[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 13.8.2008

COM(2008) 515 konč.

SPOROČILO KOMISIJE

POROČILO O NAPREDKU GLEDE POSODOBITVI RAČUNOVODSKEGA SISTEMA EVROPSKE KOMISIJE – STANJE NA DAN 31. MARCA 2008

SPOROČILO KOMISIJE

POROČILO O NAPREDKU GLEDE POSODOBITVI RAČUNOVODSKEGA SISTEMA EVROPSKE KOMISIJE – STANJE NA DAN 31. MARCA 2008

KAZALO

POROČILO O NAPREDKU GLEDE POSODOBITVI RAČUNOVODSKEGA SISTEMA EVROPSKE KOMISIJE – STANJE NA DAN 31. MARCA 2008 2

1. Uvod 4

2. Povzetek letnega izvajanja do 31. marca 2008 4

3. Uvedba posodobljenega računovodskega sistema v Komisiji 5

3.1. Zaključni računi 5

3.2. Usposabljanje 6

4. Okolje za računovodske kontrole in potrjevanje lokalnih sistemov 7

4.1. Projekt računovodske kakovosti 7

4.2. Potrjevanje lokalnih sistemov 7

5. Razvoj na področju informacijskih tehnologij za splošni proračun 8

5.1. Izboljšave sistema ABAC 9

5.2. Postopek razvoja informacijskih tehnologij in struktura sistemov 9

5.3. BCS („Budget Control System“ – kontrolni sistem za proračun) 10

5.4. SAM („Supply and Assets Management“ – upravljanje dobave in sredstev) 10

6. Uporaba sistema ABAC v delegacijah 10

7. Evropski razvojni sklad 10

8. Izvajanje sistema ABAC v drugih institucijah in agencijah 11

9. SKLEPNE UGOTOVITVE 11

1. UVOD

Komisija je 17. decembra 2002 sprejela Sporočilo o posodobitvi računovodskega sistema Evropskih skupnosti[1]. Računovodski sistem na podlagi nastanka poslovnih dogodkov je bil vzpostavljen januarja 2005 in od tega leta naprej se računi pripravljajo v skladu z mednarodno sprejetimi računovodskimi standardi, s čimer se spoštujejo roki iz finančne uredbe.

Prehod na nov računovodski sistem daje Evropski komisiji več tekočega nadzora nad lastnimi financami in ji zagotavlja boljše finančne informacije. Zunanji revizorji Komisije in organ, ki daje razrešnico, so bili v glavnem zadovoljni z doseženim napredkom.

Vendar je posodabljanje finančnega računovodskega sistema dolgotrajen projekt. Doseganje popolne skladnosti z vsemi računovodskimi standardi, vzpostavitev učinkovitega in popolnega poročanja o upravljanju ter oblikovanje popolneje integriranega informacijskega sistema zahtevajo čas. Računovodski sistem na podlagi nastanka poslovnih dogodkov se je skozi leto 2007 še naprej razvijal in njegov razvoj se bo nadaljeval v letih 2008 in 2009.

Komisija je redno predložila poročila[2] o napredku pri projektu posodobitve od leta 2002. To sporočilo povzema napredek, dosežen v enem letu do 31. marca 2008. Kot prejšnja poročila bo poslano zadevnim odborom organa, ki daje razrešnico, in Računskemu sodišču.

2. POVZETEK LETNEGA IZVAJANJA DO 31. MARCA 2008

GLAVNI CILJI PROJEKTA POSODOBITVE SE URESNIčUJEJO NA PODLAGI TEKOčEGA DVOLETNEGA AKCIJSKEGA NAčRTA, NJEGOV POVZETEK PA JE PRILOžEN VSAKEMU LETNEMU POROčILU. V NADALJEVANJU SO NAVEDENI GLAVNI DOSEžKI LETA, KI JE ZAJETO V TEM POROčILU.

Izboljšanje zanesljivosti računovodskih izkazov

GD za proračun si prek svoje mreže korespondentov za računovodstvo prizadeva izboljšati nadzor v zvezi z računovodskimi dejavnostmi med letom in vsakoletnimi zaključnimi izkazi. Posebna skupina preveri, ali finančni sistemi odredbodajalskih služb spoštujejo določena merila, s katerimi se skuša doseči, da so računovodski podatki pravočasni, točni in popolni. Do 31. marca 2008 so bili potrjeni vsi razen dveh sistemov generalnih direktoratov.

