[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 5.8.2009

COM(2009) 419 konč.

POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU

Letno poročilo organu, ki da razrešnico, o notranjih revizijah, opravljenih leta 2008 (člen 86(4) finančne uredbe) {SEC(2009) 1102}

KAZALO

1. Uvod 3

2. Delovno okolje in revizijski načrt 3

2.1. Delovno okolje 3

2.2. Razvoj postopka notranje revizije 4

2.3. Izvajanje revizijskega načrta Službe za notranjo revizijo 4

2.4. Strinjanje revidirancev in zainteresiranih strani s priporočili ter njihova stališča 7

3. Glavne ugotovitve in priporočila 8

4. Sklepne ugotovitve 12

1. UVOD

To poročilo seznanja organ, ki da razrešnico, z delom, ki ga je opravila Služba Komisije za notranjo revizijo v skladu s členom 86(4) finančne uredbe. Poročilo temelji na poročilu Službe za notranjo revizijo v skladu s členom 86(3) finančne uredbe o ključnih revizijskih ugotovitvah ter v skladu s strokovnimi standardi o vprašanjih glede izpostavljenosti velikim tveganjem, kontrole in vodenja podjetij.

To poročilo temelji na leta 2008 dokončanih revizijskih in svetovalnih poročilih Službe za notranjo revizijo[1]. Obravnava samo revizijsko in svetovalno delo, povezano z generalnimi direktorati in službami Komisije ter njenimi izvajalskimi agencijami. Ne zajema dela Službe za notranjo revizijo v zvezi z drugimi agencijami ali organi.

Odzivi Komisije na ugotovitve in sklepne ugotovitve notranjega revizorja so zajeti v zbirnem poročilu o letnih poročilih generalnih direktorjev o dejavnostih. V tem zbirnem poročilu, ki je bilo sprejeto istočasno, je Komisija zavzela stališče do večsektorskih vprašanj, ki so jih zastavili notranji revizor, Evropsko računsko sodišče in organ, ki da razrešnico, ali ki sta jih v svojem preglednem poročilu opredelila Odbor za spremljanje poteka revizij in generalni direktor za proračun.

2. DELOVNO OKOLJE IN REVIZIJSKI NAčRT

2.1. Delovno okolje

V začetku leta 2008 so začeli veljati spremenjeni standardi notranjega kontroliranja. Generalni direktorati so bili naprošeni, naj izberejo standarde, ki jim želijo nameniti prednost, da bi prikazali učinkovitost. Na prošnjo več generalnih direktoratov je Generalni direktorat za proračun izdal smernice za oceno učinkovitosti sistemov notranje kontrole, da bi generalnim direktorjem pomagal pri tej nalogi.

Poleg tega je Generalni direktorat za proračun pregledal obstoječi sistem Komisije za obvladovanje tveganj, ki je bil vzpostavljen pred tremi leti in dvema mesecema.

Generalni sekretariat in Generalni direktorat za proračun sta uvedla spremembe v veljavna navodila za pripravo letnih poročil o dejavnostih, zlasti kar zadeva učinkovanje in dejansko uveljavljanje standardov notranjega kontroliranja ter poročanje o dogodkih, ki bi lahko ogrozili ugled Komisije.

Marca 2008 se je Komisija odločila, da sprejme vrsto ukrepov v zvezi z etičnostjo, vključno z obsežno razpravo na vseh generalnih direktoratih glede osnutka izjave o načelih poklicne etike in glede imenovanja predstavnika za etičnost na vsakem generalnem direktoratu.

Služba za notranjo revizijo je imela še naprej popolno podporo kolegija in Odbora za spremljanje poteka revizij, kar ji je omogočilo, da je pri opravljanju svojih nalog ohranila neodvisnost in objektivnost.

2.2. Razvoj postopka notranje revizije

Julija 2008 je bilo zaključeno zunanje ocenjevanje kakovosti Službe za notranjo revizijo, ki je potrdilo, da je revizijska dejavnost Službe za notranjo revizijo znotraj Komisije na splošno v skladu s standardi in Kodeksom etike Inštituta notranjih revizorjev. Ukrepi, sprejeti na podlagi te potrditve, so vključevali razmislek o podrobnejši opredelitvi narave revizije, količinsko oceno obsega revizije, okrepljeno načrtovanje revizij in oceno tveganj, ki dajeta prednost pristopu enotne revizije, ter ustanovitev skupine uporabnikov revizijskih poročil, ki je pripravila popravljeni obrazec za poročanje o notranjih revizijah.

Poleg tega z namenom, da bi se sprostila sredstva za dodatne revizije in povečal obseg revizij, nova strategija za nadaljnje ukrepanje zdaj temelji na pristopu, ki bolj upošteva tveganja, in je usmerjena samo na področja z visokim tveganjem ter se osredotoča na uresničevanje priporočil, opredeljenih kot „nujnih“ ali „zelo pomembnih“.

