Uredba Komisije (ES, EURATOM) št. 2343/2002

z dne 19. novembra 2002

o okvirni finančni uredbi za organe iz člena 185 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi za splošni proračun Evropskih skupnosti

NASLOV I PREDMET

NASLOV II PRORAČUNSKA NAČELA

Poglavje 1 Načelo enotnosti in točnosti proračuna

Poglavje 2 Načelo enoletnosti

Poglavje 3 Načelo ravnotežja

Poglavje 4 Načelo obračunske enote

Poglavje 5 Načelo univerzalnosti

Poglavje 6 Načelo specifikacije

Poglavje 7 Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Poglavje 8 Načelo preglednosti

NASLOV III DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

Poglavje 1 DOLOČITEV PRORAČUNA

Poglavje 2 Sestava in priprava proračuna

NASLOV IV IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

Poglavje 1 Splošne določbe

Poglavje 2 Finančni udeleženci

Oddelek 1 Načelo ločitve nalog

Oddelek 2 Odredbodajalec

Oddelek 3 Računovodja

Oddelek 4 Vodja blagajne predplačil

Poglavje 3 Odgovornost finančnih udeležencev

Oddelek 1 Splošna pravila

Oddelek 2 Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa

Oddelek 3 Pravila, ki se uporabljajo za računovodje in vodje blagajne predplačil

Poglavje 4 Prihodki

Oddelek 1 Splošne določbe

Oddelek 2 Ocena terjatev

Oddelek 3 Ugotovitev terjatev

Oddelek 4 Odobritev izterjave

Oddelek 5 Izterjava

Oddelek 6 Posebne določbe, ki se uporabljajo za pristojbine in stroške

Poglavje 5 Izdatki

Oddelek 1 Prevzem obveznosti za izdatke

Oddelek 2 Potrditev izdatkov

Oddelek 3 Odobritev izdatkov

Oddelek 4 Plačilo izdatkov

Oddelek 5 Roki za izvrševanje izdatkov

Poglavje 6 Informacijski sistemi

Poglavje 7 Notranji revizor

NASLOV V JAVNA NAROČILA

NASLOV VI DONACIJE, KI JIH DODELJUJE ORGAN SKUPNOSTI

NASLOV VII PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO

Poglavje 1 Priprava zaključnega računa

Poglavje 2 Računovodstvo

Oddelek 1 Skupne določbe

Oddelek 2 Splošno računovodstvo

Oddelek 3 Proračunsko računovodstvo

Poglavje 4 Vodenje evidence premoženja

NASLOV VIII ZUNANJA REVIZIJA IN RAZREŠITEV

Poglavje 1 Zunanja revizija

Poglavje 2 Razrešitev

NASLOV IX PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi za splošni proračun Evropskih skupnosti in zlasti člena 185(1) Uredbe [1];

ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta [2],

ob upoštevanju mnenja Sveta [3],

ob upoštevanju mnenja Računskega sodišča [4],

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Organi Skupnosti, ustanovljeni za izvajanje nekaterih dejavnosti Skupnosti, so pravne osebe in zato njihov proračun urejajo posebna finančna pravila.

(2) Za zagotovitev določene stopnje skladnosti teh pravil v primerjavi z Uredbo (ES, Euratom) št. 1605/2002 (v nadaljevanju "splošna finančna uredba") in po členu 185(1) navedene uredbe mora ta okvirna finančna uredba določiti pravila za določitev, izvrševanje in nadzor proračuna navedenih organov Skupnosti, ki dejansko prejemajo donacije v breme proračuna Skupnosti (v nadaljevanju "organi Skupnosti"). Na podlagi te okvirne finančne uredbe bo vsak od teh organov Skupnosti sprejel svoja lastna finančna pravila, ki pa lahko v skladu z zgoraj navedenim členom 185 odstopajo od okvirne finančne uredbe glede na posebne poslovodne potrebe teh organov, vendar samo s soglasjem Komisije.

(3) Podobno kakor splošna finančna uredba je tudi ta okvirna finančna uredba omejena na določitev splošnih načel in temeljnih pravil, ki na splošno urejajo zadevni proračunski sektor, ti organi pa lahko pozneje sprejmejo podrobne določbe, da bi bilo njihova finančna pravila laže brati.

(4) Pri določanju in izvrševanju proračuna je treba upoštevati štiri temeljna načela proračunskega prava (enotnost, univerzalnost, specifikacija, enoletnost) in vsakič utemeljiti načela ravnotežja, obračunske enote, dobrega finančnega poslovodenja in preglednosti.

(5) Treba je opredeliti pristojnosti in odgovornosti računovodje, notranjega revizorja in odredbodajalcev. Ti so v celoti odgovorni za vse prihodke in odhodke, ki se izvršujejo pod njihovim nadzorom, in morajo odgovarjati za svoje ukrepe, po potrebi tudi v disciplinskih postopkih.

(6) Podobno kakor institucije ti organi Skupnosti ne smejo najemati posojil po členu 14 splošne finančne uredbe.

(7) Notranjo revizijsko funkcijo v organih Skupnosti mora opravljati notranji revizor Komisije, ki bo zato v skladu s členom 185(3) splošne finančne uredbe nastopal kot garant skladnosti celotnega sistema in delovnih postopkov.

(8) Roki za določitev proračuna, predstavitev zaključnega računa in potrditev razrešitve morajo biti usklajeni z ustreznimi določbami splošne finančne uredbe, za potrditev razrešitve organov Skupnosti pa bo zdaj odgovoren isti organ kakor za splošni proračun (člen 185(2) splošne finančne uredbe).

(9) Računovodska pravila, ki jih uporabljajo organi Skupnosti, morajo omogočati konsolidacijo z zaključnimi računi institucij in v ta namen jih mora sprejeti računovodja Komisije v skladu s členom 133 nove splošne finančne uredbe.

(10) V skladu s členom 46 splošne finančne uredbe je zdaj treba organu za izvrševanje proračuna v potrditev predložiti načrt delovnih mest.

(11) Vsak organ ima dostop do komisije iz člena 66(4) splošne finančne uredbe, ki jo ustanovi Komisija za preiskovanje nepravilnosti, tako da se lahko za enake zadeve pripravi podobna ocena.

(12) Ker organi Skupnosti prejemajo donacije v breme proračuna Skupnosti, morajo pri oddaji javnih naročil in dodeljevanju donacij natančno upoštevati iste zahteve kakor institucije, kolikor so taka naročila in donacije dovoljena z ustanovnimi akti teh organov; v tej zvezi bo zadostovalo sklicevanje na ustrezne določbe splošne finančne uredbe.

(13) Tako kakor institucije lahko tudi organi Skupnosti za izvajanje nalog, ki so jim zaupane, najamejo zunanje izvajalce iz zasebnega sektorja samo po potrebi, vendar ne za naloge, ki vključujejo izvajanje javne službe ali uporabo pooblastil za odločanje po lastni presoji, kar zagotavlja, da vsak organ odgovarja za izvrševanje svojega proračuna in izpolnjuje cilje, ki so bili določeni ob njegovi ustanovitvi.

(14) V podporo svojih zahtevkov za plačilo subvencije Skupnosti morajo organi Skupnosti predložiti načrt denarnih tokov, sredstva, ki jih plačajo Skupnosti za to subvencijo, pa se obrestujejo in obresti pripišejo Skupnostim.

(15) Potrebne so posebne določbe za organizacijo pobiranja pristojbin in stroškov, ki so eden od virov teh organov.

(16) Glede na predpisane zahteve, ki izhajajo iz ustanovnih aktov organov Skupnosti, je treba postopek za pripravo zaključnega računa prilagoditi in predvideti, da uprava da mnenje o zaključnem računu.

(17) Tudi organi Skupnosti morajo uporabljati novo sestavo proračuna, ki je sprejeta v splošni finančni uredbi, kolikor je to upravičeno z naravo njihovih dejavnosti.

(18) Edine določbe splošne finančne uredbe, ki jih je treba vključiti v to uredbo, so določbe, ki se nanašajo na organe Skupnosti.

Zato v to uredbo ni treba vključevati zlasti določb v zvezi s področji dejavnosti, ki nimajo nobene zveze z organi Skupnosti, različnimi metodami izvrševanja, ki vsebujejo koncept eksternalizacije, in z informacijami o proračunu, ki se pošiljajo Evropskemu parlamentu in Svetu. Poleg tega se lahko upoštevajo samo nekatere kategorije namenskih prejemkov iz splošne finančne uredbe, postopek za prenose ali prerazporejanje proračunskih sredstev in za določitev proračuna pa je manj podroben in zapleten –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

NASLOV I

PREDMET UREDBE

Člen 1

Ta uredba vsebuje osnovna pravila, od katerih lahko finančna pravila vsakega organa Skupnosti odstopajo samo, kadar je to potrebno zaradi posebnih operativnih potreb in samo s predhodnim soglasjem Komisije v skladu s členom 185 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (v nadaljevanju: "splošna finančna uredba").

