PRILOGA

Dodatne tehnične specifikacije za potno listino EU za vrnitev

Del I

Predpogoji, navodila in standardi za izdelavo (1)

1. VSEBINA 50

2. NAVODILA ZA IZDELOVALCE 50

3. FIZIČNA VARNOST 50

3.1 PROIZVODNA POSLOPJA 50

3.2 VARNOSTNO OSEBJE 50

3.3 SOBA ZA VARNOSTNO KONTROLO 51

3.4 DOSTOP ZA OBISKOVALCE ALI TRETJE OSEBE 51

3.5 DOSTOP OSEBJA 51

3.6 NADZOR PROIZVODNEGA OBMOČJA 51

3.7 RAVNANJE Z VHODNIMI IN IZHODNIMI MATERIALI 51

3.8 DOSTAVA 51

4. VARNOST PROIZVODNIH POSTOPKOV IN MATERIALOV 52

4.1 PLOŠČE 52

4.2 PAPIR 52

4.3 DIFRAKTIVNI OPTIČNO SPREMENLJIVI ELEMENT 52

4.4 ZAŠČITNE BARVE 53

4.5 HRAMBA 53

5. KONTROLA KAKOVOSTI 53

6. SKLICEVANJA 53

1. VSEBINA

V tem delu Priloge so določena pravila za izdelavo potnih listin EU za vrnitev (PLV EU).

Ta del Priloge se lahko predloži morebitnim podjetjem za tiskanje dokumentov z visoko varnostjo, denimo kot del razpisnega postopka.

2. NAVODILA ZA IZDELOVALCE

PLV EU izdelujejo samo javne ali zasebne tiskarne ali institucije za varnostno tiskanje, ki jih za to pooblastijo države članice in so sposobne izdelovati dokumente z visokimi varnostnimi standardi.

Takšna podjetja ali institucije morajo biti zmožna dokazati svojo sposobnost za izvajanje take izdelave. Izdelovalec mora imeti sedež v Uniji in tudi izdelava PLV EU mora potekati v Uniji.

Izdelave PLV EU ni dovoljeno oddati v zunanje izvajanje tretji osebi (to ne velja za surovine in komponente, kot so vlakna in varnostni papir), razen če to odobri država članica, ki sklene pogodbo za izdelavo PLV EU in o tem uradno obvesti Komisijo. Tudi zunanja podjetja, ki izvajajo del izdelave PLV EU, morajo spoštovati varnostne standarde in prakse, navedene v tem dokumentu.

Na splošno mora biti izdelovalec certificiran v skladu s standardom ISO 9001 „Sistem vodenja kakovosti“ in ISO/IEC 27001 „Sistemi za upravljanje informacijske varnosti“.

Poleg tega mora imeti izdelovalec veljaven certifikat ISO 14298 za upravljanje procesov v varnostnem tisku (prej CWA 14641) z varnostno stopnjo najmanj „vladno“ ali enakovredno stopnjo v skladu z nacionalnim predpisom.

Na zahtevo države članice morajo izdelovalci navesti podrobnosti glede potrdil o reviziji varnosti.

Države članice morajo zagotoviti, da izdelovalci spoštujejo ta pravila, in morajo Komisijo obvestiti o podjetju, ki je bilo izbrano za izvajanje izdelave.

Izdelovalec mora vse kršitve varovanja tajnosti v zvezi s PLV EU, osnovnimi materiali ali fizično varnostjo objektov v času izdelave sporočiti državi članici, ta pa mora o tem nemudoma obvestiti Komisijo.

3. FIZIČNA VARNOST

Zahteve iz tega oddelka dopolnjujejo standard ISO 14298 in so obvezne pri izdelavi PLV EU. Uporabljajo se tudi za materiale, polizdelke in hrambo PLV EU.

Fizično varnost proizvodnih prostorov in poslopij je treba zagotoviti v skladu s standardom ISO 14298 in zahtevami za certificiranje Intergraf (zlasti kategorijo tveganja E, „Fizični vdor in tveganje v zvezi z dostopom“) ali enakovrednimi nacionalnimi predpisi.

