UGOTOVITVE SODIŠČA ODGOVORI KOMISIJE

UVOD

1. Evropski razvojni skladi (ERS) so rezultat mednarodnih konvencij ali sporazumov (1)med Skupnostjo in njenimi državami članicami na eni strani ter nekaterimi afriškimi, karibskimi in pacifiškimi državami (AKP) na drugi strani, pa tudi sklepov Sveta o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj (ČDO).

2. Komisija je odgovorna in zadolžena za upravljanje večine odhodkov Evropskih razvojnih skladov. Evropska investicijska banka (EIB) od 1. aprila 2003 v celoti upravlja Sklad za spodbujanje naložb ERS. Ta sklad ni zajet v izjavo o zanesljivosti, ki jo poda Sodišče, ali v postopek razrešnice, ki jo podeli Evropski parlament (2) (3).

3. Struktura ERS je prikazana v diagramu 1 . Evropski razvojni skladi se upravljajo različno: s centraliziranim, skupnim in decentraliziranim načinom upravljanja (4). Pri centraliziranem načinu upravljanja Komisija sama upravlja postopke oddaje javnih naročil in plačila končnim upravičencem. Pri načinu skupnega upravljanja so določene izvedbene naloge zaupane mednarodnim organizacijam, pod pogojem, da računovodski, revizijski in kontrolni postopki ter postopki javnih naročil v teh organizacijah nudijo jamstva, ki so enakovredna mednarodno sprejetim standardom. Pri decentraliziranem načinu upravljanja tekoče upravljanje zagotavljata nacionalni odredbodajalec (5)posamezne države upravičenke in Komisija (glej diagram 2 ). Odgovorna sta za: (a) redno preverjanje, da so bile dejavnosti pravilno izvedene; (b) sprejetje primernih ukrepov za preprečevanje nepravilnosti in resne neskladnosti z zakoni in predpisi ter po potrebi za uvedbo sodnih postopkov za izterjavo neupravičeno izplačanih sredstev.

Diagram 1 — Struktura ERS (po vrednosti pogodb) Diagram 2 — Načelo decentraliziranega upravljanja

4. V okviru Komisije skoraj vse programe ERS upravlja Urad za sodelovanje EuropeAid (v nadaljnjem besedilu: urad EuropeAid). Ta je odgovoren tudi za upravljanje večine odhodkov za zunanje odnose in razvoj, ki se financirajo iz splošnega proračuna Evropske unije (6). Majhen delež projektov ERS (7)se nanaša na humanitarno pomoč, upravlja pa jih generalni direktor GD za humanitarno pomoč (GD ECHO).

POGLAVJE I — IZVAJANJE SEDMEGA, OSMEGA, DEVETEGA IN DESETEGA ERS

Finančno izvajanje

5. V letu 2008 so se sedmi, osmi, deveti in deseti ERS izvajali hkrati. Odredbodajalec za ERS je sedmi ERS zaprl 31. avgusta 2008 (8). Do zaprtja je bilo izplačanih 10 381 milijonov EUR (98,3 % od 10 559 milijonov EUR, dodeljenih ukrepom pomoči). Saldo v višini 178 milijonov EUR se je prenesel v deveti ERS. 5. V interesu dobrega finančnega poslovodenja Evropskih razvojnih skladov si Komisija še naprej prizadeva zaključiti stare projekte in sedmi ERS je bil zaprt 31. avgusta 2008, kot je bilo načrtovano.

6. Deseti ERS, ki pokriva obdobje od leta 2008 do leta 2013 in zagotavlja pomoč Skupnosti v višini 22 682 milijonov EUR, je začel veljati 1. julija 2008. Od tega zneska je 21 966 milijonov EUR dodeljenih državam AKP, 286 milijonov EUR pa ČDO. Ta zneska zajemata sredstva za Sklad za spodbujanje naložb, ki ga upravlja EIB, in sicer 1 500 milijonov EUR za države AKP in 30 milijonov EUR za ČDO. In nazadnje, 430 milijonov EUR je predvidenih za odhodke, ki jih ima Komisija pri načrtovanju programov in izvajanju ERS.

7. V tabeli 1 je prikazana kumulativna poraba sredstev ERS, ki jih upravlja Komisija, in njihovo finančno izvajanje. V grafičnih prikazih 1 in 2 so prikazana kumulativna sredstva in kumulativni sklepi po sektorju pomoči. Leta 2008 so bile presežene vse napovedi finančnega izvajanja, ki jih je Komisija pripravila za skupne obveznosti, posamezne obveznosti in plačila, saj so bile dosežene rekordne stopnje za skupne obveznosti (4 723 milijonov EUR), posamezne obveznosti (2 649 milijonov EUR) in neto plačila (3 143 milijonov EUR). Deloma je bilo tako zaradi dejstva, da se je deseti ERS začel izvajati precej hitro, in zaradi velikega povečanja dejavnosti proračunske podpore, saj so skupne obveznosti dosegle 2 583 milijonov EUR, plačila pa 606 milijonov EUR. Neporavnana plačila so se povečala za 15 %, kar je razumljivo, saj je bila med letom prevzeta rekordna stopnja obveznosti. Hkrati so se stara in neizkoriščena neporavnana plačila zmanjšala za 33 %. 7. Letos je bila Komisija spet izredno učinkovita glede obveznosti in plačil ter pri upravljanju neporavnanih zneskov. To dokazuje, da so prizadevanja v zadnjih letih, da se pospeši izvajanje programa, obrodila sadove.

Letno poročilo Komisije o finančnem poslovodenju sedmega do desetega Evropskega razvojnega sklada

8. V skladu s finančno uredbo, ki se uporablja za 10. ERS (9)mora Komisija vsako leto poročati o finančnem poslovodenju Evropskih razvojnih skladov. Sodišče meni, da so v poročilu o finančnem poslovodenju točno opisani doseganje operativnih ciljev Komisije za proračunsko leto (zlasti glede finančnega izvajanja in dejavnosti kontroliranja), finančno stanje in dogodki, ki so pomembno vplivali na dejavnosti, izvedene v letu 2008.

Tabela 1 — Kumulativna poraba sredstev ERS na dan 31. decembra 2008 (v milijonih EUR) Stanje ob koncu leta 2007 Izvrševanje proračuna v proračunskem letu2008 Stanje ob koncu leta 2008 Skupni znesek Stopnja izvajanja (40) 7. ERS 8. ERS 9. ERS 10. ERS Skupni znesek 7. ERS zaprt 8. ERS 9. ERS 10. ERS Skupni znesek (41) Stopnja izvajanja (40) A — SREDSTVA ( 39 ) 37 328,7 – 765,0 –53,4 725,4 21 260,1 21 167,1 0,0 10 785,9 16 631,8 21 260,1 48 677,7 B — PORABA 1. Finančne obveznosti 37 279,4 99,9 % – 765,0 –53,4 774,7 4 766,4 4 722,7 0,0 10 785,8 16 631,8 4 766,4 32 184,1 66,1 % 2. Posamezne pravne obveznosti 32 046,0 85,8 % – 699,2 54,6 3 163,2 130,4 2 649,1 0,0 10 539,2 14 207,4 130,4 2 649,1 51,1 % 3. Plačila 26 700,0 71,5 % – 522,8 323,1 3 253,0 89,8 3 143,1 0,0 9 928,6 10 006,7 89,8 20 025,1 41,1 % C — Neporavnana plačila (B1-B3) 10 579,4 28,3 % 0,0 857,3 6 625,1 4 676,6 12 159,0 25,0 % D — Razpoložljiv saldo (A-B1) 49,3 0,1 % 0,0 0,0 0,0 16 493,7 16 493,7 33,9 % Vir: Računsko sodišče na podlagi poročil ERS o finančnem izvajanju in finančnih izkazov stanja ERS na dan 31. decembra 2008.

