02012R1268 — SL — 01.01.2018 — 003.001

To besedilo je zgolj informativne narave in nima pravnega učinka. Institucije Unije za njegovo vsebino ne prevzemajo nobene odgovornosti. Verodostojne različice zadevnih aktov, vključno z uvodnimi izjavami, so objavljene v Uradnem listu Evropske unije. Na voljo so na portalu EUR-Lex. Uradna besedila so neposredno dostopna prek povezav v tem dokumentu

spremenjena z:









▼B

DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 1268/2012

z dne 29. oktobra 2012

o pravilih uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije







PRVI DEL

SKUPNE DOLOČBE







NASLOV I

VSEBINA

Člen 1

Vsebina

Ta uredba določa pravila uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba).







NASLOV II

PRORAČUNSKA NAČELA







POGLAVJE 1

Načeli enotnosti in točnosti proračuna

Člen 2

Obračunavanje obresti iz predhodnega financiranja

(člen 8(4) finančne uredbe)

Če je treba plačati obresti v proračun, se v sporazumu, sklenjenem s subjekti ali osebami iz točk (ii) do (viii) člena 58(1)(c) finančne uredbe, določi, da se predhodno financiranje izplača na bančne račune ali podračune, ki omogočajo prepoznavanje sredstev in povezanih obresti. V nasprotnem primeru morajo računovodski postopki prejemnikov ali posrednikov omogočati prepoznavanje sredstev, ki jih je izplačala Unija, in obresti ali drugih koristi iz teh sredstev.

Določbe te uredbe glede obresti iz predhodnega financiranja ne posegajo v vknjižbo predhodnega financiranja na strani sredstev v računovodskih izkazih, kakor je določeno v računovodskih pravilih iz člena 143 finančne uredbe.







POGLAVJE 2

Načelo enoletnosti

Člen 3

Odobritve za tekoče proračunsko leto

(člen 11(3) finančne uredbe)

Odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil, odobrene za tekoče proračunsko leto, sestavljajo:

(a) odobritve, določene v proračunu, skupaj s spremembami proračuna;

(b) prenesene odobritve;

(c) odobritve, ki se lahko znova dajo na voljo v skladu s členoma 178 in 182 finančne uredbe;

(d) odobritve iz plačil predhodnega financiranja, ki so bila vrnjena v skladu s členom 177(3) finančne uredbe;

(e) odobritve iz namenskih prejemkov v tekočem proračunskem letu ali v prejšnjih proračunskih letih, ki niso bila porabljena.

Člen 4

Razveljavitev in prenos odobritev

(člen 13(2) finančne uredbe)

1. Odobritve za prevzem obveznosti in nediferencirana sredstva v zvezi s projekti gradenj iz člena 13(2)(a) finančne uredbe se lahko prenesejo samo, če obveznosti ni bilo mogoče prevzeti do 31. decembra v tekočem proračunskem letu iz razlogov, ki jih ni mogoče pripisati odredbodajalcu, in če so pripravljalne faze izvedene že v tolikšni meri, da se lahko predvideva, da bo obveznost prevzeta najpozneje do 31. marca v naslednjem letu oziroma – za projekte gradenj – do 31. decembra v naslednjem letu.

2. Pripravljalne faze iz člena 13(2)(a) finančne uredbe, ki morajo biti končane do 31. decembra v tekočem proračunskem letu, da se lahko dovoli prenos v naslednje leto, so zlasti:

(a) glede celotnih prevzetih obveznosti v smislu člena 85 finančne uredbe, sprejetje sklepa o financiranju ali da se do tega datuma končajo posvetovanja zadevnih služb v posamezni instituciji za sprejetje takega sklepa;

(b) glede posameznih prevzetih obveznosti v smislu člena 85 finančne uredbe, končano izbiranje potencialnih izvajalcev, upravičencev, nagrajencev ali pooblaščencev.

3. Odobritve, prenesene v skladu s členom 13(2)(a) finančne uredbe, za katere ni prevzeta obveznost do 31. marca v naslednjem proračunskem letu ali – za zneske, povezane s projekti gradnje – do 31. decembra v naslednjem letu, se avtomatsko razveljavijo.

Komisija obvesti Evropski parlament in Svet o odobritvah, ki so bile tako razveljavljene, v enem mesecu po razveljavitvi v skladu s prvim pododstavkom.

4. Odobritve, prenesene v skladu s členom 13(2)(b) finančne uredbe, se lahko porabijo do 31. decembra v naslednjem proračunskem letu.

5. Računovodstvo omogoča prepoznavanje odobritev, ki so prenesene v skladu z odstavki 1 do 4.







POGLAVJE 3

Načelo obračunske enote

Člen 5

Devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami

(člen 19 finančne uredbe)

1. Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor, odgovorni odredbodajalec izvede preračun po dnevnem tečaju eura, ki je objavljen v seriji C Uradnega lista Evropske unije.

Kadar preračun med eurom in drugimi valutami izvedejo izvajalci ali upravičenci, se uporabi posebna ureditev za preračun, ki se določi v pogodbah o izvedbi javnega naročila, sporazumih o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sporazumih o financiranju.

2. Za preprečitev znatnega vpliva preračunov valut na raven sofinanciranja Unije ali škodljivega vpliva preračunov valut na proračun Unije se v posebni ureditvi za preračun iz odstavka 1 navede, če je primerno, devizni tečaj med eurom in drugimi valutami, ki se izračuna z uporabo povprečja dnevnih deviznih tečajev v določenem obdobju.

3. Če dnevni tečaj eura v Uradnem listu Evropske unije za zadevno valuto ni objavljen, odgovorni odredbodajalec uporabi računovodski tečaj iz odstavka 4.

4. Za namene računovodstva iz členov 151 do 156 finančne uredbe in ob upoštevanju člena 240 te uredbe se preračun med eurom in drugo valuto izvede na podlagi mesečnega računovodskega tečaja eura. Ta računovodski devizni tečaj določi računovodja Komisije iz kakršnega koli vira informacij, za katerega meni, da je zanesljiv, na podlagi deviznega tečaja na predzadnji delovni dan v mesecu pred mesecem, za katerega se določa devizni tečaj.

5. Rezultati preračunov valut iz odstavka 4 tega člena se prikažejo v ločeni postavki v računovodskih izkazih zadevne institucije.

Prvi pododstavek tega odstavka smiselno velja za organe iz člena 208 finančne uredbe.

Člen 6

Devizni tečaj, ki se uporablja za preračun med eurom in drugimi valutami

(člen 19 finančne uredbe)

1. Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor ali iz posebnih pogodb o izvedbi javnega naročila, sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev ter sporazumov o financiranju, se za devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami, če preračun izvede odgovorni odredbodajalec, uporabi tečaj na dan, na katerega služba za odobravanje pripravi nalog za plačilo ali nalog za izterjavo.

2. Za transakcije na računu izločenih sredstev v eurih se kot devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami uporablja tečaj, ki se določi na podlagi datuma, ko banka izvede plačilo.

3. Za obračun sredstev na računu izločenih sredstev v nacionalnih valutah iz člena 19 finančne uredbe se kot devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami uporablja devizni tečaj, ki velja v mesecu odhodkov z zadevnega računa izločenih sredstev.

4. Za povračilo pavšalnih odhodkov ali odhodkov, ki izhajajo iz kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: kadrovski predpisi), za katero je določena zgornja meja in ki se izplačuje v drugih valutah in ne v eurih, je tečaj, ki se uporablja, tisti, ki velja ob nastanku upravičenosti.







POGLAVJE 4

Načelo univerzalnosti

Člen 7

Struktura namenskih prejemkov in zagotavljanje ustreznih odobritev

(člen 21 finančne uredbe)

1. Brez poseganja v člena 9 in 10 struktura, v katero se uvrščajo namenski prejemki v proračunu, obsega:

(a) v izkazu prihodkov v oddelku proračuna za vsako posamezno institucijo, proračunsko postavko, na katero se vpiše prejemek;

(b) v izkazu odhodkov se v pripombah k proračunu, vključno s splošnimi pripombami, navede, katere proračunske vrstice lahko prejmejo odobritve v višini namenskih prejemkov, ki so dani na voljo.

V primeru iz točke (a) prvega pododstavka se vpiše zaznamek pro memoria, znesek ocenjenega prejemka pa se navede samo kot informacija v pripombah.

2. Ko institucija prejme prejemek, se odobritve v višini namenskih prejemkov avtomatsko dajo na voljo kot odobritve za prevzem obveznosti in kot odobritve plačil, razen v naslednjih primerih:

(a) v primerih iz člena 181(2) in člena 183(2) finančne uredbe;

(b) v primeru iz člena 21(2)(b) finančne uredbe za države članice, kadar je sporazum o finančnem prispevku naveden v eurih.

V primeru iz točke (b) prvega pododstavka se odobritve za prevzem obveznosti lahko dajo na voljo po tem, ko država članica podpiše sporazum o finančnem prispevku.

Člen 8

Prispevki držav članic za raziskovalne programe

(člen 21(2)(a) finančne uredbe)

1. Prispevki držav članic za financiranje določenih dodatnih raziskovalnih programov iz člena 5 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1150/2000 ( 1 ) se plačajo tako:

(a) sedem dvanajstin zneska, ki je vpisan v proračunu, se plača najpozneje do 31. januarja tekočega proračunskega leta;

(b) preostalih pet dvanajstin se plača najpozneje do 15. julija tekočega proračunskega leta.

2. Če proračun do začetka proračunskega leta še ni dokončno sprejet, prispevki iz odstavka 1 temeljijo na znesku, ki je bil naveden v proračunu za prejšnje proračunsko leto.

3. Vsak prispevek ali dodatno plačilo, ki ga v proračun dolgujejo države članice, se knjiži na konto ali konte Komisije v 30 dneh po vpoklicu sredstev.

4. Plačila se knjižijo na konto, ki je določen v Uredbi (ES, Euratom) št. 1150/2000, prav tako pa zanje veljajo tudi pogoji, določeni z navedeno uredbo.

Člen 9

Namenski prejemki na podlagi sodelovanja držav Efte v določenih programih Unije

(člen 21(2)(e) finančne uredbe)

1. Struktura proračuna, za vključitev sodelovanja držav članic Evropskega združenja za prosto trgovino (v nadaljnjem besedilu: države Efte) v določenih programih Unije je taka:

(a) v izkaz prihodkov se vključi postavka z zaznamkom pro memoria, na katero se vpiše celoten znesek prispevka držav Efte za zadevno proračunsko leto;

(b) v izkazu odhodkov:

(i) v pripombah za vsako postavko, ki se nanaša na dejavnosti Unije, v katerih sodelujejo države Efte, se prikaže ocenjena vrednost sodelovanja „v informativne namene“;

(ii) v prilogi, ki je sestavni del proračuna, se določijo postavke, ki pokrivajo dejavnosti Unije, v katerih sodelujejo države Efte.

Za namene točke (a) prvega pododstavka se ocenjeni znesek navede v pripombah k proračunu.

Priloga iz točke (b)(ii) prvega pododstavka odraža strukturo, ki omogoča vključitev odobritev za takšno sodelovanje, predvideno v odstavku 2, in izvrševanje odhodkov, hkrati pa je tudi njen sestavni del.

2. Po členu 82 Sporazuma o Evropskem gospodarskem prostoru (v nadaljnjem besedilu: Sporazum EGP) so zneski letnega prispevka držav Efte, ki jih Komisiji potrdi Skupni odbor Evropskega gospodarskega prostora v skladu s členom 1(5) Protokola 32 v prilogi k Sporazumu EGP, podlaga, da se na začetku proračunskega leta zagotovi celoten znesek ustreznih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil.

3. Če se med proračunskim letom zagotovijo dodatne odobritve na proračunskih postavkah, ki vključujejo sodelovanje držav Efte, države Efte pa med letom ne morejo ustrezno prilagoditi svojega prispevka zaradi upoštevanja „sorazmernostnega faktorja“ iz člena 82 Sporazuma EGP, lahko Komisija kot začasni in izjemni ukrep uporabi svoja gotovinska sredstva za predhodno financiranje deleža držav Efte. Kadar se zagotovijo take dodatne odobritve, Komisija čim prej vpokliče ustrezne prispevke iz držav Efte. Komisija o takšnih sprejetih sklepih vsako leto obvesti Evropski parlament in Svet.

Predhodno financiranje se v proračunu za naslednje proračunsko leto obračuna čim prej.

4. V skladu s členom 21(2)(e) finančne uredbe finančni prispevki držav Efte predstavljajo zunanje namenske prejemke. Računovodja sprejme ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovi ločeno spremljanje uporabe prejemkov iz teh prispevkov in ustreznih odobritev.

V poročilu iz člena 150(2) finančne uredbe Komisija ločeno prikazuje faze izvrševanja prihodkov in odhodkov, ki se nanašajo na sodelovanje držav Efte.

Člen 10

Prihodek iz izrečenih sankcij državam članicam, ki so izjavile, da imajo čezmerni primanjkljaj

(člen 21(2)(c) finančne uredbe)

Struktura proračuna za vključitev prihodkov iz sankcij iz oddelka 4 Uredbe Sveta (ES) št. 1467/97 ( 2 ) je taka:

(a) v izkaz prihodkov se vključi postavka z zaznamkom pro memoria, na katero se vpišejo obresti na takšne zneske;

(b) hkrati in brez poseganja v člen 77 finančne uredbe se za te zneske iz izkaza prihodkov v izkazu odhodkov zagotovijo odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil.