Vse osebe (zaposleni, varnostno osebje, obiskovalci, tretje osebe itd.), ki so navzoče v prostorih ali v proizvodnih poslopjih izdelovalca, je treba nadzorovati v skladu s standardom ISO 14298 in zahtevami za certificiranje Intergraf ali ustreznimi nacionalnimi predpisi.

3.1 PROIZVODNA POSLOPJA

Vsa poslopja, v katerih se hranijo in predelujejo surovine, polizdelki in končni izdelki, morajo biti certificirana najmanj na ravni „vladno“ v skladu s standardom ISO 14298 ali enakovrednimi nacionalnimi predpisi.

3.2 VARNOSTNO OSEBJE

Izdelovalec mora za zagotavljanje varnosti v prostorih in na proizvodnih območjih uporabiti posebno in ločeno službo oziroma priznano in certificirano varnostno družbo ter dobro usposobljeno varnostno osebje. Priporočeno je, da je zunanja varnostna družba certificirana glede vidikov kakovosti (npr. ISO 9001, DIN 77200).

3.3 SOBA ZA VARNOSTNO KONTROLO

Izdelovalec mora v svojih prostorih na proizvodnih lokacijah upravljati sobo za varnostno kontrolo. Ukrepi fizičnega varovanja morajo izpolnjevati zahteve standarda EN 50518 (certifikacija ni potrebna) ali nacionalnih predpisov/standardov. Z odstopanjem od predhodnega stavka so mogoča odstopanja od standarda EN 50518, če temeljijo na oceni tveganja. Vrata za dostop do sobe za varnostno kontrolo morajo biti na vstopu in izstopu opremljena s kartičnim čitalnikom ali z biometričnim sistemom za nadzor dostopa, ki zapisuje vse vstope in izstope, in s funkcijo onemogočanja ponovnega vstopa (anti-pass back).

Priporočljivo je, da sta vedno navzoča najmanj dva upravljavca (varnostnika). Priporočljivo je, da sta ta upravljavca (varnostnika) zaposlena pri izdelovalcu.

3.4 DOSTOP ZA OBISKOVALCE ALI TRETJE OSEBE

Dostop katere koli tretje osebe ali obiskovalca do proizvodnega območja mora biti strogo nadzorovan v skladu s standardom ISO 14298. Take osebe morajo vedno imeti spremstvo in vedno nositi identifikacijsko izkaznico na vidnem mestu.

3.5 DOSTOP OSEBJA

Dostop do proizvodnega območja mora biti omejen na pooblaščeno osebje prek sistema za nadzor dostopa, ki preverja vsako osebo posebej. Vzpostavljen mora biti postopek nadzora dostopa. Priporočljivo je, da se dostop omogoči le na podlagi potrebe po seznanitvi.

3.6 NADZOR PROIZVODNEGA OBMOČJA

Proizvodna območja morajo biti ves čas pod nadzorom. Kadar proizvodna območja niso v uporabi, jih je treba fizično zapreti in nadzorovati.

Če bi bilo treba dostop do proizvodnih območij omogočiti v času, ko ne poteka izdelava, je treba obvestiti varnostno službo, ki mora biti navzoča med takim dostopom. V takih primerih vstop na proizvodna območja ne sme biti dovoljen brez fizične navzočnosti varnostne službe (ločeni imetniki ključa/ključev).

3.7 RAVNANJE Z VHODNIMI IN IZHODNIMI MATERIALI

Izdelovalec mora imeti na voljo namenska območja za odpremo in dostavo vhodnih in izhodnih materialov in izdelkov. Vsa vrata v območju odpreme in dostave, vključno z vrati zunanje ograje poslopij, vmesnimi vrati in notranjimi vrati za odpremo in dostavo, morajo delovati elektronsko in biti medsebojno povezana. Kadar so ena od vrat odprta, morajo biti vsa ostala elektronsko zaklenjena.

Vzpostavljeni morajo biti postopki za preverjanje obiskovalcev in voznikov prevoznih vozil za take materiale. Voditi je treba dnevnik o vseh dostavah materiala.

3.8 DOSTAVA

Dostavo PLV EU mora urediti država članica, ki sklene pogodbo, skupaj z izdelovalcem. Ker se dokončane PLV EU, ki še niso personalizirane, štejejo za predmete z visokim varnostnim tveganjem, mora biti prevoz na najvišji varnostni ravni.