POGLAVJE II — IZJAVA O ZANESLJIVOSTI, KI JO RAČUNSKO SODIŠČE PODAJA GLEDE EVROPSKIH RAZVOJNIH SKLADOV

Izjava o zanesljivosti, ki jo Računsko sodišče podaja glede sedmega, osmega, devetega in desetega Evropskega razvojnega sklada za proračunsko leto 2008

I. Sodišče je v skladu z določbami člena 248 Pogodbe revidiralo: (a) končne letne računovodske izkaze sedmega, osmega, devetega in desetega Evropskega razvojnega sklada za proračunsko leto 2008, ki vsebujejo konsolidirane finančne izkaze (10) in konsolidirano poročilo o finančnem izvajanju sedmega, osmega, devetega in desetega ERS, in (b) zakonitost in pravilnost z izkazi povezanih transakcij v pravnem okviru Evropskih razvojnih skladov za tisti del virov ERS, za katerega finančno poslovodenje je odgovorna Komisija (11).

Odgovornost vodstva

II. V skladu s finančnimi uredbami v zvezi s sedmim, osmim, devetim in desetim ERS je vodstvo ( 12 ) odgovorno za pripravo in pošteno predstavitev končnih letnih računovodskih izkazov Evropskih razvojnih skladov ter za zakonitost in pravilnost z izkazi povezanih transakcij: (a) Odgovornost vodstva za končne letne računovodske izkaze Evropskih razvojnih skladov zajema zasnovo, izvedbo in vzdrževanje notranjega kontroliranja, ki zadeva pripravo in pošteno predstavitev finančnih izkazov, v katerih ni pomembnih napačnih navedb bodisi zaradi goljufije ali napake, izbiro in uporabo ustreznih računovodskih politik na podlagi računovodskih pravil, ki jih je sprejel računovodja ERS (13) , ter pripravo računovodskih ocen, ki so glede na razmere razumne. Komisija odobri končne letne računovodske izkaze Evropskih razvojnih skladov. (b) Način, na katerega vodstvo izvršuje svojo odgovornost za zakonitost in pravilnost z izkazi povezanih transakcij, je odvisen od metode izvajanja Evropskih razvojnih skladov. V primeru neposrednega centraliziranega upravljanja izvajalske naloge opravljajo oddelki Komisije. Pri decentraliziranem upravljanju so izvajalske naloge dodeljene tretjim državam, pri posrednem centraliziranem upravljanju pa drugim organom. V primeru skupnega upravljanja Komisija naloge izvaja skupaj z mednarodnimi organizacijami. Izvajalske naloge morajo biti skladne z načelom dobrega finančnega poslovodenja, kar zahteva zasnovo, izvedbo in vzdrževanje uspešnega in učinkovitega notranjega kontroliranja, vključno z ustreznim nadzorom in primernimi ukrepi za preprečevanje nepravilnosti in goljufij ter po potrebi tudi s pravnimi postopki za izterjavo napačno izplačanih ali porabljenih sredstev. Ne glede na uporabljeno metodo izvajanja je za zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi Evropskih razvojnih skladov, na koncu odgovorna Komisija.

Odgovornost revizorja

III. Sodišče je odgovorno, da na podlagi svoje revizije Evropskemu parlamentu in Svetu zagotovi izjavo o zanesljivosti računovodskih izkazov ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij. Sodišče je svojo revizijo opravilo v skladu z mednarodnimi revizijskimi standardi in etičnima kodeksoma MZRS in INTOSAI. Ti standardi določajo, da mora Sodišče načrtovati in izvesti revizijo tako, da pridobi razumno zagotovilo o tem, da v končnih letnih računovodskih izkazih Evropskih razvojnih skladov ni pomembnih napačnih navedb ter da so z izkazi povezane transakcije kot celota zakonite in pravilne.

IV. V kontekstu, opisanem v odstavku III, revizija zajema izvedbo postopkov, namenjenih pridobitvi revizijskih dokazov o zneskih in razkritjih v končnih konsolidiranih računovodskih izkazih ter o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij. Izbrani postopki so odvisni od revizorjeve presoje, vključno z oceno tveganja pomembno napačne navedbe v končnih konsolidiranih računovodskih izkazih in tveganja pomembne neskladnosti osnovnih transakcij z zahtevami pravnega okvira za Evropske razvojne sklade bodisi zaradi goljufije ali napake. Revizor pri pripravi teh ocen tveganja upošteva notranje kontroliranje, ki zadeva pripravo in pošteno predstavitev končnih konsolidiranih računovodskih izkazov, ter nadzorne in kontrolne sisteme, ki se izvajajo za zagotavljanje zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij, da oblikuje danim razmeram primerne revizijske postopke. Pri reviziji, ki se izvaja v tem kontekstu, se ovrednotita tudi primernost uporabljenih računovodskih politik in razumnost izdelanih računovodskih ocen, prav tako pa se ovrednoti skupna predstavitev končnih konsolidiranih računovodskih izkazov in letnih poročil o dejavnostih.

V. Sodišče ni pridobilo vseh potrebnih informacij in dokumentacije za 10 plačil v vzorcu, ki so bila izplačana mednarodnim organizacijam. Zato ne more podati mnenja o pravilnosti odhodkov, ki znašajo 190 milijonov EUR oziroma 6,7 % letnih odhodkov.

VI. Sodišče ob upoštevanju omejitve iz odstavka V meni, da so pridobljeni revizijski dokazi zadostni in ustrezni, da zagotovijo osnovo za njegovo izjavo o zanesljivosti.

Mnenje o zanesljivosti računovodskih izkazov

VII. Sodišče meni, da končni računovodski izkazi sedmega, osmega, devetega in desetega ERS v vseh pomembnih vidikih pošteno predstavljajo finančno stanje Evropskih razvojnih skladov na dan 31. decembra 2008 ter izide njihovih dejavnosti in denarnih tokov za leto, ki se je izteklo, v skladu z določbami finančne uredbe in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja.

VIII. Sodišče brez pridržka k mnenju, podanemu v odstavku VII, opozarja na dejstvo, da metoda, uporabljena za oceno rezervacije za nastale stroške, ni veljavna za določene vrste pogodb, in na odločitev Komisije, da metodo izpopolni od proračunskega leta 2009 naprej.

Mnenje o zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z izkazi

IX. Sodišče meni, da v prihodkih in obveznostih za sedmi, osmi, deveti in deseti ERS za leto, ki se je končalo 31. decembra 2008, ni bilo pomembnih napak.

X. Ne da bi bilo zaradi tega vprašljivo mnenje iz odstavka IX, Sodišče opozarja na veliko pogostost količinsko neopredeljivih napak, ki so nastale pri obveznostih za proračunsko podporo, četudi niso vključene v oceno skupne napake.

XI. Sodišče meni, da so na plačila iz sedmega, osmega, devetega in desetega Evropskega razvojnega sklada za leto, ki se je končalo 31. decembra 2008, vplivale pomembne napake.

XII. Sodišče je odkrilo bistvene izboljšave v Komisijinih nadzornih in kontrolnih sistemih. Ugotovilo je, da bi bilo mogoče podati jasnejše zaključke o tem, kako rezultati različnih kontrol prispevajo k zagotovilu generalnega direktorja, in o izboljšanju zasnove in/ali izvedbe določenih sistemov. Vendar tudi opozarja, da si mora Komisija prizadevati za podkrepitev svojih sklepov o upravičenosti do proračunske podpore. Za to je potreben strukturiran in formaliziran prikaz, da imajo države prejemnice ustrezen program reform.

