DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) 2021/2103

z dne 19. avgusta 2021

o določitvi podrobnih pravil o delovanju spletnega portala v skladu s členom 49(6) Uredbe (EU) 2019/818 Evropskega parlamenta in Sveta

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2019/818 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. maja 2019 o vzpostavitvi okvira za interoperabilnost informacijskih sistemov EU na področju policijskega in pravosodnega sodelovanja, azila ter migracij in spremembi uredb (EU) 2018/1726, (EU) 2018/1862 ter (EU) 2019/816 (1) in zlasti člena 49(6) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Uredba (EU) 2019/818 skupaj z Uredbo (EU) 2019/817 Evropskega parlamenta in Sveta (2) vzpostavlja okvir za zagotavljanje interoperabilnosti informacijskih sistemov EU na področju meja, vizumov, policijskega in pravosodnega sodelovanja, azila ter migracij.

(2) Ta okvir vključuje več sestavnih delov interoperabilnosti, ki vključujejo obdelavo velikih količin občutljivih osebnih podatkov. Pomembno je, da lahko posamezniki, katerih podatki se obdelujejo prek teh sestavnih delov, učinkovito uveljavljajo svoje pravice kot posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, kot je opredeljeno v Uredbi (EU) 2016/679 (3), Direktivi (EU) 2016/680 (4) in Uredbi (EU) 2018/1725 (5) Evropskega parlamenta in Sveta.

(3) Da bi se olajšalo uveljavljanje pravice do informacij ter pravice do dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov, je bil z Uredbo (EU) 2019/818 vzpostavljen spletni portal.

(4) Ta spletni portal bi moral omogočiti posameznikom, katerih podatki se obdelujejo v detektorju več identitet in ki so bili obveščeni o obstoju rdeče ali bele povezave, da pridobijo informacije pristojnega organa države članice, pristojne za ročno preverjanje različnih identitet.

(5) Za lažjo komunikacijo med uporabnikom portala in pristojnim organom države članice, pristojne za ročno preverjanje različnih identitet, bi moral spletni portal vključevati vzorec elektronskega sporočila, ki je na voljo v jezikih, določenih v tej uredbi. Zagotoviti bi bilo treba tudi možnost glede jezikov, ki se uporabljajo za odgovor.

(6) Za pojasnitev pristojnosti v zvezi s spletnim portalom bi bilo treba v tej uredbi določiti pristojnosti Agencije Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (v nadaljnjem besedilu: eu-LISA), Komisije oziroma držav članic v zvezi s spletnim portalom.

(7) Za varno in nemoteno delovanje tega spletnega portala bi bilo treba s to uredbo določiti pravila o varnosti informacij na spletnem portalu. Poleg tega bi se bilo treba za dostop do spletnega portala prijaviti, da se prepreči kakršna koli zloraba.

(8) Ker Uredba (EU) 2019/818 nadgrajuje schengenski pravni red, je Danska v skladu s členom 4 Protokola št. 22 o stališču Danske, ki je priložen Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o delovanju Evropske unije, uradno sporočila, da je Uredbo (EU) 2019/818 prenesla v svoje nacionalno pravo. Zato jo ta uredba zavezuje.

(9) Ta uredba predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda, pri katerih Irska ne sodeluje (6). Irska torej ne sodeluje pri sprejetju te uredbe, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja.

(10) Ta uredba za Islandijo in Norveško predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško o pridružitvi teh dveh držav k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (7), ki spadajo na področje iz člena 1, točka A, Sklepa Sveta 1999/437/ES (8).

(11) Ta uredba za Švico predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (9), ki spadajo na področje iz člena 1, točka A, Sklepa 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2008/146/ES (10).

(12) Ta uredba za Lihtenštajn predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Protokola med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn o pristopu Kneževine Lihtenštajn k Sporazumu med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (11), ki spadajo na področje iz člena 1, točka A, Sklepa 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2011/350/EU (12).

(13) Ta uredba za Ciper, Bolgarijo in Romunijo ter Hrvaško predstavlja akt, ki temelji na schengenskem pravnem redu ali je z njim kako drugače povezan v smislu člena 3(1) Akta o pristopu iz leta 2003, člena 4(1) Akta o pristopu iz leta 2005 oziroma člena 4(1) Akta o pristopu iz leta 2011.

