Uredba Komisije (ES) št. 438/2001

z dne 2. marca 2001

o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES) št. 1260/1999 glede sistemov upravljanja in nadzora pomoči, dodeljene v okviru Strukturnih skladov

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 1260/1999 z dne 21. junija 1999 o splošnih določbah glede Strukturnih skladov [1] in zlasti člena 53(2) Uredbe,

po posvetovanju z odborom, ustanovljenim po členu 147 Pogodbe,

po posvetovanju z Odborom za kmetijske strukture in razvoj podeželja,

po posvetovanju z Odborom za ribištvo in ribogojstvo,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Člen 38 Uredbe (ES) št. 1260/1999 od držav članic zahteva, da sprejmejo številne ukrepe, s katerimi zagotovijo, da so sredstva Skupnosti uporabljena učinkovito in pravilno ter v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja.

(2) V ta namen morajo države članice zato zagotoviti ustrezna navodila v zvezi z organiziranjem relevantnih nalog organov upravljanja in plačilnih organov iz členov 32 in 34 Uredbe (ES) št. 1260/1999.

(3) Člen 38 Uredbe (ES) št. 1260/1999 od držav članic zahteva, da sodelujejo s Komisijo pri zagotavljanju, da imajo dobro delujoče sisteme upravljanja in nadzora, ter ji nudijo vso potrebno pomoč pri izvajanju pregledov, vključno s pregledi vzorcev.

(4) Za uskladitev standardov za potrjevanje izdatkov, ki so v skladu s členom 32(3) in (4) Uredbe (ES) št. 1260/1999 predmet zahtevkov za plačila iz skladov, je treba določiti vsebino teh potrdil ter opredeliti vrsto in kakovost informacij, na katerih temeljijo.

(5) Države članice morajo na zahtevo Komisiji omogočiti izvajanje pregledov iz člena 38(2) Uredbe (ES) št. 1260/1999 in ji priskrbeti podatke, ki jih potrebujejo organi upravljanja, da lahko zadostijo zahtevam v zvezi z upravljanjem, spremljanjem in vrednotenjem iz navedene uredbe. Določiti je treba vsebino teh podatkov ter obliko in načine prenosa računalniških datotek, če se podatki dostavijo v elektronski obliki v skladu s členom 18(3)(e) navedene uredbe. Komisija mora zagotoviti zaupnost in varnost računalniških in drugih podatkov.

(6) Uredba Komisije (ES) št. 2064/97 z dne 15. oktobra 1997 o podrobnih pravilih za izvajanje Uredbe Sveta (EGS) št. 4253/88 glede finančnega nadzora držav članic pri aktivnostih, ki se sofinancirajo iz Strukturnih skladov [2], kakor je bila spremenjena z Uredbo (ES) št. 2406/98 [3], se nadomesti. Vendar bi se morale določbe Uredbe (ES) št. 2064/97 še naprej uporabljati za pomoč, odobreno za programsko obdobje 1994 do 1999 v skladu z Uredbo Sveta (EGS) št. 2052/88 [4], kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 3193/94 [5].

(7) Ta uredba bi se morala uporabljati brez poseganja v določbe o spremljanju na kraju samem na področju državnih pomoči iz člena 22 Uredbe Sveta (ES) št. 659/1999 z dne 22. marca 1999 o določitvi podrobnih pravilih za uporabo člena 93 Pogodbe ES [6].

(8) Ta uredba bi se morala uporabljati brez poseganja v določbe Uredbe Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 z dne 11. novembra 1996 o pregledih in inšpekcijah na kraju samem, ki jih opravlja Komisija za zaščito finančnih interesov Evropskih skupnosti pred goljufijami in drugimi [7].

(9) Določbe Uredbe Komisije (ES) št. 1681/94 z dne 11. julija 1994 o nepravilnostih in izterjavi nepravilno plačanih zneskov v okviru financiranja strukturnih politik in organizaciji ustreznega informacijskega sistema na tem področju [8] se uporabljajo za pomoč, odobreno na podlagi Uredbe (ES) št. 1260/1999 v skladu z drugim odstavkom člena 54 in členom 38(1)(e) te uredbe.

(10) Ta uredba bi se morala uporabljati v skladu z načelom subsidiarnosti iz člena 8(3) Uredbe (ES) št. 1260/1999 in brez poseganja v institucionalne, pravne in finančne sisteme zadevne države članice, kakor je navedeno v zadnjem odstavku člena 34(1) navedene uredbe.

(11) Ukrepi, predvideni s to uredbo, so v skladu z mnenjem Odbora za razvoj in preobrazbo regij –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

POGLAVJE 1

Področje uporabe

Člen 1

Ta uredba določa podrobna pravila za izvajanje Uredbe (ES) št. 1260/1999 glede sistema upravljanja in nadzora pomoči, dodeljene v okviru Strukturnih skladov, ki jih upravljajo države članice.

POGLAVJE II

Sistemi upravljanja in nadzora

Člen 2

1. Vsaka država članica zagotovi, da se organom upravljanja in plačilnim organom ter posredniškim telesom zagotovijo ustrezna navodila glede organiziranja sistemov upravljanja in nadzora, potrebna za zagotavljanje dobrega finančnega poslovodenja Strukturnih skladov v skladu s splošno priznanimi načeli in standardi, in zlasti za zagotavljanje ustrezne točnosti, pravilnosti in upravičenosti zahtevkov za pomoč Skupnosti.

2. "Posredniško telo" v smislu te uredbe pomeni vsak javni ali zasebni organ ali službo, za katerega je odgovoren organ upravljanja ali plačilni organ ali ki v njunem imenu opravlja naloge v zvezi s končnimi upravičenci ali organi ali podjetji, ki izvajajo aktivnosti.

Člen 3

Sistemi upravljanja in nadzora organov upravljanja, plačilnih organov ter posredniških teles ob upoštevanju sorazmernosti glede obsega upravljane pomoči omogočajo:

(a) jasno določitev in razdelitev ter — če je to potrebno za zagotavljanje dobrega finančnega poslovodenja — zadostno ločitev nalog znotraj zadevne organizacije;

(b) uspešne sisteme, ki zagotavljajo zadovoljivo izvajanje nalog;

(c) v primeru posredniških teles, poročanje pristojnemu organu o dejanskem izvajanju svojih nalog in uporabljenih sredstvih.