GD za proračun usklajuje tudi mrežo računovodij agencij in drugih institucij ter tako spodbuja visoko kakovost konsolidiranih izkazov Skupnosti.

Računovodje Komisije in agencij ter drugih institucij so julija 2007 prvič potrdili svoje letne računovodske izkaze.

Razvoj in razširitev informacijskega sistema ABAC

Z razširitvijo sistema ABAC v letu 2007 na delegacije in predstavništva so zdaj s tem sistemom povezane vse službe Komisije. S sistemom se trenutno povezujejo vse izvajalske agencije, tiste tradicionalne agencije, ki ga želijo uporabljati, Evropski nadzornik za varstvo podatkov in oba odbora. Šest od teh organov je bilo na sistem priklopljenih že med letom, o katerem se poroča, zato bo skupaj s sistemom povezanih 15 organov. Projekt prenosa računovodskih izkazov Evropskega razvojnega sklada se je ponovno začel izvajati leta 2007 in do zdaj so izpolnjeni vsi pogoji, da se bo zaključil do konca leta 2008.

V okviru strategije povezovanja glavnih finančnih sistemov v skupno informacijsko platformo so bili srednjeročno sprejeti naslednji ukrepi:

- proračunski računovodski sistem je bil prenesen na nov kontrolni sistem za proračun (BCS), ki bi moral omogočati upravljanje lokalnih proračunskih vrstic v osrednjem sistemu SAP namesto v sistemu ABAC Workflow,

- načrt za prenos upravljanja naročil in zalog na modul SAP je iz faze izvajanja študije njegove izvedljivosti prešel na zagotavljanje funkcionalnih specifikacij uradoma za infrastrukturo in logistiko v Bruslju in Luxembourgu (OIB in OIL). Novi sistem bi moral biti vzpostavljen do leta 2009,

- proučili so se možnosti prenosa več funkcionalnosti na sistem SAP in možnosti za razvoj boljšega sistema upravljanja pogodb od trenutnega ABAC Contracts.

Razvoj finančnega poročanja

Enotno podatkovno skladišče („single data warehouse“) je začelo delovati julija 2007, kakor je bilo načrtovano. Uporabilo se je pri pripravi prilog k letnim poročilom o dejavnostih za leto 2007 in podatkov o plačilih, ki so bili poslani vrhovni revizijski instituciji vsake države članice zaradi spodbujanja boljšega nadzora. Poročanje o finančnih odnosih Komisije s posameznimi upravičenci je zdaj na dobri ravni, treba pa je še nadalje razviti druge mehanizme poročanja, da bodo izpolnjene potrebe uporabnikov.

Usposabljanje in podpora uporabnikom

Komisija je svojemu osebju po svetu ter osebju v agencijah in drugih institucijah še naprej zagotavljala visoko kakovostno usposabljanje o finančnih zadevah. Stopnja zadovoljstva s kakovostjo usposabljanja je v letu 2007 narasla na 96 %.

3. UVEDBA POSODOBLJENEGA RAčUNOVODSKEGA SISTEMA V KOMISIJI

3.1. Zaključni računi

Zaključna računa Evropskih skupnosti v letih 2005 in 2006

Zaključna računa ES za leti 2005 in 2006 sta bila pripravljena na podlagi posodobljenega računovodskega sistema. Računsko sodišče je na podlagi svojih revizij menilo, da sta ta računa zanesljiva, čeprav je izrazilo nekaj pridržkov in pripomb, ki niso vplivali na zanesljivost računov v celoti, vendar pa so se na njihovi podlagi v računovodske kontrole uvedle nadaljnje izboljšave. Parlament je dal razrešnico zaključnima računoma za obe leti.

Zaključni račun Evropskih skupnosti za leto 2007

Začasni zaključni račun za leto 2007 je bil predložen Računskemu sodišču 31. marca 2008 in je trenutno v postopku revizije. Po prilagoditvah, ki bodo opravljene na podlagi ugotovitev revizorjev, bo končni računovodski izkaz za leto 2007 potrdil računovodja in ga sprejela Komisija pred 31. julijem 2008.

