SL Uradni list Evropske unije L 325/14

SKLEP SVETA 2009/936/PNZ

z dne 30. novembra 2009

o sprejetju izvedbenih pravil za analitične delovne datoteke Europola

SVET EVROPSKE UNIJE JE –

ob upoštevanju Sklepa Sveta 2009/371/PNZ z dne 6. aprila 2009 o ustanovitvi Evropskega policijskega urada (Europol) (1) („Sklep o Europolu“) in zlasti členov 14(1) in 59(1)(b) Sklepa,

ob upoštevanju Konvencije o varstvu posameznikov glede na avtomatsko obdelavo osebnih podatkov, ki jo je 28. januarja 1981 sprejel Svet Evrope,

ob upoštevanju priporočila št. R(87)15 Odbora ministrov v zvezi z urejanjem osebnih podatkov v policijske sektorju, ki ga je sprejel Svet Evrope 17. septembra 1987,

ob upoštevanju osnutka pravil za analitične delovne datoteke Europola, ki jih je poslal upravni odbor,

ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta,

ker Svet s kvalificirano večino po posvetovanju z Evropskim parlamentom sprejme izvedbena pravila za analitične delovne datoteke (v nadaljnjem besedilu: pravila) –

SKLENIL:

POGLAVJE I

SPLOŠNA NAČELA

Člen 1

Opredelitve pojmov

Za namene teh pravil:

(a) „osebni podatki“ pomeni vse podatke o določeni ali določljivi fizični osebi; „določljiva oseba“ je tista, ki se lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali socialno identiteto;

(b) „analitična delovna datoteka“ pomeni datoteko, odprto za analitične namene, iz člena 14(1) Sklepa o Europolu;

(c) „analiza“ pomeni zbiranje, obdelavo ali uporabo podatkov v pomoč pri preiskavi kaznivega dejanja v skladu s členom 14(2) Sklepa o Europolu;

(d) „udeleženci v analitični skupini“ pomeni analitike in druge uslužbence Europola, ki jih določi direktor, kot tudi uradnike za zvezo in/ali strokovnjake iz držav članic, ki prispevajo informacije ali katere zadeva analiza v smislu člena 14(4) Sklepa o Europolu;

(e) „obdelava osebnih podatkov“ ali „obdelava“ pomeni kakršen koli postopek ali niz postopkov, ki se izvajajo v zvezi z osebnimi podatki z avtomatskimi sredstvi ali brez njih, kakršno je zbiranje, beleženje, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali predelava, iskanje, vpogled, uporaba, razkritje s pošiljanjem, širjenje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, zamrznitev, izbris ali uničenje.

Člen 2

Področje uporabe

Pravila, ki jih določa ta sklep, se uporabljajo za obdelavo podatkov za analitične namene, kakor to navaja člena 14(1) Sklepa o Europolu.

Člen 3

Podatki, sporočeni za analitične namene

1. V skladu s členi 8(2) in 14(3) Sklepa o Europolu podatke v strukturirani in nestrukturirani obliki sporočijo nacionalne enote, lahko pa jih glede na nujnost podatkov Europolu posredujejo tudi imenovani pristojni organi, da se vključijo v analitične delovne datoteke. Država članica, ki prispeva podatke, obvesti Europol o namenu pošiljanja podatkov in o morebitnih omejitvah glede njihove uporabe, izbrisa ali uničenja, vključno z morebitnimi splošnimi ali posebnimi omejitvami glede dostopa do njih. Države članice lahko naknadno obvestijo Europol o takšnih morebitnih omejitvah.

Europol zagotovi, da tretje strani, ki prispevajo takšne podatke, obvestijo Europol o namenu pošiljanja podatkov in o morebitnih omejitvah glede njihove uporabe.

Po prejetju se čim prej določi, v kolikšni meri se ti podatki vključijo v določeno datoteko.

2. V skladu s členom 29(1) Sklepa o Europolu je za podatke iz odstavka 1še vedno odgovorna država članica, ki je podatke prispevala, zanje pa se uporablja nacionalna zakonodaja te države članice, dokler niso vključeni v analitične delovne datoteke. Ta določba ne vpliva na odgovornosti Europola za podatke, kakor je določeno v drugem in tretjem pododstavku.

Europol je odgovoren za zagotavljanje dostopa do takšnih podatkov le državam članicam, ki so jih prispevale, ali analitikom in drugim uslužbencem Europola, ki jih določi direktor v skladu s členom 14(2)(a) Sklepa o Europolu, da se ugotovi, ali se podatki lahko vključijo v analitične delovne datoteke.

