SL Uradni list Evropske unije L 13/18

ODLOČBA KOMISIJE

z dne 12. decembra 2007

o izvajanju informacijskega sistema za notranji trg (IMI) v zvezi z varstvom osebnih podatkov

(notificirano pod dokumentarno številko C(2007) 6306)

(Besedilo velja za EGP)

(2008/49/ES)

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Sklepa 2004/387/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 21. aprila 2004 o interoperabilnem zagotavljanju vseevropskih e-vladnih storitev javnim upravam, podjetjem in državljanom (IDABC) (1) in zlasti člena 4 Sklepa,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Dne 17. marca 2006 so predstavniki držav članic v Svetovalnem odboru za usklajevanje na področju notranjega trga (2) odobrili globalni načrt izvajanja za informacijski sistem za notranji trg (Internal Market Information System, v nadaljnjem besedilu „IMI“) in njegov razvoj, ki je namenjen izboljšanju komunikacij med upravami držav članic.

(2) Komisija se je v svojem Sklepu COM/2006/3606 z dne 14. avgusta 2006 o tretji reviziji delovnega programa IDABC za obdobje 2005–2009 odločila za financiranje in ustanovitev informacijskega sistema za notranji trg kot projekta skupnega interesa.

(3) Dodatno financiranje je bilo zagotovljeno s Sklepom Komisije COM/2007/3514 z dne 25. julija 2007 o četrti reviziji delovnega programa IDABC.

(4) IMI je namenjen podpiranju zakonodajnih aktov na področju notranjega trga, ki določajo izmenjavo informacij med upravami držav članic, vključno z Direktivo 2006/123/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. decembra 2006 o storitvah na notranjem trgu (3) in Direktivo 2005/36/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 7. septembra 2005 o priznavanju poklicnih kvalifikacij (4).

(5) Ker mora biti v okviru IMI zagotovljeno varstvo osebnih podatkov, je treba v zvezi s tem dopolniti Sklep o ustanovitvi IMI. Ker bodo različne naloge in funkcije Komisije in držav članic v zvezi z IMI vključevale različne odgovornosti in obveznosti v zvezi s pravili o varstvu podatkov, je treba opredeliti njihove funkcije, odgovornosti in pravice dostopa.

(6) Delovna skupina iz člena 29 v svojem mnenju o vprašanjih varstva podatkov v zvezi z informacijskim sistemom za notranji trg (IMI) (5) izrecno poziva k odločbi Komisije, ki določa pravice in obveznosti udeležencev v zvezi z IMI.

(7) Izmenjava informacij z elektronskimi sredstvi med državami članicami mora biti skladna s pravili o varstvu osebnih podatkov iz Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (6) in Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (7).

(8) Za namene zagotavljanja nadaljnje izmenjave vprašanj med pristojnimi organi in za primere, ko se posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, želi pritožiti proti negativni upravni odločbi, sprejeti na podlagi izmenjave informacij, se morajo vsi osebni podatki, ki so se izmenjali med pristojnimi organi in obdelali v IMI, hraniti 6 mesecev po uradnem zaključku izmenjave informacij. Po obdobju šestih mesecev se morajo vsi podatki izbrisati. Šestmesečno obdobje hrambe se zdi primerno, ker ustreza trajanju upravnih postopkov, kot so predvideni v zakonodaji Skupnosti, na podlagi katere se izvaja izmenjava informacij –

SPREJELA NASLEDNJO ODLOČBO:

POGLAVJE 1

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 1

Vsebina

Ta odločba določa funkcije, pravice in obveznosti udeležencev in uporabnikov informacijskega sistema za notranji trg, navedenih v členu 6, glede na zahteve o varstvu podatkov v zvezi z delovanjem informacijskega sistema za notranji trg (Internal Market Information System, v nadaljevanju „IMI“).

Člen 2

Kakovost podatkov

Pristojni organi držav članic si izmenjujejo in nadalje obdelujejo osebne podatke le za namene, določene v ustreznih aktih Skupnosti, navedenih v Prilogi, na podlagi katerih se informacije izmenjujejo, v nadaljnjem besedilu „ustrezni akti Skupnosti“.

Prošnje za informacije, ki jih pristojni organi ene države članice naslovijo na drugo državo članico, in odgovori nanje morajo temeljiti na večjezičnih vprašanjih in področjih podatkov, ki jih za namene IMI določi in sestavi Komisija v sodelovanju z državami članicami.

Člen 3

Upravljavci

Odgovornosti upravljavca v skladu s členom 2(d) Direktive 95/46/ES in členom 2(d) Uredbe (ES) št. 45/2001 skupaj izvajajo udeleženci IMI po členu 6 v skladu s svojimi odgovornostmi v okviru IMI.

