[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 7.6.2006

COM(2006) 277 konč.

SPOROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU, SVETU EVROPSKE UNIJE IN EVROPSKEMU RAČUNSKEMU SODIŠČU

Zbirno poročilo o dosežkih Komisije pri upravljanju v letu 2005

VESBINA

1. Uvod 4

2. Zagotovilo, pridobljeno na podlagi letnih poročil o delu 5

2.1. Splošni okvir: bolj trdno in obsežno zagotovilo … 5

2.2. … na podlagi boljše metodologije 6

2.3. Ponavljajoči se zadržki 7

3. glavna medsektorska vprašanja, ki izhajajo iz letnih poročil o delu in prejetih priporočil 9

3.1. Upravljanje delovanja in notranji nadzor 9

3.1.1. Učinkovitost notranjega nadzora v Komisiji 9

3.1.2. Obvladovanje tveganja kot način vključitve notranjega nadzora v upravno kulturo 10

3.1.3. Upravljanje delovanja 10

3.2. Vodenje 11

3.2.1. Nadaljnje spremljanje revizijskih poročil 11

3.2.2. Oddajanje del podizvajalcem in agencije 11

3.2.3. Skupne storitve 12

3.2.4. Poenostavitev 13

3.3. Finančno poslovodenje in poročanje 14

3.3.1. Finančna pravila 14

3.3.2. Časovni načrt za celovit okvir nadzora 14

3.3.3. Predhodni in naknadni nadzor 15

3.3.4. Računovodstvo in finančno poročanje 16

3.4. Sistemi IT in nadaljevanje dejavnosti 18

3.4.1. Sistemi IT 18

3.4.2. Krizno upravljanje in neprekinjenost delovanja 18

3.5. Človeški viri 18

3.5.1. Ustreznost pristojnosti 19

3.5.2. Zaposlovanje 19

3.5.3. Mobilnost 19

3.5.4. Poročanje o človeških virih v Komisiji 20

4. Sklepne ugotovitve 20

Priloga 1

Priloga 2

Priloga 3

Priloga 4

1. UVOD

Komisija v tem letnem zbirnem poročilu poroča o rezultatih politik in o tem, kako je upravljala s človeškimi in finančnimi viri, zagotovljenimi za izvajanje politik Skupnosti. V okviru zbirnega poročila o dosežkih politik [COM(2006)124] je prvič v ločenem dokumentu opredeljen napredek pri uresničevanju strateških ciljev Komisije v letu 2005 in navedeni so dosežki politik v preteklem letu. To zbirno poročilo o dosežkih Komisije pri upravljanju v letu 2005 dopolnjuje zbirno poročilo o politikah in poroča o tem, kako je Komisija izvajala svoje pristojnosti upravljanja, in o zagotovilu, ki so ga v zvezi s tem dali njeni sistemi notranjega nadzora. V skladu s členom 60(7) Finančne uredbe pošlje Komisija letno zbirno poročilo proračunskemu organu najpozneje do 15. junija vsako leto.

S potrditvijo tega zbirnega poročila Komisija prevzame svojo politično odgovornost za upravljanje , ki je v pristojnosti njenih generalnih direktorjev in vodij služb, na podlagi zagotovil in zadržkov, ki jih ti predložijo v svojih letnih poročilih o delu, in ob ugotovitvi, da so za odpravo številnih pomanjkljivosti potrebna nadaljnja prizadevanja. V tem zbirnem poročilu Komisija tudi izrazi mnenje o medsektorskih vprašanjih, ki izhajajo iz proučitve teh poročil ter so jih načeli notranji revizor, Evropsko računsko sodišče in organ, pristojen za razrešnico, ali sta jih opredelila Odbor za spremljanje napredka revizije in generalni direktor za proračun v svojem poročilu „Splošni pregled stanja pri notranjem nadzoru v generalnih direktoratih in službah Komisije“ [SEC(2006)567].

Komisija je v skladu s členom 274 Pogodbe ES na splošno odgovorna za izvrševanje proračuna. To zbirno poročilo vsebuje sklepe Komisije o vsakem izmed poglavitnih področij upravljanja in o sistemskih medsektorskih vprašanjih. Je na vrhu ureditve Komisije glede odgovornosti, v kateri so stebri letna poročila o delu pooblaščenih odredbodajalcev. Bolj splošno pa to zbirno poročilo vsebuje tudi povzetek o napredku v letu 2005 pri razvoju zmožnosti uspešnega delovanja sistemov Komisije za upravljanje in nadzor v celoti na področjih, kakor so:

- spodbujanje odgovornosti Komisije: letna poročila o delu za leto 2005 so temeljila na boljši metodologiji in bolj skladnem pristopu k skupnim zadevam (del 2.2. spodaj); popolno računovodstvo, ki se vodi na podlagi nastanka računovodskega dogodka, je bilo prvič uporabljeno pri obračunu EU, čeprav je bilo treba rešiti številne težave zaradi prehoda (del 3.3.4);

- izboljšanje učinkovitosti upravljanja delovanja : kultura učinkovitosti notranjega nadzora se je še naprej razvijala in se bo še bolj okrepila z večjo usmerjenostjo k sorazmernosti in stroškovne učinkovitosti nadzora (del 3.1.1); 2005 je bilo prvo leto po uvedbi nove metodologije obvladovanja tveganja na ravni Komisije (del 3.1.2); uvedeni so bili ukrepi za izboljšanje kakovosti ciljev in kazalnikov (del 3.1.3);

- krepitev odgovornosti Komisije in njenih zmogljivosti za spremljanje: izboljšave s ciljem poenostavitve so bile predlagane in opravljene (del 3.2.4); predstavljen je bil akcijski načrt o prehodu na celovit okvir notranjega nadzora (del 3.3.2); izboljšano je bilo nadaljnje spremljanje akcijskih načrtov (del 3.2.1) ter zanesljivost in trdnost strategij notranjega nadzora (del 3.3.3).

Zbirno poročilo zajema prvo leto, v katerem bo proračun, ki ga je popolnoma upravljala Barrosova Komisija, v postopku razrešnice.

2. Zagotovilo, pridobljeno na podlagi letnih poročil o delu

2.1. Splošni okvir: bolj trdno in obsežno zagotovilo …

Komisija z zadovoljstvom opaža, da so načela reforme zdaj trdno zasidrana v vsakodnevnem upravljanju njenih generalnih direktoratov in služb. Komisija pozdravlja splošno izboljšanje načina, kako letna poročila o delu potrjujejo zagotovila , vsebovana v priloženih izjavah, ki so jih podpisali pooblaščeni odredbodajalci. Zadržki (glej seznam v Prilogi 3) so bolj natančni in utemeljeni kakor v prejšnjih letih, pojasnila pa so pogosto dana glede splošnega vpliva na razumno zagotovilo.

Poročila so bila na splošno bolj usmerjena in natančna ter tako vse bolj pomembna kakor osnovni instrumenti glede odgovornosti in pri sporočanju. Komisija na podlagi proučitve letnih poročil o delu in zlasti izjave o zanesljivosti, ki so jih podpisali vsi generalni direktorji in vodje služb, ugotavlja, da so vsi pooblaščeni odredbodajalci dali zagotovila. Nekatera splošna vprašanja, ki izhajajo iz te analize, je treba poudariti:

Deljeno upravljanje z državami članicami. Komisija ugotavlja, da so zadržki na tem področju bolj določni kot v preteklosti. V poročilih za leto 2005 je na primer naveden program ali zemljepisno območje s pomanjkljivostmi. S tega vidika bo le s popolnim sodelovanjem in prizadevanji nacionalnih organov v okviru, navedenim v akcijskem načrtu za celovit okvir nadzora (glej spodaj), mogoče doseči preboj pri pridobitvi razumnega zagotovila za področja, na katera se nanašajo zadržki. V akcijskem načrtu za celovit okvir nadzora (glej spodaj) je tudi predvideno več prizadevanj, da bi revizijske strategije, načrtovanje in obvladovanje tveganj uskladili z državami članicami, ter zanesljivost dela drugih nadzornikov in sistematična uporaba poročanja organov držav članic o upravljanju, kar priporoča tudi notranji revizor. Komisija si bo še naprej prizadevala za krepitev zagotovila nacionalnih organov, ki upravljajo sredstva EU. To bi moralo še bolj okrepiti splošno zagotovilo glede zakonitosti in pravilnosti delovanja. Zunanji ukrepi prek centraliziranega, decentraliziranega in skupnega upravljanja. Glede tretjih držav velja, da je visoko tveganje operacij pod nadzorom, in edini zadržek na tem področju se nanaša na delitev odgovornosti med Komisijo in Združenimi narodi v okviru izvajanja prispevka EU za četrti steber Misije začasne uprave Združenih narodov na Kosovu (UNMIK). Komisija bo sodelovala s predstavniki Združenih narodov, da bi to rešili v letu 2006. Notranji ukrepi, centralizirano upravljanje. Komisija se zlasti na področju raziskav, vendar bolj splošno na področju notranjih politik, zaveda sistemskih težav pri nadzoru, povezanih s povračilom stroškov, ki so vzrok za ponavljajoče se napake, posebno pri stroških dela. Pričakuje, da bodo ukrepi za poenostavitev in okrepljeni mehanizmi nadzora v okviru šestega okvirnega programa imeli za posledico vidni napredek z razvojem programov in vključitvijo novega sistema obveznih potrdil izkazov stroškov, ki jih pripravijo neodvisni revizorji. Vendar bo le korenita poenostavitev mehanizmom financiranja podlaga za razrešitev osnovne težave. Zagotovilo nacionalnih agencij v okviru posrednega centraliziranega upravljanja bi prav tako moralo biti izboljšano. Komisija si bo še naprej prizadevala za uresničitev poenostavitev pri izvajanju programov Skupnosti in proučila sistemske težave pri nadzoru, povezane s povračilom stroškov. Posebno v pravilih za udeležbo, ki jih je predlagala Komisija za sedmi okvirni raziskovalni program, je predvidena poenostavitev mehanizmov financiranja, kakor je večja uporaba enkratnih izplačil, razdelitvenih ključev za stroške na enoto in povprečnih stopenj, ki temeljijo na sorazmernosti in stroškovni učinkovitosti nadzora ter hkrati ohranjajo finančne interese EU. Komisija se bo v okviru akcijskega načrta za celovit okvir nadzora (glej spodnjo točko 3.3.2) še naprej prizadevala poenostaviti ureditveni okvir in prilagoditi uporabo revizijskih potrdil z okrepljenim usklajevanjem glede tega med ustreznimi oddelki. Na ta način in ob uporabi sankcij, kadar bo to potrebno, bo nadzor nad izkazi stroškov lahko postal bolj uspešen in učinkovit. Upravni odhodki. Ukrepi, ki jih je sprejel Urad za vodenje in izplačevanje posameznih pravic, so utrdili informacijski sistem za izračun plač in pokojnin, zadržki, ki jih je v izkazu za leto 2004 navedel vodja enote za sredstva, so bili izvzeti iz poročila za leto 2005. Urad za infrastrukturo in logistiko v Bruslju (OIB) je razkril težave pri upravljanju pogodb in naročil na področju programiranja, ki bi jih bilo treba rešiti v letu 2006. Komisija meni, da je mogoče na podlagi letnih poročil o delu na področju upravnih odhodkov pridobiti razumno zagotovilo. Čeprav zadržki v zvezi s programiranjem naročil in proračunskih sredstev za upravo v delegacijah niso ogrozili razumnega zagotovila, ki ga je dal generalni direktor, bo Komisija zagotovila, da ta služba izvede učinkovite popravne ukrepe zaradi manjše verjetnosti nastanka podobnih okoliščin v prihodnosti. |

- Sklep

Na splošno Komisija meni, da veljavni sistemi notranjega nadzora z omejitvami, navedenimi v letnih poročilih o delu za leto 2005, dajejo razumno zagotovilo glede zakonitosti in pravilnosti dejavnosti, za katere je Komisija odgovorna v skladu s členom 274 Pogodbe ES. Vendar priznava, da so za odpravo številnih pomanjkljivosti potrebna nadaljnja prizadevanja, zlasti tistih, ki so poudarjena v zadržkih pooblaščenih odredbodajalcev.

Komisija bo zagotovila, da si bodo njeni pooblaščeni odredbodajalci še naprej prizadevali jamčiti, da bodo razumna zagotovila v izjavah, ki spremljajo letna poročila, učinkovito potrjena z ustreznimi sistemi notranjega nadzora.

2.2. … na podlagi boljše metodologije

Ob prizadevanju za nenehne izboljšave in poenostavitve so bile smernice za letna poročila o delu za leto 2005 dodatno izboljšane:

- Zahteve za poročanje za leto 2005 so bile manj obširne in bolj osredotočene na vpliv ključnih ukrepov. Na ta način je v letnih poročilih o delu doseženo boljše ravnovesje med rezultati politike ter vprašanji notranjega nadzora in finančnega poslovodenja, kar pomeni bolj jasen in bogat prispevek k odločanju ter lažje sporočanje rezultatov.

- Večja odgovornost je bila razvidna v jasnih izjavah ter oceni narave in značilnosti okolja upravljanja, tveganja in nadzora, v katerem delujejo generalni direktorati, ter sestavin in rezultatov sistema upravljanja in nadzora, ki potrjuje zagotovila, zahtevana v izjavi.

- Delo je bilo začeto leta 2005 in se je nadaljevalo v letu 2006 pred sprejetjem letnih poročil, da bi bila lahko oblikovana napotila za oceno pomembnosti pomanjkljivosti (tudi sistemskih) ter spodbujanje enotne metodologije in praga pomembnosti za „družine“ generalnih direktoratov , prilagojene njihovim razmeram. Enotna metodologija je bila dosežena za skupino s področja deljenega upravljanja in predlagana za skupino s področja raziskav. Napredek je bil tudi pri skupini s področja notranjih politik.

- Od vseh generalnih direktoratov je bilo zahtevano, da objavijo uporabljena merila za pomembnost in vključijo svoj splošni sklep o skupnem vplivu zadržkov na celotno izjavo.

Medsebojni pregled možnih zadržkov je zelo pripomogel k temu, da je bila na podlagi velikega števila sestankov v okviru skupine in dvostranskih sestankov natančno oblikovana opredelitev zadržkov glede vsebine in doslednosti obravnave podobnih težav. Prav tako je to pomenilo kakovostni preboj pri uporabi meril za pomembnost in količinski opredelitvi vpliva zadržkov. Glede metodologije so pooblaščeni odredbodajalci s ciljem krepitve zadržkov, ne pa zmanjševanja njihovega števila, menili, da:

- obstoj tveganja ni bil nujno utemeljitev za zadržek, razen kadar je prišlo do težav v letu, ki je zajeto v poročilu, ali kadar s sistemom nadzora ni bilo mogoče preprečiti dogodkov, ki bi imeli pomemben vpliv;

- kritično revizijsko priporočilo bi utemeljilo vključitev zadržka le, kadar (1) je osnovna pomanjkljivost na področju, ki ga zajema izjava o zanesljivosti, (2) pooblaščeni odredbodajalec potrdi, da veljavni sistem notranjega nadzora ugotovljene pomanjkljivosti ne rešuje ustrezno in (3) meni, da je presežen prag pomembnosti.

Sklep

V letu 2005 je bil dosežen napredek glede odgovornosti in zagotovitve bolj skladnega pristopa „družin“ generalnih direktoratov, ki se ukvarjajo s podobnimi dejavnostmi. Delo v okviru različnih „družin“ se bo nadaljevalo, tako da bo imelo vsako področje, vključno s tistimi, pri katerih še ni bilo mogoče oblikovati enotne metodologije, koristi zaradi specifične in skladne metodologije. Nadaljnje delo po skupinah bo opravljeno v zvezi s kazalniki, povezanimi z nadzorom in stopnjo zagot ovila (glej spodnjo točko 3.1.1).

2.3. Ponavljajoči se zadržki

Namen zadržkov je opredelitev težavnih področij, na katera morajo biti usmerjeni ukrepi, da bi zagotovili zakonitost in pravilnost delovanja ter preudarno porabo sredstev. Ponavljajoči se zadržki so kot taki tudi lahko težava. Glede tega Komisija ugotavlja, da so ponavljajoči se zadržki različne narave:

Zadržki, katerih obseg se iz leta v leto zmanjšuje ali za katere ima rešitev akcijski načrt (zadržki, ki jih je navedel Generalni direktorat za regionalno politiko glede ESRR ali Kohezijskega sklada v nekaterih državah članicah ali državah kandidatkah; zadržek Generalnega direktorata za kmetijstvo in razvoj podeželja glede sistema IAKS v Grčiji; zadržki Generalnega direktorata za pravosodje, svobodo in varnost glede obsega naknadnega nadzora in Evropskega sklada za begunce; zadržek Generalnega direktorata za proračun glede računovodstva, ki se vodi na podlagi nastanka računovodskega dogodka, pri Evropskem razvojnem skladu). Komisija ugotavlja, da bo v nekaterih primerih rešitev osnovnih težav pomenila dodatna prizadevanja tretjih subjektov (držav članic pri deljenem upravljanju). Zadržki, povezani s strukturnimi težavami, ki ovirajo popolno in trajno razrešitev v okviru sedanjega ureditvenega okvira zadev, navedenih v zadržkih (vprašanj, ki so jih načeli različni generalni direktorati o petem okvirnem programu za raziskave; zadržek Generalnega direktorata za podjetništvo in industrijo glede evropskih organizacij za standardizacijo; zadržek Generalnega direktorata za kmetijstvo in razvoj podeželja glede preferencialnega uvoza visokokakovostne govedine). Komisija bo še naprej izvajala popravne ukrepe prek inovativnih ukrepov s ciljem oblikovanja mehanizma financiranja (na primer na področju okvirnih programov za raziskave bo predvidena večja uporaba subvencij, ki temeljijo na enkratnih izplačilih in razdelitvenih ključih za stroške na enoto). Zadržki v zvezi s pomanjkljivostmi, ki vplivajo na dejavnosti, izvajane zunaj sedeža, ali dejavnosti, izvajane na sedežu in povezane z dejavnostmi, ki se upravljajo zunaj sedeža, katerih rešitev se je izkazala za težko zaradi posebnih okoliščin, ki so posledica fizične oddaljenosti in zelo majhnih subjektov (zadržek Generalnega direktorata za komuniciranje glede sistema strukturiranega in sistematičnega naknadnega nadzora za nepovratna sredstva; dva zadržka Generalnega direktorata za zunanje odnose glede proračunskih sredstev za upravo). Komisija meni, da so glede na izpostavljene zneske ti zadržki le omejili posledice na ravni Komisije. Zagotovila bo, da ustrezni generalni direktorat v letu 2006 ustrezno ukrepa za razrešitev teh vprašanj. Pomanjkljivosti/nezmožnost doseganja ciljev generalnega direktorata ali službe, ki niso s področja, zajetega v izjavi o zanesljivosti (zadržek glede nezmožnosti Službe za notranjo revizijo, da izvede letne revizije v organih Skupnosti; zadržek Generalnega direktorata za energetiko in promet glede jedrske varnosti; zadržek Urada za vodenje in izplačevanje posameznih pravic glede službe Sveta za zdravstveno zavarovanje. Treba je poudariti, da izjava o zanesljivosti zajema namensko porabo sredstev v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja na eni strani in dejstvo, da postopki nadzora dajejo potrebna jamstva glede zakonitosti in pravilnosti osnovnih transakcij, na drugi strani. Komisija meni, da bi bila ta vprašanja ob upoštevanju njihove narave in dejstva, da niso povsem s področja, zajetega v izjavi o zanesljivosti, v prihodnosti lahko načeta v letnih poročilih o delu. |

