Sklep predsedstva o dostopu javnosti do dokumentov evropskega parlamenta

(2001/C 374/01)

PREDSEDSTVO JE –

ob upoštevanju člena 255(2) in (3) Pogodbe ES,

ob upoštevanju Uredbe (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije, ter zlasti členov 11, 12 in 18 Uredbe,

ob upoštevanju členov 22(2), 171(1) in 172 ter Priloge VII Poslovnika Evropskega parlamenta,

ker so bila splošna načela, ki urejajo dostop do dokumentov, v skladu s členom 255(2) Pogodbe ES določena z Uredbo (ES) št. 1049/2001;

ker je Evropski parlament v skladu s členom 255(3) Pogodbe ES in členom 18(1) Uredbe (ES) št. 1049/2001 prilagodil svoj poslovnik s Sklepom z dne 13. novembra 2001;

ker mora Predsedstvo v skladu s členom 172(2), (3) in (4) Poslovnika Evropskega parlamenta sprejeti predpise za vzpostavitev referenčnega registra dokumentov, s katerim določa ureditev dostopa in organe, ki so pristojni za ravnanje s takšnimi dokumenti;

ker sta bila Sklepa Predsedstva z dne 10. julija 1977 o javnem dostopu do dokumentov Evropskega parlamenta in z dne 17. aprila 1998 o nadomestilih za posredovanje dokumentov razveljavljena z zgoraj navedenim sklepom Evropskega parlamenta z dne 13. novembra 2001;

ker je treba ukrepe, ki se nanašajo na sistem nadomestil za posredovanje dokumentov, uskladiti z določbami člena 10 Uredbe (ES) št. 1049/2001, da bi se lahko natančno določili dodatni stroški, ki jih mora plačati vlagatelj za posredovanje zelo obsežnih dokumentov;

ker je treba ukrepe glede registra dokumentov Evropskega parlamenta združiti v enem samem sklepu in s tem omogočiti večjo preglednost za državljane –

SKLENILO:

NASLOV I

REFERENČNI REGISTER

Člen 1

Vzpostavitev

1. V skladu s členom 11(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001 in členom 172(3) Poslovnika se vzpostavi referenčni register v okviru Evropskega parlamenta.

2. Na ta način vzpostavljeni referenčni register vsebuje napotila na dokumente, ki jih sestavi ali prejme Evropski parlament od dneva začetka uporabe Uredbe (ES) št. 1049/2001 (3. december 2001).

3. Ta napotila predstavljajo "identifikacijsko izkaznico dokumenta", ki vsebuje ne le podatke, predpisane s členom 11(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001, ampak v čim večji meri tudi napotila, ki omogočajo prepoznavanje avtorja posameznega dokumenta, razpoložljive jezike, status in kategorijo dokumenta ter kraj shranjevanja dokumenta.

Člen 2

Cilji

Referenčni register je sestavljen tako, da omogoča:

- uporabo enotnega referenčnega sistema,

- neposreden dostop do dokumentov, zlasti zakonodajnih dokumentov, v elektronski obliki,

- prepoznavanje dokumentov, ki niso dostopni v elektronski obliki,

- iskanje dokumentov, ki jih vlagatelji ustrezno ne določijo,

- prepoznavanje dokumentov, pri katerih je javni dostop predmet omejitev, določenih v členih 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001,

- evidentiranje zaupnih dokumentov v skladu z omejitvami iz člena 9 zgoraj navedene uredbe.

Člen 3

Delovanje

Služba, ki je odgovorna za vodenje referenčnega registra:

- nadzoruje evidentiranje dokumentov, ki jih sestavi ali prejme Evropski parlament,

- sprejema prošnje za dostop v pisni ali elektronski obliki in vodi terminski koledar zaradi upoštevanja petnajstdnevnega roka za odgovor,

- pošilja potrdila o prejemu,

- pomaga vlagateljem pri natančni pojasnitvi vsebine njihovih prošenj,

- pomaga vlagateljem pri dostopu do že objavljenih dokumentov,

- posreduje prošnje za dostop pristojni službi ali pooblaščeni osebi, če se prošnja nanaša na dokument, ki ni evidentiran v registru, ali dokument, za katerega veljajo omejitve iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001,

- se posvetuje z vlagatelji, če se prošnje nanašajo na zelo obsežne ali zahtevne dokumente.

