SL Uradni list Evropske unije C 123/1

Poročilo o dejavnostih nadzornega odbora urada OLAF

December 2005 – maj 2007

(2008/C 123/01)

Člani nadzornega odbora urada OLAF

Rosalind WRIGHT

Predsednica

Predsednica Svetovalnega odbora za goljufije, Združeno kraljestvo

Kálmán GYÖRGYI

Glavni svetovalec ministra za pravosodje in izvrševanje zakonodaje,

Državni tožilec Republike Madžarske (v pokoju), Madžarska

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

Javni tožilec na Vrhovnem sodišču, Španija

Peter STRÖMBERG

Direktor Nadzornega odbora javnih revizorjev, Švedska

Diemut R. THEATO

Nekdanja poslanka Evropskega parlamenta, bivša predsednica Odbora za proračunski nadzor, Nemčija

VSEBINA

PREDGOVOR PREDSEDNICE K POROČILU O DEJAVNOSTIH NADZORNEGA ODBORA

UVOD

I. OBLIKOVANJE SEDANJEGA NADZORNEGA ODBORA IN NJEGOVE DELOVNE METODE

I–1. Oblikovanje sedanjega nadzornega odbora

I–1.1 Imenovanje sekretariata

I–1.2 Poslovnik

I–2. Delovne metode

I–2.1 Sestanki

I–2.2 Sekretariat

I–2.3 Poročevalci

II. NADZOR IN SPREMLJANJE PREISKOVALNE FUNKCIJE URADA OLAF

II–1. Reden nadzor in spremljanje na pobudo nadzornega odbora (člen 11.1 Uredbe (ES) št. 1073/1999)

II–2. Reden nadzor in spremljanje na podlagi informacij, ki jih nadzornemu odboru pošlje generalni direktor urada (člen 11.7 Uredbe (ES) št. 1073/1999)

III. ODNOSI Z URADOM OLAF, INSTITUCIJAMI TER PARTNERJI IN INTERESNIMI SKUPINAMI URADA OLAF

III–1. Odnosi z uradom OLAF

III–1.1 Reorganizacija urada

III–1.2 Priročnik urada OLAF

III–1.3 Obisk ekip urada OLAF

III–1.4 Sodna praksa evropskih sodišč

III–2. Odnosi z institucijami Skupnosti ter partnerji urada OLAF in interesnimi skupinami

IV. MNENJA NADZORNEGA ODBORA

IV–1. Mnenje o spremembi Uredbe (ES) št. 1073/1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF)

IV–2 Mnenje o kazalnikih uspešnosti za urad OLAF

IV–3 Mnenje o poročilih urada OLAF o preiskavah, ki trajajo že več kot devet mesecev

IV–4 Mnenja o predhodnem predlogu proračuna urada OLAF za leti 2007 in 2008

SKLEPI IN PRIPOROČILA

PRILOGA 1 Koledar sestankov nadzornega odbora

PRILOGA 2 Mnenje št. 2/2006 o reformi Uredbe št. 1073/1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), Dopolnilno mnenje

PRILOGA 3 Mnenje št. 3/2006 nadzornega odbora Kazalniki uspešnosti urada OLAF

PRILOGA 4 Mnenje št. 1/2007 Poročilo urada OLAF o preiskavah, ki potekajo več kot devet mesecev

PRILOGA 5 Mnenje št. 1/2006 Predhodni predlog proračuna Evropskega urada za boj proti goljufijam za leto 2007, Mnenje št. 2/2007 Predhodni predlog proračuna urada OLAF za leto 2008

PREDGOVOR PREDSEDNICE K POROČILU O DEJAVNOSTIH NADZORNEGA ODBORA

Novoustanovljeni nadzorni odbor urada OLAF je nastopil mandat decembra 2005 in to poročilo, ki ga z zadovoljstvom predlagam, pokriva naših prvih 18 mesecev mandata.

Urad OLAF se ukvarja z bojem proti goljufijam, korupciji in nepravilnemu obnašanju, ki škodijo finančnim interesom Evropske skupnosti. Nadzorni odbor iskreno podpira prizadevanja urada in se pri svojem delu zavzema za ohranjanje neodvisnosti urada v zvezi z njegovimi preiskovalnimi funkcijami tako, da redno nadzoruje in spremlja njegovo obravnavo primerov, svetuje in po potrebi zagotavlja konstruktivno kritiko, kadar je to ustrezno.

V ta namen smo v obdobju našega mandata poskušali oblikovati celovito sliko načina, kako urad pristopa k svojim preiskovalnim funkcijam. Preučili smo njegovo organizacijsko strukturo in razmislili, ali zagotavlja optimalen obseg delovanja za učinkovito in gospodarno opravljanje dela urada. Izdali smo vrsto ostrih mnenj o predlagani reformi zadevnih predpisov EU, proračunih in primerih urada, za katere še vedno poteka preiskava več kot devet mesecev potem, ko so bili spisi odprti, in o vrsti drugih vprašanj.

Čeprav smo spoznali, da preiskovalno osebje urada večinoma vključuje predane in zavzete strokovnjake za goljufije, so nam nekateri vidiki kadrovske politike urada vzbudili zaskrbljenost. Predvsem se ta nanaša na zelo velik del osebja, ki ga sestavljajo začasni uslužbenci. To vprašanje smo večkrat predstavili samemu uradu in Komisiji ter pri tem dosegli določen uspeh, saj je več zaposlenih pred kratkim dobilo pogodbe za nedoločen čas. Preučili smo tudi usposabljanje preiskovalnega osebja in bomo tesno sodelovali z uradom, da bi generalnemu direktorju v prihodnjih mesecih pomagali izboljšati notranje in zunanje usposabljanje za preiskavo goljufij. Prav tako si želimo izostritve vodstvenih in upravljavskih zmogljivosti urada, kar bo veliko pomagalo pri krepitvi morale v preiskovalnih ekipah, kadar ta upada.

Veselimo se opravljanja konstruktivnega dela v prihodnosti, s katerim bomo uradu pomagali izboljšati njegovo uspešnost in učinkovitost. OLAF je že svetovno priznan preiskovalni organ; upamo, da bo z našo pomočjo in nasveti v smislu neodvisnega nadzornega odbora lahko napredoval in dosegel svoje cilje.

Zlasti bi se želela zahvaliti sekretariatu nadzornega odbora za neutrudno delo v obdobju našega mandata.

Rosalind WRIGHT

UVOD

Nadzorni odbor Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) je bil ustanovljen za krepitev neodvisnosti urada z rednim nadzorom in spremljanjem njegove preiskovalne funkcije, vendar pa ne posega v izvajanje preiskav v teku.

Nadzorni odbor tudi pomaga generalnemu direktorju urada pri izvrševanju njegovih dolžnosti. Pri tem je cilj odbora podpreti delo urada in zagotoviti, da svoje preiskovalno delo opravlja v skladu z najvišjimi standardi.

Svojo vlogo izpolnjuje predvsem s predložitvijo poročil institucijam Skupnosti in z izdajanjem mnenj generalnemu direktorju, s pripombami, kritičnimi vprašanji in priporočili za urad, kadar meni, da je to ustrezno in potrebno.

Neodvisnost odbora je ključni dejavnik za ohranjanje neodvisnosti urada. Nadzorni odbor so soglasno imenovali Evropski parlament, Svet in Komisija, sestavlja pa ga „pet neodvisnih zunanjih oseb s kvalifikacijami, ki se v njihovih državah zahtevajo za imenovanje na vodilna delovna mesta v zvezi s področjem dela urada“ (1). Člani odbora ne sprejemajo navodil od nobene vlade, institucije, organa, urada ali agencije in se tudi izogibajo kakršnemu koli navzkrižju interesov, ki bi lahko ogrozilo njihovo neodvisnost, zlasti kakršnim koli družinskim ali finančnim interesom (2).

Nadzorni odbor mora letno poročati institucijam o svojih dejavnostih. Ob upoštevanju časa, ki je bil leta 2006 potreben za ustanovitev sedanjega odbora in njegovega sekretariata, smo menili, da bi ob tej priložnosti razširjeno poročilo bolje izražalo celoten obseg njegovih dejavnosti in bolje izpolnilo potrebe institucij Skupnosti. Namen tega poročila o dejavnostih je poudariti odločilno vlogo, ki jo ima urad pri zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti.

I. OBLIKOVANJE SEDANJEGA NADZORNEGA ODBORA IN NJEGOVE DELOVNE METODE

I–1. Oblikovanje sedanjega nadzornega odbora

Sedanji nadzorni odbor je bil imenovan 30. novembra 2005. Na prvem sestanku decembra 2005 v Bruslju je bila za predsednico za enoletni mandat izvoljena ga. Rosalind Wright. Decembra 2006 je bila ponovno izvoljena za drugi mandat.

Odbor je takoj po svojem imenovanju določil prednostne naloge za svoje dejavnosti; predvsem je bilo nujno, da imata odbor in njegov sekretariat ustrezna orodja za izvajanje svojih nalog. Med prvimi nalogami, ki se jih je lotil nadzorni odbor, sta bila imenovanje novega sekretariata in njegova premestitev iz Luxembourga v Bruselj ter revizija internega poslovnika nadzornega odbora.

I–1.1 Imenovanje sekretariata

Nadzorni odbor je na svojem prvem sestanku decembra 2005 opravil razgovore z generalnim direktorjem urada za zagotovitev novega sekretariata, pri čemer je zlasti poudaril zaželeno usposobljenost in znanje članov pred njihovim imenovanjem. Nadzorni odbor je prve člane sekretariata imenoval in potrdil januarja 2006.

Ob imenovanju sedanjega nadzornega odbora je sekretariat deloval v Luxembourgu. Glede na nalogo nadzornega odbora, da redno nadzoruje in spremlja preiskave urada, kar zahteva visoke standarde varstva podatkov, varne pisarne in dostop do sistema za vodenje primerov (CMS), se je nadzorni odbor odločil, da pisarne sekretariata preseli iz Luxembourga na varno območje urada v prostorih v Bruslju v stavbi urada, ki jih je prej zasedal bivši nadzorni odbor. To naj bi sekretariatu omogočilo učinkovito izvajanje njegovih nalog, saj bo določena vprašanja lahko obravnaval z osebjem urada, takoj ko se pojavijo, olajšalo pa naj bi tudi vsakodnevne stike z drugimi odbori in interesnimi skupinami. Z lokacijo v Bruslju se tudi odpravijo visoki stroški rednih potovanj članov nadzornega odbora in sekretariata med Brusljem in Luxembourgom.

Hkrati so iz Luxembourga preselili tudi arhive bivšega nadzornega odbora, ki so jih varno shranili v poseben arhiv, opravljeno pa je bilo tudi evidentiranje primerov.

