SKLEP KOMISIJE

z dne 7. decembra 2011

o navodilih za registracijo družb na ravni EU in tretjih držav ter globalno registracijo v skladu z Uredbo (ES) št. 1221/2009 Evropskega parlamenta in Sveta o prostovoljnem sodelovanju organizacij v Sistemu Skupnosti za okoljsko ravnanje in presojo (EMAS)

(notificirano pod dokumentarno številko C(2011) 8896)

(Besedilo velja za EGP)

(2011/832/EU)

EVROPSKA KOMISIJA JE –

ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,

ob upoštevanju Uredbe (ES) št. 1221/2009 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. novembra 2009 o prostovoljnem sodelovanju organizacij v Sistemu Skupnosti za okoljsko ravnanje in presojo (EMAS) (1) ter zlasti členov 3 in 46(4) Uredbe,

ob upoštevanju naslednjega:

Družbe in druge organizacije z lokacijami v različnih državah članicah ali tretjih državah morajo prejeti dodatne informacije in navodila v zvezi z možnostmi njihove registracije v okviru EMAS.

SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Za namene uporabe člena 46(4) in zagotavljanja dodatnih pojasnjevalnih informacij v skladu s členom 3 Uredbe (ES) št. 1221/2009 Komisija sprejema ta navodila za registracijo družb na ravni EU in tretjih držav ter globalno registracijo v okviru EMAS.

Člen 2

Ta sklep je naslovljen na države članice.

(1) UL L 342, 22.12.2009, str. 1.

PRILOGA

Navodila za registracijo družb na ravni EU in tretjih držav ter globalno registracijo v okviru EMAS (Uredba (ES) št. 1221/2009)

1. UVOD

Namen tega dokumenta je zagotoviti navodila o uporabi evropskega sistema za okoljsko ravnanje in presojo (EMAS) za organizacije s podružnicami in lokacijami v več državah članicah EU in/ali tretjih državah ter zagotoviti posebna navodila za države članice, preveritelje in organizacije za namene registracije. Ta navodila so bila pripravljena na podlagi člena 46(4) Uredbe EMAS (1), ki navaja: „Komisija v sodelovanju s forumom pristojnih organov pripravi navodila za registracijo organizacij zunaj Skupnosti“ in člena 16(3), ki navaja: „Forum pristojnih organov oblikuje navodila za zagotovitev doslednosti postopkov v zvezi z registracijo organizacij v skladu s to uredbo, vključno s podaljšanjem registracije in zadržanjem in izbrisom organizacije iz registra v Skupnosti in zunaj nje“.

Ko je bil leta 1993 uveden sistem EMAS, je bil zasnovan tako, da zajema posamezne lokacije organizacij iz industrijskih in proizvodnih sektorjev. Po prvi reviziji leta 2001 je EMAS II postal odprt za vse organizacije z več lokacijami (v državi članici EU in prejšnjega EGP). EMAS III je bil dodatno razširjen in se zdaj uporablja za organizacije v EU in zunaj nje.

Razširitev EMAS na tretje države za organizacije iz vseh sektorjev pomeni orodje za doseganje visokih stopenj okoljske uspešnosti, ki jih lahko javno priznajo zainteresirane strani Evropske skupnosti.

Države članice lahko svobodno odločajo, ali bodo nacionalni pristojni organi omogočili registracijo organizacij v tretjih državah v skladu s členom 11(1) Uredbe EMAS.

Registracija

Zaradi medsebojne povezave med registracijo organizacij z več lokacijami v EU in registracijo organizacij zunaj EU se lahko v praksi pojavi več različnih primerov. Ta dokument vsebuje splošna navodila za primere, ki jih morajo reševati pristojni organi, okoljski preveritelji in organizacije, ki so zaprosile za EMAS. Analizirani so naslednji trije specifični primeri:

— Primer 1: registracija organizacij z lokacijami v več kot eni državi članici EU (registracija družb na ravni EU),

— Primer 2: registracija posameznih ali skupnih organizacij z lokacijami v tretjih državah (registracija na ravni tretjih držav) in

— Primer 3: registracija organizacij z lokacijami v državah članicah EU in tretjih državah (globalna registracija).

V vseh treh postopkih lahko organizacija zaprosi za eno registracijo vseh ali nekaterih lokacij družbe. Lokacije, ki bodo vključene v registracijo, izbere organizacija prosilka.

Opomba:

v teh navodilih ni obravnavan enostaven primer nacionalne registracije družbe v EU.

V teh navodilih so obravnavana vprašanja, kot so:

— določitev pristojnih organov,

— akreditiranje ali licenciranje okoljskih preveriteljev, ki delujejo zunaj EU,

— usklajevanje teh postopkov med državami članicami,

— izpolnjevanje zakonskih zahtev v tretjih državah,

— podaljšanje, izbris in zadržanje registracij družb.

Zahteve, ki veljajo v teh treh primerih, so pogosto precej podobne, vendar je uporaba navzkrižnih sklicevanj med poglavji omejena na najnižjo raven, da bi se izboljšala čitljivost besedila. Zato lahko pride do ponovitev.

Da bi bil sistem EMAS verodostojen, se mora Uredba uporabljati na podoben način v EU in zunaj nje. Zato je treba upoštevati razlike in težave pri izvajanju nekaterih posebnih elementov EMAS, kot je skladnost z zakonodajo. Pristojni organi v državah članicah, ki omogočajo registracije na ravni tretjih držav, sprejmejo posebne postopke za zagotovitev enake uporabe sistema EMAS v EU in zunaj nje. Zgodovinska, gospodarska in kulturna razmerja med državami članicami EU in tretjimi državami lahko usmerjajo izvajanje EMAS na ravni tretjih držav in na globalni ravni, prav tako pa jih je mogoče uporabiti za lažje širjenje EMAS po vsem svetu.

2. TERMINOLOGIJA

Za namen teh navodil se bo uporabljala naslednja terminologija:

Sedež pomeni upravni organ na vrhu organizacije z več lokacijami, ki nadzoruje in usklajuje glavne funkcije organizacije, kot so strateško načrtovanje, komunikacija, davčne in pravne zadeve, trženje, finance itd.

Upravno središče pomeni lokacijo, ki ni sedež organizacije z več lokacijami in je posebej imenovana za namen registracije v okviru Uredbe EMAS ter opravlja nalogo nadzora in usklajevanja sistema okoljskega ravnanja.

Vodilni pristojni organ pomeni pristojni organ, ki je odgovoren za postopek registracije družb na ravni EU in tretjih držav ter globalne registracije družb.

Opomba:

Člen 3(3) Uredbe EMAS obravnava določitev (vodilnih) pristojnih organov.

Določitev vodilnega pristojnega organa se lahko razlikuje glede na zgoraj opisane primere:

— V primeru 1 (registracija družbe na ravni EU) je vodilni pristojni organ pristojni organ države članice, v kateri je sedež organizacije prosilke ali njeno upravno središče.

— V primeru registracije na ravni tretjih držav ali globalne registracije je vodilni pristojni organ pristojni organ države članice, ki omogoča registracijo organizacij s sedežem zunaj Skupnosti in v kateri je bil akreditiran preveritelj. Z drugimi besedami mora država članica omogočati registracijo na ravni tretjih držav, poleg tega pa morajo biti na voljo preveritelji, ki so akreditirani ali licencirani za izvajanje preverjanja v tretjih državah, v katerih so lokacije, vključene v postopek registracije.

3. REGISTRACIJA DRUŽB NA RAVNI EU – REGISTRACIJA ORGANIZACIJ Z VEČ LOKACIJAMI V RAZLIČNIH DRŽAVAH ČLANICAH

3.1 Veljavna zakonodaja in izpolnjevanje zakonskih zahtev v državah članicah EU

3.1.1 Organizacije morajo vedno upoštevati zakonske zahteve EU in nacionalne zakonske zahteve, ki veljajo za lokacije, vključene v registracijo EMAS.

3.1.2 V skladu s Prilogo IV.B.(g) k Uredbi EMAS okoljska izjava organizacij vsebuje sklic na veljavne zakonske zahteve v zvezi z okoljem.

