SL Uradni list Evropske unije L 160/11

SKLEP št. 1/2018 SKUPNEGA SVETA EU-KUBA

z dne 15. maja 2018

o sprejetju lastnega poslovnika in poslovnika Skupnega odbora [2018/897]

SKUPNI SVET EU-KUBA JE –

ob upoštevanju Sporazuma o političnem dialogu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kubo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum) in zlasti členov 81(4) in 82(3) Sporazuma,

ob upoštevanju naslednjega:

(1) V skladu s členom 86(3) Sporazuma se deli Sporazuma med Unijo in Kubo uporabljajo začasno od 1. novembra 2017.

(2) Na podlagi člena 81(4) Sporazuma Skupni svet določi svoj lastni poslovnik.

(3) Na podlagi člena 82(1) Sporazuma Skupnemu svetu pri opravljanju njegovih nalog pomaga Skupni odbor.

(4) Na podlagi člena 82(3) Sporazuma Skupni svet določi poslovnik Skupnega odbora –

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Sprejmeta se poslovnik Skupnega sveta in poslovnik Skupnega odbora, kot sta določena v Prilogi 1 oziroma 2.

Člen 2

Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.

V Bruslju, 15. maja 2018 Za Skupni svet Predsednica F. MOGHERINI

PRILOGA 1 Poslovnik Skupnega sveta Člen 1 Splošne določbe 1. Skupni svet, ustanovljen v skladu s členom 81(1) Sporazuma o političnem dialogu in sodelovanju med Evropsko unijo in njenimi državami članicami na eni strani ter Republiko Kubo na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), opravlja svoje naloge, kot je določeno v členu 81(2) Sporazuma. 2. V skladu s členom 81(3) Sporazuma Skupni svet sestavljajo predstavniki pogodbenic. Sestaja se na ministrski ravni. 3. Kot je določeno v členu 81(6) Sporazuma in za namen doseganja ciljev Sporazuma, Skupni svet sprejema odločitve, ki so zavezujoče za pogodbenici. Skupni svet sprejme ustrezne ukrepe za izvajanje teh odločitev, po potrebi tudi tako, da posebne organe, ustanovljene s tem sporazumom, pooblasti, da delujejo v njegovem imenu. Skupni svet lahko podaja tudi priporočila. Svoje sklepe in priporočila sprejme na podlagi soglasja med pogodbenicama po zaključku njunih notranjih postopkov v skladu s členom 11 tega poslovnika. Skupni svet lahko svoja pooblastila o sprejemanju odločitev prenese na Skupni odbor. 4. Pogodbenici v teh poslovnikih sta pogodbenici, navedeni v členu 84 Sporazuma. Člen 2 Predsedstvo Skupnemu svetu predsedujeta izmenično po eno zasedanje predstavnik Evropske unije ali predstavnik Republike Kube. Prvemu zasedanju Skupnega sveta predseduje predstavnik Evropske unije. Člen 3 Zasedanja 1. Skupni svet zaseda redno, najmanj vsaki dve leti, in, kadar to zahtevajo okoliščine, če se pogodbenici tako dogovorita. Skupni svet se sestane v prostorih, v katerih običajno zaseda Svet Evropske unije, razen če se pogodbenici dogovorita drugače. 2. Zasedanje Skupnega sveta poteka na dan, za katerega se dogovorita pogodbenici. 3. Zasedanja Skupnega sveta skupaj skličeta sekretarja Skupnega sveta po dogovoru s predsednikom Skupnega sveta najkasneje 30 dni pred datumom zasedanja. Člen 4 Zastopanje 1. Če se člani Skupnega sveta ne morejo udeležiti zasedanja, jih lahko zastopajo zastopniki. Če želi biti član zastopan, ta član pred zadevnim zasedanjem predsednika pisno obvesti o imenu svojega zastopnika. 2. Zastopnik člana Skupnega sveta ima vse pravice zastopanega člana. Člen 5 Delegacije Člane Skupnega sveta lahko spremljajo uradniki. Sekretariat pred vsako sejo obvesti predsednika o predvideni sestavi delegacije vsake pogodbenice. Člen 6 Sekretariat Uradnik Generalnega sekretariata Sveta Evropske unije in uradnik kubanske vlade skupaj opravljata funkcijo sekretarjev Skupnega sveta. Člen 7 Korespondenca 1. Korespondenca, naslovljena na Skupni svet, se naslovi na sekretarja katere koli pogodbenice, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja. 2. Sekretarja zagotovita, da se korespondenca posreduje predsedniku in po potrebi razpošlje članom Skupnega sveta. 3. Če je to primerno, se tako razposlana korespondenca v skladu z odstavkom 2 pošlje Generalnemu sekretariatu Evropske komisije, Evropski službi za zunanje delovanje, stalnim predstavništvom držav članic pri Evropski uniji ter misiji Kube pri Evropski uniji in Ministrstvu za zunanje zadeve Republike Kube. 4. Sporočila predsednika Skupnega sveta naslovnikom pošljeta sekretarja v imenu predsednika Skupnega sveta. Ta sporočila se, kadar je to primerno, razpošljejo članom Skupnega sveta, kakor določa odstavek 3. Člen 8 Zaupnost 1. Razen če pogodbenici odločita drugače, seje Skupnega sveta niso javne. 