I–1.2 Poslovnik

Ob upoštevanju stališč generalnega direktorja pravne službe Komisije januarja 2006 ter sklepov in priporočil iz posebnega poročila Računskega sodišča št. 1/2005 glede upravljanja Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) (3) se je nadzorni odbor odločil, da temeljito predela svoj poslovnik tako, da bi ta izražal obveznosti, ki mu jih nalaga Uredba (ES) št. 1073/1999, pri čemer se vzdrži določanja obveznosti za tretje strani ali dajanja zakonodajnih pooblastil nadzornemu odboru. Poslovnik je bil spremenjen in odbor ga je sprejel avgusta 2006 (4).

Cilj poslovnika je olajšati organizacijo dela odbora. Med drugim vključuje načela, ki urejajo dejavnosti nadzornega odbora, izvajanje njegovih pooblastil, delovne metode in predsedovanje, postopke za sprejem mnenj in vlogo sekretariata.

I–2. Delovne metode

I–2.1 Sestanki

Med obdobjem poročanja je nadzorni odbor opravil šestnajst plenarnih zasedanj v Bruslju (5). Sestanki odbora niso odprti za javnosti in vsi dokumenti, na katerih temeljijo, so zaupni; vendar pa se je odbor zaradi preglednosti in da bi institucijam zagotovil redne informacije o svojem delu, odločil, da da svoje zapisnike na voljo uradu ter generalnim sekretariatom Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije.

Odbor se je na začetku svojega mandata odločil, da bo na svoje sestanke redno vabil generalnega direktorja urada in tudi drugo osebje urada, da bi se seznanil z delovanjem in delovnimi praksami urada ter njegovim internim procesom odločanja. Skozi celotno obdobje poročanja so generalni direktor urada, izvršilni odbor za preiskave in operativne zadeve, vsi direktorji, več vodij enot ter uradniki operativnih in podpornih enot posamezno predstavljali svoje delo nadzornemu odboru.

V skladu s tem pristopom nadzorni odbor na svoje sestanke redno povabi interesne skupine odbora in tudi partnerje urada.

I–2.2 Sekretariat

Stalni sekretariat, ki ga za nadzorni odbor zagotavlja urad, je odgovoren za olajšanje izvajanja vseh nalog, dodeljenih odboru z namenom krepitve neodvisnosti urada, in tudi za prispevanje k temu izvajanju. Sekretariat zagotavlja učinkovito izvajanje nalog, dodeljenih nadzornemu odboru, zlasti v zvezi z nadzorom in spremljanjem preiskovalne funkcije urada in podporo dela nadzornega odbora (6).

Sekretariat je bistveni element pri opravljanju dolžnosti odbora: „V tem smislu pomaga predsedniku pri pripravah in vodenju sestankov. Sestavi osnutek dnevnega reda za vsak sestanek, sestavi osnutek zapisnika sestankov, zagotovi članom odbora podatke in dokumente v zvezi z vsakim področjem njihovih dejavnosti, pod vodstvom predsednika pomaga pri sestavljanju besedil in pomaga članom odbora, zlasti kadar delajo kot poročevalci. V ta namen člani sekretariata po potrebi sodelujejo na sestankih s poročevalci, da lahko opravijo navedene naloge“ (7).

Dodelitev ustreznega števila osebja z ustreznim znanjem in usposobljenostjo sekretariatu je bistvenega pomena za to, da nadzorni odbor izpolnjuje svoj zakonski mandat popolnoma neodvisno.

Od začetka mandata pomanjkanje osebja v sekretariatu vzbuja skrb odbora, ki je urad stalno obveščal o njegovih potrebah, konkretnih rezultatov pa ni bilo do konca junija 2007, ko je urad odboru končno zagotovil dopolnitev podpornega osebja. Nadzorni odbor je torej skoraj osemnajst mesecev delal z opaznim pomanjkanjem osebja, kar je neizogibno vplivalo na delovni načrt, ki si ga je odbor zastavil za svoj mandat.

Zaradi tega je odbor močno priporočil, da urad v proračunu za leto 2008 določi osem članov sekretariata, pri čemer ta delovna mesta nameni posebej za sekretariat, kot je bilo to storjeno v preteklosti. Odbor upa, da bodo institucije upoštevale to priporočilo.

I–2.3 Poročevalci

Člani nadzornega odbora so vsi prevzeli nalogo poročevalcev za pripravo njegovih razprav ali postopkov in tudi za pripravo osnutkov poročil ali mnenj, ki jih je sprejel odbor (8). Poročevalci so imeli tudi dvostranske sestanke z generalnim direktorjem urada in drugimi višjimi uradniki glede tem, za katere so bili odgovorni.

II. NADZOR IN SPREMLJANJE PREISKOVALNE FUNKCIJE URADA OLAF

II–1. Reden nadzor in spremljanje na pobudo nadzornega odbora (člen 11.1 Uredbe (ES) št. 1073/1999)

Nadzorni odbor dejavno in redno nadzoruje in spremlja, kako urad izvaja preiskave, da bi okrepil neodvisnost urada. Nadzorni odbor lahko na podlagi meril, ki jih je vnaprej opredelil (9), neodvisno izbere vrsto primerov iz vsakega sektorja in preuči celotno dokumentacijo in tudi ocenjevalna poročila, končna poročila o primerih ali kateri koli drug posamezen dokument. Dejavnost spremljanja obsega primere urada OLAF v preiskavi in primere v oceni ter tudi zaključene primere.

Nadzorni odbor obravnava sistemske vidike preiskovalne prakse urada in tudi preučuje primere, ko bi bila med preiskavo lahko ogrožena neodvisnost urada. Ob upoštevanju dolgotrajnosti nekaterih preiskav je bila prednostna naloga odbora preučiti stare, še nerešene primere.

Med obdobjem poročanja je bila opravljena vrsta razgovorov med nadzornim odborom in generalnim direktorjem urada zato, da bi se dogovorila o delovni praksi za dostop do spisov primerov, vključno s tekočimi preiskavami. Urad je izrazil zaskrbljenost glede tega, da bi nadzornemu odboru omogočil neomejen dostop do tekočih primerov, pri čemer je navedel vprašanje potencialnih omejitev na podlagi pravil o varstvu osebnih podatkov v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001. Precej časa je bilo porabljenega za to razpravo z generalnim direktorjem urada in uradnikom za varstvo podatkov pri uradu, pri čemer se nadzorni odbor v celoti zaveda svoje odgovornosti na področju varstva podatkov, kot je določeno v Uredbi (ES) št. 1073/1999 (10).

Urad je dovolil dostop članov sekretariata do svojega elektronskega sistema za vodenje primerov (CMS) aprila 2006, kar članom omogoča, da si ogledajo večino dokumentov o primerih na naslednjih stopnjah: nadaljnje ukrepanje, zaključeno nadaljnje ukrepanje, brez nadaljnjega ukrepanja, primeri spremljanja in zaključeni primeri. Elektronski dostop do primerov v preiskavi ni bil omogočen. Ob koncu obdobja poročanja je bila končno dosežena delovna rešitev z generalnim direktorjem urada, ki je odboru omogočila neomejen dostop za namen preučitve zahtevanih primerov.

Zaradi navedenih ovir odbor ni mogel izvajati svoje naloge nadzora in spremljanja tako popolno, kot bi želel. Leta 2006 je bilo preučenih več celotnih spisov, trenutno pa so v oceni še štirje. Nadzorni odbor namerava dati mnenje o teh primerih.

II–2. Reden nadzor in spremljanje na podlagi informacij, ki jih nadzornemu odboru pošlje generalni direktor urada (člen 11.7 Uredbe (ES) št. 1073/1999)

Nadzorni odbor je menil, da bi uradu koristilo dejavnejše nadaljnje ukrepanje in odziv na informacije, ki jih nadzornemu odboru redno pošilja generalni direktor urada (11). Zaradi tega je bila posebna pozornost namenjena vlogi nadzora in spremljanja odbora v tem pogledu.

Generalni direktor urada pošilja nadzornemu odboru mesečne povzetke tistih primerov, katerih preiskava poteka že več kot devet mesecev. Ob upoštevanju dejstva, da je bilo 75 % preiskav urada odprtih dlje, se je izkazalo za koristno, da se natančno pogledajo vsi primeri, ki so trenutno v evidenci urada, in sicer po posameznih mesecih in posameznih sektorjih, ter preučijo razlogi za kakršne koli pretirane zamude v postopku preiskave in predvideni čas zaključka. Nadzorni odbor je preučil vseh 150 poročil o preiskavah te vrste v obdobju od januarja do decembra 2006 in 25. aprila 2007 izdal mnenje, ki vsebuje jasna in natančna priporočila (12). Od januarja do maja 2007 je odbor preučil 65 poročil, ki bodo predmet posebnega mnenja, ki bo vključevalo obdobje od januarja do decembra 2007.

Med obdobjem poročanja je generalni direktor poslal nadzornemu odboru poročila o primerih urada, v katerih so bile informacije poslane nacionalnim sodnim organom države članice. Večino teh primerov so predstavili sodniki urada iz Enote za sodno in pravno svetovanje na sestankih nadzornega odbora, tako da so bili vsebinski in postopkovni vidiki preiskav obravnavani z odborom (13).

Na tem področju je odbor svojo pozornost osredotočil na štiri glavna področja: (i) ustrezno upoštevanje zastaralnih rokov preiskav, ki jih urad pošlje nacionalnim sodnim organom, (ii) očitna nezadostna stopnja vključenosti enote sodnikov v času preiskav, (iii) potreba, da poročila o preiskavah upoštevajo postopkovne zahteve, določene v nacionalni zakonodaji zadevne države članice, ter (iv) ocena kakovosti in koristnosti poročil o preiskavah urada za nacionalne sodne organe. V teh okoliščinah je odbor sprejel pobudo, da na prihodnje sestanke redno povabi najvišje predstavnike sodnih organov iz držav članic. Prvo vabilo je bilo ustrezno poslano generalnemu državnemu tožilcu Španije in ta ga je sprejel.

Generalni direktor mora nadzorni odbor obvestiti o primerih, v katerih zadevna institucija, organ ali agencija ne upošteva njegovih priporočil. V času tega poročila odbor ni bil obveščen o takih primerih. Odbor potrebuje te informacije, da lahko ustrezno ukrepa.

Odbor je tudi redno prejemal mesečno statistiko o operativnih dejavnostih urada, ki jo je nato pregledal. Same statistične informacije iz teh poročil so le malo koristile odboru, zato je bilo izdano mnenje, ki priporoča, da generalni direktor urada določi jasne kazalnike uspešnosti, ki temeljijo ne samo na kvantitativnih, ampak tudi na kvalitativnih parametrih (14).

