SL Uradni list Evropske unije L 344/12

UREDBA KOMISIJE (ES, EURATOM) št. 1302/2008

z dne 17. decembra 2008

o centralni podatkovni zbirki o izključitvah

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (1), in zlasti člena 95 Uredbe,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 215/2008 z dne 18. februarja 2008 o finančni uredbi, ki se uporablja za 10. Evropski razvojni sklad (2), in zlasti člena 98 Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Komisija, ki je odgovorna za izvrševanje splošnega proračuna Evropske unije in vseh drugih sredstev, ki jih upravljata Skupnosti, je dolžna vzpostaviti in upravljati centralno podatkovno zbirko v skladu s pravili Skupnosti o varstvu osebnih podatkov, s ciljem zagotoviti učinkovitost izključitvenega mehanizma, ki ga določa finančna uredba in zaščititi finančne interese Skupnosti. V podatkovni zbirki bi moralo biti zlasti zajeto izvrševanje vseh sredstev Skupnosti neodvisno od veljavnega načina upravljanja.

(2) Finančna uredba institucijam nalaga obveznosti v zvezi z oddajanjem javnih naročil in dodeljevanjem donacij tretjim osebam v okviru centraliziranega upravljanja sredstev Skupnosti. Zlasti člena 93 in 114(3) določata, da je treba tretje osebe izključiti iz sodelovanja v postopku za oddajo naročila ali dodelitev donacije, če so v kateri od situacij, navedenih v členu 93(1). Člena 94 in 114(3) prepovedujeta oddajo naročila ali dodelitev donacije tretjim osebam, ki so v času določenega postopka za oddajo naročila ali za dodelitev donacije v navzkrižju interesov ali predložijo zavajajoče informacije glede na zahtevke institucije, ki so pogoj za sodelovanje v postopku za oddajo naročila ali za dodelitev donacije. Člena 96 in 114(4) nadalje omogočata naročniku, da tretjim osebam izreče upravne in denarne kazni, zlasti v obliki izključitve možnosti uporabe kakršnih koli sredstev Skupnosti v obdobju, ki ga zadevna institucija določi v skladu s členom 133(a) Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 z dne 23. decembra 2002 o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (3).

(3) Člena 74 in 75 Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2343/2002 z dne 23. decembra 2002 o okvirni finančni uredbi za organe iz člena 185 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (4), določata, da ti organi uporabljajo zgoraj navedene določbe.

(4) Člen 50 Uredbe Komisije (ES) št. 1653/2004 z dne 21. septembra 2004 o standardni finančni uredbi za izvajalske agencije v skladu z Uredbo Sveta (ES) št. 58/2003 o statutu izvajalskih agencij, pooblaščenih za izvajanje nekaterih nalog pri upravljanju programov Skupnosti (5), določa, da morajo izvajalske agencije zgoraj navedene določbe finančne uredbe uporabljati pri izvrševanju njihovega operativnega proračuna.

(5) Glede na to, da imajo s prenosom pristojnosti Komisije nanje izvajalske agencije status odredbodajalca za uporabo operativnih sredstev, za kar uporabljajo finančno uredbo, bi morale imeti omogočen enak dostop do podatkovne zbirke o izključitvah kot Komisija.

(6) Za določitev uporabe podatkov bi morali biti opredeljeni cilji in namen podatkovne zbirke o izključitvah.

(7) Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) bi moral imeti dostop do podatkovne zbirke o izključitvah za opravljanje svojih preiskovalnih nalog, obveščevalnih dejavnosti ter dejavnosti preprečevanja goljufij, ki jih izvaja v skladu s členom 1(2) Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. maja 1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) (6) in v skladu z Uredbo Sveta (Euratom) št. 1074/1999 z dne 25. maja 1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) (7).

(8) Računovodja Komisije bi moral zagotoviti upravljanje podatkovne zbirke o izključitvah in imeti pravico spreminjanja podatkov v zbirki. Ustrezna služba Komisije ali druge institucije bi morale biti odgovorne za vložitev zahtevka za vnos opozoril o izključitvi v podatkovno zbirko o izključitvah.