Člen 2

V tej uredbi:

1. "Organ Skupnosti" pomeni organ iz člena 185(1)(c) splošne finančne uredbe;

2. "Uprava" pomeni glavno notranje telo organa Skupnosti, ki je odgovorno za sprejemanje odločitev o finančnih in proračunskih zadevah, ne glede na naziv, ki ga ima po ustanovnem aktu organa Skupnosti;

3. "Direktor" pomeni osebo, ki je odgovorna za izvajanje odločitev uprave in kot odredbodajalec za izvrševanje proračuna organa Skupnosti, ne glede na naziv, ki ga ima po ustanovnem aktu organa Skupnosti;

4. "Ustanovni akt" pomeni akt po pravu Skupnosti, ki ureja glavne vidike ustanovitve in delovanja organa Skupnosti;

5. "Organ za izvrševanje proračuna" pomeni Evropski parlament in Svet Evropske unije.

NASLOV II

PRORAČUNSKA NAČELA

Člen 3

Proračun organa Skupnosti (v nadaljevanju "proračun") se določi in izvršuje v skladu z načeli enotnosti, točnosti proračuna, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja in preglednosti, kakor določa ta uredba.

POGLAVJE 1

Načelo enotnosti in točnosti proračuna

Člen 4

Proračun je dokument, s katerim se za vsako proračunsko leto načrtujejo in odobravajo vsi prihodki in odhodki, ki se štejejo za potrebne za organ Skupnosti.

Člen 5

Proračun zajema:

(a) lastna sredstva, ki jih sestavljajo vse pristojbine in stroški, ki jih organ Skupnosti sme pobirati na podlagi nanj prenesenih nalog, in kakršen koli drug prihodek;

(b) prihodek, ki ga sestavljajo finančni prispevki držav članic gostiteljic;

(c) subvencija, ki jo odobrijo Evropske skupnosti;

(d) namenski prejemki za posebne postavke odhodkov v skladu s členom 19(1);

(e) odhodki organa Skupnosti, vključno z upravnimi stroški.

Člen 6

1. Nobene prihodek se ne sme pobrati in noben odhodek izvršiti, če ni evidentiran na postavki v proračunu.

2. Proračunskih sredstev ni mogoče vključiti v proračun, če niso namenjena za odhodkovno postavko, ki se šteje za potrebno.

3. Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali odobriti v višjem znesku, kakor so odobrena proračunska sredstva v proračunu.

POGLAVJE 2

Načelo enoletnosti

Člen 7

Proračun se sprejme za eno proračunsko leto, ki traja od 1. januarja do 31. decembra.

Člen 8

1. Proračun vsebuje diferencirana in nediferencirana sredstva, ki jih sestavljajo odobritve za prevzem obveznosti in odobritve za plačila.

2. Odobritve za prevzem obveznosti zajemajo skupne stroške pravnih obveznosti, prevzetih v tekočem proračunskem letu.

3. Odobritve za plačila zajemajo plačila za poravnavanje prevzetih pravnih obveznosti v tekočem proračunskem letu in/ali v preteklih proračunskih letih.

4. Proračunska sredstva za upravo so nediferencirana proračunska sredstva. Upravni stroški na podlagi pogodb, ki zajemajo daljše obdobje od proračunskega leta bodisi v skladu z lokalno prakso bodisi se nanašajo na dobavo opreme, se plačajo v breme proračuna za proračunsko leto, v katerem nastanejo.

Člen 9

1. Prihodki organa Skupnosti iz člena 5 se knjižijo v poslovne knjige za proračunsko leto v dejanskih zneskih, pobranih v proračunskem letu.

2. Prihodki organa Skupnosti pomenijo enak znesek odobritev za plačila.

3. Proračunska sredstva, ki so odobrena v proračunu za določeno proračunsko leto, se lahko uporabljajo izključno za poravnavanje izdatkov, odobrenih in plačanih v tem proračunskem letu, ter za pokrivanje neporavnanih zneskov za prevzete obveznosti iz preteklih proračunskih let.

4. Prevzete obveznosti se knjižijo v poslovne knjige na podlagi pravnih obveznosti, prevzetih do 31. decembra.

5. Plačila se knjižijo v poslovnih knjigah za proračunsko leto na podlagi plačil, ki jih je računovodja izvršil najpozneje do 31. decembra tega leta.

Člen 10

1. Sredstva proračuna, ki ostanejo neporabljena na koncu proračunskega leta, za katerega so bila odobrena, zapadejo.

Lahko pa se s sklepom uprave, ki ga ta sprejme najpozneje do 15. februarja, prenesejo samo v naslednje proračunsko leto v skladu z odstavki 2 do 8.

2. Proračunska sredstva za odhodke za zaposlene se ne morejo prenašati.

3. Sredstva za prevzem obveznosti v okviru diferenciranih sredstev in nediferenciranih sredstev, za katere obveznosti ob koncu proračunskega leta še niso bile prevzete, se lahko prenesejo v višini odobritev za prevzem obveznosti, za katere je bila večina pripravljalnih faz v postopku za prevzem obveznosti, ki se opredeli v določbah za izvajanje finančne uredbe posameznega organa Skupnosti, že končana do 31. decembra; za te zneske se nato lahko prevzamejo obveznosti do 31. marca naslednjega leta.

4. Odobritve za plačila diferenciranih sredstev se lahko prenesejo v višini, ki je potrebna za pokrivanje obstoječih obveznosti ali obveznosti za prenesene odobritve za prevzem obveznosti, kadar sredstva proračuna, ki so predvidena na ustreznih postavkah v proračunu za naslednje proračunsko leto, niso zadostna glede na zahteve. Organ Skupnosti najprej porabi sredstva, ki so odobrena za tekoče proračunsko leto, in dokler niso porabljena tekoča sredstva, ne uporablja sredstev, ki so bila prenesena.

5. Nediferencirana sredstva proračuna v višini obveznosti, za katere so bile pravilno sklenjene pogodbe ob zaključku proračunskega leta, se avtomatično prenesejo samo v naslednje proračunsko leto.

6. Prenesena proračunska sredstva, za katera ni prevzeta obveznost do 31. marca leta N + 1, avtomatično zapadejo.

V računovodstvu se posebej izkazujejo proračunska sredstva, ki se prenesejo na ta način.

7. Proračunska sredstva iz namenskih prejemkov iz člena 19, ki do 31. decembra niso porabljena, se avtomatično prenesejo v naslednje obdobje.

Razpoložljiva sredstva proračuna iz prenesenih namenskih prejemkov je treba porabiti najprej.

Člen 11

Kadar odobrena sredstva zapadejo, ker ukrepi, za katere so bili zneski namenjeni, v celoti ali delno niso bili izvedeni, se zadevna sredstva črtajo v katerem koli proračunskem letu po letu, v katerem so bila sredstva odobrena v proračunu.

Člen 12

Ko je proračun dokončno sprejet, se obveznosti za sredstva, določena v proračunu, lahko začnejo prevzemati s 1. januarjem.

Člen 13

1. Od 15. novembra dalje se lahko prevzemajo obveznosti za rutinske upravne stroške v breme proračunskih sredstev za naslednje proračunsko leto. Tak prevzem obveznosti pa ne sme presegati četrtine proračunskih sredstev na ustrezni proračunski postavki za tekoče proračunsko leto. Ne morejo se uporabljati za nove stroške, ki niso bili vnaprej odobreni v zadnjem proračunu, ki je bil pravilno sprejet.

2. Izdatki, ki jih je treba plačati vnaprej, na primer najemnine, se lahko od 1. decembra dalje plačujejo v breme proračunskih sredstev za naslednje proračunsko leto.

Člen 14

1. Če proračun organa Skupnosti na začetku proračunskega leta še ni dokončno sprejet, se za prevzemanje obveznosti in plačila izdatkov, ki jih je mogoče knjižiti na določeno postavko proračuna kot del izvrševanja zadnjega proračuna, ki je bil pravilno sprejet, uporabljajo naslednja pravila.

2. Obveznosti se lahko prevzemajo po programih do največ ene četrtine skupnih odobrenih sredstev za zadevni program v preteklem proračunskem letu, ki se za vsak pretečeni mesec povečajo za eno dvanajstino.

Plačila se lahko izvršujejo mesečno po programih do največ ene dvanajstine odobrenih sredstev za zadevni program v preteklem proračunskem letu.

Ne smejo prekoračiti omejitve proračunskih sredstev, predvidene v oceni prihodkov in odhodkov.

3. Če je to potrebno zaradi kontinuitete delovanja organa Skupnosti in za potrebe upravljanja, lahko uprava na zahtevo direktorja poleg zneskov, ki so avtomatsko na voljo na podlagi določb odstavkov 1 in 2, hkrati odobri dve začasni dvanajstini ali več začasnih dvanajstin za prevzem obveznosti in za plačila.

Dodatne dvanajstine se odobrijo v celoti in niso deljive.

