SL Uradni list Evropske unije L 362/1

DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 1268/2012

z dne 29. oktobra 2012

o pravilih uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

Ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (1), zlasti členov 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 in 209 Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (2), je bila bistveno spremenjena in nadomeščena z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba). Zato bi bilo treba Uredbo Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 z dne 23. decembra 2002 o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (3), uskladiti s finančno uredbo. Zaradi jasnosti bi bilo treba Uredbo (ES, Euratom) št. 2342/2002 nadomestiti.

(2) V skladu s členom 290 Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: PDEU) lahko zakonodajni akt na Komisijo prenese pooblastilo za sprejemanje nezakonodajnih aktov, ki dopolnjujejo ali spreminjajo nekatere nebistvene elemente zakonodajnega akta. Zato so bile nekatere določbe iz Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 vključene v finančno uredbo. Navedenih določb zato ne bi smeli vključiti v to uredbo.

(3) Med pripravljalnim delom je Komisija opravila ustrezna posvetovanja, tudi s strokovnjaki, ter zagotovila hkratno, pravočasno in ustrezno posredovanje ustreznih dokumentov Evropskemu parlamentu in Svetu.

(4) Glede proračunskih načel, zlasti načela enotnosti, zaradi poenostavitve pravil, ki urejajo ustvarjanje in izterjavo obresti iz predhodnega financiranja, predvsem pa opustitev obveznosti za prejemnike nepovratnih sredstev, da ustvarjajo takšne obresti, zastarajo določbe o področju uporabe in pogojih za izterjavo obresti. Kadar takšna obveznost še vedno velja za subjekte, ki so jim poverjene naloge izvrševanja proračuna, bi bilo treba v sporazume o prenosu pooblastil s temi subjekti vključiti tudi pravila, ki urejajo prepoznavanje, uporabo in obračunavanje ustvarjenih obresti. V primerih ko obresti iz predhodnega financiranja pripadajo Uniji na podlagi teh sporazumov, bi bilo treba te obresti vplačati v proračun kot namenske prejemke.

(5) Pri načelu enoletnosti je pomembno pojasniti pomen letnih odobritev in pripravljalne faze v postopku prevzemanja obveznosti, ki lahko, če se konča do 31. decembra, dopušča prenos odobritev za prevzem obveznosti.

(6) Glede načela obračunske enote bi bilo treba določiti devizne tečaje, ki se uporabljajo za preračun med eurom in drugimi valutami za potrebe upravljanja denarnih tokov in za potrebe računovodstva. Poleg tega bi bilo treba še dodatno okrepiti preglednost pri obračunavanju rezultatov takšnih preračunov valut. Po uvedbi eura bi bilo treba odpraviti obveznost Komisije, da državam članicam zagotavlja informacije o gotovinskih prenosih med različnimi valutami.

(7) Glede odstopanj od načela univerzalnosti bi bilo treba določiti proračunsko obravnavo namenskih prejemkov, zlasti prispevkov držav članic ali tretjih držav za nekatere programe Unije, ter omejitve pri neto izravnavi odhodkov in prihodkov. Zlasti bi bilo treba zaradi pravne varnosti, ob upoštevanju veljavne prakse, pojasniti, da bi morali namenski prejemki na splošno samodejno ustvariti odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil, kakor hitro institucija prejme prejemke. Navesti bi bilo treba primere, ko je namenske prejemke izjemoma mogoče dati na voljo, še preden je institucija dejansko prejela te prejemke.

(8) Glede načela specifikacije bi bilo treba natančno opredeliti način izračunavanja deleža odobritev, ki jih smejo institucije prenesti glede na stopnjo svoje neodvisnosti. Evropskemu parlamentu in Svetu bi bilo treba zagotoviti vse informacije v natančni obrazložitvi posameznega zahtevka za prenos, ki ga jima je treba predložiti.

(9) V zvezi z dobrim finančnim poslovodenjem bi bilo treba določiti cilje predhodnega, vmesnega in naknadnega ocenjevanja programov in dejavnosti, minimalno pogostost takih ocenjevanj in informacije, ki bi jih bilo treba navesti v oceni finančnih posledic zakonodajnega predloga.

(10) V zvezi z načelom preglednosti pa objava poimenskih podatkov, povezanih z zadevnimi prejemniki, in točnih zneskov, ki so jih prejeli, povečuje preglednost glede porabe zadevnih sredstev. Dostopnost teh podatkov javnosti krepi javni nadzor nad porabo denarja in prispeva k najboljši porabi javnih sredstev. Kadar so prejemniki fizične osebe, za takšno objavo veljajo pravila o varstvu osebnih podatkov. Osebne podatke bi bilo treba objaviti le, če je to potrebno in sorazmerno glede na legitimni cilj.

(11) Informacije o porabi sredstev Unije bi bilo treba objaviti na spletni strani institucije in bi morale vključevati vsaj ime, lokacijo, znesek in namen sredstev. Pri teh informacijah bi bilo treba prav tako upoštevati merila iz člena 35(3) finančne uredbe, predvsem vrsto in pomen dodelitve.

(12) Za nagrade, nepovratna sredstva in naročila, oddana po odprtju javnega postopka za konkurente, bi bilo treba objaviti ime in lokacijo prejemnikov sredstev Unije, kot že velja predvsem za natečaje, razpise za zbiranje predlogov in razpise za zbiranje ponudb, ob upoštevanju načel PDEU, zlasti načel preglednosti, sorazmernosti, enakega obravnavanja in nediskriminacije. Takšna objava naj bi krepila nadzor, ki ga imajo zavrnjeni vložniki nad postopki javnih natečajev.

(13) Osebni podatki fizičnih oseb ne bi smeli biti objavljeni dlje od obdobja, v katerem prejemnik porablja prejeta sredstva, zato bi jih bilo treba po dveh letih odstraniti. To bi moralo veljati tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.

(14) V večini primerov, ki jih zajema ta uredba, se objava nanaša na pravne osebe.

(15) Kadar gre za fizične osebe, bi morala biti takšna objava predvidena le ob upoštevanju načela sorazmernosti med pomenom dodeljenega zneska in potrebo po nadzoru najustreznejše porabe sredstev. Za fizične osebe je objava regije na ravni NUTS 2 skladna s ciljem objave prejemnikov, zagotavlja enako obravnavanje med državami članicami različnih velikosti ter spoštuje pravico prejemnikov do zasebnega življenja in zlasti varstva osebnih podatkov.

(16) Informacije o štipendijah in drugi neposredni pomoči, plačani fizičnim osebam, ki jo najbolj potrebujejo, bi morale biti še naprej izvzete iz objavljanja.

(17) Da bi bilo mogoče zagotoviti spoštovanje načela enakega obravnavanja med prejemniki, bi bilo treba objavo informacij, povezanih s fizičnimi osebami, zagotoviti tudi v skladu z obveznostjo držav članic, da zagotovijo visoko preglednost naročil, ki presegajo znesek, naveden v Direktivi 2004/18/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 31. marca 2004 o usklajevanju postopkov za oddajo javnih naročil gradenj, blaga in storitev (4).

(18) Ime in lokacija prejemnika ter znesek in namen sredstev se ne bi smeli objaviti, če bi to lahko ogrozilo osebno celovitost prejemnikov, ki je zagotovljena z Listino Evropske unije o temeljnih pravicah, ali bi škodilo zakonitim poslovnim interesom prejemnika.

(19) Proračunska nomenklatura bi morala zagotoviti jasnost in preglednost, ki sta potrebni za proračunski postopek.

(20) Opredeliti bi bilo treba tudi dejanja, ki bi lahko pomenila navzkrižje interesov.

(21) V zvezi s posrednim upravljanjem bi bilo treba določiti okvir takšnega prenosa pooblastil in vsebino sporazumov o prenosu pooblastil. Vsak subjekt ali oseba, ki so mu poverjene naloge izvrševanja proračuna, bi moral jamčiti za raven zaščite finančnih interesov Unije, ki je enakovredna z zahtevano v finančni uredbi. Določiti bi bilo treba pogoje, pod katerimi lahko Komisija sprejme, da so sistemi, pravila in postopki teh subjektov ali oseb enakovredni njenim, za zagotovitev, da pooblaščeni subjekti zagotavljajo dobro finančno poslovodenje sredstev Unije.

(22) Izvršilne agencije, ki ostanejo pod nadzorom Komisije, bi bilo treba priznati kot odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil navedene institucije za izvrševanje proračuna Unije.

(23) V primeru posrednega upravljanja z mednarodnimi organizacijami bi bilo treba opredeliti organizacije, ki so upravičene do tovrstnega upravljanja.

(24) Če so naloge izvrševanja proračuna poverjene javnim organom ali subjektom zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, bi bilo treba določiti pogoje za njihovo imenovanje.

(25) Pri posrednem upravljanju bi bilo treba določiti podrobna pravila za postopke pregleda in potrditve obračunov ter za izključitev odhodkov, ki niso bili izplačani v skladu z veljavnimi pravili, iz financiranja s sredstvi Unije.

(26) Subjekte zasebnega prava, ki opravljajo pripravljalne ali pomožne naloge v imenu Komisije, bi bilo treba izbrati po postopkih za oddajo javnih naročil.

(27) Glede vloge finančnih udeležencev reforma finančnega poslovodenja skupaj z odpravo centraliziranih predhodnih kontrol povečuje odgovornost odredbodajalcev pri vseh postopkih za izvrševanje prihodkov in odhodkov, vključno v smislu sistemov notranje kontrole. Evropski parlament in Svet bi bilo v prihodnje treba obveščati o imenovanju ali razrešitvi odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil. Zato bi bilo treba določiti tudi naloge, odgovornosti in načela postopkov, ki bi jih bilo treba upoštevati. Internalizacija predhodnih kontrol zahteva zlasti jasno razlikovanje med nalogami, ki se nanašajo na začetek dejavnosti pri izvrševanju proračuna, in nalogami, ki se nanašajo na preverjanje takšnih dejavnosti. Poleg tega bi morala vsaka institucija sprejeti kodeks strokovnega ravnanja za zaposlene, ki so odgovorni za predhodno in naknadno preverjanje. Prav tako bi bilo treba zagotoviti, da se prevzete odgovornosti obravnavajo v letnem poročilu za institucijo, ki je med drugim odgovorna za naknadno preverjanje. Treba bi bilo hraniti dokazila o opravljenih dejavnostih. O vseh različnih oblikah postopkov za oddajo javnih naročil s pogajanji bi bilo treba pripraviti posebno poročilo za institucijo ter sporočilo za Evropski parlament in Svet, ker ta naročila pomenijo odstopanje od običajnih postopkov za oddajo javnih naročil.

(28) Uredbo (ES, Euratom) št. 2342/2002 bi bilo treba spremeniti tako, da bo upoštevala dvojno vlogo vodje delegacije kot odredbodajalca na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil za Evropsko službo za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: ESZD) in – v zvezi z operativnimi odobritvami – za Komisijo.

(29) Za pojasnitev odgovornosti bi bilo treba tudi natančno opredeliti naloge in odgovornosti računovodje v zvezi z računovodskimi sistemi, vodenjem zakladništva, vodenjem bančnih računov in dokumenti o prejemnikih plačil. Prav tako bi bilo treba določiti ureditev za razrešitev računovodje.

(30) Določiti bi bilo treba pogoje za uporabo računov izločenih sredstev, to je sistema poslovodenja, ki pomeni izjemo od običajnih proračunskih postopkov, ter naloge in odgovornosti skrbnikov računov izločenih sredstev, pa tudi odredbodajalca in računovodje v zvezi s kontrolo računov izločenih sredstev. Evropski parlament in Svet bi bilo treba seznaniti z vsakim imenovanjem ali razrešitvijo. Zaradi večje učinkovitosti bi se moral v delegacijah vzpostaviti le en račun izločenih sredstev, in sicer za odobritve iz oddelkov proračuna za Komisijo in ESZD skupaj. Izkazalo se je, da bi bilo treba uvesti možnost uporabe plačilnih kartic, povezanih z računi izločenih sredstev, da bi poenostavili plačevanje, zlasti v delegacijah in na predstavništvih Unije, in se izognili tveganjem, povezanim z ravnanjem z gotovino.

(31) Ko so naloge in odgovornosti vsakega finančnega udeleženca opredeljene, ti odgovarjajo za svoja dejanja samo pod pogoji, določenimi v kadrovskih predpisih za uradnike Evropske unije in pogojih za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije. Posebna komisija za finančne nepravilnosti, vzpostavljena na vsaki instituciji, se je izkazala za učinkovit mehanizem za ugotavljanje, ali so se zgodile finančne nepravilnosti, in bi jo bilo treba zato ohraniti. Določiti bi bilo treba postopek, po katerem lahko odredbodajalec zahteva potrditev navodila, za katero meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načelom dobrega finančnega poslovodenja, in je tako oproščen vsake odgovornosti.

(32) Glede prihodkov, razen za poseben primer lastnih sredstev, ki jih zajema Sklep Sveta 2007/436/ES, Euratom z dne 7. junija 2007 o sistemu virov lastnih sredstev Skupnosti (5), bi bilo treba določiti naloge in kontrole, za katere so odgovorni odredbodajalci v različnih fazah postopka: ocena in ugotovitev terjatev, nalog za izterjavo, pošiljanje opomina, s katerim se dolžnik obvesti o ugotovitvi terjatve, izračun morebitnih zamudnih obresti in po potrebi sklep o odpovedi izterjavi upravičenega zneska, pri čemer bi bilo treba upoštevati merila, ki zagotavljajo skladnost z načelom dobrega finančnega poslovodenja za učinkovito izterjavo prihodkov.

