SL Uradni list Evropske unije C 285/3

SKLEP O KODEKSU DOBREGA RAVNANJA JAVNIH USLUŽBENCEV

2011/C 285/03

Uvod

6. septembra 2001 je Evropski parlament sprejel resolucijo, ki potrjuje kodeks dobrega ravnanja javnih uslužbencev, ki ga morajo v odnosih z javnostjo spoštovati ustanove in organi Evropske unije, njihove uprave in njihovi uradniki.

Kodeks upošteva načela evropskega upravnega prava iz sodne prakse Sodišča Evropskih skupnosti in išče navdih v nacionalnih pravih.

Pravni položaj kodeksa

Listina o temeljnih pravicah Evropske unije je bila razglašena decembra 2000 na srečanju na vrhu v Nici in je zdaj postala del II Pogodbe o Ustavi za Evropo.

Listina vključuje kot temeljne pravice državljanstva Unije pravico do dobrega upravljanja (člen 41) in pravico do pritožbe Evropskemu varuhu človekovih pravic proti nepravilnostim ustanov in organov Unije (člen 43).

Kodeks bolj natančno pojasnjuje, kaj naj bi dejansko pomenila pravica do dobrega upravljanja iz listine.

Kodeks dobrega ravnanja za uslužbence centra Cedefop

(a) Kakovostna storitev

Evropski center za razvoj poklicnega usposabljanja (Cedefop) in njegovi uslužbenci imajo dolžnost služiti interesu Skupnosti in s tem tudi javnemu interesu.

Javnost upravičeno pričakuje kakovostno storitev ter odprto, dostopno in ustrezno vodeno upravo.

Kakovostna storitev od uslužbencev centra zahteva, da so vljudni, objektivni in nepristranski.

(b) Namen

Da bi Cedefop lahko izpolnil obveznosti dobrega ravnanja svojih uslužbencev, zlasti pri svojih odnosih z javnostjo, se zavezuje, da bo upošteval standarde dobrega ravnanja, določene v tem kodeksu, in jih upošteval pri svojem vsakodnevnem delu za izboljšanje storitev, ki jih zagotavlja evropskim državljanom.

(c) Področje uporabe

Kodeks je zavezujoč za vse uslužbence, za katere veljajo kadrovski predpisi in pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev. Kodeks bodo pri vsakodnevnem delu upoštevali tudi zaposleni na podlagi pogodb zasebnega prava, strokovnjaki iz nacionalnih državnih služb na začasni premestitvi ter pripravniki, ki delajo za Cedefop.

Odnose med Cedefopom in njegovimi uslužbenci urejajo izključno kadrovski predpisi in predpisi, ki se uporabljajo za druge uslužbence.

Člen 1

Splošna določba

Uslužbenci Cedefopa pri svojih odnosih z javnostjo spoštujejo načela, določena v tem sklepu in ki štejejo za kodeks dobrega ravnanja javnih uslužbencev, v nadaljevanju „kodeks“.

Člen 2

Obseg veljavnosti

1. Kodeks velja za vse uradnike in druge uslužbence, za katere veljajo kadrovski predpisi in pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev, pri njihovih odnosih z javnostjo. V nadaljevanju izraz „uradnik“pomeni tako uradnike kot druge uslužbence.

2. Cedefop sprejme potrebne ukrepe za zagotovitev, da določbe iz tega kodeksa veljajo tudi za druge osebe, ki zanjeopravljajo delo, kot so zaposleni na podlagi pogodb zasebnega prava, strokovnjaki iz nacionalnih državnih služb na začasni premestitvi ter pripravniki.

3. Javnost pomeni fizične in pravne osebe, ne glede na to, ali imajo stalno prebivališče oziroma registrirani sedež v eni od držav članic.

Člen 3

Področje uporabe

1. Kodeks vsebuje splošna načela dobrega ravnanja uslužbencev Cedefopa, ki veljajo za vse njihove odnose z javnostjo, razen če tega ne urejajo posebni predpisi.

