Posebno poročilo Upravljanje stavb  
Evropske službe  
za zunanje delovanje  
po svetuSL 2016  št. 07
EVROPSKO  
RAČUNSKO
SODIŠČE

EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE  
12, rue Alcide De Gasperi  
1615 Luxembourg  
LUKSEMBURG
Tel.: +352 4398-1
Vprašanja: eca.europa.eu/sl/Pages/ContactForm.aspx
Internet:  eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditorsECA
Veliko dodatnih informacij o Evropski uniji je na voljo na internetu ( http://europa.eu ).
Luxembourg: Urad za publikacije Evropske unije, 2016
Print ISBN 978-92-872-4514-4 ISSN 1831-094X doi:10.2865/483283 QJ-AB-16-007-SL-C
PDF ISBN 978-92-872-4553-3 ISSN 1977-5784 doi:10.2865/332509 QJ-AB-16-007-SL-N
EPUB ISBN 978-92-872-4543-4 ISSN 1977-5784 doi:10.2865/86369 QJ-AB-16-007-SL-E
© Evropska unija, 2016
Reprodukcija je dovoljena z navedbo vira.
Upravljanje stavb  
Evropske službe  
za zunanje delovanje  
po svetu
(v skladu z drugim pododstavkom člena 287(4) PDEU)Posebno poročiloSL 2016  št. 07
02
 Revizijska ekipa
V posebnih poročilih Evropskega računskega sodišča so predstavljeni rezultati njegovih revizij smotrnosti poslovanja in 
skladnosti za posamezna proračunska področja ali teme upravljanja. Sodišče te revizijske naloge izbere in zasnuje tako, da 
imajo kar največji učinek, in pri tem upošteva tveganja za smotrnost ali skladnost, višino ustreznih prihodkov ali porabe, 
prihodnji razvoj ter politični in javni interes.
To revizijo smotrnosti poslovanja je opravil senat IV, ki ga vodi član Evropskega računskega sodišča Milan Martin Cvikl in 
ki je specializiran za revidiranje področij prihodkov, raziskav in notranje politike, finančnega in ekonomskega upravljanja 
ter institucij in organov Evropske unije. Revizijo je vodil član Evropskega računskega sodišča Pietro Russo, pri njej pa so 
sodelovali ataše njegovega kabineta François Gautier, direktor Mark Crisp, vodilni upravni uslužbenec Paul Stafford, vodja 
naloge Mark Marshall in revizorka Pascale Pucheux-Lallemand.
Od leve proti desni:  M. Marshall, P . Russo, F. Gautier, P . Pucheux-Lallemand,  
P . Stafford.

03
 Kazalo
Odstavek
 Glosar
I–VIII  Povzetek
01–04  Uvod
05–06  Obseg revizije in revizijski pristop
05 Obseg revizije
06 Revizijski pristop
07–66  Opažanja
07–27  Oddelek I – Stavbe na splošno zadostujejo potrebam delegacij, vendar zaradi odvečnega prostora, 
neuporabljenih nepremičnin in stroškov, ki se zaračunajo najemnikom in ne krijejo celotnih 
dejanskih stroškov, v nekaterih primerih niso stroškovno učinkovite
08–19  Stavbe na splošno zadostujejo potrebam delegacij
20–22  Površina večine pisarniških stavb in tudi nekaterih rezidenc presega zgornje meje stavbne politike
23–25  ESZD je lastnica stavb, ki jih ne uporablja več
26–27  Nekateri zaračunani stroški za kolokacijo v pisarniških stavbah ne krijejo celotnih dejanskih stroškov
28–47  Oddelek II –Za izbiro stavb delegacije obstaja strukturiran postopek, vendar se pri njegovi uporabi 
v praksi pojavljajo nekatere slabosti v vseh glavnih fazah
30–31  Postopek na podlagi dokumentacije o stavbah zagotavlja strukturirano osnovo za izbiro stavb delegacij
32–35  Delegacije nimajo dovolj strokovnega znanja za opredelitev ustreznih stavb niti zadostne podpore s sedeža
36–43  Obstajajo nekatere slabosti pri tem, kako delegacije sedežu predstavijo možnosti
44–47  Nekatera mnenja odbora za stavbe pri sedežu niso pravočasna ali prepričljiva
04 Kazalo 
48–66 Oddelek III – Informacije o ustreznosti stavb niso zanesljive in se ne uporabljajo za načrtovanje, ki 
je preveč kratkoročno in še posebej ohlapno pri lastniških nepremičninah
49–59  Centralni sistemi za spremljanje ne zagotavljajo zanesljivih osnovnih informacij o ustreznosti vseh stavb 
delegacij
60–62  Razpoložljive informacije se pri načrtovanju ne uporabljajo dovolj,načrtovanje pa je kratkoročno
63–66  Sistemi za načrtovanje lastniških nepremičnin so še posebej šibki
67–72  Zaključki in priporočila
 Priloga I – Kolokacija z državami članicami EU v delegacijah EU
 Priloga II  – Podrobnosti pregleda 30 primerov dokumentacije o stavbah
 Priloga III – Razlogi za stroškovno neučinkovitost stavb delegacij
 Odgovor ESZD
05
 Glosar
Delegacija : Po vsem svetu deluje približno 140 delegacij EU, ki uveljavljajo interese in vrednote EU ter trgovinsko in 
razvojno sodelovanje. Večina delegacij je odgovorna za odnose EU z eno državo. Druge so namenjene vzdrževanju 
odnosov z večstranskimi ali mednarodnimi organizacijami, kot sta Afriška unija ali Združeni narodi. Tretjina 
zaposlenih v delegacijah dela za ESZD, drugi pa za Evropsko komisijo v generalnih direktoratih, kot so GD za 
mednarodno sodelovanje in razvoj, GD za sosedstvo in širitvena pogajanja in GD za trgovino.
Dokumentacija o stavbah : Delegacije morajo pripraviti dokumentacijo o stavbah pred najemom (vključno 
s podaljšanjem najemne pogodbe), nakupom, obnovo ali izgradnjo pisarn ali rezidence za vodjo delegacije. 
Dokumentacijo o stavbah, katerih skupna vrednost znaša 60 000 EUR ali več, je treba predložiti sedežu (odboru za 
stavbe) v odobritev. Za najem stanovanj zaposlenih morajo delegacije dokumentacijo o stavbah predložiti le, če 
najemnina presega zgornjo mejo, določeno za zadevno državo.
Evropska služba za zunanje delovanje (ESZD) : Evropska služba za zunanje delovanje (ESZD) je diplomatska služba 
Evropske unije. Njena vloga je usklajevati zunanjo in varnostno politiko EU. Vodja ESZD je visoki predstavnik za 
zunanje zadeve in varnostno politiko, ki je tudi podpredsednik Evropske komisije. ESZD, ki je uradno začela delovati 
1. januarja 2011, je bila ustanovljena z Lizbonsko pogodbo. Združuje osebje iz ustreznih oddelkov Generalnega 
sekretariata Sveta in Evropske komisije ter diplomatsko osebje iz držav članic EU. ESZD ima sedež v Bruslju in je 
odgovorna za vodenje približno 140 delegacij EU po vsem svetu.
Kolokacija : Souporaba pisarniških prostorov delegacije skupaj z državami članicami EU ali drugimi institucijami ali 
organi EU (npr. z Evropsko investicijsko banko).
Odbor za stavbe : Odboru za stavbe predseduje vodja oddelka za infrastrukturo pri sedežu ESZD. V njem so najmanj 
štirje drugi člani tega oddelka in član oddelka za varnost na terenu. Odbor sprejema mnenja o dokumentaciji 
o stavbah, ki jo preučuje.
Stanje pisarniških stavb in rezidenc : Sedež ESZD spremlja stanje pisarniških stavb in rezidenc vodij delegacij 
v okviru obiskov na kraju samem. Pri oceni stanja stavb se uporabljajo tri merila z ocenami od 0 (neuporabno) do 5 
(odlično): zdravje in zaščita, varnost, in splošno stanje (funkcionalnost/podoba/lokacija).
Stavbna politika : Smernice, ki jih je določil sedež ESZD za delegacije, zagotavljajo, da je upravljanje stavb uspešno 
in znotraj finančnih omejitev. Namen stavbne politike je tudi standardizirati vire, ki so na voljo delegacijam, in 
zagotoviti preglednost.
Vodja administracije : Vodja administracije pomaga vodji delegacije pri vsakodnevnem vodenju delegacije. 
Usklajuje delo odseka za administracijo in je odgovoren za upravljanje človeških virov in varnosti, finančno 
upravljanje in izvrševanje proračuna delegacije, ter za upravljanje logistike, nabave in prostorov.
Vodja delegacije : Vodje delegacij pomagajo visokemu predstavniku in Komisiji pri opravljanju njunih nalog na 
področju zunanjih odnosov. Vodja delegacije je odgovoren za upravljanje vsega osebja in finančnih virov delegacije.
06
 Povzetek
I
Evropska služba za zunanje delovanje (ESZD) je ob svoji ustanovitvi januarja 2011 od Evropske komisije prevzela 
odgovornost za vodenje delegacij EU po vsem svetu. Zagotavlja pisarniške prostore za 5 300 zaposlenih v približno 
140 delegacijah. Odgovorna je tudi za rezidence vodij delegacij in plačilo ali povračilo stroškov za stanovanja 2 400 
zaposlenih. Uspešno upravljanje stavb delegacij EU prispeva k doseganju ciljev EU na področju zunanje politike, 
trgovine in razvojnega sodelovanja. Odhodki ESZD za stavbe delegacij so v letu 2014 znašali 165 milijonov EUR (glej 
odstavke 1 do 4).
II
Evropsko računsko sodišče je preučilo, ali stavbe delegacij zadostujejo potrebam ESZD in ali so stroškovno učinko -
vite. Preučilo je, ali ima ESZD uspešne postopke za izbiro primernih stavb, spremljanje ustreznosti stavb in načrtova -
nje potrebnih sprememb (glej odstavka 5 in 6).
III
Pri reviziji je bilo ugotovljeno, da stavbe delegacij – pisarniške stavbe, rezidence vodij delegacij in stanovanja zapo -
slenih – na splošno zadostujejo potrebam delegacij (glej odstavke 8 do 19). Vendar pa v nekaterih primerih stavbe 
niso stroškovno učinkovite, ker:
(a) površina v večini pisarniških stavb in v nekaterih rezidencah presega zgornje meje iz stavbne politike (glej 
odstavke 20 do 22);
(b) ima ESZD v lasti stavbe, ki jih ne uporablja več (glej odstavke 23 do 25);
(c) kjer si delegacije pisarniške prostore delijo z državami članicami EU ali institucijami ali organi EU, nekateri stro -
ški, ki se zaračunavajo tem organizacijam, ne krijejo celotnih dejanskih stroškov (glej odstavka 26 in 27).
IV
Ustreznost stavb delegacij je odvisna predvsem od njihove prvotne izbire, pa tudi od tega, kako ESZD zagotavlja, 
da stavbe še naprej zadostujejo potrebam in da so stroškovno učinkovite. Prvotna izbira stavb za najem ali nakup se 
izvede v okviru postopka na podlagi dokumentacije o stavbah. Zadevna delegacija mora pred najemom (ali podalj -
šanjem najemne pogodbe) ali nakupom stavbe sedežu predložiti dokumentacijo o stavbah v pregled in odobritev. 
Postopek na podlagi dokumentacije o stavbah je primer dobre prakse pri zagotavljanju strukturirane in dokumen -
tirane podlage za odločanje (glej odstavka 30 in 31). Vendar pa obstaja tveganje, da ESZD ne izbere ustreznih stavb, 
saj obstajajo nekatere slabosti pri izvedbi vseh glavnih faz izbirnega postopka v praksi:
(a) nekatere delegacije nimajo dovolj strokovnega znanja, da bi pri raziskovanju lokalnega trga opredelile ustrezne 
možnosti, pa tudi ne zadostne podpore s sedeža (glej odstavke 32 do 35);
(b) kadar delegacija sedežu predstavi možnosti, predlagana rešitev včasih ne temelji na dobri tehnični in finančni 
analizi (glej odstavke 36 do 43);
(c) ko odbor za stavbe pri sedežu sprejme končno odločitev, je včasih prepozno za podpis pogodbe, poleg tega pa 
ni vedno dokazano, da je odločitev stroškovno najbolj učinkovita (glej odstavke 44 do 47).
Povzetek 07
V
Ko ESZD izbere stavbe, z obiski na kraju samem redno ocenjuje, ali še naprej zadostujejo potrebam delegacij, vendar 
ne opredeli vseh pomanjkljivosti (glej odstavka 49 in 50). ESZD pri spremljanju površine na osebo v pisarniških stav -
bah ne upošteva vseh relevantnih dejavnikov (glej odstavka 51 in 52). Prav tako ne spremlja tega, ali so najemnine 
za pisarniške stavbe in rezidence še vedno v skladu s tržnimi cenami ter ali stroški, ki se zaračunavajo organizacijam 
za kolokacijo, krijejo celotne dejanske stroške (glej odstavek 53). Poleg tega ESZD v svojih informacijskih sistemih ne 
evidentira zanesljivo rezultatov svojega spremljanja (glej odstavke 54 do 59).
VI
Pomanjkanje zanesljivih osnovnih informacij o stavbah delegacij ovira uspešno načrtovanje. Poleg tega sedež infor -
macij, ki so na voljo, ne uporablja uspešno za pripravo načrtov za sprejetje popravljalnih ukrepov (glej odstavek 60). 
Načrtovanje je osredotočeno na obravnavanje kratkoročnih potreb (glej odstavka 61 in 62).
VII
Dolgoročni cilj ESZD je kupiti več pisarniških prostorov za delegacije. ESZD je leta 2015 na podlagi novih določb 
finančne uredbe izpogajala pogoje za posojila v višini do 200 milijonov EUR za nakup nepremičnin. Vendar ima 
ESZD omejene izkušnje z lastništvom stavb in premalo strokovnega znanja na področju upravljanja nepremičnin. 
Zato ni vzpostavila uspešnih sistemov za upravljanje lastniških nepremičnin, na primer za ohranjanje nepremičnin 
v dobrem stanju ali za prodajajo stavb, ki jih ne uporablja več (glej odstavke 63 do 66).
VIII
Na podlagi opažanj v tem poročilu Sodišče priporoča, naj ESZD:
(a) med cilje stavbne politike za pisarniške stavbe vključi okoljske dejavnike, dostop za invalidne osebe in prožnost;
(b) zagotovi, da bodo stroški, ki jih plačujejo države članice EU ali druge institucije ali organi EU, ki uporabljajo stav -
be delegacij, usklajeni in da bodo krili celotne dejanske stroške;
(c) pri izbiri stavb okrepi uporabo postopka na podlagi dokumentacije o stavbah;
(d) uporablja osrednji vir informacij za preverjanje tržnih cen za pisarniške stavbe in redno spremlja skladnost na-  
jemnin za pisarne s tržnimi cenami;
(e) izboljša svoj informacijski sistem za upravljanje nepremičnin, da bo vseboval zanesljivejše in ustreznejše infor -
macije, ki se uporabijo v procesu načrtovanja;
(f) okrepi strokovno znanje na področju upravljanja nepremičnin na sedežu, da se razvije bolj strateški pristop, 
izboljša načrtovanje in okrepi podpora delegacijam;
(g) v tekočih srednjeročnih načrtih določi prednostne naloge za najemnine, nakupe, prodajo, spremembe in vzdrže -
vanje ob upoštevanju razpoložljivih informacij o tlorisni površini in stanju stavb zaradi skladnosti s stavbno 
politiko;
(h) uvede sisteme za uspešno upravljanje lastniških stavb.
08
 Uvod
01 
Evropska služba za zunanje delovanje (ESZD) usklajuje zunanjo in varnostno po -
litiko EU. Sedež ima v Bruslju, odgovorna pa je za vodenje delegacij EU po vsem 
svetu. Strukturno in finančno je neodvisna od Evropske komisije, vendar z njo 
sodeluje pri številnih vprašanjih.
02 
Ob ustanovitvi januarja 2011 je ESZD od Evropske komisije prevzela odgovornost 
za vse delegacije EU. Zato so stavbe delegacij, ki se trenutno uporabljajo, veči -
noma rezultat preteklih odločitev Evropske komisije. ESZD zagotavlja pisarniške 
prostore za 5 300 zaposlenih v približno 140 delegacijah. Odgovorna je tudi  
za rezidence vodij delegacij ter plačilo ali povračilo stroškov za stanovanja  
2 400 zaposlenih.
03 
Učinkovito upravljanje stavb delegacij EU prispeva k doseganju ciljev EU na po -
dročju zunanje politike, trgovine in razvojnega sodelovanja. Pisarne delegacij naj 
bi zagotavljale stabilno, prepoznavno, funkcionalno in varno delovno okolje in 
okolje za sestanke zaposlenim in obiskovalcem. Stavbe bi morale biti stroškovno 
učinkovite, aktivno pa se spodbuja souporaba pisarniških prostorov z državami 
članicami ali drugimi institucijami in organi EU.
04 
Približno 80 % pisarniških stavb delegacij in rezidenc vodij delegacij je naje -
tih, druge so lastniške. Odhodki ESZD za stavbe delegacij so v letu 2014 znašali 
165 milijonov EUR (glej sliko 1 ).
09 Uvod 
Odhodki za stavbe delegacij v letu 2014 – 165 milijonov EUR
Vir: ESZD.Slika 1
stroški za varnost 26 milijonov EUR – 16 %
voda, plin, elektrika, zavarovanje – 3 %
čiščenje in vzdrževanje – 2 %
večja popravila / opremljanje – 2 %
nakup/izgradnja stavb – 1 %
pisarne
53 milijonov EUR
rezidence – 11 milijonov EUR
stanovanja 
zaposlenih
62 milijonov EURnajemnine ali
nadomestila za 
najemnine
126 milijonov EUR –
76 %
10
 Obseg revizije  
in revizijski pristop
Obseg revizije
05 
Splošni cilj revizije je bil preučiti, ali ESZD dobro upravlja stavbe delegacij. Pri 
reviziji so bila obravnavana naslednja podvprašanja:
(a) Ali stavbe delegacij zadostujejo potrebam ESZD in ali so stroškovno 
učinkovite?
