Sklep Evropskega Ekonomsko-Socialnega Odbora

z dne 1. julija 2003

o javnem dostopu do dokumentov Evropskega ekonomsko-socialnega odbora

(2003/603/ES)

GENERALNI SEKRETAR JE -

ob upoštevanju člena 255(2) in (3) Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti (PES),

ob upoštevanju Uredbe (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 o javnem dostopu do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije [1],

ob upoštevanju Poslovnika Evropskega ekonomsko-socialnega odbora (EESO) in zlasti člena 64 (1 in 2) Poslovnika,

ob upoštevanju ukrepov, ki so jih sprejeli Evropski parlament, Svet, Komisija in Odbor regij, glede javnega dostopa do uradnih dokumentov,

ker Evropski parlament, Svet in Komisija v skupni izjavi o Uredbi Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 [2] od drugih institucij zahtevajo, da sprejmejo notranja pravila glede javnega dostopa do dokumentov, upoštevajoč načela in omejitve iz te uredbe,

ob upoštevanju vsebine Sklepa Urada EESO z dne 27. maja 1997 o javnem dostopu do dokumentov EESO [3] -

SKLENIL:

NASLOV I

JAVNI REGISTER DOKUMENTOV EESO

Člen 1

Področje uporabe

Vsi državljani Unije in vse fizične ali pravne osebe s prebivališčem ali statutarnim sedežem v eni od držav članic imajo pravico dostopa do dokumentov Evropskega ekonomsko-socialnega odbora, upoštevajoč pogoje in omejitve iz Uredbe (ES) št. 1049/2001 ter posebne določbe tega sklepa.

Člen 2

Vzpostavitev

1. Vzpostavi se javni register dokumentov Evropskega ekonomsko-socialnega odbora v skladu s členom 11 Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001.

2. Ta register vsebuje mnenja, ki jih sprejme EESO, ter mnenja, ki jih sprejmejo strokovne skupine, kakor tudi dokumente s seznama v Prilogi. Ta register lahko vsebuje tudi druge sklepe ali dokumente, ki jih sestavi Odbor, ali sklice na dokumente, ki jih le-ta sestavi ali prejme od datuma začetka veljavnosti Uredbe (ES) št. 1049/2001.

3. Celotna besedila dokumentov se objavijo na spletni strani Odbora, upoštevajoč Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o zaščiti posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov s strani institucij in teles Skupnosti in o prostem pretoku teh podatkov ter člen 16 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

Člen 3

Evidenca dokumentov

1. Dokumenti s seznama v členu 2(2) se vnesejo v register, čim prej je to mogoče. Direktorat za splošne zadeve sprejme potrebne notranje izvedbene ukrepe, ki to zagotovijo.

2. Dokumenti, ki se sestavijo v okviru posvetovalnega postopka ali za namen kakšne druge dejavnosti Odbora, se vnesejo v register - za kar je odgovoren organ ali direktorat, v katerega pristojnosti je dokument - takoj ko se predložijo ali ko se objavijo.

3. Vsak dokument, ki ga Odbor prejme od tretje stranke v smislu člena 3 Uredbe (ES) št. 1049/2001, se lahko vnese v register, če ne gre za občutljivi dokument v smislu člena 9 navedene uredbe, za katerega se v tem členu zahteva izvrševanje predpisanih rokov.

Člen 4

Neposredno dostopni dokumenti

1. Vsi dokumenti, ki jih Odbor sestavi ali prejme v okviru posvetovalnega postopka, morajo biti dostopni državljanom v elektronski obliki, če je to mogoče, upoštevajoč omejitve iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

2. S tem v zvezi Odbor da na voljo vsa svoja mnenja, ki so v registru, da bi omogočil državljanom neposreden dostop do celotnih besedil dokumentov.

3. Odbor na svoji spletni strani omogoči elektronski dostop do tega registra in zagotovil on-line pomoč državljanom pri oddajanju vlog za dostop do dokumentov.

4. Drugi dokumenti, zlasti politični ali strateški dokumenti, so neposredno dostopni, če je to mogoče.

Člen 5

Dokumenti, dostopni na zahtevo

1. Dokumenti, ki jih EESO sestavi ali prejme izven posvetovalnega postopka, kakor tudi drugi dokumenti, ki jih prejme Odbor, so, če je to mogoče, v registru neposredno dostopni državljanom, upoštevajoč omejitve iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

2. Če vnos dokumenta v register ne omogoča neposrednega dostopa do celotnega besedila - bodisi zato ker dokument ni dostopen v elektronski obliki ali ker se uporabljajo izjeme iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001 - lahko vložnik pisno zaprosi za dostop do dokumentov ali uporabi elektronski obrazec, ki je dostopen na spletni strani. Odbor lahko bodisi odobri dostop do dokumentov ali v pisnem odgovoru navede razloge za popolno ali delno zavrnitev.

