UREDBA (EU) 2018/1726 EVROPSKEGA PARLAMENTA IN SVETA

z dne 14. novembra 2018

o Agenciji Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (eu-LISA), o spremembi Uredbe (ES) št. 1987/2006 in Sklepa Sveta 2007/533/PNZ ter o razveljavitvi Uredbe (EU) št. 1077/2011

EVROPSKI PARLAMENT IN SVET EVROPSKE UNIJE STA –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 74, člena 77(2)(a) in (b), člena 78(2)(e), člena 79(2)(c), člena 82(1)(d), člena 85(1), člena 87(2)(a) ter člena 88(2) Pogodbe,

ob upoštevanju predloga Evropske komisije,

po posredovanju osnutka zakonodajnega akta nacionalnim parlamentom,

v skladu z rednim zakonodajnim postopkom (1),

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Schengenski informacijski sistem (SIS II) je bil vzpostavljen z Uredbo (ES) št. 1987/2006 Evropskega parlamenta in Sveta (2) in s Sklepom Sveta 2007/533/PNZ (3). Uredba (ES) št. 1987/2006 in Sklep 2007/533/PNZ določata, da je za operativno upravljanje centralnega sistema SIS II (v nadaljnjem besedilu: centralni SIS II) v prehodnem obdobju odgovorna Komisija. Po tem prehodnem obdobju je za operativno upravljanje centralnega SIS II in nekatere vidike komunikacijske infrastrukture odgovoren organ za upravljanje.

(2) Vizumski informacijski sistem (VIS) je bil vzpostavljen z Odločbo Sveta 2004/512/ES (4). Uredba (ES) št. 767/2008 Evropskega parlamenta in Sveta (5) določa, da je za operativno upravljanje VIS v prehodnem obdobju odgovorna Komisija. Po tem prehodnem obdobju bo za operativno upravljanje centralnega VIS in nacionalnih vmesnikov ter za določene vidike komunikacijske infrastrukture odgovoren organ za upravljanje.

(3) Sistem Eurodac je bil vzpostavljen z Uredbo Sveta (ES) št. 2725/2000 (6). Potrebna izvedbena pravila so bila določena z Uredbo Sveta (ES) št. 407/2002 (7). Navedena pravna akta sta bila razveljavljena in nadomeščena z Uredbo (EU) št. 603/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (8) z učinkom od 20. julija 2015.

(4) Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice, običajno imenovana kot eu-LISA, je bila vzpostavljena z Uredbo (EU) št. 1077/2011 Evropskega parlamenta in Sveta (9) z namenom zagotoviti operativno upravljanje SIS, VIS in sistema Eurodac ter nekaterih vidikov njihove komunikacijske infrastrukture in potencialno tudi drugih obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice, če bi tako določali ločeni pravni akti Unije. Uredba (EU) št. 1077/2011 je bila spremenjena z Uredbo (EU) št. 603/2013, da bi odražala spremembe sistema Eurodac.

(5) Ker je moral biti organ za upravljanje pravno, upravno in finančno avtonomen, je bil ustanovljen kot regulativna agencija (v nadaljnjem besedilu: Agencija) s pravno osebnostjo. Kot je bilo dogovorjeno, je bil za sedež Agencije določen Talin, Estonija. Ker pa so se naloge, povezane s tehničnim razvojem in pripravami na operativno upravljanje SIS II in VIS, že opravljale v Strasbourgu, Francija, in ker je bil podporni center za te sisteme vzpostavljen v Sankt Johannu im Pongau, Avstrija, kar je tudi v skladu z lokacijama SIS II in VIS, vzpostavljenima z ustreznimi pravnimi akti Unije, bi to moralo ostati nespremenjeno. Ti dve lokaciji bi morali še naprej biti lokaciji, kjer se izvajajo naloge, povezane z operativnim upravljanjem sistema Eurodac, oziroma se tam nahaja podporni center za sistem Eurodac. Na teh lokacijah bi bilo treba tudi slediti tehničnemu razvoju in operativnemu upravljanju drugih obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice ter bi morali gostiti podporni center, ki lahko zagotovi delovanje obsežnega informacijskega sistema v primeru odpovedi navedenega obsežnega informacijskega sistema. Za čim boljši izkoristek morebitne uporabe podpornega centra bi se ta center lahko uporabljal tudi za hkratno upravljanje sistemov, če je pri tem zmožen zagotavljati njihovo delovanje v primeru odpovedi enega ali več sistemov. Zaradi posebne narave sistemov, ki je povezana z visoko varnostjo, dobro dosegljivostjo in ključnim pomenom za izvedbo naloge, bi moral imeti v primeru, da pride do nezadostne zmogljivosti obstoječih tehničnih lokacij, upravni odbor Agencije (v nadaljnjem besedilu: upravni odbor) možnost, kadar je to utemeljeno na podlagi neodvisne ocene učinka in analize stroškov in koristi, da predlaga vzpostavitev druge ločene tehnične lokacije v Strasbourgu ali v Sankt Johannu im Pongau ali po potrebi v obeh krajih za gostovanje sistemov. Upravni odbor bi se moral posvetovati s Komisijo in upoštevati njena stališča, preden obvesti Evropski parlament in Svet (v nadaljnjem besedilu: proračunski organ) o nameravani izvedbi kakršnega koli projekta v zvezi s premoženjem.

(6) Agencija je od 1. decembra 2012, ko je začela izvajati svoje pristojnosti, prevzela naloge, ki so bile zaupane organu za upravljanje v zvezi z VIS v skladu z Uredbo (ES) št. 767/2008 in Sklepom Sveta 2008/633/PNZ (10). Aprila 2013 je prevzela tudi naloge, ki so bile zaupane organu za upravljanje v zvezi s SIS II v skladu z Uredbo (ES) št. 1987/2006 in Sklepom 2007/533/PNZ po začetku delovanja SIS II, junija 2013 pa je prevzela tudi naloge, ki so bile zaupane Komisiji v zvezi s sistemom Eurodac v skladu z uredbama (ES) št. 2725/2000 in (ES) št. 407/2002.

(7) V prvi oceni dela Agencije, ki je temeljila na neodvisni zunanji oceni in je bila izvedena v obdobju 2015–2016, je bilo ugotovljeno, da Agencija učinkovito zagotavlja operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov in drugih nalog, ki so ji poverjene, pokazala pa je tudi, da je potrebnih več sprememb Uredbe (EU) št. 1077/2011, kot je prenos nalog komunikacijske infrastrukture, ki jih je ohranila Komisija, na Agencijo. Komisija je na podlagi te zunanje ocene upoštevala politične in pravne spremembe ter dejanski razvoj dogodkov ter zlasti v svojem Poročilu z dne 29. junija 2017 o delovanju Evropske agencije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (eu-LISA) (v nadaljnjem besedilu: ocenjevalno poročilo) predlagala, da se mandat Agencije razširi na izvajanje nalog, ki izhajajo iz zakonodajnih predlogov, ki jih sprejmeta sozakonodajalca in s katerimi se Agenciji poverijo novi sistemi, ter na izvajanje nalog iz sporočila Komisije z dne 6. aprila 2016 z naslovom: Trdnejši in pametnejši informacijski sistemi za meje in varnost ter nalog iz končnega poročila strokovne skupine na visoki ravni za informacijske sisteme in interoperabilnost z dne 11. maja 2017 in iz sporočila Komisije z dne 16. maja 2017 z naslovom: Sedmo poročilo o napredku pri vzpostavljanju učinkovite in prave varnostne unije, po potrebi pod pogojem sprejetja ustreznih pravnih aktov Unije. Zlasti bi morala biti Agencija zadolžena za razvoj rešitev v zvezi z interoperabilnostjo, določenih v sporočilu z dne 6. aprila 2016, kot zmožnost informacijskih sistemov, da izmenjujejo podatke in omogočajo izmenjavo informacij. Kadar je to primerno, bi morali kakršni koli ukrepi, ki se izvajajo v zvezi z interoperabilnostjo, temeljiti na Sporočilu Komisije z dne 23. marca 2017 z naslovom: Evropski okvir interoperabilnosti – strategija za izvajanje. Priloga 2 k navedenem sporočilu določa splošne smernice, priporočila in najboljšo prakso za doseganje interoperabilnosti ali vsaj za omogočanje okolja za doseganje boljše interoperabilnosti pri načrtovanju, izvajanju in upravljanju evropskih javnih storitev.

(8) V ocenjevalnem poročilu je poleg tega ugotovljeno, da bi bilo treba mandat Agencije razširiti, da bi ji bilo omogočeno svetovanje državam članicam v zvezi s povezavo nacionalnih sistemov s centralnimi sistemi obsežnih informacijskih sistemov, ki jih upravlja (v nadaljnjem besedilu: sistemi), ter ad hoc pomoč in podpora državam članicam, kadar je to zahtevano, pa tudi zagotavljanje pomoči in podpore službam Komisije glede tehničnih vprašanj v zvezi z novimi sistemi.

(9) Agenciji bi bilo treba poveriti pripravo, razvoj in operativno upravljanje sistema vstopa/izstopa (SVI), vzpostavljenega z Uredbo (EU) 2017/2226 Evropskega parlamenta in Sveta (11).

(10) Agenciji bi bilo treba tudi poveriti operativno upravljanje omrežja DubliNet, ki je ločen kanal za prenos preko varnih elektronskih sredstev, vzpostavljen na podlagi člena 18 Uredbe Komisije (ES) št. 1560/2003 (12), ki bi ga morali pristojni organi držav članic, pristojni za odločanje o azilu, uporabljati za izmenjavo informacij o prosilcih za mednarodno zaščito.

(11) Agenciji bi bilo treba poveriti pripravo, razvoj in operativno upravljanje evropskega sistema za potovalne informacije in odobritve (ETIAS), vzpostavljenega z Uredbo (EU) 2018/1240 Evropskega parlamenta in Sveta (13).

(12) Glavna naloga Agencije bi moralo biti še naprej operativno upravljanje SIS II, VIS, sistema Eurodac, SVI, omrežja DubliNet, ETIAS in, če bo tako odločeno, drugih obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice. Agencija bi morala biti odgovorna tudi za tehnične ukrepe, povezane s poverjenimi nalogami, ki niso normativne. Navedene odgovornosti ne bi smele posegati v tiste normativne naloge, za katere je izključno pristojna Komisija oziroma pri katerih Komisiji pomaga odbor v skladu s posameznimi pravnimi akti Unije, ki urejajo sisteme.

(13) Agencija bi morala imeti možnost, da izvaja tehnične rešitve za doseganje skladnosti z zahtevami glede razpoložljivosti, ki so določene v pravnih aktih Unije, ki urejajo sisteme, ob vsestranskem spoštovanju posebnih določb teh aktov v zvezi s tehnično strukturo posameznih sistemov. Kadar te tehnične rešitve terjajo podvajanje sistema ali podvajanje njegovih sestavnih delov, bi bilo treba izvesti neodvisno oceno učinka ter analizo stroškov in koristi, odločitev pa bi moral sprejeti upravni odbor po posvetovanju s Komisijo. Ta ocena učinka bi morala vključevati tudi pregled potreb glede gostiteljske zmogljivosti obstoječih tehničnih lokacij, povezanih z razvojem teh tehničnih rešitev, in morebitna tveganja v zvezi s sedanjo operativno ureditvijo.

(14) Ni več upravičeno, da bi Komisija še naprej opravljala nekatere naloge, povezane s komunikacijsko infrastrukturo sistemov, zato bi bilo treba te naloge prenesti na Agencijo, da se izboljša skladnost upravljanja komunikacijske infrastrukture. Vendar bi morala pri sistemih, ki uporabljajo EuroDomain, ki je varovana telekomunikacijska infrastruktura, ki jo zagotavlja omrežje TESTA-ng (vseevropske telematske storitve med upravami-nova generacija), in ki je osnovana kot del programa ISA, vzpostavljenega s Sklepom št. 922/2009/ES Evropskega parlamenta in Sveta (14), ter nadaljevana kot del programa ISA2, vzpostavljenega s Sklepom (EU) 2015/2240 Evropskega parlamenta in Sveta (15), Komisija obdržati naloge v zvezi z izvrševanjem proračuna, nabavami in posodabljanji ter naloge glede pogodbenih vprašanj.

(15) Agencija bi morala imeti možnost, da naloge v zvezi z dostavo, vzpostavitvijo, vzdrževanjem in spremljanjem komunikacijske infrastrukture prenese na zunanje zasebne subjekte ali organe v skladu z Uredbo (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta (16). Agencija bi morala imeti na voljo zadostne finančne in človeške vire, da bi čim bolj omejila prenos svojih nalog na zunanje zasebne subjekte ali organe.

(16) Agencija bi morala še naprej opravljati naloge, povezane z usposabljanjem o tehnični uporabi SIS II, VIS in sistema Eurodac in drugih sistemov, ki ji bodo poverjeni v prihodnje.

(17) Da bi prispevali k oblikovanju politike Unije na področju migracij in varnosti, ki temelji na dokazih, ter nadzoru nad pravilnim delovanjem sistemov, bi morala Agencija zbrati in objaviti statistične podatke in pripraviti statistična poročila ter jih dati na voljo zadevnim udeležencem v skladu s pravnimi akti Unije, ki urejajo te sisteme, na primer za spremljanje izvajanja Uredbe Sveta (EU) št. 1053/2013 (17) ter za namene izvajanja analize tveganja in ocene ranljivosti v skladu z Uredbo (EU) 2016/1624 Evropskega parlamenta in Sveta (18).

(18) Na podlagi členov 67 do 89 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) bi moralo biti mogoče, da se Agenciji poveri odgovornost za pripravo, razvoj in operativno upravljanje drugih obsežnih informacijskih sistemov. Možni primeri takšnih sistemov bi bili lahko centraliziran sistem za določitev držav članic, ki imajo informacije o obsodbah državljanov tretjih držav in oseb brez državljanstva, za dopolnitev in podporo evropskega informacijskega sistema kazenskih evidenc (v nadaljnjem besedilu: sistem ECRIS-TCN) ali računalniški sistem za čezmejno komunikacijo v civilnih in kazenskih postopkih(e-CODEX). Vendar bi se morali Agenciji poveriti te sistemi le na podlagi naknadnih in ločenih pravnih aktov Unije ter po opravljeni oceni učinka.