(b) Ali ima ESZD vzpostavljene uspešne postopke za izbiro primernih stavb?
(c) Ali ima ESZD vzpostavljene uspešne sisteme za spremljanje stalne ustreznosti 
stavb in načrtovanje potrebnih sprememb?
Revizijski pristop
06 
Revizijske ugotovitve temeljijo na štirih glavnih virih revizijskih dokazov (glej 
sliko 2 ):
(a) vodjem administracije v 133 delegacijah1 smo poslali anketo. Nanjo je odgo -
vorilo 112 vodij administracije, kar pomeni 84-odstotno stopnjo odziva;
(b) pregledali smo vzorec 30 primerov dokumentacije o stavbah, posredovanih 
sedežu v letih 2013 in 20142. Odločitev o najemu ali nakupu določene stavbe 
ali o podaljšanju najemne pogodbe zanjo se sprejme na podlagi dokumenta -
cije o stavbah, ki jo zadevna delegacija predloži sedežu;
(c) opravili smo obiske pri štirih delegacijah (Nepal, Tanzanija, Turčija in ZDA – 
Washington), da bi preučili prakse upravljanja stavb v delegacijah različ -
nih velikosti, na različnih celinah, z različno površino na osebo, različnim 
lastništvom (tri pisarniške stavbe so bile najete), z različnim stanjem stavb, 
sestavo zaposlenih in izkušnjami s kolokacijo. Med obiski pri teh delegacijah 
smo o praksah upravljanja stavb razpravljali tudi z vodji administracij vele -
poslaništev držav članic. Med obiski smo se sestali z osebjem veleposlaništev 
Belgije, Danske, Finske, Nemčije, Nizozemske, Švedske in Združenega kra -
ljestva. Obiskali smo tudi ministrstvo za zunanje zadeve na Nizozemskem, da 
bi pridobili nadaljnje informacije o njihovih inovativnih politikah in postopkih 
za upravljanje stavb veleposlaništev;
(d) pregledali smo dokumentacijo o politikah, postopkih in orodjih, opravili po -
govore na sedežu ESZD in analizirali kvantitativne informacije v zvezi s stav -
bami delegacij.1 Anketa je bila poslana vsem 
delegacijam razen tistih 
znotraj EU (npr. delegacija 
Evropske unije v OECD in 
UNESCO v Parizu) in tistim, ki 
so odvisne od drugih 
delegacij.
2 Vzorec 30 primerov 
dokumentacije o stavbah je bil 
izbran z metodo vzorčenja po 
denarni enoti iz 148 primerov 
dokumentacije o stavbah, 
predloženih med 
januarjem 2013 in 
septembrom 2014.
11 Obseg revizije in revizijski pristop  
Viri revizijskih dokazovSlika 2
Vir: Evropsko računsko sodišče.pregled statističnih 
podatkov in postopkovpregled 30 primerov 
dokumentacije
o stavbahrevizijski obiski
štirih delegacij: 
Nepal, Tanzanija, 
Turčija in ZDA
revizijska anketarevizijska 
opažanja
12
 Opažanja
Oddelek I – Stavbe na splošno zadostujejo potrebam 
delegacij, vendar zaradi odvečnega prostora, 
neuporabljenih nepremičnin in stroškov, ki se 
zaračunajo najemnikom in ne krijejo celotnih 
dejanskih stroškov, v nekaterih primerih niso 
stroškovno učinkovite
07 
Pri reviziji je bilo preučeno, ali stavbe zadostujejo potrebam delegacij in ali so 
stroškovno učinkovite.
Stavbe na splošno zadostujejo potrebam delegacij
Pisarniške stavbe
08 
Stavbna politika ESZD za pisarne delegacij določa naslednje cilje: stabilnost, pre -
poznavnost, funkcionalnost, varnost in stroškovno učinkovitost. Revizijska anketa 
za vodje administracije v delegacijah je potrdila relevantnost vseh teh ciljev, 
označenih s krepkim tiskom na sliki 3 .
Pomembnost ciljev za pisarne delegacij
Vir: Revizijska anketa za vodje administracije v delegacijah EU.Slika 3 varnost – 22 %
funkcionalnost – 18 %
stabilnost – 14 % prepoznavnost – 12 %stroškovna
učinkovitost – 12 %prožnost – 9 %okoljski vpliv – 7 %dostopnost za invalide – 6 %
13 Opažanja 
09 
Anketiranci so največjo težo namenili varnosti in funkcionalnosti, a so priznali 
tudi pomen drugih dejavnikov, ki trenutno ne spadajo med cilje stavbne politike:
(a) prožnost: v delovnem dokumentu o stavbni politiki ESZD iz leta 2014 je nave -
deno, da ima najemanje prednost zaradi prožnosti v primeru, da se potrebe 
spremenijo. Stavbne potrebe se lahko spremenijo, na primer zaradi poveča -
nja ali zmanjšanja števila zaposlenih. Poleg tega ESZD nima vedno neposred-  
nega nadzora nad številom zaposlenih, saj zagotavlja pisarniške prostore za 
zaposlene Evropske komisije in za druge organizacije;
(b) okoljski vpliv: čeprav je ESZD odločena, da zagotovi okolju prijazne delovne 
prostore na sedežu in tudi v delegacijah3, pa njena stavbna politika tega ne 
odraža. Na primer, ni se še zavezala, da bo sprejela sistem EMAS (sistem Skup -
nosti za okoljsko ravnanje in presojo)4. Dejavno spodbujanje sistema EMAS 
bi lahko delegacijam dalo priložnost, da bi bile zgled in dokaz, da je sistem 
lahko koristen tudi za majhne organizacije5. Kljub temu sta delegaciji v   
Washingtonu in Tanzaniji prikazali primere dobre prakse (glej okvir 1 );
(c) dostopnost za invalide: včasih morajo biti izpolnjene lokalne zahteve. Tako 
je bilo pri prenovi pisarn v Turčiji in Washingtonu. Poleg tega se dostopnost 
prostorov za invalide preverja v okviru zdravstvenih in varnostnih inšpekcij -
skih pregledov ESZD (glej odstavek 49(b)).Okvir 1Izboljšanje okoljskega vpliva v Washingtonu in Tanzaniji
Leta 2012 se je delegacija v Washingtonu pridružila drugim diplomatskim misijam v Washingtonu pri zavezi 
k izvajanju politik za boljšo kakovost okolja. Delegacija je že prevzela pobudo in osvojila zlato priznanje okolj -
skega programa LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) za svoje nove pisarniške prostore, ki 
jih je najela v Washingtonu, in s tem postavila zgled lastniku stavbe, ki je nato leta 2013 pridobil zlati certifikat 
programa LEED še za preostanek stavbe.
V Tanzaniji je ESZD skupaj z Nemčijo, Nizozemsko in Združenim kraljestvom lastnica dela pisarniške stavbe. 
Stavbo upravlja skupni upravni odbor, ki pripravi letno poročilo o upravljanju. To vsebuje analizo primerjave 
mesečne porabe električne energije, dizelskega goriva in vode v preteklih treh letih, da se ugotovi, na katerih 
področjih bi bili v prihodnosti mogoči prihranki.3 Razrešnica ESZD za leto 2013 – 
odgovori ESZD na pisna 
vprašanja.
4 Posebno poročilo Evropskega 
računskega sodišča 
št. 14/2014 – Kako institucije  
in organi EU izračunajo, 
zmanjšujejo in izravnavajo 
svoje emisije toplogrednih 
plinov? (htpp://eca.europa.eu).
5 Evropska komisija je objavila 
zbirko orodij EMAS za majhne 
organizacije in spodbuja 
standardizirano metodologijo, 
imenovano „EMAS easy“.
14 Opažanja 
10 
Oddelek za infrastrukturo pri sedežu spremlja stanje v zvezi z zdravjem in zaščito, 
varnostjo in splošno stanje pisarniških stavb vseh delegacij6. Povprečno stanje pi -
sarniških stavb je bilo v letu 2014 zadovoljivo (ocenjeno z oceno 3,7 od 5), vendar 
so v nekaterih delegacijah7 obstajale pomanjkljivosti (glej sliko 4 ).
Stanje pisarniških stavb delegacij (5 = odlično)
Vir: Evropsko računsko sodišče na podlagi podatkov ESZD.Slika 4
00,51,01,52,02,53,03,54,04,5Stanje pisarniških stavbnajete kupljene pred letom 2000 kupljene po letu 2000
Pisarniške stavbe delegacij5,06 Pri oceni stanja pisarniških 
stavb se uporabljajo tri merila 
z ocenami od 0 (neuporabno) 
do 5 (odlično): zdravje in 
zaščita (vključno s strukturo, 
tehnično opremo itd.), varnost 
in splošno stanje 
(funkcionalnost/podoba/
lokacija).
7 Štiri delegacije, ki so bile za 
svoje stanje v letu 2014 
najslabše ocenjene, so 
delegacija v Indiji, Egiptu, 
Senegalu in na Šrilanki.
15 Opažanja 
11 
Oceno, ki jo je opravil sedež, so potrdile ugotovitve naše ankete. Večina anke -
tirancev je odgovorila, da pisarne delegacije zadostujejo njihovim potrebam 
v smislu lokacije, omogočanja delovnih odnosov s partnerji, delovnih pogojev, 
podobe, varnosti in površine (glej sliko 5 ). Več kot 90 % jih je menilo, da je loka -
cija ustrezna. Vendar pa je četrtina anketirancev menila, da varnost, podoba in 
delovni pogoji niso ustrezni. Tretjina jih je menila, da je površina pisarn delegacij 
premajhna.
Ustreznost pisarniških stavb delegacij
Vir: Revizijska anketa za vodje administracije v delegacijah EU.Slika 5
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Anketiranci
lokacija podoba varnostnezadovoljivo
zadovoljivo
dovolj 
prostoradelovni 
pogojiolajšuje 
odnose
16 Opažanja 
Rezidence
12 
Rezidence vodij delegacij zagotavlja ESZD. Rezidenca ima dvojno funkcijo: je za -
sebno prebivališče in tudi prostor za uradne sprejeme. Kadar se vodja delegacije 
zamenja, se rezidenca običajno ne bi smela spremeniti. Stavbna politika določa, 
da morajo imeti rezidence reprezentativno podobo, da niso pretirano razkošne in 
da so stroškovno učinkovite. Pri lokaciji rezidence in ukrepih, sprejetih za zagoto -
vitev njene varnosti, je treba upoštevati varnostne razmere v državi gostiteljici.
13 
Večina anketirancev je menila, da rezidence vodij delegacij zadostujejo potrebam 
glede varnosti, lokacije, podobe, omogočanje lažjih odnosov s partnerji, stanja in 
površine (glej sliko 6 ). Vendar je četrtina anketirancev menila, da imajo rezidence 
vodij delegacij premajhno površino in da stanje rezidenc ni zadovoljivo.
Ustreznost rezidenc vodij delegacij
Vir: Revizijska anketa za vodje administracije v delegacijah EU.Slika 6
Anketirancinezadovoljivo
zadovoljivo100 %
90 %
80 %
70 %
60 %
50 %
40 %
30 %
20 %
10 %
0 %
lokacija podoba varnost dovolj 
prostorastanje 
stavbeolajšuje 
odnose
17 Opažanja 
14 
Površina rezidence bi morala znašati največ 600 m² (glej odstavek 22). Površina 
rezidence in pripadajočega zemljišča bi morala biti v razponu velikosti rezidenc 
veleposlanikov držav članic v isti državi8. Več kot 40 % anketirancev je menilo, da 
imajo rezidence vodij delegacij manjšo površino od večine rezidenc veleposlani -
štev. Povprečna površina rezidenc delegacij EU v letu je leta 2014 znašala 488 m² 
(glej sliko 7 ). Približno 40 rezidenc (30 %) je imelo površino pod 400 m².
Površina (m²) rezidenc
Vir: Evropsko računsko sodišče na podlagi podatkov ESZD.Slika 7
02004006008001 0001 2001 400
Rezidence delegacijm²
povprečno (488 m²)priporočeno največ (600 m²)8 Stavbna politika ESZD: 
rezidence – politika in izbira.
18 Opažanja 
15 
Oddelek za infrastrukturo pri sedežu spremlja stanje9 rezidenc delegacij (glej 
sliko 8 ). Povprečno stanje rezidenc v letu 2014 je bilo ocenjeno z oceno 4,6  
od 5. Ta ocena je višja od ocene povprečnega stanja pisarn, ki je bila 3,7 od 5 (glej 
odstavek 10).
Stanje rezidenc (5 = odlično)
Vir: Evropsko računsko sodišče na podlagi podatkov ESZD.Slika 8
0,00,51,01,52,02,53,03,54,55,0najete kupljene pred letom 2000 kupljene po letu 2000
4,0
Rezidence delegacijStanje rezidenc9 Pri oceni stanja rezidenc vodij 
delegacij se uporabljajo tri 
merila z ocenami od 0 
(neuporabno) do 5 (odlično): 
zdravje in zaščita (vključno 
s strukturo, tehnično opremo 
itd.), varnost in splošno stanje 
(funkcionalnost/podoba/
lokacija). ESZD nima podatkov 
o stanju 53 rezidenc (glej 
odstavek 57 (b)).
19 Opažanja 
Stanovanja zaposlenih
16 
ESZD upravlja stanovanja približno 2 400 zaposlenih v delegacijah10 z uporabo 
dveh metod, ki sta določeni v kadrovskih predpisih:
(a) delegacije EU zagotovijo brezplačna stanovanja približno 1 400 zaposlenim. 
Z nekaj izjemami so to najeta in ne lastniška stanovanja. Od januarja 2014 
lahko delegacije EU zagotovijo stanovanja na tej podlagi predvsem v državah 
z visokim tveganjem ali v državah, kjer je zaradi razmer na najemniškem trgu 
težko najti ustrezno stanovanje11;
(b) delegacije EU povrnejo stroške najema stanovanj približno 1 000 zaposlenim.
17 
V obeh primerih je najemnina, ki jo delegacija plača ali povrne, omejena z zgor -
njo mejo za najemnine, določeno za vsak kraj zaposlitve zunaj EU posebej. Ta 
zgornja meja temelji na sestavi družine zaposlenega, pri njej pa se upošteva tudi 
lokalni najemniški trg.
18 
Na podlagi stanovanjske politike ESZD morajo biti stanovanja zaposlenih na delu 
v tujini v skladu z varnostnimi standardi ESZD, na primer, stanovanja bi morala 
biti samo na dovoljenih območjih. Poleg tega bi morala odražati ustrezno podo -
bo EU12.
19 
Anketiranci so izrazili visoko stopnjo zadovoljstva s stanovanji zaposlenih. Približ -
no 90 % anketirancev je menilo, da so varnost, površina, lokacija in bivalni pogoji 
stanovanj zaposlenih ustrezni (glej sliko 9 ).10 Vsi zaposleni v delegacijah 
razen lokalnih uslužbencev.
11 Sklep visoke predstavnice 
Unije za zunanje zadeve in 
varnostno politiko z dne 
17.12.2013 o pravilih za 
izvajanje stanovanjske politike 
v delegacijah EU 
(HR DEC(2013) 011).
12 Stavbna politika ESZD: politika 
nastanitve uradnikov, ki delajo 
v tretjih državah.
20 Opažanja 
Ustreznost stanovanj zaposlenih v delegacijah
Vir: Revizijska anketa za vodje administracije v delegacijah EU.Slika 9
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Anketiranci
lokacija bivalni pogoji varnost površinanezadovoljivo
zadovoljivo
21 Opažanja 
Površina večine pisarniških stavb in tudi nekaterih rezidenc 
presega zgornje meje stavbne politike
Povprečna površina na osebo v pisarnah delegacij presega zgornjo 
mejo, določeno v stavbni politiki
20 
Stavbna politika ESZD priporoča, naj pisarne delegacij obsegajo največ 35 m² na 
osebo (na podlagi stavbne politike so lahko pred letom 2013 obsegale največ  
42 m2)13. Osnova za izračun so vse površine (ne le pisarne, ampak tudi skupni 
prostori), razdeljene na vsa stalna delovna mesta, razen delovnih mest, za katera 
pisarna ni potrebna (npr. vozniki). Stavbna politika določa, da se nekatere površi -
ne izključijo iz izračuna, na primer dodatna konferenčna soba za potrebe funkcije 
predsedstva na podlagi Lizbonske pogodbe. Nove pisarne delegacij bi morale 
biti sestavljene iz mešanice individualnih pisarn, skupnih pisarn za dve do štiri 
osebe in odprtih prostorov. Individualne pisarne bi morale biti rezervirane za 
majhno število zaposlenih, katerih funkcija to zahteva.
21 
Leta 2014 je približno 85 delegacij presegalo največjo dovoljeno površino na 
osebo (ki je znašala 35 m2)14: površina na osebo je v povprečju znašala 41 m2 (glej 
sliko 10 )15. Z zmanjšanjem povprečne površine na osebo bi se prihranilo pri  
najemninah16 in tekočih stroških.
Nekatere rezidence so presegale zgornjo mejo, ki jo določa 
stavbna politika
22 
Stavbna politika ESZD navaja, da bi morala skupna površina vseh prostorov v re -
zidenci vodje delegacije znašati največ 600 m². Čeprav je bila povprečna površina 
rezidenc delegacij EU leta 2014 pod to zgornjo mejo (glej odstavek 14), jo je  
34 rezidenc (24 %) presegalo (glej sliko 7 )17.13 Na novo pridobljene stavbe 
morajo biti dovolj velike za 
10-odstotno povečanje števila 
zaposlenih.
