GLOSAR

EIF : evropski okvir interoperabilnosti.

ESRR : Evropski sklad za regionalni razvoj.

GD INFSO : Generalni direktorat Evropske komisije za informacijsko družbo in medije.

GD REGIO : Generalni direktorat Evropske komisije za regionalno politiko.

IDA : izmenjava podatkov med upravami – program za spodbujanje razvoja in delovanja vseevropskih omrežij IKT za izmenjavo podatkov med upravami držav članic in/ali institucijami Skupnosti.

IDABC : interoperabilno zagotavljanje vseevropskih storitev e-uprave javnim upravam, podjetjem in državljanom, naslednik orodja IDA.

IKT : informacijske in komunikacijske tehnologije.

Interoperabilnost : sposobnost različnih programov, da izmenjavajo podatke prek skupnega sklopa formatov izmenjave, berejo in pišejo v enakih formatih kartotek ter uporabljajo enake protokole.

NDP : nacionalni razvojni načrt.

Odprti standard : vsak protokol komunikacije, povezave ali izmenjave in vsi interoperabilni formati podatkov, katerih specifikacije so javne in brez omejitev za dostop ali izvajanje.

Odprtokodna programska oprema : širok splošen tip programske licence, ki da javnosti na voljo izvorno kodo s sproščenimi ali neobstoječimi avtorskimi omejitvami.

PLN : uradna oznaka valute poljski zlot po standardu ISO 4217.

PMM : metodologija vodenja projektov je metoda za uspešno vodenje projektov, ki temelji na postopkih. Zagotavlja metodo za vodenje projektov v jasno opredeljenem okviru. Opisuje postopke za usklajevanje virov in dejavnosti projekta, kako zasnovati in nadzorovati projekt ter kako se odzvati, če je treba projekt zaradi sprememb prilagoditi.

SMART : specifičen, merljiv, dosegljiv, realističen in časovno opredeljen.

Širokopasovni prenos podatkov : visokohitrostni prenos podatkov, pri katerem si pasovno širino deli več istočasnih signalov.

POVZETEK

I. Javne uprave so v obdobju, zajetem v to poročilo, e-upravo razumele kot sredstvo za zmanjševanje upravne obremenitve državljanov, podjetij in drugih uprav. Lahko prispeva tudi k izboljšanju storitev, ki jih opravljajo javne uprave. To je v skladu z doseganjem lizbonskih ciljev (konkurenčnost in inovativnost), zmanjševanjem ovir na notranjem trgu, mobilnostjo državljanov po Evropi in regionalnim razvojem.

II. Sodišče se je pri reviziji osredotočilo na odhodke ESRR v programskem obdobju 2000–2006 v štirih državah članicah: Francija, Italija, Poljska in Španija. Preučilo je zadevne strateške in programske dokumente ter obiskalo 28 upravnih projektov, ki razvijajo e-upravo. To delo je dopolnila spletna anketa, ki je bila poslana vzorcu vodij projektov.

III. Sodišče je za te projekte e-uprave preučilo:

(a) Ali so bili projekti izbrani glede na ocenjene potrebe?

(b) Ali so bili projekti dobro zasnovani in izvedeni po načrtih?

(c) Ali so projekti uporabni in trajni?

IV. Sodišče je prišlo do zaključka, da so projekti e-uprave, ki jih je podpiral ESRR, prispevali k razvoju javnih storitev v elektronski obliki. Vendar so pridobljene koristi zaradi nezadostne osredotočenosti na rezultate projektov veliko manjše, kot bi bilo mogoče pričakovati, čeprav večina projektov tehnično deluje.

V. Natančneje je Sodišče ugotovilo:

(a) čeprav se je načrtovanje programov e-uprave na nacionalni ravni v programskem obdobju postopoma izboljševalo, projekti zaradi slabosti v začetnih strategijah niso bili usmerjeni v prednostne potrebe za razvoj e-uprave;

(b) projekti so na splošno prinesli izložke, vendar pogosto pozno ali v omejenem obsegu zaradi slabe zasnove ali pomanjkanja dobre izvedbene metodologije;

(c) večina revidiranih projektov je bila tehnološko dobra in je razvila aplikacije IT za zagotavljanje elektronskih storitev javnim organom, podjetjem in državljanom. Sistemi, ki jih je sofinanciral ESRR, so bili na splošno primerno vzdrževani in finančno vzdržni. Vendar projektov ni mogoče ovrednotiti ali zbirati znanja za prihodnje programe, ker ni meritev dejanskih koristi projektov.

VI. Zato Sodišče priporoča, naj:

(a) države članice razvijejo strategije za e-upravo, ki temeljijo na opredeljenih potrebah, imajo jasne cilje in s katerimi se odgovornosti dodelijo organom, odgovornim za doseganje teh ciljev;

(b) organi za upravljanje izberejo projekte e-uprave za podporo ESRR na podlagi ocene verjetnih stroškov in koristi projektov;

(c) organi za upravljanje v državah članicah zagotovijo, da projekti e-uprave, izbrani za financiranje iz ESRR, niso osredotočeni samo na izložke, ampak tudi na spremembe v procesih in organizaciji, ki so potrebne, da bi razviti sistemi prinesli polne koristi;

(d) organi za upravljanje poudarjajo dejansko uporabo najboljše prakse in zelo priporočajo uporabo primerne metodologije vodenja projektov pri projektih e-uprave, ki prejemajo sredstva iz ESRR;

(e) Komisija zagotovi, da projekti, ki so prejeli sredstva iz ESRR, upoštevajo načela EU in priporočila, ki omogočajo vseevropsko interoperabilnost, zlasti načela EIF, da se poveča evropska dodana vrednost projekta in lajša nadaljnje združevanje sistemov v celotni EU;

(f) organi za upravljanje pri izbiri projektov e-uprave zagotovijo, da so vsi večji stroški, vključno s stroški vzdrževanja, zadostno upoštevani v analizi stroškov in koristi, s katero bi morala biti podprta odločitev o financiranju;

(g) Komisija zagotovi, da organi za upravljanje spremljajo in ovrednotijo rezultate in učinek projektov, da se dokaže uspešna poraba sredstev EU in zagotovijo pomembne povratne informacije za izboljšanje zasnove prihodnjih programov.

UVOD

OPREDELITEV IN CILJI E-UPRAVE

1. Izraz elektronska uprava (e-uprava) pomeni poslovanje državljanov ali podjetij z javno upravo ali pa poslovanje med različnimi javnimi upravami, ki se opravlja v elektronski obliki. E-uprava za zagotavljanje boljših javnih storitev zahteva uporabo informacijskih in komunikacijskih tehnologij (IKT), ki jih spremljajo organizacijske spremembe in novo strokovno znanje [1].

2. Javne uprave so v obdobju, zajetem v to poročilo, e-upravo razumele kot sredstvo za zmanjševanje upravne obremenitve in krajšanje čakalnih dob s hkratnim izboljšanjem stroškovne učinkovitosti in večanjem produktivnosti. e-uprava je v skladu s cilji lizbonske strategije v zvezi s konkurenčnostjo in inovativnostjo, hkrati pa spodbuja regionalni razvoj in zmanjšuje ovire na notranjem trgu. Olajša lahko tudi mobilnost državljanov po Evropi.

