SL Uradni list Evropske unije L 348/3

SKLEP UPRAVNEGA ODBORA EUROPOLA

z dne 4. junija 2009

o določitvi pravil za izbor, podaljšanju mandata in razrešitev direktorja in namestnikov direktorja Europola

(2009/1011/PNZ)

UPRAVNI ODBOR EUROPOLA JE –

ob upoštevanju Sklepa Sveta o ustanovitvi Evropskega policijskega urada (EUROPOL) z dne 6. aprila 2009 (1) (v nadaljnjem besedilu: sklep o Europolu) ter zlasti člena 37(9)(g), člena 38(1), člena 38(2), člena 38(3), člena 38(7) in člena 39 Sklepa,

ob upoštevanju Kadrovskih predpisov za uradnike Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu: Kadrovski predpisi) in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu: Pogoji za zaposlitev), določenih v Uredbi Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (2),

ob upoštevanju člena 12 Pogojev za zaposlitev glede pogojev za zaposlitev začasnega osebja in poglavja 9 naslova II Pogojev za zaposlitev o prenehanju delovnega razmerja začasnega osebja,

ob upoštevanju Sklepa Komisije SEC(2009) št. 27/2 z dne 12. januarja 2009, ki vsebuje smernice za izbor in imenovanje direktorjev regulativnih agencij, izvajalskih agencij in skupnih podjetij,

ob upoštevanju poslovnika upravnega odbora,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Upravni odbor sprejme pravilnik, ki se uporablja za izbor, podaljšanje mandata in razrešitev direktorja in namestnikov direktorja Europola, preden ta pravilnik začne veljati, pa ga odobri Svet, ki odloča s kvalificirano večino.

(2) Direktorja in namestnike direktorja je treba izbrati z objektivnim in preglednim postopkom, ne da bi to vplivalo na zaupnost postopka in varstvo osebnih podatkov, ki se obdelujejo za namen izbirnih postopkov.

(3) Zaželeno je, da se sprejmejo postopki, podobni tistim iz Sklepa Komisije SEC(2009) št. 27/2 z dne 12. januarja 2009.

(4) Cilj izbirnih postopkov je opredeliti najbolje usposobljene kandidate za delovno mesto, ki ga je treba zapolniti.

(5) Europol izvaja politiko enakih možnosti –

SPREJEL NASLEDNJI PRAVILNIK:

POGLAVJE 1

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 1

1. Ta pravilnik se uporablja za izbor, podaljšanje mandata in razrešitev direktorja in namestnikov direktorja Europola, kot je navedeno v členu 38 sklepa o Europolu.

2. Če direktor več kot en mesec začasno ne more opravljati svojih nalog ali če je delovno mesto direktorja prosto, njegove naloge opravlja namestnik direktorja. Upravni odbor v ta namen določi vrstni red, v katerem namestniki direktorja nadomeščajo direktorja.

3. V tem pravilniku se vsaka navedba osebe v moškem spolu šteje tudi kot navedba osebe v ženskem spolu, in obratno, razen če je iz sobesedila jasno razvidno drugače.

POGLAVJE 2

IZBIRNI POSTOPKI

Člen 2

V izbirnem postopku se upoštevajo načela iz člena 12(1) Pogojev za zaposlitev.

Člen 3

1. Delovno mesto direktorja ali namestnika direktorja se šteje za prosto:

(a) devet mesecev pred iztekom njunih zadevnih mandatov;

(b) ko Svet prejme pismo o odstopu;

(c) ko Svet sprejme odločitev o razrešitvi direktorja ali namestnika direktorja ali kako drugače konča njuno delovno razmerje v skladu s poglavjem 4 tega pravilnika;

(d) devet mesecev pred dnem, ko direktor ali namestnik direktorja dopolni 65 let, ali

(e) ob smrti direktorja ali namestnika direktorja.

2. Upravni odbor za vsako prosto delovno mesto pripravi razpis za prosto delovno mesto. Upravni odbor po posvetovanju z direktorjem pripravi razpis za prosto delovno mesto namestnika direktorja.

