Uredba Komisije (ES) št. 1386/2002

z dne 29. julija 2002

o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES) št. 1164/94 glede sistemov upravljanja in nadzora pomoči, dodeljene v okviru Kohezijskega sklada, ter postopkov izvajanja finančnih popravkov

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 1164/94 z dne 16. maja o ustanovitvi Kohezijskega sklada [1], kakor je bila spremenjena z Uredbama (ES) št. 1264/1999 in (ES) št. 1265/1999 [2], ter zlasti člena 12(4) uredbe in člena H(4) Priloge II k uredbi,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Člen 12(1) Uredbe (ES) št. 1164/94 določa, da morajo države članice sprejeti ukrepe, s katerimi zagotovijo, da se sredstva Skupnosti uporabljajo učinkovito in pravilno ter v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja.

(2) V ta namen morajo države članice zagotoviti potrebna navodila v zvezi z organiziranjem ustreznih funkcij služb, pristojnih za izvedbo projektov, potrjevanje izdatkov ter splošno upravljanje in koordiniranje aktivnosti Kohezijskega sklada v zadevnih državah članicah.

(3) Uredba (ES) št. 1164/94 določa, da morajo države članice sodelovati s Komisijo pri zagotavljanju dobro delujočih sistemov upravljanja in nadzora, ter ji ponuditi vso potrebno pomoč za izvajanje pregledov, vključno s pregledi vzorcev.

(4) Da bi uskladili standarde za potrjevanje izdatkov, ki so predmet zahtevkov za plačila iz sklada, je treba določiti vsebino teh potrdil ter podrobno določiti vrsto in kakovost informacij, na katerih temeljijo.

(5) Da države članice omogočijo Komisiji izvajanje pregledov iz člena 12(2) Uredbe (ES) št. 1164/94, ji morajo na njeno zahtevo predložiti podatke, ki jih potrebujejo službe, pristojne za izvedbo projektov ter splošno upravljanje in koordiniranje aktivnosti Kohezijskega sklada, da lahko izpolnijo zahteve v zvezi z upravljanjem, spremljanjem in vrednotenjem iz navedene uredbe. Določiti je treba vsebino takih podatkov ter format in način prenosa računalniških datotek, kadar so podatki predloženi v elektronski obliki. Komisija bi morala zagotoviti, da elektronski in drugi podatki ostanejo zaupni in varni.

(6) Ta uredba se uporablja brez poseganja v določbe Uredbe Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 z dne 11. novembra 1996 o pregledih in inšpekcijah na kraju samem, ki jih opravlja Komisija za zaščito finančnih interesov Evropskih skupnosti pred goljufijami in drugimi nepravilnostmi [3].

(7) Ta uredba se uporablja brez poseganja v določbe Uredbe Komisije (ES) št. 1831/94 z dne 26. julija 1994 o nepravilnostih in izterjavi nepravilno plačanih zneskov v okviru financiranja Kohezijskega sklada ter organizaciji informacijskega sistema na tem področju [4].

(8) Določiti je treba podrobne določbe o postopku iz člena H Priloge II k Uredbi (ES) št. 1164/94, vključno s tistimi o izterjavi nepravilno izplačanih zneskov, o povračilu Komisiji in o zamudnih obrestih –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

POGLAVJE I

Predmet in področje uporabe

Člen 1

Ta uredba določa podrobna pravila za izvajanje Uredbe Sveta (ES) št. 1164/94 glede sistemov upravljanja in nadzora za pomoč iz Kohezijskega sklada (v nadaljnjem besedilu sklad) za upravičene ukrepe po členu 3 navedene uredbe, ki so bili prvič odobreni po 1. januarju 2000, ter glede postopka finančnih popravkov.

POGLAVJE II

Sistemi upravljanja in nadzora

Člen 2

1. Vsaka država članica zagotovi, da naslednje službe in organi dobijo ustrezna navodila v zvezi s sistemi upravljanja in nadzora, ki so potrebni za zagotovitev dobrega finančnega poslovodenja sklada v skladu s splošno sprejetimi načeli in standardi:

(a) organi, pristojni za izvedbo projektov po členu 10(4) Uredbe (ES) št. 1164/94 (v nadaljnjem besedilu organi izvajanja);

(b) organi ali telesa, pristojni za potrjevanje izjav o izdatkih, ki so predmet zahtevkov za plačila iz sklada po členu 12(1)(d) Uredbe (ES) št. 1164/94 in členu D(4) Priloge II k navedeni uredbi, vključno z organi ali telesi, imenovanimi po členu D(1) Priloge II k uredbi, če ti zgoraj niso navedeni (v nadaljnjem besedilu plačilni organi);

(c) organi, pristojni za splošno upravljanje in koordiniranje aktivnosti Kohezijskega sklada v državi članici (v nadaljnjem besedilu organi za upravljanje), in

(d) javna ali zasebna telesa ali službe, ki delujejo pod odgovornostjo organov za upravljanje ali plačilnih organov ali v njihovem imenu izvajajo naloge v zvezi z organi izvajanja (v nadaljnjem besedilu posredniška telesa).