2. Načela iz tega kodeksa ne veljajo za odnose med institucijo in njenimi uradniki. Te odnose urejajo kadrovski predpisi in pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti.

Člen 4

Zakonitost

Uradnik deluje v skladu z zakonom in uporablja pravila in postopke, določene v zakonodaji Skupnosti. Uradnik mora poskrbeti, da so sklepi, ki vplivajo na pravice ali interese fizičnih ali pravnih oseb, pravno utemeljeni in vsebinsko usklajeni z zakoni.

Člen 5

Prepoved diskriminacije

1. Uradnik mora pri obravnavanju zahtev s strani javnosti in pri odločanju spoštovati načelo enakega obravnavanja. Fizične ali pravne osebe, ki se znajdejo v enaki situaciji, se obravnavajo podobno.

2. Uradnik zagotovi, da je vsaka razlika v obravnavanju utemeljena z objektivnimi in ustreznimi značilnostmi danega primera.

3. Uradnik se mora še posebej izogibati vsakršni neutemeljeni diskriminaciji med posamezniki na podlagi narodnosti, spola, rase ali etnične pripadnosti, vere ali prepričanja, invalidnosti, starosti ali spolne usmerjenosti.

Člen 6

Sorazmernost

1. Pri odločanju uradnik zagotovi, da so sprejeti ukrepi sorazmerni z zastavljenim ciljem.

Uradnik se še posebej izogiba omejevanju pravic državljanov ali zaračunavanju dajatev, če taka omejitev ali dajatev nista razumna glede na namen ukrepa.

2. Pri odločanju uradnik spoštuje pravično razmerje med interesi posameznikov in splošnim javnim interesom.

Člen 7

Zloraba položaja

Pooblastila se izvajajo samo za namene, za katere so bila dodeljena na podlagi ustreznih določb. Uradnik se še posebej izogiba uporabi teh pooblastil za namene, ki niso pravno utemeljeni ali ki niso v javnem interesu.

Člen 8

Nepristranskost in neodvisnost

1. Uradnik izvršuje naloge nepristransko in neodvisno. Uradnik se vzdrži samovoljnega delovanja, ki bi negativno vplivalo na posameznike, kakor tudi pristranskega obravnavanja, ne glede na utemeljitev.

2. Uradnika ne smejo usmerjati nikakršni zunanji vplivi, kar velja tudi za politične vplive ali osebne interese.

3. Uradnik se mora izogniti sprejemanju odločitev o zadevah, ki so povezane z njegovimi zasebnimi interesi, interesi njegove družine, sorodnikov, prijateljev in znancev.

Člen 9

Objektivnost

Uradnik mora pri odločanju upoštevati ustrezne dejavnike in njihovo dejansko pomembnost, pri tem pa izključi vse nepomembne elemente.

Člen 10

Zakonito pričakovanje in doslednost

1. Uradnik ravna dosledno, v skladu s svojimi preteklimi dejanji pa tudi v skladu z ukrepi Cedefopa. Uradnik upošteva običajno prakso Cedefopa, razen če za posamezen primer obstajajo legitimni razlogi za odstopanje od te prakse.

2. Uradnik spoštuje upravičena in razumna pričakovanja posameznikov, ki jih imajo le-ti glede na ravnanje Cedefopa v preteklosti.

Člen 11

Poštenost

Uradnik izvršuje svoje naloge nepristransko, pošteno in razumno.

Člen 12

Vljudnost

1. Uradnik pri odnosih z javnostjo vedno deluje v interesu službe, je korekten, vljuden in dostopen. Pri odgovarjanju na pisma, telefonske klice in elektronsko pošto uradnik pomaga po svojih najboljših močeh, da odgovori na zastavljena vprašanja v skladu s poklicnimi obveznostmi člana osebja.

2. Če uradnik ni odgovoren za zadevno vprašanje, državljana napoti k ustreznemu uradniku.

3. V primeru napake, ki negativno vpliva na pravice ali interese fizične ali pravne osebe, se uradnik za svojo napako opraviči.

