6.

Priloga XI se nadomesti z naslednjim: „PRILOGA XI PRAVILA O UPRAVIČENOSTI IZDATKOV SKLADA ZA ZUNANJE MEJE I. Splošna načela I.1 Temeljna načela 1. V skladu s temeljnim aktom morajo izdatki, da so upravičeni: (a) spadati na področje uporabe Sklada in njegovih ciljev iz členov 1 in 3 temeljnega akta; (b) biti v okviru upravičenih ukrepov iz členov 4 in 6 temeljnega akta; (c) biti potrebni za izvajanje dejavnosti, zajetih v projektu, ki je del večletnih in letnih programov, kot jih odobri Komisija; (d) biti razumni in v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti gospodarnostjo in stroškovno učinkovitostjo; (e) nastati končnemu upravičencu in/ali partnerjem v projektu, ki imajo sedež in so registrirani v državi članici, razen v primeru mednarodnih organizacij javnega sektorja, ustanovljenih z medvladnimi sporazumi, in specializiranih agencij, ki jih ustanovijo takšne organizacije, Mednarodnega odbora Rdečega križa in Mednarodne federacije državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca. V zvezi s členom 39 tega sklepa se pravila, ki se uporabljajo za končnega upravičenca, smiselno uporabljajo za vse partnerje v projektu; (f) nastati v skladu s posebnimi določbami v sporazumu o donaciji. 2. V primeru večletnih ukrepov v smislu člena 16(6) temeljnega akta se za uporabo teh pravil o upravičenosti kot projekt šteje samo tisti del ukrepa, ki se sofinancira iz letnega programa. 3. Projekti, ki jih podpira Sklad, se ne financirajo iz drugih virov, ki jih zajema proračun Skupnosti. Projekti, ki jih podpira Sklad, se sofinancirajo iz javnih ali zasebnih virov. I.2 Proračun projekta Proračun projekta se predstavi na naslednji način: Izdatki Prihodki + neposredni stroški (NS) + posredni stroški (fiksen odstotek NS, določen v sporazumu o donaciji) + prispevek ES (opredeljen kot najnižji izmed treh zneskov, navedenih v členu 12 tega sklepa) + prispevek končnega upravičenca in partnerjev v projektu + prispevek tretjih oseb + prejemki, ki nastanejo zaradi projekta = skupni upravičeni stroški (SUS) = skupni prihodki Proračun je uravnotežen: skupni upravičeni stroški so enaki skupnim prihodkom. I.3 Prihodki in načelo nepridobitnosti 1. Projekti, ki jih podpira Sklad, morajo biti nepridobitne narave. Če na koncu projekta viri prihodkov, vključno s prejemki, presegajo izdatke, se prispevek iz Sklada za projekt ustrezno zmanjša. Vsi viri prihodkov za projekt morajo biti zabeleženi v računovodski evidenci ali davčni dokumentaciji upravičenca ter biti določljivi in nadzorovani. 2. Prihodke projekta sestavljajo finančni prispevki, ki jih projektu odobri Sklad, javni ali zasebni viri, vključno z lastnimi prispevki končnega upravičenca, kot tudi vsi prejemki, ki nastanejo zaradi projekta. Za namene tega pravila ‚prejemki‘ zajemajo prihodke, ki jih projekt prejme v obdobju upravičenosti iz točke I.4, od prodaje, najemnin, storitev, vpisnin ali drugih enakovrednih prihodkov. 3. Prispevek Skupnosti, ki izhaja iz uporabe načela nepridobitnosti, kot je opredeljeno v členu 12(c) Odločbe, bodo ‚skupni upravičeni stroški‘, zmanjšani za ‚prispevke tretjih oseb‘ in ‚prejemke, ki nastanejo zaradi projekta‘. I.4 Obdobje upravičenosti 1. Nastati morajo stroški, povezani s projektom, in izvršena morajo biti ustrezna plačila (razen za amortizacijo) po 1. januarju tistega leta, ki je navedeno v sklepu o financiranju, s katerim se odobrijo letni programi držav članic. Obdobje upravičenosti traja do 30. junija leta N (2) + 2, kar pomeni, da morajo stroški, povezani s projektom, nastati pred tem datumom. 2. Izjema od obdobja upravičenosti iz odstavka 1 velja le za tehnično pomoč državam članicam (glej točko IV.3). I.5 Evidenca o izdatkih 1. Izdatki ustrezajo plačilom, ki jih je izvršil končni upravičenec. Plačila morajo imeti obliko finančnih (gotovinskih) transakcij z izjemo amortizacije. 