Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1700/2003

z dne 22. septembra 2003

o spremembah Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z odprtjem zgodovinskih arhivov Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo za javnost

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti in zlasti člena 308 Pogodbe,

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo in zlasti člena 203 Pogodbe,

ob upoštevanju predloga Komisije,

ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) Člen 255 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti daje vsakemu državljanu Unije in vsaki fizični ali pravni osebi, ki ima prebivališče ali registrirani sedež v državi članici, pravico dostopa do dokumentov Evropskega parlamenta in Komisije.

(2) Splošna načela in omejitve, ki urejajo pravico dostopa javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije, so bila določena v Uredbi (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta [1].

(3) Izjeme od pravice javnosti do dostopa, predvidene v Uredbi (ES) št. 1049/2001, se uporabljajo za maksimalno obdobje 30 let, ne glede na kraj, kjer se dokumenti hranijo. Vendar se izjeme, ki se nanašajo na varstvo zasebnosti ali poslovnih interesov, in posebne določbe o občutljivih dokumentih, če je to potrebno, uporabljajo tudi po poteku tega obdobja.

(4) Uredba Sveta (EGS, Euratom) št. 354/83 [2] določa, da se javnosti ne bo omogočil dostop do nekaterih kategorij dokumentov 30 let po nastanku dokumentov. V skladu s členom 18(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001 je nujno treba uskladiti te izjeme z izjemami od pravice do dostopa, predvidenimi v navedeni uredbi.

(5) Za namene Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 je treba Ekonomsko-socialni odbor in Odbor regij ter podobne agencije in organe, ustanovljene po zakonodaji Skupnosti, v prihodnje obravnavati na enak način kakor institucije iz člena 7(1) Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti.

(6) Uredbo (EGS, Euratom) št. 354/83 je zato treba ustrezno spremeniti –

SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:

Člen 1

Uredba (EGS, Euratom) št. 354/83 se spremeni kakor sledi:

1. Člen 1(1), (2) in (3) se nadomesti z naslednjim:

"Člen 1

1. S to uredbo se prizadeva zagotoviti, da se dokumenti z zgodovinsko ali upravno vrednostjo ohranijo in dajo na voljo javnosti, kadarkoli je to mogoče.

Zato vsaka institucija Evropske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo kakor tudi Evropski ekonomsko-socialni odbor, Odbor regij, agencije in podobni organi, ki jih je ustanovil zakonodajalec (v nadaljnjem besedilu institucije), ustanovijo svoje zgodovinske arhive in jih odprejo za javnost pod pogoji, predvidenimi s to uredbo, po poteku obdobja 30 let, ki se začne z datumom nastanka dokumenta.

2. Za namene te uredbe:

(a) "arhivi institucij Evropskih skupnosti"; pomenijo vse dokumente katere koli vrste in v katerikoli obliki, ki izvirajo iz ali jih je prejela ena od institucij ali njihovi predstavniki ali uradniki med opravljanjem svojih dolžnosti in se nanašajo na dejavnosti Evropske skupnosti in/ali Evropske skupnosti za atomsko energijo (v nadaljnjem besedilu Evropske skupnosti);

(b) "zgodovinski arhivi institucij Evropskih skupnosti"; sestavljajo tisti del arhivov institucij Evropskih skupnosti, ki je bil pod pogoji iz člena 7 izbran za trajno ohranitev.

3. Vsi dokumenti, ki so na voljo javnosti pred potekom obdobja iz odstavka 1, so še naprej razpoložljivi brez omejitev.";

2. Člen 2 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 2

1. Pri dokumentih, ki jih zajema izjema v zvezi z zasebnostjo in integriteto posameznika, kakor je opredeljena v členu 4(1)(b) Uredbe (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 v zvezi z javnim dostopom do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije [*] UL L 145, 31.5.2001, str. 43., in izjema v zvezi s poslovnimi interesi fizične ali pravne osebe, vključno z intelektualno lastnino, kakor je opredeljena v prvi alinei člena 4(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001, se izjeme lahko še naprej uporabljajo za celotni dokument ali njegov del tudi po poteku 30-letnega obdobja, če so izpolnjeni zadevni pogoji za njihovo uporabo.

