SL Uradni list Evropske unije L 325/6

SKLEP SVETA 2009/934/PNZ

z dne 30. novembra 2009

o sprejetju izvedbenih pravil, ki urejajo odnose Europola s partnerji, vključno z izmenjavo osebnih podatkov in tajnih informacij

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Sklepa Sveta 2009/371/PNZ z dne 6. aprila 2009 o ustanovitvi Evropskega policijskega urada (Europol) (1) („Sklep o Europolu“), in zlasti členov 26(1)(b) in 59(1)(c) Sklepa,

ob upoštevanju osnutka pravil, ki jih je poslal upravni odbor, skupni nadzorni organ pa je o njih dal mnenje,

ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta,

ker v skladu s Sklepom o Europolu Svet s kvalificirano večino po posvetovanju z Evropskim parlamentom sprejme izvedbena pravila, ki urejajo odnose Europola s partnerji, vključno z izmenjavo osebnih podatkov in tajnih informacij (v nadaljnjem besedilu: pravila) –

SKLENIL:

NASLOV I

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 1

Opredelitev pojmov

Za namene teh pravil:

(a) „tretje države“ iz člena 23(1)(a) Sklepa o Europolu pomeni države, ki niso države članice Evropske unije;

(b) „organizacije“ iz člena 23(1)(b) Sklepa o Europolu pomeni organizacije, kot so mednarodne organizacije in njihovi podrejeni organi javnega prava ali drugi organi javnega prava, ki so ustanovljeni s sporazumom med dvema ali več državami ali na njegovi podlagi;

(c) „tretje stranke“ pomeni tretje države in organizacije;

(d) „organi EU“ pomeni institucije, organe, urade in agencije, ki so bili ustanovljeni s Pogodbo o Evropski uniji in Pogodbama o ustanovitvi Evropskih skupnosti ali na njihovi podlagi, kot je opredeljeno v členu 22(1) Sklepa o Europolu;

(e) „osebni podatki“ pomeni katero koli informacijo, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo; določljiva oseba je tista, ki se lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali socialno identiteto;

(f) „tajne informacije“ pomeni vse informacije in gradivo ne glede na njihovo obliko, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko bolj ali manj škodovalo temeljnim interesom Europola, ene ali več držav članic ali partnerjev, s katerimi Europol sodeluje, in za katere so potrebni ustrezni varnostni ukrepi;

(g) „strateški sporazum“ pomeni sporazum, ki omogoča izmenjavo informacij, razen osebnih podatkov;

(h) „operativni sporazum“ pomeni sporazum, ki omogoča izmenjavo informacij, vključno z osebnimi podatki;

(i) „sporazum o sodelovanju“ pomeni strateški ali operativni sporazum;

(j) „delovni dogovor“ pomeni dogovor o sodelovanju, sklenjen med Europolom in organom EU, ki omogoča izmenjavo informacij, vključno z osebnimi podatki;

(k) „obdelava osebnih podatkov“ ali „obdelava“ pomeni kakršen koli postopek ali niz postopkov, ki se izvajajo v zvezi z osebnimi podatki z avtomatskimi sredstvi ali brez njih, kakršno je zbiranje, beleženje, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali predelava, iskanje, posvetovanje, uporaba, posredovanje s prenosom, širjenje ali drugo razpolaganje, prilagajanje ali kombiniranje, blokiranje, izbris ali uničenje;

(l) „pristojni organi“ pomeni vse javne organe, ki obstajajo v državah članicah ali tretjih državah in so po nacionalni zakonodaji odgovorni za preprečevanje kaznivih dejanj in boj proti njim.

Člen 2

Področje uporabe

Ta pravila urejajo odnose Europola z organi EU in tretjimi strankami, vključno z izmenjavo osebnih podatkov in tajnih informacij in postopkov za pogajanja in sklenitev sporazumov o sodelovanju in delovnih dogovorov.

