SKLEP SODIŠČA EVROPSKE UNIJE

z dne 1. oktobra 2019

o notranjih predpisih glede omejitve nekaterih pravic posameznikov na področju obdelave osebnih podatkov pri izvajanju nepravosodnih funkcij Sodišča Evropske unije

SODIŠČE EVROPSKE UNIJE –

na podlagi Pogodbe o delovanju Evropske unije, zlasti njenega člena 16,

na podlagi Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (1) (v nadaljevanju: Uredba), zlasti njenega člena 25,

na podlagi mnenja, ki ga je Evropski nadzornik za varstvo podatkov (v nadaljevanju: ENVP) 26. julija 2019 izdal po posvetovanju v skladu s členom 41(2) Uredbe,

na podlagi mnenja Upravnega odbora z dne 16. septembra 2019,

ker se Uredba uporablja za Sodišče Evropske unije, kar zadeva obdelavo osebnih podatkov pri izvajanju njegovih nepravosodnih funkcij, enako kot za vse institucije Unije;

ker je zato treba v zvezi s tako obdelavo za izvajanje člena 25 Uredbe sprejeti notranje predpise, določene v tem členu –

JE SPREJELO TA SKLEP:

Ta sklep določa pravila o pogojih, pod katerimi lahko Sodišče Evropske unije pri izvajanju svojih nepravosodnih funkcij omeji – na podlagi člena 25 Uredbe – uporabo členov od 14 do 21, 35 in 36 Uredbe ter člena 4 Uredbe.

Člen 2

Omejitve

1. V skladu s členom 25(1) Uredbe se lahko omeji uporaba členov od 14 do 21, 35 in 36 Uredbe ter člena 4 Uredbe, če njene določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov od 14 do 21 Uredbe, v primeru: (a) administrativnih poizvedb, ki se vodijo v skladu z upoštevnimi notranjimi pravili; preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov za začasno odstranitev z delovnega mesta, ki se vodijo na podlagi člena 86 Kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije (v nadaljevanju: Kadrovski predpisi) in določb Priloge IX h Kadrovskim predpisom; obdelave primerov žvižgaštva v skladu z upoštevnimi notranjimi pravili; varnostnih preiskav, ki se vodijo v skladu z upoštevnimi notranjimi pravili; preiskav, ki jih pooblaščena oseba za varstvo podatkov opravi v skladu s členom 45(2), zadnji stavek, Uredbe in upoštevnimi notranjimi pravili; prijave primera Evropskemu uradu za boj proti goljufijam (OLAF). Ustrezne omejitve lahko temeljijo na členu 25(1)(b), (c), (d), (g) in (h) Uredbe; (b) vzpostavitve stika uslužbenca Sodišča Evropske unije s svetovalcem v okviru neformalnega postopka v zvezi z nadlegovanjem. Ustrezne omejitve lahko temeljijo na členu 25(1)(h) Uredbe; (c) obravnave zahteve ali pritožbe v smislu člena 90 Kadrovskih predpisov. Ustrezne omejitve lahko temeljijo na členu 25(1)(h) Uredbe; (d) izvedbe notranje revizije. Ustrezne omejitve lahko temeljijo na členu 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe; (e) sodelovanja z drugimi institucijami, organi, uradi ali agencijami Unije. Ustrezne omejitve lahko temeljijo na členu 25(1)(b),(c), (d), (g) in (h) Uredbe; (f) sodelovanja z organi držav članic in tretjih držav ter z mednarodnimi organizacijami. Ustrezne omejitve lahko temeljijo na členu 25(1)(b), (c), (g) in (h) Uredbe; (g) obdelave osebnih podatkov, vsebovanih v dokumentih, ki so bili predloženi ali pridobljeni v sodnih zadevah, v katerih je Sodišče Evropske unije stranka. Ustrezne omejitve lahko temeljijo na členu 25(1)(e) in (h) Uredbe.

2. V kategorije podatkov so vključeni podatki za identifikacijo fizičnih oseb, kontaktni podatki, poklicne funkcije in naloge, informacije o ravnanju ter o poklicnih in zasebnih dosežkih ter finančni podatki.

3. Vsaka omejitev mora spoštovati bistvo temeljnih pravic in svoboščin ter biti potreben in sorazmeren ukrep v demokratični družbi.

4. Pred uporabo omejitev je treba v vsakem posameznem primeru opraviti oceno potrebnosti in sorazmernosti predvsem glede na tveganje kršenja pravic in svoboščin posameznikov. Omejitve se omejijo na to, kar je nujno potrebno za uresničitev zastavljenih ciljev.

5. Sprejete omejitve ter rezultat ocene potrebnosti in nujnosti predvsem glede na tveganje kršenja pravic in svoboščin posameznikov se zabeležijo v zaznamku, ki ga sestavi oseba, odgovorna za obdelavo. Tako izdelani zaznamki so del ad hoc evidence, ki jo vodi pooblaščena oseba za varstvo podatkov in ki se da na voljo ENVP na njegovo zahtevo. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov ima dostop do vseh dokumentov, na katerih temelji ta zaznamek.