SL Uradni list Evropske unije C 95/1

MEDINSTITUCIONALNI SPORAZUM

z dne 12. marca 2014

med Evropskim parlamentom in Svetom o pošiljanju tajnih podatkov Sveta o zadevah, ki niso s področja skupne zunanje in varnostne politike, Evropskemu parlamentu in njihovi obdelavi s strani Evropskega parlamenta

(2014/C 95/01)

EVROPSKI PARLAMENT IN SVET STA –

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Člen 14(1) Pogodbe o Evropski uniji (PEU) določa, da Evropski parlament skupaj s Svetom opravlja zakonodajno in proračunsko funkcijo ter funkcijo političnega nadzora in posvetovanja v skladu s Pogodbama.

(2) Člen 13(2) PEU določa, da vsaka institucija deluje v mejah pristojnosti, ki so ji dodeljene s Pogodbama, in v skladu s postopki, pogoji in cilji, ki jih določata Pogodbi. Navedena določba tudi predvideva, da institucije med seboj lojalno sodelujejo. Člen 295 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) določa, da Evropski parlament in Svet med drugim določita načine svojega sodelovanja in da lahko v ta namen v skladu s Pogodbama skleneta medinstitucionalne sporazume, ki so lahko zavezujoči.

(3) V skladu s Pogodbama oziroma drugimi ustreznimi določbami se mora Svet bodisi v okviru posebnega zakonodajnega postopka bodisi v skladu z drugimi postopki odločanja pred sprejetjem pravnega akta posvetovati z Evropskim parlamentom ali pridobiti njegovo odobritev. Pogodbi tudi določata, da mora biti Evropski parlament v določenih primerih obveščen o poteku ali rezultatih določenega postopka ali sodelovati pri ocenjevanju ali pregledu določenih agencij Unije.

(4) Natančneje, člen 218(6) PDEU določa, da razen pri mednarodnih sporazumih, ki zadevajo izključno skupno zunanjo in varnostno politiko, Svet sprejme sklep o sklenitvi zadevnega sporazuma po odobritvi Evropskega parlamenta ali posvetovanju z njim; ta medinstitucionalni sporazum torej zajema vse mednarodne sporazume, ki ne zadevajo izključno skupne zunanje in varnostne politike.

(5) Člen 218(10) PDEU določa, da se Evropski parlament v vseh fazah postopka nemudoma in izčrpno obvesti; navedena določba velja tudi za sporazume s področja skupne zunanje in varnostne politike.

(6) V primerih, ko bi moral Evropski parlament zaradi izvajanja Pogodb in, če je ustrezno, drugih ustreznih določb imeti dostop do tajnih podatkov Sveta, bi se morala Evropski parlament in Svet sporazumeti o postopkih za ustrezno ureditev takšnega dostopa.

(7) Če Svet odloči, da bo Evropskemu parlamentu odobril dostop do tajnih podatkov Sveta s področja skupne zunanje in varnostne politike, v ta namen sprejme ad hoc sklepe ali pa uporabi Medinstitucionalni sporazum z dne 20. novembra 2002 med Evropskim parlamentom in Svetom o dostopu Evropskega parlamenta do podatkov Sveta občutljive narave s področja varnostne in obrambne politike (1) (v nadaljnjem besedilu: medinstitucionalni sporazum z dne 20. novembra 2002), kakor je ustrezno.

(8) V izjavi visokega predstavnika o politični odgovornosti (2), ki je bila dana ob sprejetju Sklepa Sveta 2010/427/EU z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje (3), je navedeno, da bo visoki predstavnik pregledal veljavne določbe o dostopu poslancev Evropskega parlamenta do tajnih dokumentov in podatkov na področju varnostne in obrambne politike (tj. medinstitucionalnega sporazuma z dne 20. novembra 2002) ter po potrebi predlagala njihovo prilagoditev.

(9) Pomembno je, da se načel, standardov in pravil za varovanje tajnih podatkov, ki so potrebni za varovanje interesov Evropske unije in njenih držav članic, oklene tudi Evropski parlament. Poleg tega bo Evropski parlament lahko posredoval tajne podatke Svetu.

(10) Svet je 31. marca 2011 sprejel Sklep 2011/292/EU o varnostnih predpisih za varovanje tajnih podatkov EU (4) (v nadaljnjem besedilu: varnostni predpisi Sveta).

