6.

Priloga XI se nadomesti z naslednjim: „PRILOGA XI PRAVILA O UPRAVIČENOSTI IZDATKOV EVROPSKEGA SKLADA ZA VRAČANJE I. Splošna načela I.1 Temeljna načela 1. V skladu s temeljnim aktom morajo izdatki, da so upravičeni: (a) spadati na področje uporabe Sklada in njegovih ciljev iz členov 1, 2 in 3 temeljnega akta; (b) biti v okviru upravičenih ukrepov iz členov 4 in 5 temeljnega akta; (c) biti potrebni za izvajanje dejavnosti, zajetih v projektu, ki je del večletnih in letnih programov, kot jih odobri Komisija; (d) biti razumni in v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti gospodarnosti in stroškovne učinkovitosti; (e) nastati končnemu upravičencu in/ali partnerjem v projektu, ki imajo sedež in so registrirani v državi članici, razen v primeru mednarodnih organizacij javnega sektorja, ustanovljenih z medvladnimi sporazumi, in specializiranih agencij, ki jih ustanovijo takšne organizacije, Mednarodnega odbora Rdečega križa in Mednarodne federacije državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca. V zvezi s členom 39(2) te odločbe se pravila, ki se uporabljajo za končnega upravičenca, smiselno uporabljajo za vse partnerje v projektu; (f) biti povezani s ciljnimi skupinami iz člena 7 temeljnega akta; (g) nastati v skladu s posebnimi določbami v sporazumu o donaciji. 2. V primeru večletnih ukrepov v smislu člena 15(6) temeljnega akta se za uporabo teh pravil o upravičenosti kot projekt šteje samo tisti del ukrepa, ki se sofinancira iz letnega programa. 3. Projekti, ki jih podpira Sklad, se ne financirajo iz drugih virov, ki jih zajema proračun Skupnosti. Projekti, ki jih podpira Sklad, se sofinancirajo iz javnih ali zasebnih virov. I.2 Proračun projekta Proračun projekta se predstavi na naslednji način: Izdatki Prihodki + neposredni stroški (NS) + posredni stroški (določen odstotek NS, opredeljen v sporazumu o donaciji) + prispevek ES (opredeljen kot najnižji izmed treh zneskov, navedenih v členu 12 te odločbe) + prispevek končnega upravičenca in partnerjev v projektu + prispevek tretjih oseb + prejemki, ki nastanejo zaradi projekta = skupni upravičeni stroški ( SUS ) = skupni prihodki Proračun je uravnotežen: skupni upravičeni stroški so enaki skupnim prihodkom. I.3 Prihodki in načelo nepridobitnosti 1. Projekti, ki jih podpira Sklad, morajo biti nepridobitne narave. Če na koncu projekta viri prihodkov, vključno s prejemki, presegajo izdatke, se prispevek iz Sklada za projekt ustrezno zmanjša. Vsi viri prihodkov za projekt morajo biti zabeleženi v računovodski evidenci ali davčni dokumentaciji upravičenca ter biti določljivi in nadzorovani. 2. Prihodke projekta sestavljajo finančni prispevki, ki jih projektu odobri Sklad, javni ali zasebni viri, vključno z lastnimi prispevki končnega upravičenca, kot tudi vsi prejemki, ki nastanejo zaradi projekta. Za namene tega pravila ‚prejemki‘ zajemajo prihodke, ki jih projekt prejme v obdobju upravičenosti iz točke I.4, od prodaje, najemnin, storitev, vpisnin ali drugih enakovrednih prihodkov. 3. Prispevek Skupnosti, ki izhaja iz uporabe načela nepridobitnosti, kot je opredeljeno v členu 12(c) Odločbe, bodo ‚skupni upravičeni stroški‘, zmanjšani za ‚prispevke tretjih oseb‘ in ‚prejemke, ki nastanejo zaradi projekta‘. I.4 Obdobje upravičenosti 1. Stroški, povezani s projektom, morajo nastati in ustrezna plačila (razen za amortizacijo) morajo biti izvršena po 1. januarju tistega leta, ki je navedeno v sklepu o financiranju, s katerim se odobrijo letni programi držav članic. Obdobje upravičenosti traja do 30. junija leta N (2) + 2, kar pomeni, da morajo stroški, povezani s projektom, nastati pred tem datumom. 