Kakovost zaključnega računa se izboljšuje vsako leto, saj uporabniki vse bolj spoznavajo nov sistem in pravila. Poleg tega se zdi, da pobude, kot je projekt računovodske kakovosti (glej spodaj), prispevajo k splošnemu izboljšanju zanesljivosti računovodskih podatkov in tako tudi zaključnih računov. V izjavo, priloženo k letnemu poročilu o dejavnostih za leto 2007, ni noben generalni direktor ali vodja službe vključil računovodskega pridržka.

Kar zadeva same zaključne račune, si je Komisija vsako leto prizadevala izboljšati objavljene podatke, da bodo za bralca ustreznejši in razumljivejši. Kot primer naj navedemo podatke o izterjavi neupravičenih plačil in finančnih popravkih, kar je področje, ki organ, ki da razrešnico, še posebej zanima.

3.2. Usposabljanje

V letu 2007 so se nadaljevala pomembna prizadevanja na področju usposabljanja osebja, pri čemer so bili največji dosežki naslednji:

- zagotovitev več kot 4 100 dni usposabljanja v zvezi s sistemoma ABAC in SAP, na katerih je bilo udeleženo osebje Komisije v Bruslju in Luxembourgu, vključno s posebnimi usposabljanji za osebje Komisije v delegacijah,

- stopnja zadovoljstva s kakovostjo usposabljanja je narasla z 91 % leta 2005 na 94 % leta 2006 in 96 % leta 2007, pri čemer je 44 % udeležencev ocenilo tečaje kot „zelo dobre“ v primerjavi z 38 % leta 2006,

- naročilo posebnega programa usposabljanja za agencije, ki upošteva njihove posebne potrebe. Usposabljanje je bilo pripravljeno konec aprila 2008,

- začetek in upravljanje razpisa za podaljšanje okvirne pogodbe za finančno usposabljanje (ki je potekla 23. marca 2008). Nova pogodba je bila podpisana 7. marca 2008 in je zdaj medinstitucionalne narave, kar pomeni, da jo lahko uporablja vsaka agencija ali institucija.

Glavni cilj za leto 2008 je še naprej zagotavljati visokokakovostno usposabljanje za osebje Komisije po svetu ter osebje v drugih institucijah in agencijah, poleg tega pa prilagoditi te tečaje novemu informacijskemu razvoju. Leta 2008 bo tudi več usposabljanj v zvezi z računovodskimi zadevami, saj naj bi se pripravilo praktično usposabljanje, ki bi opozorilo na povezave med vnosom transakcij v sistem ABAC in računovodskim učinkom takih operacij.

4. OKOLJE ZA RAčUNOVODSKE KONTROLE IN POTRJEVANJE LOKALNIH SISTEMOV

S sprejetjem novega računovodskega okvira so bili vsi generalni direktorati in službe pozvani, naj zagotovijo, da so njihovi računovodski postopki dovolj dobro organizirani, da se doseže visoka stopnja kakovosti pri računovodskih podatkih. Kakovost podatkov, vnesenih v računovodski sistem neposredno ali preko lokalnih informacijskih sistemov, je odvisna od okolja kontrole, ki ga vzpostavi posamezni odredbodajalec na podlagi prenosa. GD za proračun je, da bi podprl odredbodajalce, da računovodji zagotovijo razumno zagotovilo, da izkazi pomenijo resnično in pošteno sliko finančnega stanja, vpeljal dve orodji: projekt računovodske kakovosti in potrjevanje lokalnih sistemov.

4.1. Projekt računovodske kakovosti

Da bi se srednjeročno izboljšalo računovodsko okolje v vseh generalnih direktoratih, je bil v letu 2006 razvit projekt „kakovost računovodstva“, ki se je v vseh generalnih direktoratih začel izvajati marca 2007. Cilj tega projekta je seznaniti odredbodajalske službe z informacijskimi orodji, ki jih imajo na voljo, ter s kontrolami, ki jim omogočajo zagotavljanje visoke kakovosti računovodskih izkazov njihovega poslovanja. Določene so bile dolžnosti in vloge glavnih finančnih akterjev, zlasti korespondenta za računovodstvo, ki je zdaj uradno vključen v notranjo organizacijo vsakega generalnega direktorata. Računovodske službe so razvile več smernic in praktičnih pripomočkov ter jih predstavile generalnim direktoratom.

