SL Uradni list Evropske unije C 96/1

SKLEP PREDSEDSTVA EVROPSKEGA PARLAMENTA

z dne 15. aprila 2013

o pravilniku o obdelavi zaupnih podatkov v Evropskem parlamentu

2014/C 96/01

PREDSEDSTVO EVROPSKEGA PARLAMENTA JE –

ob upoštevanju člena 23(12) Poslovnika Evropskega parlamenta,

ob upoštevanje naslednjega:

(1) Glede na Okvirni sporazum o odnosih med Evropskim parlamentom in Evropsko komisijo (1), podpisan dne 20. oktobra 2010 (v nadaljnjem besedilu: Okvirni sporazum), ter Medinstitucionalni sporazum med Evropskim parlamentom in Svetom o pošiljanju tajnih podatkov Sveta o zadevah, ki niso s področja skupne zunanje in varnostne politike, Evropskemu parlamentu in njihovi obdelavi s strani Evropskega parlamenta (2), podpisan dne 12. marca 2014 (v nadaljnjem besedilu: Medinstitucionalni sporazum), je treba določiti posebna pravila o obdelavi zaupnih podatkov v Evropskem parlamentu.

(2) Lizbonska pogodba Evropskemu parlamentu dodeljuje nove naloge, zato je treba za razvoj dejavnosti Parlamenta na teh področjih, ki zahtevajo določeno stopnjo zaupnosti, določiti temeljna načela, minimalne varnostne standarde in ustrezne postopke za obdelavo zaupnih podatkov, tudi tajnih, s strani Evropskega parlamenta.

(3) Cilj pravilnika, določenega s tem sklepom, je zagotoviti enakovredne standarde varstva in združljivost s pravilniki drugih institucij, organov, uradov in agencij, ustanovljenih v okviru ali na podlagi Pogodb ali s strani držav članic, da se omogoči nemoteno delovanje postopka sprejemanja odločitev Evropske unije.

(4) Določbe tega sklepa ne posegajo v sedanja in prihodnja pravila o dostopu do dokumentov, sprejetih v skladu s členom 15 Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: PDEU).

(5) Določbe tega sklepa ne posegajo v sedanja in prihodnja pravila o varstvu osebnih podatkov, sprejeta v skladu s členom 16 PDEU –

SPREJELO NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Cilj

Ta sklep ureja upravljanje in ravnanje z zaupnimi podatki v Evropskem parlamentu, kar vključuje nastanek, sprejemanje, posredovanje in shranjevanje zaupnih podatkov, zato da se ustrezno zaščiti njihova zaupna narava. Pomeni zlasti izvedbo Medinstitucionalnega sporazuma in Okvirni sporazum, zlasti Priloge II k Okvirnemu sporazumu.

Člen 2

Opredelitev pojmov

V tem sklepu:

(a) „podatki“ pomenijo vsak pisni ali ustni podatek, ne glede na nosilec in avtorja;

(b) „zaupni podatki“ pomenijo tajne podatke in druge netajne podatke zaupne narave;

(c) „tajni podatki“ pomenijo tajne podatke EU in „enakovredne tajne podatke“;

(d) „tajni podatki EU“ pomenijo vse podatke in gradivo, določene kot TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE/EU SECRET, CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali RESTREINT UE/EU RESTRICTED, katerih nedovoljeno razkritje bi lahko v različni meri posegalo v interese Unije ali ene ali več držav članic, ne glede na to, ali taki podatki izvirajo znotraj institucij, organov, uradov ali agencij, ustanovljenih v okviru ali na podlagi Pogodb. Tako so podatki in gradivo stopnje tajnosti: — TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET podatki in gradivo, katerih nedovoljeno razkritje bi lahko povzročilo izjemno hude posledice za temeljne interese Unije ali ene ali več držav članic; — SECRET UE/EU SECRET podatki in gradivo, katerih nedovoljeno razkritje bi lahko resno škodovalo temeljnim interesom Unije ali ene ali več držav članic; — CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL podatki in gradivo, katerih nedovoljeno razkritje bi lahko škodovalo temeljnim interesom Unije ali ene ali več držav članic; — RESTREINT UE/EU RESTRICTED podatki in gradivo, katerih nedovoljeno razkritje bi bilo lahko neugodno za interese Unije ali ene ali več držav članic;

(e) „enakovredni tajni podatki“ pomenijo tajne podatke, ki jih izdajo države članice, tretje države ali mednarodne organizacije, z oznako stopnje tajnosti, enakovredno eni od oznak stopenj tajnosti, ki se uporabljajo za tajne podatke EU, Evropskemu parlamentu pa jih je posredoval Svet ali Komisija;

(f) „drugi zaupni podatki“ pomenijo vse druge netajne zaupne podatke, vključno s podatki, ki jih zajemajo predpisi o varstvu osebnih podatkov ali obveznost poklicne molčečnosti, ki nastanejo v Evropskem parlamentu ali jih Evropskemu parlamentu posredujejo druge institucije, organi, uradi in agencije, ustanovljene v okviru ali na podlagi Pogodb ali s strani držav članic;

(g) „dokument“ pomeni vse shranjene podatke, ne glede na njihovo fizično obliko ali značilnosti;

(h) „gradivo“ pomeni vse dokumente ali dele naprav ali opreme, bodisi izdelane bodisi v postopku izdelave;

(i) „potreba po seznanitvi“ pomeni potrebo osebe, da ima dostop do zaupnih podatkov, da lahko izvrši uradno dolžnost ali nalogo;

(j) „dovoljenje“ pomeni odločitev predsednika, če zadeva poslance Evropskega parlamenta, ali generalnega sekretarja, če zadeva uradnike Evropskega parlamenta in druge uslužbence Evropskega parlamenta, ki delajo v političnih skupinah, o dovolitvi posamezniku, da dostopa do tajnih podatkov do določene stopnje, na podlagi pozitivnega rezultata varnostnega pregleda (preverjanja), ki ga izvede nacionalni organ v skladu z notranjo zakonodajo in z določbami iz dela 2 Priloge I;

(k) „znižanje“ pomeni določitev nižje stopnje tajnosti;

(l) „odprava“ pomeni odstranitev vsakršne tajnosti;

(m) „oznaka“ pomeni znak, ki ga nosijo drugi zaupni podatki, namenjen pa je prepoznavanju vnaprej opredeljenih posebnih navodil v zvezi z ravnanjem z njimi ali področjem, ki ga pokriva nek dokument. Lahko jo nosijo tudi tajni podatki, da se določijo dodatne zahteve za ravnanje z njimi;

(n) „odprava oznake“ pomeni odstranitev vsakršne oznake;

(o) „avtor“ pomeni ustrezno pooblaščenega avtorja zaupnega podatka;

(p) „varnostna obvestila“ pomenijo izvedbene ukrepe, določene v Prilogi II;

(q) „navodila za ravnanje“ pomenijo tehnična navodila službam Evropskega parlamenta o upravljanju zaupnih podatkov.

Člen 3

Temeljna načela in minimalni standardi

1. Obdelava zaupnih podatkov s strani Evropskega parlamenta sledi temeljnim načelom in minimalnim standardom iz dela 1 Priloge I.

2. Evropski parlament v skladu s temeljnimi načeli in minimalnimi standardi vzpostavi sistem za upravljanje varnosti podatkov. Sistem za upravljanje varnosti podatkov sestavljajo varnostna obvestila, navodila za ravnanje in ustrezni členi Poslovnika. Cilj sistema je olajšati parlamentarno in upravno delo, hkrati pa zagotoviti varstvo vsakršnih zaupnih podatkov, ki jih obdela Parlament, ob popolnem upoštevanju pravil, ki jih opredeli avtor teh podatkov, kakor je določeno v varnostnih obvestilih.

Obdelava zaupnih podatkov s pomočjo avtomatskih komunikacijskih in informacijskih sistemov Evropskega parlamenta se izvaja v skladu z zasnovo zagotavljanja varnosti podatkov, kot je določeno v varnostnem obvestilu 3.