2. Izjema od obdobja upravičenosti iz odstavka 1 velja le za tehnično pomoč državam članicam (glej točko IV.3). I.5 Evidenca o izdatkih 1. Izdatki ustrezajo plačilom, ki jih je izvršil končni upravičenec. Plačila morajo imeti obliko finančnih (gotovinskih) transakcij z izjemo amortizacije. 2. Izdatki se praviloma izkazujejo z uradnimi računi. Kadar to ni mogoče, se izdatki izkažejo z računovodskimi listinami ali dokazili enakovredne dokazne vrednosti. 3. Izdatki morajo biti opredeljivi in preverljivi. Zlasti morajo biti: (a) zabeleženi v računovodskih evidencah končnega upravičenca; (b) določeni v skladu z veljavnimi računovodskimi standardi države, v kateri ima končni upravičenec sedež, ter v skladu z običajnimi praksami stroškovnega računovodstva končnega upravičenca; ter (c) prijavljeni v skladu z zahtevami veljavne davčne in socialne zakonodaje. 4. Po potrebi morajo končni upravičenci hraniti overjene kopije računovodskih listin, ki izkazujejo prihodke in izdatke, ki nastanejo partnerjem v zvezi z zadevnim projektom. 5. Hramba in obdelava evidenc iz odstavkov 2 do 4 morata biti v skladu z nacionalno zakonodajo o varstvu podatkov. I.6 Ozemeljska veljavnost 1. Izdatki za ukrepe, opisane v členih 4 in 5 temeljnega akta, morajo: (a) nastati končnim uporabnikom, opredeljenim v točki I.1.1(e); ter (b) nastati na ozemlju držav članic ali tretjih držav. 2. Partnerji v projektu, ki so registrirani in imajo sedež v tretjih državah, lahko sodelujejo v projektih, če s tem ne nastanejo dodatni stroški, razen v primeru mednarodnih organizacij javnega sektorja, ustanovljenih z medvladnimi sporazumi, in specializiranih agencij, ki jih ustanovijo takšne organizacije, Mednarodnega odbora Rdečega križa ter Mednarodne federacije državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca. II. Kategorije upravičenih stroškov (na ravni projekta) II.1 Neposredni upravičeni stroški Neposredni upravičeni stroški projekta so tisti stroški, ki so ob ustreznem upoštevanju splošnih pogojev upravičenosti, določenih v delu I, določljivi kot posebni stroški, neposredno povezani z izvajanjem projekta. Neposredni stroški so vključeni v oceno celotnega proračuna projekta. Upravičeni so naslednji neposredni stroški: II.1.1 1. Stroški za osebje, dodeljeno projektu, tj. plače, prispevki za socialno varnost in drugi predpisani stroški, so upravičeni, če se ujemajo z običajno politiko plač upravičenca. 2. Za mednarodne organizacije lahko upravičeni stroški osebja vključujejo sredstva za kritje stroškov predpisanih obveznosti in drugih upravičenih stroškov v zvezi s plačo. 3. Ustrezni stroški plač osebja javnih organov so upravičeni, če so povezani s stroški dejavnosti, ki jih pristojni javni organi ne bi izvedli, če se zadevni projekt ne bi izvajal; to osebje se začasno napoti ali dodeli za izvajanje projekta s pisnim sklepom končnega upravičenca. 4. Stroški osebja se podrobno opredelijo v načrtovanem proračunu, pri čemer je treba navesti naloge in število osebja. II.1.2 1. Za neposredne upravičene stroške veljajo potni stroški in stroški bivanja za osebje ali druge osebe, ki sodelujejo v dejavnostih projekta in ki morajo potovati zaradi izvajanja projekta. 2. Potni stroški so upravičeni na podlagi dejansko nastalih stroškov. Stopnje povračila temeljijo na najcenejši obliki javnega prevoza in letalski prevozi se praviloma dovolijo samo za potovanja, daljša od 800 km (povratno potovanje), ali ko geografska oddaljenost namembnega kraja upravičuje potovanje z letalom. V primeru prevoza z lastnim vozilom se stroški običajno povrnejo na podlagi cen uporabe javnega prevoza ali na podlagi stopenj kilometrine v skladu z objavljenimi uradnimi pravili v zadevni državi članici ali stopenj kilometrine, ki jih uporablja končni upravičenec. 