SL Uradni list Evropske unije C 72/37

PRAVILA O DOSTOPU DO EUROPOLOVIH DOKUMENTOV

(2007/C 72/17)

UPRAVNI ODBOR EUROPOLA JE:

ob upoštevanju Konvencije o Europolu in zlasti člena 32(a) Konvencije;

ob upoštevanju predloga direktorja Europola;

ker

(1) v skladu s členom 32(a) Konvencije o Europolu upravni odbor na predlog direktorja Europola z dvotretjinsko večino svojih članov sprejme pravila o dostopu do Eurpolovih dokumentov za vse državljane Evropske unije ter vse fizične in pravne osebe z bivališčem ali statutarnim sedežem v državi članici, ter pri tem upošteva načela in omejitve, navedene v Uredbi Evropskega parlamenta in Sveta o javnem dostopu do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije, sprejete na podlagi člena 255 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

(2) drugi pododstavek člena 1 Pogodbe o Evropski uniji (v nadaljnjem besedilu „Pogodba o EU“) vsebuje zamisel o odprtosti, ki določa, da Pogodba označuje novo stopnjo v procesu oblikovanja vse tesnejše zveze med narodi Evrope, v kateri se odločitve sprejemajo čim bolj javno in v kar najtesnejši povezavi z državljani,

(3) odprtost zagotavlja, da lahko uprava uživa večjo legitimnost ter v demokratičnem sistemu do državljana deluje učinkoviteje in odgovorneje; odprtost prispeva h krepitvi načel demokratičnosti in spoštovanja temeljnih pravic, ki jih določajo člen 6 Pogodbe EU, člen 255 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti (v nadaljnjem besedilu „Pogodba ES“) in člena 42 Listine o temeljnih pravicah Evropske unije,

(4) v skladu s členom 41(1) Pogodbe EU pravica do dostopa velja tudi za dokumente, povezane s policijskim in pravosodnim sodelovanjem v kazenskih zadevah,

(5) Uredba Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (v nadaljnjem besedilu „Uredba 1049/2001“) določa temeljna načela in omejitve, ki urejajo pravico dostopa do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (1); se člen 32(a) Konvencije o Europolu nanaša na načela in omejitve, ki jih navaja ta Uredba;

(6) načeloma morajo biti javno dostopni vsi dokumenti; vendar pa je treba javni in zasebni interes zaščiti z izjemami; kjer je to potrebno, mora Europol imeti pravico varovati sposobnost za opravljanje svojih nalog;

(7) da bi zagotovili popolno spoštovanje pravice do dostopa, je treba uporabiti dvostopenjski upravni postopek, z dodatno možnostjo vložitve pritožbe na varuha človekovih pravic.

(8) ta pravila ne posegajo v člen 19 Konvencije o Europolu glede pravice do dostopa.

SPREJEL TA PRAVILA:

Člen 1

Opredelitve pojmov

Za namen teh pravil:

(a) „dokument Europola “ali „dokument “pomeni vsako vsebino ne glede na njen nosilec (pisni na papirju ali shranjen v elektronski obliki ali kot zvok, vizualni ali audiovizualni posnetek) glede zadeve, ki je povezana z dejavnostmi, politikami in odločitvami Europola;

(b) „tretja stranka “pomeni vsako fizično ali pravno osebo ali vsako pravno ali fizično osebo zunaj Europola, vključno z državami članicami, drugimi institucijami, organi in agencijami Evropske unije, mednarodnimi organizacijami in tretjimi državami;

(c) „tajni dokumenti Europola “pomenijo dokumente, ki vsebujejo informacije, za katere so potrebni dodatni varnostni ukrepi in ki so označeni z eno od stopenj tajnosti „Europol INTERNO“, „Europol ZAUPNO“, „Europol TAJNO“, ali „Europol STROGO TAJNO “v skladu s pravili o zaupnosti Europolovih informacij.

Člen 2

Namen

Namen teh pravil je:

(a) opredeliti načela, pogoje in omejitve na podlagi javnega ali zasebnega interesa pri izvajanju pravice dostopa do Europolovih dokumentov, tako da se zagotovi kar najširši dostop do dokumentov;

(b) vzpostaviti pravila za kar najlažje izvrševanje te pravice in

(c) spodbujati dobro upravno prakso pri dostopu do dokumentov.

Člen 3

Upravičenci do dostopa in področje uporabe

1. Vsak državljan Evropske unije in vsaka fizična ali pravna oseba, ki prebiva ali ima statutarni sedež v državi članici, ima pravico dostopati do Europolovih dokumentov, ob upoštevanju načel, pogojev in omejitev, opredeljenih v teh pravilih.

2. Europol sme, ob upoštevanju istih načel, pogojev in omejitev, omogočiti dostop do dokumentov vsaki fizični ali pravni osebi, ki ne prebiva ali nima statutarnega sedeža v državi članici.

3. Ta pravila veljajo za vse dokumente v lasti Europola, torej za dokumente, ki jih izdela sam oziroma pridobi od drugih in so v njegovi lasti, za vsa področja dejavnosti Europola.

