Sklep Sveta

z dne 19. marca 2001

o sprejetju predpisov Sveta o varovanju tajnosti

(2001/264/ES)

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti in zlasti člena 207(3) Pogodbe,

ob upoštevanju Sklepa Sveta 2000/396/ES, ESPJ, Euratom z dne 5. junija 2000 o sprejetju poslovnika Sveta [1], in zlasti člena 24 Sklepa,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Zaradi razvoja dejavnosti Sveta na področjih, kjer je potrebna določena stopnja zaupnosti, je primerno vzpostaviti celovit sistem varovanja tajnosti, ki bi vključeval Svet, njegov Generalni sekretariat in države članice.

(2) Tak sistem naj bi v enem samem besedilu združeval vsebine, ki jih obravnavajo vsi prejšnji sklepi in določbe na istem področju.

(3) V praksi se večina podatkov EU stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE in višje nanaša na skupno varnostno in obrambno politiko.

(4) Da bi zavarovali učinkovitost tako vzpostavljenega sistema varovanja tajnosti, se bi morale države članice povezati z njegovim delovanjem tako, da sprejmejo ukrepe na državni ravni, potrebne za spoštovanje določb tega sklepa, kadar njihovi pristojni organi in uradniki delajo s tajnimi podatki EU.

(5) Svet pozdravlja namero Komisije, da bo zaradi nemotenega izvajanja postopka odločanja Unije do datuma začetka uporabe tega sklepa uvedla obširen sistem, ki bo usklajen s prilogami k sklepu.

(6) Svet poudarja pomen vključevanja, kadar je to ustrezno, Evropskega parlamenta in Komisije v pravila in standarde o zaupnosti, potrebne za varstvo interesov Unije in njenih držav članic.

(7) Ta sklep ne vpliva na člen 255 Pogodbe in ustrezne izvedbene instrumente.

(8) Ta sklep ne vpliva na obstoječe običajne postopke v državah članicah glede informiranja nacionalnih parlamentov o dejavnostih Unije –

SKLENIL:

Člen 1

Potrdijo se predpisi Sveta o varovanju tajnosti, ki jih vsebuje Priloga.

Člen 2

1. Generalni sekretar/visoki predstavnik sprejme ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovi, da v Generalnem sekretariatu Sveta (v nadaljevanju imenovanem "GSS") ter v prostorih Sveta in decentraliziranih agencij EU [2] uradniki in drugi uslužbenci GSS, zunanji pogodbeni sodelavci GSS in osebje, dodeljeno GSS, pri delu s tajnimi podatki EU upoštevajo predpise iz člena 1.

2. Države članice sprejmejo ustrezne ukrepe v skladu z nacionalnimi predpisi, da bi zagotovile, da pri delu s tajnimi podatki EU znotraj svojih služb in prostorov naslednje osebe spoštujejo predpise iz člena 1:

(a) člani stalnih predstavništev držav članic pri Evropski uniji in člani državnih delegacij, ki se udeležujejo sestankov Sveta ali njegovih organov ali pa sodelujejo pri drugih dejavnostih Sveta;

(b) drugi člani državnih uprav držav članic, ki delajo s tajnimi podatki EU, če so nameščeni na ozemlju držav članic ali v tujini; in

(c) zunanji pogodbeni sodelavci in dodeljeno osebje držav članic, ki delajo s tajnimi podatki EU.

Države članice o sprejetih ukrepih nemudoma obvestijo GSS.

3. Ukrepi iz odstavkov 1 in 2 se sprejmejo pred 30. novembrom 2001.

Člen 3

Ob spoštovanju temeljnih načel in minimalnih standardov varovanja tajnosti iz dela I Priloge lahko generalni sekretar/visoki predstavnik sprejme ukrepe v skladu z delom II, oddelkom I(1) in (2) Priloge.

Člen 4

Z dnevom začetka uporabe ta sklep nadomesti:

(a) Sklep Sveta 98/319/ES z dne 27. aprila 1998 o postopkih, po katerih je mogoče uradnikom in uslužbencem Generalnega sekretariata Sveta dovoliti dostop do tajnih podatkov Sveta [3];

(b) Sklep generalnega sekretarja/visokega predstavnika z dne 27. julija 2000 o ukrepih za zaščito tajnih podatkov, ki veljajo za Generalni sekretariat Sveta [4];

(c) Sklep 433/97 generalnega sekretarja Sveta z dne 22. maja 1997 o postopku varnostnega preverjanja uradnikov, odgovornih za delovanje omrežja Cortesy.

Člen 5

1. Ta sklep začne učinkovati na dan objave.

2. Uporablja se od 1. decembra 2001.

V Bruslju, 19. marca 2001

Za Svet

Predsednik

A. Lindh

[1] UL L 149, 23.6.2000, str. 21.

[2] Glej Sklepe Sveta z dne 10. novembra 2000.

[3] UL L 140, 12.5.1998, str. 12.

[4] UL C 239, 23.8.2000, str. 1.

--------------------------------------------------

PRILOGA

PREDPISI SVETA EVROPSKE UNIJE O VAROVANJU TAJNOSTI

VSEBINA

Temeljna načela in minimalni standardi varovanja tajnosti

DEL II

Organiziranost varovanja tajnosti v Svetu Evropske unije

Razvrščanje in označevanje tajnih podatkov

Sistem razvrščanja tajnih podatkov po stopnjah tajnosti

Fizično varovanje tajnosti

Splošna pravila o načelu potrebe po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog in varnostno preverjanje

Postopek varnostnega preverjanja uradnikov GSS in drugih uslužbencev

Priprava, razpošiljanje, prenos, shranjevanje in uničevanje tajnega gradiva EU

Arhivski uradi "Très secret UE/EU Top Secret"

Ukrepi varovanja tajnosti, ki se izvajajo v času posebnih sestankov o posebej občutljivih vprašanjih, ki potekajo zunaj prostorov Sveta

Kršitve varovanja tajnosti in ogrožanje tajnih podatkov EU

Zaščita podatkov v sistemih informacijske tehnologije (IT) in v komunikacijskih sistemih

Sporočanje tajnih podatkov EU tretjim državam ali mednarodnim organizacijam

Seznam organov nacionalne varnosti

Primerjava nacionalnih oznak stopenj tajnosti

Praktični vodnik za razvrščanje

Smernice za sporočanje tajnih podatkov EU tretjim državam ali mednarodnim organizacijam— Sodelovanje na stopnji 1

Smernice za sporočanje tajnih podatkov EU tretjim državam ali mednarodnim organizacijam— Sodelovanje na stopnji 2

Smernice za sporočanje tajnih podatkov EU tretjim državam ali mednarodnim organizacijam— Sodelovanje na stopnji 3

DEL I

TEMELJNA NAČELA IN MINIMALNI STANDARDI VAROVANJA TAJNOSTI

UVOD

1. Te določbe predpisujejo temeljna načela in minimalne standarde varovanja tajnosti, ki jih morajo na primeren način spoštovati Svet, Generalni sekretariat Sveta (v nadaljevanju "GSS"), države članice in decentralizirane agencije Evropske unije (v nadaljevanju "decentralizirane agencije EU"), tako da se s tem zagotovi varovanje tajnosti in potrdi prepričanje vsake od njih, da so vzpostavljeni skupni standardi zaščite.

2. Izraz "tajni podatki EU" pomeni vsak podatek in gradivo, katerega razkritje nepoklicani osebi bi lahko v različni meri škodovalo interesom EU ali eni ali več državam članicam, če imajo taki podatki svoj izvor bodisi znotraj EU ali pa prihajajo iz držav članic, tretjih držav ali mednarodnih organizacij.

3. V teh predpisih:

(a) "dokument" pomeni vsako pismo, zapis, zabeležko, poročilo, memorandum, signal/sporočilo, skico, fotografijo, diapozitiv, film, karto/zemljevid, grafični prikaz, načrt, zvezek/beležnico, matrico, indigo kopijo, trak pisalnega stroja ali tiskalnika, magnetni trak, kaseto, računalniško disketo, CD ROM ali druge materialne nosilce shranjenih podatkov;

(b) "gradivo" pomeni dokument, kot je opredeljen v gornji točki (a), in tudi vsak del opreme ali orožja, ki je bodisi že bil izdelan ali je v postopku izdelave.

4. Glavni cilji varovanja tajnosti so:

(a) varovati tajne podatke EU pred vohunjenjem, ogrožanjem ali razkritjem nepoklicani osebi;

(b) varovati podatke EU v komunikacijskih in informacijskih sistemih ter omrežjih, pred nevarnostjo poseganja v njihovo celovitost in razpoložljivost;

(c) varovati objekte, v katerih so podatki EU, pred sabotažami in zlonamernim naklepnim poškodovanjem;

(d) v primeru napake oceniti povzročeno škodo, omejiti njene posledice in sprejeti potrebne ukrepe za njeno odpravo.

5. Temelji zanesljivega varovanja tajnosti so:

(a) nacionalna organizacija za varnost v vsaki državi članici, ki je odgovorna za:

(i) zbiranje in evidentiranje obveščevalnih podatkov o vohunjenju, sabotažah, terorizmu in drugih uničevalnih dejavnostih; in

(ii) obveščanje svoje vlade in preko nje Sveta ter svetovanje obema o značaju groženj za varnost in o sredstvih zavarovanja pred njimi;

(b) tehnični organ INFOSEC v vsaki državi članici in v okviru GSS, ki je skupaj z zadevnim varnostnim organom odgovoren za zagotavljanje podatkov in nasvetov o nevarnostih tehničnega značaja za varovanje tajnosti in za sredstva zaščite pred njimi;

(c) redno sodelovanje med vladnimi sektorji, agencijami in ustreznimi službami GSS z namenom določiti in priporočiti, kot je ustrezno:

(i) katere podatke, sredstva in objekte je treba zaščititi; in

(ii) skupne standarde zaščite.

6. Kadar gre za zaupnost, so potrebne skrbnost in izkušnje za izbor podatkov in gradiv, ki jih je treba zaščititi, ter za oceno potrebne stopnje zaščite. Temeljnega pomena je, da stopnja zaščite ustreza kritični stopnji tajnosti vsakega posameznega podatka in gradiva, ki ju je treba zaščititi. Da bi bil zagotovljen tekoč pretok podatkov, se sprejmejo ukrepi za izognitev preobsežnemu razvrščanju podatkov po tajnosti. Sistem razvrščanja je instrument, ki omogoča uveljavitev teh načel; pri načrtovanju in organiziranju načinov boja proti vohunjenju, sabotažam, terorizmu in drugim nevarnostim se je treba držati podobnega sistema za razvrščanje, tako da je najpomembnejšim prostorom, v katerih se hranijo tajni podatki, in najbolj občutljivim točkam znotraj njih zagotovljena najvišja stopnja zaščite.

TEMELJNA NAČELA

7. Ukrepi varovanja tajnosti:

(a) veljajo za vse osebe, ki imajo dostop do tajnih podatkov, za nosilce tajnih podatkov, za vse prostore, v katerih so taki podatki, in za pomembne objekte;

(b) so načrtovani tako, da omogočajo odkrivanje oseb, ki bi s svojim položajem lahko ogrozile varnost tajnih podatkov in pomembnih objektov, v katerih se taki podatki nahajajo, in zagotavljajo njihovo nedostopnost ali prenos drugam;

(c) vsem nepooblaščenim osebam onemogočajo dostop do tajnih podatkov ali do objektov, v katerih se ti nahajajo;

(d) zagotavljajo, da se tajni podatki razširjajo samo na podlagi načela potrebe po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog, ki je temeljno načelo za vse vidike v zvezi z varovanjem tajnosti;

(e) zagotavljajo celovitost (t.j. preprečujejo ponarejanje, nedovoljeno spreminjanje ali nedovoljen izbris) in razpoložljivost (t.j. da dostop ni prepovedan tistim, ki ga potrebujejo in so zanj pooblaščeni) vseh podatkov, bodisi tajnih ali ne, in še zlasti takih podatkov, ki so shranjeni ali obdelani v elektromagnetni obliki ali se v njej prenašajo.

ORGANIZIRANOST VAROVANJA TAJNOSTI

Skupni minimalni standardi

8. Svet in vsaka država članica morajo zagotoviti, da vse upravne in/ali vladne službe, druge institucije EU, agencije in pogodbeni partnerji spoštujejo skupne minimalne standarde varovanja tajnosti, tako da je mogoče vsak tajni podatek EU posredovati naprej v prepričanju, da bo vsaka od navedenih strani z njim ravnala na enak način. Taki minimalni standardi morajo obsegati merila o preverjeni varnostni zanesljivosti osebja in postopke za zaščito tajnih podatkov EU.

VARNOSTNA PREVERJENOST OSEBJA

Varnostno preverjanje osebja

9. Vse osebe, ki potrebujejo dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE ali višje, morajo biti ustrezno varnostno preverjene, preden se jim tak dostop dovoli. Podobna varnostna preverjenost se zahteva od oseb, katerih delovne naloge so v zvezi s tehničnim delovanjem ali vzdrževanjem komunikacijskih in informacijskih sistemov, ki vsebujejo tajne podatke. Namen takega preverjanja je ugotoviti, ali te osebe:

(a) izpričujejo popolno lojalnost;

(b) imajo tako osebnost in kvalitete diskretnosti, ki ne dopuščajo dvomov o njihovi integriteti pri delu s tajnimi podatki; ali

(c) ne podlegajo pritisku iz zunanjih ali drugih virov, npr. v zvezi s prejšnjim prebivališčem ali preteklimi zvezami, kar bi lahko pomenilo tveganje za varnost.

Pri postopkih varnostnega preverjanja se posebno natančno preverijo osebe:

(d) ki naj bi dobile dostop do podatkov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET;

(e) ki zasedajo položaje z rednim dostopom do velikega števila podatkov stopnje SECRET UE;

(f) ki imajo zaradi delovnih nalog poseben dostop do za izvedbo naloge ključno pomembnih komunikacijskih ali informacijskih sistemov in s tem priložnost nedovoljenega dostopa do velikih količin tajnih podatkov EU ali povzročitve resne škode izvedbi naloge z dejanji tehnične sabotaže.

Za primere iz pododstavkov (d), (e) in (f) se v največji možni meri uporablja metoda preverjanja ozadja.

10. Če se zaposlijo osebe, za katere ne velja načelo potrebe po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog v okoliščinah, v katerih bi lahko dobile dostop do tajnih podatkov EU (npr. sli, varnostni agenti, vzdrževalno in čistilno osebje, itd.), je treba te osebe najprej ustrezno varnostno preveriti.

