SL Uradni list Evropske unije C 45/2

AKT št. 29/2009 SKUPNEGA NADZORNEGA ORGANA EUROPOLA

z dne 22. junija 2009

o določitvi njegovega poslovnika

(Besedilo velja za EGP)

2010/C 45/02

SKUPNI NADZORNI ORGAN JE –

ob upoštevanju Sklepa Sveta o ustanovitvi Evropskega policijskega urada (Europol) (v nadaljnjem besedilu: Sklepa o Europolu) (1) in zlasti člena 34(7) Sklepa,

ker skupni nadzorni organ z dvotretjinsko večino svojih članov pripravi svoj poslovnik –

SPREJEL TA POSLOVNIK:

VSEBINA

NASLOV I Naloge in pooblastila skupnega nadzornega organa

Člen 1 Naloge

Člen 2 Pooblastila

Člen 3 Odbori

NASLOV II Poslovnik skupnega nadzornega organa

Člen 4 Članstvo

Člen 5 Predsednik

Člen 6 Delovne metode

Člen 7 Dostop javnosti do dokumentov

Člen 8 Preverjanja na kraju samem in strokovnjaki

Člen 9 Postopek v primeru kršitev

Člen 10 Zapisnik

Člen 11 Poročilo o dejavnostih

NASLOV III Poslovnik odbora za pritožbe

Člen 12 Naloge odbora za pritožbe

Člen 13 Članstvo

Člen 14 Neodvisnost in nepristranskost

Člen 15 Predsednik

Člen 16 Zastopanje

Člen 17 Jeziki

Člen 18 Začetek postopka

Člen 19 Predhodna obravnava

Člen 20 Dodatne informacije

Člen 21 Dostop do dokumentov o postopku

Člen 22 Zaslišanje

Člen 23 Zaslišanje prič in strokovnjakov

Člen 24 Sklepne izjave

Člen 25 Zapisnik

Člen 26 Sklepi in zaupnost

Člen 27 Obvestila

Člen 28 Stroški

Člen 29 Predpisani postopek

NASLOV IV Končne določbe

Člen 30 Sekretariat

Člen 31 Zaupnost

Člen 32 Proračun in stroški

Člen 33 Spremembe poslovnika

Člen 34 Ocenjevanje

Člen 35 Začetek veljavnosti poslovnika

NASLOV I

NALOGE IN POOBLASTILA SKUPNEGA NADZORNEGA ORGANA

Člen 1

Naloge

1. Naloga skupnega nadzornega organa je, da v skladu s Sklepom o Europolu nadzoruje in preverja dejavnosti Europola in tako zagotovi, da s shranjevanjem, obdelavo in uporabo podatkov, ki jih ima Europol, niso kršene pravice posameznika. Poleg tega skupni nadzorni organ spremlja dopustnost prenosa podatkov, ki izhajajo iz Europola (prvi in drugi stavek člena 34(1) Sklepa o Europolu).

2. Skupni nadzorni organ ima v ta namen zlasti naslednje naloge:

(a) preučevanje vprašanj o: — izvajanju in razlagi Sklepa o Europolu v zvezi z dejavnostmi Europola glede obdelave in uporabe osebnih podatkov (člen 34(3) Sklepa o Europolu), — pregledih, ki so jih neodvisno opravili nacionalni nadzorni organi držav članic (člen 34(3) Sklepa o Europolu), — uveljavljanju pravice do dostopa (člen 34(3) Sklepa o Europolu), — pripravi usklajenih predlogov, da bi za nastale težave našli skupne rešitve (člen 34(3) Sklepa o Europolu);

(b) preučevanje odredb o odprtju analitične delovne datoteke (člen 16(2) Sklepa o Europolu) in odredb za nadaljnji obstoj datoteke (člen 16(3) Sklepa o Europolu);

(c) preučevanje določb glede kontrolnih mehanizmov o dostopih do Europolovih avtomatiziranih podatkovnih zbirk, ki se uporabljajo za obdelavo osebnih podatkov (člen 18 Sklepa o Europolu);

(d) preučevanje zakonitosti in natančnosti morebitnega zbiranja, shranjevanja, obdelave in uporabe osebnih podatkov, ki jih hrani Europol, na zahtevo posameznika (člen 30(7) Sklepa o Europolu);

(e) svetovanje o: — vzpostavitvi novega sistema za obdelavo osebnih podatkov (člen 10(2) Sklepa o Europolu), — ukrepih, potrebnih za ustrezno uporabo člena 25 Sklepa o Europolu (člen 25(7) Sklepa o Europolu), — pogojih za obdelavo podatkov za namen iz člena 10(4) Sklepa o Europolu (člen 10(4) Sklepa o Europolu), — postopkih za oblikovanje indeksnega sistema, vključno s pogoji za dostop do indeksnega sistema, iz člena 15(4) Sklepa o Europolu (člen 15(4) Sklepa o Europolu), — izvedbenih pravilih za analitične delovne datoteke iz člena 14(1) Sklepa o Europolu (člen 14(1) Sklepa o Europolu), — izvedbenih pravilih, ki urejajo odnose Europola s subjekti iz člena 22(1) in člena 23(1) Sklepa o Europolu (člen 26(1)(b) Sklepa o Europolu), — pravilih o vsebini in postopku za sklenitev memorandumov o soglasju iz člena 25(3)(c)(ii) (člen 26(2) Sklepa o Europolu), — sporazumih ali delovnih dogovorih z institucijami, organi, uradi in agencijami Unije ali Skupnosti iz člena 22(1) Sklepa o Europolu, ki se nanašajo na izmenjavo osebnih podatkov (člen 22(2) Sklepa o Europolu), — sporazumih iz člena 23(2) Sklepa o Europolu, ki se nanašajo na izmenjavo osebnih podatkov (člen 23(2) Sklepa o Europolu), — memorandumu o soglasju iz člena 25(3)(c)(ii) Sklepa o Europolu (člen 25(3)(c)(ii) Sklepa o Europolu);

