2004R1653 — SL — 30.07.2008 — 002.001

Ta dokument je mišljen zgolj kot dokumentacijsko orodje in institucije za njegovo vsebino ne prevzemajo nobene odgovornosti

spremenjena z:









▼B

UREDBA KOMISIJE (ES) št. 1653/2004

z dne 21. septembra 2004

o standardni finančni uredbi za izvajalske agencije v skladu z Uredbo Sveta (ES) št. 58/2003 o statutu izvajalskih agencij, pooblaščenih za izvajanje nekaterih nalog pri upravljanju programov Skupnosti







KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE – ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti, ob upoštevanju Uredbe Sveta št. 58/2003 z dne 19. decembra 2002 o statutu izvajalskih agencij, pooblaščenih za izvajanje nekaterih nalog pri upravljanju programov Skupnosti ( 1 ), in zlasti člena 15 Uredbe, ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta, ob upoštevanju mnenja Sveta, ob upoštevanju mnenja Računskega sodišča, ob upoštevanju naslednjega: (1) Uredba (ES) št. 58/2003 določa statut izvajalskih agencij, ki jih je ustanovila Komisija, da bi jih pooblastila za izvajanje nekaterih nalog pri upravljanju programov Skupnosti. (2) Te izvajalske agencije (v nadaljnjem besedilu „agencije“) bodo pravne osebe, ki bodo imele svoj operativni proračun (t. j. administrativni proračun), izvajanje katerega ureja ta standardna finančna uredba v skladu s členom 15 Uredbe (ES) št. 58/2003. Vendar, kadar Komisija agencijam naloži odgovornost za izvajanje proračuna v zvezi z odobrenimi proračunskimi sredstvi za programe Skupnosti, ta odobrena sredstva ostanejo vpisana v splošni proračun in jih ureja Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti ( 2 ) (v nadaljnjem besedilu „splošna finančna uredba“). (3) V skladu s členom 15 Uredbe (ES) št. 58/2003 operativni proračun izvajalskih agencij pokriva njihove upravne stroške za proračunsko leto. (4) V skladu z Uredbo (ES) št. 58/2003 je treba sprejeti standardno finančno uredbo, ki jo morajo agencije uporabljati pri izvajanju sredstev za upravo, katere vsebina mora kar najbolj ustrezati vsebini splošne finančne uredbe. Če standardna finančna uredba izrecno ne določa pravil, veljajo določbe splošne finančne uredbe skupaj z Uredbo Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002, o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti ( 3 ). (5) Ponovno je treba potrditi osnovna načela proračunskega zakona (enotnost, univerzalnost, specifikacija in enoletnost) ter načela proračunske točnosti, ravnotežja, obračunske enote, dobrega finančnega poslovodenja in preglednosti. (6) V zvezi z osebjem bodo agencije morale razlikovati med začasnimi delovnimi mesti, ki jih bo zajemal kadrovski načrt, predložen v potrditev proračunskemu organu ter odobrena proračunska sredstva, ki omogočajo plačilo drugih kategorij osebja, zaposlenega po obnovljivih pogodbah. (7) V zvezi s finančnimi subjekti je treba določiti pooblastila in odgovornosti računovodje in odredbodajalca agencije, za katera morajo veljati kadrovski predpisi za uradnike Evropskih skupnosti ter pogoji, pod katerimi lahko odredbodajalec prenese pooblastila za izvrševanje proračuna. (8) Odredbodajalcu agencije je treba pri upravljanju dati precejšnjo stopnjo avtonomije. Treba mu je dati popolnoma proste roke pri prenosih, o katerih mora obvestiti usmerjevalni odbor, ki lahko v roku enega meseca izrazi svoje nestrinjanje z njimi. (9) V skladu s členom 20(2) Uredbe (ES) št. 58/2003 mora funkcijo notranjega revizorja v izvajalskih agencijah izvajati notranji revizor Komisije. Notranji revizor Komisije mora zato v zvezi z izvajalskimi agencijami izvajati enake naloge, kot mu jih splošna finančna uredba nalaga v zvezi s službami Komisije. Poleg tega mora notranja revizijska služba znati odredbodajalcu agencije svetovati glede tveganj, kot to počne tudi v primeru odredbodajalcev znotraj Komisije. (10) Časovni razpored vseh izvajalskih agencij za izdelavo operativnega proračuna, za predložitev računov in razrešnico mora biti skladen z določbami Uredbe (ES) št. 58/2003 in splošne finančne uredbe. Organ za razrešitev operativnega proračuna izvajalskih agencij mora biti isti kot za splošni proračun. (11) Računovodska pravila, ki jih uporabljajo agencije, morajo omogočiti konsolidacijo z računi Komisije. Sprejeti jih mora računovodja Komisije po analogiji s členom 133 splošne finančne uredbe. Računovodske izkaze bo revidiralo Računsko sodišče. (12) Vsaka agencija mora imeti možnost, da se obrne na komisijo iz člena 66(4) splošne finančne uredbe, ki jo za preverjanje nepravilnosti določi Komisija, tako da se za enake primere lahko opravi enaka ocena. (13) Za svoj operativni proračun morajo agencije izpolnjevati enake zahteve kot Komisija za javna naročila, oddana za lastne potrebe. (14) Dodelitev subvencij ni zagotovljena, ker agencije iz svojih operativnih proračunov ne smejo dodeliti subvencij, saj morajo sredstva operativnega proračuna uporabiti zgolj za upravne stroške – ob upoštevanju naslednjega: SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:







NASLOV I

PREDMET

Člen 1

Ta uredba določa pravila za določitev in izvrševanje operativnega proračuna (v nadaljnjem besedilu „proračun“) agencij iz Uredbe (ES) št. 58/2003 (v nadaljnjem besedilu „agencije“ ali „agencija“).

Člen 2

Za vsak vidik v zvezi z delovanjem izvajalskih agencij, ki ni izrecno opredeljen v tej uredbi, smiselno veljajo določbe Uredbe (ES; Euratom) št. 1605/2002 (v nadaljnjem besedilu „splošna finančna uredba“) in Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002.







NASLOV II

PRORAČUNSKA NAČELA

▼M2

Člen 3

Proračun se določi in izvršuje v skladu z načeli enotnosti in točnosti proračuna, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, za katerega je potrebna uspešna in učinkovita notranja kontrola, ter preglednosti, kakor določa ta uredba.

▼B







POGLAVJE 1

Načelo enotnosti in točnosti proračuna

Člen 4

Proračun je instrument, s katerim se za vsako proračunsko leto načrtujejo in odobravajo vsi prihodki in odhodki, ki se štejejo za potrebne za agencijo.

