SL Uradni list Evropske unije L 38/2

DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 110/2014

z dne 30. septembra 2013

o vzorčni finančni uredbi za subjekte javno-zasebnega partnerstva iz člena 209 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (1) ter zlasti člena 209 Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) V Uredbi (EU, Euratom) št. 966/2012 so bile na podlagi izkušenj z javno-zasebnimi partnerstvi, ki so v členu 185 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (2) institucionalizirana kot organi Unije, uvedene dodatne kategorije javno-zasebnih partnerstev, da bi se povečala izbira instrumentov in vključili organi, katerih pravila so za zasebne partnerje prožnejša in dostopnejša od pravil, ki se uporabljajo za institucije Unije. Med temi dodatnimi kategorijami so subjekti iz člena 209 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ki so pooblaščeni za izvajanje javno-zasebnega partnerstva (v nadaljnjem besedilu: subjekti JZP).

(2) Treba bi bilo sprejeti vzorčno finančno uredbo, da bi se zagotovilo dobro finančno poslovodenje sredstev Unije in bi subjekti JZP lahko sprejeli svoja finančna pravila.

(3) Subjekti JZP bi morali svoj proračun oblikovati in izvrševati v skladu s proračunskimi načeli enotnosti, točnosti, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo, ter preglednosti.

(4) Da bi subjekt JZP lahko celovito izvajal svoje naloge in dejavnosti, bi moral imeti možnost, da neporabljene odobritve za dano leto vključi v načrt prihodkov in odhodkov za največ tri naslednja proračunska leta.

(5) Ker se sredstva Unije, ki se dajo na razpolago subjektu JZP, izvršujejo v okviru posrednega upravljanja iz člena 60 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, bi morale biti določbe o finančnem načrtovanju in poročanju skladne z navedenim načinom izvrševanja proračuna. Razrešnica za izvrševanje proračuna v zvezi s prispevkom Unije za subjekte JZP mora biti del razrešnice, ki jo Evropski parlament podeli Komisiji v zvezi z izvrševanjem proračuna Unije. Zato bi bilo treba v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 zagotoviti ustrezno letno poročanje, vključno s predložitvijo izjav o upravljanju, da bi lahko Komisija ustrezno prevzela svojo odgovornost v okviru razrešnice.

(6) Opredeliti je treba pooblastila in odgovornosti računovodje in odredbodajalcev ter pri tem upoštevati javno-zasebno naravo subjektov JZP. Odredbodajalci bi morali biti v celoti odgovorni za vse prihodke in odhodke, ki se izvršujejo pod njihovim nadzorom, ter bi morali odgovarjati za svoje ukrepe, po potrebi tudi v okviru disciplinskih postopkov.

(7) Razjasniti je treba funkciji notranje revizije in notranje kontrole ter poenotiti zahteve glede poročanja. Notranjerevizijsko funkcijo znotraj subjektov JZP bi moral opravljati notranji revizor Komisije, ki bi izvajal revizije, kadar bi bilo to potrebno zaradi opredeljenih tveganj. Uvesti bi bilo treba določbe o vzpostavitvi in delovanju služb za notranjo revizijo.

(8) Za zagotovitev, da je vsak subjekt odgovoren za izvrševanje svojega proračuna in izpolnjuje cilje, za namen katerih je bil ustanovljen, bi morali subjekti JZP imeti možnost, da za opravljanje nalog, ki so jim poverjene, najamejo zunanje zasebne organe samo, kadar je to potrebno, in ne za naloge, ki vključujejo opravljanje javne službe ali uporabo pooblastila za odločanje po prostem preudarku.

(9) Določiti bi bilo treba načela za izvrševanje prihodkov in odhodkov subjekta JZP.

(10) Glede na javno-zasebno naravo subjektov JZP in zlasti glede na prispevek zasebnega sektorja v proračun subjektov JZP bi bilo treba omogočiti prožne postopke za oddajo javnih naročil. Taki postopki bi morali spoštovati načelo preglednosti, sorazmernosti, enakega obravnavanja in nediskriminacije ter deloma odstopati od zadevnih določb iz delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1268/2012 (3). Z okrepljenim sodelovanjem med člani subjektov JZP je treba zagotoviti boljšo in cenejšo dobavo blaga in storitev ter se izogniti čezmernim stroškom vodenja postopkov za oddajo javnih naročil. Subjekti JZP bi zato morali imeti možnost, da tudi brez postopka za oddajo javnega naročila sklepajo pogodbe za javna naročila z drugimi svojimi člani razen Unije za dobavo proizvodov, zagotavljanje storitev ali izvedbo del, ki jih ti člani zagotavljajo neposredno, tj. brez vključitve tretjih oseb.

(11) Za večjo stroškovno učinkovitost bi bilo treba določiti možnost skupne uporabe storitev ali prenosa teh storitev na drug subjekt ali na Komisijo, zlasti z določitvijo, da se računovodji Komisije lahko poverijo vse ali del nalog računovodje subjekta JZP.

(12) Subjekti JZP bi morali imeti možnost, da za ocenjevanje vlog za nepovratna sredstva, projektov in ponudb ter za pripravo mnenj in svetovanje v posameznih zadevah uporabijo zunanje strokovnjake. Ti strokovnjaki bi morali biti izbrani v skladu z načeli nediskriminacije, enakega obravnavanja in odsotnosti navzkrižja interesov.

(13) Da se zagotovi skladno izvajanje z ukrepi, ki jih neposredno upravlja Komisija, bi se morale pri dodelitvi nepovratnih sredstev in podelitvi nagrad uporabljati zadevne določbe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, s pridržkom morebitnih posebnih določb ustanovnega akta subjekta JZP ali temeljnega akta programa, katerega izvajanje je poverjeno subjektu JZP.

(14) Če morajo biti zaključni računi subjektov JZP konsolidirani v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, bi morala računovodska pravila, ki jih uporabljajo subjekti JZP, omogočati takšno konsolidacijo.

(15) Ta uredba bi morala začeti veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije, da se subjektom JZP omogoči pravočasno sprejetje revidiranih finančnih predpisov s 1. januarjem 2014, s čimer se bodo zagotovila skladna pravila za naslednji večletni finančni okvir –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

POGLAVJE 1

PODROČJE UPORABE

Člen 1

Vsebina

Ta uredba določa osnovna načela, na podlagi katerih subjekt javno-zasebnega partnerstva (v nadaljnjem besedilu: subjekt JZP) sprejme svoja finančna pravila. Finančna pravila subjekta JZP ne odstopajo od te uredbe, razen če tako ne zahtevajo posebne potrebe in je Komisija dala predhodno soglasje v skladu s četrtim odstavkom člena 209 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.

Vsak subjekt JZP v svojih finančnih pravilih sprejme podrobne določbe za izvajanje teh načel.

Člen 2

Opredelitev pojmov

V tej uredbi se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:

— „upravni odbor“ pomeni glavno notranje telo subjekta JZP, ki je odgovorno za sprejemanje odločitev o finančnih in proračunskih zadevah, ne glede na naziv, ki ga ima po ustanovnem aktu subjekta JZP,

— „direktor“ pomeni osebo, ki je odgovorna za izvajanje odločitev upravnega odbora in kot odredbodajalec za izvrševanje proračuna subjekta JZP, ne glede na naziv, ki ga ima po ustanovnem aktu subjekta JZP,

— „član“ pomeni člana subjekta JZP v skladu z ustanovnim aktom subjekta JZP,

— „ustanovni akt“ pomeni pravni akt Unije, ki ureja glavne vidike ustanovitve in delovanja subjekta JZP,

— „proračun subjekta JZP“ pomeni instrument, s katerim se za vsako proračunsko leto načrtujejo in odobravajo prihodki in odhodki subjekta JZP, ki se štejejo za potrebne.

