IZVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) 2021/2225

z dne 21. septembra 2021

o določitvi podrobnosti glede samodejnih mehanizmov in postopkov za nadzor kakovosti podatkov, skupnih kazalnikov kakovosti podatkov in minimalnih standardov kakovosti za hrambo podatkov v skladu s členom 37(4) Uredbe (EU) 2019/817 Evropskega parlamenta in Sveta

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2019/817 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. maja 2019 o vzpostavitvi okvira za interoperabilnost informacijskih sistemov EU na področju meja in vizumov ter spremembi uredb (ES) št. 767/2008, (EU) 2016/399, (EU) 2017/2226, (EU) 2018/1240, (EU) 2018/1726 in (EU) 2018/1861 Evropskega parlamenta in Sveta ter Odločbe Sveta 2004/512/ES in Sklepa Sveta 2008/633/PNZ (1) ter zlasti člena 37(4) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Uredba (EU) 2019/817 skupaj z Uredbo (EU) 2019/818 Evropskega parlamenta in Sveta (2) vzpostavlja okvir za zagotavljanje interoperabilnosti informacijskih sistemov EU na področju meja, vizumov, policijskega in pravosodnega sodelovanja, azila ter migracij.

(2) Za izboljšanje kakovosti podatkov in uskladitev zahtev v zvezi s kakovostjo je treba določiti podrobnosti glede samodejnih mehanizmov in postopkov za nadzor kakovosti podatkov, skupnih kazalnikov kakovosti podatkov in minimalnih standardov kakovosti za podatke, ki se vnesejo in hranijo v osnovnih informacijskih sistemih EU, skupni storitvi za ugotavljanje ujemanja biometričnih podatkov in skupnem odložišču podatkov o identiteti.

(3) Te ukrepe bi morala izvajati in oceniti Agencija Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (eu-LISA) ob upoštevanju posebnih določb za vsak informacijski sistem in vsak sestavni del interoperabilnosti EU. Pri opravljanju teh nalog bi morali agenciji eu-LISA svetovati strokovnjaki Komisije, držav članic in agencij Unije, ki uporabljajo informacijske sisteme in sestavne dele interoperabilnosti EU.

(4) Z mehanizmi in postopki za nadzor kakovosti podatkov bi bilo treba določiti skladnost vhodnih podatkov s pravili o blokiranju in mehkimi pravili, ki se uporabljajo za osnovne informacijske sisteme EU, skupno storitev za ugotavljanje ujemanja biometričnih podatkov in skupno odložišče podatkov identiteti. eu-LISA bi morala biti odgovorna za zagotavljanje, da so pravila o kakovosti podatkov še naprej ustrezna za doseganje ciljev informacijskih sistemov in sestavnih delov interoperabilnosti EU.

(5) eu-LISA bi morala za vsak kazalnik za nadzor kakovosti določiti in oceniti ustreznost minimalnega standarda kakovosti, ki je neobhoden za hrambo podatkov v informacijskih sistemih in sestavnih delih interoperabilnosti EU. Standardi kakovosti podatkov bi morali omogočiti samodejno odkrivanje očitno nepravilnih ali nedoslednih predloženih podatkov, da bi lahko država članica, iz katere podatki izvirajo, te podatke preverila in izvedla vse potrebne popravne ukrepe.

(6) Vzpostaviti bi bilo treba mehanizme za čiščenje podatkov in odkrivanje težav, da bi se redno preverjala veljavnost in skladnost podatkov, shranjenih v osnovnih informacijskih sistemih in sestavnih delih interoperabilnosti EU, s standardi kakovosti podatkov.

(7) eu-LISA bi morala zagotoviti centralno zmogljivost za spremljanje kakovosti podatkov in za redno pripravo poročil o kakovosti podatkov, ki so namenjena državam članicam. Ta poročila bi moral pripraviti centralni register za poročanje in statistične podatke v skladu s členom 39(1) Uredbe (EU) 2019/817 in v skladu s pravili iz Delegirane uredbe Komisije 2021/2223 (3).

(8) Ker Uredba (EU) 2019/817 nadgrajuje schengenski pravni red, je Danska v skladu s členom 4 Protokola št. 22 o stališču Danske, ki je priložen Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o delovanju Evropske unije, uradno sporočila, da je Uredbo (EU) 2019/817 prenesla v svoje notranje pravo. Dansko zato ta uredba zavezuje.

(9) Ta uredba predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda, pri katerih Irska ne sodeluje (4). Irska torej ne sodeluje pri sprejetju te uredbe, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja.

(10) Ta uredba za Islandijo in Norveško predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško o pridružitvi obeh k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega (5) reda, ki spadajo na področje iz člena 1, točka A, Sklepa Sveta 1999/437/ES (6).