Člen 4

Evidentiranje dokumentov

1. Vsak dokument, ki ga sestavi Evropski parlament, se čim prej vnese v referenčni register. Generalni sekretar sprejme potrebne interne izvedbene ukrepe, s katerimi zagotovi evidentiranje vseh dokumentov, ki jih je sestavil Evropski parlament.

2. V zvezi s tem se dokumenti Evropskega parlamenta, opredeljeni v členu 172(2) Poslovnika Evropskega parlamenta, evidentirajo v referenčnem registru, za kar sta odgovorna organ ali služba, ki je avtor dokumenta.

3. Dokumenti, sestavljeni v okviru zakonodajnega postopka ali za parlamentarno dejavnost, se vnesejo v register takoj po njihovi predložitvi ali objavi.

4. Drugi dokumenti, ki spadajo v pristojnost upravnih služb Sekretariata Evropskega parlamenta, se, če je to le mogoče, vnesejo v referenčni register, takoj ko to odobri služba, ki je dokument sestavila.

5. Vsak dokument, ki ga Evropski parlament prejme od tretje stranke v smislu člena 3 Uredbe (ES) št. 1049/2001, pošlje uradna poštna služba referenčnemu registru, ki ga vnese, razen če ne gre za občutljivi dokument v smislu člena 9 zgoraj navedene uredbe, za katerega je treba upoštevati časovne omejitve, predpisane v tem členu.

Člen 5

Neposredno dostopni dokumenti

1. Vsi dokumenti, ki jih sestavi ali prejme Evropski parlament v okviru zakonodajnega postopka, morajo biti ob upoštevanju omejitev iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001 dostopni državljanom v elektronski obliki.

2. V zvezi s tem bo Evropski parlament zagotovil dostopnost vseh zakonodajnih dokumentov preko registra, da bi državljanom omogočil dostop do celotnih besedil dokumentov.

3. Evropski parlament bo omogočil elektronski dostop do tega registra na spletni strani "Europarl" in zagotovil sprotno pomoč (on-line) državljanom glede ureditve predložitve prošenj za dostop do dokumentov.

4. Za druge dokumente, zlasti za dokumente, ki se nanašajo na pripravo politike ali strategije, se v čim večji meri omogoči neposreden dostop.

5. Kategorije dokumentov, ki so neposredno dostopni, so navedene v seznamu, ki ga sprejme Evropski parlament in priloži svojemu Poslovniku. Dokumenti, ki niso vključeni v ta seznam, bodo dostopni na podlagi pisnega zahtevka.

Člen 6

Dokumenti, ki so dostopni na podlagi prošnje

1. Dokumenti, ki jih sestavi ali prejme Evropski parlament izven zakonodajnega postopka, morajo biti ob upoštevanju omejitev iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001 v čim večji meri neposredno dostopni državljanom preko registra.

2. Če vnos dokumenta v referenčni register ne dopušča neposrednega dostopa do celotnega besedila, ker dokument ni na voljo v elektronski obliki ali ker se zanj uporabljajo izjeme iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001, lahko vlagatelj vloži prošnjo za dostop do dokumenta v pisni obliki ali z uporabo elektronskega obrazca, ki je na voljo na spletni strani "Europarl". Evropski parlament lahko dostop do dokumenta odobri ali pa v pisni obliki navede razloge za njegovo popolno ali delno zavrnitev.

3. Dokumenti, ki jih sestavi ali prejme Evropski parlament pred začetkom veljavnosti Uredbe (ES) št. 1049/2001 in zaradi tega niso na voljo v referenčnem registru, so ob upoštevanju omejitev iz členov 4 in 9 zgoraj navedene uredbe dostopni na podlagi pisne prošnje.

