DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) 2018/762

z dne 8. marca 2018

o vzpostavitvi skupnih varnostnih metod za zahteve sistema upravljanja varnosti v skladu z Direktivo (EU) 2016/798 Evropskega parlamenta in Sveta ter o razveljavitvi Uredbe Komisije (EU) št. 1158/2010 in Uredbe Komisije (EU) št. 1169/2010

(Besedilo velja za EGP)

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Direktive (EU) 2016/798 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. maja 2016 o varnosti na železnici (1) in zlasti člena 6(6) Direktive,

ob upoštevanju priporočila ERA-REC-115-REC Agencije Evropske unije za železnice, ki je bilo Komisiji predloženo 9. marca 2017, o reviziji skupnih varnostnih metod za ocenjevanje skladnosti in skupnih varnostnih metod za nadzor,

ob upoštevanju naslednjega:

V skladu s členom 6(5) Direktive (EU) 2016/798 se skupne varnostne metode revidirajo v rednih časovnih presledkih, upoštevajoč izkušnje, pridobljene pri njihovem izvajanju in celotnem razvoju varnosti v železniškem prometu, ter z namenom splošnega ohranjanja in, kadar je to upravičeno in izvedljivo, nenehnega izboljševanja varnosti.

Z izvedbenim sklepom z dne 1. septembra 2016 (2) je Komisija v skladu s členom 6(2) Direktive (EU) 2016/798 podelila mandat Agenciji Evropske unije za železnice (v nadaljevanju: Agencija), da revidira Uredbe Komisije (EU) št. 1158/2010 (3) , (EU) št. 1169/2010 (4) in (EU) št. 1077/2012 (5) . Za izvedbo mandata Komisije je Agencija 9. marca 2017 izdala priporočilo skupaj s poročilom o rezultatih posvetovanj z nacionalnimi varnostnimi organi, socialnimi partnerji in uporabniki ter poročilo o oceni učinka spremenjenih skupnih varnostnih metod, ki jih je treba sprejeti. Komisija je preučila priporočilo Agencije in preverila izvedbo mandata, kot je navedeno v členu 6(4) Direktive (EU) 2016/798.

Namen sistema upravljanja varnosti je zagotoviti, da prevozniki v železniškem prometu in upravljavci infrastrukture dosežejo poslovne cilje na varen način. Sistem upravljanja varnosti je pogosto povezan z drugimi sistemi upravljanja, z namenom povečanja splošne uspešnosti organizacije in zmanjšanja stroškov ter porazdelitve prizadevanj na vse ravni organizacije. V ta namen se skupni okvir strukture ISO na visoki ravni (6) uporablja za funkcijsko združitev zahtev sistema upravljanja varnosti, kot je določeno v členu 9 Direktive (EU) 2016/798. Ta okvir tudi lajša razumevanje in uporabo procesnega pristopa pri prevoznikih v železniškem prometu in upravljavcih infrastrukture pri razvijanju, izvajanju, vzdrževanju in neprestanem izboljšanju svojega sistema upravljanja varnosti.

Človeško ravnanje ima osrednjo vlogo pri varnem in učinkovitem obratovanju železnic. V primeru, da se to ravnanje šteje za dejavnik, ki je prispeval k nesreči ali incidentu, je možno, da so organizacijski dejavniki, kot je delovna obremenitev ali opredelitev delovnega mesta, vplivali na ravnanje ter s tem poslabšali uspešnost in posledice nesreče ali incidenta. Zato je nujno, da prevozniki v železniškem prometu in upravljavci infrastrukture uporabljajo sistematičen pristop pri podpiranju uspešnosti ljudi ter upravljanju s človeškimi in organizacijskimi dejavniki v sistemu upravljanja varnosti.

Način, kako se varnost v organizaciji dojema, vrednoti in razvršča, odraža dejansko zavezanost k varnosti na vseh ravneh organizacije. Zato je za prevoznike v železniškem prometu in upravljavce infrastrukture pomembno tudi, da opredelijo ukrepe in ravnanje, ki lahko oblikujejo pozitivno kulturo varnosti, in da s sistemom upravljanja varnosti spodbujajo to kulturo medsebojnega zaupanja, samozavesti in učenja, pri čemer se osebje spodbuja, da prispeva k razvoju varnosti tako, da prijavi nevarne dogodke in zagotavlja informacije v zvezi z varnostjo.

Sistem upravljanja varnosti bi moral upoštevati dejstvo, da so Direktiva Sveta 89/391/EGS (7) in njene relevantne posamezne direktive v celoti uporabne za zaščito zdravja in varnosti delavcev v načrtovanju, obratovanju in vzdrževanju železnic. Organ za izdajo nima drugih odgovornosti in nalog kot preverjanje, ali je prosilec za enotno varnostno spričevalo ali varnostno pooblastilo upošteval zdravstvena in varnostna tveganja. Odgovornost za preverjanje skladnosti z Direktivo 89/391/EGS se še vedno lahko podeli drugim pristojnim organom, ki jih imenujejo države članice.

Sistem upravljanja varnosti bi moral, kjer je ustrezno, upoštevati morebitna dodatna tveganja, ki nastanejo pri železniškem prevozu nevarnega blaga, in s tem tudi Direktivo 2008/68/ES Evropskega parlamenta in Sveta (8) .

Uredbi (EU) št. 1158/2010 in (EU) št. 1169/2010 bosta zastareli in bi ju zato morala nadomestiti ta uredba.