V razpisu za prosto delovno mesto so jasno in podrobno navedeni naslednji elementi:

(a) splošen opis nalog in poslanstva Europola, kot so določene v Sklepu o Europolu;

(b) opis glavnih nalog in dolžnosti direktorja oziroma namestnika direktorja z ustreznimi sklicevanji na ustrezne določbe sklepa o Europolu;

(c) merila upravičenosti, ki jih mora izpolnjevati vsak kandidat;

(d) profil delovnega mesta, vključno z vsemi lastnostmi, ki se štejejo za pomembne za to funkcijo in se naknadno uporabijo kot izbirna merila;

(e) pregled izbirnega postopka in postopka imenovanja;

(f) določbe in pogoji za zaposlitev, vključno z razredom ob zaposlitvi, naravo ponujene pogodbe in trajanjem mandata;

(g) načini in rok za predložitev prijav.

3. Izbirni postopek vključuje oceno za preverjanje posebnih kompetenc, znanja in spretnosti kandidatov.

Upravni odbor določi značilnosti in načine ocenjevanja za vsako prosto delovno mesto ter se lahko odloči, da bo ocenjevanje izvedel zunanji ocenjevalni center.

4. V razpisu za prosto delovno mesto je navedeno tudi, da morajo kandidati predsedniku upravnega odbora predložiti pisno prijavo in ji priložiti podroben življenjepis, motivacijsko pismo in ustrezna potrdila o značajski ustreznosti za opravljanje nalog, ki se nanašajo na prosto delovno mesto, v šestih tednih od datuma objave razpisa za prosto delovno mesto v Uradnem listu Evropske unije.

Razpis za prosto delovno mesto vključuje tudi informacije o varnostnem preverjanju, ki ga mora prestati uspešni kandidat v skladu s pravili, sprejetimi na podlagi člena 40 sklepa o Europolu.

Člen 4

1. Upravni odbor zagotovi, da se razpis za prosto delovno mesto iz člena 3(2) objavi v Uradnem listu Evropske unije in drugih medijih, vključno z nacionalnimi časopisi in specializiranimi revijami, da se doseže največja mogoča publiciteta v vseh državah članicah.

2. Europol o prostem delovnem mestu direktorja ali namestnika direktorja obvesti nacionalne enote Europola. Nacionalne enote o prostem delovnem mestu obvestijo ustrezne pristojne organe držav članic. Pristojni organi so odgovorni za zagotavljanje, da so o prostem delovnem mestu obveščeni njihove enote in zadevno osebje.

3. Europol kandidatom pošlje potrdilo o prejemu prijave.

Člen 5

1. Upravni odbor ustanovi izbirno komisijo (v nadaljnjem besedilu: komisija), ki oceni prejete prijave in pripravi utemeljeno poročilo, ki ga je treba v skladu s členom 6 tega pravilnika predložiti upravnemu odboru.

2. Komisijo za delovno mesto direktorja sestavljajo član upravnega odbora, ki zastopa Evropsko komisijo, in šest članov upravnega odbora, ki zastopajo države članice in jih z žrebom določi upravni odbor.

3. Komisijo za delovno mesto namestnika direktorja sestavljajo direktor ali namestnik direktorja, ki ga pooblasti direktor, član upravnega odbora, ki zastopa Evropsko komisijo, in pet članov upravnega odbora, ki zastopajo države članice in jih z žrebom določi upravni odbor.

4. Če član upravnega odbora, imenovan v skladu z odstavkoma 2 in 3, ne more sodelovati pri delu komisije, ga nadomesti nadomestni član upravnega odbora, ki zastopa Evropsko komisijo oziroma zadevno državo članico.

5. Če se lahko upravičeno domneva, da ima član komisije osebne odnose z enim od kandidatov ali če bi se lahko pojavilo katero koli drugo navzkrižje interesov, ta član ne sodeluje pri delu komisije in se nadomesti z nadomestnim članom v skladu z odstavkom 4.

6. Sekretariat upravnega odbora komisiji zagotavlja tajniške storitve.

Člen 6

1. Komisija na prvem sestanku za predsednika izbere enega od svojih članov.

2. Komisiji lahko pri opravljanju nalog pomaga zunanji kadrovski svetovalec, če tako odloči upravni odbor na lastno pobudo ali na zahtevo komisije. Zunanji kadrovski svetovalec nima statusa člana komisije.

