Uredba Komisije (ES) št. 1663/95

z dne 7. julija 1995

o določitvi podrobnih pravil za uporabo Uredbe Sveta (EGS) št. 729/70 v zvezi s postopkom za potrditev obračuna Jamstvenega oddelka EKUJS

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (EGS) št. 729/70 z dne 21. aprila 1970 o financiranju skupne kmetijske politike [1], kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 1287/95 [2], in zlasti členov 4(6) in 5(3) Uredbe,

ker prenova postopka za potrditev obračuna, uveljavljena z Uredbo Sveta (ES) št. 1287/95, predvideva vzpostavitev podrobnih pravil za pregled in potrditev letnih obračunov akreditiranih plačilnih agencij;

ker so spremembe števila in narave ukrepov, ki jih financira Jamstveni oddelek EKUJS, skupaj s spremembami postopkov za zapis in prenos informacij takšne, da zahtevajo revizijo narave in vsebine informacij, ki naj se Komisiji predložijo za potrditev obračuna;

ker bi bilo zato treba razveljaviti Uredbo Komisije (EGS) št. 1723/72 [3], kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (EGS) št. 295/88 [4];

ker Odbor EKUJS ni podal svojega mnenja v roku, ki ga je določil predsednik,

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

1. Omejitev števila plačilnih agencij, ki jih akreditira vsaka država članica v skladu s členom 4(2) Uredbe (EGS) št. 729/70, določi država članica po posvetovanju s Komisijo. Komisija lahko zlasti sporoči kakršno koli oviro, ki jo to število pomeni za skladnost z rokom, določenim v členu 5(2)(b) navedene uredbe, in za preglednost preverjanj delovanja sklada. Komisija obvesti odbor sklada o plačilnih agencijah, akreditiranih v vseh državah članicah.

2. Za vsako plačilno agencijo država članica obvesti Komisijo o organih ("pristojni organ"), ki izdajo in odvzamejo akreditacijo in določijo obdobje, dovoljeno za kakršne koli potrebne prilagoditve v smislu člena 4(4) Uredbe (EGS) št. 729/70.

3. Pred akreditiranjem katere koli plačilne agencije pristojni organ ugotovi, ali upravna in računovodska ureditev zadevnega organa vsebuje jamstva iz člena 4(1)(a) Uredbe (EGS) št. 729/70. Merila postavi država članica, pristojni organ jih uporabi za akreditacijo, za ta merila pa upošteva smernice Komisije, navedene v Prilogi. Če se katera koli merila, ki so pomembna za postopke plačilne agencije, ne izpolnjujejo, se uporabi člen 4(4) zgoraj navedene uredbe.

Odločitev o akreditaciji se sprejme na podlagi pregleda upravnih in računovodskih pogojev, vključno s tistimi, ki so sprejeti za zaščito interesov Skupnosti v zvezi z izplačanimi predplačili, pridobljenimi jamstvi, intervencijskimi zalogami in zneski, ki jih je treba izterjati. Pregled zajema zlasti pogoje za izvajanje plačil, zaščito denarnih sredstev, varnost računalniških sistemov, vodenje računovodskih evidenc, delitev nalog in ustreznost notranjih in zunanjih kontrol v zvezi s transakcijami, ki jih financira Jamstveni oddelek EKUJS.

4. Če pristojni organ ugotovi, da plačilna agencija, katere delovanje se pregleduje, izpolnjuje vse ustrezne zahteve, nadaljuje njeno akreditacijo. V nasprotnem primeru na plačilno agencijo naslovi navodila, ki zadevajo upravno in računovodsko ureditev in zlasti pogoje, ki jih mora plačilna agencija izpolniti, preden se lahko dodeli akreditacija. Akreditacija se lahko dodeli začasno za obdobje, ki se določi glede na resnost težav, dokler se ne izvedejo katere koli zahtevane spremembe upravne in računovodske ureditve.

5. Če se akreditacija odvzame, država članica določi drugo plačilno agencijo v skladu s pogoji iz člena 4 Uredbe (EGS) št. 729/70 in z odstavkoma 3 in 4 tega člena ter zagotovi, da se izplačila upravičencem ne prekinejo.

6. Akreditacijski akt sestoji iz pisne potrditve, da organ izpolnjuje merila za akreditacijo, in kadar je to ustrezno, določi navodila v zvezi s spremembami in določenim obdobjem. Akt se pošlje Komisiji.