Člen 4

Sistemi upravljanja in nadzora vključujejo postopke za preverjanje zagotavljanja sofinanciranih izdelkov in storitev ter resničnost navedenih izdatkov, pa tudi zagotavljanje upoštevanja pogojev, določenih v ustrezni odločbi Komisije po členu 28 Uredbe (ES) št. 1260/1999 ter z veljavnimi nacionalnimi predpisi in predpisi Skupnosti, ki se nanašajo zlasti na upravičenost izdatkov za pomoč iz Strukturnih skladov v okviru zadevne pomoči, javna naročila, državne pomoči (vključno s pravili o združevanju pomoči), varstvo okolja in enakost med moškimi in ženskami.

Postopki določajo, da se preverjanja posameznih aktivnosti zabeležijo na kraju samem. V evidencah se navedejo opravljeno delo, rezultati preverjanj in ukrepi, sprejeti v zvezi z ugotovljenimi nepravilnostmi. Kadar fizična ali upravna preverjanja niso temeljita, ampak so bila opravljena na vzorcu aktivnosti, je treba v evidencah predstaviti izbrane aktivnosti in opisati metodo vzorčenja.

Člen 5

1. Država članica za vsako pomoč obvesti Komisijo v treh mesecih po odobritvi zadevne pomoči ali uveljavitvi te uredbe, glede na poznejši datum, o organiziranosti organov upravljanja in plačilnih organov ter posredniških teles, o sistemih upravljanja in nadzora, uvedenih v teh organih in telesih, ter o predvidenih izboljšavah po navodilih iz člena 2(1).

2. Sporočilo vsebuje za vsak organ upravljanja in plačilni organ ter vsako posredniško telo naslednje informacije:

(a) naloge, ki so jim dodeljene;

(b) razdelitev nalog med službami ali znotraj njih, vključno med organom upravljanja in plačilnim organom, če sta isti organ;

(c) postopke v zvezi s prejemom, preverjanjem in potrjevanjem zahtevkov za povračilo izdatkov, pa tudi v zvezi z odobritvijo, izvrševanjem in knjiženjem plačil upravičencem; in

(d) predpise v zvezi z revizijo sistemov upravljanja in nadzora.

3. Če se skupni sistem uporablja za več kakor eno pomoč, se lahko predloži opis tega skupnega sistema.

Člen 6

Komisija se v sodelovanju z državo članico prepriča, da sistemi upravljanja in nadzora iz člena 5 ustrezajo standardom, ki jih zahtevata Uredba (ES) št. 1260/1999 in ta uredba, in sporoči vsako oviro za preglednost kontrol delovanja skladov in za izvrševanje odgovornosti Komisije po členu 274 Pogodbe, ki bi jo ugotovila. Pregledi delovanja sistemov se opravljajo redno.

Člen 7

1. Sistemi upravljanja in nadzora držav članic morajo zagotavljati zadostno revizijsko sled.

2. Revizijska sled je zadostna, kadar omogoča naslednje:

(a) uskladitev skupnih zneskov, potrjenih Komisiji, z evidencami posameznih izdatkov in njihovimi spremljevalnimi listinami, ki se hranijo na različnih upravnih ravneh in pri končnih upravičencih ter, če ti niso končni prejemniki sredstev, pri organih ali podjetjih, ki izvajajo aktivnosti; ter

(b) preverjanje dodeljevanja in prenosov razpoložljivih sredstev Skupnosti in držav članic.

Okvirni opis informacij, zahtevanih za zadostno revizijsko sled, je dan v Prilogi I.

3. Organ upravljanja se prepriča, da:

(a) obstajajo postopki, ki zagotavljajo, da se vsi dokumenti, ki se nanašajo na določene izdatke in plačila, opravljena v okviru zadevne pomoči in potrebna za zadostno revizijsko sled, hranijo v skladu z zahtevami člena 38(6) Uredbe (ES) št. 1260/1999 in Priloge I k tej uredbi;

(b) sta ime organa, ki jih hrani, in njegov sedež zabeležena; in

(c) se omogoči vpogled v dokumente tistim osebam ali organom, ki imajo običajno pravico do vpogleda.

Te osebe in organi so:

(i) osebje organa upravljanja in plačilnega organa ter posredniških teles, ki obravnavajo zahtevke za plačila;

(ii) službe, ki opravljajo revizijo sistemov upravljanja in nadzora;

(iii) oseba ali služba plačilnega organa, pristojnega za potrjevanje zahtevkov za vmesna in končna plačila iz člena 32(3) in (4) Uredbe (ES) št. 1260/1999, in oseba ali služba, ki izda potrdilo po členu 38(1)(f); in

(iv) pooblaščeni uslužbenci revizijskih organov držav članic in Evropske Skupnosti.

Zahtevajo lahko, da se jim predložijo izpisi ali kopije dokumentov ali računovodskih evidenc iz tega odstavka.

Člen 8

Organ upravljanja ali plačilni organ vodi knjigovodsko evidenco o vseh izterljivih zneskih v zvezi z že opravljenimi plačili pomoči Skupnosti in zagotovi, da se zneski izterjajo brez neupravičenih zamud. Po izterjavi plačilni organ povrne izterjana nepravilna plačila, skupaj s prejetimi zamudnimi obrestmi, tako da od poznejšega poročila o izdatkih in zahtevka za plačilo, naslovljenega na Komisijo, odšteje te zneske, ali če to ne zadostuje, Skupnosti povrne manjkajoče zneske. Plačilni organ pošlje vsako leto Komisiji kot prilogo k četrtemu četrtletnemu poročilu o izterjavah v skladu z Uredbo (ES) št. 1681/1994 poročilo o zneskih, ki čakajo na izterjavo na navedeni datum, razvrščenih po letu izdaje naloga za izterjavo.

POGLAVJE III

Potrjevanje izdatkov

Člen 9

1. Potrdila poročil o vmesnih in končnih izdatkih, na katera se nanaša člen 32(3) in (4) Uredbe (ES) št. 1260/1999, v obliki, ki je predpisana v Prilogi II, izdela oseba ali služba plačilnega organa, ki deluje neodvisno od vsake druge službe, ki odobri zahtevke.

2. Preden plačilni organ potrdi posamezno poročilo o izdatkih, se prepriča, da so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a) da so organ upravljanja in posredniška telesa izpolnili določbe Uredbe (ES) št. 1260/1999, zlasti člena 38(1)(c) in (e) ter člena 32(3) in (4), ter spoštovali pogoje odločbe Komisije po členu 28 Uredbe;

(b) poročilo o izdatkih vsebuje samo izdatke:

(i) ki so dejansko nastali v obdobju upravičenosti, določenem v odločbi, in ustrezajo izdatkom, ki so jih plačali končni upravičenci v smislu točk 1.2, 1.3 in 2 pravila št. 1 Priloge k Uredbi (ES) št. 1685/2000 [9], ter so podprti s prejetimi računi ali računovodskimi listinami enake dokazne vrednosti;

(ii) ki se nanašajo na aktivnosti, izbrane za sofinanciranje v okviru zadevne pomoči v skladu z merili in postopki za izbor, in za katere so za celotno obdobje nastajanja izdatkov veljali predpisi Skupnosti; in

(iii) ki se nanašajo na ukrepe, za katere je Komisija, če je bilo to relevantno, uradno odobrila vse državne pomoči.

