SKLEP UPRAVNEGA ODBORA št. 5/2020

z dne 21. oktobra 2020

o notranjih pravilih glede omejitev nekaterih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v okviru delovanja Agencije Evropske unije za varnost v letalstvu

UPRAVNI ODBOR AGENCIJE EVROPSKE UNIJE ZA VARNOST V LETALSTVU JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (1) in zlasti člena 25 Uredbe,

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2018/1139 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 4. julija 2018 o skupnih pravilih na področju civilnega letalstva in ustanovitvi Agencije Evropske unije za varnost v letalstvu ter spremembi uredb (ES) št. 2111/2005, (ES) št. 1008/2008, (EU) št. 996/2010, (EU) št. 376/2014 ter direktiv 2014/30/EU in 2014/53/EU Evropskega parlamenta in Sveta ter razveljavitvi uredb (ES) št. 552/2004 in (ES) št. 216/2008 Evropskega parlamenta in Sveta ter Uredbe Sveta (EGS) št. 3922/91 (2) in zlasti člena 132 Uredbe,

ob upoštevanju poslovnika Upravnega odbora Agencije Evropske unije za varnost v letalstvu,

po posvetovanju z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov,

po seznanitvi odbora uslužbencev,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Agencija Evropske unije za varnost v letalstvu (EASA) je pooblaščena za izvajanje upravnih preiskav, preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov začasne odstranitve z delovnega mesta v skladu s Kadrovskimi predpisi za uradnike Evropske unije in Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, določenih z Uredbo Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (kadrovski predpisi) (3), ter Sklepom št. 2011/216/E izvršnega direktorja EASA z dne 16. decembra 2011 o sprejetju izvedbenih določb v zvezi z izvajanjem upravnih preiskav in disciplinskih postopkov. Če je potrebno, o primerih obvesti tudi OLAF.

(2) Uslužbenci EASA morajo prijaviti morebitne nezakonite dejavnosti, vključno z goljufijami in korupcijo, ki škodijo interesom Unije. Prijaviti morajo tudi ravnanje v zvezi z opravljanjem poklicnih nalog, ki lahko pomeni hudo kršenje obveznosti uradnikov Unije. To ureja Sklep kolegija EASA 15-2018 z dne 14. decembra 2018.

(3) EASA je vzpostavil politiko preprečevanja in učinkovite obravnave dejanskih ali morebitnih primerov psihološkega ali spolnega nadlegovanja na delovnem mestu, kot je določena v Sklepu EASA št. 2008/180/A izvršnega direktorja EASA z dne 5. avgusta 2009 za sprejetje izvedbenih ukrepov na podlagi kadrovskih predpisov.

(4) Sklep določa neformalni postopek, po katerem se lahko domnevna žrtev nadlegovanja obrne na „zaupne“ svetovalce v EASA.

(5) EASA lahko opravlja tudi preiskave morebitnih kršitev varnostnih predpisov za varovanje tajnih podatkov Evropske unije na podlagi Sklepa EASA št. 2020/010/ED izvršnega direktorja EASA z dne 17. februarja 2020 o sprejetju varnostnih predpisov EASA o varovanju tajnih podatkov Evropske unije.

(6) Delovanje EASA je predmet notranjih in zunanjih revizij.

(7) V okviru takih upravnih preiskav, revizij in drugih preiskav EASA sodeluje z drugimi institucijami, organi, uradi in agencijami Unije.

(8) EASA lahko sodeluje z nacionalnimi organi tretjih držav in mednarodnimi organizacijami bodisi na njihovo zahtevo ali na svojo pobudo.

(9) EASA lahko sodeluje tudi z javnimi organi držav članic EU bodisi na njihovo zahtevo ali na svojo pobudo.

(10) EASA je vključen v postopke pred Sodiščem Evropske unije, kadar zadevo predloži Sodišču, zagovarja odločitev, ki jo je sprejel in je bila izpodbijana pred Sodiščem, ali se pridruži postopku, pomembnemu za njegove naloge. V zvezi s tem mora EASA morda ohraniti zaupnost osebnih podatkov iz dokumentov, ki jih pridobijo stranke ali intervenienti.