Kar zadeva varnostna spričevala, iz člena 10(15) Direktive (EU) 2016/798 izhaja, da lahko nacionalni varnostni organ zahteva, da se varnostna spričevala revidirajo, ko se bistveno spremeni varnostni regulativni okvir. Spremembe, ki izvirajo iz člena 9 Direktive (EU) 2016/798 in te uredbe, niso bistvene, čeprav so relevantne in pomembne. Zato bi se Uredba (EU) št. 1158/2010 morala uporabljati za varnostna spričevala, izdana v skladu z Direktivo 2004/49/ES Evropskega parlamenta in Sveta (9) , in sicer do datuma njihovega poteka. Iz istega razloga je tudi pomembno preložiti razveljavitev Uredbe (EU) št. 1158/2010 do konca zadnjega dneva obdobja, v katerem jo lahko nacionalni varnostni organi še uporabljajo za namene nadzora. Poleg tega se v skladu z Direktivo (EU) 2016/798 za obstoječa varnostna spričevala še naprej uporablja Direktiva 2004/49/ES, na kateri temelji Uredba (EU) št. 1158/2010.

Kar zadeva varnostna pooblastila, iz drugega pododstavka člena 12(2) Direktive (EU) 2016/798 izhaja, da lahko nacionalni varnostni organ zahteva, da se varnostna pooblastila revidirajo, ko se bistveno spremeni varnostni regulativni okvir. Spremembe, ki izvirajo iz člena 9 Direktive (EU) 2016/798 in te uredbe, niso bistvene, čeprav so relevantne in pomembne. Zato bi se Uredba (EU) št. 1169/2010 morala uporabljati za varnostna pooblastila, izdana v skladu z Direktivo 2004/49/ES, in sicer do datuma njihovega poteka. Iz istega razloga je tudi pomembno preložiti razveljavitev Uredbe (EU) št. 1169/2010 do konca zadnjega dneva obdobja, v katerem jo lahko nacionalni varnostni organi še uporabljajo za namene nadzora –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Predmet urejanja in področje uporabe

1. Ta uredba oblikuje skupne varnostne metode v zvezi z zahtevami za sisteme upravljanja varnosti, ki se nanašajo na prevoznike v železniškem prometu in upravljavce infrastrukture, kot je določeno v točki (f) člena 6(1) Direktive (EU) 2016/798.

2. Ta uredba se uporablja za enotna varnostna spričevala in varnostna pooblastila, izdana na podlagi Direktive (EU) 2016/798.

Člen 2

Opredelitev

Za namene te uredbe „organ za izdajo varnostnih spričeval“ pomeni organ, odgovoren za izdajo enotnega varnostnega spričevala, ki je bodisi Agencija bodisi nacionalni varnostni organ.

Člen 3

Zahteve za sisteme upravljanja varnosti, ki se nanašajo na prevoznike v železniškem prometu

Prevozniki v železniškem prometu vzpostavijo sisteme upravljanja varnosti v skladu z zahtevami iz Priloge I.

Navedene zahteve za sisteme upravljanja varnosti se uporabljajo za enotna varnostna spričevala iz člena 10 Direktive (EU) 2016/798 za namene ocene vlog in nadzora.

Člen 4

Zahteve za sisteme upravljanja varnosti, ki se nanašajo na upravljavce infrastrukture

Upravljavci infrastrukture vzpostavijo sisteme upravljanja varnosti v skladu z zahtevami iz Priloge II.

Navedene zahteve za sisteme upravljanja varnosti se uporabljajo za varnostna pooblastila iz člena 12 Direktive (EU) 2016/798 za namene ocene vlog in nadzora.

Člen 5

Razveljavitev

Uredbi (EU) št. 1158/2010 in (EU) št. 1169/2010 se s 16. junijem 2025 razveljavita.

Člen 6

Začetek veljavnosti in uporaba

Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Uporablja se od 16. junija 2019 v državah članicah, ki Agencije in Komisije niso uradno obvestile v skladu s členom 33(2) Direktive (EU) 2016/798. V vseh državah članicah se uporablja od 16. junija 2020.

(1) UL L 138, 26.5.2016, str. 102.

(2) Izvedbeni sklep Komisije z dne 1. septembra 2016 o mandatu Agenciji Evropske unije za železnice za revizijo skupnih varnostnih metod ocenjevanja skladnosti in skupnih varnostnih metod za nadzor ter razveljavitvi Izvedbenega sklepa C(2014) 1649 final (C(2016) 5504 final).

(3) Uredba Komisije (EU) št. 1158/2010 z dne 9. decembra 2010 o skupni varnostni metodi ocenjevanja skladnosti z zahtevami za pridobitev železniških varnostnih spričeval (UL L 326, 10.12.2010, str. 11).

(4) Uredba Komisije (EU) št. 1169/2010 z dne 10. decembra 2010 o skupni varnostni metodi ocenjevanja skladnosti z zahtevami za pridobitev železniškega varnostnega pooblastila (UL L 327, 11.12.2010, str. 13).

(5) Uredba Komisije (EU) št. 1077/2012 z dne 16. novembra 2012 o skupni varnostni metodi za nadzor, ki ga izvajajo nacionalni varnostni organi po izdaji varnostnega spričevala ali varnostnega pooblastila (UL L 320, 17.11.2012, str. 3).

(6) Direktive ISO/IEC, del 1, konsolidirano dopolnilo 2016, priloga SL, dodatek 2.

(7) Direktiva Sveta 89/391/EGS z dne 12. junija 1989 o uvajanju ukrepov za spodbujanje izboljšav varnosti in zdravja delavcev pri delu (UL L 183, 29.6.1989, str. 1).

(8) Direktiva 2008/68/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. septembra 2008 o notranjem prevozu nevarnega blaga (UL L 260, 30.9.2008, str. 13).

(9) Direktiva 2004/49/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 29. aprila 2004 o varnosti na železnicah Skupnosti ter o spremembi Direktive Sveta 95/18/ES o izdaji licence prevoznikom v železniškem prometu in Direktive 2001/14/ES o dodeljevanju železniških infrastrukturnih zmogljivosti, naložitvi uporabnin za uporabo železniške infrastrukture in podeljevanju varnostnega spričevala (Direktiva o varnosti na železnici) (UL L 164, 30.4.2004, str. 44).

