SL Uradni list Evropske unije C 402/13

Poslovnik upravnega odbora Urada za publikacije Evropske unije

2012/C 402/05

UPRAVNI ODBOR URADA ZA PUBLIKACIJE EVROPSKE UNIJE (v nadaljnjem besedilu: upravni odbor) JE –

ob upoštevanju člena 6(4) Sklepa 2009/496/ES, Euratom z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije (1) (v nadaljnjem besedilu: Urad), kakor je bil spremenjen s Sklepom 2012/368/EU, Euratom (2) –

SPREJEL NASLEDNJI POSLOVNIK:

Člen 1

Sestava

1. Upravni odbor sestavljajo polnopravni člani; vsaka od institucij iz člena 2(7) Sklepa 2009/496/ES, podpisnic Sklepa o organizaciji in delovanju Urada za publikacije (v nadaljnjem besedilu: institucije), imenuje po enega člana.

2. Polnopravni član lahko imenuje enega ali več namestnikov. Imena namestnikov pisno sporoči Uradu za publikacije, ki opravlja funkcijo sekretariata upravnega odbora.

3. Evropska centralna banka sodeluje pri delu upravnega odbora kot opazovalka. Banka imena svojih predstavnikov pisno sporoči Uradu za publikacije.

Člen 2

Predsedstvo

1. Predsednik upravnega odbora je predstavnik ene od naslednjih institucij:

— Evropskega parlamenta,

— Evropskega sveta,

— Sveta Evropske unije,

— Evropske komisije,

— Sodišča Evropske unije,

— Računskega sodišča,

— Evropskega ekonomsko-socialnega odbora,

— Odbora regij.

2. Institucije, ki imajo svoje predstavnike v upravnem odboru, imenujejo enega od polnopravnih članov odbora za njegovega predsednika, in sicer z dveletnim mandatom. Mandat začne veljati 1. avgusta.

Člen 3

Sklic seje

1. Seje upravnega odbora skliče njegov predsednik vsaj štirikrat letno, bodisi na lastno pobudo bodisi na zahtevo enega od članov odbora ali direktorja Urada.

2. Seje potekajo na sedežu Urada, razen če upravni odbor ne odloči drugače.

3. Seje upravnega odbora niso javne.

Člen 4

Dnevni red

1. Predsednik pripravi dnevni red na predlog direktorja Urada. Na dnevnem redu morajo biti vsa vprašanja, o katerih želi razpravljati posamezni član upravnega odbora.

2. Dnevni red razlikuje med predlogi ukrepov, v zvezi s katerimi se zahteva mnenje/odobritev upravnega odbora, ter točkami, ki so bile predložene v informativne namene ali so namenjene le izmenjavi mnenj.

3. Upravni odbor odobri dnevni red na začetku seje z navadno večino glasov svojih članov.

4. Posamezno vprašanje se lahko doda na dnevni red med samo sejo, če to odobravajo vsi prisotni člani upravnega odbora.

Člen 5

Pošiljanje dokumentov

1. Direktor Urada poskrbi za pošiljanje vabil, predloga dnevnega reda ter s tem povezanih delovnih dokumentov članom upravnega odbora.

2. Dokumente iz prejšnjega odstavka morajo člani upravnega odbora praviloma prejeti dva tedna pred datumom seje.

3. V nujnih primerih in kadar se morajo predlagani ukrepi začeti hitro uporabljati, lahko predsednik na zahtevo člana odbora ali direktorja Urada ali na lastno pobudo skrajša rok za pošiljanje dokumentov iz prejšnjega odstavka na tri koledarske dni pred datumom seje.

4. V izjemno nujnih primerih predsedniku ni treba upoštevati rokov iz odstavkov 2 in 3.

Člen 6

Zastopanje in sklepčnost

1. Za sprejetje odločitev upravnega odbora mora na seji vsako institucijo zastopati polnopravni član odbora ali njegov ustrezno imenovani namestnik v skladu s členom 1(2).

2. Vendar lahko upravni odbor po predhodnem skupnem dogovoru članov izjemoma zaseda tudi v primeru odsotnosti največ dveh polnopravnih članov ali njunih namestnikov. V tem primeru morajo odsotni člani predsedniku odbora vnaprej pisno sporočiti, katerega člana upravnega odbora so pooblastili za glasovanje. Član, prisoten na seji, je lahko pooblaščen za glasovanje v imenu le enega odsotnega člana odbora.

3. Večina je zagotovljena, če pet članov upravnega odbora odobri odločitev, predloženo odboru.

4. Odsotnost članov ne preprečuje sprejetja odločitev, za katere je potrebno soglasje.

Člen 7

Delovne skupine

1. Za preučitev posameznih vprašanj lahko upravni odbor ustanovi delovne skupine, pri katerih sodeluje direktor Urada ali njegov namestnik, razen če odbor ne odloči drugače.

