SKLEP EVROPSKE AGENCIJE ZA KEMIKALIJE

z dne 20. junija 2019

o notranjih pravilih glede omejitev določenih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v okviru delovanja Evropske agencije za kemikalije

UPRAVNI ODBOR EVROPSKE AGENCIJE ZA KEMIKALIJE (v nadaljnjem besedilu: Agencija) –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (1) in zlasti člena 25 Uredbe,

ob upoštevanju Uredbe (ES) št. 1907/2006 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2006 o registraciji, evalvaciji, avtorizaciji in omejevanju kemikalij (REACH), o ustanovitvi Evropske agencije za kemikalije ter spremembi Direktive 1999/45/ES ter razveljavitvi Uredbe Sveta (EGS) št. 793/93 in Uredbe Komisije (ES) št. 1488/94 ter Direktive Sveta 76/769/EGS in direktiv Komisije 91/155/EGS, 93/67/EGS, 93/105/ES in 2000/21/ES (2) in zlasti člena 78 Uredbe,

ob upoštevanju mnenja ENVP z dne 14. maja 2019 in navodil ENVP glede člena 25 nove uredbe in notranjih pravil,

po posvetu z odborom uslužbencev,

ob upoštevanu naslednjega:

(1) Agencija svoje dejavnosti izvaja v skladu z Uredbo (ES) št. 1907/2006.

(2) V skladu s členom 25(1) Uredbe (EU) 2018/1725 morajo omejitve uporabe členov 14 do 22, 35 in 36, kot tudi člena 4 Uredbe, v kolikor se ta določila nanašajo na pravice in dolžnosti, ki so zajete v členih 14 do 22, temeljiti na notranjih pravilih, ki jih sprejme Agencija, kadar ne temeljijo na pravnih aktih, ki se sprejemajo na podlagi Pogodb.

(3) Ta notranja pravila, vključno z njenimi določili glede ocenjevanja potrebe in sorazmernosti omejitve, se ne smejo uporabljati v primerih, kjer pravni akt, ki je bil sprejet na podlagi Pogodb, predvideva omejitve pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

(4) Kadar ECHA izvaja svoje naloge v zvezi s pravicami posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725, bo upoštevala, ali veljajo kakršne koli izjeme, ki izvirajo iz te uredbe.

(5) V okviru svojega upravnega delovanja lahko Agencija izvaja upravna poizvedovanja, disciplinske postopke, preliminarne dejavnosti v zvezi s primeri morebitnih nepravilnosti, ki se sporočajo uradu OLAF, postopke primerov žvižgaštva, formalne in neformalne postopke za preprečevanje nadlegovanja, postopke notranjih in zunanjih pritožb, notranje revizije, preglede s strani uradne osebe za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) 2018/1725 in notranje (IT) varnostne preiskave.

(6) Agencija obdeluje številne kategorije osebnih podatkov, vključno s trdimi podatki („objektivnimi“ podatki, kot npr. identifikacijski podatki, kontaktni podatki, profesionalni podatki, upravni podatki, podatki, prejeti s strani določenih virov, elektronska komunikacija in podatki o prometu) in/ali mehkimi podatki („subjektivnimi“ podatki, ki se nanašajo na primer na utemeljevanje, vedenjske podatke, ocenjevanje, podatke o učinkovitosti in ravnanju ter podatke, ki se nanašajo oziroma se omenjajo v zvezi s predmetom postopka ali dejavnosti).

(7) Agencija, ki jo zastopa izvršni direktor, deluje kot upravljavec podatkov ne glede na nadaljnja pooblastila vloge upravljavca v Agenciji, da se izraža operativna odgovornost za določene postopke obdelave osebnih podatkov.

(8) Osebni podatki so varno shranjeni v elektronskem okolju oziroma na papirju, kjer je nezakonit dostop do njih ali njihov prenos onemogočen za osebe, ki nimajo nobene potrebe po vedenju. Osebni podatki, ki se obdelujejo, so shranjeni samo za čas, ki je potreben in primeren za namene, za katere se obdelujejo, in za določeno obdobje, navedeno v obvestilih o varstvu podatkov, izjavah o varstvu podatkov ali v evidencah Agencije.

