PRILOGA

PRAVILA ZA PREDLOŽITEV PREDLOGOV TER ZA POSTOPKE OCENJEVANJA, IZBIRE IN DODELITVE

(Različica 4)

KAZALO

Okvir in področje uporabe

1. Uvod

2. Predložitev

2.1 Razpisi za zbiranje predlogov

2.2 Predhodni pregled predlogov

2.3 Oddaja predlogov

2.4 Prejem predlogov s strani Komisije

2.5 Preverjanje ustreznosti

2.6 Odbor za preverjanje ustreznosti

3. Ocenjevanje predlogov

3.1 Vloga strokovnjakov

3.2 Imenovanje strokovnjakov

3.3 Pogoji za imenovanje, kodeks ravnanja in navzkrižje interesov

3.4 Neodvisni opazovalci

3.5 Merila za ocenjevanje

3.6 Ocenjevanje predloga

3.7 Pragovi in ponderiranje

3.8 Podroben opis ocenjevanja predloga

3.9 Povratne informacije za vložnike

4. Dokončno izoblikovanje rezultatov ocenjevanja

4.1 Razvrstitveni seznam Komisije

4.2 Rezervni seznam Komisije

4.3 Sklepi Komisije o zavrnitvi

5. Pogajanja in dodelitev

5.1 Pogajanja o predlogih

5.2 Dodelitev sredstev

5.3 Pomoč, vprašanja in pritožbe

5.4 Poročanje o izidu razpisov za zbiranje predlogov

Priloga A – Postopki etične presoje

Priloga B – Obravnava varnostno občutljivih ukrepov RTR

Priloga C – Postopki dvostopenjske oddaje in ocenjevanja predlogov

Priloga D – Sheme stalne predložitve

Priloga E – Postopki za oddajo predloga v papirni obliki

Priloga F – Obvestilo o imenovanju za neodvisne strokovnjake

Priloga G – Ocenjevanje predlogov, predloženih v okviru posebnega programa ‚Ljudje‘

OKVIR IN POROČJE UPORABE

Ta dokument določa pravila Komisije (1) za predložitev predlogov ter za postopke ocenjevanja, izbire in dodelitve (v nadaljnjem besedilu: pravila) v zvezi s Sedmim okvirnim programom Evropske skupnosti (2) za raziskave, tehnološki razvoj in predstavitvene dejavnosti in Sedmim okvirnim programom Evropske skupnosti za atomsko energijo (Euratom) za jedrske raziskave in dejavnosti usposabljanja (3) (v nadaljnjem besedilu: 7OP), kakor zahtevajo njuna ustrezna pravila za udeležbo podjetij, raziskovalnih središč in univerz pri ukrepih v okviru Sedmih okvirnih programov in za razširjanje rezultatov raziskav (4) (v nadaljnjem besedilu: pravila ES za udeležbo in pravila Euratom za udeležbo). Opisuje osnovne postopke, ki jih bo Komisija upoštevala v skladu s pravili za udeležbo, Finančno uredbo, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (5) (v nadaljnjem besedilu: Finančna uredba), in njenim poslovnikom (6).

Ta pravila se ne uporabljajo za (a) postopke javnih naročil (7); (b) skupna podjetja ali druge strukture, vzpostavljene v skladu s členom 187 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU) oziroma v skladu s členom 185 PDEU ali členom 45 Pogodbe Euratom; (c) posredne ukrepe, ki jih sprejme Skupno raziskovalno središče Evropske komisije in (d) za poseben program ‚Zamisli‘.

1. UVOD

Prijave za dodelitev finančne podpore v okviru Sedmega okvirnega programa (7OP) se običajno predložijo v obliki predlogov Komisiji. Predlogi natančno opisujejo predvideno dejavnost, kdo jo bo izvajal in koliko bo stala.

Komisija oceni predloge in izbere tiste, ki izkazujejo dovolj visoko kakovost za morebitno pridobitev sredstev. Komisija imenuje neodvisne strokovnjake (v nadaljnjem besedilu: strokovnjaki) za pomoč pri ocenjevanju predlogov.

Komisija začne pogajanja s koordinatorji predlogov, ki so uspešno prestali fazo ocenjevanja in za katere so na voljo finančna sredstva.

Če so bila pogajanja uspešno končana, je projekt izbran in z vložniki se sklene sporazum o dodelitvi sredstev, ki je podlaga za finančni prispevek Evropske unije ali Euratoma.

Ta pravila temeljijo na številnih dobro uveljavljenih načelih:

(i) Odličnost: Projekti ki so izbrani za financiranje, morajo izkazovati visoko kakovost v okviru tem in meril, določenih v razpisih (8).

(ii) Preglednost: Odločitve o financiranju morajo temeljiti na jasno opredeljenih pravilih in postopkih, vložniki pa morajo dobiti ustrezne povratne informacije o rezultatu ocenjevanja njihovih predlogov.

(iii) Pravičnost in nepristranskost: Vsi predlogi, predloženi na razpis, se obravnavajo enako. Ocenjujejo se nepristransko glede na njihovo vsebino in ne glede na njihov izvor ali identiteto vložnikov.

(iv) Zaupnost: Vsi predlogi ter z njimi povezani podatki, znanje in dokumenti, ki se predložijo Komisiji, se obravnavajo zaupno (9).

(v) Učinkovitost in hitrost: Ocenjevanje, dodelitev in priprava sredstev morajo biti čim hitrejši, ob primernem ohranjanju kakovosti ocenjevanja, in morajo upoštevati pravni okvir.

(vi) Etična in varnostna vprašanja: Vsak predlog, ki je v nasprotju s temeljnimi etičnimi načeli (10) ali ne izpolnjuje ustreznih varnostnih postopkov (11), se lahko kadar koli izključi iz postopka ocenjevanja, izbire in dodelitve (glej prilogi A in B).

Delovni programi za izvajanje posebnih programov lahko določijo posebna merila za ocenjevanje ali dodatne podrobnosti o uporabi meril za ocenjevanje, ki se bodo odražali v razpisu za zbiranje predlogov.

V razpisu in pripadajočem priročniku za vložnike je lahko podrobneje določen način izvajanja teh pravil in postopkov in, kjer je ustrezno, tudi možnosti, ki jih je treba upoštevati.

Različne faze pri postopkih predložitve, ocenjevanja in izbire predlogov so prikazane v spodnjem diagramu:

2. PREDLOŽITEV

2.1 Razpisi za zbiranje predlogov

Predlogi se pošljejo kot odgovor na razpise za zbiranje predlogov (v nadaljnjem besedilu: razpisi) (12). Vsebina in časovni razpored razpisov sta določena v delovnih programih. Obvestila o razpisih za zbiranje predlogov se objavijo v Uradnem listu Evropske unije. ‚Besedila razpisov‘ se objavijo na spletnih straneh Komisije in vključujejo sklice na teme delovnih programov, ki vabijo k oddaji predlogov, okvirna proračunska sredstva razpisov, razpoložljive sheme financiranja, roke za oddajo in povezave k elektronskemu sistemu za oddajo predlogov (EPSS) (glej oddelek 2.3). Ta spletna stran ponuja dostop do vseh potrebnih informacij za tiste, ki se želijo prijaviti na razpise. Poleg tega je za vsak razpis na voljo en priročnik za vložnike ali več. Ti priročniki pojasnjujejo postopek oddaje predlogov in kako lahko vložniki iščejo pomoč ali informacije o vseh vprašanjih, povezanih z razpisom. Navedeni so kontaktni podatki za nacionalne kontaktne točke in služba za poizvedbe Komisije za 7OP. Za vprašanja o elektronskem sistemu za oddajo predlogov je na voljo posebna služba za pomoč uporabnikom.

Šteje se, da so razpisi ‚odprti‘ do določenega končnega roka.

Glede na cilje razpisa lahko delovni program in razpis razlikujeta med različnimi vrstami skupnih projektov, različnimi oblikami sheme ‚Raziskave za podporo posebnih skupin‘ in med vrstami usklajevalnih in podpornih ukrepov.

