[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 30.5.2007

COM(2007) 274 konč.

SPOROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU, SVETU IN EVROPSKEMU RAČUNSKEMU SODIŠČU

Zbirno poročilo o dosežkih Komisije pri upravljanju v letu 2006

SPOROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU, SVETU IN EVROPSKEMU RAČUNSKEMU SODIŠČU

Zbirno poročilo o dosežkih Komisije pri upravljanju v letu 2006

1. UVOD

Vsak generalni direktor in vodja službe poroča kolegiju komisarjev o uspešnosti pri svojih zadolžitvah v letnem poročilu o delu.

S sprejetjem zbirnega poročila Komisija prevzame politično odgovornost za upravljanje, ki ga izvajajo njeni generalni direktorji in vodje služb na osnovi zagotovil in pridržkov, ki jih navedejo v teh poročilih, obenem pa opozarja, da so za odpravo številnih pomanjkljivosti potrebna nadaljnja prizadevanja. Zbirno poročilo dopolnjuje poročilo o dosežkih politik 2006, ki ga je Komisija sprejela 28. februarja 2007[1].

V tem sporočilu je navedeno, kako je Komisija izvajala svoje odgovornosti upravljanja kako zanesljivi so notranji kontrolni sistemi, povzeti pa so zaključki letnih poročil o delu. V poročilu so proučeni pridržki generalnih direktorjev in vodij služb, predstavljena pa je tudi začetna analiza o tem , kako bi lahko odpravili navedene pomanjkljivosti. Na koncu so proučeni še širši vidiki letnih poročil o delu in obravnavana številna medsektorska vprašanja, ki so jih izpostavili generalni direktor za proračun, notranji revizor, Evropsko računsko sodišče, organ, ki da razrešnico, ter vprašanja, ki jih ugotovi Odbor za spremljanje poteka revizij.

2. ZAGOTOVILO, PRIDOBLJENO NA PODLAGI LETNIH POROčIL O DELU

Po pregledu letnih poročil o delu, zlasti izjav, ki so jih podpisali vsi generalni direktorji in vodje služb, Komisija ugotavlja, da so vsi pooblaščeni odredbodajalci dali razumno zagotovilo glede primerne uporabe sredstev, čeprav so včasih pri tem izrazili pridržke, in glede dejstva, da dajejo izvedeni kontrolni postopki potrebna zagotovila v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo zadevnih transakcij. To sta ključni zahtevi, ki upravičujeta njihove izjave o zanesljivosti.

Obenem so pooblaščeni odredbodajalci razkrili preostale pomanjkljivosti in v ustreznih primerih izrazili pridržke. Ta del obravnava glavna vprašanja v zvezi z nadzorom, ki vključno z pridržki izhajajo iz načina izvrševanja proračuna.

V nekaterih primerih se ocena zagotovila kontrolnih sistemov, ki jo je izvedlo Evropsko računsko sodišče, in zagotovilo, ki so ga dali odgovorni generalni direktorji, razlikujeta. To se deloma kaže v različnih mnenjih o tipologiji, vplivu napake in ocenjevanju pomanjkljivosti sistema ter deloma v različnem dojemanju delovanja mehanizma za izvajanje finančnih popravkov, in sicer predvsem dejstva, da odgovorne službe Komisije uporabljajo večletni sistem, v okviru katerega se lahko napake v nekem letu odkrijejo, popravijo pa v naslednjih letih, pri čemer Pogodba zahteva letno mnenje Sodišča.

V vseh primerih, v katerih se mnenji Evropskega računskega sodišča in generalnega direktorja razlikujeta, mora slednji svoje mnenje predstaviti v naslednjem letnem poročilu o delu.

2.1. Neposredno centralizirano upravljanje: zapleten okvir in izziv za odgovornost Komisije

Komisija v skladu s temeljnim aktom ali zadevnim programom neposredno upravlja večino ukrepov politik. Kljub določenemu napredku pri zakonodaji, s katero se urejajo programi za obdobje 2007–2013, se večina programov izvaja v zapletenem pravnem okviru, ki zahteva povračilo dejanskih upravičenih stroškov, ki jih terjajo prejemniki, in z velikim številom prejemnikov v vsakem programu. Te značilnosti so izziv za Komisijo, ki mora uravnotežiti potrebo po zadostni ravni nadzora in stroške tega nadzora.

V več letnih poročilih o delu so v zvezi s prejemniki dotacij Skupnosti poudarjene napake in neskladnosti pri izračunavanju in zaračunavanju stroškov za osebje, ki so vračljivi kot neposredni stroški. Poleg tega nekateri generalni direktorati poročajo, da imajo nekateri prejemniki precejšnje težave s predložitvijo ustreznih potrdil o teh stroških za osebje. Ta problem se vedno znova pojavlja, Komisija pa ga rešuje z uvajanjem pavšalnih zneskov in pavšalnega financiranja, kolikor je to mogoče v skladu s popravljenimi finančnimi predpisi.

