SL Uradni list Evropske unije C 190/1

SKLEP VISOKEGA PREDSTAVNIKA UNIJE ZA ZUNANJE ZADEVE IN VARNOSTNO POLITIKO

z dne 19. aprila 2013

o varnostnih pravilih za Evropsko službo za zunanje delovanje

(2013/C 190/01)

VISOKI PREDSTAVNIK UNIJE ZA ZUNANJE ZADEVE IN VARNOSTNO POLITIKO JE –

ob upoštevanju Sklepa Sveta 2010/427/EU z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje (1) (ESZD),

ob upoštevanju mnenja odbora iz člena 9(6) Sklepa visokega predstavnika z dne 15. junija 2011 o varnostnih pravilih za Evropsko službo za zunanje delovanje (2),

ob upoštevanju mnenja odbora iz člena 10(1) Sklepa Sveta 2010/427/EU z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju ESZD,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) ESZD bi moral kot delovno samostojno telo Evropske unije (EU) imeti varnostna pravila iz člena 10(1) Sklepa Sveta 2010/427/EU.

(2) Visoki predstavnik Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko (v nadaljnjem besedilu: visoki predstavnik) mora odločiti o varnostnih pravilih za ESZD, ki zajemajo vse varnostne vidike v zvezi z delovanjem ESZD, da lahko ESZD učinkovito obvladuje tveganja za osebje v njeni pristojnosti, svoja materialna sredstva in podatke ter da izpolnjuje svoje dolžnosti glede skrbnosti v zvezi s tem.

(3) Zlasti je treba zagotoviti stopnjo varovanja osebja v pristojnosti ESZD, materialnih sredstev ESZD, vključno s komunikacijskimi in informacijskimi sistemi, podatkov in obiskovalcev, ki je v skladu z najboljšo prakso v Svetu, Komisiji, državah članicah in po potrebi v mednarodnih organizacijah.

(4) Varnostna pravila za ESZD bi morala prispevati k skladnejšemu celovitemu splošnemu okviru znotraj EU za varovanje tajnih podatkov EU na podlagi varnostnih pravil Sveta Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: Svet) in varnostnih določb Evropske komisije ter čim bolj skladno z njimi.

(5) ESZD, Svet in Komisija se zavzemajo za enakovredne standarde varovanja tajnih podatkov EU.

(6) Ta sklep ne vpliva na člena 15 in 16 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) in ustrezne izvedbene instrumente.

(7) Določiti je treba organizacijsko strukturo za zagotavljanje varnosti v ESZD in dodeliti naloge varovanja v okviru struktur ESZD.

(8) Visoki predstavnik bi se moral po potrebi opreti na ustrezno strokovno znanje iz držav članic, generalnega sekretariata Sveta in Komisije.

(9) Visoki predstavnik bi moral sprejeti vse ustrezne ukrepe za izvajanje teh pravil ob podpori držav članic, generalnega sekretariata Sveta in Komisije –

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Namen in področje uporabe

Ta sklep določa pravila za varnost Evropske službe za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: varnostna pravila ESZD).

V skladu s členom 10(1) Sklepa Sveta 2010/427/EU z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje se uporablja za osebje ESZD in za vse osebje delegacij Unije ne glede na njihov upravni položaj ali poreklo ter določa splošni regulativni okvir za učinkovito obvladovanje tveganj za osebje v pristojnosti ESZD, kakor je določeno v členu 2, prostore ESZD, materialna sredstva, podatke in obiskovalce.

Člen 2

Opredelitve pojmov

V tem sklepu se uporabljajo naslednje opredelitve:

(a) „Osebje ESZD“ pomeni uradnike in druge uslužbence ESZD, vključno z osebjem diplomatskih služb držav članic, ki so imenovani za začasne uslužbence, ter napotene nacionalne strokovnjake, kakor je opredeljeno v členu 6 Sklepa Sveta 2010/427/EU z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje.

(b) „Osebje v pristojnosti ESZD“ pomeni osebje ESZD in vse osebje delegacij Unije ne glede na njihov upravni položaj ali poreklo ter, v okviru tega sklepa, tudi visokega predstavnika in po potrebi drugo osebje v prostorih sedeža ESZD.

(c) „Vzdrževanci“ pomenijo člane družine osebja v pristojnosti ESZD v delegacijah Unije, ki so del njihovega gospodinjstva, kakor je bilo priglašeno ministrstvu za zunanje zadeve države sprejemnice.

(d) „Prostori ESZD“ pomenijo vse poslovne enote ESZD, vključno z zgradbami, pisarnami, sobami in drugimi območji ter območji s komunikacijskimi in informacijskimi sistemi (vključno s tistimi za delo s tajnimi podatki EU), kjer ESZD izvaja stalne ali začasne dejavnosti.

(e) „Varnostni interesi ESZD“ pomenijo osebje v pristojnosti ESZD, prostore ESZD, vzdrževance, materialna sredstva, vključno s komunikacijskimi in informacijskimi sistemi, podatke in obiskovalce.

(f) „Tajni podatek EU“ pomeni vsak podatek ali material z oznako stopnje tajnosti EU, katerega nepooblaščeno razkritje bi lahko zelo ali manj škodovalo interesom Evropske unije ali eni ali več državam članicam.

Druge opredelitve so naštete v ustreznih prilogah in Dodatku A.

Člen 3

Skrbnost

1. Cilj varnostnih pravil ESZD je izpolnjevanje dolžnosti glede skrbnosti ESZD.

2. Skrbnost ESZD zajema skrbno sprejemanje razumnih ukrepov za izvajanje varnostnih ukrepov, namenjenih preprečitvi škode za varnostne interese ESZD, ki jo je mogoče razumno predvideti.

Zajema elemente varnosti in zaščite, vključno s tistimi, ki so posledica izrednih razmer ali kriz, ne glede na njihovo naravo.

3. Ob upoštevanju dolžnosti glede skrbnosti držav članic, institucij ali organov EU ter drugih strani z osebjem v delegacijah Unije in/ali v prostorih delegacij Unije ali take dolžnosti, ki jo ima ESZD, kadar delegacije Unije gostujejo v zgoraj omenjenih prostorih drugih strani, ESZD sklene dogovore o izvajanju z vsakim od zgornjih subjektov, v katerih so določene njihove vloge in odgovornosti, naloge in mehanizmi sodelovanja.

Člen 4

Materialna varnost in varnost infrastrukture

1. ESZD sprejme vse ustrezne (stalne in začasne) ukrepe fizične varnosti, vključno z ureditvijo nadzora dostopa, za vse prostore ESZD, katerih namen je zaščita varnostnih interesov ESZD. Taki ukrepi se upoštevajo pri oblikovanju in načrtovanju novih prostorov ali pred najemanjem obstoječih prostorov.

2. ESZD tudi v tretjih državah sprejme ustrezne stalne ali začasne dodatne ukrepe fizične varnosti, s katerimi želi zaščititi svoje varnostne interese.

Zato se lahko osebju v pristojnosti ESZD in vzdrževancem zaradi varnostnih razlogov za določeno obdobje in na določenih področjih naložijo posebne obveznosti ali omejitve.

3. Ukrepi iz odstavkov 1 in 2 so sorazmerni z ocenjenim tveganjem.

Člen 5

Varovanje tajnih podatkov

1. Varovanje tajnih podatkov EU urejajo zahteve iz tega sklepa, zlasti Priloga A. Imetnik katerega koli tajnega podatka EU je odgovoren za njegovo ustrezno varovanje.

2. ESZD zagotavlja, da se dostop do tajnih podatkov dodeli le posameznikom, ki izpolnjujejo pogoje iz člena 5 Priloge A.

3. Pogoje, pod katerimi lahko lokalni uslužbenci dostopajo do tajnih podatkov EU, prav tako določi visoki predstavnik, in sicer v skladu s pravili za varovanje tajnih podatkov EU iz Priloge A k temu sklepu.

4. Varnostni direktorat ESZD upravlja podatkovno zbirko s statusom dostopa do tajnih podatkov osebja v pristojnosti ESZD in izvajalcev ESZD.

5. Če države članice v strukture ali omrežja ESZD vnesejo tajne podatke, razvrščene po nacionalni stopnji tajnosti, ESZD varuje te podatke v skladu z zahtevami, ki veljajo za tajne podatke EU na enakovredni ravni, kakor določajo veljavna pravila v skladu s Prilogo A k temu sklepu.

6. Območja v ESZD, v katerih se hranijo podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, se določijo kot varovana območja v skladu s pravili iz Priloge A k temu sklepu in jih odobri varnostni organ ESZD.

7. Postopki za izpolnjevanje odgovornosti visokega predstavnika v okviru sporazumov ali dogovorov o izvajanju izmenjave tajnih podatkov EU s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami so opisani v prilogah A in A VI k temu sklepu.

Člen 6

Varnostni incidenti in izredne razmere

1. ESZD za pravočasen in učinkovit odziv na varnostne incidente vzpostavi postopek poročanja o takih incidentih in izrednih razmerah, ki deluje štiriindvajset ur na dan, sedem dni v tednu in zajema vse vrste varnostnih incidentov ali nevarnosti za varnostne interese ESZD (npr. nesreče, spore, zlonamerne dejavnosti, kriminalne dejavnosti, ugrabitve in pridržanje talcev, krizne zdravstvene razmere, incidente v zvezi s komunikacijskimi in informacijskimi sistemi, kibernetske napade itd.).

2. Med sedežem ESZD, delegacijami Unije, Svetom, Komisijo, posebnimi predstavniki EU in državami članicami se vzpostavijo mehanizmi izredne povezave, ki omogočajo podporo pri obvladovanju varnostnih incidentov, ki vključujejo osebje, in njihovih posledic, vključno z oblikovanjem načrtov za izredne razmere.

3. To obvladovanje varnostnih incidentov med drugim vključuje:

— postopke za učinkovito podporo postopka odločanja v zvezi z varnostnim incidentom, ki vključuje osebje, tudi s sklepi o prekinitvi ali začasni prekinitvi misije, ter

— politiko in postopke umika osebja – npr. ob izginotju osebja, ugrabitvi ali zadržanju talcev – pri čemer se upoštevajo zlasti odgovornosti držav članic, institucij EU in ESZD. Pri potrebi po posebnih zmogljivostih v okviru upravljanja takih operacij se upoštevajo viri, ki jih lahko zagotovijo države članice.

4. ESZD sprejme ustrezne dogovore o izvajanju poročanja o varnostnih incidentih v delegacijah Unije. Kadar je to ustrezno, se o tem obvesti države članice, Komisijo, kateri koli drug pristojni organ in pristojne varnostne odbore.

5. Postopke obvladovanja incidentov bi bilo treba redno izvajati in pregledovati.

Člen 7

Varovanje komunikacijskih in informacijskih sistemov

1. ESZD varuje podatke, s katerimi poteka delo v komunikacijskih in informacijskih sistemih (v nadaljnjem besedilu: KIS), pred nevarnostmi, ki ogrožajo njihovo zaupnost, celovitost, razpoložljivost, avtentičnost in nezatajljivost.

2. Pravila, varnostno politiko in varnostni program za varovanje vseh KIS, ki jih ima v lasti ali upravljanju ESZD, odobri varnostni organ ESZD, kakor je opredeljen v odstavku 1 oddelka I člena 12.

3. Pravila, politika in program so skladni, njihovo izvajanje pa dobro usklajeno s pravili, politiko in programom Sveta in Komisije ter, kjer je to ustrezno, z varnostnimi politikami, ki jih uporabljajo države članice.

4. Za vse komunikacijske in informacijske sisteme, v katerih poteka delo s tajnimi podatki, se opravi akreditacijski postopek. ESZD uporablja sistem za upravljanje varnostne akreditacije po posvetovanju z generalnim sekretariatom Sveta in Komisijo.

5. Kadar tajne podatke EU, s katerimi poteka delo v ESZD, varujejo šifrirni izdelki, take izdelke na priporočilo Varnostnega odbora Sveta odobri organ ESZD za odobritev šifrirnih metod in izdelkov.

6. Varnostni organ ESZD po potrebi določi naslednje funkcije za zagotavljanje informacijske varnosti:

(a) organ za zagotavljanje informacijske varnosti;

(b) organ TEMPEST;

(c) organ za odobritev šifrirnih metod iz izdelkov;

(d) organ za razpošiljanje šifrirnega materiala.

7. Varnostni organ ESZD za vsak sistem določi naslednje funkcije:

(a) organ za varnostno akreditacijo;

(b) operativni organ za zagotavljanje informacijske varnosti.

8. Določbe za izvajanje tega člena v zvezi z varovanjem tajnih podatkov EU so določene v prilogah A in A IV.

Člen 8

Kršitev varovanja tajnosti in nepooblaščeno razkritje tajnih podatkov

1. Kršitev varovanja tajnosti je posledica dejanja ali opustitve dejanja posameznika, ki je v nasprotju z varnostnimi pravili iz tega sklepa in/ali z varnostnimi politikami ali smernicami, ki določajo vse potrebne ukrepe za njegovo izvajanje, kot je potrjeno v skladu s členom 20(1).

2. Za nepooblaščeno razkritje tajnih podatkov gre, kadar so bili tajni podatki v celoti ali delno razkriti nepooblaščenim osebam ali subjektom.

3. O vseh kršitvah ali domnevnih kršitvah varovanja tajnosti ter o vseh nepooblaščenih razkritjih ali domnevnih razkritjih tajnih podatkov se nemudoma obvesti Varnostni direktorat ESZD, ki sprejme ustrezne ukrepe, kot je določeno v Prilogi A.

4. Za vsakega posameznika, ki je odgovoren za kršitev varnostnih pravil iz tega sklepa ali za razkritje tajnih podatkov, se lahko uvede disciplinski ukrep in/ali se sproži pravni spor v skladu z zakoni, pravili in predpisi, ki se uporabljajo, kot je določeno v členu 11(3) Priloge A.