16. in 17. september 2009

Vítor Manuel da Silva Caldeira Predsednik

Evropsko računsko sodišče 12, rue Alcide De Gasperi, L-1615 Luxembourg

Podatki v podporo izjavi o zanesljivosti

Obseg revizije in revizijski pristop

9. Opažanja glede zanesljivosti računovodskih izkazov ERS, navedena v odstavkih VII in VIII izjave o zanesljivosti, temeljijo na reviziji konsolidiranih izkazov stanja (14)in konsolidiranega poročila o finančnem izvajanju sedmega, osmega, devetega in desetega ERS (15). Revizija je zajemala primeren obseg revizijskih postopkov, ki so bili zasnovani, da se na podlagi preizkusov preverijo dokazi v zvezi z zneski in razkritji. Pri reviziji so se ocenila uporabljena računovodska načela, pomembne ocene, ki jih je pripravilo vodstvo, in celotna predstavitev konsolidiranih računovodskih izkazov.

10. Opažanja glede pravilnosti (16)transakcij, predstavljena v odstavkih IX do XII izjave o zanesljivosti, temeljijo na naslednjih sestavnih delih: (a) preizkušanje podatkov v reprezentativnem statističnem vzorcu z 225 postavkami, od katerih jih 45 predstavlja finančne in posamezne pravne obveznosti, 180 pa plačila, ki so jih izvršile osrednje službe urada EuropeAid in delegacije, vključno s 40 predujmi. Kjer je bilo potrebno, so bile izvajalske organizacije in končni upravičenci obiskani na kraju samem, da so se preverila izvršena plačila, prijavljena v finančnih poročilih ali izjavah o stroških; (b) ocena uspešnosti nadzornih in kontrolnih sistemov v osrednjih službah urada EuropeAid in delegacijah, vključno z nadaljnjim ukrepanjem na podlagi ključnih opažanj iz prejšnje izjave o zanesljivosti (glej Prilogo 2 ): (i) predhodni pregledi, ki jih odredbodajalci opravijo glede pogodb in plačil, (ii) nadzor nad izvajalskimi organizacijami, (iii) zunanje revizije, (iv) nadzor, ki ga izvajajo osrednje službe urada EuropeAid, (v) notranja revizija; (c) ocena letnega poročila o dejavnostih in izjave generalnega direktorja urada EuropeAid.

11. V okviru revizije je bilo zaradi podrobne revizije transakcij na kraju samem obiskanih pet držav, in sicer Angola, Republika Kongo, Malavi, Mozambik in Mavretanija.

12. Sodišče je pri reviziji pregledalo vzpostavljene postopke za obračunavanje in nadziranje izdanih nalogov za izterjavo.

Zanesljivost računovodskih izkazov

13. Letni računovodski izkazi za leto 2008 so četrti niz računovodskih izkazov, pripravljenih po pravilih računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka. Sodišče je v svojih prejšnjih letnih poročilih omenilo, da računovodski sistem za ERS ni imel vseh lastnosti, potrebnih za učinkovito in uspešno poročanje o ekonomskih informacijah na podlagi nastanka poslovnega dogodka. Zaradi tega se je povečalo tveganje računovodskih napak kot posledica obsežnih ročnih posegov, potrebnih za vnos podatkov, pripravljenih na podlagi nastanka plačil, v letne računovodske izkaze, pripravljene na podlagi nastanka poslovnega dogodka. Vendar je Sodišče kljub temu tveganju z revizijo ugotovilo, da v letnih računovodskih izkazih ni bilo pomembnih napak. 13. Uvedba novega računovodskega sistema v letu 2009 je odpravila pretekle omejitve. Novi sistem ima vse lastnosti, potrebne za učinkovito in uspešno poročanje na podlagi nastanka poslovnega dogodka. Tako kot v preteklih letih, se tudi v proračunskem letu 2008 za zmanjšanje tveganj izvajajo strožje kontrole ročne obdelave.

14. Februarja 2009 je začel delovati nov računovodski sistem evidentiranja na podlagi nastanka poslovnega dogodka (ABAC FED). V ta sistem so se prenesli vsi operativni, finančni in računovodski podatki za ERS. To bi moralo dodatno okrepiti računovodsko okolje ERS.

15. Letni računovodski izkazi vsebujejo rezervacijo v višini 2 113 milijonov EUR za stroške, ki so nastali v obdobju poročanja, vendar zanje do konca leta niso bili prejeti nobeni računi. Ta rezervacija je ocenjena na podlagi številnih domnev, predvsem linearnosti pogodbenih odhodkov. Kot je Komisija najavila v svojem odgovoru na Letno poročilo Sodišča o ERS za proračunsko leto 2007 (17), je izvedla študijo, s katero je potrdila, da ta domneva ne velja za določene dele pogodb. Kot je navedeno v opombah k letnim računovodskim izkazom, je Komisija sklenila, da bo s proračunskim letom 2009 začela izpopolnjevati svojo metodo. 15. Opravljena je bila študija, s katero je bila preverjena veljavnost metode, ki se uporablja za oceno rezervacije za račune, ki bodo prejeti. Ugotovljeno je bilo, da je bila metoda v veliki večini primerov veljavna. Komisija bo ob upoštevanju ugotovitev študije metodo izboljšala za zaprtje za leto 2009.

Pravilnost transakcij

16. Glavne značilnosti in rezultati preizkušanja podatkov na podlagi vzorca so predstavljeni v Prilogi 1 .

Prihodki

17. Sodišče je z revizijo transakcij pri prihodkih ugotovilo, da v njih ni pomembnih napak.

Prevzete obveznosti za projekte

18. Sodišče je z revizijo prevzetih obveznosti za projekte ugotovilo, da v njih ni pomembnih napak.

Prevzete obveznosti za proračunsko podporo

19. Sodišče je z revizijo prevzetih obveznosti za proračunsko podporo ugotovilo, da nanje vpliva visoka stopnja količinsko neopredeljivih napak. V primerjavi s prejšnjimi leti je ugotovilo, da se ocene, ki jih Komisija izvede glede spoštovanja zahtev Sporazuma iz Cotonouja, izboljšujejo; prikaz je bolje strukturiran in formaliziran, zlasti za pogodbe o razvojnih ciljih tisočletja. Vendar je Sodišče vseeno odkrilo pogoste primere, v katerih Komisija ni na strukturiran in formaliziran način prikazala, da je bilo upravljanje javnih financ dovolj pregledno, odgovorno in uspešno (glej odstavke 44 do 46). 19. Komisija pozdravlja dejstvo, da Sodišče priznava opazne rezultate njenih stalnih prizadevanj za izboljšanje jasnosti in strukture ocen spoštovanja Sporazuma iz Cotonouja glede upravičenosti do proračunske podpore (člen 61 Sporazuma). Komisija se osredotoča na nadaljevanje postopka izboljšave, da se v njenih ocenah odstranijo vse nejasnosti. To je treba doseči z nadaljnjim izboljšanjem navodil o proračunski podpori, usposabljanjem in spodbujanjem ozaveščanja o pomenu strukturiranega in formalnega dokazovanja upravičenosti. Komisija za dodatno izboljšanje svojih analiz verodostojnosti programov reform upravljanja javnih financ upravičencev razvija metodologijo ocenjevanja, ki jo bodo uporabljale delegacije.