3. Poslanci Evropskega parlamenta lahko brez varnostne odobritve dostopajo do tajnih podatkov vse do vključno stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

4. Kadar so zadevni podatki tajni podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali enakovredne stopnje, se lahko dajo na voljo poslancem Evropskega parlamenta, ki jih je za to pooblastil predsednik v skladu s členom 5 ali po tem, ko so podpisali častno izjavo, da vsebine teh podatkov ne bodo razkrili tretjim osebam in da bodo spoštovali obveznost varovanja podatkov, ki so tajni podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, ter da se zavedajo posledic, če tega ne bodo upoštevali.

5. Kadar so zadevni podatki tajni podatki stopnje SECRET UE/EU SECRET ali TRÈS SECRET/EU TOP SECRET ali temu enakovredne stopnje se lahko dajo na voljo poslancem Evropskega parlamenta, ki jih je za to pooblastil predsednik, potem ko:

(a) so opravili varnostno preverjanje v skladu z delom 2 Priloge I k temu sklepu ali

(b) je od pristojnih nacionalnih organov prejel uradno obvestilo, da so zadevni poslanci ustrezno pooblaščeni zaradi svoje funkcije v skladu z nacionalnim pravom.

6. Preden se poslancem Evropskega parlamenta odobri dostop do tajnih podatkov, jih je treba obvestiti, poslanci pa morajo zavedati, da morajo varovati te podatke v skladu s Prilogo I. Obvestiti jih je treba tudi o sredstvih za zagotavljanje takega varstva.

7. Uradniki Evropskega parlamenta in drugi uslužbenci Parlamenta, ki delajo v političnih skupinah, lahko dostopajo do zaupnih podatkov, če je zanje ugotovljena „potreba po seznanitvi“, do tajnih podatkov nad stopnjo RESTREINT UE/EU RESTRICTED pa, če imajo ustrezno stopnjo varnostne odobritve. Dostop do tajnih podatkov se odobri samo, če so bili obveščeni in so prejeli pisna navodila glede dolžnosti v zvezi z varstvom teh podatkov, pa tudi sredstev za zagotavljanje tega varstva, ter če so podpisali izjavo, v kateri so potrdili prejem teh navodil in se zavezali k njihovemu izpolnjevanju v skladu s tem pravilnikom.

Člen 4

Nastanek zaupnih podatkov in njihova upravna obdelava v Evropskem parlamentu

1. Predsednik Evropskega parlamenta, predsedniki ustreznih parlamentarnih odborov ter generalni sekretar in/ali vse osebe, ki jih on ustrezno pisno pooblasti, lahko osnujejo zaupne podatke in/ali določajo stopnjo njihove tajnosti, kakor je določeno v varnostnih obvestilih.

2. Avtor tajnih podatkov te ob njihovem nastanku označi z ustrezno stopnjo tajnosti v skladu z mednarodnimi standardi in opredelitvami iz Priloge I. Avtor praviloma določi tudi naslovnike, ki naj se jim v skladu s stopnjo tajnosti dovoli seznanitev s podatki. Ti podatki se sporočijo oddelku za tajne podatke, ko se dokument deponira pri njem.

3. Drugi zaupni podatki, za katere velja poklicna molčečnost, se obravnavajo v skladu s prilogama I in II ter navodili za ravnanje.

Člen 5

Sprejem zaupnih podatkov v Evropskem parlamentu

1. Zaupni podatki, ki jih prejme Evropski parlament, se sporočijo, kakor je določeno v nadaljevanju:

(a) tajni podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ali enakovredne stopnje in „drugi zaupni podatki“: sekretariatu parlamentarnega telesa/nosilca funkcije, ki je vložil zahtevo zanje, ali neposredno oddelku za tajne podatke;

(b) tajni podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/CONFIDENTIAL EU, SECRET UE/EU SECRET ali TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali enakovredne stopnje: oddelku za tajne podatke.

2. Registracijo, shranjevanje in sledljivost zaupnih podatkov zagotovita, odvisno od primera, bodisi sekretariat parlamentarnega telesa/nosilca funkcije, ki je prejel podatke, oziroma oddelek za tajne podatke.

3. Če gre za zaupne podatke, ki jih sporoči Komisija v skladu s točko 3.2 Priloge II k Okvirnem sporazumu, ali za tajne podatke, ki jih v skladu s členom 5(4) Medinstitucionalnega sporazuma posreduje Svet, se dogovori, vzpostavljeni z medsebojnim soglasjem za ohranitev zaupnosti podatkov, skupaj z zaupnimi podatki deponirajo pri sekretariatu parlamentarnega telesa/nosilca funkcije ali pri oddelku za tajne podatke, odvisno od primera.

4. Dogovori iz odstavka 3 se lahko smiselno uporabijo tudi za sporočanje zaupnih podatkov s strani drugih institucij, organov, uradov in agencij, ustanovljenih v okviru ali na podlagi Pogodb ali s strani držav članic.

5. Da se zagotovi raven varstva, sorazmerna s stopnjo tajnosti TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali enakovredno stopnjo, konferenca predsednikov ustanovi nadzorni odbor. Tajni podatki stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali enakovredne stopnje se sporočijo Evropskemu parlamentu v skladu z dodatnimi dogovori, o katerih se uskladita Evropski parlament in institucija Unije, ki je podatke sporočila.

Člen 6

Tajni podatki, ki jih Evropski parlament sporoči tretjim osebam

Če je avtor ali institucija Unije, ki je Evropskemu parlamentu sporočila tajne podatke, odvisno od primera, pred tem podala pisno soglasje, lahko Evropski parlament take tajne podatke posreduje tretjim osebam, pod pogojem, da pri obdelavi takih podatkov v njihovih službah in prostorih zagotavljajo spoštovanje pravil, enakovrednih pravilom iz tega sklepa.

Člen 7

Zavarovani prostori

1. Evropski parlament za upravljanje zaupnih podatkov vzpostavi zavarovano območje in zavarovane čitalnice.

2. Zavarovano območje ima zmogljivosti za registracijo, vpogled, arhiviranje, prenos in ravnanje s tajnimi podatki. Sestavljeno je med drugim iz čitalnice in sejne sobe za vpogled v tajne podatke, upravlja pa ga oddelek za tajne podatke.

3. Zavarovane čitalnice je mogoče odpreti tudi zunaj zavarovanega območja, da se omogoči vpogled v tajne podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ali enakovredne stopnje, ter v „druge zaupne podatke“. Te zavarovane čitalnice upravljajo pristojne službe sekretariata parlamentarnega telesa/nosilca funkcije ali oddelek za tajne podatke, odvisno od primera. V njih ni fotokopirnih strojev, telefonov, telefaksa, optičnih bralnikov in druge tehnične opreme za razmnoževanje ali posredovanje dokumentov.

Člen 8

Registracija, ravnanje z zaupnimi podatki in njihovo hranjenje

1. Tajni podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ali enakovredne stopnje in „drugi zaupni podatki“ se registrirajo in shranijo pri pristojnih službah sekretariata parlamentarnega telesa/nosilca funkcije ali oddelku za tajne podatke, odvisno od tega, kdo je podatke prejel.

2. Za ravnanje s tajnimi podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ali enakovredne stopnje in „drugimi zaupnimi podatki“, se uporabljajo naslednji pogoji:

(a) dokumenti se izročijo osebno vodji sekretariata, ki jih registrira in izda potrdilo o prejemu;

(b) ko taki dokumenti niso v dejanski uporabi, se hranijo pod ključem, zanje pa odgovarja sekretariat;

(c) v nobenem primeru teh podatkov ni dovoljeno shraniti na drug nosilec ali jih komur koli posredovati. Take podatke je dovoljeno razmnoževati le z ustrezno akreditirano opremo, kot je določeno v varnostnih obvestilih;

(d) dostop do teh podatkov je omejen na osebe, ki jih imenuje avtor ali institucija Unije, ki je podatke sporočila Evropskemu parlamentu, v skladu z določbami iz člena 4(2) ali člena 5(3), (4) in (5);

(e) sekretariat parlamentarnega telesa/nosilca funkcije vodi evidenco oseb, ki so imele vpogled v podatke, ter o datumu in uri takega vpogleda ter evidenco posreduje oddelku za tajne podatke v trenutku, ko so podatki deponirani pri oddelku za tajne podatke.

