SL Uradni list Evropske unije C 126/1

Sklep visokega predstavnika Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko z dne 19. septembra 2017 o varnostnih pravilih za Evropsko službo za zunanje delovanje

ADMIN(2017) 10

(2018/C 126/01)

VISOKI PREDSTAVNIK UNIJE ZA ZUNANJE ZADEVE IN VARNOSTNO POLITIKO JE –

ob upoštevanju Sklepa Sveta 2010/427/EU z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje (1) (v nadaljnjem besedilu: ESZD),

ob upoštevanju mnenja odbora iz člena 9(6) Sklepa visokega predstavnika z dne 15. junija 2011 o varnostnih pravilih za Evropsko službo za zunanje delovanje (2),

ob upoštevanju naslednjega:

(1) ESZD bi morala kot samostojno delovno telo Evropske unije (EU) imeti varnostna pravila iz člena 10(1) Sklepa Sveta 2010/427/EU.

(2) Visoki predstavnik Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko (v nadaljnjem besedilu: visoki predstavnik) mora odločiti o varnostnih pravilih za ESZD, ki zajemajo vse varnostne vidike v zvezi z delovanjem ESZD, da lahko ESZD učinkovito obvladuje tveganja za osebje v njeni pristojnosti, svoja materialna sredstva, podatke in obiskovalce ter da izpolnjuje svoje dolžnosti glede skrbnosti v zvezi s tem.

(3) Zlasti je treba zagotoviti stopnjo varovanja osebja v pristojnosti ESZD, materialnih sredstev ESZD, vključno s komunikacijskimi in informacijskimi sistemi, podatkov in obiskovalcev, ki je v skladu z najboljšo prakso v Svetu, Komisiji, državah članicah in po potrebi v mednarodnih organizacijah.

(4) Varnostna pravila za ESZD bi morala prispevati k skladnejšemu celovitemu splošnemu okviru znotraj EU za varovanje tajnih podatkov EU na podlagi varnostnih pravil Sveta Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: Svet) in varnostnih določb Evropske komisije ter čim bolj skladno z njimi.

(5) ESZD, Svet in Komisija se zavzemajo za enakovredne standarde varovanja tajnih podatkov EU.

(6) Ta sklep ne vpliva na člena 15 in 16 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) in ustrezne izvedbene instrumente.

(7) Določiti je treba organizacijsko strukturo za zagotavljanje varnosti v ESZD in dodeliti naloge varovanja v okviru struktur ESZD.

(8) Visoki predstavnik bi se moral po potrebi opreti na ustrezno strokovno znanje iz držav članic, generalnega sekretariata Sveta in Komisije.

(9) Visoki predstavnik bi moral sprejeti vse ustrezne ukrepe za izvajanje teh pravil ob podpori držav članic, generalnega sekretariata Sveta in Komisije.

(10) Generalni sekretar ESZD je varnostni organ ESZD in člen 1 Sklepa ADMIN (2015)34 z dne 14. septembra 2015 generalnega sekretarja Evropske službe za zunanje delovanje določa, da varnostne naloge varnostnega organa, kot so določene v varnostnih pravilih ESZD, izvaja generalni direktor za proračun in upravo –

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Namen in področje uporabe

Ta sklep določa pravila za varnost Evropske službe za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: varnostna pravila ESZD).

V skladu s členom 10(1) Sklepa Sveta 2010/427/EU z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje se uporablja za osebje ESZD in za vse osebje delegacij Unije ne glede na njihov upravni položaj ali poreklo ter določa splošni regulativni okvir za učinkovito obvladovanje tveganj za osebje v pristojnosti ESZD, kakor je določeno v členu 2, prostore ESZD, materialna sredstva, podatke in obiskovalce.

Člen 2

Opredelitev pojmov

V tem sklepu se uporabljajo naslednje opredelitve:

(a) „Osebje ESZD“ pomeni uradnike in druge uslužbence ESZD, vključno z osebjem diplomatskih služb držav članic, ki so imenovani za začasne uslužbence, ter napotene nacionalne strokovnjake, kakor je opredeljeno v členu 6 Sklepa Sveta 2010/427/EU z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje.

(b) „Osebje v pristojnosti ESZD“ pomeni osebje ESZD na sedežu in v vseh delegacijah Unije ter vse osebje delegacij Unije ne glede na njihov upravni položaj ali poreklo ter, v okviru tega sklepa, tudi visokega predstavnika in po potrebi drugo osebje v prostorih sedeža ESZD.

(c) „Vzdrževanci“ pomenijo člane družine osebja v pristojnosti ESZD v delegacijah Unije, ki so del njihovega gospodinjstva, kakor je bilo priglašeno ministrstvu za zunanje zadeve države sprejemnice.

(d) „Prostori ESZD“ pomenijo vse poslovne enote ESZD, vključno z zgradbami, pisarnami, sobami in drugimi območji ter območji s komunikacijskimi in informacijskimi sistemi (vključno s tistimi za delo s tajnimi podatki EU), kjer ESZD izvaja stalne ali začasne dejavnosti.

(e) „Varnostni interesi ESZD“ pomenijo osebje v pristojnosti ESZD, prostore ESZD, vzdrževance, materialna sredstva, vključno s komunikacijskimi in informacijskimi sistemi, podatke in obiskovalce.

(f) „Tajni podatek EU“ pomeni vsak podatek ali material z oznako stopnje tajnosti EU, katerega nepooblaščeno razkritje bi lahko zelo ali manj škodovalo interesom Evropske unije ali eni ali več državam članicam.

(g) „Delegacija Unije“ pomeni delegacijo Unije v tretji državi in mednarodni organizaciji iz člena 1(4) Sklepa Sveta 2010/427/EU z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje.

Druge opredelitve so naštete v ustreznih prilogah in Dodatku A.

