PRILOGA II

Postopek ocenjevanja varnosti

1. SPLOŠNO

1.1 Nacionalni varnostni organ bi moral razviti strukturiran in pregleden postopek za celotno dejavnost, pri katerem se upoštevajo elementi, navedeni v tej prilogi. Postopek ocenjevanja varnosti bi moral biti ponovljiv, kot je prikazano v spodnjem diagramu (glej sliko 1 v Dodatku), kar pomeni, da lahko nacionalni varnostni organ razumno zahteva dodatne informacije ali ponovno predložitev v skladu s tem priporočilom.

2. PREJEM VLOGE

2.1 Nacionalni varnostni organ bi moral po prejemu vloge za varnostno pooblastilo uradno in čim prej potrditi njen prejem ter pripraviti evidentirano dokumentacijo, da se zagotovi upravljanje informacij v vsaki fazi postopka ocenjevanja.

2.2 Nacionalni varnostni organ bi moral izvedbo postopka ocenjevanja dodeliti za to usposobljenemu osebju.

3. ZAČETNO PREVERJANJE

3.1 Ob prejemu vloge bi nacionalni varnostni organ moral čim prej izvesti začetno preverjanje, da preveri naslednje:

(a) ali je prosilec predložil osnovne informacije, ki jih zahteva zakonodaja ali so potrebne za učinkovito obdelavo vloge;

(b) ali dokumentacija vsebuje zadostne dokaze ter je strukturirana in vključuje notranja navzkrižna sklicevanja, tako da jo je mogoče ustrezno primerjati z zahtevami sistema upravljanja varnosti in ustreznimi priglašenimi nacionalnimi predpisi. Nacionalni varnostni organ izvede začetni pregled dejanske vsebine dokazil, vsebovanih v vlogi, za začetno presojo kakovosti, zadostnosti in ustreznosti sistema upravljanja varnosti;

(c) če je ustrezno, trenutni status načrta (ali načrtov) popravljalnih ukrepov, ki jih je upravljavec infrastrukture pripravil, da bi odpravil vsako pomembno neskladnost in uredil vsa druga področja, ki vzbujajo skrb in so bila od prejšnjega ocenjevanja opredeljena med nadzornimi dejavnostmi;

(d) če je ustrezno, trenutni status načrta (ali načrtov) popravljalnih ukrepov, ki jih je upravljavec infrastrukture pripravil, da bi odpravil pomisleke od prejšnjega ocenjevanja.

3.2 Nacionalni varnostni organ bi se moral na podlagi začetnega preverjanja iz točke 3.1. odločiti, ali obstajajo področja, v zvezi s katerimi potrebuje dodatne informacije. Če so potrebne dodatne informacije, bi moral nacionalni varnostni organ takoj zahtevati informacije, če se jim zdijo smiselno potrebne za podporo njihovi oceni.

3.3 Nacionalni varnostni organ bi moral prebrati zadosten del vloge, da bi preveril, ali je njena vsebina razumljiva. Če je očitno nerazumljiva, bi nacionalni varnostni organ moral odločiti, ali jo je treba vrniti in zahtevati izpopolnjeno različico.

3.4 Pri ocenjevanju sposobnosti upravljavca infrastrukture za upravljanje vlakov, merilnih vozil za pregled infrastrukture, tirnih delovnih strojev ali drugih posebnih vozil, vključno z uporabo pogodbenih izvajalcev po potrebi, bi moral nacionalni varnostni organ upoštevati ustrezne zahteve iz Priloge I k Delegirani uredbi (EU) 2018/762, zlasti njenih točk 1, 5.1, 5.2 in 5.5.

4. PODROBNO OCENJEVANJE

4.1 Po končani fazi začetnega preverjanja bi nacionalni varnostni organ moral začeti podrobno ocenjevanje dokumentacije (glej sliko 2 v Dodatku), pri čemer uporabi zahteve sistema upravljanja varnosti in ustrezne priglašene nacionalne predpise.