2. Dokumenti, ki jih zajema izjema v zvezi z zasebnostjo in integriteto posameznika, kakor je opredeljena v členu 4(1)(b) Uredbe (ES) št. 1049/2001, vključno s kartotekami uslužbencev Evropskih skupnosti, se lahko razkrijejo v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varovanju posameznikov glede obdelave osebnih podatkov s strani institucij in teles Skupnosti ter o prostem pretoku takih podatkov [**] UL L 8, 12.1.2002, str. 1., zlasti v skladu s členoma 4 in 5 uredbe.

3. Pred odločitvijo, da javnosti da na voljo dokumente, ki bi, če se razkrijejo, lahko ogrozili poslovne interese fizične ali pravne osebe, vključno intelektualno lastnino, kakor je opredeljeno v prvi alinei člena 4(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001, institucija o svojem namenu, da bo omogočila javnosti dostop do dokumentov, obvesti zadevno osebo v skladu s pravili, ki jih določi vsaka institucija. Dokumenti se ne objavijo, če ob upoštevanju pripomb zadevne osebe institucija meni, da bi njihovo razkritje ogrozilo takšne poslovne interese, razen če pri razkritju ne gre za prevladujoči javni interes.

4. Občutljivi dokumenti v smislu člena 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001 so dostopni v mejah, določenih v navedenem členu.";

3. Člen 3 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 3

Javnost nima dostopa do dokumentov, ki so razvrščeni v skladu s členom 10 Uredbe Sveta št. 3 z dne 31. julija 1958 o izvajanju člena 24 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo [*] UL 17, 6.10.1958, str. 406/58. in za katere ni odpravljeno varovanje tajnosti.";

4. Črta se člen 4;

5. Člen 5 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 5

Zaradi skladnosti s pravilom o 30-letnem obdobju, ki je predvideno v členu 1(1), vsaka institucija pravočasno, najkasneje pa 25 let po datumu nastanka dokumenta, pregleda vse dokumente, razvrščene v skladu s pravili zadevne institucije, zaradi odločitve o odpravi ali ohranitvi varovanja njihove tajnosti. Dokumenti, za katere se varovanje tajnosti ne odpravi pri prvem takem pregledu, se ponovno pregledajo v rednih časovnih presledkih in vsaj vsakih pet let.";

6. Člen 6 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 6

Kadar po poteku 30-letnega obdobja iz člena 1(1) država članica namerava dati javnosti na voljo dokumente, ki so nastali v institucijah in jih zajema člen 2 ali člen 3, se posvetuje z zadevno institucijo zaradi sprejetja odločitve, ki ne ogroža dosega ciljev te uredbe.";

7. Člen 7 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 7

Vsaka institucija prenese v svoje zgodovinske arhive vse dokumente iz svojih aktualnih arhivov najkasneje 15 let po datumu njihovega nastanka. V začetnem procesu razvrščanja se ločijo dokumenti, ki jih je treba ohraniti, od tistih, ki nimajo nobene upravne ali zgodovinske vrednosti, po merilih, ki jih določi vsaka institucija v skladu s členom 9.";

8. Člen 9 se nadomesti z naslednjim:

"Člen 9

1. Vsaka institucija sprejme notranja pravila za uporabo te uredbe. Kadarkoli je to mogoče, institucije z elektronskimi sredstvi dajo svoje arhive na voljo javnosti. Ohranijo tudi dokumente, ki so na voljo v oblikah, ki ustrezajo posebnim potrebam (Braillova pisava, povečano besedilo ali posnetki).

2. Vsaka institucija enkrat letno objavi informacije o svojih dejavnostih zgodovinskega arhiviranja.";

Člen 2

Ta uredba začne veljati 20. dan po objavi v Uradnem listu Evropskih skupnosti.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

V Bruslju, 22. septembra 2003

Za Svet

Predsednik

F. Frattini

[1] UL L 145, 31.5.2001, str. 43.

[2] UL L 43, 15.2.1983, str. 1.

--------------------------------------------------