POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU O RAZVOJU VIZUMSKEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA (VIS) V LETU 2011 (predloženo na podlagi člena 6 Odločbe Sveta 2004/512/ES) /* COM/2012/0376 final */





POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU O RAZVOJU VIZUMSKEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA (VIS) V LETU 2011 (predloženo na podlagi člena 6 Odločbe Sveta 2004/512/ES) KAZALO POROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU O RAZVOJU VIZUMSKEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA (VIS) V LETU 2011 (predloženo na podlagi člena 6 Odločbe Sveta 2004/512/ES).................................................................................................................................................... 2 1........... Uvod.............................................................................................................................. 4 2........... Pravni okvir za sistem VIS.............................................................................................. 4 3........... Napredek v obdobju pregleda........................................................................................ 4 3.1........ Razvoj in preskusi centralnega sistema............................................................................. 4 3.2........ Razvoj sistema za ujemanje biometričnih podatkov.......................................................... 5 3.3........ Komunikacijski mehanizem VIS Mail.............................................................................. 5 3.4........ Priprava lokacij in omrežje.............................................................................................. 5 3.5........ Izročitev centralnega sistema francoskim organom (C.SIS).............................................. 6 3.6........ Načrtovanje držav članic na nacionalni ravni.................................................................... 6 3.7........ Začetek delovanja sistema VIS v severni Afriki............................................................... 7 3.8........ Začetek delovanja sistema VIS v drugih regijah............................................................... 7 3.9........ Statistični podatki........................................................................................................... 8 4........... Pogodba o vzdrževanju sistema VIS v delovnem stanju in razvojnem vzdrževanju............. 8 5........... Informacijska kampanja.................................................................................................. 9 6........... Upravljanje projekta..................................................................................................... 10 6.1........ Načrtovanje in proračun............................................................................................... 10 6.2........ Obvladovanje tveganja................................................................................................. 10 7........... Skupina Prijatelji sistema VIS....................................................................................... 10 8........... Sklepna ugotovitev....................................................................................................... 11 9........... Priloga: Delovne skupine za sistem VIS......................................................................... 12 9.1........ Odbor za SISVIS......................................................................................................... 12 9.2........ Sestanki vodij nacionalnih projektov sistema VIS.......................................................... 12 9.3........ Svetovalna skupina za preskuse.................................................................................... 