SL Uradni list Evropske unije L 162/20

ODLOČBA KOMISIJE

z dne 20. januarja 2006

o podrobnih pravilih za izvajanje Odločbe Sveta 2004/904/ES glede sistemov držav članic za upravljanje in nadzor ter pravil upravnega in finančnega upravljanja projektov, ki jih sofinancira Evropski sklad za begunce

(notificirano pod dokumentarno številko C(2006) 51/3)

(Verodostojna so samo angleško, češko, estonsko, finsko, francosko, grško, italijansko, latvijsko, litovsko, madžarsko, nemško, nizozemsko, poljsko, portugalsko, slovaško, slovensko špansko in švedsko besedilo)

(2006/401/ES)

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Odločbe Sveta 2004/904/ES z dne 2. decembra 2004 o ustanovitvi Evropskega sklada za begunce za obdobje 2005–2010 (1) in zlasti člena 13(5) Odločbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Da bi zagotovili dobro finančno poslovodenje pomoči, odobrene iz Evropskega sklada za begunce (v nadaljnjem besedilu „sklad“), je treba sprejeti splošne smernice za organizacijo nalog organov, odgovornih za izvajanje sofinanciranih dejavnosti.

(2) Da bi zagotovili, da se sredstva iz skladov Skupnosti izkoriščajo v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, je treba uvesti sisteme za upravljanje in nadzor, ki zagotavljajo zadostno revizijsko sled, in nuditi Komisiji pomoč, ki jo ta potrebuje za izvajanje pregledov, zlasti vzorčnih.

(3) Da bi zagotovili, da se sredstva iz skladov Skupnosti uporabljajo učinkovito in ustrezno, je treba določiti enotna merila za preglede, ki jih izvajajo države članice na podlagi člena 25 Odločbe 2004/904/ES.

(4) Da bi zagotovili enotno obravnavo izjav o izdatkih, za katere se zahteva pomoč sklada na podlagi člena 24 Odločbe 2004/904/ES, je treba pripraviti vzorec izjave o izdatkih.

(5) V skladu s členom 3 Protokola o stališču Združenega kraljestva in Irske, ki je priložen k Pogodbi o Evropski uniji in k Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, Združeno kraljestvo sodeluje pri Odločbi 2004/904/ES in posledično pri tej odločbi.

(6) V skladu s členom 3 Protokola o stališču Združenega kraljestva in Irske, ki je priložen k Pogodbi o Evropski uniji in k Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, Irska sodeluje pri Odločbi 2004/904/ES in posledično pri tej odločbi.

(7) V skladu s členoma 1 in 2 Protokola o stališču Danske, ki je priložen k Pogodbi o Evropski uniji in k Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, Danska ne sodeluje pri Odločbi 2004/904/ES in zato ta zanjo ni zavezujoča, niti je ne zavezuje ta odločba.

(8) Ukrepi, predvideni s to odločbo, so v skladu z mnenjem odbora, ustanovljenega v skladu s členom 11 Odločbe 2004/904/ES –

SPREJELA NASLEDNJO ODLOČBO:

POGLAVJE I

OBSEG UPORABE IN OPREDELITVE

Člen 1

Ta odločba določa podrobna pravila za izvajanje Odločbe 2004/904/ES glede sistemov za upravljanje in nadzor ter pravil upravnega in finančnega upravljanja sredstev, odobrenih iz Evropskega sklada za begunce (v nadaljevanju „Sklad“), ki jih upravljajo države članice.

Člen 2

Za namene te odločbe se uporabljajo naslednje opredelitve:

1. „Odgovorni organ“: vsako funkcionalno telo države članice ali nacionalno javno telo, ki ga imenuje država članica v skladu s členom 13(1) Odločbe 2004/904/ES.

2. „Delegiran organ“: vsako telo javne uprave ali telo zasebnega prava, za katerega velja pravo države članice in ki opravlja javno funkcijo, na katerega odgovorni organ prenese nekatere ali vse svoje naloge izvajanja po členu 13(1) Odločbe 2004/904/ES.

3. „Organ za potrjevanje“: vsak posameznik ali oddelek, ki deluje neodvisno od službe za odobravanje odgovornega organa in vsakega delegiranega organa, imenovanega s strani države članice za namene potrjevanja izjav o izdatkih v skladu s členom 24(2) Odločbe 2004/904/ES.

4. „Nadzorni organ“: vsak posameznik ali oddelek, ki deluje neodvisno od službe za odobravanje odgovornega organa in vsakega delegiranega organa, imenovanega s strani države članice za preglede in revizije dejavnosti v skladu s členom 25(1)(a) Odločbe 2004/904/ES.

POGLAVJE II

SISTEMI ZA UPRAVLJANJE IN NADZOR

Člen 3

Splošna načela

Sistemi za upravljanje in nadzor, ki so jih vzpostavile države članice, zagotavljajo:

1. jasno opredelitev nalog zadevnih teles in/ali posameznikov pri upravljanju in nadzoru ter jasno dodelitev nalog znotraj vsakega telesa;

2. jasno ločevanje nalog med zadevnimi telesi, oddelki in/ali posamezniki pri upravljanju, nadzoru in potrjevanju izdatkov;

3. ustrezne vire za vsako telo ali oddelek za izvajanje nalog, ki so mu bile dodeljene za obdobje izvajanja dejavnosti, ki jih financira Sklad;

4. dogovore za učinkovit notranji nadzor v odgovornem organu in vsakem delegiranem organu;

5. zanesljiv računovodski sistem, sistem spremljanja in sistem poročanja o finančnem položaju, ki so v elektronski obliki;

6. učinkovit sistem poročanja in spremljanja, kadar je izvedba nalog prenesena;

7. obstoj podrobnih priročnikov o postopkih v zvezi s nalogami, ki jih je treba izvajati;

8. učinkovite dogovore za revizijo delovanja sistema;

9. sisteme in postopke za zagotavljanje zadostne revizijske sledi;

10. postopke za poročanje in spremljanje nepravilnosti ter izterjave neupravičeno plačanih zneskov.

Člen 4

Imenovanje organov

1. Država članica imenuje:

— odgovorni organ,

— organ za potrjevanje,

— nadzorni organ.

2. Država članica določi brez poseganja v določbe te odločbe vse podrobnosti, ki urejajo odnose med navedenimi organi, ki delujejo popolnoma v skladu z instituticionalnim, pravnim in finančnim sistemom zadevne države članice.

3. Brez poseganja v določbe člena 3(2) lahko nekatere ali vse upravne naloge, naloge potrjevanja ali nadzorne naloge izvaja en organ.

Člen 5

Odgovorni organ

1. Odgovorni organ je odgovoren za upravljanje in izvajanje večletnih in letnih programov, ki jih podpira Sklad, na smotrn, učinkovit in pravilen način ter zlasti za:

(a) predložitev večletnega programa Komisiji v skladu z vzorcem, določenim v Prilogi 1;

(b) predložitev letnega programa Komisiji v skladu z vzorcem, določenim v Prilogi 2;

(c) zagotavljanje, da so projekti izbrani za financiranje v skladu s pogoji in merili, določenimi v členih 14 in 20 Odločbe 2004/904/ES, in v skladu z ustaljenimi postopki, določenimi v členu 10 te odločbe brez poseganja v dodatna merila, kot je opredeljeno v veljavnih pravilih Skupnosti in nacionalnih pravilih;

(d) zagotavljanje učinkovitega upravnega, pogodbenega in finančnega upravljanja dejavnosti skladno z ustaljenimi postopki, določenimi v členu 11 te odločbe;

(e) zagotavljanje zakonitosti in pravilnosti transakcij.

2. Odgovorni organ določi postopke za zagotavljanje, da so vsi dokumenti glede izdatkov in pregledov, zahtevani za zadostno revizijsko sled, v skladu z zahtevami člena 9.

3. Odgovorni organ zagotovi, da nadzorni organ v namen izvajanja pregledov, določenih v členu 25(1)(a) Odločbe 2004/904/ES, prejme vse potrebne podatke o opravljenih postopkih upravljanja in projektih, ki jih sofinancira Sklad.

4. Odgovorni organ zagotovi, da organ za potrjevanje v namen izvajanja svojih nalog prejme vse potrebne podatke o opravljenih postopkih upravljanja, projektih, ki jih sofinancira Sklad, in rezultatih preverjanj, ki jih opravi nadzorni organ.

5. Odgovorni organ prejme plačila, ki jih opravi Komisija, in je odgovoren za izplačila upravičencem. Komisiji predloži zahtevke za plačila, sestavljene v skladu s Prilogo 5, kjer je potrebno, skupaj s poročilom o napredku ali končnim poročilom po vzorcih iz Prilog 3 in 4 in izjavo o izdatkih, sestavljeno v skladu s Prilogo 6 ter ustrezno potrjeno s strani organa za potrjevanje.

6. Odgovorni organ zagotovi, da se poročila o izvajanju in ovrednotenju dejavnosti, ki jih sofinancira Sklad, sestavijo v skladu s časovnim razporedom, določenim v členu 28 Odločbe 2004/904/ES.

Člen 6

Prenos nalog s strani odgovornega organa

Kadar odgovorni organ prenese vse ali nekatere naloge na delegiran organ, odgovorni organ natančno opredeli obseg prenesenih nalog in določi podrobne postopke za izvajanje prenesenih nalog, ki so v skladu s pogoji, določenimi v členu 3.

Ti postopki vključujejo redno informiranje odgovornega organa o učinkovitosti izvedbe prenesenih nalog in posredovanje opisa uporabljenih sredstev.

Odgovorni organ sporoči prenesene naloge delegiranemu organu, ki jih potrdi.

Člen 7

Nadzorni organ

1. Nadzorni organ je odgovoren za zagotavljanje organizacije pregledov, določenih v členu 25(1)(a) Odločbe 2004/904/ES v skladu z mednarodnimi standardi.

2. Pregledi, navedeni v odstavku 1, zajemajo vzorec sofinanciranih projektov, izbranih na podlagi analize tveganja, ki predstavljajo za vsak letni program najmanj 10 % skupnih upravičenih stroškov. Metoda vzorčenja upošteva naslednje zahteve:

(a) vključuje ustrezno mešanico vrst in velikosti projektov;

(b) upošteva vse dejavnike tveganja, ki so bili ugotovljeni pri nadzoru države ali Skupnosti, in vidike stroškov in koristi, ob upoštevanju predhodno opravljenih preverjanj;

(c) zagotavlja, da metoda vzorčenja, uporabljena za preglede, določene v členu 25, izbira projekte, ki v vsakem letnem programu predstavljajo osnovno populacijo.

3. Nadzorni organ pri izvajanju pregledov preveri:

(a) učinkovito uporabo sistemov za upravljanje in nadzor ter morebitne pomanjkljivosti in njihovo resnost;

(b) navzočnost zadostne revizijske sledi;

(c) pri ustreznem številu računovodskih zapisov ustreznost teh zapisov glede na dokazne listine, ki jih hrani odgovorni organ ali kateri koli delegiran organ, upravičence do nepovratnih sredstev in, kjer je primerno, druge organizacije ali podjetja, ki so vključeni v izvajanje projekta;

(d) ustreznost postavk izdatkov z zahtevami za upravičenost, določenimi v Odločbi Komisije K(2006)51 končni/1, z zahtevami, ki so določene med nacionalnim izbirnim postopkom, s pogoji sporazuma o nepovratnih sredstvih ali drugega pravnega instrumenta o odobritvi subvencije in dejansko izvedenimi deli;

(e) če je uporaba ali nameravana uporaba projekta v skladu s cilji, določenimi v členih 4 do 7 Odločbe 2004/904/ES, in koristi ciljnemu prebivalstvu, določenemu v členu 3 Odločbe 2004/904/ES;

(f) če so finančni prispevki Skupnosti skladni s pogoji, določenimi v členu 20 Odločbe 2004/904/ES ali vseh drugih veljavnih določbah Skupnosti, in so plačani upravičencem brez kakršnih koli znižanj ali zamud;

(g) če je bilo ustrezno sofinanciranje dejansko dano na razpolago.

4. Končno poročilo o izvajanju letnega programa, določeno v členu 28(2) Odločbe 2004/904/ES, vključuje rezultate vseh pregledov, ki jih je izvedel nadzorni organ, in opis ukrepov, ki jih je odgovorni organ izvedel glede ugotovljenih odstopanj ali nepravilnosti.

Člen 8

Organ za potrjevanje

Organ za potrjevanje je odgovoren za potrjevanje izjav o izdatkih, ki jih sestavi odgovorni organ v skladu s členom 24 Odločbe 2004/904/ES po vzorcu iz Priloge 6.