POGLAVJE 3

Načelo ravnotežja

Člen 15

1. Proračunski prihodki in odobritve plačil morajo biti uravnoteženi.

2. Odobritve za prevzem obveznosti ne smejo presegati zneska subvencije Skupnosti, skupaj z lastnimi sredstvi in drugimi prihodki iz člena 5.

3. Organ Skupnosti ne sme najemati posojil.

4. Sredstva, plačana organu Skupnosti, predstavljajo izravnalno subvencijo za njegov proračun in se štejejo za vnaprejšnje financiranje v smislu člena 81(1)(b)(i) splošne finančne uredbe.

Člen 16

1. Če je izkaz realizacije proračuna v smislu člena 81 pozitiven, se razlika do zneska subvencije Skupnosti, plačane v tekočem letu, vrne Komisiji. Del presežka, ki presega znesek subvencije Skupnosti, plačane v tekočem letu, se vnese v proračun za naslednje proračunsko leto kot prihodek.

Razlika med subvencijo Skupnosti, vpisano v skupnem proračunu, in dejansko plačano subvencijo zapade.

2. Če je izkaz realizacije proračuna iz člena 81 negativen, se primanjkljaj vnese v proračun za naslednje proračunsko leto.

3. Prihodki ali odobritve za plačila se vnesejo v proračun v proračunskem postopku na podlagi pisnega predloga spremembe, med izvrševanjem proračuna pa s spremembo proračuna.

POGLAVJE 4

Načelo obračunske enote

Člen 17

Proračun se pripravi in izvršuje v evrih, prav tako se v evrih pripravijo računovodski izkazi.

Za namene denarnega toka pa lahko računovodja in v primeru blagajniške knjige predplačil vodja blagajne predplačil izvajata posle v nacionalnih valutah, kakor določajo finančna pravila vsakega organa Skupnosti.

POGLAVJE 5

Načelo univerzalnosti

Člen 18

Skupni prihodki pokrivajo skupna odobrena plačila pod pogoji iz člena 19. Vsi prihodki in odhodki se izkazujejo v celoti brez neto izravnave, s pridržkom člena 21.

Člen 19

1. Za financiranje posebnih postavk odhodkov se uporabljajo naslednje postavke prihodkov:

(a) namenski prihodki, kot je prihodek od fundacij, donacij, daril ter volil in denarnih zapuščin;

(b) prispevki za dejavnosti organa Skupnosti iz držav članic, držav nečlanic ali različnih organov, če je tako predvideno v sporazumu, sklenjenem med organom Skupnosti in državami članicami, državami nečlanicami ali zadevnimi organi.

2. Vse postavke prihodkov v smislu odstavka 1 zajemajo vse neposredne ali posredne izdatke za zadevno dejavnost ali namen.

3. Proračun vsebuje postavke, na katere se uvrščajo kategorije namenskih prejemkov iz odstavka 1, po možnosti pa se navede tudi znesek.

Člen 20

1. Direktor lahko sprejme kakršno koli donacijo za organ Skupnosti, kot so fundacije, subvencije, darila, volila in denarne zapuščine.

2. Donacije, ki lahko pomenijo tudi določeno finančno obremenitev, lahko sprejme s predhodnim soglasjem uprave, ki o zadevi odloči v dveh mesecih od datuma prejema zahteve. Če uprava odločitve v tem roku ne sprejme, se donacija šteje za sprejeto.

Člen 21

1. Finančna uredba posameznega organa Skupnosti lahko določi primere, v katerih se določeni prihodki lahko odštejejo od zahtevkov za plačilo, računov ali poročil, ki se nato predložijo za izplačilo v neto znesku.

Popusti, povračila in znižanja na računih in zahtevkih za plačilo se ne evidentirajo kot prihodek organa Skupnosti.

2. Stroški izdelkov ali storitev za organ Skupnosti bremenijo proračun za celoten znesek brez davka, če vključujejo davke, ki jih vrnejo:

(a) bodisi države članice v skladu s Protokolom o privilegijih in imunitetah Evropskih skupnosti, pod pogojem, da se ta uporablja za organ Skupnosti;

(b) bodisi država članica ali država nečlanica na podlagi drugih ustreznih sporazumov.

Vsi nacionalni davki, ki jih začasno plačuje organ Skupnosti po prvem pododstavku, se evidentirajo na začasnem kontu, dokler jih zadevne države ne povrnejo.

3. Vsako negativno stanje se knjiži v proračun kot odhodek.

4. Popravki so dovoljeni za tečajne razlike, ki nastanejo pri izvrševanju proračuna. Končni dobiček ali izguba se vključi v bilanco za tekoče leto.

POGLAVJE 6

Načelo specifikacije

Člen 22

Proračunska sredstva se kot celota določijo za posebne namene po področjih porabe in programih; programi se naprej delijo na člene in postavke.

Člen 23

1. Direktor lahko prerazporeja sredstva z enega člena na drugega v okviru istega programa.

O prerazporeditvah v skladu s prvim odstavkom čim prej obvesti upravo.

2. Direktor lahko prerazporeja sredstva do višine 10 % proračunskih sredstev za proračunsko leto z enega področja porabe na drugega in z enega programa na drugega. Nad to mejo pa lahko prerazporeditve proračunskih sredstev z enega področja porabe na drugega ali iz enega programa v okviru področja porabe na drugega predlaga upravi. Uprava ima na voljo en mesec, v katerem lahko nasprotuje takemu prerazporejanju; po tem roku se šteje, da je prerazporeditev sprejela.

3. Predlogom za prerazporeditev in prerazporeditvam po tem členu so priložena ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo realizacijo izvrševanja proračunskih sredstev in ocene potreb do konca proračunskega leta za postavke, na katere naj bi se proračunska sredstva prerazporedila, pa tudi za postavke, s katerih naj bi se prerazporedila.

Člen 24

1. Proračunska sredstva se lahko prerazporedijo samo na proračunske postavke, za katere so v proračunu odobrena sredstva ali imajo zaznamek (p.m.).

2. Odobrena sredstva v višini namenskih prihodkov se lahko prerazporedijo samo, če se takšni prihodki porabijo za namene, za katere so določeni.

POGLAVJE 7

Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Člen 25

1. Odobrena proračunska sredstva morajo biti porabljena v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, to je z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti.

2. Načelo gospodarnosti zahteva, da morajo biti sredstva, ki jih organ Skupnosti uporablja za izvajanje svojih dejavnosti, na voljo pravočasno, v primerni količini in primerni kakovosti ter za najprimernejšo ceno.

Načelo učinkovitosti se nanaša na najboljše razmerje med uporabljenimi sredstvi in doseženimi rezultati.

Načelo uspešnosti se nanaša na doseganje specifičnih ciljev in rezultatov, za katere so bila sredstva namenjena.

3. Za vse sektorje dejavnosti, ki jih zajema proračun, se določijo specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni in časovno opredeljeni cilji. Doseganje teh ciljev se za vsako dejavnost spremlja s kazalci poslovanja, direktor pa mora upravi zagotoviti ustrezne informacije. Te informacije se dajejo letno in najpozneje v dokumentih, priloženih k predhodnemu predlogu proračuna.

4. Za boljše odločanje organ Skupnosti redno izvaja predhodno, pa tudi naknadno ocenjevanje programov ali dejavnosti. Takšno ocenjevanje se uporablja za vse programe in dejavnosti, ki imajo za posledico večjo porabo, rezultati ocenjevanja pa se pošljejo upravi.

POGLAVJE 8

Načelo preglednosti

Člen 26

1. Proračun se določi in izvršuje ter računovodski izkazi pripravijo v skladu z načelom preglednosti.

2. Proračun in spremembe proračuna, kakor se končno sprejmejo, se objavijo v Uradnem listu Evropskih skupnosti v dveh mesecev po njihovem sprejetju.

NASLOV III

DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

POGLAVJE 1

Določitev proračuna

Člen 27

1. Proračun se določi v skladu z določbami ustanovnega akta organa Skupnosti.

2. V skladu s svojim ustanovnim aktom organ Skupnosti vsako leto najpozneje do 31. marca pošlje Komisiji oceno svojih prihodkov in odhodkov in splošne usmeritve, ki so podlaga za tako oceno, ter program dela.

3. Ocena prihodkov in odhodkov organa Skupnosti obsega:

(a) načrt delovnih mest, ki prikazuje število odobrenih rednih in začasnih delovnih mest za vsak plačilni razred v vsaki kategoriji v okviru odobrenih proračunskih sredstev;

(b) kadar se predlaga sprememba števila zaposlenih na posameznem delovnem mestu, obrazložitev prošnje za nova delovna mesta;

(c) četrtletno oceno gotovinskih plačil in prejemkov;

(d) informacije o doseganju vseh predhodno določenih ciljev za različne dejavnosti ter novih ciljev, merjenih s kazalci; rezultati ocen se upoštevajo in navajajo kot dokaz o verjetnih koristih predlagane spremembe proračuna.