3.1.3 Organizacija lahko, da bi zagotovila „dokazila ali dokumente, ki kažejo, da organizacija izpolnjuje zakonske zahteve“, kot določa člen 4(4) Uredbe EMAS, predloži izjave pristojnih izvršilnih organov, ki zagotavljajo, da ni dokazov o neskladnosti in/ali da družba ni v postopku izvršitve, tožbe ali pritožbe. Preveritelji kot del postopka preverjanja preverijo vse okoljske licence ali dovoljenja, ki veljajo za organizacijo, ali kateri koli drug dokaz v skladu s pravnim sistemom, ki velja v državi članici, v kateri je zadevna lokacija.

3.2 Naloge pristojnih organov

3.2.1 V primeru registracije družbe na ravni EU je določitev vodilnega pristojnega organa odvisna od lokacije sedeža ali upravnega središča organizacije (v tem vrstnem redu).

3.2.2 V primeru registracije družbe na ravni EU vodilni pristojni organ sodeluje le s pristojnimi organi v državah članicah, v katerih so lokacije, vključene v postopek registracije družbe.

3.2.3 Vodilni pristojni organ je odgovoren za registracijo in usklajuje postopek z drugimi ustreznimi pristojnimi organi. Vodilni pristojni organ ne registrira, zadrži, izbriše ali podaljša registracije organizacije, če se pristojni organ iz druge države članice, v kateri so lokacije organizacije, vključene v registracijo, ne strinja z registracijo, zadržanjem, izbrisom ali podaljšanjem (glej oddelka 3.4. in 3.6 teh navodil). Kot je navedeno v oddelku 3.4.6, se lahko vodilni pristojni organ odloči tudi za nadaljevanje postopka registracije družbe z manjšim obsegom (npr. brez sporne lokacije).

3.2.4 Pristojni organi morajo usklajevati svoje dejavnosti z organi za akreditiranje in licenciranje v svojih državah članicah, da bi zagotovili, da lahko tako pristojni organ kot organ za akreditiranje in licenciranje usklajeno opravljata svoje naloge.

3.2.5 Splošna načela in posebne usklajevalne postopke med pristojnimi organi v šestih mesecih po sprejetju teh navodil določi in odobri forum pristojnih organov. Nato jih predloži v sprejetje v skladu z regulativnim postopkom s pregledom, kot je določeno v členih 48(2) in 49(3) Uredbe EMAS.

3.2.6 Forum pristojnih organov bo razvil standardizirane obrazce v vseh uradnih jezikih Evropske unije za izvajanje zgoraj navedenih „usklajevalnih postopkov“. Da bi omogočili učinkovito komunikacijo in hkrati zmanjšali napačno razumevanje zaradi jezikovnih ovir, bodo standardizirani obrazci večinoma vsebovali okenca za označevanje in zelo omejeno število polj za komentiranje, ki lahko vsebujejo prosto besedilo. Pisni dokaz te komunikacije, ki se izvaja prek navadne pošte, e-pošte ali faksa, je treba hraniti v primeru sporov med pristojnimi organi. Zgoraj omenjeni obrazci morajo vključevati, kot priponko, ki jo je mogoče posodabljati, seznam pristojbin, ki veljajo za vse države članice.

3.3 Naloge akreditiranih ali licenciranih preveriteljev

3.3.1 Splošna pravila, ki veljajo za okoljske preveritelje EMAS, njihovo akreditacijo ali licenco ter za postopek preverjanja, so določena v poglavjih V in VI Uredbe EMAS.

3.3.2 Preverjanje sistema okoljskega ravnanja in potrjevanje okoljske izjave EMAS mora izvajati okoljski preveritelj EMAS, ki je akreditiran ali licenciran za ustrezen obseg v skladu s kodami NACE (2).

3.3.3 V primeru registracije organizacije z več lokacijami in dejavnostmi mora akreditacija preveriteljev zajemati vse kode NACE lokacij in dejavnosti organizacije. Če preveritelj ni akreditiran ali licenciran za vse ustrezne kode NACE, pri primeru ustrezno sodelujejo tudi drugi akreditirani okoljski preveritelji. Organizacija, ki si prizadeva za registracijo, se odloči, ali želi vključiti več akreditiranih preveriteljev, ob upoštevanju člena 4 Uredbe EMAS. Poleg razlogov, kot je pomanjkanje preveriteljev, akreditiranih za ustrezne kode NACE, imajo lahko organizacije tudi druge razloge (npr. lokalne izkušnje, znanje jezikov ali željo po kombiniranju preverjanja EMAS s certifikacijo v skladu z drugimi standardi) za vključitev več preveriteljev. Vsi sodelujoči preveritelji morajo podpisati izjavo iz člena 25(9) Uredbe EMAS in okoljsko izjavo EMAS. Vsi vključeni preveritelji so odgovorni za rezultat tistih delov preverjanja, ki sodijo v njihovo strokovno področje (večinoma povezano z določenimi kodami EMAS). Praksa, da morajo vsi preveritelji podpisati isto izjavo, omogoča vodilnemu pristojnemu organu identifikacijo vseh udeleženih preveriteljev. Tako lahko vodilni pristojni organ prek sodelujočih pristojnih organov (ki morajo v zameno usklajevati svoje dejavnosti z organi za akreditiranje in licenciranje) preveri, ali so vsi udeleženi preveritelji upoštevali obveznost predhodnega obvestila, kot je določeno v členu 23(2) Uredbe EMAS. Prav tako omogoča vodilnemu pristojnemu organu, da preveri, ali kode NACE udeleženih preveriteljev zajemajo kode zadevne organizacije.

3.3.4 Preveritelji, akreditirani ali licencirani v eni državi članici, lahko opravljajo svoje naloge v drugih državah članicah. Preveritelji pošljejo obvestilo organu za akreditiranje ali licenciranje v državi članici, v kateri želijo delovati, vsaj štiri tedne pred začetkom izvajanja dejavnosti.

3.3.5 Organ za akreditiranje ali licenciranje, ki nadzoruje preveritelje, ki delujejo v njegovi državi članici, v primeru težav/negativnih rezultatov pošlje poročilo o nadzoru pristojnemu organu v tej državi članici. Ta pristojni organ nato posreduje poročilo o nadzoru vodilnemu pristojnemu organu, odgovornemu za registracijo družb na ravni EU.

3.3.6 Če preveritelj v času preverjanja za prvo registracijo ugotovi neskladnost, ne podpiše izjave iz člena 25(9) Uredbe EMAS in okoljske izjave EMAS.

3.3.7 Če preveritelj v obdobju veljavnosti registracije ali v času podaljšanja ugotovi neskladnost, lahko poroča (vodilnemu) pristojnemu organu, da zadevna organizacija ne izpolnjuje več zahtev EMAS. V času podaljšanja registracije EMAS lahko podpiše le izjavo iz člena 25(9) in posodobljeno okoljsko izjavo EMAS, če organizacija dokaže, da je sprejela ukrepe (tj. v sodelovanju z izvršilnimi organi), da bi ponovno izpolnjevala zakonske zahteve. Če organizacija ne zagotovi ustreznih ukrepov za razrešitev težave glede neskladnosti, preveritelj ne potrdi posodobljene izjave in ne podpiše izjave ter okoljske izjave EMAS. Z drugimi besedami okoljski preveritelj EMAS podpiše izjavo in potrdi okoljsko izjavo EMAS le v primeru popolne skladnosti.

3.4 Postopek registracije

3.4.1 Splošna pravila, ki veljajo za registracijo, so določena v poglavjih II, III in IV Uredbe EMAS.

3.4.2 Organizacija mora pravočasno stopiti v stik s preveritelji in vodilnim pristojnim organom, da pojasnijo jezikovne težave v zvezi z dokumenti, ki so potrebni za registracijo, ob upoštevanju zahtev iz člena 5(3) ter Priloge IV (D) k Uredbi EMAS.

