1983R0354 — SL — 26.03.2015 — 002.001

Ta dokument je mišljen zgolj kot dokumentacijsko orodje in institucije za njegovo vsebino ne prevzemajo nobene odgovornosti

spremenjena z:









▼B

UREDBA SVETA (EGS, EURATOM) št. 354/83

z dne 1. februarja 1983

o odpiranju za javnost arhivskega gradiva Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo







SVET EVROPSKIH SKUPNOSTI JE ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske gospodarske skupnosti, zlasti člena 235 Pogodbe, ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo, zlasti člena 203 Pogodbe, ob upoštevanju predloga Komisije ( 1 ), ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta, ( 2 ) ker se je v institucijah Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo pri opravljanju njunih nalog nabrala obsežna zbirka dokumentarnega gradiva; ker je to dokumentarno gradivo last teh Skupnosti, katerih vsaka je pravna oseba; ker je tako v državah članicah kot v mednarodnih organizacijah v navadi, da postane arhivsko gradivo po poteku več let dostopni javnosti; ker je treba določiti skupna pravila za odpiranje arhivskega gradiva Evropskih skupnosti za javnost; ker se del teh dokumentov in spisov, ki so nastali v institucijah Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo, dejansko hrani v arhivih držav članic; ker države članice uporabljajo različna pravila za določanje, kdaj in pod kakšnimi pogoji je njihovo arhivsko gradivo lahko dostopno javnosti; ker bi morali preprečiti dajanje v javnost iz državnih arhivov zaupnih dokumentov in spisov, ki izhajajo iz institucij Skupnosti, pod manj strogimi pogoji, kakor je predvideno s to uredbo; ker obdelava in kritična analiza arhivskega gradiva Skupnosti nista pomembni le na splošno zaradi zgodovinskih raziskav, temveč lahko istočasno tudi olajšata delovanje organov, ki sodelujejo v zadevah Skupnosti, s tem pa prispevata k uspešnejšemu doseganju vseh ciljev Skupnosti; ker Pogodbi ne predvidevata kakršnih koli posebnih pooblastil glede ukrepanja v zvezi z uvedbo skupnih pravil za to področje; ker je potrebno opredeliti samo nekatera bistvena načela, sprejetje pravil, potrebnih za izvajanje teh načel na notranji ravni pa je prepuščeno posameznim institucijam Skupnosti, SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:







▼M1

Člen 1

1. S to uredbo se prizadeva zagotoviti, da se dokumenti z zgodovinsko ali upravno vrednostjo ohranijo in dajo na voljo javnosti, kadarkoli je to mogoče.

Zato vsaka institucija Evropske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo kakor tudi Evropski ekonomsko-socialni odbor, Odbor regij, agencije in podobni organi, ki jih je ustanovil zakonodajalec (v nadaljnjem besedilu institucije), ustanovijo svoje zgodovinske arhive in jih odprejo za javnost pod pogoji, predvidenimi s to uredbo, po poteku obdobja 30 let, ki se začne z datumom nastanka dokumenta.

2. Za namene te uredbe:

(a) arhivi institucij Evropskih skupnosti pomenijo vse dokumente katere koli vrste in v katerikoli obliki, ki izvirajo iz ali jih je prejela ena od institucij ali njihovi predstavniki ali uradniki med opravljanjem svojih dolžnosti in se nanašajo na dejavnosti Evropske skupnosti in/ali Evropske skupnosti za atomsko energijo (v nadaljnjem besedilu Evropske skupnosti);

(b) „zgodovinski arhivi institucij Evropskih skupnosti“ sestavljajo tisti del arhivov institucij Evropskih skupnosti, ki je bil pod pogoji iz člena 7 izbran za trajno ohranitev.

3. Vsi dokumenti, ki so na voljo javnosti pred potekom obdobja iz odstavka 1, so še naprej razpoložljivi brez omejitev.

▼B

4. Po izteku 30-letnega obdobja, predvidenega v odstavku 1, je dostop do arhivskega gradiva dovoljen vsakomur, ki zanj zaprosi in soglaša, da bo spoštoval notranja pravila, ki jih v ta namen uvede vsaka posamezna institucija.

5. Arhivsko gradivo je dostopno v obliki dvojnikov. Institucije lahko ne glede na to izdajo izvirne dokumente ali spise, če uporabnik izkaže poseben in primerno utemeljen interes.

▼M1

Člen 2

1. Pri dokumentih, ki jih zajema izjema v zvezi z zasebnostjo in integriteto posameznika, kakor je opredeljena v členu 4(1)(b) Uredbe (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 v zvezi z javnim dostopom do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije ( 3 ), in izjema v zvezi s poslovnimi interesi fizične ali pravne osebe, vključno z intelektualno lastnino, kakor je opredeljena v prvi alinei člena 4(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001, se izjeme lahko še naprej uporabljajo za celotni dokument ali njegov del tudi po poteku 30-letnega obdobja, če so izpolnjeni zadevni pogoji za njihovo uporabo.

