OSNUTEK

SKLEP št. 1/2017 SVETA ZA SODELOVANJE MED EU IN REPUBLIKO KAZAHSTAN

z dne…

o sprejetju svojega poslovnika ter poslovnikov Odbora za sodelovanje, posebnih pododborov ali kakršnih koli drugih teles

SVET ZA SODELOVANJE MED EU IN REPUBLIKO KAZAHSTAN JE –

Ob upoštevanju Sporazuma o okrepljenem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kazahstan na drugi strani (1) (v nadaljnjem besedilu: Sporazum) in zlasti člena 268 Sporazuma,

ob upoštevanju naslednjega:

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Sprejmejo se poslovniki Sveta za sodelovanje ter Odbora za sodelovanje, posebnih pododborov ali kakršnega koli drugega telesa, ki ga ustanovi Svet za sodelovanje, določeni v Prilogah I in II.

Člen 2

Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.

(1) UL L 29, 4.2.2016, str. 3.

2. Odbor za sodelovanje pripravi zasedanja in posvetovanja Sveta za sodelovanje, po potrebi izvaja sklepe Sveta za sodelovanje in na splošno zagotavlja kontinuiteto odnosov v okviru pridružitve ter pravilno delovanje Sporazuma. Odbor za sodelovanje preuči vsa vprašanja, ki mu jih predloži Svet za sodelovanje, ter vsa druga vprašanja, ki se morebiti pojavijo pri izvajanju Sporazuma. Odbor za sodelovanje predloge ali kakršne koli osnutke sklepov ali priporočil predloži v odobritev Svetu za sodelovanje. V skladu s členom 268(4) Sporazuma lahko Svet za sodelovanje na Odbor za sodelovanje prenese katera koli svoja pooblastila, vključno s pooblastilom za sprejemanje zavezujočih odločitev.

1. V skladu s členom 269(1) Sporazuma Svetu za sodelovanje pri opravljanju njegovih nalog pomaga Odbor za sodelovanje, in sicer na področjih, za katera je Svet za sodelovanje nanj prenesel pooblastila. V skladu s členom 269(2) Sporazuma, Odbor za sodelovanje sestavljajo predstavniki obeh pogodbenic in sicer načeloma na ravni visokih državnih uradnikov.

2. Odhodke, ki so povezani s tolmačenjem na zasedanjih Sveta za sodelovanje, prevajanjem in razmnoževanjem dokumentov, krije Unija.

1. Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Sveta za sodelovanje.

3. Akti Sveta za sodelovanje v smislu člena 268(2) Sporazuma se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“, naslovu sledijo zaporedna številka, datum njihovega sprejetja akta in opis predmeta, ki ga ureja akt. Te sklepe in priporočila podpiše predsednik Sveta za sodelovanje, overita pa jih sekretarja Sveta za sodelovanje. Ti sklepi in priporočila se razpošljejo v skladu s členom 7(3) tega poslovnika. Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Sveta za sodelovanje v svojem uradnem listu.

1. Svet za sodelovanje sprejema sklepe in daje priporočila v medsebojnemu dogovoru pogodbenic in po zaključku njunih notranjih postopkov.

vprašanja, o katerih sta se dogovorili pogodbenici, kot so sprejeti sklepi, dogovorjene izjave in kakršne koli ugotovitve.

Če pogodbenici ne skleneta drugače, zasedanja Sveta za sodelovanje niso javna. Kadar pogodbenica Svetu za sodelovanje predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.

2. Svet za sodelovanje lahko ob soglasju pogodbenic na svoja zasedanja povabi predstavnike drugih organov pogodbenic ali neodvisne strokovnjake za posamezno področje, in sicer kot opazovalce ali da zagotovijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici se dogovorita o pravilih in pogojih, pod katerimi se lahko ti opazovalci udeležijo zasedanj.

