ODLOČBA KOMISIJE

z dne 20. januarja 2006

o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Odločbe Sveta 2004/904/ES glede upravičenosti izdatkov v okviru dejavnosti, ki jih sofinancira Evropski sklad za begunce in se izvajajo v državah članicah

(notificirano pod dokumentarno številko C(2006) 51/1)

(Verodostojno je samo angleško, češko, estonsko, finsko, francosko, grško, italijansko, latvijsko, litovsko, madžarsko, nemško, nizozemsko, poljsko, portugalsko, slovaško, slovensko špansko in švedsko besedilo)

(2006/399/EC)

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Odločbe Sveta 2004/904/ES z dne 2. decembra 2004 o ustanovitvi Evropskega sklada za begunce za obdobje 2005–2010 (1) in zlasti člena 21(3) Odločbe,

po posvetovanju z odborom, ustanovljenim s členom 11(3) Odločbe 2004/904/ES,

ob upoštevanju naslednjega:

V skladu s členom 3 Protokola o stališču Združenega kraljestva in Irske, priloženega k Pogodbi o Evropski uniji in k Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, Združeno kraljestvo sodeluje pri Odločbi 2004/904/ES in posledično tudi pri tej odločbi.

V skladu s členom 3 Protokola o stališču Združenega kraljestva in Irske, priloženega k Pogodbi o Evropski uniji in k Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, Irska sodeluje pri Odločbi 2004/904/ES in posledično tudi pri tej odločbi.

V skladu s členoma 1 in 2 Protokola o stališču Danske, ki je priložen k Pogodbi o Evropski uniji in k Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, Danska ne sodeluje pri Odločbi 2004/904/ES in zato ta zanjo ni zavezujoča, posledično pa je ne zavezuje niti ta odločba –

SPREJELA NASLEDNJO ODLOČBO:

Člen 1

Ta odločba se uporablja za sofinanciranje dejavnosti iz členov 5, 6 in 7 Odločbe 2004/904/ES, ki jih upravljajo države članice.

Člen 2

V tej odločbi:

„Projekt“ pomeni specifična, praktična sredstva, ki jih upravičenci do sredstev uporabljajo za izvajanje celotne dejavnosti ali njenega dela. Vsak projekt ima dobro opredeljen opis, trajanje, proračun, cilje, dodeljeno osebje in ga izvaja imenovana pravna oseba ali skupina pravnih oseb.

Člen 3

1. Pravila iz Priloge k tej odločbi se uporabljajo za opredelitev upravičenosti izdatkov za dejavnosti, ki se jih financira v skladu z letnimi programi, navedenimi v členu 16 Odločbe 2004/904/ES.

2. Države članice lahko uporabljajo nacionalna pravila o upravičenosti, ki so strožja od pravil, predpisanih v tej odločbi.

Člen 4

Ta odločba je naslovljena na Kraljevino Belgijo, Češko republiko, Zvezno republiko Nemčijo, Republiko Estonijo, Helensko republiko, Kraljevino Španijo, Francosko republiko, Irsko, Italijansko republiko, Republiko Ciper, Republiko Latvijo, Republiko Litvo, Veliko vojvodstvo Luksemburg, Republiko Madžarsko, Republiko Malto, Kraljevino Nizozemsko, Republiko Avstrijo, Republiko Poljsko, Portugalsko republiko, Republiko Slovenijo, Slovaško republiko, Republiko Finsko, Kraljevino Švedsko ter Združeno kraljestvo Velike Britanije in Severne Irske.

(1) UL L 381, 28.12.2004, str. 52

PRILOGA

UPRAVIČENOST IZDATKOV V OKVIRU EVROPSKEGA SKLADA ZA BEGUNCE (2005–2010)

1. SPLOŠNA PRAVILA

Pravilo št. 1

Stroški morajo biti neposredno povezani s cilji iz člena 1 Odločbe Sveta 2004/904/ES.

Pravilo št. 2

Stroški morajo biti povezani s projekti na področjih, opisanih v členih 4 do 7 Odločbe Sveta 2004/904/ES.

