SL Uradni list Evropske unije L 226/30

FINANČNA UREDBA, KI SE UPORABLJA ZA EUROJUST

KOLEGIJ EUROJUSTA JE –

ob upoštevanju Sklepa Sveta z dne 28. februarja 2002 o ustanovitvi Eurojusta za okrepitev boja proti težjim oblikam kriminala in zlasti člena 37 Sklepa,

ob upoštevanju Sklepa Komisije o ugoditvi odstopanj, ki jih zahteva Eurojust, od Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2343/2002 o okvirni finančni uredbi za organe iz člena 185 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi za splošni proračun Evropskih skupnosti,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Eurojust je pravna oseba in ima polno odgovornost za pripravo in izvrševanje svojega proračuna.

(2) Treba je določiti pravila za pripravo in izvrševanje proračuna Eurojusta kot tudi pravila, ki urejajo predložitev in revizijo poročil.

(3) Treba je opredeliti tudi pristojnosti in odgovornosti kolegija Eurojusta, odredbodajalca, računovodje, vodje blagajne predplačil in notranjega revizorja.

(4) Treba je vzpostaviti učinkovite nadzorne sisteme za zaščito finančnega interesa Evropske skupnosti.

(5) Ker se Eurojust financira z letno subvencijo iz proračuna Skupnosti, je treba roke za določitev proračuna, predložitev poročil in podelitev razrešnice uskladiti z ustreznimi določbami splošne finančne uredbe.

(6) Iz istega razloga mora Eurojust pri oddaji javnih naročil in dodeljevanju donacij izpolnjevati iste zahteve kot institucije Skupnosti; v tej zvezi bo zadostovalo sklicevanje na ustrezne določbe splošne finančne uredbe.

(7) Finančna uredba mora odražati posebne zahteve Eurojusta kot enote za pravosodno sodelovanje. V celoti mora upoštevati občutljive dejavnosti, ki jih izvaja Eurojust, zlasti v zvezi s preiskavami in pregoni.

(8) Finančno uredbo, ki se uporablja za proračun Eurojusta, mora soglasno sprejeti kolegij po posvetovanju s Komisijo.

(9) Komisija soglaša s to uredbo, vključno z odmikom od okvirne finančne uredbe –

SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:

NASLOV I

PREDMET UREDBE

Člen 1

Ta uredba določa glavno načelo in pravila, ki urejajo pripravo in izvrševanje proračuna Eurojusta.

Člen 2

V tej uredbi:

1. „Sklep Eurojusta“ pomeni Sklep Sveta 2002/187/PNZ z dne 28. februarja 2002 o ustanovitvi Eurojusta za okrepitev boja proti težjim oblikam kriminala (1);

2. „Eurojust“ pomeni enoto za pravosodno sodelovanje, ustanovljeno s Sklepom Eurojusta kot organa Evropske unije;

3. „kolegij“ pomeni enoto iz člena 10(1) Sklepa Eurojusta;

4. „upravni direktor“ pomeni osebo iz členov 29 in 36(1) Sklepa Eurojusta;

5. „osebje“ pomeni upravnega direktorja in osebo iz člena 30 Sklepa Eurojusta;

6. „proračun“ pomeni proračun Eurojusta iz člena 34 Sklepa Eurojusta;

7. „organ za izvrševanje proračuna“ pomeni Evropski parlament in Svet Evropske unije;

8. „splošna finančna uredba“ pomeni Uredbo Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (2);

9. „okvirna finančna uredba“ pomeni Uredbo Komisije (ES, Euratom) št. 2343/2002 z dne 23. decembra 2002 o okvirni finančni uredbi za organe iz člena 185 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi za splošni proračun Evropskih skupnosti (3);

10. „pravila za izvajanje splošne finančne uredbe“ pomeni podrobna pravila za izvajanje Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002, kakor je določeno v Uredbi Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 (4);

11. „finančna izvedbena pravila Eurojusta“ pomeni pravila za izvajanje te finančne uredbe;

12. „finančna pravila Eurojusta“ pomeni Sklep Eurojusta, to finančno uredbo in finančna izvedbena pravila Eurojusta;

13. „Kadrovski predpisi“ pomeni predpise in pravila, ki se uporabljajo za uradnike in druge uslužbence Evropskih skupnosti.

NASLOV II

PRORAČUNSKA NAČELA

Člen 3

Proračun se pripravi in izvršuje v skladu z načeli enotnosti in točnosti proračuna, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja in preglednosti, kakor določa ta uredba.

POGLAVJE 1

Načelo enotnosti in točnosti proračuna

Člen 4

Proračun je instrument, s katerim se za vsako proračunsko leto načrtujejo in odobravajo vsi prihodki in odhodki, ki se štejejo za potrebne za izvajanje Sklepa Eurojusta.

Člen 5

Proračun zajema:

(a) lasten prihodek, ki ga sestavljajo vse pristojbine, stroški in, brez poseganja v člen 51, obresti, ki jih utegne Eurojust prejeti za storitve, s katerimi dopolnjuje naloge, ki so mu zaupane, ter kakršen koli drug prihodek;

(b) prihodek, ki ga sestavljajo morebitni finančni prispevki države članice gostiteljice;

(c) subvencijo, ki jo odobrijo Evropske skupnosti;

(d) prejemke, dodeljene za posebne odhodkovne postavke v skladu s členom 19(1);

(e) odhodke Eurojusta, vključno z upravnimi izdatki.

Člen 6

1. Noben prihodek se ne sme pobrati in noben izdatek izvesti, če ni evidentiran na postavki v proračunu.

2. Proračunskih sredstev ni mogoče vključiti v proračun, če niso namenjena za odhodkovno postavko, ki se šteje za potrebno.

3. Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali odobriti izven okvira v proračunu odobrenih proračunskih sredstev.

POGLAVJE 2

Načelo enoletnosti

Člen 7

V proračunu upoštevana sredstva se odobrijo za eno proračunsko leto, ki traja od 1. januarja do 31. decembra.

Člen 8

1. Proračun vsebuje diferencirana in nediferencirana sredstva, ki jih sestavljajo odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil.

2. Odobritve za prevzem obveznosti zajemajo skupne stroške pravnih obveznosti, prevzetih v tekočem proračunskem letu.

3. Odobritve plačil zajemajo plačila za poravnavanje pravnih obveznosti, prevzetih v tekočem proračunskem letu in/ali v preteklih proračunskih letih.

4. Proračunska sredstva za upravo so nediferencirana. Upravni izdatki na podlagi pogodb, ki zajemajo daljše obdobje od proračunskega leta, bodisi v skladu z lokalno prakso ali v zvezi z dobavo opreme, se plačajo v breme proračuna za proračunsko leto, v katerem nastanejo.

Člen 9

1. Prihodki Eurojusta iz člena 5 se knjižijo v poslovne knjige za proračunsko leto v dejanskih zneskih, pobranih v proračunskem letu.

2. Prihodki Eurojusta pomenijo enak znesek odobritev plačil.

3. Proračunska sredstva, ki so odobrena v proračunu za določeno leto, se lahko uporabljajo izključno za poravnavanje izdatkov, odobrenih in plačanih v navedenem proračunskem letu, ter za pokrivanje dolgovanih zneskov za prevzete obveznosti iz preteklih proračunskih let.

4. Obveznosti se knjižijo v poslovne knjige na podlagi pravnih obveznosti, prevzetih do 31. decembra.

5. Plačila se knjižijo v poslovne knjige za proračunsko leto na podlagi plačil, ki jih je računovodja izvedel najpozneje do 31. decembra navedenega leta.

Člen 10

1. Proračunska sredstva, ki ostanejo neporabljena na koncu proračunskega leta, za katerega so bila odobrena, zapadejo.

Lahko pa se z odločitvijo kolegija, ki jo ta sprejme najpozneje do 15. februarja, prenesejo v naslednje proračunsko leto v skladu z odstavki 2 do 7.

2. Proračunska sredstva za odhodke za zaposlene se ne morejo prenesti.

3. Odobrena sredstva za prevzem obveznosti v okviru diferenciranih sredstev in nediferenciranih sredstev, za katere obveznosti ob koncu proračunskega leta še niso bile prevzete, se lahko prenesejo v višini odobritev za prevzem obveznosti, za katere je bila večina pripravljalnih faz v postopku prevzemanja obveznosti, ki se opredeli v finančnih izvedbenih pravilih Eurojusta, do 31. decembra že končana; za te zneske se nato lahko prevzamejo obveznosti do 31. marca naslednjega leta.