12 9.4........ Skupina izvedencev za VIS Mail................................................................................... 12 1. Uvod Komisija v skladu s členom 6 Odločbe Sveta 2004/512/ES z dne 8. junija 2004 o vzpostavitvi vizumskega informacijskega sistema[1] Svetu in Evropskemu parlamentu podaja osmo poročilo o napredku pri razvoju vizumskega informacijskega sistema (VIS)[2]. Poročilo obsega dejavnosti, ki jih je Komisija izvedla med januarjem in decembrom 2011. 2. Pravni okvir za sistem VIS V skladu s členom 48 Uredbe VIS[3] je Evropska komisija 21. septembra 2011 sprejela Izvedbeni sklep o določitvi datuma začetka delovanja vizumskega informacijskega sistema (VIS) v prvi regiji (2011/636/EU)[4]. Za ta datum je bil izbran 11. oktober 2011 (glej točko 3.7). V obdobju poročanja je bila sprejeta tudi Uredba Komisije št. 977/2011 z dne 3. oktobra 2011 o spremembi vizumskega zakonika[5]. V letu 2011 niso bili sprejeti nobeni drugi pravni akti v zvezi s sistemom VIS. 3. Napredek v obdobju pregleda 3.1. Razvoj in preskusi centralnega sistema V obdobju poročanja sta bili uspešno zaključeni dve fazi preskusa, pri čemer je bilo v prvo fazo vključenih sedem sodelujočih držav, v drugo pa 16 (prvih sedem in dodatnih devet)[6]. Zaradi ponovitev nekaterih preskusov, s katerimi je bila dokazana stabilnost sistema, sta bili ti fazi preskusa zaključeni pozneje, kot je bilo prvotno načrtovano, vendar še vedno v obdobju poročanja. Na koncu je bilo za obe fazi preskusa ugotovljeno, da izpolnjujeta pogodbene zahteve. Na konzularnih predstavništvih, ki izdajajo vizume, v schengenskih državah v severni Afriki (Alžirija, Egipt, Libija, Mavretanija, Maroko in Tunizija) je sistem dejansko začel delovati 11. oktobra 2011. V skladu s spremenjenim Zakonikom o schengenskih mejah[7] so države članice dvajset dni po začetku delovanja, tj. 31. oktobra 2011, na vseh schengenskih mejnih prehodih sistem VIS začele uporabljati vsaj za preverjanje številke vizumske nalepke pri vseh vizumih. 19. decembra 2011 se je schengenskemu območju pridružil Lihtenštajn, ki se je uspešno povezal s sistemom VIS. 3.2. Razvoj sistema za ujemanje biometričnih podatkov V celotnem obdobju poročanja je sistem za ujemanje biometričnih podatkov, ki sistemu VIS zagotavlja storitve ujemanja prstnih odtisov, brez težav podpiral preskuse operativnega sistema (OST) in preskuse ustreznosti začasnega sistema (PSAT), ki se izvajajo v okviru sistema VIS. Sistem za ujemanje biometričnih podatkov je začel delovati hkrati s sistemom VIS, tj. 11. oktobra 2011. Petmesečno obdobje za ustreznost končnega sistema se je začelo dan pozneje. V obdobju med 11. oktobrom 2011 in 31. decembrom 2011 je bilo v sistem za ujemanje biometričnih podatkov shranjenih skupno 170 138 kompletov prstnih odtisov. Veliko večino teh prstnih odtisov so predložile Francija, Nemčija, Italija in Španija. Države članice so v svojih napravah za odčitavanje prstnih odtisov še naprej uporabljale pakete programske opreme, ki jih je zagotovil izvajalec sistema za ujemanje biometričnih podatkov. Nekatere države članice so v prvih mesecih občutno izboljšale kakovost prstnih odtisov. Vendar je treba kakovost prstnih odtisov, ki jih predložijo določene države članice, še vedno izboljšati. Poleg tega so države članice začele preverjati prstne odtise na mejnih prehodih, kar v skladu z Zakonikom o schengenskih mejah v triletnem prehodnem obdobju ni obvezno. 