Služba za notranjo revizijo, mreža Auditnet ter Generalni direktorat za administracijo so v medsebojnem sodelovanju pripravili celovit program poklicnega usposabljanja za notranje revizorje. Ta program omogoča vsem notranjim revizorjem na Komisiji, da v skladu z okvirom strokovnega ravnanja Inštituta notranjih revizorjev v dveh ali treh letih razvijejo zahtevane spretnosti in se tako dobro pripravijo na opravljanje certifikacijskih testov, ki jih organizira Inštitut notranjih revizorjev.

2.3. Izvajanje revizijskega načrta Službe za notranjo revizijo

Strateški revizijski načrt Službe za notranjo revizijo za obdobje 2007–2009, pripravljen v tesnem sodelovanju z oddelki za notranjo revizijo, je bil posodobljen.

Delovni program za leto 2008 je bil skupaj izveden 89-odstotno, kar vključuje 100 % revizijskih nalog „C1“ (to so naloge, za katere je bilo v revizijskem načrtu, ki ga je potrdil Odbor za spremljanje poteka revizij, določeno, da jih je treba zaključiti do konca leta 2008): leta 2008 je bilo tako zaključenih 93 poročil (36 revizijskih poročil, 51 poročil o nadaljnjem ukrepanju, dva pregleda, eno svetovalno poročilo in tri pisma poslovodstvu)[2]. Njihovi povzetki so na razpolago v prilogi, skupaj s podrobnostmi o stopnji strinjanja revidirancev z njimi in, kadar so na razpolago podatki o tem, o stopnji uresničevanja priporočil.

Seznam zaključenih poročil Službe za notranjo revizijo |

GD | Revizijska naloga | Datum izdaje (leta 2008, če ni drugače navedeno) |

Upravni in drugi podporni sistemi |

ESTAT | nadaljnje ukrepanje pri lokalnem upravljanju informacijskih tehnologij* | 26.2. |

EPSO | pomoč pri samooceni predlaganega organigrama | 9.4. |

ECFIN | uveljavljanje izbranih standardov notranjega kontroliranja na GD ECFIN* | 11.4. |

OPOCE | javna naročila* | 7.5. |

OIL | ocena izbranih standardov notranjega kontroliranja | 19.5. |

ECFIN | nadaljnje ukrepanje pri lokalnem upravljanju informacijskih tehnologij na GD ECFIN* | 27.6. |

PMO | službena potovanja | 11.7. |

BUDG, SJ, AIDCO, EAC, INFSO, EACEA | izterjave | 7.10. |

DIGIT | skupna infrastruktura in storitve za podatkovna omrežja | 17.10. |

SCIC | nadaljnje ukrepanje pri finančnem poslovodenju in javnih naročilih | 3.12. |

ADMIN | spremljanje varovanja, ki ga zagotavlja ADMIN-DS | 11.12. |

SJ | lokalne informacijske tehnologije | 11.12. |

ADMIN, OIB, INFSO, RTD, SG, TRADE | etičnost na Komisiji | 12.12. |

DGT | nadaljnje ukrepanje pri upravljanju povpraševanja | 17.12. |

BUDG | pismo poslovodstvu o etičnosti na Komisiji | 19.12. |

SG, BUDG, ADMIN, DIGIT | pismo poslovodstvu o javnih naročilih v zvezi z informacijskimi tehnologijami in opravljanju storitev na Komisiji | 19.12. |

PMO | nadaljnje ukrepanje pri pravilnosti finančnega poslovodenja in izvajanju finančnih tokov | 22.12. |

ADMIN, AGRI, AIDCO, BUDG, COMM, COMP, DEV, EAC, ECFIN, ECHO, ELARG, EMPL, ENV, ESTAT, INFSO, JLS, JRC, SJ, MARE, MARKT, OLAF, OPOCE, REGIO, RELEX, RTD, SANCO, SG, TAXUD, TRADE | nadaljnje ukrepanje po potrditvi samoocene oddelka za notranjo revizijo s strani Službe za notranjo revizijo | različni datumi |

OLAF | informacijski sistem za boj proti goljufijam (AFIS) | 21.1.2009 |

OIB | nadaljnje ukrepanje po oceni izbranih standardov notranjega kontroliranja | 22.1.2009 |

OIB | nadaljnje ukrepanje pri upravljanju javnih naročil | 23.1.2009 |

Notranje politike |

PHEA | Izvajalska agencija za javno zdravje | 24.1. |

INFSO | upravljanje informacijskih sistemov za raziskave | 31.3. |

SANCO | nadaljnje ukrepanje pri uspešnosti in učinkovitosti ciklusa SPP/ABM | 1.4. |