(14) V skladu s členom 42(1) Uredbe (EU) 2018/1725 je bilo opravljeno posvetovanje z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, ki je mnenje podal 31. marca 2021 –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1 Domena in dostop 1. Za spletni portal se uporablja domensko ime Evropske unije „.europa.eu“. 2. Opis spletnega portala se da na voljo za indeksiranje prek glavnih javnih spletnih iskalnikov. 3. Spletni portal je javno dostopen v uradnih jezikih držav članic in še vsaj v naslednjih jezikih: ruščini, arabščini, japonščini, kitajščini, albanščini, bosanščini, makedonščini, hindijščini in turščini. 4. Spletni portal vsebuje informacije iz členov 47 in 48 Uredbe (EU) 2019/818 ter iskalno orodje za pridobitev kontaktnih podatkov pristojnega organa države članice, pristojne za vzpostavitev rdeče ali bele povezave po ročnem preverjanju različnih identitet. Spletni portal lahko vsebuje tudi druge potrebne informacije za lažje uveljavljanje pravic iz členov 47 in 48 Uredbe (EU) 2019/818. 5. Spletni portal je skladen s pravili, smernicami in informacijami iz spletnega priročnika Evropske komisije Europa Web Guide, vključno s smernicami o dostopnosti. 6. Spletni portal preprečuje, da bi bili kontaktni podatki organov na voljo za iskalnike in druga avtomatska orodja za zbiranje kontaktnih podatkov.

Člen 2 Deležniki in pristojnosti 1. Spletni portal razvija in tehnično upravlja eu-LISA, kot je navedeno v členu 49(5) Uredbe (EU) 2019/818, vključno z gostovanjem, delovanjem in vzdrževanjem spletnega portala. 2. Komisija agenciji eu-LISA zagotovi vsebino spletnega portala iz člena 1(4) ter vse potrebne popravke ali posodobitve. 3. Države članice agenciji eu-LISA pravočasno zagotovijo kontaktne podatke organov, pristojnih za preučitev in odgovor na katero koli zahtevo iz členov 47 in 48 Uredbe (EU) 2019/818, da se omogoči redno nalaganje in posodabljanje vsebine spletnega portala iz člena 49(4) Uredbe (EU) 2019/818. 4. Države članice agenciji eu-LISA zagotovijo enotno kontaktno točko, pristojno za pregled in vzdrževanje. 5. eu-LISA pregleda predložene kontaktne podatke in od vseh držav članic zahteva, da pregledajo razpoložljive informacije, da se posodobijo morebitne spremembe ali dopolnitve. Pregled se opravi vsaj enkrat na leto. 6. V zvezi z obdelavo podatkov na spletnem portalu so organi držav članic upravljavci v skladu s členom 4, točka 7, Uredbe (EU) 2016/679 ali členom 3, točka 8, Direktive (EU) 2016/680. 7. V zvezi z obdelavo osebnih podatkov na spletnem portalu je eu-LISA obdelovalec podatkov v smislu člena 3, točka 12, Uredbe (EU) 2018/1725.

Člen 3 Uporabniški vmesnik 1. Spletni portal vključuje iskalno orodje, ki uporabnikom omogoča vnos sklica organa, pristojnega za ročno preverjanje različnih identitet iz člena 34(d) Uredbe (EU) 2019/818, da pridobijo kontaktne podatke navedenega organa. 2. Po preverjanju veljavnosti in popolnosti vhodnih podatkov spletni portal prikliče kontaktne podatke tega organa v skladu s členom 49(3) Uredbe (EU) 2019/818. 3. Spletni portal uporabniku omogoča, da za zahtevo za informacije uporabi vzorec elektronskega sporočila prek spletnega obrazca, s katerim se olajša komunikacija z organom, pristojnim za ročno preverjanje različnih identitet. Vzorec vključuje polje za enotno identifikacijsko številko iz člena 34(c) Uredbe (EU) 2019/818, da lahko navedeni organ pridobi ustrezne podatke o povezavi in ustrezne evidence. 4. Vzorec elektronskega sporočila vsebuje standardizirano zahtevo za dodatne informacije, ki je na voljo v jezikih iz člena 1(3). Vzorec elektronskega sporočila je določen v Prilogi. Vzorec elektronskega sporočila omogoča tudi izbiro jezikov za odgovor, ta izbira pa vsebuje vsaj dva jezika, ki ju izbere posamezna država članica. Jezik vzorca elektronskega sporočila lahko izbere uporabnik. 5. Ko uporabnik izpolnjen vzorec elektronskega sporočila predloži prek spletnega obrazca, prejme samodejno elektronsko sporočilo o potrditvi prejema, ki vsebuje kontaktne podatke organa, pristojnega za spremljanje te zahteve, in mu omogoča uveljavljanje pravic v skladu s členom 48(1) Uredbe (EU) 2019/818.

