SL Uradni list Evropske unije L 134/1

IZVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) 2015/840

z dne 29. maja 2015

o nadzoru, ki ga izvajajo odgovorni organi v skladu z Uredbo (EU) št. 514/2014 Evropskega parlamenta in Sveta o splošnih določbah o Skladu za migracije, azil in vključevanje ter o instrumentu za finančno podporo na področju policijskega sodelovanja, preprečevanja kriminala in boja proti njemu ter obvladovanja kriz

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) št. 514/2014 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. aprila 2014 o splošnih določbah o Skladu za migracije, azil in vključevanje ter o instrumentu za finančno podporo na področju policijskega sodelovanja, preprečevanja kriminala in boja proti njemu ter obvladovanja kriz (1), in zlasti člena 27(5) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Odgovorni organi so odgovorni za upravljanje in nadzor izdatkov v skladu z Uredbo (EU) št. 514/2014. V ta namen morajo izvajati upravni nadzor in preglede na kraju samem.

(2) Učinkovit upravni nadzor, ki ga opravijo odgovorni organi, bi morala predstavljati zlasti analiza finančnih izjav, ki so jih poslali upravičenci. Natančnejše preverjanje posamezne spremne dokumentacije bi se moralo opraviti le, kadar navedena analiza razkrije neskladnosti ali nepravilnosti. Da bi zagotovili zadostno raven zanesljivosti ob zmanjševanju upravnega bremena, je prav tako pomembno, da se pojasnijo okoliščine, v katerih se odgovorni organ lahko zanese na revizijsko potrdilo.

(3) Pregledi na kraju samem bi morali zajeti finančne in operativne vidike ter se lahko opravijo v različnih fazah projekta. Zato je treba opredeliti obseg posamezne vrste pregleda na kraju samem za zagotovitev kar najbolj učinkovitega izvajanja teh pregledov.

(4) Operativni pregledi na kraju samem bi se morali opraviti med izvajanjem projektov, tako da je mogoče pravočasno sprejeti popravne ukrepe. Takšni pregledi bi se morali uporabiti za vzorec projektov, ki na prvi dan zadevnega proračunskega leta še potekajo, in za projekte, ki se začnejo v navedenem proračunskem letu.

(5) Za zagotavljanje zadostne ravni zanesljivosti ob zmanjševanju upravnega bremena bi bilo treba opredeliti okoliščine, v katerih tveganje za napake šteje kot nepomembno, posledično pa je mogoče zmanjšati število finančnih pregledov na kraju samem. Vendar je treba določiti tudi ukrepe, ki se sprejmejo, kadar obstaja pomembna stopnja napake, da se zagotovi zadostna zanesljivost v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo izdatkov Unije.

(6) Treba bi bilo pojasniti glavne elemente finančnih pregledov na kraju samem. Odgovorni organi morajo preveriti zlasti neprofitni značaj projektov, ki jih podpirajo nacionalni programi. Za vsa programska obdobja bi morali preveriti, da navedeni projekti ne prejemajo dvojnega financiranja za izdatke v okviru nacionalnih programov in drugih programov Unije, vključno s financiranjem, ki ga zagotavljajo agencije.

(7) Spremna dokumentacija bi se morala hraniti določeno obdobje po dokončanju vsakega projekta, da se odgovornim organom, Komisiji (vključno z uradom OLAF) in Evropskemu računskemu sodišču omogoči izvajanje nadzora.

(8) Da bi se omogočila uporaba te uredbe takoj, ko bodo odobreni nacionalni programi, bi morala ta uredba začeti veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

(9) Združeno kraljestvo in Irsko zavezuje Uredba (EU) št. 514/2014, zato ju zavezuje tudi ta uredba.

(10) Brez poseganja v uvodno izjavo 47 Uredbe (EU) št. 514/2014 Danske ne zavezujeta Uredba (EU) št. 514/2014 niti ta uredba.

(11) Ukrepi iz te uredbe so v skladu z mnenjem Odbora za sklada za azil, migracije in vključevanje in za notranjo varnost –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Upravni nadzor

1. Odgovorni organ opravi upravni nadzor vseh finančnih izjav, ki so jih poslali upravičenci z namenom pridobitve financiranja Unije, v skladu s sporazumi o dodelitvi nepovratnih sredstev, opredeljenimi v točki (d) člena 1 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1042/2014 (2) (v nadaljnjem besedilu: finančne izjave). Ta nadzor mora vsebovati vsaj naslednje elemente:

(a) preverjanja za potrjevanje formalne pravilnosti in aritmetične točnosti finančnih izjav;

(b) preverjanja za potrjevanje, da je projekt dosegel cilje, določene v sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev, ali da je viden napredek pri doseganju teh ciljev;

(c) analitični pregled za oceno relevantnosti prijavljenih izdatkov v finančnih izjavah in njihove skladnosti z zahtevami, določenimi v sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev, ter z veljavnimi pravili Unije in nacionalnimi pravili.