TREN | nadaljnje ukrepanje pri uspešnosti in učinkovitosti ciklusa SPP/ABM | 11.4. |

EACI | nadaljnje ukrepanje pri EACI | 18.4. |

RTD | upravljanje informacijskih sistemov za raziskave | 22.4. |

EAC | drugi sklop nadaljnjega ukrepanja po poglobljeni reviziji | 25.4. |

RTD, INFSO, TREN, ENTR, DIGIT | pismo poslovodstvu o upravljanju informacijskih tehnologij za sedmi okvirni program med generalnimi direktorati | 26.5. |

COMP | nadaljnje ukrepanje pri uspešnosti in učinkovitosti ciklusa SPP/ABM ter upravljanja po dejavnostih | 29.5. |

MARKT | nadaljnje ukrepanje pri lokalnih postopkih za upravljanje informacijskih tehnologij | 17.6. |

ENV | upravljanje dnevnika CITL na GD ENV* | 10.7. |

JLS | nadaljnje ukrepanje pri upravljanju informacijskih tehnologij | 14.7. |

JLS | nepovratna sredstva iz Evropskega sklada za begunce z deljenim upravljanjem | 4.11. |

COMP | izterjave glob | 13.11. |

JLS | javna naročila v zvezi z informacijskimi tehnologijami | 17.11. |

INFSO | nadaljnje ukrepanje po naknadnih kontrolah (2006) | 8.12. |

EACEA | upravljanje in dodeljevanje nepovratnih sredstev ter sklepanje pogodb zanje | 11.12. |

RTD | nadaljnje ukrepanje po naknadnih kontrolah (2006) ter pri finančnih tokovih in finančnem poslovodenju (2007) | 11.12. |

TREN-TEN-T | revizija Izvajalske agencije za vseevropsko prometno omrežje (TREN-TEN-T) | 16.12. |

SANCO | nadaljnje ukrepanje pri velikih informacijskih sistemih | 21.1.2009 |

SANCO | upravljanje nepovratnih sredstev pri dejavnostih v zvezi z varnostjo hrane, zdravjem in dobrim počutjem živali ter zdravstvenim varstvom rastlin | 30.1.2009 |

Strukturni ukrepi |

REGIO | pregled finančnih popravkov in izterjav pri strukturnih skladih | 14.11. |

EMPL | pregled finančnih popravkov in izterjav pri strukturnih skladih | 14.11. |

REGIO | sistem notranje kontrole za upravljanje novega programskega obdobja za strukturne sklade – faza I | 19.11. |

EMPL | sistem notranje kontrole za upravljanje novega programskega obdobja za strukturne sklade – faza I | 19.11. |

REGIO | nadaljnje ukrepanje pri finančnih popravkih pri Kohezijskem skladu (2006) | 12.12. |

Zunanje politike |

AIDCO | drugi sklop nadaljnjega ukrepanja po poglobljeni reviziji | 20.6. |

AIDCO | postopki finančnega poslovodenja na direktoratu C v zvezi z delegacijami s prenesenimi pooblastili** | 30.6. |

AIDCO | finančno poslovodenje regionalnih projektov | 18.7. |

ELARG | nadaljnje ukrepanje po naknadnem kontroliranju | 18.7. |

ELARG | ocena pripravljenosti / uvajanje delegacij na Balkanu | 17.12. |

AIDCO | finančno poslovodenje glavnih programov na direktoratu B | 22.12. |

AIDCO, ECHO | nadaljnje ukrepanje pri izvajanju Okvirnega finančnega in upravnega sporazuma | 22.1.2009 |

RELEX | nadaljnje ukrepanje po naknadnem kontroliranju | 23.1.2009 |

* revizija / nadaljnje upravljanje, opravljeno skupaj z oddelkom za notranjo revizijo zadevnega generalnega direktorata

** revizija, ki jo je opravil oddelek za notranjo revizijo na GD AIDCO v sodelovanju s Službo za notranjo revizijo

2.4. Strinjanje revidirancev in zainteresiranih strani s priporočili ter njihova stališča

Leta 2008 so se revidiranci v 99,4 % primerov strinjali z revizijskimi priporočili.

