SL Uradni list Evropske unije L 167/69

ODLOČBA KOMISIJE

z dne 5. marca 2008

o določitvi pravil za izvajanje Odločbe Sveta 2007/435/ES o ustanovitvi Evropskega sklada za vključevanje državljanov tretjih držav za obdobje 2007–2013 v okviru splošnega programa „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“ glede sistemov upravljanja in nadzora držav članic, pravil za upravno in finančno upravljanje ter upravičenosti izdatkov za projekte, ki jih sofinancira Sklad

(notificirano pod dokumentarno številko C(2008) 795)

(Besedilo v angleškem, bolgarskem, češkem, estonskem, finskem, francoskem, grškem, italijanskem, latvijskem, litovskem, madžarskem, malteškem, nemškem, nizozemskem, poljskem, portugalskem, romunskem, slovaškem, slovenskem, španskem in švedskem jeziku je edino verodostojno)

(2008/457/ES)

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Odločbe Sveta 2007/435/ES z dne 25. junija 2007 o ustanovitvi Evropskega sklada za vključevanje državljanov tretjih držav za obdobje 2007–2013 v okviru splošnega programa „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“ (1) ter zlasti člena 21, člena 29(5), člena 31(6) in člena 33(4) Odločbe,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Treba je določiti pogoje, v skladu s katerimi morajo države članice izvesti ukrepe v okviru Sklada, zlasti da se določijo okoliščine, v katerih lahko odgovorni organ neposredno izvaja projekte. Prav tako je treba določiti nadaljnje določbe za pooblaščene organe.

(2) Treba je sestaviti seznam postopkov in/ali praktičnih ureditev, ki jih morajo različni imenovani organi določiti in uporabljati pri izvajanju Sklada.

(3) Treba je določiti obveznosti odgovornih organov glede končnih upravičencev v fazi izbire in odobritve projektov, ki se financirajo, ter glede vidikov, ki bi morali biti zajeti s preverjanji izdatkov, prijavljenih s strani končnega upravičenca in/ali partnerjev v projektu, vključno z upravnimi preverjanji zahtevkov za povračilo in preverjanji posameznih projektov na kraju samem.

(4) Za zagotovitev pravilne revizije izdatkov v okviru letnih programov je treba določiti merila, ki morajo biti upoštevana pri revizijskih sledeh, da lahko štejejo za ustrezne.

(5) Za revizije projektov in sistemov je odgovoren revizijski organ. Da bi se zagotovili ustrezen obseg in učinkovitost revizij ter izvajanje revizij v skladu z istimi standardi v vseh državah članicah, je treba določiti pogoje, ki jih morajo izpolnjevati revizije, vključno z osnovo za zbiranje vzorcev.

(6) Države članice morajo Komisiji skupaj z večletnim programom predložiti opis svojih sistemov upravljanja in nadzora. Ker je ta dokument ena od bistvenih podlag za Komisijo, da v okviru deljenega upravljanja proračuna Skupnosti ugotovi, ali države članice uporabljajo zadevno finančno pomoč v skladu z veljavnimi pravili in načeli za zaščito finančnih interesov Skupnosti, je treba podrobno določiti informacije, ki jih mora ta dokument vsebovati.

(7) Za uskladitev standardov za programiranje, spremljanje izvajanja Sklada, revidiranje in potrjevanje izdatkov je treba jasno določiti vsebino večletnega programa, letnega programa, poročila o napredku, končnega poročila, zahtev za plačila ter tudi revizijskih strategij, letnega revizijskega poročila, izjave o veljavnosti in potrjevanja izdatkov.

(8) Ker morajo države članice sporočati in spremljati nepravilnosti ter izterjati nepravilno plačane zneske v zvezi s financiranjem iz Sklada, je treba določiti zahteve za podatke, ki se pošljejo Komisiji.

(9) Izkušnje so pokazale, da se državljani Evropske unije premalo zavedajo vloge, ki jo ima Skupnost v programih financiranja. Zato je primerno podrobno določiti ukrepe glede informacij in obveščanja javnosti, potrebne za zapolnitev te vrzeli pri obveščanju in informiranju.

(10) Za zagotovitev, da se informacije o morebitnih možnostih financiranja široko razširijo med vse zainteresirane strani, in zaradi preglednosti je treba določiti minimalne ukrepe, potrebne za obveščanje možnih končnih upravičencev glede možnosti financiranja, ki jih preko Sklada skupaj ponujajo Skupnost in države članice. Za povečanje preglednosti glede uporabe Sklada je treba objaviti seznam končnih upravičencev, nazive projektov in znesek javnih sredstev, dodeljenih projektom.

(11) Ob upoštevanju Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (2) ter Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (3) je treba v zvezi z ukrepi glede informacij in obveščanja javnosti ter revizijskega dela v skladu s to odločbo zagotoviti obveznost, da morajo Komisija in države članice preprečiti kakršno koli nedovoljeno razkritje osebnih podatkov ali dostop do njih, ter navesti namen, za katerega Komisija in države članice lahko obdelujejo takšne podatke.

(12) Uporaba elektronskih sredstev za izmenjavo informacij in finančnih podatkov med državami članicami in Komisijo vodi k poenostavitvi, povečani učinkovitosti, preglednosti in prihranku časa. Da bi v celoti izkoristili te prednosti in hkrati ohranili varnost izmenjav, bi lahko Komisija vzpostavila skupen računalniški sistem.

(13) Za zagotovitev učinkovitega izvajanja Sklada v državah članicah v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja je treba sprejeti vrsto splošnih pravil o upravičenosti izdatkov iz Sklada. Za zmanjšanje upravne obremenitve končnih upravičencev in imenovanih organov se morajo pod določenimi pogoji odobriti pavšalni zneski za posredne stroške.

(14) V skladu s členom 3 Protokola o stališču Združenega kraljestva in Irske, priloženega Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, je temeljni akt za Združeno kraljestvo zavezujoč in zato posledično tudi ta odločba.

(15) V skladu s členom 3 Protokola o stališču Združenega kraljestva in Irske, priloženega Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, je temeljni akt za Irsko zavezujoč in zato posledično tudi ta odločba.

(16) V skladu s členom 2 Protokola o stališču Danske, ki je priložen Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, ta odločba za Dansko ni zavezujoča in se v njej ne uporablja.

(17) Ukrepi, predvideni s to odločbo, so v skladu z mnenjem upravljalnega odbora Sklada –

SPREJELA NASLEDNJO ODLOČBO:

KAZALO

Del I Uvod

Poglavje I Predmet in opredelitev pojmov

Člen 1 Predmet

Člen 2 Opredelitev pojmov

Del II Skupne določbe za štiri sklade

Poglavje 1 Imenovani organi

Člen 3 Skupni organi

Člen 4 Pooblaščeni organ

Člen 5 Zunanje izvajanje nalog

Poglavje 2 Sistemi upravljanja in nadzora

Člen 6 Priročnik postopkov

Člen 7 Izvajanje Sklada s strani odgovornega organa

Člen 8 Pogoji, v skladu s katerimi odgovorni organ deluje kot izvršilni organ

Člen 9 Postopek izbire in dodelitve, ko odgovorni organ deluje kot organ, pristojen za dodelitev

Člen 10 Sporazumi o donacijah s končnimi upravičenci, ko odgovorni organ deluje kot organ, pristojen za dodelitev

