2000Q3614 — SL — 15.12.2006 — 009.002

Ta dokument je mišljen zgolj kot dokumentacijsko orodje in institucije za njegovo vsebino ne prevzemajo nobene odgovornosti

spremenjena z:









▼B

POSLOVNIK KOMISIJE

(K(2000) 3614)







KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE - ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za premog in jeklo in zlasti člena 16 Pogodbe, ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti in zlasti člena 218(2) Pogodbe, ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo in zlasti člena 131 Pogodbe, ob upoštevanju Pogodbe o Evropski uniji ter zlasti členov 28(1) in 41(1) Pogodbe - SPREJELA NASLEDNJI POSLOVNIK:







▼M9







POGLAVJE I

KOMISIJA







ODDELEK 1

Splošne določbe

Člen 1

Kolegijski organ

Komisija deluje kot kolegijski organ v skladu z določbami tega poslovnika ter v skladu s političnimi smernicami, ki jih določi predsednik.

Člen 2

Prednostne naloge in delovni program

V skladu s političnimi smernicami, ki jih določi predsednik, Komisija določa svoje strateške prednostne naloge, na podlagi katerih vsako leto sprejme svoj delovni program in predhodni predlog proračuna za naslednje leto.

Člen 3

Predsednik

1. Predsednik lahko članom Komisije dodeli posebna področja delovanja, glede katerih so posebej pristojni za pripravo dela Komisije in izvajanje njenih odločitev.

Predsednik lahko dodelitev teh nalog kadarkoli spremeni.

2. Predsednik lahko ustanovi stalne skupine ali skupine ad hoc, ki jih sestavljajo člani Komisije, in imenuje njihove predsednike ter določi sestavo. Predsednik določi mandat teh skupin in potrdi njihov način delovanja.

3. Predsednik predstavlja Komisijo. Predsednik imenuje člane Komisije, ki mu pri tej nalogi pomagajo.

Člen 4

Postopki odločanja

Komisija odloča:

(a) na sejah Komisije po ustnem postopku; ali

(b) po pisnem postopku v skladu z določbami člena 12; ali

(c) po postopku pooblastitve v skladu z določbami člena 13; ali

(d) po postopku prenosa v skladu z določbami člena 14.







ODDELEK 2

Seje Komisije

Člen 5

Sklic

1. Seje Komisije sklicuje predsednik.

2. Komisija se praviloma sestaja najmanj enkrat na teden. Po potrebi se sestane tudi na dodatnih sejah.

3. Člani Komisije se morajo udeleževati vseh sej. Predsednik presodi, ali so v nekaterih okoliščinah člani lahko oproščeni te dolžnosti.

Člen 6

Dnevni red sej Komisije

1. Predsednik sprejme dnevni red vsake seje Komisije.

2. Brez poseganja v pravico predsednika, da sprejme dnevni red, mora biti vsak predlog, ki vključuje občutno porabo predložen v dogovoru s članom Komisije, odgovornim za proračun.

3. Kadar član Komisije predlaga uvrstitev točke na dnevni red, mora o tem predsednika obvestiti pod pogoji, ki jih določi Komisija v skladu s pravili za izvajanje, predvidenimi v členu 28, v nadaljevanju poimenovanimi „pravila za izvajanje“.

4. Dnevni red in potrebni dokumenti se članom Komisije razdelijo pod pogoji, ki jih določi Komisija v skladu s pravili za izvajanje.

5. Kadar član Komisije zahteva umik točke z dnevnega reda, se točka s soglasjem predsednika preloži na naslednjo sejo.

6. Na predlog predsednika lahko Komisija obravnava vprašanje, ki ni na dnevnem redu ali za katero je bilo potrebno delovno gradivo prepozno razdeljeno. Komisija lahko sklene, da točke na dnevnem redu ne bo obravnavala.

Člen 7

Sklepčnost

Za sklepčnost Komisije je potrebna prisotnost večine števila članov, ki je določeno v Pogodbi.

Člen 8

Odločanje

1. Komisija odloča na podlagi predlogov enega ali več svojih članov.

2. Glasuje se, če tako zahteva eden izmed članov. Glasuje se o izvirnem osnutku besedila ali o spremenjenem osnutku besedila, kakor ga je spremenil član ali člani, pristojni za pobudo, ali predsednik.

3. Odločitve Komisije se sprejmejo, kadar zanje glasuje večina števila članov, ki je določeno v Pogodbi.

4. Predsednik ugotovi izid razprav, ki se vnese v zapisnik seje, kakor predvideva člen 11 tega poslovnika.

Člen 9

Zaupnost

Seje Komisije niso javne. Razprave so zaupne.

Člen 10

Udeležba uradnikov in drugih oseb

1. Če Komisija ne odloči drugače, se generalni sekretar in vodja kabineta predsednika udeležujeta sej. Pravila za izvajanje določajo pogoje, pod katerimi so na sejah lahko navzoče druge osebe.

2. Kadar eden izmed članov Komisije ni navzoč, se seje lahko udeleži vodja njegovega kabineta in na povabilo predsednika pojasni stališče odsotnega člana.

3. Komisija lahko odloči, da bo poslušala katero koli drugo osebo.

Člen 11

Zapisniki

1. O vseh sejah Komisije se piše zapisnik.

2. Osnutki zapisnikov se Komisiji predložijo v odobritev na eni izmed naslednjih sej. Odobreni zapisniki se overovijo s podpisom predsednika in generalnega sekretarja.







ODDELEK 3

Drugi postopki odločanja

Člen 12

Odločitve po pisnem postopku

1. Soglasje članov Komisije v zvezi z osnutkom besedila enega ali več njenih članov se lahko dobi po pisnem postopku, če ga je predhodno odobrila pravna služba in z njim po ustreznem posvetovanju v skladu s pogoji, določenimi v členu 23 tega poslovnika, soglašajo službe.

Ta odobritev in/ali soglasja lahko nadomesti soglasje med vodji kabineta v okviru „zaključka“ pisnega postopka, kakor je določeno s pravili za izvajanje.

2. Besedilo osnutka se v pisni obliki razpošlje vsem članom Komisije pod pogoji, ki jih določi Komisija v skladu s pravili za izvajanje, skupaj z rokom, predvidenim za sporočanje morebitnih pridržkov ali sprememb glede osnutka.

3. Kateri koli član Komisije lahko med pisnim postopkom zahteva, da se o osnutku razpravlja. Predsedniku pošlje v tem smislu obrazloženo zahtevo.

4. Če nihče izmed članov Komisije ni izrazil ali vztrajal pri zahtevi za odložitev do konca roka, ki je predviden za pisni postopek, se šteje, da je Komisija osnutek sprejela.

Člen 13

Odločitve po postopku pooblastitve

1. Komisija lahko ob polnem upoštevanju načela svoje kolektivne odgovornosti enega ali več svojih članov pooblasti, da v njenem imenu sprejmejo upravljalne ali administrativne ukrepe v okviru omejitev in pogojev, ki jih določi.

2. Poleg tega lahko Komisija s soglasjem predsednika naroči enemu ali več svojim članom, naj sprejmejo končno besedilo akta ali predloga, ki bo predložen drugim institucijam, in katerega vsebino je Komisija že določila v svoji razpravi.

3. Tako podeljena pooblastila se lahko nadalje prenesejo na generalne direktorje in vodje služb, če tega izrecno ne prepoveduje odločitev o pooblastitvi.

4. Določbe prvega, drugega in tretjega odstavka ne posegajo v predpise, ki se nanašajo na prenose v zvezi s finančnimi zadevami in pooblastila, podeljena organu za imenovanja ter organu, pooblaščenemu za sklenitev pogodb o zaposlitvi.

Člen 14

Odločitve po postopku prenosa

Komisija lahko ob polnem upoštevanju načela kolektivne odgovornosti prenese sprejetje upravljalnih ali administrativnih ukrepov na generalne direktorje in vodje služb, ki delujejo v njenem imenu v okviru omejitev in pogojev, ki jih določi.

Člen 15

Nadaljnji prenos za individualne odločitve glede dodelitve subvencij in oddaje javnih naročil

Generalni direktor ali vodja službe, na katerega so bila za sprejetje finančnih odločitev nadalje prenesena ali prenesena pooblastila v skladu s členoma 13 in 14, se lahko odloči, da nadalje prenese sprejetje nekaterih individualnih odločitev za dodelitev subvencij in oddajo javnih naročil na pristojnega direktorja ali s soglasjem pristojnega člana Komisije na pristojnega vodjo enote v okviru omejitev in pogojev, določenih v pravilih za izvajanje.

Člen 16

Informacija o sprejetih odločitvah

Odločitve, ki se sprejmejo po pisnem postopku, postopku pooblastitve ali postopku prenosa, se zapišejo v dnevno beležko, ki se navede v zapisniku prve naslednje seje Komisije.







ODDELEK 4

Določbe, skupne postopkom odločanja

Člen 17

Overovitev aktov, ki jih sprejme Komisija

1. Akti, ki jih Komisija sprejme na seji, se v izvirnem jeziku ali jezikih priložijo sklepni beležki, pripravljeni na koncu seje, na kateri so bili sprejeti, in skupaj z njo sestavljajo neločljivo celoto. Overovita jih predsednik in generalni sekretar s podpisom na zadnji strani sklepne beležke.

2. Akti, ki so bili sprejeti po pisnem postopku in postopku pooblastitve v skladu s členoma 12 ter 13(1) in (2), se v izvirnem jeziku ali jezikih priložijo dnevni beležki iz člena 16 in skupaj z njo sestavljajo neločljivo celoto. Overovi jih generalni sekretar s podpisom na zadnji strani dnevne beležke.

3. Akti, ki so bili sprejeti po postopku prenosa in nadaljnjega prenosa, se v izvirnem jeziku ali jezikih priložijo dnevni beležki iz člena 16 in skupaj z njo sestavljajo neločljivo celoto. Overovijo se s potrditveno izjavo, ki jo podpiše uradnik z nadalje prenesenimi ali prenesenimi pooblastili v skladu s členi 13(3), 14 in 15.

4. Za namene tega poslovnika izraz „akti“ pomeni vsak akt iz člena 249 Pogodbe o ES in člena 161 Pogodbe Euratom.

5. Za namene tega poslovnika izraz „izvirni jeziki“ pomeni vse uradne jezike Skupnosti, brez poseganja v uporabo Uredbe Sveta (ES) št. 930/2004 ( 1 ), kadar gre za akte splošne uporabe, in jezik ali jeziki naslovnikov v drugih primerih.







ODDELEK 5

Priprava in izvajanje odločitev Komisije

Člen 18

Skupine, sestavljene iz članov Komisije

Skupine, sestavljene iz članov Komisije, prispevajo h koordinaciji in pripravi dela Komisije v okviru strateških prednostnih nalog, ki jih določi Komisija, in na podlagi mandata ter političnih smernic, ki jih določi predsednik.

Člen 19

Kabineti in odnosi s službami

1. Člani Komisije imajo svoj kabinet (osebne sodelavce) za pomoč pri svojem delu in pri pripravi odločitev Komisije. Pravila glede sestave kabinetov določi predsednik.

2. Član Komisije potrdi ureditev dela s službami, za katere je odgovoren. Ta ureditev podrobno opredeli zlasti način dajanja navodil člana Komisije zadevnim službam, od katerih redno dobiva vse informacije, ki so povezane z njegovim področjem dejavnosti, in potrebne za izvajanje njegove pristojnosti.

Člen 20

Generalni sekretar

1. Generalni sekretar pomaga predsedniku pri pripravi dela in izvedbi sej Komisije. Prav tako pomaga predsednikom skupin, ki jih sestavljajo člani Komisije, ustanovljenih v skladu z drugim odstavkom člena 3, pri pripravi in izvedbi njihovih sej.

2. Zagotavlja izvajanje postopkov odločanja in skrbi za izvajanje odločitev iz člena 4.

3. Pomaga pri zagotavljanju potrebne koordinacije med službami v pripravljalnih fazah v skladu z določbami člena 23 in skrbi za kakovost vsebine ter upoštevanje pravil glede oblike dokumentov, predloženih Komisiji.

4. Razen v izjemnih primerih sprejeme potrebne ukrepe za zagotavljanje, da so akti Komisije uradno sporočeni in objavljeni v Uradnem listu Evropske unije, ter da se dokumenti Komisije in njenih služb pošljejo drugim institucijam Evropskih skupnosti.

5. Skrbi za uradne odnose z drugimi institucijami Evropskih skupnosti, ob upoštevanju odločitev Komisije, da katere koli naloge izvaja sama ali jih dodeli svojim članom ali službam. Spremlja delo drugih institucij Evropskih skupnosti in s tem seznanja Komisijo.







POGLAVJE II

SLUŽBE KOMISIJE

Člen 21

Sestava služb

Komisija ima za pripravo in izvedbo svojih ukrepov določeno število služb, razdeljenih v generalne direktorate in enakovredne službe.

Generalni direktorati in enakovredne službe se načeloma delijo na direktorate, direktorati pa na enote.

Člen 22

Sestava posebnih funkcij in začasnih teles

V posebnih primerih lahko Komisija uvede posebne funkcije in začasna telesa za obravnavo posebnih zadev ter določi njihove naloge in način delovanja.

Člen 23

Sodelovanje in koordinacija med službami

1. Da bi službe zagotovile učinkovitost dela Komisije, tesno sodelujejo in so med seboj usklajene vse od začetka priprav ali izvajanja odločitev.

2. Služba, pristojna za pripravo pobude, skrbi že od začetka pripravljalnih faz za zagotovitev učinkovite koordinacije med vsemi službami, ki so upravičeno zainteresirane za pobudo zaradi področja pooblastil in pristojnosti ali zaradi narave predmeta.

3. Pred predložitvijo dokumenta Komisiji se pristojna služba pravočasno posvetuje s službami, ki so upravičeno zainteresirane za osnutek, v skladu s pravili za izvajanje.

4. Posvetovanje s pravno službo je obvezno pri vseh osnutkih aktov in predlogih pravnih aktov ter vseh dokumentih, ki imajo lahko pravne posledice.

Posvetovanje je vedno potrebno za začetek postopkov odločanja, predvidenih v členih 12, 13 in 14, razen za odločitve glede standardnih aktov, ki so bili že predhodno odobreni (ponavljajoči se akti). Posvetovanje ni potrebno za odločitve iz člena 15.

5. Posvetovanje z generalnim sekretariatom je potrebno za vse pobude, ki:

(a) so političnega pomena; ali

(b) so vključene v letni delovni program Komisije in v veljavni programski instrument; ali

(c) se nanašajo na institucionalne vidike; ali

(d) so predmet presoje vpliva ali javne razprave.