Razpis prav tako določa, ali je treba upoštevati enostopenjski ali dvostopenjski postopek oddaje in ocenjevanja predlogov. V zadnjem primeru vložniki najprej predložijo skrajšane predloge ali njihove osnutke. Samo predlogi, ki so bili pozitivno ocenjeni na prvi stopnji, so povabljeni k oddaji popolnih predlogov na drugi stopnji (13) (glej Prilogo C za podrobnosti o tem postopku).

Pristojni odredbodajalec na podlagi prenosa imenuje ‚koordinatorja razpisa‘ za vsak posamezen razpis. Ta deluje kot kontaktna oseba za praktična vprašanja, povezana z razpisom, in skrbi za celostno načrtovanje in organizacijo prejema predlogov in postopka ocenjevanja.

Poleg tega se imenuje en uradnik Komisije ali več, ki bo pristojen oziroma bodo pristojni za dajanje navodil o tem, kako obravnavati občutljiva vprašanja, ki se lahko pojavijo med postopkom oddaje in ocenjevanja, in tista, povezana z morebitnimi navzkrižji interesov (glej oddelek 3.3).

2.2 Predhodni pregled predlogov

Kadar narava posebnega razpisa to upravičuje, Komisija lahko ponudi storitev neformalnega svetovalnega predhodnega pregleda predlogov. Namen tega pregleda je potencialne vložnike obvestiti, ali se zdijo njihovi predlogi primerni in ali so usklajeni z vsebino razpisa. Podrobnosti o postopku predhodnega pregleda predlogov so po potrebi opisane v ustreznem priročniku za vložnike.

2.3 Oddaja predlogov

Predlogi se posredujejo v elektronski obliki (14) po spletnem elektronskem sistemu za oddajo predlogov (EPSS).

Od vseh vložnikov, ki so del konzorcija predloga, je za oddajo predloga pristojen izključno koordinator predloga (na podlagi uporabniškega imena in gesla).

Priprava in nalaganje vseh podatkov predloga ter strinjanje vložnikov s pogoji uporabe sistema in s pogoji ocenjevanja so nujen pogoj za poskus oddaje predloga.

Sistem EPSS izvede številna osnovna preverjanja, vključno s preverjanjem popolnosti predloga, notranje skladnosti podatkov, okužbe z virusi in skladnosti z opredeljenimi omejitvami glede vrste in velikosti datotek. Šele po koncu teh preverjanj, ki ne nadomeščajo formalnega preverjanja ustreznosti iz oddelka 2.5, sistem EPSS vložniku dovoli oddajo predloga. Šteje se, da oddaja poteka v trenutku, ko koordinator predloga začne zadnji postopek oddaje, kot ga prikaže EPSS, nikakor pa ne prej.

Predlogi, oddani z uporabo sistema EPSS, se vnesejo v podatkovne zbirke po zaključku razpisa. Komisija nima dostopa do predloga, dokler ne poteče končni rok razpisa (oziroma vmesni rok v primeru shem stalne predložitve, kakor je opisano v Prilogi D).

Komisija ne sprejema različic predlogov, poslanih v papirni obliki (razen v skladu s postopkom in v primerih, opisanih v Prilogi E), na izmenljivem elektronskem mediju za shranjevanje podatkov (npr. CD-ROM, disketa), po elektronski pošti ali telefaksu.

Postopek, po katerem koordinator zavrne predlog, je opisan v priročniku za vložnike. Zavrnjenega predloga Komisija naknadno ne obravnava več.

Če je bil pred končnim rokom razpisa prejet več kot en izvod istega predloga, se za preverjanje ustreznosti in morebitno ocenjevanje upošteva samo zadnja različica.

Predlogi so vseskozi varno shranjeni. Po koncu ocenjevanja in morebitnih naknadnih pogajanj se vsi izvodi uničijo, razen izvodov za potrebe arhiviranja in/ali revizije.

2.4 Prejem predlogov s strani Komisije

Zapišeta se datum in čas prejema zadnje različice oddanega predloga. Po zaključku razpisa (ali izteku vmesnega roka v primeru shem stalne predložitve) se koordinatorju predloga po elektronski pošti pošlje potrdilo o prejemu, ki vsebuje:

— naslov, kratico in identifikacijsko oznako predloga (številka predloga),

— ime programa in/ali ukrepa/raziskovalnega področja ter identifikacijsko oznako razpisa, na katero se predlog nanaša,

— datum in čas prejema (ki je pri predlogih, oddanih elektronsko, določen kot rok iz razpisa).

Med Komisijo in vložniki običajno ni nobenih dodatnih stikov v zvezi z njihovimi predlogi, dokler ocenjevanje ni končano, razen predlogov, za katere potekajo zaslišanja (glej oddelek 3.8). Vendar Komisija lahko naveže stik z vložnikom (običajno prek koordinatorja), da razčisti vprašanja, na primer povezana z ustreznostjo (glej oddelek 2.5).

2.5 Preverjanje ustreznosti

Predlogi morajo izpolnjevati vsa merila o ustreznosti, drugače niso sprejeti v ocenjevanje. Ta merila se strogo upoštevajo. Pri dvostopenjskem postopku oddaje predlogov se ustreznost preverja na obeh stopnjah. Izpolnjevanje spodaj navedenih meril o ustreznosti se preverja za vse predloge, predložene na razpis (15):

— Komisija mora predlog prejeti pred končnim rokom (datum in ura, navedena v razpisu), če je to primerno,

— izpolnjeni morajo biti minimalni pogoji (npr. število udeležencev), navedeni v razpisu za zbiranje predlogov,

— predlog mora biti popoln, tj. mora vključevati vse zahtevane uradne obrazce in opis predloga (opomba: popolnost informacij, vsebovanih v predlogu, bodo ocenjevali strokovnjaki; preverjanje ustreznosti se nanaša samo na prisotnost vseh zahtevanih delov predloga),

— vsebina razpisa: vsebina predloga mora biti v skladu s temami in shemami financiranja, določenimi v tistem delu delovnega programa, ki je odprt na razpis. Predlog se lahko šteje za neustreznega na podlagi ‚vsebine‘ samo v nedvoumnih primerih.

Če se pred ocenjevanjem, med njim ali po njem izkaže, da predlog ne izpolnjuje enega ali več meril ustreznosti, ga Komisija razglasi za neustreznega in ga izključi iz nadaljnjega postopka ocenjevanja. Kjer obstaja dvom o ustreznosti predloga, si Komisija pridrži pravico, da nadaljuje postopek ocenjevanja do sprejema končne odločitve o ustreznosti predloga. Dejstvo, da se predlog ocenjuje v takih okoliščinah, še ne dokazuje, da je ustrezen.

2.6 Odbor za preverjanje ustreznosti

Če vprašanje ustreznosti ni jasno razrešeno in je treba primer izčrpneje pregledati, koordinator razpisa lahko skliče interni odbor za preverjanje ustreznosti.

Vloga odbora je zagotoviti skladno pravno razlago takih primerov in enako obravnavo vložnikov.

Predsednik tega odbora, sestavljenega iz osebja Komisije, ki ima potrebno strokovno znanje prava, znanosti in tehnologije in/ali informacijskih sistemov, je koordinator razpisa. Ta preuči predlog in, če je potrebno, okoliščine v zvezi z njegovo oddajo ter predloži strokovne nasvete, da utemelji odločitev o tem, ali naj se predlog sprejme v ocenjevanje oziroma zavrne zaradi neustreznosti. Odbor se lahko odloči in naveže stik z vložnikom, da se razjasni določeno vprašanje.

3. OCENJEVANJE PREDLOGOV

3.1 Vloga strokovnjakov

Komisija oceni predloge s pomočjo neodvisnih (16) strokovnjakov in tako zagotovi, da se sredstva dodelijo samo najbolj kakovostnim predlogom. Zaradi širine in raznolikosti raziskovalnih področij, ki jih pokrivajo okvirni programi, Komisija poišče pomoč pri zunanjih strokovnjakih.

