(4)

V točki VII, se točka 1 ║ nadomesti z naslednjim ║: „1.A Organizacija sprejemanja in obravnavanja vlog za izdajo vizuma. Vsaka država članica je odgovorna za organizacijo sprejemanja in obravnavanja vlog za izdajo vizuma. Za vsako mesto države članice ║ svoje konzularne urade opremijo z napravami, ki so potrebne za jemanje/zbiranje biometričnih identifikatorjev, ali pa se, brez poseganja v zgoraj navedene možnosti zastopanja, odločijo za sodelovanje z eno ali več drugimi državami članicami. Vsako sodelovanje je v obliki kolokacije ali ustanovitve skupnega prijavnega centra ali , kadar to ni primerno, sodelovanja z zunanjimi ponudniki storitev. (a) Kjer je izbrana ‚kolokacija‘, osebje iz diplomatskih ali konzularnih predstavništev ene ali več držav članic obravnava vloge (vključno z biometričnimi identifikatorji), ki so nanje naslovljene na diplomatskem ali konzularnem predstavništvu druge države članice in si deli opremo te države članice. Zadevne države članice se dogovorijo o trajanju in pogojih za prenehanje kolokacije kot tudi o deležu upravne takse, ki jo prejme država članica, katere diplomatsko ali konzularno predstavništvo se uporablja. Prosilce se usmeri na državo članico, odgovorno za obravnavanje vloge za izdajo vizuma. (b) Kjer se ustanovijo ‚skupni prijavni centri‘ se osebje diplomatskih in konzularnih predstavništev dveh ali več držav članic zbere v ▐ stavbi ene od držav članic, ki je pod diplomatsko ali konzularno zaščito v skladu z mednarodnim pravom, ali v prostorih Evropske komisije, ki jih država gostiteljica priznava kot nedotakljive , da sprejme vloge za izdajo vizuma (vključno z biometričnimi identifikatorji), ki so nanje naslovljene. Prosilce se usmeri na državo članico, odgovorno za obravnavanje vloge za izdajo vizuma. Države članice se dogovorijo o trajanju in pogojih prenehanja tega sodelovanja, kot tudi o delitvi stroškov med sodelujočimi državami članicami. Ena država članica je odgovorna za pogodbe v zvezi z logistiko in diplomatskimi odnosi z državo gostiteljico. (c) Sodelovanje z zunanjimi ponudniki storitev v skladu s točko 1.B. 1. B Sodelovanje z zunanjimi ponudniki storitev Če zaradi posebnih okoliščin ali iz razlogov, povezanih z lokalnimi razmerami konzularnega predstavništva, opremljanje konzularnega urada za vpisovanje/zbiranje biometričnih identifikatorjev ali organiziranje kolokacije ali skupnih prijavnih centrov ni ustrezno, lahko država članica ali več držav članic sodeluje z zunanjim ponudnikom storitev za sprejem vlog za izdajo vizuma (vključno z biometričnimi identifikatorji). V takem primeru zadevna(e) država(e) članica(e) ostane(jo) odgovorna(e) za obdelavo podatkov in zato odgovorna(e) za vse kršitve pogodbe ter še posebej za spoštovanje pravil o varstvu podatkov pri obravnavanje vlog za izdajo vizuma. Ta(e) država(e) članica(e) zagotovi(jo), da zunanji ponudnik storitev iz točke VII, točka 1.B.1b svoje dejavnosti opravlja v prostorih države članice, ki je pod diplomatsko ali konzularno zaščito v skladu z mednarodnim pravom, ali v prostorih Evropske komisije, ki jih država gostiteljica priznava kot nedotakljive, ter da je prisotno usposobljeno in ustrezno pooblaščeno osebje diplomatskega ali konzularnega predstavništva držav(e) članic(e), da temeljito nadzira dejavnosti zunanjega ponudnika storitev. 