Revizije Komisije in njenih izvajalskih agencij |

Priporočila | Strinjanje | Zavrnitev | V % | Skupaj |

Nujna | 0 | 0 | 0 | 0 |

Zelo pomembna | 150 | 2 | 46 | 152 |

Pomembna | 160 | 0 | 49 | 160 |

Zaželena | 15 | 0 | 5 | 15 |

V % | 99,4 | 0,6 |

Skupaj | 325 | 2 | 327 |

Na podlagi povratnih informacij revidirancev o obsegu in izvedbi revizij se je pokazalo, da je bila na lestvici od 1 (najvišje) do 4 (najnižje) njihova povprečna ocena 1,74 v primerjavi z 1,86 leta 2007 in 1,95 leta 2006. V novi anketi za zainteresirane strani z začetka leta 2009 je bilo ugotovljeno, da 90,8 % vprašanih meni, da ima Služba za notranjo revizijo jasno revizijsko strategijo, 83,1 % jih je menilo, da so bile revizije opravljene pošteno, objektivno in pravično, 61,5 % pa, da so priporočila Službe za notranjo revizijo neposredno koristna. Na splošno je 86,2 % vprašanih menilo, da delo Službe za notranjo revizijo prispeva h kakovosti sistemov upravljanja in kontrole na Komisiji.

3. GLAVNE UGOTOVITVE IN PRIPOROčILA

Etičnost

Revizija etičnega okvira Komisije na dveh horizontalnih in štirih operativnih generalnih direktoratih je pokazala, da je ta etični okvir primerno trden in popoln ter da so revidirani generalni direktorati pred kratkim sprejeli ali pa ravno sprejemajo vrsto dodatnih ukrepov za ozaveščanje o etičnem okviru ali za njegovo izboljšanje.

Z revizijo je bilo ugotovljeno, da je treba podrobneje pojasniti obstoječa pravila, vključno s tistimi o darilih, gostoljubnosti in sporočanju navzkrižja interesov, in sicer na podlagi smernic osrednjih generalnih direktoratov in okrepljenega spremljanja izvajanja.

Ozaveščenost celotnega osebja o tem, kakšne so njihove obveznosti, in sicer tako med zaposlitvijo na Komisiji kot po njej, in obveščanje osebja o ukrepih za uveljavljanje ustreznih predpisov se stalno izboljšuje.

Javna naročila in upravljanje nepovratnih sredstev

Načrtovani sklop revizij javnih naročil v zvezi z informacijskimi tehnologijami in opravljanja storitev se je zaključil z revizijo na enem operativnem generalnem direktoratu ter pismom poslovodstvu o javnih naročilih v zvezi z informacijskimi tehnologijami in opravljanju storitev.

Izboljšave na tem področju so bile osredotočene na krepitev osrednjega upravljanja, da se poskrbi za ustrezno podporo in svetovanje, boljše usklajevanje na ravni Komisije, da se zagotovita čim ustreznejša določitev prednostnih nalog in izbira ekonomsko najugodnejše ponudbe, ter večjo vključenostjo višjega vodstva na generalnih direktoratih v razvoj in spremljanje izvajanja nabavnih strategij.

Poleg poročil o javnih naročilih v zvezi z informacijskimi tehnologijami so bili postopki javnih naročil in/ali upravljanja nepovratnih sredstev obravnavani tudi v dveh naknadnih revizijah in treh novih revizijah. Težave, ugotovljene pri teh revizijah, so vključevale koncentracijo na majhno število pogodbenih izvajalcev (pri javnih naročilih v zvezi z informacijskimi tehnologijami), ki bi se lahko zmanjšalo s formalno strategijo oddaje javnih naročil zunanjim izvajalcem. Izkazalo se je, da ni priročnika za oddajo javnih naročil v prečiščeni različici, celovitega upravljavskega informacijskega sistema ter usklajene in popolne strategije za revizijo sredstev, poleg tega pa je treba natančneje opredeliti razpisne pogoje in tehnične specifikacije, ustrezneje spremljati izvajanje pogodb in o tem poročati ter bolje upravljati delovno obremenitev.

Izvajalske agencije

Ker se število izvajalskih agencij nenehno povečuje, se z njimi povezanim vprašanjem glede kontrole in revizije namenja vedno več pozornosti.

Leta 2008 so bile zaključene štiri revizije izvajalskih agencij, in sicer o sistemu notranje kontrole, o upravljanju in dodeljevanju nepovratnih sredstev ter sklepanju pogodb zanje, o upravnem proračunu ter o izterjavah[3]. Čeprav so bili na splošno rezultati dokaj pozitivni, je na ugotovitve močno vplivala dolgotrajna zagonska faza agencij, ki je povzročila, da ni bila upoštevana finančna uredba za izvajalske agencije (tj. načelo „štirih oči“) ali pravna podlaga (glede sestave usmerjevalnega odbora, objave proračunov in upoštevanja mednarodnih računovodskih standardov), da ni bilo mogoče prenesti osnovnih sredstev z „matičnega“ generalnega direktorata na njegovo izvajalsko agencijo ali da je bilo treba racionalizirati in uskladiti postopke matičnega generalnega direktorata.