Potrjevanje zagotavlja, da:

1. je izjava o izdatkih točna in izhaja iz zanesljivih računovodskih sistemov ter temelji na preverljivih dokaznih listinah,

2. so prijavljeni izdatki v skladu z veljavnimi pravili države in Skupnosti ter so nastali v povezavi s projekti, izbranimi za financiranje v skladu z merili, ki se uporabljajo za letni program in so v skladu z veljavnimi pravili države in Skupnosti;

3. organ za potrjevanje za namene potrjevanja od odgovornega organa prejme ustrezne podatke o opravljenih postopkih upravljanja, o projektih, ki jih sofinancira Sklad, ter o preverjanjih, opravljenih v zvezi z izdatki, vključenimi v izjave o izdatkih;

4. so ustrezno upoštevani rezultati vseh revizij, ki jih je izvedel nadzorni organ;

5. se izterjava vseh zneskov iz sredstev Skupnosti, za katere se izkaže, da so bili izplačani neupravičeno kot posledica odkritih nepravilnosti, skupaj z obrestmi, kjer je ustrezno, upravičeno odvede od izjave o izdatkih.

Člen 9

Revizijska sled

1. Sistemi držav članic za upravljanje in nadzor zagotavljajo zadostno revizijsko sled.

2. Revizijska sled šteje za zadostno, kadar omogoča:

(a) usklajevanje potrjenih izjav o izdatkih, predloženih Komisiji, s posameznimi zapisi o izdatkih in dokaznimi listinami, ki se vodijo na različnih upravnih ravneh odgovornega organa in katerega koli delegiranega organa ter pri končnih upravičencih; in

(b) preverjanje dodelitve in prenosov sredstev Skupnosti, odobrenih iz sklada, in tudi virov sofinanciranja projekta.

3. Odgovorni organ uvede postopke, ki zagotavljajo, da se vodi evidenca o lokaciji vseh dokumentov, ki se nanašajo na določena plačila, izvedena v okviru Evropskega sklada za begunce, in da se lahko dokumenti predložijo za inšpekcijski pregled, če to zahteva:

(a) nadzorni organ;

(b) organ za potrjevanje;

(c) uradniki in pooblaščeni predstavniki Komisije, vključno s predstavniki Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF), in Evropskega računskega sodišča.

4. Za obdobje petih let, ki sledi končnemu plačilu Komisije za vsak letni projekt, odgovorni organ hrani na razpolago Komisiji, Evropskemu uradu za boj proti goljufijam (OLAF) in Evropskemu računskemu sodišču vse dokazne listine, to je izvirnike ali potrjene različice, ki se ujemajo z izvirniki, na splošno sprejetih nosilcih podatkov glede izdatkov in pregledov zadevnih projektov. To obdobje se prekine bodisi v primeru sodnih postopkov bodisi na ustrezno utemeljeno zahtevo Komisije.

POGLAVJE III

PRAVILA ZA UPRAVNO IN FINANČNO UPRAVLJANJE PROJEKTOV S STRANI ODGOVORNEGA ORGANA

Člen 10

Postopki izbora in oddaje

Odgovorni organ določi podrobne postopke izbora dejavnosti za sofinanciranje iz Sklada, ki med drugim zajemajo:

(a) organiziranje postopkov izbora in oddaje v skladu z načeli transparentnosti in enakega obravnavanja in, kjer je ustrezno, veljavnimi pravili o javnih naročilih, z upoštevanjem vseh potrebnih ukrepov za preprečitev možnih navzkrižnih interesov;

(b) oglaševanje razpisov za zbiranje ponudb in javnih razpisov po ustreznih poteh na nacionalni in regionalni ravni;

(c) prejem vlog, potrdila o prejemu, evidentiranje in izpolnjevanje vlog za sofinanciranje;

(d) formalno, kvalitativno in proračunsko analizo ter oceno vlog, ob uporabi meril, opredeljenih v razpisih za zbiranje ponudb ali javnih razpisih;

(e) organizacijo sestankov in povezav z izbirnim ali ocenjevalnim svetom;

(f) posvetovanja s pristojnimi organi glede dopolnjevanja predlaganih dejavnosti z drugimi regionalnimi, nacionalnimi finančnimi instrumenti in finančnimi instrumenti Skupnosti;

(g) sprejetje odločitve glede izbora projektov, ki jo odgovorni organ sprejme na ustrezni ravni;

(h) objavo rezultatov postopkov izbora in oddaje javnih naročil;

(i) pisno informacijo vsakemu vlagatelju o rezultatih izbirnega postopka, ki vsebuje razlago glede odločitev izbora.

Člen 11

Postopki za upravno, pogodbeno in finančno upravljanje dejavnosti

1. Odgovorni organ določi podrobne postopke za upravljanje dejavnosti, ki med drugim zajemajo:

(a) podpis pogodb, sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev ali katere koli enakovredne oblike pravnega instrumenta z izbranimi upravičenci;

(b) spremljanje sporazumov in vseh njihovih sprememb z vzpostavitvijo sistema za upravno spremljanje projektov (izmenjava korespondence, izdajanje in spremljanje sprememb in opomnikov, prejem in obdelava poročil itd.);

(c) analize poročil o dejavnostih in finančnih poročil o projektih, preverjanje dobave sofinanciranih proizvodov in storitev, vključno s preverjanji na kraju samem, kjer je ustrezno;

(d) preverjanje resničnosti prijavljenih izdatkov za projekte in upravičenosti takih izdatkov s pogoji, določenimi v Odločbi K(2006)51 končni/1 in v nacionalnih pravilih;

(e) pogoje za sprejemanje, preverjanje in potrjevanje zahtev za plačilo in odobritev ter plačilo izdatkov in njihovo knjiženje;

(f) izterjava neporabljenih sredstev ali sredstev, ki so jih upravičenci porabili za neupravičene izdatke.

2. Pogodbe ali sporazumi o dodelitvi nepovratnih sredstev, navedeni v členu 1(a), med drugim določijo:

(a) znesek nepovratnih sredstev in najvišji odstotek glede na upravičene in skupne stroške projekta;

(b) podroben opis in časovni razpored projekta, ki ga podpira Sklad;

(c) odobreni predhodni proračun in finančni načrt projekta;

(d) časovni razpored in določbe za izvajanje sporazuma (obveznosti poročanja, spremembe, zaključek, …);

(e) opredelitev upravičenih stroškov;

(f) pogoje glede izplačila nepovratnih sredstev in knjigovodske zahteve.

3. Odgovorni organ vzpostavi sistem za evidentiranje in shranjevanje podrobnih računovodskih evidenc v elektronski obliki za vsak projekt v okviru letnega programa in zagotovi ustrezno zbiranje podatkov o izvajanju projektov za namen finančnega upravljanja, spremljanja, preverjanja in ocenjevanja.

POGLAVJE IV

NADZOR

Člen 12

Odgovornosti držav članic

1. Države članice so odgovorne za zagotavljanje dobrega finančnega poslovodenja dejavnosti, ki jih financira Sklad, ter zakonitosti in pravilnosti transakcij, povezanih s financiranjem. Države članice zagotavljajo odgovornim organom, vsem delegiranim organom, organom za potrjevanje, nadzornim organom in vsem drugim zadevnim organom ustrezne napotke glede določb o sistemih za upravljanje in nadzor, ki zagotavljajo, da se sredstva Skupnosti uporabljajo učinkovito in pravilno.

2. Države članice zagotavljajo, da so sistemi za upravljanje in nadzor vzpostavljeni v skladu z zahtevami iz členov 3 do 11. Odgovorne so za zagotavljanje, da sistemi delujejo učinkovito v vsem obdobju izvajanja dejavnosti, ki jih financira Sklad.

3. Pri predstavitvi predloga za program za leto 2005 države članice Komisiji predložijo opis sistemov, ki zajema organizacijo in postopke odgovornega organa in vsakega delegiranega organa, pa tudi organa za potrjevanje in nadzornega organa v skladu z zahtevami iz členov 3 do 11.

4. Države članice zagotovijo posodobljen opis sistemov za upravljanje in nadzor, vedno ko pride do bistvenih sprememb v sistemih ali postopkih.

Člen 13

Odgovornosti Komisije

1. Komisija v 12 mesecih od prejema opisa, določenega v členu 12(3), analizira dokumentacijo o sistemih za upravljanje in nadzor, ki so jih vzpostavile države članice, in na kraju samem izvede pregled postopkov izvajanja, nadzornih sistemov, računovodskih postopkov in postopkov naročil in porazdelitev sredstev, ki jih uporabljajo odgovorni organ in vsak delegiran organ. Komisija državo članico obvesti o ugotovljenih primanjkljajih ali pomanjkljivostih v sistemih ter o zahtevanih korektivnih ukrepih.

2. Komisija brez poseganja v določbe člena 26 Odločbe Sveta 2004/904/ES pregleda postopke ali sisteme, ki jih vzpostavijo države članice, vedno ko pride do bistvenih sprememb.

Člen 14

Sodelovanje z nadzornimi organi držav članic

1. Komisija sodeluje z nadzornimi organi, ki jih imenujejo države članice za koordiniranje njihovih načrtov preverjanja in revizijskih metod, in nemudoma izmenja rezultate revizij, izvedenih na sistemih za upravljanje in nadzor, da bi kar najbolje uporabili nadzorne vire in preprečili neutemeljeno podvajanje dela.

2. Komisija in nadzorni organi se redno srečujejo, najmanj enkrat letno, in skupaj proučijo rezultate preverjanj, vključene v letna poročila, predstavljena na podlagi člena 28(2) Odločbe 2004/904/ES, in izmenjajo mnenja o drugih vprašanjih o izboljšanju sistemov za upravljanje in nadzor.

POGLAVJE V

DOGOVORI O UPORABI EURA

Člen 15

Večletni in letni programi

1. Osnutki večletnih in letnih programov, navedenih v členu 16 Odločbe 2004/904/ES, se Komisiji predložijo v eurih.

2. Države članice, ki na dan predložitve osnutkov večletnih ali letnih programov ne uporabljajo eura kot svoje valute, prikažejo finančne podatke iz Prilog 1 in 2 k tej odločbi v eurih in v nacionalni valuti. Menjalni tečaj, ki se uporabi za pretvorbo iz nacionalne valute v eure, je dnevni tečaj, objavljen v seriji C Uradnega lista Evropske unije na zadnji delovni dan meseca, predhodnega tistemu, v katerem se osnutek večletnega ali letnega programa predloži Komisiji.

Člen 16

Poročila, izjave o izdatkih in zahteve za plačila

1. Poročila o napredku, končna poročila o izvajanju, izjave o izdatkih in zahteve za plačilo, navedene v Odločbi 2004/904/ES, se Komisiji predložijo v eurih.

2. Države članice, ki na dan predložitve poročil ne uporabljajo eura kot svoje valute, lahko predložijo finančne podatke iz Prilog 3, 4 in 6 v nacionalni valuti in v eurih. V tem primeru je menjalni tečaj, ki se uporabi za pretvorbo iz nacionalne valute v eure za izdatke, nastale v nacionalni valuti, dnevni tečaj, objavljen v Uradnem listu Evropske unije na zadnji delovni dan meseca, predhodnega tistemu, v katerem so izdatki knjiženi na računih odgovornega organa.

3. Ko euro postane valuta države članice, ki je izvedla postopek pretvorbe, določen v prejšnjem odstavku, se ta postopek pretvorbe še naprej uporablja za vse izdatke, ki so bili knjiženi na računih odgovornega organa pred datumom začetka veljavnosti fiksnega menjalnega tečaja med nacionalno valuto in eurom.

POGLAVJE VI

POTRDITEV OBRAČUNA

Člen 17

Potrditev obračuna

1. Odgovorni organ v devetih mesecih od končnega datuma za upravičenost stroškov, opredeljenih v letni odločbi o sofinanciranju iz Sklada, predloži Komisiji naslednje dokumente:

(a) končno poročilo o izvajanju letnega programa, sestavljeno v skladu z vzorcem, določenim v Prilogi 4;

(b) končno izjavo o izdatkih, sestavljeno v skladu z vzorcem, določenim v Prilogi 6, ki jo potrdi organ za potrjevanje;

(c) poročilo, ki ga sestavi nadzorni organ o izvedenih pregledih;

(d) zahtevo za plačilo ali izjavo o dolgovanem povračilu, sestavljeno v skladu z vzorcem, določenim v Prilogi 5.