3.3. Komunikacijski mehanizem VIS Mail V zvezi z mehanizmom VIS Mail sta bila v obdobju poročanja dosežena dva pomembna mejnika. Prvi je začetek delovanja na konzularnih predstavništvih iz te regije, pri čemer se izmenja omejeno število sporočil o konzularnem sodelovanju glede produkcijske infrastrukture mehanizma VIS Mail. Drugi pomemben mejnik je dokončanje specifikacij za fazo 2 mehanizma VIS Mail. V tej fazi, ki se bo začela po začetku delovanja sistema VIS na svetovni ravni, bo mehanizem VIS Mail vključeval funkcije schengenskega posvetovalnega omrežja. Postopek za sprejetje izvedbenega sklepa Komisije v zvezi s specifikacijami se je začel ob koncu obdobja poročanja. Sestava VIS v odboru za SISVIS je 9. decembra 2011 dala pozitivno mnenje o osnutku specifikacij. Sklep naj bi bil sprejet v letu 2012 (glej točko 9.1). 3.4. Priprava lokacij in omrežje Romunija je bila z omrežjem sTESTA povezana v obdobju poročanja, Lihtenštajn pa je konec decembra 2011 začel dostopati do produkcijskega okolja. V obdobju poročanja so bile glavne dejavnosti v zvezi z omrežjem (a) zagotavljanje delovanja neobveznega „mehanizma za nadomestni način delovanja“ z glavne na pomožno lokacijo; (b) postavitev strežnika za protokol omrežnega časa za časovno sinhronizacijo med centralno lokacijo in lokacijami v državah članicah; (c) posodobitev omrežne tehnologije, s katero se je izboljšala stabilnost naprav za šifriranje; (d) preskus posredovalnika elektronske pošte za mehanizem VIS Mail; (e) postavitev komunikacijske infrastrukture za osebje C.SIS za sodelovanje z državami članicami; (f) postavitev spletnega portala za podroben pregled stanja omrežja, ki ga uporablja osebje C.SIS za dejavnosti spremljanja; ter (g) spremljanje omrežja sistema VIS med najpomembnejšimi fazami preskusov pred začetkom delovanja sistema VIS in takoj zatem. „Mehanizem za nadomestni način delovanja“ omogoča državam članicam z nadomestnim nacionalnim sistemom zveznost delovanja v primeru izpada nacionalnega sistema. „Vajo za preverjanje nadomestnega načina delovanja“ je do konca leta 2011 uspešno zaključilo skupno dvanajst držav članic. Leta 2012 se bo vaja nadaljevala za druge države članice, ki želijo izvesti to rešitev. 3.5. Izročitev centralnega sistema francoskim organom (C.SIS) Po uspešnem zaključku vseh faz preskusa je bila v obdobju treh tednov v septembru 2011 opravljena postopna izročitev centralnega sistema francoskim organom v Strasbourgu (C.SIS). Ta postopek je vključeval različna tehnična opravila na sistemu VIS in sistemu za ujemanje biometričnih podatkov, kot sta čiščenje podatkovne zbirke in poskusno delovanje različnih operativnih postopkov (npr. preklop, zaustavitev/zagon). V prehodnem obdobju, preden upravljalski organ (Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov na področju svobode, varnosti in pravice) 1. decembra 2012 prevzame svoje naloge, bo za vsakodnevno operativno upravljanje sistema skrbela Komisija. V skladu z Uredbo VIS lahko Komisija operativno upravljanje sistema VIS zaupa nacionalnim organom javnega sektorja iz dveh različnih držav članic. S francoskimi nacionalnimi organi je bila sklenjena pogodba o izvajanju storitev v zvezi z operativnim upravljanjem. Pogodbi sta bili sklenjeni tudi s Francijo in Avstrijo v zvezi z infrastrukturo na centralni lokaciji v Strasbourgu oziroma na pomožni lokaciji v kraju St. Johann im Pongau. 3.6. Načrtovanje držav članic na nacionalni ravni Poleg razpoložljivosti centralnega sistema VIS je bila operativnost sistema odvisna predvsem od napredka nacionalnih projektov. S pomočjo mehanizma za mesečno poročanje, razvitega v okviru skupine Prijatelji sistema VIS (glej točko 7), so vse države članice dosledno poročale, da napredujejo po načrtu za dosego ciljnega datuma za začetek delovanja v prvi regiji uvedbe (severna Afrika). Na področju preskusa skladnosti z nacionalnimi sistemi sta Češka in Grčija uspešno opravili preskus v prvem delu obdobja poročanja, s čimer se je zaključil krog preskusov skladnosti z vsemi schengenskimi državami. Tako kot leta 2010 so bili tudi leta 2011 opravljeni obiski v severni Afriki, katerih namen je bil „na kraju samem“ pridobiti