3. Da bi se pred predložitvijo poročila o izdatkih Komisiji vsak trenutek lahko ugotovilo, ali sta sistem nadzora in revizijska sled zadostna, skrbi organ upravljanja, in sicer tako da obvešča plačilni organ o postopkih, ki ga on in posredniško telo uporabljajo za:

(a) preverjanje zagotavljanja dobave sofinanciranih izdelkov in izvedbe storitev ter resničnosti navedenih izdatkov;

(b) zagotavljanje skladnosti z veljavnimi predpisi; in

(c) ohranjanje revizijske sledi.

4. Če sta organ upravljanja in plačilni organ isti organ ali pripadata istemu organu, ta organ zagotovi izvajanje postopkov, ki nudijo standarde nadzora, enakovredne tistim iz odstavkov 2 in 3.

POGLAVJE IV

Pregledi vzorca aktivnosti

Člen 10

1. Države članice na podlagi ustreznega vzorca organizirajo preglede aktivnosti, da bi zlasti:

(a) preverile uspešnost vzpostavljenih sistemov upravljanja in nadzora;

(b) selektivno na podlagi analize tveganj proučile izjave o izdatkih, izdelane na različnih ravneh.

2. Pregledi, ki se opravijo pred zaključkom vsake pomoči, se nanašajo na najmanj 5 % skupnih upravičenih izdatkov in temeljijo na reprezentativnem vzorcu odobrenih aktivnosti, pri čemer se upoštevajo določbe odstavka 3. Države članice skrbijo, da so pregledi enakomerno razporejeni čez celotno zadevno obdobje. Zagotovijo tudi ustrezno ločitev nalog med takimi pregledi in postopki izvajanja ali plačilnimi postopki v zvezi z aktivnostmi.

3. Pri izbiri vzorca aktivnosti, ki jih je treba pregledati, se upoštevajo:

(a) potreba po pregledovanju aktivnosti, ki so različne glede na vrsto in velikost;

(b) dejavniki tveganja, ugotovljene pri nacionalnih pregledih ali pregledih Skupnosti;

(c) koncentracija aktivnosti pri določenih posredniških telesih ali končnih upravičencih, tako da so najpomembnejša posredniška telesa in najpomembnejši končni upravičenci pregledani najmanj enkrat pred zaključkom vsake pomoči.

Člen 11

Z izvajanjem pregledov si države članice prizadevajo preveriti:

(a) dejansko uporabo in uspešnost sistemov upravljanja in nadzora;

(b) ustrezno število računovodskih evidenc, ujemanja teh evidenc s spremljevalnimi listinami, ki jih hranijo posredniška telesa, končni upravičenci ali organi ali podjetja, ki izvajajo aktivnosti;

(c) obstoj zadostne revizijske sledi;

(d) ustrezno število posameznih izdatkov, skladnost tipa in datuma realizacije izdatkov s predpisi Skupnosti, z odobrenimi tehničnimi specifikacijami aktivnosti in dejansko izvedenimi deli;

(e) skladnost dejanskega ali predvidenega namena aktivnosti s cilji, opisanimi v vlogi za sofinanciranje Skupnosti;

(f) upoštevanje omejitev glede finančnega prispevka Skupnosti, določenih v členu 29 Uredbe (ES) št. 1260/1999 ali v katerikoli drugi določbi Skupnosti, veljavni za to področje, in dejanskega plačila končnemu upravičencu brez kakšnega koli znižanja ali neupravičene zamude;

(g) dejansko izvedbo ustreznega nacionalnega sofinanciranja; in

(h) izvedbo sofinanciranih aktivnosti ob upoštevanju predpisov in politik Skupnosti, kakor zahteva člen 12 Uredbe (ES) št. 1260/1999.

Člen 12

Pri pregledih se ugotovi, ali so nastali problemi sistematični, kar pomeni, da bi se lahko pojavili tudi pri drugih aktivnostih, ki jih opravi isti končni upravičenec ali jih upravlja isto posredniško telo. Poleg tega se ugotovijo vzroki za take situacije in po potrebi določi vrsta nadaljnjih pregledov, ki jih je treba opraviti, ter potrebni korektivni in preventivni ukrepi.

Člen 13

Države članice vsako leto najpozneje do 30. junija in prvič 30. junija 2001 obvestijo Komisijo o uporabi členov 10, 11 in 12 v preteklem koledarskem letu ter po potrebi dopolnijo ali ažurirajo opis svojih sistemov upravljanja in nadzora iz člena 5.

Člen 14

Določbe tega poglavja se smiselno uporabljajo za izterljive zneske iz člena 8.

POGLAVJE V

Izjava ob zaključku pomoči

Člen 15

Oseba ali služba, imenovana za izdajanje izjav ob zaključku pomoči po členu 38(1)(f) Uredbe (ES) št. 1260/1999 deluje neodvisno od:

(a) imenovanega organa upravljanja;

(b) osebe ali službe plačilnega organa, pristojnega za izdajanje potrdil iz člena 9(1);

(c) posredniških teles.

Imenovana oseba ali služba opravlja pregled v skladu z mednarodno sprejetimi standardi revidiranja. Organi upravljanja in plačilni organi ter posredniška telesa ji zagotovijo vse potrebne informacije ter ji omogočijo dostop do evidenc in spremljevalnih listin, ki jih potrebuje za sestavo izjave.

Člen 16

Izjave temeljijo na pregledu sistemov upravljanja in nadzora, zaključkov že opravljenih pregledov in po potrebi na nadaljnjih pregledih vzorca transakcij. Oseba ali služba, ki izda izjavo, opravi vsa preverjanja, s katerimi se zagotovi, da je potrjeno poročilo o izdatkih pravilno ter da so osnovne transakcije zakonite in pravilne.

Izjave so sestavljena na podlagi okvirnega vzorca iz Priloge III, priloženo pa jim je poročilo, ki vsebuje vse ustrezne informacije, na katerih temelji izjava, vključno s povzetkom ugotovitev vseh pregledov, ki so jih opravili nacionalni organi in organi Skupnosti, do katerih je imela oseba ali služba, ki pripravlja poročila, dostop.