Zlasti navedena navodila tem organom in telesom pomagajo pri vzpostavljanju sistemov, ki so potrebni ne le za zagotavljanje primerne gotovosti glede pravilnosti, zakonitosti in upravičenosti zahtevkov za pomoč Skupnosti, ampak tudi za zagotovitev izvedbe projektov v skladu s pogoji ustreznih odločb in cilji, določenimi za te projekte.

2. Kadar organ izvajanja ni končni prejemnik sredstev, vključujejo "organi izvajanja" za namene te uredbe organe in podjetja, ki sodelujejo pri izvajanju projekta na podlagi koncesije, pooblastila ali kako drugače.

3. V tej uredbi, in če ni določeno drugače, "projekt" pomeni posamezni projekt, fazo projekta ali skupino projektov iz člena 1(3) Uredbe (ES) št. 1164/94 ali vsak ukrep po členu 3(2) navedene uredbe, ki je predmet odločbe po členu 10(6) uredbe (v nadaljnjem besedilu odločba o dodelitvi).

Člen 3

Sistemi upravljanja in nadzora organov upravljanja in plačilnih organov, posredniških teles in organov izvajanja v sorazmerju z obsegom pomoči, ki jo upravljajo, zagotavljajo:

(a) jasno opredelitev, jasno razmejitev, in kolikor je to potrebno za dobro poslovanje, ustrezno ločenost funkcij znotraj zadevnih organizacij;

(b) učinkovite sisteme za zagotovitev zadovoljivega izvajanja funkcij;

(c) v primeru posredniških teles poročanje pristojnim organom o izvajanju svojih nalog in porabljenih sredstvih.

Člen 4

1. Sistemi upravljanja in nadzora iz člena 3 vključujejo postopke preverjanja verodostojnosti zahtevanih izdatkov in izvajanja projekta od pripravljalne faze do zagona financirane naložbe v skladu s pogoji ustrezne odločbe o dodelitvi, s cilji, določenimi za ta projekt, in veljavnimi nacionalnimi predpisi in predpisi Skupnosti, zlasti o upravičenosti izdatkov za podporo iz sklada, o varstvu okolja, prometu, vseevropskih omrežjih, konkurenčnosti in oddaji javnih naročil.

Preverjanja zajemajo vse vidike, tako finančne, tehnične ali upravne, od katerih je odvisna učinkovita raba sredstev, za katera je bila prevzeta obveznost.

2. Postopki zahtevajo dokumentiranje preverjanja projektov na kraju samem. Zapisi navajajo opravljeno delo, rezultate preverjanja in ukrepe, ki so bili sprejeti v zvezi z ugotovljenimi odstopanji. Kadar katero od stvarnih ali upravnih preverjanj ni izčrpno, ampak je opravljeno le na vzorcu del ali transakcij, je v zapisu navedeno, katera dela in transakcije so bili preverjeni, in opisana metoda vzorčenja.

Člen 5

1. V zvezi s projekti, ki so bili prvič odobreni po 1. januarju 2000, države članice v treh mesecih po začetku veljavnosti te uredbe Komisijo obvestijo o organiziranosti organov upravljanja in plačilnih organov, posredniških teles in organov izvajanja, ki so pristojni za aktivnosti sklada v njihovih državah, o sistemih upravljanja in nadzora, ki so vzpostavljeni v teh organih in telesih, ter o izboljšavah, predvidenih po navodilih iz člena 2(1).

2. Sporočilo vsebuje naslednje informacije o vsakem posameznem organu upravljanja, plačilnem organu in posredniškem telesu:

(a) funkcije, ki so bile prenesene nanje;

(b) razmejitev funkcij med njihovimi službami ali znotraj njih, pa tudi razmejitev med organom upravljanja in plačilnim organom, kadar je to en organ;

(c) postopke za pregledovanje in prevzem del, postopke, po katerih so zahtevki za povračilo stroškov prejeti, preverjeni in potrjeni, ter postopke, po katerih so plačila upravičencem odobrena, izvedena in knjižena;

(d) predpise za revizijo sistemov upravljanja in nadzora.