Člen 9

Preiskovanje varnostnih incidentov, kršitev in/ali razkritij ter popravni ukrepi

1. Varnostni direktorat ESZD s pomočjo strokovnjakov iz držav članic in/ali po potrebi strokovnjakov iz drugih institucij EU po pooblastilu operativnega direktorja, kadar je to potrebno:

(a) po potrebi izvede preiskave ali preverjanja: (i) kadar je znano ali kadar obstajajo utemeljeni razlogi za domnevo, da so bili tajni podatki, pomembni za ESZD, nepooblaščeno razkriti ali izgubljeni; (ii) vsake dejanske ali domnevne kršitve varovanja tajnosti ali drugih varnostnih incidentov ali nevarnosti za varnostne interese ESZD;

(b) izvede vse potrebne popravljalne ukrepe na podlagi preiskav, kadar in če je to ustrezno.

2. Preiskovalci imajo dostop do vseh potrebnih podatkov za izvedbo takih preiskav in imajo pri tem popolno podporo služb ESZD.

Preiskovalci lahko ustrezno ukrepajo, da bi zaščitili dokaze, pri čemer mora biti njihovo ukrepanje sorazmerno z resnostjo primera, ki se preiskuje.

3. Kadar je dostop do podatkov povezan z osebnimi podatki, vključno s tistimi, ki so zajeti v komunikacijskih in informacijskih sistemih, je tak dostop urejen z Uredbo (ES) št. 45/2001.

4. Kadar je treba ustvariti preiskovalno podatkovno zbirko, ki zajema osebne podatke, se o tem v skladu z zgornjo uredbo obvesti evropskega nadzornika za varstvo podatkov (ENVP).

Člen 10

Obvladovanje varnostnega tveganja

1. ESZD za opredelitev svojih potreb po varnosti v tesnem sodelovanju z Varnostnim direktoratom Komisije in po potrebi z Varnostnim uradom generalnega sekretariata Sveta razvije celovito metodologijo za oceno varnostnih tveganj.

2. Za obvladovanje tveganja, povezanega z varnostnimi interesi ESZD, je predviden postopek. Ta postopek je namenjen opredelitvi znanih varnostnih tveganj in varnostnih ukrepov za zmanjšanje takih tveganj na sprejemljivo raven ter izvajanju ukrepov v skladu s konceptom globinske obrambe. Učinkovitost teh ukrepov in raven tveganja se nenehno ocenjujeta.

3. Vloge, odgovornosti in naloge iz tega sklepa ne vplivajo na odgovornost vsakega člana osebja v pristojnosti ESZD. Zlasti osebje EU na misijah v tretjih državah mora glede lastne varnosti in zaščite ravnati razumno in po ustrezni presoji ter pri tem upoštevati vsa veljavna varnostna pravila, predpise, postopke in navodila.

4. ESZD sprejme vse ustrezne ukrepe, da zagotovi zaščito svojih varnostnih interesov in prepreči škodo v zvezi z njimi, ki jo je mogoče razumno predvideti.

5. V okviru ESZD so varnostni ukrepi za varovanje tajnih podatkov EU v njihovem življenjskem ciklu, ko so označeni za tajne, sorazmerni zlasti s stopnjo tajnosti, obliko in količino podatkov ali materialnih sredstev, lokacijo in vrsto objektov, v katerih se tajni podatki EU hranijo, ter z nevarnostjo, zlasti z lokalno oceno nevarnosti, zlonamernih in/ali kriminalnih dejavnosti, vključno z vohunjenjem, sabotažo in terorizmom.

Člen 11

Ozaveščanje in usposabljanje na področju varnosti

1. Varnostni organ ESZD zagotovi, da se pripravijo in izvajajo ustrezni programi ozaveščanja in usposabljanja na področju varnosti ter da se članom osebja v pristojnosti ESZD in po potrebi njihovim vzdrževancem zagotovijo potrebna navodila in usposabljanje na področju varnosti, ki so sorazmerni s tveganji na njihovem delovnem mestu ali v njihovem stalnem prebivališču.

2. Preden se članom osebja dodeli dostop do tajnih podatkov EU ter nato v rednih presledkih, so vsi poučeni o svoji odgovornosti za varovanje tajnih podatkov EU v skladu s pravili po členu 5 in slednjo tudi potrdijo.

Člen 12

Organiziranost varovanja tajnosti v ESZD

1. Operativni direktor je varnostni organ ESZD. Operativni direktor v tej funkciji zagotovi, da:

(a) se varnostni ukrepi o vseh varnostnih zadevah, pomembnih za dejavnosti ESZD, tudi glede vrste nevarnosti za varnostne interese ESZD ter načinov zaščite pred njimi, po potrebi uskladijo s pristojnimi organi držav članic, generalnim sekretariatom Sveta in Komisijo ter po potrebi s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami;

(b) se varnostni vidiki v celoti upoštevajo od začetka vseh dejavnosti ESZD;

(c) se dostop do tajnih podatkov dodeli le posameznikom, ki izpolnjujejo pogoje iz člena 5 Priloge A;

(d) se vzpostavi sistem registrov, ki zagotavlja, da poteka delo s podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje v skladu s tem sklepom znotraj ESZD ali kadar se dajo državam članicam EU, institucijam, organom in agencijam EU ter drugim pooblaščenim prejemnikom. Vodi se posebna evidenca vseh tajnih podatkov EU, ki jih ESZD da tretjim državam in mednarodnim organizacijam, ter vseh drugih tajnih podatkov, ki jih prejme od tretjih držav ali mednarodnih organizacij;

(e) se opravijo varnostne inšpekcije iz člena 15;

(f) se izvedejo preiskave vsake dejanske ali domnevne kršitve varovanja tajnosti, vključno z vsakim dejanskim ali domnevnim nepooblaščenim razkritjem ali izgubo tajnih podatkov, ki jih hrani ESZD ali z izvorom v ESZD, ter se ustrezni varnostni organi zaprosijo za pomoč pri takih preiskavah;

(g) se za pravočasen in učinkovit odziv na varnostne incidente vzpostavijo ustrezni načrti in mehanizmi upravljanja incidentov in posledic;

(h) se sprejmejo ustrezni ukrepi v primerih, ko posamezniki ne ravnajo v skladu s tem sklepom;

(i) da so za zaščito varnostnih interesov ESZD sprejeti ustrezni fizični in organizacijski ukrepi. V zvezi s tem operativni direktor po posvetovanju z izvršilnim generalnim sekretarjem: — po posvetovanju s Komisijo določi varnostno kategorijo delegacij, — po posvetovanju z visokim predstavnikom določi, kdaj bi bilo treba evakuirati osebje delegacije, če to zahtevajo varnostne razmere, — določi ukrepe, ki se bodo po potrebi uporabili za zaščito vzdrževancev ob upoštevanju dogovorov z institucijami EU iz člena 3(3), — odobri politiko šifrirnega sporočanja, zlasti program namestitve šifrirnih izdelkov in mehanizma.

2. Operativnemu direktorju pri tej nalogi pomagata generalni direktor za upravljanje in finance ter vodja Varnostnega direktorata ESZD, po potrebi pa tudi generalni direktor za krizno odzivanje in operativni koordinator.

3. Operativni direktor lahko kot varnostni organ ESZD po potrebi prenese s tem povezane naloge.

4. Vsak vodja oddelka/enote je odgovoren za izvajanje pravil za varovanje tajnih podatkov EU znotraj svojega oddelka/enote.

Poleg zgornjih odgovornosti vsak vodja oddelka/enote imenuje osebje za izvajanje funkcije oddelčnega varnostnega koordinatorja, katerega sredstva bodo sorazmerna s količino tajnih podatkov EU, s katerimi dela navedeni oddelek/navedena enota.

Oddelčni varnostni koordinatorji po potrebi in kadar je ustrezno pomagajo svoji vodji oddelka/enote pri izvajanju nalog na področju varnosti, kot so:

(a) razvoj vseh dodatnih varnostnih zahtev, prilagojenih posebnim potrebam oddelka/enote;

(b) redno poučevanje članov njihovega oddelka/enote glede varnosti;

(c) zagotavljanje spoštovanja načela potrebe po seznanitvi s podatki na njihovem oddelku/enoti;

(d) redno posodabljanje seznama varnih kod in ključev;

(e) vzdrževanje varnostnih postopkov in varnostnih ukrepov;

(f) obveščanje direktorja in Varnostnega direktorata o vseh kršitvah varovanja tajnosti in/ali o nepooblaščenem razkritju tajnih podatkov EU;

(g) pridobivanje informacij od osebja, ki ni več zaposleno v ESZD;

(h) redno poročanje nadrejenim o varnostnih zadevah oddelka/enote;

(i) povezovanje z Varnostnim direktoratom ESZD v zvezi z varnostnimi vprašanji.

Varnostni direktorat ESZD se pravočasno obvesti o vsaki dejavnosti ali vprašanju, ki bi lahko vplivalo na varnost.

5. Vsak vodja delegacije Unije je odgovoren za izvajanje vseh ukrepov v zvezi z varnostjo delegacije Unije.

1. ESZD ima Varnostni direktorat, ki:

(a) upravlja, koordinira, nadzira in/ali izvaja vse varnostne ukrepe v vseh prostorih v pristojnosti ESZD, na sedežu, znotraj EU in v tretjih državah;

(b) zagotavlja doslednost in usklajenost s tem sklepom ter z izvedbenimi določbami za vsako dejavnost, ki bi lahko vplivala na zaščito varnostnih interesov ESZD;

(c) je glavni svetovalec visokega predstavnika, izvršilnega generalnega sekretarja in operativnega direktorja glede vseh zadev na področju varnosti;

(d) mu v skladu s členom 10(3) Sklepa Sveta 2010/427/EU o organizaciji in delovanju ESZD pomagajo ustrezne službe držav članic;

(e) podpira dejavnosti organa za varnostno akreditacijo ESZD z ocenjevanjem fizične varnosti splošnega varnostnega okolja in lokalnega varnostnega okolja komunikacijskih in informacijskih sistemov, v katerih poteka delo s tajnimi podatki EU, ter prostorov, ki bodo pooblaščeni za delo s tajnimi podatki EU in njihovo shranjevanje.

2. Vodja Varnostnega direktorata ESZD je odgovoren za:

(a) zagotavljanje celostne zaščite varnostnih interesov ESZD;

(b) oblikovanje, pregledovanje in posodabljanje varnostnih pravil ter uskladitev varnostnih ukrepov s pristojnimi organi držav članic ter po potrebi s pristojnimi organi tretjih držav in mednarodnih organizacij, ki jih z EU povezujejo varnostni sporazumi in/ali druge varnostne ureditve;

(c) podporo v postopkih Varnostnega odbora ESZD, kakor je določeno v členu 14(1) tega sklepa;

(d) povezovanje s partnerji in organi, ki se razlikujejo od tistih iz zgornje točke (b), glede varnostnih zadev, kadar je to ustrezno;

(e) prednostno obravnavo in oblikovanje predlogov za upravljanje proračuna za varnost na sedežu in v delegacijah Unije.

3. Vodja Varnostnega direktorata ESZD:

(a) zagotavlja, da se vodijo evidence kršitev varovanja tajnosti in nepooblaščenih razkritij, ter po potrebi začne ustrezne preiskave;

(b) se redno sestaja in, kadar je potrebno, razpravlja o področjih skupnega interesa z direktorjem za varnost generalnega sekretariata Sveta in direktorjem za varnost Varnostnega direktorata Komisije.

4. Varnostni direktorat ESZD vzpostavi stik in ves čas tesno sodeluje z:

— oddelki za varnost na ministrstvih za zunanje zadeve držav članic,

— nacionalnimi varnostnimi organi in/ali drugimi pristojnimi varnostnimi organi držav članic, da bi prejel njihovo pomoč v zvezi s podatki, ki jih potrebuje za oceno takih nevarnosti in tveganj za ESZD, njeno osebje, dejavnosti, sredstva in vire ter tajne podatke na njenem običajnem sedežu,

— pristojnimi varnostnimi organi držav članic ali držav gostiteljic na ozemlju, na katerem lahko ESZD izvaja svoje dejavnosti, v zvezi z vsemi zadevami na področju varnosti njenega osebja, dejavnosti, sredstev in virov ter tajnih podatkov med bivanjem na njihovem ozemlju,

— Varnostnim uradom generalnega sekretariata Sveta in Varnostnim direktoratom Generalnega direktorata za človeške vire in varnost Komisije ter po potrebi z oddelki za varnost drugih institucij, organov in agencij EU,

— oddelki za varnost tretjih držav ali mednarodnih organizacij v zvezi s kakršnim koli uporabnim usklajevanjem ter

— nacionalnimi varnostnimi organi držav članic v zvezi z vsemi zadevami na področju varstva tajnih podatkov EU.

1. Vsak vodja delegacije Unije je odgovoren za lokalno izvajanje in upravljanje vseh ukrepov na področju zaščite varnostnih interesov ESZD v prostorih in pristojnosti delegacije Unije.

Po posvetovanju s pristojnimi organi države gostiteljice bo po potrebi sprejel vse smiselno izvedljive ukrepe, da bi zagotovil obstoj ustreznih fizičnih in organizacijskih ukrepov za doseganje tega cilja.

Vodja delegacije po potrebi oblikuje varnostne postopke za zaščito vzdrževancev, kakor so bili opredeljeni v členu 2(c), pri čemer upošteva kakršne koli dogovore o izvajanju iz člena 3(3). Vodja delegacije letno poroča vodji Varnostnega direktorata ESZD o vseh vprašanjih na področju varnosti, ki so v njegovi pristojnosti.

Pri teh nalogah mu pomagajo Varnostni direktorat ESZD, osebje ESZD v delegaciji, specializirani za varnostne naloge in funkcije, ter specializirano varnostno osebje, ki se razporedi po potrebi.

2. Vodja delegacije bo poleg tega:

— oblikoval podroben varnostni načrt in načrt obvladovanja nepredvidljivih razmer na podlagi operativnih postopkov splošnega standarda,

— upravljal učinkovit sistem za obvladovanje varnostnih incidentov in izrednih razmer, ki deluje ves dan vse dni v tednu, znotraj obsega delovanja delegacije,

— zagotavljal, da je vse osebje delegacije zavarovano v skladu s pogoji s tega področja,

— zagotavljal, da je varnost del uvodnega usposabljanja v okviru delegacije Unije, ki se ga pred prihodom ali ob prihodu v delegacijo udeleži vse osebje delegacije, ter

— zagotovil, da se izvajajo vsa priporočila na podlagi varnostnih ocen, ter predložil redna pisna poročila o njihovem izvajanju in drugih varnostnih vprašanjih varnostnemu organu ESZD.

