SL Uradni list Evropske unije L 60/1

IZVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) 2015/341

z dne 20. februarja 2015

o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe (EU) št. 223/2014 Evropskega parlamenta in Sveta v zvezi z vzorci za predložitev nekaterih informacij Komisiji

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) št. 223/2014 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. marca 2014 o Skladu za evropsko pomoč najbolj ogroženim (1) ter zlasti člena 35(7), člena 41(4) in člena 49(3) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Izvedbena uredba Komisije (EU) št. 463/2014 (2) vsebuje določbe za predložitev programov. Da se zagotovi izvajanje programov, ki se financirajo iz Sklada za evropsko pomoč najbolj ogroženim (v nadaljnjem besedilu: Sklad), je treba določiti nadaljnje določbe za uporabo Uredbe (EU) št. 223/2014. Da se omogoči celovit pregled nad navedenimi določbami ter dostop do njih, bi bilo treba navedene določbe navesti v enem izvedbenem aktu.

(2) Za večjo učinkovitost in preglednost pri izvajanju programov, ki se financirajo iz Sklada, bi bilo treba določiti vzorec zahtevkov za plačilo in vzorec za računovodske izkaze za operativne programe.

(3) Iz enakega razloga bi bilo treba določiti tudi vzorec za opis vzpostavljenih nalog in postopkov za organ upravljanja in po potrebi organ za potrjevanje ter vzorec za poročilo in mnenje neodvisnega revizijskega organa. V vzorcih bi morale biti določene tehnične značilnosti vsakega polja v sistemu elektronske izmenjave podatkov. Ker bodo navedeni vzorci podlaga za razvoj sistema elektronske izmenjave podatkov iz člena 30(4) Uredbe (EU) št. 223/2014, bi morali določati tudi, kako se bodo podatki o upravičenih izdatkih vnašali v ta sistem za elektronsko izmenjavo informacij.

(4) Ta uredba bi morala spoštovati temeljne pravice in načela, priznana z Listino Evropske unije o temeljnih pravicah, ter zlasti pravico do varstva osebnih podatkov. Zato bi bilo treba to uredbo uporabljati v skladu s temi pravicami in načeli. V zvezi z obdelavo osebnih podatkov v državah članicah se uporablja Direktiva 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta (3). V zvezi z obdelavo osebnih podatkov v institucijah in organih Unije ter prostim pretokom takih podatkov se uporablja Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (4).

(5) Ukrepi iz te uredbe so v skladu z mnenjem Odbora za Sklad za evropsko pomoč najbolj ogroženim –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Vzorec za opis vzpostavljenih nalog in postopkov za organ upravljanja in organ za potrjevanje

1. Opis vzpostavljenih nalog in postopkov za organ upravljanja ter po potrebi organ za potrjevanje se pripravi v skladu z vzorcem iz Priloge I k tej uredbi.

2. Kadar se za več operativnih programov, sofinanciranih iz Sklada, uporablja skupni sistem, se lahko pripravi en sam opis nalog in postopkov iz odstavka 1.

Člen 2

Vzorec za poročilo neodvisnega revizijskega organa

1. Revizijsko poročilo neodvisnega revizijskega organa iz člena 35(2) Uredbe (EU) št. 223/2014 se pripravi v skladu z vzorcem iz Priloge II k tej uredbi.

2. Kadar se za več operativnih programov, sofinanciranih iz Sklada, uporablja skupni sistem, se lahko pripravi eno samo revizijsko poročilo iz odstavka 1.

Člen 3

Vzorec za mnenje neodvisnega revizijskega organa

1. Mnenje neodvisnega revizijskega organa iz člena 35(2) Uredbe (EU) št. 223/2014 se pripravi v skladu z vzorcem iz Priloge III k tej uredbi.

2. Kadar se za več operativnih programov, sofinanciranih iz Sklada, uporablja skupni sistem, se lahko pripravi eno samo mnenje iz odstavka 1.

Člen 4

Vzorec zahtevka za plačilo

Zahtevek za plačilo iz člena 41(4) Uredbe (EU) št. 223/2014 se pripravi v skladu z vzorcem iz Priloge IV k tej uredbi.

Člen 5

Vzorec za računovodske izkaze

Računovodski izkazi iz člena 49(1) Uredbe (EU) št. 223/2014 se predložijo Komisiji v skladu z vzorcem iz Priloge V k tej uredbi.

Člen 6

Začetek veljavnosti

Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah. V Bruslju, 20. februarja 2015 Za Komisijo Predsednik Jean-Claude JUNCKER

(1) UL L 72, 12.3.2014, str. 1.

(2) Izvedbena uredba Komisije (EU) št. 463/2014 z dne 5. maja 2014 o določitvi pogojev, ki se uporabljajo za sistem elektronske izmenjave podatkov med državami članicami in Komisijo, v skladu z Uredbo (EU) št. 223/2014 Evropskega parlamenta in Sveta o Skladu za evropsko pomoč najbolj ogroženim (UL L 134, 7.5.2014, str. 32).