(19) Mandat Agencije v zvezi z raziskavami bi bilo treba razširiti, da bi se povečale njene zmožnosti za bolj proaktivno predlaganje ustreznih in potrebnih tehničnih sprememb sistemov. Agencija bi morala imeti možnost ne le spremljati raziskovalne dejavnosti, pomembne za operativno upravljanje sistemov, temveč tudi prispevati k izvajanju relevantnih delov okvirnega programa Evropske unije za raziskave in inovacije, kadar Komisija na Agencijo prenese ustrezna pooblastila. Agencija bi morala vsaj enkrat letno zagotoviti informacije o takem spremljanju Evropskemu parlamentu in Svetu ter, kadar gre za obdelavo osebnih podatkov, Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov.

(20) Komisija bi morala imeti možnost, da v skladu z Uredbo (EU, Euratom) 2018/1046 Agenciji poveri odgovornost za izvajanje eksperimentalnih pilotnih projektov, namenjenih preskušanju izvedljivosti posameznih ukrepov in njihove uporabnosti, ki bi se lahko izvajali brez osnovnega akta. Poleg tega bi Komisija morala imeti možnost, da Agenciji poveri naloge v zvezi z izvrševanjem proračuna za potrditve koncepta, ki se financirajo v okviru instrumenta za finančno podporo na področju zunanjih meja in vizumov, vzpostavljenega z Uredbo (EU) št. 515/2014 Evropskega parlamenta in Sveta (19) v skladu z Uredbo (EU, Euratom) 2018/1046, potem ko obvesti Evropski parlament. Agencija bi morala tudi imeti možnost, da načrtuje in izvaja dejavnosti preskušanja v zvezi z zadevami izključno iz te uredbe in pravnih aktov Unije, ki urejajo razvoj, vzpostavitev, delovanje in uporabo sistemov, kot je testiranje konceptov virtualizacije. Agencija bi morala pri izvajanju pilotnih projektov posebno pozornost nameniti strategiji Evropske unije za upravljanje informacij.

(21) Agencija bi morala državam članicam na njihovo zahtevo svetovati v zvezi s povezavami nacionalnih sistemov s centralnimi sistemi, določenimi v pravnih aktih Unije, ki urejajo sisteme.

(22) Prav tako bi morala Agencija državam članicam na njihovo zahtevo in v skladu s postopkom, določenim v tej uredbi, zagotavljati ad hoc pomoč v primerih izrednih izzivov ali potreb na področju varnosti ali migracij. Država članica bi morala zlasti imeti možnost, da zahteva in se opre na operativno in tehnično okrepitev, kadar se ta na določenih območjih svojih zunanjih meja sooča s posebnimi in nesorazmernimi migracijskimi izzivi, za katere je značilen velik dotok migrantov. Te okrepitve bi bilo treba na žariščnih točkah zagotoviti s podpornimi skupinami za upravljanje migracij, sestavljenimi iz strokovnjakov ustreznih agencij Unije. Kadar je v tem okviru potrebna podpora Agencije v zvezi z vprašanji o sistemih bi morala zadevna država članica zahtevo za podporo posredovati Komisiji, ta pa bi morala po oceni o upravičenosti takšne podpore zahtevo za podporo brez odlašanja posredovati Agenciji. Agencija bi o takšni zahtevi morala obvestiti upravni odbor. Komisija bi morala spremljati tudi, ali se Agencija pravočasno odzove na zahtevo za ad hoc podporo. V letnem poročilu Agencije o dejavnostih bi bilo treba podrobno poročati o dejavnostih, ki jih je izvedla Agencija, da je zagotovila ad hoc podporo državam članicam, ter o stroških, ki so pri tem nastali.

(23) Agencija bi morala službe Komisije, kadar je to zahtevano, podpirati tudi pri tehničnih vprašanjih v zvezi z obstoječimi ali novimi sistemi, zlasti pri pripravi novih predlogov o obsežnih informacijskih sistemih, ki se poverijo Agenciji.

(24) Skupina držav članic bi morala imeti možnost, da Agenciji poveri razvoj ali upravljanje ali jo pooblasti za gostovanje skupne informacijske komponente, da jim Agencija s tem pomaga izvajati tehnične vidike obveznosti, ki izhajajo iz pravnih aktov Unije v zvezi z decentraliziranimi informacijski sistemi s področja svobode, varnosti in pravice. To ne bi smelo posegati v obveznosti držav članic na podlagi veljavnih pravnih aktov Unije, zlasti v zvezi s strukturo teh sistemov. Za to bi se morala zahtevati predhodna odobritev Komisije in pritrdilna odločitev upravnega odbora, moralo bi biti odraženo v sporazumu o prenosu pooblastil med zadevnimi državami članicami in Agencijo ter v celoti financirano s strani zadevnih držav članic. Agencija bi morala o odobrenem sporazumu o prenosu pooblastil in o morebitnih spremembah tega sporazuma obvestiti Evropski parlament in Svet. Druge države članice bi morale imeti možnost za udeležbo pri skupnih informacijskih rešitvah, če je ta možnost predvidena v sporazumu o prenosu pooblastil in da se v sporazumu opravijo potrebne spremembe. Ta naloga ne bi smela negativno vplivati na operativno upravljanje sistemov s strani Agencije.

(25) Pooblastitev Agencije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice ne bi smela vplivati na posebna pravila, ki se uporabljajo za te sisteme. Za vsak tak sistem se v celoti uporabljajo zlasti posebna pravila o namenu, pravici dostopa, varnostnih ukrepih in dodatnih zahtevah glede varstva podatkov.

(26) Države članice in Komisija bi morale biti zastopane v upravnem odboru, da bi lahko učinkovito spremljale delovanje Agencije. Upravnemu odboru bi bilo treba poveriti opravljanje ustreznih nalog, zlasti sprejetje letnega delovnega programa, izvajanje njegovih dejavnosti v zvezi s proračunom Agencije, sprejetje finančnih pravil, ki se uporabljajo za Agencijo ter določitev postopkov za sprejemanje odločitev izvršnega direktorja v zvezi z operativnimi nalogami Agencije. Upravni odbor bi moral te naloge izvajati učinkovito in pregledno. Upravni odbor bi moral po ustreznem izbirnem postopku, ki ga organizira Komisija, in po predstavitvi predlaganih kandidatov pred pristojnim odborom ali odbori Evropskega parlamenta imenovati tudi izvršnega direktorja.

(27) Ker bo število obsežnih informacijskih sistemov, zaupanih Agenciji, do leta 2020 znatno naraslo in ker se naloge Agencije občutno množijo, se bo do tega leta ustrezno močno povečalo tudi število njenega osebja. Zato bi bilo treba ustvariti delovno mesto namestnika izvršnega direktorja Agencije, saj bodo naloge, povezane z razvojem in operativnim upravljanjem sistemov, terjale okrepljen in namenski nadzor, poleg tega so sedež in tehnične lokacije agencije razpršeni na tri države članice. Namestnika izvršnega direktorja bi moral imenovati upravni odbor.

(28) Agencija bi se morala voditi in bi morala delovati ob upoštevanju načel skupnega pristopa k decentraliziranim agencijam Unije, ki so ga 19. julija 2012 sprejeli Evropski parlament, Svet in Komisija.

(29) Kar zadeva SIS II, bi morala imeti Agencija Evropske unije za sodelovanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj (Europol) in Urad za evropsko pravosodno sodelovanje (Eurojust) na sejah upravnega odbora status opazovalca, če so na dnevnem redu vprašanja, povezana z uporabo Sklepa 2007/533/PNZ, saj imata v skladu z navedenim sklepom oba pravico do dostopa do podatkov, vnesenih v SIS II, in neposrednega iskanja po njih. Evropska agencija za mejno in obalno stražo, ki ima pravico do dostopa do SIS II in iskanja v njem v skladu z Uredbo (EU) 2016/1624, bi morala imeti status opazovalca na sejah upravnega odbora, če so na dnevnem redu vprašanja, povezana z uporabo navedene uredbe. Europol, Eurojust ter Evropska agencija za mejno in obalno stražo bi morali imeti možnost, da v svetovalno skupino za SIS II, ustanovljeno s to uredbo, imenujejo vsak svojega predstavnika.

(30) Kar zadeva VIS, bi moral imeti Europol na sejah upravnega odbora status opazovalca, ko so na dnevnem redu vprašanja, povezana z uporabo Sklepa 2008/633/PNZ. Europol bi moral imeti možnost, da v svetovalno skupino za VIS, ustanovljeno na podlagi te uredbe, imenuje svojega predstavnika.

(31) Kar zadeva sistem Eurodac, bi moral imeti Europol na sejah upravnega odbora status opazovalca, ko so na dnevnem redu vprašanja, povezana z uporabo Uredbe (EU) št. 603/2013. Europolu bi moral imeti možnost, da v svetovalno skupino za sistem Eurodac, ustanovljeno na podlagi te uredbe, imenuje svojega predstavnika.

(32) Kar zadeva SVI, bi moral imeti Europol na sejah upravnega odbora status opazovalca, ko so na dnevnem redu vprašanja v zvezi z Uredbo (EU) 2017/2226.

(33) Kar zadeva ETIAS, bi moral imeti Europol na sejah upravnega odbora status opazovalca, ko so na dnevnem redu vprašanja v zvezi z Uredbo (EU) 2018/1240. Tudi Evropska agencija za mejno in obalno stražo bi morala imeti na sejah upravnega odbora status opazovalca, ko so na dnevnem redu vprašanja glede ETIAS v zvezi z uporabo navedene uredbe. Europolu ter Evropski agenciji za mejno in obalno stražo bi bilo treba omogočiti, da v svetovalno skupino za SVI/ETIAS, ustanovljeno na podlagi te uredbe, imenujeta svojega predstavnika.

(34) Države članice bi morale imeti glasovalne pravice v upravnem odboru glede obsežnih informacijskih sistemov, kadar je po pravu Unije za njih pravno zavezujoč kateri koli pravni akt Unije, ki ureja razvoj, vzpostavitev, delovanje in uporabo navedenega sistema. Danska bi tudi morala imeti glasovalno pravico v zvezi z obsežnim informacijskim sistemom, če se na podlagi člena 4 Protokola št. 22 o stališču Danske, priloženega Pogodbi o Evropski uniji (PEU) in PDEU, odloči, da bo pravni akt Unije, ki ureja razvoj, ustanovitev, delovanje in uporabo točno navedenega sistema, prenesla v svoje nacionalno pravo.

(35) Države članice bi morale imenovati člana v svetovalno skupino za obsežni informacijski sistem, kadar je po pravu Unije za njih pravno zavezujoč kateri koli pravni akt Unije, ki ureja razvoj, vzpostavitev, delovanje in uporabo takega sistema. Poleg tega bi morala Danska imenovati člana v svetovalno skupino za obsežni informacijski sistem, če se v skladu s členom 4 Protokola št. 22 odloči, da bo pravni akt Unije, ki ureja razvoj, ustanovitev, delovanje in uporabo takega sistema, prenesla v svoje nacionalno pravo. Svetovalne skupine bi morale po potrebi med seboj sodelovati.

(36) Za zagotovitev popolne samostojnosti in neodvisnosti Agencije ter da se ji omogoči ustrezno izpolnjevanje ciljev in izvajanje nalog, ki jih ji dodeljuje ta uredba, bi bilo treba Agenciji zagotoviti ustrezen in avtonomen proračun s prihodki iz splošnega proračuna Unije. Za financiranje Agencije bi se moral uporabljati dogovor Evropskega parlamenta in Sveta, kot je določeno v točki 31 Medinstitucionalnega sporazuma z dne 2. decembra 2013 med Evropskim parlamentom, Svetom in Komisijo o proračunski disciplini, sodelovanju v proračunskih zadevah in dobrem finančnem poslovodenju (20). Uporabljati bi se morala proračunski postopek Unije in postopek Unije v zvezi z razrešnico. Računsko sodišče bi moralo opraviti revizijo zaključnih računov ter zakonitosti in pravilnosti osnovnih transakcij.

(37) Agenciji bi bilo treba za opravljanje njenega poslanstva in v obsegu, potrebnem za opravljanje njenih nalog, dovoliti sodelovanje z institucijami, organi, uradi in agencijami Unije, zlasti tistimi, ki so ustanovljeni na področju svobode, varnosti in pravice, v zadevah, ki jih urejajo ta uredba in pravni akt Unije, ki urejajo razvoj, vzpostavitev, delovanje in uporabo sistemov, in sicer v okviru delovnih dogovorov, sklenjenih v skladu s pravom in politiko Unije, ter v okviru ustreznih pristojnosti teh organov. Kadar tako določa pravni akt Unije, bi morala Agencija tudi imeti možnost sodelovati z mednarodnimi organizacijami ter drugimi ustreznimi subjekti in biti zmožna v te namene sklepati delovne dogovore. Te delovne dogovore bi morala predhodno odobriti Komisija, prav tako bi zanje moralo biti potrebno dovoljenje upravnega odbora. Po potrebi bi se morala Agencija glede omrežne in informacijske varnosti posvetovati z Evropsko agencijo za varnost omrežij in informacij (ENISA), ustanovljeno z Uredbo (EU) št. 526/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (21).

(38) Pri zagotavljanju razvoja in operativnega upravljanja sistemov bi morala Agencija spoštovati evropske in mednarodne standarde in upoštevati najstrožje strokovne zahteve, zlasti strategijo Evropske unije za upravljanje informacij.