2. Devetmesečno obdobje, navedeno v odstavku 1, se prekine, če Komisija sprejme sklep o ustavitvi izplačil za sofinanciranje zadevnega letnega programa v skladu z določbami iz člena 26(2) Odločbe 2004/904/ES. Obdobje začne ponovno teči od datuma, kadar se o sklepu Komisije, navedenem v členu 26(3) Odločbe 2004/904/ES, obvesti državo članico.

3. Brez poseganja v določbe člena 26 Odločbe 2004/904/ES Komisija v 6 mesecih od prejema dokumentov, navedenih v odstavku 1, obvesti državo članico o znesku izdatkov, ki se prizna kot upravičen, da bremeni Sklad, in o kakršnih koli finančnih popravkih, ki izhajajo iz razlike med prijavljenimi izdatki in izdatki, ki se priznajo kot upravičeni, da bremenijo proračun. Država članica ima na voljo tri mesece, da predloži pripombe.

4. Komisija v treh mesecih od prejema pripomb s strani države članice odloči o znesku izdatkov, ki se prizna kot upravičen, da bremeni Sklad, in izterja razliko, ki izhaja iz razlike med končnim priznanim izdatkom in zneski, ki so bili državam članicam že izplačani.

5. Kolikor odgovorni organ ne zagotovi dokumentov, zahtevanih v odstavku 1, do določenega datuma in v sprejemljivi obliki, Komisija avtomatsko prekine sofinanciranje iz Sklada za obdobje, zajeto v odločbi o sofinanciranju, in izda nalog za izterjavo vseh zneskov, ki so bili že izplačani v obliki predplačila v skladu z odločbo o sofinanciranju, ter razveljavi odobritev za vse povezane neporavnane zneske.

6. Avtomatski postopek odpovedi, opredeljen v odstavku 5, se za zneske zadevnih projektov prekine, kadar v času predložitve dokumentov, določenih v odstavku 1, na ravni države članice potekajo sodni postopki ali upravne pritožbe z odložilnim učinkom. Država članica v delnem končnem poročilu navede podrobne informacije o takih projektih in vsakih 6 mesecev pošlje poročila o doseženem napredku za te projekte. Država članica v 3 mesecih od zaključka sodnih postopkov ali postopka upravne pritožbe za zadevne projekte pošlje dokumente, zahtevane v odstavku 1.

POGLAVJE VII

KONČNE DOLOČBE

Člen 18

Končne določbe

Države članice lahko uporabljajo nacionalne predpise o nadzoru, ki so strožji od predpisanih v tej odločbi.

Člen 19

Ta odločba je naslovljena na Kraljevino Belgijo, Češko republiko, Zvezno republiko Nemčijo, Republiko Estonijo, Helensko republiko, Kraljevino Španijo, Francosko republiko, Irsko, Italijansko republiko, Republiko Ciper, Republiko Latvijo, Republiko Litvo, Veliko vojvodstvo Luksemburg, Republiko Madžarsko, Republiko Malto, Kraljevino Nizozemsko, Republiko Avstrijo, Republiko Poljsko, Portugalsko republiko, Republiko Slovenijo, Slovaško republiko, Republiko Finsko, Kraljevino Švedsko ter Združeno kraljestvo Velike Britanije in Severne Irske.

V Bruslju, 20. januarja 2006. Za Komisijo Franco FRATTINI Podpredsednik Komisije

(1) UL L 381, 28.12.2004, str. 52

PRILOGA 1 EVROPSKI SKLAD ZA BEGUNCE OSNUTEK VEČLETNEGA PROGRAMA (2005–2007) 1. DRŽAVA ČLANICA … 2. ODGOVORNI ORGAN PO ČLENU 13 ODLOČBE O ERF (FUNKCIONALNO TELO DRŽAVE ČLANICE ALI NACIONALNO JAVNO TELO) Odgovorni organ v smislu člena 13 Odločbe 2004/904/ES Naziv: … Naslov: … Ime odgovorne osebe: … Kontaktna oseba: … Položaj kontaktne osebe: … Telefon: … Telefaks: … E-naslov: … Delegiran organ v smislu člena 13(1) Odločbe 2004/904/ES (kjer je ustrezno) (priložite uradni dokument, s katerim odgovorni organ prenese odgovornosti za izvajanje dejavnosti ERF na delegiran organ) Naziv: … Naslov: … Ime odgovorne osebe: … Kontaktna oseba: … Položaj kontaktne osebe: … Telefon: … Telefaks: … E-naslov: … 3. STANJE V DRŽAVI ČLANICI Zagotovite opis trenutnega stanja v vaši državi glede dogovorov o sprejemu, azilnih postopkih, vključevanju in prostovoljnem vračanju ciljnih skupin iz člena 3 Odločbe 2004/904/ES. Opis naj vključuje: 1. pregled trendov glede na ciljno skupino iz člena 3 z začetkom leta 2003 vključno z jedrnatim opisom socialnih pogojev za prosilce za azil, begunce in razseljene osebe (ponovna nastanitev, kadar se uporablja); 2. navedbo dejansko porabljenih javnih sredstev za sprejem, azilne postopke, vključevanje in prostovoljno vračanje oseb od začetka leta 2003; 3. glavne rezultate dejavnosti/projektov, financiranih iz nacionalnih sredstev (zunaj ERF) od leta 2003 glede sprejema, azilnih postopkov, vključevanja in prostovoljnega vračanja. Prosimo, predložite globalno oceno vplivov teh dejavnosti/projektov; 4. glavne rezultate dejavnosti/projektov, ki jih je Evropski sklad za begunce sofinanciral v vaši državi v preteklem(-ih) letu(-ih) glede sprejema, azilnih postopkov, vključevanja in prostovoljnega vračanja. Prosimo, predložite globalno oceno vplivov teh projektov; 5. analizo pomanjkljivosti v vaši državi glede sprejema, azilnih postopkov, vključevanja in prostovoljnega vračanja. … … … … … … … … … … … … … … … … 4. ANALIZA ZAHTEV V DRŽAVI ČLANICI Predložite analizo zahtev v vaši državi glede sprejema, azilnih postopkov, vključevanja in prostovoljnega vračanja ter navedbo operativnih ciljev, ki so zasnovani tako, da ustrezajo tem zahtevam v obdobju, za katerega velja program (2005–2007), ob upoštevanju smernic Komisije o prednostnih nalogah za večletno načrtovanje, kot je opisano spodaj: Prednostna naloga 1 Izvajanje glavnih dejavnosti, vključno s tistimi, povezanimi z vključevanjem, določenimi v: (a) Uredbi Sveta (ES) 343/2003 (1) z dne 18. februarja 2003 o vzpostavitvi meril in mehanizmov za določitev države članice, odgovorne za obravnavanje prošnje za azil, ki jo v eni od držav članic vloži državljan tretje države, (b) Uredbi Sveta (ES) št. 2725/2000 (2) z dne 11. decembra 2000 o vzpostavitvi sistema „Eurodac“ za primerjavo prstnih odtisov zaradi učinkovite uporabe Dublinske konvencije, (c) Uredbi Sveta (ES) št. 407/2002 (3) z dne 28. februarja 2002 o pravilih za izvedbo Uredbe (ES) št. 2725/2000 o vzpostavitvi sistema „Eurodac“ za primerjavo prstnih odtisov zaradi učinkovite uporabe Dublinske konvencije, (d) Direktivi Sveta 2001/55/ES (4) z dne 20. julija 2001 o najnižjih standardih za dodelitev začasne zaščite v primeru množičnega prihoda razseljenih oseb in o ukrepih za uravnoteženje prizadevanj in posledic za države članice pri sprejemanju takšnih oseb, (e) Direktivi Sveta 2003/9/ES (5) z dne 27. januarja 2003 o minimalnih standardih za sprejem prosilcev za azil, (f) Direktivi Sveta 2003/86/ES (6) z dne 22. septembra 2003 o pravici do združitve družine, kar zadeva določbe, povezane z begunci, (g) Direktivi Sveta 2004/83/ES (7) z dne 29. aprila 2004 o minimalnih standardih glede pogojev, ki jih morajo izpolnjevati državljani tretjih držav ali osebe brez državljanstva, da se jim prizna status begunca ali osebe, ki iz drugih razlogov potrebuje mednarodno zaščito, in o vsebini te zaščite. … … … Prednostna naloga 2 Priprava izvajanja načel in ukrepov, predvidenih v Direktivi Sveta o minimalnih standardih glede postopkov za priznanje in odvzem statusa begunca v državah članicah, ki bo sprejeta v letu 2005. … … … … … … … … … … … … … … … … Prednostna naloga 3 izvajanje dejavnosti, namenjenih izboljšanju kakovosti postopkov za proučitev zahtevkov za mednarodno zaščito v državah članicah, na primer: — z uvedbo enega samega postopka za oceno zahtevkov za mednarodno zaščito; — z okrepitvijo zbiranja, ovrednotenja in učinkovite uporabe podatkov o matičnih državah ali regijah; — s strategijami za izvajanje določenega pritiska na azilne sisteme in zmogljivosti sprejema držav članic, ki izhaja, med drugim, iz njihovega geografskega položaja; — z neodvisnimi, kakovostnimi pregledi azilnih sistemov v državah članicah, ki se opravijo v sodelovanju z azilnimi organi; — z okrepitvijo kakovosti sprejemanja odločitev na prvi stopnji, da se pospeši postopek od sprejetja do vročitve in zagotovi trdne končne odločitve; — z dejavnostmi za okrepitev integritete azilnih sistemov držav članic, zlasti s prostovoljnim vračanjem upravičenih oseb; — s strategijami za identificiranje in obravnavo vseh primerov, v katerih je primeren poenostavljen ali pospešen postopek ali posebna ureditev za sprejem. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Prednostna naloga 4 Izvajanje ukrepov, povezanih s prosilci za azil, begunci ali upravičenci do začasne ali subsidiarne zaščite, mladoletniki, v smislu načela največje koristi za otroka. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Prednostna naloga 5 (neobvezno) Za države članice, ki so uvedle ali hotele uvesti programe ponovnega naseljevanja, dejavnosti, ki še posebej obravnavajo sprejem in usmeritev oseb, sprejetih v države članice v okviru teh programov in upravljanja takih programov. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5. STRATEGIJA ZA DOSEGANJE TEH CILJEV (a) Predstavite primerne strategije za doseganje zgoraj navedenih ciljev (4) in njihovega prednostnega obravnavanja. Prosimo, na kratko opišite vrste dejavnosti, načrtovane za izvajanje teh prednostnih nalog; Kako te zahteve obravnavajo zgoraj opredeljene prednostne naloge. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … (b) Opišite postopek posvetovanja z ustreznimi partnerji, predviden v členu 13(3)(a) Odločbe 2004/904/ES. … … … … … … 6. ZDRUŽLJIVOST Z DRUGIMI INSTRUMENTI Prosimo, navedite, ali in na kak način je ta strategija združljiva z drugimi regionalnimi, nacionalnimi instrumenti in instrumenti Skupnosti. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7. OKVIRNI FINANČNI NAČRT Prosimo, pripravite okvirni finančni načrt, ki za vsako leto in vsako dejavnost določa predlagani finančni prispevek Sklada in tudi celotni znesek sofinanciranja iz javnih in/ali zasebnih sredstev. Okvirni finančni načrt (večletno obdobje načrtovanja za 3 leta) Javna sredstva Zasebna Skupaj Skupnost (ERF) Država Regije Lokalni organi Sprejem in azilni postopki Skupaj 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Vključevanje Skupaj 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Prostovoljno vračanje Skupaj 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Tehnična pomoč Skupaj 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Skupaj 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2006 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2007 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Glej člen 15 te odločbe. 8. PREPOZNAVNOST SOFINANCIRANJA IZ EVROPSKEGA SKLADA ZA BEGUNCE Financiranje iz ERF mora biti dobro prepoznavno za vsakršno dejavnost, povezano z dejavnostmi, ki se financirajo iz programa. Načini za zagotavljanje prepoznavnosti vključujejo: — namestitev logotipa EU in navedba sofinanciranja iz ERF na vsa gradiva, ki jih je sestavil nacionalni odgovorni organ za izvajanje nacionalnega programa (razpisi za zbiranje projektnih predlogov, smernice, obrazci za vloge, dopisi vlagateljem itd.), — obveščanje vseh upravičencev projektov o sofinanciranju iz ERF, — namestitev logotipa EU na vso opremo, kupljeno za projekt, — namestitev logotipa EU in navedba sofinanciranja iz ERF na vsa ustrezna gradiva za oglaševanje, letake, pisemske glave, delo na področju odnosov z javnostmi itd., — namestitev logotipa EU in navedba sofinanciranja iz ERF v prostorih prejemnika nepovratnih sredstev (npr. na zidove v pisarnah, vhode itd.), — obveščanje občinstva o sofinanciranju iz ERF, kadar se projekti omenjajo na seminarjih ali konferencah. Za sofinanciranje iz ERF je treba uporabljati naslednje potrdilo: „projekt, ki ga sofinancira Evropski sklad za begunce“. Logotip EU se lahko posname iz spletne strani: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_en.htm. Vsaka publikacija, ki potrjuje sofinanciranje iz ERF, mora navesti, da publikacija navaja mnenje avtorja in da Komisija ni odgovorna za kakršno koli uporabo informacij. (1) UL L 50, 25.2.2003, str. 1. (2) UL L 316, 15.12.2000, str. 1. (3) UL L 62, 5.3.2002, str. 1. (4) UL L 212, 7.8.2001, str. 12. (5) UL L 31, 6.2.2003, str. 18. (6) UL L 251, 3.10.2003, str. 12. (7) UL L 304, 30.9.2004, str. 12. Priloga (i) k osnutku letnega programa 2005 Opis sistema za upravljanje in nadzor, ki ga država članica uporablja za izvajanje ERF II Zaradi odgovornosti države članice za upravljanje projektov, ki jih podpira ERF v skladu s členom 12(2)(c) Odločbe 2004/904/ES, prosimo, da opišete uporabljen sistem za izvajanje za: (a) zagotovitev koordinacije in doslednosti dejavnosti, (b) izbiranje projektov in zagotavljanje, da je izbirni postopek transparenten in (c) upravljanje, spremljanje, preverjanje, ocenjevanje in revizijo projektov. Sistem za izvajanje spoštuje izvedbena pravila, ki jih je Komisija sprejela v skladu s členom 13(5) Odločbe 2004/904/ES. Za vaš opis sistema za izvajanje, prosimo, uporabite vprašalnik iz Priloge (i). Prosimo, da predložite ta vprašalnik skupaj s predlogom letnega programa za leto 2005. Prosimo, upoštevajte, da je treba Komisiji predložiti posodobljen opis sistema za upravljanje in nadzor, vedno ko pride do bistvenih sprememb v sistemih ali postopkih. Datum: 1. OKVIR DEJAVNOSTI 1.1 Pravni okvir (Navedite zakonodajo in nacionalna pravila, ki se uporabljajo za postopke upravljanja in nadzora za dejavnosti ERF) Nacionalna zakonodaja, ki se uporablja za upravljanje ERF: … … … … … … Posebna nacionalna pravila, sprejeta za upravljanje ERF: … … … … … 1.2 Odgovorni organ in delegiran organ Odgovorni organ v smislu člena 13 Odločbe 2004/904/ES (priložite uradni dokument, s katerim se zadevni javni organ imenuje za „odgovorni organ“ za upravljanje ERF) Naziv: … Naslov: … Ime odgovorne osebe: … Kontaktna oseba: … Funkcija kontaktne osebe: … Telefon: … Telefaks: … E-naslov: … Delegiran organ v smislu člena 13 Odločbe 2004/904/ES (kjer je ustrezno) (priložite uradni dokument, s katerim odgovorni organ prenese odgovornosti za izvajanje dejavnosti ERF na posrednika) Naziv: … Naslov: … Ime odgovorne osebe: … Kontaktna oseba: … Funkcija kontaktne osebe: … Telefon: … Telefaks: … E-naslov: … 2. SESTAVA IN VIRI ODGOVORNEGA ORGANA/DELEGIRANEGA ORGANA Priložite podroben organigram s kratkim opisom funkcij. Če je bilo izvajanje ERF preneseno, priložite organigram in kratek opis funkcij za delegiran organ. 2.1 Položaj odgovornega/delegiranega organa Kakšen pravni položaj ima odgovorni organ?  Javni organ  Javnopravna ustanova ali agencija Kakšen pravni položaj ima delegiran organ?  Javni organ  Javnopravna ustanova ali agencija  Zasebni organ  Drugo (prosimo, navedite) … 2.2 Seznam osebja Odgovorni organ (ključni člani osebja, ki so vključeni v upravljanje sredstev ERF) Funkcija Ime Položaj