(f) priprava rednih poročil o dejavnostih (člen 34(6) Sklepa o Europolu);

(g) sodelovanje z drugimi nadzornimi organi, kolikor je to potrebno za izpolnitev njegovih nalog ter kolikor to prispeva k enotni uporabi pravil in postopkov za obdelavo podatkov (člen 34(5) Sklepa o Europolu).

Člen 2

Pooblastila

1. Skupni nadzorni organ je za opravljanje svojih nalog pooblaščen s Sklepom o Europolu.

2. Skupni nadzorni organ je zlasti pooblaščen za pridobivanje informacij od Europola, ima dostop do vseh dokumentov in zbirk v papirni obliki ter do podatkov, ki jih hrani Europol, in ima vedno prost dostop do vseh prostorov Europola (člen 34(2) Sklepa o Europolu). To vključuje informacije o strojni in programski opremi ter dostop do nje, kadar je to potrebno za opravljanje nalog skupnega nadzornega organa. Podrobnosti se lahko določijo v dogovorih med skupnim nadzornim organom in upravnim odborom Europola.

Člen 3

Odbori

1. Skupni nadzorni organ ustanovi odbor iz člena 34(8) Sklepa o Europolu.

2. Ustanovi lahko enega ali več drugih notranjih odborov ter določi njihovo sestavo in pristojnosti (člen 34(9) Sklepa o Europolu).

NASLOV II

POSLOVNIK SKUPNEGA NADZORNEGA ORGANA

Člen 4

Članstvo

1. Skupni nadzorni organ sestavljata po največ dva člana ali predstavnika vsakega od neodvisnih nacionalnih nadzornih organov, ki oblikujeta delegacijo. Vsak član ima lahko namestnika. Vsaka država članica imenuje člana skupnega nadzornega organa in njuna namestnika za obdobje petih let (člen 34(1) Sklepa o Europolu), ki se lahko podaljša.

2. Člani skupnega nadzornega organa in njihovi namestniki so neodvisni, pri izvajanju svojih nalog ne prejemajo navodil in so podrejeni izključno zakonu. Zlasti ne smejo biti hkrati člani drugega organa, ustanovljenega na podlagi Sklepa o Europolu, ali člani osebja Europola.

Če pride do navzkrižja interesov, zadevna oseba prijavi ta interes ter ne sodeluje v razpravi in odločanju o zadevi. Po potrebi je mogoče zadevno osebo izločiti z večino glasov, oddanih na tajnem glasovanju delegacij, ki se udeležujejo sestanka. Zadevna oseba se pred izključitvijo zasliši, vendar ne sodeluje pri sprejemanju odločitve. Če se oseba umakne ali je izključena, jo lahko nadomesti njen namestnik.

3. Za člane skupnega nadzornega organa ali njihove namestnike se lahko imenujejo le ustrezno usposobljene osebe (člen 34(1) Sklepa o Europolu). Posebno pozornost je treba posvetiti zahtevam v zvezi z odborom za pritožbe.

4. Člana skupnega nadzornega organa, ki se ne more udeležiti sestanka, lahko zastopa njegov namestnik.

5. Članstvo v skupnem nadzornem organu se konča, ko zadevna oseba odstopi. Prav tako se konča, ko ta oseba preneha biti član ali predstavnik nacionalnega nadzornega organa, razen če zadevna država članica znova potrdi njen mandat. Članstvo se lahko prekliče samo v skladu z nacionalno zakonodajo. Enako velja za namestnike.

Člen 5

Predsednik

1. Skupni nadzorni organ izmed svojih članov izvoli predsednika in namestnika predsednika z dvotretjinsko večino glasov, ki jih na tajnem glasovanju oddajo delegacije, ki se udeležujejo sestanka. Namestnik predsednika ni član predsednikove delegacije. Če v prvem krogu glasovanja noben kandidat ne dobi potrebne večine, se izvede drugi krog glasovanja med dvema kandidatoma, ki sta prejela največ glasov. Predsednik in njegov namestnik sta izvoljena za dveletni mandat. Po izteku mandata sta lahko vnovič izvoljena, in sicer za eno leto.

2. Predsednik predstavlja skupni nadzorni organ in vodi njegove sestanke. Spremlja nemoten potek njegovega dela. Sklicuje sestanke skupnega nadzornega organa ter določa kraj, datum in čas takih sestankov. Predsednik začenja in sklepa sestanke, pripravlja začasni dnevni red in zagotavlja izvajanje odločitev skupnega nadzornega organa.

3. Namestnik predsednika nadomešča predsednika, če se predsednik ne more udeležiti sestanka. Če namestnik predsednika ni navzoč, njegove naloge prevzame najstarejši član. Najstarejši član skliče in do izvolitve predsednika vodi prvi sestanek skupnega nadzornega organa.

