SL Uradni list Evropske unije L 131/1

UREDBA (ES) št. 390/2009 EVROPSKEGA PARLAMENTA IN SVETA

z dne 23. aprila 2009

o spremembi Skupnih konzularnih navodil o vizumih za diplomatsko-konzularna predstavništva glede uvedbe biometričnih podatkov, vključno z določbami o organizaciji sprejema in obravnavanja vlog za izdajo vizuma

EVROPSKI PARLAMENT IN SVET EVROPSKE UNIJE STA –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti in zlasti člena 62(2)(b)(ii) Pogodbe,

ob upoštevanju predloga Komisije,

ob upoštevanju mnenja Evropskega nadzornika za varnost podatkov (1),

v skladu s postopkom, določenim v členu 251 Pogodbe (2),

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Za zagotovitev zanesljivega preverjanja in identifikacije prosilcev je treba biometrične podatke obdelati v vizumskem informacijskem sistemu (VIS), vzpostavljenim z Odločbo Sveta 2004/512/ES (3), in zagotoviti pravni okvir za zbiranje teh biometričnih identifikatorjev. Poleg tega zahteva izvajanje VIS nove oblike organizacije za sprejem vlog za izdajo vizumov.

(2) Vključitev biometričnih identifikatorjev v VIS je pomemben korak k uporabi novih elementov, ki ustvarjajo zanesljivejšo povezavo med imetnikom vizuma in potnim listom, da bi se preprečila uporaba lažnih identitet. Zato bi morala biti osebna zglasitev prosilca – vsaj pri prvi vlogi – ena od osnovnih zahtev za izdajo vizuma z vnosom biometričnih identifikatorjev v VIS.

(3) Izbira biometričnih identifikatorjev je določena v Uredbi (ES) št. 767/2008 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 9. julija 2008 o vizumskem informacijskem sistemu (VIS) in izmenjavi podatkov med državami članicami o vizumih za kratkoročno prebivanje („Uredba VIS“) (4).

(4) Ta uredba določa standarde za zbiranje teh biometričnih identifikatorjev s sklicevanjem na zadevne določbe, ki jih je določila Mednarodna organizacija za civilno letalstvo (ICAO). Za zagotovitev interoperabilnosti niso potrebne nobene dodatne tehnične specifikacije.

(5) Vsi dokumenti, podatki ali biometrični identifikatorji, ki jih država članica prejme v postopku za izdajo vizuma, se v skladu z Dunajsko konvencijo o konzularnih odnosih z dne 24. aprila 1963 štejejo za „konzularne dokumente“ in se temu ustrezno obravnavajo.

(6) Za olajšanje registriranja prosilcev in zmanjšanje stroškov za države članice je treba poleg veljavnega okvira za zastopanje predvideti nove organizacijske možnosti. Najprej bi bilo treba Skupna konzularna navodila o vizumih za diplomatsko-konzularna predstavništva (5) dopolniti s posebno obliko zastopanja, ki bi vključevala le sprejemanje vlog in vnos biometričnih identifikatorjev.

(7) Uvesti bi bilo treba druge možnosti, kot so kolokacija, skupni zajemni centri, častni konzuli in sodelovanje z zunanjimi ponudniki storitev. Za te možnosti bi bilo treba ob upoštevanju predvsem vidikov varstva podatkov vzpostaviti ustrezen pravni okvir. Države članice bi morale v skladu s pogoji, določenimi v tem pravnem okviru, opredeliti vrsto organizacijske strukture, ki jo bodo uporabile v vsaki tretji državi. Podrobnosti o teh strukturah bi morala objaviti Komisija.

(8) Pri organiziranju sodelovanja bi morale države članice zagotoviti, da so prosilci napoteni v državo članico, odgovorno za obdelavo njihovih vlog.

(9) Treba je sprejeti določbo za primere, v katerih se države članice odločijo, da bodo pri sprejemanju vlog zaradi olajšanja postopka sodelovale z zunanjim ponudnikom storitev. Takšna odločitev se sme sprejeti zlasti, če se v posebnih okoliščinah ali zaradi lokalnih razmer sodelovanje z drugimi državami članicami v obliki omejenega zastopanja, kolokacije ali skupnega zajemnega centra za zadevno državo članico izkaže za neustrezno. Takšno ureditev bi bilo treba vzpostaviti v skladu s splošnimi načeli izdajanja vizumov, ob spoštovanju zahtev za varstvo podatkov, določenih v Direktivi 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takšnih podatkov (6). Poleg tega bi bilo treba pri vzpostavitvi in izvajanju takšne ureditve paziti, da se prepreči trgovanje z vizumi.

(10) Države članice bi morale sodelovati z zunanjimi ponudniki storitev na podlagi pravnega instrumenta, ki bi moral vsebovati določbe o njihovih točnih nalogah ter neposrednem in popolnem dostopu do njihovih prostorov, podatke o prosilcih, zaupnosti in okoliščinah, pogojih in postopkih za začasno prekinitev ali prenehanje sodelovanja.