Odobritve iz točke (b) prvega pododstavka, se izvršujejo v skladu s členom 20 finančne uredbe.

Člen 11

Obremenitve zaradi donacij, ki jih prejme Unija

(člen 22 finančne uredbe)

Komisija za namene odobritve Evropskega parlamenta in Sveta iz člena 22(2) finančne uredbe oceni in primerno pojasni finančne obremenitve, vključno z nadaljnjimi stroški, povezanimi z donacijami, ki jih prejme Unija.

Člen 12

Konti za vračljive davke

(člen 23(3) finančne uredbe)

Vsi davki, ki jih plača Unija v skladu s členom 23(2) in (3)(a) finančne uredbe, se evidentirajo na začasnem kontu, dokler jih zadevne države ne povrnejo.







POGLAVJE 5

Načelo specifikacije

Člen 13

Pravila za izračun deležev prerazporeditev za institucije razen Komisije

(člen 25 finančne uredbe)

1. Deleži iz člena 25 finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu, skupaj s spremembami proračuna.

2. Za zadevni znesek se šteje vsota sredstev za prerazporeditev iz vrstice, s katere se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.

Ne upoštevajo se zneski prerazporeditev, ki jih lahko zadevna institucija opravi samostojno brez odločitve Evropskega parlamenta in Sveta.

Člen 14

Pravila za izračun deležev prerazporeditev Komisije

(člen 26 finančne uredbe)

1. Deleži iz člena 26(1) finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu, skupaj s spremembami proračuna.

2. Za zadevni znesek se šteje vsota sredstev za prerazporeditev iz vrstice, s katere ali na katero se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.

Ne upoštevajo se zneski prerazporeditev, ki jih lahko Komisija opravi samostojno brez odločitve Evropskega parlamenta in Sveta.

Člen 15

Upravni odhodki

(člen 26 finančne uredbe)

Odhodki iz točke (b) prvega pododstavka člena 26(1) finančne uredbe zajemajo, za vsako področje politike, postavke iz člena 44(3) finančne uredbe.

Člen 16

Razlog za zahtevek za prerazporeditev odobritev

(člena 25 in 26 finančne uredbe)

Zahtevkom za prerazporeditev in vsem informacijam za Evropski parlament in Svet v zvezi s prerazporejanjem po členih 25 in 26 finančne uredbe se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo porabo odobritev in ocene potreb do konca proračunskega leta tako za postavke, na katere naj bi se odobritve prerazporedile, in za postavke, s katerih naj bi se prerazporedile.

Člen 17

Razlog za zahtevek za prerazporeditev iz rezerve za nujno pomoč

(člen 29 finančne uredbe)

Zahtevkom za prerazporeditev, ki bi omogočila uporabo rezerve za nujno pomoč iz člena 29 finančne uredbe, se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo:

(a) za vsako postavko, na katero naj bi se sredstva prerazporedila, zadnje razpoložljive informacije o porabi odobritev in oceno potreb do konca proračunskega leta;

(b) za vse postavke, ki se nanašajo na zunanje ukrepe, poročilo o izvrševanju odobritev do konca meseca pred mesecem vložitve zahtevka za prerazporeditev in oceno potreb do konca proračunskega leta, vključno s primerjavo s prvotno oceno;

(c) analizo možnosti prerazporeditve odobritev.







POGLAVJE 6

Načelo dobrega finančnega poslovodenja

Člen 18

Ocenjevanje

(člen 30 finančne uredbe)

1. Za vse predloge za programe ali dejavnosti, ki povzročajo proračunske odhodke, se izvede predhodna ocena, ki obravnava:

(a) potrebo, ki naj se izpolni kratkoročno ali dolgoročno;

(b) dodano vrednost zaradi udeležbe Unije;

(c) cilje politike in upravljanja, ki jih je treba uresničiti, kar vključuje ukrepe, potrebne za zaščito finančnih interesov Unije na področju goljufij, in sicer njihovega preprečevanja, odkrivanja, preiskav, odprave in sankcij;

(d) razpoložljive možnosti ukrepanja, vključno s povezanimi tveganji;

(e) pričakovane rezultate in učinke, zlasti gospodarske, socialne in okoljske učinke ter kazalnike in ureditve ocenjevanja, ki so potrebni za njihovo ovrednotenje;

(f) najprimernejšo metodo izvajanja izbranih možnosti;

(g) notranjo skladnost predlaganega programa ali dejavnosti ter njegovo razmerje do ostalih ustreznih instrumentov;

(h) obseg odobritev, človeških virov in drugih upravnih odhodkov, ki se dodelijo, ob upoštevanju načela stroškovne učinkovitosti;

(i) izkušnje, pridobljene iz podobnih izkušenj v preteklosti.

2. Predlog določa ureditve za spremljanje, poročanje in ocenjevanje, ob tehtnem upoštevanju odgovornosti vseh ravni vlade, ki bodo sodelovale pri izvajanju predlaganega programa ali dejavnosti.

3. Za vse programe ali dejavnosti, vključno s pilotnimi projekti in pripravljalnimi ukrepi, pri katerih zbrana sredstva presegajo 5 000 000 EUR, se izvede vmesna in/ali naknadna ocena z vidika dodeljenih človeških in finančnih virov ter dobljenih rezultatov, s katerimi se preverja skladnost s postavljenimi cilji:

(a) doseženi rezultati pri izvajanju večletnega programa se periodično ocenjujejo po časovnem razporedu, ki omogoča, da se ugotovitve ocenjevanj upoštevajo pri sprejemanju sklepov o podaljšanju, spremembi ali začasni ustavitvi izvajanja programa;

(b) za dejavnosti, ki se financirajo na letni podlagi, se rezultati ocenjujejo najmanj vsakih šest let.

Točki (a) in (b) prvega pododstavka se ne uporabljata za posamične projekte ali ukrepe, ki se izvajajo v okviru tistih dejavnosti, pri katerih se zahteva lahko izpolni s končnimi poročili, ki jih pošljejo organi, ki so izvajali ukrep.

4. Ocene iz odstavkov 1 in 3 so sorazmerne z zbranimi sredstvi ter učinkom zadevnega programa in dejavnosti.

Člen 19

Ocena finančnih posledic

(člen 31 finančne uredbe)

Ocena finančnih posledic vsebuje finančne in gospodarske podatke, da lahko zakonodajni organ oceni potrebo po ukrepu Unije. Ocena finančnih posledic vsebuje ustrezne informacije glede skladnosti z drugimi dejavnostmi Unije in vseh možnosti sinergije.

V primeru večletnih dejavnosti ocena finančnih posledic vsebuje načrt letnih potreb v smislu odobritev in delovnih mest, vključno za zunanje sodelavce, ter oceno njihovih srednjeročnih finančnih posledic.







POGLAVJE 7

Načelo preglednosti

Člen 20

Začasna objava proračuna

(člen 34 finančne uredbe)

Pred uradno objavo v Uradnem listu Evropske unije se končni podrobni zneski proračuna na pobudo Komisije objavijo v vseh jezikih čim prej po končnem sprejetju proračuna in najpozneje v štirih tednih na internetni strani institucij.

Člen 21

Objava informacij o vrednosti in prejemnikih sredstev Unije

(člen 35 finančne uredbe)

1. Informacije o prejemnikih sredstev Unije, dodeljenih v okviru neposrednega upravljanja, se objavijo na internetni strani institucij Unije najpozneje do 30. junija leta po proračunskem letu, v katerem so bila sredstva dodeljena.

Poleg objave iz prvega pododstavka se lahko informacije ob upoštevanju standardne predloge objavijo tudi na drug ustrezen način.

2. Objavijo se naslednje informacije, razen če v tej uredbi in predpisih za posamezni sektor ni navedeno drugače, pri tem pa se upoštevajo merila iz člena 35(3) finančne uredbe:

(a) ime oz. naziv prejemnika;

(b) lokacija prejemnika;

(c) dodeljeni znesek;

(d) narava in namen ukrepa.

Za namene točke (b) izraz „lokacija“ pomeni:

(i) naslov prejemnika, kadar gre za pravno osebo;

(ii) regijo na ravni NUTS 2, kadar je prejemnik fizična oseba.

V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo dve leti po koncu proračunskega leta, v katerem so bila sredstva dodeljena. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.

3. Informacije iz odstavka 2 se objavijo samo za nagrade, podeljene na podlagi natečajev, nepovratna sredstva, dodeljena na podlagi postopkov za dodelitev nepovratnih sredstev, in pogodbe, oddane na podlagi postopkov za oddajo javnih naročil. Informacije se ne objavijo za:

(a) štipendije, plačane fizičnim osebam, in drugo neposredno pomoč, plačano fizičnim osebam, ki jo najbolj potrebujejo, iz člena 125(4)(c) finančne uredbe;

(b) javna naročila v znesku, ki je nižji od zneska iz člena 137(2) te uredbe.

4. Objava se opusti, če takšno razkritje ogroža pravice in svoboščine vpletenih posameznikov, kot jih varuje Listina Evropske unije o temeljnih pravicah, ali škodi poslovnim interesom prejemnikov.

Člen 22

Povezava na objavo informacij o prejemnikih sredstev Unije, dodeljenih v okviru posrednega upravljanja

(člen 35 finančne uredbe)

Kadar se upravljanje sredstev Unije prenese na organe in službe iz člena 58(1)(c) finančne uredbe, se v sporazumih o prenosu pooblastil zahteva, da ti pooblaščeni organi in službe informacije iz člena 21(2) in (3) ob upoštevanju standardne predloge objavijo na svojih spletnih straneh.

Internetna stran institucij Unije vsebuje vsaj naslov spletne strani, na kateri so informacije, če te niso objavljene neposredno na za to namenjeni internetni strani institucij Unije.

Poleg objave iz prvega pododstavka se lahko informacije ob upoštevanju standardne predloge objavijo tudi na kakršen koli drug ustrezen način.

Za objave iz prvega odstavka tega člena se uporablja člen 21(2) do (4).







NASLOV III

DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA

Člen 23

Finančno načrtovanje

(člen 38 finančne uredbe)

Finančno načrtovanje iz člena 38 finančne uredbe je strukturirano po kategoriji odhodkov, področju politike in proračunski postavki. Celotno finančno načrtovanje zajema vse kategorije odhodkov razen kmetijstva, kohezijske politike in uprave, za katere se navedejo le povzetki podatkov.

Člen 24

Predlogi za spremembo proračuna

(člen 41(1) finančne uredbe)

Predlogom za spremembo proračuna se priloži izjava o razlogih in informacije o izvrševanju proračuna za predhodno in tekoče proračunsko leto, ki so na voljo v času priprave spremembe proračuna.

Člen 25

Proračunska nomenklatura

(člen 44 finančne uredbe)

Proračunska nomenklatura je skladna z načeli specifikacije, preglednosti in dobrega finančnega poslovodenja. Zagotavlja jasnost in preglednost, ki sta potrebni za proračunski postopek, hkrati pa lajša prepoznavanje glavnih ciljev, kot izhajajo iz ustreznih pravnih podlag, kar omogoča izbiro političnih prednostnih nalog ter učinkovito in smotrno izvrševanje.

Člen 26

Dejanski odhodki v zadnjem proračunskem letu, za katero je bil pripravljen zaključni račun

(člen 49(1)(a)(v) finančne uredbe)

Za namene določitve proračuna se dejanski odhodki v zadnjem proračunskem letu, za katero je bil pripravljen zaključni račun, določijo tako:

(a) pri prevzetih obveznostih: prevzete obveznosti, evidentirane med proračunskim letom na podlagi odobritev za navedeno proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz člena 3;

(b) pri plačilih: plačila v proračunskem letu, to pomeni plačila, za katera je bil nalog za plačilo poslan v banko, na podlagi odobritev za navedeno proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz člena 3.

Člen 27

Pripombe k proračunu

(člen 49(1)(a)(vi) finančne uredbe)

Pripombe k proračunu vključujejo:

(a) sklicevanje na temeljni akt, če ta obstaja;

(b) vse ustrezne obrazložitve glede narave in namena odobritev.

Člen 28

Kadrovski načrt

(člen 49(1)(c)(i) finančne uredbe)

Zaposleni v Agenciji za oskrbo so v kadrovskem načrtu Komisije prikazani ločeno.







NASLOV IV

IZVRŠEVANJE PRORAČUNA







POGLAVJE 1

Splošne določbe

Člen 29

Informacije o prenosu osebnih podatkov za namene revizije

(člen 53 finančne uredbe)

Potencialni upravičenci, kandidati, ponudniki in udeleženci se v vseh razpisih v zvezi z nepovratnimi sredstvi, javnimi naročili ali nagradami, ki se izvajajo v okviru neposrednega upravljanja, v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta ( 3 ) obvestijo, da se lahko za namene zaščite finančnih interesov Unije njihovi osebni podatki prenašajo službam za notranjo revizijo, Evropskemu računskemu sodišču, komisiji za finančne nepravilnosti ali Evropskemu uradu za boj proti goljufijam (v nadaljnjem besedilu: urad OLAF) ter med odredbodajalci Komisije in izvajalskimi agencijami.