3. Tajne podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET or TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, ali enakovredne stopnje registrira, obdeluje in hrani oddelek za tajne podatke v zavarovanem območju, v skladu s posebno stopnjo tajnosti in kot je to opredeljeno v varnostnih obvestilih.

4. V primeru kršitve pravil, določenih v odstavkih 1 do 3, odgovorni uradnik sekretariata parlamentarnega telesa/nosilca funkcije ali oddelka za tajne podatke, odvisno od primera, o tem obvesti generalnega sekretarja, ki zadevo preda predsedniku, če gre za poslanca Evropskega parlamenta.

Člen 9

Dostop do zavarovanih prostorov

1. Dostop do zavarovanega območja imajo le naslednje osebe:

(a) osebe, ki jim je v skladu s členom 3(4) do (7) dovoljen vpogled v podatke, ki se tam hranijo, in so vložile prošnjo v skladu s členom 10(1);

(b) osebe, ki jim je v skladu s členom 4(1) dovoljeno, dé ustvarjajo tajne podatke in so vložile prošnjo v skladu s členom10(1);

(c) uradniki Evropskega parlamenta iz oddelka za tajne podatke;

(d) uradniki Evropskega parlamenta, ki so odgovorni za upravljanje komunikacijskih in informacijskih sistemov;

(e) uradniki Evropskega parlamenta, odgovorni za varnost in požarno varnost, kadar je potrebno;

(f) osebje za čiščenje, vendar le v prisotnosti in pod strogim nadzorom uradnika, zaposlenega v oddelku za tajne podatke.

2. Oddelek za tajne podatke lahko nepooblaščenim osebam zavrne dostop do zavarovanega območja. Vsak ugovor zoper tako zavrnitev dostopa se vloži pri predsedniku, če gre za prošnjo za dostop poslanca Evropskega parlamenta, ter pri generalnemu sekretarju v ostalih primerih.

3. Generalni sekretar lahko odobri sestanek za omejeno število oseb v sejni sobi znotraj zavarovanega območja.

4. Dostop do zavarovane čitalnice imajo le naslednje osebe:

(a) poslanci Evropskega parlamenta, uradniki Evropskega parlamenta in drugi uslužbenci Evropskega parlamenta, ki delajo v političnih skupinah, katerih istovetnost je ustrezno ugotovljena za namene vpogleda v zaupne podatke ali njihovega ustvarjanja;

(b) uradniki Evropskega parlamenta, odgovorni za upravljanje komunikacijskih in informacijskih sistemov, uradniki sekretariata parlamentarnega telesa/nosilca funkcije, ki je prejel podatke, in uradniki oddelka za tajne podatke;

(c) kadar je potrebno, uradniki Evropskega parlamenta, odgovorni za varnost in požarno varnost;

(d) osebje za čiščenje, vendar le v prisotnosti in pod strogim nadzorom uradnika, zaposlenega v sekretariatu parlamentarnega telesa/nosilca funkcije ali oddelka za tajne podatke, odvisno od primera.

5. Pristojni sekretariat parlamentarnega telesa/nosilca funkcije ali oddelka za tajne podatke, odvisno od primera, lahko zavrne dostop do zavarovane čitalnice vsakomur, ki nima dovoljenja za vstop. Vsak ugovor zoper tako zavrnitev dostopa se vloži pri predsedniku, če gre za prošnjo za dostop poslanca Evropskega parlamenta, ter pri generalnemu sekretarju v ostalih primerih.

Člen 10

Vpogled v zaupne podatke ali njihovo ustvarjanje v zavarovanih prostorih

1. Vsaka oseba, ki želi imeti v zavarovanem območju vpogled v zaupne podatke ali jih tam ustvariti, vnaprej sporoči svoje ime oddelku za tajne podatke. Oddelek za tajne podatke preveri istovetnost te osebe ter se prepriča, ali ji je v skladu členom 3(3) do (7), členom 4(1) ali členom 5(3), (4) in (5) dovoljeno vpogledati v zaupne podatke ali njihovo ustvarjanje.

2. Vsaka oseba, ki želi imeti v skladu s členom 3(3) in (7) v zavarovani čitalnici vpogled v zaupne podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ali enakovredne stopnje in „druge zaupne podatke“, vnaprej sporoči svoje ime pristojnim službam sekretariata parlamentarnega telesa/nosilca funkcije ali oddelku za tajne podatke.

3. Razen v izjemnih primerih (denimo zaradi številnih zahtev za vpogled, vloženih v kratkem času), se vpogled v zaupne podatke v zavarovanem prostoru naenkrat dovoli samo eni osebi, ob navzočnosti uradnika sekretariata parlamentarnega telesa/nosilca funkcije ali oddelka za tajne podatke.

4. Med vpogledom so stik z zunanjim svetom (vključno z uporabo telefonov in drugih tehnoloških naprav), izdelava zapiskov ter fotokopiranje ali fotografiranje zaupnih podatkov prepovedani.

5. Preden se osebi dovoli, da zapusti zavarovani prostor, odgovorni uradnik sekretariata parlamentarnega telesa/nosilca funkcije ali oddelka za tajne podatke preveri, da so vsi zaupni podatki, v katere je bilo vpogledano, še vedno na mestu ter da so nedotaknjeni in popolni.

6. V primeru kršitve zgornjih pravil uradnik sekretariata parlamentarnega telesa/nosilca funkcije ali oddelka za tajne podatke o tem obvesti generalnega sekretarja, ki zadevo preda predsedniku, kadar gre za poslanca Evropskega parlamenta.

Člen 11

Minimalni standardi za vpogled v zaupne podatke na sejah za zaprtimi vrati zunaj zavarovanih prostorov

1. Vpogled v tajne podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ali enakovredne stopnje in „druge zaupne podatke“ se lahko dovoli parlamentarnim odborom ali drugim političnim in upravnim organom Evropskega parlamenta, kadar se sestanejo za zaprtimi vrati zunaj zavarovanih prostorov.

2. V okoliščinah iz odstavka 1 sekretariat parlamentarnega telesa/nosilca funkcije, ki je odgovoren za sejo, zagotovi, da se spoštujejo naslednji pogoji:

(a) vstop v sejno sobo se dovoli le osebam, ki jih je predsedujoči pristojnega odbora ali telesa določil, da bodo sodelovale na seji;

(b) vsi dokumenti so oštevilčeni, razdeljeni na začetku in pobrani na koncu seje, ter o teh dokumentih se ne naredijo zapiski, fotokopije ali fotografije;

(c) v zapisniku seje se ne omenja vsebina razprave o obravnavanih podatkih. Zapiše se lahko le morebitna odločitev v zvezi s tem;

(d) za zaupne podatke, ki so prejemnikom v Evropskem parlamentu posredovani ustno, velja enakovredna stopnja varstva kakor za zaupne podatke, posredovane v pisni obliki;

(e) v sejni sobi ne sme biti dodatnih izvodov dokumentov;

(f) izvodi dokumentov se razdelijo le v določenem številu udeležencem in tolmačem na začetku seje;

(g) klasifikacijo/oznako dokumentov na začetku seje pojasni predsedujoči seji;

(h) udeleženci dokumentov ne odnesejo iz sejne sobe;

(i) sekretariat parlamentarnega telesa/nosilca funkcije ob koncu seje zbere in prešteje vse izvode dokumentov; ter

(j) v sejni sobi, v kateri je omogočen vpogled v zaupne podatke ali kjer se o njih razpravlja, niso dovoljene nobene naprave za elektronsko komunikacijo ali druge elektronske naprave;

3. Kadar se na seji za zaprtimi vrati v skladu z izjemami iz točke 3.2.2 Priloge II k Okvirnemu sporazumu in iz člena 6(5) Medinstitucionalnega sporazuma razpravlja o tajnih podatkih stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali enakovredne stopnje, sekretariat parlamentarnega telesa/nosilca funkcije, ki je odgovoren za sejo, poleg zagotavljanja spoštovanja določb iz odstavka 2 zagotovi tudi, da osebe, določene, da sodelujejo na seji, izpolnjujejo zahteve iz člena 3(4) in (7).

