ODLOČBA KOMISIJE

z dne 22. septembra 2006

o spremembi Priročnika Sirene

(notificirano pod dokumentarno številko C(2006) 4094)

(Besedilo v češkem, estonskem, finskem, francoskem, grškem, italijanskem, latvijskem, litovskem, madžarskem, malteškem, nemškem, nizozemskem, poljskem, portugalskem, slovaškem, slovenskem, španskem in švedskem jeziku je edino verodostojno)

(2006/757/ES)

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE —

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 378/2004 z dne 19. februarja 2004 o postopkih za spremembo Priročnika Sirene (1) in zlasti člena 2 Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

Uredba Sveta (ES) št. 871/2004 z dne 29. aprila 2004 o uvedbi nekaterih novih funkcij za schengenski informacijski sistem, vključno v zvezi z bojem proti terorizmu (4) , je uvedla določene nove funkcije ob upoštevanju sedanje različice schengenskega informacijskega sistema („SIS“), zlasti glede zagotavljanja dostopa do določene vrste podatkov, vnesenih v SIS, in zbiranja ter prenosov osebnih podatkov. Delovne postopke znotraj in med uradi Sirene je treba ustrezno prilagoditi.

Tehnični razvoj Sirpit (prenos slike Sirene) zahteva posebne delovne postopke znotraj in med zadevnimi uradi Sirene, da lahko izmenjajo fotografije in prstne odtise v elektronski obliki za hitro in točno identifikacijo oseb. Te postopke je treba vključiti v popravljeno različico Priročnika Sirene.

Sčasoma so se razvili standardi za delovne postopke, tehnično infrastrukturo in zahteve za varnost in osebje uradov Sirene. Priročnik Sirene je bil zadnjič spremenjen leta 1999. Zato so sedaj potrebne bistvene spremembe za zagotovitev enotnosti delovnih postopkov, tehnične infrastrukture in zahtev za osebje. Glede na obseg potrebnih sprememb določb Priročnika Sirene je primerno nadomestiti sedanje besedilo Priročnika Sirene s popravljeno in posodobljeno različico.

Ta odločba je potrebna podlaga za sprejetje sprememb Priročnika Sirene glede zadev, ki spadajo na področje uporabe Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti („Pogodba ES“). Sklep Komisije 2006/758/ES z dne 22. septembra 2006 o spremembi Priročnika Sirene (6) je potrebna podlaga za sprejetje sprememb Priročnika Sirene glede zadev, ki spadajo na področje uporabe Pogodbe o Evropski uniji („Pogodba EU“). Dejstvo, da podlago, potrebno za sprejetje popravljenega Priročnika Sirene, sestavljata dva instrumenta, ne vpliva na to, da je Priročnik en sam. Vendar mora biti zaradi jasnosti naveden v prilogah Odločbe in Sklepa.

V skladu s členoma 1 in 2 Protokola o stališču Danske, ki je priložen k Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, Danska ne sodeluje pri sprejetju te odločbe, ki zato zanjo ni zavezujoča niti se v njej ne uporablja. Glede na to, da ta odločba temelji na schengenskem pravnem redu po določbah naslova IV tretjega dela Pogodbe ES, se mora Danska v skladu s členom 5 navedenega protokola v roku šestih mesecev po sprejetju te odločbe odločiti, ali jo bo prenesla v svojo nacionalno zakonodajo.

Ta odločba pomeni razvoj določb schengenskega pravnega reda, v katerem Združeno kraljestvo ne sodeluje v skladu s Sklepom Sveta 2000/365/ES z dne 29. maja 2000 o prošnji Združenega kraljestva Velike Britanije in Severne Irske za sodelovanje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda (7) . Združeno kraljestvo zato ne sodeluje pri njenem sprejetju in odločba zanj ni zavezujoča in se ne uporablja.

Ta odločba pomeni razvoj določb schengenskega pravnega reda, v katerem Irska ne sodeluje v skladu s Sklepom Sveta 2002/192/ES z dne 28. februarja 2002 o prošnji Irske, da sodeluje pri izvajanju nekaterih določb schengenskega pravnega reda (8) . Irska zato ne sodeluje pri njenem sprejetju in odločba zanjo ni zavezujoča in se ne uporablja.

Kar zadeva Islandijo in Norveško, ta odločba pomeni razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Svetom Evropske unije in Republiko Islandijo ter Kraljevino Norveško o pridružitvi obeh k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda, kar sodi v področje iz točke G člena 1 Sklepa Sveta 1999/437/ES (9) o nekaterih izvedbenih predpisih za uporabo navedenega sporazuma.

Kar zadeva Švico, ta odločba pomeni razvoj določb schengenskega pravnega reda v smislu Sporazuma med Evropsko unijo, Evropsko skupnostjo in Švicarsko konfederacijo o pridružitvi Švicarske konfederacije k izvajanju, uporabi in razvoju schengenskega pravnega reda, kar sodi v področje iz točke G člena 1 Sklepa 1999/437/ES v povezavi s členom 4(1) Sklepa Sveta 2004/860/ES (10) o podpisu in o začasni uporabi nekaterih določb navedenega sporazuma v imenu Evropske skupnosti.

Ukrepi, predvideni s to odločbo, so v skladu z mnenjem Odbora, ustanovljenega na podlagi člena 3 Uredbe Sveta (ES) št. 378/2004 —

SPREJELA NASLEDNJO ODLOČBO:

Člen 1

1. Za namene zadev, ki spadajo na področje uporabe Pogodbe ES, se Priročnik Sirene nadomesti z različico v Prilogi 1 k tej odločbi.

2. Sklicevanje na Priročnik Sirene, ki se nadomesti, se šteje za sklicevanje na različico Priročnika Sirene v Prilogi 1 k tej odločbi in se bere v skladu s korelacijsko tabelo v Prilogi 2 k tej odločbi.

Člen 2

Ta odločba je naslovljena na države članice Kraljevino Belgijo, Češko republiko, Zvezno republiko Nemčijo, Republiko Estonijo, Helensko republiko, Kraljevino Španijo, Francosko republiko, Italijansko republiko, Republiko Ciper, Republiko Latvijo, Republiko Litvo, Veliko vojvodstvo Luksemburg, Republiko Madžarsko, Republiko Malto, Kraljevino Nizozemsko, Republiko Avstrijo, Republiko Poljsko, Portugalsko republiko, Republiko Slovenijo, Slovaško republiko, Republiko Finsko in Kraljevino Švedsko v skladu s Pogodbo o ustanovitvi Evropske skupnosti.

(1) UL L 64, 2.3.2004, str. 5.

(2) UL C 38, 17.2.2003, str. 1.

(3) UL L 239, 22.9.2000, str. 19.

(4) UL L 162, 30.4.2004, str. 29. Uredba, kakor je bila spremenjena s Sklepom 2005/728/PNZ (UL L 273, 19.10.2005, str. 26).

(5) UL L 8, 14.1.2003, str. 34.

(6) Glej stran 41 tega Uradnega lista.

(7) UL L 131, 1.6.2000, str. 43.

(8) UL L 64, 7.3.2002, str. 20.

(9) UL L 176, 10.7.1999, str. 31.

(10) UL L 370, 17.12.2004, str. 78.

PRILOGA 1

POPRAVLJENI PRIROČNIK SIRENE (1)

KAZALO

Uvod

1. SCHENGENSKI INFORMACIJSKI SISTEM (SIS) IN NACIONALNI URADI SIRENE

1.1 Pravna podlaga (člen 92(4) Schengenske konvencije)

1.2 Urad Sirene

1.3 Priročnik Sirene

1.4 Standardi

1.4.1 Razpoložljivost

1.4.2 Kontinuiteta

1.4.3 Varnost

1.4.4 Dostopnost

1.4.5 Komunikacije

1.4.6 Pravila prepisovanja

1.4.7 Kakovost podatkov

1.4.8 Zgradba

1.4.9 Arhiviranje

1.5 Osebje

1.5.1 Znanje

1.5.2 Usposabljanje

1.5.3 Izmenjava osebja

1.6 Tehnična infrastruktura

1.6.1 Avtomatski vnos podatkov

1.6.2 Avtomatski izbris podatkov

1.6.3 Izmenjava podatkov med uradi Sirene

1.6.4 Kakovost podatkov SIS

2. SPLOŠNI POSTOPKI

2.1 Večkratni razpisi ukrepov (člen 107)

2.1.1 Izmenjava podatkov za večkratne razpise ukrepov

2.1.2 Preverjanje večkratnih razpisov ukrepov za osebo

2.1.3 Pogajanja glede vpisovanja novega razpisa ukrepa, če je nezdružljiv z obstoječim razpisom ukrepa (obrazec E)

2.2 Izmenjava podatkov po zadetku

2.2.1 Posredovanje dodatnih podatkov

2.3 Primeri, ko postopkov, ki sledijo zadetku, ni mogoče izvesti (člen 104(3))

2.4 Če je prvotni namen razpisa ukrepa spremenjen (člen 102(3))

2.4.1 Postopek za spremembo prvotnega namena

2.5 Podatki, za katere se ugotovi, da so pravno ali dejansko netočni (člen 106)

2.5.1 Postopek za popravek

2.6 Pravica do dostopa in popravka podatkov (člena 109 in 110)

2.6.1 Izmenjava podatkov glede pravice do dostopa ali popravka podatkov

2.6.2 Podatki o zahtevah za dostop do razpisov ukrepov, ki so jih izdale druge države članice

2.6.3 Podatki o postopkih za dostop in popravek

2.7 Izbris, ko pogoji za ohranitev razpisa ukrepa niso več izpolnjeni

2.8 Zloraba identitete

2.9 Sirpit (Prenos slike Sirene)

2.9.1 Razvoj in ozadje Sirpit (Prenos slike Sirene)

2.9.2 Nadaljnja uporaba izmenjanih podatkov, vključno z arhiviranjem

2.9.3 Tehnične zahteve

2.9.4 Nacionalna služba za identifikacijo

2.9.5 Uporaba obrazca L Sirene

2.9.6 Postopek Sirpit

2.9.6.1 Primerjavo opravi urad Sirene, ki je ugotovil osebo

2.9.6.2 Primerjavo opravi urad Sirene, ki je vnesel razpis ukrepa

2.9.6.3 Okno za vnos

2.10 Policijsko sodelovanje (členi 39–46)

2.10.1 Posebna pooblastila v policijskih in varnostnih zadevah, naslov III (člena 39 in 46)

2.11 Prekrivajoče se vloge uradov Sirene in Interpola

2.11.1 Prednost razpisov ukrepov SIS pred razpisi ukrepov Interpola

2.11.2 Izbira komunikacijske poti

2.11.3 Uporaba in razširjenost Interpola v schengenskih državah

2.11.4 Pošiljanje podatkov tretjim državam

2.11.5 Zadetek in izbris razpisa ukrepa

2.11.6 Izboljšanje sodelovanja med uradi Sirene in Interpolovimi državnimi centralnimi uradi (DCU).

2.12 Sodelovanje z EUROPOL-om in EUROJUST-om

2.13 Posebne vrste iskanja

2.13.1 Geografsko usmerjeno iskanje

2.13.2 Iskanje s sodelovanjem posebnih policijskih enot, ki izvajajo usmerjena iskanja

2.14 Dodajanje označitve

2.14.1 Izmenjava podatkov pri dodajanju označitve

2.14.2 Posvetovanje z državami članicami zaradi dodajanja označitve

2.14.3 Zahteva za dodajanje označitve

2.14.4 Sistematična zahteva za dodajanje označitve za državljane države članice

3. RAZPISI UKREPOV V SKLADU S ČLENOM 95

3.1 Preverjanje s strani držav članic pred izdajo razpisa ukrepa

3.2 Preverjanje, ali nacionalno pravo držav članic dovoljuje prijetje zaradi predaje ali izročitve

3.3 Večkratni razpisi ukrepov

3.3.1 Preverjanje večkratnih razpisov ukrepov (člen 107)

3.3.2 Izmenjava podatkov

3.3.3 Vnos drugega imena

3.4 Dopolnilni podatki, ki se pošljejo državam članicam

3.4.1 Dopolnilni podatki, ki se pošljejo v zvezi z ENP

3.4.2 Dopolnilni podatki, ki se pošljejo v zvezi s predhodnim prijetjem

3.4.3 Dodatni podatki za ugotavljanje identitete osebe

3.4.4 Pošiljanje obrazcev A in M

3.5 Zahteva druge države članice za dodajanje označitve

3.5.1 Izmenjava podatkov pri dodajanju označitve

3.5.2 Posvetovanje z državami članicami zaradi dodajanja označitve

3.5.3 Zahteva za dodajanje označitve

3.5.4 Sistematična zahteva za dodajanje označitve za državljane države članice

3.6 Ukrepi uradov Sirene po prejemu razpisa ukrepa iz člena 95

3.7 Izmenjava podatkov po zadetku

3.7.1 Obveščanje držav članic, če je prišlo do zadetka glede razpisa ukrepa

3.7.2 Posredovanje dodatnih podatkov

3.7.3 Po zadetku

3.8 Izbris razpisa ukrepa

3.8.1 Izbris, ko pogoji za ohranitev razpisa ukrepa niso več izpolnjeni

3.9 Zloraba identitete

3.9.1 Zbiranje in posredovanje podatkov o osebi, katere identiteta je zlorabljena

3.9.2 Posredovanje podatkov o osebi, katere identiteta je zlorabljena

4. RAZPISI UKREPOV V SKLADU S ČLENOM 96

4.1 Uvod

4.2 Razpisi ukrepov v skladu s členom 96

4.3 Vnašanje drugega imena

4.4 Zloraba identitete

4.4.1 Zbiranje in posredovanje podatkov o osebi, katere identiteta je zlorabljena

4.5 Izdajanje dovoljenj za prebivanje ali vizumov

4.6 Prepoved vstopa ali izgon iz schengenskega območja

4.7 Izmenjava podatkov o državljanih tretjih držav, katerim je bil vstop zavrnjen

4.8 Obveščanje schengenskih držav članic, če je prišlo do zadetka glede razpisa ukrepa

5. RAZPISI UKREPOV V SKLADU S ČLENOM 97

5.1 Razpisi ukrepov v skladu s členom 97

5.2 Dodajanje označitve

5.2.1 Izmenjava podatkov pri dodajanju označitve

5.2.2 Posvetovanje z državami članicami zaradi dodajanja označitve

5.2.3 Zahteva za dodajanje označitve

5.3 Po zadetku

5.3.1 Posredovanje dodatnih podatkov

6. RAZPISI UKREPOV V SKLADU S ČLENOM 98

6.1 Razpisi ukrepov v skladu s členom 98

6.2 Po zadetku

6.2.1 Posredovanje dodatnih podatkov

7. RAZPISI UKREPOV V SKLADU S ČLENOM 99

7.1 Razpisi ukrepov v skladu s členom 99(2)

7.2 Vnašanje drugega imena.

7.3 Posvetovanje z državami članicami pred razpisi ukrepov zaradi državne varnosti

7.4 Dodajanje označitve

7.4.1 Izmenjava podatkov pri dodajanju označitve

7.4.2 Posvetovanje z državami članicami zaradi dodajanja označitve

7.4.3 Zahteva za dodajanje označitve

7.5 Sporočanje dodatnih podatkov po zadetku

8. RAZPISI UKREPOV V SKLADU S ČLENOM 100

8.1 Razpisi ukrepov za vozilo v skladu s členom 100

8.1.1 Preverjanje večkratnih razpisov ukrepov za vozilo

8.1.2 Poseben primer razpisov ukrepov za vozila

8.2 Sporočanje dodatnih podatkov po zadetku

9. STATISTIČNI PODATKI

UVOD

Pet držav (Kraljevina Belgija, Zvezna republika Nemčija, Francoska republika, Veliko vojvodstvo Luksemburg in Kraljevina Nizozemska) je 14. junija 1985 podpisalo sporazum v Schengnu, malem mestu v Luksemburgu, da bi omogočile „vsem državljanom držav članic, da svobodno prečkajo notranje meje …“ in da bi omogočile „prost pretok blaga in storitev“.

