sodne organe in da so sklepi preiskav osnovani izključno na elementih z dokazno vrednostjo v sodnih postopkih države članice, v kateri se njihova uporaba izkaže za potrebno (11).

Generalni direktor Urada nadzornemu odboru redno posreduje kopije spisov, poslanih sodnim organom držav članic. Med obdobjem poročanja je nadzorni odbor proučil 43 primerov te vrste. Te primere so na sestankih nadzornega odbora predstavili tisti sodniki Urada iz Enote za sodno in pravno svetovanje, ki so spise primerov predali. Na podlagi predhodnih analiz potekajo med nadzornim odborom in predstavniki te enote odprte razprave o vsebinskih in postopkovnih vidikih preiskav.

Nadzorni odbor je bil zlasti pozoren na razvrstitev kaznivih dejanj in predpisane zastaralne roke. Nadzorni odbor tudi preverja, ali je naslovnikom opis dejstev jasen in razumljiv. Nazadnje, člani si prizadevajo zagotoviti, da bodo poročila obstala kot sprejemljiv dokaz v sodnem postopku zadevne države članice. Če kaznivo dejanje vsebuje sestavne elemente, zagrešene v več državah članicah, si nadzorni odbor prizadeva določiti, kateri objektivni razlogi so Urad spodbudili k izbiri določene države članice, ki ji je predložil primer.

Nadzorni odbor je opazil, da so bila končna poročila v nekaterih primerih poslana nacionalnim sodnim organom, ko so primeri že zastarali; v drugih primerih je pomanjkanje pomembnosti primera pripeljalo do tega, da ga organi niso odprli. Nadzorni odbor je tudi opazil, da bi se lahko temu izognili z udeležbo sodnika iz Enote za sodno in pravno svetovanje v zgodnejši fazi preiskave. V vseh primerih, v katerih se zdi, da je nasvet sodnikov Urada bistven, stopnja in časovni okvir udeležbe sodnikov Urada nista sistematična.

Velja poudariti, da sodni organi držav članic, ki prejmejo poročila Urada, niso zavezani sprožiti pravnih postopkov (12). Ti organi sprejmejo odločitev v skladu s pravnimi predpisi, ki se uporabljajo na njihovem ozemlju, in kadar je to primerno, prednostnimi nalogami njihove kazenske politike.

V skladu s tem in za izboljšanje jasnosti posredovanih poročil bi bilo priporočljivo zagotoviti, da so vsa ta poročila vedno zasnovana na enakem vnaprej določenem vzorcu, da se zagotovi, da ne bo nič izpuščeno in da bodo ob upoštevanju zakonskih zahtev države članice in nacionalnih pravil ocenjevanja vključeni vsi pomembni elementi.

Nadzorni odbor od Urada redno prejema informacije o primerih, v katerih nacionalni organi, vključno s tožilstvom, po prejemu spisov od Urada niso sprožili pravnih postopkov. To je zadevalo primera, posredovana v letu 2007, in primer iz leta 2008, v katerih so sodni organi, ki so jim bili primeri predani, odločili, da ne bodo nadalje ukrepali.

II – 1.3 „Očitno neutemeljeni primeri“: prejeti podatki, ki jasno in nedvoumno ne spadajo v pristojnost urada OLAF

Nadzorni odbor je proučil reprezentativni vzorec 212 „očitno neutemeljenih primerov“ (24 % vseh primerov med letoma 2003 in 2007), v katerih podatki, ki jih je prejel OLAF, niso spadali v pristojnost Urada, in zato niso zahtevali polne ocene ali začetka formalne preiskave (13). Analiza se je osredotočila na potrditev, da OLAF pravilno uporablja pravila priročnika, in pregled, kateri postopki so trenutno na voljo za obravnavanje teh vrst primerov.

Nadzorni odbor je sklenil, da Urad primerno uporablja veljavna pravila in da mu postopki omogočajo hitro zaključevanje teh vrst primerov brez pretirane porabe virov. Nadzorni odbor v vzorcu ni odkril nobenega primera, v katerem bi bila drugačen postopek ali preiskava podatkov v celoti primernejša. Nadzorni odbor pa kljub temu opaža neskladnost med trenutno prakso, v skladu s katero preiskovalci vrednotijo dohodne podatke, in Priročnikom, ki določa, da je za obdelavo dohodnih podatkov odgovoren vodja enote. Nadzorni odbor priporoča, naj Urad to upošteva pri reviziji Priročnika urada OLAF – operativni postopki.

II – 1.4 Politika „de minimis“ urada OLAF: manjše kršitve, ki jih lahko zadovoljivo obravnavajo druge službe

Nadzorni odbor se zaveda, da glavni dejavnik pri odločanju, ali se primer odpre ali ne, ni vedno finančni vpliv. Urad mora upoštevati tudi druge dejavnike, kot so politični pomen podatkov in ugled Skupnosti ter spoštovanje politike nične tolerance Komisije za goljufije in korupcijo. To pa ne pomeni, da mora Urad obdelati vse vrste prvotnih podatkov in preiskati vse primere, ne glede na obseg njihovega finančnega vpliva.

Nadzorni odbor je odkril nekaj zelo nepomembnih primerov (npr. napačne stroškovne zahtevke uradnikov, ki so zadevali majhne denarne zneske), ki bi bili lahko takoj predani Preiskovalnemu in disciplinskemu uradu Komisije (IDOC), pristojnemu za preiskave teh vrst notranjih primerov in primerov kršitev poklicnih pravil. Izkušnja nadzornega odbora tudi kaže, da bi bilo za Urad koristno okrepljeno sodelovanje z uradom IDOC. Zato je pomembno, da Urad čim prej izvede memorandum o soglasju z uradom IDOC, da se razjasnijo pravila, ki določajo, kaj naj preiskuje OLAF in kaj naj bo predano uradu IDOC, ter praktična vprašanja, kot je dostop do spisov.

