SKLEP KOMISIJE

z dne 9. decembra 2010

o spremembi Sklepa C(2007) 2286 o sprejetju pravil ERC za predložitev predlogov za posredne ukrepe ter z njimi povezane postopke ocenjevanja, izbire in dodelitve pri posebnem programu „Zamisli“ Sedmega okvirnega programa (2007–2013)

(Besedilo velja za EGP)

(2010/767/EU)

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (ES) št. 1906/2006 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2006 o določitvi pravil za udeležbo podjetij, raziskovalnih središč in univerz pri ukrepih v okviru Sedmega okvirnega programa in razširjanju rezultatov raziskav (2007–2013) (1) ter zlasti člena 16(3) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

Na podlagi izkušenj, pridobljenih med razpisi ERC iz let 2007, 2008 in 2009, ter ob upoštevanju sprememb, ki so bile uvedene z zakonodajo Evropske unije ali jih je izrecno zahteval znanstveni svet ERC, je treba Sklep C(2007) 2286 ustrezno spremeniti –

SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Pravila ERC za predložitev predlogov ter za postopke ocenjevanja, izbire in dodelitve pri posebnem programu „Zamisli“ Sedmega okvirnega programa (2007–2013), ki so sprejeta s Sklepom C(2007) 2286, se nadomestijo s pravili iz Priloge.

Člen 2

1. Pravila ERC za predložitev predlogov ter za postopke ocenjevanja, izbire in dodelitve pri posebnem programu „Zamisli“ Sedmega okvirnega programa (2007–2013) se uporabljajo za vse razpise ERC za zbiranje predlogov, ki bodo objavljeni po začetku veljavnosti tega sklepa.

2. Določbe o imenovanju neodvisnih strokovnjakov in glavnih preiskovalcev, povabljenih na razgovor, ter plačevanju njihovih denarnih nadomestil, kot so določene v vzorcih obvestil o imenovanju neodvisnih strokovnjakov, ki jih je sprejela Komisija, v razdelku 3 ter v prilogah A, B in C k Pravilom ERC za predložitev predlogov ter za postopke ocenjevanja, izbire in dodelitve pri posebnem programu „Zamisli“ Sedmega okvirnega programa (2007–2013), se začnejo uporabljati z začetkom veljavnosti tega sklepa.

Člen 3

Ta sklep začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

(1) UL L 391, 30.12.2006, str. 1.

PRILOGA

EVROPSKI RAZISKOVALNI SVET

Pravila za predložitev predlogov ter za postopke ocenjevanja, izbire in dodelitve pri posebnem programu „Zamisli“ Sedmega okvirnega programa (2007–2013)

KAZALO

1. Preambula – opredelitev pojmov

2. Uvod

2.1 Načela

2.2 Oddaja predlogov

2.2.1 Razpisi za oddajo predlogov

2.2.2 Predprijava

2.2.3 Oddaja

2.2.4 Pomoč pri oddaji

2.2.5 Sprejetje

2.2.6 Preverjanje ustreznosti

3. Medsebojni pregled

3.1.1 Vloga neodvisnih strokovnjakov

3.1.2 Imenovanje strokovnjakov

3.1.2.1 Izključitev neodvisnih strokovnjakov na zahtevo vlagatelja

3.1.3 Pogoji za imenovanje, pravila ravnanja in navzkrižje interesov

3.1.4 Neodvisni opazovalci

3.1.5 Merila za medsebojni pregled

3.1.6 Organizacija medsebojnega pregleda

3.1.6.1 Medsebojni pregled pionirskih raziskovalnih projektov

3.1.6.2 Dvostopenjski postopek oddaje za pionirske raziskovalne projekte

3.1.6.3 Medsebojni pregled usklajevalnih in podpornih ukrepov

3.1.7 Rezultati medsebojnega pregleda, izbira in zavrnitev predlogov

3.1.8 Povratne informacije

3.1.9 Pomoč in pritožbeni postopki

3.1.10 Poročanje in informacije o postopku ocenjevanja medsebojnega pregleda

4. Odločitev o dodelitvi in sestavljanje sporazumov o dodelitvi sredstev

5. Priloge

5.1 Priloga A – Postopki za oddajo predlogov v papirni obliki

5.2 Priloga B – Postopki etične presoje

5.3 Priloga C – Pravila za povračilo potnih stroškov, dnevno nadomestilo in nadomestilo za namestitev za glavne raziskovalce, povabljene na razgovor

5.4 Priloga D – Obravnavanje varnosti – občutljivi ukrepi ERC

1. PREAMBULA – OPREDELITEV POJMOV

Evropski raziskovalni svet (ERC) je ustanovila Evropska komisija (1) v skladu z določbami posebnega programa „Zamisli“ Sedmega okvirnega programa za raziskave, tehnološki razvoj in predstavitvene dejavnosti (v nadaljnjem besedilu: posebni program „Zamisli“) (2) kot sredstvo za izvajanje tega posebnega programa.

ERC sestavljajo znanstveni svet, generalni sekretar in posebna izvedbena struktura, ki jo je Evropska komisija ustanovila kot Izvajalsko agencijo Evropskega raziskovalnega sveta (3); odgovarja Komisiji, deluje pa pod pogoji neodvisnosti in neoporečnosti, ki jih zagotavlja Komisija.

Zaradi jasnosti se v tem dokumentu uporabljajo naslednje opredelitve:

„ERCEA“ pomeni Izvajalsko agencijo Evropskega raziskovalnega sveta.

„OP7“ pomeni „Sedmi okvirni program Evropske skupnosti za raziskave, tehnološki razvoj in predstavitvene dejavnosti (2007–2013)“ (4).

„Pravila za sodelovanje“ pomenijo „pravila za udeležbo podjetij, raziskovalnih središč in univerz pri ukrepih v okviru Sedmega okvirnega programa in za razširjanje rezultatov raziskav (2007–2013)“ (5).

„Finančna uredba“ pomeni Uredbo Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (6).

2. UVOD

Namen tega dokumenta je določiti pravila, ki se uporabljajo za oddajanje in medsebojni pregled predlogov ter dodeljevanje sredstev uspešnim predlogom. Pravila določajo temeljne parametre, ki so zasnovani tako, da zagotavljajo, da so postopki za dodelitev sredstev strogi, pošteni, učinkoviti in primerni. Opredeljena so bila v sodelovanju z znanstvenim svetom ERC, ki je med drugim odgovoren za določanje delovnega programa „Zamisli“, metod in postopkov za medsebojni pregled, ki se uporabljajo za medsebojni pregled predlogov v okviru posebnega programa „Zamisli“ in za izbiro neodvisnih strokovnjakov, ki lahko pripomorejo k takemu medsebojnemu pregledu. Sprejme jih Komisija v skladu s Pravili za sodelovanje.

Razdelek 1 opisuje ključna načela, ki se uporabljajo pri postopku od oddaje do dodelitve: odličnost, preglednost, poštenost in nepristranskost, učinkovitost in hitrost ter etična vprašanja.

Razdelek 2 opisuje postopke za oddajo predlogov in način, na katerega se ti obravnavajo po oddaji, vključno z ocenjevanjem primernosti.

Razdelek 3 opisuje medsebojno ocenjevanje, vključno z načinom, na katerega so izbrani in imenovani neodvisni strokovnjaki, obravnavo morebitnih in dejanskih navzkrižij interesov ter organizacijo medsebojnega ocenjevanja. Opisuje tudi način, na katerega se bodo obravnavali ugovori in pritožbe, poročanje o rezultatih medsebojnega ocenjevanja in dodelitev sredstev.

Razdelek 4 opisuje pripravo in dodelitev sredstev.

2.1 Načela

Postopek od oddaje predloga do dodelitve sredstev poteka v skladu s številnimi ustaljenimi načeli:

— Odličnost. Projekti, ki se izberejo za financiranje, morajo izkazovati visoko znanstveno in/ali tehnično kakovost.

— Preglednost. Odločitve o financiranju in dodelitvi sredstev morajo temeljiti na jasno opisanih pravilih in postopkih, pravne osebe vlagateljice in glavni raziskovalci pa morajo dobiti zadostne povratne informacije o rezultatu medsebojnega pregleda njihovih predlogov.

— Poštenost in nepristranskost. Vsi predlogi morajo biti obravnavani dosledno in enako. Ocenjevati jih je treba nepristransko glede na njihovo vsebino, ne glede na njihov izvor ali identiteto vlagatelja, glavnega raziskovalca ali katerega od članov skupine.

— Zaupnost. Vse predloge in z njimi povezane podatke, znanje in dokumente, ki se predložijo ERCEA, je treba obravnavati zaupno.

— Učinkovitost in hitrost. Medsebojni pregled, dodelitev in priprava sredstev morajo biti čim hitrejši in skladni z ohranjanjem kakovosti medsebojnega pregleda, pri čemer je treba upoštevati tudi pravni okvir.

— Etična in varnostna vprašanja. Vsak predlog, ki je v nasprotju s temeljnimi etičnimi načeli ali ne izpolnjuje ustreznih varnostnih postopkov, se lahko kadar koli izključi iz medsebojnega pregleda, izbire in dodelitve.

2.2 Oddaja predlogov

2.2.1 Razpisi za oddajo predlogov

Predlogi se oddajo v okviru razpisov za oddajo predlogov (v nadaljnjem besedilu: razpisi) (7). Vsebina in časovni okvir razpisov sta določena v delovnem programu „Zamisli“ ter se objavita v Uradnem listu Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: „besedilo razpisa“) na spletnem mestu ali mestih Komisije (8) ter na spletnem mestu ERC, kjer bodo na voljo povezave do spletnega mesta ali mest Komisije.

Razpisi za pionirske raziskovalne projekte lahko navajajo okvirni proračun za celoten razpis ali okvirne proračune za določena raziskovalna področja v okviru razpisa, ki jih bodo ocenjevali posebni odbori neodvisnih strokovnjakov.

Razpis določa tudi, ali je treba izvesti eno- ali dvostopenjski postopek zbiranja predlogov in/ali eno- ali dvofazni postopek medsebojnega pregleda. Pri dvostopenjskem postopku so k oddaji končnih predlogov na drugi stopnji povabljeni samo predlogi, ki so bili pozitivno ocenjeni na prvi stopnji.

2.2.2 Predprijava

ERC zaradi pristopa „od spodaj navzgor“ v posebnem programu „Zamisli“ pričakuje veliko število predlogov z vseh raziskovalnih področij. Da bi ERC omogočili, da zagotovi potrebne vire in strokovno znanje za medsebojni pregled, lahko razpis zahteva predprijavo.

Predprijava lahko vključuje izjavo o predvideni temi in predvidenih raziskovalnih ciljih predloga.

Kadar razpisi predvidevajo predprijavo, mora morebitni vlagatelj pred tem zahtevati uporabniško ime in geslo za sistem IT za elektronsko storitev za oddajo predlogov (trenutno je to EPSS, v nadaljnjem besedilu: „elektronski sistem za oddajo“), ki sta potrebna za oddajo predloga. Rok ali roki za predprijavo se lahko določijo nekaj tednov pred rokom ali roki za oddajo predlogov, določenim(-i) v razpisu. Predprijava in oddaja sta dve različni fazi. Če razpis predvideva predprijavo vlagatelja, a se ta predhodno ne prijavi, elektronski sistem za oddajo oddanega predloga ne sprejme.

Kadar razpisi ne predvidevajo predprijave, se morebitni vlagatelj še vedno prijavi in zahteva geslo za EPSS, tako da lahko odda predlog pred razpisnim rokom.

