Uredba Komisije (ES) št. 2304/2002

z dne 20. decembra 2002

o izvajanju Sklepa Sveta 2001/822/ES o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj Evropski skupnosti ("Sklep o pridružitvi čezmorskih držav")

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Sklepa Sveta 2001/822/ES [1] in zlasti člena 23 Sklepa,

ob upoštevanju Notranjega sporazuma med predstavniki vlad držav članic, ki so se sestali v okviru Sveta, o financiranju in upravljanju pomoči Skupnosti na podlagi Finančnega protokola k Sporazumu o partnerstvu med afriškimi, karibskimi in pacifiškimi državami ter Evropsko skupnostjo in njenimi državami članicami, podpisanem v Cotonouju (Benin) 23. junija 2000, in o dodelitvi finančne pomoči za čezmorske države in ozemlja, za katero se uporablja del štiri Pogodbe o ES [2],

ob upoštevanju Uredbe Sveta o finančni uredbi, ki se uporablja za Evropski razvojni sklad [3] (Finančna uredba ERS),

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Sklep 2001/822/ES ("Sklep o pridružitvi čezmorskih držav") zahteva od Komisije, da sprejme izvedbene določbe, ki zadevajo del III in priloge II(A) do (D), v sodelovanju s čezmorskimi državami in ozemlji (ČDO) v okviru partnerskega postopka. Zlasti člen 4 določa primarno odgovornost ČDO za pripravo enotnih programskih dokumentov (EPD) in programov sodelovanja.

(2) Določbe, ki jih sprejme Komisija po členu 23 Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, morajo biti skladne z načeli dobrega finančnega upravljanja, partnerstva, dopolnjevanja in subsidiarnosti ter morajo zagotoviti odgovornost ČDO za razvojni proces kakor tudi ustrezno spremljanje in revizijo s strani samih ČDO in Komisije.

(3) Ob upoštevanju posebnih potreb, možnosti in omejitev ČDO je treba pomoč ČDO dodeliti kot proračunsko podporo pod pogojem, da je vodenje javnih financ dovolj pregledno, odgovorno in učinkovito. Poleg tega morajo biti postopki javnih naročil skladni s standardi Finančne uredbe ERS glede preglednosti in odprtosti. Druga možnost finančne pomoči poleg proračunske podpore se lahko zagotovi kot podpora projektom ali programom, kadar se zdi, da bo ta zagotovila učinkovitejšo ali zanesljivejšo izvedbo.

(4) Sprejeti je treba določbe za pripravo EPD, spremljanje izvajanja, revizijo, ovrednotenje, pregled in izvedbo, kakor tudi za poročanje ter finančne popravke. Te določbe morajo zajeti sodelovanje Komisije pri teh dejavnostih. Biti morajo skladne z ustreznimi določbami v okviru strukturnih skladov in upoštevati potrebne prilagoditve posebnim razmeram ČDO zaradi povečanja in okrepitve učinkovitosti sodelovanja Komisije.

(5) Načeloma je treba uporabljati enaka pravila, da bi spodbudili regionalno sodelovanje in integracijo med ČDO ter državami AKP. Vendar je treba ob upoštevanju geografskih razmer nekaterih ČDO, ki v praksi ne morejo uvesti tesnega sodelovanja z državami AKP ali drugimi ČDO, zagotoviti, da se regionalni skladi razdelijo na zahtevo samo ene ČDO.

(6) Ukrepi, določeni v tej uredbi, so bili predmet posvetovanj s ČDO.

(7) Ukrepi, določeni v tej uredbi, so v skladu z mnenjem Odbora ERS-ČDO, ustanovljenega po členu 24 Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

DEL 1

PREDMET IN NAČELA

Člen 1

Predmet

Ta uredba določa postopke za programiranje, izvedbo in nadzor finančne pomoči Skupnosti za ČDO, ki jo upravlja Komisija na podlagi Devetega Evropskega razvojnega sklada (ERS), v skladu z določbami Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav in Finančne uredbe ERS.

Člen 2

Komplementarnost in partnerstvo

1. Programiranje, izvedba, spremljanje in ocenjevanje podpore ERS se izvaja v tesnem posvetovanju med ČDO, zadevnimi državami članicami in Komisijo.

2. ČDO zagotovijo, da se med procesom programiranja opravijo ustrezni posveti z vsemi akterji sodelovanja iz druge in tretje alinee člena 5(1) Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav.

3. ČDO, zadevne države članice in Komisija spodbujajo koordinacijo in skladnost med ukrepoma, sprejetima po tej uredbi, ukrepi, pripravljenimi s prispevki proračuna Skupnosti, in dejavnostmi, ki jih začnejo Evropska investicijska banka, druge mednarodne institucije in zadevne države članice.

DEL II

PROGRAMLJIVA IN NEPROGRAMLJIVA POMOČ

POGLAVJE 1

Programljiva pomoč

Člen 3

Ozemeljsko programiranje

Dejavnosti, financirane iz nepovratne pomoči v okviru Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, se programirajo, čim prej po začetku veljavnosti te uredbe, s sprejetjem Enotnega programskega dokumenta (EPD) po vzorcu v Prilogi k tej uredbi.

Člen 4

Priprava EPD

1. Pristojni organi ČDO pripravijo predlog za EPD po posvetovanjih z največjim možnim številom zainteresiranih strank za razvojni proces ter pridobivajo izkušnje in spoznavajo najboljšo prakso.

