SKLEP št. 1/2014 PRIDRUŽITVENEGA SVETA EU-UKRAJINA

z dne 15. decembra 2014

o sprejetju svojega poslovnika in poslovnika Pridružitvenega odbora ter pododborov [2015/977]

PRIDRUŽITVENI SVET EU-UKRAJINA JE –

ob upoštevanju Pridružitvenega sporazuma med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Ukrajino na drugi strani (1) (v nadaljnjem besedilu: Sporazum) in zlasti člena 462 Sporazuma,

ob upoštevanju naslednjega:

SPREJEL NASLEDNJI SKLEP:

Člen 1

Sprejmeta se poslovnik Pridružitvenega sveta in poslovnik Pridružitvenega odbora ter pododborov, kot sta določena v prilogah I oziroma II.

Člen 2

Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.

(1) UL L 161, 29.5.2014, str. 3.

2. Pridružitveni odbor pripravi zasedanja in posvetovanja Pridružitvenega sveta, po potrebi izvaja sklepe Pridružitvenega sveta in na splošno zagotavlja kontinuiteto odnosov v okviru pridružitve ter pravilno delovanje Sporazuma. Pridružitveni odbor prouči vsa vprašanja, ki mu jih predloži Pridružitveni svet, ter vsa druga vprašanja, ki se morebiti pojavijo pri izvajanju Sporazuma. Pridružitveni odbor predloge ali osnutke sklepov ali priporočil predloži Pridružitvenemu svetu v odobritev. V skladu s členom 465(2) Sporazuma lahko Pridružitveni svet prenese Pridružitvenemu odboru pooblastilo za sprejemanje sklepov.

2. Odhodke, povezane s tolmačenjem na zasedanjih, prevodi in razmnoževanjem dokumentov, krije Unija. Če Ukrajina zahteva tolmačenje ali prevajanje v jezike, ki niso navedeni v členu 12, in iz njih, vse s tem nastale izdatke krije Ukrajina.

1. Vsaka pogodbenica krije vse svoje izdatke v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Pridružitvenega sveta.

3. Akti Pridružitvenega sveta v smislu člena 463(1) Sporazuma se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“, naslovu sledi zaporedna številka, datum sprejetja akta in opis predmeta akta. Sklepe in priporočila Pridružitvenega sveta podpiše predsednik in overita sekretarja Pridružitvenega sveta. Sklepi in priporočila se pošljejo vsem naslovnikom iz člena 7 tega poslovnika. Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Pridružitvenega odbora v svojem uradnem glasilu.

1. Pridružitveni svet sprejema sklepe in daje priporočila v medsebojnemu dogovoru pogodbenic in po zaključku posameznih notranjih postopkov.

vprašanja, o katerih sta se dogovorili pogodbenici, kot so sprejeti sklepi, dogovorjene izjave in morebitne ugotovitve.

Če Pogodbenici ne skleneta drugače, zasedanja Pridružitvenega sveta niso javna. Kadar pogodbenica Pridružitvenemu svetu predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.

1. Pridružitveni svet se sestane najmanj enkrat na leto in po medsebojnem dogovoru pogodbenic, kadar to zahtevajo okoliščine. Pridružitveni svet se sestane v prostorih, v katerih običajno zaseda Svet Evropske unije, razen če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

4. Člen 463(1) Sporazuma določa, da je Pridružitveni svet za namen doseganja ciljev Sporazuma pooblaščen za sprejemanje odločitev, ki so zavezujoče za pogodbenici. Pridružitveni svet sprejme ustrezne ukrepe za izvajanje teh odločitev, po potrebi tudi tako, da posebne organe, ustanovljene s tem sporazumom, pooblasti, da delujejo v njegovem imenu. Pridružitveni svet lahko daje tudi priporočila. Sklepe in priporočila sprejme v soglasju s pogodbenicama po zaključku posameznih notranjih postopkov za njihovo sprejetje. Pridružitveni svet lahko svoja pooblastila prenese na Pridružitveni odbor.

