Odločba Komisije

z dne 18. decembra 2001

o podrobnih pravilih za izvajanje Odločbe Sveta 2000/596/ES glede sistemov upravljanja in nadzora ter postopkov za izvajanje finančnih popravkov v okviru aktivnosti, ki jih sofinancira Evropski sklad za begunce

(notificirana pod dokumentarno številko K(2001) 4372)

(2002/307/ES)

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Odločbe Sveta 2000/596/ES z dne 28. septembra 2000 o ustanovitvi Evropskega sklada za begunce [1], in zlasti člena 24 Odločbe,

po posvetovanju z odborom, ustanovljenim na podlagi člena 21(1) Odločbe 2000/596/ES,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Da bi zagotovili dobro finančno poslovodenje pomoči, odobrene iz Evropskega sklada za begunce (v nadaljevanju "sklad"), morajo države članice določiti usmeritve za organizacijo nalog organa, odgovornega za izvajanje sofinanciranih aktivnosti.

(2) Da bi zagotovili, da se sredstva skladov Skupnosti izkoriščajo v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, morajo države članice uvesti sisteme za upravljanje in nadzor, ki zagotavljajo zadostno revizijsko sled, in nuditi Komisiji pomoč, ki jo ta potrebuje za izvajanje pregledov, zlasti vzorčnih.

(3) Da bi zagotovili, da se sredstva skladov Skupnosti uporabljajo učinkovito in ustrezno, bi bilo treba določiti enotna merila za preglede, ki jih izvajajo države članice na podlagi člena 18 Odločbe 2000/596/ES.

(4) Da bi zagotovili enotno obravnavo poročil o izdatkih, za katere se zahteva pomoč sklada na podlagi člena 17(2) Odločbe 2000/596/ES, bi bilo treba pripraviti vzorec poročila o izdatkih.

(5) Da bi omogočili vrnitev neupravičeno plačanih zneskov na podlagi člena 18(1) Odločbe 2000/596/ES, morajo države članice obvestiti Komisijo o odkritih primerih nepravilnosti in o napredku upravnih ali sodnih postopkov.

(6) Člen 19(1) Odločbe 2000/596/ES določa, da morajo države članice narediti finančne popravke, ki so potrebni v zvezi s posameznimi ali sistemskimi nepravilnostmi, s celotnim ali delnim preklicem prispevka Skupnosti. Da bi zagotovili enotno uporabo te določbe v vsej Skupnosti, je treba določiti pravila za določanje potrebnih popravkov in predvideti obveščanje Komisije.

(7) Če država članica ne izpolni obveznosti po členu 19(1) Odločbe 2000/596/ES ali po členu 18, lahko Komisija na podlagi člena 18(4) iste odločbe sama naredi finančne popravke. Vedno kadar je to mogoče in izvedljivo, je treba znesek popravka oceniti na podlagi posameznih dokumentov, popravek pa mora biti enak znesku izdatka, ki je bil napačno zaračunan skladu, glede na načelo sorazmernosti. Kadar natančna določitev obsega finančnega vpliva nepravilnosti ni mogoča ali izvedljiva ali kadar preklic celotnega izdatka ne bi bil sorazmeren, mora Komisija določiti popravke z ekstrapolacijo ali pavšalno na podlagi obsega in finančnega vpliva nepravilnosti, ki ga država članica ni mogla preprečiti, odkriti ali popraviti.

(8) Treba bi bilo natančno določiti nekatera podrobna pravila za izvajanje finančnih popravkov, navedena v členu 19(1) Odločbe 2000/596/ES, enaka pravila pa bi se morala uporabljati v primerih, ki spadajo v okvir člena 18(4)(b) iste odločbe.

(9) Treba je določiti zamudne obrestne mere za vsako neupravičeno prejeto vsoto, ki jo je treba vrniti in odplačati Komisiji na podlagi člena 19(3) Odločbe 2000/596/ES.

(10) Ta odločba se uporablja brez poseganja v določbe o vrnitvi državne pomoči po členu 14 Uredbe Sveta (ES) št. 659/1999 z 22. marca 1999 o določitvi podrobnih pravil za uporabo člena 93 Pogodbe ES [2].

(11) Ta odločba se uporablja brez poseganja v določbe Uredbe Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 z 11. novembra 1996 o pregledih in inšpekcijah na kraju samem, ki jih opravlja Komisija za zaščito finančnih interesov Evropskih skupnosti pred goljufijami in drugimi nepravilnostmi [3] –

SPREJELA NASLEDNJO ODLOČBO:

POGLAVJE I

PODROČJE UPORABE IN OPREDELITVE

Člen 1

Ta odločba določa podrobna pravila za izvajanje Odločbe Sveta 2000/596/ES glede sistemov za upravljanje in nadzor financiranja, odobrenega iz Evropskega sklada za begunce (v nadaljevanju "sklad"), ki ga upravljajo države članice, ter postopke za izvajanje finančnih popravkov, ki se uporabljajo za tako financiranje.

Člen 2

Za namene te odločbe se uporabljajo naslednje opredelitve:

(a) "odgovorni organ": kateri koli organ, ki ga imenuje država članica na podlagi člena 7 Odločbe 2000/596/ES;

(b) "posredniška organizacija": katera koli javnoupravna ali nevladna organizacija, na katero odgovorni organ prenese odgovornost za izvajanje na podlagi člena 7 Odločbe 2000/596/ES.

POGLAVJE II

SISTEMI ZA UPRAVLJANJE IN NADZOR

Člen 3

1. Pri uporabi člena 18(1)(c) Odločbe 2000/596/ES države članice naslovijo usmeritve na odgovorni organ in posredniške organizacije, na katere je bila prenesena odgovornost za izvajanje.

Usmeritve brez poseganja v člen 18(1) Odločbe 2000/596/ES zajemajo organizacijo sistemov za upravljanje in nadzor, ki je potrebna za zagotavljanje natančnosti, pravilnosti in upravičenosti zahtev za financiranje Skupnosti in se sklicujejo na splošno priznane standarde dobre upravne prakse, določene v Prilogi I.

2. Kadar so naloge odgovornega organa v celoti ali delno prevešene na posredniške organizacije, usmeritve iz odstavka 1 določajo podrobna pravila o:

(a) jasni opredelitvi in dodelitvi nalog, zlasti glede upravljanja, plačila ter pregledov in preverjanja skladnosti s:

(i) pogoji, določenimi v odločbah Komisije o odobritvi zahtev za sofinanciranje iz člena 8 Odločbe 2000/596/ES,

(ii) pravili o upravičenosti izdatkov iz Priloge I k Odločbi Komisije 2001/275/ES [4] in

(iii) politikami in ukrepi Skupnosti, zlasti tistimi, ki se nanašajo na pravila o konkurenci, javnih naročilih, varovanju in izboljševanju okolja, odpravljanju neenakosti in spodbujanju enakosti med moškimi in ženskami;

(b) uvedbi učinkovitih sistemov, ki zagotavljajo, da posredniške organizacije zadovoljivo izvajajo svoja pooblastila; in

(c) informiranju odgovornih organov o učinkovitosti izvedbe njihovih nalog in posredovanju opisa uporabljenih sredstev.