(3) Direktiva Evropskega parlamenta in Sveta 95/46/ES z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 281, 23.11.1995, str. 31).

(4) Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 8, 12.1.2001, str. 1).

PRILOGA I Vzorec za opis vzpostavljenih nalog in postopkov za organ upravljanja in organ za potrjevanje 1. SPLOŠNO 1.1 Informacije predložil(-a, -o): — država članica [ime], — naslov programa in št. CCI: (operativni programi, podprti v okviru Sklada za evropsko pomoč najbolj ogroženim, ki jih obravnava organ upravljanja/organ za potrjevanje, pri skupnem sistemu upravljanja in nadzora), — ime glavne kontaktne točke, vključno z e-naslovom: (organ, odgovoren za opis). 1.2 Predložene informacije opisujejo stanje z dne: (dd. mm. llll) 1.3 Struktura sistema (splošne informacije in diagram poteka s prikazom organizacijskega odnosa med organi, vključenimi v sistem upravljanja in nadzora) 1.3.1 Organ upravljanja (ime, naslov in kontaktna točka pri organu upravljanja): Navedite, ali je organ upravljanja imenovan tudi za organ za potrjevanje v skladu s členom 31(3) Uredbe (EU) št. 223/2014. 1.3.2 Organ za potrjevanje (ime, naslov in kontaktna točka pri organu za potrjevanje). 1.3.3 Posredniški organi (ime, naslov in kontaktne točke pri posredniških organih). 1.3.4 Če se uporablja člen 31(5) Uredbe (EU) št. 223/2014, navedite, kako je zagotovljeno načelo ločevanja nalog med revizijskim organom in organom upravljanja/organom za potrjevanje. 2. ORGAN UPRAVLJANJA 2.1 Organ upravljanja in njegove glavne naloge 2.1.1 Status organa upravljanja (nacionalni javni organ ali telo) in organ, kateremu pripada. 2.1.2 Podroben opis nalog, ki jih neposredno opravlja organ upravljanja. Če organ upravljanja poleg tega opravlja tudi naloge organa za potrjevanje, opis, kako je zagotovljeno ločevanje nalog. 2.1.3 Podroben opis nalog, ki jih organ upravljanja formalno prenese v skladu s členom 31(6) in (7) Uredbe (EU) št. 223/2014, navedba posredniških organov in oblika prenosa (ob poudarku, da je organ upravljanja v celoti odgovoren za prenesene naloge). Sklic na relevantne dokumente (pravne akte s pooblastili, sporazume). 2.1.4 Opis postopkov za zagotavljanje učinkovitih in sorazmernih ukrepov za preprečevanje goljufij ob upoštevanju ugotovljenih tveganj, vključno s sklicem na izvedeno oceno tveganja (člen 32(4)(c) Uredbe (EU) št. 223/2014). 2.2 Organiziranost in postopki organa upravljanja 2.2.1 Organizacijska shema in podroben opis nalog enot (vključno z načrtom za dodelitev zadostnih, ustrezno usposobljenih človeških virov). Te informacije zajemajo tudi posredniške organe, na katere so bile prenesene nekatere naloge. 2.2.2 Okvir za izvajanje ustreznega postopka obvladovanja tveganja, kadar je to potrebno, zlasti pa v primeru večjih sprememb sistema upravljanja in nadzora. 2.2.3 Opis naslednjih postopkov (opis se osebju organa upravljanja in posredniških organov zagotovi v pisni obliki; datum in sklic): 2.2.3.1 Postopki, s katerimi se podpira delo odbora za spremljanje, ustanovljenega v skladu s členom 11(1) Uredbe (EU) št. 223/2014, če je organ upravljanja odgovoren za upravljanje operativnega programa socialnega vključevanja („OP II“). 2.2.3.2 Postopki za sistem, s katerim se računalniško zbirajo, beležijo in shranjujejo podatki o posameznih operacijah, ki so potrebni za spremljanje, vrednotenje, finančno upravljanje, preverjanje in revizijo, če je primerno vključno s podatki o posameznih udeležencih in po potrebi z razčlenitvijo podatkov o kazalnikih po spolu. 2.2.3.3 Postopki za nadzor nalog, ki jih organ upravljanja formalno prenese na podlagi člena 31(6) in (7) Uredbe (EU) št. 223/2014. 2.2.3.4 Postopki za oceno, izbor in odobritev operacij ter za zagotavljanje njihove skladnosti z veljavnimi pravili (člen 32(3) Uredbe (EU) št. 223/2014) v celotnem obdobju izvajanja in postopki za zagotavljanje, da operacije niso izbrane, če so bile fizično zaključene ali v celoti izvedene, preden je upravičenec predložil zahtevek za financiranje (vključno s postopki, ki jih uporabljajo posredniški organi v primeru prenosa nalog v zvezi z oceno, izborom in odobritvijo operacij). 