3. Komisija se v sodelovanju z državo članico prepriča, ali sistemi upravljanja in nadzora, opisani v odstavkih 1 in 2, ustrezajo standardom, ki jih zahtevata Uredba (ES) št. 1164/94 in ta uredba, ter obvesti o morebitnih ovirah, ki jo predstavljajo za preglednost pregledov v zvezi z delovanjem sklada in za izvrševanje odgovornosti Komisije na podlagi člena 274 Pogodbe. Revizije delovanja sistema se opravljajo redno.

Člen 6

1. Sistemi upravljanja in nadzora zagotavljajo zadostno revizijsko sled.

2. Šteje se, da je revizijska sled zadostna, kadar omogoča:

(a) uskladitev skupnih zneskov, potrjenih pri Komisiji, z zapisi po posameznih izdatkih in njihovo spremljajočo dokumentacijo, ki se vodijo na raznih upravnih ravneh in pri organih izvajanja;

(b) preverjanje dodeljevanja in prenosa razpoložljivih sredstev Skupnosti in nacionalnih sredstev;

(c) preverjanje pravilnosti sporočenih informacij o izvajanju projekta v skladu s pogoji odločbe o dodelitvi in s cilji, določenimi za ta projekt.

3. Okvirni opis informacij, zahtevanih za zadostnost revizijske sledi, je v Prilogi I.

4. Organ za upravljanje se prepriča o naslednjih točkah:

(a) da obstajajo postopki, ki zagotavljajo, da se vsi dokumenti, ki so pomembni za nastale izdatke, izvršena plačila, opravljena dela in preverjanje, opravljeno v zvezi s projektom, in so potrebni za zadostno revizijsko sled, hranijo v skladu z zahtevami člena G(3) Priloge II k Uredbi (ES) št. 1164/94 in s Prilogo I k tej uredbi;

(b) da se hrani zapis o organu, ki jih hrani, in njegovem sedežu;

(c) da se omogoči vpogled v dokumente tistim osebam ali organom, ki imajo običajno pravico pregledati te dokumente.

5. Osebe in organi iz odstavka 4(c) so:

(a) osebje organa za upravljanje in plačilnega organa, posredniških teles in organa izvajanja, ki obravnavajo zahtevke za plačilo;

(b) službe, ki opravljajo revizijo sistemov upravljanja in nadzora;

(c) oseba ali služba plačilnega organa, pooblaščenega za potrjevanje zahtevkov za vmesna in končna plačila iz člena 12(1)(d) Uredbe (ES) št. 1164/94 in člena D(2)(d) Priloge II k navedeni uredbi ter oseba ali služba, ki izda izjavo po členu 12(1)(f) uredbe;

(d) pooblaščeni uslužbenci nacionalnih revizijskih organov in Skupnosti.

Ta oseba ali organi lahko zahtevajo, da se jim predložijo izpisi ali kopije dokumentov ali računovodskih evidenc iz odstavka 4.

Člen 7

Plačilni organ vodi knjigovodsko evidenco o vseh izterljivih zneskih v zvezi z že opravljenimi plačili pomoči Skupnosti in zagotovi, da se zneski izterjajo brez neupravičenih zamud. Po izterjavi povrne izterjana nepravilna plačila, skupaj s prejetimi zamudnimi obrestmi, tako da v naslednjem poročilu o izdatkih in zahtevku za plačilo, ki sta za zadevni projekt naslovljena na Komisijo, te zneske odšteje. Če to ni dovolj, lahko Komisija zahteva povračilo preostalega zneska.

Plačilni organ pošlje Komisiji enkrat na leto kot prilogo k četrtemu četrtletnemu poročilu o izterjavah po Uredbi (ES) št. 1831/1994 izjavo o zneskih, ki čakajo na izterjavo na ta datum, razvrščenih po letu, v katerem je bil sprožen postopek izterjave.

POGLAVJE III

Potrjevanje izdatkov

Člen 8

1. Potrdila poročil o vmesnih in končnih izdatkih, navedena v členu 12(1)(d) Uredbe (ES) št. 1164/94 in četrti alinei člena D(2)(d) Priloge II k uredbi, izdela v obliki, predpisani v Prilogi II k tej uredbi, oseba ali služba plačilnega organa, ki deluje neodvisno od vsake druge službe, ki odobri zahtevke.

