Sklep Odbora regij

z dne 17. septembra 1997

o javnem dostopu do dokumentov Odbora regij

PREDSEDSTVO ODBORA REGIJ JE

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti, zlasti Izjave 17, priložene k Sklepni listini,

ker je treba sprejeti določbe, ki urejajo javni dostop do dokumentov Odbora regij (v nadaljevanju "odbor");

ker morajo biti ti ukrepi skladni s kodeksom poslovanja, o katerem sta se sporazumela in ga sprejela Komisija in Svet na tem področju 6. decembra 1993, da bi zagotovila doslednost in stalnost aktivnosti institucij v skladu s členom C Pogodbe o Evropski uniji;

ker se te določbe uporabljajo za vse dokumente, ki jih hrani odbor ne glede na vrsto nosilca podatkov, razen za dokumente, ki jih je napisala oseba, organ ali institucija, ki ne pripada odboru;

ker je treba pri načelu omogočanja čim širšega dostopa do dokumentov odbora, kot del večje preglednosti dela odbora, upoštevati izjeme, zlasti glede zaščite javnega interesa, posameznika in zasebnosti;

ker se mora ta sklep uporabljati ob upoštevanju določb, ki urejajo zaščito zaupnih informacij,

SKLENILO:

Člen 1

1. Javnost ima dostop do dokumentov odbora pod pogoji, določenimi v tem sklepu.

2. Ob upoštevanju člena 2(2) je "dokument odbora", vsako besedilo, ne glede na vrsto nosilca podatkov na katerem je zapisano, ki vsebuje obstoječe podatke in ki ga hrani odbor.

Člen 2

1. Prošnjo za dostop do dokumenta odbora se pošlje v pisni obliki generalnemu sekretarju odbora [1]. Prošnja mora biti dovolj natančno opredeljena in mora vsebovati podatke, ki omogočajo prepoznavanje zahtevanega dokumenta ali dokumentov. Po potrebi se od vlagatelja prošnje zahtevajo dodatne podrobnosti.

2. Če je zahtevani dokument napisala fizična ali pravna oseba, država članica, druga institucija ali organ ali katera koli druga nacionalna ali mednarodna organizacija, se vloge ne sme poslati odboru, ampak neposredno avtorju.

Člen 3

1. Vlagatelj ima dostop do dokumenta odbora z vpogledom na kraju samem ali pa s kopijo, ki se mu jo pošlje na njegove lastne stroške. Za kopije tiskanih dokumentov, daljših kot 30 strani, lahko generalni sekretariat odbora zaračuna pristojbino 10 ECU, povišano za 0,036 ECU na stran. Cene za informacije v drugih formatih se določi od primera do primera, vendar le v razumnem okviru.

2. Pristojni oddelki generalnega sekretariata si prizadevajo najti pošteno rešitev za obravnavanje ponovnih prošenj in/ali tistih, ki se nanašajo na zelo obsežne dokumente.

3. Oseba, ki se ji odobri dostop do dokumenta odbora, le-tega ne sme razmnoževati ali dajati v obtok v komercialne namene preko neposredne prodaje brez predhodnega dovoljenja generalnega sekretarja.

Člen 4

1. Dostop do dokumenta odbora se ne odobri, če bi lahko bilo z njegovim razkritjem kršeno:

- varstvo javnega interesa (javna varnost, mednarodni odnosi, monetarna stabilnost, sodni postopki, inšpekcije in preiskave),

- varstvo posameznika in zasebnosti,

- varstvo poslovne in industrijske tajnosti,

- varstvo finančnih interesov Skupnosti,

- varstvo zaupnosti, če to zahteva fizična ali pravna oseba, ki je posredovala kakršen koli podatek, vsebovan v dokumentu, ali če to zahteva zakonodaja države članice, ki je posredovala kateri koli tak podatek.

2. Dostop do dokumenta odbora se lahko zavrne zaradi varstva zaupnosti posvetovanj odbora.

Člen 5

Vsako prošnjo za dostop do dokumenta odbora preverijo pristojni oddelki generalnega sekretariata, ki predlagajo način nadaljnje obravnave prošnje.

Člen 6

1. Pristojni direktor ali vodja oddelka ali uradnik, ki deluje v njunem imenu, obvesti pisno v roku enega meseca vlagatelja prošnje, da je vloga odobrena oziroma, da obstaja namera za njeno zavrnitev. V slednjem primeru se vlagatelja obvesti tudi o razlogih za takšno namero in da lahko v roku enega meseca generalnemu sekretarju predloži potrdilno prošnjo za preverjanje takšnega stališča in da se bo, če tega ne bo storil, vloga štela za umaknjeno.

2. Če vlagatelj v roku enega meseca po predložitvi prošnje za dostop do dokumenta ne prejme nobenega odgovora, se to šteje kot namera za zavrnitev dostopa.

3. Za odločanje o potrdilnih prošnjah je pooblaščen predsednik. To pooblastilo lahko prenese na generalnega sekretarja.

4. Vsaka odločitev o zavrnitvi potrdilne prošnje, sprejeta v roku enega meseca po njeni predložitvi, mora vsebovati obrazložitev. Odločitev se v pisni obliki posreduje vlagatelju čim prej, istočasno pa se ga pouči o vsebini členov 138e in 173 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti, ki določata pogoje, pod katerimi se lahko fizične osebe obrnejo na varuha človekovih pravic, ali pod katerimi sodišče lahko preverja zakonitost aktov odbora.

5. Če vlagatelj v roku enega meseca po njeni predložitvi ne prejme nobenega odgovora na potrdilno prošnjo, se šteje, da je vloga zavrnjena.

6. V izjemnih primerih lahko generalni sekretar po vnaprejšnji seznanitvi vlagatelja podaljša roke, določene v prvem stavku odstavka 1 in v odstavku 4, za en mesec.

Člen 7

Ta sklep se uporablja ob upoštevanju določb, ki urejajo zaščito zaupnih informacij.

Člen 8

Vsake dve leti predloži generalni sekretar predsedstvu poročilo o izvajanju tega sklepa.

Člen 9

Sklep začne učinkovati z dnem podpisa.

V Bruslju, 17. septembra 1997

Za Predsedstvo

Pasqual Maragall i Mira

Predsednik

[1] Generalni sekretar Odbora regij Evropske unije, 79 Rue Belliard, 1040 Bruselj, Belgija.

--------------------------------------------------