PRILOGA

SMERNICE EU O PROGRAMU NOTRANJE SKLADNOSTI ZA NADZOR TRGOVINE Z BLAGOM Z DVOJNO RABO

UVOD

Učinkovit nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo – izdelkov, programske opreme in tehnologije – je ključnega pomena za preprečevanje tveganj, povezanih s širjenjem orožja za množično uničevanje in destabilizirajočim kopičenjem konvencionalnega orožja. Družbe, ki se ukvarjajo z blagom z dvojno rabo, morajo izpolnjevati strateške zahteve glede nadzora trgovine, določene v zakonih in drugih predpisih Evropske unije (1) in njenih držav članic. Vzdržati se morajo udeležbe v transakcijah, kadar obstajajo pomisleki, da bi se lahko blago uporabilo za širjenje orožja.

Ob upoštevanju hitrega znanstvenega in tehnološkega napredka, kompleksnosti današnjih dobavnih verig in rastočega pomena nedržavnih akterjev je učinkovit nadzor trgovine v veliki meri odvisen od ozaveščenosti „družb“ (2) in njihovih dejavnih prizadevanj za spoštovanje trgovinskih omejitev. V ta namen družbe običajno vzpostavijo notranje politike in postopke, ki se imenujejo tudi program notranje skladnosti, da se zagotovi skladnost z zakoni in predpisi EU in držav članic na področju nadzora trgovine z blagom z dvojno rabo. Obseg in razsežnost teh politik in postopkov običajno določajo velikost in poslovne dejavnosti posamezne družbe.

Da bi podprli družbe pri nadaljnjem strogem upoštevanju ustreznih zakonov in drugih predpisov EU ter nacionalnih zakonov in predpisov, te smernice zagotavljajo okvir za prepoznavanje in obvladovanje vpliva nadzora trgovine z blagom z dvojno rabo ter ublažitev s tem povezanih tveganj. Smernice se osredotočajo na sedem ključnih elementov za učinkovit program notranje skladnosti. Vsak ključni element je podrobneje opredeljen v oddelku „Kaj se pričakuje?“, ki opisuje cilje vsakega ključnega elementa, oddelek „Kateri koraki so potrebni?“ pa podrobneje opisuje ukrepe in navaja možne rešitve za razvoj ali izvajanje postopkov za zagotavljanje skladnosti. Zadnji del tega dokumenta vsebuje sklop koristnih vprašanj v zvezi s programom notranje skladnosti družbe ter seznam kazalnikov tveganja preusmeritve in opozorilnih znamenj o sumljivih poizvedbah ali naročilih.

Razvoj smernic EU o programu notranje skladnosti za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo upošteva in nadgrajuje obstoječe pristope k skladnosti z nadzorom izvoza, zlasti:

— smernice Wassenaarskega sporazuma o dobrih praksah v zvezi s programi notranje skladnosti za blago in tehnologijo z dvojno rabo iz leta 2011 (3),

— „Vodnik o dobrih praksah za industrijo“ skupine držav dobaviteljic jedrskega blaga (4),

— elemente programa notranje skladnosti iz Priporočila Komisije 2011/24/EU (5),

— rezultate četrte konference v Wiesbadenu iz leta 2015 o sodelovanju zasebnega sektorja pri strateškem nadzoru trgovine: „Priporočila za učinkovite pristope k izvajanju Resolucije Varnostnega sveta Združenih narodov 1540 (2004)“,

— spletno stran Vodnika Združenih držav iz leta 2017 o programu notranje skladnosti za nadzor izvoza in varnost meja (6).

Smernice vsebujejo sedem ključnih elementov, ki se ne bi smeli šteti za izčrpen seznam, prav tako pa niso prednostno razporejeni od zelo pomembnega do manj pomembnega. Predstavljajo temelje prilagojenega programa notranje skladnosti družbe, njihov namen pa je pomagati družbam pri njihovem razmisleku o najprimernejših sredstvih in postopkih za skladnost z zakoni in predpisi EU in držav članic na področju nadzora trgovine z blagom z dvojno rabo. Od zadevnih družb se pričakuje, da bodo imele vzpostavljeno vrsto obstoječih politik in procesov v zvezi z nadzorom izvoza. Struktura ključnih elementov bi jim lahko olajšala primerjalno analizo njihovega pristopa k skladnosti. Pričakuje se lahko, da je pristop družbe k skladnosti, ki vključuje politike in notranje postopke vsaj za vse ključne elemente, v skladu s smernicami EU o programu notranje skladnosti za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo. Za družbe, ki še razvijajo pristop k skladnosti za trgovino z blagom z dvojno rabo, struktura ključnih elementov ponuja osnovno in splošno ogrodje za skladnost družb.

Na splošni ravni je najpomembnejši vidik razvoja programa notranje skladnosti to, da se prilagodi organizaciji in dejavnostim družbe, ter da se zagotovi, da so notranji postopki preprosti za razumevanje in uporabo ter da zajemajo vsakodnevne operacije in postopke. Posamezne zahteve in značilnosti programa notranje skladnosti so odvisne od velikosti, strukture in obsega posameznih poslovnih dejavnosti družbe, pa tudi od strateške narave njenega blaga in potencialnih končnih uporab ali končnih uporabnikov, od geografske prisotnosti njenih kupcev in kompleksnosti notranjih izvoznih procesov. Zato je treba poudariti, da so se med pripravo teh smernic sistematično upoštevali morebitni izzivi pri izvajanju za mala in srednja podjetja (MSP).

