SL Uradni list Evropske unije L 332/17

SKLEP SVETA 2009/968/PNZ

z dne 30. novembra 2009

o sprejetju pravil o varovanju tajnosti informacij Europola

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Sklepa Sveta 2009/371/PNZ z dne 6. aprila 2009 o ustanovitvi Evropskega policijskega urada (Europol) (1) („Sklep o Europolu“) in zlasti člena 40 Sklepa,

ob upoštevanju osnutka pravil, ki ga je predložil upravni odbor,

ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta,

ker v skladu s Sklepom o Europolu Svet s kvalificirano večino po posvetovanju z Evropskim parlamentom sprejme izvedbena pravila o varovanju tajnosti informacij, ki jih pridobi Europol ali so z njim izmenjane (v nadaljnjem besedilu: pravila) –

SKLENIL:

POGLAVJE I

OPREDELITEV POJMOV IN PODROČJE UPORABE

Člen 1

Opredelitev pojmov

Za namene teh pravil:

(a) „obdelava informacij“ ali „obdelava“ pomeni vsak postopek ali niz postopkov, ki se izvajajo v zvezi z osebnimi ali neosebnimi podatki z avtomatskimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali predelava, iskanje, vpogled, uporaba, razkritje s pošiljanjem, širjenje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, blokiranje, izbris ali uničenje podatkov;

(b) „tretja stranka“ pomeni subjekte iz členov 22(1) in 23(1) Sklepa o Europolu;

(c) „varnostni odbor“ pomeni odbor, ki ga sestavljajo predstavniki držav članic in Europola, kot je opisan v členu 4;

(d) „varnostni koordinator“ pomeni namestnika direktorja, kateremu direktor Europola v skladu s členom 38(2) Sklepa o Europolu poleg drugih nalog dodeli tudi nalogo usklajevanja in nadzora v varnostnih zadevah;

(e) „varnostni uradniki“ pomeni osebje Europola, ki ga imenuje direktor Europola in je odgovorno za varnostna vprašanja v skladu s členom 6;

(f) „varnostni priročnik“ pomeni priročnik, s katerim se izvajajo ta pravila, ki se pripravi v skladu s členom 7;

(g) „stopnja tajnosti“ pomeni zaščitno oznako, dodeljeno dokumentu, ki se obdeluje v Europolu ali prek Europola, kot je navedeno v členu 10;

(h) „varnostni sveženj“ pomeni posebno kombinacijo varnostnih ukrepov, ki se uporabljajo za informacije s stopnjo tajnosti Europola, kot je navedeno v členu 10;

(i) „osnovna stopnja zaščite“ pomeni stopnjo zaščite, ki se bo uporabljala za vse informacije, ki se obdelujejo v Europolu ali prek Europola, razen informacij, ki so izrecno označene ali jasno prepoznavne kot informacije javnega značaja, kot je navedeno v členu 10(1);

(j) „osebje“ pomeni začasne in pogodbene uslužbence, kot so opredeljeni v členu 39(4) Sklepa o Europolu;

(k) „tajne informacije Europola“ pomeni vse informacije in gradivo v vseh oblikah, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko bolj ali manj škodovalo temeljnim interesom Europola ali ene ali več držav članici in za katere je treba uporabiti ustrezne varnostne ukrepe, kakor so opredeljeni v členu 7(2)(b).

Člen 2

Področje uporabe

1. S temi pravili so določeni varnostni ukrepi, ki se uporabljajo za vse informacije, ki se obdelujejo v Europolu ali prek Europola.

2. Pri načinih komunikacije med Europolom in nacionalnimi enotami držav članic iz člena 8 Sklepa o Europolu je zagotovljena enaka stopnja zaščite kot je določena s temi ukrepi. Skupni standard za te načine komunikacije odobri varnostni odbor.

3. V Prilogi je pregled Europolovih stopenj tajnosti, navedenih v členu 10, ter enakovredna oznaka, ki jo trenutno uporabljajo države članice za informacije, za katere veljajo te stopnje tajnosti. Kadar bo država članica obvestila druge države članice in Europol o spremembah nacionalnih določb o stopnji tajnosti ali enakovrednih oznak, Europol pripravi revidirano različico pregleda, kakor je navedena v Prilogi. Varnostni odbor vsaj enkrat letno preveri, ali je pregled ažuren.