4. Skupni nadzorni organ lahko za pripravo dela v zvezi s posebnim vprašanjem na predlog predsednika izmed svojih članov imenuje enega ali več poročevalcev. Če je zadeva nujna, lahko tako imenovanje opravi predsednik na podlagi svojih pristojnosti. V tem primeru o tem nemudoma obvesti člane skupnega nadzornega organa.

5. Predsednik ali večina delegacij lahko zahteva, da se sestanka udeleži direktor Europola, in na sestanek povabi člane osebja Europola, nacionalne strokovnjake, uradnike za zvezo in druge osebe.

Člen 6

Delovne metode

1. Skupni nadzorni organ se sestane vsaj štirikrat na leto. Poleg tega se sestane na pobudo predsednika in vedno, ko vsaj tri delegacije predložijo pisni predlog, v katerem navedejo razloge, ali na prejšnjem sestanku ustno predlagajo sestanek. Predsednik upravnega odbora in direktor Europola lahko predlagata točke za uvrstitev na dnevni red in sklic skupnega nadzornega organa.

2. Obvestilo o sklicu sestanka se pošlje pravočasno, da ga naslovnik prejme vsaj dva tedna pred napovedanim sestankom, razen v primerih, za katere predsednik presodi, da so nujni. Obvestilo vključuje začasni dnevni red in dokumente, potrebne za sestanek, razen če narava teh dokumentov tega ne dovoljuje. Dokončni dnevni red se sprejme na začetku vsakega sestanka.

3. Sestanki skupnega nadzornega organa so veljavni le, če se jih udeležita vsaj dve tretjini delegacij. Odločitve se sprejemajo z navadno večino navzočih delegacij, razen če ta poslovnik določa drugače. Vsaka delegacija ima pravico do enega glasu. Če je izid glasovanja neodločen, je odločilen glas predsednika.

4. Sestanki skupnega nadzornega organa niso javni. Vendar pa so njegovi dokumenti so v skladu s členom 7 dostopni javnosti.

5. Skupni nadzorni organ se sestane na podlagi dokumentov in osnutkov dokumentov, pripravljenih v vseh uradnih jezikih institucij Evropske unije. Izjeme od tega pravila so sprejemljive le v nujnih primerih. Vsaka delegacija ima pravico zahtevati prevod v svoj jezik.

6. Sklepi skupnega nadzornega organa se lahko sprejmejo s pisnim postopkom, če so ta postopek odobrile vse delegacije, navzoče na sestanku. Predsednik lahko v nujnih primerih začne pisni postopek. Predsednik v obeh primerih osnutek sklepa posreduje članom skupnega nadzornega organa. Če delegacije ne nasprotujejo osnutku sklepa, prevedenemu v zadevne uradne jezike, v roku vsaj 14 dni po prejemu, ki ga določi predsednik, šteje, da je predlog sprejet. Če delegacija v petih delovnih dneh po prejemu osnutka sklepa zahteva, da o njem ustno razpravlja skupni nadzorni organ, se pisni postopek prekine.

Člen 7

Dostop javnosti do dokumentov

1. Vsaka fizična ali pravna oseba ima pravico dostopa do dokumentov skupnega nadzornega organa, ob upoštevanju načel, pogojev in omejitev iz tega člena.

2. Dokumenti v zvezi s pritožbami pred odborom, ustanovljenim v skladu s členom 34(8) Sklepa o Europolu, so izvzeti iz tega člena.

3. Brez poseganja v odstavka 4 in 5 tega člena so dokumenti dostopni za javnost, bodisi na podlagi pisnih prošenj bodisi neposredno v elektronski obliki.

4. Skupni nadzorni organ zavrne dostop do dokumentov, kadar je to potrebno:

(a) za zaščito varnosti in javnega reda v državah članicah ali za preprečitev kriminala;

(b) za zaščito pravic in svoboščin tretjih strank;

(c) da lahko Europol ustrezno opravlja svoje naloge;

(d) da lahko skupni nadzorni organ ustrezno opravlja svoje naloge;

v teh primerih ne morejo prevladati interesi prosilca.

5. Kadar skupni nadzorni organ razpolaga z dokumentom, ki ga je prejel od tretje stranke, ali z dokumentom, ki vsebuje informacije o tretji stranki, se skupni nadzorni organ posvetuje s to tretjo stranko, da oceni, ali se uporabi izjema iz odstavka 4, razen če je jasno, da se bo dokument razkril, oziroma če je jasno, da se ne bo razkril. Za dostop do dokumentov, prejetih od Europola, prav tako veljajo pravila o zaupnosti iz člena 40(1) Sklepa o Europolu.

6. Če se izjeme uporabljajo samo za dele zahtevanega dokumenta, se preostali del dokumenta razkrije.

7. Prošnja za dostop do dokumenta se predloži v kakršni koli pisni obliki, vključno v elektronski obliki, v enem od uradnih jezikov institucij Evropske unije ter je dovolj natančna, da lahko skupni nadzorni organ opredeli dokument. Prosilcu ni treba navajati razlogov za prošnjo.

8. Če prošnja ni dovolj natančna, skupni nadzorni organ prosilca pozove, naj prošnjo dopolni, pri čemer mu pomaga.

9. Če se prošnja nanaša na zelo dolg dokument ali veliko število dokumentov, se skupni nadzorni organ lahko neuradno posvetuje s prosilcem, da bi poiskala primerno rešitev.