3. V skladu s členom 18(1)(b) Odločbe 2000/596/ES države članice najpozneje v dveh mesecih po začetku veljavnosti te odločbe pošljejo Komisiji dodatne informacije prve zahteve za sofinanciranje, opis sistemov za upravljanje in nadzor, ki so jih uvedle, in kakršne koli načrtovane izboljšave, zlasti z upoštevanjem splošno sprejetih standardov dobre upravne prakse iz Priloge I.

Ta opis vključuje naslednje informacije o vsakem odgovornem organu:

(a) naloge, ki so mu dodeljene;

(b) porazdelitev teh nalog znotraj odgovornega organa ali posredniške organizacije na tak način, ki zagotavlja, da so naloge upravljanja, plačila in nadzora dovolj ločene, da je zagotovljeno dobro finančno poslovodenje;

(c) informacije o vseh posredniških organizacijah;

(d) postopke za sprejemanje, preverjanje in potrjevanje zahtev za plačilo in odobritev ter plačilo izdatkov in njihovo knjiženje;

(e) določbe, ki urejajo notranje revizije ali enakovredne postopke.

4. Komisija preuči sisteme za upravljanje in nadzor v sodelovanju z državami članicami in opozori na kakršne koli pomanjkljivosti v zvezi s preglednostjo pregledov poslovanja sklada in izvajanja dolžnosti Komisije po členu 274 Pogodbe ES.

Člen 4

1. Sistemi držav članic za upravljanje in nadzor zagotavljajo ustrezno revizijsko sled.

2. Revizijska sled šteje za zadostno, kadar omogoča:

(a) usklajevanje skupnih poročil, potrjenih za Komisijo, s posameznimi zapisi o izdatkih in spremnimi listinami, ki se vodijo na različnih upravnih ravneh in pri končnih upravičencih, vključno z organizacijami ali podjetji, odgovornimi za izvajanje projektov; in

(b) preverjanje dodelitve in prenosov razpoložljivih sredstev Skupnosti in države.

Okvirni opis potreb po informacijah za zadostno revizijsko sled je podan v Prilogi II.

3. Odgovorni organ uvede postopke, ki zagotavljajo, da se vodi evidenca o lokaciji vseh listin, ki se nanašajo na določena plačila, izvedena v okviru nacionalnega izvedbenega programa, in da se lahko listine predložijo za inšpekcijski pregled, če to zahteva:

(a) osebje organa, odgovornega za obdelavo zahtev za plačilo,

(b) nacionalni revizijski organ, ki bo izvajal preglede, ki se zahtevajo po členu 5(1) te odločbe,

(c) služba ali telo odgovornega organa, pooblaščenega za potrjevanje zahtev za vmesna in končna plačila, predvidena v členu 17 Odločbe 2000/596/ES, in

(d) uradniki in pooblaščeni predstavniki Komisije in Evropskega računskega sodišča.

Uradniki in zastopniki, ki so odgovorni za nadzor ali tisti, ki so za to pooblaščeni, lahko zahtevajo kopije listin iz tega odstavka.

4. Za obdobje petih let, ki sledi končnemu plačilu Komisije za kateri koli projekt, odgovorni organi hranijo na razpolago Komi siji vse spremne listine, to je izvirnike ali overjene različice na splošno sprejetih nosilcih podatkov, ki se ujemajo z izvirniki, glede izdatkov in pregledov teh projektov. To obdobje se prekine bodisi v primeru sodnih postopkov bodisi na ustrezno utemeljeno zahtevo Komisije.

Člen 5

1. Države članice organizirajo preglede projektov na osnovi ustreznega vzorca, predvsem, da bi:

(a) preverile pravilno delovanje vzpostavljenih sistemov za upravljanje in nadzor;

(b) selektivno na podlagi analize tveganj preverile poročila o izdatkih, pripravljena na različnih ravneh.

2. Pregledi zajemajo najmanj 20 % skupnih upravičenih izdatkov za vsak nacionalni izvedbeni program in reprezentativni vzorec odobrenih projektov ob upoštevanju pogojev iz odstavka 3. Države članice zagotovijo ustrezno ločitev pregledov od izvajanja ali plačilnih postopkov v zvezi s projekti.

3. Določijo se izbrani projekti, opišejo metode vzorčenja in pripravi poročilo o rezultatih vseh inšpekcijskih pregledov in ukrepov, sprejetih v zvezi z ugotovljenimi odstopanji ali nepravilnostmi.

4. Vzorec projektov, ki se preverja:

(a) vključuje ustrezno mešanico vrst in velikosti projektov;

(b) upošteva kakršne koli dejavnike tveganja, ki so ugotovljeni pri nadzoru države ali Skupnosti;

(c) odraža koncentracijo projektov po nekaterih prejemnikih nepovratnih sredstev, tako da se pri glavnih prejemnikih opravi najmanj en pregled pred zaključkom vsake oblike nacionalnega izvedbenega programa.

Člen 6

Pri izvajanju pregledov države članice preverijo:

(a) učinkovito uporabo sistemov za upravljanje in nadzor;

(b) pri ustreznem številu računovodskih zapisov ustreznost teh zapisov glede na spremne listine, ki jih hranijo posredniške organizacije, na katere je odgovorni organ prenesel nekatere odgovornosti za izvajanje, prejemniki nepovratnih sredstev in, kjer je primerno, druge organizacije ali podjetja, ki so vključeni v izvajanje projekta;

(c) navzočnost zadostne revizijske sledi;

(d) če se narava in datum postavke izdatka ujemata z zahtevami Skupnosti, zahtevami, ki so določene med nacionalnim izbirnim postopkom, pogoji pogodbe ali pravnega akta o odobritvi subvencije in dejansko izvedenimi deli;

(e) če je uporaba ali nameravana uporaba projekta v skladu s cilji, določenimi v nacionalnem izvedbenem programu iz člena 8 Odločbe 2000/596/ES;

(f) če so finančni prispevki Skupnosti v mejah, predvidenih v členu 13 Odločbe 2000/596/ES ali katerih koli drugih veljavnih določbah Skupnosti, in so plačani prejemnikom brez kakršnih koli znižanj ali zamud;

(g) če je bilo ustrezno nacionalno sofinanciranje dejansko dano na razpolago in

(h) če so bili sofinancirani projekti izvedeni v skladu z zahtevami iz člena 4 in člena 9(1) Odločbe 2000/596/ES.

Člen 7

Pri pregledih se ugotovi, ali je kateri od nastalih problemov sistemskega značaja in vsebuje tveganje za druge projekte, ki jih izvaja isti prejemnik nepovratnih sredstev ali jih vodi isti organ upravljanja. Ugotovijo se tudi vzroki takih situacij, potreba po morebitni nadaljnji preučitvi in potrebni korektivni in preventivni ukrepi.