Člen 17

Če zaradi ugotovitve občutnih pomanjkljivosti na področju upravljanja in nadzora ali pogostih nepravilnosti ni mogoče dati skupnega pozitivnega zagotovila o veljavnosti zahtevka za končno plačilo in končnega potrdila o izdatkih, se v izjavi zabeležijo te okoliščine ter oceni obseg problema in njegov finančni vpliv.

V tem primeru lahko Komisija zahteva izvedbo nadaljnjega pregleda, zato da se v določenem času ugotovijo in odpravijo nepravilnosti.

POGLAVJE VI

Oblika in vsebina računovodskih informacij, ki jih je treba hraniti in jih na zahtevo preložiti Komisiji

Člen 18

1. Računovodske evidence, ki se nanašajo na aktivnosti iz Priloge I, se po možnosti vodijo v obliki računalniških zapisov. Ti zapisi morajo biti na voljo Komisiji na posebno zahtevo za potrebe pregledov listin na mestu samem, brez poseganja v obveznost predložitve ažuriranih finančnih načrtov iz člena 18(3)(c) Uredbe (ES) št. 1260/1999 in finančnih informacij po členu 32.

2. Komisija se z vsako državo članico dogovori o vsebini računalniških zapisov, ki ji morajo biti na voljo po odstavku 1, načinih njihove predložitve in času, potrebnim za vzpostavitev zahtevanega računalniškega sistema, pri čemer se upošteva dogovor iz člena 18(3)(e) Uredbe (ES) št. 1260/1999. Obseg informacij, ki se lahko zahtevajo, in želene tehnične specifikacije za prenos računalniških datotek Komisiji, so navedeni v Prilogah IV in V.

3. Na pisno zahtevo Komisije države članice dostavijo Komisiji informacije iz odstavka 1 v desetih delovnih dneh od prejema zahteve. Komisija in država članica se lahko dogovorita o drugačnem roku, zlasti v primeru, ko informacije niso na voljo v obliki računalniških zapisov.

4. Komisija zagotovi zaupnost in varstvo informacij, ki jih posredujejo države članice ali jih zbere sama med izvajanjem nadzora na kraju samem, v skladu s členom 287 Pogodbe in predpisi Komisije o uporabi in dostopu do informacij.

5. Uradniki Komisije imajo ob upoštevanju ustreznih nacionalnih predpisov države članice dostop do vseh dokumentov, ki so pripravljeni v smislu te uredbe zaradi nadzora ali kot posledica nadzora, in do shranjenih podatkov, vključno s tistimi, ki se hranijo v računalniških sistemih.

POGLAVJE VII

Splošne in končne določbe

Člen 19

Pri tistih oblikah pomoči, kjer so upravičenci v več državah članicah, se zadevne države članice ob upoštevanju nacionalnih predpisov dogovorijo o skupnih ukrepih, ki so potrebni za zagotavljanje dobrega finančnega poslovodenja, in o teh obvestijo Komisijo. Komisija in zadevne države članice si nudijo vso potrebno upravno pomoč.

Člen 20

Določbe te uredbe ne posegajo v obveznost držav članic, da Komisiji po Uredbi (ES) št. 1260/1999 sporočijo vse informacije, na podlagi katerih lahko Komisija oceni načrte, vključno z informacijami o ukrepih, sprejetih za izvajanje člena 34(1) Uredbe, pa tudi ne v pravico Komisije, da zahteva dodatne informacije, preden sprejme odločbo po členu 28 uredbe.

Člen 21

Določbe te uredbe državam članicam ne preprečujejo uporabe strožjih pravil od tistih, predvidenih v tej uredbi.

Člen 22

Uredba (ES) št. 2064/97 se razveljavi.

Vendar se njene določbe še naprej uporabljajo za pomoč, odobreno za programsko obdobje 1994 do 1999 po Uredbi (EGS) št. 2052/88.

Člen 23

Ta uredba začne veljati sedmi dan po objavi v Uradnem listu Evropskih skupnost.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

V Bruslju, dne 2. marca 2001

Za Komisijo

Michel Barnier

Član Komisije

[1] UL L 161, 26.6.1999, str. 1.

[2] UL L 290, 23.10.1997, str. 1.

[3] UL L 298, 7.11.1998, str. 15.

[4] UL L 185, 15.7.1988, str. 9.

[5] UL L 337, 24.12.1994, str. 11.

[6] UL L 83, 27.3.1999, str. 1.

[7] UL L 292, 15.11.1996, str. 2.

[8] UL L 178, 12.7.1994, str. 43.

[9] UL L 193, 29.7.2000, str. 39.

--------------------------------------------------

PRILOGA I

OKVIRNI SEZNAM INFORMACIJ, ZAHTEVANIH ZA ZADOSTNO REVIZIJSKO SLED (člen 7)

Revizijska sled iz člena 7(2) je zadostna, če je v zvezi z dano pomočjo izpolnjeno naslednje:

1. Računovodske evidence, ki se vodijo na ustreznih ravneh upravljanja, dajejo za vsako sofinancirano aktivnost natančne informacije o dejanskih izdatkih po končnih upravičencih in, če ti niso končni prejemniki sredstev, po organih in podjetjih, ki izvajajo aktivnosti. V njih je zapisan datum vknjižbe, znesek vsake izdatkovne postavke, vrsta spremljevalnih listin ter dan in način plačila. Potrebni listinski dokazi (računi itd.) se priložijo.

2. Za izdatkovne postavke, ki se le delno nanašajo na sofinancirano aktivnost, se prikaže natančna razdelitev izdatkov med sofinancirano aktivnostjo in drugimi aktivnostmi. Isto velja tudi za vrste izdatkov, ki se priznajo za upravičene pod določenimi omejitvami ali v sorazmerju z drugimi stroški.

3. Tehnične specifikacije in finančni načrt aktivnosti, poročila o napredku, dokumenti v zvezi z odobritvijo nepovratnih sredstev, postopki za razpis in oddajo naročil, pa tudi poročila o preverjanjih izdelkov in storitev sofinanciranih v sklopu aktivnosti se hranijo na ustrezni ravni upravljanja.

4. Za navedbo dejanskih izdatkov pri sofinanciranih aktivnostih posredniških teles, ki se nahajajo med končnim upravičencem ali organom ali podjetjem, ki izvaja aktivnost, in plačilnim organom, se informacije iz točke 1 zberejo v natančnem poročilu o izdatkih, ki za vsako aktivnost vsebuje vse posamezne izdatkovne postavke za izračun skupnega potrjenega zneska. Ta natančna poročila o izdatkih sestavljajo spremljevalne listine k računovodskim evidencam posredniških teles.

