SL Uradni list Evropske unije L 132/11

UREDBA (EU) št. 439/2010 EVROPSKEGA PARLAMENTA IN SVETA

z dne 19. maja 2010

o ustanovitvi Evropskega azilnega podpornega urada

EVROPSKI PARLAMENT IN SVET EVROPSKE UNIJE STA –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 74 in člena 78(1) in (2) Pogodbe,

ob upoštevanju predloga Evropske komisije,

v skladu z rednim zakonodajnim postopkom (1),

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Politika Unije o skupnem evropskem azilnem sistemu (CEAS) je ob upoštevanju določb Haaškega programa zasnovana tako, da se bo z učinkovitim usklajenim postopkom v skladu z vrednotami in humanitarno tradicijo Evropske unije vzpostavilo skupno azilno območje.

(2) V zadnjih letih je bil zahvaljujoč uvedbi skupnih minimalnih standardov dosežen precejšen napredek pri vzpostavitvi CEAS. Vendar med državami članicami še obstajajo velike razlike pri zagotavljanju mednarodne zaščite in pri oblikah te mednarodne zaščite. Te razlike bi bilo treba zmanjšati.

(3) Komisija je v načrtu politike azila, ki ga je sprejela junija 2008, napovedala, da si bo prizadevala za razvoj CEAS in v ta namen predlagala revizijo obstoječih zakonodajnih instrumentov, da se zagotovi večja usklajenost veljavnih standardov, in okrepila podporo praktičnemu sodelovanju med državami članicami, zlasti s predložitvijo zakonodajnega predloga za ustanovitev Evropskega azilnega podpornega urada (v nadaljnjem besedilu: podporni urad), da bi se okrepila koordinacija operativnega sodelovanja med državami članicami, namenjenega učinkovitemu izvajanju skupnih pravil.

(4) Evropski svet je v Evropskem paktu o priseljevanju in azilu, sprejetem septembra 2008, znova slovesno poudaril, da ima vsak preganjani tujec pravico do pomoči in zaščite na ozemlju Evropske unije v skladu z Ženevsko konvencijo o statusu beguncev z dne 28. julija 1951, kakor je bila spremenjena z newyorškim protokolom z dne 31. januarja 1967, in drugimi ustreznimi pogodbami. Prav tako je bilo izrecno dogovorjeno, da se ustanovi evropski podporni urad leta 2009.

(5) Namen sodelovanja v praksi na področju azila je povečati zbliževanje in zagotoviti stalno kakovost postopkov odločanja držav članic na tem področju znotraj evropskega zakonodajnega okvira. V zadnjih letih so se že začeli izvajati številni ukrepi sodelovanja v praksi, zlasti sprejetje skupnega pristopa k informacijam o državah izvora in vzpostavitev skupnega evropskega programa usposabljanja na področju azila.

(6) Za krepitev in razvoj teh ukrepov sodelovanja bi bilo treba ustanoviti podporni urad. Podporni urad bi moral ustrezno upoštevati ukrepe sodelovanja in iz njih pridobljene izkušnje.

(7) V državah članicah, katerih azilni sistemi in sistemi za sprejem so posebej in nesorazmerno obremenjeni, kar je zlasti posledica njihovega geografskega položaja ali demografskih razmer, bi moral podporni urad podpirati razvijanje solidarnosti znotraj Unije, s čimer bi spodbujali boljšo preseljevanje upravičencev do mednarodne zaščite med državami članicami, pri čemer je treba zagotoviti, da azilni sistemi in sistemi za sprejem ne postanejo predmet zlorab.

(8) Da bo podporni urad kar najbolje izvajal svoj mandat, bi moral biti neodvisen, kar zadeva tehnična vprašanja, in pravno, upravno in finančno samostojen. Podporni urad bi zato moral biti organ Unije, ki ima pravno osebnost in ki izvaja izvedbena pooblastila, podeljena s to uredbo.

(9) Podporni urad bi moral tesno sodelovati z azilnimi organi držav članic, nacionalnimi službami za azil in priseljevanje in drugimi službami ter se pri tem opreti na zmogljivosti in strokovno znanje teh služb, in s Komisijo. Države članice bi morale sodelovati s podpornim uradom, da bi zagotovile uresničevanje njegovega mandata.

(10) Podporni urad bi moral tesno sodelovati tudi z Visokim komisarjem ZN za begunce (UNHCR) in po potrebi z ustreznimi mednarodnimi organizacijami, da bi izkoristil njihovo strokovno znanje in izkušnje ter pomoč. Vlogo UNHCR in drugih ustreznih mednarodnih organizacij bi bilo treba v ta namen v celoti priznati, te organizacije pa v celoti vključiti v delo podpornega urada. Finančna sredstva, ki jih podporni urad da na voljo UNHCR v skladu s to uredbo, ne bi smela povzročiti dvojnega financiranja dejavnosti UNHCR iz drugih mednarodnih ali nacionalnih virov.

(11) Poleg tega bi moral podporni urad za uresničevanje njegovega namena in v obsegu, potrebnem za izpolnjevanje njegovih nalog, sodelovati z drugimi organi Unije, zlasti Evropsko agencijo za upravljanje in operativno sodelovanje na zunanjih mejah držav članic Evropske unije (Frontex), ki je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (ES) št. 2007/2004 (2), ter Agencijo Evropske unije za temeljne pravice (FRA), ki je bila ustanovljena z Uredbo Sveta (ES) št. 168/2007 (3).

(12) Da bi se izognili podvajanju dejavnosti, bi moral podporni urad svoje dejavnosti usklajevati tudi z Evropsko migracijsko mrežo, ustanovljeno z Odločbo Sveta 2008/381/ES (4). Podporni urad bi moral tudi vzdrževati tesen dialog z organizacijami civilne družbe zaradi izmenjave informacij in zbiranja znanja na področju azila.

(13) Podporni urad bi moral delovati kot evropsko središče za strokovno znanje in izkušnje na področju azila, pristojno za spodbujanje, koordinacijo in krepitev različnih oblik praktičnega sodelovanja med državami članicami na področju azila, da bi države članice lahko bolje zagotavljale mednarodno zaščito osebam, ki so do nje upravičene, obenem pa ustrezno in učinkovito obravnavale osebe, ki do mednarodne zaščite niso upravičeni, kadar je to primerno. Mandat podpornega urada bi moral biti osredotočen na tri glavne naloge, in sicer prispevek k izvajanju CEAS, podpora praktičnemu sodelovanju med državami članicami na področju azila in podpora državam članicam, ki se soočajo s posebnimi obremenitvami.

(14) Podporni urad ne bi smel imeti nobenih neposrednih ali posrednih pristojnosti v zvezi s sprejemanjem odločitev azilnih organov držav članic glede posameznih prošenj za mednarodno zaščito.

(15) Da se državam članicam, katerih azilni sistemi in sistemi za sprejem so posebej obremenjeni, zagotovi hitra in učinkovita operativna pomoč in/ali se usklajuje zagotavljanje te pomoči, bi moral podporni urad na zahtevo zadevnih držav članic usklajevati ukrepe za pomoč tem državam članicam, med drugim z napotitvijo podpornih skupin za azil, ki jih sestavljajo strokovnjaki s tega področja, na njihovih ozemljih. Te skupine bi morale zlasti zagotavljati strokovno znanje in izkušnje povezane s tolmačenjem, informacijami o državah izvora ter znanjem o vodenju azilnih postopkov. Ureditev podpornih skupin za azil bi morala biti določena s to uredbo, da se zagotovi njihovo učinkovito napotitev.

(16) Podporni urad bi moral uresničevati svoj namen v okoliščinah, ki bi mu omogočale, da bi deloval kot referenčna točka zaradi svoje neodvisnosti, znanstvene in tehnične kakovosti pomoči, ki jo zagotavlja, ter informacij, ki jih razširja, preglednosti svojih postopkov in metod delovanja ter prizadevnosti pri izvajanju dodeljenih nalog.

(17) Za učinkovit nadzor nad delovanjem podpornega urada bi morale biti v njegovem upravnem odboru zastopane Komisija in države članice. Upravni odbor bi morali, če je mogoče, sestavljati operativni vodje azilnih organov držav članic, oziroma njihovi predstavniki. Imeti bi moral potrebna pooblastila, zlasti za pripravo proračuna, preverjanje njegovega izvrševanja, sprejetje ustreznih finančnih pravil, oblikovanje preglednih delovnih postopkov za sprejemanje odločitev, sprejetje letnega poročila o stanju na področju azila v Uniji in tehničnih dokumentov o izvajanju instrumentov Unije na področju azila, imenovanje izvršnega direktorja in po potrebi izvršnega odbora. Da bi bil UNHCR v celoti vključen v delo podpornega urada in glede na njegovo strokovno znanje in izkušnje na področju azila, bi moral biti zastopan v upravnem odboru s predstavnikom, ki bi bil brez glasovalne pravice.