2. Preden plačilni organ potrdi poročilo o izdatkih, se prepriča, da so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a) da so organ za upravljanje, posredniška telesa in organ izvajanja izpolnili zahteve Uredbe (ES) št. 1164/94, zlasti člena 12(1)(c) in (e) ter člena D(2)(b) in (d) Priloge II k uredbi, in upoštevali pogoje odločbe o dodelitvi;

(b) da poročilo o izdatkih vsebuje samo izdatke:

(i) ki so dejansko nastali v upravičenem obdobju, določenem v odločbi o dodelitvi, in jih je mogoče podpreti s prejetimi računi ali računovodskimi listinami enakovredne dokazne vrednosti;

(ii) ki se nanašajo na dela, ki v času vložitve vloge za pomoč v bistvenem obsegu še niso bila končana;

(iii) ki so glede na napredovanje ali dokončanje projekta upravičeni v skladu s pogoji ustrezne odločbe o dodelitvi in s cilji, določenimi za ta projekt.

3. Da je pred predložitvijo poročila o izdatkih Komisiji vedno mogoče upoštevati zadostnost sistemov nadzora in revizijske sledi, organ za upravljanje zagotovi, da je plačilni organ obveščen o postopkih, ki jih izvajajo on, posredniška telesa in organ izvajanja, zato da:

(a) se preverja verodostojnost zahtevanih izdatkov in izvedba projekta v skladu s pogoji ustrezne odločbe o dodelitvi in s cilji, določenimi za ta projekt;

(b) se zagotavlja spoštovanje veljavnih predpisov;

(c) se ohranja revizijska sled.

4. Kadar sta organ za upravljanje in plačilni organ isti organ ali pripadata istemu organu, ta zagotovi uporabo postopkov, ki zagotavljajo standarde nadzora, enakovredne tistim iz odstavkov 2 in 3.

POGLAVJE IV

Pregledi vzorcev

Člen 9

1. Države članice organizirajo preglede projektov, izbranih na podlagi primernega vzorčenja, ki so namenjeni zlasti:

(a) preverjanju učinkovitosti vzpostavljenih sistemov upravljanja in nadzora;

(b) selektivnemu preverjanju izjav o izdatkih, ki temelji na podlagi analiz tveganj in je izvedeno na različnih ravneh.

2. Pregledi, opravljeni za obdobje 2000-2006, zajamejo najmanj 15 % skupnih upravičenih izdatkov, nastalih pri projektih, ki so bili prvič odobreni v tem obdobju. Ta odstotek je mogoče zmanjšati sorazmerno z izdatki, ki so nastali pred začetkom veljavnosti te uredbe. Pregledi temeljijo na reprezentativnem vzorcu transakcij, ob upoštevanju zahtev odstavka 3.

Države članice si prizadevajo preglede enakomerno razporediti čez celotno zadevno obdobje. Zagotovijo, da so naloge takih pregledov in postopki izvajanja ali izplačil v zvezi s projekti ustrezno ločeni.

3. Pri izbiri vzorca transakcij, ki ga je treba pregledati, se upoštevajo:

(a) potreba po pregledu projektov, ki so dovolj različni glede na vrsto in velikost;

(b) morebitni dejavniki tveganja, ugotovljeni pri nacionalnih pregledih ali pregledih Skupnosti;

(c) potreba po zagotovitvi, da so različni organi, ki so vključeni v upravljanje in izvajanje projektov, ter oba sektorja aktivnosti (promet in okolje) zadovoljivo pregledani.

Člen 10

Države članice si prizadevajo s pregledi preveriti:

(a) dejansko izvajanje sistemov upravljanja in nadzora ter njihovo učinkovitost;

(b) dejansko izvajanje projektov v skladu s pogoji odločbe o dodelitvi in s cilji, določenimi za te projekte;

(c) pri ustreznem številu računovodskih evidenc ujemanje s spremljajočo dokumentacijo, ki jo hranijo posredniška telesa in organ izvajanja;

(d) prisotnost zadostne revizijske sledi;

(e) za primerno število izdatkovnih postavk, da skladnost vrste in časovna porazdelitev posameznih izdatkov ustreza predpisom Skupnosti in je v skladu z odobrenimi tehničnimi specifikacijami projekta in dejansko izvedenimi deli;

(f) ali je bilo dejansko na voljo ustrezno nacionalno sofinanciranje; in

(g) ali so bili sofinancirani projekti izvedeni v skladu s predpisi in politikami Skupnosti, kakor zahteva člen 8 Uredbe (ES) št. 1164/94.