Vsak predlog za EPD se prilagodi potrebam vsake ČDO in njenim posebnim razmeram. V predlogu se opredelijo prednostne dejavnosti in odgovornost za programe sodelovanja.

Predlog se predloži Komisiji najkasneje 12 mesecev po začetku veljavnosti te uredbe.

2. Predlog za osnutek EPD je predmet izmenjave mnenj med ČDO inzadevno državo članico ter Komisijo, ki jo predstavlja ustrezna delegacija, če je to primerno.

ČDO zagotovijo vse potrebne informacije, tudi rezultate vseh študij izvedljivosti, da bi Komisija lahko izdelala čim bolj uspešno oceno.

3. Organi ČDO čimprej sporočijo Komisiji zlasti, ali zahtevajo, da se finančna porazdelitev ERS zagotovi kot proračunska podpora.

Zabeležijo se vse razlike med analizo Skupnosti in analizo zadevne države.

Člen 5

Ocena Komisije o EPD

Komisija oceni predlog za EPD, da bi ugotovila, ali vsebuje vse zahtevane elemente in ali je skladen s cilji Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, te uredbe in zadevnih politik Skupnosti. O prejetem osnutku obvesti Evropsko investicijsko banko.

Komisija predvsem odloči, ali je treba finančno pomoč ERS dodeliti kot proračunsko podporo – ob upoštevanju predhodne ocene o preglednosti, odgovornosti in učinkovitosti vodenja javnih financ ter odprtosti in preglednosti javnih naročil glede na standarde iz finančne uredbe ERS – ali kot podporo programom in projektom.

Člen 6

Regionalni programi

1. Finančna podpora regionalnemu sodelovanju in integraciji iz člena l(l)(a)(ii) Priloge II(A) k Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav se porazdeli na podlagi predlogov za programe, ki jih predloži ena ali več ČDO v skladu s členom 16 navedenega sklepa.

2. Predlogi so rezultat izmenjave mnenj med Komisijo in teritorialnimi odredbodajalci ČDO, imenovanimi v skladu s členom 14 te uredbe, ali njihovimi zastopniki in vključujejo, če je to primerno, posvetovanje z upravičenimi nedržavnimi akterji.

Predlogi se predložijo Komisiji do 30. septembra 2003.

Komisija pri svoji oceni upošteva zlasti pričakovani vpliv na integracijo upravičenke ČDOv regijo, v katero sodi. Komisija pred prevzemom obveznosti za izdatke sprejme finančni sklep, ki obsega podporo projektom in programom.

3. Če se po prvi porazdelitvi ne porabijo vsa sredstva, se, razen v posebno nujnih primerih, lahko predložijo dodatni predlogi dvakrat na leto, prvič do 31. decembra 2003 oziroma do 30. junija 2004.

4. Zaradi doseganja ustreznega obsega in povečanja učinkovitosti se lahko združijo regionalna in ozemeljska sredstva za financiranje regionalnih programov z razločno ozemeljsko komponento.

5. Členi 8 in 16 do 30 se smiselno uporabljajo za regionalne programe.

POGLAVJE 2

Neprogramljiva pomoč

Člen 7

Uporaba rezerve "C"

1. Komisija porazdeli sredstva iz rezerve "C" za namene iz člena 3(3)(b) ali (c) Priloge II(A) k Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav na podlagi vmesnega pregleda iz člena 22 te uredbe ali, za Grenlandijo, vmesnega pregleda iz člena 3(2) Priloge II k Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav. Komisija prilagodi okvirne porazdelitve iz člena 3(4) Priloge II(A) k Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav ter obvesti ČDO in države članice o svojem sklepu glede novih porazdelitev.

2. Za dodelitev sredstev iz člena 28 in Priloge II D Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav vsaka ČDO, ki meni, da je upravičena do podpore, določene v navedenem sklepu, predloži izpolnjeni zahtevek na obrazcih, ki jih da na razpolago Komisija, in predloži informacije, potrebne za oceno zahtevka.

Zahtevek se predloži Komisiji najkasneje do 30. aprila leta, ki sledi letu, za katero se zahteva dodatna podpora.

Komisija čim prej obvesti ČDO o svojem sklepu.

DEL III

IZVEDBA

POGLAVJE 1

Finančni postopki

Člen 8

Dodelitev sredstev

1. Komisija dodeli sredstva finančne pomoči za ČDO v skladu s Finančno uredbo ERS.

2. Pred dodelitvijo sredstev v okviru EPD Komisija sprejme sklep o financiranju, ki zajema proračunsko podporo ali podporo projektom in programom.

3. Sredstva izven okvira EPD, ki se nanašajo na nerazdeljeno rezervo "C", rezervirano v skladu s členom 3(3) Priloge II(A) Sklepu o pridružitvi čezmorskih držav, Komisija dodeli na način, ki je v skladu s členoma 15 in 54 Finančne uredbe ERS.

Člen 9

Plačilni posredniki

Finančne institucije v ČDO, pri katerih Komisija odpre račune v skladu z oddelkom 4 poglavja 3 naslova III dela I Finančne uredbe ERS zaradi izvajanja sodelovanja s ČDO, opravljajo naloge "plačilnih posrednikov".

Za sredstva, položena pri plačilnih posrednikih v Skupnosti, se izplačajo obresti.

Plačilni posredniki ne prejmejo nobenega nadomestila za svoje storitve in za položena denarna sredstva niso izplačane nobene obresti.