Pravilo št. 3

Stroški morajo biti povezani s projekti, izvedenimi v korist ciljnih skupin, opredeljenih v členu 3 Odločbe Sveta 2004/904/ES.

Pravilo št. 4

Stroški morajo biti potrebni za izvajanje projektov, ki jih zajemajo večletni in letni programi, kot je odobrila Komisija.

Pravilo št. 5

Stroški morajo biti razumni in v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja; zlasti glede cenovne primernosti in stroškovne učinkovitosti (npr. stroški za zaposlene, povezani z upravljanjem in izvajanjem projektov, morajo biti sorazmerni z velikostjo projekta itd). Stroški veljajo za upravičene izdatke v celoti ali delno glede na to, ali so nastali v celoti ali delno zaradi projekta.

Pravilo št. 6

Stroški morajo dejansko nastati, ustrezati plačilom upravičenca, biti zabeleženi v računovodski evidenci ali davčni dokumentaciji upravičenca ter biti določljivi in nadzorovani.

Plačila upravičencev se praviloma potrdijo s prejetimi računi. Kjer to ni mogoče, se plačila potrdijo z računovodskimi listinami ali ustreznimi dokazili z enakovredno dokazno vrednostjo.

1. Izdatki, povezani s projekti iz členov 5 in 6 Odločbe Sveta 2004/904/ES, morajo nastati na ozemlju države članice. Izdatki, povezani s projekti iz člena 7 Odločbe Sveta 2004/904/ES, lahko nastanejo na ozemlju države članice in državi ali regiji izvora ali predhodnega stalnega prebivališča.

2. Za vsak projekt mora upravičenec ustrezna dokazila (prejete račune, potrdila, druga dokazila o plačilu ali računovodske listine z enakovredno dokazno vrednostjo) zabeležiti, oštevilčiti in hraniti, če je mogoče na enem določenem mestu, in glede na splošno pravilo na sedežu upravičenca, pet let po zaključku projekta za primer, da bi jih bilo treba preveriti. Komisija si pridržuje pravico v namen preverjanja kadar koli zahtevati katere koli račune ali ustrezna dokazila za izdatke, povezane s projekti. Kadar upravičenec takih računov in ustreznih dokazil ne bo mogel predložiti, se izdatki, povezani z njimi, ne bodo sofinancirali.

Upravičenci morajo imeti ločen računovodski sistem za projekt ali primerno računovodsko kodo za vse transakcije, povezane s projektom.

Pravilo št. 7

Projekti, ki jih podpira Sklad, se sofinancirajo iz javnih ali zasebnih virov in niso upravičeni do financiranja iz drugih virov, ki jih pokriva proračun Skupnosti. Dohodke projekta sestavljajo finančni prispevki, ki jih projektu odobri Sklad, javni ali zasebni viri, vključno z lastnimi prispevki upravičenca, kot tudi vsi prejemki, ki nastanejo zaradi projekta.

„Prejemki“ v tem pravilu zajemajo prihodke, ki jih projekt prejme v obdobju sofinanciranja s strani Sklada od prodaje, najemnin, storitev, vpisnin ali drugih enakovrednih prejemkov, vključno z obrestmi, nastalimi s predfinanciranjem projekta s finančnimi sredstvi Skupnosti.

Projekti, ki jih podpira Sklad, morajo biti nepridobitni. Če na koncu projekta viri prihodkov, vključno s prejemki, presežejo znesek izdatkov, se udeležba Evropskega sklada za begunce pri projektu ustrezno zmanjša.

Vsi viri prihodkov za projekt morajo biti zabeleženi v računovodski evidenci ali davčni dokumentaciji upravičenca ter biti določljivi in nadzorovani.

