Sklep Sveta

z dne 3. maja 1999

o finančni uredbi za urejanje proračunskih vidikov upravljanja pogodb s strani generalnega sekretarja Sveta, ki jih je sklenil v imenu določenih držav članic, in se nanašajo na namestitev in delovanje "Strežnika za pomoč uporabnikom" Upravljalne enote in II. faze omrežja Sirene

(1999/323/ES)

SVET EVROPSKE UNIJE JE

ob upoštevanju prvega stavka drugega pododstavka člena 2(1) Protokola, priloženega Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, ki vključuje schengenski pravni red v okvir Evropske unije;

(1) ker je bil generalni sekretar Sveta s Sklepom Sveta 1999/322/ES z dne 3. maja 1999 pooblaščen, da v okviru vključitve schengenskega pravnega reda v Evropsko unijo deluje kot zastopnik določenih držav članic za namene sklenitve pogodb v zvezi z namestitvijo in delovanjem "Strežnika za pomoč uporabnikom" Upravljalne enote in II. faze omrežja Sirene ter za upravljanje teh pogodb; [1]

(2) ker finančne obveznosti, ki izhajajo iz teh pogodb, niso v breme proračuna Evropskih skupnosti; ker zato ne veljajo določbe Finančne uredbe z dne 21. decembra 1977, ki se uporabljajo za splošni proračun Evropskih skupnosti [2];

(3) ker je zato treba uvesti posebna pravila, ki opredeljujejo podrobne postopke za vzpostavitev in izvajanje proračuna, potrebnega za izpolnjevanje obveznosti, ki izhajajo iz teh pogodb, za izterjavo prispevkov, ki naj jih plačajo te države, ter za predložitev in revidiranje obračunov,

SKLENIL:

POGLAVJE I

Splošna načela

Člen 1

Za namene te finančne uredbe je "proračun" instrument, ki napoveduje prihodke in izdatke, potrebne za izpolnjevanje obveznosti, ki izhajajo iz pogodb, navedenih v Sklepu Sveta z dne 3. maja 1999, in so za vsako finančno leto odobreni vnaprej.

Člen 2

Ta finančna uredba predpisuje podrobna pravila za sestavo in izvajanje proračuna.

Člen 3

1. Proračun se razdeli po naslovih v skladu s pogodbami, ki jih je treba upravljati. Naslov v zvezi s pogodbo, navedeno v členu 1(1) Sklepa Sveta z dne 3. maja 1999, se še naprej razdeli v poglavja, ki zajemajo proračun za namestitev in proračun za delovanje II. faze omrežja Sirene. Če je treba, se vsako poglavje pod-razdeli v člene.

2. Dodeljenih sredstev, odprtih pod vsakim naslovom, ni mogoče dodeliti za druge naslove izdatkov.

Člen 4

1. Vsi prihodki in izdatki se v celoti vpišejo v proračun in v obračun brez kakršnega koli medsebojnega prilagajanja. Celotni prihodek pokriva celotni izdatek.

2. Finančno leto teče od 1. januarja do 31. decembra.

3. Vsak proračunski prispevek držav, naveden v členu 21, plačan pred začetkom finančnega leta, na katerega se nanaša, se pripiše proračunu za to finančno leto.

4. Izdatke za finančno leto se vpiše na obračune tega leta na podlagi izdatkov, za katere je finančni nadzornik prejel pooblastilo najkasneje 31. decembra in za katere je računovodja izvršil ustrezna plačila pred naslednjim 15. januarjem.

POGLAVJE II

Določitev proračuna

Člen 5

1. Proračun se sestavi v evrih.

2. Generalni sekretar Sveta pred 30. septembrom posreduje predhodni predlog proračuna delovni skupini Schengenskega informacijskega sistema, v nadaljevanju "delovna skupina SIS" in priloži utemeljitev.

3. Delovna skupina SIS poda svoje mnenje o predhodnem predlogu.

4. Generalni sekretar določi predlog proračuna in ga do 31. oktobra predloži državam, navedenim v členu 21.

5. Države članice iz člena 21, ki se sestanejo v okviru Sveta, pred koncem leta sprejmejo proračun.

6. Odločitev o sprejemu proračuna, o katerem generalni sekretar uradno obvesti države, navedene v členu 21, označuje točko, na kateri zapadejo v plačilo prispevki teh držav.

Člen 6

1. Če proračun na začetku finančnega leta še ni bil dokončno sprejet:

- je plačila mogoče izvesti vsak mesec za do eno dvanajstino skupnih dodeljenih sredstev, odobrenih za vsak proračunski naslov za predhodno finančno leto;

- prispevki držav, navedeni v členu 21, se lahko zahtevajo vsak mesec za do eno dvanajstino prispevkov, plačanih po zadnjem pravilno sprejetem proračunu.

