Uredba Sveta (EGS) št. 4045/89

z dne 21. decembra 1989

o pregledu transakcij, ki so del sistema financiranja Jamstvenega oddelka Evropskega kmetijskega usmerjevalnega in jamstvenega sklada, s strani držav članic in o razveljavitvi Direktive 77/435/EGS

SVET EVROPSKIH SKUPNOSTI JE -

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske gospodarske skupnosti in zlasti člena 43 Pogodbe,

ob upoštevanju predloga Komisije [1],

ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta [2],

ker na podlagi člena 8 Uredbe Sveta (EGS) št. 729/70 z dne 21. aprila 1970 o financiranju skupne kmetijske politike [3], kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (EGS) št. 2048/88 [4], države članice sprejmejo potrebne ukrepe, zato da se transakcije, ki jih financira Evropski kmetijski usmerjevalni in jamstveni sklad, v njihovo zadovoljstvo dejansko izvajajo in pravilno izvršujejo za preprečevanje in reševanje nepravilnosti ter povrnitev zneskov, izgubljenih zaradi nepravilnosti ali malomarnosti;

ker je lahko pregled trgovinskih dokumentov podjetij, ki prejemajo ali izplačujejo plačila, zelo učinkovito sredstvo nadzora nad transakcijami, ki tvorijo del sistema financiranja Jamstvenega oddelka EKUJS; ker ti pregledi dopolnjujejo druge fizične preglede, ki jih države članice že izvajajo; ker poleg tega ta uredba ne vpliva na nacionalne predpise, ki se nanašajo na preglede in so obsežnejši od tistih v uredbi;

ker je treba države članice spodbujati k okrepitvi pregledov trgovinskih dokumentov podjetij, ki prejemajo ali izplačujejo plačila, ki so jih izvajale v skladu z Direktivo 77/435/EGS [5];

ker je iz izvajanja pravil iz Direktive 77/435/EGS, ki jih opravijo države članice, razvidno, da je treba nekatere določbe te direktive spremeniti na podlagi pridobljenih izkušenj; ker je treba spremembe glede na vrsto predpisov vključiti v uredbo;

ker je treba dokumente, ki se uporabljajo kot podlaga za takšne preglede, določiti tako, da omogočajo izvajanje celovitih pregledov;

ker je treba podjetja, ki se pregledujejo, izbrati glede na vrsto transakcij, opravljenih na njihovo odgovornost, in razčlenitev podjetij, ki prejemajo ali izplačujejo plačila v skladu s svojim finančnim pomenom v sistemu financiranja Jamstvenega oddelka EKUJS;

ker je poleg tega treba določiti najmanjše število inšpekcijskih pregledov trgovinskih dokumentov; ker je treba to število določiti z metodo, ki preprečuje občutna razlikovanja med državami članicami na podlagi razlik v strukturi njihovih izdatkov v okviru Jamstvenega oddelka EKUJS; ker se ta metoda lahko uvede s sklicevanjem na število podjetij, ki imajo določen pomen v sistemu financiranja Jamstvenega oddelka EKUJS;

ker je treba opredeliti pooblastila uradnikov, odgovornih za preglede, in dolžnost podjetij, da dajejo takšnim uradnikom trgovinske dokumente na voljo za določeno obdobje in jim na zahtevo predložijo takšne informacije; ker je treba določiti tudi, da se smejo trgovinski dokumenti v nekaterih primerih zaseči;

ker je treba zaradi mednarodne strukture kmetijskega trgovanja in za izpopolnitev notranjega trga uskladiti sodelovanje med državami članicami; ker je prav tako treba vzpostaviti centraliziran dokumentacijski sistem na ravni Skupnosti za podjetja, ki prejemajo ali izplačujejo plačila in so ustanovljena v tretjih državah;

ker je treba, čeprav je prvotna odgovornost držav članic, da sprejmejo programe pregledov, o teh programih poročati Komisiji, tako da ta lahko prevzame nadzorno in usklajevalno vlogo in zagotovi, da se programi sprejemajo na podlagi ustreznih meril; ker se s tem lahko pregledi osredotočijo na sektorje ali podjetja, v katerih je nevarnost goljufij velika;

ker je treba oddelke, ki izvajajo preglede na podlagi te uredbe, urediti ločeno od oddelkov, ki izvajajo preglede pred plačilom;

ker je bistveno, da ima vsaka država članica poseben oddelek, odgovoren za spremljanje uporabe te uredbe in usklajevanje izvajanja preiskav v skladu s to uredbo; ker lahko uslužbenci tega oddelka izvajajo inšpekcijske preglede podjetij v skladu s to uredbo;

