[pic] | KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI |

Bruselj, 21.12.2005

KOM(2005) 668 končno

SPOROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU

POROČILO O NAPREDKU REFORME KOMISIJE PO ZAKLJUČKU REFORMNIH NALOG

SPOROČILO KOMISIJE EVROPSKEMU PARLAMENTU IN SVETU

POROČILO O NAPREDKU REFORME KOMISIJE PO ZAKLJUČKU REFORMNIH NALOG

1. UVOD

Leta 2000 je Komisija začela s projektom upravne reforme brez primere, ki je temeljil na predhodnih pobudah za posodobitev. Med svojim mandatom je postavila temelje za najbolj korenito preoblikovanje uprave od ustanovitve Komisije dalje, katerega namen je bil preoblikovati delovne metode, sisteme finančnega poslovodenja in kadrovsko politiko. Ukrepi so bili sprejeti na štirih področjih, ki so „stebri“ reforme: oblikovanje kulture, ki temelji na storitvah in učinkovitosti; strateško načrtovanje in oblikovanje programov; kadrovska politika ter revizije, finančno poslovodenje in kontrola. Ti ukrepi so temeljili na petih ključnih načelih: neodvisnosti, pristojnosti, odgovornosti, učinkovitosti in preglednosti.

Namen reforme je bil zagotoviti Komisiji nova upravna orodja in orodja za upravljanje, da bi v Evropski uniji prevzela večjo vlogo in imela večje pristojnosti ter se prilagodila spreminjajočemu se mednarodnemu okolju. Med reformo so bile obravnavane dolgoletne težave in pomanjkljivosti Komisije, ki so bile dokumentirane v notranjih in zunanjih poročilih ter študijah. Zunanje zainteresirane strani in splošna javnost so izrazili resne dvome o verodostojnosti Komisije. Komisija se je tako morala ponovno osredotočiti na svoje ključne dejavnosti in politične cilje. Za odpravo ugotovljenih slabosti je bilo treba vzpostaviti nov stabilen sistem finančnega poslovodenja, kontrole in revizije. Da bi v celoti izkoristili sposobnosti zaposlenih, je bila treba oblikovati sodobno kadrovsko politiko, za obravnavo potreb zunanjih zainteresiranih strani in osebja pa je bilo treba oblikovati kulturo, bolj usmerjeno v storitve.

To so bila glavna področja reforme, s katero se je temeljito spremenil način dela Komisije, tj. s prehodom iz bolj tradicionalne, centralizirane birokracije, usmerjene v obravnavo preteklih težav in izpolnitev preteklih obveznosti, na strukturo upravljanja, ki bolj temelji na rezultatih in se bo lahko odzvala na obstoječe in prihodnje izzive. Komisija ima na voljo instrumente za reformo, ki jih bo zdaj uskladila in izpopolnila, nato pa jih bo z vidika usmeritve v storitve poenostavila in s potrebno prožnostjo povečala njihovo učinkovitost.

S tem poročilom, ki zajema obdobje od februarja 2004 do danes, se je Komisija odzvala na posebno zahtevo Evropskega parlamenta iz njegove resolucije o zakonodajnem in delovnem programu Komisije za leto 2005[1], in sicer, da mu mora Komisija poročati o izvajanju reforme. Komisija to priložnost izkorišča za proučitev doseženega napredka in predstavitev svojega pogleda na razvoj na področjih strateškega načrtovanja, finančnega poslovodenja, upravljanja s človeškimi viri in delovnih metod v času svojega mandata.

2. PREGLED DOSEŽENEGA NAPREDKA

V obdobju, ki ga zajema to poročilo, so bili izpeljani vsi z reformo povezani ukrepi, ki jih je Komisija določila v Beli knjigi o reformi. Temeljni cilj reforme je bila uvedba nove, v storitve usmerjene kulture, da bi se Komisija lahko osredotočila na ključne dejavnosti in politične cilje ter tako svoje politike izvajala bolj učinkovito.

Za večjo preglednost in učinkovitost dejavnosti Komisije je bil vzpostavljen cikel strateškega načrtovanja in oblikovanja programov, ki vključuje postopek načrtovanja in proračunski postopek. Ta cikel temelji na upravljanju po dejavnostih, ki je temelj integriranega sistema Komisije za upravljanje, usmerjeno v rezultate.

Na področju upravljanja s človeškimi viri je bil dosežen napredek s sprejetjem novih kadrovskih predpisov, s katerimi je bil med drugim vzpostavljen linearni sistem poklicne poti, katerega namen je povečati motivacijo osebja in uporabo načela napredovanja glede na dosežke. Komisija je zagotovila stabilnost v obdobju širitve in nemoten prehod na nove kadrovske predpise, ki so začeli veljati 1. maja 2004.

Sistem finančnega poslovodenja se je posodobil s povečanjem pristojnosti in odgovornosti odredbodajalcev. Uvedba računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka v januarju 2005 je bila pomemben del te posodobitve. Poleg tega so bile vzpostavljene notranje kontrole in revizije za bolj učinkovito uporabo sredstev Skupnosti. Vsi ti instrumenti so bili vključeni v vsakodnevno upravljanje oddelkov Komisije, trenutno pa Komisija uvaja obdobje nadaljnje uskladitve.

Oblikovanje kulture, ki temelji na storitvah in učinkovitosti

Preglednost in odnosi z javnostjo

Z reformo sta se znatno izboljšali preglednost in učinkovitost Komisije pri odnosih z javnostjo. V kodeksu dobrega upravnega ravnanja so določena pravila za zagotavljanje visokokakovostnih storitev za javnost. K temu sodi tudi pravica vsakega posameznika, da se njegove zadeve obravnavajo nepristransko, pravično in v razumnem roku. V zvezi s preglednostjo dela Komisije so bili sprejeti različni ukrepi, vključno z oblikovanjem spletne strani z informacijami o strateškem načrtovanju Komisije, vsakodnevnih dejavnostih in doseženih rezultatih[2].

Število zahtev za dostop do dokumentov Komisije se je še naprej znatno povečevalo (za 70 % med letoma 2003 in 2004), odstotek odobrenih zahtev pa je ostal približno enak, tj. približno dve tretjini odobrenih zahtev. V primerjavi s prejšnjim letom se je leta 2004 število zadetkov na spletni strani „Preglednost in dostop do dokumentov“ potrojilo. 30. januarja 2004 je Komisija sprejela poročilo o izvajanju načel Uredbe o dostopu javnosti do dokumentov[3]. V poročilu je bilo ugotovljeno, da so bili cilji te uredbe izpolnjeni.

Upravljanje in boljša pravna ureditev

Upravna reforma je prispevala k cilju izboljšanja evropske uprave. Zlasti izvajanje sprememb, predvidenih v akcijskem načrtu Komisije o boljši pravni ureditvi iz junija 2002, npr. določitev načel in minimalnih standardov pri posvetovanju z javnostjo ter smernic za zbiranje in uporabo strokovnih nasvetov, je zdaj natančneje razloženo in se postopno vključuje v delovne metode Komisije[4]. Na spletni strani „Vaš glas v Evropi“ [5] lahko na primer posamezniki sodelujejo pri interaktivnem oblikovanju politike tako, da prispevajo k razpravam o nastajajočih političnih vprašanjih in se odzivajo na javna posvetovanja. Poleg tega je Prodijeva Komisija uvedla ukrepe za boljše vodenje postopkov za ugotavljanje kršitev zaradi neskladnosti s pravom Skupnosti. S pomočjo teh ukrepov pa Komisija izpolnjuje obveznosti iz medinstitucionalnega sporazuma o „boljši zakonodaji“, ki je bil podpisan decembra 2003.