2. Vsaka odločitev o uporabi dvanajstine izdatka in prihodka, do skupno treh dvanajstin zneskov, vnesenih v zadnji pravilno sprejeti proračun, sprejme generalni sekretar in jo v pismu predloži državam, navedenim v členu 21.

3. Odločitev o odobritvi plačil in zahtevkih za prispevke nad omejitvijo treh dvanajstin zneskov, vnesenih v zadnji pravilno sprejeti proračun, sprejmejo države članice iz člena 21, ki se sestanejo v okviru Sveta.

4. Morebitni ukrepi, sprejeti v skladu s predhodnimi odstavki, se zaključijo takoj ob dokončnem sprejemu proračuna.

Člen 7

1. Morebitni predlog dopolnilnih ali sprememb proračunov se predloži, preuči in sprejme v enaki obliki in po enakem postopku kot proračun, ki se spreminja.

2. Sprememba proračuna se predloži enkrat letno v mesecu, ki sledi zaprtju kontov, kot je predpisano v členu 25(1), z namenom vnesti bilanco proračunskega rezultata predhodnega finančnega leta kot prihodek v primeru pozitivne bilance ali kot izdatek v primeru negativne bilance.

Člen 8

Proračun se lahko objavi.

POGLAVJE III

Izvajanje proračuna in računovodstvo

Člen 9

Proračun se izvaja v skladu z načelom, da sta odredbodajalec in računovodja različni osebi. Dolžnosti odredbodajalca, računovodje in finančnega nadzornika so medsebojno nezdružljive.

Člen 10

1. Nalogo odredbodajalca za prihodke in izdatke opravlja generalni direktor na Generalnem sekretariatu Sveta. Odredbodajalec izvršuje proračun v imenu generalnega sekretarja in svoja pooblastila lahko v mejah dodeljenih sredstev prenese na direktorja.

2. Odredbodajalec lahko odloča o prenosih med členi vsakega poglavja. Z odobritvijo delovne skupine SIS lahko odloča o prenosih med poglavji istega naslova. Delovna skupina SIS izreče svoje strinjanje na enak način kot sprejema svoje mnenje o proračunu.

Člen 11

Nalogo finančnega nadzornika opravlja finančni nadzornik Sveta v skladu s pravili, ki veljajo za njegove dolžnosti.

Člen 12

Prejem prihodka in izplačilo izdatka opravi računovodja iz generalnega direktorata A pri Generalnem sekretariatu Sveta.

Člen 13

1. Za vnovčenje kakršnegakoli zneska, dolgovanega v skladu s členom 21, se zahteva izdaja naloga za izterjavo s strani odredbodajalca. Naloge za izterjavo se predloži računovodji, ki jih predloži finančnemu nadzorniku v odobritev.

2. Namen te odobritve je ugotoviti da,

- je bil prihodek vknjižen v pravilno proračunsko postavko,

- je nalog za izterjavo pravilen in se sklada z ustreznimi določbami,

- so spremljajoči dokumenti pravilni,

- je pristojni organ države dolžnice pravilno opisan,

- je naveden datum zapadlosti,

- sta znesek in valuta pravilna.

3. Računovodja prevzame odgovornost za pravilno izstavitev nalogov za izterjavo.

Člen 14

1. Vsak ukrep, ki lahko povzroči izdatek iz proračuna, mora biti najprej podan v obliki predloga odredbodajalca za prevzem obveznosti za izdatke računovodji ter mora izkazovati namen, znesek, proračunsko postavko, ki jo bo izdatek bremenil, in upnika. Računovodja predlog predloži finančnemu nadzorniku v odobritev.

2. Namen te odobritve je ugotoviti, da:

- je bil predlog za prevzem obveznosti predložen v skladu z odstavkom 1,

- je izdatek bremenil pravilno proračunsko postavko,

- so bila v proračunu na voljo proračunska sredstva,

- je izdatek v redu in se sklada z ustreznimi določbami.

Člen 15

1. Namen potrjevanja izdatka s strani odredbodajalca je:

- preveriti upnikov zahtevek,

- določiti ali preveriti obstoj in znesek dolgovane vsote,

- preveriti pogoje, pod katerimi plačilo zapade,

- preveriti, da so nakupi ali opravljene storitve v skladu z naročenimi.

