SL Uradni list Evropske unije C 289/6

PRAVILNIK O DOSTOPU JAVNOSTI DO DOKUMENTOV EVROPSKEGA PARLAMENTA

Sklep Predsedstva z dne 28. novembra 2001 (1) (2) (3)

(2005/C 289/06)

PREDSEDSTVO,

ob upoštevanju člena 255(2) in (3) Pogodbe ES,

ob upoštevanju Uredbe Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije, zlasti členov 11, 12 in 18,

ob upoštevanju člena 22 (2) in (11), člena 96 (1), člena 97 in priloge VII Poslovnika;

ob upoštevanju dejstva, da so splošna načela za dostop do dokumentov določena z Uredbo Evropskega parlamenta in Sveta št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 v skladu s členom 255(2) Pogodbe ES,

ob upoštevanju dejstva da je Evropski parlament v skladu s členom 255(3) Pogodbe ES in člena 18(1) Uredbe (ES) št. 1049/2001, s sklepom z dne 13. novembra 2001 sprejel Poslovnik,

ob upoštevanju dejstva, da je na osnovi člena 97 (2), (3) in (4) Poslovnika predsedstvo dolžno določiti pravila o oblikovanju registra referenc, natančne pogoje vpogleda in službo, pristojno za postopke v zvezi s temi dokumenti,

ker se s sklepom Evropskega parlamenta z dne 13. novembra 2001 razveljavita sklep predsedstva z dne 10. julija 1997 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta in sklep z dne 17. aprila 1998 o sistemu plačila pristojbin za izdajo dokumentov,

ker morajo biti ukrepi v zvezi s sistemom plačila pristojbin za izdajo dokumentov v skladu s členom 10 Uredbe (ES) št. 1049/2001, in sicer zaradi določitve dodatnih stroškov, ki jih mora plačati prosilec v primeru izdaje obsežnih dokumentov,

ker je smotrno, da se v enem samem sklepu združijo vsi ukrepi, ki zadevajo upravljanje registra dokumentov Evropskega parlamenta s ciljem zagotoviti preglednost v odnosu z državljani,

SKLENE

NASLOV I

REGISTER REFERENC

Člen 1

Oblikovanje

1. V skladu s členom 11(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001 in člena 97 (3) Poslovnika se v okviru Evropskega parlamenta oblikuje register referenc.

2. Register referenc obsega oznake dokumentov, ki jih je Evropski parlament izdelal sam ali jih je pridobil od drugih organov (4).

3. Reference predstavljajo „dokumentacijsko osebno izkaznico“, ki vsebuje podatke, kot jih določa člen 11(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001 in po možnosti tudi podatke o izvoru in jezikih, v katerih je dokument na voljo, status dokumenta, kategorijo dokumenta in kraj, kjer je dokument shranjen.

Člen 2

Cilji

Register referenc je zasnovan tako, da omogoča:

— uporabo enotnih referenčnih oznak,

— neposreden dostop do dokumentov, še zlasti zakonodajnih, v elektronski obliki,

— identifikacijo dokumentov, ki ne obstajajo v elektronski obliki,

— iskanje dokumentov, ki jih prosilec ni natančno označil,

— identifikacijo dokumentov, do katerih ima javnost omejen dostop, kot to določata člena 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001,

— vpis zaupnih dokumentov ob upoštevanju omejitev iz člena 9 zgoraj navedene uredbe.

Člen 3

Delovanje

Enota, pristojna za vodenje registra referenčnih oznak, je odgovorna:

— za nadzor vpisa dokumentov, ki jih je Evropski parlament izdelal sam ali jih je pridobil od drugih organov,

— za sprejem prošenj za dostop do dokumentov v pisni ali elektronski obliki in za vodenje posebne evidence za spoštovanje roka za odgovor, ki znaša 15 delovnih dni,

— za izdajo potrdila o prejemu,

— za pomoč prosilcu pri natančni opredelitvi vsebine njegove prošnje,

— za omogočanje lažjega dostopa do že objavljenih dokumentov,

— za posredovanje prošnje pristojni službi oziroma osebi, kadar se prošnja nanaša na dokument, ki ga ni v registru, ali kadar se prošnja nanaša na dokument, ki je predmet omejitev iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001,

— za dogovor s prosilcem v zvezi s prošnjami po zelo dolgih ali kompleksnih dokumentih.