4. Odobrena sredstva za plačilo diferenciranih sredstev se lahko prenesejo v višini, ki je potrebna za pokrivanje obstoječih obveznosti ali obveznosti za prenesene odobritve za prevzem obveznosti, kadar sredstva proračuna, ki so predvidena na ustreznih postavkah v proračunu za naslednje proračunsko leto, niso zadostna glede na zahteve. Eurojust najprej porabi sredstva, ki so odobrena za tekoče proračunsko leto, in dokler niso porabljena tekoča sredstva, ne uporablja prenesenih sredstev.

5. Nediferencirana sredstva v višini obveznosti, za katere so bile pravilno sklenjene pogodbe ob koncu proračunskega leta, se avtomatično prenesejo samo v naslednje proračunsko leto.

6. Prenesena proračunska sredstva, za katera ni prevzeta obveznost do 31. marca leta n + 1, avtomatično zapadejo.

Tako prenesena proračunska sredstva se posebej izkazujejo v finančnih poročilih.

7. Proračunska sredstva iz namenskih prejemkov iz člena 19, ki do 31. decembra ostanejo neporabljena, se avtomatično prenesejo.

Razpoložljiva proračunska sredstva iz prenesenih namenskih prejemkov je treba porabiti najprej.

Člen 11

Kadar zneski zapadejo, ker ukrepi, za katere so bili namenjeni, bodisi v celoti ali delno niso bili izvedeni, se zadevna proračunska sredstva črtajo v katerem koli proračunskem letu po letu, v katerem so bila odobrena.

Člen 12

Ko je proračun dokončen, se lahko sredstva, vključena v proračun, začnejo namensko dodeljevati s 1. januarjem.

Člen 13

1. Vsako leto od 15. novembra dalje se lahko vnaprej prevzemajo obveznosti za rutinske upravne izdatke v breme proračunskih sredstev za naslednje proračunsko leto. Takšen prevzem obveznosti pa ne sme presegati ene četrtine proračunskih sredstev na ustrezni proračunski postavki za tekoče proračunsko leto. Ne morejo se uporabljati za nove izdatke, ki niso bili načelno odobreni v zadnjem pravilno sprejetem proračunu.

2. Izdatki, ki jih je treba plačati vnaprej, na primer najemnine, se lahko od 1. decembra dalje plačujejo v breme proračunskih sredstev za naslednje proračunsko leto.

Člen 14

1. Če proračun na začetku proračunskega leta še ni dokončno sprejet, se za prevzem obveznosti za izdatke in za plačilo izdatkov, ki jih je mogoče knjižiti na posebno postavko v proračunu kot del izvrševanja zadnjega pravilno sprejetega proračuna, uporabljajo naslednja pravila.

2. Obveznosti se lahko prevzemajo po programih do največ ene četrtine skupnih dodeljenih sredstev za zadevni program v preteklem proračunskem letu, ki se za vsak pretečeni mesec povečajo za eno dvanajstino.

Plačila se lahko izvršujejo mesečno po programih do največ ene dvanajstine dodeljenih sredstev za zadevni program v preteklem proračunskem letu.

Ne smejo prekoračiti omejitve proračunskih sredstev, predvidene v oceni proračunskih prihodkov in odhodkov.

3. Če je to potrebno zaradi kontinuitete delovanja Eurojusta in za potrebe upravljanja, lahko kolegij na zahtevo upravnega direktorja poleg zneskov, ki so avtomatsko na voljo na podlagi določb odstavkov 1 in 2, hkrati odobri dve ali več začasnih dvanajstin za obveznosti in za plačila.

Dodatne dvanajstine se odobrijo v celoti in niso deljive.

POGLAVJE 3

Načelo ravnotežja

Člen 15

1. Proračunski prihodki in odobritve plačil morajo biti uravnoteženi.

2. Odobritve za prevzem obveznosti ne smejo presegati zneska subvencije Skupnosti, skupaj z lastnim prihodkom in drugimi prihodki iz člena 5.

3. Eurojust ne sme najemati posojil.

4. Sredstva, plačana Eurojustu, za njegov proračun predstavljajo izravnalno subvencijo in štejejo kot predfinanciranje v smislu člena 81(1)(b)(i) splošne finančne uredbe.

Člen 16

1. Če je izkaz realizacije proračuna v smislu člena 81 pozitiven, se razlika do zneska subvencije Skupnosti, plačane med letom, vrne Komisiji. Del presežka, ki presega znesek subvencije Skupnosti, plačane med letom, se upošteva v proračunu za naslednje proračunsko leto kot prihodek.

Razlika med subvencijo Skupnosti, vključeno v splošni proračun, in subvencijo, dejansko plačano organu, zapade.

2. Če je izkaz realizacije proračuna iz člena 81 negativen, se primanjkljaj upošteva v proračunu za naslednje proračunsko leto.

3. Prihodki ali odobritve plačil se vključijo v proračun v proračunskem postopku na podlagi postopka pisnega predloga spremembe ali s spremembo proračuna med izvrševanjem proračuna.

POGLAVJE 4

Načelo obračunske enote

Člen 17

Proračun se pripravi in izvršuje v eurih, prav tako se v eurih predložijo poročila.

Za namene denarnega toka pa lahko računovodja in, v primeru blagajniške knjige predplačil, vodja blagajne predplačil izvajata posle v nacionalnih valutah, kakor je določeno v finančnih izvedbenih pravilih Eurojusta.

POGLAVJE 5

Načelo univerzalnosti

Člen 18

Skupni prihodki pokrivajo skupna odobrena plačila, ob upoštevanju člena 19. Vsi prihodki in odhodki se izkazujejo v celoti brez vsakršne medsebojne prilagoditve, ob upoštevanju člena 21.

Člen 19

1. Za financiranje posebnih postavk odhodkov se uporabljajo naslednje postavke prihodkov:

(a) prihodki, rezervirani za poseben namen, kot so prihodki od fundacij, subvencij, daril in volil;

(b) prispevki za dejavnosti Eurojusta iz držav članic, držav nečlanic ali različnih organov, če je tako predvideno v sporazumu, sklenjenem med Eurojustom in državami članicami, državami nečlanicami ali zadevnimi organi.

2. Vse postavke prihodkov v smislu odstavka 1 zajemajo vse neposredne ali posredne izdatke za zadevno dejavnost ali namen.

3. Proračun vsebuje postavke, na katere se uvrščajo kategorije namenskih prejemkov iz odstavka 1, po možnosti pa se navede tudi znesek.

Člen 20

1. Upravni direktor lahko sprejme kakršno koli donacijo, namenjeno Eurojustu, kot so fundacije, subvencije, darila in volila.

2. Donacije, ki lahko pomenijo tudi določen finančni strošek, lahko sprejme s predhodno odobritvijo kolegija, ki sprejme odločitev v dveh mesecih od datuma, ko mu je bila zahteva predložena. Če kolegij odločitve v tem roku ne sprejme, donacija šteje za sprejeto.

Člen 21

1. Finančna izvedbena pravila Eurojusta opredeljujejo primere, v katerih se določeni zneski lahko odštejejo od zahtevkov za plačilo, faktur ali izkazov, ki se nato odobrijo za plačilo v neto znesku.

Popusti, povračila in znižanja na fakturah in zahtevkih za plačilo se ne evidentirajo kot prihodek Eurojusta.

2. Stroški blaga ter drugih izdelkov ali storitev za Eurojust bremenijo proračun za celotni znesek brez davka, kadar vključujejo davke, ki jih vrnejo:

(a) bodisi države članice v skladu s Protokolom o privilegijih in imunitetah Evropskih skupnosti, država gostiteljica na podlagi sporazuma o sedežu ali na podlagi drugih ustreznih sporazumov;

(b) bodisi država članica ali država nečlanica na podlagi drugih ustreznih sporazumov.

Vsi nacionalni davki, ki jih začasno plačuje Eurojust po prvem pododstavku, se evidentirajo na začasnem kontu, dokler jih zadevna država ne povrne.