Člen 3

Skrbnost

1. Cilj varnostnih pravil ESZD je izpolnjevanje dolžnosti glede skrbnosti ESZD.

2. Skrbnost ESZD zajema skrbno sprejemanje razumnih ukrepov za izvajanje varnostnih ukrepov, namenjenih preprečitvi škode za varnostne interese ESZD, ki jo je mogoče razumno predvideti.

Zajema elemente varnosti in zaščite, vključno s tistimi, ki so posledica izrednih razmer ali kriz, ne glede na njihovo naravo.

3. Ob upoštevanju dolžnosti glede skrbnosti držav članic, institucij ali organov EU ter drugih strani z osebjem v delegacijah Unije in/ali v prostorih delegacij Unije ali take dolžnosti, ki jo ima ESZD, kadar delegacije Unije gostujejo v zgoraj omenjenih prostorih drugih strani, ESZD sklene dogovore o izvajanju z vsakim od zgornjih subjektov, v katerih so določene njihove vloge in odgovornosti, naloge in mehanizmi sodelovanja.

Člen 4

Materialna varnost in varnost infrastrukture

1. ESZD sprejme vse ustrezne (stalne in začasne) ukrepe fizične varnosti, vključno z ureditvijo nadzora dostopa, za vse prostore ESZD, katerih namen je zaščita varnostnih interesov ESZD. Taki ukrepi se upoštevajo pri oblikovanju in načrtovanju novih prostorov ali pred najemanjem obstoječih prostorov.

2. Osebju v pristojnosti ESZD in vzdrževancem se lahko zaradi varnostnih razlogov za določeno obdobje in na določenih področjih naložijo posebne obveznosti ali omejitve.

3. Ukrepi iz odstavkov 1 in 2 so sorazmerni z ocenjenim tveganjem.

Člen 5

Stopnje pripravljenosti in obvladovanje kriznih razmer

1. Varnostni organ ESZD, kot je opredeljen v členu 13(1) oddelka I, je v pričakovanju groženj in incidentov, ki vplivajo na varnost v ESZD, ter kot odziv nanje odgovoren za uvedbo ustreznih ukrepov za stopnje pripravljenosti ter za ukrepe, potrebne za obvladovanje kriznih razmer.

2. Ukrepi za stopnje pripravljenosti iz odstavka 1 so sorazmerni z varnostno grožnjo. Stopnje pripravljenosti se opredelijo v tesnem sodelovanju s pristojnimi službami drugih institucij, agencij in organov Unije in z državami članicami ali z državami članicami, v katerih se nahajajo prostori ESZD.

3. Varnostni organ ESZD je kontaktna točka v zvezi s stopnjami pripravljenosti in obvladovanjem kriznih razmer.

Člen 6

Varovanje tajnih podatkov

1. Varovanje tajnih podatkov EU urejajo zahteve iz tega sklepa, zlasti Priloga A. Imetnik katerega koli tajnega podatka EU je odgovoren za njegovo ustrezno varovanje.

2. ESZD zagotavlja, da se dostop do tajnih podatkov dodeli le posameznikom, ki izpolnjujejo pogoje iz člena 5 Priloge A.

3. Pogoje, pod katerimi lahko lokalni uslužbenci dostopajo do tajnih podatkov EU, prav tako določi visoki predstavnik, in sicer v skladu s pravili za varovanje tajnih podatkov EU iz Priloge A k temu sklepu.

4. Direktorat ESZD, odgovoren za varnost, upravlja podatkovno zbirko s statusom dostopa do tajnih podatkov osebja v pristojnosti ESZD in izvajalcev ESZD.

5. Če države članice v strukture ali omrežja ESZD vnesejo tajne podatke z nacionalno oznako stopnje tajnosti, ESZD te podatke varuje v skladu z zahtevami, ki se uporabljajo za tajne podatke EU enakovredne stopnje, kakor je določeno v preglednici enakovrednih stopenj tajnosti v Dodatku B k temu sklepu.

6. Območja v ESZD, v katerih se hranijo podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, se določijo kot varovana območja v skladu s pravili iz Priloge A II k temu sklepu in jih odobri varnostni organ ESZD.

7. Postopki za izpolnjevanje odgovornosti visokega predstavnika v okviru sporazumov ali dogovorov o izvajanju izmenjave tajnih podatkov EU s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami so opisani v prilogah A in A VI k temu sklepu.

8. Generalni sekretar določi pogoje, pod katerimi lahko ESZD posreduje tajne podatke EU, ki jih poseduje, drugim institucijam, organom, uradom ali agencijam Unije. V ta namen se lahko vzpostavi ustrezen okvir, vključno s sklenitvijo medinstitucionalnih dogovorov ali drugih ureditev, kjer je to potrebno za ta namen.

9. Vsak tak okvir zagotovi, da so tajni podatki EU ustrezno zavarovani glede na njihovo stopnjo tajnosti in v skladu z osnovnimi načeli in minimalnimi standardi, ki so enakovredni tistim iz tega sklepa.

Člen 7

Varnostni incidenti in izredne razmere

1. ESZD za pravočasen in učinkovit odziv na varnostne incidente vzpostavi postopek poročanja o takih incidentih in izrednih razmerah, ki deluje štiriindvajset ur na dan, sedem dni v tednu in zajema vse vrste varnostnih incidentov ali nevarnosti za varnostne interese ESZD (npr. nesreče, spore, zlonamerne dejavnosti, kriminalne dejavnosti, ugrabitve in pridržanje talcev, krizne zdravstvene razmere, incidente v zvezi s komunikacijskimi in informacijskimi sistemi, kibernetske napade itd.).

2. Med sedežem ESZD, delegacijami Unije, Svetom, Komisijo, posebnimi predstavniki EU in državami članicami se vzpostavijo mehanizmi izredne povezave, ki omogočajo podporo pri obvladovanju varnostnih incidentov, ki vključujejo osebje, in njihovih posledic, vključno z oblikovanjem načrtov za izredne razmere.