Člen 5

Prihodki agencije zajemajo donacijo, ki jo dodelijo Skupnosti, ter katere koli druge prihodke, vključno z namenskimi prejemki v smislu člena 15.

Odhodki obsegajo upravne stroške agencije in, če je primerno, odhodke, ki jih pokrivajo namenski prejemki v skladu s prvim odstavkom.

Člen 6

Noben prihodek se ne sme pobrati in noben odhodek izvršiti, če ni evidentiran na postavki v proračunu.

Proračunskih sredstev ni mogoče vključiti v proračun, če niso namenjena za odhodkovno postavko, ki se šteje za potrebno.

Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali odobriti izven okvira odobrenih proračunskih sredstev.







POGLAVJE 2

Načelo enoletnosti

Člen 7

Proračun se sprejme za eno proračunsko leto, ki traja od 1. januarja do 31. decembra.

Odobrena proračunska sredstva, vpisana v proračun, so nediferencirana sredstva.

Upravni stroški na podlagi pogodb, ki zajemajo daljše obdobje od proračunskega leta bodisi v skladu z lokalno prakso bodisi se nanašajo na dobavo opreme, se plačajo v breme proračuna za proračunsko leto, v katerem nastanejo.

Člen 8

Prihodki agencije v proračunskem letu se knjižijo v poslovne knjige za proračunsko leto v dejanskih zneskih, pobranih v proračunskem letu. Temu ustrezna je stopnja razpoložljivih odobrenih proračunskih sredstev.

Proračunska sredstva, ki so odobrena za določeno proračunsko leto, se lahko uporabljajo izključno za poravnavanje izdatkov, odobrenih in plačanih v navedenem proračunskem letu, ter za pokrivanje neporavnanih zneskov za prevzete obveznosti iz preteklih proračunskih let.

Člen 9

Sredstva proračuna, ki ostanejo neporabljena na koncu proračunskega leta, za katerega so bila odobrena, zapadejo.

Odobrena proračunska sredstva v višini obveznosti, za katere so bile pravilno sklenjene pogodbe ob zaključku proračunskega leta, se avtomatično prenesejo samo v naslednje proračunsko leto. Prenesena odobrena proračunska sredstva, ki niso porabljena do 31. marca proračunskega leta N+1 avtomatično zapadejo. Tako prenesena odobrena proračunska sredstva so razvidna iz računovodskih izkazov.

Sredstva za plače se ne smejo prenašati v naslednje obdobje.

Sredstva proračuna iz namenskih prejemkov iz člena 15, ki 31. decembra ostanejo neporabljena, se avtomatsko prenesejo v naslednje obdobje. Razpoložljiva sredstva proračuna iz prenesenih namenskih prejemkov je treba porabiti najprej. ►M2 Agencija najpozneje do 1. junija leta N+1 Komisijo obvesti o izvrševanju prenesenih namenskih prejemkov. ◄

Člen 10

Ko je proračun dokončno sprejet, se lahko obveznosti za sredstva, določena v proračunu, začnejo prevzemati s 1. januarjem.

▼M2

Vsako leto od 15. novembra dalje se lahko prevzemajo obveznosti za rutinske upravne stroške v breme proračunskih sredstev za naslednjo proračunsko leto. Take obveznosti ne smejo presegati ene četrtine proračunskih sredstev na ustrezni proračunski postavki za tekoče proračunsko leto, kot jih je določila uprava. Ne morejo se uporabljati za nove odhodke, ki niso bili vnaprej odobreni v zadnjem proračunu, ki je bil pravilno sprejet.

▼B

Izdatki, ki jih je treba plačati vnaprej v skladu s pravnimi ali pogodbenimi določbami, na primer najemnine, se lahko od 1. decembra dalje plačujejo v breme proračunskih sredstev za naslednje proračunsko leto.

Če proračun ni sprejet do začetka proračunskega leta, se smiselno uporablja sistem začasnih dvanajstin, določenih v splošni finančni uredbi.







POGLAVJE 3

Načelo ravnotežja

Člen 11

Proračun mora biti uravnotežen v prejemkih in odhodkih. Agencija ne sme vpisati posojil.

Odobrena proračunska sredstva ne smejo preseči zneska subvencije Komisije iz člena 5 ter namenskih prejemkov in katerih koli drugih prihodkov iz člena 5.

Člen 12

Če sta bilanca in izkaz poslovnega izida v smislu člena 56 pozitivna, se znesek vrne Komisiji v višini subvencije v tekočem proračunskem letu.

Razlika med subvencijo iz člena 5 in dejansko izplačano subvencijo zapade.







POGLAVJE 4

Načelo obračunske enote

Člen 13

Proračun se pripravi in izvršuje v evrih, prav tako se v evrih pripravijo računovodski izkazi.

Za namene denarnega toka lahko računovodja izvajalske agencije izvaja posle v nacionalnih valutah in, če je primerno, v valutah tretjih držav.







POGLAVJE 5

Načelo univerzalnosti

Člen 14

Skupni prihodki pokrivajo skupne odhodke. Izvzeti so le prihodki za določene postavke izdatkov. V skladu s členom 16 se vsi prihodki in odhodki izkazujejo v celoti brez neto izravnave.

Člen 15

Namenski prejemki, kot so prihodki od ustanov, subvencije, darila ter volila, ter prihodki od držav članic, držav nečlanic ali raznovrstnih organov za izvajanje programov, ki se financirajo iz drugih virov in ne iz splošnega proračuna Evropskih skupnosti (v nadaljnjem besedilu „splošni proračun“), predstavlja prejemke, namenjene posebnim odhodkovnim postavkam.

Vsi namenski prejemki morajo pokriti vse neposredne ali posredne stroške, ki izhajajo iz dejavnosti ali zadevnega namena. Proračun vsebuje postavke, v katere se uvrščajo kategorije namenskih prejemkov, po možnosti pa se navede tudi znesek.

Uprava potem, ko je prejela soglasje Komisije, odloči, ali se lahko sprejme subvencije, darila ter volila od drugih virov razen Skupnosti.

Člen 16

Stroški proizvodov ali storitev za agencijo, ki vključujejo davke, ki jih vrnejo države članice v skladu s Protokolom o privilegijih in imunitetah Evropskih skupnosti ali država članica ali država nečlanica na podlagi ustreznih sporazumov, bremenijo proračun za znesek brez davka.

Morebitne državne davke, ki jih začasno plačuje agencija v skladu s prvim odstavkom, se vpiše pod prehodno postavko, dokler jih zadevna država ne povrne. Kakršna koli negativna bilanca se v proračun vpiše kot odhodek.







POGLAVJE 6

Načelo specifikacije

Člen 17

Proračunska sredstva se določijo za posebne namene po naslovih in poglavjih; poglavja se naprej delijo na člene in postavke.