POGLAVJE 2

Pogodbe

Člen 10

Splošni predpisi za pogodbe

1. Postopki, po katerih se ureja dodeljevanje pogodb, so navedeni v finančnih sporazumih.

2. Če se finančna pomoč dodeli kot proračunska podpora, se uporabljajo postopki za javna naročila zadevne ČDO.

3. V vseh drugih primerih se dodeljevanje pogodb ureja po določbah iz člena 75(1)(1) Finančne uredbe ERS.

Člen 11

Davčni in carinski postopki

1. Za pogodbe, s katerimi se uresničujejo programi ali projekti, financirani iz ERS, ČDO uporabljajo davčne in carinske postopke, ki niso manj ugodni kakor postopki, ki jih uporabljajo za države z največjimi ugodnostmi ali za mednarodne razvojne organizacije, s katerimi so povezane. Za določitev načela največjih ugodnosti (NNU) ni treba upoštevati postopkov, ki jih uporablja zadevna ČDO bodisi za druge ČDO ali države AKP bodisi za druge države v razvoju.

2. Ob upoštevanju odstavka 1 se za pogodbe, ki jih financira Skupnost, uporablja naslednja ureditev:

(a) v upravičenki ČDO se za pogodbo ne uporabljajo koleki ali pristojbine za registracijo ali davščine z enakim učinkom ne glede na to, ali te dajatve že obstajajo ali bodo uvedene v prihodnosti; vendar se te pogodbe registrirajo v skladu z veljavno zakonodajo v ČDO, za opravljeno storitev pa se lahko zaračuna ustrezna pristojbina;

(b) dobiček in/ali dohodek, ki izhaja iz izvedbe pogodb, je obdavčljiv na podlagi notranje davčne ureditve zadevne ČDO pod pogojem, da imajo fizične ali pravne osebe, ki uresničijo ta dobiček in/ali dohodek, stalni kraj poslovanja v tej ČDO ali da izvedba pogodbe traja dlje kakor šest mesecev;

(c) podjetja, ki morajo uvažati opremo za izvedbo gradbenih pogodb, če tako zahtevajo, uporabljajo sistem začasnega dovoljenja za vstop, kakor je določen z zakonodajo upravičenke ČDO v zvezi s to opremo;

(d) za katerokoli profesionalno opremo, potrebno za opravljanje nalog, ki so opredeljene v pogodbi o opravljanju storitev, se v skladu z zakonodajo ČDO dovoli začasni vstop v to ČDO brez davčnih, uvoznih in carinskih dajatev ter drugih pristojbin z enakim učinkom, če te dajatve in pristojbine ne predstavljajo nadomestila za opravljene storitve;

(e) za uvoz v upravičenko ČDO na podlagi dobavnih pogodb se dovoli vstop brez carinskih ali uvoznih dajatev, davkov ali davščin z enakim učinkom. Pogodbe za dobave blaga, ki izvira iz zadevne države ali z ozemlja, se sklenejo na podlagi cene dobavljenega blaga franko tovarna, h kateri se lahko doda tista davščina, ki se lahko uporablja za to dobavljeno blago v zadevni ČDO;

(f) za goriva, maziva in ogljikovodikova veziva ter na splošno vse materiale, ki se uporabljajo pri izvedbi gradbenih pogodb, se šteje, da so kupljeni na lokalnem trgu in za njih veljajo davčni predpisi, ki se uporabljajo v okviru veljavne zakonodaje v upravičenki ČDO; in

(g) osebni ali gospodinjski predmeti – ki se uvažajo za potrebe fizičnih oseb (razen zaposlenega lokalnega osebja), zaposlenih za opravljanje nalog, opredeljenih v pogodbi o opravljanju storitev, in njihovih družinskih članov – so v mejah veljavne zakonodaje upravičenke ČDO oproščeni carin ali uvoznih dajatev, davkov ali davščin z enakim učinkom.

3. Za vse zadeve, ki niso zajete v odstavkih 1 in 2, se še naprej uporablja zakonodaja zadevne ČDO.

POGLAVJE 3

Akterji upravljanja in izvedbe

Člen 12

Izvedbeni postopki

Brez poseganja v postopke za uresničitev proračunske podpore iz členov 8(2) in 10(2) se programi in projekti, ki se financirajo po tej uredbi, izvajajo v skladu s členi 13, 14 in 15.

Člen 13

Delegacije

1. Kadar Komisijo zastopa delegacija pod vodstvom vodje delegacije, slednja o tem obvesti zadevno ČDO. V takih primerih se uporabljata člena 22(2) in 67 Finančne uredbe ERS, ki se nanašata na odredbodajalce in podrejene računovodje.

2. V tesnem sodelovanju s teritorialnim odredbodajalcem vodja delegacije:

(a) na zahtevo zadevne ČDO sodeluje in pomaga pri pripravi projektov in programov ter pri pogajanjih o pogodbah o tehnični pomoči;

(b) sodeluje pri ocenjevanju projektov in programov, pripravi razpisno dokumentacijo ter išče načine za poenostavitev ocenjevanja projektov in programov ter izvedbenih postopkov;

(c) pripravi finančne predloge;

(d) potrdi lokalne javne razpise za zbiranje ponudb, preden jih teritorialni odredbodajalec izda, ter pogodbeno dokumentacijo nujne tehnične pomoči v 30 dneh po prejetju le-te od teritorialnega odredbodajalca;

(e) je navzoč pri odpiranju ponudb in prejme njihove kopije ter rezultate njihovega pregleda;

