SL Uradni list Evropske unije C 308/8

Sklep visoke predstavnice Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko

z dne 8. decembra 2011

glede pravil v zvezi z varstvom podatkov

2012/C 308/07

VISOKA PREDSTAVNICA –

ob upoštevanju Sklepa Sveta z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje (2010/427/EU) (v nadaljnjem besedilu: Sklep Sveta o ESZD) in zlasti člena 11(3) Sklepa –

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

ODDELEK 1

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 1

Vsebina in področje uporabe

Ta sklep določa izvedbena pravila za Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (v nadaljnjem besedilu: Uredba) v zvezi z Evropsko službo za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: ESZD), v skladu s členom 24(8) Uredbe.

Člen 2

Opredelitev pojmov

V tem sklepu in brez poseganja v opredelitve pojmov iz Uredbe:

(a) „upravljavec“ pomeni ESZD, njene izvršne direktorje, direktorje ali vodje služb enake velikosti ali funkcije, kot tudi vodje delegacij Unije, ki sami ali skupaj z drugimi določajo namene in načine obdelave osebnih podatkov;

(b) „koordinator za varstvo podatkov“ pomeni člana osebja ESZD (AD), ki je imenovan za usklajevanje in pomoč pri zadevah v zvezi z varstvom podatkov na ravni direktoratov ali služb enake velikosti ali funkcije, kakor tudi v delegacijah Unije, če je to potrebno;

(c) „obdelovalec“ pomeni člana osebja ESZD ali pogodbene izvajalce, ki jim upravljavec zaupa obdelavo podatkov;

(d) „osebje ESZD“ v skladu s členom 6 Sklepa Sveta o ESZD pomeni uradnike in druge uslužbence Evropske unije, ki delajo za ESZD, vključno z osebjem diplomatskih služb držav članic, ki so imenovani za začasne uslužbence, ter napotene nacionalne strokovnjake s specialističnim znanjem.

ODDELEK 2

URADNA OSEBA ZA VARSTVO PODATKOV

Člen 3

Imenovanje in pravni položaj uradne osebe za varstvo podatkov

1. Operativni direktor izbere in imenuje uradno osebo za varstvo podatkov v skladu s členom 24(2) Uredbe ter jo registrira pri evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (ENVP). Uradna oseba za varstvo podatkov je neposredno povezana z operativnim direktorjem.

2. Mandat uradne osebe za varstvo podatkov traja pet let in se lahko enkrat podaljša.

3. Uradna oseba za varstvo podatkov pri izvajanju svojih nalog ravna neodvisno in sodeluje z ENVP. Predvsem uradna oseba za varstvo podatkov ne sme prejeti s strani organa za imenovanja ESZD ali kogar koli drugega nobenih navodil glede notranje uporabe določb Uredbe in tega sklepa ter njenega sodelovanja z ENVP. Uradna oseba za varstvo podatkov se redno udeležuje usposabljanj o varstvu podatkov. Operativni direktor v ta namen sprejme potrebne ukrepe.

4. Operativni direktor vsako leto oceni uspešnost opravljanja nalog in dolžnosti uradne osebe za varstvo podatkov, predvsem na podlagi letnega poročila uradne osebe za varstvo podatkov, in sicer, če je to ustrezno, po posvetovanju z ENVP. Uradna oseba za varstvo podatkov je lahko razrešena s položaja samo s privolitvijo ENVP, če ne izpolnjuje več pogojev, potrebnih za opravljanje njenih dolžnosti.

5. Brez poseganja v postopek, predviden za imenovanje uradne osebe za varstvo podatkov, se uradno osebo za varstvo podatkov obvesti o vseh stikih z zunanjimi osebami v zvezi z uporabo Uredbe in tega sklepa, predvsem glede sodelovanja z ENVP.

6. Brez poseganja v zadevne določbe Uredbe za uradno osebo za varstvo podatkov in njeno osebje veljajo pravila in predpisi, ki se uporabljajo za uradnike in druge uslužbence Evropske unije.