(11) EASA je pooblaščen za izvajanje pregledov, drugih dejavnosti spremljanja in preiskav v skladu s členom 75(2)(e) Uredbe (EU) 2018/1139.

(12) EASA je pooblaščen za izvajanje preiskav v zvezi z informacijsko-tehnološko varnostjo, ki se izvajajo interno ali z zunanjim sodelovanjem (npr. CERT-EU) v skladu s členom 75(2)(d) Uredbe (EU) 2018/1139.

(13) Pooblaščena oseba za varstvo podatkov EASA (OVP) je pooblaščena za obdelavo notranjih in zunanjih pritožb v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) 2018/1725 („Uredba“).

(14) EASA za opravljanje svojih nalog zbira in obdeluje informacije in več kategorij osebnih podatkov, vključno z identifikacijskimi podatki posameznikov, kontaktnimi podatki, poklicnimi vlogami in nalogami, informacijami o zasebnem in poklicnem ravnanju in uspešnosti ter finančnimi podatki. EASA deluje kot upravljavec podatkov.

(15) V skladu z Uredbo mora zato EASA posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, zagotavljati informacije o navedenih dejavnostih obdelave ter spoštovati njihove pravice, ki jih imajo kot posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki.

(16) EASA mora morda navedene pravice uskladiti s cilji upravnih preiskav, revizij, drugih preiskav in sodnih postopkov. Morda mora tudi uravnotežiti pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, s temeljnimi pravicami in svoboščinami drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. V ta namen člen 25 Uredbe omogoča EASA, da pod strogimi pogoji omeji uporabo členov 14 do 22, 35 in 36 Uredbe ter njenega člena 4, če njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 20. Če omejitve niso določene v pravnem aktu, sprejetem na podlagi Pogodb, je treba sprejeti notranja pravila, v skladu s katerimi lahko EASA omeji navedene pravice.

(17) EASA mora morda na primer omejiti informacije, ki jih zagotavlja posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, o obdelavi njegovih osebnih podatkov v fazi predhodne ocene upravne preiskave ali med preiskavo samo, pred morebitno zavrnitvijo zadeve ali v fazi preddisciplinskega postopka. V nekaterih okoliščinah lahko zagotavljanje takih informacij resno vpliva na sposobnost EASA za učinkovito izvedbo preiskave, kadar na primer obstaja tveganje, da bi lahko zadevna oseba uničila dokaze ali vplivala na morebitne priče pred njihovim zaslišanjem. EASA mora morda tudi zaščititi pravice in svoboščine prič in drugih vpletenih oseb.

(18) Morda je treba zaščititi anonimnost priče ali prijavitelja nepravilnosti, ki sta zahtevala, da se njuna identiteta ne razkrije. EASA se v tem primeru lahko odloči za omejitev dostopa do identitete, izjav in drugih osebnih podatkov takih oseb, da zaščiti njihove pravice in svoboščine.

(19) Morda je treba zaščititi zaupne informacije o uslužbencu, ki se je obrnil na zaupne svetovalce EASA v postopku prijave nadlegovanja. EASA mora morda v takih primerih omejiti dostop do identitete, izjav in drugih osebnih podatkov domnevne žrtve, domnevnega nadlegovalca in drugih vpletenih, da zaščiti pravice in svoboščine vseh vpletenih.

(20) EASA bi moral uporabljati omejitve samo, če te upoštevajo bistvo temeljnih pravic in svoboščin ter so nujno potreben in sorazmeren ukrep v demokratični družbi. EASA bi moral navedene omejitve utemeljiti.

(21) EASA bi moral na podlagi načela odgovornosti voditi evidenco o svoji uporabi omejitev.

(22) Pri obdelavi osebnih podatkov, izmenjanih z drugimi organizacijami v okviru nalog EASA, bi se morali EASA in navedene organizacije medsebojno posvetovati o morebitnih razlogih za uvedbo omejitev ter o nujnosti in sorazmernosti navedenih omejitev, razen če bi to ogrozilo delovanje EASA.

(23) Člen 25(6) Uredbe zavezuje upravljavca podatkov, da posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvesti o glavnih razlogih, ki so podlaga za uporabo omejitve, in o njihovi pravici do vložitve pritožbe pri ENVP.