(9) Pravila o dostopu do podatkovne zbirke o izključitvah bi morala razlikovati med službami Komisije, izvajalskimi agencijami ter vsemi institucijami in organi Skupnosti, ki uporabljajo računovodski sistem, ki ga zagotavlja Komisija (v nadaljnjem besedilu: „ABAC“) in omogoča neposreden dostop do opozoril, na eni strani, ter drugimi institucijami, izvajalskimi organi brez takšnega dostopa na drugi strani. Te institucije bi zato morale imeti dostop preko določenih kontaktnih točk, izvajalski organi pa bi morali imeti možnost dostopa preko točk za stike.

(10) Dostop do podatkovne zbirke o izključitvah bi moralo biti mogoče omejiti, če izvajalski organi upravljajo sredstva z zelo omejeno stopnjo decentralizacije in zato dostop do podatkovne zbirke o izključitvah ne bi bil primeren, oziroma, če je dostop treba zavrniti zaradi varstva podatkov.

(11) Za jasno opredelitev odgovornosti kontaktnih točk in točk za stike bi bilo treba določiti njihove naloge.

(12) Zaradi upoštevanja dejstva, da bi morale vse institucije imeti skupno podatkovno zbirko, bi moral biti pretok podatkov usmerjen neposredno k računovodji Komisije.

(13) Za zaščito finančnih interesov Skupnosti bi v obdobju med odločitvijo o izključitvi v skladu s členom 93(1) finančne uredbe za določen postopek za oddajo naročila ali za dodelitev donacije ter odločitvijo institucije o trajanju izključitve slednja morala imeti možnost zahtevati začasno evidentiranje opozorila o izključitvi.

(14) Da bi se izognili zastarelim opozorilom, zlasti takšnim, ki se nanašajo na subjekte, proti katerim je bil uveden likvidacijski postopek, bi bilo treba opozorila o izključitvi po členu 93(1)(a) in (d) finančne uredbe po petih letih samodejno izbrisati.

(15) Glede na to, da se izključitve v skladu s členom 94 finančne uredbe nanašajo na določene postopke za oddajo naročila ali za dodelitev donacije in ne na splošni položaj za izključitev po členu 93(1), bi bilo treba čas njihovega vpisa v evidenco omejiti in jih samodejno izbrisati.

(16) Treba bi bilo jasno določiti postopek za zahtevke na podlagi informacij izvajalskih organov, ki velja za vse načine upravljanja razen neposrednega centraliziranega upravljanja.

(17) Treba bi bilo jasno določiti delež odgovornosti, ki jo nosijo izvajalski organi v zvezi s podatki, ki jih sporočijo odgovorni službi Komisije preko točke za stike na eni in računovodje na drugi strani, vključno s popravljanjem, posodabljanjem in brisanjem podatkov.

(18) Za zagotovitev jasnega sklopa pravil v vseh primerih, ko izvajalski organ ne določi trajanja izključitve v skladu s členom 133a(1) izvedbenih pravil, bi bilo treba navesti, da mora odločitev o trajanju izključitve pripraviti odgovorna služba Komisije, sprejeti pa Komisija.

(19) Treba bi bilo podrobno opisati pretok informacij med pooblaščenimi uporabniki podatkovne zbirke o izključitvah; za vsako opozorilo o izključitvi bi morali določiti kontaktno osebo za opozorilo o izključitvi, ki pooblaščenim uporabnikom podatkovne zbirke o izključitvah zagotovi informacije o zadevnem opozorilu.

(20) Za zagotovitev točnosti in ažurnosti podatkov v podatkovni zbirki o izključitvah bi morala posebna določba urejati primere, ko se dokazi, ki jih predložijo tretje osebe, ne ujemajo s podatki v podatkovni zbirki o izključitvah.