Barrosova Komisija je za zagotovitev, da njeni predlogi izpolnjujejo najvišje standarde kakovosti in se oblikujejo na podlagi skrbne analize potencialnih učinkov teh ukrepov, v letnem delovnem programu Komisije ponovno poudarila pomen presoje vpliva pomembnejših zakonodajnih predlogov in predlogov, ki opredeljujejo politiko, zlasti v zvezi s presojo ključnih gospodarskih vplivov. S presojo vpliva in javnim posvetovanjem se bo kakovost predlogov še nadalje izboljšala (zato jih bosta Svet in Evropski parlament lahko sprejela hitreje)[6]. Odstotek izvedenih točk iz delovnega programa se je znatno povečal, tj. s 50 % na začetku mandata prejšnje Komisije na 70 % v letu 2004. Komisija namerava izvesti 90 % svojega delovnega programa za leto 2005.

Spremenjeni pristop glede presoje vpliva je določen v delovnem dokumentu služb Komisije Presoja vpliva: naslednji koraki za podporo konkurenčnosti in trajnostnemu razvoju [7] iz oktobra 2004, ki je bil nadalje potrjen marca 2005 v sporočilu Bolje oblikovani predpisi za rast in delovna mesta v Evropski uniji [8]. Junija 2005[9] je Komisija pregledala in potrdila tudi notranje smernice za presojo vpliva, ki na primer jasneje opredeljujejo način upoštevanja načel subsidiarnosti in sorazmernosti ter način ocenjevanja gospodarskih vplivov in vplivov konkurenčnosti. V smernicah je poudarjena tudi potreba po preučitvi političnih možnosti, da bi se izboljšali pogoji za podjetja in posameznike.

Komisija je septembra predstavila rezultate pregleda usklajenosti zakonodajnih predlogov, ki so še v obravnavi, kot je že marca napovedala v svojem sporočilu o bolje oblikovanih predpisih za rast in delovna mesta, ter izjavila, da namerava 68 predlogov umakniti. Oktobra 2005 je bila predstavljena nova faza programa Komisije za poenostavitev zakonodaje na podlagi rezultatov iz posvetovanja z zainteresiranimi stranmi in na podlagi bolj sektorskega pristopa. 1. junija 2005 se je začelo javno posvetovanje na spletu. K temu posvetovanju so bile še posebej povabljene države članice in ključne zainteresirane strani, da bi s predlogi za poenostavitev prispevale k izboljšanju poslovnega okolja in konkurenčnosti.

Po predstavitvi delovnega dokumenta služb Komisije o upravnih stroških marca 2005 in pilotni fazi v obdobju od aprila do septembra 2005 je Komisija predstavila svoje stališče glede skupne metodologije za merjenje upravne obremenitve, ki jo je treba pri presoji vpliva zakonodajnih pobud EU uporabiti v institucijah EU in v državah članicah.

Poenostavitev postopkov in delovnih metod

Poenostavitev postopkov in delovnih metod je dinamični vidik reforme, ki se je razvil bolje, kot je bilo predvideno v Beli knjigi. Uspešno se je zaključil začasni akcijski načrt[10], ki je vključeval ukrepe za poenostavitev postopka odločanja. Leta 2003 je bila izvedena obsežna sprememba priročnika o postopkih delovanja Komisije. Vsi ustrezni dokumenti v zvezi s poenostavitvijo so osebju Komisije na voljo na interni spletni strani, kjer ima osebje tudi možnost za povratne informacije in predloge.

V skladu z akcijskim načrtom EU e-Evropa je bil leta 2001 uveden akcijski načrt e-Komisija, katerega cilj je posodobitev notranjih upravnih postopkov Komisije, izboljšanje komunikacije med Komisijo in njenimi zunanjimi partnerji ter razvoj storitev, ki jih Komisija zagotavlja javnosti in podjetjem. Uvedene so bile že številne pobude za izvedbo glavnih spletnih rešitev na področju človeških virov in finančnega nadzora. Politika Komisije na področju upravljanja z dokumenti se trenutno preoblikuje v okviru obsežne pobude, imenovane e-DOMEC[11]. Digitalne tehnologije Komisiji omogočajo učinkovitejšo izmenjavo informacij ter s tem temeljito spremembo njenega načina komunikacije z različnimi civilnodružbenimi skupinami in njenimi partnerskimi institucijami. Oktobra 2004 je Komisija svoj akcijski načrt e-Komisija dopolnila z memorandumi o novem upravljanju IT in interoperabilnosti.

Delovne metode članov Komisije

Decembra 2004 so se člani Komisije dogovorili o številnih novih notranjih delovnih metodah, da bi se izboljšali koordinacija in priprava dela Komisije[12]. Med instrumente sodi tudi pogostejše sodelovanje skupin komisarjev pri notranji koordinaciji. Nove delovne metode so vključene v revidirana notranja pravila Komisije.

Zunanje izvajanje in upravni uradi Komisije

Komisija je v okviru Bele knjige o reformi oblikovala politiko v zvezi s prenosom izvajanja nalog iz določenih programov na zunanje izvajalske agencije. Namen tega je, da se viri zaposlenih v Komisiji osredotočijo na temeljne naloge Komisije in se cilji programov Skupnosti učinkoviteje dosežejo. Ustanovljene so tri izvajalske agencije, ki naj bi v celoti začele delovati do konca leta 2005/začetka leta 2006[13]. Priprave v zvezi z ustanovitvijo dveh drugih izvajalskih agencij dobro napredujejo[14].

Trije upravni uradi (PMO, OIB in OIL) so leta 2004 dopolnili svoje drugo leto delovanja in prešli iz prehodnega obdobja v obdobje usklajevanja. Po mnenju upravnih odborov teh uradov so glavni razlogi za njihovo ustanovitev v glavnem še vedno utemeljeni. Uradi so svoje načrte upravljanja uspešno izvedli; uporaba kazalnikov delovanja v letu 2005 bo omogočila bolj utemeljeno oceno delovanja teh uradov. Nadalje je treba pojasniti razdelitev pristojnosti med uradi in GD ADMIN na posameznih področjih.

Strateško načrtovanje in oblikovanje programov

Cikel strateškega načrtovanja in oblikovanja programov Komisije se tako kot drugi sistemi upravljanja, usmerjeni v rezultate, začne z opredelitvijo strategije in visokih ciljev, s katerimi se določita dodeljevanje sredstev in operativno načrtovanje, čemur sledijo faza izvajanja in faza spremljanja, naknadno poročanje in stalne izboljšave, ki temeljijo zlasti na ocenjevanju in reviziji. Med ciklom strateškega načrtovanja in oblikovanja programov so bile prednostne naloge politik postavljene v ospredje postopka odločanja, vključno z dodelitvijo sredstev. V letni strategiji politik so opredeljene politične prednostne naloge in ustrezne potrebe po virih, v predhodnem predlogu proračuna pa je predstavljena natančnejša zahteva za sredstva na podlagi informacij o uspešnosti po dejavnostih.