Člen 4

Vpis dokumentov

1. Vsi dokumenti, ki jih je Evropski parlament izdelal sam, so v register referenc vpisani v najkrajšem možnem času. Generalni sekretar podrobneje predpiše postopke, potrebne za vpis dokumentov, ki jih je izdelal Evropski parlament.

2. Dokumenti Evropskega parlamenta iz člena 97 (2) Uredbe, so v register referenc vpisani z vednostjo organa ali službe, ki je avtor dokumenta.

3. Dokumenti, nastali v zakonodajnem postopku ali v okviru parlamentarne dejavnosti, se v register vpišejo, kakor hitro so predlagani ali objavljeni.

4. Drugi dokumenti, ki spadajo v pristojnost upravnih služb Generalnega sekretariata Evropskega parlamenta, se v register referenc vpišejo takoj, ko služba — avtor dokumenta izda potrebno dovoljenje.

5. Dokumenti, ki jih Evropski parlament pridobi od drugih oseb iz člena 3 Uredbe (ES) št. 1049/2001, mora služba za sprejem pošte predati registru referenc, ki jih vpiše, razen v primeru občutljivih dokumentov skladno s členom 9 zgoraj navedene uredbe, pri čemer je obvezno potrebno upoštevati omejitve navedenega člena.

Člen 5

Neposredno dostopni dokumenti

1. Vsi dokumenti, ki jih Evropski parlament izdela sam oziroma jih pridobi od drugih oseb in se navezujejo na zakonodajni postopek, morajo biti državljanom dostopni v elektronski obliki. Izjema so dokumenti, za katere veljajo omejitve iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

2. Evropski parlament omogoči dostop do vseh zakonodajnih dokumentov preko registra, s čemer imajo državljani možnost dostopa do integralnih besedil dokumentov.

3. Evropski parlament dostop do registra omogoči preko svoje spletne strani Europarl. Državljanom pri oddaji zahtev za dostop do dokumentov nudi pomoč 'on line'.

4. Drugi dokumenti, še zlasti v zvezi s pripravo določene politike ali strategije, so dostopni neposredno, kolikor je to mogoče.

5. Kategorije neposredno dostopnih dokumentov se navedejo v seznamu, ki ga sprejme Evropski parlament in ki je priloga poslovnika. Dokumenti, ki v seznamu niso navedeni, so javnosti dostopni na osnovi pisne zahteve.

Člen 6

Dokumenti, dostopni na osnovi prošnje

1. Dokumenti, ki jih Evropski parlament izdela sam oziroma jih pridobi od drugih oseb in se ne nanašajo na zakonodajni postopek, so državljanom dostopni neposredno preko registra. Izjeme so dokumenti, za katere veljajo omejitve iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

2. Kadar vpis dokumenta v registru referenc ne omogoča neposrednega dostopa do integralnega besedila, bodisi ker dokument ni v elektronski obliki, bodisi zaradi veljavnih izjem iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001, lahko prosilec prosi za dostop do dokumenta s pisno prošnjo oziroma z izpolnitvijo elektronskega obrazca na spletni strani Europarl. Evropski parlament lahko dostop do dokumenta odobri oziroma pisno utemelji, zakaj dostop delno ali v celoti zavrača.

3. Dokumenti, ki jih je Evropski parlament izdelal oziroma prejel pred uveljavitvijo uredbe (ES) št. 1049/2001, in torej niso vpisani v register referenc, so dostopni na osnovi pisne zahteve. Izjema so dokumenti iz členov 4 in 9 zgoraj navedene uredbe.