(f) v 30 dneh potrdi predlog teritorialnega odredbodajalca za oddajo lokalno razpisanih javnih naročil, sklenitev pogodb pod roko, pogodb o nujni tehnični pomoči, pogodb o opravljanju storitev in gradbenih pogodb z vrednostjo, manjšo od 5 milijonov evrov, ter dobavnih pogodb z vrednostjo, manjšo od 1 milijona evrov;

(g) v 30 dneh za vse druge pogodbe, ki niso zajete zgoraj, potrdi predlog teritorialnega odredbodajalca za sklenitev pogodbe, kadar koli so izpolnjeni naslednji pogoji:

(i) izbrana ponudba, ki je najnižja med tistimi, ki so skladne z zahtevami razpisne dokumentacije;

(ii) izbrana ponudba izpolnjuje vsa merila za izbor, navedena v razpisni dokumentaciji; in

(iii) izbrana ponudba ne presega vsote, namenjene za pogodbo;

(h) kadar niso izpolnjeni pogoji iz odstavka (g), pošlje predlog glavnemu odredbodajalcu, ki o njem odloča v 60 dneh po prejetju le-tega od vodje delegacije. Če cena izbrane ponudbe presega znesek, namenjen za pogodbo, glavni odredbodajalec po odobritvi dodelitve izpolni potrebno finančno obveznost;

(i) potrdi pogodbe in ocene pri neposrednih stroških dela, dodatne klavzule k tem pogodbam ter tudi odobritve plačil, ki jih izda teritorialni odredbodajalec;

(j) zagotovi primerno finančno in tehnično izvedbo projektov in programov, financiranih iz sredstev Sklada, ki ga upravlja Komisija;

(k) redno sodeluje z upravnimi organi ČDO, kadar zastopa Komisijo pri postopkih vrednotenja;

(l) zagotovi ČDO vse informacije in ustrezne dokumente o postopkih za izvedbo razvojnega finančnega sodelovanja, zlasti glede meril za ocenjevanje in meril za vrednotenje ponudb; ter

(m) redno obvešča upravne organe ČDO o dejavnostih Skupnosti, ki lahko neposredno zadevajo sodelovanje med Skupnostjo in ČDO.

3. O vsakem drugem prenosu upravnih in/ali finančnih pooblastil, razen opisanih v tem členu, na vodjo delegacije, je obveščen teritorialni odredbodajalec.

Člen 14

Teritorialni odredbodajalec

1. Vlada vsake ČDO imenuje teritorialnega odredbodajalca, ki jo zastopa pri vseh dejavnostih, financiranih iz sredstev Sklada, ki ga upravljata Komisija in Banka. Teritorialni odredbodajalec lahko prenese nekatere svoje naloge in o vsakem takem prenosu obvesti glavnega odredbodajalca.

2. Naloge teritorialnega odredbodajalca so:

(a) v tesnem sodelovanju z vodjo delegacije je odgovoren za pripravo, predložitev in oceno projektov ter programov;

(b) v tesnem sodelovanju z vodjo delegacije objavi javni razpis za zbiranje ponudb, prejema lokalne in mednarodne ponudbe za (javne in omejene) razpise, predseduje pri pregledu ponudb, ugotovi rezultate tega pregleda, podpisuje pogodbe in dodatne klavzule k njim ter potrdi stroške;

(c) pred izdajo lokalnega javnega razpisa za zbiranje ponudb predloži dokumentacijo razpisa za zbiranje ponudb vodji delegacije in ta jo odobri v 30 dneh;

(d) zaključi vrednotenje ponudb v obdobju veljavnosti ponudb ob upoštevanju obdobja, ki je potrebno za odobritev pogodb;

(e) pošlje vodji delegacije v odobritev rezultate pregleda in predlog za sklenitev pogodbe v rokih iz člena 15(f);

(f) poravna in odobri stroške v okviru sredstev, ki so mu izročena; ter

(g) med izvajanjem dejavnosti uvede katere koli postopke, ki so z ekonomskega in tehničnega gledišča potrebni za zagotovitev primerne izvedbe potrjenih projektov in programov.

3. Teritorialni odredbodajalec ima med izvajanjem dejavnosti in ob upoštevanju potrebe, da obvesti vodjo delegacije, pooblastila za odločanje o:

(a) manjših tehničnih prilagoditvah in spremembah, če ne vplivajo na sprejeto tehnično rešitev in če so v okviru prilagoditev;

(b) spremembah ocen med izvajanjem aktivnosti;

(c) prenosih med postavkami v ocenah;

(d) spremembah kraja izvedbe projektov in programov, sestavljenih iz večjih delov, če je to utemeljeno s tehničnimi, ekonomskimi ali socialnimi razlogi;

(e) nalaganju ali oprostitvi kazni za zamudo;

(f) razrešitvi porokov;

(g) nakupu blaga na lokalnem trgu ne glede na njegovo poreklo;

(h) uporabi gradbene opreme in strojev, ki po izvoru niso iz ČDO, držav članic ali držav AKP, pod pogojem, da se primerljiva oprema in stroji ne proizvajajo v ČDO, državah članicah ali državah AKP;

(i) sklepanju podpogodb;

(j) končnem prevzemu, pod pogojem, da je vodja delegacije navzoč pri začasnem prevzemu in da potrdi ustrezne zapiske ter da je, če je to primerno, navzoč pri končnem prevzemu, zlasti če so zaradi zadržkov pri začasnem prevzemu potrebna večja dodatna dela; ter

(k) najemu svetovalcev in drugih strokovnjakov za tehnično pomoč.

