Uredba Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002

z dne 23. decembra 2002

o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti

KAZALO

PRVI DEL SKUPNE DOLOČBE

NASLOV I PREDMET UREDBE

NASLOV II PRORAČUNSKA NAČELA

Poglavje 1 Načelo enotnosti in točnosti proračuna

Poglavje 2 Načelo enoletnosti

Poglavje 3 (Poglavje 4 Finančne uredbe) Načelo obračunske enote

Poglavje 4 (Poglavje 5 Finančne uredbe) Načelo univerzalnosti

Poglavje 5 (Poglavje 6 Finančne uredbe) Načelo specifikacije

Poglavje 6 (Poglavje 7 Finančne uredbe) Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Poglavje 7 (Poglavje 8 Finančne uredbe) Načelo preglednosti

NASLOV III DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

Poglavje 1 Določitev proračuna

Poglavje 2 Sestava in priprava proračuna

NASLOV IV IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

Poglavje 1 Splošne določbe

Poglavje 2 Metode izvrševanja

Oddelek 1 Splošne določbe

Oddelek 2 Posebne določbe

Poglavje 3 Finančni udeleženci

Oddelek 1 Pravice in obveznosti finančnih udeležencev

Oddelek 2 Odredbodajalec

Oddelek 3 Računovodja

Oddelek 4 Skrbnik računa izločenih sredstev

Poglavje 4 Odgovornost finančnih udeležencev

Oddelek 1 Splošna pravila

Oddelek 2 Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa

Poglavje 5 Prihodki

Oddelek 1 Lastna sredstva

Oddelek 2 Ocena terjatev

Oddelek 3 Ugotovitev terjatev

Oddelek 4 Odobritev izterjave

Oddelek 5 Izterjava

Poglavje 6 Izdatki

Oddelek 1 Prevzem obveznosti za izdatke

Oddelek 2 Potrditev izdatkov

Oddelek 3 Odobritev plačil

Oddelek 4 Plačilo izdatkov

Oddelek 5 Roki za izvrševanje izdatkov

Poglavje 7 Informacijski sistemi

Poglavje 8 Notranji revizor

NASLOV V JAVNA NAROČILA

Poglavje 1 Splošne določbe

Oddelek 1 Obseg in načela za oddajo javnih naročil

Oddelek 2 Objava

Oddelek 3 Postopki za oddajo naročil

Oddelek 4 Garancije in nadzor

Poglavje 2 Določbe, ki se uporabljajo za naročila, ki jih institucije Skupnosti oddajo v lastnem imenu

NASLOV VI DONACIJE

Poglavje 1 Področje uporabe

Poglavje 2 Načela za dodeljevanje donacij

Poglavje 3 Postopek dodeljevanja

Poglavje 4 Plačilo in nadzor

Poglavje 5 Izvajanje

NASLOV VII PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO

Poglavje 1 Priprava zaključnega računa

Poglavje 2 (Poglavje 3 Finančne uredbe) Računovodstvo

Oddelek 1 Organizacija računovodstva

Oddelek 2 Računovodske knjige

Oddelek 3 Kontni načrt

Oddelek 4 Knjiženje

Oddelek 5 Usklajevanje in preverjanje

Oddelek 6 Proračunsko računovodstvo

Poglavje 3 (Poglavje 4 Finančne uredbe) Evidence premoženja

DRUGI DEL POSEBNE DOLOČBE

NASLOV I (NASLOV II FINANČNE UREDBE) STRUKTURNI SKLADI

NASLOV II (NASLOV III FINANČNE UREDBE) RAZISKAVE

NASLOV III (NASLOV IV FINANČNE UREDBE) ZUNANJI UKREPI

Poglavje 1 Splošne določbe

Poglavje 2 Izvajanje ukrepov

Poglavje 3 Javna naročila

Poglavje 4 Donacije

Poglavje 5 Račun izločenih sredstev in evidence premoženja

NASLOV IV (NASLOV V FINANČNE UREDBE) EVROPSKI URADI

NASLOV V (NASLOV VI FINANČNE UREDBE) PRORAČUNSKA SREDSTVA ZA UPRAVO

TRETJI DEL PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

NASLOV I PREHODNE DOLOČBE

NASLOV II KONČNE DOLOČBE

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti [1], in zlasti člena 183 Uredbe,

po posvetovanju z Evropskim parlamentom, Svetom, Sodiščem Evropskih skupnosti, Računskim sodiščem, Evropskim ekonomsko-socialnim odborom, Odborom regij, varuhom človekovih pravic in evropskim varuhom osebnih podatkov,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Določbe Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002 (v nadaljnjem besedilu "Finančna uredba") so bile poenostavljene, da bi uredbo omejili na osnovna načela in opredelitve v zvezi z določanjem, izvrševanjem in nadzorom splošnega proračuna Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu "proračun").

(2) Ta izvedbena pravila zato niso namenjena samo dopolnitvi določb Finančne uredbe, v katerih se izrecno sklicuje na pravila za izvajanje, ampak tudi določb, katerih uporaba zahteva, da se izvedbeni ukrepi določijo vnaprej. Zaradi jasnosti je treba nadomestiti Uredbo Komisije (Euratom, ESPJ, ES) št. 3418/93 z dne 9. decembra 1993 o podrobnejših pravilih za izvajanje Finančne uredbe z dne 21. decembra 1977 [2], kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 1687/2001 [3].

(3) Za zagotovitev skladnosti sektorskih predpisov s proračunskimi načeli, določenimi v Finančni uredbi, je treba pripraviti pregled vseh ureditvenih instrumentov v zvezi z izvrševanjem proračuna in določiti, da tak pregled pripravi Komisija ter ga predloži organu za izvrševanje proračuna.

(4) V zvezi s proračunskimi načeli, zlasti načelom enotnosti proračuna, zahteva, da se omogoči prepoznavanje obresti za vnaprejšnje financiranje, ki se plačajo v proračun, kar pomeni, da je treba omogočiti prepoznavanje vsakega vnaprejšnjega financiranja, ki ostane last Skupnosti. Takšno vnaprejšnje financiranje ostane last institucije, razen če temeljni akt v smislu člena 49 Finančne uredbe določa drugače in če je plačano v okviru javnega naročila ali zaposlenim ali članom institucij ali državam članicam. To pravilo se oblikuje glede na vrsto upravljanja (neposredno ali posredno centralizirano upravljanje in deljeno upravljanje). Ne uporablja se za skupno upravljanje, ker se v takih primerih sredstva Skupnosti združijo s sredstvi mednarodne organizacije. Kadar se vnaprejšnje financiranje, ki ostane last Skupnosti, obrestuje, se te obresti plačajo v proračun kot drugi prihodki.

(5) V zvezi z načelom enoletnosti je pomembno pojasniti pomen letnih proračunskih sredstev in pripravljalnih faz v postopku prevzemanja obveznosti, ki lahko, če se proračunsko leto konča 31. decembra, dopušča prenos odobritev za prevzem obveznosti, vendar pa jih je nato treba porabiti do 31. marca v naslednjem proračunskem letu.

(6) Glede načela obračunske enote je treba določiti menjalne tečaje, ki se uporabljajo za pretvorbo med evrom in drugimi valutami za potrebe upravljanja denarnih tokov in za potrebe računovodstva.

(7) Glede odstopanj od načela univerzalnosti je treba določiti proračunsko obravnavo namenskih prejemkov, zlasti prispevkov držav članic ali tretjih držav za nekatere programe Skupnosti, ter omejitve pri neto izravnavi izdatkov in prihodkov.

(8) Glede načela specifikacije je treba natančno opredeliti način izračunavanja deleža proračunskih sredstev, ki jih smejo institucije prenesti glede na stopnjo njihove neodvisnosti, in določiti, da je treba organu za izvrševanje proračuna predložiti vse informacije v natančni obrazložitvi posameznega zahtevka za prenos.

(9) V zvezi z dobrim finančnim poslovodenjem je treba določiti cilje predhodnega, vmesnega in naknadnega ocenjevanja programov in dejavnosti, minimalno pogostost takih ocenjevanj in informacije, ki jih je treba dati v pravnem finančnem poročilu.

(10) V zvezi z določitvijo in predstavitvijo proračuna je treba določiti vsebino splošnega uvoda k proračunu ter kakšni delovni dokumenti za podporo proračuna in pripombe k proračunu so potrebni, da je organ za izvrševanje proračuna v celoti obveščen. Pri novem sistemu upravljanja proračuna po aktivnostih (sistem ABB)je treba tudi prikazati opredelitev in razčlenitev proračunskih sredstev za upravo.

(11) Glede izvrševanja proračuna je primerno najprej pojasniti, kakšno obliko lahko imajo temeljni akti na področju Skupnosti in na področjih, ki jih pokriva Pogodba o Evropski uniji. Treba je določiti najvišje zneske proračunskih sredstev, ki se lahko porabijo za pripravljalne ukrepe in pilotne programe, če temeljni akt ne obstaja, in našteti določbe Pogodb, s katerimi se posebna pooblastila prenesejo neposredno na Komisijo.

(12) Prav tako je treba opredeliti akte, ki bi lahko pomenili navzkrižje interesov, ter postopek, ki se uporablja v takih primerih.

(13) V zvezi z različnimi načini izvrševanja proračuna je treba določiti, da mora Komisija, kadar proračuna ne izvršuje neposredno s svojimi službami, najprej preveriti, če imajo subjekti, na katere namerava prenesti naloge izvrševanja, postopke upravljanja ter sisteme kontrol in računovodske sisteme, ki so primerni in ustrezni glede na zahteve dobrega finančnega poslovodenja.

(14) V zvezi s posrednim centraliziranim upravljanjem, to pomeni upravljanjem, ki ga Komisija prenese na izvršilne agencije ali organe, ki jih ureja pravo Skupnosti, ali na nacionalne javnopravne organe ali organe, ki opravljajo javno službo, je treba tudi določiti okvir za takšen prenos pooblastil in način njegovega izvajanja na podlagi akta ali sporazuma o prenosu pooblastil. Izvršilne agencije, ki ostanejo pod nadzorom Komisije, se priznajo kot odredbodajalci na podlagi prenosa navedene institucije za izvrševanje proračuna Skupnosti. Kadar morajo nacionalni organi izvajati naloge izvrševanja proračuna, morajo dati ustrezna finančna poroštva, izberejo pa se na pregleden način na podlagi analize stroškovne učinkovitosti, ki prikazuje razloge za prenos upravljanja na tak organ. Pred prenosom pooblastil na nacionalne organe mora Komisija pridobiti mnenje ustreznega odbora v skladu s temeljnim aktom za izvrševanje zadevnih proračunskih sredstev. Subjekti zasebnega prava, ki opravljajo pripravljalne ali pomožne naloge v imenu Komisije, se izberejo po postopkih javnih naročil.

(15) Za deljeno upravljanje z državami članicami ali decentralizirano upravljanje s tretjimi državami je treba določiti faze in cilje postopka za potrjevanje obračunov, brez poseganja v posebne določbe, ki jih vsebujejo ustrezni sektorski predpisi.

(16) Za skupno upravljanje pa je treba jasno navesti, da ni treba določiti deleža, ki ga prispeva posamezni donator za posamezno vrsto izdatka, vendar pa je kljub temu treba subvencionirane ukrepe preverjati z izčrpnimi kontrolami; treba je tudi določiti mednarodne organizacije, ki so upravičene do te vrste upravljanja.

(17) Glede vloge finančnih udeležencev reforma finančnega poslovodenja skupaj z opuščanjem centraliziranih predhodnih kontrol povečuje odgovornost odredbodajalcev pri vseh prihodkih in izdatkih, vključno v smislu sistemov notranjega kontroliranja. Organ za izvrševanje proračuna bo v prihodnje treba obveščati o imenovanju ali razrešitvi odredbodajalca, na katerega je bila ta naloga prenesena. Posledično bo treba določiti tudi naloge, odgovornosti in načela postopkov, ki jih bo treba upoštevati. Internalizacija predhodnih kontrol zahteva zlasti jasno razlikovanje med nalogami, ki se nanašajo na začetek postopkov pri izvrševanju proračuna, in nalogami, ki se nanašajo na preverjanje takšnih postopkov. Poleg tega mora vsaka institucija sprejeti kodeks o strokovnem ravnanju za zaposlene, ki so odgovorni za predhodno in naknadno preverjanje. Določiti je treba tudi odgovornosti, za katere se predvideva, da so upoštevane v letnem poročilu institucije, ki mora med drugim tudi predstaviti rezultate naknadnih preverjanj; prav tako je potreben dogovor o hranjenju in arhiviranju dokazil v zvezi z opravljenimi posli. O vseh različnih oblikah oddaje javnega naročila po postopku s pogajanji bi bilo treba, ker predstavljajo odstopanje, pripraviti posebno poročilo za institucijo, poleg tega pa tudi obvestiti organ za izvrševanje proračuna.

(18) Za pojasnitev odgovornosti je treba pripraviti tudi natančno opredelitev nalog in odgovornosti računovodje v zvezi z računovodskimi sistemi, vodenjem zakladnice, vodenjem bančnih računov in vodenjem podatkov o prejemnikih plačila. Prav tako je treba opredeliti način razrešitve računovodje.

(19) Določiti je treba pogoje za uporabo računa izločenih sredstev, to je sistema poslovodenja, ki predstavlja izjemo od običajnih proračunskih postopkov, ter naloge in odgovornosti skrbnika računa izločenih sredstev, pa tudi odredbodajalca in računovodje v zvezi z nadzorom računovodstva računa izločenih sredstev. Organ za izvrševanje proračuna je treba obvestiti o vsakem imenovanju ali razrešitvi.

(20) Ko so naloge in odgovornosti vsakega finančnega udeleženca opredeljene, so ti odgovorni samo pod pogoji, določenimi v Kadrovskih predpisih za uradnike Evropskih skupnosti in Pogojih za zaposlitev drugih uslužbencev. V vsaki instituciji pa je treba na ustrezen način ustanoviti novo posebno komisijo za finančne nepravilnosti, ki ugotavlja, ali so bile storjene finančne nepravilnosti. Določiti je treba tudi postopek, s katerim lahko odredbodajalec zahteva potrditev navodila in je tako oproščen vsake odgovornosti.