Upravljavci zagotovijo, da lahko posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, učinkovito uresničuje svoje pravice do informacij, dostopa, popravka in ugovora v skladu z veljavno zakonodajo na področju varstva podatkov. Udeleženci IMI morajo zagotoviti izjavo o tajnosti podatkov v ustrezni obliki.

Člen 4

Hramba osebnih podatkov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki pri izmenjavi informacij

Vsi osebni podatki posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki pri izmenjavi informacij, ki se izmenjajo med pristojnimi organi in obdelajo v IMI, se morajo izbrisati šest mesecev po uradnem zaključku izmenjave informacij, če pristojni organ od Komisije izrecno ne zahteva, da podatke izbriše pred iztekom tega obdobja.

Komisija se na tako prošnjo odzove v 10 delovnih dneh na podlagi sporazuma z drugim pristojnim organom, ki je vključen v izmenjavo.

Člen 5

Hramba osebnih podatkov uporabnikov IMI

Osebni podatki v zvezi z uporabniki IMI iz člena 6 se hranijo v IMI, dokler so slednji še uporabniki IMI, in jih pristojni organ izbriše, ko prenehajo biti uporabniki IMI.

Osebni podatki iz prvega odstavka vključujejo polno ime, službeni naslov e-pošte, službeno telefonsko številko ter telefaks številko uporabnikov IMI.

POGLAVJE 2

NALOGE IN ODGOVORNOSTI V ZVEZI Z IMI

Člen 6

Udeleženci in uporabniki IMI

1. Udeleženci IMI so:

(a) pristojni organi držav članic v skladu s členom 7;

(b) koordinatorji v skladu s členom 8;

(c) Komisija.

2. IMI lahko uporabljajo v skladu s členom 9 samo fizične osebe, ki delajo pod vodstvom pristojnega organa ali koordinatorja, v nadaljnjem besedilu „uporabniki IMI“.

Člen 7

Pristojni organi

Pristojni organi zagotovijo izmenjavo zadevnih informacij v okviru IMI za namene, določene v ustreznem aktu Skupnosti, na podlagi katerega se izvaja izmenjava informacij.

Člen 8

Koordinatorji IMI

1. Vsaka država članica imenuje enega nacionalnega koordinatorja IMI, ki zagotavlja izvajanje IMI na nacionalni ravni.

Vsaka država članica lahko v skladu s svojo notranjo upravno strukturo dodatno imenuje enega ali več pooblaščenih koordinatorjev IMI, ki opravljajo naloge koordinatorja za neko določeno zakonodajno področje, za posamezen upravni oddelek ali za geografsko regijo.

2. Komisija prijavi nacionalne koordinatorje IMI v IMI in jim dodeli dostop do IMI.

3. Če država članica imenuje pooblaščenega koordinatorja IMI v skladu z odstavkom 1, nacionalni koordinator IMI prijavi pooblaščenega koordinatorja IMI v IMI in mu dodeli dostop do IMI.

4. Koordinatorji prijavijo ali potrdijo prijavo pristojnih organov, ki zahtevajo dostop do IMI, in zagotavljajo njegovo učinkovito delovanje. Pristojnim organom odobrijo dostop do tistih zakonodajnih področij, za katera so odgovorni.

5. Vsi koordinatorji lahko delujejo kot pristojni organi. V takih primerih ima koordinator enake pravice dostopa kot pristojni organ.

Člen 9

Vloge uporabnikov IMI

1. Uporabniki IMI lahko opravljajo eno ali več od naslednjih vlog: odpravnikov, razdeljevalcev, posrednikov in lokalnih skrbnikov podatkov.

2. Vsakemu uporabniku IMI je dodeljen določen niz pravic dostopa, povezanih z njihovo vlogo uporabnika, kot je navedeno v členu 12.

3. Vsi uporabniki IMI lahko poiščejo posebni pristojni organ.

4. Uporabniki IMI, ki so določeni za odpravnike, lahko sodelujejo v izmenjavah informacij v imenu svojega pristojnega organa.

5. Uporabniki IMI, ki imajo vlogo razdeljevalcev, lahko prošnjo za informacije dodelijo enemu ali več odpravnikom v tem organu.

Uporabniki IMI, ki so pri koordinatorju določeni za razdeljevalce, lahko prošnjo za informacije dodelijo enemu ali več odpravnikom v tem organu.

6. Uporabnike IMI pri koordinatorju je mogoče imenovati za odpravnike.

V tej vlogi lahko odobrijo pošiljanje prošenj ali odgovorov s strani pristojnega organa, kadar je koordinator zahteval tak postopek odobritve, in lahko izrazijo strinjanje ali nestrinjanje, kadar pristojni organ prosilec ni zadovoljen s prejetim odgovorom.

7. Uporabniki IMI, opredeljeni kot lokalni skrbniki podatkov, lahko izvajajo naslednje naloge:

(a) posodabljanje osebnih podatkov o uporabnikih IMI iz njihovega organa;

(b) prijava dodatnih uporabnikov iz njihovega organa;

(c) zamenjava opisov uporabnikov za uporabnike iz njihovega organa.