- Nekaj novih zadržkov je tudi navedenih glede medsektorskih vprašanj, povezanih z računovodstvom in finančnim poročanjem, in pomanjkljivosti stavbe podatkovnega centra, ki vplivajo na nadaljevanje dejavnosti sistemov IT. To je obravnavano v delih 3.3.4 in 3.4.1.

3. glavna medsektorska vprašanja, ki izhajajo iz letnih poročil o delu in prejetih priporočil

3.1. Upravljanje delovanja in notranji nadzor

3.1.1. Učinkovitost notranjega nadzora v Komisiji

Glede na ugotovitev notranjega revizorja in poročila o splošnem pregledu so generalni direktorati in službe Komisije dosegli precejšen napredek pri notranjem nadzoru : letna poročila o delu kažejo, da je na primer večina generalnih direktoratov in služb razpršila in prilagodila finančne poti, da ustrezajo različnim potrebam in tveganjem, ki so bila ugotovljena; nekateri generalni direktorati vse bolj spremljajo obveznosti in plačila, ki morajo biti vse leto enakomerna, da bi zmanjšali zgoščenost proračunskih transakcij ob koncu leta; upravljanje tveganja je še bolj vključeno v postopek upravljanja, rezultati nadzora in nauki, ki iz tega sledijo, se vse bolj podrobno spremljajo. Kljub temu sta notranji revizor in Računsko sodišče zahtevala od generalnih direktoratov in služb Komisije, da si še naprej prizadevajo doseči učinkovito uporabo novih sredstev in nadzora, če so opazili še kakšne pomanjkljivosti. V tem okviru se izmenjava izkušenj in sredstev med generalnimi direktorati oblikuje kot del mreže koordinatorjev notranjega nadzora.

Učinkoviti in uspešni sistemi notranjega nadzora se lahko oblikujejo z usmeritvijo na jasno določene in dosegljive cilje nadzora ob uporabi kazalnikov , ki merijo njihov želen razvoj v času in zagotavljajo sorazmernost in stroškovno učinkovitost nadzora . Še zlasti :

- Spremljanje učinkovitosti in uspešnosti sistemov notranjega nadzora, tudi načina, kako ti obvladujejo tveganje, povezano z zakonitostjo in pravilnostjo izvrševanja proračuna, bo na podlagi kazalnikov kakovosti in količinskih kazalnikov . Bolj dinamična bo uporaba tabel z rednim pregledom uporabnosti in ustreznosti kazalnikov za vsako ciljno populacijo.

- Sorazmernost in stroškovna učinkovitost nadzora bo izvedena s poenostavitvijo in ustreznostjo metod upravljanja, pri čemer bo končni cilj uravnoteženost potrebe po nadzoru s sredstvi, ki so na voljo za nadzor. Ob uporabi enkratnih in pavšalnih izplačil pri nepovratnih sredstvih se pričakuje, da bodo izjave o zanesljivosti tretjih subjektov, odgovornih za naloge izvrševanja proračuna, in revizijska potrdila zmanjšala zapletenost nadzora, ki ga neposredno izvaja Komisija, vendar bodo za opredelitev ureditvenega in tehničnega okvira potrebni tudi novi pristopi, na primer enkratna izplačila.

Nenazadnje bo treba notranji nadzor in obvladovanje tveganja združiti v enoten okvir, skladno s sedanjo mednarodno prakso ter na podlagi izkušenj s sedanjimi 24 standardi za notranji nadzor in enotne metodologije glede tveganja, ki je bila uvedene lani.

Sklep

Komisija bo oblikovala kazalnike za cilje nadzora, ki zlasti zajemajo način, kako sistemi notranjega nadzora obravnavajo tveganje, povezano z zakonitostjo in pravilnostjo delovanja. Poročanje o učinkovitosti notranjega nadzora bo še bolj okrepljeno v letnih poročilih o delu, kadar bo to potrebno. Komisija tudi poziva Evropski parlament in Svet, da podpreta prizadevanja za prilagoditev zakonskega okvira, ki bi omogočil učinkovito uporabo načel sorazmernosti in stroškovne učinkovitosti nadzora.

3.1.2. Obvladovanje tveganja kot način vključitve notranjega nadzora v upravno kulturo

Komisija je na ravni celotne Komisije leta 2005 sprejela okvir za obvladovanje tveganja , kakor je predvideno v zbirnem poročilu 2004, ki vzpostavi enoten pristop k obvladovanju tveganja. Posledično so generalni direktorati in službe Komisije začeli vključevati to enotno metodologijo v svoje načrtovanje ter v svojih letnih načrtih upravljanja za leto 2006 zaznavati kritična tveganja in z njimi povezane odzive. Ta prvi poskus je povečal odgovornost znotraj generalnih direktoratov, pomagal ozaveščati glede tveganja v celotni Komisiji in imel vpliv na strategijo nadzora generalnih direktoratov in usmeritev nadzora.

Glavna tveganja, ki so bila ugotovljena , so povezana s strategijo, načrtovanjem in sistemi (neučinkovite strategije nadzora, nezadostna dostopnost IT, vzdrževanje in varnost), z ljudmi in organizacijami (pomanjkanje nekaterih vrst visokostrokovnega znanja, dolgi postopki zaposlovanja, prevelika odvisnost od pogodbenega osebja, nejasne naloge in odgovornosti ter vprašanja varnosti stavb in osebja) ter z zunanjimi dejavniki (premajhna politična podpora zunaj Komisije, pandemija, nepravilno razumevanje in uporaba pravil in predpisov zunanjih partnerjev).

V splošnem pregledu notranjega nadzora je nakazano, da si je treba prizadevati za večjo uporabo in vrednost obvladovanja tveganja, tako da se ga vključi v običajne in stalne dejavnosti upravljanja, ne pa zgolj v načrtovanje dejavnosti. Glede tega bo treba ukrepati, da se zagotovi nadaljnje vključevanje višjega vodstva in srednjih vodstvenih delavcev, izmenjavo izkušenj med oddelki in dodatni razmislek o tem, kako obravnavati tveganje znotraj sorodnih skupin generalnih direktoratov.

Sklep

Komisija bo še naprej vključevala obvladovanje tveganja v svoje običajne postopke upravljanja in oceno tveganja v svoje sisteme notranjega nadzora. Nadaljevala bo delo v zvezi z načinom kako združiti obvladovanje tveganja v okviru sorodnih skupin generalnih direktoratov („družin“), ki jih mučijo podobne skrbi. |

3.1.3. Upravljanje delovanja

Prva faza pregleda delovanja, ki se je začela z zbirnim poročilom 2004, je bila izvedena in se je končala z oblikovanjem prvega okvira standardnih ciljev in kazalnikov , ki se lahko uporabljajo za horizontalni dejavnosti , ki sta skupni za vse generalne direktorate („strategija in usklajevanje politike“ ter „upravna podpora“). Druga faza , ki se je začela leta 2006, je usmerjena na cilje in kazalnike za programe porabe . Kakor sta navedla Računsko sodišče in Evropski parlament (glej tudi zgornjo točko 3.1.1), bodo v tej fazi prvič proučeni kazalniki, ki so neposredno povezani z zakonitostjo in pravilnostjo delovanja.

Na področju upravljanja delovanja pa Komisija spodbuja generalne direktorate, ki imajo podobne dejavnosti, da bolj tesno sodelujejo in si izmenjujejo izkušnje za krepitev bolj skladnega in učinkovitega pristopa . Opravljena bo nadaljnja prilagoditev razpoložljivih instrumentov, kakor so načrti upravljanja in poročila o delu, ki bi zagotovili njihovo uporabo kot učinkovitih sredstev upravljanja , ki prinašajo koristi na vseh ravneh in omogočajo dobro spremljanje in hitre popravne ukrepe.