(21) Glede prihodkov, razen za poseben primer lastnih sredstev, ki ga pokriva Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1150/2000 z dne 22. maja 2000 o izvajanju Sklepa Sveta 94/728/ES, Euratom, o sistemu virov lastnih sredstev Skupnosti [4], je treba določiti naloge in kontrole, za katere so odredbodajalci odgovorni v različnih fazah postopka: ocena terjatev in na njeni podlagi priprava naloga za izterjavo; pošiljanje opominov dolžnikom, s katerim se dolžnike obvesti, da je bila ugotovljena terjatev; izračun morebitnih zamudnih obresti in po potrebi sklep o odstopu od izterjave zneska, pri čemer je treba upoštevati merila, ki zagotavljajo skladnost z načelom dobrega finančnega poslovodenja. Določiti je treba tudi vlogo računovodje pri pobiranju prihodkov in pri odobritvi dodatnega roka za plačilo.

(22) Glede izdatkov je treba določiti razmerje med sklepom o financiranju, celotnimi proračunskimi obveznostmi in posameznimi proračunskimi obveznostmi ter značilnosti teh različnih faz. Razlika med celotnimi prevzetimi obveznostmi in posameznimi prevzetimi obveznostmi je odvisna od natančnosti določitve upravičencev in zneskov, ki jim pripadajo. Začasne obveznosti so omejene na rutinske upravne izdatke in izdatke v zvezi z Evropskim kmetijskim usmerjevalnim in jamstvenim skladom (EKUJS). Za zmanjšanje obsega neizkoriščenih pravic porabe proračunska sredstva za prevzete obveznosti, za katere že tri leta ni bilo izvedeno nobeno plačilo, zapadejo.

(23) Nato je treba pojasniti razmerje med potrjevanjem, odobravanjem in plačevanjem ter kontrolami, ki jih mora izvesti odredbodajalec, kadar potrdi izdatek z zaznamkom "odobreno za plačilo" in kadar odobri plačilo tako, da preveri veljavnost oprostitve vseh odgovornosti, za katere odredbodajalec ohrani končno pristojnost. Treba je določiti dokumente, ki se pripravijo za utemeljitev plačila, in pravila za obračun vnaprejšnjega financiranja in vmesnih plačil. Določiti pa je treba tudi roke za potrjevanje in izvrševanje plačil, pri čemer je treba upoštevati Direktivo 2000/35/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 29. junija 2000 o boju proti zamudam pri plačilih v trgovinskih poslih [5].

(24) Za notranjo revizijo je treba določiti postopek za imenovanje revizorja in za zagotovitev njegove neodvisnosti v instituciji, ki ga je imenovala in kateri je dolžan poročati o svojem delu; organ za izvrševanje proračuna je treba obvestiti o vsakem imenovanju ali razrešitvi revizorja.

(25) V zvezi z javnimi naročili je bila sprejeta odločitev, da se v to uredbo vključijo določbe direktiv Sveta 92/50/EGS [6], 93/36/EGS [7] in 93/37/EGS [8], kakor je bila nazadnje spremenjena z Direktivo Komisije 2001/78/ES [9], o postopkih za oddajo javnih naročil za storitve, blago in gradnje. Zato je treba najprej opredeliti različne vrste javnih naročil, določbe o oglaševanju in objavi javnih naročil, ki se uporabljajo, pogoje, pod katerimi se lahko uporablja posamezna vrsta postopka, in glavne značilnosti obstoječih postopkov, seznam meril za ocenitev sposobnosti kandidatov in meril za izbiro najugodnejšega ponudnika, pravila za dostop do razpisne dokumentacije ter za obveščanje ponudnikov ali kandidatov in za primere, kadar Komisija odda javno naročilo v svojem imenu, različne mejne vrednosti, ki se uporabljajo, in pravila za oceno vrednosti javnih naročil, ki naj bi se oddala.

(26) Namen postopkov za oddajo javnih naročil je pokrivanje potreb institucij pod najboljšimi možnimi pogoji in hkrati zagotoviti enak dostop do javnih naročil in upoštevanje načel preglednosti in nediskriminacije. Za zagotovitev preglednosti in enakega obravnavanja kandidatov ter popolne odgovornosti odredbodajalcev pri končni izbiri je treba določiti postopek odpiranja ter nato ocenjevanja ponudb in prijav za sodelovanje od imenovanja komisije do obrazloženega in dokumentiranega sklepa o izbiri, kar je naloga naročnika. Določiti je treba tudi finančna zavarovanja, potrebna za zaščito finančnih interesov Skupnosti.

(27) Treba je tudi razmejiti pooblastila naročnika za izrekanje upravnih sankcij, da bi bile sankcije sorazmerne in odvračilne ter da bi zagotovili enako obravnavanje različnih institucij, pa tudi različnih služb.

(28) Pojasniti je treba tudi področja uporabe naslova o donacijah, zlasti glede različnih metod izvrševanja proračuna, pa tudi glede vrst ukrepov ali organov, ki si prizadevajo za skupne evropske interese, upravičenih do donacij. Določiti je treba značilnosti letnega programa dela in razpisa za predloge ter možne izjeme in možnost retroaktivnega učinkovanja, zlasti za človekoljubno pomoč in obvladovanje kriznih razmer, pri katerih so ovire zelo specifične.

(29) Ponovno v zvezi z zahtevami po preglednosti, enakim obravnavanjem prosilcev in razširitvijo odgovornosti odredbodajalcev je treba določiti postopek za dodelitev donacije od vloge za donacijo do ocenjevanja vlog, ki ga opravi komisija na podlagi vnaprej določenih meril za ugotavljanje sposobnosti kandidatov in za dodeljevanje, preden odredbodajalec sprejme svojo dokončno in ustrezno dokumentirano odločitev.

(30) Dobro finančno poslovodenje tudi zahteva, da se Komisija zaščiti z jamstvi: v fazi vlog za donacije tako, da organizira finančne revizije vlog, ki se nanašajo na večje zneske, pri vnaprejšnjem financiranju, da zahteva finančno garancijo vnaprej, v fazi končnega plačila, da organizira finančne revizije za zahtevke, ki se nanašajo na največje zneske in ki predstavljajo največje tveganje. Dobro upravljanje in upoštevanje načel neprofitnosti in sofinanciranja zahteva tudi določitev pravil, ki omejujejo možnost uporabe pavšalnih plačil. Dobro upravljanje sredstev Skupnosti tudi pomeni, da morajo tudi upravičenci do donacij sami spoštovati načela preglednosti in enakega obravnavanja potencialnih izvajalcev ter načela, da se tudi pri delnem podizvajanju ukrepa lahko naročilo odda samo ponudniku, ki ponuja ekonomsko najugodnejšo ceno.

(31) Pooblastila za izrekanje sankcij na tem področju je treba uskladiti s pooblastili, prenesenimi v okviru postopka za oddajo naročil.

(32) Glede računovodstva in predstavitve računov je treba opredeliti vsakega od splošno sprejetih računovodskih načel, na katerih temeljijo finančni izkazi. Prav tako je treba določiti pogoje za knjiženje transakcij v poslovne knjige in pravila za vrednotenje sredstev in obveznosti do virov ter za oblikovanje rezervacij.

(33) Treba je določiti, da se obračunom institucij priložijo poročila o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju ter da je treba dati podatke o vsebini in obliki sestavin finančnih izkazov (bilance stanja, izkaza poslovnega izida, izkaza finančnih tokov in priloge) in poročila o izvrševanju proračuna (izkaza o realizaciji proračuna in priloge).

(34) V zvezi z računovodskimi zadevami je treba določiti, da mora odredbodajalec vsake institucije pripraviti dokumente, ki opisujejo organizacijo računovodstva in računovodske postopke navedene institucije, in opredeliti pogoje, ki jih je treba upoštevati v primeru računalniškega računovodskega sistema, zlasti glede varnosti dostopa in revizijske sledi vseh sprememb sistemov.

(35) V zvezi s računovodstvom je treba določiti načela, ki se uporabljajo za računovodske knjige, bruto bilanco, redna usklajevanja stanj v tej bilanci in evidenc premoženja, ter določiti sestavne dele kontnega načrta, ki ga sprejme računovodja Komisije. Določiti je treba pravila, ki se uporabljajo za evidentiranje dogodkov, zlasti da se uporablja dvostavno knjigovodstvo, pravila za pretvarjanje transakcij, ki niso izražene v evrih, in knjigovodske listine, ki so podlaga za knjiženje. Določiti je treba tudi vsebino računovodskih evidenc.

(36) Končno, določiti je treba pravila za evidenco premoženja in pojasniti odgovornosti računovodij in odredbodajalcev na tem področju ter pravila, ki se uporabljajo za odprodajo stvarnega premoženja, ki se vodi v evidenci premoženja.

(37) Glede strukturnih skladov je treba določiti, da vračilo predplačil v zvezi z dano aktivnostjo ne vpliva na zmanjšanje prispevka iz sklada za navedeno a aktivnost.

(38) Določiti je treba vrste neposrednih in posrednih ukrepov, ki se lahko financirajo na področju raziskovanja.

(39) V zvezi z zunanjimi ukrepi je cilj izvedbenih pravil, pa tudi same Finančne uredbe določiti izjeme, ki odražajo posebne značilnosti izvajanja na tem področju, predvsem glede oddajanja naročil in dodeljevanja donacij.

(40) Glede oddaje naročil ta izvedbena pravila povzemajo vsebino določb Sklepa Komisije z dne 10. novembra 1999 o poenostavitvi sistemov upravljanja za oddajo javnih naročil v okviru programov sodelovanja, ki jih izvaja generalni direktorat za zunanje odnose, kar pomeni, da se pravila za oddajo naročil razlikujejo od standardnih pravil zaradi različnih mejnih vrednosti in upravljavskih postopkov, ki so prilagojeni za zunanje ukrepe [10].

(41) V zvezi z donacijami je treba našteti vrste ukrepov, za katere so možna odstopanja od načela sofinanciranja iz člena 109 Finančne uredbe. To velja zlasti za človekoljubno pomoč in pomoč v kriznih razmerah ter za ukrepe za varovanje zdravja ali temeljnih človekovih pravic.

(42) Za zagotovitev dobrega poslovodenja proračunskih sredstev Skupnosti je treba določiti tudi predpogoje in pravila, ki naj bi jih vsebovali sporazumi, kadar je upravljanje proračuna decentralizirano ali če se uporablja račun izločenih sredstev.

(43) Določbe Finančne uredbe v zvezi z evropskimi uradi je treba dopolniti s posebnimi pravili za Urad za uradne objave Evropskih skupnosti in z določbami, ki računovodjo Komisije pooblaščajo, da nekatere svoje naloge prenese na osebje teh uradov. Določiti je treba operativne postopke za bančne račune, ki jih lahko evropski uradi odprejo v imenu Komisije.

(44) Glede proračunskih sredstev za upravo mora vsaka institucija obvestiti organ za izvrševanje proračuna o večjih gradbenih projektih v teku, to pomeni, gradbenih projektih, ki povečujejo stavbni fond.

(45) Treba je pripraviti seznam organov, ki lahko prejemajo donacije v breme proračuna, ter zanje določiti pravila v skladu s pogoji iz člena 185 Finančne uredbe.

(46) Različne mejne zneske in druge zneske iz te uredbe je treba redno prilagajati glede na inflacijo, zabeleženo v Skupnosti, razen mejnih zneskov, ki se uporabljajo za oddajo javnih naročil –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

PRVI DEL

SKUPNE DOLOČBE

NASLOV I

PREDMET UREDBE

Člen 1

Predmet uredbe(Člen 1 Finančne uredbe)

Ta uredba določa pravila za izvajanje določb Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002 (v nadaljnjem besedilu "Finančna uredba").

Institucije, na katere se nanaša ta uredba, so institucije v smislu Finančne uredbe.

Člen 2

Seznam pravnih aktov o izvrševanju proračuna(Člen 2 Finančne uredbe)

Komisija vodi seznam aktov iz člena 2 Finančne uredbe. Komisija vsako leto ažurira navedeni seznam in o tem obvesti organ za izvrševanje proračuna.

NASLOV II

PRORAČUNSKA NAČELA

POGLAVJE 1

Načelo enotnosti in točnosti proračuna

Člen 3

Obseg vnaprejšnjega financiranja, ki ostane last Skupnosti(Člen 5(4) Finančne uredbe)

1. Vnaprejšnje financiranje v smislu člena 105 ostane last Skupnosti, razen če temeljni akt v smislu člena 49(1) Finančne uredbe določa drugače. Ta določba se ne nanaša na vnaprejšnje financiranje, plačano v okviru pogodbe v smislu člena 88 Finančne uredbe ali državam članicam ali v okviru predpristopne pomoči, ali na predujme iz člena 265. Prav tako se ta določba ne uporablja za skupno upravljanje v smislu člena 53 Finančne uredbe.

2. Pri neposrednem centraliziranem upravljanju v smislu člena 53 Finančne uredbe, pri katerem sodeluje več partnerjev, se pravilo iz odstavka 1 tega člena uporablja samo za glavnega pogodbenika.

3. Pri decentraliziranem upravljanju in pri posrednem centraliziranem upravljanju v smislu člena 53 Finančne uredbe se pravilo iz odstavka 1 tega člena uporablja samo za pravno ali fizično osebo, ki prejme vnaprejšnje financiranje neposredno od Komisije.

4. Pravilo iz odstavka 1 se uporablja za vnaprejšnje financiranje, plačano po pogodbah ali sporazumih, sklenjenih po začetku veljavnosti te uredbe.

5. Odstavki 1 do 4 ne posegajo v evidentiranje vnaprejšnjega financiranja na strani sredstev v finančnih izkazih, kakor bo določeno v računovodskih pravilih iz člena 133 Finančne uredbe.

Odredbodajalci dajejo računovodji podatke, na podlagi katerih lahko prepozna vnaprejšnje financiranje, ki ostane last Skupnosti.

