PRILOGA

<PISEMSKA GLAVA JAVNEGA NAROČNIKA>

REFERENČNI OKVIR ZA STEBRNO OCENO SUBJEKTA, KI PROSI ZA POOBLASTITEV ZA IZVRŠEVANJE PRORAČUNA EU V OKVIRU POSREDNEGA UPRAVLJANJA

[IME SUBJEKTA]

Subjekt, ki prosi za oceno: [Ime in polni naslov subjekta.] Država: [Država, v kateri ima subjekt svoj sedež.] Referenca/datum zahtevka za storitve: [Referenca/datum zahtevka za storitve ali drugega enakovrednega dokumenta, ki ga je izdal subjekt.] Obdobje, ki se ocenjuje: [Leto (12 mesecev), ki se konča z dnem začetka terenskega dela (postopki na kraju samem) za namene ocene.] Datum začetka ocenjevanja: [Okvirni datum začetka. Predvideni pogodbeni datum ocene (datum naročilnice).] Datum zaključka ocenjevanja: [Okvirni datum zaključka. Predvideni datum prejema končnega poročila.]

KAZALO

1. Uvod 4

2. Cilji 6

3. Standardi in navodila 7

4. Zahteve za revizorja 7

5. Področje uporabe 9

6. Ocenjevalni postopki 11

7. Razno 13

Priloge 14

NAVODILA ZA UPORABO TEGA REFERENČNEGA OKVIRA Vsi sivo osenčeni deli besedila v <poševnem tisku> so navodila, ki jih je treba odstraniti. Besedilo, navedeno v obliki [besedilo], mora izpolniti subjekt. Vedno se je treba držati predpisanega besedila in besedila tega referenčnega okvira in ga ni mogoče spreminjati. To navodilo je treba odstraniti iz referenčnega okvira.

1. UVOD

Ozadje

Člen 154 finančne uredbe (1), ki se uporablja za splošni proračun Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: EU), določa metode izvrševanja proračuna, vključno s „posrednim upravljanjem“. V okviru posrednega upravljanja lahko Komisija za izvrševanje sredstev Unije ali proračunskih jamstev pooblasti države, organizacije in organe (v nadaljnjem besedilu: subjekti) iz člena 62 finančne uredbe. Zadevni subjekti so lahko:

— tretje države ali organi, ki so jih te imenovale, npr. ministrstvo za notranje zadeve, Kraljevina Kambodža,

— mednarodne organizacije in njihove agencije, npr. Program Združenih narodov za razvoj (UNDP),

— subjekti javnega prava, npr. Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW),

— subjekti zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, kolikor ti subjekti zagotavljajo ustrezna finančna jamstva, npr. Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

Kadar takšni subjekti upravljajo sredstva EU, morajo zagotavljati raven zaščite finančnih interesov EU, ki je enakovredna ravni, zahtevani v finančni uredbi. Natančneje, izpolnjevati morajo zahteve v zvezi z devetimi „stebri“. Ti stebri se nanašajo na:

1) sistem notranjih kontrol;

2) računovodski sistem;

3) neodvisno zunanjo revizijo;

ter na pravila in postopke za:

4) zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z nepovratnimi sredstvi;

5) javno naročanje;

6) finančne instrumente (2);

pa tudi na:

7) izključitev iz dostopa do financiranja;

8) objavo informacij o prejemnikih;

9) varstvo osebnih podatkov.

Za subjekte, ki želijo delati s sredstvi EU v okviru posrednega upravljanja, mora biti zato izvedena celovita stebrna ocena. Na podlagi rezultatov stebrne ocene se bo Komisija odločila, ali: (i) lahko subjekt pooblasti za naloge izvrševanja proračuna in (ii) ali lahko s subjektom sklene posebne sporazume (tj. sporazume o prispevkih v okviru posrednega upravljanja). Vendar se lahko ti pogoji, če tako zahteva pravna podlaga, določijo v sporazumu s Komisijo ali s sklicevanjem na smernice (npr. vodnik za nacionalne agencije v primeru programa Erasmus), da se zagotovi usklajeno izvajanje in enaka obravnava upravičencev programa EU v vseh sodelujočih državah.

V nadaljevanju je naveden referenčni okvir, v skladu s katerim se [polno ime in naslov javnega naročnika] strinja, da se revizor zadolži za izvedbo stebrne ocene [ime subjekta] in za poročanje o tej oceni. Ta referenčni okvir je priložen [zahtevku za storitve ali enakovrednemu dokumentu] subjekta.