4.2 Pri podrobnem ocenjevanju iz točke 4.1 v skladu s členom 18(1) Direktive (EU) 2016/798 bi nacionalni varnostni organ moral uporabljati strokovno presojo, biti nepristranski in sorazmeren ter bi moral navesti utemeljene razloge za sprejete sklepe.

4.3 V oceni je navedeno, ali so zahteve sistema upravljanja varnosti in ustrezni priglašeni nacionalni predpisi izpolnjeni ter ali so potrebne dodatne informacije. Nacionalni varnostni organ bi moral med ocenjevanjem iskati tudi dokaze, da rezultati postopkov v okviru sistema upravljanja varnosti izpolnjujejo zahteve sistema upravljanja varnosti in ustrezne priglašene nacionalne predpise, pri čemer po potrebi uporabi metode vzorčenja, da se prepriča, da prosilec razume in lahko izpolni zahteve, usklajene z vrsto dejavnosti v železniškem prometu, da se zagotovi varno delovanje železnice.

4.4 Katera koli zadeva tipa 4 bi se morala rešiti tako, da je to zadovoljivo za nacionalni varnostni organ, in po potrebi voditi do posodobitve dokumentacije, preden se lahko izda varnostno pooblastilo.

4.5 Preučitev preostalih pomislekov se lahko preloži na čas nadzora, ali pa se v dogovoru s prosilcem sprejmejo ukrepi, ki temeljijo na njegovem predlogu za posodobitev dokumentacije, ali oboje. V takem primeru se uradna rešitev zadeve izvede po izdaji varnostnega pooblastila.

4.6 Nacionalni varnostni organ bi moral pri presojanju resnosti posamezne ugotovljene zadeve zagotavljati preglednost.

4.7 Pri opredelitvi zadeve iz točke 33 bi nacionalni varnostni organ moral biti natančen in bi prosilcu moral pojasniti, kakšna raven podrobnosti se pričakuje v odgovoru. V ta namen bi nacionalni varnostni organ moral izvesti naslednje korake:

(a) natančno navesti ustrezne zahteve sistema upravljanja varnosti in priglašene nacionalne predpise ter prosilcu pojasniti ugotovljene zadeve;

(b) opredeliti ustrezni del povezanih uredb in predpisov;

(c) navesti, zakaj določena zahteva sistema upravljanja varnosti ali priglašeni nacionalni predpis, vključno z morebitno povezano zakonodajo, nista izpolnjena;

(d) se dogovoriti s prosilcem, da sprejme dodatne obveze ter predloži dokumente in kakršne koli druge dodatne informacije, kot jih zahteva raven podrobnosti zahtev sistema upravljanja varnosti ali priglašeni nacionalni predpis;

(e) navesti rok za uskladitev, ki je razumen in sorazmeren s težavnostjo zagotovitve zahtevanih informacij, ter se o njem dogovoriti s prosilcem.

4.8 Na podlagi uporabe člena 12(3) Direktive (EU) 2016/798 velja, da bi se v primeru, da prosilec močno zamuja pri zagotavljanju zahtevanih informacij, nacionalni varnostni organ moral odločiti, da podaljša rok za odgovor prosilca ali pa po obvestilu zavrne vlogo.

4.9 Rok za sprejetje odločitve o izdaji varnostnega pooblastila se lahko podaljša do predložitve zahtevanih informacij, na podlagi odločitve nacionalnega varnostnega organa in v dogovoru s prosilcem samo v naslednjih primerih:

(a) zadeve tipa 1, ki, obravnavane posamično ali skupaj, preprečujejo nadaljevanje ocenjevanja ali njegovih delov;

(b) zadeve tipa 4 ali več vrst zadev tipa 3, ki se lahko, obravnavane skupaj, spremenijo v zadevo tipa 4 in preprečijo izdajo varnostnega pooblastila.

4.10 Pisni odgovori prosilca bi se morali šteti za zadovoljive, če zadostujejo za odpravo izraženih pomislekov in dokaz, da bodo njegove predlagane ureditve izpolnjevale ustrezna merila ali priglašene nacionalne predpise.