(21) Morali bi določiti ustrezen okvir, s katerim bi omogočili izmenjavo najboljših praks med institucijami in obravnavo vprašanj v zvezi z uporabo podatkovne zbirke o izključitvah.

(22) Obdelava osebnih podatkov, potrebna za delovanje podatkovne zbirke o izključitvah se izvaja v skladu z Direktivo 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov, ki velja za države članice (8), ter Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (9), ki se uporabljata v celoti.

(23) Ta uredba je bila pripravljena ob ustreznem upoštevanju mnenja evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Poleg tega Uredba (ES) št. 45/2001 določa, da mora takšno obdelavo podatkov po obvestilu uradne osebe Komisije za varstvo podatkov predhodno preveriti evropski nadzornik za varstvo podatkov.

(24) Zaradi jasnosti bi morale določbe o varstvu podatkov natančno opredeliti pravice oseb, katerih podatki so ali bi lahko bili vneseni v podatkovno zbirko o izključitvah. Fizične in pravne osebe bi morale biti obveščene o vnosu njihovih podatkov v podatkovno zbirko –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Vsebina

1. Ta uredba vzpostavlja centralno podatkovno zbirko (v nadaljnjem besedilu: „podatkovna zbirka o izključitvah“) v skladu s členom 95 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (v nadaljnjem besedilu: „finančna uredba“).

2. Podatki iz podatkovne zbirke o izključitvah se smejo uporabljati samo za namen uporabe členov 93 do 96 in 114 finančne uredbe, členov 133 do 134(b) Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 ter členov 96 do 99 in 110 Uredbe Sveta (ES) št. 215/2008.

3. OLAF lahko uporablja podatke pri svojih preiskovalnih nalogah v skladu z Uredbo (ES) št. 1073/1999 in Uredbo Sveta (Euratom) št. 1074/1999 ter za svoje obveščevalne dejavnosti in dejavnosti preprečevanja goljufij, vključno z analizami tveganja.

Člen 2

Opredelitev pojmov:

V tej uredbi se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:

1. „institucije“ so Evropski parlament, Svet, Komisija, Sodišče Evropskih skupnosti, Računsko sodišče, Evropski ekonomsko-socialni odbor, Odbor regij, varuh človekovih pravic, evropski nadzornik za varstvo podatkov, izvajalske agencije in organi, navedeni v členu 185(1) finančne uredbe;

2. „izvajalski organi“ so organi držav članic in tretjih držav, mednarodne organizacije ter drugi organi, ki sodelujejo pri izvrševanju proračuna v skladu s členoma 53 in 54 finančne uredbe z izjemo izvajalskih agencij in organov iz člena 185(1) navedene uredbe. Države članice lahko naloge, ki jih določa finančna uredba, prenesejo na druge nacionalne javne organe, ki se izenačijo z izvajalskimi organi.

3. „tretje osebe“ so kandidati, ponudniki, izvajalci, dobavitelji, izvajalci storitev in njihovi podizvajalci ter prosilci za donacije, upravičenci do donacij, vključno z upravičenci do neposredne pomoči, izvajalci upravičencev do donacij ter osebe, ki prejemajo finančno podporo od upravičenca do donacije Skupnosti v skladu s členom 120 finančne uredbe.

Člen 3

Opozorilo o izključitvi

Opozorila o izključitvi vsebujejo:

(a) informacije o tretjih osebah, ki so v eni od situacij iz člena 93(1), člena 94, člena 96(1)(b) in člena 96(2)(a) finančne uredbe;

(b) informacije o osebah, ki so pooblaščene za zastopanje pravnih oseb, odločanje v zvezi z njimi ali nadzor nad njimi, ter so v eni od situacij iz člena 93(1), člena 94, člena 96(1)(b) in člena 96(2)(a) finančne uredbe;

(c) razloge za izključitev tretjih oseb iz točke (a), oseb iz točke (b) ter, če je to primerno, vrsto obsodbe in trajanje izključitve.