(11) Ta uredba za Švico predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (7), ki spadajo na področje iz člena 1, točka A, Sklepa 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2008/146/ES (8).

(12) Ta uredba za Lihtenštajn predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Protokola med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn o pristopu Kneževine Lihtenštajn k Sporazumu med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (9), ki spadajo na področje iz člena 1, točka A, Sklepa 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2011/350/EU (10).

(13) Ta uredba za Ciper, Bolgarijo in Romunijo ter Hrvaško predstavlja akt, ki nadgrajuje schengenski pravni red ali je z njim kako drugače povezan v smislu člena 3(1) Akta o pristopu iz leta 2003, člena 4(1) Akta o pristopu iz leta 2005 oziroma člena 4(1) Akta o pristopu iz leta 2011.

(14) V skladu s členom 42(1) Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta (11) je bilo opravljeno posvetovanje z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, ki je mnenje podal 30. aprila 2021.

(15) Ukrepi iz te uredbe so v skladu z mnenjem Odbora za interoperabilnost –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1 Področje uporabe in predmet urejanja 1. Ta uredba določa podrobnosti glede samodejnih mehanizmov in postopkov za nadzor kakovosti podatkov za podatke, shranjene v informacijskih sistemih in sestavnih delih interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817. 2. Ta uredba določa tudi podrobnosti glede skupnih kazalnikov kakovosti podatkov in minimalnih standardov kakovosti za hrambo podatkov, zlasti v zvezi z biometričnimi podatki, v informacijskih sistemih in sestavnih delih interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817. 3. Ukrepi iz odstavkov 2 in 3 ne posegajo v posebne določbe glede kakovosti podatkov v zvezi z informacijskimi sistemi EU, ki so določene v pravu Unije. 4. Ta uredba se uporablja za informacijske sisteme in sestavne dele interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817.

Člen 2 Opredelitev pojmov V tej uredbi se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov: (a) „vhodni podatki“ pomenijo podatke, za katere se opravi preverjanje kakovosti podatkov z namenom, da se shranijo v informacijskem sistemu ali sestavnem delu interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817; (b) „mehanizem za čiščenje podatkov“ pomeni mehanizem, s katerim se izvaja preverjanje za zagotovitev načrtovanega izbrisa podatkov, shranjenih v informacijskem sistemu ali sestavnem delu interoperabilnosti EU, v skladu s pravom Unije; (c) „mehanizem za odkrivanje težav“ pomeni mehanizem, s katerim se izvaja preverjanje za identifikacijo podatkov, ki ne izpolnjujejo pravil ali standardov kakovosti podatkov; (d) „pravila o blokiranju“ pomenijo pravila ali sklop pravil, s katerimi se meri stopnja skladnosti vhodnih podatkov z opredeljenimi zahtevami glede podatkov, ki pogojujejo njihovo hrambo in/ali uporabo. Vključujejo tudi pravila o kakovosti podatkov, ki urejajo vsak informacijski sistem EU in jih je treba upoštevati, preden se lahko podatki vnesejo v sistem. Za vhodne podatke, ki niso v skladu s pravilom o blokiranju, se preprečita vnos in hramba v informacijskem sistemu in sestavnem delu interoperabilnosti EU; (e) „mehka pravila“ pomenijo pravila ali sklop pravil, s katerimi se meri stopnja skladnosti vhodnih podatkov z opredeljenimi zahtevami glede podatkov, ki pogojujejo njihovo relevantnost in/ali optimalno uporabo. Mehka pravila ne preprečujejo vnosa in hrambe neskladnih vhodnih podatkov. Vključujejo tudi pravila o kakovosti podatkov, ki urejajo vsak informacijski sistem EU in bi jih bilo treba upoštevati, preden se lahko podatki vnesejo v sistem. Vhodni podatki, ki niso skladni z mehkim pravilom, se vnesejo v informacijski sistem ali sestavni del interoperabilnosti EU z oznako, obvestilom ali opozorilnim sporočilom glede težave v zvezi s kakovostjo podatkov.