4. V primeru iz odstavka 3 oddelek za tajne podatke sekretariatu parlamentarnega telesa/nosilca funkcije, odgovornemu za sejo za zaprtimi vrati, zagotovi določeno število izvodov dokumentov, o katerih se bo razpravljalo, ki jih je treba po seji vrniti oddelku za tajne podatke.

Člen 12

Arhiviranje zaupnih podatkov

1. V zavarovanem območju so na voljo varni prostori za arhiviranje. Oddelek za tajne podatke je odgovoren za upravljanje varnih arhivov v skladu s standardnimi merili za arhiviranje.

2. Tajni podatki, ki so dokončno deponirani pri oddelku za tajne podatke, in tajni podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ali enakovredne stopnje, ki so deponirani pri sekretariatu parlamentarnega telesa/nosilca funkcije, se premestijo v varni arhiv v zavarovanem območju šest mesecev zatem, ko je bilo vanje zadnjič vpogledano, in najpozneje eno leto zatem, ko so bili deponirani. „Drugi zaupni podatki“ se arhivirajo, razen če so bili deponirani pri oddelku za tajne podatke, pri sekretariatu zadevnega parlamentarnega telesa/nosilca funkcije v skladu s splošnimi pravili o upravljanju dokumentov.

3. V zaupne podatke, ki se hranijo v varnih arhivih, je mogoče vpogledati pod naslednjimi pogoji:

(a) le osebam, ki so z imenom, funkcijo ali položajem opredeljene v spremljevalnem dokumentu, sestavljenem, ko so bili zaupni podatki deponirani, se dovoli, da vpogledajo v te podatke;

(b) vlogo za vpogled v zaupne podatke se predloži oddelku za tajne podatke, ki zadevne dokumente prenese v zavarovano čitalnico; ter

(c) uporabljajo se postopki in pogoji iz člena 10, ki urejajo vpogled v zaupne podatke.

Člen 13

Zniževanje stopenj tajnosti, odprava tajnosti in odstranitev oznak zaupnih podatkov

1. Stopnja tajnosti zaupnih podatkov se lahko zniža oziroma tajnost odpravi ali oznaka odstrani le z dovoljenjem avtorja in, če je to potrebno, po posvetovanju z drugimi zainteresiranimi stranmi.

2. Zniževanje stopenj tajnosti oziroma odprava tajnosti se potrdi pisno. Avtor je dolžen o spremembi obvestiti svoje naslovnike, ti pa so dolžni o tej spremembi obvestiti vse nadaljnje naslovnike, ki so jim poslali dokument ali njegovo kopijo. Če je mogoče, avtorji na tajnem dokumentu določijo datum, obdobje ali dogodek, ko se vsebini lahko zniža stopnjo tajnosti oziroma tajnost odpravi. V nasprotnem primeru avtorji preverjajo dokumente najpozneje vsakih pet let, da se zagotovi, da je izvirna stopnja tajnosti potrebna.

3. Zaupni podatki v varnih arhivih se preučijo v razumnem času in najpozneje v 25. letu od njihovega nastanka, da se sprejme odločitev o znižanju stopnje njihove tajnosti, odpravi tajnosti in odstranitvi oznak. Pregled in objava teh podatkov potekata v skladu z določbami Uredbe Sveta (EGS, Euratom) št. 354/83 z dne 1. februarja 1983 o odpiranju za javnost arhivskega gradiva Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo (3). Odpravo tajnosti opravi avtor tajnih podatkov ali služba, takrat odgovorna za to, v skladu z oddelkom 10 dela 1 Priloge I.

4. Po odpravi tajnosti se podatki, ki so bili prej določeni za tajne in se hranijo v varnem arhivu, prenesejo v zgodovinski arhiv Evropskega parlamenta za trajno hrambo in nadaljnjo obdelavo v skladu z veljavnimi pravili.

5. Po odstranitvi oznake za nekdanje „druge zaupne podatke“ veljajo pravila Evropskega parlamenta o upravljanju dokumentov.

Člen 14

Kršitve varnosti, izguba ali ogrožanje zaupnih podatkov

1. Kršitev tajnosti na splošno, zlasti pa tega sklepa, v primeru poslancev Evropskega parlamenta pomeni uporabo ustreznih kazenskih določb iz Poslovnika Evropskega parlamenta.

2. Kršitev, ki jo storijo zaposleni v Evropskem parlamentu, vodi k uporabi postopkov in kazni iz Kadrovskih predpisov za uradnike Evropskih skupnosti oziroma Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, določenih v Uredbi (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (4) (Kadrovski predpisi).

3. Predsednik in/ali generalni sekretar, odvisno od primera, organizirata potrebne preiskave v primeru kršitve, kot je opredeljeno v varnostnem obvestilu 6.

4. Če je zaupne podatke Evropskemu parlamentu sporočila druga institucija unije ali država članica, predsednik in/ali generalni sekretar, odvisno od primera, zadevno institucijo unije ali državo članico obvesti o vseh dokazanih ali domnevnih izgubah ali ogrožanju tajnih podatkov ter o izidu preiskave in ukrepih, sprejetih za preprečitev njihove ponovitve.

Člen 15

Prilagoditev tega sklepa in njegovih izvedbenih določb ter letno poročanje o uporabi tega sklepa

1. Generalni sekretar predlaga vse potrebne prilagoditve tega sklepa in prilog o njegovem izvajanju ter te predloge posreduje predsedstvu v odločanje.

2. Generalni sekretar je odgovoren za izvajanje tega sklepa v službah Evropskega parlamenta in izda navodila o ravnanju o zadevah, ki jih zajema sistem za upravljanje varnosti podatkov, v skladu z načeli iz tega sklepa.

3. Generalni sekretar predsedstvu predloži letno poročilo o uporabi tega sklepa.

Člen 16

Prehodne in končne določbe

1. Netajni podatki, ki se hranijo v oddelku za tajne podatke ali v katerem drugem arhivu Evropskega parlamenta in veljajo za zaupne, z datumom pred 1. aprila 2014, se za namene tega sklepa štejejo za „druge zaupne podatke“. Avtor lahko kadar koli ponovno preuči stopnjo njihove zaupnosti.

2. Z odstopanjem od točke (a) člena 5(1) in člena 8(1) tega sklepa za obdobje dvanajstih mesecev od 1. aprila 2014 velja, da se podatki, ki jih posreduje Svet v skladu z Medinstitucionalnim sporazumom in so tajni stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ali enakovredne stopnje deponirajo, registrirajo in shranijo v oddelku za tajne podatke. Vpogled v take podatke je dovoljen v skladu s točkama (a) in (c) člena 4(2) in s členom 5(4) Medinstitucionalnega sporazuma.

3. Sklep predsedstva z dne 6. junija 2011 o pravilniku o obdelavi zaupnih podatkov s strani Evropskega parlamenta se razveljavi.

Člen 17

Začetek veljavnosti

Ta sklep začne veljati na dan njegove objave v Uradnem listu Evropske unije.

(1) UL L 304, 20.11.2010, str. 47.

(2) UL C 95, 1.4.2014, str. 1.