2. KATEGORIJE UPRAVIČENIH STROŠKOV (NA RAVNI PROJEKTA)

2.1. Upravičeni neposredni stroški

Upravičeni neposredni stroški za projekt so tisti stroški, ki so po splošnih pogojih upravičenosti, določenih v delu I zgoraj, določljivi kot specifični stroški, neposredno povezani z izvajanjem projekta, in se lahko zato neposredno knjižijo. Upravičeni so zlasti naslednji neposredni stroški:

Pravilo št. 8

Stroški osebja

Stroški za zaposlene, dodeljene projektu, ki ustrezajo dejanskim plačam s stroški za socialno varnost in drugimi stroški, povezanimi z nadomestili, so upravičeni. Stroški za zaposlene ne smejo presegati plač in drugih stroškov zaposlovanja, ki jih navadno prevzame upravičenec, niti ne smejo presegati najgospodarnejših stopenj na trgu. Vendar dajatve, davki ali stroški (zlasti neposredni davki in prispevki za socialno varnost iz plač), ki izhajajo iz projektov, sofinanciranih iz Evropskega sklada za begunce, predstavljajo upravičene stroške le, če jih dejansko in dokončno nosi upravičenec do subvencije.

Za javne uslužbence so stroški za zaposlene upravičeni le za dejavnosti, ki niso del njihovega običajnega dela, in za naloge, ki so izključno povezane z izvajanjem projekta, pod naslednjimi pogoji:

(a) državni uradniki ali drugi javni uslužbenci, začasno premeščeni s primerno dokumentirano odločbo pristojnega organa, ki so pooblaščeni za izvajanje projekta;

(b) drugo osebje, zaposleno izključno za namen izvajanja projekta.

Pravilo št. 9

Potni stroški in dnevnice

Potni stroški so upravičeni na podlagi dejansko nastalih stroškov.

Stopnje povračila naj temeljijo na najcenejši obliki javnega prevoza in letalski prevozi se praviloma dovolijo samo za potovanja, daljša od 800 km (povratno potovanje), ali ko geografska oddaljenost namembnega kraja upravičuje potovanje z letalom. V primeru prevoza z lastnim vozilom se stroški običajno povrnejo na podlagi cen uporabe javnega prevoza ali na podlagi kilometrine v skladu z objavljenimi uradnimi pravili v zadevni državi članici.

Stroški bivanja so upravičeni na podlagi dejansko nastalih stroškov ali dnevnic. Če ima organizacija za dnevne stroške bivanja lastne dnevne stopnje (dnevnice), ti stroški naj ne bi presegali zgornjih meja zneskov, ki jih država članica določi v skladu z nacionalno zakonodajo in prakso. Za dnevnice običajno velja, da pokrivajo stroške za lokalni prevoz (vključno s taksiji), nastanitev, prehrano, lokalne telefonske pogovore in druge manjše izdatke.

Pravilo št. 10

Nakup zemljišča

Stroški nakupa nezazidanega zemljišča se lahko sofinancirajo, če izpolnjujejo naslednje tri pogoje, brez poseganja v uporabo strožjih nacionalnih predpisov:

(a) obstaja neposredna povezava med nakupom zemljišča in cilji sofinanciranega projekta;

(b) nakup zemljišča ne sme predstavljati več kakor 10 % skupnih upravičenih izdatkov projekta, razen če Komisija v odločbi o sofinanciranju določi višji odstotek pomoči;

(c) pridobi se certifikat neodvisnega pooblaščenega cenilca ali pravilno pooblaščenega uradnega organa, ki potrdi, da nakupna cena ne presega tržne vrednosti.

