Sklep Evropske agencije za okolje

z dne 20. marca 2000

o določitvi kodeksa dobrega upravnega ravnanja agencije

(2000/529/ES)

EVROPSKA AGENCIJA ZA OKOLJE JE

ob upoštevanju določb o odprtosti v Amsterdamski pogodbi ter zlasti člena 1 Pogodbe o Evropski uniji ter člena 21 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju pobude Roya Perryja, poročevalca za poročilo Odbora za peticije o njegovih lastnih dejavnostih v letih 1996-1997 [1], ki poziva k pripravi kodeksa dobrega upravnega ravnanja,

ob upoštevanju Resolucije Evropskega parlamenta z dne 16. julija 1998 o letnem poročilu o dejavnostih Evropskega varuha človekovih pravic v letu 1997 (C4-0270/98) [2],

ob upoštevanju preiskave, izvedene na pobudo Evropskega varuha človekovih pravic, o obstoju in javni dostopnosti kodeksa dobrega upravnega ravnanja uradnikov pri njihovih odnosih z javnostjo v različnih institucijah in organih skupnosti,

ob upoštevanju resolucije Evropskega parlamenta z dne 15. aprila 1999 o letnem poročilu o dejavnostih Evropskega varuha človekovih pravic v letu 1998 (C4-0138/99),

ob upoštevanju obstoječega kodeksa ravnanja v zvezi z javnim dostopom do dokumentov Komisije, ki ga vsebuje Sklep 94/90/ESPJ, ES, Euratom [3],

ker je bil z Amsterdamsko pogodbo v Pogodbo o Evropski uniji izrecno uveden koncept odprtosti z navedbo, da ta označuje novo obdobje v procesu ustvarjanja vse tesneje povezane unije, v kateri se odločitve sprejemajo na čimbolj odprt način in čim bliže državljanom;

ker je prav tako namen Evropske Komisije reformirati postopke uprave Skupnosti, da bi s tem v celoti uveljavili ta koncept;

ker naj bi sprejeli kodeks, ki bi vseboval osnovna načela dobrega upravnega ravnanja za uradnike pri delu z javnostjo, da bi upravo približali državljanom in zajamčili boljšo kakovost uprave;

ker je tak kodeks koristen tako za uradnike, ker jih bo podrobno seznanil s pravili, katerih se morajo držati, kadar imajo opraviti z javnostjo, kot tudi za državljane, ker jim bo zagotovil informacije o normativih ravnanja, ki ga imajo pravico pričakovati pri stikih z upravo Skupnosti;

ker je tak kodeks lahko učinkovit le, če je to za državljane javno dostopen dokument in je torej objavljen v obliki sklepa kot navedeni Sklep o javnem dostopu do dokumentov Komisije;

ker je Parlament v svojih Resolucijah C4-0270/98 ter C4-0138/99 pozdravil pobudo za kodeks dobrega upravnega ravnanja za evropske institucije in organe in poudaril nujnost čimprejšnje priprave tega kodeksa;

ker je Parlament prav tako poudaril, da je za tak kodeks pomembno, da bi bil, kolikor je to mogoče, enak za vse evropske institucije in organe, dostopen vsem evropskim državljanom in objavljen v Uradnem listu;

ob upoštevanju Uredbe Sveta (EGS) št. 1210/90 o ustanovitvi Evropske agencije za okolje in Evropskega okoljskega informacijskega in opazovalnega omrežja, kakor je bila spremenjena z Uredbo Sveta (ES) št. 933/1999 z dne 29. aprila 1999, ter zlasti člena 17 Uredbe: "Za osebje agencije veljajo uredbe in pravilniki, ki se uporabljajo za uradnike in druge uslužbence Evropskih skupnosti", "Kadrovskih predpisov in pogojev za zaposlovanje drugih uslužbencev Evropskih skupnosti" in Sklepa Upravnega odbora Evropske agencije za okolje o javnem dostopu do dokumentov Evropske agencije za okolje z dne 21. marca 1997 [4], kar vse predstavlja posebno pravno podlago tega kodeksa ravnanja;

ob spoznanju, da je torej zaželeno, da se pripravi kodeks za urejanje načel dobrega upravnega ravnanja, po katerih naj bi se osebje Evropske agencije za okolje ravnalo pri svojih odnosih z javnostjo, in da je ta kodeks javno dostopen,

SKLENILA:

Člen 1

Splošna določba

V odnosih z javnostjo se osebje Evropske agencije za okolje ravna po načelih, ki so določena v tem sklepu in sestavljajo kodeks dobrega upravnega ravnanja, v nadaljnjem besedilu imenovan "kodeks".

Člen 2

Osebno področje uporabe

1. Kodeks velja za vse uradnike in druge uslužbence, za katere veljajo Kadrovski predpisi in Pogoji zaposlovanja drugih uslužbencev, pri njihovih odnosih z javnostjo. V nadaljevanju izraz uradnik velja za uradnike in druge uslužbence.

