Resolucija Evropskega parlamenta

z dne 5. maja 2010

s pripombami, ki so del sklepa o razrešnici glede izvrševanja proračuna Evropske policijske akademije za proračunsko leto 2008

EVROPSKI PARLAMENT,

ob upoštevanju končnih letnih računovodskih izkazov Evropske policijske akademije za proračunsko leto 2008,

ob upoštevanju poročila Računskega sodišča o letnih računovodskih izkazih Evropske policijske akademije za proračunsko leto 2008, skupaj z odgovori akademije [1],

ob upoštevanju priporočila Sveta z dne 16. februarja 2010 (5827/2010 – C7-0061/2010),

ob upoštevanju člena 276 Pogodbe ES in člena 319 Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti [2], zlasti člena 185,

ob upoštevanju Sklepa Sveta 2005/681/PNZ z dne 20. septembra 2005 o ustanovitvi Evropske policijske akademije (CEPOL) [3], zlasti člena 16,

ob upoštevanju Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2343/2002 z dne 19. novembra 2002 o okvirni finančni uredbi za organe iz člena 185 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 [4], zlasti člena 94,

ob upoštevanju člena 77 in Priloge VI Poslovnika,

ob upoštevanju poročila Odbora za proračunski nadzor in mnenja Odbora za državljanske svoboščine, pravosodje in notranje zadeve (A7-0075/2010),

A. ker je bila akademija ustanovljena leta 2001 in s 1. januarjem 2006 spremenjena v organ Skupnosti v skladu s členom 185 finančne uredbe, za katerega se uporabljajo določbe okvirne finančne uredbe za agencije,

B. ker je Računsko sodišče v svojem poročilu o letnih računovodskih izkazih akademije za proračunsko leto 2006 izdalo mnenje s pridržkom glede zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij, saj postopki javnih naročil niso bili v skladu z določbami finančne uredbe,

C. ker je Računsko sodišče v svojem poročilu o letnih računovodskih izkazih akademije za proračunsko leto 2007 izdalo mnenje s pridržkom glede zanesljivosti računovodskih izkazov ter zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij,

D. ker je Parlament dne 23. aprila 2009 direktorju Evropske policijske akademije podelil razrešnico glede izvrševanja proračuna akademije za proračunsko leto 2007 [5] in v resoluciji, ki spremlja sklep Parlamenta o razrešnici, med drugim:

- izraža globoko zaskrbljenost, ker je Računsko sodišče odkrilo primere, ko so bila odobrena proračunska sredstva uporabljena za financiranje zasebnih odhodkov uslužbencev akademije,

- poziva akademijo, naj v skladu s finančno uredbo sprejme izvedbena pravila, vključno s pravili za zagotavljanje preglednosti postopkov javnih naročil,

- poziva Komisijo, naj pozorno spremlja izvrševanje proračuna akademije,

- ugotavlja, da je Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) sprožil notranjo preiskavo glede akademije,

E. ker je Računsko sodišče v svojem poročilu o letnih računovodskih izkazih akademije za proračunsko leto 2008 izdalo svoje mnenje brez pridržkov glede zanesljivosti računovodskih izkazov in mnenje s pridržkom glede zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij,

1. na splošno meni, da so odgovori akademije na pripombe Računskega sodišča ponovno neprimerni in predlagane rešitve presplošne in negotove, in da posledično organ za razrešnico ne more dobro oceniti, ali se je v prihodnje akademija zmožna izboljšati;

Strukturne težave

2. meni, da majhnost akademije postavlja pod vprašaj njeno sposobnost učinkovitega obravnavanja zapletenosti finančne uredbe in kadrovskih predpisov EU;

3. ugotavlja, da lokacija sekretariata akademije v Bramshillu, ki se nahaja približno 70 km iz Londona, predstavlja neugodnosti, zlasti glede zaposlovanja in pomanjkanja javnega prevoza;

4. se sprašuje, na kakšen način se bo novi direktor akademije soočil s temi strukturnimi težavami;

5. se sprašuje, ali ne bi bilo dobro razmisliti o priključitvi akademije k Europolu;

Upravljanje akademije in preglednost

6. meni, da fiksni stroški vodenja akademije niso zanemarljivi, saj upravni svet sestavlja 27 članov, agencija pa zaposluje le 24 uslužbencev (številke iz začetka proračunskega leta 2008);