Sklep

Komisija bo nadaljevala svoj pregled ciljev in kazalnikov ter namenila posebno pozornost programom porabe v letu 2006 in drugim nalogam Komisije v letu 2007.

3.2. Vodenje

3.2.1. Nadaljnje spremljanje revizijskih poročil

Odbor za spremljanje napredka revizije pri Komisiji ima pomembno vlogo pri nadaljnjem spremljanju revizije ali priporočil, povezanih z revizijo , in pri omogočanju, da ima Komisija celovito predstavo o glavnih ugotovitvah in popravnih ukrepih. Marca 2005 je Komisija sklenila razširiti pristojnosti tega organa na nadaljnje spremljanje priporočil Računskega sodišča in organa, pristojnega za razrešnico. Vzpostavitev zbirke podatkov kot podlage za vodenje evidence priporočil teh organov je povečala učinkovitost poročanja Odbora za spremljanje napredka revizije Komisiji.

Kakor je navedeno v splošnem pregledu notranjega nadzora so skoraj vsi generalni direktorati poročali, da so bili oblikovani ustrezni akcijski načrti za odpravo pomanjkljivosti, ki jih je ugotovil notranji revizor ali oddelki za notranjo revizijo, in da se izvajanje teh akcijskih načrtov redno spremlja. Notranji revizor ugotavlja precejšnje zaostanke pri izvajanju akcijskih načrtov , čeprav generalni direktorati Komisije zelo dobro sprejemajo priporočila notranje revizije . Notranji revizor predlaga redno nadaljnje spremljanje takih priporočil na ravni višjega vodstva in njihovo popolno vključitev v običajno načrtovanje upravljanja. Odbor za spremljanje napredka revizije bo pri tem pomemben: izhajajoč iz dela, opravljenega v okviru nadaljnjega spremljanja služb za notranji nadzor, bo opozarjal tiste komisarje in službe, ki bodo zamujali pri dokončanju akcijskih načrtov. Komisija tudi priznava prizadevanja notranjega revizorja, da predloži manjše število bolj usmerjenih priporočil in s tem tudi obravnava zahteve generalnih direktoratov v zvezi s tem.

Sklep

Komisija bo zagotovila, da njeni generalni direktorati oblikujejo natančne akcijske načrte ob upoštevanju naloženih prednostnih nalog in omejitev sredstev ter na tej podlagi dovolj dolgo nadalje spremljajo revizijska priporočila.

3.2.2. Oddajanje del podizvajalcem in agencije

Prve tri izvajalske agencije so se pripravljale za popolno delovanje v letu 2005, od katerih je ena postala popolnoma delujoča v drugi polovici 2005. Zaposlovanje je bilo glavni izziv v fazi ustanavljanja. Zaradi težav na tem področju pa ena od agencij še ni popolnoma delujoča. Sedanje izvajalske agencije bodo pripravile svoja prva popolna letna poročila o delu za leto 2006, ki bodo upoštevana v naslednjih zbirnih poročilih.

V prehodnem obdobju so izvajalske agencije pri pripravi predaje dokumentacije tesno sodelovale z generalnimi direktorati, iz katerih izhajajo. Komisija je začela pregled svojih notranjih smernic, da bi olajšala proces oblikovanja novih agencij za novo programsko obdobje in omogočila koristno uporabo izkušenj, prihodnje agencije pa bodo tudi uporabljale standardne sporazume na ravni služb s horizontalnimi oddelki Komisije. Prehod na novo programsko obdobje, ustanovitev novih agencij in oceno sedanjih bo treba pozorno spremljati, da bi zagotovili upoštevanje izkušenj in načinov dobrega ravnanja.

Kakor je že bilo navedeno v prejšnjem zbirnem poročilu, je leta 2005 Komisija predlagala skupni okvir za regulativne agencije v obliki osnutka medinsitucionalnega sporazuma. Cilj osnutka sporazuma je vzpostavitev minimalnih standardov in pravil za dobro vodenje , ki bi veljali za oblikovanje, delovanje in nadzor regulativnih agencij. Evropski parlament je pozdravil Medinstitucionalni sporazum, ki ga je predlagala Komisija, Svet pa ga ni mogel sprejeti.

V skladu z veljavnimi pravili mora notranji revizor Komisije vsako leto opraviti revizijo vsake regulativne agencije. Notranji revizor v svojem letnem poročilu o delu ugotavlja, da te obveznosti ni bilo mogoče izpolniti v celoti. Spremembe Finančne uredbe, ki jih je predlagala Komisija, predvidevajo, da vsaka regulativna agencija vzpostavi svojo službo za izvajanje funkcije notranje revizije, s tem pa naj bi bila težava odpravljena od leta 2007 naprej.

Sklepne ugotovitve

Komisija je nedavno pregledala svoje smernice glede ustanovitve in delovanja izvajalskih agencij, tako da bi se lahko sedanje in tudi nove izvajalske agencije razvijale znotraj trdnega in dokončnega okvira, kar bi zlasti omogočilo nemoteno ureditev glede prenosa pooblastil in poročanja med takimi agencijami in generalnimi direktorati Komisije, iz katerih te izhajajo. Da bi v pogajanjih dosegli celostni okvir in razjasnili odgovornosti institucij in regulativnih agencij, je potrebno sodelovanje vseh institucij. Ta okvir bi se uporabljal za oblikovanje prihodnjih agencij in pozneje za tiste, ki že obstajajo. Komisija poziva Svet, da sprejme predlagani okvir o regulativnih agencijah, predlaga spremembe ali druge možnosti. |

3.2.3. Skupne storitve

Notranji revizor priporoča proučitev možnosti za uporabo „skupnih storitev“, da bi povečali uspešnost in učinkovitost upravljanja , in navaja primer področja storitev IT, komuniciranja ter upravljanja finančnih sredstev in osebja.

Splošni pregled stanja notranjega nadzora nakazuje, da imajo posebno majhni oddelki in uradi težave glede neprekinjenosti delovanja, strokovne usposobljenosti osebja in mobilnosti, in pokaže na druge možnosti, kakor so skupne storitve za generalne direktorate in priložnostne službe za pomoč, ki jih vodijo osrednji oddelki in so v pomoč operativnim oddelkom pri posebnih nalogah.

Sklep

Komisija priznava možne koristi dogovorov med službami za majhne oddelke, če takšni dogovori temeljijo na analizi stroškov in koristi ter so sklenjeni v skladu z veljavnimi pravili, hkrati pa vsak pooblaščeni odredbodajalec ohrani svojo pristojnost. Njeni osrednji oddelki bodo oblikovali številne praktične rešitve in s tem zagotovili uravnoteženost pristojnosti in odgovornosti med generalnimi direktorati in službami. |

3.2.4. Poenostavitev

V poročilu o napredku reforme z dne 21. decembra 2005 je poenostavitev opredeljena kot pomembna medsektorska prednostna naloga Komisije na vseh področjih notranjega upravljanja. Dajo se opredeliti štirje vidiki: poenostavitev zakonodaje , poenostavitev predvidenega nadzora , poenostavitev prihodnjih programov porabe ter poenostavitev notranjih postopkov in metod dela.

Komisija je na področju poenostavitve zakonodaje predstavila rezultate pregleda usklajenosti zakonodajnih predlogov, ki so še v obravnavi, in septembra 2005 napovedala, da namerava 68 od teh predlogov umakniti. Oktobra je bila predstavljena nova faza programa Komisije za poenostavitev zakonodaje na podlagi rezultatov posvetovanja z zainteresiranimi stranmi. Komisija je tudi predstavila svoje mnenje o enotni metodologiji za merjenje upravne obremenitve, ki jo je treba pri presoji vpliva zakonodajnih pobud EU uporabiti v institucijah EU in v državah članicah.

Pri pogajanjih o finančnem okviru za obdobje 2007–2013 so predlogi Komisije vsebovali splošni cilj poenostavitve glede zakonodajnih instrumentov in programov porabe . Primer tega je predlog Komisije za poenostavitev sklopa predpisov za spodbujanje večje skladnosti in učinkovitosti v zunanjih politikah Unije. Na splošno so bila sistematična prizadevanja, da bi se programi dopolnjevali in bi bil s tem okrepljen njihov vpliv, sredstva pa bi bila na evropski ravni najbolje porabljena.

V analizah tveganja, ki so jih izvedli generalni direktorati v zvezi s svojimi letnimi načrti upravljanja 2006, je med velikim tveganji redno ugotovljeno, da posredniki in upravičenci nepravilno razumejo ter uporabljajo pravila in predpise Skupnosti ; nekatere poenostavitve teh pravil bi gotovo pomagale obvladati to tveganje. Za zakonodajni organ je pomembno, da prouči izvedljivost predlaganega nadzora ter s tem povezane stroške in koristi. Predlog Komisije za pravila udeležbe v sedmem okvirnem programu na primer predvideva večjo uporabo pavšalnih izplačil (tudi razdelitvenih ključev za stroške na enoto) in enkratnih izplačil v skladu s pogoji Finančne uredbe. Namesto odvisnosti le od preverjanja upravičenosti dejanskih stroškov se je drugačna možnost izkazala kot zelo težavna glede nadzora in upravne obremenitve za Komisijo

Številni notranji postopki so bili leta 2005 poenostavljeni. Na področju finančnega poslovodenja so bile izvedbena pravila Finančne uredbe spremenjena z namenom poenostavitve pravil glede sklenitve pogodb in nepovratnih sredstev, zlasti kadar gre ta majhne zneske. Komisija je tudi dala pobudo za poenostavitev upravljanja človeških virov in upravnih postopkov . Oblikovana je bila projektna skupina z nalogo, da se posvetuje z osebjem in predlaga ukrepe za poenostavitev postopkov, ki so po nepotrebnem zapleteni in obsežni.