1. Svet za sodelovanje se sestane enkrat letno in po medsebojnem dogovoru pogodbenic, če to zahtevajo okoliščine. Svet za sodelovanje se sestane v prostorih, v katerih običajno zaseda Svet Evropske unije, razen če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

3. V skladu s členom 268(2) Sporazuma in za namen doseganja ciljev Sporazuma, Svet za sodelovanje sprejema odločitve, ki so zavezujoče za pogodbenici. Svet za sodelovanje sprejme ustrezne ukrepe za izvajanje svojih odločitev, po potrebi tudi tako, da posebne organe, ustanovljene v skladu s Sporazumom, pooblasti, da delujejo v njegovem imenu. Svet za sodelovanje lahko daje tudi priporočila. Sklepe in priporočila sprejme v soglasju s pogodbenicama po zaključku njunih notranjih postopkov. Svet za sodelovanje lahko svoja pooblastila prenese na Odbor za sodelovanje.

PRILOGA II

POSLOVNIK ODBORA ZA SODELOVANJE IN POSEBNIH PODODBOROV ALI KAKRŠNEGA KOLI DRUGEGA TELESA, KI GA JE USTANOVIL SVET ZA SODELOVANJE

Člen 1

Splošne določbe

1. Odbor za sodelovanje, ustanovljen v skladu s členom 269(1) Sporazuma o okrepljenem partnerstvu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kazahstan na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), pomaga Svetu za sodelovanje pri opravljanju njegovih nalog ter izvaja naloge, določene v Sporazumu, in tiste, ki mu jih naloži Svet za sodelovanje. V skladu s členom 269(7) Sporazuma Svet za sodelovanje v njegovem poslovniku določi naloge in delovanje Odbora za sodelovanje.

2. Odbor za sodelovanje pripravi zasedanja in posvetovanja Sveta za sodelovanje, po potrebi izvaja sklepe Sveta za sodelovanje in na splošno zagotavlja kontinuiteto odnosov v okviru pridružitve ter pravilno delovanje Sporazuma. Odbor za sodelovanje preuči vsa vprašanja, ki mu jih predloži Svet za sodelovanje, ter vsa druga tekoča vprašanja, ki se morebiti pojavijo pri izvajanju Sporazuma. Odbor za sodelovanje predloži vse predloge ali osnutke sklepov in priporočil v sprejetje Svetu za sodelovanje.

3. V skladu s členom 269(2) Sporazuma, Odbor za sodelovanje sestavljajo predstavniki pogodbenic in sicer načeloma na ravni visokih državnih uradnikov. Ti predstavniki so odgovorni za posamezna vprašanja, ki se obravnavajo na zasedanjih Odbor za sodelovanje. V skladu s členom 2 tega poslovnika Odboru za sodelovanje izmenično predsedujeta predstavnik Evropske unije in predstavnik Republike Kazahstan.

4. Če se Odbor za sodelovanje v skladu s členom 269(5) Sporazuma sestane v posebni sestavi, da obravnava ustrezna vprašanja, povezana z naslovom III (Trgovina in poslovanje) Sporazuma („trgovinska sestava“), ga sestavljajo uradniki Evropske komisije in Republike Kazahstan, ki so pristojni za trgovino in z njo povezane zadeve. V skladu s členom 2 tega poslovnika predseduje Odboru za sodelovanje, ki se sestane v trgovinski sestavi, predstavnik Evropske komisije ali Republike Kazahstan, ki je visoki uradnik in, ki je odgovoren za trgovino in z njo povezane zadeve. Zasedanj se udeležujejo tudi predstavnik Evropske službe za zunanje delovanje.

5. V skladu s členom 269(4) Sporazuma Odbor za sodelovanje sprejema odločitve v zadevah, ki jih določa ta sporazum, in na področjih, za katera je Svet za sodelovanje nanj prenesel pooblastila. Sprejeti sklepi so zavezujoči za pogodbenici, ki sprejmeta ustrezne ukrepe za njihovo izvajanje. Odbor za sodelovanje sprejema sklepe s soglasjem med pogodbenicama po zaključku njunih notranjih postopkov.