Člen 8

Države članice vsako leto obvestijo Komisijo s poročilom iz člena 20(2) Odločbe 2000/596/ES, kako so uporabile člene 5, 6 in 7 te odločbe v predhodnem letu in po potrebi dopolnijo ali posodobijo opis iz člena 4(2).

Člen 9

V primeru oblik pomoči, pri katerih sodeluje več kakor ena država članica ali kadar so upravičenci v več kakor eni državi članici, se države članice in Komisija dogovorijo o upravni pomoči, potrebni za zagotavljanje pravilnega nadzora.

POGLAVJE III

POROČILA O IZDATKIH

Člen 10

1. Poročila o izdatkih potrdi posameznik ali služba v plačilnem organu, ki deluje neodvisno od vseh služb, ki odobritve izdajajo, po vzorcu iz Priloge IV.

2. Za vse izdatke, ki jih navede Komisiji, predloži odgovorni organ zagotovilo, da se nacionalni izvedbeni programi upravljajo v skladu z vsemi veljavnimi predpisi Skupnosti in se sredstva uporabljajo v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja. To zagotovilo potrjuje, da zahteva za sofinanciranje zajema samo izdatke:

(a) ki so jih dejansko imeli prejemniki nepovratnih sredstev, kot je opredeljeno v členu 2(d) Odločbe 2001/275/ES, v obdobju upravičenosti programa, kakor je opredeljeno v odločbah o odobritvah zahtev za sofinanciranje, in

(b) se nanašajo na projekte, ki so bili izbrani za sofinanciranje iz nacionalnega izvedbenega programa v skladu z uveljavljenimi merili in postopki za izbor in so bili v skladu s pravili Skupnosti v vsem obdobju, v katerem so nastajali izdatki.

3. Na koncu programa država članica v šestih mesecih predloži končno poročilo, določeno v Prilogi IV. Če tega ne stori, Komisija avtomatsko zapre program in ustrezne odobrene pravice prenehajo.

4. Pred predložitvijo zahteve Komisiji odgovorni organ preveri ustreznost izvedenih pregledov. Opravljeno delo se podrobno opiše v končnem poročilu iz člena 20(3) Odločbe 2000/596/ES. Pregledi zajemajo dejanske vidike in učinkovitost projektov, kakor tudi njihove finančne in računovodske vidike.

POGLAVJE IV

FINANČNI POPRAVKI S STRANI DRŽAV ČLANIC

Člen 11

1. V primeru sistemskih nepravilnosti zajemajo preiskave na podlagi člena 19(1) Odločbe 2000/596/ES vse projekte, ki bi bili lahko prizadeti.

2. Pri celotnem ali delnem preklicu prispevka Skupnosti države članice upoštevajo naravo in težo nepravilnosti in finančno izgubo za sklad.

3. Države članice obvestijo Komisijo s seznamom, priloženim k poročilu iz člena 20(2) Odločbe 2000/596/ES, o vseh postopkih za preklic pomoči, ki so jih začele v predhodnem letu.

Člen 12

1. Kadar je treba po preklicu prispevka skupnosti na podlagi člena 18(1)(g) Odločbe 2000/596/ES zneske vrniti, odgovorna služba ali organizacija izda nalog za izterjavo in obvesti odgovorni organ. Informacija o vrnitvi se posreduje Komisiji in se knjiži v skladu s členom 13 te odločbe.

2. Države članice v poročilu iz člena 20(2) Odločbe 2000/596/ES obvestijo Komisijo, kako so se odločile, ali pa predlagajo, da se preklicana sredstva ponovno uporabijo.

Člen 13

Odgovorni organ vodi evidenco o izterljivih zneskih že izvedenih plačil pomoči Skupnosti in zagotovi, da se zneski vrnejo brez odlašanja. Po vrnitvi odgovorni organ zmanjša svoje naslednje poročilo Komisiji o izdatkih za znesek, enak vrnjenim vsotam, ali ga, če ta znesek ne zadošča, povrne Skupnosti. Zneski, ki jih je treba vrniti, se od datuma zapadlosti obrestujejo po meri, določeni v členu 94 Uredbe Komisije (Euratom, ESPJ, ES) št. 3418/93 z 9. decembra 1993 o določitvi podrobnih pravil za izvajanje nekaterih določb Finančne uredbe [5] z 21. decembra 1977, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 1687/2001 [6], od prvega delovnega dne v mesecu, ko dolg zapade.

Ob predložitvi poročila iz člena 20(2) Odločbe 2000/596/ES države članice pošljejo Komisiji seznam odkritih nepravilnosti z navedbo zneskov, ki so vrnjeni ali čakajo na izterjavo in, če je primerno, kakršnih koli upravnih ali sodnih postopkov, sproženih z namenom vrnitve neupravičeno plačanih zneskov.

POGLAVJE V

FINANČNI POPRAVKI S STRANI KOMISIJE

Člen 14

1. Znesek finančnih popravkov, ki jih naredi Komisija na podlagi člena 18(4)(b) Odločbe 2000/596/ES za posamezne ali sistemske nepravilnosti se oceni vedno, kadar je to mogoče in izvedljivo na podlagi posameznih dokumentov, popravek pa mora biti enak znesku izdatka, ki je bil napačno zaračunan skladu, v skladu z načelom sorazmernosti.

2. Kadar ni mogoče ali ni izvedljivo, da bi natančno določili znesek nepravilnega izdatka ali kadar bi bil preklic celotnega izdatka nesorazmeren, se Komisija pri finančnih popravkih opira na:

(a) ekstrapolacijo z uporabo reprezentativnega vzorca transakcij, ki so homogene narave; ali

(b) pavšalno stopnjo in v tem primeru oceni resnost kršitve pravil in obseg ter finančne posledice ugotovljene nepravilnosti.

3. Kadar Komisija opre svoje stališče na dejstva, ki jih ugotovijo revizorji zunaj njenih služb, sprejme sklepne ugotovitve o finančnih posledicah po preučitvi ukrepov, ki jih je sprejela država članica na podlagi člena 18(1) Odločbe 2000/596/ES.

4. Rok, v katerem se lahko država članica odzove na zahtevo po členu 18(3) Odločbe 2000/596/ES, je dva meseca. V ustrezno utemeljenih primerih se je mogoče s Komisijo dogovoriti za daljši rok.

5. Kadar Komisija predlaga, da se finančni popravki določijo z ekstrapolacijo ali pavšalno, je državi članici dana možnost, da dokaže na podlagi preučitve dokumentov, da je bil dejanski obseg nepravilnosti manjši od ocene Komisije. V dogovoru s Komisijo lahko država članica omeji obseg svoje preučitve na ustrezen del ali vzorec dokumentov. Razen v ustrezno utemeljenih primerih čas, dan za to preučitev, ne presega nadaljnjih dveh mesecev po dvomesečnem obdobju iz odstavka 4. Komisija upošteva vse dokaze, ki jih država članica predloži v teh rokih.

