SL Uradni list Evropske unije L 167/57

SKLEP KOMISIJE

z dne 5. junija 2014

o varstvu osebnih podatkov na evropskem pravosodnem portalu

(2014/333/EU)

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

po posvetovanju z evropskim nadzornikom za varstvo podatkov,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Komisija je v svojem sporočilu iz maja 2008 (1) izjavila, da bo zasnovala in vzpostavila evropski pravosodni portal (v nadaljnjem besedilu: portal), s katerim bo upravljala v tesnem sodelovanju z državami članicami.

(2) Evropski komisiji je bil v večletnem akcijskem načrtu 2009–2013 o evropskem e-pravosodju (2) z dne 8. novembra 2008 zaupan projekt vzpostavitve in upravljanja portala. Portal je začel delovati 16. julija 2010. Sprejetje tega sklepa je postalo potrebno šele zdaj, saj je portal šele zdaj pripravljen za prvo vzajemno povezavo z nacionalnimi registri, ki vključuje obdelavo osebnih podatkov.

(3) Cilj portala je prispevati k dosežkom evropskega pravosodnega območja z omogočanjem lažjega in boljšega dostopa do sodnega varstva ter z uporabo informacijskih in komunikacijskih tehnologij za lažje čezmejne elektronske sodne postopke in pravosodno sodelovanje.

(4) Institucije, organi, uradi in agencije Evropske unije ter države članice (kadar izvajajo pravo Unije) morajo spoštovati temeljne pravice in upoštevati načela, priznana z Listino Evropske unije o temeljnih pravicah, zlasti pravico do varstva osebnih podatkov iz člena 8 navedene listine.

(5) Različne naloge in funkcije Komisije in držav članic v zvezi s portalom bodo vključevale različne odgovornosti in obveznosti glede varstva podatkov, zato jih je nujno jasno razmejiti.

(6) V skladu s posebno naravo dejavnosti, povezanih z evropskim pravosodnim portalom, ki je bil razvit v sodelovanju med Komisijo in državami članicami, je vloga Komisije pri obdelavi osebnih podatkov prek portala omejena. Pojasniti bi bilo treba, da Komisija ni odgovorna za vsebino medsebojno povezanih nacionalnih zbirk podatkov, ki so na voljo prek portala.

(7) Za obdelavo osebnih podatkov na portalu s strani Komisije se uporablja Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (3). V tem kontekstu je Komisija odgovorna zlasti za zagotavljanje infrastrukture informacijske tehnologije za funkcije portala, vključno z medsebojno povezavo nacionalnih zbirk podatkov.

(8) V skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 bi bilo treba namene obdelave osebnih podatkov izrecno navesti. Zato bi lahko Komisija obdelovala osebne podatke na portalu le, če bi to storila za zagotavljanje dostopa do medsebojno povezanih nacionalnih zbirk osebnih podatkov, za zagotavljanje interaktivnih storitev, ki uporabnikom omogočajo, da neposredno komunicirajo z ustreznimi organi v drugi državi članici, za zagotavljanje dostopa do informacij javnega značaja, ki so namenjene registriranim uporabnikom, ali za zagotavljanje kontaktnih informacij.

(9) Komisija bi morala v sistem vgraditi tehnologije, ki odražajo pojem „vgrajenega varstva podatkov“. Pri izvajanju tega pojma bi bilo treba v fazi načrtovanja funkcij, povezanih z obdelavo osebnih podatkov prek portala, izvesti oceno učinka v zvezi z zasebnostjo in varstvom podatkov. To bi bilo treba izvesti tudi v zvezi z drugimi funkcijami portala. Ta ocena bo opredelila morebitna tveganja v zvezi z varstvom podatkov. Poleg tega bo opredelila ustrezne zaščitne in druge ukrepe, ki jih je treba vključiti v sistem za varstvo osebnih podatkov.

(10) Komisija bi morala neprekinjeno izvajati ustrezne varnostne ocene, če se izvaja delo, povezano z medsebojno povezavo nacionalnih zbirk podatkov.

(11) Prek portala je mogoče dostopati le do javno dostopnih podatkov v medsebojno povezanih nacionalnih zbirkah podatkov. Prek portala ne bi smelo biti mogoče združevati informacij iz različnih medsebojno povezanih nacionalnih zbirk podatkov za drugačne namene, kot so predpisani –

SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Predmet urejanja

Ta sklep določa naloge in odgovornosti Evropske komisije v zvezi z zahtevami glede varstva osebnih podatkov pri njihovi obdelavi na evropskem pravosodnem portalu (v nadaljnjem besedilu: portal).

Člen 2

Opredelitve pojmov

V tem sklepu se uporabljajo opredelitve pojmov iz Uredbe (ES) št. 45/2001. Poleg teh se uporabljajo tudi naslednje opredelitve pojmov:

(a) „soustvarjalec portala“ pomeni vsakega predstavnika države članice ali partnerske organizacije evropskega pravosodnega portala, ki mu je bilo izdano dovoljenje, da spremeni vsebino ali del vsebine portala;

(b) „medsebojno povezane nacionalne zbirke podatkov“ pomenijo podatkovne zbirke javno dostopnih informacij, ki jih uporabljajo države članice in drugi subjekti (kot so poklicna združenja in neprofitne organizacije) ter so medsebojno povezane prek portala tako, da je do informacij, ki so na voljo na nacionalni ravni, mogoče dostopati prek portala;

(c) „javno dostopne informacije“ pomenijo informacije, ki so na voljo javnosti prek interneta;

(d) „registrirani uporabnik“ pomeni uporabnika portala, ki je registriran na portalu prek Avtentifikacijske storitve Evropske komisije (ECAS), kot je „soustvarjalec portala“.

Člen 3

Obdelava podatkov

Komisija obdeluje osebne podatke na portalu samo, v kolikor je to potrebno za:

(a) zagotavljanje dostopa do medsebojno povezanih nacionalnih zbirk osebnih podatkov;

(b) zagotavljanje interaktivnih storitev, ki registriranim uporabnikom omogočajo neposredno komuniciranje z ustreznimi organi v drugi državi članici;

(c) zagotavljanje dostopa do informacij javnega značaja, namenjenih registriranim uporabnikom;

(d) zagotavljanje kontaktnih podatkov.

Člen 4

Odgovornost upravljavca podatkov

1. Komisija na podlagi člena 2(d) Uredbe (ES) št. 45/2001 izvaja odgovornosti upravljavca podatkov v skladu s svojimi odgovornostmi v okviru portala, kakor je navedeno v tem členu.

2. Komisija zagotavlja razpoložljivost, vzdrževanje in varnost infrastrukture informacijske tehnologije portala.

3. Komisija je odgovorna za naslednje postopke obdelave:

(a) organizacijo;

(b) posredovanje s prenosom;

(c) širjenje ali drugo omogočanje dostopnosti;

(d) usklajevanje ali kombiniranje osebnih podatkov, pridobljenih iz medsebojno povezanih nacionalnih zbirk podatkov, ali osebnih podatkov registriranih uporabnikov.

4. Komisija opredeli potrebne politike in uporabi ustrezne tehnične rešitve, da bi izpolnila svoje obveznosti v okviru funkcije upravljavca podatkov.

5. Komisija izvaja tehnične ukrepe, ki so potrebni za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov v tranzitu in med prikazovanjem na portalu, zlasti glede zaupnosti in celovitosti vsakega prenosa na portal in z njega.

6. Komisija ni odgovorna za noben vidik varstva podatkov v zvezi z:

(a) začetnim zbiranjem in shranjevanjem vseh podatkov, ki so pridobljeni iz medsebojno povezanih nacionalnih zbirk podatkov;

(b) kakršno koli odločitvijo, ki jo sprejmejo države članice, da bi omogočile razpoložljivost takšnih podatkov na portalu;

(c) vsebino vseh podatkov, ki so pridobljeni iz medsebojno povezanih nacionalnih zbirk podatkov, dostopnih prek portala.

7. Obveznosti Komisije ne vplivajo na odgovornost držav članic in drugih subjektov za vsebino in delovanje medsebojno povezanih nacionalnih zbirk podatkov, ki jih upravljajo.

Člen 5

Obveznost obveščanja

1. Komisija posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, zagotovi informacije iz členov 11 in 12 Uredbe (ES) št. 45/2001, kar zadeva informacije, za katere je odgovorna v skladu s tem sklepom.

2. Ne glede na obveznosti držav članic in drugih subjektov, ki upravljajo z medsebojno povezanimi nacionalnimi zbirkami podatkov, do posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, Komisija posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, zagotovi tudi informacije o tem, na koga naj se obrnejo, da bodo lahko učinkovito uveljavljali svoje pravice do informacij, dostopa, popravka in ugovora v skladu z veljavno zakonodajo na področju varstva podatkov. Komisija se sklicuje na posebne izjave držav članic in drugih subjektov o zasebnosti.

3. Poleg tega da Komisija na portalu na voljo tudi:

(a) obvestila držav članic o zasebnosti iz odstavka 2, ki so prevedena v jezike portala;

(b) izčrpno obvestilo o varovanju zasebnosti v zvezi s portalom v skladu s členoma 11 in 12 Uredbe (ES) št. 45/2001 v jasni in razumljivi obliki.

Člen 6

Shranjevanje osebnih podatkov

1. Kar zadeva izmenjavo informacij iz medsebojno povezanih nacionalnih zbirk podatkov, se na portalu ne hranijo osebni podatki v zvezi s posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki. Vsi takšni podatki se hranijo v nacionalnih zbirkah podatkov, s katerimi upravljajo države članice ali drugi subjekti.

2. Osebni podatki v zvezi z uporabniki portala ali osebni podatki, ki so jih zagotovili uporabniki portala, se ne hranijo na portalu, razen v primerih, ko so se uporabniki na portal prijavili kot registrirani uporabniki. Osebni podatki registriranih uporabnikov se hranijo, dokler registrirani uporabniki ne zahtevajo izbrisa registracije. V skladu s členom 3 se osebni podatki soustvarjalcev portala ali kontaktnih točk hranijo samo, dokler te osebe izpolnjujejo svojo funkcijo.

Člen 7

Začetek veljavnosti

Ta sklep začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju, 5. junija 2014 Za Komisijo Predsednik José Manuel BARROSO

(1) COM(2008) 329 final, 30. maj 2008.

(2) UL C 75, 31.3.2009, str. 1.

(3) Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 8, 12.1.2001, str. 1).