Poslovnik Sveta za sodelovanje

med Evropskimi skupnostmi in njihovimi državami članicami na eni strani in Rusko federacijo na drugi

z dne 27. januarja 1998

(98/228/ES)

SVET ZA SODELOVANJE JE

ob upoštevanju Sporazuma o partnerstvu in sodelovanju o vzpostavitvi partnerstva med Evropskimi skupnostmi in njihovimi državami članicami na eni strani ter Rusko federacijo na drugi, podpisanega na Krfu 24. junija 1994, v nadaljevanju "Sporazum", in zlasti njegovih členov 90 do 93 [1],

ob upoštevanju Protokola k Sporazumu, podpisanega v Bruslju 21. maja 1997,

ker je začel Sporazum veljati 1. decembra 1997,

SPREJEL NASLEDNJI POSLOVNIK:

Člen 1

Predsedstvo

Svetu za sodelovanje predseduje vsakih 12 mesecev izmenično član Sveta Evropske unije v imenu Skupnosti in njihovih držav članic in član vlade Ruske federacije. Začetno obdobje začne teči z dnem prve seje Sveta za sodelovanje in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 2

Seje

Svet za sodelovanje se sestaja redno enkrat letno na ministrski ravni. Na predlog katere koli pogodbenice se, če se le-te strinjajo, lahko skliče posebno zasedanje Sveta za sodelovanje.

Seje Sveta za sodelovanje skličeta po dogovoru pogodbenic skupno oba tajnika.

Člen 3

Člani in njihovo zastopstvo v Svetu za sodelovanje

Če se člani Sveta za sodelovanje ne morejo udeležiti sej, jih v smislu člena 91 Sporazuma lahko zastopa v ta namen imenovani minister ali uradnik.

Praviloma bi moral biti uradnik vodja misije Ruske federacije pri Evropskih skupnostih ali vodja stalnega predstavništva pri EU ali višji uradnik.

V vseh drugih primerih sporoči član, ki želi, da bi ga zastopali, ime svojega zastopnika predsedniku že pred sejo, na kateri naj bi ga zastopali.

Zastopnik člana Sveta za sodelovanje ima vse njegove pravice.

Člen 4

Delegacije

Člane Sveta za sodelovanje lahko spremljajo uradniki.

Predsednika se pred vsako sejo obvesti o predvideni sestavi in o vodji delegacije vsake pogodbenice.

Z namenom pridobitve informacij o določenih temah, lahko Svet za sodelovanje na svoje seje povabi tudi druge osebe.

Člen 5

Sekretariat

Uradnik generalnega sekretariata Sveta Evropske unije in uradnik, ki ga imenuje Ruska federacija, delata skupaj kot sekretarja Sveta za sodelovanje.

Člen 6

Dokumenti

Kadar posvetovanja Sveta za sodelovanje temeljijo na pisnih dodatnih dokumentih, takšne dokumente oštevilčita in razpošljeta vsem kot dokumente Sveta za sodelovanje oba sekretarja.

Člen 7

Korespondenca

Vsa obvestila, naslovljena na Svet za sodelovanje ali na predsednika Sveta za sodelovanje, se pošljejo obema sekretarjema Sveta za sodelovanje.

Sekretarja zagotovita, da se korespondenca pošlje predsedniku Sveta za sodelovanje, in da se, kadar je to primerno, razpošlje v obliki dokumentov iz člena 6, vsem drugim članom Sveta za sodelovanje. Razposlana korespondenca se pošlje Generalnemu Sekretariatu Komisije, stalnemu predstavništvu držav članic pri EU in misiji Ruske federacije v Bruslju.

Obvestila predsednika Sveta za sodelovanje pošlje prejemnikom njegov sekretar, in, kjer je to primerno, se razpošljejo kot dokumenti iz člena 6 vsem drugim članom Sveta za sodelovanje na naslove, ki so navedeni v prejšnjem odstavku.

Člen 8

Dnevni red za seje

1. Za vsako sejo se z obema pogodbenicama dogovori začasni dnevni red. Sekretar ga pošlje na naslove iz člena 7, in sicer najpozneje 15 dni pred začetkom seje.

Začasni dnevni red vključuje točke, za katere je katerikoli od obeh sekretarjev najpozneje 21 dni pred začetkom seje prejel prošnjo za vključitev na dnevni red, vendar se točke vključijo na začasni dnevni red samo, če sta sekretarja prejela dodatno dokumentacijo najpozneje na datum odpošiljanja dnevnega reda.

Svet za sodelovanje sprejme dnevni red na začetku vsake seje. Poleg točk, ki so že uvrščene na začasni dnevni redu, se nanj lahko uvrsti le tiste točke, s katerimi se strinjata obe pogodbenici.

2. Časovni roki, navedeni v odstavku 1, se lahko skrajšajo po dogovoru s pogodbenicama, pri čemer se upoštevajo zahteve posameznega primera.