Sklep

Komisija bo pri pogajanjih za vse zakonodajne akte in programe, vključene v finančni okvir za obdobje 2007–2013, še naprej upoštevala poenostavitev ureditvenega okvira. Komisija bo še naprej skrbela za poenostavitev svojih notranjih postopkov, zakonodajni organ pa poziva, da tem vprašanjem posveti potrebno pozornost. |

3.3. Finančno poslovodenje in poročanje

3.3.1. Finančna pravila

Leta 2005 je Komisija sprejela spremembe izvedbenih pravil Finančne uredbe, kar je pomenilo poenostavitev pravil o oddaji naročil in nepovratnih sredstvih , ki bodo koristila ponudnikom, prosilcem in upravičencem. Komisija je tudi predlagala več dodatnih sprememb finančnih pravil: najprej spremembe izvedbenih pravil Finančne uredbe, ki med drugim omogočajo uvedbo ukrepov za poenostavitev, ki bi morali začeti veljati sredi leta 2006; drugič načrtovano triletno revizijo Finančne uredbe in z njo povezana izvedbena pravila, ki bi se morali začeti uporabljati 1. januarja 2007.

Prek slednje je Komisija dala predlog, da se zaradi večje učinkovitosti in uspešnosti delovanja, zanesljivosti finančnega poročanja, zaščite finančnih interesov Skupnosti ter obvladovanja tveganja, povezanega z zakonitostjo in pravilnostjo osnovnih transakcij v Finančni uredbi, vključijo nova proračunska načela za učinkovit in uspešen notranji nadzor . Tveganje zaradi nepravilnosti ali nezakonitosti osnovnih transakcij, ki so del izvajanja temeljnega akta, bo obravnavano v okviru nadzora na ustrezni ravni, da se ob upoštevanju dejstva, da so programi večletni, in narave zadevnih plačil doseže dopustna raven tveganja .

Sklep

Komisija poziva zakonodajni organ, da do konca leta 2006 sprejme temeljne akte in do srede leta 2006 še Finančno uredbo, da bi lahko Komisija jeseni 2006 čim prej sprejela izvedbena pravila, kar bi omogočilo, da se izvajanje lahko začne dovolj zgodaj za novo programsko obdobje. Komisija bo začela priprave ter pred tem opredelila svojo strategijo upravljanja in nadzora, organizacijo ter sredstva.

3.3.2. Časovni načrt za celovit okvir nadzora

Leta 2005 je Komisija sprejela časovni načrt za celovit okvir notranjega nadzora in ocenila vrzel med okvirom notranjega nadzora pri Komisiji in mnenjem računskega sodišča o „enotni reviziji“. V istem okviru je bil januarja 2006 objavljen Akcijski načrt za celovit okvir notranjega nadzora , ki vključuje šestnajst ukrepov (na področjih poenostavitve in enotnih postopkov nadzora; izjav uprave in revizijskih zagotovil; izmenjave rezultatov ter analize stroškov in koristi; odprave pomanjkljivosti v posameznih sektorjih). Končni cilj teh ukrepov je zagotoviti bolj učinkovit in uspešen notranji nadzor sredstev EU ter trdno podlago, da bi Računsko sodišče lahko bolj utemeljeno pripravilo svojo izjavo o zanesljivosti.

Komisija meni, da je za uspešnost celovitega okvira notranjega nadzora nadvse pomembno sodelovanje držav članic in drugih tretjih subjektov, katerim je Komisija zaupala naloge izvrševanja proračuna, saj bi to moralo biti jamstvo za pravilnost njihovega upravljanja sredstev EU. V tem pogledu pa na novo sprejet Medinstitucionalni sporazum o proračunski disciplini in dobrem finančnem poslovodenju v skladu z akcijskim načrtom omogoča, da ustrezni revizijski organi v državah članicah predložijo oceno glede skladnosti sistemov upravljanja in nadzora s predpisi Skupnosti ter da se bodo države članice obvezale, da bodo na ustrezni nacionalni ravni pripravile letni povzetek razpoložljivih revizij in izjav.

Sklep

Komisija se je obvezala, da bo vzpostavila celovit okvir notranjega nadzora. Ugotavlja, da bo njena uspešnost odvisna tudi od sodelovanja drugih subjektov, kakor so Svet in Evropski parlament, nacionalni oddelki, odgovorni za upravljanje in nadzor uporabe sredstev EU, ter vrhovne revizijske institucije v državah članicah.

3.3.3. Predhodni in naknadni nadzor

Iz letnih poročil o delu za leto 2005 so razvidne izboljšave pri predhodnem in naknadnem nadzoru, ki na primer kažejo na širšo uporabo kontrolnih seznamov za uskladitev in izvedbo kontrole dokumentov; večjo natančnost rezultatov izvedenega predhodnega in naknadnega nadzora ter ugotovitve na podlagi izjave o zanesljivosti; način, kako je ta nadzor vključen v strategijo notranjega nadzora in okvir; način, kako se uporablja kot instrument spremljanja in sredstvo upravljanja.

Obvezna revizijska potrdila (npr. v skladu s šestim okvirnim programom za raziskave) so bila uvedena, da bi se povečala točnost zahtevkov za stroške, predloženih za predhodni nadzor v okviru neposrednega upravljanja. Napredek na tem področju se tudi pričakuje zaradi smernic, ki jih je leta 2005 dala mreža za naknaden nadzor glede enotne terminologije za naknadni nadzor, predloge za poročila o naknadnem nadzoru ter uvrstitev napak in njihovega vpliva na razumno zagotovilo.

Prav tako je treba proučiti proaktivno in preprečevalno naravo predhodnega nadzora , ki tudi zmanjša stroške nepotrebnih poznejših vračil. Na začetku novega programskega obdobja, kar se bo zgodilo leta 2007, je lahko predhodni nadzor jasneje usmerjen na vrste stroškov ali vrste upravičencev, da se tako ugotovijo področja z večjimi tveganji, kakor so napake ali pomanjkljivosti. Dodatno je treba proučiti prilagoditev natančnosti predhodnega nadzora glede na ugotovljena področja s tveganji.

Potrebne so dodatne izboljšave pri dokazovanju zanesljivosti ter trdnosti strategije in struktur notranjega nadzora , na primer na podlagi večje uravnoteženosti predhodnega in naknadnega nadzora; bolj učinkovitih predhodnih in naknadnih pregledov dokumentacije (zlasti z določitvijo časa pregledov, tako da je popravni ukrep še možen, osredotočenostjo na vsebino, vrste stroškov ali vrste upravičencev, pri katerih se pogosto pojavljajo napake ali večja tveganja, in zadostnim obsegom); vključevanja povratnih informacij o rezultatih nadzora za izpopolnitev sedanjega nadzora; krepitve nadziranja in učinkovitosti nadzora, da bi bila revizijska potrdila in izjave uprave bolj učinkovito uporabljena; spodbujanja nadaljnje skladnosti in sinergije znotraj generalnih direktoratov s podobnimi dejavnostmi.

Na podlagi poročila v Prilogi 4 je treba posebno pozornost nameniti pogojem za uporabo postopkov s pogajanji zaradi povečanega števila in vrednosti pogodb, sklenjenih na podlagi tega postopka.

Sklep

Komisija bo še naprej razvijala svoje notranje postopke, zlasti v obliki izmenjave izkušenj glede načinov dobrega ravnanja znotraj mreže za naknadni nadzor, tako da bo med drugim uradno sprejela enotne smernice o metodah vzorčenja in ustrezni stopnji zaupnosti, in v obliki ustrezne strategije nadzora za zagotovitev sorazmernosti med predhodnim in naknadnim nadzorom.

3.3.4. Računovodstvo in finančno poročanje

Dne 1. januarja 2005 je Komisija splošno računovodstvo EU z evidentiranja po plačilih prenesla na računovodstvo, ki se vodi na podlagi nastanka računovodskega dogodka , in s tem izpolnila mednarodne standarde javnega računovodstva, določene s Finančno uredbo. Generalni direktorati Komisije so bili izpostavljeni precejšnjim pritiskom, zlasti zaradi otvoritvenih bilanc in ocene zaključka računa.