Eden od pogojev za uporabo tega sporazuma je bil, da odprava notranjih meja ne sme ogroziti državne varnosti. To pomeni, da morajo biti vsa ozemlja držav članic varovana.

Za proučitev praktičnih ukrepov je bilo pooblaščenih več specializiranih skupin, da se preprečijo varnostne pomanjkljivosti po začetku veljavnosti sporazuma.

Praktični rezultat tega dela je na voljo v dveh dokumentih, od katerih je en tehnične (študija izvedljivosti) in drug pravne narave (Konvencija).

Študija izvedljivosti, predložena ministrom in državnim sekretarjem petih držav podpisnic Sporazuma novembra 1988, določa obsežna tehnična načela za vzpostavitev schengenskega informacijskega sistema (SIS).

Študija ne določa samo strukture informacijskega sistema, ampak daje tudi bistvene specifikacije o načinu organizacije, da se zagotovi pravilno delovanje sistema. Ta struktura je bila poimenovana „Sirene“, kar je akronim angleške definicije strukture: S upplementary I nformation RE quest at the National Entries (Zahteva za dopolnilne podatke pri vnosih držav članic).

To je povzetek opisa postopka za prenos dopolnilnih podatkov, ki jih zahteva končni uporabnik za nadaljnje ukrepanje, ko je bila opravljena poizvedba v SIS in je prišlo do zadetka.

Pet ustanoviteljic je 19. junija 1990 podpisalo Konvencijo o izvajanju schengenskega sporazuma (2), kasneje se jim je pridružila Italija 27. novembra 1990, Španija in Portugalska 25. junija 1991, Grčija 6. novembra 1992, Avstrija 28. aprila 1995 in Danska, Švedska ter Finska 19. decembra 1996. Konvencija določa vsa pravna pravila, ki so zavezujoča za vse države članice. Norveška in Islandija sta tudi sklenili Sporazum o sodelovanju z državami članicami 19. decembra 1996.

Schengenski pravni red – Konvencija je bila vključena v pravni okvir Evropske unije s protokoli, priloženimi k Amsterdamski pogodbi leta 1999. Sklep Sveta o opredelitvi pravne podlage za vsako določbo ali sklep, ki predstavlja schengenski pravni red, skladno z ustreznimi določbami iz Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti in Pogodbe o Evropski uniji je bil sprejet 12. maja 1999.

Skupni postopki in pravila sodelovanja med pogodbenicami so tudi natančno opredeljena. Naslov IV se osredotoča izključno na schengenski informacijski sistem.

Schengenski Informacijski Sistem (SIS) mora organom, odgovornim za:

(a) nadzor na mejah;

(b) izvajanje in usklajevanje ostalih policijskih in carinskih kontrol znotraj države;

(c) izdajanje vizumov, dovoljenj za prebivanje in za upravne zadeve v zvezi s tujci,

zagotoviti dostop do razpisov ukrepov za osebe, vozila in predmete s postopkom avtomatskega posvetovanja.

SIS je sestavljen iz dveh ločenih delov: eden je centralni sistem, drugi so pa nacionalni sistemi (eden za vsako državo). SIS deluje na načelu, da si nacionalni sistemi ne smejo izmenjevati računalniških podatkov neposredno med seboj, ampak samo preko centralnega sistema (C.SIS).

Vendar mora biti državam članicam kljub temu omogočeno izmenjevanje dopolnilnih podatkov, potrebnih za izvajanje nekaterih določb, predvidenih v Konvenciji, in za pravilno delovanje SIS na dvostranski ali večstranski podlagi.

Če želi vsak nacionalni schengenski informacijski sistem (N.SIS) rešiti težave glede delovanja, predstavljene v študiji izvedljivosti in Konvenciji, mora uporabiti te dopolnilne podatke, ki so nujni za uporabo računalniškega programa Sirene.

To je tehnična operativna služba, ki se bo uporabljala in bo odgovorna za prenos vseh zahtev za dopolnilne podatke pri vnosih držav članic.

Države članice so sprejele naslednje načelo:

V vsaki državi članici se vzpostavi „nacionalni urad Sirene“, ki bo služil kot enotna kontaktna točka za druge partnerje in bo na voljo štiriindvajset ur na dan.

Pravne temelje, primere, ko je treba ukrepati, postopke, ki jih je treba uporabljati, in splošna načela za organiziranje uradov Sirene so države članice določile skupaj, tako da imajo skupna pravila. Ureditev je zabeležena v tem „Priročniku Sirene“.

1. Schengenski informacijski sistem (SIS) in Nacionalni uradi Sirene

SIS, vzpostavljen v skladu z določbami iz naslova IV Konvencije iz leta 1990 o izvajanju Schengenskega sporazuma z dne 14. junija 1985 o postopni odpravi kontrol na skupnih mejah (Schengenska konvencija) (3), je bistveno orodje za uporabo določb schengenskega pravnega reda, kakor je vključen v okvir Evropske unije.

1.1 Pravna podlaga (člen 92(4) Schengenske konvencije) (4)

Države članice preko organov, imenovanih v ta namen (znanih kot Sirene), izmenjajo vse potrebne podatke v zvezi z vnosom razpisov ukrepov in za to, da omogočijo sprejetje ustreznih ukrepov v primerih, ko se na podlagi iskanj v sistemu ugotovijo osebe in predmeti glede katerih so bili vnešeni podatki v schengenski informacijski sistem.

1.2 Urad Sirene

SIS deluje v skladu z načelom, da nacionalni sistemi ne smejo izmenjevati računalniških podatkov neposredno med seboj, ampak samo preko centralnega sistema (C.SIS).

Vendar morajo imeti schengenske države članice možnost izmenjave dopolnilnih podatkov, ki se zahtevajo za izvajanje nekaterih določb iz Konvencije in za pravilno delovanje SIS na dvostranski ali večstranski podlagi.

Za rešitev težav glede delovanja, določenih v Konvenciji, mora vsaka schengenska država članica vzpostaviti centralni organ kot enotno kontaktno točko za izmenjevanje dopolnilnih podatkov, povezanih s podatki SIS. Ta kontaktna točka, ki se imenuje urad Sirene, mora delovati neprekinjeno štiriindvajset ur na dan, vse dni v tednu.

1.3 Priročnik Sirene

Priročnik Sirene je niz navodil za urade Sirene, ki podrobno opisuje pravila in postopke, ki urejajo dvostransko ali večstransko izmenjavo dopolnilnih podatkov, navedenih v odstavku 1.2.

1.4 Standardi

Temeljni standardi, ki podpirajo sodelovanje preko Sirene, so:

1.4.1 Razpoložljivost

Vsaka država članica vzpostavi nacionalni urad Sirene, ki bo služil kot edina kontaktna točka za države članice, ki uporabljajo Schengensko konvencijo. Ti uradi bodo delovali neprekinjeno štiriindvajset ur na dan. Razpoložljivost za tehnično analizo, podporo in rešitve bo tudi zagotovljena štiriindvajset ur na dan.

1.4.2 Kontinuiteta

Vsak urad Sirene vzpostavi notranjo strukturo, ki bo zagotovila kontinuiteto upravljanja, osebja in tehnične infrastrukture.

Vodje vsakega urada Sirene se bodo sestale vsaj dvakrat na leto, da bodo ocenile kakovost sodelovanja med svojimi službami, sprejele potrebne tehnične ali organizacijske ukrepe v primeru težav in prilagodile postopke, kjer bo to potrebno.

1.4.3 Varnost

Varnost v prostorih

Za varstvo prostorov uradov Sirene so potrebne fizične in organizacijske varnostne značilnosti. Posebni ukrepi bodo določeni z in odvisni od rezultatov ocene nevarnosti, ki jo bo izvedla vsaka schengenska država. Priporočila in najboljše prakse, določene v zvezku 2 Schengenskega kataloga EU: Schengenski informacijski sistem, Sirene, se morajo odražati v praksi, prav tako Sklep Sveta 2001/264/ES (5).

Posebne značilnosti se lahko razlikujejo, saj se bodo morale odzvati na nevarnosti v neposrednem okolju ter v samih prostorih uradov Sirene. Vključujejo lahko:

— zunanja okna, opremljena z varnostnim steklom,

— varovana in zaprta vrata,

— opečnate/betonske stene, ki obdajajo urad Sirene,

— alarmne naprave za zaščito pred vsiljivci, vključno s spremljanjem vstopov, izstopov in kakršnih koli neobičajnih dogodkov,

— varnostnike na kraju samem ali ki so hitro na voljo,

— sisteme za gašenje požarov in/ali neposredno povezavo z gasilci,

— namenske prostore, da se prepreči vstop ali prehod skozi pisarne urada Sirene osebju, ki ni vpleteno v mednarodne policijske ukrepe sodelovanja ali ki ni nima potrebnega dostopa do dokumentov, in/ali

— zadostno pomožno oskrbo z električno energijo.

Varnost sistema

Načela, na katerih temelji varnost sistema, so določena v členu 118 Schengenske konvencije.

V idealnem primeru mora imeti sistem urada Sirene v primeru resne nevarnosti v uradu Sirene podporni računalniški sistem in sistem zbirke podatkov na nekem drugem mestu.

1.4.4 Dostopnost

Za izpolnitev zahteve, da se zagotovijo dopolnilni podatki, bo imelo osebje Sirene neposreden ali posreden dostop do vseh zadevnih nacionalnih podatkov in nasvetov strokovnjakov.

1.4.5 Komunikacije

Operativne

Schengenske države članice se bodo skupaj odločile glede posebne poti, ki se bo uporabljala za komunikacije med uradi Sirene. Samo če ta pot ni na voljo, se bodo določili drugi, in glede na okoliščine najprimernejši načini komuniciranja na podlagi posameznega primera v skladu s tehničnimi možnostmi in varnostnimi zahtevami ter zahtevami glede kakovosti, ki jih mora način komunikacije izpolnjevati.

Pisna sporočila se delijo v dve kategoriji: poljubno besedilo in standardni obrazci. Pri slednjih je treba spoštovati navodila iz Priloge 5. Obrazci B (6), C (7) in D (8) se ne uporabljajo več in se odstranijo iz Priloge 5.

Da se doseže največja možna učinkovitost pri dvostranskem komuniciranju med osebjem Sirene, se uporablja jezik, ki ga obe strani poznata.

Urad Sirene čim prej odgovori na vse zahteve za podatke, ki so jih predložile druge države članice preko svojih uradov Sirene. V vsakem primeru odgovor podajo v roku 12 ur.

Prednostne naloge pri vsakdanjem delu temeljijo na vrsti razpisa ukrepa in pomembnosti zadeve.

Neoperativne

Urad Sirene mora za izmenjavo neoperativnih podatkov uporabljati poseben SIS-NET e-naslov.

1.4.6 Pravila prepisovanja

Treba je upoštevati pravila prepisovanja iz Priloge 2.

1.4.7 Kakovost podatkov

Vsak urad Sirene je odgovoren za koordiniranje zagotavljanja kakovosti podatkov za podatke, ki so vneseni v SIS. V ta namen imajo uradi Sirene potrebne nacionalne pristojnosti za opravljanje tega dela, za katero so odgovorni v skladu s členom 92(4) in členom 108. Zato je potrebna neke vrste nacionalna revizija kakovosti podatkov, vključno s pregledom odstotka razpisov ukrepov/zadetkov in vsebine podatkov.

Določiti je treba nacionalne standarde za usposabljanje končnih uporabnikov o načelih in praksi glede kakovosti podatkov.

1.4.8 Zgradba

Vse nacionalne agencije, vključno z uradi Sirene, odgovorne za mednarodno policijsko sodelovanje, morajo biti organizirane tako, da preprečijo spore glede pristojnosti z drugimi nacionalnimi organi, ki imajo podobne funkcije, in podvajanje dela.

1.4.9 Arhiviranje

(a) Vsaka država članica sprejme določbe glede shranjevanja podatkov.

(b) Urad Sirene države članice, ki izda razpis ukrepa, mora dati vse podatke o svojih razpisih ukrepov na razpolago drugim državam članicam.

(c) Arhivi vsakega urada Sirene morajo omogočiti hiter dostop do zadevnih podatkov, da se upoštevajo zelo kratki roki za prenos podatkov.

(d) Datoteke in druga sporočila, ki so jih poslale druge države članice, bodo shranjena v skladu z nacionalno zakonodajo o varstvu podatkov in zasebnosti v prejemni državi članici. Uporabljajo se tudi določbe iz naslova VI Schengenske konvencije in Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta (9). Kolikor bo to mogoče, uradi Sirene teh dodatnih podatkov ne bodo hranili po izbrisu zadevnega razpisa ukrepa.

(e) Zloraba identitete: Podatke o zlorabi identitete je treba izbrisati po izbrisu zadevnega razpisa ukrepa.

1.5 Osebje

1.5.1 Znanje

Osebje uradov Sirene ima znanje jezikov, ki zajema čim večji obseg jezikov, in osebje na dolžnosti bo sposobno komunicirati z vsemi uradi Sirene.

Vsi bodo imeli potrebno znanje o:

— nacionalnih in mednarodnih pravnih vidikih,

— njihovih nacionalnih organih za pregon in

— nacionalnih in evropskih pravosodnih sistemih ter sistemih upravljanja priseljevanja.

Imeti morajo pristojnost za neodvisno obravnavanje vsake nove zadeve.

V primeru posebnih zahtev ali nasvetov (pravnih) strokovnjakov mora imeti osebje možnost zaprositi za pomoč svoje nadrejene in/ali strokovnjake.