4. Poleg tega teritorialni odredbodajalec:

(a) pripravi in po pridobitvi odobritve nadzornega odbora Komisiji predloži letno poročilo o izvedbi;

(b) opravlja vmesne preglede iz člena 22;

(c) zagotovi, da organi, ki sodelujejo pri upravljanju in izvedbi programov ERS, uporabljajo bodisi ločene računovodske sisteme ali ustrezno računovodsko kodo za vse transakcije v zvezi s pomočjo; ter

(d) sprejme vse potrebne ukrepe za zagotovitev uporabe členov 16, 19, 24 in 30.

5. Ko se predloži letno poročilo o izvedbi iz člena 21, Komisija in teritorialni odredbodajalec pregledata glavne rezultate prejšnjega leta.

Komisija lahko po tem pregledu pripravi pripombe in jih predloži teritorialnemu odredbodajalcu. Teritorialni odredbodajalec obvesti Komisijo o katerem koli ukrepu, sprejetem na podlagi teh pripomb. Če Komisija v ustrezno utemeljenih primerih meni, da so ukrepi neustrezni, lahko priporoči ČDO in teritorialnemu odredbodajalcu prilagoditve, katerih cilj je povečati učinkovitost nadzornih in upravljavskih postopkov, skupaj z razlogi za vsako tako priporočilo.

Teritorialni odredbodajalec po prejetju vseh takih priporočil pozneje nazorno predstavi sprejete ukrepe za izboljšanje nadzornih in upravljavskih postopkov ali pojasni, zakaj ti ukrepi niso sprejeti.

Člen 15

Regionalne zainteresirane stranke

1. Predloge za regionalne programe predložijo:

(a) vsaj dva ozemeljska odredbodajalca ČDO; ali

(b) izjemoma en teritorialni odredbodajalec ČDO, kadar je samo ena ČDO vpletena v ukrepanje iz člena 16(l)(b) do (e) Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav.

2. Regionalne programe izvaja teritorialni odredbodajalec ali organizacija, ki je določena v predlogu.

DEL IV

SPREMLJANJE, PREGLED, REVIZIJA IN VREDNOTENJE

POGLAVJE 1

Spremljanje

Člen 16

Odgovornost ČDO

1. Brez poseganja v odgovornost Komisije za izvedbo finančne podpore Skupnosti ČDO prevzame odgovornost predvsem za finančni nadzor te podpore.

Zaradi tega teritorialni odredbodajalec:

(a) vzpostavi in izvaja upravljavske in nadzorne postopke tako, da zagotovi, da se sredstva Skupnosti uporabljajo učinkovito in pravilno. Ustrezni notranji in zunanji finančni nadzor izvaja, v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi, pristojni organ za finančni nadzor, ki mora biti pri opravljanju te naloge neodvisen;

(b) zagotovi Komisiji opis teh postopkov;

(c) jamči, da se pomoč upravlja v skladu z veljavnimi pravili in da se sredstva, ki so jih dobili na voljo, uporabljajo v skladu z načeli dobrega finančnega poslovanja;

(d) potrdi, da so izjave o izdatkih, ki se dajo Komisiji, natančne in da izhajajo iz računovodskega sistema, utemeljenega v preverljivih dokazilih;

(e) po zaključku vsakega programskega obdobja predloži Komisiji izjavo, katero je sestavila oseba ali služba, ki opravlja naloge neodvisno od organa, določenega za upravljanje. V tej izjavi so povzete ugotovitve kontrol, opravljenih v prejšnjih letih, in ocenjena veljavnost zahtevka za končno plačilo ter zakonitost in pravilnost transakcij iz obsega končnega potrdila o izdatkih. ČDO lahko dodajo svoje lastno mnenje k temu potrdilu, če menijo, da je to potrebno;

(f) sodeluje s Komisijo, da se zagotovi, da se sredstva ERS uporabljajo v skladu z načeli dobrega finančnega poslovanja;

(g) preprečuje, odkriva in odpravlja nepravilnosti, o njih obvesti Komisijo v skladu s pravili ter obvešča Komisijo o poteku upravnih in sodnih postopkov;

(h) povrne vse zneske, izgubljene zaradi ugotovljenih nepravilnosti, in, če je to primerno, zaračuna obresti za zamujena plačila;

(i) sprejme vse potrebne ukrepe za zagotovitev skladnosti z določbami indikativnega programa, vključno z uresničitvijo časovne razporeditve obveznosti in izdatkov, dogovorjenih med programiranjem; ter

(j) raziskuje vse vzroke za zamudo izvedbe in predlaga primerne ukrepe za izboljšanje stanja.

2. Komisiji se vsako leto pošlje načrt revizij in povzetek ugotovitev opravljenih revizij.

Revizijsko poročilo je na voljo Komisiji.

Člen 17

Koordinacija

1. Komisija in ČDO, ki jih zastopa teritorialni odredbodajalec, sodelujejo in usklajujejo načrte, metode in izvedbo kontrol, da bi dosegli čim večjo koristnost opravljenih kontrol. Nemudoma izmenjajo rezultate opravljenih kontrol.

2. Vsaj enkrat na leto se pregledajo in ocenijo:

(a) rezultati kontrol, ki so jih opravile ČDO in Komisija;

(b) vse pripombe, ki so jih dali organi in institucije Skupnosti in zadevnih držav;

(c) finančni vpliv vseh ugotovljenih nepravilnosti, ukrepi, ki so že sprejeti ali so še vedno potrebni, da bi nepravilnosti odpravili in, če je potrebno, prilagoditve sistema upravljanja in sistema nadzora.

