SL Uradni list Evropske unije L 219/22

IZVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 802/2014

z dne 24. julija 2014

o določitvi vzorcev za nacionalne programe ter pogojev za sistem elektronske izmenjave podatkov med Komisijo in državami članicami v skladu z Uredbo (EU) št. 514/2014 Evropskega parlamenta in Sveta o splošnih določbah o Skladu za migracije, azil in vključevanje ter o instrumentu za finančno podporo na področju policijskega sodelovanja, preprečevanja kriminala in boja proti njemu ter obvladovanja kriz

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) št. 514/2014 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. aprila 2014 o splošnih določbah o Skladu za migracije, azil in vključevanje ter o instrumentu za finančno podporo na področju policijskega sodelovanja, preprečevanja kriminala in boja proti njemu ter obvladovanja kriz (1) in zlasti členov 14(4) in 24(5) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Uredba (EU) št. 514/2014, skupaj s posebnimi uredbami iz člena 2(a) Uredbe (EU) št. 514/2014, predstavlja okvir za financirane razvoja področja svobode, varnosti in pravice s strani Unije.

(2) Uredba (EU) št. 514/2014 določa, da vsaka država članica predlaga večletni nacionalni program. Da bi bili podatki, ki se predložijo Komisiji, skladni in primerljivi, je treba določiti vzorec, ki bi ga nacionalni program moral upoštevati.

(3) V skladu s členom 24(5) Uredbe (EU) št. 514/2014 je treba vse uradne izmenjave informacij med državami članicami in Komisijo izvesti s sistemom elektronske izmenjave podatkov. Zato je treba določiti pogoje, ki bi jih moral ta sistem elektronske izmenjave podatkov izpolnjevati. Pogoji za sistem elektronske izmenjave podatkov so, da bi bili stroškovno učinkoviti in da bi se zagotovila splošna skladnost z vsemi skladi Unije, ki se upravljajo deljeno, kolikor mogoče enaki pogojem, določenim v Izvedbeni uredbi Komisije (EU) št. 184/2014 (2).

(4) Da bi se izboljšala kakovost izmenjanih informacij in da bi postal sistem izmenjave informacij preprostejši in uporabnejši, je nujno določiti osnovne zahteve glede oblike in obsega informacij, ki se izmenjujejo.

(5) Določiti bi bilo treba načela in pravila za identifikacijo strani, odgovorne za naložitev dokumentov v sistem elektronske izmenjave podatkov in njihovo posodabljanje.

(6) Da bi se zmanjšalo upravno breme za države članice in Komisijo, bi bilo treba opredeliti tehnične značilnosti učinkovitega sistema elektronske izmenjave.

(7) Da bi tako države članice kot Komisija lahko še naprej izmenjevale informacije tudi v primerih, ko bi višja sila ovirala uporabo sistema elektronske izmenjave podatkov, je treba določiti alternativne poti za kodiranje in prenos podatkov.

(8) Države članice in Komisija bi morale zagotoviti, da prenos podatkov prek sistema elektronske izmenjave podatkov poteka na zavarovan način, ki omogoča razpoložljivost, celovitost, verodostojnost, zaupnost in nezmožnost izpodbijanja informacij. Zato bi bilo treba določiti pravila o varnosti.

(9) Ta uredba spoštuje temeljne pravice in načela, priznana z Listino Evropske unije o temeljnih pravicah, zlasti pravico do varstva osebnih podatkov. Zato bi jo bilo treba uporabljati v skladu s temi pravicami in načeli. V zvezi z obdelavo osebnih podatkov v državah članicah se uporablja Direktiva 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta (3). V zvezi z obdelavo osebnih podatkov v institucijah in organih Unije ter prostim pretokom takih podatkov se uporablja Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (4).

(10) Da bi se omogočila takojšnja uporaba ukrepov iz te uredbe in pravočasna odobritev nacionalnih programov, bi morala ta uredba začeti veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

(11) Združeno kraljestvo in Irsko zavezuje Uredba (EU) št. 514/2014, zato ju zavezuje tudi ta uredba.

(12) Danske ne zavezujeta niti Uredba (EU) št. 514/2014 niti ta uredba.

(13) Ukrepi iz te uredbe so v skladu z mnenjem Odbora za sklada za azil, migracije in integracijo ter za notranjo varnost –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Vzorci za nacionalne programe

Vzorec za nacionalne programe je določen v Prilogi.