(11) Predsedstvo Evropskega parlamenta je 6. junija 2011 sprejelo Sklep o pravilniku o obdelavi zaupnih podatkov s strani Evropskega parlamenta (5) (v nadaljnjem besedilu: varnostni predpisi Evropskega parlamenta).

(12) Varnostni predpisi institucij, organov, uradov ali agencij Unije bi morali skupaj predstavljati celovit in usklajen splošni okvir za varovanje tajnih podatkov v Evropski uniji ter zagotavljati enaka temeljna načela in minimalne standarde. Skladno s tem bi morali biti osnovna načela in minimalni standardi, določeni v varnostnih predpisih Evropskega parlamenta in varnostnih predpisih Sveta, enakovredni.

(13) Raven varovanja tajnih podatkov po varnostnih predpisih Evropskega parlamenta bi morala biti enakovredna ravni varovanja tajnih podatkov po varnostnih predpisih Sveta.

(14) Ustrezne službe sekretariata Evropskega parlamenta in generalnega sekretariata Sveta bodo tesno sodelovale, da se zagotovi uporaba enakovredne ravni varovanja tajnih podatkov v obeh institucijah.

(15) Ta sporazum ne posega v obstoječa in prihodnja pravila o dostopu do dokumentov, sprejeta v skladu s členom 15(3) PDEU, pravila o varovanju osebnih podatkov, sprejeta v skladu s členom 16(2) PDEU, pravila o pravici Evropskega parlamenta do preiskave, sprejeta v skladu s tretjim odstavkom člena 226 PDEU, ter ustrezne določbe v zvezi z Evropskim uradom za boj proti goljufijam (OLAF) –

SKLENILA NASLEDNJI SPORAZUM:

Člen 1

Namen in področje uporabe

Ta sporazum določa postopke, ki urejajo pošiljanje tajnih podatkov Sveta o zadevah, ki niso s področja skupne zunanje in varnostne politike, Evropskemu parlamentu in njihovo obdelavo s strani Evropskega parlamenta, pri čemer jih ta potrebuje za izvajanje svojih pristojnosti in opravljanje svojih funkcij. Nanaša se na vse tovrstne zadeve, in sicer na:

(a) predloge, ki se obravnavajo po posebnem zakonodajnem postopku ali drugem postopku odločanja, v skladu s katerim je potrebno posvetovanje z Evropskim parlamentom ali njegova odobritev;

(b) mednarodne sporazume, za katere je v skladu s členom 218(6) PDEU potrebno posvetovanje z Evropskim parlamentom ali njegova odobritev;

(c) pogajalske smernice za mednarodne sporazume iz točke (b);

(d) dejavnosti, poročila o oceni ali druge dokumente, o katerih je treba obvestiti Evropski parlament, in

(e) dokumente o dejavnostih agencij Unije, pri katerih ocenjevanju ali nadzoru naj bi sodeloval Evropski parlament.

Člen 2

Opredelitev pojma „tajni podatki“

Za namene tega sporazuma „tajni podatki“ pomenijo eno ali vse od naslednjega:

(a) „tajni podatki EU“ (v nadaljnjem besedilu: TPEU), kakor so opredeljeni v varnostnih predpisih Evropskega parlamenta in varnostnih predpisih Sveta ter ki imajo eno od naslednjih oznak stopnje tajnosti: — RESTREINT UE/EU RESTRICTED, — CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, — SECRET UE/EU SECRET, — TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET;

(b) tajni podatki, ki jih Svetu predložijo države članice in imajo nacionalno oznako stopnje tajnosti, ki je enakovredna kateri od stopenj tajnosti, ki se uporabljajo za TPEU, navedene v točki (a);

(c) tajni podatki, ki jih Evropski uniji predložijo tretje države ali mednarodne organizacije ter imajo oznako stopnje tajnosti, ki je enakovredna kateri od stopenj tajnosti, ki se uporabljajo za TPEU, navedene v točki (a), kakor je določeno v zadevnih sporazumih o varnosti tajnih podatkov ali upravnih dogovorih.

Člen 3

Varovanje tajnih podatkov

1. Evropski parlament v skladu s svojimi varnostnimi predpisi in tem sporazumom varuje vse tajne podatke, ki mu jih predloži Svet.