Če Europol oceni, da obstajajo razlogi za domnevo, da so poslani podatki nepravilni ali niso več aktualni, o tem obvesti državo članico, ki je podatke prispevala.

3. Za podatke, ki po opravljeni oceni niso bili izbrani za vključitev v analitično delovno datoteko, in tudi za datoteke v papirni obliki ali dokumente, ki vsebujejo podatke, vključene v analitično delovno datoteko, je še vedno odgovorna država članica, ki je podatke prispevala v skladu s členom 29(1) Sklepa o Europolu, zanje pa se uporablja nacionalna zakonodaja. Ta določba ne vpliva na odgovornosti Europola, določene v Sklepu o Europolu.

Europol je odgovoren za to, da so podatki, datoteke v papirni obliki in dokumenti iz prvega pododstavka shranjeni ločeno od analitičnih delovnih datotek, do njih pa imajo dostop le države članice, ki so jih prispevale, ali analitiki in drugi uslužbenci Europola, ki jih določi direktor v skladu s členom 14(2)(a) Sklepa o Europolu za naslednje namene:

(a) naknadna vključitev v analitične delovne datoteke;

(b) preverjanje točnosti in primernosti podatkov, ki so že vključeni v analitično datoteko; ali

(c) preverjanje izpolnjevanja zahtev v teh pravilih ali Sklepu o Europolu.

Takšni podatki so lahko dostopni tudi, če je to v interesu osebe, na katero se podatki nanašajo in ki potrebuje zaščito. V takšnih primerih je podatke mogoče uporabiti le s privolitvijo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Takšni podatki, datoteke v papirni obliki in dokumenti se vrnejo državi članici, ki jih je prispevala, ali pa se izbrišejo ali uničijo, če niso več potrebni za zgoraj navedene namene. V vsakem primeru se morajo izbrisati ali uničiti po zaprtju analitične delovne datoteke.

4. Če je podatke iz odstavka 1 prispevala tretja stran, je Europol odgovoren za to, da se za takšne podatke zagotovi uporaba načel iz tega člena ob upoštevanju pravil, ki so določena v skladu s členom 26 Sklepa o Europolu.

Člen 4

Obdelava podatkov

1. Če je potrebno za dosego cilja iz člena 3 Sklepa o Europolu, lahko osebne podatke, kakor so določeni v členih 5 in 6, obdela Europol, kolikor so zadostni, točni, ustrezni in niso prekomerni glede na namen analitične delovne datoteke, v katero so vključeni, vendar pod pogojem, da so shranjeni le toliko časa, kolikor so potrebni za ta namen. Potreba po hrambi podatkov za namene analitične delovne datoteke se redno pregleduje v skladu s členom 7 teh pravil in členom 20 Sklepa o Europolu.

2. Vse države članice, vključene v analitični projekt, v skladu s svojo nacionalno zakonodajo, kakor je opredeljeno s členom 14(3) Sklepa o Europolu, odločajo, do kolikšne mere lahko posredujejo takšne podatke.

Člen 5

Odredbe o odprtju analitičnih delovnih datotek

1. V vsaki odredbi o odprtju analitičnih delovnih datotek, kakor je opredeljeno s členom 16 Sklepa o Europolu, direktor navede, katere kategorije podatkov iz člena 6 so po njegovem mnenju potrebne za namene zadevne analitične delovne datoteke.

2. Direktor v odredbi iz odstavka 1 tudi navede, ali se bodo podatki, ki razkrivajo rasno ali narodnostno pripadnost, politično, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, ali podatki o zdravju ali spolnem življenju, vključili v analitično delovno datoteko v kategorijah iz člena 6; poleg tega navede, zakaj naj bi bili takšni podatki nujno potrebni za določeno analitično delovno datoteko. Takšni podatki se lahko obdelujejo le kot dopolnilo drugih osebnih podatkov, ki so že vneseni v to datoteko.

Če podatki iz prvega pododstavka zadevajo kategorije oseb iz člena 6(3) do 6(6), je treba odredbi o odprtju datoteke dodati posebno utemeljitev za to zahtevo, takšni podatki pa se obdelajo le na izrecno zahtevo dveh ali več držav članic, ki sodelujejo v analitičnem projektu. Zadevni podatki se izbrišejo, kadar niso več potrebni za namene, za katere so bili hranjeni.

3. Odredbe o odprtju analitične delovne datoteke, vključno s kasnejšimi spremembami odredbe, se oblikujejo v skladu s postopkom, določenim v členu 16 Sklepa o Europolu.

