Uredba Sveta (EGS) št. 1949/93

z dne 30. junija 1993

o spremembi Uredbe (EGS) št. 1417/76 o finančnih določbah, ki se uporabljajo za Evropsko fundacijo za zboljšanje življenjskih in delovnih razmer

SVET EVROPSKIH SKUPNOSTI JE

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske gospodarske skupnosti in zlasti člena 209 Pogodbe,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (EGS) št. 1365/75 z dne 26. maja 1975 o ustanovitvi Evropske fundacije za zboljšanje življenjskih in delovnih razmer [1], zlasti člena 16 Uredbe,

ob upoštevanju predloga Komisije [2],

ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta [3],

ob upoštevanju mnenja Računskega sodišča [4],

ker naj se na podlagi člena 130 Finančne uredbe z dne 21. decembra 1977 [5], ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti, finančne določbe, ki se nanašajo na fundacijo, v največji možni meri približajo določbam Finančne uredbe in jih je zato treba posodobiti;

ker je Pogodba z dne 22. julija 1975 o spremembah nekaterih finančnih določb Pogodb o ustanovitvi Evropskih skupnosti in Pogodbe o ustanovitvi enotnega Sveta in enotne Komisije Evropskih skupnosti, spremenila postopek razrešnice Komisiji in v vseh besedilih, ki se nanašajo na revizijski odbor, slednjega nadomestila z Računskim sodiščem;

ker je treba Uredbo (EGS) št. 1417/76 [6] ustrezno spremeniti,

SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Uredba (EGS) št. 1417/76 se spremeni, kot sledi:

1. Člen 1(2) se nadomesti z odstavkoma 2 in 3:

"2. Ne sme se odobriti odhodke za obdobje, ki presega proračunsko leto.

3. Upravni stroški, ki izvirajo iz:

- pogodb, sklenjenih v skladu s krajevnimi navadami ali

- pogodbenih določb, zlasti za dobavo opreme,

za obdobja daljša od proračunskega leta, bremenijo bilanco prihodkov in odhodkov za proračunsko leto, v katerem se realizirajo.";

2. Člen 2 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 2

Dodeljena sredstva proračuna je treba uporabljati v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti smotrnosti in gospodarnosti. Opredeliti je treba kvantificirane cilje in preverjati napredek pri njihovem uresničevanju.";

3. Člen 3(1) se nadomesti z naslednjim:

"1. Ob upoštevanju člena 22 se brez medsebojnega usklajevanja vsi prihodki in odhodki v celoti vključijo v bilanco prihodkov in odhodkov in v računovodske izkaze.";

4. Člen 3(2):

(a) prvi pododstavek se nadomesti z naslednjim:

"2. Celotni prihodki služijo za pokrivanje celotnih odhodkov.

Vendar se določeni prejemki ne smejo uporabljati v nobene druge namene, zlasti:

- prejemki za poseben namen, kot so prihodki iz štipendij, subvencij, daril in volil,

- prejemki od tretjih oseb za delo, opravljeno na njihovo zahtevo.";

(b) drugi in tretji pododstavek postaneta odstavek 3;

5. Člen 4 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 4

Vsak pobran prejemek in vsak izplačan izdatek je treba vknjižiti v dobro ali v breme člena iz bilance prihodkov in odhodkov.

Brez vpliva na člen 22 prevzete ali odobrene obveznosti ne smejo preseči odobrenih dodeljenih proračunskih sredstev.";

6. Člen 6 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 6

Pravila, ki urejajo uporabo dodeljenih proračunskih sredstev:

1. (a) dodeljena proračunska sredstva, ki ob koncu proračunskega leta, za katerega so bila izkazana, niso namensko dodeljena, praviloma zapadejo;

(b) dodeljena proračunska sredstva za prejemke iz dela ter dodatke in nadomestila zaposlenim se ne smejo prenesti;

(c) dodeljena proračunska sredstva, za katere na dan do 31. decembra niso prevzete obveznosti, se lahko prenesejo le v naslednje proračunsko leto;

(d) dodeljena proračunska sredstva za na dan 31. decembra neporavnana plačila, ki so na podlagi obveznosti pravilno izkazana med 1. januarjem in 31. decembrom, se samodejno prenesejo le v naslednje proračunsko leto.

2. V primeru dodeljenih proračunskih sredstev iz točke 1(c) Komisija popolne vloge za prenos dodeljenih proračunskih sredstev, ki jih fundacija pošlje Komisiji pred 1. februarjem, dostavi organu za izvajanje proračuna najkasneje do 15. februarja.

Prenos takih dodeljenih proračunskih sredstev je mogoče predlagati samo zaradi izjemnih razlogov, za nujne potrebe, ki jih ni mogoče plačati z dodeljenimi proračunskimi sredstvi iz naslednjega proračunskega leta. Načeloma se s takimi prenosi krijejo potrebe, ki običajno izvirajo iz prejšnjega proračunskega leta, pa jih zaradi zamud, za katere odredbodajalec ni bil odgovoren, ni bilo mogoče pravočasno uporabiti.

Evropski parlament se posvetuje s Svetom in odloči o teh zahtevah za prenose.

Če organ za proračun ne sprejme odločitve v šestih tednih, se zahteve za prenose štejejo za odobrene.

3. Neporabljen prihodek in dodeljena proračunska sredstva, ki so 31. decembra še na voljo in izvirajo iz donacij, omenjenih v členu 3(2), se prenesejo samodejno.