Člen 7

Shranjevanje dokumentov

1. Vsi dokumenti so shranjeni v arhivu baze podatkov registra referenc. Baza podatkov vsebuje vse dokumente, ki jih je izdelal Evropski parlament. Kopija podatkov in dokumentov se posreduje zgodovinskemu arhivu Evropskega parlamenta (ARCDOC).

2. Dokler baza podatkov za arhiviranje v register vpisanih dokumentov ni operativna, bo pristojna služba vzpostavila povezave z že obstoječimi sistemi in bazami podatkov v Evropskem parlamentu, s čemer bo pridobila potrebne podatke in omogočila dostop javnosti do integralnih besedil dokumentov.

NASLOV II

ZAČETNA PROŠNJA

Člen 8

Vložitev začetne prošnje

1. Prošnja za dostop do določenega dokumenta Evropskega parlamenta se vloži v pisni ali elektronski obliki v enem od jezikov, naštetih v členu 314 Pogodbe ES.

2. Prošnja mora vsebovati natančne navedbe, ki bodo omogočile identifikacijo želenega dokumenta oz. dokumentov, kot tudi ime in naslov prosilca.

3. Če je prošnja nepopolna, Evropski parlament prosilca pozove, naj jo dopolni, pri čemer mu nudi potrebno pomoč.

4. Prosilcu prošnje ni potrebno utemeljiti.

Člen 9

Postopek s pisno prošnjo

1. Vsako prošnjo za dostop do določenega dokumenta pri Evropskem parlamentu poštna služba takoj po prejemu posreduje službi za vodenje registra referenc, ki mora v dogovorjenem času izdati potrdilo o prejemu, sestaviti odgovor in predložiti dokument.

2. Če se prošnja nanaša na dokument, ki ga je izdelal Evropski parlament in za katerega velja ena izmed izjem, predvidenih s členom 4 Uredbe (ES) št. 1049/2001, se služba za vodenje registra referenc poveže s službo oziroma organom — avtorjem dokumenta, ki mora v roku 5 delovnih dni predlagati nadaljnji postopek.

3. Če se prošnja nanaša na dokument, ki ga je Evropski parlament prejel od tretje osebe in v zvezi z njim obstaja dvom glede prostega dostopa do njegove vsebine, se Evropski parlament posvetuje z avtorjem, kateremu določi rok 5 delovnih dni za odgovor, s katerim določi, če za dokument velja ena od izjem iz členov 4 in 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

4. Če je prošnja za dostop naslovljena na Evropski parlament, zadeva pa dokument, ki ga organ — avtor dokumenta še ni objavil, Evropski parlament organu, odgovornemu za dokument, določi rok 5 delovnih dni, v katerem lahko izrazi zadržke v zvezi z vpogledom v dokument.

5. Če odgovor ne dospe v roku 5 delovnih dni, Parlament nadaljuje s postopkom.

Člen 10

Postopek z zahtevo v obliki elektronskega zapisa

1. Za vložitev zahteve v elektronski obliki se uporabi naslov na spletni strani Evropskega parlamenta, pri čemer se v največji možni meri uporabi v ta namen pripravljeni elektronski formular in sistem pomoči 'on line'.

2. Prošnje v obliki elektronskega zapisa, naslovljene na spletno stran Evropskega parlamenta „Europarl“, se avtomatično prenesejo na službo za vodenje registra referenc, ki jo vpiše v evidenco in prične postopek.

3. Prošnja, ki v Evropski parlament prispe v obliki elektronskega zapisa in vsebuje vse potrebne navedbe iz člena 8, avtomatično sproži izdajo potrdila o prejemu pošiljke.

4. Postopki iz člena 9 (2 in naslednji) tega sklepa v zvezi s postopkom s pisno prošnjo veljajo tudi za prošnje, vložene v elektronski obliki.

Člen 11

Rok za odgovor

1. Služba za vodenje registra referenc v roku 15 delovnih dni od dneva vpisa zahteve odredi dostop do želenega dokumenta in ga v istem roku tudi dostavi.