(18) Glede na naravo nalog podpornega urada in vlogo izvršnega direktorja in da bi Evropski parlament lahko sprejel mnenje o izbranem kandidatu pred njegovim imenovanjem in pred morebitnim podaljšanjem njegovega mandata, bi moral izvršni direktor podati izjavo pred pristojnim odborom ali odbori Evropskega parlamenta in odgovarjati na vprašanja teh odborov. Izvršni direktor bi moral Evropskemu parlamentu predložiti tudi letno poročilo. Poleg tega bi bilo treba Evropskemu parlamentu omogočiti, da izvršnega direktorja povabi, da poroča o izvrševanju svojih nalog.

(19) Da bi podpornemu uradu zagotovili polno avtonomnost in neodvisnost, bi moral imeti lastni proračun, katerega večji del bi predstavljali prispevki Unije. O financiranju podpornega urada bi se moral dogovoriti proračunski organ, kakor to določa točka 47 Medinstitucionalnega sporazuma z dne 17. maja 2006 med Evropskim parlamentom, Svetom in Komisijo o proračunski disciplini in dobrem finančnem poslovodenju (5). Za prispevek Unije in vse donacije v breme splošnega proračuna Evropske unije bi se moral uporabljati proračunski postopek Unije. Revizijo računov bi moralo opraviti Računsko sodišče.

(20) Podporni urad bi moral sodelovati z azilnimi organi tretjih držav in mednarodnimi organizacijami, pristojnimi za področja, ki spadajo v področje uporabe te uredbe, ter tretjimi državami v okviru delovnih dogovorov, sklenjenih v skladu z ustreznimi določbami Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU).

(21) V skladu s členom 3 Protokola o stališču Velike Britanije in Irske glede območja svobode, varnosti in pravice, ki je priložen Pogodbi o Evropski uniji (PEU) in PDEU, sta Velika Britanija in Irska v pismih z dne 18. maja 2009 sporočili, da želita sodelovati pri sprejetju in uporabi te uredbe.

(22) V skladu s členoma 1 in 2 Protokola o stališču Danske, ki je priložen PEU in PDEU, Danska ne sodeluje pri sprejetju te uredbe, ki zato zanjo ni zavezujoča in se v njej ne uporablja.

(23) Glede na to, da je Danska kot država članica doslej prispevala k praktičnemu sodelovanju med državami članicami na področju azila, bi moral podporni urad spodbujati operativno sodelovanje s to državo. V ta namen bi bilo treba danskega predstavnika povabiti, da sodeluje na vseh sejah upravnega odbora, ki bi lahko po potrebi odločil tudi, da povabi danske opazovalce na seje delovnih skupin.

(24) Za uresničitev namena podpornega urada bi bilo treba državam, ki so sklenile sporazume z Unijo, na podlagi katerih so sprejele in uporabljajo pravo Unije na področju, ki ga ureja ta uredba, zlasti Islandiji, Lihtenštajnu, Norveški in Švici, omogočiti sodelovanje v podpornem uradu. Urad bi lahko v dogovoru s Komisijo in v skladu z določbami PDEU sklenil tudi delovne dogovore z državami, ki z Unijo niso sklenile sporazumov, na podlagi katerih bi sprejele in uporabljale pravo Unije. Urad pa v nobenem primeru ne bi smel oblikovati samostojne zunanje politike.

(25) Za podporni urad bi se zato morala uporabljati Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (6) (v nadaljnjem besedilu: Finančna uredba), in zlasti člen 185 navedene uredbe.

(26) Za podporni urad bi se morala brez omejitev uporabljati Uredba (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. maja 1999 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) (7), obenem pa bi moral podporni urad pristopiti k Medinstitucionalnemu sporazumu z dne 25. maja 1999 med Evropskim parlamentom, Svetom Evropske unije in Komisijo Evropskih skupnosti o internih preiskavah Evropskega urada za boj proti goljufijam (8).

(27) Za podporni urad bi se morala uporabljati Uredba (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (9).

(28) Urad bi moral pri obdelavi osebnih podatkov uporabljati Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (10).

(29) Potrebne določbe glede nastanitve podpornega urada v državi članici, kjer bo imel sedež, in posebna pravila, ki se uporabljajo za celotno osebje podpornega urada in njihove družinske člane, bi bilo treba določiti v sporazumu o sedežu. Poleg tega bi morala država članica gostiteljica zagotoviti najboljše možne pogoje za uspešno delovanje podpornega urada, vključno s šolanjem otrok in prevozi, da bi lahko urad pridobil visokokakovostne človeške vire iz čim širšega geografskega območja.

(30) Ker ciljev te uredbe, in sicer potrebe po boljšem izvajanju CEAS, spodbujanju, koordinaciji in krepitvi praktičnega sodelovanja med državami članicami na področju azila, zagotavljanju in/ali usklajevanju zagotavljanja operativne pomoči državam članicam, katerih azilni sistemi in sistemi za sprejem so posebej obremenjeni, države članice ne morejo zadovoljivo doseči in se jih torej, zaradi obsega in učinkov ukrepov, lažje doseže na ravni Unije, lahko Unija sprejme ukrepe v skladu z načelom subsidiarnosti iz člena 5 PEU. V skladu z načelom sorazmernosti iz navedenega člena ta uredba ne presega tistega, kar je nujno za dosego teh ciljev.

(31) Ta uredba spoštuje temeljne pravice in upošteva načela, priznana zlasti v Listini Evropske unije o temeljnih pravicah, in bi jo bilo treba uporabljati v skladu s pravico do azila, priznano v členu 18 Listine –

SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:

POGLAVJE 1

USTANOVITEV IN NAMEN EVROPSKEGA AZILNEGA PODPORNEGA URADA

Člen 1

Ustanovitev Evropskega azilnega podpornega urada

Ustanovi se Evropski azilni podporni urad (v nadaljnjem besedilu: podporni urad), da bi prispeval k boljšemu izvajanju skupnega evropskega azilnega sistema (CEAS), okrepil praktično sodelovanje med državami članicami na področju azila in zagotovil in/ali usklajeval zagotavljanje operativne pomoči državam članicam, katerih azilni sistemi in sistemi za sprejem so še posebej obremenjeni.

Člen 2

Namen podpornega urada

1. Podporni urad spodbuja, usklajuje in krepi različne oblike praktičnega sodelovanja med državami članicami na področju azila, da bi prispeval k boljšemu izvajanju CEAS. Podporni urad bo v zvezi s tem v celoti vključen v zunanjo razsežnost CEAS.

2. Podporni urad zagotavlja učinkovito operativno pomoč državam članicam, katerih azilni sistemi in sistemi za sprejem so posebej obremenjeni, pri čemer uporabi vsa ustrezna sredstva, ki so mu na voljo, med drugim usklajevanje sredstev, ki jih pod pogoji iz te uredbe zagotovijo države članice.

3. Podporni urad zagotavlja znanstveno in tehnično podporo v zvezi s politiko in zakonodajo Unije na vseh področjih, ki neposredno ali posredno vplivajo na azil, da bi tako lahko v celoti podprl praktično sodelovanje na področju azila ter učinkovito izpolnil svoje naloge. Je neodvisen vir informacij o vseh vprašanjih na teh področjih.

4. Podporni urad izpolnjuje svoj namen v okoliščinah, ki mu omogočajo, da deluje kot referenčna točka zaradi svoje neodvisnosti, znanstvene in tehnične kakovosti pomoči, ki jo zagotavlja, ter informacij, ki jih razširja, preglednosti svojih postopkov in metod delovanja ter svoje prizadevnosti pri izvajanju dodeljenih nalog, pa tudi podpore informacijske tehnologije, potrebne za izvajanje svojega mandata.

5. Podporni urad tesno sodeluje z azilnimi organi držav članic, nacionalnimi službami za azil in priseljevanje ter drugimi nacionalnimi službami in Komisijo. Podporni urad opravlja svoje naloge brez poseganja v naloge, dodeljene drugim ustreznim organom Unije, ter z njimi in UNHCR tesno sodeluje.

6. Podporni urad nima nobenih pristojnosti v zvezi s sprejemanjem odločitev azilnih organov držav članic glede posameznih prošenj za mednarodno zaščito.

POGLAVJE 2

NALOGE PODPORNEGA URADA

ODDELEK 1

Podpora praktičnemu sodelovanju na področju azila

Člen 3

Najboljše prakse

Podporni urad organizira, spodbuja in usklajuje dejavnosti, ki omogočajo izmenjavo informacij ter opredelitev in razširjanje dobrih praks med državami članicami na področju azila.

