Odločba Komisije

z dne 3. februarja 2004

o izvajanju Pripravljalnih ukrepov za okrepitev evropskega industrijskega potenciala na področju varnostnih raziskav

(2004/213/ES)

KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE –

ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti,

ob upoštevanju dokončne Odločbe Komisije 2003/113 z dne 11. marca 2003 o sprejetju sporočila "Evropska obramba – vprašanja industrije in trga – na poti k politiki EU na področju varnostne opreme" [1] in zlasti točke 5,

ob upoštevanju člena 157, točka 1, četrta alinea Pogodbe (skrb za boljšo izrabo industrijskega potenciala na področju politike inovacij, raziskav in tehnološkega razvoja) –

SPREJELA NASLEDNJO ODLOČBO:

Člen 1

Komisija začenja z uvajanjem pripravljalnih ukrepov za okrepitev evropskega industrijskega potenciala na področju varnostnih raziskav (2004–2006), kakor je navedeno v sporočilu Komisije o "pripravljalnih ukrepih za okrepitev evropskega industrijskega potenciala na področju varnostnih raziskav: Na poti k programu za izboljšanje varnosti v Evropi prek raziskav in tehnologije".

Aktivnosti in delovni program za pripravljalne ukrepe so del Sporočila (oddelek II) in tvorijo podlago za nadaljnje razpise za predloge in razpise za pridobivanje ponudb.

Člen 2

Podrobnosti za izvajanje teh pripravljalnih ukrepov so določene v Prilogi.

Proračunska postavka te dejavnosti je 08 14 01.

V Bruslju, 3. februarja 2004

Za Komisijo

Philippe Busquin

Član Komisije

[1] Ni objavljeno v Uradnem listu.

--------------------------------------------------

PRILOGA

IZVAJANJE PRIPRAVLJALNIH UKREPOV [1]

1. Aktivnosti in finančna podpora

Aktivnosti, ki se izvajajo v okviru Pripravljalnih ukrepov za "Okrepitev evropskega industrijskega potenciala na področju varnostnih raziskav" so projekti in podporne dejavnosti. Projekti običajno trajajo od enega do dveh let, medtem ko podporne dejavnosti trajajo od šest mesecev do treh let.

Za projekte se objavijo razpisi za oddajo predlogov. Finančne prispevke k projektom urejajo pisni sporazumi (tako imenovane pogodbe o nepovratnih sredstvih). Podporne dejavnosti se lahko izberejo izmed razpisov za oddajo predlogov, ki postanejo predmet pogodb o nepovratnih sredstvih ali razpisov za oddajo ponudb, ki se končajo s pogodbami o storitvah.

Razpisi za oddajo predlogov in razpisi za oddajo ponudb se objavijo Uradnem listu Skupnosti.

Ocenjevalni in pogajalski postopki ter načela varovanja intelektualne lastnine in pogodbe o nepovratnih sredstvih v zvezi z razpisi za oddajo predlogov so opisani v oddelkih 3,4,5, 6 in 7 spodaj. Za razpise za oddajo ponudb se uporabljajo standardni postopki in pogodbe.

Komisija lahko imenuje neodvisne strokovnjake, ki pomagajo pri oblikovanju Evropskega programa na področju varnostnih raziskav, ocenjevanju predlogov in spremljanju aktivnosti vključno s celovitim rezultatom Pripravljalnih ukrepov. Strokovnjake s sklepom imenuje pooblaščeni uradnik Komisije na podlagi prijavnega razpisa.

2. Udeležba

2.1 Splošna načela

Do udeležbe in prejemanja finančnega prispevka Skupnosti so upravičene pravne osebe s sedeži v državah članicah [2]. Udeleženci so javni organi, javne in zasebne industrijske organizacije (vključno z MSP), visokošolske izobraževalne institucije in raziskovalne organizacije.

V izjemnih primerih, ko število udeležencev presega minimalno število, lahko sodelujejo tudi pravne osebe s sedežem v tretjih državah ali mednarodne organizacije. V takih primerih se lahko izjemoma dodeli finančni prispevek Skupnosti. Udeležba tretjih držav je predmet dogovorov vzajemnega značaja s tako državo.

Sprejmejo se ustrezni ukrepi, ki zagotavljajo, da se zaupne informacije obravnavajo v skladu z določbami Skupnosti o varnosti [3]. Poleg tega udeleženci konzorcija zagotovijo, da ravnanje z zaupnimi informacijami poteka v skladu z veljavnimi varnostnimi predpisi.

