POROČILO

o letnih računovodskih izkazih Skupnega podjetja „Čisto nebo“ za proračunsko leto 2011 z odgovori Skupnega podjetja

2013/C 6/02

UVOD

Cilj Skupnega podjetja „Čisto nebo“ je pospešiti razvoj čistih tehnologij zračnega prometa v EU, jih potrditi in predstaviti, da bi se lahko začele čim prej uporabljati (2) . Raziskovalne dejavnosti, ki jih koordinira Skupno podjetje, so razdeljene na šest tehnoloških področij, imenovanih „integrirani tehnološki demonstratorji“ (v nadaljnjem besedilu: ITD).

Ustanovni člani Skupnega podjetja so Evropska unija, ki jo zastopa Komisija, partnerji iz gospodarstva kot vodje ITD in pridruženi člani posameznih ITD.

Najvišji prispevek EU za Skupno podjetje „Čisto nebo“ za pokrivanje stroškov poslovanja in raziskovalnih dejavnosti je 800 milijonov EUR, ki se izplačajo iz proračuna Sedmega okvirnega programa (3) . Drugi člani Skupnega podjetja prispevajo sredstva, ki so vsaj enaka prispevku EU, vključno s stvarnimi prispevki.

INFORMACIJE V PODPORO IZJAVI O ZANESLJIVOSTI

Revizijski pristop Sodišča vključuje analitične revizijske postopke, preizkušanje transakcij na ravni Skupnega podjetja in oceno ključnih kontrol nadzornega in kontrolnega sistema. Dopolnjujejo jih dokazi, pridobljeni z delom drugih revizorjev (kadar je primerno) in analizo poslovodskih predstavitev.

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI

Sodišče je v skladu z določbami člena 287(1) Pogodbe o delovanju Evropske unije revidiralo letne računovodske izkaze (4) Skupnega podjetja „Čisto nebo“, ki jih sestavljajo „računovodski izkazi“ (5) in „poročila o izvrševanju proračuna“ (6) za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2011, ter zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih s temi izkazi.

Odgovornost poslovodstva

Direktor je kot odredbodajalec odgovoren za izvrševanje prihodkov in odhodkov proračuna v skladu s finančnimi pravili Skupnega podjetja in v mejah odobrenih proračunskih sredstev (8) . Odgovoren je za vzpostavitev (9) organizacijske strukture, notranjih upravljavskih in kontrolnih sistemov ter postopkov za pripravo končnih računovodskih izkazov (10) brez pomembno napačne navedbe zaradi goljufije ali napake ter za zagotovitev zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih s temi izkazi.

Revizorjeva odgovornost

Sodišče je revizijo izvedlo v skladu z mednarodnimi standardi revidiranja in etičnima kodeksoma MZRS in ISSAI (11) . Ti standardi določajo, da mora Sodišče spoštovati etične in strokovne zahteve ter revizijo načrtovati in opraviti tako, da pridobi razumno zagotovilo, da so računovodski izkazi brez pomembno napačne navedbe in da so z njimi povezane transakcije zakonite in pravilne.

Revizija zajema izvajanje postopkov za pridobitev revizijskih dokazov o zneskih in razkritjih v računovodskih izkazih ter o zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij. Postopki so izbrani na podlagi revizorjeve presoje, vključno z oceno tveganja pomembno napačne navedbe v računovodskih izkazih ali nezakonitih ali nepravilnih transakcij, ne glede na to, ali gre za goljufijo ali napako. Pri teh ocenah tveganja se upošteva notranja kontrola, ki se izvaja za pripravo in predstavitev računovodskih izkazov, da se pripravijo okoliščinam primerni revizijski postopki. Med revizijo Sodišča se tudi ovrednotijo primernost uporabljenih računovodskih usmeritev, razumnost računovodskih ocen poslovodstva in skupna predstavitev računovodskih izkazov.

Sodišče meni, da so pridobljeni revizijski dokazi zadostna in ustrezna osnova za spodaj podani mnenji.

