SKLEP SVETA (SZVP) 2016/1182

z dne 18. julija 2016

o kadrovskih predpisih Inštituta Evropske unije za varnostne študije

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Sklepa Sveta 2014/75/SZVP z dne 10. februarja 2014 o Inštitutu Evropske unije za varnostne študije (1) in zlasti tretjega pododstavka člena 7(1) Sklepa,

ob upoštevanju priporočila direktorja Inštituta Evropske unije za varnostne študije,

ob upoštevanju naslednjega:

Kadrovske predpise, ki jih je Svet sprejel 21. decembra 2001 (2) in kot jih je direktor spremenil s privolitvijo upravnega odbora 15. junija 2005 (3) , bi bilo zato treba razveljaviti in nadomestiti –

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Kadrovski predpisi Inštituta Evropske unije za varnostne študije, ki jih je Svet sprejel 21. decembra 2001 in kot jih je direktor spremenil s privolitvijo upravnega odbora 15. junija 2005, se nadomestijo s kadrovskimi predpisi, ki so priloženi temu sklepu.

Člen 2

Ta sklep začne veljati prvi dan meseca, ki sledi mesecu, v katerem je bil objavljen. Objavi se v Uradnem listu Evropske unije.

(1) UL L 41, 12.2.2014, str. 13.

(2) UL L 39, 9.2.2002, str. 18.

(3) UL L 235, 12.9.2005, str. 1.

PRILOGA

KADROVSKI PREDPISI INŠTITUTA EVROPSKE UNIJE ZA VARNOSTNE ŠTUDIJE

KAZALO

PREAMBULA

Člen 1 Področje uporabe

NASLOV I DOLOČBE, KI SE UPORABLJAJO ZA VSE USLUŽBENCE

Člen 2

1. Podrejenost

2. Ravnanje

3. Finančna odgovornost

4. Varnost

5. Pomoč in odškodnine

6. Lastninske pravice

7. Zunanje dejavnosti

8. Kandidiranje za javne ali politične funkcije

NASLOV II DOLOČBE, KI SE UPORABLJAJO ZA POGODBENE USLUŽBENCE

POGLAVJE I PRIVILEGIJI IN IMUNITETE

Člen 3

POGLAVJE II ZAPOSLOVANJE IN TRAJANJE ZAPOSLITVE

Člen 4 Zaposlovanje

Člen 5 Starostna meja zaposlitve

Člen 6 Zdravniški pregledi

Člen 7 Imenovanja

1. Pogodbe

2. Poskusna doba

3. Prenehanje pogodb

4. Nadomestilo za izgubo zaposlitve

5. Skrajšani odpovedni rok

POGLAVJE III PLAČE TER DODATKI IN NADOMESTILA

Člen 8 Splošne določbe

Člen 9 Osnovna plača

Člen 10 Izselitveni dodatek

Člen 11 Družinski in socialni dodatki

1. Splošne določbe

2. Gospodinjski dodatek

3. Otroški dodatek in dodatek za druge vzdrževane družinske člane

4. Dodatek za izobraževanje

5. Dodatek za telesno ali duševno prizadete otroke in druge vzdrževane družinske člane

6. Stanovanjski dodatek

Člen 12 Dodatek za dodatne zadolžitve

Člen 13 Nadomestilo za nastanitev

1. Upravičenost

2. Osnovni znesek nadomestila

3. Dodatek za vzdrževane družinske člane

4. Dodatek za mobilnost

5. Izplačilo nadomestila

Člen 14 Odtegljaji

1. Notranja obdavčitev

2. Prispevki za pokojninsko zavarovanje

3. Prispevki za dajatve iz socialnega varstva

4. Prispevki za dodatno zavarovanje

Člen 15 Predujmi plač in povračila

POGLAVJE IV POTNI STROŠKI

Člen 16 Nastanitev in odhod

Člen 17 Selitveni stroški

Člen 18 Službena potovanja

POGLAVJE V NOTRANJA ORGANIZACIJA

Člen 19 Delovni čas

Člen 20 Delo s skrajšanim delovnim časom

Člen 21 Državni prazniki

Člen 22 Dopusti

1. Letni dopust

2. Neplačani dopust

3. Bolniški dopust, porodniški in očetovski dopust, starševski dopust in drug izredni dopust

Člen 23 Dopust v matični državi

POGLAVJE VI POROČANJE IN NAPREDOVANJE

Člen 24 Splošne določbe

Člen 25 Postopek

Člen 26 Spremljanje poročil

POGLAVJE VII DISCIPLINSKI UKREPI

Člen 27

POGLAVJE VIII PRITOŽBE IN KOMISIJA ZA PRITOŽBE

Člen 28

POGLAVJE IX SISTEM POKOJNINSKEGA ZAVAROVANJA

Člen 29

POGLAVJE X NAPOTITEV POGODBENIH USLUŽBENCEV INŠTITUTA

Člen 30

NASLOV III DOLOČBE ZA ZAČASNO ZAPOSLENE USLUŽBENCE

Člen 31 Splošne določbe

Člen 32 Pogodbe o zaposlitvi

Člen 33 Prejemki

Člen 34 Posebne določbe

1. Stroški nastanitve in odhoda

2. Dopust

NASLOV IV DOLOČBE, KI SE UPORABLJAJO ZA STROKOVNJAKE IN PRIPRAVNIKE

Člen 35

NASLOV V ZASTOPANJE USLUŽBENCEV

Člen 36

PRILOGA I NADOMESTILO ZA IZGUBO ZAPOSLITVE

PRILOGA II IZSELITVENI DODATEK

PRILOGA III OTROCI IN DRUGI VZDRŽEVANI DRUŽINSKI ČLANI

PRILOGA IV VZDRŽEVANI TELESNO ALI DUŠEVNO PRIZADETI DRUŽINSKI ČLANI

PRILOGA V STANOVANJSKI DODATEK

PRILOGA VI POTNI STROŠKI IN STROŠKI SELITVE

PRILOGA VII STROŠKI SLUŽBENIH POTOVANJ

PRILOGA VIII BOLNIŠKI DOPUST, PORODNIŠKI IN OČETOVSKI DOPUST, STARŠEVSKI DOPUST IN DRUG IZREDNI DOPUST

PRILOGA IX PRAVILA GLEDE UPRAVNIH PREISKAV TER DISCIPLINSKI POSTOPKI IN UKREPI

PRILOGA X KOMISIJA ZA PRITOŽBE

KADROVSKI PREDPISI INŠTITUTA EVROPSKE UNIJE ZA VARNOSTNE ŠTUDIJE

PREAMBULA

Inštitut za varnostne študije je agencija Evropske unije, ki je pridružena koordiniranim organizacijam.

Člen 1

Področje uporabe

1. Ti kadrovski predpisi se uporabljajo za uslužbence, ki z Inštitutom Evropske unije za varnostne študije (v nadaljnjem besedilu: inštitut) sklenejo pogodbo o zaposlitvi, razen v primerih, ko Odbor sprejme drugačne odločitve glede uslužbencev, ki niso razporejeni v razrede (direktor).

2. V teh kadrovskih predpisih „uslužbenec“ pomeni naslednje fizične osebe:

(a) uslužbence, ki imajo sklenjeno pogodbo s inštitutom in zasedajo v proračunu določena sistemizirana delovna mesta, navedena v tabeli proračunsko sistemiziranih mest, ki se vsako leto priloži proračunu inštituta (v nadaljnjem besedilu: pogodbeni uslužbenci), in

(b) začasno zaposlene uslužbence, ki imajo sklenjeno pogodbo z inštitutom.

Ad hoc plačani strokovnjaki in pripravniki niso uslužbenci inštituta in zanje veljajo posebne določbe iz naslova IV.

3. V tabeli za pogodbene uslužbence, ki je priložena proračunu inštituta, je navedeno število delovnih mest za vsako kategorijo in razred.

Delovna mesta pogodbenih uslužbencev so delovna mesta, povezana s ključnimi nalogami inštituta in nalogami trajnega značaja.

4. V teh kadrovskih predpisih se vsaka navedba osebe v moškem spolu šteje tudi kot navedba osebe v ženskem spolu, in obratno, razen če je iz besedila jasno razvidno nasprotno.

5. Podrobne določbe za izvajanje teh kadrovskih predpisov se po potrebi določijo v izvedbenih pravilih, ki jih sprejme direktor. Preden se takšna izvedbena pravila sprejmejo, se o tem ustrezno obvesti Odbor.

Direktor lahko prenese del svojih pooblastil in podpis za vsakodnevno vodenje inštituta glede zadev, ki spadajo v področje uporabe teh kadrovskih predpisov.

NASLOV I

DOLOČBE, KI SE UPORABLJAJO ZA VSE USLUŽBENCE

Člen 2

Uslužbenci so podrejeni direktorju in so odgovorni direktorju pri opravljanju svojih nalog, za katere se zavežejo, da jih bodo opravljali z največjo možno natančnostjo in vestnostjo.

Uslužbenci opravljajo svoje naloge in ravnajo izključno v interesu inštituta. Funkcije, ki so jim zaupane kot uslužbencem inštituta opravljajo z vso lojalnostjo, diskretnostjo in vestnostjo. Nikoli ne zahtevajo niti ne prejemajo navodil od nobene vlade, organa, organizacije ali osebe zunaj inštituta.

Uslužbenci ravnajo na način, ki je združljiv z njihovim statusom predstavnikov inštituta. Pri tem se vzdržijo vsakršnih dejanj ali dejavnosti, ki bi lahko na kakršen koli način škodile ugledu njihovega položaja ali dobremu imenu inštituta.

Inštitut lahko od svojih uslužbencev zahteva povračilo stroškov, bodisi delno ali v celoti, za vsako finančno izgubo, nastalo zaradi njihove malomarnosti ali ker so namerno kršili predpise ali postopke, ki jih je odobril Odbor ali direktor.

Komisija za pritožbe ima pristojnost za reševanje sporov iz te določbe.

(a) Ob nastopu službe se uslužbenci seznanijo z varnostnimi predpisi inštituta.

(b) Od vseh uslužbencev,nagrajencev na področju raziskav in pripravnikov se lahko v času izvajanja njihovih nalog zahteva varnostno preverjanje, s čimer pridobijo dostop do zaupnih dokumentov. Prošnjo za tako preverjanje na pristojne organe naslovi varnostni uradnik inštituta. Pred izdajo dovoljenja za dostop do tajnih podatkov lahko direktor odobri začasni dostop do tajnih dokumentov.

(c) Uslužbenci o sumu izgube ali kompromitiranja zaupnega dokumenta nemudoma obvestijo varnostnega uradnika.

Inštitut zagotovi pomoč uslužbencem, ki so zaradi trenutnih zadolžitev ali nalog, ki jih opravljajo za inštitut, in brez svoje krivde izpostavljeni grožnjam, razžalitvam, obrekovanju ali napadom. Lahko se dodeli odškodnina za materialno škodo, ki jo utrpijo, pod pogojem, da:

(a) uslužbenec zadevne škode ni povzročil namerno ali iz malomarnosti;

(b) škoda še ni bila ali ne more biti povrnjena;

(c) uslužbenci na inštitut prenesejo vse morebitne zahtevke, ki bi jih lahko imeli do tretje strani, zlasti zavarovalniških družb.

Vse odločitve v takih zadevah, ki lahko vključujejo ukrepanje ali plačilo s strani inštituta, sprejme direktor, ki ima pri ocenjevanju okoliščin določene zadeve diskrecijsko pristojnost odločanja o morebitni obliki pomoči in vrsti odškodnine – če je ta upravičena –, ki naj se dodeli. Odbor je ustrezno obveščen o vsaki odločitvi, sprejeti na podlagi tega odstavka.

Vse pravice, vključno z lastništvom, avtorskimi in patentnimi pravicami, ki izhajajo iz dela uslužbenca pri opravljanju uradnih nalog, se prenesejo na inštitut.

(a) Uslužbenec brez predhodnega dovoljenja direktorja ne sme zasedati nobenega delovnega mesta niti imeti druge redne ali plačane zaposlitve izven inštituta.

(b) Uslužbenec brez predhodnega dovoljenja direktorja ne sme sprejeti nobenih častnih naslovov, odlikovanj, uslug, daril ali kakršnega koli plačila od katere koli vlade ali drugega vira zunaj inštituta, razen za delo, ki ga je opravil pred imenovanjem v inštitut ali v času izrednega dopusta zaradi izpolnjevanja vojaške ali druge obveznosti do države ter v zvezi s takšno obveznostjo.

(c) Uslužbenci se vzdržijo vseh javnih dejanj, izjav ali objav, če so takšna dejanja, izjave ali objave nezdružljive z dolžnostmi ali obveznostmi mednarodnega javnega uslužbenca ali bi lahko predstavljale moralno ali materialno odgovornost inštituta.

(d) Uslužbenec v komercialnem podjetju neposredno ali posredno ne sme imeti takih interesov, ki bi lahko zaradi svojega značaja ogrožali njegovo neodvisnost pri opravljanju nalog v inštitutu.

(e) Naloge višjih analitikov vključujejo vzpostavljanje odnosov z organizacijami in osebami izven inštituta: višjim analitikom se zato dovolijo predavanja, komuniciranje s sredstvi javnega obveščanja in objavljanje pod pogojem, da predhodno pridobijo odobritev direktorja.

(f) Če je zakonec ali registrirani partner uslužbenca zaposlen, uslužbenec o tem obvesti direktorja. Če se izkaže, da narava te zaposlitve ni združljiva z zaposlitvijo uslužbenca in če ta ne more zagotoviti, da bo v določenem obdobju prekinjena, direktor po pogovoru z uslužbencem in posvetovanju z odborom uslužbencev odloči, ali lahko uslužbenec nadaljuje delo na svojem delovnem mestu.