4. Komisija pošlje oceno prihodkov in odhodkov organa Skupnosti organu za izvrševanje proračuna kot del postopka za sprejetje splošnega proračuna in predlaga znesek subvencije za organ Skupnosti ter število zaposlenih, ki jih po njeni presoji organ potrebuje.

5. Organ za izvrševanje proračuna sprejme načrt delovnih mest organa Skupnosti in naknadne spremembe tega načrta v skladu s členom 32(1).

6. Proračun in načrt delovnih mest sprejme uprava. Dokončna postaneta z dokončnim sprejetjem splošnega proračuna, ki določa višino subvencije in načrt delovnih mest, ter se po potrebi tudi prilagodita glede na odobreno subvencijo in načrt delovnih mest.

Člen 28

Vsaka sprememba proračuna, vključno z načrtom delovnih mest, se izvede po postopku za spremembo proračuna, ki je enak kakor za sprejetje prvotnega proračuna, v skladu z določbami ustanovnega akta in člena 27.

POGLAVJE 2

Sestava in priprava proračuna

Člen 29

Proračun sestavljata načrt prihodkov in načrt odhodkov.

Člen 30

Če to opravičuje narava dejavnosti agencije, je treba načrt odhodkov pripraviti na podlagi nomenklature, ki je razčlenjena po namenu. To nomenklaturo določi organ Skupnosti ter mora jasno razlikovati med proračunskimi sredstvi za upravo in za poslovanje.

Člen 31

Proračun prikazuje:

1. v izkazu prihodkov:

(a) oceno prihodkov organa Skupnosti za zadevno proračunsko leto;

(b) oceno prihodkov za preteklo proračunsko leto in prihodkov za leto n – 2;

(c) ustrezne pripombe k vsaki postavki prihodkov;

2. v izkazu odhodkov:

(a) odobritve za prevzem obveznosti in za plačila za tekoče proračunsko leto;

(b) odobritve za prevzem obveznosti in odobritve za plačila za preteklo proračunsko leto in odobrene ter plačane izdatke za leto n – 2;

(c) zbirni pregled rokov plačil v naslednjih proračunskih letih za poravnavanje prevzetih obveznosti v breme proračuna v preteklih proračunskih letih;

(d) ustrezne pripombe k vsakemu podpodročju.

Člen 32

1. Načrt delovnih mest iz člena 27 poleg števila delovnih mest, ki so odobrena za proračunsko leto, prikazuje tudi število delovnih mest, ki je bilo odobreno za preteklo proračunsko leto, ter število dejansko zasedenih delovnih mest.

Ta načrt predstavlja absolutno omejitev za organ Skupnosti; nobeno imenovanje ni mogoče nad to omejitvijo.

Razen za plačilne razrede A1, A2 in A3 pa lahko uprava spremeni načrt delovnih mest za največ 10 % odobrenih delovnih mest, ob upoštevanju dveh pogojev:

(a) da se količina sredstev za zaposlene za celotno proračunsko leto ne spremeni;

(b) da ni prekoračena omejitev skupnega števila delovnih mest, odobrenih z vsakim načrtom delovnih mest.

2. Z odstopanjem od drugega pododstavka odstavka 1 se lahko v skladu s kadrovskimi predpisi učinki dela s skrajšanim delovnim časom, ki ga odobri organ za imenovanje, izravnajo z drugimi zaposlitvami.

NASLOV IV

IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Člen 33

Naloge odredbodajalca opravlja direktor. Direktor izvršuje prihodke in odhodke proračuna v skladu s finančnimi pravili organa Skupnosti na lastno odgovornost in v mejah odobrenih proračunskih sredstev.

Člen 34

1. Direktor lahko prenese svoja pooblastila za izvrševanje proračuna na osebje organa Skupnosti, ki ga pokrivajo uredbe in pravila, ki se uporabljajo za uradnike in druge uslužbence Evropskih skupnosti (v nadaljevanju "Kadrovski predpisi") v skladu s pogoji, določenimi v finančnih pravilih v smislu člena 185 splošne finančne uredbe, ki jih sprejme uprava. tako pooblaščene osebe lahko delujejo samo v okviru pooblastil, ki so bila izrecno prenesena nanje.

2. Delavec, na katerega se prenesejo naloge, lahko te prenesene naloge nadalje prenese, kakor je določeno v določbah za izvajanje te uredbe iz člena 99. Za vsak nadaljnji prenos je potrebno izrecno soglasje direktorja.

Člen 35

1. Vsem finančnim udeležencem v smislu poglavja 2 tega naslova je prepovedano sprejemati kakršne koli ukrepe za izvrševanje proračuna, ki bi lahko povzročili navzkrižje njihovih interesov z interesi organa Skupnosti. Če bi nastal tak primer, mora zadevni udeleženec prenehati uporabljati take ukrepe in zadevo prepustiti pristojnemu organu.

2. Navzkrižje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno izvajanje nalog udeleženca pri izvrševanju proračuna ali notranjega revizorja zaradi družinskih, čustvenih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega skupnega interesa z upravičencem.

3. Pristojni organ iz odstavka 1 mora biti hierarhično nadrejen zadevnemu članu osebja. Če je član osebja direktor, je pristojni organ uprava.

Člen 36

1. Proračun izvršuje direktor v službah pod njegovim nadzorom.

2. Če se izkaže za neobhodno, se lahko strokovne naloge in upravne, pripravljalne in pomožne naloge, ki ne zahtevajo niti izvajanja javne oblasti niti uporabe pooblastila za odločanje po lastni presoji, pogodbeno prenesejo na zunanje zasebne subjekte ali organe.

POGLAVJE 2

Finančni udeleženci

Oddelek 1

Načelo ločitve nalog

Člen 37

Naloge odredbodajalca in računovodje morajo biti ločene in so med seboj nezdružljive.

Oddelek 2

Odredbodajalec

Člen 38

1. Odredbodajalec je odgovoren za izvrševanje prihodkov in odhodkov v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja in za zagotavljanje, da se upoštevajo zahteve po zakonitosti in pravilnosti.

2. Za izvrševanje izdatkov odredbodajalec prevzema obveznosti v breme proračuna in pravne obveznosti, potrjuje izdatke in odobrava plačila ter pripravi predhodna poročila o izvrševanju proračuna.

3. Izvrševanje prihodkov obsega pripravo ocen terjatev, ugotavljanje upravičenih zneskov, ki jih je treba izterjati, in izdajo nalogov za izterjavo. Sem sodi po potrebi tudi odločitev, da se ugotovljenih upravičenosti ne izterja.

4. Odredbodajalec vzpostavi v skladu z minimalnimi standardi, ki jih sprejme uprava na podlagi enakovrednih standardov, ki jih določi Komisija za svoje lastne službe, ter ob upoštevanju tveganj v zvezi s poslovodnim okoljem in naravo financiranih ukrepov, organizacijsko strukturo in notranje postopke za poslovodenje in kontrolo, ki so primerni za opravljanje njegovih nalog, po potrebi vključno z naknadnim preverjanjem.

Odredbodajalec vzpostavi v svojih službah strokovno in svetovalno funkcijo, ki mu pomaga pri obvladovanju tveganj, ki so povezana z izvajanjem njegovih nalog.

5. Pred odobritvijo postopka osebje, razen člana osebja, ki je začel postopek, preveri operativne in finančne vidike. Začetek ter predhodno in naknadno preverjanje postopka so ločene funkcije.

6. Odredbodajalec mora hraniti dokazila v zvezi s poslovanjem še pet let od datuma sklepa o potrditvi razrešitve v zvezi z izvrševanjem proračuna.

Člen 39

1. Razume se, da začetek postopka iz člena 38(5) pomeni vse operacije za pripravo aktov o izvrševanju proračuna, ki jih sprejme pristojni odredbodajalec iz členov 33 in 34.

2. Razume se, da predhodno preverjanje postopkov iz člena 38(5) pomeni vse predhodne kontrole, ki jih vzpostavi pristojni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov postopka.

3. Za vsak postopek se izvede vsaj predhodno preverjanje. Namen tega preverjanja je ugotoviti:

(a) ali je odhodek pravilen in v skladu z ustreznimi določbami;

(b) ali se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz člena 25.

4. Namen naknadnega preverjanja dokumentov in po potrebi preverjanja na kraju samem je preveriti, če se aktivnosti, ki se financirajo iz proračuna, pravilno izvajajo in zlasti če se upoštevajo merila iz odstavka 3. Ta preverjanja se lahko izvajajo z vzorčenjem v okviru analize tveganja.

5. Za izvajanje preverjanj iz odstavkov 2 in 4 so odgovorni drugi uradniki ali drugo osebje kakor za izvajanje nalog iz odstavka 1, prav tako pa jim ne smejo biti podrejeni.

6. Vse osebje, ki je odgovorno za kontroliranje finančnega poslovodenja, mora biti ustrezno usposobljeno. Upoštevati morajo poseben kodeks o strokovnem ravnanju, ki ga sprejme organ Skupnosti in temelji na standardih, ki jih določi Komisija za svoje lastne službe.