PRILOGA I

Zahteve za sisteme upravljanja varnosti, ki se nanašajo na prevoznike v železniškem prometu

1. ORGANIZACIJSKA ZASNOVA

1.1 Organizacija:

(a) opiše vrsto, velikost in področje delovanja;

(b) opredeli resna tveganja za varnost, ki izvirajo iz obratovanja železnic bodisi s strani organizacije same bodisi s strani izvajalcev, partnerjev ali dobaviteljev pod njenim nadzorom;

(c) opredeli zainteresirane strani (npr. regulativna telesa, organe, upravljavce infrastrukture, izvajalce, dobavitelje, partnerje), vključno s tistimi izven železniškega sistema in pomembnimi za sistem upravljanja varnosti;

(d) opredeli in pri zainteresiranih straneh iz točke (c) ohranja pravne ter druge zahteve, povezane z varnostjo;

(e) zagotovi, da se zahteve iz točke (d) upoštevajo pri razvoju, izvajanju in vzdrževanju sistema upravljanja varnosti;

(f) opiše obseg sistema upravljanja varnosti in navede, kateri del poslovanja je vanj vključen ali ne ter pri tem upošteva zahteve iz točke (d).

2. VODENJE

2.1 Vodenje in zavezanost

2.1.1 Najvišje vodstvo izkaže vodstvene sposobnosti in zavezanost k razvoju, izvajanju, vzdrževanju in stalnemu izboljševanju sistema upravljanja varnosti, tako da:

(a) prevzema celotno odgovornost za varnost;

(b) z ukrepi in v odnosu do osebja in izvajalcev zagotavlja zavezanost k varnosti z upravljanjem na različnih ravneh organizacije;

(c) zagotavlja, da so varnostna politika in varnostni cilji oblikovani, razumljivi in skladni s strateško usmeritvijo organizacije;

(d) zagotavlja vključitev zahtev za sistem upravljanja varnosti v poslovne procese organizacije;

(e) zagotavlja razpoložljivost virov, potrebnih za sistem upravljanja varnosti;

(f) zagotavlja, da je sistem upravljanja varnosti uspešen pri nadziranju varnostnih tveganj, ki jih povzroča organizacija;

(g) spodbuja osebje k doseganju skladnosti z zahtevami za sistem upravljanja varnosti;

(h) spodbuja stalno izboljševanje sistema upravljanja varnosti;

(i) zagotavlja, da se varnost upošteva pri opredelitvi in upravljanju s poslovnimi tveganji organizacije in pojasni, kako bo navzkrižje med varnostjo in drugimi poslovnimi cilji odkrito ter odpravljeno;

(j) spodbuja pozitivno kulturo varnosti.

2.2 Varnostna politika

2.2.1 Najvišje vodstvo pripravi dokument z opisom varnostne politike organizacije, ki:

(a) ustreza vrsti organizacije in velikosti obratovanja železnic;

(b) ga odobri glavni direktor organizacije (ali predstavnik oziroma predstavniki najvišjega vodstva);

(c) se ga aktivno izvaja, o njem se obvesti celotno osebje in se mu ga da na razpolago.

2.2.2 Varnostna politika:

(a) vključuje zavezanost k izpolnitvi vseh pravnih in drugih zahtev, povezanih z varnostjo;

(b) zagotavlja okvir za določitev varnostnih ciljev in oceno uspešnosti organizacije na področju varnosti z vidika teh ciljev;

(c) vključuje zavezanost k nadzoru nad varnostnimi tveganji, ki izvirajo iz lastnih dejavnosti in dejavnosti drugih;

(d) vključuje zavezanost k stalnemu izboljševanju sistema upravljanja varnosti;

(e) se vzdržuje v skladu s poslovno strategijo in oceno uspešnosti organizacije na področju varnosti.

2.3 Organizacijske vloge, odgovornosti in pristojnosti

2.3.1 Odgovornosti in pristojnosti osebja z vlogami, ki vplivajo na varnost (vključno z vodstvom in drugimi osebjem, vključenim v naloge, povezane z varnostjo), se opredelijo na vseh ravneh organizacije, dokumentirajo in dodelijo, osebje pa se o njih obvesti.

2.3.2 Organizacija zagotovi, da ima osebje, ki so mu podeljene naloge v zvezi z varnostjo, pristojnost, znanje in ustrezne vire za izvajanje nalog, ne da jih pri tem ovirajo dejavnosti iz drugih poslovnih funkcij.

2.3.3 Podelitev odgovornosti za naloge v zvezi z varnostjo se dokumentira ter se o njih obvesti zadevno osebje, katero mora le-te sprejeti in razumeti.

2.3.4 Organizacija opiše dodelitev vlog iz odstavka 2.3.1 poslovnim funkcijam v organizaciji in, kjer je ustrezno, izven organizacije (glej 5.3 Izvajalci, partnerji in dobavitelji).

2.4 Posvetovanja z osebjem in drugimi stranmi

2.4.1 Z osebjem, predstavniki osebja in zunanjimi zainteresiranimi stranmi se, kot je ustrezno in po potrebi, izvaja posvetovanje glede razvoja, vzdrževanja in izboljšanja sistema upravljanja varnosti v delih, za katere so odgovorni, vključno z varnostnimi vidiki operativnih postopkov.

2.4.2 Organizacija spodbuja posvetovanja z osebjem tako, da zagotavlja metode in načine za vključitev osebja, dokumentiranje mnenja osebja in posredovanje povratnih informacij v zvezi z mnenjem osebja.