4. Ob koncu leta zapadejo naslednja dodeljena proračunska sredstva:

(a) dodeljena proračunska sredstva iz prejšnjega proračunskega leta:

- po odločitvi iz točke 1(c) prenesena dodeljena proračunska sredstva, za katera ni bila prevzeta obveznost niti niso bila izplačana,

- samodejno prenesena dodeljena proračunska sredstva iz točke 1(d), ki niso bila izplačana;

(b) dodeljena proračunska sredstva proračunskega leta, ki niso bila prenesena.

5. Pred 1. marcem dobi Komisija v vednost seznam dodeljenih proračunskih sredstev, ki se samodejno prenesejo. Komisija pošlje ta seznam v vednost Evropskemu parlamentu in Svetu.

6. Pri izvrševanju bilance prihodkov in odhodkov se uporaba prenesenih dodeljenih proračunskih sredstev v računovodskih izkazih za tekoče proračunsko leto izkazuje ločeno za vsako proračunsko postavko vsakega člena.";

7. Členu 7 se doda naslednji odstavek:

"Odhodki za najemnine ali kakšni s tem povezani odhodki, ki se plačajo vnaprej v skladu z zakonskimi ali pogodbenimi določbami, lahko povzročijo, da plačila od 20. decembra naprej bremenijo dodeljena proračunska sredstva za naslednje proračunsko leto."

8. Člen 8 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 8

1. Če bilanca prihodkov in odhodkov ni dokončno sprejeta na začetku proračunskega leta, se za obveznosti in plačila izdatkov, ki so načeloma že odobreni v zadnji pravilno sprejeti bilanci, uporabi člen 204 Pogodbe.

Šteje se, da je odhodek načeloma odobren v zadnji pravilno sprejeti bilanci, če je bremenil posebno proračunsko postavko zadevnega proračunskega leta.

2. Izplačila iz katerega koli poglavja se lahko opravijo mesečno v višini do ene dvanajstine celotnih dodeljenih proračunskih sredstev, izkazanih v zadevnem poglavju za predhodno proračunsko leto, ob upoštevanju transferjev, v kolikor ta ukrep ne povzroči, da bi fundacija za katerikoli mesec dobila na razpolago dodeljena proračunska sredstva v višini, ki presega eno dvanajstino zneska subvencije, rezerviranega za fundacijo v osnutku proračuna ali, če tega ni, v predhodnem osnutku proračuna Skupnosti. Obveznosti iz katerega koli poglavja se lahko sprejmejo do višine ene četrtine skupnih dodeljenih proračunskih sredstev, izkazanih v ustreznem poglavju za prejšnje proračunsko leto, ob upoštevanju vseh transferjev, ki se ji prišteje ena dvanajstina za vsak dopolnjen mesec, ne da bi presegli znesek subvencije, ki je za fundacijo rezervirana v osnutku proračuna ali, če tega ni, v predhodnem osnutku proračuna Skupnosti.

3. Na zahtevo upravnega odbora Komisija zaradi upravnih potreb lahko odobri dve ali več začasnih dvanajstin sočasno, če odobreni znesek za vsako poglavje ne presega najvišje letne meje iz odstavka 2.

4. Če je za določeno poglavje, zaradi okoliščin iz odstavka 3, odobrenih dve ali več začasnih dvanajstin, ki ne zadoščajo za pokritje odhodka, ki bi preprečil, da se delovanje fundacije na zadevnem področju prekine, se izjemoma lahko odobri prekoračitev skupnega zneska iz odstavka 3, po enakem postopku, če se ne prekorači celotnega skupnega zneska dodeljenih proračunskih sredstev iz bilance prihodkov in odhodkov za prejšnje leto.";

9. Člen 9 se črta;

10. Člen 10 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 10

Bilanca prihodkov in odhodkov se pripravi v ekujih. Vrednost ekuja in program za njegovo konverzijo v nacionalne valute se določi v Finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti.";

11. Prvi pododstavek člena 11(2) se nadomesti z naslednjim:

"2. Ob neizogibnih, izjemnih ali nepredvidljivih okoliščinah upravni odbor fundacije Komisiji lahko pošlje dodatne ali spreminjevalne ocene. Take ocene se predloži in sprejme v enaki obliki in po enakem postopku kakor bilanca, katere ocene popravljajo. Utemeljene morajo biti s sklicevanjem na bilanco.";

12. Členu 14 se doda naslednji odstavek:

"Bilanca in načrt delovnih mest se objavita v Uradnem listu Evropskih skupnosti, istočasno s proračunom Skupnosti.";

13. Člen 15 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 15

Bilanca prihodkov in odhodkov je razčlenjena na naslove, poglavja, člene in točke v skladu z naravo prihodkov ali odhodkov ali njihovim namenom, po decimalnem klasifikacijskem sistemu.

Iz nje so razvidni:

1. iz bilance prihodkov:

(a) prihodki za zadevno proračunsko leto;

(b) prihodki, izkazani za preteklo proračunsko leto in ugotovljeni prihodki za zadnje proračunsko leto, za katero so konti zaprti;

(c) ustrezne opombe za vsako postavko prihodkov;

2. iz bilance odhodkov:

(a) razpoložljiva dodeljena proračunska sredstva za zadevno proračunsko leto, razdeljena na naslove, poglavja, člene in postavke;

(b) razpoložljiva dodeljena proračunska sredstva za prejšnje proračunsko leto in dejanski odhodki za zadnje proračunsko leto, katerih konti so zaprti, povečana za prenesene zneske, se uporabi enaka klasifikacija;

(c) ustrezne opombe za vsak pododdelek;

(d) v prilogi, kadrovski načrt, ki določa število stalnih in začasnih delovnih mest za vsako stopnjo v vsaki kategoriji in iz katerega je razvidno število za predhodno leto odobrenih delovnih mest.";

14. Člen 16 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 16

Kadrovski načrt, ki ga pripravi proračunska oblast, je za fundacijo obvezna meja; pri zaposlovanju je ne sme prekoračiti.