Člen 40

1. Odredbodajalec poroča upravi o izvajanju svojih nalog v obliki letnega poročila o delu (v nadaljevanju "poročilo odredbodajalca"), ki mu priloži finančne in upravljavske informacije. To poročilo opisuje rezultate poslovanja glede na določene cilje, tveganja, povezana s tem poslovanjem, uporabo odobrenih sredstev in delovanje sistema notranjih kontrol. Notranji revizor v smislu člena 71 se seznani z letnim poročilom in vsemi drugimi informacijami.

2. Uprava vsako leto najpozneje do 15. junija pošlje organu za izvrševanje proračuna in Računskemu sodišču analizo in oceno letnega poročila odredbodajalca za preteklo proračunsko leto. Ta analiza in ocena se vključita v letno poročilo organa Skupnosti v skladu z določbami ustanovnega akta.

Člen 41

Vsak član osebja, ki sodeluje pri finančnem poslovodenju in kontroli transakcij ter meni, da je odločitev, ki jo mora na zahtevo njegovega nadrejenega izvesti ali potrditi, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja ali strokovnimi pravili, ki jih mora upoštevati, mora o tem pisno obvestiti direktorja, in če ta v razumnem roku ne ukrepa, komisijo iz člena 47(4) ter upravo. V primeru nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovala interesom Skupnosti, mora obvestiti organe ali telesa, imenovana na podlagi ustrezne zakonodaje.

Člen 42

Kadar se pooblastila za izvrševanje proračuna prenesejo ali nadalje prenesejo v skladu s členom 34, se za odredbodajalca na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa smiselno uporablja člen 38(1), (2) in (3).

Oddelek 3

Računovodja

Člen 43

1. Uprava imenuje računovodjo, za katerega veljajo Kadrovski predpisi, ki je v organu Skupnosti odgovoren za:

(a) pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prihodkov in izterjavo zneskov, pripoznanih kot terjatve;

(b) pripravo in predstavitev računovodskih izkazov v skladu z naslovom VII;

(c) vodenje poslovnih knjig v skladu z naslovom VII;

(d) v skladu z naslovom VII izvrševanje računovodskih pravil in metod ter kontnega načrta na podlagi določb, ki jih sprejme računovodja Komisije;

(e) določitev in potrjevanje računovodskih sistemov in po potrebi potrjevanje sistemov, ki jih določi odredbodajalec za pripravo ali utemeljevanje računovodskih informacij;

(f) vodenje zakladnice.

2. Računovodja pridobi vse potrebne informacije za pripravo zaključnega računa, ki daje resnično sliko sredstev organa Skupnosti in izvrševanja proračuna, od odredbodajalca, ki jamči njihovo zanesljivost.

3. S pridržkom odstavka 4 tega člena in člena 44 je za upravljanje z denarnimi in drugimi sredstvi pooblaščen samo računovodja. Odgovoren je tudi za njihovo hrambo.

4. Računovodja lahko pri opravljanju svojih nalog nekatere naloge prenese na podrejene, če je to neobhodno potrebno, pri čemer upošteva Kadrovske predpise.

5. Sklep o prenosu pooblastil določa naloge, ki se prenesejo na podrejene, ter njihove pravice in dolžnosti.

Oddelek 4

Vodja blagajne predplačil

Člen 44

Če se izkaže za neobhodno, se lahko za plačila majhnih zneskov in pobiranje drugih prihodkov iz člena 5, vzpostavi blagajna predplačil, za katero sredstva zagotavlja računovodja in je zanjo odgovoren vodja blagajne predplačil, ki ga imenuje računovodja.

Najvišji znesek za vsako postavko odhodkov ali prihodkov, ki ga lahko plača vodja blagajne predplačil tretjim osebam, ne sme presegati zneska, ki ga določi vsak organ Skupnosti za vsako postavko odhodkov ali prihodkov.

POGLAVJE 3

Odgovornost finančnih udeležencev

Oddelek 1

Splošna pravila

Člen 45

1. Brez poseganja v disciplinske ukrepe lahko prenos ali nadaljnji prenos nalog na odredbodajalca na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa kadar koli začasno ali dokončno prekliče organ, ki ga je imenoval.

Odredbodajalec lahko kadar koli umakne svoje soglasje za določen nadaljnji prenos.

2. Brez poseganja v disciplinske ukrepe lahko računovodjo kadar koli začasno ali dokončno odstavi uprava. Uprava imenuje začasnega računovodjo.

3. Brez poseganja v disciplinske ukrepe lahko vodjo blagajne predplačil kadar koli začasno ali dokončno odstavi računovodja.

Člen 46

1. Določbe tega poglavja ne posegajo v kazenskopravno odgovornost, ki jo imajo lahko odredbodajalec in osebe iz člena 45 po veljavnem nacionalnem pravu in določbah za zaščito finančnih interesov Skupnosti ter za boj proti korupciji uradnikov Skupnosti ali uradnikov držav članic.

2. Vsak odredbodajalec, računovodja ali vodja blagajne predplačil je disciplinsko in odškodninsko odgovoren v skladu s Kadrovskimi predpisi, brez poseganja v člene 47, 48 in 49. V primeru nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki lahko škoduje interesom Skupnosti, se zadeva predloži organom in telesom, imenovanim na podlagi ustrezne zakonodaje.

Oddelek 2

Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa

Člen 47

1. Odredbodajalec je odškodninsko odgovoren v skladu s Kadrovskimi predpisi. Po Kadrovskih predpisih se od uradnika lahko zahteva, da v celoti ali delno poravna kakršno koli škodo, ki so jo imele Skupnosti zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti med opravljanjem ali v zvezi z opravljanjem njegovih nalog, zlasti če določa, katere upravičene zneske je treba izterjati, ali izdaja naloge za izterjavo, prevzema obveznosti, odobrava odhodke ali podpisuje odredbe za plačilo, ne da bi pri tem upošteval finančno uredbo in določbe za njeno izvajanje.

Isto velja kadar zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti ne pripravi dokumenta o ugotovitvi dolga ali ne izda naloga za izterjavo ali ga brez utemeljitve izda prepozno ali ne izda odredbe za plačilo ali jo izda prepozno in zato tretje osebe lahko vložijo civilno tožbo proti agenciji.

2. Odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa, ki meni, da je odločitev, ki jo mora sprejeti na podlagi svojih pristojnosti, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel naloge. Če organ, ki je nanj prenesel naloge, da odredbodajalcu na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa utemeljeno pisno navodilo, da sprejme zadevno odločitev, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja.

3. V primeru prenosa nalog odredbodajalec ostane odgovoren za uspešnost notranjih sistemov poslovodenja in kontrol ter za izbiro odredbodajalca na podlagi prenosa.

4. Komisija, ki jo ustanovi Komisija, da ugotavlja, ali je nastala finančna nepravilnost in njene morebitne posledice, ima v skladu s členom 66(4) splošne finančne uredbe v zvezi z organom Skupnosti iste pristojnosti kakor v zvezi s službami Komisije, če se uprava tako odloči.

Če se uprava ne odloči tako, ustanovi funkcionalno neodvisno komisijo, ki je specializirana za to področje.

Na podlagi mnenja te komisije se direktor odloči, ali bo začel postopek, ki bo imel za posledico disciplinski ukrep ali plačilo odškodnine. Če komisija odkrije sistemske probleme, pošlje poročilo s priporočili odredbodajalcu in notranjemu revizorju Komisije. Če se mnenje nanaša na direktorja, komisija pošlje poročilo upravi in notranjemu revizorju Komisije.

5. Od vsakega člana osebja se lahko zahteva, da v celoti ali delno povrne vso škodo, ki jo je utrpel organ Skupnosti zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti med opravljanjem ali v zvezi z opravljanjem njegovih nalog.

Ko so končane formalnosti, ki so za disciplinske zadeve določene v Kadrovskih predpisih, organ za imenovanje sprejme utemeljeno odločbo.

Oddelek 3

Pravila, ki se uporabljajo za računovodje in vodje blagajn

Člen 48

Računovodja je disciplinsko in odškodninsko odgovoren, kakor je določeno v Kadrovskih predpisih, zlasti:

(a) zaradi izgube ali poškodbe denarnih in drugih sredstev ter dokumentov, ki jih hrani, ali če iz malomarnosti povzroči njihovo izgubo ali poškodovanje;

(b) če neupravičeno spremeni bančni ali žiro račun, ne da bi o tem vnaprej obvestil odredbodajalca;

(c) če izterja ali plača zneske, ki niso v skladu z nalogom za izterjavo ali odredbo za plačilo;

(d) če ne pobere zapadlih prihodkov.