(9) Notranja pravila morajo veljati za vse postopke obdelave podatkov, ki jih opravlja Agencija pri izvajanju upravnih poizvedovanj, disciplinskih postopkov, preliminarnih dejavnosti v zvezi s primeri morebitnih nepravilnosti, ki se sporočajo uradu OLAF, postopkov primerov žvižgaštva, formalnih in neformalnih postopkov za preprečevanje nadlegovanja, postopkov notranjih in zunanjih pritožb, notranjih revizij, pregledov s strani uradne osebe za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) 2018/1725, notranje (IT) varnostne preiskave, ki se izvaja interno ali z zunanjo pomočjo (npr. CERT-EU).

(10) Uporabljati bi se morala za postopke delovanja, ki se izvajajo pred začetkom postopkov, navedenih zgoraj, med izvajanjem teh postopkov in med spremljanjem rezultatov teh postopkov. Prav tako bi morala vključevati pomoč in sodelovanje, ki ju Agencija zagotavlja nacionalnim organom in mednarodnim organizacijam zunaj svojih upravnih preiskav.

(11) V primerih, ko se uporabljajo ta notranja pravila, mora Agencija predložiti utemeljitve, iz katerih je razvidno, zakaj so omejitve nujno potrebne in sorazmerne v demokratični družbi, ter spoštovati bistvo temeljnih pravic in svoboščin.

(12) V tem okviru je Agencija v največji mogoči meri zavezana k spoštovanju temeljnih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, med izvajanjem zgoraj omenjenih postopkov, še posebno tistih pravic, ki se nanašajo na pravico do zagotovitve informacij, dostopa in popravka, pravico do izbrisa, omejitve obdelave, pravico do obveščanja posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, o kršitvi varstva osebnih podatkov oziroma do zaupnosti komunikacije, kot je določeno v Uredbi (EU) 2018/1725.

(13) Vendar pa lahko Agencija omeji posredovanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, ter druge pravice teh posameznikov, še posebno tiste, ki varujejo lastne preiskave, preiskave in postopke drugih javnih organov ter pravice in svoboščine drugih oseb v zvezi s njenimi preiskavami ali drugimi postopki.

(14) Agencija lahko tako omeji informacije, da bi zaščitila preiskavo ter pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

(15) Agencija mora občasno spremljati pogoje, ki upravičujejo omejitev, v primeru neupravičenosti le-teh pa omejitev odpraviti.

(16) Upravljavec podatkov mora uradno osebo za varstvo podatkov obvestiti v trenutku odloga in v času revizije –

JE SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1 Predmet in obseg 1. Ta sklep določa pravila v zvezi s pogoji, pod katerimi lahko Agencija v okviru svojih postopkov iz drugega odstavka omeji uveljavljanje pravic iz členov 14 do 21, 35 in 36, kot tudi člena 4, skladno s členom 25 Uredbe (EU) 2018/1725. 2. V okviru upravnega delovanja Agencije se ta sklep nanaša na postopke obdelave osebnih podatkov s strani urada za namen izvajanja upravnega poizvedovanja, disciplinskih postopkov, preliminarnih dejavnosti v zvezi s primeri morebitnih nepravilnosti, ki se sporočajo uradu OLAF, postopkov primerov žvižgaštva, formalnih in neformalnih postopkov za preprečevanje nadlegovanja, postopkov notranjih in zunanjih pritožb, notranjih revizij, pregledov s strani uradne osebe za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) 2018/1725 in notranje (IT) varnostne preiskave, ki se izvajajo interno ali z zunanjo pomočjo (npr. CERT-EU). 3. Zadevne kategorije podatkov so trdi podatki („objektivni“ podatki, kot npr. identifikacijski podatki, kontaktni podatki, profesionalni podatki, upravni podatki, podatki, prejeti s strani določenih virov, elektronska komunikacija in podatki o prometu) in/ali mehki podatki („subjektivni“ podatki, ki se nanašajo na primer na utemeljevanje, vedenjske podatke, ocenjevanje, podatke o učinkovitosti in ravnanju ter podatki, ki se nanašajo oziroma se omenjajo v zvezi s predmetom postopka ali dejavnosti). 4. Kadar Agencija izvaja svoje naloge v zvezi s pravicami posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725, bo upoštevala, ali veljajo kakršne koli izjeme, ki izvirajo iz te uredbe. 5. Omejitve so odvisne od pogojev v tem sklepu in se lahko uporabljajo pri naslednjih pravicah: posredovanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, pravica do dostopa, popravka, izbrisa, omejitev obdelave, sporočanje posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, o kršitvah varstva osebnih podatkov oziroma zaupnosti komunikacije.