Člen 4 Upravljanje vsebine 1. Spletni portal zagotavlja ločevanje med stranmi spletišča, ki vsebujejo informacije za širšo javnost, ter iskalnim orodjem in stranmi spletišča, ki uporabniku omogočajo, da pridobi kontaktne podatke organa, pristojnega za ročno preverjanje različnih identitet. 2. Da se agenciji eu-LISA omogoči upravljanje vsebine, spletni portal vsebuje skrbniški vmesnik, ki je zaščiten. Vsak dostop do tega vmesnika in opravljene spremembe se zabeležijo v skladu s členom 7. 3. Skrbniški vmesnik agenciji eu-LISA zagotavlja pravice do dodajanja, spreminjanja ali odstranjevanja vsebine spletnega portala. Ta vmesnik agenciji eu-LISA v nobenem primeru ne omogoča dostopa do podatkov v zvezi z državljani tretjih držav, ki so shranjeni v informacijskih sistemih EU. 4. Rešitev za upravljanje vsebine zagotavlja razvrstitveni sistem, v katerem je mogoče vse spremembe pripraviti, videti in prenesti v spletni sistem za objavo ob določenem času. Ta sistem ima tudi orodja za lažje upravljanje vsebine in predogled rezultatov sprememb.

Člen 5 Varnostni vidiki 1. Spletni portal se oblikuje in izvaja tako, da zagotavlja zaupnost, celovitost in razpoložljivost storitev ter nezatajljivost transakcij z uporabo vsaj naslednjih načel varnosti aplikacij: (a) obramba v globino (večplastni varnostni mehanizmi); (b) pozitiven varnostni model (opredeljuje, kaj je dovoljeno, in zavrača vse ostalo); (c) varna odpoved (varno odpravlja napake); (d) delovanje ob najmanjših privilegijih; (e) naj bo varnost preprosta (izogiba se kompleksnim strukturam, kadar bi bil enostavnejši pristop hitrejši in enostavnejši); (f) zaznavanje in preprečevanje vdorov (beleženje in upravljanje vseh informacij, pomembnih za varnost) s proaktivnimi kontrolami zaščite informacij na spletnem portalu in kontaktnih podatkov držav članic pred kibernetskimi napadi in uhajanjem informacij; (g) ne zaupaj infrastrukturi (aplikacija mora potrditi avtentičnost in odobriti vsako dejanje iz obrobnih sistemov); (h) ne zaupaj storitvam (ne zaupa nobenim zunanjim sistemom); (i) vzpostavi varne privzete nastavitve (izvedbo programske opreme in okolij operacijskih sistemov je treba okrepiti v skladu z dobrimi praksami in industrijskimi standardi). 2. Spletni portal se oblikuje in izvaja tudi tako, da se zagotovita razpoložljivost in celovitost zabeleženih dnevnikov. 3. Zaradi varnosti in varstva podatkov spletni portal vključuje obvestilo, ki uporabnike obvešča o pravilih za uporabo spletnega portala in posledicah zagotavljanja nepravilnih informacij. Obvestilo vsebuje obrazec, s katerim uporabnik sprejme pravila, ki urejajo uporabo spletnega portala, in ga mora predložiti, preden se mu dovoli uporaba spletnega portala. Tehnično in organizacijsko izvajanje spletnega portala je skladno z varnostnim načrtom, načrtom neprekinjenega delovanja in sanacijskim načrtom po nesreči iz člena 42(3) Uredbe (EU) 2019/818.

