SL Uradni list Evropske unije L 138/45

DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 481/2014

z dne 4. marca 2014

o dopolnitvi Uredbe (EU) št. 1299/2013 Evropskega parlamenta in Sveta v zvezi s posebnimi pravili o upravičenosti izdatkov za programe sodelovanja

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) št. 1299/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. decembra 2013 o posebnih določbah za podporo cilju „evropsko teritorialno sodelovanje“ iz Evropskega sklada za regionalni razvoj (1) in zlasti člena 18(1) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) V skladu s členom 18(1) Uredbe (EU) št. 1299/2013 je treba določiti posebna pravila o upravičenosti izdatkov za programe sodelovanja v zvezi s stroški osebja, pisarniškimi in administrativnimi izdatki, potnimi in namestitvenimi stroški, stroški zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev ter izdatki za opremo (v nadaljnjem besedilu: kategorije izdatkov).

(2) Da bi se omogočila prožnost pri uporabi pravil o upravičenosti izdatkov za programe sodelovanja, bi morale imeti države članice, ki so vključene v posamezni program sodelovanja, možnost doreči, da se določena kategorija izdatkov ne uporablja za posamezno prednostno os zadevnega programa sodelovanja.

(3) Podrobno bi bilo treba pojasniti, kako so posebna pravila o upravičenosti izdatkov za programe sodelovanja, določena v tej uredbi, umeščena v splošni pravni okvir pravil o upravičenosti, ki se uporabljajo za vse sklade ESI in so določena v členih 65 do 71 Uredbe (EU) št. 1303/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (2).

(4) Za vsako kategorijo izdatkov bi bilo treba določiti seznam posameznih elementov izdatkov.

(5) Pojasniti bi bilo treba, da se darila praviloma ne štejejo za upravičene izdatke. Vendar pa bi se morali stroški, povezani z razdeljevanjem manjših izdelkov za namene promocije, komuniciranja, oglaševanja ali obveščanja, šteti za upravičene izdatke.

(6) Opredeliti bi bilo treba različne elemente stroškov osebja ter določiti pravila za izračun, obračunavanje in povračilo stroškov osebja na splošno ter stroškov razporeditev za del delovnega časa ali pogodb za opravljanje storitev na urni osnovi.

(7) Določiti bi bilo treba različne elemente pisarniških in administrativnih izdatkov skupaj s pravili za izračun, obračunavanje in povračilo takšnih stroškovnih elementov, bodisi kot neposrednih ali posrednih stroškov, zlasti če se kombinirajo s pavšalnimi stopnjami na podlagi Uredbe (EU) št. 1303/2013.

(8) Določiti bi bilo treba različne elemente potnih in namestitvenih stroškov skupaj s pravili za izračun, obračunavanje in povračilo, ne glede na to, ali ima take izdatke upravičenec ali neposredno njegovi zaposleni. Pojasniti bi bilo treba tudi pogoje za knjiženje potnih in namestitvenih stroškov, ki so nastali zunaj dela programskega območja, ki pripada Uniji, v smislu člena 20 Uredbe (EU) št. 1299/2013.

(9) Navesti bi bilo treba različne elemente stroškov zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev.

(10) Navesti bi bilo treba različne elemente izdatkov za opremo, skupaj s pravili o upravičenosti izdatkov v zvezi z rabljeno opremo.

(11) Da bi se omogočila takojšnja uporaba ukrepov iz te uredbe, bi morala uredba začeti veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Predmet urejanja in področje uporabe

1. Brez poseganja v pravila o upravičenosti, določena v členih 65 do 71 Uredbe (EU) št. 1303/2013 ali na njihovi podlagi, ta uredba določa posebna pravila o upravičenosti izdatkov za programe sodelovanja v zvezi z naslednjimi kategorijami izdatkov:

(a) stroški osebja;

(b) pisarniški in administrativni izdatki;

(c) potni in namestitveni stroški;

(d) stroški zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev ter

(e) izdatki za opremo.