Poleg tega je odbor od urada prejel letni načrt upravljanja urada OLAF, ki vključuje njegovo operativno dejavnost za leto 2006. Odbor je opazil, da so cilji, določeni v načrtu, sicer hvalevredni, vendar niso specifični, večinoma jih ni mogoče količinsko opredeliti ali uresničiti v danem časovnem okviru.

Na podlagi predloga Evropskega parlamenta (15) je nadzorni odbor analiziral reprezentativni vzorec očitno neutemeljenih zadev (prima facie non cases) (16) za vse sektorje, od katerih se jih veliko še vedno proučuje.

III. ODNOSI Z URADOM OLAF, INSTITUCIJAMI TER PARTNERJI IN INTERESNIMI SKUPINAMI URADA OLAF

III–1. Odnosi z uradom OLAF

III–1.1 Reorganizacija urada

Na začetku obdobja poročanja je generalni direktor pojasnil odboru spremembe, predvidene v strukturi urada, in prihodnje sprejetje nove organizacijske sheme, ki je bilo nato izvedeno septembra 2006. Nadzorni odbor mu je že prej priporočil, da pred sprejetjem nove strukture in kot oporno točko za urad opravi analizo prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti (SWOT) v zvezi z uradom. Analiza urada je bila odboru kot osnutek predložena šele marca 2007.

Odbor je imel vrsto pripomb o načinu izvedbe reorganizacije in njenem učinku na učinkovitost urada. Presenečen in razočaran je bil, da se uradu ni zdelo vredno opraviti lastne analize SWOT pred izvedbo organizacijskih sprememb, pri čemer je opozoril na tveganje omajanja učinkovitosti nove strukture in posledičen škodljiv učinek na izvajanje njegovih preiskovalnih pooblastil. Odbor je menil, da je primerno, da se Direktorat za preiskave in operativne zadeve razdeli na dva dela, ker se s tem poudari osrednja preiskovalna funkcija urada. Vendar pa je stalno in tesno sodelovanje med direktoratoma nujno za pravilno izvajanje zahtevane preiskovalne politike urada.

Odbor je bil zlasti zaskrbljen, da bo sprememba imena – torej znak spremembe funkcije – enote sodnikov v „Sodno in pravno svetovanje“ skupaj z njeno ločitvijo od generalnega direktorja oslabila sposobnost podpiranja neodvisnosti urada z zagotavljanjem zakonitosti postopkov v teku. Polno število članov sodstva ali višjih tožilcev iz držav članic v uradu tudi omogoča lažje razumevanje preiskav s strani nacionalnih sodnih organov. Odbor je z določeno zaskrbljenostjo opazil, da je enota sodnikov izgubila vrsto sodnikov iz držav članic, ki niso bili nadomeščeni. Odsotnost jasne vključenosti te enote v ocenjevalno in preiskovalno delo bi tudi lahko ovirala pravilno oceno postopkovnih in dokaznih zahtev za zagotovitev uspešnega pregona primerov.

III–1.2 Priročnik urada OLAF

Nadzorni odbor je menil, da obstoječa operativna poglavja Priročnika urada OLAF ne zagotavljajo niza jasnih postopkovnih pravil za preiskave. Pravila so preveč dolgovezna in zgoščena, da bi jih preiskovalci urada lahko nemudoma praktično uporabili. Odbor je bil prepričan, da bi sprejetje jasnega, praktičnega in uporabnega vodnika za preiskave, vključno s strogimi roki, v katerih morajo biti zaključene posamezne faze preiskave, okrepilo neodvisnost urada na tem področju. Odbor je priporočil, da se pripravi nov priročnik za operativno delovanje.

Ob kocu obdobja poročanja je generalni direktor poslal odboru revidirano kratko različico Priročnika urada OLAF, ki pa ni izpolnila pričakovanj odbora, vendar je direktor potrdil svojo zavezo, da bo pripravil revidiran priročnik v skladu s priporočili odbora do konca leta 2007.

III–1.3 Obisk ekip urada OLAF

V dveh dneh novembra 2006 se je predsednica sestala s člani osebja enot za preiskave in operativne zadeve, da bi se seznanila z njihovim mnenjem o izvajanju preiskav urada in vsemi težavami, s katerimi so se ekipe srečale pri vsakodnevnem delu.

Predsednica se je med svojim obiskom sestala z večino članov ekip osmih enot za preiskave in operativne zadeve v uradu in z vsemi vodjami enot. Obravnavana vprašanja so vključevala: (i) omejitve pravne podlage za delo urada v nekaterih sektorjih in tudi njegovo omejeno pravno sposobnost, da zastopa svoje stališče; (ii) težko upravno obremenitev za preiskovalce; (iii) nadurno delo, nezadostno kadrovsko zasedenost enot in vprašanje začasnih uslužbencev; (iv) posebno strokovno znanje, potrebno na področju finančne preiskovalne podpore; (v) potrebo po kratkem postopkovnem priročniku urada OLAF; (vi) svetovalno vlogo Enote sodnikov; (vii) vprašanje prepoznavnosti urada v institucijah in vse izrazitejšo potrebo po močni upravljavski podpori in učinkovitem vodstvu. Memorandum o obisku je bil obravnavan z generalnim direktorjem marca 2007.

III–1.4 Sodna praksa evropskih sodišč

V obdobju poročanja je odbor pozorno spremljal sodbe evropskih sodišč v zvezi z uradom OLAF. Zlasti je preučil sodbo T-309/03 in o njej razpravljal z generalnim direktorjem urada. Nadzorni odbor je izrazil svojo zaskrbljenost ter mu priporočil, da ponovno preuči postopke urada in uvede stroge mehanizme notranjega nadzora, da bi preprečil kakršna koli navzkrižja interesov, ki bi lahko ogrozila neodvisno izvajanje preiskav in ugled urada v prihodnosti.

III–2. Odnosi z institucijami Skupnosti ter partnerji urada OLAF in interesnimi skupinami

Nadzorni odbor je za prednostno nalogo opredelil ohranitev rednih stikov z institucijami Skupnosti ter partnerji urada in interesnimi skupinami. Ob upoštevanju dejstva, da urad nima pooblastil za sodni pregon ali upravne ali disciplinske postopke, ostajata tesno sodelovanje med uradom ter institucijami in pristojnimi organi ter ustrezno nadaljnje ukrepanje glede na priporočila urada bistvena za uspešen izid preiskav urada. Nadzorni odbor se je še zlasti zavedal pomena izboljšanja pretoka informacij med institucijami in organi držav članic ter uradom z bolj proaktivnim izvajanjem določb v zvezi z dolžnostjo obveščanja urada (17). Vloga nadzornega odbora je tudi pomagati uradu pri zagotavljanju, da vse strani, ki so dolžne sodelovati z njim, to dejansko tudi počnejo, in da se upošteva duh Medinstitucionalnega sporazuma z dne 25. maja 1999. Državam članicam in tudi institucijam ter pristojnim organom je treba jasno sporočiti, da se izognejo delovanju, ki bi lahko aktivno oviralo delo urada.

Za uresničevanje teh ciljev in za pridobitev povratnih informacij o uradu se je nadzorni odbor dvakrat sestal z Odborom za proračunski nadzor Evropskega parlamenta (COCOBU) in Računskim sodiščem, s podpredsednikom Komisije g. Kallasom, z generalno sekretarko Komisije go. Day, direktorjem Preiskovalnega in disciplinskega urada g. Van Lierom, s predsednikom delovne skupine Sveta za boj proti goljufijam med nemškim predsedovanjem g. Wetzom in s predsednikom Eurojusta g. Kennedyjem.

Na podlagi teh pogovorov je nadzorni odbor ugotovil, da je potrebno večje sodelovanje med generalnimi direktorati Komisije in uradom; da mora politika komuniciranja urada in institucij glede preiskav urada temeljiti na dvojni predpostavki preglednosti in medinstitucionalne lojalnosti, kar omogoča skladnejše sporočanje širši javnosti; da je treba vzpostaviti ustrezne mehanizme, da se iz pristojnosti urada, ki mora biti omejena na resne zadeve v skladu z jasno preiskovalno politiko (ki jo opredeli urad), izključijo primeri de minimis; da politika „nične tolerance“ do goljufij in korupcije ne pomeni nujno, da mora urad prevzeti vse primere, če obstajajo drugi mehanizmi za obravnavo manj resnih zadev. Nazadnje so potrebne izboljšave pri izmenjavi informacij med uradom in Eurojustom, nadzorni odbor pa je pripravljen olajšati njune medsebojne odnose.

IV. MNENJA NADZORNEGA ODBORA

IV–1. Mnenje o spremembi Uredbe (ES) št. 1073/1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) (18)

Nadzorni odbor je od začetka svojega mandata pozorno spremljal razvoj dogodkov na področju predloga spremembe Uredbe (ES) št. 1073/1999. Pozdravil je odločnost Komisije, da podpre delo urada in izboljša njegovo operativno učinkovitost. Odbor je na zahtevo podpredsednika Komisije g. Kallasa izrazil svoje glavne skrbi glede predloga za spremembo, pri čemer se je določeno število pripomb nanašalo na procesne pravice oseb v preiskavi; preučeni pa so bili tudi trajanje preiskav, institucionalni vidiki besedila in vloga predlaganega revizijskega svetovalca.

Kar zadeva vprašanja neodvisnosti v zvezi s preiskavami, je bila posebna pozornost namenjena predvidenemu medinstitucionalnemu odboru za boj proti goljufijam, ki bi ga sestavljali politični predstavniki iz institucij in bi nadomestil obstoječi nadzorni odbor. Odbor je menil, da ta ne bi bolje zagotavljal neodvisnosti urada. Nasprotno, ob upoštevanju pristojnosti urada, da izvaja upravne preiskave v institucijah, bi lahko obstajalo tveganje, da postane vir medinstitucionalnih napetosti. OLAF je že predmet institucionalnega nadzora (19).

Prav tako je odbor dvomil o neodvisnosti predvidenega revizijskega svetovalca, ki bi ga generalni direktor imenoval za nadzornika kakovosti in svetovalca za pritožbe za preiskave urada. Njegova vloga se prekriva s pristojnostmi nadzornega odbora za nadzor in spremljanje ter s funkcijami nadzora kakovosti, ki so že dodeljene vodstvenemu osebju urada.

Posebej so bile omenjene tudi pravice oseb v preiskavi, ki zahtevajo dodatno varstvo de lege ferenda. Nadzorni odbor je menil, da roka za preiskovalne postopke ni treba podaljšati, ter nazadnje navedel, da bi trajanje preiskav lahko skrajšali z zapolnitvijo prostih delovnih mest za preiskovalce in strožjim vodstvenim nadzorom.