Zaposleni, ki so na dolžnosti zunaj delovnega časa, imajo enake sposobnosti, znanje in pristojnost ter možnost, da se obrnejo na dežurne strokovnjake.

Pravno strokovno znanje se zahteva tako za običajne kot tudi za izjemne zadeve. Odvisno od zadev to lahko zagotovi katero koli osebje s potrebnim pravnim znanjem ali strokovnjaki iz pravosodnih organov.

Nacionalni organi, odgovorni za zaposlovanje, morajo pri zaposlovanju novega osebja in posledično pri usposabljanjih znotraj službe ali na nacionalni oziroma mednarodni ravni upoštevati vse zgoraj navedene spretnosti in znanje.

Višja stopnja izkušenj osebja pomeni delovno silo, ki je sposobna delovati na lastno pobudo in s tem učinkovito obravnavati zadeve. Zato pogoste spremembe osebja niso priporočljive, kar zahteva nedvoumno podporo uprave, da se omogoči izpolnjevanje te dodeljene odgovornosti.

1.5.2 Usposabljanje

Nacionalna raven

Na nacionalni ravni bo zadostno usposabljanje zagotovilo, da bo osebje doseglo zahtevane standarde, določene v tem priročniku.

Priporoča se, da se uradi Sirene vključijo v usposabljanje vseh organov, ki vnašajo razpise ukrepov, s poudarkom na kakovosti podatkov in čim večji uporabi SIS.

Mednarodna raven

Skupni tečaji usposabljanja bodo organizirani najmanj enkrat na leto, da se okrepi sodelovanje med uradi Sirene s srečevanjem kolegov iz drugih uradov Sirene, izmenjevanjem informacij o nacionalnih delovnih metodah ter z ustvarjanjem usklajene in enakovredne ravni znanja. Poleg tega se bo osebje s tem zavedalo pomembnosti svojega dela in potrebe po vzajemni solidarnosti s ciljem skupne varnosti držav članic.

1.5.3 Izmenjava osebja

Uradi Sirene lahko tudi obravnavajo možnost vzpostavitve izmenjav osebja z drugimi uradi Sirene. Namen izmenjav je pomoč pri izboljšanju znanja osebja o delovnih metodah, seznanjenje z organizacijo drugih uradov Sirene in vzpostavitev osebnih stikov s kolegi v drugih državah članicah.

1.6 Tehnična infrastruktura

Na splošno so tehnična sredstva vzpostavljeni načini, s pomočjo katerih se posredujejo podatki med uradi Sirene.

Vsak urad Sirene bo imel računalniški sistem upravljanja, ki v veliki meri zagotavlja avtomatizacijo pri upravljanju vsakodnevnega dela.

1.6.1 Avtomatski vnos podatkov

Avtomatski prenos nacionalnih razpisov ukrepov v N.SIS, ki izpolnjujejo pogoje za vnos v SIS, je najbolj primeren način za vnos razpisov ukrepov SIS. Avtomatski prenos, vključno s preverjanjem kakovosti podatkov, mora biti tudi pregleden in ne sme zahtevati dodatnega ukrepanja s strani organov, ki vnašajo razpis ukrepa.

1.6.2 Avtomatski izbris podatkov

Ko nacionalni sistem omogoči avtomatski prenos nacionalnih razpisov ukrepov v SIS, kot je določeno v prejšnjem odstavku, mora imeti izbris razpisa ukrepa, povezanega s SIS, v nacionalni zbirki podatkov za posledico avtomatski izbris enakovrednega podatka v SIS.

Ker večkratni razpisi ukrepov niso dovoljeni, se priporoča, da so, kadar je to mogoče in potrebno, drugi in naslednji razpisi ukrepov za isto osebo na voljo na nacionalni ravni, tako da se jih lahko vpiše, ko prvi razpis ukrepa za to osebo poteče.

1.6.3 Izmenjava podatkov med uradi Sirene

Upoštevajo se navodila za izmenjavo podatkov med uradi Sirene (10).

1.6.4 Kakovost podatkov SIS

Da lahko vsak urad Sirene opravlja svojo vlogo koordinatorja za zagotavljanje kakovosti podatkov (glej odstavek 1.5 zgoraj), mora biti na voljo potrebna podpora IT.

2. SPLOŠNI POSTOPKI

Spodaj opisani postopki se uporabljajo skoraj za vse člene 95–100, postopki, značilni za posamezen člen pa se nahajajo v opisu naslednjega člena:

2.1 Večkratni razpisi ukrepov (člen 107)

Včasih lahko pride do več razpisov ukrepov, izdanih v različnih državah za iste subjekte. Bistveno je, da to ne povzroči zmede pri končnih uporabnikih in da ni nejasnosti glede ukrepov, ki jih je treba sprejeti pri vnosu razpisa ukrepa. Zato se za ugotavljanje večkratnih razpisov ukrepov vzpostavijo različni postopki kot tudi prednostni mehanizem za vnašanje razpisov ukrepov v SIS.

To zahteva:

— preverjanje pred vnosom razpisa ukrepa, da se ugotovi, ali je subjekt že v SIS,

— posvetovanje z drugimi državami članicami, ko bo vnos razpisa ukrepa povzročil večkratne razpise ukrepov, ki so nezdružljivi.

2.1.1 Izmenjava podatkov za večkratne razpise ukrepov

Za vsakega posameznika se lahko v SIS vnese samo en razpis ukrepa na državo članico.

Več držav članic lahko vnese razpis ukrepa za isto osebo, če so razpisi ukrepov združljivi ali če lahko obstajajo hkrati.

Razpisi ukrepov iz člena 95 so združljivi z razpisi ukrepov iz členov 97 in 98. Ti razpisi ukrepov lahko tudi obstajajo hkrati z razpisi ukrepov iz člena 96, vendar imajo v takšnih primerih postopki iz člena 95 prednost pred tistimi iz člena 96.

(a) Razpisi ukrepov iz členov 96 in 99 niso združljivi med seboj ali s tistimi iz členov 95, 97 ali 98 brez poseganja v hkraten obstoj razpisov ukrepov iz člena 95 in 96. V okviru člena 99 razpisi ukrepov, izdani za namene „prikritega evidentiranja“, niso združljivi s tistimi za „namenske kontrole“.

(b) Prednostni vrstni red razpisov ukrepov je naslednji: — prijetje zaradi predaje ali izročitve (člen 95), — zavrnitev vstopa v schengenske države (člen 96), — uvedba zaščite (člen 97), — prikrito evidentiranje (člen 99), — namenske kontrole (člen 99), in — sporočanje kraja, kjer se oseba nahaja (člena 97 in 98). Do odstopanj od tega prednostnega vrstnega reda lahko pride po posvetovanju med državami članicami, če gre za zaščito temeljnih nacionalnih interesov.

Tabela razpisov ukrepov

Vrstni red glede na pomembnost Člen 95 Člen 96 Člen 97: zaščita Člen 99: (PE) oseba Člen 99: (PK) oseba Člen 97: kraj, kjer se oseba nahaja Člen 98 Člen 99: (PE) vozilo Člen 99: (PK) vozilo Člen 100 Člen 95 da lahko obstaja hkrati da ne ne da da X X X Člen 96 lahko obstaja hkrati da ne ne ne ne ne X X X Člen 97: zaščita da ne da ne ne da da X X X Člen 99: prikrito evidentiranje, oseba ne ne ne da ne ne ne X X X Člen 99: namenske kontrole, oseba ne ne ne ne da ne ne X X X Člen 97: kraj, kjer se oseba nahaja da ne da ne ne da da X X X Člen 98 da ne da ne ne da da X X X Člen 99: (PE) vozilo X X X X X X X da ne ne Člen 99: (PK) vozilo X X X X X X X ne da ne Člen 100 X X X ne ne X X ne ne da (X pomeni, da ni na voljo)

2.1.2 Preverjanje večkratnih razpisov ukrepov za osebo

V izogib vnašanju nezdružljivih večkratnih razpisov ukrepov je treba natančno razlikovati med posamezniki, ki imajo podobne značilnosti. Posvetovanja in sodelovanje med uradi Sirene je zato bistveno in vsaka država članica vzpostavi ustrezne tehnične postopke za ugotavljanje takšnih primerov pred vnosom.

Elementi, uporabljeni za določanje ali bi dve identiteti lahko bili enaki, so podrobno opredeljeni v Prilogi 6 k temu priročniku.

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) če se pri obravnavanju zahteve za vnos novega razpisa ukrepa ugotovi, da je v sistemu SIS že evidentirana oseba z enakimi obveznimi elementi opisa identitete (priimek, ime, datum rojstva), je treba izvesti preverjanje, preden se odobri nov razpis ukrepa;

(b) urad Sirene stopi v stik z nacionalnim uradom Sirene, ki je izdal razpis ukrepa, da se razjasni, ali se razpis ukrepa nanaša na isto osebo (obrazec L); ter

(c) če se pri preverjanju ugotovi, da so podatki popolnoma enaki in bi se lahko nanašali na isto osebo, urad Sirene uporabi postopek za vnašanje večkratnih razpisov ukrepov. Če se na podlagi preverjanja ugotovi, da se podatki nanašajo na dve različni osebi, urad Sirene odobri zahtevo za vnos novega razpisa ukrepa.

2.1.3 Pogajanja glede vpisovanja novega razpisa ukrepa, če je nezdružljiv z obstoječim razpisom ukrepa (obrazec E)

Če je zahteva za vpis razpisa ukrepa v nasprotju z razpisom ukrepa, ki ga je ista država članica že izdala, nacionalni urad Sirene zagotovi, da v SIS obstaja samo en razpis ukrepa. Vsaka država članica lahko izbere postopek, ki se uporablja.

Če je zahtevan razpis ukrepa nezdružljiv z razpisom ukrepa, ki ga je že izdala ena ali več drugih držav članic, morajo te države soglašati.

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Če so razpisi ukrepov združljivi, posvetovanje uradov Sirene ni potrebno; če so razpisi ukrepov neodvisni eden od drugega, država članica, ki želi vnesti nov razpis ukrepa, odloči, ali se bo posvetovala.

(b) Če so razpisi ukrepov nezdružljivi ali če obstaja dvom glede njihove združljivosti, se uradi Sirene med seboj posvetujejo, da se na koncu vpiše samo en razpis ukrepa.

(c) Če je razpisu ukrepa, ki ni združljiv z obstoječimi razpisi ukrepa, na podlagi posvetovanj dana prednost, država članica, ki je vnesla druge razpise ukrepov, slednje umakne, ko je nov razpis ukrepa vnešen; kakršni koli spori se rešijo s pogajanji med uradi Sirene. Če sporazuma ni mogoče doseči na podlagi določenega prednostnega seznama, ostane v SIS najstarejši razpis ukrepa.

(d) Če se razpis ukrepa izbriše, C.SIS obvesti države članice, ki niso mogle vnesti razpisa ukrepa. N.SIS nato avtomatsko obvesti urad Sirene, da se lahko vnese razpis ukrepa, katerega vnos je bil začasno ustavljen. Urad Sirene uporabi celoten postopek za vnos razpisa ukrepa v ustrezno kategorijo razpisa ukrepa.

2.2 Izmenjava podatkov po zadetku

Ko končni uporabnik opravi iskanje v SIS in ugotovi, da obstaja razpis ukrepa, ki ustreza vnešenim podatkom, se to imenuje „zadetek“.

Končni uporabnik lahko od urada Sirene zahteva, naj predloži dopolnilne podatke, da se omogoči učinkovito izvajanje postopkov, določenih v SIS tabelah 4, 10 ali 16, kakor je določeno v Prilogi 4.

Če ni drugače navedeno, mora biti država članica izdajateljica obveščena o zadetku in rezultatih zadetka.

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) „Zadetek“ o posamezniku ali stvari, za katero je bil izdan razpis ukrepa, mora biti običajno sporočen uradu Sirene države članice izdajateljice. Če je potrebno, potem urad Sirene države članice izdajateljice, pošlje kakršne koli ustrezne posebne podatke, urad Sirene države članice, ki je našel zadetek glede razpisa ukrepa, pa mora sprejeti posebne ukrepe. Pri obveščanju pogodbenice, ki je izdala razpis ukrepa, o zadetku, je treba v razdelku 090 obrazca G navesti člen Schengenske konvencije, ki se uporablja za zadetek. Če se zadetek nanaša na osebo, ki je predmet razpisa ukrepa iz člena 95, mora urad Sirene države članice, ki je našel zadetek glede razpisa ukrepa, obvestiti urad Sirene države članice izdajateljice o zadetku po telefonu po tem, ko pošlje obrazec G.

(b) Uradov Sirene držav članic, ki so izdale razpise ukrepov v skladu s členom 96, ni treba po uradni dolžnosti obvestiti o vseh zadetkih, ampak se lahko obvestijo v izjemnih okoliščinah. Obrazec G se lahko pošlje, če se na primer zahtevajo dopolnilni podatki.

(c) C.SIS avtomatično sporoči izbris razpisa ukrepa vsem državam članicam.

2.2.1 Posredovanje dodatnih podatkov

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Uradi Sirene lahko prenesejo dodatne podatke glede razpisov ukrepov iz členov 95 do 100 in s tem lahko delujejo v imenu pravosodnih organov, če ti podatki spadajo v okvir vzajemne pravne pomoči.

(b) Uradi Sirene bodo, kolikor bo to mogoče, sporočali zdravstvene podatke o posameznikih, za katere je bil izdan razpis ukrepa v skladu s členom 97, če je treba sprejeti ukrepe za njihovo zaščito. Poslani podatki se hranijo samo dokler je to nujno potrebno in se uporabijo samo za namene zdravljenja zadevne osebe.

(c) Če po ugotovljenem razpisu ukrepa postopki tako zahtevajo (npr. če se ugotovi kaznivo dejanje ali če obstaja grožnja zoper javni red in mir, če je treba nek predmet, vozilo ali posameznika jasneje identificirati, itd.), se podatke, poslane kot dopolnilo k navedenim v naslovu IV Schengenske konvencije, zlasti glede členov 99 in 100, posreduje v skladu s členoma 39 in 46 zgoraj navedene konvencije. Vsaka država članica bo morala sprejeti ustrezne ukrepe, da se zagotovi učinkovita in uspešna izmenjava dopolnilnih podatkov v skladu s členoma 39 in 46.

(d) Uradi Sirene čim prej pošljejo „dodatne podatke“ na obrazcu P v odgovor na obrazec G, ko je prišlo do zadetka v zvezi z razpisom ukrepa, izdanim za vozilo v skladu s členom 100.

2.3 Primeri, ko postopkov, ki sledijo zadetku, ni mogoče izvesti (člen 104(3))

V skladu s členom 104(3) država članica, ki ne more izvesti postopka, zahtevanega z razpisom ukrepa, nemudoma obvesti državo članico izdajateljico z obrazcem H.