(11) Ta uredba predvideva odstopanje od splošnega pravila osebne zglasitve, kot je določeno v točki 4 dela III Skupnih konzularnih navodil, saj državam članicam omogoča, da pri sprejemanju vlog sodelujejo z zunanjim ponudnikom storitev, hkrati pa za predložitev vlog določijo načelo „vse na enem mestu“. To ne posega v možnost, da se prosilec pokliče na osebni razgovor, niti v morebitne prihodnje pravne instrumente za ureditev teh vprašanj.

(12) Za zagotovitev spoštovanja zahtev za varstvo podatkov so potekala posvetovanja z delovno skupino, ustanovljeno po členu 29 Direktive 95/46/ES.

(13) Pri obdelavi osebnih podatkov v skladu s to uredbo se za države članice uporablja Direktiva 95/46/ES.

(14) Države članice bi morale ohraniti možnost za vse prosilce, da neposredno predložijo vloge na svojih diplomatskih ali konzularnih predstavništvih.

(15) Da bi poenostavili postopek za vsako naslednjo vlogo, bi bilo treba omogočiti, da se prstni odtisi kopirajo iz prvega vnosa v VIS v roku 59 mesecev. Po preteku tega obdobja bi bilo treba prstne odtise ponovno odvzeti.

(16) Komercialni posredniki, kot so potovalne agencije, zaradi zahteve po zbiranju biometričnih identifikatorjev ne bi smeli več obravnavati prvih vlog, temveč le naslednje.

(17) Skupna konzularna navodila bi bilo zato treba ustrezno spremeniti.

(18) Komisija bi morala tri leta po začetku delovanja VIS in nato vsaka štiri leta predložiti poročilo o izvajanju te uredbe.

(19) Ker ciljev te uredbe, in sicer organizacije sprejemanja in obdelave vlog, kar zadeva vnašanje biometričnih podatkov v VIS ter uvedbo skupnih standardov, interoperabilnih biometričnih identifikatorjev in skupnih pravil za vse države članice, ki sodelujejo v skupni vizumski politiki Skupnosti, države članice ne morejo zadovoljivo doseči in jih zato lažje doseže Skupnost, lahko Skupnost sprejme ukrepe v skladu z načelom subsidiarnosti iz člena 5 Pogodbe. Skladno z načelom sorazmernosti iz navedenega člena ta uredba ne prekoračuje okvirov, ki so potrebni za doseganje navedenih ciljev.

(20) V skladu s členoma 1 in 2 Protokola o stališču Danske, ki je priložen k Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, Danska ne sodeluje pri sprejetju te uredbe, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja. Ker ta uredba nadgrajuje schengenski pravni red v skladu z določbami naslova IV tretjega dela Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti, se Danska v skladu s členom 5 navedenega protokola v šestih mesecih od sprejetja te uredbe odloči, ali bo to uredbo prenesla v svojo nacionalno zakonodajo.

(21) Ta uredba predstavlja za Islandijo in Norveško nadaljnji razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško o pridružitvi obeh k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (7), ki sodijo v področje iz točke B člena 1 Sklepa Sveta 1999/437/ES (8) o nekaterih izvedbenih predpisih za uporabo navedenega sporazuma.

(22) Ta uredba predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda pri katerem Združeno kraljestvo ne sodeluje v skladu s Sklepom Sveta 2000/365/ES z dne 29. maja 2000 o prošnji Združenega kraljestva Velike Britanije in Severne Irske za sodelovanje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda (9). Združeno kraljestvo torej ne sodeluje pri njenem sprejetju, zanj ni zavezujoča in se v njem ne uporablja.

(23) Ta uredba predstavlja razvoj določb schengenskega pravnega reda pri katerem Irska ne sodeluje v skladu s Sklepom Sveta 2002/192/ES z dne 28. februarja 2002 o prošnji Irske, da sodeluje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda (10). Irska zato ne sodeluje pri sprejetju te uredbe, zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja.

(24) Ta uredba predstavlja za Švico nadaljnji razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda (11), ki sodijo na področje iz člena 1, točka B, Sklepa Sveta 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2008/146/ES (12).

(25) Ta uredba predstavlja za Lihtenštajn nadaljnji razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Protokola med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo, Švicarsko konfederacijo in Kneževino Lihtenštajn o pristopu Kneževine Lihtenštajn k Sporazumu med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda, ki sodijo na področje iz točke B, člena 1 Sklepa Sveta 1999/437/ES v povezavi s členom 3 Sklepa Sveta 2008/261/ES (13).