(3) UL L 43, 15.2.1983, str. 1.

(4) UL L 56, 4.3.1968, str. 1.

PRILOGA I Del 1 TEMELJNA NAČELA IN MINIMALNI VARNOSTNI STANDARDI ZA VARSTVO ZAUPNIH PODATKOV 1. UVOD Te določbe določajo temeljna načela in minimalne varnostne standarde za varstvo zaupnih podatkov, ki jih je treba spoštovali in/ali upoštevati v vseh krajih dela Evropskega parlamenta, upoštevati pa jih morajo tudi vsi prejemniki tajnih podatkov in „drugih zaupnih podatkov“, tako da je varnost zagotovljena in da je vsakdo lahko prepričan, da je vzpostavljen skupni standard varstva. Te določbe dopolnjujejo varnostna obvestila iz Priloge II in drugi predpisi o obdelavi zaupnih podatkov s strani parlamentarnih odborov in drugih parlamentarnih teles/nosilcev funkcij. 2. TEMELJNA NAČELA Varnostna politika Evropskega parlamenta tvori sestavni del splošne notranje politike upravljanja, zato temelji na načelih, ki urejajo njegovo splošno politiko. To so med drugim načela zakonitosti, preglednosti, odgovornosti ter subsidiarnosti in sorazmernosti. Zakonitost pri izvrševanju varnostnih funkcij predstavlja potrebo po doslednem delovanju v okviru pravnega sistema in po spoštovanju ustreznih pravnih zahtev. Poleg tega morajo pristojnosti na področju varnosti temeljiti na ustreznih pravnih predpisih. Določbe Kadrovskih predpisov se uporabljajo v celoti, zlasti člen 17 o dolžnosti osebja, da se vzdrži vsakega nedovoljenega razkritja podatkov, ki jih prejme v okviru službenih dolžnosti, ter Naslov VI o disciplinskih ukrepih. Prav tako se kršitve varnosti v okviru pristojnosti Evropskega parlamenta obravnavajo na način, ki je v skladu z njegovim poslovnikom in politiko o disciplinskih ukrepih. Preglednost predstavlja potrebo po jasnosti vseh varnostnih predpisov in določb, po vzpostavitvi ravnotežja med različnimi službami in različnimi področji (fizična varnost v primerjavi z varstvom podatkov itd.) in po dosledni in strukturirani politiki ozaveščanja na področju varnosti. Obstaja tudi potreba po jasnih pisnih smernicah za izvajanje varnostnih ukrepov. Odgovornost pomeni, da morajo biti pristojnosti na področju varnosti jasno določene. Poleg tega predstavlja potrebo po rednem preverjanju, ali se te pristojnosti pravilno izvajajo. Subsidiarnost pomeni, da mora biti varnost zagotovljena na najnižji možni ravni in kolikor mogoče blizu generalnih direktoratov in služb Evropskega parlamenta. Sorazmernost pomeni, da morajo biti varnostne dejavnosti strogo omejene na najnujnejše in da morajo biti varnostni ukrepi sorazmerni z interesi, ki jih je treba varovati, pa tudi z dejanskim ali morebitnim ogrožanjem teh interesov, z namenom omogočiti zaščito teh interesov na način, ki povzroča najmanj motenj. 3. TEMELJI VARNOSTI PODATKOV Temelji zanesljive varnosti podatkov so: (a) primerni komunikacijski in informacijski sistemi. Ti sistemi spadajo v odgovornost varnostnega organa Evropskega parlamenta (kot je opredeljen v varnostnem obvestilu 1); (b) v Evropskem parlamentu, organ za zagotavljanje varnosti podatkov (kot je opredeljen v varnostnem obvestilu 1), ki je pristojen za to, da v sodelovanju z zadevnim varnostnim organom zagotavlja podatke in nasvete o nevarnostih tehničnega značaja za komunikacijske in informacijske sisteme ter sredstvih za zaščito pred temi nevarnostmi; (c) tesno sodelovanje med pristojnimi službami Evropskega parlamenta in varnostnimi službami drugih institucij unije. 4. NAČELA VAROVANJA PODATKOV 4.1. Cilji Glavni cilji varovanja podatkov so naslednji: (a) varovanje zaupnih podatkov pred vohunstvom, ogrožanjem ali nepooblaščenim razkritjem; (b) varovanje tajnih podatkov, s katerimi se upravlja v komunikacijskih in informacijskih sistemih ter omrežjih, pred ogrožanjem njihove tajnosti, celovitosti in razpoložljivosti; (c) varovanje prostorov Evropskega parlamenta, v katerih se nahajajo tajni podatki, pred sabotažo in zlonamernimi naklepnimi poškodbami; (d) v primeru varnostne napake ocena povzročene škode, omejitev njenih posledic, izvedba varnostnih preiskav ter sprejetje morebitnih potrebnih korektivnih ukrepov. 4.2. Določitev stopnje tajnosti 4.2.1. Na področju zaupnosti so pri izboru podatkov in gradiva, ki ga je treba zavarovati, in pri oceni zahtevane stopnje varstva potrebni skrben pristop in izkušnje. Bistvenega pomena je, da bi morala stopnja varstva ustrezati občutljivosti v zvezi z varnostjo posameznega podatka in gradiva, ki ga je treba zavarovati. Da bi zagotovili nemoten pretok podatkov, se izogne določitvi previsoke ali prenizke stopnje tajnosti. 4.2.2. Sistem določanja stopnje tajnosti je instrument za uveljavitev načel iz tega oddelka. Pri načrtovanju in organiziranju metod za boj proti vohunstvu, sabotažam, terorizmu in drugim nevarnostim se upošteva podoben sistem določanja stopenj tajnosti, tako da se za najpomembnejše prostore, v katerih so shranjeni tajni podatki, in najobčutljivejše točke znotraj teh prostorov zagotovi najvišja raven varovanja. 4.2.3. Za določanje stopnje tajnosti podatkov je odgovoren izključno avtor zadevnih podatkov. 4.2.4. Stopnja tajnosti sme temeljiti izključno na vsebini zadevnih podatkov. 4.2.5. Kadar so različni podatki povezani v celoto, je njihova stopnja tajnosti najmanj enaka najvišji stopnji, določeni za posamezni del. Lahko pa se zbirki podatkov dodeli višja stopnja tajnosti kot njenim sestavnim delom. 4.2.6. Stopnja tajnosti se določi le po potrebi in le za tako dolgo, kot je potrebno. 4.3. Cilji varnostnih ukrepov Varnostni ukrepi: (a) veljajo za vse osebe, ki imajo dostop do tajnih podatkov, nosilcev tajnih podatkov in drugih zaupnih podatkov, kakor tudi vseh prostorov, v katerih so taki podatki, ter pomembnih objektov; (b) so načrtovani tako, da omogočajo odkrivanje oseb, ki bi s svojim položajem (v smislu dostopa, povezav ali drugače) lahko ogrozile varnost takih podatkov in pomembnih objektov, v katerih se taki podatki nahajajo, in zagotavljajo njihovo izključitev ali odstranitev; (c) preprečujejo nepooblaščenim osebam dostop do teh podatkov ali objektov, ki jih vsebujejo, (d) zagotavljajo, da se taki podatki razširjajo samo na podlagi načela potrebe po seznanitvi, ki je temeljno glede vseh vidikov varnosti, (e) zagotavljajo celovitost (s preprečevanjem ponarejanja, nedovoljenega spreminjanja ali nedovoljenega izbrisa) in razpoložljivost (za tiste, ki potrebujejo dovoljenje za dostop do podatkov) zaupnih podatkov, zlasti kadar so podatki shranjeni ali obdelani v elektromagnetni obliki oziroma se v taki obliki prenašajo. 