Primeri polovičnega delovnega časa, ki ga odobri direktor v skladu s členom 29a Uredbe Sveta (ESPJ, EGS, Euratom) št. 1860/76 z dne 29. junija 1976 o pogojih za zaposlitev uslužbencev v Evropski fundaciji za zboljšanje življenjskih in delovnih razmer, se lahko kompenzirajo z zaposlovanjem drugih delavcev, v mejah, ki jih določi proračunska oblast v proračunskem postopku [7].";

15. Člen 17 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 17

Bilanca prihodkov in odhodkov se izvršuje v skladu z načelom, da so odredbodajalci in računovodje različne osebe.

Dodeljena proračunska sredstva upravlja odredbodajalec, ki je edini pooblaščen za prevzemanje obveznosti v zvezi z odhodki, za ugotavljanje zapadlih zneskov, ki jih je treba pobrati in za izdajanje nalogov za izterjave in odredb za plačilo. Postopke pobiranja ali plačila opravi računovodja. Funkcije odredbodajalca, finančnega nadzornika in računovodij so nezdružljive.";

16. Člen 18 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 18

Upravni odbor fundacije izvršuje bilanco prihodkov in odhodkov na lastno odgovornost v skladu s to uredbo in v mejah dodeljenih proračunskih sredstev.

Razen v primerih iz členov 23, 30, 38 in 41 glede odločitev o razveljavitvi odločitve finančnega nadzornika upravni odbor delegira svoja pooblastila v skladu s pogoji, ki jih sama določi in v mejah, ki jih določi v aktu o pooblastitvi, o čemer obvesti pooblaščenca, računovodje, finančnega nadzornika in Računsko sodišče.

Pooblaščenci lahko delujejo le v mejah izrecnih pooblastil.";

17. Za člen 18 se vstavi naslednji člen:

"Člen 18a

Kadar postopke glede prihodkov in odhodkov opravljajo integrirani računalniški sistemi, se uporabijo določbe Oddelkov II in III Naslova VI, ob potrebnem upoštevanju možnosti in zahtev, ki izhajajo iz računalniško vodenega upravljanja. Zato:

- zaradi preverjanja dokazna dokumentacija lahko ostane pri odredbodajalcu ali računovodji,

- se podpisi in odobritve lahko dodajo v ustrezni računalniški obliki.

Pogoji za izvajanje tega člena se določijo v pravilih za izvajanje, predvidenih v členu 76.";

18. Člen 19 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 19

Finančni nadzornik Komisije je pristojen za preverjanje obveznosti in plačil vseh odhodkov ter ugotavljanje in pobiranje vseh prihodkov fundacije, v skladu z načeli iz člena 2.

Spremljanje in nadzor opravi ta uradnik z inšpekcijskim pregledom spisov, ki se nanašajo na odhodke in prihodke, če je potrebno, na mestu samem.

Finančnemu nadzorniku pri opravljanju nalog lahko pomaga eden ali več pomočnikov finančnega nadzornika.

S finančnim nadzornikom se je treba posvetovati o vzpostavitvi računovodskega sistema fundacije. Dostop ima do vseh podatkov v takih sistemih.";

19. V členu 20 se:

(a) za drugi odstavek vstavi naslednji odstavek:

"Odgovoren je za pripravo računovodskega izkaza iz členov 66 in 67.";

(b) doda se naslednji odstavek:

"Posebna pravila, ki se uporabljajo za računovodjo in pomočnike računovodje se določi v pravilih za izvajanje, predvidenih v členu 76.";

20. Členu 21 se vstavi naslednji odstavek:

"4.a Dodeljena proračunska sredstva se lahko prenese le na proračunske postavke, za katere so v bilanci odhodkov odobrena dodeljena proračunska sredstva ali ki so vknjižena evidenčno.";

21. Točki (b) in (c) člena 22 se nadomestita z naslednjim:

"(b) naslednji zneski se lahko ponovno uporabijo na postavki, ki je bremenila začetni odhodek:

- prejemki od povračil napačno plačanih zneskov iz dodeljenih proračunskih sredstev, izkazanih v bilanci prihodkov in odhodkov,

- iztržek od dobave blaga in storitev drugim institucijam ali organom, tudi povračila teh institucij ali organov za nadomestila stroškov za službena potovanja, izplačana za njihov račun,

- prejete zavarovalnine,

- prihodki od plačil za dajanje v najem,

- prihodki od prodaje publikacij in filmov,

- povračila davkov — vključenih v ceno proizvodov ali storitev dobavljenih fundaciji — izvršena s strani držav članic v skladu z določbami Protokola o posebnih pravicah in imunitetah Evropskih skupnosti,

- prihodki od dobave blaga in storitev za plačilo;

- iztržek od prodaje vozil, opreme in naprav ter od aparatov in opreme za tehnične in znanstvene namene, opreme in materiala, ki se zamenja ali zavrže.

