PRILOGA

Pravila in postopki mehanizma vzajemnega zavarovanja

VSEBINA

1. OZADJE 11

1.2 Proračunska struktura, povezani stroški in akterji, vključeni v upravljanje mehanizma vzajemnega zavarovanja 11

1.2.1. Posebna proračunska struktura mehanizma vzajemnega zavarovanja 11

1.2.2. Odredbodajalci 11

1.2.3. Pristojna služba Komisije za upravljanje mehanizma vzajemnega zavarovanja 12

1.2.4. Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja 12

1.2.5. Upravitelj finančnih sredstev 13

1.2.6. Medsektorska skupina mehanizma vzajemnega zavarovanja 13

2. PRISPEVKI V MEHANIZEM VZAJEMNEGA ZAVAROVANJA 13

2.1. Postopek št. 1 – prispevek 13

3. VRAČANJE PRISPEVKOV MEHANIZMA VZAJEMNEGA ZAVAROVANJA 14

3.1. Splošna pravila 14

3.2. Postopek št. 2 – vračanje 14

3.2.1. Postopek 2a – popolno vračilo upravičencem 14

3.2.2. Postopek 2b – popolno vračilo v ustrezno proračunsko vrstico 14

3.2.3. Postopek 2c – delno vračilo pravnim subjektom in v ustrezno proračunsko vrstico 14

4. POSREDOVANJE MEHANIZMA VZAJEMNEGA ZAVAROVANJA (NEIZPOLNJEVANJE OBVEZNOSTI) 15

4.1. Uvod 15

4.2. Postopek št. 3 – posredovanje mehanizma vzajemnega zavarovanja 15

4.2.1. Postopek 3a – posredovanje mehanizma vzajemnega zavarovanja pri tekočih ukrepih (neposredni prenos na konzorcij) 15

4.2.2. Postopek 3b – druge vrste posredovanja mehanizma vzajemnega zavarovanja (prenos v proračunsko vrstico) 16

5. RAČUNOVODSKI SISTEM 17

5.1. Letni računovodski izkazi 17

5.2. Računalniški računovodski sistem 18

5.3. Izvajanje plačil 18

5.4. Pobiranje prihodkov in izterjava dolgov 18

5.5. Upravljanje bančnih računov GF01 18

UVOD

Ta Priloga določa pravila in postopke za vse službe, vključene v delovanje in upravljanje mehanizma vzajemnega zavarovanja.

Ta pravila in postopki se uporabljajo za ukrepe, ki se financirajo v okviru Sedmega okvirnega programa (1), programa Obzorje 2020 (2), programa Obzorje Evropa (3) in Programa Euratoma za raziskave in usposabljanje (4) (v nadaljnjem besedilu: programi Euratoma).

Celovit priročnik za osebje, odgovorno za izvrševanje ukrepov v okviru Sedmega okvirnega programa, programa Obzorje 2020, programa Obzorje Evropa in programov Euratoma, bo vključen v „smernice za mehanizem vzajemnega zavarovanja“.

1. OZADJE

1.2 Proračunska struktura, povezani stroški in akterji, vključeni v upravljanje mehanizma vzajemnega zavarovanja

1.2.1. Posebna proračunska struktura mehanizma vzajemnega zavarovanja

Čeprav mehanizem vzajemnega zavarovanja ni pravna oseba, ima strukturo ter računovodski in proračunski sistem (koda družbe GF01), ki delujejo neodvisno od Komisije (koda družbe BG32) ali drugih organov Unije.

1.2.2. Odredbodajalci

Komisija je odredbodajalec mehanizma vzajemnega zavarovanja.

Za namen tega sklepa se naslednje osebe razumejo kot „odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil“ za delovanje mehanizma vzajemnega zavarovanja, od katerih je vsak odgovoren za del proračuna Sedmega okvirnega programa, programa Obzorje 2020 in programa Obzorje Evropa ali proračuna programov Euratoma, ki ga izvršuje:

— generalni direktorji različnih generalnih direktoratov Komisije,

— za programe Euratoma generalni direktor GD RTD,

— direktorji izvajalskih agencij,

— nosilci enakovrednih položajev v subjektih, ki so pooblaščeni za izvajanje nalog izvrševanja proračuna, na primer izvršni direktorji skupnih podjetij in drugih ustreznih organov financiranja, če je izvajanje nalog, povezanih z delovanjem mehanizma vzajemnega zavarovanja, dodeljeno v skladu s členom 154 finančne uredbe (5) in zanj veljajo pogoji sodelovanja mehanizma vzajemnega zavarovanja, določeni v instrumentu, v okviru katerega se dodeljuje izvajanje nalog izvrševanja proračuna.

Odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil so odgovorni za zadržanje prispevka iz vsakega začetnega predhodnega financiranja v mehanizmu vzajemnega zavarovanja, ki je zagotovljen s sporazumi o dodelitvi nepovratnih sredstev, ki jih upravljajo.

Odgovorni so tudi (i) za vračilo prispevkov mehanizma vzajemnega zavarovanja upravičencem, (ii) za posredovanje mehanizma vzajemnega zavarovanja, vključno s plačili in izterjavami. Zato so odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil tudi v računovodskem sistemu GF01.

Še naprej so v celoti odgovorni za zagotavljanje, da se sredstva, ki jih upravljajo, uporabljajo pravilno in da so odhodki, ki jih nadzirajo, zakoniti in pravilni.

1.2.3. Pristojna služba Komisije za upravljanje mehanizma vzajemnega zavarovanja

GD RTD je kot pristojna služba odgovoren za spremljanje in nadziranje dobrega finančnega poslovodenja finančnih transakcij mehanizma vzajemnega zavarovanja. To odredbodajalcev na podlagi prenosa pooblastil ne odvezuje individualne odgovornosti.

Pristojna služba zlasti:

— prenaša prispevke upravičencev s posebnega zunajproračunskega računa BG32 na bančni račun GF01 (6);

— prenaša prispevke z bančnega računa GF01 na upravitelja finančnih sredstev;

— spremlja, ali je bančni račun GF01 dovolj likviden, da se lahko hitro odzove na zahteve za vračila in na zahteve za posredovanje;

— računovodji mehanizma vzajemnega zavarovanja redno zagotavlja vse informacije, ki jih ta potrebuje za opravljanje svojih dolžnosti;

— zagotavlja podrobno spremljanje in nadaljnjo obravnavo zneskov, prenesenih na ali od upravitelja finančnih sredstev;

— upravitelju finančnih sredstev redno sporoča napovedi toka prispevkov in vračil na podlagi informacij, ki jih zagotovijo vključene službe, ter vse druge informacije, ki jih upravitelj finančnih sredstev upravičeno zahteva za opravljanje svojih dolžnosti;

— odredbodajalcem na podlagi prenosa pooblastil predloži četrtletna poročila o finančnem položaju mehanizma vzajemnega zavarovanja;

— spremlja položaj in razvoj mehanizma vzajemnega zavarovanja, da omogoči Komisiji, da po potrebi sprejme ustrezne blažitvene ukrepe, ki mehanizmu vzajemnega zavarovanja omogočajo nadaljnje posredovanje za zaščito finančnih interesov Unije ter vračilo prispevkov upravičencem ob plačilu preostalega zneska;

— naknadno preverja, ali so odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil pravilno zadržali prispevek mehanizma vzajemnega zavarovanja iz vsakega začetnega predhodnega financiranja in ali prispevek ustreza odstotnemu deležu iz sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev, ki se uporabi za najvišji znesek nepovratnih sredstev, naveden v sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev;

— potrdi ali zavrne transakcije, ki jih odobrijo odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil, potem ko preveri, ali so skladne in pravilne. Če se pristojna služba ne strinja s primernostjo transakcije, izda nezavezujoče mnenje, preden jo potrdi;

— predseduje medsektorski skupini mehanizma vzajemnega zavarovanja iz točke 1.2.6;

— zagotavlja, da je vsebina smernic za mehanizem vzajemnega zavarovanja posodobljena;

— pomaga finančnim uradnikom zadevnega odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil.

1.2.4. Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja

Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja opravlja svojo funkcijo v skladu z načeli, določenimi v listini nalog in odgovornosti računovodje Komisije (7).

Poseben računovodski sistem mehanizma vzajemnega zavarovanja je del računovodskega sistema Komisije. Vendar je njegovo računovodstvo ločeno od računovodstva splošnega proračuna Unije.

Pristojna služba in upravitelj finančnih sredstev iz točke 1.2.5 sporočata računovodji mehanizma vzajemnega zavarovanja vse informacije, ki jih potrebuje za pripravo računovodskih izkazov, ki morajo prikazovati verodostojno in pošteno sliko sredstev in obveznosti mehanizma vzajemnega zavarovanja. Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja lahko preveri prejete informacije in izvede nadaljnje preglede, ki se štejejo za potrebne, preden potrdi računovodske izkaze. Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja lahko izrazi zadržke ter navede njihovo naravo in obseg.