Instrumenti ABM so vključeni v delovne metode Komisije in se uporabljajo pri komunikaciji z drugimi institucijami. Vodilni delavci se morajo osredotočiti na izpolnitev prednostnih ciljev, določiti morajo s tem povezane ukrepe ter spremljati rezultate in o njih poročati. Več pa je treba storiti za povečanje vpliva instrumentov na politiko, vključno z bolj sistematično uporabo informacij o uspešnosti (cilji, merjeni s pomočjo kazalnikov), s čimer bi se izboljšalo vsakodnevno vodenje dejavnosti. Širše politično delovanje na tem področju bi Komisiji omogočilo, da v celoti izkoristi svoj sistem za upravljanje, usmerjeno v rezultate.

Na začetku jeseni 2004 je proračunski organ Komisiji predložil povratne informacije v zvezi z informacijami o uspešnosti , na podlagi katerih je bil utemeljen predhodni predlog proračuna v poročilu predsedstva Sveta[15] in v delovnem dokumentu Evropskega parlamenta[16]. Kljub prizadevanjem Komisije, da bi priporočila upoštevala, pa proračunski organ informacije o uspešnosti uporablja v omejenem obsegu, zaradi česar je bil vpliv reforme na sam proračunski postopek omejen.

Komisiji je zbirno poročilo za leto 2004 [17], sprejeto junija 2005, omogočilo preučitev notranjega upravljanja svojih oddelkov. Čeprav so ustrezne informacije načeloma na voljo v letnih poročilih o dejavnostih, v naknadnih vrednotenjih in drugih obveznih poročilih, pa se bo zunanje poročanje o uspešnosti politik izboljšalo, da bi bil na voljo tudi pregled dosežkov v zvezi s prednostnimi pobudami.

Strateški cilji za obdobje 2005–2009

Komisija je januarja 2005 predstavila svoje strateške cilje za obdobje 2005–2009 [18] in delovni program za leto 2005 [19]. Strateški cilji so usmerjeni v blaginjo, ki ima glede na povezanost z agendo za „rast in zaposlovanje“ iz lizbonske strategije poseben pomen, v solidarnost v razširjeni Uniji ter širitev teh ciljev zunaj Unije.

Predsednik Barroso je pri predstavljanju večletnih strateških ciljev in delovnega programa izrazil željo Komisije, da bi tesneje sodelovala s Parlamentom in Svetom pri uresničevanju skupnih ciljev. Zaradi te želje je bil kasneje spremenjen okvirni sporazum med Komisijo in Parlamentom, v katerem je bil poudarjen pomen rednega dvostranskega dialoga na najvišji ravni. Predsednik Barroso je znova poudaril tudi pomen komunikacije, poudaril pa je tudi, da je treba državljanom prisluhniti ter delovati za državljane in z njimi.

Kadrovska politika

Novi kadrovski predpisi, zadnji pomemben zakonodajni del reforme, so bili uradno sprejeti 22. marca 2004 in začeli veljati 1. maja 2004. Ta dogodek je zaznamoval zaključek dolge in naporne „faze prenove“, med katero je bil oblikovan nujen ureditveni okvir notranje reforme. Kadrovski predpisi so bili dopolnjeni s sprejetjem izvedbenih pravil v zvezi z osebno odgovornostjo osebja, strokovno nesposobnostjo ter pogodbenim in začasnim osebjem. Postopna odprava pomožnega osebja se je začela leta 2004, junija 2005 pa je EPSO objavil razpis za pogodbeno osebje, da bi oblikoval podatkovno bazo tega osebja. Poleg tega je bila po sklenitvi sheme za enkratno prenehanje delovnega razmerja (dégagement) in zaključku priprav na širitev izvedena prerazporeditev, da bi človeške vire dodelili na mesta, kjer jih oddelki najbolj potrebujejo.

Leta 2005 je bilo tretjič v celoti izvedeno letno ocenjevanje osebja po novem sistemu. Ker pa je ocenjevanje za osebje še vedno občutljiva zadeva, se je marca 2004 začelo temeljito zunanje ocenjevanje sistema. Cilj izvedbe tega ocenjevanja je bil zlasti izboljšati povezanost med dosežki in napredovanjem ter razlikovanje pri poklicnem napredovanju, pa tudi obravnavati vprašanja preglednosti.

S smernicami o mobilnosti se je izboljšal način upravljanja mobilnosti v Komisiji, razširjajo se dobre prakse, da bi se oblikoval sistem upravljanja poklicne poti, s pomočjo katerega lahko Komisija zagotovi, da je „prava oseba na pravem delovnem mestu ob pravem času“ in tako doseže učinkovitost. Čeprav so bile izkušnje v zvezi z mobilnostjo na splošno pozitivne, pa so bili v primeru občutljivih delovnih mest ugotovljeni nekateri negativni učinki obvezne mobilnosti, na primer izguba strokovnega znanja in pomanjkljivo poznavanje institucije, ki jih je treba odpraviti.

Usposabljanje je še naprej imelo ključno vlogo pri politiki Komisije na področju človeških virov. Skupno povprečno število dni usposabljanja na uradnika v letu 2004 je bilo 9,1 dneva, kar je znatno več od 6,9 dni v letu 2001. Splošni proračun za usposabljanje, ki se je po znatnem povečanju leta 2001, tj. za 63,3 %, enakomerno povečal v letih 2002 in 2003, se je leta 2004 še nadalje povečal za 37 %. Z ustanovitvijo Evropske šole za upravo januarja 2005 naj bi se dodatno povečal obseg usposabljanja v institucijah.

V oceni usposabljanja vodilnih kadrov in razvoja v Komisiji je bilo ugotovljeno, da je usposabljanje vodilnih kadrov, kot ga omogoča centralna enota Komisije za usposabljanje, celovito in ga udeleženci zelo cenijo. Do konca leta 2004 je približno 800 vodilnih delavcev opravilo program usposabljanja za srednje vodstvene delavce. Konec leta 2004 je bil oblikovan in uveden dopolnilni program, usmerjen v aktivno učenje. Leta 2004 se je začelo delo v zvezi z oblikovanjem programa za višje vodstvo in program vodenja za višje vodstvene delavce.

Komisija je v letih 2004 in 2005 sprejela tri sporočila v zvezi z zaposlovanjem osebja iz novih držav članic na vseh ravneh[20]. V njih so določeni metodologija in postopki, ki jih je treba uporabljati pri zaposlovanju višjega vodstva, ter splošna načela, ki jih je treba uporabljati v prehodnem obdobju. Poleg tega so bili v sporočilih določeni splošni cilji in cilji v zvezi z zaposlovanjem srednjih vodstvenih delavcev v posameznih oddelkih Komisije za leti 2004 in 2005. Cilji v zvezi z osebjem so bili v glavnem izpolnjeni, pri zaposlovanju vodilnih delavcev, zlasti srednjih vodstvenih delavcev, pa je prišlo do zamud, zato se to zaposlovanje natančno spremlja.

Komisija je sprejela četrti akcijski program za enake možnosti žensk in moških v Komisiji za podporo politiki Komisije na področju enakosti med ženskami in moškimi, predlaga pa tudi številne ukrepe, ki temeljijo na ključnih ugotovitvah zunanjega ocenjevanja, ki se je zaključilo konec leta 2003. Ti ukrepi so prispevali k izpolnitvi ciljev Komisije v zvezi z načrtovanim zaposlovanjem in imenovanjem žensk v letu 2005.

