PRILOGA II

POSLOVNIK ODBORA CARIFORUM-EU ZA TRGOVINO IN RAZVOJ,

ustanovljenega s Sporazumom o gospodarskem partnerstvu med državami Cariforuma na eni strani ter Evropsko skupnostjo in njenimi državami članicami na drugi strani

Člen 1

Sestava in predsedovanje

1. Odbor Cariforum–EU za trgovino in razvoj (v nadaljnjem besedilu: Odbor za trgovino in razvoj) se ustanovi v skladu s členom 230 Sporazuma za pomoč Skupnemu svetu Cariforum-EU (v nadaljnjem besedilu: Skupni Svet) pri opravljanju njegovih dolžnosti in je odgovoren za splošno izvajanje Sporazuma.

2. Kakor določa člen 230(1) Sporazuma, Odbor za trgovino in razvoj sestavljajo predstavniki članov Sveta Evropske unije in predstavniki Evropske komisije na eni strani ter predstavniki držav podpisnic Cariforuma na drugi strani, praviloma na ravni visokih uradnikov.

3. Predstavnik držav Cariforuma, ki delujejo skupaj, se v skladu s členom 230(1) Sporazuma imenuje „visoki predstavnik Cariforuma“. O njegovem imenovanju in vseh spremembah v zvezi z njim se uradno obvesti predsednik Odbora za trgovino in razvoj.

4. Odboru za trgovino in razvoj izmenično po 12 mesecev predsedujejo visoki uradniki Evropske komisije v imenu pogodbenice EU ter visoki uradniki držav Cariforuma v svojem imenu. Obdobje prvega predsedovanja sovpada z obdobjem prvega predsedovanja Skupnemu svetu. V navedenem obdobju in v vsakem naslednjem dvanajstmesečnem obdobju Odboru za trgovino in razvoj predseduje pogodbenica, ki predseduje Skupnemu svetu. Prvo predsedovanje pripada predstavniku držav Cariforuma.

5. Poleg opravljanja posebnih nalog v skladu s Sporazumom Odbor za trgovino in razvoj pripravlja zasedanja in razprave Skupnega sveta, po potrebi spremlja izvajanje sklepov in priporočil Skupnega sveta in na splošno zagotavlja kontinuiteto pravilnega delovanja Sporazuma. Preuči vse zadeve, ki mu jih predloži Skupni svet, ter druga vprašanja, ki se lahko pojavijo pri tekočem izvajanju Sporazuma.

6. Če Sporazum predvideva možnost posvetovanj, se ta lahko izvedejo v Odboru za trgovino in razvoj. Posvetovanja se ob soglasju pogodbenic lahko nadaljujejo v Skupnem svetu, razen če Sporazum ne določa drugače.

Člen 2

Zastopanja

1. Člani Odbora za trgovino in razvoj imajo lahko svojega zastopnika.

2. Član, ki želi, da ga zastopa njegov namestnik, pred zasedanjem, na katerem želi biti zastopan, uradno obvesti predsednika Odbora za trgovino in razvoj o imenu svojega namestnika. Namestnik člana Odbora za trgovino in razvoj ima enake pravice kot član, ki ga zastopa.

Člen 3

Opazovalci

1. Odbor za trgovino in razvoj lahko odobri prisotnost stalnih opazovalcev.

2. Odbor za trgovino in razvoj lahko začasno povabi dodatne opazovalce.

3. Odbor za trgovino in razvoj lahko sklene povabiti predstavnike parlamentarnega odbora Cariforum-EU in posvetovalnega odbora Cariforum-EU za obveščanje Skupnega sveta o delu teh dveh odborov.

Člen 4

Zasedanja

1. Odbor za trgovino in razvoj se sestane enkrat na leto in po dogovoru med pogodbenicama, kadar okoliščine to zahtevajo. Ob soglasju pogodbenic lahko zasedanja Odbora za trgovino in razvoj potekajo kot video- ali telekonferenca. Pogodbenice se v takem primeru dogovorijo o delitvi stroškov, povezanih z organizacijo zasedanja v obliki video- ali telekonference.

2. Zasedanje Odbora za trgovino in razvoj skliče sekretar, pri čemer se o času in kraju zasedanja skupaj dogovorita obe pogodbenici. Zasedanje se skliče najpozneje 35 dni pred začetkom zasedanja, razen v nujnih primerih.

Člen 5

Delegacije

Predsednik Odbora za trgovino in razvoj je pred vsakim zasedanjem obveščen o načrtovani sestavi delegacij, ki se bodo udeležile zasedanja.

Člen 6

Sekretariat

Evropska komisija in država Cariforuma izmenično opravljata funkcijo sekretarja Odbora za trgovino in razvoj za obdobje 12 mesecev. To obdobje sovpada z obdobjem predsedovanja, ki ga izmenično izvajata pogodbenica EU in države Cariforuma.