Evidenca varnostnega preverjanja osebja

11. Vse službe, telesa ali ustanove, ki imajo opravka s tajnimi podatki EU ali pri katerih so komunikacijski in informacijski sistemi, ki so ključnega pomena za izvedbo naloge, vodijo evidenco varnostnih preverjanj pri njih zaposlenega osebja. Vsako varnostno potrdilo se glede na okoliščine preveri zaradi zagotavljanja njegove ustreznosti tekoči zadolžitvi osebe; potrdilo se ponovno preveri kot prednostna zadeva, kadarkoli novi podatki kažejo na to, da nadaljnje izpolnjevanje nalog pri delu s tajnimi podatki ni več v skladu z interesi varovanja tajnosti. Evidenca o varnostnem preverjanju oseb je pri vodji varnosti ustrezne službe, telesa ali ustanove.

Seznanjenost osebja z ukrepi varovanja tajnosti

12. Vse osebje, zaposleno na položajih, kjer bi lahko imelo dostop do tajnih podatkov, je treba ob začetku izvajanja nalog in v rednih časovnih presledkih temeljito seznaniti s potrebo po ukrepih varovanja tajnosti in z ustreznimi postopki za njihovo izvajanje. Od vseh članov takega osebja je koristno zahtevati pisno potrditev o tem, da v celoti razumejo predpise o varovanju tajnosti, ki se nanašajo na izvajanje njihovih nalog.

Odgovornosti vodstvenega osebja

13. Vodstveno osebje je zadolženo za poznavanje tistih članov osebja, ki delajo s tajnimi podatki ali ki imajo dostop do komunikacijskih ali informacijski sistemov, ključnih za izvedbo naloge in za beleženje in poročanje o incidentih ali očitnih slabostih članov osebja, za katere je verjetno, da bi lahko imele posledice za varovanje tajnosti.

Status varnostne preverjenosti osebja

14. Določijo se postopki, ki v primeru negativnih informacij o neki osebi zagotavljajo ugotovitve o tem, če ta oseba dela s tajnimi podatki ali ima dostop do komunikacijskih ali informacijskih sistemov, ki so ključnega pomena za izvedbo naloge, in zagotavljajo, da je o tem obveščen pristojni organ. Če se ugotovi, da taka oseba pomeni tveganje za varnost, se mu/ji prepreči ali se ga/jo odstrani od izvajanja nalog, kjer bi lahko škodoval/a interesom varnosti.

FIZIČNO VAROVANJE TAJNOSTI

Potreba po zaščiti

15. Stopnja ukrepov fizičnega varovanja tajnosti, ki se uporabljajo zaradi zagotavljanja zaščite tajnih podatkov EU je v sorazmerju z razvrstitvijo, obsegom in ogroženostjo, ki se nanašajo na tajne podatke in gradivo. Poskrbeti je treba, da se pri razvrščanju podatkov po stopnji tajnosti izognemo previsoki ali prenizki stopnji tajnosti; razvrstitev podatkov mora biti predmet rednih preverjanj. Vsi imetniki tajnih podatkov EU se v zvezi z razvrstitvijo takih podatkov po stopnjah tajnosti držijo enotnih postopkov in spoštujejo skupne standarde zaščite glede nadzora, prenosa in uničenja podatkov in gradiv, ki jih je treba zaščititi.

Preverjanje

16. Pred odhodom z območij, kjer so tajni podatki EU, morajo osebe, zadolžene za njihov nadzor, zagotoviti, da so ti varno shranjeni in da so aktivirane vse varnostne naprave (ključavnice, alarmi, itd.). Dodatno neodvisno preverjanje se izvaja izven delovnega časa.

Varnost zgradb

17. Zgradbe, v katerih so tajni podatki EU ali komunikacijski in informacijski sistemi, ki so ključnega pomena za izvedbo nalog, se ščitijo pred dostopom nepooblaščenih oseb. Vrsta zaščite tajnih podatkov EU, npr. rešetke na oknih, vratne ključavnice/zapahi, vhodna straža, samodejni sistemi nadzora dostopa, varnostne kontrole in obhodne patrulje, alarmni sistemi, sistemi odkrivanja vsiljivcev in psi čuvaji, je odvisna od:

(a) razvrščenosti po stopnjah tajnosti, obsega in notranje lokacije podatkov in gradiva, ki jih je treba zaščititi, znotraj zgradbe;

(b) kakovosti varnostnih vsebnikov za hranjenje takih podatkov in gradiva;

(c) tehničnih značilnosti in lokacije zgradbe.

18. Podobno je vrsta zaščite komunikacijskih in informacijskih sistemov odvisna od ocene vrednosti sredstev v nevarnosti in morebitne škode, ki bi lahko nastala v primeru ogrožanja varovanja tajnosti, od tehničnih značilnosti in lokacije zgradbe, v kateri je sistem, in od lokacije sistema v zgradbi.

Načrti za izredne razmere

19. Vnaprej se pripravijo podrobni načrti za zaščito tajnih podatkov v izrednih razmerah na lokalni ali nacionalni ravni.

VAROVANJE TAJNOSTI PODATKOV (INFOSEC)

20. INFOSEC se nanaša na opredelitev in uporabo ukrepov varovanja tajnosti, s katerimi se podatki, ki se obdelujejo, hranijo ali prenašajo s pomočjo komunikacijskih, informacijskih in drugih elektronskih sistemov, zaščitijo pred izgubo zaupnosti, celovitosti ali razpoložljivosti, bodisi naključne ali namerne. Sprejmejo se primerni protiukrepi za preprečevanje dostopa do podatkov EU nepooblaščenim uporabnikom, za preprečevanje onemogočanja dostopa do podatkov EU pooblaščenim uporabnikom in za preprečevanje izkrivljanja ali nepooblaščenega spreminjanja ali brisanja podatkov EU.

UKREPI PROTI SABOTAŽI IN DRUGIM OBLIKAM ZLONAMERNEGA NAKLEPNEGA POŠKODOVANJA

21. Fizični ukrepi za zaščito pomembnih objektov, v katerih so tajni podatki, so najboljša zaščitna varovalka pred sabotažo in zlonamernim naklepnim poškodovanjem; samo varnostno preverjanje osebja še ne pomeni učinkovitega nadomestila. Pristojni državni organ se zadolži za zbiranje podatkov glede vohunjenja, sabotaž, terorizma in drugih uničevalnih dejavnosti.

SPOROČANJE TAJNIH PODATKOV TRETJIM DRŽAVAM ALI MEDNARODNIM ORGANIZACIJAM

22. Odločitev o sporočanju tajnih podatkov EU z izvorom v Svetu tretji državi ali mednarodni organizaciji sprejme Svet. Če organ izvora podatka, za katerega je sporočanje zaželeno, ni Svet, mora Svet ta organ najprej zaprositi za njegov pristanek glede sporočanja. Če organa izvora ni mogoče ugotoviti, njegovo odgovornost prevzame Svet.

23. Če Svet prejme tajne podatke od tretjih držav, mednarodnih organizacij ali drugih tretjih strani, se ti podatki primerno zaščitijo glede na stopnjo tajnosti in enakovredno glede na standarde sprejete s temi predpisi, ki veljajo za tajne podatke EU ali glede na take višje standarde, ki bi jih pri sporočanju podatkov lahko zahtevala tretja stran. Mogoče se je dogovoriti za vzajemni nadzor.

24. Zgornja načela se izvajajo v skladu s podrobno navedenimi določbami iz Dela II.

DEL II

ODDELEK I

ORGANIZIRANOST VAROVANJA TAJNOSTI V SVETU EVROPSKE UNIJE

Generalni sekretar/visoki predstavnik

1. Generalni sekretar/visoki predstavnik

(a) izvaja varnostno politiko Sveta;

(b) preučuje varnostna vprašanja, ki mu jih predloži Svet ali njegova pristojna telesa;

(c) v tesni povezavi z organi za nacionalno varnost (v nadaljevanju "ONV") ali drugimi primernimi organi držav članic preučuje vprašanja v zvezi s spremembami varnostne politike Sveta. Seznam teh organov vsebuje Dodatek 1.

2. Generalni sekretar/visoki predstavnik je še zlasti odgovoren za:

(a) usklajevanje vseh varnostnih zadev, ki se nanašajo na dejavnosti Sveta;

(b) dajanje zahtev državam članicam za ustanovitev centralnih arhivskih uradov na stopnji TRES SECRET UE/EU TOP SECRET in za ustanovitev takih uradov v decentraliziranih agencijah EU po potrebi;

(c) sporočanje zahtev ONV v državah članicah za pridobitev varnostnih potrdil o osebju, zaposlenemu v GSS, v skladu z Oddelkom VI;

(d) opravljanje ali naročanje preiskav v zvezi z vsakršnim odtekanjem tajnih podatkov EU na podlagi dokazov, izkazanih z verjetnostjo, do katerega pride v GSS ali v katerikoli decentralizirani agenciji EU;

(e) od ustreznih varnostnih organov zahtevati začetek preiskav, če je videti, da naj bi do odtekanja podatkov prišlo zunaj GSS ali decentraliziranih agencij EU, in usklajevanje poizvedb, če v njih sodeluje več kakor en varnostni organ;

(f) izvajanje periodičnih preverjanj, skupaj in v dogovoru z zadevnimi ONV, ureditve varovanja tajnosti, s katero so zaščiteni tajni podatki EU v državah članicah;

(g) vzdrževanje tesnih stikov z vsemi zadevnimi varnostnimi organi zaradi uresničevanja vsesplošne usklajenosti na področju varovanja tajnosti;

(h) nenehno preverjanje varnostne politike Sveta in postopkov in po potrebi pripravljanje ustreznih priporočil. Glede tega Svetu v odobritev predloži letni inšpekcijski načrt, ki ga pripravi Varnostni urad GSS.

Varnostni odbor Sveta

3. Ustanovi se Varnostni odbor. Sestavljajo ga predstavniki ONV iz vsake države članice. Predseduje mu generalni sekretar/visoki predstavnik ali njegov/njen pooblaščeni predstavnik. Na sestanke odbora so lahko vabljeni in jim prisostvujejo tudi predstavniki decentraliziranih agencij EU, kadar se obravnavajo vprašanja v zvezi z njimi.

4. Varnostni odbor se sestaja po navodilih Sveta, na zahtevo generalnega sekretarja/visokega predstavnika ali enega od ONV. Odbor je pristojen za preverjanje in ocenjevanje vseh varnostnih vprašanj, ki se nanašajo na delovanje Sveta in za dajanje priporočil Svetu, glede na potrebe. Glede dejavnosti GSS je Odbor pristojen za dajanje priporočil o varnostnih vprašanjih generalnemu sekretarju/visokemu predstavniku.

Varnostni urad generalnega sekretariata Sveta

5. Za izpolnjevanje nalog iz odstavkov 1 in 2, ima generalni sekretar/visoki predstavnik za usklajevanje, nadzor in izvajanje ukrepov varovanja tajnosti na voljo Varnostni urad GSS.

6. Vodja Varnostnega urada GSS je glavni svetovalec generalnega sekretarja/visokega predstavnika za varnostne zadeve in opravlja dolžnosti sekretarja Varnostnega odbora. V tem pogledu vodi posodabljanje predpisov o varovanju tajnosti in usklajuje ukrepe varovanja tajnosti s pristojnimi organi držav članic in, po potrebi, z mednarodnimi organizacijami, ki jih s Svetom povezujejo sporazumi o varovanju tajnosti. V ta namen opravlja vlogo uradnika za zvezo.

7. Vodja Varnostnega urada GSS je odgovoren za akreditacijo sistemov informacijske tehnologije in omrežij v okviru GSS. Vodja Varnostnega urada GSS in zadevni ONV po potrebi skupaj odločita o akreditaciji sistemov informacijske tehnologije in omrežij, pri katerih so udeleženi GSS, države članice, decentralizirane agencije EU in/ali tretje strani (države ali mednarodne organizacije).

Decentralizirane agencije EU

8. Vsak direktor decentralizirane agencije EU je odgovoren za izvajanje varnostnih predpisov v okviru svoje ustanove. Direktor običajno imenuje enega od članov svojega osebja, ki je odgovoren za to področje in mu o tem poroča. Ta član osebja je imenovan za varnostnega uradnika, pristojnega za varovanje tajnosti.

Države članice

9. Vsaka država članica imenuje svoj organ za nacionalno varnost (ONV), ki je pristojen za varovanje tajnih podatkov EU [1].

10. V okviru državne uprave vsake države članice je ustrezni ONV pristojen za:

(a) trajno varovanje tajnih podatkov EU, s katerimi razpolaga katerikoli javni ali zasebni nacionalni organ, telo ali agencija, doma ali na tujem;

(b) izdajo dovoljenj za ustanavljanje arhivskih uradov na stopnji TRES SECRET UE/EU TOP SECRET (to pooblastilo se lahko prenese na nadzornega uradnika Centralnega arhivskega urada TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET);

(c) periodične inšpekcije sistemov za zaščito tajnih podatkov EU;

(d) zagotavljanje, da so bili vsi domači državljani kot tudi tujci, zaposleni v nacionalnem organu telesu ali agenciji, ki bi lahko imeli dostop do podatkov EU označenih s TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE in CONFIDENTIEL UE ustrezno varnostno preverjeni;

(e) oblikovanje takih načrtov varovanja tajnosti, kot so potrebni za preprečevanje prehajanja tajnih podatkov EU v roke nepooblaščenim osebam.

Vzajemne varnostne inšpekcije

11. Periodične inšpekcije sistemov za zaščito tajnih podatkov EU v GSS in v stalnih predstavništvih držav članic v Evropski uniji ter v prostorih zgradb Sveta, ki jih zasedajo države članice, izvajajo Varnostni urad GSS in zadevni ONV, skupaj in v medsebojnem soglasju [2].

12. Periodične inšpekcije sistemov za zaščito tajnih podatkov EU v decentraliziranih agencijah EU izvaja Varnostni urad GSS ali na zahtevo generalnega sekretarja ONV države članice gostiteljice.

ODDELEK II

RAZVRŠČANJE IN OZNAČEVANJE

RAZVRŠČANJE PO STOPNJAH TAJNOSTI [3]

Stopnje razvrstitve tajnosti podatkov so naslednje:

1. TRES SECRET UE/EU TOP SECRET: ta stopnja tajnosti se uporablja samo za podatke in gradivo, katerih razkritje nepooblaščeni osebi bi lahko imelo izjemno težke posledice za bistvene interese Evropske unije ali ene ali več njenih držav članic.