ker je treba okrepitev oddelkov, odgovornih za uporabo te uredbe, spodbujati v obliki začasnega, degresivnega prispevka Skupnosti za pokrivanje dela izdatkov, ki jih imajo države članice pri zaposlovanju dodatnega osebja, in stroškov usposabljanja osebja in opremljanja oddelkov;

ker je treba oceniti znesek financiranja Skupnosti, potrebnega za izvajanje tega ukrepa; ker je takšen znesek sestavni del finančne napovedi v točki II Medinstitucionalnega sporazuma o proračunski disciplini in izboljšanju proračunskega postopka [6] z dne 29. junija 1988; ker se bodo dejansko razpoložljiva proračunska sredstva določila na podlagi proračunskega postopka v skladu z navedenim sporazumom;

ker je treba podatke, zbrane med pregledi trgovinskih dokumentov, zavarovati s poklicno molčečnostjo;

ker je treba sprejeti ureditev za izmenjavo informacij na ravni Skupnosti, da se lahko rezultati uporabe te uredbe učinkoviteje izkoristijo -

SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

1. Ta uredba zadeva preglede trgovinskih dokumentov tistih gospodarskih subjektov, ki prejemajo ali izplačujejo plačila, neposredno ali posredno povezana s sistemom financiranja Jamstvenega oddelka EKUJS, v nadaljevanju "podjetja", z namenom, da se preveri, ali se transakcije, ki tvorijo del sistema financiranja Jamstvenega oddelka EKUJS, dejansko izvajajo in pravilno izvršujejo.

2. V tej uredbi pomenijo "trgovinski dokumenti" vse knjige, registre, knjigovodske listine in spremne dokumente, račune in dopise, ki se nanašajo na poslovno dejavnost podjetja, in trgovinske podatke, če se ti dokumenti neposredno ali posredno nanašajo na transakcije iz odstavka 1.

Člen 2

1. Države članice sistematično pregledujejo trgovinske dokumente podjetij ob upoštevanju vrste transakcij, ki jih je treba preiskati. Države članice zagotovijo, da izbor podjetij za preiskavo omogoča najboljše jamstvo za učinkovitost ukrepov za preprečevanje in odkrivanje nepravilnosti v okviru sistema financiranja Jamstvenega oddelka EKUJS. Pri izboru se med drugim upošteva finančni pomen podjetij v navedenem sistemu in drugi dejavniki tveganja.

2. Za vsako obdobje pregledov iz odstavka 4 se pregledovanje iz odstavka 1 uporablja za število podjetij, ki ne sme biti manjše od polovice podjetij, katerih prejemki in plačila ali znesek teh v okviru sistema financiranja Jamstvenega oddelka EKUJS znaša več kakor 60 000 ekujev za koledarsko leto pred začetkom obdobja preiskave.

Za obdobje pregledov, ki se začne leta 1990, se znesek 60 000 ekujev iz prvega pododstavka nadomesti z zneskom 100 000 ekujev in 90 000 ekujev za obdobje, ki se začne leta 1991.

Obvezno se pregledajo podjetja, katerih prejemki ali izplačila so znašali več kakor 200 000 ekujev in ki v preteklem obdobju preiskovanj niso bila pregledana v skladu s to uredbo.

Podjetja, katerih prejemki ali izplačila so znašali manj kakor 10 000 ekujev, bodo pregledana v skladu s to uredbo le iz posebnih razlogov, ki jih navedejo države članice v svojem letnem programu iz člena 10 ali Komisija v kakršni koli predlagani spremembi tega programa.

3. Po potrebi se pregled iz odstavka 1 razširi na fizične in pravne osebe, s katerimi so povezana podjetja po členu 1, ter druge fizične in pravne osebe, ki so lahko pomembne za doseganje ciljev iz člena 3.

4. Obdobje pregledov poteka od 1. julija do 30. junija naslednje leto.

Pregled zajema najmanj koledarsko leto pred obdobjem pregleda; država članica ga lahko razširi za obdobje pred tem koledarskim letom in za obdobje med 1. januarjem leta, v katerem se je začelo obdobje pregleda, in dejanskim datumom začetka kontrole podjetja.

5. Pregled, opravljen v skladu s to uredbo, ne vpliva na inšpekcijske preglede, opravljene na podlagi člena 6 Uredbe (EGS) št. 283/72 [7], ali tiste, opravljene na podlagi člena 9 Uredbe (EGS) št. 729/70.