3. Da ne bi prišlo do tako imenovanih elektronskih ovir [2], je Komisija priporočila, naj evropske javne uprave spoštujejo več splošnih načel, navedenih v evropskem okviru interoperabilnosti (EIF) [3], ki je bil objavljen novembra 2004.

LIZBONSKA STRATEGIJA, E-EVROPA IN i2010

4. Evropski svet si je na zasedanju v Lizboni leta 2000 postavil ambiciozen cilj, da bo Evropa postala najbolj konkurenčno in dinamično gospodarstvo na svetu, in ugotovil, da mora Evropa izkoristiti priložnosti, ki jih prinaša novo gospodarstvo in zlasti splet.

5. Evropska komisija je uvedla dva zaporedna akcijska načrta e-Evropa za obdobje 2000–2005, usmerjena v spodbujanje storitev, aplikacij in spletnih vsebin tako pri spletnih javnih storitvah kot e-poslovanju. Zasnovana sta bila tako, da je bila pozornost namenjena tudi pomanjkljivostim v širokopasovni infrastrukturi in varnostnim ukrepom. Te ukrepe naj bi okrepile dejavnosti, kot sta razširjanje dobre prakse in primerjanje [4] razvitosti IKT v državah članicah.

6. Komisija je od samega začetka [5] menila, da je e-uprava pomembna in preoblikovanje javnih storitev je postalo temelj politike IKT. Po akcijskem načrtu e-Evropa 2002 je Komisija objavila sporočilo [6], v katerem so natančneje opredeljeni ukrepi e-uprave v akcijskem načrtu in podrobno opisani postopki, potrebni za preoblikovanje javnih storitev z uporabo IKT.

7. Leta 2005 je akcijska načrta e-Evropa nadomestil nov strateški okvir, in sicer i2010 – evropska informacijska družba 2010 –, ki določa širše usmeritve politik [7]. Ta prenovljeni strateški okvir še bolj poudarja e-upravo. Po ugotovitvah nedavnih študij [8] je sodobna in učinkovita javna uprava res tesno povezana z nacionalno konkurenčnostjo in inovativnostjo. V Sporočilu Komisije iz leta 2006 [9] so opisani prejšnji dosežki in postavljeni novi cilji za politiko e-uprave. Politična zavezanost držav članic in drugih zainteresiranih strani je za take ukrepe pomembna in države članice so to dokazale na več konferencah [10] s podpisom ustreznih deklaracij. Prvi pomemben zakonodajni akt [11], ki je bil objavljen leta 2006 in je moral začeti veljati leta 2009, "direktiva o storitvah" (glej okvir 1), zahteva, da so določene javne storitve za podjetja na voljo v elektronski obliki.

8. Komisija je vzporedno s svojima akcijskima načrtoma razvila več pobud [12] na specifičnih področjih z različnimi cilji, kot sta odstranjevanje tehnoloških ozkih grl ali lajšanje izmenjave najboljše prakse. Med bolj specializiranimi programi in pobudami je treba omeniti program IDABC [13], saj je z oblikovanjem skupnih interoperabilnih standardov [14] olajšal sodelovanje med Komisijo in državami članicami.

OKVIR 1

DIREKTIVA O STORITVAH

Direktiva zahteva, da države članice poenostavijo postopke in formalnosti, ki jih morajo izpolnjevati ponudniki storitev. zlasti zahteva, da države članice odstranijo neupravičene in nesorazmerne obremenitve ter bistveno olajšajo:

ustanavljanje podjetja, npr. ko želi fizična ali pravna oseba ustanoviti stalno poslovno enoto v državi članici, in

čezmejno opravljanje storitev, npr. ko želi podjetje opravljati storitve v drugi državi članici, ne da bi tam ustanovilo poslovno enoto.

V skladu s to direktivo morajo države članice ustanoviti "enotne kontaktne točke", na katerih lahko ponudniki storitev dobijo vse relevantne informacije in opravijo vse upravne formalnosti, ne da bi morali biti v stiku z več organi. "Enotne kontaktne točke" morajo biti dostopne na daljavo in v elektronski obliki.

FINANČNA PODPORA EU

9. Približno 11 milijard EUR [15] podpore EU je bilo v programskem obdobju 2000–2006 namenjenih informacijski družbi. Njeni cilji so bili med drugim razvoj novih varnih tehnologij, infrastrukturnih zmogljivosti in širokopasovne povezljivosti med regijami. Od tega je 6,7 milijarde EUR (61 %) iz ESRR. Združeni podatki za ukrepe e-uprave niso na voljo.

NAČELA UPRAVLJANJA ESRR V PROGRAMSKEM OBDOBJU 2000–2006

10. Sistem upravljanja ESRR odraža načeli subsidiarnosti in partnerstva [16], pri čemer si odgovornosti in upravljanje delijo Evropska komisija in vlade držav članic. Načrtovanje programov ESRR in proces izvajanja sofinanciranih ukrepov, ki sta se uporabljala v revidiranem programskem obdobju 2000–2006, sta v poenostavljeni obliki predstavljena v diagramu 1.

11. Države članice so pripravile večletne programe po razpravi z ustreznimi javnimi organi ter gospodarskimi in socialnimi partnerji. Opredelile so splošne prednostne naloge programov in Komisija je po pogajanjih odobrila vse programske dokumente. Grob opis ukrepov je bil vključen v operativne programe, podroben opis ukrepov in izbor projektov pa so opravile države članice.

12. Programi vsebujejo opredeljene in odobrene prednostne naloge, ki se izvedejo v programskem obdobju. Vsakemu operativnemu programu ali enotnemu programskemu dokumentu je priloženo programsko dopolnilo, v katerem so podrobno opisani ukrepi programa. Ukrepi lahko vključujejo specifične ukrepe za razvoj e-uprave.

DIAGRAM 1

POENOSTAVLJENA PREDSTAVITEV PROCESA UPRAVLJANJA ESRR ZA OBDOBJE 2000–2006

+++++ TIFF +++++

OBSEG REVIZIJE IN REVIZIJSKI PRISTOP

13. Glavni cilj revizije je bil za revidirane upravne projekte e-uprave, ki jih je podpiral ESRR, oceniti:

(a) Ali so bili projekti izbrani glede na ocenjene potrebe?

(b) Ali so bili projekti dobro zasnovani in izvedeni po načrtih?

(c) Ali so projekti uporabni in trajni?

14. Sodišče se je pri reviziji osredotočilo na programsko obdobje 2000–2006 in štiri države članice: Francijo, Italijo, Poljsko in Španijo, ki so prejele 3,0 milijarde EUR (45 %) odhodkov ESRR za informacijsko družbo.

15. Revizijsko delo je vključevalo:

(a) pregled strateškega okvira Komisije za politiko e-uprave;

(b) preučitev nacionalnih in relevantnih regionalnih strateških dokumentov za e-upravo za obdobje 2000–2006 v obiskanih državah ter analizo nacionalnih razvojnih načrtov, zadevnih operativnih programov in programskih dopolnil, ki so jim priloženi;

(c) obiske pri nacionalnih in regionalnih organih, pristojnih za razvoj e-uprave in izbor projektov v obiskanih državah članicah;

(d) preučitev 28 regionalnih projektov s skupnim financiranjem 216,9 milijona EUR, od česar je ESRR prispeval približno 127,2 milijona EUR. Vrednost povprečnega obiskanega projekta e-uprave je bila 7,8 milijona EUR, prispevek iz ESRR pa je v povprečju znašal 4,5 milijona EUR. Deset projektov je bilo vrednih manj kot milijon EUR, največji štirje projekti pa so stali med 27 in 50 milijonov EUR. Vrste preučenih projektov so navedene v tabeli in okviru 2;

(e) spletno anketo, ki je bila poslana 363 vodjem projektov e-uprave, sofinanciranih iz ESRR v obiskanih državah, in na katero je odgovorilo 212 vodij projektov (58,4 %).

