SL Uradni list Evropske unije L 280/31

IZVEDBENI SKLEP KOMISIJE (EU) 2015/1918

z dne 22. oktobra 2015

o vzpostavitvi sistema upravne pomoči in sodelovanja v skladu z Uredbo (ES) št. 882/2004 Evropskega parlamenta in Sveta o izvajanju uradnega nadzora, da se zagotovi preverjanje skladnosti z zakonodajo o krmi in živilih ter s pravili o zdravstvenem varstvu živali in zaščiti živali

(notificirano pod dokumentarno številko C(2015) 7132)

(Besedilo velja za EGP)

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (ES) št. 882/2004 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 29. aprila 2004 o izvajanju uradnega nadzora, da se zagotovi preverjanje skladnosti z zakonodajo o krmi in živilih ter s pravili o zdravstvenem varstvu živali in zaščiti živali (1), ter zlasti drugega pododstavka člena 63(1) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Uredba (ES) št. 882/2004 vzpostavlja usklajen okvir za organizacijo uradnega nadzora, da se preveri skladnost z zakonodajo o živilih in zakonodajo o krmi ter s pravili o zdravstvenem varstvu živali in zaščiti živali, določenimi v zakonodaji Unije. Naslov IV navedene uredbe določa pravila za upravno pomoč in sodelovanje med pristojnimi organi v državah članicah, da se zagotovi uporaba zakonodaje o živilih in krmi.

(2) Uredba (ES) št. 882/2004 od držav članic zahteva zlasti, da druga drugi nudijo upravno pomoč, med seboj sodelujejo in si izmenjujejo informacije, zato da se zagotovi učinkovito odkrivanje čezmejnih primerov neskladnosti.

(3) Poleg tega Uredba (ES) št. 882/2004 določa, da morajo obveznosti upravne pomoči in sodelovanja držav članic dopolnjevati obveznost Komisije, da usklajuje vse ukrepe držav članic, kadar je primerov neskladnosti veliko ali se ponavljajo ali kadar se države članice ne morejo sporazumeti o tem, kako odpraviti neskladnosti.

(4) Pristojni organi v vsaki državi članici morajo za izpolnjevanje obveznosti iz Uredbe (ES) št. 882/2004 izmenjevati informacije, ki so potrebne, da se omogoči preverjanje skladnosti z zakonodajo o živilih in krmi, s pristojnimi organi v drugih državah članicah in v nekaterih primerih s Komisijo, kadar rezultati uradnega nadzora zahtevajo ukrepanje v več kot eni državi članici.

(5) Za čim bolj učinkovito izmenjavo informacij bi bilo treba vzpostaviti informacijski sistem, in sicer sistem upravne pomoči in sodelovanja (v nadaljnjem besedilu: sistem), da se organom za zvezo, ki se določijo v vsaki državi članici v skladu s členom 35 Uredbe (ES) št. 882/2004, zagotovijo potrebna orodja za lažje praktično izvajanje izmenjave informacij v skladu z zahtevami navedene uredbe. Sistem bi moral zagotoviti poenostavljen način komunikacije in strukturirano obliko za izmenjavo informacij.

(6) Za razvoj, uporabo in vzdrževanje sistema se uporabljajo načela politike racionalizacije informacijske tehnologije Komisije, kar pomeni ponovno uporabo obstoječih sistemov in v tem primeru, kadar je to mogoče, ponovno uporabo obstoječih sistemov za izmenjavo podatkov, da se zagotovi najučinkovitejša možna rešitev in prepreči nepotrebno podvajanje sistemov informacijske tehnologije.

(7) Dostop do sistema bi se moral dodeliti samo organom za zvezo, ki se določijo v vsaki državi članici v skladu z Uredbo (ES) št. 882/2004, in osebju, ki ga imenuje Komisija. Države članice bi morale imeti možnost med določenimi organi za zvezo navesti nekatere organe za zvezo, ki so bili posebej določeni za uporabo sistema v zvezi s primeri morebitne neskladnosti, storjenimi z uporabo zavajajočih goljufivih praks.

(8) Da se zagotovi dodatna tehnična podpora in olajša priprava postopkov upravne pomoči in sodelovanja, se lahko pristojnim organom na centralni ali regionalni ravni na zahtevo organa za zvezo v državi članici omogoči dostop do številnih tehničnih funkcionalnosti sistema. Tak dostop se lahko dodeli samo za funkcionalnosti, potrebne za izmenjavo informacij v zvezi s prošnjami za pomoč ali uradnim obvestilom o neskladnosti med navedenimi organi in organom za zvezo, ki obravnava navedeno zahtevo ali uradno obvestilo.