Člen 2

Vzpostavitev sistema elektronske izmenjave podatkov

Komisija vzpostavi sistem elektronske izmenjave podatkov za vse uradne izmenjave informacij med državami članicami in Komisijo (v nadaljnjem besedilu: sistem SFC2014).

Člen 3

Vsebina sistema elektronske izmenjave podatkov

1. Sistem SFC2014 vsebuje vsaj informacije, opredeljene v vzorcih, formatih in predlogah, določenih v skladu s členom 1 te uredbe, ki so v skladu z Uredbo (EU) št. 514/2014 in posebnimi uredbami iz člena 2(a) Uredbe (EU) št. 514/2014.

2. Informacije v elektronskih obrazcih, vgrajene v sistem SFC2014 (v nadaljnjem besedilu: strukturirani podatki), se ne smejo nadomestiti z nestrukturiranimi podatki, vključno z uporabo hiperpovezav ali drugih vrst nestrukturiranih podatkov, kot so priloge v obliki dokumentov ali slik. Če država članica posreduje iste informacije v obliki strukturiranih in nestrukturiranih podatkov, se v primeru neskladnosti uporabijo strukturirani podatki.

Člen 4

Delovanje sistema SFC2014

1. Komisija in pristojni organi iz člena 25 Uredbe (EU) št. 514/2014 v sistem SFC2014 vnašajo informacije, za prenos katerih so pristojni, in vse posodobitve teh informacij.

2. Vsak prenos informacij Komisiji preveri in izvede oseba, ki ni oseba, ki je vnesla podatke za zadevni prenos. To delitev nalog bodo podpirali sistem SFC2014 ali upravljavski in kontrolni informacijski sistemi držav članic, ki bodo samodejno povezani s sistemom SFC2014.

3. Države članice na nacionalni ali regionalni ravni oziroma na nacionalni in regionalni ravni imenujejo eno ali več oseb, ki so odgovorne za upravljanje pravic za dostop do sistema SFC2014. Te osebe opravljajo naslednje naloge:

(a) identifikacija uporabnikov, ki prosijo za dostop, in preverjanje, ali so ti uporabniki dejansko zaposleni v zadevni organizaciji;

(b) obveščanje uporabnikov o njihovih dolžnostih glede ohranjanja varnosti sistema;

(c) preverjanje upravičenosti uporabnikov do zahtevane ravni pravic dostopa glede na njihove naloge in hierarhični položaj;

(d) zahteve za preklic pravic do dostopa, kadar te niso več potrebne ali utemeljene;

(e) takojšnje poročanje o sumljivih dogodkih, ki bi lahko ogrozili varnost sistema;

(f) nenehno zagotavljanje točnosti identifikacijskih podatkov uporabnikov s sporočanjem vseh sprememb;

(g) sprejemanje potrebnih previdnostnih ukrepov v zvezi z varstvom podatkov in poslovno zaupnostjo v skladu veljavnim pravom Unije in nacionalnim pravom ter

(h) obveščanje Komisije o vseh spremembah, ki vplivajo na zmožnosti organov države članice ali uporabnikov sistema SFC2014 za izvajanje nalog iz odstavka 1 ali na njihovo osebno zmožnost za izvajanje nalog iz točk (a)–(g).

4. Izmenjave podatkov in transakcije so opremljene z obveznim elektronskim podpisom v smislu Direktive 1999/93/ES Evropskega parlamenta in Sveta (5). Države članice in Komisija priznajo pravni učinek in dopustnost elektronskega podpisa, uporabljenega v sistemu SFC2014, kot dokaza v pravnem postopku.

5. Pri obdelavi informacij v okviru sistema SFC2014 se spoštujeta zasebnost osebnih podatkov posameznikov in poslovna zaupnost pravnih subjektov v skladu z Direktivo 2002/58/ES Evropskega parlamenta in Sveta (6), Direktivo 2009/136/ES Evropskega parlamenta in Sveta (7), Direktivo 95/46/ES ter Uredbo (ES) št. 45/2001.