7. ugotavlja, da akademija na svoji spletni strani ne objavlja informacij glede svojega upravnega odbora; zato kot sredstvo za povečanje preglednosti predlaga, da se na spletni strani akademije objavi seznam članov odbora in se pri tem navedejo njihovi podrobni kontaktni podatki;

Zanesljivost računovodskih izkazov

8. je zelo zaskrbljen, saj prilagoditve v času ročnega računovodskega sistema, ki se je uporabljal v obdobju med prenehanjem uporabe starega računovodskega sistema ( 23. maj 2008) in prehodom na nov sistem ABAC ( 14. julij 2008), niso bile izvršene pravočasno, in ker kakovost finančnih informacij o prenosih sredstev iz prejšnjega leta, o porabi namenskih prejemkov in o povezavi z določenimi zneski v bilanci stanja za leto 2007 ni bila jasna;

9. izraža zaskrbljenost, saj sta se v letu 2008 za upravljanje osnovnih sredstev uporabljala dva sistema, zato je akademija včasih imela dvojno evidentiranje sredstev, niso pa se uporabljale niti označbe niti enotne inventarne številke;

10. obžaluje, da – kot je Računsko sodišče opozorilo v opombah – zunanje podjetje do sredine leta 2009 še ni izvedlo naknadne kontrole (na osnovi ugotovitev Računskega sodišča v poročilu o proračunskem letu 2007, da so bila nekatera sredstva uporabljena za financiranje zasebnih izdatkov); zahteva, da akademija sprejme vse potrebne ukrepe za čim hitrejšo izvedbo te kontrole, da ta pomanjkljivost ne bo ponovno ugotovljena v poročilu o letnih računovodskih izkazih akademije za proračunsko leto 2009;

Pomanjkljivosti v postopkih oddaje javnih naročil

11. ugotavlja nepravilnosti v postopkih oddaje javnih naročil za pogodbo s ponudnikom v vrednosti približno 2 % operativnih odhodkov; zlasti ugotavlja, da je ta pogodba s ponudnikom temeljila na drugi vrsti okvirne pogodbe, ki je predvidena izključno za storitve usposabljanja; poleg tega meni, da pogodbene določbe akademiji omogočajo neomejeno podaljšanje pogodbe ali razširjanje njenega obsega;

12. podobno kot v preteklih letih poudarja, da mora akademija strogo spoštovati finančno uredbo in zakonodajo o javnih naročilih ES ter izboljšati finančno poslovodenje;

Neupoštevanje pravil za odhodke za organizacijo tečajev

13. meni, da je zaskrbljujoče, da je Računsko sodišče ugotovilo številne kršitve veljavnih upravnih in finančnih pravil, ki zadevajo odhodke za organizacijo tečajev in seminarjev, saj predstavljajo precejšen del (64 %) operativnih odhodkov akademije; ugotavlja, da te nepravilnosti zadevajo predvsem pomanjkanje dokazil o nastalih stroških, pomanjkanje potrdil o prisotnosti na tečaju, originalnih računov in dokumentov, potrebnih za povračilo stroškov namestitve, in pomanjkanje zahtevkov za podatke o potnih stroških za strokovnjake; poleg tega meni, da so odgovori akademije na pripombe Računskega sodišča in poročevalca na to temo zelo nejasni in posledično nesprejemljivi za organ za razrešnico; poziva akademijo, da se zaveže k izboljšanju teh razmer;

Prenos odobrenih proračunskih sredstev

14. je seznanjen z ugotovitvijo Računskega sodišča, da je bilo treba prenesti več kot 2700000 EUR (kar je 31 % celotnega proračuna akademije); je zaskrbljen, saj je takšno stanje v nasprotju z načelom enoletnosti in kaže na pomanjkljivosti akademije pri načrtovanju in nadzoru izvrševanja proračuna;

15. poziva akademijo, naj v prihodnje proračune vpelje diferencirana sredstva, namenjena za subvencije, da se izogne morebitnim razveljavitvam;

Druge nepravilnosti

16. je seznanjen, da je Računsko sodišče ugotovilo, da:

- v treh primerih ni bila prevzeta pravna obveznost (v skupni vrednosti 39500 EUR),