(a) Uslužbenci, ki želijo iz osebnih razlogov kandidirati za javno ali politično funkcijo, o svoji nameri uradno obvestijo direktorja.

(b) Vsakemu uslužbencu, ki kandidira za javno ali politično funkcijo, se odobri neplačani dopust z začetkom na dan, ko izjavi, da začenja volilno kampanjo.

(c) Če je izvoljen, uslužbenec zaprosi za prenehanje pogodbe. Takšno prenehanje pogodbe ne daje pravice do nadomestila za izgubo zaposlitve.

(d) Če uslužbenec ne sprejme javne ali politične funkcije, ima uslužbenec pravico do ponovne zaposlitve v istem plačilnem razredu in z isto delovno dobo ali s prejemki za začasno zaposlene uslužbence, ki jih je uslužbenec užival oziroma prejemal ob nastopu neplačanega dopusta.

(e) Čas neplačanega dopusta se ne upošteva pri delovni dobi ali pravici do pokojnine. Kljub temu pa lahko pogodbeni uslužbenec, če dokaže, da ne more pridobiti pokojninskih pravic iz drugega sistema pokojninskega zavarovanja, zaprosi za nadaljevanje pridobivanja pokojninskih pravic, če sam plača vse s tem povezane prispevke, tj. svoj del in del, ki pripada delodajalcu.

NASLOV II

DOLOČBE, KI SE UPORABLJAJO ZA POGODBENE USLUŽBENCE

POGLAVJE I

Privilegiji in imunitete

Člen 3

Privilegiji in imunitete pogodbenih uslužbencev se odobrijo samo v interesu inštituta in ne zaradi njihovih osebnih ugodnosti. Ne smejo se izrabljati za namene izogibanja zasebnim obveznostim ali kot izgovor za nespoštovanje zadevnih nacionalnih zakonov ali policijskih predpisov.

V vseh spornih dogodkih, kjer se pojavi vprašanje uporabe takih privilegijev in imunitet, zadevni pogodbeni uslužbenec nemudoma poroča direktorju. V primeru kršitve lokalne zakonodaje se direktor lahko odloči za odvzem privilegijev in imunitet, če meni, da je to potrebno.

POGLAVJE II

Zaposlovanje in trajanje zaposlitve

Člen 4

Zaposlovanje

1. Ponudbe o zaposlitvi sestavi direktor, razen za delovno mesto direktorja. Za objavo prostih delovnih mest je odgovoren inštitut.

2. Pogodbene uslužbence imenuje direktor na podlagi zaslug ter poštenih in preglednih razpisnih postopkov.

3. Zaposlovanje pogodbenih uslužbencev je omejeno na državljane držav članic Evropske unije.

4. Kandidati morajo dokazati temeljito znanje enega od jezikov Evropske unije in zadovoljivo znanje drugega jezika Evropske unije v obsegu, potrebnem za opravljanje delovnih nalog.

5. Pogodbeni uslužbenci, za katere veljajo ti predpisi, se razvrstijo v skladu s kategorijami in razredi koordiniranih organizacij.

6. Pogodbeni uslužbenci se zaposlijo na najnižji zahtevani stopnji delovnega mesta, za katerega so izbrani. Direktor lahko odobri višjo stopnjo, kadar je to upravičeno.

7. Direktor sprejme izvedbena pravila za ta člen.

Člen 5

Starostna meja zaposlitve

Starostna meja zaposlitve se določi ob koncu meseca, v katerem uslužbenec doseže starost 65 let. V interesu službe lahko direktor dovoli podaljšanja za največ 12 dodatnih mesecev.

Člen 6

Zdravniški pregledi

1. Pred zaposlitvijo pogodbeni uslužbenci opravijo zdravniški pregled v zdravstvenem centru, ki ga pooblasti inštitut, da se potrdi, ali je fizično sposoben opravljati delo.

2. Pogodbeni uslužbenci opravijo zdravniški pregled vsako leto.

3. Zdravstveni center, ki ga pooblasti inštitut, direktorju strokovno svetuje v primerih, kjer se zastavlja vprašanje o primernosti katerega koli pogodbenega uslužbenca, da obdrži svoje delovno mesto.

4. Kadar je po zdravniškem pregledu iz odstavkov 1 in 3 izdano negativno zdravniško mnenje, lahko kandidat ali pogodbeni uslužbenec v 20 dneh po tem, ko ga inštitut uradno obvesti o tem mnenju, prosi za strokovno mnenje zdravstveno komisijo, sestavljeno iz treh zdravnikov, od katerega enega izbere direktor, enega pogodbeni uslužbenec, enega pa dva druga zdravnika.

Zdravstvena komisija zasliši zdravnika, ki je izdal prvotno negativno mnenje. Kadar zdravstvena komisija potrdi negativne ugotovitve zdravniškega pregleda iz:

(a) odstavka 1, kandidat plača 50 % honorarja in nastalih stroškov;

(b) odstavka 3, inštitut najprej poskuša uslužbenca prerazporediti na drugo mesto, ki ustreza njegovemu stanju. Če to ni mogoče, inštitut prekine njegovo pogodbo s šestmesečnim odpovednim rokom, skliče se invalidska komisija, ki ugotovi njegovo upravičenost do invalidske pokojnine pod pogoji iz pravil sistema pokojninskega zavarovanja.

Člen 7

Imenovanja

Pogodbe se sklenejo za tri leta. Direktor lahko podaljša pogodbo za enako ali krajše določeno obdobje. Če se pogodba podaljša za novo določeno obdobje, mora biti pogodbeni uslužbenec o tem obveščen vsaj šest mesecev pred datumom izteka njegove pogodbe.

Celotno obdobje vseh pogodb, ki jih sklenejo izkušeni analitiki, ne sme presegati petih let. Pri vseh drugih uslužbencih to celotno obdobje ne sme presegati devetih let. Direktor lahko v izjemnih primerih in v interesu službe po zakonsko določenih devetih letih podaljša pogodbo za največ 12 mesecev.

Kadar je pogodbeni uslužbenec na dan 1. avgusta 2016. že pridobil deset let pokojninskih pravic v sistemu pokojninskega zavarovanja koordiniranih organizacij ni nobenih omejitev za celotno obdobje trajanja vseh pogodb.

Kadar ima pogodbeni uslužbenec na dan 1. avgusta 2016 veljavno pogodbo in bo po zaključku te pogodbe presegel obdobje devetih let neprekinjene zaposlitve pri inštitutu, se bo ta pogodba štela za pogodbo za nedoločen čas ob dosegu desetih letih neprekinjene zaposlitve.

(a) Prvih devet mesecev začetne pogodbe o zaposlitvi se šteje kot poskusna doba, ki prične teči na dan začetka zaposlitve.

(b) Kadar uslužbenec med poskusno dobo zaradi bolezni ali nesreče en mesec ali več ne more opravljati svojega dela, lahko direktor njegovo poskusno dobo podaljša za ustrezen čas.

(c) Mesec pred koncem poskusne dobe se pripravi poročilo o sposobnosti pogodbenega uslužbenca za opravljanje nalog na njegovem delovnem mestu ter o njegovem ravnanju in učinkovitosti v službi. To poročilo se predloži pogodbenemu uslužbencu.

(d) Pogodbeni uslužbenec, katerega delo ni bilo ocenjeno kot ustrezno, da bi upravičilo ohranitev delovnega mesta, je odpuščen.

(e) Poročilo o poskusni dobi pogodbenega uslužbenca se lahko pripravi kadar koli med poskusno dobo, če je njegovo delo očitno neustrezno. Zadevna oseba se seznani s poročilom.

(f) Na podlagi poročila se direktor lahko odloči, da pogodbenega uslužbenca odpusti pred iztekom poskusne dobe, pri čemer ima uslužbenec enomesečni odpovedni rok; vendar pa delovno razmerje ne more biti daljše od poskusne dobe.

(g) Pogodbeni uslužbenec, ki je odpuščen med poskusno dobo na podlagi negativnega poročila, ni upravičen do nadomestila za izgubo zaposlitve.

(h) Poskusna doba je sestavni del trajanja začetne pogodbe o zaposlitvi. Šteje se v delovno dobo in daje pravico do pokojnine.

(a) Inštitut lahko prekine pogodbo ali je ne podaljša v naslednjih primerih: (i) na datum, naveden v pogodbi; (ii) zaradi ukinitve proračunsko sistemiziranega delovnega mesta pogodbenega uslužbenca, ali če se naloge, povezane z delovnim mestom pogodbenega uslužbenca, spremenijo tako, da nima več potrebnih kvalifikacij in izkušenj za zadevno delovno mesto: (iii) zaradi poklicne neustreznosti pogodbenega uslužbenca, ki se ugotovi v dveh zaporednih poročilih, v obdobju šest mesecev, kot je določeno v členih 24(3) in 26(4); (iv) zaradi fizične nezmožnosti pogodbenega uslužbenca, ki je posledica poškodbe na delovnem mestu in jo je potrdila invalidska komisija v skladu s členom 6(4); (v) zaradi umika države članice, katere državljan je zadevni pogodbeni uslužbenec, iz Odbora; (vi) zaradi spremembe kraja zaposlitve v razdalji več kot 100 km iz kraja, kjer je pogodbeni uslužbenec nastopil službo, in odklonitve pogodbenega uslužbenca, da bi se preselil, (vii) zaradi disciplinskega postopka, v katerem je bila ugotovljena kršitev ali odgovornost pogodbenega uslužbenca, kakor je to določeno v poglavju VII. V primerih od (i) do (vi) pogodbe prenehajo ali niso podaljšane s šestmesečnim odpovednim rokom, v primeru pod (vii) pa z enomesečnim odpovednim rokom.

(b) Pogodbeni uslužbenec lahko prekine pogodbo s trimesečnim odpovednim rokom zaradi osebnih razlogov, ki mu jih ni treba razkriti.

Prenehanje ali nepodaljšanje pogodbe s strani inštituta, razen zaradi disciplinske odgovornosti, omogoča nadomestilo v skladu s pogoji iz Priloge I.

Če je to v interesu službe, je lahko odpovedni rok iz točke (a) odstavka 3 krajši. V tem primeru ima zadevni pogodbeni uslužbenec pravico do izplačila dodatnega zneska, ki predstavlja plačo in dodatke, ki bi jih prejel, če bi se dejanski datum izteka pogodbe ujemal s koncem šestmesečnega odpovednega roka.

Te določbe se ne uporabljajo v primeru prenehanja pogodbe zaradi disciplinske odgovornosti.

POGLAVJE III

Plače ter dodatki in nadomestila

Člen 8

Splošne določbe

1. Prejemki, ki se izplačajo pogodbenim uslužbencem inštituta, vključujejo osnovno plačo, izselitveni dodatek ter družinske in socialne dodatke.

Ti prejemki se zmanjšajo za prispevke in odtegljaje glede na sisteme notranje obdavčitve, pokojninskega zavarovanja in socialnega varstva.

Na tekoče račune pogodbenih uslužbencev se zneski nakažejo najpozneje zadnji delovni teden v mesecu.

Pogodbeni uslužbenci morajo nemudoma obvestiti inštitut o vseh spremembah osebnega položaja, ki imajo lahko finančne posledice. Te spremembe se upoštevajo pri prejemkih v mesecu, ki sledi uradnemu obvestilu uprave inštituta o spremembah,.in sicer z retroaktivnim učinkom

2. Morebitna prekomerna plačila pogodbeni uslužbenci vrnejo inštitutu.

Pravica inštituta, da zahteva vračilo katerega koli neupravičeno izplačanega zneska zastara po dveh letih od dneva, ko inštitut ugotovi, da je bilo plačilo neupravičeno. Če obstajajo neporavnane terjatve zaradi neupravičena plačila pogodbenemu uslužbencu, se poravnava izvede z odtegljaji od mesečnih ali drugih plačil, do katerih je upravičena zadevna oseba, ob upoštevanju njenega socialnega in finančnega položaja. Terjatve do inštituta v zvezi z izplačilom plač, odškodnin, nadomestil in dodatkov ali drugih zneskov, do katerih so upravičeni zaposleni v skladu s temi kadrovskimi predpisi, zastarajo dve leti od datuma zapadlosti plačila ali od dneva, ko je uslužbenec izvedel ali bi moral vedeti, da je plačilo zapadlo, če to dvoje ne sovpada.

Člen 9

Osnovna plača

Neto osnovna plača je znesek, ki je določen z razredom in stopnjo pogodbenega uslužbenca v tabeli, ki jo vsako leto potrdi Odbor na podlagi predloga, ki ga pripravi koordinirani odbor za prejemke.

Bruto osnovna plača ustreza znesku neto osnovne plače, povečane za notranjo obdavčitev, ki jo plača pogodbeni uslužbenec.

Člen 10

Izselitveni dodatek

Izselitveni dodatek se izplača pogodbenim uslužbencem, ki v času prvega imenovanja niso bili državljani države, v kateri se nahaja stalno mesto njihove zaposlitve, in ki na ozemlju te države niso imeli običajnega prebivališča več kot tri leta pred zaposlitvijo v inštitutu.

Ta dodatek se preneha izplačevati, če je pogodbeni uslužbenec premeščen v državo, katere državljan je.

Višina dodatka se izračuna v skladu s točko (a) točke 1 Priloge II.

Kadar inštitut imenuje uslužbenca neposredno potem, ko je bil zaposlen pri neki drugi mednarodni organizaciji ali upravi v državi, kjer opravlja svoje naloge, se delovna doba pri prejšnjem delodajalcu upošteva pri določitvi upravičenosti do dodatka in izračunu višine dodatka.