Strokovnjaki lahko ocenjevanje v celoti ali delno opravijo od doma, delovnega mesta (‚ocenjevanje na daljavo‘) ali v prostorih Komisije.

Občasno, kadar je interno na voljo ustrezno specializirano znanje, strokovnjaki iz osebja Komisije lahko sodelujejo z zunanjimi strokovnjaki. Vsi ti interni strokovnjaki opravljajo dodatno delo poleg minimalnega števila, ki se zahteva za razpis (glej oddelek 3.8.(b)) (17).

Edina izjema v zvezi s strokovnjaki velja pri usklajevalnih in podpornih ukrepih iz člena 14 pravil ES za udeležbo in iz člena 13 enakovrednih pravil Euratom za udeležbo, ko se neodvisni strokovnjaki imenujejo samo, če Komisija presodi, da je to potrebno (18).

3.2 Imenovanje strokovnjakov

Strokovnjaki se izberejo na podlagi usposobljenosti in znanja, ki ustrezajo področjem dejavnosti, za katere je potrebna njihova pomoč. Od njih se pričakuje tudi, da imajo strokovne izkušnje na visoki ravni v javnem ali zasebnem sektorju z eno ali več od naslednjih dejavnosti: raziskave na ustreznem znanstveno-tehnološkem področju; administracija, vodenje ali ocenjevanje projektov; uporaba rezultatov raziskovalnih in tehnološko-razvojnih projektov; prenos tehnologije in inovacije; mednarodno sodelovanje v znanosti in tehnologiji; razvoj človeških virov. Strokovnjaki so lahko državljani držav, ki niso države članice, ali držav, povezanih z okvirnimi programi.

Komisija vzpostavi podatkovno zbirko o strokovnjakih z vsemi podatki o ustreznih kandidatih na podlagi razpisov, objavljenih v Uradnem listu Evropske unije. En razpis bo naslovljen na posameznike in drug na ustrezne organizacije, kot so nacionalne raziskovalne agencije, raziskovalni inštituti in podjetja.

Komisija lahko kadar koli, če se ji zdi primerno, v podatkovno zbirko vključi ustrezno usposobljenega posameznika, ki ni na seznamih, pridobljenih z zgoraj navedenimi razpisi. Strokovnjaki iz podatkovne zbirke so lahko povabljeni, da Komisiji pomagajo pri drugih dejavnostih, ki ne zajemajo ocenjevanja raziskovalnih predlogov, če so izrazili svojo pripravljenost za opravljanje takih nalog. Podatkovna zbirka se lahko na zahtevo da na voljo organom, ki opravljajo javno službo in financirajo raziskovanje v državah članicah in državah, povezanih z okvirnimi programi, in z drugimi strukturami, ki izvajajo raziskovalne dejavnosti EU, temelječe na določbah Pogodbe. Odločitve o odobritvi takega dostopa sprejme generalni direktor GD za raziskave in inovacije ali njegov zastopnik. Podatkovno zbirko lahko uporablja tudi Skupno raziskovalno središče Komisije za izbiro strokovnjakov v podporo raziskovalnim dejavnostim, ki se izvajajo kot posredni ukrepi (19).

Za ocenjevanje predlogov, predloženih na razpis, Komisija pripravi seznam primernih strokovnjakov (in po potrebi tudi rezervni seznam). Seznami se sestavijo predvsem na podlagi naslednjih meril za izbor:

— visoka stopnja strokovnosti,

— primeren obseg pristojnosti.

Če so zgornji pogoji izpolnjeni, se lahko upoštevajo tudi druga merila:

— uravnotežena udeležba akademske in industrijske stroke ter uporabnikov,

— primerna zastopanost spolov (20),

— primerna zastopanost z različnih geografskih območij (21),

— redno menjavanje strokovnjakov (22).

Pri sestavljanju seznamov strokovnjakov Komisija po potrebi upošteva tudi njihovo sposobnost razumevanja industrijske in/ali družbene razsežnosti in politične pomembnosti tem, zajetih v razpis. Strokovnjaki morajo imeti tudi ustrezno jezikovno znanje, potrebno za ocenjevanje predlogov.

Če bodo morali strokovnjaki obdelovati zaupne informacije, se za njihovo imenovanje zahteva ustrezno varnostno potrdilo (23).

O seznamu strokovnjakov, ki sodelujejo pri posameznem ocenjevanju, odločajo ustrezen odredbodajalec na podlagi prenosa ali ustrezno imenovani delegati. Imena strokovnjakov, dodeljenih posameznim predlogom, niso objavljena. Enkrat letno pa Komisija na internetu objavi seznam strokovnjakov, ki pridejo v poštev za okvirne programe in za vsak poseben program.

3.3 Pogoji za imenovanje, kodeks ravnanja in navzkrižje interesov

Komisija podpiše ‚obvestilo o imenovanju‘ z vsakim strokovnjakom na podlagi vzorca iz Priloge F.

To obvestilo o imenovanju zavezuje strokovnjaka k uporabi kodeksa ravnanja, opredeli bistvene določbe v zvezi z zaupnostjo in zlasti določa opis dela, plačilne pogoje in povračilo stroškov (glej Prilogo F).

Komisija (24) se pri imenovanju strokovnjaka prepriča, da se strokovnjak ne sooča z navzkrižjem interesov v zvezi s predlogi, glede katerih se od njega zahteva mnenje. V ta namen mora strokovnjak podpisati izjavo, da v času imenovanja ne obstaja navzkrižje interesov (glej Prilogo F) in da se obvezuje, da bo obvestil Komisijo o obstoju in naravi takega navzkrižja interesov, če se pojavi med opravljanjem njegovih dolžnosti. Če je Komisija o tem obveščena, sprejme vse ukrepe, potrebne za odstranitev navzkrižja interesov. Poleg tega morajo vsi strokovnjaki za vsak posamezen predlog, ki ga morajo preučiti v obdobju ocenjevanja, izjaviti, da niso v navzkrižju interesov.

Izjava razlikuje med ‚izključitvenim‘ in ‚morebitnim‘ navzkrižjem interesov.

Če strokovnjak poroča o izključitvenem navzkrižju interesov oziroma ga ugotovi Komisija na podlagi razpoložljivih virov informacij, strokovnjak ne sme oceniti zadevnega predloga (skupina za doseganje soglasja) niti ne sme sodelovati pri pregledu v okviru odbora (vključno z morebitnimi zaslišanji), na katerem se presoja o predlogu (25).

Za strokovnjake, ki so zaposleni pri eni od organizacij prijaviteljic v predlogu, se običajno šteje, da se soočajo z ‚izključitvenim‘ navzkrižjem interesov. Kadar pa potreba po imenovanju najboljših razpoložljivih strokovnjakov in omejen nabor usposobljenih strokovnjakov to upravičujeta, se Komisija lahko odloči, da take strokovnjake povabi k sodelovanju pri pregledu v okviru odbora, če strokovnjak dela v drugem oddelku/laboratoriju/inštitutu, ne v tistem, kjer se bo opravljalo delo, in če organi v sestavi delujejo z visoko stopnjo neodvisnosti. V tem primeru se strokovnjak vzdrži sodelovanja pri razpravi (ali elektronskem forumu), ko odbor podrobneje razpravlja o predlogu, ki vključuje zadevno organizacijo. Taki strokovnjaki ne sodelujejo pri zaslišanjih, če zadevni predlog doseže to stopnjo.

V izrednih ustrezno utemeljenih primerih lahko strokovnjaki v zgoraj opisanih okoliščinah sodelujejo tudi v skupini za doseganje soglasja za obravnavani predlog. Komisija bo druge strokovnjake v skupini obvestila o pripadnosti zadevnega strokovnjaka.

