SKLEP KOMISIJE (EU) 2018/1996

z dne 14. decembra 2018

o določitvi notranjih pravil glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejitve nekaterih njihovih pravic v okviru obdelave osebnih podatkov za namene preiskav o trgovinski zaščiti in trgovinski politiki

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 249(1) Pogodbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Komisija v okviru svojega mandata na podlagi uredb Evropskega parlamenta in Sveta (EU) 2015/478 (1), (EU) 2015/755 (2), (EU) 2016/1036 (3) in (EU) 2016/1037 (4) izvaja trgovinsko politiko Unije.

(2) Zlasti med preiskavami o trgovinski zaščiti se osebni podatki v smislu člena 3(1) Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta (5) neizogibno obdelajo. Komisija zbira informacije v preiskovalnem interesu, vključno z osebnimi podatki. Ob upoštevanju zahteve po varovanju zaupnih informacij bi morale biti vse informacije, ki jih da na voljo katera koli stran v preiskavi, takoj na voljo drugim zainteresiranim stranem, ki sodelujejo v preiskavi, z dostopom do nezaupne dokumentacije. Ta prenos podatkov je potreben za obrambo pravnih zahtevkov zainteresiranih strani in predpisan z zakonodajo. Naloge Komisije na področju trgovinske politike in trgovinske zaščite so glavna odgovornost Generalnega direktorata za trgovino (v nadaljnjem besedilu: GD za trgovino), katerega organizacijske enote delujejo kot upravljavci.

(3) Osebni podatki, ki jih Komisija obdeluje, so na primer identifikacijski podatki, kontaktni podatki, poklicni podatki in podatki, povezani s predmetom preiskave. Osebni podatki se hranijo v varnem elektronskem okolju, da se prepreči nezakonit dostop ali prenos podatkov osebam zunaj Komisije. Nekateri osebni podatki se lahko vključijo v ločeno elektronsko okolje, do katerega lahko dostopa regulirano število zainteresiranih strani, ki jih preiskava zanima. Osebni podatki se do konca preiskave hranijo znotraj služb Komisije, ki so pristojne za preiskavo. Obdobje upravne hrambe traja 5 let in začne teči s koncem preiskave. Ob koncu obdobja hrambe se informacije, povezane s primerom, vključno z osebnimi podatki, prenesejo v zgodovinski arhiv Komisije (6).

(4) Komisija mora pri opravljanju svojih nalog spoštovati pravice fizičnih oseb v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki jih priznavata člen 8(1) Listine Evropske unije o temeljnih pravicah in člen 16(1) Pogodbe ter pravice na podlagi Uredbe (EU) 2018/1725. Hkrati mora Komisija spoštovati stroga pravila o zaupnosti iz člena 19 Uredbe (EU) 2016/1036, člena 29 Uredbe (EU) 2016/1037, člena 8 Uredbe (EU) 2015/478 in člena 5 Uredbe (EU) 2015/755.

(5) V nekaterih okoliščinah je treba uskladiti pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 s potrebami po učinkovitosti preiskav ter ob popolnem spoštovanju temeljnih pravic in svoboščin drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. V ta namen člen 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725 Komisiji omogoča omejitev uporabe členov 14 do 17, 19, 20 in 35 ter načela preglednosti, določenega v členu 4(1)(a), kolikor njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 17, 19, 20 in 35 navedene uredbe.

(6) Za zagotovitev učinkovitosti preiskav o trgovinski zaščiti ob upoštevanju standardov varstva osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725, ki je nadomestila Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (7), je treba sprejeti notranja pravila, v skladu s katerimi lahko Komisija omeji pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu s členom 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725.

(7) Zato je treba določiti notranja pravila, ki bi zajela vse postopke obdelave podatkov, ki jih izvaja Komisija v okviru svoje preiskovalne funkcije na področju trgovinske zaščite. Ta pravila bi se morala uporabljati za postopke obdelave podatkov, izvedene pred začetkom preiskave, med preiskavami in med spremljanjem nadaljnjih ukrepov v zvezi z rezultati preiskav.

(8) Za zagotovitev skladnosti s členi 14, 15 in 16 Uredbe (EU) 2018/1725 bi morala Komisija vse posameznike obveščati o svojih dejavnostih, ki vključujejo obdelavo njihovih osebnih podatkov, in o njihovih pravicah na pregleden in usklajen način v obliki obvestila o varstvu podatkov, objavljenega na spletišču Komisije. Po potrebi bi morala Komisija predložiti dodatne zaščitne ukrepe za zagotovitev, da so posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, v ustrezni obliki o tem posamezno obveščeni.