NASLOV II

SKLENITEV SPORAZUMOV O SODELOVANJU ALI DELOVNIH DOGOVOROV

Člen 3

Odnosi z organi EU

V skladu s členom 22(1) Sklepa o Europolu lahko Europol vzpostavi in vzdržuje sodelovanje z organi EU, če je to pomembno za opravljanje njegovih nalog.

Europol zaprosi za mnenje upravni odbor, kadar namerava začeti pogajanja o sporazumu o sodelovanju ali delovnem dogovoru z organom EU, ki ni izrecno naveden v točkah (a) do (f) člena 22(1) Sklepa o Europolu.

Člen 4

Postopek za sklenitev sporazumov o sodelovanju ali delovnih dogovorov z organi EU

1. V skladu s členom 22(2) Sklepa o Europolu, Europol sklene sporazume o sodelovanju ali delovne dogovore z organi EU, da se vzpostavi sodelovanje. Takšni sporazumi ali delovni dogovori se lahko nanašajo na izmenjavo operativnih, strateških ali tehničnih informacij, vključno z osebnimi podatki in tajnimi informacijami.

2. Posredovanje tajnih informacij je možno le, če med Europolom in organom EU obstaja sporazum o varovanju tajnosti. Sporazum o varovanju tajnosti se po obvestilu Varnostnega odbora formalno vključi v sporazum o sodelovanju ali delovni dogovor.

3. Tak sporazum o sodelovanju ali delovni dogovor je lahko sklenjen šele po tem, ko ga odobri upravni odbor.

4. Če se sporazum o sodelovanju ali delovni dogovor nanaša na izmenjavo osebnih podatkov, upravni odbor pred odobritvijo v skladu z odstavkom 3 pridobi mnenje skupnega nadzornega organa.

Člen 5

Odnosi s tretjimi strankami

1. V skladu s členom 23(1) Sklepa o Europolu, lahko Europol vzpostavi in vzdržuje sodelovanje s tretjimi strankami, če je to potrebno za opravljanje njegovih nalog.

2. V skladu s členom 23(2) Sklepa o Europolu, Europol sklene sporazume s tretjimi strankami, ki so bile uvrščene na seznam tretjih držav in organizacij iz člena 26(1)(a) Sklepa o Europolu. Takšni sporazumi se lahko nanašajo na izmenjavo operativnih, strateških ali tehničnih informacij, vključno z osebnimi podatki in tajnimi informacijami. V primeru sporazuma s tretjo državo take podatke posreduje imenovana kontaktna točka, opredeljena s sporazumom.

3. Europol lahko uvede postopek za sklenitev sporazuma s tretjo stranko takoj, ko je tretja stranka uvrščena na seznam iz odstavka 2.

4. Če namerava Europol skleniti operativni sporazum s tretjo stranko, mora presoditi, ali ta tretja stranka zagotavlja ustrezno raven varstva podatkov. Presoja se pošlje upravnemu odboru, ki prej pridobi mnenje skupnega nadzornega organa. Pri tej presoji se upoštevata regulativni okvir in upravna praksa zadevne tretje stranke na področju varstva podatkov, po potrebi tudi obstoječi neodvisni organ, odgovoren za nadzor nad vprašanji varstva podatkov.

Člen 6

Postopek za sklenitev sporazumov o sodelovanju s tretjimi strankami

1. Upravni odbor odloči na podlagi presoje iz člena 5(4) in ob upoštevanju mnenja skupnega nadzornega organa, ali direktor začne pogajanja s tretjo stranko o sklenitvi operativnega sporazuma. Po prejemu pozitivne odločitve upravnega odbora se začne direktor pogajati s tretjo stranko o sklenitvi takega sporazuma. V primeru negativne odločitve lahko upravni odbor preuči možnost sklenitve strateškega sporazuma z zadevno tretjo stranko.

