OSNUTEK

SKLEP št. 1/2016 SKUPNEGA ODBORA EU IN REPUBLIKE KOREJE

z dne …

o sprejetju poslovnika

SKUPNI ODBOR EU IN REPUBLIKE KOREJE JE –

ob upoštevanju Okvirnega sporazuma med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Korejo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum) in zlasti člena 44 Sporazuma,

ob upoštevanju naslednjega:

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Edini člen

Sprejme se poslovnik skupnega odbora, kot je določen v Prilogi k temu sklepu.

Za skupni odbor EU in Republike Koreje

PRILOGA

POSLOVNIK SKUPNEGA ODBORA

Člen 1

Sestava in predsedstvo

1. Skupni odbor, ustanovljen v skladu s členom 44 Okvirnega sporazuma med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Korejo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), opravlja svoje naloge, kot je določeno v členu 44 Sporazuma.

2. Skupni odbor sestavljajo predstavniki obeh pogodbenic na ustrezni ravni.

3. Skupnemu odboru izmenično predseduje vsaka od pogodbenic, in sicer za obdobje enega koledarskega leta. Skupnemu odboru predseduje visoki predstavnik Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko ali minister za zunanje zadeve Republike Koreje. Predsednik lahko prenese svoja pooblastila.

4. Prvo obdobje se začne z datumom prve seje skupnega odbora in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 2

Seje

1. Skupni odbor se običajno sestane enkrat na leto. Seje skupnega odbora skliče predsednik in potekajo izmenično v Bruslju in Seulu na medsebojno dogovorjen datum. Na zahtevo ene od pogodbenic se lahko organizirajo izredne seje skupnega odbora, če se pogodbenici s tem strinjata.

2. Skupni odbor se običajno sestane na ravni visokih uradnikov, razen če se pogodbenici dogovorita drugače.

Člen 3

Javnost

Če ni določeno drugače, seje skupnega odbora niso javne.

Člen 4

Udeleženci

1. Sekretariat pred vsako sejo obvesti predsednika o predvideni sestavi delegacije vsake pogodbenice.

2. Po potrebi in na podlagi medsebojnega dogovora pogodbenic se lahko na seje skupnega odbora povabijo strokovnjaki ali predstavniki drugih teles kot opazovalci ali z namenom, da podajo informacije o določeni zadevi.

Člen 5

Sekretariat

Predstavnik Evropske službe za zunanje delovanje in predstavnik ministrstva za zunanje zadeve Republike Koreje delujeta skupaj kot sekretarja skupnega odbora. Vsa sporočila za predsednika skupnega odbora in od njega se posredujejo sekretarjema. Korespondenca za predsednika skupnega odbora in od njega je lahko v kakršni koli pisni obliki, vključno z elektronsko pošto.

Člen 6

Dnevni red sej

1. Predsednik za vsako sejo sestavi začasni dnevni red. Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti pošlje drugi pogodbenici najpozneje 15 dni pred začetkom seje.

2. Začasni dnevni red vključuje točke, ki so bile predložene predsedniku najpozneje 21 dni pred začetkom seje.

3. Skupni odbor na začetku vsake seje sprejme dnevni red. Poleg točk, ki so že na začasnem dnevnem redu, se lahko na dnevni red uvrstijo tudi druge točke, če se pogodbenici s tem strinjata.

4. Predsednik lahko po dogovoru z obema pogodbenicama skrajša roke iz odstavka 1, da se upoštevajo zahteve posamezne zadeve.

Člen 7

Zapisnik

1. Sekretarja skupaj pripravita osnutek zapisnika vsake seje, običajno v 30 koledarskih dneh od datuma seje. Osnutek zapisnika temelji na predsednikovem povzetku zaključkov, ki jih je dosegel skupni odbor.

2. Pogodbenici potrdita zapisnik v 45 koledarskih dneh od datuma seje ali od katerega koli drugega datuma, dogovorjenega med pogodbenicama. Ko se doseže dogovor o osnutku zapisnika, predsednik in sekretarja podpišejo dva izvirnika. Vsaka pogodbenica prejme po en izvirnik.

Člen 8

Posvetovanja

1. Kadar skupni odbor sprejme sklepe ali priporočila, se taki akti naslovijo „sklep“ oziroma „priporočilo“, naslovu pa sledijo zaporedna številka, datum sprejetja in opis vsebine. V vsakem sklepu je naveden datum začetka njegove veljavnosti. Sklepi in priporočila skupnega odbora se sprejmejo z medsebojnim dogovorom pogodbenic.

2. Skupni odbor lahko sprejme sklepe ali poda priporočila po pisnem postopku, če se pogodbenici s tem strinjata. Na podlagi medsebojnega dogovora pogodbenic se lahko predvidi rok za zaključek pisnega postopka, ob koncu katerega lahko predsednik skupnega odbora, razen če ena od pogodbenic sporoči drugače, razglasi, da je bil dosežen medsebojni dogovor.

3. Sklepi in priporočila, ki jih sprejme skupni odbor, se izdajo v dveh verodostojnih izvirnikih, ki ju podpiše predsednik skupnega odbora.

4. Vsaka pogodbenica se lahko odloči, ali bo sklepe in priporočila skupnega odbora objavila v svojem uradnem glasilu.

Člen 9

Korespondenca

1. Korespondenca, naslovljena na skupni odbor, se naslovi na enega od sekretarjev, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2. Sekretariat zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na skupni odbor, posreduje predsedniku in po potrebi razpošlje kot dokumentacija iz člena 10 tega poslovnika.

3. Sekretariat korespondenco predsednika pošlje pogodbenicam in po potrebi razpošlje kot dokumentacijo iz člena 10 tega poslovnika.

Člen 10

Dokumentacija

1. Kadar posvetovanja skupnega odbora temeljijo na pisnih spremnih dokumentih, sekretariat te dokumente oštevilči in razpošlje članom.

2. Vsak sekretar je odgovoren za posredovanje dokumentov ustreznim članom njegove pogodbenice v skupnem odboru, pri čemer kopijo vedno pošlje v vednost drugemu sekretarju.

Člen 11

Stroški

1. Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na sejah skupnega odbora.

2. Stroške, povezane z organizacijo sej in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica, ki je gostiteljica seje.

Člen 12

Sprememba poslovnika

Ta poslovnik se lahko spremeni na podlagi medsebojnega dogovora pogodbenic v skladu s členom 8.

Člen 13

Specializirane delovne skupine

1. Skupni odbor se lahko odloči, da ustanovi dodatne specializirane delovne skupine, ki mu pomagajo pri izvajanju njegovih nalog.

2. Skupni odbor se lahko odloči, da razpusti katero koli obstoječo specializirano delovno skupino, opredeli ali spremeni njen mandat ali ustanovi dodatne specializirane delovne skupine.

3. Specializirane delovne skupine poročajo skupnemu odboru po vsaki seji.

4. Specializirane delovne skupine nimajo nobene pristojnosti za odločanje, vendar lahko predložijo priporočila skupnemu odboru.