Člen 4

Dolžnosti

Uradna oseba za varstvo podatkov:

(a) zagotavlja, da so upravljavci, koordinatorji za varstvo podatkov in posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, seznanjeni s svojimi pravicami in dolžnostmi v skladu z Uredbo in tem sklepom, ter da obdelovanje podatkov ne škodi pravicam in svoboščinam posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. Pri opravljanju svoje naloge sestavi informativne obrazce in obrazce za priglasitev, se posvetuje z zainteresiranimi strankami in na splošno osvešča o vprašanjih v zvezi z varstvom podatkov;

(b) odgovarja na zahteve ENVP in na področju svoje pristojnosti sodeluje z ENVP na zahtevo le-tega ali na lastno pobudo;

(c) na neodvisen način zagotavlja notranjo uporabo določb Uredbe in tega sklepa v ESZD;

(d) vodi katalog vseh postopkov obdelave, ki jih izvaja ESZD, in zagotavlja dostop do njega kateri koli osebi neposredno ali posredno prek ENVP, v skladu s členoma 14 in 15; ta katalog se lahko vodi tudi v elektronski obliki;

(e) obvešča ENVP o postopkih obdelave, ki verjetno pomenijo določeno tveganje, navedeno v členu 27(2) Uredbe.

Člen 5

Naloge

1. Poleg dolžnosti, ki jih mora izpolniti, kot je določeno v členu 4, uradna oseba za varstvo podatkov:

(a) deluje kot svetovalec organa za imenovanja ESZD in upravljavcev o zadevah v zvezi z uporabo Uredbe in tega sklepa. Organ za imenovanja, zadevni upravljavci in obdelovalci, kadrovski odbor in kateri koli član osebja ESZD se lahko brez zatekanja k uradnim potem posvetujejo z uradno osebo za varstvo podatkov o vseh zadevah v zvezi z razlago ali uporabo Uredbe in tega sklepa;

(b) na lastno pobudo ali na pobudo organa za imenovanja, upravljavcev, obdelovalcev, kadrovskega odbora ali katerega koli člana osebja ESZD preiskuje zadeve in dogodke, ki se neposredno nanašajo na njene naloge in za katere izve, ter poroča organu za imenovanja ali osebi, ki je naročila preiskavo. Če se zdi primerno, je treba o tem obvestiti vse druge zadevne osebe. Če je pritožnik posameznik ali v primeru, da pritožnik zastopa posameznika, mora uradna oseba za varstvo podatkov, kolikor je to mogoče, zagotoviti zaupnost zahteve, razen če zadevni posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, nedvoumno privoli v drugačno obravnavanje zahteve;

(c) pri opravljanju svojih nalog sodeluje z uradnimi osebami za varstvo podatkov iz drugih institucij, organov, uradov in agencij Evropske unije, zlasti pri izmenjavi izkušenj in najboljše prakse;

(d) zastopa visokega predstavnika ali ESZD, kot je ustrezno, v vseh zadevah, povezanih z varstvom podatkov, na mednarodni ravni, ne da bi to vplivalo na določbe Pogodb, zlasti člena 218 Pogodbe o delovanju Evropske unije;

(e) predloži letno poročilo o svojih dejavnostih visokemu predstavniku in ga da na razpolago osebju ESZD.

2. Brez poseganja v člen 4(b), člen 5(1)(b) in (c) ter člen 15 uradna oseba za varstvo podatkov in njeno osebje ne objavljajo informacij ali dokumentov, ki jih pridobijo v času opravljanja svojih dolžnosti in nalog.

Člen 6

Pooblastila

Uradna oseba za varstvo podatkov pri opravljanju svojih nalog in dolžnosti:

(a) ima ves čas dostop do podatkov, ki so predmet postopkov obdelave, in do vseh pisarn, namestitev za obdelavo podatkov in prenosnikov podatkov;

(b) lahko zahteva pravna mnenja pravne službe ESZD;

(c) lahko zaprosi za storitve zunanjih strokovnjakov za informacijsko tehnologijo na podlagi predhodnega soglasja odredbodajalca v skladu s finančno uredbo (Uredba (ES, Euratom) št. 1605/2002) in njenimi izvedbenimi pravili;

(d) lahko, brez poseganja v naloge in pooblastila ENVP, predlaga upravne ukrepe in izdaja splošna priporočila o ustrezni uporabi Uredbe in tega sklepa;

(e) v posebnih primerih lahko hierarhiji ESZD in/ali vsem drugim zadevnim osebam izda morebitno drugo priporočilo za praktično izboljšanje varstva podatkov;

(f) lahko opozori organ za imenovanja ESZD o morebitnem neizpolnjevanju obveznosti iz Uredbe in tega sklepa s strani člana osebja ter predlaga upravno preiskavo, ki se sproži zaradi morebitne uporabe člena 49 Uredbe.

