PRILOGA

k FINANČNIM PRAVILOM IN REVIZIJSKIM POSTOPKOM, KI SE UPORABLJAJO ZA PROMETNO SKUPNOST

1. PREAMBULA

Ta priloga se uporablja za stalni sekretariat prometne skupnosti (v nadaljnjem besedilu: sekretariat) pri naročanju blaga, gradenj ali storitev za svoj račun pod mejno vrednostjo, določeno v Direktivi 2014/24/EU. Ne zajema dejavnosti, kot je zaposlovanje osebja, za katere se uporabljajo drugačna pravila.

2. ODDELEK 1

2.1. Področje uporabe in načela, ki se uporabljajo za naročila

Vsi postopki javnega naročanja, ki jih sekretariat sklene za svoj račun, morajo biti v skladu s proračunskimi načeli preglednosti, sorazmernosti, enakega obravnavanja in nediskriminacije ter dobrega finančnega poslovodenja. To zagotavlja pošteno konkurenco med gospodarskimi subjekti.

Naročila se načrtujejo na podlagi jasno opredeljenih ciljev, ki podpirajo izpolnjevanje ciljev Pogodbe o prometni skupnosti (v nadaljnjem besedilu: Pogodba) in organov, ustanovljenih na podlagi Pogodbe, ter sekretariatu omogočajo, da izpolni svoj mandat v skladu s členom 28 Pogodbe.

Ocenjena vrednost naročila se ne sme določiti z namenom izogibanja veljavnim pravilom, prav tako se ne sme naročilo v ta namen razdeliti na manjše dele.

Sekretariat po potrebi razdeli naročilo na sklope in pri tem ustrezno upošteva široko konkurenco.

Sekretariat ne sme uporabljati okvirnih pogodb neustrezno ali tako, da je njihov namen ali učinek preprečevanje, omejevanje ali izkrivljanje konkurence.

Na splošno lahko v postopkih javnega naročanja sodelujejo vse fizične osebe, ki so državljani države članice Evropske unije, države članice Evropskega gospodarskega prostora ali pogodbenice Pogodbe iz jugovzhodne Evrope, ter vse pravne osebe, ki imajo dejanski sedež v eni od teh držav. Fizične osebe, ki so državljani tretje države, ki je z Unijo sklenila poseben sporazum na področju javnega naročanja, in vse pravne osebe s sedežem v tej tretji državi lahko sodelujejo v postopku javnega naročanja pod pogoji, določenimi v takem sporazumu. Sodelujejo lahko tudi mednarodne organizacije.

Vse faze vsakega postopka javnega naročanja se ustrezno dokumentirajo in o njih se pisno poroča za vsako dokumentacijo o zadevnem javnem naročilu, da se zagotovita preglednost in možnost revizije.

Sekretariat ni pravno zavezan do gospodarskega subjekta, dokler pogodba ni podpisana. To se jasno navede v vseh stikih z gospodarskimi subjekti. Sekretariat lahko do podpisa prekliče postopek, ne da bi bili ponudniki upravičeni do kakršnega koli nadomestila. Odločitev mora biti obrazložena in ponudniki morajo biti pisno obveščeni v 15 dneh od dneva sprejetja odločitve.

Naloge, zaupane izvajalcem, ne smejo vključevati izvajanja pooblastil javnih organov ali nalog izvrševanja proračuna.

Postopki javnega naročanja pod mejno vrednostjo iz Direktive 2014/24/EU se lahko uporabljajo za naslednje vrste nakupov:

— „storitve“, ki zajemajo vse intelektualne in neintelektualne storitve, razen storitev, ki jih pokrivajo naročila blaga ter naročila gradenj in pogodbe o nepremičninah;

— „blago“, ki zajema nakup, zakup, najem ali nakup na obroke z možnostjo nakupa blaga ali brez nje (vključuje tudi namestitev, inštalacijo in vzdrževanje); ter

— „gradnje“, ki zajemajo bodisi gradnjo bodisi projektiranje in gradnjo objektov, ki ustrezajo zahtevam, ki jih je določil sekretariat. „Gradnja“ pomeni izgradnjo objekta visoke ali nizke gradnje, ki sama po sebi izpolnjuje svojo gospodarsko ali tehnično funkcijo.