Člen 4

Upravljanje podatkovne zbirke o izključitvah

1. Računovodja Komisije oziroma njegovo podrejeno osebje, na katerega se določene naloge prenesejo v skladu s členom 62 finančne uredbe (v nadaljnjem besedilu: „računovodja Komisije“), zagotovi upravljanje podatkovne zbirke o izključitvah in poskrbi za ustrezne tehnične rešitve.

Računovodja Komisije vnaša, spreminja oziroma briše opozorila o izključitvi na zahtevo institucij.

2. Računovodja Komisije sprejme izvedbene ukrepe v zvezi s tehničnimi vidiki in opredeli s tem povezane podporne postopke, tudi na varnostnem področju.

O teh ukrepih obvesti službe Komisije in izvajalske agencije ter po potrebi kontaktne točke drugih institucij, določene v skladu s členom 6(1) oziroma točke za stike, določene v skladu s členom 7(2).

Člen 5

Dostop do podatkovne zbirke o izključitvah

1. Institucije, razen Komisije in izvajalskih agencij, imajo neposreden dostop do podatkov v podatkovni zbirki o izključitvah prek računovodskega sistema, ki ga zagotavlja Komisija (ABAC), ali prek kontaktnih točk.

2. Izvajalski organi, ki upravljajo sredstva v okviru deljenega upravljanja, in nacionalni organi javnega sektorja držav članic, ki upravljajo sredstva v okviru centraliziranega posrednega upravljanja, do podatkov v podatkovni zbirki o izključitvah dostopajo prek točk za stike.

3. Izvajalski organi, ki upravljajo sredstva v okviru posrednega centraliziranega upravljanja, decentraliziranega upravljanja ali skupnega upravljanja, do podatkov v podatkovni zbirki o izključitvah dostopajo preko točk za stike, ko odgovorni službi Komisije potrdijo, da izvajajo vse ustrezne ukrepe za varstvo podatkov, določene s sporazumi, sklenjenimi v skladu z drugim pododstavkom člena 134a(4) Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002.

Vendar izvajalski organi ne bodo imeli dostopa do podatkovne zbirke o izključitvah, če:

(a) odgovorna služba Komisije ne prejme potrdila iz prvega pododstavka;

(b) ima odgovorna služba Komisije dokaz, da izvajalski organi ne izvajajo ustreznih ukrepov za varstvo podatkov;

(c) odgovorna služba Komisije meni, da bi bil dostop neprimeren v primerih omejene stopnje decentralizacije, ki vključuje predhodni nadzor Komisije.

Če je dostop do podatkov v podatkovni zbirki o izključitvah zavrnjen, odgovorna služba Komisije sprejme potrebne ukrepe za zagotovitev najmanj enakovredne stopnje varstva finančnih interesov Skupnosti. Odgovorna služba Komisije v okviru teh ukrepov pred dodelitvijo donacije ali oddajo naročila preveri, ali za zadevno tretjo osebo velja opozorilo o izključitvi.

4. Dostop služb Komisije in izvajalskih agencij do podatkov v podatkovni zbirki o izključitvah je določen v Sklepu Komisije 2008/969/ES, Euratom (10).

Člen 6

Kontaktne točke in pooblaščeni uporabniki v institucijah

1. Vsaka institucija, razen Komisije in izvajalskih agencij, določi kontaktno točko, odgovorno za vsa vprašanja v zvezi s podatkovno zbirko o izključitvah in imena odgovornih oseb sporoči računovodji Komisije.

2. Kontaktne točke lahko zagotovijo dostop do informacij v podatkovni zbirki o izključitvah pooblaščenim uporabnikom, ki so uslužbenci institucij in nujno potrebujejo dostop do te podatkovne zbirke za pravilno izvajanje svojih nalog. Vsaka kontaktna točka vodi evidenco o pooblaščenih uporabnikih in Komisiji na zahtevo omogoči dostop do te evidence.

Pooblaščeni uporabniki lahko sami poizvedujejo v podatkovni zbirki o izključitvah na spletu.