Mnenje o zanesljivosti računovodskih izkazov

Osnova za mnenje s pridržkom o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij

Strategija naknadnih revizij, ki jo je s sklepom z dne 17. decembra 2010 sprejel upravni odbor, je ključna kontrola za ocenjevanje zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij (12) . Naknadne revizije, končane do septembra 2012, so zajele 44,3 milijona EUR (18,8 % vseh zahtevkov za povračilo stroškov, ki jih je Skupno podjetje prejelo v letih 2008, 2009 in 2010) (13) . Stopnja napake, ugotovljena pri teh naknadnih revizijah, je bila 6,16-odstotna (14) .

Mnenje s pridržkom o zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij

Razen v zvezi z morebitnimi učinki zadev, opisanih v odstavku 15, so transakcije, povezane z letnimi računovodskimi izkazi Skupnega podjetja za proračunsko leto, ki se je končalo 31. decembra 2011, po mnenju Sodišča v vseh pomembnih vidikih zakonite in pravilne

PRIPOMBE O UPRAVLJANJU PRORAČUNA IN FINANČNEM POSLOVODENJU

Izvrševanje proračuna

Končna sprememba proračuna za leto 2011 (15) je vsebovala odobritve za sprejem obveznosti v višini 175 milijonov EUR in odobritve plačil v višini 159,8 milijona EUR. Stopnja realizacije odobritev za sprejem obveznosti je bila 94-odstotna, odobritev plačil pa 64-odstotna. Stopnja odobritev plačil odraža zamude pri izvajanju dejavnosti Skupnega podjetja. Med objavo razpisov za zbiranje predlogov in podpisom sporazumov o donacijah prihaja do velikih zamud (16) . Nizka stopnja izvrševanja proračuna se kaže tudi v stanju denarnih sredstev, ki je konec leta znašalo 51 milijonov EUR (32 % odobritev plačil za leto 2011) (17) .

Predstavitev računovodskih izkazov

Skupno podjetje je zahtevke za povračilo stroškov v zvezi s sporazumi o donacijah s člani za leto 2011 prejelo z veliko zamudo, zaradi katere veliko število zahtevkov ni moglo biti potrjenih za končne računovodske izkaze za leto 2011, zato s tem povezanih stvarnih prispevkov (52 milijonov EUR) upravni odbor ni potrdil pravočasno in jih ni bilo mogoče zajeti med čista sredstva, ampak so bili prikazani med obveznostmi („prispevki, ki jih je treba potrditi”). Posledično je Skupno podjetje poročalo o 18,5 milijona EUR negativnih čistih sredstev. Končni računovodski izkazi ustrezno odražajo to prehodno stanje, ki ne pomeni nikakršnega tveganja za solventnost Skupnega podjetja.

PRIPOMBE O KLJUČNIH KONTROLAH NADZORNEGA IN KONTROLNEGA SISTEMA SKUPNEGA PODJETJA

Skupno podjetje kljub napredku, doseženemu v letu 2011, še ni v celoti uvedlo zanesljivega sistema notranje kontrole in finančnoinformacijskega sistema. Zlasti so potrebna dodatna prizadevanja v zvezi s postopki predhodne kontrole, ki se uporablja za potrjevanje zahtevkov za povračilo stroškov.

pri vsaj treh transakcijah je bil za finančno preverjanje in naloge odredbodajalca odgovoren vodja administracije, kar je v nasprotju z določbami priročnika o finančnih postopkih in načelom ločitve nalog.

v enem primeru je revizijsko potrdilo, priloženo zahtevku za povračilo stroškov pridruženega člana, vsebovalo izjeme, ki so vplivale na stroške za zaposlene in podizvajalce. Kljub tem izjemam zahtevek za povračilo stroškov ni bil popravljen,

Računovodja je marca 2012 končal potrjevanje poslovnih procesov, ki ga zahtevajo finančna pravila Skupnega podjetja (23) . V svojem poročilu o potrditvi je izrekel več priporočil, zlasti o potrebi po izboljšanju sistema za potrjevanje zahtevkov za povračilo stroškov in uporabi orodja za pravilno poročanje poslovodstvu o proračunskih in računovodskih zadevah.