Člen 7

Viri

Uradni osebi za varstvo podatkov se zagotovijo ustrezno osebje in viri, potrebni za opravljanje njenih dolžnosti in nalog.

ODDELEK 3

PRAVICE IN DOLŽNOSTI SUBJEKTOV NA PODROČJU VARSTVA PODATKOV

Člen 8

Organ za imenovanja

1. V primeru pritožbe v smislu člena 90 kadrovskih predpisov v zvezi s kršitvijo Uredbe ali tega sklepa se organ za imenovanja posvetuje z uradno osebo za varstvo podatkov, ki mora predložiti svoje mnenje v pisni obliki najpozneje v petnajstih dneh po prejetju zahtevka. Če v tem času uradna oseba za varstvo podatkov ne predloži svojega mnenja organu za imenovanja, to ni več potrebno. Organ za imenovanja ni vezan na mnenje uradne osebe za varstvo podatkov.

2. Uradna oseba za varstvo podatkov je obveščena vsakič, ko se obravnava zadeva, ki ima ali bi lahko imela zvezo z varstvom podatkov.

Člen 9

Upravljavci

1. Upravljavci so odgovorni za zagotovitev, da so vsi postopki obdelave, ki so pod njihovim nadzorom, v skladu z Uredbo in določbami tega sklepa. Če je to potrebno, lahko obdelavo podatkov zaupajo uslužbencem ESZD, ki delajo v okviru svojih pristojnosti, ali pogodbenim izvajalcem, v skladu s členom 23 Uredbe.

2. Zlasti pa upravljavci:

(a) vnaprej obvestijo uradno osebo za varstvo podatkov o vsakem postopku obdelave ali nizu takih postopkov, ki so namenjeni enemu samemu cilju ali več povezanim ciljem, in o vsaki bistveni spremembi obstoječega postopka obdelave;

(b) pomagajo uradni osebi za varstvo podatkov in ENVP pri opravljanju njunih dolžnosti, predvsem s posredovanjem informacij v odgovor na njune zahteve najpozneje v tridesetih dneh;

(c) sodelujejo s koordinatorji za varstvo podatkov za vzpostavitev seznama obstoječih postopkov obdelave osebnih podatkov;

(d) izvedejo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe ter dajo ustrezna navodila obdelovalcem, da bi zagotovili zaupnost obdelave in raven varnosti, primerno tveganju, ki ga pomeni obdelava;

(e) se po potrebi posvetujejo z uradno osebo za varstvo podatkov glede skladnosti postopkov obdelave z Uredbo in tem sklepom, zlasti ko utemeljeno domnevajo, da nekateri postopki obdelave niso skladni s členi 4 do 10 Uredbe. Z uradno osebo za varstvo podatkov in/ali notranjimi strokovnjaki za varnost informacijske tehnologije se lahko posvetujejo tudi o vprašanjih v zvezi z zaupnostjo postopkov obdelave in o varnostnih ukrepih, sprejetih v skladu s členom 22 Uredbe.

Člen 10

Koordinatorji

1. Vsak izvršni direktor, direktor, vodja službe enake velikosti ali funkcije ali vodja delegacije Unije po potrebi imenuje koordinatorja za varstvo podatkov, ki deluje v okviru njegovih pristojnosti.

Koordinator za varstvo podatkov brez poseganja v pristojnosti uradne osebe za varstvo podatkov:

(a) pomaga pri vodenju seznama vseh obstoječih obdelav osebnih podatkov in sodeluje z uradno osebo za varstvo podatkov za vzpostavitev in posodabljanje seznama obstoječih postopkov obdelave osebnih podatkov;

(b) pomaga pri določanju zadevnih upravljavcev in obdelovalcev;

(c) ima pravico, da od upravljavcev, obdelovalcev in osebja ESZD pridobi ustrezne in potrebne informacije za opravljanje svojih upravnih nalog. To ne vključuje pravice dostopa do osebnih podatkov, obdelanih v pristojnosti upravljavca;

(d) potrjuje priglasitve podjetij v zvezi z vrstami ali kategorijami postopkov obdelave uradni osebi za varstvo podatkov.

2. Koordinatorji za varstvo podatkov brez poseganja v pristojnosti upravljavcev:

(a) pomagajo upravljavcem pri izpolnjevanju njihovih obveznosti;

(b) kjer je to primerno, olajšajo komuniciranje med uradno osebo za varstvo podatkov in upravljavci.

