Povzetek mnenja evropskega nadzornika za varstvo podatkov o reviziji uredb EU o vročanju pisanj in pridobivanju dokazov v civilnih ali gospodarskih zadevah

(Celotno besedilo mnenja je na voljo v angleščini, francoščini in nemščini na spletišču evropskega nadzornika za varstvo podatkov (v nadaljnjem besedilu: ENVP), www.edps.europa.eu)

(2019/C 370/07)

Evropska komisija je 31. maja 2018 izdala dva predloga uredbe Evropskega parlamenta in Sveta o spremembi Uredbe Sveta (ES) št. 1206/2001 z dne 28. maja 2001 o sodelovanju med sodišči držav članic pri pridobivanju dokazov v civilnih ali gospodarskih zadevah (1) na eni strani ter uredbe o spremembi Uredbe (ES) št. 1393/2007 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 13. novembra 2007 o vročanju sodnih in zunajsodnih pisanj v civilnih ali gospodarskih zadevah v državah članicah (2) na drugi strani. Namen predlogov je predvsem izboljšati nemoteno delovanje pravosodnega sodelovanja na teh področjih, med drugim z zagotavljanjem posredovanja dokumentov in zaprosil za pridobivanje dokazov prek decentraliziranega sistema IT.

ENVP priznava, da so izmenjave osebnih podatkov nujni elementi za vzpostavitev območja svobode, varnosti in pravice. Zato pozdravlja splošne cilje predlogov za izboljšanje učinkovitosti pravosodnega sodelovanja v civilnih ali gospodarskih zadevah v zvezi s pridobivanjem dokazov in uporabo dokumentov, zlasti z digitalizacijo in uporabo informacijske tehnologije. Strinja se, da bi predlagana zakonodaja lahko resnično vplivala na vsakdanje življenje državljanov EU.

V tem mnenju so navedena tri glavna priporočila, s katerimi naj bi konstruktivno pomagali zakonodajalcema pri doseganju tega zelo pomembnega cilja, hkrati pa zagotovili skladnost z Listino in Splošno uredbo o varstvu podatkov:

— zagotavljanje jasne pravne podlage za sistem IT, ki bi se uporabljal za posredovanje pisanj, zaprosil in sporočil za namene teh uredb. Če bi sistem IT vključeval sodelovanje institucije, organa, agencije ali urada EU, bi bilo treba to pravno podlago načeloma zagotoviti v zakonodajnem aktu EU. Tudi če bi se obdelava osebnih podatkov izvajala v okviru obstoječega informacijskega sistema, ENVP priporoča, da se uporaba tovrstnega sistema predvidi v samem zakonodajnem aktu. Vendar bi moral biti obstoječi sistem, predviden za uporabo, ustrezno vzpostavljen na podlagi pravnega akta, sprejetega na ravni EU, kar trenutno ne velja za sistem e-CODEX. Če bi zakonodajalec EU izbral rešitev v okviru sistema e-CODEX, bi bilo treba nemudoma odpraviti pomanjkanje pravnega instrumenta na ravni EU, ki bi določal in urejal sistem;

— vključitev dobrega opisa vidikov sistema IT tudi v same zakonodajne akte, kot so odgovornosti za varstvo podatkov ali ustrezni veljavni zaščitni ukrepi, ki bi bili podrobneje opredeljeni v izvedbenih aktih. Če bi bili namreč v delovanje novega sistema vpleteni Komisija ali druga institucija, organ, agencija ali urad EU, bi moral pravni akt po možnosti opredeliti njihove odgovornosti kot (skupni) upravljavec ali obdelovalec;

— izvedba ocene učinka na varstvo podatkov pri pripravi izvedbenih aktov.

Nadaljnja podrobna priporočila je ENVP podal v tem mnenju.

ENVP je institucijam na voljo za nadaljnje svetovanje med pogajanji v okviru zakonodajnega postopka ter v izvedbeni fazi uredb, ko bosta ti sprejeti.