Člen 49

Vodja blagajne predplačil je disciplinsko in odškodninsko odgovoren, kakor je določeno v Kadrovskih predpisih, zlasti:

(a) zaradi izgube ali poškodbe denarnih in drugih sredstev ter dokumentov, ki jih hrani, ali če iz malomarnosti povzroči njihovo izgubo ali poškodovanje;

(b) če ne more predložiti ustreznih dokazil za plačila, ki jih je izvršil;

(c) če izvrši plačila drugim osebam, kakor so upravičene do njih;

(d) če ne pobere zapadlih prihodkov.

POGLAVJE 4

Prihodki

Oddelek 1

Splošne določbe

Člen 50

Organ Skupnosti predloži Komisiji zahtevke za plačilo za celotno subvencijo Skupnosti ali njen del, skupaj z načrtom denarnih tokov, pod pogoji in v časovnih presledkih, za katere se dogovori s Komisijo.

Člen 51

Sredstva, ki jih Komisija plača organu Skupnosti kot subvencijo, se obrestujejo in obresti se pripišejo skupnemu proračunu.

Oddelek 2

Ocena terjatev

Člen 52

Oceno terjatev najprej pripravi odredbodajalec, pristojen za ukrep ali stanje, ki ima lahko za posledico terjatev ali spremembo zneska, dolgovanega organu Skupnosti.

Oddelek 3

Pripoznanje terjatev

Člen 53

1. Pripoznanje terjatev je dejanje, s katerim odredbodajalec ali odredbodajalec na podlagi prenosa:

(a) preveri, ali dolg obstaja;

(b) določi ali preveri resničnost in znesek dolgovane vsote;

(c) preveri pogoje, pod katerimi je terjatev zapadla.

2. Vsako zapadlo terjatev v fiksnem znesku, ki se potrdi kot resnična, je treba pripoznati z nalogom za izterjavo, ki se da računovodji skupaj z opominom, ki je bil poslan dolžniku. Oba dokumenta pripravi in pošlje pristojni odredbodajalec.

3. Brez poseganja v določbe, določene v pravilih, veljavni pogodbi ali sporazumu, se za vsak znesek terjatev, ki ni bil poplačan v roku, določenem v opominu, zaračunajo obresti v skladu s podrobnimi določbami za izvajanje splošne finančne uredbe.

4. V primerno utemeljenih primerih se lahko določeni rutinski prihodki pripoznajo začasno.

Začasno pripoznanje vključuje izterjavo več posameznih zneskov, ki jih zato ni treba pripoznati posamično.

Pred koncem proračunskega leta odredbodajalec popravi zneske, ki so bili pripoznani začasno, da zagotovi njihovo skladnost z dejansko pripoznanimi zneski terjatev.

Oddelek 4

Odobritev izterjave

Člen 54

Odobritev izterjave je dejanje, s katerim pristojni odredbodajalec z izdajo naloga za izterjavo da navodilo računovodji, da izterja pripoznane terjatve.

Oddelek 5

Izterjava

Člen 55

1. Nepravilno plačani zneski se izterjajo.

2. Računovodja ukrepa na podlagi naloga za izterjavo terjatev, ki jih je pravilno pripoznal odredbodajalec ali pristojni odredbodajalec. Pri tem ravna s potrebno skrbnostjo, da zagotovi, da organ Skupnosti prejme svoje prihodke in da so njegove pravice varovane.

3. Kadar pristojni odredbodajalec namerava odstopiti od izterjave pripoznanega zneska terjatev, zagotovi, da je odstop pravilen ter v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

Takšen odstop se izvede z odločbo odredbodajalca, ki mora biti utemeljena. Odredbodajalec ne more prenesti pooblastila za tako odločitev.

V odločbi o odstopu se navede, kakšni ukrepi so bili sprejeti za izterjavo ter pravno in stvarno podlago za tako odločbo.

4. Pristojni odredbodajalec razveljavi pripoznani znesek terjatve, če se na podlagi ugotovljene napake v zvezi s pravno ali stvarno podlago izkaže, da terjatev ni bila pravilno pripoznana. Takšna razveljavitev se izvede z odločbo odredbodajalca in mora biti ustrezno utemeljena.

5. Pristojni odredbodajalec popravi pripoznani znesek terjatve navzgor ali navzdol, če je popravek zneska potreben zaradi odkritja stvarne napake, pod pogojem, da popravek ne pomeni odstopa od ugotovljene upravičenosti organa Skupnosti. Takšen popravek se izvede z odločbo pristojnega odredbodajalca in mora biti ustrezno utemeljen.

Člen 56

1. Ko računovodja dejansko izterja terjatev, znesek zavede v računovodsko evidenco in o tem obvesti pristojnega odredbodajalca.

2. Za vsako gotovinsko plačilo se računovodji izda potrdilo o plačilu.

Člen 57

1. Če do dneva plačila, določenega v opominu, celoten znesek ni vrnjen, računovodja obvesti pristojnega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izterjavo s pomočjo pravnih sredstev, ki so mu na voljo, po potrebi vključno s pobotom in, če to ni mogoče, s prisilno izterjavo.

2. Računovodja izterja zneske s pobotom enakih terjatev, ki jih ima organ Skupnosti do dolžnika, ki ima sam terjatev do organa Skupnosti, ki je resničen, v fiksnem znesku in zapadel, pod pogojem, da je pobot pravno mogoč.

Člen 58

Računovodja lahko v dogovoru s pristojnim odredbodajalcem rok plačila podaljša samo na pisno prošnjo dolžnika, ki je primerno obrazložena, in pod pogojem, da sta izpolnjena naslednja pogoja:

(a) dolžnik se zaveže, da bo plačal obresti po obrestni meri, določeni v podrobnih določbah za izvajanje splošne finančne uredbe, za celotno obdobje podaljšanja, ki se začnejo obračunavati na datum, ko je plačilo prvikrat zapadlo;

(b) da za zavarovanje pravic organa Skupnosti dolžnik predloži finančno zavarovanje, ki pokriva neporavnani dolg za znesek glavnice, pa tudi za obresti.

Oddelek 6

Posebne določbe, ki se uporabljajo za pristojbine in stroške

Člen 59

1. Če organ Skupnosti pobira pristojbine in stroške iz člena 5(a) na začetku vsakega proračunskega leta pripravi skupno začasno oceno takih pristojbin in stroškov.

2. Praviloma organ Skupnosti opravi storitve na podlagi nanj prenesenih nalog šele, ko je ustrezna pristojbina ali strošek plačana v celoti.

3. Če storitev izjemoma opravi brez predhodnega plačila ustrezne pristojbine ali stroškov, se uporabljajo oddelki 3, 4 in 5 tega poglavja.

POGLAVJE 5

Odhodki

Člen 60

1. Vse odhodkovne postavke se prevzamejo kot obveznost, potrdijo, odobrijo in plačajo.

2. Pred vsako odobritvijo odhodka je treba sprejeti sklep o financiranju.

3. Program dela organa Skupnosti je enakovreden sklepu o financiranju za dejavnosti, ki jih pokriva, če so te jasno opisane in so natančno navedena tudi merila, ki so podlaga te dejavnosti.

4. Proračunska sredstva za upravo se lahko izvršujejo brez predhodnega sklepa o financiranju.

Oddelek 1

Prevzem obveznosti za odhodke

Člen 61

1. Prevzem obveznosti v breme proračuna je postopek rezervacije proračunskih sredstev za pokritje poznejših plačil, ki so potrebna za izpolnitev pravne obveznosti.

2. Pravna obveznost je dejanje, s katerim pristojni odredbodajalec prevzame ali ugotovi obveznost, ki ima za posledico bremenitev proračuna.

3. Prevzem obveznosti v breme proračuna je posamičen, kadar sta upravičenec in višina izdatka znana.

4. Prevzem obveznosti v breme proračuna je celoten, kadar vsaj eden od elementov, potrebnih za ugotovitev posamezne obveznosti, še ni znan.

5. Prevzem obveznosti v breme proračuna je začasen, če je namenjen za pokrivanje rutinskih upravnih stroškov in bodisi znesek bodisi končni upravičenec še ni dokončno znan.

Začasne obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo ene posamične pravne obveznosti ali več, na podlagi katere nastane pravica do poznejših plačil, bodisi z neposrednimi plačili v izjemnih primerih, ki se nanašajo na izdatke za osebje.

Člen 62

1. Za vsak ukrep, ki lahko povzroči odhodek v breme proračuna, mora pristojni odredbodajalec najprej rezervirati proračunska sredstva, preden pravno prevzame obveznost do tretjih oseb.

2. Posamezna pravna obveznost, ki se nanaša na posamezno ali začasno odobritev proračunskih sredstev, se prevzame do 31. decembra leta n.

Na koncu obdobij iz prvega pododstavka pristojni odredbodajalec razveljavi neporabljene pravice porabe.

3. Za evidentirane pravne obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kakor eno proračunsko leto, in ustreznih pravic porabe se, razen v primeru odhodkov za zaposlene, končni datum za izvršitev določi v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

Deli takih proračunskih sredstev, ki niso bili izvršeni v šestih mesecih po tem končnem datumu, se sprostijo v skladu s členom 11.