Člen 18

▼M2

O prerazporeditvah proračunskih sredstev znotraj administrativnega proračuna odloča direktor. O tem predhodno obvesti upravo, ki lahko nasprotuje takšnim prerazporeditvam. Po odobritvi uprave ali, če ni odgovora v treh tednih od predložitve informacije, lahko direktor opravi načrtovane prerazporeditve.

▼B

Odobrena sredstva v višini namenskih prejemkov se lahko prerazporedijo samo, če se takšni prejemki porabijo za namene, za katere so določeni.







POGLAVJE 7

Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Člen 19

1. Odobrena proračunska sredstva morajo biti uporabljena v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, in sicer z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti.

2. Načelo gospodarnosti zahteva, da morajo biti sredstva, ki jih institucija uporablja za izvajanje svojih dejavnosti, na voljo pravočasno, v primerni količini in primerni kakovosti ter za najprimernejšo ceno.

Načelo učinkovitosti se nanaša na najboljše razmerje med uporabljenimi sredstvi in doseženimi rezultati.

Načelo uspešnosti se nanaša na doseganje specifičnih ciljev in rezultatov, za katere so bila sredstva namenjena.

3. Letni delovni načrt izvajalske agencije, ki ga sprejme uprava, vsebuje natančno opredeljene cilje in kazalce uspešnosti.

▼M2

Člen 19a

1. Proračun se izvršuje v skladu z uspešno in učinkovito notranjo kontrolo.

2. Pri izvrševanju proračuna je notranja kontrola opredeljena kot proces, ki se uporablja na vseh ravneh upravljanja in katerega namen je razumno zagotovilo o doseganju naslednjih ciljev:

(a) uspešnost, učinkovitost in gospodarnost delovanja;

(b) zanesljivost poročanja;

(c) varovanje sredstev in informacij;

(d) preprečevanje in odkrivanje goljufij in nepravilnosti;

(e) ustrezno obvladovanje tveganj, povezanih z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi, ob upoštevanju večletne narave programov in narave zadevnih plačil.

▼B







POGLAVJE 8

Načelo preglednosti

Člen 20

Proračun se pripravi in izvršuje v skladu z načeli preglednosti, prav tako se v skladu z načeli preglednosti pripravijo računovodski izkazi.

▼M2

Dokončno sprejeti proračun in spremembe proračuna se pošljejo v vednost proračunskemu organu, Računskemu sodišču in Komisiji ter se objavijo na spletni strani zadevne agencije. Povzetek proračuna in sprememb proračuna se objavi v Uradnem listu Evropske unije v treh mesecih po njihovem sprejetju.

Povzetek prikazuje pet glavnih proračunskih vrstic na strani prihodkov in odhodkov, načrt delovnih mest in oceno števila pogodbenega osebja v ekvivalentih polne zaposlitve, za katerega so proračunska sredstva vključena v proračun, in napotenih nacionalnih strokovnjakov. Navaja tudi številke za preteklo leto.

▼M2

Agencija prek svoje spletne strani omogoči dostop do informacij o upravičencih do sredstev iz svojega proračuna, vključno z najetimi strokovnjaki iz člena 50b. Objava je lahko dostopna, pregledna in izčrpna. Dostop do teh informacij se omogoči z ustreznim upoštevanjem zahtev zaupnosti, zlasti zahtev varstva osebnih podatkov, kakor je določeno v Uredbi (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2001 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov ( 4 ), in zahtev varnosti.

Kadar so informacije objavljene samo v anonimni obliki, agencija Evropskemu parlamentu na zahtevo na ustrezen način predloži informacije o zadevnih upravičencih.

▼B







NASLOV III

DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

▼M2

Člen 21

Agencija Komisiji vsako leto najpozneje do 5. marca skupaj s svojim osnutkom delovnega programa predloži oceno svojih prihodkov in odhodkov za leto N+1, ki jo pripravi direktor agencije in sprejme uprava, ter splošne smernice, ki so služile kot podlaga zanjo.

Ocena prihodkov in odhodkov agencije vključuje:

(a) načrt delovnih mest, ki določa število začasnih delovnih mest, odobrenih v okviru proračunskih sredstev po plačilnih razredih in kategorijah;

(b) če je prišlo do spremembe v številu oseb na delovnem mestu, izjavo, ki upravičuje zahtevo po novih delovnih mestih;

(c) četrtletno oceno gotovinskih plačil in prejemkov;

(d) število pogodbenega osebja in napotenih nacionalnih strokovnjakov, zaposlenih v agenciji in oceno števila za leto N+1;

(e) oceno namenskih prejemkov;

(f) informacije o doseganju vseh predhodno določenih ciljev za različne dejavnosti ter novih ciljev, merjenih s kazalci;

Rezultati ocen bodo pregledani in navedeni kot dokazilo pri presoji morebitnih prednosti povečanja ali zmanjšanja predlaganega administrativnega proračuna agencije v primerjavi z njenim administrativnim proračunom za leto N.

▼B

Člen 22

▼M2

Komisija v okviru postopka sprejemanja splošnega proračuna proračunskemu organu pošlje izjavo agencije o ocenah ter predlaga višino subvencije, namenjene agenciji, ter število zaposlenih, za katerega meni, da je potrebno za njeno delovanje. Komisija predloži osnutek načrta delovnih mest agencije in oceno števila pogodbenega osebja v ekvivalentih polne zaposlitve, za katerega se predlagajo proračunska sredstva.

▼B

Operativni proračun agencije ne sme biti dokončno sprejet pred sprejetjem splošnega proračuna Evropske unije, v skladu s postopkom, ki ga predvideva člen 13 Uredbe (ES) št. 58/2003.

Proračunski organ sprejme načrte delovnih mest vseh agencij ter vsa nadaljnje pa tudi naknadne spremembe k njem v skladu z določbami člena 24. ►M2 Načrt delovnih mest se objavi v prilogi k oddelku III – Komisija v okviru splošnega proračuna. ◄

Vsaka sprememba proračuna, vključno z načrtom delovnih mest, je v skladu s členoma 18 in 24 predmet dopolnilnega proračuna, sprejetega po enakem postopkom kot prvotni proračun.

Člen 23

Proračun vključuje izkaz prihodkov in odhodkov. Prikazuje:

1. v izkazu prihodkov: (a) oceno prihodkov agencije za zadevno proračunsko leto; ▼M2 (b) prihodke za preteklo proračunsko leto in prihodke za leto N–2, vključno z namenskimi prejemki; ▼B (c) ustrezne pripombe k vsaki postavki prihodkov;

2. v izkazu odhodkov: (a) odobrena proračunska sredstva za zadevno proračunsko leto; (b) odobrena proračunska sredstva za preteklo proračunsko leto in proračunska sredstva za leto N–2; (c) ustrezne pripombe k vsakemu podpodročju.