informacije o ravni pripravljenosti v konzulatih držav članic, zlasti glede zmogljivosti zbiranja in pošiljanja biometričnih podatkov prosilcev za vizume v sistem VIS. V začetku oktobra 2011 so predstavniki Komisije in države članice, ki je predsedovala Svetu za pravosodje in notranje zadeve, odpotovali v Tunizijo (Tunis), Maroko (Casablanca in Rabat) in Libijo (Tripoli), kjer so se udeležili srečanj schengenskega sodelovanja na lokalni ravni ter obiskali lokalne konzularne objekte. Skupno je bilo obiskanih deset konzularnih predstavništev, pri čemer so bila oblikovana konkretna pravna in tehnična priporočila za konzularno osebje. 3.7. Začetek delovanja sistema VIS v severni Afriki Politični in pravni vidiki Na srečanju skupine Prijatelji sistema VIS 16. marca 2011 je več držav članic navedlo, da bi bile s tehničnega vidika sicer pripravljene na povezavo s sistemom VIS ob koncu junija 2011, vendar bi začetek delovanja v severni Afriki[8] raje prestavile na obdobje po poletju, ko je izdanih največ vizumov in ko se zamenja tudi konzularno osebje. Sprejeto je bilo soglasje o začetku delovanja 11. oktobra 2011. Člen 48 Uredbe VIS določa, da Komisija s sklepom določi datum začetka delovanja, ko a) Komisija objavi uspešen zaključek „celovitega“ preskusa sistema VIS, ki ga izvede z državami članicami, in b) vse države članice Komisijo obvestijo, da so pripravljene na posredovanje podatkov v centralni sistem prek nacionalnih vmesnikov in na povezavo s sistemom VIS na svojih konzulatih v prvi regiji uvedbe. V zvezi s prvim predpogojem so Komisija in strokovnjaki iz držav članic 7. julija 2011 menili, da je bil celovit preskus sistema z državami članicami uspešno zaključen. Dopis komisarke Malmström in rezultati preskusa so bili 7. oktobra 2011 posredovani Evropskemu parlamentu. V zvezi z drugim predpogojem so bile države članice pozvane, naj do konca julija 2011 predložijo obvestila o pripravljenosti. Prvo obvestilo je bilo predloženo 5. julija 2011, zadnje pa 2. septembra 2011. Na podlagi teh dveh dosežkov je Komisija 21. septembra 2011 sprejela Izvedbeni sklep o določitvi datuma začetka delovanja vizumskega informacijskega sistema (VIS) v prvi regiji[9]. Vidiki poslovanja 11. oktobra 2011 so se vse države članice uspešno povezale s sistemom VIS v severni Afriki. Prva med državami članicami je bila Švedska, katere transakcija je bila zabeležena ob 6.00 po UTC. Prvi dan so se na nacionalni ravni pojavile manjše tehnične težave, ki pa so bile zelo hitro odpravljene. Nemčija je kot prva država izdala vizum s prstnimi odtisi. Po 31. oktobru 2011 so države članice v skladu z Zakonikom o schengenskih mejah začele sistem VIS na zunanjih mejnih prehodih uporabljati za preverjanje številke vizumske nalepke. 3.8. Začetek delovanja sistema VIS v drugih regijah Več držav članic je izkoristilo možnost iz člena 48(3) Uredbe VIS, ki določa, da lahko sistem VIS poleg prve regije začnejo uporabljati tudi v drugih regijah, če o tem vnaprej obvestijo Komisijo. Madžarska je 30. junija 2011 Komisijo obvestila, da bo v okviru pilotnega projekta, sofinanciranega iz Sklada za zunanje meje, 11. oktobra 2011 začela zbirati prstne odtise prosilcev za vizume ter uporabljati sistem VIS v krajih Istanbul, Ankara in Chişinău. Švica je 12. julija 2011 Komisijo obvestila, da bo 11. oktobra 2011 začela uporabljati sistem VIS na območju Švice in za izdajo vizumov na zunanjih mejnih prehodih, vendar brez zbiranja prstnih odtisov. Estonija je 15. septembra 2011 Komisijo obvestila, da bo 11. oktobra 2011 začela uporabljati sistem VIS za izdajo vizumov na zunanjih mejnih prehodih, vključno z zbiranjem prstnih odtisov prosilcev za vizume. Estonija je 6. oktobra 2011 Komisijo obvestila tudi, da namerava 11. oktobra 2011 začeti uporabljati sistem VIS na vseh konzulatih, vendar