Člen 6

Osebni podatki v analitičnih delovnih datotekah

1. Kadar so v analitični delovni datoteki shranjeni osebni podatki, se doda opomba o kategoriji oseb, na katero se shranjeni podatki nanašajo.

2. V kategorijah oseb iz člena 14(1)(a) Sklepa o Europolu se lahko obdelujejo naslednje kategorije osebnih podatkov, vključno s povezanimi upravnimi podatki:

(a) osebni podatki: 1. sedanji in nekdanji priimki 2. sedanja in nekdanja imena 3. dekliški priimek 4. očetovo ime (če je potrebno za ugotavljanje identitete) 5. materino ime (če je potrebno za ugotavljanje identitete) 6. spol 7. datum rojstva 8. kraj rojstva 9. državljanstvo 10. zakonski stan 11. drugo ime 12. vzdevek 13. prevzeto ali lažno ime 14. sedanje ali nekdanje bivališče in/ali stalno bivališče;

(b) fizični opis: 1. fizični opis 2. prepoznavne značilnosti (znamenja/brazgotine/tetoviranje itd.);

(c) način identifikacije: 1. osebni dokument/vozniško dovoljenje 2. številka nacionalne osebne izkaznice/potnega lista 3. nacionalne identifikacijske številke/številka socialnega zavarovanja, če je to ustrezno 4. vizualne slike in drugi podatki o izgledu 5. identifikacijske informacije s področja sodne medicine kot so prstni odtisi, profil DNK (ugotovljen na podlagi nekodirajočega dela DNK), profil glasu, krvna skupina, podatki o zobovju;

(d) poklic in znanja: 1. sedanja zaposlitev in poklic 2. predhodne zaposlitve in poklici 3. izobrazba (šola/univerza/strokovna izobrazba) 4. kvalifikacije 5. usposobljenost in druga področja znanja (jeziki/drugo);

(e) ekonomske in finančne informacije 1. finančni podatki (bančni računi in kode, kreditne kartice itd.) 2. denarna sredstva 3. delnice/druga sredstva 4. podatki o premoženju 5. povezanost s podjetji 6. stiki na področju bančnega in kreditnega poslovanja 7. davčni položaj 8. druge informacije v zvezi z upravljanjem finančnih zadev posameznika;

(f) vedenjski podatki 1. življenjski slog (življenje nad svojimi finančnimi zmožnostmi) in vsakodnevna opravila 2. kraji, v katerih se oseba giblje 3. kraji, ki jih oseba pogosto obiskuje 4. orožje in druge nevarne naprave 5. stopnja nevarnosti 6. posebne vrste tveganja, kot so verjetnost pobega, uporaba dvojnih agentov, povezave z organi pregona 7. značilnosti in profili v zvezi s kaznivimi dejanji 8. zloraba drog;

(g) kontakti in povezane osebe, vključno z vrsto in naravo kontakta ali povezave;

(h) uporabljeni načini komuniciranja, kot so telefon (stacionarni/mobilni), faks, pozivnik, elektronska pošta, poštni naslov, internetne povezave;

(i) uporabljena prometna sredstva, kot so vozila, ladje, letala, vključno s podatki o identiteti teh prometnih sredstev (registrske številke);

(j) informacije o kaznivih dejanjih, ki so v pristojnosti Europola v skladu s členom 4 Sklepa o Europolu: 1. pretekle obsodbe 2. sum udeležbe v kaznivem dejanju 3. način delovanja 4. sredstva, ki so bila ali utegnejo biti uporabljena za pripravo in/ali storitev kaznivega dejanja 5. članstvo v kriminalni združbah/organizacijah in položaj v združbi/organizaciji 6. vloga v kriminalni organizaciji 7. geografski obseg kaznivih dejanj 8. gradivo, zbrano med preiskovanjem, npr. video posnetki in fotografije;

(k) napotila na druge zbirke podatkov, v katerih so shranjene informacije o zadevni osebi: 1. Europol 2. policijski/carinski organi 3. drugi organi kazenskega pregona 4. mednarodne organizacije 5. javni subjekti 6. zasebni subjekti;

(l) informacije o pravnih osebah, povezanih s podatki iz točk (e) in (j): 1. naziv pravne osebe 2. kraj 3. datum ustanovitve in sedež 4. upravna registrska številka 5. pravna oblika 6. kapital 7. področje dejavnosti 8. nacionalne in mednarodne podružnice 9. direktorji 10. povezave z bankami.