3. Vodja delegacije lahko prenese izvajanje svojih varnostnih nalog na varnostnega koordinatorja delegacije, ki je namestnik vodje delegacije, kadar ta ni bil imenovan, pa na drugega ustreznega zaposlenega, pri tem pa je še vedno odgovoren za zaščito upravljanja varovanja in zagotavljanje prilagodljivosti organizacije.

Varnostnemu koordinatorju delegacije se lahko zaupajo zlasti naslednje odgovornosti:

— povezovanje s pristojnimi organi države gostiteljice in ustreznimi organi na veleposlaništvih in v diplomatskih misijah držav članic v zvezi z varnostnimi vprašanji,

— izvajanje ustreznih postopkov upravljanja varovanja, povezanih z varnostnimi interesi ESZD, vključno z varovanjem tajnih podatkov EU,

— poučevanje osebja o varnostnih pravilih, ki se uporabljajo zanje, in o posebnih tveganjih v državi gostiteljici,

— predložitev zahtev Varnostnemu direktoratu ESZD v zvezi s tistimi delovnimi mesti, ki zahtevajo dovoljenje za dostop do tajnih podatkov, ter

— nenehno obveščanje vodje delegacije, regionalnega varnostnega uradnika in Varnostnega direktorata ESZD glede incidentov ali sprememb na področju, ki vplivajo na zaščito varnostnih interesov ESZD.

4. Vodja delegacije lahko prenese varnostne naloge upravne ali tehnične narave na upravnega vodjo in druge člane osebja delegacije.

5. Delegaciji Unije pomaga regionalni varnostni uradnik. Regionalni varnostni uradniki sprejmejo naloge, opredeljene v nadaljevanju, v delegacijah znotraj posameznih zadevnih geografskih območij v njihovi pristojnosti.

Pod nekaterimi pogoji, kadar to zahteva prevladujoči varnostni položaj, je lahko specializirani regionalni varnostni uradnik napoten v posebno delegacijo kot polnopravni rezident.

Regionalnega varnostnega uradnika se lahko na zahtevo premesti na območje zunaj njegovega področja pristojnosti, vključno s sedežem v Bruslju, ali ob ustreznih varnostnih razmerah celo na delovno mesto z bivanjem v kateri koli državi, kakor zahteva Varnostni direktorat ESZD.

6. Čeprav so regionalni varnostni uradniki pod neposrednim nadzorom nadrejenega Varnostnega direktorata ESZD, so hkrati pod neposrednim funkcionalnim in upravnim nadzorom ustreznega vodje delegacije. Vodji delegacije in osebju delegacije pomagajo pri urejanju in izvajanju vseh fizičnih, organizacijskih in postopkovnih ukrepov na področju varnosti vsega osebja delegacije, ne glede na njihovo upravno poreklo.

7. Regionalni varnostni uradniki pomagajo vodji delegacije in osebju delegacije z nasveti in podporo. Po potrebi, zlasti kadar so specializirani regionalni varnostni uradniki polnopravni rezidenti, lahko pomagajo delegaciji Unije pri upravljanju in izvajanju na področju varnosti, vključno s pripravo varnostnih pogodb, upravljanjem varnostnih akreditacij in izdajanjem dovoljenj za dostop do tajnih podatkov.

Člen 13

Operacije skupne varnostne in obrambne politike ter posebni predstavniki EU

Varnostni direktorat ESZD pomaga in svetuje direktorju direktorata za krizno upravljanje in načrtovanje, generalnemu direktorju Vojaškega štaba Evropske unije, civilnemu poveljniku operacije, ki vodi civilno zmogljivost za načrtovanje in izvajanje operacij, ter vojaškim poveljnikom operacije EU v zvezi z varnostnimi vidiki operacij skupne varnostne in obrambne politike (v nadaljnjem besedilu: SVOP), posebnim predstavnikom EU pa v zvezi z varnostnimi vidiki njihovega mandata, ki dopolnjujejo sedanje posebne določbe, določene z ustreznimi politikami, ki jih je sprejel Svet.

Člen 14

Varnostni odbor ESZD

1. Ustanovi se Varnostni odbor ESZD.

Odboru predseduje operativni direktor ali njegov imenovani namestnik, sestaja se po navodilih predsednika ali na zahtevo katerega koli od članov odbora. Varnostni direktorat ESZD podpira funkcijo predsednika in po potrebi omogoča upravno pomoč pri postopkih odbora.

2. Varnostni odbor ESZD sestavljajo predstavniki:

— vsake države članice,

— Varnostnega urada generalnega sekretariata Sveta,

— Varnostnega direktorata Generalnega direktorata za človeške vire in varnost Komisije.

Delegacijo države članice v Varnostnem odboru ESZD lahko sestavljajo člani:

— nacionalnega varnostnega organa in/ali imenovanega varnostnega organa,

— oddelkov za varnost na ministrstvih za zunanje zadeve.

3. Predstavnike urada lahko po potrebi spremljajo in jim svetujejo strokovnjaki. Predstavnike drugih institucij, agencij ali organov EU se lahko povabi, da se udeležijo razprave o vprašanjih, povezanih z njihovo varnostjo.

4. Varnostni urad ESZD brez poseganja v odstavek 5 pomaga ESZD pri svetovanju o vseh varnostnih vprašanjih, povezanih z dejavnostmi ESZD, na sedežu in v delegacijah Unije.

Z varnostnim uradom ESZD se zlasti in brez poseganja v odstavek 5:

(a) posvetuje o: — varnostnih politikah, smernicah, konceptih in drugih dokumentih o metodologiji na področju varnosti, zlasti v zvezi z varovanjem tajnih podatkov in ukrepi, ki jih je treba sprejeti, kadar osebje ESZD ne izpolnjuje varnostnih ukrepov, — tehničnih vidikih varnosti, ki lahko vplivajo na odločitev visokega predstavnika, da Svetu predloži priporočilo za začetek pogajanj o sporazumih o varovanju tajnosti podatkov iz člena 10(1)(a) Priloge A, — kakršni koli spremembi tega sklepa;

(b) posvetuje ali se ga po potrebi obvesti o vprašanjih na področju varnosti osebja in sredstev na sedežu ESZD ali v delegacijah Unije brez poseganja v člen 3(3);

(c) Varnostni urad ESZD se obvesti o vseh nepooblaščenih razkritjih ali izgubi tajnih podatkov EU znotraj ESZD.

5. Vsaka sprememba pravil v zvezi z varovanjem tajnih podatkov EU, ki so zajeti v tem sklepu in Prilogi A k temu sklepu, zahteva soglasno pozitivno mnenje držav članic, kakor so zastopane v Varnostnem odboru ESZD. Tako soglasno pozitivno mnenje se zahteva pred:

— začetkom pogajanj o dogovorih o izvajanju iz člena 10(1)(b) Priloge A,

— dajanjem tajnih podatkov v izjemnih okoliščinah iz odstavkov 9, 11 in 12 Priloge A VI,

— prevzetjem odgovornosti organa izvora tajnih podatkov pod pogoji iz zadnjega stavka člena 10(4) Priloge A.

Kadar se zahteva soglasno pozitivno mnenje, je ta pogoj izpolnjen, ko delegacije držav članic med postopki odbora ne izrazijo nobenih pripomb.

6. Varnostni odbor ESZD v celoti upošteva varnostne politike in smernice, ki jih uporabljata Svet in Komisija.

7. Varnostni odbor ESZD prejme seznam letnih inšpekcij ESZD, po njihovem zaključku pa prejme poročila o inšpekcijskih pregledih.

8. Organizacija sestankov:

— Varnostni odbor ESZD se sestane vsaj dvakrat na leto. Dodatne sestanke v celotni sestavi ali v sestavi nacionalnih varnostnih organov/imenovanih varnostnih organov ali v obliki avtentikacije z več dejavniki organizira predsednik ali pa jih zahtevajo člani odbora.

— Varnostni odbor ESZD svoje dejavnosti organizira tako, da lahko daje priporočila o posebnih področjih varovanja tajnosti. Po potrebi lahko oblikuje druga strokovna podpodročja. Zanje določi naloge in pristojnosti, ta pa mu pošiljajo poročila o svoji dejavnosti.

— Varnostni direktorat ESZD je odgovoren za pripravo tem za razpravo. Predsednik za vsak sestanek sestavi začasni dnevni red. Člani odbora lahko predlagajo dodatne teme za razpravo.

Člen 15

Varnostne inšpekcije

1. Varnostni organ ESZD zagotavlja redno izvajanje varnostnih inšpekcij na sedežu ESZD in v delegacijah Unije, da se oceni ustreznost varnostnih ukrepov in preveri njihova skladnost s tem sklepom. Varnostni direktorat ESZD lahko po potrebi imenuje dodatne strokovnjake, ki bodo sodelovali pri varnostnih inšpekcijah agencij in organov EU, ustanovljenih v skladu s poglavjem 2 naslova V PEU.

2. Varnostne inšpekcije ESZD se izvajajo v pristojnosti Varnostnega direktorata ESZD in po potrebi s pomočjo varnostnih strokovnjakov, ki predstavljajo druge institucije EU ali države članice, zlasti v okviru dogovorov iz člena 3(3).

3. ESZD se lahko po potrebi opre na strokovno znanje iz držav članic, generalnega sekretariata Sveta in Komisije.

Po potrebi se lahko k sodelovanju pri varnostni inšpekciji delegacije Unije povabi tudi ustrezne varnostne strokovnjake na misijah držav članic v tretjih državah in/ali predstavnike diplomatskih oddelkov za varnost držav članic.

4. Določbe za izvajanje tega člena v zvezi z varovanjem tajnih podatkov EU so v prilogi A III.

Člen 16

Ocenjevalni obiski

Izvajajo se ocenjevalni obiski, da bi se ugotovilo, kako učinkoviti so varnostni ukrepi, ki se uporabljajo za varovanje tajnih podatkov EU v tretji državi ali mednarodni organizaciji v skladu z dogovori o izvajanju iz člena 10(1)(b) Priloge A.

Varnostni direktorat ESZD lahko imenuje dodatne strokovnjake, ki bodo sodelovali pri ocenjevalnih obiskih v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah, s katerimi je EU sklenila sporazum o varovanju tajnosti podatkov iz člena 10(1)(a) Priloge A.

Člen 17

Načrtovanje neprekinjenega poslovanja

Varnostni direktorat ESZD pomaga operativnemu direktorju pri upravljanju varnostnih vidikov postopkov neprekinjenega poslovanja ESZD v okviru splošnega načrtovanja neprekinjenega poslovanja ESZD.

Člen 18

Napotki pred potovanjem za misije zunaj EU

Varnostni direktorat ESZD zagotavlja dostopnost napotkov pred potovanjem za misije osebja v pristojnosti ESZD zunaj EU, ki jih črpa iz virov vseh ustreznih služb ESZD, zlasti virov SITROOM, INTCEN, geografskih oddelkov in delegacij Unije.

Varnostni direktorat ESZD na zahtevo in na podlagi zgornjih virov omogoča tudi posebne napotke pred potovanjem za misije osebja v pristojnosti ESZD v tretje države, ki predstavljajo visoko tveganje ali povečano raven tveganja.

Člen 19

Zdravje in varnost

Varnostna pravila ESZD dopolnjujejo pravila ESZD za zaščito zdravja in varnosti, ki jih je sprejel visoki predstavnik.

Člen 20

Izvajanje in pregled

1. Varnostni organ ESZD, po potrebi po posvetovanju z Varnostnim odborom ESZD, odobri varnostne politike ali smernice, ki določajo vse potrebne ukrepe za izvajanje teh pravil v ESZD, ter vzpostavi potrebne zmogljivosti, ki zajemajo vse vidike varnosti, v tesnem sodelovanju s pristojnimi varnostnimi organi držav članic in s pomočjo ustreznih služb institucij EU.

2. V skladu s členom 4(5) Sklepa Sveta 2010/427/EU z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje se lahko po potrebi uporabijo prehodne ureditve z dogovori na ravni služb z ustreznimi službami generalnega sekretariata Sveta in Komisije.

3. Visoki predstavnik zagotovi vsesplošno dosledno uporabo tega sklepa in redno pregleduje ta varnostna pravila.

4. Varnostna pravila ESZD se morajo izvajati v tesnem sodelovanju s pristojnimi varnostnimi organi držav članic, Varnostnim uradom generalnega sekretariata Sveta in Varnostnim direktoratom Generalnega direktorata za človeške vire in varnost Komisije.

5. ESZD zagotavlja, da se znotraj sistema ESZD za krizno odzivanje upoštevajo vsi varnostni vidiki.

6. Operativni direktor kot varnostni organ in vodja Varnostnega direktorata ESZD zagotavljata izvajanje tega sklepa.

Člen 21

Nadomestitev prejšnjih sklepov

1. Sklep visokega predstavnika Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko z dne 15. junija 2011 o varnostnih pravilih za Evropsko službo za zunanje delovanje (3) se razveljavi in nadomesti s tem sklepom.

2. Sklep visokega predstavnika Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko z dne 23. februarja 2011 o določitvi in nalogah pooblaščenega varnostnega organa Evropske službe za zunanje delovanje se razveljavi s tem sklepom.

Člen 22

Končne določbe

Ta sklep začne veljati na dan podpisa.

Objavi se v Uradnem listu Evropske unije.

Pristojni organi ESZD ustrezno in pravočasno obvestijo vse osebje, ki spada v področje uporabe tega sklepa in njegovih prilog, o vsebini, začetku veljavnosti in vseh nadaljnjih spremembah tega sklepa. V Bruslju, 19. aprila 2013 Visoka predstavnica C. ASHTON

(1) UL L 201, 3.8.2010, str. 30.

(2) UL C 304, 15.10.2011, str. 5.

(3) UL C 304, 15.10.2011, str. 5.