2. Izdatki se praviloma dokazujejo z uradnimi računi. Kadar to ni mogoče, se izdatki izkažejo z računovodskimi listinami ali dokazili enakovredne dokazne vrednosti. 3. Izdatki morajo biti opredeljivi in preverljivi. Zlasti morajo biti: (a) zabeleženi v računovodskih evidencah končnega upravičenca; (b) določeni v skladu z veljavnimi računovodskimi standardi države, v kateri ima končni upravičenec sedež, in v skladu z običajnimi praksami stroškovnega računovodstva končnega upravičenca ter (c) prijavljeni v skladu z zahtevami veljavne davčne in socialne zakonodaje. 4. Po potrebi morajo končni upravičenci hraniti overjene kopije računovodskih listin, ki izkazujejo prihodke in izdatke, ki nastanejo partnerjem v zvezi z zadevnim projektom. 5. Hramba in obdelava evidenc iz odstavkov 2 do 4 morata biti v skladu z nacionalno zakonodajo o varstvu podatkov. I.6 Ozemeljska veljavnost 1. Izdatki za ukrepe, opisane v členih 4 in 6 temeljnega akta, morajo nastati na ozemlju držav članic končnim upravičencem, opredeljenim v točki I.1.1(e), razen: — izdatkov za izvajanje ukrepov v zvezi s splošnimi cilji, opredeljenimi v členu 3(1)(d) temeljnega akta; izdatki za navedene ukrepe lahko nastanejo na ozemlju držav članic in v tretjih državah, — za ukrepe, povezane z nadzorom zunanjih meja; navedeni ukrepi se lahko izvajajo na ozemlju držav članic in zunaj njega. 2. Partnerji v projektu, ki so registrirani in imajo sedež v tretjih državah, lahko sodelujejo v projektih, če s tem ne nastanejo dodatni stroški, razen v primeru mednarodnih organizacij javnega sektorja, ustanovljenih z medvladnimi sporazumi, in specializiranih agencij, ki jih ustanovijo takšne organizacije, Mednarodnega odbora Rdečega križa ter Mednarodne federacije državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca. II. Kategorije upravičenih stroškov (na ravni projekta) II.1 Neposredni upravičeni stroški Neposredni upravičeni stroški za projekt so tisti stroški, ki so ob ustreznem upoštevanju splošnih pogojev upravičenosti, določenih v delu I, določljivi kot posebni stroški, neposredno povezani z izvajanjem projekta. Neposredni stroški so vključeni v oceno celotnega proračuna projekta. Upravičeni so naslednji neposredni stroški: II.1.1 Stroški za osebje 1. Stroški za osebje, dodeljeno projektu, tj. plače, prispevki za socialno varnost in drugi predpisani stroški, so upravičeni, če se ujemajo z običajno politiko plač upravičenca. 2. Za mednarodne organizacije lahko upravičeni stroški osebja vključujejo sredstva za kritje stroškov predpisanih obveznosti in drugih upravičenih stroškov v zvezi s plačo. 3. Ustrezni stroški za plače osebja organov javne uprave so upravičeni do mere, do katere so povezani s stroški za dejavnosti, ki jih ustrezni organ javne uprave ne bi izvajal, če se zadevni projekt ne bi izvajal; to osebje se začasno premesti ali dodeli za izvajanje projekta s pisnim sklepom končnega upravičenca. 4. Stroški osebja se podrobno opredelijo v načrtovanem proračunu, pri čemer je treba navesti naloge in število osebja. II.1.2 Potni stroški in dnevnice 1. Za neposredne upravičene stroške veljajo potni stroški in dnevnice za osebje ali druge osebe, ki sodelujejo v dejavnostih projekta in ki morajo potovati zaradi izvajanja projekta. 2. Potni stroški so upravičeni na podlagi dejansko nastalih stroškov. Stopnje povračila temeljijo na najcenejši obliki javnega prevoza in letalski prevozi se praviloma dovolijo samo za potovanja, daljša od 800 km (povratno potovanje), ali ko geografska oddaljenost namembnega kraja upravičuje potovanje z letalom. V primeru prevoza z lastnim vozilom se stroški običajno povrnejo na podlagi cen uporabe javnega prevoza ali na podlagi stopenj kilometrine v skladu z objavljenimi uradnimi pravili v zadevni državi članici ali stopenj kilometrine, ki jih uporablja končni upravičenec. 