NASLOV II

PRVA VLOGA

Člen 6

Predložitev prve vloge

1. Vloge za dostop do dokumentov se pisno pošljejo (po pošti, faksu ali elektronski pošti) generalnemu sekretarju Odbora ali na odprti naslov s spletne strani Odbora v enem od jezikov iz člena 314 Pogodbe ES.

2. Vloge morajo biti dovolj natančne in zlasti vsebovati informacije, ki omogočajo identifikacijo zahtevanega dokumenta ali dokumentov, ter ime in naslov vložnika.

3. Če vloga ni dovolj natančna, Odbor zahteva od vložnika, da jo precizira, in mu pri tem pomaga; v tem primeru rok začne teči od datuma, na katerega je Odbor prejel te informacije.

4. Vložniku ni treba utemeljevati vloge.

Člen 7

Obravnava prve vloge

1. Vloga za dostop do dokumenta, ki ga ima Odbor, se obravnava na isti dan, na katerega jo je evidentirala poštna/arhivska služba, ki mora potrditi prejem vloge, pripraviti odgovor in poslati dokument v predpisanem roku.

2. Če se vloga nanaša na dokument, ki ga je sestavil Odbor in za katerega se uporablja ena od izjem iz člena 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001, se poštna/arhivska služba obrne na službo ali organ, v katerem je dokument nastal, ki nato v petih delovnih dneh predlaga nadaljnje postopanje.

3. Če dvom glede razkritja dokumentov zadeva tretje stranke, se Odbor posvetuje s slednjimi in jim da na voljo pet delovnih dni za obrazložitev njihovega stališča v zvezi z oceno, ali je treba uporabiti eno od izjem iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001. Odbor nadaljuje s postopkom, če v petih delovnih dneh ne prejme nobenega odgovora.

Člen 8

Rok za odgovor

1. V roku 15 delovnih dni od evidentiranja vloge poštna/arhivska služba odobri dostop do zahtevanega dokumenta in ga priskrbi v istem roku.

2. Če Odbor ne more odobriti dostopa do zahtevanega dokumenta, pisno obvesti vložnika o razlogih za popolno ali delno zavrnitev in o njegovi pravici, da vloži dodatno obrazloženo vlogo.

3. V tem primeru ima vložnik na voljo 15 delovnih dni od prejetja odgovora za vložitev dodatno obrazložene vloge.

4. V izjemnih primerih, če gre za vlogo, ki se nanaša na zelo obsežen dokument ali na zelo veliko število dokumentov, se lahko rok iz odstavka 1 tega člena podaljša za 15 delovnih dni, pod pogojem, da je vložnik vnaprej obveščen in da je podana podrobna utemeljitev.

5. Če Odbor ne odgovori v roku, predpisanem za obravnavo prve vloge, ima vložnik pravico vložiti dodatno obrazloženo vlogo.

Člen 9

Pristojni organi

1. Prvo vlogo obravnava poštna/arhivska služba.

2. Pozitivne odgovore na prve vloge vložniku pošlje vodja navedene službe, ki lahko to odgovornost prenese.

3. O zavrnitvi prve vloge, v kateri se navedejo razlogi, odloča zgoraj navedeni vodja na predlog poštne/arhivske službe ali organa, v katerem je dokument nastal.

4. Vodja lahko kadarkoli predloži vlogo pravni službi in/ali uradniku, pristojnem za varstvo podatkov.

NASLOV III

DODATNO OBRAZLOŽENE VLOGE IN PRAVNA SREDSTVA

Člen 10

Predložitev dodatno obrazložene vloge

1. Dodatno obrazložene vloge se pošljejo Odboru v 15 delovnih dneh od prejetja bodisi delne bodisi popolne zavrnitve dostopa do zahtevanega dokumenta ali če ni nobenega odgovora na prvo vlogo.

2. Dodatno obrazložene vloge morajo biti v skladu z istimi predpisanimi zahtevami kakor začetna vloga.

Člen 11

Obravnava in rok za odgovor

1. Dodatno obrazložene vloge se obravnavajo v skladu z določbami iz člena 7 tega sklepa.

2. Odbor v 15 delovnih dneh od evidentiranja dodatno obrazložene vloge bodisi odobri dostop do dokumentov ali v pisnem odgovoru navede razloge za popolno ali delno zavrnitev.