Revizije, finančno poslovodenje in kontrola

Glavne pobude na področju notranje kontrole

V letnih poročilih o dejavnostih oddelkov Komisije za leto 2004 je prikazano, da je bilo stanje na področju upravljanja in kontrole na splošno zadovoljivo. Poročila o dejavnostih vsebujejo „pridržke“[21], ki kažejo, da se najosnovnejše težave ponavljajo in rešujejo srednjeročno. V zbirnem poročilu za leto 2004[22], ki ga je Komisija sprejela junija 2005, je bilo stanje preučeno, določeni pa so bili tudi ukrepi za povečanje pristojnosti Komisije, njenih zmogljivosti za nadzor in njene odgovornosti, kot sta na primer „časovni načrt za integrirani okvir kontrole“ in metodologija obvladovanja tveganja na ravni celotne Komisije, kot je razloženo v nadaljevanju.

Po dogodkih v zvezi z Eurostatom je bila v kodeks ravnanja za komisarje iz leta 2004[23] vključena še vedno veljavna določba o tem, da je treba komisarje najmanj vsakih šest mesecev obveščati o težavah in tveganjih v zvezi s finančnim poslovodenjem, učinkovitostjo notranje kontrole in revizij ter v zvezi s vprašanji, ki jih sprožijo nadzorni organi ali organ, ki da razrešnico.

Od leta 2004 se pozornost namesto ocenjevanju skladnosti s predpisi in postopki namenja analizi učinkovitosti notranje kontrole[24] glede na glavne cilje v zvezi s kontrolo. Organizirani so bili tudi tečaji usposabljanja, da bi se izboljšal pristop v zvezi z notranjo kontrolo in obvladovanjem tveganja.

Glede obvladovanja tveganja so bili leta 2004 narejeni prvi koraki k skupnemu pristopu v okviru celotne Komisije: za sedem oddelkov Komisije je bil predlagan osnutek za pilotni okvir, na katerem naj bi temeljila ocena njihovih največjih tveganj in določitev s tem povezanih akcijskih načrtov pri pripravi letnih načrtov upravljanja teh oddelkov za leto 2005. Usmerjevalni odbor med službami od takrat dalje spremlja oblikovanje skupnega pristopa, ki ga je Komisija sprejela oktobra 2005.

Po sintezi letnih poročil o dejavnostih iz leta 2002 je bila vzpostavljena nova mreža za naknadni nadzor, da bi se določile smernice in med oddelki Komisije razširjale najboljše prakse[25]. Eden od ciljev vzpostavitve te mreže je dogovor o skupni terminologiji in tipologiji napak.

Kot je Računsko sodišče septembra 2005 navedlo v splošni pozitivni oceni Komisijinega okvira za vrednotenje, so oddelki Komisije še naprej razširjali in izboljševali svoje dejavnosti vrednotenja in v vse večjem obsegu obravnavali dejavnosti, ki ne sodijo na tradicionalno področje odhodkovnih programov (npr. politike in horizontalne teme). Na področju predhodnega vrednotenja je bil dosežen znaten napredek, zlasti na področjih, na katerih so bila taka vrednotenja izvedena hkrati s presojo vpliva. Na osrednji ravni je vse bolj pomembna priprava zelo zgoščenih dokumentov o ključnih točkah vrednotenj, da bi se povečal obseg uporabe podatkov iz vrednotenj.

Leta 2005 je Komisija sprejela načrt za integrirani okvir notranje kontrole[26] in pripravila s tem povezano poročilo o oceni razlik[27] med okvirom notranje kontrole v Komisiji in načeli kontrole, opredeljenimi v predlogu Računskega sodišča v zvezi z okvirom notranje kontrole Skupnosti (mnenje št. 2/2004). Namen teh dokumentov je omogočiti jasnejšo ureditev v zvezi z odgovornostjo in večjo zanesljivost pri izvrševanju proračuna Skupnosti ter organu, ki da razrešnico, in Evropskemu računskemu sodišču v okviru njegove letne izjave o zanesljivosti v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi, jasneje prikazati pravilno delovanje teh postopkov. Zaradi tega bo pri deljenem upravljanju potrebna dejavna udeležba držav članic.

Glavne pobude na področju finančnega poslovodenja in računovodstva

Leta 2004 so se začele priprave v zvezi s prehodom na računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka, ki naj bi se izvedel 1. januarja 2005. Novi računovodski sistem je v skladu z mednarodnimi računovodskimi standardi za javni sektor, ki jih je razvilo Mednarodno združenje računovodskih strokovnjakov (IFAC) in s pomočjo katerih lahko Komisija postane vodilna institucija na tem področju. Zaradi tega so bila v celotni Komisiji potrebna znatna prizadevanja, zlasti na področju informacijskih sistemov in usposabljanja ter registriranja pravnih oseb, računov, osnovnih sredstev, predfinanciranja in garancij za obstoječe ali prejšnje pogodbe. Kljub raznim praktičnim težavam, ki se še vedno obravnavajo, bosta posodobitev računovodskega sistema in s tem povezan razvoj po pričakovanjih prinesla številne koristi. Sem sodi tudi sposobnost spremljanja koncentracije sredstev Skupnosti pri opredeljenih izvajalcih, zaznavanja izpostavljenosti tveganju, povezanem z garancijami, boljše kontrole predfinanciranja in boljšega spremljanja plačilnih rokov ter priprave zanesljivejših računovodskih izkazov. Pri razvoju projekta je bila posebna pozornost namenjena varnosti podatkov in pravilom o dostopu. Ena od glavnih ugodnosti od leta 2005 dalje bo dostopnost računovodskih podatkov na integriranem sistemu, zlasti v zvezi s sredstvi in obveznostmi. Vsi ti ukrepi pomenijo znaten napredek pri obravnavi vprašanj, ki jih je v preteklih letih sprožilo Evropsko računsko sodišče.

Komisija je 3. maja 2005 sprejela predlog za revizijo finančne uredbe. Namen tega predloga je zlasti nadalje pojasniti načine upravljanja ter uskladiti stroške in koristi kontrol. V predlogu se poudarja odgovornost odredbodajalcev, da vzpostavijo ustrezne notranje kontrole za ugotavljanje tveganj, povezanih zlasti z javnim naročanjem ali donacijami. Prav tako odredbodajalcem omogoča, da potrdijo zaključne račune in izjavijo, da so bili ti računi pripravljeni v skladu z določbami o pripravi računovodskih izkazov ter z računovodskimi načeli, pravili in metodami.

Komisija je julija 2005[28] sprejela prvo spremembo izvedbenih pravil finančne uredbe. Ta v glavnem predvideva prenos nove direktive o javnem naročanju in oblikovanje prve rešitve v zvezi s vprašanji upravljanja, ki so jih glede pogodb nizkih vrednosti in donacij sprožile finančne enote. Obravnava tudi ugotovitve glede pavšalnih zneskov po izvedbi sinteze letnih poročil o dejavnostih za leto 2002. Videti je, da bodo v prihodnje stroški in koristi kontrol bolje uravnoteženi.