6. Kadar Komisija zadrži plačila na podlagi člena 19(2) Odločbe 2000/596/ES ali kadar po izteku roka iz odstavka 4 razlogi za ustavitev ostanejo ali država članica ne obvesti Komisije o ukrepih, sprejetih za odpravo nepravilnosti, se uporablja člen 18(4) Odločbe 2000/596/ES.

7. Usmeritve o načelih, merilih in okvirnih lestvicah, ki naj jih uporabljajo službe Komisije pri določanju pavšalnih popravkov, so določene v Prilogi III k tej odločbi.

Člen 15

1. Katero koli plačilo Komisiji na podlagi člena 19(3) Odločbe 2000/596/ES se opravi v roku, določenem v zahtevku za vrnitev, v skladu s členom 28 Finančne uredbe z 21. decembra 1977 [7]. Ta datum zapadlosti je zadnji dan drugega meseca, ki sledi izdaji zahtevka.

2. Kakršna koli zamuda pri izvedbi plačila povzroči zamudne obresti, ki se začnejo na datum zapadlosti iz odstavka 1 in končajo na datum dejanskega plačila. Uporablja se obrestna mera, navedena v členu 13 te odločbe.

3. Finančni popravek na podlagi člena 19(2) Odločbe 2000/596/ES ne posega v obveznost države članice, da zasleduje vračila na podlagi člena 18(1)(g) Odločbe 2000/596/ES in člena 12(1) te odločbe in da izterja državno pomoč po členu 14 Uredbe Sveta (ES) št. 659/1999.

POGLAVJE VI

KONČNE DOLOČBE

Člen 16

Nič v tej odločbi ne preprečuje državam članicam, da uporabljajo nacionalne predpise o nadzoru, ki so strožji od tukaj predpisanih.

Člen 17

Ta odločba je naslovljena na države članice.

V Bruslju, 18. decembra 2001

Za Komisijo

António Vitorino

Član Komisije

[1] UL L 252, 6.10.2000, str. 12.

[2] UL L 83, 27.3.1999, str. 1.

[3] UL L 292, 15.11.1996, str. 2.

[4] UL L 95, 5.4.2001, str. 27.

[5] UL L 315, 16.12.1993, str. 1.

[6] UL L 228, 24.8.2001, str. 8.

[7] UL L 356, 31.12.1977, str. 1.

--------------------------------------------------

PRILOGA I

STANDARDI DOBRE UPRAVNE PRAKSE ZA ZAGOTOVITEV DOBREGA FINANČNEGA POSLOVODENJA POMOČI, ODOBRENE IZ EVROPSKEGA SKLADA ZA BEGUNCE (ČLEN 3)

1. Usklajenost nacionalnih predpisov in zakonodaje Skupnosti in natančnost zahtevkov za plačilo

Odgovorni organi ali posredniške organizacije, na katere so bile prenesene nekatere naloge, preverijo skladnost z nacionalnimi predpisi in zakonodajo Skupnosti in zlasti s pogoji, določenimi v nacionalnem izvedbenem programu, ki ga je odobrila Komisija, s pravili o upravičenosti izdatkov v okviru sklada in, kadar je primerno, o konkurenci, javnih naročilih, varovanju in izboljševanju okolja, odpravljanju neenakosti in spodbujanju enakosti med moškimi in ženskami ter potrdijo, da so zahteve za plačilo utemeljene in točne, s preverjanjem razpisnih postopkov, oddajo javnih naročil, napredovanja pri izvajanju projekta, plačil in prevzema del.

Ti pregledi se izvedejo z nadzornim sistemom. Ena od glavnih nalog odgovornega organa je spremljanje pravilnega delovanja nadzornega sistema.

2. Plačila in vrnitev

2.1 Upravna enota, odgovorna za izvajanje plačil prejemnikom nepovratnih sredstev, potrebuje listine, ki potrjujejo, da je bila za posamezen projekt dodeljena nepovratna pomoč in da so bili opravljeni potrebni upravni in fizični pregledi. Računovodski postopki morajo zagotavljati, da so poročila popolna, natančna in pravočasno pripravljena ter da se odkrijejo in popravijo kakršne koli napake ali opustitve, zlasti s preverjanji in navzkrižnimi pregledi v rednih časovnih presledkih, ki ne presegajo treh mesecev.

Uvedeni postopek mora zagotavljati, da se plačilo izvede le upravičencu, na njegov bančni račun, ali njegovemu pooblaščencu. Plačilo izvede banka organa ali, če je to primerno, vladni plačilni urad ali pa se pošlje ček, če je mogoče, v petih delovnih dneh od knjiženja zneska v breme računa. Sprejmejo se postopki, ki zagotavljajo, da se vsa plačila, za katera niso izvedeni prenosi ali unovčeni čeki, knjižijo v dobro sklada. Odobritev odredbodajalca in/ali njegovega nadzornika se lahko izda z elektronskimi sredstvi, če je zagotovljena ustrezna raven varnosti teh sredstev in če je v elektronske zapise vnesena istovetnost podpisnika.

2.2 Zgornji odstavek se uporablja po analogiji z zneski (zaseženih garancij, vrnjenih plačil itd.), ki jih mora odgovorni organ izterjati v imenu sklada. Organ mora zlasti vzpostaviti sistem za pripoznavanje vseh zapadlih zneskov skladu. Ta sistem je treba inšpekcijsko nadzorovati v rednih časovnih presledkih z namenom sprejetja ukrepov za izterjavo zapadlih dolgov.

Odgovorni organ lahko prenese nalogo izterjave nekaterih kategorij izterljivih zneskov na drugo telo, pod pogojem, da so izpolnjeni ustrezno prilagojeni pogoji iz člena 2(b) in da drugo telo redno in pravočasno, najmanj enkrat mesečno poroča organu o vseh pripoznanih prihodkih in izterjanem denarju.

Odgovorni organ uvede postopke, ki zagotavljajo, da se vsi zahtevki hitro obdelajo.

3. Opredelitve in standardizacija postopkov in dolžnosti

3.1 Odgovorni organ pisno določi podrobne postopke za spremljanje izvajanja projektov in za sprejemanje, evidentiranje in obdelavo zahtevkov, vključno z opisom vseh listin, ki se uporabijo.

3.2 Odgovornosti vsakega uradnika, pooblaščenega predstavnika ali osebe, pooblaščene v ta namen, se določijo pisno, kakor tudi omejitve pooblastil v zvezi s financami.

3.3 Vsak uradnik, pooblaščeni predstavnik ali oseba, pooblaščena v ta namen, ki je odgovoren za potrditev, potrebuje izčrpen kontrolni seznam s podrobno navedbo preverjanj, ki jih mora opraviti, in mora vse listine, ki spremljajo katerikoli zahtevek, opremiti s potrditvijo, da so bili opravljeni pregledi. Razvidno mora biti, da je delo pregledal višji uradnik.