3. Institucija zagotovi ustrezne varnostne ukrepe, s katerimi nepooblaščenim osebam prepreči branje ali kopiranje informacij.

Člen 7

Točke za stike in pooblaščeni uporabniki v izvajalskih organih

1. Točke za stike so odgovorne za odnose s Komisijo v zvezi z vsemi vprašanji, ki se nanašajo na podatkovno zbirko o izključitvah.

2. Vsaka država članica določi eno točko za stike za sredstva, ki jih upravlja v okviru deljenega upravljanja v skladu s točko (b) člena 53, in sredstva, ki jih v okviru posrednega centraliziranega upravljanja upravljajo njeni nacionalni organi javnega sektorja v skladu s točko (c) člena 54(2) finančne uredbe. Komisija lahko izjemoma in iz ustrezno upravičenih razlogov odobri več kot eno točko za stike v posamezni državi članici.

3. Vsaka tretja država, ki upravlja sredstva v okviru decentraliziranega upravljanja v skladu s točko (b) člena 53 finančne uredbe, na zahtevo odgovorne službe Komisije določi točko za stike.

Vsak izvajalski organ, ki sredstva upravlja v okviru skupnega upravljanja skladno s točko (c) člena 53 ali v okviru posrednega centraliziranega upravljanja v skladu s točko (b), (c) ali (d) člena 54(2) finančne uredbe, razen nacionalnih organov javnega sektorja, na zahtevo odgovorne službe Komisije določi točko za stike.

Vendar odgovorna služba Komisije ne zahteva določitve točke za stike, če ta že obstaja.

Kadar odgovorna služba Komisije točki za stike prekliče dostop do podatkovne zbirke o izključitvah, o tem obvesti računovodjo Komisije.

4. Vsaka država članica in vsak organ, naveden v tretjem odstavku, računovodji Komisije sporoči imena svojih oseb, ki so odgovorne za točke za stike. Računovodja Komisije na interni spletni strani Komisije objavi seznam tretjih držav in izvajalskih organov, ki razpolagajo s točkami za stike.

5. Točke za stike izvajalskim organom zagotovijo dostop do informacij v podatkovni zbirki o izključitvah.

Izvajalski organi lahko za pooblaščene uporabnike imenujejo koga izmed svojih uslužbencev. Število takšnih pooblaščenih oseb je omejeno na tiste, ki nujno potrebujejo dostop do te podatkovne zbirke za pravilno izvajanje svojih nalog. Vsak izvajalski organ vodi evidenco o pooblaščenih uporabnikih in Komisiji na zahtevo omogoči dostop do te evidence.

Za namen oddaje naročil, povezanih z izvrševanjem proračuna ali z izvajanjem Evropskega razvojnega sklada lahko pooblaščeni uporabniki sami poizvedujejo v podatkovni zbirki o izključitvah na spletu. Kadar poizvedovanje po zbirki na spletu ni mogoče, lahko pooblaščeni uporabnik prejme prenesene podatke. V takšnem primeru se podatki posodabljajo najmanj enkrat mesečno.

6. Organ, ki določi točko za stike ali pooblaščene uporabnike, zagotovi ustrezne varnostne ukrepe, s katerimi nepooblaščenim osebam prepreči branje ali kopiranje informacij.

Člen 8

Zahtevki institucij

1. Vsi zahtevki za evidentiranje, popravek, posodobitev ali izbris opozoril o izključitvi se naslovijo na računovodjo Komisije.

Takšne zahtevke lahko vložijo samo institucije. Odgovorne službe Komisije in izvajalske agencije za ta namen uporabijo predloge iz Priloge k Sklepu 2008/969/ES, Euratom, kontaktne točke drugih institucij pa uporabljajo predloge iz Priloge I k tej uredbi.

2. Odgovorna služba Komisije ali izvajalska agencija v vsakem zahtevku za evidentiranje opozorila o izključitvi potrdi, da so bile sporočene informacije pridobljene in posredovane v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001, ter določi kontaktno osebo za opozorilo o izključitvi, ki prevzame odgovornosti, določene v členu 12 te uredbe.