Izjemoma lahko morebitni vlagatelj zahteva dovoljenje ERCEA, da predlog odda v papirni obliki, kot je določeno v Prilogi A k temu sklepu.

2.2.3 Oddaja

Oddaja predlogov, in kadar je to ustrezno, predprijava se opravita elektronsko prek spletnega elektronskega sistema za oddajo, ki ga upravlja Komisija (trenutno EPSS).

Predlogi za „pionirske“ raziskovalne ukrepe bodo v skladu z določbami delovnega programa „Zamisli“ vključevali navedbo glavnega raziskovalca (PI), tj. določenega posameznika, ki je znanstveno odgovoren za projekt. Predloge predloži glavni raziskovalec, ki ga za to pooblasti predlagana ustanova gostiteljica, ki je formalno pravna oseba vlagateljica in ki ji bodo sredstva dodeljena. (9) Pri oddaji in medsebojnem pregledu bo glavni raziskovalec glavni kanal za komunikacijo med ERCEA in pravno osebo vlagateljico.

Priprava in nalaganje vseh podatkov predloga ter strinjanje s pogoji uporabe elektronskega sistema za oddajo in s pogoji medsebojnega pregleda so predpogoj za poskus oddaje predloga.

Elektronski sistem za oddajo izvede več osnovnih preverjanj. Šele ko konča preverjanja, vlagatelju dovoli oddajo predloga. To preverjanje ne nadomešča formalnega preverjanja ustreznosti iz odstavka 2.2.6 in ne more zagotoviti, da vsebina teh datotek ustreza zahtevam iz razpisa. Šteje se, da oddaja poteka v trenutku, ko glavni raziskovalec začne zadnji postopek oddaje, kot ga prikaže elektronski sistem za oddajo, nikakor pa ne prej.

Predlogi, poslani na izmenljivem elektronskem mediju za shranjevanje podatkov (npr. CD-ROM-u ali drugi podobni elektronski napravi), po elektronski pošti ali faksu, se ne bodo šteli za oddane in ne bodo pregledani. Izjemoma lahko glavni raziskovalec ERCEA zaprosi za oddajo predloga v papirni obliki, če nima možnosti dostopa do elektronskega sistema za oddajo. Postopek za tako prošnjo in uradni postopki za oddajo v papirni obliki so določeni v Prilogi A k temu pravilniku.

Postopek za umik predloga bo določen v ustreznem priročniku za vlagatelje. Umaknjeni predlog ne bo vključen v medsebojni pregled in postopek izbire.

Če je prejetih več oddaj istega predloga, se oceni zadnja ustrezna različica predloga.

Predlogi se ves čas hranijo pod varnimi pogoji. Ko niso več potrebni, se vsi izvodi uničijo, razen izvodov za potrebe arhiviranja in/ali revizije.

2.2.4 Pomoč pri oddaji

Priročnik za vlagatelje podrobno razlaga, kako lahko glavni raziskovalci, člani skupine ali pravne osebe vlagateljice poiščejo pomoč ali informacije v zvezi z razpisom. Navedeni so kontaktni podatki za nacionalne kontaktne točke, ERCEA in službo za pomoč ERC. Za vprašanja o elektronskem sistemu za oddajo je na voljo posebna služba za pomoč.

2.2.5 Sprejetje

Datum in čas sprejetja zadnje različice oddanega predloga se zapišeta. Po roku, določenem v razpisu, se po elektronski pošti pošlje potrdilo o prejemu, ki vsebuje:

— naslov predloga in enolično identifikacijsko oznako predloga (številka predloga),

— identifikacijsko oznako razpisa, na katerega se predlog nanaša,

— datum in čas prejema (ki je pri predlogih, oddanih elektronsko, določen kot rok iz razpisa).

Po oddaji ERCEA stik z glavnim raziskovalcem in/ali pravno osebo vlagateljico vzpostavi samo, če je to potrebno za razjasnitev vprašanj, kot je na primer ustreznost, ali če je treba preveriti upravne ali pravne podatke v predlogu. (10) Kljub temu pa se lahko glavnega raziskovalca, ki ga je pooblastila pravna oseba vlagateljica, v dvostopenjskem postopku oddaje in pri pridržanih predlogih pod razpisnimi pogoji pozove, naj predloži nov predlog ali več informacij o prvotnem predlogu in/ali naj se udeleži razgovora.

2.2.6 Preverjanje ustreznosti

Predlogi morajo izpolnjevati vsa merila ustreznosti, da bodo sprejeti v medsebojni pregled. Ta merila se strogo upoštevajo. Pri dvostopenjski oddaji predlogov se ustreznost preverja za vsako stopnjo. Za vse predloge, oddane na podlagi razpisa, se preveri, ali izpolnjujejo naslednja merila ustreznosti:

— ali je bil predlog prejet pred rokom (datum in ura, navedena v razpisu),

— ali je predlog popoln, tj. ali vključuje vse zahtevane dele in obrazce (11),

— vsebina razpisa: vsebina predloga mora biti v skladu s cilji, temami in shemo financiranja, ki so določeni v razpisu, kot je opredeljeno v delovnem programu „Zamisli“. Predlog se lahko šteje za neustreznega na podlagi „vsebine“ samo v jasnih primerih (12),

— vsa dodatna merila ustreznosti, ki veljajo za razpis ter so določena v delovnem programu „Zamisli“ in v informacijskem listu razpisa.

Če se pred medsebojnim pregledom, med njim ali po njem izkaže, da ta ne izpolnjuje enega ali več meril ustreznosti, se razglasi za neustreznega in izključi iz nadaljnjega ocenjevanja. Kjer se pojavi dvom o ustreznosti predloga, se medsebojni pregled lahko nadaljuje do sprejetja končne odločitve o ustreznosti predloga. Ocenjevanje v takih okoliščinah ne zagotavlja, da je predlog ustrezen.

Če vprašanje ustreznosti ni jasno razrešeno in je treba primer izčrpneje pregledati, se lahko skliče odbor za preverjanje ustreznosti. Njegova vloga je zagotoviti skladno pravno razlago takih primerov ter enako obravnavo pravnih oseb vlagateljic in glavnih raziskovalcev, ki sodelujejo pri predlogu. (13)

Glavni raziskovalci, katerih predlogi ne izpolnjujejo pogojev za ustreznost, bodo obveščeni o razlogih za sprejeto odločitev.

3. MEDSEBOJNI PREGLED

3.1.1 Vloga neodvisnih strokovnjakov

Predloge pregledajo neodvisni strokovnjaki (strokovni ocenjevalci), s čimer se zagotovi, da se sredstva dodelijo samo najbolj kakovostnim predlogom. Neodvisni strokovnjak je strokovnjak, ki ni zaposlen v ERC ali Komisiji (14), deluje na lastno odgovornost in pri svojem delu ne zastopa nobene organizacije ali znanstvene skupnosti.

Za namene medsebojnega pregleda razlikujemo pet tipov neodvisnih strokovnjakov:

1. predsedniki odborov ERC za medsebojne preglede: organizirajo delo znotraj odbora, predsedujejo sestankom odbora in se udeležijo končnega usklajevalnega sestanka. Lahko tudi posamezno ocenjujejo predloge, navadno na daljavo, da se pripravijo za sestanek odbora;

2. člani odborov ERC za medsebojne preglede: pomagajo pripraviti sestanke odborov, se jih udeležujejo in lahko tudi prispevajo pri posameznem ocenjevanju predlogov, navadno na daljavo;

3. ocenjevalci v odboru: neodvisni strokovnjaki, ki so pozvani, da pomagajo pri posameznem ocenjevanju predlogov. Navadno ne sodelujejo na sestankih odbora;

4. izvedenci: neodvisni strokovnjaki, ki posamezno ocenjujejo predloge izključno na daljavo in za opravljanje nalog ne prejmejo plačila;

5. neodvisni opazovalci: neodvisni strokovnjaki, ki so zaprošeni za preučitev medsebojnega pregleda z vidika njegovega delovanja in izvajanja. Ti strokovnjaki ne ocenjujejo predlogov. Udeležijo se lahko vseh sestankov v okviru medsebojnega pregleda.

3.1.2 Imenovanje strokovnjakov (15)

Znanstveni svet ERC je odgovoren za predlaganje neodvisnih strokovnjakov za postopek medsebojnega pregleda pionirskih raziskovalnih projektov (16) v skladu s členom 17(2) Pravil za sodelovanje in za spremljanje izvajanja posrednih ukrepov v smislu člena 27(1) Pravil za sodelovanje. Znanstveni svet ERC se lahko pri izbiri neodvisnih strokovnjakov zanaša na svoje člane in informacije, ki jih predložijo člani odbora ali ERCEA. Na podlagi tega predloga jih ERCEA formalno imenuje (17).

Neodvisni strokovnjaki morajo imeti sposobnosti in znanje, ki so primerni za področja dejavnosti, na katerih je potrebna njihova pomoč. Imeti morajo veliko strokovnih izkušenj iz zasebnega ali javnega sektorja na področju znanstvenih raziskav, šolnin ali vodenja znanstvenih projektov. Zahtevajo se lahko tudi druge veščine (npr. mentorstvo in izobraževanje mladih znanstvenikov, upravljanje ali ocenjevanje projektov, prenos tehnologij in inovacije, mednarodno sodelovanje v znanosti in tehnologiji). Za imenovanje neodvisnih strokovnjakov, ki obravnavajo zaupne informacije, se zahteva ustrezno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov.

ERCEA ima tudi dostop do seznama strokovnjakov, pridobljenih z razpisi za prijave, ki so bili objavljeni v Uradnem listu Evropske unije, in drugih strokovnjakov z ustreznimi kvalifikacijami, najdenih na primer s posvetovanjem z nacionalnimi agencijami za financiranje raziskav in podobnimi organizacijami. Strokovnjaki lahko prihajajo tudi iz držav, ki niso države članice ali države, pridružene OP7.

Pri sestavljanju skupine strokovnjakov poskuša ERCEA zagotoviti najvišjo raven znanstvenega in tehničnega znanja na področju razpisa, tako da upošteva tudi druga merila:

— razumno vključevanje žensk in moških iz vse EU, pridruženih držav in tretjih držav (18),

— redno menjavanje strokovnjakov v skladu s potrebo po kontinuiteti. V povprečju se pričakuje, da se bo vsako koledarsko leto zamenjala vsaj četrtina strokovnjakov, ki so bili uporabljeni na vsakem od raziskovalnih področij.

Strokovnjaki morajo imeti tudi ustrezno jezikovno znanje, potrebno za ocenjevanje predlogov.

Imena neodvisnih strokovnjakov, dodeljenih posameznim predlogom, se javno ne objavijo. Kljub temu pa se seznam neodvisnih strokovnjakov, ki so pomagali pri ocenjevanju predlogov, prejetih na podlagi razpisa, povezanega s posebnim programom „Zamisli“, vsako leto objavi na spletnem mestu ali mestih Komisije. Poleg tega se seznam članov odbora objavi tudi na spletnem mestu ERC.

Vsak neposreden ali posreden stik v zvezi z medsebojnim pregledom razpisa med glavnim raziskovalcem in/ali pravno osebo vlagateljico, ki je oddala predlog na podlagi istega razpisa, ter katerim koli neodvisnim strokovnjakom, ki sodeluje v tem medsebojnem pregledu, je strogo prepovedan. Zaradi takega stika se lahko ERCEA odloči, da bo zadevni predlog izključila iz zadevnega razpisa.