Člen 5

Značilnosti sistema SFC2014

Da bi sistem SFC2014 zagotavljal elektronsko izmenjavo informacij, ima naslednje značilnosti:

(a) interaktivne obrazce ali obrazce, ki jih vnaprej izpolni sistem na podlagi predhodno vnesenih podatkov;

(b) samodejne izračune, če se uporabnikom s tem olajša kodiranje;

(c) vgrajene samodejne kontrole za preverjanje notranje skladnosti prenesenih podatkov in skladnosti teh podatkov z veljavnimi pravili;

(d) opozorila, ki jih proizvede sistem SFC2014 in ki njegove uporabnike seznanjajo, da je določen ukrep mogoče izvesti oziroma da ga ni mogoče izvesti;

(e) sprotno sledenje statusa obdelave informacij, vnesenih v sistem, ter

(f) razpoložljivost preteklih podatkov v zvezi z vsemi informacijami, vnesenimi za nacionalni program.

Člen 6

Prenos podatkov prek sistema SFC2014

1. Države članice in Komisija lahko dostopajo do sistema SFC2014 neposredno prek interaktivnega uporabniškega vmesnika (tj. spletne aplikacije) ali prek tehničnega vmesnika na podlagi vnaprej predpisanih protokolov (tj. spletne storitve), ki omogočajo samodejno sinhronizacijo in prenos podatkov med informacijskimi sistemi držav članic in sistemom SFC2014.

2. Za datum predložitve zadevnega dokumenta velja datum, ko je država članica elektronsko prenesla informacije Komisiji ali obratno.

3. V primeru višje sile, motenj v delovanju sistema SFC2014 ali odsotnosti povezave s sistemom SFC2014 za več kot en delovni dan v zadnjem tednu pred predpisanim rokom za posredovanje informacij ali pet delovnih dni v katerem koli drugem obdobju lahko izmenjava informacij med državami članicami in Komisijo poteka v papirni obliki z uporabo vzorcev, formatov in predlog iz člena 3(1).

Ko je motnja v delovanju sistema SFC2014 odpravljena ali povezava s tem sistemom ponovno vzpostavljena ali preneha razlog višje sile, zadevna stran v sistem SFC2014 nemudoma vnese informacije, ki so že bile poslane v papirni obliki.

4. V primerih iz odstavka 3 se za datum predložitve zadevnega dokumenta šteje datum poštnega žiga.

Člen 7

Varnost prenosa podatkov prek sistema SFC2014

1. Komisija za sistem SFC2014 v skladu z ustreznimi predpisi Unije, zlasti Sklepom Komisije C(2006) 3602 (8) in njegovimi izvedbenimi pravili, določi politiko za varnost informacijske tehnologije, ki velja za uporabnike sistema SFC2014. Komisija imenuje eno ali več oseb, odgovornih za opredelitev, ohranjanje in zagotavljanje pravilne uporabe varnostne politike za sistem SFC2014.

2. Države članice in druge evropske institucije poleg Komisije, ki so pridobile pravico za dostop do sistema SFC2014, spoštujejo pogoje v zvezi z varnostjo informacijske tehnologije, objavljene na portalu sistema SFC2014, in ukrepe, ki jih v sistemu SFC2014 izvede Komisija, da bi zagotovila varen prenos podatkov, zlasti v zvezi z uporabo tehničnega vmesnika iz člena 6(1) te uredbe.

3. Države članice in Komisija izvajajo varnostne ukrepe, sprejete za varstvo podatkov, ki so jih shranile in prenesle prek sistema SFC2014, ter zagotavljajo učinkovitost teh ukrepov.

4. Države članice sprejmejo nacionalno, regionalno ali lokalno politiko za varnost informacijske tehnologije, ki zajema dostop do sistema SFC2014 in samodejni vnos podatkov v ta sistem ter predpisuje minimalni sklop varnostnih zahtev. Ta nacionalna, regionalna ali lokalna politika za varnost informacijske tehnologije se lahko sklicuje na druge dokumente v zvezi z varnostjo. Vsaka država članica zagotovi, da se navedene politike za varnost informacijske tehnologije uporabljajo za vse organe, ki uporabljajo sistem SFC2014.

5. Nacionalna, regionalna ali lokalna politika za varnost informacijske tehnologije vključuje:

(a) vidike varnosti informacijske tehnologije, povezane z delom, ki ga opravlja ena ali več oseb, odgovornih za upravljanje pravic za dostop iz člena 4(3) te uredbe, pri neposredni uporabi sistema SFC2014;

(b) ukrepe za varnost informacijske tehnologije za nacionalne, regionalne ali lokalne sisteme, povezane s sistemom SFC2014 prek tehničnega vmesnika iz člena 6(1) te uredbe. Za namene iz točke (b) prvega pododstavka so zajeti naslednji vidiki varnosti informacijske tehnologije, kot je ustrezno: (a) fizična varnost; (b) nadzor nosilcev podatkov in dostopa; (c) nadzor shranjevanja; (d) nadzor dostopa in gesel; (e) spremljanje; (f) povezava s sistemom SFC2014; (g) komunikacijska infrastruktura; (h) človeški viri ter (i) obvladovanje incidentov.