Člen 7

Shranjevanje dokumentov

1. Vse dokumente se hrani v arhivih baze podatkov referenčnega registra. Ta baza podatkov, ki vsebuje vse dokumente, ki jih sestavi Evropski parlament, posreduje kopijo podatkov in dokumentov zgodovinskim arhivom Evropskega parlamenta (ARCDOC).

2. Dokler baza podatkov, predvidena za arhiviranje dokumentov, ki se morajo vnesti v register, ni usposobljena, uporablja služba, odgovorna za register, obstoječe sisteme in baze podatkov Evropskega parlamenta in se omeji na vzpostavitev povezav z njimi zaradi pridobivanja potrebnih podatkov in zagotavljanja dostopnosti celotnih besedil dokumentov.

NASLOV II

ZAČETNA PROŠNJA

Člen 8

Predložitev začetne prošnje

1. Prošnje za dostop do dokumenta Evropskega parlamenta so lahko predložijo v pisni ali elektronski obliki v enem od jezikov, navedenih v členu 314 Pogodbe ES.

2. Prošnje morajo biti dovolj natančno sestavljene in zlasti vsebovati informacije, ki omogočajo prepoznavanje zahtevanega dokumenta ali dokumentov, ter ime in naslov prosilca.

3. Če prošnja ni dovolj natančna, zahteva Evropski parlament od vlagatelja, da jo pojasni in mu pri tem pomaga.

4. Vlagatelj ni dolžan navesti razlogov za prošnjo.

Člen 9

Obravnava pisnih prošenj

1. Prošnjo za dostop do dokumenta, ki ga hrani Evropski parlament, se pošlje istega dne, kot jo evidentira služba zadolžena za pošto, pristojni službi za vodenje referenčnega registra, ki mora potrditi prejem prošnje, sestaviti odgovor in dostaviti dokument v predpisanem roku.

2. Če se prošnja nanaša na dokument, ki ga je sestavil Evropski parlament in za katerega se uporablja ena od izjem iz člena 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001, naveže služba, pristojna za referenčni register, stik s službo ali organom, ki je avtor dokumenta, le-ta pa v roku petih delovnih dni predloži predlog za nadaljnjo obravnavo prošnje.

3. Če obstaja dvom glede razkritja dokumentov tretjih strank, se Evropski parlament z njimi posvetuje in jim odobri rok petih delovnih dni, da mu posredujejo svoje stališče, da bi ugotovil, ali se lahko uporabi ena od izjem iz člena 4 ali 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

4. Če se prošnja za dostop, predložena Evropskemu parlamentu, nanaša na dokument, ki ga institucija kot avtor dokumenta še ni objavila, odobri Evropski parlament instituciji, odgovorni za dokument, pet delovnih dni, v roku katerih mora izraziti vse pridržke glede razkritja dokumenta.

5. Če v roku petih delovnih dni ne prejme nobenega odgovora, Evropski parlament nadaljuje s postopkom.

Člen 10

Obdelava prošenj v elektronski obliki

1. Vsaka prošnja, predložena v elektronski obliki, se pošlje na naslov, ki je naveden na spletni strani Evropskega parlamenta, pri čemer se v čim večji meri uporablja predviden elektronski obrazec in sistem sprotne pomoči (on-line) zaradi lažje predložitve tovrstnih prošenj.

2. Prošnje v elektronski obliki, poslane na spletno stran Evropskega parlamenta (Europarl), se avtomatsko pošljejo za referenčni register pristojni službi v evidentiranje in nadaljnjo obdelavo.

3. Prošnja, ki je prejeta v elektronski obliki in vsebuje vse potrebne informacije po členu 8 tega sklepa, avtomatsko aktivira posredovanje potrdila o prejemu vlagatelju.

4. Postopki, določeni v členu 9(2) in v naslednjih členih tega sklepa glede obdelave začetne prošnje, predložene v pisni obliki, se uporabljajo tudi za prošnje, predložene v elektronski obliki.