Leta 2006 so generalni direktorji za raziskave, informacijsko družbo in medije, podjetništvo ter za energetiko in promet izrazili pridržke glede točnosti zahtevkov za povračilo stroškov v okviru petega okvirnega programa za raziskave in tehnološki razvoj (FP5) . Vendar Komisija ugotavlja, da je skupni finančni vpliv napak glede na opredeljena merila o pomembnosti omejen in da so z FP5 povezana izplačila v zadnji fazi.

Glede šestega okvirnega programa za raziskave in tehnološki razvoj (FP6) sta generalna direktorja za raziskave in informacijsko družbo poročala o nezadovoljivi jasnosti naknadnih kontrol, izvedenih leta 2006, do katere je prišlo, zlasti ker v prvem delu programskega obdobja ni bilo okvirne pogodbe za te kontrole. Komisija se je takoj odločno odzvala na oba pridržka in sprejela naslednji akcijski načrt:

- povečanje števila zaposlenih, zadolženih za naknadne kontrole in z njimi povezane dejavnosti. V letni strategiji politik za leto 2008 je določeno, da se bo leta 2007 ponovno vzpostavilo 38 delovnih mest za raziskovalce, da bi se okrepila dejavnost naknadnih kontrol v „raziskovalnih“ generalnih direktoratih, poleg tega pa se bo leta 2008 mogoče odprlo še 12 dodatnih delovnih mest;

- izvajanje skupne strategije in metodologije naknadne kontrole na raziskovalnih oddelkih, vključno z novim usklajenim načinom vzorčenja, ki bo na večletni osnovi zajel širok krog prebivalstva s pomočjo statistično zanesljive metodologije izbora. Ta strategija bo dajala prednost odkrivanju in odpravljanju sistematičnih napak pri pomembnejših prejemnikih z upoštevanjem primernega reprezentativnega vzorca prebivalstva, pri kateri je bila opravljena revizija;

- okrepljeno sodelovanje in vključevanje naknadnih kontrol v skupini na področju raziskav, vključno s skupnimi revizijami;

- uvedba več naknadnih kontrol in boljše ravnovesje med delom, opravljenim interno, in delom zunanjih sodelavcev. Komisija bo leta 2007 za FP6 izvedla 300 naknadnih kontrol v primerjavi s 45, izvedenimi leta 2006;

- uvedba bolj sistematičnega nadzorovanja in spremljanja rezultatov naknadnih kontrol s strani vodstva.

Odbor za spremljanje poteka revizij je prav tako pozval „raziskovalne“ generalne direktorate, da si prizadevajo poenostaviti in v celoti izkoriščati možnosti uporabe pavšalnega financiranja in pavšalnih zneskov pri sedmem okvirnem programu za raziskave in tehnološki razvoj (FP7) .

Komisija opozarja, da napake v zahtevkih za povračilo stroškov izhajajo iz zapletenosti pravnega okvira, zlasti iz zahteve, da prejemniki terjajo dejanske stroške za zaposlene. Ta zahteva bo še naprej povzročala težave za plačila FP6, čeprav bodo okrepljene naknadne kontrole postopoma omogočile izboljšave, zlasti pri sistemskih napakah, pri čemer se bodo uporabile ugotovitve revizije pri nerevidiranih projektih in naložila plačila pogodbenih odškodnin v primerih, ko revidiranec takšnih sistemskih napak ustrezno ne popravi.

Plačila v okviru FP7 bi se morala izvajati po novih sprejetih postopkih: predhodni pregledi metodologije stroškov pri prejemnikih z več deleži in uvedba uporabe povprečnih stroškov za zaposlene, kjer bo to ustrezno, in v vsakem primeru v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja. Poleg tega se bodo za dosledno izvajanje dela revizorjev in zagotovitev podlage, na kateri bi lahko Komisija ocenila upravičenost izdatkov in upoštevanje pravil, uporabili z revizorji „dogovorjeni postopki“, ki so jih sprejeli prejemniki dotacij FP7; izdajateljev potrdil se ne bo več spraševalo za mnenje o upravičenosti stroškov, ampak le za dejanske informacije, na podlagi katerih bo Komisija odločila o upravičenosti izdatkov.

2.2. Deljeno in posredno centralizirano upravljanje: krepitev vloge držav članic

V primerih deljenega in posrednega centraliziranega upravljanja so vključene različne stopnje upravljanja in kontrole. Komisija dobi zagotovila s številnih virov, vključno s potrdili nacionalnih organov, letnimi poročili o izvajanju in kontroli, rezultati revizij, ki jih izvedejo države članice ali Evropsko računsko sodišče, ter razumljivo revizij, ki jih izvede Komisija.