1. Uvod in ozadje

1. Komisija je 31. maja 2018 sprejela dva predloga ( 3 ) uredb Evropskega parlamenta in Sveta, ki bi spremenili: — Uredbo Sveta (ES) št. 1206/2001 z dne 28. maja 2001 o sodelovanju med sodišči držav članic pri pridobivanju dokazov v civilnih ali gospodarskih zadevah (v nadaljnjem besedilu: uredba o pridobivanju dokazov); — Uredbo (ES) št. 1393/2007 Evropskega parlamenta in Sveta o vročanju sodnih in zunajsodnih pisanj v civilnih ali gospodarskih zadevah v državah članicah (v nadaljnjem besedilu: uredba o vročanju pisanj).

2. Uredba o pridobivanju dokazov, ki se uporablja od leta 2004, določa dva načina pridobivanja dokazov med državami članicami: pridobivanje dokazov prek zaprošenega sodišča in neposredno pridobivanje dokazov s strani sodišča, ki je zaprosilo za dokaze.

3. Uredba o vročanju pisanj, ki se uporablja od leta 2008, določa različne načine pošiljanja dokumentov iz ene države članice v drugo za namene vročitve v slednji prek organov za pošiljanje in sprejem ali prek konzularnih ali diplomatskih kanalov. Določa tudi enotne pravne pogoje za vročitev pisanja po pošti neposredno prek meja in zagotavlja neposredno vročanje prek pristojne osebe zaprošene države članice, kadar je to dovoljeno v skladu z zakonodajo te države članice. Vključuje nekatere minimalne standarde glede varstva pravice do obrambe. Uporaba uredbe „ni omejena na postopke pred civilnimi sodišči, ker njeno področje uporabe zajema tudi „zunajsodna“ pisanja, katerih vročitev se lahko pojavi v različnih izvensodnih postopkih (npr. v dednih zadevah pred javnim notarjem ali v družinskopravnih zadevah pred javnim organom), ali celo brez kakršnega koli sodnega postopka, na katerem temelji“ ( 4 )

4. Predlogi so vključeni v delovni program Komisije za leto 2018 v okviru pobud REFIT na področju pravosodja in temeljnih pravic, ki temeljijo na medsebojnem zaupanju ( 5 ) . Predlogoma je priložena ocena učinka ( 6 )

5. Oba predloga določata posredovanje dokumentov, zaprosil in sporočil prek obveznega decentraliziranega sistema IT, ki ga sestavljajo nacionalni informacijski sistemi, ki so med seboj povezani s komunikacijsko infrastrukturo za varno in zanesljivo čezmejno izmenjavo informacij med nacionalnimi informacijskimi sistemi. Prav tako določata uporabo Uredbe (EU) št. 910/2014 o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja za elektronske transakcije na notranjem trgu ( 7 )

6. Evropski parlament je 13. februarja 2019 sprejel zakonodajni resoluciji o obeh predlogih v prvi obravnavi ( 8 ) , med drugim se je strinjal z vzpostavitvijo decentraliziranega sistema IT, ki določa, da takšen sistem temelji na sistemu e-CODEX ter da se izvajanje takšnega sistema zagotavlja z delegiranimi akti.

7. V Svetu je 6. junija 2019 potekala orientacijska razprava. Predsedstvo je sklenilo, da „je Svet potrdil potrebo po posodobitvi postopkov v zvezi s pravosodnim sodelovanjem v civilnih in gospodarskih zadevah. Predsedstvo je ugotovilo, da se države članice nagibajo k decentraliziranemu in zavarovanemu informacijskemu sistemu. Dodalo je, da bi ministri lahko sprejeli obvezno uporabo sistema le pod določenimi pogoji, vključno z daljšim prehodnim obdobjem in s povratnim referenčnim sistemom, ki ga zagotovi Komisija. Upoštevati bo treba tudi seznam potrebnih izjem. Predsedstvo je ugotovilo tudi, da bi bila lahko v ta namen uporabljena programska oprema za sistem e-CODEX. Nadaljnje delo bo treba opraviti na tehnični ravni“ ( 9 )

8. Komisija je 23. aprila 2019 zaprosila za posvetovanje z evropskim nadzornikom za varstvo podatkov (ENVP), da bi ocenila skladnost obeh predlogov s splošno uredbo o varstvu podatkov. ENVP pozdravlja posvetovanje, za katerega je zaprosila Komisija.