PRILOGA A NAČELA IN STANDARDI VAROVANJA TAJNIH PODATKOV EU Člen 1 Namen, področje uporabe in opredelitev pojmov 1. V tej prilogi so določena temeljna načela in minimalni standardi varovanja tajnih podatkov EU. 2. Ta temeljna načela in minimalni standardi se uporabljajo za ESZD in osebje v pristojnosti ESZD, na katera se sklicuje člen 1 in ki sta opredeljena v členu 2 tega sklepa. Člen 2 Opredelitev tajnih podatkov EU, stopenj tajnosti in oznak 1. „Tajni podatek EU“ pomeni vsak podatek ali material z oznako stopnje tajnosti EU, katerega nepooblaščeno razkritje bi lahko zelo ali manj škodovalo interesom Evropske unije ali eni ali več državam članicam. 2. Tajni podatki EU imajo naslednje stopnje tajnosti: (a) TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET: podatki in material, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko imelo izjemno težke posledice za vitalne interese Evropske unije ali ene ali več držav članic. (b) SECRET UE/EU SECRET: podatki in material, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko resno škodovalo vitalnim interesom Evropske unije ali ene ali več držav članic. (c) CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL: podatki in material, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko škodovalo vitalnim interesom Evropske unije ali ene ali več držav članic. (d) RESTREINT UE/EU RESTRICTED: podatki in material, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko bilo škodljivo za interese Evropske unije ali ene ali več držav članic. 3. Tajni podatki EU so označeni s stopnjo tajnosti v skladu z odstavkom 2. Iz njihovih oznak je poleg tega lahko razvidno področje dejavnosti, na katero se nanašajo, organ izvora, omejitev pri razpošiljanju, omejitev uporabe ali dajanja. Člen 3 Sistem določanja stopenj tajnosti 1. ESZD zagotovi, da so tajni podatki EU označeni z ustrezno stopnjo tajnosti, da je jasno razvidno, da so tajni, in da stopnjo tajnosti obdržijo le, dokler je to potrebno. 2. Brez predhodnega pisnega soglasja organa izvora se stopnja tajnosti tajnih podatkov EU ne zniža ali prekliče, niti se ne spremenijo ali odstranijo oznake iz člena 2(3). 3. Varnostni organ ESZD po posvetovanju z Varnostnim odborom ESZD v skladu s členom 14(5) tega sklepa odobri varnostno politiko o nastajanju tajnih podatkov EU, ki vključuje praktični vodič po stopnjah tajnosti. Člen 4 Varovanje tajnih podatkov 1. Tajni podatki EU se varujejo v skladu s tem sklepom. 2. Imetnik katerega koli tajnega podatka EU je odgovoren za njegovo varovanje v skladu s tem sklepom. 3. Če države članice v strukture ali omrežja ESZD vnesejo tajne podatke z oznako nacionalne stopnje tajnosti, ESZD te podatke varuje v skladu z zahtevami, ki se uporabljajo za tajne podatke EU enakovredne stopnje, kakor je določeno v preglednici enakovrednih stopenj tajnosti v Dodatku B k Sklepu Sveta 2011/292 EU z dne 31. marca 2011 o varnostnih predpisih za varovanje tajnih podatkov EU. ESZD vzpostavi ustrezne postopke za zagotavljanje natančnih evidenc v zvezi z organom izvora — tajnih podatkov, ki jih prejme ESZD, ter — izvornega materiala, vključenega v tajne podatke z izvorom v ESZD. Varnostni odbor ESZD je obveščen o teh postopkih. 4. Pri velikih količinah ali zbirkah tajnih podatkov EU je morda upravičena raven zaščite, ki ustreza višji stopnji tajnosti, kot jo zahtevajo njihovi sestavni deli. Člen 5 Varnost osebja pri delu s tajnimi podatki EU 1. Varnost osebja je izvajanje ukrepov, s katerimi se zagotovi, da imajo dostop do tajnih podatkov EU samo posamezniki, ki: — imajo potrebo po seznanitvi, — so bili za dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje varnostno preverjeni na ustrezni stopnji ali drugače pravilno pooblaščeni zaradi svoje funkcije v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi, ter — so bili poučeni o svoji odgovornosti. 2. Namen postopkov varnostnega preverjanja osebja je ugotoviti, ali je posameznik dovolj lojalen, vreden zaupanja in zanesljiv, da ga je mogoče pooblastiti za dostop do tajnih podatkov EU. 3. Preden se posameznikom odobri dostop do tajnih podatkov EU ter nato v rednih presledkih, so vsi pisno poučeni o svoji odgovornosti za varovanje tajnih podatkov EU v skladu s tem sklepom ter to tudi potrdijo. 4. Določbe za izvajanje tega člena so v Prilogi A I. Člen 6 Fizična varnost tajnih podatkov EU 1. Fizična varnost je uporaba fizičnih in tehničnih zaščitnih ukrepov za preprečitev nepooblaščenega dostopa do tajnih podatkov EU. 2. Namen ukrepov fizične varnosti je preprečiti nedovoljen ali nasilen vstop vsiljivcem, odvrniti, ovirati in odkriti nedovoljena dejanja ter omogočiti ločevanje osebja pri dostopu do tajnih podatkov EU glede na potrebo po seznanitvi. Takšni ukrepi se določijo na osnovi postopka obvladovanja tveganja. 3. Fizična varnost se uvede v vseh prostorih, zgradbah, pisarnah, sobah in drugih območjih, v katerih se dela s tajnimi podatki EU ali v katerih se tajne podatke EU shranjuje, vključno z območji, kjer so nameščeni komunikacijski in informacijski sistemi, kakor je določeno v členu 8(2). 4. Območja, na katerih se hranijo tajni podatki EU stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, so določena kot varovana območja v skladu s Prilogo A II, odobri pa jih varnostni organ ESZD. 5. Za varovanje tajnih podatkov EU stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje se uporablja le odobrena oprema ali naprave. 6. Določbe za izvajanje tega člena so v Prilogi A II. Člen 7 Upravljanje tajnih podatkov 1. Upravljanje tajnih podatkov je uporaba upravnih ukrepov za nadzor nad tajnimi podatki EU v njihovem življenjskem ciklu, ki dopolnjujejo ukrepe iz členov 5, 6 in 8 ter tako prispevajo k odvračanju, odkrivanju in obnovitvi takih podatkov po naključnem ali namernem nepooblaščenem razkritju ali izgubi. Ti ukrepi se nanašajo predvsem na nastajanje, vpisovanje, kopiranje, prevajanje, prenašanje in uničenje tajnih podatkov EU ter delo z njimi. 2. Podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje se iz varnostnih razlogov vpišejo pred razpošiljanjem in ob prejemu. Pristojni organi ESZD v ta namen vzpostavijo sistem registrov. Podatki stopnje TRÈS SECRET UE/ TOP SECRET se vpišejo v za to namenjenih registrih. 3. Varnostni organ ESZD redno pregleduje službe in prostore, v katerih poteka delo s tajnimi podatki EU ali v katerih se ti hranijo. 4. Tajni podatki EU se med službami in prostori zunaj fizično zaščitenih območij prenašajo: (a) praviloma se tajni podatki EU prenašajo z elektronskimi sredstvi, ki so zaščiteni s šifrirnimi izdelki, odobrenimi v skladu s členom 7(5) tega sklepa in z jasno opredeljenimi varnostno-operativnimi postopki; (b) če se sredstva iz točke (a) ne uporabijo, se tajni podatki EU prenašajo: (i) na elektronskih nosilcih (tj. ključi USB, zgoščenke, trdi diski), ki so zaščiteni s šifrirnimi izdelki, odobrenimi v skladu s členom 7(5) tega sklepa; ali (ii) v vseh drugih primerih, kakor določi varnostni organ ESZD v skladu z ustreznimi zaščitnimi ukrepi iz oddelka V Priloge AIII. 5. Določbe za izvajanje tega člena so v Prilogi A III. Člen 8 Varovanje tajnih podatkov EU, s katerimi poteka delo v komunikacijskih in informacijskih sistemih 1. Z zagotavljanjem informacijske varnosti (IA) v komunikacijskih in informacijskih sistemih je mogoče zagotoviti, da bodo podatki v teh sistemih zaščiteni, in bodo delovali tako, kot morajo, kadar morajo, pod nadzorom zakonitih uporabnikov. Pri učinkovitem zagotavljanju informacijske varnosti se poskrbi za ustrezno stopnjo tajnosti, celovitost, razpoložljivost, nezatajljivost in avtentičnost. Zagotavljanje informacijske varnosti temelji na postopku obvladovanja tveganja. 2. „Komunikacijski in informacijski sistem“ (KIS) pomeni sistem, ki omogoča delo s podatki v elektronski obliki. Komunikacijski in informacijski sistem zajema vse sestavne dele, potrebne za svoje delovanje, tudi infrastrukturo, organizacijo, osebje in informacijske vire. Ta priloga se uporablja za vse KIS ESZD, v katerih poteka delo s tajnimi podatki EU. 3. V KIS delo s tajnimi podatki EU poteka v skladu z načelom zagotavljanja informacijske varnosti. 4. Za vse KIS, v katerih poteka delo s tajnimi podatki EU, se opravi akreditacijski postopek. Cilj akreditacije je pridobiti zagotovilo, da so bili izvedeni vsi ustrezni varnostni ukrepi in da je bila dosežena zadostna stopnja zaščite tajnih podatkov EU ter KIS v skladu s tem sklepom. V izjavi o akreditaciji so določeni najvišja stopnja tajnosti podatkov, s katerimi se lahko dela v KIS, in ustrezni pogoji. 5. KIS, v okviru katerih poteka delo s podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, so zaščiteni tako, da podatki ne morejo biti nepooblaščeno razkriti zaradi nenamernega elektromagnetnega oddajanja („varnostni ukrepi TEMPEST“). 6. Kjer se zaščita tajnih podatkov EU zagotavlja s šifrirnimi izdelki, se ti izdelki odobrijo v skladu s členom 7(5) tega sklepa. 7. Med prenašanjem tajnih podatkov EU z elektronskimi sredstvi se uporabljajo odobreni šifrirni izdelki. Ne glede na navedeno zahtevo se lahko v izrednih razmerah ali specifičnih tehničnih konfiguracijah, določenih v Prilogi A IV, uporabijo posebni postopki. 8. V skladu s členom 7(6) tega sklepa se po potrebi ustanovijo naslednji organi za zagotavljanje informacijske varnosti: (a) organ za zagotavljanje informacijske varnosti (IAA), (b) organ TEMPEST, (c) organ za odobritev šifrirnih metod in izdelkov (CAA), (d) organ za razpošiljanje šifrirnega materiala (CDA). 9. V skladu s členom 7(7) tega sklepa se za vsak sistem ustanovijo: (a) organ za varnostno akreditacijo (SAA); in (b) operativni organ za zagotavljanje informacijske varnosti. 10. Določbe za izvajanje tega člena so v Prilogi A IV. Člen 9 Industrijska varnost 1. Industrijska varnost je uporaba ukrepov, s katerimi se zagotovi, da izvajalci ali podizvajalci varujejo tajne podatke EU med pogajanji za sklenitev pogodbe in v življenjskem ciklu pogodb s tajnimi podatki. Praviloma te pogodbe ne vključujejo dostopa do podatkov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. 2. ESZD lahko naloge, ki vključujejo dostop do tajnih podatkov EU ali delo z njimi ali njihovo hrambo, s pogodbo prenese na industrijske ali druge subjekte, registrirane v državi članici ali tretji državi, ki je sklenila sporazum o varovanju tajnosti podatkov ali dogovor o izvajanju iz člena 10(1) Priloge A. 3. Pri dodeljevanju pogodb s tajnimi podatki industrijskim ali drugim subjektom ESZD kot naročnik zagotovi, da so izpolnjeni minimalni standardi industrijske varnosti iz tega sklepa in pogodbe. Skladnost s temi minimalnimi standardi zagotavlja prek ustreznih nacionalnih varnostnih organov/imenovanih varnostnih organov. 4. Izvajalci ali podizvajalci, registrirani na ozemlju države članice, ki sodelujejo pri pogodbah ali podizvajalskih pogodbah s tajnimi podatki, zaradi katerih morajo v svojih prostorih imeti dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, bodisi pri izvajanju takšnih pogodb ali v pogajanjih za njihovo sklenitev, imajo varnostno dovoljenje organizacije za zahtevano stopnjo tajnosti, ki jim ga odobri nacionalni varnostni organ, imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ zadevne države članice. 5. Nacionalni varnostni organ, imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ odobri dovoljenje za dostop do tajnih podatkov osebju izvajalca ali podizvajalca, ki mora zaradi izvajanja pogodbe s tajnimi podatki imeti dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET, in sicer v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi ter minimalnimi standardi iz Priloge A I. 6. Določbe za izvajanje tega člena so v Prilogi A V. Člen 10 Izmenjava tajnih podatkov s tretjimi državami in mednarodnimi organizacijami 1. ESZD lahko izmenja tajne podatke EU s tretjo državo ali mednarodno organizacijo le, kadar: (a) obstaja veljaven sporazum o varovanju tajnosti podatkov med EU in navedeno tretjo državo ali mednarodno organizacijo, ki je bil sklenjen v skladu s členom 37 PEU in členom 218 PDEU; ali (b) je začel veljati dogovor o izvajanju med visokim predstavnikom in pristojnimi varnostnimi organi navedene tretje države ali mednarodne organizacije za izmenjavo tajnih podatkov, ki praviloma ne presegajo stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki je bil sklenjen v skladu s postopkom iz člena 14(5) tega sklepa; ali (c) se v okviru operacij kriznega upravljanja SVOP uporablja okvirni ali ad hoc sporazum o sodelovanju med EU in navedeno tretjo državo, ki je bil sklenjen v skladu s členom 37 PEU in členom 218 PDEU, in so izpolnjeni pogoji iz navedenega instrumenta. Izjeme od zgornjega splošnega pravila so v oddelku V Priloge A VI. 2. Dogovori o izvajanju iz odstavka 1(b) vsebujejo določbe, s katerimi se tajnim podatkom EU, ki jih prejmejo tretje države ali mednarodne organizacije, zagotovi varovanje, ustrezno njihovi stopnji tajnosti v skladu z minimalnimi standardi, ki niso manj strogi od standardov iz tega sklepa. Podatki, izmenjani na podlagi sporazumov iz odstavka 1(c), so omejeni na podatke v zvezi z operacijami SVOP, v katerih na podlagi teh sporazumov in v skladu z njihovimi določbami sodeluje zadevna tretja država. 3. Izvajajo se ocenjevalni obiski tretjih držav ali mednarodnih organizacij iz člena 16 tega sklepa, s katerimi se ugotovi učinkovitost ukrepov za varovanje vseh izmenjanih tajnih podatkov EU. 4. Odločitev o dajanju tajnih podatkov EU z izvorom v ESZD tretji državi ali mednarodni organizaciji se sprejme za vsak primer posebej glede na naravo in vsebino teh podatkov, potrebo prejemnika po seznanitvi ter koristi, ki jih bo imela EU. ESZD zaprosi za pisno soglasje vse subjekte, ki so predložili tajne podatke kot izvorni material za tajne podatke EU z izvorom v ESZD, da bi potrdil, da ni nikakršnega nasprotovanja za dajanje tajnih podatkov. Če organ izvora tajnega podatka, ki ga želi dati, ni ESZD, ESZD ta organ najprej zaprosi za pisno soglasje, da sme dati tajni podatek. Če ESZD ne more določiti organa izvora, varnostni organ ESZD prevzame odgovornost organa izvora po pridobitvi soglasnega pozitivnega mnenja držav članic, kakor so zastopane v Varnostnem odboru ESZD. 5. Določbe za izvajanje tega člena so v Prilogi A VI. Člen 11 Kršitev varovanja tajnosti in nepooblaščeno razkritje tajnih podatkov 1. O vseh kršitvah ali domnevnih kršitvah varovanja tajnosti in o vseh nepooblaščenih razkritjih ali domnevnih nepooblaščenih razkritjih tajnih podatkov se nemudoma obvesti Varnostni direktorat ESZD, ki po potrebi obvesti Varnostni direktorat Generalnega direktorata za človeške vire in varnost Komisije in Varnostni urad generalnega sekretariata Sveta, zadevne države članice ali druge zadevne subjekte. 2. Če je bilo ugotovljeno ali če obstajajo utemeljeni razlogi za domnevo, da so bili tajni podatki nepooblaščeno razkriti ali izgubljeni, Varnostni direktorat ESZD po potrebi obvesti Varnostni direktorat Komisije, Varnostni urad generalnega sekretariata Sveta ali nacionalni varnostni organ zadevnih držav članic ali drug zadevni subjekt in sprejme vse primerne ukrepe v skladu z ustreznimi zakoni in predpisi ter: (a) oceni morebitno škodo za interese EU ali držav članic; (b) sprejme vse primerne ukrepe, da se kršitev ne bi ponovila; (c) zavaruje dokaze; (d) zagotovi, da bo zadevo preiskalo osebje, ki ni neposredno povezano s kršitvijo, in ugotovilo, kakšna so dejstva; (e) obvesti ustrezne organe o posledicah dogodka in sprejetih ukrepih; ter (f) obvesti organ izvora. 3. Zoper vsakega člana osebja v pristojnosti ESZD, ki je odgovoren za kršitev varnostnih pravil iz tega sklepa, se lahko uvede disciplinski postopek v skladu z veljavnimi pravili in predpisi. Za vsakega posameznika, ki je odgovoren za razkritje ali izgubo tajnih podatkov, se lahko uvede disciplinski ukrep in/ali kazenski postopek v skladu z veljavnimi zakoni, pravili in predpisi. Po potrebi se nemudoma obvesti Varnostni direktorat Generalnega direktorata za človeške vire in varnost Komisije, Varnostni urad generalnega sekretariata Sveta ali nacionalni varnostni organ zadevnih držav članic ali drug zadevni subjekt. 4. Vodja Varnostnega direktorata ESZD lahko med preiskavo kršitve in/ali razkritja začasno ustavi dostop posameznikov do tajnih podatkov EU in do prostorov ESZD. O tej odločitvi se nemudoma obvesti Varnostni direktorat Generalnega direktorata za človeške vire in varnost Komisije, Varnostni urad generalnega sekretariata Sveta ali nacionalni varnostni organ zadevnih držav članic ali drug zadevni subjekt.

