SKLEP SVETA (EU) 2015/355

z dne 2. marca 2015

o sprejetju poslovnika Odbora Evropskega razvojnega sklada

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Pogodbe o Evropski uniji,

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Notranjega sporazuma med predstavniki vlad držav članic Evropske unije, ki so se sestali v okviru Sveta, o financiranju pomoči Evropske unije v okviru večletnega finančnega okvira za obdobje 2014–2020 v skladu s Sporazumom o partnerstvu AKP-EU in o dodelitvi finančne pomoči čezmorskim državam in ozemljem, za katere se uporablja četrti del Pogodbe o delovanju Evropske unije (1) (v nadaljnjem besedilu: Notranji sporazum), in zlasti člena 8(5) Notranjega sporazuma,

ob upoštevanju predloga Evropske komisije,

ob upoštevanju naslednjega:

V Sporazumu o partnerstvu med članicami skupine afriških, karibskih in pacifiških držav na eni strani ter Evropsko skupnostjo in njenimi državami članicami na drugi, podpisan v Cotonouju dne 23. junija 2000 (2) , kakor je bil prvič spremenjen v Luxembourgu 25. junija 2005 (3) in kakor je bil drugič spremenjen v Ouagadougouju 22. junija 2010 (4) (v nadaljnjem besedilu: Sporazum o partnerstvu AKP-EU), je predvidena določitev finančnih protokolov za posamezno petletno obdobje.

Predstavniki vlad držav članic, ki so se sestali v okviru Sveta, so 26. junija 2013 sprejeli Notranji sporazum v skladu s Sporazumom o partnerstvu AKP-EU, ki predvideva ustanovitev Odbora Evropskega razvojnega sklada, sestavljenega iz predstavnikov vlad držav članic.

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Sprejme se poslovnik Odbora Evropskega razvojnega sklada, kot je določen v Prilogi.

Člen 2

Ta sklep začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

(1) UL L 210, 6.8.2013, str. 1.

(2) UL L 317, 15.12.2000, str. 3.

(3) UL L 287, 28.10.2005, str. 4.

(4) UL L 287, 4.11.2010, str. 3.

(5) Sklep Sveta 2013/755/EU z dne 25. novembra 2013 o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj Evropski uniji (Sklep o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj) (UL L 344, 19.12.2013, str. 1).

(6) Uredba Sveta (EU) 2015/322 z dne 2. marca 2015 o izvajanju 11. Evropskega razvojnega sklada (UL L 58, 3.3.2015, str. 1).

PRILOGA

POSLOVNIK ODBORA EVROPSKEGA RAZVOJNEGA SKLADA

Člen 1

Sestava

Odbor Evropskega razvojnega sklada (v nadaljnjem besedilu: Odbor) sestavljajo delegacije držav članic (v nadaljnjem besedilu: delegacije), predseduje pa mu predstavnik Komisije.

Pri delu Odbora v zvezi z vprašanji, povezanimi z Evropsko investicijsko banko (EIB), sodeluje opazovalec EIB.

Predstavnik generalnega sekretariata Sveta se sej udeležuje kot opazovalec.

Člen 2

Predložitev zadeve Odboru v obravnavo

1. Odboru se v obravnavo predložijo zadeve v primerih in v skladu s postopki, določenimi v Uredbi Sveta (EU) 2015/322 (1) (v nadaljnjem besedilu: Uredba o izvajanju 11. ERS), in zlasti v členih 7, 9 in 14 navedene uredbe, ter po potrebi v Sklepu Sveta 2013/755/EU (2) (v nadaljnjem besedilu: Sklep o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj). Odbor se v zvezi s pooblastili, ki so nanj prenesena na podlagi Sklepa o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj, imenuje „Odbor ERS-ČDO“.