Izjava o omejitvi odgovornosti

Te smernice so nezavezujoče in se ne smejo šteti za pravno svetovanje. Te smernice ne posegajo v odločitve o dovoljenjih, za katere so odgovorni pristojni organi v skladu z Uredbo (ES) št. 428/2009.

Če želite posredovati povratne informacije o vsebini tega dokumenta, se obrnite na pristojni organ (glej Prilogo 3).

SMERNICE EU O PROGRAMU NOTRANJE SKLADNOSTI ZA NADZOR TRGOVINE Z BLAGOM Z DVOJNO RABO

Za učinkovit program notranje skladnosti za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo so bistveni naslednji ključni elementi:

1. Zavezanost višjega vodstva k skladnosti

2. Organizacijska struktura, odgovornosti in viri

3. Usposabljanje in ozaveščanje

4. Procesi in postopki pregleda transakcij

5. Pregled uspešnosti, revizije, poročanje in korektivni ukrepi

6. Vodenje evidenc in dokumentacija

7. Fizična in informacijska varnost

Za vsak ključni element so v oddelku „Kaj se pričakuje?“ opisani cilji, povezani s programom notranje skladnosti. V oddelku „Kateri koraki so potrebni?“ so podrobno opisani ukrepi in možne rešitve za razvoj ali izvajanje postopkov skladnosti.

Ob upoštevanju tega je treba ključne elemente razumeti kot „gradnike“ za pripravo programov notranje skladnosti s strani družb, ki trgujejo z blagom z dvojno rabo. Vsaka družba mora v svojem prilagojenem programu notranje skladnosti opisati, na kakšen način izvaja zadevne ključne elemente ob upoštevanju svojih posebnih okoliščin.

Pri tem bi morale vse družbe, ki trgujejo z blagom z dvojno rabo, upoštevati zlasti ukrepe iz oddelka „Kateri koraki so potrebni?“, čeprav lahko odstopajo od teh ukrepov, če pri posamezni družbi obstajajo razlogi za to.

OCENA TVEGANJA

Program notranje skladnosti je treba prilagoditi velikosti, strukturi in obsegu poslovanja ter zlasti specifični poslovni dejavnosti družbe in s tem povezanim tveganjem. Če želi družba razviti ali pregledati svoj program skladnosti za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo, je priporočeno začeti z oceno tveganja, da se določi specifičen profil tveganja v zvezi s trgovino z blagom z dvojno rabo. To bo družbi pomagalo, da se seznani s tem, kateri deli njenih dejavnosti morajo biti zajeti v programu notranje skladnosti, in da bo program notranje skladnosti upošteval posebne okoliščine družbe.

V oceni tveganja bi bilo treba natančno oceniti nabor izdelkov, bazo kupcev in poslovno dejavnost, na katere vpliva ali bi lahko vplival nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo. Opredeliti bi bilo treba zadevne šibke točke in tveganja, da bi lahko družba v svoj program notranje skladnosti vključila načine za njihovo ublažitev. Čeprav ta ocena tveganja ne more opredeliti vseh šibkih točk in tveganj, s katerimi se bo vaša družba morda soočala v prihodnje, bo družbi zagotovila boljšo osnovo za razvoj ali pregled svojega programa notranje skladnosti.

Družbe imajo pogosto že vzpostavljene postopke notranjega nadzora in zato pri načrtovanju programov notranje skladnosti ni treba začeti iz nič. Ocena tveganja podpira družbo pri oceni njenih obstoječih politik in postopkov glede tveganj, povezanih z nadzorom izvoza, ter pri pripravi ukrepov za njihovo prilagoditev, če je to potrebno. Poleg tega je spodbujanje sinergij med obstoječimi politikami in zahtevami za nadzor izvoza še en korak, ki ga je treba upoštevati že na začetku. Na primer, dobra praksa je vstavljanje ustreznih sklicev na načela in zahteve v zvezi z nadzorom izvoza v kodeks ravnanja družbe, če je ta na voljo.

Rezultati te ocene tveganja bodo vplivali na potrebne ukrepe in ustrezne rešitve za razvoj ali izvajanje posebnih postopkov družbe za zagotavljanje skladnosti.

Družba si lahko prizadeva, da bi v čim večji meri izkoristila prednosti globalnih rešitev glede programa notranje skladnosti na ravni celotne skupine, vendar mora vedno upoštevati vse veljavne zakone in predpise EU ter držav članic.

POOBLAŠČENI GOSPODARSKI SUBJEKT (7)

Če je družba imetnik veljavnega dovoljenja pooblaščenega gospodarskega subjekta (AEO), se lahko ocena skladnosti družbe, ki zajema zadevne carinske dejavnosti, upošteva pri razvoju ali pregledu programa notranje skladnosti.

Ob upoštevanju, da so carinski organi preverili carinske rutine in postopke vaše družbe, je status pooblaščenega gospodarskega subjekta lahko sredstvo za vzpostavitev ali pregled postopkov, povezanih s ključnimi elementi programa notranje skladnosti, kot sta vodenje evidenc in fizična varnost.