14 Delegacije z največjo površino 
na osebo v pisarnah so bile 
delegacija pri Združenih 
narodih v New Yorku (90 m²  
na osebo) in delegacija pri 
Združenih narodih v Ženevi 
(104 m² na osebo).
15 V tej analizi se pisarniški 
prostori, oddani v najem 
drugim organizacijam, niso 
upoštevali. Izključene so 
delegacije z manj kot 10 
zaposlenimi, ki imajo vse več 
kot 35 m² površine na osebo. 
Analiza temelji na stalnih 
delovnih mestih. Če bi bilo 
vključenih približno 200 
začasnih praktikantov in 
nacionalnih strokovnjakov,  
bi se povprečna površina  
na osebo zmanjšala na 40 m².
16 Skupna letna najemnina 
pisarn delegacij v letu 2014 je 
znašala 53 milijonov EUR (glej 
sliko 1 ), kar pomeni, da je vsak 
m² povprečne površine na 
osebo stal 1,3 milijona EUR.
17 Rezidenca v Indoneziji je bila 
s 1 200 m² ena največjih. 
Podpisana je bila pogodba  
za najem nove rezidence 
s 580 m² od septembra 2015.
22 Opažanja 
Površina na osebo v pisarnah delegacij
Opozorilo:  delegacije z manj kot 10 zaposlenimi niso upoštevane.
Vir: Evropsko računsko sodišče na podlagi podatkov ESZD.Slika 10
020406080100120
Pisarniške stavbe delegacijm² na osebo
priporočeno največ  (35 m²)povprečno (41 m²)
23 Opažanja 
ESZD je lastnica stavb, ki jih ne uporablja več
23 
Pisarniške stavbe delegacij EU, ki so bile kupljene pred letom 2000 in jih ESZD še 
vedno uporablja, spadajo med pisarniške stavbe, ki so v najslabšem stanju (glej 
sliko 4 ). Zaposleni v delegaciji v Gabonu so se preselili v majhne začasne pisarne, 
ker so na pisarniški stavbi, kupljeni leta 1996, zdaj resne konstrukcijske težave.
24 
Lastniške rezidence so manjše in lažje jih je vzdrževati. Povprečno stanje lastniš-  
kih rezidenc, ki so bile kupljene pred letom 2000 in jih ESZD še vedno uporablja, 
je ocenjeno s 4,6 od 5 (glej sliko 8 ). To je precej bolje od povprečnega stanja 
lastniških pisarn delegacij, kupljenih pred letom 2000, ki je ocenjeno s 3,4.
25 
ESZD 20 % stavb delegacij, ki so v njeni lasti (7 od 33 pisarniških stavb in 6 od 30 
rezidenc), sicer ne uporablja več, vendar jih je obdržala. Neuporabljene pisarni -
ške stavbe v Čadu, Srednjeafriški republiki in Ruandi so oddane v najem drugim 
organizacijam, na primer GD za humanitarno pomoč in civilno zaščito ali velepo -
slaništvu države članice. Druge stavbe pa ostajajo prazne. Na primer:
(a) lastniške pisarniške stavbe v Bocvani in Gambiji so prazne od leta 2004;
(b) rezidenci v Južni Afriki in na Zelenortskih otokih sta prazni od leta 2012;
(c) v Tanzaniji sta nekdanja rezidenca vodje delegacije (glej sliko 11 ) in hiša za 
zaposlene prazni od leta 2009, stroški za njuno varovanje, komunalne storitve 
in vrtnarjenje pa znašajo 25 000 EUR letno. Nahajata se zunaj območja, ki ga 
priporoča regionalni uradnik za varnost. Od aprila 2014 je prazna še ena hiša, 
ki je v lasti delegacije in se nahaja na priporočenem varnostnem območju.
24 Opažanja 
Nekateri zaračunani stroški za kolokacijo v pisarniških 
stavbah ne krijejo celotnih dejanskih stroškov
26 
ESZD spodbuja rešitve, ki vključujejo souporabo pisarniških prostorov z državami 
članicami ali drugimi institucijami in organi EU, vključno z GD za humanitarno po -
moč in civilno zaščito. Namen kolokacije je zagotoviti boljšo prepoznavnost EU, 
olajšati sodelovanje z državami članicami in tudi zmanjšati stroške18. V letu 2015 
si je 45 delegacij delilo pisarniške prostore z državami članicami EU ali instituci -
jami in organi EU. Število delegacij, ki so gostile veleposlaništva držav članic ali 
ki so jih veleposlaništva gostila, se je med majem 2014 in majem 2015 povečalo 
s 14 na 1719. Priloga I  prikazuje 17 delegacij s kolokacijo z eno ali več državami 
članicami v letu 2015.Nekdanja rezidenca v Tanzaniji, ki je prazna od leta 2009, vendar jo je ESZD ohranila
Vir: Evropsko računsko sodišče.Slika 11
18 Stavbna politika ESZD: pisarne 
delegacij – politika in izbira.  
Stavbna politika ESZD: 
souporaba pisarn delegacije 
ali kolokacija s tretjimi 
osebami.
19 Delovna dokumenta  
o stavbni politiki ESZD  
iz let 2014 in 2015.
25 Opažanja 
27 
Države članice ter institucije in organi EU bi morali plačevati celotni delež svojih 
stroškov za kolokacijo20. V praksi obstajajo različne metode za izračun stroškov, 
ki se zaračunavajo organizacijam v kolokaciji. Z nekaterimi od njih se celotni de -
janski stroški ne povrnejo. Na primer:
(a) delegacija v Washingtonu ima pogodbe o kolokaciji s petimi različnimi orga -
nizacijami. Vendar pa samo dve najnovejši pogodbi (z Europolom in Evropsko 
investicijsko banko) vključujeta prispevke za upravne režijske stroške;
(b) v Nepalu GD za humanitarno pomoč in civilno zaščito prispeva za čiščenje, 
vzdrževanje, komunalne storitve in za varnostnike, ne pa tudi za najem 
pisarn, kar bi pomenilo dodatnih 8 000 EUR letno. Podobno je v Tanzaniji, 
kjer je delegacija lastnica stavbe, ki pa misiji EUCAP Nestor21 zaračunava le za 
tekoče stroške (vzdrževanje, komunalne storitve, varnost in čiščenje);
(c) na podlagi smernic iz leta 2013 za delegacije o izračunu najemnine, ki se za -
računava drugim organizacijam, morajo nove pogodbe, pa tudi obstoječe, če 
se podaljšajo, vključevati tudi stroške za skupne prostore. Zaračunani stroški, 
določeni pred letom 2013, so vključevali le neto površino pisarn najemnika. 
Najemnik tako uporablja skupne prostore brezplačno in plačuje manj, kot 
dejansko znaša njegov delež najemnine in operativnih stroškov.
Oddelek II –Za izbiro stavb delegacije obstaja 
strukturiran postopek, vendar se pri njegovi uporabi 
v praksi pojavljajo nekatere slabosti v vseh glavnih 
fazah
28 
V oddelku I je bila preučena ustreznost stavb delegacij: ali zadostujejo potrebam 
delegacij in ali so stroškovno učinkovite. Ali so stavbe delegacij ustrezne ali ne, je 
odvisno predvsem od načina, kako so bile izbrane. Pri reviziji je bilo zato preuče -
no, ali ima ESZD vzpostavljene uspešne postopke za izbiro ustreznih stavb.20 Sklep Evropskega parlamenta 
z dne 3. aprila 2014 o razrešnici 
za leto 2012.
21 EUCAP Nestor je civilna misija 
EU z delnim vojaškim 
strokovnim znanjem. Podpira 
razvoj pomorskih varnostnih 
sistemov v državah Afriškega 
roga in zahodnega Indijskega 
oceana ter jim tako omogoča, 
da se uspešneje borijo proti 
piratstvu in drugemu 
pomorskemu kriminalu.
26 Opažanja 
29 
Postopek na podlagi dokumentacije o stavbah zagotavlja strukturirano osnovo 
za izbiro stavb delegacij. Vendar pa se pri uporabi tega postopka v praksi pojav -
ljajo nekatere slabosti. Zato obstaja tveganje, da ESZD ne izbere ustreznih stavb. 
Slabosti se pojavljajo v vseh glavnih fazah postopka na podlagi dokumentacije 
o stavbah:
(a) kadar delegacija išče ustrezne stavbe;
(b) kadar delegacija primerja možnosti in jih predstavi odboru za stavbe pri 
sedežu;
(c) kadar odbor za stavbe sprejme in utemelji svojo odločitev.
Postopek na podlagi dokumentacije o stavbah zagotavlja 
strukturirano osnovo za izbiro stavb delegacij
30 
Izbira stavb za najem ali nakup temelji na postopku na podlagi dokumentacije 
o stavbah, ki ga uporablja ESZD:
(a) za pisarne in rezidence morajo delegacije pripraviti dokumentacijo o stavbah 
pred najemom, nakupom ali gradnjo nove stavbe ali pri podaljšanju najemne 
pogodbe. Če znaša skupna vrednost stavb 60 000 EUR ali več, morajo delega -
cije predložiti dokumentacijo o stavbah odboru za stavbe pri sedežu v preuči -
tev in odobritev;
(b) delegacije morajo dokumentacijo o stavbah predložiti odboru za stavbe tudi 
pred vsakim nakupom zemljišča;
(c) pri najemu stanovanj za zaposlene morajo delegacije dokumentacijo o stav -
bah predložiti, če najemnina presega zgornjo mejo, ki jo je določila ESZD 
za zadevno državo, in v primeru držav, za katere zgornje meje niso bile 
določene.
31 
Postopek na podlagi dokumentacije o stavbah je primer dobre prakse pri zago-  
tavljanju strukturirane in dokumentirane podlage za odločanje. Pri dokumentaciji 
o stavbah se uporabljajo cilji, ki so določeni v stavbni politiki ESZD kot osnova 
za izbirna merila. Dokumentacija o stavbah bi morala vključevati ožji seznam 
ustreznih možnosti, ki bi ga pripravila delegacija na podlagi raziskave lokalnega 
nepremičninskega trga, razpravo o tem, ali naj se stavba najame ali kupi, oceno 
ustreznih možnosti, ki jo pripravi delegacija, in predlog odboru za stavbe. Posto -
pek na podlagi dokumentacije o stavbah pomaga zagotoviti, da izbrane stavbe 
zadostujejo potrebam delegacij, hkrati pa so stroškovno učinkovite.
27 Opažanja 
Delegacije nimajo dovolj strokovnega znanja za opredelitev 
ustreznih stavb niti zadostne podpore s sedeža
32 
Pri revizijskem pregledu 30 primerov dokumentacije o stavbah (glej Prilogo II ) 
je bilo ugotovljeno, da so delegacije pri večini (26 od 30) raziskale lokalni trg. 
Vendar je le 15 od 30 primerov dokumentacije o stavbah vključevalo ožji seznam 
ustreznih, realističnih možnosti (glej sliko 12 ).
Povzetek rezultatov revizijskega pregleda 30 primerov dokumentacije o stavbah
Vir: Evropsko računsko sodišče na podlagi pregleda 30 primerov dokumentacije o stavbah.Slika 12
26
51522 234
25158 7Število primerov dokumentacije o stavbahdane
5. Prepričljiv razlog 
za odločitev odbora 
za stavbe pri sedežu4. Rešitev, ki jo 
predlaga delegacija 
in temelji na dobri 
tehnični in ﬁnančni 
analizi3. Ožji seznam več 
kot ene ustrezne, 
realistične možnosti2. Razprava o 
tem, ali naj se 
stavba najeme ali 
kupi1. Raziskava 
lokalnega trga
28 Opažanja 
33 
V revizijski anketi je skoraj polovica vodij administracije menila, da njihova dele -
gacija nima zadosti zaposlenih in strokovnega znanja za upravljanje svojih stavb. 
Vodje administracije niso strokovnjaki za upravljanje stavb in niso opravili poseb -
nega usposabljanja na tem področju. Za upravljanje projektov v zvezi s stavbami 
(npr. selitev v novo pisarniško stavbo ali izvedba gradbenih del) lahko torej zahte -
vajo odobritev za pridobitev potrebnega strokovnega znanja z zunanjimi izvajalci 
(npr. za analizo trga, analizo o tem, ali naj se stavba najame ali kupi, za pogajanja 
z lastniki ali za zasnovo in spremljanje gradbenih del). Na primer, v Washingtonu 
delegacija najame lokalnega posrednika za raziskavo trga in za pogajanja z la -
stniki v njenem imenu. V državah, kjer tovrstnega strokovnega znanja ni mogoče 
dobiti, delegacije zahtevajo več sodelovanja in podpore s sedeža.
34 
Revizijska anketa je pokazala, da je bilo 85 % vodij administracije zadovoljnih 
s podporo s sedeža pri podaljšanju najemnih pogodb za pisarne. Raven zado -
voljstva je bila nižja za prejeto podporo pri izbiri novih pisarnah (76 %) (glej 
sliko 13 ).
Podpora delegacijam za dejavnosti upravljanja stavb
Vir: Revizijska anketa za vodje administracije v delegacijah EU.Slika 13
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %
neustrezna podpora sedeža
ustrezna podpora sedežaAnketiranci
vzdrževanje
in obnovaizbira novih
pisarnpodaljšanje najemne 
pogodbe za pisarne
29 Opažanja 
35 
Številni odgovori na revizijsko anketo so poudarili potrebo po intenzivnejši 
podpori s sedeža, zlasti če na lokalnem trgu primanjkuje ustreznih stavb22. Nekaj 
obiskanih delegacij, na primer delegacija v Nepalu (glej okvir 2 ), je prav tako 
poudarilo potrebo po obiskih na kraju samem, zlasti pri iskanju novih prostorov. 
V letu 2014 je oddelek za infrastrukturo pri sedežu obiskal 36 delegacij, da bi 
zagotovil podporo na kraju samem. Primer dobre prakse so nemška veleposlaniš-  
tva, ki, kadar iščejo nove prostore in ko vodja administracije določi možne lokaci -
je, na te lokacije pripeljejo zaposlene na sedežu, ki preverijo njihovo ustreznost in 
pomagajo pri pogajanjih. Okvir 2Potreba po podpori s sedeža pri iskanju pisarniške stavbe v Nepalu
V Nepalu zaradi pomanjkanja prostora v glavni stavbi tretjina zaposlenih od leta 2007 dela v za to prilagojenih 
garažah. Od leta 2009 še druga tretjina dela v rabljenih montažnih hiškah, nameščenih na vrtu, kar daje slabo 
podobo delegacije (glej sliko 14 ). V oceni delegacije v Nepalu iz junija 2011 je bilo priporočeno, da bi bilo tre -
ba po poteku najemne pogodbe leta 2014 načrtovati selitev v ustreznejše in sodobnejše pisarne.
Delegacija ni imela na voljo časa in strokovnega znanja, potrebnega za pripravo visokokakovostne dokumen -
tacije o stavbah. Menila je, da bi ekipa strokovnjakov za upravljanje nepremičnin s sedeža (npr. pogajalec, 
arhitekt in uradnik za varnost) s svojim obiskom lahko pomagala poiskati nove prostore, izpogajati najboljše 
dogovore ter opredeliti in primerjati ustrezne rešitve. Vendar pa sedež takega obiska ni mogel izpeljati, čeprav 
je delegacija za to pisno zaprosila leta 2011 in 2012. Sedež je delegaciji poslal dopis, v katerem jo spodbu -
ja k pripravi predloga za nakup zemljišča od francoskega veleposlaništva ter izgradnjo pisarn in rezidence, 
vendar je nato zaradi pomanjkanja sredstev predlog zavrnil. Delegacija ni mogla najti ustrezne alternative in 
je tako predložila dokumentacijo o stavbah za podaljšanje obstoječe najemne pogodbe do leta 2024, kar je 
sedež novembra 2013 sprejel.22 To je po mnenju anketirancev 
ena glavnih ovir pri iskanju 
boljših prostorov.
30 Opažanja 
Obstajajo nekatere slabosti pri tem, kako delegacije sedežu 
predstavijo možnosti
36 
Skladno s stavbno politiko morajo delegacije sedežu v okviru dokumentaciji 
o stavbah predložiti rezultate svoje raziskave lokalnega nepremičninskega trga. 
Ta bi morala vključevati razpravo o tem, ali naj se stavba najame ali kupi, njihovo 
oceno ustreznih možnosti in njihov predlog odboru za stavbe. Vendar pa:
(a) delegacije ne predložijo dokumentacije o stavbah za vse nove pogodbe;
(b) je dokumentacija o stavbah po nepotrebnem preveč podrobna, kadar se 
delegacija ne namerava seliti;
(c) dokumentacija o stavbah redko vključuje razpravo o možnosti nakupa in tega 
ne primerja s stroški najema;
(d) v nekaterih primerih dokumentacije o stavbah delegacije ne predstavijo mož -
nosti na način, ki omogoča primerjavo;
(e) smernice za pripravo dokumentacije o stavbah ne upoštevajo prostorov, 
ki se oddajajo v najem drugim organizacijam, in dohodkov, ustvarjenih 
s kolokacijo.Montažne hišice, ki se v Nepalu uporabljajo kot pisarne
Vir: Evropsko računsko sodišče.Slika 14

31 Opažanja 
Delegacije ne predložijo dokumentacije o stavbah za vse nove 
pogodbe
37 
Delegacije včasih podpišejo pogodbe za gradnjo, ne da bi pripravile dokumen -
tacijo o stavbah in jo predložile odboru za stavbe, kot se zahteva. Tako na primer 
ni bilo dokumentacije o stavbah za pogodbo v vrednosti 230 000 EUR za pisarne 
v Venezueli, sklenjeno leta 2013, ali za pogodbo v vrednosti 240 000 EUR za rezi -
denco v Nepalu, sklenjeno leta 2011.