3. Stroški bivanja so upravičeni na podlagi dejansko nastalih stroškov ali dnevnic. Kadar ima organizacija lastne dnevne stopnje (dnevnice), se te uporabljajo v okviru zgornjih mej, ki jih država članica določi v skladu z nacionalno zakonodajo in prakso. Za dnevnice običajno velja, da pokrivajo stroške za lokalni prevoz (vključno s taksiji), nastanitev, prehrano, lokalne telefonske pogovore in druge manjše izdatke. II.1.3 Oprema II.1.3.1 Splošna pravila Stroški, povezani z nakupom opreme (na podlagi navedenega: najem, zakup, nakup na podlagi vseh stroškov ali dela stroškov ali amortizacija kupljenih sredstev), so upravičeni samo, če so nujno potrebni za izvajanje projekta. Oprema ima tehnične značilnosti, ki jih zahteva projekt, in je skladna z veljavnimi merili in standardi. II.1.3.2 Najem in zakup Izdatki, povezani s posli najema in zakupa, so upravičeni do sofinanciranja ob upoštevanju pravil, določenih v državi članici, nacionalne zakonodaje in prakse ter trajanja najema ali zakupa za namene projekta. II.1.3.3 Nakup 1. Stroški, povezani z nakupom opreme (sistemi, delovna oprema, prevozna sredstva, kot so med drugim navedena v členu 5(1)(c) do (f) temeljnega akta), so upravičeni v skladu z nacionalnimi pravili. Taki stroški so upravičeni za sofinanciranje na podlagi vseh stroškov ali dela stroškov nakupa, če: (a) so neposredno povezani z izvedbo projekta; (b) so nastali v skladu z nacionalnimi pravili za javna naročila, ki veljajo v državi članici; (c) ima oprema tehnične značilnosti, ki jih zahteva projekt, in je skladna z veljavnimi merili in standardi; (d) se bo oprema od dneva nakupa še naprej uporabljala za iste cilje, ki jih ima projekt, in sicer najmanj: — tri leta ali več za opremo informacijske in komunikacijske tehnologije (IKT), — pet let ali več za druge vrste opreme, kot so delovna oprema in prevozna sredstva, razen spodaj naštetih, — deset let za helikopterje, plovila in letala. 2. Po drugi strani so lahko stroški za zgoraj navedeno opremo upravičeni na podlagi amortizacije v skladu z nacionalnimi pravili. V navedenem primeru se uporabljajo pogoji iz točk (a), (b) in (c) odstavka 1. Poleg tega morajo biti izpolnjeni tudi naslednji pogoji: (a) kadar je oprema kupljena pred začetkom ali med trajanjem projekta, je upravičen samo delež amortizacije opreme na podlagi trajanja uporabe za namene projekta in stopnje dejanske uporabe za namene projekta; (b) oprema, ki je bila kupljena pred začetkom projekta, vendar se uporablja za namene projekta, je upravičena na podlagi amortizacije. Ti stroški pa niso upravičeni, če je bila oprema prvotno kupljena z donacijo Skupnosti; (c) stroški nakupa opreme ustrezajo običajnim tržnim cenam, vrednost zadevnih predmetov pa je odpisana v skladu z davčnimi in računovodskimi pravili, ki veljajo za končnega upravičenca. II.1.4 Nepremičnine II.1.4.1 Splošna pravila V primeru nakupa, gradnje, prenove ali najema nepremičnin imajo nepremičnine tehnične značilnosti, ki jih zahteva projekt, ter izpolnjujejo veljavna merila in standarde. II.1.4.2 Nakup, gradnja ali prenova 1. Če je pridobitev nepremičnin bistvena za izvajanje projekta in jasno povezana z njegovimi cilji, sta nakup nepremičnin, tj. že zgrajenih zgradb, ali gradnja nepremičnin upravičena do sofinanciranja vseh ali dela stroškov ali na podlagi amortizacije pod spodaj navedenimi pogoji in brez poseganja v uporabo strožjih nacionalnih predpisov: (a) pridobi se potrdilo neodvisnega pooblaščenega cenilca ali ustrezno pooblaščenega uradnega organa, ki ugotovi, da nakupna cena ne presega tržne vrednosti, in potrdi, da so nepremičnine v skladu z nacionalnimi predpisi, ali pa natančno navede točke, ki niso skladne in jih končni upravičenec namerava odpraviti v okviru