IZVEDBENI SKLEP KOMISIJE (EU) 2021/1028

z dne 21. junija 2021

o sprejetju ukrepov za uporabo Uredbe (EU) 2018/1240 Evropskega parlamenta in Sveta glede dostopa, spremembe, izbrisa in predčasnega izbrisa podatkov v centralnem sistemu ETIAS

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2018/1240 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. septembra 2018 o vzpostavitvi Evropskega sistema za potovalne informacije in odobritve (ETIAS) ter spremembi uredb (EU) št. 1077/2011, (EU) št. 515/2014, (EU) 2016/399, (EU) 2016/1624 in (EU) 2017/2226 (1) ter zlasti točk (b)(i) in (ii) tretjega pododstavka člena 73(3) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Uredba (EU) 2018/1240 vzpostavlja Evropski sistem za potovalne informacije in odobritve (ETIAS), ki se uporablja za državljane tretjih držav, ki so oproščeni zahteve po vizumu in želijo vstopiti na ozemlje držav članic.

(2) Pred razvojem informacijskega sistema ETIAS je treba sprejeti ukrepe za tehnično izvajanje navedenega sistema.

(3) Ukrepe iz tega sklepa bi bilo treba dopolniti s tehničnimi specifikacijami informacijskega sistema ETIAS. Agencija Evropske unije za operativno upravljanje obsežnih informacijskih sistemov s področja svobode, varnosti in pravice (v nadaljnjem besedilu: agencija eu-LISA) bi nato morala imeti možnost, da na podlagi ukrepov iz tega sklepa opredeli zasnovo fizične arhitekture informacijskega sistema ETIAS in tehnične specifikacije tega sistema ter razvije informacijski sistem ETIAS.

(4) Tehnični razvoj in izvajanje informacijskega sistema ETIAS bi morala zajemati načine, na katere bodo organi lahko dostopali do podatkov v centralnem sistemu ETIAS, jih spremenili in izbrisali.

(5) Kar zadeva dostop mejnih organov za namene vpogleda v status potovalne odobritve na mejah, dostop organov, pristojnih za priseljevanje, za namene preverjanja pogojev za vstop na ozemlje držav članic ali bivanje na njem, dostop centralnih točk dostopa za namene preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj ter dostop nacionalnih enot ETIAS za pridobivanje datotek za namene podpiranja ocene tveganja, bi bilo treba tak dostop odobriti prek tehničnega vmesnika, ki omogoča povezavo nacionalnih mejnih infrastruktur, centralnih točk dostopa, nacionalnih sistemov organov, pristojnih za priseljevanje, in drugih informacijskih sistemov EU ali nacionalnih sistemov s centralnim sistemom ETIAS. Tehnične specifikacije, ki jih razvije agencija eu-LISA, bi morale vključevati kontrolni dokument vmesnika, v katerem bi bil opisan tehnični vmesnik med centralnim sistemom ETIAS ter drugimi informacijskimi sistemi EU in nacionalnimi sistemi.

(6) Od začetka delovanja evropskega iskalnega portala, vzpostavljenega v skladu s členom 6 Uredbe (EU) 2019/817 Evropskega parlamenta in Sveta (2), bi morala iskanja, ki jih opravljajo mejni organi, organi, pristojni za priseljevanje, ali centralne točke dostopa, potekati z uporabo evropskega iskalnega portala.

(7) Kar zadeva dostop za namene ročne obdelave prošenj, tudi dostop Europola, kadar ta poda mnenja nacionalnim enotam ETIAS, ter dostop centralne enote ETIAS in nacionalnih enot ETIAS za namene spreminjanja in brisanja podatkov, bi bilo treba tak dostop odobriti s programsko opremo, ki jo v ta namen oblikuje agencija eu-LISA. To programsko opremo bi moral uporabljati tudi Europol pri zaprosilu za dostop do podatkov v centralnem sistemu ETIAS za namene preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj. Določiti bi bilo treba načine, na katere bi se centralna enota ETIAS, nacionalne enote ETIAS in Europol avtenticirali in dostopali do te programske opreme.

(8) Ustrezno pooblaščeni uporabniki iz centralne enote ETIAS, nacionalnih enot ETIAS in Europola bi se morali prijaviti v tej programski opremi z uporabo profilov delovnih mest uporabnikov. Centralna enota ETIAS, nacionalne enote ETIAS in Europol bi morali imeti možnost, da uporabnikom dodelijo standardna dovoljenja, vloge in profile delovnih mest ali prilagodijo profile delovnih mest z vnaprej določenimi vlogami in dovoljenji v okviru programske opreme, da se upošteva način, kako bodo Evropska agencija za mejno in obalno stražo in države članice vzpostavile in upravljale centralno enoto ETIAS oziroma nacionalne enote ETIAS, in v primeru Europola njegove delovne metode.

(9) Nezdružljivost vnaprej določenih vlog in dovoljenj bi morala biti vnaprej predvidena v programski opremi, da se uporabnikom prepreči ustvarjanje profilov delovnih mest, ki bi združevali nezdružljive vloge in dovoljenja. Da bi bile dolžnosti ločene in se uporabnikom ne bi dodelile nasprotujoče si odgovornosti, se dovoljenj, povezanih z obdelavo vlog, ne bi smelo kombinirati z dovoljenji, povezanimi s spreminjanjem in brisanjem podatkov, ali z dovoljenji, povezanimi s pritožbenimi postopki.