3. ODDELEK 2

3.1. Okvirne pogodbe in obveščanje

3.1.1. Okvirne pogodbe in posebne pogodbe

Okvirna pogodba se sklene med javnim naročnikom in enim ali več gospodarskimi subjekti, da se določijo osnovni pogoji za vrsto posebnih pogodb, ki se sklenejo v določenem obdobju, zlasti trajanje, predmet, cena, izvedbeni pogoji in predvidene količine. Podpis okvirne pogodbe odredbodajalca ne zavezuje k nakupu.

3.1.2. Oglaševanje postopkov za naročila, katerih vrednost je nižja od mejnih vrednosti iz člena 49 finančnih pravil Pogodbe, in oblike oglaševanja

Naročila, katerih vrednost presega 20 000 EUR in je nižja od mejnih vrednosti iz Direktive 2014/24/EU, se štejejo za naročila srednje vrednosti. Sekretariat uporabi poenostavljeni razpisni postopek in povabiti mora vsaj pet kandidatov/ponudnikov. Poziv za prijavo interesa se objavi na spletišču sekretariata vsaj en mesec pred začetkom predvidenega postopka javnega naročanja.

Za naročilo v vrednosti, ki je enaka ali manjša od 20 000 EUR, se šteje, da je nizke vrednosti. Uporabi se poenostavljeni razpisni postopek in Sekretariat mora povabiti vsaj tri kandidate/ponudnike po svoji izbiri. Predhodno obveščanje, navedeno v točki 3.1.2, ni obvezno.

Plačila za postavke odhodkov, katerih vrednost ne presega 2 500 EUR, se lahko izvršijo kar na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.

Sekretariat vsako leto do 31. marca na svojem spletišču objavi načrt javnih naročil, ki vsebuje seznam načrtovanih javnih naročil za tekoče leto v vrednosti več kot 20 000 EUR, ki vsebuje: predmet, ocenjeno vrednost in predvideni čas začetka izvajanja.

4. ODDELEK 3

4.1. Postopki javnega naročanja srednje in nizke vrednosti

4.1.1. Predhodno preverjanje trga

Javni naročnik lahko izvede predhodno tržno analizo za pripravo postopka javnega naročanja.

4.1.2. Dokumentacija v zvezi z oddajo javnega naročila

Dokumentacija v zvezi z oddajo javnega naročila je sestavljena vsaj iz:

(a) predhodnega obveščanja, kadar je primerno;

(b) povabila k predložitvi ponudb;

(c) razpisnih zahtev, vključno s tehničnimi specifikacijami in ustreznimi merili;

(d) osnutka pogodbe.

Sekretariat v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila opredeli predmet urejanja postopka javnega naročanja z opisom potreb in značilnosti gradenj, blaga ali storitev, ki naj bi se pridobili. Ti dokumenti morajo vsebovati vse določbe in informacije, ki jih kandidati potrebujejo za oddajo ponudbe: postopek, ki ga je treba upoštevati, dokumentacijo, ki jo je treba predložiti, merila za izključitev, pogoje za sodelovanje in merila za oddajo ter trajanje in ocenjeno vrednost naročila. Sekretariat tudi navede, kateri elementi določajo minimalne zahteve, ki jih morajo izpolnjevati vse ponudbe. Minimalne zahteve zajemajo izpolnjevanje veljavnih obveznosti na področjih okoljskega, socialnega in delovnega prava, določenih v pravu Unije, nacionalnem pravu, kolektivnih pogodbah ali veljavnih mednarodnih socialnih in okoljskih konvencijah iz Priloge X k Direktivi 2014/24/EU.

Zgoraj navedeni trije dokumenti od (b) do (d) se lahko potencialnim kandidatom/ponudnikom pošljejo po elektronski pošti.