TABELA

VRSTE PROJEKTOV E-UPRAVE, OBISKANIH NA KRAJU SAMEM

Vrsta projekta | Španija | Francija | Italija | Poljska | Skupaj |

Geografski informacijski sistem | 1 | 3 | 3 | 1 | 8 |

Sistem za upravljanje delovnega procesa | 3 | 1 | 2 | 4 | 10 |

Davčne storitve | 1 | 0 | 0 | 1 | 2 |

Referenčne podatkovne zbirke | 0 | 0 | 1 | 1 | 2 |

Drugo | 2 | 3 | 1 | 0 | 6 |

Skupaj | 7 | 7 | 7 | 7 | 28 |

OKVIR 2

PRIMERA PROJEKTOV ZA ZAGOTAVLJANJE STORITEV E-UPRAVE

Geografski informacijski sistem (GIS) – dežela Toskana, Italija

Razvoj GIS, ki je državljanom, javnim organom in strokovnjakom dostopen na spletu, je bil eden od ciljev projektov v okviru enotnega programskega dokumenta za deželo Toskana. V okviru tega je pokrajinski organ v Firencah podpiral ustvarjanje prostorske podatkovne zbirke v zvezi s hidrogeologijo kot tudi razvoj programske opreme za upravljanje uporabe podtalnice in površinskih voda. Prizadeval si je tudi za popolno spletno upravljanje oddajanja prošenj za iskanje podtalnice in izdajanja dovoljenj.

Sistem za upravljanje delovnega procesa – regija Warmia i Mazury, Poljska

Glavni cilj projekta je bil ustvariti spletni portal, ki bi omogočal spletni stik med javnostjo in 112 organi. Postopki kroženja dokumentov v elektronski obliki so bili razviti za tri ravni lokalne uprave z namenom izboljšanja operativne učinkovitosti s hkratnim zagotavljanjem popolne interoperabilnosti podatkov, ki jih obdeluje uprava.

OPAŽANJA

ALI SO BILI PROJEKTI IZBRANI GLEDE NA OCENJENE POTREBE?

16. Namen e-uprave je izboljšanje dostopa javnosti, podjetij in drugih uprav do upravnih storitev in informacij, s čimer se izboljšajo kakovost storitev, uspešnost in učinkovitost.

17. Za doseganje tega namena je potrebna splošna strategija, ki temelji na oceni potreb, opredelitvi prednostnih nalog in upoštevanju verjetnih stroškov in koristi strategije.

18. Sodišče je preučilo, ali:

(a) je bil nacionalni ali regionalni strateški okvir razvit na osnovi ugotovljenih potreb in poznavanja zmogljivosti obstoječih sistemov IT s hkratnim upoštevanjem navodil Evropske komisije;

(b) so izbirni postopki za projekte temeljili na doslednih in usklajenih izbirnih merilih, usmerjenih v najnujnejše potrebe, in ali so prinesli dodano vrednost za zainteresirane strani s hkratno skladnostjo posameznih ciljev projektov s prednostnimi nalogami strateškega okvira.

PRVOTNE STRATEGIJE NISO TEMELJILE NA UGOTOVLJENIH POTREBAH

19. V obdobju 2000–2006 so se komunikacijski vzorci od telefonskih pogovorov in dokumentov na papirju preusmerili v obsežno uporabo spleta in širokopasovnega prenosa podatkov. Več držav je v skladu s tem začelo prilagajati svoje uprave.

20. V Evropski uniji so imele v skladu z akcijskima načrtoma e-Evropa prednost pobude v zvezi z e-upravo, ki so povezale regionalno konkurenčnost in uspešno javno upravo. Države članice so se za celotno obdobje z ministrskima deklaracijama zavezale, da bodo predlagale ustrezne ukrepe na nacionalni ravni, ki bodo pripeljali do priprave nacionalnih strategij v skladu s pobudo e-Evropa.

21. Strategije za e-upravo so bile v obiskanih državah članicah na začetku programskega obdobja pripravljene kot splošne deklaracije in niso temeljile na resničnih ugotovljenih potrebah.

22. Sodišče je preučilo relevantne strateške dokumente za obiskane države članice in odkrilo naslednje slabosti:

(a) potrebe državljanov, podjetij in uprave niso bile vnaprej ugotovljene, strateški cilji so bili presplošni in zanje niso bili postavljeni specifični podcilji. Analiza dejanskih potreb je bila nezadostna. V nekaterih državah na primer ni bilo potrebnih pravnih določb, ki omogočajo elektronske transakcije;

(b) odgovornosti za doseganje ciljev niso bile jasno dodeljene pristojnim javnim organom (glej okvir 3) ali pa ti organi niso imeli dovolj pooblastil za uspešno izvajanje. Sistemi za spremljanje niso bili vzpostavljeni, kar je preprečilo uvedbo pravočasnih popravnih ukrepov in zbiranje izkušenj za prihodnje izboljšave.

OKVIR 3

PRIMER NEJASNE DODELITVE ODGOVORNOSTI

Strategija "e-Poljska za leta 2004–2006"

Glavna slabost strategije je bila, da v nobenem primeru niso bila jasno opredeljena področja odgovornosti. 83 specifičnih nalog je bilo dodeljenih različnim ministrstvom in agencijam, pri 30 od teh pa je bil za njihovo izvajanje pristojen več kot en subjekt. Vendar v teh primerih ni bilo določeno, kdo je odgovoren za usklajevanje. Nezadostno usklajevanje in sodelovanje ministrstev je bilo poudarjeno v končnem ovrednotenju strategije kot eden od dejavnikov, ki so preprečevali doseganje ciljev.

23. Primerjava zgodnjih strategij s strategijami, pripravljenimi na koncu revidiranega obdobja, jasno kaže določeno izboljšanje kakovosti. Poleg tega so nekatere države dajale prednost e-upravi, saj jo razumejo kot način za modernizacijo javne uprave. Vendar na ravni držav članic organi, pristojni za izvedbo projektov, niso dobili veliko metodološke podpore, zlasti v zvezi s tehnikami za vodenje projektov in tehničnimi smernicami. V okviru 4 je naveden primer metodološke podpore, ki je bila dejansko zagotovljena.

OKVIR 4

PRIMER METODOLOŠKE PODPORE

Italijanski nacionalni center za informacijske sisteme v javnem sektorju (CNIPA) je bil ustanovljen junija 2003 kot javna agencija v okviru italijanskega ministrstva za javno upravo in inovacije.

Dobil je pristojnost za uresničitev načrtov e-uprave, ki jih je pripravilo ministrstvo, natančneje pa je bil zadolžen za:

(a) sprejemanje pravil, standardov in tehničnih smernic za uvedbo IKT v javno upravo;

(b) ocenjevanje in spremljanje projektov, ki so jih razvile lokalne, regionalne in nacionalne uprave;

(c) pripravo mnenj za javno upravo o strateški usklajenosti projektov.