3. Komisija lahko po pregledu in oceni iz člena 2 ter brez poseganja v ukrepe, ki jih ČDO nemudoma sprejmejo po členu 16, pripravi ugotovitve, zlasti glede finančnega vpliva vseh ugotovljenih nepravilnosti.

Te ugotovitve se pošljejo zadevnemu teritorialnemu odredbodajalcu ČDO, če je potrebno, pa se doda zahtevek za korektivne ukrepe glede odprave ugotovljenih upravljavskih pomanjkljivosti in obravnave ugotovljenih nepravilnosti, ki še niso odpravljene.

ČDO ima možnost dati pripombe k tem ugotovitvam.

Člen 18

Nadzorni odbori

1. Nadzorni odbor nadzoruje izvajanje vsakega EPD.

Upravni organi ČDO ustanovijo nadzorni odbor najkasneje tri mesece po potrditvi EPD.

2. Nadzornemu odboru predseduje teritorialni odredbodajalec ali njegov zastopnik.

Zastopnik Komisije in, kadar je to primerno, Evropske investicijske banke lahko kot svetovalca sodelujeta pri delu nadzornega odbora.

Upravni organi ali ustanove, ki so jih določile ČDO, Komisija, zadevna država članica in, če je to primerno, Evropska investicijska banka in/ali katera koli druga institucija, ki sodeluje pri sofinanciranju, imajo zastopnike v navedenem odboru. Če so regionalni ali lokalni upravni organi in zasebna podjetja odgovorni za izvedbo projekta in če jih projekt neposredno zadeva, imajo tudi oni zastopnike v teh odborih.

3. Nadzorni odbor sestavi svoj lastni poslovnik v institucionalnem, pravnem in finančnem okviru zadevne ČDO ter se o njem dogovori s teritorialnim odredbodajalcem.

4. Teritorialni odredbodajalec za srečanja nadzornega odbora pripravi poročila o poteku v skladu s standardnim vzorcem, ki ga zagotovi Komisija. Komisija prejme poročilo 15 delovnih dni pred načrtovanim srečanjem.

5. Zaradi preverjanja učinkovitosti in kakovosti izvedbe pomoči nadzorni odbor:

(a) v rednih časovnih presledkih pregleda napredek pri doseganju ciljev iz EPD;

(b) preuči vmesni pregled iz člena 22, preden se pošlje Komisiji;

(c) obravnava in potrdi letno in končno poročilo o izvedbi, preden se pošljeta Komisiji;

(d) obravnava in potrdi kateri koli predlog za spremembo vsebine EPD.

Člen 19

Kazalci spremljanja

Teritorialni odredbodajalec in nadzorni odbor spremljata izvajanje s sklicevanjem na kazalce, določene v EPD.

Kazalci upoštevajo indikativno metodologijo, ki jo da na voljo Komisija.

Kazalci se nanašajo na posebne značilnosti projektov in njihovih ciljev in pokažejo:

(a) vnos, donos, rezultat in, če je mogoče, vplive;

(b) fazo, doseženo pri pomoči na ravni fizične izvedbe;

(c) uresničevanje finančnega načrta.

POGLAVJE 2

Pregled

Člen 20

Potek pregleda

1. Finančno sodelovanje je dovolj prožno za zagotovitev, da so dejavnosti ves čas skladne s cilji Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav in da upoštevajo vse spremembe, do katerih pride v gospodarskih razmerah, prednostnih nalogah in ciljih zadevne ČDO, zlasti z letnim poročilom o izvedbi in vmesnim ali, če je to primerno, letnim pregledom EPD iz člena 21(5).

2. V izjemnih okoliščinah, navedenih v določbah o humanitarni in nujni pomoči, se pregled lahko opravi na zahtevo katere koli stranke.

Člen 21

Letno poročilo o izvedbi

1. Teritorialni odredbodajalec v treh mesecih od konca vsakega dopolnjenega leta izvedbe od sprejetja EPD predloži Komisiji letno poročilo o izvedbi.

2. Letno poročilo o izvedbi EPD vsebuje skupno oceno izvedbe programa in upošteva rezultate zadevnih dejavnosti spremljanja in vrednotenja.

3. To poročilo se pripravi lokalno in ga v 60 dneh dokončajo teritorialni odredbodajalec, nadzorni odbor in, če je to primerno, zadevni vodja delegacije.

4. Poročilo vključuje predvsem oceno o:

(a) doseženih rezultatih v osrednjem sektorju ali sektorjih, merjenih na podlagi ciljev in kazalcev vpliva ter obveznosti sektorske politike;

(b) vseh projektih in programih izven osrednjega sektorja ali sektorjev in/ali delih večletnih programov;

(c) uporabi katerih koli sredstev, namenjenih za nedržavne akterje;

(d) uspešnosti izvedbe tekočih dejavnosti in obsega, do katerega je uresničena časovna razporeditev za obveznosti in plačila; ter

(e) katerem koli podaljšanju načrtovanja programov v naslednja leta.

5. Če je to primerno, se letni pregled pripravi na podlagi poročila, predloženega na partnerskem srečanju, kakor je določeno v členu 7 Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav.

Člen 22

Vmesni pregled

1. Vmesni pregled se organizira zaradi preučitve začetnih rezultatov EPD, njihovega pomena in obsega, v katerem so cilji bili doseženi.

