[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 30.7.2008

COM(2008) 499 konč.

Sporočilo Komisije Evropskemu parlamentu in Svetu

LETNO POROČILO ORGANU, KI DA RAZREšNICO, O NOTRANJIH REVIZIJAH, OPRAVLJENIH LETA 2007

{SEC(2008) 2361 konč.}

KAZALO

1. Uvod 3

2. Delovno okolje in načrt revizij 3

2.1. Delovno okolje 3

2.2. Razvoj na področju postopka notranje revizije 4

2.3. Izvajanje načrta revizij Službe za notranjo revizijo 5

2.4. Strinjanje revidirancev in zainteresiranih strani s priporočili ter njihova stališča 8

3. Glavne ugotovitve in priporočila 9

4. Sklepne ugotovitve 12

Letno poročilo

ORGANU, KI DA RAZREšNICO, O NOTRANJIH REVIZIJAH, OPRAVLJENIH LETA 2007

UVOD

To poročilo seznanja organ, ki da razrešnico, z delom, ki ga je opravila Služba Komisije za notranjo revizijo v skladu s členom 86(4) finančne uredbe. Poročilo temelji na poročilu Službe za notranjo revizijo v skladu s členom 86(3) finančne uredbe o ključnih revizijskih ugotovitvah ter v skladu s strokovnimi standardi o vprašanjih glede izpostavljenosti velikim tveganjem, kontrole in vodenja podjetij.

To poročilo temelji na leta 2007 dokončanih revizijskih in svetovalnih poročilih Službe za notranjo revizijo. Obravnava samo revizijsko in svetovalno delo, povezano z generalnimi direktorati in službami Komisije ter njenimi izvajalskimi agencijami. Ne zajema dela Službe za notranjo revizijo v zvezi z drugimi agencijami ali organi.

Odzivi Komisije na ugotovitve in sklepne ugotovitve notranjega revizorja so zajeti v zbirnem poročilu o letnih poročilih generalnih direktorjev o dejavnostih. V tem zbirnem poročilu, ki je bilo sprejeto istočasno, je Komisija zavzela stališče do medsektorskih vprašanj, ki so jih zastavili notranji revizor, Evropsko računsko sodišče in organ, ki da razrešnico, ali ki sta jih v svojem preglednem poročilu opredelila Odbor za spremljanje poteka revizij in generalni direktor za proračun. To pomeni, da se Komisija z nekaterimi pogledi ali mnenji v tem poročilu ne strinja nujno v celoti. Ta razlika v pogledih kaže na normalen potek dialoga med institucijo in njenim notranjim revizorjem.

DELOVNO OKOLJE IN NAčRT REVIZIJ

Delovno okolje

V okviru reforme Komisije je bilo leta 2000 uvedenih 24 standardov notranjega kontroliranja in z njimi povezane „temeljne zahteve“. Ti standardi so bili leta 2007 pregledani in spremenjeni, da bila namesto skladnosti bolj poudarjena učinkovitost, da bi se poenostavila njihova ubeseditev in da bi se povečala ozaveščenost vsega osebja glede teh standardov, pa tudi nefinančnih vprašanj. Spremenjeni standardi so začeli veljati 1. januarja 2008, generalni direktorati in službe pa morajo zdaj na podlagi procesa ocene tveganj izbrati, katerim standardom želijo nameniti prednost, da bi prikazali učinkovitost.

V sklepnih ugotovitvah drugega poročila o napredku glede Akcijskega načrta Komisije za integriran okvir notranje kontrole je navedeno, da je bil dosežen napredek pri oceni sistemov upravljanja in kontrole pri strukturnih skladih, opredelitvi in dodelitvi odgovornosti za kontrolo pri deljenem upravljanju ter predstavitvi zagotovil v letnih poročilih generalnih direktoratov o dejavnostih.

Leto 2007 je prvo leto izvajanja finančnega okvira za obdobje 2007–2013 z novim pristopom glede kontrol na raziskovalnem področju ter novim postopkom načrtovanja programov za strukturne sklade na podlagi skupnih standardov finančnega poslovodenja, kontrol in vrednotenja (npr. države članice predložijo povzetke razpoložljivih revizij in izjav).

Leta 2007 je računovodja Komisije prvič potrdil zaključne račune v skladu s spremenjeno finančno uredbo[1]. Pomemben napredek je bil dosežen pri razvoju informacijskega sistema ABAC. Računi izločenih sredstev delegacij so bili v celoti vključeni v ABAC januarja 2007, pripravljen je bil posodobljen projektni načrt za prehod računovodskih izkazov Evropskega razvojnega sklada na ABAC in službe Komisije so si prizadevale, da bi ga izpeljale.

