SL Uradni list Evropske unije L 344/125

SKLEP KOMISIJE

z dne 16. decembra 2008

o sistemu zgodnjega opozarjanja za odredbodajalce Komisije in izvajalske agencije

(2008/969/ES, Euratom)

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo,

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (1),

ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 215/2008 z dne 18. februarja 2008 o finančni uredbi, ki se uporablja za 10. Evropski razvojni sklad (2),

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Komisija, ki je odgovorna za izvrševanje splošnega proračuna Evropske unije in vseh drugih sredstev, ki jih upravljata Skupnosti ob upoštevanju načela dobrega finančnega poslovodenja, je dolžna preprečevati goljufije in druge nezakonite dejavnosti, ki škodijo finančnim interesom Skupnosti.

(2) Veljavni Sklep Komisije o sistemu zgodnjega opozarjanja je treba nadomestiti s tem sklepom na podlagi sprememb členov 93 do 96 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba), in ustreznih določb Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 z dne 23. decembra 2002 o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ter na podlagi priporočil evropskega nadzornika za varstvo podatkov (3).

(3) Uredba Komisije 17. decembra 2008 (ES, Euratom) 1302/2008 (4) o centralni podatkovni zbirki o izključitvah vzpostavlja podatkovno zbirko, ki vsebuje zadevne podatke tretjih strani, za katere velja kateri od primerov izključitve glede postopkov za oddajo javnih naročil in dodelitev donacij, ter daje institucijam, vključno s tistimi iz člena 1(2) finančne uredbe, izvajalskim agencijam, organom Skupnosti iz člena 185 finančne uredbe ter organom držav članic in tretjih držav, mednarodnim organizacijam in drugim organom, ki sodelujejo pri izvrševanju proračuna, dostop do te podatkovne zbirke.

(4) Namen sistema zgodnjega opozarjanja je v okviru Komisije in njenih izvajalskih agencij zagotoviti kroženje zaupnih informacij v zvezi s tretjimi osebami, ki bi lahko ogrožale finančne interese in ugled Skupnosti ali kateri koli drug sklad, ki ga upravljata Skupnosti.

(5) Glede na to, da imajo izvajalske agencije status odredbodajalcev na podlagi prenosa Komisije za izvrševanje operativnih odobritev, bi morali imeti dostop do sistema zgodnjega opozarjanja na enak način, kot ga imajo službe Komisije za upravljanje upravnih in operativnih odobritev.

(6) Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) bi moral imeti dostop do sistema zgodnjega opozarjanja za opravljanje svojih preiskovalnih nalog, obveščevalnih dejavnosti in dejavnosti preprečevanja goljufij, ki jih opravlja v skladu s členom 1(2) Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. maja 1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) (5), ter Uredbe Sveta (Euratom) št. 1074/1999 z dne 25. maja 1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) (6).

(7) Računovodja bi moral zagotavljati upravljanje sistema zgodnjega opozarjanja. Pristojni odredbodajalec, OLAF in Služba za notranjo revizijo (IAS) bi morali biti pristojni za zahtevke za vnos opozoril, njihove spremembe in izbris. Ti zahtevki bi morali biti predloženi na ustrezni hierarhični ravni, da se ohranja primerna raven nadzora.

(8) Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (7) določa, da mora Komisija pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati zahteve glede zakonite obdelave in prenosa podatkov, določene v Uredbi, ter da mora postopke obdelave predhodno preveriti evropski nadzornik za varstvo podatkov na podlagi uradnega obvestila uradne osebe za varstvo podatkov Komisije.

(9) Določbe o varstvu podatkov bi morale določati pravice oseb, katerih podatki so ali bi lahko bili vneseni v sistem zgodnjega opozarjanja v skladu z mnenjem evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Kar zadeva podatke, vnesene v sistem zgodnjega opozarjanja, je treba pri pravici do obveščenosti razlikovati med pravicami tretjih oseb, ki so fizične osebe in uživajo širše pravice varstva podatkov, ter pravicami pravnih oseb.

(10) Nekatere pravice varstva podatkov so omejene z izjemami iz člena 20 Uredbe (ES) št. 45/2001, ki jih je treba obravnavati posamezno in uporabljati časovno omejeno. Izključno pravico do uporabe teh izjem bi morala imeti služba, pristojna za zahtevke za vnos podatkov, njihove spremembe, vključno s popravki, ali izbris zadevnih podatkov.

(11) Glede na to, da se izjeme iz člena 94 finančne uredbe nanašajo na posebne postopke za oddajo javnih naročil ali dodelitev donacij, se ta opozorila ne smejo uvrščati v kategorijo W5, temveč jih je treba uvrstiti v novo kategorijo, tj. W1d, medtem ko so opozorila W5 namenjena izključno za označevanje primerov izključitve, ki zadevajo vse postopke za oddajo javnih naročil ali dodelitev donacij.