5. Posredniška telesa vodijo računovodske evidence za vsako aktivnost in za skupne zneske izdatkov, ki jih potrdijo končni upravičenci. Posredniška telesa, ki poročajo imenovanemu plačilnemu organu iz člena 9(o) Uredbe (ES) št. 1260/1999, mu predložijo seznam odobrenih aktivnosti za posamezno pomoč, pri čemer ta vsebuje natančne določitve posamezne aktivnosti in navedbe končnega upravičenca, datum odobritve nepovratnih sredstev, prevzete obveznosti za zneske in plačane zneske, obdobje zadevnih izdatkov in skupne izdatke po ukrepu, podprogramu ali prednostni nalogi. Te informacije sestavljajo spremljevalne listine k računovodskim evidencam plačilnega organa in so podlaga za sestavo poročil o izdatkih, ki se morajo predložiti Komisiji.

6. Če končni upravičenci neposredno poročajo plačilnemu organu, sestavljajo natančna poročila o izdatkih iz točke 4 spremljevalne listine k računovodskim evidencam plačilnega organa, pristojnega za izdelavo seznama sofinanciranih aktivnosti iz točke 5.

7. Če med končnim upravičencem ali organom ali podjetjem, ki izvaja aktivnost, in plačilnim organom nastopa več posredniških teles, potrebuje vsako posredniško telo za svoje področje pristojnosti natančna poročila o izdatkih, izdelana pri podrejenem organu, ki služijo kot spremljevalne listine k lastnim računovodskim evidencam, na podlagi katerih nadrejenemu organu sporoči vsaj skupni znesek izdatkov za vsako posamezno aktivnost.

8. V primeru računalniškega prenosa računovodskih podatkov morajo vsi zadevni organi od podrejenih organov pridobiti informacije, na podlagi katerih lahko upravičijo lastne računovodske evidence in zneske, ki jih sporočijo nadrejenemu organu, zato da se zagotovi zadostna revizijska sled od skupnih zneskov, sporočenih Komisiji, do posameznih izdatkovnih postavk in spremljevalnih listin na ravni končnega upravičenca in organov ali podjetij, ki izvajajo aktivnosti.

--------------------------------------------------

PRILOGA II

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

PRILOGA III

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

--------------------------------------------------

PRILOGA IV

1. OBSEG INFORMACIJ O AKTIVNOSTIH, KI SE MORAJO NA ZAHTEVO DATI NA VOLJO KOMISIJI ZARADI KONTROLE DOKUMENTOV IN PREGLEDOV NA KRAJU SAMEM

Zahtevani podatki lahko vsebujejo naslednje informacije, katerih natančno vsebino določa dogovor z državo članico za zadevni sklad (regionalni, socialni, Usmerjevalni oddelek EKUJS, ribištvo). Številke polj kažejo želeno strukturo zapisa pri sestavljanju računalniških datotek, ki jih je treba prenesti na Komisijo. [1]

A. PODATKI O AKTIVNOSTI (v skladu z odločbo o odobritvi nepovratnih sredstev)

Polje 1. Koda CCI operativnega programa/enotnega programskega dokumenta (glej "Code commun d'identification")

Polje 2. Ime operativnega programa/enotnega programskega dokumenta

Polje 3. Koda prednostne naloge (ali tehnične pomoči)

Polje 4. Ime prednostne naloge (ali tehnične pomoči)

Polje 5. Koda programske komponente (ukrep, podukrep, aktivnost itd.)

Polje 6. Ime programske komponente (ukrep, podukrep, aktivnost itd.)

Polje 7. Strukturni sklad

Polje 8. Plačilni organ

Polje 9. Organ upravljanja

Polje 10. Posredniško telo ali telesa (razen organa upravljanja), kateremu končni upravičenec navede izdatke

Polje 11. Koda aktivnosti [2]

Polje 12. Ime aktivnosti

Polje 13. Ime regije ali območja, kjer je locirana/se izvaja aktivnost

Polje 14. Koda regije ali območja

Polje 15. Kratek opis aktivnosti

Polje 16. Začetek obdobja upravičenosti izdatkov

Polje 17. Konec obdobja upravičenosti izdatkov

Polje 18. Organ, ki je izdal odobritev nepovratnih sredstev [3]

Polje 19. Datum odobritve

Polje 20. Referenčna številka končnega upravičenca [4]

Polje 21. Referenčna številka organa ali podjetja, odgovornega končnemu upravičencu za izvajanje aktivnosti (če jih ne izvede končni upravičenec)

Polje 22. Valuta (če to ni evro)

Polje 23. Skupni stroški aktivnosti [5]

Polje 24. Skupni upravičeni stroški aktivnosti [6]

Polje 25. Izdatki, ki se sofinancirajo [7]

Polje 26. Prispevek Skupnosti

Polje 27. Prispevek Skupnosti v odstotkih (če je zabeležen dodatno k polju 26)

Polje 28. Nacionalno javno financiranje

Polje 29. Nacionalno javno financiranje na državni ravni

Polje 30. Nacionalno javno financiranje na regionalni ravni

Polje 31. Nacionalno javno financiranje na lokalni ravni

Polje 32. Drugo nacionalno javno financiranje

Polje 33. Zasebno financiranje

Polje 34. Financiranje EIB

Polje 35. Drugo financiranje

Polje 36. Pomoč po kategoriji in podkategoriji v skladu z oddelkom 3 te priloge

Polje 37. Lokacija v mestnem/podeželskem območju [8]

Polje 38. Vplivi na okolje [9]

Polje 39. Vplivi na enakost možnosti [10]

Polje 40. Kazalnik [11]

Polje 41. Merska enota kazalnika

Polje 42. Ciljna vrednost kazalnika aktivnosti

B. PRIJAVLJENI IZDATKI ZA AKTIVNOST

Zahtevane informacije se lahko omejijo na zapise o izdatkih, ki jih za vsako aktivnost navede končni upravičenec (oddelek 1). Po dogovoru z državo članico so lahko zahtevane informacije povezane s podatki o posameznih plačilih končnega upravičenca ali organa ali podjetja, ki izvaja te aktivnosti, če teh ne izvede končni upravičenec (oddelek 2).