Člen 24

1. Seznam zaposlenih, omenjen v členu 21, zajema, glede na število odobrenih zaposlitev za proračunsko leto, število odobrenih zaposlitev za prejšnje proračunsko leto, pa tudi število dejansko zaposlenih. Za agencijo velja določena omejitev; nobena zaposlitev ni mogoča zunaj te omejitve.

Vsekakor lahko upravni odbor določi spremembe števila zaposlenih, in sicer do 10 % dovoljenih ►M2 mest do razreda AD13 ◄ , če to ne vpliva na kredite za ustrezno osebje ter če ostane v mejah skupnega dovoljenega števila zaposlenih.

2. Z odstopanjem od prvega odstavka se lahko v skladu s kadrovskimi predpisi in pogoji za zaposlitev drugih zaposlenih v Evropskih skupnostih (v nadaljnjem besedilu „kadrovski predpisi“) učinki dela s skrajšanim delovnim časom, ki ga odobri organ za imenovanje, izravnajo z drugimi zaposlitvami.







NASLOV IV

IZVRŠEVANJE PRORAČUNA







POGLAVJE 1

Splošne določbe

Člen 25

Direktor opravlja dolžnosti odredbodajalca. Zanj veljajo kadrovski predpisi. Prihodke in odhodke proračuna izvršuje v skladu s to uredbo na lastno odgovornost in v mejah odobrenih proračunskih sredstev.

▼M2

Agencije brez poseganja v odgovornosti odredbodajalca glede preprečevanja in odkrivanja goljufij in nepravilnosti sodelujejo pri dejavnostih preprečevanja goljufij Evropskega urada za boj proti goljufijam.

▼B

Člen 26

Direktor lahko prenese pooblastila za izvrševanje proračuna na osebje agencije, za katero veljajo kadrovski predpisi. To osebje lahko ukrepa le v okviru izrecno poverjenih pristojnosti.

Člen 27

▼M2

Vsem finančnim udeležencem v smislu poglavja 2 tega naslova in vsem drugim osebam, ki sodelujejo pri izvrševanju, upravljanju, reviziji ali nadzoru proračuna, je prepovedano sprejemati kakršne koli ukrepe, ki bi lahko povzročili navzkrižje njihovih interesov z interesi agencije ali Skupnosti. Če bi nastal tak primer, mora zadevna oseba prenehati uporabljati take ukrepe in zadevo prepustiti nadrejenemu. Direktor mora zadevo prepustiti upravi.

▼B

Navzkrižje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno izvajanje nalog finančnega udeleženca pri izvrševanju proračuna ali notranjega revizorja zaradi družinskih, čustvenih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega skupnega interesa z upravičencem.







POGLAVJE 2

Finančni udeleženci

Člen 28

Dolžnosti odredbodajalca in računovodje so ločene in so med seboj nezdružljive.

▼M2

Člen 29

1. Odredbodajalec je odgovoren za izvrševanje prihodkov in odhodkov v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja in za zagotavljanje, da se upoštevajo zahteve po zakonitosti in pravilnosti. Dokazila v zvezi z opravljenimi operacijami mora hraniti pet let od dneva odločitve o razrešnici v zvezi z izvrševanjem proračuna. Osebni podatki, vsebovani v dokazilih, se v primeru, ko ti podatki niso potrebni za razrešnico za proračun, kontrole ali revizijo, če je mogoče, črtajo. V vsakem primeru se glede shranjevanja podatkov o prometu uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.

2. Odredbodajalec vzpostavi, v skladu z minimalnimi standardi, ki jih sprejme Komisija za svoje lastne službe, ter ob upoštevanju posebnih tveganj v zvezi s poslovodnim okoljem in naravo financiranih ukrepov, organizacijsko strukturo in notranje postopke za poslovodenje in nadzor, ki so primerni za opravljanje njegovih nalog, po potrebi vključno z naknadnim preverjanjem.

Glede na naravo in obseg dolžnosti lahko odredbodajalec znotraj svojih oddelkov vzpostavi strokovno in svetovalno funkcijo, ki naj bi mu pomagala pri nadzoru tveganj pri njegovem delu.

Pred odobritvijo operacije zaposleni, ki niso bili udeleženi pri sprožitvi operacije, preverijo operativne in finančne vidike.

Za namen predhodnega preverjanja lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili potnih stroškov ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo. V tem primeru odgovorni odredbodajalec glede na svojo oceno tveganja izvede ustrezno naknadno preverjanje.

Začetek ter predhodno in naknadno preverjanje operacije so ločene funkcije.

3. V skladu s členom 9(7) Uredbe (ES) št. 58/2003 odredbodajalec vsako leto do 15. marca upravi poroča o izvajanju svojih nalog v obliki letnega poročila o dejavnostih, ki mu priloži finančne in upravljavske informacije in v katerem se potrdi, da podatki v poročilu predstavljajo resnično in pošteno sliko, razen če ni drugače določeno v pridržkih v zvezi z opredeljenimi področji prihodkov in odhodkov.

Člen 30

1. Uprava imenuje računovodjo, ki je napoteni uradnik ali član začasnega osebja, ki ga zaposli neposredno agencija in je odgovoren za:

(a) pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prejemkov in izterjavo zneskov, prepoznanih kot terjatev;

(b) pripravo računovodskih izkazov agencije v skladu z naslovom VI;

(c) vodenje poslovnih knjig v skladu z naslovom VI;

(d) izvajanje računovodskih pravil in metod ter kontnega okvira v skladu z določbami, ki jih sprejme računovodja Komisije;

(e) določitev in potrjevanje računovodskega sistema in, po potrebi, potrjevanje sistemov, ki jih določi odredbodajalec za pripravo ali utemeljevanje računovodskih informacij; računovodja se pooblasti za preverjanje spoštovanja meril za potrjevanje;

(f) vodenje zakladništva.

2. Preden uprava odobri zaključni račun, ga računovodja potrdi, s čimer tudi navede, da ima razumno zagotovilo, da zaključni račun daje resnično in pošteno sliko finančnega stanja agencije.

V ta namen se računovodja prepriča, da je bil zaključni račun pripravljen v skladu z uveljavljenimi računovodskimi pravili, metodami in sistemi ter da so v zaključni račun vneseni vsi prihodki in odhodki.

Odredbodajalec posreduje vse informacije, ki jih računovodja potrebuje, da lahko opravi svoje naloge.

Odredbodajalec ostaja v celoti odgovoren za pravilno uporabo sredstev, ki jih upravlja, ter zakonitost in pravilnost odhodkov pod njegovim nadzorom.