Člen 3

Obseg proračuna

Proračun subjekta JZP sestavljajo:

(a) prihodki subjekta JZP, ki zajemajo: (i) finančni prispevek njegovih članov za upravne stroške; (ii) finančni prispevek njegovih članov za operativne stroške; (iii) namenske prejemke za financiranje posebnih postavk odhodkov; (iv) vse prihodke, ki jih ustvari subjekt JZP;

(b) odhodki subjekta JZP, vključno z upravnimi odhodki.

POGLAVJE 2

PRORAČUNSKA NAČELA

Člen 4

Upoštevanje proračunskih načel

Proračun subjekta JZP se oblikuje in izvršuje v skladu z načeli enotnosti, točnosti, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo, ter preglednosti, kakor je določeno v tej uredbi.

Člen 5

Načeli enotnosti in točnosti proračuna

1. Noben prihodek se ne pobere in noben odhodek izvrši, če ni evidentiran v vrstici v proračunu subjekta JZP.

2. Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali odobriti izven okvira sredstev, odobrenih v proračunu subjekta JZP.

3. Odobritev se lahko vključi v proračun subjekta JZP le, če je namenjena za odhodkovno postavko, ki se šteje za potrebno.

4. Obresti iz plačil predhodnega financiranja, izvršenih iz proračuna subjekta JZP, se ne izplačajo subjektu JZP.

Člen 6

Načelo enoletnosti

1. Odobritve, vnesene v proračun subjekta JZP, se odobrijo za proračunsko leto, ki traja od 1. januarja do 31. decembra.

2. Odobritve za prevzem obveznosti zajemajo skupne stroške pravnih obveznosti, prevzetih v proračunskem letu.

3. Odobritve plačil zajemajo plačila za poravnavanje pravnih obveznosti, prevzetih v proračunskem letu ali v predhodnih proračunskih letih.

4. Pri odobritvah za upravo odhodki ne presegajo pričakovanih prihodkov za zadevno leto, kakor so navedeni v členu 3(a)(i).

5. Glede na potrebe subjekta JZP se neporabljene odobritve lahko vključijo v načrt prihodkov in odhodkov za največ tri naslednja proračunska leta. Te odobritve je treba porabiti najprej.

6. Odstavki 1 do 5 ne preprečujejo možnosti, da se proračunske obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kakor eno proračunsko leto, razporedijo na več let v letne obroke, če tako določa ustanovni akt ali če se nanašajo na upravne odhodke.

Člen 7

Načelo ravnotežja

1. Prihodki in odobritve plačil so uravnoteženi.

2. Odobritve za prevzem obveznosti ne presegajo zadevnega letnega prispevka Unije, kakor je določen v sporazumu, sklenjenem s Komisijo o letnem prenosu sredstev, h kateremu se prištejejo prispevki drugih članov razen Unije, vsi drugi prihodki iz člena 3 in znesek neporabljenih odobritev iz člena 6(5).

3. Subjekt JZP ne sme najemati posojil v okviru proračuna subjekta JZP.

4. Če je proračunski rezultat pozitiven, se vnese v proračun za naslednje proračunsko leto kot prihodek.

Če je proračunski rezultat negativen, se vnese v proračun za naslednje proračunsko leto kot odobritev plačil.

Člen 8

Načelo obračunske enote

Proračun subjekta JZP se pripravi in izvršuje v eurih, prav tako se v eurih pripravijo računovodski izkazi. Vendar lahko računovodja za namene denarnega toka izvaja posle v drugih valutah, kakor je določeno v finančnih pravilih subjekta JZP.

Člen 9

Načelo univerzalnosti

1. Brez poseganja v odstavek 2 skupni prihodki pokrivajo skupne odobritve plačil. Vsi prihodki in odhodki se izkazujejo v celoti brez neto izravnave, s pridržkom morebitnih posebnih določb v finančnih pravilih subjekta JZP, v skladu s katerimi se lahko nekateri odbitki odštejejo od zahtevkov za plačilo, ki se nato posredujejo v izplačilo neto zneska.

2. Prihodki, predvideni za določen namen, kot so prihodki od ustanov, subvencije, darila ter volila, se uporabljajo za financiranje posebnih postavk odhodkov.

3. Direktor lahko sprejme kakršno koli donacijo v korist subjekta JZP, kot so ustanove, subvencije, darila in volila.

Donacije, ki lahko pomenijo tudi precejšnjo finančno obremenitev, se lahko sprejmejo s predhodno odobritvijo upravnega odbora, ki sprejme odločitev v dveh mesecih od datuma, ko mu je bila zahteva predložena. Če upravni odbor v tem roku ne sprejme odločitve, se donacija šteje za sprejeto.

Znesek, nad katerim velja, da je finančna obremenitev precejšnja, se določi s sklepom upravnega odbora.

Člen 10

Načelo specifikacije

1. Odobritve se določijo za posebne namene vsaj po naslovih in poglavjih.

2. Direktor lahko prerazporedi odobritve iz enega poglavja v drugega neomejeno, z enega naslova na drugega pa do največ 10 % odobritev za leto za vrstico, iz katere se sredstva prerazporedijo.

Direktor lahko predlaga upravnemu odboru prerazporeditve odobritev z enega naslova na drugega nad mejo iz prvega pododstavka. Upravni odbor ima na voljo tri tedne, da takšnim prerazporeditvam nasprotuje. Po tem roku se šteje, da so prerazporeditve sprejete.

Direktor takoj, ko je mogoče, obvesti upravni odbor o vseh prerazporeditvah, izvedenih na podlagi prvega pododstavka.

Člen 11

Načelo dobrega finančnega poslovodenja

1. Odobritve se uporabljajo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, namreč v skladu z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti.

2. Načelo gospodarnosti zahteva, da morajo biti sredstva, ki jih subjekt JZP uporablja za izvajanje svojih dejavnosti, na voljo pravočasno, v primerni količini in primerne kakovosti ter po najugodnejši ceni.

Načelo učinkovitosti se nanaša na najboljše razmerje med uporabljenimi sredstvi in doseženimi rezultati.

Načelo uspešnosti se nanaša na doseganje zadanih specifičnih ciljev in želenih rezultatov.

3. Za vse sektorje dejavnosti, ki jih zajema proračun subjekta JZP, se določijo specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni in časovno opredeljeni cilji. Za vsako dejavnost se doseganje teh ciljev spremlja s kazalniki uspešnosti, direktor pa upravnemu odboru zagotovi informacije vsako leto in najpozneje v dokumentih, ki so priloženi predlogu proračuna subjekta JZP.

4. Če v ustanovnem aktu subjekta JZP ni določeno, da ocene izvaja Komisija, subjekt JZP, da bi se lahko bolje odločal, izvaja ocene, vključno z naknadnimi ocenami, za vse programe in dejavnosti, ki imajo za posledico večjo porabo, rezultate ocen pa pošlje upravnemu odboru.

