6.

Priloga XI se nadomesti z naslednjim: „PRILOGA XI PRAVILA O UPRAVIČENOSTI IZDATKOV SKLAD ZA VKLJUČEVANJE I. Splošna načela I.1 Osnovna načela 1. V skladu s temeljnim aktom morajo izdatki, da so upravičeni: (a) spadati na področje uporabe Sklada in njegovih ciljev iz členov 1, 2 in 3 temeljnega akta; (b) biti v okviru upravičenih ukrepov iz člena 4 temeljnega akta; (c) biti potrebni za izvajanje dejavnosti, zajetih v projektu, ki je del večletnih in letnih programov, kot jih odobri Komisija; (d) biti razumni in v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti gospodarnosti in stroškovne učinkovitosti; (e) nastati končnemu upravičencu in/ali partnerjem v projektu, ki imajo sedež in so registrirani v državi članici, razen v primeru mednarodnih organizacij javnega sektorja, ustanovljenih z medvladnimi sporazumi, in specializiranih agencij, ki jih ustanovijo take organizacije, Mednarodnega odbora Rdečega križa in Mednarodne federacije državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca. V zvezi s členom 39(2) Odločbe se pravila, ki se uporabljajo za končnega upravičenca, smiselno uporabljajo za vse partnerje v projektu; (f) biti povezani s ciljnimi skupinami, kakor so navedene v okviru temeljnega akta; (g) nastati v skladu s posebnimi določbami v sporazumu o donaciji. 2. V primeru večletnih ukrepov v smislu člena 13(6) temeljnega akta se za uporabo teh pravil o upravičenosti kot projekt šteje samo tisti del ukrepa, ki se sofinancira iz letnega programa. 3. Projekti, ki jih podpira Sklad, se ne financirajo iz drugih virov, ki jih zajema proračun Skupnosti. Projekti, ki jih podpira Sklad, se sofinancirajo iz javnih ali zasebnih virov. I.2 Proračun projekta Proračun projekta se predstavi na naslednji način: Odhodki Prihodki + neposredni stroški (NS) + posredni stroški (določen odstotek NS, opredeljen v sporazumu o donaciji) + prispevek ES (opredeljen kot najnižji izmed treh zneskov, navedenih v členu 12 Odločbe) + prispevek končnega upravičenca in partnerjev v projektu + prispevek tretjih strank + prejemki, ki nastanejo zaradi projekta = skupni upravičeni stroški (SUS) = skupni prihodki Proračun je uravnotežen: skupni upravičeni stroški so enaki skupnim prihodkom. I.3 Prihodki in načelo nepridobitnosti 1. Projekti, ki jih podpira Sklad, morajo biti nepridobitne narave. Če na koncu projekta viri prihodkov, vključno s prejemki, presegajo izdatke, se prispevek iz Sklada za projekt ustrezno zmanjša. Vsi viri prihodkov za projekt morajo biti zabeleženi v računovodski evidenci ali davčni dokumentaciji upravičenca ter biti določljivi in nadzorovani. 2. Prihodke projekta sestavljajo finančni prispevki, ki jih projektu odobri Sklad, javni ali zasebni viri, vključno z lastnimi prispevki končnega upravičenca, kot tudi vsi prejemki, ki nastanejo zaradi projekta. Za namene tega pravila ‚prejemki‘ zajemajo prihodke, ki jih projekt prejme v obdobju upravičenosti iz točke I.4, od prodaje, najemnin, storitev, vpisnin ali drugih enakovrednih prihodkov. 3. Prispevek Skupnosti, ki izhaja iz uporabe načela nepridobitnosti, kot je opredeljeno v členu 12(c) Odločbe, bodo ‚skupni upravičeni stroški‘, zmanjšani za ‚prispevke tretjih strank‘ in ‚prejemke, ki nastanejo zaradi projekta‘. I.4 Obdobje upravičenosti 1. Stroški, povezani s projektom, morajo nastati in ustrezna plačila (razen za amortizacijo) morajo biti izvršena po 1. januarju tistega leta, ki je navedeno v sklepu o financiranju, s katerim se odobrijo letni programi držav članic. Obdobje upravičenosti traja do 30. junija leta N (2) +2, kar pomeni, da morajo stroški, povezani s projektom, nastati pred tem datumom. 