Računovodja je pooblaščen za preverjanje prejetih informacij in izvajanje kakršnih koli nadaljnjih preverjanj, ki so po njegovem mnenju potrebna za potrditev zaključnega računa.

Računovodja po potrebi izrazi pridržke in natančno obrazloži naravo in obseg takšnih pridržkov.

Računovodja pridobi vse potrebne informacije za pripravo zaključnega računa, ki daje resnično sliko sredstev agencije in izvrševanja proračuna, od odredbodajalca, ki jamči za njihovo zanesljivost.

3. Če v tej uredbi ni določeno drugače, je le računovodja pooblaščen za upravljanje gotovine in gotovini podobnih sredstev. Odgovoren je tudi za njihovo hrambo.

▼M2

Člen 30a

Računovodja lahko pri opravljanju svojih nalog določene naloge prenese na podrejene, ki so začasni uslužbenci.

▼B







POGLAVJE 3

Odgovornost finančnih udeležencev

Člen 31

Vsak delavec, ki sodeluje pri finančnem poslovodenju in kontroli transakcij ter meni, da je odločitev, ki jo mora na zahtevo nadrejenega delavca izvesti ali potrditi, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovanja ali strokovnimi pravili, ki jih mora upoštevati, mora o tem pisno obvestiti direktorja in če ta v doglednem času ne ukrepa, komisijo iz člena 35 ter upravo. V primeru nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi škodovala interesom Skupnosti, mora obvestiti organe in telesa, imenovana na podlagi ustrezne zakonodaje.

Člen 32

Brez poseganja v disciplinske ukrepe lahko prenos ali nadaljnji prenos nalog na odredbodajalca na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa kadar koli z utemeljeno odločitvijo po zaslišanju začasno ali dokončno prekliče organ, ki jih je imenoval. Direktor lahko kadar koli odstopi od sporazuma z določenim pooblaščencem.

Brez poseganja v disciplinske ukrepe lahko računovodjo kadar koli za utemeljeno odločitvijo po zaslišanju začasno ali dokončno odstavi uprava. Uprava imenuje začasnega računovodjo.

Člen 33

Določbe tega poglavja ne vplivajo na kazensko odgovornost, ki jo ima lahko odredbodajalec in pooblaščenci po veljavni nacionalni zakonodaji in določbah za zaščito finančnih interesov Skupnosti ter za boj proti korupciji uradnikov Skupnosti ali uradnikov držav članic.

Vsak odredbodajalec in računovodja je disciplinsko in odškodninsko odgovoren v skladu s kadrovskimi predpisi. V primeru nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki lahko škoduje interesom Skupnosti, se zadeva predloži organom in telesom, imenovanim na podlagi ustrezne zakonodaje.

Člen 34

▼M2

1. Odredbodajalec je odškodninsko odgovoren v skladu s Kadrovskimi predpisi.

▼M2

1a. Obveznost plačila odškodnine se uporablja zlasti:

(a) če odredbodajalec namerno ali iz hude malomarnosti določa, katere upravičene zneske je treba izterjati, ali izdaja naloge za izterjavo, odobrava izdatke ali podpisuje odredbe za plačilo, ne da bi pri tem upošteval to uredbo;

(b) če odredbodajalec namerno ali iz hude malomarnosti ne pripravi dokumenta o ugotovitvi zneska terjatev, ne izda naloga za izterjavo ali ga izda prepozno ali prepozno izda odredbe za plačilo, zaradi česar je agencija izpostavljena civilni tožbi tretjih oseb.

▼B

2. Odredbodajalec na podlagi prenosa, ki meni, da je odločitev, ki jo mora sprejeti na podlagi svojih pristojnosti, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel naloge. Če organ, ki je nanj prenesel naloge, da odredbodajalcu na podlagi prenosa utemeljeno pisno navodilo, da sprejme zadevno odločitev, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja.

Člen 35

1. Komisija, ki jo Komisija ustanovi v skladu s členom 66(4) splošne finančne uredbe za ugotavljanje finančnih nepravilnosti in morebitnih posledic, ima v zvezi z agencijo enaka pooblastila kot v zvezi z oddelki Komisije.

Na podlagi mnenja te komisije se direktor odloči, ali bo sprožil disciplinski postopek ali postopek za plačilo odškodnine. Če komisija ugotovi sistemske probleme, pošlje poročilo s priporočili odredbodajalcu in notranjemu revizorju Komisije. Če poročilo zadeva direktorja, Komisija poročilo pošlje upravi in notranjemu revizorju Komisije.

▼M2

Direktor se v svojem letnem poročilu o dejavnostih v anonimni obliki sklicuje na mnenja komisije in navede ukrepe, sprejete na tej podlagi.

▼B

2. Od vsakega delavca se lahko zahteva, da v celoti ali delno poravna kakršno koli škodo, ki jo jo imela agencija zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti med opravljanjem ali v zvezi z opravljanjem njegovih nalog. Pristojni organ za imenovanja po opravljenih formalnostih, določenih v kadrovskih predpisih glede disciplinskih zadev, sprejme utemeljeno odločitev.

Člen 36

Računovodja disciplinsko in odškodninsko odgovarja, kakor je določeno v kadrovskih predpisih zlasti odgovarja zaradi katere od naslednjih oblik kršitev:

(a) izgube ali poškodbe denarnih in drugih sredstev ter dokumentov, ki jih hrani;

(b) če neupravičeno spremeni bančni ali žiro račun;

(c) če izterja ali plača zneske, ki niso v skladu z nalogom za izterjavo ali odredbo za plačilo;

(d) če ne pobere zapadlih prihodkov.







POGLAVJE 4

Prihodki

Člen 37

Oceno terjatev najprej pripravi odredbodajalec, ki je odgovoren za ukrep ali stanje, ki ima lahko za posledico terjatev ali spremembo zneska, ki se dolguje agenciji.

Člen 38

Ugotavljanje terjatev je akt, s katerim odredbodajalec:

(a) preveri, da dolg obstaja;

(b) določi ali preveri resničnost in znesek vsote, ki se dolguje;

(c) preveri pogoje, pod katerimi je terjatev zapadla.

Vsako terjatev v fiksnem znesku in zapadlo, ki se potrdi kot resnična, je treba ugotoviti z nalogom za izterjavo računovodji, ki mu sledi opomin dolžniku, oba pa pripravi odgovorni odredbodajalec.

▼M2

Pogodbe, ki jih agencija sklene z gospodarskimi subjekti, določajo, da se za vse terjatve, ki niso plačane do datuma, določenega v opominu, v skladu z Uredbo Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 ( 5 ) zaračunajo obresti. V pogodbah se izrecno navedejo pogoji, pod katerimi se agenciji plačajo zamudne obresti, vključno z obrestno mero.