POGLAVJE II

ODGOVORNOST ZA VARSTVO

Člen 3

Odgovornost držav članic

1. Države članice poskrbijo, da imajo na njihovem ozemlju informacije Europola enako stopnjo zaščite, ki je enaka stopnji zaščite, kot je nudijo varnostni ukrepi, določeni s temi pravili.

2. Države članice poskrbijo, da je varnostni koordinator obveščen o vseh varnostih kršitvah, ki bi lahko škodovale interesom Europola ali države članice. Če so ogroženi interesi držav članic, so te neposredno obveščene prek nacionalne enote.

Člen 4

Varnostni odbor

1. Ustanovi se varnostni odbor, ki ga sestavljajo predstavniki držav članic in Europola in ki se sestane vsaj dvakrat letno.

2. Naloga varnostnega odbora je svetovanje upravnemu odboru in direktorju Europola o vprašanjih varnostne politike, vključno z uporabo varnostnega priročnika.

3. Varnostni odbor določi svoj poslovnik. Sestankom varnostnega odbora Europola predseduje varnostni koordinator.

Člen 5

Varnostni koordinator

1. Varnostni koordinator je splošno odgovoren za vsa vprašanja varnosti, tudi za varnostne ukrepe, določene v teh pravilih in varnostnem priročniku. Varnostni koordinator spremlja uveljavljanje varnostnih določb in o vseh varnostnih kršitvah obvešča direktorja. Direktor v resnih primerih obvesti tudi upravni odbor. Če bi lahko taka kršitev škodovala interesom države članice, je obveščena tudi ta država članica.

2. Varnostni koordinator odgovarja neposredno direktorju Europola.

3. Varnostni koordinator je varnostno preverjen na najvišjih stopnji v skladu z zakonodajo, ki se uporablja v državi članici, katere državljan je varnostni koordinator.

Člen 6

Varnostni uradniki

1. Varnostni uradniki pomagajo direktorju pri izvajanju varnostnih ukrepov, določenih v teh pravilih in varnostnem priročniku. Varnostni uradniki odgovarjajo neposredno varnostnemu koordinatorju. Varnostni uradniki imajo te posebne naloge:

(a) dajanje navodil, pomoč in svetovanje vsem osebam v Europolu ter vsem drugim osebam, za katere velja posebna obveznost nerazkrivanja in varovanja tajnosti glede dejavnosti Europola, v zvezi z njihovimi dolžnostmi v skladu s temi pravili in varnostnim priročnikom;

(b) uveljavljanje varnostnih določb, preiskovanje kršitev teh določb in poročanje o njih neposredno varnostnemu koordinatorju;

(c) redno preverjanje ustreznosti varnostnih ukrepov na podlagi ocene tveganja; v ta namen poročajo varnostnemu koordinatorju praviloma vsaj enkrat mesečno in, v izjemnih primerih, kadar se zdi nujno ter dajejo primerna priporočila in nasvete;

(d) izvajanje nalog, ki so jim dodeljene v skladu s temi pravili in varnostnim priročnikom;

(e) izvajanje nalog, ki jim jih naloži varnostni koordinator.

2. Varnostni uradniki so varnostno preverjeni na stopnji, primerni za njihove naloge, v skladu z zakonodajo, ki se uporablja v državi članici, katere državljani so.

Člen 7

Varnosti priročnik, postopek in vsebina

1. Varnostni priročnik sprejme upravni odbor po posvetovanju z varnostnim odborom.

2. Varnostni priročnik vsebuje smernice za upravljanje in podpiranje varnosti v skladu z operativnimi zahtevami ter določa Europolov pristop k skrbi za varnost. Varnostni priročnik vsebuje:

(a) podrobna pravila o vseh varnostnih ukrepih, ki se uporabljajo v Europolu za zagotavljanje osnovne stopnje zaščite, kot je navedeno v členu 10(1) teh pravil, pri čemer sta podlaga za te ukrepe člena 35 in 41(2) Sklepa o Europolu, upošteva pa se tudi člen 40(3) Sklepa o Europolu; in

(b) podrobna pravila o varnostnih ukrepih, povezanih z različnimi Europolovimi stopnjami tajnosti, in ustreznih varnostnih svežnjih, navedenih v členu 10(2) in (3). V varnostnem priročniku je upoštevan člen 46 Sklepa o Europolu.