3. Stroški bivanja so upravičeni na podlagi dejansko nastalih stroškov ali dnevnic. Kadar ima organizacija lastne dnevne stopnje (dnevnice), se te uporabljajo v okviru zgornjih mej, ki jih država članica določi v skladu z nacionalno zakonodajo in prakso. Za dnevnice običajno velja, da pokrivajo stroške za lokalni prevoz (vključno s taksiji), nastanitev, prehrano, lokalne telefonske pogovore in druge manjše izdatke. II.1.3 II.1.3.1 Splošna pravila 1. Stroški, povezani z nakupom opreme, so upravičeni samo, če so bistveni za izvajanje projekta. Oprema ima tehnične značilnosti, ki jih zahteva projekt, in je skladna z veljavnimi merili in standardi. 2. Izbira med zakupom, najemom ali nakupom mora vedno temeljiti na najcenejši možnosti. Če pa zakup ali najem nista možna zaradi kratkotrajnosti projekta ali hitre amortizacije opreme, je nakup sprejemljiv. II.1.3.2 Najem in zakup Izdatki, povezani s posli najema in zakupa, so upravičeni do sofinanciranja ob upoštevanju pravil, določenih v državi članici, nacionalne zakonodaje in prakse ter trajanja najema ali zakupa za namene projekta. II.1.3.3 Nakup 1. Kadar je oprema kupljena med trajanjem projekta, mora biti v proračunu določeno, ali so upravičeni in vključeni vsi stroški ali samo delež amortizacije opreme, ki ustreza trajanju uporabe za namene projekta in stopnji dejanske uporabe za namene projekta. Delež amortizacije opreme se izračuna v skladu z veljavnimi nacionalnimi pravili. 2. Oprema, ki je bila kupljena pred začetkom projekta, vendar se uporablja za namene projekta, je upravičena na podlagi amortizacije. Ti stroški pa niso upravičeni, če je bila oprema prvotno kupljena z donacijo Skupnosti. 3. Za posamezne predmete, ki stanejo manj kot 20 000 EUR, so celotni stroški nakupa upravičeni, če je oprema kupljena pred zadnjimi tremi meseci trajanja projekta. Za posamezne predmete, ki stanejo 20 000 EUR ali več, so celotni stroški nakupa upravičeni le na podlagi amortizacije. II.1.4 II.1.4.1 Splošna pravila V primeru nakupa, gradnje, prenove ali najema nepremičnin imajo nepremičnine tehnične značilnosti, ki jih zahteva projekt, in so skladne z veljavnimi merili in standardi. II.1.4.2 Nakup, gradnja ali prenova 1. Kadar je pridobitev nepremičnin bistvena za izvajanje projekta in jasno povezana z njegovimi cilji, sta nakup nepremičnin, tj. že zgrajenih zgradb, ali gradnja nepremičnin upravičena do sofinanciranja pod spodaj navedenimi pogoji in brez poseganja v uporabo strožjih nacionalnih predpisov: (a) pridobi se potrdilo neodvisnega pooblaščenega cenilca ali ustrezno pooblaščenega uradnega organa, ki ugotovi, da nakupna cena ne presega tržne vrednosti, in bodisi potrdi, da so nepremičnine v skladu z nacionalnimi predpisi, bodisi natančno navede točke, ki niso skladne in jih končni upravičenec namerava odpraviti v okviru projekta; (b) nepremičnine niso bile kupljene z donacijo Skupnosti kadar koli pred izvajanjem projekta; (c) nepremičnine se morajo uporabljati izključno za namen, naveden v projektu, za obdobje najmanj petih let po datumu zaključka projekta; (d) upravičen je le tisti delež amortizacije teh sredstev, ki ustreza trajanju uporabe za namene projekta in stopnji dejanske uporabe za namene projekta; amortizacija se izračuna v skladu z nacionalnimi računovodskimi pravili. 