SL Uradni list Evropske unije C 37/19

UPRAVNI ODBOR EUROPOLA

Poslovnik

(2018/C 37/06)

UPRAVNI ODBOR EUROPOLA JE –

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2016/794 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. maja 2016 o Agenciji Evropske unije za sodelovanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj (Europol) ter nadomestitvi in razveljavitvi sklepov Sveta 2009/371/PNZ, 2009/934/PNZ, 2009/935/PNZ, 2009/936/PNZ in 2009/968/PNZ (1) (v nadaljnjem besedilu: uredba o Europolu), zlasti člena 11(1)(t) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Upravljanje Europola bi bilo treba izboljšati s prizadevanjem za večjo učinkovitost in racionalizacijo postopkov.

(2) V upravnem odboru Europola bi morale biti zastopane Komisija in države članice, da se zagotovi učinkovit nadzor nad njegovim delovanjem.

(3) Upravni odbor sprejme svoj poslovnik, v katerem so tudi določbe o nalogah in delovanju sekretariata upravnega odbora –

SPREJEL NASLEDNJI POSLOVNIK:

Člen 1

Sestava upravnega odbora

1. Upravni odbor sestavljajo po en predstavnik iz vsake države članice in predstavnik Komisije. Vsak predstavnik ima pravico glasovanja.

2. Vsak član upravnega odbora ima nadomestnega člana. Nadomestni član zastopa člana, ko je ta odsoten. Član in nadomestni član se lahko udeležita sestankov upravnega odbora.

3. Pri imenovanju članov in nadomestnih članov upravnega odbora se upošteva njihovo poznavanje sodelovanja na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj ter njihove usposobljenosti za vodstvene, upravne in proračunske naloge.

4. V upravnem odboru se upošteva tudi načelo uravnotežene zastopanosti spolov.

5. Brez poseganja v pravico držav članic in Komisije, da svojemu članu in nadomestnemu članu odvzamejo mandat, njihovo članstvo v upravnem odboru traja štiri leta in se lahko podaljša.

6. Vse stranke, zastopane v upravnem odboru, bi si morale prizadevati za omejitev menjav svojih predstavnikov, da se zagotovi neprekinjeno delovanje upravnega odbora.

7. Države članice in Komisija obvestijo sekretariat upravnega odbora o imenovanju člana in prenehanju dolžnosti člana oziroma nadomestnega člana. Sekretariat skrbi za posodabljanje seznama članov upravnega odbora.

Člen 2

Predsednik in namestnik predsednika

1. Upravni odbor izvoli predsednika in njegovega namestnika iz skupine treh držav članic, ki so skupaj pripravile 18-mesečni program Sveta. Njun mandat traja osemnajst mesecev, kolikor traja zadevni program Sveta. V tem obdobju predsednik v upravnem odboru ne nastopa kot predstavnik svoje države članice niti nima pravice glasovanja. Če med njunim mandatom kot predsednik ali namestnik predsednika članstvo predsednika ali njegovega namestnika v upravnem odboru preneha, sočasno samodejno preneha tudi njun mandat.

2. Predsednik je odgovoren zlasti za učinkovito delovanje upravnega odbora pri izvajanju nalog, opredeljenih v uredbi o Europolu.

3. Kadar predsednik ne more opravljati svojih dolžnosti, ga samodejno nadomesti namestnik predsednika.

4. Predsednika in namestnika predsednika z dvotretjinsko večino izvolijo člani upravnega odbora. Volitve predsednika in namestnika predsednika se izvedejo najpozneje med zadnjim sestankom pred začetkom naslednjega 18-mesečnega programa Sveta iz člena 2(1) tega poslovnika.

5. Predlogi za imenovanje predsednika in namestnika predsednika se sekretariatu predložijo najpozneje dvajset koledarskih dni pred začetkom sestanka, na katerem naj bi potekale volitve. Sekretariat pošlje tako prejete predloge za imenovanje članom upravnega odbora najpozneje štirinajst koledarskih dni pred sestankom upravnega odbora, na katerem naj bi potekale volitve.

Člen 3

Sestanki upravnega odbora

1. Sestanke upravnega odbora skliče predsednik. Upravni odbor je o datumu naslednjega rednega sestanka obveščen najpozneje na svojem predhodnem sestanku.