Za vsako vrsto prevoza je treba izvesti in dokumentirati generično oceno tveganja ter sprejeti vse dodatne varnostne ukrepe, ki se ocenijo za potrebne (npr. neprebojno vozilo, spremljevalno vozilo). Te ocene je treba ob spremembi zadevnih okoliščin pregledati.

Vse dejavnosti natovarjanja in raztovarjanja, vključno z dostavo prejemniku, morajo biti nadzorovane z dvojno kontrolo, tj. opraviti jih morata dve ali več oseb.

Serijske številke PLV EU, ki se prevažajo, je treba navesti na prevoznih listinah.

Priporočljivo je, da se med prevozom redno preverja status in položaj vozil, ki prevažajo izdelke varnostnega tiskanja. Obstajati morata najmanj dva neodvisna sistema, ki v primeru motenj v prevozu zagotavljata učinkovito komunikacijo z zunanjimi partnerji.

Kakršno koli nepravilnost (npr. neizpolnjevanje teh minimalnih prevoznih zahtev s strani katere koli stranke, napad na prevoz ali morebitno izgubo med prevozom) je treba nemudoma sporočiti izdelovalcu.

Do varovanih izdelkov ne sme biti mogoče dostopati iz notranjosti vozniške kabine, prostor za prevoz tovora pa mora biti iz kovine in v celoti zaprt (nobenih vozil s ponjavo) z dostopom za natovarjanje in raztovarjanje skozi vrata, ki se zaklepajo. Ključev za ključavnice se ne sme hraniti v vozilu.

4. VARNOST PROIZVODNIH POSTOPKOV IN MATERIALOV

V tem oddelku so določene potrebne varnostne informacije v zvezi s predmeti, ki se uporabljajo za izdelavo PLV EU. Izdelovalec mora voditi popolno revizijsko sled od prihoda vhodnih varnostnih materialov do dostave PLV EU, vključno z uničenjem neželenega ali okvarjenega materiala in polizdelkov.

Poleg tega je izdelovalec odgovoren za izbiro in delo dobaviteljev surovin, po potrebi pa jih mora odobriti tudi zadevna država članica. Priporočljivo je, da imajo dobavitelji varnostnih surovin enako stopnjo certifikacije kot izdelovalci – zlasti kar zadeva standard ISO 14298. Če izdelovalec meni, da je dobavitelj ugleden in zanesljiv (in ga izdelovalec ustrezno preveri), vendar ni certificiran, je treba pridobiti odobritev zadevne države članice, ki je sklenila pogodbo, ta država članica pa mora o tem ustrezno obvestiti Komisijo.

4.1 PLOŠČE

Vse tiskarske plošče za PLV EU bi bilo treba proizvajati v prostorih pooblaščenega izdelovalca, kjer poteka izdelava PLV EU. Če tiskarske plošče niso več potrebne (npr. zaradi obrabe, napake itd.), jih je treba varno uničiti na primeren način, tako da niso več uporabne.

Vse plošče, ki so morda potrebne za nadaljnje proizvodne serije, je treba hraniti v varovanem območju v prostorih družbe.

Če izdelovalec tiskarskih plošč ne more izdelovati v svojih prostorih, lahko potrebne tiskarske plošče naroči samo pri drugem uglednem proizvajalcu plošč, ki je na primer v preteklosti izdelal plošče za vizumsko nalepko EU. Vendar mora biti tak proizvajalec plošč certificiran v skladu s standardom ISO 14298. Take plošče se lahko drugim pooblaščenim proizvajalcem dostavijo samo po prejemu dovoljenja države članice. Uradno obvestilo o tem je treba poslati tudi Komisiji.

4.2 PAPIR

Papir, proizveden za PLV EU, je treba strogo nadzorovati. To velja za proizvodnjo papirja in za nadaljnje potrebne korake (dodajanje lepilne podlage). Za vse role in pole je treba opraviti revizijo varnosti, da se zagotovi odgovornost v dobavni verigi.

Ves papir za dobavo izdelovalcu PLV EU je treba pred dobavo prešteti. Pole, dobavljene izdelovalcu in uporabljene med izdelavo, je treba preveriti in jih evidentirati.