(26) Ta uredba predstavlja za Ciper akt, ki nadgrajuje schengenski pravni red ali je z njim kako drugače povezan v smislu člena 3(2) Akta o pristopu iz leta 2003.

(27) Ta uredba predstavlja akt, ki nadgrajuje schengenski pravni red ali je z njim kako drugače povezan v smislu člena 4(2) Akta o pristopu iz leta 2005 –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Spremembe Skupnih konzularnih navodil

Skupna konzularna navodila o vizumih za diplomatsko-konzularna predstavništva se spremenijo:

1. Del II se spremeni: (a) v točki 1.2(b) se dodajo naslednji odstavki: „Poleg tega lahko država članica v omejenem obsegu zastopa eno ali več držav članic samo za sprejem vlog in vnos biometričnih identifikatorjev. Uporabljajo se ustrezne določbe iz točk 1.2(c) in (e). Sprejem in prenos dokumentov in podatkov zastopani državi članici se izvedeta ob spoštovanju ustreznih pravil o varstvu in zaščiti podatkov. Zastopana(-e) država(-e) članica(-e) zagotovi(-jo), da so podatki tako pri elektronskem kot tudi pri fizičnem prenosu od organov države članice zastopnice do organov zastopane države članice na elektronskem pomnilniškem mediju v celoti šifrirani. V tretjih državah, v katerih je prepovedano šifriranje podatkov, ki se od organov države članice zastopnice do organov zastopane(-ih) države(-av) članice(-ic) prenašajo elektronsko, zastopana(-e) država(-e) članica(-e) državi članici zastopnici ne dovoli(-jo) elektronskega prenosa podatkov. V tem primeru zadevna(-e) zastopana(-e) država(-e) članica(-e) zagotovi(-jo), da organi države članice zastopnice elektronske podatke organom zastopane(-ih) države(-av) članice(-ic) pošiljajo fizično, v celoti šifrirane na elektronskem pomnilniškem mediju prek konzularnega funkcionarja države članice ali – če bi bilo treba zaradi takšnega prenosa sprejeti nesorazmerne ali nerazumne ukrepe – na kakšen drug varen in zanesljiv način, na primer prek priznanih izvajalcev, izkušenih na področju prenosa občutljivih dokumentov in podatkov v zadevni tretji državi. V vseh primerih se raven varnosti, ki je potrebna za prenos, prilagodi občutljivi naravi podatkov. Države članice ali Skupnost si prizadevajo doseči dogovor z zadevnimi tretjimi državami o odpravi prepovedi šifriranja podatkov, ki se elektronsko prenašajo med organi zadevnih držav članic.“; (b) točka (d) se nadomesti z naslednjim: „(d) Kadar se enotni vizumi izdajo v skladu s točkama (a) in (b), se zastopanje prikaže v tabeli zastopanja za izdajo enotnih vizumov iz Priloge 18.“