(a) Izselitveni dodatek se izplača pogodbenim uslužbencem, ki ob svojem imenovanju s strani inštituta: (i) niso državljani države gostiteljice; (ii) so manj kot eno leto neprekinjeno prebivali na ozemlju te države, pri čemer se ne upošteva prejšnja zaposlitev v upravi lastne države ali v drugih mednarodnih organizacijah; (iii) so bili zaposleni na mednarodni ravni zunaj koordiniranih organizacij ali organizacij, ki so pridružene koordiniranim organizacijam ali zunaj države, v kateri delajo, in (iv) so bili zaposleni zunaj lokalnega območja dnevne vožnje v kraj zaposlitve. „Lokalno območje dnevne vožnje“ se opredeli kot območje s polmerom 100 km od kraja zaposlitve.

(b) Če pogodbeni uslužbenec, ki je upravičen do izselitvenega dodatka ob začetku zaposlitve v kraju zaposlitve, ne izpolnjuje štirih meril iz točke (a), ni več upravičen do izselitvenega dodatka.

(c) Če pogodbeni uslužbenec, ki ni upravičen do izselitvenega dodatka ob začetku zaposlitve v kraju zaposlitve, izpolnjuje ta štiri merila, postane upravičen do izselitvenega dodatka.

(d) Če se pogodbeni uslužbenec, ki je bil zaposlen v eni od koordiniranih organizacij ali organizacij, ki so pridružene koordiniranim organizacijam, in je bil upravičen to izselitvenega dodatka, zaposli v inštitutu v isti državi ali če se uslužbenec druge mednarodne organizacije ali član uprave ali oboroženih sil države izvora zaposli v inštitutu, pri tem pa ne zamenja države, se točki (iii) in (iv) točke (a) odstavka 2 ne uporabljata.

(e) Preverjanje upravičenosti (i) Če je katera koli točka na meji države, katere državljan je pogodbeni uslužbenec, znotraj območja s polmerom 100 km od kraja zaposlitve, ta pogodbeni uslužbenec ni upravičen do izselitvenega dodatka in z njim povezanega dodatka za izobraževanje ter dopusta v matični državi, če ne dokaže, da ima dejansko in običajno prebivališče v državi zaposlitve, ali izjemoma in s soglasjem direktorja, v drugi državi, katere državljan ni, pri tem pa se upoštevajo družinske razmere. (ii) Pogodbeni uslužbenci, ki prejemajo izselitveni dodatek, inštitut uradno obvestijo o vsaki spremembi prebivališča. (iii) V posebnih okoliščinah ter iz upravičenih in zadostnih razlogov lahko direktor odobri izjeme pravilu iz točke (i).

(f) Povezani dodatki Če pogodbeni uslužbenec ni upravičen do izselitvenega dodatka, to ne vpliva na njegovo upravičenost do dodatka za izobraževanje ali dopusta v matični državi.

(g) Višina dodatka se izračuna v skladu s točko (b) točke 1 Priloge II.

Člen 11

Družinski in socialni dodatki

Kadar koordinirani odbor za prejemke izda priporočilo v zvezi z družinskimi in socialnimi dodatki, se z Odborom opravi posvetovanje glede možnosti, da se ti sprejmejo na podlagi spremembe teh kadrovskih predpisov.

Dodatki iz tega člena in podobni dodatki, do katerih sta zakonca ali neporočeni pogodbeni uslužbenec upravičen iz drugega vira, niso kumulativni.

Vsi pogodbeni uslužbenci, njihovi zakonci, vzdrževani družinski člani ali registrirani partnerji, ki prejemajo ali so upravičeni do dodatka, ki je podoben dodatku iz tega člena, iz drugih nacionalnih ali mednarodnih virov, o tem obvestijo upravo inštituta, da se ustrezno zmanjšajo dodatki, ki jih izplačuje inštitut.

Uprava inštituta ima pravico zahtevati vse uradne dokumente, za katere meni, da so potrebni za uveljavitev pravice do katerega koli dodatka.

(a) Gospodinjski dodatek se dodeli in plačuje enkrat na mesec vsakemu pogodbenemu uslužbencu, ki: (i) je poročen; (ii) je ovdovel, razvezan, sodno ločen ali neporočen, ki ima najmanj enega vzdrževanega družinskega člana v smislu Priloge III k tem predpisom; (iii) živi v registrirani zunajzakonski skupnosti, pod pogojem, da: — par predloži pravni dokument, ki ga država članica ali pristojni organ države članice prizna kot pravni dokument, izdan s strani pristojnega organa, ki potrjuje status njune zunajzakonske skupnosti, — nobeden od partnerjev ni poročen ali v drugi zunajzakonski skupnosti in — partnerja nista v sorodu na kateri koli od naslednjih načinov: roditelj, otrok, stari starš, vnuk, brat, sestra, teta, stric, nečak, nečakinja, zet, snaha.

(b) Gospodinjski dodatek znaša 6 % neto osnovne plače.

(c) V primeru kadar: (i) poročeni pogodbeni uslužbenec nima vzdrževanega družinskega člana, njegov zakonec pa je zaposlen, ali (ii) pogodbeni uslužbenec, ki živi v registrirani zunajzakonski skupnosti, kot je opredeljena v točki (iii) točke (a), nima vzdrževanega družinskega člana, njegov partner pa je zaposlen, je dodatek razlika med neto osnovno plačo razreda B3, stopnja 1, povečano za dodatek, do katerega bi bil pogodbeni uslužbenec teoretično upravičen, in izplačanim dohodkom zakonca ali registriranega partnerja. Če je slednji znesek enak prejšnjemu ali ga presega, se dodatek uslužbencu ne izplača.

(d) Gospodinjski dodatek se ne izplača pogodbenemu uslužbencu, čigar zakonec ali registrirani partner je pogodbeni uslužbenec inštituta ali član koordinirane organizacije ali organizacije, ki je pridružena koordinirani organizaciji, in ima višjo osnovno plačo kot pogodbeni uslužbenec.

(a) Dodatek se dodeli in plačuje mesečno vsakemu pogodbenemu uslužbencu, ki pretežno in neprekinjeno preživlja otroke ali druge vzdrževane družinske člane, kot so opredeljeni v Prilogi III.

(b) Ta dodatek je znesek, določen za vsakega vzdrževanega družinskega člana, kot je navedeno v tabeli, ki jo vsako leto potrdi Odbor na podlagi predloga, ki ga pripravi koordinirani odbor za prejemke.

(c) Kadar sta oba zakonca ali registrirana partnerja zaposlena v inštitutu ali koordinirani organizaciji, se dodatek izplača tistemu, ki je prejemnik gospodinjskega dodatka ali enakovrednega dodatka.

Opredelitve glede otroškega dodatka in dodatka za druge vzdrževane družinske člane ter pogoji dodelitve tega dodatka so določeni v Prilogi III.

(a) Dodatek za izobraževanje se plača vsakemu pogodbenemu uslužbencu, ki ima pravico do gospodinjskega dodatka in katerega vzdrževan otrok, kot je določeno v Prilogi III, ki je star vsaj pet let, se redno šola v osnovni ali srednji šoli ali visokošolski ustanovi. Osnovna šola ne vključuje predšolskega ali enakovrednega izobraževanja.

(b) Dodatek za izobraževanje je enak dvakratnemu znesku dodatka za vzdrževanega otroka. Izplača se za vsakega vzdrževanega otroka v enkratnem znesku ob začetku šolskega leta ob predložitvi dokazil.

(c) Za pogodbene uslužbence: (i) ki so upravičeni do izselitvenega dodatka za delo in katerih kraj zaposlitve je oddaljen vsaj 50 kilometrov od: — evropske šole ali — visokošolske ustanove v državi, katere državljan je ali v kateri je glavni jezik poučevanja njegov materni jezik, razen če v državi, katere državljan je pogodbeni uslužbenec, ni takšne ustanove ali če otrok obiskuje visokošolsko ustanovo v državi, ki ni država kraja zaposlitve pogodbenega uslužbenca,ali (ii) ki lahko utemeljijo potrebo, da se njihov vzdrževani otrok vpiše v izobraževalno ustanovo, ki deluje v določenem jeziku in v kateri se otrok šola zaradi nujnih izobraževalnih razlogov, kar je treba dokazati; dodatek za izobraževanje ne presega dvakratnega zneska otroškega dodatka in se ob predložitvi dokazov izplača mesečno. Upravičenje do dodatka za izobraževanje nastopi prvi dan meseca, v katerem začne otrok obiskovati eno od izobraževalnih ustanov iz točke (i) ali točke (ii), in preneha ob koncu meseca, v katerem otrok zaključi izobraževanje, ali ob koncu meseca, ko otrok dopolni 26 let, kar nastopi prej.

(a) Dodatek za telesno ali duševno prizadete otroke in druge telesno ali duševno prizadete vzdrževane družinske člane se dodeli in mesečno plača vsakemu pogodbenemu uslužbencu, ki je pretežno in neprekinjeno odgovoren za nego takega otroka ali drugega vzdrževanega člana. Otrok ali vzdrževani družinski član mora izpolnjevati merila in pogoje iz Priloge III.

(b) Podrobnosti dodelitve in izplačila dodatka so določene v Prilogi IV.

(a) Stanovanjski dodatek se vsak mesec izplača uslužbencem razredov B, C in A1 pogodbenim uslužbencem, ki so najemniki ali podnajemniki stanovanj in ki plačujejo najemnino – z izjemo stroškov vzdrževanja, za katere se šteje, da so v državi bivanja strošek najemodajalca –, ki presega za to določen del njihovih prejemkov.

(b) Metoda za izračun tega dodatka je določena v Prilogi V.

(c) Pogodbeni uslužbenci, ki prejemajo stanovanjski dodatek, nemudoma obvestijo inštitut o vsaki spremembi okoliščin, ki bi lahko vplivale na njegovo upravičenost do dodatka ali višino dodatka.

Člen 12

Dodatek za dodatne zadolžitve

Pogodbeni uslužbenec je lahko začasno razporejen na delovno mesto v razredu, ki je višji od njegovega razreda. Od začetka drugega meseca take začasne razporeditve pogodbeni uslužbenec prejema diferencialni dodatek v višini razlike med prejemki za svoj razred in stopnjo ter prejemki za prvo stopnjo v plačilnem razredu mesta, ki ga začasno zaseda.

Začasna zaposlitev ne sme biti daljša od enega leta, razen kadar gre neposredno ali posredno za nadomeščanje pogodbenega uslužbenca, ki je bil začasno napoten na drugo delovno mesto ali je odsoten zaradi daljšega bolniškega dopusta.

Člen 13

Nadomestilo za nastanitev

(a) Pogodbeni uslužbenci, ki imajo ob imenovanju za vsaj eno leto ali ob premestitvi v drug kraj zaposlitve za vsaj eno leto dejansko in običajno prebivališče več kot 100 km oddaljeno od delovnega mesta in lahko z ustrezno dokumentacijo dokažejo in potrdijo, da so spremenili prebivališče zaradi zaposlitve, so upravičeni do nadomestila za nastanitev.

(b) Pogodbeni uslužbenci, ki izpolnjujejo pogoje iz točke (a), vendar so zaposleni za manj kot eno leto, njihova imenovanja ali zaporedna imenovanja pa so podaljšana tako, da presegajo eno leto, so tudi upravičeni do nadomestila za nastanitev.

Osnovni znesek, ki se izplača pogodbenim uslužbencem, ki niso upravičeni do izselitvenega dodatka, je enak enomesečni osnovni plači, do zgornje meje 2 000 EUR (osnova za Bruselj), prilagojen glede na pariteto kupne moči, ki se uporablja v državi zaposlitve, da se zagotovi enakovreden znesek dodatka ne glede državo zaposlitve v skladu s tabelami, ki jih pripravi in posodablja koordinirani odbor za prejemke.

Osnovni znesek, ki se izplača pogodbenim uslužbencem, ki so upravičeni do izselitvenega dodatka, je enak enomesečni osnovni plači, do zgornje meje 5 500 EUR (osnova za Bruselj), prilagojen glede na pariteto kupne moči, ki se uporablja v državi zaposlitve, da se zagotovi enakovreden zneske dodatka ne glede državo zaposlitve v skladu s tabelami, ki jih pripravi in posodablja koordinirani odbor za prejemke.

Zakonec pogodbenega uslužbenca, ali, če tega ni, prvi vzdrževani član upravičuje pogodbenega delavca do dodatka za vzdrževane družinske člane v višini povišanja osnovnega zneska za 20 %. Vsi ostali vzdrževani člani upravičujejo povišanje zneska za 10 %. Dodatek za vzdrževane družinske člane ne presega 100 % osnovnega zneska.

Dodatek za mobilnost se izplača pogodbenim uslužbencem, ki imajo svoje dejansko in običajno prebivališče v drugem kraju zaposlitve, ki je oddaljen več kot 100 km, in je to posledica njihove premestitve za vsaj eno leto. Ta dodatek znaša 75 % osnovnega zneska.

(a) Dodatek se izplača, ko upravičeni pogodbeni uslužbenec nastopi službo ali je premeščen v drug kraj zaposlitve.

(b) Dodatek za vzdrževane družinske člane iz odstavka 3 se izračuna in izplača na podlagi dokazila, da vsak posameznik, ki je povezan s tem dodatkom, dejansko in običajno prebiva s pogodbenim uslužbencem v kraju zaposlitve.

(c) Pogodbeni uslužbenec, ki prekine zaposlitev v letu, ki sledi njegovemu imenovanju ali premestitvi v drug kraj zaposlitve, povrne nadomestilo, pri čemer se povračilo izračuna sorazmerno glede na čas, ki je potreben do izteka 12 mesecev.