Člen 4

Informacije o državi izvora

Podporni urad organizira, spodbuja in usklajuje dejavnosti v zvezi z informacijami o državah izvora, zlasti:

(a) pregledno in nepristransko zbiranje ustreznih, zanesljivih, točnih in ažurnih informacij o državi izvora prosilcev za mednarodno zaščito, in sicer ob uporabi vseh ustreznih virov informacij, vključno z informacijami vladnih, nevladnih in mednarodnih organizacij ter institucij in organov Unije;

(b) pripravo poročil o državah izvora na podlagi informacij, zbranih v skladu s točko (a);

(c) upravljanje in razvijanje portala za zbiranje informacij o državah izvora ter njegovo vzdrževanje, vključno s potrebnimi pravili o dostopu do teh informacij v skladu s členom 42, da se zagotovi preglednost;

(d) oblikovanje skupnega formata in skupne metodologije za predstavitev, preverjanje in uporabo informacij o državah izvora;

(e) pregledno analizo informacij o državah izvora, da bi pospešili konvergenco ocenjevalnih meril, po potrebi z uporabo rezultatov dela ene ali več delovnih skupin. Namen te analize ni dajati navodila državam članicam za odobritev ali zavrnitev prošenj za mednarodno zaščito.

Člen 5

Podpora premestitvam upravičencev do mednarodne zaščite znotraj Unije

V državah članicah, katerih azilni sistemi in sistemi za sprejem so še posebej in nesorazmerno obremenjeni, kar je zlasti posledica njihovega geografskega položaja ali demografskih razmer, podporni urad spodbuja, lajša in koordinira izmenjavo informacij ter druge dejavnosti, povezane s premestitvami znotraj Unije. Premestitve znotraj Unije se opravijo zgolj na podlagi dogovora med državami članicami in s soglasjem zadevnega upravičenca do mednarodne zaščite, ter po potrebi po posvetovanju z UNHCR.

Člen 6

Podpora usposabljanju

1. Podporni urad oblikuje in razvija usposabljanja, namenjena članom vseh nacionalnih uprav, sodišč in razsodišč, pa tudi vsem vrstam nacionalnih služb držav članic, pristojnih na področju azila. Udeležba pri usposabljanju ne posega v nacionalne sisteme ali postopke.

Podporni urad tovrstna usposabljanja pripravlja v tesnem sodelovanju z azilnimi organi držav članic in po potrebi izkoristi strokovno znanje akademskih institucij in drugih ustreznih organizacij.

2. Podporni urad upravlja in oblikuje evropski azilni načrt ter pri tem upošteva sedanje sodelovanje Unije na tem področju.

3. Usposabljanje, ki ga nudi podporni urad, je lahko splošno, posebno ali tematsko ter lahko vključuje metodologijo „usposabljanje inštruktorjev“.

4. Posebne ali tematske dejavnosti usposabljanja za pridobitev znanja in izkušenj o zadevah s področja azila med drugim vključujejo naslednja področja:

(a) mednarodne človekove pravice in pravni red Unije na področju azila, vključno s posebnimi pravnimi primeri in primeri sodne prakse;

(b) vprašanja, povezana z obravnavo prošenj za azil mladoletnikov in ranljivih oseb s posebnimi potrebami;

(c) tehnike opravljanja razgovorov;

(d) uporaba izvedenskih zdravstvenih in pravnih poročil v azilnih postopkih;

(e) vprašanja, povezana s pridobivanjem in uporabo informacij o državah izvora;

(f) pogoji za sprejem, vključno s posebnim poudarkom na ranljivih skupinah in žrtvah mučenja.

5. Ponujena usposabljanja so visoko kakovostna in opredelijo ključna načela in najboljše prakse, da bi se upravne metode, odločitve in pravne prakse čim bolj zbližale, ob polnem spoštovanju samostojnosti nacionalnih sodišč in razsodišč.

6. Podporni urad strokovnjakom, ki so del intervencijske skupine za azil iz člena 15, zagotovi strokovna usposabljanja v zvezi z opravljanjem njihovih nalog in funkcij ter vodi redna praktična usposabljanja teh strokovnjakov v skladu z razporedom za strokovna in praktična usposabljanja iz letnega delovnega programa urada.

7. Podporni urad lahko usposabljanja organizira v sodelovanju z državami članicami na njihovem ozemlju.

Člen 7

Podpora zunanji razsežnosti CEAS

Podporni urad v soglasju s Komisijo usklajuje izmenjavo informacij ter druge sprejete ukrepe v zvezi z vprašanji, povezanimi z izvajanjem instrumentov in mehanizmov, ki se navezujejo na zunanjo razsežnost CEAS.

Podporni urad koordinira izmenjavo informacij in druge ukrepe o ponovnem naseljevanju, ki so jih sprejele države članice zaradi zadovoljevanja potreb po mednarodni zaščiti beguncev v tretjih državah in izkazovanja solidarnosti z njihovimi državami gostiteljicami.

Podporni urad lahko v okviru mandata in v skladu s členom 49 sodeluje s pristojnimi organi tretjih držav na področju tehničnih vidikov, zlasti pri spodbujanju tretjih držav h krepitvi zmogljivosti njihovih azilnih sistemov in sistemov za sprejem in pri podpori tem državam v tem procesu ter pri izvajanju regionalnih programov zaščite in drugih ustreznih ukrepov, s katerimi bi dosegli trajne rešitve.

ODDELEK 2

Pomoč državam članicam s posebnimi obremenitvami

Člen 8

Posebna obremenitev azilnega sistema in sistema za sprejem

Podporni urad koordinira in podpira skupne ukrepe za pomoč azilnim sistemom in sistemom za sprejem držav članic s posebnimi obremenitvami, kar pomeni izjemno težko in nujno breme za njihove sprejemne zmogljivosti in azilne sisteme. Takšna obremenitev se lahko pojavi v obliki nenadnega pritoka velikega števila državljanov tretjih držav, ki utegnejo potrebovati mednarodno zaščito, lahko pa je posledica geografskega položaja ali demografskih razmer v državi članici.

Člen 9

Zbiranje in analiza informacij

1. Da bi lahko ocenil potrebe držav članic s posebnimi obremenitvami podporni urad zbira, zlasti na podlagi informacij, ki jih predložijo države članice in UNHCR ter po potrebi druge ustrezne organizacije, ustrezne informacije za opredelitev, pripravo in določitev nujnih ukrepov iz člena 10, da bi se lahko soočile s temi obremenitvami.

2. Podporni urad na podlagi podatkov, ki jih predložijo države članice s posebnimi obremenitvami, sistematično opredeli, zbere in analizira razpoložljive informacije glede strukture in osebja, zlasti na področju prevajanja in tolmačenja, informacije o državah izvora in pomoči pri obravnavi in vodenju azilnih primerov, pa tudi zmogljivosti na področju azila v omenjenih državah članicah s posebnimi obremenitvami, da se spodbudi hitro in zanesljivo medsebojno obveščanje različnih azilnih organov držav članic.

3. Podporni urad analizira podatke o vseh nenadnih pritokih večjega števila državljanov tretjih držav, ki bi lahko posebej obremenili azilne sisteme in sisteme za sprejem, in zagotavlja hitro izmenjavo ustreznih informacij med državami članicami in Komisijo. Podporni urad uporablja obstoječe sisteme in mehanizme zgodnjega obveščanja, po potrebi pa vzpostavi sistem zgodnjega obveščanja za lastne namene.

Člen 10

Podpora državam članicam

Podporni urad na zahtevo zadevne države članice usklajuje ukrepe za podporo državam članicam, katerih azilni sistemi in sistemi za sprejem so še posebej obremenjeni, vključno z usklajevanjem:

(a) ukrepov za podporo državam članicam s posebnimi obremenitvami, da se olajša prva analiza prošenj za azil, ki jih obravnavajo pristojni nacionalni organi;

(b) ukrepov za zagotovitev ustreznih sprejemnih zmogljivosti za države članice s posebnimi obremenitvami, zlasti začasnih bivališč, prevoznih sredstev in zdravniške pomoči;

(c) podpornih skupin za azil, katerih postopki delovanja so opredeljeni v poglavju 3.