3.4 Kadar so zahtevki obdelani z računalniškim sistemom, je dostop do računalniškega sistema varovan in nadzorovan na tak način, da:

- so vsi podatki, vneseni v sistem, pravilno preverjeni in potrjeni, da je zagotovljeno, da se napake pri vnosu odkrijejo in popravijo,

- ne more nobenega podatka vnesti, spremeniti ali potrditi nihče drug, kakor pooblaščeni uradniki, predstavniki ali pooblaščene osebe, ki so jim dodeljena osebna gesla,

- je identiteta vsakega uradnika, pooblaščenega predstavnika ali pooblaščene osebe, ki vnaša ali spreminja podatke ali programe, zabeležena v dnevniku obdelav.

--------------------------------------------------

PRILOGA II

OKVIRNI SEZNAM INFORMACIJ, POTREBNIH ZA REVIZIJSKO SLED (ČLEN 4)

Revizijska sled šteje za zadostno v smislu člena 4(2), kadar so za določen nacionalni izvedbeni program izpolnjene naslednje zahteve:

1. Računovodske evidence na ustreznih upravljalnih ravneh dajejo podrobne informacije o nastalih izdatkih prejemnikov nepovratnih sredstev za vsak sofinanciran projekt. Podajajo datum, ko so bile listine sestavljene, znesek vsake postavke izdatkov, naravo spremljajoče listine ter datum in način plačila. Priloženi so potrebni listinski dokazi (računi itd.).

2. V primerih, ko se postavka izdatkov nanaša le na del sofinanciranega projekta, mora biti prikazana natančna razdelitev zneska med sofinancirani projekt in druge projekte. Enako velja za vrste izdatkov, ki se štejejo za upravičene v okviru omejitev ali v sorazmerju z drugimi stroški.

3. Specifikacije in finančni načrt projekta, poročila o napredovanju projekta, listine, ki se nanašajo na dodelitev pomoči, razpisne postopke in javna naročila itd., se prav tako shranjujejo na ustrezni upravljalni ravni.

4. Za namen sporočanja dejansko nastalih stroškov posredniškemu organu med prejemnikom (prejemniki) nepovratnih sredstev, ki izvajajo projekte, in odgovornim organom, imenovanim na podlagi člena 7 Odločbe 2000/596/ES, se informacije, zahtevane v odstavku 1, zberejo v podrobni izjavi o izdatkih, ki navaja za vsak projekt vse postavke izdatkov, z namenom, da se izračuna celotni potrjeni znesek. Podrobne izjave o izdatkih predstavljajo spremne listine za računovodske evidence posredniškega organa.

5. Posredniške organizacije hranijo računovodske evidence za vsak projekt in za skupne zneske izdatkov, potrjene s strani prejemnikov nepovratnih sredstev, ki izvajajo projekte. Posredniške organizacije, ki poročajo odgovornemu organu, predložijo temu organu seznam odobrenih projektov za vsak nacionalni izvedbeni program in navedejo za vsak projekt njegovo polno ime in imena prejemnikov nepovratnih sredstev, ki ga izvajajo, datum, ko je bila dodeljena pomoč, prevzete obveznosti za zneske in plačane zneske, zadevno obdobje izdatkov in skupen znesek izdatkov na ukrep. Te informacije predstavljajo spremno datoteko v računovodskih evidencah odgovornega organa in osnovo za sestavitev poročila o izdatkih, ki se predloži Komisiji.

6. Kadar prejemniki nepovratnih sredstev, ki izvajajo projekte, poročajo neposredno odgovornemu organu, podrobne izjave o izdatkih iz odstavka 4 predstavljajo spremne datoteke za računovodske evidence, ki jih vodi odgovorni organ, ki sestavi seznam sofinanciranih projektov iz odstavka 5.

7. Kadar posreduje med prejemniki nepovratnih sredstev, ki izvajajo projekte, in odgovornim organom, imenovanim na podlagi člena 7 Odločbe 2000/596/ES, več kakor en posredniški organ, zahteva vsak posredniški organ za svoje področje odgovornosti podrobne izjave o izdatkih, sestavljene na nižji ravni, da jih uporabi kot spremne listine v svojih poročilih, o katerih mora poročati navzgor in podati vsaj skupen znesek izdatkov za vsak projekt.

8. V primerih računalniško podprtega prenosa podatkov morajo vsi zadevni organi pridobiti zadostne informacije z nižjih ravni, da utemeljijo lastne računovodske evidence in vsote, ki jih sporočajo navzgor, tako da je zagotovljena zadovoljiva revizijska sled od skupnih zneskov, sporočenih Komisiji, do različnih postavk izdatkov in spremnih listin pri prejemniku nepovratnih sredstev/na ravni izvedbe projekta.

--------------------------------------------------

PRILOGA III

SMERNICE O NAČELIH, MERILIH IN OKVIRNIH LESTVICAH, KI NAJ JIH UPORABLJAJO SLUŽBE KOMISIJE PRI DOLOČANJU FINANČNIH POPRAVKOV NA PODLAGI ČLENOV 18 IN 19 ODLOČBE 2000/596/ES

1. NAČELA

Namen finančnih popravkov je ponovna vzpostavitev stanja, ko je 100 % izdatkov, navedenih za sofinanciranje iz sklada, usklajenih z veljavnimi pravili in predpisi države in Skupnosti. To omogoča vzpostavitev številnih ključnih načel, ki jih službe Komisije uporabljajo pri določanju finančnih popravkov:

(a) Nepravilnost je opredeljena v členu 1(2) Uredbe (ES) št. 2988/95 [1]. Nepravilnosti so lahko enkratne ali sistemske.

(b) Sistemska nepravilnost je ponavljajoča napaka zaradi resnih pomanjkljivosti v sistemih za upravljanje in nadzor, namenjenih za zagotavljanje pravilnega računovodstva in skladnosti z veljavnimi pravili in predpisi.

- Če se spoštujejo vsa veljavna pravila in predpisi in se sprejmejo vsi razumni ukrepi, da bi preprečili, odkrili in odpravili goljufije in nepravilnosti, niso potrebni nobeni finančni popravki.

- Če se veljavna pravila in predpisi spoštujejo, vendar je treba izboljšati sisteme za upravljanje in nadzor, je treba državi članici dati ustrezna priporočila, vendar ni treba predvideti nobenih finančnih popravkov.

- Kadar so ugotovljene zgolj napake, ki se nanašajo na vsote, manjše od 4000 EUR, se državo članico opomni, naj odpravi napake brez uvedbe postopka finančnih popravkov na podlagi člena 18(4) Odločbe 2000/596/ES.

- Če imajo sistemi za upravljanje ali nadzor resne pomanjkljivosti, ki bi lahko vodile v sistemske nepravilnosti, zlasti pomanjkljivosti v zvezi z veljavnimi pravili in predpisi, se vedno naredijo finančni popravki.