(39) Za obdelavo osebnih podatkov, ki jo izvaja Agencija, bi se morala uporabljati Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta (22), brez poseganja v določbe o varstvu podatkov, določene v pravnih aktih Unije, ki urejajo razvoj, vzpostavitev, uporabo in delovanje sistemov, ki bi morale biti skladne z Uredbo(EU) 2018/1725. Za ohranitev varnosti in preprečevanje obdelave, ki bi kršila Uredbo (EU) 2018/1725 in pravne akte Unije, ki urejajo sisteme, bi morala Agencija oceniti tveganje, povezano z obdelavo, ter izvesti ukrepe za zmanjšanje tega tveganja, kot je šifriranje. Ti ukrepi bi morali zagotavljati ustrezno raven varnosti, vključno z zaupnostjo, ob upoštevanju najnovejšega tehnološkega razvoja in stroškov izvajanja glede na tveganja in naravo osebnih podatkov, ki jih je treba varovati. Pri oceni tveganja v zvezi z varstvom podatkov bi bilo treba pozornost posvetiti tveganjem, ki jih predstavlja obdelava osebnih podatkov, kot so nenamerno ali nezakonito uničenje, izguba, sprememba, nepooblaščeno razkritje ali dostop do osebnih podatkov, ki so poslani, shranjeni ali kako drugače obdelani, kar lahko zlasti povzroči fizično, premoženjsko ali nepremoženjsko škodo. Evropski nadzornik za varstvo podatkov bi moral imeti možnost od Agencije pridobiti dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje za preiskave. V skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (23) se je Komisija posvetovala z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, ki je podal svoje mnenje 10. oktobra 2017.

(40) Za zagotovitev preglednega delovanja Agencije bi se morala zanjo uporabljati Uredba (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (24). Agencija bi morala biti glede svojih dejavnosti čim bolj pregledna, pri čemer pa ne bi smela ogroziti doseganja cilja svojega delovanja. Objaviti bi morala ustrezne informacije o vseh svojih dejavnostih. Prav tako bi morala zagotoviti, da lahko javnost in vse druge zainteresirane strani hitro pridobijo informacije o njenem delu.

(41) Delovanje Agencije bi moral preverjati Evropski varuh človekovih pravic v skladu s členom 228 PDEU.

(42) Za Agencijo bi se morala uporabljati Uredba (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (25), Agencija pa bi morala pristopiti k Medinstitucionalnemu sporazumu z dne 25. maja 1999 med Evropskim parlamentom, Svetom Evropske unije in Komisijo Evropskih skupnosti o notranjih preiskavah Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) (26).

(43) Za Agencijo bi se morala uporabljati Uredba Sveta (EU) 2017/1939 (27) o ustanovitvi Evropskega javnega tožilstva (EJT).

(44) Da se zagotovijo odprti in pregledni pogoji zaposlovanja ter enaka obravnava zaposlenih, bi bilo treba za osebje Agencije, vključno z izvršnim direktorjem in namestnikom izvršnega direktorja, uporabljati Kadrovske predpise za uradnike Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: kadrovski predpisi za uradnike) in Pogoje za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev) iz Uredbe Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (28) (v nadaljnjem besedilu skupaj: kadrovski predpisi), vključno s pravili glede poklicne skrivnosti ali drugih enakovrednih obvez zaupnosti.

(45) Ker je Agencija organ, ki ga je Unija ustanovila v smislu Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, bi morala Agencija v skladu s tem sprejeti svoja finančna pravila.

(46) Za Agencijo bi se morala uporabljati Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1271/2013 (29).

(47) Agencija, kot je ustanovljena s to uredbo, nadomesti in nasledi Evropsko agencijo za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice, kot je bila ustanovljena z Uredbo (EU) št. 1077/2011. Zato bi morala biti zakoniti naslednik pri vseh pogodbah, ki jih je sklenila Evropska agencija za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice, kot je bila ustanovljena z Uredbo (EU) št. 1077/2011, ter pri vseh njenih obveznostih in pridobljeni lastnini. Ta uredba ne bi smela vplivati na pravno veljavnost sporazumov, delovnih ureditev in memorandumov o soglasju, ki jih je sklenila Agencija, kot je bila ustanovljena z Uredbo (EU) št. 1077/2011, brez poseganja v spremembe le-teh na podlagi te uredbe.

(48) Da bi Agenciji omogočili, da po svojih najboljših močeh nadalje izpolnjuje naloge Evropske agencije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov na področju svobode, varnosti in pravice, kot je bila ustanovljena z Uredbo (EU) št. 1077/2011, bi bilo treba določiti prehodne ukrepe, zlasti v zvezi z upravnim odborom, svetovalnimi skupinami, izvršnim direktorjem in notranjimi pravili, ki jih sprejme upravni odbor.

(49) Namen te uredbe je spremeniti in razširiti določbe Uredbe (EU) št. 1077/2011. Zadevne spremembe iz te uredbe so številčno in vsebinsko obsežne, zato bi bilo treba zaradi jasnosti Uredbo (EU) št. 1077/2011 v razmerju do držav članic, za katere je ta uredba zavezujoča, v celoti nadomestiti. Agencija, kot je ustanovljena s to uredbo, bi morala nadomestiti in prevzeti funkcije Agencije, kot je bila ustanovljena z Uredbo (EU) št. 1077/2011, ki bi jo bilo treba zato razveljaviti.

(50) Ker ciljev te uredbe, in sicer ustanovitve Agencije na ravni Unije, pristojne za operativno upravljanje in po potrebi razvoj obsežnih IT sistemov s področja svobode, varnosti in pravice, države članice ne morejo zadovoljivo doseči, temveč se zaradi obsega in učinka ukrepa lažje dosežejo na ravni Unije, lahko Unija sprejme ukrepe v skladu z načelom subsidiarnosti iz člena 5 PEU. V skladu z načelom sorazmernosti iz navedenega člena ta uredba ne presega tistega, kar je potrebno za doseganje navedenih ciljev.

(51) V skladu s členoma 1 in 2 Protokola št. 22 Danska ne sodeluje pri sprejetju te uredbe, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja. Ker ta uredba, kolikor zadeva SIS II in VIS, SVI ter ETIAS, nadgrajuje schengenski pravni red, se Danska v skladu s členom 4 navedenega protokola v roku šestih mesecev od dne, ko Svet sprejme to uredbo, odloči, ali jo bo prenesla v svoje nacionalno pravo. Danska v skladu s členom 3 Sporazuma med Evropsko skupnostjo in Kraljevino Dansko o merilih in mehanizmih za določitev države, odgovorne za obravnavanje prošnje za azil, vložene na Danskem ali v kateri koli drugi državi članici Evropske unije in o „Eurodacu“ za primerjavo prstnih odtisov zaradi učinkovite uporabe Dublinske konvencije (30) obvesti Komisijo, ali bo v svoje notranje pravo prenesla določbe te uredbe, ki se nanašajo na sistema Eurodac in omrežja DubliNet.

(52) Združeno kraljestvo sodeluje pri tej uredbi v skladu s členom 5(1) Protokola št. 19 o schengenskem pravnem redu, vključenem v okvir Evropske unije, ki je priložen PEU in PDEU, in členom 8(2) Sklepa Sveta 2000/365/ES (31), kolikor se njene določbe nanašajo na SIS II, kot ga ureja Sklep 2007/533/PNZ. Ta uredba, kolikor se njene določbe nanašajo na SIS II, kot ga ureja Uredba (ES) št. 1987/2006, in VIS, SVI ter ETIAS, pomeni nadgradnjo določb schengenskega pravnega reda, pri katerih Združeno kraljestvo v skladu s Sklepom 2000/365/ES ne sodeluje; Združeno kraljestvo je v skladu s členom 4 Protokola št. 19 z dopisom predsedniku Sveta z dne 19. julija 2018 zaprosilo za sodelovanje pri izvajanju te uredbe. Na podlagi člena 1 Sklepa Sveta (EU) 2018/1600 (32) se je Združenemu kraljestvu odobrilo sodelovanje pri izvajanju te uredbe. Poleg tega je Združeno kraljestvo, kolikor se določbe uredbe nanašajo na sistem Eurodac in omrežje DubliNet, v skladu s členom 3 Protokola št. 21 o stališču Združenega kraljestva in Irske glede območja svobode, varnosti in pravice, ki je priložen PEU in PDEU, z dopisom z dne 23. oktobra 2017 predsedniku Sveta uradno obvestilo o svoji nameri, da želi sodelovati pri sprejetju in uporabi te uredbe. Združeno kraljestvo zato sodeluje pri sprejetju te uredbe, ki je zanj zavezujoča in se v njem uporablja.

(53) V kolikor se določbe te uredbe nanašajo na SIS II, kot ga ureja Sklep 2007/533/PNZ, bi Irska lahko sodelovala pri tej uredbi v skladu s členom 5(1) Protokola št. 19, in členom 6(2) Sklepa Sveta 2002/192/ES (33), Ta uredba, kolikor se njene določbe nanašajo na SIS II, kot ga ureja Uredba (ES) št. 1987/2006, in na VIS, SVI ter ETIAS, predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda, pri katerih Irska v skladu s Sklepom 2002/192/ES ne sodeluje; Irska ni zaprosila za sodelovanje pri sprejetju te uredbe v skladu s členom 4 Protokola št. 19. Irska torej ne sodeluje pri sprejetju te uredbe, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja, kolikor njeni ukrepi razvijajo določbe schengenskega pravnega reda, ker se nanašajo na SIS II, kot ga ureja Uredba (ES) št. 1987/2006, ter na VIS, SVI in ETIAS. Poleg tega, kolikor se določbe te uredbe nanašajo na sistem Eurodac in omrežje DubliNet, v skladu s členoma 1 in 2 ter členom 4a(1) Protokola št. 21, Irska ne sodeluje pri sprejetju te uredbe, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja. Ker v danih okoliščinah ni mogoče zagotoviti, da se ta uredba v celoti uporablja za Irsko, kot je določeno v členu 288 PDEU, Irska, brez poseganja v njene pravice na podlagi protokolov št. 19 in št. 21, ne sodeluje pri sprejetju te uredbe, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja.

(54) Ta uredba, kolikor se nanaša na SIS II in VIS, SVI ter ETIAS, za Islandijo in Norveško predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško o pridružitvi obeh k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (34), ki spadajo na področje iz točk A, B in G člena 1 Sklepa Sveta 1999/437/ES (35). Kar zadeva sistem Eurodac in omrežje DubliNet, predstavlja ta uredba nov ukrep v smislu Sporazuma med Evropsko skupnostjo in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško o kriterijih in mehanizmih za določitev države, odgovorne za obravnavo prošnje za azil, vložene v državi članici, na Islandiji ali na Norveškem (36). Zato bi morali delegaciji Republike Islandije in Kraljevine Norveške, če se bosta ti državi odločili to uredbo prenesti v svoj notranji pravni red, sodelovati v upravnem odboru Agencije. Da bi se določila nadaljnja podrobna pravila, ki omogočajo sodelovanje Republike Islandije in Kraljevine Norveške pri dejavnostih Agencije, bi bilo treba skleniti poseben dogovor med Unijo in tema državama.

(55) Ta uredba, kolikor se nanaša na SIS II in VIS, SVI ter ETIAS, za Švico predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (37), ki spadajo na področje iz točk A, B in G člena 1 Sklepa 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2008/146/ES (38). Kar zadeva sistem Eurodac in omrežje DubliNet, predstavlja ta uredba nov ukrep v zvezi s sistemom Eurodac v smislu Sporazuma med Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o merilih in mehanizmih za določitev države, odgovorne za obravnavo prošnje za azil, vložene v državi članici ali v Švici (39). Zato bi morala delegacija Švicarske konfederacije, če se bo ta država odločila prenesti to uredbo v svoj notranji pravni red, sodelovati v upravnem odboru Agencije. Da bi se določila nadaljnja podrobna pravila, ki omogočajo sodelovanje Švicarske konfederacije pri dejavnostih Agencije, bi bilo treba skleniti poseben dogovor med Unijo in Švicarsko konfederacijo.

(56) Ta uredba, kolikor se nanaša na SIS II in VIS, SVI ter ETIAS, za Lihtenštajn predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Protokola med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn o pristopu Kneževine Lihtenštajn k Sporazumu med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (40), ki spadajo na področje iz točk A, B in G člena 1 Sklepa 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2011/350/EU (41). Kar zadeva sistem Eurodac in omrežje DubliNet, predstavlja ta uredba nov ukrep v smislu Protokola med Evropsko skupnostjo, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn o pristopu Kneževine Lihtenštajn k Sporazumu med Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o merilih in mehanizmih za določitev države, odgovorne za obravnavo prošnje za azil, vložene v državi članici ali v Švici (42). Zato bi morala delegacija Kneževine Lihtenštajn, če se bo ta država odločila prenesti to uredbo v svoj notranji pravni red, sodelovati v upravnem odboru Agencije. Da bi se določila nadaljnja podrobna pravila, ki omogočajo sodelovanje Kneževine Lihtenštajn pri dejavnostih Agencije, bi bilo treba skleniti poseben dogovor med Unijo in Kneževino Lihtenštajn –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

POGLAVJE I

PREDMET UREJANJA IN CILJI

Člen 1 Predmet urejanja 1. Ustanovi se Agencija Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (v nadaljnjem besedilu: Agencija). 2. Agencija, kot je ustanovljena s to uredbo, nadomesti in nasledi Evropsko agencijo za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice, kot je bila ustanovljena z Uredbo (EU) št. 1077/2011. 3. Agencija je odgovorna za operativno upravljanje schengenskega informacijskega sistema (SIS II), vizumskega informacijskega sistema (VIS) in sistema Eurodac. 4. Agencija je odgovorna za pripravo, razvoj oziroma operativno upravljanje sistema vstopa/izstopa (SVI), omrežja DubliNet in evropskega sistema za potovalne informacije in odobritve (ETIAS). 5. Agencija je lahko na podlagi ustreznih pravnih aktov Unije, ki urejajo te sisteme in ki temeljijo na členih 67 do 89 PDEU, odgovorna za pripravo, razvoj ali operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice, razen tistih iz odstavkov 3 in 4 tega člena, vključno z obstoječimi sistemi, ob upoštevanju, če je primerno, razvoja raziskav iz člena 14 te uredbe ter rezultatov pilotnih projektov in potrditev koncepta iz člena 15 te uredbe. 6. Operativno upravljanje obsega vse naloge, potrebne za delovanje obsežnih informacijskih sistemov v skladu s posebnimi določbami, ki se za take posamezne sisteme uporabljajo, vključno z odgovornostjo za komunikacijsko infrastrukturo, ki jo uporabljajo. Ti obsežni informacijski sistemi si ne izmenjujejo podatkov in ne omogočajo izmenjave informacij ali znanja, če to ni določeno v posebnem pravnem aktu Unije. 7. Agencija je odgovorna tudi za naslednje naloge: (a) zagotavljanje kakovosti podatkov v skladu s členom 12; (b) razvoj potrebnih ukrepov, da se omogoči interoperabilnost v skladu s členom 13; (c) izvajanje raziskovalnih dejavnosti v skladu s členom 14; (d) izvajanje pilotnih projektov, potrditev koncepta in dejavnosti preskušanja v skladu s členom 15 ter (e) zagotavljanje podpore državam članicam in Komisiji v skladu s členom 16.