Če strokovnjak poroča o morebitnem navzkrižju interesov oziroma je bila Komisija o tem kako drugače obveščena, bo Komisija preučila okoliščine primera in se na podlagi objektivnih razpoložljivih informacij odločila, ali gre za učinkovito navzkrižje interesov (26). Če se ugotovi učinkovito navzkrižje interesov, bo strokovnjak izključen tako kot pri izključitvenem navzkrižju. V drugih primerih, glede na posebne okoliščine primera in ob pravilnem upoštevanju povezanih tveganj, Komisija strokovnjaku lahko dovoli, da opravi ocenjevanje. Strokovnjak mora podpisati izjavo, ki potrjuje, da bo deloval nepristransko.

Komisija lahko sprejme vse ustrezne ukrepe za preprečitev navzkrižja interesov. Vloga strokovnjaka je lahko omejena na pregled v okviru odbora. V tem primeru strokovnjak zapusti prostor (ali elektronski forum), ko odbor razpravlja o posameznem predlogu, pri katerem obstaja tako navzkrižje.

Če se med ocenjevanjem pokaže do takrat neznano navzkrižje interesov, mora strokovnjak to dejstvo nemudoma sporočiti uradniku Komisije. Če se ugotovi, da je bilo navzkrižje interesov izključitveno, se mora strokovnjak vzdržati nadaljnjega ocenjevanja, ki se nanaša na zadevni predlog. Vse pripombe in ocene, ki jih je ta strokovnjak že predložil, se ne upoštevajo. Po potrebi se strokovnjak zamenja.

Če strokovnjak zavestno prikrije izključitveno ali morebitno navzkrižje interesov, kar se ugotovi med postopkom ocenjevanja, se nemudoma izključi, uporabijo pa se sankcije, predvidene v obvestilu o imenovanju in/ali v Finančni uredbi in njenih izvedbenih predpisih. Vse skupine za doseganje soglasja, v katerih je ta strokovnjak sodeloval, se razglasijo za nične in neveljavne, zadevni predlog(-i) pa se znova oceni(-jo).

Po analogiji z odstavkom 3 člena 265(a) izvedbenih predpisov k Finančni uredbi se kršitev kodeksa ravnanja ali druge resne kršitve, ki jih zagreši strokovnjak, lahko obravnavajo kot hujša kršitev poklicnega ravnanja, kar lahko povzroči izključitev strokovnjaka s seznama, ki je bil sestavljen po pozivu za izjavo interesa, določenem v členu 179(a) Finančne uredbe. Po taki izključitvi se strokovnjak izbriše iz podatkovne zbirke in se ne sme ponovno registrirati, dokler traja izključitev.

3.4 Neodvisni opazovalci

Zaradi zagotavljanja visoke stopnje preglednosti Komisija lahko imenuje neodvisne strokovnjake, ki bodo delovali kot opazovalci (v nadaljnjem besedilu: opazovalci) ocenjevalnega postopka z vidika njegovega delovanja in izvedbe. Njihova vloga je neodvisno svetovanje Komisiji o ravnanju in poštenosti v vseh fazah ocenjevanja, o tem, kako strokovni ocenjevalci uporabljajo merila za ocenjevanje in kako bi se postopki lahko izboljšali. Preveriti morajo upoštevanje postopkov, ki so določeni ali se nanje sklicujejo ta pravila, in poročati Komisiji o svojih ugotovitvah in priporočilih. Hkrati je zaželeno, da sodelujejo pri neuradnih razpravah z uradniki Komisije, ki so vključeni v posamezno ocenjevanje, in Komisiji predlagajo morebitne izboljšave, ki bi jih bilo mogoče nemudoma uporabiti v praksi. Vendar v okviru svojega dela ne smejo izražati svojih pogledov na predloge, ki se ocenjujejo, ali mnenj, ki jih imajo strokovnjaki o predlogih.

Zato ni nujno, da so opazovalci strokovnjaki na področju predlogov, ki se ocenjujejo. Pravzaprav je lahko prednost, če opazovalci nimajo preveč poglobljenega znanja na posebnem znanstvenem in tehnološkem področju, da ne bi prihajalo do nasprotij med njihovimi mnenji o rezultatih ocenjevanj in izvajanjem posameznega ocenjevanja. Nikakor pa opazovalci ne smejo izražati svojih pogledov na predloge, ki se ocenjujejo, ali mnenj strokovnjakov o predlogih.

Priporočljivo je, da so opazovalci navzoči od samega začetka ocenjevanja, ko Komisija strokovnjakom poda napotke. Če se del ocenjevanja opravi zunaj prostorov Komisije (‚ocenjevanje na daljavo‘), lahko opazovalec oceni stopnjo, doseženo po dogodku, na podlagi razprave s strokovnjaki, ko se spet zberejo v Bruslju (ali na drugem osrednjem kraju ocenjevanja).

Komisija obvesti programske odbore o izbiri strokovnjakov za opazovalce, njihovem obsegu pooblastil in tudi o ugotovitvah opazovalcev ter lahko objavi povzetek njihovega poročila.

Od opazovalcev se zahteva, da spoštujejo enake obveznosti kot strokovnjaki glede zaupnosti in izogibanja navzkrižju interesov, zato morajo v ta namen podpisati enako izjavo (glej Prilogo F). Opazovalci ne smejo razkrivati podrobnosti o predlogih, imen strokovnjakov, ki so imenovani za ocenjevanje predlogov, ali vsebine razprav v ocenjevalnih odborih. Delovati morajo skladno s kodeksom ravnanja, ki je priložen njihovemu obvestilu o imenovanju.

3.5 Merila za ocenjevanje

Komisija oceni vse ustrezne predloge, pri tem pa ji po potrebi pomagajo strokovnjaki, ki preverijo skladnost vsebine predlogov z ocenjevalnimi merili, ki se uporabljajo za razpis.

Podrobna merila in podmerila za ocenjevanje (27) ter s tem povezani ponderji in pragovi so določeni v delovnih programih, temeljijo pa na načelih iz posebnih programov in merilih iz pravil za udeležbo. Merila so sestavljena iz meril za izbiro in dodelitev v pomenu Finančne uredbe (člen 115) in njenih izvedbenih predpisov (28) (člena 176 in 177).

Način njihove uporabe bo dodatno pojasnjen v razpisu za zbiranje predlogov in pripadajočem priročniku za vložnike.

3.6 Ocenjevanje predloga

Strokovnjaki preučijo vprašanja, ki jih je treba upoštevati za vsako ocenjevalno merilo, in jih točkujejo na lestvici od 0 do 5. Dodelijo se lahko tudi polovične točke.

Za vsako merilo, ki se ocenjuje, vrednosti točk pomenijo naslednje ocene:

0 – Predlog ne upošteva merila, ki se ocenjuje, ali pa predloga zaradi manjkajočih ali nepopolnih informacij ni mogoče oceniti.

1 – Slabo: merilo je neustrezno upoštevano ali pa so bile ugotovljene resne notranje šibkosti.

2 – Primerno: čeprav predlog večinoma upošteva merilo, so bile ugotovljene pomembne šibkosti.

3 – Dobro: v predlogu je merilo dobro upoštevano, čeprav bi bile potrebne izboljšave.

4 – Zelo dobro: v predlogu je merilo zelo dobro upoštevano, čeprav so nekatere izboljšave še vedno mogoče.

5 – Odlično: v predlogu so uspešno upoštevani vsi pomembni vidiki obravnavanega merila. Pomanjkljivosti so neznatne.

3.7 Pragovi in ponderiranje

Pragovi

Za nekatera ali vsa merila se lahko postavijo pragovi, na podlagi katerih se zavrnejo vsi predlogi, ki ne dosežejo vrednosti zahtevanega praga. Poleg tega se lahko določi tudi skupni prag. Pragovi, ki se uporabljajo za posamezno merilo, in morebitni skupni pragovi so določeni v delovnem programu in razpisu.

Ocenjevanje predloga se lahko ustavi, če predlog ne doseže praga za določeno merilo.