Dokumentacija o stavbah je po nepotrebnem preveč podrobna, 
kadar se delegacija ne namerava seliti
38 
Stabilnost je cilj stavbne politike, torej je smiselno, da se za obstoječo stavbo, ki 
zadostuje potrebam delegacije in je stroškovno učinkovita, raje podaljša najemna 
pogodba. S tem se tudi izognemo stroškom in motnjam, ki jih prinese selitev23. 
V vsakem primeru vključuje standardna najemna pogodba klavzulo, na podlagi 
katere lahko delegacija kadarkoli prekine pogodbo s trimesečnim odpovednim 
rokom.
39 
Vendar pa trenutno ni nobene razlike med smernicami za pripravo dokumentaci -
je o stavbah, katerih namen je podaljšanje obstoječe najemne pogodbe, in smer -
nicami za pripravo dokumentacije o stavbah, katerih namen je izbrati – kadar je 
selitev potrebna – najboljšo stavbo med številnimi možnostmi. V prvem primeru 
je primerjava z drugimi možnostmi umetna in več smisla bi imel prikaz, da stavba 
še vedno zadostuje potrebam delegacije v skladu s stavbno politiko in tržnimi 
cenami (glej okvir 3 ). V drugem primeru lahko delegacije zaprosijo za dodatno 
podporo s sedeža za izvedbo bolj izčrpne ocene, vključno s primerjavo ustreznih 
in realističnih možnosti z ožjega seznama. Okvir 3Kadar nameravajo delegacije ostati tam, kjer so, je lahko preučevanje drugih 
možnosti umetno in nima velike vrednosti
Cilj dokumentacije o stavbah iz leta 2013 za pisarne v Ruandi (glej Prilogo II ) je bil utemeljiti podaljšanje 
obstoječe najemne pogodbe. To je razvidno iz poročila o misiji, ki ga je pripravil sedež in je bilo priloženo 
dokumentaciji o stavbah. V njem je bilo delegaciji naročeno, naj se kmalu po proučitvi trga, potrebni za poro -
čilo odboru za stavbe, pogaja o podaljšanju najemne pogodbe za pisarniške stavbe. Čeprav je dokumentacija 
o stavbah zajemala analizo ožjega seznama ustreznih, realističnih možnosti, ta ni imela velike vrednosti, saj se 
delegacija ni nameravala preseliti.23 Za nemška veleposlaništva na 
primer se predvideva, da bodo 
ostala, kjer so, razen če obstaja 
posebno tehten razlog za 
selitev.
32 Opažanja 
Dokumentacija o stavbah redko vključuje razpravo o možnosti 
nakupa in tega ne primerja s stroški najema
40 
Od 30 preučenih primerov dokumentacije o stavbah jih je samo pet vključe -
valo razpravo o možnosti nakupa (glej sliko 12 ) in v vseh primerih je bil nakup 
zavrnjen. V nobenem od preučenih primerov dokumentacije o stavbah ni bila 
predstavljena primerjava med najemom in nakupom, ki bi vključevala primerjavo 
predvidenih prihodnjih stroškov. Marca 2015 je sedež obvestil vodje delegacij, da 
bo oddelek za infrastrukturo pri sedežu v prihodnje opravljal izračun za primerja -
vo med nakupom in najemom 24. Vendar pa uporabljena metoda v stavbni politiki 
ESZD ni razkrita. V prejšnji stavbni politiki je bilo pojasnjeno, kako izračunati 
finančni donos naložbe kot osnovo za primerjavo med nakupom in najemom 
v predlaganem obdobju 20 let25. V praksi razprave o tem, ali je bolje stavbo najeti 
ali kupiti, ne dokazujejo, da je predlagana rešitev stroškovno učinkovitejša (glej 
okvir 4 ).
V nekaterih primerih dokumentacije o stavbah delegacije  
ne predstavijo možnosti na način, ki bi omogočal primerjavo
41 
Pri nekaterih primerih dokumentacije o stavbah so bili ugotovljeni primeri dobre 
prakse, saj je dokumentacija vsebovala tabele s primerjavo možnosti z ožjega se -
znama na podlagi izbirnih meril. Za ponazoritev: na sliki 15  je sestavljena tabela, 
ki temelji na tabelah iz dokumentacije o stavbah za pisarne v Ruandi, Gvatemali 
in Laosu. Dodelitev točk in pripombe so zgolj za ponazoritev. Takšna tabela omo -
goča lažjo primerjavo različnih možnosti, da se lahko sprejme uravnotežena splo -
šna ocena. Tabela se lahko tudi razširi, na primer z vključitvijo enkratnih stroš-  
kov, povezanih s selitvijo v druge stavbe (npr. za opremljanje in varnostna dela), 
tekočih stroškov ali prihodkov od kolokacije. Okvir 4Delegacije ne dokažejo, da je nakup stroškovno učinkovitejši od najema
V obdobju 2010–2011, ko je delegacija v Nepalu predlagala odkup zemljišča od francoskega veleposlaništva 
ter izgradnjo pisarn in rezidence, sedež od nje ni zahteval, da dokaže, da sta nakup in gradnja stroškovno 
učinkovitejša od najema.
Podobno se je zgodilo v Washingtonu, ko je delegacija leta 2010 imela možnost nakupa pisarniške stavbe. 
Nakup je bil izključen, ne da bi se preučile možnosti financiranja in davčne ugodnosti, čeprav bi se lahko z last -
ništvom stavbe izboljšala prisotnost delegacije, dodatni prostor pa bi se lahko uporabil za kolokacijo z drugim 
veleposlaništvom.24 Obvestilo izvršnega direktorja 
za upravo in finance vodjem 
delegacij z dne 30. marca 2015.
25 Preostala vrednost kupljenih 
nepremičnin je pri tem 
izračunu pomemben dejavnik, 
ki ga je težko točno oceniti. Na 
primer, vrednost rezidence 
v Washingtonu, ki je bila 
kupljena leta 1971 za 
2,4 milijona EUR, se je potrojila, 
vrednost pisarniške stavbe 
v Argentini, kupljene leta 1992 
za 1,5 milijona EUR, pa je 
ocenjena na 1,6 milijona EUR.
33 Opažanja 
42 
Ta pristop se je razlikoval od drugih primerov dokumentacije o stavbah, v katerih 
so bile možnosti preučene na način, ki ni omogočal takšne takojšnje primerjave, 
na primer z naključno predstavitvijo posebnih prednosti in slabosti. Delegacije 
včasih v dokumentaciji o stavbah izpustijo ključne informacije, kot so stroški  
na m², površina na osebo za pisarniške stavbe ali neskladnost z zgornjo mejo za 
površino. Pri osmih od 30 preučenih primerov dokumentacije o stavbah rešitev, 
predlagana odboru za stavbe, ni temeljila na zanesljivi analizi, ki bi jo opravila 
delegacija (glej sliko 12 ). Poleg tega dokumentacija o stavbah sicer pogosto 
prikazuje stroške predlagane rešitve po pogajanjih, vendar te primerja s stroški 
alternativnih stavb pred pogajanji.Tabela s primerjavo možnosti kot primer dobre prakse za ponazoritev
StavbaMerila za kakovost Merila za ceno Merila za velikost
Zaščita  
in varnost  
(največ 50)Funkcionalnost  
(največ 30)Lokacija  
in podoba  
(največ 20)Skupaj točk 
za kakovost  
(največ 100)Skupna letna 
najemnina  
(EUR)Cena  
na m2 
(EUR)m2 skupajm2 na osebo 
(za pisarne)
Možnost  1nekaj zadržkov  
20sodobna stavba  
24dobra podoba  
1660 25 000 16,67 1 500 38
Možnost  2odlično  
38nova stavba  
28v diplomatskem 
območju  
1884 22 000 15,71 1 400 35
Možnost  3lahko se 
prilagodi  
25nekaj zadržkov  
14zunaj diplomatske -
ga območja  
1049 20 000 12,5 1 600 40
Vir: Evropsko računsko sodišče na podlagi dokumentacije o stavbah za pisarne v Ruandi, Gvatemali in Laosu.Slika 15
34 Opažanja 
Smernice za pripravo primerov dokumentacije o stavbah 
ne upoštevajo prostorov, ki se oddajajo v najem drugim 
organizacijam, in dohodkov, ustvarjenih s kolokacijo
43 
Poročilo o kolokaciji iz leta 201426 pojasnjuje, da ESZD nima dovolj osebja za 
pripravo skupnih standardov in referenčnih dokumentov za kolokacijo. Zato 
smernice za pripravo dokumentacije o stavbah (glej odstavek 31) ne pojasnjujejo, 
kako bi bilo treba pri izračunu površine na osebo upoštevati pisarniške prostore, 
oddane v najem veleposlaništvom držav članic in drugim institucijam in organom 
EU. V smernicah tudi ni pojasnjeno, kako naj se pri izračunu stroškov na m² upo -
števa prihodek od kolokacije.
Nekatera mnenja odbora za stavbe pri sedežu niso 
pravočasna ali prepričljiva
44 
V končni fazi postopka na podlagi dokumentacije o stavbah odbor za stavbe pri 
sedežu preuči predlog delegacije in da svoje mnenje. Pred podpisom pogodbe je 
potrebna odobritev odbora27. Vendar pa:
(a) dolgotrajni postopki preprečujejo podpis nekaterih pogodb;
(b) nekatere odločitve ne dokazujejo prepričljivo, da je izbrana rešitev skladna 
s tržnimi cenami;
(c) nekatere odločitve ne upoštevajo dovolj tlorisne površine.
Dolgotrajni postopki preprečujejo podpis nekaterih pogodb
45 
Odbor za stavbe sprejema mnenja o dokumentaciji o stavbah, ki jo preučuje. 
V nekaterih pripombah v dokumentaciji o stavbah je pojasnjeno, da lastniki stavb 
te raje oddajo drugim najemnikom, kot da bi čakali na dolgotrajne postopke 
ESZD. To stališče je bilo izraženo tudi v pripombah revizijske ankete. Eden od an -
ketirancev je dejal, da od določitve stavbe do odobritve s sedeža preteče preveč 
časa, zato lastniki stavb te medtem oddajo drugim organizacijam. Posledično 
odobritev dokumentacije o stavbah nujno ne pripelje do podpisa pogodbe. Tako 
je bila na primer dokumentacija o stavbah za rezidenci v Izraelu in na Šrilanki 
sicer odobrena, vendar pogodbi nato nista bili podpisani (glej Prilogo II ).26 Report on Co-location, 2014  
(poročilo o kolokaciji, 2014), 
11. julija 2014, ESZD.
27 Za vse stavbne projekte, za 
katere je verjetno, da bodo 
bistveno vplivali na proračun 
EU (na primer, pridobitev 
zemljišč in stavb v vrednosti 
več kot 3 milijone EUR ali nova 
pogodba v zvezi s stavbo 
z letnimi stroški nad 
750 000 EUR), je potrebna tudi 
odobritev proračunskega 
organa (Svet in Evropski 
parlament) (člen 203(7) 
finančne uredbe). Tudi za 
projekte pridobitve stavb, ki se 
financirajo s posojilom, je 
potrebna predhodna 
odobritev proračunskega 
organa (člen 203(8) finančne 
uredbe).
35 Opažanja 
Pri nekaterih odločitvah ni prepričljivo dokazano, da je izbrana 
rešitev skladna s tržnimi cenami
46 
Od 30 preučenih primerov dokumentacije o stavbah jih sedem ni vsebovalo 
prepričljive utemeljitve odločitve odbora za stavbe (glej sliko 12 ). V štirih od teh 
primerov je bilo to zato, ker dokumentacija ni dokazovala, da je izbrana rešitev 
v skladu s tržnimi cenami. Odbor za stavbe v nobenem od 30 primerov doku -
mentacije o stavbah, ki so bili preučeni med revizijo, za rešitev, ki jo je predlagala 
delegacija, ni primerjal stroškov na m² s tržnimi cenami iz neodvisnih virov. To 
pomeni, da v primerih, kadar delegacija ni dokazala, da je rešitev, ki jo predlaga, 
v skladu s tržnimi cenami, odbor za stavbe te slabosti ni obravnaval. Tako je bilo 
pri pisarnah v Togu, pri rezidencah v Mavretaniji in na Šrilanki ter pri stanovanjih 
zaposlenih v Keniji (glej Prilogo II ).
Pri nekaterih odločitvah ni zadostno upoštevana tlorisna površina
47 
Pri treh od sedmih primerov dokumentacije o stavbah, ki niso vsebovali prepri -
čljivega razloga za odločitev odbora za stavbe, je bilo to zato, ker niso dovolj 
upoštevali površine na osebo v pisarnah in priporočenih zgornjih mej iz stavbne 
politike (glej Prilogo II ):
(a) leta 2013 je odbor za stavbe odobril predlagano rešitev iz dokumentacije 
o stavbah jordanske delegacije za najem pisarn v velikosti 43 m² na osebo 
(23 % več od priporočene zgornje meje). Alternativna rešitev je bila zavrnjena, 
ker se je štela kot premajhna, čeprav je zajemala 35 m² na osebo, kar je točno 
na zgornji meji, in je bila več kot 20 % cenejša (razlika bi znašala 110 000 EUR 
letno) od predlagane rešitve.
(b) leta 2014 je odbor za stavbe odobril predlagano rešitev za razširitev pisarniš-  
kih prostorov, ki jih je washingtonska delegacija navedla v dokumentaciji 
o stavbah. Sedež je izračunal površino na osebo, ki je tako znašala 40 m² 
(14 % več od zgornje meje). Vendar je do tega izračuna prišel tako, da je 
prištel 20 zaposlenih, za kar ni bilo jasne podlage. Do tega povečanja med re -
vizijskim obiskom maja 2015 ni prišlo. Prav tako je iz izračuna izključil tiskovno 
središče v pritličju, čeprav na podlagi stavbne politike za to ni bilo razloga28. 
Površina na osebo je dejansko znašala 56 m², kar je za 60 % več od zgornje 
meje. Delegacija v Washingtonu je menila, da stavbna politika ne priznava 
dovolj povečane vloge koordinatorke, ki jo ima ESZD v nekaterih držav, kot so 
ZDA. Vendar niti delegacija niti odbor za stavbe nista navedla, da je potrebno 
odstopanje od zgornje meje;28 Iz izračuna je izključil tudi 
dodatno konferenčno sobo, 
kar pa stavbna politika 
omogoča (glej odstavek 20).
36 Opažanja 
(c) izbirna merila za novo rezidenco na Šrilanki so v dokumentaciji o stavbah 
iz leta 2014 določala stavbo velikosti vsaj 600 m². To ni v skladu s stavbno 
politiko, ki določa, da velikost znaša največ in ne najmanj 600 m². Rešitev, ki 
jo je predlagala delegacija in sprejel odbor za stavbe, je bila stavba z 930 m². 
Sedež ni navedel, da je bila s tem za 55 % presežena zgornja meja, ki znaša 
600 m², in da je potrebno odstopanje.
Oddelek III – Informacije o ustreznosti stavb niso 
zanesljive in se ne uporabljajo za načrtovanje, ki je 
preveč kratkoročno in še posebej ohlapno pri 
lastniških nepremičninah
48 
Ustreznost stavb delegacij ni odvisna le od njihove prvotne izbire, ampak tudi od 
tega, kako ESZD zagotavlja, da stavbe še naprej zadostujejo potrebam in da so 
stroškovno učinkovite. Pri reviziji se je zato preučilo, ali ESZD spremlja ustreznost 
stavb, potem ko so bile izbrane, ter načrtuje potrebne spremembe in vzdrže -
vanje za zagotavljanje, da še naprej zadostujejo potrebam in da so stroškovno 
učinkovite.
Centralni sistemi za spremljanje ne zagotavljajo zanesljivih 
osnovnih informacij o ustreznosti vseh stavb delegacij
Z obiski na kraju samem se oceni, ali stavbe zadostujejo potrebam 
delegacij, vendar se vse pomanjkljivosti ne odkrijejo
49 
Za zagotovitev, da stavbe delegacij še naprej zadostujejo potrebam delegacij, jih 
sedež ocenjuje z naslednjimi mehanizmi:
(a) služba za podporo delegacijam in ocenjevanje povprečno vsaka štiri leta 
opravi ocene  delegacij, ki vključujejo oceno pisarn in rezidenc;
(b) zunanji izvajalec je med letoma 2010 in 2015 v imenu ESZD opravil zdrav-  
stvene in varnostne inšpekcijske preglede skoraj vseh pisarn in rezidenc 
delegacij;
(c) regionalni uradnik za varnost vsaj enkrat letno opravi ocene varnosti  stavb 
delegacije.
37 Opažanja 
50 
V teh ocenah stavb se priporočajo popravljalni ukrepi (na primer vzpostavitev 
varnostnih sistemov, izvedba del ali selitev v druge prostore), s katerimi se odpra -
vijo ugotovljene pomanjkljivosti. Vendar pa se v okviru teh ocen ne ugotovijo vse 
pomanjkljivosti. V poročilu regionalnega uradnika za varnost v Nepalu iz no -
vembra 2013 na primer ni bilo obravnavano temeljno vprašanje, kako za garaže 
in montažne hišice zagotoviti enako raven varnosti kot za glavno stavbo (glej 
okvir 2 ).
Pri spremljanju površine na osebo v pisarniških stavbah se ne 
upoštevajo vsi ustrezni dejavniki
51 
Stavbna politika ESZD priporoča, naj bi imele pisarne delegacij največ 35 m² po -
vršine na osebo (glej odstavek 20). Skladno s stavbno politiko so nekateri prostori 
izvzeti iz izračuna. Vendar sedež ne more natančno opredeliti vseh pisarniških 
stavb, ki imajo preveliko ali premajhno površino, ker pri spremljanju površine na 
osebo ne obravnava ločeno naslednjih površin:
(a) pisarniških prostorov, oddanih v najem drugi organizaciji;
(b) dodatne konferenčne sobe, ki je morda potrebna za potrebe funkcije pred -
sedstva v skladu z Lizbonsko pogodbo;
(c) prostorov, ki jih uporabljajo začasni pripravniki in napoteni nacionalni stro -
kovnjaki, če jih delegacija redno zaposluje.