Vprašanja glede informacijskih tehnologij

Obsežno revizijsko delo v zvezi z vprašanji glede informacijskih tehnologij (poleg tistega v zvezi z javnimi naročili) se je nadaljevalo z enim pismom poslovodstvu, šestimi revizijskimi poročili in petimi poročili o nadaljnjem ukrepanju.

Zaključenih je bilo pet poročil o nadaljnjem ukrepanju pri lokalnem upravljanju informacijskih tehnologij. V treh primerih so bili zadevni akcijski načrti skoraj v celoti izvedeni. Po drugi strani je v enem primeru pri skoraj polovici ukrepov iz akcijskega načrta prišlo do zamud, v enem primeru pa se je tretjina priporočil še vedno uresničevala.

V dveh novih poročilih je bilo obravnavano upravljanje informacijskih sistemov za raziskave. V enem se je izkazalo, da zlasti zaradi pomanjkanja usklajenih poslovnih postopkov ni mogoče dati razumnega zagotovila o revidiranih postopkih. Med pogostimi tveganji so bila tveganje zamud pri izvajanju projektov, tveganje, da sistemi mogoče ne bodo na razpolago, tveganje, da različni informacijski moduli ne bodo delovali, in varnostna vprašanja, kot so nezadostno varovanje informacijskega premoženja ter pomanjkanje kontrol za zaščito logične in fizične varnosti informacijskega premoženja. Ti dve reviziji sta razkrili tudi bolj sistemske pomisleke, ki jih ustrezni generalni direktorati zdaj obravnavajo, da bi razširili vlogo skupnega usmerjevalnega odbora za projekte informacijske tehnologije na nadzor nad vsemi skupnimi in deljenimi informacijskimi sistemi in projekti s področja raziskav ter razvili arhitekturo informacijskih sistemov, ki bo zagotavljala skladnost poslovnih postopkov in združljivost informacijskih tehnologij.

Skupno podatkovno omrežje je ena od sedmih skupnih informacijskih storitev, ki je v načrtih za neprekinjeno delovanje opredeljena kot nujna za celotno Komisijo. Čeprav bi bilo mogoče dati razumno zagotovilo za delovanje skupnega podatkovna omrežja, je treba izboljšati upravljanje tega omrežja (s krepitvijo obvladovanja sprememb konfiguracije omrežja in zagotovitvijo izčrpnega seznama storitev za uporabnike) ter ureditev logične varnosti (med drugim s sprejetjem centralnih varnostnih standardov in smernic za zagotavljanje varnosti sistema in njegovo neprekinjeno delovanje). Pri reviziji so bile odkrite upravljavske težave v okviru varnosti informacijskih sistemov, ki so povzročale znatne zamude pri pripravi izvedbenih pravil in dejanskem izvajanju nekaterih varnostnih ukrepov. Za odpravo teh težav sta bila na podlagi revizije priporočena zlasti natančnejša razjasnitev vlog direktorata za varnost pri Generalnem direktoratu za administracijo (ADMIN-DS) in Generalnega direktorata za informatiko v zvezi z informacijsko varnostjo ter tesno strukturirano sodelovanje med njima pri razvoju standardov informacijske varnosti z opiranjem na razpoložljivo strokovno znanje in izkušnje.

Izterjave in finančni popravki

Upravljanje izterjave neupravičeno izplačanih zneskov v okviru centraliziranega upravljanja[4] je bilo obravnavano pri revizijski nalogi na dveh horizontalnih in štirih operativnih generalnih direktoratih. Dana priporočila so se nanašala na vse faze v postopku izterjave: na več operativnih generalnih direktoratih so potrebna boljša orodja za spremljanje, ki bodo zagotavljala podrobnejše in pogosteje posodobljene informacije za odkrivanje neupravičeno izplačanih zneskov; bolj sistematično je treba izdajati in spremljati napovedi prihodkov za zagotovitev, da so izdani vsi nalogi za izterjavo, skupaj s skrbnim spremljanjem rokov za pošiljanje dopisov o predhodnem obvestilu in izdajanje nalogov za izterjavo; skrajšati je treba zamude pri postopkih izterjave, in sicer z bolj sistematičnim spremljanjem. V zvezi s tem je bila na eni izvajalski agenciji odkrita posebna težava: ker so izvajalske agencije samostojne pravne osebe in imajo zato lastne pravne enote, Komisija ni odgovorna, kadar agencija izda nalog za izterjavo ali kadar pogodbeni izvajalec spodbija odločitev, na kateri nalog za izterjavo temelji. V nekaterih primerih zato obstaja tveganje neuspešne izterjave neupravičeno izplačanih sredstev. Ker ni pravnih omejitev, se bo to tveganje odpravljalo s sklenitvijo dogovora o ravni storitev med izvajalskimi agencijami in pravno službo Komisije, ki bo opredeljeval pogoje, pod katerimi bo pravna služba Komisije agencijam zagotavljala pravno podporo pri postopkih izterjave.