2. Del III se spremeni: (a) točka 1 se nadomesti z naslednjim: „1. Vloge za izdajo vizuma 1.1 Obrazci vloge za izdajo vizuma – število obrazcev Prosilci morajo izpolniti tudi obrazec vloge za izdajo enotnega vizuma. Vloge za izdajo enotnega vizuma je treba izpolniti na usklajenem obrazcu, katerega vzorec je na voljo v Prilogi 16. Izpolniti je treba vsaj en izvod obrazca za vlogo, da se lahko uporablja pri posvetovanju s centralnimi organi. Države članice lahko zahtevajo tudi več izvodov vloge, če tako zahtevajo nacionalni upravni postopki. 1.2 Biometrični identifikatorji (a) Države članice zberejo biometrične identifikatorje, ki vključujejo podobo obraza in deset prstnih odtisov prosilca, v skladu z zaščitnimi klavzulami, določenimi v Evropski konvenciji o varstvu človekovih pravic in temeljnih svoboščin, Listini Evropske Unije o temeljnih pravicah ter Konvenciji Združenih narodov o otrokovih pravicah. Ob predložitvi prve vloge se od vsakega prosilca zahteva, da se zglasi osebno. Takrat se zberejo naslednji biometrični identifikatorji: — fotografija, skenirana ali izdelana v času vloge, in — deset prstnih odtisov, ploskih in digitalno odvzetih. Če so bili prstni odtisi prosilca, ki so bili odvzeti pri prejšnji vlogi, prvič vneseni v vizumski informacijski sistem (VIS) manj kot 59 mesecev pred datumom nove vloge, se prekopirajo v naslednjo vlogo. V primeru upravičenega dvoma o identiteti prosilca pa diplomatsko ali konzularno predstavništvo v zgoraj navedenem obdobju odvzame prstne odtise. Če ob predložitvi vloge ni mogoče takoj potrditi, da so prstni odtisi bili odvzeti v zgoraj navedenem obdobju, lahko prosilec zahteva odvzem prstnih odtisov. Fotografija, priložena vsaki vlogi, se v skladu s členom 9(5) Uredbe VIS vnese v VIS. Prosilcu se za to ni treba zglasiti osebno. Tehnične zahteve za fotografijo so v skladu z mednarodnimi standardi, določenimi v dokumentu ICAO dok. 9303, del 1, šesta izdaja. Prstni odtisi se odvzamejo v skladu s standardi ICAO in Odločbo Komisije 2006/648/ES z dne 22. septembra 2006 o tehničnih zahtevah glede standardov za biometrične značilnosti v zvezi z razvojem vizumskega informacijskega sistema (14). Biometrične identifikatorje odvzame kvalificirano in ustrezno pooblaščeno osebje diplomatskega ali konzularnega predstavništva in mejnih organov, pristojnih za izdajo vizumov. Biometrične identifikatorje lahko pod nadzorom diplomatskih ali konzularnih predstavništev odvzame tudi kvalificirano in ustrezno pooblaščeno osebje častnega konzula ali zunanjega ponudnika storitev iz točk 1.3 in 1.4 dela VII. Podatke v VIS vnaša samo ustrezno pooblaščeno konzularno osebje v skladu s členom 6(1), členom 7 ter členom 9(5) in 9(6) Uredbe VIS. Države članice zagotovijo, da se v celoti uporabljajo vsa iskalna merila iz člena 15 Uredbe VIS, da bi se izognili napačnim zavrnitvam in identifikacijam. (b) Izjeme Naslednjim prosilcem ni treba odvzeti prstnih odtisov: — otrokom, mlajšim od 12 let; — osebam, pri katerih je odvzem prstnih odtisov fizično nemogoč. Če je možen odvzem manj kot desetih prstnih odtisov, se odvzamejo ti prstni odtisi. Če to le začasno ni mogoče, mora prosilec svoje prstne odtise dati ob predložitvi naslednje vloge. Diplomatska ali konzularna predstavništva in mejni organi, pristojni za izdajo vizumov, imajo pravico zahtevati dodatna pojasnila o tem, zakaj to začasno ni mogoče. Države članice vzpostavijo ustrezne postopke, s katerimi se zagotavlja dostojanstvo prosilca, če pride do težav pri registraciji. Dejstvo, da jemanje prstnih odtisov fizično ni možno, ne vpliva na odobritev ali zavrnitev vizuma; — voditeljem držav ali vlad in članom nacionalne vlade s spremljajočimi zakonci in članom njihovih uradnih delegacij, ki so jih povabile vlade držav članic ali mednarodne organizacije v uradne namene; — vladarjem in drugim visokim članom kraljeve družine, ki so jih povabile vlade držav članic ali mednarodne organizacije v uradne namene. V vsakem od teh primerov se v VIS doda vnos ‚se ne uporablja‘. (b) doda se naslednja točka: „5. Ravnanje osebja Diplomatska ali konzularna predstavništva držav članic zagotovijo, da so prosilci vljudno sprejeti. Konzularno osebje pri opravljanju svojih dolžnosti v celoti spoštuje dostojanstvo ljudi. Vsi sprejeti ukrepi so sorazmerni s cilji, ki se želijo doseči s takšnimi ukrepi. Pri opravljanju svojih nalog konzularno osebje z osebami ne ravna diskriminatorno na podlagi spola, rasne ali etnične pripadnosti, vere ali prepričanja, invalidnosti, starosti ali spolne usmerjenosti.“

