SL Uradni list Evropske unije L 329/68

SKLEP KOMISIJE

z dne 13. novembra 2014

o sistemu zgodnjega opozarjanja za odredbodajalce Komisije in izvajalske agencije

(2014/792/EU)

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo,

ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (1), ter zlasti člena 56(1) Uredbe,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 215/2008 z dne 18. februarja 2008 o finančni uredbi, ki se uporablja za 10. Evropski razvojni sklad (2), ter zlasti člena 17 Uredbe,

ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. septembra 2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), ter razveljavitvi Uredbe (ES) št. 1073/1999 (3), in zlasti člena 7(6) in člena 11 Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Komisija, ki je odgovorna za izvrševanje splošnega proračuna Evropske unije in vseh drugih skladov, ki jih upravlja Unija ob upoštevanju načela dobrega finančnega poslovodenja iz členov 30 do 33 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, je dolžna preprečevati goljufije in druge nezakonite dejavnosti, ki škodijo finančnim interesom Unije. Da bi zagotovili obveščenost odredbodajalcev Komisije in izvajalskih agencij o grožnjah za finančne interese Unije, je treba določiti notranja pravila v skladu s Sklepom Komisije C(2014) 2784 (4).

(2) Za preprečevanje goljufij in zaščito finančnih interesov Unije Komisija uporablja centralno bazo podatkov o izključitvah iz člena 108 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 1302/2008 z dne 17. decembra 2008 o centralni podatkovni zbirki o izključitvah (5) ter sistem zgodnjega opozarjanja iz Sklepa 2008/969/ES, Euratom z dne 16. decembra 2008 o sistemu zgodnjega opozarjanja za odredbodajalce Komisije in izvajalske agencije (6). Dokler zakonodajni organ ne sprejme predloga o spremembi finančne uredbe (7), je treba zagotoviti nadaljnjo učinkovitost sistema zgodnjega opozarjanja.

(3) V vmesnem obdobju bi moral ostati namen sistema zgodnjega opozarjanja v osnovi enak. Znotraj Komisije in njenih izvajalskih agencij bi moral zagotoviti kroženje informacij z omejenim dostopom, in sicer tako da se vanj vnesejo opozorila o osebah, ki bi lahko predstavljale grožnjo za finančne interese in ugled Unije ali kateri koli drug sklad, ki ga upravlja Unija.

(4) Glede na to, da imajo direktorji izvajalskih agencij status odredbodajalcev na podlagi prenosa pooblastil s strani Komisije za izvrševanje odobritev za poslovanje, bi morali imeti dostop do sistema zgodnjega opozarjanja na enak način, kot ga imajo službe Komisije za upravljanje upravnih odobritev in odobritev za poslovanje.

(5) Glede na to, da imajo vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci Komisije na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, status odredbodajalcev na podlagi prenosa pooblasti s strani Komisije za izvrševanje odobritev za poslovanje, bi morali imeti dostop do sistema zgodnjega opozarjanja na enak način, kot ga imajo službe Komisije za upravljanje upravnih odobritev in odobritev za poslovanje.

(6) Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) mora v skladu s členom 7(6) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. septembra 2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), ter razveljavitvi Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta in Uredbe Sveta (Euratom) št. 1074/1999 službe Komisije takoj obvestiti o tekočih preiskavah, če se pokaže potreba po varnostnih upravnih ukrepih za zaščito finančnih interesov Unije. Poleg tega mora v skladu s členom 11 Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 pripraviti poročilo o opravljeni preiskavi in priporočila, v katerih po potrebi navede ukrepe, ki jih je treba sprejeti, zlasti s strani institucij. Da se pristojnemu odredbodajalcu omogoči, da zahteva opozorilo, je treba določiti, katere informacije naj OLAF predloži Komisiji.

(7) OLAF bi moral imeti dostop do sistema zgodnjega opozarjanja za izvajanje svojih preiskovalnih nalog, obveščevalnih dejavnosti in dejavnosti preprečevanja goljufij v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013.

(8) Zaradi poenostavitve bi bilo treba poenostaviti delovanje sistema zgodnjega opozarjanja, zmanjšati število kategorij opozoril in pojasniti njihov obseg, nazivi opozoril pa bi morali biti razumljivi sami po sebi.

(9) Opozorila o preverjanju na podlagi informacij, ki jih posreduje OLAF, bi moral v tesnem sodelovanju z OLAF-om predlagati pristojni odredbodajalec po posvetovanju z generalnim direktoratom za proračun in pravno službo.