1.B.1 – Vrste sodelovanja z zunanjimi ponudniki storitev Sodelovanje z zunanjimi ponudniki storitev ima naslednjo(-e) obliko(-e): (a) zunanji ponudnik storitev deluje kot klicni center, ki zagotavlja splošne informacije o zahtevah za vlogo za vizum in vodi sistem za sestanke; (b) zunanji ponudnik storitev zagotavlja splošne informacije o zahtevah za vlogo za vizum, zbira vloge, dokazila in biometrične podatke prosilcev za izdajo vizuma in pobira takso (kot je določeno v delu VII, točka 4 in Prilogi 12), popolne dokumente ter podatke posreduje diplomatskemu ali konzularnemu predstavništvu države članice, ki je pristojna za obravnavanje vloge , in prosilcu ali njegovemu zakonitemu zastopniku vrne potni list ob koncu postopka . 1.B.2 – Obveznosti držav članic V skladu z Direktivo 95/46/ES zadevna(e) država(e) članica(e) izberejo zunanjega ponudnika storitev, ki je sposoben zagotoviti storitve visoke kakovosti in vse tehnične in organizacijske varnostne ukrepe , ki so potrebni za varstvo osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem ali naključno izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem ali dostopom, zlasti kjer obdelovanje vključuje prenos podatkov preko omrežja kot tudi sprejem in prenos dokumentov in podatkov konzularnemu predstavništvu, in pred vsemi drugimi nezakonitimi oblikami obdelave. Pri izbiri zunanjih ponudnikov storitev diplomatska ali konzularna predstavništva držav članic skrbno preverijo solventnost in zanesljivost družbe (vključno s potrebnimi dovoljenji, vpisom v register družb, statuti družbe, bančnimi pogodbami) in zagotovijo, da ni navzkrižja interesov. Diplomatska ali konzularna predstavništva držav članic zagotovijo, da izbrana družba ponuja ustrezno strokovno znanje na področju varovanja informacij in varstva podatkov. Države članice bi se morale ravnati po najboljših praksah javnega naročanja pri sklepanju pogodb za zunanje storitve vizumske podpore. Zunanji ponudniki storitev nimajo dostopa do VIS za kateri koli namen. Dostop do VIS je omejen izključno na ustrezno pooblaščeno osebje diplomatskih ali konzularnih predstavništev izključno za namene, določene v Uredbi VIS . Zadevne države članice sklenejo pisno pogodbo z zunanjim ponudnikom storitev v skladu s členom 17 Direktive 95/46/ES. Pred sklenitvijo takšne pogodbe diplomatsko ali konzularno predstavništvo zadevne države članice v skladu s točko VII, točko 1.B, z razlogi utemelji potrebo po pogodbi z diplomatskim ali konzularnim predstavništvom drugih držav članic in delegacijo Komisije v okviru lokalnega konzularnega sodelovanja . Poleg obveznosti, določenih v členu 17 Direktive 95/46/ES, pogodba vsebuje tudi določbe, ki: (a) opredeljujejo natančne odgovornosti ponudnika storitev; (b) od ponudnika storitev zahtevajo, da ravna v skladu z navodili odgovornih držav članic in da obdela podatke samo za namene obdelovanja osebnih podatkov iz vlog za izdajo vizuma v imenu odgovornih držav članic v skladu z Direktivo 95/46/ES; (c) od ponudnika storitev zahtevajo, da prosilcem zagotovi ║ informacije, zahtevane v skladu s členom 37 Uredbe VIS; (d) od ponudnika storitev zahtevajo, naj zagotovi, da je njegovo osebje ustrezno usposobljeno in da spoštuje pravila iz točke III, točka -1; (e) od ponudnika storitev zahtevajo, da sprejme ustrezne protikorupcijske ukrepe; (f) od ponudnika storitev zahtevajo, da nemudoma poroča odgovorni državi članici o vsakršnih kršitvah varnosti ali kakršnihkoli drugih težavah; (g) od ponudnika storitev zahtevajo, da beleži vse pritožbe ali prijave prosilcev zaradi zlorabe podatkov ali nedovoljenega dostopa. Zunanji ponudnik storitev nemudoma obvesti diplomatsko ali konzularno predstavništvo odgovorne države članice in se z njim uskladi, da se najde