▼B

Člen 39

Odobritev izterjave je akt, s katerim odgovorni odredbodajalec z izdajo naloga za izterjavo da navodilo računovodji, da izterja ugotovljene terjatve.

Računovodja ukrepa na podlagi naloga za izterjavo terjatev, ki jih je pravilno ugotovil odgovorni odredbodajalec. Pri tem ravna s potrebno skrbnostjo, da zagotovi, da agencija prejme svoje prihodke in da so njene pravice varovane.

Nepravilno plačani zneski se izterjajo.

Člen 40

▼M2

Kadar se odgovorni odredbodajalec namerava v celoti ali delno odpovedati izterjavi ugotovljenega zneska terjatev, zagotovi, da je odpoved pravilna ter v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja in sorazmernosti. O svoji nameri glede odpovedi ugotovljenega zneska terjatev poroča upravi. Za odpoved terjatve se odloči odredbodajalec, pri čemer mora biti njegova odločitev utemeljena. Odredbodajalec lahko to odločitev prenese le za terjatve, katerih znesek je nižji od 5 000 EUR. Odločba o odpovedi terjatve pojasni tudi, kakšni ukrepi so bili sprejeti za zagotovitev izterjatve ter pravna in dejanska vprašanja, na podlagi katerih je bila sprejeta.

▼B

Odgovorni odredbodajalec prekliče terjatev, če odkritje napake v zvezi s pravnim ali dejanskim vprašanjem razkrije, da znesek ni bil pravilno ugotovljen. Odredbodajalec lahko to odločitev prenese le za terjatve, katerih znesek je nižji od 5 000 evrov. Za odpoved terjatve se odloči odredbodajalec. Njegova odločitev mora biti utemeljena.

Odgovorni odredbodajalec znesek ugotovljene terjatve prilagodi navzgor ali navzdol, če odkritje dejanske napake pomeni spremembo zneska terjatve, pod pogojem da ta popravek ne pomeni izgube ugotovljene upravičenosti.

Člen 41

Po izterjavi neporavnanega zneska računovodja naredi vknjižbo v računovodski izkaz ter o tem obvesti odgovornega odredbodajalca. Za vsako gotovinsko plačilo računovodji se izda potrdilo o vplačilu.

Če do izterjave ni prišlo do roka, navedenega v opominu dolžniku, računovodja o tem obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma sproži postopek za izvedbo izterjave na kateri koli način, ki ga omogoča zakonodaja, in, kjer je to primerno, s pobotom in, kjer to ni mogoče, s prisilno izterjavo.

Računovodja izterja zneske s pobotom z enakimi zahtevki, ki jih ima agencija do dolžnika, ki ima sam zahtevek do agencije, ki je resničen, v fiksnem znesku in zapadel.

▼M2

Člen 42

Računovodja in odgovorni odredbodajalec lahko zgolj na pisno zahtevo z ustrezno utemeljitvijo odobrita dodaten rok za plačilo, če se dolžnik obveže, da bo plačal obresti za celotno odobreno obdobje, ki se začne z datumom, navedenem v opominu, ter da bo kot varstvo pravic agencije zagotovil finančno jamstvo, ki bo pokrilo tako glavnico kot obresti.

▼M2

Člen 42a

Računovodja vodi seznam zneskov, ki jih je treba izterjati. Terjatve agencije so na seznamu razvrščene po datumih izdaje nalogov za izterjavo. Računovodja navede tudi odločbe, po katerih se v celoti ali delno odpove izterjavi ugotovljenega zneska terjatev. Seznam se doda poročilu o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju agencije. Kadar je dolžniku plačilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega plačila v enem letu od njenega izreka, agencija pripravi seznam terjatev agencije, ki se nanašajo na njen administrativni proračun, z imeni dolžnikov in zneskom dolga. Seznam se objavi ob upoštevanju ustrezne zakonodaje o varstvu podatkov.

Člen 42b

Terjatve agencije do tretjih oseb in terjatve tretjih oseb do agencije so omejene z zastaralnim rokom petih let. Zastaralni rok se določi v pogodbah, ki jih sklene agencija.

▼B







POGLAVJE 5

Izdatki

Člen 43

Vse odhodkovne postavke se prevzamejo kot obveznost, potrdijo, odobrijo in plačajo.

Člen 44

Za vsak ukrep, ki lahko povzroči izdatek v breme proračuna, mora odgovorni odredbodajalec najprej rezervirati proračunska sredstva, preden pravno prevzame obveznost do tretjih oseb.

Posamezna pravna obveznost, ki se nanaša na posamezno ali začasno odobritev proračunskih sredstev, se prevzame najkasneje do 31. decembra leta N. Neporabljene pravice porabe razveljavi odgovorni odredbodajalec.

Člen 45

Ko se sprejme obveznost v breme proračuna, odgovorni odredbodajalec zagotovi, da izdatek bremeni pravo proračunsko postavko, da so proračunska sredstva na voljo in da je izdatek v skladu z ustreznimi določbami, vključno z načelom dobrega finančnega poslovodenja.

Člen 46

Potrditev izdatka je dejanje, ko odgovorni odredbodajalec potrdi, da je upnik upravičen do zneska, preveri pogoje, pod katerimi plačilo zapade, ter določi ali preveri resničnost in znesek zahtevka.

Odločitev o potrditvi pomeni podpis knjigovodske listine „predložen za plačilo“ s strani odgovornega odredbodajalca. V neinformatiziranem sistemu „predložen za plačilo“ pomeni žig s podpisom odgovornega odredbodajalca. V informatiziranem sistemu „predložen za plačilo“ pomeni potrditev osebnega gesla odgovornega odredbodajalca.

Člen 47

Odobritev izdatka je dejanje, ko odgovorni odredbodajalec, ki je preveril, da so proračunska sredstva na voljo, z izdajo odredbe za plačilo da navodilo računovodji, da plača izdatek, ki ga je potrdil. Odredbo za plačilo datira in podpiše odgovorni odredbodajalec in ji – kjer je primerno – priloži potrdilo o vpisu blaga v evidence iz člena 64.

▼M2

Kadar se periodična plačila izvršijo glede na opravljene storitve ali dostavljeno blago, lahko odredbodajalec ob upoštevanju analize tveganja odredi uporabo sistema trajnika.

▼B

Plačilo izdatka izvrši računovodja v okviru razpoložljivih sredstev.

Člen 48

Potrjevanje, odobravanje in plačilo izdatkov morajo biti izvedeni v rokih, določenih v in v skladu z določbami splošne finančne uredbe in v njenih izvedbenih pravilih.







POGLAVJE 6

Notranji revizor

Člen 49

Funkcijo notranjega revizorja v izvajalskih agencijah izvaja notranji revizor Komisije.