Člen 6 Varstvo podatkov in pravice posameznika, na katerega se nanašajo podatki 1. Spletni portal je skladen s pravili o varstvu podatkov iz Uredbe (EU) 2016/679, Uredbe (EU) 2018/1725 in Direktive (EU) 2016/680. 2. Spletni portal vsebuje izjavo o varstvu osebnih podatkov. Dostopen bi moral biti prek namenske povezave. Tudi izjava je dostopna z vseh strani spletnega portala. Sestavljena mora biti jasno in celovito.

Člen 7 Dnevniki 1. Brez poseganja v pisne evidence iz člena 48(10) Uredbe (EU) 2019/818 se vsak dostop do spletnega portala zabeleži v dnevnik, ki vsebuje naslednje informacije: (a) naslov IP sistema, ki ga uporablja prosilec; (b) datum in čas zahteve; (c) tehnične informacije o okolju, uporabljenem za zahtevo, kot so vrsta naprave, različica operacijskega sistema, model in različica brskalnika. 2. Zabeležene informacije se uporabljajo samo za statistične namene in za spremljanje uporabe spletnega portala, da se preprečijo zlorabe. 3. V primeru dostopa do skrbniškega vmesnika spletnega portala se poleg podatkov iz odstavka 1 zabeležijo tudi naslednji podatki: (a) identifikacija uporabnika, ki dostopa do skrbniškega vmesnika; (b) dejanja, izvedena na spletnem portalu (dodaj, spremeni ali izbriši vsebino). 4. Dodatne anonimne tehnične informacije se lahko zabeležijo med uporabo spletnega portala, da se optimizirata njegova uporaba in učinkovitost pod pogojem, da ne vsebujejo osebnih podatkov. 5. Informacije, zabeležene v skladu z odstavkoma 1 in 3, se hranijo največ dve leti. 6. eu-LISA vodi dnevnike o vseh postopkih obdelave podatkov na spletnem portalu. 7. eu-LISA, organi držav članic in agencije Unije vsak posamično določijo seznam osebja, ki je ustrezno pooblaščeno za dostop do dnevnikov o postopkih obdelave podatkov na spletnem portalu.

Člen 8 Začetek veljavnosti Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v državah članicah v skladu s Pogodbama. V Bruslju, 19. avgusta 2021 Za Komisijo predsednica Ursula VON DER LEYEN

(1) UL L 135, 22.5.2019, str. 85.

(2) Uredba (EU) 2019/817 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. maja 2019 o vzpostavitvi okvira za interoperabilnost informacijskih sistemov EU na področju meja in vizumov ter spremembi uredb (ES) št. 767/2008, (EU) 2016/399, (EU) 2017/2226, (EU) 2018/1240, (EU) 2018/1726 in (EU) 2018/1861 Evropskega parlamenta in Sveta ter Odločbe Sveta 2004/512/ES in Sklepa Sveta 2008/633/PNZ (UL L 135, 22.5.2019, str. 27).

(3) Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (UL L 119, 4.5.2016, str. 1).

(4) Direktiva (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih pristojni organi obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Okvirnega sklepa Sveta 2008/977/PNZ (UL L 119, 4.5.2016, str. 89).

(5) Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).

(6) Ta uredba ne spada v področje uporabe ukrepov iz Sklepa Sveta 2002/192/ES z dne 28. februarja 2002 o prošnji Irske, da sodeluje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda (UL L 64, 7.3.2002, str. 20).

(7) UL L 176, 10.7.1999, str. 36.

(8) Sklep Sveta 1999/437/ES z dne 17. maja 1999 o nekaterih izvedbenih predpisih za uporabo Sporazuma, sklenjenega med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško, v zvezi s pridružitvijo teh dveh držav k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (UL L 176, 10.7.1999, str. 31).

(9) UL L 53, 27.2.2008, str. 52.

(10) Sklep Sveta 2008/146/ES z dne 28. januarja 2008 o sklenitvi Sporazuma med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda v imenu Evropske skupnosti (UL L 53, 27.2.2008, str. 1).

(11) UL L 160, 18.6.2011, str. 21.

(12) Sklep Sveta 2011/350/EU z dne 7. marca 2011 o sklenitvi Protokola med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn o pristopu Kneževine Lihtenštajn k Sporazumu med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda, v zvezi z odpravo kontrol na notranjih mejah in prostim gibanjem oseb, v imenu Evropske unije (UL L 160, 18.6.2011, str. 19).