(12) Zaradi zaščite finančnih interesov Skupnosti pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa do sprejetja sklepa Komisije o uporabi člena 96 finančne uredbe zahteva začasen vnos opozorila o izključitvi, če ravnanje tretje osebe pomeni tudi hujšo kršitev poklicnih pravil v smislu člena 93(1)(c) finančne uredbe, da zagotovi, da se tretji osebi ne odda naročilo ali dodeli donacija med postopkom za izrek kazni.

(13) Komisija mora spoštovati različne uredbe Sveta o izvajanju skupnih stališč, sprejete na podlagi člena 15 Pogodbe o Evropski uniji (skupna zunanja in varnostna politika), v skladu s katerimi je prepovedano neposredno ali posredno dajati na voljo ali v njihovo korist kakršna koli sredstva in ekonomske vire določenim fizičnim ali pravnim osebam, skupinam ali subjektom –

SKLENILA:

ODDELEK 1

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 1

Predmet

Ta sklep vzpostavlja sistem zgodnjega opozarjanja Komisije pri izvrševanju splošnega proračuna Evropske unije in drugih skladov, ki jih upravljata Skupnosti.

Člen 2

Opredelitev pojmov

V tem sklepu se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:

— „tretje osebe“ so kandidati, ponudniki, izvajalci, dobavitelji, izvajalci storitev in njihovi podizvajalci ter prosilci za donacije, upravičenci do donacij, izvajalci upravičencev do donacij ter osebe, ki prejemajo finančno podporo od upravičenca do donacije Skupnosti v skladu s členom 120 finančne uredbe,

— „pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa“ je odredbodajalec s pooblastilom Komisije v smislu člena 59 finančne uredbe, ki je v skladu z notranjimi predpisi pristojen za izvrševanje splošnega proračuna Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu: „proračun“), vključno z direktorji izvajalskih agencij, ter odredbodajalec na podlagi nadaljnjega prenosa v smislu člena 59 finančne uredbe, ki opravlja funkcijo direktorja.

Člen 3

Opozorila v sistemu zgodnjega opozarjanja

1. Opozorila v sistemu zgodnjega opozarjanja vsebujejo naslednje podatke:

(a) informacije o identiteti tretjih oseb, ki ogrožajo finančne interese in ugled Skupnosti ali kateri koli drug sklad, ki ga upravljata Skupnosti, ker so zagrešile goljufijo ali resne upravne napake oziroma so osumljene teh dejanj ali ker jim je bil izdan nalog za zaplembo ali nalog za izterjavo velikega zneska ali ker so izključene v skladu s finančno uredbo ali finančnimi omejitvami, povezanimi s skupno zunanjo in varnostno politiko;

(b) informacije v zvezi z osebami, ki so pooblaščene za zastopanje pravnih oseb, odločanje o njih ali nadzor nad njimi, ki so tretje osebe, kadar te osebe same ogrožajo finančne interese in ugled Skupnosti ali kateri koli drug sklad, ki ga upravljata Skupnosti, iz razlogov, naštetih v točki (a);

(c) informacije o vrsti opozorila in razlogih, zaradi katerih tretje osebe iz točke (a) ali osebe iz točke (b) predstavljajo tako grožnjo, ter po potrebi informacije o trajanju opozorila in kontaktni osebi za navedeno opozorilo.

2. Brez poseganja v člen 1(2) in člen 1(3) Uredbe 1302/2008 se podatki, vsebovani v opozorilih v sistemu zgodnjega opozarjanja, lahko uporabljajo le za izvrševanje proračuna ali katerega koli drugega sklada, ki ga upravljata Skupnosti, vključno s postopki za oddajo javnih naročil in dodelitev donacij ter plačili tretjim osebam.

Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) lahko uporablja te podatke za svoje preiskave v skladu z Uredbo (ES) št. 1073/1999 in Uredbo Sveta (Euratom) št. 1074/1999 ter za svoje obveščevalne dejavnosti in dejavnosti preprečevanja goljufij, vključno z analizami tveganja.

Člen 4

Upravljanje sistema zgodnjega opozarjanja

1. Računovodja Komisije oziroma njegovo podrejeno osebje, na katerega je v skladu s členom 62 finančne uredbe prenesel določene naloge (v nadaljnjem besedilu: „računovodja“), zagotovi upravljanje sistema zgodnjega opozarjanja in poskrbi za ustrezne tehnične rešitve.

Računovodja vnaša, spreminja ali briše opozorila v sistemu zgodnjega opozarjanja v skladu z zahtevki pristojnega odredbodajalca na podlagi prenosa, urada OLAF in Službe za notranjo revizijo (IAS).

2. Računovodja sprejme izvedbene ukrepe v zvezi s tehničnimi vidiki in določi ustrezne podporne postopke, vključno s postopki na varnostnem področju.

O teh ukrepih obvesti službe Komisije in izvajalske agencije.

Člen 5

Zahtevki za vnos, spremembe ali izbris opozoril

1. Vsi zahtevki za vnos, spremembe ali izbris opozoril se naslovijo na računovodjo.

Te zahtevke lahko predloži le pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa, generalni direktor ali direktor urada OLAF oziroma službe IAS. Za predložitev zahtevkov uporabljajo obrazec iz Priloge.