V tem referenčnem okviru in v prilogah 1 do 4, ki so njegov sestavni del, se uporabljajo naslednji pojmi:

— „Stebrna ocena“, „ocena“ ali „posel“ se nanaša na ta posel dajanja zagotovil. V zvezi s tem so stebri široka področja, ki jih zajema ta ocena in vključujejo notranjo kontrolo, računovodstvo, neodvisno zunanjo revizijo, izključitev iz dostopa do financiranja, objavljanje informacij o prejemnikih in varstvo osebnih podatkov. Subjekt bo vedno treba oceniti, da se preveri, ali izpolnjuje zahteve na teh področjih. Poleg navedenih šestih obveznih stebrov obstajajo trije neobvezni stebri, ki zajemajo postopke in pravila za nepovratna sredstva, javno naročanje in finančne instrumente.

— „Revizor“ se nanaša na revizijsko podjetje, s katerim je bila sklenjena pogodba za izvedbo tega posla in za predložitev poročila o njem Komisiji. „Revizor“ se lahko nanaša na osebo ali osebe, ki izvajajo ocenjevanje, običajno partnerja, zadolženega za posel, ali druge člane delovne skupine za posel. Partner, zadolžen za posel, je partner ali druga oseba v podjetju, ki: (i) je odgovorna za posel in njegovo izvajanje ter za poročilo, ki se izda v imenu podjetja, in (ii) ima ustrezno pooblastilo strokovnega, pravnega ali regulativnega organa.

— „Subjekt“ se nanaša na subjekt, ki je predmet stebrne ocene. Subjekt je navadno (3) javni naročnik te ocene.

— „Komisija“ se nanaša na Evropsko komisijo, ki jo lahko predstavlja ustrezna služba ali enota v ustreznem generalnem direktoratu Komisije ali delegacija EU, kakor je primerno.

2. CILJI

Revizor se ukvarja z ocenjevanjem vzpostavljenih sistemov in kontrol, pravil in postopkov, ki jih uporablja subjekt, za vsak steber, in sicer v skladu z merili, ki jih je za vsak steber določila Komisija. Cilj te stebrne ocene je: (i) revizorju omogočiti, da za vsak zadevni steber poroča, ali subjekt izpolnjuje zahteve iz točk (a) do (f) člena 154(4) finančne uredbe, ki se uporablja za splošni proračun Evropske komisije, in člena 29(1) finančne uredbe, ki se uporablja za Evropski razvojni sklad; ter (ii) da poda zaključek glede subjekta o tem, ali:

— je vzpostavil v vseh pomembnih vidikih uspešen, učinkovit in gospodaren sistem notranjih kontrol, ki temelji na mednarodnih dobrih praksah in je skladen z merili, ki jih je določila Evropska komisija, ter zagotavlja njegovo delovanje,

— uporablja računovodski sistem, ki v vseh pomembnih vidikih pravočasno zagotavlja točne, popolne in zanesljive informacije ter temelji na mednarodnih računovodskih standardih in je skladen z merili, ki jih je določila Evropska komisija,

— je predmet neodvisne zunanje revizije, ki jo mora v vseh pomembnih vidikih v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi in v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, opraviti revizijska služba, ki je funkcionalno neodvisna od zadevnega subjekta,

— uporablja primerna pravila in postopke v vseh pomembnih vidikih za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z nepovratnimi sredstvi ter v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, <odstranite, če se ta steber ne uporablja>

— uporablja primerna pravila in postopke v vseh pomembnih vidikih za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU z javnim naročanjem ter v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, <odstranite, če se ta steber ne uporablja>

— uporablja primerna pravila in postopke v vseh pomembnih vidikih za zagotavljanje financiranja iz sredstev EU/proračunskih jamstev s finančnimi instrumenti/proračunskimi jamstvi ter v skladu z merili, ki jih je določila Evropska komisija, <odstranite, če se ta steber ne uporablja>

— uporablja ustrezna pravila in postopke za izključitev tretjih oseb iz dostopa do financiranja z javnim naročanjem, nepovratnimi sredstvi in/ali finančnimi instrumenti,

— ustrezno in pravočasno objavlja informacije o prejemnikih sredstev,

— zagotavlja varstvo osebnih podatkov, ki je enakovredno varstvu iz člena 5 finančne uredbe.