1. Pridružitveni svet, ustanovljen v skladu s členom 461(1) Pridružitvenega sporazuma med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Ukrajino na drugi strani (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), opravlja svoje naloge, kot je določeno v členih 461 in 463 Sporazuma.

PRILOGA II

POSLOVNIK PRIDRUŽITVENEGA ODBORA IN PODODBOROV

Člen 1

Splošne določbe

1. Pridružitveni odbor, ustanovljen v skladu s členom 464(1) Pridružitvenega sporazuma med Evropsko unijo in Evropsko skupnostjo za atomsko energijo in njunimi državami članicami na eni strani ter Ukrajino na drugi (v nadaljnjem besedilu: Sporazum), pomaga Pridružitvenemu svetu pri opravljanju njegovih nalog ter izvaja naloge, določene v Sporazumu, in tiste, ki mu jih naloži Pridružitveni svet. V skladu s členom 465(1) Sporazuma Pridružitveni svet v svojem poslovniku določi naloge in delovanje Pridružitvenega odbora v svojem poslovniku.

2. Pridružitveni odbor pripravi zasedanja in posvetovanja Pridružitvenega sveta, po potrebi izvaja sklepe Pridružitvenega sveta in na splošno zagotavlja kontinuiteto odnosov v okviru pridružitve ter pravilno delovanje Sporazuma. Pridružitveni odbor prouči vsa vprašanja, ki mu jih predloži Pridružitveni svet, ter vsa druga vprašanja, ki se morebiti pojavijo pri tekočem izvajanju Sporazuma. Vse predloge ali osnutke sklepov in priporočil Pridružitveni odbor predloži v sprejetje Pridružitvenemu svetu.

3. Kot je določeno v členu 464(2) Sporazuma, Pridružitveni odbor sestavljajo predstavniki pogodbenic, načeloma na ravni višjih državnih uradnikov, ki so odgovorni za posamezna vprašanja, ki se obravnavajo na zasedanjih.

4. V skladu s členom 465(4) Sporazuma je Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi, kot je določen v členu 465(4) Sporazuma (v nadaljnjem besedilu: Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi), kadar opravlja naloge, ki so mu dodeljene v naslovu IV Sporazuma, sestavljen iz visokih uradnikov Evropske komisije in Ukrajine, ki so odgovorni za trgovino in z njo povezane zadeve. Predstavnik Evropske komisije ali Ukrajine, ki je odgovoren za trgovino in z njo povezane zadeve, deluje kot predsednik Pridružitvenega odbora v skladu s členom 2 poslovnika. Zasedanj se udeležuje tudi predstavnik Evropske službe za zunanje delovanje.

5. V skladu s členom 465(3) Sporazuma je Pridružitveni odbor pooblaščen za sprejemanje odločitev v zadevah, ki jih določa Sporazum, in na področjih, za katera je Pridružitveni svet nanj prenesel pooblastila. Sprejeti sklepi so zavezujoči za pogodbenici, ki sprejmeta ustrezne ukrepe za njihovo izvajanje. Pridružitveni odbor sklepe sprejme s soglasjem med pogodbenicama po zaključku njunih notranjih postopkov za njihovo sprejetje.

6. Pogodbenici v tem poslovniku sta pogodbenici, navedeni v členu 482 Sporazuma

Člen 2

Predsedovanje

Pogodbenici predsedujeta Pridružitvenemu odboru izmenično za obdobje 12 mesecev. Prvo obdobje se začne na dan prvega zasedanja Pridružitvenega sveta in se konča 31. decembra istega leta.

Člen 3

Zasedanja

1. Če se pogodbenici ne dogovorita drugače, se Pridružitveni odbor sestaja redno, najmanj enkrat letno. Izredne seje Pridružitvenega odbora se lahko skličejo na zahtevo katere koli pogodbenice, če se pogodbenici strinjata.