2. Pod zgoraj navedenim pogojem (c) odstavka 1 so celotni stroški prenove, posodobitve ali popravljanja zgradb upravičeni do najvišjega zneska 100 000 EUR. Nad tem pragom se uporabljata pogoja (c) in (d) iz odstavka 1. II.1.4.3 Najem Najem nepremičnin je upravičen do sofinanciranja, če obstaja jasna povezava med najemom in cilji zadevnega projekta, pod spodaj navedenimi pogoji in brez poseganja v uporabo strožjih nacionalnih predpisov: (a) nepremičnine niso bile kupljene z donacijo Skupnosti; (b) nepremičnine se uporabljajo samo za izvajanje projekta. V nasprotnem primeru je upravičen samo tisti delež stroškov, ki ustreza uporabi za namene projekta. II.1.5 Stroški za potrošni material, zaloge in splošne storitve so upravičeni, če so opredeljivi in neposredno potrebni za izvajanje projekta. II.1.6 1. Na splošno morajo biti končni upravičenci sposobni sami upravljati projekte. Znesek za naloge, oddane v podizvajanje v okviru projekta, mora biti jasno naveden v sporazumu o donaciji. 2. Izdatki, povezani z naslednjimi podizvajalskimi pogodbami, niso upravičeni do sofinanciranja Sklada: (a) oddajanje v podizvajanje nalog, povezanih s splošnim upravljanjem projekta; (b) oddajanje del podizvajalcem, ki povečuje stroške projekta, ne da bi se povečala njegova sorazmerna vrednost; (c) podizvajalske pogodbe, sklenjene s posredniki ali svetovalci, v katerih je plačilo določeno kot odstotek skupnega stroška projekta, razen če takega plačila ne utemelji končni upravičenec s sklicevanjem na dejansko vrednost opravljenega dela ali storitev. 3. Podizvajalci se v zvezi z vsemi podizvajalskimi pogodbami zavežejo, da revizijskim in nadzornim organom zagotovijo vse potrebne podatke, povezane z dejavnostmi podizvajalca. II.1.7 Stroški, potrebni za izpolnjevanje zahtev, povezanih s sofinanciranjem Unije, kot so oglaševanje, preglednost, vrednotenje projekta, zunanja revizija, bančne garancije, stroški prevajanja itd., so upravičeni kot neposredni stroški. II.1.8 Upravičeni so stroški pravnega svetovanja, notarski stroški ter stroški za tehnične in finančne strokovnjake. II.1.9 1. Posebni stroški za ciljne skupine v skladu z ukrepi, navedenimi v členu 5 temeljnega akta, bodo predstavljali podporo v celoti ali delno podporo v obliki: (a) stroškov, ki jih ima upravičenec s ciljnimi skupinami; (b) stroškov, ki jih imajo povratniki in ki jih povrne končni upravičenec; ali (c) pavšalnih zneskov, ki se ne povrnejo (kot v primeru manjše začetne podpore za gospodarske dejavnosti in denarne spodbude za povratnike, kakor je opisano v členu 5(8) in (9) temeljnega akta). 2. Navedeni stroški so upravičeni pod naslednjimi pogoji: (a) končni upravičenec hrani vse potrebne podatke in dokaze, da osebe ustrezajo posebnim ciljnim skupinam in razmeram, določenim v členu 5 temeljnega akta, ter so tako upravičene do prejema take pomoči; (b) končni upravičenec hrani potrebne informacije o povratnikih, ki prejemajo to pomoč, da se omogoči pravilna identifikacija teh oseb, datumu njihove vrnitve v matično državo, ter dokazila, da so navedene osebe prejele to pomoč; (c) končni upravičenec hrani dokazila o zagotovljeni podpori (kot so računi in potrdila o prejemkih), v primeru pavšalnega zneska pa je treba hraniti dokazila o tem, da so navedene osebe prejele to podporo. Hramba in obdelava zgoraj navedenih podatkov morata biti v skladu z nacionalno zakonodajo o varstvu podatkov. 