3. Naloge komisije so:

(a) opredelitev kandidatov, ki na podlagi meril iz razpisa za prosto delovno mesto izpolnjujejo pogoje za delovno mesto;

(b) izvedba začetnega ocenjevanja prijav kandidatov, ki izpolnjujejo pogoje, ob upoštevanju njihovih poklicnih kvalifikacij, znanj in spretnosti, izkušenj in potrdil o značajski ustreznosti, da se sprejme odločitev, katere kandidate bo komisija dodatno ocenjevala;

(c) organizacija ocenjevanja kandidatov v skladu s členom 3(3) tega pravilnika;

(d) izvedba razgovorov s kandidati za oceno njihovih kvalifikacij, znanj in spretnosti glede na merila iz razpisa za prosto delovno mesto ter

(e) priprava ustrezno utemeljenega poročila o prejetih prijavah in izvedenem postopku, vključno s: (i) seznamom kandidatov, ki izpolnjujejo pogoje, z navedbo tistih kandidatov s tega seznama, s katerimi je komisija opravila razgovor; (ii) seznamom kandidatov, razvrščenih glede na uspešnost, ki izpolnjujejo vsa merila za upravičenost in za katere se šteje, da najbolj ustrezajo izbirnim merilom iz razpisa za prosto delovno mesto.

4. Delo komisije se v celoti dokumentira, zlasti z uporabo ocenjevalnih listov, določenih v skladu z merili iz razpisa za prosto delovno mesto in vsemi dodatnimi smernicami, ki jih predloži upravni odbor. Ocenjevalni listi in povzetek splošnih ugotovitev komisije za vsakega kandidata se dodajo prijavni dokumentaciji.

5. Komisiji se v pregled in potrditev predložijo vsi rezultati vseh dejavnosti, ki jih v imenu komisije opravi njen sekretariat, eden od njenih članov, ali več članov, ali zunanji kadrovski svetovalec.

6. Odločitev komisije, ki pripravi poročilo, podpišeta njen predsednik in še en član komisije.

7. Predsednik komisije upravnemu odboru po koncu razgovorov čim prej pošlje poročilo, ki ga je pripravila komisija, in popolno prijavno dokumentacijo kandidatov, s katerimi so bili opravljeni razgovori.

Člen 7

Sekretariat komisije po vsaki fazi izbirnega postopka o izidu postopka pisno obvesti kandidate, ki jih komisija ne izbere.

Člen 8

1. Postopki komisije potekajo v Haagu, razen če upravni odbor ne določi drugače.

2. Članom komisije in kandidatom, ki so povabljeni na preverjanje in razgovore, se v skladu z veljavnimi predpisi povrnejo potni stroški in dnevnice, vključno s stroški hotelske namestitve.

Člen 9

1. Upravni odbor pozove predsednika komisije, naj pojasni izvedeni postopek in predstavi poročilo komisije.

2. Upravni odbor se lahko odloči, da bo opravil razgovore s kandidati s seznama komisije, urejenega po vrstnem redu, in vsemi drugimi kandidati, ki izpolnjujejo pogoje in s katerimi je komisija opravila razgovor.

3. Na podlagi poročila, ki ga predloži komisija, in če je primerno, rezultatov razgovorov, ki so potekali v skladu z odstavkom 2, upravni odbor sprejme utemeljeno mnenje, v katerem je:

(a) predstavljen seznam kandidatov, ki izpolnjujejo pogoje;

(b) določen ožji seznam najmanj treh ustreznih kandidatov, razvrščenih glede na uspešnost, in

(c) potrjeno, da kandidati z ožjega seznama izpolnjujejo pogoje za zaposlitev iz člena 12(2) Pogojev za zaposlitev in vsa merila upravičenosti iz razpisa za prosto delovno mesto.

4. Če je na seznamu kandidatov tudi član upravnega odbora ali če bi se lahko pojavilo katero koli drugo navzkrižje interesov, ta član ni navzoč, ko se pripravlja mnenje upravnega odbora.

5. Predsednik upravnega odbora Svetu posreduje mnenje upravnega odbora skupaj s popolno prijavno dokumentacijo vseh kandidatov z ožjega seznama, s čimer mu omogoči, da na podlagi vseh ustreznih informacij sprejme odločitev, kot je določeno v členu 38 sklepa o Europolu.