3.4.3 Vodilni pristojni organ preveri informacije iz prijave in o tem obvesti druge udeležene pristojne organe. To pomeni, da morajo udeleženi pristojni organi obvestiti vodilni pristojni organ o veljavnosti informacij o vključenih nacionalnih lokacijah.

3.4.4 Udeleženi pristojni organi prek organov za akreditiranje in licenciranje za svoje države članice preverijo, ali so preveritelji, vključeni v postopek registracije, akreditirani ali licencirani za vse kode NACE, potrebne v postopku registracije. To pomeni, da pristojni organ preveri, ali so preveritelji ustrezno in pravočasno (vsaj štiri tedne pred vsakim preverjanjem v državi članici) posredovali obvestilo v skladu s členom 24(1) Uredbe EMAS. Zato mora pristojni organ v vsakem primeru sporočiti organu za akreditiranje ali licenciranje v njegovi državi članici enostavno sporočilo, da obstajajo lokacije, ki jih je treba registrirati na podlagi dejavnosti preverjanja/potrjevanja preveriteljev iz drugih držav članic. Če organ za akreditiranje in licenciranje ni odobril usposobljenosti preveritelja, lahko ta organ zahteva od preveritelja, da izpolni ustrezne zahteve, ali o težavi obvesti pristojni organ. Brez te minimalne komunikacije med pristojnimi organi ter organi za akreditiranje in licenciranje ter med pristojnimi organi in vodilnim pristojnim organom bi se lahko dejavnosti nadzora oslabile.

3.4.5 Vsi pristojni organi, vključeni v postopek registracije, bodo uporabljali nacionalne postopke za preverjanje, ali lokacije v njihovi državi članici izpolnjujejo zahteve iz Uredbe EMAS. Ti organi bodo nato obvestili vodilni pristojni organ o svoji odločitvi (družbo je mogoče/ni mogoče registrirati). Pristojni organ v primeru negativne odločitve v obliki izjave obvesti vodilni pristojni organ o motivaciji za to odločitev. Ker je ta izjava zavezujoča, se lahko vodilni pristojni organ odloči, da ustavi postopek registracije družbe, dokler niso izpolnjene zahteve iz Uredbe (v tem primeru v okviru EMAS ne bo registrirana nobena lokacija) ali obvesti organizacijo, da lahko nadaljuje postopek registracije družbe brez sporne lokacije.

3.4.6 Po odločitvi v zvezi z registracijo vodilni pristojni organ obvesti vse udeležene nacionalne pristojne organe, ki nato obvestijo ustrezne izvršilne organe. Opomba: Evropska komisija spodbuja udeležene pristojne organe, naj si izmenjujejo kontaktne podatke ustreznih izvršilnih organov in tako olajšajo izmenjavo informacij med pristojnimi organi in izvršilnimi organi, da jih seznanijo o morebitnih primerih neskladnosti.

3.4.7 Spremljanje izpolnjevanja zakonskih zahtev na nacionalni ravni zagotavljajo nacionalni izvršilni organi in preveritelji med postopkom preverjanja. Če ti organi ugotovijo primer neskladnosti, morajo o tem obvestiti nacionalni pristojni organ, ki to posreduje vodilnemu pristojnemu organu.

3.4.8 Če pristojni organ v državi članici, v kateri je lokacija organizacije, ki je zaprosila za registracijo zadevne družbe, najde dokaze o kršitvi veljavnih zakonskih zahtev, pritožbe ali kakršne koli druge pomembne informacije v zvezi z izpolnjevanjem zahtev glede registracije, podaljšanja, zadržanja ali izbrisa registracije, nemudoma posreduje vodilnemu pristojnemu organu poročilo o nadzoru, v katerem opisuje težavo.

3.4.9 Nekatere države članice morajo zaračunavati pristojbine v skladu z nacionalno zakonodajo. Zato vodilni pristojni organ ne more odločati o pristojbinah, določenih v skladu z zakonodajo drugih držav članic. Vloga vodilnega pristojnega organa v zvezi s pristojbinami vključuje le obveščanje organizacije o skupnem znesku pristojbin, ki jih morajo plačati nacionalnim pristojnim organom, udeleženim v postopku registracije. Vodilni pristojni organ prav tako obvesti organizacijo, da vsi udeleženi pristojni organi zaračunavajo pristojbine za registracijo nacionalnih lokacij, vključenih v postopek registracije družbe, neposredno zadevnim nacionalnim lokacijam organizacije prosilke. Vsi udeleženi pristojni organi obvestijo vodilni pristojni organ, da so bile pristojbine uspešno plačane pred registracijo, kot je določeno v členu 5(2)(d) Uredbe EMAS. Opomba: Evropska komisija močno spodbuja vse države članice, naj preučijo možnosti znižanja veljavnih pristojbin za organizacije, ki so zaprosile za registracijo družbe. V primerih registracije družbe bo imel le vodilni pristojni organ upravne stroške, primerljive s stroški običajne registracije, udeleženi pristojni organi pa bodo manj vključeni in tako imeli nižje stroške. Nižje pristojbine bodo povečale privlačnost sistema EMAS in registracije družbe.

3.4.10 Vsi udeleženi pristojni organi morajo zaračunavati pristojbine za registracijo nacionalnih lokacij, vključenih v postopek registracije družbe, neposredno zadevnim nacionalnim lokacijam organizacije prosilke.

3.5 Že registrirane organizacije

3.5.1 Če se že registrirana organizacija odloči za registracijo družbe na ravni EU, lahko vodilni pristojni organ na zahtevo organizacije razširi obseg obstoječe registracije ter tako ohrani obstoječe število v nacionalnem registru. Vnos je treba zabeležiti z novo registracijsko številko v nacionalnem registru. V teh primerih vsi drugi udeleženi pristojni organi iz držav članic, v katerih ima organizacija že registrirane lokacije, zagotovijo, da bodo obstoječe registracije registrirane pod novo registracijsko številko v ustreznih registrih.

3.6 Izbris in zadržanje registracij

3.6.1 Za ta poseben postopek veljajo splošna pravila za zadržanje in izbris iz člena 15 Uredbe EMAS.

3.6.2 Kakršno koli pritožbo v zvezi z registrirano organizacijo je treba sporočiti vodilnemu pristojnemu organu.

3.6.3 Vsak pristojni organ je odgovoren za postopke, povezane z lokacijami organizacije v zadevni državi članici. Če se pojavi primer, ko je treba organizacijo zadržati ali izbrisati iz registra EMAS, sodelujoči pristojni organ o tem obvesti vodilni pristojni organ z izjavo o svojem mnenju. To pomeni, da nacionalni pristojni organi izdajajo le izjave o zadevnih nacionalnih lokacijah. Če ena od teh izjav potrdi, da nacionalne lokacije ni mogoče registrirati, vodilni pristojni organ začne postopek za izbris ali zadržanje, pri čemer upošteva zahteve iz člena 15 Uredbe EMAS. Preden vodilni pristojni organ sprejme končno odločitev o izbrisu ali zadržanju organizacije, mora o tem obvestiti druge sodelujoče pristojne organe, da jih seznani z razlogi za zadržanje/izbris s strani enega ali več pristojnih organov. Prav tako mora vodilni pristojni organ obvestiti sedež ali upravno središče organizacije o sprejeti odločitvi in razlogih za predlagani izbris ali zadržanje. Nato vodilni pristojni organ da organizaciji priložnost, da se odloči, ali bo celotna organizacija izbrisana iz registra EMAS ali bodo sporne lokacije odstranjene iz obsega registracije družbe.

3.6.4 Spore med posameznimi nacionalnimi pristojnimi organi, udeleženimi v postopku registracije družbe, rešuje forum pristojnih organov. Spori med vodilnim pristojnim organom in organizacijo se bodo reševali v skladu z nacionalno zakonodajo države, v kateri ima sedež vodilni pristojni organ. Spori med organizacijo in posameznimi pristojnimi organi, npr. o vprašanju izpolnjevanja zakonskih zahtev posameznih nacionalnih lokacij, vključenih v postopek registracije družbe, se bodo reševali v skladu z veljavno nacionalno zakonodajo zadevne države članice. Spori se bodo reševali v skladu z zahtevami iz člena 15 Uredbe EMAS.