ODDELEK 3

Prispevek k izvajanju ceas

Člen 11

Zbiranje in izmenjava informacij

1. Podporni urad organizira, usklajuje in spodbuja izmenjavo informacij o izvajanju vseh instrumentov pravnega reda Unije na področju azila med azilnimi organi držav članic, pa tudi med Komisijo in azilnimi organi držav članic. V ta namen lahko podporni urad ustvari podatkovne zbirke o nacionalnih instrumentih, instrumentih Unije in mednarodnih instrumentih na področju azila glede na dejansko stanje ter pravne in sodne prakse ter pri tem med drugim uporablja veljavno ureditev. Brez poseganja v dejavnosti podpornega urada na podlagi členov 15 in 16 se v takih podatkovnih zbirkah ne hranijo osebni podatki, razen če je podporni urad te podatke pridobil iz javno dostopnih dokumentov.

2. Podporni urad zbira zlasti naslednje informacije o:

(a) obravnavi prošenj za mednarodno zaščito v okviru nacionalnih uprav in organov;

(b) nacionalnem pravu na področju azila in pravnemu razvoju na tem področju, vključno s sodno prakso.

Člen 12

Poročila in drugi dokumenti podpornega urada

1. Podporni urad pripravi letno poročilo o stanju na področju azila v Uniji in pri tem upošteva informacije, ki so na voljo iz drugih ustreznih virov. Podporni urad v tem poročilu oceni tudi rezultate dejavnosti, izvedenih v skladu s to uredbo, in pripravi izčrpno primerjalno analizo teh dejavnosti, da bi se izboljšala kakovost, doslednost in učinkovitost CEAS.

2. Podporni urad lahko v skladu s svojim delovnim programom ali na zahtevo upravnega odbora ali Komisije v tesnem posvetovanju s svojimi delovnimi skupinami in Komisijo sprejme tehnične dokumente o izvajanju instrumentov Unije na področju azila, vključno s smernicami ali operativnimi priročniki, pri tem pa upošteva stališča držav članic ali Evropskega parlamenta. Kadar se takšni tehnični dokumenti sklicujejo na določbe mednarodnega prava o beguncih, je treba upoštevati ustrezne smernice UNHCR. Namen teh dokumentov ni dajati navodil državam članicam za odobritev ali zavrnitev prošenj za mednarodno zaščito.

POGLAVJE 3

PODPORNE SKUPINE ZA AZIL

Člen 13

Koordinacija

1. Država članica ali države članice s posebnimi obremenitvami lahko podporni urad zaprosijo za napotitev podporne skupine za azil. Država članica prosilka ali države članice v skladu s členom 18(1) zlasti pripravi(-jo) opis razmer, navede(-jo) cilje napotitve in predvidene potrebe glede napotitve.

2. Kot odziv na takšno zahtevo lahko podporni urad koordinira nujno tehnično in operativno pomoč, namenjeno državi članici prosilki ali državam članicam ter časovno omejeno napotitev podporne skupine za azil na ozemlju te države članice ali držav članic, in sicer na podlagi operativnega načrta iz člena 18.

Člen 14

Tehnična pomoč

Podporne skupine za azil zagotavljajo strokovno znanje in izkušnje, kakor je predvideno v operativnem načrtu iz člena 18, zlasti glede storitev tolmačenja, informacij o državah izvora ter znanja o obravnavi in vodenju azilnih primerov v okviru ukrepov za podporo državam članicam iz člena 10.

Člen 15

Intervencijske skupine za azil

1. Na predlog izvršnega direktorja, upravni odbor s tričetrtinsko večino članov z glasovalno pravico odloči o profilih in skupnem številu strokovnjakov, ki bodo dani na voljo podpornim skupinam za azil (v nadaljnjem besedilu: intervencijske skupine za azil). Podporni urad v okviru intervencijske skupine za azil oblikuje seznam tolmačev. Isti postopek se uporablja za vse naknadne spremembe profilov in skupnega števila strokovnjakov v intervencijskih skupinah za azil.

2. Države članice prispevajo v intervencijske skupine za azil na podlagi skupine nacionalnih strokovnjakov z izbranimi profili in predlagajo strokovnjake, kateri ustrezajo zahtevanim profilom.

Države članice pomagajo podpornemu uradu pri imenovanju tolmačev, ki bodo na seznamu tolmačev.

Države članice se lahko odločijo za napotitev tolmačev na teren ali pa njihove storitve zagotovijo prek videokonference.

Člen 16

Napotitev

1. Matična država članica je avtonomna pri določanju števila in profilov strokovnjakov (skupine nacionalnih strokovnjakov) ter trajanju njihove napotitve. Države članice na zahtevo podpornega urada zagotovijo strokovnjake za napotitev, razen če se same soočajo z razmerami, ki bistveno vplivajo na opravljanje nalog na nacionalni ravni, kot denimo s pomanjkanjem osebja za opravljanje postopkov za določanje statusa oseb, ki prosijo za mednarodno zaščito. Države članice na zahtevo podpornega urada čim prej sporočijo število, imena in profile strokovnjakov iz svoje skupine nacionalnih strokovnjakov, ki jih lahko čim prej dajo na voljo kot člane podporne skupine za azil.

2. Izvršni direktor podpornega urada pri določanju sestave podporne skupine za azil upošteva posebne razmere, s katerimi se srečuje država članica prosilka. Podporna skupina za azil je sestavljena v skladu z operativnim načrtom iz člena 18.

Člen 17

Postopek za odločanje o napotitvi

1. Izvršni direktor lahko po potrebi napoti strokovnjake podpornega urada, da ocenijo razmere v državi članici prosilki.

2. Izvršni direktor nemudoma obvesti upravni odbor o vsaki zahtevi za napotitev podpornih skupin za azil.

3. Izvršni direktor sprejme odločitev o prošnji za napotitev podporne skupine za azil v najkrajšem možnem času in najpozneje v petih delovnih dneh od datuma prejema prošnje. Izvršni direktor sočasno državo članico prosilko in upravni odbor pisno obvesti o svoji odločitvi in navede glavne razloge zanjo.

4. Če se izvršni direktor odloči za napotitev ene ali več podpornih skupin za azil, podporni urad in država članica prosilka nemudoma pripravita operativni načrt v skladu s členom 18.

5. Takoj po odobritvi operativnega načrta izvršni direktor obvesti države članice, katerih strokovnjaki bodo razporejeni v podporne skupine za azil, o zahtevanem številu in profilih strokovnjakov. Te informacije se pisno pošljejo nacionalnim točkam za stike iz člena 19, ter se navede predvideni datum izvršitve napotitve. Pošlje se jim tudi izvod operativnega načrta.

6. Če je izvršni direktor odsoten ali zadržan, sprejme odločitve v zvezi z napotitvijo podpornih skupin za azil vodja enote, ki ga nadomešča.

Člen 18

Operativni načrt

1. Izvršni direktor in država članica prosilka se dogovorita o operativnem načrtu, v katerem so navedeni natančni pogoji za napotitev podpornih skupin za azil. Operativni načrt vključuje:

(a) opis razmer z načinom delovanja in cilje napotitve, vključno z operativnim ciljem;

(b) predvideno trajanje napotitve podpornih skupin za azil;

(c) geografsko območje odgovornosti v državi članici prosilki, na katero bodo razporejene podporne skupine za azil;

(d) opis nalog in posebna navodila za člane podpornih skupin za azil, tudi glede podatkovnih zbirk in opreme, ki jih lahko uporabljajo v državi članici prosilki; in

(e) sestavo podpornih skupin za azil.

2. Izvršni direktor in država članica prosilka se morata strinjati glede vseh sprememb ali prilagoditev operativnega načrta. Podporni urad nemudoma pošlje izvod spremenjenega ali prilagojenega operativnega načrta sodelujočim državam članicam.

Člen 19

Nacionalna točka za stike

Vsaka država članica imenuje nacionalno točko za stike, ki je odgovorna za komunikacijo s podpornim uradom o vseh zadevah v zvezi s podpornimi skupinami za azil.

Člen 20

Točka za stike Unije

1. Izvršni direktor imenuje enega ali več strokovnjakov podpornega urada, ki delujejo kot točka za stike Unije, odgovorna za usklajevanje. Izvršni direktor o imenovanju obvesti državo članico gostiteljico.

2. Točka za stike Unije deluje v imenu podpornega urada v vseh vidikih napotitve podpornih skupin za azil. Zlasti točka za stike Unije:

(a) deluje kot posrednik med podpornim uradom in državo članico gostiteljico;

(b) deluje kot posrednik med podpornim uradom in člani podpornih skupin za azil ter zagotavlja pomoč v imenu podpornega urada v zvezi z vsemi zadevami, povezanimi s pogoji za napotitev teh skupin;

(c) nadzira pravilno izvajanje operativnega načrta; in

(d) poroča podpornemu uradu o vseh vidikih napotitve podpornih skupin za azil.