Poleg tega lahko revizor, če se s tem strinja zadevni subjekt in ne da bi to vplivalo na končno število točk, oceni, ali subjekt izpolnjuje standarde, ki so enakovredni veljavni zakonodaji EU ter dogovorjenim mednarodnim standardom in standardom EU v zvezi s kontrolami, povezanimi z izogibanjem davkom, nekooperativnimi jurisdikcijami ter preprečevanjem pranja denarja in financiranja terorizma. Če se subjekt strinja, da bo ocenjen glede tega posebnega sklopa vprašanj, mora revizor o tem poročati v okviru stebra 6. Da bi se sredstva Unije izvrševala prek finančnih instrumentov, ki so zavarovani s proračunskim jamstvom ali ne, bo moral subjekt izpolnjevati ustrezne zahteve iz finančne uredbe, ki so z ustreznimi pogodbenimi dogovori zajete v dodatnih oddelkih 6B in 6C, tudi če se ne odloči za stebrno oceno teh oddelkov.

3. STANDARDI IN NAVODILA

Za revizorja, ki izvaja to stebrno oceno, se morajo uporabljati:

— Mednarodni okvir za posle dajanja zagotovil Mednarodne zveze računovodskih strokovnjakov (IFAC) in Mednarodni standard o poslih dajanja zagotovil (ISAE) 3000 za posle dajanja zagotovil razen revizij ali pregledov preteklih finančnih informacij, kolikor se lahko uporabljata v posebnem okviru te stebrne ocene,

— Etični kodeks za poklicne računovodje IFAC, ki ga je izdal Odbor za mednarodne etične standarde za računovodje IFAC (IESBA) in ki določa temeljna etična načela za revizorje v zvezi z integriteto, objektivnostjo, neodvisnostjo, strokovno usposobljenostjo in ustrezno skrbnostjo, zaupnostjo, strokovnim ravnanjem in tehničnimi standardi,

— Mednarodni standardi za nadzor kakovosti IFAC (ISQC), ki določajo standarde in dajejo navodila glede revizorjevega sistema nadzora kakovosti.

4. ZAHTEVE ZA REVIZORJA

4.1 Splošna načela

Revizor mora biti neodvisen zunanji revizor, ki je registriran član nacionalnega računovodskega ali revizijskega organa ali institucije, ki je članica Mednarodne zveze računovodskih strokovnjakov (IFAC), in ki je pooblaščen za izvajanje revizij.

Revizor mora biti funkcionalno neodvisen od zadevnega subjekta. Zato notranji revizor subjekta, ki se ocenjuje, ni primeren za izvedbo stebrne ocene.

Revizor s tem, ko se strinja s tem referenčnim okvirom, potrdi, da izpolnjuje vsaj enega od naslednjih pogojev:

— revizor in/ali podjetje je član nacionalnega računovodskega ali revizijskega organa ali institucije, ki je članica Mednarodne zveze računovodskih strokovnjakov (IFAC),

— revizor in/ali podjetje je član nacionalnega računovodskega ali revizijskega organa ali institucije. Čeprav ta organizacija ni članica IFAC, se revizor zavezuje, da bo izvedel ta posel v skladu s standardi in etiko IFAC iz tega referenčnega okvira,

— revizor in/ali podjetje je kot zakoniti revizor registrirano v javnem registru javnega nadzornega organa v državi članici EU v skladu z načeli javnega nadzora, določenimi v Direktivi 2006/43/ES Evropskega parlamenta in Sveta. To velja za revizorje in revizijska podjetja s sedežem v državi članici EU (4),

— revizor in/ali podjetje je registrirano kot zakoniti revizor v javnem registru javnega nadzornega organa v tretji državi in za ta register veljajo načela javnega nadzora, kakor so določena v zakonodaji zadevne države (to velja za revizorje in revizijska podjetja s sedežem v tretji državi). Če to dovoljuje osnovna pravna podlaga (npr. Erasmus), je lahko revizor neodvisni revizijski organ, kakor je imenovan v skladu s členom 155(1) finančne uredbe.

4.2 Kvalifikacije, izkušnje in sestava skupine (5)

Kvalifikacije in izkušnje

Revizor mora imeti zaposlenega dovolj osebja s: (i) primernimi poklicnimi kvalifikacijami in ustreznimi izkušnjami s standardi IFAC, zlasti z ISAE 3000 za posle dajanja zagotovil razen revizij ali pregledov preteklih finančnih informacij, ter (ii) z izkušnjami izvajanja institucionalnih ocen ali ocen skladnosti in/ali izvajanjem revizij sistemov ali enakovrednih poslov subjektov, ki so po velikosti in kompleksnosti primerljivi z zadevnim subjektom.

