Organ za Evropske Politične Stranke in Evropske Politične Fundacije Sklep Organa za evropske politične stranke in evropske politične fundacije z

dne 24. julija 2020

o javnem dostopu do dokumentov, ki jih ima Organ za evropske politične stranke in evropske politične fundacije

(2020/C 258/02)

ORGAN ZA EVROPSKE POLITIČNE STRANKE IN EVROPSKE POLITIČNE FUNDACIJE,

ob upoštevanju tretjega pododstavka člena 15(3) Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 1141/2014 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 22. oktobra 2014 o statutu in financiranju evropskih političnih strank in evropskih političnih fundacij (1), zlasti četrtega pododstavka člena 6(2),

ob upoštevanju naslednjega:

(1) drugi pododstavek člena 1 Pogodbe o Evropski uniji določa pojem javnosti in pravi, da je Pogodba nova stopnja v postopku oblikovanja vse tesnejše zveze med narodi Evrope, v kateri se odločitve sprejemajo čim bolj javno in v kar najtesnejši povezavi z državljani,

(2) v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta (2) lahko obdelava in zlasti razkritje osebnih podatkov, ki razkrivajo politična mnenja, škodi fizičnim osebam,

(3) Uredba (EU, Euratom) št. 1141/2014 vzpostavlja ravnotežje med načelom preglednosti ter varstvom zasebnih in javnih interesov, tako da so v členu 32 podrobno navedene informacije in dokumenti, za katere se meni, da so bistvenega javnega interesa, kar upravičuje javno razkritje,

(4) odobriti bi bilo treba dostop do dokumentov Organa za evropske politične stranke in evropske politične fundacije in pri tem upoštevati, da je treba zaščititi učinkovitost upravnih postopkov in neodvisnost Organa, kot je določeno v členu 6 Uredbe (EU, Euratom) št. 1141/2014,

(5) v skladu z načelom sorazmernosti obravnava prošenj za dostop do dokumentov ne bi smela ogroziti izvajanja glavnih nalog in funkcij Organa za evropske politične stranke in evropske politične fundacije, tj. registracije, nadzora in po potrebi nalaganja sankcij evropskim političnim strankam in evropskim političnim fundacijam,

SPREJEMA NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1 Namen Namen tega sklepa je opredeliti pogoje, omejitve in postopke, v skladu s katerimi organ za evropske politične stranke in evropske politične fundacije (v nadaljnjem besedilu „Organ“) omogoča javni dostop do dokumentov, ki jih ima.

Člen 2 Upravičenci do dostopa in področje uporabe 1. Vsi državljani Evropske unije in vse fizične ali pravne osebe s prebivališčem ali statutarnim sedežem v eni od držav članic imajo pravico do dostopa do dokumentov Organa ob upoštevanju pogojev, določenih s tem sklepom. 2. Organ lahko ob upoštevanju istih pogojev odobri dostop do dokumentov vsem fizičnim ali pravnim osebam, ki nimajo prebivališča ali statutarnega sedeža v eni od držav članic. 3. Sklep se uporablja za vse dokumente, ki jih ima Organ, tj. za dokumente, ki jih je organ pripravil ali sprejel in so v njegovi lasti.

Člen 3 Izjeme 1. Organ zavrne dostop do dokumenta, kadar bi razkritje ogrozilo varstvo: (a) javnega interesa, kar zadeva: javno varnost, obrambo in vojaške zadeve, mednarodne odnose, finančno, monetarno ali ekonomsko politiko Unije ali posamezne države članice; (b) zasebnosti in integritete posameznika, zlasti v skladu z zakonodajo Unije s področja varstva osebnih podatkov; ter (c) zaupnost informacij, ki so zaščitene na podlagi prava Unije. 2. Organ zavrne dostop do dokumenta, kadar bi razkritje ogrozilo; (a) varstvo poslovnih ali finančnih interesov fizične ali pravne osebe, vključno z intelektualno lastnino; (b) sodne postopke in/ali pravne nasvete; ter (c) namen inšpekcij, preiskav in revizij. 3. Dostop do dokumenta, ki je nastal za notranjo rabo ali pa ga je Organ prejel in se nanaša na zadevo, o kateri odločitev še ni bila sprejeta, se zavrne, če bi razkritje tega dokumenta ogrozilo postopek odločanja Organa. Dostop do dokumenta, ki vsebuje mnenja za notranjo rabo v okviru razprav in predhodnih posvetovanj znotraj Organa ali zunaj njega, če je Organ v njih sodeloval, zlasti za izmenjavo mnenj med Organom in Evropskim parlamentom, Svetom in Komisijo, nacionalnimi kontaktnimi točkami ali odborom neodvisnih uglednih oseb, se zavrne tudi po sprejetju odločitve, če bi razkritje dokumenta ogrozilo postopek odločanja organa. 4. Organ zavrne dostop do dokumenta, če bi razkritje ogrozilo skladnost evropskih političnih strank in evropskih političnih fundacij z obveznostmi iz Uredbe (EU, Euratom) št. 1141/2014 ali zmožnost organa, da izvaja svoje nadzorne dejavnosti. 5. Če velja katera od izjem v tem členu le za dele zahtevanega dokumenta, se drugi deli dokumenta objavijo. 6. V primeru odstavkov 2–4 se dostop kljub temu v celoti ali delno odobri, če prevlada javni interes za razkritje. 7. Če se prošnja nanaša na dokument, ki ga ima Organ, vendar ni njegov avtor, potem Organ potrdi prejem prošnje in predloži ime osebe, institucije ali organa, na katerega je treba nasloviti prošnjo.