Dne 31. marca 2006 je računovodja Komisije sporočil Evropskemu računskemu sodišču prve izkaze Evropskih skupnosti, pripravljene v skladu z mednarodno sprejetimi računovodskimi standardi. Ti izkazi so bili plod obsežnega triletnega dela vseh oddelkov Komisije ter drugih institucij in agencij:

- oblikovana so bila računovodska pravila, ustrezna za dejavnosti Komisije in skladna z mednarodnimi standardi, in računovodski priročniki za uporabo teh pravil;

- sistemi IT so bili razviti za podporo novih računovodskih zahtev;

- upravni postopki vseh služb Komisije so bili prilagojeni, da bi lahko beležili računovodske dogodke, ko se ti pojavijo, in ne le ob denarnem vplačilu ali izplačilu, ali pa samo na koncu leta, in s tem omogočili izkaze v skladu s pravili računovodstva, ki se vodi na podlagi nastanka računovodskega dogodka;

- opredeljene so bile otvoritvene bilance za uvedbo računovodstva, ki se vodi na podlagi nastanka računovodskega dogodka.

Delo bo dokončano do januarja 2005, kar je dovolj zgodaj za začetek finančnega leta 2005 na pravi podlagi. Od januarja 2005:

- so službe odredbodajalke preverile in potrdile otvoritvene bilance;

- so izdatke, ki se evidentirajo na začetku in koncu vsakega leta, ocenili vsi oddelki;

- je sisteme vsakega oddelka pregledal računovodja Komisije, da bi bili zmožni beležiti in sporočiti zahtevane računovodske podatke;

- so bili izkazi pripravljeni in konsolidirani z izkazi drugih institucij in agencij.

Komisija je tako upoštevala roke, ki so določeni v Finančni uredbi za pripravo finančnih izkazov, ki z vseh pomembnih vidikov izpolnjujejo mednarodne standarde, ter izpolnila svojo obvezo, da Evropskemu parlamentu in Svetu poroča o napredku pri doseganju tega cilja[1], za katerega sta menila, da je precej velikopotezen.

Delo pa še ni povsem opravljeno, saj je treba posodobiti sisteme IT za predujme in Evropski razvojni sklad. Vzrok za te zaostanke so težave pri uvajanju novih sistemov in potrebnem usposabljanju v zemljepisno razpršenih službah, vendar nimajo velikega vpliva na izkaze.

Čeprav je bil prehod uspešno izveden in so bili opravljeni obširni testi, so bili med pregledi lokalnih sistemov na koncu leta 2005 izraženi pomisleki zaradi treh lokalnih sistemov, ki niso mogli biti potrjeni. Najdene so bile pomembne napake pri predloženih zneskih vsaj enega generalnega direktorata, od katerega je bilo zahtevano, da predloži pravilne zneske.

Dva generalna direktorata sta navedla zadržke zaradi negotovosti pri umestitvi številnih transakcij v skladu z novimi pravili računovodstva, ki se vodi na podlagi nastanka računovodskega dogodka , vendar sta potrdila kakovost podatkov o transakcijah, vnesenih v sistem dne 31. marca 2006. Zaradi teh razlogov in tudi, ker Računsko sodišče trenutno opravlja revizijo začasnih izkazov in bi bili morda potrebni popravki pred potrditvijo konsolidiranega končnega računa do 31. julija 2006, je Generalni direktorat za proračun v svojem letnem poročilu o delu 2005 navedel sistemski, začasni in časovno omejen zadržek. Ta generalni direktorat opravlja skupaj z drugimi generalnimi direktorati skupno računovodsko analizo, na podlagi katere skušajo preveriti in izboljšati kakovost vodenja računovodstva ter vnesti vsakršne potrebne računovodske popravke.

Kljub vsem prizadevanjem služb Komisije, da bi preverile in ponovno preverile otvoritvene bilance in evidentirane izdatke, pa lahko Računsko sodišče odkrije še več napak, ki jih je treba popraviti v zaključnih računih, ki jih je treba predložiti do 31. julija 2006. Tveganje, da pride do napak, se še poveča zaradi sorazmernega pomanjkanja usposobljenih delavcev v računovodstvu pri Komisiji, zaostankov nekaterih služb, ki so vzrok za naglico pri delu, ter zaostankov pri razvoju nekaterih računovodskih orodij in orodij za poročanje v sistemu IT. Pozneje bodo predujmi, ki jih imajo zunanje delegacije Komisije, vključeni v centralni računovodski sistem, Evropski razvojni sklad pa bo vključen v sistem računovodstva, ki se vodi na podlagi nastanka računovodskega dogodka. Nadalje, kadar bo začel veljati revidiran finančni okvir, bo odredbodajalec potrdil zaključne račune in izjavil, da so bili ti računi pripravljeni v skladu z določbami o pripravi računovodskih izkazov ter z računovodskimi načeli, pravili in metodami.

Na zahtevo notranjega revizorja je Komisija končala svoj pregled bančnih računov, ki jih soupravlja osebje Komisije, vendar jih ni odprl računovodja Komisije. V zvezi z delovanjem je bilo sklenjeno, da je treba oblikovati uraden register računov, ki jih upravljajo zaposleni v delegacijah Komisije, kadar so v vlogi drugega podpisnika pri računih na ime organa v državi upravičenki, in da je treba register redno pregledovati za zagotovitev, da so mirujoči računi zaprti.

Sklep

Komisija priznava izjemna prizadevanja svojih oddelkov, da bi omogočili prehod na računovodstvo, ki se vodi na podlagi nastanka računovodskega dogodka. Kljub precejšnjim naporom vsake od služb pa obstaja zaradi obsežnosti te naloge in dejstva, da službe še ne obvladajo novih računovodskih postopkov, tveganje, da v začasnih izkazih ostanejo napake in izpuščeni podatki. Komisija si bo nadvse prizadevala zagotoviti, da bo vsaka pomembna napaka, ki jo odkrijejo njeni revizorji, popravljena v zaključnih računih, ki bodo potrjeni do 31. julija 2006. Na podlagi izkušenj, pridobljenih pri reševanju težav, in zaradi zaostankov v prvem letu računovodstva, ki se vodi na podlagi nastalega računovodskega dogodka, bo Komisija še naprej krepila svoje računovodske postopke in sisteme, da bi izboljšala kakovost finančnih podatkov in upoštevala roke za izkaze v naslednjih letih.

3.4. Sistemi IT in nadaljevanje dejavnosti

3.4.1. Sistemi IT

Informacijska tehnologija (IT) je postala bistveni dejavnik, ki neposredno podpira upravne dejavnosti Komisije ter večino operativnih dejavnosti in dejavnosti politike, če ne vseh. V novembru 2005 je Komisija sprejela revidiran strateški okvir e-Komisije za zagotovitev bolj kakovostnih in bolj preglednih storitev IT svojemu osebju in tudi zunanjim interesnim skupinam. V okvir notranjega nadzora Komisije so bile uvedene tudi nove osnovne zahteve glede IT.

Glede nadaljevanja dejavnosti, povezanih z infrastrukturo IT, je generalni direktorat za informatiko v svojem letnem poročilu o delu izrazil svoj zadržek v zvezi s horizontalnim vprašanjem glede neustreznosti infrastrukture stavbe podatkovnega centra (nezadostne fizične varnosti in opreme prostorov za tehnično obdelavo podatkov), ki zajema vse pomembne sisteme IT, gostujoče v tej stavbi. Notranji revizor je poudaril, da je treba nadalje pojasniti vloge in odgovornosti horizontalnih in operativnih oddelkov na področju IT, vključno z varnostjo, načrtovanjem, nadaljevanjem operacij, razvojem in upravljanjem informacijskih sistemov IT.

Sklep

Ustreznost stavbe podatkovnega centra, v kateri so sistemi IT, bo obravnavana kot prednostno vprašanje. Sedanja razmišljanja o najboljši ureditvi vodenja IT bi morala v letu 2006 privesti do ugotovitev v zvezi z delovanjem, katerih cilj je večja uspešnost in učinkovitost upravljanja ter gospodarna uporaba virov.

3.4.2. Krizno upravljanje in neprekinjenost delovanja

V letu 2005 je bil v nov notranji poslovnik Komisije uveden koncept neprekinjenosti delovanja. V številnih letnih poročilih o delu je bilo obravnavano vprašanje neprekinjenosti delovanja in dva operativna generalna direktorata sta izrazila svoj zadržek glede tega področja, povezan s tveganjem, da bi storitve IT ne bile na voljo državam članicam za programe na ravni Skupnosti in izmenjavo podatkov.

Opirajoč se na že opravljeno delo pri pripravah na pandemije pa generalni sekretariat oblikuje s pomočjo ustreznih generalnih direktoratov okvir politike za zagotovitev neprekinjenosti delovanja v primeru motenj poslovanja, ki bi prizadele Komisijo. Poleg tega je Komisija na zahtevo Evropskega sveta, da je treba razviti odzivne sposobnosti v državah članicah in na ravni Skupnosti, v decembru 2005 izvedla poseben postopek usklajevanja za izboljšanje skladnosti in doslednosti odziva Komisije v primeru večjih kriz, ki zahtevajo ukrepanje na evropski ravni.

Sklep

Komisija bo sprejela smernice glede politike na ravni celotne Komisije in naprej razvijala ustrezne načrte za neprekinjenost delovanja.

3.5. Človeški viri

Širitev in izvajanje revidiranih Kadrovskih predpisov (nov karierni sistem, sodobni delovni pogoji in enake možnosti, varovanje strokovnih in etičnih standardov…) so v letu 2005 ostala prednostna vprašanja. Poudarjena je bila potreba, da se oddelkom Komisije določijo navodila za uporabo novih pravil za zagotovitev njihovega pravilnega in enotnega izvajanje. Poleg tega so bile dane nove pobude, med drugim poenostavitev upravnih postopkov in večja „strokovnost“ na področju upravljanja človeških virov.