Komisija je nadaljevala uvedbo svojih določb za neprekinjeno poslovanje. Vsi generalni direktorati Komisije so tako predložili potrjene načrte za neprekinjeno poslovanje. Nekateri generalni direktorati so svoje načrte že začeli preizkušati. Leta 2007 je potekalo skupno obveščanje za neprekinjeno poslovanje in preizkušanje splošnega načrta za neprekinjeno poslovanje. Prizadevanja so zdaj osredotočena na ozaveščanje, usposabljanje in nadaljnjo izmenjavo pridobljenih izkušenj.

Uveden je bil nov dinamičen pristop k neprepustnosti za goljufije[2]. Prejšnji postopek vnaprejšnjega posvetovanja o zakonodajnih osnutkih, uveden leta 2001, bo še naprej na razpolago, vendar bo poleg tega urad OLAF na podlagi svojih preiskovalnih dejavnosti Komisiji zagotavljal več podatkov. Urad OLAF bo pripravil strukturirano večdisciplinsko analizo lastnih preiskovalnih dejavnosti, poleg tega pa bo oprl to novo dejavnost za neprepustnost za goljufije na obsežno podlago informacij, vključno z revizijskimi ugotovitvami Službe za notranjo revizijo in oddelkov za notranjo revizijo.

Služba za notranjo revizijo je imela še naprej popolno podporo podpredsednika Siima Kallasa in Odbora za spremljanje poteka revizij, kar ji je omogočilo, da je pri opravljanju svojih funkcij ohranila svojo neodvisnost in objektivnost. Junija 2007 je bil sprejet spremenjen statut Odbora za spremljanje poteka revizij.

Komisija je na podlagi priporočila iz poročila notranjega revizorja iz leta 2006 izdala poročilo o vodenju v 22 jezikih.

Razvoj na področju postopka notranje revizije

Komisija je posodobila listino o nalogah Službe za notranjo revizijo in uvedla vzorčni statut za oddelke za notranjo revizijo. Glavne točke tega statuta so odgovornost, neodvisnost, objektivnost in obveznosti. To izhaja iz sklepne ugotovitve iz letnega poročila notranjega revizorja iz leta 2006, da je treba izboljšati učinkovitost in trdnost strukture notranje revizije. Služba za notranjo revizijo bo z letom 2009, zadnjim letom izvajanja sedanjega načrta revizij, začela izdajati tudi letna splošna mnenja o notranjih kontrolah na Komisiji.

Na podlagi poročila Službe za notranjo revizijo o pregledu kakovosti vseh oddelkov za notranjo revizijo je bilo leto 2007 prvo leto cikla strateškega načrtovanja revizij 2007–2009 s skupnim načrtovanjem revizij oddelkov za notranjo revizijo in Službe za notranjo revizijo ter oceno tveganj, ki je dajala prednost pristopu enotne revizije. To je močno utrdilo revizijski okvir, okrepilo neodvisnost oddelkov za notranjo revizijo ter še bolj spodbudilo sodelovanje med oddelki za notranjo revizijo in Službo za notranjo revizijo. To sodelovanje se je še okrepilo z mrežo Auditnet (vzorčni statut za oddelke za notranjo revizijo, revizijska mnenja in letno mnenje oddelkov za notranjo revizijo).

Začelo se je drugo zunanje ocenjevanje kakovosti Službe za notranjo revizijo. Končalo se bo leta 2008 z izdajo neodvisnega mnenja o skladnosti Službe za notranjo revizijo z mednarodno priznanimi standardi Inštituta notranjih revizorjev. Po predhodni oceni je Služba za notranjo revizijo na splošno skladna s standardi Inštituta notranjih revizorjev, razen glede upravljanja virov (pogoste menjave osebja, revizijske in nerevizijske funkcije) ter kakovosti obveščanja (časovni zamik med koncem dela na terenu in končnim poročilom, razprava o ugotovitvah z revidirancem), pri katerih je Služba za notranjo revizijo delno skladna s temi standardi.

Notranji revizor in osebje Službe za notranjo revizijo so bili dejavno udeleženi pri sodelovanju med Evropsko skupnostjo in Združenimi narodi na področju uprave in finančnega poslovodenja. Prispevali so tudi na srečanjih strokovnjakov s tega področja na mednarodni ravni: na svetovni konferenci Inštituta notranjih revizorjev, na konferenci predstavnikov služb za notranjo revizijo pri Organizaciji združenih narodov in večstranskih finančnih institucijah ter na drugi specializirani konferenci za notranje revizorje v srednji Evropi. Služba za notranjo revizijo je bila zastopana tudi na srečanju „koordiniranih organizacij“.