3. Varnosti priročnik se pregleduje v rednih časovnih obdobjih ali kadar pride de večjih sprememb, s čimer se zagotovi, da je vedno primeren, zadosten in učinkovit.

4. Spremembe varnostnega priročnika se sprejmejo v skladu s postopkom iz odstavka 1.

Člen 8

Varnostna akreditacija sistemov

1. Upravni odbor akreditira vse sisteme Europola, ki se uporabljajo za obdelavo tajnih informacij Europola, potem ko se je posvetoval z varnostnim odborom in pridobil zagotovilo, da se učinkovito izvajajo varnostni ukrepi, ki izhajajo iz posebnih varnostnih zahtev za sistem, registra informacijskih tveganj in drugih ustreznih dokumentov. Podsistemi in oddaljeni terminali ali delovne postaje se akreditirajo kot sestavni del vseh sistemov, na katere so priključeni.

2. Posebne varnostne zahteve za sistem sprejme in spreminja upravni odbor po posvetovanju z varnostnim odborom. Posebne varnostne zahteve za sistem so skladne z ustreznimi določbami varnostnega priročnika.

Člen 9

Spoštovanje

1. Varnostne ukrepe, določene v teh pravilih in varnostnem priročniku, spoštujejo vse osebe v Europolu ter vse druge osebe, ki so udeležene v dejavnostih, povezanih z Europolom, in za katere velja posebna obveznost nerazkrivanja in varovanja tajnosti.

2. Direktor, urad za zvezo in nacionalne enote Europola so odgovorni za zagotavljanje spoštovanja teh pravil in varnostnega priročnika v skladu z odstavkom 1.

POGLAVJE III

SPLOŠNA NAČELA

Člen 10

Osnovna stopnja zaščite, stopnje tajnosti in varnostni svežnji

1. V organizaciji Europol in državah članicah velja osnovna stopnja zaščite za vse informacije, ki se obdelujejo v Europolu ali prek njega, razen informacij, ki so izrecno označene ali jasno prepoznavne kot informacije javnega značaja.

2. V skladu s členom 3 države članice zagotovijo uporabo osnovne stopnje zaščite iz odstavka 1 z raznimi vrstami ukrepov v skladu z nacionalno zakonodajo in predpisi, vključno z obveznostjo nerazkrivanja in varovanja tajnosti, omejevanjem dostopa do informacij samo za pooblaščeno osebje, zaščito osebnih podatkov in splošnimi tehničnimi in proceduralnimi ukrepi za zagotavljanje varnosti informacij ob upoštevanju člena 41(2) Sklepa o Europolu.

3. Za informacije, za katere so potrebni dodatni varnostni ukrepi, se uporablja Europolova stopnja tajnosti, ki se označi s posebno oznako. Za informacije se uporablja varnostna stopnja le, kadar je to nujno potrebno in le tako dolgo, kolikor je nujno potrebno.

4. Uporabljajo se naslednje Europolove stopnje tajnosti:

(a) „RESTREINT UE/EU RESTRICTED“ (Europol interno):: ta oznaka se uporablja za informacije in gradivo, katerih nepooblaščeno razkritje bi škodilo interesom Europola, EU ali ene ali več držav članic;

(b) „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“ (Europol zaupno):: ta oznaka se uporablja za informacije in gradivo, katerih nepooblaščeno razkritje bi škodilo bistvenim interesom Europola, EU ali ene ali več držav članic;

(c) „SECRET UE/EU SECRET“ (Europol tajno):: ta oznaka se uporablja samo za informacije in gradivo, katerih nepooblaščeno razkritje bi resno škodilo temeljnim interesom Europola, EU ali ene ali več držav članic;

(d) „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET“ (Europol strogo tajno):: ta oznaka se uporablja za informacije in gradivo, katerih nepooblaščeno razkritje bi izjemno močno škodilo temeljnim interesom Europola, EU ali ene ali več držav članic.

Takšne tajne informacije in gradivo pod oznako stopnje tajnosti nosijo dodatno oznako („EUROPOL“), s čimer se pojasni, da izvirajo iz Europola.