Člen 4

Vključitev dohodka od obresti na sredstva Skupnosti v proračun(Člen 5(4) Finančne uredbe)

1. Kadar vnaprejšnje financiranje, ki ostane last Skupnosti v skladu s členom 3, prinaša obresti ali enakovredne koristi, se te obresti plačajo v splošni proračun Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu "proračun") kot drugi prihodki.

2. Odredbodajalci zagotovijo, da se po pogodbah in sporazumih, sklenjenih z upravičenci:

(a) tako vnaprejšnje financiranje plača na račune, ki omogočajo prepoznavanje sredstev, ki jih je plačala Skupnost; in

(b) da upravičenci vsaj enkrat letno obvestijo odgovornega odredbodajalca o višini morebitnih obresti ali enakovrednih koristi na ta sredstva, če takšne obresti predstavljajo večje zneske, in vedno ob predložitvi zahtevka za vmesna plačila ali plačila razlike za poračun vnaprejšnjega financiranja.

3. V skladu s poglavjem 5 naslova IV odgovorni odredbodajalec ob plačilu vnaprejšnjega financiranja pripravi oceno terjatev, v katero vključi tudi dobljene obresti ali enakovredne koristi na to vnaprejšnje financiranje.

Odgovorni odredbodajalec v rokih iz točke (b) odstavka 2 pripravi nalog za izterjavo za znesek obresti iz odstavka 1.

4. Kadar se vnaprejšnje financiranje plača z iste proračunske postavke in na podlagi istega temeljnega akta upravičenem, ki jih zajema isti postopek za oddajo javnega naročila, lahko odredbodajalec pripravi samo eno oceno terjatev za več dolžnikov hkrati.

POGLAVJE 2

Načelo enoletnosti

Člen 5

Proračunska sredstva za tekoče proračunsko leto(Člen 8(3) Finančne uredbe)

Odobritve za prevzem obveznosti in odobritve za plačila, vključene v proračun za tekoče proračunsko leto in ki jih je treba porabiti v tem letu, sestavljajo proračunska sredstva, ki so bila odobrena za to proračunsko leto. Proračunska sredstva, odobrena za tekoče proračunsko leto, so:

(a) proračunska sredstva, določena v proračunu, skupaj s spremembami proračuna;

(b) prenesena proračunska sredstva;

(c) proračunska sredstva, ki se lahko spet uporabljajo v skladu s členoma 157 in 181(5) Finančne uredbe;

(d) proračunska sredstva, ki izvirajo iz predplačil, vrnjenih v skladu s členom 228;

(e) proračunska sredstva iz namenskih prejemkov v proračunskem letu ali v prejšnjih proračunskih letih, ki niso bili porabljena.

Člen 6

Prenos proračunskih sredstev(Člen 9(2) Finančne uredbe)

1. Odobritve za prevzem obveznosti iz člena 9(2)(a) Finančne uredbe se lahko prenašajo samo, če obveznosti ni bilo mogoče prevzeti do 31. decembra v proračunskem letu iz razlogov, ki jih ni mogoče pripisati odredbodajalcu, in če so pripravljalne faze izvedene že v tolikšni meri, da se lahko predvideva, da bo obveznost prevzeta najpozneje do 31. marca naslednjega leta.

2. Pripravljalne faze iz člena 9(2)(a) Finančne uredbe, ki morajo biti končane do 31. decembra v tekočem proračunskem letu, da se lahko dovoli prenos v naslednje leto, so zlasti:

(a) glede celotnih prevzetih obveznosti v smislu člena 76 Finančne uredbe, sprejetje sklepa o financiranju ali da se do tega datuma končajo posvetovanja zadevnih služb v posamezni ustanovi za sprejetje takega sklepa;

(b) glede posameznih prevzetih obveznosti v smislu člena 76 Finančne uredbe, zaključna faza priprav pogodb ali sporazumov. Ta zaključna faza priprav pogodb ali sporazumov pomeni, da je končano izbiranje potencialnih pogodbenikov ali upravičencev.

3. Proračunska sredstva, prenesena v skladu s členom 9(2)(a) Finančne uredbe, za katere ni prevzeta obveznost do 31. marca v naslednjem proračunskem letu, avtomatično zapadejo.

Komisija do 15. aprila obvesti proračunski organ o proračunskih sredstvih, ki so zapadla na ta način.

4. Proračunska sredstva, prenesena v skladu s členom 9(2)(b) Finančne uredbe, se lahko porabijo do 31. decembra naslednjega proračunskega leta.

5. Računovodstvo omogoča prepoznavanje proračunskih sredstev, ki so prenesena na ta način.

6. Proračunska sredstva za izdatke za plače iz člena 9(6) Finančne uredbe so sredstva za plače ter nadomestila članom in zaposlenim v institucijah.

POGLAVJE 3

(Poglavje 4 Finančne uredbe)

Načelo obračunske enote

Člen 7

Menjalni tečaj za preračun med evrom in drugimi valutami(Člen 16 Finančne uredbe)

1. Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe sektorskih predpisov, se preračun med evrom in drugo valuto izvede po dnevnem menjalnem tečaju za evro, ki je objavljen v seriji C Uradnega lista Evropskih skupnosti.

2. Če dnevni menjalni tečaj v Uradnem listu Evropskih skupnosti za zadevno valuto ni objavljen, Komisija uporabi računovodski tečaj iz odstavka 3.

3. Za namene računovodstva iz člena 132 do 137 Finančne uredbe in ob upoštevanju člena 213 se preračun med evrom in drugo valuto izvede z uporabo mesečnega računovodskega menjalnega tečaja evra. Ta računovodski menjalni tečaj določi Komisija iz kakršnega koli vira informacij, za katerega meni, da je zanesljiv, na podlagi tečaja na predzadnji delovni dan v mesecu pred mesecem, za katerega se določa menjalni tečaj.

Člen 8

Menjalni tečaj, ki se uporablja za preračun med evrom in drugimi valutami(Člen 16 Finančne uredbe)

1. Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe sektorskih predpisov, je tečaj, ki se uporablja za preračun med evrom in drugimi valutami, tečaj na dan, ko služba za odobravanje pripravi odredbo za plačilo ali nalog za izterjavo.

2. Za transakcije na računu izločenih sredstev v evrih se uporablja menjalni tečaj, ki se določi na podlagi datuma, ko banka izvede plačilo.

3. Za transakcije na računu izločenih sredstev v nacionalnih valutah iz člena 16 Finančne uredbe se uporablja menjalni tečaj, ki velja v mesecu izdatka z računa izločenih sredstev.

4. Za izdatke, ki se financirajo iz Jamstvenega oddelka Evropskega kmetijskega usmerjevalnega in jamstvenega sklada (EKUJS), se za mesec "n", v zvezi s katerim so bili takšni izdatki prijavljeni v skladu s členom 3 Uredbe Komisije (ES) št. 296/96 [11], uporablja menjalni tečaj, ki velja deseti dan meseca "n + 1" ali na prvi dan pred datumom, za katerega se določa tečaj.

Ta tečaj se uporablja tudi za ustrezne predujme iz členov 4 in 5 Uredbe (EGS) št. 296/96.

Člen 9

Informacije o gotovinskih prenosih med različnimi valutami, ki jih izvede Komisija(Člen 16 Finančne uredbe)

Komisija vsako četrtletje pošlje državam članicami poročilo o prenosih med različnimi valutami.

POGLAVJE 4

(Poglavje 5 Finančne uredbe)

Načelo univerzalnosti

Člen 10

Členitev namenskih prejemkov in zagotavljanje ustreznih proračunskih sredstev(Člen 18 Finančne uredbe)

1. Brez poseganja v člena 12 in 13 členitev namenskih prejemkov v proračunu obsega:

(a) v izkazu prihodkov v delu proračuna za vsako posamezno institucijo, proračunsko postavko, na katero se vpiše prejemek;

(b) v izkazu izdatkov je v pripombah navedeno, katere postavke lahko prejmejo proračunska sredstva v višini namenskih prejemkov, ki so dana na voljo.

Če je v primeru iz točke (a) prvega pododstavka znesek takega prejemka mogoče predvideti, se ta znesek lahko vpiše na postavko. Če zneska ni mogoče predvideti, se vpiše zaznamek pro memoria (p.m.), znesek ocenjenega prihodka pa se navede samo kot informacija v pripombah.

2. Če prejemek prejme institucija, se proračunska sredstva v višini namenskih prejemkov lahko dajo na voljo kot odobritve za prevzem obveznosti in kot odobritve za plačila, razen v primeru iz člena 161(2) Finančne uredbe. Proračunska sredstva se dajo na voljo avtomatsko, razen v primeru vračil predplačil iz člena 156 Finančne uredbe in v primeru finančnih popravkov v zvezi s strukturnimi skladi.

Člen 11

Prispevki držav članic za raziskovalne programe(Člen 18(1)(a) Finančne uredbe)

1. Prispevki držav članic za financiranje določenih dodatnih raziskovalnih programov iz člena 5 Uredbe (ES, Euratom) št. 1150/2000 se plačajo tako:

(a) sedem dvanajstin zneska, ki je vpisan v proračunu, se plača najpozneje do 31. januarja tekočega proračunskega leta;

(b) preostalih pet dvanajstin se plača najpozneje do 15. julija tekočega proračunskega leta.

2. Če proračun do začetka proračunskega leta še ni dokončno sprejet, prispevki iz odstavka 1 temeljijo na znesku, ki je bil naveden v proračunu za prejšnje proračunsko leto.

3. Vsak prispevek ali dodatno plačilo, ki ga v proračun dolgujejo države članice, se knjiži na konto ali konte Komisije v tridesetih dneh po odpoklicu sredstev.

4. Plačila se knjižijo na konto, ki je določen v Uredbi (ES, Euratom) št. 1150/2000, prav tako pa zanje veljajo tudi pogoji, določeni z navedeno uredbo.

Člen 12

Namenski prejemki na podlagi sodelovanja držav EFTA v določenih programih Skupnosti(Člen 18(1)(d) Finančne uredbe)

1. Da bi se v proračun lahko vključilo sodelovanje držav EFTA v določenih programih Skupnosti, je proračun razčlenjen tako:

(a) v izkaz prihodkov se vključi postavka z zaznamek pro memoria (p.m.) in na njej se nato izkaže celoten znesek prispevka držav EFTA za zadevno proračunsko leto. Ocenjeni znesek se navede v pripombah k proračunu;

(b) v izkazu odhodkov:

(i) pripombe za vsako postavko, ki se nanaša na dejavnosti Skupnosti, v katerih sodelujejo države EFTA, prikazujejo "kot informacijo" ocenjeno vrednost sodelovanja;

(ii) priloga, ki je sestavni del proračuna, določa postavke, ki pokrivajo dejavnosti Skupnosti, v katerih sodelujejo države EFTA.

Priloga iz točke (b)(ii) prvega pododstavka odraža členitev proračuna, ki omogoča vključitev proračunskih sredstev za takšno sodelovanje, predvideno v odstavku 2, in izvrševanje izdatkov, hkrati pa je tudi njen sestavni del.

2. Po členu 82 Sporazuma o Evropskem gospodarskem prostoru (EGP) so zneski letnega prispevka držav EFTA, ki jih Komisiji potrdi Skupni odbor EGP v skladu s členom 1(5) Protokola 32 v prilogi navedenega sporazuma, podlaga, da se na začetku proračunskega leta zagotovi celoten znesek ustreznih proračunskih sredstev za prevzem obveznosti in za plačila.

3. Če se med proračunskim letom zagotovijo dodatna proračunska sredstva na proračunskih postavkah za sodelovanje držav članic EFTA, države članice EFTA pa med letom ne morejo ustrezno prilagoditi svojega prispevka zaradi upoštevanja "sorazmernostnega faktorja" iz člena 82 Sporazuma o Evropskem gospodarskem prostoru, lahko Komisija kot začasni in izjemni ukrep uporabi svoja gotovinska sredstva za vnaprejšnje financiranje deleža držav članic EFTA. Kadar se zagotovijo taka dodatna proračunska sredstva, Komisija čim prej odpokliče ustrezne prispevke iz držav članic EFTA. Komisija o takšnih sprejetih sklepih vsako leto obvesti proračunski organ.

Vnaprejšnje financiranje se v proračunu za naslednje proračunsko leto določi čim prej.

4. V skladu s členom 18(1)(d) Finančne uredbe finančni prispevki držav članic EFTA predstavljajo namenske prejemke. Računovodja sprejme ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovi ločeno spremljanje uporabe prejemkov iz teh prispevkov in ustreznih proračunskih sredstev.

V poročilu iz člena 131(2) Finančne uredbe Komisija ločeno prikazuje faze izvrševanja prihodkov in izdatkov, ki se nanašajo na sodelovanje držav članic EFTA.

Člen 13

Prihodek iz izrečenih sankcij državam članicam, ki so izjavile, da imajo čezmerni primanjkljaj(Člen 18(1)(b) Finančne uredbe)

Členitev proračuna za vključitev prihodkov iz sankcij iz oddelka 4 Uredbe Sveta (ES) št. 1467/97 [12] je taka:

(a) v izkazu prihodkov se vključi postavka z zaznamkom pro memoria (p.m.), na katero se vpišejo obresti na takšne zneske;

(b) hkrati in brez poseganja v člen 74 Finančne uredbe je za te zneske iz izkaza prihodkov treba v izkazu izdatkov izkazati odobritve za prevzem obveznosti in odobritve za prevzem plačil. Ta proračunska sredstva se izvršujejo v skladu s členom 17 Finančne uredbe.

Člen 14

Postopek za plačilo neto zneska(Člen 20(1) Finančne uredbe)

V skladu s členom 20(1) Finančne uredbe se lahko naslednji zneski odštejejo od zahtevkov za plačilo, računov ali poročil in se nato predložijo v plačilo v neto znesku:

(a) sankcije, ki se izrečejo pogodbenim strankam, vključno s pogodbami o javnih naročilih;

(b) popravki za nepravilno plačane zneske, ki se lahko izvedejo tako, da se neposredno odbijejo od novega plačila iste vrste istemu prejemniku po programu (proračuna), členu in v proračunskem letu, za katerega je bilo izvršeno preveliko plačilo in za katero so bila izvršena vmesna plačila ali plačila razlike.