3. „Kontakti in povezane osebe“ iz člena 14(1)(d) Sklepa o Europolu so osebe, v zvezi s katerimi obstajajo zadostni razlogi za domnevo, da se lahko od njih pridobijo informacije, ki se nanašajo na osebe iz odstavka 2 tega člena in so pomembne za analizo, pod pogojem, da niso vključene v eno od kategorij oseb iz odstavkov 2, 4, 5 ali 6. „Kontakti“ so osebe, ki imajo občasne stike z osebami iz odstavka 2. „Povezane osebe“ so osebe, ki imajo redne stike z osebami iz odstavka 2.

Kar zadeva kontakte in povezane osebe, se lahko podatki iz odstavka 2 po potrebi shranijo, če obstajajo razlogi za domnevo, da so ti podatki potrebni za analizo vloge teh oseb kot kontaktov ali povezanih oseb.

V tem smislu je treba upoštevati naslednje:

(a) razmerje med temi osebami in osebami iz člena 14(1)(a) Sklepa o Europolu je treba čim prej pojasniti;

(b) če se domneva, da obstaja razmerje med temi osebami in osebami iz člena 14(1)(a) Sklepa o Europolu, izkaže za neutemeljeno, se podatki nemudoma izbrišejo;

(c) če so te osebe osumljene kaznivega dejanja, ki so v pristojnosti Europola v skladu s členom 4 Sklepa o Europolu, ali če so bile obsojene za takšna kazniva dejanja, ali če po nacionalnem pravu zadevne države članice obstajajo konkretni indici ali tehtni razlogi za prepričanje, da bodo storile kazniva dejanja, za katera je pristojen Europol, se lahko shranijo vsi podatki iz odstavka 2;

(d) podatki o kontaktih in povezanih osebah kontaktov in povezanih oseb se ne smejo shranjevati, razen podatkov o vrsti in naravi stikov ali povezav z osebami iz odstavka 2;

(e) če pojasnilo iz prejšnjih točk ni mogoče, se to upošteva pri odločanju o nujnosti in obsegu shranjevanja zadevnih podatkov za nadaljnje analize.

4. Kar zadeva osebe, ki so bile žrtve enega izmed obravnavanih kaznivih dejanj ali za katere na podlagi nekaterih dejstev obstajajo razlogi za prepričanje, da lahko postanejo žrtve takšnega kaznivega dejanja, kakor je navedeno v členu 14(1)(c) Sklepa o Europolu, se lahko shranjujejo podatki iz odstavka 2(a)(1) do 2(c)(3) tega člena ter naslednje kategorije podatkov:

(a) identifikacijski podatki žrtve;

(b) razlogi za viktimizacijo;

(c) škoda (fizična/finančna/psihološka/druga);

(d) ali je treba zagotoviti anonimnost;

(e) ali je možna udeležba na sodni obravnavi;

(f) informacije, povezane s kaznivim dejanjem, ki se pridobijo od teh oseb iz člena 14(1)(c) Sklepa o Europolu ali s pomočjo teh oseb, vključno z informacijami o njihovem odnosu z drugimi osebami, če je to potrebno za identifikacijo oseb iz člena 12(1) Sklepa o Europolu.

Po potrebi se lahko shranjujejo tudi drugi podatki iz odstavka 2, če obstajajo razlogi za domnevo, da so ti podatki potrebni za analizo vloge zadevne osebe kot žrtve oziroma potencialne žrtve.

Podatki, ki niso potrebni za nadaljnjo analizo, se izbrišejo.

5. Kar zadeva osebe iz člena 14(1)(b) Sklepa o Europolu, ki bi lahko bile vabljene, da pričajo v preiskavah v zvezi z obravnavanimi kaznivimi dejanji ali pri nadaljnjih kazenskih postopkih, se lahko shranjujejo podatki iz odstavka 2(a)(1) do 2(c)(3) tega člena ter kategorije podatkov, ki izpolnjujejo naslednja merila:

(a) informacije, povezane s kaznivim dejanjem, ki jih zagotovijo te osebe, vključno z informacijami o njihovem odnosu z drugimi osebami, vključenimi v analitično delovno datoteko;

(b) ali je treba zagotoviti anonimnost;

(c) ali je treba zagotoviti varstvo in kdo ga zagotavlja;

(d) nova identiteta;

(e) ali je možna udeležba na sodni obravnavi.

Po potrebi se lahko shranjujejo tudi drugi podatki iz odstavka 2, če obstajajo razlogi za domnevo, da so ti podatki potrebni za analizo vloge teh oseb kot prič.

Podatki, ki niso potrebni za nadaljnjo analizo, se izbrišejo.