Člen 2 Cilji Brez poseganja v zadevne pristojnosti Komisije in držav članic na podlagi pravnih aktov Unije, ki urejajo obsežne informacijske sisteme, Agencija zagotavlja: (a) razvoj obsežnih informacijskih sistemov z uporabo ustrezne strukture za upravljanje projekta za učinkovit razvoj teh sistemov; (b) učinkovito, varno in neprekinjeno delovanje obsežnih informacijskih sistemov; (c) učinkovito in finančno pregledno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov; (d) ustrezno visoko kakovost storitev za uporabnike obsežnih informacijskih sistemov; (e) kontinuiteto in neprekinjene storitve; (f) visoko raven varstva podatkov v skladu s pravom Unije o varstvu podatkov, vključno s specifičnimi določbami za posamezne obsežne informacijske sisteme; (g) ustrezno raven varstva podatkov in fizične varnosti v skladu z veljavnimi pravili, vključno s specifičnimi določbami za posamezne obsežne informacijske sisteme.

POGLAVJE II

NALOGE AGENCIJE

Člen 3 Naloge v zvezi s SIS II V zvezi s SIS II Agencija opravlja: (a) naloge, podeljene organu za upravljanje z Uredbo (ES) št. 1987/2006 in Sklepom 2007/533/PNZ; in (b) naloge, povezane z usposabljanjem o tehnični uporabi SIS II, zlasti za osebje SIRENE (SIRENE – zahteva za dopolnilne podatke pri vnosih držav članic), in usposabljanjem strokovnjakov o tehničnih vidikih SIS II v okviru schengenske evalvacije.

Člen 4 Naloge v zvezi z VIS V zvezi z VIS Agencija opravlja: (a) naloge, podeljene organu za upravljanje z Uredbo (ES) št. 767/2008 in Sklepom 2008/633/PNZ; in (b) naloge, povezane z usposabljanjem o tehnični uporabi VIS in usposabljanjem strokovnjakov o tehničnih vidikih VIS v okviru schengenske evalvacije.

Člen 5 Naloge v zvezi s sistemom Eurodac V zvezi s sistemom Eurodac Agencija opravlja: (a) naloge, ki so ji podeljene z Uredbo (EU) št. 603/2013; in (b) naloge, povezane z usposabljanjem o tehnični uporabi sistema Eurodac.

Člen 6 Naloge v zvezi s SVI V zvezi s SVI Agencija opravlja: (a) naloge, ki so ji podeljene z Uredbo (EU) 2017/2226; in (b) naloge, povezane z usposabljanjem o tehnični uporabi SVI in usposabljanjem strokovnjakov o tehničnih vidikih SVI v okviru schengenske evalvacije.

Člen 7 Naloge v zvezi z ETIAS V zvezi z ETIAS Agencija opravlja: (a) naloge, ki so ji podeljene z Uredbo (EU) 2018/1240, ter (b) naloge, povezane z usposabljanjem o tehnični uporabi ETIAS in usposabljanjem strokovnjakov o tehničnih vidikih ETIAS v okviru schengenske evalvacije.

Člen 8 Naloge v zvezi z omrežjem DubliNet V zvezi z omrežjem DubliNet Agencija opravlja: (a) operativno upravljanje omrežja DubliNet, ločenega kanala za prenos prek varnih elektronskih sredstev med organi držav članic, vzpostavljenega v skladu s členom 18 Uredbe (ES) št. 1560/2003 za namene členov 31, 32 in 34 Uredbe (EU) št. 604/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (43); in (b) naloge, povezane z usposabljanjem o tehnični uporabi omrežja DubliNet.

Člen 9 Naloge v zvezi s pripravo, razvojem in operativnim upravljanjem drugih obsežnih informacijskih sistemov Kadar je Agenciji poverjena priprava, razvoj ali operativno upravljanje drugih obsežnih informacijskih sistemov iz člena 1(5), opravlja naloge, ki so ji podeljene na podlagi pravnega akta Unije, ki ureja zadevni sistem, ter naloge, povezane z usposabljanjem o tehnični uporabi teh sistemov, kot je ustrezno.

Člen 10 Tehnične rešitve, ki pred izvajanje zahtevajo posebne pogoje Kadar mora Agencija v skladu s pravnimi akti Unije, ki urejajo sisteme, zagotavljati delovanje teh sistemov 24 ur na dan, 7 dni v tednu in brez poseganja v te pravne akte Unije, za izpolnitev teh zahtev izvede tehnične rešitve. Kadar te tehnične rešitve zahtevajo podvajanje sistema ali njegovih sestavnih delov, se izvedejo šele, kadar je bila opravljena neodvisna ocena učinka in analiza stroškov in koristi, ki jo naroči Agencija, ter po posvetovanju s Komisijo in po pritrdilni odločitvi upravnega odbora. V oceni učinka se preučijo tudi sedanje in prihodnje potrebe glede gostiteljske zmogljivosti obstoječih tehničnih lokacij, povezanih z razvojem tovrstnih tehničnih rešitev, in morebitna tveganja, povezana z aktualno operativno ureditvijo.

Člen 11 Naloge, povezane s komunikacijsko infrastrukturo 1. Agencija opravlja vse naloge v zvezi s komunikacijsko infrastrukturo sistemov, ki so ji podeljene s pravnimi akti Unije, ki urejajo sisteme, z izjemo tistih sistemov, ki za svojo komunikacijsko infrastrukturo uporabljajo EuroDomain. V primeru teh sistemov, ki na ta način uporabljajo EuroDomain, je za naloge izvrševanja proračuna, nabave in posodabljanja ter za naloge glede pogodbenih vprašanj odgovorna Komisija. V skladu s pravnimi akti Unije, ki urejajo sisteme, ki uporabljajo EuroDomain, se naloge v zvezi s komunikacijsko infrastrukturo, vključno z operativnim upravljanjem in varnostjo, razdelijo med Agencijo in Komisijo. Da bi Komisija in Agencija zagotovili skladnost med izvajanjem svojih zadevnih odgovornosti, medsebojno skleneta operativne delovne dogovore, ki se vključijo v memorandum o soglasju. 2. Komunikacijska infrastruktura se upravlja in nadzoruje tako, da se ščiti od groženj ter da se zagotavljata njena varnost in varnost sistemov, vključno z varnostjo podatkov, ki se izmenjujejo prek komunikacijske infrastrukture. 3. Agencija sprejme ustrezne ukrepe, vključno z varnostnimi načrti, med drugim za preprečevanje nepooblaščenega branja, kopiranja, spreminjanja ali izbrisa osebnih podatkov med njihovim prenosom ali med prenosom nosilcev podatkov, zlasti z ustreznimi tehnikami šifriranja. Vse operativne informacije v zvezi s sistemom, ki se razpošiljajo prek komunikacijske infrastrukture, se šifrirajo. 4. Naloge v zvezi z dostavo, vzpostavitvijo, vzdrževanjem in spremljanjem komunikacijske infrastrukture se lahko prenesejo na zunanje zasebne subjekte ali organe v skladu z Uredbo (EU, Euratom) 2018/1046. Te naloge se izvajajo v pristojnosti Agencije in pod njenim skrbnim nadzorom. Vsi zunanji zasebni subjekti ali organi, vključno s ponudniki omrežja, so pri opravljanju nalog iz prvega pododstavka zavezani varnostnim ukrepom iz odstavka 3 in na noben način nimajo dostopa do katerih koli operativnih podatkov, shranjenih v sistemih, ali prenesenih prek komunikacijske infrastrukture, ali do izmenjave podatkov SIRENE, povezane s SIS II. 5. Upravljanje ključev za šifriranje je še naprej v pristojnosti Agencije in se ne sme prenesti na noben zunanji zasebni subjekt. To ne posega v obstoječe pogodbe za komunikacijsko infrastrukturo za SIS II, VIS in sistem Eurodac.

Člen 12 Kakovost podatkov Brez poseganja v odgovornosti držav članic glede podatkov, vnesenih v sisteme, si Agencija v tesnem sodelovanju s svojimi svetovalnimi skupinami skupaj s Komisijo prizadeva, da bi za vse te sisteme vzpostavila avtomatizirane mehanizme za nadzor kakovosti podatkov in skupne kazalnike kakovosti podatkov ter razvila centralni register, ki bi vseboval le anonimizirane podatke, za poročanje in statistične podatke, pod pogojem, da se sprejmejo posebne določbe v pravnih aktih Unije, ki urejajo razvoj, vzpostavljanje, delovanje in uporabo sistemov.

Člen 13 Interoperabilnost Kadar je interoperabilnost obsežnih informacijskih sistemov določena v ustreznem pravnem aktu Unije, Agencija razvije potrebne ukrepe, da se omogoči ta interoperabilnost.

Člen 14 Spremljanje raziskav 1. Agencija spremlja razvoj raziskav, pomembnih za operativno upravljanje SIS II, VIS, sistema Eurodac, SVI, ETIAS, omrežja DubliNet in drugih obsežnih informacijskih sistemov iz člena 1(5). 2. Agencija lahko prispeva k izvajanju delov okvirnega programa Evropske unije za raziskave in inovacije, ki se nanašajo na obsežne informacijske sisteme s področja svobode, varnosti in pravice. Za ta namen in kadar je Komisija nanjo prenesla ustrezna pooblastila, ima Agencija naslednje naloge: (a) upravljanje nekaterih faz izvajanja programov in nekaterih faz posameznih projektov na podlagi ustreznih delovnih programov, ki jih je sprejela Komisija; (b) sprejemanje instrumentov za izvrševanje proračuna in za prihodke in odhodke ter izvajanje vseh potrebnih operacij za upravljanje programa; in (c) zagotavljanje podpore pri izvajanju programov. 3. Agencija o razvoju dogodkov iz tega člena redno in vsaj enkrat letno obvešča Evropski parlament, Svet in Komisijo, kadar gre za obdelavo osebnih podatkov, pa tudi Evropskega nadzornika za varstvo podatkov, brez poseganja v zahteve za poročanje v zvezi z izvajanjem delov okvirnega programa Evropske unije za raziskave in inovacije iz odstavka 2.

Člen 15 Pilotni projekti, potrditve koncepta in dejavnosti preskušanja 1. Agenciji se lahko na izrecno in natančno zahtevo Komisije, ki je o tem obvestila Evropski parlament in Svet vsaj tri mesece, preden je podala to zahtevo, in potem, ko je pritrdilno odločitev o tem sprejel upravni odbor, v skladu s točko (u) člena 19(1) te uredbe ter s sporazumom o prenosu pooblastil poveri izvajanje pilotnih projektov iz točke (a) člena 58(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 za razvoj ali operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov na podlagi členov 67 do 89 PDEU, in sicer v skladu s točko (c) člena 62(1) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Agencija o poteku pilotnih projektov, ki jih izvaja na podlagi prvega pododstavka, redno obvešča Evropski parlament in Svet ter, kadar gre za obdelavo osebnih podatkov, tudi Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. 2. Odobritve finančnih sredstev za pilotne projekte iz točke (a) člena 58(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, ki jih je zahtevala Komisija na podlagi odstavka 1, se vključijo v proračun za največ dve zaporedni proračunski leti. 3. Agenciji se lahko v skladu s točko (c) člena 62(1) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 na zahtevo Komisije ali Sveta, potem ko se obvesti Evropski parlament, ter po pritrdilni odločitvi upravnega odbora s sporazumom o prenosu pooblastil poverijo naloge izvrševanja proračuna za potrditve koncepta, ki se financirajo v okviru instrumenta za finančno podporo na področju zunanjih meja in vizumov, vzpostavljenega z Uredbo (EU) št. 515/2014. 4. Po pritrdilni odločitvi upravnega odbora lahko Agencija načrtuje in izvaja dejavnosti preskušanja v zvezi z zadevami, ki so urejeni v tej uredbi in v katerem koli pravnem aktu Unije, ki ureja razvoj, vzpostavitev, delovanje in uporabo sistemov.