Če po zadetku ni mogoče izvesti običajnega postopka, mora izmenjava podatkov potekati na podlagi naslednjih pravil:

(a) Država članica, ki ugotovi razpis ukrepa, nemudoma obvesti državo članico izdajateljico preko svojega urada Sirene, da ne more izvesti postopka, in navede razloge z uporabo obrazca H.

(b) Zadevna država članica lahko nato da svoje soglasje glede postopka, ki se uporablja, v skladu s svojo nacionalno zakonodajo in določbami Konvencije.

2.4 Če je prvotni namen razpisa ukrepa spremenjen (člen 102(3))

V skladu s členom 102(3) se podatki lahko uporabljajo za namen, ki je drugačen od tistega, zaradi katerega je bil razpis ukrepa vnesen, vendar samo po zadetku, da se prepreči neposredno resno ogrožanje javnega reda in varnosti iz utemeljenih razlogov državne varnosti ali zaradi preprečevanja težjih kaznivih dejanj.

Namen razpisa ukrepa se lahko spremeni samo, če je bila pridobljena predhodna odobritev države članice izdajateljice.

Če je namen razpisa ukrepa spremenjen, se izmenjava podatkov izvede v skladu z naslednjimi pravili:

(a) Država članica, ki ugotovi razpis ukrepa, preko svojega urada Sirene državi članici, ki je izdala razpis ukrepa, pojasni razloge za svojo prošnjo za spremembo prvotnega namena (obrazec I).

(b) Država članica, ki je izdala razpis ukrepa, čim prej prouči, ali se lahko ta prošnja odobri, in svojo odločitev sporoči državi članici, ki je ugotovila razpis ukrepa, preko svojega urada Sirene.

(c) Če je potrebno, lahko država članica izdajateljica na podlagi določenih pogojev odobri način uporabe podatkov.

2.4.1 Postopek za spremembo prvotnega namena

Sprejet je bil naslednji postopek:

Ko država članica, ki je izdala razpis ukrepa, da soglasje, država članica, ki je ugotovila razpis ukrepa, uporabi podatke za namene, za katere je zaprosila in dobila dovoljenje. Upoštevati mora vse določene pogoje.

2.5 Podatki, za katere se ugotovi, da so pravno ali dejansko netočni (člen 106)

Odstavka 2 in 3 člena 106 določata pravne ali dejanske napake, ki ji je treba popraviti.

Če se ugotovi, da so podatki pravno ali dejansko nepravilni ali nesprejemljivi, potem se bodo podatki izmenjali v skladu z naslednjim pravilom:

Država članica, ki ugotovi, da podatki vsebujejo napako, svetuje državi članici izdajateljici preko svojega urada Sirene z uporabo obrazca J.

2.5.1 Postopek za popravek

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Če so se države članice dogovorile, država članica izdajateljica uporabi svoj nacionalni postopek za popravek napake.

(b) Če ni sporazuma, urad Sirene države članice, ki je ugotovil napako, svetuje odgovornemu organu v okviru svoje države, naj zadevo posreduje skupnemu nadzornemu organu.

2.6 Pravica do dostopa in popravka podatkov (člena 109 in 110)

Vsakdo je upravičen do dostopa do podatkov o sebi in lahko zaprosi za popravek katerih koli napak. Takšen dostop je v skladu z nacionalnim pravom države, v kateri je bila zahteva predložena.

Država članica lahko zavrne dostop do razpisa ukrepa, ki ga je izdala druga država članica, ne da bi se najprej posvetovala z državo članico izdajateljico.

2.6.1 Izmenjava podatkov glede pravice do dostopa ali popravka podatkov

Če je treba obvestiti nacionalne organe o zahtevi za dostop ali pregled podatkov, potem se izmenjava podatkov opravi v skladu z naslednjimi pravili:

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Vsak urad Sirene mora uporabiti svojo nacionalno zakonodajo o pravici do dostopa do teh podatkov. Glede na okoliščine primera uradi Sirene ali posredujejo pristojnim nacionalnim organom vsako zahtevo, ki jo prejmejo za dostop ali popravek podatkov, ali odločijo o teh zahtevah v okviru svoje pristojnosti.

(b) Če pristojni nacionalni organi za to zaprosijo, uradi Sirene zadevnih držav članic posredujejo podatke o izvrševanju te pravice do dostopa.

2.6.2 Podatki o zahtevah za dostop do razpisov ukrepov, ki so jih izdale druge države članice

Podatki o razpisih ukrepov, ki jih je v SIS vnesla druga država članica, se, kolikor je to mogoče, izmenjajo preko nacionalnih uradov Sirene.

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Zahteva za dostop se čim prej posreduje državi članici, ki je izdala razpis ukrepa, da lahko izrazi svoje stališče glede tega vprašanja.

(b) Država članica izdajateljica obvesti državo članico, ki je prejela zahtevo, o svojem stališču.

(c) Upoštevala bo vse zakonske roke, določene za obravnavanje zahteve.

Če država članica, ki je izdala razpis ukrepa, pošlje svoje stališče uradu Sirene države članice, ki je prejel zahtevo za dostop, urad Sirene zagotovi, da se stališče čim prej pošlje odgovornemu organu za odločanje o zahtevi.

2.6.3 Podatki o postopkih za dostop in popravek

Sprejet je bil naslednji postopek:

Uradi Sirene se medsebojno obveščajo o vsej sprejeti zakonodaji glede postopkov za dostop in popravek za osebne podatke, kot tudi o vseh naknadnih spremembah. V ta namen je treba uporabiti obrazce K.

2.7 Izbris, ko pogoji za ohranitev razpisa ukrepa niso več izpolnjeni

Obveščanje držav članic, ki niso mogle vnesti svojega razpisa ukrepa, o zadetku in izbrisu razpisa ukrepa.

Razen v primerih po zadetku lahko razpis ukrepa izbriše bodisi neposredno C.SIS (ko se rok izteče) ali posredno služba, ki je vnesla razpis ukrepa v SIS (ko pogoji za ohranitev razpisa ukrepa ne veljajo več).

V obeh primerih mora biti sporočilo o izbrisu C.SIS avtomatsko obdelano s strani N.SIS.

2.8 Zloraba identitete

Do zlorabe identitete (priimek, ime, datum rojstva) pride, če storilec kaznivega dejanja uporabi identiteto resnične osebe. To se zgodi, ko je dokument uporabljen v škodo pravega lastnika.

Država članica, ki izda kodo 3 v okencu „kategorija identitete“, pošlje obrazec Q hkrati z vnosom/popravkom razpisa ukrepa v SIS.

Če se pri poizvedbi v SIS v okencu „kategorija identitete“ nahaja koda 3, mora uradnik, ki preverja, stopiti v stik z nacionalnim uradom Sirene in pridobiti dopolnilne podatke, da se razjasni, ali je oseba, ki se preverja, iskana oseba ali oseba, katere identiteta je zlorabljena.

Takoj ko je jasno, da je bila identiteta osebe zlorabljena, se v razpisu ukrepa označi koda „3“. Vpletena oseba mora v skladu z nacionalnimi postopki nacionalnemu uradu Sirene države članice izdajateljice zagotoviti potrebne podatke, kot so resnični podatki, podatki o osebnih dokumentih, in/ali izpolniti obrazec Q.

V skladu s spodaj navedenim pogojem morajo biti tudi fotografije in prstni odtisi osebe, katere identiteta je bila zlorabljena, shranjene v datoteki urada Sirene države članice izdajateljice.

V obrazcu Q se samo schengenska številka nanaša na podatke za osebo, iskano z razpisom ukrepa SIS. Podatki v razdelku 052 (Datum izdaje dokumenta) so obvezni. V razdelku 083 (Posebni podatki o razpisu ukrepa) mora biti vedno navedena kontaktna služba, ki ima dodatne podatke o razpisu ukrepa.

Ti podatki se lahko obdelajo samo s svobodnim in izrecnim dovoljenjem osebe, katere identiteta je zlorabljena.

Poleg tega ob ugotovitvi, da oseba iz razpisa ukrepa v SIS zlorablja identiteto nekoga drugega, država članica izdajateljica preveri, ali je treba ohraniti zlorabljeno identiteto v razpisu ukrepa SIS (da se najde iskana oseba).

Podatki o osebi, katere identiteta je zlorabljena, bodo na voljo samo za namen ugotovitve identitete osebe, ki se preverja, in se jih na noben način ne bo uporabljalo za druge namene. Podatke o zlorabi identitete je treba zbrisati po izbrisu razpisa ukrepa.

2.9 Sirpit (Prenos slike Sirene)

2.9.1 Razvoj in ozadje Sirpit (Prenos slike Sirene)

Uradi Sirene morajo imeti možnost izmenjati prstne odtise in slike za namene identifikacije.

Postopek Sirpit omogoča, da se v primeru dvoma glede identitete ugotovljene osebe med uradi Sirene hitro in elektronsko izmenjajo slike in prstni odtisi, tako da se lahko primerjajo prstni odtisi in slike ugotovljene osebe ter osebe, za katero je bil izdan razpis ukrepa.

V okviru policijskega sodelovanja se lahko izmenjava slik in prstnih odtisov izvede tudi v primerih, določenih v členih 39 in 46 Konvencije o izvajanju schengenskega sporazuma, pod pogojem, da uradi Sirene te primere tudi obravnavajo.

2.9.2 Nadaljnja uporaba izmenjanih podatkov, vključno z arhiviranjem

Vsaka nadaljnja uporaba slik in prstnih odtisov, izmenjanih preko Sirpit, vključno z arhiviranjem, mora biti v skladu z določbami naslova VI Schengenske konvencije in zlasti členov 126 in 129 te konvencije (in, kjer je primerno, z določbami Direktive 95/46/ES) in z veljavno zakonodajo na tem področju v zadevnih državah.

2.9.3 Tehnične zahteve

Vsak urad Sirene mora izpolniti tehnične zahteve Sirpit.

Urad Sirene mora biti sposoben na eni strani elektronsko izmenjati zahteve za primerjavo ali preverjanje ter rezultate in na drugi strani elektronsko poslati svoje zahteve – brez sprememb – in prejeti rezultate od svoje nacionalne službe za identifikacijo.

Prstni odtisi in slike se pošljejo v priponki na oknu za vnos, oblikovanem posebej za Sirpit.

2.9.4 Nacionalna služba za identifikacijo

Nacionalna služba za identifikacijo sprejme samo zahteve, ki izvirajo iz njenega nacionalnega urada Sirene, in mu pošilja rezultate.

2.9.5 Uporaba obrazca L Sirene

Prenos (zahteva za in rezultat primerjave) preko Sirpit se naznani s pošiljanjem obrazca L preko običajne poti, ki se uporablja za vse obrazce Sirene. Obrazci L se pošljejo istočasno s prstnimi odtisi in/ali slikami.

V primerih v skladu s členi 39 in 46 Schengenske konvencije se obrazec L nadomesti z dogovorjenim načinom obveščanja.

2.9.6 Postopek Sirpit

Urad Sirene države, v kateri je bila oseba ugotovljena, se v nadaljevanju imenuje „urad Sirene, ki je ugotovil osebo“.

Urad Sirene države, ki je vnesla razpis ukrepa v SIS, se v nadaljevanju imenuje „urad Sirene, ki je vnesel razpis ukrepa“.

Ta postopek omogoča dve možnosti:

2.9.6.1 Primerjavo opravi urad Sirene, ki je ugotovil osebo

(a) Urad Sirene, ki je ugotovil osebo, pošlje obrazec G preko običajne elektronske poti in zaprosi v polju 089 urad Sirene, ki je vnesel razpis ukrepa, naj čim prej pošlje obrazec L, kot tudi prstne odtise in slike, če so na voljo.

(b) Urad Sirene, ki je vnesel razpis ukrepa, odgovori na obrazcu L. Če so na voljo prstni odtisi in slike, urad Sirene, ki je vnesel razpis ukrepa, v polju 083 navede, da se za izvedbo primerjave pošljejo prstni odtisi in/ali slike.

(c) Urad Sirene, ki je ugotovil osebo, pošlje prstne odtise in slike svoji nacionalni službi za identifikacijo za primerjavo in zaprosi za rezultate po isti poti.

(d) Urad Sirene, ki je ugotovil osebo, posreduje rezultat na obrazcu L (v polju 083) uradu Sirene, ki je vnesel razpis ukrepa.

2.9.6.2 Primerjavo opravi urad Sirene, ki je vnesel razpis ukrepa

(a) Urad Sirene, ki je ugotovil osebo, pošlje obrazec G in obrazec L preko običajne elektronske poti in v polju 083 obrazca L navede, da so bili poslani prstni odtisi in slike za primerjavo.

(b) Urad Sirene, ki je vnesel razpis ukrepa, pošlje prstne odtise in slike, ki jih je prejel, svoji nacionalni službi za identifikacijo za primerjavo in zaprosi za rezultate po isti poti.

(c) Urad Sirene, ki je vnesel razpis ukrepa, posreduje rezultat na obrazcu L (v polju 083) uradu Sirene, ki je ugotovil osebo.

Po opravljeni primerjavi se prstni odtisi in slike prijavljene osebe lahko hranijo v datoteki pri uradu Sirene, ki je ugotovil osebo, v primeru, da bi se zahtevale nadaljnje primerjave.

Prstni odtisi in slike osebe, ki ne ustrezajo podatkom prijavljene osebe, izmenjani preko Sirpit, morajo biti obdelani v skladu z določbami naslova VI Schengenske konvencije in zlasti členov 126 in 129 te konvencije (in, kjer je primerno, z določbami Direktive 95/46/ES) in z veljavno zakonodajo na tem področju v zadevnih državah. To ima običajno za posledico izbris zadevnih prstnih odtisov in slik.

2.9.6.3 Okno za vnos

Maska vnosa se bo razvila na podlagi obstoječe maske vnosa Interpola (standard ANSI/NIST).

Maska bo vsebovala naslednje podatke:

(1) Schengenska identifikacijska številka (členi 95–100) (11) (12)

(2) Referenčna številka (člen 39 ali 46) (11) (12)

(3) Datum odvzema prstnih odtisov

(4) Datum slike

(5) Razlogi za odvzem prstnih odtisov (11) (13)

(8) Dekliški priimek

(9) Identiteta potrjena?

(10) Datum rojstva (11)

(11) Kraj rojstva

(12) Državljanstvo

(14) Dodatne informacije

(15) Opombe

2.10 Policijsko sodelovanje (členi 39–46)

Policijsko sodelovanje med državami članicami ni omejeno na uporabo podatkov v SIS.

Priporoča se naslednje:

(a) da uradi Sirene držav članic izmenjajo vse uporabne podatke ob spoštovanju vseh nacionalnih ukrepov, sprejetih za izvajanje členov 39–46, z uporabo e-naslova SIS-NET; in

(b) da se uradi Sirene medsebojno obveščajo o ukrepih, sprejetih na nacionalni ravni, in o vseh nadaljnjih spremembah teh ukrepov.