(10) Opozorila o izključitvi bi moral Komisiji predlagati pristojni odredbodajalec, po potrebi pa bi jih morala oceniti na centraliziran način generalni direktorat za proračun in pravna služba. Če so ta opozorila o izključitvi predlagana na podlagi informacij, ki jih posreduje OLAF, jih je treba oceniti v tesnem sodelovanju z OLAF-om. Isti postopek bi se moral uporabljati tudi, kadar namerava pristojni odredbodajalec sprejeti ukrep, ki bi lahko negativno vplival na pravice zadevne osebe.

(11) Pristojni odredbodajalec mora v tesnem sodelovanju z OLAF-om odločiti, kakšne posledice so potrebne za zaščito finančnih interesov Unije, in o svoji odločitvi obvestiti OLAF.

(12) Pristojni odredbodajalec bi moral biti odgovoren za zahtevke za vnos, spremembo, izbris ali podaljšanje opozoril. Da bi ohranili ustrezno raven nadzora, morajo biti zahtevki oddani na hierarhični ravni, ki jo določa Sklep Komisije C(2014) 2784.

(13) Računovodja bi moral zagotavljati ustrezne tehnične pogoje za učinkovito uporabo sistema zgodnjega opozarjanja prek osrednjega računovodskega sistema Komisije.

(14) Vsem službam Komisije in izvajalskim agencijam bodo prek osrednjega računovodskega sistema Komisije dane na voljo podrobne informacije o nalogih za izterjavo in nalogih za zaplembo. Opozorila W3a (nalog za zaplembo) in W4 (nalog za izterjavo), ki ju določa Sklep Komisije 2008/969/ES, Euratom, bi bilo treba odpraviti. Te informacije same ne upravičujejo sistematično opozorila. Zahtevajo analizo vseh posebnih okoliščin zadeve s strani pristojnega odredbodajalca, da lahko odloči, ali je opozorilo potrebno.

(15) Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (8) določa, da mora Komisija pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati zahteve glede zakonite obdelave in prenosa podatkov, določene v Uredbi, ter da mora postopke obdelave predhodno preveriti evropski nadzornik za varstvo podatkov na podlagi uradnega obvestila uradne osebe za varstvo podatkov Komisije.

(16) Določbe o varstvu podatkov bi morale določati pravice oseb, katerih podatki so ali bi lahko bili vneseni v sistem zgodnjega opozarjanja.

(17) Za nekatere pravice varstva podatkov veljajo izjeme iz člena 20 Uredbe (ES) št. 45/2001, ki jih je treba analizirati za vsak primer posebej in uporabljati časovno omejeno. Glede uporabe teh izjem bi morala odločati služba, pristojna za zahtevke za vnos, spremembe, vključno s popravki, ali izbris zadevnih podatkov.

(18) Oseba, zoper katero je bilo vneseno opozorilo o izključitvi, bi morala imeti možnost, da pisno izrazi svoja stališča, preden se v zvezi z njo vloži zahtevek za vnos opozorila v sistem zgodnjega opozarjanja. Taka možnost mora biti na voljo tudi, kadar namerava pristojni odredbodajalec sprejeti ukrep, ki bi lahko negativno vplival na pravice zadevne osebe.

(19) Ta možnost bi se morala izjemoma odložiti, da bi se ohranila zaupnost preiskave ali nacionalnega sodnega postopka, če za to obstaja nujna zakonska podlaga.

(20) Sklep 2008/969/ES, Euratom bi se moral uporabljati do 1. julija 2015, kolikor je treba zagotoviti spoštovanje uredb Sveta o omejevalnih ukrepih, sprejetih na podlagi člena 215 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU), dokler sistem na podlagi nastanka poslovnega dogodka ne bo upošteval informacij iz ustrezne podatkovne zbirke službe, odgovorne za instrumente zunanje politike. Te so v obliki vnosa opozorila W5b iz Sklepa 2008/969/ES, Euratom.

(21) Sklep 2008/969/ES, Euratom bi moral opozorila W3a in W4 uporabljati do 1. julija 2015, ki bi morala biti do takrat vključena v opozorila o preverjanju za uporabo oddelka 4 tega sklepa.

(22) Za izvajanje tega sklepa je potrebno redno ocenjevanje delovanja sistema zgodnjega opozarjanja in njegovega učinkovitega prispevka k zaščiti finančnih interesov Unije –

SKLENILA:

ODDELEK 1

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 1

Vsebina, področje uporabe in cilj

1. Ta sklep vzpostavlja sistem zgodnjega opozarjanja, ki ga bodo odredbodajalci Komisije in izvajalskih agencij uporabljali pri izvrševanju splošnega proračuna Evropske unije in vseh drugih skladov, ki jih upravlja Unija.