2. Izjema od obdobja upravičenosti iz odstavka 1 se dovoli za: (a) projekte, ki prejemajo pomoč v okviru letnega programa 2007, v skladu s členom 33(3) temeljnega akta; (b) tehnično pomoč za države članice (glej točko IV.3). I.5 Evidenca o izdatkih 1. Izdatki ustrezajo plačilom, ki jih je izvršil končni upravičenec. Plačila morajo imeti obliko finančnih (gotovinskih) transakcij z izjemo amortizacije. 2. Izdatki se praviloma dokazujejo z uradnimi računi. Kadar to ni mogoče, se izdatki izkažejo z računovodskimi listinami ali dokazili enakovredne dokazne vrednosti. 3. Izdatki morajo biti opredeljivi in preverljivi. Zlasti morajo biti: (a) zabeleženi v računovodskih evidencah končnega upravičenca; (b) določeni v skladu z veljavnimi računovodskimi standardi države, v kateri ima končni upravičenec sedež, ter v skladu z običajnimi praksami stroškovnega računovodstva končnega upravičenca in (c) prijavljeni v skladu z zahtevami veljavne davčne in socialne zakonodaje. 4. Kadar je to potrebno, morajo končni upravičenci hraniti overjene kopije računovodskih listin, ki dokazujejo prihodke in izdatke, ki nastanejo partnerjem v zvezi z zadevnim projektom. 5. Hramba in obdelava evidenc iz odstavkov 2 do 4 morata biti v skladu z nacionalno zakonodajo o varstvu podatkov. I.6 Območje uporabe 1. Izdatki za ukrepe, opisane v členu 4 temeljnega akta, morajo: (a) nastati končnim upravičencem, opredeljenim v točki I.1.1(e), in (b) nastati na ozemlju države članice, razen kadar so povezani z ukrepi pred potovanjem iz člena 4.1(c) temeljnega akta, ki lahko nastanejo na ozemlju držav članic ali v državi izvora. 2. Partnerji v projektu, ki so registrirani in imajo sedež v tretjih državah, lahko sodelujejo v projektih, če s tem ne nastanejo dodatni stroški, razen v primeru mednarodnih organizacij javnega sektorja, ustanovljenih z medvladnimi sporazumi, in specializiranih agencij, ki jih ustanovijo take organizacije, Mednarodnega odbora Rdečega križa in Mednarodne federacije državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca. II. Kategorije upravičenih stroškov (na ravni projekta) II.1 Neposredni upravičeni stroški Neposredni upravičeni stroški za projekt so tisti stroški, ki so ob ustreznem upoštevanju splošnih pogojev upravičenosti, določenih v delu I, določljivi kot posebni stroški, neposredno povezani z izvajanjem projekta. Neposredni stroški so vključeni v oceno celotnega proračuna projekta. Upravičeni so naslednji neposredni stroški: II.1.1 Stroški za osebje 1. Stroški za osebje, dodeljeno projektu, tj. plače, prispevki za socialno varnost in drugi predpisani stroški, so upravičeni, če se ujemajo z običajno politiko plač upravičenca. 2. V primeru mednarodnih organizacij lahko upravičeni stroški za osebje vključujejo sredstva za kritje stroškov predpisanih obveznosti in drugih upravičenih stroškov v zvezi s plačo. 3. Ustrezni stroški za plače osebja javnih organov so upravičeni do mere, do katere so povezani s stroški za dejavnosti, ki jih ustrezni javni organ ne bi izvajal, če se zadevni projekt ne bi izvajal; to osebje se začasno premesti ali dodeli za izvajanje projekta s pisnim sklepom končnega upravičenca. 