2. Upravni odbor ima vsaj dva redna sestanka na leto. Prav tako se sestane na pobudo predsednika ali na zahtevo Komisije ali vsaj tretjine svojih članov. V takih primerih predsednik skliče sestanek v tridesetih koledarskih dneh od prejema zahtevka ali v štirinajstih koledarskih dneh, če gre za nujno zadevo.

3. Sestanki potekajo na sedežu Europola, razen če predsednik upravnega odbora ne odloči drugače.

Člen 4

Dnevni red sestankov

1. Predsednik upravnega odbora pripravi osnutek dnevnega reda za vsak sestanek. Tajnik upravnega odbora pošlje osnutek dnevnega reda članom in izvršnemu direktorju vsaj štirinajst dni pred sestankom. Kadar je sklican izredni sestanek, se osnutek dnevnega reda pošlje v tednu pred sestankom.

2. Osnutek dnevnega reda vsebuje točke, ki jih zahteva član ali izvršni direktor, če so ustrezni dokumenti predsedniku na voljo vsaj šestnajst koledarskih dni pred sestankom.

3. V osnutek dnevnega reda se lahko vključijo samo točke, za katere so bili članom in izvršnemu direktorju najpozneje do dne, ko je osnutek dnevnega reda razposlan, poslani ustrezni dokumenti, razen če predsednik ne odloči drugače.

4. Upravni odbor sprejme dnevni red na začetku sestanka.

Člen 5

Udeležba na sestankih in razprave

1. Za sklepčnost je potrebna navzočnost treh četrtin članov upravnega odbora. Če sklepčnosti ni, predsednik konča sestanek in čim prej skliče drugega. Za sklepčnost drugega sestanka sta potrebni dve tretjini članov. Člani, ki pooblastijo drugo osebo za oddajo glasu, se za sklepčnost ne upoštevajo.

2. Izvršni direktor se udeležuje razprav upravnega odbora.

3. Upravni odbor lahko povabi katero koli osebo, katere mnenje je lahko pomembno za razpravo, po potrebi tudi predstavnika skupine za skupni parlamentarni nadzor, da se udeleži sestanka kot opazovalec brez glasovalne pravice.

4. Članom in nadomestnim članom upravnega odbora lahko na sestankih pomagajo svetovalci ali strokovnjaki.

5. Predsednik vodi sestanek in da prednost članom, ki želijo odpreti postopkovno vprašanje ali predhodno zadevo.

6. Upravni odbor se lahko na predlog predsednika ali na zahtevo člana odloči za zaprto sejo, pri čemer opredeli udeležbo na sestanku.

7. Sestanki potekajo skladno z notranjo jezikovno ureditvijo Europola, kot jo določi upravni odbor v skladu s členom 64(2) uredbe o Europolu.

Člen 6

Pravila glasovanja

1. Upravni odbor sprejme odločitve z večino glasov svojih članov, razen če ni v uredbi o Europolu navedeno drugače.

2. Dvotretjinska večina glasov članov upravnega odbora se zahteva za:

(a) sprejetje večletnega programskega dokumenta Europola in letnega delovnega programa za naslednje leto;

(b) sprejetje letnega proračuna Europola;

(c) izvolitev predsednika in namestnika predsednika;

(d) odločitev o vseh sporih med Europolom in državo članico glede končne odgovornosti za odškodnino posamezniku, ki je utrpel škodo zaradi nezakonite obdelave podatkov;

(e) odločitev o predlogih Svetu glede imenovanja, podaljšanja mandata ali razrešitve izvršnega direktorja in namestnikov izvršnega direktorja;

(f) odločitev o notranji jezikovni ureditvi Europola.

3. Vsak član ima en glas. V odsotnosti člana, ki ima glasovalno pravico, ima pravico do glasovanja njegov namestnik.

4. Vsak član lahko svoj glas prenese na drugega člana upravnega odbora. Vsak član lahko prejme le en glas s pooblastilom od drugega člana. Član, ki prenese svoj glas, predsedniku pisno sporoči ime pooblaščenega člana, ki glasuje zanj, in morebitne omejitve, ki veljajo za njegov glas.

5. Izvršni direktor ne sodeluje pri glasovanju.

6. Upravni odbor izvede glasovanje na pobudo predsednika, ki da zadevo v glasovanje tudi na zahtevo katerega koli od članov, če se strinja večina članov.