2.2 Minimalno število udeležencev

Projekte izvaja konzorcij, ki ga sestavljata vsaj dve neodvisni pravni osebi iz različnih držav članic [4]. Treba je pripomniti, da se močno spodbuja delovno sodelovanje med subjekti različnih držav članic, vključno z javnimi varnostnimi organizacijami in da to predstavlja enega od ključnih ciljev teh Pripravljalnih ukrepov.

Podporne dejavnosti lahko izvaja en sam udeleženec ali konzorcij.

Konzorcije zastopa koordinator, ki skrbi za usklajevalne naloge in upravlja s prispevkom Skupnosti v zvezi z njegovo razdelitvijo med udeležence.

2.3 Tehnična pristojnost in viri

Udeleženci morajo razpolagati s potrebnim znanjem in biti tehnično usposobljeni za izvajanje aktivnosti. Z napredovanjem dela imajo udeleženci ustrezno času in potrebam na voljo vire, potrebne za izvajanje aktivnosti. Kot viri, potrebni za izvajanje aktivnosti, se razumejo človeški viri, infrastruktura, finančni viri in po potrebi nematerialne dobrine in drugi viri, ki jih tretja stran da na voljo na podlagi predhodno dogovorjenih obveznosti.

3. Ocenjevanje predlogov projektov

3.1 Ocenjevanje in izbirni postopek

Predlogi za projekte, ki so predloženi v odzivu na razpis za oddajo predlogov, se ocenijo v skladu s spodaj navedenim postopkom. Zaupni dokumenti se obravnavajo v skladu s pravili, ki veljajo za zaupne dokumente.

3.2 Preverjanje primernosti

Službe Komisije preverijo, če predlogi ustrezajo naslednjim merilom primernosti:

- prejem predloga s strani Komisije na ali pred končnim rokom in v času, določenem v razpisu;

- minimalno število udeležencev, kakor je navedeno v razpisu za oddajo predlogov;

- popolnost predloga, to je prisotnost vseh zahtevanih upravnih obrazcev in opis predloga.

Samo tisti predlogi, ki izpolnjujejo kriterije primernosti pridejo v poštev za ocenjevanje.

3.3 Kriteriji za ocenjevanje

Vsak predlog se ocenjuje na podlagi naslednjih kriterijev:

- relevantnost predloga za Program dela Pripravljalnih ukrepov;

- krepitev konkurenčnosti evropske industrije in uporabnega potenciala;

- znanstvena in/ali tehnološka odličnost in prispevek k oprijemljivim in dokazljivim izboljšavam na področju varnosti;

- izgradnja učinkovitih partnerstev med (javnimi) uporabniki, industrijo in raziskavami;

- sposobnost konzorcija za uspešno izvajanje projekta in za zagotovitev učinkovitega vodenja, vključno s sposobnostjo zaščite zaupnih informacij, če je potrebno ter določitev preglednih načrtov za upravljanje z intelektualno lastnino.

3.4 Ocenjevalne točke, pragi in ponderiranje ocenjevalnih kriterijev

Za vsak ocenjevalni kriterij veljajo ocene na šeststopenjski lestvici od 0 do 5, ki pomenijo naslednje:

0 - predlog zgreši obravnavani predmet ali zaradi manjkajočih ali nepopolnih podatkov na podlagi tega kriterija ne more biti ocenjen.

1 - nezadostno; 2 - zadostno; 3 - dobro; 4 - prav dobro; 5 - odlično.

Pri vseh merilih velja minimalni prag 3 točk. Predlogi, ki pri enem od meril ne dosežejo vrednosti zahtevanega praga, se zavrnejo. Skupna ocena se izračuna za vse predloge, ki zadostujejo določenim pragovom, pri čemer so vsi kriteriji ponderirani na enak način. Za celotno oceno se določi minimalni prag 18/25 točk.

3.5 Opis ocenjevanja predlogov

Vsak predlog ocenijo vsaj trije ocenjevalci (bodisi osebje Komisije ali zunanji izvedenci ali oboji), ki delajo neodvisno in brez konflikta interesov. Svoje ocene in pripombe podajo za vsak posamezen kriterij.

Potem ko vsi ocenjevalci, ki so dobili predlog v oceno, končajo z individualnim ocenjevanjem, se lahko opravi razgovor o soglasju, na katerem se pretresejo dodeljene ocene in doseže soglasje o dokončni oceni za vsak kriterij.