(10) V skladu z načeli varstva podatkov, zlasti vgrajenega in privzetega varstva podatkov, bi bilo treba uporabnikom programske opreme omogočiti vpogled samo v tiste podatke, ki ustrezajo dovoljenjem, dodeljenim njihovim profilom delovnih mest. To bi lahko privedlo do različnih prikazov uporabnikom glede na profil delovnega mesta, ki je v uporabi.

(11) Programsko opremo bi bilo treba razviti tako, da bi imela splošne funkcije programske opreme, ki podpirajo centralno enoto ETIAS in nacionalne enote ETIAS pri njihovih nalogah v zvezi z dostopom, spreminjanjem in brisanjem podatkov.

(12) Vključevati bi morala tudi mnoge posebne funkcije za podporo uporabnikom pri njihovih nalogah, povezanih z dostopom do podatkov in njihovim spreminjanjem, ter pri ročni obdelavi vlog, pri katerih se je med avtomatsko obdelavo sprožil zadetek.

(13) Ena od teh posebnih funkcij bi morala biti namenjena temu, da bi se uporabnikom vedno jasno prikazoval čas, ki jim preostane za upoštevanje ustreznih dodeljenih rokov za različne faze obravnave prošnje, ki so določene v Uredbi (EU) 2018/1240.

(14) Druge posebne funkcije bi morale nacionalnim enotam ETIAS zagotoviti podporo pri ročni obdelavi prošenj, kadar se ocenjujejo tveganje. Programska oprema bi morala omogočati pridobivanje omejenih podatkov, shranjenih v centralnem sistemu ETIAS, da bi se nacionalnim enotam ETIAS olajšal vpogled v druge informacijske sisteme ali podatkovne zbirke EU (schengenski informacijski sistem (SIS), vizumski informacijski sistem (VIS), sistem vstopa/izstopa (SVI) ali Eurodac) ali informacije v osnovnih nacionalnih sistemih, povezane z zadetki, ki se sprožijo med avtomatizirano obdelavo prošenj. Informacijski sistem ETIAS bi bilo treba razviti tako, da bi nacionalnim enotam ETIAS pri ročnem ocenjevanju prošenj v skladu s členom 26 ali členom 28 Uredbe (EU) 2018/1240 omogočal avtomatično ustvarjanje datotek, ki bi bile na voljo za pridobivanje podatkov. Treba je opredeliti tiste funkcije in podatkovne elemente, ki bi jih bilo treba avtomatično pripraviti kot del datotek glede na zadetek, sprožen med avtomatično obdelavo vlog. Poleg tega mora imeti programska oprema posebne funkcije, ki omogočajo pridobivanje podatkov v okviru nacionalnih pritožbenih postopkov in nalaganje rezultatov ocen tveganja ter evidentiranje podatkov v zvezi z nacionalnimi pritožbenimi postopki. Posebne funkcije programske opreme za nalaganje rezultatov ocen tveganja ne bi smele omogočati nalaganja utemeljitve odločitve o izdaji ali zavrnitvi potovalne odobritve.

(15) Agencija eu-LISA bi morala državam članicam dodeliti pooblastila, ki bi jim omogočala, da ustrezno pooblaščenemu osebju centralnih točk dostopa ter mejnim organom in organom, pristojnim za priseljevanje, dodelijo eno ali več vlog ali profilov delovnih mest uporabnikov.

(16) Glede na obstoječo obveznost iz Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta (3), bi morali Evropska agencija za mejno in obalno stražo, ki deluje kot upravljavec podatkov v skladu s točko (8) člena 3 navedene uredbe, in agencija eu-LISA, ki deluje kot upravljavec v zvezi z upravljanjem informacijske varnosti centralnega sistema ETIAS, oceniti učinek predvidenih postopkov obdelave na varstvo osebnih podatkov v skladu s členom 39 Uredbe (EU) 2018/1725.

(17) V skladu s členoma 1 in 2 Protokola št. 22 o stališču Danske, ki je priložen Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o delovanju Evropske unije, Danska ni sodelovala pri sprejetju Uredbe (EU) 2018/1240, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja. Ker pa Uredba (EU) 2018/1240 nadgrajuje schengenski pravni red, je Danska v skladu s členom 4 navedenega protokola 21. decembra 2018 uradno sporočila svojo odločitev o prenosu Uredbe (EU) 2018/1240 v svoje nacionalno pravo.

(18) Ta sklep predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda, pri katerem Irska ne sodeluje, in ne spada v področje uporabe Sklepa Sveta 2002/192/ES (4); Irska ne sodeluje pri sprejetju tega sklepa, ki zato zanjo ni zavezujoč in se v njej ne uporablja.

(19) Ta sklep za Islandijo in Norveško predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško o pridružitvi obeh k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (5), ki spadajo na področje iz točke A člena 1 Sklepa Sveta 1999/437/ES (6).