Člen 13

Odgovarjanje na pisma v jeziku državljana

Uradnik zagotovi, da vsak državljan EU oziroma vsak posameznik, ki piše institucijam v enem od uradnih jezikov, prejme odgovor v istem jeziku.

Člen 14

Potrdilo o prejemu in navedba pristojnega uradnika

1. Za vsako pismo ali pritožbo centru se v roku petnajstih delovnih dni izda potrdilo o prejemu, razen če je v tem času mogoče poslati poln odgovor.

2. V odgovoru ali potrdilu o prejemu se navede ime in telefonsko številko uradnika, ki se ukvarja s primerom, kot tudi službo, ki ji ta uradnik pripada.

3. Potrdila o prejemu ali odgovora ni potrebno poslati takrat, ko so pisma ali pritožbe neprimerna v smislu njihovega prekomernega števila ali ponavljajoče se oziroma nesmiselne vsebine.

Člen 15

Obveznost dodelitve pristojni služni institucije

1. Če je pismo ali pritožba centru naslovljena ali posredovana oddelku ali enoti, ki za zadevo nista pristojna, njegove službe zagotovijo, da se primer nemudoma dodeli pristojni službi Cedefopa.

2. Služba, ki je prva prejela pismo ali pritožbo, avtorja obvesti o tej dodelitvi in navede ime ter telefonsko številko uradnika, kateremu je bil primer posredovan.

Člen 16

Pravica do zaslišanja in dajanja izjav

1. Kjer gre za pravice ali interese fizičnih ali pravnih oseb, uradnik zagotovi, da se pravica do zagovora spoštuje v celotnem postopku sprejemanja sklepa.

2. Če sklep vpliva na pravice ali interese fizične ali pravne osebe, ima vsak posameznik pred sprejetjem tega sklepa pravico podati pisne pripombe, kjer je to potrebno, pa tudi predstaviti ustne pripombe.

Člen 17

Časovni okvir za sprejemanje sklepov

1. Uradnik mora zagotoviti, da se vsak sklep o zahtevi ali pritožbi Cedefopu sprejme v razumnem časovnem okviru in brez zamude, v nobenem primeru pa ne kasneje od dveh mesecev od prejema. Enako velja pri odgovorih na pisma fizičnih ali pravnih oseb.

2. Če se sklep o zahtevi ali pritožbi centru zaradi kompleksnosti zadeve ne more sprejeti v zgoraj omenjenem časovnem okviru, uradnik o tem čim prej obvesti avtorja zahteve ali pritožbe. V tem primeru se avtorja o končnem sklepu obvesti čim prej.

Člen 18

Navedba razlogov za sklep

1. Vsak sklep centra, ki lahko negativno vpliva na pravice ali interese fizične ali pravne osebe, vsebuje jasno navedena dejstva, ki so se upoštevala, in pravno podlago za tak sklep.

2. Uradnik ne sprejema sklepov na podlagi nepopolnih ali nenatančnih podatkov oziroma brez specifične utemeljitve.

3. Če zaradi velikega števila oseb, ki jih zadevajo podobni sklepi, ni mogoče vsakemu sporočiti podrobne utemeljitve sklepa in se zaradi tega oblikuje državljanu, ki jo kasneje izrecno zahteva, taka podrobna utemeljitev standardne odgovore, uradnik zagotovi, da se vsakemu tudi posreduje.

Člen 19

Navedba možnosti pritožbe

1. Vsak sklep Cedefopa, ki lahko negativno vpliva na pravice ali interese fizične ali pravne osebe, vsebuje navedbo možnosti pritožbe, ki ji je na voljo za izpodbijanje sklepa. Še posebej se navede narav pravnih sredstev, organi, pred katerimi se lahko le-ta uporabijo, pa tudi rok za njihovo uporabo.

2. V sklepu se še posebej navede možnost sodnega postopka in pritožbe varuhu človekovih pravic pod pogoji, določenimi v členih 263 in 228 Pogodbe o delovanju Evropske unije.