1. Zavezanost višjega vodstva k skladnosti

Učinkoviti programi notranje skladnosti odražajo proces, ki poteka od zgoraj navzdol, pri čemer višje vodstvo družbe daje pomen, legitimnost ter organizacijske, človeške in tehnične vire za zaveze družbe v zvezi s skladnostjo in kulturo skladnosti.

Kaj se pričakuje?

Cilj zaveze s strani višjega vodstva je vzpostaviti vodilno vlogo v zvezi s skladnostjo (z dajanjem zgleda) in okrepiti kulturo skladnosti družbe za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo.

Pisna izjava višjega vodstva o podpori notranjim postopkom zagotavljanja skladnosti spodbuja ozaveščenost družbe o ciljih nadzora trgovine z blagom z dvojno rabo in skladnost z ustreznimi zakoni in predpisi EU ter držav članic.

Zaveza kaže na jasno, močno in nenehno prizadevanje in podporo višjega vodstva. Zagotovljeni so zadostni organizacijski, človeški in tehnični viri za zavezanost družbe k skladnosti. Vodstvo zaposlene jasno in redno obvešča o zavezi družbe, da bi tako spodbudilo kulturo skladnosti.

Kateri koraki so potrebni?

Pripravite izjavo o zavezi družbe, v kateri je navedeno, da družba spoštuje vse zakone in predpise EU in držav članic za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo.

Opredelite pričakovanja vodstva glede izpolnjevanja posameznih zahtev v zvezi s skladnostjo ter izrazite pomen in koristnost učinkovitih postopkov za zagotavljanje skladnosti (8).

Jasno in redno obveščajte vse zaposlene (tudi zaposlene, ki ne sodelujejo pri nadzoru trgovine z blagom z dvojno rabo) glede izjave o zavezi družbe, da bi tako spodbujali kulturo skladnosti (9).

2. Organizacijska struktura, odgovornosti in viri

Zadostni organizacijski, človeški in tehnični viri so bistveni za učinkovito oblikovanje in izvajanje postopkov za zagotavljanje skladnosti. Kljub jasni organizacijski strukturi in natančno določenim odgovornostim obstaja tveganje, da program notranje skladnosti ne bo vključeval zadostnega nadzora in opredeljenih vlog. Z močno organizacijsko strukturo lahko organizacije odpravijo težave, ko se te pojavijo, in preprečijo pojav neodobrenih transakcij.

Kaj se pričakuje?

Družba ima notranjo organizacijsko strukturo, ki je pisno določena (na primer v organizacijski shemi) in omogoča izvajanje notranjih kontrol skladnosti. V njej so opredeljene in imenovane osebe, ki so na splošno odgovorne za zagotavljanje izvajanja zavez družbe v zvezi s skladnostjo. Opozoriti je treba, da mora biti v nekaterih državah članicah to član višjega vodstva.

Vse funkcije, dolžnosti in odgovornosti v zvezi s skladnostjo so opredeljene, dodeljene in medsebojno povezane v vrstnem redu, ki vodstvu zagotavlja, da družba na splošno skrbi za skladnost. Kadar je to primerno ali celo potrebno, se lahko funkcije in/ali dolžnosti v zvezi z nadzorom izvoza (vendar ne splošna odgovornost) prenesejo znotraj subjekta ali se razdelijo med dva ali več gospodarskih subjektov znotraj EU.

Družba ima na vseh področjih poslovanja, povezanih s trgovino z blagom z dvojno rabo, ustrezno število zaposlenih z dokazanimi zahtevanimi znanji in spretnostmi. Vsaj ena oseba v družbi je (ne nujno izključno) pooblaščena za izvajanje funkcije nadzora trgovine z blagom z dvojno rabo. Ta funkcija se lahko razdeli med več pravnih oseb znotraj EU, če se ohrani ustrezna raven nadzora. Treba pa je opozoriti, da v nekaterih državah članicah EU to morda ni mogoče, saj nacionalna zakonodaja o nadzoru izvoza zahteva, da se lokalno imenuje določena oseba.

Zaposleni za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo morajo biti čim bolj zaščiteni pred navzkrižjem interesov. Ti zaposleni imajo pravico, da neposredno poročajo osebi ali osebam, ki so na splošno odgovorne za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo, in bi morali biti pooblaščeni tudi za ustavitev transakcij.

Zaposleni za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo morajo imeti dostop do ustreznih zakonodajnih besedil, vključno z najnovejšimi seznami nadzorovanega blaga ter seznami namembnih krajev in subjektov, za katere veljajo embargo ali sankcije. Ustrezni operativni in organizacijski procesi in postopki, ki so pomembni za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo, se dokumentirajo, zberejo in pošljejo vsem zadevnim zaposlenim.

Družba bi morala imeti zbirko dokumentiranih procesov in postopkov (npr. v priročniku za skladnost), ki se redno posodablja. Družba bi morala glede na svojo velikost in obseg poslovanja preučiti potrebo po podpori IT za notranje postopke skladnosti.

Kateri koraki so potrebni?

Določite število zaposlenih za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo, pri čemer se upoštevajo pravni in tehnični vidiki, ki jih je treba zajeti. Vsaj eni osebi v družbi zaupajte naloge družbe v zvezi s skladnostjo trgovine z blagom z dvojno rabo in zagotovite, da lahko v primeru odsotnosti (na primer bolezni, počitnic itd.) te naloge prevzame enako usposobljen namestnik. Glede na povprečni obseg naročil ta oseba za opravljanje nalog v zvezi z nadzorom izvoza blaga z dvojno rabo morda ne bo potrebovala polnega delovnega časa.