2. Odredbodajalec lahko opravi preverjanja v okviru svoje odgovornosti.

Člen 16

1. Odredbodajalec z izdajo naloga za plačilo (pooblastilom) računovodjo pooblasti, da plača neko postavko izdatka, ki je bila potrjena.

2. Pooblastilo navaja:

- finančno leto, po katerem se bremeni plačilo

- naslov, poglavje in člen proračuna,

- znesek, ki se plača, v številkah in z besedami, ter valuto plačila,

- ime in naslov upnika,

- namen izdatka,

- način plačila,

- številke in datume ustreznih odobritev obveznosti.

3. Nalog za izplačilo odredbodajalec opremi z datumom in podpiše.

4. Računovodja preda nalog za izplačilo skupaj z originalnimi spremljajočimi dokumenti finančnemu nadzorniku v odobritev.

5. Namen te odobritve je ugotoviti, da:

- je bil nalog za izplačilo pravilno izdan,

- je nalog za izplačilo v skladu s prevzemom obveznosti za izdatke in da je znesek na njem pravilen,

- izdatek bremeni pravilno postavko v proračunu,

- so v ustrezni proračunski postavki ali členu na voljo dodeljena sredstva,

- so spremljajoči dokumenti v redu, in

- je upnik pravilno imenovan in opisan.

6. Vsak izdatek mora biti vnaprej pokrit s prispevki držav, navedenih v členu 21, ali, če tega ni, z bančnim posojilom. Stroški posojila za predfinanciranje v primeru neplačila prispevkov se razdelijo med države, ki zamujajo s plačilom, sorazmerno z njihovimi neplačanimi prispevki in ob upoštevanju trajanja zaostankov.

Člen 17

Plačila se izvrši preko bančnega računa, ki je posebej za ta namen odprt v imenu generalnega sekretariata Sveta. Nalogi za bančna nakazila zahtevajo skupni podpis dveh uslužbencev, ki ju imenuje Generalni sekretar, eden od njiju pa je računovodja.

Člen 18

Če finančni nadzornik ne izda odobritve, predpisane v členih 13, 14 ali 16, odredbodajalec pa vztraja pri svojem predlogu, se zadeva predloži generalnemu sekretarju. Razen v primerih, ko je razpoložljivost dodeljenih sredstev dvomljiva, lahko generalni sekretar z ustrezno utemeljeno odločitvijo prekliče zavrnitev in potrdi nalog za izterjavo, prevzem obveznosti za izdatke ali nalog za izplačilo. Generalni sekretar o taki odločitvi v enem mesecu obvesti Računsko sodišče. Odločitev se uporablja od dneva zavrnitve odobritve.

Člen 19

Disciplinska odgovornost odredbodajalca, finančnega nadzornika in računovodje v primeru, ko kršijo določbe te finančne uredbe, se določi v Kadrovskih predpisih za uradnike Evropskih skupnosti.

Člen 20

Konti se vodijo po metodi dvojnega vpisa na osnovi koledarskega leta. Prikazovati morajo vse prihodke in izdatke za finančno leto.

POGLAVJE IV

Prispevki držav

Člen 21

1. Proračunski prihodek sestavljajo finančni prispevki naslednjih držav članic: Belgije, Danske, Nemčije, Grčije, Španije, Francije, Italije, Luksemburga, Nizozemske, Avstrije, Portugalske, Finske in Švedske, prav tako Islandije in Norveške.

2. Finančni prispevki teh držav se določijo v proračunu in izrazijo v evrih.

Člen 22

Države, navedene v členu 21, svoje finančne prispevke predložijo generalnemu sekretarju v skladu z naslednjo formulo:

Višina prispevkov, ki jih plačajo države članice, navedene v členu 21, na eni strani ter Islandija in Norveška ("druge države") na drugi strani, se izračuna letno na podlagi deleža vsake teh držav članic in drugih držav v skupnem bruto domačem proizvodu (BDP) za predhodno leto vseh držav, navedenih v členu 21. Višina prispevkov teh držav članic se izračuna letno ob upoštevanju prispevkov drugih držav na podlagi razmerja sredstev DDV, ki jih je vsaka teh držav plačala v skupna sredstva DDV Evropskih skupnosti, kot je bilo določeno v zadnji spremembi proračuna Skupnosti med predhodnim finančnim letom.

Člen 23

1. Generalni sekretar posreduje zahteve za prispevke vsaki državi, navedeni v členu 21, s pismom preko državnih uprav, katerih podatki so mu bili sporočeni.