3.1.2.1 Izključitev neodvisnih strokovnjakov na zahtevo vlagatelja

V ustreznem priročniku za vlagatelje se vlagateljem lahko dovoli, da vložijo prošnjo, da določena oseba (19) ni strokovni ocenjevalec pri medsebojnem pregledu njihovega predloga. V takem primeru se vlagatelja zaprosi, da navede razloge za svojo prošnjo. (20) Taka oseba, če se ugotovi, da gre za neodvisnega strokovnjaka, ki sodeluje v pregledu predlogov za zadevni razpis, je lahko izključena iz pregleda zadevnega predloga, dokler ERCEA lahko pregleduje predlog.

3.1.3 Pogoji za imenovanje, pravila ravnanja in navzkrižje interesov

Ta razdelek obravnava način, na katerega ERCEA imenuje neodvisne strokovnjake, da sodelujejo pri medsebojnem pregledu predlogov, oddanih v okviru posebnega programa „Zamisli“. Isti postopek lahko ERCEA smiselno uporabi za imenovanje strokovnjakov za naloge v smislu člena 27(1) Pravil za sodelovanje.

ERCEA izda obvestilo o imenovanju, ki temelji na vzorcih, ki jih je odobrila Komisija, da ga neodvisni strokovnjak podpiše. Obvestilo o imenovanju določa okvir za razmerje med neodvisnim strokovnjakom in ERCEA, v skladu s katerim se lahko zaprosi za strokovno pomoč ERC.

To obvestilo o imenovanju vsebuje splošne pogoje, ki veljajo za neodvisne strokovnjake, zlasti pa določa pravila ravnanja neodvisnih strokovnjakov v postopkih medsebojnega pregleda, ki so priložena obvestilu o imenovanju, bistvene določbe o zaupnosti in navzkrižju interesov ter določa, kako je treba ravnati z osebnimi podatki.

Imenovanje začne veljati, ko obvestilo o imenovanju podpišeta neodvisni strokovnjak in ERCEA.

Osebe, ki so jim dodeljene naloge predsednika odbora, članov odbora, ocenjevalcev v odboru in neodvisnih opazovalcev, so upravičene do finančnega nadomestila. V tem primeru bo obvestilo o imenovanju določalo tudi splošne pogoje za nadomestilo.

Osebe, ki so jim dodeljene naloge izvedencev, do nadomestila niso upravičene.

V okviru dodelitve nalog morajo vsi neodvisni strokovnjaki potrditi, da ne prihaja do navzkrižja interesov (izključitveno ali morebitno) pri vsakem predlogu, ki ga pregledujejo. Če neodvisen strokovnjak ugotovi navzkrižje interesov v zvezi s predlogom, je nadaljnje ukrepanje odvisno od tega, ali gre za izključitveno ali morebitno navzkrižje interesov.

Okoliščine, v katerih lahko obstaja izključitveno in morebitno navzkrižje interesov, so opisane v pravilih ravnanja.

Neodvisni strokovnjaki ne smejo sodelovati v pregledu predlogov za razpis, v okviru katerega so sami predložili predlog.

Kadar obstaja izključitveno navzkrižje interesov, neodvisni strokovnjak ne sme vplivati na medsebojni pregled zadevnega predloga. Neodvisni strokovnjak v tem primeru še zlasti ne sme pomagati pri posameznem ocenjevanju (po navadi na daljavo) ter govoriti in glasovati v nobeni razpravi odbora, povezani s tem predlogom. Neodvisni strokovnjak v tem primeru zapusti sobo (ali elektronski forum), kadar odbor razpravlja o posameznem predlogu, pri katerem tako navzkrižje obstaja.

Kadar obstaja morebitno navzkrižje interesov, ERCEA preuči okoliščine primera in sprejme odločitev. Odloči se lahko, ali neodvisnemu strokovnjaku dovoli, da sodeluje pri medsebojnem pregledu zadevnega predloga (strokovnjak mora nato podpisati izjavo o tem), ali pa ga izključi enako kot pri izključitvenem navzkrižju interesov.

Strokovnjak mora prijaviti vsako navzkrižje interesov, za katerega ve, pred začetkom postopka medsebojnega pregleda.

Če se med medsebojnim pregledom pokaže do takrat neznano navzkrižje interesov, mora neodvisni strokovnjak to dejstvo nemudoma sporočiti odgovornemu uradniku. Če se na koncu ugotovi, da je bilo navzkrižje interesov izključitveno, se mora neodvisni strokovnjak izključiti iz medsebojnega pregleda, ki vključuje zadevni predlog. Vse pripombe in ocene, ki jih je ta neodvisni strokovnjak predložil prej, se ne upoštevajo. Po potrebi se neodvisni strokovnjak zamenja.

Če neodvisni strokovnjak zavedno prikrije izključitveno ali morebitno navzkrižje interesov in se to ugotovi med postopkom medsebojnega pregleda, se ga nemudoma izključi, uporabijo pa se sankcije, predvidene v obvestilu o imenovanju. Rezultati vseh postopkov medsebojnega pregleda, v katerih je ta neodvisni strokovnjak sodeloval, se razglasijo za nične in neveljavne, zadevni predlogi pa se znova ocenijo.

Po analogiji s členom 265a (§ 3) Izvedbenih pravil za finančno uredbo (21) je kršitev pravil ravnanja ali drugo resno kršitev neodvisnega strokovnjaka mogoče opredeliti kot hujšo kršitev poklicnih pravil in lahko pripelje do izključitve tega neodvisnega strokovnjaka s seznama neodvisnih strokovnjakov, ki jih lahko imenuje ERCEA. Po taki izključitvi se neodvisni strokovnjak izbriše iz podatkovne zbirke, poleg tega se ne sme ponovno registrirati, dokler traja izključitev.

3.1.4 Neodvisni opazovalci

Neodvisni strokovnjaki so lahko imenovani kot opazovalci za ocenjevanje medsebojnega pregleda z vidika njegovega delovanja in izvajanja. Pristojnost opazovalcev vključuje celoten postopek medsebojnega pregleda, vključno z morebitnimi ocenami na daljavo. Pri pregledu na daljavo imajo opazovalci dostop do vseh sporočil med ERCEA in strokovnimi ocenjevalci ter lahko stopijo v stik z nekaterimi ali vsemi strokovnimi ocenjevalci, da pridobijo njihova mnenja o izvedbi medsebojnega pregleda. Opazovalci imajo dostop do vseh sestankov, ki so del postopkov medsebojnega pregleda.

ERCEA podpiše obvestilo o imenovanju z vsakim od neodvisnih opazovalcev. Za imenovanje neodvisnih opazovalcev se uporabi vzorec, ki ga je odobrila Komisija. Posebna pravila ravnanja za opazovalce medsebojnega pregleda so navedena v vzorcu, ki ga je odobrila Komisija.

ERCEA programski odbor obvesti o izbiri strokovnjakov za opazovalce in opisu njihovih nalog.

Naloga opazovalcev je opazovati potek postopkov medsebojnega pregleda z vidika njihovega delovanja in ne njihovega rezultata, razen če je rezultat medsebojnega pregleda neposredno povezan z operativnimi vidiki. Zato ni nujno, da so opazovalci strokovnjaki s področja predlogov v ocenjevanju. Pravzaprav se šteje za prednost, če opazovalci nimajo preveč poglobljenega znanja na zadevnem znanstvenem in tehničnem področju, da ne bi prihajalo do nasprotij med njihovimi mnenji o izidu medsebojnega pregleda in delovanjem posameznih pregledov. V nobenem primeru pa opazovalci ne izražajo svojih pogledov na predloge v ocenjevanju ali posredujejo mnenj neodvisnih strokovnjakov o predlogih.

Vloga opazovalcev je, da dajejo neodvisne nasvete o vodenju postopkov medsebojnega pregleda, načinih, kako izboljšati postopke in kako neodvisni ocenjevalci uporabljajo merila za pregled. Opazovalci preverjajo, ali se upoštevajo postopki, ki so opredeljeni v teh pravilih oziroma se pravila nanje nanašajo, in programski upravi poročajo o načinih, kako bi ta postopek lahko izboljšali.

Opazovalci imajo enake obveznosti glede zaupnosti kot neodvisni strokovnjaki in morajo podpisati obvestilo o imenovanju, vključno s sporazumom o zaupnosti. Ne smejo razkrivati podrobnosti o predlogih, imen neodvisnih strokovnjakov, imenovanih za ocenjevanje predlogov, in vsebine razprav v odborih za medsebojni pregled.

Opazovalci svoje ugotovitve sporočijo ERC. Hkrati je zaželeno, da opazovalci sodelujejo v neuradnih razpravah z uradniki ERCEA, vključenimi v postopke medsebojnega pregleda, in da izrazijo svoja opažanja glede morebitnih izboljšav, ki bi jih bilo mogoče nemudoma izvesti.

ERCEA obvesti programski odbor o ugotovitvah opazovalcev in lahko objavi povzetek njihovega poročila.

Opazovanje medsebojnega pregleda je v skladu z maksimo, navedeno v določeni dodeljeni nalogi. Maksimo, ki je navedena v dodeljeni nalogi, je mogoče razširiti s spremembo v pisni obliki.

3.1.5 Merila za medsebojni pregled

Merila za pregled, vključno z morebitnim ocenjevanjem predloga ter s tem povezanimi deleži in mejnimi vrednostmi, so določena v delovnem programu „Zamisli“, temeljijo pa na načelih, določenih v posebnem programu „Zamisli“ in Pravilih za sodelovanje (22). Način, na katerega se uporabljajo, je lahko dodatno pojasnjen v priročniku za vlagatelje. (23)

Posebni postopki se uporabljajo za predloge z občutljivimi etičnimi vprašanji (glej Prilogo B) ali predloge, ki zahtevajo nadaljnji podrobni pregled glede varnostnih vprašanj (glej Prilogo D).

3.1.6 Organizacija medsebojnega pregleda

Znanstveni svet ERC določi metodologijo za medsebojne preglede, ki se lahko med različnimi razpisi razlikuje v podrobnostih, poleg tega nadzoruje postopek medsebojnih pregledov in določa poslovnik za odbore ERC, ki se objavi na spletnem mestu ERC (priročnik za strokovne ocenjevalce ERC). Znanstveni svet ERC lahko člane določi, da se sestankov odborov udeležijo kot opazovalci. Člani znanstvenega odbora pod nobenim pogojem ne smejo vplivati na izid sestanka odbora, ki se ga udeležijo.

Medsebojni pregled se organizira na podlagi načel, določenih v poglavju 2.1, da se tako zagotovi skladen in strog pregled predlogov glede na merila, določena v delovnem programu „Zamisli“, ki temelji na kakovosti.

Kadar se v razpisu uporablja dvostopenjski postopek pregleda, gredo v nadaljnji medsebojni pregled le tisti predlogi, ki so na prvi stopnji uspešno prestali ocenjevanje izpolnjevanja omejenega sklopa meril. (24)

3.1.6.1 Medsebojni pregled pionirskih raziskovalnih projektov

Medsebojni pregled opravijo odbori neodvisnih znanstvenikov in akademikov. Odborom lahko pomagajo ocenjevalci odbora in izvedenci specialisti, ki medsebojni pregled v celoti ali delno opravijo doma ali na svojem delovnem mestu („pregled na daljavo“). Odbori se ustanovijo tako, da pokrivajo celoten spekter področij raziskav, ki jih vključuje razpis, pri tem pa je vsak odbor odgovoren za določeno skupino raziskovalnih področij.