Nadzorni odbor je prepričan, da bi bilo za urad OLAF koristno razviti notranjo politiko „de minimis“ v skladu s preiskovalno politiko in prednostnimi nalogami Urada. Nadzorni odbor meni, da bi si moral urad OLAF prizadevati za dodelitev sredstev, kadar je mogoče, za preiskovanje resnejših primerov v skladu s preiskovalno strategijo, ki bi jo opredelil OLAF, v skladu s katero bi se delovna obremenitev in človeški viri prerazporedili od tistih primerov, pri katerih je finančni vpliv majhen.

II – 1.5 Dejavnosti urada OLAF na področju preprečevanja goljufij

V obdobju, ki je zajeto v tem poročilu, je urad OLAF nadzornemu odboru redno predstavljal nove pobude za preprečevanje goljufije in korupcije. Čeprav nadzorni odbor načeloma podpira prizadevanja Urada na področju preprečevanja goljufij in korupcije, meni, da mora biti delo na tem področju tesneje povezano s preiskovalnim in operativnim delom Urada. Nadzorni odbor še zlasti želi izvedeti, kako bi Urad na podlagi konkretnih rezultatov preiskav lahko uporabil to izkušnjo in pridobljeno strokovno znanje ter izkušnje za obravnavo strateških izzivov na področju goljufij in korupcije, kakor je navedeno v Uredbi (ES) št. 1073/1999 (14).

Nadzorni odbor zaradi omejenih sredstev za preiskovalne in preprečevalne dejavnosti predlaga, naj urad OLAF čim prej razmisli o prednostni opredelitvi preprečevanja goljufije in korupcije, da se sredstva ne bodo odvračala od preiskovalne dejavnosti. Nadzorni odbor poudarja potrebo po bistvenem povečanju pretoka informacij, sodelovanja in usklajevanja med direktorati in enotami Urada, pristojnimi za preprečevanje goljufij, ter tistimi direktorati in enotami, ki so pristojni za preiskave, da bi bile izkušnje, pridobljene v preiskavah, resnično uporabne za pobude Urada na tem področju. Taka razvrstitev je bistvena za koristne prispevke na tem področju, ki jih od Urada pričakujejo službe Komisije.

II – 2. Upravljanje preiskovalne funkcije urada OLAF

II – 2.1 Postopkovna pravila za preiskave urada OLAF

Urad je nadzornemu odboru aprila 2007 posredoval osnutek Priročnika urada OLAF – operativni postopki (kratka različica). Nadzorni odbor meni, da Urad potrebuje jasen in praktičen vodnik za preiskovalce Urada, ki bi bil zasnovan kot uporabno delovno orodje za izvajanje preiskav: razlagal bi postopke, pravila in roke, ki se uporabljajo v različnih fazah preiskave. Ta različica osnutka priročnika urada OLAF ni izpolnila pričakovanj nadzornega odbora.

V času pisanja poročila je Urad dokončeval nov osnutek priročnika urada OLAF – operativni postopki. Nadzorni odbor bo podal povratne informacije ob upoštevanju zgoraj navedenih točk.

II – 2.2 Upravljanje preiskav

Nadzorni odbor že od začetka mandata posveča pozornost neposrednemu vplivu, ki ga imajo uprava, vodstvo in organizacija Urada na izvajanje njegove preiskovalne funkcije (15). Nadzorni odbor je prepričan, da bodo izboljšave na teh področjih dvignile učinkovitost in uspešnost preiskovalne funkcije Urada, in sicer nadzor nad zamudami ter kakovost in učinkovitost preiskav. Po mnenju nadzornega odbora sedanji pravni okvir (16) zagotavlja generalnemu direktorju Urada kot vodji službe pristojnost odločanja o zadevah, povezanih z organizacijo in upravljanjem splošnih dejavnosti Urada.

Nadzorni odbor ugotavlja, da se številne izboljšave glede upravljanja preiskav že izvajajo. Nadzorni odbor pozdravlja imenovanje direktorjev direktorata B „Preiskave in operativne zadeve II“ in direktorata C „Operativna podpora in podpora politiki“ ter svetovalcev odbora direktoratov A in B.

Nadzorni odbor se je na koncu obdobja poročanja sestal z direktorjema direktoratov A in B (17), da bi razpravljal o zadnjem razvoju v povezavi z njunimi strokovnimi področji delovanja in njunih zamislih za prihodnost. Nadzorni odbor bi rad zgradil tesnejši in bolj odprt odnos z upravo Urada. Nadzorni odbor popolnoma podpira direktorje urada OLAF pri njihovih prizadevanjih za izboljšanje nadzora in kontrole preiskav ter je Uradu po potrebi pripravljen pomagati in svetovati.

Nadzorni odbor priporoča, naj uprava Urada bolje opredeli jasno preiskovalno politiko in strateško načrtovanje preiskav, kar bi po mnenju nadzornega odbora tudi izboljšalo preglednost in olajšalo čim učinkovitejše upravljanje velikega števila preiskav in ustreznih razpoložljivih sredstev.

Nadzorni odbor tudi spodbuja upravo Urada, naj v zvezi z upravljanjem jasno določi prednostne naloge in vizijo temeljne funkcije Urada. Nadzorni odbor je prepričan, da obstaja nevarnost, da bi lahko pomanjkanje preglednosti vodilo do zamud v obravnavi primerov in države članice oviralo pri izvajanju priporočil Urada. Predstavitve primerov, ki so bili posredovani nacionalnim sodnim organom, kažejo, da nacionalni sodni organi nekaterih primerov niso obravnavali, saj se je zastaralni rok iztekel, preden je bil primer posredovan nacionalnim sodnim organom. Poleg tega analiza devetih mesečnih poročil (18), ki jo je opravil nadzorni odbor, kaže, da bi se lahko velikemu številu zamud (zaradi prednostne razvrstitve, pomanjkanja sredstev in taktičnega zadržanja) v obravnavi spisov izognili z boljšim upravljanjem in načrtovanjem.