Člen 11 Pogodbe o izvajanju

Člen 12 Določitev končnega prispevka Skupnosti

Člen 13 Tehnična pomoč

Člen 14 Izdatki za tehnično pomoč v primeru skupnega organa

Člen 15 Preverjanja s strani odgovornega organa

Člen 16 Revizijska sled

Člen 17 Revizije sistemov in revizije projektov

Člen 18 Preverjanja s strani organa za potrjevanje

Poglavje 3 Informacije, ki jih je treba posredovati glede uporabe Sklada

Člen 19 Načelo sorazmernosti

Člen 20 Opis sistemov upravljanja in nadzora

Člen 21 Revizija opisa sistemov upravljanja in nadzora

Člen 22 Programski dokumenti

Člen 23 Revizija finančne razdelitve v letnih programih

Člen 24 Napredek in končna poročila o izvajanju letnih programov

Člen 25 Dokumenti, ki jih izda revizijski organ

Člen 26 Dokumenti, ki jih izda organ za potrjevanje

Poglavje 4 Poročanje o nepravilnostih

Člen 27 Prvo poročanje – odstopanja

Člen 28 Poročanje o spremljanju – neizterjava

Člen 29 Stiki z državami članicami

Člen 30 Uporaba informacij

Poglavje 5 Informacije in obveščanje javnosti

Člen 31 Informacije za možne končne upravičence

Člen 32 Informacije za končne upravičence

Člen 33 Pristojnosti odgovornega organa glede informiranja in obveščanja splošne javnosti

Člen 34 Odgovornosti končnih upravičencev glede informiranja in obveščanja splošne javnosti

Člen 35 Tehnične značilnosti informiranja in obveščanja javnosti o projektu

Poglavje 6 Osebni podatki

Člen 36 Varstvo osebnih podatkov

Poglavje 7 Elektronska izmenjava dokumentov

Člen 37 Elektronska izmenjava dokumentov

Člen 38 Računalniški sistem za izmenjavo dokumentov

Del III Posebne določbe Sklada za vključevanje

Poglavje 1 Pravila o upravičenosti

Člen 39 Pravila o upravičenosti

Del IV Končne določbe

Člen 40 Naslovniki

PRILOGE

DEL I

UVOD

POGLAVJE I

Predmet in opredelitev pojmov

Člen 1

Predmet

1. Ta odločba določa pravila za izvajanje Sklada glede:

(a) imenovanih organov;

(b) sistemov upravljanja in nadzora;

(c) informacij, ki jih države članice zagotovijo Komisiji glede uporabe Sklada;

(d) poročanja o nepravilnostih;

(e) informacij in obveščanja javnosti;

(f) osebnih podatkov;

(g) elektronske izmenjave dokumentov.

2. Spodaj navedene določbe se uporabljajo brez poseganja v Uredbo Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 z dne 11. novembra 1996 o pregledih in inšpekcijah na kraju samem, ki jih opravlja Komisija za zaščito finančnih interesov Evropskih skupnosti pred goljufijami in drugimi nepravilnostmi (4).

Člen 2

Opredelitev pojmov

V tej odločbi se uporabljajo naslednje opredelitve:

— „temeljni akt“: Odločba 2007/435/ES,

— „Sklad“: Evropski sklad za vključevanje državljanov tretjih držav, kakor je bil ustanovljen s temeljnim aktom,

— „štirje skladi“: Evropski sklad za begunce, Sklad za zunanje meje, Evropski sklad za vračanje in Evropski sklad za vključevanje državljanov tretjih držav, kakor so bili ustanovljeni z Odločbo št. 573/2007/ES Evropskega parlamenta in Sveta (5), Odločbo št. 574/2007/ES Evropskega parlamenta in Sveta (6), Odločbo št. 575/2007/ES Evropskega parlamenta in Sveta (7) in Odločbo 2007/435/ES v okviru splošnega programa „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“,

— „odgovorni organ“: organ, ki ga je država članica imenovala v skladu s členom 23(1)(a) temeljnega akta,

— „organ za potrjevanje“: organ, ki ga je država članica imenovala v skladu s členom 23(1)(b) temeljnega akta,

— „revizijski organ“: organ, ki ga je država članica imenovala v skladu s členom 23(1)(c) temeljnega akta,

— „pooblaščeni organ“: organ, ki ga je država članica imenovala v skladu s členom 23(1)(d) temeljnega akta,

— „imenovani organi“: vsi organi, ki jih je država članica imenovala v skladu s členom 23 temeljnega akta,

— „ukrep“: ukrep iz Sklada, kakor je določen v členu 4 temeljnega akta,

— „projekt“: specifična, praktična sredstva, ki jih končni upravičenci do sredstev uporabljajo za izvajanje celotnega ukrepa ali njegovega dela,

— „končni upravičenec“: pravni subjekt, odgovoren za izvajanje projektov, kot so nevladne organizacije, zvezni, nacionalni, regionalni ali lokalni organi, druge neprofitne organizacije, zasebno- ali javnopravne družbe ali mednarodne organizacije,

— „partner v projektu“: kateri koli pravni subjekt, ki izvaja projekt v sodelovanju s končnim upravičencem, tako da zagotavlja sredstva za projekt in prejema del prispevka Skupnosti preko končnega upravičenca,

— „strateške smernice“: okvir za posredovanje Sklada, kakor je določen v Odločbi Komisije C(2007) 3926,

— „prednostna naloga“: vrsta ukrepov, ki so v strateških smernicah določeni kot prednostna naloga,

— „posebna prednostna naloga“: vrsta ukrepov, ki so v strateških smernicah opredeljeni kot posebna prednostna naloga in omogočajo sofinanciranje po višji stopnji v skladu s členom 13(4) temeljnega akta,

— „prva upravna ali sodna ugotovitev“: prva pisna ocena pristojnega upravnega ali sodnega organa, ki na podlagi trdnih dejstev ugotovi obstoj nepravilnosti, ne glede na možnost, da je lahko ta ugotovitev pozneje spremenjena ali umaknjena glede na potek upravnega ali sodnega postopka,

— „nepravilnost“: kakršna koli kršitev določbe zakonodaje Skupnosti, ki je posledica delovanja ali opustitve dejanja gospodarskega subjekta, ki zaradi neupravičene postavke odhodkov škoduje ali bi škodovalo splošnemu proračunu Evropske unije,

— „sum goljufije“: nepravilnost, zaradi katere se začne upravni ali sodni postopek na nacionalni ravni, da se ugotovi naklepno ravnanje, zlasti goljufija, kakor je določeno v členu 1(1)(a) Konvencije, sestavljene na podlagi člena K.3 Pogodbe o Evropski uniji, o zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti (8),

— „stečaj“: postopki v primeru insolventnosti, kakor so določeni v členu 2(a) Uredbe Sveta (ES) št. 1346/2000 (9),

— „sporazum o donacijah“: sporazum ali enakovreden pravni instrument, na podlagi katerega države članice zagotavljajo donacije končnim upravičencem za namene izvajanja projekta v okviru Sklada.

DEL II

SKUPNE DOLOČBE ZA ŠTIRI SKLADE

POGLAVJE 1

Imenovani organi

Člen 3

Skupni organi

Države članice lahko imenujejo isti odgovorni organ, revizijski organ ali organ za potrjevanje za dva ali več od štirih skladov.

Člen 4

Pooblaščeni organ

1. Vsak prenos nalog mora biti skladen z načelom dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo, ter zagotavlja skladnost z načelom nediskriminacije in prepoznavnost financiranja Skupnosti. Nobena naloga izvajanja, ki se prenese, ne sme povzročiti navzkrižja interesov.