Poleg tega mora imeti delovna skupina za posel kot celota:

— izkušnje z institucionalnimi ocenami ali ocenami skladnosti in/ali revizijami sistemov ali enakovrednimi posli v okviru programov, ki jih financira EU, in projektov, ki jih financirajo nacionalni in/ali mednarodni donatorji in institucije. Zaželeno je, da ima vodja skupine terenskega dela, tj. direktor (kategorija 2) ali višji revizor (kategorija 3), izkušnje z revizijami sistemov ukrepov zunanje pomoči, ki jih financira EU, in/ali drugih ukrepov, ki jih financira EU, in/ali z institucionalnimi ocenami ali ocenami skladnosti organizacij v sektorju razvojne pomoči in/ali ekonomskem sektorju,

— [neobvezno: tekoče znanje [navedite jezike]].

Sestava skupine

Skupina revizorjev, ki je potrebna za to stebrno oceno, je sestavljena iz revizorja kategorije 1, ki nosi končno odgovornost za oceno, in delovne skupine za posel, ki jo sestavlja ustrezna kombinacija revizorjev kategorije 2–4. Zadevni revizor je odgovoren za predlaganje in uporabo delovne skupine za posel, ki jo sestavlja ustrezna kombinacija revizorjev za ta posel.

Komisija razlikuje med štirimi kategorijami revizorjev.

Kategorija 1 – revizijski partner

Revizijski partner je visoko usposobljen strokovnjak z ustreznimi poklicnimi kvalifikacijami, ki ima ali je imel odgovornosti na višjem nivoju ali vodstvene odgovornosti v revizijski praksi v javnem sektorju.

Navedena oseba mora biti član nacionalnega računovodskega ali revizijskega organa ali institucije in mora imeti vsaj 12 let poklicnih izkušenj kot poklicni revizor ali računovodja v revizijski praksi v javnem sektorju. Prav tako se bodo upoštevale izkušnje pri delu z državami prejemnicami zunanje pomoči EU.

Revizijski partner ali druga oseba, ki je v podobnem položaju kot partner, je oseba v revizijskem podjetju, ki je odgovorna za revizijo in njene rezultate ter za poročilo, ki se izda v imenu podjetja. Revizijski partner ima ustrezno pooblastilo strokovnega, pravnega ali regulativnega organa in dovoljenje za potrjevanje računovodskih izkazov po pravu države, v kateri je registrirano revizijsko podjetje.

Kategorija 2 – vodja revizije

Vodje revizij morajo biti usposobljeni strokovnjaki z ustrezno univerzitetno diplomo ali poklicnimi kvalifikacijami. Imeti morajo vsaj 6 let delovnih izkušenj kot poklicni revizor ali računovodja v revizijski praksi v javnem sektorju, vključno z ustreznimi vodstvenimi izkušnjami z vodenjem revizijskih skupin.

Kategorija 3 – višji revizor

Višji revizorji morajo biti usposobljeni strokovnjaki z ustrezno univerzitetno diplomo ali poklicnimi kvalifikacijami in vsaj tremi leti poklicnih izkušenj v revizijski praksi v javnem sektorju.

Kategorija 4 – pomočnik revizorja

Pomočniki revizorja morajo imeti ustrezno univerzitetno diplomo in vsaj šest mesecev poklicnih izkušenj v revizijski praksi v javnem sektorju.

Življenjepis

Revizor javnemu naročniku predloži življenjepis partnerja ali druge osebe v revizijskem podjetju, ki je odgovorna za stebrno oceno in podpis poročila, ter življenjepise vodij, višjih revizorjev in pomočnikov revizorjev, ki so predlagani kot del delovne skupine za posel. Življenjepisi bodo vključevali ustrezne podrobnosti o vrsti poslov, ki jih izvaja osebje, z navedbo sposobnosti in zmogljivosti za izvedbo ocene, ter tudi podrobnosti o ustreznih posebnih izkušnjah. Javni naročnik bo, preden podpiše naročilnico ali drug veljaven pogodbeni dokument za ta posel, pregledal življenjepise in si pridržuje pravico, da jih zavrne, če se ne štejejo za primerne glede na zahteve posla.

5. PODROČJE UPORABE

5.1 Lokacija in obdobje, ki ga zajema ocena

Ta stebrna ocena bo izvedena v/na [ lokacije ]. <Pomembno je, da se navedejo pravilne lokacije, na katerih bo izvedena ocena>. Revizor mora potrditi lokacije ocene z javnim naročnikom pred začetkom terenskega dela in zagotoviti, da bodo med ocenjevanjem na voljo ustrezna dokazila in ključno osebje. Revizor mora upoštevati, da subjekt običajno zahteva sestanke za pripravo ocene in razpravo o osnutku poročila, kar lahko vključuje dodatna potovanja (glej oddelek 7).