Jasno opredelite, določite in dodelite vse funkcije, dolžnosti in odgovornosti v zvezi s skladnostjo, po možnosti v organizacijski shemi. Jasno opredelite pomožne funkcije, kadar je to mogoče.

Zagotovite, da je notranja organizacijska struktura za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo znana po vsej organizaciji in da se notranje evidence o teh nalogah redno posodabljajo in pošiljajo zaposlenim. Poskrbite za seznanjenost s kontaktnimi podatki odgovorne osebe za vprašanja glede nadzora trgovine z blagom z dvojno rabo v družbi. Če se naloge nadzora trgovine oddajajo v zunanje izvajanje, je treba organizirati povezavo in komunikacijo z družbo.

Opredelite znanje in spretnosti, ki jih potrebuje pravno in tehnično osebje za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo. Priporočeni so opisi delovnih mest.

Poskrbite, da so zaposleni za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo čim bolj zaščiteni pred navzkrižjem interesov. Glede na velikost družbe se lahko odgovornost za skladnost naloži ustrezni službi ali oddelku. Na primer: oseba ali osebe, ki sprejmejo končno odločitev, ali je blago mogoče odpremiti, niso del prodajne službe, ampak del pravne službe. Omogočite tem zaposlenim, da delujejo kot strokovni svetovalci pri sprejemanju odločitev družbe, zaradi česar bodo transakcije skladne.

Dokumentirajte in vsem zadevnim zaposlenim pošljite sklop politik in postopkov, ki obravnavajo nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo.

Na enem mestu zberite dokumentirane politike in postopke ter preučite oblikovanje priročnika za skladnost.

3. Usposabljanje in ozaveščanje

Usposabljanje in ozaveščanje o nadzoru trgovine z blagom z dvojno rabo sta bistvena, da lahko zaposleni ustrezno opravljajo svoje naloge in resno jemljejo dolžnosti glede skladnosti.

Kaj se pričakuje?

Družba s pomočjo usposabljanja zagotavlja, da so zaposleni za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo seznanjeni z vsemi ustreznimi predpisi za nadzor izvoza ter s programom notranje skladnosti družbe in vsemi njihovimi spremembami. Primeri možnosti za usposabljanje so zunanji seminarji, udeležba na informativnih srečanjih, ki jih ponujajo pristojni organi, dogodki za interno usposabljanje itd.

Poleg tega družba skrbi za ozaveščanje zaposlenih na vseh ustreznih ravneh.

Kateri koraki so potrebni?

Zagotovite obvezno redno usposabljanje za vse zaposlene, ki se ukvarjajo z nadzorom trgovine z blagom z dvojno rabo, da bo njihovo znanje ustrezno za zagotavljanje skladnosti s predpisi in programom notranje skladnosti družbe.

Z usposabljanjem zagotovite, da so vsi zadevni zaposleni seznanjeni z vsemi ustreznimi zakoni, predpisi, politikami in kontrolnimi seznami, ki urejajo nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo, ter z vsemi njihovimi spremembami, takoj ko jih pristojni organi objavijo. Če je mogoče, preučite možnost prilagojenega usposabljanja.

Razvijte splošno ozaveščanje vseh zaposlenih in namenske dejavnosti usposabljanja, npr. za nabavo, inženiring, vodenje projektov, odpremo, poslovanje s kupci in izdajanje računov.

Če je to primerno, preučite uporabo nacionalnih pobud ali pobud EU za usposabljanje za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo.

Kadar koli je mogoče, v programe usposabljanja ali ozaveščanja o izvozu vključite izkušnje, pridobljene s pregledi uspešnosti, revizijami, poročanjem in korektivnimi ukrepi.

4. Procesi in postopki pregleda transakcij

Pri operativnem izvajanju je najbolj kritičen element programa notranje skladnosti pregled transakcij. Ta element vsebuje notranje ukrepe družbe, ki zagotavljajo, da nobena transakcija ni izvedena brez potrebne licence ali v nasprotju z ustreznimi trgovinskimi omejitvami ali prepovedmi.

V postopkih pregleda transakcij se zbirajo in analizirajo ustrezne informacije v zvezi z uvrščanjem blaga, oceno tveganja transakcije, določitvijo zahtev za licenco in vlogo za izdajo licence ter nadzorom po njeni izdaji.

Ukrepi za pregled transakcij družbi tudi omogočajo, da razvije in vzdržuje določen standard skrbnosti za obravnavanje sumljivih poizvedb ali naročil.

Kaj se pričakuje?

Družba vzpostavi proces za presojo, ali je transakcija, ki vključuje blago z dvojno rabo, predmet nacionalnega nadzora ali nadzora EU na področju trgovine z blagom z dvojno rabo ali ne, ter določi ustrezne procese in postopke. V primeru ponavljajočih se transakcij je treba redno izvajati preglede transakcij.

Ta ključni element je razdeljen na:

— uvrščanje blaga, programske opreme in tehnologije,

— oceno tveganja transakcije, vključno s — preverjanji namembnih krajev in subjektov, za katere veljajo embargo ali sankcije v zvezi s trgovino, ter „občutljivih namembnih krajev in subjektov“ (10), — pregledi navedene končne uporabe in udeleženih strani, — pregledi tveganja preusmeritve, — „vsezajemajočim nadzorom“ za blago z dvojno rabo, ki ni navedeno na seznamu,

— določitev zahtev za licence in vloge za izdajo licenc, kot je ustrezno, vključno z dejavnostmi posredovanja, prenosa in tranzita; ter

— nadzor po izdaji licence, vključno z nadzorom pošiljk in skladnostjo s pogoji iz dovoljenja.