Pravilo št. 11

Nakup, zgraditev, prenova ali najem nepremičnin

Nakup nepremičnin, tj. že zgrajenih stavb in zemljišča, na katerem so zgrajene, ali zgraditev ali prenova nepremičnin so upravičeni do sofinanciranja, če obstaja jasna povezava med nakupom in cilji zadevnega projekta pod spodaj navedenimi pogoji in brez poseganja v uporabo strožjih nacionalnih predpisov:

(a) pridobi se certifikat neodvisnega pooblaščenega cenilca ali pravilno pooblaščenega uradnega organa, ki ugotovi, da nakupna cena ne presega tržne vrednosti, in bodisi potrdi, da je nepremičnina v skladu z nacionalnimi predpisi, bodisi natančno navede točke, ki niso skladne, če je v okviru dejavnosti predvideno, da jih bo končni upravičenec odpravil;

(b) v preteklih 10 letih niso bile za nepremičnino dodeljene državne dotacije ali dotacije Skupnosti, ki bi v primeru sofinanciranja nakupa s strani Evropskega sklada za begunce povzročile podvojitev pomoči;

(c) nepremičnina se mora uporabljati za namen, naveden v projektu, za obdobje najmanj petih let po datumu zaključka projekta, razen če Komisija izrecno ne določi drugače;

(d) nepremičnina se ne sme uporabljati za kateri koli drug namen kot za izvajanje projekta.

V primeru prenove se uporabljata samo pogoja, navedena pod (c) in (d) zgoraj.

Najem nepremičnin je upravičen do sofinanciranja, če obstaja jasna povezava med najemom in cilji zadevnega projekta, pod spodaj navedenimi pogoji in brez poseganja v uporabo strožjih nacionalnih predpisov:

(a) za nakup nepremičnine v preteklih 10 letih niso bile dodeljene državne dotacije ali dotacije Skupnosti, ki bi v primeru sofinanciranja najema s strani Evropskega sklada za begunce povzročile podvojitev pomoči;

(b) nepremičnina se ne sme uporabljati za kateri koli drug namen kot za izvajanje projekta.

Tako v primeru nakupa, zgraditve, prenove kot tudi najema ima nepremičnina tehnične značilnosti, ki jih zahteva projekt, in je skladna z veljavnimi merili in standardi.

Najem pisarniških prostorov za običajne dejavnosti upravičenca se štejejo za posredne stroške (glej pravilo št. 22).

Pravilo št. 12

Nakup opreme

Praviloma je najbolj smiselno, da se oprema (npr. osebni računalniki, pohištvo, avtomobili itd.) pridobi z lizingom ali najemom (glej pravilo št. 13).

Če lizing ali najem nista možna zaradi kratkotrajnosti projekta ali hitre amortizacije opreme, so lahko stroški nakupa upravičeni.

Oprema ima tehnične značilnosti, ki jih zahteva projekt, in je skladna z veljavnimi merili in standardi.

Stroški nakupa opreme so upravičeni, če ustrezajo običajnim tržnim cenam in je vrednost zadevnih predmetov odpisana v skladu z davčnimi in računovodskimi pravili, ki veljajo za upravičenca. Upošteva se lahko samo delež amortizacije predmeta, ki ustreza trajanju projekta.

Nakup rabljene opreme se lahko brez poseganja v uporabo strožjih nacionalnih predpisov šteje kot upravičeni izdatek, če je v skladu z naslednjima dvema pogojema:

(a) prodajalec opreme predloži izjavo, ki navaja njen izvor in potrdi, da v zadnjih sedmih letih ni bila kupljena s pomočjo državne dotacije ali dotacije Skupnosti;

(b) cena opreme ne presega njene tržne vrednosti in znaša manj kakor cena podobne nove opreme.

Pravilo št. 13

Lizing

Izdatki, ki nastanejo v povezavi s posli lizinga, so upravičeni do sofinanciranja v okviru Evropskega sklada za begunce ob upoštevanju pravil iz točk A in B.

A. POMOČ PREKO DAJALCA LIZINGA

A.1. Dajalec lizinga je posredni prejemnik sofinanciranja Skupnosti, ki se uporablja za zniževanje zakupnine, ki jih plačuje jemalec lizinga za sredstva, ki so zajeta v pogodbi o lizingu.

A.2. Pogodbe o lizingu, za katere se izplača pomoč Skupnosti, vključujejo možnost nakupa ali zagotovijo minimalno zakupno obdobje, ki je enako življenjski dobi sredstva, na katerega se pogodba nanaša.