2. Ker naj se ohrani enakovrednost med osnovnimi načeli in minimalnimi standardi za varovanje tajnih podatkov, ki jih v svojih varnostnih predpisih določata Evropski parlament in Svet, Evropski parlament zagotovi, da varnostni ukrepi, ki veljajo v njegovih prostorih, zagotavljajo enakovredno raven varovanja tajnih podatkov, kot se za takšne podatke zagotavlja v prostorih Sveta. Ustrezne službe Evropskega parlamenta in Sveta v ta namen tesno sodelujejo.

3. Evropski parlament sprejme ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovi, da se tajni podatki, ki mu jih predloži Svet:

(a) uporabljajo le za namene, za katere je bil omogočen dostop;

(b) razkrijejo le osebam, ki jim je bil odobren dostop v skladu s členoma 4 in 5, in se ne objavijo;

(c) brez predhodnega pisnega soglasja Sveta ne dajo drugim institucijam, organom, uradom ali agencijam Unije, pa tudi ne državam članicam, tretjim državam ali mednarodnim organizacijam.

4. Svet lahko Evropskemu parlamentu odobri dostop do tajnih podatkov, ki izvirajo iz drugih institucij, organov, uradov ali agencij Unije, držav članic, tretjih držav ali mednarodnih organizacij, le s predhodnim pisnim soglasjem organa izvora.

Člen 4

Osebna varnost

1. Dostop do tajnih podatkov se odobri poslancem Evropskega parlamenta v skladu s členom 5(4).

2. Če imajo zadevni podatki stopnjo tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET ali TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oziroma temu enakovredno stopnjo, se lahko dostop odobri le poslancem Evropskega parlamenta, ki jih je pooblastil predsednik Evropskega parlamenta in ki:

(a) so bili varnostno preverjeni v skladu z varnostnimi predpisi Evropskega parlamenta ali

(b) za katere je pristojni nacionalni organ uradno sporočil, da so ustrezno pooblaščeni zaradi njihovih funkcij v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi.

Ne glede na prvi pododstavek se lahko dostop do podatkov stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oziroma temu enakovredne stopnje odobri tudi poslancem Evropskega parlamenta, določenim v skladu s členom 5(4), ki so v skladu z varnostnimi predpisi Evropskega parlamenta podpisali častno izjavo, da teh podatkov ne bodo razkrili. Svetu se sporočijo imena poslancev Evropskega parlamenta, ki jim je bil dostop odobren na podlagi tega pododstavka.

3. Preden se poslancem Evropskega parlamenta odobri dostop do tajnih podatkov, se jih obvesti o obveznostih varovanja zadevnih podatkov v skladu z varnostnimi predpisi Evropskega parlamenta in o sredstvih zagotavljanja tovrstnega varovanja, poslanci Evropskega parlamenta pa se s temi obveznostmi seznanijo.

4. Dostop do tajnih podatkov se odobri le tistim uradnikom Evropskega parlamenta in drugim uslužbencem Parlamenta, ki delajo v političnih skupinah in:

(a) za katere je ustrezno parlamentarno telo ali nosilec funkcije v skladu s členom 5(4) vnaprej določil, da se morajo seznaniti s podatki;

(b) ki so bili varnostno preverjeni za dostop do podatkov ustrezne stopnje tajnosti v skladu z varnostnimi predpisi Evropskega parlamenta, če imajo podatki stopnjo tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET ali TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali temu enakovredno stopnjo, ter

(c) ki so bili obveščeni in so prejeli pisna navodila o svojih obveznostih varovanja zadevnih podatkov ter o sredstvih za zagotavljanje tovrstnega varovanja in so podpisali izjavo, s katero potrjujejo prejem teh navodil in se zavezujejo, da jih bodo spoštovali v skladu z varnostnimi predpisi Evropskega parlamenta.

Člen 5

Postopek za dostop do tajnih podatkov

1. Svet predloži tajne podatke iz člena 1 Evropskemu parlamentu, če je na podlagi Pogodb ali pravnih aktov, sprejetih na podlagi Pogodb, pravno zavezan to storiti.. Tudi parlamentarna telesa ali nosilci funkcij iz odstavka 3 lahko vložijo pisno zahtevo za takšne podatke.

2. V drugih primerih lahko Svet Evropskemu parlamentu predloži tajne podatke iz člena 1 na lastno pobudo ali na pisno zahtevo enega od parlamentarnih teles ali nosilcev funkcij iz odstavka 3.