(d) Pogodbenemu uslužbencu dodatka ni treba vrniti, če inštitut preneha pogodbo v enem letu po njegovem imenovanju ali premestitvi. Ta določba pa ne velja, če inštitut preneha pogodbo zaradi disciplinske odgovornosti; v tem primeru mora pogodbeni uslužbenec povrniti celotni znesek dodatka.

(e) Pogodbenemu uslužbencu ni treba povrniti inštitutu nadomestila, če je inštitut pogodbenega uslužbenca ponovno zaposlil po prenehanju prejšnjega imenovanja.

Člen 14

Odtegljaji

Notranja obdavčitev znaša 40 % osnovne plače glede na zadevni razred in stopnjo. Ta vsota se na plačilnem listu navede kot mesečni odtegljaj.

Mesečni odtegljaj, ki ga odobrijo koordinirane organizacije za pokojninsko zavarovanje, ki velja za pogodbene uslužbence, in ustreza odstotku neto osnovne plače, se odvede od prejemkov pogodbenih uslužbencev in vplača v pokojninski sklad inštituta.

(a) Od prejemkov pogodbenega uslužbenca se odvede mesečni odtegljaj za dajatve iz socialnega varstva v višini 5,5 % osnovne plače. Ta znesek se doda prispevku delodajalca in se plača lokalnemu organu socialnega zavarovanja, ki je odgovoren za take prispevke (URSSAF).

(b) Z odstopanjem od točke (a) se lahko pogodbeni uslužbenci odločijo za vključitev v sistem socialnega varstva inštituta ob začetku zaposlitve ali začetku veljavnosti te točke v skladu z zadnjim odstavkom te točke. Sistem socialnega varstva inštituta pokriva zdravstveno nego, nesposobnost/telesno ali duševno prizadetost in življenjsko zavarovanje. Kadar se pogodbeni uslužbenec odloči za tako vključitev, se od njegovih prejemkov odvede mesečni odtegljaj za socialno varstvo. Tak odveden znesek je v višini ene tretjine prispevkov, ki se plačajo v sistem socialnega varstva inštituta. Ostali dve tretjini plača inštitut. Delež mesečnih odtegljajev od prejemkov pogodbenega uslužbenca se določi v odstotkih na začetku leta za prihodnjih 12 mesecev sporazumno med inštitutom in zavarovalniško družbo, ki je nosilka tega varstva. Znesek, ki je bil odštet od prejemkov pogodbenega uslužbenca se doda prispevku delodajalca. Ta točka se uporablja od trenutka in s pridržkom začetka veljavnosti bilateralnega sporazuma med inštitutom in pristojnimi nacionalnimi organi, ki dovolijo njeno izvajanje.

Od prejemkov pogodbenega uslužbenca, ki se ni odločil za vključitev v sistem socialne varnosti inštituta, se odvede mesečni odtegljaj za dodatno zavarovanje. Delež v odstotkih se določi na začetku leta za prihodnjih 12 mesecev sporazumno med inštitutom in zavarovalniško družbo, ki je nosilka tega zavarovanja. Odvedeni znesek se doda prispevku delodajalca in ob koncu leta vplača pri zavarovalniški družbi, ki je nosilka tega zavarovanja.

Člen 15

Predujmi plač in povračila

1. Če direktor ne odloči drugače, lahko vodja upravnega in kadrovskega oddelka inštituta glede na razpoložljiva gotovinska sredstva dovoli izplačilo brezobrestnega predujma pogodbenim uslužbencem, ki se znajdejo v nepredvidenih osebnih finančnih težavah.

2. Znesek tega predujma ne sme presegati višine zneska neto osnovne plače za obdobje treh mesecev.

3. Takšni predujmi se odplačujejo z mesečnimi odtegljaji od prejemkov uslužbencev in morajo biti v celoti povrnjeni v roku 12 mesecev po koncu meseca, ko je bil predujem izplačan.

POGLAVJE IV

Potni stroški

Člen 16

Nastanitev in odhod

1. Pogodbeni uslužbenci so upravičeni do povračila potnih stroškov za vožnjo od kraja prejšnje zaposlitve do kraja, kjer se nahaja inštitut, zase in za družinske člane, ki živijo z njimi.

2. Do enakega povračila so pogodbeni uslužbenci upravičen tudi, ko prenehajo delati v inštitutu in se vrnejo v državo, kjer so prebivali, preden so začeli delati v inštitutu, ali če se pogodbeni uslužbenci preselijo v drugo državo v Evropskem gospodarskem prostoru.

3. Povračilo se opravi v skladu z določbami oddelka I Priloge VI.

Člen 17

Stroški selitve

1. Pogodbeni uslužbenec je upravičen do povračila selitvenih stroškov iz kraja njegove prejšnje zaposlitve do kraja, kjer se nahaja inštitut.

Do enakega povračila so pogodbeni uslužbenci upravičen tudi, ko prenehajo delati v inštitutu in se vrnejo v državo, kjer so prebivali, preden so začeli delati v inštitutu, ali ko se pogodbeni uslužbenci preselijo v drugo državo v Evropskem gospodarskem prostoru.

2. Povračilo stroškov zajema preselitev gospodinjskih premičnin pogodbenega uslužbenca, razen avtomobilov, čolnov ali drugih prevoznih sredstev.

Povračilo stroškov se zadevnemu pogodbenemu uslužbencu izplača, ko pogodbeni uslužbenec predloži potrjene račune. Inštitut lahko plača selitev neposredno selitvenemu podjetju, ko to predloži račun.

Pogoji in druge podrobnosti v zvezi s povračilom stroškov so določeni v Prilogi VI.

Člen 18

Službena potovanja

Pogodbeni uslužbenci inštituta so upravičeni do povračila stroškov, nastalih v zvezi s službenimi potovanji, ki jih odredi direktor.

Povračilo se nanaša na čiste stroške potovanja kot tudi na stroške nastanitve in z njo povezanih stroškov v krajih, kamor je pogodbeni uslužbenec napoten. Pogoji, tarife in druge podrobnosti v zvezi s povračilom stroškov so določeni v Prilogi VII.

POGLAVJE V

Notranja organizacija

Člen 19

Delovni čas

1. Redni delovni čas za pogodbene uslužbence je 40 ur na teden, ki jih je treba opraviti v skladu s splošnim urnikom, ki ga določi direktor.

2. Z direktorjem se je mogoče dogovoriti za gibljiv delovni čas za celotno osebje ali glede na osebne okoliščine pogodbenega uslužbenca ali glede na posebne zahteve njegovega dela.

3. Kadar izredne razmere tako zahtevajo, lahko direktor po lastni presoji odloči, da morajo določeni pogodbeni uslužbenci delati ob vikendih ali za državne praznike. V takšnih primerih ima pogodbeni uslužbenec pravico do enakovrednega koriščenja prostega časa.

Člen 20

Delo s krajšim delovnim časom

1. Pogodbeni uslužbenec lahko zaprosi za odobritev dela s krajšim delovnim časom. Delovni čas mora biti vsaj 50 % tedenskega delovnega časa. V celotnem obdobju, kadar pogodbeni uslužbenec dela s krajšim delovnim časom, morajo biti njegovi prejemki in pravice do dopusta sorazmerno zmanjšani. Takšno sorazmerno zmanjšanje se ne uporablja za gospodinjski dodatek, otroški dodatek in dodatek za druge vzdrževane družinske člane, dodatek za telesno ali duševno prizadete otroke ali dodatek za izobraževanje.

2. Pokojninske pravice in prispevki se zmanjšajo sorazmerno. Pogodbeni uslužbenec pa lahko zaprosi za nadaljevanje pridobivanja pokojninskih pravic, če sam plača vse s tem povezane prispevke, tj. svoj del in del, ki pripada delodajalcu.

3. Direktor lahko izda odobritev iz odstavka 1 če je to združljivo z interesi službe. Inštitut pogodbenemu uslužbencu na zahtevo odgovori v mesecu dni.

4. Direktor sprejme izvedbene predpise iz tega člena.

Člen 21

Državni prazniki

Seznam državnih praznikov pripravi direktor ob upoštevanju uradnega seznama državnih praznikov, ki je objavljen v kraju zaposlitve in Uradnem listu Evropske unije.

Ti državni prazniki se ne odštejejo od letnega dopusta, do katerega so upravičeni pogodbeni uslužbenci.

Če je eden ali več državnih praznikov sobota ali nedelja, lahko direktor odobri enakovredno število prostih dni.

Člen 22

Dopust

Pogodbeni uslužbenci imajo pravico do dveh dni in pol plačanega letnega dopusta za vsak dopolnjeni mesec zaposlitve. Ta pravica velja za vsako koledarsko leto.

Če pogodbeni uslužbenec do 31. decembra ne izkoristi vsega letnega dopusta, direktor lahko dovoli prenos največ 12 dni letnega dopusta v naslednje leto. Če se preneseni letni dopust ne izkoristi do 31. decembra naslednje leto, pravica do tega dopusta preneha.

Pogodbeni uslužbenci, ki želijo vzeti dopust, do katerega imajo pravico določeno v točki (a), morajo za to pridobiti predhodno dovoljenje nadrejenega in direktorja.

Evidenco dopustov vodi uprava inštituta.

Postopek se določi z izvedbenimi pravili, ki jih sprejme direktor.

Pogodbenemu uslužbencu, ki preneha zaposlitev v inštitutu, se neizkoriščeni dopust ukine. Če pa direktor pisno potrdi, da pogodbeni uslužbenec zaradi delovnih zahtev dopusta ni mogel v celoti izkoristiti, je pogodbeni uslužbenec upravičen do izplačila ene tridesetine mesečne neto osnovne plače za vsak neizkoriščen dan dopusta.

(a) Direktor lahko na zahtevo pogodbenega uslužbenca odobri neplačani dopust iz upravičenih in izrednih osebnih razlogov, če je to združljivo z interesi službe. Pogodbeni uslužbenec ne more vložiti takšne prošnje v poskusnem obdobju.

(b) Tak dopust ne presega enega leta. Ves čas trajanja neplačanega dopusta pogodbeni uslužbenec ne sme opravljati nobene druge plačane dejavnosti.

(c) Med neplačanim dopustom pogodbeni uslužbenec ni upravičen do napredovanja na višjo stopnjo ali v višji razred, njegova udeležba v sistemu socialnega varstva iz členov 8 in 14 in kritje tveganj v tem sistemu pa sta začasno ukinjena.

Pogodbeni uslužbenec pa lahko najpozneje en mesec po mesecu, ko se začne njegov neplačan dopust, zaprosi, da je še naprej zavarovan, če sam plača vse s tem povezane prispevke, tj. svoj del in del, ki pripada delodajalcu.

Pogodbeni uslužbenec, ki dokaže, da ne more pridobiti pokojninskih pravic iz drugega pokojninskega sistema, lahko zaprosi za nadaljevanje pridobivanja pokojninskih pravic, če sam plača vse s tem povezane prispevke, tj. svoj del in del, ki pripada delodajalcu.

Izredni dopust, kot je dopust zaradi bolezni, materinstva, očetovstva, starševstva ali v izjemnih okoliščinah, se dodeli poleg letnega dopusta.

Ustrezne podrobnosti in postopki so navedeni v Prilogi VIII.

Člen 23

Dopust v matični državi

1. Pogodbeni uslužbenci, ki so upravičeni do izselitvenega dodatka, so upravičeni do dopusta v matični državi za vsako dvoletno obdobje zaposlitve.

(a) Dopust v matični državi znaša osem delovnih dni.

(b) Dopust v matični državi se lahko vzame šest mesecev pred iztekom obdobja, na katerega se nanaša. Če ni izkoriščen v šestih mesecih po koncu obdobja, na katerega se nanaša, se ukine, upoštevajoč obdobje dveh let. Datum dejanskega začetka koriščenja dopusta v matični državi v katerem koli dvoletnem obdobju ne vpliva na datum začetka koriščenja prihodnjega dopusta v matični državi.

(c) Če sta v inštitutu zaposlena oba zakonca ali registrirana partnerja in če imata oba pravico do dopusta v matični državi, se ta dodeli v skladu z naslednjimi pogoji: (i) če imata oba dom v isti državi, je vsakdo od njiju upravičen do dopusta v tej državi na vsaki dve leti; (ii) če sta njuna domova v dveh različnih državah, je vsak od njiju upravičen do dopusta v svoji matični državi na vsaki dve leti; (iii) zakonca ali registrirana partnerja glede svojih vzdrževanih otrok in po potrebi oseba, ki spremlja te otroke, so upravičeni do le enega obdobja dopusta v matični državi na vsaki dve leti; če imata starša dom v dveh različnih državah, se dopust lahko koristi v eni od teh držav.

2. Pogodbeni uslužbenec, ki koristi dopust v matični državi, je v skladu s postopki iz člena 18 upravičen do vračila potnih stroškov za obe smeri zase, svoje otroke in, če je prejemnik gospodinjskega dodatka, za svojega zakonca ali registriranega partnerja.

3. Pogodbeni uslužbenci, ki ne koristijo dopusta v matični državi, niso upravičeni do nadomestila.

4. Dopust v matični državi se odobri pod naslednjimi pogoji:

(a) zadevna oseba se pisno zaveže, da v šestih mesecih, neposredno po koncu obdobja, na katerega se nanaša pravica do dopusta v matični državi (ne glede na dejanski datum začetka dopusta), ne bo odpovedala pogodbe o zaposlitvi v inštitutu;

(b) nadrejeni direktor mora zagotoviti, da v obdobju iz točke (b) odstavka1 z veliko verjetnostjo ne bo potreboval uslug zadevnega pogodbenega uslužbenca.