V primeru dvoma ali suma med postopkom pregleda transakcij, zlasti glede rezultatov pregleda navedene končne uporabe in udeleženih strani ali tveganja preusmeritve, se obrnite na pristojni organ v državi članici EU, v kateri ima družba sedež.

Pregled transakcij se lahko izvede ročno ali s pomočjo avtomatiziranih orodij, odvisno od potreb družbe in razpoložljivih virov.

Kateri koraki so potrebni?

Uvrstitev blaga

Pri uvrstitvi blaga je treba ugotoviti, ali je blago navedeno na seznamu. To se izvede s primerjavo tehničnih značilnosti blaga s kontrolnimi seznami EU in nacionalnimi kontrolnimi seznami za blago z dvojno rabo. Če je ustrezno, se seznanite, ali za blago veljajo omejevalni ukrepi (vključno s sankcijami), ki jih je uvedla EU ali država članica EU, v kateri ima sedež vaša družba.

Upoštevajte, da se lahko za blago z dvojno rabo, tj. fizični izdelek, programsko opremo ali tehnologijo, zahteva licenca iz različnih razlogov.

Posebno pozornost namenite uvrstitvi sestavnih delov in rezervnih delov z dvojno rabo ter uvrstitvi programske opreme in tehnologije z dvojno rabo, ki se lahko prenese po elektronski pošti ali na primer prek storitve „v oblaku“ v tujini.

Zberite informacije o morebitni zlorabi vašega blaga z dvojno rabo v okviru npr. širjenja konvencionalnega vojaškega orožja ali orožja za množično uničevanje. Delite te informacije znotraj družbe.

Priporočljivo je, da od svojih dobaviteljev zahtevate informacije o uvrstitvi materialov, sestavnih delov in podsistemov, ki jih bo vaša družba obdelala ali vključila, vključno s stroji, ki se uporabljajo pri proizvodnji, kot blaga z dvojno rabo. Še vedno je vaša družba odgovorna za preverjanje uvrstitve, ki ste jo prejeli od dobaviteljev.

V skladu s členom 22(10) Uredbe (ES) št. 428/2009 o nadzoru blaga z dvojno rabo je treba – s sklicevanjem na ustrezno zakonodajo – v trgovinskih dokumentih, ki se nanašajo na prenose znotraj EU, navesti, da transakcija vključuje blago z dvojno rabo, ki je navedeno na seznamu in je predmet nadzora, če se izvozi iz EU.

Ocena tveganja transakcije

Preverjanja namembnih krajev in subjektov, za katere veljajo embargo ali sankcije, ter „občutljivih namembnih krajev in subjektov“

Zagotovite, da za nobeno od udeleženih strani (posrednike, kupca, prejemnika ali končnega uporabnika) ne veljajo omejevalni ukrepi (sankcije), tako da si ogledate posodobljene sezname sankcij (11).

Pregled navedene končne uporabe in udeleženih strani

Poznati morate svoje kupce in končno uporabo svojih izdelkov.

Oglejte si informacije, ki jih je vaš pristojni organ zagotovil glede pravil EU in nacionalnih predpisov ter zahtev v zvezi z izjavami o končni uporabi. Tudi v odsotnosti nacionalne obveznosti glede predložitve pravilno izpolnjene in podpisane izjave o končni uporabi je lahko izjava o končni uporabi koristno sredstvo za preverjanje zanesljivosti končnega uporabnika/prejemnika, pri čemer se lahko informacije uporabijo za določitev, ali je potrebno dovoljenje za blago z dvojno rabo, ki ni navedeno na seznamu, če so navedeni pomisleki glede končne uporabe v skladu s členom 4 Uredbe (ES) št. 428/2009 (12).

Bodite pozorni na kazalnike tveganja preusmeritve in znake sumljivih poizvedb ali naročil, npr. ocenite, ali je navedena končna uporaba skladna z dejavnostmi in/ali trgi končnega uporabnika. Priloga 2 vsebuje seznam vprašanj, ki vam bodo v pomoč pri pregledu navedene končne uporabe in udeleženih strani.

Pregledi tveganja preusmeritve

Bodite pozorni na kazalnike tveganja preusmeritve in znake sumljivih poizvedb ali naročil. Priloga 2 vsebuje seznam vprašanj, ki vam bodo v pomoč pri pregledu tveganja preusmeritve.

Posvetite posebno pozornost vsezajemajočemu nadzoru za blago z dvojno rabo, ki ni navedeno na seznamu, če se med pregledom navedene končne uporabe in udeleženih strani ali pregledom tveganja preusmeritve pojavijo zaskrbljujoče informacije v skladu s pogoji iz člena 4 Uredbe (ES) št. 428/2009.

„Vsezajemajoči“ nadzor za blago z dvojno rabo, ki ni navedeno na seznamu

Zagotovite, da ima družba vzpostavljene postopke za ugotavljanje, ali je „seznanjena“, da obstajajo zaskrbljujoče informacije glede navedene končne uporabe (v skladu s členom 4 Uredbe (ES) št. 428/2009). Če je izvoznik s tem „seznanjen“, družba zagotovi, da se izvoz ne izvaja, ne da bi bil o tem obveščen pristojni organ in brez prejetja končne odločitve pristojnega organa.