(33) Opredeliti bi bilo treba vlogo računovodje pri pobiranju prihodkov in pri podaljševanju roka za plačilo odhodkov. Računovodji bi bilo treba zagotoviti tudi prožnost pri izterjavi plačil, na primer z možnostjo neposrednega pobota dolgov ali v izjemnih okoliščinah odstopa od zahteve po predložitvi jamstva za odplačilo dolga, kadar je dolžnik pripravljen in zmožen izvršiti plačilo v dodatnem časovnem obdobju, vendar ne more predložiti takšnega jamstva zaradi upoštevanja načela sorazmernosti.

(34) Za zavarovanje upravljanih sredstev in hkrati za ustvarjanje finančnega dobička bi bilo treba začasno plačane zneske, kot so izpodbijane globe na področju konkurence, naložiti v finančna sredstva ter določiti, komu pripadajo obresti, ki jih prinašajo te naložbe.

(35) Za zagotovitev, da ima Komisija vse potrebne informacije za sprejetje sklepov o financiranju, bi bilo treba določiti minimalne zahteve za vsebino sklepov o financiranju pri dodelitvi nepovratnih sredstev, javnih naročilih, skrbniških skladih, nagradah in finančnih instrumentih.

(36) V zvezi z odhodki bi bilo treba opredeliti razmerje med sklepi o financiranju, celotnimi obveznostmi in posameznimi obveznostmi, pa tudi značilnosti teh posameznih faz, da se vzpostavi jasen okvir različnih faz izvrševanja proračuna.

(37) Pojasniti bi bilo treba razmerje med potrjevanjem, odobravanjem in plačevanjem ter kontrolami, ki jih mora izvesti odredbodajalec, kadar potrdi odhodke z zaznamkom „odobreno za plačilo“. Treba bi bilo določiti dokumente, ki se predložijo za utemeljitev plačila, in pravila za obračun predhodnega financiranja in vmesnih plačil.

(38) Določiti bi bilo treba podrobna pravila za uporabo rokov, ki veljajo za potrjevanje in plačevanje, pri čemer bi bilo treba upoštevati Direktivo 2011/7/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. februarja 2011 o boju proti zamudam pri plačilih v trgovinskih poslih (6), da se preprečijo nepotrebne zamude pri plačilih prejemnikom.

(39) Za notranjo revizijo bi bilo treba določiti postopek za imenovanje revizorja in zagotoviti njegovo neodvisnost znotraj institucije, ki ga je imenovala in kateri mora poročati o svojem delu. Evropski parlament in Svet bi bilo treba seznaniti z vsakim imenovanjem ali razrešitvijo, da se zagotovi preglednost.

(40) Pravila o javnih naročilih bi morala temeljiti na Direktivi 2004/18/ES. Opredeliti bi bilo treba različne vrste postopkov za oddajo javnih naročil, določbe o oglaševanju in objavi, ki se uporabljajo, pogoje, pod katerimi se lahko uporablja posamezna vrsta postopka, in glavne značilnosti obstoječih postopkov, specifikacije za merila za izbor in oddajo, pravila za dvig razpisne dokumentacije ter za stike s ponudniki ali kandidati, za primere, kadar Komisija odda javno naročilo za svoj račun, pa mejne vrednosti, ki se uporabljajo, in pravila za oceno vrednosti javnih naročil, ki naj bi se oddala.

(41) Namen postopkov za oddajo javnih naročil je zadovoljevanje potreb institucij pod najboljšimi možnimi pogoji ob zagotavljanju enakopravnega dostopa do javnih naročil ter upoštevanju načel preglednosti in nediskriminacije. Za zagotovitev preglednosti in enakega obravnavanja kandidatov in ponudnikov ter popolne odgovornosti odredbodajalcev pri končni izbiri bi bilo treba določiti postopek odpiranja ter nato ocenjevanja ponudb in prijav za sodelovanje od imenovanja komisije do obrazloženega in dokumentiranega sklepa o oddaji, kar je naloga naročnika.

(42) Na podlagi preteklih izkušenj bi bilo treba vzpostaviti nov postopek za oddajo naročil srednjih vrednosti. Uporabo seznama „potencialnih ponudnikov“ bi bilo treba zagotoviti pod enakimi pogoji kot pri obstoječem „razpisu za prijavo interesa“, saj ta seznam za potencialne ponudnike pomeni manjšo upravno obremenitev.

(43) Za zaščito finančnih interesov Unije med izvajanjem pogodbe bi bilo treba zagotoviti možnost, da se od subjektov, ki zagotavljajo finančno zmogljivost pri javnih naročilih, zahteva, da so solidarno odgovorni za izvedbo zadevnega naročila.

(44) Za zaščito finančnih interesov Unije in za zagotavljanje nadzora nad izvajanjem naročil bi bilo treba zagotoviti možnost, da se od izvajalca zahteva, da nekatere ključne naloge opravi neposredno sam.

(45) Za zagotovitev izvedbe naročila po najvišjih strokovnih standardih bi bilo treba zagotoviti možnost, da se zavrnejo ponudniki, ki bi lahko bili v navzkrižju interesov.

(46) Ker zahteva po finančnih jamstvih ni več samodejna, bi bilo treba določiti merila, po katerih bi jih bilo mogoče zahtevati.

(47) Pojasniti bi bilo treba področje uporabe naslova o nepovratnih sredstvih, zlasti glede vrst ukrepov ali organov, ki si prizadevajo za splošni evropski interes in so upravičeni do nepovratnih sredstev, pa tudi glede oblik pravnih obveznosti, ki se lahko uporabijo za kritje nepovratnih sredstev. Za te pravne obveznosti bi bilo treba navesti merila za izbiro med sporazumi in sklepi, minimalno vsebino le-teh in možnost sklepanja posebnih sporazumov ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev v okviru okvirnih partnerstev, da se zagotovi enako obravnavanje in izogne omejevanju dostopa do financiranja s strani Unije.

(48) Kar zadeva področje uporabe naslova o nepovratnih sredstvih, bi bilo prav tako treba upoštevati, da so bili v finančno uredbo vključeni na eni strani posebna naslova o nagradah in finančnih instrumentih ter na drugi strani ključna pravila, ki se uporabljajo za nepovratna sredstva, upravičene stroške, izbris načela postopnega zniževanja, uporabo poenostavljenih oblik nepovratnih sredstev (pavšalni zneski, stroški na enoto in pavšalno financiranje) ter odpravo obvezne predložitve jamstev za predhodno financiranje.

(49) Napredek pri uveljavljanju elektronske izmenjave informacij in elektronske predložitve dokumentov, ki je pomemben poenostavitveni ukrep, bi morali spremljati jasni pogoji za sprejetje sistemov, ki se bodo uporabljali, da se vzpostavi pravno stabilno okolje.

(50) Ponovno bi bilo treba pregledati načeli neprofitnosti in sofinanciranja, in sicer v skladu z ukrepi za poenostavitev in pojasnitev, vključenimi v finančno uredbo. Zaradi jasnosti bi bilo zlasti treba določiti podrobna pravila o vrstah prejemkov, ki se upoštevajo pri načelu neprofitnosti, pa tudi oblike zunanjega sofinanciranja in prispevkov v naravi.

(51) V zvezi z načelom preglednosti bi bilo treba odobriti sprejetje in objavo večletnih programov dela, saj vložnikom prinašajo dodano vrednost, ker lahko enostavneje predvidevajo in se bolje pripravijo na razpise za zbiranje predlogov. V sklopu tega bi bilo treba opredeliti pogoje, pod katerimi je mogoče programe dela obravnavati kot sklepe o financiranju. Za zagotovitev preglednosti bi bilo treba prav tako objaviti razpise za zbiranje predlogov, razen v nujnih primerih ali kadar lahko ukrepe izvede le en subjekt. Navesti bi bilo treba minimalno vsebino takšne objave.

(52) Ker lahko pri pogojih upravičenosti za davek na dodano vrednost (v nadaljnjem besedilu: DDV), ki ga plačajo upravičenci, pride do napak ali odstopanj, bi bilo treba zagotoviti, da se pojma nepovratnega DDV in oseb, ki niso davčni zavezanci, v smislu člena 13(1) Direktive Sveta 2006/112/ES z dne 28. novembra 2006 o skupnem sistemu davka na dodano vrednost (7) dosledno razumeta in uporabljata s sklicevanjem na dejavnosti, ki jih ta pojma vključujeta.

(53) Za zagotovitev preglednosti, enakega obravnavanja vložnikov in okrepitev odgovornosti odredbodajalcev bi bilo treba določiti postopek za dodelitev nepovratnih sredstev od vložitve vloge, za katero Komisija vložnikom zagotovi minimalne informacije, do njenega ocenjevanja na podlagi vnaprej določenih meril za upravičenost, izbor in dodelitev, preden odgovorni odredbodajalec sprejme svojo dokončno in ustrezno dokumentirano odločitev. Določiti bi bilo treba podrobna pravila o sestavi in nalogah komisije, odgovorne za oceno predlogov glede na merila za izbor in dodelitev, pa tudi o možnostih za stik z vložniki med postopkom za dodelitev ali možnostih za poziv vložnikom, naj prilagodijo svoje predloge. Te možnosti bi morale ustrezno odražati zahteve dobrega upravljanja, uvedenega v finančni uredbi, in vključevati pogoje, pod katerimi je predloge mogoče prilagoditi pred podpisom sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev ali objavi sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev, ob zagotavljanju enakega obravnavanja vložnikov in skladnosti z načelom, po katerem imajo pobudo za delovanje izključno vložniki.

(54) Ker je bila uporaba pavšalnih zneskov, stroškov na enoto in pavšalnega financiranja olajšana in razširjena v finančni uredbi, bi bilo treba pojasniti opredelitve teh poenostavljenih oblik nepovratnih sredstev. Zlasti bi bilo treba pojasniti, da krijejo, tako kot vsaka oblika nepovratnih sredstev, kategorije upravičenih stroškov, in navesti, da njihovi zneski niso nujno določeni vnaprej, kar je še posebej pomembno takrat, ko se določajo v skladu z običajno prakso stroškovnega računovodstva upravičenca. Prav tako bi bilo treba zagotoviti stabilnost pravil financiranja v okviru posameznega programa. V ta namen bi bilo treba omogočiti uporabo poenostavljenih oblik nepovratnih sredstev v celotnem trajanju programa. V statistične ali metodološke namene ali za namene preprečevanja in ugotavljanja goljufij bi bilo treba zagotoviti dostop do splošnih računovodskih informacij upravičenca, in sicer tudi takrat, ko se financirajo s pavšalnimi zneski, stroški na enoto ali pavšalnim financiranjem. Vendar pa se ta preverjanja ne bi smela uporabljati za ugotavljanje upravičenosti vrednosti enot že dogovorjenih pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja.

(55) Dobro finančno poslovodenje zahteva, da se Komisija zaščiti z jamstvi. V fazi vlog za nepovratna sredstva bi bilo treba to storiti z ureditvijo finančne revizije vlog, ki se nanašajo na večje zneske, v fazi plačil predhodnega financiranja, kadar tveganja po oceni odredbodajalca to opravičujejo, z zahtevanjem vnaprejšnjega finančnega jamstva, v fazi vmesnega plačila ali plačila razlike pa z ureditvijo predložitve potrdil, ki jih izdajo revizorji, za zahtevke za plačila, ki se nanašajo na najvišje zneske in pomenijo največje tveganje.

(56) Pojasniti bi bilo treba pogoje in postopke za začasno ustavitev ali zmanjšanje nepovratnih sredstev, da bi tako bilo mogoče bolje opredeliti podlago za takšno začasno ustavitev ali zmanjšanje, upravičencem zagotoviti ustrezne informacije in poskrbeti, da bodo lahko upravičenci v kateri koli fazi uveljavili svojo pravico do obrambe.

(57) Dobro poslovodenje sredstev Unije prav tako pomeni, da upravičenci do nepovratnih sredstev sami gospodarno in učinkovito uporabljajo nepovratna sredstva Unije. Zlasti stroški javnih naročil, ki jih oddajo upravičenci za izvedbo ukrepa, bi morali biti upravičeni pod pogojem, da so ta naročila za izvedbo oddana ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo.

(58) Ker so omejitve dajanja finančne podpore tretjim osebam v finančni uredbi zdaj manj stroge, bi bilo treba določiti minimalne pogoje, o katerih bi se bilo treba dogovoriti na ravni sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev ali pa jih vključiti v sklep o dodelitvi nepovratnih sredstev, da bi bila finančna podpora, ki jo dodelijo upravičenci tretjim osebam, jasno ločena od nalog izvrševanja proračuna, ki jih izvaja pooblaščenec v okviru posrednega upravljanja.

(59) Pooblastila za izrekanje denarnih kazni upravičencem do nepovratnih sredstev bi bilo treba uskladiti s pooblastili za izrekanje denarnih kazni v okviru javnih naročil, saj imajo iste značilnosti ter bi morala zanje veljati ista pravila z vidika učinkovitosti in sorazmernosti.

