SKLEP EVROPSKEGA INVESTICIJSKEGA SKLADA

z dne 4. junija 2020

o notranjih pravilih glede omejitev določenih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v zvezi z obdelavo osebnih podatkov v okviru dejavnosti, ki jih izvaja Evropski investicijski sklad

EVROPSKI INVESTICIJSKI SKLAD (EIF) JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (1) (v nadaljnjem besedilu: Uredba), zlasti pa člena 25 Uredbe,

ob upoštevanju mnenja (2) Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (ENVP),

ob upoštevanju naslednjega:

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov EIF lahko na lastno pobudo ali na zahtevo upravljavca ali katerega koli posameznika preiskuje zadeve in dogodke, ki se neposredno nanašajo na njene naloge in za katere izve, ter poroča osebi, ki je naročila preiskavo, oziroma upravljavcu, v skladu s členom 45(2) Uredbe.

Oddelek za upravljanje kadrov in virov EIF lahko v okviru svojega delovanja izvaja disciplinske postopke na podlagi oddelka 6 Kadrovskih predpisov EIF, naslova IV Politike o dostojanstvu pri delu in veljavnih kodeksov ravnanja EIF.

Člani sveta direktorjev EIF, izvršni direktor, namestnik izvršnega direktorja in zaposleni ter stranke, povezane s posli/transakcijami, so diviziji za preiskovanje goljufij EIB („divizija za preiskovanje goljufij“) dolžni prijaviti vsa morebitna prepovedana ravnanja (npr. goljufijo ali korupcijo), ki škodijo interesom EIF in Unije, drugim pristojnim službam pa ravnanje v zvezi z opravljanjem poklicnih nalog, ki lahko pomeni hudo kršitev veljavnih obveznosti. Tudi vsak predstavnik javnosti, posameznik ali subjekt lahko prijavi domnevno prepovedano ravnanje diviziji za preiskovanje goljufij.

Preiskave prepovedanega ravnanja, kot so opredeljene v Politiki boja proti goljufijam EIF, izvaja divizija za preiskovanje goljufij EIB kot obdelovalec podatkov na podlagi okvirnega sporazuma med EIF in EIB o opravljanju storitev.

EIF revidira svoje dejavnosti. Trenutno to izvaja direktorat notranje revizije EIB na podlagi okvirnega sporazuma med EIF in EIB o opravljanju storitev.

V okviru nalog, opisanih v uvodnih izjavah 1 do 6, lahko EIF drugim institucijam, organom, uradom in agencijam Unije nudi pomoč, jo od njih prejema ter z njimi sodeluje, kot je določeno v ustreznih sporazumih o ravni storitve, memorandumih o soglasju in sporazumih o sodelovanju.

V okviru zgoraj omenjenih dejavnosti EIF v funkciji upravljavca podatkov, poslovni partnerji EIF iz uvodne izjave 4, vključno z divizijo za preiskovanje goljufij EIB v funkciji obdelovalca podatkov, ali druge pristojne službe lahko zbirajo in obdelujejo informacije in osebne podatke, vključno z identifikacijskimi podatki fizične osebe, kontaktnimi informacijami, poklicnimi vlogami in nalogami, informacijami o ravnanju in delovanju v zasebnem in poklicnem življenju ter finančnimi podatki.

Vzpostavljeni so ustrezni zaščitni ukrepi za varovanje osebnih podatkov in preprečevanje nenamernega ali nezakonitega dostopa do njih ali njihovega prenosa, ne glede na to, ali so shranjeni v fizičnem ali elektronskem okolju. Po obdelavi se podatki hranijo v skladu z veljavnimi pravili EIF o hrambi podatkov, kot so določeni v evidenci varstva osebnih podatkov na podlagi člena 31 Uredbe. Ob koncu obdobja hrambe so informacije v zvezi s primerom, vključno z osebnimi podatki, v skladu z načeli evropskih predpisov o varstvu podatkov in povezanimi regulativnimi akti ali politikami EIF izbrisane, v celoti anonimizirane ali prenesene v zgodovinske arhive.