Poleg tega nadzorni odbor poudarja pomen mehanizmov za primeren in kakovosten nadzor ter izogibanje zamudam ter pomen popolnoma delujočega sistema povratnih informacij in ocenjevanja preiskav. Obstoj trdnega sistema nadzora in meril bi pospešil spremljanje izvajanja in opredeljevanje problematičnih področij, kar bi izvajala uprava Urada. Po drugi strani pa naj bi sistem tudi dovoljeval korektivne ukrepe na osnovi pridobljenega znanja, po danih priporočilih. Ključni orodji za izboljšanje nadzornega sistema in sistema povratnih informacij sta notranja preglednost in obveščanje.

Nadzorni odbor je dal mnenje o letnem načrtu upravljanja urada OLAF za leto 2008 (19) in v njem podal številne predloge, ki zadevajo cilje upravljanja in kazalnike uspešnosti. (20)

II – 2.3 Upravna organizacija in kadrovska politika v povezavi s preiskovalno funkcijo urada OLAF

Nadzorni odbor meni, da bi moral biti generalni direktor Urada odgovoren za uvajanje učinkovite kadrovske politike v okviru kadrovskih predpisov Skupnosti, kakor je določeno v Sklepu Komisije iz leta 1999 (21). Generalni direktor Urada mora tudi izkoristiti polno prožnost, ki jo ima kot pristojni organ za imenovanja, da zagotovi enakomerno zaposlovanje osebja, notranje premestitve in odstranitve ter zagotovi, da so na voljo potrebna delovna mesta in proračunska sredstva, ki Uradu omogočajo učinkovito delovanje.

Nadzorni odbor je proučil predhodni osnutek proračuna za leto 2009 in izdal mnenje (22), v katerem je zlasti poudaril pomen tesnega usklajevanja kadrovske politike s potrebami preiskovalnih enot.

Po mnenju nadzornega odbora je to mogoče doseči z nadaljnjim razvojem strategije človeških virov, ki bi omogočala učinkovito kadrovsko razporeditev, zasnovano na resničnih potrebah in dogovorjenih prednostnih nalogah, in z dodelitvijo novih virov temeljnemu preiskovalnemu delu. Trenutno so dodeljeni viri operativnega in neoperativnega dela neuravnoteženi, zato mora biti prednostna naloga Urada boljša uporaba že pridobljenih notranjih virov in ne dvig skupnega števila zaposlenih.

Nadzorni odbor poudarja pomen vzpostavitve specializiranega in stalnega programa usposabljanja za preiskovalce, da bi izboljšali njihovo znanje in spretnosti, zlasti v zvezi s finančnim izvajanjem predpisov Skupnosti.

Neodvisnost preiskovalcev Urada je bistvenega pomena. V ta namen je vprašanje začasno zaposlenega osebja na Uradu odločilnega pomena z vidika stabilnosti, kontinuitete in neodvisnosti, saj je velik del preiskovalnega osebja trenutno zaposlen za določen čas. Nadzorni odbor pozdravlja pozitiven razvoj v letih 2007 in 2008 glede podaljšanja pogodb za določen čas v pogodbe za nedoločen čas in objav javnih natečajev. Poleg tega nadzorni odbor spodbuja Urad, naj se v skladu s kadrovskimi predpisi in Sklepom generalnega direktorja iz leta 2005 (23) potrdi napredovanje svojih začasno zaposlenih delavcev, da bi izboljšali njihovo mobilnost, ob tem pa skrbno načrtuje svojo politiko zaposlovanja po končanju razpisov, ki potekajo ali so načrtovani.

III. ODNOSI Z URADOM OLAF, INSTITUCIJAMI EU, PARTNERJI IN INTERESNIMI SKUPINAMI URADA OLAF

III – 1. Odnosi z uradom OLAF

Nadzorni odbor je od začetka mandata izdal osem mnenj (24): tri o predhodnem osnutku proračuna, eno o devetih mesečnih poročilih, eno o „očitno neutemeljenih primerih“, eno o predlagani reformi Urada (vključno z enim dopolnilnim mnenjem) in dve o vprašanjih, povezanih z upravljanjem preiskovalne funkcije Urada. Nadzorni odbor je zadovoljen, da se je Urad v večini primerov strinjal, da bo pregledal stališča nadzornega odbora, in načrtuje njihovo polno izvajanje.

Nadzorni odbor spodbuja urad OLAF, naj se odzove s podrobnejšimi in rednimi informacijami o tem, kako namerava izvajati priporočila nadzornega odbora, da bo odbor lahko ocenil vpliv svojega dela. Na splošno je nadzorni odbor prepričan, da bodo njegova priporočila uradu OLAF pomagala izboljšati učinkovitost dejavnosti Urada in zlasti nekaterih vidikov, ki so bistveni za operativno neodvisnost Urada in dobro upravljanje preiskovalne funkcije.

V obdobju, zajetem v tem poročilu, se je nadzorni odbor redno sestajal z generalnim direktorjem urada OLAF, vsemi direktorji posameznih enot in s sodniki iz Enote za pravno in sodno svetovanje, pa tudi z zaposlenimi iz drugih enot, s katerimi je razpravljal njihovem delu. Nadzorni odbor je iz teh razprav sklepal, da so prej omenjene nejasnosti glede narave preiskav Urada ter zlasti upravljanja in zadev v zvezi s človeškimi viri pomembne tudi za upravo in zaposlene. Urad se zaveda nujne potrebe po izboljšanju načrtovanja in strateškega upravljanja preiskav ter določitvi in izvajanju operativnih prednostnih nalog, pravil in postopkov za preiskave.

Nadzorni odbor je poudaril pomen preiskovalnih meril in prednostnih nalog, da se omogoči optimalna uporaba obstoječih virov. Nadzorni odbor podpira stališča vodstvenega osebja Urada, da povečanje števila zaposlenih trenutno ni najnujnejša potreba Urada, temveč je treba izvesti prerazporeditev in primerno usposabljanje že obstoječih notranjih virov, da se ponovno določijo temeljne naloge. Vsi ti ukrepi in pobude pa zahtevajo večjo zavezanost in močnejše vodenje s strani uprave Urada.

