SL Uradni list Evropske unije L 249/3

NAVODILA SODNEMU TAJNIKU SODIŠČA ZA USLUŽBENCE EVROPSKE UNIJE

z dne 19. septembra 2007

SODIŠČE ZA USLUŽBENCE EVROPSKE UNIJE

NA PREDLOG PREDSEDNIKA SODIŠČA ZA USLUŽBENCE,

na podlagi Poslovnika Sodišča za uslužbence, sprejetega 25. julija 2007, in zlasti njegovega člena 19(4)

SPREJEMA TA

NAVODILA SODNEMU TAJNIKU

Člen 1

Opredelitve

Vse pogodbe iz člena 1 Poslovnika Sodišča za uslužbence (v nadaljevanju: Poslovnik) se enako uporabljajo za ta navodila.

Člen 2

Naloge sodnega tajnika

1. Sodni tajnik je pristojen za vodenje vpisnika Sodišča za uslužbence in spisov tekočih zadev, sprejemanje, posredovanje, vročanje in hrambo listin ter skrbi za korespondenco s strankami in tretjimi glede tekočih zadev, pa tudi za varovanje pečatov Sodišča za uslužbence; skrbi za pobiranje taks vpisnika in za izterjavo zneskov, dolgovanih blagajni Sodišča za uslužbence; skrbi za objave Sodišča za uslužbence.

2. Sodnemu tajniku lahko pri zgoraj navedenih nalogah pomaga namestnik sodnega tajnika. Če je sodni tajnik odsoten ali ne sme opravljati svoje funkcije, namestnik sodnega tajnika po potrebi prevzame odgovornost za izpolnitev teh nalog in sprejema odločbe, za katere je pristojen sodni tajnik na podlagi Poslovnika in teh navodil sodnemu tajniku ter pooblastil, ki so mu bila podeljena na njihovi podlagi.

Člen 3

Uradne ure sodnega tajništva

1. Sodno tajništvo je odprto za javnost vsak delavnik. Delavniki so vsi dnevi razen sobot, nedelj in po zakonu dela prostih dni, navedenih v seznamu iz člena 100(2) Poslovnika.

2. Kadar je delovni dan v smislu predhodnega odstavka dela prost dan za uradnike in uslužbence institucije, je za možnost kontaktiranja sodnega tajništva med uradnimi urami za javnost poskrbljeno z dežurstvom.

3. Uradne ure sodnega tajništva za javnost so od 9.00 do 12.00 in od 14.30 do 16.30. Med sodnimi počitnicami, določenimi v členu 28 Poslovnika, je sodno tajništvo za javnost zaprto ob petkih popoldne.

4. Kadar je sodno tajništvo zaprto, se lahko vloge, kadar koli podnevi ali ponoči, veljavno vložijo pri vratarju pri vhodih stavb Sodišča Evropskih skupnosti (stavbi „Thomas More“ in „Erasmus“ Sodišča, boulevard Konrad Adenauer in rue du Fort Niedergrünewald, Luxembourg). Ta zapiše dan in uro vložitve, ki sta verodostojna, in na zahtevo izda potrdilo o prejemu.

Člen 4

Vpisnik

1. V vpisnik se vpišejo sodbe in sklepi ter vse listine, ki se vložijo v spise v zadevah, predloženih Sodišču za uslužbence, po vrstnem redu vložitve, razen listin, izdanih zaradi mirnega reševanja sporov v smislu člena 70 Poslovnika, ki so navedene v členu 6(4) teh navodil.

2. Sodni tajnik naredi na izvirniku zaznamek o vpisu v vpisnik in na zahtevo strank napravi zaznamek tudi na prepisih, ki jih stranke v ta namen predložijo.

3. Vpisi v vpisnik in zaznamki iz prejšnjega odstavka so javne listine.

4. Vpisi v vpisnik so oštevilčeni z naraščajočimi zaporednimi številkami in brez prekinitve. Vsebujejo podatke, potrebne za identifikacijo listine, zlasti dan predložitve in vpisa, številko zadeve in vrsto listine.