3. Ukrepi pomoči po vrnitvi v tretjo državo, kot so pomoč za usposabljanje in zaposlovanje, kratkoročni ukrepi za ponovno vključevanje in pomoč po vrnitvi, kot so opisani v členu 5(5), (8) oziroma (9) temeljnega akta, se ne izvajajo dlje od 12 mesecev po datumu vrnitve državljana tretje države. II.2 Posredni upravičeni stroški 1. Posredni upravičeni stroški ukrepa so stroški, ki jih ob upoštevanju pogojev upravičenosti iz točke I.1.1 ni mogoče opredeliti kot posebnih stroškov ukrepa, neposredno povezanih z njegovim izvajanjem. 2. Z odstopanjem od točke I.1.1.(e) in točke 1.5 so lahko posredni stroški, ki nastanejo pri izvajanju ukrepa, upravičeni do financiranja v pavšalnem znesku ne več kot 7 % vseh neposrednih upravičenih stroškov. 3. Organizacije, ki prejemajo donacijo za poslovanje iz proračuna Unije, ne morejo vključiti posrednih stroškov v svoj načrtovani proračun. III. Neupravičeni izdatki Naslednji stroški niso upravičeni: (a) DDV, razen če končni upravičenec lahko dokaže, da ga ne more dobiti povrnjenega; (b) donos kapitala, dolgovi in stroški dolžniške obveznosti, negativne obresti, devizne provizije in izgube, rezervacije za izgube ali morebitne bodoče obveznosti, plačilo dolgovanih obresti, dvomljivi dolgovi, globe, denarne kazni, stroški sodnih postopkov in prekomerni ali nepotrebni izdatki; (c) stroški za reprezentanco izključno za projektno osebje; razumni stroški za gostoljubje na družabnih dogodkih, ki jih upravičuje projekt, kot je srečanje ob koncu projekta ali srečanja usmerjevalne skupine projekta, so dovoljeni; (d) stroški, ki jih je prijavil končni upravičenec in so bili kriti v okviru drugega projekta ali delovnega programa, ki prejema donacijo Skupnosti; (e) nakup zemljišč; (f) prispevki v naravi. IV. Tehnična pomoč na pobudo držav članic 1. Vsi stroški, potrebni za izvajanje Sklada, ki nastanejo odgovornemu organu, pooblaščenemu organu, revizijskemu organu, organu za potrjevanje ali drugemu organu, ki pomaga pri nalogah, navedenih v odstavku 2, so upravičeni v okviru tehnične pomoči v mejah, določenih v členu 17 temeljnega akta. 2. To vključuje naslednje izdatke: (a) izdatke, povezane s pripravo, izbiro, ocenjevanjem, upravljanjem in spremljanjem ukrepov; (b) izdatke, povezane z revizijami in pregledi ukrepov ali projektov na kraju samem; (c) izdatke, povezane z ocenjevanjem ukrepov ali projektov; (d) izdatke, povezane z informacijami, razširjanjem in preglednostjo v zvezi z ukrepi; (e) izdatke za pridobitev, namestitev in vzdrževanje računalniških sistemov za upravljanje, spremljanje in ocenjevanje skladov; (f) izdatke za seje nadzornih odborov in pododborov v zvezi z izvajanjem ukrepov; ti izdatki lahko vključujejo tudi stroške strokovnjakov in drugih udeležencev teh odborov, vključno z udeleženci iz tretjih držav, če je njihova navzočnost bistvena za učinkovito izvajanje ukrepov; (g) izdatke za okrepitev upravne zmogljivosti za izvajanje Sklada. 3. Opraviti je treba dejavnosti, povezane s tehnično pomočjo, in izvršiti ustrezna plačila po 1. januarju tistega leta, ki je navedeno v sklepu o financiranju, s katerim se odobrijo letni programi držav članic. Obdobje upravičenosti traja do roka za predložitev končnega poročila o izvajanju letnega programa. 4. Vsa javna naročila je treba izvesti v skladu z nacionalnimi pravili o javnih naročilih, ki so določena v državi članici. 5. Države članice lahko izvedejo ukrepe tehnične pomoči za ta sklad skupaj z ukrepi tehnične pomoči za nekatere ali vse štiri sklade. Vendar je v tem primeru samo tisti delež stroškov, uporabljen za izvajanje skupnega ukrepa, ki ustreza temu skladu, upravičen do financiranja iz tega sklada, države članice pa zagotovijo, da: (a) se delež stroškov za skupni ukrep razumno in preverljivo pripiše ustreznemu skladu ter (b) ne pride do dvojnega financiranja stroškov.“