Sklep generalnih sekretarjev Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije, sodnega tajnika Evropskega sodišča, generalnih sekretarjev Računskega sodišča, Ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij ter predstavnika Evropskega varuha človekovih pravic

z dne 25. julija 2002

o organizaciji in delovanju Urada za izbor osebja Evropskih skupnosti

(2002/621/ES)

GENERALNI SEKRETARJI EVROPSKEGA PARLAMENTA, SVETA IN KOMISIJE, SODNI TAJNIK EVROPSKEGA SODIŠČA, GENERALNI SEKRETARJI RAČUNSKEGA SODIŠČA, EKONOMSKO-SOCIALNEGA ODBORA IN ODBORA REGIJ TER PREDSTAVNIK EVROPSKEGA VARUHA ČLOVEKOVIH PRAVIC –

ob upoštevanju Kadrovskih predpisov za uradnike Evropskih skupnosti in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti, določenih z Uredbo Sveta (EGS, Euratom, ESPJ), št. 259/68 [1],

ob upoštevanju Sklepa Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča, Računskega Sodišča, Ekonomsko-socialnega odbora, Odbora regij in Evropskega varuha človekovih pravic z dne 25. julija 2002 o ustanovitvi Urada za izbor osebja Evropskih skupnosti in zlasti člena 5 Sklep [2],

ob upoštevanju naslednjega:

(1) V skladu s členom 27 Kadrovskih predpisov so institucije zavezane zagotoviti kadrovanje, usmerjeno k zagotavljanju uradniške službe z najvišjim standardom sposobnosti, učinkovitosti in integritete ter kadrovanje na najširši možni geografski podlagi izmed državljanov držav članic Skupnosti, brez razlikovanja glede rase, političnih, filozofskih ali verskih prepričanj, spola ali spolne usmeritve ter brez navedbe njihovega zakonskega stanu ali družinskih razmer.

(2) Tretji pododstavek člena 1(1) Priloge III Kadrovskih predpisov določa področje odgovornosti Skupnega odbora, drugi odstavek člena 3 navedene Priloge pa navaja način, kako naj poteka imenovanje članov izbirne komisije za organizacijo javnih razpisov–

SO SKLENILI:

Člen 1

Naloge urada

1. Urad organizira javne razpise z namenom, da bi zagotovil uradniške službe pod optimalnimi strokovnimi in finančnimi pogoji za institucije Evropskih skupnosti. Urad sestavi rezervne sezname, ki institucijam omogočijo kadrovati visoko usposobljeno osebje v skladu s potrebami, ki jih določijo institucije.

2. Natančneje določeno so naloge urada:

(a) organizacija javnih razpisov na zahtevo posameznih institucij z namenom priprave rezervnih seznamov primernih kandidatov za imenovanje za uradnike. Razpisi se organizirajo v skladu s Kadrovskimi predpisi na podlagi usklajenih meril, določenih v skladu s členom 6(c) in v skladu z delovnim programom, ki ga odobri upravni odbor;

(b) tesno sodelovanje z institucijami s ciljem ocenitve prihodnjih kadrovskih potreb, navedenih s strani institucij, in priprava in izvajanje programov razpisov za pravočasno izpolnitev teh potreb;

(c) izdelava metod in tehnik izbiranja na podlagi najboljše prakse in v skladu z opisi znanj, določenih za različne kategorije osebja institucij;

(d) upravljanje in preverjanje uporabe rezervnih seznamov, izdelanih na podlagi medinstitucionalnih razpisov;

(e) predložitev letnih poročil o svojih dejavnostih institucijam.

Člen 2

Dolžnosti institucij

Organ za imenovanja pri vsaki instituciji da uradu na razpolago zadostno število članov izbirne komisije, izpraševalcev in nadzornikov na podlagi "kvote", ki jo odobri upravi odbor, kot je predvideno v členu 6(i), da bi omogočil nemoten potek izbirnih postopkov v skladu s členom 3 Priloge III h Kadrovskim predpisom.

Člen 3

Druge storitve

1. Na podlagi sporazuma med vodjo urada in katerim koli organom, uradom ali agencijo lahko urad organizira postopke za izbiro osebja za zaposlitev osebja v teh organih, uradih ali agencijah. Pred sklenitvijo takega sporazuma vodja urada zaprosi upravi odbor za soglasje. Vsak tak dogovor vsebuje finančne dogovore v zvezi s storitvami, ki jih zagotavlja urad.

2. Na zahtevo lahko urad zagotovi tehnično podporo pri internih razpisih, ki jih organizirajo posamezne institucije, organi, uradi ali agencije.