3. To obvladovanje varnostnih incidentov med drugim vključuje:

— postopke za učinkovito podporo postopka odločanja v zvezi z varnostnim incidentom, ki vključuje osebje, tudi s sklepi o prekinitvi ali začasni prekinitvi misije, ter

— politiko in postopke umika osebja – npr. ob izginotju osebja, ugrabitvi ali zadržanju talcev – pri čemer se upoštevajo zlasti odgovornosti držav članic, institucij EU in ESZD. Pri potrebi po posebnih zmogljivostih v okviru upravljanja takih operacij se upoštevajo viri, ki jih lahko zagotovijo države članice.

4. ESZD sprejme ustrezne dogovore o izvajanju poročanja o varnostnih incidentih v delegacijah Unije. Kadar je to ustrezno, se o tem obvesti države članice, Komisijo, kateri koli drug pristojni organ in pristojne varnostne odbore.

5. Postopke obvladovanja incidentov bi bilo treba redno izvajati in pregledovati.

Člen 8

Varovanje komunikacijskih in informacijskih sistemov

1. ESZD varuje podatke, s katerimi poteka delo v komunikacijskih in informacijskih sistemih (v nadaljnjem besedilu: KIS), pred nevarnostmi, ki ogrožajo njihovo zaupnost, celovitost, razpoložljivost, avtentičnost in nezatajljivost.

2. Pravila, varnostne smernice in varnostni program za varovanje vseh KIS, ki jih ima v lasti ali upravljanju ESZD, odobri varnostni organ ESZD.

3. Pravila, politika in program so skladni, njihovo izvajanje pa dobro usklajeno s pravili, politiko in programom Sveta in Komisije ter, kjer je to ustrezno, z varnostnimi politikami, ki jih uporabljajo države članice.

4. Za vse komunikacijske in informacijske sisteme, v katerih poteka delo s tajnimi podatki, se opravi akreditacijski postopek. ESZD uporablja sistem za upravljanje varnostne akreditacije po posvetovanju z generalnim sekretariatom Sveta in Komisijo.

5. Kadar tajne podatke EU, s katerimi poteka delo v ESZD, varujejo šifrirni izdelki, take izdelke na priporočilo Varnostnega odbora Sveta odobri organ ESZD za odobritev šifrirnih metod in izdelkov.

6. Varnostni organ ESZD po potrebi določi naslednje funkcije za zagotavljanje informacijske varnosti:

(a) organ za zagotavljanje informacijske varnosti;

(b) organ TEMPEST;

(c) organ za odobritev šifrirnih metod iz izdelkov;

(d) organ za razpošiljanje šifrirnega materiala.

7. Varnostni organ ESZD za vsak sistem določi naslednje funkcije:

(a) organ za varnostno akreditacijo;

(b) operativni organ za zagotavljanje informacijske varnosti.

8. Določbe za izvajanje tega člena v zvezi z varovanjem tajnih podatkov EU so določene v prilogah A in A IV.

Člen 9

Kršitev varovanja tajnosti in nepooblaščeno razkritje tajnih podatkov

1. Kršitev varovanja tajnosti je posledica dejanja ali opustitve dejanja, ki je v nasprotju z varnostnimi pravili iz tega sklepa in/ali z varnostnimi politikami ali smernicami, ki določajo vse potrebne ukrepe za njegovo izvajanje, kot je potrjeno v skladu s členom 21(1).

2. Za nepooblaščeno razkritje tajnih podatkov gre, kadar so bili tajni podatki v celoti ali delno razkriti nepooblaščenim osebam ali subjektom.

3. O vseh kršitvah ali domnevnih kršitvah varovanja tajnosti ter o vseh nepooblaščenih razkritjih ali domnevnih razkritjih tajnih podatkov se nemudoma obvesti direktorat ESZD, odgovoren za varnost, ki sprejme ustrezne ukrepe, kot je določeno v členu 11 Priloge A.

4. Za vsakega posameznika, ki je odgovoren za kršitev varnostnih pravil iz tega sklepa ali za razkritje tajnih podatkov, se lahko uvede disciplinski ukrep in/ali se sproži pravni spor v skladu z zakoni, pravili in predpisi, ki se uporabljajo, kot je določeno v členu 11(3) Priloge A.

Člen 10

Preiskovanje varnostnih incidentov, kršitev in/ali razkritij ter popravni ukrepi

1. Brez poseganja v člen 86 (disciplinski ukrepi) in Prilogo IX h kadrovskim predpisom (3) lahko direktorat ESZD, odgovoren za varnost, izvaja varnostne preiskave:

(a) v primeru morebitnega uhajanja, neustreznega obravnavanja ali nepooblaščenega razkritja tajnih podatkov EU ter tajnih ali občutljivih podatkov, ki niso tajni, EURATOM;

(b) za preprečevanje napadov sovražnih obveščevalnih služb na ESZD in njeno osebje;

(c) za preprečevanje terorističnih napadov na ESZD in njeno osebje;

(d) v primeru kibernetskih incidentov;

(e) v primeru drugih incidentih, ki vplivajo ali lahko vplivajo na splošno varnost v ESZD, vključno s sumi kaznivih dejanj.

2. Direktorat ESZD, odgovoren za varnost, s pomočjo strokovnjakov iz držav članic in/ali po potrebi strokovnjakov iz drugih institucij EU po pooblastilu varnostnega organa ESZD, kadar je to potrebno, izvede vse potrebne popravljalne ukrepe na podlagi preiskav, kadar in če je to ustrezno.

Za izvajanje in usklajevanje varnostnih preiskav v ESZD je lahko pristojno le osebje, ki mu varnostni organ ESZD na podlagi njegovih trenutnih zadolžitev podeli poimensko pooblastilo.

3. Preiskovalci imajo dostop do vseh potrebnih podatkov za izvedbo takih preiskav in imajo pri tem popolno podporo služb in osebja ESZD.