3. Svetu lahko pisno zahtevo predložijo naslednja parlamentarna telesa ali nosilci funkcij:

(a) predsednik;

(b) konferenca predsednikov;

(c) predsedstvo;

(d) predsednik zadevnega odbora/zadevnih odborov;

(e) zadevni poročevalec/poročevalci.

Drugi poslanci Evropskega parlamenta lahko zahtevo vložijo prek enega od parlamentarnih teles ali nosilcev funkcij iz prvega pododstavka.

Svet se nemudoma odzove na takšno zahtevo.

4. Če je Svet pravno zavezan odobriti dostop do tajnih podatkov Evropskemu parlamentu ali če se je odločil, da ta dostop odobri, skupaj z ustreznim telesom ali nosilcem/nosilci funkcij iz odstavka 3 še pred posredovanjem teh podatkov pisno določi:

(a) da se lahko takšen dostop odobri enemu ali več naštetim: (i) predsedniku; (ii) konferenci predsednikov; (iii) predsedstvu; (iv) predsedniku zadevnega odbora/zadevnih odborov; (v) zadevnemu poročevalcu/zadevnim poročevalcem; (vi) vsem ali nekaterim članom zadevnega odbora/zadevnih odborov, in

(b) morebitne posebne postopke za varovanje teh podatkov.

Člen 6

Vpisovanje in shranjevanje tajnih podatkov v Evropskem parlamentu ter vpogled vanje in razpravljanje o njih

1. Tajni podatki, ki jih Svet predloži Evropskemu parlamentu in imajo stopnjo tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, SECRET UE/EU SECRET ali TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET oziroma temu enakovredno stopnjo:

(a) se iz varnostnih razlogov vpišejo, da se zabeleži njihov življenjski cikel in zagotovi njihova stalna sledljivost;

(b) se hranijo na varovanem območju, ki izpolnjuje minimalne standarde fizične varnosti, določene v varnostnih predpisih Sveta in varnostnih predpisih Evropskega parlamenta, ki so enakovredni, in

(c) se lahko dajo na vpogled ustreznim poslancem Evropskega parlamenta, uradnikom Evropskega parlamenta in drugim uslužbencem Parlamenta, ki delajo v političnih skupinah, navedenim v členu 4(4) in členu 5(4), in sicer le v zavarovani čitalnici v prostorih Evropskega parlamenta. V tem primeru veljajo naslednji pogoji: (i) podatki se na noben način ne kopirajo, ne s fotokopiranjem ne s fotografiranjem; (ii) zapiski niso dovoljeni, in (iii) v čitalnici ni dovoljeno imeti nobenih komunikacijskih naprav.

2. Tajni podatki, ki jih Svet pošlje Evropskemu parlamentu in imajo stopnjo tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED ali temu enakovredno stopnjo, se obdelujejo in shranjujejo v skladu z varnostnimi predpisi Evropskega parlamenta, ki za te tajne podatke zagotavljajo enakovredno raven varovanja, kot je na Svetu.

Ne glede na prvi pododstavek se dvanajst mesecev po začetku veljavnosti tega sporazuma podatki z oznako tajnosti na stopnji RESTREINT UE/EU RESTRICTED ali temu enakovredno stopnjo obdelujejo in shranjujejo v skladu z odstavkom 1. Dostop to takšnih tajnih podatkov urejata točki (a) in (c) člena 4(4) in člen 5(4).

3. Delo s tajnimi podatki lahko poteka le prek komunikacijskih in informacijskih sistemov, ki so bili ustrezno akreditirani ali odobreni v skladu s standardi, enakovrednimi tistim iz varnostnih predpisov Sveta.

4. Za tajne podatke, ki so prejemnikom v Evropskem parlamentu posredovani ustno, velja enakovredna raven varovanja kot za tajne podatke, predložene v pisni obliki.