Člen 9

Zapisnik

Sekretarja skupaj sestavita osnutek zapisnika vsake seje v dveh verodostojnih izvodih.

Na splošno navaja zapisnik za vsako točko na dnevnem redu:

- dokumentacijo, predloženo Svetu za sodelovanje,

- izjave, katerih vključitev v zapisnik je zahteval član Sveta za sodelovanje,

- dana priporočila, dogovorjene izjave in sprejete sklepe o posameznih točkah.

Zapisnik vključuje tudi seznam članov Sveta za sodelovanje ali njihovih zastopnikov, ki so se udeležili seje.

Osnutek zapisnika se najpozneje en mesec po vsaki seji predloži Svetu za sodelovanje v odobritev. Po odobritvi sekretarja podpišeta oba verodostojna izvoda zapisnika in pogodbenici ju arhivirata. Izvod zapisnika se pošlje na vsak naslov iz zgornjega člena 7.

Člen 10

Priporočila

1. Svet za sodelovanje pripravi ustrezna priporočila na podlagi soglasja obeh pogodbenic.

V obdobju med dvema zasedanjema lahko Svet za sodelovanje pripravlja priporočila ali potrjuje zapisnike po pisnem postopku, če se pogodbenici s tem strinjata. Pisni postopek je uradna izmenjava pisem med obema sekretarjema, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama.

2. Priporočila Sveta za sodelovanje v smislu člena 90 Sporazuma se naslovijo kot "priporočilo", čemur sledi zaporedna številka, datum njihovega sprejetja in splošni opis posamezne teme.

Priporočila Sveta za sodelovanje overita sekretarja in oba verodostojna izvoda podpiše vodja delegacije obeh pogodbenic.

Priporočila se pošljejo na vsak naslov iz zgornjega člena 7 kot dokumenti Sveta za sodelovanje.

Člen 11

Javnost

Razen če ni odločeno drugače, seje Sveta za sodelovanje niso javne.

Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo priporočil Sveta za sodelovanje v svojem uradnem listu.

Člen 12

Jeziki

Uradni jeziki Sveta za sodelovanje so uradni jeziki pogodbenic.

Svet za sodelovanje običajno opira svoja posvetovanja na dokumentaciji, ki je pripravljena v teh jezikih.

Člen 13

Stroški

Evropske skupnosti in Ruska federacija krijejo vsaka svoje stroške, ki so nastali zaradi njihove udeležbe na sejah Sveta za sodelovanje, in sicer za osebje, potne stroške in dnevnice ter poštne in telekomunikacijske stroške.

Stroške, ki so povezani s tolmačenjem na sejah in prevajanjem dokumentov, krijejo Evropske skupnosti, razen stroškov, povezanih s tolmačenjem oziroma prevajanjem iz enega od uradnih jezikov Evropskih skupnosti v ruščino, ki jih krije Ruska federacija.

Druge stroške, ki so povezani s tehnično organizacijo sej, vključno s stroški povezanimi z razmnoževanjem dokumentov, ki se uporabljajo na sejah, krije pogodbenica, ki je gostiteljica seje.

Člen 14

Odbor za sodelovanje

1. V skladu s členom 92 Sporazuma se tako ustanovi Odbor za sodelovanje, ki je v pomoč Svetu za sodelovanje pri izvajanju njegovih obveznosti. Sestavljajo ga predstavniki Komisije Evropskih skupnosti in predstavniki članov Sveta Evropske unije na eni strani in predstavniki vlade Ruske federacije na drugi strani, običajno na ravni višjih državnih uslužbencev.

2. Odbor za sodelovanje pripravi seje in posvetovanja Sveta za sodelovanje, spremlja izvajanje priporočil Sveta za sodelovanje, kadar je to primerno, in na splošno zagotavlja kontinuiteto partnerstva in ustrezno delovanje Sporazuma. Vse predloge ali osnutke priporočil predloži v sprejetje Svetu za sodelovanje.

3. Posvetovanja, na katera se nanašajo členi 16, 17 in 53 ter Priloga 2 Sporazuma, potekajo v okviru Odbora za sodelovanje. Posvetovanja se lahko nadaljujejo v okviru Sveta za sodelovanje, če se pogodbenici strinjata.

4. Poslovnik Odbora za sodelovanje je priložen temu poslovniku.

[1] UL L 327, 28.11.1997, str. 1.

--------------------------------------------------

PRILOGA

POSLOVNIK ODBORA ZA SODELOVANJE

Člen 1

Predsedstvo

Odboru za sodelovanje predseduje vsakih 12 mesecev izmenično predstavnik Komisije Evropskih skupnosti v imenu Skupnosti in njihovih držav članic in predstavnik vlade Ruske federacije. Prvo obdobje se začne na datum prve seje Odbora za sodelovanje in se konča 31. decembra istega leta. V tem obdobju in naknadno v vsakem 12-mesečnem obdobju predseduje Odboru za sodelovanje pogodbenica, ki predseduje Svetu za sodelovanje.