Člen 11

Osebje ESZD

1. Celotno osebje ESZD prispeva k uporabi pravil o zaupnosti in varnosti pri obdelavi osebnih podatkov, kot je določeno v členih 21 in 22 Uredbe. Noben član osebja ESZD, ki ima dostop do osebnih podatkov, teh ne sme obdelovati brez navodil upravljavca, razen če tega ne zahteva nacionalna zakonodaja ali zakonodaja Unije.

2. Vsak član osebja ESZD lahko vloži pritožbo pri ENVP v zvezi z domnevno kršitvijo določb Uredbe ali tega sklepa, ki urejajo obdelavo osebnih podatkov, brez ukrepanja po uradni poti, kakor določajo pravila, ki jih določi ENVP.

Člen 12

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki

1. Glede pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, da so v skladu s členoma 11 in 12 Uredbe ustrezno obveščeni o vsakršni obdelavi osebnih podatkov, ki se nanašajo nanje, se lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, obrnejo na upravljavce, da uveljavijo svoje pravice v skladu s členi 13 do 19 Uredbe, kakor določa oddelek 5 tega sklepa.

2. Brez vpliva na katero koli pravno sredstvo lahko vsak posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, vloži pritožbo pri ENVP, če meni, da so bile kršene njegove pravice iz Uredbe ali tega sklepa kot posledica obdelave njegovih osebnih podatkov s strani upravljavcev, kakor določajo pravila, ki jih določi ENVP.

3. Zaradi pritožbe, vložene pri ENVP, ali zaradi zadeve, predložene uradni osebi za varstvo podatkov, ki očita kršitev določb Uredbe, ne sme utrpeti škode noben posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki.

ODDELEK 4

KATALOG PRIGLAŠENIH POSTOPKOV OBDELAVE

Člen 13

Postopek priglasitve

1. Upravljavci obvestijo uradno osebo za varstvo podatkov o vsakem postopku obdelave osebnih podatkov z obrazcem za priglasitev, dostopnim na intranetni strani ESZD in delegacij Unije (pod zavihkom „varstvo podatkov“). Uradno obvestilo se posreduje uradni osebi za varstvo podatkov v elektronski obliki. V desetih delovnih dneh se uradni osebi za varstvo podatkov v pisnem sporočilu pošlje potrdilno uradno obvestilo. Ko uradna oseba za varstvo podatkov prejme potrdilno uradno obvestilo, ga objavi v katalogu.

2. Uradno obvestilo zajema vse informacije, navedene v členu 25(2) Uredbe. O vsaki spremembi, ki vpliva na te informacije, je treba takoj uradno obvestiti uradno osebo za varstvo podatkov.

3. Nadaljnja pravila in postopki v zvezi s postopkom priglasitve, ki jih morajo upoštevati upravljavci, so del splošnih priporočil, ki jih izda uradna oseba za varstvo podatkov.

Člen 14

Vsebina in namen kataloga

1. Uradna oseba za varstvo podatkov vodi katalog postopkov obdelave osebnih podatkov, ki se sestavi na podlagi uradnih obvestil, prejetih s strani upravljavcev.

2. Katalog vsebuje vsaj tiste informacije, ki so navedene v členu 25(2)(a) do (g) Uredbe. Vendar so lahko informacije, ki jih uradna oseba za varstvo podatkov vnese v katalog, izjemoma omejene, ko je treba zaščititi varnost določenega postopka obdelave.

3. Katalog je zbirka postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja ESZD. Dostopen je posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, da se olajša uveljavljanje njihovih pravic, določenih v členih 13 do 19 Uredbe in v tem sklepu.

Člen 15

Dostop do kataloga

1. Uradna oseba za varstvo podatkov sprejme ustrezne ukrepe, ki zagotavljajo, da ima vsak posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, dostop do kataloga bodisi neposredno ali posredno prek ENVP. Zlasti pa uradna oseba za varstvo podatkov zagotavlja informacije in pomoč posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, glede tega, kako in kje se lahko vložijo vloge za dostop do kataloga.