Glavne pobude na področju notranje revizije

Leta 2004 je Služba za notranjo revizijo v oddelkih Komisije izvedla vrsto temeljitih revizij, ocen tveganja in pregledov dokumentacije kot odziv na posebni ukrep iz Bele knjige o reformi. Poleg prvega cilja, tj. omenjenim oddelkom Komisije omogočiti neodvisno revizijo, sami Komisiji pa prvič od začetka reforme zagotoviti celovite povratne informacije, pa so te revizije Službi za notranjo revizijo dale tudi potrebno podlago za oblikovanje lastnega programa revizij, ki temelji na tveganju, v skladu s strokovnimi standardi in praksami.

Služba za notranjo revizijo je ugotovila, da se je izvedba standardov notranje kontrole izboljšala, da so finančni tokovi zaradi izvajanja nove finančne uredbe zanesljivejši, da so orodja za spremljanje načrtovanja in izvajanja (ABM) boljša ter da sta se na podlagi mednarodnih računovodskih standardov vzpostavila sodobno računovodstvo in finančno poročanje. Služba za notranjo revizijo je navedla tudi potrebo po namenjanju večje pozornosti učinkovitemu izvajanju standardov notranje kontrole in letnim načrtom upravljanja, potrebo po vzpostavitvi obvladovanja tveganja na ravni celotne Komisije ter po izboljšanju kontrol, nadzora in spremljanja uporabe notranjih postopkov in finančnega poslovodenja.

Novi odbor za spremljanje poteka revizij, ki mu predseduje podpredsednik Kallas, je z delom začel konec leta 2004. Njegov obseg dela se je povečal in odbor preverja tudi delo notranjih revizijskih enot (oddelek za notranjo revizijo). Odbor za spremljanje poteka revizij bo obravnaval tudi vprašanja v zvezi s postopkom razrešnice.

Komisija je januarja 2004 v poročilu o napredku reforme Službo za notranjo revizijo zaprosila, da dvakrat letno poroča o ključnih ugotovitvah revizij oddelka za notranje revizije. Do zdaj sta bili pripravljeni dve taki poročili, ki sta Komisijo opozorili na številna ključna področja tveganja v Komisiji, tako na oddelčni kot medoddelčni ravni.

Delovni odnosi med Službo za notranjo revizijo in notranjimi revizijskimi enotami v oddelkih Komisije so znatno napredovali. Notranji revizor predseduje mreži notranjih revizorjev Komisije, kar olajšuje izmenjavo informacij, vključno z načrtovanjem revizij, in si prizadeva za uskladitev metodologij in oblik poročanja. Ureditev za ocenjevanje kakovosti notranjih revizijskih enot in njihovih obveznosti v zvezi s poročanjem Službi za notranjo revizijo je bila poenostavljena. Služba za notranjo revizijo in oddelki za notranjo revizijo zdaj uporabljajo skupne minimalne standarde za poročanje o revizijah, zlasti v zvezi z ocenjevanjem revizijskih ugotovitev/priporočil.

3. RAZVOJ POLITIK V PRIHODNOSTI

Poenostavitev postopkov in delovnih metod je splošni cilj te Komisije. Odraža enoten pogled znotraj organizacije, in sicer, da so bile reforme nujne in da je na nekaterih področjih, kot je finančno poslovodenje, potrebna večja doslednost, da pa bi se lahko zdaj nekateri uvedeni ukrepi ob upoštevanju izkušenj poenostavili za dosego rasti produktivnosti, kar bi se lahko uporabilo pri temeljnih nalogah, na primer pri razvoju in izvajanju politik, ki podpirajo interese evropske javnosti.

Za Komisijo je komuniciranje eden od njenih strateških ciljev. Julija 2005 je sprejela „Akcijski načrt Komisije za boljše komuniciranje v Evropi“ z namenom, da se zagotovi jasno, celovito in pravočasno komuniciranje z javnostjo. Nedavna uvedba „Načrta D: demokracija, dialog, debata“ , s katerim so postavljeni temelji za poglobljeno razpravo o evropski prihodnosti, je zgled zaveze Komisije za boljše komuniciranje.

Opredeljena so bila številna področja za nadaljnji razvoj procesa strateškega načrtovanja v Komisiji, s čimer bi se učinkovito izboljšali preglednost, izvajanje in dodeljevanje sredstev ter izpolnile politične prednostne naloge.

Pri upravljanju s človeškimi viri je cilj nadalje opredeliti, uskladiti in prilagoditi kadrovske predpise in druge ukrepe reform ter zagotoviti nadaljnji razvoj administrativne kulture, usmerjene v storitve. Namen poenostavitve je povečati učinkovitost in zadovoljstvo osebja s poudarjanjem in večjim upoštevanjem potreb strank ter tudi s sprejetjem prožnejšega pristopa, kadar je to mogoče. Poleg tega bodo sprejeti ukrepi za večjo preglednost ter boljšo komunikacijo in dialog med osebjem in upravo za zagotovitev, da so politike na področju človeških virov in njegovi temelji dobro razumljivi.

Cilj Komisije je doseči rezultate v zvezi s svojimi političnimi cilji in prednostnimi nalogami in hkrati zagotoviti dobro finančno poslovodenje ter zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi. To pa pomeni ustrezno obvladovanje tveganja, ki je del vsake politične organizacije, in vzpostavitev integriranega okvira notranje kontrole z državami članicami, ki upravljajo približno 80 % proračuna Skupnosti. Jasno bi moral biti ocenjen tudi vpliv politik Komisije, poročanje o njenih dejavnostih in finančnih podatkih pa bi moralo biti pregledno in natančno. To bo možno doseči s poenostavljenimi in jasnejšimi pravili, zlasti pravili iz finančne uredbe, ter boljšo uravnoteženostjo med stroški in koristmi kontrol.

Oblikovanje kulture, ki temelji na storitvah in učinkovitosti

Preglednost in odnosi z javnostjo

Komisija je novembra 2005 sklenila v skladu z zavezami v svojem sporočilu o strateških ciljih za obdobje 2005–2009 in kot logično dopolnitev načrta D: demokracija, dialog in debata sklenila uvesti pobudo za preglednost v Evropi. Osnovni namen tega predloga je okrepiti zaupanje javnosti v evropske institucije, ki bi morale postati odgovornejše in dovzetnejše za javni nadzor. V začetku leta 2006 predvideva objava zelene knjige, s čimer se bo začela javna razprava o večji preglednost rabe sredstev Skupnosti, posvetovanju s civilno družbo in vlogi lobijev pri postopku odločanja. Komisija bo še naprej sprejemala ukrepe za večjo preglednost v razmerju do evropskih državljanov, vključno z ukrepi za lažji dostop do informacij s sodobnimi informacijskimi in komunikacijskimi orodji. V tem okviru bo pregledana tudi Uredba o javnem dostopu do dokumentov.

Upravljanje in boljša pravna ureditev

Komisija si bo še naprej prizadevala za boljšo pravno ureditev in poenostavitev zakonodaje ter svoja prizadevanja še okrepila. Na področju presoje vpliva si bo še naprej prizadevala za spremljanje in oblikovanje pristopa ob upoštevanju mnenj uporabnikov in drugih zainteresiranih strani. V začetku leta 2006 se bo začelo zunanje celovito ocenjevanje sistema Komisije za presojo vpliva. S pomočjo tega bodo opredeljene prednosti in slabosti celotnega pristopa. Vzpostavlja se tudi omrežje zunanjih strokovnjakov za predložitev podatkov o metodologiji presoje vpliva.