Člen 63

Pri prevzemanju obveznosti v breme proračuna pristojni odredbodajalec zagotovi, da:

(a) izdatek bremeni pravo proračunsko postavko;

(b) so proračunska sredstva na voljo;

(c) je izdatek so v skladu z veljavnimi določbami, zlasti določbami ustanovnega akta, finančnih pravil posameznega organa Skupnosti in vseh aktov, sprejetih na njihovi podlagi;

(d) se upošteva načelo dobrega finančnega poslovodenja.

Oddelek 2

Potrditev izdatkov

Člen 64

Potrditev izdatka je dejanje, ko pristojni odredbodajalec:

(a) potrdi, da je upnik upravičen do zneska;

(b) preveri pogoje, pod katerimi plačilo zapade;

(c) določi ali preveri resničnost in znesek terjatve.

Člen 65

1. Potrjevanje odhodkov temelji na dokazilih, ki potrjujejo upravičenost upnika glede na dejansko opravljene storitve, dejansko dobavljeno blago ali dejansko izvedene gradnje ali na podlagi drugih dokumentov, ki utemeljujejo plačilo.

2. Sklep o potrditvi se izrazi tako, da pristojni odredbodajalec podpiše zaznamek "odobreno za plačilo".

3. Če sistem ni računalniško podprt, ima zaznamek "odobreno za plačilo" obliko žiga, pod katerega se podpiše pristojni odredbodajalec. V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek "odobreno za plačilo" obliko potrditve s pomočjo osebnega gesla pristojnega odredbodajalca.

Oddelek 3

Odobritev izdatka

Člen 66

1. Odobritev izdatka je dejanje, ko pristojni odredbodajalec z izdajo odredbe za plačilo da navodilo računovodji, da plača izdatek, ki ga je potrdil.

2. Odredbo za izplačilo pristojni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji. Pristojni odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 38(6).

3. Po potrebi se odredbi za plačilo, poslani računovodji, priloži dokument, ki potrjuje, da je bilo blago evidentirano v evidenci dolgoročnih sredstev iz člena 90(1).

Oddelek 4

Plačilo izdatkov

Člen 67

1. Plačilo se izvrši na podlagi predložitve potrdila, da je ustrezni ukrep v skladu z določbami temeljnega akta v smislu člena 49 splošne finančne uredbe ali pogodbe ali sporazuma o donaciji in zajema enega ali več izmed naslednjih postopkov:

(a) plačilo celotnega dolgovanega zneska;

(b) plačilo dolgovanega zneska na katerega od naslednjih načinov:

(i) v obliki vnaprejšnjega financiranja, ki se lahko razdeli v več plačil;

(ii) z enim vmesnim plačilom ali več;

(iii) v obliki plačila razlike dolgovanega zneska.

Vnaprejšnje financiranje se v celoti ali delno poračuna z vmesnimi plačili.

Celotno vnaprejšnje financiranje in vmesna plačila se poračunajo s plačilom razlike.

2. V poslovnih knjigah je treba ob plačilu razlikovati med različnimi vrstami plačil iz odstavka 1.

Člen 68

Plačilo izdatka izvrši računovodja v okviru razpoložljivih sredstev.

Oddelek 5

Roki za izvrševanje izdatkov

Člen 69

Potrjevanje, odobravanje in plačilo odhodkov morajo biti izvedeni v rokih, določenih v podrobnih pravilih za izvajanje splošne finančne uredbe, in v skladu s temi določbami.

POGLAVJE 6

Informacijski sistemi

Člen 70

Kadar se prihodki in odhodki vodijo z računalniškimi sistemi, se dokumenti lahko podpisujejo z računalniškim ali elektronskim postopkom.

POGLAVJE 7

Notranji revizor

Člen 71

1. Vsak organ Skupnosti vzpostavi notranjo revizijsko funkcijo, ki se mora izvajati v skladu z ustreznimi mednarodnimi standardi.

2. Brez poseganja v člen 38(4) ima notranji revizor Komisije ista pooblastila v zvezi z organi Skupnosti kakor v zvezi s službami Komisije.

Člen 72

1. Notranji revizor svetuje organu Skupnosti glede obvladovanja tveganj z neodvisnimi mnenji o kakovosti sistemov poslovodenja in nadzora ter s priporočili za izboljšanje pogojev izvajanja postopkov in za spodbujanje dobrega finančnega poslovodenja.

Odgovoren je za:

(a) ocenjevanje ustreznosti in uspešnosti notranjih sistemov za poslovodenje in dela služb pri izvajanju programov in ukrepov glede na tveganja, povezana z njimi; in

(b) ocenjevanje ustreznosti in kakovosti sistemov notranjega nadzora, ki se uporabljajo za vsako operacijo izvrševanja proračuna.

2. Notranji revizor opravlja te naloge za vse dejavnosti in službe organa Skupnosti. Notranji revizor ima popoln in neomejen dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje za opravljanje svojih nalog.

3. Notranji revizor o svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravi in direktorju. Uprava in direktor zagotovita, da se sprejmejo ukrepi na podlagi priporočil, izdanih pri revizijah.

4. Notranji revizor predloži organu Skupnosti tudi letno notranje revizijsko poročilo, v katerem med drugim navede število in vrsto opravljenih notranjih revizij, priporočila in sprejete ukrepe na podlagi teh priporočil. V tem letnem poročilu tudi navede kakršne koli sistemske probleme, ki jih je odkrila posebna komisija, ustanovljena na podlagi člena 66(4) finančne uredbe.

5. Organ Skupnosti pošlje vsako leto organu, odgovornemu za razrešitev, in Komisiji poročilo, ki ga pripravi direktor in v katerem navede število in vrsto opravljenih notranjih revizij, priporočila in sprejete ukrepe na podlagi teh priporočil.

Člen 73

Odgovornost notranjega revizorja za ukrepe, sprejete pri opravljanju njegovih nalog, se določi v skladu s členom 87 splošne finančne uredbe.

NASLOV V

JAVNA NAROČILA

Člen 74

Za javna naročila se uporabljajo ustrezne določbe splošne finančne uredbe in podrobne določbe za izvajanje navedene uredbe.

NASLOV VI

DONACIJE, KI JIH DODELJUJE ORGAN SKUPNOSTI

Člen 75

Kadar lahko organ Skupnosti v skladu s svojim ustanovnim aktom dodeljuje donacije, se uporabljajo ustrezne določbe splošne finančne uredbe in podrobne določbe za izvajanje navedene uredbe.

NASLOV VII

PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO

POGLAVJE 1

Priprava zaključnega računa

Člen 76

Zaključni račun organa Skupnosti zajema:

(a) finančne izkaze organa Skupnosti;

(b) poročila o izvrševanju proračuna organa Skupnosti.

Zaključnemu računu organa Skupnosti je priloženo poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju med letom.

Člen 77

Zaključni račun mora biti pripravljen v skladu s pravili, točen in izčrpen ter mora predstavljati resnično in pošteno sliko:

(a) v zvezi s finančnimi izkazi sredstev in obveznosti do virov, izdatkov in prejemkov, pravic in obveznosti, ki niso prikazane kot sredstva ali obveznosti, ter denarnega toka;

(b) v zvezi s poročili o izvrševanju proračuna, prihodkov in odhodkov.

Člen 78

Finančni izkazi se pripravijo v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli, določenimi v podrobnih določbah za izvajanje splošne finančne uredbe:

(a) načelom delujočega podjetja;

(b) previdnosti;

(c) doslednosti uporabe računovodskih metod;

(d) primerljivosti informacij;

(e) pomembnosti;

(f) nobene neto izravnave;

(g) vsebine nad obliko;

(h) računovodstva na podlagi nastanka poslovnih dogodkov.

Člen 79

1. V skladu z načelom računovodskega evidentiranja na podlagi nastanka poslovnih dogodkov finančni izkazi prikazujejo odhodke in prihodke za proračunsko leto ne glede na datum plačila ali izterjave.

2. Vrednost sredstev in obveznosti se določi v skladu s pravili vrednotenja, določenimi z računovodskimi metodami iz člena 132 splošne finančne uredbe.

Člen 80

1. Finančni izkazi se pripravijo v evrih in zajemajo:

(a) bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, ki predstavljata sredstva in obveznosti ter finančni položaj in izid poslovanja na dan 31. decembra preteklega leta; predstavljena sta v obliki, določeni z Direktivo Sveta o zaključnih računih nekaterih vrst družb, pri čemer se upošteva posebna narava dejavnosti organa Skupnosti;

(b) izkaz denarnega toka, ki prikazuje zneske, pobrane in plačane med letom, ter končno stanje denarja zakladnice;

(c) izkaz gibanja kapitala, ki podrobno prikazuje povečanja in zmanjšanja vsake postavke kapitala med letom.

2. Priloga k finančnim izkazom dopolnjuje in pojasnjuje informacije, predstavljene v izkazih iz odstavka 1, in daje vse dodatne informacije, predpisane z mednarodno sprejeto računovodsko prakso, kadar so take informacije pomembne za dejavnosti organa Skupnosti.