2. Služba, ki ugotovi, da je tretja oseba v eni od situacij, opisanih v členu 9, pošlje zahtevek za opozorilo v sistemu zgodnjega opozarjanja računovodji ter v vednost uradni osebi za sistem zgodnjega opozarjanja iz člena 7, tudi če je bilo zoper tretjo osebo že vneseno opozorilo v sistemu zgodnjega opozarjanja.

3. V skladu s postopkom iz drugega odstavka služba, ki je zahtevala opozorilo v sistemu zgodnjega opozarjanja, na obrazcu iz Priloge obvesti računovodjo o:

(a) vseh spremembah informacij, vsebovanih v zadevnem opozorilu v sistemu zgodnjega opozarjanja;

(b) izbrisu opozorila v sistemu zgodnjega opozarjanja, ko prenehajo razlogi za opozorilo.

Sprememba kontaktne osebe za opozorilo se lahko sporoči z registriranim obvestilom.

4. Služba, ki je zahtevala vnos opozorila v sistemu zgodnjega opozarjanja, je odgovorna tudi za usklajevanje ukrepov, ki jih je treba sprejeti v zvezi z izvrševanjem proračuna zaradi takega opozorila v skladu s členi 15 do 22.

5. Za aktivacijo opozorila za osebo, ki je pooblaščena za zastopanje določene pravne osebe, odločanje v zvezi z njo ali nadzor nad njo, je potreben dodaten zahtevek poleg zahtevka, ki se nanaša na zadevno pravno osebo.

Člen 6

Dostop do sistema zgodnjega opozarjanja in njegova uporaba

1. Službe Komisije in izvajalske agencije imajo neposreden dostop do podatkov, vsebovanih v sistemu zgodnjega opozarjanja, prek računovodskega sistema Komisije (ABAC).

Služba Komisije ali izvajalska agencija, odgovorna za lokalni sistem, lahko navedeni sistem uporablja za dostop do podatkov, vsebovanih v sistemu zgodnjega opozarjanja, pod pogojem, da je zagotovljena skladnost podatkov med lokalnim sistemom in računovodskim sistemom ABAC.

2. Pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali njegovo osebje preveri, ali je bilo izdano opozorilo v sistemu zgodnjega opozarjanja v zvezi s tretjimi osebami:

(a) v primeru posameznih proračunskih obveznosti, preden je bila taka obveznost vnesena;

(b) v primeru splošne proračunske obveznosti, pred vnosom pravnih obveznosti za splošno obveznost;

(c) v primeru začasne proračunske obveznosti, pred prevzemom pravnih obveznosti, ki so podlaga za upravičenost do poznejših plačil.

Kadar obveznosti iz točke (c) zajemajo plačila za osebje in povračilo potnih stroškov za udeležbo na sestankih in natečajih, obveznost predhodnega preverjanja vnosa opozoril v sistemu zgodnjega opozarjanja ne velja.

V primeru postopkov za oddajo javnih naročil ali dodelitev donacij pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali njegovo osebje preveri, ali je bilo izdano opozorilo v sistemu zgodnjega opozarjanja, in sicer najpozneje pred odločitvijo o oddaji naročila ali dodelitvi donacije.

Kadar pa organ, ki odda naročilo ali dodeli donacijo, omeji število kandidatov, povabljenih k oddaji ponudbe ali pogajanjem z omejenim postopkom, konkurenčnim dialogom ali postopkom s pogajanji po objavi javnega razpisa, se ta preverjanja opravijo pred zaključkom postopka izbire kandidatov.

Pri predhodnem preverjanju podizvajalcev se lahko pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali njegovo osebje na podlagi svoje analize tveganja odloči, da ne bo preverjal, ali je bilo izdano opozorilo v sistemu zgodnjega opozarjanja.

3. Pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali njegovo osebje v skladu z odstavkom 2 preveri, ali je bilo izdano opozorilo v sistemu zgodnjega opozarjanja v zvezi z osebo, ki je pooblaščena za zastopanje zadevne tretje osebe, odločanje v zvezi z njo ali nadzor nad njo, v naslednjih primerih:

(a) kadar pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali njegovo osebje na podlagi svoje analize tveganja meni, da je takšno preverjanje potrebno;

(b) kadar se dokumentacija, ki jo je zahteval pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali njegovo osebje kot dokazilo, da zadevna tretja oseba ni v kateri od situacij iz člena 93(1) finančne uredbe, nanaša na te osebe.

4. Kontaktna oseba za opozorilo iz člena 3(1)(c) na zahtevo da pristojnemu odredbodajalcu na podlagi prenosa ali njegovemu osebju na voljo vse zadevne informacije. Za opozorila o izključitvi se uporablja člen 12 Uredbe 1302/2008.

5. Odstavka 2 do 4 se uporabljata tudi za račun izločenih sredstev za odhodke nad 300 EUR. V tem primeru skrbnik računa izločenih sredstev pred prevzemom pravnih obveznosti do tretje osebe na podlagi informacij, ki so mu bile predložene, preveri, ali je bilo izdano opozorilo v sistemu zgodnjega opozarjanja.