Vsaka Europolova stopnja tajnosti se nanaša na poseben varnostni sveženj, ki se uporablja v Europolu. Varnostni svežnji ponujajo različne stopnje zaščite, ki je odvisna od vsebine informacij in možnih škodljivih posledic, ki bi jih za interese držav članic ali Europola utegnili imeti nepooblaščen dostop, razširjanje ali uporaba informacij.

Če se zbirajo informacije različnih stopenj tajnosti, se uporablja stopnja tajnosti, ki je vsaj tako visoka kakor tista, ki se uporablja pri najbolj zaščitenih informacijah. V vsakem primeru lahko skupina informacij dobi višjo stopnjo zaščite kakor vsak izmed njenih delov.

Prevod tajnih dokumentov ima enako stopnjo tajnosti kot izvirnik in zanj se uporablja enaka zaščita kot za izvirnik.

5. Za določitev dodatnih pogojev, kot je uporaba posebnih načinov izmenjave informacij za razširjanje informacij, embargo in posebno razširjanje na podlagi potrebe po seznanitvi z informacijami zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog, se lahko uporablja opozorilna oznaka. Take opozorilne oznake so opredeljene v varnostnem priročniku.

6. Varnostne svežnje sestavljajo različni ukrepi fizične, tehnične, organizacijske ali upravne narave, kot so določeni v varnostnem priročniku.

Člen 11

Določitev stopnje tajnosti

1. Države članice, ki posredujejo informacije Europolu, so pristojne za določitev ustrezne stopnje tajnosti za te informacije v skladu s členom 10. Po potrebi država članica informacije, ki jih posreduje Europolu, označi z Europolovo stopnjo tajnosti iz člena 10(4).

2. Države članice pri določitvi stopnje tajnosti upoštevajo stopnje tajnosti informacij po svojih nacionalnih predpisih, potrebo po operativni fleksibilnosti, potrebni za pravilno delovanje Europola, in pogoj, da bi morala biti tajnost informacije kazenskega pregona izjema in da se uporabi najnižja možna stopnja, če morajo biti takšne informacije označene kot tajne.

3. Če Europol na podlagi informacij, ki jih že ima, sklene, da je treba stopnjo tajnosti spremeniti (na primer morebitna razveljavitev ali dodajanje take stopnje, vključno z dodajanjem stopnje tajnosti dokumentu, za katerega se je prej uporabljala osnovna stopnja zaščite), o tem obvesti zadevno državo članico in si prizadeva doseči soglasje o ustrezni stopnji tajnosti. Europol ne določi, spremeni, doda ali razveljavi stopnje zaupnosti brez takega soglasja.

4. Kadar informacije, zbrane v Europolu, temeljijo na informacijah, ki jih je posredovala država članica, ali take informacije vsebujejo, Europol v soglasju z zadevno državo članico določi, ali osnovna stopnja zaščite zadostuje ali je treba uporabiti Europolovo stopnje tajnosti.

5. Kadar informacije zbere Europol sam in te ne temeljijo na informacijah, ki jih je posredovala država članica, in takih informacij ne vsebujejo, Europol zanje določi ustrezno stopnjo tajnosti z uporabo meril, ki jih določi varnostni odbor. Po potrebi Europol informacije ustrezno označi.

6. Kadar informacije zadevajo tudi vitalne interese druge države članice, se države članice in Europol posvetujejo z navedeno državo članico, ali naj se zanje uporabi stopnja tajnosti, in če da, katera.

Člen 12

Sprememba stopnje tajnosti

1. Država članica, ki je Europolu posredovala informacije, lahko kadar koli zahteva spremembo določene stopnje tajnosti, vključno z morebitno razveljavitvijo ali dodatkom take stopnje. Europol mora razveljaviti, spremeniti ali dodati stopnjo tajnosti v skladu z željami zadevne države članice.

2. Zadevna država članica zahteva, da se zadevna stopnja tajnosti zniža ali razveljavi, takoj ko okoliščine to omogočajo.

3. Država članica, ki Europolu posreduje informacije, lahko določi časovno obdobje, do katerega se uporablja določena stopnja tajnosti, in vse morebitne spremembe stopnje tajnosti po izteku tega roka.