2.2.3.5 Postopki za zagotavljanje, da se upravičencu da na voljo dokument, v katerem so navedeni pogoji za podporo za posamezno operacijo, vključno s postopki za zagotavljanje, da upravičenci vodijo ločeno računovodstvo ali ustrezno računovodsko kodo za vse transakcije v zvezi z operacijo. 2.2.3.6 Postopki za preverjanje operacij (v skladu z zahtevami iz člena 32(4) do (7) Uredbe (EU) št. 223/2014), vključno za zagotavljanje skladnosti operacij s politikami Unije (kot so politike, povezane s spodbujanjem enakosti spolov, nediskriminacijo, dostopnostjo za invalide, javnimi naročili, okoljskimi predpisi, zlasti predpisi proti živilskim odpadkom, varnostjo potrošniških proizvodov in javnim zdravjem), ter navedba organov ali teles, ki takšna preverjanja izvajajo. Opis zajema upravno preverjanje upravljanja vsakega zahtevka za povračilo, ki ga predložijo upravičenci, in preverjanje upravljanja operacij na kraju samem, ki se lahko izvede z vzorčenjem. Če je bilo preverjanje upravljanja preneseno na posredniške organe, naj opis vključuje tudi postopke, ki jih posredniški organi uporabljajo za tovrstno preverjanje, in postopke, s katerimi organ upravljanja nadzoruje učinkovitost opravljanja nalog, prenesenih na posredniške organe. Pogostost in obseg preverjanja sta sorazmerna z zneskom javne pomoči za operacijo in s stopnjo tveganja, ki je s takimi preverjanji ter revizijami revizijskega organa opredeljena za sistem upravljanja in nadzora kot celoto. 2.2.3.7 Opis postopkov, s katerimi se prejmejo, preverijo in potrdijo zahtevki za povračilo, ki jih predložijo upravičenci, ter s katerimi se izplačila upravičencem odobrijo, izvedejo in obračunajo (vključno s postopki, ki jih uporabijo posredniški organi v primeru prenosa nalog v zvezi z obdelavo zahtevkov za povračilo), ob upoštevanja roka 90 dni za izplačila upravičencem na podlagi člena 42(2) Uredbe (EU) št. 223/2014. 2.2.3.8 Navedba organov ali teles, ki izvajajo posamezne faze v okviru obdelave zahtevkov za povračilo, skupaj z diagramom poteka, ki prikazuje vse udeležene organe. 2.2.3.9 Opis postopkov, po katerih organ upravljanja posreduje informacije organu za potrjevanje, vključno z informacijami o odkritih pomanjkljivostih in/ali nepravilnostih (vključno s sumom goljufije in ugotovljeno goljufijo), ter postopki za njihovo spremljanje v okviru preverjanja upravljanja, revizij in kontrol, ki jih izvajajo organi Unije ali nacionalni organi. 2.2.3.10 Opis postopkov, po katerih organ upravljanja posreduje informacije revizijskemu organu, vključno z informacijami o odkritih pomanjkljivostih in/ali nepravilnostih (vključno s sumom goljufije in ugotovljeno goljufijo), ter postopki za njihovo spremljanje v okviru preverjanja upravljanja, revizij in kontrol, ki jih izvajajo organi Unije ali nacionalni organi. 2.2.3.11 Sklic na nacionalna pravila za upravičenost, ki jih je določila država članica in se uporabljajo za operativni program. 2.2.3.12 Postopki za pripravo letnih in končnih poročil o izvajanju ter njihovo predložitev Komisiji (člen 32(2)(b) Uredbe (EU) št. 223/2014) in, v primeru OP II, postopki za zbiranje zanesljivih podatkov o kazalnikih in poročanje o njih (člen 32(2)(a) Uredbe (EU) št. 223/2014). 2.2.3.13 Postopki za pripravo izjave o upravljanju (člen 32(4)(e) Uredbe (EU) št. 223/2014). 2.2.3.14 Postopki za pripravo letnega povzetka končnih revizijskih poročil in izvedenih kontrol, vključno z analizo narave in razsežnosti napak ter pomanjkljivosti, ugotovljenih v sistemih, in sprejetimi ali načrtovanimi korektivnimi ukrepi (člen 32(4)(e) Uredbe (EU) št. 223/2014). 