2. Obseg nalog, ki jih odgovorni organ prenese na pooblaščeni organ, in podrobno določeni postopki za izvajanje prenesenih nalog se pisno zabeležijo.

V aktu o prenosu mora biti navedeno vsaj:

(a) sklicevanje na zadevno zakonodajo Skupnosti;

(b) naloga, zaupana pooblaščenemu organu;

(c) pravice in dolžnosti pooblaščenega organa ter odgovornosti, ki jih prevzame;

(d) obveznost pooblaščenega organa, da vzpostavi in vzdržuje organizacijsko strukturo ter sistem upravljanja in nadzora, ki sta prilagojena njegovemu opravljanju dolžnosti;

(e) zagotovilo glede dobrega finančnega poslovodenja ter zakonitosti in pravilnosti prenesenih nalog.

3. Skrb za komunikacijo s Komisijo iz člena 23(1)(a) temeljnega akta se ne prenese. Pooblaščeni organ komunicira s Komisijo preko odgovornega organa.

4. Če pooblaščeni organ ni javna uprava ali organ, urejen z zasebnim pravom države članice, ki opravlja javne storitve, odgovorni organ na ta organ ne sme prenesti nobenih izvršilnih pristojnosti, ki vključujejo precejšnjo diskrecijo glede političnih odločitev.

5. Prenos nalog na pooblaščene organe ne vpliva na odgovornost odgovornega organa, ki ostaja odgovoren za prenesene naloge.

6. Ko je odgovorni organ prenesel naloge na pooblaščeni organ, se vse določbe te odločbe, ki se nanašajo na odgovorni organ, smiselno uporabljajo za pooblaščeni organ.

Člen 5

Zunanje izvajanje nalog

Imenovani organi lahko izvajanje nekaterih svojih nalog prenesejo na zunanje izvajalce, vendar ostajajo odgovorni za te prenesene naloge v skladu z odgovornostmi, določenimi v členih 25, 27 in 28 temeljnega akta.

POGLAVJE 2

Sistemi upravljanja in nadzora

Člen 6

Priročnik postopkov

V skladu s členom 29(2) temeljnega akta in ob upoštevanju načela sorazmernosti države članice oblikujejo priročnik, v katerem so navedeni postopki in praktične ureditve glede:

(a) delovanja imenovanih organov;

(b) ureditev, ki zagotavljajo ustrezno ločevanje nalog;

(c) spremljanja pooblaščenih organov in drugih nalog, prenesenih na zunanje izvajalce, kadar je to primerno;

(d) priprave večletnih in letnih programov;

(e) določanja revizijske strategije in letnih revizijskih načrtov;

(f) izbire projektov, dodelitve donacij in spremljanja ter finančnega upravljanja projektov;

(g) upravljanja nepravilnosti, finančnih popravkov in izterjav;

(h) priprave in izvajanja revizij;

(i) priprave revizijskih poročil in izjav;

(j) potrjevanja izdatkov;

(k) ovrednotenja programa;

(l) poročanja Komisiji;

(m) revizijske sledi.

Člen 7

Izvajanje Sklada s strani odgovornega organa

1. Za izvajanje Sklada lahko odgovorni organ deluje kot organ za dodelitev in/ali kot izvršilni organ.

2. Odgovorni organ na splošno deluje kot organ za dodelitev v primerih, ko izvaja projekte na podlagi letnih odprtih razpisov za zbiranje predlogov.

Niti odgovorni organ niti kateri koli pooblaščeni organ se ne sme prijaviti na te razpise za zbiranje predlogov.

V ustrezno utemeljenih primerih, ki vključujejo nadaljevanje večletnih projektov v skladu s členom 13(6) temeljnega akta, ki so bili izbrani po predhodnem razpisu za zbiranje predlogov, se lahko donacije dodelijo brez razpisa za zbiranje predlogov.

3. Odgovorni organ deluje kot izvršilni organ v primerih, ko se odloči za neposredno izvajanje projektov, ker zaradi narave projektov ni druge možnosti za izvajanje, kot so primeri de jure monopola ali varnostni razlogi. V teh primerih se pravila, ki zadevajo končnega upravičenca, smiselno uporabljajo za odgovorni organ.

Člen 8

Pogoji, v skladu s katerimi odgovorni organ deluje kot izvršilni organ

1. Razlogi, zaradi katerih odgovorni organ deluje kot izvršilni organ za izvajanje projektov, se ugotovijo in sporočijo Komisiji v okviru zadevnega letnega programa.

2. Pri izvajanju projektov odgovorni organ zagotovi načelo cenovne primernosti in prepreči navzkrižja interesov.

3. Odgovorni organ lahko izvede projekte iz člena 7(3) neposredno in/ali v sodelovanju s katerim koli nacionalnim organom, pristojnim na podlagi njegovega tehničnega strokovnega znanja, visoke stopnje specializacije ali njegovih upravnih pristojnosti. V zadevnem letnem programu se navedejo tudi glavni nacionalni organi, vključeni v izvajanje.

4. Upravna odločitev za sofinanciranje projekta v okviru Sklada vsebuje informacije, potrebne za spremljanje sofinanciranih proizvodov in storitev ter za preverjanje nastalih izdatkov. Vse zadevne določbe v zvezi s sporazumom o donacijah iz člena 10(2) so podrobno določene v enakovrednem pravnem instrumentu.

5. Končno poročilo o izvajanju letnega programa vključuje informacije o postopkih in praksah, ki se uporabljajo za zagotovitev ustreznega ločevanja nalog, učinkovite kontrole in zadovoljive zaščite finančnih interesov Evropskih skupnosti, ter zagotavlja razlage o načinih preprečevanja navzkrižij interesov.

6. Ko je mogoče pričakovati, da bo odgovorni organ redno opravljal naloge izvršilnega organa za projekte, sofinancirane v okviru Sklada:

(a) revizijski organ ne bo del istega organa kot odgovorni organ, razen kadar je zagotovljena njegova neodvisnost pri revizijah in poroča tudi drugemu organu zunaj organa, katerega del je sam in tudi odgovorni organ;

(b) v primerih, ko bo odgovorni organ tudi neposredno izvajal projekte, to ne bo vplivalo na naloge odgovornega organa, kakor so določene v členu 25 temeljnega akta.

7. Ko je mogoče pričakovati, da bo pooblaščeni organ opravljal naloge izvršilnega organa za projekte, sofinancirane v okviru Sklada, ta pooblaščeni organ ne sme biti edini končni upravičenec do sredstev, za upravljanje katerih je bil imenovan.

Člen 9

Postopek izbire in dodelitve, ko odgovorni organ deluje kot organ, pristojen za dodelitev

1. Razpisi za zbiranje predlogov, določeni v členu 7(2), se objavijo na način, ki zagotavlja čim boljšo obveščenost med možnimi upravičenci. Kakršna koli sprememba vsebine razpisov za zbiranje predlogov se objavi pod enakimi pogoji.

V razpisu za zbiranje predlogov se navedejo:

(a) cilji;

(b) izbirna merila, ki so skladna s členom 13(5) temeljnega akta, in zadevni spremni dokumenti;

(c) ureditve za financiranje Skupnosti in, če je primerno, za nacionalno financiranje;

(d) ureditve in rok za oddajo predlogov.

