SL Uradni list Evropske unije C 289/12

Pravilnik o zgodovinskih arhivih

(ki ga je sprejel Upravni odbor Banke 7. oktobra 2005)

(2005/C 289/07)

Ker je Evropska investicijska banka

finančna institucija v lasti držav članic Evropske unije,

je v skladu z 267. členom Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti njena naloga, da v interesu Skupnosti prispeva k uravnoteženemu in nemotenemu razvoju skupnega trga, pri čemer ima dostop do trga kapitala in uporablja lastna sredstva;

v ta namen Banka, ki posluje na neprofitni podlagi, odobrava posojila in izdaja jamstva, ki v vseh sektorjih gospodarstva olajšujejo financiranje naložbenih projektov;

hkrati je zavezana k aktivni politiki informiranja in si bo še naprej prizadevala javnosti posredovati splošne informacije o svojih dejavnostih, politikah in praksi;

in priznava, da morajo biti dokumenti po načelih dobrega upravljanja, ki veljajo za institucije in organe Skupnosti skupaj z Banko, v največji meri dostopni za javnost in da je treba vsakršno odrekanje dostopa do dokumentov utemeljiti s sklicevanjem na vnaprej določena pravila;

ker

je Banka leta 1997 in ponovno leta 2002 objavila Pravilnik o javnem dostopu do informacij, ki ga sedaj pregleduje,

je sprejela naslednja pravila o zgodovinskem arhivu:

Člen 1

Obseg

Banka bo svojo zbirko zgodovinskega arhiva odprla za javnost pod pogoji, določenimi v tej politiki, po izteku 30 letnega obdobja od datuma nastanka posameznega dokumenta.

V tem Pravilniku se beseda „arhiv“ nanaša na vse dokumente, ne glede na njihovo vrsto in medij, v katerem so nastali ali jih je prejela Banka ali njeni zaposleni med opravljanjem svojih nalog, povezanih z dejavnostmi Banke.

Zbirka zgodovinskega arhiva EIB tvori tisti del arhiva EIB, ki je bil izbran za trajno hranjenje v zgodovinskem arhivu Evropske unije v Firencah.

Člen 2

Postopek

Dokumente, ki so stari 30 let in se hranijo v zbirki EIB, je treba na začetku pregledati in razvrstiti, da bi ločili dokumente, ki jih je treba ohraniti, od tistih, ki nimajo nikakršne administrativne ali zgodovinske vrednosti.

Dokumenti iz zbirke zgodovinskega arhiva štejejo kot „EIB zaupni dokumenti“ z omejenim dostopom, razen če je bila njihova zaupnost odpravljena.

Če dokumenti zadevajo tretje osebe, šteje, da zanje še vedno veljajo izjeme, navedene v Pravilniku EIB o dostopu do dokumentov. V tem primeru se izjeme še naprej uporabljajo za vse ali za del dokumentov tudi po 30 letnem obdobju, če so izpolnjeni ustrezni pogoji za uporabo teh izjem.

Pred odločitvijo o dajanju javnosti na voljo dokumente, omenjene v zgornjem odstavku, bo Banka od zadevne osebe ali organa pridobila soglasje glede svoje namere, da te dokumente da na voljo javnosti. Če ne odgovora ne prejme ali če ni moč pridobiti odgovora od tretje strani, bo Banka po lastni presoji dovolila razkritje zadevnega dokumenta.

Dokumente, katerih zaupnost ni bila odpravljena ob prvem takem pregledu, se pregleduje periodično najmanj vsakih pet let.

Člen 3

Javni dostop

EIB bo letno objavljala informacije o dejavnostih v zvezi z zgodovinskimi arhivi.

Javni dostop do zbirke zgodovinskega gradiva EIB bo možen prek Zgodovinskega arhiva Evropske unije na Evropskem univerzitetnem institutu v Firencah v Italiji (http://www.iue.it/ECArchives/).