SL Uradni list Evropske unije L 116/64

SKLEP EVROPSKE CENTRALNE BANKE

z dne 17. aprila 2007

o sprejetju izvedbenih pravil v zvezi z varstvom podatkov v Evropski centralni banki

(ECB/2007/1)

(2007/279/ES)

IZVRŠILNI ODBOR EVROPSKE CENTRALNE BANKE JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti in zlasti člena 286 Pogodbe,

ob upoštevanju Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (1) ter zlasti člena 24(8) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Uredba (ES) št. 45/2001 določa načela in pravila varstva podatkov, ki veljajo za vse institucije in organe Skupnosti, in opredeljuje uradno osebo za varstvo podatkov (UOVP), ki jo mora imenovati vsaka institucija in organ Skupnosti.

(2) V skladu s členom 24(8) Uredbe (ES) št. 45/2001 mora vsaka institucija ali organ Skupnosti sprejeti nadaljnja izvedbena pravila v zvezi z UOVP v skladu z določbami v prilogi k tej uredbi –

SKLENIL:

ODDELEK 1

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 1

Vsebina in področje uporabe

1. Ta sklep določa splošna pravila o izvajanju Uredbe (ES) št. 45/2001 glede Evropske centralne banke (ECB). Zlasti dopolnjuje določbe Uredbe (ES) št. 45/2001 glede imenovanja in pravnega položaja UOVP ter glede njihovih nalog, dolžnosti in pooblastil.

2. S tem sklepom se tudi pojasnjujejo vloge, naloge in dolžnosti upravljavcev in koordinatorjev varstva podatkov ter izvajajo pravila, v skladu s katerimi lahko posamezniki, na katere se nanašajo podatki, uveljavljajo svoje pravice.

Člen 2

Opredelitve pojmov

V tem sklepu in brez poseganja v opredelitve pojmov v Uredbi (ES) št. 45/2001 se uporabljata naslednji opredelitvi pojmov:

(a) „upravljavec“ pomeni pristojnega vodjo organizacijske enote, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov;

(b) „koordinator varstva podatkov“ pomeni zaposlenega, ki pomaga upravljavcu pri izpolnjevanju njegovih obveznosti v zvezi z varstvom podatkov. Ta oseba mora biti strokovnjak za upravljanje evidenc.

ODDELEK 2

URADNA OSEBA ZA VARSTVO PODATKOV

Člen 3

Imenovanje, pravni položaj in organizacijske zadeve

1. Izvršilni odbor:

(a) imenuje UOVP izmed zaposlenih v ECB, ki so dovolj izkušeni, da ustrezajo zahtevam iz člena 24 Uredbe (ES) št. 45/2001;

(b) določi trajanje mandata UOVP med dvema in petimi leti; in

(c) vpiše UOVP pri evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (ENVP).

2. Izvršilni odbor zagotovi, da lahko UOVP neodvisno izvaja naloge in dolžnosti UOVP. Brez poseganja v tako neodvisnost:

(a) za UOVP veljajo Pogoji za zaposlitev v ECB;

(b) se UOVP v administrativne namene razporedi v enega od generalnih direktoratov in direktoratov ECB; in

(c) se ocenjevalci UOVP pred ocenitvijo njegovega izpolnjevanja nalog in dolžnosti UOVP posvetujejo z ENVP.

3. Zadevni upravljavec zagotavlja, da je UOVP nemudoma obveščen:

(a) kadar se pojavi vprašanje, ki zadeva ali bi lahko zadevalo varstvo podatkov; in

(b) glede vseh stikov z zunanjimi strankami v povezavi z uporabo Uredbe (ES) št. 45/2001, predvsem glede kakršnega koli sodelovanja z ENVP.

4. Izvršilni odbor lahko imenuje namestnika UOVP, za katerega se uporabljata odstavka 1 in 2. Namestnik UOVP pomaga UOVP pri izvajanju nalog in dolžnosti UOVP ter ga nadomešča v primeru njegove odsotnosti.

5. Vsak zaposleni, ki pomaga UOVP v zvezi z vprašanji varstva podatkov, deluje izključno po navodilih UOVP.

Člen 4

Naloge in dolžnosti uradne osebe za varstvo podatkov

Pri izvajanju nalog, določenih v členu 24 Uredbe (ES) št. 45/2001 in prilogi k tej uredbi, UOVP izpolnjuje naslednje dolžnosti, po potrebi ob upoštevanju prispevkov zadevnih generalnih direktoratov in direktoratov ECB:

(a) svetuje Izvršilnemu odboru, upravljavcem in koordinatorjem varstva podatkov o vprašanjih glede uporabe predpisov o varstvu podatkov v ECB. Izvršilni odbor, kateri koli od zadevnih upravljavcev, Svet zaposlenih ali kateri koli posameznik se lahko posvetuje z UOVP o katerem koli vprašanju glede razlage ali uporabe Uredbe (ES) št. 45/2001;