Generalni direktorji za regionalno politiko, zaposlovanje, socialne zadeve in enake možnosti ter kmetijstvo in razvoj podeželja so izrazili pridržke, ker ni razumnega zagotovila v zvezi s pomanjkljivostmi upravljanja in sistema kontrole, zlasti pri programih oziroma ukrepih v Združenem kraljestvu, Španiji, na Švedskem, Slovaškem, v Sloveniji, Latviji, Italiji in Grčiji ter pri programih v okviru pobude Skupnosti INTERREG. Za vse tri generalne direktorate je skupna vrednost tveganja s temi pridržki omejena: težava je v pomanjkanju zagotovila za zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z računi. Generalni direktorji so se odločili izraziti pridržke zaradi sistemskih pomanjkljivosti v nekaterih ključnih elementih upravljanja držav članic in njihovih sistemov kontrole. Ugotavljajo, da so te težave prisotne že nekaj let in da odgovorni organi niso sprejeli ukrepov za izboljšanje stanja, kot je to zahtevala Komisija, kar pa ima lahko negativne posledice za ugled Komisije.

Za kritje finančnega tveganja za proračun EU so se oblikovali natančni akcijski načrti za reševanje težav, ki vključujejo ukrepe, ki se jih zahteva od odgovornih nacionalnih organov. Kjer je primerno in zlasti če države članice same ne izvedejo popravkov, ki so potrebni za odpravo tveganj za plačila Skupnosti, se bodo izvedli finančni popravki. Ti popravki bi se lahko v nekaterih primerih izvedli na podlagi ekstrapolacije količinsko določljivih nepravilnosti iz posameznih dokumentov, v katerih se lahko pojavijo v številnih podobnih primerih, ali s pavšalnimi popravki v primerih sistemskih pomanjkljivosti. V nekaterih primerih se je že razmišljalo o odlogu plačila, ali pa se je odlog celo izvedlo pri izvrševanju proračuna za leto 2006.

Komisija daje veliko prednost reševanju problema pomanjkljivega izvajanja integriranega upravnega in kontrolnega sistema (IACS) v Grčiji, ki je predmet pridržkov že od leta 2002. Za obdobje 1999–2006 so bile tej državi članici naloženi finančni popravki v višini 479 milijonov EUR[2] za kritje finančnega tveganja, nastalega zaradi ugotovljenih pomanjkljivosti. Takšni popravki se bodo zahtevali, dokler se bo to zdelo potrebno. Komisija je marca 2007 predlagala spremembo uredbe o financiranju skupne kmetijske politike[3], da bi uvedla učinkovitejši način za zmanjšanje ali prekinitev plačil državi članici v primeru resnih in neodpravljenih pomanjkljivosti. Nacionalni organi, vključeni v ta primer, so pripravili podroben akcijski načrt, ki ga bo Komisija natančno spremljala.

Komisija si je prizadevala za vzpostavitev enotnega revizijskega pristopa v okviru deljenega upravljanja , kot je navedla v svojem Poročilu o napredku glede Akcijskega načrta Komisije za integriran okvir notranje kontrole[4] in v letnih poročilih o delu. Komisija je na primer izboljšala opredelitev odgovornosti za kontrolo ter okrepila preverjanje plačilnih agencij in agencij za potrjevanje. Za strukturne sklade je Komisija sprejela ukrepe za spodbujanje usklajevanja revizijskih standardov in širjenja najboljše prakse. Po zgledu prve nizozemske nacionalne izjave o izdatkih EU na Nizozemskem bo Komisija še naprej podpirala tudi različne nacionalne pobude in izjave o uporabi sredstev Evropske unije. V zvezi s tem spremenjena finančna uredba določa, da države članice vsako leto na ustrezni nacionalni ravni pripravijo povzetek razpoložljivih revizij in izjav. Za kmetijstvo se je ta zahteva že uvedla v zakonodaji za ta sektor leta 2006[5].

Glede na večletni značaj strukturnih skladov je nadzor Komisije raztegnjen na celotno programsko obdobje od načrtovanja do zaključka programov. Sistem kontrol zato deluje na večletni podlagi z ugotavljanjem in odpravljanjem pomanjkljivosti skozi celotno programsko obdobje ter razumnimi zagotovili glede zakonitosti in pravilnosti porabe, ki se ocenjuje na osnovi tega. V okviru akcijskega načrta za celovit okvir notranje kontrole se bo leta 2007 proučila učinkovitost večletnih sistemov za popravke.

Generalni direktor za pravosodje, svobodo in varnost je odkril pomanjkljivosti v nekaterih sistemih upravljanja in kontrole v Italiji, generalni direktor za izobraževanje in kulturo pa v nekaterih nacionalnih agencijah, ki sodelujejo pri posrednem centraliziranem upravljanju . Komisija krepi svoj nadzor. V prvem primeru so bila plačila ustavljena za celo leto 2006. V drugem primeru pa je Komisija uporabila določbe programov Vseživljenjsko učenje in Dejavna mladina za vzpostavitev novih pravil[6] za imenovanje nacionalnih agencij in njegovo razveljavitev, naknadne in letne izjave o zagotovilu nacionalnih organov ter kontrol in revizij na podlagi pristopa „enotne revizije“. Poleg tega se bodo nacionalnim agencijam zagotovili boljša navodila in posebno usposabljanje. Od ukrepov za poenostavitev, kot so širša uporaba in pavšalno financiranje, se pričakuje, da bodo zmanjšali tveganje napake.