Člen 11

S pregledi se ugotovi, ali je kateri od odkritih problemov sistemske narave in ali torej obstaja tveganje, da se pojavi tudi pri drugih ali vseh projektih, ki jih izvaja isti organ izvajanja ali zadevna država članica. Poleg tega se ugotovijo vzroki za tako stanje in določi vrsta nadaljnjih pregledov, ki jih je morda treba opraviti, ter potrebni korektivni in preventivni ukrepi.

Člen 12

V skladu s členom G(1) Priloge II k Uredbi (ES) št. 1164/94 države članice vsako leto do 30. junija, prvič pa 30. junija 2003, obvestijo Komisijo o uporabi členov 9 do 11 te uredbe v preteklem koledarskem letu ter poleg tega po potrebi dopolnijo ali ažurirajo opis svojih sistemov upravljanja in nadzora, o katerih so jo obvestile po členu 5(1).

POGLAVJE V

Izjava ob zaključku projektov

Člen 13

Oseba ali služba, imenovana za izdajanje izjave ob zaključku projektov po členu 12(1)(f) Uredbe (ES) št. 1164/94, deluje neodvisno od:

(a) organa upravljanja, organa izvajanja in posredniških teles;

(b) oseb ali služb plačilnega organa, pristojnih za pripravo potrdil iz člena 8(1).

Preglede opravi v skladu z mednarodno sprejetimi standardi revidiranja. Organ izvajanja, organ upravljanja, plačilni organ in posredniška telesa ji zagotovijo vse zahtevane informacije ter ji omogočijo dostop do evidenc in spremljajočih dokumentov, potrebnih za sestavo izjave.

Člen 14

Izjave temeljijo na pregledu sistemov upravljanja in nadzora, na ugotovitvah že opravljenih pregledov in po potrebi na nadaljnjih pregledih vzorcev transakcij ter na končnem poročilu, sestavljenem po členu F(4) Priloge II k Uredbi (ES) št. 1164/94. Oseba ali služba, ki izda izjavo, opravi vse potrebne poizvedbe, da se zadovoljivo prepriča, ali je potrjeno poročilo o izdatkih natančno, da so z njimi povezane transakcije zakonite in pravilne ter da je bil projekt izveden v skladu s pogoji ustrezne odločbe o dodelitvi in s cilji, določenimi za ta projekt.

Izjave so sestavljene na podlagi okvirnega vzorca iz Priloge III in jih spremlja poročilo, ki vsebuje vse potrebne informacije, na katerih temelji izjava, vključno s povzetkom ugotovitev vseh pregledov, ki so jih opravili nacionalni organi in organi Skupnosti, do katerih je imela oseba ali služba, ki je izjavo pripravila, dostop.

Člen 15

Če zaradi znatnih pomanjkljivosti v upravljanju in nadzoru ali pogostih nepravilnosti ali dvoma glede pravilne izvedbe projekta ni mogoče dati skupnega pozitivnega zagotovila o veljavnosti zahtevka za končno plačilo in končnega potrdila izdatkih, so v izjavi te okoliščine navedene ter je ocenjen obseg problema in njegov finančni vpliv.

V takem primeru lahko Komisija zahteva dodatni pregled, da bi se v določenem času ugotovijo in odpravijo nepravilnosti.

POGLAVJE VI

Oblika in vsebina računovodskih informacij, ki jih je treba hraniti in jih na zahtevo sporočiti Komisiji

Člen 16

1. Računovodske evidence o projektih iz Priloge I se po možnosti vodijo v elektronski obliki. Take evidence so na izrecno zahtevo na voljo Komisiji zaradi izvedbe pregleda dokumentov in pregledov na kraju samem, brez poseganja v obveznost pošiljanja letnih poročil po členu F(4) Priloge II k Uredbi (ES) št. 1164/94.

2. Komisija se z vsako državo članico dogovori o vsebini evidenc v elektronski obliki, ki so ji na voljo po odstavku 1, načinu pošiljanja in času, potrebnem za vzpostavitev zahtevanih računalniških sistemov. Obseg informacij, ki jih je mogoče zahtevati, in želene tehnične specifikacije za prenos računalniških datotek Komisiji so navedeni v Prilogah IV in V.

3. Na pisno zahtevo Komisije dostavijo države članice Komisiji evidence iz odstavka 1 v desetih delovnih dneh od prejema zahteve. Komisija in država članica se lahko dogovorita za drugačen rok, zlasti kadar gre za evidence, ki niso na voljo v elektronski obliki.