2. To pismo vsebuje naslednje podatke:

- odločitev o sprejemu proračuna ali, v primeru sklicevanja na člen 6, odločitev za zahtevek po prispevkih po začasnih dvanajstinah,

- znesek, ki ga mora plačati vsaka država, izračunan v evrih, v skladu s ključem, določenim v členu 22,

- podrobnosti, potrebne za plačilo prispevka.

3. Prispevki se plačajo na bančni račun, naveden v členu 17.

4. Plačajo se v evrih.

Člen 24

1. Države, navedene v členu 21, morajo plačati 25 % svojega prispevka najkasneje do 15. februarja, 1. aprila, 1. julija in 1. oktobra.

2. Če država ne bi izpolnila svojih finančnih obveznosti, se po analogiji uporabijo obstoječa pravila Skupnosti o obrestih, ki se zaračunajo v primeru prepoznega plačila prispevkov v proračun Skupnosti.

POGLAVJE V

Predložitev in revizija kontov

Člen 25

1. Generalni sekretar v dveh mesecih od konca obdobja izvajanja proračuna sestavi obračun prihodkov in izdatkov in bilanco ter ju preda delovni skupini SIS.

2. Obračun prihodkov in izdatkov zajema vse transakcije glede prihodkov in izdatkov, ki se nanašajo na prejšnje finančno leto. Preda se v enaki obliki in po enakih porazdelitvah kot proračun.

3. Poročilu se priloži naslednje:

- izjavo, ki kaže položaj vsake od držav, navedenih v členu 21, kar zadeva plačilo njenega finančnega prispevka in

- izjavo o prenosu sredstev.

4. Bilanca prikazuje proračunsko aktivo in pasivo na dan 31. decembra predhodnega finančnega leta.

Člen 26

1. Računsko sodišče se naprosi za revizijo kontov.

2. Generalni sekretar preda obračun prihodkov in izdatkov ter bilanco Računskemu sodišču v 15 dneh po izteku roka iz člena 25(1).

3. Namen revizije Računskega sodišča je ugotoviti, da so bili vsi prihodki prejeti in da so vsi izdatki nastali zakonito in v skladu s pravili in upravljanimi pogodbami, proračunom in to finančno uredbo.

4. Generalni sekretar Računskemu sodišču zagotovi vse zmogljivosti, ki jih bo potrebovalo pri opravljanju svoje naloge.

Člen 27

Obračun prihodkov in izdatkov, bilanco in poročilo Računskega sodišča, ki ga spremljajo, kjer je to primerno, pripombe generalnega sekretarja, se do 1. julija predloži državam, navedenih v členu 21. Države članice iz člena 21, ki se sestanejo v okviru Svetu, Generalnemu sekretarju glede izvajanja proračuna dajo razrešnico.

POGLAVJE VI

Končne določbe

Člen 28

Uvedba določb schengenskega pravnega reda v zvezi s Schengenskim informacijskim sistemom za državo, ki ni navedena v členu 21, v nadaljevanju "druga država" pomeni:

- ponovno prilagoditev deleža prispevkov držav, navedenih v členu 21, kot je predpisano v členu 22,

- prilagoditev prispevkov držav, omenjenih v členu 21, da bi določili prispevek, ki naj ga druga država plačuje za delovanje II. faze omrežja Sirene za celotno tekoče finančno leto,

- prilagoditev prispevkov držav, navedenih v členu 21, za določitev deleža prejšnjih stroškov namestitve II. faze omrežja Sirene, ki naj bremenijo drugo državo. Ta odstotek se izračuna na podlagi razmerja sredstev DDV, ki jih je druga država plačala v skupna sredstva DDV Evropskih skupnosti za predhodna finančna leta, v katerih so nastali stroški, potrebni za namestitev II. faze omrežja Sirene. Prispevek v odstotkih gre v dobropis za države, navedene v členu 21, za znesek v sorazmerju njihovega deleža, kot je izračunan v skladu s členom 22. Druge države lahko izbirajo med dodelitvijo določenega zneska po svojem deležu veljavnega proračuna ali zahtevo po povračilu.

Člen 29

Ta finančna uredba se smiselno uporablja za izvrševanje prihodkov in izdatkov, potrebnih za izpolnjevanje obveznosti, ki izhajajo iz pogodb, navedenih v členu 1 Sklepa Sveta z dne 3. maja 1999, za preostalo obdobje finančnega leta, v katerem začne veljati ta uredba.

Člen 30

1. Ta finančna uredba začne učinkovati takoj.

2. Objavi se v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

V Bruslju, 3. maja 1999

Za Svet

Predsednik

J. Fischer

[1] UL L 123, 13.5.1999, str. 49.

[2] UL L 356, 31.12.1977, str. 1.

--------------------------------------------------