V obdobju poročanja je Urad povabil predsednika nadzornega odbora in poročevalce k udeležbi na treh konferencah Urada: konferenci tožilcev za goljufije v Bruslju, konferenci o korupciji, ki sta jo v Bruslju pripravila Eurojust in urad OLAF, ter skupni konferenci organizacij ICSTE/ANU/OLAF za boj proti korupciji na Portugalskem (25).

III – 2. Odnosi z institucijami Skupnosti ter partnerji in interesnimi skupinami urada OLAF

Nadzorni odbor je ohranil tesne stike z institucijami Skupnosti ter partnerji in interesnimi skupinami urada OLAF ter je zavezan rednim izmenjavam mnenj z organi, ki imajo skupne interese v boju proti goljufiji, korupciji in nelegalnim dejavnostim, ki vplivajo na finančni interes Skupnosti.

V tem duhu se je nadzorni odbor v obdobju poročanja sestal s podpredsednikom Komisije Siimom Kallasom, generalno sekretarko Komisije Catherine Day, Odborom za proračunski nadzor Evropskega parlamenta (COCOBU) in njegovim predsednikom Herbertom Böschem, koordinatorji odbora COCOBU in poročevalko odbora COCOBU za urad OLAF in nadzorni odbor Ingeborg Grässle, direktorjem za pravosodje in notranje zadeve sekretariata Evropskega sveta Gillesom de Kerchovom, delovno skupino za boj proti goljufiji Evropskega sveta med slovenskim predsedstvom, pomočnikom nadzornika evropskega varuha osebnih podatkov Joaquinom Bayem Delgadom in evropskim varuhom človekovih pravic Nikiforosom Diamandourosom.

Nadzorni odbor je na podlagi teh razprav sklepal, da je Urad vzpostavil boljše razumevanje in tesnejši delovni odnos s službami Komisije; da je obstajala skupna in splošna skrb v zvezi z učinkom zamud pri obravnavanju in zaključevanju notranjih preiskav; da bi bila operativna zmogljivost Urada zelo cenjena v okviru pravosodja in notranjih zadev ter da se mora vsebina delovnega področja Urada odražati v Lizbonski pogodbi ter Evropskem javnem tožilstvu. Na povabilo španskega generalnega državnega tožilca in v sodelovanju z njim je nadzorni odbor sodeloval na mednarodnem seminarju o tej temi, cilja pa sta bila združiti tiste organe, ki delujejo na področju pravosodja, da bi razpravljali o prihodnjem okviru za boj proti kaznivim dejanjem, ki vplivajo na finančne interese Unije, in razpravljati o vlogi, ki bi jo Urad lahko imel v tej novi strukturi.

Nadzorni odbor se je sestal še s španskim generalnim državnim tožilcem Candidom Conde-Pumpidom in belgijskim zveznim tožilcem Johanom Delmullom, da bi ovrednotili kakovost in uporabnost preiskovalnih poročil Urada, ki so bila predana nacionalnim sodnim organom, ter spodbudili dober pretok informacij med Uradom in državami članicami skupaj s proaktivnim izvajanjem določb glede dolžnosti obveščanja Urada, ki jih imajo države članice (26). Vloga nadzornega odbora je tudi pomagati Uradu, da se izboljša stopnja sodelovanja in usklajevanja med Uradom in državami članicami, kar je bistveno za uspešen rezultat preiskav Urada. Med razpravami je bilo poudarjeno, da sta trenutno sodelovanje in izmenjava informacij med tožilskimi in sodnimi organi ter uradom OLAF dobra. Vloga sodnikov Urada iz Enote za pravno in sodno svetovanje ostaja bistvena za redne stike in delo z nacionalnimi sodnimi organi.

Januarja 2008 sta špansko vrhovno državno tožilstvo in urad OLAF podpisala sporazum o sodelovanju, ki je sledil zgoraj omenjenemu mednarodnemu seminarju. Nadzorni odbor spodbuja Urad k nadaljnji krepitvi njegovih splošnih odnosov z nacionalnimi organi, saj so oprijemljivi rezultati dela Urada odvisni tudi od prispevkov držav članic med preiskavo in v naslednjih fazah.

Nadzorni odbor je v razpravah s pomočnikom evropskega nadzornika za varstvo podatkov Joaquínom Bayem Delgadom poudaril, da je stalni dostop do podatkov Urada neločljivo povezan z njegovim delom, saj mu omogoči izpolnitev svojega pravnega pooblastila spremljanja, hkrati pa zagotavlja, da se v celoti uporabljajo določbe o varstvu in zaupnosti osebnih podatkov. Evropski nadzornik za varstvo podatkov je julija 2007 izdal mnenje (27), v katerem je ugotovil, da „ni nobenega razloga za domnevo, da obstaja kršitev določb Uredbe (ES) št. 45/2001, če so obravnave stališč v celoti upoštevane“. Nadzorni odbor se je strinjal s priporočili evropskega nadzornika za varstvo podatkov in se je v celoti zavezal k njihovemu izvajanju.

SKLEPI IN PRIPOROČILA

I. Temeljna naloga nadzornega odbora je redno spremljanje preiskav Urada za zagotovitev neodvisnosti začetka in izvedbe preiskav ter priprava osnutka poročila o primeru. Ta mehanizem je bistven za okrepitev neodvisnosti preiskav urada OLAF od začetka in nadzorni odbor ostaja zavezan temu cilju.