PRI IZBIRI PROJEKTOV JE BILO REDKO OCENJENO, ALI SO BILI IZBRANI TISTI PROJEKTI, ZA KATERE JE BILO NAJVERJETNEJE, DA BODO DOSEGLI NAJBOLJŠE RAZMERJE MED CENO IN KORISTMI

24. Izbirni postopki za projekte, ki so jih organizirali in upravljali nacionalni organi, pristojni za upravljanje ESRR, so običajno potekali po enem od naslednjih modelov:

(a) model A – projekti so bili izbrani vnaprej, imenovani, njihov obseg pa naveden v programskih dokumentih ESRR (npr. programsko dopolnilo);

(b) model B – po razpisu za zbiranje predlogov so bili projekti izbrani na podlagi konkurenčnosti, donacije pa so bile ponujene projektom, ki so najbolje izpolnjevali cilje ukrepa. Za ukrepe, kot je razvoj elektronske javne uprave, so bili zagotovljeni posebni zneski.

25. Sodišče je analiziralo 28 projektov, izbranih na podlagi teh dveh postopkov (11 A, 17 B):

(a) pri centraliziranem pristopu (model A) se je donacija ESRR vnaprej dodelila imenovanim projektom. Analizi stroškov in koristi se je namenilo le malo pozornosti ter pogosto ni bilo uradnega postopka za dodelitev donacije;

(b) drugi pristop (model B) je bil zasnovan za izbiro najboljših projektov. Usmerjen je bil v prednostna vprašanja, opredeljena v programskih dokumentih, na podlagi primerjave vsebine projektov, ki so jo izvedli neodvisni strokovnjaki. "Analiza stroškov in koristi" je bila na Poljskem obvezen del prijavnega postopka. Organi, pristojni za izbor, niso določili časovnega razporeda za celoten postopek, ampak samo rok za oddajo vlog. Če je bilo veliko prosilcev, je prihajalo do dolgih zamud pri ocenjevanju vlog in na Poljskem je bilo treba zaradi daljšega izbirnega postopka odložiti prvotni datum začetka štirih obiskanih projektov.

26. Organi so včasih raje izbrali projekte, ki so bili v smislu ciljev, obsega in ocen števila potencialnih uporabnikov ambiciozni, niso pa zadostno ocenili sposobnosti nosilcev projektov za upravljanje kompleksnih projektov na področju IT ali ugotovili, ali imajo dovolj uslužbencev in ali so ti primerno usposobljeni. Prvi vodja nekega projekta na Poljskem je bil imenovan leta 2006, 17 mesecev po odobritvi financiranja. V letu 2007 je bilo za to nalogo odgovornih pet različnih vodij projekta, sestava usmerjevalnega odbora, ki je nadzoroval projekt, pa je bila spremenjena štirikrat. To pomanjkanje stabilnosti je bilo v notranjem revizijskem poročilu navedeno kot eden od razlogov za zamude projekta. V končnem poročilu o oceni nekega italijanskega projekta so bile zamude pri izvajanju pripisane spremembam v ekipi, ki je vodila projekt, in pomanjkanju usklajevanja med lokalnimi organi, ki so sodelovali pri projektu.

27. Dejansko so bili projekti, ki niso dosegli svojih prvotnih ciljev, večinoma zelo kompleksni glede števila sodelujočih zainteresiranih strani in izpopolnjenosti ponujenih storitev. To stanje in potreba po zaključku projektov pred iztekom programa sta v nekaterih primerih povzročila občutno zmanjšanje obsega (glej odstavek 39).

ALI SO BILI PROJEKTI DOBRO ZASNOVANI IN IZVEDENI PO NAČRTIH?

28. Projekte e-uprave bi bilo treba kot vsak projekt na področju IT natančno načrtovati, da se zagotovi nemotena izvedba. Načrt bi moral vsebovati jasne cilje s podrobnim opisom ukrepov, potrebnih za zaključek projekta, ter oceno časovnih in finančnih omejitev.

29. Namen Sodišča je bil oceniti, ali so bili projekti izvedeni, kot je bilo sprva načrtovano, in ugotoviti razloge za večja odstopanja. Pri vsakem revidiranem projektu so bili preučeni njegovi temeljni elementi:

(a) načrtovanje in zasnova – posebna pozornost je bila namenjena primernemu postavljanju ciljev in podciljev projektov v obliki kazalnikov SMART ter uporabi najboljše prakse, kot je na primer uporaba priznane metodologije vodenja projektov (PMM);

(b) skladnost z načeli evropskega okvira interoperabilnosti (EIF) – preučena je bila vključenost načel EIF v zasnovo projektov;

(c) izvajanje – proces je bil preučen glede časovnega upravljanja, proračuna in obsega projekta;

(d) razpoložljivost za uporabo – obstoj sredstev projekta (npr. programska oprema za IT, strežniki, platforme) in načrtovane storitve so bili preverjeni med pregledi na kraju samem.

CILJI PROJEKTOV SO BILI PRESPLOŠNI IN PRI NJIHOVI ZASNOVI SE NISO DOVOLJ UPOŠTEVALA NETEHNIČNA VPRAŠANJA

30. Postavljanje natančnih ciljev projekta je bil nujen prvi pogoj za javne organe, ki so zaprosili za donacijo ESRR, vendar so bili projekti običajno opredeljeni na splošno glede na nacionalne ali regionalne strategije in cilje iz programskih dokumentov ESRR. Dodana vrednost, ki naj bi jo prinesli projekti, je bila redko opredeljena, saj analize stroškov in koristi razen pri projektih na Poljskem niso bile pripravljene.

31. Kakovost projektne dokumentacije se je med projekti pomembno razlikovala in v skrajnih primerih ni bila na voljo za preučitev nobena dokumentacija. Pristojni organi niso določili minimalnih standardov, med drugim tudi glede dokumentacije.

32. Za večino obiskanih projektov so bili postavljeni presplošni cilji, ki niso bili količinsko opredeljeni. V nekaterih primerih so bili cilji postavljeni nejasno, kot na primer "izboljšati kakovost storitev". Poleg tega so se v primerih, v katerih so bili določeni podcilji, ti večinoma nanašali na izložke (npr. število kupljenih strežnikov), ne pa na koristi za subjekt ali končne uporabnike (npr. zmanjšanje tekočih stroškov oddelka za x %). Po navedbah anketiranih nosilcev projektov (diagram 2) so bili kazalniki učinka opredeljeni samo za 42 % projektov.

DIAGRAM 2

KAKŠNE VRSTE CILJI PROJEKTOV SO BILI DOLOČENI?

+++++ TIFF +++++

Cilji v zvezi z izložki in rezultati so bili v večini primerov jasno določeni, cilji v zvezi z učinkom pa so bili redkeje opredeljeni.

Vir: Anketa Evropskega računskega sodišča.

33. Načrtovanje projektov je bilo močno osredotočeno na tehnične vidike, pomembna vprašanja, kot je preoblikovanje upravnih procesov za boljše izkoriščanje novih tehnologij, pa so bila pogosto zanemarjena, s čimer se je zmanjšal potencialni učinek projektov.