Obdobje, ki ga zajema ocena, mora običajno biti leto (tj. 12 mesecev), ki se konča z dnem začetka terenskega dela v okviru ocenjevanja, tj. dnem, ko revizor dejansko začne postopke in preskuse v okviru ocenjevanja na kraju samem (tj. na lokaciji, kjer ima subjekt sedež).

5.2 Ozadje posla

Uporaba Priloge 1 – Ozadje posla – ključne informacije za stebrno oceno

Revizor mora predhodno spoznati ozadje posla na podlagi Priloge 1 – Ozadje posla – ključne informacije za stebrno oceno. Poznavanje mora biti zadostno, da lahko revizor javnemu naročniku predloži smiselno ponudbo.

Uporaba Priloge 2a – Vprašalnik, uporabljen za oceno

Subjekt predloži revizorju izpolnjeno Prilogo 2a takoj, ko je to mogoče, po tem, ko javni naročnik sklene pogodbo z revizorjem, vendar pred začetkom ocenjevalnih postopkov revizorja.

V drugi fazi bo Priloga 2a postala podporno orodje, ki ga bo revizor uporabil pri oblikovanju, načrtovanju in izvajanju ocenjevalnih postopkov ter za upoštevanje meril, za katera se Evropski komisiji zdi bistveno ali pomembno, da jih subjekt, ki se ocenjuje, izpolnjuje.

Izpolnjen vprašalnik iz Priloge 2a je bistven vir informacij in dokazov v okviru ocene za revizorja. Nikakor pa ni edini vir, ki ga revizor lahko uporabi za načrtovanje in izvajanje ocenjevalnih postopkov ter za oblikovanje zaključkov. Vse informacije, ki jih izpolni in zagotovi subjekt, so začasne in so predmet ocenjevalnih postopkov, ki so po mnenju revizorja potrebni. Revizor se ne sme zanašati na informacije, preden se z ocenjevalnimi postopki zagotovi, da so informacije dovolj točne in popolne za namene ocenjevanja ter za sprejemanje utemeljenih zaključkov glede ključnih vprašanj.

Zato lahko revizor spremeni, dopolni in doda informacije v stolpec z ugotovitvami, kakor se mu zdi primerno. Revizor lahko tudi doda vprašanja, če meni, da je to potrebno za sprejetje utemeljenega zaključka glede ključnih vprašanj.

Revizor mora upoštevati posebne okoliščine posla in ves čas ocenjevalnega postopka uporabljati strokovno presojo. Revizor ostaja vedno v celoti odgovoren za oblikovanje, načrtovanje in izvajanje ocenjevalnih postopkov, ki se mu zdijo potrebni poleg vprašanj in postopkov iz vprašalnika iz Priloge 2a .

Revizor bo uporabil informacije iz vprašalnika iz Priloge 2a in rezultate ocenjevalnih postopkov, da bi izpolnil Prilogo 2 – Vprašalnik in merila za oceno (glej oddelek 5.4 v nadaljevanju) ter sprejel zaključek za vsak ocenjeni steber.

5.3 Narava, obseg in časovni razpored postopkov in preskusov za vsak steber

Revizor mora za vsak steber oceniti zasnovo zadevnih sistemov, kontrol, pravil in postopkov. To pomeni, da mora revizor izvesti postopke in preskuse, na podlagi katerih ugotovi, ali so sistem, kontrole, pravila in postopki prisotni, tj. obstoječi.

Poleg tega mora revizor oceniti operativno učinkovitost sistemov, kontrol, pravil in postopkov za vse ustrezne stebre (glej oddelek 2 – Cilji zgoraj) razen za steber „neodvisna zunanja revizija“, za katerega revizor oceni samo zasnovo postopkov za zunanjo revizijo.

Zasnovo in operativno učinkovitost zadevnih sistemov, pravil in postopkov je treba oceniti glede na merila, ki jih Komisija določi za vsak steber (glej oddelek 5.4 v nadaljevanju). V ta namen mora revizor uporabiti vprašalnike, ki ji jih je zagotovila Komisija.

Revizor določi naravo, obseg in časovni razpored vseh postopkov in preskusov, ki se mu zdijo potrebni za sprejetje zaključka v zvezi z zasnovo in operativno učinkovitostjo sistemov, kontrol, pravil in postopkov.