Vsak generalni direktorat ali služba pripravi evidenco računovodskih tveganj in predlaga pragmatični akcijski načrt za nadzorovanje ugotovljenih tveganj. Računovodska revizija pomeni opravljanje rednega in dokumentiranega pregleda pravilne uporabe računovodskih postopkov in kontrol. Vse opravljene revizije, opisi izvedenih kontrol in njihove pogostosti, predstavitev pridobljenih rezultatov ter ukrepi za odpravo odkritih pomanjkljivosti se zabeležijo v revizijskem spisu. Akcijski načrt in povzetek revizijskega spisa se pošljeta računovodji, ki opravi njihovo analizo in izrazi pripombe.

Rezultati projekta so se začeli kazati leta 2007, ko je bilo treba popraviti manj podatkov, poslanih ob zaključku izkazov.

4.2. Potrjevanje lokalnih sistemov

Uporaba lokalnih informacijskih sistemov za računovodske namene je vir tveganj za kakovost podatkov, poleg tega pa prispeva še k večji zapletenosti postopkov. Generalni direktorati, ki uporabljalo lokalne sisteme, so odgovorni za kakovost in celovitost svojih računovodskih informacij ter za zagotovitev, da njihovi sistemi ostajajo skladni s sistemom ABAC. Ena izmed dolžnosti računovodje je potrjevanje računovodskih sistemov, ki so jih določili odredbodajalci. Zato morajo računovodje ugotoviti, ali ti sistemi in z njimi povezane kontrole izpolnjujejo določena merila, kar je treba opraviti s preverjanjem na kraju samem ali, če službe upravljajo manjše deleže proračuna, na podlagi vprašalnikov. Proučujejo se tudi bistvene spremembe teh sistemov. Letno poročilo povzema opravljeno delo in opisuje vprašanja, skupna veliko generalnim direktoratom.

Skupina za potrjevanje GD za proračun tudi spremlja kontrole v vseh generalnih direktoratih in službah, ki zagotavljajo, da se upoštevajo navodila, ki so bila pripravljena v okviru projekta računovodske kakovosti. Pregledi se zlasti opravljajo v zvezi z metodologijami za ločitev proračunskih let in izračuni, potrebnimi za zaključek računovodskih izkazov.

Leta 2007 je skupina izvedla program ocenjevanja osmih sistemov, ki so jih določili odredbodajalci za pripravo in utemeljevanje računovodskih informacij, kakor zahteva člen 61(1)(e) finančne uredbe. S tem je v obdobju 2005–2007 število služb, pri katerih so bili izvedeni pregledi na kraju samem, naraslo na trideset. Ti pregledi so zajemali večji del odhodkov Komisije.

Zelo veliko je bilo narejeno tudi v zvezi s spremljanjem vprašanj, ki so bila opredeljena v prejšnjih poročilih. Rezultati te raziskave so bili vključeni v splošno poročilo, ki vključuje leto 2007 in je bilo izdano na začetku aprila 2008. Službe so na splošno sprejele primerne ukrepe za obravnavo glavnih vprašanj, opredeljenih v preteklih letih.

Junija 2006 je začel veljati postopek, ki računovodji omogoča proučitev (in, če je zadovoljen, odobritev) predlaganih sprememb lokalnih informacijskih in upravnih sistemov. Na podlagi tega postopka je bilo proučenih in odobrenih 15 takšnih bistvenih sprememb med letom 2007.

Ko je bilo objavljeno zadnje poročilo o napredku, niso bili potrjeni še sistemi treh generalnih direktoratov (Urad za sodelovanje EuropeAid, GD za izobraževanje in kulturo in GD za zunanje odnose), prav tako pa je še vedno obstajal pridržek glede uporabe sistema ABAC Contracts v Skupnem raziskovalnem središču.

