SKLEP št. 1/2014 PRIDRUŽITVENEGA SVETA EU-GRUZIJA

z dne 17. novembra 2014

o sprejetju lastnega poslovnika ter poslovnika Pridružitvenega odbora in pododborov [2015/2261]

PRIDRUŽITVENI SVET EU-GRUZIJA JE –

ob upoštevanju Pridružitvenega sporazuma med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Gruzijo na drugi strani (1) (v nadaljnjem besedilu: Sporazum) in zlasti člena 404 Sporazuma,

ob upoštevanju naslednjega:

V skladu s členom 407(1) Sporazuma Pridružitvenemu svetu pri opravljanju njegovih nalog in dolžnosti pomaga Pridružitveni odbor, v skladu s členom 408(1) Sporazuma pa Pridružitveni svet v svojem poslovniku določi naloge in delovanje Pridružitvenega odbora –

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Sprejmeta se poslovnik Pridružitvenega sveta ter poslovnik Pridružitvenega odbora in pododborov, kot sta določena v Prilogah I oziroma II.

Člen 2

Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.

(1) UL L 261, 30.8.2014, str. 4.

2. Pridružitveni odbor pripravi zasedanja in posvetovanja Pridružitvenega sveta, po potrebi izvaja sklepe Pridružitvenega sveta in zagotavlja kontinuiteto odnosov v okviru pridružitve ter pravilno delovanje Sporazuma na splošno. Pridružitveni odbor preuči vsa vprašanja, ki mu jih predloži Pridružitveni svet, ter vsa druga vprašanja, ki se morebiti pojavijo pri izvajanju Sporazuma. Pridružitveni odbor predloge ali kakršne koli osnutke sklepov ali priporočil predloži Pridružitvenemu svetu v odobritev. V skladu s členom 408(2) Sporazuma lahko Pridružitveni svet na Pridružitveni odbor prenese pooblastilo za sprejemanje odločitev.

1. Vsaka pogodbenica krije vse svoje odhodke v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Pridružitvenega sveta.

3. Akti Pridružitvenega sveta v smislu člena 406(1) Sporazuma se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“, naslovu sledi zaporedna številka, datum njihovega sprejetja akta in opis predmeta urejanja akta. Te sklepe in priporočila Pridružitvenega sveta podpiše predsednik in overita sekretarja Pridružitvenega sveta. Ti sklepi in priporočila se pošljejo vsem naslovnikom iz člena 7 tega poslovnika. Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Pridružitvenega odbora v svojem uradnem glasilu.

1. Pridružitveni svet sprejema sklepe in daje priporočila v medsebojnemu dogovoru pogodbenic in po zaključku posameznih notranjih postopkov.

vprašanja, o katerih sta se dogovorili pogodbenici, kot so sprejeti sklepi, dogovorjene izjave in kakršne koli ugotovitve.

Če Pogodbenici ne skleneta drugače, zasedanja Pridružitvenega sveta niso javna. Kadar pogodbenica Pridružitvenemu svetu predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.

1. Pridružitveni svet se sestane najmanj enkrat na leto in v medsebojnem dogovoru pogodbenic, kadar to zahtevajo okoliščine. Pridružitveni svet se sestane v prostorih, v katerih običajno zaseda Svet Evropske unije, razen če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

3. Člen 406(1) Sporazuma določa, da je Pridružitveni svet za namen doseganja ciljev Sporazuma pooblaščen za sprejemanje odločitev, ki so zavezujoče za pogodbenici. Pridružitveni svet sprejme ustrezne ukrepe za izvajanje svojih odločitev, po potrebi tudi tako, da posebne organe, ustanovljene s Sporazumom, pooblasti, da delujejo v njegovem imenu. Pridružitveni svet lahko daje tudi priporočila. Svoje sklepe in priporočila sprejme v soglasju s pogodbenicama po zaključku posameznih notranjih postopkov za njihovo sprejetje. Pridružitveni svet lahko svoja pooblastila prenese na Pridružitveni odbor.

1. Pridružitveni svet, ustanovljen v skladu s členom 404(1) Pridružitvenega sporazuma med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Gruzijo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), opravlja svoje naloge, kot je določeno v členih 404 in 406 Sporazuma.

PRILOGA II

POSLOVNIK PRIDRUŽITVENEGA ODBORA IN PODODBOROV

Člen 1

Splošne določbe

1. Pridružitveni odbor, ustanovljen v skladu s členom 407(1) Pridružitvenega sporazuma med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Gruzijo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), pomaga Pridružitvenemu svetu pri opravljanju njegovih nalog in dolžnosti ter izvaja naloge, določene v Sporazumu, in tiste, ki mu jih naloži Pridružitveni svet. V skladu s členom 408(1) Sporazuma Pridružitveni svet v svojem poslovniku določi naloge in delovanje Pridružitvenega odbora.