DRUGE ZADEVE

Funkcija notranje revizije in služba Komisije za notranjo revizijo

Plačila prispevkov članov

Ukrepanje na podlagi prejšnjih opažanj

Skupno podjetje do konca leta 2011 še ni do konca pripravilo notranjih postopkov za nadzor uporabe določb o varstvu, uporabi in širjenju rezultatov raziskav (25) .

Skupno podjetje je v letu 2011 pripravilo načrt neprekinjenega poslovanja in doseglo napredek pri formalizaciji varnostnih politik IT. V letu 2011 so bili opredeljeni tudi osnovni elementi (27) načrta ponovne vzpostavitve delovanja po nesreči, vendar je treba načrt še dokončati in ga odobriti.

Sporazum z državo gostiteljico (28) med Skupnim podjetjem in belgijskimi organi v zvezi s pisarnami, privilegiji in imunitetami ter drugo podporo je bil podpisan 2. februarja 2012.

(1) Uredba Sveta (ES) št. 71/2008 z dne 20. decembra 2007 o ustanovitvi Skupnega podjetja „Čisto nebo“ (UL L 30, 4.2.2008, str. 1).

(2) V Prilogi, ki je predstavljena v informativne namene, so povzeti pristojnosti, dejavnosti in razpoložljivi viri Skupnega podjetja.

(3) Sedmi okvirni program, sprejet s Sklepom št. 1982/2006/ES Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 412, 30.12.2006, str. 1), združuje vse pobude EU, povezane z raziskavami, in ima odločilno vlogo pri doseganju ciljev rasti, konkurenčnosti in zaposlovanja. Poleg tega je program ključni steber evropskega raziskovalnega prostora.

(4) Sodišče je začasne letne računovodske izkaze prejelo 1. marca 2012. Tem računovodskim izkazom je priloženo poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju med letom, ki med drugim poroča o stopnji izvrševanja odobrenih proračunskih sredstev.

(5) Računovodski izkazi zajemajo bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz sprememb čistih sredstev in prilogo k računovodskim izkazom, v kateri so opisane glavne računovodske usmeritve in dana druga pojasnila.

(6) Poročila o izvrševanju proračuna vsebujejo izkaz realizacije proračuna in njegovo prilogo.

(7) UL L 248, 16.9.2002, str. 1.

(8) Člen 33 Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2343/2002 (UL L 357, 31.12.2002, str. 72).

(9) Člen 38 Uredbe (ES, Euratom) št. 2343/2002.

(10) Pravila, ki veljajo za organe EU v zvezi s predstavitvijo računovodskih izkazov in računovodstvom, so določena v poglavjih 1 in 2 naslova VII Uredbe (ES, Euratom) št. 2343/2002, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES, Euratom) št. 652/2008 (UL L 181, 10.7.2008, str. 23), in so sestavni del finančnih pravil Skupnega podjetja.

(11) Mednarodna zveza računovodskih strokovnjakov (MZRS) in Mednarodni standardi za vrhovne revizijske institucije (ISSAI).

(12) Člen 12(4) Uredbe o ustanovitvi Skupnega podjetja določa: „Skupno podjetje ‚Čisto nebo‘ izvaja pri prejemnikih javnih sredstev Skupnega podjetja ‚Čisto nebo‘ preglede na kraju samem in finančne revizije.“ Z naknadnimi revizijami se lahko odkrijejo neupravičeni odhodki, ki so jih prijavili upravičenci in ki jih je treba izterjati.

(13) Zahtevki za leto 2010 so bili plačani leta 2011.

(14) Stopnja napake se izračuna iz povprečja previsoko navedenih stroškov iz različnih zahtevkov za povračilo stroškov, ki se ponderirajo glede na njihov znesek.