Letna konferenca Službe za notranjo revizijo je spodbudila razmišljanja v zvezi s splošnim revizijskim mnenjem. Služba za notranjo revizijo je zdaj vključila načrt splošnega revizijskega mnenja v svoj letni načrt upravljanja za leto 2008, da bi lahko izdala svoje prvo splošno mnenje ob koncu izvajanja strateškega načrta revizij za obdobje 2007–2009.

Izvajanje načrta revizij Službe za notranjo revizijo

Odbor za spremljanje poteka revizij je 2. februarja 2007 potrdil strateški načrt revizij Službe za notranjo revizijo za obdobje 2007–2009, pripravljen v tesnem sodelovanju z oddelki za notranjo revizijo.

Delovni program za leto 2007 je bil izveden 95-odstotno: leta 2007 je bilo namreč dokončanih 68 poročil (41 revizijskih poročil, 25 poročil o nadaljnjem ukrepanju in 2 pismi poslovodstvu). Povzetki teh poročil so na razpolago v prilogi.

GD/Služba | Revizijska naloga | Datum izdaje |

Upravni in drugi podporni sistemi |

SG/BUDG/REGIO/ EMPL/RTD/ ADMIN/DIGIT/INFSO/ JLS/AIDCO | postopek dajanja zagotovil v letnih poročilih o dejavnostih | 21. januar 2008[3] |

ADMIN | faza I spremljanja upravljanja človeških virov | 13. december |

BUDG | ABAC – uvedba računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka | 3. maj |

BUDG | primerjalna analiza sistemov računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka in finančnega poročanja, ki jih uporabljajo Evropska komisija in nekatere države članice | 26. april |

COMM | pregled nakupa poslovnih zgradb na Cipru | 14. september |

COMM | posebno poročilo o razpisnih postopkih za storitve prenosa na GD COMM | 14. december |

DGT | upravljanje povpraševanja po prevodih | 13. junij |

DGT | spremljanje potrjevanja samoocene oddelka za notranjo revizijo na DGT s strani Službe za notranjo revizijo | 14. december |

DIGIT | javna naročila in opravljanje storitev v zvezi z informacijskimi tehnologijami na GD DIGIT | 5. december |

EPSO | nadaljnje ukrepanje po delnem pregledu izbirnih postopkov, ki jih upravlja EPSO | 18. december |

ESTAT | druga naknadna revizija po poglobljeni reviziji Eurostata | 9. marec |

ESTAT | javna naročila in opravljanje storitev v zvezi z informacijskimi tehnologijami | 20. november |

OIB | upravljanje javnih naročil na OIB | 3. april |

OIB | upravljanje javnih naročil za zgradbe na OIB | 3. april |

OIB | spremljanje infrastrukture zgradb, ki jo upravlja Evropska komisija | 8. februar |

OIB | spremljanje preizkušanja transakcij | 20. april |

OIB | ocena izbranih standardov notranjega kontroliranja | 4. oktober |

OIL | upravljanje javnih naročil | 3. april |

PMO | kontrole izplačevanja pokojnin | 7. september |

SCIC | spremljanje potrjevanja samoocene oddelka za notranjo revizijo na SCIC | 29. november |

Notranje politike |

COMP | poročilo o nadaljnjem ukrepanju po reviziji kontrol informacijskih tehnologij | 16. maj |

EAC | ABAC – uvedba računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka na GD EAC, zaključena leta 2006 | 18. julij |

EAC | poročilo o nadaljnjem ukrepanju po uvedbi sistema ABAC | 18. julij |

EACEA | uvedba finančnih tokov za operativni proračun Izvajalske agencije za izobraževanje, avdiovizualno in kulturo | 19. marec |

ENTR | naknadne kontrole po pismu poslovodstvu | 20. april |

ENTR | poročilo o nadaljnjem ukrepanju v zvezi s finančnim poslovodenjem mreže inovacijskih relejnih centrov | 23. oktober |

ENTR | spremljanje potrjevanja samoocene oddelka za notranjo revizijo na GD ENTR | 18. december |

ENV | spremljanje izvajanja prava ES | 22. januar |

ENV | druga naknadna revizija po poglobljeni reviziji GD ENV leta 2004 | 29. marec |

ENV | upravljanje nepovratnih sredstev za druge programe kot za Life | 18. september |

INFSO | naknadne kontrole | 20. februar |

JRC | druga naknadna revizija po poglobljeni reviziji JRC leta 2004 | 21. september |