5. Za uporabo prejšnjega odstavka se, odvisno od primera, upoštevajo,

— dan, ko je sodni tajnik, uradnik ali uslužbenec v sodnem tajništvu vlogo prejel,

— dan iz člena 3(4) zgoraj

— in v primerih iz člena 54, prvi odstavek, Statuta Sodišča in člena 8(1) Priloge I k temu statutu dan vložitve vloge pri sodnem tajniku Sodišča ali Sodišča prve stopnje.

6. V vpisniku se označi vsak popravek. Če se vpisnik vodi v elektronski obliki, je zasnovan tako, da nobenega vpisa ni mogoče izbrisati in da je vidna vsaka naknadna sprememba ali popravek vpisa.

7. Opravilna številka vpisa v vpisnik je navedena na prvi strani vsakega akta Sodišča za uslužbence. Zaznamek vpisa v vpisnik z navedbo opravilne številke in dneva vpisa v vpisnik se naredi na izvirniku vsake vloge, ki jo stranke vložijo, in na vsakem prepisu, ki se jim vroči. Zaznamek na izvirniku vloge mora podpisati sodni tajnik.

Člen 5

Številka zadeve

1. Ob vpisu tožbe v vpisnik zadeva dobi opravilno številko, pred katero je „F“, temu pa sledi navedba leta. V primeru uporabe člena 34(6) Poslovnika navedba leta v opravilni številki ustreza datumu vložitve dokumenta, ki se upošteva za spoštovanje postopkovnih rokov.

2. Pri predlogih za začasne odredbe, predlogih za intervencijo, predlogih za popravek ali razlago sodb oziroma sklepov, predlogih za obnovo postopka ali ugovor tretjega, predlogih za odmero stroškov in predlogih za pravno pomoč, ki se nanašajo na postopke, ki potekajo, se uporabi ista opravilna številka kot v glavni zadevi, sledi pa ji označba, ki opredeljuje, da gre za posebne oblike postopka. Tožba, pred katero je vložen predlog za pravno pomoč v zvezi z njo, se označi z isto številko zadeve kot zadnjenavedeni predlog. Kadar Sodišče prve stopnje na podlagi pritožbe zadevo ponovno predloži Sodišču za uslužbence, ta zadeva ohrani številko, ki ji jo je dodelilo Sodišče za uslužbence.

Člen 6

Spis in dostop do spisa

1. Spis zadeve vsebuje izvirnike z njihovimi prilogami, listine in vloge strank, z izjemo tistih, ki so zavrnjene na podlagi člena 8 teh navodil, odločbe, sprejete v tej zadevi, vključno z odločbami o zavrnitvi listin, pripravljalna poročila za obravnavo, zapisnike obravnave, vročitve sodnega tajnika in glede na okoliščine primera vsako drugo listino ali korespondenco, ki se upošteva pri razsojanju o zadevi.

2. Ob morebitnem dvomu se sodni tajnik obrne na predsednika, da ta odloči, ali se listina vloži v spis.

3. Listine spisa se označijo s tekočo številko.

4. Z odstopanjem od odstavka 1 tega člena se listine, izdane zaradi mirnega reševanja sporov v smislu člena 70 Poslovnika (glej člen 4(1) teh navodil), vpisujejo v ločeni del spisa.

5. Zastopniki strank v zadevi pred Sodiščem za uslužbence ali osebe, ki so jih pooblastile, lahko v prostorih sodnega tajništva vpogledajo v spis zadeve v izvirniku, vključno z upravnimi spisi, predloženimi pred Sodiščem za uslužbence, in listinami, izdanimi zaradi mirnega reševanja sporov v smislu člena 70 Poslovnika, in prosijo za prepise ali izvlečke listin in vpisnika.

6. Zastopniki intervenientov, po dopustitvi njihove intervencije, in vse stranke v več združenih zadevah imajo prav tako pravico do vpogleda v spise ob upoštevanju določb člena 7 o zaupnem obravnavanju določenih delov ali listin spisa.