Člen 7

Uradne osebe za sistem zgodnjega opozarjanja

1. Generalni direktor urada OLAF ali službe IAS ter vsak pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa določita vsaj enega sebi podrejenega uradnika ali člana začasnega osebja kot uradno osebo za sistem zgodnjega opozarjanja.

Seznam imenovanih oseb in vse spremembe tega seznama sporoči računovodji.

2. Uradna oseba za sistem zgodnjega opozarjanja lahko dostopa do seznama vseh tretjih oseb ali oseb, ki so pooblaščene za zastopanje tretjih oseb, odločanje v zvezi z njimi ali nadzor nad njimi, za katere je vneseno opozorilo v sistemu zgodnjega opozarjanja. Glede zadev, ki se nanašajo na sistem zgodnjega opozarjanja, zagotavlja vez med svojo službo in računovodjo. Službi pomaga tudi pri prenosu informacij o opozorilih v sistemu zgodnjega opozarjanja, ki jih služba zahteva, ter glede ukrepov, ki jih je treba sprejeti zaradi teh opozoril.

3. Računovodja na interni spletni strani Generalnega direktorata za proračun redno objavlja posodobljen seznam vseh uradnih oseb za sistem zgodnjega opozarjanja.

Člen 8

Varstvo podatkov in pravice oseb, na katere se nanašajo podatki

1. V razpisih za zbiranje ponudb in predlogov, če pa teh ni, pa pred oddajo naročila ali dodelitvijo donacije, pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali njegovo osebje obvesti tretje osebe o podatkih, ki se nanašajo nanje in ki bi lahko bili vključeni v sistem zgodnjega opozarjanja, ter o osebah, ki bi jim ti podatki lahko bili sporočeni. Če so tretje osebe pravne osebe, pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali njegovo osebje obvesti tudi osebe, ki so pooblaščene za zastopanje teh pravnih oseb, odločanje v zvezi z njimi ali nadzor nad njimi.

2. Služba, ki je zahtevala vnos opozorila v sistemu zgodnjega opozarjanja, je odgovorna za odnose s fizično ali pravno osebo, katere podatki se vnesejo v sistem zgodnjega opozarjanja (v nadaljnjem besedilu: „zadevna oseba, na katero se nanašajo podatki“):

(a) zadevno osebo, na katero se nanašajo podatki, obvesti o zahtevku za aktivacijo, posodobitev in izbris opozorila o izključitvi W5a, ki se neposredno nanaša nanjo, ter navede razloge za ukrep;

(b) odgovarja na zahtevke zadevnih oseb, na katere se nanašajo podatki, za popravke netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov, ter vse druge zahtevke ali vprašanja navedenih oseb.

Vendar lahko služba, ki je zahtevala vnos opozorila, odloči, da se uporabljajo omejitve iz člena 20(1) Uredbe (ES) št. 45/2001.

3. Brez poseganja v zahteve po obveščanju iz drugega odstavka lahko fizična oseba, ki ustrezno izkaže svojo istovetnost, od računovodje zahteva informacije o tem, ali je evidentirana v sistemu zgodnjega opozarjanja.

Na podlagi odločitve službe, ki je zahtevala vnos opozorila v sistemu zgodnjega opozarjanja, o tem, ali se uporabljajo omejitve iz člena 20(1) Uredbe ES št. 45/2001, računovodja pisno ali po elektronski poti obvesti osebo, ali je evidentirana v sistemu zgodnjega opozarjanja.

Če je oseba evidentirana, računovodja obvestilu priloži podatke o navedeni osebi, shranjene v sistemu zgodnjega opozarjanja. O tem obvesti službo, ki je zahtevala vnos zadevnega opozorila.

4. Izbrisana opozorila so dostopna le za namene revizije in preiskav ter niso vidna uporabnikom sistema zgodnjega opozarjanja.

Vendar ostanejo osebni podatki, vsebovani v opozorilih, ki se nanašajo na fizične osebe, dostopni za te namene samo pet let po izbrisu opozorila.

ODDELEK 2

INFORMACIJE, VNESENE V SISTEM ZGODNJEGA OPOZARJANJA

Člen 9

Kategorije opozoril

Glede na naravo ali resnost dejstev, s katerimi se seznani služba, ki zahteva vnos, se opozorila v sistemu zgodnjega opozarjanja delijo na pet kategorij:

1. W1, kadar je na podlagi informacij mogoče sklepati, da bodo ugotovljene goljufije ali resne upravne napake, ali kadar je treba sprejeti varstvene ukrepe po izključitvi tretje osebe v skladu s členom 94 finančne uredbe;

2. W2, kadar se pri tretji osebi ugotovijo resne upravne napake ali goljufije;

3. W3, kadar je tretja oseba v pravnem postopku, ki vključuje obvestilo o nalogu za zaplembo, ali v sodnem postopku zaradi resnih upravnih napak ali goljufij;

4. W4, kadar je Komisija tretji osebi izdala nalog za izterjavo nad določenim zneskom in tretja oseba močno zamuja s plačilom;

5. W5, kadar je tretja oseba izključena v skladu s finančno uredbo ali uredbami Sveta, ki določajo omejitve, povezane s skupno zunanjo in varnostno politiko.