4.1.3. Povabilo k predložitvi ponudb

Povabilo k predložitvi ponudb:

(a) določa pravila za oddajo ponudb, med drugim zlasti pogoje za ohranjanje njihove zaupnosti do odprtja, rok za oddajo in prejem ponudb ter naslov, na katerega jih je treba poslati ali dostaviti, ali internetni naslov v primeru elektronske oddaje;

(b) navaja, da oddaja ponudbe pomeni sprejetje pogojev iz dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila in da ta oddaja ponudbe izvajalca, ki mu je oddano javno naročilo, zavezuje med izvajanjem tega naročila;

(c) določa, koliko časa mora ponudba, brez vsakršnega spreminjanja, ostati veljavna;

(d) prepoveduje kakršne koli stike med javnim naročnikom in ponudnikom med postopkom, razen izjemoma pod pogoji iz dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila, in, kadar je predviden ogled na kraju samem, opredeljuje način izvedbe takega ogleda;

(e) določa načine preverjanja skladnosti z rokom za prejem ponudb; in

(f) vsebuje navedbo, da predložitev ponudbe pomeni sprejetje prejema obvestila o izidu postopka v elektronski obliki.

4.1.4. Razpisne zahteve

Razpisne zahteve vsebujejo naslednje:

(a) merila za izključitev in pogoje za sodelovanje;

(b) merila za oddajo javnega naročila ter njihov relativni ponder, oziroma, kadar ponderji niso mogoči zaradi objektivnih razlogov, vrstni red od najbolj do najmanj pomembnega, ki velja tudi za variantne ponudbe, če so te dovoljene v obvestilu o javnem naročilu;

(c) tehnične specifikacije iz točke 4.1.6; in

(d) zahtevo, da se navede, v kateri državi imajo ponudniki sedež, in da se predložijo dokazila, ki so običajno sprejemljiva po pravu te države.

4.1.5. Osnutek pogodbe

Osnutek pogodbe vsebuje vsaj:

(a) podatke o pogodbenicah,

(b) predmetu javnega naročanja,

(c) trajanju,

(d) plačilnih pogojih,

(e) zahtevah glede jamstev (če je primerno),

(f) varstvu podatkov,

(g) pravicah intelektualne lastnine,

(h) pravu, ki se uporablja za naročilo, in pristojnem sodišču za reševanje sporov.

4.1.6. Tehnične specifikacije

Tehnične specifikacije so celovite, jasne in natančne ter ne ustvarjajo neupravičenih ovir za konkurenčne razpisne postopke. Opredeljujejo (po sklopih, kadar je primerno) značilnosti, ki se zahtevajo za blago, storitve ali gradnje, ob upoštevanju namena, za katerega jih sekretariat namerava uporabiti. So sorazmerne s ciljem in/ali proračunom za potrebne storitve, blago in gradnje.

Tehnične specifikacije se ne sklicujejo na proizvod določene blagovne znamke ali porekla ali ga opisujejo in ne smejo ustvarjati neupravičenih ovir za konkurenčne razpisne postopke.

Tehnične specifikacije vsebujejo najmanj:

(a) merila za izključitev in pogoje za sodelovanje;

(b) merila za oddajo javnega naročila;

(c) dokazilo o dostopu do javnega naročanja;

(d) predmet urejanja postopka javnega naročanja;

(e) ozadje;

(f) vrsto nalog;

(g) obseg dela;

(h) trajanje in pričakovane rezultate;

(i) predpostavke in tveganja;

(j) logistiko in časovni razpored;

(k) zahteve; ter

(l) poročila in spremljanje naročil.

Tehnične specifikacije služijo kot mandat izvajalca med izvajanjem naročila. Vključijo se kot priloga k pogodbi, ki izhaja iz naročila.

4.1.7. Merila za izključitev

Ta merila se uporabljajo v vseh postopkih javnega naročanja in jih je treba objaviti. Med postopkom se merila ne smejo spreminjati.

Namen meril za izključitev je določiti, ali je gospodarskemu subjektu dovoljeno sodelovati v postopku javnega naročanja oziroma ali se mu odda naročilo. Potencialni ponudniki morajo s podpisano in datirano častno izjavo izjaviti, da niso v eni od situacij za izključitev. V ta namen mora sekretariat zagotoviti predlogo za častno izjavo.

Uporabljata se člen 136(1) in člen 137, odstavki 1 do 4, Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, v zvezi z merili za izključitev in odločitvijo o izključitvi ter izjavami in dokazili o neobstoju situacije za izključitev.

Merila za izključitev se preverijo na podlagi ustreznosti/neuspešnosti glede na ustrezne zahtevane dokaze.