Take zneske je treba ponovno porabiti pred koncem proračunskega leta, ki sledi tistemu, v katerem je bil prihodek pobran.

V kontnem načrtu so računi časovnih razmejitev, na katere se beleži poslovanje v zvezi s ponovno porabljenimi zneski tako glede prihodkov kot odhodkov;

(c) prilagoditve se lahko opravi glede tečajnih razlik, ki nastanejo pri proračunskem poslovanju. Končni dobiček ali izguba se vključi v letno bilanco.";

22. Člen 23 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 23

1. Vse ukrepe, ki imajo za posledico dolg fundacije ali njegovo spremembo, mora najprej predlagati odredbodajalec. Take predloge pošlje finančnemu nadzorniku v odobritev in računovodji, da jih začasno evidentira. V njih navede zlasti vrsto prihodka, njegovo ocenjeno višino in postavko za knjiženje, prav tako pa tudi ime in opis dolžnika. Evidentirajo se po odobritvi finančnega nadzornika. Z odobritvijo finančnega nadzornika se ugotovi, da:

(a) je dohodek knjižen na ustrezno postavko;

(b) je predlog v redu in v skladu z ustreznimi določbami, zlasti iz bilance prihodkov in odhodkov, s pravili, ki se uporablja za fundacijo in z vsemi akti, izdelanimi za izvajanje teh uredb ter z načeli dobrega finančnega poslovodenja iz člena 2.

Finančni nadzornik lahko zavrne odobritev. Upravni odbor lahko z odločitvijo, v kateri navede vse razloge zanjo, in na svojo izključno odgovornost, to zavrnitev razveljavi. Ta odločitev je dokončna in zavezujoča; posreduje se finančnemu nadzorniku v vednost. Upravni odbor o vseh takih odločitvah obvesti Računsko sodišče v enem mesecu.

2. Pristojni odredbodajalec pripravi za vsak ugotovljen dolg nalog za izterjavo, ki se z dokazno dokumentacijo pošlje finančnemu nadzorniku v predhodno odobritev. Take naloge za izterjavo po odobritvi finančnega nadzornika evidentira računovodja.

Finančni nadzornik z odobritvijo ugotovi, da:

(a) je dohodek knjižen na ustrezno postavko;

(b) je nalog v redu in v skladu z ustreznimi določbami;

(c) je dokazna dokumentacija v redu;

(d) je dolžnik pravilno opisan;

(e) rok za plačilo naveden;

(f) so načela dobrega finančnega poslovodenja iz člena 2 uporabljena;

(g) sta znesek in valuta zneska za izterjavo pravilna.

Če finančni nadzornik ne da odobritve, se uporabi odstavek 1.";

23. Člen 24 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 24

1. Računovodja prevzame odgovornost za pravilno pripravo nalogov za izterjavo.

S skrbnostjo dobrega gospodarja zagotovi, da se fundaciji dolgovana sredstva poberejo v rokih za plačilo, navedenih na nalogih za izterjavo, in zagotovi varovanje pravic fundacije.

Računovodja obvesti odredbodajalca in finančnega nadzornika o vsakem prejemku, ki ni pobran v določenem roku.

2. Če se odredbodajalec odpove pravici do izterjave ugotovljenega dolga, pred tem pošlje predlog za preklic finančnemu nadzorniku v odobritev in računovodji v informacijo.

Finančni nadzornik z odobritvijo ugotovi, da je opustitev v redu in v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja iz člena 2. Zadevni predlog evidentira računovodja.

Če se odobritev zavrne, upravni odbor lahko z odločitvijo, v kateri navede vse razloge, in na svojo izključno odgovornost, to zavrnitev razveljavi. Ta odločitev je dokončna in zavezujoča; posreduje se finančnemu nadzorniku v vednost.

Upravni odbor o vseh takih odločitvah obvesti Računsko sodišče v enem mesecu.

Kadar finančni nadzornik ugotovi, da dokument o ugotovitvi dolga ni pripravljen ali da zapadli znesek ni povrnjen, o tem obvesti upravni odbor.";

24. Člen 27(2) se nadomesti z naslednjim:

"2. Pogoji izvajanja v zvezi z odstavkom 1 zgoraj se določijo v pravilih za izvajanje, predvidenih v členu 76. S temi pogoji se zagotovi vodenje natančnega računa obveznosti in odobritev po dejanskih potrebah.";

25. Člen 28 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 28

Brez poseganja v določbe člena 18a se predlogi obveznosti, skupaj z dokazno dokumentacijo, izročijo finančnemu nadzorniku in računovodji; iz njih so razvidni zlasti namen odhodka, ocenjen znesek, oznaka valute, kjer je to mogoče, proračunska postavka, ki jo bremeni in tudi ime in opis upnika; predlogi se evidentirajo po odobritvi finančnega nadzornika v skladu s pravili za izvajanje, predvidenimi v členu 76.";

26. V členu 29 se:

(a) točka (d) nadomesti z naslednjim:

"(d) so načela dobrega finančnega poslovodenja iz člena 2 uporabljena.";

(b) drugi odstavek nadomesti z naslednjim:

"Odobritev ne sme biti pogojna.";

27. V členu 30 se zadnji stavek tretjega odstavka nadomesti z naslednjim:

"Upravni odbor o vseh takih odločitvah obvesti Računsko sodišče v enem mesecu.";

28. (ta sprememba člena 33 ne zadeva slovenskega besedila);

29. (a) (ta sprememba člena 34 ne zadeva slovenskega besedila);

(b) tretja alinea prvega odstavka člena 34 se nadomesti, in sicer:

- "znesek za plačilo (s številkami in z besedami), izražen v ekujih ali nacionalni valuti,";

30. (ta sprememba člena 35 ne zadeva angleškega besedila);

31. Člen 36 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 36

1. Pri plačilih na obroke se prvi odredbi za plačilo priloži dokumente o ugotovitvi zahteve upnika do plačila obroka. Naslednje odredbe za plačilo se sklicujejo na že predloženo dokazno dokumentacijo, na njih se ponovno navede sklicna številka prvega plačilnega naloga.