52 
S sistemom za spremljanje se ne spremljajo stavbe, za katere je bila odobrena iz -
jema glede zgornje meje za površino. Zato se tudi ne spremlja, ali so take izjeme 
še upravičene.
38 Opažanja 
ESZD ne spremlja, ali so najemnine za pisarniške stavbe  
in rezidence še vedno v skladu s tržnimi cenami
53 
Sedež ima informacije, potrebne za izračun stroškov na m² za vsako pisarniško 
stavbo in rezidenco. Vendar pa teh stroškov na m² redno ne primerja s tržnimi 
cenami, da bi ugotovil, ali obstajajo bistvene razlike. Takšna primerjava je bila 
izvedena leta 2014 za stanovanja zaposlenih. Ugotovljene so bile bistvene razlike 
med nekaterimi zgornjimi mejami in tržnimi cenami za najemnine. Prav tako 
sedež ne spremlja stroškov, ki se zaračunajo drugim organizacijam za kolokacijo, 
da bi se zagotovilo kritje celotnih dejanskih stroškov.
ESZD v svojih informacijskih sistemih ne beleži zanesljivo 
rezultatov spremljanja
54 
Evropska komisija je pred ustanovitvijo ESZD za upravljanje nepremičnin delega -
cij razvila informacijski sistem ImmoGest. Ta informacijski sistem za stavbe, ki se 
uporablja od leta 2008, bi lahko zagotavljal informacije, ki bi se v skladu z najbolj -
šo prakso uporabile pri procesu načrtovanja. Vendar pa je več kot polovica anke -
tirancev menila, da ImmoGest za upravljanje stavb ni uporaben (glej sliko 16 ).
Mnenja o sistemu ImmoGest
Vir: Revizijska anketa za vodje administracije v delegacijah EU.Slika 16
0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %100 %Anketiranci
preprosta uporaba popoln zanesljivse ne
strinjam
se strinjam
uporaben za 
upravljanje stavb
39 Opažanja 
55 
Vsaka delegacija je odgovorna za vnašanje informacij o svojih pisarniških stav -
bah, rezidencah in stanovanjih zaposlenih v ImmoGest. Vendar pa leta 2014 pri-  
bližno 35 % pisarniških stavb in rezidenc ni bilo evidentiranih v sistemu Immo -
Gest. Več kot polovica anketirancev je menila, da sistem ni preprost za upora -
bo, in več kot 30 % jih je odgovorilo, da podatki niso popolni ali zanesljivi (glej 
sliko 16 ).
56 
Rezultate raziskave so okrepile naslednje ugotovitve revizijskih obiskov pri 
delegacijah:
(a) sistem je ImmoGest ni uporabniku prijazen. Vsebuje programske napake, ki 
niso bile odpravljene. V Nepalu na primer sistem deluje počasi in je včasih 
nedostopen;
(b) informacije niso povezane s poslovnimi procesi. Sistem ImmoGest na primer 
ne zagotavlja praktičnih opomnikov, ko zapadejo plačila najemnine ali ko se 
približujejo datumi poteka najemnih pogodb;
(c) sedež ne uporablja uspešno informacij, ki jih vnesejo delegacije. Na primer, 
ImmoGest sicer vsebuje informacije o najemninah za stavbe, vendar sedež 
teh ne uporablja za pripravo proračuna;
(d) večina informacij, ki se nanašajo na opise stanovanj zaposlenih, za katere se 
povrnejo stroški, ne služi nobenemu namenu;
(e) ker se sistem ne uporablja za izvajanje praktičnih funkcij, delegacije podatkov 
v sistemu ne posodabljajo redno. Poleg tega so v podatkih številne napake. 
Na primer, nekatere stavbe so v sistemu ImmoGest evidentirane kot lastniške, 
v resnici pa so najete.
40 Opažanja 
57 
Namesto da bi oddelek za infrastrukturo ESZD uporabljal sistem ImmoGest, upo -
rablja centralno Excelovo preglednico, ki vsebuje informacije o vseh pisarnah in 
rezidencah delegacij, vključno z informacijami, pridobljenimi v okviru obiskov na 
kraju samem. Vendar pa so tudi v preglednici nekatere informacije nepopolne ali 
netočne. Na primer:
(a) stanje praznih stavb ni evidentirano;
(b) ni podatkov o stanju 53 rezidenc (38 %);
(c) površina pisarn v nekaterih pisarniških stavbah ni točno navedena. Na primer, 
za površino pisarn v pisarniški stavbi v Nepalu je v preglednici evidentirano 
1 225 m², vendar je delegacija potrdila, da znaša 947 m²;
(d) stanje nekaterih pisarniških stavb in rezidenc ni v skladu z oceno. Na primer, 
v zdravstvenem in varnostnem poročilu je bilo stanje pisarniške stavbe v Ne -
palu ocenjeno z oceno 4 od 5, v preglednici pa je evidentirana ocena 3 od 5. 
Stanje rezidence v Washingtonu je bilo ocenjeno z oceno 5 od 5, čeprav so 
tam potrebna večja vzdrževalna dela.
58 
Oddelek za infrastrukturo ESZD uporablja ločen popis lastniških nepremičnin, 
vendar pa so tudi tu nekatere informacije netočne ali nepopolne. Leta 2014 je bila 
na primer lastniška rezidenca v Zimbabveju evidentirana kot pisarne, nekdanja 
rezidenca v Tanzaniji pa ni bila vključena. Poleg tega v popisu ni bilo navedeno, 
katere stavbe se še uporabljajo.
59 
Sedež ESZD torej nima zanesljivih osnovnih informacij o vseh pisarniških stavbah 
in rezidencah, čeprav so te informacije ključne za proces načrtovanja, saj se na 
njihovi podlagi določi, kje so potrebne spremembe. Konec leta 2015 je ESZD spre -
jemala ukrepe, da bi bil sistem ImmoGest ustreznejši in uporabniku prijaznejši.
41 Opažanja 
Razpoložljive informacije se pri načrtovanju ne uporabljajo 
dovolj, načrtovanje pa je kratkoročno
Razpoložljive relevantne informacije se ne uporabljajo za pripravo 
načrtov
60 
Pomanjkanje zanesljivih osnovnih informacij o stavbah delegacij in slabosti v cen -
tralnih sistemih spremljanja (glej odstavke 50 do 59) ovirajo uspešno načrtovanje 
na sedežu. Poleg tega sedež ne uporablja uspešno razpoložljivih informacij za 
pripravo načrtov za vzdrževanje ali spreminjanje stavb. Na primer:
(a) sedež ne razvršča prednostno priporočil iz ocen, opravljenih na kraju samem, 
za katerih izvajanje delegacije nimajo sredstev, niti jih ne vključuje v prora -
čunsko načrtovanje ali v načrte vzdrževanja29. Delegacije izvajajo nekatera 
priporočila iz ocen, ki se nanašajo na njihove stavbe, in tako obravnavajo po -
manjkljivosti30, nekaterih pa ne. Anketiranci so pojasnili, da delegacije mno -
gih priporočil iz ocen ne izvajajo zaradi pomanjkanja človeških in finančnih 
virov ter lokalnih omejitev. Zdravstvena in varnostna priporočila na primer 
temeljijo na evropski zakonodaji, ne glede na lokalne razmere. Eden od anke -
tirancev je težave povzel takole: pomanjkanje človeških virov, pomanjkanje 
proračuna ter splošni lokalni pogoji in težave pri javnem naročanju bistveno 
otežujejo načrtovano izvajanje. Delegacija v Nepalu ni imela sredstev za 
razrešitev nekaterih vprašanj, ki jih je regionalni uradnik za varnost večkrat 
poudaril v svojih poročilih;
(b) sedež sicer ima informacije o stavbah, ki so v slabem stanju ali imajo preve -
liko ali premajhno površino, pa jih v celoti ne uporablja za to, da bi jih pred -
nostno razvrstil glede na to, kje so spremembe najbolj potrebne, in načrtoval 
z njimi povezana vzdrževalna dela, kolokacije ali selitve. Zaradi tega prihaja 
na primer do poslabšanja stanja pisarniških stavb, zlasti tistih, kupljenih pred 
letom 2000 (glej sliko 4  in odstavek 23). Revizijska anketa je pokazala, da se 
je 42 % anketirancev zavedalo, da njihova površina na osebo presega pripo -
ročeno zgornjo mejo. Vendar jih 47 % od teh ni sprejelo nobenih ukrepov za 
zmanjšanje površine pisarn in uskladitev z zgornjo mejo. V Turčiji je površina 
na osebo v pisarnah sicer presegala priporočeno zgornjo mejo, vendar je bila 
zaradi nepraktične razporeditve prostorov površina premajhna (glej okvir 5 );29 Na primer, sedež ni 
prednostno razvrstil ali ocenil 
stroškov priporočil, ki so 
sledila zdravstvenemu in 
varnostnemu inšpekcijskemu 
pregledu v Nepalu 
novembra 2012. Sedež ni 
sprejel nobenih nadaljnjih 
ukrepov v zvezi s priporočili 
glede rezidence (ki jih 
delegacija ni izvajala).
30 Na primer, pri oceni delegacije 
v Tanzaniji leta 2012 je bilo 
ugotovljeno, da so pisarniški 
prostori premajhni in da so 
dosegli svoje zmogljivosti. 
Delegacija je nato aprila 2013 
od nizozemskega 
veleposlaništva najela del 
četrtega nadstropja.
42 Opažanja 
Načrtovanje je osredotočeno na kratkoročne potrebe
61 
Oddelek za infrastrukturo ESZD pripravlja dokumente o načrtovanju, ki vsebujejo 
elemente dobre prakse. Vendar pa so ti dokumenti osredotočeni na kratkoročne 
potrebe (približno dveletne) in projekte v zvezi s stavbami, ki se trenutno priprav -
ljajo ali preučujejo. Na primer:
(a) letna delovna dokumenta o stavbni politiki ESZD za leto 2014 in 2015, ki opi -
sujeta projekte, ki se pripravljajo in preučujejo, ne kažeta načrtovanih spre -
memb površine pisarn po letu 2015. Navajata, da bodo spremembe površin in 
lokacij temeljile na političnih odločitvah in razpoložljivosti sredstev;(c) sedež ne načrtuje, kako prodati lastniške stavbe, ki jih delegacije ne uporab-  
ljajo več. Za večino od skoraj 20 % lastniških stavb, ki jih delegacije ne upo-  
rabljajo več, ni nobenih načrtov (glej odstavek 25). Primer dobre prakse so 
nemška veleposlaništva, ki morajo pri selitvi v novo stavbo pred njenim naku -
pom ali najemom načrtovati, kako prodati nekdanjo stavbo, če je ta lastniška;
(d) sedež ne načrtuje pregleda prispevkov, ki jih plačajo druge organizacije za 
kolokacijo. Leta 2013 je ESZD zahtevala, da delegacije tem organizacijam za -
računavajo uporabo skupnih prostorov (glej odstavek 27(c)). ESZD je tudi ugo -
tovila, da bi morale gostujoče organizacije prispevati k upravnemu bremenu. 
Vendar pa ESZD ni načrtovala, katere obstoječe pogodbe je treba prednostno 
pregledati.Okvir 5Upravljanje pisarniških prostorov delegacije v Turčiji
Površina pisarn delegacije v Turčiji je znašala 5 500 m² za 150 zaposlenih, kar znaša 37 m² na osebo. Čeprav 
to presega zgornjo mejo 35 m² na osebo, je bilo v poročilu o oceni iz oktobra 2008 ugotovljeno, da so imeli 
zaradi nepraktične razporeditve prostorov v stavbi zaposleni premalo pisarniškega prostora.
Leta 2015 se je s projektom, namenjenim preureditvi pisarniških prostorov v sedanji stavbi in povečanju sou -
porabe pisarn, pridobilo nekaj prostora, površina na osebo pa se je zmanjšala na 34 m².
43 Opažanja 
(b) v obvestilu vodjem delegacij o razvoju stavbne politike za leti 2015 in 2016 iz 
leta 2014 so bili opredeljeni projekti v zvezi s stavbami, načrtovani za nasled -
nji dve leti, vodje delegacij pa so bili naprošeni, naj spremljajo priložnosti za 
nakup za primer, če bo ESZD končala leto s proračunskim presežkom in bi bilo 
za ta sredstva treba hitro prevzeti obveznosti;
(c) obstaja srednjeročni načrt, v katerem so opredeljeni nakupi, dela in podaljša -
nja najemnih pogodb za obdobje 2014–2020. Vendar pa ta določa samo na -
črtovane nakupe stavb in gradbene projekte, ki obravnavajo pereče potrebe. 
ESZD ne določa v zadostni meri prednostnih nalog za spremembo prostorov, 
ukinitev delegacije, združitev delegacij, odprtje novih delegacij ali spremem -
bo velikosti delegacije do leta 202031. To je deloma zato, ker ESZD ne izkorišča 
dovolj razpoložljivih informacij (glej odstavek 60), pa tudi zato, ker je Evrop -
ska komisija ESZD seznanila s predlogi za zaposlitev osebja v delegacijah32 le 
za naslednji dve leti33.
62 
Ker je postopek načrtovanja ESZD reaktiven in osredotočen na projekte, ki 
obravnavajo tekoče potrebe, obstaja tveganje, da veliki projekti niso vključeni 
v projekte, dokler ne postanejo nujni. Srednjeročni načrt (za obdobje približno 
sedmih let) za stavbe delegacij bi odražal najboljše prakse v drugih državah 
članicah in oddelku za infrastrukturo ESZD omogočal bolj strateško vlogo. Zaradi 
nepredvidenih političnih razmer lahko pride do sprememb v stopnji prisotnosti 
EU v nekaterih državah in potrebe po reaktivnem pristopu k načrtovanju neka -
terih stavbnih projektov. Kljub temu bi srednjeročni načrt omogočal, da oddelek 
za infrastrukturo ESZD strateškim oblikovalcem politik jasno pokaže učinek teh 
nepredvidenih sprememb, ki bi se kazal v prilagoditvah načrta.31 Poročilo ESZD o kolokaciji iz 
leta 2014 potrjuje, da bi morali 
srednjeročni načrti vključevati 
te informacije.
32 Delegacije EU že od 
ustanovitve ESZD sestavljajo 
dve vrsti zaposlenih:  
1 900 zaposlenih ESZD in 
3 400 zaposlenih Evropske 
komisije. Zaradi upoštevanja 
načrtov Evropske komisije 
glede števila njenih 
zaposlenih, ki delajo 
v delegacijah, se ESZD 
o odločitvah glede dodelitve 
virov v delegacijah posvetuje 
s Komisijo v okviru 
„mehanizma EUDEL“.
33 „Regionalni pristop“, ki se 
trenutno preučuje na GD za 
mednarodno sodelovanje in 
razvoj, lahko v srednjeročnem 
obdobju privede do potrebe 
po pridobitvi dodatnega 
prostora v delegacijah, ki 
imajo vlogo regionalnih 
centrov, in potrebe po 
zmanjšanju števila zaposlenih 
v drugih delegacijah.
44 Opažanja 
Sistemi za načrtovanje lastniških nepremičnin so še posebej 
šibki
ESZD ima dolgoročni cilj nakupa več pisarniških prostorov  
za delegacije in izpogajala je pogoje za posojila v višini  
do 200  milijonov  EUR …
63 
Trenutno je manj kot 20 % pisarniških stavb in rezidenc delegacij lastniških. 
Vendar pa je v delovnih dokumentih o stavbni politiki ESZD iz let 2014 in 2015 
navedeno, da bi bilo običajno bolj gospodarno stavbe kupiti kot jih najeti. Več kot 
80 % anketirancev je menilo, da je nakup stavb delegacij stroškovno učinkovitejši 
od najema.
64 
Dolgoročni cilj ESZD je kupiti več pisarniških prostorov za delegacije. Uresniči -
tev tega cilja je oviral omejen proračun, ki ga je ESZD imela na voljo za nakup 
ali izgradnjo novih stavb za delegacije (približno 5 milijonov EUR letno34). Z revi -
zijsko anketo je bilo ugotovljeno, da v polovici primerov, v katerih je delegacija 
želela kupiti pisarne ali rezidenco, do tega ni prišlo zaradi pomanjkanja sredstev. 
Vendar pa je ESZD leta 2015 na podlagi novih določb finančne uredbe35 izpogaja -
la pogoje za posojila v višini do 200 milijonov EUR za obdobje štirih let za nakup 
nepremičnin.
… vendar ni vzpostavila sistema za uspešno upravljanje lastniških 
nepremičnin
65 
Smernice iz leta 2015 in postopki za nakup nepremičnin v tretjih državah določa -
jo, da ima nakup pisarniških stavb prednost pred nakupom rezidenc. Vendar pa 
lastništvo nudi manj prožnosti kot najem (glej odstavek 9(a)). Zmanjšana prožnost 
pri lastništvu je manj problematična za rezidence kot za pisarne, saj se pri sled-  
njih ni treba odzvati na spremembe števila zaposlenih. Poleg tega jih je zaradi 
njihove manjše velikosti lažje kupiti, vzdrževati (glej odstavka 15 in 24) in prodati 
kot pisarne.34 Delovni dokument o stavbni 
politiki ESZD iz leta 2014.
35 Spremembe finančne uredbe 
(člen 203(8)) iz leta 2012 
institucijam omogočajo najem 
posojil za nakup stavb.