(c) Znesek finančnega popravka se oceni, vedno kadar je to mogoče, na podlagi posameznih dokumentov in je enak znesku izdatka, ki je bil v zadevnih primerih napačno zaračunan skladu. Določitev natančnega obsega popravkov za vsak posamezen projekt ni vedno mogoča ali izvedljiva, ali pa bi bil preklic celotnega zadevnega izdatka nesorazmeren. V takih primerih mora Komisija določiti popravke na podlagi ekstrapolacije ali pavšalnih stopenj.

(d) Kadar obstaja dokaz, da se posamezne količinsko določljive nepravilnosti iste vrste pojavljajo pri večjem številu drugih projektov, ali skozi ves ukrep ali program, vendar ne bi bilo stroškovno učinkovito, da bi določali nepravilen izdatek za vsak projekt posamično, lahko finančni popravek temelji na ekstrapolaciji.

- Ekstrapolacija se lahko uporabi le, kadar je mogoče določiti homogeno populacijo ali podskupino projektov in prikazati, da je nanjo vplivala pomanjkljivost. V tem primeru se rezultati temeljite preiskave značilnega vzorca posameznih naključno izbranih zadevnih dokumentov ekstrapolirajo na vse dokumente, ki tvorijo ugotovljeno populacijo, v skladu s splošno sprejetimi revizijskimi standardi.

(e) V primeru posameznih kršitev ali sistemskih nepravilnosti, katerih finančni vpliv ni natančno določljiv, ker nanj vpliva preveč spremenljivk ali se njegovi učinki razpršijo, tako kakor tisti, ki so posledica nezmožnosti učinkovite izvedbe pregledov, ki naj bi preprečili ali odkrili nepravilnost ali izpolnili pogoj pomoči ali pravila Skupnosti, vendar bi bilo nesorazmerno zavrniti celotno zadevno pomoč, se uporabijo pavšalne stopnje.

- Pavšalni popravki se določijo v skladu z resnostjo pomanjkljivosti sistema za upravljanje in nadzor ali posamezne kršitve in finančnimi posledicami nepravilnosti. Seznam elementov sistema, ki jih Komisija šteje za ključne in pomožne za namen ocenjevanja resnosti pomanjkljivosti, je podan v oddelku 2.2, okvirna lestvica pavšalnih stopenj za popravke pa v oddelku 2.3. Pavšalni popravki se uporabljajo za vse izdatke na podlagi zadevnega ukrepa ali ukrepov, razen če so pomanjkljivosti omejene na nekatera področja izdatkov (posamezni projekti ali vrste projektov) in v tem primeru se uporabljajo le za tista področja izdatkov. Za isti izdatek se navadno ne uporabi več kakor en popravek.

(f) Na področjih, kjer obstaja meja za previdnost pri ocenjevanju teže kršitve, kakor v primerih neupoštevanja okoljskih pogojev, se pri popravkih upoštevajo naslednji pogoji: znatna opustitev spoštovanja pravil in jasno prepoznavna povezava z aktivnostjo, ki prejema sredstva Skupnosti.

(g) Ne glede na vrsto popravkov, ki jih predlaga Komisija, ima država članica vedno možnost dokazati, da so bili dejanska izguba ali tveganje za sklad in obseg ali teža nepravilnosti manjši, kakor so jo ocenile službe Komisije. Postopek in roki so določeni v členu 14(4) in (5) te odločbe.

(h) V nasprotju s popravki, ki jih naredijo države članice na podlagi člena 19(1) Odločbe 2000/596/ES finančni popravki, ki jih določi Komisija na podlagi člena 19(2) iste odločbe, vedno vključujejo čisto zmanjšanje financiranja Skupnosti, prevzetega za zadevni program.

(i) Kadar revizijski sistem države članice – Računsko sodišče, notranji ali zunanji revizorji – odkrijejo nepravilnosti in država članica v razumnem roku sprejme ustrezne korektivne ukrepe na podlagi člena 19(1) Odločbe 2000/596/ES, Komisija ne more naložiti nobenih finančnih popravkov na podlagi člena 19(2) Odločbe 2000/596/ES in lahko država članica sredstva ponovno uporabi. V drugih primerih lahko Komisija naredi popravke na podlagi ugotovitev nacionalnih revizijskih organov, ko revizijski organ EU ugotovi nepravilnost. Kadar Komisija opre svoje stališče na dejstva, ki jih ugotovijo in popolno dokumentirajo drugi revizijski organi EU, oblikuje svoje sklepe glede na finančne posledice po preučitvi morebitnih odgovorov države članice.

2. MERILA IN LESTVICE ZA PAVŠALNE POPRAVKE

2.1 Merila

Kot je bilo omenjeno v odstavku 1(c) zgoraj, se lahko pavšalne stopnje predvidijo, kadar informacije, ki izhajajo iz poizvedovanja, ne omogočajo, da bi natančno ocenili finančni vpliv posameznega primera ali več primerov nepravilnosti s statističnimi sredstvi ali s sklicevanjem na druge preverljive podatke, temveč vodijo v ugotovitev, da država članica ni izvedla ustreznega preverjanja upravičenosti sprejetih zahtevkov.

Pavšalni popravki pridejo v poštev, kadar Komisija ne more ustrezno uveljaviti nadzora, ki se izrecno zahteva s predpisi ali je implicitno potreben zaradi spoštovanja izrecnega pravila (na primer omejitev pomoči na določeno vrsto projekta), njegova odsotnost pa bi lahko povzročila sistemsko nepravilnost. O pavšalnih popravkih je treba razmisliti tudi, kadar Komisija ugotovi resne pomanjkljivosti v sistemih za upravljanje in nadzor, ki so posledica obsežnih kršitev veljavnih pravil in predpisov ali kadar odkrije posamezne kršitve. Pavšalni popravki so lahko primerni tudi, kadar države članice z lastnimi nadzornimi službami odkrijejo take nepravilnosti, vendar država članica ne uspe v razumnem času sprejeti ustreznega korektivnega ukrepa.

Pri odločanju, ali naj sledi pavšalni finančni popravek in če po kakšni stopnji, se navadno upošteva ocena stopnje tveganja izgube, ki ji je sklad izpostavljen zaradi pomanjkljivega nadzora. Tako naj bi bil popravek v skladu z načelom sorazmernosti. Posebne sestavine, ki jih je treba upoštevati, so:

1. ali se nepravilnost nanaša na posamezen primer, večkratne primere ali vse primere;

2. ali se pomanjkljivost nanaša na učinkovitost sistema za upravljanje in nadzor na splošno ali na učinkovitost določene sestavine sistema, to je na delovanje določenih funkcij, ki so potrebne za zagotavljanje zakonitosti, pravilnosti in upravičenosti izdatkov, navedenih za sofinanciranje iz sklada po veljavnih pravilih države in Skupnosti (glej oddelek 2.2 spodaj);

3. pomembnost pomanjkljivosti v celotnem predvidenem upravnem, fizičnem in drugem nadzoru;

4. ranljivost za goljufanje ukrepov, zlasti ob upoštevanju gospodarske spodbude.