2. Odredbodajalec zaposlenim lahko odobri predujme, če to izrecno omogoča določba uredbe.

Odredbodajalec lahko odobri predujme za kritje izdatkov, ki jih ima član osebja za račun fundacije.

Razen za predplačila, omenjena v členu 43, se ne sme izplačati predplačil, če jih predhodno ne odobri finančni nadzornik.";

32. Člen 37 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 37

Brez poseganja v člen 18a se odredbe za plačilo pošljejo v predhodno odobritev finančnemu nadzorniku.

S predhodno odobritvijo se ugotovi, da:

(a) je bila odredba za plačilo pravilno izdana;

(b) se odredba za plačilo sklada z obveznostjo in je njen znesek pravilen, upoštevana so načela in zahteve dobrega finančnega poslovodenja, omenjene v členu 2;

(c) odhodek bremeni ustrezno postavko;

(d) so dodeljena proračunska sredstva na voljo;

(e) je dokazna dokumentacija v redu;

(f) je prejemnik plačila pravilno imenovan in opisan.";

33. (ta sprememba člena 39 ne zadeva angleškega besedila);

34. V členu 42 se drugi odstavek nadomesti z naslednjim:

"Postopek odpiranja, upravljanja in uporabe takih računov se določi v ukrepih za izvajanje, predvidenih v členu 76. Iz teh ukrepov mora biti razvidno zlasti za katero obveznost je treba nujno opraviti izplačilo bodisi s čekom ali virmanskim nalogom pošte ali banke in na čekih in virmanskih nalogih pošte ali banke morata biti skupaj podpisana dva pravilno pooblaščena uradnika, od katerih mora obvezno en podpis biti računovodjev, pomočnika računovodje ali upravitelja računa predplačil.";

35. Člen 43 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 43

Za plačilo nekaterih vrst odhodkov se lahko odpre račune predplačil v skladu z ukrepi za izvajanje, predvidenimi v členu 76.

Sredstva na računih predplačil lahko zagotavlja le računovodja, razen v izjemnih primerih, opredeljenih v pravilih za izvajanje te uredbe.

Ti ukrepi vključujejo posebne določbe, ki se nanašajo zlasti na:

- imenovanje upraviteljev računov predplačil,

- naravo in najvišji prevzeti znesek za vsako postavko odhodkov,

- najvišji znesek predplačila, ki se lahko izplača,

- roke v katerih je treba predložiti potrdila,

- odgovornost upraviteljev računov predplačil.";

36. "ODDELEK IIIa

UPRAVLJANJE DELOVNIH MEST

Člen 43a

1. Pripravi se:

(a) dosje, iz katerega so razvidna delovna mesta in vključuje opis delovnega mesta za vsako delovno mesto iz kategorije A;

(b) organigram, ki prikazuje organizacijo oddelkov in podrobno določa delovne naloge vsake administrativne enote.

2. Če se poleg delovnega mesta v bilanci prihodkov in odhodkov pojavi opozorilo "se ukine", se na njem ne sme zaposliti novega delavca, ko se za isti poklic odpre naslednje prosto delovno mesto."

;

37. Člen 44 (1) se nadomesti z naslednjim:

"1. Pogodbe za nakup ali najem stavb ali blaga, za izvajanje storitev ali za gradbena dela so pisne. Razen pogodb za nakup že zgrajenih stavb ali najem stavb so vse take pogodbe sklenjene na podlagi razpisa, izdanem bodisi na podlagi postopka javnega razpisa ali postopka zbiranja ponudb.

Vendar pa se v okoliščinah iz člena 46 lahko sklene individualne pogodbe.

V primerih iz člena 50 se pogodbe lahko sklene na podlagi računa ali stroškovnika.";

38. Točka (a) člena 46 se nadomesti, in sicer:

"(a) če pogodbeni znesek za nakup ali najem blaga, za dobavo storitev ali za gradbena dela ne presega meje, določene v pravilih za izvajanje, predvidenih v členu 126 Finančne uredbe, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti, pri čemer pa mora fundacija v največji možni meri in z vsemi ustreznimi sredstvi omogočiti, da dobavitelji, ki so verjetno sposobni dobaviti zadevno blago in storitve, lahko konkurirajo;";

39. Člen 48 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 48

Pogodbe, katerih zneski presegajo znesek, določen v pravilih za izvajanje, predvidenih v členu 126 Finančne uredbe, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti, mora odobriti upravni odbor.";

40. V tretjem odstavku člena 49 se "presega 100000 proračunskih enot" nadomesti z: "vrednost presega omejitev, določeno v pravilih za izvajanje, predvidenih v členu 126 Finančne uredbe, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti";

41. Člen 50 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 50

Pogodbe se lahko sklene na podlagi računa ali stroškovnika, če ocenjena vrednost blaga, storitev ali del ne presega omejitev, določenih v pravilih za izvajanje, predvidenih v členu 126 Finančne uredbe, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti.";