3. NAČRTOVANJE

3.1 Ukrepi za obravnavo tveganj

3.1.1 Ocena tveganj

3.1.1.1 Organizacija:

(a) opredeli in analizira vsa obratovalna, organizacijska in tehnična tveganja, ki so relevantna za vrsto, velikost in področje delovanja organizacije. Takšna tveganja vključujejo tveganja, ki izvirajo iz človeških in organizacijskih dejavnikov, kot so delovna obremenitev, vrsta dela, utrujenost ali ustreznost postopkov in aktivnosti drugih zainteresiranih strani (glej 1. Organizacijska zasnova);

(b) oceni tveganja iz točke (a) z uporabo ustreznih metod ocenjevanja tveganj;

(c) razvije in uvede varnostne ukrepe z opredelitvijo pripadajočih odgovornosti (glej 2.3 Organizacijske vloge, odgovornosti in pristojnosti);

(d) razvije sistem za spremljanje uspešnosti varnostnih ukrepov (glej 6.1 Spremljanje);

(e) pri deljenih tveganjih in uvedbi primernih varnostnih ukrepov prizna potrebo po sodelovanju z drugimi zainteresiranimi stranmi (kot so prevozniki v železniškem prometu, upravljavci infrastrukture, proizvajalci, izvajalci storitev vzdrževanja, subjekti, zadolženi za vzdrževanje, imetniki železniških vozil, ponudniki storitev in subjekti za nabave), kot je ustrezno;

(f) obvešča osebje in vpletene zunanje strani o tveganjih (glej 4.4 Informacije in sporočanje).

3.1.1.2 Pri oceni tveganj organizacija upošteva potrebo po določitvi, zagotovitvi in ohranitvi varnega delovnega okolja, ki ustreza veljavni zakonodaji, zlasti Direktivi 89/391/EGS.

3.1.2 Načrtovanje sprememb

3.1.2.1 Organizacija opredeli morebitna varnostna tveganja in ustrezne varnostne ukrepe (glej 3.1.1 Ocena tveganj) pred izvedbo spremembe (glej 5.4 Upravljanje sprememb) v skladu s postopkom upravljanja tveganj iz Izvedbene uredbe Komisije (EU) št. 402/2013 (1), vključno z obravnavo varnostnih tveganj zaradi same spremembe procesa.

3.2 Varnostni cilji in načrtovanje

3.2.1 Organizacija oblikuje varnostne cilje za zadevne funkcije na zadevnih ravneh za vzdrževanje in, kjer je razumno izvedljivo, izboljšanje uspešnosti organizacije na področju varnosti.

3.2.2 Varnostni cilji:

(a) so skladni z varnostno politiko in strateškimi cilji organizacije (kjer je ustrezno);

(b) so povezani s prednostnimi tveganji, ki vplivajo na uspešnost organizacije na področju varnosti;

(c) so merljivi;

(d) upoštevajo veljavne pravne in druge zahteve;

(e) se pregledajo z vidika dosežkov in po potrebi revidirajo;

(f) so vključeni v obveščanje.

3.2.3 Organizacija ima načrt z opisom, kako bo dosegla varnostne cilje.

3.2.4 Organizacija opiše strategijo in načrte za spremljanje doseganja varnostnih ciljev (glej 6.1 Spremljanje).

4. PODPORA

4.1 Viri

4.1.1 Organizacija zagotovi vire, vključno z usposobljenim osebjem ter učinkovito in uporabno opremo, potrebne za vzpostavitev, izvajanje, vzdrževanje in stalno izboljševanje sistema upravljanja varnosti.

4.2 Usposobljenost

4.2.1 Sistem upravljanja usposobljenosti zagotovi, da je osebje z nalogami, ki vplivajo na varnost, usposobljeno za te naloge v zvezi z varnostjo, za katere je odgovorno (glej 2.3 Organizacijske vloge, odgovornosti in pristojnosti), vključno z vsaj:

(a) opredelitvijo usposobljenosti (vključno z znanjem, veščinami, netehničnim ravnanjem in odnosom), potrebne za naloge v zvezi z varnostjo;

(b) načeli za izbor (zahtevana osnovna izobrazba, psihična in fizična pripravljenost);

(c) začetnim usposabljanjem, izkušnjami in kvalifikacijami;

(d) tekočim usposabljanjem in rednim nadgrajevanjem obstoječih znanj;

(e) redno oceno usposobljenosti ter pregledom psihične in fizične pripravljenosti, da se zagotovi dolgoročna ohranitev kvalifikacij in veščin;

(f) posebnim usposabljanjem za ustrezne dele sistema upravljanja varnosti za izpolnitev nalog v zvezi z varnostjo.

4.2.2 Za osebje, ki izvaja naloge v zvezi z varnostjo, organizacija pripravi program usposabljanja, kot je določeno v točkah (c), (d) in (f) odstavka 4.2.1, kar zagotavlja, da:

(a) se program usposabljanja izvaja v skladu z opredeljenimi zahtevami za usposobljenost in posameznimi potrebami osebja;

(b) kjer je ustrezno, usposabljanje zagotovi, da osebje lahko opravlja delo pod vsemi obratovalnimi pogoji (normalne, poslabšane in izredne razmere);

(c) sta trajanje usposabljanja in pogostost osveževanja usposobljenosti ustrezna z vidika ciljev usposabljanja;

(d) se evidence hranijo za vso osebje (glej 4.5.3 Nadzor nad dokumentiranimi informacijami);

(e) se program usposabljanja redno pregleduje in presoja (glej 6.2 Notranja presoja) in da se po potrebi opravijo spremembe (glej 5.4 Upravljanje sprememb).

4.2.3 Za osebje, ki je bilo udeleženo v nesrečah/incidentih ali je bilo dalj časa odsotno, obstajajo postopki za vrnitev na delo, vključno z dodatnim usposabljanjem, če je potrebno.