4.11 Če se odgovor šteje za nezadovoljiv, bi bilo treba natančno pojasniti, zakaj je tako, ter opredeliti dodatne informacije ali pojasnila, ki se zahtevajo od prosilca, da bi bil odgovor zadovoljiv.

4.12 Če se pojavijo pomisleki, da bi bila vloga lahko zavrnjena ali da bo za sprejetje odločitve potrebnega več časa, kot dopušča rok za oceno, lahko nacionalni varnostni organ razmisli o uvedbi ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih.

4.13 Če se ugotovi, da vloga izpolnjuje vse zahteve ali da ni verjeten nadaljnji napredek pri zagotavljanju zadovoljivih odgovorov v zvezi z nerešenimi zadevami, bi moral nacionalni varnostni organ zaključiti ocenjevanje z naslednjimi koraki:

(a) navedbo, ali so izpolnjena vsa merila oziroma ali še vedno obstajajo nerešene zadeve;

(b) opredelitvijo morebitnih pomislekov;

(c) opredelitvijo morebitnih omejitev ali pogojev uporabe, ki se vključijo v varnostno pooblastilo;

(d) poročanjem o nadaljnjem spremljanju pomembnih neskladnosti, ugotovljenih med nadzornimi dejavnostmi iz člena 5 Delegirane uredbe (EU) 2018/761, kjer je to potrebno;

(e) zagotovitvijo, da je bil postopek ocenjevanja skladnosti pravilno uporabljen;

(f) pripravo rezultatov ocene, vključno s povzetki ugotovitev in po potrebi mnenjem v zvezi z izdajo varnostnega pooblastila.

4.14 Nacionalni varnostni organ bi moral evidentirati in pisno utemeljiti vse ugotovitve in presoje, da bi olajšal postopek dajanja zagotovil in postopek odločanja ter pomagal pri morebitni pritožbi zoper odločitev o tem, ali se varnostno pooblastilo izda ali ne izda.

5. ODLOČANJE

5.1 Na podlagi ugotovitev zaključenega ocenjevanja bi bilo treba sprejeti odločitev o izdaji varnostnega pooblastila ali zavrnitvi vloge. Če se izda varnostno pooblastilo, se lahko opredelijo nekateri pomisleki. Varnostno pooblastilo se ne izda, če je ugotovljena katera koli zadeva tipa 4, ki med ocenjevanjem ni rešena.

5.2 Nacionalni varnostni organ se lahko odloči, da bo omejil področje uporabe varnostnega pooblastila z določitvijo omejitev ali pogojev uporabe, če take omejitve ali pogoji uporabe odpravljajo katero koli zadevo tipa 4, ki bi preprečila izdajo varnostnega pooblastila. Varnostno pooblastilo bi bilo na zahtevo prosilca treba posodobiti po odpravi vseh pomislekov v njegovi dokumentaciji.

5.3 Prosilca bi bilo treba obvestiti o odločitvi nacionalnega varnostnega organa, vključno z rezultati ocene, in, če je to ustrezno, se izda varnostno pooblastilo.

5.4 Če se vloga zavrne ali če varnostno pooblastilo vsebuje omejitve ali pogoje uporabe, ki se razlikujejo od tistih, navedenih v vlogi, bi nacionalni varnostni organ moral o tem obvestiti prosilca, pri čemer navede razloge za odločitev, in ga seznaniti s postopkom za vložitev zahtevka za pregled ali pritožbe zoper odločitev.

6. ZAKLJUČEVANJE OCENJEVANJA

6.1 Nacionalni varnostni organ bi moral dokončati upravni postopek zaključevanja ocenjevanja z zagotovitvijo, da so vsi dokumenti in zapisi pregledani, organizirani in arhivirani. Za stalno izboljševanje postopka bi nacionalni varnostni organ moral navesti pretekle informacije in pridobljena spoznanja za uporabo pri prihodnjih ocenah.