(24) V skladu s členom 25(8) Uredbe EASA lahko preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij o razlogih za uporabo omejitve posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, če bi se s tem kakor koli izničil učinek omejitve. EASA bi moral za vsak primer posebej oceniti, ali bi sporočilo o omejitvi izničilo njen učinek.

(25) EASA bi moral omejitev odpraviti takoj, ko pogoji, ki jo upravičujejo, ne veljajo več, in navedene pogoje redno ocenjevati.

(26) Za zagotovitev čim večje zaščite pravic in svoboščin posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter v skladu s členom 44(1) Uredbe, bi se bilo treba s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pravočasno posvetovati o vsaki omejitvi, ki bi se lahko uporabila, in preveriti njeno skladnost s tem sklepom.

(27) Člena 16(5) in 17(4) Uredbe določata izjeme od pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do obveščenosti in do dostopa. Če se uporabljata navedeni izjemi, EASA ni treba uporabljati omejitve na podlagi tega sklepa –

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1 Predmet urejanja in področje uporabe 1. Ta sklep določa pravila v zvezi s pogoji, pod katerimi lahko EASA v skladu s členom 25 Uredbe omeji uporabo členov 4, 14 do 22, 35 in 36. 2. EASA kot upravljavca zastopa njegov izvršni direktor.

Člen 2 Omejitve 1. EASA lahko omeji uporabo členov 14 do 22, 35 in 36 ter člena 4 navedene uredbe, če njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 20: (a) v skladu s členom 25(1) (b), (c), (f), (g) in (h) Uredbe pri izvajanju upravnih preiskav, preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov začasne odstranitve z delovnega mesta v skladu s členom 86 in Prilogo IX h kadrovskim predpisom ter Sklepu št. 2011/216/E izvršnega direktorja EASA z dne 16. decembra 2011 ter pri prijavi primerov uradu OLAF; (b) v skladu s členom 25(1)(h) Uredbe pri zagotavljanju, da lahko njegovi uslužbenci prijavijo dejstva zaupno, kadar menijo, da obstajajo hude nepravilnosti, kot je določeno v Sklepu upravnega odbora EASA 15-2018 z dne 14. decembra 2018; (c) v skladu s členom 25(1)(h) Uredbe pri zagotavljanju, da lahko njegovi uslužbenci poročajo zaupnim svetovalcem v okviru postopka prijave nadlegovanja, kot je opredeljeno v Sklepu št. 2008/180/A izvršnega direktorja EASA z dne 5. avgusta 2009; (d) v skladu s členom 25(1) (b), (c), (d), (f), (g) in (h) pri opravljanju preiskav morebitnih kršitev varnostnih predpisov za varovanje tajnih podatkov Evropske unije na podlagi Sklepa EASA št. 2020/010/ED izvršnega direktorja EASA z dne 17. februarja 2020 o sprejetju varnostnih predpisov EASA o varovanju tajnih podatkov Evropske unije; (e) v skladu s členom 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe pri izvajanju notranjih revizij v zvezi z delovanjem ali oddelki EASA; (f) v skladu s členom 25(1)(c), (d), (g) in (h) Uredbe pri zagotavljanju ali prejemanju pomoči od drugih institucij, organov, uradov in agencij Unije ali pri sodelovanju z njimi v okviru dejavnosti iz točk (a) do (d) tega odstavka ter v skladu z zadevnimi sporazumi o ravni storitev, memorandumi o soglasju in sporazumi o sodelovanju; (g) v skladu s členom 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe pri zagotavljanju ali prejemanju pomoči od nacionalnih organov tretjih držav in mednarodnih organizacij ali pri sodelovanju s takimi organi in organizacijami bodisi na njihovo zahtevo ali na svojo pobudo; (h) v skladu s členom 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe pri zagotavljanju ali prejemanju pomoči od javnih organov držav članic EU ali pri sodelovanju z njimi bodisi na njihovo zahtevo ali na svojo pobudo; (i) v skladu s členom 25(1)(e) Uredbe pri obdelovanju osebnih podatkov iz dokumentov, ki jih pridobijo stranke ali intervenienti v okviru postopkov pred Sodiščem Evropske unije; (j) v skladu s členom 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe pri obdelavi osebnih podatkov med izvajanjem pregledov, drugih dejavnosti spremljanja in preiskav v skladu s členom 75(2)(e) Uredbe (EU) 2018/1139; (k) v skladu s členom 25(1) (b), (c), (d), (f), (g) in (h) Uredbe pri obdelavi osebnih podatkov med izvajanjem preiskav v zvezi z informacijsko-tehnološko varnostjo, ki se izvajajo interno ali z zunanjim sodelovanjem (npr. CERT-EU) v skladu s členom 75(2)(d) Uredbe (EU) 2018/1139. 2. V skladu s členom 25(1) (b), (c), (f), (g) in (h) Uredbe lahko DPO omeji uporabo členov 14 do 22, 35 in 36 ter člena 4 navedene uredbe, če njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 20 med obdelovanjem notranjih in zunanjih pritožb, izvajanjem notranjih revizij in preiskav v skladu s členom 45(2) Uredbe. 3. Pri vseh omejitvah je treba spoštovati bistvo temeljnih pravic in svoboščin, omejitve pa morajo biti nujen in sorazmeren ukrep v demokratični družbi. 4. Pred uporabo omejitev se za vsak primer posebej opravi preskus nujnosti in sorazmernosti. Omejitve morajo biti omejene na to, kar je nujno potrebno za doseganje njihovih ciljev. 5. Za namene odgovornosti EASA sestavi zapisnik, v katerem opiše veljavne razloge za omejitve, kateri razlogi iz odstavka 1 veljajo, ter rezultat preskusa nujnosti in sorazmernosti. Ti zapisniki so del evidence, ki se na zahtevo da na voljo ENVP. EASA pripravlja periodična poročila o uporabi člena 25 Uredbe. 6. Pri obdelavi osebnih podatkov, prejetih od drugih organizacij v okviru nalog, bi se morali EASA in navedene organizacije posvetovati o morebitnih razlogih za uvedbo omejitev ter o nujnosti in sorazmernosti zadevnih omejitev, razen če bi to ogrozilo delovanje EASA.