- v devetih primerih proračunska obveznost ni bila prevzeta pred pravno obveznostjo (v skupni vrednosti 244200 EUR); zato poziva akademijo, da se zaveže k izboljšanju tega stanja in o njem obvesti organ za razrešnico;

17. ugotavlja, da bi morala v prihodnjih letih razrešnica za izvrševanje proračuna akademije temeljiti tudi na uspešnosti poslovanja akademije med letom;

Potekajoča preiskava urada OLAF

18. ugotavlja, da je leta 2008 urad OLAF začel notranjo preiskavo akademije, potem ko sta Računsko sodišče in služba za notranjo revizijo odkrila porabo javnih sredstev za zasebne namene uslužbencev akademije; ugotavlja, da je akademija na zahtevo Parlamenta leta 2009 zagotovila informacije o uporabi prenosnih telefonov, o zagotavljanju pohištva za namestitev uslužbencev ter brezplačnega prevoza uslužbencev na letališča in železniške postaje; ugotavlja, da je po besedah akademije stanje v zvezi z zadevnimi zneski in izterjavo naslednje:

- uporaba prenosnih telefonov s strani uslužbencev: 3405 GBP za obdobje od aprila do decembra 2007, vsi stroški so bili izterjani,

- uporaba voznega parka s strani uslužbencev: 1157 GBP za obdobje od julija do decembra 2007; vsi stroški so bili izterjani; avtomobili so bili prodani,

- pohištvo: 6625 GBP za pohištvo, kupljeno v letu 2007; pohištvo je bilo medtem prodano,

- brezplačen prevoz uslužbencev na letališča in železniške postaje: za leto 2007 je bil ugotovljen znesek v višini 9508 GBP; sprožen je bil postopek za izterjavo;

19. poziva akademijo in Komisijo, naj organu za razrešnico nemudoma poročata o rezultatih preiskave urada OLAF;

Človeški viri

20. je zaskrbljen, saj so bili vse do zdaj začasni uslužbenci zaposleni za opravljanje finančnih dejavnosti; ugotavlja, da je akademija šele leta 2009 objavila prosto delovno mesto za zaposlitev notranjega koordinatorja za nadzor standardov in da so razgovori za to delovno mesto predvideni v začetku leta 2010;

Notranja revizija

21. potrjuje, da je služba Komisije za notranjo revizijo v svojem revizijskem poročilu navedla 13 priporočil (dve sta ocenjeni kot kritični in devet kot zelo pomembnih); ugotavlja, da so v glavnem povezana s spoštovanjem finančne uredbe o javnih naročilih, zavarovanjem upravljanja, imobilizacijo (inventarni sistem), upravljanjem delegacij (delegacije morajo imeti vse dokumente in jih je treba redno pregledovati), upravljanjem proračuna, s spoštovanjem računovodskih pravil in načel in s seznamom za preverjanje skladnosti ter dokumentacijo finančnih kontrol;

Akcijski načrt, ki ga mora sprejeti upravni odbor in vzpostaviti direktor akademije do 30. junija 2010

22. kot prvi ukrep zahteva, da upravni odbor hitro sprejme akcijski načrt za uresničitev ciljev, zastavljenih v prilogi k tej resoluciji; zahteva, da direktor akademije v sodelovanju s službo Komisije za notranjo revizijo in pristojnim generalnim direktoratom pripravi posebne ukrepe in časovni razpored za izvajanje tega načrta in jih predloži v sprejetje upravnemu odboru; zato zahteva, da služba Komisije za notranjo revizijo in pristojni generalni direktorat zagotovita vso potrebno pomoč pri opredelitvi kazalnikov, ki bodo omogočili, da se v rednih intervalih oceni napredek pri ukrepih, ki jih izvaja akademija; poleg tega zahteva, da akademija do 30. junija 2010 obvesti organ za razrešnico o posebnih ukrepih in sprejetih kazalnikih;

23. poziva Računsko sodišče, naj organu za razrešnico čim prej posreduje mnenje v obliki pisma o pripravi akcijskega načrta akademije;

24. sporoča, da so druge pripombe k sklepu o razrešnici, ki so horizontalne narave, zbrane v resoluciji z dne 5. maja 2010 [6] o uspešnosti, finančnem poslovodenju in nadzoru agencij.