Preiskovalci lahko ustrezno ukrepajo, da bi zaščitili dokaze, pri čemer mora biti njihovo ukrepanje sorazmerno z resnostjo primera, ki se preiskuje.

4. Kadar je dostop do podatkov povezan z osebnimi podatki, vključno s tistimi, ki so zajeti v komunikacijskih in informacijskih sistemih, je tak dostop urejen z Uredbo (ES) št. 45/2001 (4).

5. Kadar je treba ustvariti preiskovalno podatkovno zbirko, ki zajema osebne podatke, se o tem v skladu z zgornjo uredbo obvesti evropskega nadzornika za varstvo podatkov (ENVP).

Člen 11

Obvladovanje varnostnega tveganja

1. ESZD za opredelitev svojih potreb po varnosti v tesnem sodelovanju z Varnostnim direktoratom Komisije in po potrebi z Varnostnim uradom generalnega sekretariata Sveta razvije celovito metodologijo za oceno varnostnih tveganj.

2. Za obvladovanje tveganja, povezanega z varnostnimi interesi ESZD, je predviden postopek. Ta postopek je namenjen opredelitvi znanih varnostnih tveganj in varnostnih ukrepov za zmanjšanje takih tveganj na sprejemljivo raven ter izvajanju ukrepov v skladu s konceptom globinske obrambe. Učinkovitost teh ukrepov in raven tveganja se nenehno ocenjujeta.

3. Vloge, odgovornosti in naloge iz tega sklepa ne vplivajo na odgovornost vsakega člana osebja v pristojnosti ESZD. Zlasti osebje EU na misijah v tretjih državah mora glede lastne varnosti in zaščite ravnati razumno in po ustrezni presoji ter pri tem upoštevati vsa veljavna varnostna pravila, predpise, postopke in navodila.

4. Za preprečevanje in obvladovanje varnostnih tveganj lahko pooblaščeno osebje opravi preverjanje zanesljivosti oseb, za katere velja ta sklep, da se ugotovi, ali dostop takih oseb do prostorov ali podatkov ESZD predstavlja grožnjo za varnost. V ta namen ter v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 lahko zadevno pooblaščeno osebje: (a) uporabi vse vire informacij, ki so na voljo ESZD, pri čemer upošteva zanesljivost vira informacij; (b) dostopa do kadrovskih map ali podatkov, ki jih ima ESZD o posameznikih, ki jih zaposluje ali namerava zaposliti, ali o pogodbenem osebju, kadar je to ustrezno utemeljeno.

5. ESZD sprejme vse ustrezne ukrepe, da zagotovi zaščito svojih varnostnih interesov in prepreči škodo v zvezi z njimi, ki jo je mogoče razumno predvideti.

6. V okviru ESZD so varnostni ukrepi za varovanje tajnih podatkov EU v njihovem življenjskem ciklu, ko so označeni za tajne, sorazmerni zlasti s stopnjo tajnosti, obliko in količino podatkov ali materialnih sredstev, lokacijo in vrsto objektov, v katerih se tajni podatki EU hranijo, ter z nevarnostjo, zlasti z lokalno oceno nevarnosti, zlonamernih in/ali kriminalnih dejavnosti, vključno z vohunjenjem, sabotažo in terorizmom.

Člen 12

Ozaveščanje in usposabljanje na področju varnosti

1. Varnostni organ ESZD zagotovi, da se pripravijo in izvajajo ustrezni programi ozaveščanja in usposabljanja na področju varnosti ter da se članom osebja v pristojnosti ESZD in po potrebi njihovim vzdrževancem zagotovijo potrebna navodila in usposabljanje na področju varnosti, ki so sorazmerni s tveganji na njihovem delovnem mestu ali v njihovem stalnem prebivališču.

2. Preden se članom osebja dodeli dostop do tajnih podatkov EU ter nato v rednih presledkih, so vsi poučeni o svoji odgovornosti za varovanje tajnih podatkov EU v skladu s pravili po členu 6 in slednjo tudi potrdijo.

Člen 13

Organiziranost varovanja tajnosti v ESZD

1. Generalni sekretar je varnostni organ ESZD. Generalni sekretar v tej funkciji zagotovi, da:

(a) se varnostni ukrepi o vseh varnostnih zadevah, pomembnih za dejavnosti ESZD, tudi glede vrste tveganj za varnostne interese ESZD ter načinov zaščite pred njimi, po potrebi uskladijo s pristojnimi organi držav članic, generalnim sekretariatom Sveta in Komisijo ter po potrebi s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami;

(b) se varnostni vidiki v celoti upoštevajo od začetka vseh dejavnosti ESZD;

(c) se dostop do tajnih podatkov dodeli le posameznikom, ki izpolnjujejo pogoje iz člena 5 Priloge A;

(d) se vzpostavi sistem registrov, ki zagotavlja, da poteka delo s podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje v skladu s tem sklepom znotraj ESZD ali kadar se dajo državam članicam EU, institucijam, organom in agencijam EU ter drugim pooblaščenim prejemnikom. Vodi se posebna evidenca vseh tajnih podatkov EU, ki jih ESZD da tretjim državam ali mednarodnim organizacijam, ter vseh drugih tajnih podatkov, ki jih prejme od tretjih držav ali mednarodnih organizacij;

(e) se opravijo varnostne inšpekcije iz člena 16;

(f) se izvedejo preiskave vsake dejanske ali domnevne kršitve varovanja tajnosti, vključno z vsakim dejanskim ali domnevnim nepooblaščenim razkritjem ali izgubo tajnih podatkov, ki jih hrani ESZD ali z izvorom v ESZD, ter se ustrezni varnostni organi zaprosijo za pomoč pri takih preiskavah;

(g) se za pravočasen in učinkovit odziv na varnostne incidente vzpostavijo ustrezni načrti in mehanizmi upravljanja incidentov in posledic;

(h) se sprejmejo ustrezni ukrepi v primerih, ko posamezniki ne ravnajo v skladu s tem sklepom;

(i) da so za zaščito varnostnih interesov ESZD sprejeti ustrezni fizični in organizacijski ukrepi. V zvezi s tem varnostni organ ESZD: — po posvetovanju s Komisijo določi varnostno kategorijo delegacij Unije, — po posvetovanju z visokim predstavnikom, kjer je ustrezno, določi, kdaj bi bilo treba evakuirati osebje delegacije, če to zahtevajo varnostne razmere, — določi ukrepe, ki se bodo po potrebi uporabili za zaščito vzdrževancev ob upoštevanju dogovorov z institucijami EU iz člena 3(3), — odobri politiko šifrirnega sporočanja, zlasti program namestitve šifrirnih izdelkov in mehanizma.