2. SECRET UE: ta stopnja tajnosti se uporablja samo za podatke in gradivo, katerih razkritje nepooblaščeni osebi bi lahko resno škodovalo bistvenim interesom Evropske unije ali ene ali več njenih držav članic.

3. CONFIDENTIEL UE: ta stopnja tajnosti se uporablja za podatke in gradivo, katerih razkritje nepooblaščeni osebi bi lahko škodovalo bistvenim interesom Evropske unije ali ene ali več njenih držav članic.

4. RESTREINT UE: ta stopnja tajnosti se uporablja za podatke in gradivo, katerih razkritje nepooblaščeni osebi bi lahko bilo škodljivo za interese Evropske unije ali ene ali več njenih držav članic.

OZNAKE

5. Opozorilna oznaka se lahko uporablja za določitev področja, na katerega se nanaša dokument, ali za posebno razpošiljanje na podlagi načela potrebe po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog.

6. Oznaka ESDP/PESD se uporablja za dokumente in njihove kopije v zvezi z varnostjo in obrambo Unije ali ene ali več njenih držav članic, ali pa v zvezi z vojaškim ali nevojaškim obvladovanjem kriznih razmer.

7. Nekateri dokumenti, predvsem tisti, ki se nanašajo na sisteme informacijske tehnologije, se lahko opremijo z dodatno oznako, ki pomeni uporabo dodatnih ukrepov varovanja tajnosti, določenih z ustreznimi predpisi.

OPREMLJANJE S STOPNJAMI TAJNOSTI IN OZNAKAMI

8. Dokumenti se opremijo s stopnjami tajnosti in oznakami na naslednji način:

(a) na dokumente RESTREINT UE z mehanskimi ali elektronskimi sredstvi;

(b) na dokumente CONFIDENTIEL UE z mehanskimi sredstvi ali ročno ali s tiskom na predhodno ožigosan in registran papir;

(c) na dokumente SECRET UE in TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET z mehanskimi sredstvi in ročno.

ODDELEK III

SISTEM RAZVRŠČANJA TAJNIH PODATKOV

1. Stopnje tajnosti podatkov se določijo samo, če je to potrebno. Stopnja tajnosti se določi na jasen in pravilen način in se zadrži samo tako dolgo, kot je potrebno za zaščito podatkov.

2. Odgovornost za določanje stopnje tajnosti in za vsa njena naknadna znižanja ali preklic [4] nosi samo organ izvora.

Uradniki in drugi uslužbenci GSS razvrščajo, znižujejo ali preklicujejo stopnjo tajnosti podatkov po navodilu svojega generalnega direktorja ali v dogovoru z njim.

3. Podrobni postopki za ravnanje s tajnimi dokumenti so zasnovani tako, da tem dokumentom zagotavljajo zaščito, ki je ustrezna glede na podatke, ki jih vsebujejo.

4. Število oseb, pooblaščenih za izdajanje dokumentov TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, se skrči na minimum; njihova imena so na seznamu, ki ga sestavi GSS, vsaka država članica in po potrebi vsaka decentralizirana agencija EU.

UPORABA STOPENJ TAJNOSTI

5. Stopnja tajnosti dokumenta se določi glede na stopnjo občutljivosti njegove vsebine v skladu z definicijo iz odstavkov 1 do 4 Oddelka II. Pomembno je, da se stopnja tajnosti uporablja na pravilen način in glede na stvarne potrebe. To velja zlasti za stopnjo tajnosti TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

6. Pri določanju stopnje tajnosti nekega dokumenta organ izvora tega dokumenta upošteva zgoraj navedene predpise in se izogiba vsakršni težnji po previsoki ali prenizki stopnji razvrstitve.

Čeprav visoka stopnja tajnosti na prvi pogled zagotavlja boljšo zaščito dokumenta, lahko rutinsko določanje previsokih stopenj povzroči izgubo zaupanja v vrednost sistema razvrščanja.

Po drugi strani pa dokumenti zaradi izogibanja omejitvam v zvezi z njihovo zaščito ne smejo imeti prenizke stopnje tajnosti.

Praktična navodila za razvrstitev po stopnjah tajnosti so v Dodatku 3.

7. Posamezne strani, odstavki, oddelki, priloge, dodatki in dodani ter priloženi deli nekega dokumenta lahko zahtevajo različne stopnje tajnosti in se temu ustrezno označijo. Za stopnjo tajnosti dokumenta kot celote velja stopnja, ki se nanaša na njegov najbolj tajni del.

8. Stopnja tajnosti pisma ali zabeležke, ki se nanaša na priloge, je enaka najvišji stopnji tajnosti ene od prilog. V primeru ločenosti od prilog mora organ izvora jasno določiti stopnjo njegove/njene tajnosti.

ZNIŽANJE IN PREKLIC STOPENJ TAJNOSTI

9. Tajnim dokumentom EU se stopnja tajnosti lahko zniža ali prekliče samo z dovoljenjem organa izvora in, če je potrebno, po posvetovanju z drugimi zainteresiranimi stranmi. Znižanje stopnje tajnosti ali njen preklic se potrdi pisno. Institucija izvora, država članica, urad, nasledstvena organizacija ali organ z višjo pristojnostjo so o spremembi dolžni obvestiti svoje naslovnike, ti pa so v zvezi s spremembo odgovorni za obveščanje vseh nadaljnjih naslovnikov, katerim so poslali ali kopirali dokument.

10. Če je mogoče, organi izvora na tajnih dokumentih določijo datum ali obdobje, ko je stopnjo tajnosti vsebine mogoče znižati ali ukiniti. V nasprotnem primeru ti organi dokumente preverjajo najpozneje vsakih pet let, da tako zagotovijo potrebno izvorno razvrstitev dokumenta.

ODDELEK IV

FIZIČNO VAROVANJE TAJNOSTI

SPLOŠNO

1. Glavni cilj ukrepov fizičnega varovanja tajnosti je nepooblaščenim osebam preprečiti dostop do tajnih podatkov in/ali gradiva EU.

ZAHTEVE ZA VAROVANJE TAJNOSTI

2. Vsi prostori, območja, zgradbe, uradi, sobe, komunikacijski in informacijski sistemi, itd., v katerih se hranijo in/ali obdelujejo tajni podatki EU, se zavarujejo s primernimi ukrepi fizičnega varovanja tajnosti.

3. Pri odločanju o potrebni stopnji ukrepov fizičnega varovanja tajnosti je treba upoštevati naslednje pomembne dejavnike:

(a) razvrstitev tajnosti podatkov in/ali gradiva;

(b) količino in obliko (npr. papir, računalniški nosilci shranjevanja) varovanih podatkov;

(c) lokalno oceno nevarnosti, ki jo za EU, države članice in/ali druge institucije ali tretje strani, ki razpolagajo s tajnimi podatki EU, pomenijo obveščevalne službe, predvsem glede sabotaž, terorizma in drugih uničevalnih in/ali kaznivih dejavnosti.

4. Ukrepi fizičnega varovanja tajnosti se načrtujejo zaradi:

(a) preprečevanja skrivnih ali nasilnih vdorov vsiljivcev;

(b) odvračanja, oviranja in odkrivanja dejanj nelojalnih članov osebja (notranji vohun);

(c) preprečevanja dostopa do tajnih podatkov EU tistim uradnikom in drugim uslužbencem GSS, vladnih sektorjev držav članic in/ali drugih institucij ali tretjih strank, za katere ne velja načelo potrebe po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog.

UKREPI FIZIČNEGA VAROVANJA TAJNOSTI

Varnostna območja

5. Območja, kjer se obdelujejo in shranjujejo tajni podatki CONFIDENTIEL UE ali višje, se uredijo in strukturirajo tako, da ustrezajo eni od naslednjih kategorij:

(a) Varnostno območje razreda I: območje, kjer se tajni podatki stopnje CONFIDENTIEL UE ali višje obdelujejo in shranjujejo na tak način, da vstop na to območje praktično pomeni dostop do tajnih podatkov. Za tako območje se zahteva:

(i) razločno določen in zavarovan obseg prostora preko katerega se nadzorujejo vsi vhodi in izhodi;

(ii) sistem vhodnega nadzora, ki vstop na območje dovoljuje samo ustrezno preverjenim in posebej pooblaščenim osebam;

(iii) podroben opis razvrščenosti podatkov, ki se običajno hranijo na takem območju, to je podatkov, za katere vstop na območje pomeni dostop do njih.

(b) Varnostno območje razreda II: območje, kjer se podatki stopnje CONFIDENTIEL UE ali višje obdelujejo in shranjujejo tako, da so pred dostopom nepooblaščenih oseb zaščitene s pomočjo notranjega nadzora, t.j. poslopja s prostori, v katerih se redno obdelujejo in shranjujejo tajni podatki stopnje CONFIDENTIEL UE ali višje. Za tako območje se zahteva:

(i) razločno določen in zavarovan obseg prostora, preko katerega se nadzorujejo vsi vhodi in izhodi;

(ii) sistem vhodnega nadzora, ki vstop brez spremstva na območje dovoljuje samo ustrezno preverjenim in posebej pooblaščenim osebam. Za vse druge osebe je predvideno spremstvo ali enakovreden nadzor, ki nepooblaščenim osebam preprečuje dostop do tajnih podatkov EU in nenadzorovan vstop na območja, ki so predmet tehnično varnostnih inšpekcij.

Območja, v katerih se delovno osebje ne nahaja 24 ur, se pregledajo takoj po izteku delovnega časa z namenom zagotoviti, da so tajni podatki EU pravilno varovani.

Upravno območje

6. Okoli varnostnih območij razreda I in razreda II ali na pristopih k njim se lahko vzpostavi upravno območje z nižjo stopnjo varovanja. Za tako območje se zahteva vidno določen obseg prostora, ki omogoča preverjanje oseb in vozil. V upravnih območjih se obdelujejo in hranijo samo podatki stopnje RESTREINT UE.

Vhodni in izhodni nadzor

7. Vstop v varnostna območja razreda I in razreda II se nadzoruje z dovolilnico ali s sistemom prepoznavanja oseb, ki velja za stalno zaposleno osebje. Zaradi preprečevanja nepooblaščenega dostopa do tajnih podatkov EU se vzpostavi tudi sistem preverjanja obiskovalcev. Sistem dovolilnic lahko dopolnjuje samodejno prepoznavanje, ki ima vlogo dopolnila k sistemu, in ne more v celoti nadomestiti varnostnega osebja. Sprememba ocene nevarnosti ima lahko za posledico okrepitev ukrepov vhodnega in izhodnega nadzora, npr. med obiskom uglednih oseb.

Varnostni obhodi

8. Obhodi varnostnih območij razreda I in II se morajo opravljati izven običajnega delovnega časa in imajo za namen zaščito premoženja EU pred ogrožanjem, poškodovanjem ali izgubo. Pogostost obhodov se določi glede na lokalne okoliščine, vendar morajo obhodi praviloma potekati vsaki dve uri.

Varnostni vsebniki in sobe-trezorji

9. Za hranjenje tajnih podatkov EU se uporabljajo trije tipi vsebnikov:

- tip A : vsebniki, ki so bili na nacionalni ravni odobreni za hranjenje tajnih podatkov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET na varnostnih območjih razreda I ali razreda II,

- tip B : vsebniki, ki so bili na nacionalni ravni odobreni za hranjenje tajnih podatkov SECRET UE in CONFIDENTIEL UE na varnostnih območjih razreda I ali razreda II,

- tip C : pisarniško pohištvo, primerno samo za hranjenje tajnih podatkov RESTREINT UE.

10. V sobah-trezorjih, zgrajenih za varnostna območja razreda I in razreda II in za vsa varnostna območja razreda I, kjer se tajni podatki CONFIDENTIEL UE in višje hranijo na odprtih policah ali so predstavljeni na grafičnih prikazih, kartah/zemljevidih, itd., stenah, tleh in stropih, mora vrata in ključavnice odobriti ONV, kar pomeni enakovredno zaščito, kot jo nudi razred varnostnih vsebnikov, odobrenih za shranjevanje tajnih podatkov enake varnostne stopnje.

Ključavnice

11. Ključavnice, ki se uporabljajo pri varnostnih vsebnikih in sobah-trezorjih, v katerih se hranijo tajni podatki EU, morajo ustrezati naslednjim standardom:

- Skupina A : odobrene na nacionalni ravni za vsebnike razreda A,

- Skupina B : odobrene na nacionalni ravni za vsebnike razreda B,

- Skupina C : primerne samo za uporabo na pisarniškem pohištvu razreda C.

Nadzor nad ključi in kombinacijami

12. Ključi varnostnih vsebnikov se ne smejo nositi izven pisarniških zgradb. Nastavitve kombinacij za varnostne vsebnike si osebe, ki jih morajo poznati, zapomnijo po spominu. Nadomestni ključi in pisni zapisi vseh nastavitev kombinacij za uporabo v nujnih primerih so pri uradniku, zadolženem za varnost v zadevni ustanovi; slednji se hranijo ločeno, v zapečatenih neprozornih ovojnicah. Delovni ključi, nadomestni varnostni ključi in nastavitve kombinacij se hranijo v ločenih varnostnih vsebnikih. Ti ključi in nastavitve kombinacij morajo biti deležni enako stroge varnostne zaščite kakor gradivo, do katerega omogočajo dostop.

13. Poznavanje nastavitev kombinacij varnostnih vsebnikov je omejeno na najmanjše praktično dopustno število ljudi. Kombinacije se spremenijo:

(a) ob prejemu novega vsebnika;

(b) ob vsaki spremembi osebja;

(c) ob vsakršnem razkritju ali sumu razkritja;

(d) po možnosti v presledkih šestih mesecev ali vsaj vsakih 12 mesecev.

Naprave za odkrivanje vsiljivcev

14. Če se za varovanje tajnih podatkov EU uporabljajo alarmni sistemi, televizija zaprtega kroga in druge električne naprave, mora biti na voljo rezervno električno napajanje, ki v primerih prekinitve glavnega električnega voda zagotavlja neprekinjeno delovanje sistema. Druga temeljna zahteva je, da se v primeru napak v delovanju sistema ali nedovoljenih posegov vanj sproži ustrezen alarm ali kakšno drugo zanesljivo opozorilo nadzornemu osebju.