Člen 3 Samodejni mehanizmi in postopki za nadzor kakovosti podatkov 1. Za podatke, vnesene in shranjene v skupni storitvi za ugotavljanje ujemanja biometričnih podatkov in skupnem odložišču podatkov o identiteti, se izvaja samodejno preverjanje kakovosti v skladu s pravili iz člena 4. 2. Za podatke, vnesene in shranjene v informacijskih sistemih EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817, se izvaja samodejno preverjanje kakovosti v skladu s pravili, ki urejajo mehanizme za nadzor kakovosti podatkov v teh sistemih. 3. Mehanizmi za nadzor kakovosti podatkov se sprožijo v skladu s pravili, ki urejajo kakovost podatkov v teh informacijskih sistemih in sestavnih delih interoperabilnosti EU. 4. Za določitev skladnosti vhodnih podatkov s pravili o blokiranju ali mehkimi pravili, ki se uporabljajo zanje, so mehanizmi za nadzor kakovosti podatkov iz odstavka 3 skladni z oddelkom 1 Priloge k tej uredbi. 5. Če se vhodni podatki vnesejo v informacijski sistem ali sestavne dele interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817, se z mehanizmi za nadzor kakovosti podatkov oceni, v kolikšni meri so podatki skladni z vsakim kazalnikom kakovosti podatkov, in sicer z uporabo standarda kakovosti podatkov vsakega kazalnika. Na podlagi te ocene se z mehanizmi za nadzor kakovosti podatkov vhodni podatki klasificirajo z vidika kakovosti podatkov v skladu s postopkom iz oddelkov 2 in 3 Priloge k tej uredbi. 6. Skupni kazalniki kakovosti podatkov so naslednji: popolnost, točnost, pravočasnost, enkratnost in doslednost. 7. eu-LISA izvaja standarde kakovosti podatkov za vsak kazalnik v skladu s postopki iz člena 5. 8. Z mehanizmi za čiščenje podatkov in odkrivanje težav se redno preverjata veljavnost in skladnost podatkov, shranjenih v informacijskih sistemih in sestavnih delih interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817, z zahtevami glede kakovosti v skladu z oddelkom 4 Priloge k tej uredbi.

Člen 4 Samodejni mehanizmi za nadzor kakovosti podatkov za vnesene in shranjene podatke 1. Za povečanje kakovosti podatkov se vzpostavijo samodejni mehanizmi za nadzor kakovosti podatkov v podporo vnosu in hrambi podatkov, ki so skladni z zahtevami glede kakovosti podatkov v informacijskih sistemih in sestavnih delih interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817. Podatki se vnašajo in hranijo v skladu s pravili, ki urejajo kakovost podatkov v teh informacijskih sistemih ali sestavnih delih interoperabilnosti EU. 2. Za namene vnosa podatkov s strani ustrezno pooblaščenega osebja v informacijske sisteme in sestavne dele interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817 samodejni mehanizmi za nadzor kakovosti preverjajo skupne kazalnike kakovosti iz oddelka 2 Priloge k tej uredbi. 3. Mehanizmi za nadzor kakovosti podatkov omogočajo uporabo pravil o blokiranju in mehkih pravil v skladu s členom 3(4), ki se nanaša na kakovost podatkov v informacijskih sistemih in sestavnih delih interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817.

Člen 5 Postopki, ki urejajo kazalnike, standarde in mehanizme za nadzor kakovosti podatkov 1. eu-LISA je odgovorna za zagotavljanje, da so pravila o kakovosti podatkov ustrezna za doseganje ciljev informacijskih sistemov in sestavnih delov interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817. 2. eu-LISA je odgovorna tudi za izvajanje minimalnih standardov kakovosti za hrambo biometričnih podatkov v informacijskih sistemih in sestavnih delih interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817. 3. Za namene odstavkov 1 in 2 tega člena eu-LISA upošteva posebne potrebe vsakega informacijskega sistema in sestavnega dela interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817, pri čemer ji pomagajo in svetujejo strokovnjaki iz Komisije, držav članic in agencij Unije, ki uporabljajo zadevne informacijske sisteme in sestavne dele interoperabilnosti EU. 4. Uporabljajo se naslednji postopki za nadzor kakovosti podatkov: (a) eu-LISA izvaja standarde kakovosti podatkov za vsak kazalnik kakovosti podatkov v skladu z oddelkom 2 Priloge k tej uredbi; (b) vrednosti se standardom dodelijo posebej za vsak kazalnik kakovosti podatkov iz člena 3(6). Standardi lahko za vsak kazalnik dodelijo različne vrednosti glede na kategorijo podatkov; (c) eu-LISA na zahtevo in po izdaji rednih poročil o kakovosti podatkov v skladu s členom 6 oceni ustreznost vrednosti in standardov ter jih spremeni v obsegu, v katerem niso več ustrezni; (d) eu-LISA na zahtevo in po izdaji rednih poročil o kakovosti podatkov v skladu s členom 6 oceni ustreznost mehanizmov za nadzor kakovosti podatkov, ki omogočajo uporabo pravil o blokiranju in mehkih pravil, ter jih po potrebi spremeni; (e) eu-LISA se za spremembo standardov kakovosti podatkov in njihovih vrednosti ter za sprejetje kakršne koli odločitve o mehanizmih za nadzor kakovosti podatkov v skladu s točkama (c) in (d) tega odstavka posvetuje s svetovalnimi skupinami za vsak informacijski sistem in sestavni del interoperabilnosti EU iz člena 37(1) Uredbe (EU) 2019/817. 5. eu-LISA se za spremembo vrednosti standardov kakovosti podatkov in za sprejetje kakršne koli odločitve o mehanizmih za nadzor kakovosti podatkov opira na oceno delovanja mehanizmov za nadzor kakovosti podatkov.