10. Skupni nadzorni organ zagotovi državljanom informacije in pomoč v zvezi s tem, kako in kje se lahko predložijo prošnje za dostop do dokumentov.

11. Skupni nadzorni organ nemudoma evidentira prošnjo za dostop do dokumentov in pošlje prosilcu potrdilo o prejemu. V roku 20 delovnih dni od evidentiranja prošnje predsednik skupnega nadzornega organa bodisi dovoli dostop do zahtevanega dokumenta in v tem roku omogoči dostop v skladu z odstavkom 14 bodisi v pisnem odgovoru navede razloge za celotno ali delno zavrnitev in obvesti prosilca o pravici do vložitve naknadne prošnje v skladu z odstavkom 13.

12. V izjemnih primerih, na primer, če se prošnja nanaša na zelo dolg dokument ali veliko število dokumentov, ali če se je treba posvetovati s tretjo stranko, se rok iz odstavka 11 lahko podaljša za 20 delovnih dni, pod pogojem, da se o tem prosilec vnaprej obvesti in se obenem navedejo natančni razlogi.

13. Prosilec lahko v 20 delovnih dneh od prejema popolne ali delne zavrnitve s strani skupnega nadzornega organa pošlje naknadno prošnjo, s katero zaprosi skupni nadzorni organ za ponovno preučitev.

14. Prosilec ima dostop do dokumentov, da jih pregleda na kraju samem ali da dobi kopijo, vključno z elektronsko kopijo, če je ta na voljo, skladno s svojimi željami. Prosilcu se lahko zaračunajo stroški izdelave in pošiljanja kopij 20 ali več strani formata A4. Ti stroški ne presegajo realne cene izdelave in pošiljanja kopij. Svetovanje na kraju samem, kopije, ki obsegajo manj kakor 20 strani formata A4, in neposredni dostop v elektronski obliki ali prek registra so brezplačni.

15. Če so skupni nadzorni organ ali druge institucije dokument že razkrili in je prosilcu dostopen, lahko skupni nadzorni organ izpolni svojo obveznost s tem, da obvesti prosilca, kje lahko dobi zadevni dokument.

Člen 8

Preverjanja na kraju samem in strokovnjaki

1. Skupni nadzorni organ lahko v okviru svojih pooblastil na podlagi člena 34 Sklepa o Europolu opravi preverjanja varstva podatkov v Europolu.

2. Skupni nadzorni organ lahko za opravljanje teh preverjanj imenuje enega ali več članov. Takim članom lahko pomagajo strokovnjaki, ki so po mnenju skupnega nadzornega organa ustrezni; te strokovnjake je mogoče izbrati le s seznama strokovnjakov, ki ga skupni nadzorni organ sestavi vnaprej in sporoči Europolu. Strokovnjaki s tega seznama prihajajo iz nacionalnih nadzornih organov in vladnih agencij, razen če takih strokovnjakov ni na voljo. Vsi strokovnjaki morajo izpolnjevati varnostne zahteve, ki zanje veljajo v skladu z zadevno nacionalno zakonodajo.

3. Če predsednik meni, da je primer nujen, lahko imenuje take člane in strokovnjake na podlagi svojih pristojnosti. V tem primeru o tem nemudoma obvesti člane skupnega nadzornega organa.

4. Člani skupnega nadzornega organa, ki jim je bilo zaupano opravljanje preverjanja, o rezultatih svojega dela poročajo skupnemu nadzornemu organu.

Člen 9

Postopek v primeru kršitev

Če skupni nadzorni organ ugotovi kršitve določb Sklepa o Europolu v zvezi s shranjevanjem, obdelavo ali uporabo osebnih podatkov, o tem obvesti direktorja Europola in od njega zahteva pisni odgovor v določenem roku. Če skupni nadzorni organ meni, da odgovor ni zadosten, ali ni bil predložen pravočasno, ali če se pojavi katera koli druga težava, zadevo pisno posreduje upravnemu odboru (člen 34(4) Sklepa o Europolu). Neizpolnjevanje končnega sklepa odbora za pritožbe šteje za kršitev Sklepa o Europolu.

Člen 10

Zapisnik

O vseh sestankih skupnega nadzornega organa se sestavijo zapisniki. Sekretariat pod vodstvom predsednika pripravi osnutek zapisnika in ga predloži skupnemu nadzornemu organu v potrditev na njegovem naslednjem sestanku. Vsak član ima pravico zahtevati, da se zapisnik dopolni z njegovimi pripombami, izraženimi na sestanku.

Člen 11

Poročilo o dejavnostih

1. Skupni nadzorni organ vsaj enkrat na dve leti pripravi poročilo o dejavnostih. Vsaj en mesec, preden se poročilo o dejavnostih pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu, ima upravni odbor možnost predložiti svoje pripombe, ki se priložijo poročilu (člen 34(6) Sklepa o Europolu).

2. Poročilo o dejavnostih skupnega nadzornega organa se predloži ustreznemu odboru v Evropskem parlamentu takrat, kot se pošlje Svetu.