2. Zasedanje Pridružitvenega odbora skliče predsednik na kraju in ob času, o katerem se dogovorita pogodbenici. Sekretariat Pridružitvenega odbora razpošlje obvestilo o zasedanju najpozneje 28 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

3. Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi se sestane vsaj enkrat letno in kadar to zahtevajo okoliščine. Vsako zasedanje skliče predsednik Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi na kraju, dnevu in na način, o katerih se dogovorita pogodbenici. Sekretariat Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi razpošlje obvestilo o zasedanju najpozneje 15 koledarskih dni pred začetkom zasedanja, če se pogodbenici ne dogovorita drugače.

4. Kadar je mogoče, se redno zasedanje Pridružitvenega odbora skliče pravočasno pred rednim zasedanjem Pridružitvenega sveta.

5. Izjemoma in če se pogodbenici o tem dogovorita, lahko zasedanje Pridružitvenega odbora poteka prek tehnoloških sredstev, kot je npr. videokonferenca.

Člen 4

Delegacije

Pred vsakim zasedanjem sekretariat Pridružitvenega odbora pogodbenice obvesti o predvideni sestavi delegacij, ki se bosta v imenu pogodbenic udeležili zasedanja.

Člen 5

Sekretariat

1. Uradnik Unije in uradnik Ukrajine delujeta skupaj kot sekretarja Pridružitvenega odbora in naloge sekretariata opravljata skupaj, če ta poslovnik ne določa drugače, ter v duhu medsebojnega zaupanja in sodelovanja.

2. Uradnik Evropske komisije in uradnik Ukrajine, odgovorna za trgovino in z njo povezane zadeve, skupaj delujeta kot sekretarja Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi.

Člen 6

Korespondenca

1. Korespondenca, naslovljena na Pridružitveni odbor, se naslovi na sekretarja Pridružitvenega odbora katere koli pogodbenice, ki nato o njej obvesti drugega sekretarja.

2. Sekretariat Pridružitvenega odbora zagotovi, da se korespondenca, naslovljena na Pridružitveni odbor, posreduje predsedniku Pridružitvenega odbora in po potrebi razpošlje kot dokumentacija iz člena 7.

3. Korespondenco predsednika v njegovem imenu pogodbenicama pošlje sekretariat. Korespondenca se razpošlje, kadar je to primerno, kakor določa člen 7.

Člen 7

Dokumentacija

1. Dokumentacija se razpošilja prek sekretarjev Pridružitvenega odbora.

2. Pogodbenica svojo dokumentacijo pošlje svojemu sekretarju. Sekretar prejeto dokumentacijo posreduje sekretarju druge pogodbenice.

3. Sekretar Unije dokumentacijo razpošlje ustreznim predstavnikom Unije in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Ukrajine.

4. Sekretar Ukrajine dokumentacijo razpošlje ustreznim predstavnikom Ukrajine in v takšni korespondenci med naslovnike sistematično doda sekretarja Unije.

Člen 8

Zaupnost

Če Pogodbenici ne skleneta drugače, zasedanja Pridružitvenega odbora niso javna. Kadar pogodbenica Pridružitvenemu odboru predloži informacije, ki so označene kot zaupne, druga pogodbenica navedene informacije obravnava kot take.

Člen 9

Dnevni red zasedanj

1. Sekretariat Pridružitvenega odbora na podlagi predlogov pogodbenic za vsako zasedanje Pridružitvenega odbora pripravi začasni dnevni red in operativne sklepe, ki jih določa člen 10. Začasni dnevni red vključuje točke, za katere sekretariat Pridružitvenega odbora najpozneje 21 koledarskih dni pred datumom začetka zasedanja od pogodbenice prejme zahtevek za vključitev na dnevni red, skupaj z ustreznimi dokumenti.

2. Začasni dnevni red se skupaj z ustreznimi dokumenti razpošlje v skladu s členom 7 najpozneje 15 koledarskih dni pred datumom začetka zasedanja.

3. Pridružitveni odbor sprejme dnevni red na začetku vsakega zasedanja. Če se pogodbenici strinjata, se na dnevni red lahko uvrstijo tudi točke, ki niso bile uvrščene na začasni dnevni red.