MARKT | poročilo o nadaljnjem ukrepanju v zvezi s finančnim poslovodenjem in finančnimi tokovi na GD MARKT | 18. januar |

RTD | poročilo o nadaljnjem ukrepanju po poglobljeni reviziji GD RTD (2003) ter reviziji finančnih tokov in finančnega poslovodenja na GD RTD (2005) | 16. marec |

RTD | javna naročila in opravljanje storitev v zvezi z informacijskimi tehnologijami | 30. november |

TAXUD | javna naročila in opravljanje storitev v zvezi z informacijskimi tehnologijami | 18. oktober |

TREN | poročilo o nadaljnjem ukrepanju po reviziji finančnega poslovodenja in finančnih tokov na GD TREN | 20. marec |

TREN | poročilo o nadaljnjem ukrepanju po reviziji lokalnih postopkov za upravljanje informacijskih tehnologij | 7. september |

TREN-IEEA | Izvajalska agencija za inteligentno energijo, GD TREN | 30. januar |

TREN | spremljanje potrjevanja samoocene oddelka za notranjo revizijo na GD TREN | 20. december |

Strukturni ukrepi in skupna kmetijska politika |

AGRI | lokalni informacijski sistemi GD AGRI, iz katerih se vnašajo podatki v ABAC | 25. maj |

AGRI | intervencije na kmetijskih trgih | 23. november |

AGRI | poročilo o nadaljnjem ukrepanju v zvezi s strukturnimi skladi – jamstveni oddelek EKUJS | 22. november |

EMPL | preprečevanje in odkrivanje goljufij pri strukturnih skladih | 19. december |

EMPL | izvajanje programov v novih državah članicah | 12. december |

FISH | poročilo o naknadni reviziji strukturnih skladov – Finančni instrument za usmerjanje ribištva | 20. julij |

REGIO | izvajanje programov v novih državah članicah | 13. november |

REGIO | spremljanje ESRR – revizija izvajanja člena 38 Uredbe Sveta št. 1260/1999 | 14. december |

REGIO | preprečevanje in odkrivanje goljufij pri strukturnih skladih | 19. december |

Zunanje politike |

AIDCO | upravičenost stroškov v zvezi z Okvirnim finančnim in upravnim sporazumom z Združenimi narodi – dejavnosti GD AIDCO | 19. junij |

AIDCO | dejavnosti naknadne kontrole | 18. julij |

AIDCO | naknadna revizija financiranja nevladnih organizacij | 31. julij |

AIDCO | finančno poslovodenje glavnih programov na direktoratu D | 20. december |

ECHO | naknadna revizija financiranja nevladnih organizacij | 6. junij |

ECHO | orodja spremljanja in nadzorovanja | 23. november |

ECHO, ADMIN | pismo poslovodstvu o varnostnih vprašanjih na GD ECHO | 29. november |

ELARG | poročilo o naknadni reviziji po poglobljeni reviziji GD ELARG | 15. marec |

RELEX | naknadna revizija po reviziji dela s tajnimi podatki in sporočili med delegacijami in GD RELEX | 4. julij |

TRADE | izvajanje izbranih standardov notranjega kontroliranja | 13. junij |

Strinjanje revidirancev in zainteresiranih strani s priporočili ter njihova stališča

Leta 2007 so se revidiranci v 99 % primerov strinjali z revizijskimi priporočili, v 1 % primerov pa so jih zavrnili.

Revizije Komisije in njenih izvajalskih agencij |

Priporočila | Strinjanje | Zavrnitev | V % | Skupaj |

Nujna | 5 | 1 | 2 | 6 |

Zelo pomembna | 111 | 0 | 41 | 111 |

Pomembna | 129 | 3 | 49 | 132 |

Zaželena | 20 | 0 | 8 | 20 |

V % | 99 | 1 |

Skupaj | 265 | 4 | 269 |

V svojih povratnih informacijah so revidiranci obseg in izvedbo revizij na lestvici od 1 (najvišje) do 4 (najnižje) ocenili s povprečnim rezultatom 1,86 (prejšnja leta: 1,95 leta 2006 in 1,82 leta 2005). V novi anketi za zainteresirane strani je bilo 80,5 % vprašanih mnenja, da ima Služba za notranjo revizijo jasno revizijsko strategijo (za primerjavo: prej jih je tako menilo 75 %), 82,9 % jih je menilo, da so bile revizije opravljene pošteno, objektivno in pravično (85,7 % leta 2006), 48,8 % (prej 60,7 %) pa, da so priporočila Službe za notranjo revizijo koristna. Na splošno je bilo 80,5 % vprašanih (prej 55,4 %) mnenja, da delo Službe za notranjo revizijo prispeva h kakovosti sistemov upravljanja in kontrole na Komisiji.