Odbori delujejo, v skladu z že prej omenjenim poslovnikom za odbore ERC, pod vodstvom višjega neodvisnega strokovnjaka.

Vsak postopek medsebojnega pregleda se lahko organizira v obliki dveh zaporednih korakov. V takem primeru se rezultati iz prvega koraka uporabijo kot vhodni podatki za drugega. Običajno zaporedje dogodkov v koraku je:

Dodelitev predlogov odborom: vsak predlog se dodeli odboru na podlagi teme predloga. Prvotna dodelitev temelji na navedbi vlagatelja, naslovu in vsebini predloga in/ali informacijah, predloženih v predlogu in ki so lahko navedene v obliki ključnih besed.

Posamezno ocenjevanje: predloge glede na ustrezna merila pregledajo vsaj trije strokovni ocenjevalci (25), kvalificirani na znanstvenih in/ali tehnoloških področjih, povezanih s predlogom, ki potem pripravijo poročila o posameznem ocenjevanju (IAR).

Ocenjevanje v odboru: odbori so dolžni dosledno ocenjevati predloge, ki spadajo na njihovo področje pristojnosti, (26) ter delovati enako kot drugi odbori, da zagotovijo usklajeno obravnavo predlogov med različnimi odbori in znanstvenimi/tehnološkimi področji, določenimi v razpisu.

Odločitev odbora o predlogu (vključno z ocenami, ki se dajo predlogu za posamezna merila ali skupno, in njegovim mestom v razvrstitvi) temelji na posameznih ocenah in razpravi v odboru, sprejme pa se z večino glasov. Končni rezultat faze ocenjevanja odbora je seznam razvrščenih predlogov. V zadnjem koraku medsebojnega pregleda odbor v skladu s proračunom za razpis določi predloge, za katere priporoča, da se financirajo.

Razgovori: kadar je to določeno v delovnem programu „Zamisli“, lahko ocenjevanje v odboru vključuje razgovore z glavnim raziskovalcem in/ali pravno osebo vlagateljico. ERCEA lahko povrne potne stroške in dnevnice, ki nastanejo zaradi razgovorov. Pravila za povračilo stroškov udeležencem razgovorov so določena v Prilogi C. Razgovor se opravlja z vsaj tremi člani odbora. Razgovori se lahko opravijo na kraju sestanka odbora za medsebojni pregled, ali če je to tehnično izvedljivo, elektronsko (videopovezava, telekonferenca ali podobno).

Ocena med odbori (ocenjevanje med več odbori, področji, področji raziskav itd.): ocenjevanje med odbori določi končni priporočeni vrstni red predlogov, ki so ostali v okviru razpisa na splošno (med vsemi področji raziskav, določenimi v razpisu), z natančnim ocenjevanjem kakovosti predlogov med različnimi odbori. Ocenjevanje poteka v forumu, ki ga sestavljajo predsedniki odborov ali pristojni člani njihovih odborov. Pri ocenjevanju med odbori se posebna pozornost posveča predlogom z interdisciplinarno naravo, ki presegajo meje med različnimi odbori, predlogom iz novih in prihajajočih področij ter predlogom z „velikim tveganjem in velikimi koristmi“.

Če delovni program „Zamisli“ določa okvirne proračune za vsakega od odborov, področij, področij raziskave itd., se lahko pri razpravi upoštevajo samo tisti predlogi iz skupine predlogov, ki so dovolj visoko razvrščeni, da spadajo v okvirni proračun vsakega odbora, področja, področja raziskave itd.

Medsebojni pregled pripelje do poročila o ocenjevanju za vsak predlog, vključno z rezultati ocenjevanja med odbori, kadar je to ustrezno, ki navaja končno priporočilo odbora o predlogu, skupaj z individualnimi ocenami neodvisnih strokovnjakov in morebitnimi priporočili o najvišjem znesku dodeljenih sredstev.

3.1.6.2 Dvostopenjski postopek oddaje za pionirske raziskovalne projekte

Razpis določa, ali se mora uporabiti dvostopenjski postopek oddaje. V takih primerih bodo merila za ocenjevanje, ki se uporabljajo na vsaki stopnji, določena v delovnem programu „Zamisli“. Natančna metodologija za postopek medsebojnega pregleda na prvi in drugi stopnji se lahko razlikuje (npr. kadar jo uporabljajo ocenjevalci odbora, izvedenci in/ali pri razgovorih z glavnimi raziskovalci).

Glavni raziskovalci morajo najprej predložiti skrajšani predlog ali njegov osnutek. Predlog na prvi stopnji se oceni na podlagi meril, ki jih za to stopnjo določa razpis.

Po ocenjevanju predloga na prvi stopnji lahko ocena odbora pri obdržanih predlogih vodi do vabila k oddaji na drugi stopnji. Neodvisno od morebitne ocene med odbori imajo odbori na tej stopnji v okviru svojih pristojnosti možnost, da predlagajo predloge, ki naj preidejo na drugo stopnjo.

Uspešni vlagatelji so po prvi stopnji povabljeni, naj do določenega roka predložijo podrobnejši predlog ali več popolnih in posodobljenih informacij o izvirnem predlogu za obravnavo na drugi stopnji. Zaradi upoštevanja načela enake obravnave lahko odbor predlaga izključitev iz nadaljnje obravnave za predloge, ki so bili predloženi za obravnavo na drugi stopnji in se močno razlikujejo od ustreznega predloga, predloženega na prvi stopnji.

Postopek medsebojnega pregleda za drugo stopnjo sledi vrstnemu redu, ki je opisan v poglavju 3.1.6.1.

3.1.6.3 Medsebojni pregled usklajevalnih in podpornih ukrepov

Postopek medsebojnega pregleda usklajevalnih in podpornih ukrepov sledi enakemu vrstnemu redu, kot je opisan v poglavju 3.1.6.1. Ocena odbora je lahko zadnji korak, preden ERCEA odobri končni seznam razvrščenih predlogov.

Edina izjema pri tem postopku so usklajevalni in podporni ukrepi iz člena 14 Pravilnika o sodelovanju, pri katerih so neodvisni strokovnjaki imenovani samo, če ERCEA meni, da je to primerno.

Nadaljnje podrobnosti o postopku medsebojnega pregleda za usklajevalne in podporne ukrepe bodo določene v delovnem programu „Zamisli“, v razpisu in priročniku za vlagatelje za ta razpis.

3.1.7 Rezultati medsebojnega pregleda, izbira in zavrnitev predlogov

Znanstveni svet ERC potrdi končni seznam razvrščenih predlogov, za katere se na podlagi medsebojnega pregleda priporoči financiranje.

Na podlagi rezultata medsebojnega pregleda in končnega seznama razvrščenih predlogov, ki ga določi znanstveni svet ERC, ERCEA sestavi končni seznam ali sezname predlogov, ki bi se lahko financirali.

Temu sledi:

— seznam predlogov, ki so dovolj kakovostni, da se izberejo za morebitno financiranje. Ta seznam je razvrščen po priporočenem vrstnem redu in določa prednostno razvrstitev za financiranje v okviru proračuna, ki je na voljo za razpis (seznam izbranih predlogov). Če razpis določa okvirni proračun za določene odbore, področja, področja raziskav itd., se za vsako od takih področij lahko sestavi ločen seznam izbranih predlogov,

— če skupno priporočeno financiranje za izbrane predloge po postopku medsebojnega pregleda presega proračun, ki je na voljo za razpis, se lahko sestavi en ali več (če obstaja več okvirnih proračunov za različne odbore, področja, področja raziskav itd.) rezervnih seznamov predlogov. Število rezervnih predlogov določi ERCEA glede na proračun, temelji pa na možnosti, da bodo taki predlogi sčasoma prejeli sredstva zaradi dogodkov, kot je na primer umik predlogov ali dostop do dodatnih sredstev,

— seznam predlogov, ki se ne bodo obdržali za financiranje. Ta seznam vključuje predloge, za katere je bilo ugotovljeno, da ne izpolnjujejo pogojev (pred medsebojnim pregledom, med njim ali po njem), predloge, ki naj ne bi dosegali zahtevanega praga kakovosti, predloge, ki jih ni mogoče financirati, ker so uvrščeni prenizko, in proračun, ki je na voljo, ni dovolj velik, ter preostale predloge z rezervnega seznama, ko se porabi proračun za določen razpis.

Ocena kakovosti in priporočena razvrstitev za financiranje predlogov na seznamu izbranih predlogov temeljita na medsebojnem pregledu predloga glede na vsa ustrezna merila. Vendar pa, kadar razpis določa dvostopenjski postopek medsebojnega pregleda in kadar se oceni, da predlog ne dosega praga kakovosti za določeno merilo iz razpisa, je predlog mogoče priporočiti za končno zavrnitev med potekom medsebojnega pregleda, ne da bi ga bilo treba nujno dodatno oceniti glede na druga veljavna merila.

Izbran ne bo noben predlog, ki je v nasprotju s temeljnimi etičnimi načeli ali ne izpolnjuje pogojev, določenih v posebnem programu „Zamisli“, delovnem programu „Zamisli“ ali v razpisu. (27) Predloge je mogoče zavrniti tudi na podlagi etičnih ali varnostnih razlogov, pri čemer je treba upoštevati postopek iz prilog B oziroma D.

Vsakega morebitnega glavnega raziskovalca ali pravno osebo vlagateljico v okviru posrednega ukrepa v skladu s posebnim programom „Zamisli“, za katero se ugotovi nepravilnost (28) pri izvajanju kakršnega koli drugega posrednega ukrepa znotraj okvirnih programov, je mogoče kadar koli izključiti iz izbirnega postopka, pri čemer se upošteva načelo sorazmernosti.

3.1.8 Povratne informacije

Po postopku medsebojnega pregleda ERCEA pošlje povratne informacije glavnemu raziskovalcu in pravni osebi vlagateljici. Komunikacija in pošiljanje povratnih informacij med ERCEA ter glavnim raziskovalcem in pravno osebo vlagateljico poteka v celoti prek varnega spletnega poštnega računa ERCEA. Priročnik za vlagatelje navede pričakovani datum pošiljanja povratnih informacij.

(a) Po medsebojnem pregledu v prvem koraku postopka medsebojnega pregleda z dvema korakoma: Tisti, katerih predlogi ne izpolnjujejo pogojev za ustreznost, bodo obveščeni o razlogih za tako odločitev. Predlogi, ki ne izpolnjujejo pogojev za ustreznost, se ne ocenjujejo. Tisti, katerih predlogi se ne obdržijo za naslednji korak, prejmejo povratne informacije o postopku medsebojnega pregleda v obliki poročila o pregledu. Tisti, katerih predlogi se izberejo za naslednji korak, prejmejo obvestilo in so lahko povabljeni na razgovor.

(b) Po medsebojnem pregledu na prvi stopnji dvostopenjskega postopka medsebojnega pregleda: Tisti, katerih predlogi ne izpolnjujejo pogojev za ustreznost, bodo obveščeni o razlogih za tako odločitev. Predlogi, ki ne izpolnjujejo pogojev za ustreznost, se ne ocenjujejo. Tisti, katerih predlogi se ne izberejo za naslednjo stopnjo, prejmejo povratne informacije o postopku medsebojnega pregleda v obliki poročila o pregledu. Tisti, katerih predlogi se izberejo za naslednjo stopnjo, prejmejo povabilo, naj predložijo predlog na drugi stopnji, in so lahko povabljeni na razgovor.