2. Pridružitveni odbor pripravi zasedanja in posvetovanja Pridružitvenega sveta, po potrebi izvaja sklepe Pridružitvenega sveta in na splošno zagotavlja kontinuiteto odnosov v okviru pridružitve ter pravilno delovanje Sporazuma. Pridružitveni odbor preuči vsa vprašanja, ki mu jih predloži Pridružitveni svet, ter vsa druga vprašanja, ki se morebiti pojavijo pri tekočem izvajanju Sporazuma. Pridružitveni odbor vse predloge ali osnutke sklepov in priporočil predloži v sprejetje Pridružitvenemu svetu.

3. Kot je določeno v členu 407(2) Sporazuma, Pridružitveni odbor sestavljajo predstavniki pogodbenic, načeloma na ravni višjih državnih uradnikov, ki so odgovorni za posamezna vprašanja, ki se obravnavajo na določenem zasedanju.

4. V skladu s členom 408(4) Sporazuma je Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi, kot je določen v členu 408(4) Sporazuma (v nadaljnjem besedilu: Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi), kadar opravlja naloge, ki so mu dodeljene v naslovu IV Sporazuma, sestavljen iz visokih uradnikov Evropske komisije in Gruzije, ki so odgovorni za trgovino in z njo povezane zadeve. Predstavnik Evropske komisije ali Gruzije, ki je odgovoren za trgovino in z njo povezane zadeve, deluje kot predsednik Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi v skladu s členom 2 tega poslovnika. Zasedanj se udeležuje tudi predstavnik Evropske službe za zunanje delovanje.

5. V skladu s členom 408(3) Sporazuma je Pridružitveni odbor pooblaščen za sprejemanje odločitev v zadevah, ki jih določa Sporazum, in na področjih, za katera je Pridružitveni svet nanj prenesel pooblastila. Te odločitve so zavezujoče za pogodbenici, ki sprejmeta ustrezne ukrepe za njihovo izvajanje. Pridružitveni odbor sprejema odločitve s soglasjem med pogodbenicama po zaključku njunih notranjih postopkov za njihovo sprejetje.

6. Pogodbenici v tem poslovniku sta pogodbenici, navedeni v členu 428 Sporazuma.

Člen 2

Predsedstvo

Pogodbenici predsedujeta Pridružitvenemu odboru izmenično za obdobje 12 mesecev. Prvo obdobje se začne na dan prvega zasedanja Pridružitvenega sveta in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 3

Zasedanja

1. Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se Pridružitveni odbor sestaja redno, najmanj enkrat letno. Izredna zasedanja Pridružitvenega odbora se lahko skličejo na zahtevo katere koli pogodbenice, če se pogodbenici tako dogovorita.

2. Vsako zasedanje Pridružitvenega odbora skliče njegov predsednik na kraju in na dan, o katerih se dogovorita pogodbenici. Sekretariat Pridružitvenega odbora razpošlje obvestilo o zasedanju najpozneje 28 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

3. Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi se sestane vsaj enkrat letno in kadar to zahtevajo okoliščine. Vsako zasedanje skliče predsednik Pridružitvenega odbora v njegovi trgovinski sestavi na kraju, na dan in na način, o katerih se dogovorita pogodbenici. Sekretariat Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi razpošlje obvestilo o zasedanju najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

4. Kadar je mogoče, se redno zasedanje Pridružitvenega odbora skliče pravočasno pred rednim zasedanjem Pridružitvenega sveta.

5. Izjemoma in če se pogodbenici tako dogovorita, lahko zasedanje Pridružitvenega odbora poteka prek tehnoloških sredstev, kot je videokonferenca.

Člen 4

Delegacije

Pred vsakim zasedanjem sekretariat Pridružitvenega odbora pogodbenici obvesti o predvideni sestavi delegacij, ki se v imenu vsake pogodbenice udeležijo zasedanja.

Člen 5

Sekretariat

1. Uradnik Unije in uradnik Gruzije delujeta skupaj kot sekretarja Pridružitvenega odbora in naloge sekretariata opravljata skupaj, če ta poslovnik ne določa drugače, ter v duhu medsebojnega zaupanja in sodelovanja.

2. Uradnik Evropske komisije in uradnik Gruzije, ki sta odgovorna za trgovino in z njo povezane zadeve, skupaj delujeta kot sekretarja Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

Člen 6

Korespondenca

1. Korespondenca, naslovljena na Pridružitveni odbor, se naslovi na sekretarja Pridružitvenega odbora ene od pogodbenic, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2. Sekretariat Pridružitvenega odbora zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na Pridružitveni odbor, posreduje predsedniku Pridružitvenega odbora in po potrebi razpošlje kot dokumentacija iz člena 7.