GLAVNE UGOTOVITVE IN PRIPOROčILA

Postopek dajanja zagotovil v letnih poročilih o dejavnostih

Z revizijami se je ocenila učinkovitost postopka dajanja zagotovil v letnih poročilih o dejavnostih, ki je ključni element strukture vodenja Komisije in najboljša praksa na svetovni ravni. Revizije so se nanašale na šest operativnih generalnih direktoratov in štiri horizontalne službe. Postopek letnih poročil o dejavnostih se nenehno izboljšuje (npr. z medsebojnimi pregledi in spremembami stalnih navodil). Na podlagi revizije so bila stalna navodila, ki jih je izdal generalni sekretariat, že spremenjena v skladu s predlogi Službe za notranjo revizijo: zdaj vsebujejo jasnejša navodila o tem, kako različni elementi izboljšujejo zagotovila, vključno z razlago, kako prispeva k zagotovilu mnenje oddelka za notranjo revizijo; natančno opredelitev strategije kontrol; sistematično in obvezno uporabo ključnih kazalnikov delovanja sistemov kontrole; uskladitev z ugotovitvami Evropskega računskega sodišča ter pojasnitev zamud pri uresničevanju nujnih in zelo pomembnih priporočil iz notranjih revizij. Načrtuje se obsežnejši medsebojni pregled za pripravo popolnejšega in doslednejšega zbirnega poročila. Čeprav lahko generalni direktorati poročajo o pomembnejših nefinančnih pomanjkljivostih v svojih letnih poročilih o dejavnostih, je Služba za notranjo revizijo opozorila na omejitve izjav poslovodstva o zanesljivosti, saj slednje ne zajemajo niti nefinančnih niti sistemskih odgovornosti.

Delo z občutljivimi/tajnimi podatki in fizična varnost

Tveganjem v zvezi z varstvom podatkov je treba nameniti več pozornosti. Služba za notranjo revizijo je izdala priporočila o formalizirani politiki varnostnega preverjanja in potrebi po okrepljenih kontrolah varnosti podatkovnih zbirk, da bi se izognili morebitnemu uhajanju občutljivih podatkov ali dostopu nepooblaščenih oseb do njih. Občasno notranja navodila ne spodbujajo uporabe klasifikacijskih pravil Komisije in njihovo uveljavljanje ni vedno sorazmerno s posameznimi varnostnimi tveganji. Oddelki so se strinjali, da bi bilo treba pravila posameznih generalnih direktoratov za obravnavo občutljivih podatkov (nepooblaščeno razkritje, ki bi škodovalo EU) ali drugih varnostnih vprašanj uskladiti z osrednjimi varnostnimi službami, da bi zagotovili usklajen pristop k varnosti. Glede fizične varnosti se to zlasti nanaša na osebje na področju zunanje pomoči, ki je zaradi narave svojega dela izpostavljeno višjemu tveganju. Kar zadeva delo s tajnimi podatki na delegacijah, so bila uresničena tri nujna priporočila iz zgodnejše revizije, da bi lahko delegacije elektronsko izmenjavale tajne podatke in bile v celoti skladne z varnostnimi pravili.

Spremljanje izvajanja prava ES

V sporočilu Komisije o spremljanju prava ES[4], v katerem so opisani ukrepi, ki jih bo Komisija sprejela za izboljšanje uporabe prava Skupnosti, je upoštevana večina glavnih priporočil, ki jih je izdala Služba za notranjo revizijo v svojem zbirnem poročilu iz decembra 2006.

Zadnja tovrstna revizija se je nanašala na okoljsko zakonodajo. Razkrila je pomanjkljivosti pri proaktivnem spremljanju prava ES. Zlasti ni bilo mogoče pridobiti zagotovila, da se vse direktive v vseh državah članicah prenašajo pravilno in pravočasno. Najpomembnejša priporočila Službe za notranjo revizijo so bila upoštevana v osnutku sporočila Komisije o izvajanju okoljskega prava ES in akcijskem načrtu po posameznih generalnih direktoratih, da bi bila vsa priporočila uresničena do decembra 2007, razen dveh, od katerih naj bi bilo zadnje uresničeno do decembra 2009.

Naknadne kontrole

Sklop revizij naknadnih kontrol na področju raziskav se je zaključil z revizijo na generalnem direktoratu za informacijsko družbo in medije. Za uresničitev izraženih priporočil so se generalni direktorati, ki se ukvarjajo s področjem raziskav, odločili, da uvedejo podrobne akcijske načrte, ki jih redno spremlja Odbor za spremljanje poteka revizij.