2. Sistem zgodnjega opozarjanja prispeva k zaščiti finančnih interesov Unije in varstvu njenega ugleda, boju proti goljufijam in dobrem finančnem poslovodenju.

3. Cilj sistema zgodnjega opozarjanja je, da se:

(a) z vnosom opozoril pristojnih odredbodajalcev Komisije in izvajalskih agencij opozori, da bi določena oseba lahko predstavljala grožnjo za finančne interese Unije in njen ugled ali kateri koli drug sklad, ki ga upravlja Unija, ter

(b) pristojnemu odredbodajalcu omogoči, da opravi preverjanja ali sprejme ustrezne ukrepe, vključno s tistimi iz oddelka 4 na podlagi opozoril.

4. Informacije prispevajo k preprečevanju:

(a) tveganj s preverjanjem na podlagi pravočasnih informacij o osebi glede suma ali ugotovitev v povezavi s čimer koli od naslednjega: — resno napako ali nepravilnostjo, — kršitvijo poklicnih pravil, — resno kršitvijo pogodbe ali — goljufijo, korupcijo ali kakršno koli nezakonito dejavnostjo, ki škodi finančnim interesom Unije iz člena 141 Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 (9);

(b) izključitev oseb iz členov 106(1) in 109(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002.

Člen 2

Opredelitev pojmov

V tem sklepu se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:

(a) „računovodja“ pomeni računovodjo Komisije ali podrejenega uslužbenca, na katerega je računovodja prenesel nekatere naloge v skladu s členom 69 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012;

(b) „pristojni odredbodajalec“ pomeni odredbodajalca, na katerega Komisija prenese pooblastila v skladu s členom 65 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in ki je v skladu z notranjimi pravili odgovoren za izvrševanje splošnega proračuna Evropske unije, vključno z direktorji izvajalskih agencij, odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 65 navedene uredbe, ki opravljajo funkcijo direktorja, ter vodji delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci Komisije na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) navedene uredbe;

(c) „posameznik, na katerega se nanašajo podatki“ pomeni določljivo osebo iz Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov;

(d) „ugotovitve“ pomenijo dejstva, ugotovljena med izvajanjem pravne obveznosti ali v okviru revizij ali preiskav, ki jih izvedejo Računsko sodišče, Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) in Služba za notranjo revizijo, ali v okviru katere koli druge revizije ali nadzora, izvedenih pod pristojnostjo pristojnega odredbodajalca;

(e) „pravna obveznost“ pomeni zavezo, ki jo sprejme Komisija v skladu z naslovi V do VIII dela 1 in dela 2 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012;

(f) „oseba“ pomeni vsako fizično ali pravno osebo ali združenje brez pravne osebe, kot sledi: — prejemnik iz člena 2(i) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, — kandidat ali ponudnik, — vložniki za nepovratna sredstva, — udeleženec v nagradnem natečaju, — plačani zunanji strokovnjak iz člena 204 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, — oseba, ki je pooblaščena za zastopanje, odločanje ali nadzor nad drugo pravno osebo iz člena 106(1)(b) in (e) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012;

(g) „kršitev poklicnih pravil“ pomeni kršitev zakonov in drugih predpisov ali etičnih standardov poklicev, ki jim oseba pripada, pa tudi vsakršno nezakonito ravnanje, ki vpliva na njeno poklicno verodostojnost;

(h) „podizvajalec“ pomeni gospodarski subjekt, ki ga predlaga kandidat, ponudnik ali izvajalec za izvedbo dela naročila in s katerim naročnik nima neposredne pravne obveznosti;

(i) „resna napaka ali nepravilnost“ pomeni resno napako ali nepravilnost, kot je opredeljena v členu 166(2) Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012;

(j) „kontaktna oseba za opozorilo“ pomeni osebo znotraj službe, pristojne za zahtevek, ki je zadolžena za dosje opozorila, dokler ni odstranjen.

Člen 3

Delovanje sistema zgodnjega opozarjanja

1. Računovodja zagotovi ustrezne tehnične rešitve za učinkovito delovanje sistema zgodnjega opozarjanja in njegovo spremljanje.

Računovodja vnaša, spreminja, podaljšuje in briše opozorila iz sistema zgodnjega opozarjanja, ki jih zahteva pristojni odredbodajalec.

