Sklep Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča, Računskega sodišča, Ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij

z dne 20. julija 2000

o organizaciji in delovanju Urada za uradne publikacije Evropskih skupnosti

(2000/459/ES, ESPJ, Euratom)

EVROPSKI PARLAMENT,

SVET EVROPSKE UNIJE,

KOMISIJA,

SODIŠČE,

RAČUNSKO SODIŠČE,

EKONOMSKO-SOCIALNI ODBOR IN

ODBOR REGIJ SO

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske unije,

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za premog in jeklo, ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) V členu 8 Sklepa predstavnikov vlad držav članic z dne 8. aprila 1965 o začasni lokaciji nekaterih institucij in služb Skupnosti [1] je bilo določeno, da bo Urad za uradne publikacije Evropskih skupnosti (v nadaljevanju "urad") nameščen v Luxembourgu. Ta določba je bila uresničena s Sklepom 69/13/Euratom, ESPJ, EGS [2], kakor je bil spremenjen s Sklepom 80/443/EGS, Euratom, ESPJ [3].

(2) Finančna uredba z dne 21. decembra 1977, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti [4], kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo Sveta (ES, ESPJ, Euratom) št. 2779/98 [5], posebej ureja delovanje urada.

(3) Pravila glede urada je treba prilagoditi, da bodo upoštevala spremembe pristojnosti, ki jih ima organ za imenovanje.

(4) V založniški dejavnosti je prišlo do velikega tehnološkega napredka, ki ga je treba upoštevati pri načinu delovanja urada.

(5) Sklep 69/13/Euratom, ESPJ, EGS je bil bistveno spremenjen. Zaradi nadaljnjih sprememb je treba Sklep zaradi jasnosti na novo sprejeti –

SKLENILI:

Člen 1

Naloga "Urada za uradne publikacije Evropskih skupnosti" (urada) je objavljati publikacije institucij Evropskih skupnosti in njihovih služb pod najboljšimi tehničnimi in finančnimi pogoji, delujoč v okviru pristojnosti teh institucij.

Člen 2

V tem sklepu imajo naslednji izrazi naslednji pomen:

1. "objavljati": proizvajati in razširjati publikacije v kakršni koli obliki in s kakršnim koli sredstvom, sedanjim ali prihodnjim;

2. "institucije": Evropski parlament, Svet Evropske unije, Komisija, Sodišče, Računsko sodišče, Ekonomsko-socialni odbor in Odbor regij;

3. "organi, uradi in agencije": organi, uradi in agencije, ustanovljeni s pogodbami ali na njihovi podlagi.

Člen 3

1. Urad opravlja v nadaljevanju naštete naloge ali jih zanj opravljajo izvajalci:

(a) izdaja Uradni list Evropskih skupnosti (Uradni list);

(b) izdaja druge publikacije za institucije Evropskih skupnosti ali njihove službe, ne da bi to vplivalo na določbe odstavkov 2 in 3;

(c) objavlja publikacije za organe, urade in agencije na zahtevo le-teh.

2. Interne objave lahko proizvaja in razširja vsaka institucija.

3. Institucije, organi, uradi in agencije lahko v izjemnih okoliščinah objavljajo publikacije tudi drugače kakor preko urada, če bi vključenost urada v objavo močno povečala stroške ali če urad iz tehničnih razlogov ne bi mogel izpolniti nujnih zahtev pri proizvajanju in razširjanju publikacij v zelo kratkem roku. V takem primeru morajo nemudoma obvestiti upravni odbor.

4. Pri opravljanju nalog urada se izvaja:

(a) zbiranje dokumentov, določenih za objavo;

(b) priprava in pregled besedil in drugih elementov, po navodilih institucij, organov, uradov in agencij;

(c) sklepanje pogodb z izvajalci;

(d) tiskanje nujnih dokumentov ali malih naklad;

(e) nadzor dela, ki se opravlja;

(f) kontrola kakovosti;

(g) finančni nadzor pogodb z izvajalci;

(h) prevzem glede na kakovost in količino;

(i) računovodski nadzor, vključno s potrjevanjem odobritve plačil in izdajo potrdil skladno s Finančno uredbo;

(j) katalogiziranje in arhiviranje publikacij;

(k) prodaja;

(l) razširjanje publikacij.