Plačila za projekte

20. Sodišče je z revizijo predujmov ugotovilo, da v njih ni pomembnih napak.

21. Čeprav je Komisija posredovala, da bi olajšala izvedbo revizijskega dela, Sodišče ni pridobilo vseh potrebnih informacij in gradiva o 10 transakcijah, ki so jih upravljale mednarodne organizacije (18), zato ne more podati mnenja o pravilnosti teh transakcij. Opazilo je, da je o podobni težavi poročal že preverjalec, ki ga je Komisija pooblastila za izvedbo revizijskega obiska z namenom preverjanja v eni od teh organizacij (19). 21. Komisija v celoti podpira zahteve Sodišča po informacijah. Priznava, da je za dve organizaciji, ki predstavljata pet transakcij, potrebna dokumentacija kljub posredovanju Komisije prispela prepozno. Vendar so te organizacije vse bolj pripravljene sodelovati. Komisija je te organizacije opozorila, da je zaradi kratkih delovnih rokov Sodišča pomembna pravočasna dostava zahtevanih informacij.

22. Sodišče je z revizijo ugotovilo, da je na znesek revidiranih plačil vplivala pomembna stopnja napak (20). Pogostost in vrsta napak ter učinek količinsko opredeljivih napak so predstavljeni v Prilogi 1 (del 1, 1.3 in 1.4 ). 22. Komisija je vzpostavila kontrolni sistem, ki temelji na delu zunanjih revizorjev, nadzornikov in na notranjih pregledih, ki preprečujejo ali odkrijejo in popravijo veliko napak pred izvršitvijo plačil. Treba pa je priznati, da nekatere delegacije morajo delati v posebej težkih okoliščinah, kot na primer Angola, ki je bila del revizije Sodišča. Komisija še naprej izboljšuje svoj kontrolni sistem in si prizadeva za primerno ravnotežje stroškovne učinkovitosti, ki zagotavlja razumno zagotovilo.

23. Glavne količinsko opredeljive napake so se nanašale na naslednje vidike: (a) upravičenost: odhodki so nastali zunaj obdobja izvajanja ali presegli dovoljen proračun ali pa zadevali neupravičene postavke; (b) dejanskost: ni računov ali drugih dokazil; (c) točnost: napake pri izračunu.

24. Odkrite količinsko neopredeljive napake večinoma zadevajo skladnost z zakonsko predpisanimi bančnimi jamstvi, uporabljeno vrsto pogodbe, razpoznavnost finančne podpore ERS, predhodno odobritev dokumentov za javna naročila in pogodbene roke za predstavitev finančnih poročil. 24. Komisija je po priporočilih Sodišča sprejela ukrepe za zaostritev preverjanj bančnih jamstev in trenutno se dokončujejo nova navodila o prepoznavnosti. Druge točke, na katere je opozorilo Sodišče, so zelo povezane z izvajanjem projekta in torej z omejitvami pri tem.

25. Lokalni nadzorniki ali odredbodajalci bi morali večino napak odkriti in popraviti, preden so se odobrila plačila (glej odstavka 33 in 34). Večina primerov, v katerih so manjkala dokazila, je bila v zvezi z zaprtjem starih projektov sedmega ERS v Angoli, ki so se izvajali v obdobju oboroženih spopadov in političnih nemirov. Zaradi teh težavnih razmer in ker je od konca projektov minilo že precej časa, je imela delegacija, ki sploh ni bila odgovorna za upravljanje teh projektov, velike težave pri pridobivanju vseh potrebnih dokazil. 25. V upravljanje sodelovanja v državah, na katere vplivajo posebne težave, kot so vojna, neredi, itd., so vključena posebna tveganja, kot je bilo v primeru Angole. Obseg težave manjkajoče dokumentacije, ki jo je Sodišče opazilo v Angoli, na noben način ni splošno pravilo vsega upravljanja sodelovanja med državami AKP, kar dokazujejo odlični rezultati drugih revidiranih organov.

Plačila proračunske podpore

26. Sodišče je z revizijo plačil proračunske podpore ugotovilo, da nanje vpliva visoka stopnja količinsko neopredeljivih napak. Med odkrite primere sodijo: pomanjkanje dokazov o tem, da so bili devizni prenosi obračunani v skladu z veljavnimi določbami, Komisija je oceno spoštovanja pogojev pripravila na podlagi zastarelih podatkov ali je sploh ni izvedla, analiza dejavnikov, ki ovirajo izvajanje programa reforme upravljanja javnih financ, ni bila zadostna in uporabljeno je bilo napačno referenčno obdobje za oceno doseganja kazalnikov (glej odstavke 44 do 46). 26. Komisija ugotavlja, da je v številnih primerih do teh količinsko neopredeljivih napak prišlo zaradi nejasnosti v sporazumih o financiranju, ki so bili pripravljeni, preden so bila leta 2007 sprejeta najnovejša navodila. Novejši sporazumi, sestavljeni v skladu z navodili iz leta 2007, so bolj jasno strukturirani. Pričakuje se, da bodo izplačila, izvedena na podlagi teh novejših sporazumov, omogočila jasnejše ocene in znatno manj napak. Poleg tega Komisija v vseh svojih službah spodbuja razširjeno ozaveščanje o potrebi po bolj strukturiranem in formalnem pristopu k ocenjevanju plačil proračunske podpore. Poleg tega je Komisija februarja 2009 revidirala finančne tokove za plačila proračunske podpore, da se je okrepila vloga finančnega preverjanja v postopku odobritve. Pričakuje se, da se bo zato še bolj povečala strogost ocen plačil in s tem skladnost s pogoji, določenimi v sporazumih o financiranju.

Letno poročilo o dejavnostih in izjava generalnega direktorja urada EuropeAid

27. Sodišče je pri preučevanju letnega poročila o dejavnostih in izjave generalnega direktorja urada EuropeAid za proračunsko leto 2008 ocenilo, v kolikšnem obsegu predstavljata pošteno sliko (tj. brez bistvenih izkrivljanj) uspešnosti vzpostavljenih postopkov. Zlasti je preučilo, ali nadzorni in kontrolni sistemi nudijo potrebno zagotovilo o pravilnosti transakcij.

28. Kot je omenjeno v odstavku 4, je naloga urada EuropeAid izvajati večino instrumentov zunanje pomoči (21), financiranih iz splošnega proračuna Evropskih skupnosti in Evropskih razvojnih skladov. Letno poročilo o dejavnostih in izjava ne razlikujeta med dejavnostmi, financiranimi iz splošnega proračuna, in tistimi, financiranimi iz ERS, pri katerih obstaja enako tveganje pri delovanju in za katere veljajo podobne izvajalske ureditve. Če torej ni drugače določeno, se opažanja, ki jih Sodišče podaja o letnem poročilu o dejavnostih in izjavi ter nadzornih in kontrolnih sistemih, nanašajo na celotno področje odgovornosti EuropeAid.

29. Letno poročilo o dejavnostih je skladno z ugotovitvami Sodišča o izvajanju in rezultatih vzpostavljenih nadzornih in kontrolnih sistemov. Sodišče opaža, da se je kakovost letnega poročila o dejavnostih v primerjavi s prejšnjimi leti precej izboljšala, saj je bolje strukturirano, jasnejše in bolj informativno, predvsem zaradi večje uporabe kvantitativnih kazalnikov. Vendar bi bilo mogoče podati bolj določne zaključke o tem, kako rezultati različnih kontrol prispevajo k zagotovilu generalnega direktorja. Ključni kazalnik ocenjenega finančnega učinka napak, ki preostanejo še po izvedbi vseh predhodnih in naknadnih kontrol, bi generalnemu direktorju zagotovil tudi trdnejšo osnovo za opredelitev, ali ta učinek ostaja pod merili pomembnosti, ki so bila določena. 29. Komisija priznava, da je kot del njenih stalnih prizadevanj za izboljšanje skupnega sistema notranje kontrole potrebno dodatno delo na področju zgradbe kontrolnih sistemov za zunanjo pomoč in njihov prispevek k Izjavi generalnega direktorja o zanesljivosti. Urad EuropeAid bo ob upoštevanju tega in v povezavi z delom Komisije na področju dopustnega tveganja v letu 2010 izvedel pregled svoje strategije kontrol.