2. Poleg v obravnavo predloženih zadev, kot je določeno v odstavku 1:

(a) Komisija na svojem spletnem mestu pravočasno objavi sklepe, sprejete na podlagi členov 14 in 15 Uredbe o izvajanju 11. ERS, ter Odbor o tem ustrezno obvesti z najhitrejšimi in najzanesljivejšimi elektronskimi sredstvi;

(b) Komisija Odbor obvesti o kakršnih koli zamudah ali težavah pri izvajanju letnih akcijskih programov, posameznih in posebnih ukrepov, vključno s predhodnimi informacijami o prekinitvi in nadaljevanju izvajanja programov proračunske podpore, iz katerih bi lahko izhajale znatne dodatne obveznosti ali vsebinske spremembe, ki bi lahko povzročile, da se zadeva obvezno predloži v obravnavo na podlagi določb Uredbe o izvajanju 11. ERS.

Člen 3

Sklic seje

1. Sejo Odbora skliče predsednik na lastno pobudo ali na zahtevo države članice.

2. Skličejo se lahko skupne seje Odbora z drugimi odbori, da se razpravlja o zadevah, za katere so posamezni odbori pristojni.

Člen 4

Dnevni red

1. Predsednik sestavi osnutek dnevnega reda in ga predloži Odboru.

2. Na dnevnem redu se ločeno obravnavajo:

(a) osnutki ukrepov, ki naj jih sprejme Komisija in v zvezi s katerimi je Odbor zaprošen za mnenje, v skladu s postopkom iz člena 14 Uredbe o izvajanju 11. ERS;

(b) druge zadeve, ki se predložijo Odboru v vednost ali za preprosto izmenjavo mnenj, bodisi na pobudo predsednika bodisi na pisno zahtevo člana Odbora.

3. Vsaka delegacija lahko zahteva uvrstitev točke na dnevni red seje Odbora. Ustrezne informacije o teh točkah se lahko podajo ustno ali po potrebi naknadno pisno.

4. Dnevni red vsebuje odobritev zapisnika predhodne seje.

5. Najmanj vsake tri mesece, in kadar koli so na razpolago posodobljene informacije, se dnevnemu redu priloži okviren dolgoročni načrt za prihodnje seje. Ta načrt vključuje točke, ki se predložijo zaradi podaje mnenja, in strateška vprašanja, ki zadevajo celotni ERS, ki so predložena v vednost in/ali za izmenjavo mnenj. Ta načrt vključuje točke, ki se bodo Odboru predložile v prihodnjem šestmesečnem obdobju. Kolikor je mogoče, so v tem načrtu navedene tudi točke, ki bodo Odboru verjetno predložene v naslednjem šestmesečnem obdobju.

Člen 5

Dokumentacija, ki se pošlje ali predloži članom Odbora

1. Predsednik vabilo in osnutek dnevnega reda seje ter kakršne koli osnutke ukrepov, v zvezi s katerimi je Odbor zaprošen, da poda mnenje, pošlje članom Odbora dovolj zgodaj pred sejo, pri čemer upošteva nujnost in kompleksnost zadeve, v vsakem primeru pa najpozneje 21 koledarskih dni pred datumom seje. Kolikor je mogoče, se tudi drugi dokumenti v zvezi s sejo, zlasti dokumenti, predloženi v vednost in za izmenjavo mnenj, predložijo v istem roku.

Vsi dokumenti se predložijo v skladu s členom 15(2) in (3).

2. V nujnih primerih in kadar se mora ukrep, ki se sprejme, začeti nemudoma izvajati, lahko predsednik na lastno pobudo ali na zahtevo člana Odbora skrajša rok za predložitev dokumentov iz odstavka 1. Ta rok ne sme biti krajši od sedmih koledarskih dni. Take nujne primere mora Komisija ustrezno pisno utemeljiti.