Popusti, povračila in znižanja na posameznih računih in zahtevkih za plačilo se ne evidentirajo kot prihodek Skupnosti.

Člen 15

Konti za vračljive davke(Člen 20(2) Finančne uredbe)

Vsi davki, ki jih plačujejo Skupnosti v skladu s členom 20(2) Finančne uredbe, se evidentirajo na začasnem kontu, dokler jih zadevne države ne povrnejo.

POGLAVJE 5

(Poglavje 6 Finančne uredbe)

Načelo specifikacije

Člen 16

Postopki za prerazporeditev(Člen 22(1) Finančne uredbe)

1. Vsaka institucija lahko za svoj del proračuna proračunskemu organu predlaga prerazporeditev sredstev z enega področja porabe na drugega v višini do 10 % celotnih proračunskih sredstev, predvidenih za tekoče proračunsko leto na postavki, s katere naj bi se sredstva prerazporedila. O tem obvesti Komisijo.

Te prerazporeditve se izvedejo po postopku iz člena 24 Finančne uredbe.

2. Vsaka institucija lahko v svojem delu proračuna prerazporeja sredstva med členi.

Člen 17

Pravila za izračun omejitev pri prerazporeditvah(Člen 23 Finančne uredbe)

1. Deleži iz člena 22(1) in točk (b) in (c) prvega pododstavka člena 23(1) Finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev.

2. Za namene omejitve iz člena 22(1) in točk (b) in (c) prvega pododstavka člena 23(1) Finančne uredbe se upošteva znesek, ki je vsota nameravanih prerazporeditev na postavki, s katere se sredstva prerazporejajo, po popravku za predhodne prerazporeditve.

Člen 18

Upravni izdatki(Člen 23 Finančne uredbe)

Izdatki iz točke (b) prvega pododstavka člena 23(1) Finančne uredbe zajemajo, za vsako področje politike, postavke iz člena 27.

Člen 19

Razlog za zahtevek za prerazporeditev proračunskih sredstev(Člena 22 in 23 Finančne uredbe)

Predlogom za prerazporeditev in informacijam za proračunski organ v zvezi s prerazporejanjem po členih 22 in 23 Finančne uredbe so priložena ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo porabo proračunskih sredstev in ocene potreb do konca proračunskega leta tako za postavke, na katere naj bi bila proračunska sredstva prerazporedila, in za postavke, s katerih naj bi se prerazporedila.

Člen 20

Razlog za zahtevek za prerazporeditev iz rezerve za pomoč v nujnih primerih(Člen 26 Finančne uredbe)

Predlogom za prerazporeditev, ki bi omogočila uporabo rezerve za nujno pomoč iz prvega pododstavka člena 26(2) Finančne uredbe, se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo:

(a) za vsako postavko, na katero naj bi se sredstva prerazporedila, zadnje razpoložljive informacije o porabi proračunskih sredstev in oceno potreb do konca proračunskega leta;

(b) za vse postavke, ki se nanašajo na zunanje ukrepe, poročilo o izvrševanju proračunskih sredstev do konca meseca pred mesecem vložitve zahtevka za prerazporeditev in oceno potreb do konca proračunskega leta, vključno s primerjavo s prvotno oceno;

(c) analizo možnosti prerazporeditve proračunskih sredstev.

POGLAVJE 6

(Poglavje 7 Finančne uredbe)

Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Člen 21

Ocenjevanje(Člen 27 Finančne uredbe)

1. Za vse predloge za programe ali dejavnosti, pri katerih nastanejo izdatki ali se zmanjšajo prihodki proračuna, je treba opraviti predhodno oceno, s katero se ugotavlja:

(a) potrebe, ki naj bi se pokrivale kratkoročno ali dolgoročno;

(b) cilje, ki naj bi jih dosegli;

(c) pričakovane rezultate in potrebne kazalce za njihovo merjenje;

(d) dodano vrednost zaradi udeležbe Skupnosti;

(e) tveganja, vključno z goljufijo, ki so povezana s predlogi, in alternativne možnosti, ki so na voljo;

(f) izkušnje, pridobljene iz podobnih ukrepov v preteklosti;

(g) obseg proračunskih sredstev, človeških virov in drugih upravnih izdatkov, ki se dodelijo, ob upoštevanju načela stroškovne učinkovitosti;

(h) sistem za spremljanje, ki naj bi se vzpostavil.

2. Za vse programe ali dejavnosti je nato treba izvajati še vmesna in/ali naknadna ocenjevanja dodeljenih človeških in finančnih virov ter dobljenih rezultatov, s katerimi se preverja skladnost s postavljenimi cilji:

(a) doseženi rezultati pri izvajanju večletnih programov se redno ocenjujejo po časovnem razporedu, ki omogoča, da se ugotovitve ocenjevanj upoštevajo pri sprejemanju sklepov o podaljšanju, spremembi ali začasni ustavitvi izvajanja programa;

(b) za dejavnosti, ki se financirajo na letni podlagi, je treba rezultate ocenjevati najmanj vsakih šest let.

Točka (b) prvega pododstavka se ne uporablja za posamične projekte ali ukrepe, ki se izvajajo v okviru teh dejavnosti, pri katerih se zahtevo lahko izpolni s končnimi poročili, ki jih pošljejo organi, ki so izvajali ukrep.

Člen 22

Finančno poročilo(Člen 28 Finančne uredbe)

1. Vsakemu predlogu akta, ki se predloži zakonodajnemu organu in lahko vpliva na proračun, vključno s spremembami števila proračunskih postavk, je treba priložiti finančno poročilo.

Finančno poročilo vsebuje finančne in gospodarske podatke, da lahko zakonodajni organ oceni potrebo po ukrepu Skupnosti. Finančno poročilo vsebuje ustrezne informacije glede skladnosti z drugimi finančnimi instrumenti in možnosti sinergije.

V primeru večletnih dejavnosti finančno poročilo vsebuje načrt letnih potreb v smislu proračunskih sredstev in proračunskih postavk ter oceno njihovih srednjeročnih finančnih posledic.

2. Za preprečitev tveganja goljufije ali nepravilnosti, ki bi lahko škodljivo vplivale na zaščito finančnih interesov Skupnosti, finančna poročila vsebujejo vse informacije o obstoječih in načrtovanih ukrepih za preprečevanje goljufij in o zaščitnih ukrepih.

POGLAVJE 7

(Poglavje 8 Finančne uredbe)

Načelo preglednosti

Člen 23

Predhodna objava povzetka proračuna(Člen 29 Finančne uredbe)

Pred uradno objavo v Uradnem listu Evropskih skupnosti se povzetek proračuna na pobudo Komisije objavi čim prej po končnem sprejetju proračuna in najpozneje v štirih tednih na internetni strani institucij.

NASLOV III

DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

POGLAVJE 1

Določitev proračuna

Člen 24

Splošni uvod k predhodnemu predlogu proračuna(Člen 33 Finančne uredbe)

Komisija pripravi splošni uvod k predhodnemu predlogu proračuna.

Vsak del predhodnega predloga proračuna ima uvod, ki ga pripravi zadevna institucija.

Splošni uvod vsebuje:

(a) finančne preglednice celotnega proračuna;

(b) v zvezi s področji porabe v delu proračuna za Komisijo:

(i) opis politik, s katerimi je utemeljena pravica do zahtevanih proračunskih sredstev, ob ustreznem upoštevanju načel in zahtev iz členov 27 in 33(2)(d) Finančne uredbe;

(ii) razloge za spremembe proračunskih sredstev v primerjavi s predhodnim proračunskim letom.

Člen 25

Delovni dokumenti, ki so podlaga za predhodni predlog proračuna(Člena 30 in 33 Finančne uredbe)

V podporo predhodnega predloga proračuna se priložijo naslednji delovni dokumenti:

(a) v zvezi z zaposlenimi v institucijah:

(i) opis kadrovske politike glede stalno in začasno zaposlenih;

(ii) za vsako kategorijo delavcev organizacijska shema, iz katere so razvidna sistematizirana in dejansko zasedena mesta na datum predložitve predhodnega predloga proračuna ter njihova razporeditev po plačilnih razredih in upravnih enotah;

(iii) kadar se predlaga sprememba števila zaposlenih na posameznem delovnem mestu, utemeljitev za takšno spremembo;

(iv) seznam delovnih mest, razčlenjen po posameznih politikah;

(b) podrobno poročilo o politiki zadolževanja in posojanja;

(c) v zvezi s subvencijami organom iz člena 32 Finančne uredbe, oceno prihodkov in izdatkov, katere uvod je razlagalni memorandum, ki ga pripravi zadevni organ, za evropske šole pa poročilo o prihodkih in izdatkih, ki ima prav tako v uvodu razlagalni memorandum.

Člen 26

Predhodni predlog za spremembo proračunov(Člen 37(1) Finančne uredbe)

Predhodni predlog za spremembo proračuna ima v prilogi izjavo o razlogih in informacije o izvrševanju proračuna za predhodno in tekoče proračunsko leto, ki so na voljo v času priprave spremembe proračuna.

POGLAVJE 2

Sestava in priprava proračuna

Člen 27

Proračunska sredstva za upravo(Člen 41 Finančne uredbe)

Če se izkaz izdatkov za del proračuna pripravi na podlagi nomenklature, ki temelji na razčlenitvi po namenu, se proračunska sredstva za upravo razdelijo na ločena poglavja po področjih porabe v skladu z naslednjo razčlenitvijo:

(a) izdatki za plače, odobreni v načrtu delovnih mest: navesti je treba znesek proračunskih sredstev in število delovnih mest, ki ustrezajo tem izdatkom;

(b) izdatki za zunanje sodelavce (vključno s pomožnim osebjem in osebjem agencij) in drugi izdatki za upravljanje (vključno s reprezentančnimi stroški in stroški sejnin);

(c) izdatki za zgradbe in drugi s tem povezani izdatki, vključno s čiščenjem in vzdrževanjem, najemom, telekomunikacijami, vodo, plinom in električno energijo;

(d) izdatki za podporo.

Upravni izdatki Komisije, ki so skupni za vsa področja porabe se navedejo tudi v ločenem povzetku poročila, razvrščeni po vrstah izdatkov.

Člen 28

Dejanski izdatki v zadnjem proračunskem letu, za katerega je bil pripravljen zaključni račun(Člen 46(1)(e) Finančne uredbe)

Za namene določitve proračuna se dejanski izdatki v zadnjem proračunskem letu, za katerega je bil pripravljen zaključni račun, določijo tako:

(a) pri prevzetih obveznostih: prevzete obveznosti, evidentirane med proračunskim letom proti proračunskim sredstvom za to proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz člena 5;

(b) pri plačilih: plačila v proračunskem letu, to pomeni plačila, za katera je bila odredba za plačilo poslana v banko, proti proračunskim sredstvom za to proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz istega člena.

Člen 29

Pripombe k proračunu(Člen 46(1)(e) Finančne uredbe)

Pripombe k proračunu vključujejo:

(a) sklicevanje na temeljni akt, če ta obstaja;

(b) vsa ustrezne obrazložitve glede narave in namena proračunskih sredstev.

Člen 30

Načrt delovnih mest(Člen 46(1)(3)(a) Finančne uredbe)

Zaposleni v Agenciji za preskrbo so v načrtu delovnih mest Komisije prikazani ločeno.

NASLOV IV

IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Člen 31

Možne oblike temeljnih aktov(Člen 49(1) Finančne uredbe)

1. Na področju Skupnosti ima temeljni akt lahko obliko uredbe, direktive, [13] v smislu člena 249 Pogodbe o ES ali sklepa sui generis

2. Na področju skupne zunanje in varnostne politike ima temeljni akt lahko eno od oblik iz členov 13(2), 14 in 23(2) Pogodbe o Evropski uniji.

3. Na področju policijskega sodelovanja in sodelovanja sodstva v kazenskih zadeva ima temeljni akt lahko eno od oblik iz člena 34(2) Pogodbe o Evropski uniji.

Člen 32

Najvišji zneski za pilotne programe in pripravljalne ukrepe(Člen 49(2)(a) in (b) Finančne uredbe)

1. Skupni znesek proračunskih sredstev za pilotne projekte iz člena 49(2)(a) Finančne uredbe ne sme presegati 32 milijonov evrov v katerem koli proračunskem letu.

2. Skupni znesek proračunskih sredstev za nove pripravljalne ukrepe iz člena 49(2)(b) Finančne uredbe ne sme presegati 30 milijonov evrov v katerem koli proračunskem letu, skupni znesek dejansko dodeljenih proračunskih sredstev za pripravljalne ukrepe pa ne sme presegati 75 milijonov evrov.

Člen 33

Posebne pristojnosti Komisije na podlagi Pogodb(Člen 49(2)(c) Finančne uredbe)

1. Členi Pogodbe o ES, s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:

(a) člen 138 (socialni dialog);

(b) člen 140 (študije, mnenja in posvetovanja o socialnih zadevah);

(c) člena 143 in 145 (posebna poročila o socialnih zadevah);

(d) člen 152(2) (pobude za spodbujanje sodelovanja v zadevah zdravstvenega varstva);

(e) člen 155(2) (pobude za spodbujanje sodelovanja pri čezevropskih omrežjih);

(f) člen 157(2) (pobude za spodbujanje sodelovanja v zadevah v zvezi z gospodarstvom);

(g) člen 159, drugi odstavek (poročilo o napredku pri doseganju gospodarske in socialne kohezije);

(h) člen 165(2) (pobude za spodbujanje sodelovanja pri raziskovanju in tehnološkem razvoju);

(i) člen 173 (poročilo o raziskavah in tehnološkem razvoju);

(j) člen 180(2) (pobude za spodbujanje sodelovanja v politikah razvojnega sodelovanja).