2. Posredovanje tajnih informacij s strani Europola je možno le, če med Europolom in tretjo stranko obstaja sporazum o varovanju tajnosti. Sporazum o varovanju tajnosti se po obvestilu Varnostnega odbora formalno vključi v sporazum o sodelovanju.

3. Po končanih pogajanjih o sporazumu direktor predloži upravnemu odboru osnutek sporazuma. Kadar gre za sklenitev operativnega sporazuma, upravni odbor pridobi mnenje skupnega nadzornega organa. Upravni odbor potrdi osnutek sporazuma in ga nato predloži Svetu v odobritev.

V primeru potrditve operativnega sporazuma se ta osnutek sporazuma in mnenje skupnega nadzornega organa predložita Svetu.

4. V skladu s členom 23(2) Sklepa o Europolu so takšni sporazumi lahko sklenjeni šele potem, ko jih odobri Svet, ki se pred tem posvetuje z upravnim odborom, in prek upravnega odbora pridobi mnenje skupnega nadzornega organa, če se sporazum nanaša na izmenjavo osebnih podatkov.

Člen 7

Obveščanje upravnega odbora

Direktor redno obvešča upravni odbor o napredku pogajanj z organi EU in tretjimi strankami.

NASLOV III

IZMENJAVA INFORMACIJ

POGLAVJE I

Sprejemanje informacij

Člen 8

Sprejemanje informacij pred začetkom veljavnosti sporazuma

Preden začne veljati sporazum ali delovni dogovor z organom EU ali tretjo stranko, lahko Europol v skladu s členoma 22(3) in 23(3) Sklepa o Europolu neposredno prejema in uporablja informacije, vključno z osebnimi podatki in tajnimi informacijami, če je to potrebno za zakonito opravljanje njegovih nalog iz člena 5 Sklepa o Europolu.

POGLAVJE II

Posredovanje informacij

Člen 9

Pogoji za posredovanje informacij organom EU in tretjim strankam

Europol sme informacije organu EU ali tretji stranki posredovati le, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

1. Ne glede na člene 11 do 14 se smejo informacije posredovati šele potem, ko je bil v skladu z Naslovom II sklenjen sporazum ali delovni dogovor z organom EU ali tretjo stranko.

2. Če je zadevne podatke Europolu posredovala država članica, jih Europol posreduje organom EU ali tretjim strankam le s soglasjem te države članice. Zadevna država članica lahko za tako posredovanje da svoje soglasje že vnaprej, in sicer splošno soglasje ali soglasje pod posebnimi pogoji. Tako soglasje se lahko kadar koli umakne.

3. Če podatkov ni posredovala država članica, zadostuje, da se Europol prepriča, da posredovanje navedenih podatkov: (a) ne ovira ustreznega opravljanja nalog, ki so v pristojnosti države članice; (b) ne ogroža varnosti in javnega reda države članice ali ji kako drugače škodi.

4. Posredovanje osebnih podatkov tretjim strankam je možno le, če: (a) je to v posameznih primerih potrebno za preprečevanje kaznivih dejanj, za katera je pristojen Europol, ali boj proti njim, in (b) je Europol sklenil operativni sporazum z zadevnimi tretjimi strankami, ki dovoljuje posredovanje takšnih podatkov na podlagi presoje, ki potrjuje, da te tretje stranke zagotavljajo ustrezno raven varstva podatkov v skladu s členom 5(4).

5. Posredovanje tajnih informacij s strani Europola je možno le, če: (a) če med Europolom in organom EU ali tretjo stranko obstaja sporazum o varovanju tajnosti v skladu s členoma 4(2) in 6(2), in (b) je v primeru posredovanja podatkov tretjim strankam to v posameznih primerih potrebno za preprečevanje kaznivih dejanj, za katera je pristojen Europol, ali boj proti njim.