Člen 30

Pripravljalni ukrepi na področju skupne zunanje in varnostne politike

(člen 54(2)(c) finančne uredbe)

Financiranje ukrepov, s katerimi se je strinjal Svet, za pripravo operacij Unije za krizno upravljanje v skladu z naslovom V Pogodbe o Evropski uniji krije dodatne stroške, ki so neposredno potrebni za posebne misije ali ekipe na terenu z osebjem iz institucij Unije, vključno z zavarovanjem za visoko stopnjo tveganja, potnimi in nastanitvenimi stroški ter dnevnicami.

Člen 31

Posebne pristojnosti Komisije na podlagi Pogodb

(člen 54(2)(d) finančne uredbe)

1. Členi Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: PDEU), s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:

(a) člen 154 (socialni dialog);

(b) člen 156 (študije, mnenja in posvetovanja o socialnih zadevah);

(c) člena 159 in 161 (posebna poročila o socialnih zadevah);

(d) člen 168(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v zadevah v zvezi z varovanjem zdravja);

(e) člen 171(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri vseevropskih omrežjih);

(f) člen 173(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v zadevah v zvezi z gospodarstvom);,

(g) člen 175, drugi odstavek (poročilo o napredku, doseženem pri uresničevanju ekonomske, socialne in teritorialne kohezije);

(h) člen 181(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri raziskovanju in tehnološkem razvoju);

(i) člen 190 (poročilo o raziskavah in tehnološkem razvoju);

(j) člen 210(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v politikah razvojnega sodelovanja);

(k) člen 214(6) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri ukrepih humanitarne pomoči).

2. Členi Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo (v nadaljnjem besedilu: pogodba Euratom), s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:

(a) člen 70 (finančna podpora v mejah proračuna za programe iskanja rud na ozemljih držav članic);

(b) členi 77 do 85.

3. Pri pripravi predloga proračuna se lahko k seznamoma iz odstavkov 1 in 2 doda še podrobnejši opis, v katerem se navedejo številke členov, na katere se nanaša, ter zneski.

Člen 32

Dejanja, ki bi lahko pomenila navzkrižje interesov, in postopek

(člen 57 finančne uredbe)

1. ►M1 Dejanja, na katera lahko vpliva nasprotje interesov v smislu člena 57(2) finančne uredbe, imajo med drugim lahko eno od naslednjih oblik, brez poseganja v njihovo opredelitev kot nezakonite dejavnosti iz točke (d) člena 106(1) finančne uredbe: ◄

(a) odobritev neupravičenih neposrednih ali posrednih ugodnosti samemu sebi ali drugim;

(b) zavrnitev odobritve pravic ali ugodnosti upravičencu, do katerih je ta upravičen;

(c) storitev neupravičenega ali nezakonitega dejanja ali opustitev obveznega dejanja.

Druga dejanja, na katera lahko vpliva navzkrižje interesov, so dejanja, ki lahko vplivajo na nepristransko in objektivno opravljanje dolžnosti osebe, kot so med drugim sodelovanje v komisiji za ocenjevane v postopkih za oddajo javnih naročilih ali dodelitev nepovratnih sredstev, če bi ta oseba lahko neposredno ali posredno imela finančne koristi od izida teh postopkov.

2. Če je vložnik, kandidat ali ponudnik zaposleni, za katerega veljajo kadrovski predpisi, se domneva, da obstaja navzkrižje interesov, razen če nadrejeni vnaprej odobri njegovo udeležbo v postopku.

3. Kadar pride do navzkrižja interesov odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil sprejme ustrezne ukrepe, da bi se bilo mogoče izogniti neupravičenemu vplivu zadevne osebe na zadevni postopek.







POGLAVJE 2

Načini izvrševanja







Oddelek 1

Splošne določbe

Člen 33

Način upravljanja

(člen 58 finančne uredbe)

Računovodski sistem Komisije opredeli način upravljanja in v okviru vsakega načina upravljanja vrsto subjekta ali osebe iz člena 58(1)(c) finančne uredbe, ki so mu poverjene naloge izvrševanja proračuna.

Kar zadeva neposredno upravljanje Komisije v skladu s členom 58(1)(a) finančne uredbe računovodski sistem razlikuje upravljanje s strani:

(a) služb Komisije;

(b) izvajalskih agencij;

(c) vodij delegacij Unije;

(d) skrbniških skladov iz člena 187 finančne uredbe.







Oddelek 2

Neposredno upravljanje

Člen 34

Neposredno upravljanje

(člen 58(1)(a) finančne uredbe)

Kadar Komisija izvršuje proračun neposredno v svojih službah, naloge izvrševanja opravljajo finančni udeleženci v smislu členov 64 do 75 finančne uredbe v skladu s pogoji, določenimi v tej uredbi.

Člen 35

Izvajanje pooblastil, prenesenih na izvajalske agencije

(člen 58(1)(a) in člen 62 finančne uredbe)

1. Odločitve o prenosu pooblastil pooblaščajo izvajalske agencije kot odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil za izvrševanje odobritev v zvezi s programom Unije, katerega upravljanje jim je poverjeno.

2. Listina Komisije o prenosu pooblastil vsebuje vsaj določbe iz točk (a) do (d) in (h) člena 40. Prejem listine v imenu izvajalske agencije formalno pisno potrdi njen direktor.

Člen 36

Upoštevanje pravil za oddajo javnih naročil

(člen 63 finančne uredbe)

Če Komisija poveri naloge zasebnim subjektom iz člena 63(2) finančne uredbe, z njimi sklene pogodbo v skladu z določbami naslova V prvega dela in poglavja III naslova IV drugega dela finančne uredbe.







Oddelek 3

Deljeno upravljanje z državami članicami

Člen 37

Posebne določbe za deljeno upravljanje z državami članicami – ukrepi za spodbujanje najboljših praks

(člen 59 finančne uredbe)

Komisija pripravi register organov, odgovornih za dejavnosti upravljanja, certificiranja in revizije v okviru predpisov za posamezni sektor.

Komisija lahko v namene spodbujanja najboljših praks pri izvajanju strukturnih skladov, Kohezijskega sklada, Evropskega kmetijskega sklada za razvoj podeželja, Evropskega kmetijskega jamstvenega sklada in Evropskega sklada za ribištvo pripravi metodološki priročnik, v katerem določi lastno strategijo kontrole in s tem povezani pristop, vključno s kontrolnimi seznami ter primeri najboljših praks, in ga v informativne namene da na voljo organom, odgovornim za dejavnosti upravljanja in kontrole. Kadar koli se to izkaže za potrebno, se priročnik posodobi.







Oddelek 4

Posredno upravljanje

Člen 38

Enakovrednost sistemov, pravil in postopkov pri posrednem upravljanju

(člen 60 finančne uredbe)

1. Komisija lahko sprejme, da so pravila in postopki za oddajo javnih naročil enakovredni njenim, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a) so skladni z načelom velike konkurence ponudnikov za izbiro ekonomsko najugodnejše ponudbe, postopki s pogajanji pa so omejeni na razumne zneske ali ustrezno utemeljeni;

(b) zagotavljajo preglednost z ustrezno predhodno objavo zlasti razpisov za zbiranje ponudb in primerno naknadno objavo izvajalcev;

(c) zagotavljajo enako obravnavanje, sorazmernost in nediskriminacijo;

(d) preprečujejo navzkrižja interesov v celotnem postopku za oddajo javnih naročil.

Nacionalna zakonodaja držav članic ali tretjih držav, s katero je prenesena Direktiva 2004/18/ES, šteje za enakovredno pravilom, ki jih uporabljajo institucije v skladu s finančno uredbo.

2. Komisija lahko sprejme, da so pravila in postopki za dodelitev nepovratnih sredstev enakovredni njenim, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

(a) so skladni z načeli sorazmernosti, dobrega finančnega poslovodenja, enakega obravnavanja in nediskriminacije;

(b) zagotavljajo preglednost z ustrezno objavo razpisov za zbiranje predlogov, postopki neposredne dodelitve pa so omejeni na razumne zneske ali ustrezno utemeljeni, pri primerni naknadni objavi upravičencev pa je upoštevano načelo sorazmernosti;

(c) preprečujejo navzkrižja interesov v celotnem postopku za dodelitev nepovratnih sredstev;

(d) določajo, da se nepovratna sredstva ne smejo kopičiti ali dodeljevati za nazaj, da morajo praviloma vključevati sofinanciranje in da si z njimi upravičenec ne sme prizadevati za dobiček ali ga ustvariti.

3. Komisija lahko sprejme, da računovodski sistemi in sistemi notranje kontrole, ki jih uporabljajo subjekti in osebe, ki naj bi se jim poverile naloge izvrševanja proračuna v imenu Komisije, zagotavljajo enakovredno raven zaščite finančnih interesov Unije in razumno zagotavljajo doseganje ciljev upravljanja, če so skladni z načeli iz člena 32 finančne uredbe.

Člen 39

Predhodno preverjanje pravil in postopkov subjektov in oseb v okviru posrednega upravljanja

(člen 61(1) finančne uredbe)

Za namene predhodnega preverjanja v skladu s členom 61(1) finančne uredbe se odgovorni odredbodajalec lahko zanaša na predhodno preverjanje, ki gaje opravil drug odredbodajalec, če so sklepne ugotovitve ustrezne za posebna tveganja nalog, ki naj bi se poverile, zlasti glede njihove narave in zadevnih zneskov.

Odgovorni odredbodajalec se lahko zanaša na predhodno preverjanje, ki so ga opravili drugi donatorji, če je bilo to preverjanje opravljeno v skladu s pogoji, ki so enakovredni pogojem za posredno upravljanje iz člena 60 finančne uredbe.

▼M1

Člen 40

Vsebina sporazumov o prenosu pooblastil za opravljanje nalog izvrševanja proračuna na subjekte in osebe

(člen 60(3) in člen 61(3) finančne uredbe)

▼B

Sporazumi o prenosu pooblastil vključujejo podrobne ureditve, ki zagotavljajo zaščito finančnih interesov Unije in preglednost opravljenih postopkov. Vključujejo najmanj naslednje:

(a) jasno opredelitev dodeljenih nalog in njihovih omejitev, ki zadevajo zlasti spremembe poverjenih nalog, odpust dolgov, uporabo vrnjenih ali neporabljenih sredstev;

(b) pogoje in podrobno ureditev za izvajanje nalog, odgovornosti in organiziranje kontrol, ki jih je treba izvajati, vključno z ocenjevanjem programov;

(c) pogoje za plačilo prispevka Unije, vključno z povračilom stroškov, nastalih z izvrševanjem, ter plačevanjem pooblaščenega subjekta, skupaj s pravili, na podlagi katerih se zahtevajo dokazila, ki utemeljujejo plačila;

(d) pravila za poročanje Komisiji o poteku izvajanja nalog, pričakovanih rezultatih, nepravilnostih, ki so se pojavile, in sprejetih ukrepih ter pogoje, pod katerimi se lahko plačila začasno ustavijo ali prekinejo, in pogoje, pod katerimi se preneha izvajanje nalog;

(e) datum, do katerega je treba skleniti posamezne pogodbe in sporazume, s katerimi se izvaja sporazum o prenosu pooblastil, ki je sorazmeren z naravo poverjenih nalog;

▼M1

(f) pravila o izključitvi, ki subjektu ali osebi omogočajo, da izključi gospodarske subjekte, za katere velja kateri od primerov iz točk (d) in (f) člena 106(1) ter točke (b) člena 107 finančne uredbe, iz sodelovanja v postopku oddaje javnih naročil, dodelitve nepovratnih sredstev ali podelitve nagrad ali iz možnosti oddaje javnega naročila, dodelitve nepovratnih sredstev ali podelitve nagrade, in pravila, ki subjektu ali osebi omogočajo, da tem gospodarskim subjektom naloži denarno kazen;

▼B

(g) podrobno ureditev za nadzor, ki ga izvaja Komisija, ter določbe, ki Komisiji, uradu OLAF in Računskemu sodišču omogočajo dostop do informacij, potrebnih za opravljanje njihovih dolžnosti, kot tudi pooblastilo za izvedbo revizij in preiskav, tudi s preverjanji na kraju samem;

(h) ureditev, ki zagotavlja:

▼M1

(i) zavezo pooblaščenega subjekta, da bo nemudoma obvestil Komisijo o goljufiji ali nepravilnosti iz točk (d) in (f) člena 106(1) finančne uredbe pri upravljanju sredstev Unije in o sprejetih ukrepih;

▼B

(ii) imenovanje kontaktne točke, ki bo imela ustrezna pooblastila za neposredno sodelovanje z uradom OLAF, da se poenostavijo njegove operativne dejavnosti;

(i) pogoje, ki urejajo uporabo bančnih računov in nabranih obresti, kot je navedeno v členu 8(4) finančne uredbe;

(j) določbe, ki zagotavljajo, da so ukrepi Unije ločeni od drugih dejavnosti organa.

▼M1

V primeru točke (f) prvega odstavka se za namene člena 106(5) finančne uredbe za tretjo državo šteje, da ne ukrepa, kadar med drugim njena nacionalna zakonodaja ne omogoča izključitve gospodarskega subjekta iz vseh postopkov oddaje javnega naročila, ki jih financira EU, v smislu člena 106 finančne uredbe. V sporazumih o prenosu pooblastil je določeno, kdaj se za tretjo državo šteje, da ne ukrepa.