6. Nacionalna, regionalna ali lokalna politika za varnost informacijske tehnologije temelji na oceni tveganja, opisani ukrepi pa so sorazmerni z opredeljenimi tveganji.

7. Komisiji se na njeno zahtevo zagotovi dostop do dokumentov, v katerih je določena nacionalna, regionalna ali lokalna politika za varnost informacijske tehnologije.

8. Države članice na nacionalni ali regionalni ravni imenujejo eno ali več oseb, odgovornih za ohranjanje in zagotavljanje uporabe nacionalne, regionalne ali lokalne politike za varnost informacijske tehnologije. Te osebe bodo kontaktna točka za osebe iz odstavka 1, ki jih imenuje Komisija.

9. Pri tehnoloških spremembah, opredelitvi novih groženj ali drugih pomembnih dogodkih se politika za varnost informacijske tehnologije za sistem SFC ter zadevna nacionalna, regionalna ali lokalna politika za varnost informacijske tehnologije ustrezno posodobijo. Ne glede na navedeno so te politike predmet letnega pregleda, da bi še naprej zagotavljale ustrezen odziv.

Člen 8

Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se v skladu s Pogodbama neposredno uporablja v vseh državah članicah. V Bruslju, 24. julija 2014 Za Komisijo Predsednik José Manuel BARROSO

(1) UL L 150, 20.5.2014, str. 112.

(2) Izvedbena uredba Komisije (EU) št. 184/2014 z dne 25. februarja 2014 o določitvi pogojev za sistem elektronske izmenjave podatkov med državami članicami in Komisijo v skladu z Uredbo (EU) št. 1303/2013 Evropskega parlamenta in Sveta o skupnih določbah o Evropskem skladu za regionalni razvoj, Evropskem socialnem skladu, Kohezijskem skladu, Evropskem kmetijskem skladu za razvoj podeželja in Evropskem skladu za pomorstvo in ribištvo ter o splošnih določbah o Evropskem skladu za regionalni razvoj, Evropskem socialnem skladu, Kohezijskem skladu in Evropskem skladu za pomorstvo in ribištvo ter o sprejetju nomenklature za kategorije ukrepov za podporo cilju „evropsko teritorialno sodelovanje“ iz Evropskega sklada za regionalni razvoj v skladu z Uredbo (EU) št. 1299/2013 Evropskega parlamenta in Sveta o posebnih določbah za podporo cilju „evropsko teritorialno sodelovanje“ iz Evropskega sklada za regionalni razvoj (UL L 57, 27.2.2014, str. 7).

(3) Direktiva Evropskega parlamenta in Sveta 95/46/ES z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 281, 23.11.1995, str. 31).

(4) Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 8, 12.1.2001, str. 1).

(5) Direktiva Evropskega parlamenta in Sveta 1999/93/ES z dne 13. decembra 1999 o okviru Skupnosti za elektronski podpis (UL L 13, 19.1.2000, str. 12).

(6) Direktiva 2002/58/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. julija 2002 o obdelavi osebnih podatkov in varstvu zasebnosti na področju elektronskih komunikacij (Direktiva o varstvu zasebnosti in elektronskih komunikacijah) (UL L 201, 31.7.2002, str. 37).

(7) Direktiva 2009/136/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. novembra 2009 o spremembah Direktive 2002/22/ES o univerzalnih storitvah in pravicah uporabnikov v zvezi z elektronskimi komunikacijskimi omrežji in storitvami, Direktive 2002/58/ES o obdelavi osebnih podatkov in varstvu zasebnosti na področju elektronskih komunikacij in Uredbe (ES) št. 2006/2004 o sodelovanju med nacionalnimi organi, odgovornimi za izvrševanje zakonodaje o varstvu potrošnikov (UL L 337, 18.12.2009, str. 11).

(8) Sklep Komisije C(2006) 3602 z dne 16. avgusta 2006 o varnosti informacijskih sistemov, ki jih uporablja Evropska komisija.