30. V letnem poročilu o dejavnostih so omenjene precejšnje kadrovske omejitve (22). Velik delež zaposlenih s kratkoročnimi pogodbami in s tem povezane kadrovske menjave naj bi v osrednjih službah EuropeAid povzročile izgubo institucionalnega spomina, ki škodi neprekinjenosti in razpoznavnosti operativnega upravljanja ter učinkovitosti porabe sredstev. V delegacijah je stopnja prostih delovnih mest prikazana kot nevarno visoka in se še povečuje. 30. Vprašanje kadrovskih menjav je povezano z omejitvijo, ki jo povzroča dejstvo, da je najdaljše trajanje pogodbenih uslužbencev v Bruslju tri leta. Urad EuropeAid je zaradi zmanjšanja tveganja izgube institucionalnega spomina zaradi kadrovskih menjav vzpostavil vrsto ukrepov: poročanje, obvezni primopredajni zapisniki v okviru Standardov notranjega kontroliranja, sistematično nadzorovanje pogodbenih uslužbencev s strani uradnikov v delegaciji.

31. Sodišče je v svojem Letnem poročilu o ERS za proračunsko leto 2007 priporočilo izvedbo pregleda, s katerim bi se ocenilo, ali imajo osrednje službe EuropeAid in delegacije na voljo stopnjo in vrsto kadrovskih virov, ki ju potrebujejo za zagotovitev kakovosti kontrol (23). Prav tako je priporočilo, da bi bilo treba kadrovsko politiko oblikovati na podlagi analize spretnosti in znanj, potrebnih pri upravljanju proračunske podpore, glede na to, da je ta čedalje pomembnejša (24). 31. V okolju ničelne rasti delovnih mest pri Komisiji do leta 2013 urad EuropeAid obravnava kadrovske zadeve preko treh elementov: Podrobne vsakoletne analize potreb na podlagi ocene delovne obremenitve za operativni in finančni ter pogodbeni in revizijski oddelek v delegacijah. Izbor in zaposlovanje osebja z usposobljenostjo ter spretnostmi in znanjem, ki ustrezajo potrebam; izbirne komisije sestavljajo vse ustrezne geografske in tematske službe; obsežen program usposabljanja, ki se odziva na trenutne potrebe upravljanja zunanje pomoči v delegaciji in na sedežih. Kandidati za delovna mesta, povezana s proračunsko podporo, se preskusijo in izberejo na podlagi dokazanega znanja in spretnosti o proračunski podpori. Usposabljanje o proračunski podpori, izvedeno na tem področju, se je povečalo od 7 tečajev, ki so bili na voljo v letu 2006, na 14 tečajev v letu 2007 in 24 v letu 2008. To je poleg usposabljanja na sedežih, kjer je povprečna udeležba iz delegacij 40 %. Za strokovne delavce na področju proračunske podpore so organizirani tudi letni regionalni seminarji.

32. Generalni direktor urada EuropeAid izjavlja, da je pridobil razumno zagotovilo, da vzpostavljeni kontrolni postopki nudijo potrebna jamstva glede pravilnosti transakcij, medtem ko je Sodišče z revizijo odkrilo pomembno stopnjo napak. Čeprav je Sodišče ugotovilo, da se je še naprej dosegal precejšen napredek, je opazilo, da učinek določenih nedavnih ukrepov v letu 2008 še ni bil v celoti viden in da je zasnovo ali izvajanje določenih kontrol mogoče izboljšati (glej odstavke 33 do 43). Rezultati nadaljnjega ukrepanja Sodišča na podlagi ključnih opažanj iz izjave o zanesljivosti so povzeti v Prilogi 2 . 32. Urad EuropeAid je svoje kontrole zasnoval tako, da zajemajo celotni življenjski cikel njegovih večletnih projektov, tako da lahko prepreči ali odkrije in popravi večino finančnih napak med običajnimi kontrolami. Komisijine naknadne kontrole potrjujejo — in dodatno znižujejo — to zelo nizko stopnjo preostale napake, ki obvešča Izjavo generalnega direktorja urada EuropeAid o zanesljivosti. Komisija kljub temu priznava, da učinki nedavnih izboljšanj skupne zgradbe kontrole v letu 2008 še niso bili v celoti vidni in da so še možne dodatne izboljšave.

Uspešnost sistemov

Predhodni pregledi, ki jih opravijo odredbodajalci

33. Sodišče je predhodne preglede ocenilo kot delno uspešne pri odkrivanju in popravljanju napak, zlasti glede izračuna zahtevanih zneskov, razpoložljivosti potrebnih dokazil in skladnosti s pravili za javna naročila. Kot je omenjeno v odstavku 25, so v Angoli odkrite napake posledica izjemnih razmer, sistem delegacije za predhodno preverjanje pa zaradi njih ni vprašljiv.

Nadzor izvajalskih organizacij

34. Kot v prejšnjih letih so bile odkrite velike slabosti v finančnih postopkih in kontrolah izvajalskih organizacij, nadzornikov in nacionalnih odredbodajalcev: (a) glavne slabosti v izvajalskih organizacijah so bili neustrezni postopki v zvezi z dokazili in hranjenjem dokumentacije ter računovodskimi sistemi, ki ne zagotavljajo pravilnega evidentiranja odhodkov in poročanja o njih; (b) kakovost kontrol, ki so jih nadzorniki izvedli glede naročil gradenj, v nekaterih primerih ni bila ustrezna; (c) zaradi pomanjkanja zmogljivosti ali lastništva v večini služb nacionalnega odredbodajalca prihaja do slabo dokumentiranih in neuspešnih pregledov. 34. Podpora organizacijam, ki so odgovorne za izvajanje projektov, ki jih financira ERS, je že sedaj znatna in vključuje zagotavljanje tiskanih smernic, dobro vzdrževano spletno stran urada EuropeAid o financah in pogodbah, usposabljanje na tem področju in nasvete osebja v delegacijah, pristojnega za finance in pogodbe, na kraju samem. V letu 2008 je bilo v regiji AKP na tem področju organiziranih 150 dni usposabljanja s področja financ in pogodb ter 20 revizijskih usposabljanj, in 94 % mest je zasedlo osebje nacionalnih odredbodajalcev, tehničnih ministrstev in projektno osebje. (a) Komisija je razvila različna informacijska in upravljavska orodja, namenjena predvsem strokovnim sodelavcem (poseben priročnik) in nevladnim organizacijam (23 in 24. marca 2009 je s skupino Concorde potekal seminar o teh vprašanjih). Še naprej si prizadeva, da bi v bližnji prihodnosti organizacijam upravičenkam zagotovila sklop orodij za finančno poslovodenje. (b) Komisija je opredelila posebna revizijska pooblastila za tehnično revizijo infrastrukture, ki so delegacijam na voljo od leta 2009. (c) Leta 2009 je bila podpisana nova pogodba o usposabljanju, ki zagotavlja kontinuiteto usposabljanja za službe nacionalnih odredbodajalcev. Poleg tega je bilo vzpostavljenih veliko programov za podporo nacionalnim odredbodajalcem, da se poveča njihova zmogljivost.