6. Sekretariat upravnega odbora o izidu postopka pisno obvesti kandidate, ki jih upravni odbor ne izbere.

Člen 10

Ko Svet opravi imenovanje, vsak kandidat, ki se je prijavil na razpis za delovno mesto, od sekretariata upravnega odbora prejme uradno obvestilo o izidu postopka. Trimesečni rok za vložitev pritožbe na podlagi člena 90 Kadrovskih predpisov začne teči z dnem vročitve zadevnega dopisa.

Člen 11

1. Postopki komisije in upravnega odbora so tajni.

2. Člani komisije, člani upravnega odbora in osebje Europola, osebje katerega koli zunanjega ocenjevalnega centra ali zunanji kadrovski svetovalec, ki sodelujejo v izbirnem postopku, so v zvezi z opravljenim delom zavezani strogi zaupnosti.

POGLAVJE 3

PODALJŠANJE MANDATA

Člen 12

1. Če se direktorju ali namestniku direktorja, imenovanemu na podlagi člena 38 sklepa o Europolu, lahko podaljša mandat v skladu s členom 38(1) ali členom 38(2) sklepa o Europolu, se lahko upravni odbor odloči, da bo odstopil od postopka iz poglavja 2. Upravni odbor v takih primerih vsaj dvanajst mesecev pred iztekom mandata pripravi mnenje, v katerem Svetu priporoči podaljšanje mandata. V mnenju upravnega odbora se zlasti upoštevajo rezultati, ki jih je dosegel direktor ali zadevni namestnik direktorja v prvem mandatu, letna poročila o ocenjevanju uspešnosti, pripravljena v skladu s členom 15(2) Pogojev za zaposlitev, ter naloge in potrebe Europola v prihodnjih letih.

Mnenje upravnega odbora, v katerem se priporoča podaljšanje mandata namestnika direktorja, se pripravi po posvetovanju z direktorjem.

2. Postopek iz poglavja 2 se uporabi, ko se upravni odbor odloči, da ne bo odstopil od njega, ko se Svet odloči, da direktorju ali zadevnemu namestniku direktorja ne bo podaljšal mandata, ali ko Svet v zvezi s tem ne sprejme odločitve v treh mesecih po prejemu mnenja upravnega odbora.

POGLAVJE 4

PRENEHANJE DELOVNEGA RAZMERJA

Člen 13

1. Delovno razmerje direktorja ali namestnika direktorja preneha zaradi smrti in v skladu s členom 47(a) Pogojev za zaposlitev ob koncu meseca, v katerem zadevna oseba dopolni 65 let.

2. Svet o prenehanju delovnega razmerja direktorja ali namestnika direktorja odloča s kvalificirano večino po prejemu mnenja upravnega odbora v skladu s členoma 15 in 17 tega pravilnika.

3. Mnenje upravnega odbora o prenehanju delovnega razmerja namestnika direktorja se pripravi po posvetovanju z direktorjem.

Člen 14

1. Direktor ali namestnik direktorja, ki želi odstopiti pred iztekom svojega mandata, pisno nedvoumno navede, da želi prenehati delovno razmerje pri Europolu, in predlaga datum, na katerega bo začel veljati njegov odstop v skladu s členom 47(b)(ii) Pogojev za zaposlitev.

2. Pismo o odstopu se naslovi na predsednika Sveta, pri čemer en izvod prejme predsednik upravnega odbora oziroma direktor v primeru odstopa namestnika direktorja.

Člen 15

1. Svet lahko na zahtevo upravnega odbora delovno razmerje direktorja ali namestnika direktorja konča v skladu s členom 47(b) Pogojev za zaposlitev ob upoštevanju odpovednega roka in drugih pogojev iz podtočke (ii) ali podtočke (iii) navedenega člena.

2. Svet lahko delovno razmerje direktorja ali namestnika direktorja na zahtevo upravnega odbora konča brez odpovednega roka, če so izpolnjeni pogoji iz člena 48(a) ali (b) Pogojev za zaposlitev.