3.6.5 Če se pristojni organi, ki so vključeni v forum pristojnih organov, ne morejo dogovoriti, se lahko postopek registracije nadaljuje brez spornih lokacij.

3.7 Jezikovne težave

3.7.1 Okoljska izjava EMAS in drugi pomembni dokumenti se predložijo v uradnem jeziku (v enem od uradnih jezikov) države članice, v kateri ima sedež vodilni pristojni organ (člen 5(3)). Če organizacija predloži skupno okoljsko izjavo z informacijami o posameznih lokacijah, mora te informacije predložiti tudi v uradnem jeziku (v enem od uradnih jezikov) držav članic, v katerih so lokacije.

4. REGISTRACIJA NA RAVNI TRETJIH DRŽAV – REGISTRACIJA ORGANIZACIJ Z ENO ALI VEČ LOKACIJAMI V TRETJIH DRŽAVAH (PRIMER 2)

Registracija na ravni tretjih držav v okviru EMAS pomeni registracijo organizacije, ki deluje v eni ali več tretjih državah, v okviru EMAS. V skladu z Uredbo EMAS se lahko države članice svobodno odločajo, ali bodo nacionalni pristojni organi omogočili registracijo organizacij v tretjih državah v skladu s členom 11(1) Uredbe EMAS.

4.1 Veljavna zakonodaja in izpolnjevanje zakonskih zahtev v tretjih državah

4.1.1 Organizacije morajo vedno upoštevati ustrezne nacionalne zakonske zahteve tretjih držav, v katerih so lokacije, vključene v registracijo EMAS.

4.1.2 Da bi sistem EMAS ohranil visoko raven ambicioznosti in verodostojnosti, mora okoljska učinkovitost organizacije v tretji državi dosegati raven, ki je čim bližja ravni, ki jo morajo dosegati organizacije v EU v skladu z ustrezno evropsko in nacionalno zakonodajo. Zato je zaželeno, da organizacije iz držav zunaj Skupnosti v okoljski izjavi poleg sklicev na veljavne nacionalne okoljske zahteve navedejo tudi sklic na zakonske zahteve v zvezi z okoljem, ki veljajo za podobne organizacije v državi članici, v kateri se organizacija namerava prijaviti za registracijo (člen 4(4) Uredbe EMAS). Okoljske zahteve na tem seznamu je treba uporabljati kot referenco pri določanju morebitnih višjih ciljev učinkovitosti, vendar niso nujne za izvedbo ocene skladnosti organizacije z zakonskimi zahtevami.

4.1.3 V skladu s Prilogo IV.B.(g) k Uredbi EMAS okoljska izjava organizacij vsebuje sklic na veljavne nacionalne zakonske zahteve v zvezi z okoljem.

4.1.4 Za lokacije v tretjih državah morajo biti dokumenti iz člena 4(4) Uredbe EMAS po možnosti sestavljeni iz: — izjav izvršilnih organov tretje države, ki vključujejo informacije o okoljskih dovoljenjih, ki veljajo za organizacijo, in navajajo, da ni dokazov o neskladnosti in/ali da družba ni v postopku izvršitve, tožbe ali pritožbe, — Poleg tega mora okoljska izjava po možnosti vsebovati tudi referenčne preglednice med nacionalno zakonodajo tretje države in zakonodajo države, v kateri se organizacija prijavi za registracijo, kot je določeno v oddelku 4.1.2.

4.2 Akreditiranje in licenciranje EMAS na ravni tretjih držav

4.2.1 Države članice sprejmejo odločitev o tem, ali bodo omogočile registracijo na ravni tretjih držav ali ne, v skladu z njihovimi sredstvi in operativnimi postopki. V tem primeru države članice poskrbijo, da bodo nacionalni organi za akreditiranje ali licenciranje zagotovili akreditiranje ali licenciranje okoljskih preveriteljev za EMAS na ravni tretjih držav. Le države članice, ki sprejmejo načelo „registracije na ravni tretjih držav“ lahko registrirajo organizacije, ki delujejo v tretjih državah.

4.2.2 Če se država članica odloči, da bo omogočila registracijo na ravni tretjih držav v skladu s členom 3(3) Uredbe EMAS, bo možnost pridobitve registracije od te države članice dejansko odvisna od razpoložljivosti akreditiranih preveriteljev. Morebitni preveritelj mora biti akreditiran v tisti državi članici, ki zagotavlja registracijo na ravni tretjih držav, in sicer za specifično tretjo državo in za specifične gospodarske sektorje (določene na podlagi kod NACE) v danem postopku registracije. Pojasnjevalna opomba: To pomeni, da mora preveritelja, ki bo izvajal preverjanje v zadevni tretji državi, za specifično tretjo državo akreditirati organ za akreditiranje in licenciranje države članice, ki omogoča registracije na ravni tretjih držav in v kateri se organizacija namerava registrirati.

4.2.3 V akreditaciji ali licenci, ki jih lahko preveritelji pridobijo za tretje države, mora biti navedeno, za katere tretje države velja, tako da je odobritev registracije v skladu z določbami iz člena 22(2) Uredbe EMAS. Države članice se morajo odločiti, ali želijo izdati ločena potrdila za posamezno tretjo državo ali skupno potrdilo o akreditaciji s priloženim geografskim dodatkom, v katerem so navedene države, v katerih lahko v skladu z akreditacijo delujejo organi za preverjanje. Pojasnjevalna opomba: Ob upoštevanju člena 22 z naslovom „dodatne zahteve za okoljske preveritelje, dejavne v tretjih državah“ je jasno, da se lahko akreditiranje/licenciranje za tretje države izvaja le kot dodatno akreditiranje/licenciranje k osnovnemu akreditiranju/licenciranju za Evropo. To pomeni, da se akreditiranje/licenciranje na ravni tretjih držav odobri kot dodatna zahteva k splošni akreditaciji/licenciranju v določenem obsegu in njegovih zahtevah. Zato bo moralo akreditiranje/licenciranje za tretje države vključevati akreditiranje/licenciranje za eno od držav članic in v določenem obsegu. Ko je preveritelj akreditiran ali licenciran v eni državi članici, lahko prosto opravlja dejavnosti preverjanja v drugih državah članicah v skladu s členom 24 Uredbe.

4.3 Naloge pristojnih organov

4.3.1 Država članica z več kot enim pristojnim organom mora določiti, na kateri pristojni organ je mogoče nasloviti prijave za registracije na ravni tretjih držav, ta pa mora biti isti kot organ, določen v skladu z oddelkom 5.3.1.

4.3.2 Prijavo za registracijo na ravni tretjih držav vložijo organizacije z lokacijami le v tretjih državah pri katerem koli pristojnem organu, imenovanem za ta namen v tistih državah članicah, ki izpolnjujejo naslednje pogoje: (a) država članica omogoča registracijo organizacij iz tretjih držav; (b) akreditirani ali licencirani preveritelji so na voljo za preverjanje v tretjih državah, v katerih so lokacije, vključene v registracijo, ti preveritelji pa pokrivajo ustrezne kode NACE (z drugimi besedami, odločitev o izbiri preveritelja sprejme država članica registracije in obratno).

4.3.3 Pristojni organi morajo usklajevati svoje dejavnosti z organi za akreditiranje in licenciranje v svojih državah članicah, da bi zagotovili, da lahko tako pristojni organ kot organ za akreditiranje in licenciranje usklajeno opravljata svoje naloge, kadar koli države članice omogočijo registracijo organizacij iz tretjih držav.

4.4 Naloge akreditiranih ali licenciranih preveriteljev

4.4.1 Splošna pravila, ki veljajo za okoljske preveritelje EMAS, njihovo akreditacijo ali licenco ter za postopek preverjanja, so določena v poglavjih V in VI Uredbe EMAS.

4.4.2 Države članice, ki omogočijo registracijo na ravni tretjih držav, morajo vzpostaviti poseben sistem za akreditiranje ali licenciranje preveriteljev za tretje države. Akreditacija ali licenca preveriteljev bo odobrena po posameznih državah kot dodatek k splošni akreditaciji ali licenci v skladu s specifikacijami iz tega oddelka.