Pri dveh pregledih so bili obravnavani finančni popravki in izterjave pri strukturnih skladih. Generalna direktorata, odgovorna za strukturne sklade, sta si močno prizadevala, da bi izpeljala ukrepe iz akcijskega načrta do zastavljenih rokov in Služba za notranjo revizijo je priznala, da so postopki za finančne popravke tako na ravni Komisije kot v zvezi s poročanjem držav članic zapleteni. V zadevni poročili so bila vključena vprašanja za razmislek glede potrebe po usklajenem pristopu za določitev trenutka, ko se knjižijo napovedi prihodkov, in glede postopka za četrtletno poročanje o finančnih popravkih Generalnemu direktoratu za proračun. Pregled nad vsemi morebitnimi finančnimi popravki, ki se trenutno še obravnavajo, in nad pravočasno izvedbo revizij, katerih rezultati se bodo uporabili v postopkih za finančne popravke, bo znatno povečal zmogljivost Komisije za spremljanje.

Pri reviziji izterjave glob niso bile odkrite nobene bistvene pomanjkljivosti pri učinkovitosti postopkov izterjave.

Urad za vodenje in plačevanje posameznih pravic (finančno poslovodenje in finančni tokovi)

Naknadna revizija finančnih tokov in finančnega poslovodenja na Uradu za vodenje in plačevanje posameznih pravic je pokazala, da priporočila niso bila ustrezno in učinkovito uresničena. Razlog za to so bile delno težave, ki so se pojavile pri delovanju novega informacijskega sistema za upravljanje poklicnega razvoja, pravic in plač (SYSPER2, IRIS in NAP). Še vedno je bilo namreč treba zagotoviti kakovost (točnost in popolnost) osebnih podatkov, združljivost zadevnih sistemov ter shranjevanje vseh potrebnih dokumentov, povezanih s posamezniki, v eni sami splošni podatkovni zbirki. Druga priporočila, ki še niso bila upoštevana, se nanašajo na potrebo po strožjih operativnih in naknadnih kontrolah ter skrbnejšem upravljanju osebne dokumentacije zaposlenih, po posodobljeni razpredelnici odgovornosti, prenesenih na podrejene, po dokumentiranju postopkov in kontrolnih seznamov ter po posodobljenih opisih dela.

Glede upravljanja povračil stroškov službenih potovanj je bilo na podlagi revizije priporočeno, naj se izboljša sistem predhodnih kontrol, da se zmanjša število napak, ter okrepi usposabljanje uradnikov, odgovornih za nakazila, da se izogne nepravilnemu ali večkratnemu povračilu. Vodstvo Urada za vodenje in plačevanje posameznih pravic je pripravilo akcijski načrt za obravnavo vseh teh vprašanj.

Varnost

Na podlagi revizije Službe za notranjo revizijo glede spremljanja varovanja na Komisiji, kot ga zagotavlja direktorat za varnost pri Generalnem direktoratu za administracijo, je bilo priporočenih več ukrepov, med drugim glede potrebe po izboljšanju regulativnega okvira in dvostranskih sporazumov, opredelitve vlog in odgovornosti lokalnih varnostnih uradnikov, postopka za pridobitev dovoljenja za dostop do tajnih podatkov, sistematičnega poročanja o varnostnih razmerah na Komisiji kot celoti ter varnostnih pravil za varstvo občutljivih netajnih podatkov. Rezultati te revizije bodo vključeni v vodstveni pregled varnostne politike na Komisiji.

Zunanje politike

Poročila o nadaljnjem ukrepanju na področju zunanjih politik so razkrila, da bi morala Komisija namenjati posebno pozornost uresničevanju preteklih priporočil za to področje[5].

Naknadna revizija Okvirnega finančnega in upravnega sporazuma je potrdila, da je bilo zaradi vztrajnih prizadevanj mogoče zaključiti pet od osmih priporočil. Vendar je še vedno nekaj zamud pri uresničevanju priporočil, zlasti še neuresničenega priporočila, naj se dogovori o dodatnih načinih, da se pridobi zagotovilo od Združenih narodov o uresničevanju priporočil.