1.2.5. Upravitelj finančnih sredstev

Generalni direktorat za proračun (GD BUDG) kot upravitelj finančnih sredstev upravlja sredstva mehanizma vzajemnega zavarovanja v skladu s sporazumom o ravni storitve, ki ga sklene s pristojno službo.

V sporazumu o ravni storitve se določijo razmerje med pristojno službo in upraviteljem finančnih sredstev ter pravila o naložbah mehanizma vzajemnega zavarovanja, da se vzpostavi pravo ravnotežje med sprejemljivo stopnjo naložbenega tveganja in dolgoročno finančno uspešnostjo mehanizma vzajemnega zavarovanja (8).

Upravitelj finančnih sredstev spremlja sredstva skladno s pravili, določenimi v sporazumu o ravni storitve, in vse zadevne informacije, povezane s svojim mandatom, sporoča pristojni službi.

1.2.6. Medsektorska skupina mehanizma vzajemnega zavarovanja

Medsektorsko skupino mehanizma vzajemnega zavarovanja sestavljajo generalni direktorati, izvajalske agencije in skupna podjetja, ki so vključeni v delovanje mehanizma vzajemnega zavarovanja. Med njenimi člani so tudi predstavnik pravne službe Komisije, GD BUDG in skupne službe za pravno pomoč.

Medsektorski skupini mehanizma vzajemnega zavarovanja predseduje pristojna služba. Ta ima posvetovalno vlogo.

2. PRISPEVKI V MEHANIZEM VZAJEMNEGA ZAVAROVANJA

V skladu z zadevnim sporazumom o dodelitvi nepovratnih sredstev se prispevek iz začetnega predhodnega financiranja v celoti zadrži. Če se znesek nepovratnih sredstev EU poveča s spremembo, se uporabi dodatno ustrezno zadržanje kot prispevek v mehanizem vzajemnega zavarovanja (9).

2.1. Postopek št. 1 – prispevek

Korak 1

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ob sklenitvi sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev zadrži odstotni delež prispevka iz predhodnega financiranja, kot je določeno v sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev.

Zadevni finančni pobudnik vnese plačilni nalog (10) predhodnega financiranja v svoj računovodski sistem. Zadevni finančni pobudnik vknjiži del zneska tega plačilnega naloga, namenjenega mehanizmu vzajemnega zavarovanja, na posebnem zunajproračunskem računu v svojem računovodskem sistemu.

Pri plačilnem nalogu se upošteva ustrezen postopek odobritve, izvrši pa ga zadevni računovodja (11).

Korak 2

Pristojna služba s plačilnim nalogom redno prenaša skupne kumulativne prispevke s posebnih zunajproračunskih računov v računovodski sistem GF01 (12).

Plačilni nalog preveri finančni preveritelj, odobri ga odredbodajalec na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil pristojne službe, izvrši pa ga računovodja Komisije.

Korak 3

Pristojna služba s plačilnim nalogom odobri prenos prispevkov iz računovodskega sistema GF01 na upravitelja finančnih sredstev mehanizma vzajemnega zavarovanja ter zagotovi, da je bančni račun GF01 dovolj likviden, da se lahko odzove na zahteve za vračila in posredovanje.

Ta plačilni nalog preveri finančni preveritelj, odobri ga odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil pristojne službe, izvrši pa ga računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja.

Pristojna služba naknadno preveri, ali je odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil pravilno izračunal in zadržal prispevek v mehanizem vzajemnega zavarovanja iz začetnega predhodnega financiranja. Če pristojna služba odkrije napako, obvesti odgovornega odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil, ki popravi znesek.

3. VRAČANJE PRISPEVKOV MEHANIZMA VZAJEMNEGA ZAVAROVANJA

3.1. Splošna pravila

V skladu s členom 37(4) Uredbe (EU) 2021/695 je treba prispevek, prenesen na mehanizem vzajemnega zavarovanja, vrniti upravičencem ob plačilu preostalega zneska. Znesek, ki ga je treba vrniti, vključuje morebitne zamudne obresti na zadržanje, ne pa tudi obresti, ki jih je ustvaril mehanizem vzajemnega zavarovanja.

Če izračun plačila preostalega zneska ne utemeljuje izplačila celotnega ali dela začetnega prispevka upravičencem, se celotni prispevek ali njegov ustrezni del vrne v ustrezno proračunsko vrstico, iz katere je bila odobrena začetna obveznost.