Za dostavo papirja izdelovalcem je treba uporabiti varen prevoz. Za vsak prevoz je treba izvesti in dokumentirati generično oceno tveganja ter izvesti vse dodatne varnostne ukrepe, ki se ocenijo za potrebne (npr. neprebojno vozilo, spremljevalno vozilo). Te ocene je treba ob spremembi zadevnih okoliščin pregledati.

4.3 DIFRAKTIVNI OPTIČNO SPREMENLJIVI ELEMENT

Proizvodnjo in uporabo difraktivnega optično spremenljivega elementa (DOVID) za PLV EU je treba nadzorovati in evidentirati. To ne velja samo za celotne elemente DOVID, ampak tudi za polizdelke ter pokvarjene ali odpadne izdelke.

Za dostavo elementov DOVID pooblaščenim izdelovalcem je treba uporabiti varni prevoz. Število elementov DOVID, ki jih je treba dostaviti, je treba evidentirati.

Elementi DOVID, ki se uporabljajo v prostorih izdelovalca, je prav tako treba nadzorovati in evidentirati. Vse odpadne materiale je treba hraniti na varen način in jih varno uničiti, če je ustrezno, na poznejši datum. Podobe je treba evidentirati, tako da je po potrebi na voljo popolna revizijska sled.

Komisija ali država članica lahko DOVID naroči letno v obliki skupinskega naročila, da se tako zniža cena za posamezne države članice. Države članice so odgovorne za pogodbene in finančne ureditve v zvezi s skupinskim naročilom. V skupinskem naročilu za DOVID lahko sodelujejo le uradno sporočeni izdelovalci.

4.4 ZAŠČITNE BARVE

Za proizvodnjo PLV EU se uporabljajo zaščitne barve, uporaba takih barv pa je omejena. Barve je mogoče naročiti pri uglednih dobaviteljih, pri drugih izdelovalcih PLV EU ali pa jih proizvajati v prostorih izdelovalca. Izdelovalec lahko take barve drugemu pooblaščenemu izdelovalcu dobavi samo po prejemu dokazila o pooblastitvi slednjega za izdelavo PLV EU.

Zaščitne barve je treba hraniti na varovanem območju. Za evidentiranje zaščitnih barv, ki se uporabljajo v proizvodnem postopku, je potreben revizijski postopek.

4.5 HRAMBA

Materiale, ki se uporabljajo pri izdelavi PLV EU, je mogoče razvrstiti v naslednje kategorije:

— osnovni materiali (npr. barve, varnostni papir)

— osnovna sredstva (npr. tiskarske plošče)

— polizdelki (nepopolni obrazci in/ali nalepke, ki niso šli čez vse faze izdelave)

— dokončani PLV EU – obrazec in nalepka

V vsaki fazi hrambe izdelkov in ravnanja z njimi je potrebna ustrezna varnost, odgovornost in kontrola. Priporočljivo je, da prostori za hrambo izpolnjujejo zahteve za sobe trezorje (glej standard ISO 14298).

5. KONTROLA KAKOVOSTI

Vsak izdelovalec PLV EU lahko v posvetovanju z državo članico, ki dovoli izdelavo, določi postopke kontrole kakovosti, ki se priporočajo za vsako fazo izdelave. Z navedeno kontrolo kakovosti je treba zagotoviti, da so izdelani PLV EU v skladu s tehničnimi specifikacijami, določenimi z Direktivo Sveta (EU) 2019/997, in izvedbenimi akti, sprejetimi na njeni podlagi, tako da je kakovost PLV EU v različnih serijah čim bolj enotna.

Če se izdelajo in dajo v promet PLV EU, ki niso v skladu s tehničnimi specifikacijami, mora zadevna država članica o tem nemudoma obvestiti druge države članice in Komisijo.

6. SKLICEVANJA

ISO 14298 Upravljanje procesov v varnostnem tisku (prej CWA 14641) EN 50518 Nadzorni in sprejemni centri za alarme ISO 9001 Sistem vodenja kakovosti ISO/IEC 27001 Sistemi za upravljanje informacijske varnosti

(1) SECRET UE/EU SECRET non classifiée en l’absence de la partie II de l’annexe / when detached from Part II of the Annex – non-classified.