Člen 2 Specifikacije upravljavca podatkov in varovalke 1. Varovalke, ki so vzpostavljene z namenom izogibanja kršitvam varstva osebnih podatkov, uhajanju podatkov ali nepooblaščenemu razkritju, so naslednje: (a) papirni dokumenti morajo biti shranjeni v varovanih omarah, ki so dostopne samo pooblaščenemu osebju; (b) vsi elektronski podatki morajo biti shranjeni v varni IT-aplikaciji glede na varnostne standarde Agencije, kot tudi v določenih elektronskih mapah, do katerih lahko dostopa samo pooblaščeno osebje. Ustrezne stopnje dostopa se dodelijo posamezno; (c) podatkovne zbirke morajo biti zaščitene z geslom v enotnem sistemu prijave, kjer se povezava vzpostavi samodejno na osnovi uporabniškega imena in gesla. Zamenjava uporabnikov je strogo prepovedana. Elektronski zapisi morajo biti varno shranjeni z namenom varovanja zaupnosti in zasebnosti podatkov, ki jih vsebujejo; (d) za vse osebe, ki imajo dostop do podatkov, velja obveza zaupnosti. 2. Upravljavec podatkov pri postopkih obdelave je Agencija, ki jo zastopa izvršni direktor, ki lahko delegira funkcijo upravljavca podatkov. Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, bodo o pooblaščenem upravljavcu podatkov obveščeni z obvestilom ali dokumentom, objavljenim na spletni strani in/ali na intranetu Agencije. 3. Veljavno obdobje hrambe osebnih podatkov iz člena 1(3) ne sme biti daljše, kot je to potrebno in ustrezno za namene, za katere se ti podatki obdelujejo. V nobenem primeru ne sme biti daljše od veljavnega obdobja hrambe, kot je opredeljeno v obvestilih o varstvu podatkov, izjavah o varstvu oz. evidencah iz člena 5(1). 4. Kadar Agencija namerava vzpostaviti omejitev, je treba pretehtati tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, še posebno tveganje za pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in tveganje ogrožanja učinkovitosti preiskave ali postopka Agencije, npr. z uničenjem dokazov. Tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, primarno zadevajo in niso omejena na tveganja ugleda, na tveganja pravice do obrambe in pravice do izjave.