Skupina ocenjevalcev opravi dokončni pregled, učvrsti dane ocene in se poenoti glede poročil o doseženem soglasju. Končni izid sestanka ocenjevalcev je poročilo, ki vsebuje ocene za vsak predlog in komentarje za vsako merilo ter seznam predlogov, ki dosežejo postavljeni prag skupaj s končnimi ocenami za vsak predlog, ki doseže prag ter priporočila panelne skupine v zvezi z vrstnim redom prednostnih nalog.

3.6 Povratne informacije za nosilce predlogov

Koordinator vsakega predloga prejme ocenjevalno poročilo. Za tiste predloge, ki so bili zavrnjeni potem ko niso dosegli ocenjevalnega praga, se komentarji lahko zaključijo le za tiste kriterije, ki so bili preverjeni do točke, kjer prag ni bil dosežen.

4. Zaključek ocenjevanja

4.1 Razvrstitveni seznam Komisije

Službe Komisije oblikujejo seznam vseh ocenjenih predlogov, ki dosegajo zahtevane prage, razvrščene po prednostnem vrstnem redu na podlagi končne ocene. Če dva predloga dosežeta enak končni rezultat, službe Komisije upoštevajo cilje pripravljalnih ukrepov, skladnost predlogov z izraženimi cilji Skupnosti in razpoložljiva proračunska sredstva.

4.2 Rezervni seznam Komisije

Seznam predlogov, ki se zadržijo za pogajanja, upošteva razpoložljiva proračunska sredstva (ki so določena v razpisu za objavo predlogov). Po potrebi se nekaj predlogov zadrži v rezervi za primere prekinitve pogajanj, umika predlogov in/ali prihranitve sredstev med pogajanji za pogodbe.

Koordinatorji predlogov, ki se zadržijo v rezervi, prejmejo potrdilo, da se pogajanja z namenom priprave pogodb lahko pričnejo, vendar le če so na voljo ustrezna sredstva.

Če so bila proračunska sredstva za razpis porabljena, se predlogi, ki so ostali "v rezervi" in ki niso mogli biti financirani, zavrnejo, o tem pa se obvesti koordinatorje.

4.3 Sklep o zavrnitvi

Predlogi, za katere se ugotovi, da so neustrezni, ki zgrešijo cilj, ki ne dosegajo posameznih pragov ocenjevalnih kriterijev in tisti predlogi ki, zaradi tega ker so razvrščeni pod določeno uvrstitev ne morejo biti financirani iz proračunskih razlogov, se zavrnejo s sklepom pooblaščenega uradnika Komisije.

5. Pogajalski in izbirni postopek

Takoj po pripravi končnega razvrstitvenega seznama s strani služb Komisije, se koordinatorji predlogov, ki se ne zavržejo in za katere so na voljo sredstva, povabijo k začetku pogajanj.

Pogajanja lahko obsegajo vse znanstvene, pravne ali finančne vidike predloga, ki so osnovani na kateremkoli vprašanju, ki se pojavi med ocenjevanjem, ali katerimkoli drugem vprašanju, obravnavanem v fazi razvrščanja.

Bodoči izvajalci pogodb morajo spoštovati določbe finančnih uredb [5]. Poleg tega, se vsak pogodbeni izvajalec, ki je udeležen v konfliktu interesov ali ki je spoznan za krivega zaradi dajanja napačnih informacij, ki so pogoj za sodelovanje v pogodbi, ali ki zahtevanih informacij ne da na voljo, izključi iz vsakega prihodnjega sodelovanja pri dodeljevanju pogodb o nepovratnih sredstvih [6].

Če se izkaže za nemogoče, da bi se s predlagatelji v razumnem roku, ki ga lahko določijo službe Komisije, dosegel sporazum, se pogajanja o pripravi pogodbe lahko prekinejo in predlog zavrže. Službe Komisije se za izbrane predloge pogajajo glede na njihovo razvrstitev, določeno za izbor, in do višine zneska, ki je na voljo glede na finančno odločitev.

Če se pogajanja uspešno končajo, se dodelijo pogodbe o nepovratnih sredstvih.

6. Poročila in računski nadzor

Projekti in dejavnosti v njihovo podporo so zaradi pravilnega spremljanja predmet rednih poročil Komisiji. Pri spremljanju aktivnosti Komisiji lahko pomagajo neodvisni strokovnjaki (po potrebi ustrezno varnostno preverjeni). Komisija ali od nje pooblaščeni predstavniki imajo pravico izvajati znanstveni, tehnološki in finančni nadzor udeležencev, da s tem zagotovijo, da se dejavnosti izvajajo ali so bile izvedene skladno z zahtevanimi pogoji in določili pogodbe.