3. Izjemoma, v zelo nujnih primerih v partnerski državi ali regiji, na primer v resnih gospodarskih, družbenih in političnih okoliščinah, ob naravnih nesrečah v državi prejemnici, ter humanitarnih krizah ali v drugih zunanjih okoliščinah podobne narave, na katere se je treba zelo hitro odzvati, lahko predsednik na zahtevo člana Odbora ali na lastno pobudo odstopa od rokov, določenih v odstavkih 1 in 2. Take nujne primere mora Komisija ustrezno pisno utemeljiti.

4. Odstavka 2 in 3 se ne uporabljata za strateške dokumente in večletne okvirne programe ter njihove prilagoditve, ki so posledica vmesnih in končnih pregledov iz člena 7(2) Uredbe o izvajanju 11. ERS.

5. V primeru osnutkov ukrepov, ki se predložijo Odboru za podajo mnenja po ustnem postopku, delegacije najmanj tri delovne dni pred datumom seje pisno obvestijo sekretariat Odbora o:

(a) tistih točkah, s katerimi lahko načeloma že soglašajo in za katere predlagajo, da se uvrstijo kot točke pod A (s pripombami ali zahtevami za dodatne informacije ali brez njih), ter

(b) tistih točkah, o katerih je po njihovem mnenju potrebna razprava in za katere predlagajo, da se uvrstijo kot točke pod B

na dnevni red iz člena 4(1).

Na zahtevo države članice se lahko katera koli točka pod A predloži v razpravo in prenese na seznam točk pod B čim prej pred sejo, ali, v izjemnih primerih, na seji.

Delegacije prav tako pripravijo kakršne koli pripombe in zahteve po dodatnih informacijah v pisni obliki in, kadar je to mogoče, najpozneje tri delovne dni pred datumom seje.

Komisija, kadar je to mogoče, pisno in najpozneje dan pred sejo zagotovi dodatne informacije in odgovori na morebitne pripombe.

6. Komisija lahko v ustrezno utemeljenih izredno nujnih primerih tudi uporabi postopek iz člena 14(4) Uredbe o izvajanju 11. ERS. V takih primerih predsednik predloži ukrepe Odboru v 14 dneh po njihovem sprejetju z namenom, da pridobi njegovo mnenje.

Člen 6

Pošiljanje programskih dokumentov Skupni parlamentarni skupščini

Sekretariat Odbora v skladu s členom 7(1) Uredbe o izvajanju 11. ERS programske dokumente pošlje v vednost Skupni parlamentarni skupščini, sočasno pa jih pošlje tudi delegacijam v Odboru.

Člen 7

Mnenje Odbora

1. Kadar je Odbor o posamezni zadevi zaprošen za mnenje, se o njej razpravlja pod pogoji in v skladu s postopkom, kakor je določeno v členu 14(3) oziroma (4) Uredbe o izvajanju 11. ERS ter v členu 8(2) in (3) Notranjega sporazuma med predstavniki vlad držav članic Evropske unije, ki so se sestali v okviru Sveta, o financiranju pomoči Evropske unije v okviru večletnega finančnega okvira za obdobje 2014–2020 v skladu s Sporazumom o partnerstvu AKP-EU in o dodelitvi finančne pomoči čezmorskim državam in ozemljem, za katere se uporablja četrti del Pogodbe o delovanju Evropske unije (3) (v nadaljnjem besedilu: Notranji sporazum).

2. Če noben član Odbora temu ne nasprotuje, lahko predsednik brez uradnega glasovanja sklene, da Odbor soglasno daje pozitivno mnenje o osnutkih ukrepov.

3. Kadar se uporablja ustni postopek, ob tem pa se med sejo osnutke ukrepov vsebinsko spremeni ali se mu dodajo nova dejstva, lahko predsednik na lastno pobudo ali na zahtevo države članice odloži glasovanje o določeni točki dnevnega reda do konca seje ali do prihodnje seje.

