SKLEP KOMISIJE (EU) 2019/154

z dne 30. januarja 2019

o notranjih pravilih glede omejitve pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do dostopa do njihovih zdravstvenih kartotek

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 249(1) Pogodbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Na podlagi člena 26a kadrovskih predpisov ter členov 16 in 91 Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije se imajo uradniki in uslužbenci pravico seznaniti s svojimi zdravstvenimi kartotekami v skladu z ureditvijo, ki jo določijo organi institucij za imenovanja.

(2) Od leta 2004 dostop do zdravstvenih kartotek ureja Sklep 221/04 vodij uprav (1), ki ne omogoča neposrednega dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, do vseh dokumentov s področja psihologije ali psihiatrije v zvezi z njim. Ta splošna omejitev ne vključuje analize za vsak primer posebej.

(3) Zaradi skladnosti z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta (2) morajo biti omejitve dostopa do takih dokumentov, ki jih uporablja Komisija, sorazmerne in morajo vključevati analizo za vsak primer posebej.

(4) Posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, bi bilo treba v največji možni meri zagotoviti dostop do zdravstvenih kartotek, vendar so lahko v nekaterih primerih zaradi zaščite zdravja uslužbenca ali zakonitih interesov tretjih oseb potrebne omejitve na podlagi člena 25 Uredbe (EU) 2018/1725. Uradni zdravnik, ki deluje v imenu Komisije, bi moral za vsako takšno omejitev navesti razloge, ki bi morali postati del zdravstvenih kartotek zadevnega uslužbenca.

(5) Osebni podatki se hranijo v varnem fizičnem in elektronskem okolju, ki preprečuje nezakonit dostop ali prenos podatkov osebam, ki jim teh podatkov ni treba poznati.

(6) Obdobja hrambe, ki se uporabljajo za obdelavo zdravstvenih kartotek, so določena v skupnem seznamu hrambe na ravni Komisije za datoteke Evropske komisije (3).

(7) Uradna oseba za varstvo podatkov Evropske komisije bi morala opraviti neodvisen pregled uporabe omejitev, da se zagotovi skladnost s tem sklepom.

(8) Evropski nadzornik za varstvo podatkov je mnenje izdal 10. decembra 2018.

(9) Uredba (EU) 2018/1725 od datuma, ko začne veljati, brez kakršnega koli prehodnega obdobja nadomešča Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (4). Možnost uporabe omejitev za nekatere pravice je bila določena v Uredbi (ES) št. 45/2001. Da bi se izognili ogrožanju pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, bi se moral ta sklep uporabljati od datuma začetka veljavnosti Uredbe (EU) 2018/1725 –

SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1 Predmet urejanja in področje uporabe 1. Ta sklep določa pogoje, pod katerimi lahko Komisija omeji uporabo člena 17 Uredbe (EU) 2018/1725 v skladu s členom 25(1)(h) navedene uredbe. 2. Ta sklep se uporablja za dostop do osebnih zdravstvenih podatkov, ki jih obdeluje Komisija v skladu s členi 26a, 33, 59, 72, 73 in 78 kadrovskih predpisov ter členi 1, 13, 14 in 15 Priloge VIII ter členi 13, 16, 28, 32, 33, 83, 91, 95, 100, 101 in 102 pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev.

Člen 2 Uporabljene omejitve 1. Ob upoštevanju členov 3, 4 in 5 lahko Komisija za vsak primer posebej omeji pravico posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do neposrednega dostopa do osebnih zdravstvenih podatkov s področja psihologije ali psihiatrije v zvezi z njimi, ki jih obdeluje Komisija, kadar je verjetno, da bo dostop do takih podatkov predstavljal tveganje za zdravje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Ta omejitev je sorazmerna obsegu, ki je nujno potreben za zaščito posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. 2. Dostop do informacij iz odstavka 1 ima zdravnik po izbiri posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. 3. V takih primerih zdravstvena služba posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, na zahtevo povrne tisti del stroškov zdravniškega pregleda pri zdravniku, ki ima dostop do zdravstvenih kartotek, ki niso bili povrnjeni iz skupnega sistema zdravstvenega zavarovanja (JSIS). Povračilo ne presega razlike med zgornjo mejo, določeno v splošnih izvedbenih določbah za povračilo zdravstvenih stroškov (5), in zneskom, ki se povrne posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, iz skupnega sistema zdravstvenega zavarovanja na podlagi navedenih pravil. 4. Za tako povračilo zdravstvene službe velja pogoj, da za iste podatke dostop še ni bil odobren. 5. Na podlagi členov 3, 4 in 5 tega sklepa lahko Komisija za vsak primer posebej in v skladu s členom 25(1)(h) Uredbe (EU) 2018/1725 omeji pravico posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do dostopa do njihovih osebnih zdravstvenih podatkov, ki jih ima, kadar bi uveljavljanje te pravice negativno vplivalo na pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