3.2. Postopek št. 2 – vračanje

Vračilo prispevkov se izvede v skladu z naslednjimi tremi postopki:

3.2.1. Postopek 2a – popolno vračilo upravičencem

Če izračun plačila preostalega zneska utemeljuje vračilo celotnega začetnega prispevka, ustrezni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil vrne prispevek upravičencem prek koordinatorja ukrepa.

Finančni pobudnik v računovodskem sistemu ABAC (13) GF01 začne postopek za izvršitev plačilnega naloga v dobro koordinatorja ukrepa. Plačilni nalog nato preveri finančni preveritelj, odobri ga odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, pristojna služba ga potrdi v ABAC SAP (14), izvrši pa ga računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja.

Če pristojna služba odkrije napako, zavrne transakcijo v ABAC SAP in obvesti zadevnega odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil.

3.2.2. Postopek 2b – popolno vračilo v ustrezno proračunsko vrstico

Če izračun plačila preostalega zneska, potem ko se upoštevajo zahteve veljavnega sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev, ne utemeljuje vračila nobenega dela začetnega prispevka upravičencem, ga zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil v celoti vrne v proračunsko vrstico, iz katere je bilo izvedeno začetno plačilo.

Zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil to naredi tako, da v svojem računovodskem sistemu odobri nalog za izterjavo v breme mehanizma vzajemnega zavarovanja. Potem ko zadevni računovodja potrdi nalog za izterjavo, finančni pobudnik začne postopek za izvršitev plačilnega naloga v računovodskem sistemu GF01.

Finančni pobudnik v računovodskem sistemu ABAC GF01 začne postopek za izvršitev plačilnega naloga v dobro proračunske vrstice, iz katere je bilo izvedeno prvotno plačilo. Plačilni nalog nato preveri finančni preveritelj, odobri ga odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, pristojna služba ga potrdi v ABAC SAP, izvrši pa ga računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja.

Če pristojna služba odkrije napako, zavrne transakcijo v ABAC SAP in obvesti zadevnega odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil.

3.2.3. Postopek 2c – delno vračilo pravnim subjektom in v ustrezno proračunsko vrstico

Če izračun plačila preostalega zneska utemeljuje delno vračilo začetnega prispevka upravičencem, zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil vrne delni znesek koordinatorju ukrepa.

Zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil vrne preostali znesek v proračunsko vrstico, iz katere je bilo izvedeno začetno plačilo.

Zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil to naredi tako, da v svojem računovodskem sistemu odobri nalog za izterjavo v breme mehanizma vzajemnega zavarovanja. Potem ko zadevni računovodja potrdi nalog za izterjavo, finančni pobudnik začne postopek za izvršitev dveh plačilnih nalogov v računovodskem sistemu ABAC GF01. Enega v dobro proračunske vrstice in drugega v dobro koordinatorja ukrepa. Plačilna naloga nato preveri finančni preveritelj, odobri ju odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, pristojna služba ju potrdi v ABAC SAP, izvrši pa ju računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja.

Če pristojna služba odkrije napako, zavrne transakcijo v ABAC SAP in obvesti zadevnega odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil.

4. POSREDOVANJE MEHANIZMA VZAJEMNEGA ZAVAROVANJA (NEIZPOLNJEVANJE OBVEZNOSTI)

4.1. Uvod

Če upravičenec (vključno s koordinatorjem) ne izpolnjuje svojih obveznosti – to pomeni, da do datuma zapadlosti plačila ne plača celotnega ali dela zneska iz bremepisa – in ni mogoče zagotoviti jamstev ali nadaljnjih morebitnih pobotov, zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil premisli o začetku postopka posredovanja mehanizma vzajemnega zavarovanja v skladu z ustreznimi pogodbenimi določbami (Sedmi okvirni program, program Obzorje 2020, program Euratoma ali program Obzorje Evropa). Posredovanje mehanizma vzajemnega zavarovanja ne vpliva na upravne sankcije ali ukrepe, ki se morda naložijo pravnim subjektom, ki niso izpolnili obveznosti plačila, v skladu s finančno uredbo.

Razen če posredovanje mehanizma vzajemnega zavarovanja izhaja iz pogodbenih določb sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev iz programa Obzorje 2020 in finančni prihodki, ki jih ustvari mehanizem vzajemnega zavarovanja, ne zadoščajo za kritje neizpolnjevanja obveznosti, mehanizem vzajemnega zavarovanja ne sme posredovati in mora Komisija, izvajalska agencija, skupno podjetje ali zadevni organ Unije izterjati dolgovani znesek neposredno od upravičenca ali, če je to mogoče, od subjekta, povezanega z njim/povezane tretje osebe.