2. Za namene izbire projektov in dodelitve donacij odgovorni organ zagotovi, da so možni upravičenci obveščeni o naslednjih posebnih pogojih glede projektov, ki jih je treba izvesti:

(a) pravilih o upravičenosti izdatkov;

(b) roku za izvedbo ter

(c) finančnih in drugih informacijah, ki jih je treba shraniti in sporočiti.

Pred sklepom o dodelitvi odgovorni organ preveri, ali lahko končni upravičenec in/ali partnerji v projektu izpolnjujejo te pogoje.

3. Odgovorni organ zagotovi, da so bili projekti, katerim so bile dodeljene donacije, predmet formalne, tehnične in proračunske analize ter kvalitativne ocene z uporabo meril, določenih v razpisu za zbiranje predlogov. Razlogi za zavrnitev drugih projektov se zabeležijo.

4. Države članice določijo, kdo je pristojen za dodelitev sredstev projektom, in zagotovijo, da v nobenem primeru ne pride do navzkrižij interesov, zlasti ko so prosilci nacionalni organi.

5. V sklepu o dodelitvi morajo biti navedeni vsaj naziv končnega upravičenca in/ali partnerjev v projektu, osnovni podatki o projektu in njegovi operativni cilji, najvišji znesek sofinanciranja v okviru Sklada ter najvišja stopnja sofinanciranja skupnih upravičenih stroškov.

6. Vsakemu prosilcu se pošljejo pisne informacije o rezultatih izbirnega postopka, ki vsebujejo obrazložitev sklepov o izbiri. Pritožbeni postopek se navede, če tako določa nacionalna zakonodaja.

Člen 10

Sporazumi o donacijah s končnimi upravičenci, ko odgovorni organ deluje kot organ, pristojen za dodelitev

1. Odgovorni organ podrobno navede postopke upravljanja projektov, ki zajemajo med drugim:

(a) podpis sporazuma o donacijah z izbranimi končnimi upravičenci;

(b) spremljanje sporazumov in kakršnih koli sprememb teh sporazumov z vzpostavitvijo sistema za upravno spremljanje projektov (izmenjava korespondence, izdajanje in spremljanje sprememb ter opominov, sprejem in obravnavanje poročil itd.).

2. Sporazumi o donacijah določajo med drugim:

(a) najvišji znesek donacije;

(b) najvišji odstotek prispevka Skupnosti v skladu s členom 13(4) temeljnega akta;

(c) podroben opis in časovni razpored za izvedbo podprtega projekta;

(d) del nalog in s tem povezanih stroškov, ki jih končni upravičenec namerava dati v podizvajanje tretjim strankam, če je to primerno;

(e) dogovorjeni načrtovani proračun in finančni načrt za projekt, vključno s fiksnimi odstotki posrednih stroškov, kakor je določeno v Prilogi XI glede pravil o upravičenosti izdatkov;

(f) časovni razpored in določbe za izvajanje sporazuma (obveznosti poročanja, spremembe in prenehanje);

(g) operativne cilje projekta in kazalnike, ki se uporabljajo;

(h) opredelitev upravičenih stroškov;

(i) pogoje glede plačila donacije in računovodske zahteve;

(j) pogoje glede revizijske sledi;

(k) zadevne določbe glede varstva podatkov;

(l) zadevne določbe glede obveščanja javnosti.

3. Končni upravičenci zagotovijo, da za vse partnerje v projektu veljajo iste obveznosti, kot jih imajo sami, če je to potrebno. Partnerji svoje pristojnosti izvajajo preko končnega upravičenca, ki nosi končno odgovornost za svoje spoštovanje pogodbenih pogojev in za spoštovanje slednjih s strani vseh partnerjev v projektu.

Končni upravičenci shranijo potrjene kopije računovodskih listin, ki upravičujejo prihodke in izdatke partnerjev v zvezi z zadevnim projektom.

4. Sporazumi o donacijah izrecno določajo, da Komisija in Računsko sodišče izvajata svoje pristojnosti nadzora nad vsemi končnimi upravičenci, partnerji v projektu in podizvajalci, in sicer na podlagi listin ter na kraju samem.

Člen 11

Pogodbe o izvajanju

Brez poseganja v veljavna pravila Skupnosti in nacionalna pravila o javnih naročilih sporazumi o donacijah določajo, da končni upravičenci in/ali partnerji v projektih pri izvajanju projektov sklenejo pogodbo o javnem naročilu po postopku javnega razpisa z najugodnejšim ponudnikom in da je treba preprečiti kakršno koli navzkrižje interesov. Vendar je brez poseganja v veljavna pravila Skupnosti in nacionalna pravila o javnih naročilih mogoče skleniti pogodbe v vrednosti manj kot 5 000 EUR na podlagi ene same ponudbe brez javnega razpisa.

Člen 12

Določitev končnega prispevka Skupnosti

Za izračun končnega plačila končnemu upravičencu je skupni prispevek Skupnosti za posamezen projekt najnižji izmed naslednjih treh zneskov:

(a) najvišji znesek, naveden v sporazumu o donaciji;

(b) najvišji znesek sofinanciranja, ki izhaja iz pomnožitve skupnih upravičenih stroškov zadevnega projekta z odstotki iz člena 13(4) temeljnega akta (tj. 50 % ali 75 %), ter

(c) znesek na podlagi uporabe načela nepridobitnosti, kakor je opredeljeno v točki I.3.3 Priloge XI.

Člen 13

Tehnična pomoč

1. Tehnična pomoč na pobudo Komisije, kakor je določena v členu 14 temeljnega akta, se lahko iz Sklada financira do 100 %.

2. Tehnična pomoč na pobudo držav članic, kakor je določena v členu 15 temeljnega akta, se lahko iz Sklada financira do 100 %.

3. Tehnična pomoč na pobudo Komisije ali držav članic je lahko v obliki pogodbe o javnem naročilu, plačil strokovnjakov in/ali kakršnih koli upravnih izdatkov v skladu s pravili o upravičenosti, določenimi v poglavju 1 dela III.

Člen 14

Izdatki za tehnično pomoč v primeru skupnega organa

1. Ko je en ali več imenovanih organov skupnih za dva ali več od štirih skladov, se lahko sredstva za izdatke za tehnično pomoč za vsak zadevni letni program v celoti ali delno združijo.

2. Izdatki za tehnično pomoč se razdelijo med zadevne sklade po možnosti na podlagi preproste in reprezentativne formule za razdelitev. Uporaba te formule ne bo povzročila povečanja najvišjega zneska izdatkov za tehnično pomoč za vsak zadevni letni program.

Člen 15

Preverjanja s strani odgovornega organa

1. Preverjanja, opravljena s strani odgovornega organa ali pod njegovo pristojnostjo v skladu s členom 25(1)(h) temeljnega akta, zajemajo upravne, finančne, tehnične in fizične vidike projektov, kakor je primerno.

Preverjanja zagotovijo, da so prijavljeni izdatki dejanski in upravičeni za namen projekta, da so bili odobreni projekti izvedeni v skladu s sporazumi o donacijah, da je prispevek Skupnosti skladen s pravili zlasti glede finančne strukture iz člena 13 temeljnega akta, da so zahtevki za povračilo končnih upravičencev pravilni ter da so projekti in izdatki skladni s pravili Skupnosti in nacionalnimi pravili ter preprečujejo dvojno financiranje izdatkov z drugimi shemami Skupnosti ali nacionalnimi shemami ter z drugimi programskimi obdobji.