3. Sklepne ugotovitve

24. ENVP pozdravlja splošne cilje predlogov za izboljšanje učinkovitosti pravosodnega sodelovanja, zlasti z digitalizacijo in uporabo informacijske tehnologije pri pridobivanju dokazov in vročanju pisanj v civilnih ali gospodarskih zadevah. Zato je namen tega mnenja zagotoviti konstruktivno in objektivno svetovanje institucijam EU.

25. ENVP pozdravlja opredelitev strukture sistema na visoki ravni v samem zakonodajnem aktu in obveznost zanesljive izmenjave informacij ter potrebo po uporabi storitev zaupanja, kot so opredeljene v Uredbi (EU) št. 910/2014.

26. ENVP ima tri pomembna priporočila za zagotovitev skladnosti z Listino in splošno uredbo o varstvu podatkov: — zagotavljanje jasne pravne podlage za sistem IT, ki bi se uporabljal za posredovanje dokumentov, zaprosil in sporočil za namene teh uredb. Če bi sistem IT vključeval sodelovanje institucije, organa, agencije ali urada EU, bi bilo treba to pravno podlago načeloma zagotoviti v zakonodajnem aktu EU. Tudi če bi se obdelava osebnih podatkov izvajala v okviru obstoječega informacijskega sistema, ENVP priporoča, da se uporaba tovrstnega sistema predvidi v samem zakonodajnem aktu. Vendar bi moral biti obstoječi sistem, predviden za uporabo, ustrezno vzpostavljen na podlagi pravnega akta, sprejetega na ravni EU, kar trenutno ne velja za sistem e-CODEX. Če bi zakonodajalec EU izbral rešitev v okviru sistema e-CODEX, bi bilo treba nemudoma odpraviti pomanjkanje pravnega instrumenta na ravni EU, ki bi določal in urejal sistem; — vključitev dobrega opisa vidikov sistema IT v same zakonodajne akte, kot so odgovornosti za varstvo podatkov ali ustrezni veljavni zaščitni ukrepi, ki bi bili podrobneje opredeljeni v izvedbenih aktih. Če bi bili namreč v delovanje novega sistema vpleteni Komisija ali druga institucija, organ, agencija ali urad EU, bi moral pravni akt po možnosti opredeliti njihove odgovornosti kot (skupnega) upravljavca ali obdelovalca; — izvedba ocene učinka o varstvu podatkov pri pripravi izvedbenih aktov.

27. ENVP priporoča tudi, da se: — v obeh zakonodajnih aktih določi, da bo izvedbeni akt podrobneje opredelil sistem IT in da izvedbeni akti zajemajo nove določbe o elektronskih storitvah in neposrednem pridobivanju dokazov prek videokonference, s čimer se vključijo posebni zaščitni ukrepi tudi v zvezi s temi postopki obdelave; — v primeru skupnega upravljanja v izvedbenih aktih določi razmerje med skupnimi upravljavci in vsebino obvezne ureditve med njimi; — v izvedbenih aktih opredelijo zaščitni ukrepi, ki zagotavljajo dostop do omejenega števila pooblaščenih uporabnikov; — čim bolj podrobno opredelijo statistični elementi, ki jih je treba zbrati v izvedbenih aktih.