Zadetek lahko razkrije kaznivo dejanje ali resno grožnjo zoper javni red. Točna identifikacija subjekta je lahko bistvena in izmenjava podatkov, npr. fotografij ali prstnih odtisov, je posebej pomemben dejavnik. Člena 39 in 46 določata organe, pristojne za te izmenjave, ki potekajo v skladu z določbami naslova VI Konvencije.

2.10.1 Posebna pooblastila v policijskih in varnostnih zadevah, naslov III (člena 39 in 46)

Naslov III Schengenske konvencije vsebuje številne dodatne določbe za policijsko in pravosodno sodelovanje.

Priporoča se naslednje:

(a) da vsaka država članica podeli svojemu uradu Sirene posebna pooblastila v zvezi s policijskimi in varnostnimi zadevami v skladu z naslovom III Konvencije; ter

(b) da se države članice medsebojno obveščajo o ukrepih, sprejetih na nacionalni ravni za zadevne urade Sirene, in vseh nadaljnjih spremembah teh ukrepov.

2.11 Prekrivajoče se vloge uradov Sirene in Interpola

Vloga SIS ni niti nadomeščanje in niti posnemovanje vloge Interpola. Čeprav se naloge lahko prekrivajo, se vodilna načela za ukrepanje in sodelovanje med državami članicami v Schengnu bistveno razlikujejo od Interpolovih. Zato je treba določiti pravila za sodelovanje med uradi Sirene in DCU-ji (Državni centralni uradi) na nacionalni ravni.

Dogovorjena so bila naslednja načela:

2.11.1 Prednost razpisov ukrepov SIS pred razpisi ukrepov Interpola

Razpisi ukrepov SIS in izmenjava vseh podatkov o teh razpisih ukrepov ima vedno prednost pred razpisi ukrepov in izmenjavo podatkov preko Interpola. To je zlasti pomembno, če so si razpisi ukrepov v nasprotju.

2.11.2 Izbira komunikacijske poti

Načelo o prednosti schengenskih razpisov ukrepov pred razpisi ukrepov Interpola se spoštuje in zagotovi se, da ga spoštujejo tudi DCU-ji držav članic. Po oblikovanju schengenskega razpisa ukrepa uradi Sirene zagotovijo vso komunikacijo, povezano z razpisom ukrepa in namenom za razpis ukrepa. Če želi država članica spremeniti komunikacijske poti, se mora vnaprej posvetovati z drugimi pogodbenicami. Takšna sprememba poti je mogoča samo v posebnih primerih.

2.11.3 Uporaba in razširjenost Interpola v schengenskih državah

Zaradi prednosti razpisov ukrepov SIS pred Interpolovimi so slednji omejeni na izjemne primere (tj. če ni določbe niti v Konvenciji niti v tehničnih pogojih za vnos razpisa ukrepa v SIS ali kjer ni na voljo vseh potrebnih podatkov za oblikovanje razpisa ukrepa SIS). Vzporedni razpisi ukrepov v SIS in preko Interpola so znotraj schengenskega območja nedopustni. Razpisi ukrepov, ki so posredovani preko Interpolovih poti in ki zajemajo tudi schengensko območje ali njegove dele (Interpolovo območje širjenja 2), morajo imeti naslednjo oznako: „Območje 2 z izjemo schengenskih držav“.

2.11.4 Pošiljanje podatkov tretjim državam

Urad Sirene države članice izdajateljice odloči, ali bo posredoval podatke tretjim državam (odobritev, načini razširjanja in pot). Urad Sirene s tem spoštuje določbe o varstvu osebnih podatkov, določene v Schengenski konvenciji in Direktivi 95/46/ES. Uporaba Interpolove poti bo odvisna od nacionalnih določb ali postopkov.

2.11.5 Zadetek in izbris razpisa ukrepa

Schengenske države na nacionalni ravni zagotovijo, da se uradi Sirene in DCU-ji medsebojno obveščajo o zadetkih.

Izbris razpisa ukrepa lahko opravi samo organ, ki je izdal razpis ukrepa.

2.11.6 Izboljšanje sodelovanja med uradi Sirene in Interpolovimi državnimi centralnimi uradi (DCU).

Vsaka država članica sprejme vse potrebne ukrepe za zagotovitev učinkovite izmenjave podatkov na nacionalni ravni med svojimi uradi Sirene in DCU-ji.

2.12 Sodelovanje z Europolom in Eurojustom

Za poenostavitev sodelovanja med uradi Sirene je treba določiti ustrezne nacionalne postopke.

2.13 Posebne vrste iskanja

2.13.1 Geografsko usmerjeno iskanje

Geografsko usmerjeno iskanje je iskanje, ki se opravi v primerih, ko ima država, ki iskanje zahteva, trdne dokaze o tem, kje se iskana oseba ali predmet nahaja znotraj omejenega geografskega območja. V takšnih okoliščinah se lahko zahteva pravosodnega organa izvrši takoj po prejemu.

Geografsko usmerjena iskanja v schengenskem območju se opravijo na podlagi razpisa ukrepa v SIS. Ustrezen obrazec M, ki ga je treba poslati hkrati z oblikovanjem razpisa ukrepa ali pridobivanjem podatkov o tem, kje se oseba nahaja, vključuje podatke o tem, kje se iskana oseba ali predmet nahaja. Razpis ukrepa za iskano osebo se vnese v SIS, da se zagotovi takojšnja izvršljivost zahteve za predhodno prijetje (člen 64 Konvencije, člen 9(3) Okvirnega sklepa o evropskem nalogu za prijetje).

Takšen razpis ukrepa veča možnost uspeha v primeru, da se oseba ali predmet nepričakovano premakne iz enega mesta na drugo znotraj schengenskega območja, tako da je dejstvo, da se iskana oseba ali objekt ne vnese v SIS, mogoče samo v posebnih okoliščinah (npr. na voljo ni dovolj informacij za oblikovanje razpisa ukrepa).

2.13.2 Iskanje s sodelovanjem posebnih policijskih enot, ki izvajajo usmerjena iskanja

Uradi Sirene v zaprošenih državah članicah morajo v ustreznih primerih uporabiti tudi storitve posebnih enot, ki izvajajo usmerjena iskanja. Zato je treba vzpostaviti dobro sodelovanje med takšnimi enotami in zagotoviti izmenjavo podatkov. Razpis ukrepa v SIS ne sme biti nadomeščen z mednarodnim sodelovanjem zgoraj navedenih policijskih enot. Takšno sodelovanje ni v nasprotju z vlogo uradov Sirene, ki so osrednja točka za iskanja z uporabo SIS.

2.14 Dodajanje označitve

Na zahtevo druge države članice za dodajanje označitve

člen 94(4), člen 95(3), člen 97 in člen 99(6) omogočajo, da zaprošena država članica zavrne izvajanje določenega postopka na svojem ozemlju s tem, da zahteva dodajanje označitve k navedenim razpisom ukrepov iz členov 95, 97 ali 99. Razlogi za zahtevo se navedejo istočasno.

2.14.1 Izmenjava podatkov pri dodajanju označitve

Uradi Sirene izmenjajo podatke tako, da države članice lahko ocenijo potrebo po označitvi.

Označitev se lahko doda (ali izbriše) kadar koli v skladu s pogoji iz člena 94(4) za razpise ukrepov iz člena 95, člena 97 in člena 99. Ko je označitev dodana k razpisom ukrepov iz členov 97 in 99, se razpis ukrepa ne pojavi na ekranu, ko končni uporabnik opravi poizvedbo v sistemu. Za razpise ukrepov iz člena 95 obstaja nadomestni postopek. Vsaka država članica čim prej ugotovi razpise ukrepov, ki bodo po vsej verjetnosti zahtevali označitev.

2.14.2 Posvetovanje z državami članicami zaradi dodajanja označitve

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Če država članica zahteva, da se doda označitev, mora označitev zahtevati od države članice izdajateljice in navesti razlog za označitev.

(b) Po izmenjavi podatkov bo razpis ukrepa morda treba spremeniti, izbrisati ali umakniti zahtevo.

2.14.3 Zahteva za dodajanje označitve

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Zaprošena država članica zahteva od države članice, ki je izdala razpis ukrepa iz členov 95, 97 ali 99, naj doda označitev. Ta zahteva se predloži na obrazcu F.

(b) Država članica, ki je izdala razpis ukrepa, mora nemudoma dodati zahtevano označitev.

2.14.4 Sistematična zahteva za dodajanje označitve za državljane države članice

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Država članica lahko zaprosi urad Sirene druge države članice, naj po uradni dolžnosti doda označitev za razpise ukrepov iz člena 95, izdane za njene državljane.

(b) Vsaka država članica, ki to želi, pošlje pisno zahtevo državi članici, s katero želi sodelovati.

(c) Vsaka država članica, na katero je takšna zahteva naslovljena, doda označitev za zadevno državo članico takoj po izdaji razpisa ukrepa.

(d) Ta postopek je zavezujoč do izdaje pisnega navodila o ustavitvi.

Če okoliščine, navedene v členu 94(4), ne obstajajo več, mora država članica, ki je zahtevala označitev, čim prej zaprositi za njen preklic.

3. RAZPISI UKREPOV V SKLADU S ČLENOM 95 (15)

Upoštevati je treba naslednje korake:

— Preverjanje s strani držav članic pred izdajo razpisa ukrepa,

— Večkratni razpisi ukrepov,

— Dopolnilni podatki, ki se pošljejo državam članicam,

— Dodajanje označitve na zahtevo druge države članice,

— Ukrepi uradov Sirene po prejemu razpisa ukrepa iz člena 95,

— Izmenjava podatkov po zadetku,

— Izbris razpisa ukrepa,

— Zloraba identitete.

3.1 Preverjanje s strani držav članic pred izdajo razpisa ukrepa

Zadnje izdane razpise ukrepov iz člena 95 bo spremljal evropski nalog za prijetje (ENP). Vendar je v skladu z razpisom ukrepa iz člena 95 pred pridobitvijo mednarodnega naloga za prijetje (MNP) možno tudi predhodno prijetje. Preverjanje, ki se zahteva pred vsakim takim primerom, je naslednje:

ENP/MNP mora biti izdan s strani pravosodnega organa, pristojnega za opravljanje te funkcije v državi članici izdajateljici.

V ENP/MNP in obrazcu A morajo biti navedeni ustrezni podatki (zlasti v razdelku (e) ENP: „navedba okoliščin, v katerih je (so) bilo(-a) kaznivo(-a) dejanje(-a) storjeno(-a), vključno s časom in krajem“ in obrazec A, polje 044: „opis dejanj“), da drugi uradi Sirene lahko preverijo razpis ukrepa.

3.2 Preverjanje, ali nacionalno pravo držav članic dovoljuje prijetje zaradi predaje ali izročitve

Država članica, ki izda razpis ukrepa, preveri, ali je prijetje, ki se zahteva, odobreno z nacionalnim pravom drugih držav članic.

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) preveriti, ali vse države članice lahko spremljajo razpis ukrepa;

(b) če obstaja dvom, se je treba posvetovati z zadevnim uradom Sirene in posredovati ali izmenjati podatke, potrebne za preverjanje.

Vsaka država članica sprejme ustrezne tehnične ali organizacijske ukrepe za zagotovitev, da se razpisi ukrepov iz člena 95(2) (drugi stavek) vnesejo v SIS samo po tem, ko je bil urad Sirene zadevne države članice obveščen.

3.3 Večkratni razpisi ukrepov

3.3.1 Preverjanje večkratnih razpisov ukrepov (člen 107)

Vsaka država članica lahko vnese samo en razpis ukrepa na iskano osebo. Zato se zahteva preverjanje, da se ugotovijo večkratne zahteve za razpis ukrepa s strani ene države članice. V primeru večkratnih zahtev s strani ene države članice je potreben nacionalni postopek, da se sprejme dogovor glede ENP-ja, ki bo prikazan na razpisu ukrepa iz člena 95. Lahko pa se izda en sam ENP, ki zajema vsa kazniva dejanja.

Včasih lahko pride do več razpisov ukrepov, izdanih v različnih državah za iste subjekte. Zato to zahteva:

(a) preverjanje pred vnosom razpisa ukrepa, da se ugotovi, ali je subjekt že v SIS;

(b) posvetovanje z drugimi državami članicami, ko bo vnos razpisa ukrepa iz člena 95 povzročil večkratne razpise ukrepov, ki so nezdružljivi (na primer, če razpis ukrepa iz člena 99 že obstaja za to osebo in je treba vnesti razpis ukrepa iz člena 95).

Razpisi ukrepov iz člena 95 so združljivi z razpisi ukrepov iz členov 97 in 98. Ti razpisi ukrepov lahko obstajajo tudi hkrati z razpisi ukrepov iz člena 96, vendar imajo v takšnih primerih postopki iz člena 95 prednost pred tistimi iz člena 96. Razpisi ukrepov iz člena 99 niso združljivi z razpisi ukrepov iz člena 95.

Prednostni vrstni red razpisov ukrepov je naslednji:

— prijetje zaradi predaje ali izročitve (člen 95),

— zavrnitev vstopa v schengenske države (člen 96),

— uvedba zaščite (člen 97),

— prikrito evidentiranje (člen 99),

— namenske kontrole (člen 99),

— sporočanje kraja, kje se oseba nahaja (člena 97 in 98).

Do odstopanj od tega prednostnega vrstnega reda lahko pride po posvetovanju med državami članicami, če gre za zaščito temeljnih nacionalnih interesov.

Urad Sirene v državi članici, ki izda razpis ukrepa, vodi evidenco o vseh zahtevah za vnos dodatnega razpisa ukrepa, ki so bile po posvetovanju zavrnjene na podlagi zgoraj navedenih določb, dokler razpis ukrepa ni izbrisan.

Kadar koli v državi članici pride do zadetka, lahko urad Sirene države članice, ki je izdala razpis ukrepa, pošlje toliko ENP-jev, kot so jih izdali njeni pristojni pravosodni organi.

Več držav članic lahko vnese razpis ukrepa za ENP za isto osebo. Če sta ENP za isto osebo izdali dve ali več držav članic, odločitev o tem, kateri nalog se izvrši v primeru prijetja, sprejme izvršitveni pravosodni organ v državi članici, kjer pride do prijetja.

3.3.2 Izmenjava podatkov

V izogib vnašanju nezdružljivih večkratnih razpisov ukrepov je treba natančno razlikovati med posamezniki, ki imajo podobne značilnosti.

Posvetovanje in sodelovanje med uradi Sirene je zato bistveno in vsaka država članica vzpostavi ustrezne tehnične postopke za ugotavljanje takšnih primerov pred vnosom.