IV–2. Mnenje o kazalnikih uspešnosti za urad OLAF (14)

Nadzorni odbor je svojo pozornost usmeril na rezultate, dosežene s preiskavami urada, in dejavno spodbudil urad, da pripravi zadevne kazalnike uspešnosti.

Odbor je generalnemu direktorju urada priporočil, da urad določi posebne kazalnike uspešnosti za različna področja dejavnosti, ki temeljijo ne samo na kvantitativnih, ampak tudi na kvalitativnih parametrih. Kar zadeva številnost preiskav, ki je neposredno povezana s področjem preiskovalne politike, je odbor priporočil tudi uvedbo posebnih mehanizmov za merjenje časovne razporeditve postopkov. Poleg tega je nadzorni odbor priporočil generalnemu direktorju, da urad opravi raziskavo strank/interesnih skupin, ki bo temeljila na poročilih različnih partnerjev. Raziskava bi redno in sproti merila raven doseganja ciljev. Generalni direktor je privolil v izvedbo take raziskave, ki naj bi se začela septembra 2007.

IV–3. Mnenje o poročilih urada OLAF o preiskavah, ki trajajo že več kot devet mesecev (12)

Nadzorni odbor je preučil 150 poročil o tovrstnih preiskavah, ki pokrivajo obdobje od januarja do decembra 2006 ter vsa področja preiskav in operativnih zadev. Cilj analize je bil preveriti, ali so se preiskave izvajale neprekinjeno skozi obdobje, sorazmerno glede na okoliščine in zapletenost primera, ter opredeliti razloge za morebitne neupravičene zamude.

Nadzorni odbor je priznal, da čeprav ta poročila vsebujejo ustrezne in koristne informacije, pa manjkajo bistvene informacije, ki bi odboru omogočile pravilno izvajanje njegove funkcije nadzora in spremljanja.

Odbor je generalnemu direktorju urada posebej priporočil, da v prihodnja poročila vključi določene informacije, ki bi bile lahko koristne za nadzorni odbor in tudi za notranje vodstvo urada, odgovorno za izvajanje preiskav. Te informacije vključujejo, kdaj so se zgodila dejstva v preiskavi; zastaralni rok dejanj v preiskavi; pravni opis nepravilnosti v preiskavi; morebitne sankcije ali pravne posledice dejanj v preiskavi in predvideni čas za zaključek skupaj z utemeljeno razlago. Nadzorni odbor je tudi priporočil opustitev „taktične ustavitve“ kot razloga, da preiskava ni bila zaključena, in izrazil osuplost nad pomanjkanjem jasne preiskovalne politike.

Generalni direktor urada je sprejel ta priporočila. Vendar pa mora urad še sprejeti ukrepe v zvezi s priporočili nadzornega odbora, da se vzpostavijo jasnejši preiskovalni postopki in boljši nadzor nad obravnavo primerov.

IV–4. Mnenja o predhodnem predlogu proračuna urada OLAF za leti 2007 in 2008 (20)

Odbor se zaveda, da neodvisnost urada pri proračunskih in upravnih zadevah neposredno vpliva na področje preiskav in operativnih zadev. Generalni direktor naj bi se posvetoval z nadzornim odborom o predhodnem predlogu proračuna urada, preden se ta pošlje generalnemu direktorju za proračun (21).

Med obdobjem poročanja je nadzorni odbor izdal dve mnenji o tej zadevi. Kar zadeva predhodni predlog proračuna za leto 2008, je odbor priporočil, da urad zahteva dodatna delovna mesta izključno v okviru preiskovalne funkcije, ki jo je treba okrepiti v skladu z novo organizacijsko strukturo. Odbor je generalnemu direktorju urada tudi priporočil, da predvidi delovna mesta za člane sekretariata, da bi lahko popolnoma neodvisno izpolnjeval svoj mandat. Vendar pa generalni direktor ni vključil nobenega od teh priporočil v predhodni predlog proračuna urada za leto 2008.

Kar zadeva začasne uslužbence, ki obsegajo približno 20 % osebja urada in večji del katerih dela na področju izvajanja in podpore preiskav, je odbor priporočil redna namesto začasnih delovnih mest v uradu, da se zagotovijo kontinuiteta, učinkovitost in neodvisnost preiskav. Pomanjkanje stabilnosti delovnih mest v tem sektorju vpliva na lojalnost, motiviranost in predanost osebja uradu.

Odbor je svojo zaskrbljenost v zvezi s to zadevo naslovil na podpredsednika Komisije g. Kallasa ter pozdravil sporazum, sklenjen maja 2007 med uradom OLAF, Generalnim direktoratom Komisije za administrativne zadeve in predstavniki osebja, ki predvideva postopek preverjanja za odobritev podaljšanja za nedoločen čas za začasne uslužbence. Vendar pa je nadzorni odbor opazil, da urad ne deluje neodvisno z upravnega stališča, saj mu njegovo kadrovsko politiko vsiljuje Generalni direktorat za administrativne zadeve. Za odbor je to skrb vzbujajoče, ker neposredno vpliva na preiskovalno funkcijo urada.

Odbor je na kadrovskem področju opazil tudi nujno potrebo po večjem vlaganju urada v upravljanje, ki je temeljno za funkcijo podpore preiskav, ki je ključna za neodvisnost urada. Nadzorni odbor močno priporoča, da urad sprejme trdno kadrovsko strategijo, da bi čim bolje uporabil obstoječe vire na preiskovalnem področju, bolje obvladal svojo delovno obremenitev in ustrezno organiziral preiskovalne ekipe. Predsednica, ki je sodelovala kot opazovalka na urah usposabljanja urada, je priporočila, da odbor posebno pozornost posveti potrebam preiskovalcem v zvezi z ustreznim in stalnim usposabljanjem.

SKLEPI IN PRIPOROČILA

I. Prvotni namen nadzornega odbora je krepiti neodvisnost urada z rednim nadzorom in spremljanjem njegove preiskovalne funkcije. Neodvisnost odbora je torej ključni dejavnik za ohranjanje neodvisnosti urada.

II. Nadzorni odbor je pri izvajanju svoje funkcije nadzora in spremljanja zaprosil za neomejen dostop do spisov primerov urada v elektronskem sistemu za vodenje primerov (CMS). Ta dostop med obdobjem poročanja ni bil dovoljen za primere v preiskavi. To se je izkazalo za resno oviro za izvajanje pristojnosti odbora.

III. Nadzorni odbor je pregledal vrsto spisov na papirju in obravnaval 215 poročil o primerih, v katerih je preiskava prekoračila devet mesecev. V teh primerih je odbor priporočil korenite spremembe informacij v poročilih, tako da bi ta navajala podrobne razloge za pretirane zamude pri preiskavah in opozorila na potencialne zastaralne roke.

IV. Pomanjkanje jasnih preiskovalnih postopkov in strukturiranega nadzora preiskav prispeva k navedenim zamudam. Nadzorni odbor priporoča, da urad sprejme jasno preiskovalno politiko. Odbor je močno priporočil popolno predelavo operativnih poglavij postopkovnega priročnika urada, da se zagotovi jasno in uporabno delovno orodje za preiskovalce, vključno s strogimi roki, v katerih morajo biti končane posamezne faze preiskave.

V. Nadzorni odbor je močno priporočil, da urad vzpostavi stroge mehanizme notranjega nadzora, da bi se izognil vsem možnim navzkrižjem interesov, ki bi lahko ogrozili neodvisno izvajanje njegovih preiskav.

VI. Nedavna negotovost glede začasnih pogodb je omajala moralo osebja urada in nadzorni odbor je priporočil, da se to vprašanje nemudoma reši; do konca obdobja poročanja je bilo delno rešeno.

VII. Glede na vse izrazitejšo potrebo, ki jo je opredelil nadzorni odbor, po močni upravljavski podpori in učinkovitem vodstvu, odbor močno priporoča izboljšanje upravljavskih in vodstvenih tehnik za podporo učinkovitega timskega dela in uspešnosti preiskav.

VIII. Nadzorni odbor je vzpostavil stike z institucijami Skupnosti ter partnerji in interesnimi skupinami urada in priporoča, da bi bilo koristno tesnejše sodelovanje med Komisijo in uradom ter boljša izmenjava informacij med uradom in Eurojustom.

IX. Nadzorni odbor je pozorno spremljal spremembe, predvidene v organizacijskem prestrukturiranju urada, in predloge za korenite spremembe Uredbe (ES) št. 1073/99, ki ureja preiskovalno funkcijo urada. Odbor si zelo želi, da organizacijske spremembe ne bi zmanjšale vloge Enote sodnikov v okviru urada, ki lahko s svojim specializiranim poznavanjem veljavnega prava in postopkov ter lokalnimi stiki olajšajo razumevanje preiskav s strani držav članic. Nadzorni odbor si je tudi prizadeval, da predlagane spremembe Uredbe ne bi ogrozile neodvisnosti urada ali vloge, ki jo ima sam odbor.

X. Nadzorni odbor je močno priporočil, da se preiskovalne ekipe urada okrepijo z dodatnimi delovnimi mesti, da se uvedejo izboljšave njegovega usposabljanja za preiskovalce in da se za zagotovitev učinkovitega delovanja samega odbora zagotovi ustrezna kadrovska zasedba sekretariata nadzornega odbora in da se predvidi zadostno število delovnih mest za sekretariat.

(1) Člen 11.2 Uredbe (ES) št. 1073/1999.

(2) Člen 4 poslovnika nadzornega odbora urada OLAF (UL L 33, 7.2.2007) in člen 2 Sklepa Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije z dne 4. novembra 2005 o imenovanju članov nadzornega odbora Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) (UL L 312, 29.11.2005, str. 49).

(3) UL C 202, 18.8.2005.

(4) UL L 33, 7.2.2007.

(5) Glej Prilogo 1.

(6) Člen 12 poslovnika nadzornega odbora urada OLAF (UL L 33, 7.2.2007).

(7) Prav tam člen 12.4 (UL L 33, 7.2.2007).

(8) Prav tam člen 8 (UL L 33, 7.2.2007).

(9) Tj. preiskave, ki so v teku že več kot devet mesecev, resnost domnevne nepravilnosti, finančni vpliv, vir informacij itd.

(10) Člen 8.4.

(11) Posebno poročilo Računskega sodišča št. 1/2005 (UL C 202, 18.8.2005, str. 1).

(12) Glej Prilogo 4.

(13) Med decembrom 2005 in majem 2006 se je v okviru te sheme poročalo o skupaj 34 primerih, od tega je bilo 10 preiskav v teku.