2. Če Evropski parlament ne omogoči dostopa do želenega dokumenta, prosilcu izda pisno odločbo o razlogih za delno ali popolno zavrnitev, ki vsebuje tudi pouk o njegovi pravici do vložitve ponovne prošnje.

3. V tem primeru lahko prosilec v roku 15 delovnih dni od dneva prejema odgovora vloži ponovno prošnjo.

4. V primeru, ko gre za zelo dolg dokument ali za veliko število dokumentov, se izjemoma lahko rok iz prvega odstavka tega člena podaljša za 15 delovnih dni, o čemer se z ustrezno obrazložitvijo prosilca predhodno obvesti.

5. Če Evropski parlament v določenem roku ne posreduje odgovora, ima prosilec pravico do vložitve ponovne zahteve.

6. Rok 15 delovnih dni iz člena 7 Uredbe (ES) št. 1049/2001 prične teči od datuma vpisa začetne zahteve.

Člen 12

Pristojni organ

1. Začetne prošnje, naslovljene na Evropski parlament, obravnava generalni sekretar, ki je podrejen predsedniku in podpredsedniku, pristojnemu za nadzor postopkov v zvezi s prošnjami za dostop do dokumentov, kot to predvideva člen 97 (6) Poslovnika.

2. Pritrdilni odgovori na začetne prošnje prosilcu posreduje generalni sekretar ali njegov pooblaščenec.

3. Odločitev o ustrezno utemeljeni zavrnitvi začetne prošnje sprejme generalni sekretar na osnovi predloga službe za register in po posvetovanju z avtorjem dokumenta. Vse odločitve o zavrnitvi se posredujejo v vednost podpredsednika, zadolženega za vprašanja v zvezi s preglednostjo.

4. Generalni sekretar ali njegov pooblaščenec lahko v zvezi z varovanjem podatkov kadar koli zaprosi za mnenje pravno službo in/ali ustreznega pooblaščenca.

NASLOV III

PONOVNA PROŠNJA

Člen 13

Vložitev

1. Ponovna prošnja se lahko naslovi na Evropski parlament v pisni ali elektronski obliki v roku 15 delovnih dni od dneva prejema popolne ali delne zavrnitve dostopa do zaprošenega dokumenta oziroma v primeru, da prosilec v tem roku ne prejeme nobenega odgovora na prvo prošnjo.

2. Ponovna prošnja mora biti oblikovana glede na formalne zahteve, določene s členom 18 tega sklepa.

Člen 14

Postopek

1. Ponovne zahteve se vpišejo kot to predvidevata člena 9 (1) in 10 (2) tega sklepa za pisne zahteve oziroma za zahteve v obliki elektronskega zapisa.

2. Služba za vodenje registra referenc prosilcu izda potrdilo o prejemu in prične postopek skladno s členoma 9 in 10 tega sklepa z namenom priprave odgovora Evropskega parlamenta.

3. Evropski parlament v roku 15 delovnih dni od vpisa zahteve omogoči dostop do dokumenta oziroma pisno posreduje razloge za popolno ali delno zavrnitev.

4. V primeru, ko gre za zelo dolg dokument ali za veliko število dokumentov, se izjemoma lahko rok iz prejšnjega odstavka podaljša za 15 delovnih dni, o čemer se z ustrezno obrazložitvijo prosilca predhodno obvesti.

Člen 15

Pristojni organ

1. Odgovor na ponovne zahteve je v pristojnosti predsedstva Evropskega parlamenta. Sklep o ponovnih zahtevah v imenu predsedstva in z njegovim pooblastilom sprejme podpredsednik, zadolžen za vprašanja v zvezi s preglednostjo.