brez zbiranja prstnih odtisov. Belgija je 7. oktobra 2011 Komisijo obvestila, da bo 11. oktobra 2011 na vseh konzulatih začela uporabljati sistem VIS, vendar brez zbiranja prstnih odtisov (razen na konzulatu v Conakryju, kjer je Belgija začela uporabljati sistem VIS 1. novembra 2011). Dve državi članici sta Komisiji obvestilo poslali po začetku delovanja sistema VIS zunaj severne Afrike. Nemčija je na primer Komisijo 12. oktobra 2011 obvestila, da je 11. oktobra 2011 začela uporabljati sistem VIS, vključno z zbiranjem prstnih odtisov, za izdajo vizumov na mejah. Islandija je sistem VIS za izdajo vizumov na svojih mejah začela uporabljati 11. oktobra 2011, njeno obvestilo pa je bilo prejeto 17. oktobra 2011. Čeprav se niso pojavile posebne težave, je Komisija države članice naknadno pozvala, naj jo dovolj zgodaj obvestijo o svojih namerah glede začetka delovanja sistema VIS pred zakonsko določenim datumom. Komisija je države članice tudi pozvala, naj se vedno dovolj zgodaj povežejo z delegacijami EU v zadevnih državah ter sprejmejo vse potrebne ukrepe za obveščanje prosilcev za vizume in lokalnih organov, zlasti če nameravajo zbirati prstne odtise prosilcev za vizume. Poljska je 19. oktobra 2011 Komisijo obvestila, da bo sistem VIS uporabljala v Bakuju, Erevanu in Kuala Lumpurju, pri čemer bo v okviru pilotnega projekta, sofinanciranega iz Sklada za zunanje meje, tudi zbirala biometrične podatke. Pilotni projekt se je začel 26. oktobra 2011, njegov zaključek pa je predviden za 31. maj 2012. 3.9. Statistični podatki Ob koncu obdobja poročanja je bilo s sistemom VIS uspešno obdelanih 299 648 vlog za izdajo vizuma. Od tega je bil za 229 124 vlog izdan schengenski vizum, 33 451 vlog pa je bilo zavrnjenih. Te številke se nanašajo na uporabo sistema VIS v severni Afriki in drugih delih sveta za države članice, navedene v prejšnji točki. Glede vložitve več vlog za izdajo vizuma s strani ene osebe je sistem VIS do konca obdobja poročanja zaznal 468 primerov domnevnega trgovanja z vizumi, v katerih je prosilec, čigar vloga za izdajo vizuma je bila zavrnjena, vložil novo vlogo. V enem od takih primerov je ista oseba na različnih konzularnih predstavništvih vložila pet vlog za izdajo vizuma. V dveh primerih so bile vložene štiri vloge, v sedmih pa tri. V preostalih 458 primerih so prosilci vložili po dve vlogi. V enem primeru so tri različna konzularna predstavništva lahko povezala vloge, ki so bile pri njih vložene v obdobju štirih tednov. 4. Pogodba o vzdrževanju sistema VIS v delovnem stanju in o razvojnem vzdrževanju Da bi Komisija zagotovila tehnično vzdrževanje pogojev za delovanje sistema VIS in sčasoma izboljšala njegovo delovanje, je ob upoštevanju vse večje količine podatkov, ki bodo vneseni v sistem VIS v prihodnjih letih, 14. julija 2011 objavila razpis za „vzdrževanje sistema VIS v delovnem stanju in razvojno vzdrževanje“. Do konca obdobja poročanja so bile zaključene naslednje faze postopka: sprejem začetnih vlog šestih kandidatov v prvi fazi (2. septembra 2011); izbor petih kandidatov za fazo tehnične ocene in predložitev tehničnih razpisnih pogojev kandidatom (sredina oktobra 2011); predložitev tehničnih ponudb s strani kandidatov (23. decembra 2011). 5. Informacijska kampanja Komisija je v sodelovanju z zunanjim izvajalcem in po posvetovanju z državami članicami pripravila informacijsko gradivo v angleščini, francoščini, nemščini, španščini, arabščini, kitajščini in ruščini, ki ga bodo države članice in Komisija uporabljale za informacijske kampanje pred začetkom delovanja sistema VIS in pozneje. Gradivo je bilo državam članicam razdeljeno poleti 2011. Poleg tega je bil pripravljen video, v katerem so razloženi novi vizumski postopki v sistemu VIS. Video je bil na voljo v več jezikih ter posredovan evropskim informativnim portalom in državam članicam. 