Člen 16 Podpora državam članicam in Komisiji 1. Vsaka država članica lahko od Agencije zahteva, da ji svetuje glede povezovanja njenega nacionalnega sistema s centralnimi sistemi obsežnih informacijskih sistemov, ki jih upravlja Agencija. 2. Vsaka država članica lahko zahtevo za ad hoc podporo predloži Komisiji, ki jo, če oceni, da je ta podpora iz izrednih varnostih ali migracijskih razlogov potrebna, brez odlašanja posreduje Agenciji. Agencija o teh zahtevah obvesti upravni odbor. Kadar je ocena Komisije negativna, se o tem obvesti državo članico. Komisija spremlja, ali se je Agencija pravočasno odzvala na zahtevo države članice. V letnem poročilu Agencije o dejavnostih se podrobno poroča o ukrepih, ki jih je izvedla Agencija, da je zagotovila ad hoc podporo državam članicam, in o stroških, ki so pri tem nastali. 3. Od Agencije se lahko zahteva tudi svetovanje ali podpora Komisiji v zvezi s tehničnimi vprašanji, povezanimi z obstoječimi ali novimi sistemi, vključno s študijami in preskušanjem. Agencija o teh zahtevah obvesti upravni odbor. 4. Skupina najmanj petih držav članic lahko Agenciji poveri nalogo, naj zanje razvija, upravlja ali gosti skupno informacijsko komponento ter jim pomaga pri izvajanju tehničnih vidikov obveznosti, ki izhajajo iz prava Unije o decentraliziranih sistemih s področja svobode, varnosti in pravice. Te skupne informacijske rešitve ne posegajo v obveznosti, ki jo imajo države članice prosilke v skladu z veljavnim pravom Unije, zlasti kar zadeva strukturo teh sistemov. Države članice prosilke lahko Agenciji zlasti poverijo nalogo, da vzpostavi skupno komponento ali usmerjevalnik za predhodne podatke o potnikih in podatke iz evidence podatkov o potnikih kot tehnično podporno orodje za lažjo povezljivost z letalskimi prevozniki in tako državam članicam pomaga pri izvajanju Direktive Sveta 2004/82/ES (44) in Direktive (EU) 2016/681 Evropskega parlamenta in Sveta (45). V takem primeru Agencija centralno zbira podatke od letalskih prevoznikov in jih prek skupne komponente ali usmerjevalnika posreduje državam članicam. Države članice prosilke sprejmejo potrebne ukrepe, s katerimi zagotovijo, da letalski prevozniki podatke prenašajo prek Agencije. Agenciji se naloga, da razvije, upravlja ali gosti skupno informacijsko komponento, poveri šele po predhodni odobritvi Komisije in po pritrdilni odločitvi upravnega odbora. Države članice prosilke Agenciji naloge iz prvega in drugega pododstavka poverijo s sporazumom o prenosu pooblastil, v katerem so določeni pogoji za prenos nalog ter izračun vseh ustreznih stroškov in način izdajanja računov. Vse ustrezne stroške krijejo sodelujoče države članice. Sporazum o prenosu pooblastil je skladen s pravnimi akti Unije, ki urejajo zadevne informacijske sisteme. Agencija o odobrenem sporazumu o prenosu pooblastil in o morebitnih spremembah tega sporazuma obvesti Evropski parlament in Svet. Druge države članice lahko zaprosijo za udeležbo pri skupnih informacijskih rešitvah, kadar je ta možnost predvidena v sporazumu o prenosu pooblastil, v katerem so zlasti določene finančne posledice te udeležbe. Sporazum o prenosu pooblastil se ustrezno spremeni po predhodni odobritvi Komisije in po pritrdilni odločitvi upravnega odbora.

POGLAVJE III

SESTAVA IN ORGANIZACIJA

Člen 17 Pravni status in sedež 1. Agencija je organ Unije in ima pravno osebnost. 2. Agencija ima v vsaki državi članici kar najširšo pravno in poslovno sposobnost, ki jo pravnim osebam priznava nacionalno pravo. Zlasti lahko pridobiva premičnine in nepremičnine ali z njimi razpolaga ter je lahko stranka v sodnem postopku. 3. Sedež Agencije je v Talinu, Estonija. Naloge, povezane z razvojem in operativnim upravljanjem iz člena 1(4) in (5) ter členov 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 in 11, se opravljajo na tehnični lokaciji v Strasbourgu v Franciji. Podporni center, ki bo lahko zagotavljal delovanje obsežnega informacijskega sistema v primeru njegove odpovedi, se vzpostavi v kraju Sankt Johann im Pongau v Avstriji. 4. Za istočasno delovanje sistemov se lahko uporabljata obe tehnični lokaciji, pod pogojem, da lahko podporni center v primeru okvare enega ali več sistemov še vedno zagotovi njihovo delovanje. 5. Če bi morala Agencija zaradi posebne narave sistemov vzpostaviti drugo ločeno tehnično lokacijo v Strasbourgu ali v kraju Sankt Johann im Pongau ali po potrebi v obeh krajih za gostovanje sistemov, je treba to utemeljiti na podlagi neodvisne ocene učinka in analize stroškov in koristi. Upravni odbor se posvetuje s Komisijo in upošteva njena stališča, preden v skladu s členom 45(9) proračunski organ obvesti o nameravani izvedbi morebitnega projekta v zvezi s premoženjem.

Člen 18 Sestava 1. Upravna in vodstvena sestava Agencije vključuje: (a) upravni odbor; (b) izvršnega direktorja; (c) svetovalne skupine. 2. V sestavo Agencije so vključeni: (a) pooblaščena oseba za varstvo podatkov; (b) pooblaščena oseba za varnost; (c) računovodja.

Člen 19 Naloge upravnega odbora 1. Upravni odbor: (a) določi splošno usmeritev dejavnosti Agencije; (b) z dvotretjinsko večino glasov članov, ki imajo glasovalno pravico, sprejme letni proračun Agencije in izvaja druge naloge, povezane s proračunom Agencije, v skladu s poglavjem V; (c) imenuje izvršnega direktorja in namestnika izvršnega direktorja ter, kadar je to ustrezno, podaljša njuna mandata ali ju razreši s položaja v skladu s členom 25 oziroma členom 26; (d) izvaja disciplinski nadzor nad izvršnim direktorjem in spremlja njegovo uspešnost pri opravljanju nalog ter izvajanju odločitev upravnega odbora, ter izvaja disciplinski nadzor nad namestnikom izvršnega direktorja v dogovoru z izvršnim direktorjem; (e) sprejme vse odločitve o vzpostavitvi organizacijske sestave Agencije in po potrebi njeni spremembi ob upoštevanju potreb pri dejavnostih Agencije in dobrega proračunskega upravljanja; (f) sprejme kadrovsko politiko Agencije; (g) določi poslovnik Agencije; (h) sprejme strategijo za boj proti goljufijam, ki je sorazmerna s tveganjem goljufije, pri čemer upošteva stroške in koristi ukrepov, ki naj bi se izvajali; (i) sprejme pravila za preprečevanje in upravljanje nasprotij interesov med svojimi člani in jih objavi na spletnem mestu Agencije; (j) sprejme podrobna notranja pravila in postopke za zaščito žvižgačev, vključno z ustreznimi komunikacijskimi kanali za prijavljanje kršitev; (k) odobri sklenitev delovnih dogovorov v skladu s členoma 41 in 43; (l) na predlog izvršnega direktorja potrdi sporazum o sedežu Agencije in sporazume o tehničnih in podpornih lokacijah, vzpostavljene v skladu s členom 17(3), ki jih podpišejo izvršni direktor in države članice gostiteljice; (m) v skladu z odstavkom 2 v zvezi z osebjem Agencije izvaja pooblastila, ki jih kadrovski predpisi za uradnike podeljujejo pristojnemu organu za imenovanja in ki se na podlagi pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev podelijo organu, pooblaščenemu za sklenitev pogodbe o zaposlitvi (v nadaljnjem besedilu: pooblastila pristojnega organa za imenovanja); (n) v dogovoru s Komisijo sprejme potrebna izvedbena pravila, s katerimi se začnejo izvajati kadrovski predpisi v skladu s členom 110 kadrovskih predpisov za uradnike; (o) sprejme potrebna pravila o napotitvi nacionalnih strokovnjakov na Agencijo; (p) sprejme osnutek načrta prihodkov in odhodkov Agencije, vključno z osnutkom kadrovskega načrta, ter ju do 31. januarja vsako leto predloži Komisiji; (q) sprejme osnutek enotnega programskega dokumenta, v katerem je večletni program Agencije in njen delovni program za naslednje leto, ter začasni osnutek načrta prihodkov in odhodkov Agencije, vključno z osnutkom kadrovskega načrta, ter ga do 31. januarja vsako leto, kar velja tudi za vsako morebitno posodobljeno različico tega dokumenta, predloži Evropskemu parlamentu, Svetu in Komisiji; (r) vsako leto do 30. novembra z dvotretjinsko večino glasov svojih članov, ki imajo glasovalno pravico, ter v skladu z letnim proračunskim postopkom sprejme enotni programski dokument, pri čemer upošteva mnenje Komisije, ter poskrbi, da se končna različica tega enotnega programskega dokumenta posreduje Evropskemu parlamentu, Svetu in Komisiji ter da se objavi; (s) vsako leto do konca avgusta sprejme vmesno poročilo o napredku pri izvajanju načrtovanih dejavnosti v tekočem letu in ga predloži Evropskemu parlamentu, Svetu in Komisiji; (t) oceni in sprejme konsolidirano letno poročilo o dejavnostih Agencije za preteklo leto, pri čemer zlasti primerja dosežene rezultate s cilji letnega delovnega programa, ter poročilo in svojo oceno vsako leto do 1. julija pošlje Evropskemu parlamentu, Svetu, Komisiji in Računskemu sodišču ter poskrbi, da se letno poročilo o dejavnostih objavi; (u) opravlja svoje naloge v zvezi s proračunom Agencije, vključno z izvajanjem pilotnih projektov in potrditev koncepta, kot je navedeno v členu 15; (v) sprejema finančna pravila, ki se uporabljajo za Agencijo v skladu s členom 49; (w) v skladu s kadrovskimi predpisi imenuje računovodjo, pri čemer gre lahko za računovodjo Komisije, ki je pri opravljanju svojih dolžnosti popolnoma neodvisen; (x) zagotovi, da bodo ugotovitve in priporočila, ki izhajajo iz različnih notranjih ali zunanjih revizijskih poročil in ocen ter preiskav Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) in Evropskega javnega tožilstva (EJT), ustrezno upoštevani; (y) sprejme načrte za obveščanje in razširjanje informacij iz člena 34(4) in jih redno posodablja; (z) sprejme potrebne varnostne ukrepe, vključno z varnostnim načrtom, načrtom za neprekinjeno poslovanje in sanacijskim načrtom za primere po nesreči, pri čemer upošteva morebitna priporočila strokovnjakov za varnost iz svetovalnih skupin; (aa) po odobritvi Komisije sprejme varnostna pravila na področju varovanja tajnih podatkov in občutljivih netajnih podatkov; (bb) imenuje pooblaščeno osebo za varnost; (cc) v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 imenuje pooblaščeno osebo za varstvo podatkov; (dd) sprejme podrobna pravila za izvajanje Uredbe (ES) št. 1049/2001; (ee) sprejme poročila o razvoju SVI na podlagi člena 72(2) Uredbe (EU) 2017/2226 in poročila o razvoju ETIAS na podlagi člena 92(2) Uredbe (EU) 2018/1240; (ff) sprejme poročila o tehničnem delovanju SIS II na podlagi člena 50(4) Uredbe (ES) št. 1987/2006 oziroma člena 66(4) Sklepa 2007/533/PNZ, VIS na podlagi člena 50(3) Uredbe (ES) št. 767/2008 in člena 17(3) Sklepa 2008/633/PNZ, SVI na podlagi člena 72(4) Uredbe (EU) 2017/2226 in ETIAS na podlagi člena 92(4) Uredbe (EU) 2018/1240; (gg) sprejme letno poročilo o dejavnostih centralnega sistema Eurodac na podlagi člena 40(1) Uredbe (EU) št. 603/2013; (hh) sprejme formalne pripombe na poročila Evropskega nadzornika za varstvo podatkov o revizijah, ki se izvajajo na podlagi člena 45(2) Uredbe (ES) št. 1987/2006, člena 42(2) Uredbe (ES) št. 767/2008 in člena 31(2) Uredbe (EU) št. 603/2013, člena 56(2) Uredbe (EU) 2017/2226 in člena 67 Uredbe (EU) 2018/1240 ter zagotovi ustrezno nadaljnje ukrepanje po teh revizijah; (ii) objavi statistične podatke v zvezi s SIS II v skladu s členom 50(3) Uredbe (ES) št. 1987/2006 oziroma členom 66(3) Sklepa 2007/533/PNZ; (jj) zbere in objavi statistične podatke o delu centralnega sistema Eurodac na podlagi člena 8(2) Uredbe (EU) št. 603/2013; (kk) objavi statistične podatke v zvezi s SVI na podlagi člena 63 Uredbe (EU) 2017/2226; (ll) objavi statistične podatke v zvezi z ETIAS na podlagi člena 84 Uredbe (EU) 2018/1240; (mm) zagotovi vsakoletno objavo seznama pristojnih organov, ki so pooblaščeni za neposredno iskanje podatkov, shranjenih v SIS II, na podlagi člena 31(8) Uredbe (ES) št. 1987/2006 in člena 46(8) Sklepa 2007/533/PNZ, skupaj s seznamom uradov nacionalnih sistemov SIS II (uradi N. SIS II) in uradov SIRENE na podlagi člena 7(3) Uredbe (ES) št. 1987/2006 oziroma člena 7(3) Sklepa 2007/533/PNZ, pa tudi seznama pristojnih organov na podlagi člena 65(2) Uredbe (EU) 2017/2226, in seznama pristojnih organov na podlagi člena 87(2) Uredbe (EU) 2018/1240; (nn) zagotovi vsakoletno objavo seznama enot, imenovanih v skladu s členom 27(2) Uredbe (EU) št. 603/2013; (oo) zagotovi, da se pri vseh odločitvah in ukrepih Agencije, ki vplivajo na obsežne informacijske sisteme s področja svobode, varnosti in pravice, spoštuje načelo neodvisnosti sodstva; (pp) opravlja vse druge naloge, ki so nanj prenesene v skladu s to uredbo. Upravni odbor brez poseganja v določbe o objavi seznamov ustreznih organov, vsebovane v pravnih aktih Unije iz točke (mm) prvega pododstavka, in kadar v teh pravnih aktih ni določena obveznost objave in stalnega posodabljanja teh seznamov na spletnem mestu Agencije, zagotovi to objavo in redno posodabljanje. 2. Upravni odbor v skladu s členom 110 kadrovskih predpisov za uradnike ter na podlagi člena 2(1) kadrovskih predpisov za uradnike in člena 6 pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev sprejme odločitev o prenosu ustreznih pooblastil organa za imenovanja na izvršnega direktorja in opredelitvi pogojev, v skladu s katerimi se lahko ta prenos pooblastil začasno prekliče. Izvršni direktor je pooblaščen za nadaljnji prenos teh pooblastil. V primeru izjemnih okoliščin lahko upravni odbor z odločitvijo začasno prekliče prenos pooblastil organa za imenovanja na izvršnega direktorja in njegov nadaljnji prenos pooblastil ter jih izvaja sam ali jih prenese na enega od svojih članov ali uslužbenca, ki ni izvršni direktor. 3. Upravni odbor lahko izvršnemu direktorju svetuje o kateri koli zadevi, ki je tesno povezana z razvojem ali operativnim upravljanjem obsežnih informacijskih sistemov, ter o dejavnostih, povezanih z razvojem, pilotnimi projekti in potrditvami koncepta in o dejavnostih preskušanja.