Komisija bo za odpravo teh pomanjkljivosti izboljšala nadzor nad nacionalnimi agencijami, ki bo temeljil na povečani odgovornosti nacionalnih agencij, ki upravljajo sredstva EU v okviru posrednega centraliziranega upravljanja , in na pristopu „enotne revizije“ pri kontrolah in revizijah.

2.3. Skupno upravljanje z mednarodnimi organizacijami

Trden referenčni okvir za skupno upravljanje, in sicer za naloge upravljanja, prenesene na mednarodne organizacije, zagotavljajo strukturirani sporazumi s temi mednarodnimi organizacijami in zlasti okvirni finančni in upravni sporazum (FAFA), sklenjen aprila 2003 med Komisijo in sekretariatom Združenih narodov (ZN), h kateremu so v naslednjih letih pristopile tudi številne specializirane agencije. Pojasnjevanje nekaterih posebnih klavzul še poteka.

Ker se raven financiranja EU s temi mehanizmi zvišuje, Komisija izvaja tudi več kontrol sredstev, s katerimi upravljajo agencije Združenih narodov. To je v skladu s pogledi, ki jih je glede izvajanja sporazuma izrazil notranji revizor Komisije.

Pregledana finančna pravila so vzpostavila jasnejši okvir, ki omogoča boljši nadzor in zanesljivost izvajanja nalog, ki so bile zaupane mednarodnim organizacijam v okviru skupnega upravljanja.

Zadržek glede prispevka EU za četrti steber Misije začasne uprave Združenih narodov na Kosovu (UNMIK) je bil odpravljen z izterjavami iz leta 2006 in z novim pogodbenim sporazumom z ZN, ki jasno določa delitev odgovornosti.

FAFA zagotavlja izredno pomemben referenčni okvir za sodelovanje zelo raznolikih partnerjev na obeh straneh partnerstva med ES in ZN. Ker gre za precej nov instrument, so podpisnice sporazuma ustanovile skupne delovne skupine za reševanje vprašanj v zvezi z izvajanjem, Komisija in ZN pa razpravljajo o pobudah za usposabljanje in skupnih smernicah za poročanje, preverjanje in preglednost.

2.4. Sklep

Komisija ugotavlja, da je 15 generalnih direktorjev leta 2006 izrazilo skupno 20 pridržkov (31 leta 2005). Meni, da iz tega sledi, da so bile glavne pomanjkljivosti, ugotovljene v zvezi s kontrolami, ustrezno obravnavane in da je leta 2006 Komisija še dodatno napredovala pri izboljševanju svojega upravljanja.

Glede vseh pridržkov so se pooblaščeni odredbodajalci zavezali k ustreznemu akcijskemu načrtu za odpravljanje navedenih pomanjkljivosti. Kolegij bo spremljal izvajanje ukrepov za izboljšanje stanja.

Bistveno je, da se posredniških organov dobi ustrezno zagotovilo, ki v imenu Komisije ali skupaj z njo upravljajo sredstva EU. Pomembna je tudi sistematična uporaba zakonskih določb, ki uvajajo ukrepe za izboljšanje stanja, kot so izterjave, prenehanje plačil in finančni popravki, če se ugotovijo resne pomanjkljivosti glede zakonitosti in pravilnosti dejavnosti.

3. MEDSEKTORSKA VPRAšANJA

3.1. Vodenje

- Izjava o vodenju

Notranji revizor meni, da ima struktura vodenja Komisije trdne temelje. Vseeno pa je predlagal, da bi morala biti bolj pregledna. Komisija se s tem predlogom strinja in bo objavila kratko in dostopno besedilo z izjavo o vodenju, v kateri bo zainteresiranim skupinam in državljanom obrazložila različne akterje, odgovornosti in mehanizme odgovornosti znotraj Komisije.

- Zunanji izvajalci in agencije

Izvršilne agencije obravnava Priloga 3 k temu zbirnemu poročilu.

Od leta 1970 je bilo ustanovljenih trideset regulativnih agencij. Februarja 2005[7] je Komisija predložila osnutek medinstitucionalnega sporazuma za vzpostavitev obširnega okvira vodenja za oblikovanje, strukturo, delovanje, ocenjevanje in kontrolo evropskih regulativnih agencij. Napredek pri pogajanjih se je postopoma upočasnil, a so se razprave o tej temi v Svetu spet začele konec leta 2006.