projekta; (b) nepremičnine niso bile kupljene z donacijo Skupnosti kadar koli pred izvajanjem projekta; (c) nepremičnine se morajo uporabljati izključno za namen, naveden v projektu, za obdobje najmanj deset let po datumu zaključka projekta, razen če Komisija izrecno ne določi drugače, v primeru sofinanciranja vseh stroškov ali dela stroškov. Za primer sofinanciranja na podlagi amortizacije se to obdobje skrajša na pet let; (d) nakup nepremičnine se izvede ob spoštovanju načel razmerja med kakovostjo in ceno ter stroškovno učinkovitostjo, prav tako pa mora biti sorazmeren s ciljem, ki ga je treba doseči z izvajanjem projekta; (e) v primeru sofinanciranja na podlagi amortizacije je upravičen le tisti delež amortizacije teh sredstev, ki ustreza trajanju uporabe za namene projekta in stopnji dejanske uporabe za namene projekta. Amortizacija se izračuna v skladu z nacionalnimi računovodskimi pravili. 2. Stroški za prenovo nepremičnine so upravičeni za sofinanciranje na podlagi vseh stroškov ali dela stroškov ali na podlagi amortizacije. V primeru stroškov prenove se uporabljata samo pogoja iz točk (c) in (e) odstavka 1. II.1.4.3 Najem Najem nepremičnin je upravičen do sofinanciranja, če obstaja jasna povezava med najemom in cilji zadevnega projekta pod spodaj navedenimi pogoji in brez poseganja v uporabo strožjih nacionalnih predpisov: (a) nepremičnine niso bile kupljene z donacijo Skupnosti; (b) nepremičnine se morajo uporabljati samo za izvajanje projekta. V nasprotnem primeru je upravičen samo tisti delež stroškov, ki ustreza uporabi za namene projekta. II.1.5 Potrošni material, zaloge in splošne storitve Stroški za potrošni material, zaloge in splošne storitve so upravičeni, če so opredeljivi in neposredno potrebni za izvajanje projekta. II.1.6 Sklepanje pogodb s podizvajalci 1. Na splošno morajo biti končni upravičenci sposobni sami upravljati projekte. Znesek za naloge, oddane v podizvajanje v okviru projekta, mora biti jasno naveden v sporazumu o donaciji. 2. Izdatki, povezani z naslednjimi podizvajalskimi pogodbami, niso upravičeni do sofinanciranja Sklada: (a) oddajanje v podizvajanje nalog, povezanih s splošnim upravljanjem projekta; (b) oddajanje del podizvajalcem, ki povečuje stroške projekta, ne da bi se povečala njegova sorazmerna vrednost; (c) podizvajalske pogodbe, sklenjene s posredniki ali svetovalci, v katerih je plačilo določeno kot odstotek skupnega stroška projekta, razen če tako plačilo utemelji končni upravičenec s sklicevanjem na dejansko vrednost opravljenega dela ali storitev. 3. Podizvajalci se v zvezi z vsemi podizvajalskimi pogodbami zavežejo, da revizijskim in nadzornim organom zagotovijo vse potrebne podatke, povezane z dejavnostmi podizvajalca. II.1.7 Stroški, ki izhajajo neposredno iz zahtev, povezanih s sofinanciranjem Unije Stroški, potrebni za izpolnjevanje zahtev, povezanih s sofinanciranjem Unije, kot so oglaševanje, preglednost, vrednotenje projekta, zunanja revizija, bančne garancije, stroški prevajanja itd., so upravičeni kot neposredni stroški. II.1.8 Stroški za strokovnjake Upravičeni so stroški pravnega svetovanja, notarski stroški ter stroški za tehnične in finančne strokovnjake. II.2 Posredni upravičeni stroški 1. Posredni upravičeni stroški ukrepa so stroški, ki jih ob upoštevanju pogojev upravičenosti iz točke I.1.1 ni mogoče opredeliti kot posebnih stroškov ukrepa, neposredno povezanih z njegovim izvajanjem. 2. Z odstopanjem od točke I.1.1(e) in točke I.5 so posredni stroški izvajanja ukrepa lahko upravičeni na osnovi pavšalnega zneska finančne pomoči, določenega na največ 2,5 % celotnega zneska neposrednih upravičenih stroškov. 