34. Ker usklajevanje med oddelki ali organizacijska vprašanja, kot je preoblikovanje procesov in delovnih procesov za različne projekte, niso bili upoštevani, je prihajalo do podvajanja postopkov, zamud projektov, problemov z izmenjavo podatkov, v nekaterih primerih pa projekti niso bili razviti po pričakovanjih, niso bili v celoti izkoriščeni ali pa so bili celo opuščeni (glej okvire 5, 7 in 9).

PROJEKTI SO BILI VEČINOMA V SKLADU Z NAČELI EIF

35. V Evropskem okviru interoperabilnosti (EIF), ki je bil objavljen novembra 2004, je določen sklop smernic za storitve e-uprave, da se omogoči čezmejno sodelovanje javnih uprav, podjetij in državljanov v vseevropskem kontekstu. Pri 15 obiskanih projektih, ki so se začeli leta 2005 ali kasneje, je bilo preverjeno, koliko so upoštevali te smernice.

OKVIR 5

PRIMER NEUSTREZNEGA USKLAJEVANJA IN NJEGOV UČINEK

Enotna širokopasovna platforma za Sicilijo, Italija

Eden od ciljev tega projekta je bil razvoj spletnega portala za turiste s specifičnimi interaktivnimi funkcijami, kot so spletna rezervacija počitniških paketov in njihovo plačilo.

Zaradi slabega usklajevanja med različnimi direktorati regionalne uprave je prišlo do velikih zamud in zmanjšanja obsega projekta, zaradi česar nekatere načrtovane funkcije niso bile razvite.

36. Sodišče je te projekte ocenilo glede na skladnost z načeli:

(a) dostopnosti – uporabljen je bil dostop na spletu in v nekaj primerih po drugih komunikacijskih kanalih, kot je prenosni telefon. Pri večini projektov so bile uporabljene priporočene smernice [17] za oblikovanje spletnih strani in vmesnikov;

(b) večjezičnosti – neposredne storitve za stranke so bile večinoma omejene na nacionalni jezik/nacionalne jezike in samo v 17 % so bile informacije na voljo v več kot enem jeziku;

(c) varnosti in zasebnosti – Sodišče je ugotovilo, da so bili problemi v zvezi z varnostjo in zasebnostjo podatkov ustrezno upoštevani ter da je raven varnosti in skladnosti z ustrezno zakonodajo primerna;

(d) uporabe odprtih standardov in odprtokodne programske opreme – uporaba odprtih standardov je običajna in veliko projektov bi lahko ustvarjalo in izmenjavalo podatke v različnih odprtih formatih. Odprtokodna programska oprema se pogosto uporablja, saj pogodbenim izvajalcem na področju IT omogoča, da ponudijo bolj konkurenčno ceno. Pregledani sistemi so bili razviti z uporabo mešanice komercialnih in odprtokodnih rešitev.

VEČINA PROJEKTOV NI V SKLADU Z NAČRTI

37. Sodišče je preučilo projektno dokumentacijo vseh 28 obiskanih projektov, pri čemer je ocenjevalo napredovanje projekta v primerjavi z načrtom, izvedbene postopke in kakovost vodenja projektov.

38. Velika večina revidiranih projektov je prinesla načrtovane izložke, vendar se 82 % (23) projektov ni izvajalo v skladu z načrtom, opredeljenim v vlogi za donacijo (diagram 3). Glavni razlogi za razlike so naslednji:

(a) načrtovanje in zasnova – zaradi pomanjkljivega ali nenatančnega načrtovanja je bilo treba vprašanja razjasnjevanja ciljev in odgovornosti ali zaposlovanja dodatnih uslužbencev reševati med izvajanjem;

(b) postopkovni razlogi – nekateri postopki so bili bolj dolgotrajni, kot je bilo predvideno v prvotnih načrtih, najpogosteje so bila to vprašanja v zvezi z javnimi naročili ali usklajevanjem. Prišlo je tudi do splošnih upravnih zamud, povezanih z birokratskimi postopki, nezadostnimi pooblastili projektnih ekip ali pravnimi vprašanji;

DIAGRAM 3

ALI SO BILI PROJEKTI PRAVOČASNO ZAKLJUČENI?

+++++ TIFF +++++

Samo 35 % projektov je začelo delovati pravočasno, pri 17 % projektov pa je bila zamuda daljša od enega leta.

Vir: Anketa Evropskega računskega sodišča.

(c) kadrovski viri – od majhnega števila javnih uprav, ki so se odločile same razviti sisteme, dve nista imeli uslužbencev z izkušnjami s področja vodenja projektov na področju IT, zato je pri projektih prihajalo do zamud in pogostih menjav ključnih uslužbencev;

(d) zunanji razlogi – dejavniki, ki so učinkovali na roke in na katere projektni upravičenci niso imeli vpliva (npr. vedenje pogodbenih izvajalcev in njihova sposobnost, da zagotovijo izdelke, spremembe nacionalnega pravnega okvira).

39. Večina zamud je bila krajša od enega leta in ni vplivala na rezultate projektov ali opazno povišala skupnih stroškov, saj je večina pogodb vsebovala klavzulo o fiksni ceni, ki je preprečila povišanje stroškov. Zamude, daljše od enega leta, pa so skupaj s potrebo po zaključku projektov pred zaključkom programa negativno vplivale na tri projekte, kar je privedlo do zmanjšanja obsega (glej okvir 6).

40. Od 28 obiskanih projektov se je pri desetih (36 %) uporabljala metodologija vodenja projektov. Rezultati ankete so pokazali, da so se načela PMM uporabljala samo pri izvajanju 23 % projektov. Sodišče je ugotovilo, da je bilo 50 % obiskanih projektov, ki so uporabljali priznano metodologijo vodenja projektov, zaključenih pravočasno, 90 % pa v okviru proračuna. Med 18 projekti, pri katerih ni bila uporabljena metodologija vodenja projektov, je bilo le 22 % zaključenih pravočasno in 56 % v okviru proračuna.

OKVIR 6

PRIMER ZMANJŠANJA OBSEGA ZARADI ZAMUD

Elektronski urad – spletni postopki na Kanarskih otokih, Španija

Pravila za programsko obdobje 2000–2006 so zahtevala, da so vsi projekti, ki jih je sofinanciral ESRR, zaključeni pred koncem leta 2008. Zaradi slabega načrtovanja je pri projektu prišlo do petletne zamude, kar je pomenilo tveganje, da bi bilo treba donacijo ESRR vrniti. Da se ne bi izgubilo sofinanciranje EU, je bilo treba prvotni obseg projekta precej spremeniti. Čeprav so vodje projekta za elektronsko obdelavo predvideli več kot 50 postopkov, so se odločili, da se projekt osredotoči na glavna dva, ki sta predstavljala približno 75 % skupnega števila obdelanih kartotek.

41. V enem takem primeru zaradi premajhne pozornosti, namenjene organizacijskim vprašanjem, ni bilo mogoče uporabiti sistema IT, ki je bil razvit. Pogodbe, potrebne za pridobitev podatkov za vnos v sistem, niso bile pravočasno podpisane, zato je bil sistem, ki je tehnično deloval, odvečen.