Komisija še naprej spodbuja Svet in Evropski parlament (v okviru obstoječega medinstitucionalnega sporazuma o boljši zakonodaji) ter države članice, da znatneje in hitreje poenostavijo in izboljšajo zakonodajno okolje. V okviru njenega novega pristopa k poenostavitvi zakonodaje je določen tekoči program za prihodnja tri leta. Vsebuje ciljno oceno zakonodaje EU na številnih področjih. V tem okviru bo Komisija dokončno oblikovala svoj odgovor na 15 prednostnih nalog Sveta v zvezi s poenostavitvijo, kot jih je novembra 2004 potrdil Svet za konkurenčnost.

Poenostavitev postopkov in delovnih metod

Trenutno že poteka delo v zvezi s poenostavitvijo finančnega poslovodenja in upravnih postopkov z osredotočenjem na vprašanja z vidika uporabnika. Med področja, na katerih bi se lahko izvedla poenostavitev, sodi tudi področje revizij in kontrole. Pri osrednjih in podpornih službah naj bi poenostavitev postala sestavni del njihovih običajnih dejavnosti („vključevanje“), službe pa naj bi se bolj osredotočile na vplive in administrativno obremenitev novih ali spremenjenih postopkov in delovnih metod na oddelke Komisije na enak način, kot Komisija izvaja svoj program boljše pravne ureditve. V ta namen bi se lahko oblikovale ustrezne metode presoje vpliva za notranje postopke. Pomembni viri informacij bodo raziskave mnenja osebja in elektronska posvetovanja na intranetu, na katerih bi lahko temeljili korektivni ukrepi.

Komisija je pred kratkim sprejela sporočilo[29] o tem, v kakšni meri bo e-Komisija prispevala k posodobitvi delovnih metod Komisije in izboljšanju storitev za osebje, nacionalne uprave, partnerje, podjetja in državljane, in s tem obnovila svojo zavezo uporabi e-Komisije in svojo namero, da uporabi tehnologijo za boljšo učinkovitost in preglednost. To je del lastnega prispevka Komisije k e-upravi v okviru širših ciljev oblikovanja na znanju temelječe družbe, ki spodbuja rast in nova delovna mesta. E-Komisija bo poskušala v okviru prihodnjih dejavnosti med drugim oblikovati raven politike in upravnih storitev, ki bo uporabnikom v Komisiji in zunaj nje na voljo v elektronski obliki, izvajati interoperabilne informacijske sisteme, ki izboljšujejo učinkovitost in zmanjšujejo raven podvajanj, ter povečati stopnjo varnosti IT.

Zunanje izvajanje in upravni uradi Komisije

Komisija je v svojem prvem sporočilu o finančni perspektivi za obdobje 2007–2013 poudarila potrebo po usmeritvi svojih dejavnosti v razvoj in spremljanje politik iz Pogodbe. Opredelila je „načela za upravljanje“ (manj neposrednega upravljanja, boljši nadzor izvajanja in večja stroškovna učinkovitost) in področja, na katerih bi se lahko predvidel prenos upravljanja programa na izvajalsko agencijo. Nekaj oddelkov Komisije trenutno preučuje možnost prenosa upravljanja na take izvajalske agencije. Ker pa še nobena izvajalska agencija ne deluje v celoti, bo treba ugotoviti, ali je ta možnost najbolj stroškovno učinkovita. Komisija bo izvedla izhodiščno oceno položaja v svojem zbirnem poročilu za leto 2005. Po treh letih delovanja bodo izvajalske agencije ocenjene v okviru zunanjega ocenjevanja. Možnosti za zunanje izvajanje se bodo preučile samo, če se lahko jasno določi stroškovna učinkovitost in če se vprašanja v zvezi z upravljanjem in kontrolo lahko zadovoljivo obravnavajo.

Poleg tega se bodo ugotovitve iz ocenjevanja delovanja upravnih uradov, ki se je začelo oktobra 2005, uporabile pri sprejetju ukrepov za izboljšanje delovanja teh uradov, natančnem opisu pristojnosti, kadar je to potrebno, ter preučitvi možnosti za nadaljnji razvoj medinstitucionalne razsežnosti uradov.

Strateško načrtovanje in oblikovanje programov

Glavne točke v zvezi s ciklom strateškega načrtovanja in oblikovanja programov so naslednje:

Oblikovanje večletne perspektive za strateško načrtovanje

Poudariti bi bilo treba večletno razsežnost cikla strateškega načrtovanja. LSP bo vključen v večletno perspektivo. Pri pripravah na LSP bodo v okviru večletnih ciljev ocenjeni pretekli dosežki. Razprava članov Komisije o usmeritvi LSP, ki so osrednje politično vodstvo v ciklu, se bo še nadalje okrepila z večjo koordinacijo med oddelki Komisije in podatki, ki jih ti predložijo pred razpravo, ter z usmeritvijo razprave v glavne politične rešitve.

Spodbujanje sistematičnega opredeljevanja ciljev

Komisija bo okrepila svoja prizadevanja za boljšo kakovost, večji pomen in boljšo opredelitev ciljev in kazalnikov ter za vzpostavitev večletnega določanja ciljev. Potreba po izpolnitvi prednostnih ciljev in poročanju o rezultatih bo nadalje vključena v administrativno kulturo. Posebna pozornost bo namenjena težavam, s katerimi se srečujejo oddelki Komisije pri oblikovanju kazalnikov, pomembnih za širšo javnost, in večji odgovornosti uprave in same Komisije v zvezi s temi težavami.

Nadaljnje izboljšanje postopka dodeljevanja sredstev

Informacijska podlaga in postopek odločanja pri dodeljevanju sredstev sta se v preteklih letih znatno izboljšala in se zdaj povezujeta s proračunskim ciklom. Kljub temu se bo zaradi nedavne usmeritve v pregled objektivnih meril in kazalnikov za ocenjevanje potreb po virih, delovne obremenitve in rezultatov ta postopek še nadalje izboljševal. Poleg tega bodo lahko nekatera namenska delovna mesta začasno dodeljena oddelkom pred razporeditvijo na druga prednostna področja, da bodo bolje upoštevane prednostne naloge Komisije, ko bodo doseženi predvideni cilji. Zato morajo informacije o uspešnosti postati pomemben element pri pripravi predhodnega predloga proračuna in pri nadaljnjem proračunskem postopku.

Boljše poročanje in obveščanje o uspešnosti politik

Obveščanje državljanov in drugih zainteresiranih strani o koristih ukrepov EU je ključna prednostna naloga Komisije, ki namerava bolj sistematično uporabiti kvantitativne in kvalitativne informacije o uspešnosti za povečanje svojih zmogljivosti za učinkovito obveščanje. Sem sodi tudi opredelitev ustreznih in razumljivih ciljev in kazalnikov. V okviru cikla strateškega načrtovanja in oblikovanja programov bodo morali oddelki Komisije jasno opredeliti glavne cilje za vsako področje politike in razložiti glavne politične izzive in dosežke tako, da bodo javnosti razumljivi.

Za boljšo uravnoteženost med poročanjem o uspešnosti politik ter o notranji kontroli in vprašanjih upravljanja bodo poročila o napredku pri doseganju strateških političnih ciljev vsako leto poslana Evropskemu parlamentu, Svetu in drugim zainteresiranim stranem. Obstoječe zbirno poročilo bo še naprej usmerjeno v vprašanja upravljanja in kontrole.

