Sklep nadzornika za procesna jamstva o sprejetju izvedbenih določb za obravnavo pritožb

(2022/C 494/07)

NADZORNIK JE –

ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. septembra 2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), ter razveljavitvi Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta in Uredbe Sveta (Euratom) št. 1074/1999 (1) ter zlasti členov 9a in 9b Uredbe,

ob upoštevanju Listine Evropske unije o temeljnih pravicah (2),

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Uredba (EU, Euratom) 2020/2223 Evropskega parlamenta in Sveta (3) o spremembi Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 za namene varstva in spoštovanja procesnih jamstev in temeljnih pravic določa notranjo funkcijo v obliki nadzornika za procesna jamstva (v nadaljnjem besedilu: nadzornik). Nadzornik obravnava pritožbe glede tega, kako urad OLAF spoštuje procesna jamstva, pa tudi glede kršitve pravil, ki se uporabljajo za preiskave urada OLAF, zlasti kršitve postopkovnih zahtev in temeljnih pravic.

(2) V skladu s členom 9b(11) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 mora nadzornik po posvetovanju z nadzornim odborom urada OLAF (4) sprejeti izvedbene določbe za obravnavo pritožb.

(3) Posvetovanje z nadzornim odborom urada OLAF je bilo opravljeno 29. septembra 2022 –

SKLENIL:

Člen 1 Opredelitev pojmov V tem sklepu in brez poseganja v opredelitve pojmov iz Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 (v nadaljnjem besedilu: uredba o uradu OLAF) se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov: (1) „preiskava urada OLAF“ pomeni upravno preiskavo, ki jo izvaja urad OLAF na podlagi členov 3, 4, 12e(1)(c) in/ali 12f uredbe o uradu OLAF; (2) „preiskovanec“ pomeni osebo ali gospodarski subjekt, ki je predmet preiskave urada OLAF; (3) „priča“ pomeni vsako fizično ali pravno osebo, ki lahko nadzorniku zagotovi informacije, relevantne za ugotavljanje dejstev v zvezi z obravnavano pritožbo.

Člen 2 Predmet urejanja in načela 1. Ta sklep določa pravila, ki jih je treba upoštevati pri vložitvi in obravnavi pritožb, vloženih pri nadzorniku v skladu s členom 9b uredbe o uradu OLAF, ter nadaljnjem ukrepanju v zvezi s pritožbami. 2. Nadzornik obravnava pritožbe neodvisno, tudi od urada OLAF in nadzornega odbora, ter brez poseganja v izvajanje tekočih preiskav urada OLAF. 3. Nadzornika zavezujejo splošna načela prava EU, vključno z načeloma pravičnosti in dobrega upravljanja. 4. Sekretariat nadzornega odbora (v nadaljnjem besedilu: sekretariat) nadzorniku zagotavlja vso potrebno upravno in pravno podporo za namene pritožbenega mehanizma. Sekretariat opravlja zlasti upravne naloge v zvezi s postopkom obravnavanja pritožb, kot so evidentiranje pritožb in povezanih dokumentov, upravna korespondenca in izmenjava dokumentov s strankami.

Člen 3 Vložitev pritožb 1. Pritožbe se vložijo v pisni obliki, bodisi elektronsko bodisi po pošti. Pritožnikom se močno priporoča uporaba obrazca za pritožbe, ki je na voljo na spletnem mestu nadzornika. Pritožniki imajo pravico, da jih zastopa in/ali jim pomaga oseba po lastni izbiri. 2. Pritožnik lahko uporablja katerega koli od uradnih jezikov EU. Nadzornik komunicira s pritožnikom v tem jeziku. Zaradi pospešitve postopka se lahko nadzornik s pritožnikom po potrebi dogovori, da bosta do prevoda potrebnih dokumentov v jezik pritožbe komunicirala v drugem jeziku EU. 3. Iz pritožbe so jasno razvidni (i) identiteta pritožnika, (ii) predmet pritožbe in, če je mogoče, (iii) sklic na preiskavo urada OLAF, na katero se pritožba nanaša. Pritožba vsebuje zlasti: (i) jasen in jedrnat opis relevantnih dejstev ter (ii) jasen in jedrnat opis domnevnih kršitev procesnih jamstev in/ali pravil, ki se uporabljajo za preiskave urada OLAF. Zgoraj navedene informacije morajo biti zadostne, da lahko nadzornik določi obseg pritožbe. Pritožnik lahko pritožbi po potrebi priloži ustrezna dokazila. 4. Pritožbe, vložene pri nadzorniku, ne vplivajo na roke za sodne postopke. Prav tako nimajo odložilnega učinka na potek preiskave, na katero se pritožba nanaša.