PRILOGA A I VARNOST OSEBJA I. UVOD 1. V tej prilogi so določbe za izvajanje člena 5 Priloge A. Zlasti določa merila, ki jih ESZD uporablja za ugotavljanje, ali je posameznik dovolj lojalen, vreden zaupanja in zanesljiv, da je lahko pooblaščen za dostop do tajnih podatkov EU, ter za preiskovalne in upravne postopke, ki jih je treba izvesti v ta namen. 2. „Dovoljenje za dostop do tajnih podatkov“ za dostop do tajnih podatkov EU pomeni izjavo pristojnega organa države članice, sprejeto po končani varnostni preiskavi, ki jo opravijo pristojni organi države članice in s katero je potrjeno, da se posameznik lahko pooblasti za dostop do tajnih podatkov EU do določene stopnje (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje) in do določenega datuma, če je bila ugotovljena potreba po seznanitvi zadevnega posameznika; ta posameznik je „varnostno preverjen“. 3. „Potrdilo za dostop do tajnih podatkov“ (PSCC) pomeni potrdilo, ki ga izda varnostni organ ESZD in dokazuje, da je posameznik varnostno preverjen, na njem pa so navedeni stopnja tajnosti podatkov EU, do katerih ima lahko posameznik dostop, datum veljavnosti ustreznega dovoljenja za dostop do tajnih podatkov in datum izteka veljavnosti samega potrdila. 4. „Pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU“ je pooblastilo varnostnega organa ESZD, sprejeto v skladu s tem sklepom potem, ko so pristojni organi države članice izdali dovoljenje za dostop do tajnih podatkov, s katerim je potrjeno, da se posameznik lahko pooblasti za dostop do tajnih podatkov EU do določene stopnje (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje) in do določenega datuma; ta posameznik je „varnostno preverjen“. II. POOBLASTILO ZA DOSTOP DO TAJNIH PODATKOV EU 5. Dostop do podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED ne zahteva dovoljenja za dostop do tajnih podatkov in se odobri, potem ko: (a) je bilo med posameznikom in ESZD vzpostavljeno pravno ali pogodbeno razmerje; (b) je bilo ugotovljeno, da ima posameznik potrebo po seznanitvi; (c) je bil posameznik poučen o varnostnih pravilih in postopkih za varovanje tajnih podatkov EU ter je pisno potrdil odgovornosti za varovanje tajnih podatkov EU v skladu s tem sklepom. 6. Posameznik je za dostop do podatkov EU stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje pooblaščen šele potem, ko: (a) je bilo ugotovljeno, da ima potrebo po seznanitvi; (b) je dobil dovoljenje za dostop do tajnih podatkov ustrezne stopnje ali je zaradi svoje funkcije drugače pravilno pooblaščen v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi; ter (c) je bil poučen o varnostnih pravilih in postopkih za varovanje tajnih podatkov EU ter je pisno potrdil odgovornosti za varovanje teh podatkov. 7. ESZD določi delovna mesta v svoji strukturi, na katerih je potreben dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje in zato dovoljenje za dostop do tajnih podatkov ustrezne stopnje iz zgornjega člena 4. 8. Osebje ESZD sporoči, kadar ima državljanstvo več kot ene države. Postopki varnostnega preverjanja osebja v ESZD 9. Vprašalnike za varnostno preverjanje osebja, ki jih izpolni osebje ESZD, organ ESZD za imenovanje pošlje nacionalnemu varnostnemu organu države članice, katere državljan je zadevni posameznik, z zahtevkom, da se izvede varnostna preiskava glede dostopa do tajnih podatkov EU tiste stopnje tajnosti, ki jih bo ta posameznik potreboval. 10. Kadar ima posameznik državljanstvo več kot ene države, se bo zahteva po varnostni preiskavi predložila nacionalnemu varnostnemu organu države, katere državljanstvo je oseba predložila pri zaposlitvi. 11. Če ESZD izve za podatke o prosilcu za dovoljenje za dostop do tajnih podatkov, ki se nanašajo na varnostno preiskavo, o tem v skladu z ustreznimi pravili in predpisi obvesti ustrezni nacionalni varnostni organ. 12. Ustrezni nacionalni varnostni organ po zaključku varnostne preiskave obvesti Varnostni direktorat ESZD o izidu te preiskave. (a) Če se z varnostno preiskavo zagotovi, da ni nobenih negativnih informacij, ki bi vzbudile dvome o tem, ali je posameznik lojalen, vreden zaupanja in zanesljiv, lahko varnostni organ ESZD zadevni osebi dodeli pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU do ustrezne stopnje in do določenega datuma; (b) ESZD sprejme vse ustrezne ukrepe za zagotovitev ustreznega izvajanja pogojev ali omejitev, ki jih nalaga nacionalni varnostni organ. Nacionalni varnostni organ je obveščen o izidu; (c) če z varnostno preiskavo tega ni mogoče zagotoviti, varnostni organ ESZD o tem uradno obvesti zadevnega posameznika, ki lahko zaprosi za zaslišanje pri varnostnem organu ESZD. Slednji lahko zaprosi pristojni nacionalni varnostni organ za vsa dodatna pojasnila, ki jih ta lahko priskrbi skladno z nacionalnimi zakoni in predpisi. Če je izid potrjen, se pooblastila za dostop do tajnih podatkov EU ne izda. V tem primeru ESZD sprejme vse ustrezne ukrepe za zagotovitev, da bo prosilcu za dovoljenje onemogočen dostop do tajnih podatkov EU. 13. Za varnostno preiskavo skupaj z dobljenimi rezultati, na podlagi katere se ESZD odloči, ali bo dodelila pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU ali ne, se upoštevajo ustrezni zakoni in predpisi, ki veljajo v zadevni državi članici, vključno s tistimi, ki urejajo pritožbe. Na odločitve varnostnega organa ESZD se je mogoče pritožiti v skladu s kadrovskimi predpisi za uradnike Evropske unije in pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije iz Uredbe (EGS, EURATOM, ESPJ) št. 259/68 (1) (v nadaljnjem besedilu: Kadrovski predpisi in pogoji za zaposlitev). 14. Zagotovila, na katerih temelji dovoljenje za dostop do tajnih podatkov – pod pogojem, da so še vedno v veljavi –, zajemajo vse zadolžitve zadevnega posameznika v ESZD ali generalnem sekretariatu Sveta ali Komisije. 15. Če posameznik ne nastopi službe v roku 12 mesecev po uradnem obvestilu varnostnega organa ESZD o izidu varnostne preiskave ali če posameznik 12 ali več mesecev ne opravlja službe, med tem časom pa ni zaposlen na delovnem mestu v ESZD, v drugih institucijah, agencijah ali organih EU ali v državni upravi države članice, ki zahteva dostop do tajnih podatkov, se ta izid predloži zadevnemu nacionalnemu varnostnemu organu v potrditev, da je še vedno veljaven in ustrezen. 16. Če ESZD izve za informacije o nevarnosti, povezani s posameznikom, ki ima veljavno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov, o tem v skladu z ustreznimi pravili in predpisi obvesti ustrezni nacionalni varnostni organ. Če nacionalni varnostni organ obvesti ESZD o preklicu zagotovil, ki so bila v skladu z odstavkom 12(a) dana za posameznika, ki ima veljavno pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU, lahko varnostni organ ESZD zaprosi nacionalni varnostni organ za vsa pojasnila, ki jih slednji lahko zagotovi skladno z nacionalnimi zakoni in predpisi. Če se izkaže, da so negativne informacije resnične, se posamezniku odvzame zgornje pooblastilo in se mu onemogoči dostop do tajnih podatkov EU ter se ga umakne z delovnega mesta, na katerem je takšen dostop mogoč ali na katerem bi lahko ogrozil varnost. 17. Vsaka odločitev o odvzemu pooblastila za dostop do tajnih podatkov EU uslužbencu ESZD in po potrebi razlogi zanjo se sporočijo zadevni osebi, ki lahko zaprosi za zaslišanje pri varnostnem organu ESZD. Za informacije, ki jih predloži nacionalni varnostni organ, veljajo ustrezni zakoni in predpisi, ki veljajo v zadevni državi članici, vključno s pravili in predpisi, ki urejajo pritožbe. Na odločitve varnostnega organa ESZD se je mogoče pritožiti v skladu s kadrovskimi predpisi. 18. Nacionalni strokovnjaki, ki so dodeljeni ESZD na delovno mesto, za katero je potreben dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, pred prevzemom svojih zadolžitev varnostnemu organu ESZD predložijo veljavno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov. Zgornji postopek upravlja država članica pošiljateljica. Evidence dovoljenj za dostop do tajnih podatkov 19. ESZD upravlja podatkovno zbirko s statusom dostopa do tajnih podatkov vsega osebja v pristojnosti ESZD in izvajalcev ESZD. Te evidence vključujejo stopnjo tajnosti podatkov EU, do katerih ima lahko posameznik dostop (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje), datum izdaje dovoljenja za dostop do tajnih podatkov in njegovo obdobje veljavnosti. 20. V državah članicah ter drugih institucijah, agencijah in organih EU se vzpostavijo ustrezni usklajevalni postopki, da se zagotovi natančna in celovita evidenca ESZD glede statusa dostopa do tajnih podatkov vsega osebja v pristojnosti ESZD in izvajalcev ESZD. 21. Varnostni organ ESZD lahko izda potrdilo za dostop do tajnih podatkov (PSCC), iz katerega so razvidni stopnja tajnosti podatkov EU, do katerih ima lahko posameznik dostop (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje), datum veljavnosti ustreznega dovoljenja za dostop do tajnih podatkov in datum izteka veljavnosti samega potrdila. Izjeme od zahteve glede dovoljenja za dostop do tajnih podatkov 22. Posameznike, ki so zaradi svoje funkcije v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi pooblaščeni za dostop do tajnih podatkov EU, Varnostni direktorat ESZD po potrebi pouči o njihovih obveznostih glede varovanja tajnih podatkov EU. III. IZOBRAŽEVANJE IN OZAVEŠČANJE O VAROVANJU TAJNOSTI 23. Pred dodelitvijo pooblastila za dostop do tajnih podatkov EU vsi posamezniki pisno potrdijo, da razumejo svoje obveznosti glede varovanja tajnih podatkov EU in da se zavedajo posledic njihovega nepooblaščenega razkritja. ESZD vodi evidenco takšnih pisnih potrditev. 24. Vse posameznike, ki imajo pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU ali se od njih zahteva delo s temi podatki, je treba na začetku opozoriti in jih nato redno poučevati glede nevarnosti za varovanje tajnosti; ustrezne varnostne organe so dolžni nemudoma obvestiti o vsakem poskusu približevanja ali ravnanju, ki se jim zdi sumljivo ali nenavadno. 25. Za vse posameznike, ki imajo dostop do tajnih podatkov EU, se morajo v obdobju njihovega dela s tajnimi podatki EU stalno izvajati varnostni ukrepi, ki se uporabljajo za osebje (tj. varnostna obravnava po delu). Za stalno varnost osebja so odgovorni: a) posamezniki, ki imajo dostop do tajnih podatkov EU: posamezniki so osebno odgovorni za varno ravnanje in so ustrezne varnostne organe dolžni nemudoma obvestiti o vsakem poskusu približevanja ali ravnanju, ki se jim zdi sumljivo ali nenavadno, ter o vseh spremembah osebnih okoliščin, ki bi lahko vplivale na njihovo dovoljenje za dostop do tajnih podatkov ali pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU; b) nadrejeni vodje: njihova naloga je zagotoviti, da se njihovo osebje zaveda varnostnih ukrepov in odgovornosti za varovanje tajnih podatkov EU, spremljati varnostno ravnanje njihovega osebja in nadaljnje ukrepati v zvezi s težavami na področju varnosti ali obvestiti ustrezne varnostne organe o vseh negativnih informacijah, ki bi lahko vplivale na dovoljenje za dostop do tajnih podatkov ali pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU njihovega osebja; c) akterji na področju varovanja tajnosti varnostne organizacije ESZD iz člena 12 tega sklepa: njihova naloga je, da redno poučujejo osebje glede varnosti na njihovem področju, da na svojem področju pristojnosti vzdržujejo trdno varnostno kulturo, da določijo ukrepe za spremljanje varnostnega ravnanja osebja ter da ustrezne varnostne organe obvestijo o vseh negativnih informacijah, ki bi lahko vplivale na dovoljenje za dostop do tajnih podatkov katerega koli posameznika; d) ESZD in države članice: vzpostavijo potrebne poti za sporočanje podatkov, ki bi lahko vplivali na posameznikovo dovoljenje za dostop do podatkov ali pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU. 26. Vsi posamezniki, ki prenehajo opravljati naloge, za katere potrebujejo dostop do tajnih podatkov EU, se seznanijo s svojo obveznostjo, da morajo te podatke varovati tudi v prihodnje, in to po potrebi tudi pisno potrdijo. IV. IZJEMNE OKOLIŠČINE 27. V nujnih primerih, kadar je to ustrezno utemeljeno v interesu ESZD in do zaključka celovite varnostne preiskave, varnostni organ ESZD po posvetovanju z nacionalnim varnostnim organom države članice, katere državljan je posameznik, in ob upoštevanju izida predhodnih pregledov, s katerimi se preveri, da ni nobenih negativnih informacij, uradnikom in drugim uslužbencem ESZD izda začasno pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU za določeno funkcijo. Celovita varnostna preiskava se čim prej zaključi. Ta začasna pooblastila veljajo največ šest mesecev in ne dovoljujejo dostopa do podatkov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Vsi posamezniki, ki prejmejo začasno pooblastilo, pisno potrdijo, da razumejo svoje obveznosti glede varovanja tajnih podatkov EU in da se zavedajo posledic njihovega nepooblaščenega razkritja. ESZD vodi evidenco takšnih pisnih potrditev. 28. Če je posameznik dodeljen na delovno mesto, za katerega je potrebno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov, ki je za eno stopnjo višji od stopnje dovoljenja, ki ga trenutno ima, se lahko na to mesto začasno imenuje pod naslednjimi pogoji: (a) posameznikov nadrejeni mora pisno upravičiti nujno potrebo po dostopu do tajnih podatkov EU na višji stopnji tajnosti; (b) dostop se omeji na določene podrobnosti iz tajnih podatkov EU, ki so potrebne za izvajanje nalog na tem delovnem mestu; (c) posameznik ima veljavno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov; (d) ukrepi za pridobitev pooblastila za stopnjo dostopa za novo delovno mesto so že v teku; (e) pristojni organ je dobro preveril, ali ni posameznik kdaj resno ali večkrat kršil varnostnih predpisov; (f) imenovanje posameznika je odobril pristojni organ ESZD; ter (g) po posvetovanju z ustreznim nacionalnim varnostnim organom/imenovanim varnostnim organom, ki je izdal posameznikovo dovoljenje za dostop do tajnih podatkov, niso bile prejete nobene pripombe; (h) zapisnik o izjemi, ki vključuje opis podatkov, do katerih je bil odobren dostop, se hrani v pristojnem registru ali podregistru. 29. Opisani postopek se uporabi za enkraten dostop do tajnih podatkov EU, ki so za eno stopnjo tajnosti višji od tistih, za katere je bil posameznik varnostno preverjen. Ta postopek se ne uporablja prepogosto. 30. V zares izjemnih okoliščinah, kot so misije v sovražnem okolju ali v obdobju naraščajoče mednarodne napetosti, ko je to potrebno zaradi izrednih ukrepov, zlasti če gre za vprašanje življenja ali smrti, lahko visoki predstavnik, izvršilni generalni sekretar ali operativni direktor pisno, če je to mogoče, odobri dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET posameznikom, ki nimajo ustreznega dovoljenja za dostop do tajnih podatkov, če je tako dovoljenje zares nujno in ni nikakršnih dvomov, da je zadevni posameznik lojalen, vreden zaupanja in zanesljiv. Dodelitev takega dovoljenja se evidentira z opisom podatkov, do katerih je bil odobren dostop. 31. Za podatke stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se tak nujni dostop omeji na državljane EU, ki so že pooblaščeni za dostop do bodisi podatkov stopnje, ki je enakovredna TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET na nacionalni ravni, bodisi do podatkov stopnje SECRET UE/EU SECRET. 32. Če se uporabi postopek iz odstavkov 29 in 30, se Varnostnemu odboru ESZD o tem pošlje obvestilo. 33. Varnostni odbor ESZD prejme letno poročilo o uporabi postopkov iz tega oddelka. V. UDELEŽBA NA SESTANKIH NA SEDEŽU ESZD IN V DELEGACIJAH UNIJE 34. Posamezniki, ki naj bi se udeležili sestankov na sedežu ESZD ali v delegacijah Unije, na katerih se obravnavajo podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, lahko to storijo šele potem, ko je odobren status njihovega dovoljenja za dostop do tajnih podatkov. Za predstavnike držav članic, uradnike GSS in Komisije, ustrezni organi pošljejo potrdilo za dostop do tajnih podatkov ali drug dokaz o varnostnem preverjanju Varnostnemu direktoratu ESZD in varnostnemu koordinatorju delegacije Unije, izjemoma pa ga lahko predloži zadevna oseba. Po potrebi se lahko uporabi zbirni seznam imen z ustreznimi dokazili o opravljenem varnostnem preverjanju. 35. Če je posamezniku, ki mora zaradi nalog, ki jih opravlja, sodelovati na sestankih na sedežu ESZD ali v delegaciji Uniji, na kateri se obravnavajo podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, odvzeto dovoljenje za dostop do tajnih podatkov EU, pristojni organ o tem obvesti ESZD. VI. MOREBITEN DOSTOP DO TAJNIH PODATKOV EU 36. Če se bodo posamezniki zaposlili v okoliščinah, v katerih bi lahko imeli dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, morajo biti za to ustrezno varnostno preverjeni ali pri tem imeti ves čas spremstvo. 37. Kurirji, varnostniki in spremljevalci se varnostno preverijo do ustrezne stopnje ali se o njih opravi drugačna ustrezna preiskava v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi; redno so poučeni o varnostnih postopkih za varovanje tajnih podatkov EU ter o dolžnosti, da varujejo podatke, ki so jim zaupani ali do katerih imajo morda nehote dostop. (1) UL L 56, 4.3.1968, str. 1.