Člen 10

Odgovornost za posredovanje podatkov

Europol je odgovoren za zakonitost posredovanja podatkov. Europol vodi evidenco o vsakem posredovanju podatkov po teh pravilih in o razlogih za takšno posredovanje. Podatki se posredujejo le, če se prejemnik zaveže, da bodo podatki uporabljeni le za namen, za katerega so bili posredovani.

Člen 11

Posredovanje informacij organom EU pred začetkom veljavnosti sporazuma o sodelovanju ali delovnega dogovora

1. Preden začne veljati operativni sporazum ali delovni dogovor z organom EU, lahko Europol v skladu s členom 22(3) Sklepa o Europolu in pod pogoji iz člena 9(2) in (3) teh pravil tem organom neposredno posreduje informacije, vključno z osebnimi podatki, če je to potrebno za zakonito opravljanje prejemnikovih nalog.

2. Europol lahko posreduje tajne informacije le, če med Europolom in organom EU obstaja sporazum o varovanju tajnosti v skladu s členom 4(2).

Člen 12

Posredovanje informacij tretjim strankam pred začetkom veljavnosti sporazuma

Preden začne veljati sporazum s tretjo stranko, lahko Europol v skladu s členom 23(4) Sklepa o Europolu in pod pogoji iz člena 9(2) in (3) teh pravil tem strankam neposredno posreduje informacije, razen osebnih podatkov in tajnih informacij, če je to potrebno za zakonito opravljanje prejemnikovih nalog.

Člen 13

Posredovanje informacij tretjim strankam, ki niso na seznamu Sveta

Europol lahko v skladu s členom 23(5) Sklepa o Europolu in pod pogoji iz člena 9(2) in 9(3) tretjim strankam, ki niso uvrščene na seznam iz člena 26(1)(a) Sklepa o Europolu, neposredno posreduje informacije, razen osebnih podatkov in tajnih informacij, če je to v posameznih primerih nujno potrebno za preprečevanje ali boj proti kaznivim dejanjem, za katera je pristojen Europol.

POGLAVJE III

Posredovanje informacij v izjemnih primerih

Člen 14

Posredovanje osebnih podatkov in tajnih informacij v izjemnih primerih

1. Europol lahko v skladu s členom 23(8) in 23 (9) Sklepa o Europolu in pod pogoji iz člena 9(2) in 9 (3) teh pravil posreduje osebne podatke in tajne informacije, ki jih ima, tretjim strankam, kadar direktor meni, da je posredovanje podatkov nujno zaradi varstva temeljnih interesov zadevne države članice, ki so v okviru ciljev Europola ali zaradi preprečitve neposredne ogroženosti, povezane s kriminalom ali terorističnimi dejanji.

2. Direktor v primeru posredovanja tajnih informacij o svoji odločitvi čim prej obvesti upravni odbor in Varnostni odbor.

3. Direktor v primeru posredovanja osebnih podatkov v vsakem primeru upošteva raven varstva podatkov, ki jo zagotavlja zadevna tretja stranka, da se uravnoteži zagotovljena raven varstva podatkov in ti interesi. Pri tem direktor upošteva vse ustrezne elemente, na primer nevarnost, ki se lahko pojavi, če Europol ne bi posredoval zadevnih osebnih podatkov. Direktor o svoji odločitvi in o presoji ustreznosti ravni varstva podatkov, ki jo zagotavlja zadevna tretja stranka, čim prej obvesti upravni odbor in skupni nadzorni organ.

4. Pred posredovanjem osebnih podatkov v skladu z odstavkom 1, direktor presodi ustreznost ravni varstva podatkov, ki jo zagotavljajo zadevne tretje stranke, ob upoštevanju vseh okoliščin, ki so pomembne za posredovanje osebnih podatkov, zlasti:

(a) narave podatkov;

(b) namena podatkov;

(c) trajanja predvidene obdelave;

(d) splošnih ali posebnih določb o varstvu podatkov, ki veljajo za tretje stranke;

(e) ali so tretje stranke sprejele posebne pogoje Europola v zvezi s podatki.