1. Izdatki, ki jih prijavi končni upravičenec zaradi vključitve v poročilo o izdatkih za Komisijo

Polje 43. Koda aktivnosti (= polje 11)

Polje 44. Ime aktivnosti (= polje 12)

Polje 45. Referenčna številka zahtevka

Polje 46. Izdatki, ki se navedejo kot upravičeni za sofinanciranje

Polje 47. Prispevek Skupnosti

Polje 48. Prispevek Skupnosti v odstotkih (če je zabeležen dodatno k polju 47)

Polje 49. Nacionalno javno financiranje

Polje 50. Nacionalno javno financiranje na državni ravni

Polje 51. Nacionalno javno financiranje na regionalni ravni

Polje 52. Nacionalno javno financiranje na lokalni ravni

Polje 53. Drugo nacionalno javno financiranje

Polje 54. Zasebno financiranje

Polje 55. Financiranje EIB

Polje 56. Drugo financiranje

Polje 57. Ime organa, ki je navedel izdatke, v primeru ko to ni končni upravičenec [12]

Polje 58. Datum knjiženja (datum vknjižbe) [13]

Polje 59. Kraj hranjenja izčrpnih spremljevalnih listin k zahtevku končnega upravičenca [14]

Polje 60. Začetek obdobja, v katerem so nastali izdatki

Polje 61. Konec obdobja, v katerem so nastali izdatki

Polje 62. Morebitni prejemki, ki se odštejejo od navedenih izdatkov

Polje 63. Morebitni finančni popravki, ki se odštejejo od zahtevka

Polje 64. Izdatki, ki jih navede in potrdi plačilni organ (v evrih)

Polje 65. Datum poročila o izdatkih plačilnega organa

Polje 66. Uporabljeni menjalni tečaj ali tečaji za evro [15]

Polje 67. Datum katerega koli preverjanja na kraju samem

Polje 68. Organ, ki je opravil preverjanje na kraju samem

Polje 69. Kazalnik [16] (= 40)

Polje 70. Merska enota (= 41)

Polje 71. Stopnja realizacije cilja aktivnosti na dan poročila (v %)

Polje 72. Stopnja realizacije cilja aktivnosti na dan poročila v primerjavi s predvidevanji v prvotnem načrtu (v %)

2. Podatki o posameznih plačilih, ki jih je opravil končni upravičenec ali organ ali podjetje, ki izvaja aktivnost (po dogovoru)

Polje 73. Znesek plačila

Polje 74. Referenčna številka plačila

Polje 75. Datum plačila [17]

Polje 76. Datum knjiženja [18]

Polje 77. Kraj hranjenja izčrpnih spremljevalnih listin k plačilu končnega upravičenca [19]

Polje 78. Prejemnik plačila (dobavitelj blaga ali izvajalec storitev): ime

Polje 79. Prejemnik plačila: referenčna številka

2. KATEGORIZACIJA PO PODROČJIH POMOČI

A. Področja pomoči

Seznam področij pomoči iz Strukturnih skladov, razvrščenih po spodnjih kategorijah, temelji na členu 36 Uredbe (ES) št. 1260/1999 in pomaga službam Komisije pri poročanju o aktivnostih, povezanih s Strukturnimi skladi.

Poleg njegove uporabe v letnih poročilih o Strukturnih skladih in njegovega prispevka k natančnem obveščanju o raznih politikah Skupnosti so informacije po kategoriji potrebne zato, ker Komisiji omogočajo odzivnost na zahteve v zvezi z obveščanjem, ki prihajajo iz institucij ES, iz držav članic in javnosti.

Ta kategorizacija je del aktivnosti upravljanja in obveščanja o programih in njen cilj ni nadomestiti kategorizacije, na podlagi katere so določeni prednostni programi ali kategorije posebnih učinkov, ugotovljenih in izmerjenih pri vrednotenju.

Pri izdelavi ukrepov v okviru programov Strukturnih skladov obdržijo države članice možnost uporabe takšne kategorizacije, ki se lahko kljub opiranju na kategorizacijo Komisije bolj prilagodi njihovemu nacionalnemu in regionalnemu položaju. Pomembno je, da lahko Komisija pripravi povzetek aktivnosti skladov v zvezi z različnimi področji pomoči. Tako mora programsko dopolnilo vsebovati povezavo, ki obstaja med vsakim ukrepom in ustrezno kategorijo s seznama Komisije. To povezavo bi lahko na primer vzpostavili tako, da bi za vsak ukrep določili ustrezno kodo ali jasno ponazorili ujemanje med kodami posamezne države članice in kodami Komisije. Poleg tega bi morali to povezavo vključiti v letna poročila o izvajanju programov.

Seznam ni nov, ampak temelji na štirinajstih osnovnih kategorijah, uporabljenih v programih Cilja št. 1 med preteklim programskim obdobjem v okviru izvajanja dodatnosti.

B. Dodatne informacije

V okviru finančnega poslovodenja aktivnosti je Komisija določila vrsto informacij, ki jih mora dati na voljo država članica, in sicer:

1. Lokacija projekta je (a) urbano okolje, (b) podeželje ali (c) ni geografsko omejena;

2. Projekt je (a) večinoma namenjen okolju, (b) okolju prijazen ali (c) nevtralen do okolja;

3. Projekt je (a) v usmerjen enakopravnosti med spoloma, (b) pospešuje enakopravnost med spoloma ali (c) je glede enakopravnosti med spoloma nevtralen.

Predložitev teh informacij v okviru finančnega poslovodenja in obvezna uporaba kategorizacije bosta Komisiji omogočila izpolnjevanje zahtev evropskih državljanov.

3. KATEGORIZACIJA

1. Gospodarsko področje

11 Kmetijstvo

111 Naložbe v kmetijska gospodarstva

112 Pomoč mladim kmetovalcem

113 Poklicno usposabljanje za področje kmetijstva

114 Izboljšanje predelave in trženja kmetijskih izdelkov

12 Gozdarstvo

121 Naložbe v gozdarstvo

122 Izboljšanje pridelave, predelave in trženja gozdarskih proizvodov

123 Spodbujanje novih tržišč zaradi uporabe in trženja gozdarskih proizvodov

124 Ustanavljanje združenj lastnikov gozdov

125 Vzpostavitev proizvodnega potenciala gozdov po naravnih nesrečah in uvedba ustreznih preventivnih ukrepov

126 Pogozdovanje nekmetijskih površin

127 Izboljšanje in ohranjanje ekološkega ravnovesja zaščitenih gozdov

128 Poklicno usposabljanje za področje gozdarstva

13 Spodbujanje prilagajanja in razvijanja podeželskih območij

1301 Melioracija

1302 Arondacija

1303 Kmetijska služba za pomoč pri delu na kmetiji in službe za pomoč kmetom pri upravljanju kmetij

1304 Trženje kakovostnih kmetijskih izdelkov

1305 Osnovne službe za kmetijsko gospodarstvo in prebivalstvo

1306 Obnova in razvoj vasi ter zaščita in ohranjanje podeželske kulturne dediščine

1307 Razširitev kmetijskih ali sorodnih dejavnosti zaradi uvajanja raznovrstnih dejavnosti ali ustvarjanja dodatnih prihodkov