Člen 11

Rok za odgovor

1. V roku 15 delovnih dni po evidentiranju prošnje služba, ki je pristojna za referenčni register, odobri dostop do zahtevanega dokumenta in v enakem roku dokument tudi zagotovi.

2. Če Evropski parlament ne more odobriti dostopa do zahtevanega dokumenta, vlagatelja v pisni obliki obvesti o razlogih za popolno ali delno zavrnitev ter pouči o njegovi/njeni pravici do potrdilne prošnje.

3. V takšnem primeru ima vlagatelj za predložitev potrdilne prošnje na voljo 15 delovnih dni od dneva prejema odgovora.

4. V izjemnih primerih, ko se prošnja nanaša na zelo obsežen dokument ali veliko število dokumentov, se lahko rok iz odstavka 1 tega člena podaljša za 15 delovnih dni pod pogojem, da je vlagatelj o tem predhodno obveščen ob izčrpni navedbi razlogov.

5. Če Evropski parlament ne odgovori v predpisanem roku, je vlagatelj upravičen do vložitve potrdilne prošnje.

6. Rok 15 delovnih dni, določen v členu 7 Uredbe (ES) št. 1049/2001, začne teči od datuma evidentiranja začetne prošnje.

Člen 12

Pristojni organ

1. Začetne prošnje, poslane Evropskemu parlamentu, obravnava Generalni sekretar po navodilih predsednika in podpredsednika, pristojnega za nadzor nad obravnavanjem prošenj za dostop do dokumentov v skladu s členom 172(6) Poslovnika Evropskega parlamenta.

2. Pozitivne odgovore na začetne prošnje pošlje vlagatelju Generalni sekretar sam ali njegov pooblaščenec.

3. O zavrnitvi začetne prošnje in njeni utemeljitvi odloča Generalni sekretar na predlog službe ali organa, ki je avtor dokumenta. Vsako odločitev o zavrnitvi dostopa se pošlje Predsedstvu Evropskega parlamenta v vednost.

4. Generalni sekretar lahko kadarkoli poveri prošnjo pravni službi in/ali pooblaščencu za varstvo podatkov.

NASLOV III

POTRDILNE PROŠNJE

Člen 13

Predložitev

1. Potrdilne prošnje se lahko pošlje Evropskemu parlamentu v pisni ali elektronski obliki v roku 15 delovnih dni od dneva prejema popolne ali delne zavrnitve dostopa do zahtevanega dokumenta, v enakem roku pa tudi v primeru, če vlagatelj na začetno prošnjo odgovora ni prejel.

2. Potrdilne prošnje morajo biti sestavljene v skladu s formalnimi zahtevami, določenimi v členu 8 tega sklepa.

Člen 14

Obravnava

1. Potrdilne prošnje se evidentira v skladu z ureditvijo, določeno za prošnje v pisni ali elektronski obliki v členih 9(1) in 10(2) tega sklepa.

2. Referenčni register posreduje potrdilo o prejemu vlagatelju in začne postopke iz členov 9 in 10 tega sklepa zaradi priprave odgovora Evropskega parlamenta.

3. V roku 15 delovnih dni po evidentiranju prošnje Evropski parlament odobri dostop do dokumenta ali pa pisno obvesti vlagatelja o razlogih za popolno ali delno zavrnitev.

4. V izjemnih primerih, ko se prošnja nanaša na zelo obsežen dokument ali veliko število dokumentov, se lahko rok iz predhodnega odstavka podaljša za 15 delovnih dni pod pogojem, da je vlagatelj ob izčrpni navedbi razlogov o tem predhodno obveščen.

Člen 15

Pristojni organ

1. Za odgovor na vse potrdilne prošnje je pristojno Predsedstvo Evropskega parlamenta.

2. Na predlog generalnega sekretarja predloži podpredsednik, ki je pristojen za nadzor nad obravnavanjem prošenj za dostop do dokumentov, Predsedstvu predlog za sklep.