Za namene točke (h)(i) prvega odstavka je v teh ureditvah za tretje države in mednarodne organizacije določeno, kdaj tretja država in mednarodna organizacija preprečita, odkrijeta in popravita nepravilnosti in goljufije ter o njih uradno obvestita v skladu s členom 60(3) finančne uredbe.

▼B

Člen 41

Izjava o upravljanju in izjava o skladnosti

(člen 60(5) finančne uredbe)

V primeru ukrepov, ki se zaključijo pred koncem zadevnega proračunskega leta, lahko končno poročilo pooblaščenega subjekta ali osebe za ta ukrep nadomesti izjavo o upravljanju iz člena 60(5)(b) finančne uredbe, če se predloži pred 15. februarjem leta, ki sledi zadevnemu proračunskemu letu.

Kadar mednarodne organizacije in tretje države izvajajo ukrepe, ki niso večletni in so omejeni na 18 mesecev, se lahko v končno poročilo vključi izjava o skladnosti iz člena 60(5) finančne uredbe.

Člen 42

Postopki pregleda in potrditve obračunov ter izključitve odhodkov, ki niso bili izvršeni v skladu s pravili, ki se uporabljajo v okviru posrednega upravljanja, iz financiranja s sredstvi Unije

(člen 60(6)(b) in (c) finančne uredbe)

1. Brez poseganja v posebne določbe, ki jih vsebujejo predpisi za posamezni sektor, postopke iz točk (b) in (c) člena 60(6) finančne uredbe sestavljajo:

(a) pregled dokumentacije in, kadar je to primerno, preverjanje na kraju samem, ki ju opravi Komisija;

(b) določitev zneska odhodkov, ki ga Komisija prizna kot potrjenega, kadar je to potrebno na podlagi kontradiktornega postopka z organi in telesi ter po tem, ko so bili ti organi in telesa obveščeni;

(c) izračun finančnih popravkov, ki ga izvede Komisija, kadar je to ustrezno;

(d) izterjava ali plačilo razlike s strani Komisije, ki izhaja iz razlike med potrjenimi odhodki in zneski, ki so bili že izplačani organom ali telesom.

Za namene točke (d) prvega pododstavka Komisija izterja zapadle zneske po možnosti s pobotom iz člena 87.

2. Kadar se naloge izvrševanja proračuna poverijo subjektu, ki izvaja ukrep z več donatorji, postopke iz točk (b) in (c) člena 60(6) finančne uredbe sestavlja preverjanje, da je subjekt za zadevni ukrep porabil znesek, enak tistemu, ki ga je za ta ukrep plačala Komisija, ter da so odhodki nastali v skladu z obveznostmi iz sporazuma, ki ga je podpisal subjekt.

V tej uredbi ukrep z več donatorji pomeni vse ukrepe, kadar so sredstva Unije združena s sredstvi vsaj še enega donatorja.

▼M1

Člen 43

Posebne določbe o posrednem upravljanju z mednarodnimi organizacijami

(člen 58(1)(c)(ii) in člen 188 finančne uredbe)

1. Mednarodne organizacije iz točke (ii) člena 58(1)(c) finančne uredbe so mednarodne organizacije javnega sektorja, ustanovljene na podlagi medvladnih sporazumov, in specializirane agencije, ki jih ustanovijo take organizacije.

Sporazumi iz prvega pododstavka se odredbodajalcu, odgovornemu za predhodno preverjanje iz člena 39, predložijo, preden Komisija poveri naloge izvrševanja proračuna.

2. Za mednarodni organizaciji štejeta naslednji organizaciji:

(a) Mednarodni odbor Rdečega križa;

(b) Mednarodna federacija nacionalnih društev Rdečega križa in Rdečega polmeseca.

3. Komisija lahko sprejme ustrezno utemeljen sklep o obravnavanju neprofitnih organizacij kot mednarodnih organizacij, če neprofitna organizacija izpolnjuje naslednje pogoje:

(a) je pravna oseba in ima avtonomne organe upravljanja;

(b) ustanovljena je bila za opravljanje posebnih nalog v splošnem mednarodnem interesu;

(c) vsaj šest držav članic je članic neprofitne organizacije;

(d) zagotavlja ustrezna finančna jamstva;

(e) deluje na podlagi stalne strukture in v skladu s sistemi, pravili in postopki, ki se lahko ocenijo v skladu s členom 61(1) finančne uredbe.

4. Kadar Komisija izvršuje proračun v okviru posrednega upravljanja z mednarodnimi organizacijami, se uporabljajo sporazumi o preverjanju, sklenjeni z njimi.

▼B

Člen 44

Imenovanje subjektov javnega ali zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve

(člen 58(1)(c)(v) in (vi) finančne uredbe)

1. Za subjekte javnega ali zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, velja pravo države članice ali države, v kateri imajo sedež.

2. V primeru upravljanja omrežja, ki zahteva, da zadevna država članica ali država imenuje vsaj en organ ali subjekt, ta država članica ali država imenuje organ ali subjekt v skladu s temeljnim aktom.

V vseh drugih primerih Komisija imenuje takšne organe ali subjekte v dogovoru z zadevnimi državami članicami ali državami.







POGLAVJE 3

Finančni udeleženci







Oddelek 1

Pravice in obveznosti finančnih udeležencev

Člen 45

Pravice in obveznosti finančnih udeležencev

(člen 64 finančne uredbe)

1. Vsaka institucija zagotovi vsakemu finančnemu udeležencu vire, ki jih ta potrebuje za opravljanje svojih dolžnosti, in pripravi akt, ki podrobno opisuje njegove naloge, pravice in obveznosti.

2. Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, velja akt, ki ga pripravi Komisija.







Oddelek 2

odredbodajalec

Člen 46

Podpora odredbodajalcu na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil

(člen 65 finančne uredbe)

Odgovornemu odredbodajalcu lahko pri opravljanju dolžnosti pomagajo uslužbenci, ki so jim bile v okviru njegove pristojnosti dodeljene določene naloge, potrebne za izvrševanje proračuna in pripravo finančnih in poslovodnih informacij. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov veljajo za uslužbence, ki pomagajo odredbodajalcem na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.

Vodjem delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, lahko pri opravljanju dolžnosti pomagajo uslužbenci Komisije.

Člen 47

Notranje določbe o prenosu pooblastil

(člen 65 finančne uredbe)

V skladu s finančno uredbo in s to uredbo vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi takšne ukrepe za upravljanje odobritev, za kakršne meni, da so potrebni za pravilno izvrševanje njenega oddelka proračuna.

Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, veljajo notranja pravila, ki jih pripravi Komisija.

Člen 48

Dokazila, ki jih hranijo odredbodajalci

(člen 66(2) finančne uredbe)

Odredbodajalec vzpostavi sisteme na papirju ali elektronske sisteme za hranjenje izvirnikov dokazil, ki se nanašajo na izvrševanje proračuna in ukrepov za izvrševanje proračuna ali ki se pripravijo ob zaključku izvrševanja proračuna ali ukrepov za izvrševanje proračuna. Ti sistemi določajo:

(a) da se taki dokumenti oštevilčijo;

(b) da se taki dokumenti opremijo z datumom;

(c) da se evidence, ki so lahko tudi računalniško podprte, vodijo tako, da se evidentira natančna lokacija takih dokumentov;

(d) da se taki dokumenti hranijo najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament podeli razrešnico za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo;

(e) da se hranijo dokumenti, ki se nanašajo na jamstva za predhodno financiranje v korist institucije, in vodi evidenca, ki omogoča, da se takšna jamstva ustrezno spremljajo.

Za dokumente v zvezi s postopki, ki še niso končani, je rok hranjenja daljši, kakor je določeno v točki (d) prvega odstavka, tj. do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo.

Osebni podatki, vsebovani v dokazilih, se v primeru, ko ti podatki niso potrebni za proračunsko razrešnico, kontrole ali revizijo, če je mogoče, izbrišejo. Za shranjevanje podatkov o prometu se uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.

Člen 49

Predhodne in naknadne kontrole

(člen 66(5) in (6) finančne uredbe)

1. Začetek dejavnosti pomeni vse postopke, ki jih običajno izvajajo uslužbenci iz člena 46 za pripravo aktov o izvrševanju proračuna, ki jih sprejme odgovorni odredbodajalec.

2. Predhodno preverjanje dejavnosti pomeni vse predhodne preglede, ki jih vzpostavi odgovorni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov dejavnosti.

3. S predhodno kontrolo se preveri skladnost med zahtevano dokumentacijo in drugimi informacijami, ki so na voljo.

Odgovorni odredbodajalec določi obseg predhodnih kontrol z vidika pogostosti in temeljitosti, pri tem pa upošteva vprašanja, povezana s tveganji in stroškovno učinkovitostjo. V primeru dvomov odredbodajalec, odgovoren za potrditev zadevnega plačila, zahteva dodatne informacije ali opravi kontrolo na kraju samem, da dobi razumno zagotovilo kot del predhodne kontrole.

Namen predhodnih kontrol je preveriti:

(a) da so odhodki in prihodki pravilni in skladni z določbami, ki se uporabljajo, zlasti z določbami proračuna in drugih ustreznih predpisov, ter kakršnih koli aktov, sprejetih za izvajanje Pogodb ali predpisov, in, kadar je to primerno, s pogoji pogodb;

(b) da se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz poglavja 7 naslova II prvega dela finančne uredbe.

Za namen kontrol lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili stroškov službenih potovanj ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo.

4. Naknadne kontrole se lahko izvedejo na podlagi dokumentacije in po potrebi na kraju samem.

S temi naknadnimi kontrolami se preveri, da se dejavnosti, ki se financirajo iz proračuna, pravilno izvajajo in zlasti da se upoštevajo merila iz odstavka 3.

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil vsaj enkrat letno pregleda rezultate naknadnih kontrol, da lahko ugotovi morebitne sistemske težave. Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil sprejme ukrepe za rešitev teh težav.

Analiza tveganja iz člena 66(6) finančne uredbe se pregleda ob upoštevanju rezultatov kontrol in drugih ustreznih informacij.

V primeru večletnih programov odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil oblikuje večletno strategijo kontrole, ki opredeljuje naravo in obseg kontrol v nekem obdobju ter način, kako se rezultati merijo glede na prejšnje leto za letno dajanje zagotovil.

Člen 50

Kodeks strokovnega ravnanja

(člen 66(7) in člen 73(5) finančne uredbe)

1. Zaposleni, ki jih imenuje odgovorni odredbodajalec za preverjanje finančnega poslovanja, se izberejo na podlagi svojega znanja, veščin in konkretne usposobljenosti, ki jo dokazujejo z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.

2. Vsaka institucija pripravi kodeks strokovnega ravnanja, ki v zvezi z zadevami notranjega kontroliranja določa:

(a) stopnjo usposobljenosti na strokovnem in finančnem področju, ki se zahteva za zaposlene iz odstavka 1;

(b) obveznost, da se taki zaposleni nenehno usposabljajo;

(c) funkcijo, vlogo in naloge, ki se jim dodelijo;

(d) pravila ravnanja, zlasti standarde etike in poštenosti, ki jih morajo upoštevati, ter pravice, ki jih imajo.

3. Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, velja kodeks strokovnega ravnanja Komisije iz odstavka 2 tega člena.

4. Vsaka institucija vzpostavi ustrezne strukture, ki službam za odobravanje pošiljajo informacije o standardih kontroliranja ter metodah in tehnikah, ki so na voljo za ta namen, ter ki te informacije redno dopolnjujejo.

Člen 51

Neukrepanje odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil

(člen 66(8) finančne uredbe)

Za neukrepanje odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil iz člena 66(8) finančne uredbe šteje, če odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil v razumnem roku glede na okoliščine primera in v vsakem primeru v največ enem mesecu ni dal nikakršnega odgovora.

Člen 52

Pošiljanje finančnih in poslovodnih informacij računovodji

(člen 66 finančne uredbe)

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil pošlje računovodji v skladu s pravili, ki jih sprejme računovodja, finančne in poslovodne informacije, ki so potrebne za opravljanje dolžnosti računovodje.

Odredbodajalec redno in vsaj pred pripravo zaključnega računa obvesti računovodjo o ustreznih finančnih podatkih o fiduciarnem računu, da se omogoči prikaz uporabe sredstev Unije v zaključnem računu Unije.

▼M1

Člen 53

Poročila o postopkih s pogajanji

(člen 66 finančne uredbe)

Odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil za vsako proračunsko leto pripravijo poročilo o pogodbah, sklenjenih po postopkih s pogajanji iz točk od (a) do (f) člena 134(1) in člena 266 te uredbe. Če se delež pogodb, sklenjenih po postopkih s pogajanji, glede na število javnih naročil, ki jih odda isti odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, v primerjavi s prejšnjimi leti bistveno poveča ali če je ta delež bistveno višji od povprečja institucije, odgovorni odredbodajalec poroča instituciji in pri tem opiše ukrepe, ki jih je sprejel za spremembo tega trenda. Vsaka institucija pošlje poročilo o postopkih s pogajanji Evropskemu parlamentu in Svetu. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.

▼B







Oddelek 3

Računovodja

Člen 54

Imenovanje računovodje

(člen 68 finančne uredbe)

1. Vsaka institucija imenuje računovodjo izmed uradnikov, za katere veljajo kadrovski predpisi za uradnike Evropske unije.

Institucija računovodjo izbere na podlagi njegove konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali enakovrednimi strokovnimi izkušnjami.