4.3 Ozaveščenost

4.3.1 Najvišje vodstvo zagotovi, da se sami in osebje z nalogami, ki vplivajo na varnost, zavedajo relevantnosti, pomembnosti in posledic svojega ravnanja ter prispevanja k pravilni uporabi in uspešnosti sistema upravljanja varnosti, vključno z izpolnjevanjem varnostnih ciljev (glej 3.2 Varnostni cilji in načrtovanje).

4.4 Informacijske in komunikacijske dejavnosti

4.4.1 Organizacija opredeli ustrezne komunikacijske kanale za zagotovitev izmenjave, informacij v zvezi z varnostjo med različnimi ravnmi organizacije in z zunanjimi zainteresiranimi stranmi, vključno z izvajalci, partnerji in dobavitelji.

4.4.2 Da se zagotovi, da informacije v zvezi z varnostjo dosežejo nosilce odločanja, organizacija upravlja z njihovo opredelitvijo, prejemom, obdelavo, ustvarjanjem in širjenjem.

4.4.3 Organizacija zagotovi, da so informacije v zvezi z varnostjo:

(a) relevantne, popolne in razumljive predvidenim uporabnikom;

(b) veljavne;

(c) pravilne;

(d) dosledne;

(e) nadzorovane (glej 4.5.3 Nadzor nad dokumentiranimi informacijami);

(f) posredovane pravočasno;

(g) prejete in razumljene.

4.5 Dokumentirane informacije

4.5.1 Dokumentacija o sistemu upravljanja varnosti

4.5.1.1 Pripravi se opis sistema upravljanja varnosti, ki obsega:

(a) opredelitev in opis procesov ter dejavnosti v zvezi z varnostjo za obratovanje železnic, vključno z nalogami v zvezi z varnostjo in povezanimi odgovornostmi (glej 2.3 Organizacijske vloge, odgovornosti in pristojnosti);

(b) interakcijo med temi procesi;

(c) postopke ali druge dokumente, ki opisujejo, kako se ti procesi izvajajo;

(d) opredelitev izvajalcev, partnerjev in dobaviteljev z opisom vrste in velikosti dobavljenih storitev;

(e) opredelitev pogodb in drugih poslovnih sporazumov, sklenjenih med organizacijo in drugimi stranmi, opredeljenimi pod točko (d), potrebnih za nadzor nad varnostnimi tveganji organizacije in tveganji, ki izvirajo iz uporabe izvajalcev;

(f) sklic na dokumentirane informacije, ki jih zahteva ta uredba.

4.5.1.2 Organizacija zagotovi, da se vsako leto pristojnemu nacionalnemu varnostnemu organu (ali organom) predloži letno varnostno poročilo v skladu s členom 9(6) Direktive (EU) 2016/798, vključno s:

(a) povzetkom odločitev z vidika pomembnosti sprememb, povezanih z varnostjo, vključno s pregledom pomembnih sprememb, in sicer v skladu s členom 18(1) Izvedbene uredbe (EU) št. 402/2013;

(b) varnostnimi cilji organizacije za naslednja leta in kako resno varnostna tveganja vplivajo na oblikovanje teh varnostnih ciljev;

(c) rezultati notranjih preiskav nesreč/incidentov (glej 7.1 Izsledki iz nesreč in incidentov) in drugih aktivnosti spremljanja (glej 6.1 Spremljanje, 6.2 Notranja presoja in 6.3 Pregled upravljanja), in sicer v skladu s členom 5(1) Izvedbene uredbe (EU) št. 1078/2012 (2);

(d) podrobnostmi napredka pri obravnavi neuresničenih priporočil nacionalnih preiskovalnih teles (glej 7.1 Izsledki iz nesreč in incidentov);

(e) varnostnimi kazalniki organizacije, oblikovanimi za oceno uspešnosti organizacije na področju varnosti (glej 6.1 Spremljanje);

(f) kjer je ustrezno, sklepi letnega poročila varnostnega svetovalca, kot je določeno v RID (3), o dejavnostih organizacije v zvezi s prevozom nevarnega blaga (4).

4.5.2 Ustvarjanje in posodabljanje

4.5.2.1 Organizacija zagotovi, da se pri ustvarjanju in posodabljanju dokumentiranih informacij v zvezi s sistemom upravljanja varnosti uporabljajo ustrezni formati in nosilci podatkov.

4.5.3 Nadzor nad dokumentiranimi informacijami

4.5.3.1 Organizacija nadzira dokumentirane informacije v zvezi s sistemom upravljanja varnosti, zlasti njihovo shranjevanje, razširjanje in nadzor nad spremembami, da se po potrebi zagotovi njihova razpoložljivost, primernost in zaščita.

4.6 Integracija človeških in organizacijskih dejavnikov

4.6.1 Organizacija izkaže sistematičen pristop k integraciji človeških in organizacijskih dejavnikov v sistemu upravljanja varnosti. Ta pristop:

(a) vključuje razvoj strategije ter uporabo strokovnega znanja in priznanih metod s področja človeških in organizacijskih dejavnikov;

(b) obravnava tveganja, povezana z zasnovo in uporabo opreme, nalog, delovnih pogojev in organizacijskih ureditev, ob upoštevanju človeških zmogljivosti in omejitev ter vplivov na učinkovitost ljudi.

5. OBRATOVANJE

5.1 Načrtovanje in nadzor obratovanja

5.1.1 Pri načrtovanju, razvoju, izvajanju in reviziji operativnih postopkov organizacija zagotovi, da se med obratovanjem:

(a) uporabljajo merila za sprejemljivost tveganja (glej 3.1.1 Ocena tveganj);

(b) pripravijo načrti za dosego varnostnih ciljev (glej 3.2 Varnostni cilji in načrtovanje);

(c) zberejo informacije za merjenje pravilne uporabe in uspešnosti operativnih ukrepov (glej 6.1 Spremljanje).