5.4 Merila in pomembnost

Za vsak steber obstajajo tri ravni meril, ki jih je opredelila Evropska komisija z oblikovanjem (ključnih) vprašanj v Prilogi 2 – Vprašalnik in merila za oceno in v Prilogi 2a – Vprašalnik, uporabljen za oceno.

Za določitev, kaj je pomembna slabost ali pomanjkljivost v sistemih, kontrolah, pravilih in postopkih, mora revizor upoštevati merila in ravni pomembnosti (tj. pragove glede števila točk), ki jih je določila Komisija, saj lahko ti dejavniki vplivajo na odločitev Komisije, da subjekt pooblasti za naloge izvrševanja proračuna v okviru posrednega upravljanja.

Raven 1 (finančna uredba)

Za vsak steber obstaja na podlagi finančne uredbe eno splošno vprašanje na ravni 1 (v Prilogi 2 – Vprašalnik in merila za oceno). To vprašanje je ključno. Možni sta samo dve vrsti zaključkov:

— Odgovor na vprašanje na ravni 1 je „da“. To pomeni, da subjekt izpolnjuje zahteve za zadevni steber. Zaključek revizorja mora biti oblikovan v pozitivni obliki, ki je enakovredna „mnenju brez pridržka“.

— Odgovor na vprašanje na ravni 1 je „ne“. To pomeni, da subjekt ne izpolnjuje zahtev za zadevni steber. V tem primeru je treba zaključek oblikovati v negativni obliki, ki je enakovredna tako imenovanemu „odklonilnemu mnenju“ v skladu z mednarodnimi standardi.

Raven 2 (ključne sestavine stebra)

Ključna vprašanja na ravni 2 se nanašajo na merila, ki so po mnenju Komisije bistvena. V ta namen so ključna vprašanja in merila določena za ključne sestavine vsakega stebra. Sestavine so dejansko „podstebri“, ki so sestavljeni iz sklopov vprašanj v Prilogi 2a – Vprašalnik, uporabljen za oceno.

Revizor mora uporabiti strokovno presojo, da na podlagi informacij in dokazov, pridobljenih z uporabo Priloge 2a , vsaki sestavini na ravni 2 v Prilogi 2 – Vprašalnik in merila za oceno dodeli število točk od 0 do 10.

Raven 3 (vprašalnik, uporabljen za oceno, s sklopi vprašanj)

Priloga 2a – Vprašalnik, uporabljen za oceno vključuje sklope vprašanj, ki se nanašajo na ključne sestavine stebrov na ravni 2. Ti sklopi podrobnih vprašanj so neizčrpni. To pomeni, da mora revizor uporabiti vsaj te (sklope) vprašanj, da določi število točk za vsako sestavino na ravni 2.

Revizor lahko oblikuje dodatna vprašanja ter izvede dodatne preskuse in postopke, kakor se mu zdi potrebno ali primerno. Revizor v celoti uporablja strokovno presojo za vsa vprašanja v Prilogi 2a , da dodeli število točk ključnim sestavinam stebrov na ravni 2.

5.5 Omejitve obsega

Revizor bo javnega naročnika obvestil o kakršnih koli omejitvah obsega dela, ki so bile ugotovljene pred ocenjevanjem ali med njim, in se z njim posvetoval, kateri ukrepi so morda potrebni ter ali se ocenjevanje lahko nadaljuje oziroma na kakšen način se lahko nadaljuje.

6. OCENJEVALNI POSTOPKI

Revizor mora oceno izvesti v skladu s Prilogo 3 – Ocenjevalni postopki, ki zajemajo dokumentacijo in dokaze, načrtovanje, terensko delo in poročanje. V Prilogo 3 so vključeni ocenjevalni postopki, ki jih revizor mora uporabljati, in postopki, ki jih revizor lahko uporablja. Revizor mora biti pozoren na posebne vidike iz oddelkov 6.1 do 6.3 v nadaljevanju. Revizor mora uporabiti ustrezno strokovno skrb in presojo ter določiti naravo, časovni okvir in obseg ocenjevalnih postopkov, da so v skladu s cilji, obsegom in okvirom ocene.

6.1 Dokumentacija in dokazi

Revizor mora v skladu z ISAE 3000 pripraviti dokumentacijo in pridobiti dovolj ustreznih dokazov, da lahko podpre ugotovitve ocene in sprejme razumne zaključke, ki so osnova za zaključek ocene za vsak steber. Revizor s strokovno presojo ugotovi, ali so dokazi zadostni in ustrezni (glej Prilogo 3.1).