11. oktobra je bila spletna stran Generalnega direktorata za notranje zadeve posodobljena z vsemi informacijami v zvezi s sistemom VIS. Kmalu po sprejetju Sklepa 2011/636/EU[10] je Generalni direktorat za notranje zadeve v Bruselj povabil veleposlanike Alžirije, Egipta, Maroka, Mavretanije in Tunizije. Namen srečanja je bil veleposlanikom podati podrobne informacije o začetku delovanja sistema VIS, da bi jih ti lahko posredovali svojim organom. Vprašanja veleposlanikov so se nanašala na področje uporabe izjem glede zahteve po zbiranju prstnih odtisov in oddajanja del zunanjim izvajalcem. Po srečanju je bilo veleposlanikom poslano obvestilo. Po teh srečanjih in po posvetovanju z državami članicami prek schengenskega sodelovanja na lokalni ravni so delegacije EU v regiji sprejele ukrepe za lokalno obveščanje severnoafriških organov. Vodja delegacije EU v Egiptu ter veleposlaniki Nemčije, Francije, Italije in Poljske so se z lokalnimi organi srečali 26. septembra 2011. Poleg tega je bilo 29. septembra 2011 na nemškem veleposlaništvu organizirano srečanje z egiptovsko poslovno skupnostjo, 4. oktobra 2011 pa je na francoskem veleposlaništvu potekala tiskovna konferenca. V zvezi z Libijo so predstavniki Komisije obiskali Tripoli med 27. in 29. septembrom 2011, pri čemer sta bila namen obiska med drugim srečanje s predstavniki libijskega ministrstva za zunanje zadeve in obveščanje o začetku delovanja sistema VIS. Delegacije EU iz Maroka in Alžirije so lokalnim organom poslale obvestilo. Na dan začetka delovanja sta bila organizirana dva tiskovna dogodka. V Bruslju je tehničnemu poročanju sledila tiskovna konferenca tiskovnega predstavnika komisarke Malmström. V Varšavi sta komisarka Malmström in poljski minister za notranje zadeve organizirala tiskovno konferenco, na kateri sta naznanila uspešen začetek delovanja sistema VIS. 6. Upravljanje projekta 6.1. Načrtovanje in proračun Skupne razpoložljive odobritve za prevzem obveznosti za sistem VIS so v letu 2011 znašale 31,2 milijona EUR, od katerih je bilo porabljenih 95,06 %. Zaradi zmanjšanega obsega storitev za podporo preskusom in preložitve plačil v zvezi z ustreznostjo končnega sistema na leto 2012 je bilo porabljenih samo 79,49 % plačilnih obveznosti. Proračunska vrstica za sistem VIS je 18 02 05. Sistem VIS || Razpoložljive odobritve za prevzem obveznosti || Odobritve za prevzem obveznosti za izvajanje || Skupaj v % || Razpoložljive odobritve plačil || Odobritve plačil za izvajanje || Skupaj v % P1 (posojila iz sklepa o financiranju sistema VIS iz leta 2011) || 21 200 000,00 EUR || 3 456 723,74 EUR || || 27 486 195,00 EUR || 22 037 191,85 EUR || P5 (posojila iz prispevkov Islandije, Norveške in Švice za leto 2011) || 1 298 209,85 EUR || || || 1 298 209,85 EUR || 0,00 EUR || P5 (posojila iz prispevkov Islandije, Norveške in Švice za leto 2010) || 8 703 298,00 EUR || 8 703 298,00 EUR || || 4 115 456,44 EUR || 4 115 456,44 EUR || Globalne obveznosti || || 17 500 000 EUR || || || || Skupaj || 31 201 507,85 EUR || 29 660 022 EUR || 95,06 % || 32 899 861,29 EUR || 26 152 648,29 EUR || 79,49 % 6.2. Obvladovanje tveganja Metodologija za obvladovanje tveganja se v obdobju poročanja ni spremenila. Komisija je vsak mesec določila najpomembnejša projektna tveganja (na centralni in nacionalni ravni) in jih predstavila državam članicam na mesečnih sestankih vodij nacionalnih projektov VIS. Pri tej nalogi je Komisiji pomagal njen izvajalec za zagotavljanje kakovosti. Tako kot v preteklem letu so o tveganjih razpravljali tudi v okviru skupine Prijatelji sistema VIS. Komisija je v sodelovanju z obema državama članicama, ki sta predsedovali Svetu za pravosodje in notranje zadeve, določila glavna tveganja in jih opredelila glede na njihov vpliv na projekt. Za