2. Varnostnemu organu ESZD pri tej nalogi pomagajo DGBA, direktor ESZD, odgovoren za varnost, in, če je primerno, namestnik generalnega sekretarja za SVOP in krizno odzivanje.

3. Generalni sekretar lahko kot varnostni organ ESZD po potrebi prenese s tem povezane naloge.

4. Vsak vodja oddelka/enote je odgovoren za izvajanje pravil za varovanje tajnih podatkov EU znotraj svojega oddelka/enote.

Poleg zgornjih odgovornosti vsak vodja oddelka/enote imenuje osebje za izvajanje funkcije oddelčnega varnostnega koordinatorja, katerega sredstva bodo sorazmerna s količino tajnih podatkov EU, s katerimi dela navedeni oddelek/navedena enota.

Oddelčni varnostni koordinatorji po potrebi in kadar je ustrezno pomagajo svoji vodji oddelka/enote pri izvajanju nalog na področju varnosti, kot so:

(a) razvoj vseh dodatnih varnostnih zahtev, prilagojenih posebnim potrebam oddelka/enote;

(b) redno poučevanje članov njihovega oddelka/enote glede varnosti;

(c) zagotavljanje spoštovanja načela potrebe po seznanitvi s podatki na njihovem oddelku/enoti;

(d) redno posodabljanje seznama varnih kod in ključev;

(e) vzdrževanje varnostnih postopkov in varnostnih ukrepov;

(f) obveščanje direktorja in direktorata, odgovornega za varnost, o vseh kršitvah varovanja tajnosti in/ali o nepooblaščenem razkritju tajnih podatkov EU;

(g) pridobivanje informacij od osebja, ki ni več zaposleno v ESZD;

(h) redno poročanje nadrejenim o varnostnih zadevah oddelka/enote;

(i) povezovanje z direktoratom ESZD, odgovornim za varnost, v zvezi z varnostnimi vprašanji.

Direktorat ESZD, odgovoren za varnost, se pravočasno obvesti o vsaki dejavnosti ali vprašanju, ki bi lahko vplivalo na varnost.

5. Vsak vodja delegacije je odgovoren za izvajanje vseh ukrepov v zvezi z varnostjo delegacije Unije.

1. ESZD ima direktorat, ki je odgovoren za varnost. Direktorat izvaja naslednje naloge:

(a) upravlja, koordinira, nadzira in/ali izvaja vse varnostne ukrepe v vseh prostorih v pristojnosti ESZD, na sedežu, znotraj EU in v tretjih državah;

(b) zagotavlja doslednost in usklajenost s tem sklepom ter z izvedbenimi določbami za vsako dejavnost, ki bi lahko vplivala na zaščito varnostnih interesov ESZD;

(c) je glavni svetovalec visokega predstavnika, varnostnega organa ESZD in namestnika generalnega sekretarja glede vseh zadev na področju varnosti;

(d) v skladu s členom 10(3) Sklepa Sveta 2010/427/EU o organizaciji in delovanju ESZD mu pomagajo ustrezne službe držav članic;

(e) podpira dejavnosti organa za varnostno akreditacijo ESZD z ocenjevanjem fizične varnosti splošnega varnostnega okolja in lokalnega varnostnega okolja komunikacijskih in informacijskih sistemov, v katerih poteka delo s tajnimi podatki EU, ter prostorov, ki bodo pooblaščeni za delo s tajnimi podatki EU in njihovo shranjevanje.

2. Direktor ESZD, odgovoren za varnost, je odgovoren za:

(a) zagotavljanje celostne zaščite varnostnih interesov ESZD;

(b) oblikovanje, pregledovanje in posodabljanje varnostnih pravil ter uskladitev varnostnih ukrepov s pristojnimi organi držav članic ter po potrebi s pristojnimi organi tretjih držav in mednarodnih organizacij, ki jih z EU povezujejo varnostni sporazumi in/ali druge varnostne ureditve;

(c) podporo v postopkih Varnostnega odbora ESZD, kakor je določeno v členu 15(1) tega sklepa;

(d) povezovanje s partnerji ali organi, ki se razlikujejo od tistih iz zgornje točke (b), glede varnostnih zadev, kadar je to ustrezno;

(e) določanje prednostnih nalog in oblikovanje predlogov za upravljanje proračuna za varnost na sedežu in v delegacijah Unije.

3. Vodja direktorata ESZD, odgovornega za varnost:

(a) zagotavlja, da se vodijo evidence kršitev varovanja tajnosti in nepooblaščenih razkritij, ter po potrebi začne ustrezne preiskave;

(b) se redno sestaja in, kadar je potrebno, razpravlja o področjih skupnega interesa z direktorjem za varnost generalnega sekretariata Sveta in direktorjem za varnost Varnostnega direktorata Komisije.

