Sklep upravnega odbora o notranjih pravilih glede omejitev nekaterih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v okviru delovanja Evropske agencije za okolje

UPRAVNI ODBOR EVROPSKE AGENCIJE ZA OKOLJE JE –

OB UPOŠTEVANJU Pogodbe o delovanju Evropske unije,

OB UPOŠTEVANJU Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 (1) in Sklepa št. 1247/2002/ES ter zlasti člena 25 Uredbe;

OB UPOŠTEVANJU Uredbe (ES) št. 401/2009 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. aprila 2009 o Evropski agenciji za okolje in Evropskem okoljskem informacijskem in opazovalnem omrežju (kodificirana različica) (2), in zlasti člena 8 Uredbe,

OB UPOŠTEVANJU mnenja Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (ENVP) z dne 13. marca 2020 in smernic ENVP o členu 25 Uredbe (EU) 2018/1725 in notranjih pravilih,

po posvetovanju z odborom uslužbencev,

OB UPOŠTEVANJU NASLEDNJEGA:

(1) Evropska agencija za okolje (v nadaljnjem besedilu: agencija EEA) je pooblaščena za izvajanje upravnih preiskav, preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov začasne odstranitve z delovnega mesta v skladu s Kadrovskimi predpisi za uradnike Evropske unije in Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, kakor so določeni z Uredbo Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (v nadaljnjem besedilu: kadrovski predpisi) (3), ter Sklepom upravnega odbora agencije EEA z dne 15. februarja 2013 o izvajanju upravnih preiskav in disciplinskih postopkov. Po potrebi o primerih uradno obvesti tudi urad OLAF.

(2) Uslužbenci agencije morajo prijaviti morebitne nezakonite dejavnosti, vključno z goljufijami in korupcijo, ki škodijo interesom Unije. Prijaviti morajo tudi vsakršno ravnanje, povezano z opravljanjem poklicnih nalog, ki lahko pomeni hudo kršenje obveznosti uradnikov Unije. To ureja Sklep upravnega odbora agencije EEA o smernicah za prijavljanje nepravilnosti z dne 24. aprila 2018 (Sklep EEA/MB/2018/011).

(3) Agencija je vzpostavila politiko preprečevanja in učinkovite obravnave dejanskih ali morebitnih primerov psihološkega ali spolnega nadlegovanja na delovnem mestu, kot je določena v njenem sklepu upravnega odbora z dne 13. junija 2017 o politiki Evropske agencije za okolje za zaščito človekovega dostojanstva ter preprečevanje psihičnega in spolnega nadlegovanja (Sklep EEA/MB/2017/011). Sklep določa neformalni postopek, po katerem se lahko domnevna žrtev nadlegovanja obrne na „zaupne“ svetovalce agencije.

(4) Delovanje agencije je predmet notranjih in zunanjih revizij.

(5) Agencija v okviru takih upravnih preiskav, revizij in drugih preiskav sodeluje z drugimi institucijami, organi, uradi in agencijami Unije.

(6) Agencija lahko sodeluje z nacionalnimi organi tretjih držav in mednarodnimi organizacijami bodisi na njihovo zahtevo bodisi na lastno pobudo.

(7) Agencija lahko sodeluje tudi z javnimi organi držav članic EU bodisi na njihovo zahtevo bodisi na lastno pobudo.

(8) Agencija je vključena v postopke pred Sodiščem Evropske unije, kadar zadevo predloži Sodišču, zagovarja odločitev, ki jo je sprejela in je bila izpodbijana pred Sodiščem, ali intervenira v postopku, ki zadeva njene naloge. V zvezi s tem mora morda ohraniti zaupnost osebnih podatkov iz dokumentov, ki jih pridobijo stranke ali intervenienti.

(9) Agencija za opravljanje svojih nalog zbira in obdeluje informacije ter več kategorij osebnih podatkov, vključno z identifikacijskimi podatki posameznikov, kontaktnimi podatki, poklicnimi vlogami in nalogami, informacijami o zasebnem in poklicnem ravnanju in uspešnosti ter finančnimi podatki. Agencija EEA deluje kot upravljavec podatkov.