2. Členi Pogodbe o Euratom, s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:

(a) člen 70 (finančna podpora v mejah, ki jih določa proračun, za programe iskanja naravnih virov na ozemljih držav članic);

(b) člen 77 in nadalj. (zaščitni ukrepi).

3. Pri pripravi predhodnega predloga proračuna se lahko k seznamom iz odstavkov 1 in 2 doda še podrobnejši opis, v katerem se navedejo številke členov, na katere se nanaša, ter zneski.

Člen 34

Opredelitev navzkrižja interesov(Člen 52(2) Finančne uredbe)

1. Pravna dejanja, ki lahko pomenijo navzkrižje interesov v smislu člena 52(2) Finančne uredbe, imajo med drugim lahko eno od naslednjih oblik:

(a) odobritev neupravičenih neposrednih ali posrednih ugodnosti samemu sebi ali drugim;

(b) zavrnitev odobritve pravic ali ugodnosti upravičencu, do katerih je ta upravičen;

(c) storitev neupravičenega ali nezakonitega dejanja ali opustitev obveznega dejanja.

2. Pristojni organ iz člena 52(1) Finančne uredbe mora biti hierarhično nadrejen zadevnemu delavcu. Hierarhično nadrejeni delavec da pisno izjavo ali obstaja navzkrižje interesov ali ne. Če navzkrižje interesov obstaja, mora hierarhično nadrejeni delavec osebno sprejeti ustrezno odločitev.

POGLAVJE 2

Metode izvrševanja

Oddelek 1

Splošne določbe

Člen 35

Predhodni pregledi, ki jih izvaja Komisija(Člena 53 in 56 Finančne uredbe)

1. Kadar Komisija izvršuje proračun z deljenim, decentraliziranim ali posrednim centraliziranim upravljanjem, najprej izvede dokumentarne preglede in preglede na kraju samem, da v subjektih, na katere prenese izvrševanje, v skladu s pravili dobrega finančnega poslovodenja in, pri decentraliziranem upravljanju, v celoti ali delno, odvisno od stopnje dogovorjene decentralizacije, preveri obstoj, ustreznost in pravilno delovanje:

(a) uporabljenih postopkov;

(b) sistemov kontrol;

(c) računovodskih sistemov;

(d) postopkov za oddajo javnih naročil in odobravanje donacij.

2. Pri vsaki bistveni spremembi postopkov ali sistemov Komisija po potrebi pregleda to ureditev, da preveri, če je še vedno skladna s pogoji iz odstavka 1.

3. Subjekti iz odstavka 1 posredujejo Komisiji v določenem roku vse informacije, ki jih ta zahteva, in jo nemudoma obvestijo o vseh bistvenih spremembah svojih postopkov ali sistemov. Po potrebi Komisija določi tako obveznost v listinah o prenosu ali v sporazumih, sklenjenih s temi subjekti.

4. Kadar Komisija izvršuje proračun na podlagi skupnega upravljanja, se uporabljajo dogovori o preverjanju, sklenjeni z mednarodnimi organizacijami.

Oddelek 2

Posebne določbe

Člen 36

Neposredno centralizirano upravljanje(Člen 53 Finančne uredbe)

Kadar Komisija izvršuje proračun centralizirano, neposredno s svojimi službami, naloge izvrševanja opravljajo finančni udeleženci v smislu členov 58 do 68 Finančne uredbe in v skladu s pogoji, določenimi v tej uredbi.

Člen 37

Izvajanje pooblastil, prenesenih na izvajalske agencije(Člena 54(2) in 55(2) Finančne uredbe)

1. Odločitve o prenosu pooblastil pooblaščajo izvajalske agencije kot odredbodajalce na podlagi prenosa za izvrševanje proračunskih sredstev v zvezi s programom Skupnosti, katerih upravljanje jim je zaupano.

2. Pooblastila, ki se prenesejo na izvajalsko agencijo, izvaja direktor agencije v skladu s členom 55(2) Finančne uredbe.

3. Listina Komisije o prenosu vsebuje iste določbe, kakor so naštete v členu 39(2). Prejem listine v imenu izvajalske agencije formalno pisno potrdi njen direktor.

Člen 38

Upravičenost nacionalnih organov javnega sektorja ali subjektov zasebnega prava, ki opravljajo javno službo, in pogoji za prenos pooblastil nanje(Člen 54(2)(c) Finančne uredbe)

1. Komisija lahko prenese naloge, ki vključujejo izvajanje javne oblasti, na nacionalne organe javnega sektorja ali osebe zasebnega prava, ki opravljajo javno službo, samo če zanje velja pravo ene od držav članic ali držav članic Evropskega gospodarskega prostora (EGP) ali držav, ki so zaprosile za pridružitev k Evropski uniji, razen če temeljni akt ne določa drugače.

2. Komisija zagotovi, da organi ali subjekti iz odstavka 1 dajo primerna finančna jamstva, ki jih po možnosti izda javna oblast, zlasti za celotno vračilo zneskov, dolgovanih Komisiji.

3. Kadar Komisija načrtuje prenos nalog, ki vključujejo izvajanje javne oblasti, in zlasti nalog izvrševanja proračuna na organ iz točke (c) člena 54(2) Finančne uredbe, mora izvesti analizo, če organ upošteva načela gospodarnosti, uspešnosti in učinkovitosti. Če ta analiza prikaže, da je prenos nalog najbolj primeren za izpolnjevanje pogojev dobrega finančnega poslovodenja, Komisija pred prenosom zaprosi za mnenje pristojni odbor iz temeljnega akta, ki lahko tudi da svoje mnenje o načrtovani uporabi meril za izbor.

Člen 39

Imenovanje nacionalnih organov javnega sektorja ali subjektov zasebnega prava, ki opravljajo javno službo(Člen 54(2)(c) Finančne uredbe)

1. Za nacionalne organe javnega sektorja ali subjekti zasebnega prava, ki opravljajo javno službo, velja pravo države članice ali države, v kateri imajo sedež.

2. Takšni organi ali subjekti se izberejo na objektiven in pregleden način na podlagi analize gospodarnosti, da ustrezajo pogojem za izvrševanje proračuna, ki jih določi Komisija. Ta izbira ne sme povzročiti diskriminacije med posameznimi državami članicami ali zadevnimi tretjimi državami.

3. V primeru upravljanja omrežja, ki zahteva, da država članica ali zadevna država imenuje vsaj en organ ali subjekt, ta država članica ali zadevna država imenuje organ ali subjekt v skladu z določbami temeljnega akta.

V vseh drugih primerih takšne organe ali subjekte imenuje Komisija v dogovoru z državami članicami ali zadevnimi državami in v skladu z določbami temeljnega akta.

Člen 40

Upoštevanje pravil za oddajo javnih naročil(Člen 57 Finančne uredbe)

Če Komisija zaupa naloge zasebnim subjektom iz člena 57(2) Finančne uredbe, z njimi sklene pogodbo v skladu z določbami naslova V prvega dela Finančne uredbe.

Člen 41

Podrobna ureditev za posredno centralizirano upravljanje(Člen 54(2)(b) in (c) Finančne uredbe)

1. Če Komisija zaupa naloge izvrševanja agencijam, organom ali subjektom iz točk (b) in (c) člena 54(2) Finančne uredbe, z njimi sklene sporazum.

2. Sporazum iz odstavka 1 vsebuje naslednje določbe:

(a) opredelitev dodeljenih nalog;

(b) pogoje in podrobno ureditev za izvajanje nalog, vključno z ustreznimi določbami za razmejitev odgovornosti in organizacijo kontrol, ki jih je treba izvajati;

(c) pravila za poročanje Komisiji o poteku izvajanja nalog;

(d) pogoje, pod katerimi se preneha izvajanje nalog;

(e) podrobno ureditev za nadzor, ki ga izvaja Komisija;

(f) pogoje, ki urejajo uporabo ločenih bančnih računov, upravičenca za dohodek iz obresti in njegovo uporabo;

(g) določbe, ki zagotavljajo, da so ukrepi Skupnosti ločeni od drugih dejavnosti organa;

(h) zavezo, da agencija, organ ali subjekt ne bo storil nobenega dejanja, ki bi lahko povzročil navzkrižje interesov v smislu člena 52(2) Finančne uredbe.

3. Agencije, organi ali subjekti iz odstavka 1 nimajo statusa odredbodajalca na podlagi prenosa.

Člen 42

Postopki za potrjevanje obračunov pri decentraliziranem ali deljenem upravljanju(Člen 53(5) Finančne uredbe)

1. Namen postopka za potrditev obračuna iz člena 53(5) Finančne uredbe je zagotoviti, da so izdatki držav članic v okviru deljenega upravljanja ali tretjih držav v okviru decentraliziranega upravljanja, ki lahko bremenijo proračun Skupnosti, pravilni in skladni z ustreznimi pravili Skupnosti.

2. Brez poseganja v posebne določbe, ki jih vsebujejo sektorski predpisi, postopek za potrditev obračuna sestavlja:

(a) pripravo poročila o izdatkih držav članic ali tretjih držav v obliki obračuna, ki ga potrdi strokovno usposobljena služba ali organ, ki je funkcionalno neodvisen od proračunskega uporabnika;

(b) preverjanje dokumentov in, kjer je to primerno, preverjanje na kraju samem vsebine teh obračunov in transakcij, ki so njihova podlaga, vključno s pregledi pri upravičencih, ki jih brez vsakih omejitev opravi Komisija;

(c) določitev zneska izdatkov, ki ga Komisija prizna kot upravičenega, da bremeni proračun, na podlagi kontradiktornega postopka in ko o tem uradno obvesti države članice ali tretje države;

(d) izračun finančnega popravka, ki izhaja iz razlike med prijavljenimi izdatki in izdatki, ki se priznajo kot upravičeni, da bremenijo proračun;

(e) izterjava ali vračilo razlike, ki izhaja iz razlike med priznanimi izdatki in zneski, ki so bili že izplačani državam članicam ali tretjim državam. Izterjava se izvede s pobotom iz člena 83.

3. V okviru decentraliziranega upravljanja se postopek za potrditev obračuna, opisan v odstavkih 1 in 2, uporablja glede na dogovorjeno stopnjo decentralizacije.

Člen 43

Skupno upravljanje(Člena 53 in 165 Finančne uredbe)

1. Proračunska sredstva pri skupnem upravljanju z mednarodnimi organizacijami v smislu členov 53 in 165 Finančne uredbe se uporabljajo za financiranje ukrepov, katerih izvajanje zahteva združevanje virov večjega števila donatorjev, kadar posamezne vrste izdatkov ni mogoče ali primerno razdeliti po deležih, ki so jih prispevali posamezni donatorji.

Komisija zagotovi, da obstaja primerna ureditev za nadzor in revizijo ukrepa v celoti.

2. Mednarodne organizacije iz odstavka 1 so:

(a) mednarodne organizacije javnega sektorja, ki se ustanovijo na podlagi medvladnih sporazumov, in specializirane agencije, ki jih ustanovijo take organizacije;

(b) Mednarodni odbor Rdečega križa;

(c) Mednarodna federacija državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca.

POGLAVJE 3

Finančni udeleženci

Oddelek 1

Pravice in obveznosti finančnih udeležencev

Člen 44

Pravice in obveznosti finančnih udeležencev(Člen 58 Finančne uredbe)

Vsaka institucija zagotovi vsakemu finančnemu udeležencu vire, ki jih ta potrebuje za izvajanje svojih nalog, in pripravi akt o ustanovitvi, ki podrobno opisuje njegove naloge, pravice in obveznosti.

Oddelek 2

Odredbodajalec

Člen 45

Podpora odredbodajalcu na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa(Člen 59 Finančne uredbe)

1. Odgovornemu odredbodajalcu lahko pri izvajanju nalog pomagajo uradniki ali drugi uslužbenci (v nadaljnjem besedilu "osebje"), na katere v okviru svoje odgovornosti prenese določene naloge, potrebne za izvrševanje proračuna in pripravo finančnih in poslovodnih informacij. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov za osebje, ki pomaga odredbodajalcem na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa, veljajo obveznosti iz člena 52 Finančne uredbe.

2. Vsaka institucija obvesti proračunski organ vedno, ko odredbodajalec iz plačilnega razreda A1 začne opravljati svoje naloge, prevzame nove ali preneha opravljati naloge.

Člen 46

Notranji predpisi o prenosu nalog(Člen 59 Finančne uredbe)

V skladu s Finančno uredbo in s to uredbo vsaka ustanova v svojih notranjih predpisih določi takšne ukrepe za upravljanje odobrenih proračunskih sredstev, za kakršne sodi, da so potrebni za pravilno izvrševanje njenega dela proračuna.

Člen 47

Ločitev nalog začetka aktivnosti in preverjanja aktivnosti(Člen 60(4) Finančne uredbe)

1. Razume se, da začetek aktivnosti pomeni vse operacije, ki jih običajno izvaja osebje iz člena 45 za pripravo aktov o izvrševanju proračuna, ki jih sprejme pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa.

2. Razume se, da predhodno preverjanje aktivnosti pomeni vse predhodne kontrole, ki jih vzpostavi odgovorni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov postopka.

3. Za vsako aktivnost se izvede vsaj predhodno preverjanje. Namen tega preverjanja je ugotoviti:

(a) ali so izdatki in prihodki pravilni in skladni z veljavnimi določbami, zlasti z določbami o proračunu in z drugimi ustreznimi predpisi ter s kakršnimi koli akti, sprejetimi za izvajanje Pogodb ali predpisov, in, kjer je to primerno, s pogoji pogodb;

(b) ali se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz poglavja 7 naslova II Finančne uredbe.

4. Pri naknadnem preverjanju dokumentov in, kjer je to primerno, preverjanju na kraju samem se preverja, če se aktivnosti, ki se financirajo iz proračuna, pravilno izvajajo in zlasti če se upoštevajo merila iz odstavka 3. Ta preverjanja se lahko izvajajo z vzorčenjem v okviru analize tveganja.

5. Za izvajanje preverjanj iz odstavkov 2 in 4 so odgovorni drugi uradniki ali drugo osebje kakor za izvajanje nalog začetka aktivnosti iz odstavka 1, prav tako pa jim ne smejo biti podrejeni.