Odobrena oprema

15. Organi za nacionalno varnost (ONV) vodijo svoje lastne ali na bilateralnih virih temelječe sproti dopolnjene sezname varnostne opreme po tipih in modelih, ki so jo odobrili za neposredno ali posredno varovanje tajnih podatkov v različnih določenih razmerah in pogojih. Varnostni urad GSS vodi podoben seznam, ki med drugim temelji na podatkih, prejetih od ONV. Pred nakupom take opreme, se decentralizirane agencije EU posvetujejo z Varnostnim uradom GSS in po potrebi z ONV države članice gostiteljice.

Fizična zaščita fotokopirnih strojev in telefaksov

16. Fotokopirni stroji in telefaksi se fizično zaščitijo v takšnem obsegu, ki zagotavlja, da jih lahko uporabljajo le pooblaščene osebe in da so vsi tajni produkti pod primernim nadzorom.

ZAŠČITA PRED PREGLEDOVANJEM IN PRISLUŠKOVANJEM

Zaščita pred pregledovanjem

17. Podnevi in ponoči se izvajajo vsi ustrezni ukrepi, ki zagotavljajo, da tajnih podatkov EU ne more videti — niti po naključju — nobena nepooblaščena oseba.

Zaščita pred prisluškovanjem

18. Pisarniški prostori ali območja, v katerih se redno razpravlja o tajnih podatkih SECRET UE ali višje, se v primerih tveganja zaščitijo pred pasivnimi ali aktivnimi poskusi prisluškovanja. Za oceno tveganja takih poskusov je zadolžen pristojni varnostni organ, ki se po potrebi posvetuje z ONV.

19. Pri določanju zaščitnih ukrepov za prostore, ki so občutljivi na pasivno prisluškovanje (npr. izolacija zidov, tal, vrat, stropov, merjenja jakosti kompromitirajočega zvoka) in za aktivno prisluškovanje (npr. iskanje mikrofonov), Varnostni urad GSS lahko zahteva pomoč ONV. Varnostno osebje decentraliziranih agencij EU lahko od Varnostnega urada GSS zahteva izvedbo tehničnih inšpekcij in/ali pomoč strokovnjakov ONV.

20. Podobno, kadar tako zahtevajo okoliščine, lahko specialisti ONV za tehnično varnost na zahtevo pristojnega varnostnega uradnika pregledajo telekomunikacijsko opremo in električno ali elektronsko pisarniško opremo katerekoli vrste, ki je bila uporabljena med sestanki na stopnji SECRET UE ali višje.

TEHNIČNO VAROVANA OBMOČJA

21. Nekatera območja se lahko določijo kot tehnično varovana območja. Ob vstopu vanje se izvaja posebni nadzor. Če v njih ni osebja, morajo biti taka območja po odobrenem postopku zaklenjena, vsi ključi pa se obravnavajo kot varnostni ključi. Taka območja so predmet rednih fizičnih pregledov, ki se opravijo tudi po dejanskem vstopu ali sumu vstopa nepooblaščenih oseb.

22. Vodi se natančen popis opreme in pohištva zaradi nadzora nad njihovimi premiki. V tako območje ne sme biti vnesen nikakršen kos opreme ali pohištva, preden posebej za to usposobljeno varnostno osebje ne opravi skrbnega pregleda zaradi odkritja morebitnih prisluškovalnih naprav. Splošno pravilo je, da se je namestitvi komunikacijskih vodov v tehnično varovanih območjih treba izogibati.

ODDELEK V

SPLOŠNA PRAVILA O NAČELU POTREBE PO SEZNANITVI S PODATKI ZARADI OPRAVLJANJA FUNKCIJE ALI DELOVNIH NALOG IN VARNOSTNO PREVERJANJE

1. Dostop do tajnih podatkov EU se dovoli samo osebam, za katere zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog velja načelo potrebe po seznanitvi s podatki. Dostop do tajnih podatkov stopenj TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE in CONFIDENTIEL UE se dovoli samo osebam, ki imajo ustrezno varnostno potrdilo.

2. Odgovornost za določitev oseb, ki morajo biti seznanjene s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog, nosijo GSS, decentralizirane agencije EU in služba ali organ države članice, v kateri naj bi se zadevna oseba zaposlila glede na zahteve, ki jih narekuje izvedba naloge.

3. Za varnostna potrdila osebja na temelju relevantnih veljavnih postopkov je odgovoren delodajalec. Za uradnike GSS in druge uslužbence je postopek preverjanja varnostne zanesljivosti predviden v Oddelku VI.

Ob koncu postopka se izda varnostno potrdilo, ki določa stopnjo tajnosti podatkov, do katerih ima preverjena oseba lahko dostop in datum prenehanja veljavnosti potrdila.

Varnostno potrdilo za določeno stopnjo tajnosti daje imetniku pravico dostopa do podatkov na nižjih stopnjah tajnosti.

4. Osebe, ki niso uradniki ali drugi uslužbenci GSS ali držav članic, npr. člani, uradniki ali uslužbenci institucij EU, s katerimi je treba obravnavati ali jim pokazati tajne podatke EU, morajo v zvezi s tajnimi podatki EU imeti varnostno potrdilo in biti seznanjeni z lastno odgovornostjo glede varovanja tajnosti. Isto pravilo v podobnih okoliščinah velja za zunanje pogodbene partnerje, strokovnjake ali svetovalce.

POSEBNA PRAVILA O DOSTOPU DO PODATKOV TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

5. Vse osebe, ki potrebujejo dostop do podatkov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, morajo najprej opraviti preverjanje za pridobitev dostopa do takih podatkov.

6. Vse osebe, za katere se zahteva dostop do podatkov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, imenuje vodja njihovega oddelka, njihova imena pa se hranijo v ustreznem arhivskem uradu TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

7. Vse osebe morajo pred pridobitvijo dostopa do podatkov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET podpisati potrdilo, s katerim potrjujejo, da so bile seznanjene z varnostnimi postopki Sveta in da popolnoma razumejo pomen svoje lastne posebne odgovornosti za varovanje podatkov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET in posledice, ki jih predvidevajo pravila EU in nacionalno pravo ali upravna pravila, če tajni podatki pridejo v nepooblaščene roke bodisi namenoma ali iz malomarnosti.

8. Za osebe, ki imajo na sestankih, itd. dostop do podatkov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, pristojni uradnik za nadzor službe ali telesa, kjer je ta oseba zaposlena, uradno obvesti organ, ki sestanek organizira, da zadevne osebe tako dovoljenje imajo.

9. Imena vseh oseb, ki ne opravljajo več nalog, za katere se zahteva dostop do podatkov TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, se umaknejo s seznama TRES SECRET UE/EU TOP SECRET. Poleg tega, se vse take osebe ponovno opozorijo na njihovo posebno odgovornost glede varovanja podatkov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Podpisati morajo izjavo s katero potrjujejo, da ne bodo uporabljale ali naprej posredovale podatkov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, s katerimi razpolagajo.

POSEBNA PRAVILA O DOSTOPU DO PODATKOV SECRET UE IN CONFIDENTIEL UE

10. Vse osebe, ki potrebujejo dostop do podatkov SECRET UE ali CONFIDENTIEL UE, morajo biti najprej ustrezno preverjene.

11. Vse osebe, ki potrebujejo dostop do podatkov SECRET UE ali CONFIDENTIEL UE, se morajo seznaniti z ustreznimi predpisi o varovanju tajnosti in se zavedati posledic malomarnosti.

12. Za osebe, ki imajo na sestankih, itd. dostop do podatkov SECRET UE ali CONFIDENTIEL UE, pristojni uradnik za nadzor službe ali telesa, kjer je ta oseba zaposlena, uradno obvesti organ, ki sestanek organizira, da zadevne osebe taka dovoljenja imajo.

POSEBNA PRAVILA O DOSTOPU DO PODATKOV RESTREINT UE

13. Osebe, ki imajo dostop do podatkov RESTREINT UE se opozorijo na pomembnost teh predpisov o varovanju tajnosti in na posledice malomarnosti.

PREMESTITVE

14. Če je član osebja premeščen z delovnega mesta, na katerem je imel opravka s tajnimi podatki EU, arhivski urad nadzoruje, da predaja take dokumentacije od odhajajočega k prihajajočemu uradniku poteka na pravilen način.

POSEBNA NAVODILA

15. Osebe, od katerih se zahteva delo s tajnimi podatki EU, je treba ob prvem prevzemu nalog in nato v periodičnih presledkih opozarjati na:

(a) nevarnosti, ki jih za varovanje tajnosti pomenijo indiskretni pogovori;

(b) previdnostne ukrepe v njihovih stikih s tiskom;

(c) nevarnost, ki jo za EU in države članice v zvezi s tajnimi podatki in dejavnostmi EU predstavljajo dejavnosti obveščevalnih služb;

(d) obveznost takojšnjega poročanja ustreznim varnostnim organom o vsakem poskusu ali ravnanju, ki bi zbudil sum o vohunski dejavnosti, ali o kakršnihkoli nenavadnih okoliščinah v zvezi z varovanjem tajnosti.

16. Vse osebe, ki so običajno izpostavljene pogostim stikom s predstavniki držav, katerih obveščevalne službe imajo za cilj EU in države članice v zvezi s tajnimi podatki in dejavnostmi EU, se pouči o tehnikah, za katere je znano, da jih uporabljajo različne obveščevalne službe.

17. Za zasebna potovanja osebja, ki je bilo glede dostopa do tajnih podatkov EU varnostno preverjeno, v katero koli smer, Svet ne predvideva predpisov o varovanju tajnosti. Vendarle pristojni varnostni organi uradnike in druge uslužbence, ki spadajo v njihovo pristojnost, seznanijo s pravili potovanja, ki jih bodo morali spoštovati v danih primerih. Pristojni uradniki za varovanje tajnosti so zadolženi za organiziranje sestankov, na katerih članom osebja osvežijo ta posebna navodila.

ODDELEK VI

POSTOPEK VARNOSTNEGA PREVERJANJA URADNIKOV GSS IN DRUGIH USLUŽBENCEV

1. Samo uradniki in drugi uslužbenci GSS ali osebe zaposlene v GSS, ki morajo zaradi opravljanja svojih nalog in zahtev službe poznati ali uporabljati tajne podatke Sveta, imajo pravico dostopa do takih podatkov.

2. Da bi pridobile dostop do tajnih podatkov, razvrščenih na stopnje TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE in CONFIDENTIEL UE, se osebe iz odstavka 1 za ta namen pooblastijo v skladu s postopkom iz odstavkov 4 in 5.

3. Pooblastilo se izda samo osebam, za katere so pristojni nacionalni varnostni organi držav članic (ONV) opravili varnostno preverjanje v skladu s postopkom iz odstavkov 6 do 10.

4. Pristojni organ za imenovanje v smislu člena 2, prvi pododstavek, Kadrovskih predpisov je zadolžen za izdajo pooblastil iz odstavkov 1, 2 in 3.

Pristojni organ za imenovanje izda pooblastilo po pridobitvi mnenja pristojnih nacionalnih organov držav članic na podlagi preverjanja varnostne zanesljivosti, ki se opravi v skladu z odstavki 6 do 12.

5. Pooblastilo, ki velja pet let, ne sme preseči časa trajanja nalog, na podlagi katerih je bilo izdano. Organ, pristojen za imenovanje, ga lahko podaljša v skladu s postopkom iz odstavka 4.

Organ za imenovanje pooblastilo umakne, če meni, da za to obstajajo upravičeni razlogi. Vsaka odločitev o umiku pooblastila se uradno sporoči zadevni osebi, ki lahko zahteva, da jo zasliši organ za imenovanje, in pristojnemu nacionalnemu organu.

6. Cilj preverjanja varnostne zanesljivosti je ugotoviti odsotnost zadržkov, ki bi osebi preprečevali dostop do tajnih podatkov Sveta.

7. Preverjanje varnostne zanesljivosti ob sodelovanju zadevne osebe in na zahtevo organa za imenovanje opravijo pristojni nacionalni organi države članice, katere državljan je oseba, ki naj dobi pooblastilo. Če zadevna oseba biva na ozemlju druge države članice, pristojni nacionalni organi lahko zagotovijo sodelovanje organov države, kjer ima oseba prebivališče.

8. Kot del postopka preverjanja mora zadevna oseba izpolniti obrazec z osebnimi podatki.

9. Organ za imenovanje v svoji zahtevi opredeli vrsto in stopnjo tajnosti podatkov s katerimi bo razpolagala zadevna oseba, tako da pristojni nacionalni organi lahko opravijo postopek preverjanja in podajo svoje mnenje glede stopnje pooblaščenosti, ki bi bila primerna za to osebo.

10. Celotni proces varnostnega preverjanja skupaj z dobljenimi rezultati se opravi v skladu z relevantnimi pravili in predpisi, ki veljajo v zadevni državi članici, vključno s pravili in predpisi, ki se nanašajo na pritožbe.

11. Kadar pristojni nacionalni organi države članice izdajo pozitivno mnenje, organ za imenovanje zadevni osebi lahko podeli ustrezno pooblastilo.

12. Kadar pristojni nacionalni organi izdajo negativno mnenje, o tem uradno obvestijo zadevno osebo, ki lahko zaprosi za zaslišanje pri organu za imenovanje. Če meni, da je tako potrebno, organ za imenovanje lahko zaprosi pristojne nacionalne organe za vsa dodatna pojasnila, ki jih lahko podajo. V primeru potrditve negativnega mnenja se pooblastilo ne izda.

13. Oseba, ki ji je bilo podeljeno pooblastilo v smislu odstavkov 4 in 5, v času izdaje pooblastila in potem v rednih časovnih presledkih prejme vsa potrebna navodila v zvezi z zaščito tajnih podatkov in sredstvi za zagotavljanje take zaščite. Te osebe podpišejo izjavo, s katero potrjujejo, da so prejele navodila in se obvežejo, da jih bodo spoštovale.

14. Organ za imenovanje sprejme vse potrebne ukrepe za izvajanje določb tega oddelka, še posebej glede pravil, ki urejajo dostop do seznama pooblaščenih oseb.

15. Izjemoma, če tako zahteva služba, organ za imenovanje lahko — potem ko je uradno obvestil pristojne organe in pod pogojem, da od njih v roku enega meseca ni dobil odziva — podeli začasno pooblastilo za obdobje, ki ne presega šest mesecev, med čakanjem na rezultat preverjanja iz odstavka 7.

16. Tako podeljena začasna in pogojna pooblastila ne dajejo dostopa do podatkov TRES SECRET UE/EU TOP SECRET; dostop do takih podatkov je omejen na uradnike, ki so dejansko opravili preverjanje s pozitivnim rezultatom v skladu z odstavkom 7. Do objave rezultatov se uradnikom, za katere je bilo preverjanje zahtevano na stopnji TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, lahko začasno in pogojno dovoli dostop do tajnih podatkov do stopnje SECRET UE in vključno z njo.