2. Računovodja sprejme izvedbene ukrepe v zvezi s tehničnimi vidiki in določi povezane postopke, vključno s postopki na varnostnem področju.

Računovodja o teh ukrepih obvesti službe Komisije in izvajalske agencije.

Člen 4

Pooblastila in postopek za zahtevke za opozorila, njihovo spreminjanje, podaljševanje ali brisanje

1. Vnos, spremembo, podaljšanje ali izbris opozorila lahko zahteva le pristojni odredbodajalec.

2. Pristojni odredbodajalec zahtevek za vnos, spremembo, podaljšanje ali izbris opozorila naslovi na računovodjo. Pristojni odredbodajalec uporabi obrazec iz priloge k temu sklepu.

3. Kontaktna oseba za opozorilo iz člena 8 pred naslovitvijo zahtevka na računovodjo preveri, ali so zahteve iz členov 11 in 12 izpolnjene.

Člen 5

Dostop do sistema zgodnjega opozarjanja

Službe Komisije in izvajalske agencije imajo neposreden dostop do informacij v sistemu zgodnjega opozarjanja prek osrednjega računovodskega sistema Komisije.

Službe Komisije ali izvajalske agencije, odgovorne za lokalni sistem, lahko navedeni osrednji računovodski sistem uporabljajo za dostop do informacij, shranjenih v sistemu zgodnjega opozarjanja, če je zagotovljena skladnost podatkov med lokalnim sistemom in osrednjim računovodskim sistemom.

Člen 6

Uporaba sistema zgodnjega opozarjanja

Informacije, ki so shranjene v sistemu zgodnjega opozarjanja, se lahko uporabijo samo za izvrševanje proračuna ali drugih skladov, ki jih upravlja Unija. To ne vpliva na informacije iz centralne podatkovne zbirke o izključitvah iz člena 1(2) in člena 1(3) Uredbe (ES, Euratom) št. 1302/2008 (10).

OLAF lahko informacije iz sistema zgodnjega opozarjanja in centralne podatkovne zbirke o izključitvah uporablja pri svojih preiskavah v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. septembra 2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), ter razveljavitvi Uredbe (ES) št. 1073/1999 (Uredba OLAF) ter pri dejavnostih preprečevanja goljufij, vključno z analizo tveganj.

Člen 7

Časovni potek iskanja podatkov v sistemu zgodnjega opozarjanja

Pristojni odredbodajalec v naslednjih fazah preveri, ali je bilo v zvezi z osebo izdano opozorilo v sistemu zgodnjega opozarjanja:

(a) pred vnosom posamezne proračunske obveznosti;

(b) pred vnosom celotne proračunske obveznosti, če je oseba na tej stopnji znana;

(c) v primeru začasnih proračunskih obveznosti pred sklenitvijo pravne obveznosti, ki je podlaga za upravičenost do poznejših plačil, razen če zadeva plačilo zaposlenih in povrnitev potnih stroškov v povezavi s sodelovanjem na sestankih in tekmovanjih;

(d) v primeru postopkov za oddajo naročil ali dodelitev nepovratnih sredstev, nagradnih natečajev in razpisov za prijavo interesa najpozneje pred sprejetjem sklepa o oddaji naročila;

(e) v primeru postopkov za oddajo naročil, kadar naročnik omeji število kandidatov, povabljenih k oddaji ponudbe, pred zaključkom postopka izbire kandidatov;

(f) pred kakršnim koli plačilom, razen če zadeva plačilo zaposlenih in povrnitev potnih stroškov v povezavi s sodelovanjem na sestankih in tekmovanjih.

Člen 8

Kontaktna oseba za opozorilo

Kontaktna oseba za opozorilo:

(a) pripravi zahtevek za vnos opozorila;

(b) pošlje zahtevo in kakršne koli druge informacije v zvezi z opozorilom računovodji;

(c) zagotovi informacije, ki drugim pristojnim odredbodajalcem omogočajo preverjanja ali odločitve glede posledic iz oddelka 4.

ODDELEK 2

INFORMACIJE, KI SE VNESEJO V SISTEM ZGODNJEGA OPOZARJANJA

Člen 9

Kategorije opozoril

1. Opozorila iz sistema zgodnjega opozarjanja se delijo na naslednji kategoriji:

(a) „opozorila o preverjanju“, kadar je oseba osumljena ali so v zvezi z njo ugotovljene goljufija, korupcija ali kakršne koli druge nezakonite dejavnosti, ki škodijo finančnim interesom Unije, kot so določene v členu 141 Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, resne napake ali nepravilnosti, kršitev poklicnih pravil ali resna kršitev pogodbe;

(b) „opozorila o izključitvi“, kadar je oseba izključena v skladu z razlogi iz člena 106(1) in člena 109(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.