2. Če upravni nadzor razkrije neskladnosti ali nepravilnosti, odgovorni organ izvede natančna preverjanja za oceno zakonitosti in pravilnosti izdatkov, zlasti s pregledom ciljnega vzorca spremne dokumentacije.

3. Odgovorni organ lahko od upravičenca zahteva predložitev revizijskega potrdila in revizijskega poročila, ki zajemata vse vidike iz točk (a) in (c) odstavka 1 in ki ju izda neodvisni revizor. V tem primeru odgovorni organ določi obseg nadzora, ki ga mora opraviti neodvisni revizor, ter predlogo revizijskega poročila.

Člen 2

Splošna načela glede pregledov na kraju samem

Odgovorni organ opravi finančne in operativne preglede na kraju samem.

Pregledi na kraju samem se opravijo na podlagi dokumentacije in evidenc, ki jih hranijo upravičenci projekta.

Nenapovedane preglede na kraju samem je mogoče opraviti v skladu z nacionalno zakonodajo, če bi predhodno obvestilo ogrozilo raven zanesljivosti.

Člen 3

Finančni pregledi na kraju samem

1. Namen finančnih pregledov na kraju samem je zagotavljanje zadostne ravni zanesljivosti v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij in pogodb, na katerih temeljijo finančne izjave.

2. Odgovorni organ preveri, da:

(a) se izdatki v zvezi s finančnimi izjavami ujemajo z računovodskimi evidencami in spremno dokumentacijo, ki jih hranijo upravičenci projektov;

(b) izdatki v zvezi s finančnimi izjavami izpolnjujejo zahteve o upravičenosti, določene v sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev ter veljavnih pravilih Unije in nacionalnih pravilih;

(c) so viri financiranja skladni s členom 16(2) Uredbe (EU) št. 514/2014.

3. Brez poseganja v člen 4(2) te uredbe finančni pregledi na kraju samem zajemajo najmanj 10 % kumulativnega prispevka Unije za projekte, ki so v letnem zaključnem računu iz člena 39 Uredbe (EU) št. 514/2014 prijavljeni kot zaključeni.

Člen 4

Pogoji za zmanjševanje ali povečevanje obsega finančnih pregledov na kraju samem

1. Odgovorni organ določi raven stopnje napake pri prispevku Unije, pregledanem v okviru letnega zaključnega računa iz člena 39 Uredbe (EU) št. 514/2014 za proračunsko leto N.

2. Odgovorni organ lahko zmanjša obseg finančnih pregledov na kraju samem v naslednjem proračunskem letu N + 1, če sta izpolnjena naslednja pogoja:

(a) stopnja napake znaša manj kot 2 % prispevka Unije, pregledanega v okviru letnega zaključnega računa za proračunsko leto N;

(b) finančni pregledi na kraju samem, opravljeni od začetka nacionalnega programa, zajemajo vsaj 10 % kumulativnega prispevka Unije za vse projekte, ki so v letnem zaključnem računu od začetka programa prijavljeni kot zaključeni.

3. Če stopnja napake znaša ali presega 2 % prispevka Unije, pregledanega v okviru letnega zaključnega računa za proračunsko leto N, odgovorni organ analizira pomembnost te stopnje napake, da ugotovi obseg in učinek napak ter določi, ali je stopnja napake reprezentativna za celotno populacijo prijavljenih plačil. Odgovorni organ sprejme potrebne preventivne in popravne ukrepe, vključno z dodatnim nadzorom, in predstavi rezultate takšne analize v letnem povzetku iz točke (b) prvega pododstavka člena 59(5) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (3).

Finančni pregledi na kraju samem za naslednje proračunsko leto (N + 1) zajemajo odstotek kumulativnega prispevka Unije za projekte, ki so v letnem zaključnem računu za proračunsko leto N + 1 prijavljeni kot zaključeni, ki je višji od ustreznega odstotka v proračunskem letu N. Ta višji odstotek ne sme biti nižji od 10 %. Poleg tega do proračunskega leta N + 1 finančni pregledi na kraju samem, opravljeni od začetka nacionalnega programa, zajemajo vsaj 10 % kumulativnega prispevka Unije za vse projekte, ki so v letnem zaključnem računu od začetka programa prijavljeni kot zaključeni.

Če stopnja napake, pridobljena na podlagi večjega obsega pregledov, izvedenih v letu N + 1, pade pod 2 %, odgovorni organ v naslednjem proračunskem letu (N + 2) izvede finančne preglede na kraju samem za vsaj 10 % kumulativnega prispevka Unije za projekte, ki so v letnem zaključnem računu za proračunsko leto N + 2 prijavljeni kot zaključeni.