ODDELEK VII

PRIPRAVA, RAZPOŠILJANJE, PRENOS, SHRANJEVANJE IN UNIČEVANJE TAJNEGA GRADIVA EU

Vsebina

| | Stran |

Splošne določbe

Poglavje I | Priprava in razpošiljanje tajnih dokumentov EU | 285 |

Poglavje II | Prenos tajnih dokumentov EU | 285 |

Poglavje III | Električna in druga tehnična sredstva prenosa | 288 |

Poglavje IV | Dodatne kopije in prevodi ter izvlečki iz tajnih dokumentov EU | 288 |

Poglavje V | Inventurni popisi in preverjanja, shranjevanje in uničevanje tajnih dokumentov EU | 288 |

Poglavje VI | Posebna pravila za dokumente, namenjene Svetu | 290 |

Splošne določbe

Ta oddelek podrobno navaja ukrepe za pripravo, razpošiljanje, prenos, shranjevanje in uničevanje tajnih dokumentov EU, kot določa odstavek 3(a) Temeljnih načel in minimalnih standardov varovanja tajnosti iz Dela I te priloge. Uporablja se kot referenca pri prilagajanju teh ukrepov drugemu gradivu EU glede na vrsto gradiva in glede na posamezne primere.

Poglavje I

Priprava in razpošiljanje tajnih dokumentov EU

PRIPRAVA

1. Stopnje tajnosti in oznake EU se uporabljajo, kot je določeno v Oddelku II, in so vidne zgoraj in spodaj na sredini vsake strani; vsaka stran je oštevilčena. Vsak tajni dokument EU je opremljen z opravilno številko in datumom. Pri dokumentih TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET in SECRET UE mora biti opravilna številka vidna na vsaki strani. Če se razpošiljajo v več primerkih, mora biti številka kopije vsakega primerka navedena na prvi strani skupaj s celotnim številom strani. Seznam vseh dodatkov in prilog mora biti naveden na prvi strani tajnega dokumenta stopnje CONFIDENTIEL UE in višje.

2. Dokumente na stopnji CONFIDENTIEL UE in višje lahko tipkajo, prevajajo, shranjujejo, fotokopirajo in reproducirajo na magnetni trak ali mikrofilm samo osebe, ki so bile varnostno preverjanje za dostop do tajnih podatkov EU do vsaj ustrezne stopnje tajnosti zadevnega dokumenta, z izjemo posebnega primera, ki je opisan v odstavku 27 tega oddelka.

Določbe, ki urejajo računalniško pripravo tajnih dokumentov, so navedene v Oddelku XI.

RAZPOŠILJANJE

3. Tajni podatki EU se razpošiljajo samo osebam, za katere velja načelo potrebe po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog in ki imajo ustrezno varnostno potrdilo. Prvo razpošiljanje določi organ izvora.

4. Dokumenti TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET krožijo preko arhivskih uradov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET (glej Oddelek VIII). V primeru sporočil s stopnjo tajnosti TRES SECRET UE/EU TOP SECRET pristojni arhivski urad pooblasti vodjo komunikacijskega centra, da pripravi število kopij, ki je določeno v seznamu naslovnikov.

5. Dokumente na stopnji SECRET UE in nižje drugim naslovnikom lahko razpošilja izvorni naslovnik na podlagi potrebe po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog. Organi izvora morajo jasno določiti vse opozorilne oznake, ki jih želijo uvesti. Ob navedbi takih opozorilnih oznak naslovniki dokumente lahko ponovno razpošiljajo samo s pooblastilom organa izvora.

6. Arhivski urad ustanove mora vsak dokument na stopnji CONFIDENTIEL UE in višje ob prihodu ali izhodu iz ustanove vpisati v evidenco. Podatki, ki jih je treba vpisati (reference, datum in po potrebi številka kopije), morajo omogočati prepoznavo dokumentov in biti vpisani v vpisnik ali vneseni v posebno varovan računalniški nosilec.

Poglavje II

Prenos tajnih dokumentov EU

ODPREMLJANJE

7. Dokumenti stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE se prenašajo v odpornih, neprozornih dvojnih ovojnicah. Notranja ovojnica se označi s primerno varnostno stopnjo tajnosti EU in, če je možno, s popolnimi podatki o uradnem delovnem nazivu in naslovu naslovnika.

8. Notranjo ovojnico lahko odpre in sprejem priloženih dokumentov potrdi samo nadzorni uradnik arhivskega urada ali njegov namestnik, razen če ta ovojnica ni naslovljena na posamezno osebo. V takem primeru ustrezni arhivski urad vpiše sprejem ovojnice, notranjo ovojnico pa sme odpreti in potrditi sprejem v njej vsebovanih dokumentov samo oseba, na katero je naslovljena.

9. V notranjo ovojnico se priloži potrdilo o sprejemu. Na potrdilu, ki ni predmet razvrstitve po tajnosti, morajo biti navedeni opravilna številka, datum in številka kopije dokumenta, nikoli pa predmet dokumenta.

10. Notranja ovojnica se vloži v zunanjo ovojnico, ki nosi odpremno številko zaradi formalnosti ob prejemu. Varnostna razvrstitev v nobenem primeru ne sme biti vidna na zunanji ovojnici.

11. Pri oddaji dokumentov stopnje CONFIDENTIEL UE ali višje, kurirji in sli dobijo potrdilo, na katerem se morajo podatki ujemati z odpremnimi podatki.

PRENAŠANJE ZNOTRAJ ZGRADBE ALI SKUPINE ZGRADB

12. Znotraj zgradbe ali skupine zgradb se tajni dokumenti lahko prenašajo v zalepljenih ovojnicah, na katerih je samo ime naslovnika, pod pogojem, da je bila oseba, ki jih prenaša, varnostno preverjena glede na stopnjo razvrstitve dokumentov.

PRENOS DOKUMENTOV EU ZNOTRAJ DRŽAVE

13. Znotraj države smejo prenos dokumentov TRES SECRET UE/EU TOP SECRET opravljati samo uradna kurirska služba ali osebe, ki so pooblaščene za dostop do podatkov TRES SECRET UE/EU TOP SECRET.

14. Kadar kurirska služba opravlja prenos dokumentov TRES SECRET UE/EU TOP SECRET zunaj meja zgradbe ali skupine zgradb, je treba upoštevati določbe o odpremljanju in sprejemu iz tega poglavja. Dostavne službe morajo imeti na voljo zadostno število osebja, da bi zagotovile, da pošiljke dokumentov TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ves čas ostajajo pod neposrednim nadzorom odgovorne osebe.

15. Izjemoma dokumente TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET zunaj meja zgradbe ali skupine zgradb zaradi lokalne rabe na sestankih in razpravah lahko prenašajo uradniki, ki niso kurirji, pod pogojem da:

(a) je prenašalec pooblaščen za dostop do dokumentov TRES SECRET UE/EU TOP SECRET;

(b) je način prenosa v skladu z nacionalnimi pravili o prenosu nacionalnih dokumentov TOP SECRET;

(c) uradnik dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET v nobenem primeru ne pusti brez nadzora;

(d) se uredi vse potrebno, da seznam tako prenesenih dokumentov ostane v arhivskem uradu TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, kjer se dokumenti hranijo, in da se vpiše v vpisnik ter tako omogoči preverjanje dokumentov ob njihovi vrnitvi.

16. Znotraj ene države se dokumenti SECRET UE in CONFIDENTIEL UE lahko pošiljajo po pošti, če tak prenos dovoljujejo nacionalni predpisi in če je v skladu z določbami teh predpisov, ali prenos opravi kurirska služba ali osebe, ki so bile varnostno preverjene v zvezi z dostopom do tajnih podatkov EU.

17. Vse države članice ali decentralizirane agencije EU morajo pripraviti navodila o osebnem prenosu tajnih dokumentov EU, ki imajo podlago v teh predpisih. Od prenašalca je treba zahtevati, da ta navodila prebere in se pod njih podpiše. Navodila morajo zlasti jasno določati, da pod nobenim pogojem:

(a) prenašalec dokumentov ne da iz rok, razen če so varno shranjeni v skladu z določbami iz Oddelka IV;

(b) dokumenti ne smejo ostati brez nadzora v sredstvih javnega transporta ali zasebnih vozilih, ali na mestih kot so restavracije ali hoteli. Ne smejo se hraniti v hotelskih sefih ali biti brez nadzora v hotelskih sobah;

(c) se dokumenti ne smejo prebirati na javnih mestih kot so letala ali vlaki.

PRENOS IZ ENE DRŽAVE ČLANICE V DRUGO

18. Tajno gradivo stopnje CONFIDENTIEL UE in višje iz ene države članice v drugo prenašajo diplomatske poštne ali vojaške kurirske službe.

19. Osebni prenos tajnega gradiva stopenj SECRET UE in CONFIDENTIEL UE se dovoli, če določbe v zvezi s prenosom zagotavljajo, da dokumenti ne morejo priti v roke nobenih nepooblaščenih oseb.

20. Organi nacionalne varnosti (ONV) lahko dovolijo osebni prenos, če diplomatska pošta ali vojaška kurirska služba nista na voljo ali če bi uporaba teh služb imela za posledico zamudo, ki bi bila škodljiva za delovanje EU, medtem ko naslovnik gradivo nujno potrebuje. Vsaka država članica mora pripraviti navodila za osebni prenos tajnega gradiva do stopnje SECRET UE in vključno z njo v mednarodnem okolju za osebe, ki niso člani diplomatskih in vojaških poštno-kurirskih služb. V navodilih je treba zahtevati, da:

(a) ima prenašalec ustrezno varnostno potrdilo, ki ga izdajo države članice;

(b) se v ustrezni pisarni ali arhivskem uradu vodi evidenca o vsem gradivu, ki se tako prenaša;

(c) se na paketih ali vrečah, ki vsebujejo gradivo EU nahaja uradna plomba, ki preprečuje ali odvrača carinski nadzor ter nalepke za prepoznavo in nadaljnja navodila za najditelja;

(d) ima prenašalec pri sebi kurirsko potrdilo in/ali potni nalog, priznan od vseh držav EU, s katerim je pooblaščen za prenos ustrezno označenega paketa;

(e) se ob potovanju po kopnem ne prečka nobena od držav nečlanic EU ali njihovih meja, razen če ima država odpošiljateljica posebno jamstvo od teh držav;

(f) je potovalni aranžma prenašalca glede kraja namembnosti, potovalnih smeri in sredstev prevoza v skladu s predpisi EU, ali če so nacionalni predpisi v tem oziru strožji, v skladu s temi predpisi;

(g) gradivo ne sme biti dano iz rok prenašalca, razen če se varuje v skladu z določbami o varnem shranjevanju iz Oddelka IV;

(h) gradivo ne sme ostati brez nadzora v sredstvih javnega transporta ali zasebnih vozilih, ali na mestih kot so restavracije ali hoteli. Ne sme biti shranjeno v hotelskih sefih ali biti brez nadzora v hotelskih sobah;

(i) če gradivo, ki se prenaša, vsebuje dokumente, se ti ne smejo prebirati na javnih mestih (npr. v letalih, vlakih, itd.).

Oseba, ki je določena za prenos tajnih podatkov, mora prebrati in podpisati varnostna navodila, ki morajo vsebovati vsaj zgoraj navedena navodila in postopke, ki jih je treba spoštovati v nujnih primerih ali kadar carinski ali letališki varnostni organi zahtevajo pregled paketa, ki vsebuje tajno gradivo.

PRENOS DOKUMENTOV RESTREINT UE

21. Za prenos dokumentov stopnje RESTREINT UE niso predvidene posebne določbe; te morajo zagotavljati, da ob prenosu dokumenti ne morejo preiti v nepooblaščene roke.

VARNOSTNA PREVERJENOST KURIRSKEGA OSEBJA

22. Vsi kurirji in sli, ki so zaposleni zaradi prenašanja dokumentov SECRET UE in CONFIDENTIEL UE, morajo biti ustrezno varnostno preverjeni.

Poglavje III

Električna in druga tehnična sredstva prenosa

23. Zaradi zagotavljanja varnega prenosa tajnih podatkov EU se na področju telekomunikacij oblikujejo varnostni ukrepi. Podrobna pravila, ki veljajo za prenos takih podatkov, obravnava Oddelek XI.

24. Tajne podatke CONFIDENTIEL UE in SECRET UE lahko prenašajo le pooblaščeni komunikacijski centri in omrežja in/ali terminali ter sistemi.

Poglavje IV

Dodatne kopije in prevodi ter izvlečki iz tajnih dokumentov EU.

25. Kopiranje ali prevajanje dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET lahko dovoli le organ izvora.

26. Če osebe brez varnostnega potrdila za stopnjo TRES SECRET UE/EU TOP SECRET potrebujejo podatke, ki so v dokumentu TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, vendar pa nimajo te stopnje tajnosti, se vodji arhivskega urada TRES SECRET UE/EU TOP SECRET lahko dovoli, da pripravi potrebno število izvlečkov iz takega dokumenta. Ta istočasno sprejme potrebne ukrepe, ki naj zagotovijo, da bodo taki izvlečki opremljeni z ustrezno stopnjo tajnosti.

27. Dokumente, razvrščene na stopnjo SECRET UE in nižje, lahko razmnožuje ali prevaja naslovnik v okviru nacionalnih predpisov o varovanju tajnosti in pod pogojem strogega spoštovanja načela o potrebnosti seznanitve s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog. Varnostni ukrepi, ki veljajo za izvorni dokument, veljajo tudi za njegove razmnožene primerke in/ali prevode. Po teh predpisih o varovanju tajnosti se ravnajo tudi decentralizirane agencije EU.

Poglavje V

Inventurni popisi in preverjanja, shranjevanje in uničevanje tajnih dokumentov EU

INVENTURNI POPISI IN PREVERJANJA

28. Vsi arhivski uradi TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, kot je navedeno v Oddelku VIII, vsako leto opravijo podroben popis posamičnih dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET v skladu s predpisi iz Oddelka VIII, (9) do (11). Tajni dokumenti EU pod stopnjo TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET so predmet internih preverjanj v skladu z nacionalnimi smernicami in, v primeru GSS ali decentraliziranih agencij EU, v skladu z navodili generalnega sekretarja/visokega predstavnika.

Ti postopki dajejo priložnost za oblikovanje mnenja lastnikov dokumentov glede:

(a) možnosti znižanja stopnje tajnosti ali njenega preklica za nekatere dokumente;

(b) dokumentov, ki jih je treba uničiti.