(15) Sprejel ga je upravni odbor 14. decembra 2011.

(16) Med objavo razpisa za zbiranje predlogov in podpisom sporazuma o donaciji s Skupnim podjetjem je pri razpisih, objavljenih leta 2010, preteklo povprečno 418 dni, pri razpisih, objavljenih leta 2011, pa 291 dni.

(17) Stanje denarnih sredstev na koncu leta 2010 je bilo 53 milijonov EUR (41 % razpoložljivih odobritev plačil v letu 2010).

(18) Člen 10(1) finančnih pravil določa, da proračunska sredstva, ki ostanejo neporabljena na koncu proračunskega leta, za katero so bila odobrena, zapadejo. V skladu s členom 27 je mogoče zapadla odobrena proračunska sredstva glede na potrebe Skupnega podjetja vnesti v oceno prihodkov in odhodkov za največ tri naslednja proračunska leta, vendar jih je s sklepom upravnega odbora, sprejetim najpozneje 15. februarja, mogoče prenesti samo v naslednje proračunsko leto.

(19) Skupno podjetje razvija novo orodje za upravljanje podatkov o članih.

(20) Zahtevek vsakega člana „Čistega neba“ je povprečno vključeval 30 zahtevkov za povračilo stroškov pridruženih članov.

(21) Kritični elementi, kot so podpis uradnika, zadolženega za operativno preverjanje, in pregled popolnosti operativnega kontrolnega seznama, ki ga je opravil uradnik, odgovoren za finančno preverjanje, niso bili vedno dokumentirani.

(22) Priročnik o finančnih postopkih Skupnega podjetja določa, da so naloge operativnega in finančnega preverjanja ter odredbodajalca pri upravljanju operativnih odhodkov ločene in da:

uslužbenec, zadolžen za operativno preverjanje, preveri, ali so operativni vidiki (tehnični in finančni) v skladu z dogovorjenimi parametri,

(23) Člen 43 finančnih pravil Skupnega podjetja določa, da je računovodja odgovoren za določitev in potrjevanje računovodskih sistemov in, kadar je ustrezno, za potrjevanje sistemov, ki jih je določil odredbodajalec za zagotavljanje ali utemeljevanje računovodskih informacij.

(24) Uredba (ES, Euratom) št. 2343/2002.

(25) Odstavek 23 poročila Računskega Sodišča o letnih računovodskih izkazih Skupnega podjetja „Čisto nebo“ za leto 2010 (UL C 368, 16.12.2011, str. 8).

(26) Mnenje Računskega sodišča št. 2/2011 o finančnih pravilih Skupnega podjetja „Čisto nebo“ (http://eca.europa.eu).

(27) (a) Finančni krogi v primeru nesreče, (b) postopek kopiranja za zavarovanje podatkovnih zbirk z rednim in pogostim kopiranjem in shranjevanjem na drugem mestu, (c) začetni sporazum o uporabi naprav EK za dostopanje do finančnih sistemov (ABAC, SAP) in spleta.

(28) Odstavek 25 poročila Računskega Sodišča o letnih računovodskih izkazih Skupnega podjetja „Čisto nebo“ za leto 2010.

24 mest v načrtu delovnih mest (18 začasnih uslužbencev in 6 pogodbenih uslužbencev), od tega 23 zasedenih; ta so bila dodeljena za: operativne dejavnosti: 9; upravne naloge: 14; obojne naloge: 5

pospešiti ustvarjanje novega znanja, inovacij in prenosa raziskav na podlagi združenih tehnologij in popolnoma integriranega sistema sistemov v ustreznih operativnih okoliščinah, kar vodi do večje industrijske konkurenčnosti.

vzpostaviti radikalno inovativen sistem zračnega prometa, ki temelji na vključevanju naprednih tehnologij in vseobsegajočih demonstratorjev in ki stremi k zmanjšanju vpliva zračnega prometa na okolje, tako da bi znatno zmanjšali emisije hrupa in plinaste emisije ter povečali ekonomičnost porabe goriva pri zrakoplovih,

ODGOVORI SKUPNEGA PODJETJA „ČISTO NEBO“

Osnova za mnenje s pridržkom o zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi

Odstavek 15

Skupno podjetje „Čisto nebo“ pozdravlja pozitiven sklep Sodišča glede zakonitosti in pravilnosti vseh transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi za leto 2011, razen transakcij v zvezi s potrjevanjem zahtevkov za povračilo stroškov.