Člen 12

Notranja kontrola izvrševanja proračuna

1. Proračun subjekta JZP se izvršuje v skladu z uspešno in učinkovito notranjo kontrolo.

2. Za namene izvrševanja proračuna subjekta JZP je notranja kontrola opredeljena kot proces, ki se uporablja na vseh ravneh upravljanja in katerega namen je razumno zagotovilo o doseganju naslednjih ciljev:

(a) uspešnosti, učinkovitosti in gospodarnosti delovanja;

(b) zanesljivosti poročanja;

(c) varovanja sredstev in informacij;

(d) preprečevanja, odkrivanja, odprave ter spremljanja goljufij in nepravilnosti;

(e) ustreznega obvladovanja tveganj v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij ob upoštevanju večletne narave programov in narave zadevnih plačil.

3. Uspešna in učinkovita notranja kontrola temelji na najboljših mednarodnih praksah ter vključuje zlasti elemente iz člena 32(3) in (4) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, pri čemer upošteva strukturo in velikost subjekta JZP, naravo nalog, za katere je pooblaščen, in zadevne zneske ter finančna in operativna tveganja.

Člen 13

Načelo preglednosti

1. Proračun subjekta JZP se določi in izvršuje ter zaključni račun pripravi v skladu z načelom preglednosti.

2. Proračun subjekta JZP skupaj s kadrovskim načrtom in spremembami proračuna, kakor so bili sprejeti, vključno s prilagoditvami iz člena 15(1), v štirih tednih od njihovega sprejetja objavijo na internetni strani subjekta JZP ter se posredujejo Komisiji in Računskemu sodišču.

3. Subjekt JZP na svoji internetni strani najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta objavi informacije v skladu z odstavki 2, 3 in 4 člena 21 delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 o prejemnikih sredstev iz njegovega proračuna, pri čemer uporabi standardno predlogo.

Objavljene informacije so lahko dostopne, pregledne in celostne. Dostop do teh podatkov se omogoči ob ustreznem upoštevanju zahtev zaupnosti in varnosti, zlasti varstva osebnih podatkov iz Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (4).

4. Seznam strokovnjakov, s katerimi so bile sklenjene pogodbe na podlagi člena 34 te uredbe, se objavi na internetni strani Unije.

POGLAVJE 3

FINANČNO NAČRTOVANJE

Člen 14

Načrt prihodkov in odhodkov

1. Subjekt JZP najpozneje do 31. januarja v letu, ki je pred letom izvrševanja njegovega proračuna, Komisiji in drugim članom pošlje načrt svojih prihodkov in odhodkov ter splošne smernice, ki so podlaga za načrt, skupaj z osnutkom programa dela iz člena 31(4).

2. Načrt prihodkov in odhodkov subjekta JZP obsega:

(a) predvideno število stalnih in začasnih delovnih mest po funkcionalnih skupinah in po razredih ter pogodbenih uslužbencev in napotenih nacionalnih strokovnjakov, izraženih v ekvivalentu polne zaposlitve, v okviru odobrenih proračunskih sredstev;

(b) pri spremembi števila zaposlenih izjavo, ki upravičuje zahtevo po novih delovnih mestih;

(c) četrtletno oceno gotovinskih plačil in prejemkov;

(d) informacije o izpolnjevanju vseh predhodno zastavljenih ciljev za različne dejavnosti;

(e) cilje za proračunsko leto, na katerega se nanaša načrt, z navedbo morebitnih posebnih proračunskih potreb, namenjenih uresničevanju teh ciljev;

(f) upravne stroške in izvrševanje proračuna za subjekt JZP v predhodnem proračunskem letu;

(g) znesek finančnih prispevkov članov in vrednost prispevkov v naravi drugih članov razen Unije;

(h) informacije o neporabljenih odobritvah, ki so vključene v načrt prihodkov in odhodkov za posamezno leto, v skladu s členom 6(5).

Člen 15

Določitev proračuna

1. Proračun subjekta JZP in kadrovski načrt, vključno s številom stalnih in začasnih delovnih mest po funkcionalnih skupinah in po razredih ter pogodbenih uslužbencev in napotenih nacionalnih strokovnjakov, izraženih v ekvivalentu polne zaposlitve, sprejme upravni odbor v skladu z ustanovnim aktom subjekta JZP. Podrobne določbe se lahko vključijo v finančna pravila subjekta JZP. Za vsako spremembo proračuna subjekta JZP, vključno s kadrovskim načrtom, je potrebna sprememba proračuna subjekta JZP, ki se sprejme po istem postopku kot prvotni proračun subjekta JZP. Proračun subjekta JZP in po potrebi spremembe proračuna subjekta JZP se prilagodijo, da se upošteva znesek prispevka Unije, kakor je določen v proračunu Unije.

2. Proračun subjekta JZP sestavljata izkaz prihodkov in izkaz odhodkov.

3. Proračun subjekta JZP prikazuje:

(a) v izkazu prihodkov: (i) oceno prihodkov subjekta JZP za zadevno proračunsko leto (v nadaljnjem besedilu: leto n); (ii) oceno prihodkov za predhodno proračunsko leto in prihodkov za leto n–2; (iii) ustrezne pripombe k vsaki prihodkovni postavki;

(b) v izkazu odhodkov: (i) odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za leto n; (ii) odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za predhodno proračunsko leto ter prevzete odhodke in plačane odhodke v letu n–2, slednji pa se izrazijo tudi kot odstotek proračuna subjekta JZP za leto n; (iii) zbirni pregled rokov plačil, zapadlih v naslednjih proračunskih letih, za poravnavo proračunskih obveznosti, vključenih v proračun v preteklih proračunskih letih; (iv) ustrezne pripombe k vsakemu pododdelku.

4. Kadrovski načrt poleg števila delovnih mest, ki so odobrena za zadevno proračunsko leto, prikazuje tudi število, ki je bilo odobreno za predhodno leto, in število dejansko zapolnjenih delovnih mest. Enake informacije so prikazane za pogodbene uslužbence in napotene nacionalne strokovnjake.

POGLAVJE 4

FINANČNI UDELEŽENCI

Člen 16

Izvrševanje proračuna v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja

1. Direktor opravlja naloge odredbodajalca. Izvršuje prihodke in odhodke proračuna subjekta JZP v skladu s finančnimi pravili subjekta JZP in načelom dobrega finančnega poslovodenja na lastno odgovornost in v mejah odobrenih proračunskih sredstev. Direktor je odgovoren za zagotavljanje, da so izpolnjene zahteve po zakonitosti in pravilnosti.

Brez poseganja v odgovornosti odredbodajalca v zvezi s preprečevanjem in odkrivanjem goljufij in nepravilnosti subjekt JZP sodeluje v dejavnostih Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF), namenjenih preprečevanju goljufij.

2. Če za uslužbence subjekta JZP veljajo kadrovski predpisi, lahko direktor v skladu s pogoji, določenimi v finančnih pravilih subjekta JZP, prenese pooblastila za izvrševanje proračuna na uslužbence subjekta JZP, za katere se uporabljajo kadrovski predpisi. Tako pooblaščeni uslužbenci lahko delujejo le v okviru pooblastil, ki so bila nanje izrecno prenesena.