(20) Ta sklep za Švico predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (7), ki spadajo na področje iz točke A člena 1 Sklepa Sveta 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2008/146/ES (8).

(21) Ta sklep za Lihtenštajn predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Protokola med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn o pristopu Kneževine Lihtenštajn k Sporazumu med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (9), ki spadajo na področje iz točke A člena 1 Sklepa Sveta 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2011/350/EU (10).

(22) Ta sklep za Ciper, Bolgarijo in Romunijo ter Hrvaško predstavlja akt, ki temelji na schengenskem pravnem redu oziroma je z njim kako drugače povezan v smislu člena 3(1) Akta o pristopu iz leta 2003, člena 4(1) Akta o pristopu iz leta 2005 oziroma člena 4(1) Akta o pristopu iz leta 2011.

(23) V skladu s členom 42(1) Uredbe (EU) 2018/1725 je bilo opravljeno posvetovanje z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, ki je svoje mnenje podal 22. januarja 2021.

(24) Ukrepi iz tega sklepa so v skladu z mnenjem Odbora za pametne meje (ETIAS) –

SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:

POGLAVJE I

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 1 Predmet urejanja Ta sklep določa ukrepe za uporabo Uredbe (EU) 2018/1240, kar zadeva: 1. dostop do podatkov v skladu s členi 22 do 29, členi 33 do 44 in členi 47 do 53 navedene uredbe; 2. spremembo, izbris in predčasni izbris podatkov v skladu s členom 55 navedene uredbe.

Člen 2 Opredelitve pojmov V tem sklepu se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov: (a) „vloga“ pomeni sklop dovoljenj, povezanih z določenim namenom obdelave podatkov v Evropskem sistemu za potovalne informacije in odobritve (ETIAS); (b) „profil delovnega mesta“ pomeni eno ali več delovnih funkcij, ki zajemajo eno ali več vlog; (c) „uporabnik“ pomeni ustrezno pooblaščenega člana osebja centralne enote ETIAS, nacionalne enote ETIAS, Europola ali centralne točke dostopa ter mejne organe ali organe, pristojne za priseljevanje, s pooblastili za dostop, ki so mu bili dodeljeni za eno ali več vlog ali profilov delovnih mest; (d) „dovoljenje“ pomeni pravico do izvedbe postopka obdelave podatkov.

POGLAVJE II

DOLOČBE O PROGRAMSKI OPREMI

Člen 3 Avtentikacijska shema in upravljanje dostopa 1. Uporabniki iz centralne enote ETIAS, nacionalnih enot ETIAS in Europola do podatkov, shranjenih v centralnem sistemu ETIAS, dostopajo s programsko opremo iz točke (m) člena 6(2) Uredbe (EU) 2018/1240 (v nadaljnjem besedilu: programska oprema), z izjemo vnosov v nadzorni seznam, do katerih se dostopa v skladu z Izvedbenim sklepom Komisije, v katerem so določeni ukrepi za uporabo Uredbe (EU) 2018/1240 Evropskega parlamenta in Sveta, kar zadeva tehnične specifikacije nadzornega seznama ETIAS in orodja za oceno učinka (11). 2. Agencija eu-LISA pri razvoju programske opreme: (a) vzpostavi avtentikacijsko shemo za prijavo v programsko opremo; (b) centralni enoti ETIAS, nacionalnim enotam ETIAS in Europolu da na voljo standardna dovoljenja, vloge in profile delovnih mest. 3. S programsko opremo se centralni enoti ETIAS, nacionalnim enotam ETIAS in Europolu zagotovijo tehnična sredstva: (a) za ustvarjanje novih vlog ter spreminjanje ali brisanje obstoječih vlog; (b) za vzpostavljanje pooblastil za dostop, ki uporabnikom omogočajo izvajanje postopkov obdelave podatkov v skladu z dodeljenimi vlogami; (c) za urejanje dodeljevanja standardnih vlog uporabnikom in njihovega upravljanja znotraj njihovih organizacij. 4. Vloge, ki jih ustvarijo ali spremenijo centralna enota ETIAS, nacionalne enote ETIAS in Europol, so vidne samo centralni enoti ETIAS, nacionalni enoti ETIAS oziroma Europolu. 5. Programska oprema prepreči dodeljevanje nezdružljivih vlog uporabnikom. Uporabnikom z več profili delovnih mest zagotovi, da lahko uporabljajo samo en profil delovnega mesta naenkrat in da lahko prehajajo med različnimi profili delovnih mest, ne da bi se morali odjaviti. 6. Centralna enota ETIAS, nacionalne enote ETIAS in Europol so odgovorni, da s pomočjo programske opreme uporabnikom v svoji organizaciji dodelijo profile delovnih mest. Vsak profil delovnega mesta, vloga ali dovoljenje se lahko dodeli več uporabnikom v isti organizaciji. 7. Uporabniki lahko uporabljajo psevdonime. Ti psevdonimi so sledljivi do uradnih identitet uporabnikov na nacionalni ravni ali v Europolu. 8. Avtentikacijska shema ter standardna dovoljenja, vloge in profili delovnih mest iz odstavka 2 ter preprečevanje dodelitve nezdružljivih vlog iz odstavka 4 tega člena so del tehničnih specifikacij iz člena 73(3) Uredbe (EU) 2018/1240.