2. Države članice, ki so zastopane v odboru za spremljanje posameznega programa sodelovanja, se lahko dogovorijo, da izdatki, ki spadajo v eno ali več kategorij iz odstavka 1, niso upravičeni v okviru ene ali več prednostnih osi.

Člen 2

Splošne določbe

1. Vsi izdatki, ki so v skladu s to uredbo upravičeni in jih plača upravičenec ali se plačajo v njegovem imenu, se navezujejo na stroške začetka ali začetka in izvajanja operacije ali dela operacije.

2. Naslednji stroški niso upravičeni:

(a) globe, denarne kazni in izdatki za pravdne stroške;

(b) stroški daril, razen tistih, ki ne presegajo vrednosti 50 EUR na darilo in so povezani s promocijo, komuniciranjem, oglaševanjem ali obveščanjem;

(c) stroški, povezani z nihanjem deviznih tečajev.

Člen 3

Stroški osebja

1. Izdatki za stroške osebja obsegajo bruto stroške osebja, ki je pri upravičencu zaposleno:

(a) s polnim delovnim časom;

(b) s krajšim delovnim časom in fiksnim številom delovnih ur na mesec;

(c) s krajšim delovnim časom in variabilnim številom delovnih ur na mesec ali

(d) na urni osnovi.

2. Izdatki za stroške osebja so omejeni na naslednje:

(a) izplačila plač za dejavnosti, ki jih subjekt ne bi opravljal, če se zadevna operacija ne bi izvajala, in so določene v pogodbi o zaposlitvi ali pogodbi o delu, sklepu o imenovanju (v nadaljnjem besedilu: dokument o zaposlitvi) ali predpisane ter so povezane z nalogami, določenimi v opisu delovnega mesta zadevnega zaposlenega;

(b) vse druge stroške, ki jih ima in krije delodajalec ter so neposredno povezani z izplačili plač, kot so davki in prispevki iz naslova zaposlitve in socialne varnosti, vključno s pokojninskimi prispevki, kakor so zajeti v Uredbi (ES) št. 883/2004 Evropskega parlamenta in Sveta (3), če: (i) so določeni v dokumentu o zaposlitvi ali predpisani; (ii) so v skladu z zakonodajo, navedeno v dokumentu o zaposlitvi, in standardnimi praksami v državi in/ali organizaciji, v kateri zadevni zaposleni dejansko dela, ter (iii) se delodajalcu ne povrnejo.

Kar zadeva točko (a), se lahko plačila fizični osebi, ki pri upravičencu opravlja delo na podlagi pogodbe, ki ni pogodba o zaposlitvi ali pogodba o delu, obravnavajo kot izplačila plač, takšna pogodba pa se šteje za dokument o zaposlitvi.

3. Stroški osebja se lahko povrnejo:

(i) na podlagi dejanskih stroškov (ki se dokažejo z dokumentom o zaposlitvi in plačilnimi listi) ali

(ii) na podlagi možnosti poenostavljenih stroškov iz člena 67(1)(b) do (d) Uredbe (EU) št. 1303/2013 ali

(iii) kot pavšalni znesek v skladu s členom 19 Uredbe (EU) št. 1299/2013.

4. Stroški osebja za posameznike, ki so za del delovnega časa razporejeni na operacijo, se izračunajo kot:

(a) fiksni odstotek bruto stroška zaposlenega, ki je določen s fiksnim odstotkom delovnega časa, opravljenega na operaciji, brez obveznosti vzpostavitve ločenega sistema za evidentiranje delovnega časa, ali

(b) variabilni delež bruto stroška zaposlenega v skladu s spreminjajočim se številom delovnih ur, ki se na mesec opravi na operaciji, na podlagi sistema za evidentiranje časa, ki zajema 100 % delovnega časa zaposlenega.

5. Delodajalec vsakemu posamezniku, ki je na operacijo razporejen za del delovnega časa v skladu s točko (a) odstavka 4, izda dokument, v katerem določi odstotek delovnega časa, ki se opravi na operaciji.

