SKLEP PREDSEDSTVA EVROPSKEGA PARLAMENTA

z dne 3. aprila 2019

o izvedbenih pravilih o omejevanju nekaterih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v zvezi s prenosom osebnih podatkov s strani Evropskega parlamenta nacionalnim organom v kazenskih ali finančnih preiskavah

(2019/C 163/01)

PREDSEDSTVO EVROPSKEGA PARLAMENTA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije, zlasti člena 16 Pogodbe,

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta (1), zlasti člena 25 Uredbe,

ob upoštevanju člena 25(2) Poslovnika Evropskega parlamenta,

ob upoštevanju mnenja Evropskega nadzornika za varstvo podatkov z dne 28. februarja 2019, s katerim je bilo opravljeno posvetovanje na podlagi člena 41(2) Uredbe (EU) 2018/1725,

ker

(1) Evropski parlament od nacionalnih organov, ki izvajajo kazenske ali finančne preiskave, prejema prošnje za posredovanje informacij in kopij upravnih spisov in dokumentov,

(2) mora Evropski parlament nacionalnim organom zagotoviti zaprošene informacije in dokumente, ki jih zahtevajo, v skladu z načelom lojalnega sodelovanja iz člena 4(3) Pogodbe o Evropski uniji,

(3) lahko prenos informacij in dokumentov, za katere zaprosijo nacionalni organi, vključuje osebne podatke,

(4) lahko predsednik, generalni sekretar ali službe, ki jih imenujeta, prenesejo zahtevane informacije in dokumente in za namene takih prenosov delujejo kot upravljavec,

(5) mora Evropski parlament v tem okviru spoštovati temeljne pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, kot je določeno v členu 8(1) Listine Evropske unije o temeljnih pravicah, v členu 16(1) Pogodbe o delovanju Evropske unije in v Uredbi (EU) 2018/1725, zlasti pravico biti obveščen o obdelavi osebnih podatkov,

(6) pa bo Evropski parlament morda dolžan omejiti uporabo členov 4, 14 do 21, 35 in 36 Uredbe (EU) 2018/1725 v zvezi s postopkom prenosa, da bi zaščitil zlasti namen in zaupnost nacionalnih kazenskih in finančnih preiskav,

(7) mora Evropski parlament za vsak primer posebej izvesti oceno potrebnosti in sorazmernosti omejitve, pri tem pa upoštevati tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, preden se uporabi katera koli posebna omejitev; mora Evropski parlament utemeljiti, zakaj so omejitve nujno potrebne in sorazmerne v demokratični družbi, ter spoštovati bistvo zadevnih temeljnih pravic in svoboščin –

SPREJELO NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1 Vsebina in področje uporabe omejitev 1. Ta sklep določa pogoje, pod katerimi lahko Evropski parlament omeji uporabo členov 4, 14 do 21, 35 in 36 Uredbe (EU) 2018/1725 v skladu s točkami (b), (e) in (f) člena 25(1) navedene uredbe, kadar nacionalnim organom posreduje informacije in dokumente, za katere zaprosijo v okviru kazenskih ali finančnih preiskav. 2. Ta sklep se uporablja za obdelavo osebnih podatkov, zlasti za prenos osebnih podatkov s strani Evropskega parlamenta z namenom zagotavljanja informacij in dokumentov nacionalnim organom, ki zanje zaprosijo v okviru kazenskih ali finančnih preiskav. 3. Predsednik, generalni sekretar ali službe, ki jih imenujeta, lahko prenesejo zahtevane informacije in dokumente in za namene tega prenosa delujejo kot upravljavec. 4. Sklep se uporablja za naslednje vrste osebnih podatkov: (a) identifikacijske podatke; (b) kontaktne podatke; (c) podatke o poklicu; (d) finančne podatke; (e) elektronska sporočila; (f) podatke o prometu; (g) podatke o videonadzoru; (h) zvočne posnetke; (i) podatke o navzočnosti oseb in (j) vse druge podatke, povezane z vsebino zadevne preiskave, ki jo izvajajo nacionalni organi.