6. Razen pri odločitvah iz člena 15 je posvetovanje z generalnimi direktorati, pristojnimi za proračun, kadrovske zadeve in administracijo, obvezno pri vseh dokumentih, ki imajo lahko proračunske, finančne, kadrovske in administrativne posledice. Enako velja, kadar je to potrebno, za službo, pristojno za boj proti goljufijam.

7. Pristojna služba si prizadeva sestaviti tak predlog, ki bi dobil soglasje služb, s katerimi se posvetuje. Ne glede na določbe člena 12 tega poslovnika mora v primeru nesoglasja predlogu priložiti različna mnenja teh služb.







POGLAVJE III

NADOMEŠČANJE

Člen 24

Nemoteno delovanje

Člani Komisije in službe zagotovijo vse potrebne ukrepe za zagotovitev nemotenega delovanja v skladu z določbami, ki jih je za ta namen sprejela Komisija ali predsednik.

Člen 25

Nadomeščanje predsednika

Kadar predsednik ne more opravljati svojih funkcij, ga nadomešča eden izmed podpredsednikov ali članov po prednostnem vrstnem redu, ki ga določi predsednik.

Člen 26

Nadomeščanje generalnega sekretarja

Kadar generalni sekretar ne more opravljati svojih funkcij, ga nadomešča navzoči namestnik generalnega sekretarja z najdaljšim stažem in v primeru enakega staža tisti, ki je najstarejši med njimi ali uradnik, ki ga imenuje Komisija.

Kadar namestnik generalnega sekretarja ni navzoč ali Komisija ne imenuje uradnika, nadomeščanje prevzame navzoči podrejeni uradnik z najdaljšim stažem in v primeru enakega staža tisti, ki je najstarejši v najvišji kategoriji in na najvišji stopnji.

Člen 27

Nadomeščanje hierarhično nadrejenih

1. Kadar generalni direktor ne more opravljati svojih funkcij, ga nadomešča navzoči namestnik generalnega direktorja z najdaljšim stažem in pri enaki dolžini staža tisti, ki je najstarejši, ali uradnik, ki ga imenuje Komisija.

Kadar namestnik generalnega direktorja ni navzoč oziroma Komisija ne imenuje uradnika, nadomeščanje prevzame navzoči podrejeni uradnik z najdaljšim stažem in v primeru enakega staža tisti, ki je najstarejši v najvišji kategoriji in na najvišji stopnji.

2. Vodjo enote nadomešča namestnik vodje enote ali uradnik, ki ga imenuje generalni direktor.

Kadar namestnik vodje enote ni navzoč ali generalni direktor ne imenuje uradnika, nadomeščanje prevzame navzoči podrejeni uradnik z najdaljšim stažem in v primeru enakega staža tisti, ki je najstarejši v najvišji kategoriji in na najvišji stopnji.

3. Kadar katera koli druga hierarhično nadrejena oseba ne more opravljati svojih funkcij, jo nadomešča uradnik, ki ga imenuje generalni direktor v dogovoru s pristojnim članom Komisije. Če namestnik ni bil imenovan, nadomeščanje prevzame navzoči podrejeni uradnik z najdaljšim stažem in v primeru enakega staža tisti, ki je najstarejši v najvišji kategoriji in na najvišji stopnji.







POGLAVJE IV

KONČNE DOLOČBE

Člen 28

Pravila za izvajanje in dodatni ukrepi

Komisija po potrebi določi pravila za izvajanje tega poslovnika. Komisija lahko sprejme dodatne ukrepe v zvezi z delovanjem Komisije in njenih služb, ob upoštevanju tehnološkega in informacijskega napredka.

Člen 29

Začetek veljavnosti

Ta poslovnik začne veljati 1. januarja 2006.

▼B









PRILOGA

KODEKS RAVNANJA ZA OSEBJE EVROPSKE KOMISIJE V STIKIH Z JAVNOSMI

Kakovost storitev

Komisija in njeno osebje imata dolžnost, da služita interesu Skupnosti in tako javnemu interesu.

Javnost upravičeno pričakuje kakovost storitev ter odprto, dostopno in pravilno vodeno administracijo.

Kakovost storitev pomeni, da morata biti Komisija in njeno osebje prijazna, objektivna in nepristranska.

Namen

Da bi Komisija izpolnila svoje dolžnosti glede ravnanja, zlasti v stikih z javnostmi, se zavezuje, da bo spoštovala standarde ravnanja, določene s tem kodeksom, in se po njih ravnala pri svojem vsakdanjem delu.

Področje veljavnosti

Kodeks zavezuje celotno osebje, za katero veljajo Kadrovski predpisi za uradnike in Pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti (v nadaljevanju: „kadrovski predpisi“) ter druge določbe v zvezi z odnosi med Komisijo in njenim osebjem, ki veljajo za uradnike in druge uslužbence Evropskih skupnosti. Vendar pa bi se pri svojem vsakdanjem delu po kodeksu morale ravnati tudi osebe, zaposlene na podlagi pogodb zasebnega prava, strokovnjaki, premeščeni iz nacionalnih državnih služb, pripravniki itd., ki delajo za Komisijo.

Odnose med Komisijo in njenim osebjem urejajo izključno kadrovski predpisi.

1. SPLOŠNA NAČELA

V svojih stikih z javnostmi Komisija spoštuje naslednja splošna načela:

Zakonitost Komisija deluje v skladu z zakonom in uporablja pravila in postopke, določene v zakonodaji Skupnosti.

Nediskriminacija in enaka obravnava Komisija spoštuje načelo nediskriminacije in zlasti zagotavlja enako obravnavo posameznikov na podlagi državljanstva, spola, rase ali narodnosti, vere ali prepričanja, invalidnosti, starosti ali spolne usmerjenosti. Razlike v obravnavi podobnih primerov morajo biti izrecno upravičene z značilnostmi posameznega primera.

Sorazmernost Komisija zagotavlja, da so sprejeti ukrepi sorazmerni z želenim ciljem. Komisija bo zlasti zagotovila, da uporaba tega kodeksa v nobenem primeru ne privede do administrativnih ali proračunskih obremenitev, ki niso sorazmerne s pričakovano koristjo.

Doslednost Komisija je pri svojem ravnanju dosledna in ravna po svojih običajnih postopkih. Vsaka izjema od tega načela mora biti ustrezno utemeljena.

2. NAVODILA ZA RAVNANJE

Objektivnost in nepristranskost

Osebje mora vselej ravnati objektivno in nepristransko ter v interesu Skupnosti in za javno korist. Ravnati mora neodvisno, v okviru politike, ki jo je določila Komisija, in njegovo vedenje ne sme nikoli biti podrejeno osebnim ali nacionalnim interesom oziroma političnemu pritisku.

Informacije o upravnih postopkih

Kadar želi posameznik pridobiti informacije za javnost v zvezi z upravnim postopkom Komisije, osebje zagotovi, da se informacije zagotovijo v roku, določenem za ustrezni postopek.

3. INFORMACIJE O PRAVICAH ZAINTERESIRANIH STRANK

Poslušanje vseh strank, ki imajo neposredni interes

Kadar zakonodaja Skupnosti predvideva, da je treba zainteresirane stranke poslušati, osebje zagotovi, da imajo možnost izraziti svoje stališče.

Dolžnost obrazložitve odločitev

V odločitvi Komisije morajo biti jasno navedeni razlogi, na katerih temelji, odločitev pa mora biti sporočena zadevnim osebam in strankam.

Praviloma je potrebna celovita obrazložitev odločitev. Kadar pa podrobna obrazložitev posameznih odločitev ni možna, na primer zaradi veliko oseb, na katere se nanašajo podobne odločitve, se lahko odgovori standardno. Standardni odgovori morajo vsebovati glavne razloge za odločitev. Poleg tega se podrobna obrazložitev zagotovi zainteresirani stranki, ki jo izrecno zahteva.

Dolžnost navajanja možnosti pritožbe

Kadar tako predvideva zakonodaja Skupnosti, morajo vročene odločbe jasno navesti, da je možna pritožba, in opisati način za njeno vložitev).

Kadar je to primerno, morala biti v odločitvah navedena možnost začetka sodnega postopka in/ali pritožbe pri Evropskem varuhu človekovih pravic v skladu s členoma 230 ali 195 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti.

4. OBRAVNAVA PROŠENJ

Komisija se zavezuje, da bo na prošnje odgovarjala na najprimernejši način in v najkrajšem možnem času.

Prošnje za dokumente

Če je bil dokument že objavljen, je prosilec napoten na prodajna mesta Urada za uradne publikacije Evropskih skupnosti ali dokumentacijske ali informacijske centre, ki zagotavljajo brezplačen dostop do dokumentov, kakršni so infotočke, evropski dokumentacijski centri itd. Mnogo dokumentov je z lahkoto dostopnih tudi v elektronski obliki.

Pravila v zvezi z dostopom do dokumentov so določena v posebnem ukrepu.

Korespondenca

Vskladu s členom 21 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti Komisija na pisma odgovarja v jeziku prvotnega pisma, pod pogojem, da je bilo napisano v enem izmed uradnih jezikov Skupnosti.

Odgovor na pismo, naslovljeno na Komisijo, se pošlje v 15 delovnih dneh od dneva, ko je pismo prejela pristojna služba Komisije. V odgovoru bi moralo biti navedeno ime pristojne osebe in način, kako se z njo vzpostavi stik.

Če odgovora ni mogoče poslati v 15 delovnih dneh in v vseh primerih, pri katerih je za odgovor potrebna dodatna obravnava, kakršno je posvetovanje med službami ali prevajanje, pristojni član osebja pošlje pismo, v katerem je naveden datum, do katerega lahko naslovnik glede na potrebno dodatno obravnavo pričakuje odgovor, upoštevaje nujnost in kompleksnost zadeve.

Če mora odgovor pripraviti druga služba kakor tista, na katero je bilo pismo prvotno naslovljeno, se prosilcu sporoči ime in službeni naslov osebe, ki ji je bilo pismo predano.

Navedena pravila ne veljajo za korespondenco, ki se utemeljeno šteje za neprimerno, ker je na primer ponavljajoča, žaljiva in/ali nesmiselna. V takem primeru si Komisija pridržuje pravico, da tako izmenjavo pisem prekine.

Telefonsko sporazumevanje

Kadar odgovarja po telefonu, se osebje predstavi ali predstavi svoj oddelek. Kadar mora nekoga poklicati nazaj, to stori čim prej.

Osebje, ki odgovarja na prošnje, zagotovi informacije o zadevah, ki so v njegovi neposredni pristojnosti, v drugih primerih pa stranko napoti k ustreznemu viru. Po potrebi stranke napoti k njegovemu nadrejenemu ali pa se z njim posvetuje, preden da neko informacijo.

Kadar se prošnje nanašajo na področja, za katera je osebje neposredno pristojno, ugotovi identiteto stranke in, preden da informacijo, preveri, ali je bila že objavljena. Če ni tako, lahko osebje presodi, da razkritje informacije ni v interesu Skupnosti. V tem primeru mora pojasniti, zakaj informacije ne more razkriti, in se po potrebi sklicevati na obveznost varovanja tajnosti, kakor določa člen 17 kadrovskih predpisov.

Kadar je to primerno, osebje zahteva pisno potrditev prošenj, ki so bile prejete po telefonu.

Elektronska pošta

Osebje na elektronsko pošto odgovarja čim prej v skladu z navodili iz razdelka o telefonskem sporazumevanju.

Kadar pa je elektronska pošta po svoji naravi enakovredna pismu, se obravnava v skladu z navodili za korespondenco in zanjo veljajo enaki roki.

Prošnje javnih občil

Za stike z javnimi občili je pristojna Služba za tisk in komunikacije. Kadar pa se prošnje javnih občil za informacije nanašajo na tehnične zadeve, lahko osebje odgovarja nanje v okviru svojih področij pristojnosti.

5. VARSTVO OSEBNIH PODATKOV IN ZAUPNIH INFORMACIJ

Komisija in njeno osebje zlasti spoštujeta:

— pravila o varstvu zasebnosti in osebnih podatkov,

— obveznosti iz člena 287 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti in zlasti tiste, ki se nanašajo na poklicno tajnost,

— pravila o tajnosti v kazenskih preiskavah,

— zaupnost zadev, ki se obravnavajo v raznih odborih in telesih, kakor določajo člen 9 ter Prilogi II in III kadrovskih predpisov.

6. PRITOŽBE

Evropska komisija

Pritožbe, ki zadevajo morebitne kršitve načel tega kodeksa, se lahko vložijo neposredno pri generalnem sekretariatu ( 2 ) Evropske komisije, ki jih pošlje ustreznim službam.

Generalni direktor ali vodja službe pritožniku odgovori pisno v dveh mesecih. Pritožnik ima nato mesec dni časa, da od generalnega sekretarja Evropske komisije zahteva ponovno preučitev izida pritožbe. Generalni sekretar na zahtevo po ponovni preučitvi odgovori v enem mesecu.

Evropski varuh človekovih pravic

Pritožbe se lahko vložijo tudi pri evropskem varuhu človekovih pravic v skladu s členom 195 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti in statutom evropskega varuha človekovih pravic.

▼M1

PRAVILNIK KOMISIJE O VARNOSTI

Ob upoštevanju naslednjega:

(1) Da bi razvijali dejavnosti Komisije na področjih, ki zahtevajo določeno stopnjo tajnosti, je treba vzpostaviti celovit varnostni sistem, ki se uporablja za Komisijo, ostale institucije, telesa, urade in agencije, ustanovljene zaradi ali na podlagi Pogodbe ES ali Pogodbe o Evropski uniji, države članice in tudi vse druge prejemnike tajnih podatkov Evropske unije, v nadaljnjem besedilu imenovani „tajni podatki EU“.

(2) Za zagotavljanje učinkovitosti tako vzpostavljenega varnostnega sistema, posreduje Komisija tajne podatke EU samo tistim zunanjim telesom, ki zagotovijo, da so sprejela vse potrebne ukrepe za uporabo predpisov, ki so enakovredni temu pravilniku.

(3) Ta pravilnik se sprejme brez poseganja v Uredbo št. 3 z dne 31. julija 1958 o izvajanju člena 24 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo ( 3 ), v Uredbo Sveta (ES) št. 1588/90 z dne 11. junija 1990 o prenosu zaupnih podatkov na Statistični urad Evropskih skupnosti ( 4 ), in v Sklep Komisije C (95) 1510 z dne 23. novembra 1995 o zaščiti informacijskega sistema.