3. Skupni nadzorni organ objavi svoje poročilo o dejavnostih.

NASLOV III

POSLOVNIK ODBORA ZA PRITOŽBE

Člen 12

Naloge odbora za pritožbe

1. Obor za pritožbe (v nadaljnjem besedilu: odbor) preuči pritožbe iz člena 32 Sklepa o Europolu.

2. Odbor sprejme končne sklepe v zvezi z zadevami iz odstavka 1.

3. Odbor ima poleg pooblastil iz člena 2(2) tudi pooblastila, določena v tem poglavju.

Člen 13

Članstvo

1. Odbor sestavlja po en usposobljen član vsake delegacije v skupnem nadzornem organu. Vsak član ima lahko namestnika. Skupni nadzorni organ imenuje člane odbora in njihove namestnike za obdobje petih let na podlagi imenovanja zadevne delegacije, pri čemer so lahko po izteku mandata ponovno imenovani.

2. Člani odbora in njihovi namestniki so ustrezno usposobljeni za preučevanje in odločanje o pritožbah iz člena 12(1), kar med drugim pomeni, da imajo pravno strokovno znanje, izkušnje pri reševanju sporov in izkušnje v zadevah v zvezi z varstvom podatkov.

3. Člana odbora, ki se ne more udeležiti sestanka, lahko zastopa njegov namestnik.

4. Članstvo v odboru se konča, ko zadevna oseba odstopi ali preneha biti član skupnega nadzornega odbora. To velja tudi za namestnike.

Člen 14

Neodvisnost in nepristranskost

1. Člani odbora so neodvisni in nepristranski, pri izvajanju svojih nalog ne prejemajo nikakršnih navodil in so podrejeni izključno zakonu. Med svojim mandatom ne smejo sodelovati v nobeni dejavnosti, ki ni združljiva z njihovo neodvisnostjo in nepristranskostjo, ki ju zahteva njihovo članstvo v odboru ali razpoložljivost za delo v odboru. Dejavnosti, ki se izvajajo ali so se izvajale v imenu nacionalnega nadzornega organa, ne štejejo za nezdružljive z delom odbora. Določbe tega odstavka se uporabljajo tudi za namestnike.

2. Če je član odbora ali namestnik sodeloval v primeru na način, ki bi lahko povzročil resne dvome o njegovi nepristranskosti, ali če se pojavijo okoliščine, ki bi lahko neugodno vplivale na ustrezno odločanje o pritožbi, član to objavi in se umakne iz primera.

3. Če neka stranka zavrača člana ali namestnika zaradi razlogov iz odstavkov 1 in 2, odbor zasliši zadevno osebo in druge stranke ter nato s tajnim glasovanjem v odsotnosti zadevne osebe odloči o zavrnitvi.

4. Če se oseba umakne ali je izključena iz primera na podlagi odstavka 3, jo nadomesti namestnik.

Člen 15

Predsednik

1. Odbor izmed svojih članov izvoli predsednika in namestnika predsednika z dvotretjinsko večino glasov, ki jih na tajnem glasovanju oddajo delegacije, ki se udeležujejo sestanka. Če v prvem krogu glasovanja noben kandidat ne dobi potrebne večine, se izvede drugi krog glasovanja med dvema kandidatoma, ki sta prejela največ glasov. Predsednik ali namestnik predsednika skupnega nadzornega organa ne more biti izvoljen za predsednika ali namestnika predsednika odbora ali biti član iste delegacije. Predsednik in njegov namestnik sta izvoljena za dveletni mandat. Po izteku mandata sta lahko ponovno izvoljena, in sicer za eno leto.

2. Predsednik predseduje sestankom odbora. Spremlja nemoten in ustrezen potek njegovega dela. Sklicuje sestanke odbora ter določa kraj, datum in čas takih sestankov. Pripravlja začasni dnevni red.

3. Namestnik predsednika nadomešča predsednika, če se predsednik ne more udeležiti sestanka. Če namestnik predsednika ni navzoč, njegove naloge prevzame najstarejši član. Najstarejši član skliče in do izvolitve predsednika vodi prvi sestanek odbora.

4. Odbor lahko za pripravo svojih razprav na predlog predsednika izmed svojih članov imenuje enega ali več poročevalcev. Načeloma je v takih primerih za poročevalca imenovan član iz države članice, iz katere prihaja pritožnik, če je pritožnik iz države nečlanice, pa iz države članice, s katero je primer najtesneje povezan. Če je zadeva nujna, lahko tako imenovanje opravi predsednik na podlagi svojih pristojnosti. V tem primeru o tem nemudoma obvesti člane odbora. Poročevalec prouči pritožbo in odboru predloži poročilo o njeni dopustnosti ter predlog za nadaljnji postopek, zlasti v zvezi s potrebnimi pripravljalnimi ukrepi.

Člen 16

Zastopanje

Pritožniku lahko pomaga ali ga zastopa odvetnik ali drug svetovalec. Odbor lahko v primeru hude kršitve odvetnika ali svetovalca izključi iz postopka. Če je odvetnik ali svetovalec izključen, predsednik določi rok, ki zadevni stranki omogoči, da imenuje drugega odvetnika ali svetovalca, do izteka tega roka pa se postopek začasno ustavi. Odvetnik ali svetovalec na zahtevo odbora predloži ustrezno pooblastilo pritožnika.

Člen 17

Jeziki

1. Postopek poteka v enem od uradnih jezikov institucij Evropske unije. Pritožnik izbere uradni jezik, v katerem poteka postopek. Jezik postopka se uporablja v ustnih izjavah in pisni dokumentaciji strank ter v zapisnikih in sklepih odbora.