Poleg tega preverjanja vključujejo:

(a) upravna in finančna preverjanja vsakega zahtevka za povračilo, ki ga pošljejo končni upravičenci;

(b) preverjanja ustreznosti, pravilnosti ter upravičenosti izdatkov, prihodkov in stroškov, zajetih z nakazanim prihodkom, ki jih prijavijo končni upravičenci, vsaj na reprezentativnem vzorcu spremnih dokumentov, ki zajemajo vse postavke proračuna, priloženega k sporazumu o donacijah;

(c) preverjanja na kraju samem posameznih projektov vsaj na vzorcu, ki predstavlja ustrezno razmerje vrst in velikosti projektov, ter ob upoštevanju vsakršnih že ugotovljenih dejavnikov tveganja, da se doseže zadostna zagotovitev zakonitosti in pravilnosti poslovnih dogodkov, povezanih s projekti, glede na stopnjo tveganja, ki jo je ugotovil odgovorni organ.

Preverjanj, navedenih v točkah (a) in (b), ni treba izvesti, če je za končnega upravičenca določena obveznost, da mora zagotoviti revizijsko potrdilo neodvisnega revizorja, ki zajema vse vidike, navedene v točkah (a) in (b).

2. Za vsako preverjanje se hrani evidenca, v kateri je navedeno opravljeno delo, datum, rezultati in ukrepi, ki so bili sprejeti kot odgovor na ugotovljene napake. Pristojni organ zagotovi, da so vsi spremni dokumenti glede opravljenih preverjanj na voljo Komisiji in Računskemu sodišču za obdobje petih let po zaključku projekta. To obdobje se prekine bodisi v primeru sodnih postopkov bodisi na ustrezno utemeljeno zahtevo Komisije.

3. Kadar odgovorni organ deluje kot izvršilni organ v okviru letnega programa, kakor je določeno v členu 7(3), se preverjanja iz odstavka 1 izvajajo v skladu z načelom ustreznega ločevanja nalog.

Člen 16

Revizijska sled

1. Za namene člena 25(1)(1) temeljnega akta je revizijska sled ustrezna, če izpolnjuje naslednja merila:

(a) omogoča uskladitev zneskov, sporočenih Komisiji, s podrobno računovodsko dokumentacijo in spremnimi dokumenti, ki jih v zvezi s projekti, sofinanciranimi v okviru Sklada, hranijo organ za potrjevanje, odgovorni organ, pooblaščeni organi in končni upravičenci;

(b) omogoča preverjanje plačila javnega prispevka končnemu upravičencu, dodelitve in prenosa sredstev Skupnosti, odobrenih v okviru Sklada, ter virov sofinanciranja projekta;

(c) omogoča preverjanje uporabe meril za izbiro, določenih za letni program;

(d) za vsak projekt, če je to primerno, vsebuje tehnične specifikacije in finančni načrt, dokumente glede odobritve, dokumente glede postopkov javnega naročanja ter poročila o opravljenih preverjanjih in revizijah.

2. Odgovorni organ zagotovi, da se vodi evidenca o lokaciji vseh dokumentov, ki se nanašajo na določena plačila, izvedena v okviru Sklada.

Člen 17

Revizije sistemov in revizije projektov

1. Revizije iz člena 28(1)(a) in (b) temeljnega akta se izvedejo na sistemih upravljanja in nadzora, ki jih vzpostavijo države članice, ter na vzorcu projektov, izbranih na podlagi metode, ki jo je odobril revizijski organ.

Metoda vzorčenja:

(a) vključuje ustrezno razmerje vrst in velikosti projektov;

(b) upošteva vse dejavnike tveganja, ki so bili ugotovljeni pri nacionalnih kontrolah ali kontrolah Skupnosti, ter vidike stroškov in koristi preverjanj.

Vzorec vsaj sorazmerno vključuje tudi projekte, ki jih izvaja odgovorni organ, ki deluje kot izvršilni organ.

Metoda, ki je bila uporabljena za izbiro vzorca, se zabeleži.

2. Revizija sistemov upravljanja in nadzora zajema vsakega od naslednjih postopkov vsaj enkrat pred letom 2013: programiranje, prenos nalog, izbira in dodelitev, spremljanje projektov, plačilo, potrjevanje izdatkov, poročanje Komisiji, odkrivanje in obravnavanje možnih nepravilnosti ter ocenjevanje programov.

3. Revizije projektov se opravijo na kraju samem na podlagi dokumentacije in evidenc, ki jih vodi končni upravičenec in/ali partnerji v projektu. Z revizijami se preveri, da:

(a) projekt izpolnjuje merila za izbiro letnega programa, je bil izveden v skladu s sporazumom o donacijah ter izpolnjuje vse veljavne pogoje glede svoje funkcionalnosti in uporabe ali ciljev, ki jih je treba doseči;

(b) prijavljeni izdatki ustrezajo računovodski dokumentaciji in spremnim dokumentom, ki jih hrani končni upravičenec in/ali partnerji v projektu, ter navedena dokumentacija ustreza spremnim dokumentom, ki jih hrani odgovorni organ ali kateri koli pooblaščeni organ;

(c) postavke izdatkov ustrezajo zahtevam glede upravičenosti iz Priloge XI, zahtevam, določenim v nacionalnem postopku izbire, pogojem sporazuma o donacijah in dejansko opravljenemu delu ter po potrebi pravilom Skupnosti in nacionalnim pravilom;

(d) je uporaba ali predvidena uporaba projekta skladna s cilji in ukrepi iz členov 2, 3, 4 ter 15 temeljnega akta in, kadar je primerno, zajema ciljno populacijo;

(e) so bili končnemu upravičencu plačani javni ali zasebni prispevki v skladu s členom 13(2) temeljnega akta;

(f) obstaja ustrezna revizijska sled;

(g) ni navzkrižij interesov ter je bilo doseženo dobro razmerje med ceno in ponudbo, zlasti v primerih, ko odgovorni organ deluje kot izvršilni organ projekta.

4. Samo izdatki, ki spadajo v okvir revizije, opravljene v skladu z odstavkom 3, se upoštevajo v znesku izdatkov, revidiranih za namene člena 28(1)(b) temeljnega akta. Če je revizija izvedena, preden je projekt zaključen, se pri izračunu stopnje kritja upoštevajo samo izdatki, ki so bili dejansko revidirani.

5. Kadar se zdi, da so ugotovljene težave po naravi sistemske in lahko zato pomenijo tveganje za druge projekte, revizijski organ zagotovi, da se opravi nadaljnji pregled, vključno z dodatnimi revizijami, kadar je to potrebno, in ugotovi obseg takšnih težav. Zadevni organi sprejmejo potrebne preventivne in popravne ukrepe.

6. Revizijski organ sprejme sklepe na podlagi rezultatov revizij glede izdatkov, prijavljenih Komisiji, in ugotovitve sporoči Komisiji v letnem revizijskem poročilu. V zvezi z letnimi programi, pri katerih je stopnja napak višja od meje pomembnosti, ki je 2 % prispevka Skupnosti, revizijski organ analizira pomen te napake in sprejme potrebne ukrepe, vključno z dajanjem ustreznih priporočil, ki se navedejo vsaj v letnem revizijskem poročilu.

Člen 18

Preverjanja s strani organa za potrjevanje

1. Kadar revizijski organ izrazi mnenje s pridržkom ali odklonilno mnenje o delovanju sistema upravljanja in nadzora, organ za potrjevanje preveri, ali so bile te informacije poslane Komisiji. Prav tako zagotovi, da je odgovorni organ izvedel ustrezen akcijski načrt za učinkovito ponovno vzpostavitev delovanja sistemov upravljanja in nadzora ter za oceno učinka, ki ga imajo napake pri delovanju na izjavo o izdatkih.