(14) Glej Prilogo 3.

(15) 2005/2184/(INI), točka 22.

(16) Priročnik urada OLAF, stran 99, očitno neutemeljene obtožbe: kjer so prejete informacije, ki jasno in nedvoumno ne spadajo v pristojnost urada.

(17) Člen 7 Uredbe (ES) št. 1073/1999.

(18) Glej Prilogo 2.

(19) Člen 12.3 Uredbe (ES) št. 1073/1999.

(20) Glej Prilogo 5.

(21) Člen 6 Sklepa Komisije z dne 28. aprila 1999 (UL L 136, 31.5.1999, str. 20).

PRILOGA 1 KOLEDAR SESTANKOV NADZORNEGA ODBORA 2005 Mesec Datum sestanka December sreda, 14. december 2006 Mesec Datum sestanka Januar sreda, 25. januar – četrtek, 26. januar Februar torek, 21. februar – sreda, 22. februar Marec ponedeljek, 20. marec – torek, 21. marec April torek, 25. april – sreda, 26. april Maj torek, 30. maj Junij torek, 13. junij – sreda, 14. junij Julij ponedeljek, 3. julij – torek, 4. julij September ponedeljek, 25. september – torek, 26. september Oktober torek, 17. oktober – sreda, 18. oktober November ponedeljek, 13. november – torek, 14. november December sreda, 13. december – četrtek, 14. december 2007 Mesec Datum sestanka Januar ponedeljek, 29. januar – torek, 30. januar Marec ponedeljek, 5. marec ponedeljek, 26. marec – torek, 27. marec April torek, 24. april – sreda, 25. april

PRILOGA 2 MNENJE št. 2/2006 o reformi Uredbe št. 1073/1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) 1. Nadzorni odbor OLAF (v nadaljnjem besedilu „odbor“) je na svojih sestankih 21. in 22. februarja, 20. in 21. marca ter 25. in 26. aprila 2006 razpravljal o osnutku uredbe Evropskega parlamenta in Sveta o spremembi Uredbe (ES) št. 1073/1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) (v nadaljnjem besedilu „osnutek“). Za poročevalca sta bila določena dr. D. Theato in prof. K. Györgyi. Odbor izrecno pozdravlja odločnost Komisije, da podpira delo urada OLAF in izboljšuje njegovo operativno učinkovitost in uspešnost, kadar je to mogoče. Naslednji premisleki se osredotočajo zlasti na tista težavna področja, ki so po mnenju odbora še posebej pomembni: — postopkovne pravice oseb, ki so predmet preiskav, — roki za izvedbo preiskav, — institucionalni vidiki osnutka. 2. Postopkovne pravice oseb, ki so predmet preiskav Osnutek upravičeno opozarja, da je treba pojasniti jamstva, ki se uporabljajo pri preiskavah. To je v interesu zagotavljanja pravne varnosti in oseb, ki so predmet preiskav. Odbor v tem smislu pozdravlja zlasti novi člen 7a, saj ta zlasti jasno določa, da morajo preiskave pojasniti tako obremenilne kot tudi razbremenilne okoliščine. Vse preiskave urada OLAF, ki niso končane drugje, se na koncu posredujejo neodvisnemu kazenskemu sodišču v državi članici, na katerem postanejo predmet uradnih postopkov v skladu z nacionalno zakonodajo in zanje veljajo običajna postopkovna jamstva. Kljub temu pa odbor meni, da je treba pravice oseb, ki so predmet preiskav, de lege ferenda okrepiti bolj, kot to predvideva osnutek. Med te pravice spadajo zlasti: — Postopek mora biti izveden pošteno in ob upoštevanju domneve nedolžnosti (6. člen Evropske konvencije o varstvu človekovih pravic). — V skladu z osnutkom je oseba, ki je predmet preiskave, obveščena le o sklepnih ugotovitvah in priporočilih iz končnega poročila. To pa morda ni dovolj za predložitev pritožbe revizijskemu svetovalcu. Takšna pritožba se namreč nanaša na način, kako je OLAF prišel do svojih sklepnih ugotovitev. Pritožnik mora videti, kako je OLAF prišel do svoje odločitve. Zato za uveljavljanje svojih pravic do obrambe potrebuje dostop do celotnega poročila ali do vseh dokazov, ki se nanašajo nanj. Izjemoma lahko generalni direktor zavrne dostop do informacij o osebi, ki je predmet preiskave, pred njihovim posredovanjem pristojnim organom/telesom. Kako lahko revizijski svetovalec izvaja nadzor? Ali v teh primerih nadzora sploh ni? — Glede na potrebno jamstvo objektivnega postopka je treba predvideti izključitev pristranskega preiskovalca, če obstajajo razlogi, ki utemeljujejo možnost, da preiskovalec svojih nalog ne opravlja neodvisno. — Oseba, ki je predmet preiskave, mora imeti pravico predložitve dokazov. Z okrepitvijo postopkovnih pravic oseb, ki so predmet preiskav, bi se povečala tudi verodostojnost preiskav urada OLAF in njihovih ugotovitev. 3. Roki za izvedbo preiskav Člen 6 trenutno veljavne uredbe urada OLAF določa, da se preiskave izvajajo brez prekinitev. Trajanje preiskav mora biti prilagojeno okoliščinam in zapletenosti primerov. Če preiskava traja več kot devet mesecev, mora direktor urada OLAF v skladu s členom 11(7) trenutno veljavne uredbe urada OLAF nadzornemu odboru OLAF predložiti razloge, zakaj preiskave ni bilo mogoče dokončati. Člen 6(7) uredbe de lege ferenda predvideva, da se lahko preiskava, ki ne more biti dokončana v dvanajstih mesecih, z določenim postopkom podaljša za največ šest mesecev in da se lahko potem pod enakimi pogoji spet podaljša. Odbor meni, da to pomeni napačen signal: trenutno veljaven devetmesečni rok je sam po sebi dvomljiv. Posamezne preiskave bi bile lahko iz različnih razlogov zamudne. Odbor meni, da ni primerno, da se roki za izvedbo postopka podaljšujejo, in namesto tega priporoča, da osnutek vključuje načelo, da se preiskave izvajajo pospešeno (načelo skrajšanega postopka). Zato odbor meni, da bi bilo pri številnih primerih mogoče skrajšati trajanje postopka, in sicer na primer z zapolnitvijo 70-ih mest, ki so trenutno prosta, ali z okrepitvijo hierarhičnega nadzora nad trajanjem postopka. 4. Institucionalni vidiki — Nadzorni odbor meni, da bi bilo treba potrebno neodvisnost urada OLAF pri njegovih preiskavah zakonsko natančneje opredeliti in s tem nadalje okrepiti. Predlaga, da se de lege ferenda vključijo naslednja načela: — OLAF neodvisno in po obvezni presoji odloči, katere preiskave bo prevzel ter kako in s katerimi sredstvi jih bo izvedel. — Za načrt preiskave je odgovoren izključno OLAF. — OLAF neodvisno, vendar v tesnem sodelovanju z vsemi pristojnimi evropskimi in nacionalnimi organi, oblikuje svoje operativne politike, vključno s preprečevanjem goljufij in korupcije. — Bolj je treba poudariti zakoniti mandat urada na področju preprečevanja goljufij in korupcije. — Dosedanje izkušnje na splošno kažejo, da je treba sodelovanje med uradom OLAF in državami članicami izboljšati tako, da bo zagotavljalo učinkovito zaščito finančnih interesov Evropske unije. To sodelovanje ne sme biti le enosmerna cesta od urada OLAF do držav članic, ampak je potrebna tudi izmenjava informacij med državami članicami, zlasti med njihovimi pristojnimi pravosodnimi organi in uradom OLAF. Pri tem je treba nameniti posebno pozornost predvidenemu sodelovanju urada OLAF pri zunanjih preiskavah, ki jih izvajajo pristojni organi držav članic. — Odbor izrecno pozdravlja, da osnutek načeloma ohranja nadzorni odbor kot strokovni odbor, sestavljen iz neodvisnih posameznikov, ki samo v okviru tako imenovanega strukturiranega dialoga z institucijami vključuje predstavnike Parlamenta, Sveta in Komisije. Vendar pa mora biti že vnaprej jasno, da mandat predstavnikov navedenih treh institucij v strukturiranem dialogu določajo njihove institucije, neodvisni posamezniki pa imajo odprt mandat. Strukturni dialog, ki ima veliko prednosti, zlasti kar zadeva odnos do teh institucij, bo verjetno pripeljal do določene politizacije dela urada OLAF. Običajen politični nadzor urada OLAF je zagotovljen tudi brez strukturnega dialoga, na primer s proračunsko razrešnico. V strukturiranem dialogu z institucijami, ki vključuje enega samega predstavnika Sveta, Parlamenta in Komisije, obstaja možnost, da nadzorni odbor izgubi svojo neodvisnost pri bistvenih vprašanjih, ki lahko vključujejo tudi pripravo poročila o njegovih dejavnostih. Ni jasno, kaj pomeni „da se oblikujejo skupne smernice“. Člen 8 osnutka nadzornemu odboru odvzema sopristojnost glede spoštovanja pravic do varstva podatkov in poslovnih skrivnosti brez navedbe kakršnih koli razlogov. Člen 11 osnutka nadzornemu odboru omejuje pravice do informacij. Na podlagi predlogov sprememb v odstavkih 1 in 7 bo nadzorni odbor prejel manj dejanskih informacij o preiskavah, ki jih izvaja urad, kot doslej. V okviru člena 12 osnutka se postavlja vprašanje glede medinstitucionalne narave pooblastil generalnega direktorja urada OLAF. Doslej je bil generalni direktor imenovan v soglasju s Svetom in Parlamentom. To mu daje določeno legitimnost. V prihodnje naj bi Komisija v okviru „strukturnega dialoga“ nadzorni odbor samo zaprosila za nezavezujoče mnenje in potem imenovala generalnega direktorja. Nadzorni odbor meni, da to pomeni znatno zmanjšanje legitimnosti generalnega direktorja. Zaradi težav, do katerih je prišlo ob dodelitvi drugega mandata sedanjemu generalnemu direktorju urada OLAF po preteku njegovega prvega mandata, odbor kljub temu pozdravlja predlog, da naj bi bil generalni direktor urada OLAF v prihodnje imenovan za obdobje sedmih let, ki se ne bi moglo podaljšati. Tako bi se okrepila njegova neodvisnost in preprečila nezaželena vmesna obdobja brez generalnega direktorja. (Izraza direktor urada OLAF („OLAF-Direktor“) in generalni direktor urada („Generaldirektor des Amts“) morata biti v osnutku usklajena.) Sedanji predlog glede sekretariata nadzornega odbora zaostaja za predlogom Komisije iz februarja 2004. Ta predvideva, naj bi bil sekretariat upravno priključen Komisiji. Na podlagi osnutka naj bi bil podrejen uradu. To lahko zadeva neodvisnost samega nadzornega odbora. Odbor razume, zakaj osnutek predvideva uvedbo revizijskega svetovalca. Vendar se nadzorni odbor sprašuje, ali bo ta revizijski svetovalec lahko delal „povsem neodvisno“, če ga bo imenoval ali ponovno imenoval generalni direktor ter če bo njegovo delo, zlasti ocenjevanje in napredovanje, odvisno od generalnega direktorja. Osnutek bi moral tudi jasno določati, da lahko nadzorni odbor ukrepa tudi brez statističnih in analitičnih poročil, ki jih pripravi revizijski svetovalec. Da lahko odbor izpolnjuje svojo glavno nalogo, ki je redni nadzor preiskovalnih dejavnosti urada OLAF, mora imeti dostop do primerov in ne le do statističnih podatkov, analiz in mnenj revizijskega svetovalca. Treba je jasno ločiti pristojnosti in ohraniti najpomembnejšo nalogo odbora, ki je zaščita neodvisnosti urada. Člen 16 osnutka s številnimi sklici na druge pravne akte nikakor ni lep primer jasnega zakonodajnega predpisa. Na splošno bi moral osnutek vključevati določbe iz Uredbe št. 2185/96. Tako bi se vsa pooblastila urada OLAF za preiskave utrdila v enem samem zakonu, uporaba prava pa bi se poenostavila in olajšala. 5. To mnenje se nanaša na besedilo, ki je bilo tudi predmet posvetovanja med službami. Nadzorni odbor je medtem 30. maja, 14. junija in 4. julija 2006 prejel dodatne ustne informacije. Pridržuje si pravico do predložitve dopolnilnega mnenja o dokončnem pisnem predlogu Komisije. DOPOLNILNO MNENJE o reformi Uredbe (ES) št. 1073/1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) 1. Nadzorni odbor OLAF je v svojem Mnenju št. 2/2006 pozdravil odločenost Komisije, da izboljša operativno učinkovitost in uspešnost urada OLAF, ter navedel številne pripombe, ki se osredotočajo na postopkovne pravice oseb, ki so predmet preiskav, trajanje preiskav in institucionalne vidike osnutka. Te pripombe se nanašajo na besedilo, ki je bilo posredovano za posvetovanje med službami Komisije. Dopolnilno mnenje se nanaša na končni predlog, ki ga je Komisija medtem predstavila Evropskemu parlamentu in Svetu (1). 2. Nadzorni odbor je na svojem sestanku 25. in 26. septembra 2006 proučil zlasti vlogo revizijskega svetovalca. Odbor je ugotovil, da bi uvedba te funkcije povzročila naslednje: — o že obstoječim nadzornim ukrepom bi se dodal nov, in sicer kljub dejstvu, da se zdi, da ni nikakršnih dokazov o tem, da so že obstoječi nadzorni ukrepi neustrezni; — o zapletli in podaljšali bi se postopki, čeprav sta tako Evropski parlament kot tudi Svet zahtevala, naj bodo ti postopki čim krajši; — o postavilo bi se vprašanje, v kakšnem obsegu bi mandat revizijskega svetovalca oslabil pristojnost generalnega direktorja urada OLAF; — o ta vloga bi se nekoliko prekrivala z vlogo nadzornega odbora, obstajala bi možnost podvojevanja in na splošno bi se zmanjšala vloga odbora, čeprav samo odbor soglasno imenujejo Evropski parlament, Svet in Komisija; — o revizijski svetovalec bi imel dvojno vlogo: vlogo nadzornika kakovosti in svetovalca za pritožbe, obenem pa bi poročal generalnemu direktorju urada OLAF in tega tudi spremljal, kar je povsem v nasprotju. V organizacijski shemi urada OLAF, ki jo je Komisija sprejela 1. septembra 2006, je vloga nadzora kakovosti že dodeljena dvema svetovalcema, ki sta priključena direktorjema dveh direktoratov, zadolženih za vse preiskave; — o čeprav predlog Komisije ne vključuje kakršne koli analize finančnega vpliva, odbor ocenjuje, da bi bili ti stroški nesorazmerni z majhnim številom primerov, predstavljenih do danes, in zato nezdružljivi z načelom stroškovne učinkovitosti. (1) COM(2006) 244 konč.

