2007D0065 — SL — 10.12.2009 — 001.001

Ta dokument je mišljen zgolj kot dokumentacijsko orodje in institucije za njegovo vsebino ne prevzemajo nobene odgovornosti

►B SKLEP KOMISIJE z dne 15. decembra 2006 o vzpostavitvi standardnih varnostnih ukrepov in alarmnih stopenj Komisije in spremembi njenega poslovnika o operativnih postopkih za upravljanje kriznih razmer (2007/65/ES) (UL L 032, 6.2.2007, p.144)

spremenjena z:









▼B

SKLEP KOMISIJE

z dne 15. decembra 2006

o vzpostavitvi standardnih varnostnih ukrepov in alarmnih stopenj Komisije in spremembi njenega poslovnika o operativnih postopkih za upravljanje kriznih razmer

(2007/65/ES)







KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE – ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti in zlasti člena 218(2) Pogodbe, ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo in zlasti člena 131 Pogodbe, ob upoštevanju Pogodbe o Evropski uniji in zlasti člena 28(1) in člena 41(1) Pogodbe, ob upoštevanju naslednjega: (1) Primerno je, da Komisija vzpostavi operativne postopke in ukrepe za upravljanje kriz in nujnih primerov (v nadaljnjem besedilu „krizne razmere“) ter zlasti da zagotovi kar najučinkovitejše in najhitrejše sprejemanje potrebnih odločitev, ki pa morajo ostati podvržene političnemu nadzoru. (2) Komisija mora vzpostaviti operativno strukturo za krizno upravljanje. (3) Med drugim je treba vzpostaviti postopke in ukrepe za upravljanje varnostnih vidikov kriznih razmer. Zaradi jasnosti je treba določiti tudi postopke in ukrepe, ki se uporabljajo ob normalnih varnostnih razmerah. (4) Dobro upravljanje kriznih razmer vključuje možnost hitrega opozarjanja osebja o vrsti grožnje in o zaščitnih ukrepih, ki jih je treba izvesti. (5) Sedanja praksa v državah članicah in drugih mednarodnih organizacijah kaže, da je vzpostavitev sistema alarmnih stopenj najučinkovitejši način zagotavljanja, da se v odgovor na višjo stopnjo tveganja izvedejo ustrezni in sorazmerni varnostni ukrepi. Zato je treba vzpostaviti sistem, ki ga sestavljajo standardni varnostni ukrepi in tri alarmne stopnje. Veljal bo za vse prostore Komisije. (6) Določbe Komisije o varnosti, ki so bile priložene poslovniku Komisije s Sklepom Komisije 2001/844/ES, ESPJ, Euratom ( 1 ) predvidevajo člana Komisije, ki je odgovoren za varnostne zadeve in izvajanje varnostne politike Komisije. (7) Splošna načela, določena v oddelku 2 Priloge k navedenim določbam o varnosti, vzpostavljajo splošna načela zakonitosti, preglednosti, odgovornosti in subsidiarnosti (sorazmernosti), ki se enako uporabljajo tudi za krizno upravljanje. (8) Porazdelitev pooblastil znotraj Komisije ter poseben položaj delegacij Skupnosti v tretjih državah zahtevajo posebne postopke in različne vrste delovanj, odvisno od tega, ali varnostni ukrepi zadevajo prostore Komisije v državah članicah ali pa v tretjih državah. (9) Ob upoštevanju načela kontinuitete javnih služb mora biti Komisija sposobna izvesti svoje naloge v vseh razmerah, kot to določajo Pogodbe. Zato mora v primeru izjemnih in nepredvidljivih dogodkov, zaradi katerih Komisija ne more sprejeti sklepov kot kolegij s pisnim ali ustnim postopkom, kakor predvideva njen poslovnik ( 2 ), predsednik Komisije imeti izjemno pooblastilo za sprejetje vsakršnega ukrepa, ki se v kontekstu danih razmer zdi nujen in potreben. (10) Določbe Komisije o operativnih postopkih za krizno upravljanje, ki so bile priložene njenemu poslovniku s Sklepom 2003/246/ES, Euratom ( 3 ), je treba zato ustrezno spremeniti. Zaradi jasnosti jih je treba nadomestiti s tem sklepom – ob upoštevanju naslednjega: SKLENILA:







Člen 1

1. Krizni sistem upravlja skupina za upravljanje, v skladu z odstavkom 2. Njeno delovanje podpirata operativna ekipa in ekipa za spremljanje, ki ju ustanovi direktor Direktorata Komisije za varnost.