Člen 3

1. Točnost prvotnih podatkov iz pregleda se v ustreznih primerih potrdi s primernim številom navzkrižnih preverjanj, ki med drugim vključujejo:

- primerjave s trgovinskimi dokumenti dobaviteljev, odjemalcev, prevoznikov in drugih tretjih oseb, neposredno ali posredno povezanih s transakcijami, izvedenimi v okviru sistema financiranja Jamstvenega oddelka EKUJS,

- fizična preverjanja količine in vrste zalog in

- primerjavo s poročili finančnih tokov, ki vodijo ali izhajajo iz transakcij, opravljenih v okviru sistema financiranja Jamstvenega oddelka EKUJS.

2. Zlasti kadar morajo podjetja v skladu z nacionalnimi določbami ali določbami Skupnosti voditi posebna knjigovodska poročila o zalogah, lahko preiskava teh poročil vključuje primerjavo s trgovinskimi dokumenti in, če je ustrezno, z dejanskimi količinami zalog.

Člen 4

Podjetja hranijo trgovinske dokumente iz členov 1(2) in 3 za obdobje najmanj treh let, ki se začne ob koncu leta njihove izdelave.

Države članice lahko predpišejo daljše obdobje za zadržanje teh dokumentov.

Člen 5

1. Osebe, odgovorne za podjetja, zagotovijo, da se vsi zahtevani dokumenti in dodatne informacije predložijo uradnikom, odgovornim za preglede, ali osebam, pooblaščenim za ta namen.

2. Uradniki, odgovorni za preglede, ali osebe, pooblaščene za ta namen, lahko zahtevajo, da se jim predložijo izvlečki ali izvodi dokumentov iz odstavka 1.

Člen 6

1. Države članice zagotovijo, da imajo uradniki, odgovorni za preglede, pravico zaseči trgovinske dokumente ali naročiti njihov zaseg. Ta pravica se uveljavlja ob upoštevanju ustreznih nacionalnih določb in ne vpliva na uporabo kazensko procesnih predpisov v zvezi z zasego dokumentov.

2. Države članice sprejmejo ustrezne ukrepe za kaznovanje fizičnih in pravnih oseb, ki ne izpolnjujejo svojih obveznosti na podlagi te uredbe.

Člen 7

1. Države članice si med seboj pomagajo pri izvajanju pregledov iz členov 2 in 3, če podjetje ni ustanovljeno v državi članici, kjer je ali bi bilo treba zadevni znesek izplačati ali prejeti.

2. V prvem četrtletju leta, ki sledi letu plačila, pošljejo države članice seznam podjetij iz odstavka 1 vsaki državi članici, v kateri ima takšno podjetje sedež; seznam vsebuje vse podrobne podatke, potrebne, da lahko namembna država članica identificira podjetja. Izvod vsakega seznama se pošlje Komisiji.

Država članica, ki prejema ali izplačuje plačilo, lahko od države članice, v kateri je podjetje ustanovljeno, zaprosi, da prednostno izvede inšpekcijski pregled tega podjetja v skladu s členom 2, pri čemer navede posebne razloge za svojo zahtevo. Izvod vsakega zaprosila se pošlje Komisiji.

3. V prvem četrtletju leta, ki sledi letu plačila, pošljejo države članice Komisiji seznam podjetij, ustanovljenih v tretji državi, za katera je ali bi bilo treba zadevni znesek izplačati ali prejeti.

Člen 8

1. Podatki, zbrani med pregledom, kakor ga predvideva ta uredba, se zavarujejo s poklicno molčečnostjo. Razkrijejo se lahko le osebam, ki se z njimi morajo seznaniti, da bi lahko izvajale dolžnosti v državah članicah ali ustanovah skupnosti.

2. Ta člen ne vpliva na nacionalne predpise, ki se nanašajo na pravne postopke.

Člen 9

1. Pred 1. januarjem, ki sledi obdobju pregledov, države članice predložijo Komisiji podrobno poročilo o uporabi te uredbe.

2. Poročilo mora vsebovati vse težave, ki so se pojavile, in sprejete ukrepe za odpravljanje teh težav in po potrebi navesti predloge za izboljšave.

3. Države članice in Komisija si med seboj redno izmenjujejo mnenja o uporabi te uredbe.

4. V svojem letnem poročilu o upravljanju proračunskih sredstev iz člena 10 Uredbe (EGS) št. 729/70 Komisija vsako leto ovrednoti doseženi napredek.