Pri Uradu za sodelovanje EuropeAid je bil na podlagi prej omenjenih izboljšav lokalni sistem potrjen, pridržek glede njegovega lokalnega informacijskega sistema pa je bil odpravljen leta 2008, saj je CRIS zdaj sistematično usklajen z osrednjim računovodskim sistemom. Skupno raziskovalno središče je naložilo vse svoje pogodbe za leto 2007 v osrednjo bazo podatkov (ABAC Contracts). Da bi Skupno raziskovalno središče izpolnilo svoje obveznosti, mora tja naložiti še pogodbe za leti 2005 in 2006.

Sistema GD za izobraževanje in kulturo ter GD za zunanje odnose še nista bila potrjena. Čeprav je bil v letu 2007 dosežen bistven napredek, zlasti izboljšave sistemov notranjih kontrol v GD za izobraževanje in kulturo in uspešen začetek uporabe sistema ABAC v delegacijah, ki je bil uveden s strani GD za zunanje odnose, je treba v obeh generalnih direktoratih še rešiti nekatera vprašanja.

5. RAZVOJ NA PODROčJU INFORMACIJSKIH TEHNOLOGIJ ZA SPLOšNI PRORAčUN

Načrt za razvoj informacijskih tehnologij je namenjen zagotavljanju informacijskega sistema s funkcijami, potrebnimi za zboljšanje finančnega računovodstva, kontrol in poročanja ter za boljšo integracijo različnih informacijskih modulov. Namen informacijske strategije je standardizirati uporabniške platforme, da se izboljša podpora uporabnikom in zmanjšajo stroški vzdrževanja.

Komisija je bila od leta 2005 aktivno udeležena pri omejevanju obdelave računovodskih podatkov na samo dve platformi, tj. SAP za ABAC Accounting in JAVA za ABAC Workflow. Srednjeročna strategija Komisije je, da vključi vse svoje računovodske procese v enotno platformo. Ta strateški načrt je nastal na podlagi načela „kupiti, če je mogoče, drugače razviti“ („buy-before-build“), ki daje prednost razpoložljivi programski opremi široke potrošnje pred razvojem aplikacij v ustanovi sami, ki so prilagojene njenim lastnim potrebam.

V okviru te strategije je GD za proračun za upravljanje svojega proračuna začel uporabljati modul SAP BCS, preskusil in analiziral je standardno rešitev SAP za upravljanje sredstev, analizira standardno rešitev za naročanje ter proučuje možnosti za novo uporabniško strukturo SAP. Napredek, dosežen pri vseh teh pobudah, je opisan v nadaljevanju, več podrobnosti pa je v Prilogi 1.

5.1. Izboljšave sistema ABAC

V obdobju od aprila 2007 do marca 2008 so bile za uporabo pripravljene tri različice sistema ABAC Workflow in z njim povezanih modulov. Glavne cilje teh različic lahko povzamemo na naslednji način: izboljšanje funkcionalnosti, ki podpirajo izvrševanje proračuna in upravljanje splošnega računovodstva, izvajanje podpore finančni uredbi, kakor je bila spremenjena leta 2007, in postopno preoblikovanje tehničnih temeljev, na katerih je oblikovan sistem ABAC.

- Modul ABAC Assets

GD za proračun je zmanjšal naložbe v modul ABAC Assets na osnovne dejavnosti vzdrževanja in manjših izboljšav (zlasti za delegacije EU). Načrtuje se, da bo postopno opuščanje modula ABAC Assets sovpadalo z uvedbo njegovega naslednika, modula ABAC SAM (glej točko 5.4. spodaj). Generalni direktorati teh dveh sistemov ne smejo uporabljati hkrati.

- Modul ABAC Contracts

V okviru začetnih dejavnosti v zvezi z modulom ABAC Contracts se ocenjuje izvedljivost vključevanja njegovih funkcionalnosti v skupni sistem ABAC na podlagi izkušenj, pridobljenih v GD za pravosodje, svobodo in varnost pri uvajanju SAP Grantor. Dokler ocena ne bo izvedena, so naložbe v modul ABAC Contracts omejene na nujno vzdrževanje.

- Enotno podatkovno skladišče

Težko je uskladiti podatke v dveh obstoječih skladiščih finančnih podatkov in nato te podatke uskladiti še z izkazi. Ti skladišči se postopno nadomeščata z enotnim podatkovnim skladiščem, ki je bilo oblikovano na podlagi računovodskih načel, pri čemer se predvideva, da bosta ukinjeni sredi leta 2009.

