SKLEP ODBORA REGIJ št. 18/2020

o dostopu javnosti do dokumentov

PREDSEDSTVO ODBORA REGIJ JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije, zlasti člena 15(3);

ob upoštevanju Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (1),

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (2),

ob upoštevanju Poslovnika Odbora regij, zlasti člena 78,

ob upoštevanju Sklepa predsedstva Odbora regij št. 64/2003 z dne 11. februarja 2003 o dostopu javnosti do dokumentov Odbora regij (3),

ob upoštevanju Sklepa predsedstva Odbora regij št. 128/2003 z dne 17. junija 2003 o dostopu javnosti do dokumentov Odbora regij preko elektronskega registra dokumentov,

ob upoštevanju naslednjega: Evropski parlament, Svet in Komisija so v skupni izjavi v zvezi z Uredbo (ES) št. 1049/2001 pozvali druge institucije, naj sprejmejo notranja pravila za dostop javnosti do dokumentov, ob upoštevanju načel in omejitev, določenih s to uredbo (4).

ob upoštevanju naslednjega: Zaradi večje transparentnosti z vidika državljanov je treba seznam neposredno dostopnih dokumentov v skladu s členom 78(2) Poslovnika Odbora regij in določbami Odbora glede uresničevanja pravice državljanov do dostopa do dokumentov združiti v en sam sklep –

SPREJELO NASLEDNJI SKLEP:

POGLAVJE I

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 1 Upravičenci, obseg in vrsta dostopa 1. Vsi državljani Unije in vse fizične in pravne osebe s prebivališčem ali statutarnim sedežem v eni od držav članic imajo pravico do dostopa do dokumentov Odbora regij (v nadaljnjem besedilu: Odbor) ob upoštevanju načel, pogojev in omejitev, določenih z Uredbo (ES) št. 1049/2001, ter posebnih določb tega sklepa. 2. Za namene tega sklepa izraz „dokumenti Odbora“ pomeni vse dokumente v smislu člena 3(a) Uredbe (ES) št. 1049/2001, ki jih je pripravil ali prejel eden od organov Odbora ali generalni sekretariat Odbora. 3. Odbor javnosti zagotovi dostop do svojih dokumentov preko registra, določenega v poglavju II, ali na zahtevo v skladu s postopkom, opisanim v poglavju III.

POGLAVJE II

REGISTER DOKUMENTOV ODBORA

Člen 2 1. Odbor vzpostavi svoj register dokumentov v skladu s členoma 11 in 12 Uredbe (ES) št. 1049/2001. 2. Dokumenti Odbora s seznama, priloženega temu sklepu, in dokumenti, do katerih je bil dostop odobren v skladu s poglavjem III tega sklepa, so državljanom neposredno dostopni v elektronski obliki v registru. 3. Odbor se lahko odloči, da v register vključi tudi dokumente, ki niso navedeni v odstavku 2. V tem primeru na podlagi narave vsakega dokumenta odloči, da je dokument bodisi neposredno dostopen državljanom v elektronski obliki v registru bodisi da se v register zapišejo le referenčna številka dokumenta, tema ali kratek opis njegove vsebine ter datum njegovega prejema ali priprave in vpisa v register.

POGLAVJE III

POSTOPEK ZA DOSTOP NA ZAHTEVO

Člen 3 Dokumenti, ki so dostopni na zahtevo Dokumenti Odbora, ki niso navedeni na seznamu, priloženemu temu sklepu, so po možnosti državljanom dostopni na zahtevo, ob upoštevanju omejitev iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

Člen 4 Začetna prošnja 1. Vložitev prošnje: 1.1 Pisna prošnja za dostop do dokumenta se pošlje generalnemu sekretariatu Odbora, v elektronski ali drugi obliki, v enem od jezikov, navedenih v členu 1 Uredbe št. 1/1958 o določitvi jezikov, ki se uporabljajo v Evropski gospodarski skupnosti (5). 1.2 Prošnja mora biti dovolj natančna in vsebovati informacije, ki instituciji omogočajo prepoznati zahtevani(-e) dokument(e), ter ime in kontaktne podatke prosilca. 1.3 Če prošnja ni dovolj natančna, Odbor prosi prosilca, naj jo razjasni, pri čemer mu pomaga; v tem primeru se rok za odgovor odloži, dokler Odbor ne prejme vseh teh informacij. 1.4 V primeru ponavljajočih se ali zaporednih prošenj, ki se nanašajo na zelo obsežne dokumente ali na veliko število dokumentov, se lahko Odbor neformalno posvetuje s prosilcem, da bi našla primerno rešitev. 1.5 Prosilec ni dolžan navesti razlogov za prošnjo. 2. Obdelava prošnje: 2.1 Prošnja za dostop do dokumenta, ki ga hrani Odbor, se še isti dan, ko je registrirana, pošlje službi, pristojni za obravnavo prošenj za dostop do dokumentov, ki mora potrditi prejem prošnje, sestaviti odgovor in dostaviti dokument v predpisanem roku. 2.2 Če se prošnja nanaša na dokument, ki ga je pripravil Odbor in za katerega velja ena od izjem iz člena 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001, se služba, pristojna za register, obrne na avtorja dokumenta, ki v roku petih delovnih dni pripravi predlog za nadaljnjo obravnavo prošnje. 2.3 Če obstaja dvom glede razkritja dokumentov tretje strani, se Odbor s slednjo posvetuje in prosi, da mu v roku najmanj petih delovnih dni posreduje svoje stališče, da se preveri, ali velja ena od izjem iz člena 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001. 2.4 Če Odbor prejme prošnjo, ki se nanaša na dokument druge institucije, ki ga slednja še ni objavila, to institucijo prosi, da mu v roku najmanj petih delovnih dni sporoči morebitne pridržke glede razkritja dokumenta. 2.5 Če tretja stran ali institucija, ki je dokument pripravila, ne odgovori v predpisanem roku, Odbor nadaljuje s postopkom. 3. Sklep: 3.1 Če se dostop do zahtevanega dokumenta odobri, Odbor prosilcu v 15 delovnih dneh od registriranja prošnje predloži zahtevani dokument. Za odgovore, s katerimi se dovoli dostop do zahtevanih dokumentov, je pristojen direktor direkcije A. 3.2 Če se dostop do zahtevanega dokumenta zavrne, Odbor prosilca v 15 delovnih dneh od registriranja njegove prošnje pisno obvesti o razlogih za popolno ali delno zavrnitev dostopa do dokumenta ter ga pouči o njegovi pravici do vložitve potrdilne prošnje. Če Odbor ne odgovori v predpisanem roku, ima prosilec pravico do vložitve potrdilne prošnje. Za odgovore, s katerimi se v celoti ali delno zavrne dostop do zahtevanih dokumentov, je pristojen generalni sekretar. 3.3 V izjemnih primerih, na primer ko se prošnja nanaša na zelo obsežen dokument ali veliko število dokumentov, se lahko rok, določen v odstavkih 3.1 in 3.2, podaljša za 15 delovnih dni pod pogojem, da Odbor prosilca o tem predhodno obvesti in navede podrobne razloge za to. 3.4 Direktor direkcije A in generalni sekretar lahko preneseta svoja pooblastila iz odstavkov 3.1 in 3.2.