4. Stroški osebja se podrobno opredelijo v načrtovanem proračunu, pri čemer je treba navesti naloge in število osebja. II.1.2 Potni stroški in stroški bivanja 1. Za neposredne upravičene stroške veljajo potni stroški in stroški bivanja za osebje ali druge osebe, ki sodelujejo v dejavnostih projekta in ki morajo potovati zaradi izvajanja projekta. 2. Potni stroški so upravičeni na podlagi dejansko nastalih stroškov. Stopnje povračila temeljijo na najcenejši obliki javnega prevoza in letalski prevozi se praviloma dovolijo samo za potovanja, daljša od 800 km (povratno potovanje), ali ko geografska oddaljenost namembnega kraja upravičuje potovanje z letalom. V primeru prevoza z lastnim vozilom se stroški običajno povrnejo na podlagi cen uporabe javnega prevoza ali na podlagi stopenj kilometrine v skladu z objavljenimi uradnimi pravili v zadevni državi članici ali stopenj kilometrine, ki jih uporablja končni upravičenec. 3. Stroški bivanja so upravičeni na podlagi dejansko nastalih stroškov ali dnevnic. Kadar ima organizacija lastne dnevne stopnje (dnevnice), se te uporabljajo v okviru zgornjih mej, ki jih država članica določi v skladu z nacionalno zakonodajo in prakso. Za dnevnice običajno velja, da pokrivajo stroške za lokalni prevoz (vključno s taksiji), nastanitev, prehrano, lokalne telefonske pogovore in druge manjše izdatke. II.1.3 Oprema II.1.3.1 Splošna pravila 1. Stroški, povezani z nakupom opreme, so upravičeni samo, če so bistveni za izvajanje projekta. Oprema ima tehnične značilnosti, ki jih zahteva projekt, in je skladna z veljavnimi merili in standardi. 2. Izbira med zakupom, najemom ali nakupom mora vedno temeljiti na najcenejši možnosti. Če zakup ali najem nista možna zaradi kratkotrajnosti projekta ali hitre amortizacije opreme, je nakup sprejemljiv. II.1.3.2 Najem in zakup Izdatki, povezani s posli najema in zakupa, so upravičeni do sofinanciranja ob upoštevanju pravil, določenih v državi članici, nacionalne zakonodaje in prakse ter trajanja najema ali zakupa za namene projekta. II.1.3.3 Nakup 1. Kadar je oprema kupljena med trajanjem projekta, mora biti v proračunu določeno, ali so vključeni vsi stroški ali samo delež amortizacije opreme, ki ustreza trajanju uporabe za namene projekta in stopnji dejanske uporabe za namene projekta. Delež amortizacije opreme se izračuna v skladu z veljavnimi nacionalnimi pravili. 2. Oprema, ki je bila kupljena pred začetkom projekta, vendar se uporablja za namene projekta, je upravičena na podlagi amortizacije. Ti stroški pa niso upravičeni, če je bila oprema prvotno kupljena z donacijo Skupnosti. 3. Za posamezne dele opreme, ki stanejo manj kot 20 000 EUR, so celotni stroški nakupa upravičeni, če je oprema kupljena pred zadnjimi tremi meseci trajanja projekta. Posamezni deli opreme, ki stanejo 20 000 EUR ali več, so upravičeni samo na podlagi amortizacije. II.1.4 Nepremičnine II.1.4.1 Splošna pravila Nepremičnine imajo tehnične značilnosti, ki jih zahteva projekt, in so skladne z veljavnimi merili in standardi. II.1.4.2 Najem Najem nepremičnin je upravičen do sofinanciranja, če obstaja jasna povezava med najemom in cilji zadevnega projekta, pod spodaj navedenimi pogoji in brez poseganja v uporabo strožjih