3. Vsako negativno stanje se upošteva v proračunu kot odhodek.

4. Prilagoditve so dovoljene za tečajne razlike, ki nastanejo pri izvrševanju proračuna. Končni dobiček ali izguba se vključi v bilanco za tekoče leto.

POGLAVJE 6

Načelo specifikacije

Člen 22

Proračunska sredstva se v celoti rezervirajo za posebne namene po naslovih in programih; programi se naprej delijo na člene in postavke.

Člen 23

1. Upravni direktor lahko sredstva prenese z enega člena na drugega v okviru istega programa.

O prenosih v skladu s prvim pododstavkom čim prej obvesti kolegij.

2. Upravni direktor lahko prenese sredstva z enega naslova na drugega in z enega programa na drugega do višine 10 % sredstev za proračunsko leto. O prenosih med naslovi in programi čim prej obvesti kolegij. Nad mejo 10 % proračunskih sredstev lahko prenose sredstev z enega naslova na drugega ali z enega programa na drugega v okviru istega naslova predlaga kolegiju. Kolegij ima na voljo en mesec, v katerem lahko nasprotuje takim prenosom; po tem roku se šteje, da je prenose sprejel.

3. Predlogom za prenose in prenosom, izvedenim po tem členu, so priložena ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo porabo proračunskih sredstev in ocene potreb do konca proračunskega leta tako za postavke, v dobro katerih naj bi se sredstva knjižila, kot za postavke, iz katerih se sredstva črpajo.

Člen 24

1. Proračunska sredstva se lahko prenesejo samo na proračunske postavke, za katere so v proračunu odobrena sredstva ali je na njih zaznamek (p.m.).

2. Proračunska sredstva v višini namenskih prejemkov se lahko prenesejo samo, če se takšni prejemki porabijo za namene, za katere so namenjeni.

POGLAVJE 7

Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Člen 25

1. Dodeljena proračunska sredstva se uporabijo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, to je z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti.

2. Načelo gospodarnosti zahteva, da morajo biti viri, ki jih Eurojust uporablja za opravljanje svojih dejavnosti, na voljo pravočasno, v primerni količini in kakovosti ter po najboljši ceni.

Načelo učinkovitosti zadeva najboljše razmerje med uporabljenimi viri in doseženimi rezultati.

Načelo uspešnosti zadeva doseganje specifičnih zastavljenih ciljev in predvidenih rezultatov.

3. Za vsa področja dejavnosti, ki jih zajema proračun, se določijo specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni in časovno opredeljeni cilji. Doseganje teh ciljev se za vsako dejavnost spremlja s kazalci uspešnosti, upravni direktor pa mora kolegiju zagotoviti ustrezne informacije. Te informacije se predložijo letno in najpozneje v dokumentih, priloženih k predhodnemu predlogu proračuna.

4. Za boljše odločanje Eurojust redno izvaja predhodne, pa tudi naknadne ocene programov ali dejavnosti. Takšne ocene se uporabljajo za vse programe in dejavnosti, ki imajo za posledico večjo porabo, rezultati ocen pa se pošljejo kolegiju.

5. Cilji in ukrepi, določeni v odstavkih 3 in 4, ne veljajo za delo, povezano z zadevami.

POGLAVJE 8

Načelo preglednosti

Člen 26

1. Proračun se pripravi in izvršuje ter poročila predložijo v skladu z načelom preglednosti.

2. Dokončno sprejeti proračun in spremembe proračuna se objavijo v Uradnem listu Evropske unije v dveh mesecih po njihovem sprejetju.

NASLOV III

DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

POGLAVJE 1

Določitev proračuna

Člen 27

1. Proračun se določi v skladu s Sklepom Eurojusta.

2. Upravni direktor vsako leto pripravi osnutek načrta prihodkov in odhodkov Eurojusta za naslednje proračunsko leto in ga predloži kolegiju v odobritev.

3. Na podlagi osnutka, ki ga pripravi upravni direktor, kolegij izdela načrt prihodkov in odhodkov Eurojusta, vključno s splošnimi smernicami, ki so podlaga za tak načrt. Kolegij načrt in smernice najpozneje do 31. marca posreduje Komisiji.

4. Načrt prihodkov in odhodkov Eurojusta obsega:

(a) načrt delovnih mest, ki prikazuje število odobrenih rednih in začasnih delovnih mest po plačilnih razredih in kategorijah v okviru dodeljenih proračunskih sredstev;

(b) kadar se poveča število delovnih mest, izjavo, ki utemeljuje prošnjo za nova delovna mesta;

(c) četrtletno oceno gotovinskih plačil in prejemkov.

5. Na podlagi načrta Komisija v predhodnem predlogu splošnega proračuna Evropske unije predlaga višino letne subvencije kot tudi redna in začasna delovna mesta ter ta predlog predloži organu za izvrševanje proračuna v skladu s členom 272 Pogodbe.

6. Organ za izvrševanje proračuna sprejme načrt delovnih mest Eurojusta in vse naknadne spremembe tega načrta v skladu s členom 32(1).

7. Kolegij pred začetkom proračunskega leta sprejme proračun, vključno z načrtom delovnih mest, kot je opredeljeno v členu 34(1), tretji stavek, Sklepa Eurojusta, na podlagi letne subvencije in delovnih mest, ki jih je odobril organ za izvrševanje proračuna v skladu z odstavkom 6, ter ga pri tem uskladi z različnimi prispevki, dodeljenimi Eurojustu, in sredstvi iz drugih virov.

Člen 28

Vsaka sprememba proračuna, vključno z načrtom delovnih mest, se izvede po postopku za spremembo proračuna, ki je enak kakor za sprejetje prvotnega proračuna, v skladu z določbami Sklepa Eurojusta in člena 27.

POGLAVJE 2

Sestava in priprava proračuna

Člen 29

Proračun obsega izkaz prihodkov in izkaz odhodkov.

Člen 30

Če to opravičuje narava dejavnosti Eurojusta, je treba izkaz odhodkov pripraviti na podlagi nomenklature, ki temelji na razčlenitvi po namenu. To nomenklaturo določi Eurojust in mora jasno razlikovati med proračunskimi sredstvi za upravo in proračunskimi sredstvi za tekoče poslovanje.

Člen 31

Proračun prikazuje:

1. v izkazu prihodkov: (a) oceno prihodkov Eurojusta za zadevno proračunsko leto; (b) oceno prihodkov za preteklo proračunsko leto in prihodkov za leto n – 2; (c) ustrezne pripombe k vsaki prihodkovni postavki;

2. v izkazu odhodkov: (a) odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za zadevno proračunsko leto; (b) odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za preteklo proračunsko leto ter odobrene in plačane izdatke v letu n – 2; (c) zbirni pregled časovnega okvira plačil v naslednjih proračunskih letih za poravnavanje proračunskih obveznosti, prevzetih v preteklih proračunskih letih; (d) ustrezne pripombe k vsakemu pododdelku.

Člen 32

1. Načrt delovnih mest iz člena 27 poleg števila delovnih mest, odobrenih za proračunsko leto, prikazuje število delovnih mest, odobrenih za preteklo leto, ter število dejansko zasedenih delovnih mest.

Ta načrt predstavlja absolutno omejitev za Eurojust; nobeno imenovanje ni mogoče nad to omejitvijo. Razen za razrede A*16, A*15, A*14 in A*13 pa lahko kolegij spremeni načrt delovnih mest za največ 10 % odobrenih delovnih mest, ob upoštevanju dveh pogojev:

(a) da se količina sredstev za zaposlene za celotno proračunsko leto ne spremeni;

(b) da ni prekoračena omejitev skupnega števila delovnih mest, odobrenih z načrtom delovnih mest.

2. Z odstopanjem od drugega pododstavka odstavka 1 se lahko v skladu s Kadrovskimi predpisi učinki dela s skrajšanim delovnim časom, ki ga odobri pristojni organ za imenovanja, izravnajo z drugimi zaposlitvami.

NASLOV IV

IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

POGLAVJE 1

Splošne določbe

Člen 33

Upravni direktor opravlja naloge odredbodajalca. Upravni direktor izvršuje prihodke in odhodke proračuna v skladu s finančnimi pravili Eurojusta na lastno odgovornost in v okviru odobrenih proračunskih sredstev.