4.1.8. Pogoji za sodelovanje

4.1.8.1 Namen pogojev za sodelovanje je določiti, ali je ponudnik sposoben izvesti javno naročilo. V ta namen morajo biti pogoji za sodelovanje jasni, nediskriminatorni, ustrezni in sorazmerni s predmetom in vrednostjo naročila. Sekretariat tudi zagotovi, da določi merila, ki se lahko zlahka preverijo.

4.1.8.2 Javni naročnik v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila navede pogoje za sodelovanje, minimalne ravni zmogljivosti in dokazila, potrebna za dokazovanje te zmogljivosti. Vse zahteve so povezane in sorazmerne s predmetom naročila.

4.1.8.3. Javni naročnik v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila določi, kako naj skupine gospodarskih subjektov izpolnijo pogoje za sodelovanje.

4.1.8.4. Kadar je naročilo razdeljeno na sklope, lahko javni naročnik določi minimalne stopnje zmogljivosti za posamezni sklop. Če je več sklopov oddanih istemu izvajalcu, lahko določi dodatne minimalne stopnje zmogljivosti.

4.1.8.5. Kar zadeva zmogljivost opravljanja poklicne dejavnosti, lahko javni naročnik od gospodarskega subjekta zahteva, da izpolni vsaj enega od naslednjih pogojev: (a) da je vpisan v enega od ustreznih poklicnih ali poslovnih registrov, razen, če je gospodarski subjekt mednarodna organizacija; (b) da ima za javna naročila storitev posebno dovoljenje, ki dokazuje, da je pooblaščen za izvajanje naročila v državi, v kateri ima sedež, ali pa je član določene poklicne organizacije.

4.1.8.6. Kadar javni naročnik sprejema prijave za sodelovanje ali ponudbe, sprejme častno izjavo, v kateri je navedeno, da kandidat ali ponudnik izpolnjuje pogoje za sodelovanje.

4.1.8.7. Javni naročnik lahko ponudnike in kandidate kadar koli med postopkom pozove, naj predložijo posodobljeno izjavo ali vsa dokazila ali del dokazil, če je to potrebno, da se zagotovi pravilna izvedba postopka.

4.1.8.8. Javni naročnik od kandidatov ali uspešnega ponudnika zahteva, da predloži posodobljena dokazila, razen kadar so takšna dokazila že bila predložena za drug postopek in pod pogojem, da so zadevni dokumenti še vedno ažurni ali lahko do njih brezplačno dostopa v nacionalni podatkovni zbirki.

4.1.8.9. Javni naročnik se lahko na podlagi svoje ocene tveganja odloči, da ne bo zahteval dokazil o pravni, regulativni, finančni in ekonomski sposobnosti ter tehnični in strokovni usposobljenosti gospodarskih subjektov v postopkih za javna naročila v vrednosti, ki ne presega mejnih vrednosti iz točke 3.1.2.

4.1.8.10. Kadar se javni naročnik odloči, da ne bo zahteval dokazil o pravni, regulativni, finančni in ekonomski sposobnosti ter tehnični in strokovni usposobljenosti gospodarskih subjektov, ni dovoljeno nobeno predhodno financiranje, razen v ustrezno utemeljenih primerih.

4.1.8.11. Gospodarski subjekt lahko, kadar je primerno in za določeno javno naročilo, uporabi zmogljivosti drugih subjektov, ne glede na pravno naravo povezav, ki jih ima z njimi. V tem primeru mora javnemu naročniku dokazati, da bo imel na voljo vire, potrebne za izvedbo naročila, in sicer z zavezo, ki jo v ta namen dajo navedeni subjekti.

4.1.8.12. Kar zadeva tehnična in strokovna merila, lahko gospodarski subjekt uporabi zmogljivosti drugih subjektov le, kadar bodo ti izvajali gradnje ali storitve, za katere se zahtevajo te zmogljivosti.

4.1.8.13. Če gospodarski subjekt uporablja zmogljivosti drugih subjektov glede pogojev v zvezi z ekonomsko in finančno sposobnostjo, lahko javni naročnik zahteva, da so gospodarski subjekt in navedeni subjekti skupaj odgovorni za izvedbo javnega naročila.

4.1.8.14. Javni naročnik lahko od ponudnika zahteva informacije o katerem koli delu javnega naročila, ki ga ponudnik namerava dati v podizvajanje, in o identiteti podizvajalcev.