Direktor se lahko odloči, da se navedene določbe tega odstavka ne uporabljajo, če direktor meni, da bi bil zaradi dosledne uporabe tega odstavka zadevni pogodbeni uslužbenec izpostavljen krivici ali bi lahko imel posebne težave.

POGLAVJE VI

Poročila in napredovanja

Člen 24

Splošne določbe

1. Delo vseh pogodbenih uslužbencev z izjemo direktorja se oceni enkrat na leto, najpozneje do 30. septembra.

V poročilih se oceni relativna kakovost dela pogodbenih uslužbencev in so priložnost za pohvalo pogodbenih uslužbencev ali, nasprotno, za opozorilo o njihovih pomanjkljivostih, da bi izboljšali opravljanje njihovih delovnih nalog.

2. Merila za ocenjevanje se prilagodijo različnim funkcijam in odgovornostim v razredih A, B in C.

Za osebje se vsako leto določi seznam ciljev in meril, na podlagi katerih se oceni njihova uspešnost.

Celotna ocena se povzame na obrazcu letnega poročila, ki se hrani v osebni mapi pogodbenega uslužbenca.

3. Če je iz poročila razvidno podpovprečno opravljanje dela, lahko direktor zahteva vmesno poročilo vsakih šest mesecev.

Člen 25

Postopek

1. Direktor določi pogodbene uslužbence, odgovorne za poročanje o osebju, ki jim je v celoti ali delno podrejeno.

2. Vsak pogodbeni uslužbenec, odgovoren za poročilo, z zadevnim uslužbencem opravi osebni razgovor. To ocenjevanje se lahko dopolni s sekundarnim ocenjevanjem na višji ravni. Pogodbeni uslužbenec je uradno obveščen o svoji letni oceni in podpiše obrazec poročila.

3. Letno poročilo je upravni akt za interno uporabo. Zoper njega ni mogoča pritožba pri zunanjem organu.

4. Ko so pripravljena vsa poročila, se direktor in vodja upravnega in kadrovskega oddelka sestaneta, da odločita o možnih napredovanjih.

Člen 26

Nadaljnji ukrepi v zvezi s poročili

1. Na podlagi dobrega poročila je upravičeno napredovanje na višjo stopnjo. Takšno napredovanje začne veljati leto dni po začetku pogodbe pogodbenega uslužbenca ali dve leti po začetku pogodbe pogodbenih uslužbencev, ki imajo pogodbo za nedoločen čas.

2. Na podlagi izjemno dobrega poročila je lahko upravičeno izjemno napredovanje na višjo stopnjo ali celo razred pod pogojem, da proračunska sistemizacija dopušča tako napredovanje. Takšna napredovanja začnejo učinkovati 1. januarja v letu, ki sledi tistemu, ko je bilo izdano poročilo, ali drugo leto za pogodbene uslužbence, ki imajo pogodbo za nedoločen čas

3. Negativno poročilo lahko povzroči, da uslužbenec ostane na isti stopnji še za eno leto.

4. Dve ali več negativnih poročil lahko povzročijo nepodaljšanje pogodbe o zaposlitvi.

POGLAVJE VII

Disciplinski ukrepi

Člen 27

Opredelitve

1. Pogodbeni ali nekdanji pogodbeni uslužbenec je disciplinsko odgovoren, če namerno ali iz malomarnosti ne ravna v skladu s svojimi obveznostmi, določenimi v teh kadrovskih predpisih.

2. Če je direktor seznanjen z dokazi o neizpolnjevanju obveznosti v smislu odstavka 1, direktor lahko sproži upravno preiskavo, s katero se preveri, ali je prišlo da takega neizpolnjevanja obveznosti.

3. Pravila glede upravnih preiskav ter disciplinski postopki in ukrepi so določeni v Prilogi IX.

POGLAVJE VIII

Pritožbe in komisija za pritožbe

Člen 28

1. Vsaka oseba, za katero veljajo ti kadrovski predpisi, lahko pri direktorju vloži zahtevo, da direktor sprejme odločitev, ki se nanaša na to osebo, v zadevah iz teh kadrovskih predpisov. Direktor obvesti zadevno osebo o svoji obrazloženi odločitvi v dveh mesecih od datuma zahteve. Če po izteku tega roka ni odgovora na zahtevo, se šteje, da gre za molk organa, ki pomeni zavrnitev zahteve, zoper katero se lahko vloži pritožba v skladu z naslednjimi odstavki.

2. Vsaka oseba, za katero veljajo ti kadrovski predpisi, lahko pri direktorju vloži pritožbo zoper ukrep, ki je imel na to osebo negativne posledice, ne glede na to, ali je direktor sprejel odločitev ali pa ni sprejel nobenega od ukrepov, predpisanih v teh kadrovskih predpisih. Pritožbo je treba vložiti v treh mesecih. Rok začne teči:

— na dan objave akta, če gre za ukrep splošne narave,

— na dan, ko je zadevna oseba uradno obveščena o odločitvi, nikakor pa ne pozneje kot na dan, ko je ta prejela uradno obvestilo, če ukrep zadeva določeno osebo; če pa akt, ki zadeva določeno osebo, vključuje tudi pritožbo zoper drugo osebo, začne rok glede na to drugo osebo teči na dan, ko ta druga oseba prejme uradno obvestilo o tem, nikakor pa ne pozneje od dneva objave,

— na dan izteka roka, predpisanega za odgovor, kadar gre za pritožbo zoper molk organa, ki pomeni zavrnitev zahteve, kakor je določeno v odstavku 1.

3. Direktor obvesti zadevno osebo o svoji obrazloženi odločitvi v enem mesecu po datumu vložitve pritožbe. Če po izteku tega roka ni odgovora na pritožbo, se šteje, da gre za molk organa, ki pomeni zavrnitev zahteve, zoper katero se lahko vloži pritožba v skladu z odstavkom 5.

V primeru negativnega odgovora oseba lahko zaprosi za mediacijo. Takšna mediacija ni obvezna.

Mediator je usposobljen, neodvisen pravni strokovnjak, ki ga imenuje direktor z obnovljivim mandatom za obdobje treh let.

Direktor in zadevna oseba data mediatorju na voljo vse dokumente, za katere mediator meni, da so potrebni za preučitev zadeve.

Mediator svoje zaključke sporoči v 15 dneh od datuma, ko je bil seznanjen s zadevo.

Ti zaključki mediatorja niso zavezujoči ne za direktorja ne za zadevno osebo.

Če direktor izpodbija zaključke, stroške mediacije krije inštitut; če jih zavrne zadevna oseba, slednja krije 50 % stroškov.

Ko so izčrpane vse možnosti v prvem poskusu (interna upravna pritožba), lahko zadevna oseba za reševanje spora zaprosi komisijo za pritožbe inštituta.

Sestava, delovanje in posebni postopki tega organa so navedeni v Prilogi X.

(a) Odločitve komisije za pritožbe so zavezujoči za obe strani. Zoper odločitve komisije pritožba ni možna.

(b) Komisija lahko odločitve, ki so predmet pritožbe, razveljavi ali potrdi.

(c) Komisija lahko inštitutu naloži povračilo vse materialne škode, ki jo je utrpela zadevna oseba, od dne, ko je začel veljati sklep o razveljavitvi ukrepa.

(d) Lahko sprejme tudi odločitev, da mora inštitut v obsegu, ki ga določi komisija, povrniti potrebne stroške vlagatelja zahtevka, kakor tudi stroške, ki se nanašajo na prevoz in stroške bivanja zaslišanih prič. Ti stroški se izračunajo na podlagi člena 18 in Priloge VII teh kadrovskih predpisov.

POGLAVJE IX

Sistem pokojninskega zavarovanja

Člen 29

Za pogodbene uslužbence se uporabljajo pravila in pogoji iz pravil sistema pokojninskega zavarovanja inštituta v skladu s pravili sistema pokojninskega zavarovanja koordiniranih organizacij. Nov sistem pokojninskega zavarovanja inštituta se uporablja za pogodbene uslužbence, ki so bili zaposleni po 30. juniju 2005.

POGLAVJE X

Napotitev pogodbenih uslužbencev inštituta

Člen 30

Napoteni pogodbeni uslužbenec je pogodbeni uslužbenec, ki je na podlagi odločitve direktorja v interesu službe začasno razporejen na delovno mesto izven inštituta.

Napotitev iz službenih razlogov urejajo naslednja pravila:

(a) odločitev o napotitvi sprejme direktor po pogovoru z zadevnim pogodbenim uslužbencem;

(b) trajanje napotitve določi direktor; začetna napotitev traja največ šest mesecev in se lahko podaljša za največ šest mesecev;

(c) napoteni pogodbeni uslužbenec ima pravico prejeti razliko v plačilu, če so skupni osebni prejemki za delovno mesto, na katero je napoten pogodbeni uslužbenec, nižji od prejemkov za razred in stopnjo v inštitutu; prav tako je lahko pogodbeni uslužbenec upravičen do povračila dodatnih stroškov, ki nastanejo zaradi napotitve, če so ustrezno utemeljeni;

(d) če je v dogovoru o napotitvi določeno, da inštitut celotno obdobje napotitve še naprej plačuje prejemke pogodbenega uslužbenca, in če je ta upravičen do izselitvenega dodatka, hkrati pa v okviru napotitve prejema dnevnice iz drugega vira, se izselitveni dodatek preneha izplačevati;

(e) napoteni pogodbeni uslužbenec še naprej plačuje pokojninske prispevke na podlagi plače za aktivno zaposlitev v določenem razredu in na določeni stopnji v inštitutu;

(f) napoteni pogodbeni uslužbenec ohrani svoje delovno mesto, pravico do povišanja v stopnji in upravičenost do napredovanja;

(g) če je po koncu napotitve pogodba pogodbenega uslužbenca še vedno veljavna, se ta uslužbenec takoj ponovno vrne na svoje prejšnje delovno mesto.

NASLOV III

DOLOČBE, KI SE UPORABLJAJO ZA ZAČASNO ZAPOSLENE USLUŽBENCE

Člen 31

Splošne določbe

1. Začasno zaposleni uslužbenci so pomožno osebje, ki so načeloma zaposleni za določeno obdobje. Nimajo statusa mednarodnih uslužbencev.

2. Začasno zaposleni uslužbenci so uslužbenci, ki zasedajo začasna delovna mesta, določena v tabeli proračunsko sistemiziranih mest inštituta.

3. Ob upoštevanju določb tega naslova direktor sprejme izvedbena pravila, s katerimi določi pogoje za zaposlovanje začasno zaposlenih uslužbencev, zlasti:

(a) pogoje zaposlovanja in prekinitev pogodbe;

(b) letni dopust in

(c) njihove prejemke.

4. Za začasno zaposlene uslužbence veljajo določbe iz naslova I in naslednje določbe iz naslova II:

— poglavje II: člena 5 (starostna meja zaposlitve) in 6 (zdravniški pregledi);

— poglavje III: člen 8(2), točka (a) člena 14(3) (prispevki za dajatve iz socialnega varstva) in 15 (predujmi plač in povračila);

— poglavje IV: člen 18 (službeno potovanje);

— poglavje V: členi 19 (delovni čas), 20 (krajši delovni čas) in 21 (državni prazniki);

— poglavje VII: člen 27 (disciplinski ukrepi);

— poglavje VIII: člen 28 (pritožbe) in

— vsi subsidiarni predpisi na njihovi podlagi.

Člen 32

Pogodbe

Začasno zaposleni uslužbenci se zaposlijo za obdobje, ki v celoti ne presega 24 mesecev. Inštitut in začasno zaposleni uslužbenec lahko pogodbo prekineta z najmanj enomesečnim odpovednim rokom.

Člen 33

Prejemki

1. Prejemki začasno zaposlenih uslužbencev se določijo v pogodbi. To je neto mesečna plača brez dodatkov, ne glede na družinski ali socialni položaj zadevne osebe.

2. Od tega določenega zneska se odbijejo prispevki uslužbenca za socialno zavarovanje, bodisi za zasebno zavarovanje s polnim izplačilom ali, če je uslužbenec že vključen v program obveznega zdravstvenega zavarovanja, za dodatno zavarovanje.

3. Ker začasno zaposleni uslužbenci nimajo pravic iz sistema pokojninskega zavarovanja, ni odbitkov za takšno zavarovanje.

Člen 34

Posebne določbe

Začasno zaposleni uslužbenci niso upravičeni do povračila stroškov nastanitve ali odhoda za svoje družinske člane.

Začasno zaposleni uslužbenci imajo pravico do dveh dni in pol dopusta na dopolnjeni mesec dela.

NASLOV IV

DOLOČBE, KI SE UPORABLJAJO ZA STROKOVNJAKE IN PRIPRAVNIKE

Člen 35

1. Strokovnjaki in pripravniki imajo status zunanjega osebja. Za njih veljajo določbe iz naslova I teh kadrovskih predpisov, s katerimi se seznanijo ob svojem imenovanju.

2. Znesek celotnih prejemkov strokovnjakov in pripravnikov se določi na začetku opravljanja dejavnosti v inštitutu. Izplačajo se v zaporednih delih, kakor določi direktor, na podlagi rezultatov dela, za katerega so bili zaposleni ali sprejeti.

3. Imenovani strokovnjaki imajo pravico do povračila potnih stroškov samo zase, in sicer ob prihodu v inštitut ter ob odhodu iz njega.