Člen 34

1. Upravni direktor lahko svoje pristojnosti za izvrševanje proračuna prenese na osebje Eurojusta, za katerega veljajo „Kadrovski predpisi“, v skladu s pogoji, določenimi v finančnih pravilih Eurojusta. Tako pooblaščene osebe lahko delujejo samo v okviru pristojnosti, ki so bile nanje izrecno prenesene.

2. Pooblaščenec lahko te pristojnosti prenese naprej, kot je določeno v finančnih izvedbenih pravilih Eurojusta. Za vsak nadaljnji prenos je potrebno izrecno soglasje upravnega direktorja.

Člen 35

1. Vsem finančnim udeležencem v smislu poglavja 2 tega naslova je prepovedano sprejemati kakršne koli ukrepe za izvrševanje proračuna, ki bi lahko povzročili navzkrižje njihovih interesov z interesi Eurojusta. Če se to zgodi, se mora zadevni udeleženec vzdržati takih ukrepov in zadevo predložiti pristojnemu organu.

2. Navzkrižje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno opravljanje nalog udeleženca pri izvrševanju proračuna ali notranjega revizorja iz družinskih, čustvenih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega skupnega interesa z upravičencem.

3. Pristojni organ iz odstavka 1 mora biti neposredno nadrejen zadevnemu članu osebja. Če je član osebja upravni direktor, je pristojni organ kolegij.

Člen 36

1. Proračun izvršuje upravni direktor v službah pod njegovim vodstvom.

2. Kadar se to izkaže za nujno, se lahko tehnično strokovne naloge ter upravne, pripravljalne in pomožne naloge, ki niso povezane niti z izvajanjem javne oblasti niti z uporabo pooblastil za odločanje po lastni presoji, pogodbeno poverijo zunanjim zasebnim subjektom ali organom.

POGLAVJE 2

Finančni udeleženci

Oddelek 1 – Načelo ločitve nalog

Člen 37

Naloge odredbodajalca in računovodje so ločene in med seboj nezdružljive.

Oddelek 2 – Odredbodajalec

Člen 38

1. Odredbodajalec je odgovoren za izvrševanje prihodkov in izdatkov v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja in za zagotavljanje izpolnjevanja zahtev zakonitosti in pravilnosti.

2. Za izvrševanje izdatkov odredbodajalec prevzema proračunske in pravne obveznosti, potrjuje izdatke in odobrava plačila ter izvede priprave za porabo proračunskih sredstev.

3. Izvrševanje prihodkov obsega pripravo ocene terjatev, ugotavljanje pravic do vračila in izdajo nalogov za izterjavo. Kadar je to primerno, vključuje tudi odstop od ugotovljenih pravic.

4. Odredbodajalec vzpostavi minimalne standarde, kot so določeni v finančnih izvedbenih pravilih Eurojusta. Ti minimalni standardi so pripravljeni na podlagi standardov, ki jih določi Komisija za svojo lastno službo, ter ob upoštevanju tveganj v zvezi s poslovodnim okoljem in naravo financiranega ukrepa, organizacijsko strukturo ter sistemom in postopki notranjega upravljanja in nadzora, ki so primerni za izvajanje njegovih nalog, vključno z naknadnim preverjanjem, kadar je to primerno.

Odredbodajalec v svojih službah vzpostavi strokovno in svetovalno funkcijo, ki mu pomaga obvladovati tveganja, povezana z njegovimi aktivnostmi.

5. Pred odobritvijo postopka osebje, razen člana osebja, ki je začel postopek, preveri operativne in finančne vidike. Začetek ter predhodno in naknadno preverjanje postopka so ločene funkcije.

6. Odredbodajalec mora hraniti dokazila v zvezi s poslovanjem še pet let od datuma sklepa o podelitvi razrešitve v zvezi z izvrševanjem proračuna.

Člen 39

1. Razume se, da začetek postopka iz člena 38(5) pomeni vse postopke za pripravo aktov o izvrševanju proračuna, ki jih sprejmejo pristojni odredbodajalci iz členov 33 in 34.

2. Razume se, da predhodno preverjanje postopkov iz člena 38(5) pomeni vse predhodne nadzore, ki jih vzpostavi pristojni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov.

3. Za vsak postopek se izvede vsaj eno predhodno preverjanje. Namen tega preverjanja je ugotoviti:

(a) ali so odhodki pravilni in skladni z ustreznimi določbami;

(b) ali se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz člena 25.

4. Namen naknadnega preverjanja dokumentov in, kadar je to primerno, preverjanja na kraju samem je preveriti, če se postopki, ki se financirajo iz proračuna, pravilno izvajajo in zlasti če se upoštevajo merila iz odstavka 3. Ta preverjanja se lahko izvajajo na podlagi vzorcev z uporabo analize tveganj.

5. Za izvajanje preverjanj iz odstavkov 2 in 4 so odgovorni drugi uradniki oziroma drugo osebje kakor za izvajanje nalog iz odstavka 1, prav tako pa jim ne smejo biti podrejeni.

6. Vse osebje, ki je odgovorno za kontroliranje finančnega poslovodenja, mora biti ustrezno usposobljeno. Upoštevati mora tudi poseben kodeks o strokovnem ravnanju, ki ga sprejme Eurojust in ki temelji na standardih, ki jih določi Komisija za svoje lastne službe.

Člen 40

1. Odredbodajalec poroča kolegiju o izvajanju svojih nalog v obliki letnega poročila o delu (v nadaljevanju „poročilo odredbodajalca“), ki mu priloži finančne in poslovodne informacije. To poročilo opisuje rezultate njegovih dejavnosti glede na cilje, zastavljene za dejavnosti, ki niso povezane z zadevami, tveganja, povezana s temi dejavnostmi, uporabo zagotovljenih sredstev in način delovanja sistema notranjega kontroliranja. Notranji revizor v smislu člena 71 se seznani z letnim poročilom o delu in vsemi drugimi ugotovljenimi informacijami.

2. Kolegij vsako leto najpozneje do 15. junija organu za izvrševanje proračuna in Računskemu sodišču pošlje analizo in oceno poročila odredbodajalca za preteklo proračunsko leto. Ta analiza in ocena se vključita v letno poročilo Eurojusta v skladu z določbami ustanovnih aktov.

Člen 41

Vsak član osebja, ki sodeluje pri finančnem poslovodenju in nadzoru poslov ter meni, da je odločitev, ki jo mora na zahtevo svojega nadrejenega izvesti ali potrditi, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja ali strokovnimi pravili, ki jih mora spoštovati, pisno obvesti upravnega direktorja, in če ta v razumnem roku ne ukrepa, komisijo iz člena 47(4) in kolegij. V primeru nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovala interesom Skupnosti, obvesti organe in telesa, določena na podlagi veljavne zakonodaje.

Člen 42

Kadar se pooblastila za izvrševanje proračuna prenesejo ali nadalje prenesejo v skladu s členom 34, se za odredbodajalce na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa smiselno uporablja člen 38(1), (2) in (3).

Oddelek 3 – Računovodja

Člen 43

1. Kolegij imenuje računovodjo, za katerega veljajo Kadrovski predpisi in ki je v Eurojustu odgovoren za:

(a) pravilno izvajanje plačil, pobiranje prihodkov in izterjavo zneskov, pripoznanih kot terjatve;

(b) pripravo in predložitev poročil v skladu z naslovom VII;

(c) vodenje knjig v skladu z naslovom VII;

(d) izvajanje, v skladu z naslovom VII, računovodskih pravil in metod ter kontnega načrta v skladu z določbami, ki jih sprejme računovodja Komisije;

(e) določitev in potrjevanje računovodskih sistemov in, kadar je to primerno, potrjevanje sistemov, ki jih določi odredbodajalec za dajanje ali utemeljevanje računovodskih informacij;

(f) vodenje zakladnice.

2. Računovodja pridobi vse informacije, potrebne za pripravo poročil, ki nudijo resnično sliko sredstev Eurojusta in izvrševanja proračuna, od odredbodajalca, ki jamči njihovo zanesljivost.

3. Ob upoštevanju odstavka 4 tega člena in člena 44 je za upravljanje z denarnimi in drugimi sredstvi pooblaščen samo računovodja. Odgovoren je tudi za njihovo hrambo.