Delegiran organ (kjer je ustrezno) Funkcija Ime Položaj 2.3 Uporaba zunanjih organov (prosimo, navedite, ali odgovorni organ/posrednik uporablja zunanje organe za izvajanje ene ali več nalog, ki so mu bile podeljene, in kadar je primerno navedite v ta namen sklenjene dogovore) … … … … 3. OPIS OBVEZNOSTI, KI SO POVEZANE S SISTEMI ZA UPRAVLJANJE IN NADZOR 3.1 Razdelitev nalog Naloge Enote/oddelki/odgovorne osebe Priprava nacionalnih večletnih in letnih programov Objavljanje razpisov za zbiranje predlogov (nepovratna sredstva) Prejem in evidentiranje predlogov Upravna analiza predlogov (upravičenost) Finančna analiza predlogov Ocenjevanje predlogov Tehnična analiza predlogov Izbor predlogov (odločitev) Uradno obvestilo vlagateljem za nepovratna sredstva o odločitvi Priprava povezanih sporazumov o nepovratnih sredstvih Podpisovanje sporazumov o nepovratnih sredstvih Spremljanje izvajanja projekta Prejem vlog za plačila/računov Analiza vlog za plačilo/računov prejemnika Odobritev izplačil Preverjanje projekta (1) Plačilna funkcija Priprava in objava javnih razpisov Prejem in evidentiranje ponudb Upravna analiza ponudb Finančna analiza ponudb Tehnična analiza ponudb Postopek oddaje javnega naročila Podpisovanje pogodb Priprava osnutka letnega poročila o izvedbi Priprava osnutkov izjav o izdatkih s strani držav članic, ki se jih pošlje Evropski komisiji Priprava osnutkov vlog za plačilo s strani držav članic, ki se jih pošlje Evropski komisiji Pošiljanje vlog za plačilo, ki jih države članice pošljejo Evropski komisiji Revizija sistemov za upravljanje (2) Ocenjevanje (1) 3.2 Ločevanje nalog (če naloge upravljanja, izplačevanja in nadzora izvaja ista enota (oddelek), navedite, kako so te naloge jasno ločene). … … … … … … … Evidentiranje prihodkov in izdatkov ERF v računovodskih izkazih 3.2.1 Računovodske ureditve Katere računovodske instrumente uporabljate za evidentiranje odobrenih sredstev ERF?  Posebno proračunsko vrstico v nacionalnem proračunu  Neproračunsko postavko  Posebni bančni račun  Drugo (prosimo, navedite) … 3.2.2 Opis poti, po kateri se sredstva dajo na razpolago in prenesejo iz računov držav članic, na katere so bila vplačana, na posebne račune končnega prejemnika Ravni Naziv računa Odgovorna oseba Priliv sredstev, ki jih vplača ES Končni prejemnik Ali je pot odobritve izplačil iz ERF podobna tisti za izplačila v okviru nacionalnega proračuna?  Da  Ne Če ni, opišite razlike in navedite razloge … … … … … … 3.2.3 Opis pravil (če se uporabljajo) za prenašanje odobrenih sredstev ERF in odobrenih sredstev nacionalnega sofinanciranja, če gre za javna sredstva … … … … … … … … 4. ANALIZA PROCESA UPRAVLJANJA – OPIS POTI IN POSTOPKOV 4.1 Priprava večletnega in letnega programa Kdo pripravlja večletni in letni program, ki se predloži Komisiji? … … … … Kako so zlasti finančni načrti vključeni v te programe? … … … … … … Ali te priprave predvidevajo stike z ustreznimi partnerji za vzpostavitev večletnega delovnega programa ali z možnimi prejemniki pred vzpostavitvijo letnega programa (razpis za zbiranje prijav, razpis za zbiranje predlogov, razpisni postopki)? … … … … 4.2 Razpis za zbiranje predlogov in izbor predlogov/razpisni postopki Ali je odgovorni organ/delegiran organ sprejel dokumente (priročnike, okrožnice, postopkovna navodila), ki določajo spodaj opisane postopke? Da  Ne  4.2.1 Oblikovanje razpisov za zbiranje predlogov/javnega razpisa — Priprava in ocenjevanje razpisa za zbiranje predlogov/javnega razpisa Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) Dokumenti, ki jih je treba priložiti Razpis za zbiranje predlogov 2005 (vključno z obrazci za vloge); javni razpis — S kom se posvetujete, preden dokončate razpis za zbiranje predlogov/javni razpis? Z drugimi oddelki  Z drugimi nacionalnimi organi  Z Evropsko komisijo  Drugo  (prosimo, navedite) … 4.2.2 Objavljanje razpisa za zbiranje predlogov/javnega razpisa Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.)