(c) Po drugem medsebojnem pregledu v primerih iz točk (a) in (b) ter po edinem medsebojnem pregledu v primeru enostopenjske oddaje in enostopenjskega postopka pregleda: Tisti, katerih predlogi ne izpolnjujejo pogojev za ustreznost, bodo obveščeni o razlogih za sprejeto odločitev. Predlogi, ki ne izpolnjujejo pogojev za ustreznost, se ne ocenjujejo. Predlogi, ki dosegajo stopnjo kakovosti in ki je ne dosegajo, prejmejo povratne informacije o postopku medsebojnega pregleda v obliki poročila o pregledu. Poročilo o pregledu navaja rezultat medsebojnega pregleda ter vsebuje pripombe in ocene za celoten predlog in/ali za posamezna merila. Kadar je to ustrezno, poročilo o pregledu za predloge na seznamu izbranih predlogov navaja morebitna priporočila o najvišjem znesku sredstev, ki se bodo dodelila, ter druga morebitna ustrezna priporočila v zvezi z izvedbo projekta in/ali predloge za izboljšanje metodologije in programa dela. Poročila o pregledu predlogov, ki so bili zaradi nedoseganja stopnje kakovosti zavrnjeni, imajo popolna mnenja le za tista merila, ki so bila pregledana do trenutka, ko predlog ni več dosegal zahtevane stopnje. Tisti, katerih predlogi se zavrnejo zaradi etičnih in varnostnih razlogov, bodo obveščeni o razlogih za tako odločitev.

3.1.9 Pomoč in pritožbeni postopki

ERCEA zagotavlja informacije o postopku, ki ga morajo glavni raziskovalci in pravne osebe vlagateljice upoštevati, da pošljejo morebitna vprašanja ali pritožbe (29) v zvezi z rezultati določenega medsebojnega pregleda v okviru katerega koli od razpisov ERC.

Vsako vprašanje ali pritožba mora vsebovati vsaj ime razpisa, številko predloga (če obstaja), naslov predloga in opis težav, ki so se pojavile.

Za vprašanja v zvezi s preverjanjem izpolnjevanja pogojev in/ali postopkom medsebojnega pregleda določenega predloga je postopek za pritožbe vzpostavljen za poročanje o pomanjkljivostih pri rezultatih preverjanja izpolnjevanja pogojev ali načinu, na katerega je bil predlog ocenjen in ki bi lahko vplival na odločitev o financiranju predloga. Za preučevanje zadevnega primera se lahko skliče odbor za pritožbe. Če mora odbor preučevati vprašanja o izpolnjevanju pogojev, lahko za nasvet zaprosi odbor za preverjanje ustreznosti (glej poglavje 2.2.6). Odbor bo zbral osebje s potrebnim znanstvenim/tehničnim in pravnim znanjem. Vendar pa odbor sam predloga ne ocenjuje. Glede na naravo pritožbe lahko odbor pregleda življenjepise neodvisnih strokovnjakov, njihove posamezne pripombe in poročilo o pregledu. Odbor ne bo dvomil o znanstveni presoji ustrezno kvalificiranih odborov strokovnjakov.

Odbor na podlagi svojega pregleda ERCEA predlaga, kako naj ukrepa naprej. Če odbor meni, da obstajajo dokazi, ki podpirajo pritožbo, lahko predlaga, da neodvisni strokovnjaki delno ali v celoti znova ocenijo predlog.

Vse pritožbe morajo biti predložene v roku enega meseca od objave povratnih informacij na varnem spletnem poštnem računu ERCEA, kot je opisano v poglavju 3.1.8. Postopek za pritožbe je podrobno opisan v priročniku za vlagatelje. Odbor za pritožbe neustreznih pritožb ne obravnava.

Pritožniku bo v treh tednih po roku, ki se uporablja za pritožbe, poslan odgovor. Če do takrat ne bo mogoče dati končnega odgovora, bo v odgovoru navedeno, do kdaj bo tak odgovor poslan.

3.1.10 Poročanje in informacije o postopku ocenjevanja medsebojnega pregleda

Po vsakem medsebojnem pregledu ERCEA pripravi poročilo ter ga predloži znanstvenemu svetu ERC in programskemu odboru „Zamisli“. Poročilo vsebuje statistične podatke o prejetih predlogih (npr. število, zajete prednostne teme, kategorije pravnih oseb vlagateljic in zahtevana proračunska sredstva), o ocenjevalnem postopku in neodvisnih strokovnjakih.

Za komunikacijske namene lahko ERCEA po koncu postopka pregleda v ustreznih medijih objavi splošne informacije o rezultatu medsebojnega pregleda. Poleg tega lahko ERCEA objavi informacije o ocenjenih predlogih, ki so pri pregledu (ali po drugem koraku v postopku pregleda) (30) prestopili prag kakovosti in za katere so vlagatelji posamično dovolili objavo določenih podatkov (31).

Za spremljanje, proučitev in ocenjevanje, predvidene v delovnih programih „Zamisli“, bo morda ERCEA pri obdelavi vloženih predlogov potrebovala pomoč tretjih strani (32) v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta. Vlagatelje (33) bo zaprosila za njihovo posamično prostovoljno soglasje za obdelavo predlogov. Posamično soglasje ni obvezno, vlagatelji ga dajejo samo prostovoljno. Zavrnitev posamičnega soglasja ne vpliva na postopek pregleda.

4. ODLOČITEV O DODELITVI IN SESTAVLJANJE SPORAZUMOV O DODELITVI SREDSTEV

Odgovoren odredbodajalec dodeli sredstva pravnim osebam vlagateljicam v okviru razpoložljivega proračuna na podlagi končnega seznama razvrščenih predlogov, kot ga je sestavila ERCEA v skladu s poglavjem 3.1.7, s formalnim sporazumom o dodelitvi sredstev.

Sporazumi o dodelitvi sredstev se sklenejo s pravnimi osebami vlagateljicami v skladu z notranjimi finančnimi in pravnimi postopki (34) ter na podlagi preverjanja predpogojev iz tega poglavja.

Med sestavljanjem sporazuma o dodelitvi sredstev se lahko od glavnega raziskovalca in pravne osebe vlagateljice zahteva, da zagotovita nadaljnje informacije o projektu in njegovem predvidenem vodenju (35). Kadar je s projektom povezan več kot en udeleženec, se lahko od glavnega raziskovalca ali pravne osebe vlagateljice zahteva, da pridobi take informacije in zagotovila od drugih udeležencev.

Na podlagi rezultatov postopka pregleda se lahko pri nekaterih predlogih za sklenitev sporazuma o dodelitvi sredstev zahteva izpolnitev dodatnih pogojev (36). Taki pogoji se ustrezno zabeležijo in predložijo zadevnemu glavnemu raziskovalcu in pravni osebi vlagateljici skupaj s poročilom o pregledu.

Sredstva se ne smejo dodeliti pravnim osebam vlagateljicam, ki so med postopkom podelitve sredstev v katerem od postopkov iz členov 93(1) (stečaj itd.), 94 (zavajajoče informacije itd.) in 96(2)(a) (izključitev iz oddaje javnih naročil ali odobravanja donacij, ki se financirajo iz proračuna Evropske unije) Finančne uredbe. Potrditi morajo, da niso v enem izmed zgoraj navedenih položajev (37).

Po potrebi se na tej stopnji pojasnijo tudi etična vprašanja. V ta namen ERCEA imenuje neodvisne strokovnjake, ki bodo sodelovali v postopku etične presoje (glej Prilogo B).

Priprava sredstev ne vključuje razprav o znanstveni/tehnični vsebini. Sredstva se potem dodelijo pravni osebi vlagateljici na podlagi vloženega predloga in priporočenega financiranja po postopku medsebojnega pregleda ter ob upoštevanju sporazuma med pravno osebo vlagateljico in glavnim raziskovalcem.

Če se izkaže, da je nemogoče doseči soglasje z glavnim raziskovalcem in pravno osebo vlagateljico ali če eden ali oba nista podpisala katerega koli zahtevanega dodatnega sporazuma v razumnem roku, ki je lahko bil določen, se priprava sredstev sme prekiniti.

Priprava sporazuma o dodelitvi sredstev za predloge z rezervnega seznama se lahko začne takoj, ko je znano, da so na voljo zadostna proračunska sredstva za financiranje enega ali več od teh projektov. Ob upoštevanju razpoložljivih proračunskih sredstev se priprava sredstev začne z najvišje uvrščenim predlogom in nadaljuje v padajočem vrstnem redu v končni razvrstitvi.

5. PRILOGE

5.1 Priloga A – Postopki za oddajo predlogov v papirni obliki

Izjemoma lahko vlagatelj zaprosi ERCEA za dovoljenje za oddajo predloga v papirni obliki, če nima nobene možnosti dostopa do elektronskega sistema za oddajo in če se je za dostop nemogoče dogovoriti. Tako prošnjo, ki mora jasno pojasniti okoliščine primera, mora ERCEA prejeti najpozneje en mesec pred rokom, določenim v razpisu.

Prošnja za dovoljenje za oddajo predloga v papirni obliki se pošlje na naslov:

European Research Council Executive Agency Head of „Scientific Management Department“ COV2 B-1049 Brussels Belgium

ERCEA odgovori na tako prošnjo najpozneje v petih delovnih dneh od prejema. Če se izjema dovoli, ERCEA zadevnemu vlagatelju pošlje obrazce za oddajo predloga v papirni obliki.

Če značilnosti določenega razpisa pomenijo, da bi bila spletna oddaja predloga na splošno neprimerna, se ERCEA že na začetku odloči, da bo sprejemala predloge v papirni obliki. V takih primerih bo ta možnost navedena v razpisu za zbiranje predlogov, obrazci za oddajo predloga v papirni obliki pa bodo splošno dostopni.

Kadar je oddaja v papirni obliki dovoljena s posebno ali splošno izjemo, kot je to opisano prej, je mogoče pakete, ki vsebujejo predloge na papirju, dostaviti po navadni pošti, s kurirsko službo ali osebno. Izključene bodo različice predlogov, ki so oddane na izmenljivem elektronskem mediju za shranjevanje podatkov (npr. CD-ROM-u ali kateri koli podobni elektronski napravi), prek elektronske pošte ali po telefaksu. Predlogi, ki so oddani na papirju, se morajo oddati v enem paketu. Če vlagatelji želijo spremeniti predlog ali dodati informacije, morajo jasno navesti, kateri del predloga so spremenili, spremembe/dodatni deli pa morajo biti oddani in prejeti pred zaključkom razpisa. Dodatne ali spremenjene vsebine predlogov, ki bodo prispele po zaključku razpisa, ne bodo obravnavane ali pregledane.

Če se predlog pošlje po pošti ali s kurirsko službo, se za dokazilo o datumu odpreme šteje poštni žig ali datum potrdila dostavne službe o oddaji pošiljke. ERCEA (38) lahko pošiljke s predlogi ob prejetju odpre, da vnese upravne podatke v ustrezne zbirke podatkov in omogoči pošiljanje potrdil o prejemu.