(60) Za nagrade bi morali veljati načeli preglednosti in enakega obravnavanja, in sicer na enak način kot za nepovratna sredstva. V sklopu tega bi bilo treba tudi določiti minimalne značilnosti programov dela in natečajev, pri čemer bi bilo treba upoštevati ustrezne zahteve za nepovratna sredstva. Zlasti bi bilo treba določiti pogoje, pod katerimi je mogoče programe dela obravnavati kot sklepe o financiranju, ter minimalno vsebino pravil za natečaj, zlasti pogoje za izplačilo nagrade zmagovalcem v primeru podelitve, ter ustrezne načine objave.

(61) Za upoštevanje načel preglednosti in enakega obravnavanja bi bilo prav tako treba vzpostaviti jasno opredeljen postopek za podelitev, od vložitve vlog do pošiljanja informacij vložnikom in uradnega obvestila izbranemu kandidatu. Ta postopek bi moral vključevati skupino strokovnjakov, ki jo imenuje odgovorni odredbodajalec, da oceni natečajna dela po merilih za podelitev, ki so navedena v pravilih natečaja, da bi bila tako pri ocenjevanju natečajnih del zagotovljena pristojnost in nepristranskost. Na podlagi njihovih priporočil bi moral končno odločitev o podelitvi nagrade sprejeti odgovorni odredbodajalec, saj je za izvajanje proračuna vedno odgovorna Komisija.

(62) Za zagotovitev usklajenega izvajanja različnih finančnih instrumentov znotraj Komisije bi bilo treba splošni okvir, vključen v naslov VIII finančne uredbe, dopolniti s podrobnimi pravili za upravljanje finančnih instrumentov, vključno z določbami o izbiri pooblaščenih subjektov, vsebini sporazumov o prenosu pooblastil, stroških upravljanja in provizijah ter fiduciarnih računih.

(63) Opredeliti bi bilo treba pravila za izbiro finančnih posrednikov in končnih prejemnikov, zlasti če se finančni instrumenti v izrednih primerih upravljajo neposredno prek namenskih naložbenih nosilcev ali drugih izvedbenih mehanizmov, ter tako zagotoviti učinkovito porabo sredstev Unije.

(64) Določiti bi bilo treba pogoje za uporabo finančnih instrumentov, vključno z učinkom vzvoda in okvirom spremljanja. Prav tako bi bilo treba zagotoviti, da se finančni instrumenti izvajajo na podlagi trdne predhodne ocene, ki Komisiji omogoča, da jih prilagodi posebej za odziv na nedelovanje trga in neoptimalne naložbene okoliščine.

(65) Glede računovodstva in priprave zaključnega računa so v računovodskih pravilih Unije opredeljena splošno sprejeta računovodska načela, na katerih morajo temeljiti računovodski izkazi. Ta računovodska pravila prav tako določajo pogoje za knjiženje transakcij v računovodski evidenci ter pravila za vrednotenje sredstev in obveznosti ter za oblikovanje rezervacij, da se zagotovi ustrezna, popolna in točna predstavitev informacij.

(66) V zvezi z računovodskimi zadevami bi bilo treba določiti, da mora računovodja vsake institucije pripraviti dokumente, ki opisujejo organizacijo računovodstva in računovodske postopke navedene institucije, ter opredeliti pogoje, ki jih je treba upoštevati v računalniško podprtih računovodskih sistemih, zlasti za zagotovitev varnosti dostopa in revizijske sledi vseh sprememb sistemov.

(67) V zvezi z vodenjem računovodstva bi bilo treba določiti načela, ki se uporabljajo za računovodske knjige, bruto bilanco, redno usklajevanje stanj v tej bilanci in evidenco premoženja, ter določiti sestavne dele kontnega načrta, ki ga sprejme računovodja Komisije. Določiti bi bilo treba pravila, ki se uporabljajo za evidentiranje transakcij, zlasti pri dvostavnem knjigovodstvu, pravila za preračunavanje transakcij, ki niso izražene v eurih, in knjigovodske listine, ki so podlaga za knjiženje. Določiti bi bilo treba tudi vsebino računovodskih evidenc.

(68) Določiti bi bilo treba pravila za evidenco premoženja in pojasniti odgovornosti računovodij in odredbodajalcev na tem področju ter pravila, ki se uporabljajo za prodajo opredmetenih sredstev, ki se vodijo v evidenci premoženja, da se zagotovi učinkovito upravljanje premoženja.

(69) V zvezi z zunanjimi ukrepi bi morala ta uredba v skladu s finančno uredbo določiti izjeme, ki bi odražale operativne posebnosti tega področja, predvsem glede oddajanja javnih naročil in dodeljevanja nepovratnih sredstev, zlasti ker te postopke izvajajo organi tretjih držav, ki prejemajo finančno pomoč Unije. V zvezi z javnimi naročili bi se morale takšne razlike nanašati predvsem na vrste postopkov in mejne vrednosti, za katere veljajo. V zvezi z nepovratnimi sredstvi bi bilo treba v nekaterih primerih dovoliti financiranje v celoti, predvsem zaradi tega, da bi se upoštevala zmanjšana sposobnost upravičencev za sofinanciranje.

(70) Vzpostaviti bi bilo treba podrobne določbe o uporabi proračunske podpore ter določiti pogoje, pod katerimi se proračunska podpora lahko uporablja, in obveznost partnerja, da Komisiji zagotovi pravočasne in zanesljive informacije, na podlagi katerih je mogoče oceniti izpolnjevanje teh pogojev.

(71) V zvezi s skrbniškimi skladi Unije bi bilo treba določiti načela, ki veljajo za prispevek Unije v skrbniške sklade Unije in tudi za prispevke drugih donatorjev, ter računovodska pravila in pravila poročanja za skrbniške sklade Unije, predvsem za obresti, ki se naberejo na bančnem računu skrbniškega sklada, pojasniti odgovornosti finančnih udeležencev in upravnega odbora skrbniškega sklada ter določiti obveznosti glede zunanje revizije. Prav tako bi bilo treba zagotoviti pravično zastopanje udeleženih donatorjev v upravnem odboru skrbniškega sklada in obvezno soglasje Komisije za uporabo sredstev.

(72) Za poenostavitev postopkov za oddajo javnih naročil v okviru zunanjih ukrepov, so bile spremenjene nekatere mejne vrednosti, hkrati pa so bili dodani in prilagojeni nekateri drugi postopki upravljanja in mejne vrednosti, ki izhajajo iz skupnih določb.

(73) V zvezi z nepovratnimi sredstvi bi bilo treba v skladu s finančno uredbo racionalizirati pogoje za odstopanje od načela sofinanciranja.

(74) Za zagotovitev dobrega upravljanja odobritev Unije bi bilo treba določiti tudi predpogoje in pravila, ki naj bi jih vsebovali sporazumi, kadar je upravljanje odobritev decentralizirano ali če se uporabljajo računi izločenih sredstev.

(75) Priporočljivo bi bilo opredeliti evropske urade ter določiti posebna pravila za Urad za publikacije in določbe, ki pooblaščajo računovodjo Komisije, da nekatere naloge prenese na zaposlene v teh uradih. Določiti bi bilo treba postopke za vodenje bančnih računov, ki jih lahko evropski uradi odprejo v imenu Komisije.

(76) Po analogiji z objavljanjem informacij o prejemnikih sredstev Unije bi bilo treba objaviti seznam strokovnjakov iz člena 204 finančne uredbe, ki bi jih bilo treba izbrati z razpisom za prijavo interesa, in vsebino njihovih nalog. Prav tako bi bilo treba objaviti njihovo plačilo, ki presega 15 000 EUR.

(77) Dopolniti bi bilo treba novi postopek, uveden v člen 203 finančne uredbe, zlasti v zvezi z vrsto stroškov, ki so vključeni v mejne vrednosti, opredeljene v navedenem členu. Uvesti bi bilo treba podrobna pravila o projektih gradenj v delegacijah Unije glede na njihove posebnosti, predvsem v nujnih primerih. Primerno bi bilo določiti, da stanovanjske zgradbe, in sicer v delegacijah, ki bi jih bilo treba v zelo kratkem času najeti ali kupiti, niso vključene v postopek iz člena 203 finančne uredbe. Nakup zemlje brezplačno ali za simbolni znesek ne bi smel spadati v postopek iz člena 203 finančne uredbe, saj ne pomeni dodatnega bremena za proračun.

(78) Za zagotovitev skladnosti z določbami finančne uredbe bi bilo treba določiti prehodne določbe. Nadalje bi bilo za zagotovitev skladnosti s pravno podlago, značilno za posamezni sektor, primerno odložiti uporabo določb o načinih upravljanja in finančnih instrumentih na 1. januar 2014 –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

PRVI DEL

SKUPNE DOLOČBE

NASLOV I

VSEBINA

Člen 1

Vsebina

Ta uredba določa pravila uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba).

NASLOV II

PRORAČUNSKA NAČELA

POGLAVJE 1

Načeli enotnosti in točnosti proračuna

Člen 2

Obračunavanje obresti iz predhodnega financiranja

(člen 8(4) finančne uredbe)

Če je treba plačati obresti v proračun, se v sporazumu, sklenjenem s subjekti ali osebami iz točk (ii) do (viii) člena 58(1)(c) finančne uredbe, določi, da se predhodno financiranje izplača na bančne račune ali podračune, ki omogočajo prepoznavanje sredstev in povezanih obresti. V nasprotnem primeru morajo računovodski postopki prejemnikov ali posrednikov omogočati prepoznavanje sredstev, ki jih je izplačala Unija, in obresti ali drugih koristi iz teh sredstev.

Določbe te uredbe glede obresti iz predhodnega financiranja ne posegajo v vknjižbo predhodnega financiranja na strani sredstev v računovodskih izkazih, kakor je določeno v računovodskih pravilih iz člena 143 finančne uredbe.

POGLAVJE 2

Načelo enoletnosti

Člen 3

Odobritve za tekoče proračunsko leto

(člen 11(3) finančne uredbe)

Odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil, odobrene za tekoče proračunsko leto, sestavljajo:

(a) odobritve, določene v proračunu, skupaj s spremembami proračuna;

(b) prenesene odobritve;

(c) odobritve, ki se lahko znova dajo na voljo v skladu s členoma 178 in 182 finančne uredbe;

(d) odobritve iz plačil predhodnega financiranja, ki so bila vrnjena v skladu s členom 177(3) finančne uredbe;

(e) odobritve iz namenskih prejemkov v tekočem proračunskem letu ali v prejšnjih proračunskih letih, ki niso bila porabljena.

Člen 4

Razveljavitev in prenos odobritev

(člen 13(2) finančne uredbe)

1. Odobritve za prevzem obveznosti in nediferencirana sredstva v zvezi s projekti gradenj iz člena 13(2)(a) finančne uredbe se lahko prenesejo samo, če obveznosti ni bilo mogoče prevzeti do 31. decembra v tekočem proračunskem letu iz razlogov, ki jih ni mogoče pripisati odredbodajalcu, in če so pripravljalne faze izvedene že v tolikšni meri, da se lahko predvideva, da bo obveznost prevzeta najpozneje do 31. marca v naslednjem letu oziroma – za projekte gradenj – do 31. decembra v naslednjem letu.

2. Pripravljalne faze iz člena 13(2)(a) finančne uredbe, ki morajo biti končane do 31. decembra v tekočem proračunskem letu, da se lahko dovoli prenos v naslednje leto, so zlasti:

(a) glede celotnih prevzetih obveznosti v smislu člena 85 finančne uredbe, sprejetje sklepa o financiranju ali da se do tega datuma končajo posvetovanja zadevnih služb v posamezni instituciji za sprejetje takega sklepa;

(b) glede posameznih prevzetih obveznosti v smislu člena 85 finančne uredbe, končano izbiranje potencialnih izvajalcev, upravičencev, nagrajencev ali pooblaščencev.

3. Odobritve, prenesene v skladu s členom 13(2)(a) finančne uredbe, za katere ni prevzeta obveznost do 31. marca v naslednjem proračunskem letu ali – za zneske, povezane s projekti gradnje – do 31. decembra v naslednjem letu, se avtomatsko razveljavijo.

Komisija obvesti Evropski parlament in Svet o odobritvah, ki so bile tako razveljavljene, v enem mesecu po razveljavitvi v skladu s prvim pododstavkom.

4. Odobritve, prenesene v skladu s členom 13(2)(b) finančne uredbe, se lahko porabijo do 31. decembra v naslednjem proračunskem letu.

5. Računovodstvo omogoča prepoznavanje odobritev, ki so prenesene v skladu z odstavki 1 do 4.

POGLAVJE 3

Načelo obračunske enote

Člen 5

Devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami

(člen 19 finančne uredbe)

1. Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor, odgovorni odredbodajalec izvede preračun po dnevnem tečaju eura, ki je objavljen v seriji C Uradnega lista Evropske unije.

Kadar preračun med eurom in drugimi valutami izvedejo izvajalci ali upravičenci, se uporabi posebna ureditev za preračun, ki se določi v pogodbah o izvedbi javnega naročila, sporazumih o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sporazumih o financiranju.