6.2 Načrtovanje in terensko delo

Začetek ocenjevanja

Uradni datum začetka ocenjevanja je datum podpisa naročilnice javnega naročnika ali drugega veljavnega pogodbenega dokumenta za oceno. Revizor se mora nato s subjektom čim prej dogovoriti o datumu začetka terenskega dela.

Pripravljalni sestanek s subjektom

Subjekt mora določiti datum pripravljalnega sestanka z revizorjem (glej Prilogo 3.2.1), ki bo potekal v prostorih [ime in naslov subjekta]. Subjekt mora o tem sestanku obvestiti Komisijo, njeni predstavniki pa se ga lahko udeležijo.

Postopki za načrtovanje ocenjevanja in terensko delo

Postopki revizorja morajo vključevati pridobitev poznavanja ozadja posla, ki zadostuje za zasnovo in izvajanje nadaljnjih ocenjevalnih postopkov. To zajema:

— pridobivanje dokazov v zvezi z zasnovo sistemov, kontrol, pravil in postopkov (Priloga 3.3.1),

— izvajanje preskusov operativne učinkovitosti sistemov, kontrol, pravil in postopkov (Priloga 3.3.2),

— vzorčenje in druge načine izbire postavk za preskušanje, kjer je to primerno (Priloga 3.3.3),

— uporabo dela notranjih revizorjev, kjer je to primerno (Priloga 3.3.4).

6.3 Poročanje

Uporaba vzorčnega poročila za stebrno oceno v Prilogi 4

Uporaba vzorčnega poročila za stebrno oceno v Prilogi 4 je obvezna.

Jezik

Poročilo mora biti predloženo v [jezik]. [Skupaj s poročilom o oceni je treba predložiti njegov povzetek v [angleščini/francoščini]] (glej Prilogo 3.3.1). <Odstranite, če se ne uporablja>.

Ugotovitve

Obstajata dve vrsti ugotovitev:

— Glavne ugotovitve so ugotovitve, ki se nanašajo na pomembne slabosti ali pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, pravilih in postopkih. „Pomembno“ pomeni, da so po mnenju revizorja ti dejavniki takega pomena za Komisijo, da lahko vplivajo na njeno odločitev, da subjekt pooblasti za naloge izvrševanja proračuna v okviru posrednega upravljanja. Zato mora v primeru pomembnih ugotovitev za steber revizor za zadevni steber izraziti negativen zaključek. Glavne ugotovitve vključujejo tudi primere, v katerih več ugotovitev, ki posamično niso povezane s pomembno slabostjo ali pomanjkljivostjo, skupaj predstavlja ugotovitev o pomembni slabosti ali pomanjkljivosti. Za skupni učinek takih ugotovitev se šteje, da je takega pomena (tj. tako pomemben), da mora revizorja privesti do zaključka, da subjekt ne izpolnjuje zahtev za zadevni steber (tj. zaključek je „ne“).

— Druge ugotovitve so vse nepomembne ugotovitve, na katere je treba po mnenju revizorja opozoriti subjekt. Te ugotovitve se nanašajo na slabosti in pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, pravilih ali postopkih, ki posamično ali skupaj pomenijo manjše neposredno tveganje, da cilji zadevnega stebra ne bodo doseženi.

O ugotovitvah je treba poročati v skladu z obliko (razpredelnice), ki je določena v vzorčnem poročilu za stebrno oceno v Prilogi 4. Glavne in druge ugotovitve revizorja so lahko podlaga za nadzorne ukrepe, ki jih sprejme Komisija v skladu s členom 154(5) finančne uredbe.

Priporočila

Obstajata dve vrsti priporočil:

— Ključna priporočila se nanašajo na pomembne slabosti in pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, pravilih ali postopkih ter na primere, v katerih se ne upoštevajo (redno) merila Komisije in/ali mednarodno sprejeti standardi za stebre.

— Druga priporočila se nanašajo na vse druge ugotovitve, ki niso pomembne. V teh primerih slabosti in pomanjkljivosti v sistemih, kontrolah, pravilih ali postopkih nimajo večjega in neposrednega vpliva na cilje teh sistemov, kontrol, pravil ali postopkov. Kljub temu je za subjekt relevantno, da izvede predlagane ukrepe, saj lahko s tem izboljša svoje sisteme, kontrole, pravila ali postopke ter doseže večjo uspešnost in/ali učinkovitost.

O priporočilih je treba poročati v skladu z obliko (razpredelnice), ki je določena v vzorčnem poročilu za stebrno oceno v Prilogi 4.