Morda je treba pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu z Uredbo uskladiti s potrebami prej omenjenih dejavnosti ob sočasnem spoštovanju temeljnih pravic in svoboščin drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. V ta namen člen 25 Uredbe pod strogimi pogoji določa možnost omejitve uporabe členov 14 do 20, členov 35 in 36 ter člena 4, kolikor njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 20. V tem primeru je treba sprejeti notranja pravila, na podlagi katerih lahko EIF omeji navedene pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu z istim členom Uredbe.

To lahko zlasti velja pri zagotavljanju informacij o obdelavi osebnih podatkov posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, v fazi predhodne ocene upravne preiskave ali med preiskavo samo, pred morebitno ustavitvijo primera ali v fazi preddisciplinskega postopka. V nekaterih okoliščinah lahko zagotavljanje takšnih informacij resno vpliva na zmožnost EIF, da učinkovito izvede preiskavo, kadar na primer obstaja tveganje, da bi zadevna oseba uničila dokaze ali skušala vplivati na morebitne priče, preden so zaslišane. Poleg tega bi moral EIF morda zaščititi pravice in svoboščine drugih vpletenih oseb. Zlasti bi se lahko izkazalo, da je treba zaščititi zaupnost priče ali prijavitelja kršitev, ki je prosil, da ostane nerazkrit. V takem primeru se EIF lahko odloči omejiti dostop do podatkov o identiteti, izjav in drugih osebnih podatkov prijavitelja kršitev in/ali drugih vpletenih oseb, da zaščiti njihove pravice in svoboščine.

Pri nudenju pomoči drugim institucijam, organom, uradom in agencijam Unije, javnim organom držav članic EU, nacionalnim organom tretjih držav in mednarodnim organizacijam v okviru zgoraj omenjenih dejavnosti ali pri prejemanju pomoči od njih ter pri sodelovanju z njimi bo EIF v nekaterih okoliščinah morda moral ohraniti učinkovitost svojih preiskav ali preiskav, ki jih izvede subjekt, s katerim sodeluje, ter po potrebi zaščititi vpletene osebe ter njihove pravice in svoboščine.

EIF uporabi omejitve le, če te spoštujejo bistvo temeljnih pravic in svoboščin ter so nujno potreben in sorazmeren ukrep v demokratični družbi. EIF utemelji razloge za te omejitve.

EIF se pri obdelavi osebnih podatkov, izmenjanih z drugimi organizacijami v okviru svojih nalog, posvetuje s temi organizacijami o možnih ustreznih razlogih za uvedbo omejitev ter o nujnosti in sorazmernosti omejitev, razen če bi to ogrozilo dejavnosti EIF.

Člen 25(6) Uredbe zavezuje upravljavca podatkov, da posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvesti o glavnih razlogih, ki so podlaga za uporabo omejitev, in o njihovi pravici do vložitve pritožbe pri ENVP.

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Ta sklep določa pravila glede pogojev, pod katerimi lahko EIF na podlagi člena 25 Uredbe omeji uporabo členov 14 do 20, členov 35 in 36 ter člena 4 Uredbe.