4.1.8.15. Javni naročnik za gradnje ali storitve, ki se opravljajo v objektih pod njegovim neposrednim nadzorom, od glavnega izvajalca zahteva, da mu sporoči imena in kontaktne podatke podizvajalcev, ki sodelujejo pri izvajanju naročila, in njihovih zastopnikov.

4.1.8.16. Javni naročnik preveri, ali subjekti, katerih sposobnosti namerava uporabiti gospodarski subjekt, in predvideni podizvajalci, kadar podizvajanje predstavlja pomemben delež javnega naročila, izpolnjujejo zadevne pogoje za sodelovanje. Javni naročnik od gospodarskega subjekta zahteva zamenjavo subjekta ali podizvajalca, ki ne izpolnjuje zadevnih meril za izbor.

4.1.8.17. Javni naročnik lahko v zvezi z naročili gradenj, naročili storitev in naročili blaga, ki vključujejo namestitvena ali inštalacijska dela, zahteva, da nekatere ključne naloge opravi neposredno ponudnik sam ali sodelujoči v skupini, če ponudbo predloži skupina gospodarskih subjektov.

4.1.8.18. Za predložitev ponudbe ali prijave za sodelovanje javni naročnik ne sme zahtevati, da ima skupina gospodarskih subjektov določeno pravno obliko, vendar se lahko od izbrane skupine zahteva, da po tem, ko ji je bilo oddano javno naročilo, prevzame določeno pravno obliko, če je takšna sprememba potrebna za ustrezno izvedbo naročila.

4.1.8.19. Pogoji za sodelovanje se preverijo na podlagi ustreznosti/neuspešnosti.

4.1.8.20. Pogoji za sodelovanje se še naprej uporabljajo med celotnim izvajanjem naročila, tj. izvajalec mora te pogoje vedno izpolnjevati.

4.1.9. Ekonomska in finančna sposobnost

Da javni naročnik zagotovi, da imajo gospodarski subjekti potrebne ekonomske in finančne sposobnosti za izvedbo javnega naročila, lahko zahteva zlasti, da:

(a) imajo gospodarski subjekti določen najnižji letni promet, vključno z določenim najnižjim prometom na področju, zajetem v javnem naročilu;

(b) gospodarski subjekti predložijo informacije o svojih letnih računovodskih izkazih, ki izkazujejo deleže sredstev glede na obveznosti; in

(c) gospodarski subjekti predložijo ustrezno raven zavarovanja poklicne odgovornosti.

Za nameneprvega pododstavka, točka (a), najnižji letni promet ne sme presegati dvakratne ocenjene letne vrednosti javnega naročila, razen v ustrezno utemeljenih primerih, povezanih z naravo nakupa, ki jo javni naročnik pojasni v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila.

Javni naročnik za namene prvega pododstavka, točka (b), metode in merila za takšne deleže pojasni v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila.

Javni naročnik v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila določi, katera dokazila mora gospodarski subjekt predložiti, da dokaže svojo ekonomsko in finančno sposobnost. Lahko zahteva zlasti enega ali več naslednjih dokumentov:

(a) ustrezne bančne izpiske ali po potrebi dokazilo o zadevnem zavarovanju poklicne odgovornosti;

(b) računovodske izkaze ali izvlečke iz teh izkazov za obdobje, ki zajema največ zadnja tri proračunska leta, za katera so bili zaključni računi potrjeni;

(c) izkaz skupnega prometa gospodarskega subjekta in po potrebi prometa na področju, ki ga zajema naročilo, za največ pretekla tri razpoložljiva poslovna leta.

Kadar gospodarski subjekt zaradi katerega koli utemeljenega razloga ne more predložiti dokazil, ki jih zahteva javni naročnik, lahko svojo ekonomsko in finančno sposobnost dokaže s katerim koli drugim dokumentom, za katerega javni naročnik meni, da je ustrezen.

4.1.10. Tehnična in strokovna usposobljenost

Javni naročnik preveri, ali kandidati oziroma ponudniki izpolnjujejo minimalne pogoje za sodelovanje v zvezi s tehnično in strokovno usposobljenostjo v skladu z naslednjimi odstavki.