Člen 17

Pooblastila in dolžnosti odredbodajalca

1. Proračun subjekta JZP izvršuje direktor v službah, ki so pod njegovim nadzorom.

2. Kadar se to izkaže za nujno, se lahko tehnično strokovne naloge ter upravne, pripravljalne in pomožne naloge, ki ne zahtevajo niti izvajanja javne oblasti niti uporabe pooblastila za odločanje po prostem preudarku, s pogodbo prenesejo na zunanje zasebne subjekte ali organe.

3. Direktor v skladu z minimalnimi standardi, ki jih sprejme upravni odbor, ter ob upoštevanju tveganj v zvezi s poslovodnim okoljem in naravo financiranih ukrepov vzpostavi organizacijsko strukturo in sisteme notranje kontrole, ki so primerni za opravljanje nalog direktorja. Vzpostavitev take strukture in sistemov temelji na analizi tveganj, pri kateri se upošteva njihova stroškovna učinkovitost.

Direktor lahko v svojih službah vzpostavi strokovno in svetovalno funkcijo, ki mu pomaga obvladovati tveganja, povezana z njegovimi dejavnostmi.

4. Odredbodajalec hrani dokazila o opravljenih dejavnostih pet let od datuma sklepa o razrešnici Komisiji v zvezi z izvrševanjem proračuna Unije za zadevno leto. Osebni podatki iz dokazil se v primeru, da niso potrebni za kontrole ali revizijo, po možnosti izbrišejo. V vsakem primeru se glede hrambe podatkov o prometu uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.

Člen 18

Predhodne kontrole

1. Za vsako dejavnost se izvede vsaj predhodna kontrola njenih operativnih in finančnih vidikov, ki temelji na pregledu dokumentacije in razpoložljivih rezultatih že opravljenih kontrol.

Predhodne kontrole obsegajo začetek in preverjanje dejavnosti.

Začetek in preverjanje dejavnosti sta ločeni funkciji.

2. Začetek dejavnosti pomeni vse postopke za pripravo aktov o izvrševanju proračuna subjekta JZP, ki jih sprejme odgovorni odredbodajalec.

3. Predhodno preverjanje dejavnosti pomeni vse predhodne preglede, ki jih uvede odgovorni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov dejavnosti.

4. S predhodno kontrolo se preveri skladnost med zahtevano dokumentacijo in drugimi informacijami, ki so na voljo.

Odgovorni odredbodajalec določi obseg predhodnih kontrol z vidika pogostosti in temeljitosti, pri tem pa upošteva vprašanja, povezana s tveganji in stroškovno učinkovitostjo. V primeru dvomov odredbodajalec, odgovoren za potrditev zadevnega plačila, zahteva dodatne informacije ali opravi kontrolo na kraju samem, da v okviru predhodne kontrole dobi razumno zagotovilo.

Namen predhodnih kontrol je preveriti, da:

(a) so odhodki pravilni in skladni z določbami, ki se uporabljajo;

(b) se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz člena 11.

Za namen kontrol lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili stroškov službenih potovanj ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo.

Člen 19

Naknadne kontrole

1. Odgovorni odredbodajalec lahko vzpostavi naknadne kontrole za preverjanje dejavnosti, ki so že bile odobrene v okviru predhodnih kontrol. Takšne kontrole se lahko izvajajo na naključnih vzorcih glede na tveganje.

Naknadne kontrole se lahko izvedejo na podlagi dokumentacije in po potrebi na kraju samem.

2. Naknadnih kontrol ne opravljajo zaposleni, ki so odgovorni za predhodne kontrole. Zaposleni, ki so odgovorni za naknadne kontrole, niso podrejeni zaposlenim, ki so odgovorni za predhodne kontrole.

Zaposleni, ki so odgovorni za kontrolo upravljanja finančnih operacij, so primerno strokovno usposobljeni.

Člen 20

Letna poročila

Odredbodajalec vsako leto poroča upravnemu odboru o izvajanju svojih nalog. V ta namen upravnemu odboru in Komisiji najpozneje do 15. februarja naslednjega proračunskega leta predloži:

(a) poročilo o izvajanju letnega programa dela subjekta JZP, izvrševanju proračuna subjekta JZP in kadrovskih virih;

(b) začasne zaključne račune subjekta JZP, vključno s poročilom o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju iz člena 39;

(c) izjavo o upravljanju, v kateri navede, če ni v pridržkih navedeno drugače, da ima razumno zagotovilo, da: (i) so informacije ustrezno prikazane, celovite in točne (predstavljajo resnično in pošteno sliko dejanskega stanja); (ii) so bili izdatki uporabljeni za predvideni namen; (iii) vzpostavljeni kontrolni sistemi zagotavljajo potrebna jamstva glede zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij;

(d) povzetek končnih revizijskih poročil in izvedenih kontrol, vključno z analizo narave in razsežnosti napak ter slabosti, ugotovljenih v sistemih, ter sprejetimi in načrtovanimi korektivnimi ukrepi.

Poročilo ustreza naravi zaupanih nalog in višini zadevnih zneskov ter navaja rezultate poslovanja glede na zastavljene cilje, tveganja v zvezi s tem poslovanjem, uporabo sredstev, ki so bila dana na voljo, ter učinkovitost in uspešnost sistemov notranje kontrole.

Direktor vsako leto najpozneje do 1. julija pošlje Komisiji dokumente iz točk c) in d) prvega odstavka ter oceno teh dokumentov s strani upravnega odbora, potrjeno letno poročilo o dejavnostih in končni zaključni račun, kakor ga je potrdil upravni odbor v skladu s členom 43(2). Komisija te dokumente pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu.

Člen 21

Zaščita finančnih interesov Unije

1. Če zaposleni, ki sodeluje pri finančnem upravljanju in kontroli transakcij, meni, da je odločitev, ki jo mora na zahtevo nadrejenega izvesti ali potrditi, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega upravljanja ali strokovnimi pravili, ki jih mora upoštevati, o tem pisno obvesti direktorja, ki mu prav tako pisno odgovori. Če direktor ne ukrepa ali potrdi prvotno odločitev oziroma navodila, zaposleni pa oceni, da ta potrditev ni ustrezen odgovor na njegove pomisleke, o tem pisno obvesti zadevno komisijo iz člena 23(3). Komisija iz člena 23(3) o tem nemudoma obvesti upravni odbor.

2. V primeru protipravnega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovali interesom subjekta JZP ali njegovim članom, zaposleni obvesti organe in telesa, imenovane na podlagi zakonodaje, ki se uporablja. Pogodbe z zunanjimi revizorji, ki opravljajo revizije finančnega poslovodenja subjekta JZP, določajo, da mora zunanji revizor odredbodajalca obvestiti o sumu protipravnega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovali interesom subjekta JZP ali njegovim članom.

Člen 22

Računovodja

1. Upravni odbor imenuje računovodjo, ki je pri opravljanju svojih nalog popolnoma neodvisen in za katerega veljajo kadrovski predpisi, če se ti uporabljajo za uslužbence subjekta JZP. Računovodja je v subjektu JZP odgovoren za:

(a) pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prihodkov in izterjavo ugotovljenih terjatev;

(b) vodenje poslovnih knjig ter pripravo in predstavitev računovodskih izkazov v skladu s poglavjem 8;

(c) izvajanje računovodskih pravil in kontnega okvira v skladu s poglavjem 8;

(d) določitev in potrjevanje računovodskih sistemov ter po potrebi potrjevanje sistemov, ki jih določi odredbodajalec za pripravo ali utemeljevanje računovodskih informacij; v zvezi s tem ima računovodja pooblastilo, da lahko kadar koli preveri skladnost z merili za potrjevanje;

(e) vodenje zakladništva.