5. Komisija pred 31. decembrom 1991 predloži poročilo o uporabi te uredbe. V tem poročilu Komisija preuči posebne razmere, ki bi zaradi uporabe te uredbe lahko nastale v nekaterih državah članicah, in po potrebi poda ustrezne predloge.

Člen 10

1. Države članice izdelajo programe za preglede, ki se bodo na podlagi člena 2 izvedli v naslednjem obdobju pregledov.

2. Vsako leto pred 15. aprilom države članice pošljejo Komisiji svoj program iz odstavka 1 in v njem podrobno navedejo:

- število podjetij, ki jih je treba preiskati, in njihovo razčlenitev po sektorjih na podlagi zneskov, ki se nanje nanašajo,

- merila, sprejeta za izdelavo programa.

3. Programe, ki so jih izdelale države članice in poslale Komisiji, izvajajo države članice, če Komisija v šestih tednih ne izrazi pripomb.

4. Enak postopek velja za spremembe, ki jih države članice naredijo v svojih programih.

5. Komisija lahko izjemoma v vsaki fazi zahteva, da se v program ene ali več držav članic vključi določena kategorija podjetij.

6. Za prvo leto uporabe se programi pregledov, ki jih izdelajo države članice, predložijo Komisiji najpozneje do 1. maja 1990 in izvedejo, če Komisija ni izrazila pripomb do 15. junija 1990.

Člen 11

1. V vsaki državi članici je treba najpozneje do 1. januarja 1991 ustanoviti poseben oddelek, odgovoren za spremljanje uporabe te uredbe in za:

- uspešnost pregledov, predvidenih s to uredbo, ki ga izvajajo uradniki, neposredno zaposleni na tem oddelku, ali

- usklajevanje in splošen nadzor nad pregledi, ki jih izvajajo uradniki iz drugih oddelkov.

Države članice lahko prav tako predpišejo, da se pregledi, ki se izvajajo na podlagi te uredbe, dodelijo posebnemu oddelku in drugim nacionalnim oddelkom, če je prvi odgovoren za njihovo medsebojno usklajevanje.

2. Oddelek ali oddelki, odgovorni za uporabo te uredbe, morajo biti organizirani tako, da niso odvisni od oddelkov ali podružnic oddelkov, odgovornih za plačila in pregled, ki se izvajajo pred plačilom.

3. Posebni oddelek iz odstavka 1 sprejme vse potrebne ukrepe, da zagotovi pravilno uporabo te uredbe.

4. Poleg tega je posebni oddelek odgovoren za:

- usposabljanje državnih uradnikov, odgovornih za izvajanje pregledov iz te uredbe, da pridobijo zadostno znanje za opravljanje svojih dolžnosti,

- upravljanje poročil o preiskovanju in vseh drugih dokumentov v zvezi s preiskavami, ki se izvajajo in ki so predvidene v tej uredbi;

- izdelavo in pošiljanje poročil iz člena 9(1) ter programov iz člena 10.

5. Zadevna država članica izda posebnemu oddelku vsa pooblastila, potrebna za izvajanje nalog iz odstavkov 3 in 4.

Poseben oddelek je sestavljen iz zadostnega števila uradnikov, ki so ustrezno usposobljeni za izvajanje teh nalog.

6. Ta člen se ne uporablja, če je najmanjše število podjetij za nadzor v skladu s členom 2(2) manjše od 10.

Člen 12

Pod pogoji iz členov 13, 14 in 15 Skupnost prispeva k financiranju dodatnih dejanskih izdatkov držav članic, povezanih z:

- znižanjem praga za izračun števila preverjanj, ki jih je treba opraviti,

- zbiranjem sredstev, potrebnih za izboljševanje kakovosti pregledov.

Člen 13

1. Skupnost prispeva del dejanskih izdatkov držav članic, tako da plačuje dodatne uradnike, ki se od 1. januarja 1990 zaposlijo izključno kot del:

- osebja posebnega oddelka iz člena 11 ali

- osebja drugih nacionalnih oddelkov, če se takšni uradniki zaposlijo izključno za izvajanje pregledov, predvidenih s to uredbo.

2. Za obdobje petih let, ki se začne s 1. januarjem 1990, znaša finančni prispevek Skupnosti 50 % za prva tri poslovna leta in 25 % za četrto in peto leto, in sicer do skupnega zneska:

- 500 000 ekujev na leto za prva tri leta in 250 000 ekujev za četrto in peto leto v primeru Nemčije, Španije, Francije, Italije, Nizozemske in Združenega kraljestva,

- 250 000 ekujev na leto za prva tri leta in 125 000 ekujev za četrto in peto leto v primeru Belgije, Danske, Irske in Portugalske, in

- 50 000 ekujev na leto za prva tri leta in 25 000 za četrto in peto leto v primeru Luksemburga.