4. Če se na podlagi odstavka 3, predsednik odloči, da ne odloži glasovanja, kot zahteva ena delegacija ali več delegacij, lahko delegacija(-e), ki to zahteva(-jo), poda(-jo) pridržek, ki se lahko umakne najpozneje v treh delovnih dneh od dneva, ki sledi seji. Mnenje Odbora se po izteku tega roka zabeleži kot dokončno. Komisija države članice obvesti o dokončnem stališču, ki ga je (so) sprejela(-e) država(-e) članica(-e), katere(-ih) delegacija(-e) je (so) v Odboru izrazila(-e) pridržek.

5. Ob upoštevanju drugega pododstavka tega odstavka se glasovanje o zadevi preloži na naslednjo sejo, če dokumenti v zvezi z določeno točko dnevnega reda članom Odbora niso bili poslani v roku, določenem v členu 5(1) in (2).

Odbor lahko na predlog predsednika ali na zahtevo člana Odbora z navadno večino svojih članov odloči, da točka zaradi nujnosti zadeve ostane na dnevnem redu. Po potrebi se lahko uporabi pisni postopek iz člena 11 tega poslovnika.

6. V okviru pregleda letnih ali večletnih akcijskih programov lahko vsaka delegacija zahteva umik projekta ali programa iz akcijskega programa. Če to zahtevo podpre manjšina delegacij, ki lahko prepreči sprejetje, kakor je določeno v členu 8(3) Notranjega sporazuma v povezavi s členom 8(2) Notranjega sporazuma, Komisija sprejme akcijski program brez zadevnega projekta ali programa. Razen če Komisija v skladu z mnenji delegacij iz Odbora umaknjenega projekta ali programa ne želi nadaljevati, ga pozneje ponovno predloži Odboru ločeno od akcijskega programa, in sicer v obliki posameznega ukrepa, ki ga Komisija nato sprejme v skladu s postopkom iz člena 14 Uredbe o izvajanju 11. ERS.

Člen 8

Izmenjava mnenj

1. Vsaka delegacija lahko kadar koli pozove Komisijo, da Odboru predloži informacije in opravi izmenjavo mnenj o vprašanjih v zvezi z nalogami, opisanimi v členih 3(3), 7(2) in 14(2) Uredbe o izvajanju 11. ERS. Na zahtevo države članice se lahko v skladu s členom 18(2) Uredbe o izvajanju 11. ERS v Odboru razpravlja o kateri koli oceni, vključno s priporočili in nadaljnjimi ukrepi. Kot je določeno v členu 18(4) Uredbe o izvajanju 11. ERS, Komisija pregleduje napredek pri izvajanju 11. ERS, vključno z nacionalnimi okvirnimi programi, in Svetu za vsako leto, začenši z letom 2015, predloži poročilo o izvajanju. Na zahtevo države članice se lahko o tem poročilu tudi razpravlja v Odboru.

2. Na podlagi takšne izmenjave mnenj lahko delegacije oblikujejo priporočila, ki jih Komisija upošteva. Zapisnik Odbora odraža izražena stališča. Stališče, ki ga podpira kvalificirana večina delegacij, kakor je določeno v členu 8(3) Notranjega sporazuma v povezavi s členom 8(2) Notranjega sporazuma, se evidentira kot priporočilo.

Člen 9

Zastopanje in sklepčnost

1. Vsaka delegacija se šteje kot en član Odbora. Vsaka država članica določi sestavo svoje delegacije in o tem obvesti predsednika.

2. Z odobritvijo predsednika lahko delegacije na stroške zadevne države članice spremljajo nevladni strokovnjaki.

V razumnem času, v vsakem primeru pa najpozneje pet koledarskih dni pred datumom seje, se predsedniku sporočijo naslednje informacije:

(a) sestava vsake delegacije, razen kadar je predsednik s tako sestavo že seznanjen;

(b) imena in funkcije morebitnih strokovnjakov, ki bodo spremljali delegacijo, ter obrazložitev, zakaj je njihova prisotnost potrebna.

Če predsednik vnaprej ne nasprotuje udeležbi strokovnjaka na zadevni seji, se šteje, da je dovoljena.