2.2 Razvrščanje sestavin sistemov za upravljanje in nadzor za namen uporabe pavšalnih stopenj finančnih popravkov za sistemske pomanjkljivosti ali posamezne kršitve

Sistemi za upravljanje in nadzor sklada so sestavljeni iz različnih sestavin ali funkcij večje ali manjše pomembnosti za zagotavljanje zakonitosti, pravilnosti in upravičenosti izdatkov, navedenih za sofinanciranje. Za namen ocenjevanja pavšalne stopnje popravkov pomanjkljivosti v takih sistemih ali posameznih primerih nepravilnosti je uporabno razvrstiti funkcije sistemov za upravljanje in nadzor v ključne in pomožne sestavine.

Ključne sestavine so tiste, ki so namenjene in bistvene za zagotavljanje zakonitosti in pravilnosti in so resnično bistvo projektov, ki jih podpira sklad, pomožne sestavine pa tiste, ki prispevajo h kakovosti sistema za upravljanje in nadzor in pomagajo zagotavljati, da sistem deluje dobro glede na svoje ključne funkcije.

Spodnji seznam vsebuje glavnino sestavin dobrih sistemov za upravljanje in nadzor ter dobre revizijske prakse. Resnost pomanjkljivosti in posameznih kršitev se znatno razlikuje in zato bo Komisija primere ocenjevala predvsem ob upoštevanju oddelka 2.4.

2.2.1 Ključne sestavine za zagotavljanje upravičenosti do sofinanciranja

1. Zagotavljanje in uporaba postopkov za vloge za nepovratna sredstva, ocena vlog, izbira projektov za financiranje in izbira pogodbenikov/dobaviteljev, ustrezna objava razpisov za vloge za nepovratno pomoč v skladu s postopki za zadevni program:

(a) skladnost, kadar je primerno, s pravili o obveščanju javnosti, o enakih možnostih in javnih naročilih ter s pravili Pogodbe in načeli enakosti obravnave in nediskriminacije, kadar se ne uporabljajo direktive ES o javnih naročilih;

(b) ocena vlog za nepovratna sredstva v skladu s programskimi merili in postopki, vključno s skladnostjo s pravili o presoji vpliva na okolje, zakonodajo in politiko enakih možnosti;

(c) izbira projektov za financiranje:

- izbrani projekti ustrezajo ciljem in objavljenim merilom programa;

- razlogi za sprejetje ali zavrnitev vlog so jasno določeni;

- upoštevanje pravil državne pomoči;

- upoštevanje pravil upravičenosti;

- vključitev pogojev financiranja v sklep o odobritvi.

2. Ustrezno preverjanje dobave sofinanciranih proizvodov in storitev ter upravičenosti izdatkov, zaračunanih programu s strani odgovornega organa, imenovanega na podlagi člena 7 Odločbe 2000/596/ES, in posredniških organizacij med prejemnikom nepovratnih sredstev in odgovornim organom:

(a) preverjanje resničnosti "predmeta dobave" (storitev, del, zalog itd.) glede na načrte, račune, prevzemne listine, strokovna poročila ipd. in po potrebi na kraju samem;

(b) preverjanje upoštevanja pogojev za odobritev nepovratnih sredstev;

(c) preverjanje upravičenosti izdatkov, za katere je bil dan zahtevek;

(d) ustrezno spremljanje vseh nerešenih vprašanj pred sprejetjem zahtevka;

(e) vzdrževanje ustreznega in zanesljivega računovodskega sistema;

(f) vzdrževanje revizijske sledi na vseh ravneh od prejemnika nepovratnih sredstev navzgor po sistemu;

(g) sprejemanje razumnih ukrepov za pridobitev zagotovila, da so poročila o izdatkih, ki jih odgovorni organ potrdi Komisiji, pravilna, če:

- so izdatki nastali v upravičenem obdobju pri projektih, izbranih za sofinanciranje v skladu z normalnimi postopki in vsemi veljavnimi pogoji,

- so sofinancirani projekti dejansko izvedeni.

3. Zadostna količina in kakovost vzorčnih pregledov projektov in ustrezno spremljanje:

(a) izvajanje vzorčnih pregledov pri najmanj 20 % skupnih upravičenih izdatkov v skladu s členom 5 te odločbe, podprtih s poročilom o delu, ki ga je opravil revizor;

(b) vzorec je reprezentativen in analiza tveganja ustrezna;

(c) ustrezna delitev dolžnosti, ki zagotavlja neodvisnost;

(d) nadaljnje spremljanje pregledov, ki zagotavlja:

- ustrezno oceno rezultatov in finančnih popravkov, kjer je primerno,

- ukrep na splošni ravni za odpravljanje sistemskih nepravilnosti.

2.2.2 Pomožne sestavine:

(a) zadovoljiv upravni nadzor v obliki standardnih kontrolnih seznamov ali enakovrednega sredstva in pravilno dokumentiranje rezultatov, ki na primer zagotavlja:

- da zahtevki pred tem še niso bili plačani in so transakcije (pogodbe, prejemi, računi, plačila) ločeno prepoznavne;

- usklajevanje znotraj računovodskega sistema poročil in zabeleženih izdatkov;

(b) pravilen nadzor obdelave zahtevkov in postopkov odobritve;

(c) zadovoljivi postopki za zagotavljanje pravilnega razširjanja informacij o predpisih Skupnosti;

(d) zagotavljanje pravočasnih izplačil sredstev Skupnosti upravičencem.

2.3 Okvirne lestvice pavšalnih popravkov

100 % popravek

Stopnja popravka se lahko fiksno določi na 100 %, kadar obstajajo pomanjkljivosti v sistemu države članice za upravljanje in nadzor ali je posamezna kršitev tako resna, da predstavlja popolno nezmožnost izpolnjevanja pravil Skupnosti, tako da so vsa plačila neregularna.

25 % popravek

Kadar je uporaba sistema države članice za upravljanje in nadzor hudo pomanjkljiva in obstaja dokaz o obsežnih nepravilnostih in malomarnosti pri odpravljanju nepravilnosti ali sleparski praksi, je utemeljen 25 % popravek, ker se lahko upravičeno predpostavlja, da bodo proste možnosti za nekaznovano predložitev nepravilnih zahtevkov povzročile izjemno velike izgube za sklad. Popravek te stopnje je ustrezen tudi za nepravilnosti v posameznem primeru, ki so resne, vendar ne razveljavijo celotnega projekta.