Člen 20 Sestava upravnega odbora 1. Upravni odbor je sestavljen iz enega predstavnika vsake države članice in dveh predstavnikov Komisije. Vsak predstavnik ima glasovalno pravico v skladu s členom 23. 2. Vsak član upravnega odbora ima namestnika. Namestnik zastopa člana med njegovo odsotnostjo ali v primeru, ko je član izvoljen za predsednika ali namestnika predsednika upravnega odbora in predseduje seji upravnega odbora. Člani upravnega odbora in njihovi namestniki so imenovani na podlagi njihove visoke ravni relevantnih izkušenj in strokovnosti na področju obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice ter njihovega znanja v zvezi z varstvom podatkov, ob upoštevanju relevantnih poslovodnih, upravnih in proračunskih spretnosti in znanj. Strani, zastopane v upravnem odboru, si prizadevajo omejiti menjavanje svojih predstavnikov, da bi zagotovile stalnost dela upravnega odbora. Vse strani si prizadevajo doseči uravnoteženo zastopanost moških in žensk v upravnem odboru. 3. Mandat članov in njihovih namestnikov traja štiri leta in se lahko podaljša. Po koncu mandata ali v primeru odstopa člani opravljajo svojo funkcijo do ponovnega imenovanja ali do zamenjave. 4. Države, ki so se pridružile izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda ter ukrepov, povezanih z dublinskim sistemom in sistemom Eurodac, tudi sodelujejo pri dejavnostih Agencije. Vsaka v upravni odbor imenuje enega predstavnika in njegovega namestnika.

Člen 21 Predsednik upravnega odbora 1. Upravni odbor predsednika in namestnika predsednika izvoli izmed tistih članov upravnega odbora, ki jih imenujejo države članice, za katere so po pravu Unije v celoti zavezujoči vsi pravni aktih Unije, ki urejajo razvoj, vzpostavitev, delovanje in uporabo vseh obsežnih informacijskih sistemov, ki jih upravlja Agencija. Predsednika in namestnika predsednika z dvotretjinsko večino izvolijo člani upravnega odbora z glasovalno pravico. Namestnik predsednika po uradni dolžnosti nadomešča predsednika, kadar ta ne more opravljati svojih dolžnosti. 2. Mandat predsednika in namestnika predsednika traja štiri leta. Mandat se lahko enkrat podaljša. Kadar njuno članstvo v upravnem odboru preneha med njunim mandatom, na isti datum samodejno preneha tudi njun mandat.

Člen 22 Seje upravnega odbora 1. Seje upravnega odbora skliče predsednik. 2. Izvršni direktor se udeležuje razprav, vendar nima glasovalne pravice. 3. Upravni odbor ima vsaj dve redni seji na leto. Sestane se na pobudo svojega predsednika, na zahtevo Komisije, na zahtevo izvršnega direktorja ali na zahtevo vsaj tretjine članov upravnega odbora z glasovalno pravico. 4. Europol in Eurojust se lahko udeležujeta sej upravnega odbora kot opazovalca, kadar je na dnevnem redu vprašanje glede SIS II v povezavi z uporabo Sklepa 2007/533/PNZ. Evropska agencija za mejno in obalno stražo se kot opazovalka lahko udeležuje sej upravnega odbora, kadar je na dnevnem redu vprašanje glede SIS II v povezavi z uporabo Uredbe (EU) 2016/1624. Europol se lahko udeležuje sej upravnega odbora kot opazovalec, kadar je na dnevnem redu vprašanje glede VIS v povezavi z uporabo Sklepa 2008/633/PNZ ali vprašanje glede sistema Eurodac v povezavi z uporabo Uredbe (EU) št. 603/2013. Europol lahko udeležuje sej upravnega odbora kot opazovalec, kadar je na dnevnem redu vprašanje glede SVI v povezavi z uporabo Uredbe (EU) 2017/2226 ali kadar je na dnevnem redu vprašanje glede ETIAS v povezavi z Uredbo (EU) 2018/1240. Evropska agencija za mejno in obalno stražo se kot opazovalka prav tako lahko udeležuje sej upravnega odbora, kadar je na dnevnem redu vprašanje glede ETIAS v povezavi z uporabo Uredbe (EU) 2018/1240. Upravni odbor lahko povabi na seje kot opazovalca kogar koli, čigar mnenje bi bilo lahko pomembno. 5. Če to dovoljuje poslovnik upravnega odbora, lahko članom upravnega odbora in njihovim namestnikom pomagajo svetovalci ali strokovnjaki, zlasti tisti, ki so člani svetovalnih skupin. 6. Agencija zagotovi sekretariat za upravni odbor.

Člen 23 Pravila glasovanja v upravnem odboru 1. Brez poseganja v odstavek 5 tega člena in v točki (b) in (r) člena 19(1), člen 21(1) in člen 25(8) se odločitve upravnega odbora sprejmejo z večino njegovih članov, ki imajo glasovalno pravico. 2. Brez poseganja v odstavka 3 in 4 ima vsak član upravnega odbora en glas. V primeru odsotnosti člana z glasovalno pravico ima pravico do glasovanja njegov namestnik. 3. Vsak član, ki ga je imenovala država članica, za katero je po pravu Unije zavezujoč kateri koli pravni akt Unije, ki ureja razvoj, vzpostavitev, delovanje in uporabo obsežnega informacijskega sistema, ki ga upravlja Agencija, lahko glasuje o vprašanjih, ki zadevajo ta obsežni informacijski sistem. Danska lahko glasuje o vprašanjih, ki zadevajo obsežni informacijski sistem, če se na podlagi člena 4 Protokola št. 22 odloči, da pravni akt Unije, ki ureja razvoj, ustanovitev, delovanje in uporabo navedenega posameznega obsežnega informacijskega sistema, prenese v svoje notranje pravo. 4. Člen 42 se uporablja glede glasovalnih pravic predstavnikov držav, ki so z Unijo sklenile sporazume o njihovi pridružitvi izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda ter ukrepi, povezanimi z dublinskim sistemom in sistemom Eurodac. 5. Če se člani ne strinjajo o tem, ali glasovanje zadeva določen obsežen informacijski sistem, se vsaka odločitev, ki ugotovi, da glasovanje ne zadeva tega določenega obsežnega informacijskega sistema, sprejme z dvotretjinsko večino članov upravnega odbora z glasovalno pravico. 6. Predsednik ali namestnik predsednika, kadar nadomešča predsednika, ne glasuje. Glasovalno pravico predsednika ali namestnika predsednika, kadar nadomešča predsednika, izvrši njegov nadomestni član. 7. Izvršni direktor ne glasuje. 8. Poslovnik upravnega odbora določa podrobnejša pravila glasovanja, zlasti pogoje, pod katerimi član lahko deluje v imenu drugega člana, ter po potrebi vse zahteve v zvezi s sklepčnostjo.

Člen 24 Dolžnosti izvršnega direktorja 1. Izvršni direktor upravlja Agencijo. Izvršni direktor pomaga upravnemu odboru in mu je za svoje ravnanje odgovoren. Izvršni direktor na poziv poroča Evropskemu parlamentu o opravljanju svojih dolžnosti. Svet lahko izvršnega direktorja pozove, naj poroča o opravljanju svojih dolžnosti. 2. Izvršni direktor je zakoniti zastopnik Agencije. 3. Izvršni direktor je odgovoren za izvajanje nalog, ki so Agenciji dodeljene s to uredbo. Odgovoren je zlasti za: (a) tekoče upravljanje Agencije; (b) delovanje Agencije v skladu s to uredbo; (c) pripravo in izvrševanje postopkov, odločitev, strategij, programov in dejavnosti, ki jih sprejme upravni odbor, v okviru omejitev, ki jih določajo ta uredba, njena izvedbena pravila in veljavno pravo Unije; (d) pripravo enotnega programskega dokumenta, ki ga po posvetovanju s Komisijo in svetovalnimi skupinami predloži upravnemu odboru; (e) izvajanje enotnega programskega dokumenta in poročanje upravnemu odboru o njegovem izvajanju; (f) pripravo vmesnega poročila o napredku pri izvajanju načrtovanih dejavnosti v tekočem letu in njegovo predložitev – po posvetovanju s svetovalnimi skupinami – upravnemu odboru do konca avgusta vsako leto; (g) pripravo konsolidiranega letnega poročila o dejavnostih Agencije ter njegovo predložitev – po posvetovanju s svetovalnimi skupinami – v oceno in sprejetje upravnemu odboru; (h) pripravo akcijskega načrta ob upoštevanju ugotovitev notranjih ali zunanjih revizijskih poročil in ocen ter preiskav OLAF in EJT ter poročanje Komisiji o napredku dvakrat letno, upravnemu odboru pa redno; (i) zaščito finančnih interesov Unije z uporabo preventivnih ukrepov proti goljufijam, korupciji in vsem drugim nezakonitim dejavnostim, brez poseganja v preiskovalne pristojnosti EJT in OLAF, z učinkovitimi preverjanji in, če se odkrijejo nepravilnosti, z izterjavo nepravilno izplačanih zneskov ter, kadar je to primerno, z učinkovitimi, sorazmernimi in odvračilnimi upravnimi in finančnimi kaznimi; (j) pripravo strategije Agencije za boj proti goljufijam in njeno predložitev v odobritev upravnemu odboru ter spremljanje ustreznega in pravočasnega izvajanja te strategije; (k) pripravo osnutka finančnih pravil, ki se uporabljajo za Agencijo, ter njihovo posredovanje upravnemu odboru v sprejetje po posvetovanju s Komisijo; (l) pripravo osnutka proračuna za naslednje leto, ki je oblikovan po dejavnostih; (m) pripravo osnutka poročila o načrtu prihodkov in odhodkov Agencije; (n) izvrševanje proračuna Agencije; (o) vzpostavitev in izvajanje učinkovitega sistema, ki omogoča redno spremljanje in ocenjevanje: (i) obsežnih informacijskih sistemov, vključno s statističnimi podatki, ter (ii) Agencije, vključno z uspešnim in učinkovitim uresničevanjem njenih ciljev; (p) brez poseganja v člen 17 kadrovskih predpisov za uradnike, določitev zahtev glede zaupnosti zaradi skladnosti s členom 17 Uredbe (ES) št. 1987/2006, členom 17 Sklepa 2007/533/PNZ, členom 26(9) Uredbe (ES) št. 767/2008, členom 4(4) Uredbe (EU) št. 603/2013, členom 37(4) Uredbe (EU) 2017/2226 in členom 74(2) Uredbe (EU) 2018/1240; (q) pogajanja o sporazumu o sedežu Agencije ter sporazumih o tehničnih in podpornih lokacijah z državami članicami gostiteljicami in po odobritvi upravnega odbora za podpis teh sporazumov; (r) pripravo praktičnih ureditev za izvajanje Uredbe (ES) št. 1049/2001 ter njihovo predložitev upravnemu odboru v sprejetje; (s) pripravo potrebnih varnostnih ukrepov, vključno z varnostnim načrtom, ter načrta za neprekinjeno poslovanje in sanacijskega načrta po nesrečah ter – po posvetovanju z ustrezno svetovalno skupino – njihovo predložitev upravnemu odboru v sprejetje; (t) pripravo poročil o tehničnem delovanju vsakega obsežnega informacijskega sistema iz točke (ff) člena 19(1) in letnega poročila o dejavnostih centralnega sistema Eurodac iz točke (gg) člena 19(1) na podlagi rezultatov spremljanja in ocenjevanja ter – po posvetovanju z ustrezno svetovalno skupino – njihovo predložitev upravnemu odboru v sprejetje; (u) pripravo poročil o razvoju SVI iz člena 72(2) Uredbe (EU) 2017/2226 ter o razvoju ETIAS iz člena 92(2) Uredbe (EU) 2018/1240 ter njuno predložitev upravnemu odboru v sprejetje; (v) pripravo letnega seznama pristojnih organov, ki so pooblaščeni za neposredno iskanje podatkov, shranjenih v SIS II, za objavo, vključno s seznamom uradov N.SIS II in uradov SIRENE, in seznama pristojnih organov, ki so pooblaščeni za neposredno iskanje podatkov, shranjenih v SVI in ETIAS iz točke (mm) člena 19(1) in seznamov enot iz točke (nn) člena 19(1) ter njihovo predložitev upravnemu odboru v sprejetje. 4. Izvršni direktor opravlja katere koli druge naloge v skladu s to uredbo. 5. Izvršni direktor odloči, ali je treba namestiti enega ali več članov osebja v eni ali več državah članicah za učinkovito in uspešno opravljanje nalog Agencije in ali je treba za ta namen ustanoviti lokalni urad. Izvršni direktor pred sprejetjem take odločitve pridobi predhodno soglasje Komisije, upravnega odbora in zadevnih države članice ali držav članic. Z odločitvijo izvršnega direktorja se opredeli obseg dejavnosti, ki naj bi se izvajale v lokalnem uradu, in sicer tako, da se preprečijo nepotrebni stroški in podvajanje upravnih funkcij Agencije. Dejavnosti, ki se izvajajo na tehničnih lokacijah, se ne smejo izvajati v lokalnem uradu.