Notranji revizor Komisije ima v skladu s členoma 85 in 86 splošne finančne uredbe v zvezi z izvajalskimi agencijami enaka pooblastila kot v zvezi z oddelki Komisije. O svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravi in direktorju. Ta zagotovita sprejetje ukrepov na podlagi priporočil, ki izhajajo iz revizij, ter o tem obvestita Komisijo. ►M2 Notranji revizor v svojem letnem poročilu, predloženem Komisiji v skladu s členom 86(3) splošne finančne uredbe, navede število in vrsto opravljenih revizij, ki se nanašajo na agencije, priporočila in ukrepe, sprejete na podlagi teh priporočil. Ti podatki se pošljejo tudi zadevni agenciji. ◄

Odgovornost notranjega revizorja pri izvajanju svojih nalog se določi v skladu s členom 87 splošne finančne uredbe.

▼M2

Direktor vsako leto pripravi poročilo, v katerem povzame število in vrsto notranjih revizij, ki jih opravi notranji revizor, priporočila in ukrepe, sprejete na podlagi teh priporočil. Direktor upravo seznani s poročilom in ga nato pošlje Komisiji. Komisija to poročilo vključi v svoje poročilo po členu 86(4) splošne finančne uredbe.

▼B







NASLOV V

JAVNA NAROČILA

▼M2

Člen 50

1. V zvezi z javnimi naročili za delovanje agencije se uporabljajo določbe splošne finančne uredbe in Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 ob upoštevanju odstavkov 3 do 5 tega člena.

2. Agencije lahko zaprosijo, da se jih kot naročnika poveže z oddajo naročil Komisije ali medinstitucionalnih naročil.

3. Agencije za dobavo blaga, opravljanje storitev ali dela najprej uporabijo Komisijo, medinstitucionalne urade ali Prevajalski center, če jim ti organi to lahko zagotavljajo. Isto velja, če lahko ti organi te naloge opravljajo na podlagi pogodb z gospodarskimi subjekti in omogočajo pomembne dodatne storitve, ki so več od preprostega posredništva ali svetovanja. Agencija s takšnimi organi sklene sporazume.

4. V skladu s členom 101 splošne finančne uredbe se v javnem razpisu določi, da lahko agencija pred podpisom pogodbe bodisi odstopi od razpisa bodisi prekliče razpis za oddajo naročila, ne da bi bili kandidati ali ponudniki upravičeni zahtevati odškodnino.

5. V skladu s členom 103 splošne finančne uredbe se v javnih razpisih, ki jih razpiše agencija, določi, da lahko agencija postopek prekine in uvede kakršne koli potrebne ukrepe, vključno s prenehanjem postopka, v skladu s pogoji iz navedenega člena.

V skladu s členom 103 splošne finančne uredbe se v pogodbah, ki jih sklene agencija, določi, da lahko agencija sprejme ukrepe, opredeljene v navedenem členu v skladu s tam navedenimi pogoji.

▼M2







NASLOV VA

PROJEKTI Z VELIKIMI POSLEDICAMI ZA PRORAČUN

Člen 50a

Upravni odbor čim prej obvesti proračunski organ o nameri izvedbe vsakega projekta, ki bi lahko imel velike finančne posledice za financiranje svojega administrativnega proračuna, zlasti projektov v zvezi z nepremičninami, kot je oddajanje ali nakup objektov. O tem obvesti Komisijo.

Če namerava katera koli od obeh vej proračunskega organa izdati mnenje, o tem v dveh tednih po prejemu obvestila o projektu obvesti zadevno agencijo. Če ni odgovora, lahko agencija nadaljuje načrtovane dejavnosti.

To mnenje se zadevni agenciji in Komisiji pošlje v dveh tednih po obvestilu o izdaji mnenja v skladu z drugim odstavkom.







NASLOV VB

STROKOVNJAKI

Člen 50b

Člen 265a Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se smiselno uporablja za izbiro strokovnjakov, ki se plačajo na podlagi fiksnega zneska, za pomoč agenciji, zlasti pri ocenjevanju predlogov in vlog za donacije ali javnih naročil, ter za tehnično pomoč v nadaljevanju postopka in pri končni oceni projektov. Agencije lahko uporabijo tudi sezname strokovnjakov, ki jih pripravi Komisija.

▼B







NASLOV VI

PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO







POGLAVJE 1

Priprava zaključnega računa

▼M2

Člen 51

Zaključni račun agencije zajema finančne izkaze in poročila o izvrševanju proračuna. Zaključnemu računu se priloži poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju med letom, ki med drugim poroča o stopnji izvrševanja proračunskih sredstev, skupaj s povzetkom informacij o prerazporejanju proračunskih sredstev med različnimi proračunskimi postavkami.

▼B

Člen 52

Zaključni račun mora biti pripravljen v skladu s pravili, biti točen in izčrpen ter predstavljati resnično in pošteno sliko

(a) v zvezi s finančnimi izkazi sredstev in obveznosti do virov, izdatkov in prejemkov upravičenosti in obveznosti, ki niso prikazane kot sredstva ali obveznosti, ter denarnega toka;

(b) v zvezi s poročili o izvrševanju proračuna, prihodkov in odhodkov.

Člen 53

Finančni izkazi se pripravijo v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli, podrobno opredeljenimi v Uredbi (ES, Euratom) št. 2342/2002, ki so: kontinuirana dejavnost, varno poslovanje, doslednost uporabe računovodskih metod, primerljivost podatkov, pomembnost, nikakršna neto izravnava, vsebina nad obliko, računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov.

Člen 54

V skladu z načelom računovodskega evidentiranja na podlagi nastanka poslovnih dogodkov finančni izkazi prikazujejo odhodke in prihodke za proračunsko leto, ne glede na datum plačila ali izterjave.

Vrednost sredstev in obveznosti se določi v skladu s pravili vrednotenja iz člena 59.

Člen 55

Finančni izkazi se pripravijo v evrih in zajemajo:

(a) bilanco stanja in izkaz poslovnega izida, ki predstavlja sredstva in obveznosti ter finančni položaj in izid poslovanja na dan 31. decembra preteklega leta; predstavljena sta v obliki, določeni z direktivo Sveta o zaključnih računih nekaterih vrst družb, pri čemer se upošteva posebna narava dejavnosti agencije;

(b) izkaz denarnega toka, ki prikazuje zneske, pobrane in plačane med letom ter končno stanje denarja zakladnice;

(c) izkaz gibanja kapitala, ki podrobno prikazuje povečanja in zmanjšanja vsake postavke kapitala med letom.