2. Dva ali več subjektov JZP lahko za računovodjo imenuje isto osebo.

Subjekti JZP se lahko sporazumejo s Komisijo, da bo računovodja Komisije deloval tudi kot računovodja subjekta JZP.

Prav tako lahko računovodji Komisije zaupajo del nalog računovodje subjekta JZP, pri čemer upoštevajo razmerje med stroški in koristmi.

V primeru iz tega odstavka sprejmejo ustrezne ukrepe za preprečevanje navzkrižja interesov.

3. Računovodja od odredbodajalca pridobi vse potrebne informacije za pripravo zaključnega računa, ki dajejo resnično in pošteno sliko finančnega stanja subjekta JZP in izvrševanja proračuna. Odredbodajalec jamči za zanesljivost teh informacij.

4. Preden direktor sprejme zaključni račun, ga računovodja potrdi, s čimer potrdi tudi, da ima razumno zagotovilo, da zaključni račun daje resnično in pošteno sliko finančnega stanja subjekta JZP.

Za namen prvega pododstavka računovodja preveri, da je bil zaključni račun pripravljen v skladu z računovodskimi pravili iz člena 38 ter da so v njem upoštevani vsi prihodki in odhodki.

Računovodja je pooblaščen za preverjanje prejetih informacij in izvajanje kakršnih koli nadaljnjih preverjanj, ki so po njegovem mnenju potrebna za potrditev zaključnega računa.

Računovodja po potrebi izrazi pridržke ter natančno obrazloži naravo in obseg takšnih pridržkov.

S pridržkom odstavka 5 je za upravljanje gotovine in gotovini podobnih sredstev pooblaščen le računovodja. Računovodja je odgovoren tudi za njihovo hrambo.

5. Računovodja lahko, kadar je to nujno za opravljanje njegovih dolžnosti v skladu s finančnimi pravili subjekta JZP, nekatere naloge prenese na uslužbence, za katere veljajo kadrovski predpisi, če se ti uporabljajo za uslužbence subjekta JZP.

6. Brez poseganja v možnost uvedbe disciplinskih ukrepov lahko računovodjo kadar koli začasno ali dokončno odstavi upravni odbor. Upravni odbor v takem primeru imenuje začasnega računovodjo.

Člen 23

Odgovornost finančnih udeležencev

1. Členi 16 do 25 ne posegajo v kazensko odgovornost, ki jo imajo lahko finančni udeleženci v skladu z nacionalnim pravom, ki se uporablja, in veljavnimi določbami glede zaščite finančnih interesov Unije ter glede boja proti korupciji, v kateri sodelujejo uradniki Unije ali uradniki držav članic.

2. Vsak odredbodajalec in računovodja je disciplinsko in odškodninsko odgovoren v skladu s kadrovskimi predpisi. V primeru protipravnega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki lahko škoduje interesom subjekta JZP ali njegovim članom, se zadeva predloži organom in telesom, imenovanim na podlagi zakonodaje, ki se uporablja, zlasti uradu OLAF.

3. Posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo je ustanovila ali v kateri sodeluje Komisija v skladu s členom 73(6) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ima v zvezi subjektom JZP iste pristojnosti kakor v zvezi s službami Komisije, razen če se upravni odbor ne odloči za ustanovitev funkcionalno neodvisne komisije ali za sodelovanje v skupni komisiji, ki jo ustanovi več subjektov. Za zadeve, ki jih predložijo subjekti JZP, posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo je ustanovila ali v kateri sodeluje Komisija, vključuje enega uslužbenca iz subjekta JZP.

Na podlagi mnenja komisije iz prvega pododstavka se direktor odloči, ali bo začel postopek, ki bo imel za posledico disciplinski ukrep ali plačilo odškodnine. Če komisija ugotovi sistemske probleme, pošlje odredbodajalcu poročilo s priporočili. Če mnenje zadeva direktorja, ga komisija pošlje upravnemu odboru in notranjemu revizorju Komisije. Direktor v svojem poročilu na podlagi člena 20 anonimno navede mnenja komisije in opiše ukrepe, sprejete na tej podlagi.

4. Od vsakega uslužbenca se lahko zahteva, da v celoti ali delno povrne vso škodo, ki jo je utrpel subjekt JZP zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti med opravljanjem ali v zvezi z opravljanjem nalog zadevnega uslužbenca. Ko so končane formalnosti, ki so za disciplinske zadeve določene v zakonodaji, ki se uporablja, organ za imenovanja sprejme obrazložen sklep.

Člen 24

Navzkrižje interesov

1. Finančni udeleženci v smislu členov 16 do 25 in druge osebe, ki sodelujejo pri izvrševanju in upravljanju proračuna, vključno s pripravljalnimi akti v zvezi s tem, ter pri reviziji ali kontroli proračuna, se vzdržijo vsakršnega dejanja, ki bi lahko povzročilo navzkrižje njihovih interesov z interesi subjekta JZP.

Kadar obstaja tovrstno tveganje, se zadevna oseba vzdrži takšnih dejanj in o zadevi obvesti direktorja, ki pisno potrdi, ali obstaja navzkrižje interesov. Zadevna oseba obvesti tudi svojega neposredno nadrejenega. Če je zadevna oseba sam direktor, mora zadevo predložiti upravnemu odboru.

Kadar navzkrižje interesov obstaja, zadevna oseba opusti vsa svoja dejanja v zadevi. Direktor ali, če je zadevna oseba direktor, upravni odbor sprejme potrebne nadaljnje ukrepe.

2. Za namene odstavka 1, navzkrižje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno izvajanje nalog finančnega udeleženca ali druge osebe iz odstavka 1, zaradi družinskih, čustvenih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega skupnega interesa s prejemnikom.

Člen 25

Ločitev nalog

Naloge odredbodajalca in računovodje so ločene in med seboj nezdružljive.

POGLAVJE 5

NOTRANJA REVIZIJA

Člen 26

Imenovanje, pooblastila in naloge notranjega revizorja

1. Subjekt JZP ima notranjerevizijsko funkcijo, ki se izvaja v skladu z ustreznimi mednarodnimi standardi.

2. Notranjerevizijsko funkcijo opravlja notranji revizor Komisije. Notranji revizor ne sme biti niti odredbodajalec niti računovodja.

3. Notranji revizor z neodvisnimi mnenji o kakovosti upravljavskih in kontrolnih sistemov ter s priporočili za izboljšanje pogojev izvajanja postopkov in spodbujanje dobrega finančnega poslovodenja svetuje subjektu JZP glede obvladovanja tveganj.

Notranji revizor je odgovoren zlasti za:

(a) ocenjevanje ustreznosti in učinkovitosti notranjih sistemov za poslovodenje ter dela služb pri izvajanju programov in ukrepov glede na tveganja, povezana z njimi;

(b) ocenjevanje učinkovitosti in uspešnosti sistemov notranje kontrole in revizije, ki se uporabljajo za posamezno dejavnost izvrševanja proračuna.

4. Notranji revizor opravlja te naloge v zvezi z vsemi dejavnostmi in službami subjekta JZP. Ima popoln in neomejen dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje za opravljanje svojih nalog.