(9) Na podlagi člena 25 Uredbe (EU) 2018/1725 lahko Komisija tudi omeji zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in izvrševanje drugih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, da bi zaščitila lastne preiskave o trgovinski zaščiti in pravice drugih oseb, povezanih s preiskavami.

(10) Da se ohrani učinkovito sodelovanje, bo morala Komisija poleg tega morda omejiti uporabo pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, da se zaščitijo postopki obdelave drugih institucij, organov, uradov in agencij Unije ali pristojnih organov držav članic. V ta namen bi se morala Komisija posvetovati z navedenimi institucijami, organi, uradi in agencijami o ustreznih razlogih za uvedbo omejitev ter o potrebi po omejitvah in njihovi sorazmernosti.

(11) Komisija bo morda morala omejiti tudi zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in uporabo drugih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v zvezi z osebnimi podatki, prejetimi od tretjih držav ali mednarodnih organizacij, da bi izpolnila svojo dolžnost sodelovanja s temi državami ali organizacijami in tako ohranila pomembni cilj splošnega javnega interesa Unije. Vendar pa lahko v nekaterih okoliščinah interes ali temeljne pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, prevladajo nad interesom mednarodnega sodelovanja.

(12) Komisija bi morala vse omejitve obravnavati na pregleden način in vsako uporabo omejitev zabeležiti v ustreznem sistemu evidentiranja.

(13) V skladu s členom 25(8) Uredbe (EU) 2018/1725 lahko upravljavci preložijo, opustijo ali zavrnejo zagotavljanje informacij o razlogih za uporabo omejitve za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, če bi ta zagotovitev na kakršen koli način ogrozila namen omejitve. To zlasti velja za primere omejitev pravic iz členov 16 in 35 Uredbe (EU) 2018/1725.

(14) Komisija bi morala redno pregledovati naložene omejitve za zagotovitev, da so pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, do obveščenosti na podlagi členov 16 in 35 Uredbe (EU) 2018/1725 omejene le, dokler so take omejitve potrebne, da se Komisiji omogoči izvajanje preiskav o trgovinski zaščiti.

(15) Če se omejijo druge pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, bi moral upravljavec za vsak primer posebej oceniti, ali bi sporočanje omejitve ogrozilo njen namen.

(16) Uradna oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji bi morala opraviti neodvisen pregled uporabe omejitev, da se zagotovi skladnost s tem sklepom.

(17) Uredba (EU) 2018/1725 z datumom začetka veljavnosti nadomesti Uredbo (ES) št. 45/2001 brez kakršnega koli prehodnega obdobja. Možnost uporabe omejitev za nekatere pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, je bila določena v Uredbi (ES) št. 45/2001. Da bi se izognili ogrožanju trgovinske politike in izvajanju preiskav o trgovinski zaščiti, bi se moral ta sklep uporabljati od datuma začetka veljavnosti Uredbe (EU) 2018/1725.

(18) Evropski nadzornik za varstvo podatkov je mnenje podal 30. novembra 2018 –

SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1 Predmet urejanja in področje uporabe 1. Ta sklep določa pravila, ki jih mora Komisija upoštevati za obveščanje posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, o obdelavi njihovih podatkov v skladu s členi 14, 15 in 16 Uredbe (EU) 2018/1725, kadar opravlja preiskave o trgovinski politiki in trgovinski zaščiti. Določa tudi pogoje, pod katerimi lahko Komisija omeji uporabo členov 4, 14 do 17, 19, 20 in 35 Uredbe (EU) 2018/1725 v skladu s členom 25(1)(c), (g) in (h) navedene uredbe. 2. Ta sklep se uporablja za obdelavo osebnih podatkov s strani Komisije za namene dejavnosti, ki se izvajajo za izpolnitev nalog Komisije iz uredb (EU) 2016/1036, (EU) 2016/1037, (EU) 2015/478 in (EU) 2015/755, ali v zvezi z njimi. 3. Ta sklep se uporablja za obdelavo osebnih podatkov s strani vseh služb Komisije, v kolikor obdelujejo osebne podatke, vsebovane v informacijah, ki jih morajo posredovati Komisiji, ali osebnih podatkov, ki jih Komisija že obdeluje za namene dejavnosti iz odstavka 2 tega člena, ali v zvezi z njimi.