3. Svet delovno razmerje direktorja ali namestnika direktorja konča brez odpovednega roka, če so izpolnjeni pogoji iz člena 50 Pogojev za zaposlitev. Svet v takih primerih po zaslišanju zadevne osebe in izvedenem disciplinskem postopku iz člena 16(2) tega pravilnika razglasi, da je delovno razmerje zadevni osebi prenehalo.

Preden delovno razmerje direktorju ali zadevnemu namestniku direktorja preneha, je mogoče direktorja ali zadevnega namestnika suspendirati, pri čemer direktorja suspendira upravni odbor, namestnika direktorja pa direktor v skladu s členom 50(2) Pogojev za zaposlitev ter členoma 23 in 24 Priloge IX h Kadrovskim predpisom.

Člen 16

1. Če direktor ali namestnik direktorja namerno ali iz malomarnosti krši obveznosti iz sklepa o Europolu ali Pogojev za zaposlitev, se proti njemu uvede disciplinski postopek v skladu s členom 50a Pogojev za zaposlitev, naslovom VI Kadrovskih predpisov, in če je ustrezno, Prilogo IX h Kadrovskim predpisom.

Taka kršitev med drugim vključuje dokazano namerno predložitev lažnih podatkov bodisi o strokovni usposobljenosti bodisi o zahtevah člena 12(2) Pogojev za zaposlitev, če so bili predloženi lažni podatki odločilen dejavnik za zaposlitev direktorja ali namestnika direktorja.

2. Začne se disciplinski postopek, ki poteka v skladu s Prilogo IX h Kadrovskim predpisom.

Člen 17

1. Svet lahko po izvedenem disciplinskem postopku iz Priloge IX h Kadrovskim predpisom brez odpovednega roka konča delovno razmerje iz disciplinskih razlogov v skladu s členom 49 Pogojev za zaposlitev v resnih primerih, ko direktor ali namestnik direktorja namerno ali iz malomarnosti ne ravna v skladu s svojimi obveznostmi.

Preden delovno razmerje direktorju ali zadevnemu namestniku direktorja preneha, je mogoče direktorja ali zadevnega namestnika suspendirati, pri čemer direktorja suspendira upravni odbor, namestnika direktorja pa direktor v skladu s členom 50(2) Pogojev za zaposlitev ter členoma 23 in 24 Priloge IX h Kadrovskim predpisom.

2. Upravni odbor po prejemu poročila disciplinske komisije iz člena 18 Priloge IX h Kadrovskim predpisom odloči, ali se bo Svetu predložilo mnenje za prenehanje delovnega razmerja direktorja v skladu s členom 38(7) sklepa o Europolu. Upravni odbor v takih primerih v enem mesecu od prejema poročila disciplinske komisije pripravi ustrezno obrazloženo mnenje glede kazni, ki jo je treba naložiti za dejstva v zvezi s pritožbo, ali katerih koli ukrepov, ki jih mora Svet sprejeti v skladu s tem pravilnikom. Upravni odbor pripravi svoje mnenje šele, ko se direktorju zagotovi možnost, da izrazi svoje mnenje. Predsednik upravnega odbora posreduje mnenje upravnega odbora Svetu v skladu s členom 38(7) sklepa o Europolu, izvod mnenja pa obtoženemu direktorju.

Če upravni odbor odloči, da se Svetu ne predloži nobeno mnenje v skladu s členom 38(7) sklepa o Europolu, ima pravico, da naloži eno od kazni iz člena 9(1) Priloge IX h Kadrovskim predpisom, ki ni odstranitev direktorja z njegovega delovnega mesta. Upravni odbor po opravljenem zaslišanju direktorja v dveh mesecih od prejema mnenja disciplinske komisije sprejme odločitev v skladu s členoma 9 in 10 Priloge IX h Kadrovskim predpisom. Odločitev mora biti utemeljena.

3. Direktor po prejemu poročila disciplinske komisije iz člena 18 Priloge IX h Kadrovskim predpisom upravnemu odboru brez odlašanja predloži ustrezno obrazložen osnutek mnenja glede kazni, ki jo je treba naložiti za dejstva v zvezi s pritožbo, ali katerih koli ukrepov, ki jih mora Svet sprejeti glede namestnika direktorja v skladu s tem pravilnikom.