A.3. Če se pogodba o lizingu prekine pred iztekom minimalnega zakupnega obdobja brez predhodne odobritve pristojnih organov, dajalec lizinga vrne zadevnim državnim organom (za knjiženje v dobro Evropskemu skladu za begunce) stroške tistega dela pomoči Skupnosti, ki ustreza preostanku zakupnega obdobja.

A.4. Nakup sredstva s strani dajalca lizinga, potrjen s prejetim računom ali računovodskimi listinami enakovredne dokazne vrednosti, pomeni izdatke, upravičene do sofinanciranja. Maksimalni znesek, upravičen do sofinanciranja Skupnosti, ne presega tržne vrednosti sredstva, danega v lizing.

A.5. Stroški, povezani s pogodbo o lizingu (predvsem davek, marža dajalca lizinga, stroški refinanciranja obresti, režijski stroški, stroški zavarovanja), ki niso izdatki iz točke A.4, niso upravičeni izdatki.

A.6. Pomoč Skupnosti, ki se izplača dajalcu lizinga, se v celoti porabi v korist jemalca lizinga z enotnim znižanjem vseh obrokov od začetka do konca zakupnega obdobja.

A.7. Dajalec lizinga dokaže, da se bodo sredstva pomoči Skupnosti v celoti prenesla na jemalca lizinga z določitvijo razčlenitve obrokov ali s pomočjo primerljive metode, ki zagotavlja enakovredno jamstvo.

A.8. Stroški iz točke A.5, uporaba vseh davčnih olajšav, ki izhajajo iz posla, in drugi pogodbeni pogoji so enakovredni tistim, ki se uporabljajo v odsotnosti katere koli finančne intervencije Skupnosti.

B. POMOČ JEMALCU LIZINGA

B.1. Jemalec lizinga je neposredni prejemnik sredstev sofinanciranja Skupnosti.

B.2. Obroki, ki jih jemalec lizinga plača dajalcu lizinga in jih potrjuje prejeti račun ali računovodske listine enakovredne dokazne vrednosti, predstavljajo izdatke, upravičene do sofinanciranja.

B.3. Pri pogodbah o lizingu, ki vključujejo možnost nakupa ali zagotavljajo minimalno zakupno obdobje, ki je enako življenjski dobi sredstva, na katerega se pogodba nanaša, maksimalni znesek, upravičen do sofinanciranja Skupnosti, ne presega tržne vrednosti sredstva, danega v lizing. Drugi stroški, povezani s pogodbo o lizingu (davek, marža dajalca lizinga, stroški refinanciranja obresti, režijski stroški, stroški zavarovanja itn.), niso upravičeni izdatki.

B.4. Pomoč Skupnosti v zvezi s pogodbami o lizingu iz točke B.3 se izplačajo jemalcu lizinga v eni ali več tranšah, glede na dejansko plačane obroke. Če se pogodba o lizingu izteče po končnem datumu projekta, ki ga sofinancira Skupnost, se štejejo za upravičene le izdatki v zvezi z obroki, ki zapadejo in jih jemalec lizinga plača najpozneje do končnega datuma projekta, ki ga sofinancira Skupnost.

B.5. Pri pogodbah o lizingu, ki ne vsebujejo možnosti nakupa in trajajo manj kakor obdobje življenjske dobe sredstva, na katerega se pogodba o lizingu nanaša, so do sofinanciranja Skupnosti upravičeni obroki v sorazmerju s trajanjem upravičenega projekta. Vendar mora biti jemalec lizinga sposoben dokazati, da je bil lizing najbolj gospodarna metoda za omogočanje uporabe opreme. Če bi bili stroški pri uporabi druge metode (na primer pri najemu opreme) nižji, se od upravičenih izdatkov odštejejo dodatni stroški.