7. Pri prvi akreditaciji plačilne agencije se pošlje sporočilo iz člena 4(3) Uredbe (EGS) št. 729/70, ki za vsako plačilno agencijo vsebuje naslednje podatke:

- nanjo prenesene pristojnosti,

- porazdelitev odgovornosti med njenimi oddelki,

- njene povezave z drugimi organi, javnimi ali zasebnimi, ki so tudi pristojni za izvajanje ukrepov, katerih izdatki gredo v breme Sklada,

- postopke za sprejemanje, preverjanje in potrjevanje veljavnosti zahtevkov upravičencev in za odobritev, izplačila in računovodstvo izdatkov,

- določbe o notranji reviziji.

Informacije, ki jih je treba zagotoviti, kadar se uporablja člen 4(4) Uredbe (EGS) št. 729/70, vsebujejo vsa navodila v zvezi z upravno in računovodsko ureditvijo in s prilagoditvami, ki jih mora izvesti plačilna agencija, da bi se izognila odvzemu akreditacije, pa tudi obdobje izvajanja.

Člen 2

1. "Usklajevalni organ" iz člena 4(1)(b) Uredbe (EGS) št. 729/70 deluje kot edini zastopnik države članice pri Komisiji za vsa vprašanja, ki zadevajo Jamstveni oddelek EKUJS, v zvezi:

- z razdelitvijo besedil Skupnosti in ustreznih smernic različnim plačilnim agencijam in tistim organom, ki so pristojni za njihovo izvajanje,

- s pospeševanjem njihove usklajene uporabe,

- s sporočanjem informacij, ki jih določata ta uredba in Uredba (EGS) št. 729/70, Komisiji,

- z dajanjem celotne dokumentacije vseh računovodskih informacij, ki so potrebne za statistične in kontrolne namene, na voljo Komisiji.

Komisiji ni treba pošiljati informacij, ki jih v obliki dokumentov hranijo plačilne agencije ali odredbodajalci: te informacije dajejo na voljo plačilne agencije ali odredbodajalci. Plačilna agencija ima lahko vlogo usklajevalnega organa, če sta ti dve nalogi ločeni. Pri izvajanju svojih nalog se sme usklajevalni organ v skladu z nacionalnimi postopki obrniti na druge upravne organe ali oddelke, zlasti tiste, ki imajo računovodsko ali strokovno znanje in izkušnje.

2. Država članica sporoči Komisiji informacije o imenu in statutu usklajevalnega organa, o upravnih in računovodskih pogojih ter pogojih notranje kontrole, ki zadevajo njegovo delovanje.

3. Komisija določi obliko in vsebino računovodskih informacij iz odstavka 1 po posvetovanju z Odborom Sklada in jih pošlje državam članicam v treh mesecih po začetku veljavnosti te uredbe.Vsaka sprememba se sporoči državam članicam v treh mesecih po dogodku, ki povzroči takšno spremembo, in države članice izvedejo katero koli zahtevano spremembo v svojih informacijskih sistemih v roku, ki ga po posvetovanju z Odborom Sklada določi Komisija.

Člen 3

1. Potrdilo iz člena 5(1)(b) Uredbe (EGS) št. 729/70 pripravi oddelek ali organ, ki je operativno neodvisen od plačilnih in usklajevalnih agencij in je strokovno usposobljen (certifikacijski organ).

Potrdilo temelji na pregledu postopkov in pregledu vzorca transakcij. Pregled zajema preverjanje skladnosti plačil s pravili Skupnosti le v zvezi s sposobnostjo upravnih struktur plačilnih agencij, da zagotovijo preverjanje takšne skladnosti pred izvedbo izplačila.

Certifikacijski organ opravlja svoj pregled v skladu s sprejetimi mednarodnimi revizijskimi standardi. Pregledi se izvajajo med proračunskim letom, pa tudi po koncu vsakega proračunskega leta. Pred 31. januarjem naslednjega leta certifikacijski organ sestavi potrdilo in tudi poročilo o svojih ugotovitvah, v katerem podrobno navede, ali je dobil upravičena zagotovila, da so obračuni, ki jih je treba poslati Komisiji, pravilni, popolni in točni ter da so postopki notranje kontrole zadovoljivo delovali.