Člen 10

Opozorila W1

1. OLAF zahteva aktivacijo opozorila W1a, kadar je na podlagi njegovih preiskav na zgodnji stopnji mogoče sklepati, da bodo v zvezi s tretjimi osebami, zlasti tistimi, ki prejemajo ali so prejemale sredstva Skupnosti, ugotovljene resne upravne napake ali goljufije. OLAF o teh zahtevkih obvesti uradno osebo za sistem zgodnjega opozarjanja pri zadevni službi.

2. OLAF in IAS zahtevata aktivacijo opozorila W1b, kadar je na podlagi njunih preiskav mogoče sklepati, da bodo v zvezi s tretjimi osebami, zlasti tistimi, ki prejemajo ali so prejemale sredstva Skupnosti, dokončno ugotovljene resne upravne napake ali goljufije. O teh zahtevkih obvestita uradno osebo za sistem zgodnjega opozarjanja pri zadevni službi.

3. Pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa zahteva aktivacijo opozorila W1c, kadar je na podlagi preiskav Računskega sodišča, njegovega lastnega oddelka za notranjo revizijo ali katere koli druge revizije ali preiskave, opravljene v njegovi pristojnosti ali s katero je seznanjen, mogoče sklepati, da bodo v zvezi s tretjimi osebami, zlasti tistimi, ki prejemajo ali so prejemale sredstva Skupnosti v njegovi pristojnosti, dokončno ugotovljene resne upravne napake ali goljufije.

4. Pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa zahteva aktivacijo opozorila W1d, kadar izključi kandidata, ponudnika ali prosilca iz oddaje naročila ali dodelitve donacije v danem postopku v skladu s členom 94(a) ali (b) finančne uredbe.

Opozorila o izključitvi, vnesena v skladu s členom 10(4) Uredbe 1302/2008, se za namene sistema zgodnjega opozarjanja obravnavajo kot opozorila W1d.

5. Opozorilo W1 ostane aktivno največ šest mesecev. Nato se samodejno izbriše. Če mora opozorilo ostati v sistemu zgodnjega opozarjanja in ga v tem obdobju ni mogoče zamenjati z drugo vrsto opozorila, se vloži nov zahtevek za opozorilo.

Člen 11

Opozorila W2

1. OLAF in IAS zahtevata aktivacijo opozorila W2a, kadar na podlagi svojih preiskav ugotovita resne upravne napake ali goljufije v zvezi s tretjimi osebami, zlasti tistimi, ki prejemajo ali so prejemale sredstva Skupnosti.

2. Pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa zahteva aktivacijo opozorila W2b, kadar Računsko sodišče, njegov lastni oddelek za notranjo revizijo ali katera koli druga revizija ali preiskava, opravljena v njegovi pristojnosti ali s katero je seznanjen, izda pisne ugotovitve resnih upravnih napak ali goljufij v zvezi s tretjimi osebami, zlasti tistimi, ki prejemajo ali so prejemale sredstva Skupnosti v njegovi pristojnosti.

3. Opozorilo W2 ostane aktivno največ šest mesecev. Nato se samodejno izbriše. Če mora opozorilo ostati v sistemu zgodnjega opozarjanja in ga v tem obdobju ni mogoče zamenjati z drugo vrsto opozorila, se vloži nov zahtevek za opozorilo.

Člen 12

Opozorila W3

1. Računovodja vnese opozorilo W3a, kadar od Generalnega sekretariata prejme obvestilo o nalogu za zaplembo v zvezi s tretjo osebo.

2. Pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa zahteva aktivacijo opozorila W3b, kadar je znano, da so tretje osebe, zlasti tiste, ki prejemajo ali so prejemale sredstva Skupnosti v njegovi pristojnosti, v sodnem postopku zaradi resnih upravnih napak ali goljufij.

Kadar do navedenih sodnih postopkov pride na podlagi preiskav urada OLAF ali OLAF pomaga v teh postopkih ali izvaja naknadne ukrepe po njih, zahteva aktivacijo ustreznega opozorila W3b OLAF.

3. Opozorilo W3 ostane aktivno, dokler ni izdana pravnomočna sodba ali zadeva ni rešena na drug način.

Člen 13

Opozorila W4

1. Računovodja vnese opozorilo W4 v zvezi s tretjimi osebami, ki jim je Komisija izdala nalog za izterjavo nad določenim zneskom in tretja oseba močno zamuja s plačilom.

2. Računovodja določi notranje smernice glede zgornje meje zadevnih zneskov in zamud pri vnosu opozoril W4.

3. Vsako opozorilo W4 ostane aktivno, dokler je dolg neporavnan. Ko je dolg poravnan, računovodja izbriše opozorilo.

Člen 14

Opozorila W5

1. Opozorila o izključitvi, vnesena v skladu s členom 10(1), (2) in (3) Uredbe 1302/2008, se za namene sistema zgodnjega opozarjanja obravnavajo kot opozorila W5a.