2. Dve ali več institucij ali organov lahko za računovodjo imenuje isto osebo.

V tem primeru sprejmejo ustrezne ukrepe za preprečevanje navzkrižja interesov.

Člen 55

Razrešitev računovodje

(člen 68 finančne uredbe)

1. V primeru razrešitve računovodje se nemudoma pripravi bruto bilanca.

2. Računovodja, ki je razrešen, ali, če to ni mogoče, uradnik iz njegove službe novemu računovodji predloži bruto bilanco, ki ji priloži poročilo o prevzemu nalog.

Novi računovodja v enem mesecu od datuma predložitve pisno potrdi, da sprejema bruto bilanco, lahko pa izrazi pridržke.

Poročilo o prevzemu nalog vsebuje tudi rezultat bruto bilance in morebitne pridržke.

3. Vsaka institucija ali organ iz člena 208 finančne uredbe v dveh tednih obvesti Evropski parlament, Svet in računovodjo Komisije o imenovanju ali razrešitvi svojega računovodje.

Člen 56

Preverjanje računovodskega sistema in sistema za vodenje evidence premoženja

(člen 68 finančne uredbe)

Odgovorni odredbodajalec uradno obvesti računovodjo o vseh dogodkih ali pomembnih spremembah sistema za finančno poslovodenje, sistema za vodenje evidence premoženja ali sistema za vrednotenje sredstev in obveznosti, če zagotavlja podatke za računovodstvo institucije ali se ti uporabijo za utemeljitev podatkov v tem računovodstvu, zato da računovodja lahko preveri skladnost z merili potrjevanja.

Računovodja lahko kadar koli ponovno preveri že potrjeni sistem za finančno poslovodenje. Kadar sistem za finančno poslovodenje, ki ga je vzpostavil odgovorni odredbodajalec, ni ali ni več potrjen s strani računovodje, odgovorni odredbodajalec oblikuje akcijski načrt, zato da se pravočasno odpravijo pomanjkljivosti, zaradi katerih sistem ni bil potrjen.

Odgovorni odredbodajalec je odgovoren za popolnost informacij, posredovanih računovodji.

Člen 57

Vodenje zakladništva

(člen 68 finančne uredbe)

1. Računovodja zagotovi, da ima njegova institucija na voljo zadostna sredstva za pokrivanje potreb po gotovini, ki nastanejo pri izvrševanju proračuna.

2. Za namene odstavka 1 računovodja vzpostavi sisteme za gotovinsko poslovanje, ki omogočajo, da pripravi načrte denarnih tokov.

3. Računovodja Komisije razdeli razpoložljiva sredstva v skladu z Uredbo (ES, Euratom) št. 1150/2000.

Člen 58

Vodenje bančnih računov

(člen 68 finančne uredbe)

1. Za potrebe vodenja zakladništva lahko računovodja v imenu institucije odpre račune pri finančnih institucijah ali nacionalnih centralnih bankah ali pa da odpreti take račune. V upravičenih primerih lahko računovodja odpre račune tudi v valuti, ki ni euro.

2. Računovodja je odgovoren za zaprtje računov iz odstavka 1 ali za zagotovitev, da so taki računi zaprti.

3. Računovodja s finančnimi institucijami določi pogoje vodenja računov iz odstavka 1 v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, učinkovitosti in javnega zbiranja ponudb.

4. Računovodja vsaj na vsakih pet let ponovno izvede postopek javnega zbiranja ponudb finančnih institucij, pri katerih so v skladu z odstavkom 1 lahko odprti računi.

Kadar pogoji lokalnih bank to omogočajo, se za bančne račune izločenih sredstev, odprte pri finančnih institucijah zunaj Unije, redno opravljajo primerjalne analize pogojev pri različnih bankah. Taka analiza se izvede vsaj na vsakih pet let na pobudo imetnika računa izločenih sredstev, ki nato računovodji predloži utemeljen predlog za izbiro banke za obdobje, ki ni daljše od petih let.

5. Računovodja zagotovi, da se natančno upoštevajo pogoji vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah v skladu z odstavkom 1.

Za račune izločenih sredstev, odprte pri finančnih institucijah zunaj Unije, imetnik računa prevzame to odgovornost v skladu z veljavno zakonodajo države, v kateri opravlja svoj mandat.

6. Računovodja Komisije obvesti računovodje drugih institucij in organov iz člena 208 finančne uredbe o pogojih vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah. Računovodje drugih institucij in organov iz člena 208 finančne uredbe uskladijo pogoje vodenja računov, ki jih odprejo, s temi pogoji.

Člen 59

Pooblastilo za podpisovanje

(člen 68 finančne uredbe)

Pogoji, ki veljajo za odpiranje, vodenje in uporabo računov, določajo, odvisno od zahtev notranjega kontroliranja, da mora čeke, naloge za bančna nakazila ali izvedbo drugih bančnih poslov podpisati eden ali več ustrezno pooblaščenih zaposlenih. Ustrezno navodilo na papirju podpišeta vsaj dva ustrezno pooblaščena zaposlena ali računovodja osebno.

Za namene prvega odstavka računovodja vsake institucije sporoči vsem finančnim institucijam, pri katerih je zadevna institucija odprla račune, imena pooblaščenih zaposlenih in njihove vzorce podpisov.

Člen 60

Vodenje stanj na računih

(člen 68 finančne uredbe)

1. Računovodja zagotovi, da stanje na bančnih računih iz člena 58 ne odstopa bistveno od načrtov denarnih tokov iz člena 57(2) in v vsakem primeru:

(a) da nobeden od teh računov ne izkazuje negativnega stanja;

(b) da se stanje na računih, ki se vodijo v drugih valutah, redno preračunava v eure.

2. Računovodja ne sme voditi sredstev na računih, ki se vodijo v drugih valutah, ki bi zaradi tečajnih nihanj lahko povzročili čezmerni primanjkljaj institucij.

Člen 61

Prenosi in preračuni

(člen 68 finančne uredbe)

Brez poseganja v člen 69 računovodja izvede prenose med računi, ki jih odpre v imenu institucije pri finančnih institucijah, in izvaja preračune valut.

Člen 62

Način plačila

(člen 68 finančne uredbe)

Plačila se izvršujejo z bančnim nakazilom, s čekom ali – z računa izločenih sredstev – s plačilno kartico v skladu s členom 67(4).

Člen 63

Dokumenti pravnega subjekta

(člen 68 finančne uredbe)

1. Računovodja lahko izvrši plačila z bančnim nakazilom šele, ko institucija v skupen dokument vnese podatke o bančnem računu prejemnika plačila in podatke, ki potrjujejo njegovo identiteto, ali kakršno koli spremembo navedenih podatkov.

Vsak takšen vnos podatkov o bančnem računu prejemnika plačila in njegovih pravnih podatkov v navedeni dokument ali spremembe navedenih podatkov se izvede na podlagi ustreznih dokazil, katerih obliko določi računovodja.

2. Za namen plačila z bančnim nakazilom lahko odredbodajalec prevzame obveznost do tretje osebe v imenu svoje institucije samo, če ta tretja oseba predloži dokumentacijo, ki je potrebna za vnos v navedeni dokument.

Odredbodajalci obvestijo računovodjo o vseh spremembah podatkov o bančnem računu in pravnih podatkov, ki jim jih je sporočil prejemnik plačila, ter pred izvršitvijo plačila preverijo, da so navedeni podatki veljavni.

V zvezi s predpristopno pomočjo se lahko posamične obveznosti sklenejo z javnimi oblastmi v državah, ki so prosile za pristop k Evropski uniji, brez predhodnega vnosa v dokument o prejemniku plačil. V takih primerih odredbodajalec stori vse, kar je v njegovi moči, da zagotovi čimprejšnji vnos teh podatkov. Sporazumi določajo, da je posredovanje podatkov o bančnem računu prejemnika plačila Komisiji pogoj, ki mora biti izpolnjen, da se lahko izvrši prvo plačilo.

Člen 64

Dokazila, ki jih hrani računovodja

(člen 68 finančne uredbe)

Dokazila za računovodski sistem in za pripravo zaključnega računa iz člena 141 finančne uredbe se hranijo najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament podeli razrešnico za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo.

Za dokumente v zvezi s postopki, ki se še niso končali, se rok hranjenja podaljša do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo. Za shranjevanje podatkov o prometu se uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.

Vsaka institucija določi, katera služba hrani dokazila.

Člen 65

Osebe, ki so pooblaščene za vodenje računov

(člen 69 finančne uredbe)

Vsaka institucija določi pogoje, pod katerimi so zaposleni, ki jih določi in pooblasti za vodenje računov v lokalnih enotah iz člena 72, pooblaščeni za sporočanje imen in vzorcev podpisov lokalnim finančnim institucijam.







Oddelek 4

Skrbnik računa izločenih sredstev

Člen 66

Pogoji za uporabo računov izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

1. Kadar je izvrševanje plačevanja s proračunskimi postopki zaradi majhnih zneskov materialno nemogoče ali neučinkovito, se lahko za plačila takih odhodkov vzpostavijo računi izločenih sredstev.

2. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko na podlagi podrobnega okvira, določenega v navodilih odgovornega odredbodajalca, začasno potrjuje in plačuje odhodke. Ta navodila podrobno določajo pravila in pogoje, ki veljajo za začasno potrditev in plačila, in, kadar je primerno, pogoje za sklenitev pravnih obveznosti v smislu člena 97(1)(e).

3. Račun izločenih sredstev se vzpostavi in skrbnik računa izločenih sredstev imenuje s sklepom računovodje na podlagi ustrezno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca. Ta sklep določa odgovornosti in obveznosti skrbnika računa izločenih sredstev in odredbodajalca.

Tudi za spremembo pogojev vodenja računa izločenih sredstev je potreben sklep računovodje na podlagi ustrezno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca.

4. V delegacijah Unije se računi izločenih sredstev vzpostavijo za plačilo odhodkov oddelka proračuna za Komisijo in oddelka proračuna za Evropsko službo za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: ESZD) ter zagotavljajo popolno sledljivost odhodkov.

Člen 67

Pogoji za oblikovanje računa izločenih sredstev in plačevanje z njega

(člen 70 finančne uredbe)

1. Sklep o vzpostavitvi računa izločenih sredstev in imenovanju skrbnika računa izločenih sredstev ter sklep o spremembi pogojev vodenja računa izločenih sredstev določata zlasti:

(a) najvišji znesek, ki ga je mogoče izločiti na račun, in njegov namen;

(b) ali je treba v imenu institucije odpreti bančni ali poštni žiro račun;

(c) vrsto in najvišji znesek posameznih odhodkovnih postavk, ki jih lahko skrbnik računa izločenih sredstev izplača tretjim osebam ali pobere od njih;

(d) pogostnost predložitve dokazil in postopek za njihovo predložitev ter način njihovega pošiljanja odredbodajalcu za obračun;

(e) postopek, ki se uporabi za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev;

(f) da transakcije na računu izločenih sredstev odredbodajalec obračuna najpozneje na koncu naslednjega meseca, da je mogoče uskladiti računovodsko in bančno stanje;

(g) rok veljavnosti pooblastila, ki ga da računovodja skrbniku računa izločenih sredstev;

(h) podatke o imenovanem skrbniku računa izločenih sredstev.

2. V predlogih za sklepe o vzpostavitvi računa izločenih sredstev odgovorni odredbodajalec zagotovi, da:

(a) ima prednost uporaba proračunskih postopkov, kadar obstaja dostop do centralnega računalniškega računovodskega sistema;

(b) se račun izločenih sredstev uporablja samo v utemeljenih primerih.

Najvišji znesek, ki ga lahko za posamezno odhodkovno postavko izplača skrbnik računa izločenih sredstev, kadar je izvrševanje plačevanja s proračunskimi postopki materialno nemogoče ali neučinkovito, ne presega 60 000 EUR.

3. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko izvrši plačila tretjim osebam na podlagi in v mejah:

(a) predhodnega prevzema proračunskih in pravnih obveznosti, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec;

(b) pozitivnega stanja na računu izločenih sredstev, in sicer v gotovini ali na računih.

4. Plačila z računa izločenih sredstev se lahko izvršujejo z bančnimi nakazili, vključno s sistemom trajnika iz člena 89 finančne uredbe, čeki ali drugimi plačilnimi sredstvi, vključno s plačilnimi karticami, v skladu z navodili, ki jih določi računovodja.

5. Plačilom sledi sprejetje sklepov o formalni dokončni potrditvi in/ali nalogov za plačilo, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec.

Člen 68

Izbira skrbnika računa izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere med uradniki ali, če je potrebno in samo v ustrezno utemeljenih primerih, med drugimi zaposlenimi. Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere na podlagi svojega znanja, veščin in konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.

Člen 69

Zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

1. Računovodja izvršuje plačila za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev in spremlja odprtje bančnih računov in prenos nalog podpisnika ter kontrol na kraju samem in v centraliziranih računovodskih evidencah. Računovodja zagotavlja sredstva na računu izločenih sredstev. Izločena sredstva se plačajo na bančni račun, ki se odpre za izločena sredstva.

Sredstva na računu izločenih sredstev se lahko zagotavljajo tudi neposredno z raznimi lokalnimi prihodki, kot so prihodki od:

(a) prodaje opreme;

(b) publikacije;

(c) raznih vračil;

(d) obresti.