2.2.3.15 Postopki v zvezi z obveščanjem osebja o navedenih postopkih, vključno z navedbo organiziranega/predvidenega usposabljanja in morebitnih izdanih smernic (datum in sklic). 2.2.3.16 Če je primerno, opis postopkov organa upravljanja glede področja uporabe, pravil in postopkov v zvezi z učinkovitimi ureditvami, ki jih država članica (1) določi za obravnavo pritožb v zvezi s Skladom za evropsko pomoč najbolj ogroženim v smislu člena 30(3) Uredbe (EU) št. 223/2014. 2.3 Revizijska sled 2.3.1 Postopki za zagotovitev ustrezne revizijske sledi in sistema arhiviranja, vključno v zvezi z varnostjo podatkov, v skladu z nacionalnimi pravili o potrjevanju skladnosti dokumentov (člen 32(4)(d) Uredbe (EU) št. 223/2014 in člen 3 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 532/2014) (2). 2.3.2 Navodila, v skladu s katerimi upravičenci/posredniški organi/organ upravljanja hranijo dokazila (datum in sklic): 2.3.2.1 Navedba obdobja, v katerem je treba hraniti dokazila. 2.3.2.2 Oblika, v kateri je treba hraniti dokazila. 2.4 Nepravilnosti in izterjave 2.4.1 Opis postopka (opis se osebju organa upravljanja in posredniških organov zagotovi v pisni obliki; datum in sklic) glede sporočanja in popravljanja nepravilnosti (vključno z goljufijo) ter njihovega spremljanja, kot tudi beleženja preklicanih in izterjanih zneskov, zneskov, ki jih je treba izterjati, neizterljivih zneskov in zneskov, povezanih z operacijami, ki so bile začasno ustavljene zaradi sodnih postopkov ali upravnih pritožb z odložilnim učinkom. 2.4.2 Opis postopka (vključno z diagramom poteka, ki prikazuje poti poročanja) za skladnost z obveznostjo uradnega obveščanja Komisije o nepravilnostih v skladu s členom 30(2) Uredbe (EU) št. 223/2014. 3. ORGAN ZA POTRJEVANJE 3.1 Organ za potrjevanje in njegove glavne naloge 3.1.1 Status organa za potrjevanje (nacionalni javni organ ali telo) in organ, kateremu pripada. 3.1.2 Podroben opis nalog, ki jih opravlja organ za potrjevanje. Če organ upravljanja opravlja tudi naloge organa za potrjevanje, opis, kako je zagotovljeno ločevanje nalog (glej točko 2.1.2). 3.1.3 Naloge, ki jih formalno prenese organ za potrjevanje, navedba posredniških organov in oblika prenosa na podlagi člena 31(6) Uredbe (EU) št. 223/2014. Sklic na relevantne dokumente (pravne akte s pooblastili, sporazume). Opis postopkov, ki jih posredniški organi uporabljajo za opravljanje prenesenih nalog, in postopkov, s katerimi organ za potrjevanje nadzoruje učinkovitost opravljanja nalog, prenesenih na posredniške organe. 3.2 Organiziranost organa za potrjevanje 3.2.1 Organizacijska shema in podroben opis nalog enot (vključno z načrtom za dodelitev zadostnih, ustrezno usposobljenih človeških virov). Te informacije zajemajo tudi posredniške organe, na katere so bile prenesene nekatere naloge. 3.2.2 Opis postopkov, ki se osebju organa za potrjevanje in posredniških organov zagotovi v pisni obliki (datum in sklic): 3.2.2.1 Postopki za pripravo in predložitev zahtevkov za plačilo: — opis vzpostavljenih ureditev za dostop organa za potrjevanje do vseh informacij o operacijah, potrebnih za pripravo in predložitev zahtevkov za plačilo, vključno z rezultati preverjanja upravljanja (v skladu s členom 32 Uredbe (EU) št. 223/2014) in vseh zadevnih revizij, — opis postopka za pripravo zahtevkov za plačilo in njihovo predložitev Komisiji, vključno s postopkom, s katerim se zagotovi pošiljanje končnega zahtevka za vmesno plačilo do 31. julija po koncu predhodnega obračunskega leta. 3.2.2.2 Opis računovodskega sistema, ki se uporablja kot podlaga za potrjevanje izkazov o izdatkih Komisiji (člen 33(d) Uredbe (EU) št. 223/2014): — ureditve za pošiljanje zbirnih podatkov organu za potrjevanje v primeru decentraliziranega sistema, — povezava med računovodskim sistemom in informacijskim sistemom iz odstavka 4.1, — navedba transakcij Sklada za evropsko pomoč najbolj ogroženim v primeru skupnega sistema z drugimi skladi. 