Člen 2 Veljavne izjeme in omejitve 1. Komisija pri izvajanju svojih nalog v zvezi s pravicami posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 preuči, ali velja katera od izjem iz navedene uredbe. 2. V skladu s členi 3 do 7 tega sklepa lahko Komisija omeji uporabo členov 14 do 17, 19, 20 in 35 Uredbe (EU) 2018/1725 ter načela preglednosti iz člena 4(1)(a) te uredbe, kolikor njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 17, 19, 20 in 35 te uredbe, če bi izvajanje teh pravic in obveznosti ogrozilo namen dejavnosti Komisije v zvezi s trgovinsko politiko in trgovinsko zaščito ali bi negativno vplivalo na pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. 3. V skladu s členi 3 do 7 tega sklepa lahko Komisija omeji pravice in obveznosti iz odstavka 2 tega člena v zvezi z osebnimi podatki, pridobljenimi od drugih institucij, organov, agencij in uradov Unije, pristojnih organov držav članic ali tretjih držav ali mednarodnih organizacij, v naslednjih okoliščinah: (a) kadar bi izvajanje teh pravic in obveznosti lahko omejile druge institucije, organi, agencije in uradi Unije na podlagi drugih aktov, določenih v členu 25 Uredbe (EU) 2018/1725, ali v skladu s poglavjem IX navedene uredbe ali v skladu z Uredbo (EU) 2016/794 Evropskega parlamenta in Sveta (8) ali Uredbo Sveta (EU) 2017/1939 (9); (b) če bi izvrševanje teh pravic in obveznosti lahko omejili pristojni organi držav članic na podlagi aktov iz člena 23 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta (10) ali v skladu z nacionalnimi ukrepi za prenos členov 13(3), 15(3) ali 16(3) Direktive (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta (11); (c) kadar bi izvajanje teh pravic in obveznosti lahko ogrozilo sodelovanje Komisije s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami pri izvajanju preiskav o trgovinski zaščiti. Komisija se pred uporabo omejitev v okoliščinah iz točk (a) in (b) prvega pododstavka posvetuje z zadevnimi institucijami, organi, agencijami, uradi Unije ali pristojnimi organi držav članic, razen če je Komisiji jasno, da je uporaba omejitve določena z enim od aktov iz navedenih točk. Točka (c) prvega pododstavka se ne uporablja, kadar nad interesom Komisije za sodelovanje s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. 4. Odstavki 1, 2 in 3 ne posegajo v uporabo drugih sklepov Komisije, ki določajo notranja pravila glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanja nekaterih pravic na podlagi člena 25 Uredbe (EU) 2018/1725, in člena 23 poslovnika Komisije.

Člen 3 Zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki 1. Komisija na svojem spletišču objavlja obvestila o varstvu podatkov, s katerimi vse posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvešča o svojih dejavnostih na področju trgovinske zaščite, ki vključujejo obdelavo njihovih osebnih podatkov. Po potrebi bi morala Komisija zagotoviti, da so posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, v ustrezni obliki o tem posamezno obveščeni. 2. Kadar Komisija v celoti ali delno omeji zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, katerih podatki se obdelujejo za namene preiskav o trgovinski politiki ali trgovinski zaščiti, razloge za omejitev evidentira in vpiše v register v skladu s členom 6.

Člen 4 Pravica posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do dostopa do podatkov ter pravica do njihovega izbrisa in omejitve obdelave 1. Če Komisija delno ali v celoti omeji pravico posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, do dostopa do teh podatkov, njegovo pravico do izbrisa ali pravico do omejitve obdelave iz členov 17, 19 oziroma 20 Uredbe (EU) 2018/1725, zadevnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v svojem odgovoru na zahtevo za dostop, izbris ali omejitev obdelave obvesti o uporabljeni omejitvi in glavnih razlogih zanjo ter o možnosti vložitve pritožbe pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ali pravnega sredstva na Sodišču Evropske unije. 2. Zagotavljanje informacij o razlogih za omejitev iz odstavka 1 se lahko preloži, opusti ali zavrne, dokler bi ogrožalo namen omejitve. 3. Komisija razloge za omejitev evidentira v skladu s členom 6. 4. Če je pravica do dostopa v celoti ali delno omejena, posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, uveljavlja pravico do dostopa prek Evropskega nadzornika za varstvo podatkov v skladu s členom 25(6), (7) in (8) Uredbe (EU) 2018/1725.