2. Dokumenti, ki jih zajema izjema v zvezi z zasebnostjo in integriteto posameznika, kakor je opredeljena v členu 4(1)(b) Uredbe (ES) št. 1049/2001, vključno s kartotekami uslužbencev Evropskih skupnosti, se lahko razkrijejo v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varovanju posameznikov glede obdelave osebnih podatkov s strani institucij in teles Skupnosti ter o prostem pretoku takih podatkov ( 4 ), zlasti v skladu s členoma 4 in 5 uredbe.

3. Pred odločitvijo, da javnosti da na voljo dokumente, ki bi, če se razkrijejo, lahko ogrozili poslovne interese fizične ali pravne osebe, vključno intelektualno lastnino, kakor je opredeljeno v prvi alinei člena 4(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001, institucija o svojem namenu, da bo omogočila javnosti dostop do dokumentov, obvesti zadevno osebo v skladu s pravili, ki jih določi vsaka institucija. Dokumenti se ne objavijo, če ob upoštevanju pripomb zadevne osebe institucija meni, da bi njihovo razkritje ogrozilo takšne poslovne interese, razen če pri razkritju ne gre za prevladujoči javni interes.

4. Občutljivi dokumenti v smislu člena 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001 so dostopni v mejah, določenih v navedenem členu.

Člen 3

Javnost nima dostopa do dokumentov, ki so razvrščeni v skladu s členom 10 Uredbe Sveta št. 3 z dne 31. julija 1958 o izvajanju člena 24 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo ( 5 ) in za katere ni odpravljeno varovanje tajnosti.

▼M1 —————

▼M1

Člen 5

Zaradi skladnosti s pravilom o 30-letnem obdobju, ki je predvideno v členu 1(1), vsaka institucija pravočasno, najkasneje pa 25 let po datumu nastanka dokumenta, pregleda vse dokumente, razvrščene v skladu s pravili zadevne institucije, zaradi odločitve o odpravi ali ohranitvi varovanja njihove tajnosti. Dokumenti, za katere se varovanje tajnosti ne odpravi pri prvem takem pregledu, se ponovno pregledajo v rednih časovnih presledkih in vsaj vsakih pet let.

Člen 6

Kadar po poteku 30-letnega obdobja iz člena 1(1) država članica namerava dati javnosti na voljo dokumente, ki so nastali v institucijah in jih zajema člen 2 ali člen 3, se posvetuje z zadevno institucijo zaradi sprejetja odločitve, ki ne ogroža dosega ciljev te uredbe.

Člen 7

Vsaka institucija prenese v svoje zgodovinske arhive vse dokumente iz svojih aktualnih arhivov najkasneje 15 let po datumu njihovega nastanka. V začetnem procesu razvrščanja se ločijo dokumenti, ki jih je treba ohraniti, od tistih, ki nimajo nobene upravne ali zgodovinske vrednosti, po merilih, ki jih določi vsaka institucija v skladu s členom 9.

▼B

Člen 8

▼M2

1. Vsaka institucija, razen Sodišča Evropske unije in Evropske centralne banke (ECB), deponira dokumente, ki so del njenega arhivskega gradiva in ga je v skladu s to uredbo dala na voljo javnosti, pri Evropskem univerzitetnem inštitutu (EUI) v Firencah. Gradivo se deponira v skladu s Prilogo.

Institucije, ki deponirajo gradivo, se lahko ne glede na prvi podostavek iz pravnih ali upravnih razlogov odločijo, da nekaterih izvirnih dokumentov ne bodo deponirale pri EUI. V tem primeru deponirajo kopijo takih dokumentov v mikroobliki ali digitalni obliki.

▼B

2. Vsaka institucija na zahtevo priskrbi državam članicam in drugim institucijam popoln komplet kopij svojega arhivskega gradiva v mikroobliki, če se institucija ne nahaja v zadevni državi članici ali če se zadevne institucije ne nahajajo v isti državi članici, kolikor je po tej uredbi omogočen javni dostop do njih.

▼M2

3. Sodišče Evropske unije in ECB lahko deponirata svoje arhivsko gradivo pri EUI prostovoljno.

4. Institucije, ki deponirajo gradivo, ohranijo lastninsko pravico na svojem arhivskem gradivu ter izključno odgovornost za sestavo dokumentov in spisov, ki jih deponirajo ali drugače dajo na voljo EUI.

5. Deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI ne vpliva na varstvo tega gradiva, kot je določeno v členu 2 Protokola št. 7 o privilegijih in imunitetah Evropske unije, priloženega k Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o delovanju Evropske unije.

6. EUI zagotavlja hranjenje in varstvo deponiranega gradiva. Gradivo se hrani in varuje v skladu s priznanimi mednarodnimi standardi za fizično varstvo gradiva ter v skladu vsaj s tehničnimi in varnostnimi pravili, ki ustrezajo pravilom, ki se uporabljajo za hranjenje in upravljanje javnih arhivov v Italiji. V ta namen se deponirani dokumenti hranijo v namensko zgrajenih prostorih za hrambo.