Kadar kontaktne točke zahtevajo evidentiranje opozorila o izključitvi, potrdijo, da so sporočene informacije pridobljene in posredovane v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001. Kontaktne točke prevzamejo odgovornosti kontaktne osebe za opozorilo o izključitvi.

3. V obdobju do sprejetja odločitve o trajanju izključitve vsaka institucija zahteva, da se opozorilo o izključitvi začasno evidentira.

4. Odgovorna služba Komisije ali druga institucija, ki zahteva začasno evidentiranje opozorila o izključitvi, je odgovorna za vložitev zahtevka za popravek, posodobitev ali izbris takšnega opozorila.

Člen 9

Zahtevki na podlagi informacij izvajalskih organov

1. Točke za stike informacije o situacijah za izključitev iz točke (e) člena 93(1) finančne uredbe, ki jih prejmejo od izvajalskih organov, sporočijo računovodji Komisije, ki te informacije posreduje službi Komisije, ki je odgovorna za program, ukrep oziroma zakonodajo, in jo določijo izvajalski organi. Posredujejo tudi potrdilo izvajalskega organa, da so bile informacije, ki jih je sporočil, pridobljene in posredovane v skladu z načeli iz Direktive 95/46/ES.

Točke za stike za ta namen uporabijo predlogo iz Priloge II k tej uredbi.

2. Odgovorna služba Komisije ob prejemu informacij iz prvega odstavka od računovodje Komisije zahteva vnos opozorila o izključitvi v podatkovno zbirko o izključitvah za obdobje, ki ga določi izvajalski organ in ne presega najdaljšega obdobja iz člena 93(3) finančne uredbe.

Če obdobje ni določeno, odgovorna služba Komisije zahteva začasno evidentiranje v skladu s členom 10(2) do sprejetja odločitve Komisije. Odgovorna služba Komisije zadevo čim prej predloži v odločanje Komisiji.

3. Izvajalski organ je odgovoren za sporočene podatke. Odgovorno službo Komisije prek točke za stike nemudoma obvesti, če je prenesene informacije treba popraviti, posodobiti ali izbrisati.

Izvajalski organ in točke za stike za ta namen uporabljajo predlogo iz Priloge II.

Odgovorna služba Komisije ob prejemu posodobljenih informacij računovodjo Komisije zaprosi, naj popravi, posodobi oziroma izbriše zadevno opozorilo o izključitvi.

Člen 10

Obdobje vodenja vnosov v podatkovni zbirki o izključitvah

1. Opozorila o izključitvah v skladu s točkami (b), (c), (e) in (f) člena 93(1) finančne uredbe se evidentirajo za obdobje, ki ga določi institucija, in je določeno v zahtevku.

2. Opozorilo o izključitvi na podlagi zahtevka, vloženega v skladu s členom 8(3) se začasno evidentira za obdobje treh mesecev. Začasno evidentiranje se lahko na zahtevo enkrat podaljša.

Vendar se začasno evidentiranje opozorila o izključitvi na podlagi zahtevkov iz drugega pododstavka člena 9(2) lahko izjemoma dodatno podaljša še za tri mesece.

3. Opozorila o izključitvah v skladu s točko (a) ali (d) člena 93(1) finančne uredbe se evidentirajo za obdobje petih let.

4. Opozorila o izključitvah iz sodelovanja v okviru določenega postopka za oddajo naročila ali dodelitev donacije v skladu s točkama (a) in (b) člena 94 finančne uredbe se evidentirajo za obdobje šestih mesecev.

Člen 11

Izbris opozoril o izključitvi

Opozorila o izključitvi se samodejno izbrišejo po izteku obdobja iz člena 10.

Institucija, ki je zahtevala evidentiranje, vloži zahtevek za izbris opozorila o izključitvi pred iztekom obdobja, če tretja stranka ni več v situaciji za izključitev, zlasti v primerih iz tretjega odstavka člena 10 ali v primeru odkritja očitne napake po evidentiranju izključitve.