V njem se ocenita tudi uporaba finančnih sredstev ter potek spremljanja in izvedbe.

2. Vmesni pregled se opravi v okviru pristojnosti Komisije in v sodelovanju s teritorialnim odredbodajalcem ter zadevno državo članico.

Na splošno ga opravi neodvisni ocenjevalec med 24. in 36. mesecem po začetku veljavnosti te uredbe, ga predloži nadzornemu odboru in potem pošlje Komisiji. V EPD se lahko določi drugi skrajni rok, zlasti glede kazalcev, sprejetih v primeru proračunske podpore.

3. Komisija preuči ustreznost in kakovost poročila na podlagi meril, opredeljenih v EPD, vključno s finančno porazdelitvijo ERS.

POGLAVJE 3

Revizije

Člen 23

Revizije

1. Komisija in Računsko sodišče lahko brez poseganja v kontrole, ki jih opravljajo države upravičenke, s svojimi uslužbenci ali ustrezno pooblaščenimi zastopniki opravita tehnične in finančne revizije na kraju samem, vključujoč kontrolo vzorcev in končne revizije dejavnosti, financiranih iz ERS, ter upravljanja in sistemov nadzora s predhodno napovedjo najmanj en delovni dan pred revizijo.

Komisija obvesti zadevno ČDO zaradi zagotavljanja vse potrebne pomoči. Uradniki in uslužbenci zadevne ČDO lahko sodelujejo pri teh kontrolah. Komisija lahko zahteva od zadevne ČDO, da zaradi preverjanja pravilnosti ene ali več transakcij opravi kontrolo na kraju samem. Uradniki ali uslužbenci Komisije lahko sodelujejo pri teh kontrolah.

2. Države upravičenke pomagajo službam Komisije in Računskemu sodišču pri opravljanju revizije v zvezi z uporabo sredstev ERS.

Člen 24

Revizijska sled

1. Upravljavski in nadzorni sistemi ČDO zagotovijo zadostno revizijsko sled v skladu s pogoji, določenimi v vsakem finančnem sporazumu.

2. Revizijska sled je zadostna, kadar:

(a) računovodska dokumentacija, ki se vodi na ustrezni upravni ravni, vsebuje natančne informacije o dejansko nastalih izdatkih pri dejavnostih, financiranih iz ERS. V njej je zapisan datum izdelave evidenc, znesek vsake stroškovne postavke, vrsta dokazil ter dan in način plačila. Priložijo se potrebna dokazila (računi itd.);

(b) se tudi tehnične specifikacije in finančni načrt dejavnosti, poročila o poteku, dokumentacija v zvezi z odobritvijo pomoči, postopki za razpis in sklenitev pogodb ter poročila o preverjanjih financiranih proizvodov in storitev vzdržujejo na ustrezni upravni ravni;

(c) pri računalniškem prenosu podatkov morajo vsi zadevni organi od podrejenih organov pridobiti podatke, na podlagi katerih lahko opravičijo lastne računovodske evidence in zneske, ki jih sporočijo nadrejenemu organu, zato da se zagotovi zadostna revizijska sled od skupnih zneskov, sporočenih Komisiji, do posameznih stroškovnih postavk in dokazil na ravni končnih upravičencev in organov ali podjetij, ki izvajajo dejavnosti;

3. Teritorialni odredbodajalec sprejme vse potrebne ukrepe za izvedbo tega člena.

POGLAVJE 4

Vrednotenje

Člen 25

Vrednotenje

1. Vrednotenje EPD obsega uporabo sredstev, učinkovitost in uspešnost pomoči, kakor tudi njen vpliv ter oblikovanje sklepov in priporočil, zlasti ob uporabi rezultatov vrednotenja, ki so že na voljo.

V njem so zajeti dejavniki, ki prispevajo k uspehu ali neuspehu izvedbe ter dosežkom in rezultatom, vključno z njihovo trajnostjo.

2. Vrednotenja EPD so v pristojnosti Komisije v koordinaciji z nadzornim odborom.

3. Načrt vrednotenja je zapisan v EPD.

Vrednotenje zlasti:

(a) zagotovi redno in neodvisno ocenjevanje delovanja in dejavnosti Sklada s primerjanjem načrtovanih rezultatov in ciljev z dejanskimi dosežki; ter s tem

(b) omogoči ČDO, državam članicam in Komisiji, da uporabijo pridobljene izkušnje pri načrtovanju in izvajanju prihodnjih politik in dejavnosti.

4. Rezultati vrednotenja se dajo na razpolago javnosti.

Člen 26

Postopki vrednotenja

Brez poseganja v vrednotenja, ki jih opravijo ČDO ali Komisija, lahko vrednotenja programov, projektov ali drugih dejavnosti v zvezi z uresničevanjem EPD opravijo skupaj ČDO in Komisija v sodelovanju z zadevno državo članico.

DEL V

FINANČNE PRILAGODITVE

Člen 27

Prilagajanje porazdelitve sredstev ERS

Komisija lahko z uporabo rezultatov spremljanja, revizije in vrednotenj kot osnovo in z upoštevanjem pripomb nadzornega odbora prilagodi zneske in pogoje iz začetne EPD na svojo lastno pobudo ali na predlog zadevne ČDO glede na tekoče potrebe in uspešnost slednje.

Ta prilagoditev se običajno opravi ob vmesnem pregledu, v skladu s postopkom iz člena 24 Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav, med 24. in 36. mesecem po začetku veljavnosti te uredbe, ob nepravilnosti pa kakor hitro je mogoče.