Člen 5 Obveščanje posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, o kršitvah varstva osebnih podatkov Če Komisija omeji sporočanje kršitev varstva osebnih podatkov posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, kakor je navedeno v členu 35 Uredbe (EU) 2018/1725, razloge za omejitev evidentira in vpiše v register v skladu s členom 6 tega sklepa.

Člen 6 Evidentiranje omejitev in njihov vpis v register 1. Komisija evidentira razloge za kakršno koli omejitev, ki se uporabi v skladu s tem sklepom, vključno z oceno potrebe po omejitvi in njene sorazmernosti, ob upoštevanju relevantnih elementov iz člena 25(2) Uredbe (EU) 2018/1725. V ta namen se evidentira, kako bi uveljavljanje pravice ogrozilo namen preiskav o trgovinski politiki in trgovinski zaščiti ali omejitev, ki se uporabljajo v skladu s členom 2(2) ali (3), ali negativno vplivalo na pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. 2. Evidenca in morebitni dokumenti, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente, se vnesejo v register. Na zahtevo se dajo na voljo Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov.

Člen 7 Trajanje omejitev 1. Omejitve iz členov 3, 4 in 5 se še naprej uporabljajo, dokler obstajajo razlogi, ki jih upravičujejo. 2. Ko razlogi za omejitev iz člena 3 ali 5 ne obstajajo več, Komisija odpravi omejitev in glavne razloge za omejitev sporoči posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki. Komisija hkrati obvesti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, da lahko kadar koli vloži pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ali uveljavlja pravno sredstvo na Sodišču Evropske unije. 3. Komisija vsakih šest mesecev od njihovega sprejetja in ob zaključku preiskave pregleda uporabo omejitev iz členov 3 in 5. Nato Komisija ali upravljavec preuči potrebo po ohranitvi kakršne koli omejitve ali odloga enkrat na leto.

Člen 8 Pregled s strani uradne osebe za varstvo podatkov pri Evropski komisiji 1. Uradna oseba za varstvo podatkov se brez nepotrebnega odlašanja obvesti, kadar so pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, omejene v skladu s tem sklepom. Na zahtevo se uradni osebi za varstvo podatkov zagotovi dostop do evidence in vseh dokumentov, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente. 2. Uradna oseba za varstvo podatkov lahko zahteva pregled omejitev. Uradni osebi za varstvo podatkov se v pisni obliki sporoči rezultat zahtevanega pregleda.

Člen 9 Začetek veljavnosti Ta sklep začne veljati na dan objave v Uradnem listu Evropske unije. Uporablja se od 11. decembra 2018.

V Bruslju, 14. decembra 2018 Za Komisijo Predsednik Jean-Claude JUNCKER

(1) Uredba (EU) 2015/478 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. marca 2015 o skupnih pravilih za uvoz (UL L 83, 27.3.2015, str. 16).

(2) Uredba (EU) 2015/755 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 29. aprila 2015 o skupnih pravilih za uvoz iz nekaterih tretjih držav (UL L 123, 19.5.2015, str. 33).

(3) Uredba (EU) 2016/1036 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 8. junija 2016 o zaščiti proti dampinškemu uvozu iz držav, ki niso članice Evropske unije (UL L 176, 30.6.2016, str. 21).

(4) Uredba (EU) 2016/1037 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 8. junija 2016 o zaščiti proti subvencioniranemu uvozu iz držav, ki niso članice Evropske unije (UL L 176, 30.6.2016, str. 55).

(5) Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).

(6) Hrambo spisov v Komisiji ureja skupni seznam hrambe, regulativni dokument (zadnja različica je SEC(2012) 713) v obliki načrta hrambe, ki določa čas hrambe različnih vrst spisov Komisije.

(7) Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 8, 12.1.2001, str. 1).

(8) Uredba (EU) 2016/794 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. maja 2016 o Agenciji Evropske unije za sodelovanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj (Europol) ter nadomestitvi in razveljavitvi sklepov Sveta 2009/371/PNZ, 2009/934/PNZ, 2009/935/PNZ, 2009/936/PNZ in 2009/968/PNZ (UL L 135, 24.5.2016, str. 53).

(9) Uredba Sveta (EU) 2017/1939 z dne 12. oktobra 2017 o izvajanju okrepljenega sodelovanja v zvezi z ustanovitvijo Evropskega javnega tožilstva (EJT) (UL L 283, 31.10.2017, str. 1).

(10) Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (UL L 119, 4.5.2016, str. 1).

(11) Direktiva (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih pristojni organi obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Okvirnega sklepa Sveta 2008/977/PNZ (UL L 119, 4.5.2016, str. 89).