Revizije naknadnih kontrol so bile poleg tega opravljene še na dveh generalnih direktoratih, in sicer da bi se ocenile skladnost, uspešnost in učinkovitost naknadnih kontrol, ki so bistvenega pomena za pozitivno izjavo o zanesljivosti. Priporočila za povečanje obsega naknadnih revizij, vključitev naknadnih kontrol v verigo kontrol in večjo uporabo ključnih kazalnikov uspešnosti so naletela na strinjanje in se zdaj uresničujejo.

Preprečevanje goljufij pri strukturnih skladih

Po revizijah Evropskega socialnega sklada in Evropskega sklada za regionalni razvoj bo v sodelovanju z uradom OLAF oblikovana posebna skupna strategija za preprečevanje goljufij pri strukturnih skladih, ki se bo potem vsako leto pregledovala. Kakovost in natančnost podatkov o posameznih goljufijah ter ocena in spremljanje kontrol, ki jih opravljajo države članice v zvezi z goljufijami, se bodo prav tako izboljšali, na primer z vzpostavitvijo posebne direktne telefonske linije v državah članicah. Vsa priporočila so naletela na strinjanje in naj bi bila uresničena do konca leta 2008.

Javna naročila

V okviru obsežnejšega revizijskega dela o javnih naročilih in opravljanju storitev v zvezi z informacijskimi tehnologijami na Komisiji so bile opravljene revizije na štirih generalnih direktoratih za preverjanje skladnosti s pravili Komisije ter učinkovitosti in uspešnosti. Na treh generalnih direktoratih je bilo odkritih nekaj preostalih tveganj, povezanih z ne dovolj natančnim opisom storitev, ki naj bi bile opravljene, poročanjem zunanjih ponudnikov o porabljenem času, poznim začetkom postopka za obnovo naročil in nezadostnim dokumentiranjem izjem.

Po reviziji, ki jo je opravila Služba za notranjo revizijo, je bil razvit nov postopek za javna naročila za zgradbe, s katerim se bo med drugim izboljšalo dokumentiranje postopka odločanja, zagotovilo, da se ključni podatki pošiljajo v ustreznem trenutku, uvedel sistem obvladovanja tveganj za vse projekte javnih naročil za zgradbe ter vzpostavilo dolgoročno strateško upravljanje s postopki za opredeljevanje in izvajanje ukrepov, ki so med seboj jasno ločeni, a drug na drugega vplivajo. Za druga javna naročila, razen za zgradbe, se je zadevni generalni direktorat odločil, da bo razvil modul, ki bo zagotavljal učinkovito spremljanje stopenj postopka javnega naročanja, začel voditi evidenco vseh dopisov v zvezi s pritožbami ter za pomembne razpise pripravil strateški dokument, ki bo vključeval analize stroškov in koristi ter zajemal tudi potrebe.

Kontrole izplačevanja pokojnin

S to revizijo sta se ocenili ustreznost in učinkovita uporaba sistema notranje kontrole ter obvladovanja tveganj v zvezi z določanjem in izplačevanjem pokojnin upokojenemu osebju. Zaradi zastarelega računalniškega sistema je treba kontrole opravljati ročno. Čeprav obstajajo ustrezne predhodne kontrole, se bodo v prihodnje opravljale ciljno usmerjene in na tveganju osnovane naknadne kontrole, s čimer se bodo zmanjšala tveganja, da pride na primer do nepravilnih izplačil, izgube dokumentacije in nepravilnih ročnih popravkov.

Uvedba sistema ABAC

Ker se faza uvedbe sistema ABAC, ki jo natančno spremljajo revizije Evropskega računskega sodišča, zdaj zaključuje, Služba za notranjo revizijo zmanjšuje svoje revizijske dejavnosti na tem področju. Ker je zaključni račun generalnega direktorata za izobraževanje in kulturo za leto 2005 prejel negativno mnenje, je bil (v sodelovanju z Evropskim računskim sodiščem) revidiran zaključni račun tega generalnega direktorata in njegove izvajalske agencije za leto 2006. Dano je bilo razumno zagotovilo s pridržkom, čeprav je bilo ugotovljeno, da je stopnja uskladitve med lokalnimi računovodskimi sistemi in osrednjim računovodskim sistemom nizka ter dokumentacija nepopolna. Uvedba sistema ABAC je bila prav tako predmet revizij oddelka za notranjo revizijo.