Predsednik pred sejo delegacije obvesti o sodelovanju nevladnega strokovnjaka, pri čemer navede organizacijo, ki jo zastopa.

3. Delegacija lahko po potrebi zastopa največ eno drugo državo članico. Zastopana delegacija o tem pred začetkom seje uradno pisno obvesti predsednika.

4. Zahtevana sklepčnost v razpravah Odbora je enaka tisti, ki se zahteva za mnenje kvalificirane večine, ki se poda v skladu s členom 14(3) in (4) Uredbe o izvajanju 11. ERS.

Člen 10

Tretje strani in strokovnjaki

1. Predstavnike držav pristopnic se od dne podpisa pristopne pogodbe povabi, da se udeležijo sej Odbora.

2. Predsednik lahko na lastno pobudo ali na zahtevo člana Odbora povabi predstavnike drugih tretjih strani ali druge strokovnjake, da izrazijo mnenje o posameznih točkah dnevnega reda sej Odbora. Vendar lahko njihovi udeležbi na seji nasprotuje navadna večina držav članic.

3. Predstavniki tretjih strani in strokovnjaki iz odstavkov 1 in 2 ter tisti, ki so navedeni v členu 9(2), med glasovanjem Odbora niso prisotni in pri njem ne sodelujejo.

Člen 11

Pisni postopek

1. Predsednik lahko v ustrezno utemeljenih primerih mnenje Odbora pridobi po pisnem postopku. Predsednik članom Odbora pošlje predloge osnutkov ukrepov in glede na nujnost zadeve določi rok, v katerem lahko podajo mnenje.

Delegacije lahko oblikujejo stališče v roku 21 koledarskih dni od dneva, ko so bili predlogi poslani. Za vsako delegacijo v Odboru, ki do izteka roka, določenega v sporočilu, ne izrazi svojega nasprotovanja ali namere, da se vzdrži, se šteje, da je dala tiho soglasje k predlogu.

V nujnih ali zelo nujnih primerih v partnerski državi ali regiji se uporabljajo enaki roki, kot so določeni v členu 5(2) in (3). Take nujne ali zelo nujne primere mora Komisija ustrezno pisno utemeljiti.

2. Vendar se, če član Odbora zahteva, da se osnutki ukrepov obravnavajo na seji, pisni postopek s tem zaključi, predlagani ukrepi pa se prenesejo na naslednjo sejo.

3. Komisija člane Odbora nemudoma pisno obvesti o izidu pisnega postopka, v vsakem primeru pa najpozneje sedem koledarskih dni po izteku roka.

Člen 12

Podpora sekretariata

Storitve sekretariata za Odbor zagotavlja Komisija.

Člen 13

Zapisnik in zbirno poročilo s sej

Za vsako sejo se pod nadzorom predsednika sestavi zapisnik, ki vsebuje izražena mnenja o predlaganih ukrepih in stališča, izražena na seji. Zapisnik se članom Odbora pošlje nemudoma, in, kadar je to mogoče, v 14 koledarskih dneh po seji. Za seje, ki potekajo v presledkih štirih tednov ali manj, se zapisnik pošlje najpozneje sedem koledarskih dni pred naslednjo sejo.

Delegacije svoje morebitne pripombe na zapisnik pisno sporočijo predsedniku. Odbor se o teh pripombah obvesti; v primeru kakršnih koli nesoglasij o predlagani spremembi razpravlja Odbor. Če nesoglasje ni rešeno, se predlagana sprememba priloži zapisniku.

Člen 14

Seznam prisotnih

1. Predsednik na vsaki seji sestavi seznam prisotnih z navedbo organov ali teles, ki jih udeleženci zastopajo, in ga udeležencem razdeli med sejo.