II. Nadzorni odbor je zaskrbljen zaradi čezmernega trajanja nekaterih preiskav in je proučil vse tiste primere, ki ostajajo nerešeni več kot štiri leta in se nanašajo na direktorat A „Preiskave in operativne zadeve I“ urada OLAF. Nadzorni odbor je proučil 26 preiskav, ne da bi se vmešal v njihovo izvajanje, in opazil nepojasnjena obdobja neaktivnosti in nepravilne razvrstitve primerov. Nadzorni odbor poziva Urad, naj izvaja stroge kontrolne mehanizme, da bi se izognil morebitnemu navzkrižju interesov med preiskavo.

III. Nadzorni odbor je analiziral vsa tista poročila preiskav (skupno 195), ki so po devetih mesecih ostale odprte. Temeljito se preiskujejo razlogi za zamude in pričakovani čas zaključka. Nadzorni odbor bo z Uradom spremljal to področje.

IV. Nadzorni odbor predlaga, naj bodo sodniki iz Enote za sodno in pravno svetovanje vključeni preiskavo precej na začetku, da se bodo v celoti upoštevali zastaralni roki in se zagotovi, da bodo tiste preiskave, ki se posredujejo nacionalnim sodnim organom, verjetno sprejete kot dokaz v vsaki državi članici.

V. Nadzorni odbor je zadovoljen z vzorcem 212 „očitno neutemeljenih primerov“, ki jih je proučil, in sklepa, da je sedanji postopek za obravnavo podatkov, ki ne spadajo v pristojnost Urada, temu omogočil hitro in učinkovito zaključevanje teh primerov. Kljub temu nadzorni odbor priporoča, naj je ustrezno sklicevanje v priročniku Urada skladno s trenutno prakso Urada.

VI. Nadzorni odbor je prepričan, da Urad ni obvezan obdelati vseh vrst podatkov in vseh primerov, ne glede na njihov finančni vpliv, in mu močno priporoča, naj razvije politiko „de minimis“ za primere manjših kršitev z zelo majhnim finančnim vplivom in kritično presodi, kdaj bi lahko te primere posredoval uradu IDOC. Poleg tega nadzorni odbor poziva Urad, naj z uradom IDOC izvaja memorandum o sporazumu, da se razjasni delitev dela v zvezi s temi primeri.

VII. Nadzorni odbor je prejel in pregledal dva primera, ki ju je sporočil urad OLAF, v katerih institucija ni sledila priporočilom Urada. Nadzorni odbor močno priporoča, naj Urad redno spremlja in sistematično poroča o vseh takih primerih ter tako izboljša učinkovitost spremljanja Urada.

VIII. Nadzorni odbor priporoča, naj Urad pregleduje vsebino in obliko mesečnih statističnih poročil, saj podatki trenutno niso niti razloženi niti povezani z nobenim merjenjem kakovosti in jih nadzorni odbor ne more preveriti.

IX. Nadzorni odbor je obravnaval vpliv upravljanja preiskovalne funkcije Urada in v celoti podpira ukrepe, sprejete za izboljšanje upravljanja preiskav in zlasti njihovo načrtovanje, kontrolo in nadzor. Nadzorni odbor močno priporoča, naj Urad nameni več poudarka upravljanju, strateškemu načrtovanju in kontroli ter sistemom povratnih informacij za operativno delo. Predvsem pa nadzorni odbor priporoča, naj Urad bolje opredeli preiskovalno politiko in jasno določi prednostne naloge ter vizijo glede svojega namena in dejavnikov splošne uspešnosti. Temeljni pogoj za skladno in produktivno delovno ozračje je močna zavezanost vodstva in uprave Urada.

X. Nadzorni odbor priporoča, naj Urad razvije strategijo človeških virov, kot prednostno nalogo pa dodeli več in najboljše človeške vire operativnemu delu, ki je temeljna dejavnost Urada. Ni jasno, ali obstaja trdna pravna podlaga, da lahko Urad obravnava nekatere dodatne dejavnosti, kot je spremljanje in upravljanje programov izdatkov Skupnosti. Nadzorni odbor priporoča, naj uprava Urada ukrepa in popravi sedanjo neuravnoteženost med dodeljenimi sredstvi operativnega in neoperativnega delovanja ter zagotovi nenehno usposabljanje svojih preiskovalcev.

XI. Nadzorni odbor priporoča, naj Urad sodeluje z upravo Komisije, da optimizira izvajanje svoje kadrovske politike. Nadzorni odbor pozdravlja pozitivni razvoj v zvezi z začasno zaposlenimi na Uradu in priporoča, naj Urad v skladu s kadrovskimi predpisi izpelje napredovanje začasno zaposlenih.

XII. Nadzorni odbor priporoča, naj se prizadevanja Urada na področju preprečevanja goljufij in korupcije osredotočijo tako, da bodo lahko vse službe Komisije praktično uporabile strokovno znanje in izkušnje, pridobljene v preiskavah. Nadzorni odbor priporoča, naj Urad izboljša notranje usklajevanje in zagotovi reden pretok informacij med direktorati na tem področju.

XIII. Nadzorni odbor meni, da se morajo vsa zgoraj navedena priporočila primerno odražati v novem priročniku za operativno delovanje, ki je bistveno delovno orodje za izvedbo preiskav. Nadzorni odbor je trdno prepričan, da bo sprejetje priročnika z jasnimi operativnimi postopki in roki dalo trden okvir za preiskave Urada in okrepilo neodvisno delovanje Urada. Nadzorni odbor je zavezan konstruktivnemu sodelovanju pri pripravi osnutka.

XIV. Da bi se nadzorni odbor izognil težavam pri pridobivanju potrebnih sredstev v sekretariatu nadzornega odbora, je priporočil, naj se delovna mesta v sekretariatu nadzornega odbora označijo v kadrovskem načrtu Urada. Imenovanje osebja sekretariata bi moralo biti opravljeno s izrecnim soglasjem nadzornega odbora, kar bo zagotavljalo polno neodvisnost nadzornega odbora pri opravljanju njegovih nalog.

(1) Prvo poročilo o delovanju je pokrivalo obdobje med decembrom 2005 in majem 2007 (UL C 123, 20.5.2008, str. 1).