3. V izjemnih primerih, če gre za vlogo, ki se nanaša na zelo obsežen dokument ali na zelo veliko število dokumentov, se lahko rok iz prejšnjega odstavka podaljša za 15 delovnih dni, pod pogojem, da je vložnik vnaprej obveščen in da je podana podrobna utemeljitev.

Člen 12

Pristojni organ

1. Za odgovor na katero koli dodatno obrazloženo vlogo je pristojen generalni sekretar Odbora, ki lahko prenese to odgovornost.

2. Generalni sekretar predloži vlogo pravni službi in/ali uradniku, odgovornem za varstvo podatkov, ki poda svoje mnenje v treh delovnih dneh.

Člen 13

Pravna sredstva po zavrnitvi dodatno obrazložene vloge

1. Če EESO delno ali v celoti zavrne odobritev dostopa do dokumenta, obvesti vložnika o pravnih sredstvih, ki so mu na voljo, predvsem o uvedbi sodnih postopkov proti instituciji in/ali predložitvi pritožbe varuhu človekovih pravic pod pogoji iz členov 230 in 195 Pogodbe ES.

2. Če odgovora v predpisanem roku ni, se šteje, da je odgovor negativen, vložnik pa ima pravico sprožiti postopke ali predložiti pritožbo pod pogoji iz prejšnjega odstavka.

NASLOV IV

ZAGOTOVITEV DOKUMENTOV IN STROŠKI ODGOVORA

Člen 14

Zagotovitev

1. Dokumente je treba priskrbeti v obliki kopij ali v elektronski obliki ter ob polnem upoštevanju vložnikove želje.

2. Če je Odbor ali druga institucija že objavila dokument in je z lahkoto dostopen, lahko Odbor omogoči dostop do tega dokumenta tako, da obvesti vložnika o načinu pridobitve zahtevanega dokumenta.

Člen 15

Stroški odgovora

1. Stroški izdelave in pošiljanja kopij se lahko zaračunajo vložniku. Ta pristojbina ne sme presegati dejanskih stroškov postopka.

2. Pregled na kraju samem, kopije formata A4, če jih je manj kakor 20 strani, in neposredni dostop v elektronski obliki so brezplačni.

Člen 16

Dodatni stroški za prevajanje

Dokumenti se priskrbijo v jezikih, ki so na voljo. Vendar lahko vložnik zaprosi za prevod dokumenta v drugi uradni jezik EU. V tem primeru se uporabljajo obstoječe cene za samostojne prevajalce, ki jih uporablja Odbor za zunanje prevode.

Člen 17

Vloge za zelo obsežne dokumente

1. Za zagotovitev dokumentov, ki so daljši kakor 20 stani A4 formata, se plačuje pristojbina v višini 10 evrov in 0,03 evra na stran.

2. Znesek te pristojbine se lahko spremeni s sklepom organa, kakor je določeno v členu 9(2).

3. O stroških, povezanih z drugimi sredstvi prenosa, odloča pristojni organ, kakor je določeno v členu 9(2), vendar le-ti ne smejo presegati realnih stroškov postopka.

4. V primeru ponovljenih ali zaporednih vlog, ki se nanašajo na zelo obsežne dokumente ali na zelo veliko število dokumentov, se lahko Odbor neformalno posvetuje z vložnikom, da bi našla ustrezno rešitev.

5. Ta sklep ne velja za objavljene dokumente, za katere še naprej velja njihov lastni sistem obračunavanja.

Člen 18

Končna določba

Ta sklep razveljavlja Sklep Urada EESO z dne 27. maja 1997 o javnem dostopu do dokumentov Odbora.

Člen 19

Začetek veljavnosti

Ta sklep začne veljati na dan objave v Uradnem listu Evropske unije. Sklep o vzpostavitvi registra dokumentov začne veljati od 1. avgusta 2003.

Za izvrševanje tega sklepa je odgovoren direktor za splošne zadeve.

V Bruslju, 1. julija 2003

Generalni sekretar

Patrick Venturini

PRILOGA

Seznam dokumentov, ki jih je z registrom treba dati na voljo javnosti

Mnenja odbora

Mnenja strokovnih skupin

Brošure

Bilteni

Sporočila za javnost

Poročila o posvetovanjih v zvezi z mnenji, sprejetimi na plenarnem zasedanju

Obvestila o samoiniciativnih mnenjih

Obvestila o novih posredovanjih

Obvestila o informativnih poročilih

Obvestila o plenarnih zasedanjih

Zapisniki sej strokovnih skupin in plenarnih zasedanj

Poročila o dejavnostih

Informativna poročila

Resolucije

[1] UL L 145, 31.5.2001, str. 43.

[2] UL L 173, 27.6.2001, str. 5.

[3] UL L 339, 10.12.1997, str. 18.