4. Komisija zagotovi, da ostanejo informacije, ki jih pošljejo države članice ali jih med izvajanjem pregledov na kraju samem zbere sama, v skladu s členom 287 Pogodbe zaupne in varne.

5. Ob upoštevanju ustreznih nacionalnih predpisov imajo uradniki Komisije dostop do vseh dokumentov, pripravljenih bodisi zaradi nadzora v smislu te uredbe bodisi na podlagi tega nadzora, pa tudi do shranjenih podatkov, vključno s tistimi, ki se hranijo v računalniških sistemih.

POGLAVJE VII

Finančni popravki

Člen 17

1. Znesek finančnih popravkov, ki jih naredi Komisija po členu H(2) Priloge II k Uredbi (ES) št. 1164/94 za posamezne ali sistemske nepravilnosti, se vedno, ko je to mogoče in izvedljivo, oceni na podlagi posameznih dokumentov in je enak znesku izdatkov, ki so bili nepravilno v breme skladu, pri čemer se upošteva načelo sorazmernosti.

2. Če natančna kvantifikacija zneska nepravilnih izdatkov ni mogoča ali izvedljiva ali če bi bilo nesorazmerno v celoti preklicati zadevne izdatke in zato finančni popravki Komisije temeljijo na ekstrapolaciji ali pavšalni stopnji, Komisija ravna, kakor sledi:

(a) v primeru ekstrapolacije uporabi reprezentativni vzorec transakcij s podobnimi značilnostmi;

(b) v primeru pavšalne stopnje oceni pomembnost kršitve pravil ter obseg in finančne posledice pomanjkljivosti sistemov upravljanja ali nadzora, ki so privedle do ugotovljenih nepravilnosti.

3. Če stališče Komisije temelji na dejstvih, ki jih ugotovijo revizorji, ki niso revizorji njenih služb, pripravi po pregledu ukrepov, ki jih je sprejela zadevna država članica po členu 12(1) in (2) Uredbe (ES) št. 1164/94 in členu G(1) Priloge II k uredbi, poročil, predloženih na podlagi Uredbe (ES) št. 1831/94, in morebitnih odgovorov države članice, lastne zaključke o finančnih posledicah.

Člen 18

1. Rok, v katerem se zadevna država članica lahko odzove na zahtevo po prvem pododstavku člena H(1) Priloge II k Uredbi (ES) št. 1164/94, da predloži svoje pripombe, znaša dva meseca, razen v upravičenih primerih, ko lahko Komisija dovoli daljši rok.

2. Če Komisija predlaga finančne popravke na podlagi ekstrapolacije ali pavšalne stopnje, ima država članica možnost s pregledom zadevnih dokumentov izkazati, da je dejanski obseg nepravilnosti manjši od ocene Komisije. V dogovoru s Komisijo lahko država članica omeji obseg tega pregleda na ustrezni del ali vzorec zadevnih dokumentov.

Razen v upravičenih primerih, rok, ki je določen za ta pregled, ni daljši od dodatnih dveh mesecev po dvomesečnem roku iz odstavka 1. Rezultati takega pregleda se pregledajo tako, kakor je določeno v drugem pododstavku člena H(1) Priloge II k Uredbi (ES) št. 1164/94. Komisija upošteva vsa dokazila, ki jih v teh rokih predloži država članica.

3. Kadarkoli država članica ugovarja ugotovitvam Komisije in pride do zaslišanja po drugem pododstavku člena H(1) Priloge II k Uredbi (ES) št. 1164/94, začne z dnem zaslišanja teči trimesečni rok, v katerem lahko Komisija odloči po členu H(2) Priloge II k navedeni uredbi.

Člen 19

Kadar Komisija po členu G(2) Priloge II k Uredbi (ES) št. 1164/94 odloži plačila, si Komisija in zadevna država članica prizadevata doseči sporazum po postopku in v rokih, določenih v členu 18(1) in (2) te uredbe. Če sporazum ni dosežen, se uporabi člen 18(3).

Člen 20

1. Vsa vračila Komisiji po členu H(3) Priloge II k Uredbi (ES) št. 1164/94 se izvršijo pred datumom, navedenim na odredbi za izterjavo, sestavljeni v skladu s finančno uredbo za splošni proračun Evropskih skupnosti. Datum zapadlosti je zadnji dan drugega meseca, ki sledi izdaji odredbe.