2. Evropska agencija za okolje bo ukrenila vse potrebno, da bi zagotovila, da bodo določbe, določene v tem kodeksu, veljale tudi za druge osebe, ki delajo za njo, kot so osebe, zaposlene po pogodbah zasebnega prava, začasno dodeljeni strokovnjaki iz nacionalnih državnih služb in osebe na usposabljanju.

3. Javnost pomeni fizične in pravne osebe, ne glede na to, ali imajo stalno bivališče ali svoj statutarni sedež v državi članici ali ne.

Člen 3

Področje uporabe ratione materiae

1. Ta kodeks vsebuje splošna načela dobrega upravnega ravnanja, ki veljajo za vse odnose uradnikov Evropske agencije za okolje z javnostjo, razen če jih ne urejajo posebne določbe.

2. Načela, določena v tem kodeksu, ne veljajo za odnose med Evropsko agencijo za okolje in njenimi uradniki. Te odnose urejajo Kadrovski predpisi.

Člen 4

Zakonitost

Uradnik ravna v skladu z zakonom in uporablja pravila in postopke, določene z zakonodajo Skupnosti. Uradnik še zlasti skrbi, da odločitve, ki vplivajo na pravice ali interese posameznikov, temeljijo na zakonu in da je njihova vsebina skladna z zakonom.

Člen 5

Odsotnost diskriminacije

1. Pri obravnavanju zahtevkov javnosti in pri sprejemanju odločitev uradnik zagotovi, da se spoštuje načelo enakopravne obravnave. Posamezniki iz javnosti, ki so v enakem položaju, se obravnavajo na podoben način.

2. Če pride do kakršne koli razlike v obravnavi, uradnik zagotovi, da je to upravičeno zaradi ustreznih objektivnih značilnosti konkretnega primera.

3. Uradnik se izogiba zlasti kakršni koli neupravičeni diskriminaciji med posamezniki iz javnosti na podlagi narodnosti, spola, rase ali etničnega izvora, vere ali prepričanja, invalidnosti, starosti ali spolne usmerjenosti.

Člen 6

Sorazmernost

1. Pri sprejemanju odločitev uradnik zagotovi, da so izvedeni ukrepi v sorazmerju z zastavljenim ciljem. Uradniki se zlasti izogibajo omejevanju pravic državljanov ali njihovi bremenitvi z dajatvami, kadar te omejitve ali dajatve niso v primernem razmerju z namenom ukrepa.

2. Pri sprejemanju odločitev uradniki vzpostavijo pravično ravnotežje med interesi posameznikov in interesi širše javnosti.

Člen 7

Odsotnost zlorabe pooblastil

Pooblastila se izvajajo le za namene, za katere so podeljena z ustreznimi določbami. Uradniki se izogibajo zlasti uporabi teh pooblastil za namene, ki nimajo nobene podlage v zakonu ali niso utemeljene z nobenim javnim interesom.

Člen 8

Nepristranskost in neodvisnost

1. Uradnik deluje nepristransko in neodvisno. Uradnik se vzdrži vseh samovoljnih dejanj, ki bi škodila posameznikom iz javnosti, in kakršnega koli dajanja prednosti iz kakršnih koli razlogov.

2. Uradnika ne usmerjajo nikakršni zunanji vplivi, vključno s političnimi vplivi ali osebnimi interesi.

3. Uradnik se vzdrži vpletenosti v sprejemanje odločitev o vprašanjih, ki zadevajo njegove interese ali interese njegove družine, sorodnikov, prijateljev in znancev.

Člen 9

Objektivnost

Pri sprejemanju odločitev uradnik upošteva pomembne dejavnike in daje vsakemu od njih ustrezno težo pri odločanju, pri tem pa izloči vse nepomembne elemente.

Člen 10

Pravno upravičena pričakovanja in doslednost

1. Uradnik je dosleden pri svojem upravnem ravnanju kakor tudi pri upravnem ukrepanju Evropske agencije za okolje. Uradnik se drži običajne upravne prakse te institucije, razen če nima upravičenih razlogov za odstopanje od te prakse v posameznem primeru.

2. Uradnik spoštuje pravno upravičena in utemeljena pričakovanja, ki jih imajo posamezniki iz javnosti glede na preteklo ravnanje Evropske agencije za okolje.

Člen 11

Poštenost

Uradnik ravna pošteno in razumno.

Člen 12

Vljudnost

1. Uradnik je v odnosih z javnostjo predan svoji službi, korekten, vljuden in dostopen. Pri odgovarjanju na pisma, telefonske klice in elektronsko pošto si uradnik prizadeva biti čimbolj v pomoč in odgovoriti na postavljena vprašanja.