2. Njegova naloga je, da predsedstvo o sklepu obvesti na prvi seji, ki sledi sprejetemu sklepu in obvestilu prosilca. Če presodi, da je potrebno, v postavljenih rokih predsedstvu predloži osnutek sklepa, zlasti v primerih, ko bi se odgovor nanašal na načelna vprašanja politike, ki jo Evropski parlament vodi na področju preglednosti. Podpredsednik mora v odgovoru prosilcu upoštevati sklep predsedstva, ki je zanj zavezujoč

3. Podpredsednik in predsedstvo sprejmeta sklep na osnovi predloga, ki ga na zahtevo generalnega sekretarja pripravi služba za register. Služba za register lahko za mnenje zaprosi pravno službo in/ali pooblaščenca s področja varovanja podatkov, ki morata svoje mnenje pripraviti najkasneje v treh delovnih dnevih.

Člen 16

Pritožba

1. Če Evropski parlament vztraja pri popolni ali delni zavrnitvi zahteve za dostop do določenega dokumenta, prosilca obvesti o pravnih sredstvih, ki jih ima na voljo, in sicer: sprožitev sodnega postopka proti instituciji in /ali pritožba, naslovljena na varuha človekovih pravic, pod pogoji, določenimi s členoma 230 in 195 Pogodbe ES.

2. Če Evropski parlament ne odgovori v predpisanem roku, se šteje, da je odgovor negativen in prosilec ima pravico do pritožbe v skladu z določbami prejšnjega odstavka.

NASLOV IV

VPIS OBČUTLJIVIH DOKUMENTOV IN DOSTOP DO NJIH

Člen 17

Vpis občutljivih dokumentov

1. Vpis dokumentov z oznako občutljivi v smislu člena 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001, ki izvirajo iz institucij, agencij, držav članic, tretjih držav ali mednarodnih organizacij, je pogojen s predhodnim soglasjem organa, ki jih je izdal.

2. Organ, ki je dokument z oznako občutljiv izdal, bo dokument po najustreznejši poti posredoval neposredno predsedniku Evropskega parlamenta, s čemer bo zagotovljena zaupnost vsebine dokumenta.

3. Organ — avtor občutljivega dokumenta mora še pred njegovim posredovanjem jasno izraziti svoje stališče glede izdaje dovoljenja za vpis dokumenta in možnosti vpogleda.

4. Če se organ — avtor strinja z vpisom takšnega dokumenta v register referenc Evropskega parlamenta, potem mora predsednik določiti, katere oznake so lahko navedene v registru. Pri tem ima predsednik svetovalce, in sicer podpredsednika, pristojnega za nadzor postopkov v zvezi s prošnjami za dostop do dokumentov, generalnega sekretarja in po potrebi tudi predsednika ustreznega odbora.

5. Dokumenti, ki jih je Evropski parlament izdelal na osnovi dokumentov z oznako občutljiv v smislu člena 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001, so vpisani in dani na vpogled izključno na podlagi dovoljenja predsednika. Za oznake, pod katerimi bo takšen dokument vpisan, veljajo isti pogoji kot v prejšnjem odstavku.

6. Če katera od ustanov dvomi o zaupnosti dokumentov, ki jih prejme Parlament, se zadeva pošlje medinstitucionalnemu odboru, ustanovljenemu skladno s členom 15(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001.

Člen 18

Postopek z zahtevo za dostop

1. Zahteve za dostop do občutljivih dokumentov v smislu člena 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001, ki so v pisni ali elektronski obliki, se vpišejo kot to določata člena 9 (1) ali 10(2) tega sklepa.

2. Generalni sekretar zahteve za dostop do občutljivega dokumenta posreduje predsedniku. Odgovor na začetno ali ponovno zahtevo pripravi predsedstvo, ki nalogo v skladu s členom 22 (10) Poslovnika Evropskega parlamenta lahko prenese na predsednika. V tem primeru ima predsednik svetovalce, in sicer podpredsednika, pristojnega za nadzor postopkov v zvezi s prošnjami za dostop do dokumentov, generalnega sekretarja ali po potrebi predsednika ustreznega odbora.

3. Rok 15 delovnih dni iz členov 7 in 8 Uredbe (ES) št. 1049/2001, prične teči se šteje od datum vpisa začetne ali ponovne zahteve.