4.4.3 Preveritelji morajo biti akreditirani ali licencirani za vse kode NACE dejavnosti organizacije, povezane z lokacijami te organizacije, ki jih je treba vključiti v postopek registracije. Zaradi potencialnega širokega obsega dejavnosti imajo organizacije možnost, da vključijo več akreditiranih preveriteljev, če se jim to zdi primerno. Dejansko je lahko težko, če ne celo nemogoče, imenovati enega preveritelja za vse dejavnosti velikih organizacij. Če preveritelj ni akreditiran ali licenciran za ustrezne kode NACE, pri primeru ustrezno sodelujejo tudi drugi okoljski preveritelji. Organizacija, ki si prizadeva za registracijo, se odloči, ali želi vključiti več akreditiranih/licenciranih preveriteljev, ob upoštevanju člena 4 Uredbe EMAS. Poleg razlogov, kot je pomanjkanje preveriteljev, akreditiranih za ustrezne kode NACE, imajo lahko organizacije tudi druge razloge (npr. lokalne izkušnje, znanje jezikov ali željo po kombiniranju preverjanja EMAS s certifikacijo v skladu z drugimi standardi) za vključitev več preveriteljev.

4.4.4 Vsi sodelujoči preveritelji morajo podpisati izjavo iz člena 25(9) in okoljsko izjavo EMAS. Vsi vključeni preveritelji so odgovorni za rezultat tistih delov preverjanja, ki sodijo v njihovo strokovno področje (večinoma povezano z določenimi kodami EMAS). Praksa, da morajo vsi preveritelji podpisati isto izjavo, omogoča pristojnemu organu identifikacijo vseh udeleženih preveriteljev. Zato lahko pristojni organ prek organov za akreditiranje in licenciranje preveri, ali so vsi udeleženi preveritelji upoštevali obveznost predhodnega obvestila, kot je določeno v členu 23(2) Uredbe EMAS. Prav tako omogoča pristojnemu organu, da preveri, ali kode NACE udeleženih preveriteljev zajemajo kode zadevne organizacije.

4.4.5 Preveritelji, ki želijo delovati v tretjih državah, morajo dobiti posebno akreditacijo ali licenco za zadevno državo kot dodatek k splošni akreditaciji ali licenci v skladu s specifikacijami iz Uredbe EMAS. To pomeni, da morajo imeti: (a) posebno akreditacijo ali licenco za kode NACE, ki veljajo za organizacijo; (b) znanje in razumevanje zakonodajnih, predpisanih in upravnih zahtev, ki se nanašajo na okolje v tretji državi, za katero je bila zaprošena akreditacija ali licenca; (c) znanje in razumevanje uradnega jezika tretje države, za katero je bila zaprošena akreditacija ali licenca.

4.4.6 Preveritelji kot del postopka preverjanja preverijo vse okoljske licence ali dovoljenja, ki veljajo za organizacijo, ali kateri koli drug dokaz v skladu s pravnim sistemom, ki velja v državah, ki so zajete v prijavi.

4.4.7 V tretjih državah preveritelj poleg rednih nalog izvaja zlasti podrobni pregled izvajanja zakonskih zahtev s strani organizacije in njenih lokacij, ki so vključene v postopek registracije. V zvezi s tem, zlasti glede vsebine člena 13(2)c Uredbe EMAS, preveritelji preverijo, da ni dokaza o neskladnosti z zakonskimi zahtevami v zvezi z okoljem. Preveritelji morajo uporabiti ugotovitve izvršilnih organov, zato morajo z njimi stopiti v stik, da bi dobili natančne informacije o izvajanju zakonskih zahtev. Preveritelj mora preveriti, ali je na podlagi prejetih dokazil, na primer prek pisnega poročila pristojnega izvršilnega organa, ugotovil, da ni dokazov o neskladnosti, Če ne najde dokazov o neskladnosti, to navede v izjavi okoljskega preveritelja o dejavnostih preverjanja in potrjevanja (Priloga VII k Uredbi EMAS). To izjavo mora podpisati preveritelj. Preveritelj mora preveriti, ali so zahteve iz Uredbe EMAS izpolnjene, z običajnimi tehnikami presoje, ki jih mora izvajati v skladu z Uredbo EMAS. Da bi zagotovil enako raven kakovosti registracije lokacij v tretji državi v primerjavi s podobnimi lokacijami v EU, lahko preveritelj opravi oceno tveganja.

4.4.8 V skladu s členom 13(2)d Uredbe EMAS mora preveritelj preveriti, da zainteresirane strani niso vložile ustreznih pritožb ali da so bile pritožbe pozitivno rešene.

4.4.9 Države članice, ki omogočajo registracijo na ravni tretjih držav, morajo vzpostaviti ukrepe za krepitev postopka akreditacije, da bi zagotovile, da imajo preveritelji, akreditirani za specifične tretje države, znanje za preverjanje skladnosti organizacije z veljavno nacionalno zakonodajo v tretji državi.

4.4.10 Države članice, ki omogočajo registracijo na ravni tretjih držav, lahko vzpostavijo posebne neobvezne določbe za krepitev preverjanja izvajanja zakonskih zahtev in zagotovitev postopka registracije, ki je podoben postopku v EU. Države članice lahko zlasti preučijo možnost sprejetja sporazumov (dvostranskega sporazuma, memoranduma o soglasju itd.). Taki sporazumi bi lahko vključevali postopek obveščanja o izvajanju zakonskih zahtev med zadevnim izvršilnim organom v tretji državi in državo članico ter postopek sporočanja kršitev veljavnih zakonskih zahtev pristojnemu organu države članice v času med prvo registracijo ali podaljšanjem in naslednjim podaljšanjem.

4.4.11 Okoljski preveritelj vsaj šest tednov pred vsakim preverjanjem ali potrjevanjem v tretji državi sporoči organu za akreditiranje ali licenciranje države članice, v kateri se namerava zadevna organizacija prijaviti za registracijo ali v kateri je registrirana, podrobnosti o njegovi akreditaciji ali licenci ter kraj in čas opravljanja preverjanja ali potrjevanja. Prav tako lahko obvesti pristojni organ države članice, v kateri se nameravajo registrirati lokacije.

4.4.12 Če preveritelj v času registracije ugotovi neskladnost, ne podpiše okoljske izjave EMAS in izjave iz člena 25(9) Uredbe.

4.4.13 Če preveritelj v obdobju veljavnosti registracij ali v času podaljšanja ugotovi neskladnost, lahko poroča pristojnemu organu, da zadevna organizacija ne izpolnjuje več zahtev EMAS. V času podaljšanja registracije lahko podpiše le izjavo iz člena 25(9) in posodobljeno okoljsko izjavo EMAS, če organizacija dokaže, da je sprejela ustrezne ukrepe (tj. v sodelovanju z izvršilnimi organi), da bi ponovno izpolnjevala zakonske zahteve. Če organizacija ne more dokazati preveritelju, da je sprejela ustrezne ukrepe za ponovno izpolnjevanje zakonskih zahtev, preveritelj ne potrdi posodobljene izjave in ne podpiše izjave ter okoljske izjave EMAS.

4.5 Postopek registracije

4.5.1 Organizacija mora pravočasno stopiti v stik s preveriteljem in pristojnim organom, da pojasnijo jezikovne težave v zvezi z dokumenti, ki so potrebni za registracijo, ob upoštevanju zahtev iz člena 5(3) ter Priloge IV (D) k Uredbi EMAS.

4.5.2 Preden organizacija posreduje pristojnemu organu prijavo za registracijo, preveritelju pošlje dokazila ali dokumente, da ni dokaza o neizpolnjevanju veljavnih zakonskih zahtev v zvezi z okoljem, kot je opisano v oddelku 4.1.4 teh navodil.

4.5.3 Organizacija po tem, ko izpolni zahteve EMAS, zlasti tiste, ki veljajo za postopek registracije iz Priloge II k Uredbi, in ko akreditirani ali licencirani preveritelj potrdi okoljsko izjavo EMAS, posreduje pristojnemu organu prijavni obrazec in ustrezne dokumente za registracijo, vključno s prilogama VI in VII.