Lahko se sprejme odločitev, da se ocenjevanje razdeli na več korakov z možnostjo, da različni strokovnjaki preučijo različna merila. Če se ocenjevanje izvaja v več zaporednih korakih, potem predlog, ki ne doseže vrednosti zahtevanega praga, ne more napredovati do naslednjega koraka. Taki predlogi se lahko nemudoma zavrnejo.

Ponderiranje

Glede na posebno naravo shem financiranja in razpisa se lahko sprejme odločitev o ponderiranju meril. Ponderji, ki se uporabijo za posamezno merilo, so določeni v delovnem programu in razpisu.

3.8 Podroben opis ocenjevanja predloga (29)

(a) Dajanje napotkov strokovnjakom

Komisija je odgovorna za dajanje napotkov strokovnjakom pred posameznimi ocenjevanji. Napotki za strokovnjake zajemajo ocenjevalne procese, postopke in ocenjevalna merila, ki naj se uporabljajo, ter vsebino in pričakovane vplive obravnavanih raziskovalnih tem. Vključijo se posebna opozorila o zaupnosti, nepristranskosti in prikrivanju navzkrižja interesov.

Posebna pozornost bo posvečena dajanju napotkov strokovnjakom, ki bodo delali na daljavo, kadar je potrebno posebno prilagojeno gradivo (npr. CD-ROM, spletne predstavitve). S posameznimi strokovnjaki se vseskozi ohranja tesen stik, če bi v primeru dvomov potrebovali pomoč.

(b) Individualna ocena predlogov

Predloge ocenijo najmanj trije strokovnjaki. Najmanj pet strokovnjakov je potrebnih za predloge v zvezi z mrežami odličnosti in v drugih primerih, kakor je določeno v ustreznem priročniku za vložnike.

V začetni fazi ocenjevanja vsak strokovnjak dela individualno ter poda svojo oceno in mnenje za vsako merilo, kot je opisano v delovnem programu in razpisu.

Navesti mora tudi, če predlog:

— nikakor ne spada v okvir razpisa za zbiranje predlogov,

— obravnava občutljiva etična vprašanja,

— zahteva nadaljnjo presojo v zvezi z varnostnimi vprašanji (glej Prilogo B).

Pri ocenjevanju na daljavo Komisija vsakemu posameznemu strokovnjaku pošlje kopije predlogov, ki naj se ocenijo. Predlogi se lahko pošljejo v papirni obliki s poštno pošiljko ali po kurirski službi ali se dajo na razpolago v elektronski obliki.

Utemeljitev ocene

Od strokovnjakov se zahteva, da predložijo pripombe k vsaki oceni. Te pripombe morajo ustrezati dodeljeni oceni in se lahko uporabijo za katero koli razpravo o soglasju ali poročilo o soglasju, ki je s tem povezano.

Rezultati individualnega ocenjevanja

Po individualni oceni predloga strokovnjak sestavi poročilo o individualnem ocenjevanju, ki potrjuje njegovo individualno branje in presojo. V primeru ocenjevanja na daljavo se rezultati sporočijo Komisiji po pošti ali v elektronski obliki. Strokovnjak poročila o individualnem ocenjevanju ne more več naknadno spreminjati. S podpisom (ali elektronsko potrditvijo) poročila o individualnem ocenjevanju vsak strokovnjak potrjuje, da ni v navzkrižju interesov glede ocenjevanja tega posameznega predloga.

V nekaterih primerih se strokovnjaki lahko zaprosijo, da opravijo samo individualno ocenjevanje. Takrat strokovnjaki svoja poročila o individualnem ocenjevanju pošljejo strokovnjakom, ki so vključeni v fazo doseganja soglasja (glej spodaj), da jih ti lahko upoštevajo pri pripravi poročila o soglasju.

Če vsak posamezen strokovnjak oceni, da predlog ne spada v ustrezen okvir, se predlog lahko šteje za neupravičenega in se ne sme posredovati naprej na stopnjo doseganja soglasja.

(c) Soglasje

Ko so vsi strokovnjaki, katerim je bil dodeljen predlog, podali svoje individualne ocene, se ocenjevanje nadaljuje na stopnji doseganja soglasja, ki predstavlja njihova skupna stališča.

To je običajno sestavljeno iz srečanja za doseganje soglasja (ali elektronskega foruma), v okviru katerega potekajo razgovori o prejetih ocenah in se pripravijo pripombe.

Razpravo za doseganje soglasja vodi predstavnik Komisije (‚moderator‘). Vloga moderatorja je, da poskuša doseči soglasje med posameznimi pogledi strokovnjakov, in sicer brez predsodkov za določene predloge ali vključene organizacije ali proti njim, in da zagotovi pošteno in nepristransko ocenjevanje vsakega predloga v skladu z zahtevanimi merili za ocenjevanje.

Moderator skupine lahko imenuje strokovnjaka, ki je pristojen za izdelavo osnutka poročila o soglasju (‚poročevalec‘).

Strokovnjaki poskušajo doseči soglasje za vsako merilo, ki je bilo ocenjeno, in se dogovorijo o ustreznih pripombah za utemeljitev ocen. Pripombe morajo koordinatorjem predloga ponuditi povratne informacije. Ocene in pripombe so določene v poročilu o soglasju.

Če je ustrezno, morajo prav tako doseči skupno stališče o vprašanjih vsebine, etike in varnosti, kakor je navedeno v zgornjem koraku (b).

Če se med razpravo za doseganje soglasja ugotovi, da o določenem vidiku predloga ni mogoče doseči skupnega stališča vseh strokovnjakov, lahko uradnik Komisije, ki vodi ocenjevanje, zaprosi največ tri dodatne strokovnjake, da preučijo predlog.

Rezultat soglasja

Rezultat stopnje doseganja soglasja je poročilo o soglasju, ki ga podpišejo (ali elektronsko potrdijo) moderator in vsi strokovnjaki, oziroma najmanj moderator in ‚poročevalec‘. Moderator mora zagotoviti, da poročilo o soglasju odraža doseženo soglasje, ki je izraženo v ocenah in pripombah. Če soglasja ni mogoče doseči, se v poročilu zapiše večinsko mnenje strokovnjakov, zabeležijo pa se tudi različna mnenja posameznih strokovnjakov, po potrebi v prilogi.

Komisija sprejme potrebne korake za zagotovitev kakovosti poročil o soglasju, pri čemer je posebna pozornost dana jasnosti, skladnosti in ustrezni ravni podrobnosti. Če so potrebne bistvene spremembe, se poročila pošljejo nazaj zadevnim strokovnjakom.

S podpisom (ali elektronsko odobritvijo) poročil o soglasju je stopnja za doseganje soglasja končana.

Ocenjevanje ponovno vloženih predlogov

V primeru predlogov, ki so bili Komisiji že predloženi v okviru 7OP, moderator da strokovnjakom na voljo prejšnje zbirno poročilo o ocenjevanju (glej spodaj) na stopnji doseganja soglasja, če je prejšnje ocenjevanje potekalo pod primerljivimi pogoji (npr. večinoma podobne teme delovnega programa in merila). Če je potrebno, se od strokovnjakov zahteva, da jasno utemeljijo svoje ocene in pripombe, v kolikor se bistveno razlikujejo od tistih, ki so bile dodeljene prejšnjemu predlogu.

(d) Pregled v okviru odbora

To je zadnji korak, v katerega so vključeni strokovnjaki. Omogoča jim, da oblikujejo svoja priporočila Komisiji na podlagi pregleda, ki ga imajo nad rezultati iz stopnje doseganja soglasja. Praktične ureditve se določijo glede na naravo razpisa in število predlogov, prejetih za razpis.

Za določen razpis ali del razpisa se lahko določi, da vsi strokovnjaki pregledajo vse predloge in opravijo končen pregled takrat, ko pripravijo poročila o soglasju. Šteje se, da ti strokovnjaki sestavljajo odbor.

V nasprotnem primeru se lahko sestavi nov odbor iz strokovnjakov, ki so vključeni v stopnjo doseganja soglasja, novih strokovnjakov ali mešanice obeh. Ustanovi se lahko en odbor za celoten razpis ali več odborov, ki pokrivajo različne ukrepe, teme ali sheme financiranja.