4. Direktorat ESZD, odgovoren za varnost, vzpostavi stik in ves čas tesno sodeluje z:

— oddelki za varnost na ministrstvih za zunanje zadeve držav članic,

— nacionalnimi varnostnimi organi in/ali drugimi pristojnimi varnostnimi organi držav članic, da bi prejel njihovo pomoč v zvezi s podatki, ki jih potrebuje za oceno takih nevarnosti in tveganj za ESZD, njeno osebje, dejavnosti, sredstva in vire ter tajne podatke na njenem običajnem sedežu,

— pristojnimi varnostnimi organi držav članic ali držav gostiteljic na ozemlju, na katerem lahko ESZD izvaja svoje dejavnosti, v zvezi z vsemi zadevami na področju varnosti njenega osebja, dejavnosti, sredstev in virov ter tajnih podatkov med bivanjem na njihovem ozemlju,

— Varnostnim uradom generalnega sekretariata Sveta in Varnostnim direktoratom Generalnega direktorata za človeške vire in varnost Komisije ter po potrebi z oddelki za varnost drugih institucij, organov in agencij EU,

— oddelki za varnost tretjih držav ali mednarodnih organizacij v zvezi s kakršnim koli uporabnim usklajevanjem ter

— nacionalnimi varnostnimi organi držav članic v zvezi z vsemi zadevami na področju varstva tajnih podatkov EU.

1. Vsak vodja delegacije je odgovoren za lokalno izvajanje in upravljanje vseh ukrepov na področju zaščite varnostnih interesov ESZD v prostorih in pristojnosti delegacije Unije.

Po posvetovanju s pristojnimi organi države gostiteljice bo po potrebi sprejel vse smiselno izvedljive ukrepe, da bi zagotovil obstoj ustreznih fizičnih in organizacijskih ukrepov za doseganje tega cilja.

Vodja delegacije po potrebi oblikuje varnostne postopke za zaščito vzdrževancev, kakor so bili opredeljeni v členu 2(c), pri čemer upošteva kakršne koli dogovore o izvajanju iz člena 3(3). Vodja delegacije letno poroča vodji direktorata ESZD, odgovornega za varnost, o vseh vprašanjih na področju varnosti, ki so v njegovi pristojnosti.

Pri teh nalogah mu pomagajo direktorat ESZD, odgovoren za varnost, varnostna ekipa delegacije Unije, v kateri je osebje, ki opravlja varnostne naloge in funkcije, ter specializirano varnostno osebje, ki se razporedi po potrebi.

Delegacija Unije vzpostavi redne stike in tesno sodelovanje pri varnostnih vprašanjih z diplomatskimi misijami držav članic.

2. Vodja delegacije bo poleg tega:

— za delegacijo Unije oblikoval podroben varnostni načrt in načrt obvladovanja nepredvidljivih razmer na podlagi operativnih postopkov splošnega standarda,

— upravljal učinkovit sistem za obvladovanje varnostnih incidentov in izrednih razmer, ki deluje ves dan vse dni v tednu, znotraj obsega delovanja delegacije Unije,

— zagotavljal, da je vse osebje delegacije Unije zavarovano v skladu s pogoji s tega področja,

— zagotavljal, da je varnost del uvodnega usposabljanja v okviru delegacije Unije, ki se ga pred prihodom ali ob prihodu v delegacijo Unije udeleži vse osebje delegacije Unije, ter

— zagotavljal, da se izvajajo vsa priporočila na podlagi varnostnih ocen, ter predložil redna pisna poročila o njihovem izvajanju in drugih varnostnih vprašanjih varnostnemu organu ESZD.

3. Vodja delegacije lahko prenese izvajanje svojih varnostnih nalog na varnostnega koordinatorja delegacije, ki je namestnik vodje delegacije, kadar ta ni bil imenovan, pa na drugega ustreznega zaposlenega, pri tem pa je še vedno odgovoren za zaščito upravljanja varovanja in zagotavljanje prilagodljivosti organizacije.

Varnostnemu koordinatorju delegacije se lahko zaupajo zlasti naslednje odgovornosti:

— usklajevanje varnostnih funkcij v delegacijah Unije;

— povezovanje s pristojnimi organi države gostiteljice in ustreznimi organi na veleposlaništvih in v diplomatskih misijah držav članic v zvezi z varnostnimi vprašanji,

— izvajanje ustreznih postopkov upravljanja varovanja, povezanih z varnostnimi interesi ESZD, vključno z varovanjem tajnih podatkov EU,

— zagotavljanje upoštevanja varnostnih pravil in navodil;

— poučevanje osebja o varnostnih pravilih, ki se uporabljajo zanj, in o posebnih tveganjih v državi gostiteljici,

— predložitev zahtev direktoratu ESZD, odgovornemu za varnostno preverjanje, v zvezi s tistimi delovnimi mesti, ki zahtevajo varnostno preverjanje osebja, ter

— redno obveščanje vodje delegacije, regionalnega varnostnega uradnika in direktorata ESZD, odgovornega za varnost, glede incidentov ali sprememb na področju, ki vplivajo na zaščito varnostnih interesov ESZD.

4. Vodja delegacije lahko prenese varnostne naloge upravne ali tehnične narave na upravnega vodjo in druge člane osebja delegacije Unije.

5. Delegaciji Unije pomaga regionalni varnostni uradnik. Regionalni varnostni uradniki sprejmejo naloge, opredeljene v nadaljevanju, v delegacijah Unije znotraj posameznih zadevnih geografskih območij v njihovi pristojnosti.

Pod nekaterimi pogoji, kadar to zahteva prevladujoči varnostni položaj, je lahko specializirani regionalni varnostni uradnik napoten v posebno delegacijo Unije kot polnopravni rezident.

Regionalnega varnostnega uradnika se lahko na zahtevo premesti na območje zunaj njegovega področja pristojnosti, tudi na sedež, ali ob ustreznih varnostnih razmerah celo na delovno mesto z bivanjem v kateri koli državi, kakor zahteva direktorat ESZD, odgovoren za varnost.