Člen 6 Poročila o samodejnih mehanizmih in postopkih za nadzor kakovosti podatkov ter skupnih kazalnikih kakovosti podatkov v skladu s členom 37(3) Uredbe (EU) 2019/817 1. Poročila iz člena 37(3) Uredbe (EU) 2019/817 bi moral pripraviti centralni register za poročanje in statistične podatke v skladu s členom 39(1) Uredbe (EU) 2019/817 in v skladu s pravili iz Delegirane uredbe 2021/2223. 2. Poročila ne vključujejo osebnih podatkov in vsebujejo vsaj naslednje informacije o kakovosti podatkov, ekstrahirane z orodjem ali nizom orodij, razvitih v ta namen: (a) za alfanumerične in biometrične podatke, ocenjene na podlagi pravil o blokiranju in mehkih pravil, skladnost s kazalniki kakovosti podatkov: (1) popolnost (v %); (2) točnost (v %); (3) enkratnost (v %); (4) pravočasnost (v %); (5) doslednost podatkov (v %); (b) popolnost dosjejev prosilcev (v %); (c) skladnost podatkov s klasifikacijo „dobra kakovost“ (v %); (d) skladnost podatkov s klasifikacijo „nizka kakovost“ (v %); (e) rezultati mehanizma za čiščenje podatkov; (f) rezultati mehanizma za odkrivanje težav; (g) podatkovna polja, ki povzročajo pogoste težave s kakovostjo; (h) seznam desetih najpogostejših težav za vsako od kategorij iz točk (a) do (g); (i) države članice, ki jih zadeva deset najpogostejših težav v zvezi s kakovostjo. 3. eu-LISA razvije centralno zmogljivost za spremljanje kakovosti podatkov in za pripravo tedenskih poročil iz tega člena.

Člen 7 Začetek veljavnosti Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v državah članicah v skladu s Pogodbama. V Bruslju, 21. septembra 2021 Za Komisijo predsednica Ursula VON DER LEYEN

(1) UL L 135, 22.5.2019, str. 27.

(2) Uredba (EU) 2019/818 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. maja 2019 o vzpostavitvi okvira za interoperabilnost informacijskih sistemov EU na področju policijskega in pravosodnega sodelovanja, azila ter migracij in spremembi uredb (EU) 2018/1726, (EU) 2018/1862 ter (EU) 2019/816 (UL L 135, 22.5.2019, str. 85).

(3) Delegirana uredba Komisije 2021/2223 z dne 30. septembra 2021 o dopolnitvi Uredbe (EU) 2019/817 Evropskega parlamenta in Sveta s podrobnimi pravili o delovanju centralnega registra za poročanje in statistične podatke (glej stran 7 tega Uradnega lista).

(4) Ta uredba ne spada v področje uporabe ukrepov iz Sklepa Sveta 2002/192/ES z dne 28. februarja 2002 o prošnji Irske, da sodeluje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda (UL L 64, 7.3.2002, str. 20).

(5) UL L 176, 10.7.1999, str. 36.

(6) Sklep Sveta 1999/437/ES z dne 17. maja 1999 o nekaterih izvedbenih predpisih za uporabo Sporazuma, sklenjenega med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško, v zvezi s pridružitvijo teh dveh držav k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (UL L 176, 10.7.1999, str. 31).

(7) UL L 53, 27.2.2008, str. 52.

(8) Sklep Sveta 2008/146/ES z dne 28. januarja 2008 o sklenitvi Sporazuma med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda v imenu Evropske skupnosti (UL L 53, 27.2.2008, str. 1).

(9) UL L 160, 18.6.2011, str. 21.

(10) Sklep Sveta 2011/350/EU z dne 7. marca 2011 o sklenitvi Protokola med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn o pristopu Kneževine Lihtenštajn k Sporazumu med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda, v zvezi z odpravo kontrol na notranjih mejah in prostim gibanjem oseb, v imenu Evropske unije (UL L 160, 18.6.2011, str. 19).

(11) Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).