Vloga odbora

Glavna naloga odbora je pregledati in primerjati poročila o soglasju z določenega področja, preveriti skladnosti ocen in pripomb, uporabljenih med razpravami za doseganje soglasja in po potrebi predlagati nov sklop ocen ali revizijo pripomb.

Naloge odbora lahko vključujejo tudi:

— zaslišanja vložnikov tistih predlogov, ki so dosegli pragove (glej spodaj),

— reševanje primerov, ko so bila v poročilo o soglasju zapisana mnenja manjšine,

— oblikovanje priporočil glede prednostnega vrstnega reda za enako ocenjene predloge (samo če je potrebno, ob upoštevanju razpoložljivega proračuna ali drugih pogojev razpisa, ki so določeni v delovnem programu),

— oblikovanje priporočil o morebitnem združevanju ali kombiniranju predlogov.

Odboru predseduje Komisija ali strokovnjak, ki ga Komisija imenuje. V vsakem primeru Komisija zagotovi pravično in enako obravnavo predlogov v razpravah odbora. Imenovati je mogoče tudi ‚poročevalca‘ odbora (to je lahko tudi predsednik odbora), ki pripravi predlog odbora.

Zaslišanja vložnikov

Kot del razprave odbora se lahko organizirajo tudi zaslišanja vložnikov. Zaslišanja so lahko zlasti koristna pri razpisih ali delih razpisov, ki pritegnejo obsežne integrirane skupne projekte in/ali mreže odličnosti.

V primeru zaslišanj se vabila pošljejo koordinatorjem tistih predlogov, pri katerih so rezultati doseganja soglasja nad posameznimi in skupnimi pragovi. Pri nekaterih razpisih se lahko sprejme odločitev, da se vabila razširijo na predstavnike tistih predlogov, ki so dosegli posamezne pragove, vendar niso izpolnjevali skupnega praga.

V vsakem primeru je treba pogoje za izdajanje vabil uporabiti dosledno ob upoštevanju vseh predlogov, predloženih na razpis ali del razpisa v okviru določene okvirne proračunske postavke v delovnem programu.

Zaslišanja omogočajo dodatno pojasnitev predlogov, odboru pa pomagajo pri končni razvrstitvi ter oceni predlogov. Pri strokovnjakih nameravajo izboljšati razumevanje predlogov, ne pa tudi spreminjati ali kakor koli izboljševati samih predlogov. Vložniki na zaslišanjih ne predstavljajo svojih predlogov, ampak s pojasnili in obrazložitvami odgovarjajo na vprašanja, ki so jih dobili vnaprej.

V primeru, da posamezni predlogi opozorijo na posebne probleme, ki zahtevajo specifična strokovna znanja, se lahko ti problemi rešujejo tako, da se na zaslišanja za te predloge povabijo ustrezni dodatni strokovnjaki. V tem primeru dodatni strokovnjaki izrazijo svoje mnenje izključno o problemu, o katerem imajo strokovno znanje, in ne o celotnem predlogu.

Če se konzorcij, ki je vložil predlog, zaslišanja ne udeleži, temveč na postavljena poslana vprašanja odgovori v pisni obliki, se njihovi pisni odgovori upoštevajo. Če se konzorcij niti ne udeleži zaslišanja niti v pisni obliki ne odgovori na vprašanja, odbor končno oceno in mnenja o predlogu oblikuje izključno na podlagi prvotno vloženega gradiva.

V nekaterih okoliščinah zaslišanje lahko poteka izključno na podlagi pisnega postopka.

Po možnosti se lahko zaslišanja organizirajo tudi po telefonu ali z uporabo videokonference.

Posebne ureditve za zaslišanja bodo opisane v priročniku za vložnike.

Rezultat pregleda v okviru odbora

Rezultat pregleda v okviru odbora je poročilo, ki zlasti navaja naslednje:

— zbirno poročilo o ocenjevanju za vsak predlog, vključno s pripombami in ocenami, ob upoštevanju morebitnih zaslišanj; poročilo o etičnih in varnostnih vprašanjih, kjer je ustrezno,

— seznam predlogov, ki so dosegli vse pragove, skupaj s končno oceno za vsak predlog, ki je dosegel prag, ter priporočili odbora o prednostnem vrstnem redu,

— seznam ocenjenih predlogov, ki niso dosegli enega ali več pragov,

— seznam predlogov, za katere je bilo med ocenjevanjem ugotovljeno, da ne izpolnjujejo pogojev,

— zapisnik o zaslišanjih (če je ustrezno),

— povzetek vseh drugih priporočil odbora.

Če je isti odbor obravnaval predloge, posredovane za različne dele razpisa (na primer, različne sheme financiranja ali različne teme, katerim so bili v delovnem programu dodeljeni ločeni okvirni proračuni), lahko poročilo vsebuje več pripadajočih seznamov.

Zbirna poročila o ocenjevanju, o katerih so se strokovnjaki odbora dogovorili, lahko vključujejo priporočila za nadaljnje izboljšave predloga, ki je že visoko ocenjen.

Namen teh priporočil je učinkovitejše izvajanje predlagane dejavnosti, na primer s prilagoditvijo podrobnosti metodologije ali umikom nepotrebnega nabora del. Strokovnjaki navedejo verjeten vpliv vloženega napora in opreme ter vpliv takih sprememb na proračun. Strokovnjaki lahko predlagajo tudi zmanjšanje napora in/ali proračuna brez spremembe vsebine, če so razlogi za tako zmanjšanje dobro utemeljeni.

V zadostno upravičenih primerih odbor lahko predlaga združevanje predlogov ali financiranje do določene ciljne točke z možnostjo odobritve dopolnilnega financiranja po poznejšem razpisu za zbiranje predlogov.

Če je ustrezno, strokovnjaki pripravijo priporočilo za financiranje projektov, ki zahtevajo višjo raven povračila za raziskave v zvezi z varnostjo in dejavnosti tehnološkega razvoja, kadar to upravičujeta razvoj zmogljivosti na področjih z zelo omejenim obsegom trga in tveganje ‚tržnega neuspeha‘, ter za pospešeni razvoj opreme kot odgovor na nove nevarnosti (30).

Poročilo odbora podpišejo vsaj trije strokovnjaki odbora, vključno s ‚poročevalcem‘ odbora (če je bil tako imenovan strokovnjak), in predsednik odbora.

3.9 Povratne informacije za vložnike

Komisija v elektronski obliki pošlje dopis (‚prvotni informativni dopis‘) koordinatorju vsakega ocenjenega predloga. Dopisu je priloženo zbirno poročilo o ocenjevanju, razen za vložnike, ki so uspešno končali prvo stopnjo v okviru dvostopenjskega postopka, kakor je opisan v Prilogi C. Dopis in zbirno poročilo o ocenjevanju se lahko pošljeta tudi v papirni obliki. Namen dopisa in poročila je čim prej obvestiti vložnike o tem, kako so strokovnjaki ocenili njihove predloge. Vendar na tej stopnji Komisija še ne more dati zagotovila o morebitni izbiri in financiranju.

Priročnik za vložnike navaja predvideni datum odpreme teh dopisov (31).

Komisija ne spreminja zbirnih poročil o ocenjevanju, ki so del poročila odbora, razen če je to potrebno zaradi izboljšanja razumljivosti ali, izjemoma, da se odpravijo dejanske napake ali neustrezne pripombe, ki so bile v prejšnjih branjih spregledane. Spreminjanje ocen nikakor ni mogoče. Zbirno poročilo o ocenjevanju odraža soglasje, ki so ga dosegli strokovnjaki, vključno s končnim pregledom, ki ga je opravil odbor. Vsebuje pripombe in ocene posameznih meril in skupno oceno ter podaja splošne pripombe, kadar je primerno. Zapisane pripombe morajo zadostno in jasno utemeljiti ocene in, če je ustrezno, podati priporočila za spremembe predloga, če se predlog zadrži za pogajanja. V izjemnih primerih se lahko navedejo možnosti združevanja ali povezovanja z drugimi predlogi.