Člen 5

Operativni pregledi na kraju samem

1. Pri izvajanju operativnih pregledov na kraju samem odgovorni organ preveri, da se zadevni projekt izvaja v skladu s sporazumom o dodelitvi nepovratnih sredstev. Preveri zlasti, ali so kazalniki, ki so jih sporočili upravičenci, zanesljivi in ali se projekt nadaljuje brez nepotrebnih zamud.

2. Operativni pregledi na kraju samem, izvedeni v proračunskem letu N, zajemajo vsaj 20 % števila projektov, ki se izvajajo v navedenem proračunskem letu, kot so navedeni v ustreznem letnem zaključnem računu iz člena 39 Uredbe (EU) št. 514/2014.

Člen 6

Metoda vzorčenja za preglede na kraju samem

Odgovorni organ opravi preglede na kraju samem na vzorcu projektov, ki predstavlja približno kombinacijo vrst in velikosti projektov, transakcij, upravičencev in načinov izvajanja. Vzorec upošteva morebitne dejavnike tveganja in vidike stroškovne učinkovitosti pregledov.

Člen 7

Poročila o pregledu

1. Odgovorni organ pripravi poročilo o vsakem upravnem nadzoru in pregledu na kraju samem, pri čemer to poročilo vsebuje naslednje informacije:

(a) popolno identifikacijo projekta in ustrezen sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev;

(b) ime in podpis nadzornika;

(c) ime upravičenca;

(d) vrsto pregleda (upravni nadzor, finančni ali operativni pregled na kraju samem ali kombinacija navedenega);

(e) po potrebi obseg pregleda;

(f) izdatke, ki spadajo v obseg pregleda, in dejansko preverjene izdatke (vzorec);

(g) znesek izdatkov, ki se štejejo kot neupravičeni, in

(h) opis glavnih ugotovitev, šibkosti, napake in nepravilnosti, dodatno opravljene preglede in analize, predlagana priporočila in popravne ukrepe ter reakcijo upravičenca.

2. Poročilo o pregledu se lahko predloži kot kontrolni seznam.

Člen 8

Posebni pogoji

Kadar odgovorni organ deluje v vlogi izvršilnega organa iz člena 8 Delegirane uredbe (EU) št. 1042/2014, upravne preglede in preglede na kraju samem iz členov 1 in 2 te uredbe opravi subjekt ali oseba, ki je funkcionalno neodvisna od subjektov ali oseb, ki upravljajo projekte.

Člen 9

Hramba spremne dokumentacije

1. Odgovorni organ zagotovi, da so vse evidence, dokumenti in metapodatki v zvezi s prijavljenimi izdatki in namenskimi prejemki ter opravljenimi revizijami in pregledi na voljo Komisiji (vključno z uradom OLAF) in Evropskemu računskemu sodišču najmanj štiri leta po proračunskem letu, v katerem je bilo prijavljeno končno plačilo.

V ta namen odgovorni organ določi pravila za hrambo evidenc, dokumentov in meta podatkov s strani upravičencev.

2. Če zadevni odgovorni organ ugotovi nepravilnosti, mora biti spremna dokumentacija iz odstavka 1 na voljo Komisiji najmanj tri leta po letu, v katerem so bili zadevni zneski v celoti izterjani od upravičenca in knjiženi v dobro nacionalnega programa.

3. Če se začne postopek za potrditev skladnosti iz člena 47 Uredbe (EU) št. 514/2014, mora biti spremna dokumentacija iz odstavka 1 tega člena na voljo Komisiji najmanj eno leto po letu, v katerem je bil navedeni postopek zaključen.

4. Če je sklep o skladnosti predmet sodnega postopka na Sodišču Evropske unije, mora biti zadevna spremna dokumentacija na voljo Komisiji najmanj eno leto po letu, v katerem je bil navedeni postopek zaključen.

5. Spremna dokumentacija iz odstavkov 1, 2, 3 in 4 mora biti na voljo Komisiji v papirnati ali elektronski obliki.

Dokumenti se lahko hranijo izključno v elektronski obliki, če nacionalno pravo zadevne države članice v postopkih na nacionalnih sodiščih dovoljuje uporabo elektronskih dokumentov kot dokaz za zadevne transakcije.

6. Države članice lahko predpišejo daljša obdobja za hrambo spremne dokumentacije.

Člen 10

Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v državah članicah v skladu s Pogodbama. V Bruslju, 29. maja 2015 Za Komisijo Predsednik Jean-Claude JUNCKER

(1) UL L 150, 20.5.2014, str. 112.

(2) Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1042/2014 z dne 25. julija 2014 o dopolnitvi Uredbe (EU) št. 514/2014 v zvezi z imenovanjem odgovornih organov, njihovimi odgovornostmi glede upravljanja in nadzora ter statusom in obveznostmi revizijskih organov (UL L 289, 3.10.2014, str. 3).

(3) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (UL L 298, 26.10.2012, str. 1).