6. Pogodbenici za katere velja ta poslovnik sta pogodbenici, navedeni v členu 285 Sporazuma.

Člen 2

Predsedstvo

Pogodbenici predsedujeta Odboru za sodelovanje izmenično za obdobje 12 mesecev. Prvo obdobje se začne z datumom prvega zasedanja Sveta za sodelovanje in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 3

Zasedanja

1. Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se Odbor za sodelovanje sestaja redno in najmanj enkrat letno. Izredne seje Odbora za sodelovanje se lahko skličejo na zahtevo katere koli pogodbenice, če se pogodbenici strinjata.

2. Vsako zasedanje Odbora za sodelovanje skliče njegov predsednik na kraju in na dan, o katerih se dogovorita pogodbenici. Sekretariat Odbora za sodelovanje pošlje vabilo na zasedanje najpozneje 28 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

3. Odbor za sodelovanje v trgovinski sestavi se sestane vsaj enkrat letno in kadar to zahtevajo okoliščine, z vzajemnim soglasjem pogodbenic. Vsako zasedanje skliče predsednik Odbora za sodelovanje v njegovi trgovinski sestavi na kraju, na dan in na način, o katerih se dogovorita pogodbenici. Sekretariat Odbora za sodelovanje v trgovinski sestavi pošlje vabilo na zasedanje najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

4. Kadar je mogoče, se redno zasedanje Odbora za sodelovanje skliče pravočasno pred rednim zasedanjem Sveta za sodelovanje.

5. Izjemoma in če se pogodbenici strinjata, lahko zasedanja Odbora za sodelovanje potekajo prek katerih koli dogovorjenih tehnoloških sredstev, kot je videokonferenca.

Člen 4

Delegacije

Sekretariat Odbora za sodelovanje pred vsakim zasedanjem pogodbenici obvesti o predvideni sestavi delegacij, ki se v imenu vsake pogodbenice udeležita zasedanja.

Člen 5

Sekretariat

1. Uradnik Evropske službe za zunanje delovanje in uradnik ministrstva za zunanje zadeve Republike Kazahstan delujeta skupaj kot sekretarja Odbora za sodelovanje. Skupaj izvajata naloge sekretariata v duhu medsebojnega zaupanja in sodelovanja, razen če ta poslovnik določa drugače.

2. Uradnik Evropske komisije in uradnik Republike Kazahstan, ki sta odgovorna za trgovino in z njo povezane zadeve, skupaj delujeta kot sekretarja Odbora za sodelovanje v trgovinski sestavi.

Člen 6

Korespondenca

1. Korespondenca, naslovljena na Odbor za sodelovanje, se naslovi na katerega koli sekretarja Odbora za sodelovanje, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2. Sekretarja Odbora za sodelovanje zagotovita, da se korespondenca, naslovljena na Odbor za sodelovanje, posreduje predsedniku Odbora za sodelovanje in po potrebi razpošlje kot dokumentacija iz člena 7.

3. Korespondenco predsednika Odbora za sodelovanje naslovnikom pošljeta sekretarja v njegovem imenu. Taka korespondenca se razpošlje, kadar je to primerno, kakor določa člen 7.

Člen 7

Dokumentacija

1. Dokumentacija se razpošilja prek sekretarjev Odbora za sodelovanje.

2. Pogodbenica svojo dokumentacijo pošlje svojemu sekretarju, ki jo nato posreduje sekretarju druge pogodbenice.

3. Sekretar Unije dokumentacijo razpošlje ustreznim predstavnikom Unije in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Republike Kazahstan.

4. Sekretar Republike Kazahstan dokumentacijo razpošlje ustreznim predstavnikom Republike Kazahstan in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Unije.

Člen 8

Zaupnost

Če pogodbenici ne skleneta drugače, zasedanja Odbora za sodelovanje niso javna. Kadar pogodbenica Odboru za sodelovanje predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.

Člen 9

Dnevni red zasedanj

1. Sekretariat Odbora za sodelovanje na podlagi predlogov pogodbenic za vsako zasedanje Odbora za sodelovanje pripravi začasni dnevni red in osnutke operativnih sklepov, kot je določeno v členu 10. Začasni dnevni red vključuje točke, za katere je sekretariat Odbora za sodelovanje prejel zahtevo za vključitev na dnevni red s strani pogodbenice. Dnevnemu redu se priloži ustrezna dokumentacija, nato pa se razpošlje najpozneje 21 koledarskih dni pred zasedanjem.

2. Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti razpošlje v skladu s členom 7 najpozneje 15 koledarskih dni pred zasedanjem.

3. Odbor za sodelovanje na začetku vsakega zasedanja sprejme dnevni red. Če se pogodbenici strinjata, se lahko dnevnemu redu doda kakršna koli točka, ki ni na začasnem dnevnem redu.

4. Predsedujoči zasedanju Odbora za sodelovanje lahko ob soglasju druge pogodbenice na ad-hoc osnovi povabi predstavnike drugih organov pogodbenic ali neodvisne strokovnjake za posamezno področje, da se udeležijo zasedanj Odbora za sodelovanje in predložijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici zagotovita, da takšni predstavniki ali strokovnjaki spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.

5. Predsedujoči zasedanju Odbora za sodelovanje lahko po posvetovanju s pogodbenicama skrajša roka iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo posebne okoliščine.

Člen 10

Zapisnik in operativni sklepi

1. Sekretarja Odbora za sodelovanje skupaj pripravita osnutek zapisnika vsakega zasedanja Odbora za sodelovanje.

2. V zapisniku se v zvezi z vsako točko dnevnega reda praviloma navede naslednje:

(a) seznam udeležencev zasedanja, spremljajočih uradnikov ter vseh opazovalcev ali strokovnjakov, ki so se udeležili zasedanja;

(b) dokumentacija, predložena Odboru za sodelovanje;

(c) izjave, za katere je Odbor za sodelovanje zahteval, da se zapišejo v zapisnik, ter

(d) operativne sklepe zasedanja, kot je določeno v odstavku 4.

3. Osnutek zapisnika se Odboru za sodelovanje predloži v sprejetje na naslednjem zasedanju. Ta osnutek zapisnika pa se lahko potrdi tudi pisno. Osnutek zapisnika zasedanja Odbora za sodelovanje v trgovinski sestavi se odobri v 28 koledarskih dneh po vsakem zasedanju. Izvod zapisnika se pošlje vsem naslovnikom iz člena 7.

4. Sekretar Odbora za sodelovanje iz pogodbenice, ki predseduje Odboru za sodelovanje, pripravi osnutek operativnih sklepov vsakega zasedanja Odbora za sodelovanje. Ta osnutek operativnih sklepov se skupaj z dnevnim redom pošlje pogodbenicama praviloma najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom naslednjega zasedanja. Ta osnutek operativnih sklepov se med zasedanjem posodablja, tako da Odbor za sodelovanje, če se pogodbenici ne dogovorita drugače, na koncu zasedanja sprejme operativne sklepe, ki odražajo nadaljnje ukrepe pogodbenic. Operativni sklepi se po sprejetju dodajo zapisniku, njihovo izvajanje pa se pregleda na enem od naslednjih zasedanj Odbora za sodelovanje. Odbor za sodelovanje v ta namen sprejme predlogo, ki omogoča spremljanje spoštovanja rokov za izvedbo vsakega ukrepa.

Člen 11

Sklepi in priporočila

1. V posebnih primerih, kadar Sporazum določa prenos pooblastil za sprejemanje sklepov ali dajanje priporočil ali če je Svet za sodelovanje prenesel taka pooblastila na Odbor za sodelovanje, sklepe sprejme ali priporočila poda Odbor za sodelovanje. Odbor za sodelovanje sprejme sklepe in poda priporočila v medsebojnemu dogovoru pogodbenic in po zaključku njunih notranjih postopkov. Vsak sklep ali priporočilo podpiše predsednik Odbora za sodelovanje, overita pa ga sekretarja Odbora za sodelovanje.

2. Odbor za sodelovanje lahko sprejme sklepe ali poda priporočila po pisnem postopku, če se pogodbenici strinjata. Pisni postopek je uradna izmenjava not med sekretarjema Odbora za sodelovanje, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama. Na predlog sklepa ali priporočila, ki se v ta namen razpošlje v pisni obliki v skladu s členom 7, se morebitni pridržki ali spremembe sporočijo najpozneje v roku 21 koledarskih dni pred zasedanjem. Predsednik Odbora za sodelovanje lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke iz tega odstavka, da se upoštevajo posebne okoliščine. Ko je dogovor o besedilu dosežen, sklep ali priporočilo podpiše predsednik Odbora za sodelovanje in ga overita sekretarja Odbora za sodelovanje.