2. Za preprečitev znatnega vpliva preračunov valut na raven sofinanciranja Unije ali škodljivega vpliva preračunov valut na proračun Unije se v posebni ureditvi za preračun iz odstavka 1 navede, če je primerno, devizni tečaj med eurom in drugimi valutami, ki se izračuna z uporabo povprečja dnevnih deviznih tečajev v določenem obdobju.

3. Če dnevni tečaj eura v Uradnem listu Evropske unije za zadevno valuto ni objavljen, odgovorni odredbodajalec uporabi računovodski tečaj iz odstavka 4.

4. Za namene računovodstva iz členov 151 do 156 finančne uredbe in ob upoštevanju člena 240 te uredbe se preračun med eurom in drugo valuto izvede na podlagi mesečnega računovodskega tečaja eura. Ta računovodski devizni tečaj določi računovodja Komisije iz kakršnega koli vira informacij, za katerega meni, da je zanesljiv, na podlagi deviznega tečaja na predzadnji delovni dan v mesecu pred mesecem, za katerega se določa devizni tečaj.

5. Rezultati preračunov valut iz odstavka 4 tega člena se prikažejo v ločeni postavki v računovodskih izkazih zadevne institucije.

Prvi pododstavek tega odstavka smiselno velja za organe iz člena 208 finančne uredbe.

Člen 6

Devizni tečaj, ki se uporablja za preračun med eurom in drugimi valutami

(člen 19 finančne uredbe)

1. Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor ali iz posebnih pogodb o izvedbi javnega naročila, sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev ter sporazumov o financiranju, se za devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami, če preračun izvede odgovorni odredbodajalec, uporabi tečaj na dan, na katerega služba za odobravanje pripravi nalog za plačilo ali nalog za izterjavo.

2. Za transakcije na računu izločenih sredstev v eurih se kot devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami uporablja tečaj, ki se določi na podlagi datuma, ko banka izvede plačilo.

3. Za obračun sredstev na računu izločenih sredstev v nacionalnih valutah iz člena 19 finančne uredbe se kot devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami uporablja devizni tečaj, ki velja v mesecu odhodkov z zadevnega računa izločenih sredstev.

4. Za povračilo pavšalnih odhodkov ali odhodkov, ki izhajajo iz kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: kadrovski predpisi), za katero je določena zgornja meja in ki se izplačuje v drugih valutah in ne v eurih, je tečaj, ki se uporablja, tisti, ki velja ob nastanku upravičenosti.

POGLAVJE 4

Načelo univerzalnosti

Člen 7

Struktura namenskih prejemkov in zagotavljanje ustreznih odobritev

(člen 21 finančne uredbe)

1. Brez poseganja v člena 9 in 10 struktura, v katero se uvrščajo namenski prejemki v proračunu, obsega:

(a) v izkazu prihodkov v oddelku proračuna za vsako posamezno institucijo, proračunsko postavko, na katero se vpiše prejemek;

(b) v izkazu odhodkov se v pripombah k proračunu, vključno s splošnimi pripombami, navede, katere proračunske vrstice lahko prejmejo odobritve v višini namenskih prejemkov, ki so dani na voljo.

V primeru iz točke (a) prvega pododstavka se vpiše zaznamek pro memoria, znesek ocenjenega prejemka pa se navede samo kot informacija v pripombah.

2. Ko institucija prejme prejemek, se odobritve v višini namenskih prejemkov avtomatsko dajo na voljo kot odobritve za prevzem obveznosti in kot odobritve plačil, razen v naslednjih primerih:

(a) v primerih iz člena 181(2) in člena 183(2) finančne uredbe;

(b) v primeru iz člena 21(2)(b) finančne uredbe za države članice, kadar je sporazum o finančnem prispevku naveden v eurih.

V primeru iz točke (b) prvega pododstavka se odobritve za prevzem obveznosti lahko dajo na voljo po tem, ko država članica podpiše sporazum o finančnem prispevku.

Člen 8

Prispevki držav članic za raziskovalne programe

(člen 21(2)(a) finančne uredbe)

1. Prispevki držav članic za financiranje določenih dodatnih raziskovalnih programov iz člena 5 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1150/2000 (8) se plačajo tako:

(a) sedem dvanajstin zneska, ki je vpisan v proračunu, se plača najpozneje do 31. januarja tekočega proračunskega leta;

(b) preostalih pet dvanajstin se plača najpozneje do 15. julija tekočega proračunskega leta.

2. Če proračun do začetka proračunskega leta še ni dokončno sprejet, prispevki iz odstavka 1 temeljijo na znesku, ki je bil naveden v proračunu za prejšnje proračunsko leto.

3. Vsak prispevek ali dodatno plačilo, ki ga v proračun dolgujejo države članice, se knjiži na konto ali konte Komisije v 30 dneh po vpoklicu sredstev.

4. Plačila se knjižijo na konto, ki je določen v Uredbi (ES, Euratom) št. 1150/2000, prav tako pa zanje veljajo tudi pogoji, določeni z navedeno uredbo.

Člen 9

Namenski prejemki na podlagi sodelovanja držav Efte v določenih programih Unije

(člen 21(2)(e) finančne uredbe)

1. Struktura proračuna, za vključitev sodelovanja držav članic Evropskega združenja za prosto trgovino (v nadaljnjem besedilu: države Efte) v določenih programih Unije je taka:

(a) v izkaz prihodkov se vključi postavka z zaznamkom pro memoria, na katero se vpiše celoten znesek prispevka držav Efte za zadevno proračunsko leto;

(b) v izkazu odhodkov: (i) v pripombah za vsako postavko, ki se nanaša na dejavnosti Unije, v katerih sodelujejo države Efte, se prikaže ocenjena vrednost sodelovanja „v informativne namene“; (ii) v prilogi, ki je sestavni del proračuna, se določijo postavke, ki pokrivajo dejavnosti Unije, v katerih sodelujejo države Efte.

Za namene točke (a) prvega pododstavka se ocenjeni znesek navede v pripombah k proračunu.

Priloga iz točke (b)(ii) prvega pododstavka odraža strukturo, ki omogoča vključitev odobritev za takšno sodelovanje, predvideno v odstavku 2, in izvrševanje odhodkov, hkrati pa je tudi njen sestavni del.

2. Po členu 82 Sporazuma o Evropskem gospodarskem prostoru (v nadaljnjem besedilu: Sporazum EGP) so zneski letnega prispevka držav Efte, ki jih Komisiji potrdi Skupni odbor Evropskega gospodarskega prostora v skladu s členom 1(5) Protokola 32 v prilogi k Sporazumu EGP, podlaga, da se na začetku proračunskega leta zagotovi celoten znesek ustreznih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil.

3. Če se med proračunskim letom zagotovijo dodatne odobritve na proračunskih postavkah, ki vključujejo sodelovanje držav Efte, države Efte pa med letom ne morejo ustrezno prilagoditi svojega prispevka zaradi upoštevanja „sorazmernostnega faktorja“ iz člena 82 Sporazuma EGP, lahko Komisija kot začasni in izjemni ukrep uporabi svoja gotovinska sredstva za predhodno financiranje deleža držav Efte. Kadar se zagotovijo take dodatne odobritve, Komisija čim prej vpokliče ustrezne prispevke iz držav Efte. Komisija o takšnih sprejetih sklepih vsako leto obvesti Evropski parlament in Svet.

Predhodno financiranje se v proračunu za naslednje proračunsko leto obračuna čim prej.

4. V skladu s členom 21(2)(e) finančne uredbe finančni prispevki držav Efte predstavljajo zunanje namenske prejemke. Računovodja sprejme ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovi ločeno spremljanje uporabe prejemkov iz teh prispevkov in ustreznih odobritev.

V poročilu iz člena 150(2) finančne uredbe Komisija ločeno prikazuje faze izvrševanja prihodkov in odhodkov, ki se nanašajo na sodelovanje držav Efte.

Člen 10

Prihodek iz izrečenih sankcij državam članicam, ki so izjavile, da imajo čezmerni primanjkljaj

(člen 21(2)(c) finančne uredbe)

Struktura proračuna za vključitev prihodkov iz sankcij iz oddelka 4 Uredbe Sveta (ES) št. 1467/97 (9) je taka:

(a) v izkaz prihodkov se vključi postavka z zaznamkom pro memoria, na katero se vpišejo obresti na takšne zneske;

(b) hkrati in brez poseganja v člen 77 finančne uredbe se za te zneske iz izkaza prihodkov v izkazu odhodkov zagotovijo odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil.

Odobritve iz točke (b) prvega pododstavka, se izvršujejo v skladu s členom 20 finančne uredbe.

Člen 11

Obremenitve zaradi donacij, ki jih prejme Unija

(člen 22 finančne uredbe)

Komisija za namene odobritve Evropskega parlamenta in Sveta iz člena 22(2) finančne uredbe oceni in primerno pojasni finančne obremenitve, vključno z nadaljnjimi stroški, povezanimi z donacijami, ki jih prejme Unija.

Člen 12

Konti za vračljive davke

(člen 23(3) finančne uredbe)

Vsi davki, ki jih plača Unija v skladu s členom 23(2) in (3)(a) finančne uredbe, se evidentirajo na začasnem kontu, dokler jih zadevne države ne povrnejo.

POGLAVJE 5

Načelo specifikacije

Člen 13

Pravila za izračun deležev prerazporeditev za institucije razen Komisije

(člen 25 finančne uredbe)

1. Deleži iz člena 25 finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu, skupaj s spremembami proračuna.

2. Za zadevni znesek se šteje vsota sredstev za prerazporeditev iz vrstice, s katere se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.

Ne upoštevajo se zneski prerazporeditev, ki jih lahko zadevna institucija opravi samostojno brez odločitve Evropskega parlamenta in Sveta.

Člen 14

Pravila za izračun deležev prerazporeditev Komisije

(člen 26 finančne uredbe)

1. Deleži iz člena 26(1) finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu, skupaj s spremembami proračuna.

2. Za zadevni znesek se šteje vsota sredstev za prerazporeditev iz vrstice, s katere ali na katero se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.

Ne upoštevajo se zneski prerazporeditev, ki jih lahko Komisija opravi samostojno brez odločitve Evropskega parlamenta in Sveta.

Člen 15

Upravni odhodki

(člen 26 finančne uredbe)

Odhodki iz točke (b) prvega pododstavka člena 26(1) finančne uredbe zajemajo, za vsako področje politike, postavke iz člena 44(3) finančne uredbe.

Člen 16

Razlog za zahtevek za prerazporeditev odobritev

(člena 25 in 26 finančne uredbe)

Zahtevkom za prerazporeditev in vsem informacijam za Evropski parlament in Svet v zvezi s prerazporejanjem po členih 25 in 26 finančne uredbe se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo porabo odobritev in ocene potreb do konca proračunskega leta tako za postavke, na katere naj bi se odobritve prerazporedile, in za postavke, s katerih naj bi se prerazporedile.

Člen 17

Razlog za zahtevek za prerazporeditev iz rezerve za nujno pomoč

(člen 29 finančne uredbe)

Zahtevkom za prerazporeditev, ki bi omogočila uporabo rezerve za nujno pomoč iz člena 29 finančne uredbe, se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo:

(a) za vsako postavko, na katero naj bi se sredstva prerazporedila, zadnje razpoložljive informacije o porabi odobritev in oceno potreb do konca proračunskega leta;

(b) za vse postavke, ki se nanašajo na zunanje ukrepe, poročilo o izvrševanju odobritev do konca meseca pred mesecem vložitve zahtevka za prerazporeditev in oceno potreb do konca proračunskega leta, vključno s primerjavo s prvotno oceno;

(c) analizo možnosti prerazporeditve odobritev.

POGLAVJE 6

Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Člen 18

Ocenjevanje

(člen 30 finančne uredbe)

1. Za vse predloge za programe ali dejavnosti, ki povzročajo proračunske odhodke, se izvede predhodna ocena, ki obravnava:

(a) potrebo, ki naj se izpolni kratkoročno ali dolgoročno;

(b) dodano vrednost zaradi udeležbe Unije;

(c) cilje politike in upravljanja, ki jih je treba uresničiti, kar vključuje ukrepe, potrebne za zaščito finančnih interesov Unije na področju goljufij, in sicer njihovega preprečevanja, odkrivanja, preiskav, odprave in sankcij;

(d) razpoložljive možnosti ukrepanja, vključno s povezanimi tveganji;

(e) pričakovane rezultate in učinke, zlasti gospodarske, socialne in okoljske učinke ter kazalnike in ureditve ocenjevanja, ki so potrebni za njihovo ovrednotenje;

(f) najprimernejšo metodo izvajanja izbranih možnosti;

(g) notranjo skladnost predlaganega programa ali dejavnosti ter njegovo razmerje do ostalih ustreznih instrumentov;

(h) obseg odobritev, človeških virov in drugih upravnih odhodkov, ki se dodelijo, ob upoštevanju načela stroškovne učinkovitosti;

(i) izkušnje, pridobljene iz podobnih izkušenj v preteklosti.

2. Predlog določa ureditve za spremljanje, poročanje in ocenjevanje, ob tehtnem upoštevanju odgovornosti vseh ravni vlade, ki bodo sodelovale pri izvajanju predlaganega programa ali dejavnosti.