42. Člen 51 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 51

Pri sklepanju pogodb, omenjenih v tej uredbi, ravna fundacija v skladu z direktivami Sveta, sprejetimi za izvajanje Pogodbe glede javnih del, dobaviteljev in storitev, kadarkoli gre za zneske, ki so enaki ali višji od zneskov, določenih v teh direktivah.";

43. Člen 52 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 52

V skladu z modelom, ki ga pripravi Komisija, se vodi stalen popis, iz katerega sta razvidni količina in vrednost vseh premičnin in nepremičnin v lasti fundacije. V ta popis se vključijo le premičnine, ki presegajo izrecno vrednost, določeno v pravilih za izvajanje, predvidenih v členu 76.

Fundacija sama opravi pregled s katerim preveri ali vpisi v popisu ustrezajo dejanskemu stanju.";

44. Prvi odstavek člena 54 se nadomesti z naslednjim:

"Kadarkoli se lastnina iz popisa proda, brezplačno odda, zavrže, da v najem ali je manjkajoča zaradi izgube, kraje ali kakšnega drugega razloga, odredbodajalec pripravi izjavo ali zapisnik, njeno verodostojnost potrdi finančni nadzornik.";

45. Člen 56 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 56

Poslovne knjige se vodijo v ekujih po metodi dvostavnega knjigovodstva na podlagi koledarskega leta. Kažejo vse prihodke in odhodke za proračunsko leto; njihovo verodostojnost dokazuje dokazna dokumentacija. Dodatno se lahko vodijo v valuti države, kjer je sedež fundacije.

Poročilo o prihodkih in odhodkih in bilanca stanja se pripravita v ekujih.";

46. Člen 57 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 57

Iz kontnega načrta je jasno razvidna razlika med proračunskimi računi in gotovinskimi računi.

Sestavljata ga dva dela:

(a) konti proračunskih odhodkov in prihodkov, iz katerih je podrobno razvidno izvajanje bilance prihodkov in odhodkov;

(b) bilančni konti, ki kažejo imetje fundacije.

Iz teh računovodskih izkazov je razviden pričakovan učinek zakonskih obveznosti fundacije.

Računovodski izkazi omogočajo pripravo letne bilance aktive in mesečnega poročila o prihodkih in odhodkih po poglavjih in členih.

Ta poročila se dostavi finančnemu nadzorniku, odredbodajalcu in Računskemu sodišču.";

47. Člen 58 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 58

Vsako predplačilo, razen rednih predplačil, ki se občasno ponovno pregledajo, se vknjiži na račune časovnih razmejitev in obračuna najkasneje med proračunskim letom, ki sledi letu izplačila tega predplačila.

Vendar pa se predujmi iz drugega pododstavka člena 36(2) praviloma obračunajo v šestih tednih po zaključku projekta, za katerega so bili dodeljena.";

48. Člen 59 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 59

Podrobni pogoji za pripravo in delovanje kontnega načrta za transakcije, tako v zvezi z aktivo kakor z izvajanjem proračuna, se določijo v pravilih za izvajanje, predvidenih v členu 76.";

49. V členu 61 se:

(a) "terjatveni nalog" nadomesti z "nalog za izterjavo". (Nadaljnja sprememba ne zadeva slovenskega besedila);

(b) doda se naslednji odstavek:

"Enako velja, če ne izdajo odredb za plačilo ali pri tem brez opravičljivih razlogov zamujajo in s tem fundacijo izpostavljajo civilni pravdi, ki jo sprožijo tretje osebe.";

50. Člen 62 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 62

1. Računovodje in pomočniki računovodje so disciplinsko in, glede na okoliščine primera, odškodninsko odgovorni za plačila, ki jih opravijo, ne da bi upoštevali tretji odstavek člena 40.

So disciplinsko in odškodninsko odgovorni za vsako izgubo ali slabšanje denarnih sredstev, imetja in dokumentov, ki so v njihovem varstvu, če taka izguba ali slabšanje nastane zaradi njihove namerne napake ali hude malomarnosti.

Pod enakimi pogoji so odgovorni za pravilno izvrševanje nalogov, ki jih dobijo v zvezi z uporabo in upravljanjem bančnih in poštnih žiro računov in zlasti:

(a) če se izterjave ali plačila, ki so jih opravili, ne skladajo z zneski na ustreznih nalogih za izterjavo ali odredbah za plačilo;

(b) če opravijo izplačilo stranki, ki ni upravičeni prejemnik plačila.

2. Upravitelji skladov predplačil so disciplinsko in, glede na okoliščine primera, odškodninsko odgovorni v naslednjih primerih:

(a) če plačil, ki so jih opravili ne morejo dokazati z dokumentacijo;

(b) če opravijo izplačilo strankam, ki niso upravičeni prejemniki plačil.

So disciplinsko in odškodninsko odgovorni za vsako izgubo ali slabšanje denarnih sredstev, imetja in dokumentov, ki so v njihovem varstvu, če taka izguba ali slabšanje nastane zaradi njihove namerne napake ali hude malomarnosti.

3. Računovodja, pomočniki računovodje in upravniki skladov predplačil so zavarovani za tveganja, ki izhajajo iz tega člena.