Člen 4 Predložitev začetnih prošenj 1. Prošnje za dostop do dokumenta Organa morajo biti predložene pisno, v tiskani ali elektronski obliki, v katerem koli uradnem jeziku Unije. 2. Vlagatelj ni dolžan navesti razlogov za prošnjo, se pa od njega zahteva, da ob predložitvi prošnje posreduje informacije, kot so ime, naslov in po potrebi funkcija. 3. Prošnje naj bodo dovolj natančne in naj jasno opredelijo zahtevani dokument. 4. Če prošnja ni dovolj natančna, Organ prosi vlagatelja, da pojasni prošnjo, in mu pri tem pomaga. 5. Če se prošnja nanaša na zelo dolg dokument ali na veliko dokumentov, se lahko Organ s prosilcem neuradno posvetuje o primerni rešitvi. 6. Kadar ima prošnja široko časovno in/ali materialno področje uporabe in vlagatelj ne pojasni prošnje ali ne sodeluje, lahko Organ prošnjo zavrne, ker bi obravnava take prošnje lahko bistveno vplivala na normalno delovanje Organa.

Člen 5 Obravnava začetnih prošenj 1. Prošnje za dostop do dokumenta obravnava skupina Organa za preglednost. Takoj po registraciji se vlagatelju pošlje pisno potrdilo o prejemu. 2. Organ v 15 delovnih dneh od registracije prošnje ali, kadar je ustrezno, od prejema dodatnih informacij, zahtevanih v skladu s členom 4, odobri dostop do zahtevanega dokumenta ali v pisnem odgovoru navede razloge za popolno ali delno zavrnitev in obvesti vlagatelja o njegovi pravici do vložitve potrdilne prošnje. 3. V izjemnih primerih, na primer kadar se prošnja nanaša na zelo dolg dokument ali na veliko dokumentov, se lahko rok iz odstavka 2 podaljša za 15 delovnih dni, če je vlagatelj obveščen vnaprej in se navedejo razlogi. 4. Če Organ ne odgovori na začetno prošnjo v predpisanem roku, ima vlagatelj pravico do vložitve potrdilne prošnje.

Člen 6 Predložitev potrdilnih prošenj 1. V primeru popolne ali delne zavrnitve prvotne prošnje ali v primeru, da ni odgovora na njo, lahko vlagatelj vloži potrdilno prošnjo. 2. Potrdilne prošnje se predložijo direktorju Organa v 15 delovnih dneh od prejema odgovora Organa ali, če ni odgovora na začetno prošnjo, do izteka roka za odgovor.

Člen 7 Obravnava potrdilnih prošenj 1. Organ v 15 delovnih dneh od vložitve potrdilne prošnje odobri dostop do zahtevanega dokumenta ali v pisnem odgovoru navede razloge za popolno ali delno zavrnitev. 2. Organ v primeru popolne ali delne zavrnitve vlagatelja obvesti o pravnih sredstvih, ki jih ima na voljo, da to zavrnitev izpodbija, in sicer o vložitvi tožbe ali pritožbi pri Evropskem varuhu človekovih pravic pod pogoji iz členov 263 in 228 Pogodbe o delovanju Evropske unije. 3. V izjemnih primerih, na primer kadar se prošnja nanaša na zelo dolg dokument ali na veliko število dokumentov, se lahko rok iz odstavka 2 podaljša za 15 delovnih dni, če je vlagatelj obveščen vnaprej in se navedejo razlogi. 4. Če na potrdilno prošnjo v predpisanem roku ni odgovora, se šteje, da je odgovor negativen, vlagatelj pa ima pravico do uporabe pravnih sredstev iz odstavka 2.

Člen 8 Dostop po prošnji 1. Na podlagi tega sklepa Organu ni treba pripraviti novega dokumenta ali formata ali zbrati dodatnih informacij na zahtevo vlagatelja. 2. Organ predloži izvode dokumentov, do katerih je bil dostop odobren, v papirni ali elektronski obliki. Če je dokument obsežen ali neroden za rokovanje, se vlagatelja povabi, naj si ga ogleda na kraju samem. 3. Vlagatelju se lahko zaračuna pristojbina za izdelavo in pošiljanje kopij. Ta pristojbina ne presega dejanskih stroškov izdelave in pošiljanja kopij. Vlagatelj je vnaprej obveščen o stroških in se ga vpraša, ali želi nadaljevati postopek. Vpogled na kraju samem, manj kot 20 kopij formata A4 in dostop v elektronski obliki so brezplačni. 4. Če je dokument dostopen javnosti, lahko Organ izpolni svojo obveznost odobritve dostopa do zahtevanega dokumenta tako, da vlagatelja obvesti, kje ga lahko pridobi.

Člen 9 Razmnoževanje dokumentov 1. Dokumenti, objavljeni v skladu s tem sklepom, se ne smejo razmnoževati ali izkoriščati za komercialne namene brez predhodnega pisnega dovoljenja Organa. 2. Ta sklep ne posega v veljavne predpise o avtorskih pravicah, ki lahko omejijo pravico tretje strani do razmnoževanja ali izkoriščanja objavljenih dokumentov. 3. Organ ne prevzema odgovornosti za nezakonito ali nedovoljeno uporabo, razkritje ali razmnoževanje objavljenih dokumentov.

Člen 10 Zlorabe Organ zavrne prošnje, ki so zlonamerne ali umetne. To vključuje prošnje, ki jih vložijo posamezniki, ki uporabljajo žaljiv ali grozilen jezik.

Člen 11 Začetek veljavnosti Ta sklep začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju, 24. julija 2020 Za organ za evropske politične stranke in evropske politične fundacije M. ADAM Direktor

(1) UL L 317, 4.11.2014, str. 1.

(2) Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).