(10) Agencija EEA mora zato v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 (v nadaljnjem besedilu: Uredba), posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, zagotavljati informacije o navedenih dejavnostih obdelave ter spoštovati njihove pravice, ki jih imajo kot posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki.

(11) Agencija mora navedene pravice morda uskladiti s cilji upravnih preiskav, revizij, drugih preiskav in sodnih postopkov. Morda mora tudi uravnotežiti pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, s temeljnimi pravicami in svoboščinami drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. V ta namen člen 25 Uredbe agenciji EEA omogoča, da pod strogimi pogoji omeji uporabo členov 14 do 22, 35 in 36 Uredbe ter njenega člena 4, če njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 20. Če omejitve niso določene v pravnem aktu, sprejetem na podlagi Pogodb, je treba sprejeti notranja pravila, v skladu s katerimi lahko agencija omeji navedene pravice.

(12) Agencija mora morda na primer omejiti informacije, ki jih zagotavlja posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, o obdelavi njegovih osebnih podatkov v fazi predhodne ocene upravne preiskave ali med preiskavo samo, pred morebitno zavrnitvijo zadeve ali v fazi preddisciplinskega postopka. V nekaterih okoliščinah lahko zagotavljanje takih informacij resno vpliva na sposobnost agencije EEA za učinkovito izvedbo preiskave, kadar na primer obstaja tveganje, da bi lahko zadevna oseba uničila dokaze ali vplivala na morebitne priče pred njihovim zaslišanjem. Agencija mora morda tudi zaščititi pravice in svoboščine prič in drugih vpletenih oseb.

(13) Morda je treba zaščititi anonimnost priče ali prijavitelja nepravilnosti, ki sta zahtevala, da se njuna identiteta ne razkrije. Agencija EEA se v tem primeru lahko odloči za omejitev dostopa do identitete, izjav in drugih osebnih podatkov takih oseb, da zaščiti njihove pravice in svoboščine.

(14) Morda je treba zaščititi zaupne informacije o uslužbencu, ki se je obrnil na zaupne svetovalce agencije v postopku prijave nadlegovanja. V takih primerih mora agencija morda omejiti dostop do identitete, izjav in drugih osebnih podatkov domnevne žrtve, domnevnega nadlegovalca in drugih vpletenih, da zaščiti pravice in svoboščine vseh vpletenih.

(15) Agencija EEA bi morala omejitve uporabiti samo, če se z njimi upošteva bistvo temeljnih pravic in svoboščin ter so nujno potreben in sorazmeren ukrep v demokratični družbi. Agencija bi morala navedene omejitve utemeljiti.

(16) Agencija bi morala na podlagi načela odgovornosti voditi evidenco o svoji uporabi omejitev.

(17) Pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih agencija EEA v okviru svojih nalog izmenja z drugimi organizacijami, se bi agencija in navedene organizacije morale medsebojno posvetovati o morebitnih razlogih za uvedbo omejitev ter o nujnosti in sorazmernosti navedenih omejitev, razen če bi to ogrozilo dejavnosti agencije.

(18) Člen 25(6) Uredbe zavezuje upravljavca podatkov, da posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvesti o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve, in o njihovi pravici, da vložijo pritožbo pri ENVP.

(19) Agencija lahko v skladu s členom 25(8) Uredbe preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij o razlogih za uporabo omejitve posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, če bi se s tem kakor koli izničil učinek omejitve. Agencija bi morala za vsak primer posebej oceniti, ali bi sporočanje omejitve izničilo njen učinek.

(20) Agencija bi morala omejitev odpraviti takoj, ko pogoji, ki jo upravičujejo, ne veljajo več, in navedene pogoje redno ocenjevati.

(21) Za zagotovitev čim večje zaščite pravic in svoboščin posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter v skladu s členom 44(1) Uredbe, bi se bilo treba s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pravočasno posvetovati o vsaki omejitvi, ki bi se lahko uporabila, in preveriti njeno skladnost s tem sklepom.