3. Korespondenco predsednika pogodbenicama pošlje sekretariat v imenu predsednika. Taka korespondenca se razpošlje, kadar je to primerno, kakor določa člen 7.

Člen 7

Dokumentacija

1. Dokumentacija se razpošilja prek sekretarjev Pridružitvenega odbora.

2. Pogodbenica svojo dokumentacijo pošlje svojemu sekretarju. Sekretar to dokumentacijo posreduje sekretarju druge pogodbenice.

3. Sekretar Unije dokumentacijo razpošlje zadevnim predstavnikom Unije in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Gruzije.

4. Sekretar Gruzije dokumentacijo razpošlje zadevnim predstavnikom Gruzije in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Unije.

Člen 8

Zaupnost

Če Pogodbenici ne skleneta drugače, zasedanja Pridružitvenega odbora niso javna. Kadar pogodbenica Pridružitvenemu odboru predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.

Člen 9

Dnevni red zasedanj

1. Sekretariat Pridružitvenega odbora na podlagi predlogov pogodbenic za vsako zasedanje Pridružitvenega odbora pripravi začasni dnevni red in osnutke operativnih sklepov, ki jih določa člen 10. Začasni dnevni red vključuje točke, glede katerih sekretariat Pridružitvenega odbora najpozneje 21 koledarskih dni pred datumom začetka zasedanja od pogodbenice prejme zahtevek za vključitev na dnevni red, skupaj z ustreznimi dokumenti.

2. Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti razpošlje v skladu s členom 7 najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja.

3. Pridružitveni odbor sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Če se pogodbenici strinjata, se na dnevni red lahko uvrstijo tudi točke, ki niso bile uvrščene na začasni dnevni red.

4. Predsednik zasedanja Pridružitvenega odbora lahko ob soglasju druge pogodbenice na ad-hoc osnovi povabi predstavnike drugih organov pogodbenic ali neodvisne strokovnjake za posamezno področje, da se udeležijo njegovih zasedanj in predložijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici zagotovita, da takšni opazovalci ali strokovnjaki spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.

5. Predsednik zasedanja Pridružitvenega odbora lahko po posvetovanju s pogodbenicama skrajša roka iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznega primera.

Člen 10

Zapisnik in operativni sklepi

1. Sekretarja Pridružitvenega odbora skupaj pripravita osnutek zapisnika vsakega zasedanja Pridružitvenega odbora.

2. Zapisnik za vsako točko dnevnega reda praviloma navaja:

(a) seznam udeležencev zasedanja, seznam spremljajočih uradnikov ter seznam vseh opazovalcev ali strokovnjakov, ki so se udeležili zasedanja;

(b) dokumentacijo, predloženo Pridružitvenemu svetu;

(c) izjave, za katere je Pridružitveni odbor zahteval, da se zapišejo v zapisnik, ter

(d) operativne sklepe z zasedanja, kot so določeni v odstavku 4.

3. Osnutek zapisnika se predloži Pridružitvenemu odboru v odobritev. Pridružitveni odbor ta osnutek zapisnika potrdi na naslednjem zasedanju. Ta osnutek zapisnika pa se lahko potrdi tudi pisno. Osnutek zapisnika zasedanja Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi se odobri v 28 koledarskih dneh po vsakem zasedanju. Vsem naslovnikom iz člena 7 se pošlje izvod zapisnika.

4. Osnutek operativnih sklepov vsakega zasedanja pripravi sekretar Pridružitvenega odbora pogodbenice, ki predseduje Pridružitvenemu odboru, in ga razpošlje pogodbenicama skupaj z dnevnim redom praviloma najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja. Ta osnutek se med zasedanjem spremeni, tako da Pridružitveni odbor, če se pogodbenici ne dogovorita drugače, na koncu zasedanja sprejme operativne sklepe, ki odražajo nadaljnje ukrepe, o katerih se sporazumeta pogodbenici. Operativni sklepi se po sprejetju dodajo zapisniku, njihovo izvajanje pa se pregleda med katerim koli naslednjim zasedanjem Pridružitvenega odbora. Pridružitveni odbor v ta namen sprejme predlogo, ki omogoča spremljanje spoštovanja rokov za izvedbo vsakega ukrepa.