(9) V nekaterih primerih pristojni organi v državah članicah razširijo informacije v zvezi z neskladnostjo z zakonodajo o živilih ali krmi prek sistema hitrega obveščanja za živila in krmo (v nadaljnjem besedilu: RASFF), vzpostavljenega v skladu z Uredbo (ES) št. 178/2002 Evropskega parlamenta in Sveta (2), in prek sistema TRACES (v nadaljnjem besedilu: TRACES), vzpostavljenega z Odločbo Komisije 2004/292/ES (3). Da bi se izognili nepotrebnemu podvajanju, bi morale biti navedene informacije na voljo prek sistema organom za zvezo, določenim v skladu z Uredbo (ES) št. 882/2004, tako da državi članici, ki je navedene informacije priglasila v RASFF ali TRACES, ni treba naložiti iste informacije v sistem za namene upravne pomoči in sodelovanja. Zato bi bilo treba za poenostavitev procesa omogočiti, da aplikaciji RASFF in TRACES posredujeta podatke v sistem.

(10) Informacije, izmenjane v zvezi z upravno pomočjo in sodelovanjem v skladu z Uredbo (ES) št. 882/2004, lahko vključujejo rezultate uradnega nadzora nosilcev dejavnosti ter prostorov in blaga pod njihovih nadzorom, in informacije, ki omogočajo identifikacijo takih nosilcev, prostorov ali blaga. Dostop do takih informacij bi moral biti omejen na tiste uradnike, ki glede na svojo funkcijo v pristojnih organih potrebujejo informacije bodisi za namene preverjanja skladnosti z zakonodajo o živilih ali krmi bodisi za izvrševanje te zakonodaje.

(11) Sistem bi moral omogočiti, da organ za zvezo, ki je poslal prošnjo za pomoč ali uradno obvestilo o morebitnem ali ugotovljenem primeru čezmejne neskladnosti, konča postopek upravne pomoči in sodelovanja, ko je organ za zvezo, ki je prejel prošnjo ali uradno obvestilo, zagotovil pomoč ali povratne informacije v zvezi z uradnim obvestilom. Uvesti bi bilo treba ureditev, da se preprečijo mirujoči ali po nepotrebnem odprti postopki ter omogoči, da sistem samodejno konča postopek, kadar v obdobju šestih mesecev ni bilo nobene dejavnosti ali izmenjave informacij.

(12) Ta sklep spoštuje temeljne pravice in upošteva načela, priznana z Listino Evropske unije o temeljnih pravicah. Cilj tega sklepa je zlasti zagotoviti popolno spoštovanje pravice do varstva osebnih podatkov.

(13) Kadar izmenjava informacij iz Uredbe (ES) št. 882/2004 in iz tega sklepa vključuje obdelavo osebnih podatkov, bi bilo treba opraviti natančno oceno za zagotovitev, da je obdelava nujno potrebna za dosego ciljev učinkovite upravne pomoči in sodelovanja ter da je taka obdelava v skladu z nacionalnimi določbami za izvajanje Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 95/46/ES (4) in z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (5). Kadar se upoštevajo izjeme in omejitve nekaterih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter obveznosti upravljavca podatkov iz Direktive 95/46/ES in Uredbe (ES) št. 45/2001, da se zaščiti interes iz člena 13(1)(d) in (f) Direktive 95/46/ES ter iz člena 20(1)(a) in (e) Uredbe (ES) št. 45/2001, se navedene izjeme in omejitve lahko sprejmejo samo, če so potrebne in sorazmerne z zastavljenim ciljem. Omejitve pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, bi morale biti nujen ukrep za preprečitev motenja nalog uradnega nadzora pristojnih organov in ocenitve skladnosti z zakonodajo o živilih ali zakonodajo o krmi. Zlasti se v skladu z Direktivo 95/46/ES in Uredbo (ES) št. 45/2001 pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, lahko omejijo v obdobju izvajanja ukrepov za namene opazovanja ali prikritega nadzora, kadar bi njihova podelitev ogrozila ali spodkopala namen uradnega nadzora ali preiskav. Za zagotovitev visoke ravni varstva podatkov je primerno vzpostaviti najdaljši časovni okvir za zagotovitev, da osebni podatki ne ostanejo v sistemu dlje, kot je potrebno za doseganje skladnosti s pravili iz naslova IV Uredbe (ES) št. 882/2004. Zlasti bi bilo treba določiti obdobje hrambe, in sicer pet let od končanega postopka upravne pomoči in sodelovanja, po tem pa bi se osebni podatki odstranili iz sistema. Dolžina obdobja hrambe je potrebna, da lahko organi za zvezo in Komisija dostopajo do informacij v dovolj dolgem časovnem obdobju po končanem postopku upravne pomoči in sodelovanja, da bi zagotovili pravočasno odkrivanje ponavljajočih se, povezanih ali razširjenih neskladnosti z zakonodajo o živilih ali krmi.