NASLOV V

ZASTOPANJE USLUŽBENCEV

Člen 36

1. Odbor uslužbencev zastopa vse uslužbence inštituta, opredeljene v členu 1.

2. Odbor uslužbencev:

(a) varuje poklicne interese vseh uslužbencev inštituta;

(b) daje predloge za izboljšanje dobrega počutja vseh uslužbencev;

(c) daje predloge glede družabnih, kulturnih in športnih dejavnosti uslužbencev;

(d) zastopa vse uslužbence v stikih z združenji uslužbencev drugih mednarodnih organizacij.

3. Pogoje za izvajanje tega člena določi direktor po posvetovanju z uslužbenci.

PRILOGA I NADOMESTILO ZA IZGUBO ZAPOSLITVE Vir: Člen 7 kadrovskih predpisov Pravica do nadomestila za izgubo zaposlitve (a) Nadomestilo za izgubo zaposlitve se lahko dodeli pogodbenemu uslužbencu, s katerim je prekinjeno delovno razmerje zaradi enega od primerov iz točk (i) do (vi) točke (a) člena 7(3). Tako nadomestilo je različno od odpravnine, ki predstavlja zgolj poravnavo pravic iz pokojnine. (b) Pogodbeni uslužbenec ni upravičen do nadomestila za izgubo zaposlitve v naslednjih primerih: (i) pogodbeni uslužbenec se je zaposlil na drugem delovnem mestu istega ali višjega razreda v inštitutu; (ii) pogodbeni uslužbenec je bil na novo zaposlen v drugi mednarodni organizaciji v isti državi; (iii) pogodbeni uslužbenec se je v 30 dneh po prekinitvi pogodbe s strani inštituta ponovno zaposlil v prejšnjem kraju zaposlitve in za to prejema plačilo; (iv) pogodba pogodbenega uslužbenca je bila prekinjena na njegovo zahtevo ali pogodbeni uslužbenec ni sprejel ponudbe za podaljšanje pogodbe; (v) pogodba pogodbenega uslužbenca je bila zaključena, ker je je bilo doseženo najvišje dovoljeno trajanje v skladu s kadrovskimi predpisi, ali (vi) pogodba pogodbenega uslužbenca je bila prekinjena zaradi disciplinskega postopka. Nadomestilo za izgubo zaposlitve je enako 100 % neto mesečnih prejemkov pogodbenega uslužbenca, glede na število let zaposlitve v inštitutu, in traja največ 20 mesecev. Znesek nadomestila za izgubo zaposlitve se ne nanaša na število mesecev, ki presega obdobje, v katerem bi moral pogodbeni uslužbenec še biti zaposlen, da bi dosegel starostno mejo iz člena 5 kadrovskih predpisov.

PRILOGA II IZSELITVENI DODATEK 1. Pogodbeni uslužbenci, upravičeni v skladu s členom 10 kadrovskih predpisov, prejemajo mesečni izselitveni dodatek. Znesek dodatka se izračuna: (a) za pogodbene uslužbence, ki so se zaposlili pred začetkom veljavnosti kadrovskih predpisov: (i) za pogodbene uslužbence, upravičene do gospodinjskega dodatka: 18 % referenčne plače v prvih desetih letih zaposlitve; (ii) za pogodbene uslužbence, ki niso upravičeni do gospodinjskega dodatka: 14 % referenčne plače v prvih desetih letih zaposlitve; (iii) referenčna plača je osnovna neto plača za stopnjo 1 plačilnega razreda pogodbenega uslužbenca. V enajstem, dvanajstem in trinajstem letu se stopnji 14 % in 18 % vsako leto zmanjšata za eno odstotno točko, in sicer na 11 % oziroma 15 %, nato pa ostaneta nespremenjeni; (b) za pogodbene uslužbence, ki so se zaposlili po začetku veljavnosti kadrovskih predpisov: (i) Stopnja dodatka v prvih petih letih zaposlitve znaša 10 % osnovne plače. Dodatek se izračuna na podlagi prve stopnje plačilnega razreda zaposlitve ali napredovanja ne glede na morebitno zvišanje osnovne plače pogodbenega uslužbenca zaradi napredovanja na progresivni plačilni lestvici, in se prilagodi v enakih razmerjih in na isti dan kot osnovna plača. (ii) V šestem do desetem letu se stopnja dodatka zmanjša za dve odstotni točki na leto, da v desetem letu doseže ničelno stopnjo. V tem obdobju se dodatek prilagodi v enakih razmerjih in na isti dan kot osnovna plača. (iii) Če se uslužbenec, ki je bil zaposlen v koordinirani organizaciji ali organizaciji, ki je pridružena koordiniranim organizacijam, zaposli v inštitutu, ali če se uslužbenec druge mednarodne organizacije ali član uprave ali oboroženih sil države izvora zaposli v inštitutu v isti državi, se pri uporabi točk (i) in (ii) upošteva prejšnja služba v gostujoči državi. (iv) V primeru premestitve pogodbenega uslužbenca, bodisi znotraj inštituta ali v koordiniranimo organizacijo ali organizacijo, ki je pridružena koordiniranim organizacijam, na delovno mesto v novi državi, kadar uslužbenec izpolnjuje predpisane pogoje, se stopnja dodatka in časovno obdobje začneta šteti od začetne stopnje, nato pa se zmanjšujeta v skladu z točkama (i) in (ii). (v) Pari Kadar zakonca ali registrirana partnerja nimata stalnega prebivališča, sta pa oba zaposlena v isti državi s strani iste koordinirane organizacije ali organizacij, pridruženih koordiniranim organizacijam, ali dveh različnih koordiniranih organizacij ali organizacij, pridruženih koordiniranim organizacijam, sta upravičena do izselitvenega dodatka v višini 10 % ali do stopnje v skladu z lestvico znižanja, ki je odvisna od števila let delovne dobe vsakega zakonca.

PRILOGA III OTROCI IN DRUGI VZDRŽEVANI DRUŽINSKI ČLANI 1. Vzdrževani otroci (a) Zakonski ali z zakonom priznani biološki ali posvojeni otrok pogodbenega uslužbenca ali njegovega zakonca ali registriranega partnerja se obravnava kot vzdrževani družinski član pogodbenega uslužbenca, če ga slednji pretežno in neprekinjeno preživlja in skrbi za vzgojo otroka. Otrok pogodbenega uslužbenca, ki je pod skrbništvom razvezanega ali sodno ločenega zakonca, se obravnava kot vzdrževani družinski član pogodbenega uslužbenca, če mora slednji plačevati preživnino za tega otroka in jo tudi dejansko plačuje, na podlagi odločbe o ločitvi ali razvezi ali javne listine v zvezi s takšno odločbo v skladu z ustrezno nacionalno zakonodajo. (b) Invalidni otrok pogodbenega uslužbenca ali njegovega zakonca ali registriranega partnerja se obravnava – ne glede na starost otroka – kot vzdrževani družinski član pogodbenega uslužbenca, če ga slednji večinoma in neprekinjeno preživlja in skrbi za dobro počutje otroka. (c) Otrok se ne obravnava kot vzdrževani družinski član pogodbenega uslužbenca: — ko dopolni 26 let; — če, preden dopolni 26 let, otrok prejema plačo, dohodek ali honorarje v svojem imenu. 2. Drugi vzdrževani družinski člani Poleg vzdrževanega otroka iz odstavka 1 se lahko štejejo kot vzdrževani družinski člani tudi druge osebe pod naslednjimi pogoji: — oseba je starš ali drugi bližnji sorodnik po krvi ali svaštvu; — oseba neprekinjeno živi s pogodbenim uslužbencem ali njegovim zakoncem ali registriranim partnerjem ali je redno sprejeta v specializirano ustanovo zaradi zdravstvene oskrbe, in — zadevna oseba nima zadostnih lastnih sredstev za življenje.

PRILOGA IV VZDRŽEVANI TELESNO ALI DUŠEVNO PRIZADETI DRUŽINSKI ČLANI 1. Vzdrževani družinski član se obravnava kot duševno ali telesno prizadet, če je bilo na podlagi zdravniških izvidov ugotovljeno, da je resno in trajno invaliden in zato potrebuje posebno nego ali nadzor ali posebno izobraževanje in usposabljanje. 2. Odločitev o dodelitvi dodatka sprejme direktor po posvetovanju z ad hoc komisijo, ki jo direktor vzpostavi za ta namen in ki vključuje vsaj enega zdravnika. V odločitvi direktorja je navedeno obdobje, v katerem se izplačuje dodatek, ob upoštevanju morebitne poznejše spremembe. 3. Kot merilo za uveljavljanje pravic iz kadrovskih predpisov se upošteva resna in trajna invalidnost, ki ovira izvajanje fizičnih ali mentalnih dejavnosti. Vzdrževani družinski se obravnavajo kot duševno ali telesno prizadeti, če imajo na primer: — resne ali kronične okvare centralnega ali perifernega živčnega sistema, povzročene na kakršen koli način, kakor npr. bolezni možganov, miopatije in paraliz perifernega tipa, — resne okvare lokomotoričnega sistema, — resne okvare enega ali več sistemov čutil, — kronične in onesposobljujoče duševne bolezni. Seznam iz drugega pododstavka je samo okviren in se ne šteje za izčrpnega. Ne služi kot osnova za ocenjevanje stopnje telesne ali duševne prizadetosti ali nesposobnosti. 4. Znesek dodatka je enak znesku dodatka za vzdrževanega otroka in se doda temu znesku. 5. Za pogodbene uslužbence, ki lahko predložijo ustrezna dokazila, da njihov vzdrževani otrok, ki je telesno ali duševno prizadet, potrebuje nujen ad hoc izobraževalni program, se lahko dodatek poveča največ do dvakratnega zneska dodatka za vzdrževanega otroka, ki se izplača mesečno. V takšnih primerih pravica do povečanega dodatka nastane prvi dan meseca, v katerem se začne izvajati nujen ad hoc izobraževalni program, in preneha ob koncu meseca, v katerem se program zaključi ali ob koncu meseca, ko otrok dopolni 26 let, kar nastopi prej.

PRILOGA V STANOVANJSKI DODATEK 1. Znesek dodatka je razmerje razlike med dejansko plačano najemnino brez upoštevanja vseh stroškov iz člena 11(5)(a) kadrovskih predpisov ter zneskom, izračunanim, kakor sledi: (a) 15 % osnovne neto plače za uslužbence razredov C in B do in vključno z B.4; (b) 20 % osnovne neto plače za uslužbence razredov B.5 in B.6; (c) 22 % osnovne neto plače za uslužbence razreda A.1. 2. Navedeno razmerje iz odstavka 1 znaša: (a) 50 % za neporočene uslužbence in poročene uslužbence brez vzdrževanih družinskih članov; (b) 55 % za uslužbence z enim vzdrževanim družinskim članom; (c) 60 % za uslužbence z dvema ali več vzdrževanimi družinskimi člani. 3. Znesek stanovanjskega dodatka ne presega: (a) 10 % osnovne neto plače zadevnega uslužbenca za razrede od C do vključno B.4; (b) 15 % osnovne neto plače za razrede B.5, B.6 in A.1.

PRILOGA VI POTNI STROŠKI IN STROŠKI SELITVE Oddelek I Potni stroški pogodbenih uslužbencev in njihovih družinskih članov med krajem stalnega prebivališča in krajem zaposlitve 1. Pogodbeni uslužbenci, katerih stalno prebivališče je od kraja zaposlitve oddaljeno več kot 100 km, so ob upoštevanju določb člena 16 kadrovskih predpisov upravičeni do povračila dejanskih stroškov potovanja: (a) ob nastopu zaposlitve za potovanje iz kraja stalnega prebivališča do kraja zaposlitve; (b) za prevoz od kraja zaposlitve, kjer so bili zaposleni, do drugega kraja zaposlitve, oddaljenega več kot 100 km; (c) ko jim preneha zaposlitev: — bodisi za potovanje od kraja zaposlitve do kraja stalnega prebivališča v času, ko so bili zaposleni, — ali za potovanje od kraja zaposlitve do drugega kraja stalnega prebivališča, razen v primeru iz prve alineje, pod pogojem, da je ta kraj na območju Evropskega gospodarskega področja, če ni, pa izdatki, ki se povrnejo, ne smejo biti višji. 2. Povračilo potnih stroškov iz odstavka 1 se v celoti ali delno zavrne v naslednjih primerih: (a) če ta pravica ni ugotovljena takrat, ko pogodbeni uslužbenec nastopi delo; (b) če del ali vse zadevne stroške plača vlada ali drug organ; (c) če pogodbeni uslužbenec prekine zaposlitev in se potovanje ne opravi v obdobju treh mesecev po prekinitvi zaposlitve pogodbenega uslužbenca ali če uprava ne prejme vloge za povračilo stroškov v 30 dneh po potovanju; (d) če pogodbenemu uslužbencu preneha zaposlitev in zadevna oseba odpove zaposlitev pred dopolnitvijo dvanajstih mesecev zaposlitve v inštitutu. 3. Pogodbeni uslužbenci, ki izpolnjujejo pogoje iz odstavkov 1 in 2 in prejemajo gospodinjski dodatek, so upravičeni do: (a) povračila dejanskih potnih stroškov za svojega zakonca ali registriranega partnerja in vzdrževane otroke, ko se ti pridružijo pogodbenemu uslužbencu v kraju njegove zaposlitve; (b) povračila dejanskih potnih stroškov za zakonca ali registriranega partnerja in vzdrževane otroke, ko se ti preselijo iz kraja zaposlitve v drug kraj zaposlitve, ki je oddaljen več kot 100 km, če trajanje premestitve ni določeno, a presega dva meseca; (c) povračila dejanskih potnih stroškov za zakonca ali registriranega partnerja in vzdrževane otroke ob prenehanju zaposlitve, čeprav se povračilo stroškov lahko zavrne, če pogodbeni uslužbenec ponudi odpoved pred dopolnitvijo dvanajstih mesecev zaposlitve v inštitutu. 4. Zakonec, registrirani partner in vzdrževani otroci ali vzdrževani družinski člani, kakor je opredeljeno v prilogah III in IV, spadajo v isti razred kot zadevni pogodbeni uslužbenec. Oddelek II Stroški selitve 1. Pogodbeni uslužbenci, katerih stalno prebivališče je od kraja zaposlitve oddaljeno več kot 100 km, so upravičeni do povračila dejanskih stroškov selitve njihovih osebnih premičnin, in sicer v naslednjih primerih: (a) ob začetku zaposlitve; (b) ob premestitvi za nedoločen čas, ki presega dva meseca, v drug kraj zaposlitve, oddaljen več kot 100 km; (c) ko zapustijo inštitut; čeprav se povračilo stroškov lahko zavrne, če pogodbeni uslužbenec odpove zaposlitev pred dopolnitvijo dvanajstih mesecev zaposlitve v inštitutu. 2. Povračilo vključuje stroške, nastale zaradi selitve osebnih premičnin, vključno s stroški pakiranja in stroški običajnega škodnega zavarovanja kot so poškodbe, kraja ali ogenj. Za povračilo stroškov v skladu z določbami tega oddelka morajo pogodbeni uslužbenci vodji upravnega oddelka v predhodno odobritev predložiti vsaj dva predračuna stroškov. Oba predračuna se morata nanašati na enako težo ali prostornino, ki se prevaža na enaki razdalji. Če vodja upravnega in kadrovskega oddelka meni, da sta oba predračuna prekomerna, lahko zahteva predračune stroškov drugih selitvenih podjetij. Povračilo se izplača na podlagi nižje ocene stroškov. 3. Pogodbeni uslužbenci lahko povračilo iz tega oddelka zahtevajo le, če teh stroškov ne povrne vlada ali drug organ.