6. Regionalni varnostni uradnik je pod neposrednim operativnim nadzorom službe na sedežu ESZD, ki je odgovorna za varnost na terenu, vendar pod skupnim upravnim nadzorom vodje delegacije Unije v kraju zaposlitve in službe na sedežu, odgovorne za varnost na terenu. Regionalni varnostni uradniki svetujejo in pomagajo vodji in osebju delegacije Unije pri urejanju in izvajanju vseh fizičnih, organizacijskih in postopkovnih ukrepov v zvezi z varnostjo delegacije Unije.

7. Regionalni varnostni uradniki z nasveti in podporo pomagajo vodji in osebju delegacije Unije. Po potrebi, zlasti kadar so regionalni varnostni uradniki polnopravni rezidenti, bi morali pomagati delegaciji Unije pri upravljanju in izvajanju na področju varnosti, vključno s pripravo varnostnih pogodb, upravljanjem varnostnih akreditacij in izdajanjem dovoljenj za dostop do tajnih podatkov.

Člen 14

Operacije skupne varnostne in obrambne politike ter posebni predstavniki EU

Direktorat ESZD, odgovoren za varnost, pomaga in svetuje direktorju direktorata za krizno upravljanje in načrtovanje, generalnemu direktorju Vojaškega štaba Evropske unije, civilnemu poveljniku operacije, ki vodi civilno zmogljivost za načrtovanje in izvajanje operacij, ter vojaškim poveljnikom operacije EU v zvezi z varnostnimi vidiki operacij skupne varnostne in obrambne politike (v nadaljnjem besedilu: SVOP), posebnim predstavnikom EU pa v zvezi z varnostnimi vidiki njihovega mandata, ki dopolnjujejo sedanje posebne določbe, določene z ustreznimi politikami, ki jih je sprejel Svet.

Člen 15

Varnostni odbor ESZD

1. Ustanovi se Varnostni odbor ESZD.

Odboru predseduje varnostni organ ESZD ali njegov imenovani namestnik, sestaja se po navodilih predsednika ali na zahtevo katerega koli od članov odbora. Direktorat ESZD, odgovoren za varnost, podpira funkcijo predsednika in po potrebi omogoča upravno pomoč pri postopkih odbora.

2. Varnostni odbor ESZD sestavljajo predstavniki:

— vsake države članice,

— Varnostnega urada generalnega sekretariata Sveta,

— Varnostnega direktorata Generalnega direktorata za človeške vire in varnost Komisije.

Delegacijo države članice v Varnostnem odboru ESZD lahko sestavljajo člani:

— nacionalnega varnostnega organa in/ali imenovanega varnostnega organa,

— oddelkov za varnost na ministrstvih za zunanje zadeve.

3. Predstavnike odbora lahko po potrebi spremljajo in jim svetujejo strokovnjaki. Predstavnike drugih institucij, agencij ali organov EU se lahko povabi, da se udeležijo razprave o vprašanjih, povezanih z njihovo varnostjo.

4. Varnostni odbor ESZD brez poseganja v odstavek 5 pomaga ESZD s svetovanjem o vseh varnostnih vprašanjih, povezanih z dejavnostmi ESZD, na sedežu in v delegacijah Unije.

Z varnostnim odborom ESZD se zlasti in brez poseganja v odstavek 5:

(a) posvetuje o: — varnostnih politikah, smernicah, konceptih in drugih dokumentih o metodologiji na področju varnosti, zlasti v zvezi z varovanjem tajnih podatkov in ukrepi, ki jih je treba sprejeti, kadar osebje ESZD ne spoštuje varnostnih pravil, — tehničnih vidikih varnosti, ki lahko vplivajo na odločitev visokega predstavnika, da Svetu predloži priporočilo za začetek pogajanj o sporazumih o varovanju tajnosti podatkov iz člena 10(1)(a) Priloge A, — kakršni koli spremembi tega sklepa;

(b) posvetuje ali se ga po potrebi obvesti o vprašanjih na področju varnosti osebja in sredstev na sedežu ESZD ali v delegacijah Unije brez poseganja v člen 3(3);

(c) Varnostni odbor ESZD se obvesti o vseh nepooblaščenih razkritjih ali izgubi tajnih podatkov EU znotraj ESZD.

5. Vsaka sprememba pravil v zvezi z varovanjem tajnih podatkov EU, ki so zajeti v tem sklepu in Prilogi A k temu sklepu, zahteva soglasno pozitivno mnenje držav članic, kakor so zastopane v Varnostnem odboru ESZD. Tako soglasno pozitivno mnenje se zahteva pred:

— začetkom pogajanj o dogovorih o izvajanju iz člena 10(1)(b) Priloge A,

— dajanjem tajnih podatkov v izjemnih okoliščinah iz odstavkov 9, 11 in 12 Priloge A VI,

— prevzetjem odgovornosti organa izvora tajnih podatkov pod pogoji iz zadnjega stavka člena 10(6) Priloge A.

Kadar se zahteva soglasno pozitivno mnenje, je ta pogoj izpolnjen, ko delegacije držav članic med postopki odbora ne izrazijo nobenih pripomb.

6. Varnostni odbor ESZD v celoti upošteva varnostne politike in smernice, ki jih uporabljata Svet in Komisija.

7. Varnostni odbor ESZD prejme seznam letnih inšpekcij ESZD, po njihovem zaključku pa prejme poročila o inšpekcijskih pregledih.

8. Organizacija sestankov:

— Varnostni odbor ESZD se sestane vsaj dvakrat na leto. Dodatne sestanke v celotni sestavi ali v sestavi nacionalnih varnostnih organov/imenovanih varnostnih organov ali v obliki avtentikacije z več dejavniki organizira predsednik ali pa jih zahtevajo člani odbora,

— Varnostni odbor ESZD svoje dejavnosti organizira tako, da lahko daje priporočila o posebnih področjih varovanja tajnosti. Po potrebi lahko oblikuje druga strokovna podpodročja. Zanje določi naloge in pristojnosti, ta pa mu pošiljajo poročila o svoji dejavnosti,

— Direktorat ESZD, odgovoren za varnost, je odgovoren za pripravo tem za razpravo. Predsednik za vsak sestanek sestavi začasni dnevni red. Člani odbora lahko predlagajo dodatne teme za razpravo.