2. Skupina za upravljanje se sestane pod predsedstvom namestnika generalnega sekretarja. Sestavljajo jo član kabineta predsednika in član Komisije, odgovoren za varnostne zadeve, direktor Direktorata Komisije za varnost, generalni direktorji pravne službe, Generalnega direktorata za kadrovske zadeve in administracijo, za proračun, za komuniciranje, za pravosodje, svobodo in varnost, za zunanje odnose, za informatiko ter druge osebe, za katere namestnik generalnega sekretarja meni, da so v danih okoliščinah primerne.

3. Če do kriznih razmer pride zunaj Evropske unije, je na sestanke skupine za upravljanje povabljen tudi en član iz kabineta komisarja, odgovornega za zunanje odnose.

4. Skupina za upravljanje je odgovorna za svetovanje Komisiji in zlasti članu Komisije, ki je odgovoren za varnostne zadeve, o ustreznih ukrepih, ki jih je treba sprejeti za zaščito osebja in sredstev Komisije ter da se v primeru kriznih razmer zagotovi njena operativna učinkovitost.

5. Predsednik skupine za upravljanje o razvoju dogodkov obvešča predsednika, člana Komisije, ki je odgovoren za varnostne zadeve, in vsakega člana Komisije, ki je vključen v krizne razmere.

6. Da Direktorat za varnost lahko opravlja svoje dolžnosti, s stalno prisotnostjo najmanj dveh uradnikov zagotavlja 24-urno pripravljenost sedem dni na teden.

Člen 2

1. Znotraj Evropske unije lahko član Komisije, odgovoren za varnostne zadeve, kadar koli izda navodilo direktorju Direktorata Komisije za varnost, da se začne izvajati sistem kriznega upravljanja.

2. Če do kriznih razmer pride zunaj Evropske unije, odločitev o začetku izvajanja sistema kriznega upravljanja sprejmeta skupaj člana Komisije, odgovorna za zunanje odnose in za varnostne zadeve.

Člen 3

1. Da se omogoči dovolj hitro sprejemanje odločitev za zagotovitev zaščite osebja (vključno z zaščito njihovega zdravja na delovnem mestu), informacij, zgradb in drugih sredstev Komisije pred vsakršnimi grožnjami ter za zagotovitev njene operativne zmogljivosti v razmerah, ko zaradi nujnosti ni mogoče uporabljati običajnih postopkov sprejemanja odločitev, se uporabljata odstavka 2 in 3.

2. Če do kriznih razmer pride znotraj Evropske unije, lahko član Komisije, odgovoren za varnostne zadeve, sprejme katero koli odločitev, za katero meni, da je potrebna za zaščito osebja in sredstev Komisije pred tako grožnjo.

V izredno nujnih primerih lahko direktor Direktorata Komisije za varnost sprejme odločitve, podobne odločitvam iz prvega pododstavka, če je možno po posvetovanju s skupino za upravljanje. O vsaki uporabi teh pooblastil je treba takoj poročati članu Komisije, ki je odgovoren za varnostne zadeve, da jih pregleda in, kjer je to primerno, potrdi, spremeni ali prekliče. Predsednik skupine za upravljanje je obveščen hkrati s članom Komisije, odgovornim za varnostne zadeve.

3. Če do kriznih razmer pride zunaj Evropske unije lahko v izredno nujnih primerih vodja misije Komisije ali delegacije Skupnosti sprejme odločitve, podobne odločitvam iz prvega pododstavka odstavka 2. O vsaki uporabi teh pooblastil je treba poročati članu Komisije, ki je odgovoren za zunanje odnose, ki nemudoma obvesti člana Komisije, odgovornega za varnostne zadeve. Ta člana skupaj pregledata te odločitve in jih, kjer je to primerno, potrdita, spremenita ali prekličeta. Predsednik skupine za upravljanje je obveščen hkrati s članom Komisije, odgovornim za varnostne zadeve.

4. Vsaka odločitev, sprejeta na podlagi tega člena, se predloži naslednjemu zasedanju kolegija, da jo pregleda in, kjer je to primerno, potrdi, spremeni ali prekliče.

Člen 4

1. V primeru izjemnih in nepredvidljivih dogodkov, zaradi katerih Komisija ne more sprejeti sklepov kot kolegij s pisnim ali ustnim postopkom, kakor predvideva člen 4 njenega poslovnika, lahko predsednik Komisije, v imenu Komisije in na njeno odgovornost, sprejme vsakršen ukrep, ki se zdi v kontekstu danih kriznih razmer nujen in potreben za ohranitev javnega interesa Skupnosti, za izpolnitev pravnih obveznosti Skupnosti ali da se prepreči škoda, ki se ji je mogoče izogniti, za institucije ali organe Skupnosti, države članice ali državljane in podjetja Unije.

2. Predsednik deluje, kolikor je to mogoče, po posvetovanju s službami z legitimnim interesom ter člani Komisije, ki lahko opravljajo svoje naloge.