7. Zaupne in nezaupne različice vlog se vložijo v ločene mape spisa. Dostop do zaupnih map spisa je omejen na stranke, glede katerih ni bilo odrejeno zaupno obravnavanje.

8. Z listino, ki je bila predložena v kateri od zadev in ki je bila vložena v navedeni spis, ni mogoče dopolniti spisa v kateri od drugih zadev.

9. Sodni tajnik po koncu postopka zagotovi zaključek in arhiviranje spisa. Zaključen spis vsebuje popis listin, vloženih v spis, z izjemo listin, izdanih zaradi mirnega reševanja sporov v smislu člena 70 Poslovnika, z označbo njihove številke in naslovnico z označbo opravilne številke zadeve, strank in dneva zaključka.

Člen 7

Zaupno obravnavanje

1. Brez poseganja v člen 44 Poslovnika glavne stranke glede listin, ki jih nameravajo predložiti na svojo pobudo ali jih predložijo na zahtevo Sodišča za uslužbence, glede na okoliščine primera navedejo, da vsebujejo zaupne podatke, in jih predložijo v različici brez zaupnih podatkov. V takem primeru zadevna stranka Sodišču za uslužbence hkrati posreduje popolno različico te listine, da lahko slednje preuči, ali so izpuščeni podatki dejansko zaupni in ali izpustitev ne škodi pravicam druge stranke do pravičnega sojenja in dobremu delovanju sodnega organa. Sodišče za uslužbence po potrebi zahteva predložitev spremenjene različice. Sodišče za uslužbence po preučitvi vrne zadevno listino, ki vsebuje vse podatke.

2. Stranka lahko v skladu s členom 109(5) Poslovnika predlaga, naj se glede intervenienta ali v primeru združenih zadev v skladu s členom 46 Poslovnika glede druge stranke v združeni zadevi odredi zaupno obravnavanje določenih delov ali listin spisa. Predlog je treba vložiti v skladu z določbami praktičnih navodil za stranke.

Člen 8

Zavrnitev listin in dopolnitev

1. Sodni tajnik skrbi za skladnost listin, vloženih v spis, z določbami Statuta Sodišča, Poslovnika, praktičnih navodil za stranke in s temi navodili sodnemu tajniku. Glede na okoliščine primera določi strankam rok, v katerem se jim omogoči, da odpravijo oblikovne nepravilnosti vloženih listin. V primerih iz člena 36 Poslovnika se vročitev odloži. V primeru drugih formalnih nepravilnosti se vročitev lahko odloži.

2. Sodni tajnik zavrne vpise listin, ki niso predvidene s Poslovnikom. Ob morebitnem dvomu ali nasprotovanju strank se sodni tajnik glede odločitve obrne na predsednika.

3. Brez vpliva na določbe člena 34(6) Poslovnika o pošiljanju listin po telefaksu ali drugem tehničnem sredstvu sporočanja sodni tajnik sprejme le listine, ki vsebujejo izvirnik podpisa zastopnika stranke.

4. Sodni tajnik skrbi za to, da obseg vlog, skupaj z njihovimi prilogami, ne preseže meje, ki je v nasprotju z dobrim delovanjem sodnega organa, in da je njihova vložitev v skladu z upoštevnimi določbami praktičnih navodil za stranke.

5. Sodni tajnik zavrne vloge ali procesne akte strank, sestavljene v jeziku, ki ni jezik postopka, razen v primerih, ki jih Poslovnik izrecno določa. Vendar sodni tajnik lahko sprejme priloge v jeziku, ki ni jezik postopka, kadar je to upravičeno. Ob dvomu ali nasprotovanju strank se sodni tajnik glede odločitve obrne na predsednika.

6. Kadar predlog za intervencijo, ki ga vloži tretji, ki ni država članica, ni sestavljen v jeziku postopka, sodni tajnik zahteva njegovo dopolnitev, preden ga vroči strankam. Če je različica tega predloga, ki je sestavljena v jeziku postopka, vložena v roku, ki ga za to določi sodni tajnik, se dan vložitve prve različice v drugem jeziku upošteva kot dan vložitve listine.