3. Za vse programe ali dejavnosti, vključno s pilotnimi projekti in pripravljalnimi ukrepi, pri katerih zbrana sredstva presegajo 5 000 000 EUR, se izvede vmesna in/ali naknadna ocena z vidika dodeljenih človeških in finančnih virov ter dobljenih rezultatov, s katerimi se preverja skladnost s postavljenimi cilji:

(a) doseženi rezultati pri izvajanju večletnega programa se periodično ocenjujejo po časovnem razporedu, ki omogoča, da se ugotovitve ocenjevanj upoštevajo pri sprejemanju sklepov o podaljšanju, spremembi ali začasni ustavitvi izvajanja programa;

(b) za dejavnosti, ki se financirajo na letni podlagi, se rezultati ocenjujejo najmanj vsakih šest let.

Točki (a) in (b) prvega pododstavka se ne uporabljata za posamične projekte ali ukrepe, ki se izvajajo v okviru tistih dejavnosti, pri katerih se zahteva lahko izpolni s končnimi poročili, ki jih pošljejo organi, ki so izvajali ukrep.

4. Ocene iz odstavkov 1 in 3 so sorazmerne z zbranimi sredstvi ter učinkom zadevnega programa in dejavnosti.

Člen 19

Ocena finančnih posledic

(člen 31 finančne uredbe)

Ocena finančnih posledic vsebuje finančne in gospodarske podatke, da lahko zakonodajni organ oceni potrebo po ukrepu Unije. Ocena finančnih posledic vsebuje ustrezne informacije glede skladnosti z drugimi dejavnostmi Unije in vseh možnosti sinergije.

V primeru večletnih dejavnosti ocena finančnih posledic vsebuje načrt letnih potreb v smislu odobritev in delovnih mest, vključno za zunanje sodelavce, ter oceno njihovih srednjeročnih finančnih posledic.

POGLAVJE 7

Načelo preglednosti

Člen 20

Začasna objava proračuna

(člen 34 finančne uredbe)

Pred uradno objavo v Uradnem listu Evropske unije se končni podrobni zneski proračuna na pobudo Komisije objavijo v vseh jezikih čim prej po končnem sprejetju proračuna in najpozneje v štirih tednih na internetni strani institucij.

Člen 21

Objava informacij o vrednosti in prejemnikih sredstev Unije

(člen 35 finančne uredbe)

1. Informacije o prejemnikih sredstev Unije, dodeljenih v okviru neposrednega upravljanja, se objavijo na internetni strani institucij Unije najpozneje do 30. junija leta po proračunskem letu, v katerem so bila sredstva dodeljena.

Poleg objave iz prvega pododstavka se lahko informacije ob upoštevanju standardne predloge objavijo tudi na drug ustrezen način.

2. Objavijo se naslednje informacije, razen če v tej uredbi in predpisih za posamezni sektor ni navedeno drugače, pri tem pa se upoštevajo merila iz člena 35(3) finančne uredbe:

(a) ime oz. naziv prejemnika;

(b) lokacija prejemnika;

(c) dodeljeni znesek;

(d) narava in namen ukrepa.

Za namene točke (b) izraz „lokacija“ pomeni:

(i) naslov prejemnika, kadar gre za pravno osebo;

(ii) regijo na ravni NUTS 2, kadar je prejemnik fizična oseba.

V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo dve leti po koncu proračunskega leta, v katerem so bila sredstva dodeljena. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.

3. Informacije iz odstavka 2 se objavijo samo za nagrade, podeljene na podlagi natečajev, nepovratna sredstva, dodeljena na podlagi postopkov za dodelitev nepovratnih sredstev, in pogodbe, oddane na podlagi postopkov za oddajo javnih naročil. Informacije se ne objavijo za:

(a) štipendije, plačane fizičnim osebam, in drugo neposredno pomoč, plačano fizičnim osebam, ki jo najbolj potrebujejo, iz člena 125(4)(c) finančne uredbe;

(b) javna naročila v znesku, ki je nižji od zneska iz člena 137(2) te uredbe.

4. Objava se opusti, če takšno razkritje ogroža pravice in svoboščine vpletenih posameznikov, kot jih varuje Listina Evropske unije o temeljnih pravicah, ali škodi poslovnim interesom prejemnikov.

Člen 22

Povezava na objavo informacij o prejemnikih sredstev Unije, dodeljenih v okviru posrednega upravljanja

(člen 35 finančne uredbe)

Kadar se upravljanje sredstev Unije prenese na organe in službe iz člena 58(1)(c) finančne uredbe, se v sporazumih o prenosu pooblastil zahteva, da ti pooblaščeni organi in službe informacije iz člena 21(2) in (3) ob upoštevanju standardne predloge objavijo na svojih spletnih straneh.

Internetna stran institucij Unije vsebuje vsaj naslov spletne strani, na kateri so informacije, če te niso objavljene neposredno na za to namenjeni internetni strani institucij Unije.

Poleg objave iz prvega pododstavka se lahko informacije ob upoštevanju standardne predloge objavijo tudi na kakršen koli drug ustrezen način.

Za objave iz prvega odstavka tega člena se uporablja člen 21(2) do (4).

NASLOV III

DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

Člen 23

Finančno načrtovanje

(člen 38 finančne uredbe)

Finančno načrtovanje iz člena 38 finančne uredbe je strukturirano po kategoriji odhodkov, področju politike in proračunski postavki. Celotno finančno načrtovanje zajema vse kategorije odhodkov razen kmetijstva, kohezijske politike in uprave, za katere se navedejo le povzetki podatkov.

Člen 24

Predlogi za spremembo proračuna

(člen 41(1) finančne uredbe)

Predlogom za spremembo proračuna se priloži izjava o razlogih in informacije o izvrševanju proračuna za predhodno in tekoče proračunsko leto, ki so na voljo v času priprave spremembe proračuna.

Člen 25

Proračunska nomenklatura

(člen 44 finančne uredbe)

Proračunska nomenklatura je skladna z načeli specifikacije, preglednosti in dobrega finančnega poslovodenja. Zagotavlja jasnost in preglednost, ki sta potrebni za proračunski postopek, hkrati pa lajša prepoznavanje glavnih ciljev, kot izhajajo iz ustreznih pravnih podlag, kar omogoča izbiro političnih prednostnih nalog ter učinkovito in smotrno izvrševanje.

Člen 26

Dejanski odhodki v zadnjem proračunskem letu, za katero je bil pripravljen zaključni račun

(člen 49(1)(a)(v) finančne uredbe)

Za namene določitve proračuna se dejanski odhodki v zadnjem proračunskem letu, za katero je bil pripravljen zaključni račun, določijo tako:

(a) pri prevzetih obveznostih: prevzete obveznosti, evidentirane med proračunskim letom na podlagi odobritev za navedeno proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz člena 3;

(b) pri plačilih: plačila v proračunskem letu, to pomeni plačila, za katera je bil nalog za plačilo poslan v banko, na podlagi odobritev za navedeno proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz člena 3.

Člen 27

Pripombe k proračunu

(člen 49(1)(a)(vi) finančne uredbe)

Pripombe k proračunu vključujejo:

(a) sklicevanje na temeljni akt, če ta obstaja;

(b) vse ustrezne obrazložitve glede narave in namena odobritev.

Člen 28

Kadrovski načrt

(člen 49(1)(c)(i) finančne uredbe)

Zaposleni v Agenciji za oskrbo so v kadrovskem načrtu Komisije prikazani ločeno.

NASLOV IV

IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Člen 29

Informacije o prenosu osebnih podatkov za namene revizije

(člen 53 finančne uredbe)

Potencialni upravičenci, kandidati, ponudniki in udeleženci se v vseh razpisih v zvezi z nepovratnimi sredstvi, javnimi naročili ali nagradami, ki se izvajajo v okviru neposrednega upravljanja, v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (10) obvestijo, da se lahko za namene zaščite finančnih interesov Unije njihovi osebni podatki prenašajo službam za notranjo revizijo, Evropskemu računskemu sodišču, komisiji za finančne nepravilnosti ali Evropskemu uradu za boj proti goljufijam (v nadaljnjem besedilu: urad OLAF) ter med odredbodajalci Komisije in izvajalskimi agencijami.

Člen 30

Pripravljalni ukrepi na področju skupne zunanje in varnostne politike

(člen 54(2)(c) finančne uredbe)

Financiranje ukrepov, s katerimi se je strinjal Svet, za pripravo operacij Unije za krizno upravljanje v skladu z naslovom V Pogodbe o Evropski uniji krije dodatne stroške, ki so neposredno potrebni za posebne misije ali ekipe na terenu z osebjem iz institucij Unije, vključno z zavarovanjem za visoko stopnjo tveganja, potnimi in nastanitvenimi stroški ter dnevnicami.

Člen 31

Posebne pristojnosti Komisije na podlagi Pogodb

(člen 54(2)(d) finančne uredbe)

1. Členi Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: PDEU), s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:

(a) člen 154 (socialni dialog);

(b) člen 156 (študije, mnenja in posvetovanja o socialnih zadevah);

(c) člena 159 in 161 (posebna poročila o socialnih zadevah);

(d) člen 168(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v zadevah v zvezi z varovanjem zdravja);

(e) člen 171(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri vseevropskih omrežjih);

(f) člen 173(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v zadevah v zvezi z gospodarstvom);,

(g) člen 175, drugi odstavek (poročilo o napredku, doseženem pri uresničevanju ekonomske, socialne in teritorialne kohezije);

(h) člen 181(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri raziskovanju in tehnološkem razvoju);

(i) člen 190 (poročilo o raziskavah in tehnološkem razvoju);

(j) člen 210(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v politikah razvojnega sodelovanja);

(k) člen 214(6) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri ukrepih humanitarne pomoči).

2. Členi Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo (v nadaljnjem besedilu: pogodba Euratom), s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:

(a) člen 70 (finančna podpora v mejah proračuna za programe iskanja rud na ozemljih držav članic);

(b) členi 77 do 85.

3. Pri pripravi predloga proračuna se lahko k seznamoma iz odstavkov 1 in 2 doda še podrobnejši opis, v katerem se navedejo številke členov, na katere se nanaša, ter zneski.

Člen 32

Dejanja, ki bi lahko pomenila navzkrižje interesov, in postopek

(člen 57 finančne uredbe)

1. Dejanja, na katera lahko vpliva navzkrižje interesov v smislu člena 57(2) finančne uredbe, imajo med drugim lahko eno od naslednjih oblik, brez poseganja v njihovo opredelitev kot nezakonite dejavnosti iz člena 141:

(a) odobritev neupravičenih neposrednih ali posrednih ugodnosti samemu sebi ali drugim;

(b) zavrnitev odobritve pravic ali ugodnosti upravičencu, do katerih je ta upravičen;

(c) storitev neupravičenega ali nezakonitega dejanja ali opustitev obveznega dejanja.

Druga dejanja, na katera lahko vpliva navzkrižje interesov, so dejanja, ki lahko vplivajo na nepristransko in objektivno opravljanje dolžnosti osebe, kot so med drugim sodelovanje v komisiji za ocenjevane v postopkih za oddajo javnih naročilih ali dodelitev nepovratnih sredstev, če bi ta oseba lahko neposredno ali posredno imela finančne koristi od izida teh postopkov.

2. Če je vložnik, kandidat ali ponudnik zaposleni, za katerega veljajo kadrovski predpisi, se domneva, da obstaja navzkrižje interesov, razen če nadrejeni vnaprej odobri njegovo udeležbo v postopku.

3. Kadar pride do navzkrižja interesov odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil sprejme ustrezne ukrepe, da bi se bilo mogoče izogniti neupravičenemu vplivu zadevne osebe na zadevni postopek.

POGLAVJE 2

Načini izvrševanja

Oddelek 1

Splošne določbe

Člen 33

Način upravljanja

(člen 58 finančne uredbe)

Računovodski sistem Komisije opredeli način upravljanja in v okviru vsakega načina upravljanja vrsto subjekta ali osebe iz člena 58(1)(c) finančne uredbe, ki so mu poverjene naloge izvrševanja proračuna.

Kar zadeva neposredno upravljanje Komisije v skladu s členom 58(1)(a) finančne uredbe računovodski sistem razlikuje upravljanje s strani:

(a) služb Komisije;

(b) izvajalskih agencij;

(c) vodij delegacij Unije;

(d) skrbniških skladov iz člena 187 finančne uredbe.

Oddelek 2

Neposredno upravljanje

Člen 34

Neposredno upravljanje

(člen 58(1)(a) finančne uredbe)

Kadar Komisija izvršuje proračun neposredno v svojih službah, naloge izvrševanja opravljajo finančni udeleženci v smislu členov 64 do 75 finančne uredbe v skladu s pogoji, določenimi v tej uredbi.

Člen 35

Izvajanje pooblastil, prenesenih na izvajalske agencije

(člen 58(1)(a) in člen 62 finančne uredbe)

1. Odločitve o prenosu pooblastil pooblaščajo izvajalske agencije kot odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil za izvrševanje odobritev v zvezi s programom Unije, katerega upravljanje jim je poverjeno.