Člen 25 Imenovanje izvršnega direktorja 1. Upravni odbor izvršnega direktorja po odprtem in preglednem izbirnem postopku imenuje s seznama vsaj treh kandidatov, ki ga predlaga Komisija. V postopku izbire se razpis za prijavo interesa objavi v Uradnem listu Evropske unije in drugih ustreznih medijih. Upravni odbor imenuje izvršnega direktorja na podlagi zaslug, dokazanih izkušenj z obsežnimi informacijskimi sistemi, upravnih, finančnih in vodstvenih sposobnosti ter znanja v zvezi z varstvom podatkov. 2. Kandidate, ki jih predlaga Komisija, pristojni odbor ali odbori Evropskega parlamenta pred njihovim imenovanjem pozovejo, naj dajo izjavo in odgovorijo na vprašanja članov odbora. Evropski parlament na podlagi take izjave in odgovorov sprejme mnenje in lahko navede preferenčnega kandidata. 3. Upravni odbor imenuje izvršnega direktorja ob upoštevanju tega mnenja. 4. Če se upravni odbor odloči za imenovanje kandidata, ki ga Evropski parlament ni navedel kot preferenčnega, v pisni obliki obvesti Evropski parlament in Svet o tem, kako je upošteval mnenje Evropskega parlamenta. 5. Mandat izvršnega direktorja traja pet let. Ob koncu tega obdobja Komisija izvede oceno, ki upošteva njeno vrednotenje delovne uspešnosti izvršnega direktorja ter prihodnje naloge in izzive Agencije. 6. Upravni odbor lahko na predlog Komisije, ki upošteva oceno iz odstavka 5, izvršnemu direktorju enkrat podaljša mandat, in sicer za največ pet let. 7. Če upravni odbor namerava podaljšati mandat izvršnega direktorja, o tem obvesti Evropski parlament. Pristojni odbor ali odbori Evropskega parlamenta izvršnega direktorja v enem mesecu pred takim podaljšanjem pozovejo, naj da izjavo in odgovori na vprašanja njihovih članov. 8. Izvršni direktor, katerega mandat je bil podaljšan, ob koncu celotnega obdobja ne sme sodelovati v drugem izbirnem postopku za isto delovno mesto. 9. Izvršni direktor je lahko odstavljen samo na podlagi sklepa upravnega odbora, sprejetega na predlog večine njegovih članov z glasovalno pravico ali Komisije. 10. Upravni odbor sklep o imenovanju, podaljšanju mandata ali odstavitvi izvršnega direktorja sprejme na podlagi dvotretjinske večine glasov članov z glasovalno pravico. 11. Za namen sklenitve pogodbe o zaposlitvi z izvršnim direktorjem Agencijo zastopa predsednik upravnega odbora. Izvršni direktor je zaposlen kot začasni uslužbenec Agencije v skladu s členom 2(a) pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev.

Člen 26 Namestnik izvršnega direktorja 1. Namestnik izvršnega direktorja pomaga izvršnemu direktorju. Namestnik izvršnega direktorja prav tako nadomešča izvršnega direktorja, kadar je ta odsoten. Izvršni direktor določi naloge namestnika izvršnega direktorja. 2. Na predlog izvršnega direktorja namestnika izvršnega direktorja imenuje upravni odbor. Namestnik izvršnega direktorja je imenovan na podlagi zaslug ter ustreznih upravnih in vodstvenih kompetenc, vključno z ustreznimi poklicnimi izkušnjami. Izvršni direktor za mesto namestnika izvršnega direktorja predlaga najmanj tri kandidate. Upravni odbor odloča z dvotretjinsko večino svojih članov, ki imajo glasovalno pravico. Upravni odbor ima pristojnost, da razreši namestnika izvršnega direktorja z odločitvijo, ki jo sprejme z dvotretjinsko večino svojih članov, ki imajo glasovalno pravico. 3. Mandat namestnika izvršnega direktorja traja pet let. Upravni odbor lahko mandat enkrat podaljša za največ pet let. Upravni odbor sprejme to odločitev z dvotretjinsko večino svojih članov, ki imajo glasovalno pravico.

Člen 27 Svetovalne skupine 1. Upravnemu odboru s strokovnimi nasveti, povezanimi z obsežnimi informacijskimi sistemi, in zlasti s pripravo letnega delovnega programa in letnega poročila o dejavnostih, pomagajo naslednje svetovalne skupine: (a) svetovalna skupina za SIS II; (b) svetovalna skupina za VIS; (c) svetovalna skupina za sistem Eurodac; (d) svetovalna skupina za SVI/ETIAS; (e) katera koli druga svetovalna skupina, povezana z obsežnim informacijskim sistemom, kadar je tako določeno v ustreznem pravnem aktu Unije, ki ureja razvoj, vzpostavitev, uporabo in delovanje tega obsežnega informacijskega sistema. 2. Vsaka država članica, za katero je po pravu Unije zavezujoč kateri koli pravni akt Unije, ki ureja razvoj, vzpostavitev, uporabo in delovanje obsežnega informacijskega sistema, in Komisija imenujejo po enega člana v svetovalno skupino za ta obsežni informacijski sistem; mandat članov je največ štiri leta in se lahko podaljša. Tudi Danska imenuje člana v svetovalno skupino za obsežen informacijski sistem, če se na podlagi člena 4 Protokola št. 22 odloči, da bo pravni akt Unije, ki ureja razvoj, ustanovitev, delovanje in uporabo tega določenega obsežnega informacijskega sistema, prenesla v svoje nacionalno pravo. Vsaka država, ki se je pridružila izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda in ukrepov, povezanih z dublinskim sistemom in sistemom Eurodac, ki sodelujejo v določenem obsežnem informacijskem sistemu, imenuje enega člana svetovalne skupine za ta obsežni informacijski sistem. 3. Europol, Eurojust in Evropska agencija za mejno in obalno stražo lahko imenujejo vsak svojega predstavnika v svetovalno skupino za SIS II. Europol lahko imenuje svojega predstavnika tudi v svetovalne skupine za VIS, sistem Eurodac in SVI/ETIAS. Evropska agencija za mejno in obalno stražo lahko imenuje svojega predstavnika tudi v svetovalno skupino za SVI/ETIAS. 4. Člani upravnega odbora in njihovi namestniki niso člani svetovalnih skupin. Izvršni direktor ali zastopnik izvršnega direktorja se lahko udeleži vseh sestankov svetovalnih skupin kot opazovalec. 5. Svetovalne skupine po potrebi med seboj sodelujejo. Postopki za delovanje in sodelovanje svetovalnih skupin so določeni v poslovniku Agencije. 6. Pri pripravi mnenja si člani posamezne svetovalne skupine prizadevajo doseči konsenz. Če konsenza ni mogoče doseči, se utemeljeno stališče večine članov smatra kot mnenje svetovalne skupine. Zabeleži se tudi utemeljeno stališče ali stališča manjšine. Ustrezno se uporablja člen 23(3) in (5). Člani, ki zastopajo države, ki so se pridružile izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda in ukrepov, povezanih z dublinskim sistemom in sistemom Eurodac, lahko glede vprašanj, pri katerih nimajo glasovalne pravice, izrazijo svoje mnenje. 7. Vsaka država članica in vsaka država, ki se je pridružila izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda ter ukrepov, povezanih z dublinskim sistemom in sistemom Eurodac, spodbuja dejavnosti svetovalnih skupin. 8. Člen 21 se smiselno uporablja za predsednika svetovalnih skupin.

POGLAVJE IV

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 28 Osebje 1. Za osebje Agencije, vključno z izvršnim direktorjem, se uporabljajo kadrovski predpisi in pravila, sprejeta s sporazumom med institucijami Unije za izvajanje kadrovskih predpisov. 2. Agencija se za namene izvajanja kadrovskih predpisov obravnava kot agencija v smislu člena 1a(2) kadrovskih predpisov za uradnike. 3. Osebje Agencije sestavljajo uradniki, začasni uslužbenci in pogodbeni uslužbenci. Upravni odbor vsako leto da soglasje, če bi pogodbe, ki jih namerava izvršni direktor podaljšati, v skladu s pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev postale pogodbe za nedoločen čas. 4. Za opravljanje občutljivih finančnih nalog Agencija ne zaposluje agencijskih delavcev. 5. Komisija in države članice lahko na Agencijo začasno napotijo uradnike ali nacionalne strokovnjake. Upravni odbor sprejme sklep, v katerem določi pravila o napotitvi nacionalnih strokovnjakov na Agencijo. 6. Brez poseganja v člen 17 kadrovskih predpisov za uradnike, Agencija uporablja ustrezna pravila glede poklicne skrivnosti ali druge enakovredne obveze zaupnosti. 7. Upravni odbor v dogovoru s Komisijo sprejme potrebne izvedbene ukrepe iz člena 110 kadrovskih predpisov za uradnike.

Člen 29 Javni interes Člani upravnega odbora, izvršni direktor, namestnik izvršnega direktorja in člani svetovalnih skupin se zavežejo, da bodo delovali v javnem interesu. V ta namen podajo vsako leto pisno javno izjavo o zavezanosti, ki se objavi na spletnem mestu Agencije. Seznam članov upravnega odbora in članov svetovalnih skupin se objavi na spletnem mestu Agencije.

Člen 30 Sporazum o sedežu in sporazumi o tehničnih lokacijah 1. Potrebni dogovori glede namestitve, ki jo je treba Agenciji zagotoviti v državah članicah gostiteljicah, in glede prostorov, ki ji jih navedene države članice omogočijo, ter posebna pravila, ki v državah članicah gostiteljicah veljajo za člane upravnega odbora, izvršnega direktorja, druge člane osebja Agencije in njihove družinske člane, so določena v sporazumu o sedežu Agencije in sporazumih o tehničnih lokacijah. Ti sporazumi se sklenejo med Agencijo in državami članicami gostiteljicami po odobritvi s strani upravnega odbora. 2. Države članice gostiteljice Agenciji zagotovijo pogoje, potrebne za njeno učinkovito delovanje, med drugim večjezično in evropsko usmerjeno izobraževanje ter ustrezne prometne povezave.

Člen 31 Privilegiji in imunitete Za Agencijo se uporablja Protokol o privilegijih in imunitetah Evropske unije.

Člen 32 Odgovornost 1. Pogodbeno odgovornost Agencije ureja pravo, ki se uporablja za zadevno pogodbo. 2. Za odločanje na podlagi katere koli arbitražne klavzule iz pogodb, ki jih sklene Agencija, je pristojno Sodišče Evropske unije. 3. Agencija v primeru nepogodbene odgovornosti nadomesti vsako škodo, ki so jo povzročile njene službe ali njeno osebje pri opravljanju svojih dolžnosti, in sicer v skladu s splošnimi načeli, ki so skupna zakonodajam držav članic. 4. V odškodninskih sporih glede škode iz odstavka 3 je pristojno Sodišče Evropske unije. 5. Osebno odgovornost osebja Agencije do Agencije urejajo določbe kadrovskih predpisov za uradnike oziroma pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev, ki se uporabljajo za to osebje.

Člen 33 Jezikovna ureditev 1. Za Agencijo se uporablja Uredba Sveta št. 1 (46). 2. Brez poseganja v odločitve, sprejete na podlagi člena 342 PDEU, sta enotni programski dokument iz točke (r) člena 19(1) in letno poročilo o dejavnostih iz točke (t) člena 19(1) pripravljena v vseh uradnih jezikih institucij Unije. 3. Upravni odbor lahko sprejme odločitev o delovnih jezikih brez poseganja v obveznosti iz odstavkov 1 in 2. 4. Prevajalske storitve, potrebne za delovanje Agencije, zagotovi Prevajalski center za organe Evropske unije.

Člen 34 Preglednost in obveščanje 1. Za dokumente, ki jih hrani Agencija, se uporablja Uredba (ES) št. 1049/2001. 2. Na predlog izvršnega direktorja upravni odbor brez odlašanja sprejme podrobna pravila za uporabo Uredbe (ES) št. 1049/2001. 3. Zoper odločitve, ki jih sprejme Agencija na podlagi člena 8 Uredbe (ES) št. 1049/2001, je mogoče vložiti pritožbo pri Evropskem varuhu človekovih pravic ali začeti postopek pred Sodiščem Evropske unije, pod pogoji, določenimi v členu 228 oziroma členu 263 PDEU. 4. Agencija obvešča v skladu s pravnimi akti Unije, ki urejajo razvoj, vzpostavitev, delovanje in uporabo obsežnih informacijskih sistemov, na področju svojih pristojnosti pa lahko izvaja dejavnosti obveščanja na lastno pobudo. Agencija zlasti zagotovi, da javnost in vse zainteresirane strani poleg objav iz točk (r), (t), (ii), (jj), (kk) in (ll) člena 19(1) in člena 47(9) takoj dobijo objektivne, točne, zanesljive, celovite in lahko razumljive informacije o njenem delu. Dodelitev sredstev za dejavnosti obveščanja ne sme škodljivo vplivati na učinkovito izvajanje nalog Agencije, kot so navedene v členih 3 do 16. Dejavnosti obveščanja se izvajajo v skladu z ustreznimi načrti sporočanja in razširjanja, ki jih sprejme upravni odbor. 5. Vse pravne ali fizične osebe se lahko s pisno korespondenco obrnejo na Agencijo v katerem koli uradnem jeziku Unije. Zadevne osebe imajo pravico do odgovora v istem jeziku.

Člen 35 Varstvo podatkov 1. Za obdelavo osebnih podatkov s strani Agencije se uporablja Uredba (EU) 2018/1725. 2. Upravni odbor sprejme ukrepe, na podlagi katerih Agencija uporablja Uredbo (EU) 2018/1725, vključno z ukrepi v zvezi s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Ti ukrepi se sprejmejo po posvetovanju z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov.