5. Notranji revizor se seznani s poročilom odredbodajalca na podlagi člena 20 in vsemi drugimi ugotovljenimi informacijami.

6. Notranji revizor o svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravnemu odboru in direktorju.

Notranji revizor poroča tudi o:

— najpomembnejših tveganjih in priporočilih, ki niso bila obravnavana,

— občutnih zamudah pri izvajanju priporočil iz preteklih let.

Upravni odbor in direktor zagotovita redno spremljanje izvajanja revizijskih priporočil. Upravni odbor preuči informacije iz člena 20 in preveri, ali so bila priporočila v celoti in pravočasno izvedena.

7. Subjekt JZP da kontaktne podatke notranjega revizorja na razpolago vsaki fizični ali pravni osebi, ki sodeluje pri dejavnostih v zvezi z odhodki, da lahko na zaupen način stopi v stik z notranjim revizorjem.

8. Poročila in ugotovitve notranjega revizorja postanejo dostopni javnosti šele po tem, ko notranji revizor potrdi ukrepe, uvedene za njihovo izvajanje.

Člen 27

Neodvisnost notranjega revizorja

Neodvisnost notranjega revizorja, odgovornost notranjega revizorja za sprejete ukrepe pri opravljanju njegovih nalog in pravica notranjega revizorja do začetka postopka pred Sodiščem Evropske unije se določijo v skladu s členom 100 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.

Člen 28

Ustanovitev službe za notranjo revizijo

1. Upravni odbor lahko ob upoštevanju stroškovne učinkovitosti in dodane vrednosti ustanovi službo za notranjo revizijo, ki opravlja naloge v skladu z zadevnimi mednarodnimi standardi.

Namen, pooblastila in odgovornost službe za notranjo revizijo se določijo v priročniku za notranjo revizijo in jih potrdi upravni odbor.

Vodja službe za notranjo revizijo pripravi letni revizijski načrt službe za notranjo revizijo, pri čemer med drugim upošteva direktorjevo oceno tveganj v subjektu JZP.

Pregleda in odobri ga upravni odbor.

Služba za notranjo revizijo o svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravnemu odboru in direktorju.

Če služba za notranjo revizijo posameznega subjekta JZP ni stroškovno učinkovita ali ne more izpolnjevati mednarodnih standardov, se lahko subjekt JZP odloči za skupno službo za notranjo revizijo z drugimi subjekti JZP, ki so dejavni na istem področju politike.

V takem primeru se upravni odbori zadevnih subjektov JZP dogovorijo o praktičnih načinih za izvajanje skupne službe za notranjo revizijo.

Notranji revizorji poskrbijo za učinkovito sodelovanje z izmenjavo informacij in revizijskih poročil ter po potrebi s pripravo skupnih ocen tveganj in izvedbo skupnih revizij.

2. Upravni odbor in direktor zagotovita redno spremljanje izvajanja priporočil službe za notranjo revizijo.

POGLAVJE 6

POSTOPKI ZA IZVRŠEVANJE PRIHODKOV IN ODHODKOV

Člen 29

Izvrševanje prihodkov

1. Izvrševanje prihodkov obsega pripravo ocen terjatev, ugotavljanje upravičenih zneskov, ki jih je treba izterjati, in izterjavo nepravilno porabljenih zneskov. Sem spada po potrebi tudi odločitev, da se ugotovljene upravičenosti ne izterjajo.

2. Nepravilno plačani zneski se izterjajo.

Če dejanska izterjava ne nastopi do roka plačila, določenega v opominu dolžniku, računovodja obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izvršitev izterjave z vsemi pravnimi sredstvi, ki so mu na voljo, vključno s pobotom, če je to primerno, in če to ni mogoče, s prisilno izterjavo.

Kadar se namerava odgovorni odredbodajalec odpovedati ali delno odpovedati izterjavi ugotovljene terjatve, zagotovi, da je odpoved pravilna ter v skladu z načeloma dobrega finančnega poslovodenja in sorazmernosti. Odločitev o odpovedi se utemelji. V odločitvi o odpovedi izterjavi se navedejo ukrepi, ki so bili izvedeni za izterjavo terjatve, ter predpisi in dejstva, s katerimi je odpoved izterjavi utemeljena.

Računovodja vodi seznam dolgovanih zneskov, ki jih je treba izterjati. Upravičenosti subjekta JZP so na seznamu razvrščene po datumih izdaje nalogov za izterjavo. Računovodja navede tudi odločitve o odpovedi ali delni odpovedi izterjavi ugotovljenih terjatev. Seznam se priloži poročilu subjekta JZP o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.

3. Za vsak dolg, ki na datum zapadlosti, določen v opominu, ni poplačan, se zaračunajo obresti v skladu z delegirano uredbo (EU) št. 1268/2012.

4. Za upravičenosti subjekta JZP do tretjih oseb in upravičenosti tretjih oseb do subjekta JZP velja zastaralni rok pet let.

Člen 30

Prispevki članov

1. Subjekt JZP svojim članom predloži zahteve za plačilo njihovega celotnega ali delnega zneska pod pogoji in v časovnih presledkih, ki so določeni v ustanovnem aktu ali o katerih so se sporazumeli.

2. Obresti za sredstva, ki jih člani plačajo subjektu JZP v obliki prispevka, se knjižijo v dobro proračuna subjekta JZP.

Člen 31

Izvrševanje odhodkov

1. Za izvrševanje odhodkov odredbodajalec prevzema proračunske in zakonske obveznosti, potrjuje izdatke in odobrava plačila ter sprejme predhodne ukrepe za izvrševanje odobritev.

2. Vse odhodkovne postavke se prevzamejo kot obveznost, potrdijo, odobrijo in plačajo.

Potrditev odhodkov je dejanje, s katerim odgovorni odredbodajalec potrdi finančno operacijo.

Odobritev odhodkov je dejanje, s katerim odgovorni odredbodajalec, ki je preveril, da so odobritve na voljo, da navodilo računovodji, da plača potrjeni odhodek.

3. Za vsak ukrep, ki lahko povzroči odhodek v breme proračuna subjekta JZP, odgovorni odredbodajalec prevzame proračunsko obveznost, preden prevzame pravno obveznost do tretjih oseb.

4. S sprejetjem letnega programa dela subjekta JZP upravni odbor potrdi vse odhodke iz poslovanja subjekta JZP za dejavnosti, ki jih ta zajema, če so merila v tem odstavku jasno opredeljena.

Letni program dela vsebuje podrobno opredeljene cilje in pričakovane rezultate, vključno s kazalniki uspešnosti. Vsebuje tudi opis ukrepov, za katere je predvideno financiranje, in navedbo zneskov, dodeljenih za posamezni ukrep.

Vse bistvene spremembe letnega programa dela se sprejmejo po istem postopku kot prvotni program dela in v skladu z določbami ustanovnega akta.

Upravni odbor lahko prenese pooblastila za izvedbo nebistvenih sprememb programa dela na odredbodajalca subjekta JZP.

Člen 32

Roki

Plačilo odhodkov se mora izvršiti v rokih, določenih v Uredbi (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirani uredbi (EU) št. 1268/2012, ter v skladu s tema uredbama.

POGLAVJE 7

IZVRŠEVANJE PRORAČUNA SUBJEKTA JZP

Člen 33

Javna naročila

1. Za javna naročila se uporablja naslov V Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, s pridržkom odstavkov 3 do 6 tega člena.