Člen 4 Splošne funkcije programske opreme 1. Programska oprema ima vsaj naslednje funkcije, ki uporabnikom zagotavljajo podporo pri dostopu do podatkov, njihovem spreminjanju in brisanju: (a) možnost uporabe vnaprej določenega niza filtrov za prilagoditev prikaza podatkov za vsak profil delovnega mesta, prijavljen v programsko opremo; (b) avtomatično shranjevanje podatkov, dodanih dosjeju prosilca, ali osnutkov sprememb podatkov v dosjeju prosilca, kadar je to ustrezno, in odjava uporabnika po vnaprej določenem obdobju nedejavnosti; (c) možnost blokiranja dostopa drugega uporabnika do zadetka za omejeno časovno obdobje, vključno z označevanjem takih blokiranih zadetkov, ki je vidno drugim uporabnikom; (d) možnost, da se pri prošnji, ki jo obravnavajo centralna enota ETIAS ali nacionalne enote ETIAS, shrani napredek znotraj njene obravnave; (e) možnost, da centralna enota ETIAS ali nacionalne enote ETIAS kadar koli označijo in evidentirajo morebitno netočnost podatkov ali njihovo obdelavo, ki je v nasprotju z Uredbo (EU) 2018/1240; (f) omogočanje komunikacije in izmenjave informacij med uporabniki iz centralne enote ETIAS, nacionalnih enot ETIAS in Europola; (g) avtomatično brisanje začasnih zaznamkov iz točke (f) člena 5(1) tega sklepa, ko centralna enota ETIAS in nacionalne enote ETIAS zaključijo ročno obdelavo; (h) preprečevanje, da bi bili začasni zaznamki iz točke (f) člena 5(1) tega sklepa vidni uporabnikom, ki niso uporabniki iste enote ali Europola; (i) omogočanje centralni enoti ETIAS, da obdeluje zaprosila Europola iz točke (m) člena 5(1) tega sklepa; (j) možnost lažjega pridobivanja podatkov, kadar podatke želijo pridobiti posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, vključno s predlogami za odgovor posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki po potrebi vsebujejo pregled sprememb podatkov, izbor osebnih podatkov ali utemeljitve iz člena 64(3) in (4) Uredbe (EU) 2018/1240; (k) funkcijo, ki uporabnikom omogoča, da imetnika potovalne odobritve uradno obvestijo, da je bila izdana spremenjena potovalna odobritev, kadar se potovalna odobritev spremeni na podlagi zahteve imetnika odobritve v skladu s členom 64 Uredbe (EU) 2018/1240. 2. Agencija eu-LISA opiše podrobnosti splošnih funkcij programske opreme v tehničnih specifikacijah iz člena 73(3) Uredbe (EU) 2018/1240.