45 Opažanja 
66 
Pri najemu stavb ESZD uporablja zunanje strokovno znanje na področju upravlja -
nja nepremičnin. Pomanjkanje sredstev sicer ni več ovira za uresničitev dolgo -
ročnega cilja povečanja lastništva, vendar pa ima ESZD omejene izkušnje pri 
lastništvu stavb, premalo strokovnega znanja na področju upravljanja nepre -
mičnin, pa tudi uspešnih sistemov za nakup, vzdrževanje in prodajo stavb še ni 
vzpostavila. Na primer:
(a) sistem odločanja o tem, ali bi bilo bolje stavbo kupiti ali najeti, bi bilo treba 
izboljšati (glej odstavek 40);
(b) ni strategije za vzdrževanje nepremičnin ali uspešnih sistemov za vzdrže -
vanje lastniških nepremičnin. Zato prihaja do slabšanja stanja stavb (glej 
odstavek 23). Več kot tretjina anketirancev je menila, da je podpora sedeža 
pri vzdrževanju stavb neustrezna (glej sliko 13 ). Veleposlaništva držav članic 
(npr. Danske, Nemčije, Nizozemske, Švedske in Združenega kraljestva) so 
poudarila pomen načrtovanja in vzdrževanja lastniških stavb ter naložb vanje. 
Pisarniška stavba delegacije v Tanzaniji na primer, ki je v lasti Nemčije, Nizo -
zemske in Združenega kraljestva, se vzdržuje v dobrem stanju;
(c) ker ni mehanizma za upravljanje nihanj deviznih tečajev, delegacije včasih ne 
morejo izvesti projektov načrtovanih del36. Nizozemsko veleposlaništvo pa je 
nasprotno pojasnilo, da se njihov devizni tečaj za dano leto določa na central -
ni ravni, da bi se operacije, kot so načrtovana vzdrževalna dela, zaščitile pred 
nihanji deviznih tečajev. Vse donose ali izgube zaradi deviznih tečajev nosi 
sedež;
(d) za prodajo odvečnih nepremičnin obstajajo negativne spodbude in ovire, 
zato se stavbe, ki niso več v uporabi, ohranjajo (glej odstavka 25 in 60(c)). Na 
primer, sredstva iz prodaje lastniških nepremičnin niso na voljo oddelku za 
infrastrukturo ESZD, zato ta z njimi ne more kupiti nadomestne stavbe. Poleg 
tega ESZD ni lastnica nekaterih prostorov, temveč je od nacionalnih organov 
dobila zgolj pravico do njihove uporabe;
(e) smernice ESZD za zaračunavanje stroškov najemnikom za kolokacijo ne 
zajemajo lastniških nepremičnin. Nekateri zaračunani stroški zato ne krijejo 
celotnih dejanskih stroškov, saj ne odražajo najemne vrednosti stavbe (glej 
odstavek 27(b)).36 Obvestilo sedeža ESZD 
vodjem delegacij z dne 
20. januarja 2015: Budget 
2015 – Impact of the falling 
value of the euro for expenditure 
in Delegations  (proračun 
2015 – učinek padajoče 
vrednosti evra na odhodke 
v delegacijah).
46
 Zaključki in priporočila
67 
Da bi lahko stavbe, ki jih zagotavlja ESZD, uspešno prispevale k doseganju ciljev 
EU na področju zunanje politike, trgovine in razvojnega sodelovanja, morajo 
zadostovati potrebam delegacij. Biti morajo tudi stroškovno učinkovite. V nasled -
njih odstavkih so glavni zaključki revizije Sodišča, ki jim sledijo ustrezna priporo -
čila. Izvajanje priporočil bi se moralo začeti takoj in končati do konca leta 2017.
68 
Stavbe delegacij – pisarniške stavbe, rezidence vodij delegacij ali stanovanja 
zaposlenih – na splošno zadostujejo potrebam delegacij, čeprav stavbna politika 
opušča nekatere cilje za pisarniške stavbe (glej odstavke 8 do 19). Vendar pa stav -
be niso stroškovno učinkovite, ker:
(a) površina v večini pisarniških stavb in v nekaterih rezidencah presega zgornje 
meje iz stavbne politike (glej odstavke 20 do 22);
(b) ESZD ohranja v lasti stavbe, ki jih ne uporablja več (glej odstavke 23 do 25);
(c) kjer si delegacije pisarniške prostore delijo z državami članicami ali instituci -
jami ali organi EU, nekateri stroški, ki se zaračunavajo tem organizacijam, ne 
krijejo celotnih dejanskih stroškov (glej odstavka 26 in 27).
Priporočilo 1 – Dopolniti cilje za pisarniške stavbe
EEAS naj med cilje stavbne politike za pisarniške stavbe vključi okoljske dejavni -
ke, dostop za invalidne osebe in prožnost.
Priporočilo 2 – Zagotoviti, da stroški, ki se zaračunajo 
organizacijam v kolokaciji, krijejo celotne dejanske stroške
ESZD naj zagotovi, da bodo stroški, ki jih plačujejo države članice EU ali druge 
institucije ali organi EU, ki souporabljajo pisarniške stavbe delegacij, usklajeni in 
da bodo krili celotne dejanske stroške. Na primer, ESZD naj vsem najemnikom za -
računa uporabo skupnih prostorov in upravno podporo. Če so pisarne lastniške, 
naj zaračunani stroški odražajo najemno vrednost stavbe.
Metoda za izračun teh zaračunanih stroškov naj se uporablja tudi za stavbe, ki so 
v lasti ESZD, vendar jih delegacija ne uporablja več in so oddane v najem drugim 
organizacijam.
47 Zaključki in priporočila 
69 
Ustreznost stavb delegacije je odvisna od načina njihove izbire. Odvisna je tudi 
od sistemov, ki jih ESZD uporablja za to, da zagotavlja, da stavbe še naprej za -
dostujejo potrebam, in za sprejetje popravljalnih ukrepov, kadar je to potrebno. 
V Prilogi III  so povzete slabosti v sistemih za izbiro stavb, spremljanje njihove 
ustreznosti in načrtovanje prihodnjih sprememb.
70 
Zadevna delegacija mora pred najemom (ali podaljšanjem najemne pogodbe) 
ali nakupom stavbe sedežu predložiti dokumentacijo o stavbah v pregled in 
odobritev. To je primer dobre prakse (glej odstavka 30 in 31). Vendar pa obstaja 
tveganje, da ESZD ne izbere ustreznih stavb, saj pri uporabi postopka na podlagi 
dokumentacije o stavbah obstajajo nekatere slabosti:
(a) delegacije nimajo dovolj strokovnega znanja, da bi našle ustrezne rešitve 
(glej odstavke 32 do 35);
(b) obstajajo slabosti pri tehnični in finančni analizi, ki ju izvajajo delegacije za 
primerjavo možnosti (glej odstavke 36 do 43);
(c) končne odločitve, ki jih sprejme odbor za stavbe pri sedežu, včasih niso pra -
vočasne in prepričljive (glej odstavke 44 do 47).
Priporočilo 3 – Okrepiti uporabo postopka za izbiro stavb
ESZD naj okrepi uporabo postopka na podlagi dokumentacije o stavbah pri izbiri 
stavb:
 ο za vse nove pogodbe je treba pripraviti dokumentacijo o stavbah;
 ο za podaljšanje najemnih pogodb je treba uvesti racionalizirano dokumenta-  
cijo o stavbah. Ta bi lahko bila omejena na dokaze o tem, da predlagana  
rešitev še naprej zadostuje potrebam v skladu s stavbno politiko in je še  
vedno v skladu s tržnimi cenami;
 ο pripraviti je treba primerjavo možnosti v obliki tabele, ki omogoča trdno in 
uravnoteženo splošno tehnično in finančno oceno, s katero se prikaže, da je 
izbrana možnost v skladu s tržnimi cenami in da v zadostni meri upošteva 
tlorisno površino;
 ο pripraviti je treba smernice o tem, kako upoštevati prostore, oddane v najem 
drugim organizacijam, in prihodke, ustvarjene s kolokacijo;
 ο odločitve je treba sprejeti hitro, da se čim bolj zmanjša tveganje, da stavbe 
morda ne bodo več na voljo.
48 Zaključki in priporočila 
71 
Ko ESZD izbere stavbe, z obiski na kraju samem redno ocenjuje, ali še naprej 
zadostujejo potrebam delegacij, vendar ne opredeli vseh pomanjkljivosti (glej 
odstavka 49 in 50). ESZD ne spremlja površine na osebo v pisarniških stavbah na 
podlagi meril stavbne politike (glej odstavka 51 in 52) niti tega, ali so najemnine 
za pisarniške stavbe in rezidence še vedno v skladu s tržnimi cenami in ali stroški, 
ki se zaračunavajo organizacijam za kolokacijo, krijejo celotne dejanske stroške 
(glej odstavek 53). Poleg tega ESZD v svojih informacijskih sistemih ne evidentira 
zanesljivo rezultatov spremljanja (glej odstavke 54 do 59).
Priporočilo 4 – Preverjati tržne cene
Sedež ESZD naj uporablja neodvisen vir informacij za preverjanje tržnih cen za 
pisarniške stavbe in rezidence ter redno spremlja skladnost najemnin s tržnimi 
cenami. To spremljanje lahko sproži ponovno pogajanje o najemu ali iskanje nove 
stavbe za najem ali nakup.
Priporočilo 5 – Izboljšati informacijski sistem za upravljanje 
nepremičnin
ESZD naj izboljša svoj informacijski sistem za upravljanje nepremičnin, da bo 
vseboval zanesljivejše in ustreznejše informacije, ki se uporabljajo v procesu načr -
tovanja. Te informacije naj bodo osredotočene na pisarniške stavbe, rezidence in 
stanovanja zaposlenih, ki jih zagotavljajo delegacije, in lastniške stavbe, ki jih de -
legacije ne uporabljajo več. Informacije o površini na osebo v pisarnah naj bodo 
natančnejše, tako da se ločeno opredelijo pisarniški prostori, oddani v najem 
drugim organizacijam, konferenčne sobe, potrebne za zadostitev potrebam funk -
cije predsedstva, in prostori, ki jih uporabljajo praktikanti in napoteni nacionalni 
strokovnjaki.
72 
Pomanjkanje zanesljivih osnovnih informacij o stavbah delegaciji ovira uspešno 
načrtovanje potrebnih sprememb na sedežu. Poleg tega:
(a) sedež razpoložljivih informacij ne uporablja uspešno za pripravo načrtov za 
sprejetje popravljalnih ukrepov (glej odstavek 60);
(b) načrtovanje je osredotočeno na obravnavanje kratkoročnih potreb (glej 
odstavka 61 in 62);
(c) ESZD sicer ima dolgoročni cilj nakupa več pisarniških prostorov za delegacije 
in je tudi izpogajala pogoje za posojila v višini do 200 milijonov EUR, vendar 
ni vzpostavila sistemov za uspešno upravljanje lastniških nepremičnin (glej 
odstavke 63 do 66).
49 Zaključki in priporočila 
Priporočilo 6 – Okrepiti strokovno znanje na področju 
upravljanja nepremičnin
ESZD naj okrepi strokovno znanje na področju upravljanja nepremičnin na sede -
žu (npr. z usposabljanjem ali zaposlovanjem osebja z ustreznimi veščinami), da se 
razvije bolj strateški pristop, izboljša načrtovanje, okrepi podpora delegacijam in 
dosežejo znatni prihranki zaradi boljšega upravljanja prostora.
Priporočilo 7 – Vzpostaviti srednjeročne načrte
ESZD naj vzpostavi tekoče srednjeročne načrte za stavbe delegacij, ki bi zajemali 
obdobje približno sedmih let. Ti načrti naj vključujejo prioritete v zvezi z najemi, 
nakupi, spremembami in vzdrževanjem. V njih naj se upoštevajo razpoložljive 
informacije o tlorisni površini in stanju stavb, da se bo lahko srednjeročno načrto -
valo, kako izpolnjevati merila stavbne politike. Načrtuje naj se na primer tesnejša 
uskladitev pisarniških površin s številom zaposlenih in uporabo presežnih površin 
za kolokacijo, kadar je to primerno.
Priporočilo 8 – Opredeliti, kje je nakup stroškovno 
učinkovitejši, in uspešno upravljati lastniške stavbe
ESZD naj okrepi sisteme za opredelitev, v katerih primerih je nakup stroškovno 
učinkovitejši, in uspešno upravljanje lastniških stavb:
 ο uporabi naj orodje (ki se bo uporabljalo na primer pri ocenah o najemu/na -
kupu, ki so del dokumentacije o stavbah), kupi pa naj le tiste stavbe, katerih 
nakup zagotavlja večjo stroškovno učinkovitost od najema. ESZD naj oceni 
stroške in prihodke za celotni življenjski cikel stavbe, vključno s financiranjem 
in stroški vzdrževanja. Pri tovrstni primerjavi med najemom in nakupom naj 
ESZD upošteva tudi preostalo vrednost stavbe, diskontno stopnjo in dejavni -
ke tveganja, kot sta politična ali ekonomska nestabilnost države in nestabil -
nost pri številu zaposlenih za pisarniške stavbe;
 ο načrtuje naj večje nakupe in pri tem prednostno obravnava stavbe (za pisar -
ne ali rezidence), pri katerih je nakup stroškovno najučinkovitejši;
 ο razvije naj strategijo za vzdrževanje lastniških nepremičnin v povezavi s pri -
poročili zdravstvenih in varnostnih inšpekcijskih pregledov; 
 ο proračun za vzdrževanje stavb naj zavaruje pred nihanji deviznih tečajev;
 ο načrtuje naj, kako prodati odvečne lastniške nepremičnine, preden kupi ali 
najame druge.
50 Zaključki in priporočila 
To poročilo je sprejel senat IV, ki ga vodi Milan Martin CVIKL, član  
Evropskega računskega sodišča, v Luxembourgu na zasedanju 16. februarja 2016.
 Za Računsko sodišče
 Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
 Predsednik

51
 Priloge
Kolokacija z državami članicami EU v delegacijah EU
Delegacija Država članica EU
Afganistan Litva
Azerbajdžan Španija, Hrvaška
Belorusija Avstrija
Kolumbija Finska, Češka
Vzhodni Timor Francija
Etiopija Luksemburg
Gruzija Slovaška
Honduras Francija
Irak Združeno kraljestvo
Mavretanija Združeno kraljestvo
Mjanmar Španija
Nigerija Italija, Nizozemska, Grčija, Francija, Nemčija, Avstrija, Slovaška
Južni Sudan Danska, Francija, Nemčija, Italija, Nizozemska, Španija, Združeno kraljestvo
Tanzanija Finska, Nemčija, Nizozemska, Združeno kraljestvo (solastništvo)
Turčija (Gaziantep) Francija, Danska, Nemčija
Vietnam Finska
Jemen Španija
Vir: delovni dokument o stavbni politiki ESZD iz leta 2015.Priloga I
52 Priloga II 
Podrobnosti pregleda 30 primerov dokumentacije o stavbah
Sklic na 
zadevoDelegacija Stavba Predlagana 
rešitev 
vključuje 
zamenjavo 
stavbe1. Raziskava 
trga2. Razprava 
o tem, ali 
naj se stavba 
najeme  
ali kupi3. Ožji seznam 
več kot ene 
ustrezne, 
realistične 
možnosti4. Rešitev,  
ki jo predlaga 
delegacija in 
temelji na dobri 
tehnični in 
finančni analizi5. Prepričljiv 
razlog  
za odločitev 
odbora  
za stavbe  
pri sedežu
2013.01 Pakistan rezidenca ne da ne ne da da
2013.11 Angola pisarne da da ne ne da da
2013.18 Indija rezidenca da da ne da ne da
2013.19 Uganda pisarne ne da ne da da da
2013.20 Ruanda pisarne ne da ne da da da
2013.27 Jordanija pisarne ne da ne da ne ne
2013.36 Hongkong pisarne ne da ne da da da
2013.42 Gvatemala pisarne ne da ne da da da
2013.46 Mavretanija rezidenca ne da ne ne ne ne
2013.48 Libija pisarne da da ne da da da
2013.52 Kenija pisarne ne ne ne ne da da
2013.56 Kenija stanovanja da da ne da ne ne
2013.70 Mjanmar pisarne da da ne da da da
2013.73 Peru rezidenca da da ne ne da da
2013.75 Angola rezidenca da da ne da da da
2013.90 Kitajska pisarne ne da da ne da da
2013.93 Gabon pisarne da da ne ne da da
2014.01 Pakistan pisarne ne da da ne ne da
2014.07 Laos pisarne da da da da da da
2014.10Slonokošče -
na obalastanovanja da da ne da da da
2014.15 Kolumbija pisarne ne ne da ne da da
2014.16 Fidži pisarne da da da ne da da
2014.26 Indija pisarne da da ne ne da da
2014.27 Izrael rezidenca da da ne da da da
2014.31 Vietnam pisarne da da ne da da da
2014.35 ZDA pisarne ne ne ne ne ne ne
2014.45 Togo pisarne ne da ne ne ne ne
2014.48 Šrilanka pisarne da da ne da da da
2014.55 Šrilanka rezidenca da da ne ne ne ne
2014.61Vzhodni 
Timorstanovanja da ne ne ne da ne
Vir: Evropsko računsko sodišče na podlagi pregleda 30 primerov dokumentacije o stavbah.Priloga II
53 Priloga III 
Razlogi za stroškovno neučinkovitost stavb delegacij
Vir: Evropsko računsko sodišče.Priloga III
 
 izbirni postopek
ni strategije za vzdrževanje nepremičnin
spremljanje ustreznosti načrtovanje potrebnih spremembGlavni vzroki Učinki
spremljanje ustreznostiizbirni postopek
načrtovanje potrebnih sprememb 
 pomanjkanje ustreznih stavb na lokalnem trgu
pomanjkanje strokovnega znanja v delegacijah
 izbirni postopek
spremljanje ustreznosti načrtovanje potrebnih spremembdo 2013 višja zgornja meja za površino pisarn
v dokumentaciji o stavbah in odločitvah se ne 
upošteva dovolj tlorisna površina
izjeme pri zgornjih mejah odobrene 
brez izrecne utemeljitve
ni srednjeročnih načrtov o številu zaposlenih v delegacijah izjeme pri zgornjih mejah niso preverjene (ali so še upravičene?)nekatere površine niso ustrezno izključene iz izračunapomanjkanje ustreznih možnosti pri iskanju novih stavb
vse razpoložljive informacije o odvečni tlorisni ovršini se ne uporabljajo za načrtovanje popravljalnih krepov (kolokacija, selitev …) informacije o tlorisni površini nepopolne in nezanesljive
netočna določitev pisarniških stavb,ki imajo preveč ali premalo prostoraTlorisna površina običajno 
presega zgornjo mejo.
stanje praznih stavb se ne spremlja
pomanjkanje spremljanja stanja rezidencESZD ne uporablja 20 % 
lastniških stavb.
ni načrtov, kako prodati večino lastniških stavb, ki se ne uporabljajo večni spodbude/zahteve za prodajo neustreznih stavbpomanjkanje srednjeročnih načrtov za vzdrževanje 
nekatere stavbe so kupljene pod posebnimi pogoji, ki otežujejo njihovo prodajopopis lastniških nepremičnin nepopoln in nezanesljiv Sistem za odločanje, kdaj je stavbo bolje kupiti in kdaj najeti, je šibek.
nihanja deviznih tečajev preprečujejo izvedbo projektov načrtovanih del
ni smernic o tem, kako izračunati ﬁnančni prispevek, če je delegacija lastnica stavbe
pomanjkanje spremljanja pogodb z organizacijami v kolokacijiNekatere organizacije,
ki uporabljajo stavbe delegacij, 
ne plačujejo celotnega deleža 
svojih stroškov.
ni smernic o tem, kako izračunati prispevek k upravnim stroškomni smernic o tem, kako upoštevati prostor, oddan v najem drugim organizacijam, in dohodkov, ustvarjenih s kolokacijo
ni načrtov o tem, katere obstoječe pogodbe je treba prednostno pregledati
54 Odgovor ESZD
Povzetek
I
ESZD se strinja, da so pri njenem upravljanju infrastrukture delegacij EU nekatere pomanjkljivosti, pri čemer na 
številnih področjih poteka delo za njihovo obravnavo. Vendar je treba poudariti zapletenost in politično občutljivost 
upravljanja 180 pisarniških stavb in 140 uradnih rezidenc v 138 državah po svetu, od katerih ima vsaka lastni posebni 
pravni sistem in trg nepremičnin.