Posredovanja mehanizma vzajemnega zavarovanja ni mogoče začeti:

— za naloge za izterjavo, izdane po plačilu preostalega zneska,

— za naloge za izterjavo, izdane za izterjavo pavšalne odškodnine in/ali denarne kazni, ki jo mora plačati pravni subjekt.

Če po plačilu preostalega zneska zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil izda nalog za izterjavo v breme koordinatorja za zneske nerazdeljenega predhodnega financiranja, vmesnih plačil ali plačil preostalega zneska, mehanizem vzajemnega zavarovanja ne posreduje.

4.2. Postopek št. 3 – posredovanje mehanizma vzajemnega zavarovanja

4.2.1. Postopek 3a – posredovanje mehanizma vzajemnega zavarovanja pri tekočih ukrepih (neposredni prenos na konzorcij)

Če upravičenec (vključno s koordinatorjem) konzorcija med tekočim ukrepom preneha delovati (upravičenec, ki ni izpolnil obveznosti plačila) in zneskov, ki jih je upravičenec, ki ni izpolnil obveznosti plačila, neupravičeno prejel, ne povrne konzorciju, mehanizem vzajemnega zavarovanja posreduje tako, da izplača take zneske koordinatorju (če je upravičenec, ki ni izpolnil obveznosti plačila, koordinator, mehanizem vzajemnega zavarovanja plača dolgovani znesek navedenega subjekta novemu koordinatorju), če so izpolnjeni naslednji kumulativni pogoji:

(a) ukrep še poteka (15);

(b) zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil meni, da je posredovanje nujno in primerno za to, da konzorcij uspešno dokonča ukrep;

(c) preostali člani konzorcija se strinjajo, da bodo izvajali ukrep z istimi cilji;

(d) podpiše se sprememba sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev, s katero preneha delovati upravičenec (ali koordinator), ki ni izpolnil obveznosti plačila;

(e) če je upravičenec, ki ni izpolnil obveznosti plačila, koordinator, se s soglasjem preostalih upravičencev imenuje nov koordinator.

Za preverjanje izpolnjevanja navedenih pogojev je odgovoren zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil.

Ta postopek se ne uporablja za zneske predhodnega financiranja ali vmesnih plačil, ki jih koordinator ni razdelil.

V zvezi s preverjanjem in spremljanjem skladnosti, pravilnosti in primernosti transakcije velja, da pristojna služba nadzira izpolnjevanje teh pogojev ter zavrne transakcijo, če pogoji niso izpolnjeni. Če pristojna služba zavrne transakcijo, razloge za svojo odločitev sporoči zadevnemu odredbodajalcu na podlagi prenosa pooblastil. Če pristojna služba meni, da pogoj (b) ni izpolnjen, izda nezavezujoče mnenje v sporočilu, naslovljenem na odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil. Če se odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil z njim ne strinja, pisno potrdi in utemelji svoje mnenje v odgovoru.

Za vsako posredovanje lahko pristojna služba zahteva dostop do upravnih in finančnih dokumentov.

Korak 1

Finančni pobudnik zadevnega odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil v računovodskem sistemu GF01 začne postopek za izvršitev plačilnega naloga v dobro koordinatorja (ali novega koordinatorja) za znesek, ki ga je neupravičeno prejel upravičenec, ki ni izpolnil obveznosti plačila. Plačilni nalog nato preveri finančni preveritelj in odobri zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, in če ga pristojna služba potrdi v ABAC SAP, ga računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja izvrši.

Pravno gledano plačilo izvede Komisija, izvajalska agencija, skupno podjetje ali drug zadevni organ financiranja, čeprav plačilo izvede računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja prek računa GF01.

Korak 2

Obenem finančni pobudnik zadevnega odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil v računovodskem sistemu GF01 v imenu Komisije, izvajalske agencije, skupnega podjetja ali drugega organa financiranja začne postopek za izvršitev naloga za izterjavo v breme upravičenca, ki ni izpolnil obveznosti plačila, pri tem pa mora navesti bančni račun mehanizma vzajemnega zavarovanja. Ta nalog za izterjavo nato preveri finančni preveritelj in odobri zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, in če ga pristojna služba potrdi v ABAC SAP, ga računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja izvrši in nato zagotovi tudi njegovo nadaljnjo obdelavo.

Če upravičenec, ki ni izpolnil obveznosti plačila, razglasi stečaj ali insolventnost ali je v postopku prenehanja obstoja ali likvidacije, mora zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil likvidacijskemu upravitelju čim prej poslati obvestilo o dolgovanem znesku (16). Zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil mora likvidacijskemu upravitelju poslati tudi ustrezen bremepis.