Za tiste predloge, ki so bili zaradi nedoseganja ocenjevalnih pragov zavrnjeni, se lahko pripombe, vsebovane v zbirnem poročilu o ocenjevanju, podajo samo za tista merila, ki so bila pregledana do trenutka, ko predlog ni več dosegal zahtevanega praga.

Koordinatorji predlogov, ki ne izpolnjujejo pogojev za ustreznost, bodo obveščeni o razlogih za sprejeto odločitev.

Koordinatorji predlogov, ki so bili zavrnjeni zaradi varnostnih vprašanj, bodo obveščeni o razlogih za sprejeto odločitev.

4. DOKONČNO IZOBLIKOVANJE REZULTATOV OCENJEVANJA

Na tej stopnji osebje Komisije pregleda rezultate ocenjevanja strokovnjakov in poda lastno oceno predlogov, zlasti pregled finančnega prispevka Unije ali Euratoma na podlagi nasveta teh strokovnjakov.

4.1 Razvrstitveni seznam Komisije

Predlogi se razporedijo glede na rezultate ocenjevanja. Odločitve o financiranju se sprejmejo na podlagi tega razporeda (32).

Pristojni oddelek izmed tistih predlogov, ki so dosegli ocenjevalne pragove, sestavi končni seznam predlogov za predvideno financiranje na podlagi rezultatov ocenjevanja strokovnjakov. Prejete ocene in vsi nasveti strokovnjakov se ustrezno upoštevajo. Upoštevajo se tudi razpoložljiva proračunska sredstva, strateški cilji programa, politike Unije ali Euratoma in splošna uravnoteženost predlogov, predvidenih za financiranje.

Število predlogov na seznamu je odvisno od razpoložljivih proračunskih sredstev. Predlogi se razvrstijo po prednostnem vrstnem redu, razen če je proračunskih sredstev dovolj za financiranje vseh predlogov, ki so dosegli potrebne pragove.

Kot splošno pravilo Komisija upošteva prednostni vrstni red predlogov, ki so ga predlagali strokovnjaki. V izjemnih primerih, ki so ustrezno utemeljeni in odobreni na ustrezni ravni, se lahko predlog razvrsti po drugačnem vrstnem redu, kot so ga predlagali strokovnjaki. Razlogi za razvrščanje so navedeni.

Predlagani finančni prispevek Unije ali Euratoma se določi za vsakega od teh predlogov na podlagi mnenj strokovnjakov in lastnih analiz oddelka. Zmanjšanje proračuna je mogoče, vendar ne zaradi podpore dodatnih projektov, ki se drugače ne bi financirali.

Pristojni oddelek se nato posvetuje z drugimi zainteresiranimi oddelki in generalnimi direktorati v zvezi s seznamom predlogov, ki jih namerava izbrati za financiranje, in tudi o predvidenem finančnem prispevku Unije ali Euratoma za vsak predlog. Sestavi se lahko rezervni seznam (glej spodaj).

Med notranjim posvetovanjem se obravnavajo tudi vidiki, ki bi jih bilo treba med pogajanji spremeniti na podlagi nasvetov strokovnjakov. To lahko vključuje posebne pogoje v zvezi z združevanjem predlogov ali pogojno financiranje, ki ga predlagajo strokovnjaki (glej oddelek 3.8).

Po opravljenem notranjem posvetovanju se določijo končni razvrstitveni seznam Komisije in pogajalski mandati. Če je bilo med posvetovanjem ugotovljeno, da se zelo podobna dejavnost že financira drugje, ali če bi bil rezultat predloga dejavnost, ki je v očitnem nasprotju z uveljavljenimi politikami Unije ali Euratoma, se lahko zgodi, da se projekt, ki ga je pristojni oddelek prvotno predvidel za financiranje, ne pojavi na končnem razvrstitvenem seznamu Komisije.

4.2 Rezervni seznam Komisije

Seznam predlogov, ki se zadržijo za pogajanja, upošteva razpoložljiva proračunska sredstva (določena v razpisu za zbiranje predlogov). Nekaj predlogov je lahko v rezervi, da se upoštevajo okoliščine, kot so neuspeh pogajanj o projektu, umik predlogov, proračunski prihranki, sprejeti med pogajanji, ali razpoložljivost dodatnih proračunskih sredstev iz drugih virov.

Koordinatorji vseh predlogov na rezervnem seznamu prejmejo potrdilo, da obstaja možnost pogajanj za pripravo sporazuma o dodelitvi sredstev, vendar le, če se bodo sprostila dodatna finančna sredstva. Potrdilo lahko vsebuje tudi datum, po katerem ponudbe za pogajanja niso več verjetne.

Ko je bil proračun za določen razpis porabljen, se koordinatorji predlogov, ki se ne financirajo in niso vključeni na rezervni seznam, o tem obvestijo, predlogi pa se zavrnejo (glej spodaj).

4.3 Sklepi Komisije o zavrnitvi

Komisija sprejme formalni sklep o zavrnitvi tistih predlogov, ki ne izpolnjujejo pogojev (bodisi pred ocenjevanjem ali med njim), tistih, ki ne dosegajo pragov za ocenjevalna merila in tistih, ki se ne morejo financirati, ker ne dosegajo določene uvrstitve in za njih ni zadostnih proračunskih sredstev. Komisija lahko zavrne vse predloge, ki ne dosegajo določene uvrstitve, ne glede na razpoložljivost proračunskih sredstev in mnenja strokovnjakov, če meni, da raven kakovosti ni zadostna za pridobitev podpore. Komisija lahko prav tako zavrne predloge iz etičnih razlogov po opravljeni etični presoji (glej Prilogo A) ali iz varnostnih razlogov po postopku, opisanem v Prilogi B.

Komisija po sprejemu sklepa o zavrnitvi o tem pisno obvesti koordinatorje zavrnjenih predlogov. Sklep vsebuje tudi obrazložitev vzrokov za zavrnitev predloga.

Komisija ne sme zavrniti predlogov, za katere poteka pritožbeni postopek (glej oddelek 5.3).

5. POGAJANJA IN DODELITEV

5.1 Pogajanja o predlogih

Koordinatorji predlogov, ki niso bili zavrnjeni in za katere so na voljo finančna sredstva, so povabljeni, da začnejo pogajanja. Če se to zgodi pred dokončanjem razvrstitvenega seznama Komisije in pogajalskih mandatov, je v vabilu treba jasno navesti, da se pogajanja lahko prekinejo ali da se pogajalski mandat lahko spremeni, če tako zahtevajo rezultati posvetovanj z drugimi oddelki.

Komisiji med pogajanji lahko pomagajo strokovnjaki, tudi tisti, ki so bili vključeni v fazi ocenjevanja.

Poleg odprtih vprašanj iz zbirnih poročil o ocenjevanju se od vložnikov lahko zahteva, da predložijo druge administrativne, pravne, tehnične in finančne informacije, ki so potrebne za pripravo sporazuma o dodelitvi sredstev (33). Komisija lahko zahteva spremembe, ki po potrebi vključujejo spremembe proračuna, v skladu z zgoraj navedenim pogajalskim mandatom (oddelek 4.1). Komisija utemelji vse zahtevane spremembe.

Spremembe vodstvenih in znanstvenih vidikov zlasti vključujejo revizije predlagane dejavnosti, kakor je bilo določeno v pogajalskem mandatu, opisanem v oddelku 4.1. Pravni vidiki zlasti zajemajo potrjevanje obstoja in pravnega statusa udeležencev, preverjanje posebnih klavzul iz sporazuma o dodelitvi sredstev ali obveznih pogojev projekta ter drugih vidikov, ki določajo vsebino končnega sporazuma o dodelitvi sredstev (vključno z datumom začetka projekta, časovno uskladitvijo poročil in drugimi pravnimi zahtevami). Finančni vidiki zajemajo določitev prispevka ES do določene najvišje stopnje, znesek predhodnega financiranja, predvideno razdelitev proračunskih sredstev ter finančni prispevek Unije ali Euratoma na ukrep in na udeleženca ter oceno finančne zmogljivosti koordinatorja in vseh drugih udeležencev, če je potrebno.