3. Izvršni direktor lahko točko za stike Unije pooblasti za pomoč pri reševanju nesoglasij glede izvajanja operativnega načrta in napotitve podpornih skupin za azil.

4. Točka za stike Unije pri izpolnjevanju svojih nalog sprejema navodila samo od podpornega urada.

Člen 21

Civilna odgovornost

1. Kadar člani podporne skupine za azil delujejo v državi članici gostiteljici, je ta država članica v skladu s svojim nacionalnim pravom odgovorna za vso škodo, ki jo povzročijo med operacijami.

2. Če je bila škoda povzročena zaradi hude malomarnosti ali namernega neustreznega vedenja, lahko država članica gostiteljica od matične države članice zahteva povračilo zneska, ki ga je morala plačati žrtvam ali osebam, ki so do tega upravičene.

3. Brez poseganja v uresničevanje pravic do tretjih strani se vsaka država članica zaveže, da od države članice gostiteljice ali druge države članice ne bo terjala povračila za škodo, ki jo je utrpela, razen v primerih hude malomarnosti ali namernega neustreznega vedenja.

4. Države članice vse medsebojne spore v zvezi z uporabo odstavkov 2 in 3 tega člena, ki jih ne bodo mogle rešiti s pogajanji, predložijo Sodišču v skladu s členom 273 PDEU.

5. Brez poseganja v uresničevanje pravic do tretjih strani podporni urad krije stroške v zvezi s škodo, povzročeno na njegovi opremi med napotitvijo, razen v primerih hude malomarnosti ali namernega neustreznega vedenja.

Člen 22

Kazenska odgovornost

Med napotitvijo podporne skupine za azil so člani skupine v zvezi s kaznivimi dejanji, ki jih storijo ali so storjena proti njim, obravnavani enako kot uradniki države članice gostiteljice.

Člen 23

Stroški

Podporni urad krije naslednje stroške, ki jih imajo države članice, ko zagotovijo svoje strokovnjake za napotitev podpornim skupinam za azil:

(a) potne stroške iz matične države članice v državo članico gostiteljico in iz države članice gostiteljice v matično državo članico;

(b) stroške cepljenj;

(c) stroške zahtevanih posebnih zavarovanj;

(d) stroške zdravstvenega varstva;

(e) dnevnice, vključno s stroški nastanitve;

(f) stroške, povezane s tehnično opremo podpornega urada; in

(g) plačila strokovnjakov.

POGLAVJE 4

ORGANIZACIJA PODPORNEGA URADA

Člen 24

Vodstvena in upravna struktura podpornega urada

Vodstveno in upravno strukturo podpornega urada sestavljata:

(a) upravni odbor;

(b) izvršni direktor in osebje podpornega urada.

Vodstveno in upravno strukturo podpornega urada lahko sestavlja izvršni odbor, če je ustanovljen v skladu s členom 29(2).

Člen 25

Sestava upravnega odbora

1. Vsaka država članica, za katero velja ta uredba, v upravni odbor imenuje po enega člana, Komisija imenuje dva člana.

2. Vsakega člana upravnega odbora lahko zastopa ali spremlja namestnik; kadar člana spremlja namestnik, je ta navzoč brez glasovalne pravice.

3. Člani upravnega odbora so imenovani na podlagi izkušenj, po poklicni dolžnosti in na osnovi visoke stopnje strokovnega znanja na področju azila.

4. Predstavnik UNHCR je član upravnega odbora brez glasovalne pravice.

5. Mandat članov upravnega odbora traja tri leta. Člani so lahko ponovno imenovani. Po izteku mandata ali v primeru odpovedi ostanejo na položaju, dokler niso ponovno imenovani ali zamenjani.

Člen 26

Predsednik upravnega odbora

1. Upravni odbor izmed svojih članov z glasovalno pravico izvoli predsednika in podpredsednika. Podpredsednik po uradni dolžnosti nadomesti predsednika, kadar ta ne more opravljati svojih dolžnosti.

2. Mandat predsednika in podpredsednika traja tri leta; ponovno sta lahko imenovana le enkrat. Če njuno članstvo v upravnem odboru preneha med njunim mandatom kot predsednik ali podpredsednik, na isti datum avtomatično preneha tudi njun mandat.

Člen 27

Seje upravnega odbora

1. Seje upravnega odbora skliče njegov predsednik. Izvršni direktor urada sodeluje na sejah. Predstavnik UNHCR na sejah ne sodeluje, ko upravni odbor izvaja naloge iz točk (b), (h), (i), (j) in (m) člena 29(1) ter iz člena 29(2) in ko upravni odbor odloča o razpoložljivosti finančnih sredstev za financiranje dejavnosti, v okviru katerih podporni urad lahko uporablja strokovno mnenje UNHCR v zadevah s področja azila v skladu s členom 50.

2. Upravni odbor ima vsaj dve redni seji na leto. Poleg tega se sestane tudi na pobudo predsednika ali na zahtevo tretjine svojih članov.

3. Upravni odbor lahko na sejo kot opazovalca povabi kogar koli, katerega mnenje bi lahko bilo koristno.

Danska je vabljena, da se udeleži sej upravnega odbora.

4. Članom upravnega odbora lahko ob upoštevanju določb poslovnika pomagajo svetovalci ali strokovnjaki.

5. Sekretariat upravnega odbora zagotavlja podporni urad.

Člen 28

Glasovanje

1. Razen če ni določeno drugače, upravni odbor sprejema odločitve z absolutno večino vseh članov z glasovalno pravico. Vsak član, ki ima pravico glasovanja, ima en glas. V odsotnosti člana ima pravico glasovanja njegov namestnik.

2. Izvršni direktor ne glasuje.

3. Predsednik sodeluje pri glasovanju.

4. Države članice, ki ne sodelujejo v celoti pri izvajanju pravnega reda Unije na področju azila, ne glasujejo, kadar upravni odbor sprejema odločitve v okviru točke (e) člena 29(1), in ko se zadevni tehnični dokument nanaša izključno na instrument Unije s področja azila, ki teh držav ne zavezuje.

5. V poslovniku upravnega odbora so določena pravila glasovanja, zlasti pa pogoji, pod katerimi lahko član deluje v imenu drugega člana, in po potrebi tudi pravila glede sklepčnosti.

Člen 29

Naloge upravnega odbora

1. Upravni odbor zagotavlja, da podporni urad opravlja naloge, ki so mu dodeljene. Upravni odbor je organ podpornega urada za načrtovanje in nadzor. Zlasti:

(a) sprejme svoj poslovnik s tričetrtinsko večino vseh članov z glasovalno pravico in po pridobitvi mnenja Komisije;

(b) v skladu s členom 30 imenuje izvršnega direktorja, opravlja disciplinski nadzor nad izvršnim direktorjem ter ga po potrebi začasno odstavi ali razreši;

(c) sprejme splošno letno poročilo o dejavnostih podpornega urada in ga do 15. junija naslednjega leta pošlje Evropskemu parlamentu, Svetu, Komisiji in Računskemu sodišču. Splošno letno poročilo se objavi;

(d) sprejme letno poročilo o stanju na področju azila v Uniji v skladu s členom 12(1). To poročilo se predstavi Evropskemu parlamentu. Svet in Komisija lahko zahtevata, da se poročilo predstavi tudi njima;

(e) sprejme tehnične dokumente iz člena 12(2);

(f) vsako leto do 30. septembra na podlagi osnutka, ki ga pripravi izvršni direktor, in po prejemu mnenja Komisije s tričetrtinsko večino svojih članov z glasovalno pravico sprejme delovni program podpornega urada za naslednje leto ter ga pošlje Evropskemu parlamentu, Svetu in Komisiji. Delovni program se sprejme v skladu z letnim proračunskim postopkom Unije in zakonodajnim delovnim programom Unije na področju azila;

(g) opravlja svoje naloge v zvezi s proračunom podpornega urada v skladu s poglavjem 5;

(h) sprejme podrobna pravila za uporabo Uredbe (ES) št. 1049/2001 v skladu s členom 42 te uredbe;

(i) sprejme kadrovsko politiko podpornega urada v skladu s členom 38;

(j) po pridobitvi mnenja Komisije sprejme večletni načrt kadrovske politike;

(k) sprejme vse odločitve v zvezi z izvajanjem mandata podpornega urada v skladu s to uredbo;

(l) sprejme vse odločitve v zvezi z vzpostavitvijo in po potrebi razvojem informacijskih sistemov, predvidenih v tej uredbi, ter zlasti informacijskega portala iz točke (c) člena 4; in

(m) sprejme vse odločitve v zvezi z vzpostavitvijo in po potrebi spreminjanjem notranje organizacije podpornega urada.

