1. Uvod

Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (v nadaljnjem besedilu: agencija eu-LISA ali agencija) je bila ustanovljena leta 2011 z Uredbo 1077/2011 (v nadaljnjem besedilu: uredba o ustanovitvi), da bi se zagotovila dolgoročna rešitev za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov na tem področju na centralni ravni. Uredba o ustanovitvi je bila 20. julija 2015 spremenjena z Uredbo (EU) št. 603/2013 (v nadaljnjem besedilu: prenovljena uredba Eurodac), da bi se upoštevale spremembe glede nalog agencije v zvezi s sistemom Eurodac, ki so bile uvedene s to uredbo.

Agencija eu-LISA trenutno upravlja vizumski informacijski sistem (VIS), schengenski informacijski sistem (SIS) in sistem Eurodac, tj. instrumente, ki so nujni za zaščito schengenskega območja in upravljanje meja ter za izvajanje azilne in vizumske politike. V skladu s členi od 67 do 89 PDEU se lahko na podlagi ustreznega zakonodajnega instrumenta agenciji eu-LISA naloži odgovornost tudi za zasnovo, razvoj in operativno upravljanje drugih obsežnih informacijskih sistemov s področja politike. Delovati je začela 1. decembra 2012. Komisija je v skladu s členom 31(1) uredbe o ustanovitvi v tesnem sodelovanju z upravnim odborom agencije izvedla prvo oceno agencije. Pri tem je tesno sodelovala tudi agencija eu-LISA.

To poročilo temelji na ugotovitvah zunanje ocene delovanja agencije, ki je zajela obdobje od decembra 2012 do septembra 2015. Uredba o ustanovitvi v členu 31(2) določa, da Komisija na podlagi te ocene in po posvetovanju z upravnim odborom izda priporočila za spremembe uredbe, ki jih skupaj z mnenjem upravnega odbora in ustreznimi predlogi posreduje Svetu, Evropskemu parlamentu in evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov. V tem poročilu so obravnavana predvsem priporočila glede sprememb uredbe o ustanovitvi. Upravni odbor agencije eu-LISA je 21. marca 2017 sprejel akcijski načrt za nadaljnje spremljanje ugotovitev iz ocene, ki ne zahtevajo sprememb uredbe o ustanovitvi.

To poročilo zajema rezultate te ocene, kot so predstavljeni v priloženem delovnem dokumentu služb Komisije o oceni agencije eu-LISA, in poročilo o zunanji oceni (oddelek 2). Oceno in vlogo agencije umešča v širši okvir ter upošteva nadaljnji dejanski in pravni razvoj dogodkov ter razvoj politike (glej oddelek 3).

2. Ocena agencije eu-LISA za obdobje 2012–2015

2.1 Okvir ocene

Ocenjevanje agencije eu-LISA se je začelo tik pred objavo evropske agende za varnost in evropske agende o migracijah aprila oziroma maja 2015. V teh sporočilih je bila začrtana smer razvoja in izvajanja politike EU, da bi se obravnavali vzporedni izzivi upravljanja migracij ter boja proti terorizmu, organiziranemu kriminalu in kibernetski kriminaliteti.

V obeh agendah so neposredna sklicevanja na sisteme, ki jih agencija eu-LISA upravlja na centralni ravni ali ki naj bi jih razvila in upravljala, če bodo sprejeti zadevni zakonodajni instrumenti.

Učinkovitejše upravljanje zunanjih schengenskih meja pomeni tudi boljše izkoriščanje (novih) priložnosti, ki jih ponujajo informacijski sistemi in sodobne tehnologije. Pri oceni so se upoštevali migracijski tokovi, kakršnih še ni bilo, ter nove varnostne grožnje (teroristični napadi), s katerimi se spopadajo države članice, in sklepi Evropskega sveta, v katerih je bila opredeljena nujna potreba po obravnavi teh pojavov z novim zagonom in novimi orodji. Pri teh dogodkih in sklepih je bil spet poudarjen bistven pomen zbirk podatkov, ki jih upravlja agencija, za vsakodnevno, učinkovito in trajnostno delovanje schengenskega območja.

2.2 Ugotovitve ocene

Na splošno je bilo v oceni potrjeno, da agencija učinkovito zagotavlja operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov na področju svobode, varnosti in pravice ter opravlja naloge iz Uredbe in nove naloge, ki so ji zaupane. Ugotovljeno je bilo tudi, da je agencija eu-LISA učinkovito prispevala k vzpostavitvi bolj usklajenega, učinkovitega in skladnega informacijskega okolja za upravljanje obsežnih informacijskih sistemov, ki podpirajo izvajanje politik na področju pravosodja in notranjih zadev (PNZ).

Opredeljene pa so bile tudi možnosti za izboljšave. Veliko večino pomanjkljivosti je mogoče odpraviti s strukturnimi, organizacijskimi ali kadrovskimi spremembami ali spremembami delovnih postopkov in dokumentov agencije eu-LISA. Glede na oceno je za prilagoditev mandata agencije, tako da bi lahko odgovarjala na izzive EU na področju migracij in varnosti, potrebna omejena revizija ali razširitev nalog, ki so agenciji eu-LISA zaupane v okviru uredbe o ustanovitvi in drugih zadevnih pravnih instrumentov.

Glavne ugotovitve ocene glede na štiri merila za ocenjevanje so navedene v nadaljevanju.

2.2.1 Uspešnost

Agencija eu-LISA učinkovito zagotavlja operativno upravljanje treh obsežnih informacijskih sistemov in je uvedla učinkovite organizacijske okvire. Vendar so bile pri spremljanju uspešnosti uvedenih informacijskih procesov opredeljene pomembne priložnosti za izboljšave. Ugotovljeno je bilo tveganje v zvezi z neprekinjenim poslovanjem, ker za te tri sisteme ni bil pripravljen edinstveni in prečni sanacijski načrt po nesreči. Poleg tega manjkajo ključni kazalniki uspešnosti, ni sistematičnega pregleda zmogljivosti sistemov in tudi ustreznega procesa obveščanja o incidentih.

Nevšečnosti, ki izhajajo iz trenutne delitve odgovornosti med agencijo eu-LISA in Komisijo v zvezi s komunikacijsko infrastrukturo, bi bilo mogoče odpraviti tako, da bi agencija v celoti prevzela odgovornost za upravljanje komunikacijske infrastrukture, pri čemer bi se prenesli povezani proračun in naloge, ki jih trenutno vodi Komisija. Trenutna delitev nalog pogodbeno ali drugače ni več potrebna, s prenosom pa bi se racionaliziralo razmerje med izvajalcem in agencijo ter znižali vodstveni in upravni režijski stroški ter povezani stroški.

Zaradi učinkovitosti in v zvezi s trenutno objavljenimi statističnimi podatki v skladu z zahtevami obstoječega pravnega okvira je treba obravnavati razširitev odgovornosti agencije eu-LISA glede priprave/objave statističnih podatkov za posamezni sistem. Podobno bi se za primerno lahko izkazala proučitev možnosti, da se agenciji eu-LISA dodeli naloga oblikovanja poročil o kakovosti in analizi podatkov (tj. poročila o analizi podatkov, ki jih države članice vključijo v sisteme in za katere je potreben dostop do podatkov v sistemih).

Spremljanje raziskav se šteje za primerno in potrebno. Vendar so bili rezultati do zdaj razmeroma skromni in bi bilo treba zagotavljanju upoštevanja mandata ter skladnosti z raziskovalnimi dejavnostmi drugih deležnikov nameniti več pozornosti.