2. Razen v primeru, da je zagotovljen spletni dostop, se vloge za dostop do kataloga vložijo v kakršni koli pisni obliki, vključno z elektronsko obliko, v enem od jezikov iz člena 342 Pogodbe o delovanju Evropske unije, in sicer na dovolj natančen način, ki uradni osebi za varstvo podatkov omogoča, da opredeli zadevne postopke obdelave. Potrdilo o prejetju se brez odlašanja pošlje vložniku.

3. Če vloga ni dovolj natančna, uradna oseba za varstvo podatkov prosi vložnika, da pojasni vlogo, in mu pri tem pomaga. V primeru, da vloga zadeva veliko število postopkov obdelave, se lahko uradna oseba za varstvo podatkov neuradno posvetuje z vložnikom z namenom poiskati pravično rešitev.

4. Kateri koli posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko od uradne osebe za varstvo podatkov zahteva kopijo informacij, ki so na voljo v katalogu o katerem koli priglašenem postopku obdelave.

ODDELEK 5

POSTOPEK ZA UVELJAVLJANJE PRAVIC POSAMEZNIKOV, NA KATERE SE NANAŠAJO OSEBNI PODATKI

Člen 16

Splošne določbe

1. Pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, določene v tem oddelku, lahko uveljavljajo samo zadevni posamezniki ali se lahko izjemoma uveljavljajo v njihovem imenu z ustreznim pooblastilom. Zahtevki se pisno naslovijo na zadevnega upravljavca, en izvod se naslovi na uradno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi uradna oseba za varstvo podatkov pomaga posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, pri določanju zadevnega upravljavca. Uradna oseba za varstvo podatkov zagotovi posebne obrazce. Upravljavci odobrijo zahtevek samo, če je bil obrazec v celoti izpolnjen in je bila istovetnost vložnika ustrezno preverjena. Uveljavljanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, je brezplačno.

2. Zadevni upravljavec pošlje vložniku potrdilo o prejemu v petih delovnih dneh od evidentiranja vloge. Če ni drugače določeno, upravljavec odgovori na zahtevek najpozneje v petnajstih delovnih dneh od evidentiranja zahtevka in mu bodisi ugodi ali pisno navede razloge za delno ali popolno zavrnitev, zlasti v primerih, ko vložnik ni obravnavan kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki.

3. V primeru nepravilnosti ali očitne zlorabe s strani posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, pri uveljavljanju njegovih pravic in v primeru domneve o nezakonitosti obdelave s strani posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, se mora upravljavec o zahtevku posvetovati z uradno osebo za varstvo podatkov in/ali napotiti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, k uradni osebi za varstvo podatkov, ki bo odločila o upravičenosti zahtevka in ustreznih nadaljnjih ukrepih.

4. Kateri koli posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, se v zvezi z uveljavljanjem svojih pravic v določenem primeru lahko posvetuje z uradno osebo za varstvo podatkov. Brez vpliva na kakršna koli pravna sredstva lahko vsak posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, vloži pritožbo pri ENVP, če meni, da so bile kršene njegove pravice iz Uredbe kot posledica obdelave njegovih osebnih podatkov.

Člen 17

Pravica do dostopa

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od upravljavcev neomejeno pridobiti kadar koli v roku treh mesecev od prejema zahtevka informacije iz točk (a) do (d) člena 13 Uredbe, bodisi z vpogledom v podatke na kraju samem bodisi s prejemom izvoda, vključno, kjer je to primerno, z izvodom v elektronski obliki, v skladu z željo vložnika.

Člen 18

Pravica do popravka

V vsakem zahtevku posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, za popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov se opredelijo zadevni podatki in potrebni popravek. Upravljavec to stori brez odlašanja.

Člen 19

Pravica blokiranja

Zadevni upravljavec brez odlašanja obravnava vsak zahtevek za blokiranje podatkov v skladu s členom 15 Uredbe. V zahtevku se opredelijo zadevni podatki in razlogi za njihovo blokiranje. Posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki in ki je zahteval blokiranje, upravljavec pred deblokiranjem podatkov obvesti o tem.

Člen 20

Pravica do izbrisa

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko zahteva od upravljavcev, da se v primeru nezakonite obdelave brez odlašanja izbrišejo podatki, zlasti v primeru kršitve določb iz členov 4 do 10 Uredbe. V zahtevku se opredelijo zadevni podatki in podajo razlogi ali dokazi o nezakonitosti obdelave. Pri avtomatiziranih zbirkah se izbris načeloma zagotovi z vsemi ustreznimi tehničnimi sredstvi, kar izključi možnost kakršne koli nadaljnje obdelave izbrisanih podatkov. Če izbris iz tehničnih razlogov ni mogoč, zadevni upravljavec po posvetovanju z uradno osebo za varstvo podatkov in zainteresirano osebo nemudoma blokira takšne podatke.