Člen 2 Zaščitni ukrepi 1. Osebni podatki se hranijo v varnem fizičnem in elektronskem okolju, ki preprečuje nezakonit dostop ali prenos podatkov nepooblaščenim osebam. 2. Po koncu obdelave se osebni podatki hranijo v skladu z veljavnimi pravili Evropskega parlamenta (2). 3. Preden se uporabi katera koli posamezna omejitev, se izvede ocena potrebnosti in sorazmernosti omejitve v skladu s členom 9.

Člen 3 Veljavne omejitve 1. Ob upoštevanju členov 4 do 10 tega sklepa lahko upravljavec omeji uporabo členov 14 do 21, 35 in 36 Uredbe (EU) 2018/1725 ter člen 4 navedene uredbe, kolikor njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 21 navedene uredbe, kadar bi uveljavljanje teh pravic ogrozilo namen in zaupnost nacionalnih kazenskih in finančnih preiskav. 2. Upravljavec evidentira in registrira razloge za omejitev v skladu s členom 9 tega sklepa.

Člen 4 Obveščanje posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki 1. Evropski parlament na svojem spletišču objavi obvestilo o varstvu podatkov, s katerim vse posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvesti o možnosti prenosa njihovih osebnih podatkov v okviru sodelovanja Evropskega parlamenta z nacionalnimi organi pri tekočih kazenskih ali finančnih preiskavah ter o morebitni omejitvi njihovih pravic v zvezi s tem. To obvestilo zajema pravice, ki se lahko omejijo, razloge za tako omejitev, njeno potencialno trajanje ter možna pravna sredstva. 2. Če je mogoče, upravljavec o pravicah v zvezi s takšnimi omejitvami brez nepotrebnega odlašanja in v najustreznejši obliki neposredno obvesti vsakega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. To obvestilo zajema pravice, ki se lahko omejijo, razloge za omejitev, njeno potencialno trajanje ter možna pravna sredstva.

Člen 5 Pravica do seznanitve 1. Kadar upravljavec omeji pravico do informacij iz členov 15 in 16 Uredbe (EU) 2018/1725, se posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu s členom 25(6) navedene uredbe obvesti o glavnih razlogih za uporabo omejitve in njihovi pravici, da vložijo pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov. 2. Zagotavljanje informacij o prenosu osebnih podatkov nacionalnim organom in o uporabi omejitve se lahko v skladu s členom 25(8) Uredbe (EU) 2018/1725 preloži, opusti ali zavrne vse dokler bi se s tem izničil učinek omejitve. 3. Kadar upravljavec v celoti ali delno preloži, opusti ali zavrne zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, v smislu odstavka 2, mora v skladu s členom 9 evidentirati in registrirati razloge za to.

Člen 6 Pravica dostopa posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, pravica do popravka, pravica do izbrisa, pravica do omejitve obdelave ter obveznost obveščanja 1. Kadar upravljavec v celoti ali delno omeji pravico dostopa posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, pravico do popravka, pravico do izbrisa ali pravico do omejitve obdelave, kot je določeno v členih 17, 18, 19 in 20 Uredbe (EU) 2018/1725, ter obveznost obveščanja v skladu s členom 21 navedene uredbe, v skladu s členom 9 tega sklepa evidentira in registrira razloge za omejitev. Upravljavec zadevnega posameznika v odgovoru na njegovo prošnjo za dostop, popravek, izbris ali omejitev obdelave obvesti o omejitvi, ki se uporablja, in glavnih razlogih za omejitev ter o njegovi možnosti pritožbe pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ali vložitve pravnega sredstva pri Sodišču Evropske unije. 2. Zagotavljanje informacij o razlogih za omejitev iz odstavka 1 se lahko preloži, opusti ali zavrne vse dokler bi se s tem izničil učinek omejitve. 3. Upravljavec v skladu s členom 9 evidentira razloge za preložitev, opustitev ali zavrnitev. 4. Kadar je pravica dostopa v celoti ali delno omejena, posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, to pravico uveljavlja prek posrednika Evropskega nadzornika za varstvo podatkov v skladu s členom 25(6), (7) in (8) Uredbe (EU) 2018/1725.