Pravilo št. 14

Stroški za potrošni material in zaloge

Stroški za potrošni material in zaloge so upravičeni, če so določljivi in neposredno dodeljeni projektu. Vključujejo vsakršen material ali pomoč, zagotovljeno osebam iz ciljnih skupin, določenih v členu 3 Odločbe Sveta 2004/904/ES, na primer: hrano, oblačila, zdravstveno pomoč, gradbeni material za prezidavo ali prenovo nepremičnine itd. Zaloge vključujejo zaloge hrane za osebe iz ciljnih skupin, določenih v členu 3 Odločbe Sveta 2004/904/ES.

Vendar se stroški, na primer za pisarniški material in potrebščine (pisala, papir, mape, kasete s črnilom, diskete), dobava elektrike za pisarne, telefon in poštne storitve, poraba interneta, računalniška programska oprema itd., štejejo za posredne stroške, kadar se jih zagotavlja ekipi, ki projekt izvaja (glej pravilo št. 22).

Pravilo št. 15

Stroški podizvajanja

Na splošno morajo biti upravičenci sposobni sami izvesti delo. Oddajanje del podizvajalcem je odstopanje od tega splošnega pravila in je omejeno na določene primere.

Podpogodbe se lahko nanašajo le na omejen del projekta. Zato na splošno velja, da za temeljne elemente projekta ni mogoče skleniti podpogodb.

Za vse podizvajalce velja, da morajo zagotoviti upravljalnim in nadzornim organom vse potrebne podatke o dejavnostih, ki jih prevzamejo s podpogodbami.

Kjer je potrebno, odda upravičenec projekta dele podizvajalcem v delo v skladu s pravili o javnih naročilih.

Upravičenci dodelijo pogodbo ponudniku, ki da ekonomsko najugodnejšo ponudbo, kar pomeni, da ponudnik ponuja najboljše razmerje med ceno in kvaliteto, v skladu z načeli transparentnosti in enakega obravnavanja morebitnih izvajalcev in v skrbi za preprečevanje navzkrižja interesov.

Brez poseganja v uporabo strožjih nacionalnih predpisov izdatki v zvezi z naslednjimi pogodbami, sklenjenimi s podizvajalci, niso upravičeni do sofinanciranja iz Evropskega sklada za begunce:

(a) oddajanje del podizvajalcem, ki povečujejo stroške izvrševanja projekta, ne da bi se povečala njegova sorazmerna vrednost;

(b) podpogodbe, sklenjene s posredniki ali svetovalci, v katerih je plačilo določeno kot odstotek skupnega stroška projekta, razen če takega plačila ne utemelji končni upravičenec s sklicevanjem na dejansko vrednost opravljenega dela ali storitev.

Pravilo št. 16

Stroški, ki izhajajo neposredno iz zahtev, povezanih s sofinanciranjem EU

Stroški, povezani z oglaševanjem (razširjanje informacij, posebno ocenjevanje projekta, prevajanje, razmnoževanje itd.) projekta in sofinanciranja EU, so upravičeni.

Pravilo št. 17

Bančni stroški za vodenje računov

Če sofinanciranje iz Evropskega sklada za begunce zahteva odprtje ločenega računa ali računov za izvajanje projekta, so bančni stroški za odprtje in vodenje računov upravičeni.

Pravilo št. 18

Stroški za strokovnjake

Stroški, povezani s pravnim svetovanjem, notarskimi stroški, stroški tehnične ali finančne strokovne pomoči ali neodvisnim ocenjevanjem, ter računovodski ali revizijski stroški so upravičeni, če so neposredno povezani s projektom in so potrebni za njegovo pripravo ali izvedbo ter če se nanašajo na zahteve odgovornih organov.

Pravilo št. 19

Stroški jamstev, ki jih zagotovi banka ali druga finančna ustanova

Ti stroški so upravičeni, če jamstva zahteva nacionalna zakonodaja ali zakonodaja Skupnosti ali odločba Komisije o odobritvi sofinanciranja.