Člen 3 Omejitve 1. Omejitve lahko izvede Agencija samo za zaščito: (a) preprečevanja, preiskovanja, zaznavanja in preganjanja kaznivih dejanj oziroma izvajanja kazni, kar vključuje tudi preprečevanje in zaščito pred nevarnostjo za javno varnost; (b) notranje varnosti institucij in organov Unije, vključno njihovih elektronskih komunikacijskih omrežij; (c) spremljanja, pregledovanja ali regulativne funkcije, povezane z izvajanjem organov oblasti v primerih, ki so navedeni v točki (a); (d) posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, oz. pravic in svoboščin drugih. 2. Kot posebna uporaba namenov, kot je opisano v prvem odstavku zgoraj, lahko Agencija uporabi omejitve v zvezi z osebnimi podatki, izmenjanimi s službami Komisije oziroma drugimi institucijami, organi, agencijami in uradi Unije, pristojnimi organi držav članic oziroma tretjih držav ali mednarodnimi organizacijami, v naslednjih primerih: (a) kjer se izvajanje takšnih pravic in dolžnosti lahko omeji s strani služb Komisije ali drugih institucij, organov, agencij in uradov Unije na podlagi drugih aktov iz člena 25 Uredbe (EU) 2018/1725 ali v skladu s poglavjem IX te uredbe oziroma z ustanovitvenimi akti drugih institucij, organov, agencij in uradov Unije; (b) kjer se izvajanje takšnih pravic in dolžnosti lahko omeji s strani pristojnih organov držav članic na podlagi aktov iz člena 23 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta (3) oz. nacionalnih ukrepov, s katerimi so preneseni členi 13(3), 15(3) oziroma 16(3) Direktive (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta (4); (c) kjer lahko izvajanje takšnih pravic in dolžnosti ogrozi sodelovanje Agencije s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami pri opravljanju svojih nalog. Pred uvedbo omejitev v pogojih, ki so navedeni v točkah (a) in (b) prvega pododstavka, se bo Agencija posvetovala z ustreznimi službami Komisije, institucijami, organi, agencijami in uradi Unije oziroma pristojnimi organi držav članic, razen če je Agenciji jasno, da je uvedba omejitve določena z enim od aktov, ki so navedeni v teh točkah. 3. Vsakršna omejitev mora biti potrebna in sorazmerna z upoštevanjem tveganj za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter bistva temeljnih pravic in svoboščin v demokratični družbi. 4. Če se odloča o uvedbi omejitve, je treba izvesti preizkus potrebe in sorazmernosti na podlagi obstoječih pravil. V vsakem primeru bo to zabeleženo v opombi notranje ocene za namene odgovornosti. 5. Omejitve bodo odpravljene takoj, ko ne bodo več izpolnjeni pogoji, ki zahtevajo njihovo uvedbo. Še posebno, kjer se predvideva, da uvedba omejene pravice ne bo več ogrožala učinkovitosti uvedene omejitve oziroma negativno vplivala na pravice ali svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

Člen 4 Pregled uradne osebe za varstvo podatkov 1. Agencija bo brez nepotrebnega odlašanja uradno osebo za varstvo podatkov Agencije (v nadaljnjem besedilu: DPO) obvestila vsakič, ko bo upravljavec podatkov omejil uveljavljanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ali podaljšal omejitve v skladu s tem sklepom. Upravljavec podatkov bo DPO omogočil dostop do evidenc, ki vsebujejo oceno potrebnosti in sorazmernosti omejitve, ter v evidenco zapisal datum, ko je obvestilo posredoval DPO. 2. DPO lahko od upravljavca podatkov pisno zahteva pregled uporabe omejitev. Upravljavec podatkov bo DPO pisno obvestil o rezultatih zahtevanega pregleda. 3. Upravljavec podatkov bo obvestil DPO o odpravi omejitve.