4. Predsednik zasedanja Pridružitvenega odbora lahko ob soglasju druge pogodbenice na ad-hoc osnovi povabi predstavnike drugih organov pogodbenic ali neodvisne strokovnjake za posamezno področje, da se udeležijo njegovih zasedanj ali da predložijo informacije o posebnih zadevah. Pogodbenici zagotovita, da takšni opazovalci ali strokovnjaki spoštujejo vse zahteve glede zaupnosti.

5. Predsednik zasedanja Pridružitvenega odbora lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke iz odstavkov 1 in 2, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov.

Člen 10

Zapisnik in operativni sklepi

1. Sekretarja Pridružitvenega odbora skupaj pripravita osnutek zapisnika vsakega zasedanja Pridružitvenega odbora.

2. Praviloma mora zapisnik za vsako točko na dnevnem redu navajati:

(a) seznam udeležencev zasedanja, seznam spremljajočih uradnikov ter seznam vseh opazovalcev ali strokovnjakov, ki so se udeležili zasedanja;

(b) dokumentacijo, predloženo Pridružitvenemu odboru;

(c) izjave, za katere je Pridružitveni odbor zahteval, da se zapišejo v zapisnik, ter

(d) operativne sklepe z zasedanja v skladu z odstavkom 4.

3. Osnutek zapisnika se predloži Pridružitvenemu odboru v odobritev. Pridružitveni odbor ta osnutek zapisnika potrdi na naslednjem zasedanju. Osnutek zapisnika pa se lahko potrdi tudi pisno. Osnutek zapisnik zasedanja Pridružitvenega odbora v trgovinski sestavi se odobri v 28 koledarskih dneh po vsakem zasedanju. Vsem naslovnikom iz člena 7 se pošlje izvod zapisnika.

4. Osnutek operativnih sklepov vsakega zasedanja pripravi sekretar Pridružitvenega odbora pogodbenice, ki predseduje Pridružitvenemu odboru, in ga razpošlje pogodbenicama skupaj z dnevnim redom praviloma najpozneje 15 koledarskih dni pred datumom začetka zasedanja. Ta osnutek se med zasedanjem spremeni, tako da Pridružitveni odbor, če se pogodbenici ne dogovorita drugače, na koncu zasedanja sprejme operativne sklepe, ki odražajo nadaljnje ukrepe, o katerih se sporazumeta pogodbenici. Operativni sklepi se po sprejetju dodajo zapisniku, njihovo izvajanje pa se pregleda med katerim koli naslednjim zasedanjem Pridružitvenega odbora. Pridružitveni odbor v ta namen sprejme predlogo, ki omogoča spremljanje spoštovanja rokov za izvedbo vsakega ukrepa.

Člen 11

Sklepi in priporočila

1. V posebnih primerih, kadar Sporazum določa prenos pooblastil za sprejemanje sklepov ali če je ta pooblastila na Pridružitveni odbor prenesel Pridružitveni svet, sklep sprejme Pridružitveni odbor. Poleg tega Pridružitveni odbor sprejme tudi priporočila. Sklepi se sprejmejo in priporočila dajo v medsebojnemu dogovoru pogodbenic in po zaključku posameznih notranjih postopkov. Vsak sklep ali priporočilo podpiše predsednik Pridružitvenega odbora in overita sekretarja Pridružitvenega odbora.

2. Pridružitveni svet lahko sprejema sklepe ali daje priporočila po pisnem postopku, če se pogodbenici o tem dogovorita. Pisni postopek je uradna izmenjava not med obema sekretarjema, ki delujeta po dogovoru s pogodbenicama. Na besedilo predloga, ki se v ta namen razpošlje v skladu s členom 7, se morebitni pridržki ali spremembe sporočijo v roku, ki ni krajši od 21 koledarskih dni. Predsednik lahko v dogovoru s pogodbenicama skrajša roke iz tega odstavka, da se upoštevajo potrebe posameznih primerov. Ko je dogovor o besedilu dosežen, sklep ali priporočilo podpiše predsednik in overita sekretarja.