rešitev. S pritožbami se ravna tako, da se zagotovi, da prosilci za izdajo vizuma dobijo hiter odgovor s pojasnili. (h) zagotavljajo dostop konzularnemu osebju do prostorov ponudnika storitev v vsakem trenutku; (i) od ponudnika storitev in njegovega osebja zahtevajo, da spoštujejo pravila o zaupnosti , ki veljajo tudi po tem, ko člani osebja niso več zaposleni pri zunanjem ponudniku storitev, ali po prekinitvi ali prenehanju pogodbe ; (j) zagotovijo spoštovanje varstva podatkov, vključno z obveznim poročanjem, zunanjo revizijo, rednimi pregledi prostorov, ki jih med drugim opravljajo nacionalni organi za varstvo podatkov, ter da so v veljavi mehanizmi za ugotavljanje odgovornosti izvajalca v primeru kršitve predpisov o zasebnosti, vključno z obveznostjo povrnitve škode posameznikom, ki so bili oškodovani zaradi dejanja ali opustitve ponudnika storitev; (k) od ponudnika storitev zahtevajo, naj nemudoma posreduje popolne dokumente diplomatskemu ali konzularnemu predstavništvu države članice, pristojne za obravnavo vloge, in naj ne kopira, shranjuje ali kako drugače zadržuje podatkov, zbranih po prenosu; (l) od ponudnika storitev zahtevajo, da prepreči nepooblaščeno branje, kopiranje, spreminjanje ali brisanje podatkov o vizumih med njihovim prenosom od ponudnika storitev do diplomatskega ali konzularnega predstavništva države članice, pristojne za obravnavo vloge, zlasti z uporabo primernih tehnik kodiranja; (m) vsebujejo klavzulo o začasni prekinitvi in prenehanju ; (n) vsebujejo klavzulo o reviziji, s katero se zagotovi, da pogodbe odražajo najboljše obstoječe prakse; (o) določijo pravila o ravnanju osebja, odgovornega za obravnavo vlog za izdajo vizuma in zbiranje biometričnih podatkov, da v čim večji meri spoštuje človeško dostojanstvo. Vsi ukrepi, sprejeti pri izvajanju teh nalog, morajo biti sorazmerni s cilji teh ukrepov. Pri obravnavi vlog se osebje izogiba vsakršni diskriminaciji med ljudmi na podlagi spola, rasne ali etnične pripadnosti, vere ali prepričanja, invalidnosti, starosti ali spolne usmerjenosti. V okviru lokalnega konzularnega sodelovanja se oblikuje vzorec pogodbe. Države članice zagotovijo, da so v primeru, če zunanji ponudnik storitev nenadoma preneha z zagotavljanjem po pogodbi predvidenih storitev, motnje storitev za prosilce za izdajo vizuma čim manjše. Zadevna(e) država(e) članica(e) tesno sodeluje(jo) z zunanjim ponudnikom storitev in skrbno spremlja(jo) izvajanje pogodbe, vključno: (a) s splošnimi informacijami, ki jih je ponudnik storitev zagotovil prosilcem za izdajo vizuma; (b) s tehničnimi in organizacijskimi varnostnimi ukrepi in ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi za varstvo osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem ali naključno izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem ali dostopom, zlasti kjer obdelovanje vključuje prenos podatkov preko omrežja in pred vsemi drugimi nezakonitimi oblikami obdelovanja, kot tudi sprejemom in prenosom dokumentov in podatkov diplomatskemu ali konzularnemu predstavništvu; (c) z jemanjem in prenosom biometričnih identifikatorjev; (d) z ukrepi, sprejetimi za zagotovitev skladnosti z določbami o varstvu in varovanju podatkov , ter z ukrepi proti korupciji . Taksa, ki jo plača prosilec , ne presega takse, določene v prilogi 12 , ne glede na to, ali države članice sodelujejo z zunanjimi ponudniki storitev . Države članice zagotovijo, da je v veljavi postopek, ki omogoča prepoznavanje zunanjega ponudnika storitev, ki obravnava katero koli vlogo za izdajo vizuma. Konzularno osebje zadevne držav(e) članic(e) zagotovi usposabljanje ponudnika storitev, ki ustreza znanju, potrebnemu za nudenje ustrezne storitve in zadostnih informacij prosilcem za izdajo vizuma. 