2. Za osebo lahko velja več opozoril, vnesenih iz različnih razlogov.

Člen 10

Informacije v opozorilih sistema zgodnjega opozarjanja

Opozorila sistema zgodnjega opozarjanja vsebujejo naslednje informacije:

(a) identifikacija osebe;

(b) vrsta opozorila;

(c) trajanje opozorila;

(d) razlogi, zakaj oseba predstavlja grožnjo finančnim interesom in ugledu Unije ali kateremu koli drugemu skladu, ki ga upravlja Unija;

(e) informacije v zvezi s kontradiktornim postopkom;

(f) ime pristojnega odredbodajalca;

(g) ime kontaktne osebe za opozorilo iz člena 8 tega sklepa.

Člen 11

Opozorila o preverjanju

1. Pristojni odredbodajalec lahko zahteva opozorilo o preverjanju, če je izpolnjen kateri koli od naslednjih pogojev:

(a) OLAF je obvestil pristojnega odredbodajalca v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013, kadar njegove preiskave pokažejo, da bi bilo treba sprejeti ukrepe za zaščito finančnih interesov Unije;

(b) Evropsko računsko sodišče je posredovalo informacije Komisiji ali pa je Služba za notranjo revizijo pristojnemu odredbodajalcu posredovala informacije o goljufiji, korupciji ali kakršnih koli drugih nezakonitih dejavnostih, ki škodijo finančnim interesom Unije, kot so določene v členu 141 Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, resnih napakah ali nepravilnostih, kršitvi poklicnih pravil ali resni kršitvi pogodbe v zvezi z določeno osebo;

(c) pristojni odredbodajalec je izvedel preverjanje, revizijo ali nadzor, ki kažejo na goljufijo, korupcijo, kakršne koli druge dejavnosti, ki škodijo finančnim interesom Unije, kot so določene v členu 141 Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, resne napake, nepravilnosti, kršitev poklicnih pravil ali resno kršitev pogodbe v zvezi z določeno osebo, ali je prejel informacije o takem preverjanju, reviziji ali nadzoru.

2. Opozorilo o preverjanju ostane v sistemu največ eno leto. Izbriše se, ko se zahteva opozorilo o izključitvi, ali ko ni več potrebe po preverjanju.

3. Na koncu obdobja iz odstavka 2 se opozorilo o preverjanju samodejno izbriše.

4. Pristojni odredbodajalec lahko zaprosi za podaljšanje opozorila o preverjanju, če ga OLAF obvesti, da zaključki preiskav iz odstavka 1 še niso bili pripravljeni, da pa je na podlagi preiskav upravičeno ohraniti opozorilo o preverjanju. Pristojni odredbodajalec lahko tudi zahteva podaljšanje opozorila o preverjanju, če so pogoji iz odstavka 1(b) in (c) še vedno izpolnjeni.

5. Pristojni odredbodajalec opredeli razloge, zakaj je podaljšanje nujno za zaščito finančnih interesov in ugleda Unije.

6. Podaljšanje šteje kot nov zahtevek za opozorilo o preverjanju.

Člen 12

Opozorila o izključitvi

1. Pristojni odredbodajalec v primerih iz člena 106(1) ali člena 109(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 zahteva opozorilo o izključitvi.

2. Opozorilo o izključitvi se izbriše ob koncu obdobja izključitve.

3. Opozorilo o izključitvi se iz sistema zgodnjega opozarjanja samodejno vnese v centralno bazo podatkov o izključitvah.

Člen 13

Informacije, ki jih posreduje OLAF

Če OLAF posreduje informacije v skladu s členom 7(6) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013, da bi pristojnemu odredbodajalcu pomagal pri odločitvi glede sprejetja varnostnih ukrepov za zaščito finančnih interesov Evropske unije, ali v skladu s členom 11 Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013, te informacije vključujejo:

(a) identiteto zadevnih oseb;

(b) povzetek zadevnih dejstev in tveganj, ugotovljenih v preiskavi. Povzetek je dovolj obsežen, da izpolnjuje pravico zadevne osebe, da izrazi svoje mnenje, v skladu s členom 16 tega sklepa;

(c) morebitne priporočene posebne ukrepe za zagotovitev spoštovanja zaupnosti, zlasti v zadevah, ki vključujejo uporabo preiskovalnih ukrepov iz pristojnosti nacionalnega pravosodnega organa ali, pri zunanjih preiskavah, iz pristojnosti nacionalnega organa, v skladu z nacionalnimi pravili, ki se uporabljajo za preiskave.