Člen 4 Evidentiranje pritožb 1. Pritožbe se evidentirajo najpozneje naslednji delovni dan po datumu prejema pritožbe in dodeli se jim edinstvena številka pritožbe. 2. Po evidentiranju nadzornik pošlje pritožniku potrdilo o prejemu in hkrati pritožbo posreduje generalnemu direktorju urada OLAF.

Člen 5 Začetna obravnava 1. Nadzornik v 10 delovnih dneh od datuma prejema odloči, ali je pritožba dopustna. 2. Nadzornik zavrže pritožbo kot nedopustno, če: (a) jo vloži oseba, ki ni preiskovanec; (b) se ne nanaša na preiskavo urada OLAF; (c) se ne nanaša na domnevne kršitve procesnih jamstev in/ali kršitve pravil, ki se uporabljajo za preiskave urada OLAF; (d) se vloži po izteku rokov, določenih v členu 9b(2) uredbe o uradu OLAF (5). 3. Nadzornik za nedopustne razglasi tudi vse pritožbe v zvezi z vprašanji, ki spadajo v pristojnost Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (ENVP), tj. pritožbe v zvezi z uporabo Uredbe (EU) 2018/1725 (6) in spoštovanjem temeljne pravice do varstva osebnih podatkov. 4. Nadzornik v istem roku prouči tudi, ali je pritožba očitno neutemeljena, ponavljajoča se ali predstavlja zlorabo. 5. Če nadzornik ugotovi, da je pritožba nedopustna, očitno neutemeljena, ponavljajoča se predstavlja zlorabo, zadevo zaključi ter o razlogih za to brez odlašanja obvesti pritožnika in generalnega direktorja urada OLAF.

Člen 6 Sodni postopki Če nadzornik ugotovi, da so ali so bila dejstva, navedena v pritožbi, predmet sodnega postopka, zadevo zaključi ter o tem ustrezno obvesti pritožnika in urad OLAF.

Člen 7 Razčiščevalni postopek 1. Nadzornik ne zaključi ocene pritožbe, dokler ne zasliši pritožnika in urada OLAF. Obema strankama se omogoči, da izrazita svoje stališče in predložita morebitna dokazila. Prav tako se vsako stranko obvesti o stališčih druge stranke in se ji omogoči, da v roku, ki ga določi nadzornik, nanje predloži pripombe. 2. V ustrezno utemeljenih okoliščinah se lahko nadzornik odloči, da stranki ne bo posredoval informacij ali gradiva, ki so relevantni za oceno pritožbe, če je druga stranka zahtevala zaupno obravnavo. Nadzornik pri tej odločitvi med drugim pretehta potrebo po varovanju zaupnosti in učinkovitosti preiskave urada OLAF ter upoštevanje načela kontradiktornosti. Pritožnik ne pridobi dokumentov iz spisa zadeve urada OLAF, do katerih v skladu z drugimi predpisi nima pravice dostopa ali do katerih je urad OLAF že zavrnil dostop.