1308 Upravljanje vodnih virov v kmetijstvu

1309 Razvijanje in izboljšanje infrastrukture v zvezi z razvojem kmetijstva

1310 Spodbujanje turističnih dejavnosti

1311 Spodbujanje obrti na kmetijah

1312 Varovanje okolja v zvezi z ohranjanjem zemljišč, gozdov in pokrajine ter z izboljšanjem dobrobiti živali

1313 Vzpostavitev kmetijskega potenciala po naravnih nesrečah in uvajanje ustreznih preventivnih ukrepov

1314 Finančni inženiring

14 Ribištvo

141 Prilagoditev ribolovne dejavnosti

142 Obnova in posodobitev ribiške flote

143 Predelava, trženje in oglaševanje ribjih izdelkov

144 Ribogojstvo

145 Zmogljivost ribiških pristanišč, zaščita in razvijanje vodnih virov

146 Socialno-ekonomski ukrepi in pomoči za začasno ustavitev dejavnosti in druga finančna nadomestila

147 Ukrepi, ki jih izvajajo dejavni v poklicu, mali obalni ribolov in ribolov v celinskih vodah

148 Ukrepi, ki se financirajo iz drugih Strukturnih skladov (ESRR, ESS)

15 Pomoči velikim podjetjem

151 Materialne naložbe (naprave in oprema, sofinanciranje iz državnih pomoči)

152 Okolju prijazne tehnologije, čiste in energetsko varčne tehnologije

153 Svetovalne storitve za podjetja (vključno z internacionalizacijo, izvozom, upravljanjem okolja, nabavo tehnologij)

154 Storitve za koristnike (skrb za vzdrževane osebe, zdravje in varnost)

155 Finančni inženiring

16 Pomoči za mala in srednje velika podjetja ter obrt

161 Materialne naložbe (naprave in oprema, sofinanciranje iz državnih pomoči)

162 Okolju prijazne tehnologije, čiste in energetsko varčne tehnologije

163 Svetovalne storitve za podjetja (obveščanje, načrtovanje v podjetju, svetovanje, trženje, upravljanje, dizajn, internacionalizacija, izvoz, upravljanje okolja, nabava tehnologij)

164 Skupne storitve za podjetja (obrtno-podjetniške cone, podjetniški inkubatorji, spodbujanje, promocijske dejavnosti, mreženje, konference, trgovinski sejmi)

165 Finančni inženiring

166 Storitve v socialnem gospodarstvu/terciarnem sektorju (skrb za vzdrževane osebe, zdravje in varnost, kulturne dejavnosti)

167 Poklicno usposabljanje za mala in srednje velika podjetja ter obrt

17 Turizem

171 Materialne naložbe (informacijski centri, nastanitev, priprava in dostava hrane, oprema)

172 Nematerialne naložbe (razvijanje in organiziranje turistične ponudbe,, športne in kulturne dejavnosti ter dejavnosti za prosti čas, dediščina)

173 Skupne storitve za podjetja v turizmu (vključno s promocijskimi dejavnostmi, mreženjem, konferencami, trgovinskimi sejmi)

174 Poklicno izobraževanje za turizem

18 Raziskave, tehnološki razvoj in inovacije (RTRI)

181 Raziskovalni projekti na univerzah in raziskovalnih inštitutih

182 Inovacije in prenosi tehnologije, vzpostavitev omrežij med podjetji in/ali raziskovalnimi inštituti

183 Infrastrukture RTRI

184 Usposabljanje raziskovalcev

2. Človeški viri

21 Aktivne politike trga dela

22 Socialno vključevanje

23 Razvijanje poklicnega izobraževanja in usposabljanja, ki ni vezano na poseben sektor (posamezniki, podjetja)

24 Prilagodljivost delovne sile, podjetnost in inovativnost, informacijske in komunikacijske tehnologije (posamezniki, podjetja)

25 Pozitivni ukrepi za ženske na trgu dela

3. Osnovna infrastruktura

31 Prometna infrastruktura

311 Železnice

312 Ceste

3121 Državne ceste

3122 Regionalne/lokalne ceste

3123 Kolesarske steze

313 Avtoceste

314 Letališča

315 Pristanišča

316 Plovne poti

317 Mestni prevoz

318 Multimodalni prevoz

319 Inteligentni prevozni sistemi

32 Telekomunikacijska infrastruktura in informacijska družba

321 Osnovna infrastruktura

322 Informacijske in komunikacijske tehnologije (vključno z varnostnimi ukrepi dostopa in prenosa podatkov)

323 Storitve in aplikacije za državljane (zdravstvo, uprava, izobraževanje)

324 Storitve in aplikacije za mala in srednja podjetja (elektronsko poslovanje, izobraževanje/izpopolnjevanje, mreženje)

33 Energetska infrastruktura v energetiki (proizvodnja in dobava)

331 Elektrika, plin, naftni derivati in trdna goriva

332 Obnovljivi viri energije (sončna energija, energija vetra, vodna energija, biomasa)

333 Učinkovita raba energije, soproizvodnja toplote in električne energije, nadzor nad energijo

34 Okoljska infrastruktura (vključno z vodo)

341 Zrak

342 Hrup

343 Komunalni in industrijski odpadki (vključno z bolnišničnimi in nevarnimi odpadki)

344 Pitna voda (zbiranje, hramba, obdelava in distribucija)

345 Odpadne vode in čiščenje

35 Urejanje okolja in sanacija

351 Urejanje okolja in sanacija industrijskih in vojaških objektov

352 Sanacija mestnih območij

353 Varovanje, izboljšanje in obnova naravnega okolja

354 Vzdrževanje in obnova kulturne dediščine

36 Socialna in zdravstvena infrastruktura

4. Razno

41 Tehnična pomoč in inovativni ukrepi (ESRR, ESS, EKUJS, FIUR)

411 Priprava, izvajanje, spremljanje, obveščanje javnosti

412 Vrednotenje

413 Študije

414 Inovativni ukrepi

415 Obveščanje javnosti

[1] Glej navodila o zbiranju računalniških zbirk v točki 2 Priloge V.