2. Subjekt JZP sodeluje pri centralni bazi podatkov o izključitvah, ki jo je vzpostavila in jo vodi Komisija v skladu s členom 108 splošne finančne uredbe.

3. Za naročila v vrednosti med 60 000 EUR in mejnimi vrednostmi iz člena 118 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 se lahko uporablja postopek iz delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 za naročila nizke vrednosti, ki ne presega 60 000 EUR.

4. Subjekt JZP lahko na svojo zahtevo sodeluje kot naročnik pri oddaji naročil Komisije ali medinstitucionalnih naročil ter pri oddaji naročil drugih organov Unije ali subjektov JZP.

5. Subjekt JZP lahko brez postopka za oddajo javnega naročila s Komisijo, medinstitucionalnimi uradi in Prevajalskim centrom za organe Evropske unije, ustanovljenim z Uredbo Sveta (ES) št. 2965/94 (5), ter drugimi subjekti JZP sklene pogodbo za oddajo naročila za dobavo blaga, opravljanje storitev ali izvedbo del, ki jih ti zagotavljajo.

Subjekt JZP lahko brez postopka za oddajo javnega naročila z drugimi svojimi člani razen Unije sklene pogodbo za oddajo naročila za dobavo blaga, opravljanje storitev ali izvedbo del, ki jih ti člani zagotavljajo neposredno, tj. brez vključitve tretjih oseb.

Blago, storitve ali dela, zagotovljeni na podlagi prvega in drugega pododstavka, ne štejejo za del prispevka članov v proračun subjekta JZP.

6. Subjekt JZP lahko uporablja skupni postopek za oddajo javnih naročil z naročniki države članice gostiteljice za kritje svojih administrativnih potreb ali z naročniki držav članic, držav Evropskega združenja za prosto trgovino ali držav kandidatk za vstop v Unijo, ki so njegovi člani. V teh primerih se smiselno uporablja člen 133 delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.

Subjekt JZP lahko uporablja skupni postopek za oddajo javnih naročil s svojimi zasebnimi člani ali z naročniki držav, ki sodelujejo v programih Unije in so njegovi člani. V teh primerih se smiselno uporablja prvi odstavek člena 133 delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.

Člen 34

Strokovnjaki

Člen 287 delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 se smiselno uporablja za izbiro strokovnjakov, s pridržkom morebitnega posebnega postopka v temeljnemu aktu programa, katerega izvajanje je poverjeno subjektu JZP. Taki strokovnjaki so plačani na podlagi fiksnega, vnaprej napovedanega zneska in se izberejo na podlagi njihove strokovne usposobljenosti.

Subjekt JZP lahko uporabi sezname, ki so jih pripravili Komisija ali drugi organi Unije ali subjekti JZP.

Subjekt JZP lahko v ustrezno utemeljenih primerih, če je to primerno, izbere katerega koli posameznika z ustreznim znanjem in veščinami, ki ni vključen na sezname.

Zunanji strokovnjaki se izberejo na podlagi veščin, izkušenj in znanja, potrebnih za opravljanje nalog, ki se jim poverijo, ter v skladu z načeli nediskriminacije, enakega obravnavanja in odsotnosti navzkrižja interesov.

Člen 35

Nepovratna sredstva

Za nepovratna sredstva se uporablja naslov VI Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, s pridržkom morebitnih posebnih določb ustanovnega akta.

Člen 36

Nagrade

1. Za nagrade se uporablja naslov VII Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, s pridržkom odstavka 2 tega člena.

2. Natečaji za nagrade v vrednosti 1 000 000 EUR ali več na enoto se lahko objavijo samo, če so predvideni v osnutku programa dela iz člena 14(1).

Člen 37

Navedba pravnih sredstev

1. Kadar so zaradi postopkovnega akta odredbodajalca okrnjene pravice vložnika ali ponudnika, upravičenca ali izvajalca, ta akt vsebuje navedbo razpoložljivih sredstev za varstvo v upravnih in/ali sodnih zadevah, s katerimi se lahko ta akt izpodbija.

2. Navedena je zlasti vrsta pravnega sredstva, organ ali organi, pri katerih ga je mogoče vložiti, ter roki za vložitev.

3. Odstavka 1 in 2 se uporabljata s pridržkom morebitnega posebnega postopka v temeljnemu aktu programa, katerega izvajanje je poverjeno subjektu JZP.

POGLAVJE 8

RAČUNOVODSTVO

Člen 38

Pravila za zaključni račun

Subjekt JZP vzpostavi računovodski sistem, ki pravočasno zagotavlja točne, popolne in zanesljive informacije.

Računovodstvo subjekta JZP je skladno z računovodskimi načeli iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.

Člen 39

Struktura zaključnega računa

Zaključni račun subjekta JZP vsebuje:

(a) računovodske izkaze subjekta JZP;

(b) poročila o izvrševanju proračuna subjekta JZP (poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju).

Subjekt JZP pripravi poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju za tekoče proračunsko leto. To poročilo navaja, tako v obliki absolutne vrednosti kot v obliki odstotkov, vsaj obseg izvrševanja odobritev in vsebuje povzetek o prerazporeditvi odobritev med različnimi proračunskimi postavkami.

Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, subjekt JZP pošlje poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju Evropskemu parlamentu, Svetu in Računskemu sodišču do 31. marca naslednjega proračunskega leta.

Člen 40

Računovodska načela

Računovodski izkazi predstavljajo informacije, tudi informacije glede računovodske usmeritve, na način, ki zagotavlja, da so ustrezne, zanesljive, primerljive in razumljive. Pripravijo se v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli, kakor so opisana v računovodskih pravilih iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ali mednarodnimi računovodskimi standardi za javni sektor (IPSAS), ki temeljijo na načelu nastanka poslovnega dogodka.

Člen 41

Računovodski izkazi

1. Računovodski izkazi se pripravijo v eurih in zajemajo:

(a) bilanco stanja in izkaz finančnega uspeha, ki predstavljata vsa sredstva in obveznosti ter finančni položaj in poslovni izid na dan 31. decembra predhodnega leta; predstavljena sta v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 ali IPSAS na podlagi nastanka poslovnega dogodka;

(b) izkaz finančnega izida, ki prikazuje zneske, pobrane in plačane med letom, ter končno stanje denarja zakladnice;

(c) izkaz sprememb čistih sredstev, ki prikazuje pregled gibanj rezerv med letom in končni izid.

2. Pojasnila k računovodskim izkazom dopolnjujejo in pojasnjujejo informacije, predstavljene v izkazih iz odstavka 1, ter dajejo vse dodatne informacije, predpisane z mednarodno sprejeto računovodsko prakso, kadar so take informacije pomembne za dejavnosti subjekta JZP.

Člen 42

Poročila o izvrševanju proračuna

Poročila o izvrševanju proračuna se pripravijo v eurih. Zajemajo:

(a) poročila, ki združujejo vse proračunske operacije za zadevno leto glede prihodkov in odhodkov;

(b) pojasnila, ki dopolnjujejo in pojasnjujejo informacije v poročilih.

Struktura predstavitve poročil o izvrševanju proračuna je enaka tisti, ki je uporabljena za sam proračun.