2. Upravni odbor lahko vzpostavi izvršni odbor, ki njemu in izvršnemu direktorju pomaga pri pripravi odločitev, delovnega programa in dejavnosti, ki jih mora sprejeti upravni odbor, ter po potrebi in zaradi nujnosti v imenu upravnega odbora sprejema nekatere začasne odločitve.

Izvršni odbor sestavlja osem članov, imenovanih izmed članov upravnega odbora, med katerimi je eden član Komisije v upravnem odboru. Trajanje mandata članov izvršnega odbora sovpada z mandatom članov upravnega odbora.

Predstavniki UNHCR ali druge osebe, katerih mnenje bi lahko bilo koristno, smejo na zahtevo izvršnega odbora brez glasovalne pravice sodelovati na njegovih sejah.

Podporni urad določi postopke delovanja izvršnega odbora v poslovniku podpornega urada in navedene postopke tudi objavi.

Člen 30

Imenovanje izvršnega direktorja

1. Upravni odbor izmed ustreznih kandidatov, prijavljenih na javni razpis, ki ga organizira Komisija, imenuje izvršnega direktorja za obdobje petih let. V okviru postopka izbire se razpis za prijavo objavi v Uradnem listu Evropske unije oziroma povsod, kjer je izražen interes za objavo. Upravni odbor lahko zahteva ponovitev postopka, če meni, da kandidati s seznama po prvem razpisu niso primerni. Izvršni direktor je imenovan na podlagi sposobnosti, izkušenj s področja azila ter sposobnosti upravljanja in vodenja. Pred imenovanjem se kandidat, ki ga izbere upravni odbor, povabi, da poda izjavo pred pristojnim odborom ali odbori Evropskega parlamenta in odgovarja na vprašanja članov teh odborov.

Evropski parlament lahko po podaji takšne izjave sprejme mnenje, v katerem izrazi stališče glede izbranega kandidata. Upravni odbor obvesti Evropski parlament o tem, kako je upošteval to mnenje. Mnenje se obravnava kot osebno in zaupno vse do izvolitve kandidata.

Komisija v zadnjih devetih mesecih pred koncem tega petletnega mandata izvršnega direktorja pripravi oceno, v kateri se osredotoči zlasti na:

— uspešnost dela izvršnega direktorja ter

— naloge in potrebe podpornega urada v prihodnjih letih.

2. Upravni odbor lahko, ob upoštevanju te ocene, enkrat podaljša mandat izvršnega direktorja za največ tri leta, vendar zgolj, če to podaljšanje upravičujejo namen in potrebe urada.

3. Upravni odbor obvesti Evropski parlament, da namerava podaljšati mandat izvršnega direktorja. V mesecu pred takšnim podaljšanjem mandata se izvršni direktor povabi, da poda izjavo pred pristojnim odborom ali odbori Evropskega parlamenta in odgovarja na vprašanja članov teh odborov.

Člen 31

Naloge izvršnega direktorja

1. Podporni urad vodi izvršni direktor, ki je pri opravljanju svojih nalog neodvisen. Izvršni direktor za svoje ravnanje odgovarja upravnemu odboru.

2. Brez poseganja v pristojnosti Komisije, upravnega odbora ali izvršnega odbora, če je bil ustanovljen, izvršni direktor ne sme zahtevati ali sprejemati nikakršnih navodil od posameznih vlad ali drugih organov.

3. Izvršni direktor na povabilo poroča Evropskemu parlamentu o izvajanju svojih nalog. Svet lahko izvršnega direktorja pozove, da poroča o izvajanju svojih nalog.

4. Izvršni direktor je zakoniti zastopnik podpornega urada.

5. Izvršnemu direktorju lahko pomaga eden ali več vodij enote. Če je izvršni direktor odsoten ali zadržan, ga nadomesti vodja enote.

6. Izvršni direktor je odgovoren za upravno poslovanje podpornega urada in izvajanje njegovih nalog, dodeljenih s to uredbo. Zlasti je odgovoren za:

(a) tekoče delovanje podpornega urada;

(b) pripravo delovnih programov podpornega urada po pridobitvi mnenja Komisije;

(c) uresničevanje delovnih programov in odločitev, ki jih sprejme upravni odbor;

(d) pripravo poročil o državah izvora v skladu s točko (b) člena 4;

(e) pripravo osnutka finančne ureditve podpornega urada, ki jo v skladu s členom 37 določi upravni odbor, in njenih izvedbenih pravil;

(f) pripravo osnutka ocene prihodkov in odhodkov podpornega urada ter izvrševanja proračuna;

(g) izvajanje pooblastil iz člena 38 v zvezi z osebjem podpornega urada;

(h) sprejetje vseh odločitev v zvezi z upravljanjem informacijskih sistemov, predvidenih v tej uredbi, vključno z informacijskim portalom iz točke (c) člena 4;

(i) sprejetje vseh odločitev v zvezi z vodenjem notranjih struktur podpornega urada; in

(j) koordinacijo in delovanje svetovalnega foruma iz člena 51. Izvršni direktor v ta namen po posvetovanju z ustreznimi organizacijami civilne družbe najprej sprejme načrt za vzpostavitev svetovalnega foruma. Ko je forum uradno vzpostavljen, izvršni direktor po posvetovanju s svetovalnim forumom sprejme načrt delovanja, ki vključuje pravila glede pogostosti in narave posvetovanj ter organizacijske mehanizme za izvajanje člena 51. Sprejme se tudi dogovor o preglednih merilih glede stalnega sodelovanja v svetovalnem forumu.

Člen 32

Delovne skupine

1. Podporni urad lahko v okviru svojega mandata v skladu s to uredbo ustanovi delovne skupine, ki jih sestavljajo strokovnjaki pristojnih organov držav članic, ki delujejo na področju azila, vključno s sodniki. Podporni urad ustanovi delovne skupine za namene točke (e) člena 4 in člena 12(2). Strokovnjake lahko nadomeščajo njihovi namestniki, imenovani skupaj z njimi.

2. Komisija ima pravico sodelovati v delovnih skupinah. Predstavniki UNHCR se lahko udeležijo vseh ali le nekaterih sej delovnih skupin podpornega urada, odvisno od vrste obravnavanih vprašanj.

3. Delovne skupine lahko na sejo povabijo kogar koli, katerega mnenje bi lahko bilo koristno, vključno s predstavniki civilne družbe, ki delujejo na področju azila.

POGLAVJE 5

FINANČNE DOLOČBE

Člen 33

Proračun

1. Za vsako proračunsko leto, ki ustreza koledarskemu letu, se pripravi ocena vseh prihodkov in odhodkov podpornega urada ter se prikaže v proračunu podpornega urada.

2. Prihodki in odhodki podpornega urada so uravnoteženi.

3. Brez poseganja v druge vire prihodki podpornega urada zajemajo:

(a) prispevek Unije iz splošnega proračuna Evropske unije;

(b) prostovoljne prispevke držav članic;

(c) stroške publikacij in drugih storitev, ki jih opravlja podporni urad;

(d) prispevek pridruženih držav.

4. Odhodki podpornega urada zajemajo prejemke osebja, upravne odhodke in odhodke za infrastrukturo ter operativne stroške.

Člen 34

Določitev proračuna

1. Izvršni direktor vsako leto pripravi osnutek ocene prihodkov in odhodkov podpornega urada za naslednje proračunsko leto, ki vsebuje kadrovski načrt, ter ga pošlje upravnemu odboru.

2. Upravni odbor na podlagi tega osnutka pripravi predhodni osnutek ocene prihodkov in odhodkov podpornega urada za naslednje proračunsko leto.

3. Osnutek ocene prihodkov in odhodkov podpornega urada se vsako leto posreduje Komisiji do 10. februarja. Upravni odbor pošlje Komisiji do 31. marca končni osnutek, ki vključuje tudi osnutek kadrovskega načrta.

4. Komisija oceno skupaj s predlogom splošnega proračuna Evropske unije pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu (v nadaljnjem besedilu: proračunski organ).

5. Na podlagi ocene Komisija v predlog splošnega proračuna Evropske unije vključi ocene, za katere meni, da so potrebne za kadrovski načrt in znesek subvencije v breme splošnega proračuna, ter ga predloži proračunskemu organu v skladu s členoma 313 in 314 PDEU.

6. Proračunski organ odobri proračunska sredstva za subvencijo podpornemu uradu.

7. Proračunski organ sprejme kadrovski načrt podpornega urada.

8. Proračun podpornega urada sprejme upravni odbor. Proračun urada postane dokončen po dokončnem sprejetju splošnega proračuna Evropske unije. Po potrebi se proračun ustrezno prilagodi.