2. Če revizijski organ ne potrdi zahteve za plačilo ali izjave o povračilu za končno poročilo o izvajanju letnega programa, organ za potrjevanje zagotovi, da se nemudoma pripravi pravilna zahteva za plačilo ali izjava o povračilu.

POGLAVJE 3

Informacije, ki jih je treba posredovati glede uporabe Sklada

Člen 19

Načelo sorazmernosti

1. V skladu s členom 8(2) temeljnega akta je obseg, v katerem se informacije, ki so na voljo državi članici o uporabi Sklada, posredujejo Komisiji v dokumentih, navedenih v tem poglavju, lahko sorazmeren z zneskom prispevka Skupnosti, dodeljenim zadevnim državam članicam, in kadar je primerno, se lahko zagotovi povzetek teh informacij.

2. Vendar države članice na zahtevo Komisije kljub temu zagotovijo podrobnejše informacije. Komisija lahko zahteva te informacije, če se zdi potrebno, da učinkovito izpolni svoje obveznosti v skladu s temeljnim aktom in finančno uredbo.

Člen 20

Opis sistemov upravljanja in nadzora

1. Opis sistemov upravljanja in nadzora iz člena 29(4) in člena 30(2) temeljnega akta se predloži v skladu z obrazcem iz Priloge I.

2. Odgovorni organ potrdi opis sistemov, ki jih izvaja kateri koli pooblaščeni organ. Vsak imenovani organ potrdi pravilnost opisa zadevnih sistemov upravljanja in nadzora. Poleg tega revizijski organ potrdi tudi popolnost opisa.

3. Pri pregledu opisa lahko Komisija zahteva pojasnila in predlaga ukrepe za spoštovanje določb iz temeljnega akta. Če je potrebno, lahko uradniki Komisije ali pooblaščeni predstavniki Komisije izvedejo obiske na kraju samem.

4. Če je odgovorni organ isti za dva ali več od štirih skladov ali če se uporabljajo skupni sistemi za dva ali več skladov, se lahko predloži opis skupnih sistemov upravljanja in nadzora s poudarkom na kakršnih koli posebnostih, kadar je to primerno.

Člen 21

Revizija opisa sistemov upravljanja in nadzora

1. Odgovorni organ:

(a) pri predložitvi osnutka letnega programa sporoči, ali so bili sistemi upravljanja in nadzora spremenjeni;

(b) uradno obvesti Komisijo o kakršnih koli bistvenih spremembah, najpozneje v trenutku, ko te spremembe začnejo veljati;

(c) na zahtevo Komisije v primeru več bistvenih sprememb predloži revidiran opis.

2. Bistvene spremembe so spremembe, ki bodo po vsej verjetnosti vplivale na ločevanje nalog, učinkovitost izbire, dodelitev, mehanizme nadzora in plačil ter na komunikacijo s Komisijo. Vključujejo zlasti spremembe v enem od imenovanih organov, v računovodskem sistemu ter v postopkih plačil in potrjevanja.

3. Revizija sistemov upravljanja in nadzora poteka v skladu z istim postopkom, kakor je določen v členu 20.

Člen 22

Programski dokumenti

1. Države članice predložijo Komisiji večletni program, kakor je naveden v členu 17 temeljnega akta, v skladu z obrazcem iz Priloge II.

2. Države članice predložijo Komisiji letne programe, kakor so navedeni v členu 19 temeljnega akta, v skladu z obrazcem iz Priloge III.

3. V finančnih načrtih, povezanih z večletnim programom, je prikazana razdelitev proračunskih zneskov glede na prednostne naloge, kakor je določeno v strateških smernicah.

V finančnih načrtih, povezanih z letnimi programi, je prikazana razdelitev proračunskih zneskov glede na kategorijo ukrepa, kakor je določeno v členu 4 temeljnega akta, s sklicevanjem na prednostne naloge.

Člen 23

Revizija finančne razdelitve v letnih programih

1. Da bi se lahko izvedla revizija letnega programa, ki ga je Komisija potrdila v skladu s členom 19(4) temeljnega akta, zadevne države članice predložijo Komisiji revidiran osnutek letnega programa pred 1. majem leta, ki sledi referenčnemu letu. Komisija pregleda in čim prej odobri revidiran letni program v skladu s postopkom, določenim v členu 19(4) temeljnega akta.

2. Spremembe finančne razdelitve brez revizije letnega programa v skladu z odstavkom 1 ne smejo preseči 10 % skupnega prispevka Sklada in so dovoljene samo v okoliščinah, upravičenih z razlogi, na katere odgovorni organ ne more vplivati. V poročilu o napredku in/ali v končnem poročilu o izvajanju letnega programa se zagotovi ustrezna razlaga kakršnih koli takšnih sprememb.

Člen 24

Napredek in končna poročila o izvajanju letnih programov

1. Države članice predložijo Komisiji poročila o napredku pri izvajanju letnega programa in zahtevke za plačilo, kakor je navedeno v členu 37(4) temeljnega akta, v skladu z obrazcem iz Priloge IV.

2. Države članice predložijo Komisiji končna poročila o izvajanju letnega programa in zahtevke za plačilo, kakor je navedeno v členu 38(1)(b) temeljnega akta, v skladu z obrazcem iz Priloge V.

3. V finančnih tabelah, povezanih s poročili o napredku in končnimi poročili, je prikazana razdelitev zneskov po prednostnih nalogah, kakor je določeno v strateških smernicah, in po projektih za vsako kategorijo ukrepov, kakor je določeno v členu 4 temeljnega akta.

Člen 25

Dokumenti, ki jih izda revizijski organ

1. Revizijska strategija iz člena 28(1)(c) temeljnega akta se pripravi v skladu z obrazcem iz Priloge VI.

2. Razen kadar je letni prispevek Komisije za vsakega od zadnjih dveh letnih programov, ki jih je sprejela Komisija, nižji od 1 milijona EUR, revizijski organ predloži načrt za letni revizijski načrt pred 15. februarjem vsako leto od leta 2009. Revizijski načrt se oblikuje kot priloga k revizijski strategiji v skladu z obrazcem iz Priloge VI. V primeru združene revizijske strategije, kakor je določeno v členu 28(2) temeljnega akta, se lahko predloži združeni letni revizijski načrt.

3. Revizijsko poročilo in mnenje iz člena 28(3)(a) in (b) temeljnega akta temeljita na revizijah sistemov in revizijah projektov, izvedenih v skladu z revizijsko strategijo, ter se oblikujejo v skladu z obrazci v prilogah VII.A in VII.B.

4. Izjava o veljavnosti iz člena 28(3)(c) temeljnega akta temelji na celotnem revizijskem delu, ki ga opravi revizijski organ, in na dodatnih kontrolah, če je to potrebno. Izjava o veljavnosti se pripravi v skladu z obrazcem iz Priloge VII.C.

5. Če obstaja kakršna koli omejitev glede obsega pregleda ali če ugotovljena stopnja nepravilnih izdatkov ne omogoča zagotovitve mnenja brez pridržka za letno mnenje iz člena 28(3)(b) temeljnega akta ali v izjavi iz točke (c) istega člena, revizijski organ navede razlog in oceni resnost težave ter njen finančni vpliv.

