OSNUTEK

SKLEP št. … PODODBORA EU-UKRAJINA ZA SANITARNE IN FITOSANITARNE UKREPE

z dne …

o sprejetju njegovega poslovnika

PODODBOR EU-UKRAJINA ZA SANITARNE IN FITOSANITARNE UKREPE JE –

ob upoštevanju Sporazuma o pridružitvi med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Ukrajino na drugi strani (1) in zlasti člena 74 Sporazuma,

ob upoštevanju naslednjega:

V skladu s členom 486 Sporazuma o pridružitvi med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Ukrajino na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum) se deli Sporazuma, vključno s poglavjem 4 (Sanitarni in fitosanitarni ukrepi) naslova IV (Trgovina in z njo povezane zadeve), začasno uporabljajo od 1. januarja 2016.

Člen 74 Sporazuma določa, da Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe obravnava vse zadeve v zvezi z izvajanjem poglavja 4 naslova IV Sporazuma.

Člen 74(5) Sporazuma določa, da Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe sprejme svoje delovne postopke –

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP::

Člen 1

Sprejme se poslovnik Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe, kakor je določen v Prilogi k temu sklepu.

Člen 2

Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.

Za Pododbor EU-Ukrajina za sanitarne in fitosanitarne ukrepe

(1) UL L 161, 29.5.2014, str. 3.

PRILOGA

POSLOVNIK PODODBORA EU-UKRAJINA ZA SANITARNE IN FITOSANITARNE UKREPE

Člen 1

Splošne določbe

1. Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe, ustanovljen na podlagi člena 74(1) Sporazuma o pridružitvi med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Ukrajino na drugi strani (1) (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), pomaga Pridružitvenemu odboru v trgovinski sestavi, kot je določeno v členu 465(4) naslova IV Sporazuma, pri opravljanju njegovih nalog.

2. Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe izvaja naloge, določene v členu 74(2) Sporazuma, glede na cilje iz člena 59 Sporazuma.

3. Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe sestavljajo predstavniki pristojnih organov pogodbenic, pristojnih za sanitarne in fitosanitarne zadeve.

4. Predstavnik Evropske komisije ali Ukrajine, pristojen za sanitarne in fitosanitarne zadeve, deluje kot predsednik v skladu s členom 2.

5. V tem poslovniku se uporablja opredelitev pojma „pogodbenici“ iz člena 482 Sporazuma.

Člen 2

Predsedovanje

Pogodbenici predsedujeta Pododboru za sanitarne in fitosanitarne ukrepe izmenično vsakih 12 mesecev. Prvo 12 mesečno obdobje se začne na datum prvega zasedanja Pridružitvenega sveta in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 3

Zasedanja

1. Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe sestane v treh mesecih po začetku veljavnosti Sporazuma, potem pa na zahtevo katere koli od pogodbenic ali vsaj enkrat na leto.

2. Vsako zasedanje Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe skliče predsednik ob času in na kraju, o katerem se dogovorita pogodbenici. Predsednik razpošlje obvestilo o zasedanju najpozneje 28 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

3. Kadar je mogoče, se redno zasedanje Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe skliče pravočasno pred rednim zasedanjem Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

4. Zasedanja Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe lahko potekajo prek katerega koli dogovorjenega tehnološkega sredstva, npr. kot video ali avdio konferenca.

5. Kadar ne zaseda, lahko Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe vprašanja obravnava prek korespondence.

Člen 4

Delegacije

Pred vsakim zasedanjem vsaka pogodbenica prek sekretariata Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe iz člena 5 obvesti drugo pogodbenico o predvideni sestavi svoje delegacije.

Člen 5

Sekretariat

Uradnik Evropske komisije in uradnik Ukrajine delujeta skupaj kot sekretarja Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe ter naloge sekretariata opravljata skupaj in v duhu medsebojnega zaupanja in sodelovanja.

Člen 6

Korespondenca

1. Korespondenca, naslovljena na Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe, se naslovi na sekretarja ene od pogodbenic, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2. Sekretariat zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe, posreduje predsedniku in po potrebi razpošlje v skladu s členom 7.

3. Korespondenco predsednika pogodbenicama pošlje sekretariat Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe v imenu predsednika. Taka korespondenca se razpošlje, kadar je to primerno v skladu s členom 7.