vsako tveganje so bili opredeljeni ukrepi za ublažitev teh vplivov. Komisija je vzdrževala register na visoki ravni in spremljala izvajanje ukrepov. Ob koncu leta 2011 so bila največja tveganja naslednja: a) hitrejše izkoriščanje zmogljivosti sistema od predvidenega, ker so države članice sistem VIS začele uporabljati v drugih regijah pred načrtovanim postopnim začetkom delovanja; b) prenos centralnega sistema VIS s C.SIS na agencijo EU za upravljanje informacijskih sistemov ter c) kakovost prstnih odtisov med delovanjem. Za vsa tveganja so opredeljeni ublažitveni ukrepi, Komisija, države članice in glavni izvajalec za razvoj sistema pa tesno sodelujejo, da bi omejili vpliv teh tveganj na projekt. 7. Skupina Prijatelji sistema VIS Skupina Prijatelji sistema VIS se je v obdobju poročanja sestala osemkrat, in sicer štirikrat v prvem polletju in štirikrat v drugem. Tako kot v preteklih letih so neformalna srečanja visokih predstavnikov predstavljala forum, na katerem so lahko pregledno potekale razprave o vseh zadevah, povezanih s sistemom VIS. Dnevni red je v sodelovanju s Komisijo in generalnim sekretariatom Sveta določila država članica, ki je predsedovala Svetu za pravosodje in notranje zadeve. Teme so običajno vključevale obveščanje glede tehničnega stanja sistema VIS s strani Komisije, poročilo o tveganjih in rezultate mehanizma poročanja o nacionalnem napredku. Posebna pozornost je bila namenjena spremljanju nacionalnega napredka v prvi regiji uvedbe in pripravi informacijske kampanje. V drugem delu obdobja poročanja je država članica, ki je predsedovala Svetu za pravosodje in notranje zadeve, posodobila vprašalnike o nacionalnem napredku, da so ti zajeli tudi priprave na Bližnjem vzhodu in v zalivski regiji. Cilj je bil oceniti tehnično pripravljenost držav članic in njihov namen glede uporabe sistema VIS v teh regijah po začetku delovanja v severni Afriki. S tako zbranimi podatki je Poljska lahko odprla razpravo o skupnem trajanju postopkov v zvezi z začetkom delovanja na svetovni ravni. Razprava se bo nadaljevala v letu 2012. Opozoriti je treba, da se je kakovost odgovorov, ki so jih predložile države članice, v obdobju poročanja na splošno izboljšala. V nekaterih primerih pa so se pojavile razlike med informacijami o pripravah v severni Afriki in uradnimi obvestili o pripravljenosti v tej regiji, ki jih je prejela Komisija. Razlog za to je bila drugačna razlaga obvestil, ki pa ni povzročila težav. Poleg vprašalnikov na konzularnih predstavništvih so morale države članice redno pošiljati posodobljene informacije o pripravah na zunanjih mejnih prehodih in o pripravljenosti glede uporabe sistema VIS na mejah za izdajo vizumov. Tudi v zvezi s tem se je kakovost odgovorov v obdobju poročanja izboljšala in je omogočala učinkovito spremljanje stanja. Danska, ki Svetu predseduje v prvem polletju leta 2012, se je odločila za ohranitev tega mehanizma poročanja. 8. Sklepna ugotovitev Leto je zaznamoval uspešen začetek delovanja sistema v severni Afriki 11. oktobra 2011 z vsemi sodelujočimi državami. Od začetka delovanja sistem VIS deluje nemoteno, pri čemer vsi razpoložljivi statistični podatki kažejo, da države članice sistem uporabljajo v celoti. Izkazalo se je, da je sistem VIS uporaben tudi pri odkrivanju primerov, v katerih ena oseba na dveh ali več konzulatih vloži več vlog za izdajo vizuma. Komisija je redno obveščala odbor LIBE Evropskega parlamenta o napredku in stanju projekta VIS, s čimer bo nadaljevala tudi v prihodnje. 