Potrjevanje zahtevkov za povračilo stroškov, ki jih predložijo upravičenci Skupnega podjetja, privede do vmesnih/končnih plačil in obračuna predfinanciranja. Naknadne revizije, ki jih je Skupno podjetje opravilo leta 2011, so zajele stroške, ki jih je poslovodstvo Skupnega podjetja potrdilo v zvezi z izvajanjem projektov v letih 2008, 2009 in 2010. Med akumuliranimi operativnimi plačili v breme Skupnega podjetja od začetka programa Čisto nebo do decembra 2011 jih je bilo samo 49,5 % (1) povezanih z izvajanjem projektov v letih 2008, 2009 in 2010.

Napaka, ki jo je Skupno podjetje odkrilo v naknadnih revizijah leta 2011, znaša 6,16 %. Vendar je treba pri presoji zakonitosti in pravilnosti potrjenih zahtevkov za povračilo stroškov ob upoštevanju popravnih ukrepov, ki jih je izvedlo Skupno podjetje in so opisani v nadaljevanju te pripombe, poleg stopnje odkrite napake upoštevati še en kazalnik: stopnjo preostale napake. V skladu z metodologijo, opisano v odobreni strategiji naknadnih revizij Skupnega podjetja, stopnja preostale napake kaže napako, ki ostane v potrjenih zahtevkih za povračilo stroškov po izvedbi mehanizma za izterjavo. Stopnja preostale napake za naknadne revizije, ki so bile v letu 2011 opravljene za zahtevke za povračilo stroškov iz prejšnjih let, znaša 4,09 %, kar privede do sorazmerno majhnega tveganega zneska glede na akumulirana operativna plačila v breme programa Čisto nebo do konca leta 2011 (2,02 % (2)).

Skupno podjetje priznava pomen stopenj odkrite in preostale napake pri revidiranih zahtevkih za povračilo stroškov ter namerava dodatno izboljšati kakovost postopka predhodnega potrjevanja.

Skupno podjetje je postopek naknadne revizije uvedlo leta 2011, približno eno leto po tem, ko je novembra 2009 postalo samostojno. Prve revizije so zajemale proces potrjevanja v letu 2010, tj. prvi tak proces, ki ga je Skupno podjetje izvedlo. Leta 2010 je bilo Skupno podjetje še v fazi zagona in predhodne kontrole, povezane z upravljanjem nepovratnih sredstev, še niso bile dovolj izpopolnjene za upravljanje velike količine teh sredstev.

Skupno podjetje želi v zvezi z rezultati prve opravljene naknadne revizije poudariti učinkovitost tega elementa svojega sistema notranje kontrole, s katerim je poslovodstvo odkrilo in popravilo napake, nastale med predhodnim potrjevanjem zahtevkov za povračilo stroškov. Zadnji popravni ukrepi se še izvajajo.

Skupno podjetje je od leta 2010 znatno izpopolnilo proces potrjevanja zahtevkov za povračilo stroškov, in sicer z uvedbo posebnih postopkov, vključno s podatkovno zbirko za upravljanje nepovratnih sredstev, s čimer je bil zagotovljen standardni mehanizem, s katerim uradniki za finance in odgovorni za projekte odobrijo zahtevke za povračilo stroškov.