Člen 5 Posebne funkcije programske opreme 1. Programska oprema ima vsaj naslednje posebne funkcije, ki uporabnikom zagotavljajo podporo pri dostopu do podatkov v skladu s poglavji III, IV in VI Uredbe (EU) 2018/1240: (a) funkcijo prikaza dosjejev prosilcev na podlagi časa, ki preostane do naslednjega koraka v ročni obdelavi, kot privzeti prikaz, in drugih filtrov, ki so pri prikazu dosjejev prosilcev na voljo za prilagoditev prikaza glede na uporabnika: (i) čas vnosa v fazi ročne obdelave; (ii) vsa potrebna zaprosila za posvetovanja in preostali čas do izteka roka za pripravo mnenj (s privzeto nastavitvijo glede na rok, pri čemer se najprej prikažejo zaprosila za posvetovanja, pri katerih se bo rok najhitreje iztekel); (iii) naslednji korak pri ročni obdelavi, ki ga opravi nacionalna enota ETIAS, ki je bila zaprošena za posvetovanje ali odgovorna za prošnjo; (iv) vrsta zadetka ali vprašanja o ozadju, ki sproži ročno obdelavo; (v) vrsta prošnje (tj. iz humanitarnih razlogov ali zaradi mednarodnih obveznosti ali običajna); (vi) prošnje, ki so označene, da se jim nameni posebna pozornost ali da se vzamejo v ad hoc obravnavo; (vii) v primeru nacionalne enote ETIAS pristojne države članice vrsta mnenja, ki ga predložijo nacionalne enote ETIAS ali Europol, s katerimi je bilo opravljeno posvetovanje, vključno s tem, ali je bilo prejeto v roku ali ne; (b) funkcijo izračuna in jasnega prikaza preostalega časa ter opozoril o rokih za ročno obdelavo prošenj, tudi kadar se opravi posvetovanje z nacionalnimi enotami ETIAS ali Europolom; (c) funkcijo, ki centralni enoti ETIAS, nacionalnim enotam ETIAS in Europolu zagotavlja upravljanje nadzorne plošče, ki omogoča pregled stanja postopkov, povezanih z ročno obdelavo; (d) funkcijo, ki omogoča označevanje prošnje, ki se ji nameni posebna pozornost ali se vzamejo v ad hoc obravnavo; (e) funkcijo, ki omogoča zaprosilo za uradno obvestilo o odločitvi, ki jo je sprejela nacionalna enota ETIAS pristojne države članice v zvezi s prošnjo, o kateri je bilo opravljeno posvetovanje z nacionalno enoto ETIAS; (f) funkcijo, ki centralni enoti ETIAS in nacionalnim enotam ETIAS omogoča dodajanje ali brisanje začasnih zaznamkov v dosjeju prosilca; (g) funkcije, ki nacionalnim enotam ETIAS zagotovijo podporo pri ročni obdelavi prošenj v skladu s členoma 26 in 28 Uredbe (EU) 2018/1240: (i) v primeru zadetkov iz člena 26(3) Uredbe (EU) 2018/1240 funkcijo, ki avtomatično pripravi datoteko, v kateri so pridobljeni naslednji podatki iz dosjeja prosilca: „priimek“, „ime oziroma imena“, „priimek ob rojstvu“, „datum rojstva“, „kraj rojstva“, „sedanje državljanstvo“, „država rojstva“, „vrsta, številka in država izdaje potne listine“, ki omogočajo pridobitev evidence, dosjeja ali razpisa ukrepa, ki je sprožil zadetek v informacijskih sistemih EU, v katerih je bila opravljena poizvedba, in kadar so dodatne informacije, povezane z zadetkom v informacijskem sistemu EU iz navedenega člena, shranjene v nacionalnem sistemu ali podatkovni zbirki, da se opravi posvetovanje v okviru tega nacionalnega sistema ali podatkovne zbirke in zagotovi podpora oceni tveganja, opredeljenega v navedenem odstavku; (ii) v primeru zadetkov iz člena 26(4) Uredbe (EU) 2018/1240 funkcija, ki avtomatično pripravi datoteko, v kateri so pridobljeni naslednji podatki iz dosjeja prosilca: odgovori prosilca v skladu s členom 17(4) in (6) navedene uredbe, „priimek“, „ime oziroma imena“, „priimek ob rojstvu“, „datum rojstva“, „kraj rojstva“, „sedanje državljanstvo“, „država rojstva“, „vrsta, številka in država izdaje potne listine“, ki omogočajo pridobitev informacij, povezanih z zadetkom, iz ustreznih nacionalnih sistemov ali podatkovnih zbirk, in zagotavljajo podporo oceni tveganja, opredeljenega v navedenem odstavku; (iii) v primeru zadetkov iz člena 26(5) Uredbe (EU) 2018/1240 funkcija, ki avtomatično pripravi datoteko, v kateri so pridobljeni naslednji podatki iz dosjeja prosilca: „priimek“, „ime oziroma imena“, „priimek ob rojstvu“, „datum rojstva“, „kraj rojstva“, „sedanje državljanstvo“, „država rojstva“, „vrsta, številka in država izdaje potne listine“ in „nacionalni identifikator“ vnosa v nadzornem seznamu, ki omogočajo pridobitev informacij, povezanih z zadetkom, iz ustreznih nacionalnih sistemov ali podatkovnih zbirk, in zagotavljajo podporo oceni tveganja, opredeljenega v navedenem odstavku; (iv) v primeru zadetkov iz člena 26(6) Uredbe (EU) 2018/1240 funkcijo, ki avtomatično pripravi datoteko, v kateri so pridobljeni naslednji podatki iz dosjeja prosilca: „priimek“, „ime oziroma imena“, „priimek ob rojstvu“, „datum rojstva“, „kraj rojstva“, „sedanje državljanstvo“, „država rojstva“ in „vrsta, številka in država izdaje potne listine“, ki omogočajo pridobitev informacij, povezanih z zadetkom, iz ustreznih nacionalnih sistemov ali podatkovnih zbirk in zagotavljajo podporo oceni tveganja, opredeljenega v navedenem odstavku; (v) funkcijo, ki uporabnikom iz nacionalnih enot ETIAS omogoča nalaganje rezultatov ocene tveganja iz drugega pododstavka člena 26(7) Uredbe (EU) 2018/1240; (h) funkcijo, ki omogoča pridobivanje ustreznih podatkov, potrebnih za nacionalne pritožbene postopke, če so bili taki postopki uvedeni, v centralnem sistemu ETIAS pa evidentira, da je bil uveden pritožbeni postopek, skupaj z ustreznimi nacionalnimi referenčnimi številkami pritožb in izidom tega postopka; (i) funkcijo, ki omogoča pridobivanje dodatnih informacij ali dokumentacije iz člena 27(2) in (8) Uredbe (EU) 2018/1240 ter nalaganje in shranjevanje prevodov te dokumentacije v dosje prosilca; (j) funkcijo, ki omogoča nadaljnje ukrepanje glede na izid nacionalnih pritožb v skladu s členom 37(3), členom 40(3) in členom 41(7) Uredbe (EU) 2018/1240, vključno s spremembo ali izbrisom podatkov v centralnem sistemu ETIAS, ali po potrebi izdajo nove potovalne odobritve; (k) funkcijo, s katero se določenim uporabnikom v isti nacionalni enoti ETIAS ali centralni enoti ETIAS dodelijo dosjeji prosilcev ali pa se tem uporabnikom omeji oziroma omogoči vpogled v te dosjeje, da se omogoči usklajevanje med uporabniki; (l) funkcijo, ki Europolu omogoča, da pridobi podatke, ki mu jih je poslala centralna enota ETIAS, kot je navedeno v členu 29(2) Uredbe (EU) 2018/1240; (m) funkcijo, ki centralni enoti ETIAS omogoča dostop do centralnega sistema ETIAS z namenom obdelave zaprosil Europola za vpogled v podatke, shranjene v centralnem sistemu ETIAS, ne da bi bili pri tem vidni iskalni parametri iz zaprosila Europola ali rezultati iskanja, in ki omogoča uradno obveščanje Europola o prenosu podatkov v skladu s členom 53 Uredbe (EU) 2018/1240; (n) funkcijo, ki Europolu omogoča, da pridobi datoteko s podatki na podlagi zaprosila za posvetovanje iz točke (m); (o) funkcijo za dodeljevanje zaprosil za posvetovanje določenim uporabnikom v Europolu; (p) funkcijo, ki uporabnikom iz centralne enote ETIAS ali nacionalnih enot ETIAS omogoča sočasno obravnavo različnih zadetkov v okviru istega dosjeja prosilca in usklajevanje z namenom konsolidacije mnenja v primerih, če zadevna enota obravnava več kot en zadetek v okviru enega dosjeja prosilca; (q) funkcijo, ki zagotavlja, da lahko samo en uporabnik v centralni enoti ETIAS ali nacionalni enoti ETIAS hkrati obravnava isti zadetek v dosjeju prosilca; (r) funkcijo, ki omogoča ročno pridobitev izdane potovalne odobritve za namene razveljavitve in preklica. 2. Funkcija iz točke (q) uporabnikom omogoča, da vidijo zadetke, ki jih v danem trenutku ni mogoče obravnavati. Uporabniki z ustreznimi pooblastili za dostop imajo ves čas možnost vpogleda v vsebino zadetka. 3. Agencija eu-LISA opiše podrobnosti posebnih funkcij programske opreme iz odstavka 1, obliko podatkov v pridobljenih datotekah iz točk (g), (l), (m) in (n) odstavka 1 tega člena ter tehnični pristop za vodenje evidenc o vseh postopkih obdelave podatkov iz člena 26(7) Uredbe (EU) 2018/1240 v tehničnih specifikacijah iz člena 73(3) navedene uredbe.