9. Priloga: Delovne skupine za sistem VIS 9.1. Odbor za SISVIS Sestava VIS v odboru za SISVIS[11] se je v letu 2011 sestala dvakrat, 23. junija in 2. septembra. Na prvem sestanku je Komisija predstavila delovni dokument o določitvi nadaljnjih regij za začetek delovanja sistema VIS, ki je bil predstavljen že na srečanju skupine Prijatelji sistema VIS 20. junija 2011. Glede na pozitiven odziv odbora bo Komisija nadaljevala s sprejetjem sklepa. Na drugem sestanku odbora so Komisija in delegati razpravljali o osnutku tehničnih specifikacij za komunikacijski mehanizem VIS Mail. Odbor je pozneje s pisnim postopkom podal pozitivno mnenje o osnutku izvedbenega sklepa. Komisija je začela notranje postopke za sprejetje sklepa. Oba sklepa naj bi bila sprejeta leta 2012. 9.2. Sestanki vodij nacionalnih projektov sistema VIS Komisija je v obdobju poročanja organizirala deset sestankov skupine strokovnjakov za vodje nacionalnih projektov držav članic, da bi razpravljali o stanju projekta VIS, podrobnih tehničnih vprašanjih, vprašanjih načrtovanja, tveganjih ter dejavnostih na ravni centralnih in nacionalnih projektov. 9.3. Svetovalna skupina za preskuse Svetovalna skupina za preskuse, svetovalna delovna skupina odbora za SISVIS (sestava VIS), se je v obdobju poročanja zaradi intenzivnih dejavnosti preskusov pogosto sestajala ali izvajala konferenčne klice. Svetovalna skupina za preskuse je zagotavljala uporabo strukturiranega postopka za obravnavanje in reševanje vprašanj v zvezi s preskusi ter Komisiji svetovala glede zaključka preskusa sistema VIS. Sodelujoči so podali priporočila o preskusih sistema VIS v vseh fazah preskusa, zlasti tistih, v katerih so neposredno sodelovale države članice. 9.4. Skupina izvedencev za VIS Mail Skupina se je v obdobju poročanja sestajala mesečno z namenom podpore izvajanju komunikacijskega mehanizma VIS Mail. Za leto 2012 je bilo dogovorjeno, da se bo skupina sestala vsaka dva meseca. Delo Komisije in držav članic v zvezi z mehanizmom VIS Mail poteka v sodelovanju z izvajalcem omrežja in ob podpori izvajalca za pomoč pri podpori in kakovosti. [1] UL L 213, 15.6.2004, str. 5. [2] Za sedmo poročilo glej Poročilo Komisije Evropskemu parlamentu in Svetu o razvoju vizumskega informacijskega sistema (VIS) v letu 2010 (COM(2011) 346 final z dne 14. junija 2011). [3] Uredba (ES) št. 767/2008 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 9. julija 2008 o vizumskem informacijskem sistemu (VIS) in izmenjavi podatkov med državami članicami o vizumih za kratkoročno prebivanje (Uredba VIS), UL L 218, 13.8.2008, str. 60. [4] Izvedbeni sklep Komisije z dne 21. septembra 2011 o določitvi datuma začetka delovanja vizumskega informacijskega sistema (VIS) v prvi regiji (2011/636/EU), UL L 249, 27.9.2011, str. 18. [5] UL L 258, 4.10.2011, str. 9. [6] V prvo fazo preskusa (preskusi operativnega sistema – OST) so bile vključene Nemčija, Estonija, Italija, Madžarska, Slovenija, Švedska in Norveška. V drugo fazo preskusa (preskus ustreznosti začasnega sistema – PSAT) so bile vključene navedene države ter Španija, Francija, Latvija, Litva, Poljska, Portugalska, Slovaška, Finska in Švica. [7] Uredba (ES) št. 81/2009 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 14. januarja 2009 o spremembi Uredbe (ES) št. 562/2006 glede uporabe vizumskega informacijskega sistema (VIS) v skladu z Zakonikom o schengenskih mejah, UL L 35, 4.2.2009, str. 56. [8] V skladu z Odločbo Komisije 2010/49/ES z dne 30. novembra 2009 o določitvi prvih regij za začetek delovanja vizumskega informacijskega sistema (VIS), UL L 23, 27.1.2010, str. 62, so prve tri regije za začetek delovanja sistema VIS severna Afrika, Bližnji vzhod in zalivska regija. Severna Afrika vključuje Alžirijo, Egipt, Libijo, Mavretanijo, Maroko in Tunizijo. [9] Glej opombo 4. [10] Glej opombo 4. [11] Ustanovljena na podlagi člena 51(1) Uredbe (ES) št. 1987/2006 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. decembra 2006 o vzpostavitvi, delovanju in uporabi druge generacije schengenskega informacijskega sistema (SIS II), UL L 381, 28.12.2006, str. 4.