POGLAVJE IV

Posebni pogoji za posredovanje osebnih podatkov

Člen 15

Nameni, za katere se osebni podatki posredujejo

1. Osebni podatki, ki se zahtevajo brez kakršne koli navedbe namena in razloga za zahtevo, se ne posredujejo.

2. Posredovanje osebnih podatkov, ki razkrivajo rasno ali narodnostno pripadnost, politično, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, ter posredovanje podatkov o zdravju ali spolnem življenju ni dovoljeno, razen če je nujno potrebno.

Člen 16

Popravek in izbris osebnih podatkov

1. Kadar Europol posreduje osebne podatke organu EU ali tretji stranki, zagotovi, da se prejemnik - organ EU ali tretja stranka - zaveže, da bodo osebni podatki popravljeni ali izbrisani, če se izkaže, da so nepravilni, netočni, zastareli ali se ne bi smeli posredovati. Kadar Europol ugotovi, da so osebni podatki nepravilni, netočni, zastareli ali se ne bi smeli posredovati, je organ EU ali tretja stranka, ki jih prejme, o tem nemudoma obveščena in zaprošena, naj Europol obvesti, da bodo podatki popravljeni ali izbrisani. Direktor obvesti upravni odbor in skupni nadzorni organ o Europolovih dejavnostih na tem področju.

2. Vsak sklenjeni sporazum določa obveznost popravka ali izbrisa v skladu s postopkom iz odstavka 1.

3. Europol pri posredovanju osebnih podatkov zagotovi, da se organ EU ali tretja stranka, ki jih prejme, zaveže, da bodo podatki izbrisani, če niso več potrebni za namene, za katere so bili posredovani.

POGLAVJE V

Nadaljnje posredovanje podatkov organom eu in tretjim strankam

Člen 17

Pristojni organi in nadaljnje posredovanje

1. Europolovo posredovanje osebnih podatkov tretjim državam in posredovanje znotraj te države je omejeno na pristojne organe, ki so izrecno navedeni v katerem koli sklenjenem sporazumu.

2. Europol si pri pogajanjih o sporazumih prizadeva zagotoviti, da tretja država po možnosti imenuje en pristojni organ, ki deluje kot nacionalna kontaktna točka med Europolom in drugimi pristojnimi organi te tretje države.

3. Europol pri posredovanju osebnih podatkov zagotovi, da se organ EU ali tretja stranka, ki jih prejme, zaveže, da bo nadaljnje posredovanje teh podatkov omejeno na pristojne organe, potekalo pa bo pod enakimi pogoji, kot veljajo za prvotno posredovanje.

4. Če tretja država ne more imenovati enega pristojnega organa, ki deluje kot nacionalna kontaktna točka, je lahko v sporazumih izjemoma določeno neposredno posredovanje informacij Europola enemu ali več pristojnim organom v zadevni tretji državi.

Člen 18

Pogoji za nadaljnje posredovanje

1. Europol osebne podatke pristojnemu organu tretje države ali organizaciji ali organu EU posreduje le, če ta organ, organizacija ali organ EU privoli, da teh osebnih podatkov ne bo sporočil drugim organom EU ali tretjim strankam, razen pod pogoji iz odstavka 2.

2. Nadaljnje posredovanje osebnih podatkov s strani pristojnega organa tretje države, organizacije ali organa EU, s katerim je Europol sklenil operativni sporazum, se lahko izvede le:

(a) s predhodnim soglasjem Europola, če je organ EU ali tretja stranka, ki prejme osebne podatke, z Europolom sklenil operativni sporazum; ali

(b) izjemoma, potem ko to odobri direktor ob upoštevanju ravni varstva podatkov, ki jo zagotavlja organ EU ali tretja stranka, če meni, da je nadaljnje posredovanje osebnih podatkov s strani telesa EU ali tretje stranke nujno potrebno: (i) zaradi varstva temeljnih interesov zadevne države članice, ki so v okviru ciljev Europola, ali (ii) zaradi preprečitve neposredne ogroženosti, povezane s kriminalom ali terorističnimi dejanji.

