o uporabi Uredbe (ES) št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije v letu 2021

2.Dajanje informacij in dokumentov na voljo prek registrov in spletnih mest





1.Uvod

To letno poročilo, pripravljeno v skladu s členom 17(1) Uredbe (ES) št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (v nadaljnjem besedilu: Uredba (ES) št. 1049/2001), zajema izvajanje s strani Evropske komisije v letu 2021 in temelji na statističnih podatkih, povzetih v Prilogi . Poročilo se nanaša tudi na ugotovitve evropske varuhinje človekovih pravic v zvezi z izvajanjem Uredbe s strani Evropske komisije in sodnimi odločbami, ki jih izdajo sodišča EU.

Evropska komisija je tudi v letu 2021 še naprej izpolnjevala svoje obveznosti glede preglednosti v senci pandemije COVID-19, pa tudi glede na ambicije za okrevanje iz instrumenta NextGenerationEU. To je vplivalo na število in naravo posebnih prošenj, predloženih v skladu z Uredbo.

Iz statističnih podatkov je razvidno število prejetih prošenj in odgovorov v letu 2021. Poleg tega ti podatki vsebujejo natančnejše statistične podatke, pridobljene za prejšnja leta na podlagi naknadnih rednih popravkov kodiranja.

Statistični podatki kažejo, da so bili zahtevani dokumenti v začetni fazi v celoti ali delno razkriti v skoraj 74 % od 8 280 primerov, v potrdilni fazi pa je bil širši ali celo popoln dostop odobren v 38 % od 247 pregledanih primerov. Podatki ne potrjujejo le odprtosti Evropske komisije, ampak tudi zavezanost institucije pravici dostopa do dokumentov v okviru njene splošne politike preglednosti.

Pri Evropski komisiji začetne prošnje za dostop do dokumentov decentralizirano obravnavajo različni generalni direktorati in službe. Vsak generalni direktorat in vsaka služba za to nalogo imenuje vsaj enega pravnega strokovnjaka, ki deluje kot „koordinator za dostop do dokumentov“. Odvisno od velikosti službe in števila prejetih prošenj tem koordinatorjem, ki so zadolženi za usklajevanje osnutkov odgovorov z enotami, pristojnimi za zadevna področja politike, po navadi pomaga podporno osebje.

Potrdilne prošnje obravnava posebna skupina znotraj enote Generalnega sekretariata za preglednost, upravljanje dokumentov in dostop do dokumentov in tako zagotovi neodvisen upravni pregled odgovora iz začetne faze. Poleg tega enota zagotavlja horizontalne smernice, usposabljanje in svetovanje vsem generalnim direktoratom in službam Evropske komisije glede izvajanja Uredbe v tesnem sodelovanju s pravno službo ter usklajevanje in enotno izvajanje podrobnih pravil za uporabo Uredbe (ES) št. 1049/2001.

Ta enota upravlja tudi Gestdem – sistem informacijske tehnologije za celotno Evropsko komisijo, namenjen obravnavanju začetnih in potrdilnih prošenj za dostop do dokumentov. Vzporedno je Evropska komisija leta 2021 nadalje razvijala prihodnji sistem za obravnavo prošenj za dostop prek elektronskega spletnega portala, in sicer sistem za elektronski dostop do dokumentov Evropske komisije (ang. Electronic Access to European Commission Documents – EASE). Prva različica EASE bo začela delovati leta 2022 in bo zagotavljala:

(1).nov spletni portal, ki bo državljanom omogočal, da (i) vložijo prošnje za dostop do dokumentov Komisije in imajo pregled nad njimi, (ii) komunicirajo s Komisijo ter (iii) poiščejo že razkrite dokumente, ter

(2).nov sistem za vodenje zadev, ki bo osebju Komisije omogočal registracijo, pripis in obravnavo prošenj za dostop do dokumentov. Nadomestil bo Gestdem, sedanji sistem informacijske tehnologije, ki se uporablja za ta namen.

Službam Komisije v zvezi z arhivi vseh prejšnjih komisarjev in kabinetov zagotavlja pomoč zgodovinski arhiv Komisije. V zvezi s prošnjami za dostop do dokumentov je zgodovinski arhiv Komisije leta 2021 službam Komisije zagotovil pomoč v 175 primerih, zlasti Generalnemu sekretariatu (22) ter generalnim direktoratom za podnebno politiko (19), raziskave in inovacije (18), trgovino (14), energijo (11) ter zdravje in varnost hrane (8).

2.Dajanje informacij in dokumentov na voljo prek registrov in spletnih mest

Komisija na različnih spletnih mestih in v različnih registrih objavlja najrazličnejše pravne dokumente, dokumente politike, administrativne in druge dokumente. Številni so na voljo v registru dokumentov Komisije, registru delegiranih aktov in drugih poslovnih registrih, ki jih upravlja Generalni sekretariat, druge pa je mogoče najti na spletnih mestih, ki jih upravljajo generalni direktorati, ali na spletišču EUR-Lex.

Posodobljena različica registra dokumentov Komisije (v nadaljnjem besedilu: RegDoc) je začela delovati 17. maja 2021. Vključuje nove funkcije iskanja, izboljšan uporabniški vmesnik in izboljšan prikaz dokumentov. Od leta 2022 se bodo v RegDoc začele objavljati nove vrste dokumentov. Zaradi izboljšane informacijske arhitekture se lahko RegDoc poveže z nekaterimi drugimi registri, ki jih upravlja Generalni sekretariat Evropske komisije. To je naslednja faza projekta. Na podlagi takih povezovanj bodo dokumenti, objavljeni v drugih registrih Generalnega sekretariata, na voljo tudi prek RegDoc.

Leta 2021 je bilo v RegDoc dodanih 15 009 novih dokumentov (glej preglednico 1 v Prilogi), ki spadajo v naslednje kategorije: C, COM, JOIN, OJ, PV, SEC ali SWD .

Leta 2021 je število obiskovalcev spletnega mesta „Dostop do dokumentov“ na spletišču Europa doseglo 15 222 v primerjavi s 14 716 v predhodnem letu. Podobno se je število obiskanih strani (33 508) povečalo za več kot 37 % (glej preglednico 2 v Prilogi).

3.Analiza prošenj za dostop do dokumentov

3.0.Število prošenj (preglednici 3 in 4 v Prilogi)

Kot je prikazano v spodnjem diagramu, je bilo leta 2021 prejetih 8 420 začetnih prošenj. To število pomeni 5,2-odstotno povečanje v primerjavi z letom 2020. Evropska komisija je predložila 8 280 odgovorov v skladu z Uredbo (ES) št. 1049/2001 in skupaj 9 141 odgovorov.