7. Za vsako odločitev, ki jo sprejme upravni odbor, se določi razdelitev glasov. Odločitvi se priloži izjava z mnenji manjšine, če ta to zahteva. Glasuje se z dvigovanjem rok ali s poimenskim glasovanjem, če je izid glasovanja z dvigovanjem rok sporen.

8. Glasovanje o sklepih in imenovanjih je tajno, če to zahteva eden od članov ali če tako odloči predsednik. Pri tajnem glasovanju predsednik, ki mu pomagata dva druga člana, prešteje glasove in takoj razglasi izid glasovanja. Predsednik lahko kateremu koli članu dovoli, da na kratko pojasni razloge za svoje glasovanje.

9. Upravni odbor lahko odločitve sprejme tudi s pisnim postopkom, v skladu s členom 7 tega poslovnika.

Člen 7

Pisni postopek

1. Kadar predsednik meni, da tako narekujejo okoliščine, lahko upravni odbor pozove, naj sprejme odločitev ali izrazi svoje mnenje o določeni zadevi s pisnim postopkom. Če o predlogu za uporabo pisnega postopka na sestanku ni bilo odločeno, lahko člani svoje nasprotovanje pisno izrazijo predsedniku.

2. Pisni postopki se sprejmejo po tihem postopku, razen če ni določeno drugače.

3. Pisni postopki običajno trajajo štirinajstih koledarskih dni, razen če predsednik zaradi nujnosti ne odloči drugače. Z mnenjem člana upravnega odbora se seznanijo tudi drugi člani.

4. Sekretariat upravnega odbora nemudoma sporoči rezultat pisnega postopka.

5. Odločitve, sprejete s pisnim postopkom, se evidentirajo na naslednjem sestanku upravnega odbora.

Člen 8

Zapisniki sestankov

1. Osnutek zapisnika sestanka upravnega odbora sestavi sekretariat pod nadzorom predsednika in vključuje:

(a) poročilo o razpravah,

(b) odločitve, ki jih je sprejel upravni odbor, z navedbo razdelitve glasov, vključno s seznamom glasov s pooblastilom, kadar se izvede formalno glasovanje,

(c) dokumente, predložene upravnemu odboru,

(d) seznam navzočih.

2. Upravni odbor potrdi osnutek zapisnika s pisnim postopkom ali na svojem naslednjem sestanku. Osnutek zapisnika se upravnemu odboru predloži v potrditev samo, če je bil članom poslan vsaj dva tedna pred sestankom. Osnutek zapisnika se pošlje tudi izvršnemu direktorju.

3. Predlogi za spremembe osnutka zapisnika se predložijo pisno sekretariatu, kadar so sprejeti s pisnim postopkom, ali pa se predložijo pred začetkom sestanka, na katerem naj bi bil osnutek zapisnika potrjen.

4. Ko je zapisnik potrjen, ga podpišeta predsednik in tajnik upravnega odbora.

Člen 9

Delovne skupine upravnega odbora

1. Upravni odbor lahko ustanovi delovne skupine za katero koli zadevo v svoji pristojnosti ter določi njihov obseg in naloge.

2. Člani upravnega odbora so zastopani v delovnih skupinah, predseduje pa jim član upravnega odbora ali višji strokovnjak, ki ga imenuje upravni odbor. Postopek imenovanja predsednika delovne skupine je enak, kot je opredeljen v členu 2 tega poslovnika. Predstavniki upravnega odbora se zavežejo, da bodo dejavno sodelovali v delovnih skupinah.

3. Europol se povabi k sodelovanju na sestankih delovnih skupin. Tudi strokovnjaki so lahko povabljeni k udeležbi na sestankih delovnih skupin.

4. Delovne skupine:

(a) obravnavajo in pripravijo predloge, ki se predložijo upravnemu odboru,

(b) svoj posel opravljajo na podlagi ustnih informacij ali dokumentacije, predložene najpozneje dva tedna pred njihovimi sestanki, razen če njihov predsednik ne odloči drugače,

(c) prek svojega predsednika po potrebi poročajo upravnemu odboru,

(d) podpira sekretariat upravnega odbora,

(e) se razpustijo po končanju svojih nalog. Če imajo dolgoročen mandat, potrebo po njihovem nadaljnjem obstoju redno presoja upravni odbor.

Člen 10

Zaupnost

Brez poseganja v člen 11 tega poslovnika za postopke in razprave upravnega odbora velja obveznost varovanja poslovne skrivnosti, kot je navedeno v členu 339 Pogodbe o delovanju Evropske unije, razen če upravni odbor ne odloči drugače. Ta obveznost velja za člane in druge osebe, ki se udeležijo sestanka, tudi po prenehanju opravljanja njihovih dolžnosti.