Člen 43

Začasni zaključni računi in potrditev končnega zaključnega računa

1. Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, računovodja subjekta JZP pošlje začasni zaključni račun Računskemu sodišču do 15. februarja naslednjega proračunskega leta.

V primeru iz prvega pododstavka računovodja subjekta JZP do 15. februarja naslednjega leta računovodji Komisije pošlje tudi sveženj poročil v standardizirani obliki, ki jo za konsolidacijo določi računovodja Komisije.

2. Računovodja pripravi končni zaključni račun subjekta JZP. Direktor ga skupaj z mnenjem zunanjega revizorja iz člena 46 pošlje v potrditev upravnemu odboru do 15. marca.

Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, računovodja pošlje končni zaključni račun skupaj z mnenjem zunanjega revizorja iz člena 46 ter potrditvijo upravnega odbora Računskemu sodišču, Evropskemu parlamentu in Svetu do 1. julija naslednjega proračunskega leta. V takem primeru računovodja subjekta JZP računovodji Komisije do 1. julija pošlje tudi sveženj poročil v standardizirani obliki, ki jo za konsolidacijo določi računovodja Komisije.

Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, računovodja subjekta JZP pošlje Računskemu sodišču in v vednost računovodji Komisije na isti dan, ko pošlje svoj končni zaključni račun, tudi spremni dopis z dodatnimi obrazložitvami k temu končnemu zaključnemu računu.

Končnemu zaključnemu računu se priloži izjava računovodje, s katero slednji potrjuje, da je bil zaključni račun pripravljen v skladu s tem poglavjem ter ustreznimi računovodskimi načeli, pravili in postopki.

Potrjeni končni zaključni račun subjekta JZP se objavi na internetni strani v enem mesecu od njegove potrditve.

Člen 44

Računovodski sistem

1. Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, računovodja Komisije v skladu s členom 152 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 sprejme usklajen kontni okvir, ki ga uporabi subjekt JZP.

2. Računovodski sistem se deli na splošno računovodstvo in proračunsko računovodstvo. Računovodske evidence se vodijo v eurih na osnovi koledarskega leta.

3. Splošno računovodstvo v kronološkem vrstnem redu in na podlagi dvostavnega knjigovodstva evidentira vse dogodke in dejavnosti, ki vplivajo na gospodarski in finančni položaj ter na sredstva in obveznosti subjekta JZP.

4. Proračunsko računovodstvo zagotavlja natančen zapis izvrševanja proračuna subjekta JZP. Evidentira vse proračunske prihodke in odhodke.

Člen 45

Evidenca premoženja

Subjekt JZP vodi evidenco premoženja, ki prikazuje količino in vrednost vseh opredmetenih, neopredmetenih in finančnih sredstev, ki predstavljajo premoženje subjekta JZP ali Unije. Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, subjekt JZP vodi navedeno evidenco premoženja v skladu z vzorcem, ki ga pripravi računovodja Komisije. Subjekt JZP preveri, da vknjižbe v evidenci premoženja ustrezajo dejanskemu stanju.

POGLAVJE 9

ZUNANJA REVIZIJA IN BOJ PROTI GOLJUFIJAM

Člen 46

Zunanja revizija

Subjekt JZP je predmet neodvisne zunanje revizije, ki jo v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi opravi neodvisen revizijski organ. Mnenje zunanjega revizorja ugotavlja, ali računovodski izkazi prikazujejo verodostojno in pošteno sliko, ali vzpostavljeni kontrolni sistemi delujejo pravilno in ali so z izkazi povezane transakcije zakonite in pravilne. Mnenje tudi navede, ali se je pri revizijskem delu pojavil dvom o trditvah v izjavi o upravljanju iz člena 20. Mnenje se predloži upravnemu odboru. Komisiji se predloži skupaj s končnim zaključnim računom subjekta JZP najpozneje do 15. marca.

Člen 47

Pregled računovodskih evidenc, ki ga opravi Računsko sodišče

1. Če ni drugače določeno v ustanovnem aktu subjekta JZP, Računsko sodišče pregleda računovodske evidence subjekta JZP v skladu s členom 287 Pogodbe o delovanju Evropske unije. Računsko sodišče lahko pri pregledu upošteva revizijsko delo, ki ga je opravil neodvisni zunanji revizor iz člena 46 te uredbe, ter ukrepe, sprejete na podlagi ugotovitev tega revizorja.

2. Pregled, ki ga opravi Računsko sodišče, urejajo členi 158 do 163 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.

Člen 48

Pregledi na kraju samem, ki jih izvajajo Komisija, Računsko sodišče in OLAF

1. Brez poseganja v člen 47(1) subjekt JZP osebju Komisije in drugim osebam, ki jih je pooblastila Komisija, ter Računskemu sodišču omogoči dostop, potreben za opravljanje revizije, do objektov in prostorov ter do vseh informacij, vključno z informacijami v elektronski obliki.

2. Urad OLAF lahko na podlagi določb in postopkov iz Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 (6) Evropskega parlamenta in Sveta ter Uredbe Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 (7) opravi preiskave, vključno s pregledi in inšpekcijami na kraju samem, da bi ugotovil, ali je v povezavi nepovratnimi sredstvi ali javnim naročilom, ki ga financira subjekt JZP, prišlo do goljufije, korupcije ali katerega koli drugega protipravnega ravnanja, ki škodi finančnim interesom Unije.

3. Brez poseganja v odstavka 1 in 2 naročila, sporazumi in sklepi subjekta JZP vsebujejo določbe o izrecnem pooblastilu Evropskega računskega sodišča in urada OLAF za izvedbo takih revizij in preiskav v skladu z njunima pristojnostma.

POGLAVJE 10

KONČNE IN PREHODNE DOLOČBE

Člen 49

Zahteve za informacije

Komisija in drugi člani subjekta JZP razen Unije lahko od subjekta JZP zahtevajo vse potrebne informacije ali pojasnila v zvezi s proračunskimi zadevami, ki spadajo v njihovo pristojnost.

Člen 50

Sprejetje finančnih pravil subjekta JZP

Vsak subjekt iz člena 209 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 sprejme nova finančna pravila, ki začnejo veljati 1. januarja 2014 oziroma v devetih mesecih od dneva, ko se subjekt JZP uvrsti v področje uporabe člena 209 navedene uredbe.

Člen 51

Začetek veljavnosti

Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah. V Bruslju, 30. septembra 2013 Za Komisijo Predsednik José Manuel BARROSO

(1) UL L 298, 26.10.2012, str. 1.

(2) Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (UL L 248, 16.9.2002, str. 1).

(3) Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1268/2012 z dne 29. oktobra 2012 o pravilih uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (UL L 362, 31.12.2012, str. 1).

(4) Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 8, 12.1.2001, str. 1).

(5) Uredba Sveta (ES) št. 2965/94 z dne 28. novembra 1994 o ustanovitvi Prevajalskega centra za organe Evropske unije (UL L 314, 7.12.1994, str. 1).

(6) Uredba (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. septembra 2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), ter razveljavitvi Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta in Uredbe Sveta (Euratom) št. 1074/1999 (UL L 248, 18.9.2013, str. 1).

(7) Uredba Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 z dne 11. novembra 1996 o pregledih in inšpekcijah na kraju samem, ki jih opravlja Komisija za zaščito finančnih interesov Evropskih skupnosti pred goljufijami in drugimi nepravilnostmi (UL L 292, 15.11.1996, str. 2).