5. SKUPNI MINIMALNI STANDARDI Evropski parlament zagotovi, da vsi prejemniki tajnih podatkov upoštevajo skupne minimalne standarde varnosti, tako znotraj institucije kot v okviru njenih pristojnosti, namreč vse njegove službe in pogodbeni sodelavci, tako da se ti podatki lahko posredujejo v prepričanju, da se bo z njimi povsod ravnalo enako skrbno. Minimalni standardi vključujejo merila za pridobitev varnostnih odobritev za uradnike Evropskega parlamenta in druge uslužbence Parlamenta, ki delajo v političnih skupinah, in postopke za varstvo zaupnih podatkov. Evropski parlament dovoli dostop do teh podatkov tretjim osebam le, če te tretje osebe zagotovijo, da bodo pri rokovanju ravnale v skladu z določbami, ki so vsaj tako stroge kot navedeni minimalni standardi. Taki skupni minimalni standardi se uporabljajo tudi, kadar Evropski parlament na podlagi pogodbe ali donacije industrijskim ali drugim organom dodeli naloge, ki vključujejo zaupne podatke. 6. VARNOST KAR ZADEVA URADNIKE EVROPSKEGA PARLAMENTA IN DRUGE USLUŽBENCE PARLAMENTA, KI DELAJO V POLITIČNIH SKUPINAH 6.1. Varnostni napotki kar zadeva uradnike Evropskega parlamenta in druge uslužbence Parlamenta, ki delajo v političnih skupinah Uradnikom Evropskega parlamenta in drugim uslužbencem Parlamenta, ki delajo v političnih skupinah, na delovnih mestih, kjer bi utegnili imeti dostop do tajnih podatkov, je treba ob začetku izvajanja nalog in v rednih časovnih presledkih dati podrobna navodila v zvezi s potrebo po varnosti in s postopki za njeno doseganje. Od teh oseb se zahteva, da pisno potrdijo, da so prebrali ustrezne predpise o varnosti in jih v celoti razumejo. 6.2. Odgovornosti vodstvenega osebja Del nalog vodstvenega osebja mora biti, da so seznanjeni s tem, kateri podrejeni imajo pri svojem delu opravka s tajnimi podatki oziroma imajo dostop do zavarovanih komunikacijskih ali informacijskih sistemov, ter da evidentirajo in poročajo o vseh izrednih dogodkih ali očitnih ranljivostih, ki bi lahko imeli posledice za varnost. 6.3. Varnostni status uradnikov Evropskega parlamenta in drugih uslužbencev Parlamenta, ki delajo v političnih skupinah Uvedejo se postopki, s katerimi se zagotovi, da se v primeru, ko se o uradniku Evropskega parlamenta ali drugem uslužbencu Parlamenta, ki dela v politični skupini, odkrijejo dejstva negativne narave, ugotovi, ali ima ta pri svojem delu opravka s tajnimi podatki in ali ima dostop do zavarovanih komunikacijskih ali informacijskih sistemov, in da se o tem obvesti pristojna služba Evropskega parlamenta. Če pristojni nacionalni varnostni organ ugotovi, da tak posameznik predstavlja varnostno tveganje, se mu prepreči opravljanje nalog, kjer bi lahko škodoval interesom varnosti, oziroma se ga od njihovega opravljanja odstrani. 7. FIZIČNO VAROVANJE „Fizično varovanje“ pomeni uporabo fizičnih in tehničnih zaščitnih ukrepov za preprečevanje nepooblaščenega dostopa do tajnih podatkov. 7.1. Potreba po varovanju Stopnja ukrepov fizičnega varovanja, ki se uporabljajo za zagotavljanje varstva tajnih podatkov, je sorazmerna z določitvijo stopnje tajnosti, obsegom in ogroženostjo predmetnih podatkov in gradiva. Vsi imetniki tajnih podatkov v zvezi s stopnjo tajnosti teh podatkov upoštevajo enotno prakso in morajo ravnati v skladu s skupnimi standardi varstva glede hrambe, prenosa ter uničenja podatkov in gradiva, ki zahtevajo varstvo. 7.2. Preverjanje Osebe, ki so zadolžene za nadzor tajnih podatkov, pred odhodom s področij, kjer se tajni podatki nahajajo brez nadzora, zagotovijo, da so ti varno shranjeni in da so aktivirane vse varnostne naprave (ključavnice, alarmi itd.). Zunaj delovnega časa se izvajajo dodatna neodvisna preverjanja. 7.3. Varnost zgradb Zgradbe, v katerih se nahajajo tajni podatki ali varni komunikacijski in informacijski sistemi, se zavarujejo pred dostopom nepooblaščenih oseb. Vrsta varovanja tajnih podatkov, npr. rešetke na oknih, vratne ključavnice/zapahi, vhodna straža, samodejni sistemi nadzora dostopa, varnostna preverjanja in obhodne patrulje, alarmni sistemi, sistemi odkrivanja dejavnosti nepooblaščenih oseb in psi čuvaji, je odvisna od: (a) stopnje tajnosti, obsega varovanih podatkov in gradiva ter njihove lokacije v zgradbi; (b) kakovosti varnostnih vsebnikov za hranjenje predmetnih podatkov in gradiva ter (c) fizičnih značilnosti in lokacije zgradbe. Vrsta varstva komunikacijskih in informacijskih sistemov je odvisna od ocene vrednosti predmetnega premoženja in morebitne škode, ki bi lahko nastala v primeru ogrožene varnosti, od fizičnih značilnosti in lokacije zgradbe, v kateri se sistem nahaja, ter od lokacije sistema znotraj zgradbe. 7.4. Načrti ukrepanja ob izrednih razmerah Vnaprej se pripravijo podrobni načrti za zagotovitev varstva zaupnih podatkov v primeru izrednih razmer. 8. VARNOSTNI OZNAČEVALNIKI, OZNAKE, NAMESTITEV IN UPRAVLJANJE S STOPNJAMI TAJNOSTI 8.1. Varnostni označevalniki Dovoljene so le stopnje tajnosti, opredeljene v točki (d) člena 2 tega sklepa. Da bi se določile omejitve veljavnosti stopenj tajnosti (to za tajne podatke pomeni samodejno znižanje stopnje tajnosti oziroma odpravo tajnosti), se lahko uporabi dogovorjen varnostni označevalnik. Varnostni označevalniki se uporabljajo le skupaj s stopnjo tajnosti. Podrobnejše določbe glede varnostnih označevalnikov so v varnostnem obvestilu 2, njihova opredelitev pa v navodilih za ravnanje. 8.2. Oznake Oznaka se uporabi za določitev vnaprej opredeljenih posebnih navodil v zvezi z ravnanjem z zaupnimi podatki. Z oznako se lahko tudi opredeli področje, ki ga pokriva določeni dokument, ali pošiljanje na podlagi „potrebe po seznanitvi“ ali (pri podatkih, ki niso tajni) označi konec embarga. Oznaka ni stopnja tajnosti in se ne uporablja namesto nje. Podrobnejše določbe glede oznak so v varnostnem obvestilu 2, njihova opredelitev pa v navodilih za ravnanje. 8.3. Namestitev stopnje tajnosti in varnostnih označevalnikov Stopnja tajnosti in varnostni označevalniki se namestijo v skladu z razdelkom E varnostnega obvestila 2 in navodili za ravnanje. 8.4. Upravljanje s stopnjami tajnosti podatkov 8.4.1 Splošno Podatki se določijo kot tajni le, če je to potrebno. Stopnja tajnosti se jasno in pravilno označi ter se ohrani le, dokler je za podatke potrebno varstvo. Za določitev stopnje tajnosti podatkov ter vsako nadaljnje znižanje stopnje tajnosti oziroma odpravo tajnosti je odgovoren izključno avtor. Uradniki Evropskega parlamenta določajo stopnjo tajnosti podatkov, jo znižujejo ali odpravljajo tajnost na podlagi napotkov ali pooblastila generalnega sekretarja. Podrobni postopki za obdelavo tajnih dokumentov so določeni tako, da tem dokumentom zagotavljajo varstvo, ustrezno podatkom, ki jih vsebujejo. Število oseb, pooblaščenih za izdajanje tajnih podatkov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, mora ostati čim nižje, njihova imena pa se navedejo na seznamu, ki ga pripravi oddelek za tajne podatke. 