2. Dokumentom v jeziku, ki ni jezik postopka, se priloži prevod v jezik postopka. Pri daljših dokumentih je lahko prevod omejen na odlomke ali povzetke. Odbor lahko na podlagi svojih pristojnosti ali vloge katere od strank kadar koli zahteva prevod celotnega dokumenta.

3. Po potrebi se za vsakega člana odbora in stranke zagotovita brezplačno tolmačenje in prevajanje. Sklepi odbora se prevedejo v vse uradne jezike institucij Evropske unije.

4. Če pritožniku ni dostopen nobeden od uradnih jezikov institucij Evropske unije, se lahko pritožba vloži v drugem jeziku. Pritožnik mora predložiti povzetek v enem od uradnih jezikov. Predsednik ali poročevalec poskrbi, da se pritožba prevede v izbrani jezik.

Člen 18

Začetek postopka

1. Pritožba se vloži tako, da se v pisni obliki predloži sekretariatu skupnega nadzornega organa v treh mesecih od dneva, ko je pritožnik prejel sklep Europola. Če sklepa ni, se pritožba vloži v treh mesecih od izteka ustreznih rokov iz člena 30(3) in člena 31(5) Sklepa o Europolu. Pri kakršnem koli dvomu o izpolnjevanju rokov se odloči v korist pritožnika.

2. Pritožnik na kratko opiše podlago pritožbe. Iz opisa mora biti jasno razvidno, kdo se pritožuje, zakaj in na kakšni podlagi. Pritožbi se priložijo vsa razpoložljiva dokazila. Pritožnik lahko pritožbo kadar koli umakne.

3. Sekretariat potrdi prejem pritožbe v štirih tednih in sporoči splošne podatke o poteku postopka.

4. Če pritožba ne izpolnjuje zahtev iz prvega in drugega stavka odstavka 2 ter drugega stavka člena 17(4), sekretariat pritožnika pozove, naj v štirih tednih ustrezno dopolni pritožbo.

5. Odbor na predlog predsednika ali poročevalca zavrne pritožbe, ki ne izpolnjujejo zahtev. Pritožba, ki ni vložena v skladu z roki iz odstavka 1, se lahko sprejme, če posebne okoliščine upravičujejo zamudo.

Člen 19

Predhodna obravnava

1. Če pritožba izpolnjuje zahteve, jo odbor obravnava na podlagi naslednjih določb, pri čemer upošteva Sklep o Europolu, zlasti člene 30, 31 in 32.

2. Izvod pritožbe se posreduje Europolu, da lahko pripravi svoje pripombe, ki jih predloži v štirih tednih, pri čemer je ta rok mogoče podaljšati za dva tedna.

3. Če se pritožba nanaša na sklep, kakor je naveden v členu 30 ali 31 Sklepa o Europolu, se odbor posvetuje z nacionalnimi nadzornimi organi, ali pristojnim sodnim organom iz države članice, ki je podatke posredovala, ali državo članico, na katero se pritožba neposredno nanaša.

4. Odbor se lahko glede na posamezen primer odloči tudi, da v pritožbeni postopek vključi eno ali več nacionalnih enot. O tej odločitvi sta obveščena pritožnik in Europol. Ustrezne nacionalne enote prejmejo izvod pripomb Europola in pritožnika, da se jim omogoči predložitev njihovih pripomb, ki jih je treba predložiti v štirih tednih, pri čemer je ta rok mogoče podaljšati za dva tedna.

5. Odbor obravnava pritožbo v treh mesecih po prejemu pripomb ali izteku rokov in po prejemu informacij iz členov 20, 22, 23 in 24.

Člen 20

Dodatne informacije

1. Odbor lahko od pritožnika, Europola, nacionalnih enot, nacionalnih nadzornih organov ali katerega koli drugega organa zahteva, naj mu predložijo informacije, dokaze ali pripombe. Stranke imajo pravico, da odboru dajo predloge v zvezi s sprejetjem dokazov ali zahtevajo sprejetje dokazov. Odbor te predloge in zahteve upošteva, če je to potrebno za proučitev primera.

2. Odbor se lahko odloči tudi za preiskavo v Europolu. Uporablja se tudi člen 8.

Člen 21

Dostop do dokumentov o postopku

1. Vse stranke imajo na lastno željo dostop do dokumentov o postopku in lahko od sekretariata skupnega nadzornega organa na svoje stroške zahtevajo izvlečke ali fotokopije. Dostop se zavrne, če je taka zavrnitev potrebna:

— da lahko Europol ustrezno opravlja svoje naloge,

— za zaščito varnosti in javnega reda v državah članicah ali za preprečitev kriminala,

— da se prepreči ogrožanje morebitnih nacionalnih preiskav,

— za zaščito pravic in svoboščin tretjih strank,

upoštevajo se interesi zadevne osebe,

2. Europol, nacionalne enote in nacionalni nadzorni organi lahko navedejo, v kakšnem obsegu informacij, ki jih predložijo, ni mogoče dati na voljo pritožniku, pri čemer navedejo razloge za tako omejitev. Odbor lahko zahteva dodatne razloge. Če odbor meni, da so taki razlogi sprejemljivi, se podatki zadržijo. Odbor se odloči drugače, samo če za zaupnost podatkov ni upravičenih razlogov in samo soglasno. V tem primeru lahko odbor zahteva, da je pritožniku na voljo izvleček ali da se mu predložijo nekatere informacije.