2. Kadar pogodbenica Skupnemu svetu predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take. Člen 9 Dnevni red zasedanj 1. Predsednik za vsako zasedanje pripravi začasni dnevni red. Sekretarja Skupnega sveta ga pošljeta naslovnikom iz člena 7 najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja. 2. Začasni dnevni red vključuje točke, glede katerih je predsednik prejel zahtevo za vključitev na dnevni red najpozneje 21 koledarskih dni pred zasedanjem. Za takšne točke se predloži ustrezna dokumentacija, ki se pošlje sekretarjema pred dnem razpošiljanja dnevnega reda. 3. Skupni svet sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točke, ki ni na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic. 4. Predsednik lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke, določene v odstavkih 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznega primera. 5. Skupni svet lahko ob soglasju pogodbenic povabi neodvisne strokovnjake za posamezno področje, da se udeležijo njegovih zasedanj kot opazovalci ali da zagotovijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici se za vsak primer posebej dogovorita o pravilih in pogojih, pod katerimi se ti strokovnjaki lahko udeležijo zasedanj, in zagotovita, da spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti. Člen 10 Zapisnik 1. Sekretarja skupaj pripravita osnutek zapisnika vsakega zasedanja. 2. Če se na zasedanju ne dogovori drugače, se v zapisniku v zvezi z vsako točko dnevnega reda navede naslednje: (a) dokumentacija, predložena Skupnemu svetu; (b) izjave, za katere so člani Skupnega sveta želeli, da se zapišejo v zapisnik, ter (c) vprašanja, o katerih sta se pogodbenici dogovorili, kot so sprejete odločitve, dogovorjene izjave in morebitni sklepi. 3. Osnutek zapisnika se predloži Skupnemu svetu v potrditev. Skupni svet osnutek zapisnika potrdi na naslednjem zasedanju. Osnutek zapisnika lahko Skupni svet potrdi tudi pisno pred naslednjim zasedanjem. Člen 11 Sklepi in priporočila 1. Skupni svet sprejema sklepe in podaja priporočila v skladu z medsebojnim dogovorom pogodbenic in po zaključku njunih notranjih postopkov. 2. Skupni svet lahko poleg tega sprejema sklepe ali podaja priporočila po pisnem postopku, če se pogodbenici tako dogovorita. V ta namen predsednik Skupnega sveta v skladu s členom 7 osnutek predloga v pisni obliki razpošlje njegovim članom, ki v roku, ki ni krajši od 21 koledarskih dni, sporočijo morebitne pridržke ali predlagati spremembe. Predsednik lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša navedeni rok, da se upoštevajo potrebe posameznega primera. 3. Akti Skupnega sveta se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“, kot je ustrezno, naslovu sledi zaporedna številka, leto sprejetja akta in opis predmeta akta. Sklepe in priporočila Skupnega sveta podpiše predsednik in se razpošljejo naslovnikom iz člena 7 tega poslovnika. Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Skupnega sveta v svojem uradnem listu. 4. Vsak sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če je v njem določeno drugače. Člen 12 Jeziki 1. Uradna jezika Skupnega sveta sta angleščina in španščina. 2. Če ni določeno drugače, se Skupni svet pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je pripravljena v teh jezikih. Člen 13 Stroški 1. Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške tako v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem kot tudi za poštne in telekomunikacijske storitve, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Skupnega sveta. 2. Stroške, povezane s tolmačenjem na zasedanjih, prevodi in razmnoževanjem dokumentov, krije Evropska unija. Če Kuba zahteva tolmačenje ali prevajanje v jezike, ki niso navedeni v členu 12, in iz njih, vse s tem nastale stroške krije sama. 3. Druge stroške, povezane z organizacijo zasedanja, krije pogodbenica, ki gosti zasedanje. Člen 14 Skupni odbor 1. V skladu s členom 82 Sporazuma Skupnemu svetu pri opravljanju njegovih nalog pomaga Skupni odbor. Skupni odbor sestavljajo predstavniki pogodbenic in sicer načeloma na ravni visokih uradnikov. 2. Skupni odbor pripravi zasedanja in posvetovanja Skupnega sveta, po potrebi izvaja sklepe Skupnega sveta in na splošno zagotavlja kontinuiteto odnosov ter pravilno delovanje Sporazuma. Prouči vsa vprašanja, ki mu jih predloži Skupni svet, ter vsa druga vprašanja, ki se morebiti pojavijo pri izvajanju Sporazuma. Predloge ali osnutke sklepov ali priporočil predloži Skupnemu svetu v odobritev. 3. Skupni odbor sprejme sklepe in oblikuje priporočila, za katere je pooblaščen s Sporazumom. V skladu s členom 82(4) Sporazuma lahko Skupni svet pooblasti Skupni odbor za sprejemanje sklepov. 4. Kadar Sporazum navaja obveznost ali možnost posvetovanja ali kadar se pogodbenici sporazumno odločita, da se bosta posvetovali, lahko tako posvetovanje poteka v Skupnem odboru, če Sporazum ne določa drugače. Posvetovanje se lahko nadaljuje v okviru Skupnega sveta, če se pogodbenici tako dogovorita. Člen 15 Spremembe poslovnika Ta poslovnik se lahko spremeni s sklepom Skupnega sveta v skladu s členom 11.