8.4.2 Uporaba stopnje tajnosti Stopnja tajnosti dokumenta se določi glede na stopnjo občutljivosti njegove vsebine v skladu z opredelitvijo iz točke (d) člena 2. Pomembno je, da se stopnja tajnosti dodeljuje pravilno in uporablja preudarno. Stopnja tajnosti pisma ali zabeležke, ki vsebuje priloge, je najmanj enaka najvišji stopnji tajnosti, določeni posameznim priloženim delom. Avtor jasno določi stopnjo tajnosti za primer, ko sta pismo ali zabeležka ločena od priloženih delov. Pri stopnji tajnosti dokumenta njegov avtor upošteva zgoraj navedena pravila in se izogiba določitvi previsoke ali prenizke stopnje tajnosti. Za posamezne strani, odstavke, oddelke, priloge, dodatke, dodane in priložene dele posameznega dokumenta so lahko potrebne, in se v skladu s tem določijo, različne stopnje tajnosti. Stopnja tajnosti dokumenta kot celote je tista, ki velja za njegov del, označen z najvišjo stopnjo tajnosti. 9. INŠPEKCIJSKI PREGLEDI Direktorat Evropskega parlamenta za varnost in oceno tveganja opravlja redne notranje inšpekcijske preglede varnostne ureditve za varstvo tajnih podatkov, pri tem pa lahko za pomoč zaprosi varnostne organe Sveta ali Komisije. Varnostni organi in pristojne službe institucij Unije lahko v okviru dogovorjenega postopka na pobudo katere koli strani opravijo medsebojne preglede varnostne ureditve za varstvo zaupnih podatkov, ki jih izmenjujejo v okviru ustreznih medinstitucionalnih sporazumov. 10. POSTOPKA ODPRAVE TAJNOSTI IN ODSTRANITVE OZNAKE 10.1. Oddelek za tajne podatke preuči tajne podatke v svojem registru in najpozneje 25. leto od nastanka dokumenta, njegovega avtorja zaprosi za privolitev k odpravi tajnosti ali odstranitvi oznake. Dokumenti, pri katerih se tajnost ne odpravi ali se oznaka ne odstrani ob prvem pregledu, se periodično pregledujejo najmanj vsakih pet let. Poleg dokumentov, ki so že v varnih arhivih v zavarovanem območju in so razvrščeni v ustrezno stopnjo tajnosti, lahko postopek odstranitve oznake zajema tudi druge zaupne podatke, ki obstajajo bodisi v službi ali organu Parlamenta bodisi v službi, ki skrbi za zgodovinske arhive Parlamenta. 10.2 Odločitev glede odprave tajnosti ali odstranitve oznake dokumenta praviloma sprejme avtor sam ali izjemoma v sodelovanju s parlamentarnim telesom/nosilcem funkcije, ki poseduje take podatke, in sicer preden se podatki iz tega dokumenta posredujejo službi, ki skrbi za zgodovinske arhive Parlamenta. Za tajne podatke se tajnost lahko odpravi ali odstrani oznaka zgolj po predhodni pisni privolitvi avtorja. V primeru „drugih zaupnih podatkov“ sekretariat parlamentarnega telesa/nosilca funkcije, ki poseduje take podatke, v sodelovanju z avtorjem odloči, ali se lahko dokumentu odstrani oznaka. 10.3. Oddelek za tajne podatke je zadolžen, da v imenu avtorja o spremembi stopnje ali oznake tajnosti obvesti naslovnike dokumenta, naslovniki pa so zadolženi, da obvestijo vse nadaljnje naslovnike, ki so jim poslali dokument ali njegovo kopijo. 10.4. Odprava tajnosti ne vpliva na varnostne označevalnike ali oznake, ki utegnejo biti nameščeni na dokumentu. 10.5. V primeru odprave tajnosti se prvotna stopnja tajnosti na vrhu in dnu vsake strani prečrta. Prva (naslovna) stran dokumenta se ožigosa in izpolni s podatki Oddelka za tajne podatke. V primeru odstranitve oznake se prvotna oznaka na vrhu vsake strani prečrta. 10.6. Besedilo dokumenta z odpravljeno tajnostjo ali odstranjeno oznako se priloži elektronski podatkovni kartici ali enakovrednemu sistemu, v katerem je bil dokument registriran. 10.7. Za dokumente, za katere veljajo izjeme v zvezi z zasebnostjo ali integriteto posameznika oziroma s poslovnimi interesi, ter za dokumente občutljive narave se uporabljajo določbe iz člena 2 Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83. 10.8. Poleg navedenih določb iz točk 10.1 do 10.7 se uporablja naslednje: (a) kadar gre za dokumente tretjih oseb, se Oddelek za tajne podatke posvetuje z njimi, preden nadaljuje z odpravo tajnosti ali odstranitvijo oznake; (b) kadar gre za izjeme v zvezi z varovanjem zasebnosti in integritete posameznika, se pri postopku odprave tajnosti ali odstranitve oznake upošteva zlasti soglasje zadevne osebe ali, če gre za tak primer, dejstvo, da ni mogoče ugotoviti istovetnosti zadevne osebe; (c) kadar gre za izjeme v zvezi s poslovnimi interesi fizične ali pravne osebe, se informacije o zadevni osebi lahko objavijo v Uradnem listu Evropske unije in določi rok štirih tednov od te objave za predložitev morebitnih pripomb. Del 2 POSTOPEK PRIDOBITVE VARNOSTNE ODOBRITVE 11. POSTOPEK PRIDOBITVE VARNOSTNE ODOBRITVE ZA POSLANCE EVROPSKEGA PARLAMENTA 11.1. Za dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali enakovredne stopnje imajo poslanci Evropskega parlamenta dovoljenje bodisi v skladu s postopkom iz točk 11.3 in 11.4 te priloge bodisi na podlagi častne izjave o nerazkritju v skladu s členom 3(4) tega Sklepa. 11.2 Za dostop do tajnih podatkov stopnje SECRET UE/EU SECRET ali TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali enakovredne stopnje imajo poslanci Evropskega parlamenta dovoljenje v skladu s postopkom iz točk 11.3 in 11,14. 11.3. Dovoljenje se izda samo poslancem Evropskega parlamenta, za katere so pristojni varnostni organi držav članic opravili varnostno preverjanje v skladu s postopkom iz točk 11.9 do 11.14. Predsednik je pristojen za izdajo dovoljenj poslancem. 11.4 Predsednik lahko izda pisno dovoljenje, potem ko pridobi mnenje pristojnih organov države članice na podlagi varnostnega preverjanja, opravljenega v skladu s točkami 11.8 do 11.13. 11.5. Direktorat Evropskega parlamenta za varnost in oceno tveganja vodi posodobljen seznam vseh poslancev Evropskega parlamenta, ki jim je bilo izdano dovoljenje, vključno z začasnim dovoljenjem v smislu točke 11.15. 11.6. Dovoljenje velja za obdobje pet let ali za čas trajanja nalog, na podlagi katerih je bilo izdano, če je ta krajši. Dovoljenje je mogoče obnoviti v skladu s postopkom iz točke 11.4. 11.7. Če predsednik meni, da ima upravičene razloge za odvzem dovoljenja, lahko to stori. Vsaka odločitev o odvzemu dovoljenja se sporoči zadevnemu poslancu Evropskega parlamenta, ki lahko zahteva zaslišanje pred predsednikom, preden odvzem začne veljati, in pristojnemu nacionalnemu organu. 11.8. Varnostno preverjanje se opravi s sodelovanjem zadevnega poslanca Evropskega parlamenta in na zahtevo predsednika. Za preverjanje je pristojen nacionalni organ države članice, katere državljan je zadevni poslanec. 11.9. Kot del postopka preverjanja mora zadevni poslanec Evropskega parlamenta izpolniti obrazec z osebnimi podatki. 