Pravilo št. 20

DDV in drugi davki ter stroški

DDV ne predstavlja upravičenega izdatka, razen če ga resnično in dokončno nosi končni upravičenec ali posamezni prejemnik v okviru programov pomoči po členu 87 Pogodbe in v primeru pomoči, ki jo dodelijo organi, ki jih določijo države članice. DDV, ki je na kakršenkoli način vračljiv, se ne šteje za upravičeni strošek, tudi če končnemu upravičencu ali posameznemu prejemniku dejansko ni povrnjen.

Če se za končnega upravičenca ali posameznega prejemnika uporablja pavšalni sistem po naslovu XIV Šesti direktivi Sveta 77/388/EGS z dne 17. maja 1977 o usklajevanju zakonodaje držav èlanic o prometnih davkih – Skupni sistem davka na dodano vrednost: enotna osnova za odmero (1), se plačani DDV šteje za vračljivega za namene točke (a).

Pravilo št. 21

Izdatki javne uprave, povezani z izvajanjem projektov

Naslednji izdatki javne uprave so upravičeni do sofinanciranja zunaj tehnične pomoči, če se nanašajo na izvajanje projekta, pod pogojem, da izdatki ne izhajajo iz zakonsko predpisanih odgovornosti javnega organa ali njegovih tekočih nalog upravljanja, spremljanja in nadzora:

(a) stroški strokovnih storitev, ki jih opravlja javna služba pri izvajanju aktivnosti. Stroški se zaračunajo bodisi končnemu upravičencu (javnemu ali zasebnemu) ali potrdijo na podlagi listin enakovredne dokazne vrednosti, ki omogočajo ugotovitev realnih stroškov, ki jih je zadevna javna služba plačala v zvezi z navedenim projektom;

(b) stroški izvajanja projekta, vključno z izdatki, povezanimi z zagotavljanjem storitev, ki bremenijo javni organ, ki je sam končni upravičenec in ki izvaja projekt za svoj račun brez najemanja zunanjih inženirjev ali drugih podjetij. Zadevni izdatki se morajo nanašati na dejansko in neposredno plačane izdatke za sofinanciran projekt, in morajo biti potrjeni na podlagi listin, ki omogočajo ugotovitev realnih stroškov, ki jih je zadevna javna služba plačala v zvezi z navedenim projektom.

2.2. Upravičeni posredni stroški

Pravilo št. 22

Posredni stroški

Fiksni odstotek režijskih stroškov, ki znaša do 7 % skupnega zneska upravičenih neposrednih stroškov, velja za upravičene posredne stroške, če je ta številka vključena v finančnem načrtu projekta. Posredni stroški so upravičeni, če ne vključujejo stroškov, dodeljenih v drugi postavki proračuna za projekt, če se ne morejo neposredno zaračunati in če se ne financirajo iz drugih virov. Posredni stroški niso upravičeni, če dogovor o odobritvi ali enakovredna oblika pravnega instrumenta, sklenjena z upravičencem, zadeva financiranje projekta, ki ga izvaja subjekt, ki že prejema dotacijo za poslovanje od Komisije in/ali državnega organa.

3. NEUPRAVIČENI IZDATKI

Pravilo št. 23

Neupravičeni stroški

1. Naslednji stroški se ne štejejo za upravičene: donos kapitala, dolgovi in stroški servisiranja dolga, negativne obresti, devizne provizije in izgube, rezervacije za izgube ali morebitne bodoče obveznosti, plačilo dolgovanih obresti, DDV (razen če je krit s pogoji, določenimi v pravilu št. 20), dvomljivi dolgovi, globe, denarne kazni, stroški sodnih postopkov in prekomerni ali nepotrebni izdatki.

2. Stroški za reprezentanco izključno za projektno osebje niso upravičeni. Razumni stroški za gostoljubje na družabnih dogodkih, ki jih upravičuje projekt, kot je srečanje ob koncu projekta ali srečanja vodstva projekta, so dovoljeni.

3. Stroški, ki jih je upravičenec prijavil in so nastali v okviru drugega projekta ali delovnega programa, ki prejema finančno pomoč Skupnosti, niso upravičeni.

Pravilo št. 24

Prispevki v naravi

Prispevki v naravi se običajno ne štejejo za upravičene stroške.