Urad daje institucijam, organom, uradom in agencijam vse ustrezne tehnične, finančne in komercialne podatke o njihovih projektih objav in jim pomaga pri sestavi standardnih splošnih pogodb.

5. O objavi odloči izključno vsaka posamezna institucija, organ, urad ali agencija.

Člen 4

1. Ustanovi se upravni odbor urada. Vsaka institucija ime v odboru en glas.

2. Upravni odbor se sestane na pobudo predsednika ali na zahtevo institucije. Sestane se vsaj vsakih šest mesecev.

3. Odločitve upravnega odbora se sprejemajo z navadno večino, če ni drugače določeno. Ne da bi to posegalo v člen 3(5) velja, da če mora upravni odbor sprejeti odločitev v zvezi z objavo besedila ene od institucij, mora večinska odločitev vsebovati glas predstavnika te institucije.

Člen 5

1. V skupnem interesu institucij, organov, uradov in agencij upravni odbor:

(a) s soglasno odločitvijo določi pravila za delovanje urada;

(b) s soglasno odločitvijo določi strateške smernice za splošno prodajo in prosto razširjanje;

(c) institucijam, organom, uradom in agencijam daje predloge za izboljšanje tekočega delovanja urada;

(d) skladno s proračunskim postopkom sestavi načrt prihodkov in izdatkov urada na podlagi osnutka, ki ga pripravi direktor urada, in ga pošlje Komisiji za sestavo načrta prihodkov in izdatkov Komisije; hkrati Komisiji predlaga možne spremembe kadrovskega načrta urada, za katere meni, da so potrebne;

(e) opredeli vrste dodatnih storitev, ki jih urad za institucije, organe, urade in agencije lahko opravlja za plačilo, ter ustrezne tarife;

(f) opredeli vrste storitev, za katere lahko najame podizvajalce;

(g) sestavi letno poročilo o upravljanju na podlagi osnutka, ki ga pripravi direktor in ki zajema predvsem vse postavke prihodkov in izdatkov v zvezi z opravljenim delom in storitvami urada z vidika analitičnega računovodstva; do 1. maja vsako leto pošlje institucijam svoje poročilo o pravkar končanem finančnem letu;

(h) sodeluje pri imenovanju nekaterih uradnikov, kakor je predpisano v členu 6.

2. Glede Uradnega lista so pristojnosti upravnega odbora naslednje:

(a) zagotavlja, da pristojni orani vsake institucije sprejmejo temeljne odločitve, ki jih ustanove uporabnice Uradnega lista uresničijo skupaj, in zagotavlja, da se sprejete odločitve pravilno izvajajo;

(b) daje predloge za izboljšanje zgradbe in oblike Uradnega lista;

(c) institucijam daje predloge za usklajevanje oblike besedil, ki se objavljajo;

(d) preuči težave pri tekočih dejavnostih v zvezi z izdajanjem Uradnega lista in izda potrebna navodila uradu ter priporočila institucijam, s katerimi bi odpravili težave;

(e) soglasno odloči, ali in pod kakšnimi pogoji se publikacije, ki so nastale zunaj institucij, lahko vključijo v Uradni list. Ta določba se ne uporablja za publikacije, ki nastanejo zaradi izvajanja predpisov Skupnosti;

(f) skladno s členom 133 Finančne uredbe zahteva od Komisije, da odpre bančni račun za vodenje operativnih sredstev, s katerimi se financirajo nujne dejavnosti podizvajalcev pri izdajanju Uradnega lista.

3. Upravni odbor soglasno sprejme svoj poslovnik, po tem, ko ga je predložil institucijam. Odbor imenuje predsednika izmed svojih članov.

Člen 6

1. Pooblastila organa za imenovanje uradnikov ali drugih uslužbencev v razredih A1, A2, A3 in LA3 izvaja Komisija.

Komisija ne more imenovati uradnikov v razredih A1, A2, A3 in LA3, če upravni odbor o tem ne da pritrdilnega mnenja. Pri razredih A1 in A2 mora biti mnenje sprejeto soglasno.

Upravni odbor je tesno vključen v vse postopke, ki jih je treba izvesti pred imenovanjem uradnikov ali drugih uslužbencev v razredih A1, A2, A3 in LA3, zlasti pri pripravi obvestila o prostih delovnih mestih, pregledu vlog in imenovanju odbora, ki izbira med kandidati.