7. POSEBNE DOLOČBE ZA PODALJŠANJE VARNOSTNEGA POOBLASTILA

7.1 Varnostno pooblastilo se lahko na zahtevo prosilca podaljša pred iztekom njegove veljavnosti, da se zagotovi kontinuiteta pooblastil.

7.2 V primeru vloge za podaljšanje bi nacionalni varnostni organ moral preveriti podrobnosti sprememb dokazil, predloženih v prejšnji vlogi, in preučiti rezultate preteklih nadzornih dejavnosti iz člena 5 Delegirane uredbe (EU) 2018/761, da se prednostno razvrstijo ali določijo ustrezne zahteve sistema upravljanja varnosti in priglašeni nacionalni predpisi, na podlagi katerih se oceni vloga za podaljšanje.

7.3 Nacionalni varnostni organ bi moral na podlagi ravni predlaganih sprememb sprejeti ustrezen pristop k ponovnemu ocenjevanju.

8. POSEBNE DOLOČBE ZA POSODOBITEV VARNOSTNEGA POOBLASTILA

8.1 Varnostno pooblastilo se posodobi, kadar je bila predlagana bistvena sprememba infrastrukture, signalizacije, kakršne koli oskrbe z energijo, ki se uporablja v zvezi z infrastrukturo, ali načel za delovanje ali vzdrževanje take infrastrukture, signalizacije ali oskrbe z energijo v skladu s členom 12(2) Direktive (EU) 2016/798.

8.2 Če namerava upravljavec infrastrukture, ki ima varnostno pooblastilo, izvesti katero koli spremembo iz točke 8.1, o tem nemudoma obvesti nacionalni varnostni organ.

8.3 Po obvestilu s strani upravljavca infrastrukture, kot je določeno v točki 8.2, nacionalni varnostni organ:

(a) preveri, ali je sprememba, ki se nanaša na kakršno koli morebitno vlogo, jasno opisana in ali so ocenjena morebitna varnostna tveganja;

(b) se z upravljavcem infrastrukture pogovori o potrebi po posodobitvi varnostnega pooblastila.

8.4 Nacionalni varnostni organ lahko pri prosilcu opravi nadaljnje poizvedbe. Če se nacionalni varnostni organ strinja, da predlagana sprememba ni bistvena, pisno obvesti prosilca, da posodobitev ni potrebna, pri čemer vodi evidenco odločitve za evidentirano dokumentacijo.

8.5 V primeru vloge za posodobitev bi nacionalni varnostni organ moral:

(a) preveriti podrobnosti sprememb dokazov, predloženih v prejšnji vlogi, na podlagi katerih je bilo izdano veljavno varnostno pooblastilo;

(b) preučiti rezultate preteklih nadzornih dejavnosti iz člena 5 Delegirane uredbe (EU) 2018/761 in zlasti zadeve, ki se nanašajo na sposobnost prosilca, da učinkovito izvaja in spremlja svoj postopek upravljanja sprememb;

(c) za oceno vloge za posodobitev dati prednost ustreznim zahtevam sistema upravljanja varnosti in priglašenim nacionalnim predpisom ter se osredotočati nanje.

8.6 Nacionalni varnostni organ bi moral na podlagi ravni predlaganih sprememb sprejeti ustrezen pristop k ponovnemu ocenjevanju.

8.7 Zaradi vloge za posodobitev varnostnega pooblastila, predložene nacionalnemu varnostnemu organu, se ne podaljša obdobje njegove veljavnosti.

8.8 Nacionalni varnostni organ bi se na zahtevo prosilca moral odločiti, ali je treba varnostno pooblastilo posodobiti, če bodo pogoji, pod katerimi je bilo izdano, spremenjeni, ne da bi to vplivalo na infrastrukturo, signalizacijo, kakršno koli oskrbo z energijo, ki se uporablja v zvezi z infrastrukturo, ali na načela za delovanje ali vzdrževanje take infrastrukture, signalizacije ali oskrbe z energijo.