PRILOGA 3 MNENJE št. 3/2006 nadzornega odbora Kazalniki uspešnosti urada OLAF 1. Nadzorni odbor je na sestankih 21./22. februarja, 20./21. marca in 25./26 aprila 2006 razpravljal o vprašanju kazalnikov uspešnosti ter se strinjal z uradom OLAF, da aktivno prispeva k nadaljnjemu razvoju teh kazalnikov. 2. Kazalniki uspešnosti za različna področja dejavnosti bodo uradu OLAF omogočili, da se bolj usmeri na rezultate in da na splošno okrepi kakovost storitev, zlasti tistih, ki jih zagotavlja evropskim institucijam, pravosodnim organom držav članic in širši javnosti, hkrati pa varuje finančne interese Skupnosti in nadaljuje boj proti goljufijam in drugim nezakonitim dejavnostim, ki škodijo finančnim interesom Skupnosti. 3. OLAF je, kot je bilo navedeno v obvestilu generalnega direktorja nadzornemu odboru z dne 12. aprila 2006, že začel delo na področju razvoja kazalnikov uspešnosti. Večina obstoječih kazalnikov se nanaša na operativne „dejavnosti in rezultate“ urada OLAF in so kvantitativne/statistične narave. Ti kazalniki omogočajo uradu OLAF, da izvaja številčne meritve, kot je merjenje števila preiskav ali obveščevalnih dejavnosti itd. Nadzorni odbor priznava uporabnost trdne statistične podlage in kvantitativnih kazalnikov ter spodbuja OLAF, da nadaljuje svoje delo za izboljšanje zanesljivosti statističnih podatkov. 4. Nadzorni odbor je seznanjen, da „se je začelo proučevanje kvalitativnih kazalnikov“ (sporočilo urada OLAF z dne 12. aprila 2006). V skladu z mednarodno priznano metodologijo merjenja uspešnosti nadzorni odbor poudarja, da je v prihodnosti uspešnost OLAF na različnih področjih dejavnosti treba meriti s pomočjo kvalitativnih in kvantitativnih parametrov, ki bodo omogočali merjenje učinkov in rezultatov ter ne zgolj dejavnosti ali izvedbe. 5. Kakovost se običajno meri z ocenjevanjem, v kolikšni meri je organizacija dosegla svoje cilje glede rešitev ali izvedbe. To se običajno meri z vrednotenjem merljivih vidikov storitve. Pri določanju kvantitativnih ciljev vodstvo določi, kaj je pomembno, npr. čas izvedbe storitve, količina pritožb itd. (točka 6). Pri preiskovalnem delu katerega rezultat je zaključen spis, v katerem je ugotovljeno, da nadaljnje ukrepanje ni potrebno ali, kot druga možnost, v katerem je dovolj informacij, na podlagi katerih lahko tožilstvo ali disciplinska služba začne nadaljnje ukrepe, pa so kvalitativni cilji manj jasni in jih je najbolje mogoče meriti z raziskavami o zadovoljstvu končnih uporabnikov (točka 7). 6. Nadzorni odbor je seznanjen, da je OLAF „pod pritiskom, da skrajša povprečni čas trajanja primerov“ (sporočilo urada OLAF z dne 12. aprila 2006) in da je Evropsko računsko sodišče priporočilo določitev najdaljšega roka trajanja preiskav (odstavek 80 poročila ERS). V okviru trajanja primerov nadzorni odbor predlaga merjenje pravočasnosti postopkov s primerjavo posameznih primerov z običajnimi časovnimi roki, ki bi jih moralo določiti vodstvo. Dva splošno sprejeta kazalnika pri tem sta: — stopnja reševanja, — kazalnik zaostanka. Stopnja reševanja: stopnja reševanja meri, ali organizacija lahko sproti izvaja svoje delovne obveznosti. To se meri tako, da se število zaključenih primerov v obdobju poročanja deli s številom na novo odprtih primerov v istem časovnem obdobju. Kazalnik zaostanka: kazalnik zaostanka organizaciji omogoča, da na podlagi meril za pravočasnost, ki jih določi vodstvo, meri starost primerov glede na to merilo učinkovitosti. Zdi se, da je v tem okviru dober primer, ki bi ga kot model lahko smiselno uporabil OLAF, Avstralsko zvezno sodišče, ki je odločilo, da: — ne sme biti več kot 10 odstotkov nedokončanih primerov starejših od 6 mesecev, — noben nedokončan primer ne sme biti starejši od 24 mesecev. 7. Splošno je uveljavljeno mnenje, da bi morali končni uporabniki sodelovati pri določanju meril in vplivati na vrednotenje kakovosti in ocen izvedbe storitev. Po mnenju nadzornega odbora bi moral OLAF redno izvajati raziskave o zadovoljstvu evropskih institucij in nacionalnih organov ter te „končne uporabnike“ povabiti, da predlagajo vsakršne spremembe, ki se jim zdijo potrebne. Raziskave bi morale biti usmerjene na — tehnično kakovost dela, — ustreznost zagotovljenih informacij — in pravočasnost zagotovljenih informacij.