3.2.2.3 Opis vzpostavljenih postopkov za pripravo računovodskih izkazov iz člena 59(5) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (3) (člen 33(b) Uredbe (EU) št. 223/2014). Ureditve za potrditev popolnosti, točnosti in verodostojnosti računovodskih izkazov ter skladnost izdatkov iz izkazov z veljavnim pravom (člen 33(c) Uredbe (EU) št. 223/2014), ob upoštevanju rezultatov vseh preverjanj in revizij. 3.2.2.4 Če je primerno, opis postopkov organa za potrjevanje glede področja uporabe, pravil in postopkov v zvezi z učinkovitimi ureditvami, ki jih država članica (4) določi za obravnavo pritožb v zvezi s Skladom za evropsko pomoč najbolj ogroženim v smislu člena 30(3) Uredbe (EU) št. 223/2014. 3.3 Izterjave 3.3.1 Opis sistema za zagotovitev takojšnje izterjave javne podpore, vključno s podporo Unije. 3.3.2 Postopki za zagotovitev ustrezne revizijske sledi na podlagi računalniškega vodenja računovodskih evidenc za vsako operacijo, vključno z izterjanimi zneski, zneski, ki jih je treba izterjati, zneski, umaknjenimi iz zahtevka za plačilo, neizterljivimi zneski in zneski, povezanimi z operacijami, ki so bile začasno ustavljene zaradi sodnih postopkov ali upravnih pritožb z odložilnim učinkom. 3.3.3 Ureditve, s katerimi se odštejejo izterjani zneski ali zneski, ki bodo umaknjeni iz izdatkov, ki bodo prijavljeni. 4. INFORMACIJSKI SISTEM 4.1 Opis informacijskih sistemov, vključno z diagramom poteka (centralni ali skupni omrežni sistem ali decentralizirani sistem s povezavami med sistemi) za: 4.1.1 računalniško zbiranje, beleženje in shranjevanje podatkov o posamezni operaciji, ki so potrebni za spremljanje, vrednotenje, finančno upravljanje, preverjanje in revizijo, če je primerno vključno s podatki o posameznih udeležencih v operacijah in po potrebi z razčlenitvijo podatkov o kazalnikih po spolu, kot je določeno v členu 32(2)(d) Uredbe (EU) št. 223/2014 in členu 2 Delegirane uredbe (EU) št. 532/2014; 4.1.2 zagotavljanje, da se podatki iz prejšnje točke zberejo, vnesejo in shranijo v sistem ter da se v primeru operacij, podprtih v okviru OP II, podatki o kazalnikih razčlenijo po spolu, če so na voljo, kot je določeno v členu 32(2)(e) Uredbe (EU) št. 223/2014; 4.1.3 zagotavljanje sistema za računalniško zapisovanje in shranjevanje računovodskih evidenc za posamezne operacije, ki podpira vse podatke, potrebne za pripravo zahtevkov za plačilo in računovodskih izkazov, vključno z evidenco zneskov, ki jih je treba izterjati, izterjanih zneskov, neizterljivih zneskov in zneskov, ki so bili umaknjeni po preklicu celote ali dela prispevka za operacijo ali operativni program, kot je določeno v členu 33(d) in členu 49(1)(b) Uredbe (EU) št. 223/2014; 4.1.4 računalniško vodenje računovodske evidence izdatkov, prijavljenih Komisiji, in ustreznega javnega prispevka, plačanega upravičencem, kot je določeno v členu 33(g) Uredbe (EU) št. 223/2014; 4.1.5 vodenje evidence izterljivih zneskov ter zneskov, ki so bili umaknjeni po preklicu celote ali dela prispevka za določeno operacijo, kot je določeno v členu 33(h) Uredbe (EU) št. 223/2014; 4.1.6 vodenje evidence zneskov, povezanih z operacijami, ki so bile začasno ustavljene zaradi sodnih postopkov ali upravnih pritožb z odložilnim učinkom. 4.1.7 Navedba, ali so sistemi operativni in lahko zanesljivo beležijo zgoraj navedene podatke. 4.2 Opis postopkov za preverjanje, ali je varnost sistemov IT zagotovljena. (1) Sklic na dokument ali nacionalno zakonodajo, v kateri je država članica določila zadevne učinkovite ureditve. (2) Delegirana uredba Komisije (EU) št. 532/2014 z dne 13. marca 2014 o dopolnitvi Uredbe (EU) št. 223/2014 Evropskega parlamenta in Sveta o Skladu za evropsko pomoč najbolj ogroženim (UL L 148, 20.5.2014, str. 54). (3) Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (UL L 298, 26.10.2012, str. 1). (4) Sklic na dokument ali nacionalno zakonodajo, v kateri je država članica določila zadevne učinkovite ureditve.