PRILOGA VII STROŠKI SLUŽBENIH POTOVANJ Pogodbeni uslužbenci, ki so na službenem potovanju kot predstavniki inštituta, imajo pravico do povračila vseh potnih stroškov in do dnevnice, kadar se nahajajo stran od kraja zaposlitve v skladu z določbami člena 18 kadrovskih predpisov. Oddelek I Prevozna sredstva 1. Pogodbeni uslužbenci na službenem potovanju uporabljajo najbolj ekonomična razpoložljiva sredstva ob upoštevanju odstopanj iz tega oddelka. 2. Običajni način prevoza sta zračni in železniški promet. Direktor pa lahko pogodbenim uslužbencem na službenem potovanju dovoli uporabo zasebnega ali službenega avtomobila. Če direktor ne odloči drugače, se zračni prevoz opravi v „ekonomskem“ ali drugem enakovrednem razredu. Uslužbenci razreda A imajo pravico do železniškega prevoza v prvem razredu in uslužbenci razredov B in C do železniškega prevoza v drugem razredu. 3. Pogodbenim uslužbencem se lahko dovoli potovanje z zasebnimi vozili v interesu inštituta. V takem primeru so upravičeni do kilometrine, izračunane na podlagi najhitrejše običajne poti. Ta se izračuna na podlagi stopenj, ki veljajo v državi, kjer je kraj zaposlitve pogodbenega uslužbenca, ne glede na državo ali države, kjer potovanje poteka. Skupno izplačilo za potovanje po cesti ne sme presegati zneska, ki bi ga sicer moral izplačati inštitut. Direktor se lahko odloči, da razširi uporabo tega oddelka na začasno zaposlene uslužbence. Oddelek II Dnevnica za pogodbene uslužbence na službenem potovanju 1. Pogodbeni uslužbenci na službenem potovanju inštituta so upravičeni do dnevnice po stopnjah, ki jih vsako leto odobri Odbor na podlagi predloga koordiniranega odbora za prejemke. 2. Dnevnica se izračuna na naslednji način: (a) če službeno potovanje vključuje nastanitev v hotelu, se zadevnemu pogodbenemu uslužbencu izplača polna dnevnica ob predložitvi ustreznega računa; (b) če službeno potovanje ne vključuje nastanitve v hotelu in je čas opravljanja nalog krajši od štirih ur, se dnevnica ne izplača, in kadar čas opravljanja naloge traja od štiri do osem ur, je pogodbeni uslužbenec upravičen do 25 % dnevnice. Če traja dlje kot osem ur, toda manj kot 24 ur, je pogodbeni uslužbenec upravičen do 50 % dnevnice. Delna obdobja, ki presegajo obdobje, daljše od 24 ur, se obravnavajo enako; (c) službena potovanja v krajih zaposlitve ali med njimi niso upravičena do izplačila dnevnic. V teh primerih se stroški prevoza, kot so parkirnine in javni prevoz, izplačajo po prejemu dokazila o plačilu; (d) pri izračunu dnevnice se zaradi upoštevanja časa prihoda na glavno postajo ali letališče dejanskemu času potovanja doda pavšalno določeno časovno obdobje. 3. Zmanjšana dnevnica Dnevnica se zmanjša: (a) kadar potovanje vključuje obroke ali nočitev: za 15 % za vsak glavni obrok in za 50 % za nočitev, ki je predvidena v stroških; (b) za tri desetine, če uslužbenec potuje ponoči z ladjo, na ležalniku ali v kabini, z vlakom ali letalom v času trajanja potovanja; (c) za tri četrtine, če namestitev zagotovi zunanja organizacija. 4. Dodatki k dnevnici Z dnevnico naj bi se krili vsi dejanski stroški, ki jih ima pogodbeni uslužbenec na službenem potovanju, razen v nadaljevanju navedenih stroškov, za katere se lahko zahteva dodatno povračilo: (a) stroški za vizume in podobni stroški, ki so neposredno povezani s službenim potovanjem; (b) stroški za dodatno prtljago, ki jih izrecno odobri direktor; (c) ustrezno upravičeni stroški, kot so internetni, poštni in telefonski stroški, nastali zaradi izvajanja uradnih nalog; (d) stroški za sprejeme, ki jih imajo uslužbenci; (e) stroški za taksi pod pogojem, da jih predhodno odobri direktor in ob predložitvi ustreznih dokazil. Direktor sprejme izvedbene predpise za te določbe.

PRILOGA VIII BOLNIŠKI DOPUST, PORODNIŠKI IN OČETOVSKI DOPUST, STARŠEVSKI DOPUST IN DRUG IZREDNI DOPUST 1. Odsotnost zaradi bolezni in bolniški dopust (a) Pogodbeni uslužbenci, ki so zaradi bolezni ali nesreče odsotni več kot tri zaporedne dni, morajo v treh dneh po odsotnosti z dela predložiti zdravniško potrdilo. (b) Če je pogodbeni uslužbenec zaradi bolezni ali nesreče večkrat odsoten tri dni ali manj brez zdravniškega potrdila in če se s tem skupaj preseže devet delovnih dni v enem koledarskem letu, se pogodbenemu uslužbencu lahko ustrezno skrajša letni dopust ali ustrezno zmanjšajo prejemki, če je letni dopust že v celoti izkoristil. (c) Pogodbeni uslužbenci, odsotni zaradi bolezni ali nesreče, so ob predložitvi zdravniškega potrdila upravičeni do bolniškega dopusta s polnim izplačilom prejemkov in dodatkov za največ trinajst zaporednih tednov. (d) Od pogodbenega uslužbenca, ki je zaradi bolezni ali nesreče neprekinjeno odsoten dlje kot trinajst zaporednih tednov ali pri katerem se pogosto ponavljajo kratka obdobja odsotnosti zaradi bolezni, se lahko zahteva, da opravi zdravniški pregled v skladu s členom 6(4) kadrovskih predpisov. (e) Inštitut lahko kadar koli med bolniškim dopustom od pogodbenega uslužbenca zahteva zdravniški pregled, ki ga opravi neodvisni zdravstveni center. 2. Nalezljive bolezni, cepljenje in nesreče (a) Vsak pogodbeni uslužbenec, ki zboli za nalezljivo boleznijo, mora izostati z dela in to nemudoma sporočiti vodji upravnega in kadrovskega oddelka. Če se med družinskimi člani pogodbenega uslužbenca ali pri njegovih bližnjih prijateljih pojavi nalezljiva bolezen, mora uslužbenec to nemudoma sporočiti vodji upravnega in kadrovskega oddelka ter se podrediti zdravstvenim varnostnim ukrepom, ki jih slednji določi. Vsi pogodbeni uslužbenci, ki so bili v stiku z osebo z nalezljivo boleznijo in morajo iz tega razloga izostati z dela, so upravičeni do plačila vseh prejemkov; taka odsotnost ne zmanjša pravic, ki izhajajo iz njihovega bolniškega ali letnega dopusta. (b) Pogodbeni uslužbenci opravijo vsa zahtevana preventivna cepljenja in inokulacije. (c) O vsaki nesreči, ki se pogodbenemu uslužbencu zgodi bodisi na delu ali zunaj inštituta – ne glede na to, kako nepomembna se zdi – mora pogodbeni uslužbenec nemudoma poročati vodji upravnega in kadrovskega oddelka ter sporočiti imena in naslove morebitnih prič. 3. Izredni dopust, dopust zaradi poroke ter porodniški, očetovski in starševski dopust (a) Direktor lahko zaradi izjemnih ali nujnih zasebnih razlogov odobri izredni dopust s polnim ali delnim izplačilom prejemkov; takšen dopust v celoti ne presega deset delovnih dni na leto. (b) Ob poroki se pogodbenemu uslužbencu odobri izredni dopust petih delovnih dni s polnim plačilom prejemkov. (c) Ob smrti zakonca, potomca ali prednika se pogodbenim uslužbencem odobri izredni dopust petih dni s polnim plačilom prejemkov. (d) Porodniški dopust s polnim plačilom prejemkov, ki ne gre v breme bolniškega ali letnega dopusta, se pogodbenim uslužbencem odobri ob predložitvi ustreznega zdravniškega potrdila. Porodniški dopust traja 16 tednov. Dopust začne teči največ šest tednov pred predvidenim datumom poroda, razvidnim s potrdila, ter se konča najprej deset tednov in najpozneje 16 tednov po datumu poroda. V primeru več hkrati rojenih otrok ali prezgodnjega poroda ali rojstva telesno ali duševno prizadetega otroka traja 20 tednov. Prezgodnje rojstvo za namene te določbe je rojstvo pred koncem 34. tedna nosečnosti. (e) Porodniški dopust s polnim plačilom prejemkov, ki ne gre v breme bolniškega ali letnega dopusta, se odobri pogodbeni uslužbenki, ki zakonito posvoji otroka, mlajšega od 18 let. Porodniški dopust traja 16 tednov, teči pa začne na dan prihoda otroka v njegov novi dom. V primeru posvojitve več otrok ali posvojitve telesno ali duševno prizadetega otroka traja porodniški dopust 20 tednov. (f) Očetovski dopust Očetovski dopust desetih delovnih dni s polnim plačilom prejemkov se odobri moškim pogodbenim uslužbencem ob rojstvu ali posvojitvi otroka, ki se prizna kot vzdrževani otrok (kakor je opredeljeno v členu 11(2) kadrovskih predpisov, in je v primeru posvojitve otroka mlajši od 18 let. V primeru več hkrati rojenih otrok ali rojstva telesno ali duševno prizadetega otroka se podaljša na 12 delovnih dni. Dopust začne teči na dan rojstva otroka ali prihoda otroka v njegov novi dom, lahko pa se prestavi, če je otrok hospitaliziran. (g) Starševski ali družinski dopust Pogodbeni uslužbenec ima za vsakega otroka pravico do dvomesečnega starševskega dopusta brez osnovne plače, ki ga lahko izkoristi v prvih 12 mesecih po rojstvu ali posvojitvi otroka. Vsakokratni dopust traja najmanj en mesec. Med starševskim dopustom je pogodbeni uslužbenec še naprej vključen v sistem socialne varnosti. Pridobljene pokojninske pravice, otroški dodatek in dodatek za druge vzdrževane družinske člane ter dodatek za šolanje se ohranijo. Pogodbeni uslužbenec ohrani delovno mesto in je še naprej upravičen do povišanja v stopnji ali napredovanja v razredu. Med starševskim dopustom je uslužbenec upravičen do nadomestila v višini 800 EUR na mesec, ne sme pa opravljati nobenega pridobitnega dela. Celoten prispevek v sistem socialne varnost krije inštitut. (h) Pogodbeni uslužbenci, ki so vpoklicani na služenje v oboroženih silah, da se udeležijo vaj, so upravičeni do plačanega izrednega dopusta do največ dveh tednov na leto ali štirih tednov vsaki dve leti. Obdobja vpoklica, ki presegajo te omejitve, se odštejejo od letnega dopusta pogodbenega uslužbenca. Če pogodbeni uslužbenec prejme finančno nadomestilo od nacionalnega organa, ki ga je vpoklical, se znesek takega nadomestila odšteje od plače pogodbenega uslužbenca.