Za primere, ko pristojni organi „obvestijo“ izvoznika, da obstajajo zaskrbljujoče informacije glede navedene končne uporabe (v skladu s členom 4 Uredbe (ES) št. 428/2009), mora imeti družba vzpostavljene postopke za zagotovitev hitrega pretoka informacij in takojšnje ustavitve izvoza. Zagotoviti je treba, da se izvoz ne izvede, dokler se ne prejme dovoljenje pristojnega organa.

Določitev zahtev za licence in vloge za izdajo licenc, vključno z dejavnostmi posredovanja, prenosa in tranzita

Zagotovite, da ima vaša družba kontaktne podatke pristojnega organa za nadzor izvoza.

Zberite in objavite informacije o vrstah licenc (vključno z individualnimi, globalnimi in splošnimi licencami) in nadzorovanih dejavnostih (vključno z izvozom, posredovanjem, prenosom in tranzitom) ter o postopkih za vložitev vloge za licenco v zvezi z veljavnim nadzorom na področju trgovine z blagom z dvojno rabo na ravni EU in na nacionalni ravni.

Seznanite se z manj očitnimi nadzorovanimi vrstami izvoza (kot je izvoz prek „oblaka“ ali osebne prtljage posameznika) in ukrepi za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo za dejavnosti, ki niso povezane z izvozom, kot je tehnična pomoč ali posredovanje.

Nadzor po izdaji licence, vključno z nadzorom pošiljk in skladnostjo s pogoji iz dovoljenja

Pred dejanskim pošiljanjem bi bilo treba dokončno preveriti, ali so bili ustrezno izvedeni vsi ukrepi za zagotovitev skladnosti. V tem trenutku je dobro preveriti, ali je blago pravilno uvrščeno, ali so bila odkrita opozorilna znamenja, ali je bil pregled subjektov uspešen in ali obstaja veljavna licenca za pošiljko.

Končna ocena tveganja transakcije je potrebna, če se medtem spremeni zadevna zakonodaja, na primer če je blago zdaj uvrščeno na seznam blaga z dvojno rabo ali za končnega uporabnika zdaj veljajo sankcije.

Izvedite postopek, v katerem se blago lahko zaustavi ali zadrži, če katera od zahtev ni izpolnjena ali kadar se pojavijo kakršna koli opozorilna znamenja. Blago bi morala sprostiti le oseba, ki je odgovorna za skladnost.

Zagotovite, da so izpolnjeni pogoji iz licence (vključno s poročanjem).

Opozarjamo, da lahko morebitne spremembe podatkov o izvozni družbi (kot so ime, naslov in pravni status), podatkov o končnem uporabniku in/ali posrednikih ter podatkov o odobrenem blagu vplivajo na veljavnost vaše licence.

5. Pregled uspešnosti, revizije, poročanje in korektivni ukrepi

Program notranje skladnosti ni statičen sklop ukrepov, zato ga je treba pregledati, preskusiti in revidirati, če se izkaže, da je to potrebno za zagotavljanje skladnosti.

S pregledi uspešnosti in revizijami se preveri, ali se program notranje skladnosti izvaja operativno zadovoljivo in ali je skladen z veljavnimi nacionalnimi zahtevami in zahtevami EU za nadzor izvoza.

Dobro delujoč program notranje skladnosti vsebuje jasne postopke poročanja o obveščanju in stopnjevalnih ukrepih zaposlenih v primeru suma ali znanih primerov neskladnosti. Kot del ustrezne kulture skladnosti morajo zaposleni ob dobronamernem postavljanju vprašanj ali poročanju o pomislekih glede skladnosti biti samozavestni in vedeti, da se tako ravnanje podpira.

Pregledi uspešnosti, revizije in postopki poročanja so zasnovani za odkrivanje neusklajenosti, da se pojasnijo in revidirajo rutine, če (lahko) zaradi njih pride do neskladnosti.

Kaj se pričakuje?

Družba razvija postopke za pregled uspešnosti, da preveri tekoče delo v družbi in pregleda, ali se operacije nadzora izvoza ustrezno izvajajo v skladu s programom notranje skladnosti. Pregled uspešnosti se izvaja interno, omogoča zgodnje odkrivanje primerov neskladnosti in razvoj nadaljnjih ukrepov za obvladovanje škode. Pregled uspešnosti tako zmanjšuje tveganja za družbo.

Družba ima vzpostavljene postopke za revizije, ki so sistematični, ciljno usmerjeni in dokumentirani inšpekcijski pregledi za potrditev, da se program notranje skladnosti pravilno izvaja. Revizije se lahko izvajajo interno ali pa jih izvajajo usposobljeni zunanji izvajalci.

Poročanje je niz postopkov, ki jih izvajajo zaposleni za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo in drugi zadevni zaposleni, v zvezi z obveščanjem in stopnjevanjem ukrepov, ki jih je treba sprejeti v primeru suma ali znanih primerov neskladnosti pri trgovini z blagom z dvojno rabo. Ne nanaša se na zunanje obveznosti poročanja, npr. če je vaša družba registrirana za uporabo splošnega izvoznega dovoljenja Unije v skladu s pogoji iz Uredbe (ES) št. 428/2009.