Javni naročnik v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila določi, katera dokazila mora gospodarski subjekt predložiti, da dokaže svojo tehnično in strokovno usposobljenost. Lahko zahteva enega ali več naslednjih dokumentov:

(a) za gradnje: (i) blago, za katero je treba izvesti namestitvena ali inštalacijska dela, ali za storitve, informacije glede izobrazbe in strokovnih kvalifikacij, kompetenc, izkušenj in strokovnosti oseb, odgovornih za izvajanje, seznam, ki vsebuje naslednje: 1. glavne storitve, opravljene v zadnjih treh letih, in glavno blago, dobavljeno v tem obdobju, z navedbo zneskov, datumov ter javnih ali zasebnih strank, pri čemer se na zahtevo priložijo izjave teh strank; 2. gradnje, opravljene v zadnjih petih letih, s priloženimi potrdili o zadovoljivi izvedbi za najpomembnejše gradnje; 3. izjavo o tehnični opremi, orodjih ali obratih, ki jih bo gospodarski subjekt uporabljal za izvedbo naročila storitev ali gradenj; 4. opis tehničnih objektov in sredstev, ki jih ima gospodarski subjekt na voljo za zagotavljanje kakovosti, ter opis razpoložljivih študijskih in raziskovalnih zmogljivosti; 5. navedbo strokovnega osebja ali strokovnih teles, ki jih ima gospodarski subjekt na voljo, ne glede na to, ali mu neposredno pripadajo ali ne, in zlasti tistih, ki so odgovorni za nadzor kakovosti;

(b) za blago: (i) vzorce, opise ali verodostojne fotografije ali potrdila, ki jih izdajo uradne pristojne ustanove ali agencije za nadzor kakovosti, ki potrjujejo skladnost proizvodov z jasno navedbo tehničnih specifikacij ali standardov;

(c) za gradnje ali storitve: (i) izjavo o povprečnem letnem številu zaposlenih in številu vodstvenega kadra gospodarskega subjekta v zadnjih treh letih; (ii) navedbo sistemov upravljanja dobavne verige in sistemov za sledenje, ki jih bo gospodarski subjekt lahko uporabljal med izvajanjem naročila; (iii) navedbo ukrepov za okoljsko ravnanje, ki jih bo gospodarski subjekt lahko uporabil med izvajanjem javnega naročila.

Za namene točk (a) in (b) lahko zaradi zagotovitve ustrezne ravni konkurence javni naročnik navede, da se bodo upoštevala dokazila o zadevnih dobavah blaga ali opravljenih storitvah izpred več kot treh let.

Za namene točke (c) lahko zaradi zagotovitve ustrezne ravni konkurence javni naročnik navede, da se bodo upoštevala dokazila o zadevnih gradnjah, opravljenih pred več kot petimi leti.

Javni naročnik lahko sklepa, da gospodarski subjekt ni dovolj strokovno usposobljen za izvedbo javnega naročila v skladu z ustreznim standardom kakovosti, če ugotovi navzkrižje interesov, ki lahko negativno vpliva na izvajanje javnega naročila.

4.1.11. Merila za oddajo javnega naročila

Namen meril za oddajo javnega naročila je oceniti tehnično in finančno ponudbo, da se izbere ekonomsko najugodnejša ponudba, ki zajema bodisi najnižjo ceno bodisi najboljše razmerje med ceno in kakovostjo, potem ko se preveri, ali ponudba izpolnjuje minimalne zahteve iz dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila.

Sekretariat v dokumentu v zvezi z oddajo javnega naročila objavi, da se bodo ocenjevala vsa merila, ter relativni pomen vsakega od meril za oddajo javnega naročila glede kakovosti in cene (če se uporabi formula s ponderiranjem med kakovostjo in ceno).

Merila kakovosti lahko vključujejo elemente, kot so tehnične prednosti, estetske in funkcionalne lastnosti, dostopnost, oblikovanje, prilagojeno vsem uporabnikom, socialne, okoljske in inovativne značilnosti, postopek proizvodnje, zagotavljanja in trgovanja in vsi drugi postopki v vseh fazah življenjske dobe gradnje, blaga ali storitev, organiziranost osebja, dodeljenega za izvajanje zadevnega naročila, poprodajne storitve, tehnična pomoč ali pogoji dobave, kot so datum dobave, postopek dobave in rok za dobavo ali dokončanje del.