3. V delu VII se točka 1 nadomesti z naslednjim: „1. Organizacija vizumskih oddelkov 1.1 Organizacija sprejemanja in obdelave vlog za izdajo vizuma Vsaka država članica je odgovorna za organizacijo sprejemanja in obdelave vlog. Vloge se načeloma vložijo na diplomatskem ali konzularnem predstavništvu države članice. Države članice: — svoja diplomatska ali konzularna predstavništva in mejne organe, pristojne za izdajo vizumov, pa tudi urade svojih častnih konzulov, če tudi ti v skladu s točko 1.3 zbirajo biometrične identifikatorje, opremijo s potrebno opremo za zbiranje biometričnih identifikatorjev, in/ali — sodelujejo z eno ali več drugih držav članic v okviru lokalnega konzularnega sodelovanja ali drugih ustreznih stikov, v obliki omejenega zastopanja, kolokacije ali skupnega zajemnega centra v skladu s točko 1.2. V posebnih okoliščinah ali zaradi lokalnih razmer, kot so: — sprejemanja vlog in zbiranja podatkov zaradi velikega števila prosilcev ni mogoče organizirati pravočasno in v dostojnih pogojih, ali — če v zadevni tretji državi ni mogoče na noben drug način zagotoviti zadovoljive ozemeljske pokritosti, in kadar se zgoraj omenjene oblike sodelovanja v zadevni državi članici izkažejo za neustrezne, lahko država članica v skrajnem primeru sodeluje z zunanjim ponudnikom storitev v skladu s točko 1.4. Brez poseganja v pravico, da se prosilca pokliče na osebni razgovor, kakor je določeno v točki 4 dela III, se zaradi izbire oblike organizacije ne sme zgoditi, da bi se moral prosilec za predložitev vloge osebno zglasiti na več kot enem mestu. 1.2 Oblike sodelovanja med državami članicami (a) V primeru ‚kolokacije‘ osebje diplomatskih ali konzularnih predstavništev ene ali več držav članic obravnava vloge (vključno z biometričnimi identifikatorji), ki so nanje naslovljene, na diplomatskem ali konzularnem predstavništvu druge države članice, pri čemer uporablja opremo te države članice. Zadevne države članice se dogovorijo o trajanju in pogojih za prenehanje kolokacije, kakor tudi o deležu vizumske takse, ki ga prejme država članica, katere diplomatsko ali konzularno predstavništvo se uporablja. (b) V primeru ‚skupnih zajemnih centrov‘ je osebje diplomatskih ali konzularnih predstavništev dveh ali več držav članic zbrano v eni stavbi, da sprejema vloge (vključno z biometričnimi identifikatorji), ki so naslovljene nanje. Prosilce napoti v državo članico, odgovorno za obdelavo vloge. Države članice se dogovorijo o trajanju in pogojih prenehanja tega sodelovanja, pa tudi o delitvi stroškov med sodelujočimi državami članicami. Ena država članica je odgovorna za pogodbe v zvezi z logistiko in diplomatskimi odnosi z državo gostiteljico. 1.3 Udeležba častnih konzulov Častni konzuli so lahko pooblaščeni tudi za opravljanje nekaterih ali vseh nalog, navedenih pod točko 1.5. Za zagotovitev varnosti in zaščite podatkov se sprejmejo ustrezni ukrepi. Če častni konzul ni javni uslužbenec države članice, se te naloge opravlja skladno z zahtevami iz Priloge 19 razen določb iz točke C(c) navedene priloge. Če je častni konzul javni uslužbenec države članice, zadevna država članica zagotovi, da veljajo zahteve, primerljive s tistimi, ki bi veljale, če bi naloge opravljalo diplomatsko ali konzularno predstavništvo. 1.4 Sodelovanje z zunanjimi ponudniki storitev Države članice si prizadevajo za sodelovanje z zunanjim ponudnikom storitev skupaj z eno ali več državami članicami, brez poseganja v pravila o javnem naročanju in konkurenci. Sodelovanje z zunanjim ponudnikom storitev temelji na pravnem instrumentu, ki je v skladu z zahtevami iz Priloge 19. Države članice v okviru lokalnega konzularnega sodelovanja izmenjujejo informacije o izboru zunanjih ponudnikov storitev in določitvi pogojev zadevnih pravnih instrumentov. 1.5 Vrste sodelovanja z zunanjimi ponudniki storitev Zunanji ponudnik storitev se lahko zaupa opravljanje ene ali več naslednjih nalog: (a) zagotavljanje splošnih informacij o vizumskih zahtevah in obrazcev vlog; (b) obveščanje prosilca o zahtevanih spremnih dokumentih na podlagi kontrolnega seznama; (c) zbiranje podatkov in sprejemanje vlog (vključno z zbiranjem biometričnih identifikatorjev) in pošiljanje vlog diplomatskemu ali konzularnemu predstavništvu; (d) pobiranje takse, ki se zaračuna; (e) vodenje razporeda za osebno zglasitev na diplomatskem ali konzularnem predstavništvu ali pri zunanjem ponudniku storitev; (f) sprejemanje potnih listin (vključno z uradnim obvestilom o zavrnitvi, če je ustrezno) od diplomatskega ali konzularnega predstavništva ter njihovo vračanje prosilcu. 