3. Na zahtevo posameznih institucij urad organizira postopek izbiranja drugih uslužbencev s ciljem sestaviti rezervne sezname primernih kandidatov in/ali podatkovnih baz, iz katerih lahko posamezne institucije kadrujejo druge uslužbence.

4. Te dejavnosti se v skladu s členom 6(f) vključijo v delovni program urada, če zadevna institucija pravočasno predloži zahtevo.

Člen 4

Pritožbe in zahtevki

1. Vodja urada izvaja pristojnosti, podeljene organu za imenovanja s členom 90 Kadrovskih predpisov v zvezi z vsemi zahtevki ali pritožbami, ki se nanašajo na naloge urada.

2. V primeru kakršnih koli takih pritožb se vodja urada posvetuje s predsednikom upravnega odbora, pri katerem namerava potrditi prvotno odločitev.

3. Urad odgovarja na zahtevke Evropskega varuha človekovih pravic v zvezi s katero koli zadevo, ki sodi v njegovo pristojnost na podlagi tega sklepa.

Člen 5

Upravni odbor

1. Za urad se ustanovi upravi odbor, sestavljen iz enega člana, ki ga imenuje vsaka institucija, in treh predstavnikov zaposlenih s statusom opazovalca, ki jih soglasno imenujejo odbori zaposlenih v institucijah.

2. Upravni odbor med svojimi člani z navadno večino izvoli predsednika z dvoletnim mandatom.

3. Upravni odbor sprejme svoj poslovnik z navadno večino, potem ko ga je predložil institucijam.

4. Upravni odbor se sestaja na pobudo predsednika ali na zahtevo enega svojih članov.

5. Kadar upravi odbor odloča z navadno večino, ima vsaka institucija en glas. V primeru enakega števila glasov odloča glas predsednika.

6. Kadar upravi odbor odloča s kvalificirano večino, imajo institucije naslednje število glasov: Komisija 18 glasov; Evropski parlament sedem glasov; Svet sedem glasov; Sodišče tri glasove, Računsko sodišče dva glasova; Ekonomsko-socialni odbor dva glasova; Odbor regij dva glasova; Evropski varuh človekovih pravic en glas. Kvalificirana večina znaša 24 glasov za odločitev.

Člen 6

Naloge upravnega odbora

V skupnem interesu institucij upravi odbor:

(a) s kvalificirano večino odobri pravilnik, ki ureja delovanje urada;

(b) na predlog vodje urada z navadno večino odobri pravila, ki se nanašajo na delovanje urada;

(c) na predlog vodje urada v skladu s sporazumom o enotnih načelih skupne politike izbiranja in kadrovanja ter načelih za upravljanje z rezervnimi seznami, skupaj z ustreznimi določbami kadrovskih predpisov, ki naj ga sklenejo generalni sekretarji Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije, sodni tajnik Sodišča, generalni sekretarji Računskega sodišča, Ekonomsko-ekonomskega odbora in Odbora regij ter predstavnik Evropskega varuha človekovih pravic, s kvalificirano večino odobri načela, ki urejajo politiko izbiranja, po kateri naj bi se ravnal urad;

(d) v proračunskem postopku na podlagi osnutka, ki ga pripravi vodja urada, z navadno večino izdela ocene prihodkov in izdatkov urada ter jo pošlje Komisiji z namenom, izdelave ocene prihodkov in izdatkov Komisije; obenem predlaga Komisiji morebitne prilagoditve načrta ustanovitve urada, za katere meni, da so potrebne;

(e) z navadno večino odobri vrsto in cene dodatnih storitev, ki jih sme urad proti plačilu opravljati za institucije, organe, urade in agencije, ter pogoje, pod katerimi jih urad lahko opravlja;

(f) na predlog vodje urada soglasno odobri delovni program, zlasti pa še načrtovanje in časovni razpored razpisov, ki naj bi jih organizirali. Delovni program zajema tudi storitve brez povezave z javnimi razpisi, izdanimi za institucije, organe, urade in agencije;

(g) na podlagi predloga, ki ga pripravi vodja urada, s kvalificirano večino odobri letno upravno poročilo, ki zajema vse posamezne postavke prihodkov in izdatkov v zvezi z delom in storitvami, ki jih je opravil urad. Pred 1. majem vsako leto pošlje institucijam poročilo o predhodnem poslovnem letu, sestavljeno v luči analitičnih računov;

(h) z navadno večino odobri pošteno, uravnovešeno razčlenitev spremenljivih in neposrednih stroškov, ki se posameznim institucijam zaračunavajo za namene analiz, in jo sproti dopolnjujejo vsaka tri leta;

(i) se na podlagi kadrovskih potreb z navadno večino dogovori o pravilih, po katerih naj bi vsaka institucija dala uradu na razpolago primerno število članov izbirne komisije, izpraševalcev in nadzornikov;

(j) z navadno večino odobri pogoje, pod katerimi lahko urad podeli soglasje institucijam, da organizirajo lastne razpise v skladu s členom 2(1) sklepa o institucijah.