3. V zvezi s tem Generalni sekretar poveri zadevo pravni službi in/ali pooblaščencu za varstvo podatkov, ki predloži svoje mnenje v roku treh delovnih dni.

4. Da bi lahko izpolnilo obveznost odgovora v roku 15 delovnih dni, kot to določa člen 8 Uredbe (ES) št. 1049/2001, lahko Predsedstvo prenese odločitev glede potrdilnih prošenj na podpredsednika, ki je pristojen za nadzor nad obravnavanjem prošenj za dostop do dokumentov.

Člen 16

Pravna sredstva

1. Če Evropski parlament v celoti ali delno zavrne odobritev dostopa do dokumenta, obvesti vlagatelja o pravnih sredstvih, ki so mu/ji na voljo, in sicer: sprožitev sodnega postopka proti instituciji in/ali vložitev pritožbe pri varuhu človekovih pravic v skladu s pogoji iz členov 230 in 195 Pogodbe o ES.

2. Če v predpisanem roku ni odgovora, se to obravnava kot odklonilen odgovor in daje vlagatelju pravico do vložitve tožbe ali pritožbe pod pogoji iz prejšnjega odstavka.

NASLOV IV

EVIDENTIRANJE IN DOSTOP DO OBČUTLJIVIH DOKUMENTOV

Člen 17

Evidentiranje

1. Evidentiranje dokumentov, ki jih v smislu člena 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001 institucije, agencije, države članice, države nečlanice ali mednarodne organizacije uvrščajo med občutljive dokumente, je predmet predhodnega soglasja avtorja.

2. V zvezi s tem pošlje avtor dokument, ki je uvrščen med občutljive dokumente, po najprimernejši poti neposredno predsedniku Evropskega parlamenta, da bi na ta način zagotovil zaupnost vsebine dokumenta.

3. Vsakemu prenosu občutljivega dokumenta se kot priloga doda izjava avtorja o njegovem stališču glede odobritve evidentiranja in razkritja dokumenta.

4. Če se avtor strinja, da se lahko takšen dokument evidentira v referenčnem registru Evropskega parlamenta, je predsednik pristojen za odločitev o tem, katera napotila se lahko vnesejo v referenčni register. Predsednik se posvetuje s podpredsednikom, pristojnim za nadzor nad obravnavanjem prošenj za dostop do dokumentov, Generalnim sekretarjem ali, kjer je to primerno, z vodjo zadevnega odbora.

5. Vsak dokument, ki ga sestavi Evropski parlament in ki se nanaša na dokumente, uvrščene med občutljive v smislu člena 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001, se evidentira in objavi le z odobritvijo predsednika. Napotila na takšen dokument se določijo pod pogoji, določenimi v predhodnem odstavku.

6. Če ena od institucij izrazi dvom glede zaupnosti dokumentov, ki jih prejme Evropski parlament, se zadeva poveri medinstitucionalnemu odboru, ustanovljenemu v skladu s členom 15(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001.

Člen 18

Obravnava prošenj za dostop

1. Vsako prošnjo za dostop do občutljivega dokumenta v smislu člena 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001, ki je predložena v pisni ali elektronski obliki, se evidentira v skladu z ureditvijo, določeno v členu 9(1) ali členu 10(2) tega sklepa.

2. Generalni sekretar posreduje prošnje za dostop do občutljivih dokumentov predsedniku. Za odgovor na prošnjo, ki se nanaša na začetno ali potrdilno prošnjo, je pristojno Predsedstvo, ki lahko to nalogo v skladu s členom 22(10) Poslovnika Evropskega parlamenta prenese na predsednika. V takšnih primerih se predsednik posvetuje s podpredsednikom, pristojnim za nadzor nad obravnavanjem prošenj za dostop dokumentov, generalnim sekretarjem ali, kjer je to primerno, z vodjo zadevnega odbora.