Kadrovska politika

Osebje Komisije je odgovorno za oblikovanje in izvedbo ukrepov politik in je nedvomno njen glavni adut. Uspešnost Komisije pri izpolnjevanju njenih strateških ciljev je zato resnično povezano s kakovostjo in inovativnostjo upravljanja s človeškimi viri (UČV). Čeprav se je UČV v Komisiji v preteklih letih znatno razvil, ga osebje na splošno in celo osebje, vključeno v UČV na lokalni ravni, še vedno vidi kot službo za kontrolo in spremljanje skladnosti.

Srednjeročno si bo Komisija prizadevala razviti UČV kot del svoje strategije za zagotovitev, da se človeški viri upravljajo na tak način, da lahko Komisija uresniči svojo agendo in izpolni svoje cilje. V tem okviru bi morala pomembnejšo vlogo imeti širša uporaba orodij IT, na primer uvedba e-življenjepisa , podatkovne baze s strokovnimi profili osebja Komisije.

Komisija si bo prizadevala nadalje povečati strokovno znanje zaposlenih na področju UČV, da bi izpopolnili funkcije in postopke pri UČV v oddelkih in v instituciji kot celoti. Bistveni elementi so večja usmeritev v storitve, stalno poenostavljanje, oblikovanje kulture, usmerjene v rezultate, in priznavanje individualne uspešnosti. Prav tako je srednjeročno dobro napredovalo tudi delo v zvezi z oblikovanjem posebnega akcijskega načrta za profesionalizacijo UČV.

Naslednji cilj je uveljavitev UČV kot strateškega partnerja za strateško usklajevanje človeških virov. UČV se bo nadalje razvil, da bo vključeval strateške postopke UČV, kot so načrtovanje uspešnih kadrov, organizacijski razvoj, načrtovanje bodočih kadrov, strateško načrtovanje virov itd.

Akcijski načrt za zaposlovanje strokovnjakov in oblikovanje specializiranega usposabljanja osebja, ki je bil predložen julija 2004 in je že vzpostavljen, se bo še naprej izvajal. Komisija bo sodelovala tudi pri delovnemu programu medinstitucionalnega Evropskega urada za izbor osebja, da se v okviru natečajev še naprej zagotovi ustrezno število uspešnih kandidatov, ki bodo zapolnili prosta delovna mesta.

Cilj Komisije je tudi doseči ravnovesje med decentralizacijo služb na področju UČV in zagotavljanjem dosledne uporabe kadrovskih predpisov in politik UČV. Zato bo moral GD ADMIN imeti dejavno vlogo pri spodbujanju, podpori in olajšavi uporabe skupnih praks UČV, istočasno pa omogočati večjo stopnjo prožnosti na lokalni ravni, kjer se lahko zaradi te prožnosti izboljšajo rezultati.

Napredek je bil dosežen glede razvoja politike v zvezi z dobrim počutjem na delovnem mestu, ki bi jo bilo treba dokončno oblikovati v bližnji prihodnosti. Na področju enakih možnosti bodo določeni uresničljivi cilji in sprejeti ukrepi za boljšo zastopanost obeh spolov. Nadaljevalo se bo delo v zvezi z oblikovanjem najprimernejših rešitev za sheme prilagodljivega delovnega časa in dela na daljavo za večjo uskladitev zasebnega in poklicnega življenja. Poleg tega Komisija trenutno preučuje načine za nadaljnje izboljšanje in poenostavitev obstoječih sistemov, kadar je to potrebno, za ugotavljanje uspešnosti, ocenjevanje in napredovanje osebja.

Revizije, finančno poslovodenje in kontrola

Glavne pobude na področju notranje kontrole

Prvi večletni cilj iz zbirnega poročila za leto 2004 je bil doseči učinkovito delovanje sistemov notranje kontrole in povečati ozaveščenost vseh oddelkov Komisije v zvezi z uporabo ustreznih konceptov in postopkov, zlasti z rednimi notranjimi kontrolami koordinatorjev za notranjo kontrolo. Osrednje službe bodo v zvezi s tem nadalje razvile smernice, o katerih bo razpravljala mreža koordinatorjev za notranjo kontrolo.

Glede obvladovanja tveganja je cilj za obdobje 2005–2006 okrepiti strukture in postopke na ravni posameznih generalnih direktoratov. Obvladovanje tveganja bo vključeno v postopek letnega načrta upravljanja za leto 2006, od leta 2006 dalje pa se bodo postopno razvijali osrednje smernice in orodja za različne vrste dejavnosti, projekte in postopke, s katerimi se ukvarja Komisija. Za leto 2007 se načrtujeta metodologija za obravnavo tveganja na ravni „družine“ in vključitev glavnih zunanjih partnerjev.

Z načrtom za integrirani okvir notranje kontrole namerava Komisija začeti postopek izboljšave obstoječega okvira notranje kontrole, da bo Komisija lahko Računskemu sodišču dala ustrezna zagotovila v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi. Med razpravo z državami članicami, Parlamentom in Računskim sodiščem Komisija izvaja notranja posvetovanja, da bi lahko v začetku leta 2006 oblikovala akcijski načrt, na katerem bo temeljil tak integrirani okvir. Omenjene ukrepe bo nato treba izvesti v prihodnjih mesecih in letih.

V zbirnem poročilu za leto 2004 je bil ponovno potrjen pomen naknadnega nadzora. Cilj je povečati učinkovitost in odgovornost z nadaljnjo uskladitvijo in boljšo usmeritvijo naknadnega nadzora v okviru strategij, opredeljenih na ravni družine. Na splošno bi morala stališča v zvezi z oceno razlik in načrtom za integrirani okvir notranje kontrole oddelkom zagotoviti strategije za nadzor, ki zajemajo predhodni in naknadni nadzor.

Komisija trenutno pripravlja novo sporočilo o oceni, katerega glavni namen je spodbuditi pripravo podatkov na podlagi ocene, ki se lahko uporabijo pri odločanju v zvezi s proračunom in strateškem odločanju. Namerava tudi uskladiti, pojasniti in poenostaviti obstoječe prakse in zahteve ocenjevanja, da bi dosegla čim večjo dodano vrednost ocenjevanja v okviru prednostnih informacijskih potreb Komisije.

Glavne pobude na področju finančnega poslovodenja in računovodstva

Spremenjena finančna uredba, o kateri trenutno poteka razprava z drugimi institucijami, in ustrezna izvedbena pravila, bi morali začeti veljati 1. januarja 2007 hkrati z novo generacijo osnovnih aktov za programsko obdobje 2007–2013.

Komisija je oktobra 2005 sprejela predlog za ločeno fazo poenostavitve izvedbenih pravil. V tej fazi namerava nadalje poenostaviti finančne postopke za oddelke Komisije ter za gospodarske subjekte in upravičence do donacij, zlasti v zvezi s pogodbami in sporazumi nizkih vrednosti ter zunanjimi ukrepi.

Bistvene prilagoditve za preusmeritev v novo računovodsko okolje so se zaključile konec leta 2004, zaključek prvega računovodskega leta na podlagi poslovnega dogodka pa poteka po načrtih. Še vedno pa je treba izvesti prilagoditve, da se upoštevajo te spremembe in se koristi sistema razširijo izven okvira računovodskih izkazov Komisije. Leta 2005 je na primer potekalo delo v zvezi z vključitvijo finančnih dejavnosti (posojila in zadolževanje), Evropskega razvojnega sklada in upravnih odobritev, ki jih upravljajo delegacije, v računovodski sistem; začele so se razprave v zvezi z možnostjo uporabe sistema Komisije v agencijah in drugih institucijah. Medtem je postala obvezna uporaba podatkovne baze pogodb Komisije za pogodbe, podpisane leta 2005, generalni direktorati pa potrjujejo otvoritvene bilance računovodstva na podlagi poslovnega dogodka. Hkrati se sprejemajo ukrepi za izboljšanje operativne učinkovitosti in varnosti sistemov IT.