Izločena sredstva se obračunajo na podlagi odhodkov ali raznih prihodkov ali namenskih prejemkov v skladu s sklepom o vzpostavitvi računa izločenih sredstev iz člena 67 in določbami finančne uredbe. Odredbodajalec odšteje zadevne zneske, ko ponovno nakaže sredstva na račun izločenih sredstev.

2. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko prenaša sredstva med različnimi bančnimi računi, ki se nanašajo na isti račun izločenih sredstev, predvsem da bi se izognil negativnim tečajnim razlikam.

Člen 70

Preverjanja, ki jih opravljata odredbodajalec in računovodja

(člen 70 finančne uredbe)

1. Skrbnik računa izločenih sredstev vodi evidenco sredstev, ki so mu na razpolago v gotovini in na bančnih računih, ter opravljenih izplačil in prejetih zneskov v skladu s pravili in z navodili računovodje. Obračuni tega računa so vedno dostopni odgovornemu odredbodajalcu in skrbnik računa izločenih sredstev pošlje seznam transakcij, ki se pripravi vsaj enkrat na mesec, naslednji mesec skupaj z dokazili odgovornemu odredbodajalcu, ki obračuna transakcije na računu izločenih sredstev.

2. Računovodja izvaja preverjanja, ki se morajo praviloma izvajati na kraju samem in brez predhodne napovedi ter s katerimi preveri obstoj sredstev, ki so bila dodeljena skrbniku računa izločenih sredstev, in knjigovodstvo ter preveri, da so transakcije na računu izločenih sredstev obračunane v za to določenem roku, ali pa zagotovi, da taka preverjanja izvaja zaposleni v njegovi službi ali službi za odobravanje, ki je posebej pooblaščen za ta namen. Računovodja sporoči ugotovitve teh preverjanj odgovornemu odredbodajalcu.

Člen 71

Postopek za oddajo javnih naročil

(člen 70 finančne uredbe)

Plačila stroškov z računa izločenih sredstev se lahko v mejah iz člena 137(3) izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.

Člen 72

Oblikovanje računa izločenih sredstev

(člen 70 finančne uredbe)

Za plačila določenih kategorij odhodkov se v skladu s členom 70 finančne uredbe vzpostavi eden ali več računov izločenih sredstev v vsaki lokalni enoti zunaj Unije. Lokalna enota je na primer delegacija, urad ali podružnica Unije v tretji državi.

Sklep o vzpostavitvi takega računa izločenih sredstev vsebuje pogoje za vodenje takega računa v skladu s členom 70 finančne uredbe ter glede na posebne potrebe vsake lokalne enote.

Člen 73

Skrbniki računa izločenih sredstev in osebe, ki so pooblaščene za vodenje računov v delegacijah Unije

(člen 70 finančne uredbe)

V izjemnih okoliščinah in za namene neprekinjenega dela lahko dolžnosti skrbnika računa izločenih sredstev pri ESZD v delegacijah Unije izvajajo zaposleni na Komisiji. Pod enakimi pogoji se lahko zaposleni v ESZD imenujejo kot skrbniki računov izločenih sredstev za Komisijo v delegacijah Unije.

V delegacijah Unije se za imenovane osebe, ki jih računovodja pooblasti za izvajanje bančnih poslov, uporabljajo pravila in pogoji iz prvega odstavka.







POGLAVJE 4

Odgovornost finančnih udeležencev







Oddelek 1

Splošna pravila

Člen 74

Organi, odgovorni za boj proti goljufijam

(člen 66(8) in člen 72(2) finančne uredbe)

Organi in telesa iz člena 66(8) in člena 72(2) finančne uredbe pomenijo organe, ki so imenovani v kadrovskih predpisih in sklepih institucij Unije o pogojih in načinu izvajanja notranjih preiskav v zvezi s preprečevanjem goljufij, korupcije in kakršnega koli drugega nezakonitega ravnanja, ki škoduje interesom Unije.







Oddelek 2

Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil in nadaljnjega prenosa pooblastil

Člen 75

Finančne nepravilnosti

(člen 66(7) in člen 73(6) finančne uredbe)

Brez poseganja v pristojnosti urada OLAF je v zvezi s kršitvami katere koli določbe finančne uredbe ali določbe, ki se nanaša na finančno poslovodenje ali preverjanje poslovanja, zaradi dejanja ali opustitve dejanja zaposlenega pristojna komisija za finančne nepravilnosti iz člena 29 (v nadaljnjem besedilu: komisija).

Člen 76

Komisija za finančne nepravilnosti

(člen 66(7) in člen 73(6) finančne uredbe)

1. Organ za imenovanje predloži primere finančnih nepravilnosti iz člena 75 te uredbe komisiji, ki da mnenje v skladu z drugim pododstavkom člena 73(6) finančne uredbe.

Če delujejo vodje delegacij Unije kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, se lahko odgovorni odredbodajalec za mnenje o primerih finančnih nepravilnosti iz člena 75 te uredbe obrne neposredno na komisijo.

Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil lahko komisiji predloži zadevo, če meni, da se je zgodila finančna nepravilnost. Komisija pripravi mnenje, v katerem oceni, ali so se zgodile nepravilnosti v smislu člena 75, kako resne so bile in kakšne so lahko njihove posledice. Kadar analiza komisije pokaže, da zadeva, ki ji je bila predložena, spada v pristojnost urada OLAF, spis nemudoma vrne organu za imenovanje in takoj obvesti urad OLAF.

Kadar komisijo o zadevi obvesti neposredno zaposleni v skladu s členom 66(8) finančne uredbe, komisija pošlje spis organu za imenovanje in o tem ustrezno obvesti zaposlenega. Organ za imenovanje lahko komisijo zaprosi za mnenje o zadevi.

2. Institucija ali, v primeru skupne komisije, sodelujoče institucije glede na svojo notranjo organiziranost določijo način delovanja komisije in njeno sestavo, ki vključuje tudi zunanjega udeleženca z zahtevano usposobljenostjo in izkušnjami.

Člen 77

Potrditev navodil

(člen 73(3) finančne uredbe)

1. Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, ki prejme zavezujoče navodilo, za katerega meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načelom dobrega finančnega poslovodenja, zlasti ker navodila ni mogoče izvesti z dodeljenimi viri, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel ali nadalje prenesel pooblastila. Če se navodilo pisno potrdi, potrditev pa je prejeta pravočasno ter je iz potrditve tudi dovolj jasno razvidno, da se izrecno nanaša na točke, ki jim je odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil oporekal, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja. Navodilu sledi, razen če ni očitno nezakonito ali pomeni kršitev veljavnih varnostnih standardov.

2. Odstavek 1 se uporablja tudi v primerih, kadar odredbodajalec med izvajanjem zavezujočega navodila ugotovi, da bi zaradi okoliščin zadeve lahko nastala nepravilnost.

Vsa navodila, potrjena na način, opisan v členu 73(3) finančne uredbe, odgovorni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil evidentira in jih tudi navede v letnem poročilu o dejavnostih.







POGLAVJE 5

Prihodki







Oddelek 1

Lastna sredstva

Člen 78

Pravila, ki se uporabljajo za lastna sredstva

(člen 76 finančne uredbe)

Odredbodajalec pripravi terminski načrt, ki prikazuje, kdaj bodo lastna sredstva, opredeljena v Sklepu o sistemu virov lastnih sredstev Unije, dana na voljo Komisiji.

Lastna sredstva se določijo in izterjajo v skladu s pravili, ki se sprejmejo na podlagi sklepa iz prvega odstavka.







Oddelek 2

Ocena terjatev

Člen 79

Ocena terjatev

(člen 77 finančne uredbe)

1. Ocene terjatev vsebujejo vrsto prihodka in proračunsko postavko, na katero naj bi se knjižile, in po možnosti podatke o dolžniku ter ocenjeni znesek terjatve.

Pri pripravi ocene terjatev odgovorni odredbodajalec preveri predvsem, da:

(a) je prihodek knjižen na pravilno proračunsko postavko;

(b) je ocena pravilna in v skladu z veljavnimi določbami in načelom dobrega finančnega poslovodenja.

2. Ob upoštevanju člena 181(2) in člena 183(2) finančne uredbe ter člena 7(2) te uredbe ocena terjatev ne pomeni, da so odobritve za prevzem obveznosti na voljo. V primerih iz člena 21 finančne uredbe se lahko odobritve dajo na voljo šele, ko Unija dejansko izterja dolgovane zneske.







Oddelek 3

Ugotovitev terjatev

Člen 80

Postopek

(člen 78 finančne uredbe)

1. Ko odgovorni odredbodajalec ugotovi terjatev, to pomeni priznanje pravice Unije do dolžnika in ugotovitev upravičenosti do zahteve, da dolžnik dolg plača.

2. Nalog za izterjavo je postopek, s katerim odgovorni odredbodajalec da navodilo računovodji, da izterja ugotovljeni znesek terjatve.

3. Z opominom dolžniku se dolžnik obvesti o naslednjem:

(a) Unija je ugotovila terjatev;

(b) če se dolg plača do določenega roka, se zamudne obresti ne obračunajo;

(c) če se vračilo ne izvede do roka iz točke (b), se za dolg zaračunajo obresti po obrestni meri iz člena 83 brez poseganja v kakršne koli posebne predpise, ki se uporabljajo;

(d) če se vračilo ne izvede do roka iz točke (b), institucija izvrši izterjavo s pobotom ali z unovčenjem kakršnega koli jamstva, ki je bilo predloženo vnaprej;

(e) računovodja lahko izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz točke (b), kadar je treba zaščititi finančne interese Unije, ker lahko upravičeno domneva, da bi bil znesek, dolgovan Komisiji, izgubljen, dolžnik pa se pred tem obvesti o razlogih in datumu izterjave s pobotom;

(f) če po sprejetju vseh ukrepov iz točk (a) do (e) tega pododstavka znesek ni izterjan v celoti, institucija izvrši izterjavo z izvršitvijo sklepa, izdanega bodisi v skladu s členom 79(2) finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.

Odredbodajalec opomin natisne in ga pošlje dolžniku. Računovodja se o posredovanju obvesti prek finančnega informacijskega sistema.

Člen 81

Ugotovitev terjatev

(člen 78 finančne uredbe)

Da se terjatev lahko ugotovi, odgovorni odredbodajalec zagotovi:

(a) da je terjatev nedvoumna, kar pomeni, da ni z ničimer pogojena;

(b) da je terjatev v fiksnem znesku, natančno izražena v denarju;

(c) da je terjatev zapadla in da zanjo ni določen noben plačilni rok;

(d) da so podatki o dolžniku točni;

(e) da je znesek, ki ga je treba izterjati, knjižen na pravilno proračunsko postavko;

(f) da so dokazila pravilna in

(g) da je upoštevano načelo dobrega finančnega poslovodenja, zlasti glede meril iz točke (a) člena 91(1).

Člen 82

Dokazila za ugotovitev terjatev

(člen 78 finančne uredbe)

1. Ugotovitev terjatve temelji na dokazilih, ki potrjujejo upravičenost Unije.

2. Pred ugotovitvijo terjatve odgovorni odredbodajalec osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila preverjena.

3. Odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 48.

Člen 83

Zamudne obresti

(člen 78 finančne uredbe)

1. Brez poseganja v kakršne koli posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor, se za vsako terjatev, ki ni poplačana v roku iz člena 80(3)(b), zaračunajo obresti v skladu z odstavkoma 2 in 3 tega člena.

2. Obrestna mera za terjatve, ki niso poplačane v roku iz člena 80(3)(b), je obrestna mera, ki jo Evropska centralna banka uporablja v svojih operacijah glavnega refinanciranja, objavljena v seriji C Uradnega lista Evropske unije, in ki velja na prvi koledarski dan meseca, v katerem terjatev zapade v plačilo, povečana za:

(a) osem odstotnih točk, če je dogodek, ki je podlaga obveznosti, pogodba o izvedbi javnega naročila blaga in storitev iz naslova V;

(b) tri odstotne točke in pol v vseh drugih primerih.

3. Obresti se zaračunavajo od koledarskega dne po roku iz člena 80(3)(b), določenem v opominu, do koledarskega dne, ko je dolg v celoti poplačan.

Nalog za izterjavo za znesek zamudnih obresti se izda, kadar se te obresti dejansko prejmejo.

4. V primeru glob, kadar dolžnik predloži finančno jamstvo, ki ga računovodja sprejme namesto plačila, je obrestna mera, ki se uporablja od roka iz člena 80(3)(b), obrestna mera iz odstavka 2 tega člena, ki velja na prvi dan meseca, v katerem je bil sprejet sklep o naložitvi globe, povečana za samo eno odstotno točko in pol.







Oddelek 4

Odobritev izterjave

Člen 84

Izdaja naloga za izterjavo

(člen 79 finančne uredbe)

1. V nalogu za izterjavo se navedejo:

(a) proračunsko leto, na katero naj bi se prihodek knjižil;

(b) sklicevanje na akt ali pravno obveznost, ki je vir dolga in na podlagi katere je nastala upravičenost do izterjave;

(c) proračunski člen in kakršna koli nadaljnja členitev, ki se uporablja, vključno, kadar je to primerno, s sklicevanjem na ustrezne proračunske obveznosti;

(d) znesek, ki ga je treba izterjati, izražen v eurih;

(e) ime in naslov dolžnika;

(f) rok iz člena 80(3)(b);

(g) možen način izterjave, zlasti možnost izterjave s pobotom ali z unovčenjem predloženega jamstva.