1.B.3 – Informacije Države članice in njihova diplomatska ali konzularna predstavništva širši javnosti zagotovijo vse ustrezne informacije v zvezi z vlogo za izdajo vizuma, vključno o: a) merilih, pogojih in postopkih za vlogo za izdajo vizuma; b) načinih naročanja za termin obiska, če je primerno; c) mestu, kjer se predložijo vloge (pristojno diplomatsko ali konzularno predstavništvo, skupni prijavni centri ali zunanji ponudnik storitev). Te informacije za širšo javnost so na voljo tudi na skupni spletni strani o schengenskih vizumih. Ta spletna stran se oblikuje, da se zagotovi dodatna podpora pri izvajanju skupne vizumske politike in vodenju vizumskega postopka. 1.B.4 – Kampanja obveščanja Diplomatska ali konzularna predstavništva držav članic skupaj z delegacijo Komisije malo pred začetkom delovanja VIS v tretji državi začnejo s kampanjo obveščanja širše javnosti o zastavljenih ciljih, shranjenih podatkih, ter o organih, ki imajo dostop do VIS, in o pravicah prosilcev za izdajo vizuma. Takšne kampanje se izvajajo redno. 1. C Ohranitev neposrednega dostopa za prosilce do diplomatskih in konzularnih predstavništev držav članic Ne glede na izbrano vrsto sodelovanja se lahko države članice odločijo, da ohranijo možnost, da prosilcem dovolijo neposreden dostop za predložitev vloge za izdajo vizuma neposredno v prostorih svojega diplomatskega ali konzularnega predstavništva. Države članice zagotovijo neprekinjenost sprejemanja in obravnavanja vlog za izdajo vizuma v primeru nenadne prekinitve sodelovanja z drugimi državami članicami ali kakršne koli prekinitve pogodbe z zunanjim ponudnikom storitev. 1. D Odločitev in objava Države članice obvestijo Komisijo, kako nameravajo organizirati sprejem in obravnavanje vlog za izdajo vizuma na vsakem konzularnem predstavništvu. Komisija zagotovi ustrezno objavo na skupni spletni strani o schengenskih vizumih . Države članice Komisiji zagotovijo pogodbe, ki jih sklenejo. 1. E Splošna odgovornost 1.E.1 – Dokumenti Vsi dokumenti, podatki ali biometrični identifikatorji, ki jih država članica ali kdo v njenem imenu prejme v postopku za izdajo vizuma, se v skladu z Dunajsko konvencijo o konzularnih odnosih štejejo za ‚konzularne dokumente‘ in se temu ustrezno z njimi ravna. 1.E.2 – Usposabljanje Preden pridobi pooblastilo za jemanje biometričnih identifikatorjev, osebje diplomatskega ali konzularnega predstavništva opravi ustrezno usposabljanje, da se zagotovi nemoten in strokovni zajem . 1.E.3 – Odgovornost Vsaka oseba ali država članica, ki je utrpela škodo zaradi nezakonitega postopka obdelave podatkov oziroma katerega koli dejanja, ki krši to uredbo, je upravičena do nadomestila od države članice, ki je odgovorna za povzročeno škodo. Ta država je odvezana svoje odgovornosti, v celoti ali delno, če dokaže, da ni odgovorna za dogodek, ki je povzročil škodo. Zahtevke za nadomestilo škode iz prejšnjega pododstavka, za katero je odgovorna obtožena država članica, urejajo določbe njene nacionalne zakonodaje. 1.E.4 – Kazni Države članice sprejmejo potrebne ukrepe, s katerimi zagotovijo, da se vsaka kršitev te uredbe, zlasti vsaka zloraba podatkov, predloženih z vlogo za izdajo vizuma, kaznuje, tudi z administrativnimi in/ali kazenskimi sankcijami v skladu z nacionalno zakonodajo, ki so učinkovite, sorazmerne in odvračilne. “