4.5.4 Pristojni organ preveri informacije v prijavi in v ta namen stopi v stik z nacionalnim organom za akreditiranje ali licenciranje.

4.5.5 Organ za akreditiranje in licenciranje oceni usposobljenost okoljskega preveritelja v skladu z elementi iz členov 20, 21 in 22 Uredbe EMAS. Če organ za akreditiranje in licenciranje ni odobril usposobljenosti preveritelja, lahko ta organ zahteva od preveritelja, da izpolni ustrezne zahteve, in o težavi obvesti pristojni organ. Nasprotno mora pristojni organ v vsakem primeru sporočiti organu za akreditiranje ali licenciranje enostavno sporočilo, da je bila prijava za registracijo prejeta in da obstajajo lokacije v tretjih državah, ki jih je treba registrirati. Ko organ za akreditiranje in licenciranje prejme tako sporočilo, mora sporočiti pristojnemu organu svoje ugotovitve v zvezi z udeleženimi preveritelji. To olajšuje končno preverjanje pristojnega organa, ali so preveritelji, vključeni v postopek registracije, akreditirani ali licencirani za vse kode NACE, potrebne v postopku registracije. Brez te minimalne komunikacije med pristojnim organom ter organom za akreditiranje in licenciranje bi se lahko dejavnosti nadzora oslabile.

4.5.6 Pristojni organ, ki je odgovoren za registracijo, usklajuje preverjanje izpolnjevanja zakonskih zahtev na podlagi informacij, ki jih je organizacija posredovala preveritelju. Država članica lahko preveri izpolnjevanje zakonskih zahtev neposredno prek izvršilnih organov v tretjih državah, le če je sprejela posebne sporazume s tretjimi državami, ki vključujejo določbe, ki državi članici dovoljujejo, da stopi v stik z izvršilnimi organi v tretjih državah. V nasprotnem primeru se mora pristojni organ zanesti na preveritelja in/ali organizacijo, da bosta pridobila dokazila ali dokumente, ki dokazujejo izpolnjevanje veljavnih zakonskih zahtev.

4.6 Izbris in zadržanje registracij

4.6.1 Pristojni organ upošteva splošna pravila v zvezi z izbrisom in zadržanjem iz Uredbe EMAS.

4.6.2 Kakršno koli pritožbo v zvezi z registrirano organizacijo je treba sporočiti pristojnemu organu.

4.6.3 Organizacije iz tretjih držav, ki si prizadevajo za registracijo EMAS in želijo začeti postopek registracije, morajo dovoliti pristojnemu organu, da naroči preveritelju, naj preveri potencialne vzroke za izbris ali zadržanje, ki lahko nastanejo v tretji državi, v kateri so lokacije, preden sprejme kakršno koli odločitev. Organizacija sodeluje in odgovarja na vsa vprašanja preveritelja ali pristojnega organa v zvezi z možnimi razlogi za zadržanje in izbris. Organizacija mora biti pripravljena tudi pokriti stroške dela preveritelja, da bi se pojasnile razmere.

4.6.4 Sporazumi, ki jih podpišeta država članica, pristojna za registracijo, in tretja država, bi lahko vključevali posebne določbe za zagotovitev pravnega nadzora in dejavnega sporočanja kršitev s strani izvršilnih organov v tretji državi pristojnemu organu.

4.6.5 V vseh primerih, tudi če obstaja ustrezen sporazum, je preveritelj odgovoren za preverjanje izpolnjevanja zakonskih zahtev. Morebitne pritožbe in neskladnosti, ki lahko izhajajo iz izbrisa ali zadržanja registracije, je treba vključiti v preverjanja skladnosti.

4.6.6 Prav tako bi se lahko posvetovali z nevladnimi organizacijami, ki delujejo v tretji državi, ter jih uporabili kot vir informacij. Preveritelj v vsakem primeru sporoči pristojnemu organu vse pomembne informacije, ki jih pridobi v postopku preverjanja.

4.7 Jezikovne težave

4.7.1 Okoljska izjava EMAS in drugi pomembni dokumenti se za namen registracije predložijo v uradnem jeziku (v enem od uradnih jezikov) države članice, v kateri ima sedež pristojni organ (člen 5(3)). Če organizacija predloži skupno okoljsko izjavo z informacijami o posameznih lokacijah v različnih tretjih državah, mora te informacije predložiti tudi v uradnem jeziku (v enem od uradnih jezikov) tretjih držav, v katerih so lokacije.

5. GLOBALNA REGISTRACIJA – ORGANIZACIJA Z VEČ LOKACIJAMI V DRŽAVAH ČLANICAH IN TRETJIH DRŽAVAH (PRIMER 3)

Globalna registracija EMAS pomeni registracijo organizacije z več lokacijami v EU in zunaj nje, ki se je prijavila za eno registracijo vseh ali nekaterih lokacij, v državi članici, ki omogoča registracijo na ravni tretjih držav.

Registracija organizacije z več lokacijami v državah članicah in tretjih državah je zapleten postopek, ki zajema kombinacijo dveh že opisanih postopkov: registracijo družbe na ravni EU in registracijo na ravni tretjih držav. Ta oddelek pojasnjuje vidike, ki se razlikujejo od opisov v oddelkih 3 in 4 teh navodil.

5.1 Veljavna zakonodaja in izpolnjevanje zakonskih zahtev v državah članicah in tretjih državah

5.1.1 Organizacije morajo vedno upoštevati zakonske zahteve EU in nacionalne zakonske zahteve, ki veljajo za lokacije, vključene v registracijo EMAS.

5.1.2 Da bi sistem EMAS ohranil visoko raven ambicioznosti in verodostojnosti, mora okoljska učinkovitost organizacije v tretji državi dosegati raven, ki je čim bližja ravni, ki jo morajo dosegati organizacije v EU v skladu z ustrezno evropsko in nacionalno zakonodajo. Zato je zaželeno, da organizacije iz držav zunaj Skupnosti v okoljski izjavi poleg sklicev na veljavne nacionalne okoljske zahteve navedejo tudi sklic na zakonske zahteve v zvezi z okoljem, ki veljajo za podobne organizacije v državi članici, v kateri se organizacija namerava prijaviti za registracijo (člen 4(4) Uredbe EMAS). Okoljske zahteve na tem seznamu je treba uporabljati kot referenco pri določanju morebitnih višjih ciljev učinkovitosti, vendar niso nujne za izvedbo ocene skladnosti organizacije z zakonskimi zahtevami.

5.1.3 Za lokacije v tretjih državah morajo biti dokumenti iz člena 4(4) Uredbe sestavljeni iz: — izjav izvršilnih organov tretje države, ki vključujejo informacije o okoljskih dovoljenjih, ki veljajo za organizacijo, in navajajo, da ni dokazov o neskladnosti in/ali da družba ni v postopku izvršitve, tožbe ali pritožbe, — Poleg tega mora okoljska izjava po možnosti vsebovati tudi referenčne preglednice med nacionalno zakonodajo tretje države in zakonodajo države, v kateri se organizacija prijavi za registracijo, kot je določeno v oddelku 5.1.2.

5.2 Akreditiranje in licenciranje

5.2.1 Uporabljajo se določbe, opisane v oddelku 4.2, v zvezi z akreditiranjem in licenciranjem na ravni tretjih držav v okviru EMAS.

5.3 Naloge pristojnih organov

5.3.1 Država članica z več kot enim pristojnim organom mora določiti, na kateri pristojni organ je mogoče nasloviti prijave za globalno registracijo, ta pa mora biti isti kot organ, določen v skladu z oddelkom 4.3.1.

5.3.2 Prijavo za globalno registracijo, tj. organizacije z lokacijami v državah članicah EU in tretjih državah, je treba vložiti pri katerem koli pristojnem organu, imenovanem za ta namen v eni od držav članic, ki izpolnjujejo naslednje pogoje: (a) država članica omogoča registracijo organizacij s sedežem zunaj EU; (b) akreditirani ali licencirani preveritelji so na voljo za preverjanje v tretjih državah, v katerih so lokacije, vključene v registracijo, akreditacija ali licenca teh preveriteljev pa pokriva ustrezne kode NACE.