5.2 Priloga B – Postopki etične presoje

Uvod

Za izvajanje člena 6 OP7 in člena 15 Pravil za sodelovanje postopek ocenjevanja vključuje začetno določitev etičnih vprašanj, ki jih odpirajo predlogi, sledi pa ji etični pregled predlogov, ki sprožajo etična vprašanja. Kadar je to potrebno, se lahko v skladu z določenimi pravili po etičnem pregledu in pred odločitvijo o izbiri, ki jo izvede ERCEA, opravi etična presoja predlogov. Etični pregled in etično presojo (ki se v tej prilogi skupaj imenujeta postopek etične presoje) izvedejo neodvisni strokovnjaki, ki imajo ustrezne veščine s področja etike.

Cilj postopka etične presoje je zagotoviti, da Evropska unija ne podpre raziskav, ki bi bile v nasprotju s temeljnimi etičnimi načeli, določenimi v ustreznih pravilih EU, ter proučiti, ali raziskave izpolnjujejo pravila v zvezi z raziskovalno etiko, določeno v sklepih o OP7 in v posebnem programu „Zamisli“. Upoštevajo se in se bodo mnenja Evropske skupine za etiko v znanosti in novih tehnologijah.

Predlogi

Predlogi, kjer je to primerno in/ali to zahteva razpis, vsebujejo razdelek o etiki, ki:

— opisuje možne etične vidike predlagane raziskave glede njenih ciljev, metodologije in možnih posledic njenih rezultatov,

— upravičuje načrtovanje raziskovalnega projekta z etičnega stališča,

— pojasnjuje, kako bodo izpolnjene etične zahteve, določene v programu dela,

— navaja, kako predlog izpolnjuje pravne in etične zahteve države, v kateri se raziskava namerava izvajati,

— določa časovni okvir za pridobitev mnenja in/ali soglasja vseh ustreznih organov na nacionalni ravni (kot so na primer organ za varovanje podatkov, organ za klinične preskuse itd.).

V ta namen morajo vlagatelji izpolniti „preglednico etičnih vprašanj“, vključeno v priročnik za vlagatelje.

ERCEA lahko vzpostavi stik z vlagateljem kadar koli med postopkom, da pridobi dodatne informacije o etični odobritvi.

Splošni Postopki

Postopek etičnega pregleda in sestava odbora za etično presojo

Notranji predhodni pregled predlogov

Etična skupina ERCEA bo predhodno pregledala vse predloge, za katere se priporoča financiranje, da ugotovi kateri ne sprožajo nobenih etičnih vprašanj in jih je mogoče odobriti za financiranje brez vključevanja neodvisnih strokovnjakov. Vsi drugi predlogi se pošljejo v nadaljnjo etično presojo. Ta postopek temelji na „preglednici etičnih vprašanj“ in predlogih, kot so jih predložili vlagatelji.

Predložitev odboru za etični pregled

Vsi predlogi, za katere se je na stopnji predhodnega pregleda ugotovilo, da sprožajo etična vprašanja, se predložijo odboru za etični pregled, ki ga sestavljajo neodvisni strokovnjaki z ustreznimi veščinami s področja etike.

Strokovnjaki v odboru določijo predloge, pri katerih so etična vprašanja zadovoljivo rešena, predloge, ki jih je mogoče odobriti, če se na nacionalni ravni zagotovijo zadovoljive dokumentacijske informacije in/ali soglasje, ter predloge, ki zahtevajo nadaljnjo obravnavo zaradi pomembnosti izpostavljenih etičnih vprašanj in jih je treba predložiti v etično presojo. (39)

Za vsak pregledan predlog strokovnjaki pripravijo in podpišejo poročilo o etičnem pregledu, ki vključuje razdelek o zahtevah. Te zahteve postanejo pogodbene obveznosti.

Predložitev odboru za etično presojo

Projekti, ki sprožajo pomembna etična vprašanja, ugotovljena med etičnim pregledom, se predložijo odboru za etično presojo. Vprašanja, kot so raziskovalni posegi na ljudeh (40) ter raziskave na človeških zarodkih, človeških zarodnih izvornih celicah in živalskih primatih, se samodejno predložijo v etično presojo (41).

Odbor za etično presojo preuči etična vprašanja, ki jih sproži predlog, in določi etične zahteve, ki morajo biti izpolnjene, da se predlog odobri z etičnega stališča. Na tej stopnji lahko odbor za etično presojo izpostavi predloge, ki sprožajo resna etična vprašanja, ki lahko pripeljejo do izključitve projekta iz postopka dodelitve sredstev.

Sestava odbora za etični pregled in odbora za etično presojo

Etična odbora sestavljajo neodvisni strokovnjaki z različnih področij, kot na primer prava, sociologije, psihologije, filozofije in etike, medicine, molekularne biologije, kemije, fizike ter inženirskih in veterinarskih znanosti, z enakim deležem znanstvenikov in neznanstvenikov.

ERCEA bo med znanstveniki, ki jih je Komisija določila in izbrala za OP7, ali znanstveniki, ki jih je določil znanstveni svet, izbrala in imenovala ustrezno kvalificirane strokovnjake s področja etike. Sestava odborov je uravnotežena geografsko in po spolu, odvisna pa je tudi od narave predlogov, o katerih se presoja. Za potrebe postopka etične odobritve se bodo za imenovanje strokovnjakov s področja etike uporabljali vzorci obvestil o imenovanju, ki jih je Komisija odobrila za neodvisne strokovnjake.

Na sestanke odborov so lahko povabljeni tudi predstavniki civilne družbe.

Etična presoja

Na prvi stopnji neodvisni strokovnjaki navadno preučijo predloge na daljavo. Na drugi stopnji imenovan odbor za etično presojo razpravlja o predlogih, da bi sprejel soglasno odločitev.

Odbor sestavi poročilo o etični presoji. To vsebuje seznam etičnih vprašanj, poročilo o tem, kako glavni raziskovalec in njegova skupina obravnavata ta vprašanja, ter zahteve in priporočila odbora za etično presojo. Strokovnjaki odbora za etično presojo podpišejo poročilo. Če odbor ne more doseči soglasja, poročilo izraža mnenje večine članov odbora za etično presojo.

Poročilo o etičnem pregledu in poročilo o etični presoji

Glavni raziskovalec in pravna oseba vlagateljica sta obveščena o rezultatu postopka etične presoje s poročilom o etičnem pregledu ali poročilom o etični presoji, ne da bi se pri tem razkrila identiteta strokovnjakov.

Pri odločitvi o dodelitvi sredstev projektu se upoštevajo rezultati postopka etične presoje. To lahko pomeni spremembe sporazuma o dodelitvi sredstev in njegovih prilog, v izjemno resnih primerih pa celo prekinitev priprave sporazuma o dodelitvi sredstev.

Nacionalna soglasja in mnenja pristojnih etičnih odborov

ERCEA se pred podpisom sporazuma o dodelitvi sredstev prepriča, ali so vlagatelji prejeli ustrezno soglasje nacionalnega organa in/ali pozitivno mnenje pristojnega etičnega odbora. Kadar soglasje nacionalnega organa in/ali pozitivno mnenje lokalnega etičnega odbora ni pridobljeno pred začetkom veljavnosti sporazuma o dodelitvi sredstev, sporazum o dodelitvi sredstev vsebuje posebno klavzulo, ki zahteva, da se ustrezno soglasje ali mnenje pridobi pred začetkom ustreznih raziskav.

Nadaljnje spremljanje in etična revizija

Predloge, za katere se opravita etični pregled in/ali etična presoja, lahko strokovnjaki označijo kot predloge, ki potrebujejo nadaljnje spremljanje ali etično revizijo (EFA). Nadaljnje spremljanje ali etično revizijo opravijo strokovnjaki, specializirani za etična vprašanja, in sicer ne prej kot na dan prvega obdobja finančnega poročanja za predlog. Cilj postopka nadaljnjega spremljanja in etične revizije je pomagati prejemnikom sredstev, da se ukvarjajo z etičnimi vprašanji, ki jih sproži njihovo delo, ter da sprejmejo popravne ukrepe, če je to potrebno.

Izjemoma lahko postopek nadaljnjega spremljanja in etične revizije vodi do priporočila ERCEA, naj prekine sporazum o dodelitvi sredstev. Za organizacijo in izvedbo postopka nadaljnjega spremljanja in etične revizije je odgovoren sektor Komisije za etično presojo (GD RTD).

Posebni postopki za raziskovalne dejavnosti, ki vključujejo človeške zarodne izvorne celice (42)

Pri pregledu in izbiri predlogov, ki vključujejo uporabo človeških zarodnih izvornih celic, in pred pripravo sporazumov o dodelitvi sredstev za te predloge, ERCEA uporabi naslednji postopek:

Uporablja se splošni postopek medsebojnega znanstvenega pregleda, opisan v razdelku 3. Poleg tega neodvisni strokovnjaki za znanstveni medsebojni pregled ocenijo, ali:

— projekt poskuša doseči pomembne raziskovalne cilje za razvoj znanosti na področju osnovnih raziskav v Evropi ali razširiti medicinsko znanje za razvoj diagnostičnih, preventivnih ali terapevtskih metod, ki se bodo uporabljale pri ljudeh,

— je uporaba človeških zarodnih izvornih celic potrebna, da se dosežejo znanstveni cilji, določeni v predlogu. Vlagatelji morajo še zlasti navesti, da ustrezne potrjene druge možnosti (zlasti izvorne celice, pridobljene iz drugih virov) niso primerne in/ali dostopne, da bi se dosegel pričakovani cilj predloga. Zadnja določba se ne uporablja za raziskave, ki primerjajo človeške zarodne izvorne celice z drugimi človeškimi izvornimi celicami.

Postopek etične presoje

Raziskovalni predlogi, ki so priporočeni za dodelitev sredstev in vključujejo uporabo človeških zarodnih izvornih celic, se predložijo Komisiji (GD RTD) v etično presojo. Postopek, ki se uporablja za etično presojo Komisije pri predlogih v okviru OP7, ki vključujejo uporabo človeških zarodnih izvornih celic, je opisan v vzorcih obvestil o imenovanju, ki jih je odobrila Komisija.

Nacionalna soglasja in mnenja pristojnih etičnih odborov

ERCEA se pred podpisom sporazuma o dodelitvi sredstev prepriča, ali so vlagatelji prejeli ustrezno soglasje od pristojnih lokalnih ali nacionalnih organov.

Kadar soglasja nacionalnega organa in/ali pozitivnega mnenja lokalnega etičnega odbora ni mogoče pridobiti pred predvidenim začetkom projekta, se sporazum o dodelitvi sredstev lahko sklene, če vsebuje posebno klavzulo, ki zahteva, da se ustrezno soglasje ali mnenje pridobi pred začetkom ustreznih raziskovalnih dejavnosti.

Med sestavljanjem sporazuma o dodelitvi sredstev se upoštevajo rezultati etične presoje. To lahko pomeni spremembe v opisu dela, ki ga vsebuje sporazum o dodelitvi sredstev, v nekaterih primerih pa prekinitev priprave sporazuma o dodelitvi sredstev.

Pri predlogih, ki vključujejo uporabo človeških zarodnih izvornih celic, se po opravljeni etični presoji in v skladu s členom 6.9 Odločbe Sveta 2006/972/ES (43) za odobritev financiranja in sprejetje ukrepov, ki vključujejo uporabo človeških zarodnih izvornih celic, uporabi postopek, določen v členih 5 in 7 Sklepa Sveta 1999/468/ES.

Poleg tega bo ERCEA glavnega raziskovalca spodbujala, naj zagotovi ustrezno komunikacijo z evropskim registrom za človeške zarodne izvorne celice (European hESC registry, http://www.hescreg.eu/). Namen tega je zagotoviti preglednost glede uporabljenih linij človeških zarodnih izvornih celic in obširno razširjati razpoložljive informacije o njih.