PRILOGA A II FIZIČNA VARNOST TAJNIH PODATKOV EU I. UVOD 1. V tej prilogi so določbe za izvajanje člena 6 Priloge A. Določa minimalne zahteve za fizično varovanje prostorov, zgradb, pisarn, sob in drugih območij, kjer poteka delo s tajnimi podatki EU in kjer se ti hranijo, vključno z območji, kjer so nameščeni komunikacijski in informacijski sistemi. 2. Namen ukrepov fizične varnosti je preprečiti nepooblaščen dostop do tajnih podatkov EU: (a) z zagotovitvijo, da delo s tajnimi podatki EU poteka na ustrezen način in da se ti podatki ustrezno hranijo; (b) z omogočanjem ločevanja osebja glede na njihov dostop do tajnih podatkov EU na podlagi načela potrebe po seznanitvi in, kjer je to ustrezno, glede na njihovo varnostno preverjenost; (c) z odvračanjem, oviranjem in odkrivanjem nedovoljenih dejanj, in (d) s preprečevanjem ali zadrževanjem skrivnih ali nasilnih vdorov vsiljivcev. II ZAHTEVE IN UKREPI GLEDE FIZIČNE VARNOSTI 3. ESZD v svojih prostorih uporablja postopek obvladovanja tveganja za varovanje tajnih podatkov EU, s čimer se zagotovi, da je stopnja fizične varnosti sorazmerna ocenjenemu tveganju. V okviru postopka obvladovanja tveganja se upoštevajo vsi ustrezni dejavniki, zlasti: (a) stopnja tajnosti tajnih podatkov EU; (b) oblika in obseg tajnih podatkov EU, ob upoštevanju, da je treba zaradi velike količine ali zbirke tajnih podatkov EU morda uporabiti strožje varnostne ukrepe; (c) okolica in struktura zgradb ali območij, kjer so tajni podatki EU; (d) ocena nevarnosti, ki jo predstavljajo tretje države, kot jo je razvil INTCEN na podlagi zlasti poročil delegacij Unije; in (e) oceno nevarnosti, ki jo za EU ali države članice pomenijo obveščevalne službe, ter nevarnosti zaradi sabotaže, terorizma, uničevalnih ali drugih kriminalnih dejavnosti. 4. Varnostni organ ESZD na podlagi koncepta globinske obrambe določi ustrezno kombinacijo ukrepov fizične varnosti, ki naj bi se izvedli. Vključujejo lahko enega ali več od naslednjih ukrepov: (a) pregrada varnostnega perimetra: fizična pregrada, ki varuje mejo območja, na katerem je potrebno varovanje; (b) sistem odkrivanja vdorov (IDS): IDS se lahko uporablja za izboljšanje stopnje varovanja, ki jo nudi pregrada varnostnega perimetra, ali v sobah in zgradbah namesto varnostnega osebja ali v pomoč temu osebju; (c) nadzor dostopa: nadzor dostopa se lahko izvaja na lokaciji, v zgradbi ali zgradbah na lokaciji ali na območjih ali v sobah v zgradbi. Nadzor se lahko izvaja z elektronskimi ali elektromehanskimi sredstvi, izvaja ga lahko varnostno osebje in/ali receptor ali pa se izvaja z drugimi fizičnimi sredstvi; (d) varnostno osebje: tudi za odvračanje posameznikov, ki načrtujejo prikrit vdor, se lahko zaposli usposobljeno, nadzorovano in ustrezno varnostno preverjeno varnostno osebje; (e) sistem televizije zaprtega kroga (CCTV): CCTV lahko varnostno osebje uporablja za preverjanje incidentov ter alarmov sistema odkrivanja vsiljivcev na obsežnih lokacijah ali v varnostnih perimetrih; (f) varnostna razsvetljava: varnostna razsvetljava se lahko uporabi za odvračanje morebitnih vsiljivcev ter za zagotavljanje osvetlitve, ki jo za učinkovit nadzor neposredno potrebuje varnostno osebje ali posredno sistem CCTV, in (g) vsi drugi ustrezni fizični ukrepi, s katerimi naj bi odvračali ali odkrivali nepooblaščen dostop ali preprečili izgubo ali poškodovanje tajnih podatkov EU. 5. Varnostni direktorat ESZD lahko opravlja preglede na vhodih in izhodih, kar naj bi odvračalo od nedovoljenega vnosa materiala v prostore ali zgradbe ali od nedovoljene odstranitve tajnih podatkov EU iz njih. 6. Če obstaja tveganje vpogleda v tajne podatke EU, tudi po naključju, se sprejmejo ustrezni ukrepi za preprečitev tega tveganja. 7. Za nove objekte se zahteve glede fizične varnosti in njihove funkcijske specifikacije določijo v sklopu načrtovanja in zasnove objektov. Pri obstoječih objektih se zahteve glede fizične varnosti izvajajo v največji možni meri. III. OPREMA ZA FIZIČNO VAROVANJE TAJNIH PODATKOV EU 8. Pri nabavi opreme (kot so blagajne, uničevalci papirja, vratne ključavnice, elektronski sistemi nadzora dostopa, sistemi odkrivanja vsiljivcev, alarmni sistemi) za fizično varovanje tajnih podatkov EU varnostni organ ESZD zagotovi, da oprema izpolnjuje potrjene tehnične standarde in minimalne zahteve. 9. Tehnične specifikacije opreme, ki se bo uporabljala za fizično varovanje tajnih podatkov EU, se določijo v varnostnih smernicah, ki jih odobri Varnostni odbor ESZD. 10. Varnosti sistemi se redno inšpekcijsko pregledujejo, oprema pa se redno vzdržuje. Vzdrževalna dela upoštevajo izid inšpekcijskih pregledov, da se zagotovi, da oprema še naprej deluje optimalno. 11. Učinkovitost posameznih varnostnih ukrepov in celotnega varnostnega sistema se med vsakim inšpekcijskim pregledom ponovno oceni. IV. FIZIČNO VAROVANA OBMOČJA 12. Za fizično varovanje tajnih podatkov EU se vzpostavi dvoje vrst fizično varovanih območij ali enakovredna območja na državni ravni: (a) upravna območja in (b) varovana območja (vključno s tehnično varovanimi območji). 13. Varnostni organ ESZD ugotovi, da območje izpolnjuje zahteve in ga je zato mogoče določiti za upravno območje, varovano območje ali tehnično varovano območje. 14. Na upravnih območjih: (a) se vzpostavi vidno določen varnostni perimeter, ki omogoča preverjanje posameznikov in po možnosti vozil; (b) se vstop brez spremstva odobri le posameznikom, ki jih je Varnostni direktorat ESZD za to pravilno pooblastil, ter (c) imajo vsi drugi posamezniki ves čas spremstvo ali so pod enakovrednim nadzorom. 15. Na varovanih območjih: (a) se vzpostavi vidno določen in zaščiten varnostni perimeter, preko katerega se vsi vhodi in izhodi nadzorujejo z uporabo prepustnic ali s sistemom prepoznavanja oseb; (b) vstop brez spremstva se odobri le posameznikom, ki so varnostno preverjeni na ustrezni stopnji in posebej pooblaščeni za vstop na območje na podlagi njihove potrebe po seznanitvi; (c) imajo vsi drugi posamezniki ves čas spremstvo ali so pod enakovrednim nadzorom. 16. Če vstop na varovano območje praktično pomeni neposreden dostop do tajnih podatkov na tem območju, veljajo naslednje dodatne zahteve: (a) najvišja stopnja tajnosti podatkov, ki so običajno na območju, mora biti jasno označena; (b) vsi obiskovalci potrebujejo posebno pooblastilo za vstop na območje, imajo ves čas spremstvo in so ustrezno varnostno preverjeni, razen če je z ustreznimi ukrepi zagotovljeno, da dostop do tajnih podatkov EU ni mogoč; (c) elektronske naprave se pustijo zunaj območja. 17. Varovana območja, zaščitena pred prisluškovanjem, se določijo za tehnično varovana območja. Veljajo naslednje dodatne zahteve: (a) ta območja so opremljena s sistemom odkrivanja vsiljivcev in, kadar v prostorih ni nikogar, zaklenjena, sicer pa varovana. Vsi ključi so pod nadzorom skladno z delom VI te priloge; (b) vstop vseh oseb in vnos vsega materiala na ta območja se nadzoruje; (c) ta območja se redno fizično in/ali tehnično inšpekcijsko pregledujejo, kakor to zahteva varnostni organ ESZD. Ti inšpekcijski pregledi se lahko izvajajo tudi po vsakem nepooblaščenem vstopu ali sumu takšnega vstopa, in (d) na teh območjih ni nedovoljenih komunikacijskih vodov, nedovoljenih telefonov ali drugih nedovoljenih komunikacijskih naprav ter električne in elektronske opreme; 18. Ne glede na točko (d) odstavka 17 varnostni organ ESZD pred uporabo komunikacijskih naprav ter električne ali elektronske opreme na območjih, kjer potekajo sestanki ali se opravlja delo s podatki stopnje SECRET UE/EU SECRET in višje, ter je ocena nevarnosti za tajne podatke EU velika, to opremo najprej preveri, zato da zagotovi, da te naprave ne morejo nehoteno ali nezakonito pošiljati uporabnih podatkov zunaj varnostnega perimetra varovanega območja. 19. Varovana območja, na katerih dežurno osebje ni prisotno 24 ur na dan, se, kjer je to ustrezno, inšpekcijsko pregledajo po zaključku običajnega delovnega časa in v naključnih presledkih pred ali po običajnem delovnem času, razen če ni nameščen sistem za odkrivanje vsiljivcev. 20. V upravnem območju se lahko zaradi tajnega sestanka ali za podobne namene začasno vzpostavijo varovana območja in tehnično varovana območja. 21. Za vsako varovano območje se oblikujejo varnostno-operativni postopki, ki določajo: (a) stopnjo tajnih podatkov EU, s katerimi lahko poteka delo in se lahko hranijo v tem območju; (b) uporabljene nadzorne in varnostne ukrepe; (c) posameznike, ki so zaradi svoje potrebe po seznanitvi in varnostne preverjenosti pooblaščeni za dostop na območje brez spremstva; (d) kjer je to ustrezno, postopke v zvezi s spremljanjem ali postopke za varovanje tajnih podatkov EU, ko drugi posamezniki dobijo dovoljenje za dostop na območje; (e) vse druge ustrezne ukrepe in postopke. 22. V varovanih območjih se zgradijo sobe-trezorji. Stene, tla, strope, okna in vrata, ki jih je mogoče zakleniti, odobri varnostni organ ESZD, zagotavljajo pa zaščito, enakovredno blagajni, odobreni za hrambo tajnih podatkov EU enake stopnje tajnosti. V. FIZIČNI ZAŠČITNI UKREPI ZA DELO S TAJNIMI PODATKI EU IN NJIHOVO HRAMBO 23. Delo s tajnimi podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED lahko poteka: (a) v varovanem območju, (b) v upravnem območju, če so tajni podatki EU zaščiteni pred dostopom nepooblaščenih posameznikov, ali (c) zunaj varovanega ali upravnega območja, če imetnik podatkov prenaša tajne podatke EU v skladu z odstavki 30 do 42 Priloge A III in se je zavezal, da bo ravnal v skladu z nadomestnimi ukrepi iz varnostnih navodil varnostnega organa ESZD, s čimer se zagotovi, da so tajni podatki EU zaščiteni pred dostopom nepooblaščenih oseb. 24. Tajni podatki EU stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se hranijo v ustrezno zaklenjenem pisarniškem pohištvu v upravnem območju ali v varovanem območju. Začasno se lahko hranijo zunaj varovanega ali upravnega območja, če se je imetnik podatkov zavezal, da bo ravnal v skladu z nadomestnimi ukrepi iz varnostnih navodil varnostnega organa ESZD. 25. Delo s tajnimi podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET lahko poteka: (a) v varovanem območju; (b) v upravnem območju, če so tajni podatki EU zaščiteni pred dostopom nepooblaščenih posameznikov, ali (c) zunaj varovanega ali upravnega območja, če imetnik podatkov: (i) prenaša tajne podatke EU v skladu z odstavki 30 do 42 Priloge A III; (ii) se je zavezal, da bo ravnal v skladu z nadomestnimi ukrepi iz varnostnih navodil varnostnega organa ESZD, s čimer se zagotovi, da so tajni podatki EU zaščiteni pred dostopom nepooblaščenih oseb; (iii) ima tajne podatke EU ves čas pod osebnim nadzorom, ter (iv) v primeru dokumentov na papirju o tem obvesti pristojni register. 26. Tajni podatki EU stopnje UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se hranijo v varovanem območju, blagajni ali sobi-trezorju. 27. Delo s tajnimi podatki stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET poteka v varovanem območju. 28. Tajni podatki EU stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se hranijo na sedežu v varovanem območju pod enim od naslednjih pogojev: (a) v blagajni, ki je v skladu z odstavkom 8 z eno ali več vrstami dodatnega nadzora: (i) neprekinjeno varovanje ali preverjanje, ki ga izvaja varnostno osebje ali dežurno osebje, ki je bilo ustrezno varnostno preverjeno; (ii) odobren sistem odkrivanja vsiljivcev v kombinaciji z varnostnim osebjem za odzivanje; ali (b) v sobi-trezorju, opremljeni s sistemom odkrivanja vsiljivcev, v kombinaciji z varnostnim osebjem za odzivanje. 29. Pravila o prenašanju tajnih podatkov EU zunaj fizično varovanih območij so navedena v Prilogi A III. VI. NADZOR NAD KLJUČI IN KOMBINACIJAMI, KI SE UPORABLJAJO ZA VAROVANJE TAJNIH PODATKOV EU 30. Varnostni organ ESZD določi postopke za ravnanje s ključi in nastavitvami kombinacij za pisarne, sobe, sobe-trezorje in blagajne. Takšni postopki varujejo pred nepooblaščenim dostopom. 31. Nastavitve kombinacij si na pamet zapomnijo najmanjše možno število oseb, ki jih morajo poznati. Nastavitve kombinacij za blagajne in sobe-trezorje, kjer se hranijo tajni podatki EU, se spremenijo: (a) ob prejemu novega vsebnika; (b) vedno ko se zamenja osebje, ki pozna kombinacijo; (c) ob vsakem nepooblaščenem razkritju ali sumu razkritja; (d) ob vsakem vzdrževanju ali popravilu ključavnice, in (e) najmanj vsakih 12 mesecev.