3. V tej uredbi pomeni "plačevanje" osebne dohodke uradnikov, odgovornih za izvajanje te uredbe, po odvedenih davkih, in potne stroške, nastale med opravljanjem njihovih dolžnosti.

Prispevek Skupnosti k plačevanju stroškov osebja se za vsako državo članico določi po fiksni stopnji.

Člen 14

Za obdobje petih let, ki se začne s 1. januarjem 1990, prispeva Skupnost del izdatkov držav članic za usposabljanje osebja oddelkov, odgovornih za izvajanje te uredbe, v višini 50 % za prva tri leta in 25 % za četrto in peto leto, in sicer do skupnega zneska:

- 100 000 ekujev na leto za prva tri leta in 50 000 ekujev za četrto in peto leto za Nemčijo, Španijo, Francijo, Italijo, Nizozemsko in Združeno kraljestvo,

- 50 000 ekujev na leto za prva tri leta in 25 000 ekujev za četrto in peto leto za Belgijo, Dansko, Grčijo, Irsko in Portugalsko in

- 10 000 ekujev na leto za prva tri leta in 5000 ekujev za četrto in peto leto za Luksemburg.

Člen 15

Skupnost prispeva del dejanskih izdatkov držav članic za nakup opreme za obdelavo podatkov in pisarniške opreme, ki jo potrebujejo oddelki, odgovorni za izvajanje te uredbe, in sicer 100 % do najvišjega zneska:

- 100 000 ekujev za Nemčijo, Španijo, Francijo, Italijo, Nizozemsko in Združeno kraljestvo,

- 60 000 ekujev za Belgijo, Dansko, Grčijo, Irsko in Portugalsko ter

- 20 000 ekujev za Luksemburg.

Člen 16

1. Najvišji znesek izdatkov Skupnosti, potrebnih za izvajanje ukrepa, uvedenega s to uredbo, znaša 6 080 000 ekujev za prvo leto, 5 160 000 ekujev za drugo in tretje leto ter 2 580 000 ekujev za četrto in peto leto.

2. Organ za izvajanje proračuna določi sredstva, razpoložljiva za vsako poslovno leto.

Člen 17

Letni znesek izdatkov, ki jih prevzame Skupnost, določi Komisija na podlagi podatkov, ki jih predložijo države članice.

Člen 18

Zneski v ekujih iz te uredbe se zamenjajo v nacionalne valute po menjalnem tečaju, veljavnem na prvi delavnik v letu, ko se začne obdobje preiskovanja, in objavljenem v seriji C v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

Člen 19

Podrobna pravila za uporabo te uredbe se po potrebi sprejmejo v skladu s postopkom iz člena 13 Uredbe (EGS) št. 729/70.

Člen 20

Člen 9 Uredbe (EGS) 729/70 velja za preglede posebnih izdatkov, ki jih Skupnost financira na podlagi te uredbe.

Člen 21

V skladu z ustreznimi nacionalnimi pravnimi predpisi imajo uslužbenci Komisije dostop do vseh dokumentov, izdelanih bodisi za preiskavo ali po preiskavi, izvedeni na podlagi te uredbe, in podatkov, vključno s tistimi, shranjenimi v sistemih za obdelavo podatkov.

Člen 22

1. Direktiva 77/435/EGS se razveljavi s 1. januarjem 1990. Pregledi po tem datumu na podlagi te direktive se štejejo, kakor da se izvajajo v skladu s to uredbo.

2. Sklicevanja na Direktivo 77/435/EGS veljajo kot sklicevanja na to uredbo.

Člen 23

Ta uredba začne veljati tretji dan po objavi v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

Uporabljati se začne 1. januarja 1990.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

V Bruslju, 21. decembra 1989

Za Svet

Predsednik

E. Cresson

[1] UL C 192, 29.7.1987, str. 15.

[2] UL C 291, 20.11.1989, str. 105.

[3] UL L 94, 28.4.1970, str. 13.

[4] UL L 185, 15.7.1988, str. 1.

[5] UL L 172, 12.7.1977, str. 17.

[6] UL L 185, 15.7.1988, str. 33.

[7] UL L 36, 10.2.1972, str. 1.