3. Vsaka odločitev, sprejeta na podlagi tega člena, se predloži kolegiju, da jo pregleda in, kjer je to primerno, potrdi, spremeni ali prekliče, potem ko se vzpostavijo razmere, potrebne za delovanje kolegija.

Člen 5

Določbe o nadomeščanju iz poslovnika Komisije in izvedbena pravila se smiselno uporabljajo za ta sklep.

Člen 6

Vzpostavi se sistem, ki ga sestavljajo standardni varnostni ukrepi in tri alarmne stopnje. Sistem in ustrezni varnostni ukrepi so določeni v Prilogi. Velja za vse prostore Komisije.

Člen 7

Določbe Komisije o operativnih postopkih za krizno upravljanje, ki so bile priložene njenemu poslovniku s Sklepom 2003/246/ES, Euratom, se črtajo.

Člen 8

Ta sklep ne posega v določbe Komisije o vzpostavitvi splošnega sistema za opozarjanje ARGUS, ki je bil priložen njenemu poslovniku s Sklepom Komisije 2006/25/ES, Euratom ( 4 ).

Člen 9

Ta sklep začne veljati na dan sprejetja.

Objavi se v Uradnem listu Evropske unije.









PRILOG A

STANDARDNI VARNOSTNI UKREPI IN ALARMNE STOPNJE

Oddelek 1

V prostorih Komisije se uporablja varnostni sistem, ki ga sestavljajo standardni varnostni ukrepi in tri alarmne stopnje, ki ustrezajo stopnji ogroženosti. Standardni varnostni ukrepi in alarmne stopnje, od stopnje ena do stopnje tri, ki ustrezajo naraščajočim stopnjam ogroženosti, navedenim v Dodatku 1, so določeni z barvnimi kodami „BELA“, „RUMENA“, „ORANŽNA“ in „RDEČA“.

Oddelek 2

Standardni varnostni ukrepi, ki ustrezajo barvi „BELA“, navedeni v Dodatkih 2A in 2B, se uporabljajo, kadar ni ugotovljena nikakršna posebna varnostna grožnja.

Standardni varnostni ukrepi, navedeni v Dodatku 2A k tej prilogi, se uporabljajo v prostorih Evropske komisije, ki se nahajajo v državah članicah Evropske unije.

Standardni varnostni ukrepi, navedeni v Dodatku 2B k tej prilogi, se uporabljajo v prostorih Evropske komisije, ki se nahajajo v tretjih državah.

Oddelek 3

1. Znotraj EU je za prilagoditev standardnega varnostnega ukrepa stopnje „BELA“, da se upoštevajo lokalne ali začasne ocene ogroženosti, pooblaščen direktor Direktorata Komisije za varnost. O svojih ukrepih in razlogih zanje nemudoma obvesti člana Komisije, odgovornega za varnostne zadeve, in predsednika skupine za upravljanje. Brez poseganja v oddelek 4(3)(a) član Komisije, odgovoren za varnostne zadeve: (a) odloči o povišanju stopnje varnosti na alarmno stopnjo „RUMENA“, „ORANŽNA“ ali „RDEČA“, o zmanjšanju alarmne stopnje ali o vrnitvi na standardne varnostne ukrepe „BELA“; (b) odloči, kateri posebni ukrepi alarmnih stopenj se bodo izvajali ob upoštevanju trenutnih varnostnih razmer. Pri sprejemanju teh odločitev upošteva nasvet direktorja Direktorata Komisije za varnost. V izredno nujnih primerih, kadar varnostne razmere zahtevajo takojšnjo spremembo alarmne stopnje, potrebne odločitve iz prejšnjega odstavka sprejme direktor Direktorata Komisije za varnost. O svojih ukrepih in razlogih zanje nemudoma obvesti člana Komisije, odgovornega za varnostne zadeve, in predsednika skupine za upravljanje. Kadar je mogoče, se direktor Direktorata Komisije za varnost posvetuje s skupino za upravljanje, kot je določeno v členu 1(2) tega sklepa.