Zaključene so bile tri nove revizije[6] zunanje politike, od tega dve z delno nezadovoljivim revizijskim mnenjem. V primeru revizije vodenja regionalnih projektov so bila razlog za to pomembna opažanja v zvezi s sekretariatom Južnoafriške razvojne skupnosti v povezavi z razmerami na delegaciji Evropske komisije v Bocvani. Druge odkrite težave so se nanašale na hudo pomanjkanje osebja, dolgo začetno fazo projektov, pomanjkanje racionaliziranih postopkov za evropski razvojni sklad in Južnoafriško razvojno skupnost, omejeno povezovanje nacionalnih in regionalnih elementov ter na splošneje potrebo po krepitvi mehanizmov spremljanja za skupno upravljanje v zvezi z regionalnimi organizacijami afriških, karibskih in pacifiških držav. V primeru revizije finančnega poslovodenja latinskoameriškega programa se je del, ki je bil v revizijskem mnenju – s katerim se revidiranec ne strinja – označen kot nezadovoljiv, nanašal na pomanjkljivosti v decentraliziranem upravljanju latinskoameriških delegacij: nezadostno predhodno oceno skladnosti s finančno uredbo in druge slabosti, ki bistveno zmanjšujejo zagotovilo, pričakovano od ključnih stopenj v kontrolah (npr. nezadostno spremljanje projektov in portfeljev ter slaba kakovost obveznih revizij projektov).

Nadaljnje ukrepanje

Kljub novi strategiji za naknadno ukrepanje, ki bolj upošteva tveganja, se je znaten delež revizijskega dela še vedno nanašal na naknadno ukrepanje. Ena od obsežnejših revizijskih dejavnosti je zadevala naknadno ukrepanje po zunanjem pregledu kakovosti na oddelkih za notranjo revizijo leta 2007. Rezultati so bili na splošno pozitivni: velika večina oddelkov za notranjo revizijo (26 od 29) mora zaključiti ali delno uresničiti samo še največ dve priporočili.

V preostalih naknadnih revizijah je bilo odkritih enajst primerov (ki so se nanašali na AIDCO, EAC, ECFIN, ELARG, OIB, PMO, RELEX, RTD in SANCO), ko ni bilo uresničeno več kot eno priporočilo. V petih od teh primerov (ki so se nanašali na OIB, PMO, AIDCO/ECHO in ELARG) je bil napredek pri uresničevanju priporočil nedvoumno nezadosten, saj ni bilo uresničenih več kot polovica priporočil.

Podrobnejše poročilo o napredku se pošlje Odboru za spremljanje poteka revizij dvakrat letno. V najnovejšem se je pokazalo, da je prišlo pri uresničevanju 29 % priporočil (dveh od treh nujnih in 41 od 147 zelo pomembnih) do zamude, daljše od šestih mesecev (v primerjavi s 25 % izpred enega leta – sedem od 14 nujnih in 37 od 138 zelo pomembnih priporočil).

4. SKLEPNE UGOTOVITVE

Na podlagi revizij in pregledov Komisije, ki so bili dokončani leta 2008, ter drugega s tem povezanega dela so bile oblikovane naslednje sklepne ugotovitve:

Sklepna ugotovitev 1: dosežen nov napredek, vendar potrebne nadaljnje izboljšave

Med izvajanjem revizij in pregledov ter med posvetovanji je Služba za notranjo revizijo opazila nove izboljšave sistemov notranje kontrole Komisije. Leta 2007 je bilo tako izdanih šest nujnih priporočil, leta 2008 pa nobeno. Število nezadovoljivih ali delno nezadovoljivih mnenj v poročilih o novih revizijah se je zmanjšalo s šest leta 2007 na štiri leta 2008. Vendar so še vedno potrebne nadaljnje izboljšave:

Še vedno je na primer mogoče izboljšati več vidikov finančnega poslovodenja:

- Dosežen je bil znaten napredek glede popolnosti in doslednosti statističnih podatkov Komisije o izterjavah / finančnih popravkih. Generalna direktorata za regionalno politiko in za zaposlovanje sta se v sodelovanju z Generalnim direktoratom za proračun na primer lotila priprave splošne razpredelnice finančnih popravkov (ki so bili že izvedeni ali se še izvajajo): to bo znatno okrepilo revizijsko sled večletnih kontrol pri deljenem upravljanju. Vendar je treba opozoriti na zaostanek glede nalogov za izterjave na področjih centraliziranega upravljanja. Torej je treba poenostaviti in skrajšati notranje postopke izterjave.

- Treba je ponovno oceniti, ali je ustrezno, da se tako za standardne finančne transakcije kot za nekatere še posebej zapletene ali zelo občutljive projekte uporablja 2-odstotna meja pomembnosti napake. Predlagani koncept „sprejemljivega tveganja napake“ – če in ko ga bosta potrdila Svet in Parlament – bi bil primernejši in bi v prihodnosti prispeval k zvišanju dosegljive stopnje razumnega zagotovila o finančnem poslovodenju na nekaterih področjih.