ODDELEK 3

POSTOPKOVNE DOLOČBE ZA VNOS OPOZORILA

Člen 14

Predhodno posvetovanje osrednjih služb za opozorila o preverjanju

Preden se zahteva vnos opozorila o preverjanju na podlagi informacij, ki jih posreduje OLAF v skladu s členom 7(6) in členom 11 Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013, se pristojni odredbodajalec posvetuje z generalnim direktoratom za proračun (osrednja finančna služba) in po potrebi pravno službo v tesnem sodelovanju z OLAF-om v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013.

Člen 15

Ocena opozoril o izključitvi s strani osrednjih služb

Pred vložitvijo zahtevka za opozorilo o izključitvi v primerih iz člena 106(1) (b), (c), (e) in člena 109(1), na podlagi predloga pristojnega odredbodajalca ter za ustrezno trajanje, generalni direktorat za proračun in pravna služba izvedeta centralizirano oceno. Če opozorilo o izključitvi, ki ga predlaga pristojni odredbodajalec, temelji na informacijah, ki jih je posredoval OLAF, se ta ocena pripravi v tesnem sodelovanju z njim.

Člen 16

Pravica izraziti mnenje

1. Za vnos opozoril veljajo naslednja pravila:

(a) Kadar koli namerava pristojni odredbodajalec zahtevati vnos opozorila o izključitvi ali sprejeti ukrep, ki bi lahko negativno vplival na pravice zadevne osebe, mora zadevni osebi najprej dati možnost, da pisno izrazi svoje mnenje. Pristojni odredbodajalec da zadevni osebi za to na voljo vsaj 14 koledarskih dni. Hkrati pristojni odredbodajalec zadevno osebo obvesti, da bo vneseno opozorilo, če ne bo odgovorila. Po potrebi da pristojni odredbodajalec zadevni osebi možnost, da izrazi svoje mnenje na podlagi informacij, ki jih je posredoval OLAF.

(b) Če zadevna oseba predloži pripombe, ki ne spremenijo ocene pristojnega odredbodajalca, ta od računovodje zahteva, da aktivira opozorilo. Če zadevna oseba predloži pripombe, na podlagi katerih postane po mnenju pristojnega odredbodajalca opozorilo nesorazmerno ali nepotrebno, se opozorilo ne aktivira, o tem pa se ustrezno obvesti zadevno osebo. Računovodja po potrebi pristojnemu odredbodajalcu potrdi vnos opozorila v sistem zgodnjega opozarjanja.

(c) Pristojni odredbodajalec obvesti zadevno osebo o aktivaciji opozorila in njegovem trajanju. Vendar pa obvestilo ni potrebno, če se zadevna oseba ni odzvala na poziv, naj pisno predloži svoje pripombe.

2. Pristojni odredbodajalec lahko v primerih iz člena 106(1)(e) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 zahteva vnos opozorila o izključitvi pred odločitvijo glede trajanja izključitve, še preden zadevni osebi da možnost, da izrazi svoje mnenje. Pristojni odredbodajalec da zadevni osebi možnost, da izrazi svoje mnenje o trajanju izključitve.

3. Pristojni odredbodajalec lahko v primerih iz člena 106(1)(a) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 zahteva vnos opozorila o izključitvi, še preden je zadevni osebi dal možnost, da izrazi svoje mnenje, če ima uraden dokument, ki opredeljuje razmere. Pristojni odredbodajalec obvesti zadevno osebo o vnosu opozorila o izključitvi.

4. Pristojni odredbodajalec lahko izjemoma odloži možnost, da zadevna oseba pisno izrazi svoje mnenje pred vložitvijo zahtevka za vnos opozorila o izključitvi ali sprejetjem ukrepa, ki bi lahko negativno vplival na pravice zadevne osebe, če obstaja nujna zakonska podlaga za varstvo zaupnosti preiskave ali nacionalnega sodnega postopka, ne da bi se vnos opozorila zaustavil.

5. Kadar OLAF obvesti pristojnega odredbodajalca v skladu s členom 13, navede tudi, ali je treba varovati zaupnost preiskave ali nacionalnega sodnega postopka in ali je treba odložiti možnost, da zadevna oseba pisno izrazi svoja stališča.