(14) Primerno je določiti pravila v zvezi s popravki informacij, ki se izmenjujejo prek sistema, da se zagotovi točnost shranjenih informacij v navedenem sistemu. Primerno je tudi določiti minimalne zahteve za varnost podatkov, da se prepreči kakršen koli nepooblaščen dostop ali njihova uporaba.

(15) Ukrepi iz tega sklepa so v skladu z mnenjem Stalnega odbora za rastline, živali, hrano in krmo –

SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:

ODDELEK I

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 1

Predmet urejanja

Ta sklep določa pravila v zvezi z vzpostavitvijo in uporabo sistema upravne pomoči in sodelovanja (v nadaljnjem besedilu: sistem) za podporo izmenjave informacij med pristojnimi organi držav članic ter med navedenimi pristojnimi organi in Komisijo v skladu z naslovom IV Uredbe (ES) št. 882/2004.

Člen 2

Opredelitve

V tem sklepu se uporabljajo naslednje opredelitve:

1. „postopek upravne pomoči in sodelovanja“ pomeni določen delovni postopek iz sistema, ki organom za zvezo in Komisiji omogoča izmenjavo informacij v zvezi z morebitnimi primeri neskladnosti v skladu s členi 36, 37 in 38 Uredbe (ES) št. 882/2004;

2. „konec postopka upravne pomoči in sodelovanja“ pomeni uporabo tehničnih zmogljivosti sistema za končanje postopka upravne pomoči in sodelovanja;

3. „umik postopka upravne pomoči in sodelovanja“ pomeni umik postopka upravne pomoči in sodelovanja, ki je bil pomotoma naložen v sistem, iz sistema.

ODDELEK II

DELOVANJE SISTEMA

Člen 3

Vzpostavitev in upravljanje sistema

1. Komisija vzpostavi, upravlja in po potrebi posodablja sistem.

2. Komisija omogoči dostop do sistema organom za zvezo, ki jih določi vsaka država članica v skladu s členom 35(1) Uredbe (ES) št. 882/2004 (v nadaljnjem besedilu: organi za zvezo).

3. Na zahtevo enega od organov za zvezo iz odstavka 2 Komisija omogoči dostop do sistema določenemu osebju, ki pripada pristojnim organom na centralni ali regionalni ravni v isti državi članici. Tak dostop je omejen na tehnične funkcionalnosti sistema, ki so potrebne za izmenjavo informacij med navedenimi pristojnimi organi in organom za zvezo, ki je zaprosil za dostop, v zvezi s pripravo postopkov upravne pomoči in sodelovanja, ki jih obravnava organ za zvezo.

4. Komisija zagotovi, da lahko sistem hitrega obveščanja za živila in krmo (RASFF), vzpostavljen v skladu s členom 50 Uredbe (ES) št. 178/2002, in celovit računalniški veterinarski sistem (TRACES), vzpostavljen v skladu s členom 2 Odločbe 2004/292/ES, zagotovita potrebne informacije za sistem in s tem za organe za zvezo.

Člen 4

Organi za zvezo, odgovorni za izmenjavo informacij v zvezi z morebitno neskladnostjo, storjeno z uporabo zavajajočih goljufivih praks

Države članice posebej navedejo, kateri organi za zvezo iz člena 3(2) so določeni za namene izmenjave informacij o morebitnih neskladnostih, storjenih z uporabo zavajajočih goljufivih praks.