7. Če zadevna stranka nepravilnosti ne odpravi ali ji nasprotuje, se sodnik tajnik za sprejetje odločitve obrne na predsednika.

Člen 9

Vložitev tožbe

1. Kadar sodni tajnik ugotovi, da vloga, s katero se postopek začne, ni v skladu z določbami člena 35(1) Poslovnika, odloži vročitev te vloge, da se Sodišču za uslužbence omogoči, da odloči o njeni dopustnosti.

2. Za namene predložitve potrdila iz člena 35(5) Poslovnika, ki potrjuje, da je odvetnik, ki zastopa stranko ali pomaga strankinemu zastopniku, pooblaščen za zastopanje pred sodiščem države članice ali druge države, ki je pogodbenica Evropskega gospodarskega prostora, se je mogoče sklicevati na potrdilo, ki je že bilo vloženo v sodnem tajništvu Sodišča za uslužbence. Za potrdilo, na katero se je mogoče sklicevati, velja, da je bilo izdano največ pet let pred dnem vložitve vloge, s katero se je začel postopek.

Člen 10

Vročitve

1. Sodni tajnik zagotovi, da so vse vročitve in vsa sporočanja, določena s Statutom Sodišča in Poslovnikom, v skladu s členom 99 Poslovnika.

2. V postopkih za izdajo začasne odredbe iz členov od 102 do 108 Poslovnika lahko sodni tajnik procesne dokumente pošilja na vse primerne načine, ki jih pogojuje nujnost, zlasti po telefaksu; sodni tajnik v vsakem primeru zagotovi, da pošiljanju po telefaksu sledi pošiljka, poslana na način, ki ga določa člen 99 Poslovnika.

Člen 11

Določitev in podaljšanje rokov

1. Sodni tajnik določi in po potrebi podaljša roke, določene v Poslovniku, v skladu s pooblastili, ki mu jih podeli predsednik.

2. Listine, ki jih v sodnem tajništvu prejmejo po roku, določenem za njihovo vložitev, se lahko sprejmejo le z odobritvijo predsednika.

3. Roki, določeni v Poslovniku, se smejo podaljšati zgolj v posebnih okoliščinah. Vsak predlog za podaljšanje roka mora biti skrbno obrazložen in mora v sodno tajništvo prispeti dovolj zgodaj glede na dan izteka sprva določenega roka. Rok se sme podaljšati več kot enkrat le na podlagi izjemnih razlogov.

Člen 12

Obravnave in zapisniki

1. Sodni tajnik sestavi pred vsako javno obravnavo seznam narokov v jeziku postopka, ki vsebuje dan, uro in kraj obravnave, pristojno sestavo, navedbo zadev, ki se bodo obravnavale, in imena strank.

2. Seznam narokov se izobesi pri vhodu v sodno dvorano.

3. Sodni tajnik sestavi zapisnik vsake obravnave v jeziku postopka, ki vsebuje navedbo zadeve, dan, uro in kraj obravnave, morebitno navedbo o tem, da gre za obravnavo, iz katere je javnost izključena, imena navzočih sodnikov in sodnega tajnika, imena in status zastopnikov navzočih strank, priimke, imena, status in prebivališča tožečih strank, zaslišanih prič ali izvedencev, navedbo dokazov ali listin, predloženih na obravnavi, in kadar je to potrebno, izjave, podane na obravnavi, in odločbe, ki jih je na obravnavi razglasilo Sodišče za uslužbence ali predsednik. Zapisnik se pošlje strankam.

Člen 13

Priče in izvedenci

1. Sodni tajnik sprejme ukrepe, potrebne za izvršitev sklepov o določitvi izvedencev in o zaslišanju prič.

2. Priče predložijo sodnemu tajniku dokazila o svojih stroških in izgubi zaslužka, izvedenci pa račun o nagradi za svoje stroške in storitve.

3. Sodni tajnik poskrbi, da so zneski, dolgovani pričam in izvedencem, po Poslovniku izplačani iz blagajne Sodišča za uslužbence. Ob morebitnem sporu glede teh zneskov se sodni tajnik za sprejetje odločitve obrne na predsednika.