Člen 26

Dokumenti, ki jih izda organ za potrjevanje

1. Potrjena izjava o izdatkih, povezana z zahtevkom za drugo plačilo iz naslova predfinanciranja iz člena 37(4) temeljnega akta, se pripravi in posreduje Komisiji na obrazcu iz Priloge VIII.

2. Potrjena izjava o izdatkih, povezana z zahtevkom za končno plačilo iz člena 38(1)(a) temeljnega akta, se pripravi in posreduje Komisiji na obrazcu iz Priloge IX.

POGLAVJE 4

Poročanje o nepravilnostih

Člen 27

Prvo poročanje – odstopanja

1. V skladu z obrazci iz prilog IV in V države članice Komisiji sporočijo kakršne koli nepravilnosti, ki so bile prvič upravno ali sodno ugotovljene v postopku oblikovanja končnih poročil o izvajanju letnih programov.

V poročilu se navede:

(a) sklad, letni program in zadevni projekti;

(b) kršena določba;

(c) datum in vir prve informacije, iz katere izhaja sum o nepravilnosti;

(d) postopki, uporabljeni pri storitvi nepravilnosti;

(e) ali ta postopek vodi do suma goljufije, če je to primerno;

(f) način odkritja nepravilnosti;

(g) zadevni znesek prispevka Skupnosti.

Vendar naslednjih primerov ni treba prijaviti, razen v primeru suma goljufije:

(a) primeri, ko se nepravilnosti nanašajo na zneske, nižje od 10 000 EUR, iz splošnega proračuna Evropskih skupnosti;

(b) primeri, ko je edini vidik nepravilnosti delno ali celotno neizvajanje projekta, vključenega v letni program, zaradi stečaja končnega upravičenca;

(c) primeri, ki jih je končni upravičenec sporočil odgovornemu organu sam od sebe ali preden jih je odgovorni organ odkril – pred ali po plačilu javnega prispevka;

(d) primeri, ki jih je odgovorni organ odkril in popravil pred plačilom javnega prispevka končnemu upravičencu in pred vključitvijo zadevnih izdatkov v izjavo o izdatkih, predloženo Komisiji.

2. Države članice na zahtevo Komisije v vseh primerih navedejo dodatne podatke glede:

(a) drugih vpletenih držav članic in tretjih držav, če je to primerno;

(b) obdobja ali datuma, ko je bila storjena nepravilnost;

(c) nacionalnih služb ali organov, ki so sestavili uradno poročilo o nepravilnosti, in organov, odgovornih za upravno ali sodno nadaljnje spremljanje;

(d) datuma uvedbe upravne ali sodne preiskave o nepravilnosti;

(e) identitete vpletenih fizičnih in pravnih oseb ali drugih udeleženih subjektov, razen če takšni podatki zaradi narave zadevne nepravilnosti niso pomembni v boju proti nepravilnostim;

(f) skupnega proračuna in javnega prispevka, odobrenega za projekt, ter razdelitve njegovega sofinanciranja med Skupnost in nacionalne prispevke;

(g) zneska javnega prispevka, na katerega je vplivala nepravilnost, in zadevnega prispevka Skupnosti, ki je izpostavljen tveganju;

(h) v primerih neplačila javnih prispevkov iz točke (g) osebam ali drugim ugotovljenim subjektom, zneskov, ki bi bili neupravičeno plačani, če se nepravilnost ne bi odkrila;

(i) odložitve morebitnih plačil in možnosti za izterjavo;

(j) narave nepravilnega izdatka.

3. Kadar posamezne informacije iz odstavka 2, zlasti v zvezi z uporabljenimi postopki pri storjeni nepravilnosti in načinom njenega odkritja, niso na voljo, države članice, kolikor je mogoče, pošljejo Komisiji manjkajoče informacije pri naslednji predložitvi poročil o nepravilnostih.

Člen 28

Poročanje o spremljanju – neizterjava

1. Države članice obvestijo Komisijo s sklicevanjem na katero koli predhodno poročilo, pripravljeno v skladu s členom 27, o postopkih, sproženih glede vseh predhodno prijavljenih nepravilnosti in glede znatnih sprememb, ki iz njih izhajajo. Te informacije se navedejo v poročilih o napredku ali končnih poročilih o izvajanju letnih programov v skladu z obrazci iz prilog IV in V.

V poročilu se navedejo zneski, ki so bili ali se bodo izterjali.

2. Države članice na zahtevo Komisije v vseh primerih navedejo dodatne podatke glede:

(a) kakršnih koli začasnih ukrepov, ki jih države članice sprejmejo za zagotovitev izterjave neupravičeno plačanih zneskov;

(b) kakršnih koli sodnih ali upravnih postopkov, sproženih zaradi izterjave neupravičeno plačanih zneskov in naložitve sankcij;

(c) razlogov za vsakršno opustitev postopkov izterjave;

(d) razlogov za vsakršno opustitev kazenskih postopkov.

Države članice obvestijo Komisijo o vseh upravnih ali sodnih odločbah v zvezi s koncem teh postopkov ali njihovih glavnih točkah in zlasti navedejo, ali ugotovitve razkrivajo sum goljufije ali ne.

Člen 29

Stiki z državami članicami

1. Komisija ohranja ustrezne stike z zadevnimi državami članicami zaradi dopolnjevanja prejetih informacij o nepravilnostih iz člena 27 in o postopkih iz člena 28 glede možnosti za izterjavo.

2. Ne glede na stike iz odstavka 1 Komisija obvesti države članice, če je narava nepravilnosti takšna, da kaže, da bi bili enaki ali podobni postopki lahko uporabljeni v drugih državah članicah.

Člen 30

Uporaba informacij

1. Komisija lahko za izvedbo ocene tveganja uporabi katere koli informacije splošne ali operativne narave, ki so jih v skladu s to odločbo sporočile države članice, ter na podlagi pridobljenih informacij izdela poročila in razvije sisteme zgodnjega opozarjanja za učinkovitejše ugotavljanje tveganj.

2. Komisija redno obvešča zadevne države članice o uporabi informacij iz odstavka 1.

POGLAVJE 5

Informiranje in obveščanje javnosti

Člen 31

Informacije za možne končne upravičence

1. Odgovorni organ zagotovi, da so ključne navedbe glede večletnih in letnih programov razširjene v javnosti, vključno s podatki glede zadevnih finančnih prispevkov, ter so na voljo vsem zainteresiranim stranem.

Vendar lahko odgovorni organ sprejme odločitev, da morajo notranje ureditve glede upravljanja, določene v večletnem programu ali v letnih programih, in tudi katere koli informacije glede izvajanja Sklada zaradi javne varnosti ostati zaupne.

2. Odgovorni organ zagotovi možnim končnim upravičencem vsaj naslednje informacije:

(a) pogoje glede upravičenosti, ki jih je treba izpolniti za financiranje v okviru letnega programa;

(b) opis postopkov za proučitev prošenj za financiranje in zadevnih rokov;

(c) merila za izbiro projektov, ki bodo financirani;

(d) kontaktne točke, ki lahko zagotovijo informacije glede letnih programov.

Poleg tega odgovorni organ obvesti možne končne upravičence o objavi iz člena 33(2)(b).

Člen 32

Informacije za končne upravičence

Odgovorni organ obvesti končne upravičence, da sprejetje sredstev pomeni tudi dovoljenje, da se jih vključi na seznam končnih upravičencev, objavljenih v skladu s členom 33(2)(b).