2. Če uradnik ni odgovoren za zadevno vprašanje, usmeri državljana k ustreznemu uradniku.

3. Če pride do napake, ki neugodno vpliva na pravice ali interese posameznika iz javnosti, se uradnik opraviči za napako.

Člen 13

Odgovarjanje na pisma v jeziku državljana

Uradnik zagotovi, da vsak državljan Unije ali kateri koli posameznik iz javnosti, ki piše Evropski agenciji za okolje v enem od jezikov iz Pogodbe, prejme odgovor v istem jeziku.

Člen 14

Potrdilo prejema in navedba pristojnega uradnika

1. Za vsako pismo ali pritožbo, poslano tej instituciji, se v roku dveh tednov pošlje potrdilo o prejemu, razen če je mogoče v tem roku poslati vsebinski odgovor.

2. V odgovoru ali potrdilu o prejemu mora biti navedeno ime in telefonska številka uradnika, ki obravnava to zadevo, in tudi službe, ki ji pripada.

3. V primerih, ko so pisma ali pritožbe žaljive, ker jih je preveč ali se ponavljajo ali so po naravi nesmiselne, ni treba poslati nobenega potrdila o prejemu ali odgovora.

Člen 15

Obveznost posredovanja pristojni službi te institucije

1. Če je pismo ali pritožba, poslana Evropski agenciji za okolje, naslovljena ali posredovana programu ali enoti, ki ni pristojna za njeno obravnavanje, njene službe zagotovijo, da se spis nemudoma posreduje ustrezni službi Evropske agencije za okolje.

2. Služba, ki je najprej prejela pismo ali pritožbo, obvesti avtorja o tem prenosu ter navede ime in telefonsko številko uradnika, kateremu je bil spis posredovan.

3. Če Evropska agencija za okolje ni pristojna za obravnavanje pisma ali pritožbe, naslovljene na Evropsko agencijo za okolje, njene službe zagotovijo, da se pismo posreduje na pristojen evropski organ ter obvestijo pošiljatelja, komu so pismo posredovali.

Člen 16

Pravica do zaslišanja in dajanja izjav

1. V primerih, ko gre za pravice ali interese posameznikov, uradnik zagotovi, da se na vsaki stopnji postopka odločanja spoštuje pravica do obrambe.

2. Vsak posameznik iz javnosti ima pravico, da v primerih, ko je sprejeta odločitev, ki vpliva na njegove pravice ali interese, pred sprejetjem odločitve predloži pisne pripombe in po potrebi ustno predstavi svoja opažanja.

Člen 17

Razumen rok za sprejemanje odločitev

1. Uradniki zagotovijo, da se odločitev o vsaki prošnji ali pritožbi, poslani tej instituciji, sprejme v razumnem roku, nemudoma in v vsakem primeru najkasneje v dveh mesecih po datumu prejema. To pravilo velja tudi za odgovore na pisma posameznikov iz javnosti.

2. Če o prošnji ali pritožbi, poslani Evropski agenciji za okolje, zaradi zapletenosti zadev, ki jih je sprožila, ni mogoče odločiti v navedenem roku, uradnik o tem obvesti avtorja v najkrajšem možnem času. V tem primeru je treba avtorju v najkrajšem možnem času uradno sporočiti dokončno odločitev.

Člen 18

Dolžnost navedbe razlogov za odločitev

1. V vsaki odločitvi Evropske agencije za okolje, ki bi lahko imela neugoden vpliv na pravice ali interese posameznikov, mora biti naveden razlog, na katerem temelji, z jasno navedbo pomembnih dejstev ter zakonske podlage za odločitev.

2. Uradnik se izogiba sprejemanju odločitev, ki temeljijo na kratkih ali nejasnih izhodiščih ali ne vsebujejo posameznih utemeljitev.

3. Če zaradi velikega števila oseb, ki jih zadevajo podobne odločitve, ni mogoče sporočiti podrobnosti o razlogih za odločitev in se zato pošljejo standardni odgovori, uradniki zagotovijo, da državljani, ki to izrecno zahtevajo, naknadno prejmejo posamezne utemeljitve.

Člen 19

Navedba možnosti za ugovor

1. Odločitev Evropske agencije za okolje, ki ima lahko neugoden vpliv na pravice ali interese posameznika, vsebuje navedbo možnosti za ugovor, ki so na voljo za izpodbijanje te odločitve. Še zlasti so navedeni narava pravnih sredstev, organi, kjer je ta sredstva mogoče uveljaviti, kakor tudi rok, v katerem jih je treba uveljaviti.

2. Odločitve se sklicujejo zlasti na možnost sodnega postopka in pritožbe varuhu človekovih pravic po pogojih, ki jih določata člena 230 in 195 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti.