Elementi, uporabljeni za določanje ali bi dve identiteti lahko bili enaki, so podrobno opredeljeni v Prilogi 6 k temu priročniku.

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Če obravnavanje zahteve za vnos novega razpisa ukrepa kaže, da je v sistemu SIS že evidentirana oseba z enakimi obveznimi elementi opisa identitete (priimek, ime, datum rojstva), je treba izvesti preverjanje, preden se odobri nov razpis ukrepa.

(b) Urad Sirene stopi v stik z nacionalnim oddelkom prosilcem, da se razjasni, ali se razpis ukrepa nanaša na isto osebo.

(c) Če preverjanje pokaže, da so podatki popolnoma enaki in bi se lahko nanašali na isto osebo, urad Sirene uporabi postopek za vnašanje večkratnih razpisov ukrepov. Če je na podlagi preverjanja razvidno, da se podatki nanašajo na dve različni osebi, urad Sirene odobri zahtevo za vnos novega razpisa ukrepa.

3.3.3 Vnos drugega imena

(a) V izogib nezdružljivim razpisom ukrepov katere koli kategorije zaradi vnosa drugega imena se morajo zadevne države članice medsebojno obveščati o tem drugem imenu in posredovati vse zadevne podatke o pravi identiteti iskanega subjekta. Pogodbenica, ki je vnesla prvotni razpis ukrepa, je odgovorna za dodajanje kakršnih koli drugih imen. Če tretja država odkrije drugo ime, mora posredovati zadevo pogodbenici, ki je prvotno vnesla razpis ukrepa, razen če tretja država sama izda razpis ukrepa za drugo ime.

(b) Obveščanje drugih držav članic o drugih imenih v zvezi z razpisom ukrepa, izdanega v skladu s členom 95.

(c) Vnos razpisa ukrepa v SIS.

3.4 Dopolnilni podatki, ki se pošljejo državam članicam

3.4.1 Dopolnilni podatki, ki se pošljejo v zvezi z ENP

Treba je uporabiti obrazca A in M, ki sta enotna za vse države članice, in podatki v teh obrazcih morajo biti enaki tistim v ENP.

Na obrazcu A:

— 006–013: Vnesti je treba zadevne podatke, vnesene v SIS, ki ustrezajo razdelku (a) ENP.

— 030: Podatek, da je ta obrazec A poseben za ENP, je treba vnesti skupaj s podatki o sodniku ali sodišču, ki je izdal nalog za prijetje, iz razdelka (i) ENP.

— 031: Vnesti je treba zadevne podatke, vsebovane v razdelku (b) ENP, glede odločitve, na kateri temelji nalog.

— 032: Vnesti je treba datum naloga za prijetje.

— 033: Vnesti je treba pristojnost pravosodnega organa, ki je izdal nalog, iz razdelka (i) ENP.

— 034: Zadevne podatke iz razdelka (c, 1) ENP ter, kadar je to primerno: — kaznivo(-a) dejanje(-a), na podlagi katerega(-ih) je bil nalog izdan, se kaznuje(-jo) z dosmrtno kaznijo odvzema prostosti ali z dosmrtnim pripornim nalogom, — pravni sistem države članice izdajateljice dovoljuje ponovni pregled kazni ali izrečenega ukrepa na zahtevo ali najmanj po dvajsetih letih z namenom neizvršitve takšne kazni ali ukrepa, in/ali — pravni sistem države članice izdajateljice dovoljuje uporabo ukrepov za pomilostitev do katerih je oseba upravičena na podlagi zakona ali prakse države članice izdajateljice, z namenom neizvršitve takšne kazni ali ukrepa.

— 035–037: Vnesti je treba zadevne podatke iz razdelka (b) ENP.

— 038: Zadevne podatke iz razdelka (c, 2) ENP ter, kadar je to primerno: — kaznivo(-a) dejanje(-a), na podlagi katerega(-ih) je bil nalog izdan, se kaznuje(-jo) z dosmrtno kaznijo odvzema prostosti ali z dosmrtnim pripornim nalogom, — pravni sistem države članice izdajateljice dovoljuje ponovni pregled kazni ali izrečenega ukrepa na zahtevo ali najmanj po dvajsetih letih z namenom neizvršitve takšne kazni ali ukrepa, in/ali — pravni sistem države članice izdajateljice dovoljuje uporabo ukrepov za pomilostitev, do katerih je oseba upravičena na podlagi zakona ali prakse države članice izdajateljice, z namenom neizvršitve takšne kazni ali ukrepa.

— 039: Vnesti je treba podatke iz razdelka (c, 2) ENP.

— 040: Podatki iz razdelka (e) ENP o veljavnem zakonskem predpisu/zakoniku.

— 041: Podatki iz razdelka (e) ENP o vrsti in pravni klasifikaciji kaznivega(-ih) dejanj(-a).

— 042: Podatki iz razdelka (e) ENP o času storitve kaznivega(-ih) dejanja(-).

— 043: Podatki iz razdelka (e) ENP o kraju storitve kaznivega(-ih) dejanja(-).

— 044: Podatki iz razdelka (e) ENP o okoliščinah kaznivega(-ih) dejanja(-).

— 045: Podatki iz razdelka (e) ENP o stopnji udeležbe iskane osebe.

— 058: Podatki iz razdelka (a) ENP o posebnih znamenjih/opisu osebe.

Na obrazcu M:

— 083: Ko se pojavi besedilo „Podatki o odločbi, izrečeni v odsotnosti v skladu z razdelkom (d) ENP“, se zahteva, kadar je to primerno: (a) odgovor, če je bila odločba izrečena v odsotnosti; (b) če je tako, navedbo ali je bila zadevna oseba osebno pozvana ali obveščena o datumu in kraju obravnave, če je bila odločba izrečena v odsotnosti. V nasprotnem primeru je treba navesti pravna sredstva.

Ko se pojavi besedilo „Kaznivo(-a) dejanje(-a) v skladu z razdelkom (e, I in II) ENP“, je treba navesti, če je to primerno, enega ali več kaznivih dejanj, ki se v državi članici izdajateljici kaznujejo z najvišjo zagroženo kaznijo zapora ali pripornim nalogom najmanj 3 leta, kot je določeno v zakonih države članice izdajateljice, v skladu s členom 2(2) Okvirnega sklepa (ali razdelka [(e)I] ENP).

Če kaznivo(-a) dejanje(-a) ne spada(-jo) v seznam iz člena 2(2) Okvirnega sklepa glede ENP, je treba kaznivo(-a) dejanje(-a) v celoti vnesti v obrazec M v skladu z besedilom, uporabljenim na seznamu.

Če kazniva dejanja ne spadajo na zgoraj navedeni seznam, se zahteva naslednje:

(a) ali da je bil nalog izdan za dejanja, ki se po pravu države članice izdajateljice kaznujejo z najvišjo zagroženo zaporno kaznijo ali pripornim nalogom, najmanj 12 mesecev;

(b) ali, kadar sta kazen ali ukrep, vezan na odvzem prostosti, izrečena za kazni v višini najmanj štirih mesecev.

Če podatki, ki jih je treba vnesti v polje 083 obrazcev M, presegajo 1 024 znakov, je treba poslati enega ali več dopolnilnih obrazcev M.

3.4.2 Dopolnilni podatki, ki se pošljejo v zvezi s predhodnim prijetjem

Datoteko v zvezi z osebami, iskanimi za prijetje zaradi izročitve, je treba pripraviti pred vnosom razpisa ukrepa. Za zagotovitev, da so podatki popolni in pravilno predstavljeni, je treba opraviti preverjanje. Zagotoviti je treba naslednje podatke: podatki o kazenskem pregonu ali izvrševanju kazenskih sankcij se načeloma zagotovijo kot alternativa:

— 006 Priimek: Priimek, uporabljen za glavne podatke v razpisu ukrepa SIS se vnese v razdelek 006.

— 007 Ime

— 009 Datum rojstva

— 010 Kraj rojstva

— 011 Drugo ime: Prvo drugo ime je izpisano v celoti in navedeno je celotno število drugih imen. Obrazec M se lahko uporabi za posredovanje celotnega seznama drugih imen.

— 012 Spol

— 013 Državljanstvo: Razdelek 013 „državljanstvo“ je treba izpolniti v največji možni meri na podlagi razpoložljivih podatkov. Če obstaja dvom glede podatkov, je treba k besedi „državljanstvo“ dodati kodo „1W“ in besedo „domnevno“.

— 030 Organ, ki izda nalog za prijetje ali odločbo (ime in položaj sodnika ali javnega tožilca ali naziv sodišča)

— 031 Referenčna št. naloga za prijetje ali odločbe (037). Glej tudi opombe spodaj

— 032 Datum naloga za prijetje ali odločbe (036) Zahteve za kazenski pregon in izvršbo so lahko povzete v spremnem dokumentu

— 033 Naziv organa prosilca

— 034 Najvišja kazen/najvišja predvidena kazen

— 035 Sodnik ali sodišče, ki je izdalo odločbo

— 036 Datum odločbe

— 037 Ref. št. odločbe

— 038 Izrečena kazen

— 039 Navedba kazni, ki jo je še treba prestati

— 040 Veljavna pravna besedila

— 041 Pravni opis dejanja

— 042 Datum/obdobje, ko je bilo dejanje storjeno

— 044 Navedba dejanskega stanja zadeve (vključno s posledicami)

— 045 Stopnja udeležbe pri kaznivem dejanju (storilstvo – sostorilstvo – pomoč – napeljevanje)

Vsaka država lahko uporabi svojo pravno terminologijo za opredelitev stopnje udeležbe.

Dani podatki morajo biti dovolj podrobni, da lahko drugi uradi Sirene preverijo razpis ukrepa, vendar ne podrobni do take mere, da preobremenijo sistem sporočanja.

Če uradi Sirene ne morejo sprejemati sporočil, ker je število predvidenih prostorov na zadevnem obrazcu iz tehničnih razlogov nezadostno, se lahko pošlje obrazec M z dopolnilnimi podatki. Konec prenosa je označen s frazo „Konec sporočila“ na zadnjem obrazcu (razdelek 044 obrazca A ali razdelek 083 obrazca M).

3.4.3 Dodatni podatki za ugotavljanje identitete osebe

Urad Sirene države članice izdajateljice lahko po potrebi tudi zagotovi dodatne podatke po posvetovanju in/ali na zahtevo druge države članice, da pomaga pri ugotavljanju identitete osebe. Ti podatki zajemajo zlasti naslednje:

— kraj izdaje potnega lista ali osebnega dokumenta, ki ga ima iskana oseba,

— referenčna številka potnega lista ali osebnega dokumenta, datum izdaje, kraj in organ, kot tudi datum veljavnosti,

— opis iskane osebe,

— priimek in ime staršev iskane osebe,

— obstoj razpisov ukrepov, ki vsebujejo fotografijo ali prstne odtise osebe,

— zadnji znani naslov.

Ti podatki, skupaj s fotografijo in prstnimi odtisi, so v največji možni meri na voljo v uradih Sirene, ali slednjim nemudoma in trajno dostopni za hitri prenos.

Skupni cilj je zmanjšati tveganje napačnega pridržanja osebe, katere podatki kažejo podobno identiteto kot podatki osebe, za katero je bil izdan razpis ukrepa.

3.4.4 Pošiljanje obrazcev A in M

Podatke, navedene v 3.3.1, 3.3.2 je treba poslati s pomočjo najhitrejših razpoložljivih sredstev. Država članica izdajateljica pošlje obrazca A in M hkrati z vnosom razpisa ukrepa iz člena 95(2) v SIS. Vsi dodatni podatki, ki se zahtevajo za namene identifikacije, se pošljejo po posvetovanju in/ali na zahtevo druge države članice. Večkratni obrazci A in M, v katerih so navedeni različni ENP-ji/MNP-ji, se lahko pošljejo po potrebi.

3.5 Zahteva druge države članice za dodajanje označitve

Člen 95(3) omogoča, da zaprošena država članica zavrne izvajanje določenega postopka na svojem ozemlju tako, da zahteva označitev k razpisu ukrepa iz člena 95. Razloge za zahtevo se navede istočasno.

3.5.1 Izmenjava podatkov pri dodajanju označitve

Uradi Sirene izmenjajo podatke tako, da države članice lahko ocenijo potrebo po označitvi.

Označitev se lahko doda (ali izbriše) kadar koli v skladu s pogoji iz člena 94(4). Vsaka država članica čim prej ugotovi razpise ukrepov, ki bodo po vsej verjetnosti zahtevali označitev.

3.5.2 Posvetovanje z državami članicami zaradi dodajanja označitve

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Če država članica zahteva, da se doda označitev, mora označitev zahtevati od države članice izdajateljice in navesti razlog za označitev.

(b) Po izmenjavi podatkov bo razpis ukrepa morda treba spremeniti, izbrisati ali umakniti zahtevo.

3.5.3 Zahteva za dodajanje označitve

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Zaprošena država članica zahteva od države članice, ki je izdala razpis ukrepa iz člena 95, naj doda označitev. Ta zahteva se predloži na obrazcu F.

(b) Država članica, ki izda razpis ukrepa, mora nemudoma dodati zahtevano označitev.

3.5.4 Sistematična zahteva za dodajanje označitve za državljane države članice

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Država članica lahko zaprosi urade Sirene druge države članice, naj po uradni dolžnosti dodajo označitev za razpise ukrepov iz člena 95, izdane za njene državljane, kadar je to dovoljeno.

(b) Vsaka država članica, ki to želi, pošlje pisno zahtevo državam članicam, s katerimi želi sodelovati.

(c) Vsaka država članica, na katero je takšna zahteva naslovljena, doda označitev za zadevno državo članico takoj po izdaji razpisa ukrepa.

(d) Ta postopek je zavezujoč do izdaje pisnega navodila o ustavitvi postopka.

Če okoliščine, navedene v členu 94(4), ne obstajajo več, mora država članica, ki je zahtevala označitev, čim prej zaprositi za njen preklic.

3.6 Ukrepi uradov Sirene po prejemu razpisa ukrepa iz člena 95

Ko urad Sirene prejme obrazca A in M, mora urad ali povezana enota čim prej izvesti iskanje v vseh razpoložljivih virih, da bi našli subjekt. Če podatki, ki jih je zagotovila država članica prosilka, ne zadostujejo za odobritev s strani države članice sprejema, to ne sme preprečiti izvedbe iskanj.

Če je razpis ukrepa iz člena 95 potrjen in subjekt najden ali prijet v državi članici, potem je treba ENP in/ali obrazca A in M posredovati organu države članice, ki je pristojen za izvršitev ENP. Če se zahteva prvotni ENP, ga mora pravosodni organ, ki ga je izdal, neposredno poslati izvršitvenemu pravosodnemu organu (če ni določeno drugače).