5.3.3 Določitev države članice, v kateri bo imel sedež pristojni organ, odgovoren za ta postopek, temelji na pogojih v naslednjem vrstnem redu: 1. če ima organizacija sedež v državi članici, ki omogoča registracijo na ravni tretjih držav, mora prijavo predložiti pristojnemu organu v tej državi članici; 2. če ima organizacija sedež v državi članici, ki omogoča registracijo na ravni tretjih držav, vendar ima tam upravno središče, mora prijavo predložiti pristojnemu organu v tej državi članici; 3. če organizacija, ki se prijavi za globalno registracijo, nima ne sedeža ne upravnega središča v državi članici, ki omogoča registracije na ravni tretjih držav, mora vzpostaviti „začasno“ upravno središče v državi članici, ki omogoča registracijo na ravni tretjih držav, prijavo pa mora predložiti pristojnemu organu v tej državi članici.

5.3.4 Če prijava zajema več kot eno državo članico, je treba izvesti usklajevalni postopek med udeleženimi pristojnimi organi, kot je določeno v oddelku 3.2. Nato pristojni organ opravlja vlogo vodilnega pristojnega organa z vidika registracije družbe na ravni EU.

5.4 Naloge akreditiranih ali licenciranih preveriteljev

5.4.1 Splošna pravila, ki veljajo za okoljske preveritelje EMAS, njihovo akreditacijo ali licenco ter za postopek preverjanja, so določena v poglavjih V in VI Uredbe EMAS.

5.4.2 Države članice, ki omogočijo registracijo na ravni tretjih držav, morajo vzpostaviti poseben sistem za akreditiranje ali licenciranje preveriteljev za tretje države. Akreditacija ali licenca preveriteljev bo odobrena po posameznih državah kot dodatek k splošni akreditaciji ali licenci v skladu s specifikacijami iz tega oddelka.

5.4.3 V primeru globalne registracije organizacije z več lokacijami in dejavnostmi mora akreditacija preveriteljev zajemati vse kode NACE lokacij in dejavnosti organizacije. V primeru lokacij v tretjih državah morajo biti preveritelji akreditirani ali licencirani za vse tretje države in vse kode NACE vseh lokacij, vključenih v globalno registracijo v državi članici, v kateri se želi organizacija prijaviti za registracijo. Zaradi potencialnega širokega obsega dejavnosti imajo organizacije možnost, da vključijo več akreditiranih preveriteljev, če se jim to zdi primerno. Dejansko je lahko težko, če ne celo nemogoče, imenovati enega preveritelja za vse dejavnosti velikih organizacij. Če preveritelj ni akreditiran ali licenciran za ustrezne kode NACE ali države, pri primeru ustrezno sodelujejo tudi drugi akreditirani okoljski preveritelji. Organizacija, ki si prizadeva za registracijo, se odloči, ali želi vključiti več akreditiranih/licenciranih preveriteljev, ob upoštevanju člena 4 Uredbe EMAS. Poleg razlogov, kot je pomanjkanje preveriteljev, akreditiranih za ustrezne kode NACE, imajo lahko organizacije tudi druge razloge (npr. lokalne izkušnje, znanje jezikov ali željo po kombiniranju preverjanja EMAS s certifikacijo v skladu z drugimi standardi) za vključitev več preveriteljev.

5.4.4 Vsi sodelujoči preveritelji morajo podpisati izjavo iz člena 25(9) Uredbe EMAS in okoljsko izjavo EMAS. Vsi vključeni preveritelji so odgovorni za rezultat tistih delov preverjanja, ki sodijo v njihovo strokovno področje (večinoma povezano z določenimi kodami EMAS). Praksa, da morajo vsi preveritelji podpisati isto izjavo, omogoča vodilnemu pristojnemu organu identifikacijo vseh udeleženih preveriteljev. Tako lahko vodilni pristojni organ prek sodelujočih pristojnih organov (ki morajo v zameno usklajevati svoje dejavnosti z organi za akreditiranje in licenciranje) preveri, ali so vsi udeleženi preveritelji upoštevali obveznost predhodnega obvestila, kot je določeno v členu 23(2) Uredbe EMAS. Prav tako omogoča vodilnemu pristojnemu organu, da preveri, ali kode NACE udeleženih preveriteljev zajemajo kode zadevne organizacije.

5.4.5 Preveritelji, ki želijo delovati v tretjih državah, morajo dobiti posebno akreditacijo ali licenco za zadevno državo kot dodatek k splošni akreditaciji ali licenci v skladu s specifikacijami iz Uredbe EMAS. To pomeni, da morajo imeti: (a) posebno akreditacijo ali licenco za kode NACE, ki veljajo za zadevno organizacijo; (b) znanje in razumevanje zakonodajnih, predpisanih in upravnih zahtev, ki se nanašajo na okolje v tretji državi, za katero je bila zaprošena akreditacija ali licenca; (c) znanje in razumevanje uradnega jezika tretje države, za katero je bila zaprošena akreditacija ali licenca.

5.4.6 Preveritelji kot del postopka preverjanja preverijo vse okoljske licence ali dovoljenja, ki veljajo za organizacijo, ali kateri koli drug dokaz v skladu s pravnim sistemom, ki velja v državah, ki so zajete v prijavi.

5.4.7 V tretjih državah preveritelj poleg rednih nalog izvaja zlasti podrobni pregled izvajanja zakonskih zahtev s strani organizacije in njenih lokacij, ki so vključene v postopek registracije. V zvezi s tem, zlasti glede vsebine člena 13(2)c Uredbe EMAS, preveritelji preverijo, da ni dokaza o neskladnosti z zakonskimi zahtevami v zvezi z okoljem. Preveritelji morajo uporabiti ugotovitve izvršilnih organov, zato morajo z njimi stopiti v stik, da bi dobili natančne informacije o izvajanju zakonskih zahtev. Preveritelj mora preveriti, ali je na podlagi prejetih dokazil, na primer prek pisnega poročila pristojnega izvršilnega organa, ugotovil, da ni dokazov o neskladnosti, Če ne najde dokazov o neskladnosti, to navede v izjavi okoljskega preveritelja o dejavnostih preverjanja in potrjevanja (Priloga VII k Uredbi EMAS). To izjavo mora podpisati preveritelj. Preveritelj mora preveriti, ali so zahteve iz Uredbe EMAS izpolnjene, z običajnimi tehnikami presoje. Da bi zagotovil enako raven kakovosti lokacij v tretji državi in lokacij v EU, vključenih v registracijo, lahko preveritelj opravi oceno tveganja.

5.4.8 V skladu s členom 13(2)d Uredbe EMAS mora preveritelj preveriti, da zainteresirane strani niso vložile ustreznih pritožb ali da so bile pritožbe pozitivno rešene.

5.4.9 Države članice, ki omogočajo registracijo na ravni tretjih držav (in tako tudi globalno registracijo), morajo vzpostaviti ukrepe za krepitev postopka akreditacije, da bi zagotovile, da imajo preveritelji, akreditirani za specifične tretje države, znanje za preverjanje skladnosti organizacije z veljavno nacionalno zakonodajo v tretji državi.

5.4.10 Države članice, ki omogočajo globalno registracijo, lahko vzpostavijo posebne neobvezne določbe za krepitev preverjanja izvajanja zakonskih zahtev in zagotovitev postopka registracije, ki je podoben postopku v EU. Države članice lahko zlasti preučijo možnost sprejetja sporazumov (dvostranskega sporazuma, memoranduma o soglasju itd.). Taki sporazumi bi lahko vključevali postopek obveščanja o izvajanju zakonskih zahtev med zadevnim izvršilnim organom v tretji državi in državo članico ter postopek sporočanja kršitev veljavnih zakonskih zahtev pristojnemu organu države članice v času med prvo registracijo ali podaljšanjem in naslednjim podaljšanjem.