nacionalnih predpisov: (a) nepremičnine niso bile kupljene z donacijo Skupnosti; (b) nepremičnine se uporabljajo samo za izvajanje projekta. V nasprotnem primeru je upravičen samo tisti delež stroškov, ki ustreza uporabi za namene projekta. II.1.5 Potrošni material, zaloge in splošne storitve Stroški za potrošni material, zaloge in splošne storitve so upravičeni, če so opredeljivi in neposredno potrebni za izvajanje projekta. II.1.6 Sklepanje pogodb s podizvajalci 1. Na splošno morajo biti končni upravičenci sposobni sami upravljati projekte. Znesek za naloge, ki se v okviru projekta oddajo v podizvajanje, mora biti jasno naveden v sporazumu o donaciji. 2. Izdatki, povezani z naslednjimi podizvajalskimi pogodbami, niso upravičeni do sofinanciranja Sklada: (a) oddajanje v podizvajanje nalog, povezanih s splošnim upravljanjem projekta; (b) oddajanje del podizvajalcem, ki povečuje stroške projekta, ne da bi se povečala njegova sorazmerna vrednost; (c) podizvajalske pogodbe, sklenjene s posredniki ali svetovalci, v katerih je plačilo določeno kot odstotek skupnega stroška projekta, razen če tako plačilo utemelji končni upravičenec s sklicevanjem na dejansko vrednost opravljenega dela ali storitev. 3. Podizvajalci se v zvezi z vsemi podizvajalskimi pogodbami zavežejo, da revizijskim in nadzornim organom zagotovijo vse potrebne podatke, povezane z dejavnostmi podizvajalca. II.1.7 Stroški, ki izhajajo neposredno iz zahtev, povezanih s sofinanciranjem Unije Stroški, potrebni za izpolnjevanje zahtev, povezanih s sofinanciranjem Unije, kot so oglaševanje, preglednost, vrednotenje projekta, zunanja revizija, bančne garancije, stroški prevajanja itd., so upravičeni kot neposredni stroški. II.1.8 Stroški za strokovnjake Upravičeni so stroški pravnega svetovanja, notarski stroški ter stroški za tehnične in finančne strokovnjake. II.1.9 Posebni stroški v zvezi z državljani tretjih držav, ki spadajo na področje uporabe Sklada 1. Za namene pomoči so upravičeni nakupi, ki jih je opravil končni upravičenec za državljane tretjih držav, ki spadajo na področje uporabe Sklada, kot je opredeljeno v temeljnem aktu, in povračila stroškov, ki so jih imele te osebe in jih povrne končni upravičenec, pod naslednjimi posebnimi pogoji: (a) končni upravičenec hrani vse potrebne podatke in dokaze v obdobju iz člena 41 temeljnega akta, da državljani tretjih držav, ki prejemajo to pomoč, spadajo na področje uporabe Sklada, kot je opredeljeno v temeljnem aktu; (b) končni upravičenec mora hraniti dokazila v zvezi z zagotovljeno podporo državljanom tretjih držav (kot so računi in potrdila) v obdobju iz člena 41 temeljnega akta. 2. Za dejavnosti, pri katerih je potrebna prisotnost oseb, ki pripadajo ciljni skupini (na primer usposabljanje), se lahko razdelijo manjše denarne spodbude kot dodatna pomoč, če njihova skupna vrednost ni višja od 25 000 EUR na projekt in se razdelijo posameznikom za vsak dogodek, usposabljanje ali podobno. Končni upravičenec vodi seznam z imeni oseb, časom in datumom plačila ter zagotovi ustrezno spremljanje, da se prepreči dvojno financiranje ali zloraba sredstev. II.2 Posredni upravičeni stroški 1. Posredni upravičeni stroški ukrepa so stroški, ki ob upoštevanju pogojev za upravičenost iz točke I.1.1 niso opredeljivi kot posebni stroški, neposredno povezani z izvajanjem projekta. 