(22) Člena 16(5) in 17(4) Uredbe določata izjeme od pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do obveščenosti in dostopa. Če veljajo te izjeme, agenciji ni treba uporabiti omejitve v skladu s tem sklepom –

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1 Predmet urejanja in področje uporabe 1. Ta sklep določa pravila v zvezi s pogoji, pod katerimi lahko agencija EEA v skladu s členom 25 Uredbe omeji uporabo členov 4, 14 do 22, 35 in 36. 2. Agencijo kot upravljavca zastopa izvršni direktor, ki lahko prenese vlogo upravljavca znotraj agencije, da se odrazijo operativne pristojnosti za posebne postopke obdelave osebnih podatkov.

Člen 2 Omejitve 1. Agencija lahko omeji uporabo členov 14 do 22, 35 in 36 ter člena 4 navedene uredbe, če njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 20: (a) v skladu s členom 25(1)(b), (c), (f), (g) in (h) Uredbe pri izvajanju upravnih preiskav, preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov začasne odstranitve z delovnega mesta v skladu s členom 86 in Prilogo IX h kadrovskim predpisom ter Sklepom upravnega odbora agencije EEA z dne 15. februarja 2013 o izvajanju upravnih preiskav in disciplinskih postopkov, pri obdelavi notranjih in zunanjih pritožb ter pri prijavi primerov uradu OLAF; (b) v skladu s členom 25(1)(h) Uredbe pri zagotavljanju, da lahko uslužbenci agencije prijavijo dejstva zaupno, kadar menijo, da obstajajo hude nepravilnosti, kot je določeno v Sklepu upravnega odbora agencije EEA o smernicah za prijavljanje nepravilnosti z dne 24. aprila 2018 (Sklep EEA/MB/2018/011); (c) v skladu s členom 25(1)(h) Uredbe pri zagotavljanju, da lahko uslužbenci agencije poročajo zaupnim svetovalcem v okviru postopka prijave nadlegovanja (formalno ali neformalno), kot je opredeljeno v Sklepu upravnega odbora agencije EEA z dne 13. junija 2017 o politiki agencije EEA za zaščito človekovega dostojanstva ter preprečevanje psihičnega in spolnega nadlegovanja (Sklep EEA/MB/2017/011); (d) v skladu s členom 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe pri izvajanju notranjih revizij v zvezi z dejavnostmi ali oddelki agencije, vključno s preiskavami, ki jih izvaja pooblaščena oseba za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) 2018/1725, in preiskav v zvezi z (informacijsko-tehnološko) varnostjo, ki se izvajajo interno ali z zunanjim sodelovanjem (npr. CERT-EU); (e) v skladu s členom 25(1)(c), (d), (g) in (h) Uredbe pri zagotavljanju ali prejemanju pomoči od drugih institucij, organov, uradov in agencij Unije ali pri sodelovanju z njimi v okviru dejavnosti iz točk (a) do (d) tega odstavka ter v skladu z zadevnimi sporazumi o ravni storitev, memorandumi o soglasju in sporazumi o sodelovanju; (f) v skladu s členom 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe pri zagotavljanju ali prejemanju pomoči od nacionalnih organov tretjih držav in mednarodnih organizacij ali pri sodelovanju s takimi organi in organizacijami bodisi na njihovo zahtevo ali na svojo pobudo; (g) v skladu s členom 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe pri zagotavljanju ali prejemanju pomoči od javnih organov držav članic EU ali pri sodelovanju z njimi bodisi na njihovo zahtevo ali na svojo lastno pobudo; (h) v skladu s členom 25(1)(e) Uredbe pri obdelovanju osebnih podatkov iz dokumentov, ki jih pridobijo stranke ali intervenienti v okviru postopkov pred Sodiščem Evropske unije. (i) Pri vseh omejitvah je treba spoštovati bistvo temeljnih pravic in svoboščin, omejitve pa morajo biti nujen in sorazmeren ukrep v demokratični družbi. 2. Pred uporabo omejitev se za vsak primer posebej opravi preskus nujnosti in sorazmernosti. Omejitve morajo biti omejene na tisto, kar je nujno potrebno za doseganje njihovih ciljev. 3. Za namene odgovornosti agencija sestavi zapisnik, v katerem opiše veljavne razloge za omejitve, kateri razlogi iz odstavka 1 veljajo, ter rezultat preskusa nujnosti in sorazmernosti. Ti zapisniki so del evidence, ki se na zahtevo da na voljo ENVP. Agencija EEA pripravlja periodična poročila o uporabi člena 25 Uredbe. 4. Pri obdelavi osebnih podatkov, prejetih od drugih organizacij v okviru nalog, bi se morala agencija z navedenimi organizacijami posvetovati o morebitnih razlogih za uvedbo omejitev ter o nujnosti in sorazmernosti zadevnih omejitev, razen če bi to ogrozilo delovanje agencije. 5. Kategorije zadevnih podatkov so zanesljivi podatki („objektivni“ podatki, kot so identifikacijski podatki, kontaktni podatki, poklicni podatki, upravni podatki, podatki, ki so bili prejeti iz posebnih virov, elektronski komunikacijski in prometni podatki) in/ali nezanesljivi podatki („subjektivni“ podatki, povezani s primerom, kot so utemeljitev, vedenjski podatki, ocene, podatki o uspešnosti in vedenju ter podatki, povezani s predmetom urejanja postopka ali dejavnosti).