35. Delegacije so se na splošno zavedale teh slabosti in so se na te kontrole zanašale le v omejenem obsegu. Sprejele so tudi ustrezne ukrepe za odpravo ugotovljenih slabosti, zlasti tako, da so zahtevale obvezne revizije in preverjanja odhodkov pred finančnim obračunom projektov, naročale tehnične revizije tekočih naročil gradenj in zagotavljale tehnično pomoč za krepitev zmogljivosti služb nacionalnega odredbodajalca. Poleg tega si je urad EuropeAid leta 2008 začel prizadevati za zagotovitev boljših smernic in komunikacijskih orodij, s katerimi želi odpraviti ponavljajoče se slabosti, ugotovljene na ravni končnih upravičencev in izvajalskih organizacij. 35. Komisija pozdravlja oceno Sodišča o ukrepih, ki so jih sprejele delegacije za obravnavanje slabosti, ugotovljenih v službah nacionalnih odredbodajalcev, ter podpornem delu za upravičence in izvajalske organizacije.

Zunanje revizije

36. Revizije računovodskih izkazov in sistemov, ki se pri projektih izvedejo pred končnimi plačili, so ključni del nadzornih in kontrolnih sistemov urada EuropeAid (25). Čeprav se nova standardizirana revizijska pooblastila v letu 2008 še niso v celoti uporabljala, ker je bilo to prvo leto izvajanja, njihova uporaba pri približno dveh tretjinah začetih revizij in uvedba informacijskega sistema za upravljanje revizij (revizija CRIS) pomenita pomemben napredek pri zagotavljanju bolj usklajenega poročanja revizorjev, ustreznega nadzora revizijskih dejavnosti in analize revizijskih rezultatov (26). 36. Široka uporaba standardiziranih revizijskih pooblastil in revizije CRIS bo prispevala k izboljšanju skladnosti kakovosti revizij in utrditvi revizijskih rezultatov.

37. Sodišče je z revizijo ugotovilo, da delegacije pri pripravi svojega letnega revizijskega načrta za leto 2008 niso dosledno upoštevale operativnih smernic urada EuropeAid in da ni bilo povsem jasno, kako so bile revizije na podlagi analize tveganja izbrane ter koliko torej prispevajo k zagotovilu generalnega direktorja. Vendar se urad EuropeAid dobro zaveda, da je treba na tem področju uvesti izboljšave. V svojem letnem načrtu upravljanja za leto 2008 je pomembno vlogo namenil standardu notranjega kontroliranja št. 6 „obvladovanje tveganja“, za zagotovitev uspešnejšega izvajanja tega standarda pa je sprejel številne ukrepe, predvsem za usposabljanje uslužbencev. 37. Zaradi okrepitve skladnosti v prispevku delegacij k letnemu revizijskemu načrtu bo od letnega revizijskega načrta za leto 2010 obvezna usklajena oblika. Analiza tveganja predvideva stopnjo prožnosti, ki je potrebna v kompleksnem in neprestano spreminjajočem se okviru zunanje pomoči. Vendar bo treba spoštovati temeljna načela, natančno določena v metodologiji. Komisija meni, da bodo te spremembe povečale preglednost in usklajenost letnega revizijskega načrta.

38. Stopnja izvajanja letnih revizijskih načrtov je bila nizka: v letu 2008 se je začelo 56 % revizij iz letnega revizijskega načrta za to leto, medtem ko so bile ostale preložene ali včasih celo odpovedane, do konca leta 2008 pa je bilo dokončanih 67 % revizij iz letnega revizijskega načrta za leto 2007. To je deloma posledica neustreznega načrtovanja v letnih revizijskih načrtih, dolgotrajnosti revizijskega procesa in omejene zmogljivosti delegacij za organizacijo revizij in nadaljnje ukrepanje po njih. 38. Komisija bi poudarila stalen napredek pri izvajanju letnih revizijskih načrtov. V letu 2008 je bilo dokončanih 455 revizij, kar je 35 % povečanje v primerjavi z letom 2007 (337). Od junija 2008 uprava urada EuropeAid redno spremlja izvajanje letnega revizijskega načrta. Osrednje službe urada EuropeAid bodo delegacijam še naprej zagotavljale pomoč za izboljšanje načrtovanja revizij. V okviru priprav letnega revizijskega načrta za leto 2009 so bile delegacije povabljene, da posebno pozornost namenijo razpoložljivosti sredstev.

39. Čeprav so jih osrednje službe urada EuropeAid na to večkrat opomnile, več delegacij podatkov v reviziji CRIS ni evidentiralo pravočasno in v celoti, kar zmanjšuje uporabnost tega sistema informacijske tehnologije. Ta slabost je obravnavana v smernicah za vodje revizijskih nalog, ki jih je urad EuropeAid izdal novembra 2008. 39. V letu 2008 je bila prvič obvezna uporaba revizije CRIS. Na splošno je bila revizija CRIS pravilno uporabljena. Kljub temu Komisija priznava, da je potreben napredek pri pravočasnem nalaganju dokumentov.

Nadzor, ki ga izvajajo osrednje službe urada EuropeAid

40. Kakovost revizij, ki so jih osrednje službe urada EuropeAid naročile v skladu z okvirnim sporazumom za naročila, se pregleduje. Urad EuropeAid prav tako analizira rezultate teh revizij in na podlagi ponavljajočih se ugotovitev nadalje ukrepa na ravni končnih upravičencev in izvajalskih partnerjev, kot je omenjeno v odstavku 35. Izvedel je tudi pregled kakovosti vzorca revizij, ki so jih naročile delegacije. Doslej ni bila izvedena nobena analiza ugotovitev in priporočil, pridobljenih pri revizijah, ki so jih naročile delegacije. 40. Od leta 2009 bodo osrednje službe urada EuropeAid preglede kakovosti usmerile na ne-osnovne ponudnike. Poleg tega bodo številne izboljšave, ki jih je treba vključiti v revizijo CRIS, olajšale analizo ugotovitev revizorjev zunaj okvirne pogodbe.

41. Uvedba revizije CRIS je zelo pozitivna. Ta sistem je treba še nekoliko izpopolniti, da bo mogoče oceniti pokritost odhodkov z revizijami in ga učinkoviteje uporabiti pri zbiranju in analizi revizijskih ugotovitev ter priporočil, pa tudi pri nadaljnjem ukrepanju po njih. 41. Funkcionalnosti revizije CRIS se ves čas izboljšujejo, s ciljem optimalne uporabe podatkovne zbirke.

42. Osrednje službe urada EuropeAid so v letu 2008 izvedle osem revizijskih obiskov z namenom spremljanja. Ti so bili dobro zasnovani in so postregli z relevantnimi priporočili za izboljšanje notranje kontrole v preučenih delegacijah.

43. Kot je omenjeno v Letnem poročilu Sodišča o Evropskih razvojnih skladih za proračunsko leto 2007 (27), sistem naknadne kontrole transakcij v uradu EuropeAid zagotavlja uspešen mehanizem za ugotavljanje napak glede skladnosti, ki vplivajo na transakcije, vendar je manj uspešen pri ugotavljanju napak, ki vplivajo na znesek plačila. Sodišče je glede poslovanja ERS opazilo, da je odgovorni Direktorat v letu 2008 razširil obseg teh kontrol: izvajal je sistematične preglede vzorca dokumentov z dokazili o prijavljenih odhodkih in točnosti izračunov pri cenovnih spremembah. Poleg tega je uvedel polletno nadaljnje spremljanje ukrepov, ki so jih delegacije sprejele v odziv na ugotovitve teh kontrol. S tovrstnim pristopom se bosta verjetno izboljšali relevantnost in uspešnost naknadnih kontrol transakcij tako glede preverjanja pravilnosti transakcij kot glede ocene kakovosti predhodnih pregledov, ki jih izvedejo odredbodajalci. 43. Glede naknadne kontrole transakcij urad EuropeAid trenutno ocenjuje, ali bi bilo mogoče preglede, ki jih izvaja direktorat, odgovoren za države AKP, razširiti na druge regije dejavnosti. Vendar bodo pri tem upoštevane omejitve prednostnih sredstev in virov.