Člen 48

Postopki poslovodenja in notranjega kontroliranja(Člen 60(4) Finančne uredbe)

Sistemi in postopki poslovodenja in notranjih kontrol so namenjeni za:

(a) doseganje ciljev politik, programov in ukrepov institucije v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja;

(b) ravnanje v skladu s pravili prava Skupnosti in z minimalnimi standardi kontroliranja, ki jih določi institucija;

(c) varovanje sredstev in informacij institucije;

(d) preprečevanje in odkrivanje nepravilnosti, napak in goljufij;

(e) odkrivanje in preprečevanje tveganj pri upravljanju sredstev;

(f) zagotavljanje zanesljivih finančnih in poslovodnih informacij;

(g) hranjene dokazil, ki se nanašajo na izvrševanje proračuna in ukrepov za izvrševanje proračuna ali ki se pripravijo ob zaključku izvrševanja ali ukrepov za izvrševanje proračuna;

(h) hranjenje dokumentov, ki se nanašajo na garancije za predplačila v korist institucije, in vodenje dnevnika, ki omogoča, da se takšne garancije primerno spremljajo.

Člen 49

Dokazila, ki jih hranijo odredbodajalci(Člen 60(4) Finančne uredbe)

Sistemi upravljanja in postopki za hranjenje izvirnikov dokazil določajo:

(a) da se taki dokumenti oštevilčijo;

(b) da se taki dokumenti opremijo z datumom;

(c) da se evidence, ki so lahko tudi računalniško podprte, vodijo tako, da se evidentira natančna lokacija takih dokumentov;

(d) da se taki dokumenti hranijo najmanj pet let od datuma, na katerega Evropski parlament potrdi razrešitev za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo.

Za dokumente v zvezi s postopki, ki še niso končani, je rok hranjenja daljši, kakor je določen v točki (d) prvega pododstavka, t.j. do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo.

Člen 50

Kodeks strokovnega ravnanja(Člen 60(5) Finančne uredbe)

1. Osebje, ki ga imenuje odgovorni odredbodajalec za preverjanje finančnega poslovanja, se izbere na podlagi njihovega znanja, veščin in zlasti konkretne usposobljenosti, ki jo dokazujejo z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.

2. Vsaka institucija pripravi kodeks strokovnega ravnanja, ki določa v zvezi z zadevami notranjega kontroliranja:

(a) stopnjo usposobljenosti na strokovnem in finančnem področju, ki se zahteva za osebje iz odstavka 1;

(b) obveznost, da se takšno osebje nenehno usposablja;

(c) funkcijo, vlogo in naloge, ki se jim dodelijo;

(d) pravila ravnanja, zlasti etične standarde in dolžnost, da morajo ravnati v skladu z njimi, in pravice, ki jih imajo.

3. Vsaka institucija vzpostavi ustrezne strukture, ki službam za odobravanje pošiljajo informacije o standardih kontroliranja ter metodah in tehnikah, ki so na voljo za ta namen, in ki te informacije redno dopolnjujejo.

Člen 51

Če odredbodajalec na podlagi prenosa ne ukrepa(Člen 60(6) Finančne uredbe)

Da odredbodajalec na podlagi prenosa ni ukrepal, kakor je določeno v členu 60(6) Finančne uredbe pomeni, da v razumnem roku glede na okoliščine primera in v vsakem primeru v največ enem mesecu ni dal nikakršnega odgovora.

Člen 52

Naknadno preverjanje in letno poročilo o delu(Člen 60(7) Finančne uredbe)

Rezultat naknadnih preverjanj je skupaj z drugimi zadevami opisan v letnem poročilu o delu, ki ga odredbodajalec na podlagi prenosa predloži svoji instituciji.

Člen 53

Pošiljanje finančnih in poslovodnih informacij računovodji(Člen 60 Finančne uredbe)

Odredbodajalec na podlagi prenosa pošlje računovodji v skladu s pravili, ki jih sprejme računovodja, finančne in poslovodne informacije, ki so potrebne za izvajanje nalog računovodje.

Člen 54

Poročila o postopkih s pogajanji(Člen 60 Finančne uredbe)

Odredbodajalci na podlagi prenosa za vsako proračunsko leto pripravijo poročilo o pogodbah, sklenjenih v postopkih s pogajanji iz členov 126, 127, 242, 244, 246 in 247. Če se delež pogodb, sklenjenih v postopkih s pogajanjih glede na število naročil, ki jih odda isti odredbodajalec na podlagi prenosa, v primerjavi s prejšnjimi leti bistveno poveča ali če je ta delež bistveno višji od povprečja institucije, odgovorni odredbodajalec poroča instituciji in pri tem opiše ukrepe, ki jih je sprejel za spremembo tega trenda. Vsaka institucija pošlje poročilo o postopkih s pogajanji proračunskemu organu. V primeru Komisije se to poročilo priloži k povzetku letnih poročil o delu iz člena 60(7) Finančne uredbe.

Oddelek 3

Računovodja

Člen 55

Imenovanje računovodje(Člen 61 Finančne uredbe)

Vsaka institucija imenuje računovodjo izmed uradnikov, za katere veljajo Kadrovski predpisi za uradnike Evropskih skupnosti.

Institucija računovodjo obvezno izbere na podlagi njegove konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami.

Člen 56

Razrešitev računovodje(Člen 61 Finančne uredbe)

1. V primeru razrešitve računovodje se nemudoma pripravi vmesno poročilo.

To poročilo sestavlja zaključni račun iz naslova VII prvega dela Finančne uredbe na zadnji dan meseca, v katerem je računovodje razrešen.

2. Vmesno poročilo ni potrebno, če je računovodja razrešen na koncu proračunskega leta.

3. Vmesno poročilo ali, v okoliščinah iz odstavka 2, začasni zaključni račun iz člena 128 Finančne uredbe računovodja, ki bo prenehal opravljati svoje naloge ali, če to ni mogoče, uradnik iz njegove službe pošlje novemu računovodji, ki mora v največ enem mesecu od datuma predložitve pisno potrditi, da sprejema zaključni račun, lahko pa izrazi pridržke.

4. Vsaka institucija obvesti proračunski organ o vsakem imenovanju ali razrešitvi računovodje.

Člen 57

Mnenje o računovodskem sistemu in sistemu za vodenje evidence premoženja(Člen 61 Finančne uredbe)

Kadar sistemi za finančno poslovodenje, ki jih vzpostavi odredbodajalec, zagotavljajo podatke za računovodstvo institucije ali se uporabljajo za utemeljitev podatkov v tem računovodstvu, mora računovodja dati svoje soglasje k uvedbi ali spremembi takih sistemov.

Odgovorni odredbodajalec se mora z računovodjo posvetovati tudi o uvedbi ali spremembi sistemov za vodenje evidenc premoženja in sistemov za vrednotenje sredstev in obveznosti.

Člen 58

Vodenje zakladnice(Člen 61 Finančne uredbe)

1. Računovodja zagotovi, da ima njegova institucija na voljo zadostna sredstva za pokrivanje potreb po gotovini, ki nastanejo pri izvrševanju proračuna.

2. Za namene odstavka 1 računovodja vzpostavi sisteme za gotovinsko poslovanje, ki omogočajo, da pripravi načrte denarnega toka.

3. Računovodja Komisije razdeli razpoložljiva sredstva v skladu z Uredbo (ES, Euratom) št. 1150/2000.

Člen 59

Vodenje bančnih računov(Člen 61 Finančne uredbe)

1. Za potrebe vodenja zakladnice lahko računovodja v imenu institucije odpre račune pri finančnih institucijah ali nacionalnih centralnih bankah ali pa da odpreti take račune. V upravičenih primerih lahko odpre račune tudi v drugih valutah, ki ni evro.

2. Računovodja se s finančnimi institucijami pogaja o pogojih vodenja računov v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, učinkovitosti in javnega zbiranja ponudb.

3. Računovodja ponovno izvede postopek javnega zbiranja ponudb finančnih institucij, pri katerih so odprti računi, vsaj na vsakih pet let.

4. Računovodja zagotovi, da se natančno upoštevajo pogoji vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah.

5. Računovodja Komisije je po posvetu z računovodji drugih ustanov pristojen za usklajevanje pogojev vodenja računov, ki jih odprejo različne institucije.

Člen 60

Pooblastilo za podpisovanje(Člen 61 Finančne uredbe)

Pogoji, ki veljajo za odpiranje, vodenje in uporabo računov določajo, odvisno od zahtev notranjega kontroliranja, da mora čeke, naloge za bančna nakazila ali izvedbo drugih bančni poslov podpisati en ali več pravilno pooblaščenih delavcev.

V ta namen vsaka institucija sporoči vsem finančnim institucijami, pri katerih je odprla račune, imena pooblaščenih uradnikov in deponira njihove podpise.

Člen 61

Vodenje stanj na računih(Člen 61 Finančne uredbe)

1. Računovodja zagotovi, da stanje na bančnih računih, predvidenih v členu 59, ne odstopa bistveno od načrtov denarnih tokov iz člena 58(2) in v vsakem primeru:

(a) da nobeden od teh računov ne izkazuje negativnega stanja;

(b) da se stanje na računih, ki se vodijo v drugih valutah, redno preračunava v evre.

2. Računovodja ne sme voditi sredstev na računih, ki se vodijo v drugih valutah, ki bi zaradi tečajnih nihanj lahko povzročili čezmerni primanjkljaj institucij.

Člen 62

Prenosi in menjalni posli(Člen 61 Finančne uredbe)

Brez poseganja v člen 69 računovodja izvede prenose med računi, ki jih odpre v imenu institucije pri finančnih institucijah, in izvaja menjalne posle.

Člen 63

Načini plačila(Člen 61 Finančne uredbe)

Plačila se izvršujejo z bančnimi nakazili ali čeki.

Člen 64

Podatki o prejemnikih plačil(Člen 61 Finančne uredbe)

1. Računovodja lahko izvrši plačila z bančnim nakazilom šele, ko so v skupno podatkovno bazo vneseni podatki o bančnem računu prejemnika plačila.

Vnos podatkov o bančnem računu prejemnika plačila ali sprememba teh podatkov v podatkovni bazi se izvede na podlagi dokumenta v papirni ali elektronski obliki, ki ga potrdi banka prejemnika plačila.

2. Z namenom plačila z bančnim nakazilom lahko odredbodajalec prevzame obveznost do tretje osebe v imenu svoje institucije samo, če ta tretja oseba predloži dokumentacijo, ki je potrebna za vnos v podatkovno bazo.

Odredbodajalec pred pripravo odredbe za plačilo preveri, če so podatki o bančnem računu, ki jih je sporočil prejemnik plačila, še vedno veljavni.

V zvezi s predpristopno pomočjo se lahko posamične obveznosti sklenejo z javnimi oblastmi v državah, ki so prosile za pristop k Evropski uniji, brez predhodnega vnosa v podatkovno bazo prejemnikov plačila. V takih primerih odredbodajalec stori vse kar je v njegovi moči, da zagotovi čim prejšnji vnos teh podatkov. Sporazumi določajo, da je posredovanje podatkov o bančnem računu prejemnika plačila Komisiji pogoj, ki mora biti izpolnjen, da se lahko izvrši prvo plačilo.

Člen 65

Dokazila, ki jih hrani računovodja(Člen 61 Finančne uredbe)

Dokazila za računovodski sistem in za pripravo zaključnega računa iz člena 121 Finančne uredbe je treba hraniti najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament potrdi razrešitev za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo.

Za dokumente v zvezi s postopki, ki se še niso končali, se rok hranjenja podaljša do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo.

Vsaka institucija določi, katera služba hrani dokazila.

Oddelek 4

Skrbnik računa izločenih sredstev

Člen 66

Pogoji za uporabo računa izločenih sredstev(Člen 63 Finančne uredbe)

1. Kadar je zaradi majhnih zneskov nemogoče ali neučinkovito izvajati plačilne postopke s proračunskimi postopki, se lahko za plačila takih izdatkov oblikuje račun izločenih sredstev.

2. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko začasno potrjuje in plačuje izdatke po navodilih odgovornega odredbodajalca.

3. Račun izločenih sredstev se oblikuje in skrbnik računa izločenih sredstev imenuje s sklepom računovodje, ki ga izda na podlagi primerno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca. Ta sklep določa odgovornosti in obveznosti skrbnika računa izločenih sredstev in odredbodajalca.

Tudi za spremembo pogojev poslovanja s sredstvi na računu izločenih sredstev je potreben sklep računovodje, ki ga izda na podlagi pravilno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca.

Člen 67

Pogoji za odprtje računa izločenih sredstev in plačevanje z njega(Člen 63 Finančne uredbe)

1. Sklep o oblikovanju računa izločenih sredstev in imenovanju skrbnika računa izločenih sredstev ter sklep o spremembi pogojev poslovanja s sredstvi na računu izločenih sredstev določa zlasti:

(a) najvišji znesek, ki ga je možno izločiti na račun, in njegov namen;

(b) ali je treba na ime zadevne institucije odpreti bančni ali žiro račun;

(c) vrsto in najvišji znesek posameznih odhodkovnih postavk, ki jih lahko plača skrbnik računa izločenih sredstev tretjim osebam ali pobere od njih;

(d) pogostnost predložitve dokazil in postopek za njihovo predložitev ter način njihovega pošiljanja odredbodajalcu za obračun;

(e) postopek, ki se uporabi za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev;

(f) da transakcije na računu izločenih sredstev odredbodajalec obračuna najpozneje na koncu naslednjega meseca, da je mogoče uskladiti računovodsko in bančno stanje;

(g) rok veljavnosti pooblastila, ki ga da računovodja skrbniku računa izločenih sredstev;

(h) podatke o imenovanem skrbniku računa izločenih sredstev.

2. V predlogih za sklepe za oblikovanje računa izločenih sredstev odgovorni odredbodajalec zagotovi, da:

(a) ima prednost uporaba proračunskih postopkov, pri katerih obstaja dostop do centralnega računalniškega računovodskega sistema;

(b) se račun izločenih sredstev uporablja samo v utemeljenih primerih.