Člen 20

Obvestilo o sklepu

1. Uradnik zagotovi, da se sklepi, ki vplivajo na pravice ali interese fizične ali pravne osebe, posredujejo v pisni obliki zadevni osebi ali osebam, kakor hitro so sprejeti.

2. Uradnik ne posreduje sklepa drugim virom, dokler o sklepu ni obveščena zadevna oseba ali osebe.

Člen 21

Varstvo podatkov

1. Uradnik, ki obravnava osebne podatke državljana, spoštuje zasebnost in integriteto tega posameznika v skladu z načeli Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (1) o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov s strani institucij in organov Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov.

2. Uradnik se še posebej izogiba obdelavi osebnih podatkov iz nelegitimnih razlogov ali posredovanju teh podatkov nepooblaščenim osebam.

Člen 22

Zahteva za informacije

1. Če je uradnik pristojen za zadevno vprašanje, posameznikom omogoči dostop do informacij, ki jih le-ti zahtevajo. Uradnik poskrbi, da so posredovane informacije jasne in razumljive.

2. Če je ustna zahteva za informacije preveč kompleksna ali preobsežna, uradnik zadevni osebi svetuje, naj svojo zahtevo posreduje v pisni obliki.

3. Če uradnik zaradi zaupnosti ne more razkriti zahtevanih informacij, zadevni osebi v skladu s členom 18 tega kodeksa sporoči razloge, zaradi katerih ne more posredovati informacij.

4. Če uradnik prejme zahtevo za informacije o zadevi, za katero ni pristojen, zadevno osebo napoti k osebi, ki je pristojna za to zadevo ter sporoči njeno ime in telefonsko številko. Če uradnik prejme zahtevo za informacije o drugi instituciji ali organu Skupnosti, zadevno osebo napoti na tisto institucijo ali organ.

5. Po potrebi uradnik glede na predmet zahteve osebo, ki išče informacije, napoti k službi Cedefopa, ki je odgovorna za informiranje javnosti.

Člen 23

Zahteva za dostop javnosti do dokumentov

1. Uradnik v zvezi z zahtevami za dostop do dokumentov odobri dostop do njih v skladu s splošnimi načeli in omejitvami, določenimi v Uredbi (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (2).

2. Če uradnik ne more izpolniti ustne zahteve po dostopu do dokumentov, se državljanu svetuje, naj svojo zahtevo posreduje v pisni obliki.

Člen 24

Shranjevanje podatkov

Oddelki Cedefopa ustrezno arhivirajo podatke o prejeti in poslani pošti, prejetih dokumentih in sprejetih ukrepih.

Člen 25

Javni dostop do kodeksa

1. Cedefop naredi vse potrebno za čim boljšo seznanjenost državljanov s tem kodeksom. Zlasti zagotovi razdeljevanje ustreznih letakov s predstavitvijo tega kodeksa, ki imajo v prilogi celotno besedilo.

2. Cedefop izroči kopijo tega kodeksa vsakemu državljanu, ki zaprosi zanj.

Člen 26

Pritožba do pritožbe Evropskemu varuhu človekovih pravic

Vsak primer, kjer institucija ali uradnik ne upoštevata načel tega kodeksa, je v skladu s členom 228 Pogodbe o delovanju Evropske unije in Statuta Evropskega varuha človekovih pravic lahko predmet pritožbe Evropskemu varuhu človekovih pravic (3).

Člen 27

Začetek veljavnosti

Ta sklep začne učinkovati 1. julija 2011 ter nadomešča prejšnje sklepe in kodeks dobrega ravnanja javnih uslužbencev, objavljen leta 2005. Objavi se v Uradnem listu Evropske unije.

Solun, 22. junija 2011 Za Cedefop Christian F. LETTMAYR Vršilec dolžnosti direktorja Tarja RIIHIMÄKI Predsednica upravnega odbora

(1) UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

(2) UL L 145, 31.5.2001, str. 43.

(3) Sklep Evropskega parlamenta 94/262/ECSC, ES o pravilih in splošnih pogojih, ki urejajo opravljanje funkcije varuha človekovih pravic, (UL L 113, 4.5.1994, str. 15).