SL Uradni list Evropske unije L 36/1

IZVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) 2015/212

z dne 11. februarja 2015

o določitvi pravil za uporabo Uredbe (EU) št. 223/2014 Evropskega parlamenta in Sveta, kar zadeva tehnične specifikacije sistema za beleženje in shranjevanje podatkov o posameznih dejavnostih, potrebnih za spremljanje, ocenjevanje, finančno poslovodenje, preverjanje in revizijo, vključno s podatki o posameznih udeležencih v dejavnostih, ki se sofinancirajo iz OP II

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) št. 223/2014 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. marca 2014 o Skladu za evropsko pomoč najbolj ogroženim (1) in zlasti drugega pododstavka člena 32(8) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Izvedbena uredba Komisije (EU) št. 463/2014 (2) vsebuje določbe, potrebne za pripravo programov. Zaradi zagotovitve izvajanja programov, ki se financirajo iz Sklada za evropsko pomoč najbolj ogroženim, je treba določiti nadaljnje določbe za uporabo Uredbe (EU) št. 223/2014.

(2) Za namene člena 32(2)(d) Uredbe (EU) št. 223/2014 je treba določiti tehnične specifikacije sistema za računalniško beleženje in shranjevanje podatkov o posameznih dejavnostih, potrebnih za spremljanje, ocenjevanje, finančno poslovodenje, preverjanje in revizijo.

(3) Podrobne tehnične specifikacije sistema za beleženje in shranjevanje podatkov bi morale biti dovolj dokumentirane, da zagotavljajo revizijsko sled glede skladnosti s pravnimi zahtevami.

(4) Sistem za beleženje in shranjevanje podatkov bi moral vključevati tudi ustrezna iskalna orodja in funkcije poročanja, ki bi omogočali enostaven priklic in združevanje v njem shranjenih informacij za namene spremljanja, ocenjevanja, finančnega poslovodenja, preverjanja in revizije.

(5) Ukrepi iz te uredbe so v skladu z mnenjem Odbora za Sklad za evropsko pomoč najbolj ogroženim –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Splošne določbe

Sistem za beleženje in shranjevanje podatkov o dejavnostih iz točke (d) člena 32(2) Uredbe (EU) št. 223/2014 izpolnjuje tehnične specifikacije iz členov 2 do 5.

Člen 2

Zaščita in varovanje podatkov in dokumentov ter njihove celovitosti

1. Dostop do sistema temelji na vnaprej določenih pravicah za različne vrste uporabnikov in se ukine, ko ni več potreben.

2. Sistem vodi dnevnik vseh zapisov, sprememb in izbrisov dokumentov in podatkov.

3. Sistem ne dopušča spreminjanja vsebine dokumentov, opremljenih z elektronskim podpisom. Predložitev dokumenta, opremljenega z elektronskim podpisom, potrjuje časovni žig, ki se ustvari ob predložitvi dokumenta in mu je dodeljen ter ga ni mogoče spremeniti. Izbris takih dokumentov se zabeleži v skladu z odstavkom 2.

4. Podatki se redno varnostno kopirajo. Varnostne kopije celotne vsebine elektronskega repozitorija datotek so na voljo za uporabo v nujnih primerih.

5. Infrastruktura za elektronsko shranjevanje je zaščitena pred vsako nevarnostjo izgube ali spreminjanja njene celovitosti. Takšna zaščita vključuje fizično varovanje pred neustrezno temperaturo in ravnmi vlažnosti, sisteme za odkrivanje požarov in kraje ter ustrezne sisteme za zaščito proti napadom virusov, hekerjem in vsem drugim oblikam nedovoljenega dostopa.

6. Sistem zagotovi migracijo podatkov, oblike in računalniškega okolja v zadostnih časovnih presledkih, da se zagotovi čitljivost in dostopnost dokumentov in podatkov do konca ustreznega obdobja iz člena 51(1) Uredbe (EU) št. 223/2014.

Člen 3

Funkciji iskanja in poročanja

Sistem vključuje:

(a) ustrezna iskalna orodja, ki omogočajo enostaven priklic dokumentov, podatkov in njihovih metapodatkov;

(b) funkcijo poročanja, ki omogoča pripravo poročil na podlagi vnaprej določenih meril, zlasti za podatke iz Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 532/2014 (3);

(c) možnost shranjevanja, izvoza ali tiskanja poročil iz točke (b) ali povezavo na zunanjo aplikacijo, ki to omogoča.

Člen 4

Dokumentacija v zvezi s sistemom

Organ upravljanja zagotovi podrobno in posodobljeno funkcijsko in tehnično dokumentacijo o delovanju in značilnostih sistema, do katere lahko na zahtevo dostopajo ustrezni subjekti, ki so odgovorni za upravljanje programa, Komisija in Evropsko računsko sodišče.

Dokumentacija iz prvega odstavka vsebuje dokazila o izvajanju Uredbe (EU) št. 223/2014 v zadevnih državah članicah.

Člen 5

Varnost izmenjave informacij

Uporabljeni sistem je zaščiten z ustreznimi varnostnimi ukrepi glede klasifikacije dokumentov, zaščite informacijskih sistemov in varstva osebnih podatkov. Ti ukrepi so skladni z mednarodnimi standardi in nacionalnimi pravnimi zahtevami.

Varnostni ukrepi iz prvega odstavka ščitijo omrežja in sredstva za prenos, kadar se uporabljeni sistem povezuje z drugimi moduli in sistemi.

Člen 6

Začetek veljavnosti

Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah. V Bruslju, 11. februarja 2015 Za Komisijo Predsednik Jean-Claude JUNCKER

(1) UL L 72, 12.3.2014, str. 1.

(2) Izvedbena uredba Komisije (EU) št. 463/2014 z dne 5. maja 2014 o določitvi pogojev, ki se uporabljajo za sistem elektronske izmenjave podatkov med državami članicami in Komisijo, v skladu z Uredbo (EU) št. 223/2014 Evropskega parlamenta in Sveta o Skladu za evropsko pomoč najbolj ogroženim (UL L 134, 7.5.2014, str. 32).

(3) Delegirana uredba Komisije (EU) št. 532/2014 z dne 13. marca 2014 o dopolnitvi Uredbe (EU) št. 223/2014 Evropskega parlamenta in Sveta o Skladu za evropsko pomoč najbolj ogroženim (UL L 148, 20.5.2014, str. 54).