ARHIVSKO SHRANJEVANJE TAJNIH PODATKOV EU

29. Zaradi zmanjšanja težav pri shranjevanju se uradnikom, zadolženim za nadzor v vseh arhivskih uradih dovoli snemanje dokumentov TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE ali CONFIDENTIEL UE na mikrofilm ali shranjevanje na magnetna ali optična sredstva v namene arhiviranja pod pogojem, da:

(a) postopek snemanja na mikrofilm/shranjevanje opravlja osebje z veljavnim varnostnim potrdilom, ki ustreza primerni stopnji tajnosti dokumentov;

(b) je mikrofilm/nosilec shranjenih podatkov zaščiten na enak način kakor izvirni dokumenti;

(c) je o snemanju na mikrofilm/shranjevanju vsakega dokumenta TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET obveščen organ izvora;

(d) filmski koluti ali druge vrste nosilcev vsebujejo samo dokumente enake stopnje tajnosti TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, SECRET UE ali CONFIDENTIEL UE;

(e) je snemanje na mikrofilm/shranjevanje dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali SECRET UE razločno označeno v evidenci, ki se uporablja ob letni inventuri;

(f) so izvirni dokumenti, ki so bili posneti na mikrofilm ali kako drugače shranjeni, uničeni v skladu s predpisi, navedenimi v odstavkih od 31 do 36.

30. Ta pravila veljajo tudi za vse druge oblike shranjevanja, ki jih odobrijo ONV, kot so elektromagnetni nosilci in optični disk.

RUTINSKO UNIČEVANJE TAJNIH DOKUMENTOV EU

31. Da bi preprečili nepotrebno kopičenje tajnih dokumentov EU, se tisti, za katere je vodja ustanove, kjer se hranijo, mnenja, da so zastareli in v odvečnem številu, uničijo takoj, ko je mogoče, in sicer na naslednji način:

(a) dokumente stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET uniči samo Centralni arhivski urad, ki je za njih odgovoren. Vsak uničeni dokument se vpiše na potrdilo o uničenju, ki ga podpiše uradnik, zadolžen za nadzor na stopnji TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, in uradnik, ki je priča ob uničenju in ki mora imeti varnostno potrdilo na stopnji TRES SECRET UE/EU TOP SECRET. V ta namen se v vpisnik zavede ustrezna zabeležka;

(b) potrdila o uničenju skupaj z dokumentacijo o razpošiljanju arhivski urad hrani deset let. Kopije se organu izvora ali ustreznemu centralnemu arhivskemu uradu pošljejo le na izrecno zahtevo;

(c) Dokumenti TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, skupaj z vsemi tajnimi odpadki, ki so nastali pri pripravi dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET kot so poškodovane kopije, delovni osnutki, natipkana sporočila in indigo papir se uničijo pod nadzorom uradnika, preverjenega na stopnji TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, z zažigom, zmletjem, razrezanjem v pramene ali z drugačno spremembo v neprepoznavno in nesestavljivo obliko.

32. Dokumente SECRET UE uniči arhivski urad, ki je odgovoren za take dokumente, pod nadzorom varnostno preverjene osebe ob uporabi enega od postopkov navedenih v odstavku 31 (c). Dokumenti SECRET UE, ki so uničeni, se vpišejo na podpisana potrdila o uničenju, ki jih arhivski urad skupaj z dokumentacijo o razpošiljanju zadrži najmanj tri leta.

33. Dokumente CONFIDENTIEL UE uniči arhivski urad, ki je odgovoren za te dokumente, pod nadzorom varnostno preverjene osebe po enem od postopkov navedenih v odstavku 31 (c). Njihovo uničenje se vpiše v arhiv v skladu z nacionalnimi predpisi in, v primeru GSS ali decentraliziranih agencij EU, v skladu z navodili generalnega sekretarja/visokega predstavnika.

34. Dokumente RESTREINT UE uniči arhivski urad, ki je odgovoren za te dokumente ali uporabnik, v skladu z nacionalnimi predpisi in, v primeru GSS ali decentraliziranih agencij EU, v skladu z navodili generalnega sekretarja/visokega predstavnika.

UNIČENJE V NUJNIH PRIMERIH

35. GSS, države članice in decentralizirane agencije EU ob upoštevanju lokalnih pogojev pripravijo načrte za varovanje tajnega gradiva EU v kriznih razmerah vključno z, glede na potrebe, načrti za uničenje in evakuacijo v nujnih primerih; znotraj svojih organizacij razdelijo navodila, za katera menijo da so potrebna, da tajni podatki EU ne bi prišli v roke nepooblaščenih oseb.

36. Režim varovanja in/ali uničenja gradiva SECRET UE in CONFIDENTIEL UE v kriznih razmerah ne sme biti v ničemer na škodo varovanju ali uničenju gradiva TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, vključno z (de)šifrirno opremo, kjer ima ravnanje z njo prednost pred vsemi drugimi nalogami. Ukrepi, ki se sprejmejo za varovanje ali uničenje (de)šifrirne opreme v nujnih primerih, so vsebovani v ad hoc navodilih.

POGLAVJE VI

Posebna pravila za dokumente, namenjene Svetu

37. Spremljanje in nadzor tajnih podatkov stopnje tajnosti SECRET UE ali CONFIDENTIEL UE, ki jih vsebujejo dokumenti, namenjeni Svetu, znotraj GSS izvaja "Urad za tajne podatke".

V okviru pooblastil generalnega direktorja za osebje in upravo so naloge Urada:

(a) vodenje postopkov v zvezi z vpisom, razmnoževanjem, prevajanjem, prenosom, odpremljanjem in uničevanjem takih podatkov;

(b) sprotno dopolnjevanje seznama s podatki o tajnih podatkih;

(c) periodično preverjanje vprašanj o potrebi ohranjanja tajnosti podatkov;

(d) predpisovanje, v sodelovanju z Varnostnim uradom, praktičnih postopkov za določanje stopenj tajnosti podatkov ali njihovega preklica.

38. Urad za tajne podatke vodi vpisnik o naslednjih podatkih:

(a) datum priprave tajnega podatka;

(b) stopnjo tajnosti;

(c) datum prenehanja tajnosti;

(d) ime in oddelek izdajatelja;

(e) prejemnik ali prejemniki, z zaporedno številko;

(f) predmet;

(g) številka;

(h) število kopij v obtoku;

(i) priprava popisa tajnih podatkov, ki so bile predložene Svetu;

(j) vpisnik o preklicu tajnosti ali o znižanju stopenj tajnosti podatkov.

39. Splošna pravila, predvidena v poglavjih I do V tega Oddelka veljajo za Urad za tajne podatke pri GSS, razen če jih ne spreminjajo posebna pravila iz tega poglavja.

ODDELEK VIII

ARHIVSKI URADI TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

1. Namen arhivskih uradov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET je zagotoviti arhiviranje, rokovanje z dokumenti TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET in njihovo razpošiljanje v skladu s predpisi o varovanju tajnosti. Vodja arhivskega urada TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET v vsaki državi članici, v GSS in po potrebi v decentraliziranih agencijah EU je uradnik, zadolžen za nadzor na stopnji TRES SECRET UE/EU TOP SECRET.

2. Centralni arhivski uradi imajo vlogo glavnega sprejemnega in odpremnega organa v državah članicah, v GSS in v decentraliziranih agencijah EU, pri katerih so bili taki uradi ustanovljeni, po potrebi pa tudi v drugih institucijah EU, mednarodnih organizacijah in tretjih državah, s katerimi ima Svet sklenjene sporazume o varnostnih postopkih za izmenjavo tajnih podatkov.

3. Če je potrebno, se ustanovijo podarhivski uradi, ki so zadolženi za notranje upravljanje z dokumenti TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; njihova naloga je posodabljanje podatkov o kroženju vsakega dokumenta, za katerega so zadolženi.

4. Podarhivski uradi TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se ustanovijo, kot določa Oddelek I, zaradi zadovoljevanja dolgoročnih potreb in so pridruženi centralnemu arhivskemu uradu TRES SECRET UE/EU TOP SECRET. Če so potrebe po dokumentih TRES SECRET UE/EU TOP SECRET samo začasne ali priložnostne, se ti dokumenti lahko razpošiljajo brez ustanovitve podarhivskih uradov TRES SECRET UE/EU TOP SECRET pod pogojem, da so predpisana pravila, ki zagotavljajo nadaljnji nadzor s strani ustreznega arhivskega urada TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, in da se pri tem upoštevajo vsi ukrepi za fizično varovanje tajnosti in ukrepi varovanja tajnosti v zvezi z osebjem.

5. Podarhivski uradi ne smejo pošiljati dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET neposredno drugim podarhivskim uradom istega centralnega arhivskega urada TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET brez njegove izrecne odobritve.

6. Vse izmenjave dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET med podarhivskimi uradi, ki niso pridruženi istemu centralnemu arhivskemu uradu, morajo potekati preko centralnih arhivskih uradov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.

CENTRALNI ARHIVSKI URADI TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

7. Kot uradnik za nadzor je vodja centralnega arhivskega urada TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET odgovoren za:

(a) pošiljanje dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET v skladu s predpisi, ki jih določa Oddelek VII;

(b) vodenje seznama vseh podrejenih podarhivskih uradov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET skupaj z imeni in podpisi imenovanih uradnikov za nadzor in njihovih pooblaščenih namestnikov;

(c) shranjevanje potrdil vseh arhivskih uradov za vse dokumente TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, ki so bili razposlani preko centralnega arhivskega urada;

(d) vodenje evidence dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, ki se hranijo in tistih, ki so bili razposlani naprej;

(e) vodenje posodobljenega seznama vseh centralnih arhivskih uradov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, s katerimi običajno izmenjuje korespondenco, skupaj z imeni in podpisi imenovanih uradnikov za nadzor in njihovih pooblaščenih namestnikov;

(f) fizično varovanje vseh dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, ki se hranijo v arhivskem uradu v skladu s predpisi iz Oddelka IV.

PODARHIVSKI URADI TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET

8. Kot uradnik za nadzor, je vodja podarhivskega urada TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET odgovoren za:

(a) prenos dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET v skladu s predpisi, ki jih vsebujejo Oddelek VII in odstavka 5 in 6 Oddelka VIII;

(b) vodenje posodobljenega seznama vseh oseb, pooblaščenih za dostop do podatkov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, pod njegovim nadzorom;

(c) razpošiljanje dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET v skladu z navodili organa izvora ali na podlagi potrebe po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog, ob poprejšnjem preverjanju ustreznosti zahtevanega varnostnega potrdila naslovnika;

(d) vodenje posodobljenega seznama vseh dokumentov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, ki se hranijo ali so v obtoku pod njegovim nadzorom ali ki so bili poslani drugim arhivskim uradom TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, ter hranjenje vseh potrebnih potrdil;

(e) vodenje posodobljenega seznama arhivskih uradov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET pri katerih je pooblaščen za izmenjavo dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, skupaj z imeni in podpisi njihovih uradnikov za nadzor in pooblaščenih namestnikov;

(f) fizično varovanje vseh dokumentov TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, ki se hranijo v podarhivskem uradu, v skladu s predpisi iz Oddelka IV.

INVENTURNI POPISI

9. Vsakih dvanajst mesecev vsi arhivski uradi TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET opravijo posamični popis vseh dokumentov stopnje TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, za katere so odgovorni. Dokument velja za evidentiranega, če ga je arhivski urad fizično pregledal ali če urad razpolaga s potrdilom arhivskega urada TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, kateremu je bil poslan, s potrdilom o uničenju dokumenta ali z navodili o znižanju ali preklicu stopenj tajnosti dokumenta.

10. Podarhivski uradi ugotovitve letnega popisa pošljejo centralnemu arhivskemu uradu, kateremu so podrejeni, do datuma, ki ga ta določi.

11. ONV ter tiste institucije EU, mednarodne organizacije in decentralizirane agencije EU, pri katerih so bili ustanovljeni arhivski uradi TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, ugotovitve letnih popisov, opravljenih v centralnih arhivskih uradih TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, pošljejo generalnemu sekretarju/visokemu predstavniku najpozneje do 1. aprila vsakega leta.

ODDELEK IX

UKREPI VAROVANJA TAJNOSTI, KI SE IZVAJAJO V ČASU POSEBNIH SESTANKOV O POSEBEJ OBČUTLJIVIH VPRAŠANJIH, KI POTEKAJO ZUNAJ PROSTOROV SVETA

SPLOŠNO

1. Ukrepe varovanja tajnosti, navedene v nadaljevanju, je treba uporabljati, kadar sestanki Evropskega Sveta, Sveta, ministrski ali drugi pomembni sestanki potekajo zunaj prostorov Sveta v Bruslju ali Luksemburgu in kadar zaradi visoke občutljivosti obravnavanih vprašanj ali podatkov to opravičujejo posebne varnostne zahteve. Ti ukrepi se nanašajo samo na zaščito tajnih podatkov EU; za potrebne pa se lahko izkažejo tudi drugi varnostni ukrepi.

ODGOVORNOSTI

Države članice gostiteljice

2. Država članica, na katere ozemlju poteka sestanek (država članica gostiteljica) je v sodelovanju z Varnostnim uradom GSS odgovorna za varnost sestankov Evropskega sveta, Sveta in ministrskih ali drugih pomembnih sestankov ter za fizično varnost glavnih delegatov in članov njihovega osebja.

V zvezi z varnostno zaščito tajnih podatkov mora država članica posebej zagotoviti, da:

(a) so izdelani načrti za primere ogrožanja varnosti tajnih podatkov in incidente v zvezi z varnostjo, pri čemer se predvideni ukrepi nanašajo predvsem na varno hrambo tajnih dokumentov EU v uradih;

(b) so sprejeti taki ukrepi, ki omogočajo dostop do komunikacijskega sistema Sveta za sprejem in pošiljanje tajnih sporočil EU. Država članica gostiteljica na zahtevo zagotovi tudi dostop do varnih telefonskih sistemov.

Države članice

3. Organi oblasti držav članic morajo sprejeti potrebne ukrepe, ki zagotavljajo, da:

(a) je za njihove nacionalne delegate predvideno overjanje ustreznih varnostnih potrdil, če je potrebno, v obliki signalnega sporočila ali po telefaksu bodisi neposredno uradniku, ki je zadolžen za varnost sestanka, ali preko Varnostnega urada GSS;

(b) so o vsaki značilni nevarnosti zaradi ustreznega ukrepanja obveščeni organi oblasti države članice gostiteljice in po potrebi Varnostni urad GSS.