4. Računovodja lahko, kadar je to nujno za izvajanje njegovih nalog, nekatere naloge prenese na podrejene, za katere veljajo Kadrovski predpisi. Računovodja vnaprej obvesti odredbodajalca, kadar je to predviden postopek.

5. Odločba o prenosu določa naloge, zaupane podrejenim, ter njihove pravice in obveznosti.

Oddelek 4 – Vodja blagajne predplačil

Člen 44

Če se izkaže za nujno za plačila majhnih zneskov in za pobiranje drugih prihodkov iz člena 5, se lahko vzpostavi blagajniška knjiga predplačil, za katero sredstva zagotavlja računovodja in za katero so odgovorni vodje blagajne predplačil, ki jih imenuje računovodja.

Najvišji znesek za vsako postavko odhodkov ali prihodkov, ki ga lahko plača vodja blagajne predplačil tretjim osebam, ne sme presegati zneska, določenega v finančnih izvedbenih pravilih Eurojusta za vsako postavko odhodkov ali prihodkov.

POGLAVJE 3

Odgovornost finančnih udeležencev

Oddelek 1 – Splošna pravila

Člen 45

1. Brez poseganja v disciplinske ukrepe lahko prenos ali nadaljnji prenos nalog na odredbodajalce na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa kadar koli začasno ali dokončno prekliče organ, ki jih je imenoval.

Odredbodajalec lahko kadar koli umakne svoje soglasje za določen nadaljnji prenos.

2. Brez poseganja v disciplinske ukrepe lahko kolegij računovodji kadar koli začasno ali dokončno prepove izvajanje nalog.

Kolegij imenuje začasnega računovodjo.

3. Brez poseganja v disciplinske ukrepe lahko računovodja vodjem blagajne predplačil kadar koli začasno ali dokončno prepove izvajanje nalog.

Člen 46

1. Določbe tega poglavja ne posegajo v kazensko odgovornost, ki jo imajo lahko odredbodajalec in osebe iz člena 45 po veljavni nacionalni zakonodaji ter veljavnih določbah za zaščito finančnih interesov Skupnosti in za boj proti korupciji uradnikov Skupnosti ali uradnikov držav članic.

2. Vsak odredbodajalec, računovodja ali vodja blagajne predplačil je disciplinsko in odškodninsko odgovoren v skladu s Kadrovskimi predpisi, brez poseganja v člene 47, 48 in 49. V primeru nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki lahko škoduje interesom Skupnosti, se zadeva predloži organom in telesom, imenovanim na podlagi veljavne zakonodaje.

Oddelek 2 – Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa

Člen 47

1. Odredbodajalec je odškodninsko odgovoren v skladu s Kadrovskimi predpisi. Skladno z njimi se od uradnika lahko zahteva, da v celoti ali delno nadomesti morebitno škodo, ki so jo utrpele Skupnosti zaradi hujše kršitve med ali v zvezi z izvajanjem njegovih nalog, zlasti če ugotovi pravice do vračila ali izdaja naloge za izterjavo, odobrava izdatke ali podpisuje odredbe za plačilo, ne da bi upošteval to finančno uredbo in finančna izvedbena pravila Eurojusta.

Isto velja, kadar zaradi hujše kršitve ne pripravi dokumenta o ugotovitvi terjatve ali ne izda naloga za izterjavo ali ga neupravičeno izda prepozno ali ne izda odredbe za plačilo ali jo izda prepozno, s čimer povzroči, da lahko tretje osebe vložijo civilno tožbo proti agenciji.

2. Odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa, ki meni, da je odločitev, ki je v njegovi pristojnosti, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja, pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel naloge. Če organ, ki je nanj prenesel naloge, da odredbodajalcu na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa utemeljeno pisno navodilo, naj sprejme zadevno odločitev, jo mora odredbodajalec izvršiti in zanjo ni odgovoren.

3. V primeru prenosa nalog odredbodajalec ostane odgovoren za uspešnost vzpostavljenih sistemov notranjega upravljanja in nadzora ter za izbiro odredbodajalca na podlagi prenosa.

4. Komisija, ki jo ustanovi Komisija v skladu s členom 66(4) splošne finančne uredbe, da ugotavlja, ali je nastala finančna nepravilnost in kakšne so njene morebitne posledice, ima v zvezi z Eurojustom iste pristojnosti kakor v zvezi s službami Komisije, če kolegij tako odloči.

Če kolegij ne odloči tako, ustanovi funkcionalno neodvisno komisijo, ki je specializirana za to področje.

Na podlagi mnenja te komisije se upravni direktor odloči, ali bo začel disciplinski postopek ali postopek za plačilo odškodnine. Če komisija odkrije sistemske težave, pošlje poročilo s priporočili odredbodajalcu in notranjemu revizorju Komisije. Če se mnenje nanaša na direktorja, komisija pošlje poročilo kolegiju in notranjemu revizorju Komisije.

5. Od vsakega člana osebja se lahko zahteva, da v celoti ali delno nadomesti morebitno škodo, ki jo je utrpel Eurojust zaradi hujše kršitve med ali v zvezi z izvajanjem njegovih nalog v skladu s Kadrovskimi predpisi.

Ko so končane formalnosti, ki so za disciplinske zadeve določene v Kadrovskih predpisih, pristojni organ za imenovanja sprejme utemeljeno odločitev.

Oddelek 3 – Pravila, ki se uporabljajo za računovodje in vodje blagajn

Člen 48

Računovodja je lahko disciplinsko in odškodninsko odgovoren, kakor je določeno v Kadrovskih predpisih, zlasti:

(a) če izgubi ali poškoduje denarna in druga sredstva ter dokumentacijo, ki jo vodi, ali iz malomarnosti povzroči njihovo izgubo ali poškodovanje;

(b) če spremeni bančni račun ali poštni žiro račun, ne da bi o tem vnaprej obvestil odredbodajalca;

(c) če povrne ali plača zneske, ki niso v skladu z ustreznim nalogom za izterjavo ali odredbo za plačilo;

(d) če ne pobere zapadlih prihodkov.

Člen 49

Vodja blagajne predplačil je lahko disciplinsko in odškodninsko odgovoren, kakor je določeno v Kadrovskih predpisih, zlasti:

(a) če izgubi ali poškoduje denarna in druga sredstva ter dokumentacijo, ki jo vodi, ali iz malomarnosti povzroči njihovo izgubo ali poškodovanje;

(b) če ne more predložiti ustreznih dokazil za plačila, ki jih je izvršil;

(c) če izvrši plačila drugim osebam, kot so do njih upravičene;

(d) če ne pobere zapadlih prihodkov.

POGLAVJE 4

Prihodki

Oddelek 1 – Splošne določbe

Člen 50

Eurojust predloži Komisiji zahtevke za plačilo za celotno subvencijo Skupnosti ali njen del, skupaj z načrtom denarnih tokov, pod pogoji in v časovnih presledkih, za katere se dogovori s Komisijo.

Člen 51

Sredstvom, ki jih Komisija plača Eurojustu kot subvencijo, se pripišejo obresti v korist splošnega proračuna.

Oddelek 2 – Ocena terjatev

Člen 52

Oceno terjatve najprej pripravi odredbodajalec, pristojen za ukrep ali stanje, na podlagi katerega lahko nastane ali se spremeni znesek, dolgovan Eurojustu.

Oddelek 3 – Pripoznanje terjatev

Člen 53

1. Pripoznanje terjatve je dejanje, s katerim odredbodajalec ali odredbodajalec na podlagi prenosa:

(a) preveri, ali dolg obstaja;

(b) ugotovi ali preveri resničnost in znesek dolga;

(c) preveri pogoje, pod katerimi je dolg zapadel.

2. Vsako nedvoumno ugotovljeno in zapadlo terjatev v fiksnem znesku je treba pripoznati z nalogom za izterjavo, ki se da računovodji skupaj z opominom dolžniku. Oba dokumenta pripravi in pošlje pristojni odredbodajalec.

3. Brez poseganja v določbe, določene v pravilih, pogodbi ali veljavnem sporazumu, se k vsakemu dolgu, ki ni poplačan v roku, določenem v opominu dolžniku, pripišejo obresti v skladu s pravili za izvajanje splošne finančne uredbe.