4. Ta pravila se ne nanašajo na posameznike, ki izrecno zahtevajo podatke, ki se nanašajo zgolj nanje. V takšnih primerih se posameznike napoti na postopek iz člena 19 Konvencije o Europolu.

5. Ne glede na člen 4 se dokumenti dajo na voljo javnosti po vložitvi pisne prošnje ali neposredne prošnje v elektronski obliki v skladu s členom 11.

Člen 4

Izjeme

1. Europol zavrne dostop do dokumentov, kadar bi razkritje ogrozilo zaščito:

(a) javnega interesa glede: — javne varnosti, — ustreznega izpolnjevanja Europolovih nalog, — preiskav in operativnih aktivnosti tretjih strank, — obrambnih in vojaških zadev, — mednarodnih odnosov, — finančne, monetarne ali ekonomske politike Skupnosti ali države članice,

(b) zasebnosti in integritete posameznika.

2. Europol zavrne dostop do dokumentov, kadar bi razkritje ogrozilo zaščito:

— tržnih interesov fizične ali pravne osebe, vključno z intelektualno lastnino,

— sodnih postopkov in pravnega svetovanja,

— namena inšpekcijskih, preiskovalnih in revizijskih postopkov, razen postopkov iz odstavka 1(a),

razen če za razkritje ne obstaja prevladujoč javni interes.

3. Dostop do dokumenta, ki ga Europol ustvari za notranjo uporabo ali prejme in ki se nanaša na zadevo, glede katere Europol še ni sprejel odločitve, se zavrne, če bi razkritje ogrozilo Europolov postopek odločanja, razen če za razkritje ne obstaja prevladujoč javni interes.

Dostop do dokumenta, ki vsebuje mnenja za interno uporabo, kot del postopka odločanja in predhodnega posvetovanja v okviru Europola, se zavrne, tudi če je odločitev že bila sprejeta, če bi razkritje ogrozilo Europolov postopek odločanja, razen če za razkritje ne obstaja prevladujoč javni interes.

4. Glede dokumentov, ki v celoti ali deloma izvirajo od tretjih strank, se Europol glede vprašanja ali se lahko upoštevajo odstavki 1, 2 ali 3, posvetuje s tretjo stranko. Če dokument tretje stranke izvira iz države članice ali tretje države ali organizacije, s katero je Europol sklenil sporazum o sodelovanju, Europol dokumenta ne razkrije brez njihovega predhodnega soglasja.

5. Če izjeme obsegajo le posamezne dele zahtevanih dokumentov, se drugi deli dokumenta objavijo.

6. Izjeme, kot so opredeljene v odstavkih 1 do 3, se uporabljajo le za obdobje, v katerem je zaščita upravičena glede na vsebino dokumenta. Izjeme lahko veljajo največ za obdobje 30 let. Če dokumenti vsebujejo izjeme, ki se nanašajo na integriteto ali zasebnost posameznikov ali tržnih interesov oziroma če se nanašajo na zaupne dokumente Europola, lahko izjeme, če je to potrebno, ostanejo v veljavi tudi dlje.

Člen 5

Europolovi dokumenti v državah članicah in tretjih državah ali organizacijah, s katerimi je Europol sklenil sporazum o sodelovanju

Če država članica, tretja država ali organizacija, s katero je Europol sklenil sporazum o sodelovanju, prejme zahtevo za dokument v njeni lasti, ki ga je ustvaril Europol, Europol zahteva, da se te tretje stranke z njim posvetujejo glede sprejetja odločitve, ki ne bo ogrozila uresničitve ciljev teh pravil. Europol zahteva tudi, da tretje države ali organizacije, s katerimi je sklenil sporazum o sodelovanju, dokumenta ne razkrijejo brez Europolovega pisnega soglasja. Europol zagotovi, da je ta dolžnost izražena v sporazumih o sodelovanju, sklenjenih med Europolom in tretjimi državami in organizacijami.

Država članica lahko namesto tega zahtevo napoti na Europol.

Člen 6

Prošnje

1. Prošnje za dostop do dokumenta se podajo pisno, vključno z elektronsko obliko v enem od jezikov, navedenih v členu 33(1) Konvencije o Europolu, ter dovolj določno, da lahko Europol zahtevani dokument identificira. Prosilec ni dolžan navajati razlogov za svojo prošnjo.

2. Če prošnja ni dovolj natančna, Europol prosilca pozove, da zagotovi dodatne informacije, potrebne za identificiranje zahtevanih dokumentov; rok za odgovor v skladu s členom 7 prične teči šele po tem, ko Europol prejme takšne dodatne informacije.

3. Če se prošnja nanaša na zelo obsežen dokument ali zelo veliko dokumentov, se lahko Europol s prosilcem posvetuje in tako poskuša poiskati sporazumno rešitev.

4. Europol državljanom zagotavlja informacije in pomoč glede vprašanj, kako in kje vložiti prošnjo za dostop do dokumentov. Navodila se objavijo na Europolovi spletni strani.