9. Upravni odbor čim prej uradno obvesti proračunski organ, ko namerava izvesti projekte, ki bi lahko imeli znatne finančne posledice za financiranje proračuna, zlasti projekte v zvezi z nepremičninami, kot so najem ali nakup zgradb. O tem obvesti tudi Komisijo.

10. Če katera od vej proračunskega organa izda uradno obvestilo o tem, da namerava predložiti mnenje, to mnenje pošlje upravnemu odboru v roku šestih tednov po datumu priglasitve projekta.

Člen 35

Izvrševanje proračuna

1. Proračun podpornega urada izvršuje izvršni direktor.

2. Izvršni direktor proračunskemu organu vsako leto pošlje vse informacije, ki bi lahko vplivale na postopek ocenjevanja.

Člen 36

Predstavitev zaključnega računa in razrešnica

1. Računovodja urada do 1. marca po vsakem proračunskem letu računovodji Komisije pošlje začasni zaključni račun skupaj s poročilom o izvrševanju proračuna in finančnem poslovanju za predhodno proračunsko leto. Računovodja Komisije konsolidira začasne zaključne račune institucij in decentraliziranih organov v skladu s členom 128 Finančne uredbe.

2. Računovodja Komisije do 31. marca po vsakem proračunskem letu Računskemu sodišču pošlje začasni zaključni račun podpornega urada, ki mu priloži poročilo o izvrševanju proračuna in finančnem poslovanju za predhodno proračunsko leto. Poročilo o izvrševanju proračuna in finančnem poslovanju za zadevno proračunsko leto se pošlje tudi Evropskemu parlamentu in Svetu.

3. Po prejemu pripomb Računskega sodišča o začasnem zaključnem računu podpornega urada v skladu z določbami člena 129 Finančne uredbe izvršni direktor pripravi končni zaključni račun podpornega urada na lastno odgovornost in ga pošlje upravnemu odboru v mnenje.

4. Upravni odbor predloži mnenje o končnem zaključnem računu podpornega urada.

5. Izvršni direktor do 1. julija po vsakem proračunskem letu pošlje končni zaključni račun za predhodno proračunsko leto in mnenje upravnega odbora Evropskemu parlamentu, Svetu, Komisiji ter Računskemu sodišču.

6. Končni zaključni račun se objavi.

7. Izvršni direktor Računskemu sodišču pošlje odgovor na njegove ugotovitve do 30. septembra. Ta odgovor pošlje tudi upravnemu odboru.

8. Izvršni direktor predloži Evropskemu parlamentu na njegovo zahtevo vse potrebne informacije za nemoteno uporabo postopka za razrešnico za zadevno proračunsko leto v skladu s členom 146(3) Finančne uredbe.

9. Na priporočilo Sveta, ki odloča s kvalificirano večino, podeli Evropski parlament izvršnemu direktorju razrešnico v zvezi z izvrševanjem proračuna za leto N do 15. maja leta N + 2.

Člen 37

Finančna ureditev

Finančno ureditev podpornega urada določi upravni odbor po posvetovanju s Komisijo. Ta ne sme odstopati od Uredbe Komisije (ES, Euratom) št. 2343/2002 z dne 19. novembra 2002 o okvirni finančni uredbi za organe iz člena 185 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi za splošni proračun Evropskih skupnosti (11), razen če je to izrecno potrebno za delovanje podpornega urada in s predhodnim soglasjem Komisije.

POGLAVJE 6

DOLOČBE O OSEBJU

Člen 38

Osebje

1. Za osebje podpornega urada, vključno z izvršnim direktorjem, se uporabljajo Kadrovski predpisi za uradnike Evropskih skupnosti, pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti , določene v Uredbi (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (12) (v nadaljnjem besedilu: Kadrovski predpisi) ter pravila, ki so jih skupaj sprejele institucije Unije za namene uporabe teh kadrovskih predpisov in pogojev za zaposlitev.

2. V skladu s členom 110 Kadrovskih predpisov upravni odbor v dogovoru s Komisijo sprejme potrebne izvedbene ukrepe.

3. Podporni urad v zvezi s svojim osebjem izvaja pooblastila, ki jih Kadrovski predpisi dodeljujejo organu za imenovanje, Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev pa organu, ki lahko sklepa pogodbe.

4. Upravni odbor sprejme določbe, na podlagi katerih lahko podporni urad zaposli nacionalne strokovnjake iz držav članic v okviru začasne napotitve.

Člen 39

Privilegiji in imunitete

Za podporni urad se uporablja Protokol o privilegijih in imunitetah Evropske unije.

POGLAVJE 7

SPLOŠNE DOLOČBE

Člen 40

Pravni status

1. Podporni urad je organ Unije. Je pravna oseba.

2. Podporni urad ima v vseh državah članicah kar najširšo pravno in poslovno sposobnost, ki jo pravnim osebam priznava nacionalna zakonodaja. Zlasti lahko pridobiva premično in nepremično premoženje ter z njim razpolaga in je lahko stranka v sodnem postopku.

3. Podporni urad zastopa izvršni direktor.

Člen 41

Jezik

1. Za podporni urad se uporabljajo določbe Uredbe št. 1 z dne 15. aprila 1958 o določitvi jezikov, ki se uporabljajo v Evropski gospodarski skupnosti (13).

2. Brez poseganja v odločitve, sprejete na podlagi člena 342 PDEU, sta splošno letno poročilo o dejavnostih podpornega urada in letni delovni program iz točk (c) in (f) člena 29(1) sestavljena v vseh uradnih jezikih institucij Evropske unije.

3. Prevajalske storitve, potrebne za delovanje podpornega urada, zagotovi Prevajalski center za organe Evropske unije.

Člen 42

Dostop do dokumentov

1. Za dokumente, ki jih hrani podporni urad, se uporablja Uredba (ES) št. 1049/2001.

2. Upravni odbor v šestih mesecih po prvi seji sprejme podrobna pravila za uporabo Uredbe (ES) št. 1049/2001.

3. Zoper odločitve, ki jih sprejme podporni urad na podlagi člena 8 Uredbe (ES) št. 1049/2001, je mogoče vložiti pritožbo pri Varuhu človekovih pravic ali začeti postopek pred Sodiščem Evropske unije, pod pogoji, določenimi v členu 228 oziroma členu 263 PDEU.

4. Obdelava osebnih podatkov v podpornem uradu poteka v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001.

Člen 43

Pravilnik o varnosti na področju zaščite tajnih podatkov in občutljivih netajnih podatkov

1. Podporni urad uporablja načela varnosti, opredeljena v Sklepu Komisije 2001/844/ES, ESPJ, Euratom z dne 29. novembra 2001 o spremembah njenega poslovnika (14), med drugim določbe o izmenjavi, obdelavi in hranjenju tajnih podatkov.

2. Podporni urad prav tako uporablja načela varnosti v zvezi z obdelavo občutljivih netajnih podatkov, ki jih je sprejela in jih izvaja Komisija.

Člen 44

Boj proti goljufijam

1. V boju proti goljufijam, korupciji in drugim nezakonitim dejavnostim se brez omejitev uporablja Uredba (ES) št. 1073/1999.

2. Podporni urad pristopi k Medinstitucionalnemu sporazumu z dne 25. maja 1999 in nemudoma sprejme ustrezne predpise, ki se uporabljajo za vse zaposlene v podpornem uradu.

3. Odločitve o financiranju ter iz njih izhajajoči sporazumi in instrumenti za njihovo izvajanje izrecno določajo, da lahko Računsko sodišče in OLAF po potrebi na kraju samem izvajata nadzor nad prejemniki sredstev podpornega urada in zastopniki, ki so odgovorni za njihovo dodeljevanje.

Člen 45

Določbe glede odgovornosti

1. V zvezi s pogodbeno odgovornostjo podpornega urada velja zakonodaja, ki se uporablja za zadevno pogodbo.

2. Sodišče Evropske unije je pristojno za odločanje na podlagi katere koli arbitražne klavzule v pogodbah, ki jih sklene podporni urad.

3. Pri nepogodbenih odgovornostih podporni urad v skladu s splošnimi načeli, skupnimi pravnim ureditvam držav članic, nadomesti vso škodo, ki jo pri opravljanju svojih nalog povzroči podporni urad ali njegovi uslužbenci.