(b) na lastno pobudo ali na zahtevo Izvršilnega odbora, upravljavca, Sveta zaposlenih ali katerega koli posameznika preiskuje vprašanja in dogodke, ki so v neposredni zvezi z nalogami in dolžnostmi UOVP in za katere UOVP izve, ter poroča osebi, ki je naročila preiskavo. UOVP preuči vprašanja in dejstva nepristransko in ob upoštevanju pravic posameznika, na katerega se nanašajo podatki. Če UOVP oceni za primerno, UOVP ustrezno obvesti vse druge zadevne stranke. Če je vložnik zahteve posameznik ali če vložnik zahteve deluje v imenu posameznika, UOVP zagotovi, kolikor je to mogoče, da zahteva ostane zaupna, razen če zadevni posameznik, na katerega se nanašajo podatki, jasno soglaša z drugačno obravnavo zahteve;

(c) sodeluje z UOVP v drugih institucijah in organih Skupnosti, zlasti z izmenjavanjem izkušenj, deljenjem znanj in predstavljanjem ECB v vseh razpravah – z izjemo sodnih postopkov – glede vprašanj v zvezi z varstvom podatkov; in

(d) predloži Izvršilnemu odboru in ENVP letni program dela in letno poročilo o dejavnostih UOVP.

Člen 5

Pooblastila uradne osebe za varstvo podatkov

UOVP lahko:

(a) zahteva mnenje od katerega koli generalnega direktorata in direktorata ECB glede katerega koli vprašanja v zvezi z nalogami in dolžnostmi UOVP;

(b) izda mnenje o zakonitosti obstoječih ali predlaganih postopkov obdelave ali o kakršnem koli vprašanju glede obveščanja o postopkih obdelave;

(c) opozori Izvršilni odbor na kakršno koli neupoštevanje Uredbe (ES) št. 45/2001 s strani zaposlenega; in

(d) izvaja druge naloge, določene v prilogi k Uredbi (ES) št. 45/2001.

ODDELEK 3

UPRAVLJAVCI IN KOORDINATORJI VARSTVA PODATKOV

Člen 6

Naloge in dolžnosti upravljavcev in koordinatorjev varstva podatkov

1. Upravljavci zagotavljajo, da so vsi postopki obdelave osebnih podatkov, ki se izvajajo na področju v njihovi pristojnosti, v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001.

2. Kadar upravljavci izpolnjujejo svojo obveznost, da pomagajo UOVP in ENVP pri opravljanju njunih dolžnosti, morajo slednjima zagotoviti popolne informacije, odobriti dostop do osebnih podatkov in odgovoriti na vprašanja v 20. delovnih dneh od prejema zahteve.

3. Brez poseganja v pristojnosti upravljavcev:

(a) Koordinatorji varstva podatkov pomagajo upravljavcem pri izpolnjevanju njihovih obveznosti bodisi na zahtevo upravljavcev bodisi na svojo lastno pobudo. Pri tem se koordinatorji varstva podatkov povezujejo z upravljavčevimi zaposlenimi, ki jim morajo zagotoviti vse potrebne informacije. To lahko po presoji zadevnega upravljavca vključuje dostop do osebnih podatkov, ki se obdelujejo v pristojnosti tega upravljavca.

(b) Koordinatorji varstva podatkov pomagajo UOVP pri: (i) opredelitvi zadevnih upravljavcev postopkov obdelave osebnih podatkov; (ii) dajanju nasvetov UOVP in podpiranju upravljavcev na podlagi usmeritev UOVP; (iii) drugih vidikih programa dela UOVP, kakor je dogovorjeno med UOVP in vodstvom koordinatorjev.

Člen 7

Postopek obveščanja

1. Pred uvedbo novih postopkov obdelave osebnih podatkov zadevni upravljavec o tem obvesti UOVP prek spletnega vmesnika, dostopnega na strani UOVP na notranjih spletnih straneh ECB. O katerem koli postopku obdelave, ki je predmet prehodnega preverjanja po členu 27(3) Uredbe (ES) št. 45/2001, je treba obvestiti dovolj zgodaj pred uvedbo, da se omogoči predhodno preverjanje s strani ENVP.

2. Upravljavci nemudoma obvestijo UOVP o kakršni koli spremembi, ki vpliva na informacije, vsebovane v obvestilu, ki je že bilo predloženo UOVP.