Člen 3 Tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki 1. Ocena tveganj uvedbe omejitev za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in podrobnosti o obdobju uporabe teh omejitev se zabeležijo v evidenci dejavnosti obdelave, ki jo agencija vodi v skladu s členom 31 Uredbe. Zabeležijo se tudi v vsaki oceni učinka v zvezi z varstvom podatkov, opravljeni v zvezi z navedenimi omejitvami v skladu s členom 39 Uredbe. 2. Agencija pri presoji nujnosti in sorazmernosti omejitve upošteva morebitna tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

Člen 4 Zaščitni ukrepi in obdobja hrambe 1. Za preprečevanje zlorabe osebnih podatkov, za katere se uporabljajo ali bi se lahko uporabljale omejitve, nezakonitega dostopa do njih ali njihovega nezakonitega prenosa agencija EEA izvaja zaščitne ukrepe. Taki zaščitni ukrepi vključujejo tehnične in organizacijske ukrepe ter so po potrebi podrobno opisani v notranjih sklepih, postopkih in izvedbenih pravilih agencije. Zaščitni ukrepi vključujejo: (a) jasno opredelitev vlog, odgovornosti in postopkovnih korakov; (b) varno elektronsko okolje, ki nepooblaščenim osebam preprečuje nezakonit ali nenameren dostop do elektronskih podatkov ali njihov prenos; vsi elektronski podatki se hranijo v varni IT-aplikaciji v skladu z varnostnimi standardi agencije in v posebnih elektronskih mapah, dostopnih samo pooblaščenemu osebju. Ustrezne ravni dostopa se odobrijo za vsak primer posebej; (c) varno shranjevanje in obdelavo papirnih dokumentov, ki se hranijo v zavarovanih omarah in so dostopni samo pooblaščenemu osebju; (d) ustrezno spremljanje omejitev in redni pregled njihove uporabe. 2. Pregledi iz točke (d) se opravijo vsaj vsakih šest mesecev. 3. Omejitve se odpravijo takoj, ko okoliščine, ki jih upravičujejo, ne veljajo več. 4. Osebni podatki se hranijo v skladu z veljavnimi pravili Agencije o hrambi podatkov, ki se opredelijo v evidenci o varstvu podatkov, ki se vodi v skladu s členom 31 Uredbe. Ob koncu obdobja hrambe se osebni podatki izbrišejo, anonimizirajo ali prenesejo v arhive v skladu s členom 13 Uredbe.