7. Pogodba in pravice intelektualne lastnine

7.1 Splošna načela

Pogodba o nepovratnih sredstvih za projekte in podpornih dejavnostih temelji na 6. Okvirni vzorčni programski pogodbi. Pogodbo o nepovratnih sredstvih podpišejo pooblaščeni uradnik Komisije in vsi sodelujoči v konzorciju.

Zaradi upoštevanja posebnosti, ki se lahko pojavijo pri dejavnostih v okviru teh pripravljalnih ukrepov, se lahko dodajo posebne klavzule v zvezi z lastnino znanja, zaščito znanja, uporabo in zaupnostjo ter dostopom do pravic.

7.2 Finančni prispevek Skupnosti

Finančni prispevek Skupnosti ima obliko dodelitve nepovratnih sredstev v proračun, ki se izračuna kot odstotek proračuna, ki ga udeleženci določijo za izvajanje projekta ali podporne dejavnosti. Izdatke, potrebne za izvajanje projekta ali podporne dejavnosti potrjuje zunanji finančni nadzornik ali, v primeru javnih organov, pristojni javni uslužbenec.

Upravičeni izdatki morajo ustrezati naslednjim pogojem:

1. Biti morajo dejanski, ekonomskega značaja in potrebni za izvajanje projekta ali podpornih dejavnosti;

2. Določeni morajo biti v skladu z običajnimi računovodskimi načeli posameznega udeleženca;

3. Biti morajo vpisani v račune udeležencev ali, v primeru virov tretjih strani, v ustrezne finančne dokumente omenjenih tretjih strani;

4. Ne smejo obsegati posrednih dajatev, taks in obresti in ne smejo biti vir dobička.

7.3 Finančni režimi

Pri projektih se glede na raziskovalne kategorije, določene v okviru Skupnosti za državne pomoči, namenjene raziskavam in razvoju, razlikujeta dva finančna režima [7]:

1. Industrijske raziskave

2. Predkonkurenčne razvojne aktivnosti.

Z namenom dopolnitve se doda tretji režim:

3. Vodenje aktivnosti

Tabela spodaj prikazuje maksimalne stopnje finančnega prispevka Skupnosti za projekte glede na finančne režime.

Maksimalne stopnje vračil upravičenih stroškov | Industrijske raziskave | Predkonkurenčne razvojne aktivnosti | Vodenje aktivnosti |

Projekti | do 75 % | do 50 % | 100 % (do 7 % prispevka) |

Če se finančni prispevek Skupnosti kombinira z nacionalnim finančnim prispevkom v obliki državne pomoči, celotna uradna podpora glede na okvir Skupnosti za državne pomoči za raziskave in razvoj za primere industrijskih raziskav ne sme preseči 75 %, za primere predkonkurenčnih razvojnih aktivnosti pa 50 %.

Nepovratna sredstva dodeljena podpornim dejavnostim ne spadajo v okvir pravil državne pomoči in lahko dosežejo vračila v višini do 75 % upravičenih stroškov, ki lahko vsebujejo do 10 % celotnega prispevka za dejavnosti poslovodenja.

7.4 Pravice intelektualne lastnine

Znanje je lastnina pogodbenih izvajalcev, ki ga ti ustvarijo. Vsak prenos znanja, ustvarjenega v okviru pogodbe o nepovratnih sredstvih, ali odobritev pravice dostopa do tega znanja drugi organizaciji izven konzorcija morata biti odobrena s strani Komisije, držav članic, v katerih imajo sedež udeleženci in drugih pogodbenih izvajalcev.

Komisija in države članice odobritev lahko zavrnejo zaradi pomembnejših evropskih ali nacionalnih interesov ali z uporabo svojih zakonov. Drugi udeleženci odobritev lahko zavrnejo, če uspejo dokazati, da bi se v nasprotnem njihovi trgovski ali industrijski interesi lahko občutno poslabšali ali da bi bile kršene zakonite obveznosti.

[1] V času objave razpisov za ponudbo predlogov Komisija izda podroben priročnik za ponudnike predlogov.

[2] Države članice pomeni vse države EU-25, vključno z državami pristopnicami.

[3] UL L 317, 3.12.2001.

[4] Če je sestava projektnih partnerjev v EEIG primerljiva s temi pogoji, je primeren tudi EEIG.

[5] Člena 114 in 93 Finančne uredbe.

[6] Člena 114 in 94 Finančne uredbe.

[7] UL C 45, 17.2.1996, str. 5.

--------------------------------------------------