Glavne pobude na področju notranje revizije

Službe Komisije za notranjo revizijo nameravajo okrepiti svoja prizadevanja za boljše izkoriščanje možnih sinergij med različnimi zainteresiranimi stranmi; izboljšati koordinacijo delovnih programov; nadalje razvijati metodologijo in spodbujati usklajevanje na ravni služb notranje revizije ter razširiti uporabo sistema za izvajanje revizij, ki temelji na IT.

Pred kratkim je bil uveden cikel ocenjevanja kakovosti notranjih revizijskih enot v oddelkih Komisije, ki ga izvaja Služba za notranjo revizijo in se bo zaključil leta 2006. Cilj tega celovitega ocenjevanja kakovosti, ki je v skladu s strokovnimi standardi, bo zagotoviti, da imajo oddelki Komisije na voljo kakovostne službe za notranjo revizijo, in vzpostaviti objektivno bazo, da se bodo lahko revizorji zanesli na rezultate drugih notranjih revizij.

Odbor za spremljanje poteka revizij širi svojo vlogo in krepi svoje zmogljivosti za učinkovito nadaljnje spremljanje priporočil na podlagi revizije.

Glede obsega uporabe in vrste svojih revizijskih dejavnosti bo Služba za notranjo revizijo te dejavnosti še naprej izvajala na področjih zunaj okvira finančnega poslovodenja in računovodstva. Sem sodijo načrtovanje in oblikovanje politike, izvajanje politike in dejavnosti spremljanja, kar ustreza strokovni praksi v smislu ocenjevanja in boljšega obvladovanja tveganja, kontrole in postopkov upravljanja[30]. Posebna pozornost bo namenjena tudi poenostavitvi in sorazmernosti z izvedbo bolj kakovostnih, ne pa številčnejših kontrol, ter z učinkovitim izvajanjem standardov notranje kontrole, in ne le zgolj z upoštevanjem teh standardov.

Glavne pobude v zvezi z uradom OLAF

Februarja 2004 je Komisija sprejela prvo serijo predlogov za spremembo uredb št. 1073/1999 in št. 1074/1999[31]. Po posebnem poročilu (št. 1/2005) Računskega sodišča[32] v zvezi z upravljanjem urada OLAF in javni obravnavi julija 2005 v Evropskem parlamentu v zvezi z okrepitvijo dejavnosti urada OLAF (odbor za proračunski nadzor) Komisija zdaj načrtuje predložitev novega zakonodajnega predloga na podlagi preteklih dosežkov in zlasti ob upoštevanju upravljanja in kontrole.

V preteklih letih je OLAF znatno okrepil svoje dejavnosti, tudi za službe Komisije, tj., da v zgodnji fazi preverja zakonodajne predloge glede možnosti goljufij.

4. SKLEPI

Notranje reforme, ki jih je Komisija začela leta 2000, so znatno prispevale k posodobitvi Komisije, vključno s spremembo njenih delovnih metod, postopkov in ureditev. To je bilo možno doseči z združenimi prizadevanji notranjih (osebje in uprava) in zunanjih (druge institucije) zainteresiranih strani. Barrosova Komisija meni, da so ključna načela, na katerih temeljijo ukrepi reform, še vedno dobra. Reforma kot taka se je zdaj zaključila in Komisija je odločena, da bo gradila na svojih dosežkih in zagotovila učinkovito, jasno in pregledno uporabo svojih finančnih in človeških virov, da bi olajšala kontrolo in pridobila zaupanje evropskih državljanov. Zavezana je izpolnitvi svojih strateških ciljev na področju blaginje, solidarnosti, socialne pravičnosti in varnosti ter širitvi jasne evropske usmeritve na mednarodnem prizorišču z osredotočanjem pozornosti na oblikovanje in učinkovito izvajanje svojih politik.

Da bi lažje dosegla te cilje, Komisija namerava:

- nadalje izvajati uskladitev, racionalizacijo in poenostavitev notranjih postopkov in delovnih metod za večjo učinkovitost in boljšo uravnoteženost med ravnijo tveganja in stroški kontrol;

- zagotoviti, da ta postopek postane del običajnega procesa stalnega učenja in organizacijskih izboljšav ;

- izboljšati preglednost, odgovornost in komunikacijo z evropsko javnostjo, drugimi institucijami EU in drugimi partnerji ter

- na politični ravni in na ravni osebja povečati ozaveščenost o novi upravljavski kulturi Komisije, ki temelji na pristojnosti, odgovornosti, neodvisnosti, boljši komunikaciji in dialogu.

[1] (P6_TA(2005)0053).

[2] http://europa.eu.int/comm/atwork/index_en.htm.

[3] COM(2004) 45.

[4] COM(2002) 275 in COM(2002) 278.

[5] http://europa.eu.int/yourvoice/index_en.htm.

[6] Od uvedbe presoj vpliva leta 2003 jih je Komisija izvedla že več kot 100.

[7] SEC(2004) 1377.

[8] COM(2005) 97.

[9] SEC(2005) 791.

[10] SEC(2000) 1757/6.

[11] e-DOMEC pomeni elektronsko arhiviranje in upravljanje z dokumenti v Evropski komisiji.

[12] SEC(2004) 1617/4.

[13] Izvajalska agencija za inteligentno energijo, Izvajalska agencija za program javnega zdravja in Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualni sektor in kulturo.

[14] To sta Izvajalska agencija za vseevropsko prometno omrežje in Izvajalska agencija za sedmi okvirni raziskovalni program iz COM(2005) 119.

[15] COMBUD 140/04, september 2004.

[16] DT/539456, avgust 2004.

[17] COM(2005) 256.

[18] COM(2005) 12, 26.1.2005.

[19] COM(2005) 15, 26.1.2005.

[20] SEC(2005) 811, SEC(2004) 253, SEC(2004) 1602.

[21] Opazne slabosti glede dobrega finančnega poslovodenja, zakonitosti ali pravilnosti transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi, za katere so bili uvedeni popravni ukrepi.

[22] COM(2005) 256.

[23] COM(2004) 93., Priloga 4.

[24] Standardi notranje kontrole, ki jih izvaja Komisija, v glavnem temeljijo na okviru COSO (the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).

[25] SEC(2004) 986, 12.7.2004, ukrepi v zvezi s sofinanciranjem.

[26] COM(2005) 252, 15.6.2005.

[27] Delovni dokument služb Komisije, 2.8.2005.

[28] Uredba (ES) št. 1261/2005, 20.7.2005 (UL L 201, 2.8.2005).

[29] „e-Komisija 2006–2010: omogočiti učinkovitost in preglednost“, C(2005) 4473.

[30] Standard učinkovitosti 2100 Inštituta za notranjo revizijo (IIA), http://www.theiia.org/?doc_id=1499.

[31] (COM(2004) 103 in 104).

[32] UL C 202, 18.8.2005, str. 1.