POGLAVJE III

DOSTOP, SPREMEMBE, IZBRIS IN PREDČASNI IZBRIS

Člen 6 Dostop, sprememba, izbris in predčasni izbris za namene člena 55 Uredbe (EU) 2018/1240 1. Programska oprema za namene člena 55 Uredbe (EU) 2018/1240 centralni enoti ETIAS ali nacionalnim enotam ETIAS omogoča iskanje podatkov, shranjenih v centralnem sistemu ETIAS. Na voljo so naslednja iskalna polja: (a) priimek; (b) ime oziroma imena; (c) vrsta in številka potne listine ter tričrkovna oznaka države izdajateljice potne listine; (d) številka prošnje; (e) državljanstvo oziroma državljanstva; (f) datum rojstva; (g) spol; (h) časovno obdobje. 2. Da se olajša pridobitev dosjeja prosilca, programska oprema uporabnikom omogoča iskanje na podlagi predložitve podatkov, ki ustrezajo iskalnim poljem iz točke (c) ali (d) odstavka 1 tega člena. 3. Če podatki iz točk (c) ali (d) odstavka 1 niso na voljo, programska oprema uporabnikom omogoča iskanje na podlagi predložitve podatkov, ki ustrezajo iskalnim poljem iz točk (a), (b), (e), (f), (g) in (h) odstavka 1. Programska oprema uporabnikom omogoča iskanje, kadar podatki, ki ustrezajo enemu od iskalnih polj (b), (e) ali (g), niso na voljo. Predložitev podatkov, ki ustrezajo iskalnemu polju (h), je neobvezna. 4. Za iskanja, opravljena v skladu z odstavkom 2, veljajo naslednja pravila: (a) po iskalnih poljih iz točk (c) in (d) odstavka 1 se išče v natančnem načinu; (b) po vseh drugih iskalnih poljih iz odstavka 1 se išče v nenatančnem načinu. 5. Dosje prosilca se prikaže skupaj z vsemi povezanimi dosjeji prosilcev ter v skladu z dovoljenji in vlogami, določenimi za uporabnike. 6. Za namene izbrisa dosjejev prosilcev v skladu s členom 55(5) Uredbe (EU) 2018/1240 funkcija programske opreme uporabnikom nacionalnih enot ETIAS omogoča, da sočasno opravijo iskanja in pridobijo več dosjejev prosilcev. Programska oprema organom iz člena 55(5) navedene uredbe omogoča, da dajo nacionalnim enotam ETIAS na voljo strukturirane informacije, ki vsebujejo iskalna polja iz odstavka 1 tega člena. Za ta iskanja se smiselno uporabljata odstavka 2 in 3 tega člena. 7. Preden se v centralnem sistemu ETIAS evidentirajo kakršne koli spremembe v skladu s členom 55 Uredbe (EU) 2018/1240, programska oprema od uporabnika zahteva, da spremembo ali izbris potrdi z vnosom svojih uporabniških poverilnic.