6. Zadevni osebi se da možnost, da izrazi svoje mnenje, takoj ko razlogi za varstvo zaupnosti preiskave ali nacionalnega sodnega postopka prenehajo.

Člen 17

Varstvo podatkov in pravice oseb, na katere se nanašajo podatki

1. Pristojni odredbodajalec obvesti osebe, na katere se nanašajo podatki, da so lahko v sistem zgodnjega opozarjanja vključeni podatki o njih in komu se lahko ti podatki posredujejo. Te splošne informacije se razkrijejo v pisni obliki, zlasti pri povabilih k oddaji ponudb, razpisih za zbiranje predlogov, nagradnih natečajih, v odsotnosti razpisov pa pred dodelitvijo naročila ali nepovratnih sredstev.

2. Pristojni odredbodajalec, ki zahteva vnos opozorila, je pristojen za odnose z osebo, o kateri se podatki vnesejo v sistem zgodnjega opozarjanja. Odgovarja na zahtevke zadevnih oseb, na katere se nanašajo podatki, za popravke netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov, ter vse druge zahtevke ali vprašanja teh oseb.

3. Oseba lahko od računovodje tudi pisno zahteva informacije, ali je v sistemu zgodnjega opozarjanja.

Računovodja ji posreduje te informacije, razen če pristojni odredbodajalec, po potrebi v soglasju z OLAF-om, odloči, da se uporabljajo omejitve iz člena 20(1) Uredbe št. 45/2001.

4. Izbrisana opozorila so dostopna le za namene revizije in preiskav ter niso vidna uporabnikom sistema zgodnjega opozarjanja.

Vendar pa ostanejo osebni podatki v opozorilih, ki se nanašajo na fizične osebe, dostopni za te namene samo pet let po izbrisu opozorila.

Člen 18

Pregled opozorila

Če oseba, za katero je vneseno opozorilo v sistem zgodnjega opozarjanja, posreduje nove informacije, ki dokazujejo, da ni več razloga za opozorilo, pristojni odredbodajalec zahteva izbris opozorila.

Oseba, za katero je vneseno opozorilo o izključitvi v sistem zgodnjega opozarjanja, se lahko pritoži varuhu človekovih pravic in zahteva sodni preskus.

ODDELEK 4

POSLEDICE OPOZORIL

Člen 19

Splošna pravila glede posledic

1. Pristojni odredbodajalec prosi kontaktno osebo za opozorila, da mu posreduje vse relevantne informacije, na podlagi katerih bo lahko odločil glede posledic iz tega oddelka.

2. Kadar pristojni odredbodajalec na podlagi informacij, ki jih posreduje OLAF, zahteva vnos opozorila o preverjanju v skladu s členom 11, mora slediti postopku iz člena 14 ali 15 tega sklepa ter odločiti o posledicah v tesnem sodelovanju z OLAF-om v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 883/2013.

3. Pristojni odredbodajalec mora pri odločitvi o posledicah upoštevati naslednja merila za vsa opozorila:

(a) tveganja za finančne interese in ugled Unije;

(b) znesek in trajanje pravne obveznosti;

(c) nujnost izvajanja pravne obveznosti;

(d) naravo dejstev;

(e) resnost dejstev ter

(f) morebitne posledice za izvajanje pravne obveznosti.

Pri opozorilih o izključitvi pristojni odredbodajalec upošteva tudi naravo in resnost razlogov za izključitev in nujnost neprekinjenosti storitve.

4. Pristojni odredbodajalec v vsakem primeru pisno utemelji svojo odločitev o posledicah.

Člen 20

Posledice opozoril o preverjanju

1. V primeru postopkov za oddajo naročil ali dodelitev nepovratnih sredstev ali v primeru nagradnih natečajev je preverjanje lahko naslednje:

(a) pristojni odredbodajalec lahko zahteva dodatna dokazila, kot so določena v postopku za oddajo naročil ali dodelitev nepovratnih sredstev ali pri nagradnih natečajih;

(b) v postopku za dodelitev nepovratnih sredstev se lahko izvede analiza tveganja v povezavi s predfinanciranjem.

2. V primeru pravne obveznosti je preverjanje lahko naslednje:

(a) preverjanje, ali je ukrep skladen s pravno obveznostjo, vključno s spoštovanjem rokov in vsebino rezultatov;

(b) za obstoječa nepovratna sredstva preverjanje upravičenosti stroškov pred plačilom ali izvedba revizije ali pregledov na kraju samem.