5. Ne glede na točko (c) odstavka 1 tega člena se lahko o tajnih podatkih do stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali temu enakovredne stopnje, ki jih Svet predloži Evropskemu parlamentu, razpravlja na sejah, zaprtih za javnost, ki se jih udeležijo le poslanci Evropskega parlamenta ter tisti uradniki Evropskega parlamenta in drugi uslužbenci Parlamenta, ki delajo v političnih skupinah, ki jim je bil odobren dostop do podatkov v skladu s členom 4(4) in členom 5(4). Pri tem veljajo naslednji pogoji:

— dokumenti se razdelijo na začetku seje in poberejo na koncu seje,

— dokumenti se na noben način ne kopirajo, ne s fotokopiranjem ne s fotografiranjem,

— zapiski niso dovoljeni,

— v prostoru ni dovoljeno imeti nobenih komunikacijskih naprav, in

— v zapisniku seje se točka razprave, ki vsebuje tajne podatke, ne navede.

6. Kadar je treba organizirati sejo za razpravo o tajnih podatkih stopnje tajnosti SECRET UE/EU SECRET ali TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali temu enakovredne stopnje, se Evropski parlament in Svet dogovorita o posebnih postopkih za vsak primer posebej.

Člen 7

Kršitev varovanja tajnosti, izguba ali nepooblaščeno razkritje tajnih podatkov

1. V primeru dokazane ali domnevne izgube ali nepooblaščenega razkritja tajnih podatkov, ki jih predloži Svet, generalni sekretar Evropskega parlamenta o tem nemudoma obvesti generalnega sekretarja Sveta. Generalni sekretar Evropskega parlamenta vodi preiskavo in generalnega sekretarja Sveta obvesti o izsledkih preiskave in o ukrepih, sprejetih, da se kaj takega ne bi ponovilo. Kadar gre za poslanca Evropskega parlamenta, predsednik Evropskega parlamenta ukrepa skupaj z generalnim sekretarjem Evropskega parlamenta.

2. Zoper vsakega poslanca Evropskega parlamenta, ki je odgovoren za kršitev določb varnostnih predpisov Evropskega parlamenta ali tega sporazuma, se lahko uvedejo ukrepi in kazni v skladu s členi 9(2) in 152 do 154 Poslovnika Evropskega parlamenta.

3. Zoper vsakega uradnika Evropskega parlamenta ali drugega uslužbenca Parlamenta, ki dela v politični skupini in ki je odgovoren za kršitev določb varnostnih predpisov Evropskega parlamenta ali tega sporazuma, se lahko naložijo kazni iz Kadrovskih predpisov za uradnike in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, kakor so določeni v Uredbi Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (6).

4. Zoper osebe, ki so odgovorne za izgubo ali nepooblaščeno razkritje tajnih podatkov, se lahko uvede disciplinski in/ali sodni postopek v skladu z ustreznimi zakoni in drugimi predpisi.

Člen 8

Končne določbe

1. Evropski parlament in Svet vsak na svoji strani sprejmeta vse ukrepe, potrebne za to, da se zagotovi izvajanje tega sporazuma. Pri tem tesno sodelujeta, zlasti z organizacijo obiskov, s katerimi se spremlja izvajanje varnostno-tehničnih vidikov tega sporazuma.

2. Ustrezne službe sekretariata Evropskega parlamenta in generalnega sekretariata Sveta se medsebojno posvetujejo, preden katera od obeh institucij spremeni svoje varnostne predpise, da bi se še naprej zagotavljala enakovrednost med osnovnimi načeli in minimalni standardi za varovanje tajnih podatkov.

3. Tajni podatki se v skladu s tem sporazumom predložijo Evropskemu parlamentu potem, ko Svet skupaj z Evropskim parlamentom določi, da je dosežena enakovrednost med osnovnimi načeli in minimalnimi standardi za varovanje tajnih podatkov v okviru varnostnih predpisov Evropskega parlamenta in Sveta na eni strani ter enakovrednost med ravnijo varovanja tajnih podatkov v prostorih Evropskega parlamenta in prostorih Sveta na drugi strani.

4. Ta sporazum se lahko na podlagi izkušenj, pridobljenih z izvajanjem tega sporazuma, na zahtevo ene ali druge institucije pregleda.

5. Ta sporazum začne veljati na dan objave v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju in Strasbourgu, 12. marca 2014 Za Evropski parlament Predsednik Za Svet Predsednik

(1) UL C 298, 30.11.2002, str. 1.

(2) UL C 210, 3.8.2010, str. 1.

(3) UL L 201, 3.8.2010, str. 30.

(4) UL L 141, 27.5.2011, str. 17.

(5) UL C 190, 30.6.2011, str. 2.

(6) UL L 56, 4.3.1968, str. 1.