Člen 21

Uradno obvestilo tretjim osebam

V primeru kakršnega koli popravka, blokiranja ali izbrisa zaradi zahtevka s strani posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima ta posameznik pravico doseči pri upravljavcih uradno obvestilo tretjim osebam, ki so jim bili posredovani njegovi osebni podatki, razen če se to izkaže za nemogoče ali če vključuje nesorazmerne napore.

Člen 22

Pravica do ugovora

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko ugovarja obdelavi podatkov, ki se nanašajo nanj, in posredovanju ali uporabi njegovih osebnih podatkov v skladu s členom 18 Uredbe. V zahtevku se opredelijo zadevni podatki in podajo razlogi, ki utemeljujejo zahtevek. Kadar je ugovor utemeljen, zadevna obdelava ne vključuje več teh podatkov.

Člen 23

Avtomatizirane posamezne odločitve

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da se o njem ne sprejemajo avtomatizirane posamezne odločitve v smislu člena 19 Uredbe, razen če je odločitev izrecno odobrena skladno z nacionalno zakonodajo ali zakonodajo Unije ali z odločitvijo ENVP, ki zaščiti zakonite interese posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. V vsakem primeru ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, možnost, da vnaprej izrazi svoje stališče in se posvetuje z uradno osebo za varstvo podatkov.

Člen 24

Izjeme in omejitve

1. Kolikor zakoniti razlogi, kakor so določeni v členu 20 Uredbe, to izrecno utemeljujejo, lahko upravljavci omejijo pravice iz členov 17 do 21 tega sklepa. Razen če so omejitve nujno potrebne, se zadevni upravljavec najprej posvetuje z uradno osebo za varstvo podatkov, katere mnenje ne zavezuje ESZD. Upravljavec brez odlašanja odgovori na zahtevke v zvezi z uporabo izjem ali omejitev pri uveljavljanju pravic in utemelji to odločitev.

2. Vsak zadevni posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko zahteva od ENVP, da uporabi člen 47(1)(c) Uredbe.

ODDELEK 6

PREISKOVALNI POSTOPEK

Člen 25

Praktične podrobnosti

1. Zahtevki za kakršne koli preiskave se naslovijo na uradno osebo za varstvo podatkov v pisni obliki na posebnem obrazcu, ki je na voljo pri uradni osebi za varstvo podatkov. V primeru očitne zlorabe pravice do zahteve za preiskavo, na primer, če je isti posameznik šele pred kratkim vložil identičen zahtevek, uradna oseba za varstvo podatkov ni obvezana poročati prosilcu.

2. V petnajstih dneh po prejemu pošlje uradna oseba za varstvo podatkov potrdilo o prejemu organu za imenovanja ali osebi, ki je naročila preiskavo, in preveri, ali je treba zahtevek obravnavati kot zaupen.

3. Uradna oseba za varstvo podatkov zahteva od upravljavca, ki je odgovoren za zadevni postopek obdelave podatkov, pisno izjavo o zadevi. Upravljavec poda svoj odgovor uradni osebi za varstvo podatkov v roku petnajstih dni. Uradna oseba za varstvo podatkov lahko zahteva dodatne informacije od drugih služb ESZD, kot je na primer oddelek ESZD za varnost in varovanje tajnosti podatkov (Infosec). Po potrebi lahko zahteva mnenje pravne službe ESZD o zadevi. Uradni osebi za varstvo podatkov se informacije ali mnenje zagotovijo v roku tridesetih dni.

4. Uradna oseba za varstvo podatkov poroča organu za imenovanja in osebi, ki je vložila zahtevek, najpozneje tri mesece po prejemu zahtevka.

ODDELEK 7

KONČNE DOLOČBE

Člen 26

V primeru morebitnih neskladnosti med določbami tega sklepa in Uredbe prevlada Uredba.

Člen 27

Osebju ESZD mora biti omogočen dostop do tega sklepa po ustrezni poti, zlasti z objavo na intranetni strani ESZD in delegacij Unije (pod zavihkom „varstvo podatkov“).

Člen 28

Začetek veljavnosti

Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.