2. Nalog za izterjavo odgovorni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji.

3. Računovodja vsake institucije pripravlja seznam dolgovanih zneskov, ki jih je treba izterjati. Upravičenosti Unije so na seznamu razvrščene po datumih izdaje nalogov za izterjavo. Ta seznam pošlje računovodji Komisije.

Računovodja Komisije pripravi prečiščen seznam in dolgovane zneske razvrsti po institucijah in datumu izdaje nalogov za izterjavo. Seznam se priloži poročilu Komisije o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.

4. Kadar je dolžniku vračilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega vračila v enem letu od njenega izreka, Komisija za večjo zaščito finančnih interesov Unije pripravi seznam upravičenosti Unije z navedbo imen dolžnikov in zneska dolga. Seznam se objavi ob upoštevanju varstva osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.

V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo po tem, ko je bil znesek dolga v celoti povrnjen. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.

Sklep o vključitvi dolžnika na seznam upravičenosti Unije se sprejme ob upoštevanju načela sorazmernosti, predvsem pa se pri tem upošteva višina zneska.

Člen 85

Izvršljiv sklep v imenu drugih institucij

(člen 79(2) finančne uredbe)

1. Izjemne okoliščine iz člena 79(2) finančne uredbe so izpolnjene, ko so zadevne institucije izčrpale možnost prostovoljnega plačila in izterjave dolga s pobotom iz člena 80(1) finančne uredbe, dolg pa je precejšen.

2. V primeru iz odstavka 1 lahko zadevne institucije, razen institucij iz člena 299 PDEU, zahtevajo od Komisije, da sprejme izvršljiv sklep.

3. Izvršljiv sklep v vsakem primeru določa, da se zahtevani zneski vključijo v oddelek proračuna za zadevno institucijo, ki deluje kot odredbodajalec. Prihodki se vključijo kot splošni prihodki, razen kadar spadajo med navedene primere namenskih prejemkov iz člena 21(3) finančne uredbe.

4. Institucija, ki zahteva sprejetje izvršljivega sklepa, Komisijo seznani z vsemi dogodki, ki bi lahko vplivali na izterjavo, hkrati pa intervenira v podporo Komisiji v primeru pritožbe na izvršljivi sklep.

5. Komisija in zadevna institucija se dogovorita o praktičnih načinih za izvajanje tega člena.







Oddelek 5

Izterjava

Člen 86

Formalnosti pri izterjavi

(člen 80 finančne uredbe)

1. Ob izterjavi računovodja terjatev zavede v računovodsko evidenco in o tem obvesti odgovornega odredbodajalca.

2. Za vsako gotovinsko plačilo se računovodji ali skrbniku računa izločenih sredstev izda potrdilo o plačilu.

3. Delno vračilo s strani dolžnika, ki zadeva več nalogov za izterjavo, se najprej knjiži na najstarejšo terjatev, razen če dolžnik ne določi drugače.

Pri vseh delnih plačilih se najprej pokrijejo obresti.

Člen 87

Izterjava s pobotom

(člen 80 finančne uredbe)

1. Kadar ima dolžnik terjatev do Unije, ki je nedvoumna, kot je določeno v točki (a) člena 81, v fiksnem znesku in zapadla, ter se nanaša na vsoto v višini naloga za plačilo, računovodja po izteku roka iz člena 80(3)(b) izterja ugotovljene terjatve s pobotom.

V izjemnih okoliščinah računovodja izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz člena 80(3)(b), kadar je treba zaščititi finančne interese Unije, ker računovodja lahko upravičeno domneva, da bi bil znesek, dolgovan Uniji, izgubljen.

Računovodja prav tako izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz člena 80(3)(b), ko se s tem strinja dolžnik.

2. Pred vsako izterjavo v skladu z odstavkom 1 se računovodja posvetuje z odgovornim odredbodajalcem in obvesti zadevne dolžnike.

Če je dolžnik nacionalni organ ali eden od njegovih upravnih organov, računovodja o svojem namenu izterjave s pobotom obvesti tudi zadevno državo članico, in sicer najmanj 10 delovnih dni vnaprej. Vendar lahko računovodja v dogovoru z zadevno državo članico ali zadevnim upravnim organom izvrši izterjavo s pobotom pred iztekom roka.

3. Pobot iz odstavka 1 ima isti učinek kot plačilo ter razreši Unijo zneska dolga in, če je primerno, dolgovanih obresti.

Člen 88

Postopek izterjave, če dolžnik dolga ne plača prostovoljno

(člena 79 in 80 finančne uredbe)

1. Brez poseganja v člen 87, če do roka iz člena 80(3)(b) in določenega v opominu, celoten znesek ni vrnjen, računovodja obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izterjavo s pomočjo pravnih sredstev, ki so mu na voljo, vključno, kadar je to primerno, z unovčenjem jamstva, ki je bilo predloženo vnaprej.

2. Brez poseganja v člen 87, kadar ni mogoče uporabiti načina izterjave iz odstavka 1 tega člena in dolžnik ne plača dolga na podlagi formalnega opomina, ki mu ga je poslal računovodja, računovodja izvrši sklep o izterjavi, izdan bodisi v skladu s členom 79(2) finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.

Člen 89

Podaljšanje plačilnega roka

(člen 80 finančne uredbe)

Računovodja lahko v sodelovanju z odgovornim odredbodajalcem plačilni rok podaljša samo na pisno prošnjo dolžnika, ki je ustrezno utemeljena, in če sta izpolnjena naslednja pogoja:

(a) dolžnik se zaveže, da bo plačal obresti po obrestni meri iz člena 83 za celotno obdobje podaljšanja, ki se začne po izteku roka iz člena 80(3)(b);

(b) za zavarovanje pravic Unije dolžnik predloži finančno jamstvo, ki pokriva neporavnani dolg tako za znesek glavnice kot obresti in ki ga računovodja institucije sprejme.

Jamstvo iz točke (b) prvega odstavka se lahko nadomesti s solidarnim poroštvom, ki ga da tretja oseba in ga računovodja institucije sprejme.

V izjemnih okoliščinah lahko računovodja na prošnjo dolžnika odstopi od zahteve po predložitvi jamstva iz točke (b) prvega odstavka, kadar je dolžnik po oceni računovodje pripravljen in zmožen izvršiti plačilo v dodatnem časovnem obdobju, vendar ne more predložiti takšnega jamstva in ima težave.

Člen 90

Izterjava glob ali drugih kazni

(člena 80 in 83 finančne uredbe)

1. Ko se vloži tožba na sodišče Evropske unije proti sklepu Komisije o naložitvi globe ali drugih kazni v skladu s PDEU ali Pogodbo Euratom in dokler niso bila izčrpana vsa pravna sredstva, dolžnik ali začasno plača zadevne zneske na bančni račun, ki ga določi računovodja, ali predloži finančno jamstvo, ki je sprejemljivo za računovodjo. Jamstvo je neodvisno od obveznosti plačila globe ali denarne kazni ali drugih kazni in je plačljivo na prvi poziv. Pokriva zahtevek v višini glavnice in zapadlih obresti, kot je določeno v členu 83(4).

2. Komisija zavaruje začasno plačane zneske tako, da jih naloži v finančna sredstva in na ta način zagotovi varnost in likvidnost denarnih sredstev, hkrati pa si prizadeva tudi za pozitiven donos.

3. Ko so bila izčrpana vsa pravna sredstva, globa ali denarna kazen pa potrjena, se izvede kateri koli izmed naslednjih ukrepov:

(a) začasno pobrani zneski in njihove obresti ter druga pridobljena sredstva se vpišejo v proračun v skladu s členom 83 finančne uredbe najpozneje v proračunskem letu po letu, v katerem so bila izčrpana vsa pravna sredstva;

(b) kadar je bilo predloženo finančno jamstvo, se to unovči, ustrezni zneski pa se vpišejo v proračun.

Kadar je znesek globe ali denarne kazni Sodišče povečalo, se točki (a) in (b) prvega pododstavka uporabljata do zneskov iz sklepa Komisije, računovodja pa pobere znesek povečanja, ki se vpiše v proračun.

4. Ko so bila izčrpana vsa pravna sredstva, globa ali denarna kazen pa umaknjena ali zmanjšana, se izvede kateri koli izmed naslednjih ukrepov:

(a) neupravičeno pobrani zneski skupaj z nabranimi obrestmi se vrnejo zadevni tretji osebi. Če je bil skupni donos v zadevnem obdobju negativen, se povrne nominalna vrednost neupravičeno pobranih zneskov;

(b) kadar je bilo predloženo finančno jamstvo, se to ustrezno sprosti.

Člen 91

Odpoved izterjavi ugotovljene terjatve

(člen 80 finančne uredbe)

1. Odgovorni odredbodajalec se lahko odpove izterjavi celotne ali dela ugotovljene terjatve samo v naslednjih primerih:

(a) kadar bi bili stroški izterjave predvidoma višji od zneska, ki ga je treba izterjati, in odpoved ne bi škodila podobi Unije;

(b) kadar terjatve ni mogoče izterjati zaradi starosti terjatve ali plačilne nesposobnosti dolžnika;

(c) kadar izterjava ni skladna z načelom sorazmernosti.

2. V primeru iz odstavka 1(c) odgovorni odredbodajalec ukrepa v skladu z vnaprej določenimi postopki v posamezni instituciji in uporablja naslednji merili, ki sta obvezni in se uporabljata v vseh primerih:

(a) dejstva, ob upoštevanju resnosti nepravilnosti, zaradi katere je bila ugotovljena terjatev (goljufija, ponovitev kršitve, namen, skrbnost, dobra vera, očitna napaka);

(b) učinek, ki bi ga odpoved terjatvi imela na delovanje Unije in njene finančne interese (znesek terjatve, tveganje, da bi odpoved predstavljala precedens, zmanjševanje pomena pravnih norm).

Glede na okoliščine zadeve lahko odgovorni odredbodajalec upošteva tudi naslednji dodatni merili:

(a) morebitno izkrivljanje konkurence, ki bi ga povzročila odpoved izterjavi;

(b) gospodarsko in socialno škodo, ki bi lahko nastala, če bi se dolg izterjal v celoti.

3. Odločitev o odpovedi izterjavi iz člena 80(2) finančne uredbe se obrazloži in v njej se navedejo ukrepi, ki so bili izvedeni za izterjavo terjatve, ter predpisi in dejstva, s katerimi je odpoved izterjavi utemeljena. Odgovorni odredbodajalec se odpove izterjavi v skladu s členom 84.

4. Institucija ne sme prenesti pooblastila za odpoved izterjavi ugotovljene terjatve v nobenem izmed naslednjih primerov:

(a) če je znesek, ki naj bi se mu odpovedalo, enak ali presega 1 000 000 EUR;

(b) če je znesek, ki naj bi se mu odpovedalo, enak ali presega 100 000 EUR in predstavlja 25 % ali več ugotovljene terjatve.

Za terjatve pod mejnima vrednostma iz prvega pododstavka vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za odpoved izterjavi ugotovljenega dolga.

5. Vsaka institucija vsako leto pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu poročilo o odpovedih izterjavam iz odstavkov 1 do 4 tega člena za zneske v višini 100 000 EUR ali več. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.

Člen 92

Razveljavitev ugotovljene terjatve

(člen 80 finančne uredbe)

1. V primeru napake odgovorni odredbodajalec v celoti ali delno razveljavi ugotovljeno terjatev v skladu s členoma 82 in 84 ter navede ustrezne razloge.

2. Vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za razveljavitev ugotovljene terjatve.

Člen 93

Pravila za zastaralne roke

(člen 81 finančne uredbe)

1. Zastaralni rok za upravičenosti Unije do tretjih oseb začne teči po izteku roka, ki se je dolžniku sporočil v opominu, kot je določeno v členu 80(3)(b).

Zastaralni rok za upravičenosti tretjih oseb do Unije začne teči na dan, na katerega je treba izplačati upravičenost tretje osebe v skladu z ustrezno pravno obveznostjo.

2. Zastaralni rok za upravičenosti Unije do tretjih oseb se prekine s kakršnim koli aktom institucije ali države članice v imenu institucije, s katerim naj bi se izterjala terjatev in o katerem se obvesti tretja oseba.

Zastaralni rok za upravičenosti tretjih oseb do Unije se prekine s kakršnim koli aktom, s katerim naj bi se izterjala terjatev in o katerem Unijo obvestijo upniki ali osebe, ki delujejo v njihovem imenu.

3. Dan po prekinitvah iz odstavka 2 začne teči nov zastaralni rok petih let.

4. Vsak sodni postopek, povezan s terjatvijo iz odstavka 1, vključno s postopki, predloženimi sodišču, ki pozneje izjavi, da nima pristojnosti, prekine zastaralni rok. Novi zastaralni rok petih let ne začne teči, dokler ni izdana pravnomočna sodba ali dokler ni zunajsodne poravnave med istimi strankami o istem postopku.

5. Če računovodja dolžniku v skladu s členom 89 odobri upniku podaljšanje plačilnega roka, se to šteje kot prekinitev zastaralnega roka. Nov zastaralni rok petih let začne teči na dan po izteku podaljšanega plačilnega roka.