Člen 7

Dokumenti

1. Dokumenti se razpošiljajo prek sekretariata Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe.

2. Pogodbenica svoje dokumente pošlje svojemu sekretarju. Sekretar prejete dokumente posreduje sekretarju druge pogodbenice.

3. Sekretar Unije dokumente razpošlje ustreznim predstavnikom Unije in v to korespondenco med naslovnike sistematično doda sekretarja Ukrajine in sekretarje Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

4. Sekretar Ukrajine dokumente razpošlje ustreznim predstavnikom Ukrajine in v to korespondenco med naslovnike sistematično doda sekretarja Unije in sekretarje Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

5. Sekretarja Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe delujeta kot kontaktni točki za izmenjavo informacij, kot je določeno v členu 67 Sporazuma.

Člen 8

Zaupnost

Zasedanja Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe niso javna, razen če pogodbenici odločita drugače.

Kadar pogodbenica Pododboru za sanitarne in fitosanitarne ukrepe predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.

Člen 9

Dnevni redi zasedanj

1. Sekretariat Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe na podlagi predlogov pogodbenic za vsako zasedanje pripravi začasni dnevni red in osnutek operativnih sklepov, v skladu s členom 10. Začasni dnevni red vključuje točke, za katere sekretariat najpozneje 21 koledarskih dni pred začetkom zasedanja od pogodbenice prejme zahtevek za vključitev na dnevni red, skupaj z ustreznimi dokumenti.

2. Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti razpošlje v skladu s členom 7 najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja.

3. Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Če se pogodbenici strinjata, se na dnevni red lahko uvrstijo tudi točke, ki niso bile uvrščene na začasni dnevni red.

4. Predsednik lahko ob soglasju druge pogodbenice priložnostno povabi predstavnike drugih organov pogodbenic ali neodvisne strokovnjake, da se udeležijo zasedanj Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe kot opazovalci, da predložijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici zagotovita, da takšni opazovalci spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.

5. Predsednik lahko po posvetovanju s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo posebne okoliščine.

Člen 10

Zapisnik in operativni sklepi

1. Sekretarja skupaj pripravita osnutek zapisnika vsakega zasedanja.

2. Praviloma zapisnik za vsako točko na dnevnem redu vključuje:

(a) udeležence zasedanja, spremljajoče uradnike ter vse opazovalce, ki so se udeležili zasedanja;

(b) dokumente, predložene Pododboru za sanitarne in fitosanitarne ukrepe;

(c) izjave, za katere je Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe zahteval, da se zapišejo v zapisnik, ter

(d) operativne sklepe z zasedanja v skladu z odstavkom 4.

3. Osnutek zapisnika se predloži Pododboru za sanitarne in fitosanitarne ukrepe v odobritev. Osnutek zapisnika se odobri v 28 koledarskih dneh po vsakem zasedanju Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe. Vsem naslovnikom iz člena 7 se pošlje izvod odobrenega zapisnika.

4. Osnutek operativnih sklepov vsakega zasedanja pripravi sekretar predsedujoče pogodbenice in ga razpošlje pogodbenicama skupaj z dnevnim redom praviloma najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja. Osnutek operativnih sklepov se med zasedanjem posodobi, tako da Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe, če se pogodbenici ne dogovorita drugače, na koncu zasedanja sprejme operativne sklepe, ki odražajo nadaljnje ukrepe, o katerih se dogovorita pogodbenici. Operativni sklepi se po sprejetju priložijo zapisniku, njihovo izvajanje pa se pregleda med naslednjimi zasedanji Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe. Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe v ta namen sprejme predlogo, ki omogoča spremljanje spoštovanja določenih rokov za izvedbo vsakega ukrepa.

Člen 11

Sklepi in priporočila

1. Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe sprejme sklepe, mnenja, priporočila, poročila in skupne ukrepe, kot je določeno v členu 74 Sporazuma. Ti sklepi, mnenja, priporočila, poročila in skupni ukrepi se sprejmejo s soglasjem med pogodbenicama po zaključku ustreznih notranjih postopkov za njihovo sprejetje. Sklepi so zavezujoči za pogodbenici, ki sprejmeta ustrezne ukrepe za njihovo izvajanje.