6. Povračilo stroškov osebja, ki je na operacijo razporejeno za del delovnega časa v skladu s točko (b) odstavka 4, se izračuna na podlagi urne postavke, ki se določi tako, da:

(i) se mesečni bruto stroški zaposlenega delijo z mesečnim delovnim časom, izraženim v urah in določenim v dokumentu o zaposlitvi, ali

(ii) se zadnji evidentirani letni bruto stroški zaposlenega delijo s 1 720 urami v skladu s členom 68(2) Uredbe (EU) št. 1303/2013.

Tako dobljena urna postavka se pomnoži s številom dejansko opravljenih ur dela na posamezni operaciji.

7. Za posameznike, ki glede na dokument o zaposlitvi opravljajo naloge na urni osnovi, se upravičeni stroški osebja izračunajo tako, da se število dejansko opravljenih ur dela za posamezno operacijo, določenih na podlagi sistema za evidentiranje delovnega časa, pomnoži z urno postavko iz dokumenta o zaposlitvi.

Člen 4

Pisarniški in administrativni izdatki

Pisarniški in administrativni izdatki so omejeni na naslednje elemente:

(a) najem pisarniških prostorov;

(b) zavarovanja ter davki in prispevki, povezani z objekti, v katerih je nameščeno osebje, ter z opremo pisarniških prostorov (npr. požarno zavarovanje, zavarovanje za primer kraje);

(c) obratovalni stroški (npr. elektrika, ogrevanje, voda);

(d) pisarniški material;

(e) splošno računovodstvo znotraj organizacije upravičenca;

(f) arhivi;

(g) vzdrževanje, čiščenje in popravila;

(h) varnost;

(i) informacijski sistemi;

(j) komunikacije (npr. telefon, telefaks, internet, poštne storitve, poslovne vizitke);

(k) bančni stroški za odprtje in vodenje računa ali računov, kadar je za izvajanje operacije treba odpreti ločen račun;

(l) stroški transnacionalnih finančnih transakcij.

Člen 5

Potni in namestitveni stroški

1. Izdatki za potne in namestitvene stroške so omejeni na naslednje elemente:

(a) potni stroški (npr. vozovnice, potovalno in avtomobilsko zavarovanje, gorivo, število prevoženih kilometrov, cestnine in parkirnine);

(b) stroški prehrane;

(c) stroški namestitve;

(d) stroški vizuma;

(e) dnevnice.

2. Noben element iz točk (a) do (d) odstavka 1 se ne povrne, v kolikor je krit z dnevnico.

3. Potni in namestitveni stroški za zunanje strokovnjake in ponudnike storitev spadajo med stroške zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev iz člena 6.

4. Za izdatke iz tega člena, ki jih plača neposredno zaposleni pri upravičencu, upravičenec predloži dokazilo, da so bili zaposlenemu povrnjeni.

5. Pri operacijah, ki zadevajo tehnično pomoč ali promocijske dejavnosti in dejavnosti za krepitev zmogljivosti, so izdatki, ki nastanejo zunaj dela programskega območja, ki pripada Uniji, upravičeni, če so nastali v skladu s členom 20(3) Uredbe (EU) št. 1299/2013.

6. Organ upravljanja lahko sprejme stroške namestitve in prehrane v objektih, ki so zunaj dela programskega območja, ki pripada Uniji, kot upravičene, če so nastali v skladu s členom 20(2) Uredbe (EU) št. 1299/2013. To velja tudi za lokalne potne stroške v kraju dogodka ali ukrepa, ki poteka zunaj dela programskega območja, ki pripada Uniji.

7. Za osebje upravičencev zunaj dela programskega območja, ki pripada Uniji, lahko organ upravljanja sprejme stroške iz odstavka 1, vključno s stroški potovanja v kraj in iz kraja dogodka ali ukrepa znotraj ali zunaj dela programskega območja, ki pripada Uniji, kot upravičene, če so nastali v skladu s členom 20(2) Uredbe (EU) št. 1299/2013.