2. Kadar je akreditirana več kakor ena plačilna agencija, se lahko država članica opre na potrdila, izdana pri oddelkih ali organih, ki so potrdili obračun zadevnih plačilnih agencij, če prejme zagotovila, da so bili obseg in standardi izvedenih revizij enakovredni zahtevam, določenim v odstavku 1.

3. Poročilo iz odstavka 1 navaja:

- ali postopki plačilnih agencij, zlasti glede akreditacijskih meril, zagotavljajo zadostna dokazila, da so transakcije, ki se obračunajo v breme Sklada, v skladu s pravili Skupnosti, in kakšna so bila priporočila za izboljšavo sistemov,

- ali so letni obračuni iz člena 4(1)(a) te uredbe v skladu s poslovnimi knjigami in evidencami plačilnih agencij,

- ali so izjave o izdatkih in intervencijskih postopkih iz člena 5 pravilen, popoln in točen zapis transakcij, ki se obračunajo v breme Sklada,

- ali so glede izplačanih predplačil, pridobljenih jamstev, intervencijskih zalog in zneskov, ki naj se izterjajo, finančni interesi Skupnosti pravilno zaščiteni,

- ali so bila upoštevana priporočila o izboljšavi sistemov, naslovljena na plačilno agencijo.

Poročilo spremljajo informacije o številu in usposobljenosti osebja, ki opravlja revizijo, o opravljenem delu, o številu pregledanih transakcij, o ravni dosežene pomembnosti in zaupanja, o ugotovljenih slabostih in priporočilih za izboljšanje ter o poslovanju certifikacijskega organa in drugih revizijskih organov zunaj ali znotraj plačilnih agencij, ki zagotavljajo popolna ali delna zagotovila certifikacijskemu organu o zadevah, o katerih poročajo.

Člen 4

1. Za potrditev obračunov v skladu s členom 5(2)(b) Uredbe (EGS) št. 729/70 države članice pošljejo Komisiji:

(a) letne obračune izdatkov, za katere se bremeni Jamstveni oddelek Sklada, in poročila, ki jih oblikuje vsak oddelek ali organ v skladu s členom 5(1) te uredbe;

(b) potrdila in poročila, ki jih oblikuje certifikacijski organ ali organi.

2. Dokumenti iz odstavka 1 se pošljejo Komisiji v štirih izvodih do 10. februarja v letu, ki sledi koncu zadevnega proračunskega leta.

3. Na zahtevo Komisije ali na pobudo države članice se lahko dodatne informacije v zvezi s potrditvijo zadevnih obračunov pošljejo Komisiji do skrajnega roka, ki ga določi Komisija ob upoštevanju obsega dela, potrebnega, da se zagotovijo te informacije. Če teh informacij ni, lahko Komisija potrdi obračun na podlagi informacij, ki jih ima v tistem trenutku.

4. Komisija lahko sprejme zahtevo po odlogu pošiljanja informacij v upravičenih primerih, če je zahteva naslovljena nanjo pred skrajnim rokom.

Člen 5

1. Obračuni iz člena 4(1)(a) vsebujejo:

(a) izdatke, povzete po postavkah in podpostavkah proračuna Skupnosti;

(b) povzetek intervencijskih postopkov in izjavo o količini in lokaciji zalog ob koncu proračunskega leta;

(c) informacije o izdatkih ali potrditev, da so podrobnosti o vseh transakcijah v računalniških datotekah, ki so na voljo Komisiji;

(d) potrditev, da so podrobnosti o vsakem premiku intervencijskih zalog v evidenci plačilnih agencij;

(e) razlage razlik med izdatki, navedenimi v letnem obračunu, in izdatki za isto obdobje iz dokumentov iz člena 3(5) Uredbe Komisije (EGS) št. 2776/88 [5], kakor so popravljeni v skladu s členom 9(7) navedene uredbe.

2. Poročila iz člena 4(1)(a) te uredbe vsebujejo naslednje informacije, ki zadevajo usklajevalni organ in vsako plačilno agencijo:

- katere koli izredne transakcije ali tehnične težave, nastale v zadevnem proračunskem letu,

- katero koli pomembno spremembo informacije iz člena 1(7) v obdobju od prejšnjega poročila.

Člen 6

Dodatna dokumentacija v zvezi s financiranimi izdatki in zneski, ki jih mora izterjati Jamstveni oddelek EKUJS, so na voljo Komisiji najmanj tri leta po letu, v katerem Komisija potrdi obračun za zadevno proračunsko leto, takrat pa, ko je sklep o potrditvi obračuna v postopku pred Sodiščem Evropskih skupnosti, do enega leta po koncu postopka.

Člen 7

1. Sklep o potrditvi obračuna v skladu s členom 5(2)(b) Uredbe (EGS) št. 729/70 določi znesek izdatka, izvedenega v vsaki državi članici med zadevnim proračunskim letom, ki se prizna za obračun v breme EKUJS, brez poseganja v poznejše odločbe v skladu z odstavkom 2(c) tega člena.

Zneski, ki jih lahko zaradi gornje odločbe v vsaki državi članici izterjajo ali plačajo, se določijo tako, da se predplačila, izplačana glede na zadevno proračunsko leto, odštejejo od izdatkov, priznanih za isto leto v skladu s prvim pododstavkom. Ti zneski se odštejejo ali dodajo predplačilom, plačljivim od drugega meseca po mesecu, v katerem začne veljati odločba o potrditvi obračuna.

2. Komisija pred 31. marcem v letu, ki sledi koncu proračunskega leta, zadevni državi članici sporoči rezultate svojih preverjanj predloženih informacij skupaj s katerimi koli spremembami, ki jih predlaga.

3. Če iz razlogov, ki jih je mogoče pripisati zadevni državi članici, Komisija ne more potrditi obračuna države članice pred 30. aprilom naslednjega leta, Komisija državo članico uradno obvesti o nadaljnjih poizvedbah, ki jih predlaga v skladu s členom 9 Uredbe (EGS) št. 729/70.

Člen 8

1. Kadar pri poizvedbi Komisija oceni, da izdatek ni bil izveden v skladu s pravili Skupnosti, zadevni državi članici sporoči svoje ugotovitve, korektivne ukrepe, ki naj se izvedejo, da bi v prihodnje zagotovili skladnost s pravili, in oceno katerega koli izdatka, ki ga predlaga za izključitev v skladu s členom 5(2)(c) Uredbe (EGS) št. 729/70. Sporočilo se sklicuje na to uredbo. Država članica odgovori v dveh mesecih in Komisija lahko temu primerno spremeni svoje stališče. V upravičenih primerih se lahko Komisija strinja, da se rok za odgovor podaljša.

Po izteku obdobja, dovoljenega za odgovor, začne Komisija dvostransko razpravo in obe stranki si prizadevata za dogovor o ukrepih, ki naj se sprejmejo. Komisija nato formalno sporoči svoje sklepe državi članici, pri čemer se sklicuje na Odločbo Komisije 94/442/ES [6].

2. Sklepi iz člena 5(2)(c) Uredbe (EGS) št. 729/70 se sprejmejo po pregledu katerega koli poročila, ki ga sestavi spravni organ v skladu z določbami iz Direktive 94/442/ES.

3. Odbitki od financiranja Skupnosti iz člena 5(2)(c) Uredbe (EGS) št. 729/70 se izvedejo iz predplačil v zvezi z izdatkom drugega meseca, ki sledi sklepu na podlagi tega člena. Vendar pa lahko Komisija na zahtevo države članice in zaradi pomembnosti odbitkov ter po posvetovanju z Odborom Sklada določi drug datum.

Člen 9

Uredba (EGS) št. 1723/72 je razveljavljena z učinkom od 16. oktobra 1995.

Uporablja se še naprej za potrditev obračuna Jamstvenega sklada iz proračunskega leta 1995.

Člen 10

Ta uredba začne veljati sedmi dan po objavi v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

Uporablja se od proračunskega leta, ki se začne 16. oktobra 1995.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

V Bruslju, 7. julija 1995

Za Komisijo

Franz Fischler

Član Komisije

[1] UL L 94, 28.4.1970, str. 13.

[2] UL L 125, 8.6.1995, str. 1.

[3] UL L 186, 16.8.1972, str. 1.

[4] UL L 30, 2.2.1988, str. 7.

[5] UL L 94, 28.4.1970, str. 13.

[6] UL L 125, 8.6.1995, str. 1.

--------------------------------------------------

PRILOGA

Smernice za merila za akreditacijo plačilne agencije

Merila za akreditacijo omogočajo, da plačilna agencija dá zadostno zagotovilo za pravilno delovanje svoje upravne strukture in sistema notranje kontrole in za hranjenje dokumentov na podlagi člena 4 Uredbe (EGS) št. 729/70. Le majhen obseg dejavnosti plačilne agencije lahko upraviči uporabo poenostavljenih meril. Neupoštevanje katerih koli meril, ki so pomembna za dejavnost plačilne agencije, ima za posledico uporabo člena 4(4) te uredbe.

1. Plačilna agencija ("agencija") se ustanovi s formalnim aktom, ki določa pooblastila, obveznosti in odgovornosti agencije, zlasti glede izdatkov Jamstvenega oddelka EKUJS, kakor to določata člena 2 in 3 Uredbe (EGS) št. 729/70, in ki določa upravno strukturo agencije.

2. Agencija izvaja tri glavne naloge v zvezi z izdatki Jamstvenega oddelka EKUJS:

(i) Odobritev izplačil: cilj te naloge je določitev zneska, ki se izplača upravičencu v skladu s pravili Skupnosti.

(ii) Izvajanje izplačil: cilj te naloge je izdati navodila bančnikom agencije ali v ustreznih primerih vladnemu plačilnem uradu, da izplačajo odobreni znesek upravičencu (ali njegovemu pooblaščencu).

(iii) Računovodstvo izplačil: cilj te naloge je evidentiranje izplačila za izdatek EKUJS v posebne računovodske knjige agencije, ki bodo navadno v obliki elektronskega sistema za obdelavo podatkov, in priprava periodičnih povzetkov izdatkov, vključno z mesečnimi in letnimi poročili Evropski komisiji. Računovodske knjige evidentirajo tudi sredstva, ki jih financira Sklad, zlasti v zvezi z intervencijskimi zalogami, še neobračunanimi predplačili in dolžniki.

3. Brez poseganja v delegiranje, predvideno v točki 4, ima agencija navadno na voljo dve službi:

(i) Služba notranje revizije: cilj te službe ali enakovrednega postopka je zagotoviti učinkovito delovanje sistema notranje kontrole agencije; služba notranje revizije je neodvisna od drugih oddelkov agencije in neposredno poroča glavnemu vodstvu agencije.

(ii) Tehnična služba: cilj te službe je preveriti dejstva, na katerih temeljijo izplačila upravičencem, na primer dejstva pri zadevah, kakor so kakovost in značilnosti proizvodov, živine, zemljišč itd., datum dobave, preoblikovanje v drug izdelek in druga preverjanja tehnične narave.

Preverjanje teh dejstev se zagotovi z delovanjem kontrolnega sistema in sistema fizičnih pregledov. Pomembna vloga tehnične službe je spremljanje kontrolnega sistema.

4. Del ali celotna odobritev izplačil in/ali tehnična služba se lahko prenese na druge organe, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(i) Odgovornosti in obveznosti teh drugih organov, zlasti glede kontrole in preverjanja skladnosti s pravili Skupnosti, so jasno opredeljene.

(ii) Organi imajo na voljo učinkovite sisteme, ki zagotavljajo, da svoje obveznosti izpolnjujejo zadovoljivo.

(iii) Organi agenciji izrecno potrdijo, da dejansko izpolnjujejo svoje obveznosti, in opišejo sredstva, ki so jih uporabili.

(iv) Agencija je redno in pravočasno obveščena o rezultatih izvedenih kontrol, tako da se zadostnost teh kontrol lahko vedno upošteva, preden se poravna zahtevek. Opravljeno delo se podrobno opiše v poročilu, ki spremlja vsak zahtevek, sveženj zahtevkov, ali če je to ustrezno, v poročilu, ki zajema eno tržno leto. Poročilo spremlja potrdilo o izpolnjevanju pogojev odobrenih zahtevkov ter o naravi, obsegu in omejitvah opravljenega dela. Če katera koli fizična ali upravna preverjanja niso dovolj temeljita, vendar so opravljena na vzorcu zahtevkov, se izbrani zahtevki opredelijo, vzorčna metoda se opiše ter se poroča o rezultatih vseh fizičnih pregledov in sprejetih ukrepov v zvezi z odstopanji in nepravilnostmi. Dodatna dokumentacija, predložena agenciji, zadostuje za zagotovitev, da so bila opravljena vsa zahtevana preverjanja o izpolnjevanju pogojev odobrenih zahtevkov.

(v) Kadar drugi organi zadržijo dokumentacijo, ki zadeva odobrene zahtevke in izvedene kontrole, ti organi in agencija uvedejo postopke za zagotovitev, da se evidentira lokacija vseh teh dokumentov, pomembnih za posebna izplačila, ki jih izvede agencija, in da so ti dokumenti na voljo za fizični pregled v pisarnah agencije na zahtevo oseb in organov, ki imajo ponavadi pravico, da takšne dokumente pregledajo, to so:

- osebje agencije, ki zahtevek obravnava,

- služba notranje revizije agencije,

- organ, ki potrdi letno poročilo agencije,

- imenovani uradniki Evropske unije.

5. Upravna struktura agencije omogoča ločevanje treh nalog odobritve, izvajanja in računovodstva izplačil; za vsako je pristojna posebna upravna podenota, katere odgovornosti so opredeljene v organizacijski shemi. V ustreznih primerih je lahko upravna struktura takšna, da nalogo tehnične službe opravlja oddelek za odobritev.

6. Agencija sprejme naslednje postopke ali tiste, ki dajejo enakovredna jamstva:

(i) Agencija določi podrobne pisne postopke za sprejem, evidentiranje in obdelavo zahtevkov, vključno z opisom vseh dokumentov, ki naj se uporabijo.

(ii) Delitev nalog je takšna, da noben uradnik ni odgovoren za več kakor eno področje pristojnosti za odobritev, izplačevanje ali računovodstvo vsot, za katere se bremeni EKUJS, in da noben uradnik ne opravlja teh nalog, ne da bi njegovo delo nadzoroval drug uradnik.

Odgovornosti vsakega uradnika so pisno opredeljene, vključno s finančnimi omejitvami njegovega pooblastila. Usposabljanje osebja je primerno in velja politika rotacije osebja na občutljivih položajih ali ustrezno povečani nadzor.

(iii) Vsak uradnik, odgovoren za odobritev, ima na voljo podrobne kontrolne liste, ki jih mora izvesti, in v dodatno dokumentacijo zahtevka vključi tudi svojo potrditev, da so bila ta preverjanja izvedena. Ta potrditev se lahko izvede elektronsko ob upoštevanju pogojev iz pododstavka (vi). O tem, da je delo pregledal višji član osebja, morajo obstajati dokazi.

(iv) Zahtevek se odobri za izplačilo šele potem, ko je bilo opravljeno zadostno preverjanje, da je v skladu s predpisi Skupnosti. Ta preverjanja zajemajo preverjanja, zahtevana v uredbi, ki ureja poseben ukrep, v skladu s katerim se zahteva pomoč, in tista, ki se zahtevajo na podlagi člena 8 Uredbe (EGS) št. 729/70 zaradi preprečevanja in odkrivanja goljufij in nepravilnosti s posebnim poudarkom na predstavljenih tveganjih. Preverjanja, ki jih je treba opraviti, se podrobno navedejo na kontrolni listi in njihova izvedba se potrdi za vsak zahtevek ali vsak sveženj zahtevkov.

(v) S postopki mora biti zagotovljeno, da se izplačilo izvede samo upravičencu, na njegov bančni račun ali njegovemu pooblaščencu. Izplačila izvede bančnik agencije, ali kjer je to ustrezno, vladna služba za izplačila ali pa se izvedejo s čekom, poslanim po pošti v petih delovnih dneh od dneva, ko se bremeni EKUJS. Sprejmejo se postopki za zagotovitev, da se vsa izplačila, za katera prenosi niso bili izvedeni ali čeki niso bili unovčeni, ponovno knjižijo v dobro sklada. Nobenih plačil ni v gotovini. Odobritev pristojnega uradnika in/ali njegovega nadrejenega se lahko izvede elektronsko, če se zagotovi ustrezna varnostna zaščita teh sredstev in se istovetnost podpisnika vnese v elektronsko evidenco.

(vi) Kadar se zahtevki obdelajo elektronsko, se zaščiti dostop do računalniškega sistema, ki se nadzira tako, da:

- so vse informacije, ki se vnesejo v sistem, pravilno potrjene za zagotovitev, da se napake pri vnosu odkrijejo in popravijo,

- podatke vnesejo, spremenijo ali potrdijo le pooblaščeni uradniki, katerim so podeljena posamezna gesla,

- se istovetnost vsakega uradnika, ki vnaša ali spreminja podatke ali programe, evidentira v dnevnik delovnih operacij.

Gesla se redno spreminjajo zaradi preprečevanja zlorab. Računalniški sistemi so pred nepooblaščenim dostopom zaščiteni s fizičnim nadzorom in podatki se shranijo na varnostne kopije, ki se hranijo na posebnem, zavarovanem kraju. Vnos podatkov se preverja z logičnimi preverjanji, ki so namenjena odkrivanju nedoslednih ali izrednih podatkov.

(vii) Postopki agencije zagotavljajo, da se evidentira vsaka sprememba predpisov Skupnosti in zlasti stopenj pomoči, ki se uporabljajo, in da se navodila, podatkovne baze in kontrolne liste pravočasno posodabljajo.

7. Izplačevanje predplačil se opredeli v računovodskih evidencah in sprejmejo se postopki za zagotovitev, da:

(i) jamstva dajejo le finančne institucije, ki izpolnjujejo pogoje Uredbe (EGS) št. 2220/85 [1] in jih odobrijo ustrezni organi, in izdajajo jamstva, ki ostanejo veljavna, dokler se ne obračunajo ali zahtevajo, in se izpolnijo na jasno zahtevo agencije.

(ii) Predplačila se obračunajo v predpisanih rokih in tista, ki so že zapadla v obračun, se takoj opredelijo in jamstva se takoj zahtevajo.

(iii) Pri obračunu predplačil veljajo enake kontrole odredbodajalcev kakor pri plačilih.

8. Računovodstvo intervencijskih zalog zagotovi, da so količine in s tem povezani stroški pravilno in hitro obdelani ter evidentirani po razpoznavnih serijah in na pravilnem računu za vsako stopnjo od prejema ponudbe do fizične oddaje proizvoda v skladu s shemami iz predpisov, in zagotovi, da se kadarkoli lahko določita količina in narava zalog na vsaki lokaciji. Zaloge redno fizično preverjajo osebe, organi ali oddelki, ki so neodvisni od imetnikov zalog.

9. Z računovodskimi postopki se zagotovi, da so mesečna in letna poročila popolna, točna in pravočasna ter da se odkrijejo in popravijo kakršne koli napake ali izpuščeni podatki, zlasti s preverjanji in ujemanji, izvedenimi v presledkih, ki niso daljši od treh mesecev.

10. Služba notranje revizije pregleda, ali so postopki, ki jih odobri agencija, ustrezni za zagotovitev preverjanja skladnosti s predpisi Skupnosti in ali so obračuni točni, popolni in pravočasni. Pregled se lahko omeji na izbrane ukrepe in na vzorce transakcij, če načrt revizije zagotavlja, da so v obdobju, ki ne presega pet let, zajeta vsa pomembna področja, vključno z oddelki, odgovornimi za odobritev. Delo službe se izvaja v skladu z mednarodno sprejetimi standardi, evidentira se v delovnih dokumentih in je razvidno iz poročil in priporočil, naslovljenih na vodstvo agencije. Revizijski načrti in poročila so na voljo certifikacijskemu organu in uradnikom Evropske unije, ki so pooblaščeni za opravljanje finančnih revizij, samo zato, da se oceni učinkovitost delovanja notranje revizije.

11. Vsi gornji odstavki se smiselno uporabljajo za"negativne izdatke" (prelevmane, zapadla jamstva, povrnjena izplačila itd.), ki jih mora agencija terjati v imenu Jamstvenega oddelka EKUJS. Agencija vzpostavi sistem za priznanje vseh zneskov, zapadlih EKUJS-u, in za evidentiranje vseh dolgov pred njihovim sprejemom v knjigo terjatev. Knjiga terjatev se redno pregleduje, da se izterjajo zapadli dolgovi.

Agencija lahko prenese odgovornost za izterjavo nekaterih kategorij negativnih izdatkov na druge organe pod pogoji iz točke 4, ki so ustrezno prilagojeni, in pod dodatnim pogojem, da drugi organ redno in pravočasno, najmanj vsak mesec, poroča agenciji o vseh priznanih prihodkih in prejetih vsotah.

12. Agencija zagotovi hitro obravnavo vseh prejetih zahtevkov.

[1] UL L 205, 3.8.1985, str. 5.

--------------------------------------------------