Javni naročnik v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročanja določi relativni ponder, ki ga dodeli vsakemu merilu, izbranemu za določitev ekonomsko najugodnejše ponudbe, razen če se uporabi metoda najnižje cene. Navedeni ponderji se lahko opredelijo z določitvijo razpona z ustrezno največjo razliko.

Ponderiranje cene ali stroškov glede na druga merila ne sme povzročiti, da cena ali stroški ne bi imeli nobenega vpliva.

Če ponderjev ni mogoče navesti zaradi objektivnih razlogov, javni naročnik navede merila v padajočem zaporedju po pomembnosti.

Javni naročnik lahko določi najnižje ravni kakovosti. Ponudbe, ki ne dosegajo teh ravni kakovosti, se zavrnejo.

4.1.12. Roki

Roki za prejemanje ponudb

Rok za prejemanje ponudb za javno naročilo nizke vrednosti je najmanj 10 koledarskih dni od dneva po tem, ko je bilo potencialnim ponudnikom odposlano povabilo k predložitvi ponudb.

Rok za prejemanje ponudb za javno naročilo srednje vrednosti je najmanj 15 koledarskih dni od dneva po tem, ko je bilo potencialnim ponudnikom odposlano povabilo k predložitvi ponudb.

Roki v nujnih primerih

V nujnih primerih se lahko minimalni rok skrajša, če je to ustrezno utemeljeno in dokumentirano.

4.1.13. Odpiranje ponudb

Odredbodajalec odloči o ustrezni organizaciji odpiranja ponudb, ki ga izvede komisija za ocenjevanje. Osebe, odgovorne za odpiranje ponudb, preverijo, ali so bile ponudbe prejete v roku.

Postopek je veljaven, tudi če ponudbe ne predložijo vsi povabljeni kandidati, če vsaj ena ponudba izpolnjuje vsa merila.

Izjemoma se lahko, kadar po zaključku prvotnega postopka ni bila predložena nobena ponudba ali nobena primerna ponudba, postopek ponovi z enim povabljenim kandidatom, pod pogojem, da prvotna dokumentacija v zvezi z oddajo javnega naročila ni bistveno spremenjena.

4.1.14. Ocenjevanje ponudb

Ponudbe odpre in oceni komisija za ocenjevanje, ki jo uradno in čim prej imenuje odredbodajalec.

Za naročila srednje vrednosti se komisija za ocenjevanje mora imenovati. Za naročila nizke vrednosti se komisija za ocenjevanje lahko ustanovi, če je prejeta več kot ena ponudba. V komisiji za ocenjevanje morajo biti najmanj trije ocenjevalci.

Vsebina ocene se zabeleži v poročilu o oceni, ki ga podpišejo vsi njeni člani, in mora biti ločen dokument od odločitve o oddaji javnega naročila (to je podlaga za povratne informacije ponudniku). Poročilo o oceni bi moralo vključevati odločitev o oddaji javnega naročila.

Ponudbe morajo biti ocenjene pravočasno, da se lahko postopek zaključi v obdobju veljavnosti ponudb. Ko je ocena zaključena, lahko odredbodajalec sprejme odločitev o oddaji javnega naročila.

4.1.15. Stiki s ponudniki

Zagotovi se namenski poštni predal, v katerem lahko gospodarski subjekti izrazijo svoj interes ali zahtevajo informacije o začetih postopkih javnega naročanja.

Stiki med sekretariatom in potencialnimi ponudniki so prepovedani med celotnim postopkom, razen v izjemnih okoliščinah, tj. med fazo oddaje.

Med fazo oddaje so izjemoma dovoljeni stiki s ponudniki v naslednjih okoliščinah: sekretariat lahko na zahtevo gospodarskih subjektov predloži dodatne informacije izključno za pojasnitev dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila; sekretariat lahko na lastno pobudo obvesti zainteresirane strani, če v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila odkrije kakršno koli napako, netočnost, opustitev ali drugo administrativno napako. Če mora sekretariat popraviti dokumentacijo v zvezi z oddajo javnega naročila, pri čemer se ta bistveno spremeni, podaljša rok za prejemanje ponudb ali prijav za sodelovanje, da lahko ponudniki te spremembe upoštevajo.

Stiki vedno potekajo v pisni obliki (po možnosti z elektronskimi sredstvi, da se zagotovi hiter odziv in prepreči tveganje zamud zaradi težav s poštnimi storitvami).