Korektivni ukrepi so sklop popravnih ukrepov za zagotovitev pravilnega izvajanja programa notranje skladnosti in odpravo ugotovljenih šibkih točk v postopkih za zagotavljanje skladnosti.

Kateri koraki so potrebni?

Zagotovite, da so mehanizmi naključnih kontrol del dnevnih operacij za spremljanje potekanja dela v zvezi z nadzorom trgovine v družbi, s čimer se zagotovi odkritje vseh nepravilnosti v zgodnji fazi. Drug pristop je uporaba načela „štirih oči“, pri katerem se odločitve o nadzoru trgovine pregledajo in še enkrat preverijo.

Razvijte in izvajajte revizije za preverjanje zasnove, ustreznosti in učinkovitosti programa notranje skladnosti.

Zagotovite vključitev vseh vidikov programa notranje skladnosti v revizijo.

Zagotovite, da bodo zaposleni ob dobronamernem postavljanju vprašanj ali poročanju o pomislekih glede skladnosti samozavestni in vedeli, da se tako ravnanje podpira.

Vzpostavite postopke žvižgaštva in stopnjevanja, ki urejajo ravnanje zaposlenih v primeru suma ali znanega incidenta neskladnosti pri trgovini z blagom z dvojno rabo. Ta možnost je lahko na voljo tudi tretjim osebam.

Pisno dokumentirajte vse domnevne kršitve nacionalne zakonodaje in zakonodaje EU na področju nadzora blaga z dvojno rabo ter povezane korektivne ukrepe.

Sprejmite učinkovite korektivne ukrepe za prilagoditev operacij za nadzor izvoza ali programa notranje skladnosti v skladu z ugotovitvami na podlagi pregleda uspešnosti, revizije sistema programa notranje skladnosti ali poročanja. Priporoča se, da se te ugotovitve, vključno z revizijo postopkov in korektivnimi ukrepi, delijo z zaposlenimi za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo in vodstvom. Priporoča se, da se po izvedbi korektivnih ukrepov spremenjeni postopki sporočijo vsem zadevnim zaposlenim.

Dialog z vašim pristojnim organom lahko pomaga pri obvladovanju škode in možnih načinih za okrepitev nadzora družbe nad izvozom.

6. Vodenje evidenc in dokumentacija

Sorazmerna, natančna in sledljiva evidenca dejavnosti, povezanih z nadzorom trgovine z blagom z dvojno rabo, bistveno prispeva k prizadevanjem za skladnost vaše družbe. Celovit sistem vodenja evidenc bo vaši družbi pomagal pri izvajanju pregledov uspešnosti in revizij, izpolnjevanju zahtev EU in/ali nacionalnih zahtev za hrambo dokumentov ter olajšal sodelovanje s pristojnimi organi v primeru poizvedbe o nadzoru trgovine z blagom z dvojno rabo.

Kaj se pričakuje?

Vodenje evidenc je sklop postopkov in smernic za hrambo pravnih dokumentov, upravljanje evidenc in sledljivost dejavnosti, povezanih z nadzorom trgovine z blagom z dvojno rabo. Vodenje evidence nekaterih dokumentov je zakonsko predpisano, lahko pa je tudi v interesu vaše družbe, da hrani evidence o nekaterih drugih dokumentih (npr. interni dokument, v katerem je opisana tehnična odločitev o uvrstitvi blaga). Kadar so vse zahtevane evidence zajete in pravilno zabeležene, to omogoča učinkovitejše iskanje in priklic med vsakodnevnimi dejavnostmi nadzora trgovine z blagom z dvojno rabo, pa tudi med rednimi revizijami.

Kateri koraki so potrebni?

Preverite pravne zahteve za vodenje evidenc (obdobje hrambe, obseg dokumentov itd.) v ustrezni zakonodaji EU in nacionalni zakonodaji države članice EU, v kateri ima družba sedež.

Da se zagotovi razpoložljivost vse ustrezne dokumentacije, razmislite o določitvi zahtev za hrambo evidenc v pogodbah s posredniki, vključno s špediterji in distributerji blaga.

Vzpostavite ustrezen sistem za evidentiranje in priklic za nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo. Za papirne in elektronske sisteme sta ključni visokozmogljivi funkciji indeksiranja in iskanja.

Zagotovite, da se dokumenti, povezani z nadzorom izvoza, dosledno hranijo in da se lahko takoj dajo na voljo pristojnemu organu ali drugim zunanjim osebam za inšpekcijske preglede ali revizije.

Priporočljivo je, da se hrani evidenca preteklih stikov s pristojnim organom, tudi v zvezi z nadzorom končne uporabe in končnih uporabnikov za blago z dvojno rabo, ki ni navedeno na seznamu, in v primeru tehničnega svetovanja glede uvrstitve.

7. Fizična in informacijska varnost

Nadzor trgovine z blagom z dvojno rabo, vključno s programsko opremo in tehnologijo, poteka zaradi (med)nacionalnih varnostnih in zunanjepolitičnih ciljev. Zaradi njegove občutljivosti je zato treba blago z dvojno rabo „zaščititi“ in ustrezni varnostni ukrepi prispevajo k omejevanju tveganja nepooblaščene odstranitve nadzorovanega blaga ali nepooblaščenega dostopa do njega. Ukrepi fizične varnosti so pomembni, vendar lahko zaradi same narave nadzorovane programske opreme ali tehnologije v elektronski obliki zagotavljanje skladnosti s predpisi o trgovini z blagom z dvojno rabo predstavlja še posebej velik izziv in zahteva tudi ukrepe za zagotavljanje informacijske varnosti.