3.7 Izmenjava podatkov po zadetku

3.7.1 Obveščanje držav članic, če je prišlo do zadetka glede razpisa ukrepa

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) „Zadetek“ o posamezniku, za katerega je bil izdan razpis ukrepa iz člena 95, je treba vedno sporočiti uradu Sirene države članice izdajateljice. Če je potrebno, urad Sirene države članice izdajateljice pošlje vse ustrezne posebne podatke in posebne ukrepe, ki jih mora sprejeti urad Sirene države članice, ki je našel zadetek glede razpisa ukrepa. Pri obveščanju pogodbenice, ki je izdala razpis ukrepa, o zadetku, je treba v razdelku 090 obrazca G navesti člen Schengenske konvencije, ki se uporablja za zadetek. Če se zadetek nanaša na osebo, ki je predmet razpisa ukrepa iz člena 95, mora urad Sirene države članice, ki je našel zadetek glede razpisa ukrepa, o zadetku obvestiti urad Sirene države članice izdajateljice po telefonu po tem, ko pošlje obrazec G.

(b) Država članica, ki je predhodno izrazila željo za izdajo razpisa ukrepa za osebo ali predmet, za katerega je bil razpis ukrepa že izdan, mora biti obveščena o vseh zadetkih v zvezi s prvotnim razpisom ukrepa s strani države članice, ki je razpis ukrepa dejansko izdala.

(c) C.SIS avtomatično sporoči izbris razpisa ukrepa vsem državam članicam. Država članica zato lahko razmisli o vnosu razpisa ukrepa, ki se je prej štel za nezdružljivega z razpisom ukrepa, ki je bil sedaj izbrisan.

3.7.2 Posredovanje dodatnih podatkov

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Uradi Sirene lahko posredujejo dodatne podatke glede razpisov ukrepov iz členov 95 do 100 in s tem lahko delujejo v imenu pravosodnih organov, če ti podatki spadajo v okvir vzajemne pravne pomoči.

(b) Če po najdenem zadetku glede razpisa ukrepa postopki tako zahtevajo (npr. če se ugotovi kaznivo dejanje ali če obstaja grožnja zoper javni red in mir, če je treba nek predmet, vozilo ali posameznika jasneje identificirati, itd.), se podatki, poslani kot dopolnilo k navedenemu v naslovu IV Schengenske konvencije, zlasti glede členov 99 in 100, posredujejo v skladu s členoma 39 in 46 zgoraj navedene konvencije. Vsaka država članica bo morala sprejeti ustrezne ukrepe, da se zagotovi učinkovita in uspešna izmenjava dopolnilnih podatkov v skladu s členoma 39 in 46.

3.7.3 Po zadetku

Končni uporabnik lahko zahteva od urada Sirene, naj predloži dopolnilne podatke, da se omogoči učinkovito izvajanje postopkov, določenih v SIS tabelah 4, 10 ali 16, kakor je določeno v Prilogi 4.

Če ni drugače navedeno, mora biti država članica izdajateljica obveščena o zadetku in rezultatih zadetka.

Ta postopek ima tehnične posledice v zvezi z nadaljnjo obdelavo razpisa ukrepa. Mogoče ga bo treba izbrisati, kar lahko pomeni, da se sedaj lahko vnese drug razpis ukrepa, ki je bil predhodno izključen iz sistema.

3.8 Izbris razpisa ukrepa

Države članice, ki niso mogle vnesti svojega razpisa ukrepa, je treba obvestiti o zadetku in izbrisu razpisa ukrepa.

3.8.1 Izbris, ko pogoji za ohranitev razpisa ukrepa niso več izpolnjeni

Razen v primerih po zadetku razpis ukrepa lahko izbriše bodisi neposredno C.SIS (ko je rok potekel) bodisi posredno služba, ki je vnesla razpis ukrepa v SIS (ko pogoji za ohranitev razpisa ukrepa ne veljajo več).

V obeh primerih mora N.SIS avtomatsko poslati sporočilo C.SIS o izbrisu, da se namesto izbrisanega razpisa ukrepa lahko vnese razpis ukrepa, katerega vnos je bil začasno ustavljen.

N.SIS s sporočilom, da se lahko vnese razpis ukrepa, ki je bil začasno ustavljen, avtomatsko obvesti urad Sirene.

Urad Sirene uporabi celoten postopek za vnos razpisa ukrepa v ustrezno kategorijo razpisa ukrepa.

3.9 Zloraba identitete

Sklicevati se je treba na točko 2.8 o zlorabi identitete.

3.9.1 Zbiranje in posredovanje podatkov o osebi, katere identiteta je zlorabljena

Takoj ko je jasno, da je bila identiteta osebe zlorabljena, se v razpis ukrepa vnese koda „3“. Vpletena oseba mora svojemu nacionalnemu uradu Sirene zagotoviti potrebne podatke, kot so resnični podatki, podatki o osebnih dokumentih, in/ali izpolniti obrazec Q.

V skladu s spodaj navedenimi pogoji morajo biti v datoteki urada Sirene tudi fotografije in prstni odtisi osebe, katere identiteta je bila zlorabljena.

V obrazcu Q se samo schengenska številka nanaša na podatke osebe, iskane z razpisom ukrepa SIS. Podatki v razdelku 052 (Datum izdaje dokumenta) so obvezni. V razdelku 083 (Posebni podatki o razpisu ukrepa) mora biti vedno navedena kontaktna služba, ki ima dodatne podatke o razpisu ukrepa.

Podatki se lahko obdelajo samo s svobodnim in izrecnim dovoljenjem osebe, katere identiteta je zlorabljena.

Poleg tega ob ugotovitvi, da oseba iz razpisa ukrepa v SIS zlorablja identiteto nekoga drugega, država članica izdajateljica preveri, ali je treba ohraniti zlorabljeno identiteto v razpisu ukrepa SIS (da se najde iskana oseba).

3.9.2 Posredovanje podatkov o osebi, katere identiteta je zlorabljena

Podatki o osebi, katere identiteta je zlorabljena, so na voljo samo za namen ugotovitve identitete osebe, ki se preverja, in se ne bodo na noben način uporabljali za druge namene.

4. RAZPISI UKREPOV V SKLADU S ČLENOM 96 (16)

Upoštevati je treba naslednje korake:

— Uvod

— Preverjanje večkratnih razpisov ukrepov (glej Splošne postopke 2.1)

— Izmenjava podatkov po zadetku

— Zloraba identitete (glej Splošne postopke 2.8)

— Postopek Sirpit (glej Splošne postopke 2.9)

4.1 Uvod

Izmenjava podatkov o državljanih tretjih držav, za katere je bil izdan razpis ukrepa v skladu s členom 96, omogoča državam članicam, da sprejmejo odločitev v primeru prošnje za vstop ali vizum. Če je subjekt že na ozemlju države članice, izmenjava podatkov državam članicam omogoča sprejetje ustreznih ukrepov za izdajo dovoljenj za bivanje ali za izgon.

Država članica, ki sporoči zadetek, lahko zahteva podatke o ozadju razpisa ukrepa in lahko prosi državo članico izdajateljico, naj zagotovi naslednje podatke:

— Vrsta in razlog za odločbo

— Organ, ki je izdal odločbo

— Datum sprejetja odločbe

— Datum vročitve

— Datum izvršbe

— Datum prenehanja odločbe ali čas veljavnosti.

Postopek obveščanja, določen v členu 5(2), in postopek posvetovanja, določen v členu 25, spadata v okvir pristojnosti organov, odgovornih za izdajanje dovoljenj za prebivanje ali vizumov. Uradi Sirene v te postopke niso vključeni, razen pri prenosu dopolnilnih podatkov, ki se neposredno nanašajo na razpise ukrepov (npr. obveščanje o zadetku, razjasnitev identitete) ali pri izbrisu razpisov ukrepov.

Vendar uradi Sirene lahko sodelujejo pri prenosu dopolnilnih podatkov potrebnih za izgon ali za prepoved vstopa državljanu tretje države, ali pri prenosu podatkov, pridobljenih s temi ukrepi.

Uradi Sirene se uporabljajo tudi kot osrednji organi za prenos in sprejem dodatnih podatkov v postopku posvetovanja, določenem v členu 25(1) in (2), in bodo izmenjali obrazce N (člen 25(1)) in obrazce O (člen 25(2)) na zahtevo organov, pristojnih za izdajanje dovoljenj za prebivanje ali vizumov, z namenom pridobitve ali izbrisa razpisa ukrepa.

Če država članica, ki odobri dovoljenje za prebivanje ugotovi, da je druga država članica za imetnika dovoljenja izdala razpis ukrepa iz člena 96, obvesti svoj urad Sirene (preko telefaksa, obrazca M itd.). Ta urad Sirene potem sproži postopek posvetovanja, določen v členu 25(2) z uporabo za to namenjenega obrazca.

Če tretja država članica, tj. niti tista, ki je izdala dovoljenje za prebivanje, in niti tista, ki je izdala razpis ukrepa, meni, da obstajajo razlogi za posvetovanje, o tem obvesti obe, državo članico, ki je izdala dovoljenje, in državo članico, ki je izdala razpis ukrepa.

4.2 Razpisi ukrepov v skladu s členom 96

Vnos razpisa ukrepa v SIS.

4.3 Vnašanje drugega imena

V izogib nezdružljivim razpisom ukrepov katere koli kategorije zaradi vnosa drugega imena se morajo zadevne države članice medsebojno obveščati o tem drugem imenu in posredovati vse zadevne podatke o pravi identiteti iskanega subjekta.

Stranka, ki je vnesla prvotni razpis ukrepa, je odgovorna za dodajanje katerih koli drugih imen. Če tretja država ugotovi drugo ime, mora posredovati zadevo stranki, ki je prvotno vnesla razpis ukrepa, razen če tretja država sama izda razpis ukrepa za drugo ime.

4.4 Zloraba identitete

Če se pri poizvedbi v SIS v polju „kategorija identitete“ nahaja koda 3, mora uradnik, ki izvede preverjanje, stopiti v stik z nacionalnim uradom Sirene in pridobiti dopolnilne podatke, da se razjasni, ali je oseba, ki se preverja, iskana oseba ali oseba, katere identiteta je zlorabljena.

4.4.1 Zbiranje in posredovanje podatkov o osebi, katere identiteta je zlorabljena

Glej točko 2.8 o zlorabi identitete

4.5 Izdajanje dovoljenj za prebivanje ali vizumov

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Zaprošena država članica lahko obvesti državo članico, ki je izdala razpis ukrepa v skladu s členom 96, o najdenem zadetku glede razpisa ukrepa. Država članica, ki je izdala razpis ukrepa, lahko nato obvesti druge države članice, če se ji to zdi ustrezno.

(b) Če se tako zahteva in ob spoštovanju nacionalne zakonodaje lahko uradi Sirene zadevnih držav članic pomagajo pri prenosu potrebnih podatkov specializiranim službam, pristojnim za izdajanje dovoljenj za prebivanje in vizumov.

(c) Če postopek iz člena 25 Konvencije omogoča izbris razpisa ukrepa, izdanega v skladu s členom 96, uradi Sirene ob spoštovanju svoje nacionalne zakonodaje ponudijo svojo pomoč, če se to zahteva.

4.6 Prepoved vstopa ali izgon iz schengenskega območja

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Država članica lahko zaprosi za obveščanje o katerih koli razpisih ukrepov, ki jih je izdala v skladu s členom 96, za katere je bil najden zadetek. Vsaka država članica, ki želi izkoristiti to možnost, druge države članice zaprosi v pisni obliki.

(b) Zaprošena država članica lahko prevzame pobudo in obvesti državo članico, ki je izdala razpis ukrepa v skladu s členom 96, da je prišlo do zadetka glede razpisa ukrepa, da je bil državljanu tretje države vstop zavrnjen ali da je bil izgnan iz schengenskega območja.

(c) Če država članica na svojem ozemlju prestreže osebo, za katero je bil izdan razpis ukrepa, lahko država članica, ki je izdala razpis ukrepa, posreduje podatke, potrebne za izgon (vračanje/izgon) državljana tretje države. Glede na potrebe države članice, ki ugotovi razpis ukrepa, in če so na voljo zaprošeni državi članici, morajo ti podatki vključevati naslednje: — vrsta in razlog za odločbo, — organ, ki je izdal odločbo, — datum odločbe, — datum vročitve, — datum izvršbe, — datum prenehanja odločbe ali čas veljavnosti.

Če je oseba, za katero je bil izdan razpis ukrepa, prestrežena na meji, je treba upoštevati postopke države članice izdajateljice.

V zvezi z izjemami, določenimi v členih 5 ali 25 Konvencije, mora biti potrebno posvetovanje med zadevnimi državami članicami izvedeno preko uradov Sirene.

Zaradi zanesljive identifikacije posameznika se lahko v posameznih primerih pojavi nujna potreba po izmenjavi dopolnilnih podatkov preko uradov Sirene.

4.7 Izmenjava podatkov o državljanih tretjih držav, katerim je bil vstop zavrnjen

Če državljan tretje države, za katerega veljajo okoliščine, predvidene v členih 5 ali 25 Konvencije, zaprosi za dovoljenje za prebivanje ali vizum, mora organ, ki te dokumente izdaja, uporabiti posebna pravila.

V skladu s posebnimi okoliščinami je države članice mogoče treba obvestiti o dejstvu, da je prišlo do zadetka glede razpisa ukrepa. Ker obstaja veliko število naslovnikov razpisa ukrepa, izdanega v skladu s členom 96, v konzularnih predstavništvih in veleposlaništvih ter glede na njihovo oddaljenost jih ni treba obvestiti po uradni dolžnosti.

4.8 Obveščanje schengenskih držav članic, če je prišlo do zadetka glede razpisa ukrepa

Uradov Sirene držav članic, ki so izdale razpise ukrepov v skladu s členom 96, ni treba nujno obvestiti o vseh zadetkih po uradni dolžnosti, ampak se jih lahko obvesti v izjemnih okoliščinah.

Vendar morajo uradi Sirene zagotoviti statistične podatke o zadetkih.

Vsak zadetek je treba natančno evidentirati, vključno s tistimi glede razpisov ukrepov iz člena 96. Treba je razlikovati med zadetki o razpisih ukrepov, ki jih je izdala druga država članica, in zadetki o razpisih ukrepov, ki jih je država članica sama izdala. Zadetke je treba razvrstiti po členih.

5. RAZPISI UKREPOV V SKLADU S ČLENOM 97 (17)

Upoštevati/proučiti je treba naslednje korake:

— Preverjanje večkratnih razpisov ukrepov (glej Splošne postopke 2.1)

— Dodajanje označitve na zahtevo druge države članice

— Izmenjava podatkov po zadetku

— Zloraba identitete (glej Splošne postopke 2.8)

— Postopek Sirpit (glej Splošne postopke 2.9)

5.1 Razpisi ukrepov v skladu s členom 97

(a) Vnos razpisa ukrepa v SIS.