[1] UL C 304, 15.12.2009, str. 124.

[2] UL L 248, 16.9.2002, str. 1.

[3] UL L 256, 1.10.2005, str. 63.

[4] UL L 357, 31.12.2002, str. 72.

[5] UL L 255, 26.9.2009, str. 157.

[6] Sprejeta besedila, P7_TA(2010)0139 (glej stran 241 tega Uradnega lista).

--------------------------------------------------

PRILOGA

Akcijski načrt, ki ga mora sprejeti upravni odbor in vzpostaviti direktor akademije do 30. junija 2010

NAČRTOVANJE PRORAČUNA

1. Cilj:

Izboljšanje proračunskega načrtovanja in spremljanja ter delovanja akademije.

Ukrepi:

Direktor določi večletni načrt, ki bo za čas njegovega mandata zajemal naslednja področja:

- predvidene storitve (rezultati in učinek),

- finančne potrebe in zadevne letne proračunske napovedi,

- človeški viri, potrebni za izvajanje predvidenih storitev,

- materialni viri, ki se uporabljajo za zagotavljanje predvidenih storitev.

SISTEMI NOTRANJE KONTROLE

2. Cilj:

Izboljšanje finančnega upravljanja dejavnosti akademije, vključno z dejavnostmi programov, ki se financirajo iz namenskih prejemkov (AGIS, ISEC in MEDA).

Ukrepi:

Revizija sistema finančnega upravljanja (sprememba sedanjih finančnih tokov), da bo bolj usklajen in učinkovit za različne dejavnosti akademije. Ta revizija je namenjena tudi nudenju finančnih informacij boljše kakovosti, ki jih zagotavljajo različni upravitelji programov.

3. Cilj:

Uradna potrditev vseh finančnih postopkov in novega računovodskega sistema v skladu s členom 43 okvirne finančne uredbe.

Ukrepi:

Odredbodajalec in njegovi pooblaščenci morajo uradno dokumentirati sisteme, ki so bili vzpostavljeni za posredovanje potrebnih finančnih informacij računovodji: računovodja mora potrditi te opise sistemov, da zagotovi kakovost finančnih informacij, ki so mu posredovane zaradi priprave letnih računovodskih izkazov.

4. Cilj:

Izboljšanje okolja za preverjanje odhodkov (točka 14 posebnega letnega poročila Računskega sodišča za proračunsko leto 2008).

Ukrepi:

Uradno sprejeti in izvajati postopke in/ali učinkovite sezname za kontrolo za zagotovitev, da so zahtevki za plačila, ki jih predložijo organi, ki organizirajo tečaje v imenu akademije, skladni z veljavnimi upravnimi in finančnimi pravili.

OSEBJE

5. Cilj:

Zapolnitev praznih delovnih mest, da se tako doseže "običajna" raven nezasedenih mest (na primer 5 %).

Ukrepi:

- Sprejeti in izvajati letne načrte za zaposlovanje med leti, ki jih zajema večletni načrt iz točke 1.

- Sprejeti in izvajati smernice na področju zaposlovanja.

6. Cilj:

Okrepitev kadrovske službe.

Ukrepi:

V enem letu je treba zasesti vsa trenutno prosta delovna mesta (oziroma, ki jih zasedajo zaposleni preko agencij za zaposlovanje) z začasnimi uslužbenci.

JAVNA NAROČILA

7. Cilj:

Izboljšanje pogojev za nadzor javnih naročil.

Ukrepi:

- Sprejeti in uporabljati priročnik o postopkih za javna naročila in sezname za kontrolo, da se tako zagotovi izbor primernih postopkov in njihovo pravilno izvajanje.

- Sprejeti in izvajati letni načrt za nabavo blaga in storitev.

RAZNO

8. Cilj:

Dokončno zaključiti vprašanje financiranja zasebnih odhodkov.

Ukrepi:

Predložiti končno poročilo zunanjega revizorja, ki bo vsebovalo naslednje informacije:

- celoten znesek sredstev, ki se uporabljajo za financiranje zasebnih odhodkov,

- zneske, ki so bili do danes dejansko izterjani,

- za zneske, ki še niso bili izterjani, možnost izterjave in časovni načrt.

--------------------------------------------------