Člen 11

Sklepi in priporočila

1. V posebnih primerih, kadar Sporazum določa prenos pooblastil za sprejemanje sklepov ali če je taka pooblastila na Pridružitveni odbor prenesel Pridružitveni svet, sklep sprejme Pridružitveni odbor. Poleg tega Pridružitveni odbor sprejme tudi priporočila. Sklepi se sprejmejo in priporočila dajo v medsebojnemu dogovoru pogodbenic in po zaključku posameznih notranjih postopkov. Vsak sklep ali priporočilo podpiše predsednik Pridružitvenega odbora in overita sekretarja Pridružitvenega odbora.

2. Pridružitveni odbor lahko sprejema sklepe ali daje priporočila po pisnem postopku, če se pogodbenici tako dogovorita. Pisni postopek je uradna izmenjava not med sekretarjema, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama. Na besedilo predloga, ki se v ta namen razpošlje v skladu s členom 7, se kakršni koli pridržki ali spremembe sporočijo v roku, ki ni krajši od 21 koledarskih dni. Predsednik lahko po posvetovanju s pogodbenicama skrajša roka iz tega odstavka, da se upoštevajo potrebe posameznega primera. Ko je dogovor o besedilu dosežen, sklep ali priporočilo podpiše predsednik in overita sekretarja.

3. Akti Pridružitvenega odbora se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“. Vsak sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če v njem ni določeno drugače.

4. Sklepi in priporočila se pošljejo pogodbenicama.

5. Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Pridružitvenega odbora v svojem uradnem glasilu.

Člen 12

Poročila

Pridružitveni odbor o svojih dejavnostih ter dejavnostih pododborov, delovnih skupin in drugih organov poroča Pridružitvenemu svetu na vsakem rednem zasedanju Pridružitvenega sveta.

Člen 13

Jeziki

1. Uradni jeziki Pridružitvenega odbora so uradni jeziki pogodbenic.

2. Delovna jezika Pridružitvenega odbora sta angleščina in gruzijščina. Če ni določeno drugače, se Pridružitveni odbor pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je napisana v navedenih jezikih.

Člen 14

Izdatki

1. Vsaka pogodbenica krije vse svoje izdatke v zvezi z odhodki za osebje, potovanja in bivanje ter v zvezi z odhodki za poštne in telekomunikacijske storitve, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Pridružitvenega odbora.

2. Odhodke, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

3. Odhodke v zvezi s tolmačenjem na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v angleščino in gruzijščino ali iz teh dveh jezikov v skladu s členom 13(1) krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

Stroške tolmačenja in prevajanja v druge jezike ali iz njih krije neposredno pogodbenica prosilka.

4. Kadar je prevod dokumentov v uradne jezike Unije nujen, stroške krije Unija.

Člen 15

Spremembe poslovnika

Ta poslovnik se lahko spremeni s sklepom Pridružitvenega sveta v skladu s členom 408(1) Sporazuma.

Člen 16

Pododbori, posebni odbori ali organi

1. Pridružitveni odbor lahko v skladu s členom 409(1) in (3) Sporazuma ustanovi kakršne koli pododbore za posebna področja, ki so potrebni za izvajanje Sporazuma in niso določeni v Sporazumu, da Pridružitvenemu odboru pomagajo pri izvajanju njegovih nalog. Pridružitveni odbor lahko vsak tak pododbor razpusti oziroma opredeli ali spremeni njegov poslovnik. Če ni določeno drugače, vsak tak pododbor deluje pod nadzorom Pridružitvenega odbora, kateremu poroča po vsakem zasedanju.

2. Če s Sporazumom ni določeno drugače ali če v okviru Pridružitvenega sveta ni bil sprejet drugačen dogovor, se ta poslovnik uporablja smiselno tudi za vsak pododbor iz odstavka 1.

3. Zasedanja pododborov se lahko prožno organizirajo glede na potrebe bodisi v Bruslju bodisi v Gruziji ali na primer prek videokonference. Pododbori služijo kot platforma za spremljanje napredka pri približevanju na posebnih področjih, za obravnavo nekaterih vprašanj in izzivov, ki izhajajo iz tega procesa, ter za oblikovanje priporočil in operativnih sklepov.

4. Sekretariatu Pridružitvenega odbora se pošlje izvod vsa ustrezne korespondence, dokumentacije in sporočil, ki se nanašajo na kateri koli pododbor, posebni odbor ali organ.

5. Če v Sporazumu ni določeno drugače ali če se pogodbenici v okviru Pridružitvenega sveta nista dogovorili drugače, so pododbori, posebni odbori ali organi pooblaščeni samo za dajanje priporočil Pridružitvenemu odboru.

Člen 17

Če ni določeno drugače, se ta poslovnik uporablja smiselno za Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi.