SL Uradni list Evropske unije C 5/5

UPRAVNI ODBOR EUROPOLA

POSLOVNIK

2012/C 5/03

UPRAVNI ODBOR EUROPOLA JE –

ob upoštevanju Sklepa Sveta z dne 6. aprila 2009 (1) o ustanovitvi Evropskega policijskega urada (v nadaljnjem besedilu: Sklep o Europolu) in zlasti člena 37(9) Sklepa;

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Vodenje Europola bi bilo treba izboljšati s poenostavljenimi postopki, splošnejšim opisom nalog upravnega odbora in uvedbo splošnega pravila, da se vse odločitve sprejemajo z dvotretjinsko večino (2);

(2) Upravni odbor je odgovoren za izvrševanje vseh nalog, ki mu jih dodeli Svet, zlasti v določbah za izvajanje Sklepa o Europolu (3);

(3) Upravni odbor pripravi svoj poslovnik (4).

SPREJEL NASLEDNJI POSLOVNIK:

Člen 1

Sestava upravnega odbora

1. Upravni odbor sestavljajo po en predstavnik vsake države članice in predstavnik Komisije. Vsakega člana upravnega odbora lahko zastopa nadomestni član. Direktor se udeležuje sestankov upravnega odbora, vendar nima pravice glasovanja.

2. V skladu s členom 37(1) Sklepa o Europolu imajo polnopravni člani ali nadomestni člani upravnega odbora (v nadaljnjem besedilu: člani) potrebna pooblastila na področjih pristojnosti upravnega odbora.

3. Člane in direktorja lahko na sestankih upravnega odbora spremljajo strokovnjaki; predsednik upravnega odbora lahko določi njihovo največje število.

4. Države članice in Komisija obvestijo tajnika upravnega odbora o imenovanju člana in prenehanju dolžnosti člana. Tajnik je odgovoren za posodabljanje seznama članov ter njegovo razpoložljivost upravnemu odboru in Europolu.

Člen 2

Predsednik upravnega odbora

1. Predsednik upravnega odbora ali namestnik predsednika, kadar prvi ne more opravljati svojih dolžnosti, zagotavlja izvajanje člena 37(3) Sklepa o Europolu.

2. Vsak novi predsednik pregleda dokumentacijo upravnega odbora in za ta namen sestavi dokument, ki ga predloži odboru v odobritev na prvem rednem sestanku.

Člen 3

Tajništvo upravnega odbora

Predsedniku in upravnemu odboru pomaga tajništvo. Upravni odbor je odgovoren za upravljanje tajništva in njegovega osebja. Zaradi zagotovitve njegove neodvisnosti tajništvo odgovarja le upravnemu odboru.

Člen 4

Delovanje upravnega odbora

1. Upravni odbor se sestane vsaj dvakrat letno in odloča z dvotretjinsko večino članov, razen če ni v Sklepu o Europolu določeno drugače.

2. Kadar predsednik meni, da tako narekujejo okoliščine, lahko bodisi na svojo pobudo bodisi na pobudo tretjine članov skliče sestanek upravnega odbora. Če sestanek zahteva član ali direktor, se predsednik posvetuje z drugimi člani in, če se jih tretjina strinja, skliče sestanek.

V primerih iz tega odstavka mora predsednik sestanek sklicati v 30 dneh od prejema zahteve.

3. Upravni odbor lahko povabi osebe, posebej usposobljene v zadevah, ki bodo obravnavane, da spregovorijo o določeni točki dnevnega reda.

4. Upravni odbor lahko ustanovi delovne skupine za katero koli zadevo v njegovi pristojnosti. Za take delovne skupine veljajo naslednje določbe:

(a) upravni odbor jasno opredeli njihov obseg in naloge;

(b) člani upravnega odbora imajo priložnost biti zastopani v delovnih skupinah. Predstavniki se zavežejo, da bodo dejavno sodelovali v delovnih skupinah;

(c) Europol se povabi k sodelovanju na sestankih delovnih skupin;

(d) strokovnjaki so lahko povabljeni k udeležbi na sestankih delovnih skupin;

(e) Europol krije potne stroške za enega predstavnika na vsako delegacijo. Vsaka delegacija plača stroške nastanitve svojih članov in strokovnjakov.

Poleg tega delovnim skupinam upravnega odbora oziroma delovne skupine upravnega odbora:

(f) predseduje član upravnega odbora ali višji strokovnjak, ki ga imenuje upravni odbor;

(g) obravnavajo in pripravijo predloge, ki se predložijo upravnemu odboru;

(h) svoj posel opravljajo na podlagi ustnih informacij ali dokumentacije, predložene najpozneje dva tedna pred njihovimi sestanki, razen če njihov predsednik zaradi nujnosti ne odloči drugače;

(i) svoje sestanke vodijo v skladu z jezikovno ureditvijo, določeno z obstoječo prakso;

(j) prek svojih predsednikov po potrebi poročajo upravnemu odboru;

(k) pomaga tajništvo upravnega odbora;

(l) se razpustijo po končanju svojih nalog. Če imajo dolgoročen mandat, potrebo po njihovem nadaljnjem obstoju vsako leto presodi upravni odbor.

5. Kadar predsednik upravnega odbora meni, da tako narekujejo okoliščine, lahko upravni odbor pozove, naj sprejme odločitev ali izrazi svoje mnenje o določeni zadevi s pisnimi postopki. Taki postopki običajno trajajo štirinajstih dni, razen če predsednik zaradi nujnosti ne odloči drugače.

Člen 5

Dnevni red

1. Predsednik upravnega odbora pripravi osnutek dnevnega reda za vsak sestanek. Tajnik upravnega odbora pošlje osnutek dnevnega reda članom in direktorju vsaj štirinajst dni pred sestankom. Kadar je sklican izredni sestanek, se osnutek dnevnega reda pošlje v tednu pred sestankom.

2. Osnutek dnevnega reda vsebuje točke, ki jih zahteva član ali direktor, če so ustrezni dokumenti predsedniku na voljo vsaj šestnajst dni pred sestankom.

3. V osnutek dnevnega reda se lahko vključijo samo točke, za katere so bili članom in direktorju najpozneje do dne, ko je osnutek dnevnega reda razposlan, poslani ustrezni dokumenti, razen če predsednik zaradi nujnosti ne odloči drugače.

4. Upravni odbor sprejme dnevni red na začetku sestanka.

Člen 6

Razprave upravnega odbora

1. Za sklepčnost je potrebna navzočnost treh četrtin članov. Če sklepčnosti ni, predsednik konča sestanek in čim prej skliče drugega. Za sklepčnost drugega sestanka sta potrebni dve tretjini članov.

2. Predsednik vodi sestanek in da prednost članom, ki želijo odpreti postopkovno vprašanje ali predhodno zadevo.

3. Odbor sprejema odločitve na podlagi dokumentov, sestavljenih v skladu s členom 2 „Sklepa upravnega odbora o interni rabi jezikov“.

Člen 7

Glasovanje na sestankih upravnega odbora

1. Vsak član ima en glas. V odsotnosti polnopravnega člana ima pravico do glasovanja nadomestni član.

2. Upravni odbor izvede glasovanje na pobudo predsednika, ki da zadevo v glasovanje tudi na zahtevo katerega koli od članov, če se strinja dvotretjinska večina članov.

3. Za vsako odločitev, ki jo sprejme upravni odbor, se določi razdelitev glasov. Odločitvi se priloži izjava z mnenji manjšine, če ta to zahteva. Glasuje se z dvigovanjem rok ali s poimenskim glasovanjem, če je izid glasovanja z dvigovanjem rok sporen.

4. Glasovanje o sklepih in imenovanjih je tajno, če to zahteva eden od članov ali če tako odloči predsednik. Pri tajnem glasovanju predsednik, ki mu pomagata dva druga člana, prešteje glasove in takoj objavi izid glasovanja. Predsednik lahko kateremu koli članu dovoli, da na kratko pojasni razloge za svoje glasovanje.

Člen 8

Sprejemanje sporazumov

1. V sklepih ali sporazumih, ki jih sprejme upravni odbor, se navede razdelitev glasov, razen če je bilo glasovanje tajno v skladu s členom 7(4) tega poslovnika.

2. O predlogih za predložitev zadeve upravnemu odboru v odobritev se glasuje, preden se prouči vsebina zadeve.

3. Predloge v zvezi z več zadevami je treba razdeliti, če se to zahteva.

4. Kadar se več predlogov nanaša na isto zadevo, se najprej glasuje o najobširnejšem. V primeru sprememb se najprej glasuje o spremembi, s katero se najobsežneje spreminja osnovno besedilo. V primeru spremembe se najprej glasuje o najobsežnejši. Končno glasovanje poteka o različici besedila, ki izhaja iz prejšnjih glasovanj.

Člen 9

Zapisniki sestankov

1. Osnutek zapisnika sestanka upravnega odbora sestavi tajništvo pod odgovornostjo predsednika in vključuje:

— poročilo o razpravah,

— odločitve, ki jih je sprejel upravni odbor, z navedbo razdelitve glasov pri vsakem glasovanju,

— seznam navzočih.

2. Upravni odbor potrdi osnutek zapisnika na svojem naslednjem sestanku. Osnutek zapisnika se upravnemu odboru predloži v potrditev samo, če je bil članom poslan vsaj štiri tedne pred sestankom. Osnutek zapisnika se pošlje tudi direktorju.

3. Če osnutek zapisnika ni bil poslan pravočasno, se potrditev lahko odloži do naslednjega sestanka. Kadar je med sestankoma zelo dolg presledek, lahko člani izrazijo svoje pripombe ali soglasje s pisnim postopkom.

4. Predlogi za spremembe osnutka zapisnika se predložijo pisno tajništvu pred začetkom sestanka, na katerem naj bi bil osnutek zapisnika potrjen.

5. Ko je zapisnik potrjen, ga podpišeta predsednik in tajnik upravnega odbora.

Člen 10

Korespondenca

Korespondenca, naslovljena na upravni odbor, se pošlje na sedež Europola v roke predsednika upravnega odbora, vodi pa jo tajnik.

Člen 11

Izdatki upravnega odbora

1. Europol krije potne stroške članov upravnega odbora, ki zastopajo državo članico, in stroške največ dveh strokovnjakov na delegacijo. Vsaka delegacija plača stroške nastanitve svojih članov in strokovnjakov. Stroške drugih strokovnjakov krijejo zadevne delegacije.

2. Europol krije stroške strokovnjakov, povabljenih za svetovanje upravnemu odboru v skladu s členom 4(3) tega poslovnika.

Člen 12

Začetek veljavnosti poslovnika

Ta poslovnik začne veljati na dan začetka uporabe Sklepa o Europolu.

Člen 13

Sprememba poslovnika

Če je poslovnik spremenjen, tajnik pošlje posodobljeno različico vsem članom in direktorju. Nov poslovnik začne veljati dan po njegovi odobritvi.

V Bukowini Tatrzański (Poljska), 30. novembra 2011 Za upravni odbor Rafał ŁYSAKOWSKI Predsednik

(1) UL L 121, 15.5.2009, str. 56.

(2) Uvodna izjava 19 Sklepa o Europolu.

(3) Člen 37(9)(h) Sklepa o Europolu.

(4) Člen 37(9)(i) Sklepa o Europolu.