6. Kar zadeva osebe, ki lahko zagotovijo informacije o obravnavanih kaznivih dejanjih, kakor so navedene v členu 14(1)(e) Sklepa o Europolu, se lahko shranjujejo podatki iz odstavka 2(a)(1) do 2(c)(3) tega člena ter kategorije podatkov, ki izpolnjujejo naslednja merila:

(a) zakodirani osebni podatki;

(b) vrsta prejetih podatkov;

(c) ali je treba zagotoviti anonimnost;

(d) ali je treba zagotoviti varstvo in kdo ga zagotavlja;

(e) nova identiteta;

(f) ali je možna udeležba na sodni obravnavi;

(g) negativne izkušnje;

(h) nagrade (finančne nagrade/usluge).

Po potrebi se lahko shranjujejo tudi drugi podatki iz odstavka 2, če obstajajo razlogi za domnevo, da so ti podatki potrebni za analizo vloge takšne osebe kot vira informacij.

Podatki, ki niso potrebni za nadaljnjo analizo, se izbrišejo.

7. Če kadar koli med analizo na podlagi resnih in preverjenih indicev postane jasno, da bi morala biti oseba, ki je vključena v analitično delovno datoteko, vključena v drugo kategorijo oseb iz tega člena, in ne v kategorijo, v katero je bila prvotno vključena, lahko Europol obdeluje samo tiste podatke o teh osebah, ki so dovoljeni v tej novi kategoriji, vsi drugi podatki pa se izbrišejo.

Če na podlagi takšnih indicev postane jasno, da bi morala biti oseba vključena v dve ali več različnih kategorij iz tega člena, lahko Europol obdeluje vse podatke, dovoljene v teh kategorijah.

Člen 7

Roki za preučevanje podatkov in čas shranjevanja

1. Ko se v skladu s členom 20 Sklepa o Europolu sprejema odločitev o tem, ali naj se osebni podatki iz člena 6 teh pravil hranijo še naprej, je treba pretehtati interese Europola pri izvajanju njegovih nalog v primerjavi z legitimnimi interesi varstva podatkov posameznika, čigar podatki se hranijo.

Potreba po nadaljnji hrambi vseh osebnih podatkov, vključenih v analitično delovno datoteko, se v skladu s členom 20 Sklepa o Europolu preveri najkasneje v treh letih po vnosu ali zadnjem pregledu podatkov. Ne glede na to preverjanje se potreba po nadaljnji hrambi preveri tudi, če se pojavijo okoliščine, ki nakazujejo, da je treba podatke zbrisati ali popraviti.

Pri tem preverjanju se upošteva potreba po hrambi podatkov glede na zaključek preiskave določenega primera; dokončno sodno odločbo - še posebej oprostitev, nalog za rehabilitacijo, odsluženo kazen, pomilostitev -, starost osebe, na katero se podatki nanašajo, in posebne kategorije podatkov.

2. Europol preveri potrebo po nadaljnjem obstoju analitične delovne datoteke v skladu s členom 16(3) Sklepa o Europolu. Direktor na osnovi tega preverjanja sprejme odločitev glede ohranitve ali zaprtja datoteke. Direktor takoj obvesti upravni odbor in skupni nadzorni organ o elementih v datoteki, ki utemeljujejo nujno potrebo po njenem nadaljnjem obstoju.

3. Če se kazenski postopki zoper osebo iz člena 6(2) zaključijo s sodno odločbo ali kako drugače brez možnosti pritožbe in ko zadevna država članica ali tretja stranka to odločbo sporoči Europolu, Europol preveri, ali se podatki, ki jih ta odločba zadeva, lahko še naprej hranijo, spremenijo ali uporabljajo. Če je mogoče na podlagi razlogov za odločbo ali drugih informacij sklepati, da zadevna oseba ni storila kaznivega dejanja oziroma ga ni storila protizakonito, ali če na podlagi razlogov za odločbo na to vprašanje ni mogoče odgovoriti, se podatki, ki jih ta odločba zadeva, izbrišejo, razen če obstajajo bistveni razlogi za prepričanje, da so še vedno pomembni za namene analitične delovne datoteke. V tem primeru se podatkom, ki so že vključeni v to datoteko, dodajo informacije o tej sodni odločbi. Poleg tega se lahko ti podatki obdelujejo in hranijo le z ustreznim upoštevanjem konteksta in izreka omenjene odločbe ter pravic, ki jih odločba daje zadevni osebi.

4. Osebnih podatkov ni mogoče hraniti daljše obdobje, kot je omenjeno v členu 20(1) Sklepa o Europolu. Če so zaradi nadaljevanja analitične datoteke podatki o osebah iz člena 6(3) do (6) hranjeni v datoteki več kot pet let, se o tem obvesti skupni nadzorni organ iz člena 34(1) Sklepa o Europolu.

