SL Uradni list Evropske unije L 272/13

ODLOČBA PREVAJALSKEGA CENTRA ZA ORGANE EVROPSKE UNIJE

z dne 13. aprila 2004

o izvajanju Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov

(2004/605/ES)

UPRAVNI ODBOR JE –

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 2965/94 z dne 28. novembra 1994, ki ustanavlja Prevajalski center za organe Evropske unije (1), nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 1645/2003 (2) z dne 18. junija 2003, in zlasti člena 18(a),

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Drugi pododstavek člena 1 Pogodbe o Evropski uniji utemeljuje načelo preglednosti, s katerim pogodba predstavlja nov korak v procesu oblikovanja vse tesnejše zveze med narodi Evrope, v kateri se odločitve sprejemajo čimbolj javno in v kar najtesnejši povezavi z državljani.

(2) S preglednostjo je zagotovljena večja zakonitost, učinkovitost in odgovornost uprave do svojih državljanov v demokratičnem sistemu in preglednost prispeva h krepitvi načel demokracije in spoštovanja človekovih temeljnih svoboščin kakor so določene v členu 6 Pogodbe o Evropski uniji in v Evropski listini o temeljnih pravicah.

(3) Člen 18(a) Uredbe (ES) št. 2965/94 določa, da Uredba (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001, glede dostopa javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (3) („Uredba (ES) št. 1049/2001“) dokumente, ki jih ima Center. Poleg tega določa tudi, da mora Upravni odbor sprejeti praktične rešitve za izvajanje Uredbe (ES) št. 1049/2001 –

SPREJEL NASLEDNJO ODLOČBO:

Člen 1

Upravičenci do dostopa in področje uporabe

1. Katera koli fizična ali pravna oseba ima pravico do dostopa do dokumentov Prevajalskega centra za organe Evropske unije („Center“) ob upoštevanju načel, pogojev in omejitev, določenih v Uredbi (ES) št. 1049/2001 in v skladu s predpisi, določenimi v tej odločbi.

2. Dokumenti, ki jih ima Center samo za namene prevajanja, niso v lasti Centra v smislu člena 2(3) Uredbe (ES) št. 1049/2001.

Člen 2

Opredelitev pojmov

Za namene te odločbe:

(a) „dokument“ pomeni neko vsebino, ne glede na to kakšen je njen medij (napisana na papirju ali shranjena v elektronski obliki ali kot zvočni, vizualni ali avdiovizualni zapis) o vprašanju, nanašajočem se na politiko, dejavnosti ali odločitve s področja odgovornosti Centra;

(b) „tretja stranka“ pomeni katero koli fizično ali pravno osebo ali subjekt zunaj Centra, vključno z državami članicami, drugimi institucijami in organi Skupnosti ali zunaj Skupnosti in tretjimi državami.

Člen 3

Prošnje za dostop

1. Prošnja za dostop do dokumenta se pošlje Centru preko njegove spletne strani (www.cdt.eu.int), po elektronski pošti (cdt@cdt.eu.int), po običajni pošti (Translation Centre for the Bodies of the European Union, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luxembourg), ali po faksu (352) 421 71 12 20). Center bo na začetne in potrdilne prošnje odgovoril v roku 15 delovnih dni od datuma vpisa prošnje v register. V primerih, ko gre za zapletene ali obsežne prošnje, se ta rok lahko podaljša za 15 delovnih dni. Za podaljšanje roka morajo biti podani razlogi, prosilec pa vnaprej obveščen.

2. Če prošnja ni dovolj natančna, kot je navedeno v členu 6(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001, Center prosi prosilca, da navede dodatna pojasnila, s pomočjo katerih lahko ugotovi za kateri dokument gre. Rok za odgovor začne teči, ko Center dobi te podatke.

3. Vsaka odločba, tudi če je le delno negativna, navaja razloge za zavrnitev, ki morajo temeljiti na eni od izjem, navedenih v členu 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001 ter seznanja prosilca s sredstvi, ki jih ima na voljo.

Člen 4

Obravnava začetnih prošenj

1. Takoj ko je prošnja vpisana v register, se prosilcu pošlje potrdilo o prejemu, razen če je odgovor mogoče poslati takoj. Potrdilo o prejemu in odgovor se pošljeta v pisni obliki, ali kjer je primerno, preko elektronskih sredstev.

2. Brez vpliva na člen 9 te odločbe, odločitve v zvezi z začetnimi prošnjami sprejema upravni oddelek. S tem namenom se določi člana osebja, katerega naloga bo obdelava prošenj za dostop in usklajevanje odgovorov.

Prosilca se obvesti o izidu njegove prošnje.

Vsak odgovor, tudi če je le delno negativen, seznanja prosilca s pravico, da v roku 15 dni od prejema odgovora vloži pri Centru potrdilno prošnjo.

3. Pri celoviti ali delni zavrnitvi lahko prosilec v 15 delovnih dneh od prejema odgovora Centra vloži potrdilno prošnjo, v kateri prosi Center, da svoje stališče ponovno preuči.

4. Če Center ne odgovori v predpisanem roku, ima prosilec pravico do vložitve potrdilne prošnje.

Člen 5

Obravnava potrdilnih prošenj

1. Odločitve v zvezi s potrdilnimi prošnjami sprejema direktor Centra. O vsaki taki odločitvi obvesti Upravni odbor Centra.