Skupno podjetje je po prvi naknadni reviziji za popravo preteklih preplačil uvedlo ustrezne ukrepe za izterjavo, vključno z ekstrapolacijo sistematičnih napak, odkritih v revizijah nerevidiranih zahtevkov za povračilo stroškov. Opozoriti je treba, da Skupno podjetje 75 % sredstev dodeli imenovanim upravičencem (svojim članom), ki sodelujejo v projektih Čisto nebo do konca programa. Zaradi tega lažje sprejema popravne ukrepe, in sicer z izterjavami, izvedenimi v okviru poznejših plačil upravičencem.

Kot preventivni ukrep se v postopkih, ki se danes uporabljajo za predhodno potrjevanje zahtevkov za povračilo stroškov, upoštevajo rezultati naknadnih revizij iz prejšnjih let, zlasti v primerih sistematičnih napak. V obdobju 2008–2010 je bilo več kot 80 % odkritih napak sistematičnih. To Skupnemu podjetju omogoča, da imenovanim upravičencem zagotovi napotke in s tem prepreči napake v prihodnjih zahtevkih za povračilo stroškov.

Precejšen del napak, odkritih v naknadnih revizijah iz leta 2011 (približno 50 %), je izhajal iz uporabe računovodskih podatkov iz prejšnjih let, saj dejanski podatki do roka za predložitev računovodskih izkazov niso bili na voljo. Skupno podjetje spremlja postopek poznejših popravkov v svojih predhodnih kontrolah in bo v prihodnjih poročevalnih obdobjih zagotovilo, da bodo popravki zahtevkov za povračilo stroškov iz prejšnjih let predloženi brez zamud.

Poslovodstvo Skupnega podjetja meni, da je pomembno zagotoviti večletno kontrolno strukturo za upravljanje njegovih nepovratnih sredstev, v kateri se upoštevajo priložnosti za standardne postopke izterjave in preventivne ukrepe. Zato je poslovodstvo Skupnega podjetja za večletne projekte določilo kontrolne mehanizme in cilje, pri čemer se ti merijo s kazalniki, ki pokrivajo celotno obdobje programa.

Pripombe o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju

Odstavek 18

Skupno podjetje se zanaša na učinkovit in uspešen izid pogajanj v zvezi z razpisi za zbiranje predlogov ter je sprejelo notranje ukrepe za izboljšanje in pospešitev postopka, na katerem temelji ta pomembni vidik plačil novim partnerjem. Skupno podjetje opaža splošno izboljšanje časa, potrebnega za dodelitev sredstev, in ga pozorno spremlja na ravni poslovodstva (3).

Odstavek 19

Skupno podjetje priznava, da je upravni odbor z zamudo sprejel sklep, s katerim je odobril prenos odobritev plačil v proračunski načrt za leto 2012 (4). Časovni razpored za cikel proračunskega načrtovanja in poročanja Skupnega podjetja je bil spremenjen, da bi se zagotovila ustrezna in pravočasna odobritev upravnega odbora za prenose v leto 2013.

Odstavek 20

Skupno podjetje se je v prvi polovici leta 2012 znašlo v izjemnem položaju, kar zadeva prejemanje zahtevkov za povračilo stroškov od članov Skupnega podjetja za izvajanje projektov v letu 2011. Računovodske izkaze za sporazume o odobritvi sredstev članom (GAM) za leto 2011, ki bi jih bilo treba predložiti do 1. marca 2012, so upravičenci predložili z neobičajno 3- do 4-mesečno zamudo. Skupno podjetje je skupaj s koordinatorji ITD (vodji konzorcijev) analiziralo glavni razlog za to zamudo in izvaja ukrepe, da bi v letu 2013 preprečilo podobne dogodke. Odločeno je bilo, da se sprejmejo naslednji ukrepi:

— v sporazumu upravnega odbora (junij 2012) bo določen jasen časovni razpored za postopek v letu 2013 (januar–junij 2013), v katerem bodo navedeni roki in odzivni časi, ki se pričakujejo od industrije in Skupnega podjetja,