(4) Varnostni sistem Komisije temelji na načelih, določenih v Sklepu Sveta 2001/264/ES z dne 19. marca 2001 o sprejetju predpisov Sveta o varovanju tajnosti ( 5 ), da bi se zagotovilo nemoteno sprejemanje odločitev v Uniji.

(5) Komisija poudarja pomembnost pridružitve ostalih institucij predpisom in standardom varovanja tajnosti, ki so potrebni za varstvo interesov Unije in njenih držav članic.

(6) Komisija ugotavlja potrebo po ustvarjanju lastnega koncepta varnosti ob upoštevanju vseh elementov varnosti in posebnega značaja Komisije kot institucije.

(7) Ta pravilnik se sprejme brez poseganja v člen 255 Pogodbe in v Uredbo (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije ( 6 );

▼

(8) Te določbe ne posegajo v člen 286 Pogodbe in v Uredbo Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 45/2001 z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov.

▼M1







Člen 1

Pravilnik Komisije o varnosti je določen v Prilogi.

Člen 2

1. Član Komisije, pristojen za varnostne zadeve, sprejme ustrezne ukrepe za zagotovitev, da pri ravnanju s tajnimi podatki EU uradniki in drugi uslužbenci Komisije spoštujejo predpise iz člena 1 znotraj Komisije, prav tako osebje, začasno dodeljeno Komisiji, pa tudi znotraj vseh prostorov Komisije, vključno z njenimi predstavništvi in uradi v Uniji in njenimi delegacijami v tretjih državah in izvajalci izven Komisije.

▼

Kadar naročilo ali sporazum o donaciji med Komisijo in zunanjim izvajalcem ali upravičencem vključuje ravnanje s tajnimi podatki EU v prostorih izvajalca ali upravičenca, so ustrezni ukrepi, ki jih mora sprejeti navedeni zunanji izvajalec ali upravičenec, s katerimi se zagotovi izpolnjevanje pravil iz člena 1, sestavni del naročila ali sporazuma o donaciji.

▼M1

2. Državam članicam, drugim institucijam, telesom, uradom in agencijam, ustanovljenim na podlagi Pogodb, je dovoljeno prejemati tajne podatke EU pod pogojem, da zagotovijo, da znotraj njihovih služb in prostorov pri ravnanju s tajnimi podatki EU spoštujejo predpise, ki so enakovredni tistim iz člena 1, predvsem:

(a) člani stalnih predstavništev držav članic v Evropski uniji kot tudi člani državnih delegacij, ki prisostvujejo sestankom Komisije ali njenih teles, ali ki sodelujejo v drugih dejavnostih Komisije,

(b) drugi predstavniki iz državnih uprav držav članic, ki upravljajo s tajnimi podatki EU, bodisi da delujejo na ozemlju držav članic ali v tujini,

(c) zunanji izvajalci in začasno dodeljeno osebje, ki upravlja s tajnimi podatki EU.

Člen 3

Tretjim državam, mednarodnim organizacijam in drugim telesom je dovoljeno prejemati tajne podatke EU pod pogojem, da zagotovijo, da se ob upravljanju s takimi podatki spoštuje predpise, ki so enakovredni tistim iz člena 1.

Člen 4

V skladu s temeljnimi načeli in minimalnimi varnostnimi standardi, ki jih vsebuje Del I Priloge, lahko član Komisije, pristojen za varnostne zadeve, sprejme ukrepe v skladu z Delom II Priloge.

Člen 5

Z dnem začetka njegove uporabe ta pravilnik nadomesti:

(a) Sklep Komisije C(94) 3282 z dne 30. novembra 1994 o varnostnih ukrepih, ki se uporabljajo za tajne podatke, ki nastajajo ali se prenašajo v zvezi z dejavnostmi Evropske unije;

(b) Sklep Komisije C(99) 423 z dne 25. februarja 1999 o postopkih, s katerimi se uradnikom in drugim uslužbencem Evropske Komisije lahko dovoli dostop do tajnih podatkov, ki jih ima Komisija.

Člen 6

Od dneva začetka uporabe tega pravilnika se vsi tajni podatki, ki jih do tega datuma poseduje Komisija, razen tajnih podatkov Euratoma:

(a) če jih je ustvarila Komisija, praviloma štejejo za ponovno določene kot „ ► RESTREINT UE ◄ “, razen če jim njihov avtor do 31. januarja 2002 ne določi druge stopnje tajnosti. V takem primeru avtor obvesti vse naslovljence zadevnega dokumenta;

(b) obdržijo svojo prvotno stopnjo tajnosti, če jo določijo avtorji izven Komisije, in se tako obravnavajo kot tajni podatki EU na enakovredni ravni, razen če se avtor ne strinja z odvzemom stopnje tajnosti ali določitvijo nižje stopnje tajnosti.









PRILOGA

PRAVILNIK KOMISIJE O VARNOSTI

Vsebina DEL I: TEMELJNA NAČELA IN MINIMALNI STANDARDI VARNOSTI 1. UVOD 2. SPLOŠNA NAČELA 3. TEMELJI VARNOSTI 4. NAČELA VAROVANJA PODATKOV 4.1 Cilji 4.2 Definicije 4.3 Določanje stopenj tajnosti 4.4 Cilji varnostnih ukrepov 5. ORGANIZACIJA VARNOSTI 5.1 Skupni minimalni standardi 5.2 Organizacija 6. VARNOST OSEBJA 6.1 Varnostno preverjanje osebja 6.2 Evidenca varnostnega preverjanja osebja 6.3 Navodila za zagotavljanje varnosti osebju 6.4 Odgovornosti vodstvenega osebja 6.5 Varnostni status osebja 7. MATERIALNA VARNOST 7.1 Potreba po varovanju 7.2 Preverjanje 7.3 Varnost zgradb 7.4 Načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih 8. VAROVANJE PODATKOV 9. UKREPI PROTISABOTAŽAM IN NADZOR NAD DRUGIMI OBLIKAMI NAKLEPNEGA POŠKODOVANJA 10. POSREDOVANJE TAJNIH PODATKOV TRETJIM DRŽAVAM ALI MEDNARODNIM ORGANIZACIJAM DEL II: ORGANIZACIJA VARNOSTI V KOMISIJI 11. ČLAN KOMISIJE, PRISTOJEN ZA VARNOSTNE ZADEVE 12. SVETOVALNA SKUPINA ZA VARNOSTNO POLITIKO KOMISIJE 13. VARNOSTNI ODBOR KOMISIJE 14. ► DIREKTORAT ZA VARNOST KOMISIJE ◄ 15. VARNOSTNI PREGLEDI 16. DOLOČANJE STOPENJ TAJNOSTI, VARNOSTNI OZNAČEVALNIKI IN OZNAKE 16.1 Stopnje tajnosti 16.2 Varnostni označevalniki 16.3 Oznake 16.4 Namestitevstopenj tajnosti 16.5 Namestitev varnostnih označevalnikov 17. MERILA ZA DOLOČANJE STOPENJ TAJNOSTI 17.1 Splošno 17.2 Uporabastopenj tajnosti 17.3 Zniževanje in odprava stopenj tajnosti 18. MATERIALNA VARNOST 18.1 Splošno 18.2 Varnostne zahteve 18.3 Ukrepi materialne varnosti 18.3.1 Varnostna območja 18.3.2 Upravno območje 18.3.3 Vhodni in izhodni nadzor 18.3.4 Varnostni obhodiin prostori-trezorji 18.3.5 Varnostni vsebniki in prostori-trezorji 18.3.6 Ključavnice 18.3.7 Nadzor nad ključi in kombinacijami 18.3.8 Naprave za odkrivanje dejavnosti nepooblaščenih oseb 18.3.9 Odobrena oprema 18.3.10 Fizično varovanje fotokopirnih strojev in telefaksov 18.4 Varovanje pred vpogledom in pred prisluškovanjem 18.4.1 Varovanje pred vpogledom 18.4.2 Varovanje pred prisluškovanjem 18.4.3 Vnos elektronske in snemalne opreme 18.5 Tehnično varovana območja 19. SPLOŠNA PRAVILA O NAČELU POTREBE VEDETI IN VARNOSTNEM PREVERJANJU OSEBJA EU 19.1 Splošno 19.2 Posebna pravilao dostopu do podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 19.3 Posebna pravila o dostopu do podatkov ► SECRET UE ◄ in ► CONFIDENTIEL UE ◄ 19.4 Posebna pravila o dostopu do podatkov ► RESTREINT UE ◄ 19.5 Prenosi 19.6 Posebna navodila 20. POSTOPEK VARNOSTNEGA PREVERJANJA URADNIKOV IN DRUGIH USLUŽBENCEV KOMISIJE 21. PRIPRAVA, POŠILJANJE, PRENOS, VARNOST KURIRJEV TER DODATNE KOPIJE ALI PREVODI IN IZVLEČKI IZ TAJNIH DOKUMENTOV EU 21.1 Priprava 21.2 Pošiljanje 21.3 Prenos tajnih dokumentov EU 21.3.1 Pakiranje, potrdila 21.3.2 Prenos znotraj zgradbe ali skupine zgradb 21.3.3 Prenos znotraj države 21.3.4 Prenos iz ene države v drugo 21.3.5 Prenos dokumentov ► RESTREINT UE ◄ 21.4 Varnost kurirjev 21.5 Elektronska in druga sredstva tehničnega prenosa 21.6 Dodatne kopije in prevodi ter izvlečki iz tajnih dokumentov EU 22. REGISTRSKI URADI, INVENTURNI POPISI, PREVERJANJA, ARHIVIRANJE IN UNIČENJE TAJNIH PODATKOV EU 22.1 Lokalni registrski uradi za tajne podatke EU 22.2 Registrski urad ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.1 Splošno 22.2.2 Centralni registrski urad ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.3 Podregistrski uradi ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.3 Inventurni popisi in preverjanja tajnih dokumentov EU 22.4 Arhiviranje tajnih dokumentov EU 22.5 Uničenje tajnih dokumentov EU 22.6 Uničenjev nujnih primerih 23. VARNOSTNI UKREPI ZA POSEBNE SESTANKE, KI POTEKAJO IZVEN PROSTOROV KOMISIJE IN VKLJUČUJEJO TAJNE PODATKE EU 23.1 Splošno 23.2 Pristojnosti 23.2.1 ► Direktorat za varnost Komisije ◄ 23.2.2 Uradnik, zadolžen za varnost sestanka (MSO) 23.3 Varnostni ukrepi 23.3.1 Varnostna območja 23.3.2 Dovolilnice 23.3.3 Nadzor fotografske in avdio opreme 23.3.4 Preverjanje aktovk, prenosnih računalnikov in paketov 23.3.5 Tehnična varnost 23.3.6 Dokumenti delegacij 23.3.7 Varna hramba dokumentov 23.3.8 Pregled pisarniških prostorov 23.3.9 Odstranjevanje gradiv v zvezi s tajnimi podatki EU 24. KRŠITVE VARNOSTI IN RAZKRITJE TAJNIH PODATKOV EU 24.1 Opredelitve pojmov 24.2 Poročanje o kršitvah varnosti 24.3 Pravna sredstva 25. VAROVANJE TAJNIH PODATKOV EU V SISTEMIH INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE IN V KOMUNIKACIJSKIH SISTEMIH 25.1 Uvod 25.1.1 Splošno 25.1.2 Ogroženost in ranljivost sistemov 25.1.3 Glavni namen varnostnih ukrepov 25.1.4 Opredelitev varnostnih zahtev, ki so specifične za sistem (SSRS) 25.1.5 Načini varnostnega delovanja 25.2 Opredelitve pojmov 25.3 Pristojnosti na področju varnosti 25.3.1 Splošno 25.3.2 Organ za akreditacijo varnosti (SAA) 25.3.3 Organ INFOSEC (IA) 25.3.4 Imetnik tehničnih sistemov (TSO) 25.3.5 Imetnik podatkov(IO) 25.3.6 Uporabniki 25.3.7 Usposabljanje INFOSEC 25.4 Netehnični varnosti ukrepi 25.4.1 Varnost osebja 25.4.2 Materialna varnost 25.4.3 Nadzor dostopa do sistema 25.5 Tehnični varnostni ukrepi 25.5.1 Varnost podatkov 25.5.2 Nadzor in vknjižba podatkov 25.5.3 Ravnanje z računalniškimi nosilci podatkov in nadzor nad njimi 25.5.4 Odprava stopenj tajnosti in uničenje računalniških nosilcev podatkov 25.5.5 Varnost komunikacij 25.5.6 Varnost v zvezi z namestitvijo in sevanjem 25.6 Varnost med obdelavo 25.6.1 Varnostni postopki delovanja (SecOPs) 25.6.2 Varovanje programske opreme/upravljanje konfiguracije 25.6.3 Preverjanje prisotnosti škodljive programske opreme/računalniških virusov 25.6.4 Vzdrževanje 25.7 Naročila 25.7.1 Splošno 25.7.2 Akreditacija 25.7.3 Ocenjevanje in certificiranje 25.7.4 Redno preverjanje varnostnih značilnosti za kontinuirano akreditacijo 25.8 Začasna ali občasna uporaba 25.8.1 Varnost mikroračunalnikov/osebnih računalnikov 25.8.2 Uporaba zasebne opreme IT za delo v službene namene Komisije 25.8.3 Uporaba opreme IT, ki je v lasti izvajalca ali se dobavlja na državni ravni, za delo v službene namene Komisije 26. POSREDOVANJE TAJNIH PODATKOV TRETJIM DRŽAVAM ALI MEDNARODNIM ORGANIZACIJAM 26.1.1 Načela posredovanja tajnih podatkov EU 26.1.2 Stopnje 26.1.3 Varnostna ureditev DODATEK 1: Primerjava stopenj tajnosti na področju državne varnosti DODATEK 2: Navodilo za uporabo stopenj tajnosti DODATEK 3: Smernice za posredovanje tajnih podatkov EU tretjim državam ali mednarodnim organizacijam: Stopnja sodelovanja 1 DODATEK 4: Smernice za posredovanje tajnih podatkov EU tretjim državam ali mednarodnim organizacijam: Stopnja sodelovanja 2 DODATEK 5: Smernice za posredovanje tajnih podatkov EU tretjim državam ali mednarodnim organizacijam: Stopnja sodelovanja 3 DODATEK 6: Seznam kratic

DEL I: TEMELJNA NAČELA IN MINIMALNI STANDARDI VARNOSTI

1. UVOD

Ta pravilnik določa temeljna načela in minimalne standarde varnosti, ki jih mora Komisija spoštovati na ustrezen način v vseh svojih službah, kakor tudi vsi prejemniki tajnih podatkov EU, tako da je varnost zagotovljena in da je vsak lahko prepričan, da je vzpostavljen skupni standard varovanja.

