SL Uradni list Evropske unije C 243/16

Sklep visoke predstavnice Unije za zunanje zadeve in varnostno politiko

z dne 19. julija 2011

o pravilih glede dostopa do dokumentov

(2011/C 243/08)

VISOKA PREDSTAVNICA JE –

ob upoštevanju Sklepa Sveta z dne 26. julija 2010 o organizaciji in delovanju Evropske službe za zunanje delovanje (2010/427/EU) in zlasti člena 11(1) Sklepa –

SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Področje uporabe

1. Vsi državljani Unije ter vse fizične ali pravne osebe s prebivališčem ali statutarnim sedežem v eni od držav članic imajo pravico dostopa do dokumentov ESZD v skladu z načeli, pogoji in omejitvami iz Uredbe (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (1) (v nadaljnjem besedilu: Uredba) ter posebnimi določbami iz teh pravil. Ta pravica dostopa velja za dokumente ESZD, to je za dokumente, ki jih ESZD pripravi ali prejme in z njimi razpolaga.

2. V skladu s členom 2(2) Uredbe imajo vse fizične ali pravne osebe, ki nimajo prebivališča ali statutarnega sedeža v eni od držav članic, ob upoštevanju istih načel, pogojev in omejitev enako pravico dostopa do dokumentov ESZD pod enakimi pogoji, razen pravice do pritožbe pri evropskem varuhu človekovih pravic.

Člen 2

Prošnja za dostop

1. Prošnja za dostop do dokumentov ESZD se pošlje po pošti na naslov: Access to Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgium, po elektronski pošti prek obrazca na spletni strani ESZD ali po telefaksu na številko +32 22979893.

2. Takoj ko je prošnja registrirana, se prosilcu pošlje potrdilo o prejemu, razen če je mogoče na prošnjo odgovoriti v istem časovnem obdobju.

Člen 3

Roki

1. ESZD odgovori na začetne in potrdilne prošnje za dostop v 15 delovnih dneh od registracije prošnje.

2. Če prošnja ni natančna v smislu člena 6(2) Uredbe, ESZD prosilca prosi za dodatne informacije, s pomočjo katerih je možno poiskati zahtevane dokumente; rok za odgovor začne teči šele, ko ESZD prejme te informacije.

3. V izjemnih primerih, kot jih določata člena 7(3) in 8(2) Uredbe, se lahko rok podaljša za 15 delovnih dni, zlasti,

(a) v primeru zapletenih in obsežnih prošenj,

(b) če se je treba posvetovati z delegacijo Unije ali

(c) če se je treba posvetovati s tretjo osebo.

Prosilca je treba obvestiti o takem podaljšanju in razlogih zanj.

Člen 4

Odgovor

1. Začetne prošnje obravnava koordinator za dostop do dokumentov.

2. O potrdilnih prošnjah odloča operativni direktor po nasvetu koordinatorja za dostop do dokumentov.

Člen 5

Negativen odgovor

Če je odgovor na prošnjo vsaj delno negativen, je treba navesti razloge za zavrnitev na podlagi ene od izjem iz Uredbe ter prosilca obvestiti o njegovi pravici, da vloži potrdilno prošnjo (v primeru odgovora na začetno prošnjo) ali drugo pravno sredstvo, ki mu je na voljo (v primeru odgovora na potrdilno prošnjo).

Člen 6

Dokumenti tretjih oseb, ki jih hrani ESZD

1. Če prejme ESZD prošnjo za dostop do dokumenta, ki ga hrani, vendar izvira od tretje osebe, se mora posvetovati s to tretjo osebo, razen če je na podlagi izjem iz Uredbe jasno, ali se dostop do dokumenta lahko dovoli.

2. Prošnja se odobri brez posvetovanja s tretjo osebo, če je avtor dokumenta tega že objavil, ali v skladu z Uredbo ali podobnimi določbami.