— Ureditev objavljanja: — nacionalni uradni list in Uradni list Evropske unije (v okviru postopka naročil, če se zahteva)  — posebne internetne strani  — splošni mediji  — strokovni mediji  — brošure in prospekti  — drugo  (prosimo, navedite) … 4.2.3 Pomoč vlagateljem pri pripravi predlogov/ponudb (tj. dokumenti ali storitve, ki razlagajo razpise za zbiranje predlogov/javne razpise, npr. navodila za vlagatelje itd.) Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) Dokumenti, ki jih je treba priložiti Obstoječi dokumenti ali osnutki 4.2.4 Prejem in evidentiranje predlogov/razpisne dokumentacije Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) — Prejem predloga/razpisa se potrdi: — s potrdilom o prejemu  — z dopisom/telefaksom/e-pošto  — drugo  (prosimo, navedite) … — se ne potrdi  — Preverjanje skladnosti z datumi pošiljanja/prejema in ali so predlogi/razpisna dokumentacija popolni: Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) 4.2.5 Analiza predlogov/razpisne dokumentacije (a) Upravna analiza (podatki o vlagateljih, preverjanje meril o upravičenosti itd.) Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) (b) Tehnična analiza (analiza glede na merila izbora in oddaje, kot je določeno v specifikaciji razpisa za zbiranje predlogov/javnega razpisa) Ali je zagotovljena? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) Ali so bila določena natančna merila izbora in oddaje? Da  Ne  Če da, ali so določena v obliki dokumenta (analitični kontrolni seznam itd.)? Da  Ne  (c) Finančna analiza Ali je zagotovljena? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) Ali so bila določena natančna merila (referenčne vrednosti/zgornje meje za vsako vrsto izdatka)? Da  Ne  Če da, ali so določena v obliki dokumenta (kontrolni seznam itd.)? Da  Ne  4.2.6 Razmerje z drugimi pobudami ali programi Skupnosti Ali se izvajajo pregledi glede možnega prekrivanja z dejavnostmi/projekti, ki se v vaši državi članici financirajo v okviru drugih pobud ali programov Skupnosti, kot je na primer EQUAL? Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) 4.2.7 Ocena in izbor predlogov/Postopki oddaje javnega naročila Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) (Opišite udeležene stranke (notranje ocenjevanje, zunanji ocenjevalci, ocenjevalni odbori) pri ocenjevanju predloženih predlogov/razpisnih ponudb) … … … … … 4.2.8 Odločitev za izbor/zavrnitev predlogov/ponudb Kdo je uradno odgovoren za odločitev, ali se predlogi sprejmejo ali zavrnejo? Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) 4.2.9 Uradno obvestilo o odločitvi o zavrnitvi predlogov/ponudb Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) Ali se vlagatelju/ponudniku pošlje dopis z obrazložitvijo razlogov za zavrnitev? Da  Ne  Ali se v dopisu navede razloge za zavrnitev? Da  Ne  4.2.10 Sprejetje projekta/odločba o financiranju/dodelitev naročila. Računovodske ureditve za izbrane projekte Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) Kdo podpiše sporazum o financiranju/odločitev o dodelitvi naročila v imenu odgovornega organa/delegiranega organa? (priložite izvod vzorčnega sporazuma in vzorec poročil, poslanih prejemnikom) Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) Dokumenti, ki jih je treba priložiti Vzorec sporazuma(-ov) o financiranju 4.3 Upravljanje in izplačevanje nepovratnih sredstev 4.3.1 Ureditve izplačil, kot so določene v sporazumu(-ih) o financiranju s prejemnikom Izplačilo Znesek (% od skupno) Plačilni pogoj (poročila, ki jih predstavijo prejemniki) Predvideni datum (glede na dokončanje projekta) Prvo predplačilo Drugo predplačilo Saldo Ali so bili za prejemnike sestavljeni vzorci poročil o napredku in končnih poročil o oceni? (priložite vzorec poročil o napredku in poročil o oceni) Da  Ne  Ali so bili za prejemnike sestavljeni vzorci finančnih poročil/vlog za izplačilo? (priložite vzorec finančnih poročil/vlog za izplačilo) Da  Ne  4.3.2 Spremljanje izvajanja projekta Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) Ali to spremljanje vključuje inšpekcijske preglede projekta na kraju samem? Da  Ne  Če da, kateri dogovori veljajo (pogostost, pregledi dejavnosti projekta/finančnih vidikov itd.)? … … … … 4.3.3 Prejem in analiza vlog za izplačilo, predloženih po projektih Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) Ali analiza vlog za izplačila vključuje naslednje preglede: Prvo predplačilo (Da/Ne) Drugo predplačilo (Da/Ne) Končno (Da/Ne) Ali se znesek, ki se uporablja, ujema z zneskom, določenim v sporazumu Ali je vlagatelj prava oseba in ali je bančni račun, kamor se izplačajo sredstva, pravi Ali je bil projekt zaključen v skladu z določbami sporazuma o financiranju Izčrpen, podroben seznam izdatkov za projekt Preverjanje izračunov prejemnikove izjave o izdatkih Ali se prijavljeni izdatki ujemajo s proračunsko napovedjo Dokazila za prijavljene izdatke Odstotek prijavljenih izdatkov, preverjenih glede na dokazila: … % Potrditev izdatkov s strani zunanjega organa (računovodja, revizor itd.) Ali so prijavljeni izdatki v skladu s pravili, določenimi v Odločbi Komisije … 4.3.4 Začetek izplačevanja/izterjave od upravičencev Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) 4.3.5 Nalog za izplačilo/izterjavo Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) 4.3.6 Izvajanje izplačil/izterjav Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) Ali izvajanje izplačil/izterjav vključuje naslednja preverjanja: Prvo predplačilo Predujem (Da/Ne) Drugo predplačilo Vmesno izplačilo (Da/Ne) Končno (Da/Ne) Obstoj veljavne pravne obveznosti za projekt (sporazum o financiranju) Veljavna odobritev naloga za izplačilo/izterjavo (kontrolni seznam) Pravilno podpisan nalog za izplačilo/izterjavo s strani pooblaščenega podpisnika Točen pravni položaj prejemnika in njegovi bančni podatki Točen računovodski vnos za zahtevo za izplačilo/izterjavo 4.3.7 Načini izplačila Kako so prejemniki izplačani? Bančno nakazilo  Ček  Drugo  4.3.8 Spremljanje izterjave (Kakšni dogovori so sklenjeni za spremljanje in zagotavljanje povračila nalogov za izterjavo, izdanih v zvezi s projekti?) … … … … … … … … 4.3.9 Postopki za ponovno dodelitev povrnjenih sredstev v okviru ERF (kjer je primerno) … … … … … … … … 4.4 Izjave o izdatkih in vloge za izplačila s strani držav članic 4.4.1 Izjava o izdatkih Kateri oddelek/subjekt sestavi izjave o izdatkih, ki se jih pošlje Evropski komisiji Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) Kateri organ potrdi izjave o izdatkih, ki se jih pošlje Evropski komisiji Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni posameznik/subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) 4.4.2 Zahteva za izplačilo Kateri oddelek sestavi zahtevo za izplačilo, ki se jo pošlje Evropski komisiji (člen …) Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) 5. PREGLEDI, NADZOR IN REVIZIJA 5.1 Odgovorni oddelki za preglede projektov (kot je določeno v členu 25(a)) Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek (3) Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) 5.2 Značilnosti pregledov projektov Kazalci Da Ne Struktura pregledov: — centralizirana — decentralizirana — zunanja Število oseb, ki izvaja preglede Vrsta pregledov: Pregledi na podlagi analize tveganja? — predhodno — med izvajanjem projekta — naknadno Letni program je sestavljen ob upoštevanju metod vzorčenja, opredeljenih v členu 7 Ali dejavnosti pregleda vključujejo: Da Ne Zagotavljanje, da se upoštevajo postopki izbire projektov Preverjanje, ali se cilji projekta ujemajo s cilji, določenimi v nacionalnem izvedbenem programu ERF Preverjanje, ali se izdatki, ki jih prejemniki sredstev prenesejo, ujemajo z dokaznimi listinami Preverjanje, ali se izdatki ujemajo z zahtevami Skupnosti, zahtevami, ki so določene med nacionalnim izbirnim postopkom, pogoji pogodbe ali instrumenta o odobritvi nepovratnih sredstev in dejansko izvedenimi deli Preverjanje, ali je nacionalno sofinanciranje dejansko zagotovljeno Preverjanje skladnosti s postopki in potmi, ki jih določi odgovorni organ/posrednik glede analize, odobritve in izvajanja izplačil prejemnikom Preverjanje, ali znesek sredstev upošteva omejitve, določene v členu 23 Odločbe 2004/904/ES Preverjanje, ali so bila sredstva dejansko izplačana prejemnikom Preverjanje revizijske sledi Preverjanje, ali se sprejeti izdatki in prihodki projekta ujemajo z zneski izdatkov in prihodkov, ki jih je odgovorni organ prijavil v izjavah o izdatkih, predloženih Evropski komisiji 5.3 Nadaljnje spremljanje pregledov (a) Komu se pošljejo poročila?  Prejemnikom pregledanih projektov  Upravnemu odboru odgovornega organa  Oddelku za notranjo revizijo odgovornega organa  Nacionalnim revizijskim organom  Drugo (prosimo, navedite) … (b) Kakšno nadaljnje spremljanje je predvideno za ta poročila: — glede zadevnih projektov (finančni popravki, pregledi drugih projektov, ki jih izvajajo isti prejemniki itd.) … … … — glede odgovornega organa/posrednika (spremembe in popravki postopkov/priročnikov o postopkih, kontrolnih seznamov itd.) … … … … … 5.4 Revizija odgovornega organa/posrednika Ali je odgovorni organ/posrednik predmet revizije? Da  Ne  Kateri oddelki ali organi imajo zmogljivosti za izvedbo te revizije?  Oddelek za notranjo revizijo odgovornega organa/posrednika  Oddelek za revizijo drugega organa  Nacionalni revizijski organ (računsko sodišče) Ali se je revizija te vrste že izvedla od začetka veljavnosti Odločbe Sveta 2004/904/ES? Da  Ne  Če je odgovor pritrdilen: Kdaj (datum)? … Kateri organ jo je izvedel? … Ali je/so na voljo poročilo(-a)? … Kateri ukrepi so bili sprejeti na podlagi tega poročila? … … … … … … … 6. REVIZIJSKA SLED Kje so shranjeni naslednji dokumenti? Dokumenti Odgovorna enota/oddelek Trajanje shranjevanja Nacionalni večletni in letni program Odločba Evropske komisije glede večletnih in letnih programov Razpis za zbiranje predlogov/javni razpis Spisi vlagateljev/Pogodbeni spisi Upravne, tehnične in finančne analize prejetih predlogov (razpredelnice ocenjevanja) in poročila odbora za ocenjevanje Odločba o financiranju ali zavrnitev financiranja Sporazum o financiranju projekta Odločbe o finančnih obveznostih, ki ustrezajo projektom Poročila o napredku in končna poročila, ki jih predložijo prejemniki sredstev Finančna poročila in vloge za izplačila, ki se jih predloži za financirane projekte Dokazne listine za izdatke in prihodke financiranih projektov Odobritve izplačil/izterjav sredstev (kontrolni seznami) Nalogi za izplačila/izterjave sredstev Dokazilo o izplačilu/izterjavi sredstev Poročila o pregledih projektov Poročila o pregledih sistemov za upravljanje in nadzor, izvedenih na nacionalni ravni Izjave o izdatkih, poslane Evropski komisiji Zahteve za izplačilo, poslane Evropski komisiji Končna poročila o izvajanju, poslana Evropski komisiji Dokazilo o izplačilu, prejeto od Evropske komisije 7. OCENJEVANJE 7.1 Oddelki, odgovorni za ocenjevanje Ali je zagotovljeno? Da/Ne/NA Odgovorni subjekt/oddelek (4) Oblika postopka (priročnik, okrožnica, postopkovna navodila, kontrolni seznami itd.) 7.2 Razpored ocenjevanja Kako pogosto se morajo ocenjevati dejavnosti ERF?  Vmesno ocenjevanje  Končno ocenjevanje 7.3 Kazalci Ali so bili kazalci uvedeni z namenom spremljanja in ocenjevanja projektov in nacionalnih programov ter ali se zbirajo v fazi upravljanja? Da  Ne  Ali so bili uvedeni podrobni kazalci za vsako vrsto dejavnosti, navedenih v členih 4, 5, 6 in 7 Odločbe 2004/904/ES? Kazalci virov in dokončanja projekta (označite z „X“, če Da) Kazalci dokončanja dejavnosti (označite z „X“, če Da) Kazalci rezultata dejavnosti (označite z „X“, če Da) Kazalci učinkov dejavnosti (posledice) (označite z „X“, če Da) 1. Pogoji sprejema in azilni postopki — pomoč posameznikom — strukturna pomoč 2. Vključevanje — pomoč posameznikom — strukturna pomoč 3. Prostovoljno vračanje — pomoč posameznikom — strukturna pomoč (1) Navedite zunanje svetovalce, kjer je primerno. (2) NB Preverjanja, ki jih mora opraviti odgovorni organ ali ki se opravijo v okviru njegove odgovornosti (zunanji revizorji, javni organi) v namene nadzora (člen 25(a), tj. tista, ki niso neposredno povezana s spremljanjem vsakodnevnega upravljanja projekta (analize in odločitve, vloge za plačila) itd. (3) Navedite tudi primere, kadar je preglede ponavadi izvajal zunanji organ. (4) Navedite tudi zunanje svetovalce, kjer je primerno.