2. SPLOŠNA NAČELA

Varnostna politika Komisije predstavlja sestavni del njene splošne notranje politike upravljanja in tako temelji na načelih, ki urejajo njeno splošno politiko.

Ta načela so načelo spoštovanja predpisov, načelo transparentnosti, načelo odgovornosti in načelo subsidiarnosti (sorazmernost).

Načelo spoštovanja predpisov pomeni, da se pri opravljanju varnostnih funkcij deluje v okviru pravnega sistema. Pomeni tudi, da morajo pristojnosti na področju varnosti temeljiti na ustreznih predpisih. Določbe uslužbenskih predpisov se v celoti uporabljajo, predvsem njihov člen 17 o dolžnosti osebja v zvezi s podatki Komisije, in njihov Naslov VI o disciplinskih ukrepih. Nadalje pomeni, da je treba kršitve varnosti v okviru pristojnosti Komisije obravnavati na način, ki je skladen s politiko Komisije o uresničevanju disciplinske odgovornosti in z njeno politiko o sodelovanju z državami članicami na področju kazenskega prava.

Načelo preglednosti pomeni jasnost varnostnih predpisov in določb o ravnotežju med različnimi službami in različnimi področji (fizično varovanje tajnih podatkov itd.) in potrebo po dosledni in organizirani politiki varnostnega ozaveščanja. Pomeni tudi potrebo po jasnih smernicah za izvajanje varnostnih ukrepov.

Načelo odgovornosti pomeni, da so pristojnosti na področju varnosti jasno določene. Poleg tega pomeni potrebo po rednem preverjanju, če se te pristojnosti pravilno uresničujejo.

Načelo subsidiarnosti ali sorazmernosti pomeni, da se varnost organizira na najnižji možni ravni in kolikor je mogoče blizu generalnih direktoratov in služb Komisije. Pomeni tudi, da se varnostne dejavnosti omejijo samo na tiste elemente, ki jo zares potrebujejo. Prav tako pomeni, da so varnostni ukrepi sorazmerni z interesi, ki jih je treba varovati, in z dejanskim ali možnim ogrožanjem teh interesov, pri čemer zagotavljajo varovanje, pri katerem so možne čim manjše motnje.

3. TEMELJI VARNOSTI

Temelji zanesljive varnosti so:

(a) V vsaki državi članici organi, pristojni za 1. zbiranje in shranjevanje obveščevalnih podatkov o vohunstvu, sabotažah, terorizmu ter drugih subverzivnih dejavnostih, in 2. posredovanje podatkov in nasvetov glede narave ogrožanja varnosti in o sredstvih varovanja pred njimi svojim vladam in preko njih Komisiji.

(b) V vsaki državi članici in v Komisiji tehnični organ INFOSEC (IA), pristojen za sodelovanje z zadevnim varnostnim organom, za posredovanje podatkov in nasvetov v zvezi z ogrožanjem varnosti iz tehničnega vidika in o sredstvih varovanja;

(c) Redno sodelovanje med službami vlad in pristojnimi službami Evropskih institucij, da bi, če je to primerno, določili in priporočili: 1. katere osebe, podatke in vire je treba varovati in 2. skupne standarde varovanja.

(d) Tesno sodelovanje med ► Direktorat za varnost Komisije ◄ in varnostnimi službami drugih evropskih institucij in z Uradom za varnost NATO (NOS).

4. NAČELA VAROVANJA PODATKOV

4.1 Cilji

Cilji varovanja tajnih podatkov so:

(a) varovati tajne podatke EU pred vohunstvom, ogrožanjem ali nedovoljenim razkritjem;

(b) varovati podatke EU, s katerimi se upravlja v komunikacijskih in informacijskih sistemih ter omrežjih, pred ogrožanjem njihove tajnosti, celovitosti in razpoložljivosti;

(c) varovati prostore Komisije, v katerih se nahajajo podatki EU, pred sabotažami in naklepnim poškodovanjem;

(d) v primeru napake oceniti povzročeno škodo, omejiti njene posledice in sprejeti potrebne sanacijske ukrepe.

4.2 Definicije

V tem pravilniku imajo posamezni izrazi naslednji pomen:

(a) Izraz „tajni podatki EU“ pomeni vse podatke in gradivo, katerih nedovoljeno razkritje bi lahko v različni meri škodovalo interesom EU ali eni ali več državam članicam, bodisi da taki podatki izvirajo znotraj EU ali prihajajo iz držav članic, tretjih držav ali mednarodnih organizacij.

(b) Izraz „dokument“ pomeni vsako pismo, zapis, zabeležko, poročilo, memorandum, signal/sporočilo, skico, fotografijo, diapozitiv, film, karto/zemljevid, grafični prikaz, načrt, zvezek/beležnico, matrico, kopirni papir, trak pisalnega stroja ali tiskalnika, magnetni trak, kaseto, računalniško disketo, CD ROM ali druge materialne nosilce shranjenih podatkov.

(c) Izraz „gradivo“ pomeni „dokument“, kot je opredeljen v (b) in tudi vsak del opreme, ki je bodisi že bil izdelan ali je v postopku izdelave.

(d) Izraz „potreba vedeti“ pomeni potrebo uradnika ali uslužbenca po dostopu do tajnih podatkov EU, da bi lahko opravljal svoje delo ali nalogo.

(e) „Pooblastilo“ pomeni sklep ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ , da odobri posamezen dostop do tajnih podatkov EU do določene stopnje na podlagi pozitivnega rezultata varnostnega pregleda (preverjanja), ki ga izvede organ državne varnosti v skladu z notranjo zakonodajo.

(f) Izraz „stopnja tajnosti“ pomeni določitev ustrezne stopnje varnosti podatkom, katerih nedovoljeno razkritje bi lahko v določeni meri škodilo interesom Komisije ali držav članic.

(g) Izraz „znižanje stopnje tajnosti“ (déclassement) pomeni uvrstitev v nižjo stopnjo tajnosti .

(h) Izraz „odprava stopnje tajnosti“ (déclassification) pomeni odpravo kakršnekoli stopnje tajnosti.

(i) Izraz „oseba izvora“ pomeni ustrezno pooblaščenega avtorja tajnega dokumenta. Znotraj Komisije lahko vodje služb pooblastijo svoje osebje, da določa tajne podatke EU.

(j) Izraz „službe Komisije“ pomeni službe Komisije, vključno s kabineti, na vseh delovnih mestih, vključno s skupnim raziskovalnim centrom, predstavništvi in uradi v Uniji ter delegacijami v tretjih državah.

4.3 Določanje stopenj tajnosti

(a) Na področju tajnosti so pri izboru podatkov in gradiva, ki jih/ga je treba zavarovati in pri oceni zahtevane stopnje varovanja potrebni skrben pristop in izkušnje. Temeljnega pomena je, da stopnja varovanja ustreza kritični varnostni stopnji vsakega posameznega podatka in gradiva, ki ga je treba zavarovati. Da bi zagotovili nemoten pretok podatkov, se sprejmejo ukrepi za izognitev tako njihovi previsoki kot prenizki stopnji tajnosti.

(b) Sistem določanja stopenj tajnosti je sredstvo, ki omogoča uveljavitev teh načel; pri načrtovanju in organiziranju metod za boj proti vohunstvu, sabotažam, terorizmu in drugim nevarnostim se upošteva podoben sistem določanja stopenj tajnosti, tako da je najpomembnejšim prostorom, v katerih so shranjeni tajni podatki, in najobčutljivejšim točkam znotraj njih zagotovljena največja mera varovanja.

(c) Za določanje stopenj tajnosti podatkov je odgovorna izključno oseba izvora podatka.

(d) Stopnja tajnosti lahko temelji izključno na vsebini podatka.

(e) Kadar se različni podatki povežejo v celoto, velja za celoto stopnja tajnosti, ki je tako visoka kot najvišja stopnja posameznega podatka. Zbirka podatkov pa se lahko uvrsti višje kot njeni sestavni deli.

(f) Stopnje tajnosti se določijo samo takrat, kadar je potrebno in samo za tako dolgo kot je potrebno.

4.4 Cilji varnostnih ukrepov

Varnostni ukrepi:

(a) veljajo za vse osebe, ki imajo dostop do tajnih podatkov, za nosilce tajnih podatkov, za vse prostore, v katerih se nahajajo taki podatki in za pomembne objekte;

(b) so načrtovani tako, da odkrivajo osebe, ki bi s svojim položajem lahko ogrozile varnost tajnih podatkov in pomembnih objektov, v katerih se tajni podatki nahajajo, in da omogočijo njihovo izključitev ali odstranitev;

(c) vsem nepooblaščenim osebam onemogočajo dostop do tajnih podatkov ali do objektov, v katerih se ti nahajajo;

(d) zagotavljajo, da se tajni podatki razširjajo samo na podlagi „potrebe vedeti“, ki je temeljno načelo vseh vidikov v zvezi z varnostjo;

(e) zagotavljajo celovitost (t. j. preprečujejo ponarejanje ali nedovoljeno spreminjanje ali nedovoljen izbris) in razpoložljivost (t. j. da dostop ni prepovedan tistim, ki ga potrebujejo in so zanj pooblaščeni) vseh podatkov, bodisi tajnih ali ne, in še zlasti takih podatkov, ki so shranjeni, obdelani ali se prenašajo v elektromagnetni obliki.

5. ORGANIZACIJA VARNOSTI

5.1 Skupni minimalni standardi

Komisija zagotovi, da vsi prejemniki tajnih podatkov EU upoštevajo skupne minimalne standarde varnosti znotraj institucije in na podlagi njene pristojnosti, t. j. vse službe in izvajalci, tako da se tajni podatki EU lahko posredujejo z zaupanjem, da se bo z njimi ravnalo enako skrbno. Taki minimalni standardi vključujejo merila za preverjanje varnostne zanesljivosti osebja in postopke za varovanje tajnih podatkov EU.

Komisija omogoči dostop do tajnih podatkov EU zunanjim telesom samo pod pogojem, da zagotovijo, da se pri ravnanju s tajnimi podatki EU upoštevajo predpisi, ki so najmanj enakovredni tem minimalnim standardom.

▼

Taki minimalni standardi se uporabljajo tudi, kadar Komisija na industrijske ali druge subjekte z naročilom ali sporazumom o donaciji prenese naloge, ki vključujejo, imajo za posledico in/ali vsebujejo zaupne podatke EU: ti skupni minimalni standardi so navedeni v oddelku 27 dela II.

▼M1

5.2 Organizacija

Varnost v okviru Komisije je organizirana na dveh ravneh:

(a) na ravni Komisije kot celote je ► Direktorat za varnost Komisije ◄ s Službo za akreditacijo varnosti (SAA), ki deluje tudi kot Kripto služba (CrA) ter kot TEMPEST služba, in s službo INFOSEC (IA) in z eno ali več centralnimi registraturami tajnih podatkov EU, vsak z enim ali več registrskim nadzornim uradnikom (RCO).

(b) na ravni služb Komisije je za varnost odgovoren eden ali več lokalnih varnostnih uradnikov (LSO), eden ali več varnostnih uradnikov za centralno informatiko (CISO), lokalni varnostni uradniki za informatiko (LISO) in lokalne registrature za tajne podatke EU z enim ali več registrskimi nadzornimi uradniki.

(c) Centralne varnostne službe operativno usmerjajo lokalne varnostne službe.

6. VARNOST OSEBJA

6.1 Varnostno preverjanje osebja

Vse osebe, ki potrebujejo dostop do podatkov, določenih kot ► CONFIDENTIEL UE ◄ ali z višjo stopnjo, morajo biti ustrezno varnostno preverjene, preden se jim dovoli tak dostop. Podobno varnostno preverjanje se zahteva za osebe, katerih delovne naloge vključujejo tehnično delovanje ali vzdrževanje komunikacijskih in informacijskih sistemov, ki vsebujejo tajne podatke. Namen takega varnostnega preverjanja je ugotoviti, če take osebe:

(a) izražajo nedvomno lojalnost;

(b) imajo take osebnostne lastnosti in diskretnost, ki ne dopuščajo dvomov o njihovi integriteti pri ravnanju s tajnimi podatki, ali

(c) morda lahko hitro pridejo pod vpliv tujih ali drugih virov.

V postopkih varnostnega preverjanja se posebej natančno preverijo osebe:

(d) ki naj bi dobile dostop do podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ;

(e) ki zasedajo položaje, ki vključujejo redni dostop do velikega števila podatkov ► SECRET UE ◄ ;

(f) ki imajo zaradi delovnih dolžnosti poseben dostop do varnih komunikacijskih ali informacijskih sistemov in s tem priložnost nedovoljenega dostopa do velikih količin tajnih podatkov EU ali povzročitve resne škode izvedbi naloge z dejanji tehnične sabotaže.

V okoliščinah, navedenih v pododstavkih (d), (e) in (f) se v največji možni meri uporablja metoda ugotavljanja zanesljivosti.

Če naj bi se osebe, za katere ne velja „potreba vedeti“, zaposlile v okoliščinah, v katerih bi lahko imele dostop do tajnih podatkov EU (npr. sli, varnostni agenti, vzdrževalno in čistilno osebje itd.), morajo biti najprej ustrezno varnostno preverjene.

6.2 Evidenca varnostnega preverjanja osebja

Vse službe Komisije, ki imajo opravka s tajnimi podatki EU ali pri katerih se nahajajo varni komunikacijski ali informacijski sistemi, vodijo evidenco varnostnega preverjanja oseb, ki so jim dodeljene. Vsako potrdilo o varnostnem preverjanju se odvisno od okoliščin preveri, da se zagotovi njegova ustreznost za tekočo zadolžitev osebe; potrdilo se ponovno preveri kot prednostna zadeva vsakič ob prejemu novega podatka o tem, da nadaljnje delo s tajnimi podatki ni več v skladu z varnostnimi interesi. Lokalni varnostni uradnik službe Komisije vodi evidenco o varnostnem preverjanju oseb na svojem področju.

6.3 Varnostna navodila za osebje

Vse osebje na delovnih mestih, na katerih bi lahko imelo dostop do tajnih podatkov, mora biti ob začetku izvajanja nalog in v rednih časovnih presledkih temeljito seznanjeno s potrebo po varnosti in z ustreznimi postopki za njihovo izvajanje. Od takega osebja se zahteva, da pisno potrdi, da je prebralo in popolnoma razumelo veljavne predpise o varnosti.