Zaradi dobro znanih perečih proračunskih omejitev in zavezanosti k zmanjševanju števila osebja ta ogromni portfelj 
na sedežu upravlja le trinajstčlanska ekipa, ki ji na ravni delegacij pomaga lokalna uprava. Žal ob znatni razširitvi 
omrežja delegacij v zadnjih letih ni bilo mogoče sorazmerno povečati števila zaposlenih, ki bi se posvetili tej nalogi, 
kar pomeni izziv pri upravljanju.
Prav tako se strinjamo, da je treba zamenjati zdajšnje orodje za upravljanje inventarja nepremičnin. Novi sistem bo 
v celoti uveden konec leta 2016, kar bo ESZD omogočilo, da razvije učinkovitejši sistem za vnaprejšnje načrtovanje 
in načrtovanje odhodkov.
III
Glede prostora v stavbah delegacij je treba opozoriti, da so bile leta 2013 smernice za mere največjega pisarniškega 
prostora na osebo na splošno zmanjšane z 42 m² na 35 m², z možnostjo dodatnega prostora za posebne potrebe, 
kot so sejne dvorane za srečanja s predstavniki držav članic. Te nove smernice veljajo za vse nove pridobitve, vendar 
bo potrebnega še nekaj časa, da se bo povprečje zmanjšalo in približalo novemu cilju. Kadar imajo delegacije proste 
zmogljivosti, dejavno iščemo možnosti za souporabo z veleposlaništvi držav članic ali drugimi organi EU.
Drži tudi, da nekatere rezidence vodij delegacij EU presegajo našo običajno zgornjo mejo 600 m², čeprav znaša pov -
prečna skupna velikost uporabnega prostora 461 m². V petih takih primerih je lastnica rezidenc EU, v drugih prime -
rih pa bomo delegacije prosili, naj po poteku zdajšnje najemne pogodbe poiščejo druge možnosti.
Kar zadeva lastniške stavbe, ima ESZD res v lasti številne nepremičnine, ki jih ne uporablja več, in sicer zaradi varno -
stnih ali drugih lokalnih razmer. Zadevne delegacije smo pozvali, naj te nepremičnine prodajo, vendar je lahko to iz 
različnih razlogov, ki so pojasnjeni v odgovoru ESZD, dolgotrajen in politično občutljiv postopek.
Odgovor ESZD 55
Opažanja
09 (b) Okoljski vpliv
ESZD spodbuja in podpira okolju prijazne projekte predvsem za prostore, ki jih zasedajo lastniki. Za najete prostore 
pa se mora naložba amortizirati v pričakovanem, navadno kratkem času trajanja najemne pogodbe.
V letu 2014 je na primer ESZD odobrila namestitev sončnih plošč na novo lastniško pisarniško stavbo na Zelenort -
skih otokih. Podobno bo projekt obnove naših pisarn v Mehiki v letu 2016 vključeval okolju prijazne elemente.
Z vidika obsega dela, ki ga vključuje sistem EMAS, ta še ni bil sprejet. Kljub temu si bomo prizadevali za povečanje 
ozaveščenosti o okoljskem vplivu stavb delegacij.
09 (c) Dostopnost za invalide
ESZD priznava, da so le redke delegacije EU v celoti dostopne invalidnim osebam. Po podatkih iz ankete o zdravju 
in varnosti, ki je bila opravljena septembra 2014, je samo sedem delegacij v celoti izpolnjevalo zahteve, nadaljnjih 
16 delegacij pa bi lahko bilo dostopnih za osebe z omejeno mobilnostjo z razmeroma majhnimi prilagoditvami.
Poleg tega so sistematično obravnavane prilagoditve pisarn za izboljšanje dostopa invalidom, kjer je to tehnično in 
finančno izvedljivo in kjer to zahteva lokalna zakonodaja. Nazadnje, dostop za invalide bo v novih stavbah sistema -
tično ocenjen.
10
Delegaciji v Indiji in Egiptu sta se preselili v letu 2014/2015 in delegacija na Šrilanki se je preselila januarja 2016. Za 
Senegal so bile proučene morebitne druge možnosti, vendar še ni bilo mogoče najti ustrezne.
11
Anketa ponuja zanimiv kvalitativni vpogled v stališča anketirancev glede delovnega okolja v pisarnah delegacij. 
Vendar lahko rezultati odražajo različne okoliščine posameznega anketiranca.
14
Splošne ugotovitve:
– priročnik za delegacije glede „lokalne stavbne“ tradicije predvideva, da omejitve 600 m² ni mogoče vedno 
upoštevati;
– ESZD dopušča nekaj prilagodljivosti pri metodi izračuna površine stavb ob upoštevanju lokalne prakse;
– manj prostora, kot ga ima večina rezidenc veleposlaništev, je pozitivna točka. Poleg tega je mogoče to razliko 
pojasniti tudi z zgodovinskimi dejstvi.
Povprečna uporabna površina rezidenc zdaj znaša 461 m².
Odgovor ESZD 56
20
1. ESZD je na podlagi lokalne prakse dovolila nekaj prilagodljivosti pri izračunu površine stavb, ki jih je najela ali jih 
ima v lasti. To lahko posledično vodi do težav pri razlagi skupno zbranih številk.
2. Delegacije so prejele navodila, naj skrbno upoštevajo površino pisarniškega prostora na zaposlenega. Vsakršna 
odstopanja od stavbne politike je treba upravičiti. Treba bo še nekaj časa, da se bo povprečje ob zmanjšanju pri-  
bližalo novi zmogljivosti.
 Kar zadeva odvečni prostor, si dejavno prizadevamo za souporabo z veleposlaništvi držav članic ali drugimi organi 
EU. Vendar souporabe ni mogoče vedno izvesti v enem dnevu.
3. Kar zadeva zmanjšanje števila zaposlenih, takojšnja selitev v manjšo stavbo ni vedno mogoča ali stroškovno učinko -
vita. Stroški selitve in zavarovanja nove stavbe so lahko višji od pričakovanega prihranka zaradi manjšega prostora.
4. V nekaterih primerih ni mogoče najeti le dela nadstropja.
5. Prekinitev veljavne pogodbe o najemu pisarne z odvečnim prostorom ni stroškovno učinkovita, če bi bila najemnina 
za manjše pisarne po veljavnih tržnih cenah enaka ali višja.
6. V nekaterih primerih število ali velikost sejnih dvoran ali konferenčnih sob, potrebnih za izpolnjevanje vloge in 
odgovornosti delegacij EU v skladu z Lizbonsko pogodbo, pomembno vpliva na povečanje razmerja prostora na 
osebo. To na primer velja za:
 – ZDA (Washington): 5 458 m² uporabne površine; 89 zaposlenih; 55 m²/zaposlenega (brez souporabe);
 – ZDA (New York): 4 217 m² uporabne površine; 57 zaposlenih; 74 m²/zaposlenega;
 – Švica (delegacija ZN v Ženevi): 2 500 m² uporabne površine; 25 zaposlenih; 100 m²/zaposlenega.
21
Čeprav je cena za odvečne kvadratne metre v opombi 16 matematično pravilna, je lahko odvisna od tega, kje se 
prostor zmanjša, saj se cene med državami močno razlikujejo.
Poleg tega je treba naložbe (varnostna in infrastrukturna dela) v pisarniške stavbe proučiti z vidika morebitnih prej 
omenjenih prihrankov.
22
Drži, da so nekatere rezidence presegale našo zgornjo mejo 600 m². Na začetku leta 2016 je 26 rezidenc (18 %) 
presegalo zgornjo mejo 600 m². EU je lastnica petih takih rezidenc. Druge delegacije bodo pozvane k iskanju drugih 
rešitev, ko obstoječa najemna pogodba poteče.
Odgovor ESZD 57
25
ESZD ima res v lasti številne nepremičnine, ki jih ne uporablja več, in to zaradi varnostnih ali drugih lokalnih razmer. 
Zadevne delegacije smo pozvali, naj te nepremičnine prodajo, vendar je to lahko dolgotrajen in politično občutljiv 
postopek.
Podrobneje o naslednjem:
– Gambija: konec leta 2003 je EU morala po 18 letih uporabe zapustiti pisarne, in to zaradi azbesta. Te pisarne so 
bile predmet dolgoročne, 99-letne najemne pogodbe z vlado Gambije, pogodba pa določa, da je treba pisarne 
predati prenovljene. V takih razmerah je bilo finančno ugodneje pisarne obdržati. Maja 2014 je bila sprejeta od -
ločitev o ponovnem začetku pogajanj z lokalnimi organi glede izročitve pisarn v trenutnem stanju pred koncem 
obdobja dolgoročnega najema. Ta pogajanja se bodo nadaljevala s prihodom novega vodje delegacije;
– Bocvana: pisarne so bile pridobljene leta 1987. Leta 2003 so pisarne postale premajhne in delegacija se je mora -
la preseliti. Vendar je bila takrat sprejeta odločitev o ohranitvi prostorov, saj je lokacija zemljišča odlična, in pro -
učitvi izvedljivosti projektov, kot je gradnja novih pisarn ali stanovanj na tej parceli. Nobeden izmed projektov 
do zdaj še ni bil izveden, predvsem iz proračunskih razlogov. Pred kratkim je bila delegacija znova povabljena, 
da izvede študijo o izvedljivosti za gradnjo novih pisarn na delu zemljišča;
– Južna Afrika: rezidenca je bila dana na dražbo, vendar je bila predlagana cena precej prenizka. Delegaciji je bilo 
naloženo, naj znova razmisli o prodaji;
– Tanzanija: delegacija ni lastnica hiš, med drugim nekdanje rezidence, ki so zunaj območja, ki ga priporoča regio-  
nalni uradnik za varnost. V skladu z navodili sedeža ESZD iz leta 2013 delegacija skupaj z lokalnimi organi prei -
skuje možnosti vrnitve teh hiš. Hiše je gradbena agencija Tanzanije ocenila na ~1,8 milijona EUR. Ministrstvo za 
zunanje zadeve je potrdilo načelo kompenzacije.
27
Trenutno poteka razprava o reviziji pogodb o souporabi z GD za humanitarno pomoč in civilno zaščito ter Evropsko 
investicijsko banko. Njen namen je uskladiti način izračuna za vse souporabe GD za humanitarno pomoč in civilno 
zaščito ter Evropske investicijske banke. Novi okvirni memorandum o soglasju bi moral biti podpisan leta 2016.
Stari memorandum o soglasju bi moral biti v celoti pregledan in prilagojen politiki pokritja vseh stroškov.
32
Razprava o najemu ali nakupu takrat ni bila smiselna, ker so do leta 2015 nakup oteževala omejena proračunska 
sredstva.
Zmožnost priprave ožjega seznama je odvisna od lokalnega trga. Več kot ena realistična možnost ni vedno mogoča.
Odgovor ESZD 58
33
ESZD priznava, da nimajo vse delegacije dovolj strokovnega znanja za upravljanje projektov v zvezi s stavbami.
ESZD se tudi strinja, da bi moralo biti v idealnem primeru na zadevnem oddelku sedeža na voljo več zmogljivosti za 
podporo delegacijam pri infrastrukturnih projektih, vključno z dodatnimi obiski na kraju samem.
Zaradi dobro znanih in perečih proračunskih omejitev in neizogibnosti nadaljnjega zmanjševanja števila osebja ta 
ogromni portfelj na sedežu upravlja le 13 članov osebja, ki jim na ravni delegacij pomaga lokalna uprava. Žal ob 
obsežnih razširitvah omrežja delegacije v zadnjih letih ni bilo mogoče sorazmerno povečati števila zaposlenih, ki bi 
se posvetili tej nalogi.
To težavo bo mogoče rešiti tudi z regionalizacijo uprave delegacije, saj se bo lahko specializirano osebje v regional -
nih središčih hkrati ukvarjalo z več stavbami delegacij.
35
Od takrat so Nepal obiskali trikrat, aprila 2014 ter maja in novembra 2015. Žal ESZD ne more ugoditi vsem državam 
članicam glede razpoložljivih virov sedeža za podporo delegacijam pri projektih v zvezi s stavbami.
36
Glej podrobna komentarja 39 in 40.
37
Ti primeri so prej izjemni in so predvsem posledica napačne razlage pravil, ki jih mora upoštevati vodja uprave ali 
vodja delegacije. Novi priročnik za delegacije zdaj vsebuje jasnejše/uporabnikom prijaznejše smernice.
39
Samo s tržno raziskavo je mogoče dokazati, da stavba še vedno zadostuje potrebam delegacije v skladu s stavbno 
politiko in tržnimi cenami.
Delegacije lahko imajo z rezultati tržne raziskave tudi dobre argumente za izpogajanje boljše ponudbe z lastnikom 
stavbe, ki jo zaseda delegacija.
Postopke pogodb v zvezi s stavbami ureja finančna uredba, ki velja za splošni proračun Unije.
O vsakršni nepremičninski transakciji, ki vključuje podaljšanje veljavne najemne pogodbe, se je treba odločiti po 
proučitvi nepremičninskega trga.
ESZD je pripravljena proučiti možnosti za poenostavljeno dokumentacijo o stavbah pri podaljšanju najema, ob upo -
števanju omejitev iz finančne uredbe.
Odgovor ESZD 59
40
Do pred kratkim je bila uporaba omejenih sredstev za infrastrukturo delegacije pomembna ovira za nakup prosto -
rov. ESZD se zdaj strinja, da je z 200 milijoni EUR nakup stavb postala realistična možnost v razmerju do najema. 
Relativni stroški ali prednosti nakupa in najema bodo zdaj standardni dejavnik dokumentacije o stavbah. V ta 
namen so delegacije prejele smernice.
Sedež bo izračunal finančno korist nakupa v primerjavi z najemom v skladu s standardnimi teorijami finančnega 
upravljanja ali poslovnih financ (npr. metodologija NPV). To ni vključeno v priročnik za delegacije, saj bo izračun 
izvedel sedež.
V primeru nakupa, financiranega iz posojila, je treba proračunskemu organu posredovati tudi ustrezne finančne 
utemeljitve.
Za Nepal takrat proračun ni bil na voljo.
Za Washington je bila stavba za nakup prevelika za potrebe delegacije. Poleg tega so bili v njej še drugi najemniki. 
Če bi ESZD to stavbo kupila, bi to pomenilo, da bi morala delegacija upravljati najemne pogodbe z drugimi najem-  
niki stavbe. Ob tem je bil tudi čas za nakup stavbe prekratek, da bi se lahko posvetovala s proračunskim organom. 
Navsezadnje pa souporaba sploh ni bila nujno možnost, saj so vse države članice v Washingtonu že imele svoje 
prostore.
42
Priročnik za delegacije je bil posodobljen leta 2015 in vključuje navodila o tem, kako na primerljiv način predstaviti 
možnosti na podlagi primera dobre prakse.
43
ESZD priznava potrebo po izboljšanju teh smernic, da bodo med drugim vključevale podrobnejše informacije o tem, 
kako bi bilo treba pri izračunu površine na osebo in pri izračunu stroškov na m² upoštevati pisarniški prostor, oddan 
v najem veleposlaništvom držav članic in drugim institucijam in organom EU.
44
Glej odgovora ESZD na odstavka 45 in 47.
Sprejem odločitev glede dokumentacije o stavbah, ki je odvisen od odobritve proračunskega organa, lahko traja od 
šest do osem tednov.
Odgovor ESZD 60
45
Postopke pogodb v zvezi s stavbami ureja finančna uredba, ki velja za splošni proračun Unije. ESZD se strinja, da bi 
bilo treba, kadar je le mogoče, uporabiti pospešene postopke. Žal je obseg uporabe precej omejen. 