(2) Glej Prilogo 1.

(3) Člen 8 Poslovnika nadzornega odbora OLAF (UL L 33, 7.2.2007, str. 1).

(4) Nadzorni odbor je Poslovnik sprejel avgusta 2006, objavil pa februarja 2007 (Poslovnik nadzornega odbora OLAF, UL L 33, 7.2.2007).

(5) Dve prosti mesti v sekretariatu je OLAF interno objavil junija 2006. En uslužbenec sekretariata je bil imenovan januarja 2007, drugi pa julija 2007.

(6) Glej Prilogo 5.

(7) Sedmo poročilo o dejavnostih urada OLAF za leto 2006.

(8) Priporočilo III iz Letnega poročila o dejavnostih nadzornega odbora, december 2005–maj 2007, in Mnenje nadzornega odbora št. 1/2007 (Priloga 4).

(9) Direktorat B (4 enote): Kmetijstvo; Carina I; Carina II; Strukturni ukrepi. Direktorat A (4 enote): Notranje preiskave: evropske institucije; notranje/zunanje preiskave: organi EU; neposredni izdatki in zunanja pomoč; zunanja pomoč.

(10) Člen 11(7) Uredbe (ES) št. 1073/1999.

(11) Uvodna izjava 10 in člen 9(2) Uredbe (ES) št. 1073/1999.

(12) Glej tudi sodbo z dne 4. oktobra 2006, zadeva T-193/04, HMT proti Komisiji (točka 69).

(13) Del 3.3.3.1, str. 76 Priročnika urada OLAF z dne 25. februarja 2005.

(14) Člen 1(2) Uredbe (ES) št. 1073/1999.

(15) Glej sklepe prvega Poročila o dejavnostih z dne 17. oktobra 2007 (UL C 123) in mnenje nadzornega odbora št. 1/2007 „Poročilo urada OLAF o preiskavah, ki potekajo več kot devet mesecev“, ki je del Poročila.

(16) Člen 12 Uredbe (ES) št. 1073/1999 in člen 5 Sklepa Komisije št. 352/1999.

(17) Direktorat A (4 enote): notranje preiskave: evropske institucije; notranje/zunanje preiskave: organi EU; neposredni izdatki in zunanja pomoč; zunanja pomoč. Direktorat B (4 enote): Kmetijstvo; Carina I; Carina II; Strukturni ukrepi.

(18) Mnenje nadzornega odbora št. 1/2007 „Poročilo urada OLAF o preiskavah, ki potekajo več kot devet mesecev“.

(19) Glej Prilogo 4.

(20) Glej Prilogo 4.

(21) Člen 6 Sklepa Komisije z dne 28. aprila 1999 (UL L 136/20, 31.5.1999, str. 1).

(22) Glej Prilogo 5.

(23) V členu 1 Sklepa generalnega direktorja urada OLAF glede nove politike zaposlovanja in uporabe začasnih uslužbencev urada OLAF je določeno, da „so lahko začasno zaposleni s sklepom generalnega direktorja po posvetovanju s skupnim odborom enkrat razvrščeni v višji razred v kategoriji/funkciji skupine“.

(24) Glej Prilogo 2, ki vsebuje seznam mnenj, ki jih je nadzorni odbor sprejel med 1. decembrom 2006 in 31. majem 2008.

(25) Instituto Superior de Cięncias do Trabalho e da Empresa/Avstralska nacionalna univerza/urad OLAF.

(26) Člen 7 Uredbe (ES) št. 1073/1999.

(27) Mnenje evropskega nadzornika za varstvo podatkov na podlagi uradnega obvestila o predhodnem preverjanju uradne osebe za varstvo podatkov Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) o rednem spremljanju izvajanja preiskovalne funkcije. Zadeva 2007-0073 z dne 19. julija 2007.

PRILOGA 1 KOLEDAR SESTANKOV NADZORNEGA ODBORA 2007 Mesec Datum sestanka JUNIJ torek, 19. junija – sreda, 20. junija JULIJ ponedeljek, 9. julija – torek, 10. julija SEPTEMBER torek, 18. septembra – sreda, 19. septembra OKTOBER torek, 16. oktobra – sreda, 17. oktobra NOVEMBER ponedeljek, 26. novembra – torek, 27. novembra DECEMBER torek, 11. decembra – sreda, 12. decembra 2008 Mesec Datum sestanka JANUAR sreda, 23. januarja FEBRUAR torek, 26. februarja – sreda, 27. februarja APRIL torek, 1. aprila – sreda, 2. aprila ponedeljek, 28. aprila – torek, 29. aprila MAJ torek, 27. maja – sreda, 28. maja

PRILOGA 2 SEZNAM MNENJ, KI JIH JE NADZORNI ODBOR SPREJEL MED 1. DECEMBROM 2006 IN 31. MAJEM 2008 2006 Mnenje št. 1/2006 Predhodni predlog proračuna urada OLAF za leto 2007 Mnenje št. 2/2006 glede prenove Uredbe (ES) št. 1073/1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) Dodatno mnenje glede prenove Uredbe (ES) št. 1073/1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) Mnenje št. 3/2006 glede kazalnikov uspeha urada OLAF 2007 Mnenje št. 1/2007 Poročilo urada OLAF o preiskavah, ki potekajo več kot devet mesecev Mnenje št. 2/2007 Predhodni predlog proračuna urada OLAF za leto 2008 2008 Mnenje št. 1/2008 Očitno neutemeljene obtožbe (Prima facie Non-Cases) Mnenje št. 2/2008 Letni načrt upravljanja urada OLAF za leto 2008 Mnenje št. 3/2008 Predhodni predlog proračuna urada OLAF za leto 2009