Kaj se pričakuje?

Fizična in informacijska varnost se nanaša na niz notranjih postopkov, ki so namenjeni preprečevanju nepooblaščenega dostopa zaposlenih, izvajalcev, dobaviteljev ali obiskovalcev do blaga z dvojno rabo ali njegove nepooblaščene odstranitve. Ti postopki spodbujajo kulturo varnosti v družbi in zagotavljajo, da se blago z dvojno rabo, vključno s programsko opremo in tehnologijo, ne izgubi ali zlahka ukrade oziroma izvozi brez veljavne licence.

Kateri koraki so potrebni?

Fizična varnost

V skladu z oceno tveganja družbe zagotovite, da je nadzorovano blago z dvojno rabo zavarovano pred nepooblaščeno odstranitvijo s strani zaposlenih ali tretjih oseb. Ukrepi, ki bi bili lahko preučeni, vključujejo na primer fizično varovanje blaga, uvedbo območij z omejenim dostopom ter nadzor dostopa ali izstopa zaposlenih.

Informacijska varnost

Vzpostavite osnovne zaščitne ukrepe in postopke za varno shranjevanje nadzorovane programske opreme ali tehnologije z dvojno rabo v elektronski obliki in dostop do nje, vključno s protivirusnimi pregledi, šifriranjem datotek, revizijskimi sledmi in dnevniki, nadzorom dostopa uporabnikov in požarnim zidom. Če je to primerno za vašo družbo, razmislite o zaščitnih ukrepih za nalaganje programske opreme ali tehnologije v „oblak“, njeno shranjevanje v „oblaku“ ali pošiljanje prek „oblaka“.

(1) Uredba (ES) št. 428/2009.

(2) V tem dokumentu bi bilo treba izraz „družbe“ razumeti v širšem smislu. Vključuje raziskovalne, akademske in druge subjekte, ki se štejejo za „izvoznike“ v skladu z Uredbo (ES) št. 428/2009. Te smernice (v tej fazi) ne dajejo posebnih nasvetov za različne sektorje in akterje.

(3) Glej tudi https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf.

(4) Glej tudi http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf.

(5) Priporočilo Komisije 2011/24/EU z dne 11. januarja 2011 o certificiranju obrambnih podjetij v skladu s členom 9 Direktive 2009/43/ES Evropskega parlamenta in Sveta o poenostavitvi pogojev za prenose obrambnih proizvodov znotraj Skupnosti (UL L 11, 15.1.2011, str. 62).

(6) Glej tudi http://icpguidelines.com.

(7) Glej tudi https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en.

(8) Izjava o zavezi družbe bi lahko na primer določala, da posameznik, ki deluje v imenu družbe, pri izvozu, posredovanju, tranzitu ali prenosu v nobenem primeru ne sme kršiti zakonov in predpisov EU in držav članic o nadzoru trgovine z blagom z dvojno rabo. Da bi se izboljšalo razumevanje potrebe po nadzoru izvoza, lahko izjava na kratko pojasnjuje njegove cilje. V njej se lahko prav tako poudari, kako pomembno je, da zaposleni izpolnjujejo zahteve glede nadzora izvoza, zato da bi razumeli možne scenarije v primeru neskladnosti, in sicer z obveščanjem o tveganju neodobrenih transakcij in morebitnih posledic (kazenskih, v povezavi z ugledom, finančnih, disciplinskih itd.) za družbo in udeležene zaposlene. Priporočljivo je, da je zaveza vodstva k skladnosti čim preprostejša.

(9) Družbe bi prav tako lahko razmislile o objavi izjave na spletni strani družbe in prek drugih poslovnih kanalov, da bi tretje osebe obvestile o zavezi družbe glede skladnosti z nadzorom izvoza.

(10) Tako imenovani „občutljivi namembni kraji in subjekti“ niso le namembni kraji, za katere veljajo embargo ali sankcije, temveč tudi drugi namembni kraji, v zvezi s katerimi je lahko pošiljka (določenega) blaga z dvojno rabo problematična v posebnih primerih, na primer zaradi širjenja orožja za množično uničevanje ali vprašanj s področja človekovih pravic, kot jih določi pristojni organ. Glede vprašanj v zvezi s človekovimi pravicami upoštevajte, da se lahko uporabljajo tudi druge uredbe, npr. Uredba (EU) 2019/125 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 30, 31.1.2019, str. 1), ki uvaja nadzor nad izvozom blaga, ki bi se lahko uporabilo za izvršitev smrtne kazni ali mučenje.

(11) V pomoč pri izvajanju pregleda sankcij sta vam lahko konsolidirani seznam sankcij EU (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) in zemljevid sankcij EU (https://www.sanctionsmap.eu).

(12) Za primer, da vaš kupec ni seznanjen z zahtevo za izjavo o končni uporabi, razmislite o pripravi (ene strani) spremnega dopisa, ki pojasnjuje bistvo nadzora trgovine z blagom z dvojno rabo in navaja, da zahtevani dokument pospeši postopek vloge za izdajo licence ali da je za pridobitev licence morda celo potreben.