Proračunska podpora

44. Sporazum iz Cotonouja določa, da se proračunska podpora odobri, kadar je upravljanje javnih odhodkov dovolj pregledno, odgovorno in uspešno (28). Komisija si ta pogoj razlaga dinamično (29). Po njenem mnenju slabosti, ki vplivajo na upravljanje javnih financ v času sklepa o financiranju, ne preprečujejo začetka programa proračunske pomoči, pod pogojem, da obstaja zavezanost k reformi in da se načrtovane reforme ocenijo kot zadovoljive. Evropski parlament je podvomil v „dinamično razlago“, ki jo Komisija uporablja za razlago meril za upravičenost do proračunske podpore, in izjavil, da bi bilo treba proračunsko podporo nameniti samo državam, ki že izpolnjujejo najnižji standard zanesljivega upravljanja javnih financ (30). 44. Komisija je kot odgovor na stališča, ki sta jih sprejela Sodišče oziroma Parlament, obširno utemeljila svoj pristop k ocenjevanju upravičenosti do proračunske podpore. Zlasti je v pismu komisarja Michela Sodišču z dne 9. januarja 2009, katerega kopija je bila poslana Evropskemu parlamentu, podrobno opisano ozadje stališča Komisije. Poudarja, da je pristop Komisije usklajen s pristopom drugih ključnih donatorjev (npr. Mednarodnega denarnega sklada in Svetovne banke). Hkrati ugotavlja, da pristop, ki bi temeljil na minimalnih standardih, ne bi bil skladen s smernicami OECD o podpori reforme javnofinančnega upravljanja in pariškimi in akrskimi načeli o učinkovitosti pomoči.

45. Sodišče je v svojih letnih poročilih o Evropskih razvojnih skladih za proračunski leti 2006 (31)in 2007 (32)priporočilo, da bi bilo treba spoštovanje Sporazuma iz Cotonouja oceniti prek primerjave s temeljnimi zahtevami. Komisija tega priporočila ni sprejela, saj meni, da ni ustrezno določiti skupnih minimalnih standardov, ki bi se enotno uporabljali v vseh državah. Kot je Evropski parlament navedel v svojem poročilu o razrešnici za proračunsko leto 2007 (33), ta pristop Komisiji daje visoko stopnjo svobode pri presoji, zaradi česar je potrebna enako visoka stopnja preglednosti. Kot je Sodišče navedlo v svojem Posebnem poročilu št. 2/2005 o proračunski pomoči ERS državam AKP (34), mora biti ocena skladnosti z zahtevami Sporazuma iz Cotonouja predstavljena na strukturiran in formaliziran način. 45. Komisija razume in sprejema zahtevo po še večji preglednosti pri obravnavanju proračunske podpore. V tej zvezi Komisija predlaga, da v prihodnjih letnih poročilih o „razvojni politiki in politiki zunanje pomoči Evropske skupnosti ter njunem izvajanju“ zagotovi bolj izčrpno obravnavanje vprašanj v zvezi s proračunsko podporo. Komisija priznava, da so s sprejetjem bolj strukturiranega in formaliziranega pristopa k ocenjevanju upravičenosti do proračunske podpore, skladno s Sporazumom iz Contouja, mogoče izboljšave. Komisija zato izboljšuje navodila o proračunski podpori, da okrepi svoj pristop.

46. Kot je omenjeno v Letnem poročilu Sodišča o Evropskih razvojnih skladih za proračunsko leto 2007 (35), so sporazumi o financiranju za programe proračunske podpore, financirane iz devetega ERS, pogosto nepopolni ali nejasni in tako ne zagotavljajo dovolj jasnega okvira za izvedbo takšne strukturirane in formalizirane ocene. Sodišče je v letu 2008 opazilo bistveno izboljšanje sporazumov o financiranju za programe proračunske podpore, financirane iz desetega ERS. V nekaterih primerih bi bilo mogoče dodatno izboljšati opredeljevanje prednostnih ukrepov upravljanja javnih financ, ki jih mora izvesti država prejemnica, in virov informacij, da se preveri spoštovanje dogovorjenih pogojev. 46. Komisija pozdravlja dejstvo, da Sodišče priznava izboljšanje jasnosti nedavnih sporazumov o financiranju. Hkrati Komisija tudi priznava, da so mogoče nadaljnje izboljšave, in tako še izboljšuje navodila, s ciljem obravnavati točke, na katere je opozorilo Sodišče glede vzpostavitve jasnih pričakovanj reforme na področju javnofinančnega upravljanja in spremljanja napredka na teh področjih.

Notranja revizija

47. Oddelek za notranjo revizijo je deloval uspešno in v skladu s svojim glavnim ciljem, generalnemu direktorju podati zagotovilo o uspešnosti in učinkovitosti procesov obvladovanja tveganja, kontrole in notranjega upravljanja v uradu EuropeAid. Rezultati dela, ki je bilo izvedeno v letu 2008, po mnenju tega oddelka kažejo, da ni pomembnih sistemskih slabosti, ki bi lahko negativno vplivale na delovanje sistema notranje kontrole kot celote. Sodišče opozarja na dejstvo, da pri reviziji, ki jo je izvedel oddelek za notranjo revizijo, ni bilo mogoče pridobiti celotnega zagotovila o tem, da bi sistem CRIS za ERS od januarja 2009 zmogel zagotavljati zanesljive in točne operativne informacije. 47. Ko se je izvajala revizija oddelka za notranjo revizijo, je bil sistem CRIS še vedno v razvojni fazi. Vendar so že bili sprejeti vsi ukrepi, potrebni za zagon sistema v začetku leta 2009. Prehod na sistem CRIS/ABAC je bil izveden v skladu s časovnim razporedom in dejavnosti se začele kot običajno v začetku leta 2009.

48. Služba Komisije za notranjo revizijo je skupaj z oddelkom za notranjo revizijo izvedla revizijo postopkov za finančno poslovodenje v direktoratu, ki je bil odgovoren za države AKP, in sicer glede njegovih delegacij s prenesenimi pooblastili, izvedla pa je tudi revizijo izterjav (36). Revizijske ugotovitve so skladne z ugotovitvami Sodišča glede upravljanja bančnih jamstev (glej odstavek 24), uporabe revizije CRIS (glej odstavek 39) in centraliziranega nadaljnjega ukrepanja na podlagi revizij, ki jih naročijo delegacije (glej odstavek 40).

49. Služba za notranjo revizijo je v okviru nadaljnjega ukrepanja izvedla revizijo izvajanja sporazuma FAFA (37). Njen zaključek je bil, da je tako na ravni partnerjev kot na ravni projektov treba okrepiti okolje kontroliranja, predvsem z boljšim usklajevanjem in dogovorom z organi ZN pri vprašanjih, povezanih s preverjanjem in zagotovilom. 49. Poročilo priznava napredek pri izvajanju večine priporočil. Vprašanje preverjanja je bilo obravnavano na 6. srečanju FAFA v Bruslju (9. aprila). Komisija med revizijskimi obiski partnerjev ZN za namene preverjanja dosledno uporablja revizijska pooblastila.

