(1)

Člen 8 se spremeni: (a) odstavek 1 se nadomesti z naslednjim: „1. Vsaka institucija, razen Sodišča Evropske unije in Evropske centralne banke (ECB), deponira dokumente, ki so del njenega arhivskega gradiva in ga je v skladu s to uredbo dala na voljo javnosti, pri Evropskem univerzitetnem inštitutu (EUI) v Firencah. Gradivo se deponira v skladu s Prilogo. Institucije, ki deponirajo gradivo, se lahko ne glede na prvi podostavek iz pravnih ali upravnih razlogov odločijo, da nekaterih izvirnih dokumentov ne bodo deponirale pri EUI. V tem primeru deponirajo kopijo takih dokumentov v mikroobliki ali digitalni obliki.“ (b) dodajo se naslednji odstavki: „3. Sodišče Evropske unije in ECB lahko deponirata svoje arhivsko gradivo pri EUI prostovoljno. 4. Institucije, ki deponirajo gradivo, ohranijo lastninsko pravico na svojem arhivskem gradivu ter izključno odgovornost za sestavo dokumentov in spisov, ki jih deponirajo ali drugače dajo na voljo EUI. 5. Deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI ne vpliva na varstvo tega gradiva, kot je določeno v členu 2 Protokola št. 7 o privilegijih in imunitetah Evropske unije, priloženega k Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o delovanju Evropske unije. 6. EUI zagotavlja hranjenje in varstvo deponiranega gradiva. Gradivo se hrani in varuje v skladu s priznanimi mednarodnimi standardi za fizično varstvo gradiva ter v skladu vsaj s tehničnimi in varnostnimi pravili, ki ustrezajo pravilom, ki se uporabljajo za hranjenje in upravljanje javnih arhivov v Italiji. V ta namen se deponirani dokumenti hranijo v namensko zgrajenih prostorih za hrambo. 7. Samo EUI je odgovorna za osebje, zadolženo za upravljanje arhivskega gradiva Unije, deponiranega pri EUI. EUI zagotovi, da je osebje, zadolženo za upravljanje arhivskega gradiva, ustrezno strokovno usposobljeno za delo na tem področju. 8. Vsaka institucija, ki deponira gradivo, ima pravico dobivati informacije o tem, kako EUI upravlja njeno arhivsko gradivo, in pregledati gradivo, ki ga je deponirala. 9. EUI da arhivsko gradivo, ki ga prejme na podlagi odstavkov 1 in 3, na voljo javnosti. Institucije lahko javnosti tudi dajo na voljo kopijo istega arhivskega gradiva. 10. Stroški upravljanja arhivskega gradiva Unije se financirajo s prispevki, ki jih vse institucije, ki deponirajo gradivo, vplačajo v ustrezno proračunsko vrstico, v mejah letnih odobritev, ki jih da na voljo proračunski organ v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (5). S takimi finančnimi prispevki se ne krijejo stroški za zagotavljanje in prenovitev zgradb in prostorov za hrambo za arhive in osebje. Obseg prispevkov iz prvega pododstavka je sorazmerna velikosti načrtovanega arhiva vsake institucije, ki deponira arhivsko gradivo.Vsak prispevek se ponovno izračuna, kadar koli začne pri EUI svoje arhivsko gradivo deponirati še kakšna dodatna institucija oziroma vsaj vsakih pet let. 11. EUI deluje kot obdelovalec podatkov v skladu s členom 2 Uredbe (ES) št. 45/2001 po navodilih institucij, ki deponirajo gradivo. EUI obdeluje vse osebne podatke, ki jih vsebuje arhivsko gradivo institucij, v skladu z jamstvi iz navedene uredbe. 12. Evropski nadzornik za varstvo podatkov ima še naprej pooblastila za nadzor nad institucijami v zvezi z obdelavo osebnih podatkov iz arhivskega gradiva, deponiranega pri EUI.