8. Za osebje upravičencev znotraj dela programskega območja, ki pripada Uniji, se stroški iz odstavka 1, vključno s stroški potovanja v kraj in iz kraja dogodka ali ukrepa znotraj ali zunaj dela programskega območja, ki pripada Uniji, štejejo za upravičene, če so nastali v skladu s členom 20(1) Uredbe (EU) št. 1299/2013.

Člen 6

Stroški zunanjih strokovnih izvajalcev in storitev

Izdatki za stroške zunanjih strokovnih svetovalcev in storitev so omejeni na naslednje storitve in strokovno znanje, ki jih zagotavlja oseba javnega ali zasebnega prava ali fizična oseba, ki ni upravičenec operacije:

(a) študije ali raziskave (npr. vrednotenja, strategije, idejni projekti in idejne zasnove, priročniki);

(b) usposabljanje;

(c) prevodi;

(d) razvoj, spremembe in posodobitve informacijskih sistemov in spletnih strani;

(e) promocija, komuniciranje, obveščanje javnosti ali informiranje v zvezi s posamezno operacijo ali programom sodelovanja;

(f) finančno upravljanje;

(g) storitve v zvezi z organizacijo in izvedbo dogodkov ali sestankov (vključno z najemnino, pogostitvami ali tolmačenjem);

(h) udeležba na dogodkih (npr. kotizacija);

(i) pravno svetovanje in notarske storitve, tehnično in finančno strokovno znanje ter druge storitve svetovanja in računovodske storitve;

(j) pravice intelektualne lastnine;

(k) preverjanja v skladu s členom 125(4)(a) Uredbe (EU) št. 1303/2013 in členom 23(4) Uredbe (EU) št. 1299/2013;

(l) stroški potrjevanja in revizij na ravni programa na podlagi členov 126 in 127 Uredbe (EU) št. 1303/2013;

(m) stroški v zvezi z jamstvi, ki jih zagotovijo banke ali druge finančne institucije, če se to zahteva po pravu Unije ali nacionalnem pravu ali v programskem dokumentu, ki ga sprejme odbor za spremljanje;

(n) stroški potovanja in namestitve zunanjih strokovnjakov, govorcev, vodij sestankov in ponudnikov storitev;

(o) drugo posebno strokovno znanje in storitve, ki so potrebni v okviru operacij.

Člen 7

Izdatki za opremo

1. Izdatki za financiranje opreme, ki jo za operacijo nabavi, najame ali zakupi upravičenec, razen tistih iz člena 4, so omejeni na naslednje:

(a) pisarniška oprema;

(b) strojna in programska informacijska oprema;

(c) pohištvo in druga oprema;

(d) laboratorijska oprema;

(e) stroji in instrumenti;

(f) orodja ali naprave;

(g) vozila;

(h) druga posebna oprema, potrebna v okviru operacij.

2. Stroški nakupa rabljene opreme so lahko upravičeni pod naslednjimi pogoji:

(a) v zvezi z njo ni bila prejeta druga podpora iz skladov ESI;

(b) njena cena ne presega običajne cene na zadevnem trgu;

(c) ima tehnične značilnosti, potrebne za operacijo, ter izpolnjuje veljavne predpise in standarde.

Člen 8

Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah. V Bruslju, 4. marca 2014 Za Komisijo Predsednik José Manuel BARROSO

(1) UL L 347, 20.12.2013, str. 259.

(2) Uredba (EU) št. 1303/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. decembra 2013 o skupnih določbah o Evropskem skladu za regionalni razvoj, Evropskem socialnem skladu, Kohezijskem skladu, Evropskem kmetijskem skladu za razvoj podeželja in Evropskem skladu za pomorstvo in ribištvo, o splošnih določbah o Evropskem skladu za regionalni razvoj, Evropskem socialnem skladu, Kohezijskem skladu in Evropskem skladu za pomorstvo in ribištvo ter o razveljavitvi Uredbe Sveta (ES) št. 1083/2006 (UL L 347, 20.12.2013, str. 320).

(3) Uredba (ES) št. 883/2004 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 29. aprila 2004 o koordinaciji sistemov socialne varnosti (UL L 166, 30.4.2004, str. 1).