Razen specifičnih predplačil na področju človekoljubne pomoči in obvladovanja kriznih razmer v smislu člena 168(2) najvišji znesek iz točke (c) odstavka 1 ne sme preseči 30000 evrov na posamezno odhodkovno postavko.

3. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko izvrši plačila tretjim osebam na podlagi in v mejah:

(a) predhodnega prevzema proračunskih in pravnih obveznosti, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec;

(b) pozitivnega stanja na računu izločenih sredstev v gotovini ali na računih.

4. Plačila z računa izločenih sredstev se izvršujejo z bančnimi nakazili, čeki ali drugimi plačilnimi sredstvi.

5. Plačilom sledi formalna dokončna potrditev sklepov in/ali odredb za plačilo, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec.

Člen 68

Izbira skrbnika računa izločenih sredstev(Člen 63 Finančne uredbe)

Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere izmed uradnikov kategorije A, B in C. Po potrebi se lahko skrbnik računa izločenih sredstev izbere izmed uradnikov, za katere veljajo pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev na ravni, ki je enakovredna tem kategorijam. Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere na podlagi njegovega znanja, veščin in zlasti konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.

Člen 69

Zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev(Člen 63 Finančne uredbe)

1. Računovodja izvrši plačilo na račun izločenih sredstev in spremlja odprtje bančnih računov in prenosa nalog podpisnika in kontrol na kraju samem ter v centraliziranih računovodskih evidencah. Računovodja da na voljo sredstva za blagajno predplačil. Predplačila se plačajo na bančni račun, ki se odpre za predplačila.

Sredstva na računu izločenih sredstev se lahko zagotavljajo tudi neposredno z raznimi lokalnimi prihodki, kot so prihodki iz:

(a) prodaje opreme;

(b) publikacij;

(c) raznih vračil;

(d) obresti.

Predplačila se obračunajo na podlagi izdatkov ali raznih ali namenskih prejemkov v skladu s sklepom o oblikovanju računa izločenih sredstev iz člena 67 in določbami Finančne uredbe. Računovodja odšteje zadevne zneske, ko ponovno nakaže sredstva na račun izločenih sredstev.

2. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko sredstva prenaša med različnimi bančnimi računi, ki se nanašajo na isto račun izločenih sredstev, predvsem da bi se izognil negativnim tečajnim razlikam.

Člen 70

Pregledi, ki jih opravljata odredbodajalec in računovodja(Člen 63 Finančne uredbe)

1. Skrbnik računa izločenih sredstev vodi evidenco sredstev, ki so mu na razpolago v gotovini in na bančnih računih, ter opravljenih izplačil in prejetih zneskov v skladu s pravili in z navodili računovodje. Obračuni tega konta so vedno dostopni odgovornemu odredbodajalcu in skrbniku računa izločenih sredstev pošlje seznam transakcij za pretekli mesec skupaj z dokazili odredbodajalcu, ki obračuna posle na računu izločenih sredstev.

2. Računovodja izvaja preglede, ki se običajno izvajajo na kraju samem in brez predhodne napovedi, s katerimi preveri obstoj sredstev, ki so bila dodeljena skrbniku računa izločenih sredstev, in knjigovodstvo ter preveri, če so transakcije na računu izločenih sredstev obračunane v za to določenem roku, ali pa zagotovi, da take preglede izvaja uradnik ali drug uslužbenec njegove službe ali službe za odobravanje, ki je posebej pooblaščen za ta namen. Računovodja sporoči ugotovitve teh pregledov odgovornemu odredbodajalcu.

Člen 71

Postopek za oddajo javnih naročil(Člen 63 Finančne uredbe)

Plačila z računa izločenih sredstev se lahko v mejah, ki jih določa člen 129(4), uporabljajo enostavno za plačila stroškov po računih brez predhodnega sprejema ponudbe.

POGLAVJE 4

Odgovornost finančnih udeležencev

Oddelek 1

Splošna pravila

Člen 72

Organi, odgovorni za boj proti goljufijam(Člena 60(6) in 65(2) Finančne uredbe)

Razume se, da organi iz členov 60(6) in 65(2) Finančne uredbe pomenijo organe, ki so imenovani na podlagi Kadrovskih predpisov za uradnike in pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu Kadrovski predpisi) in sklepov institucij Skupnosti o pogojih in načinu izvajanja notranjih preiskav v zvezi s preprečevanjem goljufij, korupcije in drugih nezakonitih dejanj, ki škodujejo interesom Skupnosti.

Oddelek 2

Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa

Člen 73

Potrditev navodil(Člen 66(2) Finančne uredbe)

1. Odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa, ki prejme zavezujoče navodilo, za katerega meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti ker navodila ni mogoče izvesti z dodeljenimi viri, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel ali nadalje prenesel naloge. Če ta organ navodilo pisno potrdi in odredbodajalec potrditev prejme pravočasno in je iz potrditve tudi dovolj jasno razvidno, da se izrecno nanaša na točke, ki jim je odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa oporekal, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja; odredbodajalec izvede navodilo, razen če ne pomeni kršitve kazenskega prava ali veljavnih varnostnih standardov.

2. Odstavek 1 se uporablja tudi v primerih, kadar odredbodajalec med izvajanjem zavezujočega navodila ugotovi, da bi zaradi okoliščin zadeve lahko nastala nepravilnost.

3. Vsa navodila, potrjena na način, opisan v členu 66(2) Finančne uredbe, odredbodajalec na podlagi prenosa evidentira in jih tudi navede v letnem poročilu o delu.

Člen 74

Finančne nepravilnosti(Člena 60(6) in 66(4) Finančne uredbe)

Brez poseganja v pristojnosti Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) je v zvezi s kršitvami katere koli določbe Finančne uredbe ali določbe, ki se nanaša na finančno poslovodenje ali preverjanje poslovanja in je posledica dejanja ali opustitve dejanja uradnika ali drugega uslužbenca, pristojna posebna komisija za finančne nepravilnosti.

Člen 75

Komisija za finančne nepravilnosti(Člena 60(6) in 66(4) Finančne uredbe)

1. Primere finančnih nepravilnosti iz člena 74 organ za imenovanje ali, kjer je to primerno, organ, pooblaščen za sklepanje pogodb o zaposlovanju, predloži v presojo komisiji iz člena 66(4) Finančne uredbe.

Kadar komisiji zadevo predloži organ za imenovanje ali organ, pooblaščen za sklepanje pogodb o zaposlitvi, komisija poda svoje mnenje, v katerem oceni ali je nastala nepravilnost v smislu člena 74, kakor resna je ta nepravilnosti in kakšne bi bile lahko njene posledice. Če analiza komisije pokaže, da je zadeva, ki ji je bila predložena, spada v pristojnost OLAF, nemudoma vrne spis zadeve organu za imenovanje ali organu, pooblaščenemu za sklepanje pogodb o zaposlitvi, in takoj obvesti OLAF.

Kadar komisijo iz prvega pododstavka o zadevi obvesti neposredno kateri od delavcev v skladu s členom 60(6) Finančne uredbe, komisija pošlje spis organu za imenovanje ali, kjer je to primerno, organu, pooblaščenemu za sklepanje pogodb o zaposlitvi, in o tem obvesti delavca.

2. Vsaka institucija glede na svojo notranjo organiziranost določi način delovanja komisije iz člena 66(4) Finančne uredbe in njeno sestavo, ki vključuje tudi zunanjo osebo z zahtevno usposobljenostjo in izkušnjami.

POGLAVJE 5

Prihodki

Oddelek 1

Lastna sredstva

Člen 76

Pravila, ki se uporabljajo za lastna sredstva(Člen 69 Finančne uredbe)

Odredbodajalec pripravi terminski način, ki prikazuje, kdaj bodo lastna sredstva, opredeljena v Sklepu o sistemu virov lastnih sredstev Evropskih skupnosti, dana na voljo Komisiji.

Lastna sredstva se določijo in izterjajo v skladu s pravili, ki se sprejmejo na podlagi sklepa iz prvega odstavka.

Oddelek 2

Ocena terjatev

Člen 77

Ocena terjatev(Člen 70 Finančne uredbe)

1. Ocene terjatev vsebujejo vrsto prihodka in proračunsko postavko, na katero naj bi se knjižile, in po možnosti podatke o dolžniku ter ocenjeni znesek terjatve.

Pri pripravi ocene terjatev odgovorni odredbodajalec preveri predvsem, da:

(a) je prihodek knjižen na pravilno proračunsko postavko;

(b) je ocena pravilna in je v skladu z veljavnimi določbami in načelom dobrega finančnega poslovodenja.

2. Ob upoštevanju člena 161(2) Finančne uredbe ocena zneska terjatev ne pomeni, da so pravice porabe na voljo. V primerih iz člena 18 Finančne uredbe se lahko proračunska sredstva dajo na voljo šele, ko Skupnosti dejansko izterjajo dolgovane zneske.

Oddelek 3

Ugotovitev terjatev

Člen 78

Postopek(Člen 71 Finančne uredbe)

1. Ko odgovorni odredbodajalec ugotovi terjatev, to pomeni priznanje pravice Skupnosti do dolžnika in priznanje pravice zahtevati, da dolžnik dolg plača.

2. Nalog za izterjavo je postopek, s katerim odgovorni odredbodajalec da navodilo računovodji, da izterja ugotovljeni znesek terjatve.

3. Z opominom dolžniku se dolžnika obvesti:

(a) da so Skupnosti ugotovile znesek terjatve;

(b) da je dolg Skupnostim zapadel v plačilo na določen datum (v nadaljnjem besedilu "datum zapadlosti");

(c) če dolga ne bo plačal do tega datuma zapadlosti, da se za dolg zaračunajo obresti po obrestni meri iz člena 86, brez poseganja v posebne predpise, ki se lahko uporabijo;

(d) da bo institucija izterjala znesek s pobotom, kadar bo to mogoče, o čemer bo pred tem obvestila dolžnika;

(e) če dolžnik dolga ne bo plačal do določenega datuma zapadlosti, da bo institucija izterjala znesek z unovčenjem garancije, ki jo je dolžnik predložil vnaprej;

(f) če po sprejetju vseh teh ukrepov znesek ni poplačan v celoti, da bo institucija izterjala znesek z izvršitvijo odločbe, izdane bodisi v skladu s členom 72(2) Finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.

Odredbodajalec pošlje opomin dolžniku in kopijo opomina računovodji.

Člen 79

Ugotovitev terjatev(Člen 71 Finančne uredbe)

Da se znesek terjatve lahko ugotovi, odgovorni odredbodajalec zagotovi:

(a) da je terjatev nedvomna in da ni z ničemer pogojena;

(b) da je terjatev v fiksnem znesku, natančno izražena v denarju;

(c) da je terjatev zapadla in da zanjo ni določen noben plačilni rok;

(d) da so podatki o dolžniku pravilni;

(e) da je znesek, ki ga je treba izterjati, knjižen na pravilno proračunsko postavko,

(f) da so dokazila pravilna; in

(g) da je upoštevano načelo dobrega finančnega poslovodenja, zlasti glede meril iz točke (a) člena 87(1).

Člen 80

Dokazila za ugotovitev terjatev(Člen 71 Finančne uredbe)

1. Ugotovitev zneska terjatev temelji na dokazilih, ki potrjujejo upravičenost Skupnosti.

2. Pred ugotovitvijo zneska terjatev odgovorni odredbodajalec osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila pregledana.

3. Odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členoma 48 in 49.

Oddelek 4

Odobritev izterjave

Člen 81

Izdaja naloga za izterjavo(Člen 72 Finančne uredbe)

1. V nalogu za izterjavo je navedeno:

(a) proračunsko leto, na katero naj bi se prihodek knjižil;

(b) akt ali pravna obveznost, ki je vir dolga in podlaga za pravico do izterjave;

(c) proračunski člen in kakršna koli nadaljnja členitev, ki se uporablja, vključno, kjer je to primerno, s sklicevanjem na ustrezne proračunske obveznosti;

(d) znesek, ki ga je treba izterjati, izražen v evrih;

(e) ime in naslov dolžnika;

(f) datum zapadlosti; in

(g) možen način izterjave, zlasti možnost izterjave s pobotom ali z unovčenjem predložene garancije.

2. Nalog za izterjavo odgovorni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji.

Oddelek 5

Izterjava

Člen 82

Formalnosti pri izterjavi(Člen 73 Finančne uredbe)

1. Ob izterjavi računovodja znesek terjatve zavede v računovodsko evidenco in o tem obvesti odgovornega odredbodajalca.

2. Za vsako gotovinsko plačilo se računovodji ali skrbniku računa izločenih sredstev izda potrdilo o plačilu.

Člen 83

Izterjava s pobotom(Člen 73 Finančne uredbe)

Računovodja lahko kadarkoli v postopku, potem ko o tem obvesti odgovornega odredbodajalca in dolžnika, izterja ugotovljeni znesek terjatve s pobotom, kadar ima dolžnik tudi zahtevek do Skupnosti, ki je nedvoumen, v fiksnem znesku in zapadel, v višini zneska v odredbi za plačilo.

Člen 84

Postopek izterjave, če dolžnik dolga ne plača prostovoljno(Člena 72 in 73 Finančne uredbe)

1. Brez poseganja v člen 83, če do dneva plačila, določenega v opominu, celoten znesek ni vrnjen, računovodja obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izterjavo s pomočjo pravnih sredstev, ki so mu na voljo, vključno, kjer je to primerno, z unovčenjem garancije, ki je bila predložena vnaprej.

2. Brez poseganja v člen 83, kadar ni mogoče uporabiti načina izterjave iz odstavka 1 in dolžnik ne plača dolga na podlagi formalnega opomina, ki mu ga je poslal računovodja, računovodja izvrši odločbo o izterjavi, izdano bodisi v skladu s členom 72(2) Finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.