Člen 7

Dokumenti

Kadar posvetovanja Odbora za trgovino in razvoj temeljijo na pisnih dokumentih, sekretar te dokumente oštevilči in razpošlje kot dokumente Odbora za trgovino in razvoj.

Člen 8

Korespondenca

Vsa korespondenca s predsednikom Odbora za trgovino in razvoj se posreduje sekretarju Odbora za trgovino in razvoj, ki jo razpošlje članom Odbora ter sekretarju in predsedniku Skupnega sveta ter po potrebi članom Skupnega sveta.

Člen 9

Dnevni red sej

1. Začasni dnevni red posameznega zasedanja pripravi sekretar Odbora za trgovino in razvoj. Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti pošlje članom Odbora za trgovino in razvoj ter predsedniku in sekretarju Skupnega sveta najpozneje 21 dni pred začetkom zasedanja.

2. Začasni dnevni red vključuje točke, za katere je sekretar Odbora za trgovino in razvoj najpozneje 28 dni pred začetkom zasedanja prejel prošnjo za vključitev na dnevni red z ustreznimi dokumenti.

3. Dnevni red sprejme Odbor za trgovino in razvoj na začetku vsakega zasedanja. Za uvrstitev točke, ki ni na začasnem dnevnem redu, na dnevni red je potrebno soglasje pogodbenic.

4. Predsednik Odbora za trgovino in razvoj lahko v soglasju s pogodbenicama na zasedanje povabi strokovnjake za zagotovitev informacij o posebnih temah.

5. Predsednik Odbora za trgovino in razvoj lahko v soglasju s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov.

Člen 10

Zapisnik

1. Sekretar običajno v enem mesecu od zasedanja pripravi osnutek zapisnika zasedanja.

2. V zapisniku je praviloma glede vsake točke dnevnega reda navedeno naslednje:

(a) dokumenti, predloženi Odboru za trgovino in razvoj;

(b) izjave, ki so jih želeli vključiti člani Odbora za trgovino in razvoj, ter

(c) sprejete odločitve, dana priporočila, dogovorjene izjave in sprejeti sklepi o posameznih točkah.

3. Zapisnik vključuje tudi seznam članov Odbora za trgovino in razvoj ali njihovih namestnikov, ki so se udeležili zasedanja, seznam članov delegacij, ki so jih spremljali, ter seznam opazovalcev zasedanja.

4. Zapisnik v dveh mesecih od datuma zasedanja pisno potrdijo visoki predstavnik Cariforuma in visoki uradnik(-i) Evropske komisije, ki sta(so) se udeležila(-i) zasedanja. Po potrditvi sekretar podpiše dva izvoda zapisnika, vsaka od pogodbenic pa prejme po en verodostojen izvod izvirnika. Izvod podpisanega zapisnika se pošlje članom Odbora za trgovino in razvoj ter predsedniku in sekretarju Skupnega sveta.

Člen 11

Sklepi in priporočila

1. Če je Odbor za trgovino in razvoj na podlagi Sporazuma pooblaščen za sprejemanje sklepov ali priporočil, so takšni akti naslovljeni kot „sklep“ ali „priporočilo“, sledijo pa jim zaporedna številka, datum sprejetja in opis njihovega predmeta. V vsakem sklepu je določen datum njegovega začetka veljavnosti.

2. Kadar Odbor za trgovino in razvoj sprejme sklep, se smiselno uporablja člen 11 poslovnika Skupnega sveta.

3. Sklepi in priporočila Odbora za trgovino in razvoj se pošljejo naslovnikom iz člena 8.

Člen 12

Obveščanje javnosti

1. Razen če ni določeno drugače, zasedanja Odbora za trgovino in razvoj niso javna.

2. Vsaka pogodbenica ali država podpisnica Cariforuma lahko sklene, da bo sklepe in priporočila Odbora za trgovino in razvoj objavila v svojem uradnem listu.

Člen 13

Jeziki

1. Delovni jeziki Odbora za trgovino in razvoj so uradni jeziki, skupni obema pogodbenicama, in sicer angleščina, španščina, francoščina in nizozemščina.

2. Razprave ter sklepi in priporočila Odbora za trgovino in razvoj temeljijo na dokumentaciji in predlogih, pripravljenih v enem od jezikov iz odstavka 1.

Člen 14

Stroški

1. Vsaka pogodbenica krije vse svoje stroške v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter v zvezi s poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Odbora za trgovino in razvoj.

2. Stroške, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

3. Stroške, povezane s storitvami tolmačenja na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v delovne jezike Odbora in iz njegovih delovnih jezikov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja. Stroške, povezane s storitvami tolmačenja in prevajanjem dokumentov v druge uradne jezike institucij Evropske unije in iz teh jezikov, krije pogodbenica EU.