Zaključki in priporočila

50. Sodišče je na podlagi svojega revizijskega dela prišlo do zaključka, da računovodski izkazi ERS za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2008, v vseh pomembnih vidikih pošteno predstavljajo finančno stanje Evropskih razvojnih skladov in izide njihovih dejavnosti ter denarnih tokov za leto, ki se je takrat izteklo, v skladu z določbami finančne uredbe in računovodskimi pravili, ki jih je sprejel računovodja. Sodišče opozarja na opažanje v odstavku 15 o rezervaciji za nastale stroške.

51. Zaradi okoliščin, opisanih v odstavku 21, Sodišče ni moglo v celoti revidirati 10 plačil v vzorcu, ki so bila izplačana določenim mednarodnim organizacijam. Zato Sodišče ne more podati mnenja o pravilnosti odhodkov, ki znašajo 190 milijonov EUR, tj. 6,7 % letnih odhodkov.

52. Sodišče je ob upoštevanju omejitve iz prejšnjega odstavka in na podlagi svojega revizijskega dela prišlo do naslednjega zaključka za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2008: 52.

(a) v prihodkih in prevzetih obveznostih Evropskih razvojnih skladov ni bilo pomembnih napak;

(b) na plačila Evropskih razvojnih skladov so vplivale pomembne napake. Najverjetnejša stopnja napake je med 2 % in 5 %. (b) Komisija bi poudarila, da je na skupno stopnjo napak močno vplivala ena delegacija, ki je morala delati v pokonfliktnem okolju.

53. Sodišče je na podlagi svojega revizijskega dela prišlo do zaključka, da so nadzorni in kontrolni sistemi urada EuropeAid delno uspešni pri zagotavljanju pravilnosti plačil. V Prilogi 1, del 2 je prikazana ocena, ki jo je Sodišče podalo o nadzornih in kontrolnih sistemih v uradu EuropeAid (38).

54. EuropeAid je v letu 2008 še naprej bistveno izboljševal svoje nadzorne in kontrolne sisteme. Začel je uporabljati nova revizijska pooblastila za revizije in izvajal informacijski sistem za upravljanje - revizija CRIS, s katero bi moral izboljšati svojo zmogljivost tako za načrtovanje in spremljanje revizij kot za analiziranje revizijskih ugotovitev in priporočil ter nadaljnje ukrepanje po njih. Letno poročilo o dejavnostih je bolje strukturirano, jasnejše in bolj informativno, predvsem zaradi večje uporabe kvantitativnih kazalnikov. Mogoče bi bilo podati jasnejše zaključke o tem, kako rezultati različnih kontrol prispevajo k zagotovilu generalnega direktorja, in razviti ključni kazalnik ocenjenega finančnega učinka napak, ki preostanejo še po izvedbi vseh predhodnih in naknadnih kontrol. 54. Komisija priznava, da je kot del njenih stalnih prizadevanj za izboljšanje skupnega sistema notranje kontrole potrebno dodatno delo na področju zgradbe kontrolnih sistemov za zunanjo pomoč in njihov prispevek k Izjavi generalnega direktorja o zanesljivosti. Urad EuropeAid bo ob upoštevanju tega in v povezavi z delom Komisije na področju dopustnega tveganja v letu 2010 izvedel pregled svoje strategije kontrol.

55. Urad EuropeAid je vzpostavil obširno strategijo kontroliranja in si prizadeva za zagotavljanje učinkovitejšega in uspešnejšega izvajanja kontrol. Pri tem bi bilo treba upoštevati naslednja priporočila: 55.

(a) predhodne preglede bi bilo treba izboljšati tako, da se večjo pozornost nameni ključnim tveganjem; (a) Osnovni mehanizem za zagotavljanje zanesljivosti glede pravilnosti so predhodni pregledi, ki se izvajajo pri vsaki transakciji, preden je odobrena. Predhodne kontrole so pomembne, ker preprečujejo napake in odpravljajo potrebo po naknadnih popravnih ukrepih. Pri izvajanju pregledov se upošteva raven tveganja. Urad EuropeAid je izvedel vrsto ukrepov, zlasti glede usposabljanja za boljše upoštevanje ponavljajočih se tveganj.

(b) letni revizijski načrti bi morali biti pripravljeni na podlagi bolj strukturirane analize tveganj in bolj realistične ocene temu namenjenih sredstev; (b) Analiza tveganja, ki jo je treba izvesti pri pripravi letnega revizijskega načrta, predvideva stopnjo prožnosti, ki je potrebna v kompleksnem in neprestano spreminjajočem se okviru zunanje pomoči. Vendar bo treba spoštovati temeljna načela, natančno določena v metodologiji. V okviru priprav letnega revizijskega načrta za leto 2009 so bile delegacije povabljene, da posebno pozornost namenijo razpoložljivosti sredstev.

(c) izvajanje letnih revizijskih načrtov bi bilo treba skrbno spremljati tekom celotnega leta, da se pravočasno odkrijejo večja odstopanja in sprejmejo popravni ukrepi; (c) Od junija 2008 se izvajanje letnega revizijskega načrta redno spremlja in predstavlja na srečanjih uprave. Razčlenitev izvajanja po geografskih področjih in sedežih/delegacijah omogoča sprejetje ustreznih popravnih ukrepov.

(d) funkcije revizije CRIS bi bilo treba razviti tako, da bi omogočale večjo učinkovitost in uspešnost nadzora revizijskih dejavnosti, analize revizijskih ugotovitev in priporočil ter nadaljnjega ukrepanje po njih; (d) Revizija CRIS se redno izboljšuje. Od začetka leta 2009 se na primer vsaka revizija, dogovorjena v CRIS, samodejno poveže s številko revizije CRIS, s čimer se zaključi postopek prijave v reviziji CRIS. Druge izboljšave, kot je bolj točna registracija revizijskih ugotovitev in neupravičenih stroškov, so načrtovane za naslednje mesece.

(e) Urad EuropeAid bi moral zagotoviti, da delegacije podatke v reviziji CRIS evidentirajo celovito in pravočasno; (e) V začetku leta 2008 je generalni direktor poslal sporočilo z navodili, v katerem od zadevnih služb (sedežev in delegacij) zahteva, da vse revizije vnesejo v revizijo CRIS. To se je v letu 2009 spremljalo in odgovorne enote so vodje nalog revizije redno opominjale o tej obveznosti.

(f) glede na rezultate pristopa, ki ga je sprejel direktorat, odgovoren za države AKP, bi moral urad EuropeAid pregledati sistem naknadne kontrole transakcij, da bi ocenil, ali je treba razširiti obseg takšnih kontrol in ali je takšna razširitev izvedljiva. (f) Glede naknadne kontrole transakcij urad EuropeAid trenutno ocenjuje, ali bi bilo mogoče preglede, ki jih izvaja direktorat, odgovoren za države AKP, razširiti na druge direktorate. Vendar bodo pri tem upoštevane omejitve prednostnih sredstev in virov.

56. Sodišče uradu EuropeAid glede proračunske podpore priporoča, da: 56.

(a) si še naprej prizadeva podpreti svoje sklepe o upravičenosti do proračunske podpore, tako da strukturirano in formalno prikaže, da ima država prejemnica relevanten program reform za odpravo vseh bistvenih slabosti v predvidljivem času in da je zavezana njegovemu izvajanju; (a) Komisija soglaša in še naprej popravlja navodila za reševanje tega vprašanja. Pričakuje se, da bo to dokončano do konca leta 2009. Komisija tudi namerava še izboljšati preglednost svoje proračunske podpore s krepitvijo svojega poročanja.