5. Če se med pregledom dejavnosti Europola skupni nadzorni organ odkrije, da se osebni podatki hranijo v nasprotju s temi pravili, v skladu s členom 34(4) Sklepa o Europolu o tem obvesti direktorja, če meni, da je to potrebno.

Če skupni nadzorni organ v skladu s členom 34(4) Sklepa o Europolu zadevo glede hrambe, obdelave ali uporabe osebnih podatkov predloži upravnemu odboru, prenos zadevnih podatkov brez predhodne odobritve upravnega odbora ni dovoljen. V izjemnih primerih lahko direktor dovoli posredovanje podatkov pred odobritvijo upravnega odbora, če meni, da je to nujno zaradi varstva temeljnih interesov zadevnih držav članic, ki so v okviru ciljev Europola, ali zaradi preprečitve neposredne ogroženosti, povezane s kaznivimi ali terorističnimi dejanji. V teh primerih se pooblastilo direktorja navede v dokumentu, ki se pošlje upravnemu odboru in skupnemu nadzornemu organu.

Člen 8

Udeležba tretjih strank

Europol lahko pod pogoji iz člena 14(8) Sklepa o Europolu povabi strokovnjake institucij, organov, uradov in agencij iz člena 22(1) navedenega sklepa ter strokovnjake tretjih držav in organizacij iz člena 23(1) navedenega sklepa, da sodelujejo pri dejavnostih analitične skupine.

Direktor z omenjenimi subjekti iz prvega pododstavka sklene dogovor v skladu s pravili, ki urejajo takšne dogovore in ki jih določi upravni odbor. Podrobnosti teh dogovorov se pošljejo upravnemu odboru in skupnemu nadzornemu organu. Skupni nadzorni organ lahko na upravni odbor naslovi vse pripombe, ki so po njegovem mnenju potrebne.

Člen 9

Zbiranje in beleženje podatkov

Podatki, ki so shranjeni v datotekah za analitične namene, se razlikujejo glede na razvrstitev vira podatkov na podlagi ocene ter stopnjo točnosti in zanesljivosti informacij v skladu s členom 11. Podatki, ki temeljijo na dejstvih, se razlikujejo od podatkov, ki temeljijo na mnenjih ali osebnih ocenah.

Člen 10

Notranje varstvo podatkov

Direktor sprejme potrebne ukrepe za zagotovitev skladnosti s temi pravili in drugimi določbami o varstvu podatkov. V ta namen se direktor posvetuje s pooblaščencem za varstvo podatkov iz člena 28 Sklepa o Europolu.

POGLAVJE II

RAZVRSTITEV

Člen 11

Vrste analitičnih delovnih datotek

Analitične delovne datoteke so lahko:

(a) splošne ali strateške, katerih cilj je obdelava ustreznih informacij o določenem problemu ali oblikovanje oziroma izboljšava pobud pristojnih organov, kot so opredeljeni v členu 3 Sklepa o Europolu;

(b) operativne, katerih cilj je pridobitev informacij o enem ali več kaznivih dejanjih iz člena 3 Sklepa o Europolu v zvezi z določenim primerom, osebo ali organizacijo, da bi v skladu s členom 14(2) Sklepa o Europolu začeli z dvostranskimi ali večstranskimi mednarodnimi preiskavami, nudili pomoč pri teh preiskavah ali jih zaključili, pod pogojem, da sta med zadevnimi strankami vsaj dve državi članici.

Člen 12

Ocena vira in informacij

1. Vir informacij iz države članice, kolikor je to mogoče, oceni država članica, ki informacije prispeva, pri čemer uporabi naslednje oznake za oceno virov:

(A) : kadar ni dvoma o verodostojnosti, zanesljivosti in pristojnosti vira ali če je informacijo dal vir, ki se je vedno izkazal za zanesljivega; (B) : vir, katerega dosedanje informacije so se večinoma izkazale kot zanesljive; (C) : vir, katerega dosedanje informacije so se večinoma izkazale kot nezanesljive; (X) : zanesljivosti vira ni mogoče oceniti.

2. Informacije iz države članice, kolikor je to mogoče, oceni država članica, ki informacije prispeva; njihovo zanesljivost ugotovi na podlagi naslednjih oznak za oceno informacij:

(1) : nedvomno točne informacije; (2) : informacije, ki so viru znane osebno, ne pa tudi uradniku, ki jih prenese naprej; (3) : informacije, ki viru niso znane osebno, a jih potrjujejo druge zabeležene informacije; (4) : informacije, ki viru niso znane osebno in jih ni mogoče potrditi.