Člen 21

Pravica izraziti mnenje po opozorilu o preverjanju

Postopek iz člena 15 tega sklepa in pravica izraziti mnenje iz člena 16 tega sklepa se uporabljata tudi, kadar namerava pristojni odredbodajalec na podlagi opozorila o preverjanju sprejeti ukrep, ki bi lahko negativno vplival na pravice zadevne osebe.

Člen 22

Posledice opozoril o izključitvi na postopke in pravne obveznosti

1. V primeru postopkov za oddajo naročil ali dodelitev nepovratnih sredstev ali v primeru nagradnih natečajev pristojni odredbodajalec osebo, za katero velja opozorilo o izključitvi, izključi iz sodelovanja v postopku za oddajo naročila ali dodelitev nepovratnih sredstev, razen če so izpolnjeni pogoji iz člena 106(2) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, kadar je oseba v monopolnem položaju.

2. V primeru obstoječih pravnih obveznosti pristojni odredbodajalec odloči o posledicah, vključno s katero koli od naslednjih možnosti:

(a) nadaljnje izvajanje naročila ali nepovratnih sredstev ter izvedba ustreznih preverjanj;

(b) začasna prekinitev roka za plačila v skladu s členom 92(2) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012;

(c) začasna prekinitev plačil v skladu s členom 208 Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012;

(d) začasna prekinitev izvajanja naročila ali nepovratnih sredstev v skladu s členoma 116 in 135(5) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012;

(e) odprava pravne obveznosti, če določba o njej predvideva odpravo na podlagi informacij, za katere je bilo vneseno opozorilo.

3. Če je oseba podizvajalec, pristojni odredbodajalec od ponudnika, kandidata ali izvajalca zahteva, da podizvajalca nadomesti.

Člen 23

Posledice opozoril o izključitvi na proračunske transakcije

1. V primeru opozorila o izključitvi pristojni odredbodajalec po potrebi potrdi v računovodskem sistemu, da je plačilo treba izvesti kljub obstoju opozorila.

2. Če je vneseno opozorilo, ni mogoče odobriti nobenih posameznih proračunskih obveznosti, vnesti nobenih posameznih pravnih obveznosti na proračunske račune na podlagi splošnih obveznosti ter skleniti nobenih spravnih obveznosti na podlagi začasnih obveznosti, razen če je oseba v monopolnem položaju v skladu s pogoji iz člena 106(2) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.

ODDELEK 5

KONČNE DOLOČBE

Člen 24

Razveljavitev

Sklep 2008/969/ES, Euratom o sistemu zgodnjega opozarjanja za odredbodajalce Komisije in izvajalske agencije se razveljavi.

Člen 25

Prehodne določbe

1. Opozorila o izključitvi, vnesena v skladu s Sklepom 2008/969/EC, Euratom, ostanejo aktivna do konca njihovega trajanja v skladu z navedenim sklepom.

2. Opozorila W1, W2 in W3b, vnesena v skladu s Sklepom 2008/969/ES, Euratom, štejejo v skladu s tem sklepom kot opozorila o preverjanju.

3. Opozorila W3a in W4 se vnašajo do 1. julija 2015 v skladu s pogoji iz Sklepa 2008/969/ES, Euratom. Za uporabo oddelka 4 tega sklepa štejejo opozorila W3a in W4 kot opozorila o preverjanju v skladu s tem sklepom. Sklep 2008/969/ES, Euratom se za opozorila W5b uporablja do 1. julija 2015.

Člen 26

Objava

Ta sklep se objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Bruslju, 13. novembra 2014 Za Komisijo Kristalina GEORGIEVA Podpredsednica

(1) UL L 298, 26.10.2012, str. 1.

(2) UL L 78, 19.3.2008, str. 1.

(3) UL L 248, 18.9.2013, str. 1.

(4) Sklep Komisije C(2014) 2784 z dne 30. aprila 2014 o notranjih pravilih za izvrševanje splošnega proračuna Evropske unije (oddelek Evropske komisije), ki veljajo za službe Komisije.

(5) UL L 344, 20.12.2008, str. 12.

(6) UL L 344, 20.12.2008, str. 125.

(7) COM(2014) 358, 18.6.2014.

(8) UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

(9) Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1268/2012 z dne 29. oktobra 2012 o pravilih uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (UL L 362, 31.12.2012, str. 1).

(10) Uredba Komisije (ES, Euratom) št. 1302/2008 z dne 17. decembra 2008 o centralni podatkovni zbirki o izključitvah (UL L 344, 20.12.2008, str. 12).