4.2.2. Postopek 3b – druge vrste posredovanja mehanizma vzajemnega zavarovanja (prenos v proračunsko vrstico)

Ta postopek se uporablja za naslednje primere, v katerih se ugotovljeni bremepisi ne poplačajo:

a) prenehanje delovanja upravičenca (vključno s koordinatorjem (17)) pred plačilom preostalega zneska, kadar se ne uporablja postopek 3a;

b) prenehanje delovanja koordinatorja pred plačilom preostalega zneska, ker koordinator ni razdelil predhodnega financiranja ali vmesnega plačila drugim upravičencem konzorcija;

c) obstaja dolg zaradi „negativnega plačila preostalega zneska“.

Korak 1

Zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil v svojem računovodskem sistemu izda nalog za izterjavo v breme upravičenca ali koordinatorja za izterjavo dolgovanega zneska (v skladu z zadevnim sporazumom o dodelitvi nepovratnih sredstev).

Korak 2

Če se bremepis ne povrne v celoti ali delno v določenem roku in če zadevni računovodja ne more v celoti ali delno izvesti pobota, mora navedeni računovodja o tem obvestiti zadevnega odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil.

Zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil nato v računovodskem sistemu GF01 začne postopek za izvršitev plačilnega naloga ter ga preveri in odobri za celotno ali delno poplačilo bremepisa, ki ga je treba plačati. Če pristojna služba potrdi plačilni nalog v ABAC SAP, računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja izvrši plačilni nalog.

Korak 3

Obenem zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil v računovodskem sistemu GF01 začne postopek za izvršitev novega naloga za izterjavo v breme upravičenca, ki ni izpolnil obveznosti plačila, ter ga preveri in odobri. Če nato pristojna služba potrdi nalog za izterjavo v ABAC SAP, ga računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja izvrši in zagotovi njegovo nadaljnjo obdelavo ter sprejme ukrepe iz finančne uredbe, da zagotovi izterjavo dolgovanega zneska.

Zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil v imenu Komisije, izvajalske agencije, skupnega podjetja ali drugega zadevnega organa financiranja ustvari nov bremepis v dobro mehanizma vzajemnega zavarovanja, ki le nadomesti prvotni bremepis, pri čemer ohrani enak datum plačila in obrestno mero ter ustrezno obvesti dolžnika.

Če upravičenec poplača bremepis, se sredstva izplačajo na bančni račun GF01 skupaj z obračunanimi zamudnimi obrestmi.

Če upravičenec ne poplača bremepisa, so morda na voljo druge možnosti izterjave zadevnih sredstev, na primer izvedba pobota dolgovanih zneskov, zahtevanje odgovornosti subjektov, povezanih z upravičencem (18), ali prisilna izterjava, če je mogoča (19), ali, če gre za organe financiranja, morebiten drug ustrezen ukrep, predviden v skladu s pravili in postopkom.

Za koraka (2) in (3): zaradi preverjanja in spremljanja skladnosti in pravilnosti transakcije (plačilnega naloga in naloga za izterjavo) velja, da lahko pristojna služba zahteva dostop do upravnih in finančnih dokumentov. Če pristojna služba odkrije napako, zavrne transakcijo in obvesti zadevnega odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil.

Opombe k poglavju 4.2

1. Zaradi uporabe načela dobrega finančnega poslovodenja in zaščite finančnih interesov Unije bi moral odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil preveriti, če so konzorcij ali njegovi člani izpolnili svoje obveznosti v zvezi s pravočasnim (v skladu s sporazumom o dodelitvi nepovratnih sredstev/obrazloženim sporazumom o dodelitvi nepovratnih sredstev) obveščanjem o nerazdelitvi predhodnega financiranja ali vmesnega plačila s strani koordinatorja. Zlasti bi moral zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, takoj ko prejme take informacije, nemudoma sprejeti vse razpoložljive ukrepe za začasno ustavitev vseh nadaljnjih plačil koordinatorju, ki ni izpolnil obveznosti plačila. Zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil bi lahko tudi razmislil, ali je treba kakršno koli zamudo v zvezi s temi informacijami, ki povzroči dodatno finančno izpostavljenost proračuna Unije (tj. nadaljnja plačila), pripisati članom konzorcija.