5.1.2 Organizacija zagotovi, da operativni ukrepi ustrezajo zahtevam v zvezi z varnostjo veljavnih tehničnih specifikacij za interoperabilnost in zadevnih nacionalnih pravil ter drugih zadevnih zahtev (glej 1. Ozadje organizacije).

5.1.3 Za nadzor nad tveganji, kjer je to pomembno za varnost obratovalnih aktivnosti (glej 3.1.1 Ocena tveganj), se upošteva vsaj:

(a) načrtovanje obstoječih ali novih vlakovnih poti in novih storitev železniškega prometa, vključno z uvedbo novih vrst vozil, potrebo po zakupu vozil in/ali najemu osebja od zunanjih strani ter izmenjavo informacij o vzdrževanju za obratovalne namene s subjekti, zadolženimi za vzdrževanje;

(b) priprava in izvajanje voznih redov vlakov;

(c) priprava vlakov ali vozil pred premikanjem, vključno s kontrolami pred odhodom in vlakovno kompozicijo;

(d) vožnja vlakov ali premikanje vozil pod različnimi obratovalnimi pogoji (normalne, poslabšane in izredne razmere);

(e) prilagoditev obratovanja zahtevkom za odstranitev iz obratovanja in obvestilom o vrnitvi v obratovanje, ki jih izdajo subjekti, zadolženi za vzdrževanje;

(f) pooblastila za premikanje vozil;

(g) uporabnost vmesnikov v vozniških kabinah vlakov in vlakovnih kontrolnih središčih ter z opremo, ki jo uporablja osebje za vzdrževanje.

5.1.4 Organizacija za nadzor nad dodeljenimi odgovornostmi, kjer je to pomembno za varnost obratovalnih aktivnosti, opredeli odgovornosti za usklajevanje in upravljanje varne vožnje vlakov ter premikanja vozil in opredeli, kako so te zadevne naloge dodeljene ustreznemu osebju v organizaciji (glej 2.3 Organizacijske vloge, odgovornosti in pristojnosti) in drugim zunanjim kvalificiranim stranem, ko je primerno (glej 5.3 Izvajalci, partnerji in dobavitelji).

5.1.5 Za nadzor nad informacijami in komunikacijo, kjer je to pomembno za varnost obratovalnih aktivnosti (glej 4.4 Informacijske in komunikacijske dejavnosti), se zadevno osebje (npr. vlakovne posadke) pouči o podrobnostih vseh določenih potovalnih pogojev, vključno z zadevnimi spremembami, ki lahko povzročijo tveganje ali začasne ali trajne obratovalne omejitve (npr. zaradi posebnih vrst vozil ali posebnih prog), in pogojev za izredne pošiljke, kjer je ustrezno.

5.1.6 Za nadzor nad usposobljenostjo, kjer je to pomembno za varnost obratovalnih aktivnosti (glej 4.2 Usposobljenost), organizacija za svoje osebje v skladu z veljavno zakonodajo (glej 1. Ozadje organizacije) zagotovi:

(a) skladnost z njihovim usposabljanjem in navodili za delo ter da se po potrebi sprejmejo korektivni ukrepi;

(b) posebno usposabljanje v primeru predvidenih sprememb, ki vplivajo na obratovanje ali njihovo dodelitev nalog;

(c) sprejetje ustreznih ukrepov po nesrečah in incidentih.

5.2 Upravljanje sredstev

5.2.1 Organizacija upravlja z varnostnimi tveganji, povezanimi s fizičnimi sredstvi, in sicer skozi njihov celotni življenjski cikel (glej 3.1.1 Ocena tveganj), od zasnove do odstranitve, ter v vseh fazah cikla izpolnjuje zahteve v zvezi s človeškim dejavnikom.

5.2.2 Organizacija:

(a) zagotovi, da se sredstva uporabljajo za predvideni namen, hkrati pa se ohranja njihovo varno obratovalno stanje, kjer je to ustrezno v skladu s členom 14(2) Direktive (EU) 2016/798, in njihova pričakovana stopnja učinkovitosti;

(b) upravlja s sredstvi pri normalnem in poslabšanem obratovanju;

(c) tako hitro kot je razumno izvedljivo odkrije primere neskladnosti z obratovalnimi zahtevami pred in med obratovanjem sredstev, vključno z izvedbo omejitev uporabe, kot je ustrezno za zagotovitev varnega obratovalnega stanja sredstev (glej 6.1 Spremljanje).

5.2.3 Organizacija zagotovi, da so postopki upravljanja sredstev skladni, kjer je ustrezno, z vsemi bistvenimi zahtevami, kot so določene v zadevnih tehničnih specifikacijah za interoperabilnost in drugih zadevnih zahtevah (glej 1. Organizacijska zasnova).

5.2.4 Za nadzor nad tveganji, kjer je to pomembno za opravljanje storitev vzdrževanja (glej 3.1.1 Ocena tveganj), se upošteva vsaj:

(a) ugotovitev potreb po vzdrževanju za ohranitev sredstva v varnem obratovalnem stanju, in sicer na osnovi načrtovane ter dejanske uporabe sredstva in njegovih značilnosti, ki izhajajo iz zasnove;

(b) upravljanje z odstranitvijo sredstva iz obratovanja zaradi vzdrževanja v primeru odkrite napake ali iztrošenosti sredstva v obsegu ki ne omogoča varnega obratovanja, kot je navedeno v točki (a);

(c) upravljanje z vrnitvijo sredstva v obratovanje z morebitnimi omejitvami pri uporabi, potem, ko je bilo opravljeno vzdrževanje za varno obratovalno stanje;

(d) upravljanje z opremo za spremljanje in merjenje tako da se zagotovi njena primernost za predvideno uporabo.