Člen 36 Nameni obdelave osebnih podatkov 1. Agencija lahko osebne podatke obdeluje le za naslednje namene: (a) kadar je to potrebno za opravljanje njenih nalog v zvezi z operativnim upravljanjem obsežnih informacijskih sistemov, ki so ji poverjene s pravom Unije; (b) kadar je to potrebno za opravljanje njenih upravnih nalog. 2. Kadar Agencija obdeluje osebne podatke za namene iz točke (a) odstavka 1 tega člena, se uporablja Uredba (EU) 2018/1725, brez poseganja v posebne določbe o varstvu podatkov in varnosti podatkov iz ustreznih pravnih aktov Unije, ki urejajo razvoj, vzpostavitev, delovanje in uporabo sistemov.

Člen 37 Varnostna pravila v zvezi z varovanjem tajnih podatkov in občutljivih netajnih podatkov 1. Agencija sprejme lastna varnostna pravila, ki temeljijo na načelih in pravilih iz varnostnih predpisov Komisije za varovanje tajnih podatkov Evropske unije (EUCI) in občutljivih netajnih podatkov, med drugim tudi določbe o izmenjavi s tretjimi državami, obdelavi in hrambi takšnih podatkov, kakor so določena v sklepih Komisije (EU, Euratom) 2015/443 (47) in 2015/444 (48). Za vsak upravni dogovor o izmenjavi tajnih podatkov z ustreznimi organi tretje države ali, če dogovora ni, za vsako izredno ad hoc predajo tajnih podatkov EU tem organom se pridobi predhodna odobritev Komisije. 2. Varnostna pravila iz odstavka 1 tega člena sprejme upravni odbor po odobritvi Komisije. Agencija lahko sprejme vse potrebne ukrepe za olajšanje izmenjave informacij, pomembnih za njene naloge, s Komisijo in državami članicami ter po potrebi z ustreznimi agencijami Unije. Agencija razvije in upravlja informacijski sistem, ki omogoča izmenjavo tajnih podatkov s Komisijo, državami članicami ter ustreznimi agencijami Unije v skladu s Sklepom (EU, Euratom) 2015/444. Upravni odbor na podlagi člena 2 in točke (z) člena 19(1) te uredbe določi notranjo sestavo Agencije, potrebno za spoštovanje ustreznih varnostnih načel.

Člen 38 Varnost Agencije 1. Agencija je odgovorna za varnost in ohranjanje reda v stavbah, prostorih in na zemljiščih, ki jih uporablja. Agencija uporablja varnostna načela in ustrezne določbe pravnih aktov Unije, ki urejajo razvoj, vzpostavitev, uporabo in delovanje obsežnih informacijskih sistemov. 2. Države članice gostiteljice sprejmejo vse učinkovite in primerne ukrepe za ohranitev reda in varnosti v neposredni bližini stavb, prostorov in zemljišč, ki jih uporablja Agencija, ter Agenciji zagotovijo ustrezno zaščito v skladu s sporazumom o sedežu in porazumi o tehničnih in podpornih lokacijah, hkrati pa zagotovijo prost dostop do teh stavb, prostorov in zemljišč osebam, ki jih je pooblastila Agencija.

Člen 39 Ocenjevanje 1. Komisija do 12. decembra 2023, nato pa vsakih pet let, po posvetovanju z upravnim odborom in v skladu s smernicami Komisije oceni uspešnost Agencije v zvezi z njenimi cilji, mandatom, lokacijami in nalogami. Ta ocena vključuje tudi preučitev izvajanja te uredbe ter način in obseg dejanskega prispevka Agencije k operativnemu upravljanju obsežnih informacijskih sistemov in k vzpostavitvi usklajenega, stroškovno učinkovitega in povezanega informacijskega okolja na ravni Unije na področju svobode, varnosti in pravice. Ta ocena obravnava zlasti morebitno potrebo po spremembi mandata Agencije in finančne posledice vsake take spremembe. Upravni odbor lahko Komisiji predloži priporočila glede predlogov sprememb te uredbe. 2. Kadar Komisija meni, da nadaljnji obstoj Agencije glede na njene zastavljene cilje, mandat in naloge ni več upravičen, lahko predlaga ustrezno spremembo ali razveljavitev te uredbe. 3. Komisija Evropskemu parlamentu, Svetu in upravnemu odboru poroča o ugotovitvah ocene iz odstavka 1. Ugotovitve ocene se objavijo.

Člen 40 Upravne poizvedbe Dejavnosti Agencije so v skladu s členom 228 PDEU lahko predmet poizvedb preiskav Evropskega varuha človekovih pravic.

Člen 41 Sodelovanje z institucijami, organi, uradi in agencijami Unije 1. Agencija v zadevah, ki jih ureja ta uredba, sodeluje s Komisijo, drugimi institucijami Unije in z drugimi organi, uradi in agencijami Unije, zlasti s tistimi, ki so ustanovljeni na področju svobode, varnosti in pravice, ter zlasti z Agencijo Evropske unije za temeljne pravice, da bi se med drugim omogočili usklajevanje in finančni prihranki, preprečilo podvajanje ter spodbujala sinergija in dopolnjevanje pri njihovih zadevnih dejavnostih. 2. Agencija sodeluje s Komisijo v okviru delovnega dogovora o določitvi operativnih delovnih metod. 3. Po potrebi se Agencija glede varnosti omrežij in informacij posvetuje z Evropsko agencijo za varnost omrežij in informacij ter sledi njenim priporočilom. 4. Sodelovanje z organi, uradi in agencijami Unije poteka v okviru delovnih dogovorov. Takšne delovne dogovore odobri upravni odbor, ob upoštevanju mnenja Komisije. Kadar Agencija ne upošteva mnenja Komisije, svoje razloge utemelji. Takšni delovni dogovori lahko določajo souporabo storitev med agencijami, kadar je to primerno zaradi bližine lokacij ali področja politike, in sicer v mejah mandata zadevnih agencij in brez poseganja v njihove temeljne naloge. Takšni delovni dogovori lahko določijo mehanizme za povračilo stroškov. 5. Institucije, organi, uradi in agencije Unije uporabljajo informacije, ki jih prejmejo od Agencije, samo v okviru svojih pristojnosti in če spoštujejo temeljne pravice, vključno z zahtevami o varstvu podatkov. Osebni podatki, ki jih obdela Agencija, se posredujejo ali drugače sporočijo institucijam, organom, uradom ali agencijam Unije ob upoštevanju posebnih delovnih dogovorov o izmenjavi osebnih podatkov in na podlagi predhodne odobritve s strani Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Vsak prenos osebnih podatkov s strani Agencije mora biti v skladu s členoma 35 in 36. Kar zadeva ravnanje s tajnimi podatki, ti delovni dogovori določajo, da zadevna institucija, organ, urad ali agencija Unije izpolnjuje varnostna pravila in standarde, enakovredne tistim, ki jih uporablja Agencija.

Člen 42 Sodelovanje držav, ki so se pridružile izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda ter ukrepov, povezanih z dublinskim sistemom in sistemom Eurodac 1. Agencija je odprta za udeležbo držav, ki so z Unijo sklenile sporazume o njihovi pridružitvi izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda ter ukrepov, povezanih z dublinskim sistemom in sistemom Eurodac. 2. V skladu z ustreznimi določbami sporazumov iz odstavka 1 se sprejmejo ureditve, v katerih se določita zlasti narava in obseg sodelovanja držav iz odstavka 1 pri delu Agencije ter podrobna pravila takega sodelovanja, vključno z določbami o finančnih prispevkih, osebju in glasovalnih pravicah.

Člen 43 Sodelovanje z mednarodnimi organizacijami in drugimi ustreznimi subjekti 1. Kadar tako določa pravni akt Unije, lahko Agencija, če je to potrebno za izvajanje njenih nalog, s sklenitvijo delovnih dogovorov vzpostavi in vzdržuje odnose z mednarodnimi organizacijami in njim podrejenimi organi, ki jih ureja mednarodno javno pravo, ali z drugimi ustreznimi subjekti ali organi, ki so ustanovljeni s sporazumom ali na podlagi sporazuma med dvema ali več državami. 2. V skladu z odstavkom 1 se lahko sklenejo delovni dogovori, v katerih se določijo zlasti področje, narava, namen in obseg takšnega sodelovanja. Takšni delovni dogovori se lahko sklenejo le z dovoljenjem upravnega odbora in po predhodni odobritvi s strani Komisije.

POGLAVJE V

DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

ODDELEK 1

Enotni programski dokument

Člen 44 Enotni programski dokument 1. Izvršni direktor vsako leto pripravi osnutek enotnega programskega dokumenta za naslednje leto, kakor je določeno v členu 32 Delegirane Uredbe (EU) št. 1271/2013 in v ustreznih določbah finančnih pravil Agencije, sprejetih v skladu s členom 49 te uredbe, pri čemer upošteva smernice, ki jih določi Komisija. Enotni programski dokument vsebuje večletni program, letni delovni program in proračun Agencije ter informacije o njegovih virih, kot je podrobno določeno v finančnih pravilih Agencije, sprejetih v skladu s členom 49. 2. Upravni odbor sprejme osnutek enotnega programskega dokumenta po posvetovanju s svetovalnimi skupinami in ga do 31. januarja vsako leto pošlje Evropskemu parlamentu, Svetu in Komisiji, kar velja tudi za vsako morebitno posodobljeno različico tega dokumenta. 3. Upravni odbor vsako leto pred 30. novembrom z dvotretjinsko večino glasov svojih članov, ki imajo glasovalno pravico, ter v skladu z letnim proračunskim postopkom sprejme enotni programski dokument, pri čemer upošteva mnenje Komisije. Upravni odbor poskrbi, da se končna različica tega enotnega programskega dokumenta pošlje Evropskemu parlamentu, Svetu in Komisiji ter da se objavi. 4. Enotni programski dokument postane dokončen po dokončnem sprejetju splošnega proračuna Unije in se po potrebi ustrezno prilagodi. Sprejeti enotni programski dokument se nato pošlje Evropskemu parlamentu, Svetu in Komisiji ter se objavi. 5. Letni delovni program za naslednje leto vsebuje natančno opredeljene cilje in pričakovane rezultate, vključno s kazalniki uspešnosti. Vsebuje tudi opis ukrepov, ki se bodo financirali, ter kazalnik finančnih sredstev in človeških virov, dodeljenih vsakemu ukrepu, v skladu z načeli oblikovanja in upravljanja proračuna po dejavnostih. Letni delovni program je skladen z večletnim delovnim programom iz odstavka 6. V njem so jasno navedene naloge, ki so bile v primerjavi s predhodnim proračunskim letom dodane, spremenjene ali črtane. Upravni odbor spremeni sprejeti letni delovni program, kadar se Agenciji dodeli nova naloga. Vsaka bistvena sprememba letnega delovnega programa se sprejme po enakem postopku kot prvotni letni delovni program. Upravni odbor lahko na izvršnega direktorja prenese pooblastilo, da v letni delovni program vnese nebistvene spremembe. 6. Večletni program določa splošno strateško načrtovanje, vključno s cilji, pričakovanimi rezultati in kazalniki uspešnosti. Določi se tudi načrtovanje virov, vključno z večletnim proračunom in osebjem. Načrt virov se letno posodablja. Strateško načrtovanje se posodablja po potrebi, zlasti zaradi upoštevanja rezultatov ocenjevanja iz člena 39.

Člen 45 Priprava proračuna 1. Izvršni direktor vsako leto ob upoštevanju dejavnosti, ki jih izvaja Agencija, pripravi osnutek poročila o načrtu prihodkov in odhodkov Agencije za naslednje proračunsko leto, ki vsebuje osnutek kadrovskega načrta, ter ga predloži upravnemu odboru. 2. Upravni odbor na podlagi osnutka poročila o načrtu, ki ga pripravi izvršni direktor, sprejme osnutek načrta prihodkov in odhodkov Agencije za naslednje proračunsko leto, ki vsebuje osnutek kadrovskega načrta. Upravni odbor nato do 31. januarja vsako leto Komisiji in državam, ki so se pridružile izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda ter ukrepov, povezanih z dublinskim sistemom in sistemom Eurodac, ta osnutek načrta pošlje kot del enotnega programskega dokumenta. 3. Komisija osnutek načrta skupaj s predhodnim predlogom splošnega proračuna Unije pošlje proračunskemu organu. 4. Na podlagi osnutka načrta Komisija v predlog splošnega proračuna Unije vključi načrte, ki se ji zdijo potrebni za kadrovski načrt, in znesek subvencije, ki bremeni splošni proračun, ter ga predloži proračunskemu organu v skladu s členoma 313 in 314 PDEU. 5. Proračunski organ odobri proračunska sredstva za prispevek Agenciji. 6. Proračunski organ sprejme kadrovski načrt za Agencijo. 7. Upravni odbor sprejme proračun Agencije. Proračun postane dokončen, ko je dokončno sprejet splošni proračun Unije. Po potrebi se proračun Agencije ustrezno prilagodi. 8. Za vse spremembe proračuna Agencije, vključno s kadrovskim načrtom, se uporabi postopek, ki se uporablja za vzpostavitev prvotnega proračuna. 9. Brez poseganja v člen 17(5) upravni odbor čim prej obvesti proračunski organ o tem, da namerava izvesti projekt, ki ima lahko znatne finančne posledice za njegov proračun, zlasti o kakršnem koli projektu v zvezi z nepremičninami, kot je najem ali nakup stavb. Upravni odbor o tem obvesti Komisijo. Če namerava katera izmed vej proračunskega organa podati mnenje, o nameri podaje takega mnenja obvesti upravni odbor v dveh tednih po prejemu informacij o projektu. Če odgovora ni, lahko Agencija izvede načrtovano operacijo. Delegirana uredba (EU) št. 1271/2013 se uporablja za vsak projekt gradnje, ki bi lahko imel znatne posledice za proračun Agencije.

ODDELEK 2

Priprava, izvrševanje in nadzor proraČUNA

Člen 46 Sestava proračuna 1. Za vsako proračunsko leto, ki ustreza koledarskemu letu, se ocenijo vsi prihodki in odhodki Agencije ter se prikažejo v njenem proračunu. 2. Proračun Agencije je uravnotežen v smislu prihodkov in odhodkov. 3. Brez poseganja v druge vrste dohodkov, prihodke Agencije sestavljajo: (a) pri