Člen 8 Ukrepi za zbiranje informacij 1. Urad OLAF zagotovi, da ima nadzornik pravočasen in ustrezen dostop do dokumentov v zvezi z zadevami, ki so potrebni za oceno pritožbe. 2. Nadzornik pozove urad OLAF, naj v določenem roku, ki običajno ni daljši od 10 delovnih dni, predloži svoje stališče o pritožbi ali njenih posebnih vidikih. Urad OLAF lahko zaprosi za podaljšanje tega roka. Nadzornik lahko urad OLAF zaprosi, da zagotovi dodatne informacije in/ali dostop do spisa zadeve (ali njegovega dela). Nadzornik lahko urad OLAF tudi zaprosi, da zagotovi prevod svojih pripomb v jezik pritožbe. 3. Nadzornik pozove pritožnika, naj v petih delovnih dneh predloži pripombe na pripombe urada OLAF. Pritožnik lahko zaprosi za podaljšanje tega roka. Nadzornik lahko pritožnika tudi pozove, naj predloži dodatne informacije ali dokumente ali pojasni informacije oziroma dokumente, ki so bili nadzorniku že predloženi. 4. Nadzornik lahko priče zaprosi za informacije ob upoštevanju njihovega prispevka, ki ga lahko dajo za pojasnitev relevantnih dejstev, če to ne vpliva na zaupnost in učinkovitost tekoče preiskave urada OLAF ter na pravice preiskovancev. Nadzornik posreduje izvod vseh izjav prič, ki so relevantne za pritožbo, pritožniku in uradu OLAF. 5. Nadzornik lahko za informacije iz odstavkov 2–4 zaprosi pisno ali z ustnim zaslišanjem.

Člen 9 Zaslišanja 1. Nadzornik lahko organizira in izvaja zaslišanja. Namen zaslišanj je (i) pridobiti informacije, relevantne za pritožbo, in/ali (ii) poiskati hitro rešitev pritožbe. Nadzornik ne more izvajati zaslišanj brez navzočnosti urada OLAF in pritožnika. Priče pa nadzornik zasliši brez navzočnosti javnosti ter urada OLAF in pritožnika. 2. Zaslišanja lahko potekajo v prostorih nadzornika ali virtualno prek videokonference. Zaslišanja niso javna. 3. Nadzornik določi datum, trajanje in način zaslišanja. Nadzornik pravočasno povabi udeležence in navede glavne točke zaslišanja. Pritožnika lahko zastopa in/ali mu pomaga njegov zakoniti zastopnik. Nadzorniku pomagajo vodja sekretariata in njegovo osebje, ki se udeleži zaslišanja. 4. Nadzornik pripravi zapisnik ali povzetek zaslišanja ter ga da na voljo pritožniku in uradu OLAF. Oba lahko v dveh delovnih dneh predložita svoje pripombe. Zapisnik se vključi v spis pritožbe.

Člen 10 Ugotovitev, da ni bilo kršitev procesnih jamstev ali pravil, ki se uporabljajo za preiskave urada OLAF Če nadzornik po oceni vseh zbranih informacij in dokazov ugotovi, da domnevne kršitve niso dokazane, zadevo zaključi ter o tem ustrezno obvesti pritožnika in generalnega direktorja urada OLAF.

Člen 11 Poziv k rešitvi pritožbe 1. Če nadzornik ugotovi, da urad OLAF ni ravnal v skladu s pravili iz člena 9b(1) uredbe o uradu OLAF, pozove urad OLAF, naj sprejme ukrepe za rešitev pritožbe. Nadzornik lahko predlaga posebne ukrepe, ki jih je treba sprejeti. 2. Urad OLAF v 15 delovnih dneh obvesti nadzornika o vseh ukrepih, ki so bili ali bodo sprejeti v zvezi s tem. 3. Nadzornik pritožniku v petih delovnih dneh zagotovi izvod odgovora urada OLAF z zahtevo za predložitev pripomb. 4. Če nadzornik meni, da je rešitev, ki jo je zagotovil urad OLAF, zadovoljiva, zadevo zaključi ter o tem ustrezno obvesti urad OLAF in pritožnika.