Člen 5 Vključitev pooblaščene osebe za varstvo podatkov 1. Kadar se pravice subjektov, na katere se nanašajo osebni podatki, omejijo v skladu s tem sklepom, se brez nepotrebnega odlašanja obvesti pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v agenciji, ki se ji omogoči dostop do povezanih evidenc in dokumentov, ki se nanašajo na dejansko stanje ali pravni okvir. 2. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov v agenciji lahko zahteva pregled uporabe omejitve. Agencija pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pisno obvesti o rezultatu pregleda. 3. Agencija dokumentira vključitev pooblaščene osebe za varstvo podatkov v uporabo omejitev, med drugim tudi, katere informacije se ji dajo na voljo.

Člen 6 Obveščanje posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, o omejitvah njihovih pravic 1. Agencija v obvestila o varstvu podatkov, objavljena na njenem intranetu, vključi oddelek, ki posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, zagotavlja splošne informacije o možnosti za omejitev njihovih pravic v skladu s členom 2(1). Informacije zajemajo navedbo pravic, ki se lahko omejijo, razloge za morebitno uporabo omejitev in njihovo morebitno trajanje. 2. Agencija posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, posamično pisno in brez nepotrebnega odlašanja obvesti o omejitvah njihovih pravic, ki se ali se bodo uporabljale. Agencija posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvesti o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve, njegovi pravici do posvetovanja s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov glede izpodbijanja omejitve in njegovi pravici, da vloži pritožbo pri ENVP. 3. Agencija lahko preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij o razlogih za omejitev in pravici do vložitve pritožbe pri ENVP, vse dokler bi se s tem izničil učinek omejitve. Za vsak primer posebej se oceni, ali bi bilo to upravičeno. Agencija posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvesti takoj, ko se s tem ne bi več izničil učinek omejitve.

Člen 7 Sporočilo posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, o kršitvi varnosti osebnih podatkov 1. Kadar za agencijo velja obveznost sporočanja kršitev varnosti osebnih podatkov v skladu s členom 35(1) Uredbe, ta lahko v izjemnih okoliščinah v celoti ali delno omeji tako sporočilo. V zaznamku dokumentira razloge za omejitev, njeno pravno podlago v skladu s členom 2 ter oceno njene nujnosti in sorazmernosti. Zaznamek se sporoči ENVP ob uradnem obvestilu o kršitvi varnosti osebnih podatkov. 2. Kadar razlogi za omejitev ne veljajo več, agencija EEA sporoči kršitev varnosti osebnih podatkov zadevnemu posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, ter ga obvesti o glavnih razlogih za omejitev in njegovi pravici, da vloži pritožbo pri ENVP.

Člen 8 Zaupnost elektronskih sporočil 1. Agencija lahko v izjemnih okoliščinah omeji pravico do zaupnosti elektronskih sporočil na podlagi člena 36 Uredbe. Take omejitve morajo biti v skladu z Direktivo 2002/58/ES Evropskega parlamenta in Sveta (4). 2. Kadar agencija EEA omejuje pravico do zaupnosti elektronskih sporočil, mora zadevnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvestiti o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve, in o njegovi pravici, da vloži pritožbo pri ENVP. 3. Agencija lahko preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij o razlogih za omejitev in pravici do vložitve pritožbe pri ENVP, vse dokler bi se s tem izničil učinek omejitve. Za vsak primer posebej se oceni, ali bi bilo to upravičeno.

Člen 9 Začetek veljavnosti Ta sklep začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Odobreno s pisnim postopkom upravnega odbora 19. april 2021 Laura BURKE predsednica upravnega odbora agencije EEA

(1) UL L 295, 21.11.2018, str. 39

(2) UL L 126, 21.5.2009, str. 13

(3) Uredba Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 z dne 29. februarja 1968 o določitvi Kadrovskih predpisov za uradnike in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti ter uvedbi posebnih ukrepov, začasno veljavnih za uradnike Komisije (UL L 56, 4.3.1968, str. 1).

(4) Direktiva 2002/58/ES evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. julija 2002 o obdelavi osebnih podatkov in varstvu zasebnosti na področju elektronskih komunikacij (Direktiva o zasebnosti in elektronskih komunikacijah) (UL L 201, 31.7.2002, str. 37).