Člen 3 Pravica posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do dostopa 1. Če Komisija delno ali v celoti omeji pravico posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do dostopa do osebnih zdravstvenih podatkov, kot določa člen 17 Uredbe (EU) 2018/1725, zadevnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v odgovoru na zahtevek za dostop brez nepotrebnega odlašanja pisno obvesti o uporabljeni omejitvi in glavnih razlogih zanjo. Komisija posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvesti tudi, da lahko vloži pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ali uveljavlja pravno sredstvo na Sodišču Evropske unije. 2. Zagotavljanje informacij o razlogih za omejitev iz odstavka 1 se lahko odloži, opusti ali zavrne za tako dolgo, dokler bi ogrožalo namen omejitve. 3. Komisija razloge za omejitev evidentira v skladu s členom 5. 4. Če je pravica do dostopa v celoti ali delno omejena, posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, uveljavlja pravico do dostopa prek Evropskega nadzornika za varstvo podatkov v skladu členom 25(6), (7) in (8) Uredbe (EU) 2018/1725.

Člen 4 Evidentiranje omejitev in njihov vpis v register 1. Komisija evidentira razloge za kakršno koli omejitev, ki se uporabi v skladu s tem sklepom, vključno z oceno potrebe po omejitvi in njene sorazmernosti, pri čemer upošteva ustrezne elemente člena 25(2) Uredbe (EU) 2018/1725. V ta namen se evidentira, kako bi uveljavljanje pravice ogrozilo zdravje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali bi negativno vplivalo na pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. 2. Evidenca in po potrebi dokumenti, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente, se registrirajo v zadevni zdravstveni kartoteki.

Člen 5 Trajanje omejitev 1. Omejitve iz člena 2 se uporabljajo, dokler obstajajo razlogi, ki jih upravičujejo. 2. Če razlogi za omejitev ne obstajajo več in je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ponovno zaprosil za dostop do zadevnih osebnih zdravstvenih podatkov, Komisija odpravi omejitev in glavne razloge zanjo sporoči posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki. Komisija hkrati obvesti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, da lahko kadar koli vloži pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ali uveljavlja pravno sredstvo na Sodišču Evropske unije.

Člen 6 Pregled s strani uradne osebe za varstvo podatkov Evropske komisije 1. Uradna oseba za varstvo podatkov se brez nepotrebnega odlašanja obvesti, kadar so pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, omejene v skladu s tem sklepom. Na zahtevo se uradni osebi za varstvo podatkov zagotovi dostop do evidence in vseh dokumentov, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente. 2. Uradna oseba za varstvo podatkov lahko zahteva pregled omejitve. Uradna oseba za varstvo podatkov se pisno obvesti o rezultatu zahtevanega pregleda.

Člen 7 Začetek veljavnosti Ta sklep začne veljati na dan objave v Uradnem listu Evropske unije. Uporablja se od 11. decembra 2018.

V Bruslju, 30. januarja 2019 Za Komisijo Predsednik Jean-Claude JUNCKER

(1) Navedeni sklep so potrdili vodje uprav 19. februarja 2004 na 236. seji.

(2) Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).

(3) Skupni seznam hrambe na ravni Komisije za dokumente Evropske komisije, SEC(2007) 970 z dne 4. julija 2007, posodobljen in dopolnjen s SEC(2012) 713 z dne 17. decembra 2012.

(4) Uredba (ES) št. 45/2001 evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 8, 12.1.2001, str. 1).

(5) Odločba Komisije C(2007) 3195 z dne 2. julija 2007 o splošnih izvedbenih določbah za povračilo zdravstvenih stroškov.