5.4.11 Okoljski preveritelj vsaj šest tednov pred vsakim preverjanjem ali potrjevanjem v tretji državi sporoči organu za akreditiranje ali licenciranje države članice, v kateri se namerava zadevna organizacija prijaviti za registracijo ali v kateri je registrirana, podrobnosti o njegovi akreditaciji ali licenci ter kraj in čas opravljanja preverjanja ali potrjevanja. Poleg tega morajo preveritelji sporočiti podrobnosti o njihovi akreditaciji ali licenci vsem organom za akreditiranje ali licenciranje v državah članicah, v katerih so zadevne lokacije.

5.4.12 Če preveritelj v času registracije ugotovi neskladnost, ne podpiše okoljske izjave EMAS in izjave iz člena 25(9) Uredbe.

5.4.13 Če preveritelj v obdobju veljavnosti registracij ali v času podaljšanja ugotovi neskladnost, lahko poroča pristojnemu organu, da zadevna organizacija ne izpolnjuje več zahtev EMAS. V času podaljšanja registracije lahko podpiše le izjavo iz člena 25(9) in posodobljeno okoljsko izjavo EMAS, če organizacija dokaže, da je sprejela ustrezne ukrepe (tj. v sodelovanju z izvršilnimi organi), da bi ponovno izpolnjevala zakonske zahteve. Če organizacija ne more dokazati preveritelju, da je sprejela ustrezne ukrepe za ponovno izpolnjevanje zakonskih zahtev, preveritelj ne potrdi posodobljene izjave in ne podpiše izjave ter okoljske izjave EMAS.

5.5 Postopek registracije

5.5.1 Organizacija mora pravočasno stopiti v stik s preveriteljem in pristojnim organom, da pojasnijo jezikovne težave v zvezi z dokumenti, ki so potrebni za registracijo, ob upoštevanju zahtev iz člena 5(3) ter Priloge IV (D) k Uredbi EMAS.

5.5.2 Organizacija zagotovi dokazila o izpolnjevanju zakonskih zahtev, kot je opisano v oddelku 5.1.3.

5.5.3 Organizacija po tem, ko izpolni zahteve EMAS, zlasti tiste, ki veljajo za postopek registracije iz Priloge II k Uredbi, in ko akreditirani ali licencirani preveritelj potrdi okoljsko izjavo EMAS, posreduje (vodilnemu) pristojnemu organu prijavni obrazec in ustrezne dokumente za registracijo, vključno s prilogama VI in VII.

5.5.4 Pristojni organ, odgovoren za registracijo, preveri informacije v prijavi in v ta namen stopi v stik z nacionalnim organom za akreditiranje ali licenciranje in po potrebi z drugimi udeleženimi pristojnimi organi. Po potrebi se lahko v to komunikacijo vključi tudi preveritelj, odgovoren za preverjanje. Možna je tudi komunikacija prek navadne pošte, e-pošte ali faksa, vendar je treba o taki komunikaciji hraniti pisne dokaze.

5.5.5 Organi za akreditiranje in licenciranje v vseh zadevnih državah članicah ocenijo usposobljenost okoljskega preveritelja v skladu z elementi iz členov 20, 21 in 22 Uredbe EMAS. Če organ za akreditiranje in licenciranje ni odobril usposobljenosti preveritelja, lahko ta organ zahteva od preveritelja, da izpolni ustrezne zahteve, in o težavi obvesti nacionalni pristojni organ. Nasprotno mora pristojni organ v vsakem primeru sporočiti organu za akreditiranje ali licenciranje enostavno sporočilo, da je bila prijava za registracijo prejeta in da obstajajo lokacije, ki jih je treba registrirati. Ko organ za akreditiranje in licenciranje prejme tako sporočilo, mora sporočiti nacionalnemu pristojnemu organu svoje ugotovitve v zvezi z udeleženimi preveritelji. Vsi udeleženi nacionalni pristojni organi to posredujejo vodilnemu pristojnemu organu. To olajšuje končno preverjanje udeleženih pristojnih organov in vodilnega pristojnega organa, ali so preveritelji, vključeni v postopek registracije, akreditirani ali licencirani za vse kode NACE, potrebne v postopku registracije. Brez te minimalne komunikacije med pristojnimi organi ter organi za akreditiranje in licenciranje bi se lahko dejavnosti nadzora oslabile.

5.5.6 Pristojni organ, ki je odgovoren za registracijo, usklajuje preverjanje izpolnjevanja zakonskih zahtev na podlagi informacij, ki jih je organizacija posredovala preveritelju. Država članica lahko preveri izpolnjevanje zakonskih zahtev neposredno prek izvršilnih organov v tretjih državah, le če je sprejela posebne sporazume s tretjimi državami, ki vključujejo določbe, ki državi članici dovoljujejo, da stopi v stik z izvršilnimi organi v tretjih državah. V nasprotnem primeru se mora pristojni organ zanesti na preveritelja in/ali organizacijo, da bosta pridobila dokazila ali dokumente, ki dokazujejo izpolnjevanje veljavnih zakonskih zahtev.

5.5.7 Po odločitvi v zvezi z registracijo vodilni pristojni organ po potrebi obvesti vse udeležene nacionalne pristojne organe, ki nato obvestijo ustrezne izvršilne organe.

5.5.8 Če je v postopek registracije vključenih več pristojnih organov, se uporabljajo pogoji v zvezi s pristojbinami iz oddelka 3.4.

5.6 Izbris in zadržanje registracij

5.6.1 Pristojni organ upošteva splošna pravila v zvezi z izbrisom in zadržanjem iz Uredbe EMAS.

5.6.2 Kakršno koli pritožbo v zvezi z registrirano organizacijo je treba sporočiti pristojnemu organu.

5.6.3 Organizacije iz tretjih držav, ki si prizadevajo za registracijo EMAS in želijo začeti postopek registracije, morajo dovoliti pristojnim organom, da naročijo preveritelju, naj preveri potencialne vzroke za izbris ali zadržanje, ki lahko nastanejo v tretji državi, v kateri so lokacije, preden sprejmejo kakršno koli odločitev. Organizacija sodeluje in odgovarja na vsa vprašanja preveritelja ali pristojnega organa v zvezi z možnimi razlogi za zadržanje in izbris. Organizacija mora biti pripravljena tudi pokriti stroške dela preveriteljev, da bi se pojasnile razmere.

5.6.4 V vseh primerih, tudi če obstaja ustrezen sporazum, je preveritelj odgovoren za preverjanje izpolnjevanja zakonskih zahtev. Morebitne pritožbe in neskladnosti, ki lahko izhajajo iz izbrisa ali zadržanja registracije, je treba vključiti v preverjanja skladnosti.

5.6.5 Prav tako bi se lahko posvetovali z nevladnimi organizacijami, ki delujejo v zadevni tretji državi, ter jih uporabili kot vir informacij. Preveritelj v vsakem primeru sporoči pristojnemu organu vse pomembne informacije, ki jih pridobi v postopku preverjanja.

5.7 Jezikovne težave

5.7.1 Okoljska izjava EMAS in drugi pomembni dokumenti se predložijo v uradnem jeziku (v enem od uradnih jezikov) države članice, v kateri ima sedež vodilni pristojni organ (člen 5(3)). Poleg tega, če organizacija predloži skupno okoljsko izjavo z informacijami o posameznih lokacijah, mora informacije o lokacijah EU predložiti v uradnem jeziku (v enem od uradnih jezikov) držav članic, v katerih so lokacije, informacije o lokacijah v tretjih državah pa morajo biti po možnosti predložene v uradnem jeziku (v enem od uradnih jezikov) zadevnih tretjih držav.

(1) Uredba (ES) št. 1221/2009.

(2) Kot je določeno v Uredbi (ES) št. 1893/2006 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. decembra 2006 o uvedbi statistične klasifikacije gospodarskih dejavnosti NACE Revizija 2 in o spremembi Uredbe Sveta (EGS) št. 3037/90 kakor tudi nekaterih uredb ES o posebnih statističnih področjih (UL L 393, 30.12.2006, str. 1).