3. Rok 15 delovnih dni, določen v členih 7 in 8 Uredbe (ES) št. 1049/2001, začne teči od datuma evidentiranja začetne ali potrdilne prošnje.

Člen 19

Pooblaščene osebe

Osebe, ki so pooblaščene za seznanitev z občutljivimi dokumenti, so: predsednik Evropskega parlamenta, podpredsednik, pristojen za nadzor nad obravnavanjem prošenj za dostop do dokumentov, vodja neposredno vpletenega odbora in generalni sekretar, razen če dogovori z drugimi institucijami ne predvidevajo drugačnih pooblastil.

Člen 20

Zaščita občutljivih dokumentov

1. Občutljivi dokumenti so v smislu člena 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001 predmet strogih varnostnih predpisov, da bi zagotovili njihovo zaupno obravnavanje v Evropskem parlamentu.

2. V zvezi s tem predloži generalni sekretar Predsedstvu osnutek predpisov ob upoštevanju stikov in dogovorov s Komisijo in Svetom.

3. Predlog, ki ga sprejme Predsedstvo, se predloži plenumu v odobritev, in na ta način sprejeto besedilo se priloži Poslovniku Evropskega parlamenta.

NASLOV V

IZDAJA DOKUMENTOV

Člen 21

Izdaja

1. Dokumenti se zagotavljajo kot kopije ali v elektronski obliki ob polnem upoštevanju želj vlagatelja.

2. Če sta Evropski parlament ali druga institucija že objavila dokument in je zlahka dostopen, lahko Evropski parlament odobri dostop do dokumenta s tem, da vlagatelja obvesti, kako priti do zahtevanega dokumenta.

Člen 22

Stroški odgovora

1. Stroške priprave in posredovanja kopij se lahko zaračuna vlagatelju. Ti stroški ne smejo prekoračiti dejanskih stroškov postopka.

2. Pregledovanje na kraju samem, kopije z manj kot 20 strani formata A4 in neposredni dostop v elektronski obliki ali preko registra, so brezplačni.

Člen 23

Prošnje za zelo obsežne dokumente

1. Za izdajo dokumentov, ki obsegajo več kot 20 strani formata A4, se mora plačati nadomestilo 10 EUR, povišana za 0,030 EUR po strani.

2. Znesek tega nadomestila se lahko spremeni s sklepom predsedstva Evropskega parlamenta na predlog generalnega sekretarja.

3. O stroških, ki se nanašajo na druge načine posredovanja, odloča generalni sekretar, vendar ne smejo prekoračiti dejanskih stroškov postopka.

4. V primeru ponavljajočih ali zaporednih prošenj, ki se nanašajo na zelo obsežne dokumente ali na veliko število dokumentov, se lahko Evropski parlament neformalno posvetuje z vlagateljem, da bi našel primerno rešitev.

5. Ta sklep se ne nanaša na objavljene dokumente, za katere se še naprej uporablja za njih veljavni cenovni sistem.

Člen 24

Dodatni stroški prevajanja

Če vlagatelj zaprosi za prevod v jezik, ki ni na voljo, se za zunanje prevode uporabljajo veljavne tarife Evropskega parlamenta za svobodne prevajalce.

NASLOV VI

UPORABA

Člen 25

Uporaba

Ta sklep se uporablja ob upoštevanju in brez poseganja v določbe Uredbe (ES) št. 1049/2001 in Poslovnika Evropskega parlamenta.

Člen 26

Revizija

Ta sklep se pregleda dve leti po začetku njegove veljavnosti. V ta namen generalni sekretar Evropskega parlamenta predloži poročilo o njegovem izvajanju.

Člen 27

Začetek veljavnosti

Ta sklep začne učinkovati na dan objave v Uradnem listu Evropskih skupnosti. Referenčni register, ki ga predvideva ta sklep, začne učinkovati dne 3. junija 2002.

V Bruslju, 28. novembra 2001

Za Predsedstvo

Predsednica

Nicole Fontaine

--------------------------------------------------