5.3 Priloga C – Pravila za povračilo potnih stroškov, dnevno nadomestilo in nadomestilo za namestitev za glavne raziskovalce, povabljene na razgovor (44)

Člen 1

1. Ta pravila se uporabljajo za:

(a) udeležence razgovorov, ki jih je ERCEA povabila, naj se udeležijo razgovora v skladu z razdelkom 3.1.6.1;

(b) vse, ki so odgovorni za spremljanje invalidne osebe, ki jo je ERCEA povabila, naj se udeleži razgovora.

2. Odredbodajalci za obveznosti poskušajo posebej zagotoviti, da se razgovori organizirajo tako, da udeleženci lahko izkoristijo najugodnejše cene prevoza.

Odredbodajalci za izplačila še zlasti natančno preverijo morebitne zahteve po povračilu stroškov, ki vključujejo nenavadno drage lete. Imajo pravico, da opravijo vsa preverjanja, ki bi lahko bila potrebna, in od udeležencev razgovorov zahtevajo za to potrebna dokazila. Kadar se zdi to utemeljeno, imajo tudi pravico, da znesek za povračilo stroškov zmanjšajo na raven, ki je običajna za običajno potovanje od kraja odhoda udeleženca razgovora do kraja sestanka.

3. Kadar so ob upoštevanju stroškov, ki jih imajo invalidni udeleženci razgovorov zaradi invalidnosti ali osebe, ki jih spremlja, povračila iz člena 3 nezadostna, se stroški povrnejo na zahtevo odgovornega odredbodajalca po predložitvi dokazil.

4. ERCEA ni odgovorna za nikakršno materialno, nematerialno škodo ali telesno poškodbo, ki bi jo utrpel povabljeni udeleženec razgovora ali spremljevalec invalidnega udeleženca razgovora med potovanjem ali bivanjem v kraju, kjer ta razgovor poteka, razen če je škodo ali poškodbo mogoče pripisati neposredno ERCEA.

Zlasti so povabljeni udeleženci razgovorov v celoti sami odgovorni za kakršno koli nesrečo, ki bi jo povzročili med uporabo lastnih prevoznih sredstev za potovanja na take razgovore.

Člen 2

1. Vsi udeleženci razgovorov so upravičeni do povračila potnih stroškov za potovanje od kraja odhoda, navedenega v povabilu (službeni ali domač naslov), do kraja razgovora z najprimernejšim prevoznim sredstvom glede na razdaljo. Navadno je pri potovanjih, krajših od 400 km (v eno smer v skladu z uradno razdaljo potovanja z vlakom), to prevoz z vlakom v prvem razredu, pri potovanjih, daljših od 400 km, pa letalski prevoz v ekonomskem razredu.

Če potovanje z letalom traja 4 ure ali več brez vmesnih postankov, se povrnejo stroški za letalski prevoz v poslovnem razredu.

2. Stroški za potovanje z osebnim avtomobilom se povrnejo v enaki višini, kot znašajo stroški za prevoz z vlakom v prvem razredu.

3. Če za pot ni železniških povezav, se stroški potovanja z osebnim avtomobilom povrnejo po stopnji 0,22 EUR na km.

4. Stroški za taksi in parkiranje, ki nastanejo na kraju odhoda (ali na odhodnem letališču), se ne povrnejo.

Člen 3

1. Dnevnica, ki se izplača za vsak dan razgovora, je določena kot pavšalna stopnja in je namenjena pokritju vseh izdatkov v kraju razgovora, na primer vključno s hrano in lokalnimi prevozi (avtobus, tramvaj, podzemna železnica, taksi, parkiranje, cestnine itd.), ter potovalnega in nezgodnega zavarovanja.

2. Dnevnica znaša 92 EUR.

3. Če je kraj odhoda, naveden v povabilu, oddaljen 100 km ali manj od kraja razgovora, se dnevnica zmanjša za 50 %.

4. Udeleženci razgovorov, ki morajo preživeti eno ali več noči v kraju razgovora, ker se čas razgovora ne sklada z voznim redom poletov ali vlakov (45), so upravičeni tudi do nadomestila za namestitev. To nadomestilo znaša 100 EUR na noč. Število noči ne sme preseči števila dni, ko poteka razgovor, + 1 dan.

5. Izjemoma se lahko izplača dodatno nadomestilo za namestitev in/ali dnevnica, če bi podaljšanje bivanja udeleženca razgovora omogočilo, da se stroški prevoza zmanjšajo za več, kot znašajo ta nadomestila.

Člen 4

1. ERCEA izplača povračilo po predložitvi zahteve za povračilo stroškov, ki sta jo izpolnila in podpisala udeleženec razgovora in uradnik ERCEA, odgovoren za potrditev udeležbe udeleženca.

S podpisom zahteve za povračilo stroškov dajejo udeleženci razgovorov častno izjavo, da potnih stroškov in/ali zahtevanih nadomestil za isto potovanje ali isto obdobje ne bo plačala nobena druga ustanova Evropske unije ali druga organizacija ali oseba in da zahtevek ustreza nastalim stroškom. Nepravilnosti in/ali lažne navedbe vodijo do upravnih sankcij, ki se uporabljajo po analogiji s členom 265a (§ 3) Izvedbenih pravil za finančno uredbo.

2. Potni stroški se povrnejo po predložitvi izvirnih dokazil najpozneje v 30 koledarskih dneh po zadnjem dnevu razgovora: karte in računi, če gre za spletno rezervacijo, pa izpis elektronske rezervacije in vstopni kuponi za odhodno potovanje. Predložena dokazila morajo prikazovati razred uporabljenega prevoznega sredstva, čas potovanja in izplačan znesek.

Neizpolnjevanje določb iz tega odstavka ERCEA oprosti obveznosti za povračilo potnih stroškov ali izplačilo nadomestil, razen če lahko udeleženec razgovora predloži pravilno utemeljitev, ki jo z utemeljeno odločitvijo sprejme odredbodajalec.

3. ERCEA udeležencu razgovora povrne stroške v roku, ki je določen v Izvedbenih pravilih za finančno uredbo.

4. Potni stroški se povrnejo v eurih, če je to ustrezno, po menjalnem tečaju, ki je veljal na dan razgovora.

5. Dnevnice, in kadar je to ustrezno, nadomestilo za namestitev se povrnejo v eurih po pavšalni stopnji, ki se je uporabljala na dan razgovora. Dnevnice in nadomestila za namestitev se lahko prilagodijo v skladu s spremembo življenjskih stroškov v Bruslju.

6. Vsa povračila potnih stroškov, dnevnic in/ali nadomestil za namestitev se nakažejo na isti bančni račun.

7. Odredbodajalec lahko z utemeljeno odločitvijo in po predložitvi dokazil odobri povračilo stroškov, ki so jih udeleženci razgovorov imeli zaradi posebnih navodil, prejetih v pisni obliki.

5.4 Priloga D – Obravnavanje varnosti – občutljivi ukrepi ERC

(A) Uvod

Za raziskave v zvezi z varnostjo se zaradi občutljive narave obravnavanih tem in posebnih vrzeli v zmogljivostih, ki jih je treba za varnost evropskih državljanov odpraviti, uporabljajo posebni postopki. Ukrepi ERC so tajni, (46) če se štejejo za občutljive.

Ti postopki so opisani v nadaljnjem besedilu. Za ukrepe ERC se ustrezno uporabljajo, kadar se obravnavajo varnostno občutljiva vprašanja.

(B) Določitev morebitnih tajnih ukrepov ERC

Varnostno občutljiv ukrep ERC je ukrep, ki bo morda obravnaval tajne informacije.

Predlogu se dodeli oznaka „varnostna vprašanja“:

— kadar vlagatelj predlog opredeli kot občutljiv,

— če strokovni ocenjevalci ali ERCEA zaznajo ali sumijo kaj od naslednjega: — zaupne informacije se uporabljajo ali bi se lahko uporabile kot osnovne informacije, — načrtuje se, da bodo nekatere primarne informacije tajne.

Kadar koli je predlogu dodeljena oznaka „varnostna vprašanja“, se bodo okoliščine načrtovanega dela dodatno podrobno proučile v skladu s postopkom iz razdelka C.

Predlogi morajo, če tako zahteva ustrezni priročnik za vlagatelje in če je to potrebno, določati osnovne informacije, ki bodo uporabljene za izvajanje ukrepa ERC, in zaupne primarne informacije, pridobljene z ukrepom. Če predlog vključuje tajne informacije (osnovne in/ali primarne), morata biti del predloga „listina varnostnih vidikov“ (LVV) (47) in njena priloga „vodnik stopenj tajnosti“ (VST) (48).

VST določa:

— stopnjo tajnosti osnovnih in primarnih informacij,

— kateri sodelujoči bodo imeli dostop do katerih informacij.

Poleg tega se zahtevajo še naslednji dokumenti:

— kopija „varnostnega potrdila za objekt“ (VPOB) (ali zahtevka za VPOB). Veljavnost VPOB preveri Varnostni direktorat Evropske komisije prek ustreznega formalnega kanala z vključitvijo „nacionalnih varnostnih organov“ (NVO),

— formalno pisno dovoljenje ustreznih varnostnih organov za uporabo tajnih osnovnih informacij.

LVV in VST s spremljajočo dokumentacijo se preučita tudi v postopku pregleda, opisanem v nadaljevanju.

(C) Podroben pregled morebitnih tajnih ukrepov ERC

Po znanstvenem pregledu se predlogi razvrstijo glede na rezultat pri pregledu. ERCEA sestavi „seznam izbranih predlogov“, ki vsebuje predloge, za katere se priporoča dodelitev sredstev, torej predloge, ki niso bili zavrnjeni in za katere so na voljo sredstva, ter „rezervni seznam ali sezname“.

Za vsak ukrep ERC, ki je na seznamu izbranih predlogov ali rezervnem seznamu ali seznamih in ima oznako „varnostna vprašanja“, se opravi postopek podrobnega pregleda. Ta postopek opravi začasni pododbor: „odbor za podrobni varnostni pregled“.

„Odbor za podrobni varnostni pregled“ sestavljajo predstavniki držav članic, ki se imenujejo v tesni povezavi s pristojnimi nacionalnimi varnostnimi organi, če je to ustrezno, pa ga podpira ustrezni programski odbor ali odbori v taki sestavi, da so zastopane države vlagateljev predlogov. Temu odboru predseduje predstavnik Komisije.

Ta odbor preveri, ali so vlagatelji ustrezno upoštevali vse varnostne vidike. Predloge podrobno pregledajo člani odbora, ki so iz istih držav kot vlagatelji predloga.

S tem postopkom se doseže skupno stališče zadevnih nacionalnih predstavnikov, kar lahko vodi do enega od naslednjih priporočil:

— določitev stopnje ni potrebna: postopki za sestavljanje sporazumov ERC o dodelitvi sredstev se lahko začnejo (čeprav se lahko predložijo nekatera priporočila za pripravo, če je to ustrezno),

— določitev stopnje je potrebna: predložena so posebna priporočila za pripravo sporazuma ERC o dodelitvi sredstev v obliki pogojev, ki jih mora sporazum o dodelitvi sredstev izpolnjevati. Ukrep ERC postane tajni ukrep (49) in ga EU označi za tajnega na najvišji stopnji tajnosti informacij, ki se uporabijo v ukrepu ERC/pridobljenih z ukrepom ERC, kot je to navedeno v LVV in priloženem VST,

— predlog je preveč občutljiv za dodelitev sredstev, ker vlagatelji nimajo ustreznih izkušenj, veščin ali dovoljenj za pravilno ravnanje s tajnimi podatki. V takem primeru se sme predlog zavrniti. V tem primeru ERCEA navede razloge za zavrnitev, razen če so sami razlogi tajni.