2. Z odstopanjem od točke I.1.1(e) in točke I.5 so posredni stroški izvajanja ukrepa lahko upravičeni na osnovi pavšalnega zneska finančne pomoči, določenega na največ 7 % celotnega zneska neposrednih upravičenih stroškov. 3. Organizacije, ki prejemajo donacijo za poslovanje iz proračuna Unije, ne morejo vključiti posrednih stroškov v svoj načrtovani proračun. III. Neupravičeni izdatki Naslednji stroški niso upravičeni: (a) DDV, razen če končni upravičenec lahko dokaže, da ga ne more dobiti povrnjenega; (b) donos kapitala, dolgovi in stroški dolžniške obveznosti, negativne obresti, devizne provizije in izgube, rezervacije za izgube ali morebitne bodoče obveznosti, plačilo dolgovanih obresti, dvomljivi dolgovi, globe, denarne kazni, stroški sodnih postopkov in prekomerni ali nepotrebni izdatki; (c) stroški za reprezentanco izključno za projektno osebje; razumni stroški za gostoljubje na družabnih dogodkih, ki jih upravičuje projekt, kot je srečanje ob koncu projekta ali srečanja usmerjevalne skupine projekta, so dovoljeni; (d) stroški, ki jih je prijavil končni upravičenec in so bili kriti v okviru drugega projekta ali delovnega programa, ki prejema donacijo Skupnosti; (e) nakup zemljišča ter nakup, gradnja in prenova nepremičnine; (f) prispevki v naravi. IV. Tehnična pomoč na pobudo držav članic 1. Vsi stroški, potrebni za izvajanje Sklada, ki nastanejo odgovornemu organu, pooblaščenemu organu, revizijskemu organu, organu za potrjevanje ali drugim organom, ki pomagajo pri nalogah iz odstavka 2, so upravičeni v okviru tehnične pomoči v mejah, določenih v členu 15 temeljnega akta. 2. Vključeni so naslednji izdatki: (a) izdatki, povezani s pripravo, izbiro, ocenjevanjem, upravljanjem in spremljanjem ukrepov; (b) izdatki, povezani z revizijami in pregledi ukrepov ali projektov na kraju samem; (c) izdatki, povezani z ocenjevanjem ukrepov ali projektov; (d) izdatki, povezani z informacijami, razširjanjem in preglednostjo v zvezi z ukrepi; (e) izdatki za pridobitev, namestitev in vzdrževanje računalniških sistemov za upravljanje, spremljanje in ocenjevanje skladov; (f) izdatki za seje nadzornih odborov in pododborov v zvezi z izvajanjem ukrepov; ti izdatki lahko vključujejo tudi stroške strokovnjakov in drugih udeležencev teh odborov, vključno z udeleženci iz tretjih držav, če je njihova navzočnost bistvena za učinkovito izvajanje ukrepov; (g) izdatki za okrepitev upravne zmogljivosti za izvajanje Sklada. 3. Opraviti je treba dejavnosti, povezane s tehnično pomočjo, in izvršiti ustrezna plačila po 1. januarju tistega leta, ki je navedeno v sklepu o financiranju, s katerim se odobrijo letni programi držav članic. Obdobje upravičenosti traja do roka za predložitev končnega poročila o izvajanju letnega programa. 4. Vsa javna naročila je treba izvesti v skladu z nacionalnimi pravili o javnih naročilih, ki so določena v državi članici. 5. Države članice lahko izvedejo ukrepe tehnične pomoči za ta sklad skupaj z ukrepi tehnične pomoči za nekatere ali vse štiri sklade. Vendar je v tem primeru samo tisti delež stroškov, uporabljen za izvajanje skupnega ukrepa, ki ustreza temu skladu, upravičen do financiranja iz tega sklada, države članice pa zagotovijo, da: (a) se delež stroškov za skupni ukrep razumno in preverljivo pripiše ustreznemu skladu ter (b) ne pride do dvojnega financiranja stroškov.“