Člen 3 Tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki 1. Ocena tveganj uvedbe omejitev za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in podrobnosti o obdobju uporabe teh omejitev se zabeležijo v evidenci dejavnosti obdelave, ki jo EASA vodi v skladu s členom 31 Uredbe. Zabeležijo se tudi v vsaki oceni učinka v zvezi z varstvom podatkov, opravljeni v zvezi z navedenimi omejitvami v skladu s členom 39 Uredbe. 2. EASA pri presoji nujnosti in sorazmernosti omejitve upošteva morebitna tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

Člen 4 Zaščitni ukrepi in obdobje hrambe 1. Za preprečevanje zlorabe osebnih podatkov, za katere se uporabljajo ali bi se lahko uporabljale omejitve, nezakonitega dostopa do njih ali njihovega nezakonitega prenosa EASA izvaja zaščitne ukrepe. Ti zaščitni ukrepi vključujejo tehnične in organizacijske ukrepe ter so po potrebi podrobno opisani v notranjih sklepih, postopkih in izvedbenih pravilih EASA. Zaščitni ukrepi vključujejo: (a) jasno opredelitev vlog, odgovornosti in postopkovnih korakov; (b) če je smiselno, varno elektronsko okolje, ki nepooblaščenim osebam preprečuje nezakonit ali nenameren dostop do elektronskih podatkov ali njihov prenos; (c) če je smiselno, varno hrambo in obdelavo papirnih dokumentov; (d) ustrezno spremljanje omejitev in redni pregled njihove uporabe. Pregledi iz točke (d) se opravijo vsaj vsakih šest mesecev. 2. Omejitve se odpravijo takoj, ko okoliščine, ki jih upravičujejo, ne veljajo več. 3. Osebni podatki se hranijo v skladu z veljavnimi pravili EASA o hrambi podatkov, ki se opredelijo v evidenci o varstvu podatkov, ki se vodi v skladu s členom 31 Uredbe. Ob koncu obdobja hrambe se osebni podatki izbrišejo, anonimizirajo ali prenesejo v arhive v skladu s členom 13 Uredbe.