Člen 10

Komisija

1. Komisija zagotavlja razpoložljivost in vzdrževanje infrastrukture IT za delovanje IMI. Omogočiti mora večjezični sistem, ki deluje v vseh uradnih jezikih, ter osrednjo službo za pomoč državam članicam pri uporabi IMI.

2. Komisija omogoči javen dostop do nizov vprašanj in področij podatkov, navedenih v drugem odstavku člena 2.

3. Komisija lahko sodeluje v izmenjavi informacij le v posebnih primerih, kadar ustrezni akt Skupnosti predvideva, da se informacije izmenjajo med državami članicami in Komisijo.

4. V primerih iz odstavka 3 ima Komisija enake pravice dostopa kot pristojni organ v skladu s členom 12.

POGLAVJE 3

PRAVICE DOSTOPA DO OSEBNIH PODATKOV

Člen 11

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki

V tem poglavju izraz „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“ pomeni le posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki pri posebni izmenjavi informacij, in ne vključuje uporabnikov IMI.

Člen 12

Pravice dostopa uporabnikov IMI

1. Odpravniki pri pristojnem organu imajo med izmenjavo informacij dostop le do osebnih podatkov:

(a) drugih odpravnikov pri istem pristojnem organu, vključenem v zadevno izmenjavo informacij;

(b) odpravnika pri drugem pristojnem organu, vključenem v zadevno izmenjavo informacij;

(c) odpravnikov pri koordinatorjih, ki se ukvarjajo z zadevno izmenjavo informacij;

(d) posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki pri zadevni izmenjavi informacij. Odpravniki pri pristojnem organu imajo dostop le do osebnih podatkov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, šele ko je njihov pristojni organ prejel prošnjo.

2. Razdeljevalci pri pristojnem organu imajo dostop le do osebnih podatkov:

(a) odpravnikov pri istem pristojnem organu;

(b) odpravnika pri drugem pristojnem organu, vključenem v zadevno izmenjavo informacij;

(c) odpravnika pri koordinatorjih, ki se ukvarjajo z zadevno izmenjavo informacij.

Nimajo dostopa do osebnih podatkov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

3. Razdeljevalci pri koordinatorju imajo dostop le do osebnih podatkov:

(a) odpravnikov pri istem koordinatorju;

(b) odpravnika pri pristojnih organih, vključenih v zadevno izmenjavo informacij;

(c) odpravnika pri drugem koordinatorju, ki se ukvarja z zadevno izmenjavo informacij.

Nimajo dostopa do osebnih podatkov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

4. Odpravniki imajo dostop le do osebnih podatkov:

(a) odpravnikov pri koordinatorjih, vključenih v zadevno izmenjavo informacij;

(b) odpravnikov pri pristojnih organih, vključenih v zadevno izmenjavo informacij.

Nimajo dostopa do osebnih podatkov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

5. Lokalni skrbniki podatkov pristojnega organa imajo dostop le do osebnih podatkov vseh uporabnikov IMI istega pristojnega organa.

Nimajo dostopa do osebnih podatkov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

6. Lokalni skrbniki podatkov koordinatorja imajo dostop le do osebnih podatkov:

(a) vseh uporabnikov IMI istega koordinatorja;

(b) vseh lokalnih skrbnikov podatkov pristojnih organov in koordinatorjev, katerih koordinatorji so.

Nimajo dostopa do osebnih podatkov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

7. Lokalni skrbniki podatkov Komisije imajo dostop le do osebnih podatkov:

(a) vseh drugih lokalnih skrbnikov podatkov Komisije;

(b) vseh lokalnih skrbnikov podatkov nacionalnih koordinatorjev IMI.

Lokalni skrbniki podatkov Komisije lahko v skladu s členom 4 izbrišejo osebne podatke posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, vendar si jih ne morejo ogledati.

POGLAVJE 4

KONČNA DOLOČBA

Člen 13

Naslovniki

Ta odločba je naslovljena na države članice.

V Bruslju, 12. decembra 2007 Za Komisijo Charlie McCREEVY Član Komisije

(1) UL L 144, 30.4.2004.

(2) Ustanovljen s Sklepom Komisije 93/72/EGS (UL L 26, 3.2.1993, str. 18).

(3) UL L 376, 27.12.2006, str. 36.

(4) UL L 255, 30.9.2005, str. 22. Direktiva, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo Komisije (ES) št. 1430/2007 (UL L 320, 6.12.2007, str. 3).

(5) Mnenje 01911/07/EN, WP 140.

(6) UL L 281, 23.11.1995, str. 31. Direktiva, kakor je bila spremenjena z Uredbo (ES) št. 1882/2003 (UL L 284, 31.10.2003, str. 1).

(7) UL L 8, 12.1.2001, str. 1.