4. Kadar Europol osnovno stopnjo zaščite ali stopnjo tajnosti določi v skladu s členom 11(4), Europol spremeni osnovno stopnjo zaščite ali stopnjo tajnosti le v soglasju z zadevno državo članico.

5. Kadar Europol stopnjo tajnosti določi v skladu s členom 11(5), jo lahko spremeni ali razveljavi kadar koli sodi, da je to potrebno.

6. Kadar so informacije, katerim je bila spremenjena stopnja tajnosti v skladu s tem členom, že posredovane drugim državam članicam, mora Europol prejemnike obvestiti o spremembi stopnje tajnosti.

Člen 13

Obdelava, dostop in varnostno preverjanje

1. Dostop do informacij in razpolaganje z njimi se v okviru Europola omeji na tiste osebe, ki morajo biti zaradi narave svojega dela seznanjene s takimi informacijami ali jih morajo obdelovati. Osebe, ki jim je zaupana obdelava informacij, so bile ustrezno varnostno preverjene in se nadalje posebno usposabljajo.

2. Vse osebe, ki imajo dostop do informacije, za katere se uporablja stopnja tajnosti in ki se obdelujejo v Europolu, opravijo varnostno preverjanje v skladu s členom 40(2) Sklepa o Europolu in varnostnim priročnikom. Varnostni koordinator na podlagi rezultata postopka varnostnega preverjanja v skladu z določbami varnostnega priročnika izda pooblastilo tistim osebam, ki so varnostno preverjene na ustrezni nacionalni ravni in morajo biti zaradi narave svojega dela seznanjene s takimi informacijami ali jih morajo obdelovati. Pooblastilo varnostni koordinator redno pregleduje. Varnostni koordinator lahko pooblastilo takoj odvzame, če za to obstajajo utemeljeni razlogi. Varnostni koordinator je odgovoren tudi za zagotavljanje izvajanja odstavka 3.

3. Nihče nima dostopa do informacij, za katere se uporablja stopnja tajnosti, brez varnostnega preverjanja na ustrezni stopnji. Varnostni koordinator lahko izjemoma po posvetovanju z varnostnim uradnikom:

(a) dodeli posebno in omejeno pooblastilo osebam, ki so varnostno preverjene na stopnji „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL“, za dostop do posebnih informacij do stopnje „SECRET UE/EU SECRET“, če morajo biti zaradi narave svojega dela v tem posebnem primeru seznanjene z informacijami, za katere se uporablja višja Europolova stopnja tajnosti, ali

(b) če je v interesu Europola, potem ko je uradno obvestil pristojne organe in pod pogojem, da od njih v roku treh mesecev ni dobil odziva – podeli začasno pooblastilo za obdobje, ki ne presega šest mesecev, med čakanjem na rezultat preverjanja iz odstavka 2. Varnostni koordinator obvesti zadevne nacionalne pristojne organe o podelitvi takega začasnega pooblastila. Podelitev takega začasnega pooblastila ne daje dostopa do informacij s stopnjo tajnosti „SECRET UE/EU SECRET“ in višje.

4. Tako pooblastilo se ne podeli, če je država članica pri posredovanju zadevnih informacij, navedla, da diskrecijska pravica, dodeljena varnostnemu koordinatorju v odstavku 3, ne velja za navedene informacije.

Člen 14

Tretje stranke

Pri sklepanju sporazumov o varovanju tajnosti s tretjimi strankami, ali sporazumov v skladu s členoma 22(4) in 23(7) Sklepa o Europolu, Europol upošteva načela iz teh pravil in varnostnega priročnika, ki bi se morala ustrezno uporabljati tudi za informacije, ki se izmenjujejo s tretjimi stranmi.

POGLAVJE IV

KONČNE DOLOČBE

Člen 15

Pregled pravil

Upravni odbor preuči morebitne predloge sprememb teh pravil, ki jih nato sprejme Svet v skladu s postopkom iz člena 40(1) Sklepa o Europolu.

Člen 16

Začetek veljavnosti

Ta pravila začnejo veljati na 1. januarja 2010.

V Bruslju, 30. novembra 2009 Za Svet Predsednica B. ASK

(1) UL L 121, 15.5.2009, str. 37.