6. Upravičenosti se ne izterjajo po izteku zastaralnega roka, kot je določen v odstavkih 1 do 5.







POGLAVJE 6

Odhodki

Člen 94

Sklep o financiranju

(člen 84 finančne uredbe)

1. Sklep o financiranju določi bistvene sestavine ukrepa, ki zahteva odhodke v breme proračuna.

2. Sklep o financiranju določa zlasti naslednje:

(a) za nepovratna sredstva:

(i) sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;

(ii) prednostne naloge za zadevno leto, cilje, ki naj bi bili izpolnjeni, ter predvidene rezultate za odobritve, ki so bile odobrene za zadevno proračunsko leto;

(iii) bistvena merila za upravičenost, izbor in dodelitev, ki se uporabljajo za izbiro predlogov;

(iv) največjo možno stopnjo sofinanciranja in v primeru, da je predvidenih več stopenj, merila za uporabo vsake stopnje;

(v) časovni razpored in okvirni znesek razpisov za zbiranje predlogov;

(b) za javna naročila:

(i) globalna proračunska sredstva, namenjena za javna naročila za zadevno leto;

(ii) okvirno število in vrste predvidenih javnih naročil, in če je mogoče, splošno navedbo predmeta naročil;

(iii) okvirno časovno obdobje za začetek postopkov za oddajo javnih naročil;

(c) za skrbniške sklade iz člena 187 finančne uredbe:

(i) sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;

(ii) odobritve, namenjene za skrbniški sklad za zadevno leto, skupaj z zneski, načrtovanimi za čas njegovega trajanja;

(iii) cilje skrbniškega sklada in njegovo trajanje;

(iv) pravila upravljanja skrbniškega sklada;

(v) možnost poveritve nalog izvrševanja proračuna subjektom in osebam iz člena 187(2) finančne uredbe;

(d) za nagrade:

(i) sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;

(ii) cilje, ki naj bi bili izpolnjeni, ter predvidene rezultate;

(iii) osnovne pogoje za sodelovanje in merila za podelitev;

(iv) časovni razpored natečaja in znesek nagrade ali nagrad;

(e) za finančne instrumente:

(i) sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;

(ii) cilje, ki naj bi bili izpolnjeni, ter predvidene rezultate;

(iii) znesek, namenjen za finančne instrumente;

(iv) okviren časovni razpored izvedbe.

3. Če program dela iz člena 128 finančne uredbe za nepovratna sredstva, financirana z odobritvami, odobrenimi za zadevno proračunsko leto, vsebuje informacije iz odstavka 2(a) tega člena, sklep, s katerim je bil ta program sprejet, šteje kot sklep o financiranju teh nepovratnih sredstev.

V zvezi z javnimi naročili, skrbniškimi skladi, nagradami in finančnimi instrumenti, če je izvrševanje ustreznih odobritev, odobrenih za zadevno proračunsko leto, zagotovljeno s programom dela, ki vsebuje informacije iz odstavka 2(b), (c), (d) in (e) tega člena, sklep, s katerim je bil sprejet ta program dela, prav tako šteje kot sklep o financiranju zadevnih javnih naročil, skrbniških skladov, nagrad in finančnih instrumentov.

Če program dela takšnih informacij ne vsebuje za enega ali več ukrepov, ga je treba ustrezno spremeniti ali pa je treba za te ukrepe sprejeti poseben sklep o financiranju.

4. Brez poseganja v kakršne koli posebne določbe temeljnega akta za vsako večjo spremembo v že sprejetem sklepu o financiranju velja isti postopek kot za prvotni sklep.







Oddelek 1

Prevzem obveznosti za odhodke

Člen 95

Celotne in začasne obveznosti

(člen 85 finančne uredbe)

1. Celotne proračunske obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo sporazumov o financiranju, ki sami predvidevajo poznejšo sklenitev ene ali več pravnih obveznosti, bodisi s sklenitvijo ene ali več pravnih obveznosti.

Sporazumi o financiranju na področju neposredne finančne pomoči tretjim državam, vključno s proračunsko podporo, ki pomenijo pravno obveznost, so lahko podlaga za plačilo brez sklenitve drugih pravnih obveznosti.

2. Začasne proračunske obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo ene ali več pravnih obveznosti, na podlagi katerih nastane upravičenost do poznejših plačil, bodisi v primerih odhodkov za zaposlene ali odhodkov za komuniciranje, ki jih imajo institucije za obveščanje javnosti o dogodkih Unije, neposredno s plačili.

Člen 96

Prevzem celotne obveznosti

(člen 85 finančne uredbe)

1. Celotna obveznost se prevzame na podlagi sklepa o financiranju.

Celotna obveznost se prevzame najpozneje pred sprejetjem sklepa o izbiri prejemnikov in, kadar je za izvrševanje zadevnih odobritev potrebno sprejetje programa dela v smislu člena 188, po tem, ko je tak program sprejet.

2. Kadar se celotna obveznost izvršuje s sklenitvijo sporazuma o financiranju, se drugi pododstavek odstavka 1 ne uporablja.

Člen 97

En podpisnik

(člen 85 finančne uredbe)

1. Izjema od pravila, da mora biti podpisnik za proračunsko obveznost in za ustrezno pravno obveznost isti, je mogoča samo v naslednjih primerih:

(a) kadar se obveznosti prevzamejo začasno;

(b) kadar se celotne obveznosti nanašajo na sporazume o financiranju s tretjimi državami;

(c) kadar sklep institucije pomeni pravno obveznost;

(d) kadar se celotna obveznost izvršuje z več pravnimi obveznostmi, za katere so odgovorni različni odredbodajalci;

(e) kadar morajo v zvezi z računi izločenih sredstev, ki so na voljo za zunanje ukrepe, pravne obveznosti podpisati zaposleni v lokalnih enotah iz člena 72 po navodilih odgovornega odredbodajalca, ki pa ostaja popolnoma odgovoren za transakcije, povezane z računi;

(f) kadar institucija prenese pooblastila odredbodajalca na direktorja medinstitucionalnega evropskega urada v skladu s členom 199(1) finančne uredbe.

2. Če je odgovorni odredbodajalec, ki je podpisal proračunsko obveznost, odsoten in bo odsoten v obdobju, ki je daljše od roka za sklenitev pravne obveznosti, to pravno obveznost sklene oseba, ki je imenovana za njegovo nadomeščanje v skladu s pravili o nadomeščanju, ki jih sprejme vsaka institucija, pod pogojem, da ima ta oseba status odredbodajalca v skladu s členom 65(3) finančne uredbe.

Člen 98

Upravni odhodki, ki se pokrivajo z začasnimi obveznostmi

(člen 85 finančne uredbe)

Med postavke, ki se štejejo za rutinske upravne odhodke in ki lahko zahtevajo začasen prevzem obveznosti, spadajo:

(a) odhodki za zaposlene, ne glede na to ali zanje veljajo kadrovski predpisi ali ne, za druge človeške vire in pokojnine ter za plačilo strokovnjakov;

(b) odhodki v zvezi s člani institucij;

(c) odhodki za usposabljanje;

(d) odhodki za natečaje, izbor in zaposlovanje;

(e) stroški službenih potovanj;

(f) reprezentančni stroški;

(g) stroški sejnin;

(h) samostojni tolmači in prevajalci;

(i) izmenjava uradnikov;

(j) redne najemnine premičnin in nepremičnin ali ponavljajoča se plačila v zvezi s pogodbami o nepremičninah v smislu člena 121 te uredbe ali obroki posojil v skladu s členom 203(8) finančne uredbe;

(k) razna zavarovanja;

(l) čiščenje, vzdrževanje in varovanje;

(m) stroški za socialno in zdravstveno varstvo;

(n) uporaba telekomunikacijskih storitev;

(o) finančne dajatve;

(p) pravni odhodki;

(q) odškodnine, skupaj z obrestmi;

(r) delovna oprema;

(s) voda, plin, elektrika;

(t) publikacije na papirju ali v elektronski obliki;

(u) obveščanje javnosti s strani institucij o dogodkih Unije.

Člen 99

Evidentiranje posameznih pravnih obveznosti

(člen 86 finančne uredbe)

V primeru celotne proračunske obveznosti, ki ji sledi ena ali več posameznih pravnih obveznosti, odgovorni odredbodajalec zneske teh zaporednih posameznih pravnih obveznosti evidentira v centralni računovodski evidenci.

Evidentiranje v računovodski evidenci vsebuje sklicevanje na celotno obveznost, na podlagi katere se knjižijo posamezne obveznosti.

Odgovorni odredbodajalec evidentira zneske v računovodski evidenci, preden podpiše ustrezne posamezne pravne obveznosti, razen v primerih iz četrtega pododstavka člena 86(4) finančne uredbe.

Odgovorni odredbodajalec v vseh primerih preveri, da skupni znesek ne preseže zneska celotne obveznosti, ki jih pokriva.







Oddelek 2

Potrditev odhodkov

Člen 100

Potrjevanje in zaznamek „odobreno za plačilo“

(člen 88 finančne uredbe)

1. Potrditev odhodkov temelji na dokazilih v smislu člena 110, ki potrjujejo upravičenost upnika na podlagi izjave o dejansko opravljenih storitvah, dejansko dobavljenem blagu ali dejansko izvedeni gradnji ali na podlagi drugih dokumentov, ki utemeljujejo plačilo, vključno s ponavljajočimi se plačili naročnin ali tečajev usposabljanja.

2. Odgovorni odredbodajalec pred sprejetjem odločitve o potrditvi odhodkov osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila preverjena.

3. Odločitev o potrditvi se izrazi tako, da odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odredbodajalec za to pooblastil s formalnim sklepom in na svojo odgovornost v skladu s členom 65(5) finančne uredbe, podpiše zaznamek „odobreno za plačilo“. Takšni sklepi o pooblastilu se hranijo za morebitne potrebe v prihodnje.

Člen 101

Zaznamek „potrjujem pravilnost“ pri predhodnem financiranju

(člen 88 finančne uredbe)

Za plačila predhodnega financiranja odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odredbodajalec za to pooblastil, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ potrdi, da so izpolnjeni pogoji iz pravne obveznosti za plačilo predhodnega financiranja.

Člen 102

Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri pogodbah o izvedbi javnega naročila za vmesna plačila in plačila razlike

(člen 88 finančne uredbe)

Za vmesna plačila in plačila razlike po pogodbah o izvedbi javnega naročila zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje:

(a) da je institucija prejela in formalno evidentirala račun, ki ga je izdal izvajalec;

(b) da je odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, opremil sam račun ali notranji dokument, priložen prejetemu računu, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ in ga podpisal;

(c) da je odgovorni odredbodajalec ali druga oseba na njegovo odgovornost preverila vse vidike računa, predvsem z namenom določitve zneska, ki ga je treba plačati, in ustreznosti plačila kot poplačila obveznosti.

Zaznamek „potrjujem pravilnost“ iz točke (b) prvega odstavka potrjuje, da so bile storitve, predvidene v pogodbi, pravilno opravljene ali da je bilo blago, predvideno v pogodbi, pravilno dobavljeno ali da so bile gradnje, predvidene v pogodbi, pravilno izvedene. Za blago in gradnje uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen, pripravi začasno potrdilo o prevzemu in na koncu garancijske dobe, določene v pogodbi, končno potrdilo o prevzemu. Ti dve potrdili štejeta kot zaznamek „potrjujem pravilnost“.

Za ponavljajoča se plačila naročnin ali tečajev usposabljanja zaznamek „potrjujem pravilnost“ potrjuje, da je upravičenost upnika skladna z zadevnimi dokumenti, ki utemeljujejo plačilo.

Člen 103

Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri nepovratnih sredstvih za vmesna plačila in plačila razlike

(člen 88 finančne uredbe)

Za vmesna plačila in plačila razlike pri nepovratnih sredstvih zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje:

(a) da je institucija prejela in formalno evidentirala zahtevek za plačilo, ki ga je pripravil upravičenec;

(b) da je uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, opremil sámo izjavo o stroških ali notranji dokument, priložen prejeti izjavi o stroških, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ in ga podpisal;

(c) da je odgovorni odredbodajalec ali druga oseba na njegovo odgovornost preverila vse vidike izjave o stroških, predvsem z namenom določitve zneska, ki ga je treba plačati in ustreznosti plačila kot poplačila obveznosti.

Uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, z zaznamkom iz točke (b) prvega odstavka potrdi, da je ukrep ali program dela, ki ga izvaja upravičenec, v vseh vidikih v skladu s sporazumom ali sklepom o dodelitvi nepovratnih sredstev, vključno s tem, kadar je to ustrezno, da so stroški, ki jih je prijavil upravičenec, utemeljeni.

Člen 104

Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri odhodkih za zaposlene

(člen 88 finančne uredbe)

Za plačila odhodkov za zaposlene zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje, da obstajajo naslednja dokazila:

(a) v zvezi z mesečno plačo:

(i) popoln seznam zaposlenih z navedbo vseh sestavnih delov osebnih prejemkov;

(ii) obrazec (osebni evidenčni list), ki temelji na sklepih, sprejetih za vsakega posameznega zaposlenega, iz katerega so razvidne spremembe katerega koli sestavnega dela osebnih prejemkov;

(iii) v primeru novih zaposlitev ali imenovanj overjena kopija odločbe o zaposlitvi ali imenovanju, priložena potrditvi izplačila prve plače;

(b) v zvezi z drugimi vrstami osebnih prejemkov kot na primer za zaposlene, ki so plačani po urah ali dnevih