Člen 20

Uradno obvestilo o odločitvi

1. Uradnik zagotovi, da se o vseh odločitvah, ki vplivajo na pravice ali interese posameznikov pisno obvesti osebo ali osebe, ki jih odločitve zadevajo, takoj po sprejemu take odločitve.

2. Uradnik se vzdrži sporočanja odločitve drugim virom, dokler ni obveščena oseba ali osebe, ki jih to zadeva.

Člen 21

Varstvo podatkov

1. Uradnik, ki obravnava osebne podatke o nekem državljanu, spoštuje načela, določena v Direktivi 95/46/ES o varstvu posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov ter prostim pretokom teh podatkov.

2. Uradnik se izogiba zlasti obdelavi osebnih podatkov v nedovoljene namene ali prenosu teh podatkov nepooblaščenim osebam.

Člen 22

Zahteve po informacijah

1. Kadar je uradnik pristojen za zadevno vprašanje, uradnik preskrbi posameznikom iz javnosti informacije, ki jih zahtevajo. Uradnik pazi, da so sporočene informacije jasne in razumljive.

2. Če je ustna zahteva za informacije preveč zapletena ali preveč obširna, da bi jo obravnavali, uradnik svetuje zadevni osebi, naj oblikuje svojo zahtevo v pisni obliki.

3. Če zaradi zaupnosti uradnik ne sme razkriti zahtevanih informacij, v skladu s členom 18 tega kodeksa navede zadevni osebi razloge, zakaj ne sme dati teh informacij.

4. Pri zahtevah za informacije o zadevah, za katere ni pristojen, uradnik usmeri osebo, ki jih zahteva, k pristojni osebi in navede njeno ime ter telefonsko številko. Pri zahtevah za informacije o drugi instituciji ali organu Skupnosti uradnik usmeri osebo, ki zahteva informacije, k tej instituciji ali organu.

5. Če je primerno, uradnik glede na predmet zahteve usmeri osebo, ki išče informacije, k službi institucije, ki je pristojna za zagotavljanje informacij javnosti.

Člen 23

Zahteve po javnem dostopu do dokumentov

1. Pri zahtevah po dostopu do dokumentov Evropske agencije za okolje uradnik omogoči dostop do dokumentov v skladu s Sklepom uprave Evropske agencije za okolje o javnem dostopu do dokumentov EEA z dne 21. marca 1997 [5].

2. Če uradnik ne more ustreči ustni zahtevi po dostopu do dokumentov, svetuje državljanu, da oblikuje zahtevo v pisni obliki.

Člen 24

Vodenje zadostne evidence

Oddelki Evropske agencije za okolje vodijo zadostne evidence o svoji vhodni in izhodni pošti, o dokumentih, ki jih prejmejo ter o svojem ukrepanju.

Člen 25

Javni dostop do kodeksa

1. Evropska agencija za okolje bo sprejela potrebne ukrepe, da zagotovi najširše možno obveščanje javnosti o tem kodeksu. Zlasti zagotovi razširjanje prospekta z naslovom "Kodeks dobrega upravnega ravnanja Evropske agencije za okolje", ki bo vseboval predstavitev tega kodeksa ter vključeval prilogo s celotnim tekstom kodeksa.

2. Evropska agencija za okolje bo zagotovila izvod tega kodeksa vsakemu državljanu, ki ga zahteva.

Člen 26

Pravica do pritožbe Evropskemu varuhu človekovih pravic

Vsako ravnanje uradnika v nasprotju z načeli, določenimi v tem kodeksu, je lahko predmet pritožbe Evropskemu varuhu človekovih pravic v skladu s členom 195 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti ter s Statutom Evropskega varuha človekovih pravic [6].

Člen 27

Revizija

Ta sklep se pregleda dve leti po začetku njegovega izvajanja. Leta 2002 izvršni direktor kot pripravo na ta pregled predloži Evropskemu varuhu človekovih pravic poročilo o izvajanju tega sklepa v obdobju od leta 2000 do 2002.

Člen 28

Ta sklep sprejme upravni odbor Evropske agencije za okolje 20. marca 2000 in začne učinkovati 20. junija 2000, po objavi v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

V Kopenhagnu, 20. marca 2000

Za Upravni odbor EEA

Kees Zoeteman

Predsednik

Za Evropsko agencijo za okolje

Domingo Jiménez-beltrán

Izvršni direktor

[1] A4-0190/97.

[2] UL C 292, 21.9.1998, str. 168.

[3] UL L 46, 18.2.1994, str. 58.

[4] UL C 282, 18.9.1997, str. 5.

[5] Glej opombo 4 pod črto.

[6] Sklep 94/262/ESPJ, ES, Euratom Evropskega parlamenta z dne 9. marca 1994 o pravilih in splošnih pogojih, ki urejajo opravljanje funkcije varuha človekovih pravic (UL L 113, 4.5.1994, str. 15).

--------------------------------------------------