2. Opozorilo W5b se vnese na zahtevo službe Komisije, pristojne za zadevno zakonodajo, v zvezi s fizičnimi ali pravnimi osebami, skupinami ali subjekti, ki so jim bile v skladu z uredbo Sveta naložene finančne omejitve, povezane s skupno zunanjo in varnostno politiko, dokler navedene omejitve veljajo za zadevno osebo, skupino ali subjekt. V opozorilu se navedejo napotila na uredbo, ki nalaga omejitve, ali ustrezni izvedbeni predpis.

3. Za vnos opozoril o izključitvi veljajo naslednja pravila:

(a) Kadar pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa namerava izključiti tretjo osebo na podlagi člena 93(1)(a), (b), (c), (d) ali (e) finančne uredbe, da zadevni tretji osebi možnost, da pisno izrazi svoja stališča. Tretja oseba ima za to na voljo vsaj 14 koledarskih dni. Pred izključitvijo tretje osebe na podlagi člena 93(1)(c) se pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa posvetuje s pravno službo in Generalnim direktoratom za proračun. Dokler Komisija ne sprejme odločitve o trajanju izključitve, pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa v skladu s členom 9(2) Uredbe 1302/2008 zahteva začasni vnos opozorila o izključitvi in zadevo čim prej preda Komisiji. Zaradi zaščite finančnih interesov Skupnosti lahko pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa zahteva začasni vnos opozorila o izključitvi W5a, še preden da zadevni tretji osebi možnost, da izrazi svoja stališča. Namesto tega lahko zahteva tudi vnos opozorila W2.

(b) Kadar pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa namerava sprožiti postopek v skladu s členom 96 finančne uredbe, da zadevni tretji osebi možnost, da pisno izrazi svoja stališča. Tretja oseba ima za to na voljo vsaj 14 koledarskih dni. Po posvetovanju s pravno službo in Generalnim direktoratom za proračun ter dokler Komisija ne sprejme morebitne odločitve o upravni kazni, pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa v skladu s členom 9(2) Uredbe 1302/2008 zahteva začasni vnos opozorila o izključitvi W5a, če ravnanje tretje osebe pomeni tudi hujšo kršitev poklicnih pravil v smislu člena 93(1)(c) finančne uredbe.

(c) V vsakem dokončnem vnosu opozorila W5a v skladu s členom 93(1)(b), (c), (e) ali (f) finančne uredbe se navede trajanje izključitve, ki ga določi Komisija.

ODDELEK 3

POSLEDICE OPOZORIL V SISTEMU ZGODNJEGA OPOZARJANJA ZA IZVRŠEVANJE PRORAČUNA

Člen 15

Učinek opozoril v sistemu zgodnjega opozarjanja na proračunske transakcije

1. Računovodja prekine vsa plačila upravičencem, za katere je bilo vneseno opozorilo W2, W3, W4 ali W5. O tem obvesti pristojnega odredbodajalca na podlagi prenosa in od njega zahteva utemeljitev, zakaj bi bilo treba izvesti plačilo kljub obstoju opozoril kategorij W2, W3b in W5a v sistemu zgodnjega opozarjanja.

2. Razen za opozorila W5b in W3a, vnesena na podlagi preventivnih nalogov za zaplembo, se plačila izvedejo brez odlašanja, če se po preverjanjih pristojnega odredbodajalca na podlagi prenosa po njegovi prekinitvi roka za plačilo v skladu s členom 106(4) Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 ali v skladu s pogoji za oddajo javnih naročil ali dodelitev donacij, navedenimi v členu 18(1)(b) in členu 22(1)(a), izkaže, da so dejansko neporavnana.

Vendar lahko računovodja sprosti prekinjeno plačilo šele, ko prejme utemeljeno potrdilo pristojnega odredbodajalca na podlagi prenosa, da je treba izvesti neporavnano plačilo. Če tega potrdila ni, se prekinitev plačila ohrani, odredba za plačilo pa se po potrebi pošlje nazaj pristojnemu odredbodajalcu na podlagi prenosa.

Če je plačilo opravljeno s pobotom v skladu s členom 73 finančne uredbe in členom 83 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 po opozorilu W4 ali če je plačilo opravljeno po izvršljivem nalogu za zaplembo, računovodja pripravi ustrezno registrirano obvestilo.

3. V zvezi s tretjo osebo, za katero je bilo vneseno opozorilo W5, ni mogoče odobriti nobenih posameznih proračunskih obveznosti, nobenega vnosa posameznih pravnih obveznosti na proračunske račune na podlagi splošnih obveznosti in nobenega sprejetja pravnih obveznosti na podlagi začasnih obveznosti.

Člen 16

Posledice opozorila W1

Opozorilo W1 se vnese le v informativne namene in lahko ne vključuje drugih ukrepov razen poostrenega spremljanja.