6.4 Odgovornosti vodstvenega osebja

Vodstveno osebje mora biti seznanjeno, kateri sodelavci imajo pri svojem delu opravka s tajnimi podatki ali imajo dostop do zavarovanih komunikacijskih ali informacijskih sistemov in za evidentiranje ter poročanje o vseh incidentih ali očitnih slabostih, ki bi lahko imeli posledice za varnost.

6.5 Varnostni status osebja

Določijo se postopki, v katerih se v primeru ugotovitve negativnih podatkov o posamezniku ugotavlja, ali ima pri svojem delu opravka s tajnimi podatki in ali ima dostop do zavarovanih komunikacijskih ali informacijskih sistemov, o čemer se obvesti ► Direktorat za varnost Komisije ◄ . Če se ugotovi, da tak posameznik pomeni tveganje za varnost, se mu prepreči opravljanje nalog, kjer bi lahko škodoval interesom varnosti.

7. MATERIALNA VARNOST

7.1 Potreba po varovanju

Stopnja ukrepov materialne varnosti, ki se uporabljajo za zagotavljanje varovanja tajnih podatkov EU je v sorazmerju z določeno stopnjo tajnosti, obsegom in ogroženostjo shranjenih podatkov in gradiva. Vsi imetniki tajnih podatkov EU v zvezi s stopnjo tajnosti teh podatkov upoštevajo enotne prakse in izpolnjujejo skupne standarde glede varovanja, prenosa in uničenja podatkov in gradiva, ki zahteva varovanje.

7.2 Preverjanje

Pred odhodom s področij, kjer se nahajajo tajni podatki EU brez nadzora, zagotovijo osebe, ki so zadolžene za njihov nadzor, da so ti varno shranjeni in da so aktivirane vse varnostne naprave (ključavnice, alarmi itd.). Dodatna neodvisna preverjanja se izvajajo po izteku delovnega časa.

7.3 Varnost zgradb

Zgradbe, v katerih se nahajajo tajni podatki EU ali varni komunikacijski in informacijski sistemi, se zavarujejo pred dostopom nepooblaščenih oseb. Vrsta varovanja tajnih podatkov EU, npr. rešetke na oknih, vratne ključavnice/zapahi, vhodna straža, samodejni sistemi nadzora dostopa, varnostna preverjanja in obhodne patrulje, alarmni sistemi, sistemi odkrivanja dejavnosti nepooblaščenih oseb in psi čuvaji, je odvisna od:

(a) stopnje tajnosti in količine varovanih podatkov in gradiva ter njihove lokacije v stavbi;

(b) kvalitete varnostnih vsebnikov za hranjenje takih podatkov in gradiva; in

(c) tehničnih značilnosti in lokacije zgradbe.

Podobno je vrsta varovanja komunikacijskih in informacijskih sistemov odvisna od ocene vrednosti udeleženih sredstev in morebitne škode, ki bi lahko nastala v primeru ogrožanja varnosti, od fizičnih značilnosti in lokacije zgradbe, v kateri se sistem nahaja, ter od lokacije sistema v zgradbi.

7.4 Načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih

Pripravijo se podrobni načrti za varovanje tajnih podatkov v izrednih razmerah na lokalni ali državni ravni.

8. VAROVANJE PODATKOV

Varovanje podatkov (INFOSEC) se nanaša na opredelitev in uporabo varnostnih ukrepov za varovanje tajnih podatkov EU, ki se obdelujejo, hranijo ali prenašajo s komunikacijskimi, informacijskimi in drugimi elektronskimi sistemi pred izgubo tajnosti, celovitosti ali razpoložljivosti, bodisi slučajne ali namerne. Sprejmejo se primerni protiukrepi za preprečevanje dostopa do tajnih podatkov EU nepooblaščenim uporabnikom, preprečevanje onemogočanja dostopa do tajnih podatkov EU pooblaščenim uporabnikom in za preprečevanje ponarejanja ali nepooblaščenega spreminjanja ali brisanja tajnih podatkov EU.

9. UKREPI PROTI SABOTAŽAM IN NADZOR NAD DRUGIMI OBLIKAMI NAKLEPNEGA POŠKODOVANJA

Materialni previdnostni ukrepi za varovanje pomembnih objektov, v katerih se nahajajo tajni podatki, so najboljša varovalka pred sabotažami in naklepnim poškodovanjem in samo varnostno preverjanje osebja še ne pomeni učinkovitega nadomestila. Pristojni državni organ se zadolži za zbiranje podatkov glede vohunstva, sabotaž, terorizma in drugih subverzivnih dejavnosti.

10. POSREDOVANJE TAJNIH PODATKOV TRETJIM DRŽAVAM ALI MEDNARODNIM ORGANIZACIJAM

Odločitev o posredovanju tajnih podatkov EU z izvorom v Komisiji tretji državi ali mednarodni organizaciji sprejme Komisija kot kolegijski organ. Če organ izvora podatka, za katerega je posredovanje zaželeno, ni Komisija, Komisija organ izvora najprej zaprosi za njegov pristanek glede posredovanja. Če organa izvora ni mogoče ugotoviti, njegovo odgovornost prevzame Komisija.

Če Komisija prejme tajne podatke iz tretjih držav, mednarodnih organizacij ali od drugih tretjih strani, se ti podatki primerno zavarujejo glede na njihovo stopnjo tajnosti in enakovredno varovanje glede na standarde, določene v tem pravilniku, ki veljajo za tajne podatke EU, ali glede na take višje standarde, ki bi jih pri posredovanju podatkov lahko zahtevala tretja stran. Mogoče se je dogovoriti za vzajemni nadzor.

Zgornja načela se izvajajo v skladu s podrobnimi določbami, določenimi v Delu II, Oddelek 26 in Dodatkih 3, 4 in 5.

DEL II: ORGANIZACIJA VARNOSTI V KOMISIJI

11. ČLAN KOMISIJE, PRISTOJEN ZA VARNOSTNE ZADEVE

Član Komisije, pristojen za varnostne zadeve:

(a) izvaja varnostno politiko Komisije;

(b) preučuje varnostna vprašanja, ki mu jih predloži Komisija ali njena pristojna telesa;

(c) v sodelovanju z organi, pristojnimi za državno varnost (ali drugimi primernimi organi) držav članic (v nadaljnjem besedilu „NSA“) preučuje vprašanja v zvezi s spremembami varnostne politike Komisije.

Član Komisije, pristojen za varnostne zadeve, skrbi zlasti za:

(a) usklajevanje vseh varnostnih zadev v zvezi z dejavnostmi Komisije;

(b) naslavljanje zahtev uradno imenovanim organom držav članic za izdajo varnostnih dovoljenj osebju, zaposlenemu v Komisiji, s strani organov, pristojnih za državno varnost, v skladu z oddelkom 20;

(c) opravljanje preiskav ali vlaganje zahtev za preiskave v zvezi z vsemi odtekanji tajnih podatkov EU, za kar je predvidoma treba najti vzrok v Komisiji;

(d) predložitev zahtev ustreznim varnostnim organom, da uvedejo preiskave, če se zdi, da se je pojavilo odtekanje tajnih podatkov EU iz Komisije, in usklajevanje poizvedb, kadar je vpleten več kot en varnostni organ;

(e) stalen nadzor nad varnostno ureditvijo za varovanje tajnih podatkov EU;

(f) ohranjanje tesne povezave z vsemi zadevnimi varnostnimi organi zaradi doseganja vsesplošne varnostne usklajenosti;

(g) nenehno preverjanje varnostne politike Komisije in postopkov ter, če se to zahteva, pripravljanje ustreznih priporočil. Glede tega član Komisije, pristojen za varnostna vprašanja, Komisiji predloži letni načrt inšpekcijskih pregledov, ki ga pripravi ► Direktorat za varnost Komisije ◄ .

12. SVETOVALNA SKUPINA ZA VARNOSTNO POLITIKO KOMISIJE

Ustanovi se svetovalna skupina za varnostno politiko Komisije. Sestavljajo jo član/članica Komisije, pristojen/pristojna za varnostna vprašanja, ali njegov/njen namestnik, ki predseduje skupini, ter predstavniki organov, pristojnih za državno varnost (NSA) vsake države članice. Vabljeni so lahko tudi predstavniki drugih evropskih institucij. Poleg njih so lahko vabljeni tudi predstavniki ustreznih decentraliziranih agencij ES in EU, kadar se obravnavajo vprašanja v zvezi z njimi.

Svetovalna skupina za varnostno politiko Komisije se sestane na zahtevo njenega predsednika ali katerega koli od njenih članov. Naloga skupine je, da pregleda in oceni vsa ustrezna varnostna vprašanja in, če je potrebno, posreduje priporočila Komisiji.

▼

13. VARNOSTNI ODBOR KOMISIJE

Ustanovi se Varnostni odbor Komisije. Sestavljajo ga generalni direktor Službe za kadrovske zadeve in administracijo, ki predseduje Varnostnemu odboru, član kabineta komisarja, pristojnega za varnostne zadeve, član kabineta predsednika, namestnik generalnega sekretarja, ki predseduje skupini za krizno upravljanje Komisije, generalni direktorji Pravne službe, Službe za zunanje odnose, pravosodje, svobodo in varnost, Skupnega raziskovalnega središča, Službe za informatiko, Službe za notranjo revizijo ter direktor Direktorata za varnost Komisije ali njihovi zastopniki. Vabljeni so lahko tudi drugi uradniki Komisije. Odbor je pristojen za oceno varnostnih ukrepov v okviru Komisije in pripravo priporočil s tega področja za člana Komisije, pristojnega za varnostne zadeve.

▼M1

14. ► DIREKTORAT ZA VARNOST KOMISIJE ◄

Članu Komisije, pristojnemu za varnostne zadeve, pri opravljanju njegovih nalog iz oddelka 11, kot so usklajevanje, nadzor in izvajanje varnostnih ukrepov, pomaga ► Direktorat za varnost Komisije ◄ .

► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ je glavni svetovalec člana Komisije, pristojnega za varnostne zadeve, kateremu svetuje glede varnostnih zadev in opravlja dolžnosti sekretarja Svetovalne skupine za varnostno politiko. V zvezi s tem je pristojen za pripravo potrebnih sprememb varnostnih predpisov in usklajuje varnostne ukrepe s pristojnimi organi držav članic ter, kjer je primerno, z mednarodnimi organizacijami, ki so s Komisijo sklenile varnostne sporazume. V ta namen opravlja naloge uradnika za zvezo.

► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ je odgovoren za akreditacijo sistemov in omrežij informacijske tehnologije (IT) v okviru Komisije. ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ se v soglasju s pristojnim organom za državno varnost (NSA) odloči o akreditaciji sistemov in omrežij IT, ki vključujejo na eni strani Komisijo na drugi pa katerega koli prejemnika tajnih podatkov EU.

15. VARNOSTNI PREGLEDI

► Direktorat za varnost Komisije ◄ za varovanje tajnih podatkov EU opravlja redne preglede varnostne ureditve.

► Direktorat za varnost Komisije ◄ pri opravljanju te naloge lahko pomagajo varnostne službe drugih institucij EU, ki imajo tajne podatke EU, ali organi, pristojni za državno varnost (NSA) države članice ( 7 ).

Na zahtevo države članice lahko pregled tajnih podatkov EU opravi njen organ, pristojen za državno varnost (NSA) v okviru Komisije skupaj z ► Direktorat za varnost Komisije ◄ na podlagi medsebojnega dogovora.

16. STOPNJE TAJNOSTI, VARNOSTNI OZNAČEVALNIKI IN OZNAKE

16.1 Stopnje tajnosti ( 8 )

Tajni podatki imajo naslednje stopnje tajnosti (glej tudi Dodatek 2):

► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : ta stopnja tajnosti se uporablja le za podatke in gradivo, katerega nedovoljeno razkritje bi lahko povzročilo izjemno težke posledice za temeljne interese Evropske unije in ene ali več njenih držav članic.

► SECRET UE ◄ : ta stopnja tajnosti se uporablja le za podatke in gradivo, katerega nedovoljeno razkritje bi lahko resno škodovalo temeljnim interesom Evropske unije ali ene ali več njenih držav članic.

► CONFIDENTIEL UE ◄ : ta stopnja tajnosti se uporablja za podatke in gradivo, katerega nedovoljeno razkritje bi lahko škodovalo temeljnim interesom Evropske unije ali ene ali več njenih držav članic.

► RESTREINT UE ◄ : ta stopnja tajnosti se uporablja le za podatke in gradivo, katerega nedovoljeno razkritje bi lahko bilo škodljivo za interese Evropske unije ali ene ali več njenih držav članic.

Druge stopnje tajnosti niso dopustne.

16.2 Varnostni označevalniki

Da bi se določile meje veljavnosti stopenj tajnosti (za tajne podatke, ki pomenijo avtomatično znižanje stopnje tajnosti ali odpravo stopnje tajnosti), se lahko uporabi dogovorjen varnostni označevalnik. Ta označevalnik se glasi bodisi „DO … (čas/datum)“ bodisi „DO … (dogodek)“.

Dodatni varnostni označevalniki, kot so označevalniki KRIPTO ali katerikoli drugi varnostni označevalnik, ki ga priznava EU, se uporabljajo v primeru potrebe po omejenem pošiljanju in posebnem ravnanju poleg tistega, ki je že označen s stopnjo tajnosti.

Varnostni označevalniki se uporabijo le skupaj s stopnjo tajnosti.

16.3 Oznake

Oznaka se lahko uporabi za določanje področja, ki ga pokriva dokument, ali določenega pošiljanja na podlagi „potrebe vedeti“ ali zato (pri podatkih, ki niso tajni), da se označi konec embarga.

Oznaka ni stopnja tajnosti in se ne sme uporabiti namesto nje.

Oznaka EVOP se uporabi pri dokumentih in njihovih kopijah v zvezi z varnostjo in obrambo Unije ali ene ali več njenih držav članic ali v zvezi z vojaškim ali nevojaškim kriznim upravljanjem.

16.4 Namestitev stopenj tajnosti

Stopnja tajnosti se označi:

(a) na dokumentih ► RESTREINT UE ◄ z mehanskimi ali elektronskimi sredstvi;

(b) na dokumentih ► CONFIDENTIEL UE ◄ z mehanskimi sredstvi, ročno ali s tiskanjem na predhodno žigosan, registrirani papir;

(c) na dokumentih ► SECRET UE ◄ in ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ z mehanskimi sredstvi ali ročno.