(b) Dodajanje označitve na zahtevo države članice

5.2 Dodajanje označitve

Člen 94(4) omogoča, da zaprošena država članica zavrne uporabo predpisanega postopka na svojem ozemlju tako, da zahteva označitev k zadevnemu razpisu ukrepa. To lahko velja tudi za razpise ukrepov, izdane v skladu s členom 97. Razloge za zahtevo je treba navesti istočasno.

5.2.1 Izmenjava podatkov pri dodajanju označitve

Uradi Sirene izmenjajo podatke, tako da države članice lahko ocenijo potrebo po označitvi.

Označitev se lahko doda (ali izbriše) kadar koli v skladu s pogoji iz člena 94(4) za razpise ukrepov iz člena 95, člena 97 in člena 99. Ko je označitev dodana k razpisom ukrepov iz členov 97 in 99, se razpis ukrepa ne pojavi na ekranu, ko končni uporabnik izvede poizvedbo v sistemu. Za razpise ukrepov iz člena 95 obstaja nadomestni postopek. Vsaka država članica čim prej ugotovi razpise ukrepov, ki bodo po vsej verjetnosti zahtevali označitev.

5.2.2 Posvetovanje z državami članicami zaradi dodajanja označitve

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Če država članica zahteva, da se doda označitev, mora označitev zahtevati od države članice izdajateljice in navesti razlog za označitev.

(b) Po izmenjavi podatkov bo razpis ukrepa morda treba spremeniti, izbrisati ali umakniti zahtevo.

5.2.3 Zahteva za dodajanje označitve

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Zaprošena država članica zahteva od države članice, ki je izdala razpis ukrepa iz členov 95, 97 ali 99, naj doda označitev. Ta zahteva se predloži na obrazcu F.

(b) Država članica, ki je izdala razpis ukrepa, mora nemudoma dodati zahtevano označitev.

5.3 Po zadetku

Končni uporabnik lahko zahteva od urada Sirene, naj predloži dopolnilne podatke, da se omogoči učinkovito izvajanje postopkov, določenih v SIS tabelah 4, 10 ali 16, kakor je določeno v Prilogi 4.

Če ni drugače navedeno, mora biti država članica izdajateljica obveščena o zadetku in rezultatih zadetka.

Ta postopek ima tehnične posledice v zvezi z nadaljnjo obdelavo razpisa ukrepa. Mogoče ga bo treba izbrisati, kar lahko pomeni, da se sedaj lahko vnese drug razpis ukrepa, ki je bil predhodno izključen iz sistema.

5.3.1 Posredovanje dodatnih podatkov

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Uradi Sirene lahko prenesejo dodatne podatke glede razpisov ukrepov iz členov 95 do 100 ter s tem lahko delujejo v imenu pravosodnih organov, če ti podatki spadajo v okvir vzajemne pravne pomoči.

(b) Uradi Sirene, kolikor je to mogoče, sporočajo zdravstvene podatke o posameznikih, za katere je bil izdan razpis ukrepa v skladu s členom 97, če je treba sprejeti ukrepe za njihovo zaščito. Poslani podatki se hranijo samo dokler je to nujno potrebno in se uporabijo samo za namene zdravljenja zadevne osebe.

(c) Če po ugotovljenem razpisu ukrepa postopki tako zahtevajo (npr. če se ugotovi kaznivo dejanje ali če obstaja grožnja zoper javni red in mir, če je treba nek predmet, vozilo ali posameznika jasneje identificirati itd.), se podatke, poslane kot dopolnilo k navedenemu v naslovu IV Schengenske konvencije, zlasti glede členov 99 in 100, posreduje v skladu s členoma 39 in 46 zgoraj navedene konvencije. Vsaka država članica bo morala sprejeti ustrezne ukrepe, da se zagotovi učinkovita in uspešna izmenjava dopolnilnih podatkov v skladu s členoma 39 in 46.

6. RAZPISI UKREPOV V SKLADU S ČLENOM 98 (18)

6.1 Razpisi ukrepov v skladu s členom 98

Upoštevati/proučiti je treba naslednje korake:

— Preverjanje večkratnih razpisov ukrepov (glej Splošne postopke 2.1)

— Izmenjava podatkov po zadetku

— Zloraba identitete (glej Splošne postopke 2.8)

— Postopek Sirpit (glej Splošne postopke 2.9)

— Vnos razpisa ukrepa v SIS.

6.2 Po zadetku

Končni uporabnik lahko zahteva od urada Sirene, naj predloži dopolnilne podatke, da se omogoči učinkovito izvajanje postopkov, določenih v SIS tabelah 4, 10 ali 16, kakor je določeno v Prilogi 4.

Če ni drugače navedeno, mora biti država članica izdajateljica obveščena o zadetku in rezultatih zadetka.

Ta postopek ima tehnične posledice v zvezi z nadaljnjo obdelavo razpisa ukrepa. Mogoče ga bo treba izbrisati, kar lahko pomeni, da se sedaj lahko vnese drug razpis ukrepa, ki je bil predhodno izključen iz sistema.

6.2.1 Posredovanje dodatnih podatkov

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Uradi Sirene lahko posredujejo dodatne podatke glede razpisov ukrepov iz členov 95 do 100 in s tem lahko delujejo v imenu pravosodnih organov, če ti podatki spadajo v okvir vzajemne pravne pomoči.

(b) Če po ugotovljenem razpisu ukrepa postopki tako zahtevajo (npr. če se ugotovi kaznivo dejanje ali če obstaja grožnja zoper javni red in mir, če je treba nek predmet, vozilo ali posameznika jasneje identificirati, itd.), se podatke, poslane kot dopolnilo k navedenemu v naslovu IV Schengenske konvencije, zlasti glede členov 99 in 100, posreduje v skladu s členoma 39 in 46 zgoraj navedene konvencije. Vsaka država članica bo morala sprejeti ustrezne ukrepe, da se zagotovi učinkovita in uspešna izmenjava dopolnilnih podatkov v skladu s členoma 39 in 46.

7. RAZPISI UKREPOV V SKLADU S ČLENOM 99 (19)

Upoštevati/proučiti je treba naslednje korake:

— Predhodno preverjanje, da se zagotovi postopek posvetovanja

— Preverjanje večkratnih razpisov ukrepov (glej Splošne postopke 2.1)

— Dodajanje označitve na zahtevo druge države članice

— Izmenjava podatkov po zadetku

— Postopek Sirpit (glej Splošne postopke 2.9)

7.1 Razpisi ukrepov v skladu s členom 99(2)

(a) Vnos razpisa ukrepa v SIS.

(b) Dodajanje označitve na zahtevo druge države članice

7.2 Vnašanje drugega imena.

(a) V izogib nezdružljivim razpisom ukrepov katere koli kategorije zaradi vnosa drugega imena se morajo zadevne države članice medsebojno obveščati o tem drugem imenu in posredovati vse zadevne podatke o pravi identiteti iskanega subjekta. Pogodbenica, ki je vnesla prvotni razpis ukrepa, je odgovorna za dodajanje katerih koli drugih imen. Če tretja država ugotovi drugo ime, mora posredovati zadevo pogodbenici, ki je prvotno vnesla razpis ukrepa, razen če tretja država sama izda razpis ukrepa za drugo ime.

(b) Druge države članice je treba obvestiti o drugih imenih v zvezi z razpisom ukrepa, izdanega v skladu s členom 99. Uradi Sirene po potrebi posredujejo te podatke svojim nacionalnim organom, odgovornim za posamezno kategorijo razpisa ukrepa.

(c) Vnos razpisa ukrepa v SIS.

7.3 Posvetovanje z državami članicami pred razpisi ukrepov zaradi državne varnosti

Država članica, ki namerava izdati razpis ukrepa zaradi prikritega evidentiranja ali namenske kontrole zaradi državne varnosti, se pred tem posvetuje z drugimi državami članicami.

Zahteva se poseben postopek za varovanje zaupnosti določenih podatkov in vsak stik med službami, odgovornimi za državno varnost, mora biti zato povsem ločen od stikov med uradi Sirene.

Uradi Sirene v vsakem primeru zagotovijo, da postopek posvetovanja poteka brez težav in zabeležijo rezultate. Sami podatki se izmenjajo neposredno med zadevnimi specializiranimi službami.

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Pred vnosom razpisa ukrepa zadevni oddelek za varnost stopi neposredno v stik z ustreznimi oddelki za varnost v ostalih schengenskih državah. Glavni namen tega je ugotoviti, ali obstajajo ugovori zoper načrtovani razpis ukrepa.

(b) Po izmenjavi podatkov oddelek za varnost, ki želi vnesti razpis ukrepa, posreduje rezultate izmenjave podatkov svojemu nacionalnemu uradu Sirene.

(c) Urad Sirene obvesti drug urad Sirene in s tem omogoči, da se tudi drugi uradi Sirene lahko posvetujejo s svojimi zadevnimi oddelki za varnost (obrazec M).

(d) Ko je urad Sirene države članice izdajateljice ugotovil, da je bil postopek posvetovanja pravilno zaključen, odobri vnos razpisa ukrepa.

(e) Če država članica opazi težavo pri oblikovanju razpisa ukrepa, njen urad Sirene obvesti državo članico izdajateljico.

(f) Če želi država članica izdajateljica ohraniti razpis ukrepa, lahko zaprošena država članica zaprosi za vnos označitve. Označitev se umakne, če se po skrbnem premisleku ugotovi, da je nepotrebna. V nasprotnem primeru se ohrani in s tem je običajen postopek za razpis ukrepa začasno prekinjen.

7.4 Dodajanje označitve

Člen 99 omogoča, da zaprošena država članica zavrne uporabo predpisanega postopka na svojem ozemlju tako, da zahteva označitev k zadevnemu razpisu ukrepa. To lahko velja tudi za razpise ukrepov, izdane v skladu s členom 99. Razloge za zahtevo se navedejo istočasno.

7.4.1 Izmenjava podatkov pri dodajanju označitve

Uradi Sirene izmenjajo podatke tako, da države članice lahko ocenijo potrebo po označitvi.

Označitev se lahko doda (ali izbriše) kadar koli v skladu s pogoji iz člena 94(4) za razpise ukrepov iz člena 95, člena 97 in člena 99. Ko je označitev dodana k razpisom ukrepov iz členov 97 in 99, se razpis ukrepa ne pojavi na ekranu, ko končni uporabnik opravi poizvedbo v sistemu. Za razpise ukrepov iz člena 95 obstaja nadomestni postopek. Vsaka država članica čim prej ugotovi razpise ukrepov, ki bodo po vsej verjetnosti zahtevali označitev.

7.4.2 Posvetovanje z državami članicami zaradi dodajanja označitve

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Če država članica zahteva, da se doda označitev, mora označitev zahtevati od države članice izdajateljice in navesti razlog za označitev.

(b) Po izmenjavi podatkov bo razpis ukrepa morda treba spremeniti, izbrisati ali umakniti zahtevo.

7.4.3 Zahteva za dodajanje označitve

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Zaprošena država članica zahteva od države članice, ki je izdala razpis ukrepa iz členov 95, 97 ali 99, naj doda označitev. Ta zahteva se predloži na obrazcu F.

(b) Država članica, ki je izdala razpis ukrepa, mora nemudoma dodati zahtevano označitev.

7.5 Sporočanje dodatnih podatkov po zadetku

Sprejet je bil naslednji postopek:

(a) Uradi Sirene lahko prenesejo dodatne podatke glede razpisov ukrepov iz členov 95 do 100 in s tem lahko delujejo v imenu pravosodnih organov, če ti podatki spadajo v okvir vzajemne pravne pomoči.

(b) Če po ugotovljenem razpisu ukrepa postopki tako zahtevajo (npr. če se ugotovi kaznivo dejanje ali če obstaja grožnja zoper javni red in mir, če je treba nek predmet, vozilo ali posameznika bolj jasno identificirati, itd.), se podatke, poslane kot dopolnilo k navedenemu v naslovu IV Schengenske konvencije, zlasti glede členov 99 in 100, posreduje v skladu s členoma 39 in 46 zgoraj navedene konvencije. Vsaka država članica bo morala sprejeti ustrezne ukrepe, da se zagotovi učinkovita in uspešna izmenjava dopolnilnih podatkov v skladu s členoma 39 in 46.

(c) Ko pride do pozitivnega zadetka o razpisu ukrepa iz člena 99(3), bo urad Sirene, ki je ugotovil razpis ukrepa, obvestil drug urad Sirene (zaprošen urad Sirene) o rezultatih (prikrito evidentiranje ali namenska kontrola) z obrazcem G. Urad Sirene, ki je ugotovil razpis ukrepa, bo istočasno obvestil svojo pristojno službo, odgovorno za državno varnost. Če se služba za državno varnost v državi članici, ki je ugotovila razpis ukrepa, odloči, da razpis ukrepa zahteva označitev veljavnosti, mora stopiti v stik s svojim nacionalnim uradom Sirene, da se doda označitev pri zaprošenemu uradu Sirene (z obrazcem F). Navedba razlogov za dodajanje označitve ni potrebna, vendar mora biti zahteva predložena preko komunikacijskih poti Sirene. Zahteva se poseben postopek za varstvo zaupnosti določenih podatkov. Zato mora biti vsak stik med službami, pristojnimi za državno varnost, povsem ločen od stikov med uradi Sirene. Posledično je treba o razlogih za označitev razpravljati neposredno med službami za državno varnost in ne preko uradov Sirene.

8. RAZPISI UKREPOV V SKLADU S ČLENOM 100 (20)

Upoštevati/proučiti je treba naslednje korake:

— Preverjanje večkratnih razpisov ukrepov

— Izmenjava podatkov po zadetku

— Postopek Sirpit (glej Splošne postopke 2.9)

8.1 Razpisi ukrepov za vozilo v skladu s členom 100

8.1.1 Preverjanje večkratnih razpisov ukrepov za vozilo

Obvezni elementi opisa identitete za razpise ukrepov za vozilo so:

— številka registrske tablice, in/ali

— serijska številka.

Obe številki sta lahko navedeni v SIS.

Preverjanja večkratnih razpisov ukrepov se izvedejo s primerjanjem številk. Če se pri vnosu novega razpisa ukrepa ugotovi, da ista serijska številka in/ali številka registrske tablice že obstaja v SIS, se domneva, da bodo posledica novega razpisa ukrepa večkratni razpisi ukrepov za isto vozilo. Vendar je ta način preverjanja učinkovit samo, če so uporabljeni elementi opisa enaki in primerjava zato ni vedno mogoča.

Urad Sirene bo nacionalne uporabnike opozoril na težave, ki lahko nastanejo, če je bila izvedena samo primerjava ene številke in pozitiven odgovor ne pomeni avtomatično, da je prišlo do zadetka, negativen pa ne pomeni, da razpis ukrepa za