— Skupno podjetje bo z usmerjanjem in usposabljanjem prispevalo k izboljšanju popolnosti in kakovosti zahtevkov za povračilo stroškov ter s tem povezanih potrdil o računovodskih izkazih,

— Skupno podjetje bo še bolj okrepilo pozorno spremljanje, pri čemer bo članom aktivno pomagalo pri posameznih vprašanjih o upravičenosti stroškov. To v prvi polovici leta 2012 zaradi pomanjkanja virov ni bilo mogoče,

— novo orodje informacijske tehnologije za upravljanje nepovratnih sredstev bo poenostavilo proces predložitve in potrjevanja zahtevkov za povračilo stroškov.

Ko bo poslovodstvo potrdilo končno prejete zahtevke za povračilo stroškov in jih bo upravni odbor pozneje v letu 2012 odobril, bodo zadevni stvarni prispevki v končnih računovodskih izkazih za leto 2012 preneseni med čista sredstva Skupnega podjetja. Zato je treba stanje čistih sredstev, kot je predstavljeno v končnih računovodskih izkazih za leto 2011, šteti za začasno.

Pripombe o ključnih kontrolah nadzornega in kontrolnega sistema Skupnega podjetja

Odstavek 21

Skupno podjetje je v prvem četrtletju 2012 in po priporočilih, ki jih je Evropsko računsko sodišče podalo prejšnje leto, vzpostavilo poseben postopek za procese v zvezi s potrjevanjem zahtevkov za povračilo stroškov, s katerim so odgovorni za projekte vključeni v proces potrjevanja računovodskih izkazov (5). Te osebe poleg potrjevanja tehničnih poročil preverjajo razpoložljive informacije o uporabi virov in obveščajo uradnike za finance o rezultatih. Določena so bila jasna pravila, s katerimi se zagotavljajo dokazi o finančnem in operativnem preverjanju oziroma odobritvi pri potrjevanju zahtevkov za povračilo stroškov. Oblika kontrolnega seznama, ki se je uporabljal prej, je bila izboljšana, da bi se zagotovili dokazi o dejansko izvedenih korakih potrjevanja ter da bi se prikazalo sodelovanje med finančnimi in operativnimi enotami.

Odstavek 22

Skupno podjetje je ob upoštevanju svojih izkušenj in preteklih opažanj Sodišča v zvezi z obdelavo podatkov o upravičencih v zadnjem četrtletju 2011 razvilo posebno orodje za upravljanje takih podatkov za sporazume o dodelitvi sredstev članom. To orodje je bilo v drugem četrtletju 2012 uporabljeno za obdelavo zahtevkov za povračilo stroškov iz leta 2011, rezultati pa so bili – potem ko je bila preizkušena zanesljivost kodiranih podatkov in s tem povezanih poročil, ki jih je pripravil računovodja Skupnega podjetja skupaj z zunanjim revizijskim podjetjem – uporabljeni za končne računovodske izkaze za leto 2011.

Odstavek 23

Skupno podjetje upošteva opažanja Sodišča ter je sprejelo ukrepe za izboljšanje notranjih postopkov odobritve za finančne in operativne akterje. V resnici je zaradi zgoraj navedenega orodja za upravljanje nepovratnih sredstev zdaj pristop, ki ga zadevni finančni in operativni akterji uporabljajo za potrjevanje zahtevkov za povračilo stroškov in letnih tehničnih poročil, bolj povezan, in to je v procesu bolj vidno.

Kar zadeva ločitev nalog, Skupno podjetje trenutno pripravlja spremembo finančnih krogov, da bi zagotovilo ločevanje med finančnih preverjanjem in odobritvijo v primerih, v katerih ni običajno predvidenih finančnih akterjev.

Odstavek 24

Skupno podjetje je upoštevalo priporočila računovodje in je, kot je bilo že navedeno, izvedlo pomembne ukrepe za uvedbo orodja za upravljanje nepovratnih sredstev, s katerim bo mogoče izboljšati potrjevanje zahtevkov za povračilo stroškov, ter omogočanje izčrpnega in rednega poročanja poslovodstvu Skupnega podjetja.