Člen 5 Potrdilne prošnje 1. Vložitev prošnje: 1.1 Potrdilna prošnja se pošlje Odboru v 15 delovnih dneh od prejema popolne ali delne zavrnitve dostopa do zahtevanega dokumenta, v primeru, da prosilec na začetno prošnjo ni prejel odgovora, pa od poteka roka, določenega za odgovor. 1.2 Za sestavo potrdilne prošnje veljajo enake formalne zahteve kot za začetno prošnjo. 2. Obdelava prošnje: Določbe iz člena 4(2) tega sklepa se smiselno uporabljajo tudi za obravnavo potrdilnih prošenj, vendar pa Odbor ni obvezan potrditi prejema potrdilne prošnje. 3. Sklep: 3.1 Če se dostop do zahtevanega dokumenta odobri, Odbor prosilcu v 15 delovnih dneh od registriranja potrdilne prošnje predloži zahtevani dokument. Za odgovore, s katerimi se dovoli dostop do zahtevanih dokumentov, je pristojen predsednik Odbora. 3.2 Če se dostop do zahtevanega dokumenta zavrne, Odbor v 15 delovnih dneh od registriranja potrdilne prošnje prosilca pisno obvesti o razlogih za popolno ali delno zavrnitev in o pravnih sredstvih, ki so mu na voljo. Za odgovore, s katerimi se v celoti ali delno zavrne dostop do zahtevanih dokumentov, je pristojen predsednik Odbora. 3.3 V izjemnih primerih, na primer ko se potrdilna prošnja nanaša na zelo obsežen dokument ali veliko število dokumentov, se lahko rok, določen v odstavkih 3.1 in 3.2, podaljša za 15 delovnih dni pod pogojem, da Odbor prosilca o tem predhodno obvesti in navede podrobne razloge za to. 3.4 Predsednik lahko prenese pooblastila iz odstavkov 3.1 in 3.2.

Člen 6 Pravna sredstva Če Odbor v celoti ali delno zavrne dostop do dokumenta, ki je predmet potrdilne prošnje, ali ne odgovori v predpisanem roku, ima prosilec možnost, da proti Odboru sproži sodni postopek in/ali vloži pritožbo pri Evropskem varuhu človekovih pravic v skladu s pogoji, določenimi v členu 263 oziroma 228 Pogodbe o delovanju Evropske unije.

Člen 7 Izdaja dokumentov in stroški odgovora 1. Izdaja dokumentov 1.1 Dokumenti se zagotovijo v papirni ali elektronski obliki ob upoštevanju vseh želja prosilca. 1.2 Če je Odbor ali druga institucija že objavil zadevni dokument in je zlahka dostopen, lahko Odbor prosilcu olajša dostop do dokumenta s tem, da ga obvesti, kako priti do zahtevanega dokumenta. 2. Stroški odgovora Stroški izdelave in pošiljanja 20 ali več kopij formata A4 se lahko prosilcu zaračunajo. Zaračunani stroški ne smejo prekoračiti dejanskih stroškov postopka. Dokumenti v elektronski obliki so brezplačni.

POGLAVJE IV

KONČNE DOLOČBE

Člen 8 Izvedbeni ukrepi Generalni sekretar sprejme potrebne ukrepe za izvajanje teh določb.

Člen 9 Razveljavitev Sklepa št. 64/2003 in Sklepa št. 128/2003 Ta sklep razveljavlja Sklep predsedstva Odbora regij št. 64/2003 z dne 11. februarja 2003 o dostopu javnosti do dokumentov Odbora regij in Sklep predsedstva Odbora regij št. 128/2003 z dne 17. junija 2003 o dostopu javnosti do dokumentov Odbora regij preko elektronskega registra dokumentov.

Člen 10 Začetek veljavnosti Ta sklep začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju, 9. oktobra 2020 Za predsedstvo Odbora regij Apostolos TZITZIKOSTAS Predsednik

(1) UL L 145, 31.5.2001, str. 43.

(2) UL L 295, 21.11.2018, str. 39.

(3) UL L 160, 28.6.2003, str. 96.

(4) UL L 173, 27.6.2001, str. 5.

(5) UL 017, 6.10.1958, str. 385.