Člen 2

Seje

Odbor za sodelovanje se sestaja enkrat letno in po dogovoru s pogodbenicama, kadar okoliščine to zahtevajo.

Vsaka seja Odbora za sodelovanje poteka v času in na kraju, o katerih se dogovorita pogodbenici.

Seje Odbora za sodelovanje skupno skličeta oba sekretarja.

Člen 3

Delegacije

Predsednik se pred vsako sejo obvesti o predvideni sestavi delegacije vsake pogodbenice.

Člen 4

Sekretariat

Uradnik Komisije Evropskih skupnosti in uradnik Vlade Ruske federacije delata skupaj kot sekretarja Odbora za sodelovanje.

Vsa obvestila, ki so na podlagi te priloge namenjena predsedniku Odbora za sodelovanje oziroma jih ta pošlje, se pošljejo sekretarjema Odbora za sodelovanje in sekretarjema Sveta za sodelovanje ter predsedniku Sveta za sodelovanje.

Člen 5

Javnost

Razen če ni odločeno drugače, seje Odbora za sodelovanje niso javne.

Člen 6

Dnevni red sej

1. Sekretarja Odbora za sodelovanje pripravita začasni dnevni red za vsako sejo. Pošlje se na naslove iz člena 4, in sicer najpozneje 15 dni pred začetkom seje.

Začasni dnevni red vključuje točke, za katere je predsednik najpozneje 21 dni pred začetkom seje prejel prošnjo za vključitev na dnevni red, vendar se točke vključijo na začasni dnevni red samo, če sta sekretarja najpozneje na datum odpošiljanja dnevnega reda prejela dodatno dokumentacijo.

Odbor za sodelovanje sprejme dnevni red na začetku vsake seje. Poleg točk, ki so že na začasnem dnevnem redu, se nanj, v kolikor se pogodbenici s tem strinjata, lahko uvrsti druge točke.

2. Časovni roki, navedeni v odstavku 1, se lahko skrajšajo po dogovoru s pogodbenicama, pri čemer se upoštevajo zahteve posameznih primerov.

3. Odbor za sodelovanje lahko povabi na svoje seje tudi druge osebe, da pridobi informacije o določenih temah.

Člen 7

Zapisnik

Za vsako sejo se piše zapisnik. Zapisnik povzema vse sklepe, ki jih je sprejel Odbor za sodelovanje.

Ko Odbor za sodelovanje sprejme zapisnik, ga predsednik in sekretarja podpišejo, vsaka pogodbenica pa ga arhivira. Izvod zapisnika se pošlje na vsak naslov iz zgornjega člena 4 te priloge.

Člen 8

Priporočila

Odbor za sodelovanje ne daje priporočil, razen v posebnih primerih, v katerih ga za to pooblasti Svet za sodelovanje na podlagi člena 92.2 Sporazuma. V takšnih primerih se te listine naslovijo kot "priporočilo", čemur sledi zaporedna številka, datum njihovega sprejetja in opis njihove teme. Priporočila se posredujejo po skupnem dogovoru med pogodbenicama.

Priporočila Odbora za sodelovanje se pošljejo na vsak naslov iz člena 4 te priloge. Odbor za sodelovanje se lahko odloči za objavo takšnih priporočil.

Priporočila Odbora za sodelovanje podpišejo predsednik in sekretarja.

Člen 9

Stroški

Skupnost in Ruska federacija krijeta svoje stroške, ki so nastali zaradi njune udeležbe na sejah Odbora za sodelovanje, in stroške svojih pododborov in delovnih skupin, in sicer za osebje, potne stroške in dnevnice ter poštne in telekomunikacijske stroške.

Stroške, ki so povezani s tolmačenjem na sejah in prevajanjem dokumentov, krijejo Evropske skupnosti, razen stroškov, povezanih s tolmačenjem oziroma prevajanjem iz enega od uradnih jezikov Evropskih skupnosti v ruščino, ki jih krije Ruska federacija.

Druge stroške, ki so povezani s tehnično organizacijo sej, vključno s stroški za razmnoževanje dokumentov, ki se uporabljajo na sejah, krije pogodbenica, ki je gostiteljica seje.

Člen 10

Pododbori in delovne skupine

Odbor za sodelovanje lahko imenuje pododbore in delovne skupine, ki mu pomagajo pri izvajanju njegovih obveznosti. Slednji delajo pod nadzorom Odbora za sodelovanje in mu po vsaki seji poročajo. Pododbori in delovne skupine ne dajejo priporočil.

Odbor za sodelovanje lahko spreminja obseg pooblastil svojih pododborov oziroma delovnih skupin ali ta pooblastila odvzame, ali ustanovi dodatne pododbore oziroma delovne skupine.

--------------------------------------------------