PRILOGA 2 EVROPSKI SKLAD ZA BEGUNCE OSNUTEK LETNEGA PROGRAMA 2005 1. DRŽAVA ČLANICA … 2. SPLOŠNA PRAVILA ZA IZBOR PROJEKTOV ZA FINANCIRANJE V OKVIRU LETNEGA PROGRAMA Ali so splošna pravila za izbor projektov, ki naj se financirajo iz letnega programa, v skladu s tistimi, določenimi v večletnem programu? Če ne, spodaj navedite podrobnosti o vseh spremembah: … … … … … … … … … … … … … … … 3. DEJAVNOSTI 3.1 Dejavnost A.: Pogoji za sprejem in azilni postopki (i) Zahteve, ki upravičujejo izvajanje dejavnosti … … (ii) Namen dejavnosti … … (iii) Finančni načrt (1) Dodeljena sredstva Evropskega sklada za begunce A 0,00 EUR 0,00 % Državna dodeljena sredstva B 0,00 EUR 0,00 % Dodeljena sredstva iz regij C 0,00 EUR 0,00 % Dodeljena sredstva od lokalnih organov D 0,00 EUR 0,00 % Nacionalna dodeljena sredstva E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Skupna javna dodeljena sredstva F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Zasebna dodeljena sredstva G 0,00 EUR 0,00 % Skupni stroški H = F+G 0,00 EUR 0,00 % (iv) Časovni razpored (Datumi začetkov projektov morajo biti v obdobju med 1. januarjem in 31. decembrom programskega leta. Izjemoma so lahko datumi začetkov za projekte v okviru programov v letu 2005 v obdobju med 1. januarjem 2005 in 30. junijem 2006. Za projekte v okviru letnega programa v letu 2005 so izdatki lahko upravičeni od 1. januarja 2005) Datum začetka: … Datum zaključka: … (v) Dejavnosti, ki jih je treba izvesti (operativna shema) Sklic na dejavnosti, navedene v členu 5 Odločbe 2004/904/ES (vi) Ciljne skupine Osebe, opredeljene v členu 3 Odločbe o ERF 2004/904/ES (navedite pravni položaj) (vii) Prejemniki nepovratnih sredstev (nevladne organizacije, zvezni, nacionalni, regionalni ali lokalni organi, druge nepridobitne organizacije …) (viii) Udeleženi nacionalni organi Navedite, ali je poleg odgovornega organa v skladu s členom 13 Odločbe o ERF udeležen še kak drugi organ (ix) Pričakovani opredeljeni rezultati Seznam spodaj navedenih primerov je ponazoritven, ne izčrpen: — Izboljšanje nastanitvene infrastrukture ali nastanitvenih storitev (navedi količino) — Zagotavljanje materialne pomoči in zdravstvene ali psihološke oskrbe — Zagotavljanje socialne pomoči, obveščanje o ali pomoč pri upravnih formalnostih — Zagotavljanje podpornih storitev, kot so prevajanje in usposabljanje za pomoč pri izboljšanju pogojev sprejema ter učinkovitosti in kakovosti azilnih postopkov — Izboljšanje zagotavljanja informiranja lokalnih skupnosti, ki bodo v stiku z osebami, ki se sprejemajo v državi gostiteljici — Vrsta in količina posebne pomoči občutljivim skupinam — Čas stikov (pravnikov specialistov ali drugih svetovalcev) z upravičenci iz ciljnih skupin — Število uporabnikov proizvodov, ki so rezultati projektov (informacijski viri, prevodi dokumentov itd.) — Dejanska izboljšanja pri obdelavi prošenj za azil — Izboljšanja pri zastopanju prosilcev za azil (npr. pravna pomoč) — Drugo (navedite) (x) Prepoznavnost sofinanciranja iz Evropskega sklada za begunce Opišite mehanizme za zagotavljanje prepoznavnosti financiranja iz ERF za vsako dejavnost, povezano s projekti, ki se financirajo v okviru tega ukrepa … … (xi) Dopolnjevanje s podobnimi dejavnostmi, ki se financirajo iz drugih instrumentov, in dodatnost k nacionalnim ukrepom Prikažite, da so predlagane dejavnosti popolnoma integrirane in koordinirane s podobnimi dejavnostmi, ki se financirajo iz drugih nacionalnih instrumentov ali instrumentov Skupnosti, in tudi da dopolnjujejo in ne nadomeščajo nacionalnih dejavnosti. … … 3.2 Dejavnost B): Vključevanje oseb iz člena 3 odločbe 2004/904/ES, ki trajno in stalno bivajo v državi čLanici (i) Zahteve, ki upravičujejo izvajanje dejavnosti … … (ii) Namen dejavnosti … … (iii) Finančni načrt (2) Dodeljena sredstva Evropskega sklada za begunce A 0,00 EUR 0,00 % Državna dodeljena sredstva B 0,00 EUR 0,00 % Dodeljena sredstva iz regij C 0,00 EUR 0,00 % Dodeljena sredstva od lokalnih organov D 0,00 EUR 0,00 % Nacionalna dodeljena sredstva E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Skupna javna dodeljena sredstva F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Zasebna dodeljena sredstva G 0,00 EUR 0,00 % Skupni stroški H = F+G 0,00 EUR 0,00 % (iv) Časovni razpored (Datumi začetkov projektov morajo biti v obdobju med 1. januarjem in 31. decembrom programskega leta. Izjemoma so lahko datumi začetkov za projekte v okviru programa za leto 2005 v obdobju med 1. januarjem 2005 in 30. junijem 2006. Za letni program za leto 2005 so izdatki lahko upravičeni od 1. januarja 2005) Datum začetka: … Datum zaključka: … (v) Dejavnosti, ki jih je treba izvesti (operativna shema) Sklic na dejavnosti, navedene v členu 6 Odločbe 2004/904/ES … … … … … (vi) Ciljne skupine Osebe, opredeljene v členu 3 Odločbe o ERF, ki trajno in stalno bivajo v državi članici (pozor: tu ne gre za prosilce za azil, nezakonite priseljence ali priseljence) (vii) Prejemniki nepovratnih sredstev (nevladne organizacije, zvezni, nacionalni, regionalni ali lokalni organi, druge nepridobitne organizacije …) (viii) Udeleženi nacionalni organi Navedite, ali je poleg odgovornega organa v skladu s členom 13 Odločbe o ERF 2004/904/ES udeležen še kak drug organ. (ix) Pričakovani opredeljeni rezultati Seznam spodaj navedenih primerov je ponazoritven, ne izčrpen: — Zagotavljanje svetovanja in pomoči na področjih, kot so bivanje, sredstva za preživetje, vključevanje na trg dela, zdravstvena, psihološka oskrba in socialno varstvo, zagotavljanje gradiv in storitev — Število dejavnosti, ki prejemnikom omogočajo, da se prilagodijo družbi države članice v socialnokulturnem smislu in delijo vrednote, vsebovane v Listini Evropske unije o temeljnih pravicah — Zagotavljanje dejavnosti za spodbujanje trajnega in trajnostnega sodelovanja v civilnem in kulturnem življenju — Denarna vrednost takojšnje podpore (hrana, oblačila, nastanitev itd.) — Število zagotovljenih zdravstvenih storitev — Število zagotovljenih ur izobraževanja in usposabljanja (npr. jezikovno izobraževanje in poklicno usposabljanje) — Čas stikov svetovalcev na področju sociale z upravičenci iz ciljnih skupin — Število uporabnikov proizvodov, ki so rezultati projektov (informacijski viri, prevodi dokumentov itd.) — Dejanska izboljšanja pri vključevanju beguncev — Zagotavljanje dejavnosti za spodbujanje enakih možnosti dostopa in enakih možnosti dosežkov v zvezi v opravki teh oseb z javnimi institucijami — Drugo (navedite) (x) Prepoznavnost sofinanciranja iz Evropskega sklada za begunce Opišite mehanizme za zagotavljanje prepoznavnosti financiranja iz ERF za vsako dejavnost, povezano s projekti, ki se financirajo v okviru tega ukrepa … … … … … (xi) Dopolnjevanje s podobnimi ukrepi, ki se financirajo iz drugih instrumentov, in dodatnost k nacionalnim ukrepom Država članica mora prikazati, da so predlagani ukrepi popolnoma integrirani in koordinirani s podobnimi dejavnostmi, ki se financirajo iz drugih nacionalnih instrumentov ali instrumentov Skupnosti, in tudi da dopolnjujejo in ne nadomeščajo nacionalnih dejavnosti … … … … … 3.3 Dejavnost C.: Prostovoljno vračanje oseb iz člena 3 ODLOČBE 2004/904/ES, če zadevne osebe niso pridobile novega državljanstva in niso zapustile ozemlja države članice (i) Zahteve, ki upravičujejo izvajanje dejavnosti … … (ii) Namen dejavnosti … … (iii) Finančni načrt (3) Dodeljena sredstva Evropskega sklada za begunce A 0,00 EUR 0,00 % Državna dodeljena sredstva B 0,00 EUR 0,00 % Dodeljena sredstva iz regij C 0,00 EUR 0,00 % Dodeljena sredstva od lokalnih organov D 0,00 EUR 0,00 % Nacionalna dodeljena sredstva E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Skupna javna dodeljena sredstva F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Zasebna dodeljena sredstva G 0,00 EUR 0,00 % Skupni stroški H = F+G 0,00 EUR 0,00 % (iv) Časovni razpored (Datumi začetkov projektov morajo biti v obdobju med 1. januarjem in 31. decembrom programskega leta. Izjemoma so lahko datumi začetkov za projekte v okviru programa za leto 2005 v obdobju med 1. januarjem 2005 in 30. junijem 2006. Za projekte v okviru letnega programa za leto 2005 so izdatki lahko upravičeni od 1. januarja 2005) Datum začetka: … Datum zaključka: … (v) Dejavnosti, ki jih je treba izvesti (operativna shema) Sklic na dejavnosti, navedene v členu 7 Odločbe 2004/904/ES … … … … … (vi) Nadaljnje spremljanje po vrnitvi Opišite sistem za spremljanje in nadaljnje spremljanje po prostovoljni vrnitvi. (vii) Ciljne skupine Osebe iz člena 3 Odločbe ERF, če zadevne osebe niso pridobile novega državljanstva (naturalizirane osebe) in niso zapustile ozemlja države članice (navedite). (viii) Prejemniki nepovratnih sredstev (nevladne organizacije, zvezni, nacionalni, regionalni ali lokalni organi, druge nepridobitne organizacije …). (ix) Udeleženi nacionalni organi Navedite, ali je poleg odgovornega organa v skladu s členom 13 Odločbe o ERF 2004/904/ES udeležen še kak drug organ. (x) Pričakovani opredeljeni rezultati Seznam spodaj navedenih primerov je ponazoritveni, ne izčrpen: — število uporabnikov informacij in svetovanja glede pobud ali programov za prostovoljno vračanje, — število posameznikov (delavcev, glav družine, družinskih članov), ki so se vrnili v matično državo, — število oseb, ki so ostale, vendar so prejele podporo za vrnitev, — dodatne gospodarske koristi za matično državo (npr. število novo ustvarjenih delovnih mest, novo ustanovljenih podjetij itd.), — zagotavljanje informacij o vidikih, pomembnih za vračanje, vključno z gospodarskim, upravnim in političnim stanjem v matični državi, zaposlitvenimi možnostmi, lastninskimi pravicami in drugimi pravnimi zadevami, — vrednost finančne pomoči za povratnike, — sodelovanje s podobnimi projekti v drugih državah članicah, — čas stikov svetovalcev z upravičenci iz ciljnih skupin, — število uporabnikov proizvodov, ki so rezultati projektov (informiranje o stanju v matični državi ali regiji ter v državi ali regiji prejšnjega stalnega prebivališča), — količinsko opredeljeni vplivi dejavnosti skupnosti iz matičnih držav s sedežem v Evropski uniji za poenostavitev prostovoljnega vračanja oseb, navedenih v Odločbi Sveta 2004/904/ES, — zagotavljanje dejavnosti, ki olajšujejo organizacijo in izvajanje nacionalnih pobud ali programov prostovoljnega vračanja, — drugo (navedite). (xi) Prepoznavnost sofinanciranja iz Evropskega sklada za begunce Opišite mehanizme za zagotavljanje prepoznavnosti financiranja iz ERF za vsako dejavnost, povezano s projekti, ki se financirajo v okviru tega ukrepa … … … … … (xii) Dopolnjevanje s podobnimi dejavnostmi, ki se financirajo iz drugih instrumentov, in dodatnost k nacionalnim dejavnostim Država članica mora prikazati, da so predlagane aktivnosti popolnoma integrirane in koordinirane s podobnimi dejavnostmi, ki se financirajo iz drugih nacionalnih instrumentov (vključno z regionalnimi in lokalnimi) ali instrumentov Skupnosti, in tudi da dopolnjujejo in ne nadomeščajo nacionalnih dejavnosti 4. TEHNIČNA POMOČ (i) Zahteve, ki upravičujejo uporabo tehnične pomoči Podroben opis razpoložljivih sredstev in dodatnih potreb, ki se zahtevajo za izvajanje programa ERF … … (ii) Namen tehnične pomoči (člen 18 Odločbe 2004/904/ES) … … (iii) Finančni načrt (4) Dodeljena sredstva Evropskega sklada za begunce A 0,00 EUR 0,00 % Državna dodeljena sredstva B 0,00 EUR 0,00 % Dodeljena sredstva iz regij C 0,00 EUR 0,00 % Dodeljena sredstva od lokalnih organov D 0,00 EUR 0,00 % Nacionalna dodeljena sredstva E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Skupna javna dodeljena sredstva F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Zasebna dodeljena sredstva G 0,00 EUR 0,00 % Skupni stroški H = F+G 0,00 EUR 0,00 % (iv) Časovni razpored (Datumi začetkov ukrepov tehnične pomoči morajo biti v obdobju med 1. januarjem in 31. decembrom programskega leta. Izjemoma so lahko datumi začetkov za projekte v okviru programa za leto 2005 v obdobju med 1. januarjem 2005 in 30. junijem 2006. Izdatki za letni program za leto 2005 so lahko upravičeni od 1. januarja 2005 do 31. decembra 2006) Datum začetka: … Datum zaključka: … (v) Dejavnosti, ki jih je treba izvesti (operativna shema) Dejavnosti, ki zajemajo tehnično in upravno pomoč, povezano s pripravo, spremljanjem in ocenjevanjem dejavnosti programa, na primer: (a) stroški, povezani s pripravo, izbiro, ocenjevanjem in nadaljnjim spremljanjem dejavnosti, ki se sofinancirajo iz Evropskega sklada za begunce. Tu je lahko vključen lizing ali nakup računalniških sistemov: potrebo po teh primerno utemelji odgovorni organ in je sorazmerna z obsegom programa. Z lizingom pridobljena ali nakupljena oprema se lahko uporablja le za izvajanje programa. Uporabljajo se pravila o upravičenosti v zvezi z lizingom; (b) dejavnosti informiranja in stroški, povezani s prepoznavnostjo sofinanciranja iz ERF; (c) stroški, povezani z revizijami in preverjanji na kraju samem ter pregledi projektov; (d) izdatki, povezani z osebnimi prejemki, vključno s prispevki za socialno varnost, so upravičeni le v naslednjih primerih; (e) redno zaposleni uradniki, začasno premeščeni z uradno odločbo odgovornega organa, ki jih pooblasti za opravljanje nalog, naštetih v točkah 2 do 4 zgoraj; (f) začasni uslužbenci ali osebje iz zasebnega sektorja, zaposleni izključno za namen opravljanja nalog, naštetih v točkah 2 do 4 zgoraj. (vi) Postopek naročil Javni organ, ki izvaja program ERF (in drugi organi, udeleženi pri izvajanju, če je pomembno). Navedite zlasti, v okviru katerih postopkov naročil naj se upravljajo izdatki za tehnično pomoč. (vii) Udeleženi nacionalni organi Navedite, ali je poleg odgovornega organa v skladu s členom 13 Odločbe o ERF udeležen še kak drugi organ. (viii) Pričakovani opredeljeni rezultati na primer: — Količinsko opredeljeno izboljšanje pri izvajanju ERF — Izboljšanja pri pripravi razpisov za zbiranje predlogov in pri pripravi programa (navedite osebo/dni): — Ocenjevanje predlogov za projekte (navedite število): — Izbor projektov (pričakovano število): — Nadaljnje spremljanje projektov in upravljanje programa (navedite št. oseb/dni): — Revizija in pregledi na kraju samem (navedite število revizij/pregledov): — Ocenjevalna poročila (navedite število oseb/dni): — Pobude za oglaševanje (navedite): — Z lizingom pridobljena ali nakupljena oprema (navedite): — Drugo (navedite): (ix) Prepoznavnost sofinanciranja iz Evropskega sklada za begunce Financiranje iz ERF je dobro prepoznavno za vsakršno dejavnost, povezano z projekti, ki se financirajo iz tega ukrepa. (x) Dopolnjevanje s podobnimi ukrepi, ki se financirajo iz drugih instrumentov, in dodatnost k nacionalnim ukrepom Država članica mora prikazati, da so predlagani ukrepi popolnoma integrirani in koordinirani s podobnimi ukrepi, ki se financirajo iz drugih nacionalnih, mednarodnih ali instrumentov Skupnosti, in tudi da dopolnjujejo in ne nadomeščajo nacionalnih ukrepov. 5. OKVIRNI SKUPNI FINANČNI NAČRT ZA LETO (5) Dodeljena sredstva Evropskega sklada za begunce A 0,00 EUR 0,00 % Državna dodeljena sredstva B 0,00 EUR 0,00 % Dodeljena sredstva iz regij C 0,00 EUR 0,00 % Dodeljena sredstva od lokalnih organov D 0,00 EUR 0,00 % Nacionalna dodeljena sredstva E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Skupna javna dodeljena sredstva F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Zasebna dodeljena sredstva G 0,00 EUR 0,00 % Skupni stroški H = F+G 0,00 EUR 0,00 % (1) Glej člen 15 te odločbe. (2) Glej člen 15 te odločbe. (3) Glej člen 15 te odločbe. (4) Največ 7 % letnih dodeljenih sredstev držav članic, plus 30 000 EUR. Sofinanciranje ni obvezno. Glej člen 15 te odločbe. (5) Glej člen 15 te odločbe.