Izvajalske agencije

Služba za notranjo revizijo je opravila revizijo na dveh izvajalskih agencijah in v obeh primerih je bilo dano razumno zagotovilo glede poslovnih ciljev.

Nekaj vprašanj, ki se je zastavilo, se je nanašalo na skladnost s Sklepom Komisije o varnosti informacijskih sistemov in predpisi o varstvu osebnih podatkov, postopke v zvezi s transakcijami ob koncu leta, uskladitev in poenostavitev kontrolnih seznamov in poteka dela ter celovit pristop k naknadnim kontrolam.

Pred kratkim ustanovljeni izvajalski agenciji (Izvajalska agencija Evropskega raziskovalnega sveta in Izvajalska agencija za raziskave) bosta lahko izkoristili izkušnje, ki so jih pridobile obstoječe agencije, o najboljšem načinu izvajanja vseh potrebnih ukrepov v začetni fazi.

Okvirni finančni in upravni sporazum z ZN

Po lanski reviziji skladnosti z Okvirnim finančnim in upravnim sporazumom ter sposobnosti za pridobitev zagotovila o porabi sredstev EU je Odbor za spremljanje poteka revizij pozval Službo za notranjo revizijo, naj oceni obseg preostalih tveganj, zlasti v zvezi s posrednimi stroški ter v povezavi s splošnimi kontrolami sredstev ES/ZN iz Okvirnega finančnega in upravnega sporazuma ter sistemom finančne kontrole ZN. Dodatno revizijsko delo je potrdilo, da je zasnova Okvirnega finančnega in upravnega sporazuma ustrezna, vendar tudi, da je treba še vedno učinkovito in okrepljeno uvajati kontrolne mehanizme. Zadevni generalni direktorati so se strinjali z vsemi priporočili ter že sprejeli več pobud za večjo uporabo kontrolnih orodij iz Okvirnega finančnega in upravnega sporazuma za neposredne in posredne stroške.

Finančno poslovodenje in upravljanje nepovratnih sredstev

Finančne revizije so bile opravljene na azijskih delegacijah in za okoljske programe.

Z revizijo upravljanja glavnih finančnih programov na azijskih delegacijah je bilo opredeljenih več področij, na katerih je mogoče izboljšanje, ki ga namerava poslovodstvo doseči do konca leta 2008: jasneje bi bilo treba določiti razmejitev med odgovornostmi delegacij in pristojnih generalnih direktoratov; sedež bi moral imeti večjo vlogo pri podpiranju in usmerjanju delegacij za zagotovitev skladnega in učinkovitega delovanja vseh delegacij; izboljšati bi bilo treba spremljanje projektov in projektnih področij ter okrepiti strategijo usposabljanja.

Ocena delovanja postopkov upravljanja nepovratnih sredstev za okoljske projekte je razkrila potrebo po izboljšanju dokumentacije za kontrole dejanskih stroškov upravičencev; natančnejši strategiji naknadnih kontrol, ki bi zajela manjše upravičence; zagotovitvi pravočasne odobritve tehničnih poročil; ter izdaji posebnih smernic za naknadne kontrole, ki so zaupane v izvajanje zunanjim revizijskim podjetjem.

Precej revizij upravljanja nepovratnih sredstev in finančnega poslovodenja so opravili tudi oddelki za notranjo revizijo.

Nadaljnje ukrepanje

Pravočasno ukrepanje na podlagi revizijskih priporočil je bistveno za učinkovitost notranje revizije in stalno izboljševanje notranje kontrole. Nekaj napredka je bilo doseženega in skupno število neuresničenih priporočil, izdanih pred letom 2006, se je tako zmanjšalo. Po mnenju Službe za notranjo revizijo je bilo uresničenih več kot 80 % priporočil. Vendar so še vedno velike zamude pri uresničevanju nujnih in zelo pomembnih priporočil, kar razkriva pomanjkljivosti pri izvajanju akcijskih načrtov na generalnih direktoratih, zlasti v zvezi s starejšimi priporočili. Več kot 25 % neuresničenih nujnih in zelo pomembnih priporočil zamuja več kot šest mesecev (čeprav je to znaten napredek v primerjavi s 50 % izpred enega leta). V prizadevanju za izboljšanje teh razmer je Služba za notranjo revizijo predlagala, da bi generalne direktorate oziroma službe, ki ne ukrepajo za uresničitev zamujenih nujnih in zelo pomembnih priporočil, opozorili na pomembnost uresničevanja takih priporočil in da bi ti generalni direktorati oziroma službe po potrebi navedli razloge za zamude v letnih poročilih o dejavnostih. Odbor za spremljanje poteka revizij namenja ukrepanju na podlagi priporočil posebno pozornost in je spodbudil njihovo uresničevanje z odločitvijo, da bo predsednik odbora zadevnim komisarjem pošiljal dopise, da bi jih opozoril na nujna in zelo pomembna priporočila, katerih uresničitev zamuja več kot šest mesecev.