Člen 81

Poročila o izvrševanju proračuna so predstavljena v evrih. Obsegajo:

(a) izkaz realizacije proračuna, ki navaja vse proračunske operacije za leto kot prihodke in odhodke; struktura predstavitve je enaka kakor za sam proračun;

(b) Prilogo k izkazu realizacije proračuna, ki dopolnjuje in pojasnjuje informacije v izkazu.

Člen 82

Računovodja pošlje računovodji Komisije najpozneje do 1. marca naslednjega leta začasni zaključni račun, skupaj s poročilom o izvrševanju proračuna in finančnem poslovodenju v tekočem letu iz člena 76(7) te uredbe, tako da lahko računovodja Komisije konsolidira zaključne račune, kakor določa člen 128 splošne finančne uredbe.

Člen 83

1. V skladu s členom 129(1) splošne finančne uredbe Računsko sodišče najpozneje do 15. junija da svoje pripombe o začasnem zaključnem računu vsake institucije in vsakega organa iz člena 185 splošne finančne uredbe.

2. Ko prejme ugotovitve Računskega sodišča o začasnem zaključnem računu organa Skupnosti, direktor pripravi končni zaključni račun organa Skupnosti pod njegovo odgovornostjo in ga pošlje upravi, ki nato da svoje mnenje na ta zaključni račun.

3. Direktor pošlje končni zaključni račun, skupaj z mnenjem uprave, računovodji Komisije ter Računskemu sodišču, Evropskemu parlamentu in Svetu najpozneje do 1. julija naslednjega leta.

4. Končni zaključni račun organa Skupnosti se objavi v Uradnem listu Evropskih Skupnosti 31. oktobra v naslednjem proračunskem letu.

5. Direktor pošlje Računskemu sodišču odgovor na ugotovitve v letnem poročilu najpozneje do 30. septembra.

POGLAVJE 2

Računovodstvo

Oddelek 1

Skupne določbe

Člen 84

1. Računovodski sistem organa Skupnosti je sistem, ki omogoča tako organizacijo proračunskih in finančnih informacij, da se lahko številke vnašajo, arhivirajo in evidentirajo.

2. Računovodstvo se deli na splošno računovodstvo in proračunsko računovodstvo. Računovodske evidence se vodijo v evrih na osnovi koledarskega leta.

3. Vrednosti v splošnem in proračunskem knjigovodstvu se zaključijo ob koncu proračunskega leta, tako da se lahko pripravi zaključni račun iz poglavja I.

4. Ne glede na odstavka 2 in 3 lahko odredbodajalec vodi tudi analitične konte.

Člen 85

Računovodska pravila in metode ter usklajeni kontni načrt, ki ga uporablja organ Skupnosti, sprejme računovodja Komisije v skladu s členom 133 splošne finančne uredbe.

Oddelek 2

Splošno računovodstvo

Člen 86

Splošno računovodstvo v kronološkem vrstnem redu in na podlagi dvostavnega knjigovodstva evidentira vse poslovne dogodke in aktivnosti, ki vplivajo na gospodarski in finančni položaj ter na sredstva in obveznosti organa Skupnosti.

Člen 87

1. Promet na računih in stanja se evidentirajo v računovodskih knjigah.

2. Vse knjižbe, vključno s popravki na kontih, morajo biti utemeljene z listinami, na katere se nanašajo.

3. Računovodski sistem mora biti takšen, da zagotavlja sledenje vseh knjižb.

Člen 88

Ob zaključku proračunskega leta in do datuma priprave zaključnega računa računovodja organa Skupnosti izvede vse popravke, ki nimajo za posledico plačil ali izterjave sredstev za navedeno leto, vendar so potrebni za resnično in pošteno predstavitev zaključnega računa v skladu s pravili.

Oddelek 3

Proračunsko računovodstvo

Člen 89

1. Proračunsko računovodstvo omogoča natančen zapis izvrševanja proračuna.

2. Za namene odstavka 1 proračunsko računovodstvo evidentira vse proračunske prihodke in odhodke iz naslova IV te uredbe.

POGLAVJE 4

Vodenje evidence premoženja

Člen 90

1. Vsak organ Skupnosti vodi evidenco premoženja, ki prikazuje količino in vrednost vseh opredmetenih, neopredmetenih in finančnih sredstev Skupnosti v skladu z vzorcem, ki ga pripravi računovodja Komisije.

Organ Skupnosti preveri, ali knjižbe v evidenco ustrezajo dejanskemu stanju.

2. Prodaja premičnin se ustrezno objavi.

NASLOV VIII

ZUNANJA REVIZIJA IN RAZREŠITEV

POGLAVJE 1

Zunanja revizija

Člen 91

Računsko sodišče pregleda izkaze organa Skupnosti v skladu s členom 248 Pogodbe ES.

Člen 92

1. Organ Skupnosti pošlje Računskemu sodišču proračun, kakor je končno sprejet. Organ Skupnosti čim prej obvesti Računsko sodišče o vseh sklepih in dejanjih, sprejetih v skladu s členi 10, 14, 19 in 23.

2. Organ Skupnosti pošlje Računskemu sodišču vsa notranja finančna pravila, ki jih sprejme.

3. Računsko sodišče obvesti o vseh imenovanjih odredbodajalcev, računovodij in vodij blagajn predplačil ter o sklepih o prenosu pooblastil na podlagi členov 34, 43(1) in (4) ter člena 44.

Člen 93

Nadzor, ki ga izvaja Računsko sodišče, urejajo členi 139 do 144 splošne finančne uredbe.

POGLAVJE 2

Razrešitev

Člen 94

1. Na priporočilo Sveta Evropski parlament pred 30. aprilom leta n + 2 razreši direktorja v zvezi z izvrševanjem proračuna za leto n.

2. Če datuma iz odstavka 1 ni mogoče doseči, Evropski parlament ali Svet obvesti direktorja o razlogih za odložitev.

3. Če Evropski parlament odloži sklep o razrešitvi, direktor stori vse potrebno, da čim prej sprejme ukrepe za odpravo ali za hitrejšo odpravo ovir za tak sklep.

Člen 95

1. Sklep o razrešitvi zajema obračune vseh prihodkov in odhodkov organa Skupnosti, končno bilanco ter sredstva in obveznosti organa Skupnosti, prikazane v finančnem izkazu.

2. Za sprejetje sklepa o razrešitvi Evropski parlament, potem ko je to storil tudi Svet, pregleda poročila in finančne izkaze organa Skupnosti. Pregleda tudi letno poročilo Računskega sodišča skupaj z odgovori direktorja organa Skupnosti, morebitna posebna poročila Računskega sodišča za zadevno proračunsko leto ter izjavo Računskega sodišča o zanesljivosti poslovnih knjig ter zakonitosti in pravilnosti poslovnih dogodkov.

3. Direktor predloži Evropskemu parlamentu na njegovo zahtevo na isti način, kakor je predviden v členu 146(3) splošne finančne uredbe, vse potrebne informacije za nemoteno uporabo postopka za razrešitev za zadevno proračunsko leto.

Člen 96

1. Direktor sprejme vse ustrezne ukrepe na podlagi ugotovitev, izraženih v sklepu Evropskega parlamenta o razrešitvi, ter pripomb, priloženih priporočilom Sveta, ki se nanašajo na razrešitev.

2. Direktor na zahtevo Evropskega parlamenta ali Sveta poroča o sprejetih ukrepih na podlagi teh ugotovitev in pripomb. Kopijo poročila pošlje Komisiji in Računskemu sodišču.

NASLOV IX

PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

Člen 97

Roki iz člena 83 se prvič uporabijo za proračunsko leto 2005.

Za predhodna leta so ti roki:

(a) 15. september za člen 83(3);

(b) 30. november za člen 83(4);

(c) 31. oktober za člen 83(5).

Člen 98

Evropski parlament, Svet in Komisija so pooblaščeni zahtevati vse potrebne informacije ali pojasnila glede proračunskih zadev v njihovi pristojnosti.

Člen 99

Uprava sprejme na predlog direktorja organa Skupnosti po potrebi podrobne določbe za izvajanje finančne uredbe organa Skupnosti.

Člen 100

Po začetku veljavnosti te uredba vsak organ iz člena 185 splošne finančne uredbe sprejme novo finančno uredbo, da bi lahko začela veljati 1. januarja 2003 ali v vsakem primeru v šestih mesecih od datuma, ko zaradi dodelitve subvencije v breme skupnega proračuna zanj začnejo veljati določbe navedenega člena 185.

Člen 101

Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in neposredno velja v vseh državah članicah.

V Bruslju, 19. novembra 2002

Za Komisijo

Franz Fischler

Član Komisije

[1] UL L 248, 15.9.2002, str. 1.

[2] Še ni objavljeno v Uradnem listu.

[3] Še ni objavljeno v Uradnem listu.

[4] Še ni objavljeno v Uradnem listu.

--------------------------------------------------