3. Organizacije, ki prejemajo donacijo za poslovanje iz proračuna Unije, ne morejo vključiti posrednih stroškov v svoj načrtovani proračun. III. Neupravičeni izdatki Naslednji stroški niso upravičeni: (a) DDV, razen če končni upravičenec lahko dokaže, da ga ne more dobiti povrnjenega; (b) donos kapitala, dolgovi in stroški dolžniške obveznosti, negativne obresti, devizne provizije in izgube, rezervacije za izgube ali morebitne bodoče obveznosti, plačilo dolgovanih obresti, dvomljivi dolgovi, globe, denarne kazni, stroški sodnih postopkov in prekomerni ali nepotrebni izdatki; (c) stroški za reprezentanco izključno za projektno osebje. Razumni stroški za gostoljubje na družabnih dogodkih, ki jih upravičuje projekt, kot je srečanje ob koncu projekta ali srečanja usmerjevalne skupine projekta, so dovoljeni; (d) stroški, ki jih je prijavil končni upravičenec in so bili kriti v okviru drugega projekta ali delovnega programa, ki prejema donacijo Skupnosti; (e) nakup zemljišč; (f) prispevki v naravi. IV. Tehnična pomoč na pobudo držav članic 1. Vsi stroški, potrebni za izvajanje Sklada, ki nastanejo odgovornemu organu, pooblaščenemu organu, revizijskemu organu, organu za potrjevanje ali drugemu organu, ki pomaga pri nalogah, navedenih v odstavku 2, so upravičeni v okviru tehnične pomoči v mejah, določenih v členu 18 temeljnega akta. 2. To vključuje naslednje izdatke: (a) izdatke, povezane s pripravo, izbiro, ocenjevanjem, upravljanjem in spremljanjem ukrepov; (b) izdatke, povezane z revizijami in pregledi ukrepov ali projektov na kraju samem; (c) izdatke, povezane z ocenjevanjem ukrepov ali projektov; (d) izdatke, povezane z informacijami, razširjanjem in preglednostjo v zvezi z ukrepi; (e) izdatke za pridobitev, namestitev in vzdrževanje računalniških sistemov za upravljanje, spremljanje in ocenjevanje skladov; (f) izdatke za seje nadzornih odborov in pododborov v zvezi z izvajanjem ukrepov. Ti izdatki lahko vključujejo tudi stroške strokovnjakov in drugih udeležencev teh odborov, vključno z udeleženci iz tretjih držav, če je njihova navzočnost bistvena za učinkovito izvajanje ukrepov; (g) izdatke za okrepitev upravne zmogljivosti za izvajanje Sklada. 3. Izvesti je treba dejavnosti, povezane s tehnično pomočjo, in izvršena morajo biti ustrezna plačila po 1. januarju tistega leta, ki je navedeno v sklepu o financiranju, s katerim se odobrijo letni programi držav članic. Obdobje upravičenosti traja do roka za predložitev končnega poročila o izvajanju letnega programa. 4. Vsa javna naročila je treba izvesti v skladu z nacionalnimi pravili o javnih naročilih, ki so določena v državi članici. 5. Države članice lahko izvedejo ukrepe tehnične pomoči za ta sklad skupaj z ukrepi tehnične pomoči za nekatere ali vse štiri sklade. Vendar je v tem primeru samo tisti delež stroškov, uporabljen za izvajanje skupnega ukrepa, ki ustreza temu skladu, upravičen do financiranja iz tega sklada, države članice pa zagotovijo, da: (a) se delež stroškov za skupni ukrep razumno in preverljivo pripiše ustreznemu skladu ter (b) ne pride do dvojnega financiranja stroškov. V. Posebna tranzitna shema V skladu s členom 40(1) se pravila iz temeljnega akta in tega sklepa glede izvajanja letnih programov smiselno uporabljajo za podporo za izvajanje posebne tranzitne sheme. Vendar ob upoštevanju pravil o upravičenosti iz te priloge za posebno tranzitno shemo veljajo posebna pravila: (a) obdobje upravičenosti izdatkov je v skladu s členom 40(3) Odločbe; (b) v skladu s členom 6(2)(c) temeljnega akta so stroški osebja organov javne uprave upravičeni izdatki, če temeljijo na dejanskih dodatnih stroških v zvezi z izvajanjem posebne tranzitne sheme in če so dodeljeni projektu v skladu z ustrezno utemeljeno in nepristransko metodo. Izdatke morajo potrjevati dokumenti, ki dovoljujejo opredelitev dejanskih stroškov, ki jih zadevni javni organ plača v zvezi s posebno tranzitno shemo in ki izhajajo iz predpisanih obveznosti ali tekočih nalog.“