2. Vsak sklep, mnenje, priporočilo ali poročilo podpiše predsednik in overita sekretarja. Brez poseganja v odstavek 3 predsednik podpiše te dokumente med zasedanjem, na katerem se sprejme zadevni sklep, mnenje, priporočilo ali poročilo.

3. Če se pogodbenici strinjata, lahko Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe sprejema sklepe, priporočila, mnenja ali poročila s pisnim postopkom, po zaključku ustreznih notranjih postopkov. Pisni postopek je uradna izmenjava not med sekretarjema, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama. Na besedilo predloga, ki se v ta namen razpošlje v skladu s členom 7, se morebitni pridržki ali spremembe sporočijo v roku, ki ni krajši od 21 koledarskih dni. Predsednik lahko po posvetovanju s pogodbenicama skrajša roke iz tega odstavka, da se upoštevajo posebne okoliščine. Ko se o besedilu doseže dogovor, sklep, mnenje, priporočilo ali poročilo podpiše predsednik in overita sekretarja.

4. Akti Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe se naslovijo kot „Sklep“, „Mnenje“, „Priporočilo“ ali „Poročilo“. Vsak sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če je v njem določeno drugače.

5. Sklepi, mnenja, priporočila in poročila se pošljejo obema pogodbenicama.

6. Sekretariat Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi je obveščen o vseh sklepih, mnenjih, priporočilih, poročilih in drugih dogovorjenih ukrepih Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe.

7. Vsaka pogodbenica se lahko odloči, ali bo objavila sklepe, mnenja in priporočila Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe v svojem uradnem listu.

Člen 12

Poročila

Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe predloži Pridružitvenemu odboru v trgovinski sestavi poročilo o svojih dejavnostih in dejavnostih tehničnih delovnih skupin ali ad hoc skupin, ki jih ustanovi Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe. Poročilo se predloži 25 dni pred rednim letnim zasedanjem Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

Člen 13

Jeziki

1. Delovna jezika Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe sta angleščina in ukrajinščina.

2. Če ni določeno drugače, se Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je napisana v teh jezikih.

Člen 14

Stroški

1. Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter stroške v zvezi s poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe.

2. Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

3. Stroške v zvezi s tolmačenjem na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v angleščino in ukrajinščino ali iz teh dveh jezikov v skladu s členom 13(1) krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

Stroške v zvezi s tolmačenjem in prevajanjem v druge jezike ali iz njih krije neposredno pogodbenica prosilka.

Člen 15

Tehnične delovne skupine in ad hoc skupine

1. Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe lahko s sklepom na podlagi člena 74(3) Sporazuma po potrebi ustanavlja ali odpravlja tehnične delovne skupine ali ad hoc delovne skupine, vključno z znanstvenimi skupinami.

2. Članstvo v takih ad hoc delovnih skupinah ni omejeno na predstavnike pogodbenic. Pogodbenici zagotovita, da člani vseh skupin, ki jih ustanovi Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe, spoštujejo vse ustrezne zahteve glede zaupnosti.

3. Če ni določeno drugače, skupine, ki jih je ustanovil Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe, delujejo pod nadzorom Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe, kateremu poročajo.

4. Zasedanja delovnih skupin lahko po potrebi potekajo osebno ali prek video ali avdio konference.

5. Sekretariatu Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe se v vednost pošljejo vsa ustrezna korespondenca, dokumentacija in sporočila v zvezi z dejavnostmi delovnih skupin.

6. Delovne skupine so pristojne za dajanje pisnih priporočil Pododboru za sanitarne in fitosanitarne ukrepe. Priporočila se sprejmejo na podlagi soglasja in sporočijo predsedniku, ki jih razpošlje, kot je določeno v členu 7.

7. Ta poslovnik se smiselno uporablja za vse tehnične delovne skupine ali ad hoc delovne skupine, ki jih je ustanovil Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe, razen če je v tem členu določeno drugače. Sklicevanje na Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi se razume kot sklicevanje na Pododbor za sanitarne in fitosanitarne ukrepe.

Člen 16

Spremembe

Ta poslovnik se lahko spremeni s sklepom Pododbora za sanitarne in fitosanitarne ukrepe v skladu s členom 74(5) Sporazuma.

(1) UL L 161, 29.5.2014, str. 3.