Člen 22

Zaslišanje

1. Odbor zasliši stranke na njihovo zahtevo. Odbor vse stranke ustrezno obvesti o njihovi pravici do zaslišanja. Ta pravica se uveljavi pisno. Odbor se odloči za ustno zaslišanje na zahtevo ene od strank, ki sodelujejo v postopku, če meni, da je to potrebno za proučevanje primera. Odbor vse stranke ustrezno obvesti o njihovi pravici, da zahtevajo ustno zaslišanje. Vse stranke so pravočasno obveščene o ustnem zaslišanju in imajo pravico do navzočnosti na zaslišanju.

2. Ustno zaslišanje je javno, razen če se odbor na podlagi svojih pristojnosti ali na zahtevo katere od strank odloči, da ga v celoti ali delno zapre za javnost, če je to v interesu javne varnosti, zlasti iz razlogov, navedenih v členu 30(5) Sklepa o Europolu, ali če to zahteva varstvo zasebnosti posameznika, ali v obsegu, ki je po mnenju odbora nujen v posebnih okoliščinah, ko bi javnost vplivala na ustrezno obravnavo pritožbe. Če država članica, ki je stranka v postopku, ali Europol zahteva, da se postopek zapre za javnost, se lahko odbor odloči drugače, vendar samo, če s tem spoštuje razloge, navedene v prvem stavku, in samo soglasno.

3. Odbor se lahko odloči, da na zahtevo stranke ali na lastno pobudo stranko zasliši brez navzočnosti drugih strank, če je to potrebno, da se zagotovi ustrezno delovanje Europola, zaščiti varnost države članice ali zavarujejo interesi pritožnika ali tretje stranke. Nenavzoče stranke so obveščene o postopkih, ki potekajo v njihovi odsotnosti.

Člen 23

Zaslišanje prič in strokovnjakov

1. Odbor se lahko odloči, da na zahtevo stranke ali na lastno pobudo zasliši priče. Vse stranke in zadevne priče so pravočasno obveščene o zaslišanju. Uporablja se tudi člen 22(2) in (3).

2. Priče, ki jih obvesti odbor, imajo pravico do povrnitve potnih stroškov in stroškov nastanitve ter do nadomestila izgube dohodka, in sicer v višini, ki je po mnenju odbora pravična. Priče lahko prejmejo potrebna predplačila. Vsa plačila se izplačajo iz proračuna skupnega nadzornega organa.

3. Odbor zasliši priče. Člani odbora lahko pričam zastavljajo vprašanja. Z dovoljenjem predsednika lahko pričam vprašanja zastavljajo tudi stranke. Predsednik pred začetkom zaslišanja priče opozori, da morajo govoriti resnico.

4. Odbor lahko imenuje strokovnjaka in opredeli njegova pooblastila. Strokovnjak je upravičen do plačila za svoje delo. Odbor se lahko odloči, da zasliši strokovnjaka. Za zaslišanje strokovnjaka veljajo tudi pravila v zvezi z zaslišanjem prič.

Člen 24

Sklepne izjave

Odbor pred sprejetjem končnega sklepa vse stranke pozove, naj predložijo končne pripombe.

Člen 25

Zapisnik

1. Odbor vodi zapisnik o svojih postopkih, v katerem se kaže potek vsakega zaslišanja in so navedene izjave z zaslišanj. Stranke lahko zahtevajo, da se v zapisnik delno ali v celoti vključijo nekateri dokumenti ali izjave. Zapisnik, ki ga podpiše predsednik, se posreduje strankam in shrani v dokumentaciji primera. Odbor v primerih iz člena 22(2) ali člena 23(1) določi omejitve.

2. Člen 9 velja tudi za vse sestanke odbora, na katerih stranke niso navzoče.

Člen 26

Sklepi in zaupnost

1. Vsak sestanek odbora je veljaven samo, če je navzočih štiri petine članov ali njihovih namestnikov.

2. Sklepi se sprejemajo z navadno večino navzočih članov ali njihovih namestnikov, razen če je v tem poslovniku ali Sklepu o Europolu določeno drugače. Če je izid glasovanja neodločen, je odločilen glas predsednika. Pri sprejemanju končne odločitve lahko sodelujejo samo osebe, ki so bile navzoče na ustnemu zaslišanju.

3. Posvetovanja odbora ostanejo zaupna.

4. V končnem sklepu odbora se navedejo imena strank in njihovih zastopnikov, imena članov odbora, ki so sodelovali pri sprejetju sklepa, dan razglasitve sklepa, operativni del sklepa, kratka predstavitev dejstev primera in razlogi za sklep. Sklep je razglašen na javnem sestanku in izročen strankam. En izvod sklepa je posredovan skupnemu nadzornemu organu.

Člen 27

Obvestila

Obvestila in druga sporočila strankam, pričam in strokovnjakom se pošiljajo s sredstvi, ki primerno zagotavljajo, da so te osebe ustrezno obveščene, in ki jih je po potrebi mogoče preveriti.

Člen 28

Stroški

1. Odbor o stroških postopka odloči v končnem sklepu. Postopek pred odborom je brezplačen. Če je pritožba delno ali v celoti začasno zadržana, Europol krije nujne stroške pritožnika v zvezi z namestitvijo in obravnavo pritožbe, in sicer do višine, ki je po mnenju odbora pravična.