PRILOGA A III UPRAVLJANJE TAJNIH PODATKOV I. UVOD 1. V tej prilogi so določbe za izvajanje člena 7 Priloge A. Določa upravne ukrepe za nadzor nad tajnimi podatki EU ves čas njihovega življenjskega cikla, ki so namenjeni odvračanju, odkrivanju in obnovitvi takšnih podatkov po naključnem ali namernem nepooblaščenem razkritju ali izgubi. II. SISTEM DOLOČANJA STOPENJ TAJNOSTI Stopnje tajnosti in oznake 2. Podatkom se stopnja tajnosti določi takrat, kadar jih je treba varovati zaradi njihove tajnosti. 3. Organ izvora tajnih podatkov EU je v skladu z ustreznimi smernicami za razvrstitev pristojen za določanje stopnje tajnosti in za širjenje podatkov. 4. Stopnja tajnosti tajnih podatkov EU se določi v skladu s členom 2(2) Priloge A in ob upoštevanju varnostne politike, ki se odobri v skladu s členom 3(3) Priloge A. 5. Tajnim podatkom držav članic, ki so izmenjani z ESZD, se dodeli enaka stopnja varovanja kot tajnim podatkom EU z enakovredno stopnjo tajnosti. Preglednica enakovrednih stopenj je na voljo v Dodatku B k Sklepu Sveta 2011/292/EU z dne 31. marca 2011 o varnostnih predpisih za varovanje tajnih podatkov EU. 6. Stopnja tajnosti in po potrebi datum ali določen dogodek, po katerem se lahko stopnja tajnosti zniža ali se tajnost prekliče, je jasno in pravilno označena, ne glede na to, ali so tajni podatki EU v pisni, ustni, elektronski ali kateri drugi obliki. 7. Posamezni deli nekega dokumenta (tj. strani, odstavki, oddelki, priloge, dodatki ter dodani in priloženi deli) so lahko različnih stopenj tajnosti in se jih ustrezno temu označi, tudi če se hranijo v elektronski obliki. 8. Dokumenti z deli, ki so označeni z različnimi stopnjami tajnosti, se, kolikor je to mogoče, oblikujejo tako, da je mogoče dele z različnimi stopnjami tajnosti brez težav najti in po potrebi izločiti. 9. Splošna stopnja tajnosti dokumenta ali datoteke je vsaj tako visoka, kot del istega dokumenta z najvišjo stopnjo tajnosti. Če so podatki zbrani iz različnih virov, se končni izdelek pregleda zaradi dodelitve splošne stopnje tajnosti, saj mu bo morda treba določiti višjo stopnjo tajnosti, kot jo imajo njegovi sestavni deli. 10. Stopnja tajnosti pisma ali dopisa, ki se nanaša na priloge, je enaka najvišji stopnji tajnosti prilog. Organ izvora mora, če je tak dokument ločen od prilog, jasno navesti njegovo stopnjo tajnosti, in sicer z ustreznimi oznakami, npr.: CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL brez prilog(-e) RESTREINT UE/EU RESTRICTED Oznake 11. Tajni podatki EU lahko poleg varnostnih oznak stopnje tajnosti iz člena 2(2) Priloge A nosijo dodatne oznake, kot so: (a) označba, ki določa organ izvora; (b) kakršna koli opozorila, kode ali kratice za določitev področja dejavnosti, na katerega se nanaša dokument, ali za posebno razpošiljanje na podlagi potrebe po seznanitvi ali omejitve pri uporabi; (c) oznake pogojev za dajanje tajnih podatkov. 12. Po sprejetju odločitve o dajanju tajnih podatkov EU tretji državi ali mednarodni organizaciji Varnostni direktorat ESZD pošlje zadevne tajne podatke z oznako, da se dajo tretji državi ali mednarodni organizaciji. 13. Seznam pooblaščenih oznak bo sprejel varnostni organ ESZD. Okrajšane oznake stopnje tajnosti 14. Standardizirane okrajšane oznake stopnje tajnosti se lahko uporabijo za navedbo stopnje tajnosti posameznih odstavkov besedila. Okrajšave ne nadomestijo popolnih oznak tajnosti. 15. Spodaj navedene standardizirane okrajšave se tako lahko uporabljajo v tajnih dokumentih EU za označevanje stopnje tajnosti delov ali segmentov besedila, krajših od ene strani: TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET TS-UE/EU-TS SECRET UE/EU SECRET S-UE/EU-S CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL C-UE/EU-C RESTREINT UE/EU RESTRICTED R-UE/EU-R Priprava tajnih podatkov EU 16. Pri pripravi tajnega dokumenta EU: (a) se vsaka stran jasno označi s stopnjo tajnosti; (b) se vsaka stran oštevilči; (c) dokument nosi opravilno številko in ime zadeve, ki pa sama po sebi nista tajni podatek, razen če ni tako označeno; (d) se dokument datira; (e) pri dokumentih stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje je treba na vsaki strani navesti številko kopije, če se razpošiljajo v več izvodih. 17. Če za tajne podatke EU ni mogoče uporabljati odstavka 15, se sprejmejo drugi ustrezni ukrepi v skladu z varnostnimi smernicami, vzpostavljenimi v skladu s tem sklepom. Znižanje stopnje tajnosti in njen preklic za tajne podatke EU 18. Organ izvora ob nastanku tajnih podatkov EU po možnosti in zlasti za podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED navede, ali se stopnja tajnosti lahko zniža ali prekliče na določen datum ali po določenem dogodku. 19. ESZD redno pregleduje svoje tajne podatke EU, da bi ugotovila, ali je stopnja tajnosti še ustrezna. ESZD vzpostavi sistem pregledovanja stopnje tajnosti vpisanih tajnih podatkov EU, ki jih je ustvarila, vsaj vsakih pet let. Takšen pregled ni potreben, če je organ izvora že na začetku navedel določeno obdobje, ko bo stopnja tajnosti podatkov samodejno znižana ali preklicana, in če je podatek temu ustrezno označen. III. VPIS TAJNIH PODATKOV EU IZ VARNOSTNIH RAZLOGOV 20. Centralni register se vzpostavi na sedežu. Za vsak organizacijski subjekt v ESZD, v katerem poteka delo s tajnimi podatki EU, se vzpostavi pristojni register, podrejen centralnemu registru, ki zagotovi, da delo s tajnimi podatki EU poteka v skladu s tem sklepom. Registri se uredijo kot varovana območja, kakor so opredeljena v Prilogi A. Vsaka delegacija Unije ustanovi lasten register tajnih podatkov EU. Varnostni organ ESZD imenuje vodjo registra za te registre. 21. Za namene tega sklepa vpis iz varnostnih razlogov (v nadaljnjem besedilu: vpis) pomeni uporabo postopkov, ki beležijo življenjski cikel podatkov, vključno z njihovim razširjanjem in uničenjem. V primeru komunikacijskega in informacijskega sistema se vpisni postopki lahko opravijo v okviru procesov znotraj samega komunikacijskega in informacijskega sistema. 22. Ves material stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in višje se ob prispetju v organizacijski subjekt, vključno z delegacijami Unije, ali pri odpošiljanju iz njega vpiše. Podatki stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se vpišejo v za to namenjenih registrih. 23. Centralni register na sedežu ESZD je glavna točka vstopa in izstopa pri izmenjavi tajnih podatkov s tretjimi državami in mednarodnimi organizacijami. Vodi evidenco vseh teh izmenjav. 24. Visoki predstavnik odobri varnostno politiko glede vpisovanja tajnih podatkov EU iz varnostnih razlogov v skladu s členom 14 tega sklepa. Registri très secret UE/EU top secret 25. Na sedežu ESZD se določi centralni register, ki deluje kot centralni organ za prejemanje in razpošiljanje podatkov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Po potrebi se lahko določijo podregistri, v katerih delajo s takšnimi podatki za potrebe vpisovanja. 26. Takšni podregistri ne smejo pošiljati dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET neposredno drugim podregistrom v sklopu istega centralnega registra za podatke stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali zunaj njega brez njegovega izrecnega pisnega dovoljenja. IV. KOPIRANJE IN PREVAJANJE TAJNIH DOKUMENTOV EU 27. Dokumenti stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se lahko kopirajo ali prevajajo le s predhodnim pisnim soglasjem organa izvora. 28. Če organ izvora dokumentov stopnje SECRET UE/EU SECRET in nižje ni navedel opozoril glede kopiranja ali prevajanja, se lahko po navodilu imetnika takšni dokumenti kopirajo ali prevajajo. 29. Varnostni ukrepi, ki veljajo za izvorni dokument, veljajo tudi za njegove kopije in prevode. Kopije dokumentov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje pripravi le ustrezni (pod)register z zaščitenim fotokopirnim strojem. Kopije je treba vpisati. V. PRENAŠANJE TAJNIH PODATKOV EU 30. Za prenašanje tajnih podatkov EU veljajo varnostni ukrepi iz odstavkov 31 do 41. Pri prenašanju tajnih podatkov EU na elektronskih medijih se varnostni ukrepi, navedeni v nadaljevanju, ne glede na člen 7(4) Priloge A lahko dopolnijo z ustreznimi tehničnimi protiukrepi, ki jih predpiše varnostni organ ESZD, tako da se čim bolj zmanjša nevarnost izgube ali nepooblaščenega razkritja. 31. Varnostni organ ESZD izda navodila za prenašanje tajnih podatkov EU v skladu s tem sklepom. Znotraj zgradbe ali samostojne skupine zgradb 32. Tajni podatki EU, ki se prenašajo znotraj zgradbe ali samostojne skupine zgradb, se zakrijejo zaradi preprečitve razkritja njihove vsebine. 33. Znotraj zgradbe ali samostojne skupine zgradb tajne podatke stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET v zaščitenih ovojnicah, na katerih je samo ime naslovnika, prenašajo usposobljeni, nadzorovani in ustrezno varnostno preverjeni posamezniki. Znotraj EU 34. Tajni podatki EU, ki se prenašajo med zgradbami ali prostori v EU, so pakirani tako, da so zaščiteni pred nepooblaščenim razkritjem. 35. Prenašanje podatkov do stopnje SECRET UE/EU SECRET znotraj EU poteka na enega izmed naslednjih načinov: (a) po vojaškem, vladnem ali diplomatskem kurirju, kakor je ustrezno; (b) ročno, pod pogojem da: (i) se tajni podatki EU ne dajo iz rok prenašalca, razen če se hranijo v skladu z zahtevami iz Priloge A II; (ii) se tajni podatki EU ne odprejo na poti ali berejo na javnih mestih; (iii) so posamezniki varnostno preverjeni na ustrezni stopnji in poučeni o svoji odgovornosti v zvezi z varovanjem tajnosti; (iv) se posameznikom po potrebi zagotovi kurirsko potrdilo; (c) z uporabo poštnih služb ali komercialnih kurirskih služb, če: (i) jih je odobril ustrezni nacionalni varnostni organ v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi; (ii) uporabljajo ustrezne varnostne ukrepe v skladu z minimalnimi zahtevami, ki se določijo v varnostnih smernicah iz člena 20(1) tega sklepa. V primeru prenašanja iz ene države članice v drugo se določbe iz točke (c) omejijo na podatke do stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL. 36. Material stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET (npr. oprema ali stroji), ki se ne more prenašati na načine iz odstavka 34, kot tovor prepeljejo komercialne prevozne družbe v skladu s Prilogo A V. 37. Podatki stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se med zgradbami ali prostori v EU prenašajo po vojaškem, vladnem ali diplomatskem kurirju, kakor je ustrezno. Iz EU na ozemlje tretje države ali med subjekti EU v tretjih državah 38. Tajni podatki EU, ki se prenašajo iz EU na ozemlje tretje države ali med subjekti EU v tretjih državah, so pakirani tako, da so zaščiteni pred nepooblaščenim razkritjem. 39. Prenašanje podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET iz EU na ozemlje tretje države ter prenašanje katerih koli tajnih podatkov do stopnje SECRET UE/EU SECRET med subjekti EU v tretjih državah poteka na enega izmed naslednjih načinov: (a) po vojaškem ali diplomatskem kurirju; (b) ročno, pod pogojem da: (i) je na paketu uradna plomba ali je pakiran tako, da nakazuje, da gre za uradno pošiljko, ki ne gre skozi carinski in varnostni pregled; (ii) imajo posamezniki pri sebi kurirsko potrdilo, ki opredeljuje paket in jih pooblašča za njegov prenos; (iii) se tajni podatki EU ne dajo iz rok prenašalca, razen če se hranijo v skladu z zahtevami iz Priloge A II; (iv) se tajni podatki EU ne odprejo na poti ali berejo na javnih mestih, in (v) so posamezniki varnostno preverjeni na ustrezni stopnji in poučeni o svoji odgovornosti v zvezi z varovanjem tajnosti. 40. Pri prenašanju podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET, ki jih EU da tretji državi ali mednarodni organizaciji, se upoštevajo ustrezne določbe iz sporazuma o varovanju tajnosti podatkov ali dogovora o izvajanju v skladu s členom 10(2) Priloge A. 41. Podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se lahko prenašajo tudi iz EU na ozemlje tretje države prek poštnih služb ali komercialnih kurirskih služb. 42. Podatki stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se iz EU na ozemlje tretje države ali med subjekti EU v tretjih državah prenašajo po vojaškem ali diplomatskem kurirju. VI. UNIČENJE TAJNIH PODATKOV EU 43. Tajni dokumenti EU, ki niso več potrebni, se lahko uničijo, brez poseganja v ustrezna pravila in predpise o arhiviranju. 44. Dokumente, ki se vpisujejo v skladu s členom 7(2) Priloge A, po navodilu imetnika tajnih podatkov ali pristojnega organa uniči pristojni register. Vpisniki in drugi podatki o vpisu se ustrezno posodobijo. 45. Dokumenti stopnje SECRET UE/EU SECRET ali TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se uničijo v prisotnosti priče, ki je varnostno preverjena vsaj do stopnje tajnosti dokumenta, ki se uničuje. 46. Uradnik registra in priča, če je njena navzočnost obvezna, podpišeta potrdilo o uničenju, ki se shrani v registru. Register potrdila o uničenju dokumentov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET hrani vsaj deset let, potrdila o uničenju dokumentov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET pa vsaj pet let. 47. Tajni dokumenti, vključno z dokumenti stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se uničijo po metodah, ki so skladne z ustreznimi EU ali enakovrednimi standardi ali so jih odobrile države članice v skladu z nacionalnimi tehničnimi standardi, da se prepreči popolna ali delna obnova. 48. Uničenje računalniških shranjevalnih nosilcev, ki se uporabljajo za tajne podatke EU, poteka v skladu z odstavkom 36 Priloge A IV. VII. VARNOSTNE INŠPEKCIJE Varnostne inšpekcije ESZD 49. V skladu s členom 15 tega sklepa varnostne inšpekcije ESZD zajemajo: (a) splošne varnostne inšpekcije, katerih cilj je oceniti splošno stopnjo varovanja sedeža ESZD, delegacij Unije in vseh odvisnih ali povezanih prostorov, predvsem za oceno učinkovitosti varnostnih ukrepov, ki se izvajajo za varovanje varnostnih interesov ESZD; (b) varnostne inšpekcije tajnih podatkov EU, katerih cilj je na splošno v smislu akreditacije oceniti učinkovitost ukrepov, ki se izvajajo za varovanje tajnih podatkov EU na sedežu ESZD in delegacijah Unije. Taki inšpekcijski pregledi se med drugim izvajajo z namenom: (i) zagotoviti spoštovanje zahtevanih minimalnih standardov za varovanje tajnih podatkov EU, določenih v tem sklepu; (ii) izpostaviti pomen varnosti in učinkovitega obvladovanja tveganja v subjektih, kjer poteka inšpekcijski pregled; (iii) priporočiti protiukrepe za blažitev specifičnih posledic izgube zaupnosti, celovitosti ali razpoložljivosti tajnih podatkov, in (iv) okrepiti izobraževalne programe in programe ozaveščanja v teku, ki jih izvajajo varnostni organi. Izvajanje inšpekcijskih pregledov ESZD in poročanje o njih 50. Varnostne inšpekcije ESZD izvaja inšpekcijska ekipa Varnostnega direktorata ESZD in po potrebi s pomočjo varnostnih strokovnjakov iz drugih institucij EU ali držav članic. Inšpekcijska ekipa ima dostop do vseh lokacij, kjer poteka delo s tajnimi podatki EU, še zlasti pa do registrov in dostopovnih vozlišč KIS. 51. Varnostne inšpekcije ESZD v delegacijah Unije se lahko po potrebi izvajajo s pomočjo varnostnih uradnikov veleposlaništev držav članic v tretjih državah. 52. Pred koncem vsakega koledarskega leta varnostni organ ESZD sprejme program inšpekcijskih pregledov za ESZD za naslednje leto. 53. Po potrebi varnostni organ ESZD organizira varnostne inšpekcije, ki niso predvidene v programu zgoraj. 54. Ob koncu inšpekcijskega pregleda se pregledanemu subjektu predložijo glavni zaključki in priporočila. Nato inšpekcijska ekipa pripravi poročilo o inšpekcijskem pregledu. Če so bili predlagani korektivni ukrepi in priporočila, se v poročilo vključi dovolj podrobnosti, da je mogoče dosežene zaključke utemeljiti. Poročilo se pošlje varnostnemu organu ESZD in vodji pregledanega subjekta. V pristojnosti Varnostnega direktorata ESZD se pripravi redno poročilo, v katerem se poudarijo dognanja inšpekcijskih pregledov, opravljenih v določenem obdobju v državah članicah; Varnostni odbor ESZD to poročilo prouči. Izvajanje inšpekcijskih pregledov in poročanje o njih v agencijah in organih EU, ustanovljenih v skladu s poglavjem 2 naslova V PEU 55. Varnostni direktorat ESZD lahko po potrebi imenuje sodelujoče strokovnjake za sodelovanje v skupnih inšpekcijskih ekipah EU, ki izvajajo inšpekcijske preglede v agencijah in organih EU, ustanovljenih v skladu s poglavjem 2 naslova V PEU. Kontrolni seznam varnostnih inšpekcij ESZD 56. Varnostni direktorat ESZD pripravi in posodablja inšpekcijski kontrolni seznam točk, ki jih je treba preveriti med inšpekcijskim pregledom ESZD. Ta kontrolni seznam se pošlje Varnostnemu odboru ESZD. 57. Podatki za izpolnitev kontrolnega seznama se pridobijo zlasti med inšpekcijskim pregledom pri osebju za upravljanje varovanja tajnosti subjekta, v katerem se izvaja inšpekcijski pregled. Ko je kontrolni seznam izpolnjen s podrobnimi odgovori, se mu v dogovoru s pregledanim subjektom določi stopnja tajnosti. Ni del poročila o inšpekcijskem pregledu.