SKLEPNE UGOTOVITVE

Na podlagi revizij in pregledov Komisije, ki so bili dokončani leta 2007, ter drugega s tem povezanega dela je notranji revizor Komisije sprejel naslednje sklepne ugotovitve (stališče Komisije je vključeno v zbirnem poročilu o letnih poročilih generalnih direktorjev o dejavnostih).

Sklepna ugotovitev Službe za notranjo revizijo 1: na splošno dosežen napredek, vendar potrebne nadaljnje izboljšave

Med izvajanjem svojega revizijskega dela je Služba za notranjo revizijo opazila nove izboljšave sistemov notranje kontrole Komisije. Število nujnih priporočil, ki jih je izdala Služba za notranjo revizijo, se je zmanjšalo z dvanajst leta 2006 na šest leta 2007, število revizij, v katerih je Služba za notranjo revizijo izdala negativno mnenje, pa z devet leta 2006 na šest leta 2007. Vendar so še vedno potrebne nadaljnje izboljšave, na primer na področjih upravljanja nepovratnih sredstev, naknadnih kontrol, javnih naročil in izvajanja določb o varstvu podatkov.

Sklepna ugotovitev Službe za notranjo revizijo 2: informacijska varnost

Zagotavljanje, da so občutljivi podatki na Komisiji (na sedežu in delegacijah) zavarovani pred nepooblaščenim razkritjem in dostopom, je izredno pomembno za učinkovitost in ugled Komisije. Vsi generalni direktorati in službe, ki jih to vprašanje zadeva, bi morali namenjati posebno pozornost informacijski varnosti, svoje varnostne ukrepe pa usklajevati s skupno varnostno službo in si pri njej prizadevati za njihovo potrditev.

Sklepna ugotovitev Službe za notranjo revizijo 3: področni generalni direktorati najbolj odgovorni za preprečevanje goljufij

Komisija je pred kratkim sprejela nov pristop k neprepustnosti za goljufije. Urad OLAF ima tako ključno vlogo pri preiskavah goljufij in prispeva k razvoju metod boja proti goljufijam na podlagi lastnih izkušenj. Vendar so na Komisiji generalni direktorji kot odredbodajalci na podlagi prenosa najbolj odgovorni za preprečevanje goljufij na svojih področjih odgovornosti (pri tem pa jih bo podpiral urad OLAF) in za ukrepanje na podlagi preiskav urada OLAF (izterjave itd.).

Sklepna ugotovitev Službe za notranjo revizijo 4: stalno izboljševanje postopka dajanja zagotovil v letnih poročilih o dejavnostih

Končni cilj postopka dajanja zagotovil v letnih poročilih o dejavnostih in zbirnega poročila je podpora politični odgovornosti komisarjev za upravljanje Komisije. Osnova za dana zagotovila se bo izboljšala z natančnejšo opredelitvijo strategij kontrole, na katerih ta zagotovila temeljijo, podprli pa jih bodo kazalniki ključnih kontrol in boljša uskladitev zagotovil z rezultati dela Evropskega računskega sodišča.

Sklepna ugotovitev Službe za notranjo revizijo 5: nekaj napredka pri nadaljnjem ukrepanju, na nekaterih področjih pa zaostanek

Ukrepanje na podlagi revizijskih priporočil se je v zadnjem času izboljšalo, vendar na nekaterih področjih še vedno traja predolgo. Poleg tega je treba še naprej namenjati pozornost nekaterim vprašanjem iz prejšnjih letnih poročil, npr. strategiji za človeške vire, ki bi bila v celoti usklajena s procesom strateškega načrtovanja, ter razvoju skupnih služb in izboljšavam pri upravljanju informacijskih tehnologij.

[1] Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1995/2006 z dne 13. decembra 2006 o spremembah Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti, UL L 390, 30.12.2006, str. 1.

[2] Glej COM(2007) 806 z dne 17. decembra 2007.

[3] Po eno poročilo za vsak generalni direktorat. Čeprav so bila ta poročila dokončana šele januarja 2008, je bila večina revizijskega dela opravljena leta 2007 in Služba za notranjo revizijo meni, da so rezultati poročil dovolj pomembni, da so vključeni že v letno poročilo za leto 2007.

[4] COM(2007) 502 z dne 5. septembra 2007.