Člen 5 Omejitve pravice do informacij 1. V ustrezno utemeljenih primerih in ob upoštevanju pogojev iz tega sklepa lahko upravljavec podatkov omeji pravico do informacij v okviru naslednjih postopkov obdelave podatkov: (a) izvedba upravnih poizvedovanj in disciplinskih postopkov; (b) preliminarne dejavnosti v zvezi s primeri morebitnih nepravilnosti, ki se sporočajo OLAF; (c) postopki žvižgaštva; (d) formalni in neformalni postopki za primere nadlegovanja; (e) postopki notranjih in zunanjih pritožb; (f) notranje revizije; (g) preiskave, izvedene s strani uradne osebe za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) 2018/1725; (h) (IT) varnostne preiskave, ki se izvajajo interno ali z zunanjo pomočjo (npr. CERT-EU). Agencija bo v obvestila o varstvu podatkov, izjave o varstvu podatkov oz. evidence v smislu člena 31 Uredbe (EU) 2018/1725, ki so objavljene na njeni spletni strani in/ali na intranetu, na podlagi česar obvešča posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, o njihovih pravicah v okviru danega postopka, vključila informacije v zvezi z morebitnimi omejitvami teh pravic. Informacije bodo določale, katere pravice se lahko omejijo, razloge za omejitev in morebitno trajanje. 2. Brez poseganja v določila tretjega odstavka bo Agencija, kjer je to sorazmerno, prav tako na individualni osnovi obvestila vse posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki in imajo pomisleke o določenih postopkih obdelave, o njihovih pravicah glede trenutnih in prihodnjih omejitvah brez nepotrebnega odlašanja in v pisni obliki. 3. Kadar Agencija bodisi delno bodisi v celoti omeji posredovanje informacij posameznikom iz drugega odstavka, na katere se nanašajo osebni podatki, mora zabeležiti razloge za omejitev, pravno podlago v skladu s členom 3 tega sklepa ter oceno potrebe in sorazmernosti omejitve. Evidence in dokumente (kjer je to primerno), ki vsebujejo osnovne dejanske in pravne elemente, je treba zabeležiti. Treba jih je dati na voljo Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov na njegov poziv. 4. Omejitev iz tretjega odstavka ostane v veljavi, dokler veljajo razlogi, ki jo upravičujejo. Če razlogi niso več veljavni, mora Agencija posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, poslati informacije o osnovnih razlogih, na katerih je temeljila uporaba omejitev. Prav tako mora Agencija posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvestiti o pravici do vložitve pritožbe pri Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov oz. o pravici do pravnega sredstva v sodnem postopku pri Sodišču Evropske unije. Agencija mora vsakih šest mesecev od uporabe omejitve pregledati njeno smiselnost, kot tudi ob koncu ustreznega povpraševanja, postopka ali preiskave. Upravljavec podatkov mora vsakih šest mesecev oceniti potrebo po ohranitvi vsakršne omejitve.

Člen 6 Omejitve pravice do dostopa 1. V ustrezno utemeljenih primerih in ob upoštevanju pogojev iz tega sklepa lahko upravljavec podatkov tam, kjer je to potrebno in sorazmerno, omeji pravico do dostopa v okviru naslednjih postopkov obdelave podatkov: (a) izvedba upravnih poizvedovanj in disciplinskih postopkov; (b) preliminarne dejavnosti v zvezi s primeri morebitnih nepravilnosti, ki se sporočajo OLAF; (c) postopki žvižgaštva; (d) formalni in neformalni postopki za primere nadlegovanja; (e) postopki notranjih in zunanjih pritožb; (f) notranje revizije; (g) preiskave, izvedene s strani uradne osebe za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) 2018/1725; (h) (IT) varnostne preiskave, ki se izvajajo interno ali z zunanjo pomočjo (npr. CERT-EU). Če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zahteva dostop do svojih osebnih podatkov, ki se obdelujejo v sklopu enega ali več specifičnih primerov oz. za določen postopek obdelave, v skladu s členom 17 Uredbe (EU) 2018/1725, mora Agencija omejiti oceno zahteve samo do takšnih osebnih podatkov. 2. Kadar Agencija bodisi delno bodisi v celoti omeji pravico do dostopa iz člena 17 Uredbe (EU) 2018/1725, mora izvesti naslednje korake: (a) zadevne posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, mora v svojem odgovoru obvestiti o uporabljeni omejitvi in o glavnih razlogih za takšno omejitev ter o možnosti do vložitve pritožbe pri Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov oz. o pravici do pravnega sredstva v sodnem postopku pri Sodišču Evropske unije; (b) Agencija mora v opombi notranje ocene zabeležiti razloge za omejitev, vključno z oceno o potrebi, sorazmernosti omejitve in trajanju omejitve. Posredovanje informacij iz točke (a) se lahko odloži, izpusti ali zavrne, če bi le-to preklicalo učinek omejitve v skladu s členom 25(8) Uredbe (EU) 2018/1725. Agencija mora vsakih šest mesecev od uporabe omejitve pregledati njeno smiselnost, kot tudi ob koncu ustrezne preiskave. Upravljavec podatkov mora vsakih šest mesecev oceniti potrebo po ohranitvi vsakršne omejitve. 3. Evidence in dokumente (kjer je to primerno), ki vsebujejo osnovne dejanske in pravne elemente, je treba zabeležiti. Treba jih je dati na voljo Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov na njegov poziv.