42. Drug dejavnik, ki je vplival na uporabo sistemov, ustvarjenih pri projektih e-uprave, je bila zaveza vodstva, da bo uporabljalo nove rešitve in storitve. Ti sistemi so pogosto omogočili nove funkcije, ki jih javne uprave tradicionalno niso ponujale, kot so elektronski javni razpisi ali posamezniku prilagojeni uporabniški profili za državljane. Takšne funkcije so glavna dodana vrednost novih elektronskih sistemov in omogočajo modernizacijo javne uprave. Vendar v nekaterih primerih koristi, ki jih prinaša nova tehnologija, niso bile uresničene (glej okvir 7).

OKVIR 7

PRIMER NEUPORABLJENIH FUNKCIJ SISTEMOV IT

Spletni portal urada za pomorstvo v Gdynii, Poljska

Računalniški sistem je bil zasnovan za zagotavljanje spletnega dostopa do storitev za stranke urada za pomorstvo. Iimel je modul za javna naročila, ki je omogočil elektronske javne razpise. Pri študiji izvedljivosti je bilo ocenjeno, da bodo elektronski javni razpisi prinesli koristi, in postavljen je bil cilj, da se letno organizira 30 spletnih dražb, vendar do časa revizijskega obiska kljub temu, da se je sistem že v celoti uporabljal, ni bila izvedena nobena.

ALI SO PROJEKTI UPORABNI IN TRAJNI?

43. Vzdrževanje izdelka IT pomeni procese, potrebne za njegovo vzdrževanje skozi celotno življenjsko dobo, vključno z usposabljanjem ključnih uslužbencev in ukrepi, potrebnimi za zagotavljanje podpore za uporabnike, kot je zagotovitev službe za pomoč uporabnikom.

44. Pri tem delu revizije se je Sodišče osredotočilo na naslednji zadevi:

(a) uporabnost – preučilo je končno fazo projektov s poudarkom na tem, kako uporabni so bili izložki projektov, in ocenilo dejansko uporabo novih storitev in povezane gospodarske koristi, ki jih je prinesel projekt;

(b) vzdrževanje – ocenilo je primerno vzdrževanje projektov v bližnji prihodnosti brez intervencij EU ter ob upoštevanju vzdrževanja ovrednotilo operativno in finančno trajnost projektov.

PRIČAKOVANE PREDNOSTI SO DELNO DOSEŽENE

45. Skoraj vsi revidirani projekti [18] so začeli delovati kmalu po zaključku in tako nadomestili in digitalizirali mnogo obstoječih internih postopkov. Kljub temu, da so bili izložki doseženi, so bili projekti manj uspešni pri zagotavljanju izboljšanih rezultatov ali pozitivnih učinkov (diagram 4).

DIAGRAM 4

ALI SO BILI DOSEŽENI VSI CILJI PROJEKTOV, KI SO BILI PREDSTAVLJENI V VLOGAH?

+++++ TIFF +++++

Na splošno so bili cilji v zvezi z izložki doseženi, manj uspeha pa je bilo pri doseganju rezultatov in zlasti ciljev v zvezi z učinkom.

Vir: Anketa Evropskega računskega sodišča.

46. Jasno je, da so javne uprave zainteresirane za razvoj storitev e-uprave, podjetja in javnost pa jih niso sprejeli tako dobro, kot je bilo ocenjeno v vlogah. Sodišče meni, da za to obstaja več razlogov, ki bi to lahko pojasnili in ki so jih med pogovori navedli nosilci projektov:

(a) elektronska identifikacija – za večino storitev, ki jih opravlja javna uprava, se zahteva identifikacija. Za digitalne storitve se običajno zahteva elektronska identifikacija, vendar se raven njene uporabe razlikuje od države do države. V določenih državah članicah, na primer v Španiji, elektronski podpis omogočajo nacionalne identifikacijske kartice, zato lahko dostop do bralnikov za identifikacijske kartice postane ovira za njegovo uporabo. Na Poljskem na primer pa se e-podpis prodaja kot ločeno potrdilo, zato lahko ta strošek omeji dostop do digitalnih storitev;

(b) pravni okvir – transakcije v papirni obliki so zakoreninjene v našo upravno kulturo. Še vedno obstajajo podzakonski akti, ki zahtevajo predložitev izvirnikov v papirni obliki ter onemogočajo popolnoma elektronsko obdelavo vlog in zmanjšujejo potencialne koristi elektronske komunikacije;

(c) dostop – čeprav dostop v nekaterih državah in na urbanih območjih ni problem, nedostopnost računalnikov in širokopasovnih omrežij še vedno učinkuje na uporabo storitev. Na povpraševanje po elektronskih storitvah lahko vpliva tudi računalniška pismenost.

47. Po mnenju nosilcev projektov, s katerimi so bili opravljeni pogovori, so koristi zlasti opazne v organizacijah, v katerih so sistemi IT nadomestili pomemben del njihovih standardnih procesov in v katerih jih uporablja večina operativnih oddelkov. Navedene so bile naslednje koristi (diagram 5):

(a) poenostavitev postopkov – sistemi IT omogočajo enotne točke dostopa ali kontaktne točke, na katerih se vloge samodejno usmerijo k ustreznim uslužbencem organizacije, zaradi česar je dostop za končnega uporabnika bolj enostaven;

(b) boljše spremljanje primerov – bolj izpopolnjeni sistemi zalednih služb so za javne organe močno orodje za spremljanje. Boljše informacije o delovni obremenitvi in razpoložljivih virih omogočajo natančnejše načrtovanje in boljšo uporabo kadrovskih virov;

(c) prihranek časa – dostop do centraliziranih kartotek in dokumentov v digitalni obliki omogoča krajši odzivni čas in odpravlja zamude, povezane s kroženjem dokumentov. Lajša tudi dostop do tekočih in arhiviranih kartotek (glej okvir 8);

(d) novi komunikacijski kanali – splet in elektronska pošta sta prinesla nove komunikacijske kanale za izmenjavo informacij in javnosti omogočila dostop do storitev na bolj udoben in uporabniku prijazen način.

OKVIR 8

PRIMER DOSEŽENE VEČJE UČINKOVITOSTI

Informacijski sistem za zemljišča za Lodž – faza V, Poljska

Ta projekt je vključeval gradnjo modernega portala in sistema podatkovnih zbirk geografskih informacij za zagotavljanje spletnih informacij o zemljiščih in objektih za Lodž.

Po izračunih vodstva je projekt znatno povečal učinkovitost (od 20 % do 52 % v različnih oddelkih), za to povečanje pa je bilo ocenjeno, da je bilo leta 2009 vredno približno 4,5 milijona PLN (približno 1,1 milijona EUR). Ta znesek je bil višji od zneska 3,2 milijona PLN (pribl. 0,8 milijona EUR), ki je bil ocenjen v študiji izvedljivosti za leto 2009.

48. Vendar je Sodišče menilo, da na splošno ni bilo namenjene dovolj pozornosti mogočim koristim projektov in da prednosti, ki jih prinaša napredna tehnologija, niso bile v celoti izkoriščene. Pri nekem italijanskem projektu je bila razvita programska oprema uporabljena samo za notranje upravne namene, čeprav je bil načrtovani cilj projekta, da se storitve v elektronski obliki zagotovijo končnemu uporabniku. Poleg tega so se pri nekaterih obiskanih projektih v Franciji in na Poljskem procesi v papirni obliki ohranjali vzporedno s sistemi IT za upravljanje delovnega procesa, ne da bi bil določen datum izteka tega prehodnega obdobja, kar je pripeljalo do podvajanja in je zmanjšalo potencialne koristi razvoja na področju IT.