Člen 28

Odlog plačila

1. Komisija odloži plačila in ob navedbi razlogov zahteva, da ČDO predloži svoje pripombe in, če je to primerno, opravi popravke v določenem roku, če po opravljenih kontrolah sklene, da:

(a) ČDO ni izpolnila svojih obveznosti; ali

(b) EPD niti delno niti v celoti ne upravičuje delnega ali celotnega plačila prispevka ERS; ali

(c) bi lahko resne pomanjkljivosti pri sistemih upravljanja in nadzora pripeljale do sistematskih nepravilnosti.

2. Rok, do katerega zadevna ČDO lahko odgovori na zahtevo, da predloži svoje pripombe in, kadar je primerno, odpravi napake, je dva meseca, razen v ustrezno utemeljenih primerih, kadar z daljšim rokom soglaša Komisija.

3. Če ČDO ne soglaša z ugotovitvami Komisije, ta povabi zadevno ČDO in državo članico na partnersko srečanje, na katerem se vse strani skušajo sporazumeti o ugotovitvah in sklepih, ki jih je treba sprejeti na njihovi podlagi.

Kadar koli ČDO ne soglaša z ugotovitvami Komisije in se pripravi ad hoc partnersko srečanje, začne od datuma tega srečanja teči trimesečni rok iz člena 5, v katerem lahko Komisija sprejme sklep.

4. Če Komisija predlaga finančne popravke, dobi ČDO priložnost, da s pregledom zadevnih spisov nazorno pokaže, da je dejanski obseg nepravilnosti manjši, kakor je ocenila Komisija.

Razen v ustrezno utemeljenih primerih je rok za ta pregled največ dva dodatna meseca po dvomesečnem roku iz odstavka 1.

Komisija upošteva vsako dokazilo, ki ga predloži ČDO v navedenih rokih.

5. Na koncu obdobja iz člena 2 Komisija, če ni dosežen noben dogovor in ČDO ni izvedla popravkov, upošteva vse pripombe ČDO in držav članic ter v treh mesecih odloči, da:

(a) zmanjša plačila; ali

(b) izvede finančne popravke, ki so potrebni zaradi delnega ali celotnega preklica porazdelitve sredstev ERS.

6. Komisija lahko po ustreznem preverjanju in brez poseganja v odstavke 1 do 5 delno ali v celoti odloži vmesno plačilo, če ugotovi, da so zadevni izdatki povezani s hujšimi nepravilnostmi, ki niso odpravljene, in da je treba takoj ukrepati.

Komisija obvesti zadevno ČDO o teh ukrepih in razlogih zanje. Če po petih mesecih razlogi za odložitev še trajajo ali zadevna ČDO še ni obvestila Komisije o ukrepih, sprejetih za odpravo hujše nepravilnosti, se uporablja člen 30.

Člen 29

Povrnitev in plačilo

1. Vsako plačilo, ki ga je treba izplačati Komisiji, se izplača do datuma, navedenega v odredbi za povrnitev, sestavljeni v skladu s členom 45 Finančne uredbe ERS. Ta datum zapadlosti je zadnji dan drugega meseca po izdaji odredbe.

2. Iz vsake zamude pri plačilu izhajajo zamudne obresti, ki se obračunajo od datuma iz odstavka 1 do datuma dejanskega plačila. Obrestna stopnja je ena in pol odstotne točke nad stopnjo, ki jo Evropska centralna banka v svojih glavnih dejavnostih refinanciranja uporablja na prvi delovni dan v mesecu datuma zapadlosti.

3. Teritorialni odredbodajalec vodi knjigovodstvo zneskov, ki jih je treba povrniti iz že izplačane pomoči Skupnosti, in zagotovi, da se ti zneski povrnejo brez neupravičenih zamud.

Upravičenec skupaj z zamudnimi obrestmi plača vsak znesek, ki ga je treba vrniti, zmanjšan za zadevne zneske iz njegovega naslednjega izkaza izdatkov ter izplačilnega zahtevka, naslovljenega na Komisijo, ali, če to ni dovolj, Skupnosti povrne manjkajoče zneske.

Teritorialni odredbodajalec pošlje Komisiji poročilo o pričakovanih povračilih na ta datum, razvrščenih po letu začetka postopkov za pridobivanja plačila.

DEL VI

KONČNE DOLOČBE

Člen 30

Informacije in obveščanje javnosti

1. ČDO zagotovijo ustrezno obveščanje javnosti o programih ERS zaradi:

(a) seznanitve prebivalstva o vlogi, ki jo ima Skupnost v zvezi s temi programi;

(b) seznanitve možnih upravičencev in poklicnih organizacij o ponujenih možnostih.

2. Države upravičenke zagotovijo zlasti postavitev neposredno vidnih oglasnih panojev, ki kažejo fizične projekte, ki jih financira Skupnost, skupaj z znakom Skupnosti, in primerno vključenost predstavnikov institucij Skupnosti v najpomembnejše javne dejavnosti v zvezi s podpornimi programi ERS.

Člen 31

Začetek veljavnosti

Ta uredba začne veljati na dan objave v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

V Bruslju, 20. decembra 2002

Za Komisijo

Poul Nielson

Član Komisije

[1] UL L 314, 30.11.2001, str. 1.

[2] UL L 317, 15.12.2002, str. 355.

[3] Še ni objavljena – COM(2002) 290 konč., 11.6.2002.

--------------------------------------------------