PRILOGA 4 MNENJE št. 1/2007 Poročilo urada OLAF o preiskavah, ki potekajo več kot devet mesecev V Bruslju, 25. aprila 2007 UVOD Naloga nadzornega odbora Nadzorni odbor Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) krepi neodvisnost urada OLAF z rednim spremljanjem njegove preiskovalne funkcije. V okviru te naloge odbor nadzoruje tudi trajanje preiskav urada OLAF in s tem preverja, ali se te izvajajo neprekinjeno ter sorazmerno okoliščinam in kompleksnosti primera (1). Če preiskava poteka več kot devet mesecev, mora generalni direktor urada OLAF obvestiti nadzorni odbor o razlogih, zaradi katerih ni bilo mogoče zaključiti preiskave, in pričakovanem roku za dokončanje preiskave. Novo izvoljeni nadzorni odbor od začetka svojega mandata decembra 2005 prejema mesečne povzetke navedenih preiskav (v nadaljnjem besedilu „devetmesečna poročila“), ki jih natančno prouči, kot je določeno v njegovem poslovniku (2). Namen te proučitve je analizirati informacije, ki jih zagotovi generalni direktor, da se ocenijo trajanje preiskav in razlogi za morebitne nepotrebne zamude. Vendar pa se bo glede na to, da trenutno 75 % preiskav, ki jih je začel izvajati OLAF, poteka več kot devet mesecev (3), ta ocena odslej obravnavala z drugih vidikov. Ker do prekoračitve tega obdobja pride pogosto, se zdi, da se je narava „devetmesečnih poročil“ kot opozorilnega sistema za nadzor trajanja preiskav spremenila in izgubila svoj učinek. Pri proučitvi „devetmesečnih poročil“, predloženih odboru, se vrednotita dva različna vidika: — obseg ustreznih informacij v poročilu, ki nadzornemu odboru omogočajo izvedbo njegove funkcije spremljanja, zlasti glede morebitnih nepotrebnih zamud, — obseg, v katerem jih lahko OLAF uporabi kot orodje za upravljanje, da se preiskava uspešno dokonča v sorazmernem času. Metodologija Generalni direktor je pod naslovom „Informacije nadzornemu odboru OLAF – primeri, odprti več kot devet mesecev“ nadzornemu odboru posredoval mesečne povzetke preiskav, katerih glavni elementi (4) so: — Ø pravna podlaga; — Ø opis primera; — Ø datum odprtja primera; — Ø finančno gospodarski vpliv; — Ø razlogi za nedokončanje primera, ki zajemajo enega (ali več) naslednjih meril: dodeljena so bila znatna sredstva, toda kljub temu je zaradi obsega preiskovalnega dela potrebno več časa; taktična prekinitev preiskave; nezadostna sredstva; nizko prednostna preiskava, kateri so bila dodeljena omejena sredstva; pomanjkanje sodelovanja; — Ø prihodnji ukrepi; — Ø pričakovani rok za dokončanje. Na podlagi informacij, ki jih zagotovi OLAF, nadzorni odbor poskuša določiti naslednje elemente, ki bi odboru omogočili oceniti, ali preiskave potekajo neprekinjeno ter sorazmerno okoliščinam in kompleksnosti primera: — Ø predmet preiskave, ki je pravni opis nepravilnosti; — Ø referenčne datume: datum ali obdobje izvršitve dejanj, ki se preiskujejo, datum, ko je OLAF prejel informacije, in trajanje „stopnje ocenjevanja“ primera pred odločitvijo o začetku preiskave; — Ø morebitne sankcije ali pravne posledice dejanj, ki se preiskujejo: disciplinske, upravne, denarne ali kazenske; — Ø obdobje zastaranja dejanj, ki se preiskujejo: na podlagi nacionalnega prava in prava Skupnosti; — Ø ustreznost navedenih razlogov za nedokončanje primera; — Ø utemeljeni pričakovani rok za dokončanje. POROČILA URADA OLAF Za namen predložitve tega mnenja je nadzorni odbor proučil „devetmesečna poročila“, ki jih je poslal OLAF in zajemajo obdobje od januarja do decembra 2006 ter vključujejo 150 preiskav v vseh sektorjih, in sicer: notranje preiskave (evropske institucije): 19, notranje/zunanje preiskave (organi EU): 9, neposredni odhodki in zunanja pomoč: 30, zunanja pomoč: 21, kmetijstvo: 27, carina: 19 in strukturni ukrepi: 25 (5). Ob upoštevanju posebne narave posameznih sektorjev in različnih postopkovnih pravil, ki se v njih uporabljajo, je bila izvedena analiza z uporabo pristopa po sektorjih. Vendar je cilj doseči splošne zaključke. Notranje preiskave: evropske institucije Pri tej vrsti preiskav ima OLAF vodilno vlogo in jasne postopkovne pristojnosti (6). Ugotovljeno je bilo, da je bil predmet preiskave, ki je pravni opis nepravilnosti, omenjen samo nekajkrat (7). V teh primerih so uporabljeni pravni opisi različni, in sicer: „navzkrižje interesov (člen 14 Kadrovskih predpisov)“, „kršitev člena 22 Kadrovskih predpisov in člena 57(2) finančne uredbe“ ali „uhajanje zaupnih informacij, člen 86(2) Kadrovskih predpisov“; tak opis omogoča oceno ustreznosti sprejetih preiskovalnih ukrepov in sorazmernosti trajanja preiskav. Posebna pozornost je bila namenjena proučitvi obdobja zastaranja dejanj, ki se preiskujejo. Vendar pa datum izvedbe teh dejanj (8) niti trajanje „stopnje ocenjevanja“, ki jo izvede OLAF pred odločitvijo o začetku preiskave, nista nikoli navedena, čeprav je včasih omenjen datum, ko je OLAF prejel informacije. V nobenem primeru niso navedene morebitne sankcije ali pravne posledice dejanj, ki se preiskujejo. Ustreznost razlogov za nedokončanje primerov je bila skrbno proučena; na splošno razlogi, označeni v vzorcu poročila, pogosto ne ustrezajo tistim, ki so naknadno pojasnjeni v poročilih. Posebna pozornost je namenjena „taktični prekinitvi preiskave“ kot pogosto navedenem razlogu. Ta razlog ni dobro pojasnjen in upravičen; „operativni razlogi“, kompleksnost primera ali dejstvo, da se druge službe niso odzvale, so bili pogosto navedeni kot utemeljitev za „taktično prekinitev“, tj. pristop, ki pogosto vodi do dolgih obdobij neaktivnosti (9). Taka neaktivnost je bila opažena tudi pri drugih preiskavah (10). Ugotovljeno je bilo tudi, da je bil pričakovani rok za dokončanje preiskav naveden, vendar brez navedbe kakršnih koli podrobnosti, ki bi ta predlagani rok upravičile. To ponavadi ni odvisno od tega, kako je OLAF izvedel preiskovalna dejanja, ampak od zunanjih dejavnikov. Notranje/zunanje preiskave: organi EU Pri tej vrsti preiskav ima OLAF vodilno vlogo (11). Ugotovljeno je bilo, da predmet preiskave, ki je pravni opis nepravilnosti, ni vedno naveden. Pogosto je naveden datum, ko je OLAF prejel informacije. Vendar pa nista navedena datum izvedbe dejanj, ki se preiskujejo, niti trajanje obdobja ocene. Poleg tega niso navedene morebitne sankcije in v „devetmesečnih poročilih“ ni omenjeno obdobje zastaranja. Najpogosteje navedena razloga za nedokončanje primerov sta „nizko prednostna preiskava, kateri so bila dodeljena omejena sredstva“ ter „obseg preiskave“. Omeniti je treba, da pričakovani čas za dokončanje ni skoraj nikoli naveden (12). Neposredni odhodki in zunanja pomoč OLAF ima vodilno vlogo na tem področju, na katerem pravila za izvajanje preiskav temeljijo tudi „na veljavnih sporazumih s tretjimi državami“ (13). Proučena je bila sistematična in natančna navedba pravne podlage, na kateri temeljijo preiskave. Predmet preiskav je jasno razložen, čeprav ni pravnega opisa zadevnih nepravilnosti. V tem okviru so morebitne sankcije ali pravne posledice nepravilnosti navedene samo, če so kazenske narave. V nekaj primerih so navedena obdobja zastaranja (14). Kar zadeva referenčne datume, navedba datuma, ko je OLAF prejel informacije, v poročilih ni vedno vidna (15). Podobno nista omenjena trajanje „stopnje ocenjevanja“ niti datum ali obdobje izvršitve dejanj, ki se preiskujejo. Posebej je treba omeniti „obseg preiskovalnega dela“ ter „nizko prednostno preiskavo, kateri so bila dodeljena omejena sredstva“, pa tudi „nezadostna sredstva“, saj so to pogosto navedeni razlogi za nedokončanje preiskave. Pričakovani rok za dokončanje preiskave je vedno naveden, dobro pa so pojasnjeni tudi nadaljnji ukrepi, ki jih je treba sprejeti v okviru preiskave. Zunanja pomoč Kot je navedeno v prejšnjem poglavju, ima OLAF na tem področju vodilno vlogo (16). Ugotovljeno je bilo, da pravna referenca na sporazume s tretjimi državami, v katerih potekajo preiskave, ni vedno naveden. Proučena so bile dolga obdobja „stopnje ocenjevanja“ pred odločitvijo o začetku preiskave (17). Datum, ko je OLAF prejel informacije, je naveden pravilno. Vendar pa ni navedbe datuma izvedbe dejanj, ki se preiskujejo, niti morebitnih sankcij ali pravnih posledic. V poročilih niso navedena obdobja zastaranja. Posebna pozornost je bila namenjena razlogom za nedokončanje preiskav: razloga „taktična prekinitev preiskave“ in „obseg preiskovalnega dela“ pogosto ustrezata dejstvu, da OLAF čaka na dokončanje revizij, ki jih izvajajo zunanja podjetja, pri čemer pa OLAF aktivno ne sodeluje niti jih natančno ne spremlja. Dodana vrednost dela urada OLAF na tem področju v okviru „devetmesečnih poročil“ ni jasna. Pričakovani rok za dokončanje preiskave je vedno naveden, pogosto pa so tudi jasno opredeljeni nadaljnji koraki v preiskavi. Kmetijstvo OLAF ima velika in dobro uveljavljena pravna pooblastila za izvajanje preiskav na tem področju (18). Vendar pa ta sektor zajema tudi primere v zvezi s carino, pri katerih gre za kmetijske proizvode in je vloga urada OLAF predvsem usklajevanje in pomoč. Večina „devetmesečnih poročil“, predloženih nadzornemu odboru, spada v kategorijo slednjih. Na področju carine je pravna podlaga ponavadi dobro opredeljena, prav tako tudi pravni opis nepravilnosti. Vendar pa pravne posledice nepravilnosti in iztek obdobja zastaranja za sprejetje ukrepov proti neplačnikom carinskih dajatev niso navedeni. Poleg tega je redko naveden datum, ko je OLAF prejel informacije, trajanje obdobja ocenjevanja pa ni omenjeno. Izkazalo se