PRILOGA A IV VAROVANJE TAJNIH PODATKOV EU, S KATERIMI POTEKA DELO V KOMUNIKACIJSKIH IN INFORMACIJSKIH SISTEMIH I. UVOD 1. V tej prilogi so določbe za izvajanje člena 8 Priloge A. 2. Za varovanje tajnosti in pravilno delovanje operacij v komunikacijskih in informacijskih sistemih (KIS) so ključne naslednje lastnosti in pojmi v zvezi z zagotavljanjem informacijske varnosti: avtentičnost : zagotovilo, da so podatki pravi in iz zaupanja vrednih virov; razpoložljivost : podatki so dostopni ter na voljo za uporabo na zahtevo pooblaščenega subjekta; tajnost : podatki se ne razkrijejo nepooblaščenim posameznikom in subjektom ali ne uporabijo v postopkih, kjer to ni dovoljeno; celovitost : zagotavljanje točnosti in popolnosti podatkov in sestavnih delov; nezatajljivost : zmožnost dokazati, da se je dejanje zgodilo ali da je prišlo do dogodka, tako da tega kasneje ni mogoče zanikati. II. NAČELA ZA ZAGOTAVLJANJE INFORMACIJSKE VARNOSTI 3. Določbe v nadaljevanju predstavljajo osnovo za varovanje vseh KIS, v kat