2. Listina Komisije o prenosu pooblastil vsebuje vsaj določbe iz točk (a) do (d) in (h) člena 40. Prejem listine v imenu izvajalske agencije formalno pisno potrdi njen direktor.

Člen 36

Upoštevanje pravil za oddajo javnih naročil

(člen 63 finančne uredbe)

Če Komisija poveri naloge zasebnim subjektom iz člena 63(2) finančne uredbe, z njimi sklene pogodbo v skladu z določbami naslova V prvega dela in poglavja III naslova IV drugega dela finančne uredbe.

Oddelek 3

Deljeno upravljanje z državami članicami

Člen 37

Posebne določbe za deljeno upravljanje z državami članicami – ukrepi za spodbujanje najboljših praks

(člen 59 finančne uredbe)

Komisija pripravi register organov, odgovornih za dejavnosti upravljanja, certificiranja in revizije v okviru predpisov za posamezni sektor.

Komisija lahko v namene spodbujanja najboljših praks pri izvajanju strukturnih skladov, Kohezijskega sklada, Evropskega kmetijskega sklada za razvoj podeželja, Evropskega kmetijskega jamstvenega sklada in Evropskega sklada za ribištvo pripravi metodološki priročnik, v katerem določi lastno strategijo kontrole in s tem povezani pristop, vključno s kontrolnimi seznami ter primeri najboljših praks, in ga v informativne namene da na voljo organom, odgovornim za dejavnosti upravljanja in kontrole. Kadar koli se to izkaže za potrebno, se priročnik posodobi.

Oddelek 4

Posredno upravljanje

Člen 38

Enakovrednost sistemov, pravil in postopkov pri posrednem upravljanju

(člen 60 finančne uredbe)

1. Komisija lahko sprejme, da so pravila in postopki za oddajo javnih naročil enakovredni njenim, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a) so skladni z načelom velike konkurence ponudnikov za izbiro ekonomsko najugodnejše ponudbe, postopki s pogajanji pa so omejeni na razumne zneske ali ustrezno utemeljeni;

(b) zagotavljajo preglednost z ustrezno predhodno objavo zlasti razpisov za zbiranje ponudb in primerno naknadno objavo izvajalcev;

(c) zagotavljajo enako obravnavanje, sorazmernost in nediskriminacijo;

(d) preprečujejo navzkrižja interesov v celotnem postopku za oddajo javnih naročil.

Nacionalna zakonodaja držav članic ali tretjih držav, s katero je prenesena Direktiva 2004/18/ES, šteje za enakovredno pravilom, ki jih uporabljajo institucije v skladu s finančno uredbo.

2. Komisija lahko sprejme, da so pravila in postopki za dodelitev nepovratnih sredstev enakovredni njenim, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a) so skladni z načeli sorazmernosti, dobrega finančnega poslovodenja, enakega obravnavanja in nediskriminacije;

(b) zagotavljajo preglednost z ustrezno objavo razpisov za zbiranje predlogov, postopki neposredne dodelitve pa so omejeni na razumne zneske ali ustrezno utemeljeni, pri primerni naknadni objavi upravičencev pa je upoštevano načelo sorazmernosti;

(c) preprečujejo navzkrižja interesov v celotnem postopku za dodelitev nepovratnih sredstev;

(d) določajo, da se nepovratna sredstva ne smejo kopičiti ali dodeljevati za nazaj, da morajo praviloma vključevati sofinanciranje in da si z njimi upravičenec ne sme prizadevati za dobiček ali ga ustvariti.

3. Komisija lahko sprejme, da računovodski sistemi in sistemi notranje kontrole, ki jih uporabljajo subjekti in osebe, ki naj bi se jim poverile naloge izvrševanja proračuna v imenu Komisije, zagotavljajo enakovredno raven zaščite finančnih interesov Unije in razumno zagotavljajo doseganje ciljev upravljanja, če so skladni z načeli iz člena 32 finančne uredbe.

Člen 39

Predhodno preverjanje pravil in postopkov subjektov in oseb v okviru posrednega upravljanja

(člen 61(1) finančne uredbe)

Za namene predhodnega preverjanja v skladu s členom 61(1) finančne uredbe se odgovorni odredbodajalec lahko zanaša na predhodno preverjanje, ki gaje opravil drug odredbodajalec, če so sklepne ugotovitve ustrezne za posebna tveganja nalog, ki naj bi se poverile, zlasti glede njihove narave in zadevnih zneskov.

Odgovorni odredbodajalec se lahko zanaša na predhodno preverjanje, ki so ga opravili drugi donatorji, če je bilo to preverjanje opravljeno v skladu s pogoji, ki so enakovredni pogojem za posredno upravljanje iz člena 60 finančne uredbe.

Člen 40

Vsebina sporazumov o prenosu pooblastil za opravljanje nalog izvrševanja proračuna na subjekte in osebe

(člen 61(3) finančne uredbe)

Sporazumi o prenosu pooblastil vključujejo podrobne ureditve, ki zagotavljajo zaščito finančnih interesov Unije in preglednost opravljenih postopkov. Vključujejo najmanj naslednje:

(a) jasno opredelitev dodeljenih nalog in njihovih omejitev, ki zadevajo zlasti spremembe poverjenih nalog, odpust dolgov, uporabo vrnjenih ali neporabljenih sredstev;

(b) pogoje in podrobno ureditev za izvajanje nalog, odgovornosti in organiziranje kontrol, ki jih je treba izvajati, vključno z ocenjevanjem programov;

(c) pogoje za plačilo prispevka Unije, vključno z povračilom stroškov, nastalih z izvrševanjem, ter plačevanjem pooblaščenega subjekta, skupaj s pravili, na podlagi katerih se zahtevajo dokazila, ki utemeljujejo plačila;

(d) pravila za poročanje Komisiji o poteku izvajanja nalog, pričakovanih rezultatih, nepravilnostih, ki so se pojavile, in sprejetih ukrepih ter pogoje, pod katerimi se lahko plačila začasno ustavijo ali prekinejo, in pogoje, pod katerimi se preneha izvajanje nalog;

(e) datum, do katerega je treba skleniti posamezne pogodbe in sporazume, s katerimi se izvaja sporazum o prenosu pooblastil, ki je sorazmeren z naravo poverjenih nalog;

(f) pravila o izključitvi, ki subjektu ali osebi omogočajo, da izključi subjekte, ki so v eni od situacij iz točk (a), (b) in (e) člena 106(1) ter točk (a) in (b) člena 107 finančne uredbe, iz sodelovanja v postopku za oddajo javnih naročil, dodelitve nepovratnih sredstev ali podelitve nagrad ali iz možnosti oddaje javnega naročila, dodelitve nepovratnih sredstev ali podelitve nagrade;

(g) podrobno ureditev za nadzor, ki ga izvaja Komisija, ter določbe, ki Komisiji, uradu OLAF in Računskemu sodišču omogočajo dostop do informacij, potrebnih za opravljanje njihovih dolžnosti, kot tudi pooblastilo za izvedbo revizij in preiskav, tudi s preverjanji na kraju samem;

(h) ureditev, ki zagotavlja: (i) zavezo pooblaščenega subjekta, da bo nemudoma obvestil Komisijo o katerih koli goljufijah pri upravljanju sredstev Unije in o sprejetih ukrepih; (ii) imenovanje kontaktne točke, ki bo imela ustrezna pooblastila za neposredno sodelovanje z uradom OLAF, da se poenostavijo njegove operativne dejavnosti;

(i) pogoje, ki urejajo uporabo bančnih računov in nabranih obresti, kot je navedeno v členu 8(4) finančne uredbe;

(j) določbe, ki zagotavljajo, da so ukrepi Unije ločeni od drugih dejavnosti organa.

Člen 41

Izjava o upravljanju in izjava o skladnosti

(člen 60(5) finančne uredbe)

V primeru ukrepov, ki se zaključijo pred koncem zadevnega proračunskega leta, lahko končno poročilo pooblaščenega subjekta ali osebe za ta ukrep nadomesti izjavo o upravljanju iz člena 60(5)(b) finančne uredbe, če se predloži pred 15. februarjem leta, ki sledi zadevnemu proračunskemu letu.

Kadar mednarodne organizacije in tretje države izvajajo ukrepe, ki niso večletni in so omejeni na 18 mesecev, se lahko v končno poročilo vključi izjava o skladnosti iz člena 60(5) finančne uredbe.

Člen 42

Postopki pregleda in potrditve obračunov ter izključitve odhodkov, ki niso bili izvršeni v skladu s pravili, ki se uporabljajo v okviru posrednega upravljanja, iz financiranja s sredstvi Unije

(člen 60(6)(b) in (c) finančne uredbe)

1. Brez poseganja v posebne določbe, ki jih vsebujejo predpisi za posamezni sektor, postopke iz točk (b) in (c) člena 60(6) finančne uredbe sestavljajo:

(a) pregled dokumentacije in, kadar je to primerno, preverjanje na kraju samem, ki ju opravi Komisija;

(b) določitev zneska odhodkov, ki ga Komisija prizna kot potrjenega, kadar je to potrebno na podlagi kontradiktornega postopka z organi in telesi ter po tem, ko so bili ti organi in telesa obveščeni;

(c) izračun finančnih popravkov, ki ga izvede Komisija, kadar je to ustrezno;

(d) izterjava ali plačilo razlike s strani Komisije, ki izhaja iz razlike med potrjenimi odhodki in zneski, ki so bili že izplačani organom ali telesom.

Za namene točke (d) prvega pododstavka Komisija izterja zapadle zneske po možnosti s pobotom iz člena 87.

2. Kadar se naloge izvrševanja proračuna poverijo subjektu, ki izvaja ukrep z več donatorji, postopke iz točk (b) in (c) člena 60(6) finančne uredbe sestavlja preverjanje, da je subjekt za zadevni ukrep porabil znesek, enak tistemu, ki ga je za ta ukrep plačala Komisija, ter da so odhodki nastali v skladu z obveznostmi iz sporazuma, ki ga je podpisal subjekt.

V tej uredbi ukrep z več donatorji pomeni vse ukrepe, kadar so sredstva Unije združena s sredstvi vsaj še enega donatorja.

Člen 43

Posebne določbe o posrednem upravljanju z mednarodnimi organizacijami

(člen 58(1)(c)(ii) in člen 188 finančne uredbe)

1. Mednarodne organizacije iz točke (ii) člena 58(1)(c) finančne uredbe so:

(a) mednarodne organizacije javnega sektorja, ustanovljene na podlagi medvladnih sporazumov, in specializirane agencije, ki jih ustanovijo take organizacije;

(b) Mednarodni odbor Rdečega križa;

(c) Mednarodna federacija državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca;

(d) druge neprofitne organizacije, ki na podlagi sklepa Komisije štejejo za mednarodne organizacije.

2. Kadar Komisija izvršuje proračun v okviru posrednega upravljanja z mednarodnimi organizacijami, se uporabljajo sporazumi o preverjanju, sklenjeni z njimi.

Člen 44

Imenovanje subjektov javnega ali zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve

(člen 58(1)(c)(v) in (vi) finančne uredbe)

1. Za subjekte javnega ali zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, velja pravo države članice ali države, v kateri imajo sedež.

2. V primeru upravljanja omrežja, ki zahteva, da zadevna država članica ali država imenuje vsaj en organ ali subjekt, ta država članica ali država imenuje organ ali subjekt v skladu s temeljnim aktom.

V vseh drugih primerih Komisija imenuje takšne organe ali subjekte v dogovoru z zadevnimi državami članicami ali državami.

POGLAVJE 3

Finančni udeleženci

Oddelek 1

Pravice in obveznosti finančnih udeležencev

Člen 45

Pravice in obveznosti finančnih udeležencev

(člen 64 finančne uredbe)

1. Vsaka institucija zagotovi vsakemu finančnemu udeležencu vire, ki jih ta potrebuje za opravljanje svojih dolžnosti, in pripravi akt, ki podrobno opisuje njegove naloge, pravice in obveznosti.

2. Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, velja akt, ki ga pripravi Komisija.

Oddelek 2

odredbodajalec

Člen 46

Podpora odredbodajalcu na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil

(člen 65 finančne uredbe)

Odgovornemu odredbodajalcu lahko pri opravljanju dolžnosti pomagajo uslužbenci, ki so jim bile v okviru njegove pristojnosti dodeljene določene naloge, potrebne za izvrševanje proračuna in pripravo finančnih in poslovodnih informacij. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov veljajo za uslužbence, ki pomagajo odredbodajalcem na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.

Vodjem delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, lahko pri opravljanju dolžnosti pomagajo uslužbenci Komisije.

Člen 47

Notranje določbe o prenosu pooblastil

(člen 65 finančne uredbe)

V skladu s finančno uredbo in s to uredbo vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi takšne ukrepe za upravljanje odobritev, za kakršne meni, da so potrebni za pravilno izvrševanje njenega oddelka proračuna.

Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, veljajo notranja pravila, ki jih pripravi Komisija.