PRILOGA II Vzorec za poročilo neodvisnega revizijskega organa v skladu s členom 35(2) Uredbe (EU) št. 223/2014 1. Uvod 1.1 Navedite cilj poročila, tj. predstavite rezultate ocene skladnosti organa upravljanja in organa za potrjevanje z merili za imenovanje, ki se nanašajo na notranji nadzor, obvladovanje tveganj, dejavnosti upravljanja in nadzora ter spremljanje iz Priloge IV k Uredbi (EU) št. 223/2014, za podajanje mnenja o njuni skladnosti z merili za imenovanje. 1.2 Navedite obseg poročila, tj. zajete organe, in sicer organ upravljanja in organ za potrjevanje (po potrebi delegirane naloge zadevnih organov), ter njuno skladnost z merili za imenovanje, ki se nanašajo na notranji nadzor, obvladovanje tveganj, dejavnosti upravljanja in nadzora ter spremljanje iz Priloge IV k Uredbi (EU) št. 223/2014, s sklicevanjem na zajete operativne programe. 1.3 Navedite organ, ki je pripravil poročilo (v nadaljnjem besedilu: neodvisni revizijski organ), in ali je to revizijski organ zajetega(-ih) operativnega(-ih) programa(-ov). 1.4 Navedite, kako je zagotovljena neodvisnost delovanja neodvisnega revizijskega organa od organa upravljanja in organa za potrjevanje (glej člen 35(2) Uredbe (EU) št. 223/2014). 2. Metodologija in obseg dela 2.1 Navedite obdobje in časovni okvir revizije (datum, na katerega je neodvisni revizijski organ prejel dokončno različico opisa vzpostavljenih nalog in postopkov za organ upravljanja ali po potrebi organ za potrjevanje, datum začetka in zaključka revizije ter dodeljene vire). 2.2 Navedite (a) obseg uporabe revizij, ki so jih opravili drugi organi, in (b) kontrolo kakovosti, opravljeno glede ustreznosti takšnih revizij. 2.3 Opišite delo, opravljeno v zvezi z oceno v skladu s členom 35(2) Uredbe (EU) št. 223/2014, ali organ upravljanja in organ za potrjevanje, ki ju je imenovala [država članica], izpolnjujeta merila v zvezi z notranjim nadzorom, obvladovanjem tveganj, dejavnostmi upravljanja in nadzora ter spremljanjem iz Priloge IV k Uredbi (EU) št. 223/2014, pri čemer med drugim vključite naslednje elemente: 2.3.1 pregled opisa vzpostavljenih nalog in postopkov za organ upravljanja ter po potrebi organ za potrjevanje, v skladu z vzorcem iz Priloge I k tej uredbi; 2.3.2 pregled drugih relevantnih dokumentov v zvezi s sistemom; navedite morebitne preglede zakonov, ministrskih aktov, okrožnic, priročnika za notranje postopke/drugih priročnikov, smernic in/ali kontrolnih seznamov; 2.3.3 razgovore z osebjem v glavnih organih (vključno s posredniškimi organi, če je primerno). Vključite opis metode in meril za izbor, obravnavane teme, število opravljenih razgovorov in osebe, s katerimi so bili razgovori opravljeni; 2.3.4 pregled opisa in postopkov v zvezi z informacijskimi sistemi, ki zajema zlasti zahteve iz Priloge IV k Uredbi (EU) št. 223/2014, in preverjanje, ali so zadevni sistemi operativni in so bili zasnovani za zagotavljanje: (i) ustrezne revizijske sledi; (ii) varstva osebnih podatkov; (iii) celovitosti, razpoložljivosti in verodostojnosti podatkov; (iv) zanesljivih, točnih in popolnih informacij o izvajanju operativnega programa (v skladu s členom 32(2)(a) Uredbe (EU) št. 223/2014), podatkov o posamezni operaciji, potrebnih za spremljanje, vrednotenje, finančno upravljanje, preverjanje in revizijo (v skladu s členom 32(2)(d) in (e) Uredbe (EU) št. 223/2014), ter podatkov, potrebnih za pripravo zahtevkov za plačilo in računovodskih izkazov (v skladu s členom 33(d), (g) in (h) Uredbe (EU) št. 223/2014); 2.3.5 če je organ upravljanja ali organ za potrjevanje naloge prenesel na druge organe, opis revizijskih dejavnosti za zagotovitev, da je (sta) organ upravljanja in/ali organ za potrjevanje ocenil(-a) zmogljivost zadevnih organov, da opravijo prenesene naloge, ter da ima(-ta) vzpostavljene ustrezne postopke za nadzorovanje posredniških organov in morebitnih drugih revizijskih dejavnosti. 2.4 Navedite, ali so pred objavo tega poročila potekali kontradiktorni postopki, in navedite ustrezne organe/telesa. 2.5 Potrdite, da je delo potekalo v skladu z mednarodno priznanimi revizijskimi standardi. 2.6 Navedite morebitne omejitve obsega revizije (1), zlasti takšne, ki vplivajo na mnenje neodvisnega revizijskega organa. 3. Rezultati ocene posameznega organa/sistema 3.1 Izpolnite preglednico za vsak organ/sistem: Št. CCI ali sistem (skupina CCI) Zadevni organ (organ upravljanja ali organ za potrjevanje) Popolnost in točnost opisa (da/ne) Ugotovitev (brez pridržka, s pridržkom, odklonilna) Zadevna merila za imenovanje Oddelek z opisom zadevnih nalog in postopkov Pomanjkljivosti Priporočila/korektivni ukrepi Časovni okvir za izvajanje korektivnih ukrepov, dogovorjen z zadevnim organom Št. CCI x Organ upravljanja Organ za potrjevanje Sistem y Organ upravljanja Organ za potrjevanje 3.2 Predložite rezultate ocene področij, ki niso v celoti zajeta v zgornji preglednici, vključno vsaj s: 3.2.1 postopki, vzpostavljenimi za pripravo računovodskih izkazov iz člena 59(5)(a) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (člen 33(b) Uredbe (EU) št. 223/2014); 3.2.2 ureditvami za potrditev popolnosti, točnosti in verodostojnosti računovodskih izkazov ter da so izdatki iz izkazov skladni z veljavnim pravom in da so nastali v zvezi z operacijami, izbranimi za financiranje v skladu z merili, ki se uporabljajo za operativni program, ter skladnimi z veljavnim pravom (člen 33(c) Uredbe (EU) št. 223/2014); 3.2.3 postopki, vzpostavljenimi za uvedbo učinkovitih in sorazmernih ukrepov proti goljufijam ob upoštevanju ugotovljenih tveganj (člen 32(4)(c) Uredbe (EU) št. 223/2014); 3.2.4 okvirom za izvajanje ustreznega postopka obvladovanja tveganja, kadar je to potrebno, zlasti pa v primeru večjih sprememb sistema upravljanja in nadzora (točka 2 Priloge IV k Uredbi (EU) št. 223/2014); 3.2.5 ureditvami za pripravo izjave o upravljanju ter letnega povzetka končnih revizijskih poročil in izvedenih kontrol, vključno z ugotovljenimi pomanjkljivostmi (člen 32(4)(e) Uredbe (EU) št. 223/2014); 3.2.6 ureditvami za računalniško zbiranje, beleženje in shranjevanje podatkov o posamezni operaciji, ki so potrebni za spremljanje, vrednotenje, finančno upravljanje, preverjanje in revizijo, vključno s podatki o kazalnikih in učinkih (člen 32(2)(d) in (e) Uredbe (EU) št. 223/2014); 3.2.7 v primeru prenosa nalog na posredniške organe, okvirom za zagotovitev opredelitve pristojnosti in obveznosti vsakega posameznega organa, preverjanja njegovih zmogljivosti za opravljanje prenesenih nalog in obstoja postopkov poročanja (točka 1(ii) Priloge IV k Uredbi (EU) št. 223/2014). (1) Omejitev obsega revizije: omejitev obsega revizorjevega dela lahko včasih določi subjekt (če je na primer v pogodbi z revizorjem določeno, da ne bo izvedel revizijskega postopka, za katerega meni, da je potreben). Omejitev obsega revizije včasih nalagajo okoliščine. Lahko nastane tudi, ko po mnenju revizorja računovodske evidence subjekta niso ustrezne ali ko revizor ne more opraviti želenega revizijskega postopka.