Člen 17

Posledice opozorila W2, W3b ali W4 na postopke za oddajo javnih naročil ali dodelitev donacij

1. Kadar je opozorilo W2, W3b ali W4 vneseno, ko pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali njegovo osebje preveri podatke v sistemu zgodnjega opozarjanja v skladu s členom 6(2)(a), pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa – če je to v fazi, v kateri je postopek, mogoče – obvesti komisijo za oddajo javnih naročil ali dodelitev donacij o obstoju tega obvestila, če njegov obstoj pomeni nov element, ki ga je treba preveriti v zvezi z merili za izbor za navedeno naročilo ali donacijo. Pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa te informacije upošteva, zlasti če je tretja oseba, vnesena v sistem zgodnjega opozarjanja, na prvem mestu na seznamu komisije.

2. Kadar je tretja oseba, za katero je bilo vneseno opozorilo W2, W3 ali W4, prva na seznamu komisije, pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ob upoštevanju obveznosti varovanja finančnih interesov in ugleda Skupnosti, narave in resnosti utemeljitve opozorila, zneska in trajanja naročila ali donacije ter, kadar je primerno, nujnosti izvedbe naročila ali donacije sprejme eno od naslednjih odločitev:

(a) tretji osebi kljub vnosu v sistem zgodnjega opozarjanja odda naročilo ali dodeli donacijo ter zagotovi, da se sprejmejo ukrepi poostrenega spremljanja;

(b) kadar je zaradi obstoja tega opozorila vprašljiva prvotna ocena skladnosti z merili za izbor in oddajo ali dodelitev, naročilo odda ali donacijo dodeli drugemu ponudniku ali prosilcu na podlagi ocene skladnosti z merili za izbor ali dodelitev, ki se razlikuje od ocene komisije, ter ustrezno utemelji svojo odločitev;

(c) zaključi postopek brez oddaje naročila in v obvestilu, poslanemu ponudniku, ustrezno utemelji to odločitev.

Kadar se pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa odloči, da zaključi postopek v skladu s točko (c), se lahko za oddajo naročila z novim postopkom uporabi omejeni postopek z roki, določenimi za nujne primere v skladu s členom 142 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002.

Člen 18

Posledice opozorila W2, W3b ali W4 za obstoječa naročila ali donacije

1. Kadar je bilo opozorilo W2, W3b ali W4 vneseno zaradi razlogov, povezanih z izvajanjem, oddajo ali dodelitvijo obstoječega naročila ali donacije oziroma z zadevnim postopkom za oddajo ali dodelitev, lahko pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa, potem ko je ustrezno upošteval zadevna tveganja, naravo opozorila in njegovo utemeljitev, verjetne posledice opozorila za izvajanje naročila ali donacije, zlasti kar zadeva obseg, trajanje in, kadar je primerno, nujnost slednjega, sprejme enega od naslednjih ukrepov:

(a) izvajalcu ali upravičencu dovoli izvajanje naročila ali donacije v skladu s predpisanimi ukrepi poostrenega spremljanja;

(b) prekine rok za plačilo v skladu s členom 106(4) Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002, da izvede nadaljnja preverjanja in še pred plačilom preveri, ali je izdatek upravičen, ter nato izvede neporavnana plačila;

(c) prekine izvajanje naročila ali donacije v skladu s členoma 103 in 119 finančne uredbe;

(d) odpove naročilo ali donacijo, če to omogočajo ustrezne določbe.

2. Kadar opozorilo W2, W3b ali W4 ni bilo vneseno iz razlogov, povezanih z obstoječim naročilom ali donacijo oziroma zadevnim postopkom za oddajo ali dodelitev, lahko pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa glede na vrsto opozorila in verjetne posledice opozorila za izvajanje obstoječega naročila ali donacije ter potem, ko je ustrezno upošteval zadevna tveganja, vključno s sodnimi postopki, sprejme naslednje ukrepe:

(a) uporabi eno ali več možnosti iz odstavka 1(a) in (b);

(b) odpove naročilo ali donacijo, če obstajajo določbe, ki omogočajo odpoved v primeru novih prvin, kadar te prvine upravičujejo dejansko izgubo zaupanja s strani Komisije in ogrožajo ugled Skupnosti.

Člen 19

Posledice opozorila W3a

1. Kadar je zoper tretjo osebo vneseno opozorilo W3a, ki ustreza preventivnemu nalogu za zaplembo, računovodja ohranja prekinitev vseh plačil do končne sodne odločitve o zahtevku glavnega upnika, če to zahteva zadevna nacionalna zakonodaja. Kadar je preventivni nalog za zaplembo omejen na določen znesek v skladu s sodbo (omejitev zaplembe), računovodja prekine plačila do tega zneska.

2. Kadar je zoper tretjo osebo vneseno opozorilo W3a, ki ustreza izvršljivemu nalogu za zaplembo, pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa ali njegovo osebje v tesnem sodelovanju z računovodjo izplača upniku v zaplembi plačilo, ki naj bi ga Komisija ali izvajalska agencija prvotno izplačala dolžniku v zaplembi, v višini do zneska zaplembe.

3. Odstavka 2 in 3 se uporabljata, razen kadar je verjetno, da bi izvršba naloga za zaplembo ovirala nemoteno delovanje Komisije ali izvajalske agencije. V tem primeru se računovodja sklicuje na člen 1 Protokola o privilegijih in imunitetah.