DIAGRAM 5

KATERE KORISTI JE PRINESEL PROJEKT IN ZA KOGA?

+++++ TIFF +++++

Po mnenju vodij projektov so projekti prinesli veliko različnih koristi za uporabnike.

Vir: Anketa Evropskega računskega sodišča.

49. Na splošno ni mogoče oceniti, koliko so nove storitve izboljšale kakovost javne uprave, ker projekti niso bili spremljani in ker ni meritev njihovih dejanskih koristi. Samo pri enem projektu v vzorcu je bilo mogoče količinsko opredeliti oprijemljive koristi, ki so nastale zaradi odobrene pomoči. Brez takšnih meritev se dragocene povratne informacije ne zbirajo in izkušnje, pridobljene s temi projekti, ki bi lahko pripomogle k boljšemu načrtovanju prihodnjih projektov, se izgubljajo.

V VEČINI PRIMEROV JE BILO ZAGOTOVLJENO VZDRŽEVANJE PROJEKTA

50. Pri veliki večini projektov je bilo zagotovljeno ustrezno tehnično in organizacijsko (npr. služba za pomoč uporabnikom) vzdrževanje razvitih sistemov. Običajno so v garancijskem obdobju, ki je trajalo od enega leta do treh let, vzdrževanje in nadgrajevanje izvajali pogodbeni izvajalci. Po tem obdobju so sisteme IT nadzorovali notranji oddelki za IT, ali pa so se najeli zunanji izvajalci, odvisno od razpoložljivosti notranjih uslužbencev za IT. Rezultat ankete je pokazal podobno stanje, kot so ga pokazali obiski projektov (diagram 6).

DIAGRAM 6

ALI IMATE SKLENJENO POGODBO ZA VZDRŽEVANJE VAŠEGA IZDELKA IT?

+++++ TIFF +++++

Notranji oddelki za IT ali zunanji strokovnjaki so zagotavljali vzdrževanje za 86 % projektov.

Vir: Anketa Evropskega računskega sodišča.

51. Kadar je bilo v analizo stroškov in koristi vključeno načrtovanje celotne življenjske dobe projekta, so bili upoštevani stroški vzdrževanja. V teh primerih je bilo tveganje za kontinuiteto projekta majhno, saj so upravičenci predvideli potrebne vire. Vendar je v treh primerih podcenjevanje stroškov vzdrževanja predstavljalo tveganje za uporabo ali kontinuiteto projektov. Neupoštevanje stroškov vzdrževanja je pomenilo, da upravičenci niso mogli financirati operativnih stroškov v celoti ali delno, in v enem primeru povzročilo ukinitev projekta po garancijski dobi (glej okvir 9).

OKVIR 9

UČINEK STROŠKOV VZDRŽEVANJA NA TRAJNOST PROJEKTA

e-uprava: center za storitve za državljane in podjetja ter infrastrukturne storitve na Siciliji, Italija

Cilj projekta je bil vzpostavitev tehnološke infrastrukture, ki bi si jo delilo 57 sodelujočih organov, in uvedba več aplikacij IT za skupno upravljanje sklopa storitev e-uprave.

Sistem je bil razvit in je začel delovati aprila 2007. Ker stroški vzdrževanja in njihova porazdelitev med sodelujočimi organi niso bili predvideni v fazi načrtovanja, je bila aplikacija maja 2008 ukinjena.

ZAKLJUČKI IN PRIPOROČILA

52. Sodišče je prišlo do zaključka, da so projekti e-uprave, ki jih je podpiral ESRR, prispevali k razvoju javnih storitev v elektronski obliki v štirih izbranih državah članicah. Vendar so pridobljene koristi zaradi premajhne osredotočenosti na rezultate projektov veliko manjše, kot se je pričakovalo, čeprav večina projektov tehnično deluje.

53. Naslednja priporočila se nanašajo na Evropsko komisijo, ki je odgovorna za izvrševanje proračuna in uporabo načela dobrega finančnega poslovodenja, ter organe za upravljanje v državah članicah v kontekstu ukrepov e-uprave v preostalem delu programskega obdobja 2007–2013 in pri zasnovi prihodnje e-uprave ali podobnih shem.

54. Zaključki in priporočila Sodišča glede vsakega revizijskega podvprašanja so naslednji:

ALI SO BILI PROJEKTI IZBRANI GLEDE NA OCENJENE POTREBE?

55. Čeprav se je načrtovanje programov e-uprave na nacionalni ravni v programskem obdobju 2000–2006 postopoma izboljševalo, sofinancirani projekti zaradi slabosti v začetnih strategijah niso bili usmerjeni v prednostne potrebe za razvoj e-uprave.

56. Do tega je prišlo predvsem, ker:

(a) so bile prve strategije e-uprave večinoma pripravljene v odziv na politične deklaracije, namesto da bi temeljile na natančni oceni potreb. Zato strategije in njihovi cilji niso mogli obravnavati najpomembnejših in najnujnejših vprašanj, kar bi lahko odprlo in pospešilo razvoj e-uprave (glej odstavek 20);

(b) je bilo takrat, kadar je bil za projekte centralno opravljen predizbor, le malo vrednotenja stroškov ali koristi projektov ali njihovih potencialnih učinkov in rezultatov ali pa vrednotenja sploh ni bilo (glej odstavek 25);

(c) je v primerih, v katerih razmislek o zmogljivosti projektnih ekip v smislu usposobljenosti in virov za zagotavljanje sistemov e-uprave v skladu z načrti ni bil zadosten, to povzročilo precejšnje zmanjšanje obsega (glej odstavek 26).

PRIPOROČILO 1

(a) Države članice naj razvijejo strategije za e-upravo, ki temeljijo na opredeljenih potrebah, imajo jasne cilje in s katerimi se odgovornosti dodelijo organom, odgovornim za doseganje teh ciljev.

(b) Organi za upravljanje naj izberejo projekte e-uprave za podporo ESRR na podlagi ocene verjetnih stroškov in koristi projektov.

ALI SO BILI PROJEKTI DOBRO ZASNOVANI IN IZVEDENI PO NAČRTIH?

57. Revidirani projekti so dosegli rezultate na področju izboljševanja dostopnosti elektronskih javnih storitev in pri razvoju tehničnih sredstev znotraj javnih organov.

58. Projekti so na splošno prinesli izložke, vendar pogosto pozno ali v omejenem obsegu zaradi slabe zasnove ali pomanjkanja izvedbene metodologije. Glavni ugotovljeni sistemski problemi so bili naslednji:

(a) večina nosilcev projektov ni določila in količinsko opredelila koristi projektov, zato so bili cilji večinoma določeni v smislu izložkov. Posledično so bile koristi projektov (glej odstavek 32) redko v celoti dosežene in možnosti, ki jih prinašajo nove tehnologije, niso bile v celoti izkoriščene. To je zmanjšalo potencialne koristi projektov za končne uporabnike (glej odstavek 46). Organizacijske in upravne probleme, ki so bili obravnavani, je bilo velikokrat težje odpraviti kot tehnične probleme (glej odstavka 33 in 34);

(b) v veliko primerih sta pomanjkanje metodologije vodenja projektov in pomanjkljivo načrtovanje negativno vplivala na izvajanje projektov, zaradi česar je prišlo do zamud in sprememb obsega. Obiskani projekti, ki so uporabljali metodologijo vodenja projektov, so bili pogosteje zaključeni pravočasno in v okviru proračuna (glej odstavek 40);

(c) pri zasnovi projektov je bila ustrezno upoštevana večina načel EIF, vendar bi bilo treba razmisliti o zagotavljanju storitev v več kot enem jeziku, če je to koristno za večje skupine uporabnikov (glej odstavek 36).