Člen 85

Podaljšanje plačilnega roka(Člen 73 Finančne uredbe)

Računovodja lahko v sodelovanju z odgovornim odredbodajalcem rok plačila podaljša samo na pisno prošnjo dolžnika, ki je primerno utemeljena, in pod pogojem, da sta izpolnjena naslednja pogoja:

(a) dolžnik se zaveže, da bo plačal obresti po obrestni meri, določeni v členu 86, za celotno obdobje podaljšanja, ki se začnejo obračunavati na datum, ko je plačilo prvikrat zapadlo; in

(b) da za zavarovanje pravic Skupnosti dolžnik predloži finančno zavarovanje, ki pokriva neporavnani dolg tako za znesek glavnice kot obresti in ki ga računovodja institucije sprejme.

Zavarovanje iz točke (b) prvega odstavka se lahko nadomesti s solidarnim poroštvom, ki ga da tretja oseba in ga računovodja institucije sprejme.

Člen 86

Zamudne obresti(Člen 71(4) Finančne uredbe)

1. Brez poseganja v kakršne koli posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe sektorskih predpisov, se za vsak znesek terjatev, ki ni bil poplačan v določenem roku, zaračunajo obresti v skladu z odstavkoma 2 in 3.

2. Obrestna mera za zneske terjatev, ki niso poplačani v določenem roku plačila, je mera, ki jo uporablja Evropska centralna banka za refinanciranje glavnice, objavljena v seriji C Uradnega lista Evropskih skupnosti, in ki velja na prvi koledarski dan meseca, v katerem znesek zapade v plačilo, povečana za:

(a) sedem odstotnih točk, če je dogodek, ki je podlaga obveznosti, pogodba o javnem naročilu blaga in storitev iz naslova V;

(b) tri in pol odstotne točke v vseh drugih primerih.

3. Obresti se zaračunajo od koledarskega dne po datumu zapadlosti, določenem v opominu, do koledarskega dne, ko je dolg v celoti poplačan.

4. Pri vseh delnih plačilih se najprej pokrijejo obresti, določene v skladu z odstavkoma 2 in 3.

5. V primeru globe, kadar dolžnik zagotovi finančno zavarovanje, ki ga računovodja sprejme namesto delnega plačila, je obrestna mera, ki se uporablja od datuma zapadlosti, mera iz odstavka 2, povečana za samo eno in pol odstotne točke.

Člen 87

Odstop od izterjave ugotovljenega zneska terjatve(Člen 73 Finančne uredbe)

1. Odgovorni odredbodajalec lahko odstopi od izterjave celotnega ali dela ugotovljenega zneska terjatve samo v naslednjih primerih:

(a) kadar bi bili stroški izterjave predvidoma višji od zneska, ki ga je treba izterjati, in bi odstop ne škodil podobi Skupnosti;

(b) kadar zneska terjatve ni mogoče izterjati zaradi zastaranja ali plačilne nesposobnosti dolžnika;

(c) kadar izterjava ni skladna z načelom sorazmernosti.

2. V primeru iz točke (c) odstavka 1 odgovorni odredbodajalec ukrepa v skladu z naprej določenimi postopki v posamezni instituciji in uporablja naslednja merila, ki so obvezna in se uporabljajo v vseh primerih:

(a) dejstva, ob upoštevanju resnosti nepravilnosti, zaradi katere je bil ugotovljen znesek terjatve (goljufija, ponovitev kršitve, namen, skrbnost, dobra vera, očitna napaka);

(b) učinek, ki bi ga odstop od terjatve lahko imel na delovanje Skupnosti in njihove finančne interese (znesek terjatve, tveganje, da bi odstop predstavljal precedens, zmanjševanje pomena, da so pravne norme zavezujoče).

Glede na okoliščine zadeve lahko odgovorni odredbodajalec upošteva tudi naslednja dodatna merila:

(a) morebitno izkrivljanje konkurence, ki bi ga povzročil odstop od izterjave;

(b) gospodarsko in socialno škodo, ki bi lahko nastala, če bi se dolg izterjal v celoti.

3. Odločba o odpovedi izterjavi iz člena 73(2) Finančne uredbe mora biti obrazložena in v njej je treba navesti ukrepe, ki so bili izvedeni za izterjavo terjatve, ter predpise in dejstva, s katerimi je odstop od izterjave utemeljen. Odgovorni odredbodajalec odstopi od izterjave v skladu s postopkom iz člena 81.

4. Institucija ne more prenesti pooblastila za odstop od izterjave ugotovljenega zneska terjatve, če znesek, v zvezi s katerim naj bi odstopila od izterjave:

(a) presega 1000000 evrov; ali

(b) presega 100000 evrov in ta znesek predstavlja več kakor 25 % ugotovljenega zneska terjatve.

Za terjatve pod mejnim zneski iz prvega pododstavka vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za odstop od izterjave ugotovljenega dolga.

5. Vsaka institucija vsako leto pošlje organu za izvrševanje proračuna poročilo o odstopih od izterjave iz odstavkov 1 do 4 za zneske v višini nad 100000 evri. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o delu iz člena 60(7) Finančne uredbe.

Člen 88

Razveljavitev ugotovljenega zneska terjatve(Člen 73 Finančne uredbe)

1. V primeru napake glede pravne podlage odgovorni odredbodajalec razveljavi ugotovljeni znesek terjatve v skladu s členom 80 in 81; razveljavitev mora biti ustrezno obrazložena.

2. Vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za razveljavitev ugotovljenega zneska terjatve.

Člen 89

Tehnični in računovodski popravek ugotovljenega zneska terjatve(Člen 73 Finančne uredbe)

1. Odgovorni odredbodajalec popravi ugotovljeni znesek terjatve navzgor ali navzdol, če je sprememba zneska potrebna zaradi odkritja stvarne napake, pod pogojem, da popravek ne pomeni odstopa od ugotovljene upravičenosti Skupnosti. Takšen popravek se izvede v skladu s členoma 80 in 81 in mora biti ustrezno obrazložen.

2. Vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za izvedbo tehničnega in računovodskega popravka ugotovljenega zneska terjatve.

POGLAVJE 6

Izdatki

Člen 90

Sklep o financiranju(Člen 75 Finančne uredbe)

Sklep o financiranju določi bistvene sestavine ukrepa, ki zahteva izdatke v breme proračuna.

Oddelek 1

Prevzem obveznosti za izdatke

Člen 91

Celotne in začasne obveznosti(Člen 76(2) Finančne uredbe)

1. Celotne proračunske obveznosti se izvršujejo bodisi na podlagi sklenjenih sporazumov o financiranju, ki sami predvidevajo poznejšo sklenitev ene pravne obveznosti ali več, bodisi s sklenitvijo ene pravne obveznosti ali več.

Sporazumi o financiranju na področju finančne pomoči in proračunske podpore, ki pomenijo pravno obveznost, so lahko podlaga za plačilo, ne da bi bilo treba skleniti druge pravne obveznosti.

2. Začasne obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo ene pravne obveznosti ali več, na podlagi katere nastane pravica do poznejših plačil, bodisi, v primerih, ki se nanašajo na izdatke za osebje institucije ali za obveščanje javnosti o dogodkih Skupnosti, neposredno s plačili.

Člen 92

Sprejetje celotne obveznosti(Člen 76 Finančne uredbe)

1. Celotna obveznost se prevzame na podlagi sklepa o financiranju.

Celotna obveznost se prevzame najpozneje pred izdajo sklepa o izbiri upravičencev in, kadar izvrševanje določenih proračunskih sredstev pomeni sprejetje delovnega programa v smislu člena 166, potem, ko je tak program sprejet.

2. Kadar se celotna obveznost izvršuje s sklenitvijo sporazuma o financiranju, se drugi pododstavek odstavka 1 ne uporablja.

Člen 93

Razveljavitev dodelitev proračunskih sredstev, če v treh letih ni nobenega plačila(Člen 77 Finančne uredbe)

Odobritev proračunskih sredstev za pravno obveznost, za katero v obdobju treh let po podpisu pravne obveznosti ni bilo nobenega plačila v smislu člena 81 Finančne uredbe, se razveljavi.

Člen 94

Enotnost podpisovanja(Člen 76 Finančne uredbe)

1. Izjema od pravila, da mora biti samo en podpisnik za proračunske obveznosti in za ustrezne pravne obveznosti, je mogoča samo v naslednjih primerih:

(a) kadar se obveznosti prevzamejo začasno;

(b) kadar se celotna obveznosti nanašajo na sporazume o financiranju s tretjimi državami;

(c) kadar sklep institucije predstavlja pravno obveznost;

(d) kadar se celotna obveznost izvršuje z več pravnimi obveznostmi, za katere so odgovorni različni odredbodajalci na podlagi prenosa;

(e) kadar mora v zvezi z blagajno predplačil, ki je na voljo za zunanje ukrepe, pravne obveznosti podpisati več uradnikov lokalnih enot iz člena 254.

2. Če je odgovorni odredbodajalec, ki je podpisal prevzem proračunske obveznosti, odsoten in bo ostal odsoten v obdobju, ki je daljše od roka za sklenitev pravnih obveznosti, to pravno obveznost sklene oseba, ki je imenovana za njegovo nadomeščanja v skladu s pravili o nadomeščanju, ki jih sprejme vsaka institucija, pod pogojem, da ima ta oseba status odredbodajalca v skladu s členom 59(2) Finančne uredbe.

Člen 95

Evidentiranje posameznih pravnih obveznosti(Člen 77 Finančne uredbe)

V primeru celotne proračunske obveznosti, ki ji sledi več posameznih pravnih obveznosti, odgovorni odredbodajalec zneske teh zaporednih posameznih pravnih obveznosti evidentira v centralni računovodski evidenci. Odgovorni odredbodajalec preveri, da skupni znesek ne preseže zneska celotne obveznosti, ki jih pokriva.

Evidentiranje v računovodski evidenci vsebuje sklicevanje na celotno obveznost, proti kateri se posamezne obveznosti knjižijo.

Odgovorni odredbodajalec evidentira zneske v računovodski evidenci preden podpiše ustrezne posamezne pravne obveznosti.

Člen 96

Upravni izdatki, ki se pokrivajo z začasnimi obveznostmi(Člen 76 Finančne uredbe)

Med postavke, ki se štejejo za rutinske upravne izdatke in ki lahko zahtevajo začasen prevzem obveznosti, spadajo:

(a) izdatki za plače osebja, ne glede na to ali jih pokrivajo Kadrovski predpisi ali ne, za druge človeške vire, pokojnine in za plačilo strokovnjakov;

(b) izdatki v zvezi s člani institucij;

(c) izdatki za usposabljanje;

(d) izdatki za razpise, izbiranje in zaposlovanje;

(e) stroški službenih potovanj;

(f) reprezentančni stroški;

(g) stroški sejnin;

(h) samostojni tolmači in/ali prevajalci;

(i) izmenjava uradnikov;

(j) redne najemnine premičnin in nepremičnin;

(k) razna zavarovanja;

(l) čiščenje in vzdrževanje;

(m) stroški za socialno varstvo;

(n) uporaba telekomunikacijskih storitev;

(o) finančne dajatve;

(p) pravni izdatki;

(q) odškodnine, skupaj z obrestmi;

(r) delovna oprema;

(s) voda, plin, elektrika;

(t) redne publikacije na papirju ali v elektronski obliki.

Oddelek 2

Potrditev izdatkov

Člen 97

Potrjevanje in zaznamek "odobreno za plačilo"(Člen 79 Finančne uredbe)

1. Potrjevanje izdatkov temelji na dokazilih v smislu člena 104, ki potrjujejo upravičenost upnika na osnovi dejansko opravljene storitve, dejansko dobavljeno blago ali dejansko izvedene gradnje ali na podlagi drugih dokumentov, ki utemeljujejo plačilo.

2. Odgovorni odredbodajalec pred izdajo sklepa o potrditvi izdatka osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila pregledana.

3. Odločitev o potrditvi se izrazi tako, da odgovorni odredbodajalec ali uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ga je odredbodajalec za to pooblastil s formalnim sklepom, podpiše zaznamek "odobreno za plačilo". Takšni sklepi o pooblastilu se hranijo za morebitno uporabo v prihodnje.

Člen 98

Zaznamek "odobreno za plačilo" pri pogodbah za javna naročila(Člen 79 Finančne uredbe)

Pri plačilih po pogodbah za javna naročila zaznamek "odobreno za plačilo" potrjuje:

(a) da je institucija prejela in formalno evidentirala račun, ki ga je izdal izvajalec;

(b) da je uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ki ga je odgovorni odredbodajalec pravilno pooblastil, opremil sam račun ali notranji dokument, ki mu je bil priložen prejeti račun, z zaznamkom "potrjujem pravilnost" in ga podpisal;

(c) da je odgovorni odredbodajalec ali druga oseba na njegovo odgovornost preverila vse vidike računa, predvsem z namenom določitve zneska, ki ga je treba plačati, in veljavnosti plačila kot poplačila obveznosti.

Zaznamek "potrjujem pravilnost" iz točke (b) prvega odstavka potrjuje, da so bile storitve, predvidene v pogodbi, pravilno opravljene ali da je bilo blago, predvideno v pogodbi, pravilno dobavljeno, ali da so bile gradnje, predvidene v pogodbi, pravilno izvedene. Za blago in gradnje uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen, pripravi začasno potrdilo o prevzemu in na koncu garancijske dobe, določene v pogodbi, končno potrdilo o prevzemu. Ti dve potrdilo se štejeta kot zaznamek "potrjujem pravilnost".

Člen 99

Zaznamek "odobreno za plačilo" pri donacijah(Člen 79 Finančne uredbe)

Pri plačilih donacij zaznamek "odobreno za plačilo" potrjuje:

(a) da je institucija prejela in formalno evidentirala zahtevek za plačilo, ki ga je pripravil upravičenec;

(b) da je uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ga je odgovorni odredbodajalec pravilno pooblastil, opremil sam zahtevek za plačilo ali notranji dokument, ki mu je bil priložen prejeti zahtevek za plačilo, z zaznamkom "potrjujem pravilnost" in ga podpisal; s podpisom tega zaznamka uradnik al