Uradnik, zadolžen za varnost sestanka

4. Imenuje se uradnik, ki je zadolžen za varnost sestanka in je odgovoren za splošno pripravo in nadzor nad splošnimi internimi ukrepi varovanja tajnosti ter za uskladitev z drugimi varnostnimi organi. Ukrepi, ki jih sprejme, se v splošnem nanašajo na:

(a) (i) zaščitne ukrepe na kraju sestanka, ki zagotavljajo, da sestanek poteka brez vsakršnih incidentov, ki bi lahko ogrozili varnost katerih koli tam uporabljenih tajnih podatkov EU;

(ii) preverjanje osebja, ki mu je dovoljen dostop do kraja sestanka, do prostora, namenjenega delegacijam, in do konferenčnih dvoran, ter preverjanje vse opreme;

(iii) stalno usklajevanje s pristojnimi organi države članice gostiteljice in z Varnostnim uradom GSS.

(b) vključitev navodil o varovanju tajnosti v dosje sestanka ob ustreznem upoštevanju zahtev iz teh predpisov o varovanju tajnosti in vseh drugih navodil za varovanje tajnosti, ki bi se izkazala kot potrebna.

Varnostni urad GSS

5. Varnostni urad GSS mora imeti vlogo svetovalca v zvezi z varovanjem tajnosti pri pripravi sestanka; tam mora biti zastopan zaradi pomoči in svetovanja uradniku, zadolženemu za varnost sestanka, in, po potrebi, delegacijam.

6. Vsaka na sestanku prisotna delegacija mora določiti uradnika za varovanje tajnosti, ki je odgovoren za obravnavanje zadev v zvezi z varovanjem tajnosti v svoji delegaciji in za vzdrževanje stikov z uradnikom, zadolženim za varnost sestanka, po potrebi pa tudi z zastopnikom Varnostnega urada GSS.

VARNOSTNI UKREPI

Varnostna območja

7. Vzpostavijo se naslednja varnostna območja:

(a) varnostno območje Razreda II, ki ga sestavljajo redakcijski prostor, pisarniški prostori GSS z razmnoževalno grafično opremo ter pisarniški prostori za delegacije;

(b) varnostno območje Razreda I, ki ga sestavljajo konferenčna dvorana ter kabine za prevajalce in za tehnično osebje, zadolženo za ozvočenje;

(c) upravna območja, ki jih sestavljajo območje za tisk in tisti deli na kraju sestanka, ki jih uporabljajo uprava, službe za postrežbo in sprejem ter območje, ki neposredno meji na tiskovno središče in kraj sestanka.

Prepustnice

8. Uradnik, zadolžen za varnost sestanka, mora glede na zahteve in potrebe delegacij poskrbeti za ustrezne priponke. Kadar se to zahteva, se lahko uvedejo razlike v dostopu do različnih varnostnih območij.

9. Varnostna navodila v zvezi s sestankom morajo od vseh zadevnih oseb zahtevati, da v območju kraja sestanka svoje priponke stalno nosijo na vidnem mestu, tako da jih varnostno osebje po potrebi lahko preveri.

10. Z izjemo udeležencev, ki nosijo priponke, naj bi bilo na kraju sestanka prisotnih čim manj drugih oseb. Nacionalne delegacije, ki želijo med sestankom sprejeti obiskovalce, morajo o tem obvestiti uradnika, zadolženega za varnost sestanka. Obiskovalci morajo nositi priponko z oznako obiskovalca. Prepustnico obiskovalca je treba izpolniti z imenom obiskovalca in z imenom obiskane osebe. Obiskovalci morajo biti ves čas v spremstvu varnostnika ali obiskane osebe. Spremljevalna oseba mora nositi prepustnico obiskovalca, ki jo ob odhodu obiskovalca s kraja sestanka skupaj z obiskovalčevo priponko vrne varnostnemu osebju.

Nadzor fotografske in avdio opreme

11. V varnostno območje Razreda I ni dovoljen vnos naprav za snemanje slike ali zvoka, z izjemo opreme fotografov in tonskih tehnikov, ki imajo za to ustrezno dovoljenje uradnika, zadolženega za varnost sestanka.

Preverjanje aktovk, prenosnih računalnikov in paketov

12. Imetniki prepustnic z dovoljenim dostopom do varnostnega območja s seboj lahko običajno prinesejo svoje aktovke in prenosne računalnike (samo z lastnim napajanjem) brez preverjanja. Pakete, ki so namenjeni delegacijam, te lahko sprejmejo potem, ko jih je bodisi pregledal uradnik delegacije, zadolžen za varnost, ko so bili varnostno pregledani s specialno opremo ali ko jih je odprlo varnostno osebje, zadolženo za pregled. Če uradnik, zadolžen za varnost sestanka, presodi za potrebno, se za pregled aktovk in paketov lahko predpišejo strožji ukrepi.

Tehnična varnost

13. Za tehnično varnost prostora, v katerem poteka sestanek, lahko poskrbi tehnična varnostna ekipa, ki med sestankom lahko izvaja elektronski nadzor.

Dokumenti delegacij

14. Za prinašanje in odnašanje tajnih dokumentov EU na sestanke in z njih so odgovorne delegacije. Odgovorne so tudi za preverjanje in varovanje tajnosti tistih dokumentov, ki jih uporabljajo v njim dodeljenih prostorih. Za dostavo na kraj sestanka in odnašanje tajnih dokumentov s kraja sestanka delegacije za pomoč lahko zaprosijo državo članico gostiteljico.

Varna hramba dokumentov

15. Če GSS, Komisija ali delegacije tajnih dokumentov ne morejo shraniti v skladu z odobrenimi standardi, te dokumente lahko ob povratnem potrdilu v zapečateni ovojnici predajo uradniku, zadolženemu za varovanje tajnosti, tako da ta dokumente lahko shrani v skladu z odobrenimi standardi.

Pregled prostorov

16. Ob koncu vsakega delovnega dne mora uradnik, zadolžen za varnost sestanka, poskrbeti za pregled prostorov GSS in delegacij z namenom zagotoviti, da so vsi tajni dokumenti EU shranjeni na varnem kraju; v nasprotnem mora ustrezno ukrepati.

Odstranjevanje odpadkov s tajnimi podatki EU

17. Z vsemi odpadki je treba ravnati kot s tajnimi podatki EU, zato morajo zaradi njihove odstranitve GSS in delegacijam biti na voljo koši ali vreče za odpadke. Preden zapustijo prostore, ki so jim določeni, morajo GSS in delegacije svoje odpadke odnesti do uradnika, zadolženega za varnost sestanka, ki mora poskrbeti za njihovo uničenje v skladu s predpisi.

18. Ob koncu sestanka se vsi dokumenti, ki so pri GSS ali delegacijah a jih ti več ne potrebujejo, obravnavajo kot odpadki. Pred prenehanjem izvajanja varnostnih ukrepov, ki so bili sprejeti zaradi sestanka, je treba opraviti temeljit pregled prostorov GSS in delegacij. Dokumenti, za katere je bil podpisan sprejem, morajo v dopustnem obsegu biti uničeni po določbah Oddelka VII.

ODDELEK X

KRŠITVE VAROVANJA TAJNOSTI IN OGROŽANJE TAJNIH PODATKOV EU

1. Kršitve varnosti nastanejo kot posledica dejanja ali opustitve, ki nasprotujeta nekemu predpisu Sveta ali države o varovanju tajnosti, kar bi lahko ogrozilo ali izpostavilo nevarnosti tajne podatke EU.

2. Do ogrožanja tajnih podatkov EU pride, če taki podatki v celoti ali delno pridejo v roke nepooblaščenih oseb, to je tistih, ki nimajo ustreznega varnostnega potrdila ali za katere ne velja potreba po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog, ali če obstaja verjetnost, da se je to tudi zgodilo.

3. Tajni podatki EU se lahko ogrozijo kot posledica nepazljivosti, malomarnosti ali indiskretnosti, pa tudi zaradi dejavnosti služb, ki imajo za cilj EU ali njene države članice glede tajnih podatkov in dejavnosti EU, ali zaradi uničevalnih organizacij.

4. Pomembno je, da so vse osebe, od katerih se zahteva delo s tajnimi podatki EU, temeljito seznanjene z varnostnimi postopki, z nevarnostmi, ki jo pomenijo indiskretni razgovori in njihovi odnosi s tiskom. Zavedati se morajo pomena tega, da o vsaki kršitvi varnosti, ki jo opazijo, takoj obvestijo varnostni organ države članice, institucije ali agencije, v kateri so zaposlene.

5. Če varnostni organ odkrije kršitev varovanja tajnosti, ki se nanaša na tajne podatke EU ali na izgubo ali izginotje tajnega gradiva EU, ali je o njej obveščen, nemudoma ukrepa z namenom:

(a) ugotoviti dejstva;

(b) oceniti in zmanjšati povzročeno škodo na minimum;

(c) preprečiti ponovitev;

(d) obvestiti pristojne organe o posledicah kršitve varnosti..

V tej zvezi je treba pridobiti naslednje podatke:

(i) opis zadevnega tajnega podatka vključno s stopnjo tajnosti, opravilno številko in številko kopije, datumom, organom izvora, predmetom in razsežnostjo tajnega podatka;

(ii) kratek opis okoliščin, v katerih je prišlo do kršitve varnosti, vključno z datumom in obdobjem, v katerem je bil tajni podatek izpostavljen ogrožanju;

(iii) izjavo o obveščenosti organa izvora.

6. Dolžnost vsakega varnostnega organa je, da takoj, ko je bil obveščen o možni kršitvi varovanja tajnosti, o tem poroča po naslednjem postopku: podarhivski urad TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET o zadevi poroča Varnostnemu uradu GSS preko svojega centralnega arhivskega urada TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET; če je do ogrožanja tajnih podatkov EU prišlo na področju pristojnosti države članice, je o tem treba poročati Varnostnemu uradu GSS preko pristojnega ONV, kakor to določa odstavek 5.

7. O primerih v zvezi s tajnimi podatki RESTREINT UE je treba poročati le če imajo neobičajne lastnosti.

8. Ob obvestilu, da je prišlo do kršitve varovanja tajnosti, generalni sekretar/visoki predstavnik:

(a) uradno obvesti organ izvora zadevnega tajnega podatka;

(b) zaprosi pristojne varnostne organe za začetek preiskav;

(c) usklajuje poizvedovanja, če je v zadevi udeleženih več varnostnih organov;

(d) pridobi poročilo o okoliščinah kršitve, datumu in obdobju, v katerem naj bi se zgodila in bila odkrita, skupaj s podrobnim opisom vsebine in stopnjo tajnosti zadevnega gradiva. Poročati je treba tudi o škodi, povzročeni interesom EU ali eni ali več njenih držav članic in o ukrepih, ki so bili sprejeti za preprečitev ponovitve kršitve.

9. Organ izvora obvesti naslovnike tajnega podatka in izda ustrezna navodila.

10. Oseba, ki jo bremeni odgovornost za ogrožanje tajnih podatkov EU, je disciplinsko odgovorna v skladu z ustreznimi pravili in predpisi. Disciplinsko ukrepanje je brez vpliva na pravne posege.

ODDELEK XI

ZAŠČITA PODATKOV V SISTEMIH INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE IN V KOMUNIKACIJSKIH SISTEMIH

Vsebina

| | Stran |

Poglavje I | Uvod | 299 |

Poglavje II | Opredelitve pojmov | 300 |

Poglavje III | Odgovornost za varovanje tajnosti | 303 |

Poglavje IV | Netehnični ukrepi varovanja tajnosti | 304 |

Poglavje V | Tehnični ukrepi varovanja tajnosti | 305 |

Poglavje VI | Varovanje tajnosti med obdelavo | 307 |

Poglavje VII | Naročila | 307 |

Poglavje VIII | Začasna ali priložnostna uporaba | 308 |

Poglavje I

Uvod

SPLOŠNI VIDIKI

1. Varnostna politika in zahteve v tem oddelku se nanašajo na vse komunikacijske in informacijske sisteme ter omrežja (v nadaljevanju SISTEMI), v katerih se obdelujejo tajni podatki na stopnji CONFIDENTIEL UE in višje.

2. SISTEMI, v katerih se obdelujejo tajni podatki RESTREINT UE, prav tako zahtevajo ukrepe za zaščito zaupnosti takih podatkov. Pri vseh SISTEMIH se zahtevajo ukrepi za varovanje celovitosti in razpoložljivosti tistih sistemov in podatkov, ki jih vsebujejo. Ukrepe varovanja tajnosti, ki se uporabljajo pri teh sistemih, določi imenovani organ za varnost akreditacije (Security Accreditation Authority — SAA) in so sorazmerni glede na ocenjeno tveganje ter skladni z ureditvijo teh predpisov o varovanju tajnosti.

3. Varovanje senzorskih sistemov, ki vsebujejo vgrajene SISTEME IT, se določi in specificira v splošnem kontekstu sistemov, katerih del so, v mejah možne uporabe veljavnih določb tega oddelka.

OGROŽENOST IN RANLJIVOST SISTEMOV

4. V splošnem je mogoče ogroženost opredeliti kot možnost naključnega ali namernega ogrožanja tajnih podatkov. V zvezi s SISTEMI tako ogrožanje pomeni izgubo ene ali več značilnosti zaupnosti, celovitosti in razpoložljivosti. Ranljivost je mogoče definirati kot šibkost ali pomanjkanje nadzora, ki lahko olajša ali dopusti pojav ogroženosti nekega specifičnega sredstva ali cilja. Ranljivost lahko izhaja iz opustitve ali se nanaša na slabosti v moči nadzora, njegovi celovitosti ali doslednosti; lahko je tehničnega, postopkovnega ali operativnega značaja.

5. Tajni in drugi podatki EU, ki se obdelujejo v SISTEMIH v zgoščeni obliki zaradi možnosti hitre ponovne pridobitve, komuniciranja in uporabe, so izpostavljeni številnim tveganjem. Ta obsegajo dostop nepooblaščenih uporabnikov do podatkov ali nasprotno, zavrnitev dostopa pooblaščenim uporabnikom. Tu so še tveganja v zvezi z razkritjem nepooblaščeni osebi, ponarejanjem, spreminjanjem ali izbrisom tajnih podatkov. Poleg tega je zapletena in včasih občutljiva oprema draga in jo je pogosto težko popraviti ali na hitro zamenjati. Ti SISTEMI so zatorej privlačen cilj operacij zbiranja podatkov in sabotaž, zlasti če obstaja mišljenje, da so ukrepi varovanja tajnosti neučinkoviti.