4. Sodni tajnik poskrbi, da se predujmi Sodišča za uslužbence za stroške izvedencev in prič v zadevi zahtevajo od strank, ki se jim naloži njihovo plačilo. Glede na okoliščine primera se uporabijo določbe člena 15(2) teh navodil.

Člen 14

Izvirniki sodb in sklepov

1. Izvirniki sodb in sklepov Sodišča za uslužbence so shranjeni v arhivu sodnega tajništva po časovnem zaporedju. V spis zadeve se vloži overjen prepis.

2. Na zahtevo strank jim sodni tajnik izda dodatne overjene prepise izvirnika sodbe ali sklepa.

3. O sodbah ali sklepih, ki jih izda oziroma sprejme Sodišče prve stopnje na podlagi pritožbe ali Sodišče v primeru revizije, se na robu zadevne sodbe ali sklepa naredi zaznamek; izvirniku izpodbijane sodbe ali sklepa se priloži overjen prepis.

Člen 15

Izterjava zneskov

1. Če je treba v korist blagajne Sodišča za uslužbence izterjati zneske, plačane iz naslova pravne pomoči, ali vnaprej plačane zneske pričam ali izvedencem, sodni tajnik zahteva te zneske s priporočenim pismom od stranke, ki se ji naložijo v plačilo v skladu z odločbo, s katero se postopek konča.

2. Če plačilo ni opravljeno v roku, ki ga določi sodni tajnik, lahko zahteva od Sodišča za uslužbence, naj sprejme sklep, ki je izvršilni naslov, za katerega glede na okoliščine primera predlaga prisilno izvršbo.

Člen 16

Takse sodnega tajnika

1. Kadar stranka na svojo zahtevo dobi prepis vloge ali izvleček iz spisa ali vpisnika v papirni obliki, se sodnemu tajniku plača sodna taksa 3,50 eura na stran za overjeni prepis in 2,50 eura na stran za neoverjeni prepis.

2. Kadar sodni tajnik na zahtevo ene stranke zagotovi prevod vloge ali izvlečka iz spisa, se plača sodna taksa 1,25 eura na vrstico.

3. Tarife, navedene v tem členu, se od 1. januarja 2008 zvišajo za deset odstotkov, vselej ko se ponderirani indeks življenjskih stroškov, ki ga objavi vlada Velikega vojvodstva Luksemburg, zviša za deset odstotkov.

Člen 17

Objave

1. Sodni tajnik je odgovoren za objave Sodišča za uslužbence in objave dokumentov, ki se nanašajo nanj, po internetu.

2. Sodni tajnik objavi v Uradnem listu Evropske unije odločbe, določene s Poslovnikom, ta navodila in obvestila o vloženih tožbah in odločbah, s katerimi se postopek konča.

3. Sodni tajnik skrbi za javno objavo sodne prakse Sodišča za uslužbence v skladu s podrobnimi pravili, ki jih določi Sodišče za uslužbence.

Člen 18

Navodila odvetnikom in zastopnikom

1. Sodni tajnik seznani zastopnike strank s praktičnimi navodili za stranke ter temi navodili sodnemu tajniku.

2. Sodni tajnik priskrbi zastopnikom strank na njihovo zahtevo podatke o praksi glede uporabe Poslovnika, praktičnih navodil za stranke in teh navodil sodnemu tajniku, da se zagotovi učinkovit potek postopkov.

Člen 19

Odstopanja od teh navodil

Sodišče za uslužbence ali predsednik lahko odstopi od določb teh navodil sodnemu tajniku, če to zahtevajo okoliščine posameznega primera ali dobro delovanje sodnega organa.

Člen 20

Začetek veljavnosti teh navodil

1. Ta navodila sodnemu tajniku, ki so verodostojna v jezikih iz člena 36(2) Poslovnika Sodišča prve stopnje, ki se uporablja za Sodišče za uslužbence na podlagi člena 29 njegovega Poslovnika, se objavijo v Uradnem listu Evropske unije.

2. Ta navodila začnejo veljati na dan začetka veljavnosti Poslovnika.