Na podlagi tega skupnega stališča se določi stopnja tajnosti. Zaradi tega ERCEA skupaj z vsemi ustreznimi nacionalnimi varnostnimi organi nato med pripravo in izvajanjem sporazuma o dodelitvi sredstev preveri, ali so vzpostavljeni vsi potrebni postopki in ukrepi za zagotovitev, da se s tajnimi podatki ravna ustrezno.

(D) Dovoljenja za izvoz in prenos

Predlog se lahko ne glede na stopnjo tajnosti šteje za občutljivega tudi, če se namerava izmenjati material, za katerega je potrebno dovoljenje za prenos ali izvozno dovoljenje.

V zvezi s tem morajo vlagatelji upoštevati nacionalno zakonodajo in uredbo EU (50). Če se za izvedbo načrtovanega dela zahtevajo izvozna dovoljenja (ali dovoljenja za prenos znotraj EU), morajo vlagatelji pojasniti zahteve za pridobitev takega izvoznega dovoljenja ali dovoljenja za prenos in priložiti kopijo izvoznega dovoljenja ali dovoljenja za prenos (oziroma vloge za pridobitev dovoljenja).

(E) Mednarodno sodelovanje

Varnostnih vprašanj ni mogoče uporabiti kot razlog za zavrnitev predlogov za netajne ukrepe ERC, ki vključujejo sodelovanje subjektov iz tretjih držav (51). Do izjeme pri tem pride samo, če:

— je bila v delovnem programu tema opisana kot tema, pri kateri mednarodno sodelovanje ni mogoče: v tem primeru se razglasi, da predlog, ki vsebuje mednarodno sodelovanje, ne izpolnjuje pogojev;

— je bila predlogu dodeljena oznaka „varnostna vprašanja“; v tem primeru se predlog podrobno prouči v skladu s prej opisanim postopkom.

(1) UL L 57, 24.2.2007, str. 14.

(2) UL L 400, 30.12.2006, str. 243.

(3) UL L 9, 12.1.2008, str. 15.

(4) UL L 412, 30.12.2006, str. 1.

(5) UL L 391, 30.12.2006, str. 1.

(6) UL L 248, 16.9.2002, str. 1.

(7) Morebitna izjema so usklajevalni in podporni ukrepi iz člena 14 Pravil za sodelovanje.

(8) http://cordis.europa.eu/home_en.html; http://ec.europa.eu/research/participants/portal; http://erc.europa.eu

(9) Izjemoma lahko glavni raziskovalec sam deluje kot pravna oseba vlagateljica.

(10) Upravljavec elektronskega sistema za oddajo lahko vzpostavi stik s predlagateljem, da pojasni ali razreši tehnične težave pri oddaji.

(11) Popolnost informacij, ki jih vsebuje predlog, ocenijo neodvisni strokovnjaki. Ko se preverja ustreznost, se upošteva samo obstoj ustreznih delov in obrazcev predloga ter veljavnost zahtevanih dodatnih dokumentov.

(12) Predlogi se navadno ocenjujejo na podlagi meril za shemo financiranja, za katero so oddani. Vendar pa se ERCEA lahko odloči, da predlog oceni na podlagi meril za drugo shemo financiranja, na primer, ko je bila shema financiranja napačno izbrana. To je dovoljeno samo, če je očitno, da predlog ne ustreza ali slabo ustreza prvotno izbrani shemi financiranja, in če je v zadevnem razpisu na voljo primernejša shema financiranja.

(13) Ta odbor sestavlja osebje ERCEA, in kadar je to potrebno, drugo osebje Komisije, ki ima potrebno strokovno znanje s področja prava in/ali informacijskih sistemov. Preučuje predlog in okoliščine v zvezi z njegovo oddajo ter predloži strokovne nasvete, da podpre odločitev o tem, ali se naj predlog zavrne na podlagi neustreznosti ali ne. Odbor se lahko odloči vzpostaviti stik z glavnim raziskovalcem in pravno osebo vlagateljico, da pojasni določeno vprašanje.

(14) Osebje iz ustreznih specializiranih agencij EU se šteje za zunanje strokovnjake.

(15) Člen 17(2) Pravil za sodelovanje.

(16) Od znanstvenega odbora se ne zahteva nujno, da imenuje strokovne ocenjevalce za usklajevalne in podporne ukrepe.

(17) V skladu s Pravili za sodelovanje in/ali z Odločbo Komisije C(2008) 5694 z dne 8. oktobra 2008 o prenosu pooblastil na izvajalsko agencijo Evropskega raziskovalnega sveta.

(18) Evropska unija zagovarja uravnoteženo zastopanost spolov in politiko enakih možnosti na področju raziskav. V ta namen je bil sprejet Sklep Komisije 2000/407/ES z dne 19. junija 2000 o uravnoteženi zastopanosti obeh spolov v odborih in strokovnih skupinah, ki jih ustanovi Komisija. Člen 17(2) Pravil za sodelovanje določa tudi, da „se sprejmejo ustrezni ukrepi za zagotovitev primerne zastopanosti obeh spolov pri imenovanju skupin neodvisnih strokovnjakov“.

(19) Ustrezni priročnik za vlagatelje lahko dovoljuje, da lahko vlagatelj navede do največ tri osebe.

(20) Razlogi morajo biti jasno utemeljeni, na primer neposredno rivalstvo med znanstveniki, poklicna sovražnost ali podobne okoliščine, ki bi lahko vplivale na objektivnost ocenjevalca ali povzročile dvom o njej.

(21) UL L 357, 31.12.2002, str. 1.

(22) Člen 15 Pravil za sodelovanje.

(23) Predlogi se ponavadi ocenjujejo na podlagi meril za shemo financiranja, za katero so oddani. Vendar pa se ERCEA lahko odloči, da predlog oceni na podlagi meril za drugo shemo financiranja, na primer, ko je bila shema financiranja napačno izbrana. To je dovoljeno samo, če je očitno, da predlog ne ustreza ali slabo ustreza prvotno izbrani shemi financiranja, in če je v zadevnem razpisu na voljo primernejša shema financiranja.

(24) V skladu s členom 16.1 Pravil za sodelovanje.

(25) To lahko vključuje člane vseh odborov, razen odbora ali odborov, ki jim je bil predlog dodeljen, ter izvedence.

(26) To vključuje interdisciplinarne predloge, ki pokrivajo več odborov in več področij ter ki jih je mogoče dodeliti v pregled članom več kot enega odbora ali dodatnim izvedencem.

(27) Člen 15.2 Pravil za sodelovanje.

(28) „Nepravilnost“ v smislu Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 2988/95 (UL L 312, 23.12.1995, str. 1.).

(29) Postopek za pritožbe ne nadomešča običajnih poti, ki se uporabljajo za vse ukrepe ERCEA in Komisije, kot so na primer: Generalni sekretariat Komisije za kršenje kodeksa dobrega upravljanja (odnosi z javnostjo); Evropski varuh človekovih pravic za „nepravilnosti pri upravljanju“; Sodišče Evropske unije za odločitve, ki vplivajo na osebo ali pravno osebo.

(30) Na podlagi končnega seznama, ki ga je ERCEA sestavila v skladu s poglavjem 3.1.7.

(31) To lahko vključuje imena glavnih raziskovalcev in pravnih oseb vlagateljic ter naslov in kratico predloga.

(32) Pogodbeniki in/ali upravičenci usklajevalnih in podpornih ukrepov.

(33) Glavni raziskovalci in/ali ustanove gostiteljice.

(34) Vključno z izvedbo postopka za posvetovanje s programskim odborom, ki je določen v posebnem programu „Zamisli“, če je to potrebno.

(35) V skladu s členom 16.4 Pravil za sodelovanje in pravil Komisije o preverjanju obstoja in pravnega statusa udeležencev ter njihovih operativnih in finančnih zmožnosti v posrednih ukrepih, podprtih z dodelitvijo sredstev v okviru OP7, C(2007) 2466.

(36) Dodatni pogoji so lahko zahteve glede etične presoje.

(37) Člen 114 Finančne uredbe.

(38) Ali kateri koli izvajalec, najet za opravljanje upravnih storitev za posamezna ocenjevanja.

(39) Na področje pristojnosti RTD spadajo naslednja področja: človeške zarodne izvorne celice, živalski primati, posegi na ljudeh in predlogi, ki spadajo v te kategorije; ta področja se samodejno predložijo v etično presojo GD RTD.

(40) Kot so klinični preskusi in raziskave, ki vključujejo invazivne tehnike na živih ljudeh (npr. jemanje vzorcev tkiva).

(41) Predlogi, ki spadajo v te kategorije, se samodejno predložijo GD RTD v etično presojo.

(42) Ob upoštevanju Izjave Komisije z dne 24. julija 2006 (UL L 412, 30.12.2006, str. 42).

(43) UL L 400, 30.12.2006, str. 243.

(44) ERCEA lahko vzpostavi elektronski sistem za oddajo, ki se bo uporabljal za oddajo obrazcev in izvirnikov v papirni obliki, v okviru teh pravil za povračilo potnih stroškov.

(45) Na splošno se od udeležencev razgovorov ne sme zahtevati, da zapustijo kraj odhoda ali kraj razgovora pred 7.00 (postaja ali drugo prevozno sredstvo) ali 8.00 (letališče); prispejo v kraj razgovora po 21.00 (letališče) ali 22.00 (postaja ali drugo prevozno sredstvo) ali da prispejo v kraj odhoda po 23.00 (letališče, postaja ali drugo prevozno sredstvo).

(46) Kakor je to opredeljeno v Sklepu Komisije št. 2001/844/ES, ESPJ, Euratom z dne 29. novembra 2001 o spremembah njenega poslovnika (UL L 317, 3.12.2001, str. 1) v zvezi s pravilnikom o varnosti in njegovih naknadnih spremembah.

(47) „Listina varnostnih vidikov (LVV)“: „zbirka posebnih pogodbenih pogojev – ki jih objavi naročnik in so sestavni del tajnega naročila, ki vključuje dostop do tajnih podatkov EU ali njihov nastanek – ki navaja varnostne zahteve ali tiste elemente tajnega naročila, ki zahtevajo varnostno zaščito“, kakor je opredeljena v razdelku 27 Sklepa št. 2001/844/ES, ESPJ, Euratom.

(48) Kakor je opredeljena v Sklepu št. 2001/844/ES, ESPJ, Euratom.

(49) Ravnanje z zaupnimi podatki ureja vsa ustrezna zakonodaja Skupnosti, vključno z notranjimi varnostnimi pravili institucij, kot je Sklep Komisije 2001/844/ES o spremembah njenega poslovnika.

(50) Uredba Sveta (ES) št. 428/2009 z dne 5. maja 2009 o vzpostavitvi režima Skupnosti za nadzor izvoza, prenosa, posredovanja in tranzita blaga z dvojno rabo (UL L 134, 29.5.2009, str. 1).

(51) „Tretja država“ pomeni katero koli državo, ki ni članica EU in ni država, pridružena OP7.