- Pozornost je pritegnila potreba po skrbnem spremljanju postopkov za oddajo javnih naročil, zlasti če je večji del dejavnosti, ki se oddajo zunanjim izvajalcem, oddanih majhnemu številu ponudnikov, saj to Komisijo izpostavlja tveganju tržne koncentracije.

V zvezi z varnostjo je bil dosežen znaten napredek in naknadne revizije so potrdile, da so težave, ki so se pojavile pri zagotavljanju, da so zadevne delegacije Komisije ustrezno opremljene za delo s tajnimi podatki EU, zdaj odpravljene. Ugotovitve iz revizij so prispevale tudi k splošnemu pregledu varnostne politike Komisije, ki je bil opravljen leta 2008.

Etičnim standardom je treba nenehno namenjati pozornost in vse leto so si sledile pobude na ravni generalnih direktoratov in na centralni ravni za nadaljnjo krepitev etičnega okvira Komisije in ozaveščanje osebja. Služba Komisije za notranjo revizijo še ni predložila revizijskega mnenja o etičnem okviru Komisije, saj bo sledila svojemu časovnemu razporedu ukrepov do konca leta 2010.

Za službe Komisije je pravočasno uresničevanje nujnih in zelo pomembnih priporočil vedno izziv. Odbor za spremljanje poteka revizij s pomočjo Službe za notranjo revizijo skrbi, da generalni direktorati poročajo o izvajanju svojih akcijskih načrtov. Izdaja opozorila, naslovljena na komisarje, ki so odgovorni za zadevne portfelje. Ta opozorila na splošno učinkujejo, kar pomeni, da se s tem izboljšuje nadaljnje ukrepanje in olajšuje ponovna ocena preostalih tveganj.

Sklepna ugotovitev 2: informacijske tehnologije

Obsežno revizijsko delo v zvezi z vprašanji glede informacijskih tehnologij je pokazalo, da je za uspešno izvajanje politik Komisije pomembno uspešno in učinkovito informacijsko okolje. Vedno pomembnejša so tudi okrepljena prizadevanja glede nadaljnjega ukrepanja na podlagi preteklih priporočil, celosten sistemski pristop, ki bo v vsakem trenutku omogočal popoln pregled nad razvojem dogodkov v zvezi z informacijskimi tehnologijami, in potreba po celoviti varnostni ureditvi, ki bo med drugim zagotavljala neprekinjeno delovanje. Ključna dejavnika uspeha sta tudi boljše vodenje projektov in boljši ponudniki storitev.

Sklepna ugotovitev 3: trdna in ustaljena revizijska kultura

Drugi zunanji pregled kakovosti Službe za notranjo revizijo je pokazal, da je služba v celoti skladna z „Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju“. Služba za notranjo revizijo je celovit in splošno sprejet pobudnik pozitivnih sprememb na Komisiji, ki skupaj z oddelki za notranjo revizijo pokriva vsa ugotovljena tveganja s strateškim revizijskim načrtom za obdobje 2007–2009.

Revizijski načrt Službe za notranjo revizijo se v glavnem osredotoča na finančno poslovodenje, vendar zajema tudi področja, kot so upravljanje (npr. etičnost), informacijske tehnologije, varnost in operativne dejavnosti (npr. uveljavljanje prava ES). Kot je navedeno v tem poročilu, revizijsko delo Službe za notranjo revizijo pomaga opozarjati na tveganja in področja, na katerih je mogoče obvladovanje tveganj izboljšati: zato je pomembno, da se kontroli nefinančnih tveganj še naprej namenja pozornost na celotni Komisiji.

[1] V to poročilo so vključena tudi nekatera poročila, katerih osnutki so bili pripravljeni leta 2008, dokončana pa so bila v začetku leta 2009.

[2] V to poročilo so vključena tudi nekatera poročila, katerih osnutki so bili pripravljeni leta 2008, dokončana pa so bila v začetku leta 2009.

[3] Glej poglavje o izterjavah.

[4] Revizija je zajemala tudi izterjavo pogojno vračljivih posojil (v zvezi s projekti v okviru programa MEDIA).

[5] V primeru drugega sklopa nadaljnjega ukrepanja po poglobljeni reviziji Urada za sodelovanje EuropeAid je za šest priporočil od 22 preteklo več kot leto od prvotno zastavljenega roka, v primeru nadaljnjega ukrepanja po naknadnih kontrolah na Generalnem direktoratu za širitev pa se je deset priporočil od 15 še vedno uresničevalo, dve pa sta bili preoblikovani v novo priporočilo.

[6] Eno revizijo je opravil oddelek za notranjo revizijo na Uradu za sodelovanje EuropeAid v sodelovanju s Službo za notranjo revizijo.