Člen 48

Dokazila, ki jih hranijo odredbodajalci

(člen 66(2) finančne uredbe)

Odredbodajalec vzpostavi sisteme na papirju ali elektronske sisteme za hranjenje izvirnikov dokazil, ki se nanašajo na izvrševanje proračuna in ukrepov za izvrševanje proračuna ali ki se pripravijo ob zaključku izvrševanja proračuna ali ukrepov za izvrševanje proračuna. Ti sistemi določajo:

(a) da se taki dokumenti oštevilčijo;

(b) da se taki dokumenti opremijo z datumom;

(c) da se evidence, ki so lahko tudi računalniško podprte, vodijo tako, da se evidentira natančna lokacija takih dokumentov;

(d) da se taki dokumenti hranijo najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament podeli razrešnico za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo;

(e) da se hranijo dokumenti, ki se nanašajo na jamstva za predhodno financiranje v korist institucije, in vodi evidenca, ki omogoča, da se takšna jamstva ustrezno spremljajo.

Za dokumente v zvezi s postopki, ki še niso končani, je rok hranjenja daljši, kakor je določeno v točki (d) prvega odstavka, tj. do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo.

Osebni podatki, vsebovani v dokazilih, se v primeru, ko ti podatki niso potrebni za proračunsko razrešnico, kontrole ali revizijo, če je mogoče, izbrišejo. Za shranjevanje podatkov o prometu se uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.

Člen 49

Predhodne in naknadne kontrole

(člen 66(5) in (6) finančne uredbe)

1. Začetek dejavnosti pomeni vse postopke, ki jih običajno izvajajo uslužbenci iz člena 46 za pripravo aktov o izvrševanju proračuna, ki jih sprejme odgovorni odredbodajalec.

2. Predhodno preverjanje dejavnosti pomeni vse predhodne preglede, ki jih vzpostavi odgovorni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov dejavnosti.

3. S predhodno kontrolo se preveri skladnost med zahtevano dokumentacijo in drugimi informacijami, ki so na voljo.

Odgovorni odredbodajalec določi obseg predhodnih kontrol z vidika pogostosti in temeljitosti, pri tem pa upošteva vprašanja, povezana s tveganji in stroškovno učinkovitostjo. V primeru dvomov odredbodajalec, odgovoren za potrditev zadevnega plačila, zahteva dodatne informacije ali opravi kontrolo na kraju samem, da dobi razumno zagotovilo kot del predhodne kontrole.

Namen predhodnih kontrol je preveriti:

(a) da so odhodki in prihodki pravilni in skladni z določbami, ki se uporabljajo, zlasti z določbami proračuna in drugih ustreznih predpisov, ter kakršnih koli aktov, sprejetih za izvajanje Pogodb ali predpisov, in, kadar je to primerno, s pogoji pogodb;

(b) da se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz poglavja 7 naslova II prvega dela finančne uredbe.

Za namen kontrol lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili stroškov službenih potovanj ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo.

4. Naknadne kontrole se lahko izvedejo na podlagi dokumentacije in po potrebi na kraju samem.

S temi naknadnimi kontrolami se preveri, da se dejavnosti, ki se financirajo iz proračuna, pravilno izvajajo in zlasti da se upoštevajo merila iz odstavka 3.

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil vsaj enkrat letno pregleda rezultate naknadnih kontrol, da lahko ugotovi morebitne sistemske težave. Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil sprejme ukrepe za rešitev teh težav.

Analiza tveganja iz člena 66(6) finančne uredbe se pregleda ob upoštevanju rezultatov kontrol in drugih ustreznih informacij.

V primeru večletnih programov odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil oblikuje večletno strategijo kontrole, ki opredeljuje naravo in obseg kontrol v nekem obdobju ter način, kako se rezultati merijo glede na prejšnje leto za letno dajanje zagotovil.

Člen 50

Kodeks strokovnega ravnanja

(člen 66(7) in člen 73(5) finančne uredbe)

1. Zaposleni, ki jih imenuje odgovorni odredbodajalec za preverjanje finančnega poslovanja, se izberejo na podlagi svojega znanja, veščin in konkretne usposobljenosti, ki jo dokazujejo z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.

2. Vsaka institucija pripravi kodeks strokovnega ravnanja, ki v zvezi z zadevami notranjega kontroliranja določa:

(a) stopnjo usposobljenosti na strokovnem in finančnem področju, ki se zahteva za zaposlene iz odstavka 1;

(b) obveznost, da se taki zaposleni nenehno usposabljajo;

(c) funkcijo, vlogo in naloge, ki se jim dodelijo;

(d) pravila ravnanja, zlasti standarde etike in poštenosti, ki jih morajo upoštevati, ter pravice, ki jih imajo.

3. Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, velja kodeks strokovnega ravnanja Komisije iz odstavka 2 tega člena.

4. Vsaka institucija vzpostavi ustrezne strukture, ki službam za odobravanje pošiljajo informacije o standardih kontroliranja ter metodah in tehnikah, ki so na voljo za ta namen, ter ki te informacije redno dopolnjujejo.

Člen 51

Neukrepanje odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil

(člen 66(8) finančne uredbe)

Za neukrepanje odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil iz člena 66(8) finančne uredbe šteje, če odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil v razumnem roku glede na okoliščine primera in v vsakem primeru v največ enem mesecu ni dal nikakršnega odgovora.

Člen 52

Pošiljanje finančnih in poslovodnih informacij računovodji

(člen 66 finančne uredbe)

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil pošlje računovodji v skladu s pravili, ki jih sprejme računovodja, finančne in poslovodne informacije, ki so potrebne za opravljanje dolžnosti računovodje.

Odredbodajalec redno in vsaj pred pripravo zaključnega računa obvesti računovodjo o ustreznih finančnih podatkih o fiduciarnem računu, da se omogoči prikaz uporabe sredstev Unije v zaključnem računu Unije.

Člen 53

Poročila o postopkih s pogajanji

(člen 66 finančne uredbe)

Odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil za vsako proračunsko leto pripravijo poročilo o pogodbah, sklenjenih po postopkih s pogajanji iz točk (a) do (g) člena 134(1), točk (a) do (d) člena 135(1) ter členov 266, 268 in 270 te uredbe. Če se delež pogodb, sklenjenih po postopkih s pogajanji, glede na število javnih naročil, ki jih odda isti odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, v primerjavi s prejšnjimi leti bistveno poveča ali če je ta delež bistveno višji od povprečja institucije, odgovorni odredbodajalec poroča instituciji in pri tem opiše ukrepe, ki jih je sprejel za spremembo tega trenda. Vsaka institucija pošlje poročilo o postopkih s pogajanji Evropskemu parlamentu in Svetu. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.

Oddelek 3

Računovodja

Člen 54

Imenovanje računovodje

(člen 68 finančne uredbe)

1. Vsaka institucija imenuje računovodjo izmed uradnikov, za katere veljajo kadrovski predpisi za uradnike Evropske unije.

Institucija računovodjo izbere na podlagi njegove konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali enakovrednimi strokovnimi izkušnjami.

2. Dve ali več institucij ali organov lahko za računovodjo imenuje isto osebo.

V tem primeru sprejmejo ustrezne ukrepe za preprečevanje navzkrižja interesov.

Člen 55

Razrešitev računovodje

(člen 68 finančne uredbe)

1. V primeru razrešitve računovodje se nemudoma pripravi bruto bilanca.

2. Računovodja, ki je razrešen, ali, če to ni mogoče, uradnik iz njegove službe novemu računovodji predloži bruto bilanco, ki ji priloži poročilo o prevzemu nalog.

Novi računovodja v enem mesecu od datuma predložitve pisno potrdi, da sprejema bruto bilanco, lahko pa izrazi pridržke.

Poročilo o prevzemu nalog vsebuje tudi rezultat bruto bilance in morebitne pridržke.

3. Vsaka institucija ali organ iz člena 208 finančne uredbe v dveh tednih obvesti Evropski parlament, Svet in računovodjo Komisije o imenovanju ali razrešitvi svojega računovodje.

Člen 56

Preverjanje računovodskega sistema in sistema za vodenje evidence premoženja

(člen 68 finančne uredbe)

Odgovorni odredbodajalec uradno obvesti računovodjo o vseh dogodkih ali pomembnih spremembah sistema za finančno poslovodenje, sistema za vodenje evidence premoženja ali sistema za vrednotenje sredstev in obveznosti, če zagotavlja podatke za računovodstvo institucije ali se ti uporabijo za utemeljitev podatkov v tem računovodstvu, zato da računovodja lahko preveri skladnost z merili potrjevanja.

Računovodja lahko kadar koli ponovno preveri že potrjeni sistem za finančno poslovodenje. Kadar sistem za finančno poslovodenje, ki ga je vzpostavil odgovorni odredbodajalec, ni ali ni več potrjen s strani računovodje, odgovorni odredbodajalec oblikuje akcijski načrt, zato da se pravočasno odpravijo pomanjkljivosti, zaradi katerih sistem ni bil potrjen.

Odgovorni odredbodajalec je odgovoren za popolnost informacij, posredovanih računovodji.

Člen 57

Vodenje zakladništva

(člen 68 finančne uredbe)

1. Računovodja zagotovi, da ima njegova institucija na voljo zadostna sredstva za pokrivanje potreb po gotovini, ki nastanejo pri izvrševanju proračuna.

2. Za namene odstavka 1 računovodja vzpostavi sisteme za gotovinsko poslovanje, ki omogočajo, da pripravi načrte denarnih tokov.

3. Računovodja Komisije razdeli razpoložljiva sredstva v skladu z Uredbo (ES, Euratom) št. 1150/2000.

Člen 58

Vodenje bančnih računov

(člen 68 finančne uredbe)

1. Za potrebe vodenja zakladništva lahko računovodja v imenu institucije odpre račune pri finančnih institucijah ali nacionalnih centralnih bankah ali pa da odpreti take račune. V upravičenih primerih lahko računovodja odpre račune tudi v valuti, ki ni euro.

2. Računovodja je odgovoren za zaprtje računov iz odstavka 1 ali za zagotovitev, da so taki računi zaprti.

3. Računovodja s finančnimi institucijami določi pogoje vodenja računov iz odstavka 1 v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, učinkovitosti in javnega zbiranja ponudb.

4. Računovodja vsaj na vsakih pet let ponovno izvede postopek javnega zbiranja ponudb finančnih institucij, pri katerih so v skladu z odstavkom 1 lahko odprti računi.

Kadar pogoji lokalnih bank to omogočajo, se za bančne račune izločenih sredstev, odprte pri finančnih institucijah zunaj Unije, redno opravljajo primerjalne analize pogojev pri različnih bankah. Taka analiza se izvede vsaj na vsakih pet let na pobudo imetnika računa izločenih sredstev, ki nato računovodji predloži utemeljen predlog za izbiro banke za obdobje, ki ni daljše od petih let.

5. Računovodja zagotovi, da se natančno upoštevajo pogoji vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah v skladu z odstavkom 1.

Za račune izločenih sredstev, odprte pri finančnih institucijah zunaj Unije, imetnik računa prevzame to odgovornost v skladu z veljavno zakonodajo države, v kateri opravlja svoj mandat.

6. Računovodja Komisije obvesti računovodje drugih institucij in organov iz člena 208 finančne uredbe o pogojih vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah. Računovodje drugih institucij in organov iz člena 208 finančne uredbe uskladijo pogoje vodenja računov, ki jih odprejo, s temi pogoji.

Člen 59

Pooblastilo za podpisovanje

(člen 68 finančne uredbe)

Pogoji, ki veljajo za odpiranje, vodenje in uporabo računov, določajo, odvisno od zahtev notranjega kontroliranja, da mora čeke, naloge za bančna nakazila ali izvedbo drugih bančnih poslov podpisati eden ali več ustrezno pooblaščenih zaposlenih. Ustrezno navodilo na papirju podpišeta vsaj dva ustrezno pooblaščena zaposlena ali računovodja osebno.

Za namene prvega odstavka računovodja vsake institucije sporoči vsem finančnim institucijam, pri katerih je zadevna institucija odprla račune, imena pooblaščenih zaposlenih in njihove vzorce podpisov.

Člen 60

Vodenje stanj na računih

(člen 68 finančne uredbe)

1. Računovodja zagotovi, da stanje na bančnih računih iz člena 58 ne odstopa bistveno od načrtov denarnih tokov iz člena 57(2) in v vsakem primeru:

(a) da nobeden od teh računov ne izkazuje negativnega stanja;

(b) da se stanje na računih, ki se vodijo v drugih valutah, redno preračunava v eure.

2. Računovodja ne sme voditi sredstev na računih, ki se vodijo v drugih valutah, ki bi zaradi tečajnih nihanj lahko povzročili čezmerni primanjkljaj institucij.

Člen 61

Prenosi in preračuni

(člen 68 finančne uredbe)

Brez poseganja v člen 69 računovodja izvede prenose med računi, ki jih odpre v imenu institucije pri finančnih institucijah, in izvaja preračune valut.

Člen 62

Način plačila

(člen 68 finančne uredbe)

Plačila se izvršujejo z bančnim nakazilom, s čekom ali – z računa izločenih sredstev – s plačilno kartico v skladu s členom 67(4).

Člen 63

Dokumenti pravnega subjekta

(člen 68 finančne uredbe)

1. Računovodja lahko izvrši plačila z bančnim nakazilom šele, ko institucija v skupen dokument vnese podatke o bančnem računu prejemnika plačila in podatke, ki potrjujejo njegovo identiteto, ali kakršno koli spremembo navedenih podatkov.