1.6 Obveznosti držav članic Pri izbiri zunanjega ponudnika storitev zadevna(-e) država(-e) članica(-e) skrbno preveri(-jo) solventnost in zanesljivost družbe (vključno s potrebnimi dovoljenji, vpisom v register družb, statutom družbe, bančnimi pogodbami) in zagotovi(-jo), da ni navzkrižja interesov. Zadevna(-e) država(-e) članica(-e) zagotovi(-jo), da izbrani zunanji ponudnik storitev izpolnjuje pogoje, določene v pravnem instrumentu iz točke 1.4. Zadevna(-e) država(-e) članica(-e) ostane(-jo) odgovorna(-e) za spoštovanje pravil o varstvu podatkov pri obdelavi podatkov in se nadzoruje(-jo) v skladu s členom 28 Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (15). Sodelovanje z zunanjim ponudnikom storitev ne omejuje ali izključuje kakršnih koli odgovornosti, ki izhajajo iz nacionalnega prava zadevne(-ih) države(-av) članice(-ic) zaradi kršitev obveznosti glede osebnih podatkov prosilca in obdelave vizumov. Ta določba ne posega v noben ukrep, ki bi lahko bil neposredno sprejet proti zunanjemu ponudniku storitev v skladu z nacionalno zakonodajo zadevne tretje države. Zadevna(-e) država(-e) članica(-e) zagotovi(-jo), da so podatki tako pri elektronskem kot tudi pri fizičnem prenosu na elektronskem pomnilniškem mediju od zunanjega ponudnika storitev do organov zadevne(-ih) države(-av) članice(-ic) v celoti šifrirani. V tretjih državah, v katerih je prepovedano šifriranje podatkov, ki se od zunanjega ponudnika storitev do organov zadevne(-ih) države(-av) članice(-ic) prenašajo elektronsko, zadevna(-e) država(-e) članica(-e) zunanjemu ponudniku storitev ne dovoli(-jo) elektronskega prenosa podatkov. V tem primeru zadevna(-e) država(-e) članica(-e) zagotovi(-jo), da zunanji ponudnik storitev elektronske podatke organom zadevne(-ih) države(-av) članice(-ic) pošilja fizično, v celoti šifrirane na elektronskem pomnilniškem mediju prek konzularnega funkcionarja države članice ali – če bi bilo treba zaradi takšnega prenosa sprejeti nesorazmerne ali nerazumne ukrepe – na kakšen drug varen in zanesljiv način, na primer prek priznanih izvajalcev, izkušenih na področju prenosa občutljivih dokumentov in podatkov v zadevni tretji državi. V vseh primerih se raven varnosti, ki je potrebna za prenos, prilagodi občutljivi naravi podatkov. Države članice ali Skupnost si prizadevajo doseči dogovor z zadevnimi tretjimi državami o odpravi prepovedi šifriranja podatkov, ki se elektronsko prenašajo od zunanjega ponudnika storitev do organov zadevne(-ih) tretje(-ih) države(-av). Zadevna(-e) država(-e) članica(-e) zagotovi(-jo) usposabljanje zunanjega ponudnika storitev, ki ustreza znanju, potrebnemu za ustrezno opravljanje storitve in zagotavljanje zadostnih informacij prosilcem. Zadevna(-e) država(-e) članica(-e) poskrbi(-jo) za to, da se lahko na diplomatskem ali konzularnem predstavništvu prstni odtisi preverijo v primeru dvoma, če je prstne odtise odvzel zunanji ponudnik storitev. Pregled vlog, morebitne razgovore, postopek izdajanja dovoljenja ter tiskanje in lepljenje vizumskih nalepk lahko opravi le diplomatsko ali konzularno predstavništvo. Zunanji ponudniki storitev nimajo nikakršnega dostopa do VIS. Dostop do VIS ima izključno ustrezno pooblaščeno osebje diplomatskih ali konzularnih predstavništev. Zadevna(-e) država(-e) članica(-e) pozorno spremlja(-jo) izvajanje pravnega instrumenta iz točke 1.4, vključno z: (a) splošnimi informacijami o zahtevah za prejem vizuma in obrazce vlog, ki jih zunanji ponudnik storitev zagotavlja prosilcem; (b) vsemi tehničnimi in organizacijskimi varnostnimi ukrepi, ki so potrebni, da se osebni podatki zaščitijo pred nenamernim ali nezakonitim uničenjem ali nenamerno izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem ali dostopom, zlasti kadar sodelovanje vključuje pošiljanje dokumentov in podatkov diplomatskemu ali konzularnemu predstavništvu zadevne(-ih) države(-av) članice(-ic), ter pred vsemi drugimi nezakonitimi oblikami obdelave osebnih podatkov; (c) zbiranjem in prenosom biometričnih identifikatorjev; (d) ukrepi, sprejetimi za spoštovanje določb o varstvu podatkov. V ta namen diplomatsko ali konzularno predstavništvo zadevne(-ih) države(-av) članice(-ic) redno izvaja nenapovedane preglede v prostorih zunanjega ponudnika storitev. 1.7 Pristojbina za storitve Zunanji ponudniki storitev lahko poleg takse, ki se zaračuna, kakor je določeno v Prilogi 12, zaračunajo pristojbino za storitve. Pristojbina za storitve je sorazmerna s stroški, ki jih ima zunanji ponudnik storitev pri opravljanju ene ali več nalog iz točke 1.5. Ta pristojbina za storitve se določi v pravnem instrumentu iz točke 1.4. Države članice v okviru lokalnega konzularnega sodelovanja zagotovijo, da je pristojbina za storitve, ki se zaračuna prosilcu, sorazmerna s storitvami, ki jih ponuja zunanji ponudnik storitev, in prilagojena lokalnim okoliščinam. Poleg tega si države članice prizadevajo za uskladitev veljavnih pristojbin za storitve. Ne glede na morebitno oprostitev vizumske takse iz Priloge 12 pristojbina za storitve ne presega polovice vizumske takse, določene v Prilogi 12. Država(-e) članica(-e) ohrani(-jo) možnost za vse prosilce, da neposredno predložijo vloge na svojih diplomatskih ali konzularnih predstavništvih. 1.8 Informacije Diplomatska in konzularna predstavništva držav članic zagotovijo širši javnosti natančne informacije o tem, kako se dogovoriti za termin obiska in predložiti vlogo. 1.9 Neprekinjeno delovanje Države članice v primeru prekinitve sodelovanja z drugimi državami članicami ali katerim koli zunanjim ponudnikom storitev zagotovijo neprekinjeno opravljanje celotne storitve. 1.10 Odločitev in objava Države članice obvestijo Komisijo o načinu organizacije sprejemanja in obdelave vlog za vsako konzularno mesto. Komisija zagotovi ustrezno objavo. Države članice pošljejo Komisiji izvod pravnega instrumenta iz točke 1.4.