Priloga k finančnim izkazom dopolnjuje in pojasnjuje predstavljene podatke in daje vse dodatne informacije, predpisane z mednarodno sprejeto računovodsko prakso, kadar so take informacije pomembne za dejavnosti agencije.

Člen 56

Poročila o izvrševanju proračuna so predstavljena v evrih in zajemajo:

(a) izkaz realizacije proračuna, ki navaja vse proračunske operacije za leto kot prihodke in odhodke; struktura predstavitve je enaka kot za sam proračun;

(b) k izkazu realizacije proračuna, ki dopolnjuje in pojasnjuje podatke v izkazu.

Člen 57

Zaključni račun agencije se konsolidira z zaključnim računom Komisije v skladu s postopkom iz člena 14 Uredbe (ES) št. 58/2003 in v skladu z naslednjimi določbami:

▼M2

(a) uprava do 1. marca po končanem proračunskem letu uradno obvesti računovodjo Komisije in Računsko sodišče o začasnem zaključnem računu, kateremu priloži poročilo o izvrševanju proračuna in finančnem poslovodenju med letom ter do istega datuma pošlje poročilo o izvrševanju proračuna in finančnem poslovodenju Evropskemu parlamentu in Svetu;

▼B

(b) uprava na podlagi osnutka, ki ga je pripravil direktor, potrdi zaključni račun agencije in ga najkasneje do 1. julija naslednje leto pošlje računovodji Komisije in Računskemu sodišču ter Evropskemu parlamentu in Svetu;

(c) končni zaključni račun, konsolidiran z zaključnim računom, se objavi v Uradnem listu Evropske unije ►M2 do 15. novembra ◄ naslednje proračunsko leto;

(d) direktor Računskemu sodišču posreduje odgovor na morebitne pripombe v poročilu iz člena 14(3) Uredbe (ES) št. 58/2003 najkasneje 30. septembra.







POGLAVJE 2

Računovodstvo

Člen 58

1. Računovodski sistem agencije je sistem, ki omogoča tako organizacijo proračunskih in finančnih informacij, da se lahko številke knjižijo, arhivirajo in evidentirajo.

Računovodstvo se deli na splošno računovodstvo in proračunsko računovodstvo. Računovodske evidence se vodijo v evrih na osnovi koledarskega leta.

Vrednosti v splošnem in proračunskem knjigovodstvu se zaključijo ob koncu proračunskega leta, tako da se lahko pripravi zaključni račun iz poglavja 1.

2. Ne glede na odstavek 1 odredbodajalec na podlagi prenosa nalog lahko vodi tudi analitične konte.

Člen 59

Računovodja Komisije v skladu s členom 133 splošne finančne uredbe sprejme računovodska pravila in metode ter usklajeni kontni okvir, ki ga uporablja agencija.

Člen 60

Splošno računovodstvo v kronološkem vrstnem redu in na podlagi dvostavnega knjigovodstva evidentira vse poslovne dogodke in aktivnosti, ki vplivajo na gospodarski in finančni položaj ter na sredstva in obveznosti agencije.

Člen 61

Promet na računih in stanja se evidentirajo v računovodskih knjigah.

Vse vknjižbe, vključno s popravki na kontih, morajo biti utemeljene z listinami, na katere se nanašajo. Računovodski sistem mora biti takšen, da zagotavlja sledenje.

Člen 62

Ob zaključku proračunskega leta in do datuma priprave zaključnega računa računovodja izvede vse popravke, ki nimajo za posledico plačil ali izterjave sredstev za navedeno leto, vendar so potrebni za resnično in pošteno predstavitev zaključnega računa v skladu s pravili.

Člen 63

Proračunsko računovodstvo omogoča natančen zapis izvrševanja proračuna Proračunsko računovodstvo evidentira proračunske prihodke in odhodke iz naslova IV.

Člen 64

Računovodja agencije vodi evidenco premoženja, ki prikazuje količino in vrednost vseh opredmetenih, neopredmetenih in finančnih sredstev Skupnosti v skladu z vzorcem, ki ga pripravi računovodja Komisije. Računovodja agencije preveri, ali so vknjižbe v evidenco ustrezajo dejanskemu stanju.

Prodaja premičnin se ustrezno objavi.







NASLOV VII

ZUNANJA REVIZIJA IN RAZREŠNICA

Člen 65

Računsko sodišče nadzoruje zaključni račun agencij v skladu s členom 248 Pogodbe ES.

Nadzor, ki ga izvaja Računsko sodišče, je urejen s členi od 139 do 144 splošne finančne uredbe.

Uprava Računskemu sodišču pošlje dokončno sprejeti proračun. Računsko sodišče je takoj, ko je mogoče, obveščeno o vseh odločitvah in vseh aktih, sprejetih v skladu s členi 15, 18, 26 in 31.

Člen 66

▼M2

Evropski parlament na priporočilo Sveta, ki odloča s kvalificirano večino, da direktorju razrešnico v zvezi z izvrševanjem administrativnega proračuna za leto N pred 15. majem leta N+2. Direktor upravo obvesti o ugotovitvah Evropskega parlamenta iz resolucije, ki se pripravi v okviru postopka razrešnice.

▼B

Odločitev o razrešnici zajema obračune vseh prihodkov in odhodkov agencije, končno bilanco ter sredstva in obveznosti agencije, prikazane v bilanci stanja. Razrešnica se da hkrati z razrešnico o izvrševanju splošnega proračuna Evropske unije.

Za sprejetje odločitve o razrešnici Evropski parlament, potem ko je to storil tudi Svet, pregleda poročila in izkaze stanja o izvrševanju proračuna agencije. Pregleda tudi poročilo Računskega sodišča iz člena 14(3) Uredbe (ES) št. 58/2003 skupaj z odgovori direktorja.

Direktor Evropskemu parlamentu na njegovo zahtevo na enak način, kot je določen v členu 146(3) splošne finančne uredbe predloži vse potrebne informacije za nemoteno uporabo postopka za razrešnico za zadevno proračunsko.

Člen 67

Direktor in Komisija sprejmeta potrebne ukrepe na podlagi ugotovitev, izraženih v odločitvi o razrešnici Evropskega parlamenta, ter pripomb, priloženih priporočilom Sveta, ki se nanašajo na razrešnico.

Na zahtevo Evropskega parlamenta ali Sveta direktor poroča o ukrepih, sprejetih na podlagi navedenih ugotovitev in pojasnil. Potem, ko pošlje poročilo Komisiji, pošlje en izvod še na Računsko sodišče.







NASLOV VIII

PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

▼M2 —————

▼B

Člen 69

Evropski parlament, Svet in Komisija so pooblaščeni za pridobivanje vseh podatkov ali pojasnil v zvezi s proračunskimi zadevami v njuni pristojnosti.

Člen 70

Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropskie unije.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.