3.5.1. Ustreznost pristojnost i

V letnih poročilih o delu nekaterih generalnih direktoratov in pregledu notranjega nadzora je bilo ugotovljeno, da primanjkuje strokovno usposobljenega osebja za finančno poslovodenje in druge posebne naloge (npr. prevajanje, tolmačenje, informatiko, carino, obdavčitev, raziskave in jedrski nadzor). To se pokaže, kadar mora Komisija zaposliti specializirano strokovno osebje v različnih sektorjih in mora temu ustrezno prilagoditi svojo politiko zaposlovanja.

Sklep

Komisija bo ugotovila morebiten primanjkljaj in bo svoje posebne potrebe sporočila, zato da bodo nemudoma proučene in vključene v delovni program medinstitucionalnega Urada za izbiro osebja. Nadaljeval se bo akcijski načrt za zaposlovanje strokovnjakov in nadaljnji razvoj usposabljanja.

3.5.2. Zaposlovanje

Skupni rezultati zaposlovanja državljanov iz novih držav članic so zadovoljivi. Kljub temu so še vedno vrzeli pri srednjih vodstvenih položajih, pri kategoriji AST/B* in nekaterih poklicih, kakor so jezikoslovci AD. Pričakuje se, da bo cilje, zastavljene za obdobje 2004–2006, težko doseči do konca leta 2006 in si bo treba zanje še naprej prizadevati v letu 2007 in tudi pozneje.

Od leta 1995 je Komisija določila letne cilje za zaposlovanje in imenovanje žensk na vodstvena mesta ter druga mesta na ravni A*/AD. Od takrat je bil pri tem dosežen pomemben napredek. Kljub vsemu pa se je treba na tem področju še naprej prizadevati. Na ravni višjega vodstva je bil zastavljeni cilj 20 % znatno presežen, saj je bilo doseženo 32,8 %. Splošni cilj 50 % za mesta na ravni A*/AD je bil malo presežen in je dosegel 51.4 %. Vendar pri zaposlovanju na srednja vodstvena mesta ni bil dosežen cilj 30 %, saj je bilo doseženo samo 24,4 %.

Skupna stopnja prostih delovnih mest v Komisiji se je občutno znižala v letu 2005, vendar so se težave, povezane z zaposlovanjem, pokazale pri ustanavljanju izvajalskih agencij.

3.5.3. Mobilnost

V letu 2005 je mobilnost osebja v generalnih direktoratih in službah ter med njimi dosegla podoben odstotek kakor v letu 2004 (približno 15 % stalno zaposlenega osebja). Ta odstotek vključuje mobilnost glede na objavljena delovna mesta in tudi mobilnost zaradi zaposlovanja na občutljivih delovnih mestih in mestih vodij enot. V letu 2005 je bilo 12,5 % od vseh delovnih mesto v Komisiji označenih kot „občutljivih“, vendar je v generalnih direktoratih, ki so večji porabniki sredstev, ta odstotek dosegel več kot 40 %.

Pregled notranjega nadzora pokaže številne težave, povezane z obvezno mobilnostjo, ki ima moteče posledice za oddelke in osebje (t.j. na področju neprekinjenosti zaposlitve, strokovne usposobljenosti osebja in strateškega usklajevanja ter upravljanja človeških virov). To velja zlasti za obvezno mobilnost zaradi zaposlovanja na občutljivih delovnih mestih in za veliko menjavanje višjega vodstvenega osebja v nekaterih oddelkih ter kratkoročne pogodbe začasno zaposlene kvalificirane delovne sile.

Komisija je zaradi vse večjega poudarka na mobilnosti v letu 2005 okrepila poklicno usmerjanje z organiziranjem številnih tečajev za pomoč osebju pri pripravi na mobilnost, z zbiranjem in razširjanjem informacij o najboljših načinih ravnanja ter s pripravo strategije za načrtovanje poklicne poti. Komisija je ustanovila delovno skupino, ki naj razmisli kako bolje upravljati mobilnost in tako doseči končni cilj, ki je “prava oseba na pravem delovnem mestu„. Ta skupina proučuje vprašanja, kakor so obvezna mobilnost v primerjavi s prostovoljno in mobilnost srednjih vodstvenih delavcev. Obvezna mobilnost je zlasti težavna za majhne službe z visokim odstotkom delavcev na občutljivih delovnih mestih.

Sklep

Komisija bo svoje upravljanje mobilnosti po potrebi prilagodila za dosego končnega cilja, ki je „prava oseba na pravem delovnem mestu“, to pa še zlasti velja za občutljiva delovna mesta. V letu 2006 bodo predstavljeni predlogi za ublažitev vpliva mobilnosti, ki bodo posebno pozornost posvetili delovnim mestom s posebnimi nalogami ter majhnim generalnim direktoratom in enotam.

3.5.4. Poročanje o človeških virih v Komisiji

V letu 2005 je Komisija opravila dva pregleda, da bi opredelila osebje, ki se ukvarja z zunanjim komuniciranjem, ali pa osebje, ki se ukvarja z notranjim nadzorom in finančnim poslovodenjem. Sistem informiranja o delovnih mestih (JIS) v svoji sedanji obliki ne zagotovlja zanesljivega poročanja o človeških virih po vrstah dejavnosti (na primer: obveščanje, finančno poslovodenje, spremljanje izvajanja zakonodaje Evropske unije…). Ta sistem je treba nadalje razviti, da bo omogočil podrobno analizo uporabe človeških virov v Komisiji.

Sklep

Komisija bo sprejela ukrepe za izboljšanje svojih sistemov IT za človeške vire, zlasti svojega sistema informiranja o delovnih mestih, da bo organizaciji omogočil celostno in zanesljivo predstavo o sedanjih človeških virih in izvedbo podrobnih analiz po vrstah dejavnosti.

4. SKLEPNE UGOTOVITVE

S potrditvijo tega zbirnega poročila Komisija prevzame svojo politično odgovornost za upravljanje, ki je v pristojnosti njenih generalnih direktorjev in vodij služb, na podlagi zagotovil in zadržkov, ki jih ti predložijo v svojih letnih poročilih o delu, in ob ugotovitvi, da so za odpravo številnih pomanjkljivosti potrebna nadaljnja prizadevanja. V tem zbirnem poročilu Komisija tudi izrazi mnenje o medsektorskih vprašanjih, ki izhajajo iz proučitve teh poročil ter so jih načeli notranji revizor, Evropsko računsko sodišče in organ, pristojen za razrešnico, ali sta jih opredelila Odbor za spremljanje napredka revizije in generalni direktor za proračun v svojem poročilu „Pregled stanja pri notranjem nadzoru v generalnih direktoratih in službah Komisije“ [SEC(2006)567].

Na splošno Komisija meni, da veljavni sistemi notranjega nadzora z omejitvami, navedenimi v letnih poročilih o delu za leto 2005, dajejo razumno zagotovilo glede zakonitosti in pravilnosti dejavnosti, za katere je Komisija odgovorna v skladu s členom 274 Pogodbe ES. Vendar priznava, da so za odpravo številnih pomanjkljivosti potrebna nadaljnja prizadevanja, zlasti tistih, ki so poudarjena v zadržkih pooblaščenih odredbodajalcev.

Komisija bo zagotovila, da si bodo njeni pooblaščeni odredbodajalci še naprej prizadevali jamčiti, da bodo razumna zagotovila v izjavah, ki spremljajo letna poročila, učinkovito potrjena z ustreznimi sistemi notranjega nadzora.

Annex 1

2005 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex summarises and updates the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues. To meet these objectives, a series of initiatives have and will be launched, some of which were already identified in 2004 synthesis.