3. Akti Odbora za sodelovanje se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“. Vsak sklep ali priporočilo Odbora za sodelovanje začne veljati na dan sprejetja, razen ni če v njem drugače določeno.

4. Sklepi in priporočila se pošljejo pogodbenicama na podlagi člena 7.

5. Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Odbora za sodelovanje v svojem uradnem listu.

Člen 12

Poročila

Odbor za sodelovanje o svojih dejavnostih in dejavnostih svojih posebnih pododborov ali kakršnega koli drugega telesa poroča Svetu za sodelovanje na vsakem rednem zasedanju Sveta za sodelovanje.

Člen 13

Jeziki

1. Uradni jeziki Odbora za sodelovanje so uradni jeziki pogodbenic.

2. Delovna jezika Odbora za sodelovanje sta angleščina in ruščina. Če ni določeno drugače, se Odbor za sodelovanje pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je napisana v teh dveh jezikih.

Člen 14

Stroški

1. Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Odbora za sodelovanje.

2. Stroške, povezane z organizacijo zasedanj Odbora za sodelovanje in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica, ki je gostiteljica zasedanja.

3. Odhodke v zvezi s tolmačenjem na zasedanjih Odbora za sodelovanje in prevajanjem dokumentacije v angleščino in ruščino ali iz teh dveh jezikov v skladu s členom 13(2) krije pogodbenica, ki je gostiteljica zasedanja.

Stroške tolmačenja in prevajanja v druge jezike ali iz njih krije neposredno pogodbenica prosilka.

4. Kadar je potreben prevod dokumentov v uradne jezike Unije, stroške krije Unija.

Člen 15

Spremembe poslovnika

Ta poslovnik se lahko spremeni s sklepom Sveta za sodelovanje v skladu s členom 268(1) Sporazuma.

Člen 16

Posebni pododbori ali kakršna koli druga telesa

1. Pododbore sestavljajo predstavniki pogodbenic, ki so zadolženi za zadeve s katerimi se sooča vsak posamezen posebni pododbor. Če s Sporazumom ni določeno drugače ali če v okviru Sveta za sodelovanje ni bil sprejet drugačen dogovor, se ta poslovnik smiselno uporablja tudi za vsak pododbor ali katerokoli drugo telo.

2. Pododbori lahko na svojih področjih pristojnosti med drugim:

(a) izmenjujejo mnenja o vseh vprašanjih skupnega interesa, vključno s prihodnjimi ukrepi in viri, ki so potrebni za njihovo izvajanje in uporabo;

(b) organizirajo redna posvetovanja in spremljajo izvajanje Sporazuma;

(c) sprejmejo praktične ureditve in ukrepe glede vprašanj, opredeljenih v Sporazumu;

(d) izdajo priporočila;

(e) če jih je Svet za sodelovanje pooblastil za izvajanje njegovih odločitev v skladu s členom 1(3) Poslovnika Sveta za sodelovanje, v zvezi s tem delujejo v njegovem imenu.

3. Zasedanja pododborov ali karkšnega koli drugega telesa se lahko prožno organizirajo glede na potrebe bodisi v Bruslju bodisi v Republiki Kazahstan ali na primer prek videokonference. Pododbori in kakršo koli drugo telo služijo kot platforma za spremljanje napredka, za obravnavo nekaterih vprašanj in izzivov, ki izhajajo iz tega procesa ter za oblikovanje priporočil in operativnih sklepov.

4. Sekretariatu Odbora za sodelovanje se v vednost pošlje izvod vse relevantne korespondence, dokumentacije in sporočil, ki se nanašajo na pododbor ali katero koli drugo telo.

Člen 17

Če ni določeno drugače, se ta poslovnik smiselno uporablja za Odbor za sodelovanje v trgovinski sestavi.