3. S tretjo osebo se je treba posvetovati v vsakem primeru, če se za dokument uporablja člen 9 Uredbe ali če izvira iz države članice in je ta država članica zahtevala, da ESZD ne dovoli dostopa do dokumenta brez njenega predhodnega soglasja v skladu s členom 4(5) Uredbe. Taki zahtevki držav članic morajo biti v pisni obliki.

4. Posvetovanje s tretjo osebo poteka v pisni obliki (lahko tudi po elektronski pošti). Tretja oseba mora imeti dovolj časa za odgovor, pri čemer je treba upoštevati rok, ki ga ima ESZD za odgovor, kot ga določa člen 3. Tretja oseba da svoje mnenje v pisni obliki (lahko tudi po elektronski pošti).

5. Če tretja oseba ne odgovori v zahtevanem roku ter če je ni mogoče najti ali identificirati, ESZD o prošnji odloči v skladu z izjemami iz Uredbe, pri čemer upošteva upravičene interese tretje osebe na podlagi podatkov, s katerimi razpolaga.

6. Če namerava ESZD v nasprotju z željami tretje osebe omogočiti dostop do dokumenta, mora tretjo osebo obvestiti o svojih namenih, da bo omogočila dostop do dokumenta v roku, določenem z Uredbo, ter o pravnih sredstvih, ki so na voljo tretji osebi.

Člen 7

Posvetovanje z ESZD

1. Prošnje za posvetovanje z ESZD s strani držav članic ali drugih institucij, organov, uradov ali agencij Unije, ki so prejeli prošnjo za dostop do dokumentov, ki so v njihovi lasti, izvirajo pa iz ESZD, se pošljejo po pošti na naslov: Access to Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgium, po elektronski pošti na naslov EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu ali po telefaksu na številko +32 22979893.

2. ESZD posreduje svoje mnenje v roku, določenem za odgovor, najpozneje pa v petih delovnih dneh.

Člen 8

Zaupni dokumenti

1. Kadar prošnja za dostop do dokumenta zadeva dokument iz člena 9 Uredbe ali drug dokument, za katerega veljajo varnostna pravila ESZD, jo obravnavajo uradniki, ki se imajo pravico seznaniti z dokumentom.

2. Zavrnitev dostopa do celotnega zaupnega dokumenta ali njegovega dela se utemelji na podlagi izjem iz člena 4 Uredbe. Če dostopa do zahtevanega dokumenta ni mogoče zavrniti na podlagi teh izjem, uradnik, ki obravnava prošnjo, poskrbi, da se zaupnost dokumenta prekliče, preden se ta pošlje prosilcu.

Člen 9

Načini dostopa

1. Dokumenti, do katerih se odobri dostop, se pošljejo po pošti, telefaksu ali elektronski pošti. Če so zahtevani dokumenti obsežni ali je ravnanje z njimi težavno, se prosilec lahko povabi, da si jih ogleda na kraju samem. Tak ogled je brezplačen.

2. Če je bil dokument objavljen, lahko odgovor vsebuje podatke o objavi, vključno z navedbo spletne strani, kjer je na voljo.

3. Če dokument presega 20 strani, se lahko prosilcu zaračunajo taksa v višini 0,10 EUR na stran in stroški pošiljanja. Stroški pri uporabi drugih nosilcev podatkov se določajo od primera do primera, ne smejo pa preseči razumnega zneska.

Člen 10

Register dokumentov

1. ESZD v skladu s členom 11 Uredbe vodi register dokumentov, ki je dostopen na spletni strani ESZD.

2. V skladu s členom 9 Uredbe se dokumenti, za katere se uporablja navedeni člen, vpišejo v register le s privolitvijo avtorja.

Člen 11

Začetek veljavnosti

Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.

V Bruslju, 19. avgusta 2011 Visoka predstavnica C. ASHTON

(1) UL L 145, 31.5.2001, str. 43.