Člen 7 Sporočilo posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, o kršitvi varnosti osebnih podatkov Kadar upravljavec omeji pravico posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do sporočila o kršitvi varnosti osebnih podatkov, kot je določeno v členu 35 Uredbe (EU) 2018/1725, v skladu s členom 9 tega sklepa evidentira in registrira razloge za to.

Člen 8 Zaupnost elektronskih komunikacij Kadar upravljavec omeji pravico do zaupnosti elektronskih komunikacij iz člena 36 Uredbe (EU) 2018/1725, v skladu s členom 9 tega sklepa evidentira in registrira razloge za to.

Člen 9 Ocena potrebnosti in sorazmernosti ter evidentiranje in registriranje omejitev 1. Upravljavec oceni potrebnost in sorazmernost omejitev, pri tem pa upošteva ustrezne elemente iz člena 25(2) Uredbe (EU) 2018/1725. Ta ocena vključuje tudi oceno tveganj za pravice in svoboščine zadevnih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, zlasti tveganje, da se lahko njihovi osebni podatki prenesejo brez njihovega vedenja in privolitve, ter da mogoče ne bodo mogli uveljavljati svojih pravic v skladu z navedeno uredbo. Ocena se dokumentira z notranjim dokumentom o oceni in opravi za vsak primer posebej. 2. Upravljavec evidentira razloge za vsako omejitev, ki se naloži v skladu s tem sklepom, tudi oceno, opravljeno na podlagi odstavka 1. V ta namen se evidentira, kako bi uveljavljanje pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ogrozilo namen in zaupnost nacionalnih kazenskih in finančnih preiskav. 3. Kadar upravljavec na podlagi člena 25(8) Uredbe (EU) 2018/1725 preloži, opusti ali zavrne zagotavljanja informacij o uporabi omejitve posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, upravljavec po potrebi evidentira razloge za to. 4. Evidenca in po potrebi dokumenti, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente, se hranijo v centralnem registru. Na zahtevo se predložijo Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov.

Člen 10 Trajanje omejitev 1. Omejitve iz členov 3, 5, 6, 7 in 8 se uporabljajo, dokler obstajajo razlogi, ki jih upravičujejo. 2. Kadar razlogov za omejitev iz členov 3, 5, 6, 7 in 8 ni več, upravljavec odpravi omejitev in posamezniku, na katerega se osebni podatki nanašajo, posreduje glavne razloge za omejitev. Hkrati upravljavec posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvesti, da se lahko kadar koli pritoži pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ali uveljavlja pravna sredstva pri Sodišču Evropske unije. 3. Upravljavec pregleda uporabo omejitev iz členov 3, 5, 6, 7 in 8 vsakih šest mesecev od njenega sprejetja in ob zaključku zadevnega postopka.

Člen 11 Pregled s strani pooblaščene osebe za varstvo podatkov 1. Pooblaščeno osebo za varstvo podatkov se brez nepotrebnega odlašanja obvesti, kadar so pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, omejene v skladu s tem sklepom. Na zahtevo se pooblaščeni osebi za varstvo podatkov zagotovi dostop do evidence in vseh dokumentov, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente. 2. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko od upravljavca zahteva pregled omejitev. Pooblaščeno osebo za varstvo podatkov se pisno obvesti o rezultatu zahtevanega pregleda. 3. Vse izmenjave informacij s pooblaščeno osebo za varstvo podatkov v celotnem postopku v skladu z odstavkoma 1 in 2 se evidentirajo v ustrezni obliki.

Člen 12 Začetek veljavnosti Ta sklep začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

(1) Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).

(2) Sklep predsedstva z dne 2. julija 2012 o pravilih za upravljanje dokumentov v Evropskem parlamentu.