PRILOGA IX PRAVILA GLEDE UPRAVNIH PREISKAV TER DISCIPLINSKI POSTOPKI IN UKREPI Oddelek 1 Splošne določbe Člen 1 1. Kadar koli se v notranji preiskavi razkrije, da pogodbeni uslužbenec ali nekdanji pogodbeni uslužbenec ni izpolnil svojih obveznosti iz kadrovskih predpisov, se zadevno osebo o tem hitro obvesti, če to ne škodi preiskavi. V nobenem primeru se po končani preiskavi ne sme pripraviti sklepnih ugotovitev, v katerih je z imenom naveden pogodbeni uslužbenec, če ta ni imel možnosti dati pripombe v zvezi z dejstvi, ki se nanašajo nanj. Te pripombe se navedejo v sklepnih ugotovitvah. 2. V primerih, ko sta zaradi preiskave potrebni popolna zaupnost in uporaba preiskovalnih postopkov, ki spadajo v pristojnost nacionalnega sodišča, se lahko v soglasju z direktorjem izpolnjevanje obveznosti glede možnosti pogodbenega uslužbenca, da poda pripombe, začasno odloži. V takih primerih se disciplinski postopek ne sme začeti, dokler pogodbeni uslužbenec nima možnosti dati pripomb. 3. Če po notranji preiskavi pogodbenemu uslužbencu, domnevnemu kršilcu, ni mogoče dokazati krivde, se zadevna preiskava brez nadaljnjih ukrepov ustavi z odločitvijo direktorja, ki o tem pisno obvesti pogodbenega uslužbenca. Pogodbeni uslužbenec lahko zahteva, da se ta odločitev vloži v njegov osebni spis. 4. Ko se preiskava zaključi, direktor obvesti zadevno osebo in ji predloži sklepne ugotovitve poročila o preiskavi. Člen 2 1. Ko je zadevni pogodbeni uslužbenec uradno obveščen o vseh dokazih v spisu in po njegovem zaslišanju, lahko direktor na podlagi poročila o preiskavi: (a) odloči, da uslužbencu ni mogoče dokazati krivde, o čemer se pogodbeni uslužbenec tudi ustrezno pisno obvesti, ali (b) odloči, da se ne sprejmejo nobeni disciplinski ukrepi, čeprav je ali se zdi, da je prišlo do neizpolnjevanja obveznosti iz kadrovskih predpisov, pogodbenemu uslužbencu pa po potrebi izda opomin, ali (c) v primeru neizpolnjevanja obveznosti v smislu člena 27 kadrovskih predpisov: (i) odloči, da začne disciplinski postopek iz oddelka 4 te priloge, ali (ii) odloči, da začne disciplinski postopek pred disciplinsko komisijo. Člen 3 Pogodbeni uslužbenec, ki ga iz objektivnih razlogov ni mogoče zaslišati v skladu z določbami te priloge, se lahko pozove, da poda pisne pripombe, lahko pa ga zastopa oseba, ki jo sam izbere. Oddelek 2 Disciplinska komisija Člen 4 1. Ustanovi se disciplinska komisija, katere člani so lahko izbrani med uslužbenci inštituta ali institucij Evropske unije. 2. Disciplinska komisija ima predsednika in dva polnopravna člana, ki jih lahko nadomeščajo namestniki. Člen 5 1. Direktor in odbor uslužbencev iz člena 36 kadrovskih predpisov istočasno imenujeta po enega člana in enega namestnika. Če odbor uslužbencev iz kakršnih koli razlogov ne imenuje člana niti namestnika, lahko direktor do njunega imenovanja imenuje začasna člana, ki ju nadomeščata. 2. Predsednik je predsednika Odbora inštituta. Namestnika predsednika imenuje direktor. 3. Predsednik, člani in namestniki so imenovani za tri leta. Inštitut pa lahko predvidi krajši mandat članov in namestnikov, ki pa ne sme biti krajši od enega leta. 4. Zadevni pogodbeni uslužbenec ima pravico, da v petih dneh po ustanovitvi disciplinske komisije zavrne enega od njenih članov. Tudi direktor ima pravico zavrniti enega od članov disciplinske komisije. V enakem roku lahko člani disciplinske komisije v primeru navzkrižja interesov iz legitimnih razlogov zaprosijo za oprostitev dolžnosti in odstopijo iz disciplinske komisije. Člen 6 1. Predsednik in člani disciplinske komisije so pri opravljanju svojih nalog popolnoma neodvisni. 2. Posvetovanja in delo disciplinske komisije so tajni. Oddelek 3 Disciplinski ukrepi Člen 7 1. Direktor lahko izreče eno od naslednjih disciplinskih ukrepov: (a) pisno opozorilo; (b) opomin; (c) odlog povišanja v stopnji za obdobje od enega do 23 mesecev; (d) nazadovanje v stopnji; (e) odstranitev z delovnega mesta s posledičnim prenehanjem pogodbe, ki ji lahko sledi celotni ali delni odvzem nadomestila za izgubo zaposlitve. 2. Če pogodbeni uslužbenec prejema starostno pokojnino ali invalidnino, lahko direktor odloči, da za določen čas zadrži znesek od pokojnine ali invalidnine. Učinki tega ukrepa ne zadevajo vzdrževanih družinskih članov pogodbenega uslužbenca. Prejemki pogodbenega uslužbenca, skupaj z vsemi izplačljivimi družinskimi dodatki, ne sme biti nižji od zneska življenjskega minimuma, ki ustreza osnovni plači pogodbenega uslužbenca v razredu C 1 / 1. 3. Za eno kršitev dolžnosti se izreče en disciplinski ukrep. Člen 8 Teža disciplinskih ukrepov je sorazmerna s težo kršitve. Pri določitvi teže kršitve in odločitvi glede disciplinskega ukrepa, ki se naloži, se upošteva zlasti: (a) vrsta kršitve in okoliščine, v katerih je nastala; (b) v kakšni meri kršitev negativno vpliva na integriteto, ugled ali interese inštituta; (c) v kakšni meri je kršitev posledica namernega dejanja ali malomarnosti; (d) razloge pogodbenega uslužbenca za kršitev; (e) razred pogodbenega uslužbenca in delovna doba; (f) stopnja osebne odgovornosti pogodbenega uslužbenca; (g) raven dolžnosti in odgovornosti pogodbenega uslužbenca; (h) ali kršitev vključuje ponavljajoča se dejanja ali obnašanje; (i) ravnanje pogodbenega uslužbenca med kariero. Oddelek 4 Disciplinski postopek, v katerem ne sodeluje disciplinska komisija Člen 9 Direktor lahko izda pisno opozorilo ali opomin, brez da bi se posvetoval z disciplinsko komisijo. Preden direktor izreče tak ukrep, je pogodbeni uslužbenec zaslišan. Oddelek 5 Disciplinski postopek pred disciplinsko komisijo Člen 10 1. Direktor disciplinski komisiji predloži poročilo, v katerem so jasno navedena dejstva v zvezi z obtožbo, po potrebi pa tudi okoliščine, v katerih so se pojavila, vključno z vsemi oteževalnimi ali olajševalnimi okoliščinami. 2. Poročilo se pošlje zadevnemu pogodbenemu uslužbencu in predsedniku disciplinske komisije, ki z njim seznani njene člane. Člen 11 1. Ob prejemu poročila ima zadevni pogodbeni uslužbenec pravico pridobiti celotni osebni spis in kopirati vse za postopek pomembne dokumente, tudi razbremenilne dokaze. 2. Zadevni pogodbeni uslužbenec ima za pripravo zagovora na voljo najmanj 15 dni od datuma prejema poročila, s katerim se začne disciplinski postopek. 3. Pogodbenemu uslužbencu lahko pomaga oseba, ki jo sam izbere. Člen 12 Če zadevni pogodbeni uslužbenec v prisotnosti predsednika disciplinske komisije prizna svojo kršitev in brez pridržkov sprejme poročilo iz člena 10 te priloge, lahko direktor v skladu z načelom sorazmernosti med vrsto kršitve in zagroženim disciplinskim ukrepom zadevo umakne iz pristojnosti disciplinske komisije. Kadar se zadeva umakne z disciplinske komisije, da predsednik mnenje o možnem disciplinskem ukrepu. Po tem postopku lahko direktor z odstopanjem od člena 9 te priloge naloži enega od disciplinskih ukrepov iz točk (a) do (d) člena 7(1) te priloge. Pred priznanjem krivde se zadevni pogodbeni uslužbenec seznani z možnimi posledicami takega priznanja. Člen 13 Pred prvim sestankom disciplinske komisije lahko predsednik zadolži enega od članov, da pripravi splošno poročilo o zadevi in o tem ustrezno obvesti druge člane komisije. Člen 14 1. Disciplinska komisija zasliši zadevnega pogodbenega uslužbenca. Na zaslišanju lahko predloži pisne ali ustne pripombe, osebno ali prek zastopnika. Pogodbeni uslužbenec lahko povabi priče. 2. Pred disciplinsko komisijo inštitut zastopa pogodbeni uslužbenec, ki mu je direktor v ta namen podelil mandat. Člen 15 Po preučitvi predloženih dokumentov in ob upoštevanju vseh ustnih ali pisnih izjav disciplinska komisija z večino glasov sprejme obrazloženo mnenje o tem, ali so dejstva v zvezi z obtožbo dokazana, in o kakršnem koli disciplinskem ukrepu, ki bi moral izhajati iz njih. To mnenje podpišejo vsi člani komisije. Disciplinska komisija pošlje mnenje direktorju in zadevnemu pogodbenemu uslužbencu v dveh mesecih po datumu prejema poročila direktorja, pod pogojem, da je ta rok sorazmeren z zapletenostjo zadeve. Člen 16 1. Po zaslišanju pogodbenega uslužbenca direktor sprejme odločitev, kakor je določeno v členih 8 in 9 te priloge, v dveh mesecih po prejemu mnenja disciplinske komisije. Odločitev mora biti utemeljena. 2. Če direktor odloči, da zadevo zaključi brez izreka kakršnega koli disciplinskega ukrepa, o tem nemudoma pisno obvesti zadevnega pogodbenega uslužbenca. Zadevni pogodbeni uslužbenec lahko zahteva, da se ta odločitev vloži v njegov osebni spis. Člen 17 1. Kadar se disciplinski postopek konča z izrekom enega od disciplinskih ukrepov iz člena 7 te priloge, stroške disciplinskega postopka, nastale na pobudo zadevnega pogodbenega uslužbenca, zlasti honorar osebe, izbrane za pomoč pogodbenemu uslužbencu ali obrambo, plača pogodbeni uslužbenec. 2. Direktor pa lahko v izjemnih primerih, kadar bi bilo breme za zadevnega pogodbenega uslužbenca nepošteno, sprejme drugačno odločitev. Oddelek 6 Začasno prenehanje opravljanja dela Člen 18 1. Če direktor obdolži pogodbenega uslužbenca hude kršitve, bodisi zaradi nespoštovanja poklicnih obveznosti ali zaradi kršitve zakona, lahko direktor zahteva, da za določen ali nedoločen čas nemudoma preneha opravljati delo. 2. Direktor sprejme tako odločitev po zaslišanju zadevnega pogodbenega uslužbenca, razen v izjemnih okoliščinah. Člen 19 1. V odločbi o suspenzu pogodbe o zaposlitvi pogodbenega uslužbenca je navedeno, ali pogodbeni uslužbenec med začasnim prenehanjem opravljanja dela dobiva osebne prejemke v celoti oziroma kateri del prejemkov se odtegne. Znesek, izplačan pogodbenemu uslužbencu skupaj z vsemi izplačljivimi družinskimi dodatki, v nobenem primeru ne sme biti nižji od zneska življenjskega minimuma, ki ustreza osnovni plači pogodbenega uslužbenca v razredu C 1 / 1. 2. Položaj pogodbenega uslužbenca, ki začasno preneha opravljati delo, je treba dokončno rešiti v šestih mesecih po datumu začetka učinkovanja suspenza. Če v šestih mesecih odločitev ni sprejeta, ima zadevni pogodbeni uslužbenec pravico ponovno dobivati prejemke v celoti ob upoštevanju odstavka 3. 3. Po preteku šestmesečnega roka iz odstavka 2 se lahko prejemki še naprej odtegujejo, če je zadevni pogodbeni uslužbenec zaradi istih dejanj v kazenskem postopku in je zaradi tega v priporu. V takem primeru pogodbeni uslužbenec ne dobiva prejemkov v celoti, dokler pristojno sodišče ne odredi izpustitve pogodbenega uslužbenca. 4. Zneski, odtegnjeni po odstavku 1, se pogodbenemu uslužbencu vrnejo, če je s končno odločitvijo naložen disciplinski ukrep, ki ni strožji od pisnega opozorila, opomina ali odloga povišanja v stopnji, ali če ni izrečen noben disciplinski ukrep. V slednjem primeru se vrnejo tudi obrestne obresti po 3,5-odstotni letni stopnji. Oddelek 7 Vzporeden kazenski pregon Člen 20 Če se pogodbeni uslužbenec za ta ista dejanja kazensko preganja, se končna odločitev o disciplinskem ukrepu sprejme šele po pravnomočni sodbi sodišča, ki je obravnavalo zadevo. Oddelek 8 Končne določbe Člen 21 Pogodbeni uslužbenec, ki mu je bil izrečen disciplinski ukrep, razen zahteve za prenehanje opravljanja dela, lahko vloži prošnjo za izbris tega ukrepa iz osebnega spisa, v primeru pisnega opozorila ali opomina po treh letih, v primeru vseh drugih disciplinskih ukrepov pa po šestih letih. Odločitev o ugoditvi tej prošnji sprejme direktor. Člen 22 Če se ugotovijo nova z ustreznimi dokazi podprta dejstva, lahko direktor obnovi disciplinski postopek na lastno pobudo ali na zahtevo zadevnega pogodbenega uslužbenca. Člen 23 Če pogodbenemu uslužbencu po tem, ko disciplinska komisija sprejme mnenje, ni bila dokazana krivda po členu 15 te priloge, ima pogodbeni uslužbenec pravico zahtevati, da se s pomočjo primerne objave odločitve direktorja popravi škoda, ki jo je utrpel. Člen 24 Direktor sprejme izvedbene predpise za te določbe.