PRILOGA 3 VZOREC POROČILA O NAPREDKU (člen 23(3) Odločbe 2004/904/ES) Poslati na naslov: Evropska komisija Generalni direktorat za pravosodje, svobodo in varnost Enota B/4 Evropski sklad za begunce B-1049 Bruselj Država članica: …Leto letnega programa: …Odgovorni organ: …(ime osebe za stike, služba ali organizacija, naslov, telefaks, telefon, e-naslov)Predvideni datum: ko se 70 % zneska začetnega izplačila plača končnemu upravičencu. A. UPRAVLJANJE IN VODENJE PROGRAMA 1. Opis struktur upravljanja letnega programa, finančnih poti, metodologije in meril za izbor projektov, sistema spremljanja (če ste iste podatke navedli v zahtevi za sofinanciranje, se sklicujte na zahtevo za sofinanciranje): 2. Izbor projektov: izvedeni ukrepi in doseženi rezultati (npr. datum objave razpisa za zbiranje predlogov, število prosilcev, število izbranih projektov, povprečni stroški izbranih projektov). Opis dejavnosti tehnične pomoči, opravljenih pri izvajanju programa: 3. Obveščanje in oglaševanje: opravljene dejavnosti. Podroben opis o načinih zagotavljanja prepoznavnosti sofinanciranja s strani Skupnosti. Celotna projektna dokumentacija in vse publikacije morajo omeniti sofinanciranje s strani EU, „Ta projekt sofinancira Evropski sklad za begunce“: 4. Podatki o pregledih, izvedenih v skladu s členom 25(1) Odločbe 2004/904/ES: 5. Podatki o tveganjih, povezanih z dejavnostmi (tveganje pomeni možnost dogodka, ki bi vplival na dosego ciljev): B. IZVAJANJE PROGRAMA 1. Časovni razpored — Datum začetka izvajanja nacionalnega letnega programa: — Datum zaključka nacionalnega letnega programa (končni datum za izvršitev izdatkov, kot je določeno v odločbi o sofinanciranju): 2. Finančni vidiki Tabela finančnega poročila (navedite datum – ne prej kakor en mesec pred predložitvijo zbirnega poročila): FINANČNO POROČILO (Poročilo o napredku člen 23(3)) NACIONALNI PROGRAMI ERF DRŽAVA Stanje na dan Leto programa

Načrtovano (1) Prevzete obveznosti (2) Izplačila (3) % izplačil (4=3/2) Skupni stroški (a) Financiranje ERF (b) Skupni stroški (a) Skupni upravičeni stroški (b) Financiranje ERF (c) Skupni stroški (a) Skupni upravičeni stroški (b) Končni dolgovani znesek financiranja iz ERF (c) Izplačana sredstva iz ERF (d) Skupni stroški (a) Končni dolgovani znesek financiranja iz ERF (b) Izplačana sredstva iz ERF (c) ERF za izplačilo/za izterjavo s strani odgovornega organa (5) Dejavnost A – Sprejem in azilni postopki Ukrep 1 Ukrep 2 Ukrep 3 Dejavnost A skupno 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Dejavnost B – Vključevanje Ukrep 1 Ukrep 2 Dejavnost B skupno 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Dejavnost C – Prostovoljno vračanje Ukrep 1 Ukrep 2 Dejavnost C skupno 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Dejavnost D – Projekti, ki zajemajo več kot eno dejavnost Ukrep 1 Ukrep 2 Dejavnost D skupno 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 DEJAVNOSTI SKUPNO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 E Tehnična pomoč skupno VSE SKUPAJ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Načrtovano = kot načrtovano v odobrenem letnem programu (včasih na tej stopnji ni podrobnosti o projektu). (1a) Skupni stroški = skupni stroški ukrepov, kot je napovedano v odobrenem letnem programu. (1b) Financiranje ERF = znesek financiranja ERF za vsak ukrep, kot je napovedano v odobrenem letnem programu. (2) Prevzete obveznosti = kot je dogovorjeno v sporazumu o sofinanciranju/odločbi o financiranju med odgovornim organom in upravičeno organizacijo. (2a) Skupni stroški = skupni stroški za ukrep, kot dogovorjeno s sporazumom o nepovratnih sredstvih/odločbo o financiranju. (2b) Skupni upravičeni stroški = skupni upravičeni stroški za ukrep, kot dogovorjeno s sporazumom o nepovratnih sredstvih/odločbo o financiranju (= skupni stroški – prispevki v naravi). (2c) Financiranje ERF = najvišji znesek financiranja iz ERF, kot je dogovorjeno v sporazumu o nepovratnih sredstvih/odločbi o financiranju med odgovornim organom in upravičencem. (3) Izplačano = dejansko nastalo in do sedaj izplačano. (3a) Skupni stroški = skupni stroški za ukrep, ki jih je imel upravičenec in jih je odobril odgovorni organ. (3b) Skupni upravičeni stroški = upravičeni stroški za ukrep, ki jih je imel upravičenec in jih je odobril odgovorni organ (= skupni stroški – prispevki v naravi). (3c) Končni dolgovani znesek financiranja iz ERF = končni znesek financiranja iz ERF, ki se izplača upravičencu v skladu z določbami sporazuma o nepovratnih sredstvih/odločbe o financiranju, in izdatki, ki jih odobri odgovorni organ. (3d) Izplačana sredstva iz ERF = znesek sredstev iz ERF, ki ga je odgovorni organ izplačal upravičencu do sedaj (vključno z vrnjenimi zneski). (4) Sprememba med prevzetimi obveznostmi in do sedaj izplačanimi zneski. (4a) Skupni stroški = skupni stroški za ukrep, ki jih je imel upravičenec in jih je odobril odgovorni organ (3a)/ skupni stroški za ukrep, kot dogovorjeno v sporazumu o nepovratnih sredstvih ali odločbi o financiranju (2a). (4b) Končni dolgovani znesek financiranja iz ERF = končni dolgovani znesek financiranja iz ERF (3c) / znesek financiranja iz ERF, odobreni za ukrep (2b) (4c) Izplačana sredstva iz ERF = znesek sredstev iz ERF, izplačanih upravičencu do sedaj v skladu z določbami sporazuma o nepovratnih sredstvih ali odločbe o financiranju (3d) / znesek financiranja iz ERF, odobrenim za ukrep (2b). (5) ERF za izplačilo/izterjavo = razlika med končnim zneskom financiranja iz ERF, ki se izplača upravičencu v skladu z določbami sporazuma o nepovratnih sredstvih/odločbe o financiranju in zneskom financiranja iz ERF, ki ga je odgovorni organ izplačal upravičencu do sedaj (vključno z vrnjenimi zneski) – (5) = 3(c) – 3(d). IZJAVA O IZDATKIH ZA LETNI PROGRAM ERF (člena 23(3) in 24 Odločbe Sveta) Referenčna številka Komisije: Država: Datum: (v EUR) Dejavnosti: Skupni izdatki Upravičeni izdatki Prispevki v naravi Skupni izdatki Neposredni upravičeni stroški Posredni upravičeni stroški Skupni Upravičeni Izdatki Sprejem in azilni postopki – Ukrep 1 Sprejem in azilni postopki – Ukrep 2 Sprejem in azilni postopki –Ukrep 3 (A) Sprejem in azilni postopki – skupno Vključevanje – Ukrep 1 Vključevanje – Ukrep 2 (B) Vključevanje – skupno Prostovoljno vračanje – Ukrep 1 Prostovoljno vračanje – Ukrep 2 (C) Prostovoljno vračanje – skupno Kombinirani ukrep 1 Kombinirani ukrep 2 (D) Projekti, ki zajemajo več kot eno dejavnost – skupno (E) Tehnična pomoč VSE SKUPAJ (b) Izplačila, prejeta s strani Komisije z ustreznimi datumi: 3. Izvajanje ukrepov programa (a) Glavni cilji izbranih projektov po dejavnosti (prosimo, uporabite ustrezne kazalce, kot je opisano v zahtevi za sofinanciranje: navedite primere izbranih projektov): (b) Količinska opredelitev pričakovanih rezultatov (prosimo, posodobite količinsko opredelitev kazalcev z ukrepom iz zahteve za sofinanciranje): (c) Nastale težave pri izvajanju nacionalnega letnega programa: (d) Druge pripombe glede izvajanja:

PRILOGA 4 VZOREC KONČNEGA POROČILA (člen 23(4) Odločbe 2004/904/ES) Poslati na naslov: Evropska komisija Generalni direktorat za pravosodje, svobodo in varnost Enota B/4 Evropski sklad za begunce B-1049 Bruselj Država članica: …Leto letnega programa: …Odgovorni organ: …(ime osebe za stike, služba ali organizacija, naslov, telefaks, telefon, e-naslov)Predvideni datum: ne več kot devet mesecev po upravičenem roku za letni program. A. OPERATIVNI OKVIR 1. Opis kakršnega koli pomembnega razvoja stanja v državi članici glede na stanje, opisano v letnemu programu: 2. Posledice zgoraj omenjenega razvoja na izvajanje programa: 3. Sprejeti ukrepi za zagotavljanje skladnosti in dopolnjevanja z drugimi povezanimi politikami na nacionalni ali evropski ravni (vključno s politiko konkurence, javnih naročil, enakih možnosti in okoljsko politiko): B. UPRAVLJANJE IN VODENJE PROGRAMA 1. Opis struktur upravljanja programa, finančnih poti, metodologije in meril za izbor projektov, sistema za spremljanje in nadzor (če ste iste podatke navedli v zahtevi za sofinanciranje, se sklicujte na zahtevo za sofinanciranje): 2. Podrobnosti o kakršnih koli spremembah sistemov za upravljanje in spremljanje programa: 3. Opis dejavnosti tehnične pomoči, opravljenih pri izvajanju programa: doseženi rezultati: 4. Obveščanje in oglaševanje: opravljene dejavnosti. Podroben opis o načinih zagotavljanja prepoznavnosti sofinanciranja s strani Skupnosti. Celotna projektna dokumentacija in vse publikacije omenijo sofinanciranje s strani EU. „Ta projekt sofinancira Evropski sklad za begunce“. (Priložite kopije vseh publikacij, povezanih s projektom, časopisnih člankov itd): 5. Podatki o pregledih, izvedenih v skladu s členom 24(1) Odločbe 2004/904/ES, vključno z razlago vidikov stroškov in koristi metode vzorčenja v skladu s členom 7(2) te odločbe: 6. Podatki o tveganjih, povezanih z dejavnostmi (tveganje pomeni možnost dogodka, ki bi vplival na dosego ciljev): C. IZVAJANJE PROGRAMA 1. Časovni razpored — Datum začetka izvajanja nacionalnega letnega programa: — Datum zaključka nacionalnega letnega programa (končni datum za izvršitev izdatkov, kot je določeno v odločbi o sofinanciranju): 2. Finančni vidiki Tabela finančnega poročila (navedite datum – ne prej kakor en mesec pred predložitvijo zbirnega poročila): FINANČNO POROČILO (Končno poročilo, členi 23(4), 24(3) in 28(2) NACIONALNI PROGRAMI ERF DRŽAVA Stanje na dan Leto programa

Načrtovano (1) Prevzete obveznosti (2) Izplačila (3) % izplačil (4=3/2) Skupni stroški (a) Financiranje ERF (b) Skupni stroški (a) Skupni upravičeni stroški (b) Financiranje ERF (c) Skupni stroški (a) Skupni upravičeni stroški (b) Končni dolgovani znesek financiranja iz ERF (c) Izplačana sredstva iz ERF (d) Skupni stroški (a) Končni dolgovani znesek financiranja iz ERF (b) Izplačana sredstva iz ERF (c) ERF za izplačilo/za izterjavo s strani odgovornega organa (5) Dejavnost A – Sprejem in azilni postopki Ukrep 1 Ukrep 2 Ukrep 3 Dejavnost A skupno 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Dejavnost B – Vključevanje Ukrep 1 Ukrep 2 Dejavnost B skupno 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Dejavnost C – Prostovoljno vračanje Ukrep 1 Ukrep 2 Dejavnost C skupno 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Dejavnost D – Projekti, ki zajemajo več kot eno dejavnost Ukrep 1 Ukrep 2 Dejavnost D skupno 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 DEJAVNOSTI SKUPNO 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 E Tehnična pomoč skupno VSE SKUPAJ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Načrtovano = kot načrtovano v odobrenem letnem programu (včasih na tej stopnji ni podrobnosti o projektu). (1a) Skupni stroški = skupni stroški ukrepov, kot je napovedano v odobrenem letnem programu. (1b) Financiranje ERF = znesek financiranja ERF za vsak ukrep, kot je napovedano v odobrenem letnem programu. (2) Prevzete obveznosti = kot je dogovorjeno v sporazumu o sofinanciranju/odločbi o financiranju med odgovornim organom in upravičeno organizacijo. (2a) Skupni stroški = skupni stroški za ukrep, kot dogovorjeno s sporazumom o nepovratnih sredstvih/odločno o financiranju. (2b) Skupni upravičeni stroški = skupni upravičeni stroški za ukrep, kot dogovorjeno s sporazumom o nepovratnih sredstvih/odločbo o financiranju (= skupni stroški – prispevki v naravi). (2c) Financiranje ERF = najvišji znesek financiranja iz ERF, kot je dogovorjeno v sporazumu o nepovratnih sredstvih/odločbi o financiranju med odgovornim organom in upravičencem. (3) Izplačano = dejansko nastalo in do sedaj izplačano. (3a) Skupni stroški = skupni stroški za ukrep, ki jih je imel upravičenec in jih je odobril odgovorni organ. (3b) Skupni upravičeni stroški = upravičeni stroški za ukrep, ki jih je imel upravičenec in jih je odobril odgovorni organ (= skupni stroški – prispevki v naravi). (3c) Končni dolgovani znesek financiranja iz ERF = končni znesek financiranja iz ERF, ki se izplača upravičencu v skladu z določbami sporazuma o nepovratnih sredstvih/odločbe o financiranju, in izdatki, ki jih odobri odgovorni organ. (3d) Izplačana sredstva iz ERF = znesek sredstev iz ERF, ki ga odgovorni organ izplača upravičencu do sedaj (vključno z vrnjenimi zneski). (4) Sprememba med prevzetimi obveznostmi in do sedaj izplačanimi zneski. (4a) Skupni stroški = skupni stroški za ukrep, ki jih je imel upravičenec in jih je odobril odgovorni organ (3a)/skupni stroški za ukrepe, kot dogovorjeno v sporazumu o nepovratnih sredstvih ali odločbi o financiranju (2a). (4b) Končni dolgovani znesek financiranja iz ERF = končni dolgovani znesek financiranja iz ERF (3c) /znesek financiranja iz ERF, odobrenim za ukrep (2b) (4c) Izplačana sredstva iz ERF = znesek sredstev iz ERF, izplačanih upravičencu do sedaj v skladu z določbami sporazuma o nepovratnih sredstvih ali odločbe o financiranju (3d) / znesek financiranja iz ERF, odobren za ukrep (2b). (5) ERF za izplačilo/izterjavo = razlika med končnim zneskom financiranja iz ERF, ki se izplača upravičencu v skladu z določbami sporazuma o nepovratnih sredstvih/odločbe o financiranju in zneskom financiranja iz ERF, ki ga je odgovorni organ izplačal upravičencu do sedaj (vključno z vrnjenimi zneski) – (5) = 3(c) – 3(d). KONČNA IZJAVA O IZDATKIH ZA LETNI PROGRAM ERF (člena 23(3) in 24(3) Odločbe Sveta) Referenčna številka Komisije: Država: Datum: (v EUR) Dejavnosti Skupni izdatki Upravičeni izdatki Prispevki v naravi Skupni izdatki Neposredni upravičeni stroški Posredni upravičeni stroški Skupni upraviČeni izdatki Sprejem in azilni postopki – Ukrep 1 Sprejem in azilni postopki – Ukrep 2 Sprejem in azilni postopki – Ukrep 3 (A) Sprejem in azilni postopki – skupno Vključevanje – Ukrep 1 Vključevanje – Ukrep 2 (B) Vključevanje – skupno Prostovoljno vračanje – Ukrep 1 Prostovoljno vračanje – Ukrep 2 (C) Prostovoljno vračanje – skupno Kombinirani ukrep 1 Kombinirani ukrep 2 (D) Projekti, ki zajemajo več kot eno dejavnost – skupno (E) Tehnična pomoč VSE SKUPAJ

Dejavnosti Viri prihodkov Javni Zasebni Prispevki v naravi Skupaj Skupnost (ERF) (Najvišji dolgovani znesek financiranja iz ERF) Država Regije Lokalni organi Sprejem in azilni postopki – Ukrep 1 0,00 Sprejem in azilni postopki – Ukrep 2 0,00 Sprejem in azilni postopki – Ukrep 3 0,00 (A) Sprejem in azilni postopki – skupno 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Vključevanje – Ukrep 1 0,00 Vključevanje – Ukrep 2 0,00 (B) Vključevanje – skupno 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Prostovoljno vračanje – Ukrep 1 0,00 Prostovoljno vračanje – Ukrep 2 0,00 (C) Prostovoljno vračanje – skupno 0,00 Kombinirani ukrep 1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Kombinirani ukrep 2 0,00 (D) Projekti, ki zajemajo več kot eno dejavnost – skupno 0,00 (E) Tehnična pomoč 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Vse skupaj 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Dodatek k Izjavi o izdatkih Vrnjeni zneski, vključeni v to izjavo o izdatkih Projekt Sprejem in azilni postopki – Ukrep 2 Znesek, ki ga je treba vrniti Dolžnik Datum izdaje dokumenta za izterjavo Organ, ki je izdal dokument za izterjavo Dejanski datum vrnitve Vrnjeni znesek

Projekt Sprejem – Ukrep 3 Znesek, ki ga je treba vrniti Dolžnik Datum izdaje dokumentov za izterjavo Organ, ki je izdal dokument za izterjavo Dejanski datum vrnitve Vrnjeni znesek (b) Izplačila, prejeta s strani Komisije z ustreznimi datumi: 3. Izvajanje in ukrepi programa (a) Opis sredstev, ki so bila v praksi dejansko uporabljena za izvajanje ukrepov, predvidenih v nacionalnem letnem programu: Primer: Ukrep Projekt, kot je opisan v nacionalnem izvedbenem programu Izvajanje A – Sprejem Projekt 1 – Vzpostavite sprejemno infrastrukturo za 1 000 oseb — zgraditev sprejemnega centra za 450 oseb, nameščenega … — povečana zmogljivost na 500 oseb obstoječih centrov, nameščenih … (b) Doseženi rezultati in vplivi (kakovosten in kvantitativen opis z uporabo ustreznih kazalcev, določenih v zahtevi za sofinanciranje), ocena učinkovitosti (v primerjavi z napovedmi) in stroškovne učinkovitosti: (c) Druge pripombe glede izvajanja 4. Če je primerno, opis kakršnih koli nadnacionalnih dejavnosti in/ali vpliva programa: 5. Podroben opis težav, nastalih pri izvajanju nacionalnega letnega programa E. POROČILO NADZORNEGA ORGANA 1. Podrobnosti o kakršnih koli spremembah sistema nadzora: 2. Rezultati teh dejavnosti, odkrite in javljene nepravilnosti, ukrepi, ki jih je izvedel odgovorni organ: 3. Primerni ukrepi, ki jih je odgovorni organ izvedel na podlagi pripomb kontrolnih misij Evropske unije (Računsko sodišče, Evropska komisija): 4. Podrobni podatki o primerih odkritih nepravilnosti, kadar gre za sum goljufije in je treba predvideti ustrezne ukrepe: PRILOGE H KONČNEMU POROČILU A. Seznam odobrenih projektov po dejavnostih B. Kratek opis posameznih projektov, za vsakega pol strani, in povzetek finančnih kazalcev, tabelarni prikaz proračunskih sredstev, dodeljenih za vsak projekt, končni izdatki za vsak projekt C. Neodvisno vrednotenje

PRILOGA 5 EVROPSKA KOMISIJA EVROPSKI SKLAD ZA BEGUNCE ZAHTEVA ZA IZPLAČILO (poslati po uradni poti Enoti B4 GD za pravosodje, svobodo in varnost, LX 46, B-1049 Bruselj) Naziv programa: … Odločba Komisije št … z dne … V skladu s členom 13 Odločbe 2004/904/ES spodaj podpisani (ime in priimek z velikimi črkami, žig, funkcija in podpis pristojnega organa), ki zastopam organ, odgovoren za izvajanje Evropskega sklada za begunce, prosim za izplačilo zneska EUR kot drugega predplačila/končnega izplačila. Ta zahteva za izplačilo ustreza zahtevam o dopustnosti, ker: Neustrezno prečrtajte (a) poročilo o napredku pri izvajanju letnega programa dela in izjava o izdatkih, da je bilo porabljeno najmanj 70 % zneska začetnega izplačila, predvidenega v členu 23(3) Odločbe 2004/904/ES — je bilo predloženo — je priloženo (b) končno poročilo o izvajanju letnega programa in končna izjava o izdatkih, določena v členih 24(4) in 28(2) Odločbe 2004/904/ES — je bilo predloženo — je priloženo (c) odločitve odgovornega organa so v skladu s skupnim zneskom prispevka Sklada za zadevne prednostne naloge (d) kakršna koli priporočila za izboljšanje načinov spremljanja in upravljanja, ki jih je podala Komisija v skladu s členom 27 Odločbe 2004/904/ES — so bila upoštevana — je bila podana obrazložitev — ni bilo priporočil (e) katera koli zahteva za korektivne ukrepe, navedene v členu 26 Odločbe 2004/904/ES — je bila upoštevana — so bile dane pripombe — ni vsebovala izdatkov — ni bilo zahtev Zneski se izplačajo: Upravičenec: Banka: Račun št.: Imetnik računa (če drug kot upravičenec):

Datum Ime in priimek z velikimi črkami, žig, funkcija in podpis pristojnega organa)