Zaključki

Poročilo o oceni mora vključevati zaključek za vsak steber. Obstajata dve vrsti zaključkov. Zaključke je treba oblikovati v pozitivni obliki (tj. „je vzpostavil“, „uporablja“, „je predmet“ ali „izvaja“) ali z uporabo negativne oblike (tj. „ni vzpostavil“, „ne uporablja“, „ni predmet“ ali „ne izvaja“).

Uporaba zaključka s pridržki (tj. uporaba oblike „razen za“) v okviru stebrne ocene ni mogoča.

Datum poročila o oceni

Datum osnutka in začasne različice končnega poročila mora biti datum, ko se ta dokumenta pošljeta v posvetovanje. Datum končnega poročila o oceni mora biti datum podpisa končnega poročila neodvisnega revizorja (Priloga 3.4.2).

Postopki in časovni razpored za predložitev osnutka in končnega poročila o oceni

Revizor mora upoštevati postopke in časovni razpored za posvetovanje ter predložitev osnutka in končnega poročila o oceni, kakor je določeno v prilogah 3.4.3 in 3.4.4.

Revizor je posebej pozoren na naslednje:

— Revizor mora subjektu predložiti osnutek poročila v [21; določi javni naročnik] koledarskih dneh po zaključnem sestanku (tj. koncu terenskega dela).

— Obdobje med zaključnim sestankom v okviru ocene in predložitvijo končnega poročila o oceni subjektu ne sme preseči [105; določi javni naročnik] koledarskih dni ali [15] tednov. Revizor mora v delovnih dokumentih pojasniti in dokumentirati morebitne zamude pri poročanju.

7. RAZNO

7.1 Informacije o praksah za izračun stroškov in poročanje o njih

Za vse informacije, ki jih subjekt zagotovi za namene te ocene, o metodologiji, uporabljeni za izračun stroškov in poročanje o njih, se ne šteje, da jih je Komisija odobrila v zvezi s proračunom katerega koli posebnega ukrepa. Takšna odobritev je mogoča le, če se upoštevajo posebni postopki iz sklepa Komisije o predhodni oceni stroškov na enoto in pavšalnih stopenj (znani tudi kot „poenostavljene možnosti obračunavanja stroškov“). Če ni predhodne ocene poenostavljenih možnosti obračunavanja stroškov, se upravičenost stroškov za kateri koli posebni ukrep določi izključno s sklicevanjem na določbe zadevnih sporazumov s subjektom.

7.2 Nadaljnji ukrepi

Javni naročnik lahko zahteva, da revizor zagotovi dodatno pomoč v okviru nadaljnjih ukrepov v zvezi s končnim poročilom o oceni. Javni naročnik lahko tudi zahteva, da revizor ponovno oceni enega ali več stebrov, če je v končnem poročilu o oceni ugotovljeno, da subjekt ni izpolnjeval zahtev za zadevne stebre.

Ta referenčni okvir ne zajema nobene dodatne pomoči, ki jo revizor zagotovi v povezavi z nadaljnjimi ukrepi javnega naročnika v zvezi s končnim poročilom o oceni. Če se zahteva takšna pomoč, bo moral javni naročnik za takšen posel izdati dodatek k naročilnici ali drugemu veljavnemu pogodbenemu dokumentu.

7.3 Različne zadeve

Priloge

Priloga 1 Ozadje posla – ključne informacije za stebrno oceno Priloga 2 Vprašalnik in merila za oceno Priloga 2a Vprašalnik, uporabljen za oceno Priloga 3 Ocenjevalni postopki Priloga 4 Poročilo o stebrni oceni

POMEMBNO: Priloge 1 do 4 so sestavni del tega referenčnega okvira.

(1) Uredba (EU, Euratom) 2018/1046.

(2) Za sklicevanje na „finančne instrumente“ velja, da vključuje tudi proračunska jamstva.

(3) V ustrezno utemeljenih primerih je lahko javni naročnik Komisija.

(4) Direktiva 2006/43 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. maja 2006 o obveznih revizijah za letne in konsolidirane računovodske izkaze, spremembi direktiv Sveta 78/660/EGS in 83/349/EGS ter razveljavitvi Direktive Sveta 84/253/EGS (UL L 157, 9.6.2006, str. 87), kakor je bila spremenjena z Direktivo 2014/56/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. aprila 2014 (UL L 158, 27.5.2014, str. 196).

(5) Kadar revizijski organ ni iz zasebnega sektorja, bi bilo treba uporabiti enakovredne ravni glede službene dobe, kvalifikacij in izkušenj.