3. Če Europol na podlagi informacij, ki jih že ima, sklene, da je treba oceno popraviti, o tem obvesti zadevno državo članico in se poskusi dogovoriti o spremembi ocene. Europol ne spremeni ocene brez takega dogovora.

4. Če država članica pošlje Europolu podatke ali informacije brez ocene, poskuša Europol, kolikor je to mogoče, oceniti zanesljivost vira ali informacij na podlagi informacij, ki jih že ima. Specifične podatke in informacije mora oceniti v dogovoru z državo članico, ki jih je prispevala. Država članica in Europol se lahko na splošno dogovorita tudi o ocenjevanju določenih vrst podatkov in določenih virov. O takih splošnih dogovorih se obvesti upravni odbor. Če je Europol informacije prejel na podlagi takšnih splošnih dogovorov, se to ustrezno označi.

Če v določenem primeru ni bil dosežen noben dogovor ali če ni splošnega dogovora, Europol oceni informacije oziroma podatke z oznako (X) iz odstavka 1 in oznako (4) iz odstavka 2.

5. Če Europol prejme podatke ali informacije od tretje stranke, se ustrezno uporabi ta člen.

6. Če so informacije, ki so vključene v analitično delovno datoteko, nastale na podlagi analize, Europol oceni te informacije v skladu s tem členom ter s soglasjem držav članic, udeleženih pri analizi.

POGLAVJE III

PRAVILA ZA UPORABO ANALITIČNIH DELOVNIH DATOTEK IN PODATKOV

Člen 13

Odprtje datotek

1. Analitične delovne datoteke se odprejo na pobudo Europola ali na zahtevo držav članic, ki prispevajo podatke, v skladu s postopkom iz člena 16 Sklepa o Europolu.

2. Upravni odbor lahko povabi predstavnike skupnega nadzornega odbora k sodelovanju pri razpravi glede odredbe o odprtju analitičnih delovnih datotek.

3. S postopki analize in razširjanjem rezultatov analize se lahko prične takoj po tem, ko se analitična datoteka odpre v skladu s členom 16(2) Sklepa o Europolu. Kolikor upravni odbor naroči direktorju Europola, da v skladu s členom 16(4) Sklepa o Europolu spremeni odredbo o odprtju ali zapre datoteko, se podatki, ki se ne smejo vključiti v datoteko, oziroma v primeru, da je treba datoteko zapreti, vsi podatki v tej datoteki, takoj izbrišejo.

4. Če je treba med analizo spremeniti odredbo o odprtju analitične delovne datoteke, se ustrezno uporabijo postopki iz člena 16 Sklepa o Europolu in iz tega člena.

Člen 14

Dostop do podatkov

1. Sodelujočim pri analitičnem projektu se dostop do podatkov v skladu s členom 14(2)(b) Sklepa o Europolu odobri samo, če jim je Europol za to podelil akreditacijo in so opravili usposabljanje glede svojih specifičnih obveznosti v okviru Europolovega pravnega okvira.

2. V skladu z drugim pododstavkom člena 14(2) Sklepa o Europolu imajo vsi udeleženci analitične skupine dostop do podatkov v datoteki. Analitična skupina soglasno odloči, v kakšni meri je tak dostop mogoč, ter v zvezi s tem določi morebitne pogoje in omejitve.

Člen 15

Pošiljanje podatkov ali informacij iz analitičnih delovnih datotek

1. Pošiljanje osebnih podatkov iz analitičnih delovnih datotek kateri koli državi članici ali tretji stranki se evidentira v zadevni datoteki.

Europol v sodelovanju z državo članico ali tretjo stranko, ki je prispevala podatke, najkasneje ob pošiljanju po potrebi preveri, ali so podatki točni in v skladu s Sklepom o Europolu.

Kolikor je to mogoče, je treba pri vsakem pošiljanju navesti sodne odločbe in sklepe o neuvedbi kazenskega postopka. Podatke, ki temeljijo na mnenjih ali osebnih ocenah, pa je treba, preden se pošljejo, v sodelovanju z državo članico ali tretjo stranko, ki je prispevala podatke, preveriti in navesti stopnjo njihove točnosti ali zanesljivosti.

Država članica prejemnica državo članico, ki je podatke poslala, na njeno zahtevo obvesti o uporabi poslanih podatkov in o rezultatih te uporabe, če to dovoljuje nacionalna zakonodaja države članice prejemnice.

Če za uporabo podatkov veljajo morebitne omejitve na podlagi člena 19 Sklepa o Europolu, se takšne omejitve evidentirajo pri podatkih, o tem pa se obvestijo tudi prejemniki rezultatov analize.