5.2. Postopek razvoja informacijskih tehnologij in struktura sistemov

Izboljšave v postopku razvoja informacijskih tehnologij se uvajajo z metodologijo za oblikovanje podatkov, ki jo podpirajo posebna orodja. Ta pristop zagotavlja, da so informacijski sistemi usklajeni z operativnimi postopki Komisije, da je vsa dokumentacija zbrana na enem mestu in posodobljena ter da je razvoj programske opreme učinkovit.

5.3. BCS („Budget Control System“ – kontrolni sistem za proračun)

Nova različica modula SAP FM, BCS, je aprila 2008 nadomestila različico FBS, ki se je uporabljala za centralno upravljanje proračuna, saj lahko vključi lokalne proračunske postavke, ki so potrebne, da se oddelkom zagotovi natančnejši sistem za upravljanje njihovih proračunov.

5.4. SAM („Supply and Assets Management“ – upravljanje dobave in sredstev)

GD za proračun v okviru svoje strategije za integracijo informacijskih sistemov skrbno analizira in razvija popolnoma integriran modul Supply and Assets Management, ki bo nadomestil sedanji modul ABAC Assets. Začetna različica modula Supply and Assets Management je bila GD za proračun in OIB predstavljena marca 2007 in na podlagi tega je bil sprejet prehod na naslednjo stopnjo. GD za proračun, OIB in OIL sta bila julija 2007 predstavljena popolna analiza koncepta in izdelani prototip. Na podlagi tega je bil sklenjeno, naj se začne uvajati novi modul. Potrebe vseh 12 služb, ki se ukvarjajo z upravljanjem sredstev, se bodo postopoma združile v SAM. Delo poteka, kot je bilo predvideno, urada OIB in OIL pa bosta postala prva uporabnika storitev novega modula konec leta 2008. Vse službe bi morale uporabljati SAM do leta 2011. Posebna pozornost bo namenjena posebnim potrebam GD za zunanje odnose.

6. UPORABA SISTEMA ABAC V DELEGACIJAH

Od januarja 2007 vse delegacije neposredno uporabljajo sistem ABAC, ki zdaj vključuje modul računov izločenih sredstev za poenostavljeno evidentiranje majhnih plačil (pod 300 EUR) in mehanizme za uskladitev računov in blagajne. Modul ABAC Assets je bil aprila 2007 prilagojen uporabi delegacij, tako da je celotna evidenca sredstev Komisije zdaj v sistemu ABAC.

V letu 2007 se je ta informacijski sistem zelo izboljšal, da bi se odpravile težave, o katerih so poročale delegacije, vključile pa so se tudi manjkajoče funkcije modula ABAC Assets.

Za delegacije je to pomenilo tudi kulturno spremembo od računovodstva na podlagi nastanka plačil na računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov, kar je daljnosežnejša sprememba od preprostega preoblikovanja informacijskih sistemov. Delegacije so morale pridobiti znanje in izkušnje na vseh področjih, to pa je treba zdaj pravilno uporabljati, preden se lahko potrdijo finančni sistemi GD za zunanje odnose (glej točko 4.2. zgoraj).

7. EVROPSKI RAZVOJNI SKLAD

Informacijska platforma za računovodske izkaze evropskega razvojnega sklada, ki se razlikujejo od tistih splošnega proračuna, se prav tako posodablja.

Spremembe sistema ABAC, potrebne za ERS, so bile v glavnem zaključene in preskušene do sredine leta 2006, vendar pa je bilo treba izvajanje novega informacijskega sistema (CRIS-ABAC-ERS) odložiti, zlasti ker je moral Urad za sodelovanje EuropeAid opraviti potrebne prilagoditve, da bo CRIS skladen s pravili računovodstva na podlagi nastanka poslovnih dogodkov za splošni proračun. Načrtuje se, da bi se novi informacijski sistem ERS začel uporabljati januarja 2009. Oba generalna direktorata si močno prizadevata, da bi se do roka opravilo vse potrebno.