- Poenostavitev

Po Poročilu o napredku reforme iz decembra 2005[8] je Komisija odkrila številna področja, primerna za poenostavitev in racionalizacijo, zlasti razporeditev človeških virov, notranje usklajevanje, notranji kontrolni standardi, finančno upravljanje ter orodja in prednostne naloge informacijske tehnologije. Maja je Komisija sprejela sporočilo z naslovom Upravljanje človeških virov. ki poenostavlja postopke za zaposlene in vzpostavlja delovno skupino za pomoč zaposlenim ter predlaga ukrepe za poenostavitev upravnih postopkov in izboljšanje storitev za zaposlene. V okviru pilotnega projekta so nekatere osrednje službe začele izvajati notranje analize vpliva. To se bo morda razširilo na vse nove ali pregledane skupne postopke, da bi zagotovili njihovo preprostost, uspešnost ter učinkovitost in da ne bi povzročili nepotrebnih upravnih obremenitev.

Na področju finančnega upravljanja so spremenjena finančna pravila (revizija finančne uredbe in njenih izvedbenih pravil) uvedla naslednje poenostavitve: manjše zahteve glede dokumentacije za manjše dotacije in pogodbe; podpora sofinanciranja v obliki prispevkov v naravi (na primer brezplačno delo zunanjih partnerjev upravičenca); možnost zavrnitve zahtevka za predložitev finančnega jamstva, ki temelji na oceni tveganja za vsak posamezen primer; višji prag, nad katerim morajo organizacije upravičenke predložiti potrdilo zunanjega revizorja; razširitev načela preglednosti z objavo vseh prejemnikov sredstev Skupnosti, ne glede na subjekt ali organ, vključen v izvrševanje proračuna.

Vendar stopnja poenostavitve zakonodaje ni bila tako visoka, kot bi lahko upali. Čeprav je naslednje programsko obdobje še precej oddaljeno, bi morale službe pripraviti teren za nadaljnje poenostavitve v prihodnosti.

- Pobuda za preglednost:

V skladu s pobudo za preglednost v Evropi bodo objavljeni podatki o prejemnikih sredstev deljenega upravljanja. Komisija meni, da je preglednost pri finančnih zadevah pomemben sestavni del odgovornosti pri uporabi sredstev Skupnosti.

- Upravljanje neprekinjenosti delovanja služb

Leta 2006 je bil predstavljen delovni dokument o upravljanju neprekinjenosti delovanja služb Komisije[9] za ohranitev delovanja osnovnih storitev v času prekinitev.

- Etika

V okviru širše dejavnosti za spodbujanje osveščenosti v zvezi z etiko in integriteto, je Komisija pripravila dan etike za vse zaposlene.

- Notranja revizija

Marca 2006 je notranji revizor predstavil poročilo o pregledu v zvezi z nadaljnjimi revizijskimi priporočili, v katerem ugotavlja, da kljub napredku do določitve ciljnih datumov polovica odločilnih in zelo pomembnih priporočil ni bila upoštevana. Odbor za spremljanje poteka revizij, katerega prvotna naloga je, da letno poroča kolegiju o nadaljnjem spremljanju priporočil notranjega revizorja s strani služb Komisije, je kabinete opozoril, da nekateri oddelki zaostajajo in jih pozval, naj spremljajo napredek na svojih oddelkih. Odbor za spremljanje napredka revizije bo leta 2007 poostril nadzor.

Čeprav je ugotovila, da so revidiranci pripravili akcijske načrte za vsa sporočila, ki jih je sprejela Služba za notranjo revizijo (IAS), in da je bila pri izvajanju teh akcijskih načrtov dosežena visoka raven, bo Komisija gradila na napredku, doseženem leta 2006, da bo zagotovila pravočasen odziv na vsa revizijska priporočila. Spodbujala bo dialog med revizijsko službo in revidiranci. To bi moralo izboljšati medsebojno razumevanje, zagotoviti, da revizor oblikuje jasna priporočila, ter spodbuditi službe k prednostnemu izvajanju priporočil po zahtevanem časovnem načrtu.

V letnem poročilu za leto 2006 je notranji revizor poudaril potrebo po bolj usklajenem načrtovanju revizij in podprl sedanja prizadevanja za večjo profesionalnost služb za notranjo revizijo na oddelkih Komisije. Notranja revizijska struktura Komisije se še naprej krepi in prispeva k večji zanesljivosti institucije.

Sklep

Komisija meni, da je njena struktura vodenja dosegla zadovoljivo raven trdnosti in zrelosti ter jo bo predstavila v izjavi o vodenju. Obenem se obvezuje, da si bo še naprej prizadevala za večjo preglednost, učinkovitost in poenostavitev. Izvajalske agencije, ki jih Komisija strogo nadzoruje, so v celoti vključene v ta sistem vodenja. Vendar ima za Komisijo največji politični pomen vzpostavitev enotnega okvira vodenja za regulativne agencije. Komisija podpira notranjega revizorja pri njegovih prizadevanjih, da bo ob koncu cikla načrtovanja 2007–2009 predstavil svoje prvo celovito mnenje o sistemu notranje kontrole Komisije, in spodbuja visoko stopnjo sodelovanja med notranjimi službami za revizijo in notranjim revizorjem.