16.5 Namestitev varnostnih označevalnikov

Varnostni označevalniki se namestijo neposredno pod stopnjo tajnosti z uporabo enakih sredstev kot pri namestitvi stopenj tajnosti.

17. MERILA ZA DOLOČANJE STOPENJ TAJNOSTI

17.1 Splošno

Podatki se določijo kot tajni podatki le, če je to potrebno. Stopnja tajnosti se jasno in pravilno označi ter se ohrani samo toliko časa, kot je potrebno za varovanje podatkov.

Za določitev stopnje tajnosti podatka ter vsako znižanje stopnje tajnosti ali odpravo stopnje tajnosti je odgovorna samo oseba izvora.

Uradniki in drugi uslužbenci v Komisiji določajo stopnje tajnosti podatkom, jim znižujejo ali odpravljajo stopnje tajnosti po navodilu ali v dogovoru z vodjo službe.

Podrobni postopki za ravnanje s tajnimi dokumenti so določeni tako, da tem dokumentom zagotavljajo varovanje, ki ustreza podatkom, ki jih vsebujejo.

Število oseb, ki so pooblaščene za pripravo dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , se ohrani na minimumu, njihova imena pa se vnesejo v seznam, ki ga vodi ► Direktorat za varnost Komisije ◄ .

17.2 Uporaba stopenj tajnosti

Stopnja tajnosti dokumenta se določi glede na občutljivost njegove vsebine v skladu z opredelitvijo iz oddelka 16. Pomembno je, da se stopnja tajnosti uporablja na pravilen način in glede na stvarne potrebe. To zlasti velja za stopnjo tajnosti ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Pri stopnji tajnosti dokumenta oseba izvora tega dokumenta upošteva zgoraj navedena pravila in se izogiba vsakršni težnji po previsoki ali prenizki stopnji tajnosti.

Navodilo za uporabo stopenj tajnosti je v Dodatku 2.

Za posamezne strani, odstavke, oddelke, priloge, dodatke, dodane in priložene dele posameznega dokumenta se lahko določijo različne stopnje tajnosti. Stopnja tajnosti dokumenta kot celote je tista, ki velja za njegov del, označen z najvišjo stopnjo tajnosti.

Stopnja tajnosti pisma ali zabeležke k priloženim delom je enaka najvišji stopnji tajnosti njenih priloženih delov. Če je pismo ali zabeležka ločena od priloženih delov, mora oseba izvora jasno določiti stopnjo tajnosti.

Dostop javnosti še naprej ureja Uredba (ES) št. 1049/2001.

17.3 Zniževanje in odprava stopenj tajnosti

Tajnim podatkom EU se lahko zniža ali odpravi stopnja tajnosti samo z dovoljenjem osebe izvora in, če je potrebno, po posvetovanju z drugimi zainteresiranimi stranmi. Zniževanje ali odprava stopenj tajnosti se potrdi pisno. Oseba izvora je dolžna o spremembi obvestiti svoje naslovnike, ti pa so dolžni o tej spremembi obvestiti vse nadaljnje naslovnike, katerim so poslali ali jim kopirali dokument.

Če je mogoče, osebe izvora na tajnem dokumentu določijo datum, čas ali dogodek, v katerem je vsebini mogoče znižati ali odpraviti stopnjo tajnosti. V nasprotnem primeru osebe izvora preverjajo dokumente najpozneje vsakih pet let, da bi zagotovili potrebno izvorno stopnjo tajnosti.

18. MATERIALNA VARNOST

18.1 Splošno

Glavni cilji ukrepov materialne varnosti so nepooblaščeni osebi preprečiti dostop do tajnih podatkov in/ali gradiva EU, preprečiti krajo ali poškodbo opreme in druge lastnine ter onemogočiti motenje osebja, drugih zaposlenih in obiskovalcev ali druge oblike pritiska na njih.

18.2 Varnostne zahteve

Vsi objekti, območja, zgradbe, prostori, komunikacijski in informacijski sistemi itd., v katerih se hranijo in/ali obdelujejo tajni podatki in gradivo EU, se zavarujejo z ustreznimi ukrepi materialne varnosti.

Pri odločanju o potrebni ravni ukrepov materialne varnosti je treba upoštevati vse pomembne dejavnike, kot so:

(a) stopnja tajnosti podatkov in/ali gradiva;

(b) količina in oblika (npr. papir, računalniški nosilci shranjevanja) varovanih podatkov;

(c) lokalno oceno nevarnosti s strani obveščevalnih služb, katerih delovanje je usmerjeno proti EU, državam članicam in/ali drugim institucijam ali tretjim strankam, ki razpolagajo s tajnimi podatki EU, in sicer v zvezi s sabotažami, terorizmom ter drugimi subverzivnimi in/ali kriminalnimi dejavnostmi.

Ukrepi materialne varnosti se načrtujejo zaradi:

(a) preprečevanja skrivnih ali nasilnih vdorov nepooblaščenih oseb;

(b) odvračanja, oviranja in odkrivanja dejanj nelojalnih članov osebja;

(c) onemogočanja dostopa do tajnih podatkov EU tistim, od katerih se ne zahteva, da so z njimi seznanjeni.

18.3 Ukrepi materialne varnosti

18.3.1 Varnostna območja

Območja, kjer se obdelujejo ali shranjujejo podatki s stopnjo tajnosti ► CONFIDENTIEL UE ◄ ali z višjo stopnjo tajnosti, se uredijo in strukturirajo tako, da ustrezajo eni od naslednjih kategorij:

(a) Varnostno območje razreda I: območje, kjer se podatki ► CONFIDENTIEL UE ◄ ali podatki z višjo stopnjo tajnosti obdelujejo in shranjujejo tako, da vstop na to območje dejansko pomeni dostop do tajnih podatkov. Za takšno območje se zahteva: (i) jasno določen in zavarovan obseg prostora, prek katerega se nadzorujejo vsi vhodi in izhodi; (ii) sistem vhodnega nadzora, ki vstop na območje dovoljuje samo ustrezno preverjenim in posebno pooblaščenim osebam; (iii) podroben opis stopnje tajnosti podatkov, ki se običajno hranijo na takem območju, tj. podatkov, ki z vstopom na območje postanejo dostopni.

(b) Varnostno območje razreda II: območje, kjer se podatki ► CONFIDENTIEL UE ◄ ali podatki z višjo stopnjo tajnosti obdelujejo in shranjujejo tako, da so pred dostopom nepooblaščenih oseb varovani s pomočjo notranjega nadzora, npr. objekti, kjer so službe, v katerih se redno obdelujejo in shranjujejo podatki ► CONFIDENTIEL UE ◄ ali podatki z višjo stopnjo tajnosti. Za takšno območje se zahteva: (i) jasno določen in zavarovan obseg prostora, prek katerega se nadzorujejo vsi vhodi in izhodi; (ii) sistem vhodnega nadzora, ki vstop na območje dovoljuje samo ustrezno preverjenim in posebno pooblaščenim osebam. Za vse druge osebe se zahteva spremstvo ali enakovreden nadzor, ki nepooblaščenim osebam preprečuje dostop do tajnih podatkov EU in nenadzorovan vstop na območja, ki so predmet tehničnih varnostnih inšpekcijskih pregledov. Tista območja, na katerih uslužbenci niso prisotni 24 ur na dan, se pregledajo takoj po izteku normalnega delovnega časa, da se zagotovi ustrezno zavarovanje tajnih podatkov EU.

18.3.2 Upravno območje

Okoli varnostnih območij razreda I in razreda II ali v smereh, ki vodijo na ta območja, se lahko vzpostavi upravno območje z nižjo stopnjo varovanja. Za tako območje se zahteva vidno določen obseg prostora, ki omogoča preverjanje osebja in vozil. V teh območjih se obdelujejo in shranjujejo samo podatki ► RESTREINT UE ◄ in podatki, ki niso označeni s stopnjo tajnosti.

18.3.3 Vhodni in izhodni nadzor

Vhod v varnostna območja razreda I in razreda II in izhod iz njih se nadzoruje z dovolilnico ali s sistemom prepoznavanja oseb, ki velja za celotno osebje, ki običajno dela na teh območjih. Za preprečevanje nepooblaščenega dostopa do tajnih podatkov EU se vzpostavi tudi sistem preverjanja obiskovalcev. Sistem dovolilnic lahko dopolnjuje samodejno prepoznavanje kot dopolnilo k varnostnemu osebju, vendar ga v celoti ne nadomešča. Sprememba ocene ogrožanja lahko ima za posledico okrepitev ukrepov vhodnega in izhodnega nadzora, na primer med obiskom uglednih oseb.

18.3.4 Varnostni obhodi

Obhodi varnostnih območij razreda I in razreda II se morajo opravljati izven običajnega delovnega časa, da bi se premoženje EU zavarovalo pred ogrožanjem, poškodovanjem ali izgubo. Pogostost obhodov se določa glede na lokalne pogoje, vendar morajo obhodi praviloma potekati vsaki dve uri.

18.3.5 Varnostni vsebniki in prostori-trezorji

Za hranjenje tajnih podatkov EU se uporabljajo trije razredi vsebnikov:

— Razred A: vsebniki, ki so na nacionalni ravni odobreni za hranjenje tajnih podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ na varnostnih območjih razreda I ali razreda II;

— Razred B: vsebniki, ki so na nacionalni ravni odobreni za hranjenje tajnih podatkov ► SECRET UE ◄ in ► CONFIDENTIEL UE ◄ na varnostnih območjih razreda I ali razreda II;

— Razred C: pisarniško pohištvo, primerno samo za hranjenje tajnih podatkov ► RESTREINT UE ◄ .

V prostorih-trezorjih, zgrajenih na varnostnih območjih razreda I in razreda II in za vsa varnostna območja razreda I, kjer se tajni podatki ► CONFIDENTIEL UE ◄ in podatki z višjo stopnjo tajnosti hranijo na odprtih policah ali so predstavljeni na grafičnih prikazih, kartah/zemljevidih itd., mora stene, tla, strope in vrata s ključavnico(ami) potrditi Služba za akreditacijo varnosti (SAA) kot takšne, ki zagotavljajo enakovredno varovanje, kot jo zagotavlja razred varnostnih vsebnikov, odobrenih za shranjevanje tajnih podatkov iste stopnje tajnosti.

18.3.6 Ključavnice

Ključavnice, ki se uporabljajo pri varnostnih vsebnikih in prostorih-trezorjih, v katerih se hranijo tajni podatki EU, ustrezajo naslednjim standardom:

— Skupina A: biti morajo odobrene na nacionalni ravni za vsebnike razreda A;

— Skupina B: biti morajo odobrene na nacionalni ravni za vsebnike razreda B;

— Skupina C: biti morajo primerne samo za uporabo na pisarniškem pohištvu razreda C.

18.3.7 Nadzor nad ključi in kombinacijami

Ključi varnostnih vsebnikov se ne smejo nositi iz stavb Komisije. Nastavitve kombinacij za varnostne vsebnike si morajo osebe, ki jih morajo poznati, zapomniti. Nadomestni ključi in pisni zapisi vseh nastavitev kombinacij za uporabo v nujnih primerih so pri lokalnem varnostnem uradniku, zadolženem za varnost v pristojni službi Komisije; zapisi se hranijo ločeno, v zapečatenih neprozornih ovojnicah. Delovni ključi, nadomestni varnostni ključi in nastavitve kombinacij se hranijo v ločenih varnostnih vsebnikih. Za te ključe in nastavitve kombinacij mora biti zagotovljeno enako strogo varovanje kakor za gradivo, do katerega omogočajo dostop.

Poznavanje nastavitev kombinacij varnostnih vsebnikov je omejeno na najmanjše možno število oseb. Kombinacije se spremenijo:

(a) ob prejemu novega vsebnika;

(b) ob vsaki zamenjavi osebja;

(c) ob vsakem dejanskem ali predvidenem ogrožanju;

(d) po možnosti v presledkih šestih mesecev ali vsaj vsakih 12 mesecev.

18.3.8 Naprave za odkrivanje dejavnosti nepooblaščenih oseb

Če se za varovanje tajnih podatkov EU uporabljajo alarmni sistemi, televizija zaprtega kroga in druge električne naprave, mora biti na voljo rezervno električno napajanje, ki v primerih prekinitve glavnega električnega napajanja zagotavlja neprekinjeno delovanje sistema. Druga temeljna zahteva je, da se v primeru okvare v delovanju takšnih sistemov ali manipuliranju z njimi sproži ustrezen alarm ali kakšno drugo zanesljivo opozorilo nadzornemu osebju.

18.3.9 Odobrena oprema

► Direktorat za varnost Komisije ◄ vodi in dopolnjuje sezname varnostne opreme po tipih in modelih, ki jo je odobril zaradi neposrednega ali posrednega varovanja tajnih podatkov v različnih razmerah in pogojih. ► Direktorat za varnost Komisije ◄ med drugim te sezname utemeljuje na podatkih organa, pristojnega za državno varnost (NSA).

18.3.10 Fizično varovanje fotokopirnih strojev in telefaksov

Fotokopirni stroji in telefaksi se fizično varujejo v potrebnem obsegu, s čimer se zagotovi, da jih lahko uporabljajo le pooblaščene osebe za obdelavo tajnih podatkov in da so vsi tajni podatki pod primernim nadzorom.

18.4 Varovanje pred vpogledom in pred prisluškovanjem

18.4.1 Varovanje pred vpogledom

Podnevi in ponoči se izvajajo vsi ustrezni ukrepi, ki zagotavljajo, da tajnih podatkov EU ne more videti, niti po naključju, nobena nepooblaščena oseba.

18.4.2 Varovanje pred prisluškovanjem

Pisarniški prostori ali območja, v katerih se redno razpravlja o podatkih s stopnjo tajnosti ► SECRET UE ◄ ali z višjo stopnjo tajnosti, se v primerih tveganja zavarujejo pred pasivnimi ali aktivnimi poskusi prisluškovanja. Za oceno tveganja takšnih poskusov je zadolžen ► Direktorat za varnost Komisije ◄ , ki se po potrebi posvetuje z organi, pristojnimi za državno varnost (NSA).

18.4.3 Vnos elektronske in snemalne opreme

Na varnostna območja ali tehnično zavarovana območja ni dovoljeno vnašati mobilnih telefonov, zasebnih računalnikov, snemalnih naprav, kamer in drugih elektronskih ali snemalnih naprav brez predhodnega dovoljenja ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ .

Pri določanju varnostnih ukrepov za prostore, ki so občutljivi na pasivno prisluškovanje (npr. izolacija zidov, tal, vrat, stropov, merjenja jakosti zvoka) in za aktivno prisluškovanje (npr. iskanje mikrofonov), lahko ► Direktorat za varnost Komisije ◄ zahteva pomoč strokovnjakov organov, pristojnih za državno varnost (NSA).