7. Samo EUI je odgovorna za osebje, zadolženo za upravljanje arhivskega gradiva Unije, deponiranega pri EUI. EUI zagotovi, da je osebje, zadolženo za upravljanje arhivskega gradiva, ustrezno strokovno usposobljeno za delo na tem področju.

8. Vsaka institucija, ki deponira gradivo, ima pravico dobivati informacije o tem, kako EUI upravlja njeno arhivsko gradivo, in pregledati gradivo, ki ga je deponirala.

9. EUI da arhivsko gradivo, ki ga prejme na podlagi odstavkov 1 in 3, na voljo javnosti. Institucije lahko javnosti tudi dajo na voljo kopijo istega arhivskega gradiva.

10. Stroški upravljanja arhivskega gradiva Unije se financirajo s prispevki, ki jih vse institucije, ki deponirajo gradivo, vplačajo v ustrezno proračunsko vrstico, v mejah letnih odobritev, ki jih da na voljo proračunski organ v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije ( 6 ). S takimi finančnimi prispevki se ne krijejo stroški za zagotavljanje in prenovitev zgradb in prostorov za hrambo za arhive in osebje.

Obseg prispevkov iz prvega pododstavka je sorazmerna velikosti načrtovanega arhiva vsake institucije, ki deponira arhivsko gradivo.Vsak prispevek se ponovno izračuna, kadar koli začne pri EUI svoje arhivsko gradivo deponirati še kakšna dodatna institucija oziroma vsaj vsakih pet let.

11. EUI deluje kot obdelovalec podatkov v skladu s členom 2 Uredbe (ES) št. 45/2001 po navodilih institucij, ki deponirajo gradivo. EUI obdeluje vse osebne podatke, ki jih vsebuje arhivsko gradivo institucij, v skladu z jamstvi iz navedene uredbe.

12. Evropski nadzornik za varstvo podatkov ima še naprej pooblastila za nadzor nad institucijami v zvezi z obdelavo osebnih podatkov iz arhivskega gradiva, deponiranega pri EUI.

▼M1

Člen 9

▼M2

1. Vsaka institucija sprejme notranja pravila za uporabo te uredbe. Med njimi so pravila za hranjenje arhivskega gradiva in omogočanje dostopa javnosti do njega ter za varstvo osebnih podatkov, ki so v njem vsebovani. Kadar je mogoče, dajo institucije javnosti svoje arhive na voljo v elektronski obliki, vključno z digitaliziranimi in digitalno generiranimi arhivi, ter lajšajo njihovo uporabo prek spleta. Ohranijo tudi dokumente, ki so na voljo v oblikah, ki ustrezajo posebnim potrebam (kot so Braillova pisava, povečano besedilo ali posnetki).

▼M1

2. Vsaka institucija enkrat letno objavi informacije o svojih dejavnostih zgodovinskega arhiviranja.

▼M2

3. Komisija v imenu institucij, ki deponirajo gradivo, sklene okvirni sporazum o partnerstvu z EUI. Ta okvirni sporazum o partnerstvu vsebuje podrobne določbe o vzajemni vlogi in odgovornostih institucij in EUI za upravljanje arhivskega gradiva Unije, vključno o njegovem deponiranju, dostopnosti in javni uporabi.

▼B

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.

▼M2









PRILOGA

DOLOČBE O DEPONIRANJU ARHIVSKEGA GRADIVA INSTITUCIJ PRI EVROPSKEM UNIVERZITETNEM INŠTITUTU V FIRENCAH

1. V primeru arhivskega gradiva v nedigitalni obliki se izvirni dokumenti deponirajo pri EUI v trajno hranjenje skupaj s kopijo izvirnih dokumentov v mikroobliki in/ali digitalno kopijo. V primeru arhivskega gradiva v digitalni obliki ima EUI stalen dostop do dokumentov na tak način, da lahko izpolnjuje svojo obveznost dajanja arhivskega gradiva na voljo javnosti na enem mestu in spodbujanja njegove uporabe. Matične institucije so še naprej odgovorne za trajno hranjenje svojega arhivskega gradiva v digitalni obliki.

2. Gradivo se deponira enkrat letno in, kolikor je mogoče, v skladu z običajnimi postopki institucij za obdelavo arhivskega gradiva.

3. EUI ne spreminja klasifikacije arhivskega gradiva, ki so jo vzpostavile institucije, ki deponirajo gradivo, niti ne izloča ali spreminja dokumentov ali spisov.

4. Če institucije, ki deponirajo gradivo, zahtevajo izvirnike kakršnih koli deponiranih dokumentov in spisov, jim EUI take izvirnike vrne. Institucije, ki deponirajo gradivo, vrnejo izvirnike EUI takoj, ko jih ne potrebujejo več.

5. EUI nemudoma obvesti institucije, ki deponirajo gradivo, o kakršnih koli okoliščinah, ki bi lahko ogrozile nedotakljivost arhivskega gradiva, ki so ga deponirale.