Člen 2

Omejitve

1. V skladu s členom 25(1) Uredbe lahko EIF v posameznih primerih omeji uporabo členov 14 do 20, členov 35 in 36 ter člena 4 Uredbe, kolikor njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 20, pri: (a) izvajanju upravnih preiskav na podlagi Kodeksa ravnanja zaposlenih skupine EIB in drugih veljavnih kodeksov ravnanja; (b) izvajanju preiskav v zvezi z zadevami in dogodki, ki so neposredno povezani z nalogami pooblaščene osebe za varstvo podatkov iz člena 45(2) Uredbe; (c) izvajanju disciplinskih postopkov na podlagi oddelka 6 Kadrovskih predpisov EIF, naslova IV Politike o dostojanstvu pri delu, Kodeksa ravnanja zaposlenih skupine EIB in drugih veljavnih kodeksov ravnanja EIF; (d) zagotavljanju, da lahko zaposleni EIF zaupno poročajo o dejstvih, kadar menijo, da obstajajo resne nepravilnosti, kot določa Politika razkrivanja nepravilnosti skupine EIB; (e) zagotavljanju, da lahko zaposleni EIF zaupno poročajo o dejstvih, kadar menijo, da obstaja sum prepovedanega ravnanja, vključno z goljufijami ali korupcijo, ki škodi interesom Unije, ali o ravnanju zaposlenih EIF v zvezi z opravljanjem poklicnih nalog, ki lahko pomenijo hudo kršitev njihovih obveznosti, kot urejajo Politika razkrivanja nepravilnosti skupine EIB, Politika boja proti goljufijam EIF in veljavni kodeksi ravnanja EIF; (f) izvajanju preiskav o prepovedanem ravnanju, kot je določeno v Politiki boja proti goljufijam EIF; (g) izvajanju notranjih revizij v povezavi z vsemi dejavnostmi in oddelki EIF; (h) nudenju pomoči drugim institucijam, organom, uradom in agencijam Unije, prejemanju pomoči od njih in sodelovanju njimi v okviru omenjenih dejavnosti, kot je določeno v ustreznih sporazumih o ravni storitve, memorandumih o soglasju in pogodbah o sodelovanju; (i) nudenju pomoči javnim organom držav članic EU, prejemanju pomoči od njih in sodelovanju z njimi na njihovo zahtevo ali na lastno pobudo; (j) nudenju pomoči nacionalnim organom tretjih držav in mednarodnim organizacijam, prejemanju pomoči od njih in sodelovanju z njimi na njihovo zahtevo ali na lastno pobudo.

2. Kategorije podatkov lahko vključujejo identifikacijske podatke fizične osebe, kontaktne informacije, poklicne vloge in naloge, informacije o ravnanju in delovanju v zasebnem in poklicnem življenju ter finančne podatke.

3. Zgoraj navedene omejitve se uporabljajo brez poseganja v morebitno uporabo določb členov 16(5) in 17(4) Uredbe, ki se nanašata na pravico do informacij, če podatki niso pridobljeni od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, in na pravico do dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

4. Vse omejitve spoštujejo bistvo temeljnih pravic in svoboščin ter so nujen in sorazmeren ukrep v demokratični družbi, kot to obravnavajo Uredba, ustrezni regulativni akti ali notranje politike EIF ali skupine EIB.

5. Vse omejitve temeljijo na izrecnem pooblastilu iz veljavne notranje politike ali postopka EIF, na pravice zadevnega posameznika oziroma posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, pa vplivajo v najmanjši možni meri, kar potrdi pooblaščena oseba za varstvo podatkov.

6. Pred uporabo omejitev se za vsak primer posebej izvede preizkus nujnosti in sorazmernosti, zadovoljiv za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Omejitve morajo biti omejene na to, kar je nujno potrebno za doseganje določenih ciljev. Omejitve se vzpostavijo samo za čas, ki ga zahteva ustrezni razlog iz odstavka 1, ki utemeljuje omejitev, kar se dokaže zadovoljivo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

7. Če divizija za preiskovanje goljufij v celoti ali delno omeji zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki in so pomembni za preiskavo (zadevna oseba, priča ali informator), v evidenci navede razloge za omejitev, vključno z oceno nujnosti in sorazmernosti omejitve. Glede slednjega navede, kako bi zagotavljanje informacij ogrozilo namen preiskovalnih dejavnosti divizije za preiskovanje goljufij ali omejitev, ki se uporabijo v skladu s členom 2(1)(f), (g) in (h) tega sklepa, ali kako bi negativno vplivalo na pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. Evidenca in po potrebi dokumenti, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente, so del registra. Na zahtevo se predložijo Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov (ENVP).

8. EIF zaradi odgovornosti vodi evidenco, v kateri so opisani razlogi za uporabljene omejitve in v kateri je navedeno, kateri od razlogov, naštetih v odstavku 1, se uporabljajo, ter rezultat preizkusa nujnosti in sorazmernosti. Ta evidenca je del namenskega registra, ki se na zahtevo da na voljo ENVP.