4. V odškodninskih sporih iz odstavka 3 je pristojno Sodišče Evropske unije.

5. Osebno odgovornost osebja do podpornega urada urejajo določbe Kadrovskih predpisov, ki se zanje uporabljajo.

Člen 46

Ocena in pregled

1. Podporni urad najpozneje 19. junija 2014 naroči neodvisno zunanjo oceno njegovih dosežkov na podlagi mandata, ki ga izda upravni odbor v dogovoru s Komisijo. Ocena zajema vpliv podpornega urada na praktično sodelovanje na področju azila ter njegov vpliv na CEAS. V oceni se ustrezno upošteva napredek, dosežen v času njegovega mandata, v njej pa je obravnavana tudi potreba po dodatnih ukrepih za zagotovitev učinkovite solidarnosti in delitve odgovornosti z državami članicami, ki so posebej obremenjene. Ocena obravnava zlasti morebitno potrebo po spremembi nalog podpornega urada, vključno s finančnimi posledicami takšne spremembe, ter ustreznost upravljavske strukture glede na izvajanje nalog podpornega urada. V oceni se upoštevajo mnenja interesnih skupin na ravni Unije in nacionalni ravni.

2. Upravni odbor v dogovoru s Komisijo določi časovnico prihodnjih ocen, pri čemer upošteva ugotovitve ocene iz odstavka 1.

Člen 47

Upravni nadzor

Dejavnosti podpornega urada so pod nadzorom Varuha človekovih pravic v skladu s členom 228 PDEU.

Člen 48

Sodelovanje z Dansko

Podporni urad spodbuja operativno sodelovanje z Dansko, med drugim tudi izmenjavo informacij in najboljših praks na področju svojega delovanja.

Člen 49

Sodelovanje s tretjimi in pridruženimi državami

1. V podpornem uradu lahko kot opazovalke sodelujejo Islandija, Lihtenštajn, Norveška in Švica. Pripravi se ureditev, ki določa zlasti značilnosti, obseg in način sodelovanja teh držav pri delu podpornega urada. Takšna ureditev vključuje zlasti določbe v zvezi s sodelovanjem pri pobudah podpornega urada, finančnimi prispevki ter osebjem. Glede kadrovskih zadev je ta ureditev v vseh pogledih skladna s Kadrovskimi predpisi.

2. Podporni urad v okviru zunanjih dejavnosti Unije pri vprašanjih, povezanih z njegovimi dejavnostmi, in kolikor je to potrebno za izpolnitev njegovih nalog v dogovoru s Komisijo in v okviru svojega mandata spodbuja operativno sodelovanje med državami članicami in tretjimi državami, razen s tistimi iz odstavka 1, lahko pa tudi sodeluje z organi tretjih držav, pristojnimi za tehnične vidike na področjih, ki jih ureja ta uredba, v okviru delovnih dogovorov, sklenjenih s temi organi v skladu z ustreznimi določbami PDEU.

Člen 50

Sodelovanje urada z UNHCR

Podporni urad sodeluje z UNHCR na področjih, ki jih ureja ta uredba, in v okviru delovnih dogovorov, sklenjenih z UNHCR. V imenu podpornega urada upravni odbor sklene delovne dogovore in njihove posledice za proračun.

Upravni odbor lahko poleg tega sklene, da podporni urad da na razpolago finančna sredstva za kritje stroškov dejavnosti UNHCR, ki v delovnih dogovorih niso predvidene. Ta sredstva so del posebnih odnosov sodelovanja med podpornim uradom in UNHCR, opredeljenih v tem členu ter v členu 2(5), členu 5, členu 9(1), členu 25(4) in členu 32(2). V skladu s členom 75 Uredbe (ES, Euratom) št. 2343/2002 se uporabijo ustrezne določbe finančne uredbe in njena izvedbena pravila.

Člen 51

Svetovalni forum

1. Podporni urad vzdržuje tesen dialog z ustreznimi organizacijami civilne družbe in pristojnimi organi, ki delujejo na področju azilne politike na lokalni, regionalni, nacionalni, evropski ali mednarodni ravni, ter v ta namen vzpostavi svetovalni forum.

2. Svetovalni forum je mehanizem za izmenjavo informacij in zbiranje znanja. Zagotavlja tesen dialog med podpornim uradom in ustreznimi interesnimi skupinami.

3. Svetovalni forum je odprt za vse ustrezne interesne skupine v skladu z odstavkom 1. Podporni urad se obrne na člane svetovalnega foruma v skladu s posebnimi potrebami, povezanimi s področji, ki so bila opredeljena kot prednostna za delo podpornega urada.

UNHCR je član svetovalnega foruma po uradni dolžnosti.

4. Podporni urad pozove svetovalni forum, zlasti da:

(a) poda predloge upravnemu odboru v zvezi z letnim delovnim programom, ki se sprejme v skladu s točko (f) člena 29(1);

(b) upravnemu odboru zagotovi povratne informacije ter mu predlaga nadaljnje ukrepe v zvezi z letnim poročilom iz točke (c) člena 29(1) in letnim poročilom o stanju na področju azila v Uniji iz člena 12(1); ter

(c) izvršnemu direktorju in upravnemu odboru sporoči izide in priporočila s konferenc, seminarjev in sej, ki so lahko koristni za delo podpornega urada.

5. Svetovalni forum se sestane vsaj enkrat na leto.

Člen 52

Sodelovanje z agencijama Frontex in FRA ter drugimi organi Unije in mednarodnimi organizacijami

Podporni urad sodeluje z organi Unije, katerih dejavnosti so povezane z njegovimi dejavnostmi, zlasti pa s Frontexom in FRA ter z mednarodnimi organizacijami na področjih, ki jih ureja ta uredba, in sicer v okviru delovnih dogovorov, sklenjenih s temi organi v skladu z določbami PDEU in določbami o pristojnosti teh organov.

Sodelovanje ustvarja sinergije med zadevnimi organi ter preprečuje podvajanje dela, opravljenega v okviru njihovega mandata.

Člen 53

Sporazum o sedežu in pogoji delovanja

Potrebna ureditev glede namestitve podpornega urada v državi članici gostiteljici in oprema, ki jo da na voljo ta država članica, ter posebna pravila, ki se v državi članici gostiteljici podpornega urada uporabljajo za izvršnega direktorja, člane upravnega odbora, osebje podpornega urada in njihove družinske člane, so opredeljeni v sporazumu o sedežu med podpornim uradom in državo članico gostiteljico, sklenjenem po odobritvi s strani upravnega odbora. Država članica gostiteljica zagotovi najboljše možne pogoje za uspešno delovanje podpornega urada, vključno s ponudbo večjezičnega šolanja z evropsko vsebino in ustreznimi prometnimi povezavami.

Člen 54

Začetek delovanja podpornega urada

Podporni urad začne v celoti delovati do 19. junija 2011.

Komisija je odgovorna za ustanovitev in začetek delovanja podpornega urada, dokler ta ne doseže operativne zmogljivosti za izvrševanje lastnega proračuna.

V ta namen:

— dokler izvršni direktor, potem ko ga v skladu s členom 30 imenuje upravni odbor, ne prevzame svojih nalog, lahko uradnik Komisije kot začasni direktor opravlja naloge, dodeljene izvršnemu direktorju,

— uradniki Komisije lahko pod pristojnostjo začasnega direktorja ali izvršnega direktorja opravljajo naloge, dodeljene podpornemu uradu.

Začasni direktor lahko po pridobitvi soglasja upravnega odbora odobri vsa plačila, ki se krijejo iz sredstev, predvidenih v proračunu podpornega urada, in lahko sklepa pogodbe, vključno s pogodbami o zaposlitvi osebja po sprejetju kadrovskega načrta podpornega urada.

Člen 55

Začetek veljavnosti

Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah v skladu s Pogodbama. V Strasbourgu, 19. maja 2010 Za Evropski parlament Predsednik J. BUZEK Za Svet Predsednik D. LÓPEZ GARRIDO

(1) Stališče Evropskega parlamenta z dne 7. maja 2009 (še ni objavljeno v Uradnem listu), stališče Sveta v prvi obravnavi z dne 25. februarja 2010 (še ni objavljeno v Uradnem listu). Stališče Evropskega parlamenta z dne 18. maja 2010 (še ni objavljeno v Uradnem listu)

(2) UL L 349, 25.11.2004, str. 1.

(3) UL L 53, 22.2.2007, str. 1.

(4) UL L 131, 21.5.2008, str. 7.

(5) UL C 139, 14.6.2006, str. 1.

(6) UL L 248, 16.9.2002, str. 1.

(7) UL L 136, 31.5.1999, str. 1.

(8) UL L 136, 31.5.1999, str. 15.

(9) UL L 145, 31.5.2001, str. 43.

(10) UL L 8, 12.1.2001, str. 1.

(11) UL L 357, 31.12.2002, str. 72.

(12) UL L 56, 4.3.1968, str. 1.

(13) UL 17, 6.10.1958, str. 385.

(14) UL L 317, 3.12.2001, str. 1.