2. Kadar koli člani konzorcija poročajo o nerazdelitvi z neupravičeno zamudo, da bi sprožili posredovanje mehanizma vzajemnega zavarovanja, mora odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil pridobiti razumna zagotovila, da koordinator ni sklenil nobenega dvo- ali večstranskega sporazuma z nobenim od neizplačanih upravičencev, zlasti o zmanjšanju ali pobotu ali izravnavi katerega koli dela zadevnega zneska. Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil lahko po potrebi od koordinatorja in/ali upravičencev zahteva dokazilo o prenosu ali prejemu.

3. Uporablja se samo za 4.2.2: če upravičenec razglasi stečaj ali insolventnost ali je v postopku prenehanja obstoja ali likvidacije, odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil Komisije, izvajalske agencije, skupnega podjetja ali drugega organa financiranja nemudoma sproži posredovanje mehanizma vzajemnega zavarovanja pred določenim rokom bremepisa (korak 1). Če se nalog za izterjavo, izdan v GF01, izda ali ga je mogoče izdati pred rokom, je treba upravičencu poslati samo bremepis za ta nalog za izterjavo, kopijo pa likvidacijskemu upravitelju, in sicer v imenu Komisije, izvajalske agencije, skupnega podjetja ali drugega organa financiranja in v dobro mehanizma vzajemnega zavarovanja.

Koordinatorju se v nobenem primeru ne nakažejo več nobena plačila, dokler se zadeva ne reši.

5. RAČUNOVODSKI SISTEM

5.1. Letni računovodski izkazi

Računovodski izkazi morajo biti v skladu z veljavnimi pravili, biti morajo točni in temeljiti ter prikazovati verodostojno in pošteno sliko sredstev mehanizma vzajemnega zavarovanja, finančnega položaja in realizacije proračuna za proračunsko leto.

Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja določi računovodske postopke in kontni okvir.

5.2. Računalniški računovodski sistem

Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja pripravi funkcionalne specifikacije računovodske programske opreme in zagotovi, da ustrezajo računovodskim pravilom in praksam, preden ta sistem začne delovati.

Odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil in pristojna služba uporabljajo osrednji sistem ABAC WORKFLOW za izvedbo plačil, pobiranje prihodkov in izterjavo dolgov. Za vodenje, pripravo in prikaz računovodskih izkazov se uporablja sistem ABAC SAP-ACCOUNTING.

Uporabljeni računovodski sistem in računovodski postopki morajo upoštevati posebne postopke mehanizma vzajemnega zavarovanja, kakor so opisani v oddelkih 2, 3 in 4 te priloge.

5.3. Izvajanje plačil

Plačila izvaja računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja v okviru razpoložljivih sredstev.

Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja lahko izvede plačila z bančnim nakazilom samo, če so bili bančni podatki upravičenca in potrditev njegove identitete (ali spremembe identitete) vnaprej vneseni v osrednjo podatkovno zbirko Komisije, ki jo upravlja tretja oseba.

5.4. Pobiranje prihodkov in izterjava dolgov

Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja je odgovoren za naloge za izterjavo, ki jih pripravi zadevni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, in s potrebno skrbnostjo zagotavlja, da se izterjajo.

Če dolgovi niso poplačani do roka, določenega v bremepisu, računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja izvede predhodni postopek izterjave s pošiljanjem opomnikov in uradnih opominov dolžniku.

Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja izračuna in izterja zamudne obresti, zapadle v plačilo, v skladu z določbami iz bremepisa.

Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja lahko po potrebi izterja dolg s pobotom ali z unovčenjem vnaprej predloženih jamstev (za ukrepe Sedmega okvirnega programa), potem ko obvesti zadevnega odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil in upravičenca, ki ni izpolnil obveznosti plačila.

Če se dolgovi ne izterjajo s predhodnim postopkom, računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja:

— od odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil zahteva, naj pripravi izvršljiv sklep v skladu s členom 100 finančne uredbe, ali

— če naloga za izterjavo ni mogoče formalizirati kot izvršljivega sklepa, zadevni službi Komisije naroči, naj s pravnimi sredstvi pridobi nalog za izvršbo, če je to v skladu z notranjimi pravili (20).

Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja lahko dolžniku odobri dodaten rok za plačilo, če se dolžnik zaveže, da bo plačal zamudne obresti, zapadle v plačilo, in unovči jamstvo, ki zajema glavnico in obresti.

Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja lahko po potrebi kadar koli med postopkom sprejme ukrepe za zaščito finančnih interesov Unije.

5.5. Upravljanje bančnih računov GF01

Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja je pooblaščen za upravljanje bančnih računov, ki se uporabljajo za izvajanje plačil in pobiranje prihodkov. Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja je odgovoren za zaščito sredstev na teh računih.

Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja mora vsaj enkrat mesečno preveriti, ali se zneski, vneseni v računovodski sistem, ujemajo z zneski na teh bančnih računih. Računovodja mehanizma vzajemnega zavarovanja mora preiskati morebitne ugotovljene razlike in jih po potrebi popraviti.

(1) Sklep št. 1982/2006/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2006 o Sedmem okvirnem programu Evropske skupnosti za raziskave, tehnološki razvoj in predstavitvene dejavnosti (2007–2013) (UL L 412, 30.12.2006, str. 1).

(2) Uredba (EU) št. 1291/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. decembra 2013 o vzpostavitvi okvirnega programa za raziskave in inovacije (2014–2020) – Obzorje 2020 in razveljavitvi Sklepa št. 1982/2006/ES (UL L 347, 20.12.2013, str. 104).

(3) Uredba (EU) 2021/695 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 28. aprila 2021 o vzpostavitvi okvirnega programa za raziskave in inovacije Obzorje Evropa ter o določitvi pravil za sodelovanje in razširjanje rezultatov ter razveljavitvi uredb (EU) št. 1290/2013 in (EU) št. 1291/2013 (UL L 170, 12.5.2021, str. 1).

(4) Uredba Sveta (Euratom) 2021/765 z dne 10 maja 2021 o vzpostavitvi Programa za raziskave in usposabljanje Evropske skupnosti za atomsko energijo za obdobje 2021–2025, ki dopolnjuje okvirni program za raziskave in inovacije Obzorje Evropa, ter razveljavitvi Uredbe (Euratom) 2018/1563 (UL L 167I, 12.5.2021, str. 81).

(5) Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, spremembi uredb (EU) št. 1296/2013, (EU) št. 1301/2013, (EU) št. 1303/2013, (EU) št. 1304/2013, (EU) št. 1309/2013, (EU) št. 1316/2013, (EU) št. 223/2014, (EU) št. 283/2014 in Sklepa št. 541/2014/EU ter razveljavitvi Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (UL L 193, 30.7.2018, str. 1).

(6) Razen za EUSPA (nekdanjo GSA), EIT, skupna podjetja.

(7) Sklep Komisije C(2018) 5120 z dne 3. avgusta 2018 o notranjih pravilih za izvrševanje splošnega proračuna Evropske unije (oddelek Evropske komisije), ki veljajo za službe Komisije; Priloga 15 – Listina finančnih udeležencev, del 3 – Listina nalog in odgovornosti računovodje Komisije.

(8) Razume se, da upravljanje sredstev mehanizma vzajemnega zavarovanja vključuje sprejemanje naložbenega tveganja za proračun Unije, kar pomeni, da so donosi naložbe lahko negativni ali pozitivni glede na prihodnje tržne razmere in ravnanje udeležencev na trgu.

(9) Razen za MSCA v programu Obzorje Evropa.

(10) Vsak sklic na plačilni nalog v tej prilogi samoumevno vključuje tudi zahtevke za plačilo, povezane z njim.

(11) Skupna podjetja in drugi organi financiranja zagotavljajo, da plačilni nalog izvrši njihov računovodja.

(12) GSA, EIT, skupna podjetja in drugi zadevni organi financiranja prenašajo prispevke mehanizma vzajemnega zavarovanja neposredno v računovodski sistem GF01.

(13) ABAC (Accrual Based Accounting – računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka) je kratica finančnega sistema IT Evropske komisije.

(14) SAP določa računovodski modul v ABAC.

(15) Trajanje ukrepa je določeno v sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev.

(16) Kot je navedeno v Uredbi (EU) 2015/848 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. maja 2015 o postopkih v primeru insolventnosti (UL L 141, 5.6.2015, str. 19).

(17) Za koordinatorja zajema del prejetih finančnih sredstev, povezanih z lastnimi stroški, ne za nerazdelitev predhodnega financiranja/vmesnih plačil članom konzorcija.

(18) Za ukrepe programa Obzorje 2020 in programa Obzorje Evropa, če se uporablja v okviru sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev.

(19) Določbe notranjih postopkov za izterjavo terjatev, ki izhajajo iz neposrednega upravljanja, ter izterjavo glob, pavšalnih zneskov in denarnih kazni v skladu s Pogodbama (Sklep C(2018/5119) final z dne 3. avgusta 2018).

(20) Sklep Komisije C(2018) 5119 final z dne 3. avgusta 2018 o določbah notranjih postopkov za izterjavo terjatev, ki izhajajo iz neposrednega upravljanja, ter izterjavo glob, pavšalnih zneskov in denarnih kazni v skladu s Pogodbama.