Člen 5 Vključitev pooblaščene osebe za varstvo podatkov 1. Kadar se pravice subjektov, na katere se nanašajo osebni podatki, omejijo v skladu s tem sklepom, se brez nepotrebnega odlašanja obvesti pooblaščeno osebo za varstvo podatkov ki se ji da dostop do povezanih evidenc in dokumentov, ki se nanašajo na dejansko stanje ali pravni okvir. 2. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko zahteva pregled uporabe omejitve. EASA pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pisno obvesti o rezultatu pregleda. 3. EASA dokumentira vključitev pooblaščene osebe za varstvo podatkov v uporabo omejitev, med drugim tudi, katere informacije se ji dajo na voljo.

Člen 6 Obveščanje posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, o omejitvah njihovih pravic 1. EASA v obvestila o varstvu podatkov, objavljena na njegovem spletnem mestu/intranetu, vključi oddelek, ki posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, zagotavlja splošne informacije o možnosti za omejitev njihovih pravic v skladu s členom 2(1). Informacije zajemajo navedbo pravic, ki se lahko omejijo, razloge za morebitno uporabo omejitev in njihovo morebitno trajanje. 2. EASA posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, posamično pisno in brez nepotrebnega odlašanja obvesti o omejitvah njihovih pravic, ki se ali se bodo uporabljale. EASA posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvesti o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve, njegovi pravici, da se posvetuje s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov glede izpodbijanja omejitve, in njegovi pravici, da vloži pritožbo pri ENVP. 3. EASA lahko preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij o razlogih za omejitev in pravici do vložitve pritožbe pri ENVP, vse dokler bi se s tem izničil učinek omejitve. Za vsak primer posebej se oceni, ali bi bilo to upravičeno. EASA obvesti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, takoj ko se s tem ne bi več izničil učinek omejitve.

Člen 7 Sporočilo posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, o kršitvi varnosti osebnih podatkov 1. Kadar za EASA velja obveznost sporočanja kršitev varnosti osebnih podatkov v skladu s členom 35(1) Uredbe, ta lahko v izjemnih okoliščinah v celoti ali delno omeji tako sporočilo. V zaznamku dokumentira razloge za omejitev, njeno pravno podlago v skladu s členom 2 ter oceno njene nujnosti in sorazmernosti. Zaznamek sporoči ENVP takrat, ko o kršitvi obvesti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. 2. Kadar razlogi za omejitev ne veljajo več, EASA posreduje sporočilo o kršitvi osebnih podatkov zadevnemu posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, ter ga obvesti o glavnih razlogih za omejitev in njegovi pravici, da vloži pritožbo pri ENVP.

Člen 8 Zaupnost elektronskih sporočil 1. EASA lahko v izjemnih okoliščinah omeji pravico do zaupnosti elektronskih sporočil na podlagi člena 36 Uredbe. Take omejitve morajo biti v skladu z Direktivo 2002/58/ES Evropskega parlamenta in Sveta (4). 2. Kadar EASA omejuje pravico do zaupnosti elektronskih sporočil, mora zadevnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v svojem odgovoru na njegovo zahtevo obvestiti o glavnih razlogih, na katerih temelji uporaba omejitve, in o njegovi pravici, da vloži pritožbo pri ENVP. 3. EASA lahko preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij o razlogih za omejitev in pravici do vložitve pritožbe pri ENVP, vse dokler bi se s tem izničil učinek omejitve. Za vsak primer posebej se oceni, ali bi bilo to upravičeno.

Člen 9 Začetek veljavnosti Ta sklep začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

V Varšavi, 21. oktobra 2020 Piotr SAMSON predsednik upravnega odbora

(1) UL L 295, 21.11.2018, str. 39.

(2) UL L 212, 22.8.2018, str. 1.

(3) Uredba Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 z dne 29. februarja 1968 o določitvi Kadrovskih predpisov za uradnike in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti ter uvedbi posebnih ukrepov, začasno veljavnih za uradnike Komisije (UL L 56, 4.3.1968, str. 1).

(4) Direktiva 2002/58/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. julija 2002 o obdelavi osebnih podatkov in varstvu zasebnosti na področju elektronskih komunikacij (Direktiva o zasebnosti in elektronskih komunikacijah) (UL L 201, 31.7.2002, str. 37).