2. Za kakršno koli zamudo pri plačilu se plačajo zamudne obresti, ki začnejo teči z datumom zapadlosti iz odstavka 1 in prenehajo z dnem dejanskega plačila. Stopnja zamudnih obresti je za eno in pol odstotne točke višja od obrestne mere, ki jo uporablja Evropska centralna banka pri glavnih aktivnostih refinanciranja na prvi delovni dan v mesecu datuma zapadlosti.

3. Finančni popravek po členu H(2) Priloge II k Uredbi (ES) št. 1164/94 ne posega v obveznost države članice, da uveljavlja izterjave po členu 12(1)(h) navedene uredbe.

4. Če je treba zaradi nepravilnosti zneske izterjati, začne pristojna služba ali organ postopek izterjave in o tem uradno obvesti organ izvajanja, organ za upravljanje in plačilni organ.

POGLAVJE VIII

Splošne in končne določbe

Člen 21

Določbe te uredbe državam članicam ne preprečujejo uporabe strožjih nacionalnih predpisov, kakor jih določa ta uredba.

Člen 22

Ta uredba ne posega v obveznosti držav članic v zvezi s projekti, ki so bili prvič odobreni pred 1. januarjem 2000, da zagotovijo pravilno izvedbo projektov, preprečitev nepravilnosti in ukrepanje proti njim ter izterjavo sredstev, izgubljenih zaradi nepravilnosti ali malomarnosti.

Člen 23

Ta uredba začne veljati sedmi dan po objavi v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

V Bruslju, 29. julija 2002

Za Komisijo

Michel Barnier

Član Komisije

[1] UL L 130, 25.5.1994, str. 1.

[2] UL L 161, 26.6.1999, str. 57 in 62.

[3] UL L 292, 15.11.1996, str. 2.

[4] UL L 191, 27.7.1994, str. 9.

--------------------------------------------------

PRILOGA I

OKVIRNI SEZNAM INFORMACIJ, ZAHTEVANIH ZA ZADOSTNO REVIZIJSKO SLED

(Člen 6)

Šteje se, da je revizijska sled iz člena 7(2) zadostna, če je v zvezi z danim projektom, vključno s posameznimi projekti v skupini projektov, izpolnjeno naslednje:

1. Računovodske evidence, ki se vodijo na ustreznih ravneh upravljanja, zagotavljajo za vsak sofinanciran projekt podrobne informacije o izdatkih, ki jih je organ izvajanja dejansko imel, tudi kadar ta ni končni prejemnik sredstev, o izdatkih organov in podjetij, ki sodelujejo pri izvajanju projekta na podlagi koncesije, pooblastila ali kako drugače. V računovodskih evidencah so navedeni datum njihove izdelave, znesek vsake izdatkovne postavke, vrsta spremljajočih dokumentov ter datum in način plačila. Priloženi so potrebni listinski dokazi (računi itn.).

2. Za izdatkovne postavke, ki so le delno povezane s sofinanciranim projektom, se prikaže natančno razdelitev izdatkov med sofinanciranim projektom in drugim. Enako velja tudi za vrste izdatkov, ki štejejo za upravičene le v okviru nekaterih omejitev ali v sorazmerju z drugimi stroški.

3. Tehnične specifikacije in finančni načrt projekta, poročila o napredku, dokumentacija v zvezi z oddajo naročil in razpisnimi postopki ter poročila o preverjanjih izvajanja projekta se v skladu s členom 4 hranijo na ustrezni ravni upravljanja.

4. Za izjavo o dejanskih izdatkih sofinanciranega projekta plačilnemu organu se informacije iz odstavka 1 združijo v podrobno poročilo o izdatkih, razvrščenih po kategorijah. Podrobna poročila o izdatkih sestavljajo spremljajočo dokumentacijo za računovodske evidence plačilnega organa in so podlaga za pripravo izjav o izdatkih za Komisijo.

5. Kadar je med organom izvajanja ali organi ali podjetji, ki sodelujejo pri izvedbi projekta, in med plačilnim organom eno posredniško telo ali več, prejme vsako posredniško telo za svoje področje pristojnosti od podrejenega organa podrobno poročilo o izdatkih kot spremljajočo dokumentacijo za lastne računovodske evidence, iz katerih za nadrejeni organ pripravi vsaj povzetek izdatkov, do katerih je prišlo pri projektu.

6. V primeru elektronskega prenosa računovodskih podatkov morajo vsi zadevni organi ali telesa od podrejenih organov dobiti zadostne informacije, ki upravičujejo njihove računovodske evidence in zneske, ki jih sporočijo nadrejenim organom, da se zagotovi zadostna revizijska sled od potrjenih skupnih zneskov, sporočenih Komisiji, do posameznih izdatkovnih postavk in spremljajoče dokumentacije na ravni organa izvajanja ter drugih organov in podjetij, ki sodelujejo pri izvedbi projekta.