Leto 2008 bi moralo biti zato zadnje leto, za katero se izkazi ERS pripravijo iz evidenc, ki niso v skladu z mednarodnimi standardi. Čeprav so novi informacijski sistemi še vedno v razvojni fazi, je bil zaključni račun ERS že od leta 2005 pripravljen v skladu z načeli računovodstva na podlagi nastanka poslovnih dogodkov.

8. IZVAJANJE SISTEMA ABAC V DRUGIH INSTITUCIJAH IN AGENCIJAH

Agencije in druge institucije lahko izbirajo med uporabo sistema ABAC ali katerim koli drugim sistemom. Za tiste, ki izberejo sistem ABAC, posebna projektna skupina, ki poroča neposredno računovodji Komisije, načrtuje, analizira in usklajuje vse dejavnosti, ki spremljajo uvedbo sistema ABAC, in sicer glede časovne razporeditve in virov.

V ABAC za vsako agencijo velja posebno finančno in računovodsko okolje, pri čemer ostaja računovodja teh agencij odgovoren za lastne zaključne račune in izvedbo plačil.

V letu 2007 je bilo s sistemom ABAC povezanih pet regulativnih agencij[3]. Leta 2008 bo sistem ABAC začelo uporabljati še devet agencij[4]. V letih 2009 in 2010 naj bi se s sistemom ABAC povezalo še najmanj dvanajst agencij ali organov. Modul SI2, ki ga ti organi trenutno uporabljajo, se postopoma ukinja, vzdrževal pa se bo, dokler ne bodo s sistemom ABAC povezani vsi organi.

9. SKLEPNE UGOTOVITVE

Nov računovodski sistem Evropske komisije je omogočil spoštovanje uradnih rokov, določenih za pripravo zaključnih računov, ki so pripravljeni na podlagi nastanka poslovnih dogodkov in ki v vseh pomembnih vidikih izpolnjujejo mednarodno sprejete računovodske standarde.

Projekt pa ne more počivati na svojih lovorikah. Računovodske in finančne procese je treba še nadalje zboljševati in razvijati. Trenutno najbomembnejši izzivi, ki jih je še treba obravnavati, so:

- nadaljevati ustrezno izboljševanje sistemov za zagotovitev, da generalni direktorati vse računovodske transakcije evidentirajo točno,

- zaključiti potrjevanje lokalnih sistemov GD za zunanje odnose ter GD za izobraževanje in kulturo,

- vključiti računovodske izkaze ERS v sistem ABAC in usposobiti osebje v 46 delegacijah,

- kar najbolj izboljšati integracijo informacijskih sistemov in, kadar je mogoče, združiti računovodske procese Komisije v enotno platformo,

- izboljšati finančno poročanje in poročanje o upravljanju,

- novim uporabnikom zagotoviti storitve na enaki ravni (npr. agencijam).

Projektni načrt za naslednji dve leti obravnava te cilje in Komisija ostaja zavezana k doseganju najvišjih računovodskih standardov v javnem sektorju.

GD za proračun v zvezi s temi vse težavnejšimi izzivi priznava, da je njegov trenutni računovodski sistem omejen, kar zadeva evidentiranje in poročanje o odhodkih in prihodkih splošnega proračuna, ter da mora nadalje izvajati svojo strategijo za upravljanje splošnega proračuna na enotni in standardni platformi z uporabo programske opreme, ki jo lahko dobavitelj redno vzdržuje.

Ta posodobitev bo trenutno računovodstvo operacij Komisije postavila pred preizkušnjo. Potreben bo odprt in fleksibilen pristop, vendar bo posodobitev pomembno prispevala k ohranitvi vodilne vloge Komisije pri računovodstvu v javnem sektorju v skladu z IPSAS.

[1] COM(2002) 755.

[2] Poročila z dne 30. junija 2003 (SEC(2003) 790), 31. decembra 2003 (SEC(2004) 118), 30. junija 2004 (COM(2004) 565), 31. januarja 2005 (COM(2005) 90), 31. marca 2006 (COM(2006) 358) in 31. marca 2007 (COM(2007) 343).

[3] FRA, Eurojust, Eurofound, CFCA in ECHA.

[4] Tri izvajalske agencije (TEN-T EA, ERCEA, REA) in šest regulativnih agencij (F4E, CEPOL, OSHA, ENISA, EMCDDA, CdT).