ODDELEK 4

PRAVICE POSAMEZNIKOV, NA KATERE SE NANAŠAJO PODATKI

Člen 8

Katalog

Katalog, ki ga vodi UOVP v skladu s členom 26 Uredbe (ES) št. 45/2001, služi kot seznam vseh postopkov obdelave osebnih podatkov, ki se vodijo v ECB. Posamezniki, na katere se nanašajo podatki, lahko informacije, vsebovane v katalogu, uporabijo pri uveljavljanju svojih pravic po členih 13 do 19 Uredbe (ES) št. 45/2001.

Člen 9

Uveljavljanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo podatki

1. Poleg pravice, da so ustrezno obveščeni o kakršni koli obdelavi njihovih osebnih podatkov, se smejo posamezniki, na katere se nanašajo podatki, pri uveljavljanju svojih pravic po členih 13 do 19 Uredbe (ES) št. 45/2001 obrniti na zadevnega upravljavca, kot je določeno v nadaljevanju.

(a) Te pravice lahko uveljavlja samo posameznik, na katerega se nanašajo podatki, ali njegov pooblaščeni zastopnik. Take osebe lahko katero koli od teh pravic uveljavljajo brezplačno.

(b) Zahteve za uveljavljanje teh pravic se pisno naslovijo na zadevnega upravljavca. Upravitelj ugodi zahtevi samo, če sta istovetnost vložnika zahteve in po potrebi njegova upravičenost za zastopanje posameznika, na katerega se nanašajo podatki, ustrezno preverjeni. Upravljavec nemudoma pisno obvesti posameznika, na katerega se nanašajo podatki, ali je bila njegova zahteva sprejeta. Če je bila zahteva zavrnjena, upravljavec vključi razloge za zavrnitev.

(c) Upravljavec kadar koli v treh koledarskih mesecih od prejema zahteve odobri dostop v skladu s členom 13 Uredbe (ES) št. 45/2001 tako, da posamezniku, na katerega se nanašajo podatki, omogoči, da vpogleda v te podatke na kraju samem ali, če tako želi, prejme njihovo kopijo.

(d) Posamezniki, na katere se nanašajo podatki, se lahko v primeru, če upravljavec ne spoštuje katerega od rokov iz odstavkov (b) in (c), obrnejo na UOVP. V primeru očitne zlorabe s strani posameznika, na katerega se nanašajo podatki, pri uveljavljanju njegovih pravic, lahko upravljavec posameznika, na katerega se nanašajo podatki, napoti na UOVP. Če je zadeva predložena UOPV, ta meritorno odloči o zahtevi in o primernih nadaljnjih ukrepih. V primeru nesoglasja med posameznikom, na katerega se nanašajo podatki, in upravljavcem imata obe stranki pravico do posvetovanja z UOVP.

2. Zaposleni v ECB se lahko posvetujejo z UOVP, preden vložijo pritožbo pri ENVP v skladu s členom 33 Uredbe (ES) št. 45/2001.

Člen 10

Izjeme in omejitve

1. Upravljavec lahko po predhodnem posvetovanju z UOVP omeji pravice iz členov 13 do 17 Uredbe (ES) št. 45/2001 iz razlogov in v skladu s pogoji, določenimi v členu 20 Uredbe (ES) št. 45/2001.

2. Katera koli prizadeta oseba lahko zaprosi ENVP, da uporabi člen 47(1)(c) Uredbe (ES) št. 45/2001.

Člen 11

Postopek preiskave

1. Katera koli zahteva za preiskavo po členu 4(b) se pisno naslovi na UOVP.

2. UOVP pošlje vložniku zahteve potrdilo o prejemu v 20. delovnih dneh od prejema zahteve.

3. UOVP lahko zadevo preiskuje na kraju samem in zahteva od upravljavca pisno izjavo. Upravljavec mora odgovoriti UOVP v 20. delovnih dneh po prejemu zahteve UOPV. UOVP lahko zahteva dodatne informacije ali pomoč od katerega koli generalnega direktorata in direktorata ECB. Generalni direktorat in direktorat morata zagotoviti take dodatne informacije ali pomoč v 20. delovnih dneh od prejetja zahteve UOVP.

4. UOVP poroča vložniku zahteve v treh koledarskih mesecih od prejema zahteve.

Člen 12

Pravna sredstva

Posameznikom, na katere se nanašajo podatki in ki so zaposleni v ECB, so poleg pravnih sredstev, ki so določena v členu 32 Uredbe (ES) št. 45/2001 in so na voljo vsem posameznikom, na katere se nanašajo podatki, na voljo tudi pravna sredstva, določena v Pogojih za zaposlitev v ECB.

ODDELEK 5

ZAČETEK VELJAVNOSTI

Člen 13

Končna določba

Ta sklep začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Frankfurtu na Majni, 17. aprila 2007 Predsednik ECB Jean-Claude TRICHET

(1) UL L 8, 12.1.2001, str. 1.