Člen 7 Omejitve pravice do popravka, izbrisa in omejitev obdelave 1. V ustrezno utemeljenih primerih in ob upoštevanju pogojev iz tega sklepa lahko upravljavec podatkov tam, kjer je to potrebno in primerno, omeji pravico do popravka, izbrisa in omejitve v okviru naslednjih postopkov obdelave podatkov: (a) izvedba upravnih poizvedovanj in disciplinskih postopkov; (b) preliminarne dejavnosti v zvezi s primeri morebitnih nepravilnosti, ki se sporočajo OLAF; (c) postopki žvižgaštva; (d) formalni in neformalni postopki za primere nadlegovanja; (e) postopki notranjih in zunanjih pritožb; (f) notranje revizije; (g) preiskave, izvedene s strani uradne osebe za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) 2018/1725; (h) (IT) varnostne preiskave, ki se izvajajo interno ali z zunanjo pomočjo (npr. CERT-EU). 2. Kadar Agencija bodisi delno bodisi v celoti omeji pravico do popravka, izbrisa in obdelave iz členov 18, 19(1) in 20(1) Uredbe (EU) 2018/1725, mora izvesti korake iz člena 6(2) tega sklepa ter zabeležiti dogodek v skladu s členom 6(3) tega sklepa.

Člen 8 Omejitve pravice do sporočanja o kršitvah varstva osebnih podatkov in do zaupnosti elektronske komunikacije 1. V ustrezno utemeljenih primerih in ob upoštevanju pogojev iz tega sklepa lahko upravljavec podatkov tam, kjer je to potrebno in primerno, omeji pravico do sporočanja o kršitvi varstva osebnih podatkov v okviru naslednjih postopkov obdelave podatkov: (a) izvedba upravnih poizvedovanj in disciplinskih postopkov; (b) preliminarne dejavnosti v zvezi s primeri morebitnih nepravilnosti, ki se sporočajo OLAF; (c) postopki žvižgaštva; (d) formalni in neformalni postopki za primere nadlegovanja; (e) postopki notranjih in zunanjih pritožb; (f) notranje revizije; (g) preiskave, izvedene s strani uradne osebe za varstvo podatkov v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) 2018/1725; (h) (IT) varnostne preiskave, ki se izvajajo interno ali z zunanjo pomočjo (npr. CERT-EU). 2. V ustrezno utemeljenih primerih in ob upoštevanju pogojev iz tega sklepa lahko upravljavec podatkov tam, kjer je to potrebno in primerno, omeji pravico do zaupnosti elektronske komunikacije v okviru naslednjih postopkov obdelave podatkov: (a) izvedba upravnih poizvedovanj in disciplinskih postopkov; (b) preliminarne dejavnosti v zvezi s primeri morebitnih nepravilnosti, ki se sporočajo OLAF; (c) postopki žvižgaštva; (d) formalni postopki za primere nadlegovanja; (e) postopki notranjih in zunanjih pritožb; (f) (IT) varnostne preiskave, ki se izvajajo interno ali z zunanjo pomočjo (npr. CERT-EU). 3. Kadar Agencija omeji sporočanje posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, o kršitvah varstva osebnih podatkov oz. zaupnosti elektronske komunikacije iz členov 35 in 36 Uredbe (EU) 2018/1725, mora zabeležiti in registrirati razloge za omejitev v skladu s členom 5(3) tega sklepa. Uporablja se člen 5(4) tega sklepa.

Člen 9 Začetek veljavnosti Ta sklep začne veljati na dan po njegovi objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Helsinkih, 20. junija 2019 Za Evropsko agencijo za kemikalije Sharon McGUINNESS Predsednica upravnega odbora

(1) UL L 295, 21.11.2018, str. 39.

(2) UL L 396, 30.12.2006, str. 1.

(3) Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (UL L 119, 4.5.2016, str. 1).

(4) Direktiva (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih pristojni organi obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Okvirnega sklepa Sveta 2008/977/PNZ (UL L 119, 4.5.2016, str. 89).