Stroške takega zavarovanja plača fundacija.";

51. Člen 63 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 63

Zavezanost za plačilo nadomestila in disciplinska odgovornost odredbodajalcev, računovodij, pomočnikov računovodij in upraviteljev skladov predplačil se lahko določi v skladu z določbami Uredbe (ESPJ, EGS, Euratom) št. 1860/76.";

52. Člen 65 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 65

Upravni odbor vsako leto pripravi poročilo o prihodkih in odhodkih fundacije.

Poročilo o prihodkih in odhodkih vključuje vse transakcije v zvezi s prihodki in odhodki za predhodno proračunsko leto. Predloži se v enaki obliki in je enako razčlenjeno kakor bilanca prihodkov in odhodkov.

Pred poročilom o prihodkih in odhodkih se opravi analizo finančnega poslovanja za to leto. Za pripravo te analize fundacija zagotovi vse podatke o uresničevanju načel in ciljev, omenjenih v členu 2.";

53. Člen 66 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 66

Poročilo o prihodkih in odhodkih vključuje naslednje tabele, ki so razčlenjene v skladu z nomenklaturo bilance prihodkov in odhodkov fundacije:

1. tabelo prihodkov, ki vključuje:

- ocenjen prihodek za proračunsko leto,

- spremembe ocen prihodkov zaradi dodatnih ali dopolnjenih bilanc,

- med proračunskim letom ugotovljena upravičenja,

- upravičenja iz prejšnjega proračunskega leta, ki jih je še treba uveljaviti,

- prihodke, izterjane v proračunskem letu in prihodke, prenesene na podlagi člena 6(3),

- zneske, ki jih je ob koncu proračunskega leta še treba izterjati,

- preklic ugotovljenih upravičenj.

Tabeli se, kjer je to ustrezno, dodajo izkazi, ki prikazujejo stanja in bruto zneske transakcij iz člena 22;

2. tabelo, iz katere je razvidno gibanje dodeljenih proračunskih sredstev za obračunsko leto, ki kaže:

- začetno dodelitev proračunskih sredstev,

- vse spremembe dodeljenih proračunskih sredstev, nastale zaradi transferjev,

- vse spremembe, nastale zaradi dodatnih ali dopolnjenih bilanc,

- končno dodelitev proračunskih sredstev za proračunsko leto,

- dodeljena proračunska sredstva, prenesena po členu 6;

3. tabelo, iz katere je razvidna poraba dodeljenih proračunskih sredstev za proračunsko leto, ki kaže:

- sprejete obveznosti, ki bremenijo proračunsko leto,

- opravljena izplačila, ki bremenijo proračunsko leto,

- zneske, ki jih je treba še plačati ob zaključku proračunskega leta,

- dodeljena proračunska sredstva, prenesena po členu 6,

- preklicana dodeljena proračunska sredstva.

Tabeli se, kjer je to ustrezno, doda izkaz, ki prikazuje stanja in bruto plačila iz transakcij, omenjenih v členu 22;

4. tabelo, iz katere je razvidna poraba iz predhodnega proračunskega leta prenesenih dodeljenih proračunskih sredstev, ki kaže:

- preneseni znesek dodeljenih proračunskih sredstev,

- plačila iz prenesenih dodeljenih proračunskih sredstev,

- neporabljena dodeljena proračunska sredstva, ki se prekličejo.";

54. Člen 67 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 67

1. Upravni odbor pripravi tudi bilanco sredstev in obveznosti do virov sredstev fundacije na dan 31. decembra prejšnjega proračunskega leta.

Priloži se ji bilanco, pripravljeno na isti dan, ki kaže gibanja in stanja računov.

V bilanco stanja se na strani aktive vključi znesek prihodka, ki ga je treba izterjati, in na strani pasive znesek odhodkov, ki bremeni proračunsko leto in še ni vknjižen.

2. Te dokumente se predloži finančnemu nadzorniku.";

55. Člen 68 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 68

Upravni odbor najkasneje do 31. marca pošlje poročilo o prihodkih in odhodkih, finančno analizo in bilanco stanja fundacije za prejšnje proračunsko leto Evropskemu parlamentu, Svetu, Komisiji in Računskemu sodišču.";

56. V členu 69 se "Revizijski odbor" nadomesti z "Računsko sodišče";

57. V členu 70 se "Revizijski odbor" nadomesti z "Računsko sodišče";

58. V členu 71 se:

(a) "revizijski odbor" nadomesti z "Računsko sodišče";

(b) drugi odstavek nadomesti z naslednjim:

"Predvsem da fundacija Računskemu sodišču na razpolago vse dokumente, ki se nanašajo na sklepanje pogodb in vse račune za gotovino ali materiale, vso računovodsko dokumentacijo ali dokazno dokumentacijo in tudi vse pripadajoče carinske dokumente, vse dokumente, ki se nanašajo na prihodke in odhodke, vse popise inventarja, vse načrte delovnih mest v oddelkih, za katere Računsko sodišče meni, da so nujni za revizijo poročila o prihodkih in odhodkih na podlagi dokumentacije ali na kraju samem in vse dokumente in podatke, ki se pripravijo ali hranijo na magnetnih medijih.";

(c) četrti odstavek se nadomesti z naslednjim:

"Podatke iz (b) lahko zahteva le Računsko sodišče.";

(d) sedmi odstavek se nadomesti z naslednjim:

"Pomoč upravičencem zunaj fundacije se dodeli, če prejemnik pisno pristane, da Računsko sodišče opravi revizijo uporabe dodeljenih sredstev.";