4. V ustrezno utemeljenih primerih se lahko določene postavke običajnih prihodkov pripoznajo začasno.

Začasno pripoznanje vključuje izterjavo več posameznih zneskov, ki jih zato ni treba pripoznati posamično.

Pred koncem proračunskega leta odredbodajalec popravi začasno pripoznane zneske in tako zagotovi njihovo skladnost z dejansko pripoznanimi terjatvami.

Oddelek 4 – Odobritev izterjave

Člen 54

Odobritev izterjave je dejanje, s katerim pristojni odredbodajalec z izdajo naloga za izterjavo da navodilo računovodji, naj izterja pripoznano terjatev.

Oddelek 5 – Izterjava

Člen 55

1. Nepravilno izplačani zneski se izterjajo.

2. Računovodja ukrepa na podlagi nalogov za izterjavo terjatev, ki jih je pravilno pripoznal odredbodajalec ali pristojni odredbodajalec. Pri tem ravna s potrebno skrbnostjo, da zagotovi, da Eurojust prejme svoje prihodke in da so njegove pravice varovane.

3. Kadar se pristojni odredbodajalec namerava odpovedati izterjavi pripoznane terjatve, zagotovi, da je odpoved pravilna in skladna z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

Takšna odpoved se izvede z odločbo odredbodajalca, ki mora biti utemeljena. Odredbodajalec ne more prenesti pooblastila za tako odločbo.

V odločbi o odpovedi izterjavi se navede ukrepe za zagotovitev izterjave ter pravna in dejanska vprašanja, na katerih temelji.

4. Pristojni odredbodajalec odpiše pripoznano terjatev, kadar se na podlagi ugotovljene napake v zvezi s pravnim ali dejanskim vprašanjem izkaže, da terjatev ni bila pravilno pripoznana. Takšen odpis se izvede z odločbo odredbodajalca in mora biti ustrezno utemeljen.

5. Pristojni odredbodajalec popravi znesek ugotovljenega dolga navzgor ali navzdol, kadar je popravek zneska dolga potreben zaradi ugotovljene stvarne napake, pod pogojem, da ta popravek ne zahteva izgube ugotovljene pravice Eurojusta. Takšen popravek se izvede z odločbo pristojnega odredbodajalca in mora biti ustrezno utemeljen.

Člen 56

1. Ko računovodja dejansko izterja dolgovani znesek, ga vknjiži in o tem obvesti pristojnega odredbodajalca.

2. Za vsako izvršeno gotovinsko plačilo se računovodji izda potrdilo.

Člen 57

1. Če dejanska izterjava ne nastopi do roka plačila, določenega v opominu dolžniku, računovodja obvesti pristojnega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izvršitev izterjave z vsemi pravnimi sredstvi, ki so mu na voljo, vključno s pobotom, kadar je to primerno, in če to ni mogoče, s prisilno izterjavo.

2. Računovodja izterja zneske s pobotom ustreznih terjatev, ki jih ima Eurojust do dolžnika, ki ima sam nedvoumno in zapadlo terjatev do Eurojusta v fiksnem znesku, pod pogojem, da je pobot pravno mogoč.

Člen 58

Računovodja lahko v sodelovanju s pristojnim odredbodajalcem rok za plačilo podaljša samo na pisno prošnjo dolžnika, ki je primerno obrazložena, pod pogojem, da sta izpolnjena naslednja pogoja:

(a) dolžnik se zaveže, da bo plačal obresti po obrestni meri, določeni v pravilih za izvajanje splošne finančne uredbe, za celotno obdobje podaljšanja od datuma, ko je plačilo prvikrat zapadlo;

(b) za zaščito pravic Eurojusta dolžnik predloži finančno garancijo, ki pokriva tako znesek glavnice kot obresti.

Oddelek 6 – Posebne določbe, ki se uporabljajo za pristojbine in stroške

Člen 59

Kadar Eurojust pobira pristojbine in stroške iz člena 5(a), na začetku vsakega proračunskega leta pripravi skupno začasno oceno takih pristojbin in stroškov. Pripoznanje terjatev in izterjava se izvedeta v skladu s členi 53 do 58.

POGLAVJE 5

Odhodki

Člen 60

1. Vse odhodkovne postavke se prevzamejo kot obveznost, potrdijo, odobrijo in plačajo.

2. Vsak prevzem obveznosti za izdatke sledi sklepu o financiranju. To ne velja za delo, povezano z zadevami.

3. Program dela Eurojusta je enakovreden sklepu o financiranju za dejavnosti, ki jih pokriva, če so te jasno določene in če so natančno obrazložena osnovna merila.

4. Proračunska sredstva za upravo se lahko porabijo brez predhodnega sklepa o financiranju.

Oddelek 1 – Prevzem obveznosti za izdatke

Člen 61

1. Proračunska obveznost je postopek rezervacije proračunskih sredstev, potrebnih za pokritje poznejših plačil za poravnavo pravne obveznosti.

2. Pravna obveznost je dejanje, s katerim pristojni odredbodajalec prevzame ali ugotovi obveznost, ki ima za posledico bremenitev proračuna.

3. Proračunska obveznost je posamezna, kadar sta upravičenec in znesek odhodkov znana.

4. Proračunska obveznost je celotna, kadar vsaj eden od elementov, potrebnih za ugotovitev posamezne obveznosti, še ni znan.

5. Proračunska obveznost je začasna, kadar je namenjena za pokrivanje rutinskih upravnih izdatkov in bodisi znesek ali končni upravičenec ni dokončno znan.

Začasna proračunska obveznost se izvršuje bodisi s prevzemom ene ali več posameznih pravnih obveznosti, na podlagi katerih nastane pravica do poznejših plačil, ali v izjemnih primerih, povezanih z izdatki za kadrovske zadeve, neposredno s plačili.

Člen 62

1. Za vsak ukrep, ki lahko povzroči izdatke v breme proračuna, mora pristojni odredbodajalec najprej prevzeti proračunsko obveznost, preden prevzame pravno obveznost do tretjih oseb.

2. Posamezne pravne obveznosti, ki se nanašajo na posamezne ali začasne proračunske obveznosti, se prevzame do 31. decembra leta n.

Na koncu obdobij iz prvega pododstavka pristojni odredbodajalec razveljavi neporabljene pravice porabe.

3. Za prevzete pravne obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kakor eno proračunsko leto, in ustrezne proračunske obveznosti se, razen v primeru odhodkov za zaposlene, končni datum za izvršitev določi v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

Od vseh delov teh obveznosti, ki niso izvršeni v šestih mesecih po tem končnem datumu, se odstopi v skladu s členom 11.

Člen 63

Pri sprejemanju proračunske obveznosti pristojni odredbodajalec zagotovi:

(a) da izdatek bremeni ustrezno proračunsko postavko;

(b) da so na voljo proračunska sredstva;

(c) da je izdatek v skladu s finančnimi pravili Eurojusta;

(d) da se upošteva načelo dobrega finančnega poslovodenja.

Oddelek 2 – Potrditev izdatka

Člen 64

Potrditev izdatka je dejanje, s katerim pristojni odredbodajalec:

(a) potrdi, da je upnik upravičen do prejemka;

(b) preveri pogoje, v katerih plačilo zapade;

(c) ugotovi ali preveri resničnost in znesek zahtevka.

Člen 65

1. Potrjevanje izdatkov temelji na dokazilih, ki potrjujejo upravičenost upnika na podlagi izjave o dejansko opravljenih storitvah, dejansko dobavljenem blagu ali dejansko izvedenih delih ali na podlagi drugih dokumentov, ki utemeljujejo plačilo.

2. Sklep o potrditvi se izrazi tako, da pristojni odredbodajalec podpiše zaznamek „odobreno za plačilo“.

3. Če sistem ni računalniško podprt, ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko žiga, prek katerega se podpiše pristojni odredbodajalec. V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko potrditve s pomočjo osebnega gesla pristojnega odredbodajalca.

Oddelek 3 – Odobritev izdatka

Člen 66

1. Odobritev izdatka je dejanje, s katerim pristojni odredbodajalec z izdajo odredbe za plačilo da navodilo računovodji, naj plača odhodkovno postavko, ki jo je potrdil.