3.2. Sistemi notranje kontrole in v rezultate usmerjeno upravljanje

- Okvir notranje kontrole pri Komisiji

Leta 2006 je Komisija še naprej izboljševala svoj okvir notranje kontrole. Namen sedanje revizije standardov notranje kontrole je zagotoviti večjo jasnost, enostavnost in prilagodljivost pogojem na posameznih oddelkih, da bi povečali učinkovitost.

Pregled stanja notranje kontrole v generalnih direktoratih in službah Komisije je pokazal, da je bil leta 2006 dosežen precejšen napredek pri vzpostavljanju struktur in praks notranje kontrole, in tudi da je na področjih informacij o upravljanju, poenostavitev zakonodaje, strategije kontrole in kakovosti letnih poročil o delu potreben še nadaljnji napredek. Notranji revizor je priporočil nadaljnje izboljšanje naknadnih kontrol in informacijske tehnologije ter izvajanje novih računovodskih pravil in upravljanja pogodb.

- Obvladovanje tveganja

Komisija je leta 2006 dobro napredovala pri nadaljnjem vključevanju obvladovanja tveganja v strateško načrtovanje: rezultati analize tveganja so predstavljeni v letnih načrtih upravljanja, letna poročila o delu pa kažejo, ali so se ta tveganja med letom uresničila, kakšen je bil odziv nanje ter kakšna tveganja so še prisotna in razloge za to. Tveganja se bo poskušalo predstaviti jasno in zagotoviti, da bodo akcijski načrti obvladovanja tveganja pripravljeni in izvedeni brez zamud. Komisija je na podlagi metodologije obvladovanja tveganja, ki je opredeljena v sporočilu z naslovom „Učinkovitemu in usklajenemu obvladovanju tveganja v službah Komisije naproti“[10] in pilotnega poskusa, ki je bil izveden leta 2006, vzpostavila postopek strokovnega ocenjevanja za odkrivanje, ocenjevanje in obvladovanje medsektorskih tveganj, pri reševanju katerih je več služb učinkovitejših kot ena sama.

- Upravljanje delovanja

Smernice, ki so jih dobile službe za pripravo njihovih letnih načrtov upravljanja in poročil o delu, se še bolj osredotočajo na rezultate za prejemnike in zainteresirane skupine ter na vpliv delovanja Skupnosti na družbo EU v splošnem pomenu.

Za letna poročila o delu za leto 2006 se je razvil jedrnat obrazec, da bi zagotovili dosledno predstavitev kontrolnih struktur in virov zagotovil, čeprav ga vsi generalni direktorati in službe še niso začeli uporabljati. Pričakuje se, da bo obrazec sčasoma povečal ozaveščenost o strukturah kontrole in virih zagotovil ter prispeval k natančnemu opredeljevanju pomanjkljivosti in izboljšav.

Čeprav so številne službe v svojih letnih poročilih o delu za leto 2006 predstavile kazalce zakonitosti, pravilnosti in uspešnosti, si bo treba še naprej stalno prizadevati za razvoj teh kazalcev in obenem zagotoviti skladen pristop skupin služb.

Kakovost letnih poročil o delu je treba še izboljšati: zlasti je treba jasno in enostavno razložiti strategije in rezultate kontrol ter podrobno objasniti akcijske načrte in njihove pričakovane učinke.

- Akcijski načrt Komisije za integriran okvir notranje kontrole

Zaenkrat so rezultati izvajanja akcijskega načrta zelo pozitivni. Kljub zamudam pri nekaterih ukrepih Komisija meni, da je še vedno mogoče doseči naslednji cilj: do konca leta 2007 vzpostaviti osnovne pogoje za ustrezno obvladovanje tveganja napake in zagotoviti večjo zanesljivost, kot je predvideno v akcijskem načrtu. Rezultati ukrepov bodo postopoma vidnejši in lažje dokazljivi, na začetku na primer v smislu preglednejšega in jasnejšega pristopa do kontrol. To naj bi z boljšim odpravljanjem in preprečevanjem napak omogočilo zmanjšanje stopnje napak.

Z izkušnjami so se številni ukrepi izpopolnili, da bi dali nov zagon prizadevanjem za večjo zanesljivost, pri tem pa so se osredotočili na neposredno centralizirano upravljanje in upoštevali podroben pregled razmerja stroški-koristi-tveganje za kontrole. Do konca leta 2007 bodo izpolnjeni osnovni pogoji, da bo integrirani okvir notranje kontrole lahko začel vplivati na zagotovila, kot je bilo načrtovano. Vendar Poročilo o napredku glede Akcijskega načrta Komisije za integriran okvir notranje kontrole opozarja na področja, na katerih so izzivi še vedno prisotni.