Člen 7

Imenovanje osebja

1. Urad upravlja vodja, ki ga imenuje Komisija, potem ko upravi odbor z navadno večino izda pozitivno mnenje. Upravni odbor intenzivno sodeluje v postopkih, ki jih je treba izvesti pred imenovanjem vodje urada, zlasti pa še pri oblikovanju objave prostega delovnega mesta in preučevanju vlog.

2. Vodja urada je pooblaščenec za imenovanja o zaposlenih v uradu.

3. Komisija glede vodje urada obvešča upravi odbor o imenovanjih, podpisih pogodb, podelitvi napredovanj in uvedbi disciplinskih postopkov proti uradnikom ali drugim uslužbencem; vodja urada pa obvešča upravi odbor o navedenem v zvezi z zaposlenimi, za katere imenovanje je sam pooblaščenec.

4. Uradniki vseh institucij Skupnosti so obveščeni o prostih delovnih mestih v uradu takoj, ko se organ za imenovanja odloči zapolniti ta delovna mesta.

5. Vodja urada se imenuje za mandat petih let, z možnostjo ponovne izvolitve za še en mandat.

Člen 8

Naloge vodje urada; upravljanje osebja

1. Vodja urada je odgovoren za nemoteno delovanje urada. Na področju pristojnosti upravnega odbora deluje skladno s pooblastili. Upravnemu odboru zagotavlja administrativna dela, mu poroča o izpolnjevanju svojih nalog in mu predaja kakršne koli predloge za nemoteno delovanje urada.

2. Upravni postopki, povezani z vsakdanjim upravljanjem osebja, kot so plače, dopusti in zavarovanja za primer bolezni, nezgode in upokojitve, se izvajajo pod enakimi pogoji kot za uradnike in druge uslužbence Komisije. Seznam ni zaključen in urad ga lahko sporazumno s Komisijo razširi na pokrivanje drugih področij.

Člen 9

Finančne zadeve

1. Proračunska sredstva, dodeljena uradu, katerih skupni znesek se vnese v ločeno proračunsko postavko v razdelku proračuna, povezanem s Komisijo, se podrobno navedejo v prilogi k temu razdelku. Ta priloga je v obliki izkaza prihodkov in izdatkov, ki je nadalje razdeljen na enak način kot razdelki proračuna.

2. Organizacijska shema urada se priloži organizacijski shemi Komisije.

3. Na podlagi predloga upravnega odbora Komisija, v zvezi s proračunskimi sredstvi za urad, določenimi v prilogi, določi pooblastila vodji urada, pri čemer se določijo meje in pogoji, ki veljajo za tako določitev pooblastil. Na koncu poslovnega leta upravi odbor obvesti proračunski organ o razčlenitvi zneskov, pridobljenih kot povračilo za izredne storitve, ki jih je izvedel urad, v okviru proračunske postavke v prilogi.

4. Računi urada se pripravijo v skladu z računovodskimi predpisi in metodami, ki jih določi računovodja Skupnosti. Urad vodi ločene obračune prihodkov in plačil za zagotovljene storitve.

Člen 10

Pregled

Ta sklep se pregleda po preteku obdobja treh let od ustanovitve urada.

Člen 11

Dan začetka veljavnosti

Ta sklep začne učinkovati na dan objave v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

Za Evropski parlament

Generalni sekretar

J. Priestley

Za Komisijo

Generalni sekretar

D. O'Sullivan

Za Računsko Sodišče

Generalni sekretar

M. Hervé

Za Odbor regij

Generalni sekretar

V. Falcone

Za Svet

Namestnik generalnega sekretarja

P. De Boissieu

Za Sodišče

Sodni tajnik

R. Grass

Za Ekonomsko-socialni odbor

Generalni sekretar

P. Venturini

Evropski varuh človekovih pravic

J. Søderman

[1] UL L 56, 4.3.1968, str. 1.

[2] UL L 197, 26.7.2002, str. 53.

--------------------------------------------------