Sredstva se ne smejo dodeliti potencialnim udeležencem, ki so med postopkom dodelitve sredstev v enem od položajev iz členov 93 in 94 finančne uredbe (npr. stečaj, obsodba, hujša kršitev poklicnega ravnanja, obveznosti socialnega varstva, druge nezakonite dejavnosti, predhodna kršitev pogodbe, navzkrižja interesov, zavajajoče prikazovanje).

Vsak potencialen udeleženec, ki je povzročil nepravilnost pri izvajanju katerega koli drugega ukrepa v okviru programa Unije ali Euratoma, je lahko kadar koli izključen iz izbirnega postopka, pri čemer se ustrezno upošteva načelo sorazmernosti. Predlog, ki je v nasprotju s temeljnimi etičnimi načeli ali ne izpolnjuje pogojev, določenih v delovnem programu ali razpisu za zbiranje predlogov, se ne izbere (34).

V skladu s členom 54(5) Uredbe (ES) št. 1083/2006 izdatki, ki se sofinancirajo v okviru 7OP, ne prejmejo podpore iz strukturnih skladov.

V tej fazi se upoštevajo tudi vse ureditve za združevanje projektov, razjasnijo in obravnavajo pa se tudi etična (glej Prilogo A) ali varnostna vprašanja (glej Prilogo B), če je potrebno.

Če se pokaže, da ni mogoče doseči dogovora s koordinatorjem, ki deluje v imenu konzorcija, v razumnem časovnem okviru, ki ga lahko postavi Komisija v zvezi s katerim koli vprašanjem, obravnavanim na stopnji pogajanj, se lahko pogajanja prekinejo, Komisija pa predlog s sklepom zavrne.

Komisija lahko prekine pogajanja, če koordinator predlaga spremembo ciljev, znanstvene in tehnološke vsebine projekta, sestavo konzorcija ali drugih vidikov v takem obsegu, da se predlog bistveno razlikuje od tistega, ki je bil ocenjen, ali na način, ki ni v skladu s pogajalskim mandatom.

Pogajanja o predlogih z rezervnega seznama se lahko začnejo takoj, ko postane jasno, da so na voljo zadostna proračunska sredstva za financiranje enega ali več od teh projektov. Ob upoštevanju razpoložljivih proračunskih sredstev naj bi se pogajanja začela za predloge, ki so na vrhu rezervnega seznama, in nadaljevala v vrstnem redu končne razvrstitve predlogov.

5.2 Dodelitev sredstev

Če so pogajanja uspešna (torej so bile podrobnosti sporazuma o dodelitvi sredstev dogovorjene z vložniki in opravljena vsa potrebna preverjanja), Komisija dokonča svoje notranje finančne in pravne postopke, postopek posvetovanja s programskim odborom, ki je opredeljen v posebnem programu, in sprejme ustrezno odločitev o izbiri. Ko je odločitev o izbiri sprejeta, se dodelijo finančna sredstva na podlagi formalnega sporazuma o dodelitvi sredstev, sklenjenega med Komisijo, koordinatorjem in drugimi udeleženci.

5.3 Pomoč, vprašanja in pritožbe

V priročniku za vložnike je pojasnjeno, kako lahko prijavitelji zaprosijo za pomoč ali informacije o vseh vprašanjih, povezanih z razpisom za zbiranje predlogov in poznejšimi postopki. Kontaktni podatki so na voljo pri nacionalnih kontaktnih točkah in pri službi Komisije za pomoč. Za vprašanja o elektronskem sistemu za oddajo predlogov je na voljo posebna služba za pomoč uporabnikom.

Poleg tega bo v ‚prvotnem informativnem dopisu‘3 iz oddelka 3.9 naveden kontaktni naslov za vsa vprašanja v zvezi z rezultati posameznega ocenjevanja.

V dopisu bo naveden tudi naslov, ki se uporablja, če koordinator meni, da je pri obravnavi njegovega predloga prišlo do pomanjkljivosti in da so te pomanjkljivosti negativno vplivale na izid ocenjevalnega postopka. V dopisu bo določen rok prejetja takih pritožb, ki je en mesec od datuma odpreme dopisa Komisije. Koordinator mora navesti ime in identifikacijsko oznako razpisa, številko (če obstaja), ime in kratico predloga ter popoln opis domnevnih pomanjkljivosti. Ta metoda vložitve pritožbe bo opisana tudi v dopisu (npr. prek posebne spletne strani).

Nato se skliče interni odbor za pregled ocenjevanja (‚odbor za pritožbe‘), da preuči tiste primere, ki so jih predložili koordinatorji pred zgoraj navedenim rokom na podlagi metode, opisane v prvotnem informativnem dopisu. Pritožbe, ki ne izpolnjujejo teh pogojev oziroma se ne nanašajo na ocenjevanje ali preverjanje ustreznosti določenega predloga, se ne upoštevajo.

Odbor se lahko sestane v različni sestavi glede na razpise, ki se obravnavajo. Vloga odbora je zagotoviti skladno pravno razlago takih zahtevkov in enako obravnavo vložnikov. Podati mora strokovna mnenja o izvajanju ocenjevalnega postopka na podlagi razpoložljivih informacij v zvezi s predlogom in njegovim ocenjevanjem. Odbor deluje neodvisno, vendar sam po sebi predloga ne ocenjuje. Če odbor meni, da je prišlo do napake pri postopku preverjanja ustreznosti ali ocenjevanja, ki je verjetno negativno vplivala na odločitev, ali bo predlog finančno podprt ali ne, lahko predlaga nadaljnje ocenjevanje celotnega ali dela predloga, ki ga opravijo neodvisni strokovnjaki. Odbor ne dvomi o presoji ustrezno usposobljenih skupin strokovnjakov.

Odbor je sestavljen iz osebja Komisije s potrebnim strokovnim znanjem na področju prava in postopkovnih zadev, znanstvene in tehnološke vsebine in/ali informacijskih sistemov, ki se razlikuje glede na primere, za katere je naprošen, da jih obravnava. Odboru predseduje uradnik z drugega oddelka, ki ni pristojen za razpis. Koordinator razpisa (ali druga imenovana oseba z oddelka, ki je pristojen za razpis) je član odbora.

Če mora odbor preučevati vprašanja o izpolnjevanju pogojev, lahko za nasvet zaprosi odbor za preverjanje ustreznosti, naveden v oddelku 2.6, ali pritegne k sodelovanju njegove člane.

Odbor na podlagi svojega pregleda predlaga nadaljnje ukrepe, ki jih sprejme odredbodajalec, pristojen za razpis.

Prvi odgovor pritožnikom bo poslan najpozneje tri tedne od zgoraj navedenega roka za vložitev pritožbenih zahtevkov. V njem bo navedeno, kdaj bodo prejeli dokončni odgovor.

Pritožbeni postopek ne nadomešča pravnih sredstev, ki se uporabljajo za vse ukrepe Skupnosti, in sicer prek Generalnega sekretariata Komisije za kršenje kodeksa dobrega upravljanja (odnosi z javnostjo), Evropskega varuha človekovih pravic za ‚nepravilnosti pri upravljanju‘ ali Sodišča Evropskih skupnosti za odločitev, ki vpliva na fizično ali pravno osebo. Ta pravna sredstva so na voljo tudi vložnikom, ki želijo vložiti pritožbo po izteku zgoraj navedenega roka.

5.4 Poročanje o izidu razpisov za zbiranje predlogov

Komisija programski odbor oskrbi s statističnimi informacijami o izidu razpisov za zbiranje predlogov v skladu s Prilogo V posebnih programov ‚Sodelovanje‘ in ‚Zmogljivosti‘ ali v skladu s Prilogo II posebnega programa ‚Ljudje‘.