PRILOGA 3 Bruselj, 28. marca 2008 1. Nadzorni odbor OLAF je na svojem srečanju 18. in 19. septembra 2007 sklenil, da bo opravil analizo načina, na katerega urad OLAF obravnava očitno neutemeljene zadeve (prima facie non-cases). 2. Da bi se lahko bolj osredotočil na pomembnejše zadeve, je urad OLAF leta 2004 uvedel poenostavljeni postopek za obravnavo očitno neutemeljenih zadev. Postopek se nanaša na vse zadeve, ki na podlagi vseh razpoložljivih informacij jasno in nedvoumno ne spadajo v pristojnost urada OLAF (1) (na primer pritožbe, ki jih nanj naslovi državljan tretje države, ki ga je lokalni davčni organ nepravilno obdavčil). Postopek uradu OLAF omogoča opustitev začetka uradne preiskave ter priprave ocene zadeve, ki bi jo nato v vsakem primeru hitro zaključil. 3. V letih 2003–2007 je urad OLAF obravnaval 894 očitno neutemeljenih zadev. Nadzorni odbor je izbral poljuben, vendar reprezentativen vzorec 212 očitno neutemeljenih zadev, in ob tem zagotovil, da vzorec zajema primere, ki vključujejo vse operativne direktorate in preiskovalne oddelke urada OLAF. Ob tem je nadzorni odbor ugotovil, da se le malo očitno neutemeljenih zadev nanaša na carinske zadeve, uvoz cigaret in DDV. Potem, ko je bila pojasnjena vrsta vprašanj o varstvu podatkov, je urad OLAF nadzornemu odboru dovolil neomejen dostop do vseh zadev iz vzorca. 4. Sledi povzetek ugotovitev analize, ki jo je opravil nadzorni odbor. 4.1 Nadzorni odbor je ugotovil, da urad OLAF na splošno pravilno uporablja pravila za obravnavanje očitno neutemeljenih zadev. To zlasti velja za naštete sklope zadev, s katerimi se urad OLAF pogosto srečuje: — anonimne prijave, — prijave, ki jih vložijo povzročitelji težav, — prijave, ki se nanašajo na spore med posamezniki, — prijave, ki se nanašajo na nacionalne programe brez kakršne koli zveze s financami Evropske unije, — prijave glede izvajanja politike ali programa Skupnosti; te zadeve so pogosto povezane s skupno kmetijsko politiko ali strukturno politiko. V teh primerih mora urad OLAF ugotoviti, na kateri projekt se zadeva nanaša, in zadevo preiskati s pomočjo pristojnih nacionalnih organov in/ali GD AGRI ali GD REGIO. Če sum iz prijave ni utemeljen, se primeri zaključijo z obrazložitvijo, da so očitno neutemeljene zadeve. Urad OLAF bi lahko tovrstne zadeve opredelil tudi kot „zadeve, ki se ne obravnavajo“. Vendar je prednost postopka za očitno neutemeljene zadeve to, da ne zahteva niti ocene niti posvetovanja z odborom urada OLAF. Tako omogoča uporabo poenostavljenega postopka, ki privede do istega rezultata, tj. do zaključka zadeve. — Preiskovalni in disciplinski urad Komisije (IDOC) urad OLAF obvesti o sumu nepravilnega ravnanja v zadevi ter ga vpraša, če jo želi prevzeti. Če jo zavrne, je uvrščena med očitno neutemeljene zadeve. Postopek obravnave očitno neutemeljenih zadev tako uradu OLAF omogoča, da zadeve, ki niso v njegovi pristojnosti, hitro zaključi brez preiskav in večjih upravnih stroškov. 4.2 Postopek obravnave očitno neutemeljenih zadev se občasno uporablja tudi v primerih, ki jih opredelitev v priročniku urada OLAF ne zajema. Sledita dva primera: — Anonimni klicatelj prek brezplačne številke obvesti urad OLAF o domnevnih nepravilnostih porabe evropskih sredstev in pusti svojo številko. Urad OLAF večkrat poskusi od klicatelja pridobiti dodatne informacije, vendar se to izkaže za nemogoče; številka ne obstaja ali pa ni dosegljiva. V takih primerih ni mogoče ugotoviti, ali v zadevi obstaja „dovolj resen sum“, ki ga zahteva sodba Sodišča Evropskih skupnosti glede začetka preiskave. Urad OLAF zato zadevo upravičeno zaključi. — V nekaterih primerih urad OLAF opravi začetno preiskavo in na podlagi njenih rezultatov odloči, da je zadeva očitno neutemeljena. Ob tem je treba urad OLAF pohvaliti, saj primerov ne uvrsti prenagljeno med očitno neutemeljene zadeve, vendar najprej s preiskavami razišče njihovo ozadje in jih šele nato zaključi kot očitno neutemeljene. — Urad OLAF ni v nobenem proučenem primeru izkoristil postopka za obravnavo očitno neutemeljenih zadev, le da bi „zakopal“ zadeve, ki bi jih bilo treba temeljito preiskati. Povzetek Reprezentativni poljubni vzorec, ki ga je proučil nadzorni odbor, je pokazal, da postopek za obravnavo očitno neutemeljenih zadev uradu OLAF omogoča, da take zadeve hitro zaključi brez nepotrebne birokracije. Urad OLAF ta postopek uporablja preudarno. Nadzorni odbor v proučenem poljubnem vzorcu ni našel nobene zadeve, v kateri bi bila ustreznejša obravnava po drugem postopku, zlasti temeljita preiskava. (1) Priročnik urada OLAF, s. 76: „Prima Facie Non-Cases“ (očitno neutemeljene obtožbe): „Če prejete informacije jasno in nedvoumno ne spadajo v pristojnost urada OLAF, lahko odgovorni vodja enote predlaga, da se informacije ne predložijo v oceno. Vodja enote mora izpolniti obrazec Prima Facie Non-Case (Priloga 2, obrazec 19), ki ga mora sopodpisati direktor B, ter ga skupaj s prvotnimi informacijami poslati v arhiv za registracijo. Za zadevo se odpre spis v elektronskem sistemu za vodenje primerov (CMS), vendar je primer v CMS prikazan kot zaključen.“