Člen 19

Pooblaščene osebe

Osebe, pooblaščene za vpogled v občutljive dokumente, so: predsednik Evropskega parlamenta, podpredsednik, pristojen za postopke v zvezi s prošnjami za dostop do dokumentov, predsednik ustreznega odbora in generalni sekretar, razen v primerih, ko sporazumi z drugimi ustanovami predvidevajo drugače.

Člen 20

Varovanje občutljivih dokumentov

1. Za občutljive dokumente iz člena 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001 veljajo stroga varnostna pravila, ki zagotavljajo zaupnost postopka znotraj ustanove.

2. V tej zvezi generalni sekretar predsedstvu predloži osnutek pravilnika, ki bo upošteval stike in sporazume s Komisijo in Svetom.

3. Po odobritvi predloga s strani predsedstva, bo le-ta predložen v sprejetje skupščini, sprejeto besedilo pa bo priloženo Poslovniku Evropskega parlamenta.

NASLOV V

IZDAJA DOKUMENTOV

Člen 21

Izdaja

1. Dokumenti se izdajo v tiskani ali elektronski obliki, kar je v celoti odvisno od želje prosilca.

2. Če je Evropski parlament ali kakšna druga ustanova določen dokument že dal v javnost in je dostopen brez težav, lahko Evropski parlament omogoči dostop do želenega dokumenta tako, da prosilcu posreduje ustrezne informacije o tem, kje si dokument lahko ogleda.

Člen 22

Stroški odgovora

1. Stroške izdelave kopij in njihovega pošiljanja lahko nosi prosilec. V nobenem primeru stroški ne smejo presegati dejanskih stroškov postopka.

2. Prosilec ne nosi stroškov v primeru vpogleda v dokumente na kraju samem in/ali kadar število kopij ne presega 20 strani formata A4, kot tudi kadar dokumente najde neposredno v elektronski obliki ali po registru.

Člen 23

Prošnja v zvezi z obsežnimi dokumenti

1. Dokumenti, ki presegajo 20 strani formata A4, se izdajo na osnovi plačila pristojbine v višini 10 EUR plus 0,03 EUR na stran.

2. Višina pristojbine se lahko spremeni z odločitvijo predsedstva Evropskega parlamenta na osnovi predloga generalnega sekretarja.

3. O stroških, nastalih pri drugačnih načinih posredovanja dokumentov, odloči generalni sekretar, pri čemer pa stroški ne smejo presegati dejanskih stroškov postopka.

4. V primeru ponavljajočih ali neprestanih zahtev v zvezi z zelo dolgimi dokumenti ali z velikim številom dokumentov se Evropski parlament lahko neformalno poveže s prosilcem z namenom, da najdeta soglasno rešitev.

5. Ta sklep se ne nanaša na objavljene dokumente, za katere velja njim lasten cenovni režim.

Člen 24

Dodatni stroški prevoda

Če prosilec želi dobiti prevod dokumenta v jezik, v katerem dokument ni na voljo, zanj velja tarifa, sprejeta v okviru Parlamenta za prevode, ki jih opravljajo zunanji, „free-lance“ prevajalci.

NASLOV VI

IZVAJANJE

Člen 25

Izvajanje

Sklep se izvaja ob upoštevanju določb Uredbe (ES) št. 1049/2001 in Poslovnika Evropskega parlamenta in brez poseganja vanje.

Člen 26

Revizija

Sklep se ponovno preuči dve leti po uveljavitvi. Generalni sekretar Evropskega parlamenta takrat pripravi poročilo o njegovem izvajanju.

Člen 27

Začetek veljavnosti

Sklep prične veljati na dan objave v Uradnem listu Evropske unije (5). Register referenc, oblikovan na osnovi tega sklepa, stopi v veljavo 3. junija 2002.

(1) Objavljeno v Uradnem listu Evropske unije C 374 z dne 29. decembra 2001, str. 1-6.

(2) Prečiščeno besedilo predsedstva z dne 3. maja 2004.

(3) Spremenjeno v predsedstvu 26. septembra 2005.

(4) to je 3. decembra 2001.

(5) to je 29. decembra 2001.