--------------------------------------------------

PRILOGA II

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

Priloga k poročilu o izdatkih: zneski, ki so bili izterjani od zadnjega potrjenega poročila o izdatkih in so vključeni v to poročilo o izdatkih

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

PRILOGA III

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

PRILOGA IV

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

PRILOGA V

ŽELENE TEHNIČNE SPECIFIKACIJE ZA PRENOS RAČUNALNIŠKIH DATOTEK KOMISIJI

1. SREDSTVA ZA PRENOS ZAPISOV

Po predhodnem dogovoru s Komisijo je mogoče uporabiti večino sredstev, ki so zdaj v rabi. V nadaljevanju je odprt seznam prednostnih sredstev prenosa:

1.1 Magnetni mediji

- disketa: 3,5 palčna 1,4 Mb (DOS/Windows)

neobvezno stiskanje v format ZIP

- kaseta DAT

4 mm DDS-1 (90 m)

- CD-ROM (WORM)

1.2 Elektronski prenos datotek

- neposredno pošiljanje z e-pošto

za datoteke do 5 Mb

neobvezno stiskanje v format ZIP

- prenos s programom FTP

neobvezno stiskanje v format ZIP

2. PREDNOSTNI STANDARD ZA IZDELAVO IZPISOV IZ RAČUNALNIŠKIH DATOTEK DRŽAV ČLANIC

Zaželeno je, da ima standardna datoteka naslednje lastnosti:

1. vsak zapis se začne s trimestno kodo, iz katere je razvidno, katere informacije vsebuje zapis. Obstajata dve vrsti zapisov:

1. (a) zapisi o projektu, označeni s kodo "PRJ", vsebujejo splošne informacije o projektu. Polja zapisa (polja od 1 do 30) so tista iz Priloge IV, 1. A;

1. (b) zapisi o izdatkih, označeni s kodo "PAY", vsebujejo podrobne informacije o prijavljenih izdatkih za projekt. Polja zapisa (polja od 31 do 64) so tista iz Priloge IV, 1. B;

2. zapisom "PRJ", ki vsebujejo informacije o projektu, neposredno sledijo zapisi "PAY", ki vsebujejo informacije o izdatkih za projekt, zapise PRJ in PAY pa je mogoče poslati tudi v ločenih datotekah;

3. polja so ločena s podpičjem (";"). Dve zaporedni podpičji pomenita, da za to polje ni podatkov ("prazno polje");

4. zapisi so različno dolgi. Vsak zapis se konča s kodo "CR LF" ali "prehod v novo vrstico" — (v šestnajstiški kodi: 0D 0A);

5. datoteka je urejena v kodi ASCII;

6. numerični znaki, ki se uporabljajo pri zneskih:

(a) decimalno ločilo: ".";

(b) po potrebi se znak ("+" ali "–") vstavi skrajno levo in cifre mu sledijo brez presledka;

(c) število decimalk je stalno;

(d) med števkami ni presledka; za tisočicami ni presledka;

7. polje z datumom: "DDMMLLLL" (dan 2-mestno, mesec 2-mestno, leto 4-mestno);

8. podatki v obliki besedila ne smejo biti v navednicah („ “). Samoumevno je, da se pri podatkih v obliki besedila ne sme uporabljati znak podpičje ";";

9. vsa polja: nobenih presledkov na začetku in koncu polja;

10. Datoteka, ki ustreza zgornjim pravilom, je videti taka (primer):

PRJ;2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme — Stage V;29122000;Department of Finance;Dublin Corporation;

PAY; 2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme — Stage V;1234;10000000;8000000;80 %;

11. pri datotekah iz Grčije je treba uporabiti bodisi ELOT-928 bodisi ISO 8859-7.

3. DOKUMENTACIJA

Vsako datoteko morajo spremljati kontrolni seštevki:

1. število zapisov;

2. skupni znesek;

3. znesek delnih vsot za vsak projekt.

Za vse kodificirane podatke je treba datoteki priložiti vsebino uporabljenih kod.

Vsota zapisov v računalniški datoteki za posamezni projekt se mora ujemati z zahtevki za plačilo, ki so Komisiji predloženi za obdobje, določeno v zahtevku za informacije. Morebitne razlike je treba utemeljiti v opombi, ki je priložena datoteki.

--------------------------------------------------