Vse dodatne informacije, predložene na zahtevo ponudnika, in vse informacije, ki jih zagotovi sekretariat na lastno pobudo, morajo biti hkrati dostopne vsem ponudnikom na enak način kot pri dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila.

Ponudniki lahko dodatne informacije zahtevajo najpozneje štiri koledarske dni pred rokom za oddajo ponudb. Sekretariat zahtevane informacije zagotovi čim prej in najpozneje tri koledarske dni pred rokom za oddajo ponudb.

Če so informacije predložene manj kot tri koledarske dni pred rokom, sekretariat podaljša rok za sprejemanje ponudb.

Sekretariat ni dolžan odgovoriti na zahteve po dodatnih informacijah, ki so predložene manj kot štiri koledarske dni pred rokom za sprejemanje ponudb, lahko pa to stori, če je izvedljivo. Če je rok za sprejemanje zahtev po dodatnih informacijah državni praznik, nedelja ali sobota, se rok konča z iztekom zadnje ure naslednjega delovnega dne.

V skladu z dobrim upravljanjem je obvezno stopiti v stik s ponudniki in zahtevati manjkajoče informacije ali dokumente v zvezi z merili za izključitev ali pogoji za sodelovanje ali manjkajočimi podpisi. Odsotnost stika v teh primerih je treba ustrezno utemeljiti in dokumentirati z opombo v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila. Vendar zahteva po pojasnilu ne sme povzročiti spremembe vsebine ali cene že predložene ponudbe.

4.1.16. Rezultati ocenjevanja in odločitev o oddaji javnega naročila

Po ocenjevanju odredbodajalec v skladu s pogoji za sodelovanje in merili za oddajo javnega naročila, določenimi v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila, odloči, komu se odda naročilo, ter podpiše odločitev o oddaji javnega naročila.

Sekretariat obvesti uspešnega ponudnika in tudi neuspešne ponudnike o razlogih za sprejetje odločitve ter o trajanju obdobij mirovanja iz točke 4.1.18 teh pravil. Nato lahko odredbodajalec podpiše pogodbo z uspešnim ponudnikom. Uspešni ponudnik prvi podpiše pogodbo.

4.1.17. Obveščanje kandidatov in ponudnikov

Naročila v vrednosti med 20 001 EUR in mejno vrednostjo iz Direktive 2014/24/EU, oddana v enem proračunskem letu, je treba objaviti na spletišču stalnega sekretariata prometne skupnosti pred 30. junijem naslednjega leta.

4.1.18. Obdobje mirovanja pred podpisom pogodbe

Za postopke z več kot enim ponudnikom se uporablja obdobje mirovanja, ki traja vsaj sedem koledarskih dni. Obdobje mirovanja se začne od dneva, ko je bilo vsem ponudnikom (uspešnemu in neuspešnim) hkrati po elektronski pošti poslano obvestilo o izidu izbirnega postopka. Odredbodajalec pogodbe ne podpiše pred koncem obdobja mirovanja.

Sekretariat lahko po potrebi odloži podpis pogodbe zaradi dodatnega pregleda, če je to upravičeno na podlagi zahtev ali pripomb neuspešnih ponudnikov v obdobju mirovanja ali drugih ustreznih informacij, prejetih v navedenem obdobju.

4.1.19. Preklic postopkov javnega naročanja

Sekretariat lahko pred podpisom pogodbe prekliče postopek, ne da bi bili kandidati ali ponudniki upravičeni do odškodnine.

Odločitev o preklicu se sprejme, kadar naročilo ni bilo oddano (npr. ker ni bila sprejemljiva nobena ponudba, ker nobena ponudba ni izpolnjevala pogojev za sodelovanje ali tehničnih specifikacij, nobena ponudba ni dosegla minimalnih pragov kakovosti itd.), potrebe, ki so sprožile postopek javnega naročanja, postanejo zastarele (npr. zaradi spremembe prednostnih nalog politike) ali kadar financiranje pričakovanega naročila ni zagotovljeno.

Sklep o preklicu podpiše odredbodajalec.

Najpozneje 15 dni po podpisu sklepa o preklicu sekretariat pisno (po elektronski pošti ali pošti) obvesti vse ponudnike o razlogih za preklic.