2. Delovne skupine morajo poročati upravnemu odboru. V ta namen lahko imenujejo poročevalca.

Člen 8

Vključitev tretjih oseb

1. Direktor Urada se udeležuje sej, razen če upravni odbor ne odloči drugače.

2. Predsednik upravnega odbora lahko na seje odbora povabi predstavnika Generalnega direktorata Komisije za človeške vire in varnost, kadar je na dnevnem redu vprašanje, ki spada v pristojnost tega generalnega direktorata.

3. Upravni odbor lahko na zahtevo svojega člana ali direktorja Urada ali na pobudo predsednika na sejo povabi strokovnjake, da izrazijo svoje stališče v zvezi s posameznimi vprašanji.

4. Strokovnjaki se ne udeležujejo razprav upravnega odbora.

Člen 9

Pisni postopek

1. Upravni odbor praviloma sprejema odločitve na sejah. Vendar pa se lahko soglasje članov upravnega odbora glede predloga enega izmed njih ali direktorja Urada pridobi s pisnim postopkom.

2. V ta namen direktor Urada v dogovoru s predsednikom predlog sporoči članom upravnega odbora. Za vsakega od članov, ki v roku, določenem v sporočilu, predlogu ni ugovarjal ali predlagal morebitnih sprememb predloga, se šteje, da se s predlogom strinja. Rok je določen na 10 delovnih dni; lahko se enkrat podaljša na zahtevo člana upravnega odbora za največ 10 delovnih dni. Kadar gre za nujna vprašanja, se rok skrajša na 5 delovnih dni.

3. Če član upravnega odbora zahteva, da se predlog obravnava na seji, se pisni postopek zaključi brez odločitve; predsednik v tem primeru čim prej skliče sejo upravnega odbora.

4. Za predlog, ki mu do izteka prvotnega ali podaljšanega roka ni ugovarjal noben član upravnega odbora ali pri svojem ugovoru ni vztrajal, se šteje, da ga je odbor sprejel.

Člen 10

Tajniške storitve

Upravnemu odboru in po potrebi tudi delovnim skupinam, ustanovljenim v skladu s členom 7 tega poslovnika, zagotovi tajniške storitve vodstvo Urada.

Člen 11

Zapisnik sej

1. Osnutek zapisnika vsake seje se napiše na odgovornost predsednika in vsebuje zlasti mnenja o predlogih in odločitvah, ki jih je sprejel upravni odbor. Zapisnik o razpravah v zvezi z vprašanji, povezanimi z osebjem, ali drugimi zaupnimi vprašanji se vključi v ločeno prilogo.

2. Osnutek zapisnika odobrijo člani upravnega odbora na poznejši seji ali po pisnem postopku iz člena 9 tega poslovnika. Člani svoje morebitne pripombe na zapisnik pisno sporočijo predsedniku. Odbor je o navedenih pripombah obveščen; če pride do nesoglasja, odbor razpravlja o predlagani spremembi. Če se nesoglasje ne reši, se navedena sprememba priloži zapisniku.

Člen 12

Preglednost

1. Načela in pogoji dostopa javnosti do dokumentov so enaki kot tisti za dostop do dokumentov Komisije.

2. Če se zahteva nanaša na dokument upravnega odbora, so člani odbora obveščeni o zahtevi.

Člen 13

Izvrševanje odločitev upravnega odbora

1. O odločitvah, ki jih sprejme upravni odbor, zadevnim institucijam ali osebam poroča njegov predsednik ali direktor Urada v imenu odbora.

2. Upravni odbor se soglasno odloči o prenosu pooblastil na direktorja Urada. Direktor Urada se po potrebi posvetuje s pristojnimi uradniki institucij in poroča o odločitvah, sprejetih v upravnem odboru.

Člen 14

Letno poročilo o upravljanju

1. Direktor Urada upravnemu odboru najpozneje 31. marca vsako leto predloži osnutek letnega poročila o upravljanju v skladu s členom 7(1)(c) Sklepa o organizaciji in delovanju Urada za publikacije.

2. Osnutek letnega poročila o upravljanju podrobno obravnava naslednje teme:

— delo upravnega odbora,

— odnose z institucijami in drugimi organizacijami,

— dejavnosti Urada,

— upravljanje človeških virov,

— upravljanje proračuna in finančno poslovodenje,

— infrastrukturo,

— analizo tveganj,

— povzetek opravljenega dela na področju notranje revizije,

— povzetek ocen.

Na začetku poročila je predgovor predsednika, povzetek samega poročila ter povzetek glavnik kazalnikov.

Člen 15

Ta poslovnik začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

(1) UL L 168, 30.6.2009, str. 41.

(2) UL L 179, 11.7.2012, str. 15.