3. Akti Pridružitvenega odbora se naslovijo kot „Sklep“ oziroma „Priporočilo“. Vsak sklep začne veljati na dan sprejetja, razen če v njem ni določeno drugače.

4. Sklepi in priporočila se pošljejo pogodbenicama.

5. Vsaka pogodbenica se lahko odloči za objavo sklepov in priporočil Pridružitvenega odbora v svojem uradnem glasilu.

Člen 12

Poročila

Pridružitveni odbor o svojih dejavnostih in dejavnostih pododborov, delovnih skupin ter drugih organov poroča Pridružitvenemu svetu na vsakem rednem zasedanju Pridružitvenega sveta.

Člen 13

Jeziki

1. Uradni jeziki Pridružitvenega odbora so uradni jeziki pogodbenic.

2. Delovna jezika Pridružitvenega odbora sta angleščina in ukrajinščina. Če ni določeno drugače, se Pridružitveni odbor pri svojih posvetovanjih opira na dokumentacijo, ki je napisana v teh jezikih.

Člen 14

Izdatki

1. Vsaka pogodbenica krije vse svoje izdatke v zvezi z osebjem, potovanjem in bivanjem ter poštnimi in telekomunikacijskimi storitvami, nastale zaradi udeležbe na zasedanjih Pridružitvenega odbora.

2. Odhodke, povezane z organizacijo zasedanj in razmnoževanjem dokumentov, krije pogodbenica gostiteljica zasedanja.

3. Odhodke v zvezi s tolmačenjem na zasedanjih in prevajanjem dokumentov v angleščino in ukrajinščino ali iz teh dveh jezikov v skladu s členom 13(1) krije pogodbenica, ki je gostiteljica zasedanja.

Stroške tolmačenja in prevajanja v druge jezike ali iz njih krije neposredno pogodbenica prosilka.

4. Kadar je prevod v uradne jezike Unije nujen, odhodke krije Unija.

Člen 15

Spremembe poslovnika

Ta poslovnik se lahko spremeni s sklepom Pridružitvenega sveta v skladu s členom 465(1) Sporazuma.

Člen 16

Pododbori, posebni odbori ali organi

1. Pridružitveni odbor lahko v skladu s členom 466(1) in (3) Sporazuma ustanovi pododbore na posebnih področjih, ki so potrebni za izvajanje Sporazuma in niso predvideni v Sporazumu, da pomagajo Pridružitvenemu odboru pri izvajanju njegovih nalog. Pridružitveni odbor lahko tak pododbor razpusti oziroma opredeli ali spremeni njegov poslovnik. Če ni določeno drugače, vsak tak pododbor deluje pod nadzorom Pridružitvenega odbora, kateremu poroča po vsakem zasedanju.

2. Če s Sporazumom ni določeno drugače ali če v okviru Pridružitvenega sveta ni bil sprejet drugačen dogovor, se ta poslovnik smiselno uporablja tudi za pododbore iz odstavka 1.

3. Zasedanja pododborov se lahko prožno organizirajo glede na potrebe bodisi v Bruslju bodisi v Ukrajini ali na primer prek videokonference. Pododbori služijo kot platforma za spremljanje napredka pri približevanju na posebnih področjih, za obravnavo nekaterih vprašanj in izzivov, ki izhajajo iz tega procesa ter za oblikovanje priporočil in operativnih sklepov.

4. Sekretariatu Pridružitvenega odbora se v vednost pošlje vsa ustrezna korespondenca, dokumentacija in sporočila, ki se nanašajo na pododbor, posebni odbor ali organ.

5. Če v Sporazumu ni določeno drugače ali če se pogodbenici v okviru Pridružitvenega sveta nista dogovorili drugače, so pododbori, posebni odbori ali organi pooblaščeni samo za dajanje priporočil.

Člen 17

Če ni določeno drugače, se ta poslovnik smiselno uporablja za Pridružitveni odbor v trgovinski sestavi.