2. Na začetku vsake seje mora vsaka delegacija, katere sodelovanje pri delu Odbora pomeni navzkrižje interesov v zvezi s posamezno točko dnevnega reda, o tem obvestiti predsednika. Poleg tega vsaka oseba, ki je bila imenovana s strani držav članic, pa tudi strokovnjaki, katerih udeležbo na seji je odobril predsednik v skladu s členom 9(2) in členom 10(2), ter predstavniki tretjih oseb, ki so bili povabljeni, da se udeležijo seje v skladu s členom 10, predsednika obvesti o kakršnem koli navzkrižju interesov v zvezi s posamezno točko dnevnega reda.

V primeru takšnega navzkrižja interesov se zadevna oseba na zahtevo predsednika umakne s seje, ko se obravnavajo zadevne točke dnevnega reda.

Člen 15

Korespondenca

1. Korespondenca v zvezi Odborom se naslovijo na Komisijo, in sicer na sekretariat Odbora.

2. Korespondenca, ki jo na delegacije naslovi sekretariat, se z najhitrejšimi in najzanesljivejšimi elektronskimi sredstvi pošlje stalnemu predstavništvu zadevne države članice. Če stalno predstavništvo Komisiji sporoči poseben osrednji elektronski naslov za korespondenco v zvezi z delom odborov, se za korespondenco uporablja ta naslov. Poleg tega se lahko korespondenca naslovi neposredno na osebe, ki so jih države članice imenovale za svoje predstavnike v Odboru.

3. Razen v izrednih okoliščinah se korespondenca med Komisijo in delegacijami v obeh smereh pošilja z elektronskimi sredstvi, ki jih v ta namen določi Komisija.

Člen 16

Dostop do dokumentov in zaupnost

1. Zahteve za dostop do dokumentov Odbora se obravnavajo v skladu z Uredbo (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (4). O zahtevah za dostop do teh dokumentov odloča Komisija v skladu s svojim poslovnikom (5). Če je zahteva naslovljena na državo članico, ta država članica uporabi člen 5 Uredbe (ES) št. 1049/2001.

2. Razprave Odbora so zaupne.

3. Dokumenti, ki se predložijo članom Odbora, strokovnjakom in predstavnikom tretjih strani, so zaupni, razen če je dostop do teh dokumentov odobren v skladu z odstavkom 1 ali če jih Komisija objavi na drug način.

4. Člani Odbora, pa tudi strokovnjaki in predstavniki tretjih oseb, morajo spoštovati obveznosti v zvezi z zaupnostjo iz tega člena. Predsednik zagotovi, da so strokovnjaki in predstavniki tretjih strani seznanjeni z zahtevami v zvezi z zaupnostjo, ki veljajo zanje.

Člen 17

Varstvo osebnih podatkov

Odbor in njegove delovne skupine obdelujejo osebne podatke v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (6) in sicer pod pristojnostjo predsednika, ki deluje kot upravljavec v smislu točke (d) člena 2 navedene uredbe.

Člen 18

Stroški delovanja

1. Stroške delovanja Odbora, vključno s potnimi izdatki za enega udeleženca na državo članico, krije Komisija.

Če je to v okviru dodeljenih finančnih sredstev mogoče, Komisija krije potne izdatke dveh članov delegacije, ki za to zaprosita.

2. Komisija zagotovi prostore in materialna sredstva, ki jih Odbor potrebuje za svoje delo.

(1) Uredba Sveta (EU) 2015/322 z dne 2. marca 2015 o izvajanju 11. Evropskega razvojnega sklada (UL L 58, 3.3.2015, str. 1).

(2) Sklep Sveta 2013/755/EU z dne 25. novembra 2013 o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj Evropski uniji (Sklep o pridružitvi čezmorskih držav in ozemelj) (UL L 344, 19.12.2013, str. 1).

(3) UL L 210, 6.8.2013, str. 1.

(4) Uredba (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (UL L 145, 31.5.2001, str. 43).

(5) Poslovnik Komisije (C(2000) 3614) (UL L 308, 8.12.2000, str. 26).

(6) Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 8, 12.1.2001, str. 1).