59. Člen 72 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 72

Za poročilo Računskega sodišča, pripravljeno v skladu s členom 206a Pogodbe EGS, veljajo naslednje določbe:

1. Računsko sodišče najkasneje do 15. julija pošlje fundaciji in Komisiji vse pripombe glede računov in bilanc, ki so po njegovem mnenju take narave, da jih je treba vključiti v letna poročila. Te pripombe morajo ostati zaupne. Fundacija najkasneje do 31. oktobra istočasno pošlje svoj odgovor Računskemu sodišču in Komisiji;

2. Poročilo Računskega sodišča vključuje oceno dobrega finančnega poslovodenja;

3. Sodišče sprejme vse potrebno, da so odgovori fundacije na njegove pripombe objavljeni takoj za temi pripombami;

4. Računsko sodišče organom, pristojnim za potrjevanje zaključnega računa, fundaciji in Komisiji najkasneje do 30. novembra izroči svoje letno poročilo, skupaj z odgovori in zagotovi njihovo objavo v Uradnem listu Evropskih skupnosti.";

60. Člen 73 se črta;

61. Člen 74 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 74

1. Pred 30. aprilom naslednjega leta Evropski parlament, na predlog Sveta, s kvalificirano večino upravnemu odboru da razrešnico glede izvrševanja bilance prihodkov in odhodkov. Če do tega datuma to ni mogoče, Parlament in Svet obvestita upravni odbor o razlogih za odlog.

Če Evropski parlament odloži odločanje o razrešnici, upravni odbor stori vse, da čim prej sprejme ukrepe, s katerimi odstrani ovire za sprejem te odločitve.

2. Odločitev o razrešnici se nanaša na računovodske izkaze vseh prihodkov in odhodkov fundacije, iz njih izhajajočih bilanc in aktive in pasive fundacije iz bilance stanja. Vključuje oceno odgovornosti upravnega odbora za vodenje proračuna v preteklem proračunskem letu.

3. Finančni nadzornik upošteva pripombe iz odločitve o razrešnici.

4. Upravni odbor stori vse kar je potrebno za ukrepanje v zvezi s pripombami iz odločitve o razrešnici.

5. Do 15. decembra leta, v katerem je sprejeta odločitev o razrešnici, fundacija poroča o ukrepih, sprejetih v zvezi s temi pripombami in zlasti o navodilih tistim njenim oddelkom, ki so odgovorni za izvrševanje proračuna. Ta poročila se izroči Evropskemu parlamentu, Svetu, Komisiji in Računskemu sodišču.

Fundacija mora v prilogi k poročilu o prihodkih in odhodkih za naslednje proračunsko leto poročati tudi o ukrepih, sprejetih v zvezi s pripombami iz odločitve o razrešnici.

6. Dokazna dokumentacija, ki se nanaša na računovodske izkaze in pripravo poročila o prihodkih in odhodkih ter na bilanco stanja, se hrani pet let od datuma odločitve o razrešnici glede izvrševanja bilance prihodkov in odhodkov.

Vendar pa se dokumente, ki se nanašajo na ne dokončno zaprte transakcije, hrani dlje od omenjenega obdobja, do konca leta, ki sledi tistemu, v katerem so takšne transakcije dokončno zaključene.";

62. Člen 75 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 75

Upravni odbor čim prej obvesti Računsko sodišče o vseh odločitvah in pravilih, sprejetih na podlagi členov 3, 6, 8, 14 in 21.

O imenovanju odredbodajalcev, računovodje, pomočnikov računovodij in upraviteljev skladov predplačil ter o prenosih pooblastil ali imenovanjih na podlagi členov 18, 20 in 43 se obvesti Računsko sodišče in finančnega nadzornika.

Upravni odbor predloži Računskemu sodišču vse poslovnike, ki jih sprejme glede finančnih zadev.";

63. Vstavi se naslednji člen:

"Člen 75a

Do začetka veljavnosti pravil za izvajanje, predvidenih v členu 126 Finančne uredbe, ki se uporablja za splošni proračun Skupnosti, so mejne vrednosti, ki jih je treba opredeliti za namene členov 46, 48, 49 in 50, naslednje:

- člen 46, točka (a): meja, pod katero je mogoče sklepati individualne pogodbe, je 10000 ekujev,

- člen 48: meja, nad katero se zahteva odobritev upravnega odbora je 35000 ekujev,

- tretji odstavek člena 49: prag za obvezno jamstvo je 250000 ekujev,

- člen 50: meja, pod katero se pogodbe lahko sklepajo na podlagi računa je 750 ekujev, na podlagi stroškovnika pa 2000 ekujev za odhodke, ki gredo iz fundacije."

Člen 2

Ta uredba začne veljati tretji dan po objavi v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

V Luxembourgu, 30. junija 1993

Za Svet

Predsednik

S. Bergstein

[1] UL L 139, 30.5.1975, str. 1. Uredba, kakor je bila spremenjena z Uredbo (EGS) 1947/93 (UL L 181, 23.7.1993, str. 13).

[2] UL C 23, 31.1.1991, str. 38 in UL C 130, 21.5.1992, str. 37.

[3] UL C 13, 20.1.1992, str. 527.

[4] UL C 152, 10.6.1991, str. 3.

[5] UL L 356, 31.12.1977, str. 1. Uredba, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (EGS) št. 610/90 (UL L 70, 16.3.1990, str. 1.).

[6] UL L 164, 24.6.1976, str. 16.

[7] UL L 214, 6.8.1976, str 24

--------------------------------------------------