10 % popravek

Kadar ena ali več ključnih sestavin sistema ne deluje ali delujejo tako slabo ali neredno, da so povsem neučinkovite za določanje upravičenosti zahtevka ali preprečevanje nepravilnosti, je utemeljen 10 % popravek, ker je razumno sklepati, da obstaja veliko tveganje obsežne izgube za sklad. Ta stopnja popravka je ustrezna tudi za posamezne nepravilnosti zmerne resnosti glede na ključne sestavine sistema.

5 % popravek

Kadar vse ključne sestavine sistema delujejo, vendar ne tako dosledno, pogosto ali poglobljeno, kakor zahtevajo predpisi, je utemeljen 5 % popravek, ker je razumno sklepati, da ne zagotavljajo zadostne ravni pravilnosti zahtevkov in obstaja znatno tveganje za sklad. 5 % popravek je lahko ustrezen tudi za manj resne nepravilnosti v posameznih projektih glede na ključne sestavine.

Dejstvo, da je mogoče način, kako sistem deluje, izpopolniti, samo po sebi ni zadosten razlog za finančni popravek. Obstajati mora resna pomanjkljivost skladnosti z izrecnimi pravili Skupnosti ali standardi dobre prakse in pomanjkljivost mora predstavljati za sklad resno tveganje izgube ali nepravilnost.

2 % popravek

Kadar je izvajanje ustrezno glede na ključne sestavine sistema, vendar povsem odpove pri delovanju ene ali več pomožnih sestavin, je utemeljen 2 % popravek glede na manjše tveganje izgube za sklad in manjšo resnost kršitve.

2 % popravek se poveča na 5 %, če se po datumu uvedbe prvega popravka ugotovi ista pomanjkljivost v zvezi z izdatki in država članica po prvem popravku ne sprejme ustreznih korektivnih ukrepov za del sistema z napako.

2 % popravek je utemeljen tudi, kadar Komisija obvesti državo članico, ne da bi uvedla kak popravek, da je treba izboljšati pomožne sestavine sistema, ki so uvedene, vendar ne delujejo zadovoljivo, država članica pa ne sprejme potrebnih ukrepov.

Popravki se naložijo samo za pomanjkljivosti v pomožnih sestavinah sistemov za upravljanje in nadzor, kadar niso ugotovljene pomanjkljivosti pri ključnih sestavinah. Če obstajajo pomanjkljivosti v zvezi s pomožnimi, pa tudi ključnimi sestavinami, se popravki naredijo po stopnji, ki se uporablja za ključne sestavine.

2.4 Mejni primeri

Kadar popravek, ki izhaja iz dosledne uporabe teh smernic, ne bi bil sorazmeren, se lahko predlaga nižja stopnja popravka.

Na primer, kadar pomanjkljivosti izhajajo iz težav pri razlagi pravil ali zahtev Skupnosti (razen v primerih, ko se upravičeno pričakuje, da bo država članica povzročala Komisiji take težave) in nacionalni organi sprejmejo učinkovite ukrepe za izboljšanje pomanjkljivosti, takoj ko so te odkrite, se lahko upošteva ta olajševalni dejavnik in predlaga popravek na nižji stopnji ali da ni popravka. Podobno je treba posvetiti ustrezno pozornost pravni varnosti zahtevkov, kadar pomanjkljivosti po predhodnih revizijah s stani služb Komisije niso zabeležene.

Na splošno pa dejstvo, da so sistemi za upravljanje ali nadzor izboljšani takoj potem, ko so pomanjkljivosti sporočene državi članici, ne šteje za olajševalni dejavnik pri ocenjevanju finančnega vpliva sistemske nepravilnosti, preden je bilo narejeno izboljšanje.

2.5 Osnova za oceno

Vedno kadar je znano stanje v drugih državah članicah, Komisija naredi medsebojno primerjavo, da zagotovi enako obravnavo pri oceni stopenj popravka.

Stopnja popravka naj se uporabi za tisti del izdatkov, ki so ogroženi. Kadar je pomanjkljivost posledica tega, da država članica ni sprejela ustreznega sistema nadzora, se popravek uporabi za celotne izdatke, za katere je bil potreben ta sistem. Kadar obstaja razlog za domnevo, da je pomanjkljivost omejena na uporabo določenega nadzornega sistema organa ali regije, ki ga je sprejela država članica, naj se popravek omeji na izdatke, ki jih nadzira ta organ ali regija. Kadar se pomanjkljivost nanaša na primer na preverjanje meril za upravičenost do višje stopnje pomoči, naj popravek temelji na razliki med višjo in nižjo stopnji pomoči.

Popravek se navadno nanaša na izdatke ukrepa v preučevanem obdobju, na primer v enem finančnem letu. Kadar pa je nepravilnost posledica sistemskih pomanjkljivosti, ki so očitno dolgotrajne in so več let vplivale na izdatke, naj se popravek nanaša na vse izdatke, ki jih je navedla država članica od nastanka sistemske pomanjkljivosti do meseca, v katerem je odpravljena.

Kadar je ugotovljenih več pomanjkljivosti v istem sistemu, se pavšalne stopnje popravka ne seštevajo, najresnejša pomanjkljivost se jemlje kot prikaz tveganj, ki jih predstavlja sistem nadzora kot celota [2]. Uporabljajo se za izdatke, ki ostanejo po odbitku zavrnjenih zneskov za posamezne dokumente. V primeru, da država članica ne uporabi kazni, predpisanih z zakonodajo Skupnosti, je finančni popravek znesek neuporabljenih kazni, skupaj z 2 % preostalih zahtevkov, ker neuporaba kazni povečuje tveganje, da bodo predloženi nepravilni zahtevki.

3. UPORABA IN UČINEK ČISTIH FINANČNIH POPRAVKOV

Kadar država članica soglaša, da bo naredila finančni popravek, predlagan v postopku na podlagi člena 19(1) Odločbe 2000/596/ES, Komisija ne naloži čistega znižanja financiranja, ampak lahko dovoli državi članici, da ponovno dodeli sproščene vsote. Vendar finančni popravki, ki jih naloži Komisija na podlagi člena 19(2) Odločbe 2000/596/ES po dokončanju postopka iz člena 18(3) in (4) iste odločbe, v vseh primerih vključujejo čisto znižanje okvirne dodelitve pomoči iz sklada.

Čisti popravek se naredi avtomatsko, če Komisija meni, da država članica ni zadovoljivo upoštevala sklepnih odločitev o nepravilnostih, ki so jih odkrili Skupnost ali nacionalni organi in/ali če se nepravilnost nanaša na resno pomanjkljivost v sistemu upravljanja ali nadzora države članice, organov upravljanja ali plačilnih organov.

Katera koli vsota, ki je dolgovana Komisiji zaradi čistih popravkov, se plača skupaj z obrestmi na podlagi člena 19(3) Odločbe 2000/596/ES in v skladu s členom 15(2) te odločbe.

[1] UL L 312, 23.12.1995, str. 1.

[2] Glej tudi oddelek 2.3 (2 % popravek).

--------------------------------------------------

PRILOGA IV

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

Dodatek

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------