Sprejemajo se ukrepi za povečanje intenzivnosti naknadnih kontrol na več področjih, akcijski načrti za določanje ukrepov za izboljšanje stanja in napredek v zvezi s tem pa se pozorno spremljajo. Vendar je generalni direktor za komuniciranje izrazil zadržek, ker ni sistematičnega strukturiranega sistema naknadne kontrole, katerega vzpostavitev bo Komisija ocenila leta 2007.

Poostrene preglede bi moral spremljati bolj usklajen pristop v vsaki skupini služb, kot se že uporablja pri raziskavah in strukturnih skladih.

Večja usklajenost se je postopoma uvajala na področju strukturnih skladov, vključno z usklajevanjem metodologij vzorčenja, ki jih morajo uporabljati države članice v programskem obdobju 2007–2013.

Mreže naknadnih kontrol so leta 2006 potrdile svojo uporabnost za širjenje dobrih praks med posameznimi kontrolnimi enotami. Obravnavana ključna vprašanja so vključevala oblikovanje strategij vzorčenja, s katerimi bi zagotovili zadostno zanesljivost, nadaljnje kontrole in možne pristope pri uporabi sankcij.

Sklep

Komisija meni, da je za vsako dejavnost treba izvesti celovit pregled dejavnosti notranje kontrole in pri tem vključiti različne elemente in stopnje kontrole. Treba je zagotoviti stroškovno učinkovito ravnovesje med različnimi kontrolnimi ukrepi, ustrezno spremljati rezultate kontrol in pri odpravljanju ugotovljenih pomanjkljivosti skupno ukrepati.

Komisija bo pozorno spremljala izvajanje strategij in metodologij celovite kontrole in zagotovila skladne naknadne pristope skupin služb, da: (1) bodo strategije kontrole formalno določene in da bodo vsebovale natančne cilje; (2) se bo vzpostavilo natančno spremljanje in poročanje z zbiranjem rezultatov kontrol na vseh ravneh; (3) se bodo jasno določile in izvajale odgovornosti udeležencev, vključno s sinergijami med različnimi službami.

Komisija bo zagotovila, da bodo pooblaščeni odredbodajalci v celoti upoštevali zahtevo za uporabo obrazca in s tem v svojih letnih poročilih o delu za leto 2007 vzpostavili jasnejšo povezavo med sistemi kontrol in zagotovili ter uvedbo predvidenih kazalcev za zakonitost in pravilnost dejavnosti za večjo zanesljivost.

Komisija bo še naprej spremljala sistem strukturirane naknadne kontrole, ki ga je uvedel generalni direktor za komuniciranje, in akcijski načrt naknadnih kontrol za skupino na področju raziskav.

3.3. Finančno upravljanje

- Računovodstvo

Komisija z zadovoljstvom ugotavlja, da je Računsko sodišče za proračunsko leto 2005, ko je bil prvič uporabljen novi računovodski sistem na podlagi nastanka poslovnih dogodkov, dalo pozitivno izjavo o zanesljivosti z pridržki.

Pri uporabi novih računovodskih pravil za pripravo letnih računovodskih izkazov za leto 2006 se napredek nadaljuje. Kar zadeva zagotavljanje kakovosti računovodskih podatkov, je bil dosežen napredek pri izboljšanju okolja kontrole. Glede potrjevanja lokalnih sistemov leta 2006 je računovodja ugotovil, da so službe na splošno sprejele ustrezne ukrepe, da bi odpravile težave, na katere je opozoril v svojem lanskem poročilu, in poudaril velik napredek, ki sta ga dosegla generalna direktorata, ki leta 2005 nista bila potrjena.

Uvedba računovodstva na podlagi nastanka poslovnih dogodkov za delegacije z januarjem 2007 in izboljšanje notranje kontrole sta omogočila, da pridržkov v zvezi z upravnimi odhodki za delegacije EU iz lanskega leta ni več.

Odredbodajalec bo zaključne račune za leto 2006 prvič potrdil z razumnim zagotovilom, da računi kažejo resnično in pravično sliko finančne situacije institucije.

- Upravljanje s pogodbami

Pri revizijah, izvedenih leta 2006, je notranji revizor odkril nekaj področij, na katerih je potrebno izboljšati stanje v zvezi z upravljanjem s pogodbami. Delovna skupina različnih služb, ki je bila ustanovljena decembra 2006, je predlagala novo metodologijo za pripravo pogodb za javna naročila v Bruslju. Spremenjena finančna uredba bo poenostavila tudi zahteve glede postopkov in dokumentacije za pogodbe z nizko vrednostjo.

Sklep

Komisija ugotavlja, da se je z uvedbo računovodstva na podlagi nastanka poslovnih dogodkov izboljšala preglednost in povečala odgovornost. Navaja številne konkretne ukrepe, ki bodo sprejeti, da bi se poenostavila pravila za prejemnike dotacij in pogodbene stranke.

3.4. Človeški viri

- Celostna strategija za človeške vire

Notranji revizor poudarja, da je dolgoročna strategija za upravljanje človeških virov pomembna za učinkovito razporeditev človeških virov.