4. V delu VIII se točka 5.2 spremeni: (a) naslov se nadomesti z naslednjim: (b) med naslov in točko 5.2(a) se vstavi naslednji stavek: „Pri naslednjih vlogah v smislu točke 1.2 dela III lahko države članice svojim diplomatskim ali konzularnim predstavništvom dovolijo sodelovati s komercialnimi posredniki (tj. zasebne upravne agencije, prevozne ali potovalne agencije, kot so organizatorji potovanj ali prodajalci na drobno).“

5. Doda se naslednja priloga: „PRILOGA 19 Seznam minimalnih zahtev, ki jih je treba vključiti v pravni instrument v primeru sodelovanja z zunanjimi ponudniki storitev A. V zvezi z izvajanjem svojih dejavnosti zunanji ponudnik storitev glede varstvom podatkov: (a) ob vsakem času preprečuje nepooblaščeno branje, prepisovanje, spreminjanje ali brisanje podatkov, zlasti med njihovim pošiljanjem diplomatskemu ali konzularnemu predstavništvu države(-av) članice(-ic), pristojne(-ih) za obdelavo vloge; (b) v skladu z navodili zadevne(-ih) države(-av) članice(-ic) pošilja podatke — elektronsko, v šifrirani obliki, ali — fizično, na varen način; (c) pošilja podatke čim prej: — v primeru fizičnega prenosa podatkov, vsaj enkrat na teden, — v primeru elektronskega prenosa šifriranih podatkov, najpozneje ob koncu dneva, ko so bili zbrani; (d) podatke zbriše takoj po njihovem prenosu in zagotovi, da se lahko zaradi dogovora o terminu obiska shranijo le priimek in ime ter kontaktni naslov prosilca ter po potrebi številka potnega lista do vrnitve potnega lista prosilcu; (e) zagotovi vse tehnične in organizacijske varnostne ukrepe, ki so potrebni, da se osebni podatki zaščitijo pred nenamernim ali nezakonitim uničenjem ali nenamerno izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem ali dostopom, zlasti kadar sodelovanje vključuje pošiljanje dokumentov in podatkov diplomatskemu ali konzularnemu predstavništvu zadevne(-ih) države(-av) članice(-ic), ter pred vsemi drugimi nezakonitimi oblikami obdelave osebnih podatkov; (f) obdeluje podatke le za namene obdelave osebnih podatkov prosilcev v imenu zadevne(-ih) države(-av) članice(-ic); (g) uporablja standarde o varstvu podatkov, ki so najmanj enakovredni standardom, določenim v Direktivi 95/46/ES; (h) prosilcem priskrbi informacije, ki se zahtevajo po členu 37 Uredbe VIS; B. V zvezi z izvajanjem svojih dejavnosti, zunanji izvajalec storitev glede ravnanja osebja: (a) zagotovi, da je njegovo osebje ustrezno usposobljeno; (b) zagotovi, da njegovo osebje pri opravljanju nalog: — prosilce sprejema vljudno, — spoštuje človekovo dostojanstvo in integriteto prosilcev, — oseb ne diskriminira zaradi njihovega spola, rasnega ali narodnostnega porekla, vere ali prepričanja, invalidnosti, starosti ali spolne usmerjenosti, in — spoštuje pravila o zaupnosti, ki veljajo tudi potem, ko osebje zapusti delovno mesto ali po začasni prekinitvi ali prenehanju pravnega instrumenta; (c) poskrbi za identifikacijo osebja, ki dela v podjetju, ob vsakem času; (d) dokaže, da njegovo osebje nima kazenske evidence in da ima zahtevano strokovno znanje in izkušnje. C. V zvezi s preverjanjem izvajanja svoje dejavnosti, zunanji izvajalec storitev: (a) poskrbi, da ima osebje, ki ga pooblasti(-jo) zadevna(-e) država(-e) članica(-e), dostop do njegovih prostorov ob vsakem času brez predhodnega obvestila, zlasti za namene pregleda; (b) za namene pregleda zagotovi možnost dostopa na daljavo do sistema naročanja; (c) zagotovi uporabo ustreznih metod spremljanja (npr. izpraševanje prosilcev, spletna kamera); (d) zagotovi dostop do dokazil glede izpolnjevanja zahtev v zvezi z varstvom podatkov, vključno z obveznostmi poročanja, zunanjimi revizijami, rednimi pregledi na kraju samem; (e) zadevni(-m) državi(-am) članici(-am) nemudoma poroča o vsakršnih kršitvah varnosti ali kakršnih koli pritožbah prosilcev glede zlorabe podatkov ali nepooblaščenega dostopa ter z njo oz. njimi sodeluje pri iskanju rešitve, da bi prosilci, ki so se pritožili, dobili hiter odgovor s pojasnili. D. V zvezi s splošnimi zahtevami, zunanji izvajalec storitev: (a) dela v skladu z navodili države(-av) članice(-ic), pristojne(-ih) za obravnavo vloge; (b) sprejme ustrezne protikorupcijske ukrepe (npr. določbe o osebnih dohodkih osebja, sodelovanje pri izbiri članov osebja, ki se ukvarjajo z določeno nalogo, pravilo dvojnega preverjanja, načelo rotacije); (c) v celoti spoštuje določbe pravnega instrumenta, ki vsebuje klavzulo o začasni prekinitvi ali prenehanju, zlasti v primeru kršitve veljavnih pravil, in klavzulo o reviziji, s katero se zagotovi, da pravni instrument odraža najboljšo prakso.“