2. Prosilca se o odločitvi pisno obvesti, kjer je primerno, z elektronskimi sredstvi, hkrati pa se ga seznani s pravico, da prične sodni postopek pri Sodišču prve stopnje ali pošlje pritožbo Evropskemu varuhu človekovih pravic.

Člen 6

Posveti

1. Če dobi Center prošnjo za dostop do dokumenta, ki ga sicer ima, vendar izhaja iz tretje stranke, Center preveri, če zanj veljajo izjeme opredeljene v členu 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

2. Če po pregledu Center meni, da je treba dostop zavrniti v skladu z eno od izjem navedenih v členu 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001, se prosilcu pošlje negativen odgovor brez posveta s tretjo stranko.

3. Brez vpliva na določbe člena 4 te odločbe, Center odobri prošnjo brez posveta s tretjo stranko-avtorjem, kadar:

(a) je bil zahtevani dokument že razkrit s strani avtorja ali v skladu z Uredbo (ES) št. 1049/2001 ali podobnimi določili;

(b) je očitno, da razkritje ali delno razkritje njegove vsebine, ne bo vplivalo na nobenega od interesov navedenih v členu 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

V vseh drugih primerih se posvetuje s tretjo stranko-avtorjem.

4. Če se prošnja tiče dokumenta, ki izhaja iz države članice, se bo Center posvetoval z izvornim pristojnim organom v skladu z določili odstavka 3(a) tega člena.

5. Tretja stranka, ki je zaprošena za posvet, odgovori v roku, ki ni krajši od petih delovnih dni, vendar mora omogočiti Centru, da se drži svojega roka za odgovor. Če v določenem roku tretja stranka ne posreduje odgovora ali če se tretje stranke ne da najti ali ni razpoznavna, se Center odloči v skladu s pravili o izjemah iz člena 4 Uredbe (ES) 1049/2001, upoštevajoč zakonite interese tretje stranke na podlagi podatkov, ki so mu na voljo.

6. Če Center namerava razkriti dokument kljub izrecnemu mnenju avtorja, o svoji nameri o razkritju dokumenta obvesti avtorja po preteku desetih delovnih dni in ga opozori na sredstva, ki jih ima na voljo, da nasprotuje razkritju.

Člen 7

Uresničevanje pravice do dostopa

1. Dokument se pošlje po pošti, faksu ali, kadar je mogoče, po elektronski pošti. Če je dokument obsežen ali neroden za rokovanje, se prosilca povabi, naj si ga ogleda na kraju samem. Tak ogled je brezplačen.

2. Če je bil dokument objavljen, se v odgovoru navede podatke o objavi in/ali kraj, kjer je dokument na voljo ter se, kjer je ustrezno, na spletni strani Centra www.cdt.eu.int navede njegov spletni naslov.

3. Če obseg zahtevanega dokumenta presega 20 strani, se lahko prosilcu zaračuna znesek 0,10 evra na stran in poštne stroške. Direktor Centra lahko spremeni višino tega zneska. O stroških za druge medije se odloča v vsakem primeru posebej, vendar ne presegajo upravičene vsote.

Člen 8

Ukrepi, ki olajšujejo dostop do dokumentov

1. Da se zagotovi uveljavljanje pravic državljanov iz Uredbe (ES) št. 1049/2001, Center zagotovi dostop do registra dokumentov. Register je dostopen v elektronski obliki.

2. Register vsebuje naslov dokumenta (v jezikih, v katerih je na voljo) in druge koristne referenčne podatke (kjer so na voljo), navedbo avtorja in datum njegovega nastanka ali sprejetja.

3. Stran pomoči (v vseh uradnih jezikih) obvešča javnost, kako dobiti dokument. Če je dokument objavljen, je na voljo povezava do originalnega besedila.

Člen 9

Dokumenti, neposredno dostopni javnosti

1. Ta člen se nanaša samo na dokumente, pripravljene ali prejete po datumu začetka veljavnosti Uredbe (ES) št. 1049/2001.

2. Dokumenti, navedeni v nadaljevanju, so na zahtevo avtomatično na voljo in, kolikor le mogoče, dostopni neposredno v elektronski obliki.

(a) besedila sprejeta s strani direktorja ali Upravnega odbora Centra, ki so namenjena objavi v Uradnem listu Evropske unije ali na spletni strani Centra;

(b) dokumenti tretjih strank, ki jih je njihov avtor že razkril ali so bili razkriti z njegovim privoljenjem;

(c) dokumenti, razkriti zaradi poprejšnje prošnje.

Člen 10

Poročila

Center letno objavi poročilo za preteklo leto z informacijami o izvajanju te odločbe, še posebno statistične podatke o številu prošenj za dostop do dokumentov Centra, število primerov, ko je Center zavrnil dostop do dokumentov in razloge za zavrnitev, v skladu s členom 17(1) Uredbe (ES) št. 1049/2001.

Člen 11

Začetek veljavnosti

Ta odločba stopi v veljavo 1. aprila 2004.

Člen 12

Objava

Ta odločba se objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Luxembourgu, 13. aprila 2004 Za Upravni odbor Predsednik K.-J. LÖNNROTH

(1) UL L 314, 7.12.1994, str. 1.

(2) UL L 245, 29.9.2003, str. 13.

(3) UL L 145, 31.5.2001, str. 43.