Komisija bo izboljšala razporeditev človeških virov z dejavnejšim ugotavljanjem sedanjih in prihodnjih zmožnosti zaposlovanja in potreb oddelkov. Komisija je začela program stalnega poklicnega razvoja za vse zaposlene na Komisiji, katerega cilj je spodbujanje, razvijanje in ohranjanje usposobljenega osebja.

Zbiranje in ocenjevanje človeških virov je prav tako pomemben del strateškega upravljanja človeških virov, pri katerem Komisija vzpostavlja potrebne sisteme za ustrezen odziv na zunanje zahteve v zvezi s človeškimi viri.

Komisija je na zahtevo Parlamenta leta 2006 pripravila poročilo [SEC(2007) 530] z analizo predvidenih potreb po človeških virih do leta 2013, v katerem je zaključila, da se bodo vse ugotovljene prednostne potrebe, razen tistih v zvezi s širitvami, izpolnile s prerazporejanjem znotraj služb in med njimi.

- Zaposlovanje novih uradnikov iz držav članic EU-10

Visoko zastavljeni cilji, ki so bili glede zaposlovanja uradnikov iz EU-10 določeni v obdobju 2004–2006, so bili leta 2006 za upravno osebje izpolnjeni, za srednje vodstvene uslužbence pa celo preseženi (77 % predvidenih zaposlitev). Zaposlovanje višjih vodstvenih delavcev je potekalo zadovoljivo. Stopnja zaposlitve je bila prenizka za določene profile in narodnosti, zlasti zaradi majhnega števila kandidatov na razpisih. Evropski urad za izbor osebja trenutno pripravlja izboljšano strategijo obveščanja in komuniciranja. Komisija je vzpostavila mehanizem za spremljanje, da bi zagotovila, da bodo zaposlitveni cilji za EU-12 izpolnjeni do konca leta 2007.

Sklep

Komisija je odločena, da bo dosegla zaposlitvene cilje za uradnike iz EU-12. Opredelila je svoje bodoče potrebe in se bo še naprej trudila vnaprej predvideti prihajajoče izzive za učinkovito in sodobno vodenje.

3.5. Vprašanja informacijske tehnologije (IT)

Že drugič je bil izražen zadržek glede tveganja, ki ga povzroča neprimernost infrastrukture za gradnjo podatkovnih centrov , ki na neprekinjeno delovanje vpliva bolj kot na zakonitost in pravilnost transakcij. Poleg tega je notranji revizor poudaril, da je treba izboljšati stanje v zvezi s stavbami, varnostjo podatkov, izvajanjem ukrepov v primeru kriznega dogodka in neprekinjenim delovanjem služb. Postavilo se je tudi vprašanje načrtovanja projektov IT, glede katerega je bilo odločeno, da je treba doseči najugodnejšo finančno rešitev z opredelitvijo skupnih projektov kot prednostnih.

Komisija se je zavezala k izvajanju večletne strategije za zagotovitev varnih namestitvenih pogojev za podatkovne in telekomunikacijske centre Komisije v Bruslju in Luxembourgu. Določeni so bili ukrepi za zmanjšanje tveganja, ki bodo izvedeni leta 2007.

4. SKLEPNE UGOTOVITVE

Komisija meni, da veljavni sistemi notranje kontrole z omejitvami, navedenimi v letnih poročilih o delu za leto 2006, dajejo ustrezno zagotovilo glede zakonitosti in pravilnosti dejavnosti, za katere Komisija v skladu s členom 274 Pogodbe ES sprejema vso odgovornost. Vendar priznava, da so potrebna nadaljnja prizadevanja za odpravo številnih pomanjkljivosti, zlasti tistih, ki so poudarjene v pridržkih pooblaščenih odredbodajalcev.

Komisija bo zagotovila, da si bodo njeni pooblaščeni odredbodajalci še naprej prizadevali jamčiti, da bodo razumna zagotovila v izjavah, ki spremljajo letna poročila, učinkovito potrjena s primernimi sistemi notranje kontrole.

Annex 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

Annex 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] COM(2007) 67.

[2] Znesek 451 milijonov EUR, določen v letnem poročilu o delu za leto 2006, je bil popravljen, zlasti zaradi upoštevanja zadnjih popravkov, ki so bili od Grčije zahtevani z Odločbo Komisije 2007/243/ES z dne 18. aprila 2007 (UL L 106, 24.4.2007, str. 55).

[3] Uredba Sveta št. 1290/2005.

[4] COM(2007) 86 in SEC(2007) 311.

[5] Uredba Sveta št. 1290/2005 in člen 7(5) Uredbe Komisije (ES) št. 885/2006.

[6] Odločba C(2007) 1807 z dne 26. aprila 2007.

[7] COM(2005) 59.

[8] COM(2005) 668.

[9] SEC(2006) 899.

[10] SEC(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003