Člen 11

Preglednost

1. Europol na svojem spletnem mestu objavi seznam članov upravnega odbora.

2. Člani upravnega odbora sekretariatu predložijo izjavo o interesih, ki se objavi na spletnem mestu Europola, skladno z notranjimi pravili za preprečevanje in obvladovanje nasprotij interesov v zvezi s člani upravnega odbora.

3. Sekretariat na spletnem mestu Europola objavi povzetke izidov sestankov upravnega odbora, in to po tem, ko jih odobri predsednik, in po posvetovanju z upravnim odborom, v skladu s členom 65(4) uredbe o Europolu. Objava takih povzetkov se začasno ali trajno opusti ali omeji, če bi takšna objava lahko škodovala opravljanju nalog Europola, pri čemer se upoštevajo obveznosti molčečnosti in zaupnosti ter operativna narava Europola.

4. Za dostop do dokumentov upravnega odbora veljajo podrobna pravila o uporabi Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049(2001) (2) v zvezi z dokumenti Europola.

Člen 12

Dokumentacija upravnega odbora

1. Sekretariat vodi arhiv dokumentacije upravnega odbora v elektronski in tiskani obliki.

2. Vsak novi predsednik pregleda dokumentacijo upravnega odbora in za ta namen sestavi dokument, ki ga predloži odboru v odobritev na prvem rednem sestanku.

Člen 13

Sekretariat upravnega odbora

1. Upravnemu odboru pomaga sekretariat Europola.

2. Upravni odbor imenuje tajnika, za katerega veljajo Kadrovski predpisi in Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev in je glede opravljanja svojih dolžnosti odgovoren izključno upravnemu odboru.

3. Sekretariat izvaja naloge po navodilu predsednika in mu je odgovoren za navedene naloge. Sekretariat zlasti:

(a) tesno in stalno sodeluje pri organiziranju, usklajevanju in zagotavljanju skladnosti dela upravnega odbora, vključno z njegovimi delovnimi skupinami, in to pod nadzorom in po navodilih predsednika,

(b) zagotavlja podporo predsedniku pri izvajanju njegovih nalog,

(c) zagotavlja potrebno podporo upravnemu odboru pri izvajanju njegovih nalog,

(d) skrbi za opravljanje vseh drugih nalog, ki mu jih v interesu Europola dodeli upravni odbor ali predsednik.

Člen 14

Korespondenca

Korespondenca, naslovljena na upravni odbor, se pošlje predsedniku upravnega odbora, vodi pa jo sekretariat.

Člen 15

Povračilo stroškov

1. Europol krije potne in nastanitvene stroške predsednika upravnega odbora in vseh delovnih skupin, ki jih vzpostavi upravni odbor.

2. Europol krije potne stroške članov in nadomestnih članov upravnega odbora, ki zastopajo državo članico, in stroške največ dveh strokovnjakov na delegacijo. Vsaka delegacija plača stroške nastanitve svojih članov in strokovnjakov. Stroške drugih strokovnjakov krijejo zadevne delegacije.

3. Europol krije potne in nastanitvene stroške strokovnjakov, povabljenih za svetovanje upravnemu odboru v skladu s členom 5(3) in 5(4) ter členom 9(3) tega poslovnika. Europol ne krije stroškov sodelovanja predstavnikov, ki jih imenuje skupina za skupni parlamentarni nadzor.

4. Za sestanke delovnih skupin upravnega odbora Europol krije potne stroške za enega predstavnika na delegacijo. Vsaka delegacija plača nastanitvene stroške svojih članov in strokovnjakov.

Člen 16

Končne določbe

1. Ta poslovnik začne veljati na dan začetka uporabe uredbe o Europolu.

2. Sklep upravnega odbora Europola z dne 30. novembra 2011 o določitvi poslovnika upravnega odbora se razveljavi in nadomesti s tem poslovnikom.

3. Vse predloge za spremembe tega poslovnika prouči upravni odbor v skladu s členom 11(1)(t) uredbe o Europolu.

V Haagu, 13. decembra 2016 Za upravni odbor Arie IJZERMAN Predsednik

(1) UL L 135, 24.5.2016, str. 53.

(2) UL L 145, 31.5.2001, str. 43.