ESZD lastnikov stavb ne more prisiliti, da počakajo, dokler se ne končata obvezni pravni in upravni postopek.
Dolgotrajni postopki so včasih posledica zapletenosti projekta.
Pogodba o stavbi v Šrilanki ni bila podpisana zato, ker si je lastnik stanovanja premislil, in ne zaradi dolgotrajnega 
postopka.
46
Primerjava z neodvisnim virom je težja kot za stanovanja, saj je vrednost stavbe odvisna od njene kakovosti in loka -
cije ter splošnih razmer na trgu nepremičnin v zadevnem času.
V Mavretaniji razen predlagane ni bilo nobene druge rešitve.
V Togu ni bilo ponudbe, ki bi bila konkurenčna s sedanjimi pisarnami, za katere je bila pravkar opravljena naložba 
v višini 200 000 EUR.
47
Leta 2015 so delegacije prejele navodila, naj skrbno upoštevajo površino pisarniškega prostora na zaposlenega in da 
je treba od zdaj naprej vsakršno odstopanje od stavbne politike upravičiti, odobriti in evidentirati.
Poleg tega o tej zadevi razpravlja tudi vsakokratni odbor za stavbe.
Na splošno je izjema od zgornje meje števila m² samodejno mogoča, če odbor za stavbe poda pozitivno mnenje 
(glej tudi razloge za izjemo, navedene v točki 20).
Jordanija: predlagana rešitev je bilo podaljšanje veljavne najemne pogodbe z znižano najemnino. Zaradi že izve -
denih naložb v stavbo, dobre lokacije, varnostnih standardov in znižane najemnine je odbor za stavbe kljub odveč -
nemu pisarniškemu prostoru izdal pozitivno mnenje. Vendar je odbor za stavbe še navedel, da bo morala delegacija 
proučiti druge možnosti, če se bo število zaposlenih še naprej zmanjševalo.
ESZD priznava, da je rezidenca v Šrilanki prevelika. Vendar je v Šrilanki zelo težko najti rezidenco, manjšo od 600 m².
Washington: glavni razlog za razširitev prostora je bila potreba po vzpostavitvi varne sejne dvorane za srečanja 
s predstavniki držav članic in čezatlantska pogajanja v okviru Snowdnovih informacij. Zdajšnje sejne dvorane v prit -
ličju z okni, ki so obrnjena na ulico, ni mogoče zavarovati.
Odgovor ESZD 61
Poleg tega je bil na podlagi pričakovanega povečanja števila zaposlenih v delegaciji potreben pisarniški prostor za 
dodatnih 20 zaposlenih, v priročnik za delegacije za začasne uslužbence (npr. evropske nacionalne delegate, pri -
pravnike itd.) pa vključena odstopanja.
V začetku leta 2016 se je skupno število zaposlenih v delegaciji EU povečalo za tri stalne uslužbence, glede na najno -
vejše informacije pa bi se lahko med letoma 2016 in 2017 še povečalo za šest ali sedem stalnih uslužbencev.
Pomembno je vedeti, da ni bilo druge možnosti, kot najeti celotno nadstropje, večje od dejanskih potreb, da bi 
lahko ustvarili dodatni prostor za te potrebe.
49
Ekipa za ocenjevanje nima tehničnih zmogljivosti za ocenjevanje stavb. Vendar v svoja poročila vključuje posebne 
težave, ki izhajajo iz kakovosti stavb.
51
Novi sistem ImmoGest bo natančneje izračunal različne vrste površin (souporaba, posebne sejne dvorane itd.) 
in tako omogočil ESZD, da natančneje izračuna povprečni prostor na zaposlenega v delegaciji in olajša njegovo 
spremljanje.
52
Delegacije so prejele navodila, naj skrbno upoštevajo površino pisarniškega prostora na zaposlenega in da je treba 
od zdaj naprej vsakršno odstopanje od stavbne politike upravičiti, odobriti in evidentirati.
53
ESZD je pripravljena razmisliti o vzpostavitvi metodologije za spremljanje tržnih cen pisarn in rezidenc. Vendar za 
zdaj zaradi dobro znanih omejitev virov in zavezanosti k zmanjševanju števila zaposlenih (za več podrobnosti glej 
komentar 31.1) priprava in izvedba take metodologije nista mogoči.
Primerjava z neodvisnim virom je zagotovo težja kot za stanovanja, saj je vrednost stavbe zelo odvisna od njene 
kakovosti in lokacije ter sprememb na trgu nepremičnin v vsaki državi.
Primerjava, izvedena leta 2014, je vključevala podatke, ki jih je zbralo zasebno podjetje z uporabo bolj ali manj 
enakega sistema, kot ga za izračun stanovanjskih norm uporabljajo delegacije. Podatki, ki jih je zbralo to zasebno 
podjetje, se lahko razlikujejo od stanovanjskih norm, predvsem zato, ker uporablja podatke z lokacij, ki jih ni odobril 
regionalni uradnik za varnost.
Odgovor ESZD 62
54
Opažanja Sodišča glede sistema Immogest so dobro znana in vključena v delovni program ESZD.
ESZD se strinja, da je zdajšnje informacijsko orodje za upravljanje inventarja nepremičnin (ImmoGest) zastarelo in ga 
je treba zamenjati.
To je bilo skupaj z omejenimi sredstvi za razvoj infrastrukture delegacij pomembna ovira za učinkovito načrtovanje 
za dlje kot dve- do triletni časovni okvir.
Novi sistem je v fazi razvoja in bo v celoti izveden konec leta 2016. Novi sistem ImmoGest bo predvsem prijaznejši 
za uporabnike. Nudil bo tudi podporo pri poročanju, analizah, pripravi proračuna in načrtovanju projektov v širšem 
smislu. Novi sistem ImmoGest bo omogočil boljše spremljanje ali sledenje ustreznosti stavb delegacij.
59
Sedež ESZD meni, da ima za pripravo dokumentov o načrtovanju, ki se osredotočajo na dve- do triletni časovni 
okvir, za katerega meni, da je primeren, dovolj zanesljivih osnovnih informacij o vseh pisarniških stavbah in 
rezidencah.
60
Glej tudi odgovora ESZD na odstavka 59 in 61.
Sedež na letni ravni razvija:
– petletni načrt z namenom snovanja večjih potencialnih projektov za pisarne in rezidence, kot so nakupi, grad -
nja, premestitve in podaljšanje najema, in sicer od leta 2015;
– program dela za pisarne in rezidence za naslednji dve leti. Ta program se pošlje vsem delegacijam in je priprav -
ljen na podlagi razpoložljivih informacij v centralnih sistemih za spremljanje. Za vsako delegacijo pomeni glavne 
ukrepe, ki jih mora izvesti v skladu s prednostnimi nalogami, ki jih določi sedež, pri čemer ti izhajajo tudi iz 
različnih poročil (npr. poročila o misiji, ocenjevalna poročila), in razpoložljivost proračuna.
Poleg tega sedež vsake tri mesece vodstvu ESZD poroča o občutljivih in/ali prednostnih datotekah.
Kar zadeva natančnejše izvajanje priporočil iz ocen na kraju samem, je treba razlikovati med priporočili, kot na pri -
mer premestitve v nove prostore in načrti za souporabo, in priporočili v zvezi z manjšimi varnostnimi deli, manjšimi 
prenovami in vzdrževanjem, ki jih je treba obravnavati na lokalni ravni v okviru pristojnosti delegacije in ki niso 
nujno vključena v dveletni program dela. 
ESZD se strinja, da je mogoče glede na razpoložljivost virov nadaljnje ukrepe glede prej navedenih priporočil in 
načrtovanje na splošno še izboljšati.
Sedež je izvedel ustrezne ukrepe za ureditev stanja v Čadu, Egiptu, Šrilanki in Indiji. Rešitve za Senegal še ni.
Odgovor ESZD 63
61
Podobno izkušnjam ministrstev za zunanje zadeve držav članic je izjemno težko razviti smiselne dolgo- ali srednje -
ročne načrte za stavbe delegacij.
Za to je več razlogov. Prvič, politični razlogi pogosto igrajo odločilno vlogo. Začetek delovanja delegacij v Libiji, 
Mjanmaru, Iranu in Južnem Sudanu je nedavni primer tega, kako potreba ali priložnost za novo delegacijo sledi 
političnim spremembam in je zato ni mogoče predvideti za več let vnaprej.
Drugič, dolgoročnejše načrtovanje so ovirale tudi resne proračunske omejitve, saj je bilo pogosto treba dati pred -
nost kratkoročnim, bolj perečim potrebam. Vzpostavitev sklada za spodbujanje naložb (od leta 2015) bo uvedla 
dejavnik stabilnosti pri financiranju srednjeročnih projektov v zvezi s stavbami. Vendar je pomembno poudariti 
nepredvidljiv in dinamičen politični in varnostni okvir.
ESZD kljub temu proučuje možnosti za izboljšanje vnaprejšnjega načrtovanja upravljanja stavb in načrtovanja 
odhodkov. Glede na politične in praktične negotovosti je dve- do triletno obdobje načrtovanja realnejše kot dolgo -
ročnejši načrt za šest do sedem let, razen za gradnje.
ESZD tako verjame, da razpoložljive informacije uporablja zadovoljivo. Razmere se bodo izboljšale, ko bo sistem 
ImmoGest v celoti deloval.
Najboljši primer so prakse držav članic. Med sestanki za souporabo so bile države članice pozvane, naj sporočijo 
svoje petletne načrte, vendar te informacije niso bile na voljo.
Oddelek za infrastrukturo ESZD se sestaja vsako leto septembra ter razpravlja o delovnih programih za naslednji 
dve leti. Med to razpravo se obravnavajo tudi dolgoročnejši načrti, vendar ti niso vključeni v delovni program, ki se 
posreduje delegaciji.
62
ESZD se strinja, da so pri srednjeročnem načrtovanju možnosti za izboljšave. To bo izvedljivo, ko bosta sistem Immo -
Gest in sistem za upravljanje lastniških nepremičnin v celoti delovala, saj bo na voljo več informacij.
Glej tudi odgovor ESZD na odstavek 61.
63
ESZD verjame, da je načeloma na dolgi rok lastništvo v splošnem boljše od najema. V preteklosti to zaradi proračun -
skih omejitev ni bilo mogoče. Zdaj ko ima ESZD možnost posojila, bodo razprave o nakupu ali najemu lažje, saj je 
možnost nakupa postala realnost. Vendar lastništvo ni vedno najboljša možnost (predvsem iz finančnih razlogov) ali 
pa ni vedno mogoče iz pravnih razlogov.
Odgovor ESZD 64
65
Nakup rezidenc se proučuje samo v primeru dobre finančne priložnosti, in kar je pomembno, če je njihova velikost 
ustrezna za kritje potreb večine možnih primerov.
66 (a)
Relativni stroški/prednosti nakupa in najema bodo zdaj standardni dejavnik dokumentacije o stavbah. V ta namen 
so delegacije prejele smernice.
V obvestilu iz marca 2015 vodjem delegacij o možnosti posojila v višini 200 milijonov EUR je navedeno, da bo odde -
lek MDRA4 opravil izračune za primerjavo nakupa in najema.
66 (b)
ESZD se strinja, da je treba izboljšati strategijo za vzdrževanje nepremičnin. Da bi nadaljevali to delo, so bili 
v letu 2015 in 2016 izvedeni naslednji ukrepi:
1. Vsem delegacijam, kjer imamo nepremičnine, smo poslali vprašalnik. Ta vključuje vprašanja o kakovosti infra -
strukture, tehničnih napeljavah, preteklih delih in vzdrževanju ter povratne informacije in komentarje o splošnem 
operativnem stanju stavbe.
2. Urnik glavnih načrtovanih obnov bo določen v „načrtu vzdrževanja“ . To bo večletni načrt, ki bo vsako leto poso-  
dobljen. Načrt bo izhodišče za proračunsko načrtovanje.
3. Sočasno z opredelitvijo „načrta vzdrževanja“ bodo izdane smernice, ki bodo zagotavljale jasne standarde vzdrže -
vanja za lastniške stavbe.
Nova okvirna pogodba za zdravstvene in sanitarne inšpekcijske preglede bo omogočila uporabo zunanjega strokov -
nega znanja o izvajanju strategije za vzdrževanje nepremičnin.
66 (c)
ESZD se strinja, da so nihanja deviznih tečajev glavna ovira pri načrtovanju programov infrastrukturnih projektov. 
Kolikor je mogoče, so pogodbe v eurih, vendar to ni vedno mogoče. ESZD je pripravljena na razpravo s proračun -
skim organom o rešitvah na tem področju (ne samo za infrastrukturno porabo).
Odgovor ESZD 65
Priporočilo 1 – Dopolniti cilje za pisarniške stavbe
ESZD se strinja s tem priporočilom.
ESZD bo v stavbni politiki dodatno poudarila pomen prožnosti, okoljskih dejavnikov in vprašanja dostopa za inva-  
lidne osebe. Vendar to ni zaradi lokalnih omejitev vedno mogoče.
Priporočilo 2 – Zagotoviti, da stroški, ki se zaračunajo organizacijam v souporabi, 
krijejo vse stroške
ESZD se strinja s tem priporočilom.
Priporočilo 3 – Okrepiti uporabo postopka za izbiro stavb
ESZD se strinja s tem priporočilom ob upoštevanju omejitev iz finančne uredbe.
ESZD je nadaljevala delo v povezavi z vsemi temi vprašanji in je že izvedla številne korake za okrepitev postopka 
v zvezi z dokumentacijo o stavbah.
Priporočilo 4 – Preverjati tržne cene
ESZD se strinja s tem priporočilom.
ESZD je pripravljena analizirati učinkovitost in izvedljivost izboljšane metodologije, da bi preverila in spremljala 
tržne cene za pisarne in rezidence, če viri to dopuščajo.
Do zdaj zaradi dobro znanih omejitev virov in zavezanosti k zmanjševanju števila zaposlenih priprava in izvedba 
take metodologije nista bili mogoči.
Priporočilo 5 – Izboljšati informacijski sistem za upravljanje nepremičnin
ESZD se strinja s tem priporočilom.
ESZD se strinja, da je zdajšnje informacijsko orodje za upravljanje inventarja nepremičnin (ImmoGest) zastarelo in ga 
je treba zamenjati. Novi sistem bi moral biti v celoti izveden do konca leta 2016.
Priporočilo 6 – Okrepiti strokovno znanje na področju upravljanja nepremičnin
ESZD se strinja s tem priporočilom.
Politika človeških virov ESZD spodbuja mobilnost osebja, razen na položajih, ki zahtevajo posebno strokovno zna -
nje. Pozornost bo namenjena vzpostavitvi prožnejših meril za mobilnost nekaterih strokovnih delovnih mest. Pri 
tem bo pridobivanje in ohranjanje strokovnega znanja omogočila tudi regionalizacija upravljanja delegacij.
Odgovor ESZD 66
Priporočilo 7 – Vzpostaviti srednjeročne načrte
ESZD se delno strinja s tem priporočilom.
ESZD meni, da je lahko obdobje načrtovanja, daljše od dveh do treh let, le okvirno, saj so informacije, potrebne za 
pripravo takih načrtov, izpostavljene političnim in praktičnim negotovostim (npr. razvoj osebja, varnostni kontekst, 
načrti držav članic), te pa je težko napovedati zunaj takega časovnega okvira. Poleg tega lahko tako načrtovanje 
vnaprej, kar zadeva spremembe in zlasti vzdrževanje, velja samo za večje projekte.
Priporočilo 8 – Opredeliti, kje je nakup stroškovno učinkovitejši, in uspešno upravljati 
lastniške stavbe
ESZD se strinja s tem priporočilom ob upoštevanju razpoložljivosti virov.
Novo informacijsko orodje za upravljanje inventarja nepremičnin, ki je še v fazi razvoja, bo nudilo podporo tudi pri 
analizah, pripravi proračuna in načrtovanju projektov v širšem smislu.
Vendar so možnosti ESZD za učinkovito upravljanje tako velikega portfelja omejene, saj se s tem ukvarja le 
13 zaposlenih.
KAKO DO PUBLIKACIJ EVROPSKE UNIJE
Brezplačne publikacije:
  en izvod:  
na spletni strani EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu);
  več kot en izvod ter plakati in zemljevidi:  
pri predstavništvih Evropske unije (http://ec.europa.eu/represent_sl.htm), 
pri delegacijah v državah, ki niso članice EU (http://eeas.europa.eu/delegations/index_sl.htm),  
pri službi Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_sl.htm) ali  
s klicem na telefonsko številko 00 800 6 7 8 9 10 11 (brezplačna številka za celotno EU) (*).
(*)  Informacije so brezplačne, kakor tudi večina klicev (nekateri operaterji, telefonske govorilnice ali hoteli lahko klic zaračunajo).
Publikacije, ki so naprodaj:
 na spletni strani EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).
Evropska služba za zunanje delovanje (ESZD) zagotavlja 
pisarniške prostore za zaposlene EU in rezidence za vodje 
delegacij v približno 140 delegacijah EU po vsem svetu. 
Evropsko računsko sodišče je v tem poročilu preučilo, ali 
stavbe zadostujejo potrebam ESZD in ali so stroškovno 
učinkovite. Ugotovilo je, da stavbe na splošno zadostujejo 
potrebam ESZD, vendar v nekaterih primerih niso 
stroškovno učinkovite, saj je površina večine pisarn 
prevelika, ESZD ima v lasti stavbe, ki jih ne uporablja več, 
stroški, zaračunani nekaterim organizacijam za najem 
prostorov delegacij, pa ne krijejo celotnih dejanskih 
stroškov. Sodišče je pri reviziji preučilo razloge za te 
pomanjkljivosti in priporočilo okrepitev sistemov, zlasti 
zaradi načrtov ESZD, da bo namesto najema stavb raje 
investirala v  njihov nakup.
EVROPSKO  
RAČUNSKO
SODIŠČE