Člen 16

Varnostne inšpekcije

1. Varnostni organ ESZD zagotavlja redno izvajanje varnostnih inšpekcij na sedežu ESZD in v delegacijah Unije, da se oceni ustreznost varnostnih ukrepov in preveri njihova skladnost s tem sklepom. Direktorat ESZD, odgovoren za varnost, lahko po potrebi imenuje dodatne strokovnjake, ki bodo sodelovali pri varnostnih inšpekcijah agencij in organov EU, ustanovljenih v skladu s poglavjem 2 naslova V PEU.

2. Varnostne inšpekcije ESZD se izvajajo v pristojnosti Direktorata ESZD, odgovornega za varnost, in po potrebi s pomočjo varnostnih strokovnjakov, ki predstavljajo druge institucije EU ali države članice, zlasti v okviru dogovorov iz člena 3(3).

3. ESZD se lahko po potrebi opre na strokovno znanje iz držav članic, generalnega sekretariata Sveta in Komisije.

Po potrebi se lahko k sodelovanju pri varnostni inšpekciji delegacije Unije povabi tudi ustrezne varnostne strokovnjake na misijah držav članic v tretjih državah in/ali predstavnike diplomatskih oddelkov za varnost držav članic.

4. Določbe za izvajanje tega člena v zvezi z varovanjem tajnih podatkov EU so v prilogi A III.

Člen 17

Ocenjevalni obiski

Izvajajo se ocenjevalni obiski, da bi se ugotovilo, kako učinkoviti so varnostni ukrepi, ki se uporabljajo za varovanje tajnih podatkov EU v tretji državi ali mednarodni organizaciji v skladu z dogovori o izvajanju iz člena 10(1)(b) Priloge A.

Direktorat ESZD, odgovoren za varnost, lahko imenuje dodatne strokovnjake, ki bodo sodelovali pri ocenjevalnih obiskih v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah, s katerimi je EU sklenila sporazum o varovanju tajnosti podatkov iz člena 10(1)(a) Priloge A.

Člen 18

Načrtovanje neprekinjenega poslovanja

Direktorat ESZD, odgovoren za varnost, pomaga operativnemu direktorju pri upravljanju varnostnih vidikov postopkov neprekinjenega poslovanja ESZD v okviru splošnega načrtovanja neprekinjenega poslovanja ESZD.

Člen 19

Napotki pred potovanjem za misije zunaj EU

Direktorat ESZD, odgovoren za varnost, zagotavlja dostopnost napotkov pred potovanjem za misije osebja v pristojnosti ESZD zunaj EU, ki jih črpa iz virov vseh ustreznih služb ESZD, zlasti virov SITROOM, INTCEN, geografskih oddelkov in delegacij Unije.

Direktorat ESZD, odgovoren za varnost, na zahtevo in na podlagi zgornjih virov omogoča tudi posebne napotke pred potovanjem za misije osebja v pristojnosti ESZD v tretje države, ki predstavljajo visoko tveganje ali povečano raven tveganja.

Člen 20

Zdravje in varnost

Varnostna pravila ESZD dopolnjujejo pravila ESZD za zaščito zdravja in varnosti, ki jih je sprejel visoki predstavnik.

Člen 21

Izvajanje in pregled

1. Varnostni organ ESZD, po potrebi po posvetovanju z Varnostnim odborom ESZD, odobri varnostne smernice, ki določajo vse potrebne ukrepe za izvajanje teh pravil v ESZD, ter vzpostavi potrebne zmogljivosti, ki zajemajo vse vidike varnosti, v tesnem sodelovanju s pristojnimi varnostnimi organi držav članic in s pomočjo ustreznih služb institucij EU.

2. V skladu s členom 4(5) Sklepa Sveta 2010/427/EU z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje se lahko po potrebi uporabijo prehodne ureditve z dogovori na ravni služb z ustreznimi službami generalnega sekretariata Sveta in Komisije.

3. Visoki predstavnik zagotovi vsesplošno dosledno uporabo tega sklepa in redno pregleduje ta varnostna pravila.

4. Varnostna pravila ESZD se izvajajo v tesnem sodelovanju s pristojnimi varnostnimi organi držav članic.

5. ESZD zagotavlja, da se znotraj sistema ESZD za krizno odzivanje upoštevajo vsi varnostni vidiki.

6. Izvajanje tega sklepa zagotovita generalni sekretar kot varnostni organ in vodja direktorata ESZD, odgovornega za varnost.

Člen 22

Nadomestitev prejšnjih sklepov

Sklep visokega predstavnika Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko z dne 19. aprila 2013 o varnostnih pravilih za Evropsko službo za zunanje delovanje (5) se razveljavi in nadomesti s tem sklepom.

Člen 23

Končne določbe

Ta sklep začne veljati na dan podpisa.

Objavi se v Uradnem listu Evropske unije.

Pristojni organi ESZD ustrezno in pravočasno obvestijo vse osebje, ki spada v področje uporabe tega sklepa in njegovih prilog, o vsebini, začetku veljavnosti in vseh nadaljnjih spremembah tega sklepa.

V Bruslju, 19. septembra 2017 Federica MOGHERINI Visoka predstavnica Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko

(1) UL L 201, 3.8.2010, str. 30.

(2) UL C 304, 15.10.2011, str. 7.

(3) Kadrovski predpisi za uradnike Evropske unije in Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, določenih v Uredbi (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 Sveta (UL L 56, 4.3.1968, str. 1), v nadaljnjem besedilu: kadrovski predpisi.

(4) Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 8, 12.1.2001, str. 1).

(5) UL C 190, 29.6.2013, str. 1.