2. Odredbo za izplačilo pristojni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji. Dokazila hrani pristojni odredbodajalec v skladu s členom 38(6).

3. Po potrebi se odredbi za plačilo, poslani računovodji, priloži dokument, ki potrjuje, da je blago evidentirano v evidenci iz člena 90(1).

Oddelek 4 – Plačilo izdatka

Člen 67

1. Plačilo se izvrši ob predložitvi dokazila, da je bil ustrezni ukrep izveden v skladu z določbami temeljnega akta v smislu člena 49 splošne finančne uredbe ali pogodbe ali sporazuma o donaciji, in zajema enega od naslednjih postopkov:

(a) plačilo celotnega dolgovanega zneska;

(b) plačilo dolgovanega zneska na katerega koli od naslednjih načinov: (i) predfinanciranje, ki se lahko razdeli na več plačil; (ii) eno ali več vmesnih plačil; (iii) izplačilo preostanka dolgovanih zneskov.

Predfinanciranje se v celoti ali delno upošteva pri vmesnih plačilih.

Celotno predfinanciranje in vmesna plačila se upoštevajo pri izplačilu preostankov.

2. V poročilih je treba ob plačilu razlikovati med različnimi vrstami plačil iz odstavka 1.

Člen 68

Plačilo izdatka izvrši računovodja v okviru razpoložljivih sredstev.

Oddelek 5 – Roki za izvršitev izdatkov

Člen 69

Potrditev, odobritev in plačilo izdatka morajo biti izvedeni v rokih, določenih v pravilih za izvajanje splošne finančne uredbe, in v skladu z določbami teh pravil.

POGLAVJE 6

Informacijski sistemi

Člen 70

Kadar se prihodki in odhodki upravljajo prek računalniških sistemov, se dokumenti lahko podpisujejo z računalniško podprtim ali elektronskim postopkom.

POGLAVJE 7

Notranji revizor

Člen 71

Eurojust vzpostavi notranjo revizijsko funkcijo. Notranji revizor je imenovan in izvaja svoja pooblastila v skladu s členom 38(2) in (3) Sklepa Eurojusta.

Člen 72

1. Notranji revizor neodvisno svetuje Eurojustu glede obvladovanja tveganj z izdajanjem mnenj o kakovosti sistemov poslovodenja in kontrol ter z izdajanjem priporočil za izboljšanje pogojev izvajanja postopkov in za spodbujanje dobrega finančnega poslovodenja.

Odgovoren je:

(a) za ocenjevanje ustreznosti in učinkovitosti sistemov notranjega upravljanja ter uspešnosti služb pri izvajanju programov in ukrepov glede na tveganja, povezana z njimi; in

(b) za ocenjevanje ustreznosti in kakovosti sistemov notranjih kontrol, ki se uporabljajo za vsako operacijo izvrševanja proračuna.

2. Notranji revizor izvaja te naloge za vse dejavnosti in službe Eurojusta. Ima popoln in neomejen dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje za izvajanje svojih nalog.

3. Notranji revizor o svojih ugotovitvah in priporočilih poroča kolegiju in upravnemu direktorju. Kolegij in upravni direktor zagotovita ukrepanje na podlagi priporočil, izdanih pri revizijah.

4. Notranji revizor Eurojustu tudi predloži letno notranje revizijsko poročilo, v katerem med drugim navede število in vrsto opravljenih notranjih revizij, priporočila in sprejete ukrepe na podlagi teh priporočil. V tem letnem poročilu tudi navede morebitne sistemske probleme, ki jih je odkrila posebna komisija, ustanovljena na podlagi člena 66(4) splošne finančne uredbe.

5. Eurojust vsako leto pošlje organu, odgovornemu za razrešnico, in Komisiji poročilo, ki ga pripravi upravni direktor in v katerem povzame število in vrsto notranjih revizij, ki jih je opravil notranji revizor, priporočila in sprejete ukrepe na podlagi teh priporočil.

6. Ta člen ne velja za delo in dokumente, povezane z zadevami.

Člen 73

Odgovornost notranjega revizorja za ukrepe, sprejete pri izvajanju njegovih nalog, se določi v finančnih izvedbenih pravilih Eurojusta v skladu s členom 87 splošne finančne uredbe.

NASLOV V

JAVNA NAROČILA

Člen 74

1. Za javna naročila se uporabljajo ustrezne določbe splošne finančne uredbe in podrobna pravila za izvajanje te uredbe.

2. Brez poseganja v zgoraj navedene določbe je Eurojust upravičen, da sodeluje v postopkih javnih naročil države gostiteljice ali organa Skupnosti ali mednarodne organizacije, ali je vanje vključen, pod pogojem, da v postopkih javnih naročil uporabljajo standarde, ki zagotavljajo jamstva, ustrezna mednarodno sprejetim standardom, zlasti v zvezi s preglednostjo, nediskriminacijo in preprečevanjem navzkrižja interesov.

3. Samo upravni direktor ima pooblastila za prepoznavanje ustreznosti jamstev mednarodno sprejetim standardom.

NASLOV VI

DONACIJE, KI JIH DODELJUJE EUROJUST

Člen 75

Kadar Eurojust dodeljuje donacije javnim organom za opravljanje nalog Eurojusta v skladu s členom 3 Sklepa Eurojusta ali za opravljanje nalog Evropske pravosodne mreže v skladu s členom 26(2)(b) Sklepa Eurojusta, se uporabljajo ustrezna načela splošne finančne uredbe.

NASLOV VII

PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO

POGLAVJE 1

Priprava zaključnega računa

Člen 76

Zaključni račun Eurojusta zajema:

(a) računovodske izkaze Eurojusta;

(b) poročila o izvrševanju proračuna. Zaključnemu računu Eurojusta se priloži poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju med letom.

Člen 77

Zaključni račun mora biti skladen s pravili, točen in izčrpen ter predstavljati resnično in pošteno sliko:

(a) v zvezi z izkazi stanja sredstev in obveznosti, stroškov in prihodkov, pravic in obveznosti, ki niso prikazane kot sredstva ali obveznosti, ter denarnega toka;

(b) v zvezi s poročili o izvrševanju proračuna, prihodkov in odhodkov.

Člen 78

Računovodski izkazi se pripravijo v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli, določenimi v pravilih za izvajanje splošne finančne uredbe, in sicer:

(a) načelom časovne neomejenosti delovanja;

(b) varnega poslovanja;

(c) dosledne uporabe računovodskih metod;

(d) primerljivosti informacij;

(e) pomembnosti;

(f) načelom, da neto izravnava ni dovoljena;

(g) vsebine nad obliko;

(h) računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka.

Člen 79

1. V skladu z načelom računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka računovodski izkazi prikazujejo stroške in prihodke za proračunsko leto ne glede na datum plačila ali izterjave.

2. Vrednost sredstev in obveznosti se določi v skladu s pravili vrednotenja, določenimi z računovodskimi metodami iz člena 132 splošne finančne uredbe.

Člen 80

1. Računovodski izkazi so predstavljeni v eurih in zajemajo:

(a) bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, ki predstavljata sredstva in obveznosti ter finančno stanje in poslovni izid na dan 31. decembra preteklega leta; predstavljena sta v skladu s strukturo, določeno z Direktivo Sveta o zaključnih računih posameznih vrst družb, vendar ob upoštevanju posebne narave dejavnosti Eurojusta;

(b) izkaz denarnega toka, ki prikazuje zneske, izterjane in izplačane med letom, ter končno stanje zakladnice;

(c) izkaz gibanja kapitala, ki podrobno prikazuje povečanja in zmanjšanja posamezne postavke računov kapitala med letom.

2. Priloga k računovodskim izkazom dopolnjuje in pojasnjuje informacije, predstavljene v izkazih iz odstavka 1, in daje vse dodatne informacije, predpisane z mednarodno sprejeto računovodsko prakso, kadar so take informacije pomembne za dejavnosti Eurojusta.

Člen 81

Poročila o izvrševanju proračuna so predstavljena v eurih. Zajemajo:

(a) izkaz realizacije proračuna, ki navaja vse proračunsko poslovanje za leto glede na prihodke in odhodke; struktura predstavitve je enaka kot za sam proračun;

(b) prilogo k izkazu realizacije proračuna, ki dopolnjuje in pojasnjuje informacije v izkazu.