28. ENVP pa bo Komisiji, Svetu in Evropskemu parlamentu še vedno na voljo za svetovanje v nadaljnjih fazah tega procesa. Priporočila v tem mnenju ne posegajo v morebitne dodatne pripombe, ki bi jih ENVP lahko podal, če bi se pojavila nadaljnja vprašanja. Opozarja, da se mora Komisija v skladu s členom 42(1) Uredbe (EU) 2018/1725 posvetovati z ENVP pri pripravi izvedbenih ali delegiranih aktov, ki vplivajo na varstvo pravic in svoboščin posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov. Zato pričakuje, da se bodo z njim pozneje posvetovali o določbah osnutka izvedbenih ali delegiranih aktov v zvezi s tem.

V Bruslju, 13. septembra 2019 Wojciech Rafał WIEWIÓROWSKI Evropski nadzornik za varstvo podatkov

(1) UL L 174, 27.6.2001, str. 1.

(2) UL L 324, 10.12.2007, str. 79.

(3) Predlog COM (2018) 378 final (v nadaljnjem besedilu: predlog o pridobivanju dokazov) in predlog COM(2018)379 final (v nadaljnjem besedilu: predlog o vročanju pisanj).

(4) Obrazložitveni memorandum, str. 2.

(5) Delovni program Komisije za leto 2018: načrt za enotnejšo, močnejšo in bolj demokratično Evropo (COM (2017) 650 final, 24.10.2017), Priloga II, točki 10 in 11.

(6) Delovna dokumenta služb Komisije SWD (2018) 285 in SWD (2018)287.

(7) Obrazložitveni memorandum predloga o pridobivanju dokazov, str. 3, in predloga o vročanju pisanj, str. 4: „[č]eprav državam članicam načeloma nič ne preprečuje, da digitalizirajo način sporazumevanja, pretekle izkušnje in projekcije o tem, kaj se bo zgodilo brez ukrepanja EU, kažejo, da bi bil napredek zelo počasen in da tudi v primeru ukrepanja držav članic interoperabilnosti ni mogoče zagotoviti brez okvira na podlagi prava EU. Cilja tega predloga ne morejo zadovoljivo doseči države članice same, temveč ga je mogoče doseči samo na ravni Unije.“

(8) P8_TA(2019)0103 in P8_TA(2019)0104.

(9) Izid seje Sveta (9970/19), str. 7, začasna različica na voljo na naslovu: https://www.consilium.europa.eu/media/39709/st09970-en19.pdf.

V skladu s poročilom predsedstva (9566/19), odstavka 8 in 13, „v ocenah učinka, ki ju je Komisija priložila predlogoma, je e-CODEX omenjen kot najprimernejši sistem IT, ki je tudi edini že na razpolago. Če bi želeli razviti še en decentralizirani sistem, bi to pomenilo, da bi se morali ponovno ukvarjati z istimi izzivi, ki so že bili obravnavani pri razvoju sistema e-CODEX.“„Ena od obstoječih rešitev je e-CODEX, tj. sistem, ki ga je ob finančni podpori EU skoraj deset let razvijal konzorcij držav članic. E-CODEX se trenutno uporablja: kot sistem povezovanja poslovnih registrov (BRIS); za medsebojno povezavo nacionalnih registrov insolventnosti; kot digitalni sistem za izmenjavo e-dokazov. Ne glede na to pa glede na primere uporabe, ki temeljijo na prostovoljnem sodelovanju, vse države članice še niso uvedle sistema e-CODEX in ga tudi še ne uporabljajo. Glede na to je med razpravami v delovni skupini Komisija menila, da bi lahko za države članice, v katerih trenutno še ni sistemov IT, ki bi podpirali elektronske postopke, razmislila o razvoju referenčne izvedbene rešitve za zaledni sistem na nacionalni ravni, pod pogojem, da bi delegacije dovolj odločno in široko podprle obvezno elektronsko komunikacijo. Vsi sistemi bi morali biti tehnično interoperabilni in bi morali izpolnjevati enake tehnične specifikacije (protokoli, standardi, sheme XML in potek).“