POGLAVJE IV

DOSTOP DO PODATKOV ZA NAMENE KAZENSKEGA PREGONA

Člen 7 Dostop Europola do podatkov 1. Zaprosila Europola za dostop v skladu s členom 53 Uredbe (EU) 2018/1240 se predložijo prek programske opreme. 2. Europol izpolni obrazec s podatki iz člena 52(2) in (3) Uredbe (EU) 2018/1240 v skladu s členom 53 navedene uredbe. Europol natančno opredeli, po katerih podatkih, če sploh, se lahko išče v nenatančnem načinu. 3. Specializirana enota Europola, odgovorna za predhodno preverjanje zaprosil iz člena 53(3) Uredbe (EU) 2018/1240, v zaprosilo vključi oceno, ali zaprosilo izpolnjuje vse pogoje iz odstavka 2 navedenega člena. Če ta ocena ni vključena, je tehnično nemogoče zaprosilo predložiti centralni enoti ETIAS. 4. Centralni sistem ETIAS avtomatično prepreči dostop do podatkov iz točke (h) člena 17(2) Uredbe (EU) 2018/1240. Centralni sistem ETIAS poleg tega avtomatično prepreči dostop do podatkov iz točke (i), člena 17(2) in točk (a), (b) in (c) člena 17(4) Uredbe (EU) 2018/1240, če specializirana enota Europola ni navedla, da so bile ustrezne utemeljitve, zahtevane v skladu s členom 53(1) navedene uredbe, predložene in preverjene. Specializirana enota Europola v zaprosilu navede, da so bila opravljena potrebna preverjanja.

Člen 8 Dostop centralnih točk dostopa do podatkov 1. Centralne točke dostopa iščejo v centralnem sistemu ETIAS s podatki iz člena 52(2) in (3) Uredbe (EU) 2018/1240 prek evropskega iskalnega portala, vzpostavljenega v skladu s členom 6 Uredbe (EU) 2019/817. Podatki iz člena 52(2) in (3) Uredbe (EU) 2018/1240 se lahko iščejo v nenatančnem načinu. 2. Dokler evropski iskalni portal ni operativen in ga centralne točke dostopa ne morejo uporabljati, se iskanja izvajajo neposredno prek centralnega sistema ETIAS. 3. Če zaprosilo predloži operativna enota imenovanih organov, centralna točka dostopa preveri in potrdi, da so izpolnjeni pogoji iz člena 52(1) Uredbe (EU) 2018/1240. 4. Centralna točka dostopa v skladu s členom 51 navedene uredbe po potrebi preveri in potrdi, ali je dostop do podatkov iz točke (i) člena 17(2) in točk (a), (b) in (c) člena 17(4) Uredbe (EU) 2018/1240 utemeljen. 5. Kadar do centralnega sistema ETIAS dostopa centralna točka dostopa, centralni sistem ETIAS avtomatično prepreči dostop do podatkov iz točke (h) člena 17(2) Uredbe (EU) 2018/1240. Centralni sistem ETIAS pridobi podatke iz točke (i) člena 17(2) in točk (a), (b) in (c) člena 17(4) Uredbe (EU) 2018/1240 le, če centralna točka dostopa potrdi, da je dostop do teh podatkov utemeljen v skladu z odstavkom 4 tega člena. V izjemnih primerih lahko centralne točke dostopa z odstopanjem od odstavka 3 tega člena, navedejo, da se zaprosilo nanaša na nujni primer, in lahko nemudoma obdelajo zaprosilo operativne enote imenovanih organov. Preverjanja in potrjevanja iz odstavkov 3 in 4 tega člena se izvedejo naknadno v skladu s členom 51(4) Uredbe (EU) 2018/1240.

POGLAVJE V

DOSTOP MEJNIH ORGANOV IN ORGANOV, PRISTOJNIH ZA PRISELJEVANJE, DO PODATKOV ZA NAMENE PREVERJANJA

Člen 9 Dostop mejnih organov na zunanjih mejah do podatkov 1. Mejni organi imajo dostop do centralnega sistema ETIAS za namene vpogleda v podatke, potrebne za opravljanje njihovih dolžnosti. Mejni organi imajo dostop do iskanja v centralnem sistemu ETIAS z naslednjimi podatki s strojno berljivega dela potne listine: (a) priimkom; imenom oziroma imeni; (b) datumom rojstva; spolom; državljanstvom oziroma državljanstvi; (c) vrsto in številko potne listine ter tričrkovno oznako države izdajateljice potne listine; (d) datumom izteka veljavnosti potne listine. Za začetek iskanja se uporabijo vsi podatki iz drugega pododstavka. Po podatkih iz točke (a) se lahko išče v nenatančnem načinu, po drugih podatkih pa v natančnem načinu. 2. Iskanja, opravljena na podlagi podatkov iz odstavka 1 tega člena, vrnejo podatke iz točk (a) do (d) člena 47(2) Uredbe (EU) 2018/1240. 3. V skladu s členom 47(4) Uredbe (EU) 2018/1240 lahko mejni organi dostopajo do centralnega sistema ETIAS za vpogled v dodatne informacije, dodane v dosje prosilca v skladu s točko (e) člena 39(1) ali točko (f) člena 44(6) navedene uredbe. V ta namen imajo mejni organi prek evropskega iskalnega portala dostop do iskanja v centralnem sistemu ETIAS z uporabo podatkov iz drugega pododstavka odstavka 1 tega člena. Dokler evropski iskalni portal ni operativen in ga mejni organi ne morejo uporabljati, se ta iskanja izvajajo neposredno v centralnem sistemu ETIAS. 4. Iskanja, opravljena v skladu z odstavkom 3 tega člena, vrnejo podatke iz točke (e) člena 39(1) ali točke (f) člena 44(6) Uredbe (EU) 2018/1240.