Vsak takšen vnos podatkov o bančnem računu prejemnika plačila in njegovih pravnih podatkov v navedeni dokument ali spremembe navedenih podatkov se izvede na podlagi ustreznih dokazil, katerih obliko določi računovodja.

2. Za namen plačila z bančnim nakazilom lahko odredbodajalec prevzame obveznost do tretje osebe v imenu svoje institucije samo, če ta tretja oseba predloži dokumentacijo, ki je potrebna za vnos v navedeni dokument.

Odredbodajalci obvestijo računovodjo o vseh spremembah podatkov o bančnem računu in pravnih podatkov, ki jim jih je sporočil prejemnik plačila, ter pred izvršitvijo plačila preverijo, da so navedeni podatki veljavni.

V zvezi s predpristopno pomočjo se lahko posamične obveznosti sklenejo z javnimi oblastmi v državah, ki so prosile za pristop k Evropski uniji, brez predhodnega vnosa v dokument o prejemniku plačil. V takih primerih odredbodajalec stori vse, kar je v njegovi moči, da zagotovi čimprejšnji vnos teh podatkov. Sporazumi določajo, da je posredovanje podatkov o bančnem računu prejemnika plačila Komisiji pogoj, ki mora biti izpolnjen, da se lahko izvrši prvo plačilo.

Člen 64

Dokazila, ki jih hrani računovodja

(člen 68 finančne uredbe)

Dokazila za računovodski sistem in za pripravo zaključnega računa iz člena 141 finančne uredbe se hranijo najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament podeli razrešnico za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo.

Za dokumente v zvezi s postopki, ki se še niso končali, se rok hranjenja podaljša do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo. Za shranjevanje podatkov o prometu se uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.

Vsaka institucija določi, katera služba hrani dokazila.

Člen 65

Osebe, ki so pooblaščene za vodenje računov

(člen 69 finančne uredbe)

Vsaka institucija določi pogoje, pod katerimi so zaposleni, ki jih določi in pooblasti za vodenje računov v lokalnih enotah iz člena 72, pooblaščeni za sporočanje imen in vzorcev podpisov lokalnim finančnim institucijam.

Oddelek 4

Skrbnik računa izločenih sredstev

Člen 66

Pogoji za uporabo računov izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

1. Kadar je izvrševanje plačevanja s proračunskimi postopki zaradi majhnih zneskov materialno nemogoče ali neučinkovito, se lahko za plačila takih odhodkov vzpostavijo računi izločenih sredstev.

2. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko na podlagi podrobnega okvira, določenega v navodilih odgovornega odredbodajalca, začasno potrjuje in plačuje odhodke. Ta navodila podrobno določajo pravila in pogoje, ki veljajo za začasno potrditev in plačila, in, kadar je primerno, pogoje za sklenitev pravnih obveznosti v smislu člena 97(1)(e).

3. Račun izločenih sredstev se vzpostavi in skrbnik računa izločenih sredstev imenuje s sklepom računovodje na podlagi ustrezno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca. Ta sklep določa odgovornosti in obveznosti skrbnika računa izločenih sredstev in odredbodajalca.

Tudi za spremembo pogojev vodenja računa izločenih sredstev je potreben sklep računovodje na podlagi ustrezno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca.

4. V delegacijah Unije se računi izločenih sredstev vzpostavijo za plačilo odhodkov oddelka proračuna za Komisijo in oddelka proračuna za Evropsko službo za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: ESZD) ter zagotavljajo popolno sledljivost odhodkov.

Člen 67

Pogoji za oblikovanje računa izločenih sredstev in plačevanje z njega

(člen 70 finančne uredbe)

1. Sklep o vzpostavitvi računa izločenih sredstev in imenovanju skrbnika računa izločenih sredstev ter sklep o spremembi pogojev vodenja računa izločenih sredstev določata zlasti:

(a) najvišji znesek, ki ga je mogoče izločiti na račun, in njegov namen;

(b) ali je treba v imenu institucije odpreti bančni ali poštni žiro račun;

(c) vrsto in najvišji znesek posameznih odhodkovnih postavk, ki jih lahko skrbnik računa izločenih sredstev izplača tretjim osebam ali pobere od njih;

(d) pogostnost predložitve dokazil in postopek za njihovo predložitev ter način njihovega pošiljanja odredbodajalcu za obračun;

(e) postopek, ki se uporabi za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev;

(f) da transakcije na računu izločenih sredstev odredbodajalec obračuna najpozneje na koncu naslednjega meseca, da je mogoče uskladiti računovodsko in bančno stanje;

(g) rok veljavnosti pooblastila, ki ga da računovodja skrbniku računa izločenih sredstev;

(h) podatke o imenovanem skrbniku računa izločenih sredstev.

2. V predlogih za sklepe o vzpostavitvi računa izločenih sredstev odgovorni odredbodajalec zagotovi, da:

(a) ima prednost uporaba proračunskih postopkov, kadar obstaja dostop do centralnega računalniškega računovodskega sistema;

(b) se račun izločenih sredstev uporablja samo v utemeljenih primerih.

Najvišji znesek, ki ga lahko za posamezno odhodkovno postavko izplača skrbnik računa izločenih sredstev, kadar je izvrševanje plačevanja s proračunskimi postopki materialno nemogoče ali neučinkovito, ne presega 60 000 EUR.

3. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko izvrši plačila tretjim osebam na podlagi in v mejah:

(a) predhodnega prevzema proračunskih in pravnih obveznosti, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec;

(b) pozitivnega stanja na računu izločenih sredstev, in sicer v gotovini ali na računih.

4. Plačila z računa izločenih sredstev se lahko izvršujejo z bančnimi nakazili, vključno s sistemom trajnika iz člena 89 finančne uredbe, čeki ali drugimi plačilnimi sredstvi, vključno s plačilnimi karticami, v skladu z navodili, ki jih določi računovodja.

5. Plačilom sledi sprejetje sklepov o formalni dokončni potrditvi in/ali nalogov za plačilo, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec.

Člen 68

Izbira skrbnika računa izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere med uradniki ali, če je potrebno in samo v ustrezno utemeljenih primerih, med drugimi zaposlenimi. Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere na podlagi svojega znanja, veščin in konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.

Člen 69

Zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

1. Računovodja izvršuje plačila za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev in spremlja odprtje bančnih računov in prenos nalog podpisnika ter kontrol na kraju samem in v centraliziranih računovodskih evidencah. Računovodja zagotavlja sredstva na računu izločenih sredstev. Izločena sredstva se plačajo na bančni račun, ki se odpre za izločena sredstva.

Sredstva na računu izločenih sredstev se lahko zagotavljajo tudi neposredno z raznimi lokalnimi prihodki, kot so prihodki od:

(a) prodaje opreme;

(b) publikacije;

(c) raznih vračil;

(d) obresti.

Izločena sredstva se obračunajo na podlagi odhodkov ali raznih prihodkov ali namenskih prejemkov v skladu s sklepom o vzpostavitvi računa izločenih sredstev iz člena 67 in določbami finančne uredbe. Odredbodajalec odšteje zadevne zneske, ko ponovno nakaže sredstva na račun izločenih sredstev.

2. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko prenaša sredstva med različnimi bančnimi računi, ki se nanašajo na isti račun izločenih sredstev, predvsem da bi se izognil negativnim tečajnim razlikam.

Člen 70

Preverjanja, ki jih opravljata odredbodajalec in računovodja

(člen 70 finančne uredbe)

1. Skrbnik računa izločenih sredstev vodi evidenco sredstev, ki so mu na razpolago v gotovini in na bančnih računih, ter opravljenih izplačil in prejetih zneskov v skladu s pravili in z navodili računovodje. Obračuni tega računa so vedno dostopni odgovornemu odredbodajalcu in skrbnik računa izločenih sredstev pošlje seznam transakcij, ki se pripravi vsaj enkrat na mesec, naslednji mesec skupaj z dokazili odgovornemu odredbodajalcu, ki obračuna transakcije na računu izločenih sredstev.

2. Računovodja izvaja preverjanja, ki se morajo praviloma izvajati na kraju samem in brez predhodne napovedi ter s katerimi preveri obstoj sredstev, ki so bila dodeljena skrbniku računa izločenih sredstev, in knjigovodstvo ter preveri, da so transakcije na računu izločenih sredstev obračunane v za to določenem roku, ali pa zagotovi, da taka preverjanja izvaja zaposleni v njegovi službi ali službi za odobravanje, ki je posebej pooblaščen za ta namen. Računovodja sporoči ugotovitve teh preverjanj odgovornemu odredbodajalcu.

Člen 71

Postopek za oddajo javnih naročil

(člen 70 finančne uredbe)

Plačila stroškov z računa izločenih sredstev se lahko v mejah iz člena 137(3) izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.

Člen 72

Oblikovanje računa izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

Za plačila določenih kategorij odhodkov se v skladu s členom 70 finančne uredbe vzpostavi eden ali več računov izločenih sredstev v vsaki lokalni enoti zunaj Unije. Lokalna enota je na primer delegacija, urad ali podružnica Unije v tretji državi.

Sklep o vzpostavitvi takega računa izločenih sredstev vsebuje pogoje za vodenje takega računa v skladu s členom 70 finančne uredbe ter glede na posebne potrebe vsake lokalne enote.

Člen 73

Skrbniki računa izločenih sredstev in osebe, ki so pooblaščene za vodenje računov v delegacijah Unije

(člen 70 finančne uredbe)

V izjemnih okoliščinah in za namene neprekinjenega dela lahko dolžnosti skrbnika računa izločenih sredstev pri ESZD v delegacijah Unije izvajajo zaposleni na Komisiji. Pod enakimi pogoji se lahko zaposleni v ESZD imenujejo kot skrbniki računov izločenih sredstev za Komisijo v delegacijah Unije.

V delegacijah Unije se za imenovane osebe, ki jih računovodja pooblasti za izvajanje bančnih poslov, uporabljajo pravila in pogoji iz prvega odstavka.

POGLAVJE 4

Odgovornost finančnih udeležencev

Oddelek 1

Splošna pravila

Člen 74

Organi, odgovorni za boj proti goljufijam

(člen 66(8) in člen 72(2) finančne uredbe)

Organi in telesa iz člena 66(8) in člena 72(2) finančne uredbe pomenijo organe, ki so imenovani v kadrovskih predpisih in sklepih institucij Unije o pogojih in načinu izvajanja notranjih preiskav v zvezi s preprečevanjem goljufij, korupcije in kakršnega koli drugega nezakonitega ravnanja, ki škoduje interesom Unije.

Oddelek 2

Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil in nadaljnjega prenosa pooblastil

Člen 75

Finančne nepravilnosti

(člen 66(7) in člen 73(6) finančne uredbe)

Brez poseganja v pristojnosti urada OLAF je v zvezi s kršitvami katere koli določbe finančne uredbe ali določbe, ki se nanaša na finančno poslovodenje ali preverjanje poslovanja, zaradi dejanja ali opustitve dejanja zaposlenega pristojna komisija za finančne nepravilnosti iz člena 29 (v nadaljnjem besedilu: komisija).

Člen 76

Komisija za finančne nepravilnosti

(člen 66(7) in člen 73(6) finančne uredbe)

1. Organ za imenovanje predloži primere finančnih nepravilnosti iz člena 75 te uredbe komisiji, ki da mnenje v skladu z drugim pododstavkom člena 73(6) finančne uredbe.

Če delujejo vodje delegacij Unije kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, se lahko odgovorni odredbodajalec za mnenje o primerih finančnih nepravilnosti iz člena 75 te uredbe obrne neposredno na komisijo.

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil lahko komisiji predloži zadevo, če meni, da se je zgodila finančna nepravilnost. Komisija pripravi mnenje, v katerem oceni, ali so se zgodile nepravilnosti v smislu člena 75, kako resne so bile in kakšne so lahko njihove posledice. Kadar analiza komisije pokaže, da zadeva, ki ji je bila predložena, spada v pristojnost urada OLAF, spis nemudoma vrne organu za imenovanje in takoj obvesti urad OLAF.

Kadar komisijo o zadevi obvesti neposredno zaposleni v skladu s členom 66(8) finančne uredbe, komisija pošlje spis organu za imenovanje in o tem ustrezno obvesti zaposlenega. Organ za imenovanje lahko komisijo zaprosi za mnenje o zadevi.

2. Institucija ali, v primeru skupne komisije, sodelujoče institucije glede na svojo notranjo organiziranost določijo način delovanja komisije in njeno sestavo, ki vključuje tudi zunanjega udeleženca z zahtevano usposobljenostjo in izkušnjami.

Člen 77

Potrditev navodil

(člen 73(3) finančne uredbe)

1. Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, ki prejme zavezujoče navodilo, za katerega meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načelom dobrega finančnega poslovodenja, zlasti ker navodila ni mogoče izvesti z dodeljenimi viri, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel ali nadalje prenesel pooblastila. Če se navodilo pisno potrdi, potrditev pa je prejeta pravočasno ter je iz potrditve tudi dovolj jasno razvidno, da se izrecno nanaša na točke, ki jim je odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil oporekal, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja. Navodilu sledi, razen če ni očitno nezakonito ali pomeni kršitev veljavnih varnostnih standardov.

2. Odstavek 1 se uporablja tudi v primerih,