Performance management and internal control |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. The Commission will for the first time look to develop the indicators for legality and regularity of transactions. The Commission will continue its efforts to adapt the legal framework to ensure the effective application of the principles of proportionality and cost-effectiveness of controls. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. All services, continuous action by ‘families’ with the support of BUDG and SG. All services, continuous action in their legislative proposals. |

Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | All services in the 2006 annual reporting exercise. Services concerned, SG and DG BUDG before completion of the 2006 annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | All services, with the assistance of DG BUDG, continuous action as specified in SEC(2005) 1327. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. |

Governance |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning. | All services, continuous action. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | Ongoing action. All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. |

Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG and SG, by the end of 2006. |

Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | The Commission will integrate the follow-up of action plans related to the expressed reservations in the regular follow-up procedures by senior management and for the deadlines foreseen in 2006 will report on, progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. | Concerned DGs. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan adopted towards an Integrated Internal Framework. | DG BUDG together with the services and external partners concerned. Progressively up to the end of 2008. |

Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that are being introduced by the basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the amendments to the financial rules. In order to ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. Legislative authority for the basic acts and Financial Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2006. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN by the end of 2006 DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG. DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2006. |

IT systems and continuity of operations |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring the suitability of the data centre hosting IT systems and business continuity. | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and continue to develop corresponding business continuity plans. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 All services with the support of SG and ADMIN, by the end of 2006. |

Annex 2

State of play of the 2004 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2005 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. The culture of effectiveness of internal control continued to gather pace, as results from the annual activity reports (see in particular Part 2 thereof) and as the 2005 Synthesis summarises under Part 3.1.1. Exchanges of experiences and good practices took place regularly within the Internal Control Coordinators’ Network and training, tools and support have continued to be provided with the assistance of DG BUDG. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. | Continuous action. By adopting the 2005 synthesis, the Commission assumed its political responsibility for management by its Directors-General and Heads of services, on basis of the assurances and reservations issued by them in their annual activity reports, acknowledging that further efforts are needed to solve a number of weaknesses. The Commission has also adopted conclusions on each main management area and on systemic crosscutting issues. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In a medium term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. | Action finished, objective continuous. The Commission established the Commission-wide methodology for risk management by adopting the Communication "Towards an effective and coherent risk management in the Commission services" [SEC(2005) 1327] in October 2005. As a result, risk management has started to be included in the decision making process on priorities and resources allocation through the annual management plan 2006. It contributed to broader awareness raising of risk management and to defining and monitoring action plans to manage critical risks. To be launched in 2007, as foreseen |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. | Ongoing. Inter-institutional work is progressing. The EP has designated a “rapporteur” and adopted a resolution in 2005, whereas the Council was not able to adopt the draft interinstitutional agreement. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. | Ongoing. The peer review exercise has been launched in 2005. Three different phases are foreseen. The first phase aiming at establishing a repository of standard objectives and indicators for the two horizontal ABB activities has been completed in 2005. The second phase, started in 2006, will aim at producing more focussed and far-reaching objectives and indicators for spending programmes, including indicators that have a direct link to legality and regularity. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. | Continuous action. Guidelines on the annual activity reports for 2005 indicate that reports should always disclose the materiality criteria used and include overall conclusions on the combined impact of the reservations on the declaration as a whole. The 2005 annual activity reports better underpin the assurance contained in the attached declarations signed by the delegated authorising officers. Reservations are more precise and reasoned than in previous years and explanations are also often given on the overall impact on the reasonable assurance. Action completed. Guidelines for 2005 AARs introduced several simplifications and consolidation in order to strike for a better balance between policy results and management issues. For the first time, a synthesis of the policy achievements in 2005 has been established and presented to Parliament in March with the annual policy strategy for 2007. Action completed. Guidelines for 2005 AARs have been reinforced and stabilised, and contain all relevant instruction stemming from other sources (e.g. Commissioners’ Code of Conduct). Action ongoing. Work was undertaken in 2005, and pursued in 2006 prior to the adoption of the annual activity reports on assessing materiality of weaknesses (including systemic one) and encouraging a common methodology and materiality thresholds by ‘families’ of services adapted to their specific situation. Preliminary conclusions on materiality and on determination of reservations impact were introduced into the guidelines for 2005 AARs. A common methodology has been agreed for shared management family and proposed for the research family. Progress was also made by the internal policies family. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. | Action completed, objective ongoing. Following the adoption by the Commission of the roadmap towards an integrated internal control framework in June 2005, the Commission services have assessed the gap between the existing control framework and the internal control principles set out by the Court of Auditors in its opinion 2/2004. Based on the work carried out by its service and the synthesis established by the Commission, a panel of Member States’ experts, the ECOFIN Council, the Court of Auditors and the Commission services have validated the Commission analysis and proposed practical solutions to the weaknesses observed. The action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49], summarises the conclusions of this work and identifies the main actions to be undertaken. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Continuous action. Guidelines were issued in 2005 by the ex-post control network on a common terminology for ex-post controls, a template for ex-post control reports and on the classification of errors and their impact on the reasonable assurance. Efforts were also made in the services to reinforce strategy and methodology for ex-post controls. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Ongoing. The proposed revision of the Financial Regulation, due to enter into force by 1 January 2007, contains a provision in this respect. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. | Ongoing. Simplification measures contained in the amendments already adopted are being implemented, in particular by services managing grants and contracts of a limited amount. The basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the further amendments to the financial rules foresee principles (e.g. proportionality) and measures (e.g. concerning lump sum payments and scales of unit costs) that should allow further simplification. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). | DG ADMIN by the end of 2005. | Ongoing. First simplification measures to the Commission’s staff appraisal system were put in place for the 2006 staff appraisal exercise. In the longer term, the system could be upgraded in order to better align two objectives, namely the search for optimum performance and career development for staff while retaining the positive components of the current system. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO, ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. | Ongoing. As a result of the evaluation on the strategic alignment of Human Resources (HR) Management, DG ADMIN launched an initiative to improve the HR Management in the Commission. Concrete results are plans for an HR professional training programme or modules as well as ideas for certification in this area. One of the groups also identified HR good initiatives and best practices (Induction, Knowledge management, staff surveys, communication, flexi-time arrangements, etc). Other concrete results were further improvements to the HR database system for staff (Sysper2) and the establishment of the e-CV system, which is a data-base development containing the professional profiles of Commission staff. Ongoing. On the basis of the specific requests by services DG ADMIN coordinates and regularly updates the input of the Commission to the planning of selection procedures by EPSO. As regards specialised training DG ADMIN is constantly adjusting its training planning to the identified needs. In 2005, the area “e- Commission” was maintained, while training courses in the finance, budget and audit field were added to the priority training domains. Ongoing. The Job Study finalised in June 2005 showed that the data in the Job Information System (JIS) needed restructuring in order to permit data searches that would give the required results. Therefore, work continued in to develop an approach which would allow the institution to conduct better analysis of the allocation of human resources. This approach foresees that the updating of data in JIS starting with the job descriptions of staff involved in management and control issues will be pursued through the Heads of Human Resources network. The first results will be available in 2006. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This Annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services’ 2005 annual activity reports, 31 reservations were expressed (after 32 in 2004 and 49 in 2003).

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2003, 2004 and 2005 by ‘families’ of services.

DG | Reservations 2005 | Reservations 2004 | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en Angleterre (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of reserach contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 1 | 1. Health crisis management (crisis management tools and systems, in particular IT systems, not adapted to support highly critical activities in case of a Public Health crisis). | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Roumania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion ; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers (1) Les réserves exprimées par la DG RELEX s'inscrivent dans la continuité des réserves émises lors des deux exercices précédents ; leur formulation a été affinée. | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax: availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | - |

PMO | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 1 | 1. Deficiency in OIB’s contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 31 | 32 | 49 |

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2005

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées. En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. MÉTHODOLOGIE

2.1. Les données concernant le nombre des marchés suivant une procédure négociée et le nombre des marchés toutes procédures confondues, ainsi que la valeur de ces marchés, sont fournies par les DG, Services ou Offices concernés.

Pour la première fois dans cet exercice de recensement, l’outil informatique « ABAC-Contracts » a été mis à la disposition des Services. Cette base de données a été mise en exploitation au début de l’exercice budgétaire 2005 et les Services sont tenus d’y intégrer l’ensemble des contrats signés à partir du 1er janvier 2005.

2.2. Une distinction a été faite entre les 37 DG, Services et Offices qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à ABAC), le nombre total (très élevé) de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT

3.1. Les DG, Services ou Offices en général

Sur base des réponses reçues des 37 DG, Services ou Offices, les statistiques suivantes ont été établies: 454 marchés négociés pour une valeur totale de 295 087 502 euros ont été attribués sur un ensemble de 2.191 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 945 627 435 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 20,7%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 31,2%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure à 31,1%. Ainsi, 7 DG, Services ou Offices sur 37 ont dépassé le seuil de 31,1% en 2005.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à la moyenne des deux exercices précédents (2003-2004) pour l’ensemble de ces DG est la suivante: augmentation de 4,1% en nombre de procédures et de 20% en montant. Ainsi, 8 DG présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10%).

3.2. Les DG opérant hors Union Européenne

Une DG n’a pas fourni les données ventilées de la manière adéquate, ce qui a empêché d’établir un calcul global pour ce groupe de DG. Sur la base des réponses reçues des 2 autres DG concernées, les statistiques sont les suivantes : 295 marchés négociés pour une valeur totale de 177.436.732 euros ont été attribués sur l’ensemble de 3 102 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 316 129 953 euros. La proportion moyenne pour ces 2 DG du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s’élève dès lors à 9,5%. La moyenne des 2 DG calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s’élève à 13,5%.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Quatre catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître. Ceci est notamment le cas de certaines prestations dans le domaine informatique et de la maintenance des immeubles. En particulier, l’augmentation de la proportion de procédures négociées, mesurée en montant, relève d’un nombre limité de marchés se trouvant dans cette situation.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), sont évoqués.

Finalement, certaines procédures négociées sont expressément prévues comme des procédures ordinaires , non spéciales, par les dispositions applicables (services juridiques et services de l'annexe II-B de la directive 2004/18/CE).

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. D'une part, le renforcement de leur structure interne , soit par le transfert de ressources internes vers l'activité contractuelle, soit par l'introduction ou l’amélioration des instruments de contrôle ; d’autre part l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types . Les procédures de marchés devront être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste d’audit.

[1] Komisija je predložila polletna poročila o napredku do poročila o napredku do dne 31. maja 2005.