PRIPOROČILO 2

(a) Organi za upravljanje v državah članicah naj zagotovijo, da projekti e-uprave, izbrani za financiranje iz ESRR, niso osredotočeni samo na projektne izložke, ampak tudi na spremembe v procesih ali organizaciji, ki so potrebne, da bi razviti sistemi prinesli polne koristi.

(b) Organi za upravljanje naj poudarjajo dejansko uporabo najboljše prakse in zelo priporočajo uporabo primerne metodologije vodenja projektov pri projektih e-uprave, ki so prejeli sredstva iz ESRR.

(c) Komisija naj zagotovi, da projekti, ki so prejeli sredstva iz ESRR, upoštevajo načela EU in priporočila, ki omogočajo vseevropsko interoperabilnost, zlasti načela EIF, da se poveča evropska dodana vrednost projekta in lajša nadaljnje združevanje sistemov v celotni EU.

ALI SO PROJEKTI UPORABNI IN TRAJNI?

59. Večina revidiranih projektov je bila tehnološko dobrih in aplikacije IT, ki so bile razvite, so javnim organom, državljanom in podjetjem zagotovile elektronske storitve. Sistemi, ki jih je sofinanciral ESRR, so bili na splošno primerno vzdrževani in finančno vzdržni.

60. Vendar veliko projektov ni prineslo vseh pričakovanih koristi za končne uporabnike in kakršna koli natančna količinska opredelitev rezultatov običajno ni bila mogoča. Do tega stanja je prišlo predvsem, ker:

(a) so organizacije redko preoblikovale svoje procese ali strukture, da bi kar najbolje izkoristile možnosti, ki so jih prinesli novi sistemi. V nekaj primerih je vzporedno izvajanje procesov v papirni in elektronski obliki povzročilo dodatno delo (glej odstavek 48);

(b) je podcenjevanje stroškov vzdrževanja ali celo neupoštevanje teh stroškov projekte finančno obremenilo in v treh primerih celo ogrozilo njihovo prihodnje delovanje (glej odstavek 51);

(c) ni bilo nadaljnjega spremljanja projektov za zagotavljanje informacij za upravo, povezanih z rezultati projektov, ali pa ga je bilo malo. Pomanjkanje takšnih podatkov onemogoča ustrezno ovrednotenje projektov in preprečuje zbiranje izkušenj, ki bi lahko pripomogle k boljši zasnovi projektov e-uprave v prihodnosti (glej odstavek 49).

PRIPOROČILO 3

(a) Pri izbiri projektov e-uprave naj organi za upravljanje zagotovijo, da so vsi večji stroški, vključno s stroški vzdrževanja, zadostno upoštevani v analizi stroškov in koristi, s katero bi morala biti podprta odločitev o financiranju.

(b) Komisija naj zagotovi, da organi za upravljanje spremljajo in ovrednotijo rezultate in učinke projektov, da se dokaže uspešna poraba sredstev EU in zagotovijo pomembne povratne informacije za izboljšanje zasnove prihodnjih programov.

To poročilo je sprejel senat II, ki ga vodi g. Morten LEVYSOHN, član Evropskega računskega sodišča, v Luxembourgu na svojem zasedanju 13. julija 2011.

Za Računsko sodišče

+++++ TIFF +++++

Vítor Manuel da Silva Caldeira

Predsednik

[1] Vloga e-uprave za evropsko prihodnost, COM(2003) 567 konč. z dne 26. 9. 2003, str. 7.

[2] Na primer pomanjkanje interoperabilnosti med sistemi IT bi lahko oviralo izmenjavo upravnih podatkov.

[3] Evropski okvir interoperabilnosti je junija 2002 potrdilo 15 držav članic, podprt pa je bil v manchestrski in lizbonski deklaraciji 24. novembra 2005 oz. 19. septembra 2007.

[4] http://ec.europa.eu/information_society/eeurope/i2010/benchmarking/index_en.htm.

[5] e-Evropa 2002: Učinek in prednostne naloge, COM(2001) 140 konč. z dne 13. 3. 2001.

[6] COM(2003) 567 konč.

[7] i2010 – Evropska informacijska družba za rast in zaposlovanje, COM(2005) 229 konč. z dne 1. 6. 2005.

[8] Poročila Svetovnega gospodarskega foruma o globalni konkurenčnosti – http://www.weforum.org/ reports-results?fq=report% 5Ereport_type%3A%22 Competitiveness%22, Citizen Advantage: Enhancing economic competitiveness through e-government (Koristi za državljane: večanje gospodarske konkurenčnosti z e-upravo) – http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/apcity/unpan022639.pdf

[9] Akcijski načrt za e-upravo i2010: Pospeševanje e-uprave v Evropi za dobro vseh, COM(2006) 173 konč. z dne 25. 4. 2006.

[10] Ministrske deklaracije, ki so bile soglasno sprejete v Bruslju (2001), Comu (2003), Manchestru (2005) in Lizboni (2007).

[11] Direktiva 2006/123/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. decembra 2006 o storitvah na notranjem trgu (UL L 376, 27.12.2006, str. 36).

[12] Programi, kot so Modinis, eTEN, IDABC, CIP-PSP in ePractice.eu.

[13] Sklep 2004/387/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 21. aprila 2004 o interoperabilnem zagotavljanju vseevropskih storitev e-uprave javnim upravam, podjetjem in državljanom (IDABC) (UL L 181, 18.5.2004, str. 25). Program se je iztekel leta 2009.

[14] IDABC je bil usmerjen bolj v digitalizacijo javnih uprav, njegovo nadaljevanje ISA pa je usmerjeno v razvijanje konkretnih generičnih orodij in skupnih storitev, ki bi jih lahko zainteresirane države članice uporabljale neposredno. Sklep št. 922/2009/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. septembra 2009 o interoperabilnostnih rešitvah za evropske javne uprave (ISA).

[15] Izračun Sodišča na podlagi informacij, ki jih je objavila Komisija na spletni strani www.europa.eu.

[16] Za programsko obdobje 2000–2006 so bili strukturni skladi in Evropski sklad za regionalni razvoj financirani na podlagi naslednjih zakonodajnih aktov: Uredba Sveta (ES) št. 1260/1999 z dne 21. junija 1999 o splošnih določbah o strukturnih skladih (UL L 161, 26.6.1999, str. 1) in Uredba (ES) št. 1783/1999 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. julija 1999 o Evropskem skladu za regionalni razvoj (UL L 213, 13.8.1999, str. 1).

[17] Konzorcij za svetovni splet (W3C) je mednarodna skupnost, ki razvija standarde za zagotavljanje dolgoročne rasti spleta. (http://www.w3.org/standards/)

[18] Edini izjemi sta bila primera, pri katerih je bila uporaba sistemov zaradi težav pri usklajevanju ali pomanjkanja občutka lastništva za projekt odložena za nedoločen čas ali pa popolnoma opuščena.

--------------------------------------------------