5.2.5 Za nadzor nad informacijami in komunikacijo, kjer je to pomembno za varno upravljanje sredstev (glej 4.4 Informacijske in komunikacijske dejavnosti), organizacija upošteva vsaj:

(a) izmenjavo ustreznih informacij znotraj organizacije ali z zunanjimi subjekti, zadolženimi za vzdrževanje (glej 5.3 Izvajalci, partnerji in dobavitelji), zlasti napake povezane z varnostjo, nesreče, incidente kot tudi morebitne omejitve pri uporabi sredstev;

(b) sledljivost vseh potrebnih informacij, vključno z informacijami v zvezi s točko (a) (glej 4.4 Informacijske in komunikacijske dejavnosti ter 4.5.3 Nadzor nad dokumentiranimi informacijami);

(c) vzpostavitev in vzdrževanje evidenc, vključno z upravljanjem sprememb, ki vplivajo na varnost sredstev (glej 5.4 Upravljanje sprememb).

5.3 Izvajalci, partnerji in dobavitelji

5.3.1 Organizacija opredeli in nadzira varnostna tveganja, ki izvirajo iz dejavnosti, oddanih v zunanje izvajanje, vključno z obratovanjem ali sodelovanjem z izvajalci, partnerji in dobavitelji.

5.3.2 Za nadzor nad varnostnimi tveganji iz odstavka 5.3.1 organizacija opredeli merila za izbor izvajalcev, partnerjev in dobaviteljev ter pogodbene zahteve, ki jih morajo izpolniti, vključno s:

(a) pravnimi in drugimi zahtevami, povezanimi z varnostjo (glej 1. Organizacijska zasnova);

(b) ravnjo usposobljenosti, potrebne za izvajanje nalog iz pogodbe (glej 4.2 Usposobljenost);

(c) odgovornostmi za naloge, ki jih je treba opraviti;

(d) pričakovano uspešnostjo na področju varnosti, ki jo je treba vzdrževati med trajanjem pogodbe;

(e) obveznostmi glede izmenjave informacij, povezanih z varnostjo (glej 4.4 Informacijske in komunikacijske dejavnosti);

(f) sledljivostjo dokumentov v zvezi z varnostjo (glej 4.5 Dokumentirane informacije).

5.3.3 V skladu s postopkom iz člena 3 Uredbe (EU) št. 1078/2012 organizacija spremlja:

(a) uspešnost na področju varnosti za vse aktivnosti in dejavnosti izvajalcev, partnerjev in dobaviteljev, za zagotovitev izpolnjevanja pogodbenih zahtev;

(b) ozaveščenost izvajalcev, partnerjev in dobaviteljev o varnostnih tveganjih, ki jih prinašajo v obratovanje organizacije.

5.4 Upravljanje sprememb

5.4.1 Organizacija izvaja in nadzoruje spremembe sistema upravljanja varnosti, da vzdržuje ali izboljša uspešnost na področju varnosti. To vključuje odločitve na različnih ravneh upravljanja sprememb in nadaljnjega pregleda varnostnih tveganj (glej 3.1.1 Ocena tveganj).

5.5 Ravnanje v izrednih razmerah

5.5.1 Organizacija opredeli izredne razmere in povezane pravočasne ukrepe, ki jih je treba sprejeti za ustrezno ravnanje (glej 3.1.1 Ocena tveganj) in ponovno vzpostavitev običajnih obratovalnih pogojev v skladu z Uredbo Komisije (EU) 2015/995 (5).

5.5.2 Organizacija za vsako vrsto izrednih razmer zagotovi, da:

(a) se hitro obvesti službe za ukrepanje v izrednih razmerah;

(b) imajo službe za ukrepanje v izrednih razmerah vnaprej in v času izrednih razmer na voljo vse ustrezne informacije za pripravo na odziv;

(c) se interno zagotovi prva pomoč.

5.5.3 Organizacija opredeli in dokumentira vloge ter odgovornosti vseh strani v skladu z Uredbo (EU) 2015/995.

5.5.4 Organizacija ima načrte za ukrepanje, opozorila in informacije v primeru izrednih razmer, vključno s postopki za:

(a) opozarjanje vsega osebja, odgovornega za ravnanje v izrednih razmerah;

(b) posredovanje informacij vsem stranem (npr. upravljavcu infrastrukture, izvajalcem, uradnim organom, službam za ukrepanje v izrednih razmerah), vključno z informacijami za ravnanje v izrednih razmerah za potnike;

(c) sprejem vseh potrebnih odločitev v skladu z vrsto izrednih razmer.

5.5.5 Organizacija opiše, kako so bili dodeljeni viri in sredstva za ravnanje v izrednih razmerah (glej 4.1 Viri) ter kako so bile opredeljene zahteve za usposabljanje (glej 4.2 Usposobljenost).

5.5.6 Postopki za ravnanje v izrednih razmerah se redno preskušajo v sodelovanju z drugimi zainteresiranimi stranmi in po potrebi posodobijo.

5.5.7 Organizacija zagotovi, da lahko upravljavec infrastrukture enostavno in brez zamud stopi v stik z zadolženim usposobljenim osebjem, s primerno jezikovno usposobljenostjo, in da mu to osebje posreduje ustrezne informacije.

5.5.8 Organizacija ima postopek za obveščanje subjekta, zadolženega za vzdrževanje, ali imetnika železniških vozil v izrednih razmerah.

6. OCENA USPEŠNOSTI

6.1 Spremljanje

6.1.1 Organizacija spremljanje izvaja v skladu z Uredbo (EU) št. 1078/2012:

(a) za preverjanje pravilne uporabe in uspešnosti vseh procesov in postopkov sistema upravljanja varnosti, vključno z operativnimi, organizacijskimi in tehničnimi varnostnimi ukrepi;

(b) za preverjanje pravilne uporabe sistema upravljanja varnosti kot celote in doseganja pričakovanih rezultatov;

(c) za preverjanje, ali je sistem upravljanja varnosti skladen z zahtevami iz te uredbe;

(d) za ugotavljanje, izvajanje in ocenjevanje uspešnosti korektivnih ukrepov (glej 7.2 Stalno izboljševanje) kot je ustrezno, v kolikor se odkrije primer neskladnosti s točkami (a), (b) in (c).