je, da je pri takih primerih pogosto vpletenih več držav članic ter da se te ne odzovejo pravočasno na zahtevke za pomoč, ki jih pošlje OLAF. Čeprav je razlog za nedokončanje preiskave, ki je bil naveden v številnih povzetkih, „obseg preiskovalnega dela“, tega pogosto spremljajo „dolgotrajne zamude pri odzivih držav članic“. Možno je, da zaradi tega pričakovani rok za dokončanje preiskave ni vedno naveden (19), ko pa je, ni pojasnila za navedeni rok. Na strogo kmetijskem preiskovalnem področju je bilo ugotovljeno, da finančni vpliv v zvezi s financiranjem s strani Skupnosti včasih ni jasno opredeljen v „devetmesečnih poročilih“ (20). To potem vpliva na pravni opis nepravilnosti, ki ni naveden, tako kot niso omenjene morebitne upravne ali kazenske posledice. Prav tako ni jasne navedbe datumov ali obdobij izvedbe dejanj, ki se preiskujejo, niti obdobja zastaranja. Carina OLAF ima na tem področju vlogo usklajevanja in pomoči, trajanje primerov pa je zelo odvisno od ukrepov držav članic ali vpletenih tretjih držav. To je v „devetmesečnih poročilih“ praviloma naveden razlog za nedokončane primere. Težje je bilo opredeliti, v kakšnem obsegu je bilo „devetmesečno“ obdobje za to vrsto primerov oblikovano, saj to spada v končno odgovornost držav članic. Ugotovljeno je bilo, da je pravna podlaga dobro pojasnjena ter da je povzetek primera natančen in zelo uporaben. Vendar pa niso navedeni datumi izvedbe dejanj, ki se preiskujejo, niti obdobja zastaranja. Pokazalo se je tudi, da je pričakovani rok za dokončanje preiskave, naveden v „devetmesečnih poročilih“, povezan tudi z ukrepi, ki jih morajo sprejeti države članice. Strukturni ukrepi OLAF ima trdno podlago za izvajanje preiskav na tem področju (21). Vendar pa v številnih „devetmesečnih poročilih“, ki so bila predložena, OLAF ne izvaja preiskave, ampak zagotavlja pomoč nacionalnim pravosodnim ali upravnim organom (22). Predmet preiskave, ki je pravni opis nepravilnosti, je naveden. Vendar pa v zadevnem primeru v „devetmesečnih poročilih“ ni jasnega pregleda postopka financiranja s strani Skupnosti, značilnega za proračun Skupnosti. Naveden je datum, ko je OLAF prejel informacije, in v nekaterih primerih „stopnja ocenjevanja“, vendar pa ni nikoli omenjen datum izvedbe dejanj, ki se preiskujejo. Morebitne sankcije ali pravne posledice dejanj, ki se preiskujejo, niso posebej navedene, nikoli niso proučena obdobja zastaranja na podlagi zakonodaje Skupnosti ali nacionalnih pravnih ureditev kljub dejstvu, da so v številnih preiskavah jasno navedena morebitna kazniva dejanja (23). „Nezadostna sredstva“ in „obseg preiskovalnega dela“ sta pogosto navedena razloga za nedokončanje primerov, čeprav včasih ne ustrezata v celoti razlogom, ki so pojasnjeni v naknadnih poročilih ali se nanašajo na posebne naloge preiskovalcev na tem področju (24). Na področju zagotavljanja pomoči nacionalnim pravosodnim organom je navedeni razlog „narava primera (pomoč v kazenskih zadevah)“ (25). Pričakovani rok za dokončanje preiskave je ponavadi naveden, vendar brez omembe kakršnih koli podrobnosti. ZAKLJUČKI IN PRIPOROČILA Informacije, ki jih trenutno vsebujejo „devetmesečna poročila“, posredovana nadzornemu odboru, so ustrezne in koristne. Elementi, kot so opis primera, sprejeti ukrepi, finančni vpliv in predlagani prihodnji ukrepi, so še vedno ključnega pomena za razumevanje preiskave, ki se ocenjuje. Poleg tega je proučitev „devetmesečnih poročil“ pokazala, da manjkajo odločilni elementi, potrebni za to, da nadzorni odbor izvede svojo nalogo spremljanja v zvezi s trajanjem preiskav. Poleg tega nadzorni odbor meni, da bo vključitev teh elementov v „devetmesečna poročila“ na tej stopnji primera pripomogla tudi k izboljšanju vodenja preiskav, ki potekajo. Naloga spremljanja, ki jo izvaja nadzorni odbor — Trenutna oblika „devetmesečnih poročil“ ne vsebuje vseh zadevnih informacij, ki so potrebne za to, da nadzorni odbor ugotovi, ali se preiskave izvajajo neprekinjeno ter sorazmerno okoliščinam in kompleksnosti primera. Oblika povzetka „devetmesečnih poročil“ bi se morala spremeniti, tako da bi vključevala dodatne elemente, ki bi omogočili učinkovito oceno napredka preiskav. Ti elementi bi morali vključevati pravni opis nepravilnosti, datum ali obdobje izvedbe dejanj, ki se preiskujejo, trajanje „stopnje ocenjevanja“ pred odločitvijo o začetku preiskave, morebitne sankcije ali pravne posledice dejanj, ki se preiskujejo, ter obdobja zastaranja dejanj, ki se preiskujejo. — Ker v „devetmesečnih poročilih“ obdobja zastaranja niso navedena, nadzorni odbor ne more oceniti sorazmernosti trajanja sprejetih in predlaganih ukrepov za izvajanje preiskav. Obdobja zastaranja bi morala biti v povzetkih „devetmesečnih poročil“ posebej poudarjena in analizirana. — Informacije v „devetmesečnih poročilih“, ki zadevajo nekatere sektorje, ne zadostujejo za jasen prikaz cilja preiskave, razlogov za zamude in njihovih pravnih posledic. Pri nedokončanju preiskave zlasti razlog „taktična prekinitev preiskave“ v večini primerov ni dovolj utemeljen in pojasnjen. Poleg tega pogosta uporaba razloga „nizko prednostna preiskava, kateri so bila dodeljena omejena sredstva“ lahko pomeni, da ni jasne preiskovalne politike. Izraz „taktična prekinitev preiskave“, ki se uporablja v „devetmesečnih poročilih“, bi moral biti natančno določen ali pa izpuščen. Navedba tega razloga za nedokončanje preiskave bi morala biti razumna in natančna. Priporoča se tudi razmislek o razlogu „nizko prednostna preiskava, kateri so bila dodeljena omejena sredstva“. — Pričakovani roki za dokončanje preiskav v „devetmesečnih poročilih“ niso dovolj natančno navedeni. V tretjini primerov ti roki niso navedeni, ko pa so, niso upoštevani. Potrebna sta navedba in razumna razlaga pričakovanega roka za dokončanje preiskave. Bolje je treba opisati prihodnje preiskovalne ukrepe. Vodenje preiskav urada OLAF — „Devetmesečna poročila“, ki se predložijo nadzornemu odboru, niso več opozorilni sistem glede trajanja preiskav, ampak imajo vlogo poročanja, ki se izvaja na tej stopnji preiskave. Velika večina preiskav urada OLAF se izvaja daljše obdobje. Pri številnih primerih so opažena dolga obdobja neaktivnosti. Nadzorni odbor meni, da sedanje „devetmesečno poročilo“ za urad OLAF ne pomeni orodja upravljanja, katerega namen je ponovna proučitev te strategije preiskav in pojasnitev njegovih ciljev. Dejstvo, da je 75 % preiskav odprtih že več kot devet mesecev, jasno kaže, da so potrebni nujni ukrepi na področju vodenja. Priporočeno je izvajanje sistema nadzora upravljanja, s katerim bi se učinkovito preprečila stagnacija preiskav. Primerni bi bili redni natančni pregledi neprekinjenega napredka preiskav, ki bi jih izvajali vodje enot. PRIHODNJI UKREPI Nadzorni odbor bo opravil stalen pregled „devetmesečnih poročil“, ki jih generalni direktor pošlje za obdobje 2007. Nadalje se bodo preverili razlogi za nedokončanje preiskav v določenem roku, posebna pozornost pa bo namenjena sodelovanju držav članic. Odbor bo natančno spremljal tudi razvoj jasne preiskovalne politike in izboljšani sistem vodenja primerov. Omeniti je treba, da zaradi hitrega odziva urada OLAF, da se izboljša vsebina „devetmesečnih poročil“, ki je sledil srečanju med uradom OLAF in njegovim nadzornim odborom (26), nadzorni odbor predvideva, da bo odziv na zgoraj navedena priporočila prav tako hiter. Vključitev predlaganih sprememb, kot so pisane, bi bila podlaga za vse prihodnje proučitve „devetmesečnih poročil“ s strani nadzornega odbora. (1) Člen 6(5) Uredbe (ES) št. 1073/1999. (2) UL L 33, 7.2.2007, člen 13(3) Poslovnika nadzornega odbora OLAF. (3) Statistični podatki izvirajo iz sistema za vodenje primerov. (4) Glej prilogo 1. (5) Glej prilogo 2. Skupno število aktivnih preiskav po posameznih sektorjih decembra 2006: notranje preiskave (evropske institucije): 62, notranje/zunanje preiskave (organi EU): 24, neposredni odhodki in zunanja pomoč: 69, zunanja pomoč: 49, kmetijstvo: 65, carina: 83 in strukturni ukrepi: 52. (6) Člen 4 Uredbe (ES) št. 1073/1999. (7) Glej Prilogo 2: primeri številka 25, 24 in 125. (8) Glej Prilogo 2: samo v primeru številka 59 je navedeno obdobje, v katerem bi bila dejanja, ki se preiskujejo, lahko izvedena. (9) Glej Prilogo 2: med drugim primeri številka 20, 21, 22, 25, 59 in 101. (10) Glej Prilogo 2: med drugim primeri številka 1, 2 in 101. (11) Člen 3 Uredbe (ES) št. 1073/1999. (12) Glej Prilogo 2: samo v primerih številka 77 in 87. (13) Člen 3 Uredbe (ES) št. 1073/1999 in „veljavni sporazumi s tretjimi državami“. (14) Glej Prilogo 2: primera številka 31 in 92. (15) Glej Prilogo 2: med drugim primeri številka 64, 92, 93 in 106. (16) Člen 3 Uredbe (ES) št. 1073/1999 in „veljavni sporazumi s tretjimi državami“. (17) Glej Prilogo 2: med drugim primeri številka 9, 27, 28, 29 in 120. (18) Med drugim člen 3 Uredbe (ES) št. 1073/1999, Uredba (ES, Euratom) št. 2988/95, Uredba (Euratom, ES) št. 2185/96 in Uredba (ES) št. 515/97. (19) Glej Prilogo 2: med drugim primeri številka 32, 33, 34, 35 in 36. (20) Glej Prilogo 2: primeri številka 12, 36 in 70. (21) Člen 3 Uredbe (ES) št. 1073/1999, Uredba (ES, Euratom) št. 2988/95, Uredba (Euratom, ES) št. 2185/96. (22) Glej Prilogo 2: med drugim primeri številka 41, 42, 55, 57, 75 in 112. (23) Glej Prilogo 2: primer številka 17. (24) Glej Prilogo 2: primera številka 54 in 75. (25) Glej Prilogo 2: primeri številka 41, 55, 57 in 112. (26) Glej opombo I/01068 z dne 5. februarja 2007.