3. Brez predhodnega soglasja države članice je prepovedano nadaljnje posredovanje podatkov, ki jih Europolu sporoči zadevna država članica. Direktor zadevno državo članico obvesti o razlogih, zakaj so se podatki posredovali prek organa EU ali tretje stranke, ne pa neposredno.

POGLAVJE VI

Posebni pogoji za sprejemanje informacij od tretjih strank pri Europolu

Člen 19

Ocena vira in informacij

1. Da bi Europol lahko določil zanesljivost informacij, ki jih prejme, in njihovega vira, zaprosi organ EU ali tretjo stranko, da kolikor je mogoče oceni informacije in njihov vir v skladu z merili iz člena 12 Sklepa Sveta 2009/936/PNZ z dne 30. novembra 2009 (2) o sprejetju izvedbenih pravil za pravila za analitične delovne datoteke Europola („pravila za analitične delovne datoteke Europola“).

2. Če te ocene ni, skuša Europol na podlagi informacij, ki jih že ima, kolikor je mogoče oceniti zanesljivost vira ali informacij, v skladu z merili iz člena 12 pravil za analitične delovne datoteke Europola.

3. Europol in organ EU ali tretja stranka se lahko s sporazumom na splošno dogovorita o oceni določenih vrst informacij in določenih virov v skladu z merili iz člena 12 pravil za analitične delovne datoteke Europola.

Člen 20

Popravljanje in izbris informacij, ki jih prejme Europol

1. Sporazumi določajo, da organ EU ali tretja stranka obvesti Europol, ko popravi ali izbriše informacije, posredovane Europolu.

2. Kadar organ EU ali tretja stranka obvesti Europol, da je popravil/-a ali izbrisal/-a informacije, ki jih je posredoval/-a Europolu, Europol skladno s tem popravi ali izbriše zadevne informacije. Europol ne izbriše informacij, če mora še naprej obdelovati te informacije za namene zadevne analitične delovne datoteke ali če so informacije shranjene v drugi analitični datoteki Europola, za katero je Europol še vedno zainteresiran, ker razpolaga z obsežnejšimi kriminalističnimi obveščevalnimi podatki od tistih, s katerimi razpolaga organ EU ali tretja stranka, ki je podatke posredoval/-a. Europol obvesti zadevni organ EU ali tretjo stranko, da bo te informacije še naprej hranil.

3. Če Europol upravičeno meni, da so posredovane informacije netočne ali zastarele, o tem obvesti organ EU ali tretjo stranko, ki je informacije posredoval/-a, ter ga/jo zaprosi, da mu o tem sporoči svoje stališče. Če Europol v skladu s členom 31(1) Sklepa o Europolu popravi ali izbriše informacije, o popravku ali izbrisu obvesti organ EU ali tretjo stranko, ki je te informacije posredoval/-a.

4. Brez poseganja v člen 31 Sklepa o Europolu se informacije, za katere je jasno, da jih je tretja država pridobila z očitno kršitvijo človekovih pravic, ne obdelujejo.

5. Sporazumi določajo, da organ EU ali tretja stranka po možnosti obvesti Europol, če ta organ EU ali tretja stranka upravičeno meni, da so posredovane informacije netočne ali zastarele.

NASLOV IV

KONČNE DOLOČBE

Člen 21

Začetek veljavnosti

Ta pravila začnejo veljati 1. januarja 2010.

V Bruslju, 30. novembra 2009 Za Svet Predsednica B. ASK

(1) UL L 121, 15.5.2009, str. 37.

(2) Glej stran 14 tega Uradnega lista.