PRILOGA III Vzorec za mnenje neodvisnega revizijskega organa o skladnosti organa upravljanja in organa za potrjevanje z merili za imenovanje iz Priloge IV k Uredbi (EU) št. 223/2014 Za (organ/telo države članice) UVOD Spodaj podpisani, predstavnik [ime neodvisnega revizijskega organa iz člena 31(2) Uredbe (EU) št. 223/2014], ki kot organ deluje neodvisno od organa upravljanja in organa za potrjevanje ter je odgovoren za pripravo poročila in mnenja, v katerih so navedeni rezultati ocene skladnosti organa upravljanja in organa za potrjevanje z merili za imenovanje iz Priloge IV k Uredbi (EU) št. 223/2014 za [ime operativnega(-ih) programa(-ov), številka(-e) CCI] (v nadaljnjem besedilu: program(-i)), sem opravil pregled v skladu s členom 31(2) navedene uredbe. OBSEG PREGLEDA Pregled je zajemal organ upravljanja, organ za potrjevanje in (kjer je primerno) prenesene naloge teh organov, kakor je opisano v oddelku 1 priloženega poročila [Priloga II k tej uredbi]. Raven in obseg pregleda sta podrobno opisana v oddelku 2 priloženega poročila. Pregled je med drugim temeljil na opisu vzpostavljenih nalog in postopkov za organ upravljanja in, kjer je primerno, organ za potrjevanje, ki ga je (so ga) pripravil(-i) in za katerega je (so) odgovoren(-ni) [ime organa ali organov, odgovornega(-ih) za opis] in ki sem ga prejel dne [dd. mm. llll] od [ime organa ali organov, ki je (so) predložil(-i) opis]. MNENJE (Mnenje brez pridržka) Na podlagi navedenega pregleda menim, da organ upravljanja in/ali organ za potrjevanje, imenovan(-a) za program(-e), izpolnjuje(-ta) merila za imenovanje, ki se nanašajo na notranji nadzor, obvladovanje tveganj, dejavnosti upravljanja in nadzora ter spremljanje iz Priloge IV k Uredbi (EU) št. 223/2014. ali (Mnenje s pridržkom) Na podlagi navedenega pregleda menim, da organ upravljanja in/ali organ za potrjevanje, imenovan(-a) za program(-e), izpolnjuje(-ta) merila za imenovanje, ki se nanašajo na notranji nadzor, obvladovanje tveganj, dejavnosti upravljanja in nadzora ter spremljanje iz Priloge IV k Uredbi (EU) št. 223/2014, razen v naslednjih pogledih (1): Razlogi za moje mnenje, da ta (ti) organ(-i) ne izpolnjuje(-jo) meril za imenovanje, in moja ocena resnosti so naslednji (2): ali (Odklonilno mnenje) Na podlagi navedenega pregleda menim, da organ upravljanja in/ali organ za potrjevanje, imenovan(-a) za program(-e), ne izpolnjuje(-ta) meril za imenovanje, ki se nanašajo na notranji nadzor, obvladovanje tveganj, dejavnosti upravljanja in nadzora ter spremljanje iz Priloge IV k Uredbi (EU) št. 223/2014. To odklonilno mnenje temelji na (3). Poudarjena zadeva (uporabi se po potrebi) [Neodvisni revizijski organ lahko v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi vključi tudi poudarjeno zadevo, ki ne vpliva na njegovo mnenje.] Datum: Podpis: (1) Navedite organ(-e) in merila za imenovanje, ki jih organi ne izpolnjujejo. (2) Navedite razlog(-e) za pridržke, vpisane za vsak organ in za vsako merilo za imenovanje. (3) Navedite razlog(-e) za odklonilno mnenje za vsak organ in za vsak vidik.