V primeru prispevkov v naravi se prispevki ovrednotijo s finančno vrednostjo in se isti znesek šteje v stroških projekta kot neupravičeni stroški ter pri prejemkih iz dejavnosti.

Vendar pa se lahko v primerno utemeljenih izjemnih primerih sofinanciranje projekta izvede delno s prispevki v naravi tretjih strank. Taki prispevki ne presegajo 30 % upravičenih stroškov projekta ali 20 % za države članice, ki jih pokriva Kohezijski sklad.

V tem primeru veljajo naslednja pravila:

— prispevki v naravi lahko vključujejo le zagotavljanje opreme ali materialov, raziskovalne ali strokovne dejavnosti ali neplačanega prostovoljnega dela; pod nobenim pogojem se kot prispevek v naravi ne morejo šteti stroški zemljišča ali nepremičnine;

— vrednost prispevkov v naravi se neodvisno oceni in revidira ter ne sme preseči dejansko kritih stroškov, utemeljenih z računovodskimi listinami tretjih strank, ki so izvedle te prispevke upravičencu brezplačno, vendar nosijo s tem povezane stroške, niti ne sme preseči stroškov, ki so splošno priznani na zadevnem trgu za zadevno vrsto prispevkov, če stroški niso kriti; v primeru neplačanega prostovoljnega dela se vrednost tega dela opredeli ob upoštevanju porabljenega časa in običajne urne in dnevne postavke za opravljeno delo.

4. KATEGORIJE UPRAVLJANJA, IZVAJANJA, SPREMLJANJA IN NADZORA IZDATKOV, UPRAVIČENIH DO FINANCIRANJA V SKLADU S „TEHNIČNO IN UPRAVNO POMOČJO“

Naslednji stroški so upravičeni za financiranje v skladu s tehnično pomočjo v skladu s členom 18 Odločbe Sveta 2004/904/ES:

(a) stroški, povezani s pripravo, izbiro, ocenjevanjem in spremljanjem dejavnosti, ki se sofinancira iz Evropskega sklada za begunce. To lahko vključuje študije, seminarje, informativne akcije, ocenjevanje ter pridobitev in lizing ali nakup računalniških sistemov za upravljanje, spremljanje in ocenjevanje;

(b) stroški, povezani z revizijami in pregledi na kraju samem ter preverjanji projektov;

(c) stroški, povezani s preglednostjo sofinanciranja iz Evropskega sklada za begunce;

(d) izdatki za seje odborov o izvajanju večletnih in letnih programov. Ti izdatki lahko vključujejo stroške strokovnjakov in drugih udeležencev teh odborov, kadar predsedujoči na teh odborih meni, da je njihova navzočnost bistvena za učinkovito izvajanje sofinanciranja Sklada.

Izdatki, povezani z osebnimi prejemki, vključno s prispevki za socialno varnost, so upravičeni le v naslednjih primerih:

— redno zaposleni uradniki, začasno premeščeni z uradno odločbo zadevnega javnega organa, ki jih pooblasti za opravljanje nalog iz točk (a) in (b) zgoraj;

— začasni zastopniki ali osebje iz zasebnega sektorja, zaposleni izključno za namen opravljanja nalog iz točk (a), (b) in (d) zgoraj.

Obdobje začasne premestitve ali zaposlitve ne more presegati končnega datuma za upravičenost izdatkov, določenega v odločbi o sofinanciranju, ki jo sprejme Komisija.

Izdatki za plače državnih uradnikov ali drugih javnih uslužbencev pri izvajanju teh dejavnosti niso upravičeni, če te dejavnosti izhajajo iz zakonsko predpisanih odgovornosti javnega organa ali njegovih tekočih nalog upravljanja, spremljanja in nadzora.

(1) UL L 145, 13.6.1977, str. 1. Direktiva, kakor je bila nazadnje spremenjena z Direktivo 2005/92/ES (UL L 345, 28.12.2005, str. 19).