6.1.2 Organizacija na vseh ravneh znotraj organizacije redno spremlja uspešnost nalog v zvezi z varnostjo in ukrepa, če se te naloge ne izvajajo ustrezno.

6.2 Notranja presoja

6.2.1 Organizacija izvaja notranje presoje na neodvisen, nepristranski in pregleden način, da za namene spremljanja zbere in analizira informacije (glej 6.1 Spremljanje), vključno z:

(a) načrtom notranjih presoj, ki se lahko spremeni glede na rezultate prejšnjih presoj in spremljanja uspešnosti;

(b) določitvijo in izborom usposobljenih presojevalcev (glej 4.2 Usposobljenost);

(c) analizo in oceno izsledkov presoj;

(d) ugotovitvijo potreb po korektivnih ukrepih ali ukrepih za izboljšanje;

(e) preverjanjem popolnosti in uspešnosti teh ukrepov;

(f) dokumentacijo v zvezi z izvedbo in izsledki presoj;

(g) obveščanjem najvišjega vodstva o izsledkih presoj.

6.3 Vodstveni pregled

6.3.1 Najvišje vodstvo redno pregleduje stalno ustreznost in uspešnost sistema upravljanja varnosti, pri čemer obravnava vsaj:

(a) podrobnosti napredka pri obravnavi neuresničenih ukrepov iz prejšnjih vodstvenih pregledov;

(b) spreminjajoče se notranje in zunanje okoliščine (glej 1. Organizacijska zasnova);

(c) uspešnost organizacije na področju varnosti v zvezi z: (i) izpolnjevanjem varnostnih ciljev; (ii) rezultati spremljanja, vključno z izsledki notranje presoje, in notranjimi preiskavami nesreč/incidentov ter statusom pripadajočih ukrepov; (iii) zadevnimi rezultati nadzornih aktivnosti, ki jih izvaja nacionalni varnostni organ;

(d) priporočila za izboljšave.

6.3.2 Na podlagi rezultatov vodstvenega pregleda najvišje vodstvo prevzame celotno odgovornost za načrtovanje in izvajanje potrebnih sprememb v sistemu upravljanja varnosti.

7. IZBOLJŠANJE

7.1 Izsledki iz nesreč in incidentov

7.1.1 Organizacija o nesrečah in incidentih pri obratovanju v železniškem prometu:

(a) poroča, sestavi zapisnik, opravi preiskavo in analizo za ugotovitev vzrokov;

(b) poroča nacionalnim organom, kot je ustrezno.

7.1.2 Organizacija zagotovi, da:

(a) se priporočila nacionalnega varnostnega organa, nacionalnega preiskovalnega organa in preiskav industrije/internih preiskav ocenijo in izvajajo, če je ustrezno ali obvezno;

(b) se ustrezna poročila/informacije drugih zainteresiranih strani, kot so prevozniki v železniškem prometu, upravljavci infrastrukture, subjekti, zadolženi za vzdrževanje, in imetniki železniških vozil, preučijo in upoštevajo.

7.1.3 Organizacija informacije v zvezi s preiskavo uporabi za pregled ocene tveganj (glej 3.1.1 Ocena tveganj), da jih uporabi za izboljšanje varnosti in da, kjer je ustrezno, sprejme korektivne ukrepe ter ukrepe za izboljšanje (glej 5.4 Upravljanje sprememb).

7.2 Stalno izboljševanje

7.2.1 Organizacija stalno izboljšuje ustreznost in uspešnost sistema upravljanja varnosti, pri čemer upošteva okvir iz Uredbe (EU) št. 1078/2012 in vsaj rezultate naslednjih aktivnosti:

(a) spremljanje (glej 6.1 Spremljanje);

(b) notranja presoja (glej 6.2 Notranja presoja);

(c) vodstveni pregled (glej 6.3 Vodstveni pregled);

(d) izsledki iz nesreč in incidentov (glej 7.1 Izsledki iz nesreč in incidentov).

7.2.2 Organizacija zagotovi sredstva za motiviranje osebja in drugih zainteresiranih strani, da so kot del organizacijskega učenja aktivni pri izboljševanju varnosti.

7.2.3 Organizacija zagotovi strategijo za neprekinjeno izboljševanje kulture varnosti, kar temelji na uporabi strokovnega znanja in priznanih metod, da se opredelijo vedenjske lastnosti, ki vplivajo na različne dele sistema upravljanja varnosti, in da se uvedejo ukrepi, usmerjeni vanje.

(1) Izvedbena uredba Komisije (EU) št. 402/2013 z dne 30. aprila 2013 o skupni varnostni metodi za ovrednotenje in oceno tveganja ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 352/2009 (UL L 121, 3.5.2013, str. 8).

(2) Uredba Komisije (EU) št. 1078/2012 z dne 16. novembra 2012 o skupni varnostni metodi spremljanja, ki jo uporabljajo prevozniki v železniškem prometu in upravljavci infrastrukture po prejemu varnostnega spričevala ali varnostnega pooblastila ter subjekti, zadolženi za vzdrževanje (UL L 320, 17.11.2012, str. 8).

(3) Točka 2.1 dodatka k Prilogi I k Direktivi (EU) 2016/798.

(4) Točka 2.2 dodatka k Prilogi I k Direktivi (EU) 2016/798.

(5) Uredba Komisije (EU) 2015/995 z dne 8. junija 2015 o spremembi Sklepa Komisije 2012/757/EU o tehničnih specifikacijah za interoperabilnost, ki se nanašajo na podsistem „vodenje in upravljanje prometa“ železniškega sistema v Evropski uniji (UL L 165, 30.6.2015, str. 1).