PRILOGA IV Vzorec zahtevka za plačilo ZAHTEVEK ZA PLAČILO EVROPSKA KOMISIJA Referenčna št. Komisije (CCI): <type=„S“ input=„S“> (1) Ime operativnega programa: <type=„S“ input=„G“> Sklep Komisije: <type=„S“ input=„G“> Datum sklepa Komisije: <type=„D“ input=„G“> Številka zahtevka za plačilo: <type=„N“ input=„G“> Datum predložitve zahtevka za plačilo: <type=„D“ input=„G“> Nacionalna referenca (fakultativno): <type=„S“ maxlength=„250“ input=„M“> Navedite vrsto zahtevka za plačilo: Zahtevek za vmesno plačilo v skladu s členom 41 Uredbe (EU) št. 223/2014 <radio button> Končni zahtevek za vmesno plačilo v skladu s členom 45(2) Uredbe (EU) št. 223/2014 <radio button> V skladu s členom 45 Uredbe (EU) št. 223/2014 se ta zahtevek za plačilo nanaša na obračunsko obdobje: od (2) <type=„D“ input=„G“> do: <type=„D“ input=„G“> Izdatki, razčlenjeni po vrsti izdatkov, kakor so vneseni v izkaze organa za potrjevanje (za OP I) Vrsta izdatkov (3) Skupni znesek upravičenih izdatkov, ki so jih imeli upravičenci in so bili plačani pri izvajanju operacij Skupni znesek javnih izdatkov, ki so nastali pri izvajanju operacij (A) (B) Tehnična pomoč <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> Vrsta materialne pomoči 1 <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(a) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(b) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(c) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(d) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(e) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> Vrsta materialne pomoči 2 <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(a) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(b) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(c) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(d) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(e) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> … Vrsta materialne pomoči n <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(a) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(b) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(c) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(d) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> od tega izdatki v skladu s členom 26(2)(e) <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> Skupaj <type=„Cu“ input=„G“> <type=„Cu“ input=„G“> Izdatki, razčlenjeni po vrsti izdatkov, kakor so vneseni v izkaze organa za potrjevanje (za OP II) Vrsta izdatkov Skupni znesek upravičenih izdatkov, ki so jih imeli upravičenci in so bili plačani pri izvajanju operacij Skupni znesek ustreznih javnih izdatkov, ki so nastali pri izvajanju operacij (A) (B) Tehnična pomoč <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> Vrsta ukrepa 1 <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> Vrsta ukrepa 2 <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> … Vrsta ukrepa n <type=„Cu“ input=„M“> <type=„Cu“ input=„M“> Skupaj <type=„Cu“ input=„G“> <type=„Cu“ input=„G“> POTRDILO Organ za potrjevanje z validacijo tega zahtevka za plačilo potrjuje, da so naloge iz točk (a), (d), (e), (f), (g) in (h) člena 33 Uredbe (EU) št. 223/2014 izpolnjene, in zahteva plačilo zneskov, kot so navedeni v nadaljevanju. Predstavnik organa za potrjevanje: <type=„S“ input=„G“> ZAHTEVEK ZA PLAČILO ZNESEK IZ SKLADA ZA EVROPSKO POMOČ NAJBOLJ OGROŽENIM <type=„Cu“ input=„G“> Plačilo se izvrši na naslednji bančni račun: Imenovani organ <type=„S“ maxlength=„150“ input=„G“> Banka <type=„S“ maxlength=„150“ input=„G“> BIC <type=„S“ maxlength=„11“ input=„G“> IBAN bančnega računa <type=„S“ maxlength=„34“ input=„G“> Imetnik računa (če ni isti kot imenovani organ) <type=„S“ maxlength=„150“ input=„G“> (1) Legenda: vrsta: N = številka, D = datum, S = niz, C = potrditveno polje, Cu = valuta vnos: M = ročno, S = izbira, G = ustvari sistem (2) Prvi dan obračunskega leta, ki ga sistem IT samodejno vkodira. (3) V skladu z Uredbo (EU) št. 223/2014.