Člen 5

Odgovornost organov za zvezo v zvezi s sistemom

1. Organi za zvezo so odgovorni za:

(a) zagotavljanje, da njihovo osebje spoštuje pravila o zaupnosti iz člena 7(2) in (3) Uredbe (ES) št. 882/2004;

(b) nalaganje prošenj za pomoč v skladu s členom 36 Uredbe (ES) št. 882/2004 (v nadaljnjem besedilu: prošnje za pomoč), uradnih obvestil o neskladnosti v skladu s členoma 37 in 38 navedene uredbe (v nadaljnjem besedilu: uradna obvestila o neskladnosti) in odgovorov na take prošnje za pomoč ali uradna obvestila o neskladnosti, kakor je primerno, v sistem;

(c) zagotavljanje, da se informacije, ki jih je treba posredovati organu za zvezo v drugi državi članici v skladu s členi 36, 37 in 38 Uredbe (ES) št. 882/2004, brez nepotrebnega odlašanja naložijo v sistem;

(d) sprejemanje vseh primernih ukrepov za zagotovitev, da so podatki, naloženi v sistem, točni, in da se, kadar je potrebno, popravijo ter redno posodabljajo;

(e) brisanje iz sistema pomotoma naloženih informacij ali informacij, ki niso več potrebne za začetek postopka upravne pomoči in sodelovanja, najpozneje 30 dni od datuma nalaganja.

2. Zahteve iz odstavkov 1(a), (d) in (e) veljajo tudi za osebje pristojnih organov na centralni ali regionalni ravni iz člena 3(3). Če ima organ za zvezo dokaze, ki kažejo, da je neka informacija netočna ali je bila pomotoma vključena v sistem, o tem čim prej obvesti organ za zvezo, ki je navedeno informacijo vključil v sistem.

Člen 6

Konec postopka upravne pomoči in sodelovanja

1. Postopek upravne pomoči in sodelovanja konča organ za zvezo, ki je naložil prošnjo za pomoč ali uradno obvestilo o neskladnosti v skladu s členom 5(1)(b), ko je od sprejemnega organa za zvezo prejel ustrezen odziv na tako prošnjo za pomoč ali uradno obvestilo o neskladnosti.

2. Če se postopek upravne pomoči in sodelovanja ni končal po šestih mesecih od datuma, ko je bila v sistem naložena prošnja za pomoč ali uradno obvestilo o neskladnosti, kot je določeno v členu 5(1)(b), sistem od organa za zvezo prosilca ali organa za zvezo priglasitelja zahteva potrditev, da je postopek upravne pomoči in sodelovanja še v teku.

Organ za zvezo prosilec ali organ za zvezo priglasitelj v 15 delovnih dneh potrdi, da je postopek upravne pomoči in sodelovanja še v teku ali pa konča postopek, če ta ni več potreben. Če organ za zvezo tega ne potrdi ali postopka ne konča, sistem konča postopek avtomatsko.

3. Kadar je v skladu z odstavkom 2 prejeta potrditev, da je postopek upravne pomoči in sodelovanja še v teku, postopek ostane odprt v sistemu.

Obdobje šest mesecev brez izmenjave informacij od datuma take potrditve pomeni avtomatski konec postopka upravne pomoči in sodelovanja.

Člen 7

Odgovornost Komisije v zvezi s sistemom

Komisija:

(a) zagotovi razvoj, vzdrževanje, podporo in potrebno posodabljanje programske opreme in infrastrukture IT za sistem;

(b) spremlja izmenjavo informacij prek sistema za namene opredelitve dejavnosti, ki so ali se zdijo v nasprotju z zakonodajo o živilih ali krmi ter so še posebno pomembne na ravni Unije, kot je določeno v členu 40(1) Uredbe (ES) št. 882/2004;

(c) analizira informacije, izmenjane prek sistema, za namene usklajevanja, kot je določeno v členu 40(1) Uredbe (ES) št. 882/2004 in za pripravo poročil za lažje izvajanje navedene uredbe;

(d) zagotovi ustrezne oblike in navodila za uporabo sistema.

Člen 8

Izmenjava informacij prek sistema

1. Informacije se izmenjujejo prek sistema z uporabo oblike, ki jo da na voljo Komisija v skladu s točko (d) člena 7.

2. Informacije, izmenjane prek sistema pri vsakem primeru, vključujejo vsaj:

(a) kontaktne podatke pristojnih organov in uradnikov, ki so zadolženi za primer;

(b) opis morebitne neskladnosti;

(c) opredelitev, kadar je to mogoče, nosilcev dejavnosti, povezanih s primerom;

(d) podrobnosti o živalih ali blagu, povezanih z morebitnim primerom neskladnosti z zakonodajo o živilih ali krmi;

(e) navedbo, ali je informacija izmenjana za namene: (i) priprave prošnje za pomoč ali odgovora nanjo; ali (ii) vnosa uradnega obvestila o neskladnosti ali odgovora nanj;

(f) navedbo organa za zvezo, na katerega je naslovljena prošnja za pomoč ali uradno obvestilo o neskladnosti;

(g) navedbo, ali je prošnja za pomoč ali uradno obvestilo o neskladnosti povezano z morebitnim primerom neskladnosti, storjenim z uporabo zavajajočih goljufivih praks, in ali je treba dostop organov za zvezo iz člena 4 do njega omejiti.