UKREPI VAROVANJA TAJNOSTI

6. Poglavitni namen ukrepov varovanja tajnosti, navedenih v tem oddelku, je zagotoviti zaščito pred razkritjem podatkov nepooblaščeni osebi (izguba zaupnosti) in pred izgubo celovitosti in razpoložljivosti podatkov. Za zagotovitev ustrezne varnostne zaščite SISTEMA, v katerem se obdelujejo tajni podatki EU, je treba določiti primerne standarde konvencionalnega varovanja tajnosti skupaj s primernimi posebnimi postopki in tehnikami varovanja tajnosti, načrtovanimi za vsak SISTEM posebej.

7. Za vzpostavitev varnega okolja, v katerem SISTEM deluje, je treba opredeliti in izvajati uravnotežen sklop ukrepov varovanja tajnosti. Področja uporabe teh ukrepov zadevajo fizične elemente, osebje, netehnične postopke in postopke v zvezi z delovanjem računalnikov in komunikacij.

8. Ukrepi varovanja tajnosti v računalnikih (varnostne značilnosti strojne in programske opreme) morajo vsebovati zahteve po uporabi načela potrebe po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog in preprečevati ali odkrivati razkritje podatkov nepooblaščeni osebi. Obseg zanesljivosti ukrepov varovanja tajnosti pri računalnikih se določi med postopkom določanja zahtev za varovanje tajnosti. Postopek akreditacije določa, da je prisotna primerna stopnja zanesljivosti, ki opravičuje zaupanje v ukrepe varovanja tajnosti pri računalnikih.

IZJAVA O ZAHTEVAH ZA VAROVANJE TAJNOSTI, KI SO ZNAČILNE ZA SISTEM (SSRS)

9. Za vse SISTEME, v katerih se obdelujejo tajni podatki CONFIDENTIEL UE in višje, mora organ pristojen za delovanje sistema IT (IT System Operational Authority — ITSOA), po potrebi v sodelovanju s prispevki in pomočjo projektnega osebja in organa INFOSEC, pripraviti izjavo o zahtevah za varovanje tajnosti, značilnih za SISTEM (SSRS — SYSTEM-Specific Security Requirement Statement), ki jo potrdi SAA. SSRS se zahteva tudi, kadar SAA oceni, da je razpoložljivost in celovitost tajnih podatkov RESTREINT UE ali netajnih podatkov bistvenega pomena za varovanje tajnosti.

10. SSRS se izoblikuje v najzgodnejši fazi zasnove projekta in se razvija ter dograjuje vzporedno z razvojem projekta; v različnih fazah projekta in v življenjskem ciklusu delovanja SISTEMA ima različne vloge.

11. SSRS predstavlja zavezujoč sporazum med organom, pristojnim za delovanje sistema IT, in SAA, na podlagi katerega se SISTEMU dodeli akreditacija.

12. SSRS je izčrpna in izrecna izjava o načelih varovanja tajnosti, ki jih je treba upoštevati, in o natančno določenih zahtevah za varovanje tajnosti, ki jih je treba izpolnjevati. Podlago ima v varnostni politiki Sveta in v ocenah tveganj ali v parametrih, ki se določajo glede na okolje delovanja, najnižjo stopnjo preverjene varnostne zanesljivosti osebja, najvišjo stopnjo tajnosti obdelovanih podatkov, način delovanja z varovanjem tajnosti ali zahteve uporabnikov. SSRS je sestavni del dokumentacije projekta, ki se predloži ustreznim organom za namene tehnične, proračunske in varnostne odobritve. V svoji končni obliki je SSRS izčrpna izjava o vsem, kar je pomembno za varnostne značilnosti SISTEMA.

NAČINI DELOVANJA Z VAROVANJEM TAJNOSTI

13. Zaradi zahtev v različnih časovnih obdobjih se vsi SISTEMI, v katerih se obdelujejo tajni podatki CONFIDENTIEL UE in višje, akreditirajo za delovanje na en ali več naslednjih načinov delovanja z varovanjem tajnosti glede na njihov nacionalni ekvivalent:

(a) "dedicated";

(b) "system high"; in

(c) "multi-level"

Poglavje II

Opredelitve pojmov

DODATNE OZNAKE

14. Poleg oznak iz razvrstitve po stopnji tajnosti se uporabljajo oznake CRYPTO ali katerakoli druga oznaka, ki jo priznava EU, kadar se pojavi potreba po omejenem razpošiljanju nekega dokumenta in posebnem rokovanju z njim.

15. NAČIN DELOVANJA Z VAROVANJEM TAJNOSTI "DEDICATED" pomeni način delovanja, pri katerem so VSE osebe, ki imajo dostop do SISTEMA, varnostno preverjene do najvišje stopnje tajnosti podatkov, ki se v SISTEMU obdelujejo, in za katere velja splošna potreba po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog za VSE podatke, ki se v SISTEMU obdelujejo.

Opombe:

(1) Splošno načelo potrebe po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog pomeni, da zahteve glede obveznosti za varnostne značilnosti računalnikov ne predvidevajo ločevanja podatkov znotraj SISTEMA.

(2) Druge določbe o varnostnih značilnostih (npr. glede fizične zaščite, osebja in postopkov) se prilagodijo zahtevam po najvišji stopnji tajnosti in vsem oznakam kategorij podatkov, ki se obdelujejo v okviru SISTEMA.

16 NAČIN DELOVANJA Z VAROVANJEM TAJNOSTI "HIGH SECURITY" pomeni način delovanja, pri katerem so VSE osebe, ki imajo dostop do SISTEMA, varnostno preverjene do najvišje stopnje tajnosti podatkov, ki se v tem SISTEMU obdelujejo, vendar pa splošna potreba po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog glede podatkov, ki se v SISTEMU obdelujejo, NE velja za VSE osebe, ki imajo dostop do SISTEMA.

Opombe:

(1) Neuveljavljanje splošnega načela o potrebnosti seznanitve s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog za nekatere osebe pomeni, da morajo določbe o varnostnih značilnostih računalnikov predvidevati selektiven dostop do SISTEMA in ločevanje podatkov znotraj njega.

(2) Druge določbe o varnostnih značilnostih (npr. glede fizične zaščite, osebja in postopkov) se prilagodijo zahtevam po najvišji stopnji tajnosti in vsem oznakam kategorij podatkov, ki se obdelujejo v okviru SISTEMA.

(3) Vse podatke, ki se obdelujejo ali so na razpolago SISTEMU v tem načinu delovanja z varovanjem tajnosti skupaj z izhodnimi podatki, se zaščitijo, dokler ni drugače določeno, kot podatki za potencialne kategorijske oznake in na najvišji stopnji tajnosti, razen če ni na voljo taka funkcionalnost obstoječih oznak, ki omogoča zadovoljivo stopnjo zaupanja vanje.

17. NAČIN DELOVANJA Z VAROVANJEM TAJNOSTI "MULTI-LEVEL" pomeni način delovanja pri katerem VSE osebe, ki imajo dostop do SISTEMA, NISO varnostno preverjene do najvišje stopnje glede tajnosti podatkov, ki se v tem SISTEMU obdelujejo in kjer splošna potreba po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog glede podatkov, ki se v SISTEMU obdelujejo, NE velja za VSE osebe, ki imajo dostop do SISTEMA.

Opombe:

(1) Ta način delovanja dopušča sprotno obdelovanje podatkov različnih stopenj tajnosti in podatkov z različnimi kategorijskimi oznakami.

(2) Ker vse osebe niso varnostno preverjene do najvišje stopnje tajnosti in ker splošno načelo potrebe po seznanitvi s podatki zaradi opravljanja funkcije ali delovnih nalog ne velja za vse osebe, to pomeni, da morajo določbe o varnostnih značilnostih računalnikov predvideti selektiven dostop do SISTEMA in ločevanje podatkov v njegovem okviru.

18. INFOSEC pomeni uporabo ukrepov za zaščito podatkov, ki se obdelujejo, hranijo ali prenašajo s pomočjo komunikacijskih, informacijskih in drugih elektronskih sistemov pred naključno ali namerno izgubo zaupnosti, celovitosti ali razpoložljivosti, in za preprečevanje izgube celovitosti in razpoložljivosti samih sistemov. Ukrepi INFOSEC vsebujejo ukrepe varovanja tajnosti pri računalnikih, prenosih, oddajanju in kriptografski metodi ter odkrivanju, dokumentiranju in zoperstavljanju grožnjam, uperjenim proti podatkom in SISTEMOM.

19. VAROVANJE TAJNOSTI PRI RAČUNALNIKIH (COMPUSEC) pomeni uporabo določb o varovanju tajnosti za strojno opremo, sistemske programe in programsko opremo zaradi preprečitve razkritja nepooblaščeni osebi, manipulacij, spreminjanja/brisanja podatkov ali izpada sistema ali zaščite pred njimi.

20. VARNOSTNI RAČUNALNIŠKI PRODUKT pomeni generični produkt varovanja tajnosti pri računalnikih, ki je namenjen vključitvi v sistem IT zaradi uporabe pri izboljšanju ali zagotavljanju zaupnosti, celovitosti ali razpoložljivosti obdelovanih podatkov.

21. VAROVANJE TAJNOSTI PRI KOMUNIKACIJAH (COMSEC) pomeni uporabo ukrepov varovanja tajnosti v telekomunikacijah zaradi preprečevanja dostopa nepooblaščenim osebam do pomembnih podatkov, do katerih bi lahko prišle s prilastitvijo in proučevanjem telekomunikacijskih sporočil, ali zaradi zagotavljanja avtentičnosti takih sporočil.

Opomba:

Taki ukrepi vsebujejo ukrepe varovanja tajnosti pri kriptografski metodi, pri prenosih in pri oddajanju; nanašajo se tudi na varovanje tajnosti v zvezi s postopki, fizičnimi elementi, osebjem, dokumenti in računalniki.

22. OCENA pomeni, da ustrezni organ natančno tehnično preuči varnostne vidike SISTEMA ali kriptografskega ali računalniškega produkta.

Opombe:

(1) Ocena pomeni, da je preverjena prisotnost zahtevane varnostne funkcionalnosti in odsotnost nezaželenih ogrožajočih stranskih učinkov v zvezi z njimi ter ocenjena možnost vplivanja na to funkcionalnost.

(2) Ocena določa obseg, v katerem so izpolnjene zahteve varovanja tajnosti SISTEMA ali zahteve varovanja tajnosti glede varnostnega računalniškega produkta, in določa stopnjo zanesljivosti SISTEMA ali kriptografskih funkcij ali zaupanja v funkcije varnostnega računalniškega produkta.

23. OVERJANJE pomeni izdajo formalne izjave, ki ima podlago v neodvisnem pregledu izvajanja in rezultatov ocene, o obsegu, v katerem SISTEM ustreza zahtevam za varovanje tajnosti ali v katerem varnostni računalniški produkt ustreza vnaprej določenim zahtevam za varovanje tajnosti.

24. AKREDITACIJA pomeni dovoljenje in odobritev SISTEMA za obdelovanje tajnih podatkov EU v njegovem operativnem okolju.

Opomba:

Akreditacija se odobri potem, ko so izpeljani vsi ustrezni postopki varovanja tajnosti in ko je dosežena zadostna stopnja zaščite sistemskih elementov. Akreditacija se običajno odobri na podlagi SSRS skupaj z:

(a) izjavo o cilju akreditacije za sistem, zlasti glede na stopnjo tajnosti obravnavanih podatkov in glede na predlagani način delovanja z varovanjem tajnosti v sistemu ali omrežju;

(b) analizo obvladovanja tveganj zaradi ugotavljanja ogroženosti in ranljivih točk ter ustreznih protiukrepov;

(c) varnostno operativnimi postopki (SecOP) z natančnim opisom predlaganih operacij (npr. načini delovanja, potrebne prihodnje storitve) ter opisom varnostnih značilnosti SISTEMA, ki so temelj akreditacije;

(d) načrtom za izvajanje in vzdrževanje varnostnih značilnosti;

(e) načrtom za prvo in nadaljnja preverjanja varnosti sistema ali varnosti omrežja, ocenjevanje in overjanje; in

(f) overitvijo, če je potrebna, skupaj z ostalimi elementi akreditacije.

25. IT SISTEM pomeni sklop opreme, metod in postopkov in po potrebi osebja, ki je organiziran zaradi izvajanja nalog obdelave podatkov.

Opombe:

(1) To pomeni sklop zmogljivosti, ki so prirejene za obdelovanje podatkov znotraj sistema.

(2) Taki sistemi se lahko uporabljajo v podporo posvetovanju, vodenju, nadzoru, komunikacijam in znanstvenim ali administrativnim aplikacijam skupaj z obdelovanjem besedil.

(3) Meje sistema so na splošno določene kot elementi, ki so pod nadzorom enega organa, pristojnega za delovanje sistema IT (ITSOA).

(4) Sistem IT lahko vsebuje take podsisteme, ki so sami po sebi sistemi IT.

26. VARNOSTNE ZNAČILNOSTI SISTEMA IT obsegajo vse funkcije strojne, sistemsko programske in programske opreme, lastnosti in značilnosti; postopke za delovanje, postopke glede odgovornosti in nadzora dostopa, območje IT, območje oddaljenih terminalov/delovnih postaj, omejitve v pravilih upravljanja, fizično strukturo in naprave, ukrepe nadzora za osebje in komunikacije, ki so potrebni za zagotavljanje sprejemljive stopnje zaščite tajnih podatkov, ki se obdelujejo v sistemu IT.

27. OMREŽJE IT pomeni geografsko razpršen, organiziran sklop sistemov IT, medsebojno povezanih zaradi izmenjave podatkov, ki vsebuje komponente medsebojno povezanih sistemov IT ter njihove uporabniške vmesnike z dopolnilnimi podatki ali komunikacijskimi omrežji.

Opombe:

(1) Omrežje IT lahko pri izmenjavi podatkov uporablja storitve enega ali več medsebojno povezanih komunikacijskih omrežij; več omrežij IT lahko uporablja storitve skupnega komunikacijskega omrežja.

(2) Omrežje IT se imenuje "lokalno", če povezuje več računalnikov, ki so na enem mestu.

28. VARNOSTNE ZNAČILNOSTI OMREŽJA IT vključujejo varnostne značilnosti sistema IT posameznih sistemov IT, ki tvorijo omrežje skupaj s tistimi dodatnimi komponentami in z