Člen 12

Sodelovanje

1. Kontaktna oseba za opozorila iz člena 8(2) te uredbe pisno ali po elektronski poti zagotovi vse ustrezne razpoložljive informacije do tolikšne mere, kot je potrebna za to, da lahko institucija, ki vloži zahtevek, sprejme odločitve o izključitvi v skladu s členom 93(1) finančne uredbe oziroma da jih lahko izvajalski organ upošteva pri oddaji naročil v zvezi z izvrševanjem proračuna.

2. Če potrdila ali dokazi, ki jih pridobi institucija, niso skladni z evidentiranimi opozorili o izključitvi, zadevna institucija o tem takoj obvesti kontaktno osebo za opozorilo o izključitvi. Kontaktna oseba za opozorilo o izključitvi in, če je primerno, zadevna točka za stike ustrezno ukrepata.

3. Če se potrdila ali dokazi, ki jih pridobi izvajalski organ, ne ujemajo z evidentiranimi opozorili o izključitvi, izvajalski organ te informacije preko svoje točke za stike pošlje kontaktni osebi za opozorilo o izključitvi. Kontaktna oseba za opozorilo o izključitvi in, če je primerno, zadevna točka za stike ustrezno ukrepata.

4. Računovodja Komisije in kontaktne točke drugih institucij si redno izmenjujejo najboljše prakse.

Vprašanja v zvezi s podatkovno zbirko o izključitvah se obravnavajo v okviru sestankov med izvajalskim organom in odgovorno službo Komisije.

Člen 13

Varstvo podatkov

1. V razpisih in v pozivih za zbiranje predlogov, če teh ni, pa pred oddajo naročila ali dodelitvijo donacije, institucije in izvajalski organi obvestijo tretje osebe o podatkih, ki se nanašajo nanje in so lahko vključeni v podatkovno zbirko o izključitvah, ter o subjektih, katerim se podatki lahko sporočijo. Če so tretje osebe pravne osebe, institucije in izvajalski organi obvestijo tudi osebe, ki so pooblaščene za zastopanje teh pravnih oseb, odločanje v zvezi z njimi ali nadzor nad njimi.

2. Institucija, ki zahteva evidentiranje opozorila o izključitvi, je odgovorna za odnose s fizično ali pravno osebo, katere podatki se vnesejo v podatkovno zbirko o izključitvah (v nadaljnjem besedilu: „zadevna oseba, na katero se nanašajo podatki“).

Institucija obvesti zadevno osebo, na katero se nanašajo podatki, o zahtevku za aktivacijo, posodobitev in izbris vseh morebitnih opozoril o izključitvi, ki se neposredno nanašajo nanjo, ter navede razloge za to.

Institucija se tudi odzove na zahtevke zadevne osebe, na katero se nanašajo podatki, po popravku netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov in na vse druge morebitne zahtevke ali vprašanja teh oseb.

Zahtevke ali vprašanja zadevnih oseb, na katere se nanašajo podatki, v zvezi z informacijami, ki jih zagotovijo izvajalski organi, obravnavajo ti organi. Odgovorna služba Komisije takšne zahteve in vprašanja pošlje zadevni točki za stike in o tem obvesti zadevno osebo, na katero se nanašajo podatki.

3. Brez poseganja v zahteve v zvezi z informacijami, ki so določene v drugem odstavku, lahko fizična oseba, ki ustrezno izkaže svojo istovetnost, zahteva informacijo o tem, ali so njeni podatki evidentirani v podatkovni zbirki o izključitvah.

Računovodja Komisije jo pisno ali po elektronski poti obvesti, ali je evidentirana v podatkovni zbirki o izključitvah. Če je oseba evidentirana, računovodja Komisije priloži podatke v zvezi z zadevno osebo, ki so v podatkovni zbirki o izključitvah. O tem obvesti institucijo, ki je zahtevala opozorilo.