Člen 33

Pristojnosti odgovornega organa glede informiranja in obveščanja splošne javnosti

1. Odgovorni organ zagotovi, da se izvedejo ukrepi glede informiranja in obveščanja javnosti, s čimer se doseže največja možna medijska pokritost z uporabo različnih vrst in načinov komunikacije na ustrezni teritorialni ravni.

2. Odgovorni organ glede informiranja in obveščanja javnosti poskrbi vsaj za naslednje:

(a) najmanj eno informacijsko dejavnost na leto, ki od leta 2008 predstavi začetek večletnega programa ali dosežke letnega(-nih) programa(-ov);

(b) letno objavo, vsaj na spletni strani, seznama končnih upravičencev, nazivov projektov ter zneskov javnih sredstev in sredstev Skupnosti, ki so jim bila dodeljena. Posamezniki, ki spadajo v ciljne skupine, niso imenovani. Naslov spletne strani je treba sporočiti Komisiji.

Člen 34

Odgovornosti končnih upravičencev glede informiranja in obveščanja splošne javnosti

1. Končni upravičenec mora z ukrepi, določenimi v odstavkih 2, 3 in 4, obveščati javnost o pomoči, ki jo je dobil iz Sklada.

2. Končni upravičenec namesti dovolj veliko trajno in vidno tablo najpozneje v treh mesecih po dokončanju katerega koli projekta, ki izpolnjuje naslednje pogoje:

(a) skupni prispevek Skupnosti k projektu je večji od 100 000 EUR in

(b) operacija zajema nakup fizičnega objekta ali financiranje infrastrukture ali gradbenih projektov.

Na tabli se navedeta vrsta in naziv projekta. Poleg tega informacije iz člena 35 obsegajo najmanj 25 % table.

3. Če projekt dobi sredstva v okviru letnega programa, sofinanciranega iz Sklada, končni upravičenec zagotovi, da so vsi udeleženci v projektu o tem financiranju obveščeni.

4. Vsak dokument, vključno z udeležbo ali drugim potrdilom glede takšnih projektov, vključuje izjavo, da je projekt sofinanciran iz Sklada.

Člen 35

Tehnične značilnosti informiranja in obveščanja javnosti o projektu

Vsi ukrepi glede informiranja in obveščanja javnosti, namenjeni končnim upravičencem, možnim končnim upravičencem in splošni javnosti, vključujejo:

1. emblem Evropske unije v skladu z grafičnimi standardi, navedenimi v Prilogi X, in navedbo Evropske unije;

2. navedbo Sklada;

3. izjavo, ki jo je izbral odgovorni organ, v kateri je poudarjena dodana vrednost prispevka Skupnosti.

Za manjše promocijske izdelke ali za promocijske izdelke, povezane z dvema ali več od štirih skladov, se točki 1 in 3 ne uporabljata.

POGLAVJE 6

Osebni podatki

Člen 36

Varstvo osebnih podatkov

1. Države članice in Komisija sprejmejo vse potrebne ukrepe, da preprečijo kakršno koli nedovoljeno razkritje ali dostop do podatkov iz člena 25(1)(i) temeljnega akta, podatkov, ki jih je zbrala Komisija pri pregledih na mestu samem, in informacij iz poglavja 4.

2. Informacije iz poglavja 4 se smejo sporočiti le osebam v državah članicah ali znotraj institucij Skupnosti, ki morajo biti o tem obveščene zaradi svojih nalog, razen če se je država članica, ki je podatke sporočila, izrecno strinjala s posredovanjem takšnih informacij drugim osebam.

POGLAVJE 7

Elektronska izmenjava dokumentov

Člen 37

Elektronska izmenjava dokumentov

Poleg pravilno podpisanih dokumentov iz poglavja 3 v papirni obliki se informacije pošljejo, kadar koli je to mogoče, elektronsko.

Člen 38

Računalniški sistem za izmenjavo dokumentov

1. Če se Komisija odloči, da bo razvila računalniški sistem za varno izmenjavo podatkov med Komisijo in vsako državo članico za izvajanje Sklada, bodo države članice obveščene in na svojo zahtevo vključene v razvoj kakršnega koli takšnega računalniškega sistema.

2. Komisija in imenovani organi skupaj z organi, na katere je bilo preneseno izvajanje nalog, vnašajo dokumente iz poglavja 3 v računalniški sistem, naveden v odstavku 1.

3. Poleg tega se države članice lahko povabi, naj prostovoljno zagotovijo informacije iz členov 27 in 28 z uporabo obstoječih posebnih sistemov, ki jih upravlja Komisija za zbiranje nepravilnosti, ugotovljenih v okviru strukturnih skladov.

4. Vsi stroški povezovanja med skupnim računalniškim sistemom in nacionalnimi, regionalnimi in lokalnimi računalniškimi sistemi ter vsi stroški za prilagoditev nacionalnih, regionalnih in lokalnih sistemov tehničnim zahtevam skupnega sistema so upravičeni v skladu s členom 15 temeljnega akta.

DEL III

POSEBNE DOLOČBE EVROPSKEGA SKLADA ZA VKLJUČEVANJE

POGLAVJE 1

Pravila o upravičenosti

Člen 39

Pravila o upravičenosti

1. Pravila iz Priloge XI se uporabljajo za opredelitev upravičenosti izdatkov za ukrepe, financirane v okviru letnih programov iz člena 33(4) temeljnega akta.

2. Pravila veljajo za izdatke, ki jih imajo končni uporabniki, in se smiselno uporabljajo za izdatke, ki jih imajo partnerji v projektu.

3. Države članice lahko uporabljajo nacionalna pravila o upravičenosti, ki so strožja od pravil, določenih v tej odločbi.

Komisija oceni, ali veljavna nacionalna pravila o upravičenosti izpolnjujejo ta pogoj.

DEL IV

KONČNE DOLOČBE

Člen 40

Naslovniki

Ta odločba je naslovljena na Kraljevino Belgijo, Republiko Bolgarijo, Češko republiko, Zvezno republiko Nemčijo, Republiko Estonijo, Irsko, Helensko republiko, Kraljevino Španijo, Francosko republiko, Italijansko republiko, Republiko Ciper, Republiko Latvijo, Republiko Litvo, Veliko vojvodstvo Luksemburg, Republiko Madžarsko, Republiko Malto, Kraljevino Nizozemsko, Republiko Avstrijo, Republiko Poljsko, Portugalsko republiko, Romunijo, Republiko Slovenijo, Slovaško republiko, Republiko Finsko, Kraljevino Švedsko ter Združeno kraljestvo Velika Britanija in Severna Irska.

V Bruslju, 5. marca 2008 Za Komisijo Franco FRATTINI Podpredsednik

(1) UL L 168, 28.6.2007, str. 18.

(2) UL L 281, 23.11.1995, str. 31. Direktiva, kakor je bila spremenjena z Uredbo (ES) št. 1882/2003 (UL L 284, 31.10.2003, str. 1).

(3) UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

(4) UL L 292, 15.11.1996, str. 2.

(5) UL L 144, 6.6.2007, str. 1.

(6) UL L 144, 6.6.2007, str. 22.

(7) UL L 144, 6.6.2007, str. 45.

(8) UL C 316, 27.11.1995, str. 49.

(9) UL L 160, 30.6.2000, str. 1. Uredba, kakor je bila nazadnje spremenjena z Uredbo (ES) št. 681/2007 (UL L 159, 20.6.2007, str. 1).