Upravni odbor odloči, ali se bo Svetu predložilo mnenje za prenehanje delovnega razmerja zadevnega namestnika direktorja v skladu s členom 38(7) sklepa o Europolu. Upravni odbor pripravi svoje mnenje šele, ko se zadevnemu namestniku direktorju zagotovi možnost, da izrazi svoje mnenje. Mnenje upravnega odbora se pripravi v enem mesecu od datuma, ko direktor prejme poročilo disciplinske komisije. Predsednik upravnega odbora posreduje mnenje upravnega odbora Svetu v skladu s členom 38(7) sklepa o Europolu, izvod mnenja pa obtoženemu namestniku direktorja.

Če upravni odbor odloči, da se Svetu v skladu s členom 38(7) sklepa o Europolu ne predloži nobeno mnenje, ima direktor pravico, da naloži eno od kazni iz člena 9(1) Priloge IX h Kadrovskim predpisom, ki ni odstranitev zadevnega namestnika direktorja z njegovega delovnega mesta. Direktor po opravljenem zaslišanju zadevnega namestnika direktorja v dveh mesecih od prejema mnenja disciplinske komisije sprejme odločitev v skladu s členoma 9 in 10 Priloge IX h Kadrovskim predpisom. Odločitev mora biti utemeljena.

4. Svet po prejemu mnenja upravnega odbora iz odstavkov 2 ali 3 tega člena po opravljenem zaslišanju direktorja ali zadevnega namestnika direktorja odloči, ali bo v skladu s členom 9(1)(h) Priloge IX h Kadrovskim predpisom odstranil direktorja ali namestnika direktorja z njegovega delovnega mesta ali drugače končal njegovo delovno razmerje pri Europolu.

Če se Svet odloči odstraniti direktorja ali namestnika direktorja z njegovega delovnega mesta ali drugače končati njegovo delovno razmerje, v svoji odločitvi natančno navede naravo ukrepa in datum, od katerega se ukrep uporablja. Odločitev se ustrezno utemelji, o njej pa se obvestita zadevna oseba in Europol.

Svet sprejme odločitev o odstranitvi direktorja ali namestnika direktorja z njegovega delovnega mesta v skladu s členom 9 Priloge IX h Kadrovskim predpisom v dveh mesecih od prejema mnenja disciplinske komisije iz člena 18 Priloge IX h Kadrovskim predpisom.

5. Če se Svet odloči, da v skladu s členom 9(1)(h) Priloge IX h Kadrovskim predpisom direktorja ali zadevnega namestnika direktorja ne bo odstranil z njegovega delovnega mesta ali drugače prekinil njegovega delovnega razmerja pri Europolu, se zadeva vrne v odločanje upravnemu odboru, če gre za direktorja, ali upravnemu odboru in direktorju, če gre za namestnika direktorja.

Če se primer direktorja vrne v odločanje upravnemu odboru, ima upravni odbor pravico, da naloži eno od kazni iz člena 9(1) Priloge IX h Kadrovskim predpisom, ki ni odstranitev direktorja z njegovega delovnega mesta. Upravni odbor po zaslišanju direktorja brez odlašanja sprejme odločitev. Odločitev mora biti utemeljena.

Če se primer namestnika direktorja vrne v odločanje upravnemu odboru in direktorju, ima direktor pravico, da naloži eno od kazni iz člena 9(1) Priloge IX h Kadrovskim predpisom, ki ni odstranitev namestnika direktorja z njegovega delovnega mesta. Direktor po zaslišanju namestnika direktorja brez odlašanja sprejme odločitev. Odločitev mora biti utemeljena.

POGLAVJE 5

KONČNE DOLOČBE

Člen 18

1. Ta pravilnik začne veljati na dan začetka uporabe sklepa o Europolu.

2. Upravni odbor ovrednoti ta pravilnik v treh letih po začetku njihove veljavnosti.

3. Upravni odbor preuči vse predloge za spremembe tega pravilnika, ki jih odobri Svet v skladu s postopkom iz člena 38(3) in člena 38(7) sklepa o Europolu.

V Haagu, 4. junija 2009 Odobreno s strani Sveta dne 30. novembra 2009. Predsednik S. CLERTON

(1) UL L 121, 15.5.2009, str. 37.

(2) UL L 56, 4.3.1968, str. 1.