4. Brez poseganja v zahtevke v zvezi z informacijami, ki so določeni v drugem odstavku, lahko ustrezno pooblaščen zastopnik ravne osebe zahteva informacijo o tem, ali so podatki o tej pravni osebi vključeni v podatkovno zbirko o izključitvah.

Računovodja Komisije ga pisno ali po elektronski poti obvesti, ali je pravna oseba evidentirana v podatkovni zbirki o izključitvah. Če je oseba evidentirana, računovodja Komisije priloži podatke v zvezi z zadevno osebo, ki so v podatkovni zbirki o izključitvah. O tem obvesti institucijo, ki je zahtevala opozorilo.

5. Izbrisana opozorila so dostopna samo za potrebe revizij in preiskav ter uporabnikom podatkovne zbirke niso vidna.

Vendar pa osebni podatki v opozorilih o izključitvi, ki se nanašajo na fizične osebe, za navedene potrebe ostanejo dostopni samo pet let po izbrisu opozorila.

Člen 14

Prehodne določbe

1. Informacije izvajalskih organov se nanašajo izključno na sodbe, izrečene po 1. januarju 2009.

2. Opozorila, evidentirana v skladu s členom 95 finančne uredbe pred datumom začetka uporabe te uredbe, ki so na ta datum še veljavna, se štejejo za opozorila o izključitvi in se neposredno vnesejo v podatkovno zbirko o izključitvah.

3. Če zadevna tretja oseba ni bila obveščena o evidentiranju opozorila o izključitvi iz drugega odstavka, služba Komisije oziroma institucija, ki je zahtevala evidentiranje, tretjo osebo obvesti o vnosu njenih podatkov v podatkovno zbirko o izključitvah v roku enega meseca od datuma začetka uporabe te uredbe.

4. Odgovorna služba Komisije ali druga institucija, ki je zahtevala evidentiranje opozorila o izključitvi iz drugega odstavka, ostaja odgovorna za vložitev zahtevka za spremembo ali izbris tega opozorila v skladu s to uredbo.

5. Za izključitve, o katerih je služba Komisije ali izvajalska agencija v skladu s točkama (b) in (e) člena 93(1) finančne uredbe odločitev sprejela pred 1. majem 2007, se pri določitvi obdobja izključitve upošteva obdobje vodenja vnosov v kazenski evidenci po nacionalnem pravu.

Za takšno izključitev velja obdobje največ štirih let od datuma uradnega obvestila o izrečeni sodbi. Če je to obdobje že preteklo, odgovorna služba Komisije ali izvajalska agencija zahteva izbris opozorila.

Člen 15

Začetek veljavnosti

Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Uporablja se od 1. januarja 2009.

Ta uredba je v celoti obvezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah. V Bruslju, 17. decembra 2008 Za Komisijo Dalia GRYBAUSKAITĖ Članica Komisije

(1) UL L 248, 16.9.2002, str. 1.

(2) UL L 78, 19.3.2008, str. 1.

(3) UL L 357, 31.12.2002, str. 1.

(4) UL L 357, 31.12.2002, str. 72.

(5) UL L 297, 22.9.2004, str. 6.

(6) UL L 136, 31.5.1999, str. 1.

(7) UL L 136, 31.5.1999, str. 8.

(8) UL L 281, 23.11.1995, str. 31.

(9) UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

(10) Glej stran 125 tega Uradnega lista.

PRILOGA I Zahtevek za vnos podatkov v podatkovno zbirko o izključitvah, njihovo spremembo ali izbris, ki jo vložijo institucije razen Komisije ali izvajalskih agencij Zahtevek je treba poslati po postopku za tajne podatke, ki je v skladu s pravili, ki jih določi institucija. Poslati ga je treba v eni sami zaprti ovojnici. Evropska komisija Generalni direktorat za proračun Računovodja Evropske komisije BRE2 13/505 B-1049 BRUXELLES