ODDELEK III

OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV IN VARNOST

Člen 9

Omejitev namena

1. Organi za zvezo in Komisija si osebne podatke izmenjujejo in jih obdelujejo prek sistema samo za namene izvajanja zahtev o upravni pomoči in sodelovanju iz naslova IV Uredbe (ES) št. 882/2004.

2. V nobenem primeru niso v izmenjavo podatkov vključene osebne informacije, ki kažejo na rasno ali etnično poreklo, politično mnenje, versko ali filozofsko prepričanje, članstvo v sindikatu, ter informacije o zdravju ali spolnih navadah posameznika.

Člen 10

Varstvo podatkov

1. Direktiva 95/46/ES in Uredba (ES) št. 45/2001 se uporabljata do te mere, da informacije, izmenjane prek sistema, vsebujejo osebne podatke iz člena 2(a) Direktive 95/46/ES in člena 2(a) Uredbe (ES) št. 45/2001.

2. V zvezi z odgovornostjo prenosa ustreznih informacij v sistem in obdelavo osebnih podatkov, ki bi lahko izhajali iz navedene dejavnosti in iz izmenjav iz člena 3(3), se pristojni organi in organi za zvezo držav članic štejejo za upravljavce, kot je opredeljeno v členu 2(d) Direktive 95/46/ES.

3. V zvezi z odgovornostjo upravljanja sistema se za obdelavo osebnih podatkov, ki bi lahko izhajali iz člena 5 tega sklepa, Komisija šteje kot upravljavec, kot je opredeljeno v členu 2(d) Uredbe (ES) št. 45/2001.

4. Države članice lahko omejijo pravice in obveznosti iz člena 6(1), člena 10, člena 11(1) in člena 12 Direktive 95/46/ES, kadar je to potrebno za zaščito interesa iz člena 13(1)(d) in (f) navedene direktive.

5. Komisija lahko omeji pravice in obveznosti iz člena 4(1), člena 11, člena 12(1) in členov od 13 do 17 Uredbe (ES) št. 45/2001, kadar taka omejitev predstavlja potreben ukrep za zaščito interesov iz člena 20(1)(a) in (e) navedene uredbe v obdobju, ko se načrtujejo ali izvajajo dejavnosti za preverjanje skladnosti z zakonodajo o živilih ali krmo ali za zagotovitev izvrševanja zakonodaje o živilih ali krmi v primeru, na katerega se nanaša informacija.

Člen 11

Hramba osebnih podatkov

Komisija odstrani obdelane osebne podatke iz sistema takoj, ko niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani in obdelani ter praviloma najpozneje pet let po končanem postopku upravne pomoči in sodelovanja.

Člen 12

Varnost podatkov

Komisija in države članice zagotovijo, da je sistem skladen s pravili o varnosti podatkov, ki so bila sprejeta v skladu s členom 22 Uredbe (ES) št. 45/2001 oziroma členom 17 Direktive 95/46/ES.

Člen 13

Datum uporabe

Ta sklep se uporablja dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Člen 14

Naslovniki

Ta sklep je naslovljen na države članice.

V Bruslju, 22. oktobra 2015 Za Komisijo Vytenis ANDRIUKAITIS Član Komisije

(1) UL L 165, 30.4.2004, str. 1.

(2) Uredba (ES) št. 178/2002 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 28. januarja 2002 o določitvi splošnih načel in zahtevah živilske zakonodaje, ustanovitvi Evropske agencije za varnost hrane in postopkih, ki zadevajo varnost hrane (UL L 31, 1.2.2002, str. 1).

(3) Odločba Komisije 2004/292/ES z dne 30. marca 2004 o uvedbi sistema Traces in spremembah Odločbe 92/486/EGS (UL L 94, 31.3.2004, str. 63).

(4) Direktiva Evropskega parlamenta in Sveta 95/46/ES z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 281, 23.11.1995, str. 31).

(5) Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 8, 12.1.2001, str. 1).