11.10. Predsednik v svoji zahtevi pristojnim nacionalnim organom navede stopnjo tajnosti podatkov, ki naj bi bili na voljo zadevnemu poslancu Evropskega parlamenta, da ti lahko opravijo varnostno preverjanje. 11.11 Celotni postopek varnostnega preverjanja, ki ga opravijo pristojni nacionalni organi, in dobljeni rezultati so v skladu z relevantnimi predpisi, ki veljajo v zadevni državi članici, vključno s tistimi v zvezi s pritožbami. 11.12. Kadar pristojni nacionalni organ poda pozitivno mnenje, lahko predsednik zadevnemu poslancu Evropskega parlamenta izda ustrezno dovoljenje. 11.13. Kadar pristojni nacionalni organi podajo negativno mnenje, se o tem obvesti zadevnega poslanca Evropskega parlamenta, ki lahko zaprosi predsednika za zaslišanje. Če predsednik meni, da je to potrebno, lahko zaprosi pristojne nacionalne organe za dodatna pojasnila. V primeru potrditve negativnega mnenja se dovoljenje ne izda. 11.14. Vsi poslanci Evropskega parlamenta, ki jim je bilo izdano dovoljenje v smislu točke 11.3, ob njegovi izdaji in zatem v rednih presledkih prejemajo vse potrebne smernice o varstvu tajnih podatkov in sredstvih za zagotavljanje varstva. Ti poslanci podpišejo izjavo, v kateri potrdijo, da so navedene smernice prejeli. 11.15. V izjemnih okoliščinah lahko predsednik, medtem ko čaka na izid varnostnega preverjanja iz točke 11.11 ter potem, ko je uradno obvestil pristojne organe in od njih v roku enega meseca ni dobil odgovora, poslancu izda začasno dovoljenje za obdobje, ki ne presega šest mesecev. Tako podeljena začasna pooblastila ne omogočajo dostopa do tajnih podatkov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali enakovredne stopnje. 12. POSTOPEK PRIDOBITVE VARNOSTNE ODOBRITVE ZA URADNIKE EVROPSKEGA PARLAMENTA IN DRUGE USLUŽBENCE PARLAMENTA, KI DELAJO V POLITIČNIH SKUPINAH 12.1. Pravico dostopa do tajnih podatkov imajo lahko samo uradniki Evropskega parlamenta in drugi uslužbenci Parlamenta, ki delajo v političnih skupinah, ki morajo zaradi opravljanja svojih nalog in izpolnjevanja zahtev službe poznati ali uporabljati take podatke. 12.2. Za dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET ali TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali enakovredne stopnje morajo imeti zadevni uradniki Evropskega parlamenta in drugi uslužbenci Parlamenta, ki delajo v političnih skupinah, dovoljenje v skladu s postopkom iz točk 12.3 in 12.4. 12.3. Dovoljenje se izda samo osebam iz točke 12.1, za katere so pristojni varnostni organi držav članic opravili varnostno preverjanje v skladu s postopkom iz točk 12.9 do 12.14. Generalni sekretar je pristojen za izdajo dovoljenja uradnikom Evropskega parlamenta in drugim uslužbencem Parlamenta, ki delajo v političnih skupinah. 12.4. Generalni sekretar lahko izda pisno dovoljenje, potem ko pridobi mnenje pristojnih organov držav članic na podlagi varnostnega preverjanja, opravljenega v skladu s točkami 12.8 do 12.13. 12.5. Direktorat Evropskega Parlamenta za varnost in oceno tveganja vodi posodobljen seznam vseh delovnih mest, za katera se zahteva varnostna odobritev, ki jo zagotovijo ustrezne službe Evropskega parlamenta, in vseh oseb, ki jim je bilo izdano dovoljenje, vključno z začasnim v smislu točke 12.15. 12.6. Dovoljenje velja za obdobje pet let ali za čas trajanja nalog, na podlagi katerih je bilo izdano, če je ta krajši. Dovoljenje je mogoče obnoviti v skladu s postopkom iz točke 12.4. 12.7. Če generalni sekretar meni, da ima upravičene razloge za odvzem dovoljenja, lahko to stori. Vsaka odločitev o njegovem odvzemu se sporoči zadevnemu uradniku Evropskega parlamenta ali drugemu uslužbencu Parlamenta, ki dela v politični skupini, ki lahko zahteva zaslišanje pred generalnim sekretarjem, preden odvzem začne veljati, in pristojnemu nacionalnemu organu. 12.8. Varnostno preverjanje se opravi s sodelovanjem zadevnega uradnika Evropskega parlamenta ali drugega uslužbenca Parlamenta, ki dela v politični skupini, in na zahtevo generalnega sekretarja. Za preverjanje je pristojen nacionalni organ države članice, katere državljanstvo ima zadevna oseba. Če nacionalna zakonodaja in predpisi to omogočajo, pristojni nacionalni organi opravijo preiskavo v zvezi z osebami, ki niso državljani, ki potrebujejo dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET ali TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. 12.9. Kot del postopka preverjanja mora zadevni uradnik Evropskega parlamenta ali drugi uslužbenec Parlamenta, ki dela v politični skupini, izpolniti obrazec z osebnimi podatki. 12.10. Generalni sekretar v svoji zahtevi pristojnim nacionalnim organom navede vrsto in stopnjo tajnosti podatkov, ki naj bi bili na voljo zadevnemu uradniku Evropskega parlamenta ali drugemu uslužbencu Parlamenta, ki dela v politični skupini, da lahko pristojni nacionalni organi opravijo varnostno preverjanje in podajo mnenje o stopnji dovoljenja, ki bi ga bilo primerno izdati tej osebi. 12.11. Celotni postopek varnostnega preverjanja, ki ga opravijo pristojni nacionalni organi, in dobljeni rezultati so v skladu z relevantnimi predpisi, ki veljajo v zadevni državi članici, vključno s tistimi v zvezi s pritožbami. 12.12. Kadar pristojni nacionalni organ poda pozitivno mnenje, lahko generalni sekretar zadevnemu uradniku Evropskega parlamenta ali drugemu uslužbencu Parlamenta, ki dela v politični skupini, izda ustrezno dovoljenje. 12.13. Kadar pristojni nacionalni organ poda negativno mnenje, se o tem obvesti zadevnega uradnika Evropskega parlamenta oziroma drugega uslužbenca Parlamenta, ki dela v politični skupini, ki lahko zaprosi generalnega sekretarja za zaslišanje. Če generalni sekretar meni, da je to potrebno, lahko zaprosi pristojni nacionalni organ za dodatna pojasnila. V primeru potrditve negativnega mnenja se dovoljenje ne izda. 12.14. Vsi uradniki Evropskega parlamenta in drugi uslužbenci Parlamenta, ki delajo v političnih skupinah, ki jim je bilo izdano dovoljenje v smislu točk 12.4 in 12.5, ob izdaji pooblastila in zatem v rednih presledkih prejemajo vse potrebne napotke glede varstva tajnih podatkov in o sredstvih za zagotavljanje varstva. Ti uradniki in uslužbenci podpišejo izjavo, v kateri potrdijo prejem teh napotkov ter se zavežejo, da jih bodo spoštovali. 12.15. V izjemnih okoliščinah lahko generalni sekretar, medtem ko čaka na izid varnostnega preverjanja iz točke 12,11 ter potem, ko je uradno obvestil pristojni nacionalni organ in od njega v roku enega meseca ni dobil odgovora, uradniku Evropskega parlamenta ali drugemu uslužbencu Parlamenta, ki dela v politični skupini, izda začasno dovoljenje za obdobje, ki ne presega šest mesecev. Tako podeljena začasna pooblastila ne omogočajo dostopa do tajnih podatkov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali enakovredne stopnje.