2. Pooblastila organa za imenovanje drugih uradnikov ali uslužbencev, kakor tistih, omenjenih zgoraj, izvaja Komisija. Komisija lahko ta pooblastila prenese na direktorja urada.

Komisija ali direktor urada, če so bila pooblastila prenesena nanj, obvesti upravni odbor o vseh imenovanjih, podpisanih pogodbah, napredovanju ali disciplinskih postopkih v zvezi z drugimi uradniki ali uslužbenci, kakor tistimi iz odstavka 1. Če Komisija ni prenesla pooblastil organa za imenovanje takih uradnikov ali uslužbencev na direktorja urada, opravi omenjene dejavnosti Komisija na predlog direktorja.

3. Upravni postopki v zvezi z uradnimi dejanji iz odstavkov 1 in 2 ter tekoče vodenje osebja, zlasti postopki glede upokojitve, zdravstvenega zavarovanja, nesreč pri delu, plač in dopustov, se opravljajo enako kakor za osebje Komisije, ki deluje v Luxembourgu.

4. Uradniki v institucijah Skupnosti morajo biti pravočasno obveščeni o prostih delovnih mestih.

Člen 7

1. Sredstva, dodeljena uradu, katerih celotni znesek se prikaže v posebni postavki v delu proračuna za Komisijo, so natančno določena v prilogi k tistemu delu proračuna.

Ta priloga je v obliki izkaza prihodkov in izdatkov, razdeljena na enak način kakor deli proračuna.

2. Delovna mesta v uradu so navedena v prilogi k tabeli, kjer je prikazano osebje Komisije.

3. Vsaka institucija, organ, urad ali agencija odobri dodeljena sredstva v postavki "izdatki za publikacije" v svojem proračunu. Stroške prostega razširjanja nosi ustrezna institucija, organ, urad ali agencija. Upravni odbor določi postopke za sodelovanje med uradom in institucijami, organi, uradi in agencijami pri računovodstvu.

4. Za storitve urada, opravljene za plačilo, se izdajo računi, kakor to določi upravni odbor. Na koncu finančnega leta upravni odbor v prilogi k proračunski postavki obvesti proračunski organ o razdelitvi tako pridobljenih sredstev.

5. Urad vodi ločeno knjigovodstvo za prodajo Uradnega lista ter za publikacije. Neto prihodki od prodaje se po koncu finančnega leta prenesejo na institucije, organe, urade in agencije.

"Neto prihodki od prodaje" pomeni skupni znesek računov, od katerega se odštejejo stroški uprave, izterjave in stroški.

Člen 8

Direktor urada je odgovoren za nemoteno delovanje urada in deluje pod nadzorom upravnega odbora v okviru pristojnosti le-tega. Direktor zagotavlja opravljanje strokovno-administrativnih nalog za upravni odbor, poroča Komisiji o opravljanju nalog in ji daje svoje predloge za izboljšanje delovanja urada. Je predstojnik osebja urada. Če je direktor odsoten ali zadržan, njegove naloge skladno s predvidenimi izjemami v pravilih glede nadomeščanja prevzame član urada, ki ga določi upravni odbor.

Člen 9

Razveljavi se Sklep 69/13/Euratom, ESPJ, EGS.

Sklicevanje na razveljavljeni Sklep je treba razumeti kakor sklicevanje na ta sklep.

V Bruslju in Luxembourgu, 20. julija 2000

Za Evropski parlament

Predsednica

N. Fontaine

Za Svet

Predsednik

F. Parly

Za Komisijo

R. Prodi

Predsednik

Za Sodišče

Predsednik

G. C. Rodríguez Iglesias

Za Računsko sodišče

Predsednik

J.O. Karlsson

Za Ekonomsko-socialni odbor

Predsednik

B. Rangoni Machiavelli

Za Odbor regij

Predsednik

J. Chabert

[1] UL 152, 13.7.1967, str. 18.

[2] UL L 13, 18.1.1969, str. 19.

[3] UL L 107, 25.4.1980, str. 44.

[4] UL L 356, 31.12.1977, str. 1.

[5] UL L 347, 23.12.1998, str. 3.

--------------------------------------------------