[2] "Aktivnost" je vsak projekt ali ukrep, ki ga izvede končni upravičenec ali, če ta ni končni prejemnik sredstev, organ ali podjetje, za katerega ta odgovarja, in ki se nanaša na podobne dejavnosti ter je običajno predmet edine odločbe o odobritvi nepovratnih sredstev. Zahtevajo se podatki o posameznih aktivnostih in ne agregatni podatki o dejavnostih "končnih upravičencev", ki sami ne izvajajo aktivnosti (glej tudi Prilogo I k tej uredbi ter točke 1.2, 1.3 in 2 pravila št. 1 Priloge k Uredbi (ES) št. 1685/2000 o upravičenosti izdatkov). V primeru shem z velikim številom malih končnih upravičencev pa se lahko dogovori o predložitvi agregatnih podatkov.

[3] Glej poglavje 3 Priloge I.

[4] Kakor je določen po tretjem pododstavku člena 32(1) Uredbe (ES) št. 1260/1999 zaradi navajanja izdatkov.

[5] Vključno z neupravičenimi stroški, izvzetimi iz osnove za izračun javnih financ.

[6] Stroški, vključeni v osnovo za izračun javnih financ.

[7] Člen 29(2) Uredbe (ES) št. 1260/1999.

[8] Lokacija je omejena na (a) mesto, (b) podeželje ali (c) ni geografsko omejena.

[9] Aktivnost je (a) usmerjena v okolje, (b) okolju prijazna, (c) nevtralna do okolja.

[10] Aktivnost (a) je usmerjena v enakopravnost med spoloma, (b) zahteva enakost med spoloma ali (c) je glede enakopravnosti med spoloma nevtralna.

[11] Navesti je treba glavne kazalnike za spremljanje (po dogovoru z državami članicami).

[12] Če končni upravičenec prijavi izdatke posredniškemu telesu ali organu upravljanja, ki to zahtevo posreduje plačilnemu organu, lahko Komisija na vsaki stopnji zahteva podrobnosti poročil o izdatkih, da bi spremljala revizijsko sled (glej odstavek 5 Priloge I).

[13] Poglavje 1 Priloge I.

[14] Revizijska sled: poglavje 8 Priloge I.

[15] Navesti je treba tečaje, uporabljene za vsak znesek, ki ga navede končni upravičenec, če je predloženih več poročil.

[16] Navesti je treba glavne kazalnike za spremljanje (po dogovoru z državami članicami).

[17] Poglavje 1 Priloge I.

[18] Poglavje 1 Priloge I.

[19] Poglavje 8 Priloge I.

--------------------------------------------------

PRILOGA V

ŽELENE TEHNIČNE SPECIFIKACIJE ZA PRENOS RAČUNALNIŠKIH DATOTEK KOMISIJI

1. Načini prenosa

Večina trenutnih načinov se lahko uporablja na podlagi predhodnega dogovora s Komisijo. Sledi nepopoln seznam želenih načinov:

1. Magnetni mediji

- 3,5 palčna disketa, 1.4 MB (Dos/Windows)

možnost stiskanja v formatu ZIP

- kaseta DAT

4 mm DDS-1 (90 m)

- CD-ROM (WORM)

2. Elektronski prenos datotek

- neposredno sporočanje preko elektronske pošte

za datoteke do 5 MB

možnost stiskanja v formatu ZIP

- prenos s pomočjo FTP

možnost stiskanja v formatu ZIP

2. Želeni standard za izdelavo izpisov iz računalniških datotek držav članic

Datoteke z želenim standardom imajo naslednje značilnosti:

1. Vsak zapis datoteke se začne s trištevilčno kodo, ki določa informacije, vsebovane v zapisu. Obstajata dve vrsti zapisov:

(a) zapisi o aktivnosti, označeni s kodo "PRJ", ki vsebujejo splošne informacije o aktivnosti. Polja zapisa (polja od 1 do 42) so opisana v točki 1A Priloge IV;

(b) zapisi o izdatkih, označeni s kodo "PAY", vsebujejo natančne informacije o navedenih izdatkih za aktivnost. Polja zapisa (polja od 43 do 79) so opisana v točki 1B Priloge IV.

2. Zapisom vrste "PRJ", ki vsebujejo informacije o aktivnosti, sledi več zapisov vrste "PAY", ki vsebujejo informacije o izdatkih za aktivnost; zapisi "PRJ" in "PAY" pa se lahko predložijo tudi v ločenih datotekah.

3. Polja so ločena s podpičjem (";"). Dve zaporedni podpičji pomenita, da za to polje ni podatkov ("prazno polje").

4. Dolžina zapisov je različna. Vsak zapis se konča s kodo "CR LF" ali "Carriage return — Line feed" (šestnajstiško: "0D 0A").

5. Datoteka je označena s kodo ASCII.

6. Numerična polja, ki predstavljajo zneske:

(a) decimalno ločilo: "."

(b) po potrebi se znak ("+" ali "–") postavi povsem levo, številke mu sledijo brez presledka;

(c) določeno število decimalk;

(d) nobenih presledkov med številkami; nobenih presledkov med tisočicami;

7. Polje z datumom: "DDMMYYYY" (dan 2-mestno, mesec 2-mestno, leto 4-mestno število).

8. Podatki v obliki besedila se ne smejo pisati med narekovaje (). Samo po sebi je razumljivo, da podatki v obliki besedila ne smejo vsebovati podpičja ";".

9. Vsa polja: nobenih presledkov na začetku in koncu polja.

10. Datoteka, ki ustreza tem pravilom, izgleda tako (primer):

PRJ;1999FI161D0002;Cilj 1 Južna Finska;2;Business Development;l;Investment Support;…

PAY;1234;Poslovni park Joensuu 2315;103300;51650;50 %…

11. Za datoteke iz Grčije je treba uporabiti kodo ELOT-928 ali ISO 8859-7.

3. Dokumentacija

Vsaki datoteki je treba dodati kontrolne podatke za:

1. število zapisov;

2. skupni znesek;

3. skupni znesek delnih vsot za pomoč.

Za vsako kodno polje, ki ni opisano v specifikaciji, se pomen uporabljenih kod doda datoteki.

Skupna vsota zapisov v računalniški datoteki za vsako pomoč in prednostno nalogo mora biti v skladu z zahtevki za plačilo, ki se predložijo Komisiji, za obdobje, določeno v zahtevku za informacije. Vsako razliko je treba upravičiti z opombo, ki se doda datoteki.

--------------------------------------------------