2. Če pritožnik ne more kriti stroškov ali dela stroškov postopka, lahko kadar koli zaprosi za dodelitev pomoči pri kritju stroškov. Pri oddaji vloge za dodelitev pomoči priloži dokumente, ki potrjujejo, da ne more kriti stroškov. Odbor lahko pomoč kadar koli ukine, če se med postopkom spremenijo okoliščine, zaradi katerih mu je bila dodeljena pomoč. Če je pomoč odobrena, se stroški plačajo iz proračuna skupnega nadzornega organa. Če je pošteno, se lahko v končnem sklepu od stranke zahteva, naj v proračun vrne dodeljena predplačila. Pritožnik pri predložitvi vloge izjavi, da se strinja s povrnitvijo stroškov, če se to zahteva v končnem sklepu.

Člen 29

Predpisani postopek

V primerih, ki niso opredeljeni v temu poslovniku, odbor vodi postopek v skladu s splošnimi načeli zakonodaje Skupnosti iz člena 6(2) Pogodbe o Evropski uniji.

NASLOV IV

KONČNE DOLOČBE

Člen 30

Sekretariat

1. Skupnemu nadzornemu organu pri izpolnjevanju njegovih nalog pomaga sekretariat, ki je na sedežu skupnega nadzornega organa. Sekretariat je stalen organ, njegovi člani pa so izbrani samo na podlagi usposobljenosti. Člani sekretariata delujejo izključno v korist skupnega nadzornega organa, so popolnoma neodvisni od Europola in ne sprejemajo navodil drugih organov. Zaposlitev ali napotitev na delovno mesto v sekretariatu se zgodi na predlog skupnega nadzornega organa. Člani osebja sekretariata ne opravljajo drugega dela brez dovoljenja predsednika skupnega nadzornega organa.

2. Sekretariat deluje pod vodstvom predsednika skupnega nadzornega organa v skladu s pravili, ki jih določi skupni nadzorni organ. Sekretariat prav tako zagotavlja storitve odboru za pritožbe. Pri opravljanju teh nalog deluje pod vodstvom predsednika tega odbora. Sekretariat vodi evidenco pritožb in vseh drugih dokumentov.

3. Sekretariat zagotavlja, da se pri delu skupnega nadzornega organa spoštujejo tudi obveznosti iz člena 41 Sklepa o Europolu.

Člen 31

Zaupnost

1. Člani skupnega nadzornega organa, namestniki, strokovnjaki in člani sekretariata morajo vse informacije, s katerimi se seznanijo med opravljanjem svojih dejavnosti, obravnavati zaupno, razen če pravilno opravljanje njihove naloge zahteva drugače. Ta obveznost velja tudi potem, ko ne opravljajo več te naloge.

2. Člani skupnega nadzornega organa, namestniki, strokovnjaki in člani sekretariata ob imenovanju izjavijo, da sprejemajo te obveznosti.

3. V primeru kršitve zaupnosti je mogoče člana skupnega nadzornega organa ali njegovega namestnika suspendirati z dvotretjinsko večino glasov, ki jih na tajnem glasovanju oddajo delegacije, ki se udeležujejo sestanka skupnega nadzornega organa. Zadevna oseba se pred sprejetjem odločitve zasliši, vendar ne sodeluje pri sprejemanju odločitve. Ta določba se prav tako uporablja za odbor za pritožbe, kjer se kršitev zaupnosti nanaša na delo tega odbora. V tem drugem primeru se o tem nemudoma obvesti skupni nadzorni organ.

Če je član suspendiran, ga nadomesti njegov namestnik. O suspenzu se obvesti nacionalni nadzorni organ, pristojen za imenovanje suspendiranega člana.

Člen 32

Proračun in stroški

1. Sekretariat pripravi predloge za letni proračun za skupni nadzorni organ, ki se ob potrditvi posredujejo upravnemu odboru pred posvetovanjem, zahtevanim v členu 34(10) Sklepa o Europolu.

2. Skupni nadzorni organ odloči o izplačilu proračuna, ki mu je dodeljen, upravlja pa ga sekretariat.

3. Stroški skupnega nadzornega organa in odbora za pritožbe, vključno z izdatki za člane odbora za pritožbe in njihove namestnike, ki so potrebni za ustrezno izvajanje njihovih nalog, se krijejo iz proračuna skupnega nadzornega organa v skladu s pravili, ki jih določi skupni nadzorni organ.

Člen 33

Spremembe poslovnika

Skupni nadzorni organ sprejme spremembe tega poslovnika z dvotretjinsko večino svojih članov in jih predloži v odobritev Svetu, ki odloča s kvalificirano večino (člen 34(7) Sklepa o Europolu).

Člen 34

Ocenjevanje

Skupni nadzorni organ oceni ta pravilnik v enem do treh letih po začetku njegove veljavnosti.

Člen 35

Začetek veljavnosti poslovnika

Ta poslovnik začne veljati dan po tem, ko ga odobri Svet v skladu s členom 34(7) Sklepa o Europolu.

V Bruslju, 22. junija 2009 Za skupni nadzorni organ Predsednik David SMITH Države članice so se dogovorile, da članstvo v skupnem nadzornem organu (člana ali nadomestnega člana) zlasti ne sme prenehati pred koncem mandata zaradi razlogov, povezanih z izvajanjem nalog v odboru za pritožbe.

(1) UL L 121, 15.5.2009, str. 37.