Člen 2

Poročanje

Komisija tri leta po začetku delovanja VIS in nato vsaka štiri leta Evropskemu parlamentu in Svetu predloži poročilo o izvajanju te uredbe, tudi o zbiranju in uporabi biometričnih identifikatorjev, ustreznosti izbranega standarda ICAO, spoštovanju pravil o varstvu podatkov, izkušnjah z zunanjimi ponudniki storitev z izrecno omembo zbiranja biometričnih podatkov, izvajanju pravila o 59 mesecih za kopiranje prstnih odtisov ter organizaciji sprejemanja in obravnavanja vlog. Poročilo na podlagi člena 17(12), (13) in (14) ter člena 50(4) Uredbe VIS vključuje tudi primere, ko prstnih odtisov dejansko ni bilo mogoče priskrbeti ali jih zaradi pravnih razlogov ni bilo treba priskrbeti, v primerjavi s številom primerov, ko so bili prstni odtisi odvzeti. Vključuje tudi informacije o primerih, v katerih se osebi, ki prstnih odtisov dejansko ni mogla priskrbeti, zavrne izdaja vizuma. Poročilu se po potrebi priložijo ustrezni predlogi za spremembo te uredbe.

V prvem poročilu bo na podlagi rezultatov študije, izvedene v okviru odgovornosti Komisije, obravnavano tudi vprašanje, ali je odvzem prstnih odtisov otrokom, mlajšim od 12 let, za namene identifikacije in preverjanja zadosti zanesljiv in predvsem, kako se prstni odtisi z leti spreminjajo.

Člen 3

Začetek veljavnosti

Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v državah članicah v skladu s Pogodbo o ustanovitvi Evropske skupnosti. V Strasbourgu, 23. aprila 2009 Za Evropski parlament Predsednik H.-G. PÖTTERING Za Svet Predsednik P. NEČAS

(1) UL C 321, 29.12.2006, str. 38.

(2) Mnenje Evropskega parlamenta z dne 10. julija 2008 (še ni objavljeno v Uradnem listu), Sklep Sveta z dne 5. marca 2009 (še ni objavljen v Uradnem listu) in Stališče Evropskega parlamenta z dne 25. marca 2009 (še ni objavljeno v Uradnem listu).

(3) UL L 213, 15.6.2004, str. 5.

(4) UL L 218, 13.8.2008, str. 60.

(5) UL C 326, 22.12.2005, str. 1.

(6) UL L 281, 23.11.1995, str. 31.

(7) UL L 176, 10.7.1999, str. 36.

(8) UL L 176, 10.7.1999, str. 31.

(9) UL L 131, 1.6.2000, str. 43.

(10) UL L 64, 7.3.2002, str. 20.

(11) UL L 53, 27.2.2008, str. 52.

(12) UL L 53, 27.2.2008, str. 1.

(13) UL L 83, 26.3.2008, str. 3.

(14) UL L 267, 27.9.2006, str. 41.“;

(15) UL L 281, 23.11.1995, str. 31.“