2. Če Europol po vnosu podatkov v analitično delovno datoteko ugotovi, da se ti podatki nanašajo na osebo ali predmet, o katerem so v datoteko že vneseni podatki, ki jih je predložila druga država članica ali tretja stranka, je zadevna država članica ali tretja stranka v skladu s členom 14(7) Sklepa o Europolu takoj obveščena o identifikaciji te povezave.

Člen 16

Nadzorni postopki

Upravni odbor zaradi izpolnjevanja zahtev glede varnosti podatkov iz člena 35 Sklepa o Europolu in zagotovitve varne obdelave podatkov v smislu teh pravil po predhodnem posvetu z varnostnim odborom v skladu s členom 8 pravil o zaupnosti podatkov Europola, sprejetih s Sklepom Sveta 2009/…/PNZ z dne 30. novembra 2009 (2) podeli akreditacijo analitičnemu sistemu, tako kot je to predvideno v členu 4(2) navedenih pravil. Akreditacija se podeli na podlagi Specifičnih sistemskih varnostnih zahtev in druge varnostne dokumentacije, za katere upravni odbor meni, da so potrebne.

Člen 17

Uporaba in hramba analitičnih podatkov in rezultatov analiz

1. Vsi osebni podatki in rezultati analize, ki se pošiljajo iz analitične delovne datoteke, se lahko uporabljajo le v skladu z namenom te datoteke ali za preprečevanje drugih hujših oblik kriminala in boj proti njim, ter ob upoštevanju morebitnih omejitev za uporabo, ki jih v skladu s členom 19(2) Sklepa o Europolu določijo države članice. Podatki iz člena 5(2) teh pravil se lahko pošiljajo le s soglasjem države članice, ki je take podatke prispevala.

2. Po zaprtju analitične delovne datoteke Europol vse podatke iz nje hrani v ločeni datoteki, ki je dostopna le za namene notranjega in zunanjega nadzora. Takšni podatki se brez poseganja v člen 20(4) Sklepa o Europolu hranijo največ 18 mesecev po zaprtju analitične delovne datoteke.

3. Europol lahko rezultate analitične delovne datoteke v elektronski obliki hrani največ tri leta po datumu zaprtja zadevne datoteke, pod pogojem, da so shranjeni v ločeni datoteki in da se ne dopolnjujejo z novimi podatki. Po izteku tega obdobja se lahko rezultati hranijo le na dokumentih v papirnati obliki.

Člen 18

Združevanje datotek in izmenjava informacij med datotekami

1. Če se izkaže, da lahko informacije iz analitične delovne datoteke zadevajo tudi druge analitične delovne datoteke, se uporabijo naslednji postopki:

(a) če je predlagana popolna združitev informacij iz dveh datotek, se ustvari nova datoteka z vsemi informacijami iz obeh datotek v skladu s členom 16 Sklepa o Europolu. Odločitev o združitvi datotek sprejmejo vsi udeleženci, ki so sodelovali pri nastanku prvotnih datotek. V takem primeru se prvotni datoteki zapreta;

(b) če nekatere informacije iz ene datoteke zadevajo drugo datoteko, ponudniki teh informacij odločijo, ali se lahko te informacije pošljejo v to drugo datoteko.

2. Na roke za pregled podatkov, ki se iz ene analitične delovne datoteke pošljejo v drugo, ob upoštevanju okoliščin iz odstavka 1 tak prenos ne vpliva.

Člen 19

Nova tehnična sredstva

Nova tehnična sredstva za analitično obdelavo podatkov se lahko uvedejo le, če so bili sprejeti vsi ustrezni ukrepi, s katerimi se zagotovi, da je uporaba teh sredstev skladna s pravili o varstvu osebnih podatkov, ki se uporabljajo za Europol. Vedno, kadar bi uvedba takih tehničnih sredstev povzročila težave pri uporabi navedenih pravil o varstvu podatkov, se direktor o tem prej posvetuje s skupnim nadzornim organom.

POGLAVJE IV

KONČNE DOLOČBE

Člen 20

Sprememba pravil

Do 1. januarja 2013 so pravila ocenjena pod nadzorom upravnega odbora.

Upravni odbor preuči predloge sprememb teh pravil, ki jih nato sprejme Svet v skladu s postopkom iz tretjega pododstavka člena 14(1) Sklepa o Europolu.

Člen 21

Začetek veljavnosti

Ta pravila začnejo veljati 1. januarja 2010.

V Bruslju, 30. novembra 2009 Za Svet Predsednica B. ASK

(1) UL L 121, 15.5.2009, str. 37.

(2) Še ni objavljeno v Uradnem listu.