Podobno lahko, kadar tako zahtevajo okoliščine, strokovnjaki za tehnično varnost pri organih, pristojnih za državno varnost (NSA) na zahtevo ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ pregledajo telekomunikacijsko opremo in kakršno koli električno ali elektronsko pisarniško opremo, ki je bila uporabljena med sestanki stopnje ► SECRET UE ◄ ali višje stopnje.

18.5 Tehnično varovana območja

Nekatera območja se lahko določijo kot tehnično varovana območja. Ob vstopu vanje se izvede poseben pregled. Če v njih ni osebja, taka območja ostanejo zaklenjena po odobrenem postopku, vsi ključi pa se obravnavajo kot varnostni ključi. Taka območja so predmet rednih pregledov v okviru varovanja stavb, ki se opravijo tudi po dejanskem vstopu ali sumu vstopa nepooblaščenih oseb.

Vodi se natančen popis opreme in pohištva zaradi nadzora in spremembe njihove lokacije. V tako območje se ne sme vnesti nikakršen kos pohištva ali opreme, dokler ga posebno za to usposobljeno varnostno osebje skrbno ne pregleda zaradi odkritja morebitnih prisluškovalnih naprav. Splošno pravilo je, da namestitev komunikacijskih vodov na tehnično zavarovana območja ni dovoljena brez predhodnega pooblastila pristojnega organa.

19. SPLOŠNA PRAVILA O NAČELU POTREBE VEDETI IN VARNOSTNEM PREVERJANJU OSEBJA EU

19.1 Splošno

Dostop do tajnih podatkov EU se dovoli samo osebam, za katere zaradi opravljanja njihovih dolžnosti ali nalog velja „potreba vedeti“. Dostop do podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ in ► CONFIDENTIEL UE ◄ se odobri le osebam, ki so varnostno preverjene.

Za določitev oseb, za katere velja „potreba vedeti“, je pristojna služba, v kateri se namerava zadevna oseba zaposliti.

Varnostno preverjanje osebja zahteva posamezna služba.

Ob koncu postopka se izda „varnostno potrdilo EU za osebje“, ki določa stopnjo tajnosti podatkov, do katerih lahko ima preverjena oseba dostop, in datum prenehanja veljavnosti potrdila.

Varnostno potrdilo EU za osebje, izdano za določeno stopnjo tajnosti, imetniku omogoči dostop do podatkov z nižjo stopnjo tajnosti.

Osebe, razen uradnikov ali drugih uslužbencev, kot so zunanji pogodbeniki, strokovnjaki ali svetovalci, s katerimi je treba obravnavati ali jim pokazati tajne podatke EU, morajo za tajne podatke EU imeti varnostno potrdilo in biti seznanjeni s svojo odgovornostjo za varnost.

Javni dostop še naprej ureja Uredba (ES) št. 1049/2001.

19.2 Posebna pravila o dostopu do podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Vse osebe, ki potrebujejo dostop do podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , morajo najprej opraviti preverjanje za pridobitev dostopa do takih podatkov.

Vse osebe, za katere se zahteva dostop do podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , imenuje član Komisije, pristojen za varnostne zadeve, njihova imena pa se hranijo v ustreznem registru ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Ta register vzpostavi in vodi ► Direktorat za varnost Komisije ◄ .

Vse osebe morajo pred pridobitvijo dostopa do podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ podpisati potrdilo, ki dokazuje, da so bile seznanjene z varnostnimi postopki Komisije in da se v celoti zavedajo svoje posebne odgovornosti za varovanje podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ter posledic, ki jih predvidevajo predpisi EU in predpisi držav članic, če tajni podatki pridejo v roke nepooblaščeni osebi, bodisi namenoma ali iz malomarnosti.

Za osebe, ki imajo na sestankih itd. dostop do podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , pristojni uradnik za nadzor službe ali organa, kjer je navedena oseba zaposlena, obvesti organ, ki je sklical sestanek, da zadevne osebe tako dovoljenje imajo.

Imena vseh oseb, ki ne opravljajo več nalog, za katere se zahteva dostop do podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , se umaknejo s seznama ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Poleg tega so vse take osebe ponovno opozorjene na njihovo posebno odgovornost glede varovanja podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Osebe podpišejo tudi izjavo, s katero potrjujejo, da ne bodo niti uporabljale niti posredovale naprej podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , s katerimi so se seznanile.

19.3 Posebna pravila o dostopu do podatkov ► SECRET UE ◄ in ► CONFIDENTIEL UE ◄

Vse osebe, ki potrebujejo dostop do podatkov ► SECRET UE ◄ ali ► CONFIDENTIEL UE ◄ , morajo najprej opraviti preverjanje za pridobitev dostopa do ustrezne stopnje tajnosti podatkov.

Vse osebe, ki potrebujejo dostop do podatkov ► SECRET UE ◄ ali ► CONFIDENTIEL UE ◄ , se morajo seznaniti z ustreznimi varnostnimi predpisi in se zavedati posledic malomarnega odnosa do njih.

Za osebe, ki imajo na sestankih itd. dostop do podatkov ► SECRET UE ◄ in ► CONFIDENTIEL UE ◄ , varnostni uradnik organa, kjer je navedena oseba zaposlena, obvesti organ, ki je sklical sestanek, da imajo zadevne osebe tako pooblastilo.

19.4 Posebna pravila o dostopu do podatkov ► RESTREINT UE ◄

Osebe, ki imajo dostop do podatkov ► RESTREINT UE ◄ , so opozorjene na ta pravilnik in posledice malomarnega odnosa do njih.

19.5 Prenosi

Če je uslužbenec premeščen z delovnega mesta, na katerem je imel opravka s tajnimi podatki EU, registrski urad nadzoruje, da prenos takih podatkov od odhajajočega k prihajajočemu uslužbencu poteka na pravilen način.

Če je uslužbenec premeščen na drugo delovno mesto, kjer ima opravka s tajnimi podatki EU, ga lokalni varnostni uradnik ustrezno pouči.

19.6 Posebna navodila

Osebe, od katerih se zahteva delo s tajnimi podatki EU, je treba ob nastopu dela in nato redno opozarjati na:

(a) nevarnosti za varnost, ki izhajajo iz prostih pogovorov;

(b) previdnostne ukrepe v njihovih odnosih s tiskom in predstavniki posebnih interesnih skupin;

(c) nevarnost, ki jo za EU in države članice v zvezi s tajnimi podatki in dejavnostmi EU predstavlja dejavnost obveščevalnih služb;

(d) obveznost takojšnjega poročanja pristojnim varnostnim organom o vsakem ravnanju, ki bi zbudilo sum o vohunski dejavnosti ali o kakršnih koli nenavadnih okoliščinah v zvezi z varnostjo.

Vse osebe, ki so običajno izpostavljene pogostim stikom s predstavniki držav, katerih obveščevalne službe delujejo proti EU in državam članicam v zvezi s tajnimi podatki in dejavnostmi EU, so poučene o tehnikah, za katere je znano, da jih uporabljajo različne obveščevalne službe.

Za zasebna potovanja osebja, ki je bilo za dostop do tajnih podatkov EU varnostno preverjeno, v katero koli namembno območje, Komisija nima nobenih varnostnih predpisov. Vendar pa ► Direktorat za varnost Komisije ◄ seznani uradnike in druge uslužbence, ki spadajo v njegovo pristojnost, s pravili potovanja, ki jih bodo morda morali spoštovati.

20. POSTOPEK VARNOSTNEGA PREVERJANJA URADNIKOV IN DRUGIH USLUŽBENCEV KOMISIJE

(a) Samo uradniki in drugi uslužbenci Komisije ali osebe, zaposlene v Komisiji, ki morajo zaradi opravljanja svojih nalog in zahtev službe poznati ali uporabljati tajne podatke Komisije, imajo dostop do takšnih podatkov.

(b) Da bi pridobile dostop do podatkov s stopnjo „ ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ “, „ ► SECRET UE ◄ “ in „ ► CONFIDENTIEL UE ◄ “, morajo imeti osebe iz odstavka (a) pooblastilo v skladu s postopkom iz odstavkov (c) in (d) tega oddelka.

(c) Pooblastilo se izda samo osebam, ki so bile varnostno preverjene pri organih, pristojnih za državno varnost v državah članicah (NSA) v skladu s postopkom iz odstavkov (i) do (n).

(d) ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ je pristojen za izdajanje pooblastil iz odstavkov (a), (b) in (c).

(e) Vodja izda pooblastilo po pridobitvi mnenja pristojnih državnih organov držav članic na podlagi opravljenega varnostnega pregleda, ki s izvede v skladu z odstavki (i) do (n).

(f) ► Direktorat za varnost Komisije ◄ vodi in dopolnjuje seznam vseh občutljivih mest v posameznih službah Komisije, ter vseh oseb, ki so pridobile (začasno) pooblastilo.

(g) Pooblastilo, ki velja pet let, ne sme presegati časa trajanja nalog, za katere je bilo izdano. V skladu s postopkom iz odstavka (e) se lahko obnovi.

(h) ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ odvzame pooblastilo, kadar meni, da ima za to upravičene razloge. Vsaka odločitev o odvzemu pooblastila se sporoči zadevni osebi, ki lahko zahteva zaslišanje s strani ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ ali pristojnega državnega organa.

(i) Varnostni pregled se opravi s sodelovanjem zadevne osebe in na zahtevo ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ . Pristojni državni organ za preglede je organ tiste države članice, katere državljan je oseba, ki se ji izda pooblastilo. Kadar zadevna oseba ni državljan države članice EU, ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ zaprosi za varnostni pregled tisto državo članico EU, v kateri ima oseba stalno prebivališče ali navadno prebiva.

(j) Kot del postopka pregleda mora zadevna oseba izpolniti obrazec z osebnimi podatki.

(k) ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ v svoji zahtevi določi vrsto in stopnjo tajnosti podatkov, ki bodo na razpolago zadevni osebi, tako da pristojni državni organi lahko opravijo postopek pregleda in dajo svoje mnenje glede obsega pooblastil, ki bi bil primeren za navedeno osebo.

(l) Za celotni proces varnostnega preverjanja skupaj z dobljenimi rezultati se upoštevajo ustrezna pravila in predpisi, ki veljajo v zadevni državi članici, vključno s pravili in predpisi, ki urejajo pravna sredstva.

(m) Kadar pristojni državni organi države članice izdajo pozitivno mnenje, lahko ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ izda zadevni osebi ustrezno pooblastilo.

(n) Kadar pristojni državni organi izdajo negativno mnenje, o tem uradno obvestijo zadevno osebo, ki lahko zaprosi ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ za zaslišanje. Če vodja ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ meni, da je to potrebno, lahko zaprosi pristojne državne organe za vsa dodatna pojasnila, ki jih lahko dajo. V primeru potrditve negativnega mnenja se pooblastilo ne izda.

(o) Vse osebe, ki jim je bilo izdano pooblastilo v smislu odstavkov (d) in (e) v času izdaje pooblastila in potem v rednih časovnih presledkih prejmejo vsa potrebna navodila v zvezi z varovanjem tajnih podatkov in sredstvi za zagotavljanje takega varovanja. Take osebe podpišejo izjavo, s katero potrjujejo, da so prejele navodila in se obvežejo, da jih bodo spoštovale.

(p) ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ sprejme vse potrebne ukrepe za izvajanje tega oddelka, zlasti glede pravil, ki urejajo dostop do seznama pooblaščenih oseb.

(q) Izjemoma, če tako zahteva služba, lahko ► direktor Direktorata za varnost Komisije ◄ , potem ko je uradno obvestil pristojne državne organe in pod pogojem, da od njih v roku enega meseca ni dobil odziva, izda začasno pooblastilo za obdobje, ki ne presega šest mesecev, do objave rezultata pregleda iz odstavka (i).

(r) Tako izdana prehodna in začasna pooblastila ne dajejo dostopa do podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; dostop do takih podatkov je omejen na uradnike, ki so dejansko opravili pregled s pozitivnimi rezultati v skladu z odstavkom (i). Do objave rezultatov pregleda se uradnikom, za katere je bilo preverjanje zahtevano za stopnjo ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , lahko začasno in prehodno dovoli dostop do podatkov s stopnjo tajnosti do in vključno z ► SECRET UE ◄ .

21. PRIPRAVA, POŠILJANJE, PRENOS, VARNOST KURIRJEV TER DODATNE KOPIJE ALI PREVODI IN IZVLEČKI IZ TAJNIH DOKUMENTOV EU

21.1 Priprava

1. Stopnje tajnosti EU, določene v oddelku 16, ► CONFIDENTIEL UE ◄ in višje stopnje se označijo zgoraj in spodaj na sredini vsake strani, vsaka stran pa je oštevilčena. Vsak tajni dokument EU je opremljen z referenčno številko in datumom. Pri dokumentih ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ in ► SECRET UE ◄ je referenčna številka na vsaki strani. Če je treba dokumente razdeliti v več izvodih, ima vsak izvod številko, ki je na prvi strani skupaj s skupnim številom strani. Seznam vseh dodatkov in prilog se navede na prvi strani dokumenta s stopnjo ► CONFIDENTIEL UE ◄ ali z višjo stopnjo tajnosti.

2. Dokumente s stopnjo ► CONFIDENTIEL UE ◄ in z višjo stopnjo tajnosti tipkajo, prevajajo, shranjujejo, fotokopirajo, reproducirajo na magnetni trak ali na mikrofilm samo osebe, ki so bile varnostno preverjene za dostop do tajnih podatkov EU vsaj do stopnje tajnosti zadevnega dokumenta.

3. Računalniško pripravo tajnih dokumentov ureja oddelek 25.

21.2 Pošiljanje

1. Tajni podatki EU se pošiljajo samo osebam, za katere velja „potreba vedeti“ in ki so ustrezno varnostno preverjene. Prvo pošiljanje določi oseba izvora.

2. Dokumenti ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ se pošiljajo preko registrskih uradov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ (glej oddelek 22.2). Za sporočila ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ pristojni registrski urad lahko pooblasti vodjo komunikacijskega centra, da pripravi število izvodov, ki je določeno v seznamu naslovnikov.

3. Dokumente s stopnjo ► SECRET UE ◄ in z nižjo stopnjo tajnosti drugim naslovnikom lahko pošilja izvorni naslovnik na podlagi „potrebe vedeti“. Vendar pa organi izvora jasno navedejo vse potrebne omejitve. Kadarkoli so te omejitve uvedene, lahko naslovniki dokumente ponovno pošiljajo samo s pooblastilom oseb izvora.