Člen 20

Posledice opozorila W4

1. Kadar je zoper tretjo osebo vneseno opozorilo W4, računovodja sistematično prouči, ali je mogoče pobotati upravičenosti Skupnosti s plačilom dolgovanega zneska navedeni tretji osebi v skladu s členom 73 finančne uredbe in členom 83 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002.

2. Pred oddajo novih naročil ali dodelitvijo novih donacij tretji osebi pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa upošteva te informacije.

Člen 21

Posledice opozorila W5 glede postopkov za oddajo javnih naročil in dodelitev donacij

Pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa tretjo osebo, zoper katero je vneseno opozorilo W5, izključi iz sodelovanja v postopku za oddajo naročila ali dodelitev donacije, in sicer na stopnji presoje meril za izključitev v skladu s členom 93 in 114(3) finančne uredbe ali v skladu z veljavno uredbo Sveta, ki določa omejitve, povezane s skupno zunanjo in varnostno politiko.

Člen 22

Posebne posledice opozorila W5 za obstoječa naročila in donacije

1. Kadar je bilo opozorilo W5 vneseno iz razlogov, ki bodo najverjetneje vplivali na izvajanje že podpisanih naročil ali donacij, pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa sprejme naslednje ukrepe:

(a) kadar to dovoljujejo pogoji naročila ali donacije in kadar je razlog za opozorilo W5 povezan z izvajanjem ali dodelitvijo obstoječega naročila ali donacije: (i) prekine plačila zaradi preverjanj, izvrši neporavnana plačila in izterja vse zneske, ki so bili izplačani neupravičeno, po možnosti s pobotom z neporavnanimi plačili; (ii) odpove naročilo ali donacijo;

(b) v vseh drugih primerih uporabi eno od možnosti iz člena 18(1).

2. Razen če ni drugače določeno v uredbah Sveta o izvajanju skupnih stališč, sprejetih na podlagi člena 15 Pogodbe o Evropski uniji, na katerih temeljijo opozorila W5b, se uporabljajo naslednja pravila:

(a) prepovedano je neposredno ali posredno dajati na voljo kakršna koli sredstva fizičnim ali pravnim osebam, skupinam ali subjektom, navedenim v zadevni uredbi Sveta, ali jim jih dajati v njihovo korist;

(b) prepovedano je neposredno ali posredno dajati na voljo kakršne koli ekonomske vire fizičnim ali pravnim osebam, skupinam ali subjektom, navedenim v zadevni uredbi Sveta, ali jim jih dajati v njihovo korist.

Člen 23

Predaja Komisiji

V izjemnih okoliščinah, vključno s situacijami, v katerih je tveganje povezano z ugledom ali je politične narave, in kadar členi 15 do 22 ne zagotavljajo ustrezne rešitve, pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa preda zadevo članu Komisije, pristojnemu za zadevno področje, ki lahko zadevo nato preda Komisiji.

Generalni sekretariat se obvesti o vseh pomembnih korakih.

ODDELEK 4

PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

Člen 24

Prehodne določbe

1. Služba, ki je pred sprejetjem tega sklepa zahtevala vnos opozorila v sistemu zgodnjega opozarjanja, je še naprej pristojna za spremembe ali izbris opozoril, vnesenih na njeno zahtevo v skladu s tem sklepom.

2. Pri izključitvah, za katere se je pred 1. majem 2007 odločil pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa na podlagi člena 93(1)(b) in (e) finančne uredbe, se pri trajanju izključitve upošteva trajanje iz kazenske evidence v skladu z nacionalno zakonodajo. Za te izključitve se uporablja obdobje največ štirih let od dne obvestila o izrečeni sodbi. Po preteku tega obdobja pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa zahteva izbris opozorila.

Člen 25

Razveljavitev Sklepa o sistemu zgodnjega opozarjanja

Sklep Komisije C(2004) 193/3 (8) o sistemu zgodnjega opozarjanja se razveljavi s 1. januarjem 2009.

Člen 26

Uporaba

Ta sklep se uporablja od 1. januarja 2009.

Člen 27

Objava

Ta sklep se objavi v informativne namene v Uradnem listu Evropske unije.

Priloži se notranjim pravilom za izvrševanje splošnega proračuna Evropskih skupnosti.

V Bruslju, 16. decembra 2008. Za Komisijo Dalia GRYBAUSKAITĖ Članica Komisije

(1) UL L 248, 16.9.2002, str. 1.

(2) UL L 78, 19.3.2008, str. 1.

(3) Mnenje evropskega nadzornika za varstvo podatkov o uradnem obvestilu o predhodnem preverjanju, ki ga je predložila uradna oseba Komisije za varstvo podatkov glede sistema zgodnjega opozarjanja, zadeva 2005/120, 6.12.2006.

(4) Glej stran 12 tega Uradnega lista.

(5) UL L 136, 31.5.1999, str. 1.

(6) UL L 136, 31.5.1999, str. 8.

(7) UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

(8) Še ni objavljen v Uradnem listu.