PRILOGA 4 V Bruslju, 26. februarja 2008 Letni načrt upravljanja Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) za leto 2008 je bil januarja poslan sekretariatu nadzornega odbora. Nadzorni odbor je o njem razpravljal na svojih sestankih v januarju in februarju 2008 s poudarkom na delih, ki se nanašajo na preiskovalno vlogo urada OLAF. Nadzorni odbor pozdravlja sprejetje jasnih ciljev in merljivih kazalnikov uspeha (kazalnikov rezultatov in ciljev) in upa, da bodo prispevali k večji učinkovitosti, preglednosti in odgovornosti vseh postopkov urada OLAF. Nadzorni odbor ugotavlja, da je splošni strateški in operativni cilj „ničelne tolerance“ iz leta 2007 nadomestil cilj „zmanjšanja goljufij na najnižjo možno raven“. Ker gre za precejšnjo strateško spremembo, bi bilo treba „najnižjo možno raven goljufij“ bolj natančno opredeliti, saj bo le tako mogoče določiti mejnike in oceniti, ali dejavnosti urada OLAF prispevajo k doseganju njegovega splošnega cilja. Glede na to, da so sredstva urada OLAF zelo omejena, pa nadzorni odbor meni, da bi moral biti splošni strateški cilj upravljanja usmerjen k reševanju resnejših primerov goljufije (tj. takšnih z večjim finančnim učinkom), s čimer bi se izboljšal ugled urada, hkrati pa bi se zagotovila kar najučinkovitejša raba sredstev Skupnosti. V letnem načrtu upravljanja to ni posebej omenjeno. Kar se tiče kazalnikov rezultatov in zastavljenih ciljev za štiri specifične cilje, ima nadzorni odbor pomisleke glede tega, ali je število primerov, ki se zaključijo s priporočili in jim mora slediti disciplinski postopek, realističen cilj, saj je končni izid preiskav v zgodnji fazi težko napovedati. Poleg tega ni jasno, kako bi se ta cilj uporabljal pri naraščajočem številu primerov, pri katerih OLAF nudi pomoč, jih spremlja ali koordinira in torej nima vodilne vloge v preiskavi. Nadzorni odbor dvomi tudi o uporabnosti kazalnika „povečanja števila sodnih in disciplinskih postopkov na podlagi priporočil urada OLAF“, saj doseganje tega cilja ni v pristojnosti urada. Vmesni pregled letnega načrta upravljanja za leto 2006 kaže, da urad OLAF trenutno od nacionalnih pravosodnih organov držav članic ne prejema doslednih in zanesljivih podatkov o nadaljnjem sodnem ukrepanju, ki izhaja iz priporočil urada. Nadzorni odbor kot uporabnejši cilj predlaga povečanje izmenjave informacij med uradom in ustreznimi organi v državah članicah. Ob tem nadzorni odbor tudi meni, da bi bilo treba pravno podlago ter naloge in pristojnosti na različnih področjih nadaljnjega ukrepanja nujno pojasniti ter da bi to moralo biti razvidno iz letnega načrta upravljanja. Na sestanku s predstavniki urada OLAF junija 2007 je nadzorni odbor med drugim poudaril, da OLAF nima pravne podlage za izvajanje nadaljnjih finančnih ukrepov v imenu Komisije. Glede finančnega učinka je treba opredeliti jasno strategijo ali smernice za ocenjevanje finančnega učinka različnih vrst primerov, preden se finančni učinek izbere za cilj v letnem načrtu upravljanja. Nadzorni odbor ugotavlja, da oba preiskovalna direktorata in razne enote trenutno uporabljajo različne metode za ocenjevanje finančnega učinka. Ko bodo ustrezne smernice določene, jih bo treba povezati s strategijo izvajanja politike „de minimis“ in se posvetiti vprašanju stroškovne učinkovitosti ob razpoložljivih sredstvih. V letnem načrtu upravljanja je določeno, da mora biti trajanje preiskav urada OLAF omejeno na razumno obdobje, tj. v povprečju 24 mesecev (kazalnik rezultatov 2.1). Nadzorni odbor opozarja, da pretekla letna poročila o dejavnosti urada OLAF kažejo, da ta cilj v zadnjih treh letih ni bil dosežen. Med letoma 2005 in 2007 so preiskave v povprečju trajale od 24 do 28 mesecev. Kljub temu ta cilj v letnem načrtu upravljanja za leto 2008 ostaja nespremenjen. Nadzorni odbor se sprašuje, ali je ta cilj dejansko uresničljiv in realističen, ali pa bi bilo za njegovo uresničitev treba sprejeti učinkovitejše ukrepe upravljanja. Drugič, stopnja rešenih primerov (kazalnik rezultatov 2.2) naj bi bila približno enaka 1. Ta cilj je bil v preteklosti dosežen, če je izračunan na podlagi novih primerov, ki se sprožijo v koledarskem letu. Vendar nadzorni odbor zanima, katere ukrepe namerava sprejeti vodstvo urada OLAF za rešitev obstoječih primerov (decembra 2007 približno 400), saj doseganje tega cilja ne bo prispevalo k zmanjšanju števila obstoječih nerešenih primerov. Glede drugih podpornih dejavnosti (cilja 3 in 4) je nadzorni odbor mnenja, da so nekateri cilji opredeljeni preohlapno in zato težko merljivi. Takšni cilji so na primer „izboljšani odnosi in sodelovanje z Europolom in Eurojustom“, „mreža vzpostavljenih stikov z vsemi pomembnimi partnerji“, „urad OLAF cenjen kot partner, katerega pomoč in podpora sta iskana“ ter „učinkovita uporaba operativnih izkušenj urada OLAF in učinkovita uporaba rezultatov preiskav urada OLAF pri preprečevanju goljufij in nepravilnosti“. Na koncu nadzorni odbor še predlaga, da se v letnem načrtu upravljanja omeni tudi izvajanje njegovih lastnih priporočil.