Druge zadeve

Odstavek 25

Notranji revizor je avgusta 2011 seznanil upravni odbor in poslovodstvo Skupnega podjetja s svojim vključevanjem v nekatere osnovne procese finančnega poslovodenja Skupnega podjetja in možnimi posledicami za neodvisnost notranjega revizorja. Tveganje morebitne nezanesljivosti v zvezi z zadevnimi procesi bo po potrebi zmanjšano z vključitvijo Službe za notranjo revizijo (IAS).

Odstavek 27

Skupno podjetje bo spremenilo svoja finančna pravila po naslednji posodobitvi okvirne finančne uredbe, ki se pripravlja (glej tudi točko 30).

Odstavek 28

Zahtevek Komisiji (kot članici Skupnega podjetja) za plačilo prispevkov za leto 2011 je ustrezno spremljal primeren načrt denarnih tokov. Čeprav načrt denarnih tokov ni bil priložen zahtevku, ki je bil poslan članom, ki niso Evropska komisija, je ta zahtevek spremljalo pojasnilo o zahtevanem znesku in razdelitvenem ključu, v katerem je bil naveden delež vsakega člana ali pridruženega člana. Poleg tega so vsi člani dobili ustrezne finančne podatke v okviru informacij o letnih računovodskih izkazih za prejšnje leto in odobrenem letnem proračunu za leto 2011, ki so bile zagotovljene v zapisniku upravnega odbora. Skupno podjetje bo poskrbelo, da bodo v prihodnosti načrti denarnih tokov priloženi tudi zahtevkom za plačila, poslanim članom, ki niso Komisija.

Odstavek 29

Ustrezno izvajanje podrobnih določb Splošnih pogojev iz Priloge II k sporazumom o odobritvi sredstev Skupnega podjetja članom, ki se nanašajo na varstvo, uporabo in širjenje rezultatov raziskav, še poteka.

Pravočasno bo vzpostavljen poseben postopek, v katerem bodo povzeti elementi uvedenih nadzornih kontrol in vloge Skupnega podjetja.

Odstavek 30

Skupno podjetje bo spremenilo svoja finančna pravila po naslednji posodobitvi okvirne finančne uredbe, ki se pripravlja. To mu bo omogočilo, da se bo uskladilo s skupno priznanimi pravili in, kjer je to mogoče, pojasnilo vprašanja, ki jih je izpostavilo Sodišče.

Odstavek 31

Skupno podjetje si je skupaj s sosednjimi skupnimi podjetji, ki imajo prostore v isti stavbi, še naprej prizadevalo za dokončanje načrta ponovne vzpostavitve delovanja po nesreči. Predvideva se, da bo dokončan do konca leta 2012.

(1) Akumulirana operativna plačila od leta 2008 do leta 2011 znašajo 261 358 871 EUR, končna plačila in obračun predfinanciranja za leta od 2008 do 2010 pa 129 295 956 EUR.

(2) = 4,09 % * (129 295 956 EUR / 261 385 871 EUR) * 100.

(3) Od zagona Skupnega podjetja se je čas, potreben za dodelitev sredstev, s 418 dni skrajšal na 268 dni, kolikor je trajala dodelitev pri zadnjem razpisu (razpis 10). To kaže na dodatno izboljšanje glede na tisto v oceni Sodišča.

(4) Upravni odbor je decembra 2010 sprejel letni proračunski načrt za leto 2011, ki je vključeval oceno prenesenega zneska.

(5) Postopek programa Čisto nebo št. 2.9.1, vmesni postopek za potrjevanje računovodskih izkazov, prejetih od članov v zvezi z izvajanjem sporazumov o odobritvi sredstev članom iz leta 2011 in popravki, predloženimi za sporazume o odobritvi sredstev članom iz prejšnjih let.