4. Vsak dokument s stopnjo ► CONFIDENTIEL UE ◄ in z višjo stopnjo tajnosti, ob prihodu ali izhodu iz generalnega direktorata ali službe v evidenco vpiše lokalni registrski urad za tajne podatke EU v okviru posamezne službe. Podatki, ki jih je treba vpisati (reference, datum in po potrebi številka izvoda), morajo omogočati prepoznavo dokumentov in biti vpisani v kontrolno knjigo ali vneseni v posebno varovan računalniški nosilec. (glej 22.1).

21.3 Prenos tajnih dokumentov EU

21.3.1 Pakiranje, potrdila

1. Dokumenti s stopnjo ► CONFIDENTIEL UE ◄ in z višjo stopnjo, se posredujejo v odpornih, neprozornih dvojnih ovojnicah. Na notranji ovojnici se označijo ustrezna stopnja tajnosti EU in, če je možno, popolni podatki o nazivu delovnega mesta in naslova prejemnika.

2. Notranjo ovojnico lahko odpre in potrdi prejem priloženih dokumentov samo nadzorni uradnik registrskega urada (glej oddelek 22.1) ali njegov namestnik, razen če ta ovojnica ni naslovljena na posameznika. V takem primeru ustrezni registrski urad (glej oddelek 22.1) vpiše prejem ovojnice, notranjo ovojnico pa sme odpreti in potrditi prejem v njej vsebovanih dokumentov samo tista oseba, na katero je naslovljena.

3. V notranjo ovojnico se priloži potrdilo o prejemu. Na potrdilu, ki ne bo razvrščeno, morajo biti navedeni referenčna številka, datum in številka izvoda dokumenta, nikoli pa njegov predmet.

4. Notranja ovojnica se vloži v zunanjo ovojnico, ki nosi odpremno številko za namene prejema. Stopnja tajnosti v nobenem primeru ne sme biti vidna na zunanji ovojnici.

5. Za dokumente s stopnjo ► CONFIDENTIEL UE ◄ in z višjo stopnjo tanosti kurirji dobijo potrdila, na katerih se morajo podatki ujemati z odpremnimi številkami.

21.3.2 Prenos znotraj zgradbe ali skupine zgradb

Znotraj zgradbe ali skupine zgradb se tajni dokumenti lahko prenašajo v zapečatenih ovojnicah, na katerih je samo ime naslovnika, pod pogojem, da je oseba, ki jih prenaša, bila varnostno preverjena za stopnjo tajnosti dokumentov.

21.3.3 Prenos znotraj države

1. Znotraj države prenos dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ opravlja samo uradna kurirska služba ali osebe, ki so pooblaščene za dostop do podatkov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. Kadar se uporabi kurirska služba za prenos dokumenta ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ izven zgradbe ali skupine zgradb, je treba upoštevati določbe o odpremljanju in prejemu iz tega poglavja. Dostavne službe morajo imeti na voljo zadostno število osebja, da bi zagotovile, da pošiljke dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ves čas ostajajo pod neposrednim nadzorom odgovorne osebe.

3. Izjemoma lahko dokumente ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ izven zgradbe ali skupine zgradb za lokalno rabo na sestankih in razpravah prenašajo uslužbenci, ki niso kurirji, pod pogojem da: (a) je prenašalec pooblaščen za dostop do dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; (b) je način odpreme v skladu s pravili o prenosu dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; (c) uslužbenec v nobenem primeru ne pusti dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ brez nadzora; (d) se uredi vse potrebno, da seznam dokumentov, ki se prenašajo na takšen način, ostane v registrskem uradu ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , kjer se dokumenti hranijo, in da se vpiše v kontrolno knjigo ter omogoči preverjanje dokumentov ob njihovi vrnitvi.

4. Znotraj ene države se dokumenti ► SECRET UE ◄ in ► CONFIDENTIEL UE ◄ lahko pošiljajo po pošti, če tak prenos dovoljujejo nacionalni predpisi in če je prenos v skladu z določbami tega pravilnika, ali prenos opravi kurirska služba ali osebe, ki so bile varnostno preverjene v zvezi z dostopom do tajnih podatkov EU.

5. ► Direktorat za varnost Komisije ◄ pripravi navodila o osebnem prenašanju tajnih dokumentov EU, ki temeljijo na tem pravilniku. Od prenašalca se zahteva, da se s temi navodili seznani in jih podpiše. Navodila zlasti jasno določajo, da pod nobenim pogojem: (a) prenašalec dokumentov ne da iz rok, razen če so pod varnim nadzorom v skladu z določbami iz oddelka 18; (b) dokumenti ne smejo biti brez nadzora v sredstvih javnega prometa ali zasebnih vozilih ali na mestih, kot so restavracije ali hoteli. Ne smejo se hraniti v hotelskih trezorjih ali biti brez nadzora v hotelskih sobah; (c) se dokumenti ne smejo prebirati na javnih mestih, kot so letala ali vlaki.

21.3.4 Prenos iz ene države v drugo

1. Gradivo s stopnjo ► CONFIDENTIEL UE ◄ in z višjo stopnjo tajnosti, prenašajo diplomatske ali vojaške kurirske službe.

2. Vendar pa se osebni prenos gradiva s stopnjo ► SECRET UE ◄ in ► CONFIDENTIEL UE ◄ , dovoli, če določbe v zvezi s prenosom zagotavljajo, da dokumenti ne morejo priti v roke nobeni nepooblaščeni osebi.

3. Član Komisije, pristojen za varnostne zadeve, lahko odobri osebni prenos, če diplomatska ali vojaška kurirska služba nista na voljo ali če bi uporaba teh služb imela za posledico zamudo, ki bi škodila operacijam EU, in če naslovnik gradivo nujno potrebuje. ► Direktorat za varnost Komisije ◄ pripravi navodila za mednarodni osebni prenos tajnega gradiva s stopnjami do ► SECRET UE ◄ in vključno z njo s strani oseb, ki niso kurirji diplomatskih in vojaških kurirskih služb. Navodila določajo, da: (a) ima prenašalec ustrezno varnostno potrdilo; (b) se v pristojni službi ali registrskem uradu vodi evidenca o celotnem gradivu, ki se tako prenaša; (c) je na paketih ali vrečah, ki vsebujejo gradivo EU, nameščena uradna plomba, ki preprečuje carinski nadzor, ter nalepke za prepoznavo in navodila za najditelja; (d) ima prenašalec pri sebi kurirsko potrdilo in/ali potni nalog, ki ga priznavajo vse države EU, s katerim je pooblaščen za prenos ustrezno označenega paketa; (e) se na potovanju po kopnem ne prečka nobena od držav nečlanic EU ali njihovih meja, razen če ima država odpošiljateljica posebno jamstvo teh držav; (f) bo program potovanja prenašalca glede krajev namembnosti, potovalnih smeri in sredstev uporabljenega prevoza v skladu s predpisi EU ali - če so nacionalni predpisi v zvezi s takimi zadevami strožji - v skladu s temi predpisi; (g) gradivo mora ostati v lasti prenašalca, razen če se varuje v skladu z določbami o varnem shranjevanju iz oddelka 18; (h) gradivo ne sme ostati brez nadzora v sredstvih javnega prometa ali zasebnih vozilih ali na mestih, kot so restavracije ali hoteli. Ne sme se hraniti v hotelskih trezorjih ali biti brez nadzora v hotelskih sobah; (i) če gradivo, ki se prenaša, vsebuje dokumente, se ti ne smejo prebirati na javnih mestih (npr. v letalih, vlakih itd.).

4. Oseba, ki je določena za prenos tajnega gradiva, mora prebrati in podpisati varnostna navodila, ki vsebujejo najmanj že navedena navodila, in postopke, po katerih je treba ravnati v nujnih primerih ali kadar carinski ali letališki varnostni organi zahtevajo pregled paketa, ki vsebuje tajno gradivo.

21.3.5 Prenos dokumentov ► RESTREINT UE ◄

Za prenos dokumentov ► RESTREINT UE ◄ ni predvidenih posebnih določb, razen zagotovil, da ob prenosu dokumenti ne morejo preiti v roke nobeni nepooblaščeni osebi.

21.4 Varnost kurirjev

Vsi kurirji, ki so zadolženi za prenašanje dokumentov ► SECRET UE ◄ in ► CONFIDENTIEL UE ◄ , morajo biti ustrezno varnostno preverjeni.

21.5 Elektronska in druga sredstva tehničnega prenosa

1. Zaradi zagotovitve varnega prenosa tajnih podatkov EU se uvedejo varnostni ukrepi na področju komunikacij. Podrobna pravila, ki veljajo za prenos takih tajnih podatkov EU, določa oddelek 25.

2. Podatke s stopnjo ► CONFIDENTIEL UE ◄ in ► SECRET UE ◄ lahko prenašajo le akreditirani komunikacijski centri in omrežja in/ali terminali ter sistemi.

21.6 Dodatne kopije in prevodi ter izvlečki iz tajnih dokumentov EU

1. Kopijo ali prevod dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ lahko odobri le organ izvora.

2. Če osebe brez varnostnega potrdila ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ potrebujejo podatke, ki, čeprav so vsebovani v dokumentu ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , nimajo navedene stopnje tajnosti, se vodji registrskega urada ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ (glej oddelek 22.2) lahko dovoli, da pripravi potrebno število izvlečkov iz navedenega dokumenta. Hkrati vodja sprejme potrebne ukrepe, ki zagotovijo, da se takim izvlečkom določi ustrezna stopnja tajnosti

3. Dokumente s stopnjo ► SECRET UE ◄ in z nižjo stopnjo tajnosti, lahko razmnoži in prevaja naslovnik v skladu s tem pravilnikom in pod pogojem doslednega uresničevanja načela „potrebe vedeti“. Varnostni ukrepi, ki veljajo za izvorni dokument, veljajo tudi za njegove razmnožene primerke in/ali prevode.

22. REGISTRSKI URADI, INVENTURNI POPISI, PREVERJANJA, ARHIVIRANJE IN UNIČENJE TAJNIH PODATKOV EU

22.1 Lokalni registrski uradi za tajne podatke EU

1. V okviru Komisije je v vsaki službi, če je to potrebno, eden ali več lokalnih registrskih uradov za tajne podatke EU odgovornih za registracijo, razmnoževanje, odpremljanje, arhiviranje in uničenje dokumentov, označenih s stopnjo ► SECRET UE ◄ in ► CONFIDENTIEL UE ◄ .

2. Kadar služba nima lokalnega registrskega urada za tajne podatke EU, njegovo vlogo prevzame lokalni registrski urad za tajne podatke EU generalnega sekretariata.

3. Lokalni registrski uradi za tajne podatke EU poročajo vodji službe, od katerega prejemajo navodila. Vodja teh registrskih uradov je nadzorni uradnik registrskega urada (RCO).

4. Lokalni registrski uradi za tajne podatke EU so pod nadzorom lokalnega varnostnega uradnika, če gre za uporabo predpisov o ravnanju z dokumenti s tajnimi podatki EU in upoštevanje ustreznih varnostnih ukrepov.

5. Uradnikom, ki so dodeljeni lokalnim registrskim uradom za tajne podatke EU, je dovoljen dostop do tajnih podatkov EU v skladu z oddelkom 20.

6. Pod vodstvom pristojnega vodje službe so lokalni registrski uradi za tajne podatke EU zadolženi za: (a) vodenje postopkov v zvezi z registracijo, razmnoževanjem, prevajanjem, prenosom, odpremljanjem in uničevanjem takih podatkov; (b) vodenje registra o tajnih podatkih; (c) redno preverjanje potrebe po ohranjanju stopenj tajnosti podatkov.

7. Lokalni registrski uradi za tajne podatke EU vodijo evidenco o naslednjih podatkih: (a) datumu določitve tajnih podatkov; (b) stopnje tajnosti; (c) datumu prenehanja veljavnosti stopnje tajnosti; (d) imenu in službi osebe izvora; (e) prejemniku ali prejemnikih, z zaporedno številko; (f) predmetu; (g) številki; (h) številu izvodov v obtoku; (i) pripravi popisa tajnih podatkov, ki so bili posredovani službi; (j) vpisniku o odpravi ali zniževanju stopenj tajnosti tajnih podatkov.

8. Splošna pravila, določena v oddelku 21, veljajo za lokalne registrske urade za tajne podatke EU v Komisiji, razen če jih spreminjajo posebna pravila iz tega oddelka.

22.2 Registrski urad ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

22.2.1 Splošno

1. Centralni registrski urad ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ zagotavlja evidentiranje, obdelavo in razširjanje dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ v skladu s tem pravilnikom. Vodja registrskega urada ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ je nadzorni uradnik registrskega urada ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. Centralni registrski urad ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ deluje kot glavni sprejemni in odpremni organ v Komisiji, pri drugih institucijah EU, državah članicah, mednarodnih organizacijah in tretjih državah, s katerimi ima Komisija sklenjene sporazume o varnostnih postopkih za izmenjavo tajnih podatkov.

3. Če je potrebno, se ustanovijo podregistrski uradi, ki so odgovorni za notranje upravljanje dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; njihova naloga je sprotno dopolnjevanje podatkov o kroženju vsakega dokumenta, za katerega so zadolženi.

4. Podregistrski uradi ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ se ustanovijo, kakor to določa oddelek 22.2.3, zaradi dolgoročnih potreb in so pridruženi centralnemu registrskemu uradu ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Če so potrebe po proučitvi dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ samo začasne ali priložnostne, se ti dokumenti lahko razpošiljajo brez ustanovitve podregistrskega urada ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , pod pogojem, da so predpisana pravila, ki zagotavljajo nadaljnji nadzor s strani ustreznega registrskega urada ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ in da se pri tem spoštujejo vsi ukrepi za materialno varnost in varnost osebja.

5. Podregistrski uradi ne smejo prenesti dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ neposredno na druge podregistrske urade istega centralnega registrskega urada ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ brez izrecne odobritve slednjega.

6. Vse izmenjave dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ med podregistrskimi uradi, ki niso pridruženi istemu centralnemu registrskemu uradu, potekajo prek centralnih registrskih uradov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

22.2.2 Centralni registrski urad ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Kot nadzorni uradnik je vodja centralnega registrskega urada ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ pristojen za:

(a) prenos dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ v skladu z določbami iz oddelka 21.3;

(b) vodenje seznama vseh svojih podrejenih podregistrskih uradov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skupaj z imeni in podpisi imenovanih uradnikov za nadzor in nji