Člen 12 Priporočila 1. Če nadzornik meni, da rešitev, ki jo je zagotovil urad OLAF, ni zadovoljiva in da je pritožbo mogoče rešiti, v rokih iz člena 9b(5) uredbe o uradu OLAF izda priporočilo, kako rešiti pritožbo. 2. Če nadzornik v rokih iz člena 9b(5) uredbe o uradu OLAF ne izda priporočila ali sklepa o zaključku zadeve, se šteje, da je pritožbo zavrnil brez priporočila. 3. Nadzornik se pred izdajo priporočila posvetuje z nadzornim odborom, da pridobi njegovo mnenje. V ta namen nadzornik pripravi poročilo z vsemi informacijami, ki jih nadzorni odbor potrebuje za izdajo mnenja. Poročilo, kolikor je to mogoče, ne vsebuje osebnih podatkov ali drugih informacij, ki bi lahko privedle do identifikacije pritožnika ali ogrozile zaupnost preiskav urada OLAF. Nadzorni odbor odgovori v roku, ki ga določi nadzornik in ki ne sme biti krajši od petih delovnih dni. 4. Nadzornik uradu OLAF priporoči, naj v določenem roku sprejme konkretne ukrepe za rešitev pritožbe, ki med drugim vključujejo spremembo ali razveljavitev njegovih priporočil ali poročil, ponovitev preiskovalnih dejavnosti ali uvedbo izboljšav v postopkih v zvezi z zadevami, ki so predmet pritožbe. Nadzornik obvesti pritožnika o izdanem priporočilu.

Člen 13 Nadaljnje ukrepanje na podlagi priporočil in zaključek zadeve 1. Generalni direktor urada OLAF nadzornika v roku, določenem v priporočilu oziroma priporočilih, obvesti o ukrepih, sprejetih za izvedbo priporočila oziroma priporočil. V ustrezno utemeljenih primerih lahko generalni direktor urada OLAF zaprosi za podaljšanje roka. Nadzornik zaključi zadevo ter o tem ustrezno obvesti urad OLAF in pritožnika. 2. Če se generalni direktor urada OLAF odloči, da priporočila ne bo upošteval, o tem obvesti nadzornika in navede glavne razloge za svojo odločitev. Generalni direktor obvesti tudi pritožnika, in sicer v obsegu, v katerem takšno obvestilo ne vpliva na tekočo preiskavo. Pritožnik lahko v petih delovnih dneh predloži pripombe. Po analizi odločitve generalnega direktorja in morebitnih pripomb pritožnika nadzornik zaključi zadevo z dokončnimi ugotovitvami. 3. Generalni direktor urada OLAF se lahko odloči za odstopanje od priporočila, če medtem izve za okoliščine, ki se nanašajo na: (a) sodne postopke, ki potekajo pred Sodiščem Evropske unije ali nacionalnimi sodišči v zvezi s preiskavo urada OLAF, ki je predmet pritožbe; (b) pravni okvir, ki ureja odnose urada OLAF z Evropskim javnim tožilstvom (EJT), in zlasti obveznost urada OLAF, da ustavi vse preiskave, kadar EJT preiskuje ista dejstva. V takem primeru generalni direktor urada OLAF obvesti nadzornika o teh okoliščinah in njihovem vplivu na priporočilo.

Člen 14 Dolžnost sodelovanja Urad OLAF v skladu z načelom lojalnega sodelovanja sodeluje z nadzornikom pri vseh zadevah, ki so v pristojnosti nadzornika.

Člen 15 Svetovalna mnenja Generalni direktor urada OLAF lahko nadzornika zaprosi za mnenje o vsaki zadevi v zvezi z razlago ali uporabo procesnih jamstev ali temeljnih pravic, ki spada v pristojnost nadzornika, tudi o odločitvi glede neobvestitve preiskovanca na podlagi člena 9(3) uredbe o uradu OLAF. Generalni direktor v vsaki taki prošnji navede rok, v katerem mora nadzornik odgovoriti.