Člen 7

Obravnava začetnih prošenj

1. Prošnja za dostop do dokumenta se obravnava takoj. Prosilcu se pošlje potrdilo o prejemu prošnje. V 30 delovnih dneh od vpisa prošnje v register Europol bodisi ugodi prošnji za dostop do dokumenta ter v skladu s členom 10 v navedenem roku omogoči dostop, ali v pisnem odgovoru navede razloge za celotno ali delno zavrnitev in prosilca seznanil s pravico, da vloži potrdilno prošnjo v skladu s tretjim odstavkom tega člena.

2. V izjemnih primerih, na primer kadar se prošnja nanaša na zelo obsežen dokument ali na zelo veliko dokumentov, se lahko časovni rok iz prvega odstavka podaljša za 30 delovnih dni, pod pogojem, da se prosilca o tem vnaprej obvesti in poda podrobne razloge.

3. V primeru celotne ali delne zavrnitve lahko prosilec v 30 delovnih dneh od prejema odgovora Europola vloži potrdilno prošnjo in Europol zaprosi, da ponovno pretehta svoje stališče.

4. Če Europol v navedenem času prosilcu ne odgovori, ima slednji pravico, da vloži potrdilno prošnjo.

Člen 8

Obravnava potrdilnih prošenj

1. Potrdilna prošnja se obravnava brez nepotrebnega odlašanja V 30 delovnih dneh od registracije takšne prošnje Europol bodisi ugodi prošnji za dostop do dokumenta ter v skladu s členom 10 v navedenem roku omogoči dostop, ali v pisnem odgovoru navede razloge za celotno ali delno zavrnitev.

2. V izjemnih primerih, na primer kadar se prošnja nanaša na zelo obsežen dokument ali na zelo veliko dokumentov, se lahko časovni rok iz prvega odstavka podaljša za 30 delovnih dni, pod pogojem, da se prosilcu o tem pošlje predhodno obrazloženo obvestilo.

Člen 9

Tajni dokumenti Europola

1. Prošnje za dostop do tajnih dokumentov Europola v skladu s postopki po členih 7 in 8 v okviru Europola obravnavajo le osebe, v skladu z določbami Europolovega varnostnega priročnika, pooblaščene za seznanitev s takšnimi podatki.

2. Tajni dokumenti Europola niso samodejno predmet dostopa ali zavrnitve. Vsi tajni dokumenti se pregledajo, da se ugotovi, ali je treba upoštevati katero od izjem, opredeljenih v členu 4. Tajnih dokumentov ni dovoljeno razkriti, razen če se pred tem tajnost ne odpravi v skladu s členom 10 Pravilnika o tajnosti. Dostop do tajnih dokumentov tretjih strank je predmet postopka posvetovanja, navedenega v členu 4(4).

3. Če Europol sklene, da v celoti ali delno zavrne dostop do tajnih dokumentov, razloge za svojo odločitev poda na način, ki ne ogroža interesov, varovanih s členom 4.

Člen 10

Dostop po prošnji

1. Prosilcu se dostop do dokumentov omogoči s prejemom kopij, vključno, kjer je to mogoče, v elektronski obliki, če prosilec izrazi takšno željo. Za manj kot 20 kopij velikosti A4 in neposredni dostop v elektronski obliki prosilcu ni treba plačati. Sicer se prosilcu zaračunajo materialni stroški izdelave in pošiljanja kopij.

2. Če sta Europol ali tretja stranka, na katero se zadeva nanaša, dokument že razkrila javnosti in je ta prosilcu prosto dostopen, lahko Europol svojo obveznost, da omogoči dostop do dokumentov, izpolni tako, da prosilca obvesti, kako si lahko pridobi zahtevani dokument.

3. Dokumenti se posredujejo v obstoječi različici in obliki (vključno z elektronsko ali alternativno obliko, kot so Braillova pisava, veliki tisk ali trak) ter v eni od dostopnih jezikovnih različic, glede na prosilčevo željo.

Člen 11

Neposredni dostop v elektronski obliki

1. Europol zagotovi dostop do registra javno dostopnih dokumentov ter, kolikor je mogoče, zagotovi dostopnost dokumentov v elektronski obliki.

2. V skladu s členom 4 so zlasti neposredno dostopni pravni dokumenti, torej dokumenti, izdelani ali prejeti med sprejemanjem pravno zavezujočih aktov.

Člen 12

Izvedba

Izvedba teh pravil je predmet odločitve direktorja Europola, ki posebej določa vlogo organov Europola pri obravnavanju javnega dostopa do teh dokumentov.

Člen 13

Obveščanje

Europol stori vse potrebno, da obvesti javnost o pravicah, ki jih uživa v skladu s temi pravili.

Člen 14

Razmnoževanje dokumentov

Ta pravila ne vplivajo na morebitne obstoječe predpise o avtorskih pravicah, ki lahko tretji stranki omejijo pravico razmnoževati ali izkoriščati dokumente.

Člen 15

Začetek veljavnosti

Ta pravila začnejo veljati 19. aprila 2007.

V Haagu 20. marca 2007. Hans-Jürgen FÖRSTER Predsednik upravnega odbora

(1) UL L 145, 31.5.2001, str. 43.