Člen 10 Dostop organov, pristojnih za priseljevanje, do podatkov 1. Organi, pristojni za priseljevanje, imajo prek evropskega iskalnega portala dostop do iskanja v centralnem sistemu ETIAS za namene preverjanja, ali so izpolnjeni pogoji za vstop na ozemlje držav članic ali za bivanje na njem, in za sprejetje ustreznih ukrepov v zvezi s tem. V skladu s členom 49(1) Uredbe (EU) 2018/1240 imajo organi, pristojni za priseljevanje, dostop do iskanja v centralnem sistemu ETIAS na podlagi podatkov iz točk (a) do (e) člena 17(2) navedene uredbe. Uporablja se lahko kakršna koli kombinacija podatkov iz točk (a) do (e) člena 17(2) Uredbe (EU) 2018/1240, če se uporabljajo podatki iz točke (a) člena 17(2) navedene uredbe. Ta iskanja se lahko izvajajo v nenatančnem načinu. Dokler evropski iskalni portal ni operativen in ga organi, pristojni za priseljevanje, ne morejo uporabljati, se ta iskanja izvajajo neposredno v centralnem sistemu ETIAS. 2. Iskanja, opravljena v skladu z odstavkom 1 tega člena, vrnejo podatke iz člena 49(3) Uredbe (EU) 2018/1240. 3. Organi, pristojni za priseljevanje, imajo dostop do centralnega sistema ETIAS tudi za namene vračanja pod pogoji iz člena 65(3) Uredbe (EU) 2018/1240. Organi, pristojni za priseljevanje, imajo dostop do iskanja v centralnem sistemu ETIAS s podatki iz odstavka 1 tega člena. Uporablja se lahko kakršna koli kombinacija podatkov iz odstavka 1 tega člena, če se uporabljajo podatki iz točke (a) člena 17(2) Uredbe (EU) 2018/1240. 4. Iskanja, opravljena v skladu z odstavkoma 1 in 3 tega člena, vrnejo podatke iz tretjega pododstavka člena 65(3) Uredbe (EU) 2018/1240. Podatki iz točke (k) člena 17(2) navedene uredbe se vrnejo le, če je bil pri iskanju uporabljen „datum rojstva“.

Člen 11 Začetek veljavnosti Ta sklep začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju, 21. junija 2021 Za Komisijo predsednica Ursula VON DER LEYEN

(1) UL L 236, 19.9.2018, str. 1.

(2) Uredba (EU) 2019/817 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. maja 2019 o vzpostavitvi okvira za interoperabilnost informacijskih sistemov EU na področju meja in vizumov ter spremembi uredb (ES) št. 767/2008, (EU) 2016/399, (EU) 2017/2226, (EU) 2018/1240, (EU) 2018/1726 in (EU) 2018/1861 Evropskega parlamenta in Sveta ter Odločbe Sveta 2004/512/ES in Sklepa Sveta 2008/633/PNZ (UL L 135, 22.5.2019, str. 27).

(3) Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).

(4) Sklep Sveta 2002/192/ES z dne 28. februarja 2002 o prošnji Irske, da sodeluje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda (UL L 64, 7.3.2002, str. 20).

(5) UL L 176, 10.7.1999, str. 36.

(6) Sklep Sveta 1999/437/ES z dne 17. maja 1999 o nekaterih izvedbenih predpisih za uporabo Sporazuma, sklenjenega med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško, v zvezi s pridružitvijo teh dveh držav k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (UL L 176, 10.7.1999, str. 31).

(7) UL L 53, 27.2.2008, str. 52.

(8) Sklep Sveta 2008/146/ES z dne 28. januarja 2008 o sklenitvi Sporazuma med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda v imenu Evropske skupnosti (UL L 53, 27.2.2008, str. 1).

(9) UL L 160, 18.6.2011, str. 21.

(10) Sklep Sveta 2011/350/EU z dne 7. marca 2011 o sklenitvi Protokola med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn o pristopu Kneževine Lihtenštajn k Sporazumu med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda, v zvezi z odpravo kontrol na notranjih mejah in prostim gibanjem oseb, v imenu Evropske unije (UL L 160, 18.6.2011, str. 19).

(11) C(2021) 4123.