Člen 16 Zaupnost in varstvo podatkov 1. Nadzornika pri opravljanju njegovih nalog zavezuje obveznost varovanja poslovne skrivnosti in nadzornik zagotovi, da se informacije in dokumenti, ki jih predloži urad OLAF, obravnavajo zaupno. Nadzornik zagotovi zaupnost preiskav tudi po njihovem zaključku. 2. Nadzornik zagotovi uporabo Uredbe (EU) 2018/1725. Pri tem mu pomaga sekretariat nadzornega odbora, ki ga zastopa vodja sekretariata, ki deluje kot „upravljavec podatkov“ za namene Uredbe (EU) 2018/1725. Nadzornik sodeluje tudi s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v uradu OLAF.

Člen 17 Zahtevki za vpogled v spis pritožbe Pritožnik ima pravico do vpogleda v spis svoje pritožbe ob spoštovanju legitimnih interesov zaupnosti in poslovne skrivnosti v skladu s členom 41 Listine Evropske unije o temeljnih pravicah. Pritožnik nima dostopa do dokumentov urada OLAF, do katerih ne sme dostopati v skladu s pravnim okvirom, ki se uporablja za preiskave urada OLAF. Nadzornik se pred odobritvijo dostopa do dokumentov, povezanih s preiskavo, posvetuje z uradom OLAF.

Člen 18 Zahtevki za dostop javnosti do dokumentov Zahtevki za dostop javnosti do dokumentov, ki jih hrani nadzornik, se obravnavajo v skladu s pogoji in omejitvami, določenimi v Uredbi (ES) št. 1049/2001 (7) in Sklepu Komisije 2001/937 z dne 5. decembra 2001 o spremembi njenega poslovnika (8).

Člen 19 Nadzorni odbor 1. Nadzornik je neodvisen od nadzornega odbora in z njim vzpostavi delovne odnose, ki temeljijo na medsebojnem zaupanju in dobrem sodelovanju. 2. Nadzornik se pred izdajo priporočila posvetuje z nadzornim odborom v skladu s členom 12(3) teh pravil. 3. Brez poseganja v obveznost zagotavljanja zaupnosti preiskav urada OLAF tudi po njihovem zaključku nadzornik obvesti odbor o: (i) vseh priporočilih, izdanih na podlagi mnenja odbora; (ii) vseh sistemskih vprašanjih, ki izhajajo iz ocene pritožb; (iii) priporočilih, ki jih generalni direktor urada OLAF ni upošteval.

Člen 20 Začetek veljavnosti Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.

V Bruslju, 16. novembra 2022 Julia LAFFRANQUE nadzornica za procesna jamstva

(1) UL L 248, 18.9.2013, str. 1.

(2) UL C 326, 26.10.2012, str. 391.

(3) Uredba (EU, Euratom) 2020/2223 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. decembra 2020 o spremembi Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 glede sodelovanja z Evropskim javnim tožilstvom in učinkovitosti preiskav Evropskega urada za boj proti goljufijam (UL L 437, 28.12.2020, str. 49).

(4) Člen 15 uredbe o uradu OLAF.

(5) Člen 9b(2) določa: Pritožbe se vložijo v enem mesecu, odkar se je pritožnik seznanil z relevantnimi dejstvi, ki pomenijo domnevno kršitev procesnih jamstev ali pravil iz odstavka 1 tega člena. V vsakem primeru se ne vložijo pozneje kot en mesec po zaključku preiskave. Pritožbe v zvezi z rokom za pošiljanje vabila iz člena 9(2) in (4) pa se vložijo pred iztekom desetdnevnega roka za pošiljanje vabila iz navedenih določb.

(6) Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).

(7) Uredba Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (UL L 145, 31.5.2001, str. 43).

(8) UL L 345, 29.12.2001, str. 94.