Člen 82

Računovodja pošlje računovodji Komisije najpozneje do 1. marca naslednjega leta začasni zaključni račun, skupaj s poročilom o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju za to računovodsko leto, tako da lahko računovodja Komisije konsolidira zaključne račune, kakor določa člen 128 splošne finančne uredbe.

Člen 83

1. Računsko sodišče najpozneje do 15. junija pripravi ugotovitve o začasnem zaključnem računu Eurojusta.

2. Ko upravni direktor prejme ugotovitve Računskega sodišča o začasnem zaključnem računu Eurojusta, pripravi končni zaključni račun Eurojusta na svojo odgovornost in ga pošlje kolegiju, ki nato poda mnenje na ta zaključni račun.

3. Upravni direktor pošlje končni zaključni račun, skupaj z mnenjem kolegija, računovodji Komisije ter Računskemu sodišču, Evropskemu parlamentu in Svetu do 1. julija naslednjega leta; če ugotovitve Računskega sodišča prejme po 15. juniju, omenjene dokumente pošlje v dveh tednih.

4. Končni zaključni račun Eurojusta se objavi v Uradnem listu Evropske unije 31. oktobra v naslednjem proračunskem letu.

5. Upravni direktor pošlje Računskemu sodišču odgovor na ugotovitve v njegovem letnem poročilu najpozneje do 30. septembra.

POGLAVJE 2

Računovodstvo

Oddelek 1 – Enotne določbe

Člen 84

1. Računovodski sistem Eurojusta je sistem, ki omogoča tako organizacijo proračunskih in finančnih informacij, da je mogoče številke vnašati, arhivirati in evidentirati.

2. Računovodska evidenca se deli na splošno računovodstvo in proračunsko računovodstvo. Računovodska evidenca se vodi v eurih na osnovi koledarskega leta.

3. Postavke v splošnem knjigovodstvu in proračunskem knjigovodstvu se sprejmejo ob koncu proračunskega leta, tako da se lahko pripravi zaključni račun iz poglavja I.

4. Ne glede na odstavka 2 in 3 lahko odredbodajalec vodi tudi analitično evidenco.

Člen 85

Računovodska pravila in metode ter usklajeni kontni načrt, ki jih uporablja Eurojust, sprejme računovodja Komisije v skladu s členom 133 splošne finančne uredbe.

Oddelek 2 – Splošno računovodstvo

Člen 86

Splošno računovodstvo po kronološkem vrstnem redu in na podlagi dvostavnega knjigovodstva evidentira vse dogodke in postopke, ki vplivajo na ekonomsko in finančno stanje ter na sredstva in obveznosti Eurojusta.

Člen 87

1. Promet na računih in saldi se vknjižijo v računovodske knjige.

2. Vse vknjižbe, vključno s prilagoditvami računov, temeljijo na dokazilih, na katera se sklicujejo.

3. Računovodski sistem mora biti tak, da zagotavlja sledenje vseh vknjižb.

Člen 88

Po koncu proračunskega leta in do datuma priprave končnega zaključnega računa računovodja Eurojusta izvede vse popravke, ki niso povezani s plačilom ali izterjavo za navedeno leto, vendar so potrebni za resničen in pošten prikaz računa v skladu s pravili.

Oddelek 3 – Proračunsko računovodstvo

Člen 89

1. Proračunsko računovodstvo omogoča podrobno evidenco izvrševanja proračuna.

2. Za namene odstavka 1 proračunsko računovodstvo evidentira vse proračunske prihodke in odhodke iz naslova IV te uredbe.

POGLAVJE 3

Evidenca premoženja

Člen 90

1. Eurojust vodi evidenco, ki prikazuje količino in vrednost vseh opredmetenih in neopredmetenih sredstev ter finančnega premoženja Eurojusta v skladu z vzorcem, ki ga pripravi računovodja Komisije.

Eurojust preveri, ali vknjižbe v evidenco ustrezajo dejanskemu stanju.

2. Prodaja premičnega premoženja se ustrezno objavi.

NASLOV VIII

ZUNANJA REVIZIJA IN RAZREŠNICA

POGLAVJE 1

Zunanja revizija

Člen 91

Računsko sodišče pregleda zaključni račun Eurojusta v skladu s členom 248 Pogodbe ES.

Člen 92

1. Eurojust pošlje Računskemu sodišču dokončno sprejeti proračun. Računsko sodišče čim prej obvesti o vseh sklepih in dejanjih, sprejetih v skladu s členi 10, 14, 19 in 23.

2. Eurojust pošlje Računskemu sodišču notranja finančna pravila, ki jih je sprejel.

3. Računsko sodišče obvesti o imenovanju odredbodajalcev, računovodij in vodij blagajn predplačil ter o sklepih o prenosu nalog na podlagi členov 34, 43(1) in (4) ter člena 44.

Člen 93

Nadzor, ki ga izvaja Računsko sodišče, urejajo členi 139 do 144 splošne finančne uredbe. Ta nadzor se izvede na način, ki zagotavlja varstvo občutljivih podatkov, povezanih z zadevami.

POGLAVJE 2

Razrešnica

Člen 94

1. Na priporočilo Sveta Evropski parlament pred 30. aprilom leta n + 2 upravnemu direktorju da razrešnico v zvezi z izvrševanjem proračuna za leto n.

2. Če se datuma iz odstavka 1 ni mogoče držati, Evropski parlament ali Svet obvesti upravnega direktorja o razlogih za odlog.

3. Če Evropski parlament odloži sprejetje sklepa o razrešnici, upravni direktor stori vse potrebno, da čim prej sprejme ukrepe za odpravo ali lažjo odpravo ovir takemu sklepu.

Člen 95

1. Sklep o razrešnici zajema prihodke in odhodke Eurojusta, končni saldo ter sredstva in obveznosti Eurojusta, prikazane v izkazu stanja.

2. Z namenom podelitve razrešnice Evropski parlament, potem ko je to storil Svet, pregleda poročila in izkaze stanja Eurojusta. Pregleda tudi letno poročilo Računskega sodišča, skupaj z odgovori upravnega direktorja Eurojusta, vsa pomembna posebna poročila Računskega sodišča za zadevno proračunsko leto ter izjavo Računskega sodišča o zanesljivosti poslovnih knjig ter zakonitosti in pravilnosti poslovnih dogodkov.

3. Upravni direktor predloži Evropskemu parlamentu na njegovo zahtevo na isti način, kakor je predviden v členu 146(3) splošne finančne uredbe, vse informacije, potrebne za nemoteno uporabo postopka za razrešitev za zadevno leto.

Člen 96

1. Upravni direktor, ob upoštevanju nalog Eurojusta, stori vse potrebno za ukrepanje na podlagi ugotovitev, priloženih sklepu Evropskega parlamenta o razrešnici, ter pripomb, priloženih priporočilu Sveta za razrešnico.

2. Upravni direktor na zahtevo Evropskega parlamenta ali Sveta poroča o ukrepih, sprejetih ob upoštevanju teh ugotovitev in pripomb. Kopijo poročila pošlje Komisiji in Računskemu sodišču.

NASLOV IX

PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

Člen 97

1. Člena 40 in 72(5) se prvič uporabita za proračunsko leto 2003.

2. Roki iz člena 83 se prvič uporabijo za proračunsko leto 2005.

Za predhodna leta so ti roki:

(a) 15. september za člen 83(3);

(b) 30. november za člen 83(4);

(c) 31. oktober za člen 83(5).

Člen 98

Evropski parlament, Svet in Komisija imajo pooblastila, da pridobijo vse potrebne informacije ali pojasnila glede proračunskih zadev v njihovi pristojnosti.

Člen 99

Kolegij na predlog upravnega direktorja po potrebi sprejme podrobna pravila za izvajanje finančne uredbe Eurojusta.

Člen 100

Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Haagu, 20. aprila 2006 Predsednik kolegija M. G. KENNEDY

(1) UL L 63, 6.3.2002, str. 1. Sklep, kakor je bil nazadnje spremenjen s Sklepom 2003/659/PNZ (UL L 245, 29.9.2003, str. 44).

(2) UL L 248, 16.9.2002, str. 1.

(3) UL L 357, 31.12.2002, str. 72.

(4) UL L 357, 31.12.2002, str. 1.