2. Zunaj EU je za prilagoditev standardnega varnostnega ukrepa stopnje „BELA“, da se upoštevajo lokalne razmere, pooblaščen direktor Direktorata Komisije za zunanje odnose. O sprejetih ukrepih in razlogih zanje nemudoma obvesti člana Komisije, odgovornega za zunanje odnose, ki nemudoma obvesti člana Komisije, odgovornega za varnostne zadeve, in predsednika skupine za upravljanje. Brez poseganja v oddelek 4(3)(a) člana Komisije, odgovorna za zunanje odnose in za varnostne zadeve, skupaj odločita: (a) o povišanju stopnje varnosti na alarmno stopnjo „RUMENA“, „ORANŽNA“ ali „RDEČA“, o zmanjšanju alarmne stopnje ali o vrnitvi na standardne varnostne ukrepe „BELA“; (b) kateri posebni ukrepi alarmnih stopenj se bodo izvajali ob upoštevanju trenutnih varnostnih razmer. Pri sprejemanju teh odločitev upoštevata nasvet direktorja Direktorata Komisije za varnost. V izredno nujnih primerih, kadar varnostne razmere zahtevajo takojšnjo spremembo alarmne stopnje, potrebne odločitve iz odstavka 2 sprejme vodja misije Komisije ali delegacije ES. O sprejetih ukrepih in razlogih zanje nemudoma obvesti člana Komisije, odgovornega za zunanje odnose, ki nemudoma obvesti člana Komisije, odgovornega za varnostne zadeve, in predsednika skupine za upravljanje.

Oddelek 4

1. Predstavništva Komisije, regionalna predstavništva in misije EU pri mednarodnih organizacijah v državah članicah

(a) Direktorat Komisije za varnost bo pripravil smernice, ki bodo veljale za predstavništva Komisije in regionalna predstavništva. Te smernice bodo oblikovane skupaj z Generalnim direktoratom za komuniciranje oz. Generalnim direktoratom za zunanje odnose in bodo upoštevale vse ocene ogroženosti, ki jih bo pripravil Direktorat Komisije za varnost. Generalni direktorat za komuniciranje oz. Generalni direktorat za zunanje odnose bosta odgovorna za izvajanje, delovanje in izvrševanje ustreznih varnostnih ukrepov.

(b) Če vodja predstavništva Komisije ali regionalnega predstavništva v državi članici meni, da je potrebna sprememba alarmne stopnje, zahtevo, skupaj s kopijo za Generalni direktorat za komuniciranje oz. Generalni direktorat za zunanje odnose, predloži Direktoratu Komisije za varnost, ki bo analiziral razmere in zahtevo posredoval v proučitev članu Komisije, odgovornemu za varnostne zadeve.

(c) V izredno nujnih primerih lahko vodja predstavništva Komisije ali regionalnega predstavništva v državi članici sprejme katero koli odločitev, za katero meni, da je potrebna za zaščito osebja in sredstev pred grožnjo. O vsaki uporabi teh pooblastil je treba, skupaj s kopijo za Generalni direktorat za komuniciranje oz. Generalni direktorat za zunanje odnose, takoj poročati Direktoratu Komisije za varnost, ki bo poročal članu Komisije, odgovornemu za varnostne zadeve, da pregleda odločitve in jih, kjer je to primerno, potrdi, spremeni ali prekliče. Predsednik skupine za upravljanje je obveščen hkrati s članom Komisije, odgovornim za varnostne zadeve.

2. Skupno raziskovalno središče

(a) Direktorat Komisije za varnost bo pripravil smernice, ki bodo veljale za Skupno raziskovalno središče. Te smernice bodo oblikovane skupaj s Skupnim raziskovalnim središčem in bodo upoštevale vse ocene ogroženosti, ki jih bo pripravil Direktorat Komisije za varnost. Skupno raziskovalno središče bo odgovorno za izvajanje, delovanje in izvrševanje ustreznih varnostnih ukrepov.

(b) Če vodja Skupnega raziskovalnega središča Komisije meni, da je potrebna sprememba alarmne stopnje, zahtevo predloži Direktoratu Komisije za varnost, ki bo analiziral razmere in zahtevo posredoval v proučitev članu Komisije, odgovornemu za varnostne zadeve.

(c) V izredno nujnih primerih lahko vodja Skupnega raziskovalnega središča Komisije sprejme katero koli odločitev, za katero meni, da je potrebna za zaščito osebja in sredstev pred grožnjo. O vsaki uporabi teh pooblastil je treba takoj poročati članu Komisije, odgovornemu za varnostne zadeve, da jih pregleda in kjer je to primerno, potrdi, spremeni ali prekliče. Predsednik skupine za upravljanje je obveščen hkrati s članom Komisije, odgovornim za varnostne zadeve.

3. Delegacije ES Komisije in misije v državah nečlanicah EU

(a) V državah nečlanicah EU, član Komisije, odgovoren za zunanje odnose, in član Komisije, odgovoren za varnostne zadeve, skupaj odločita o alarmni stopnji za vsako delegacijo ES.

(b) V izredno nujnih primerih ali kadar razmere ne omogočajo posvetovanja, lahko vodja delegacije ES Komisije sprejme katero koli odločitev, za katero meni, da je potrebna za zaščito osebja in sredstev pred grožnjo, vključno z začasno spremembo alarmne stopnje. O vsaki uporabi teh pooblastil in vsaki spremembi alarmne stopnje je treba nemudoma obvestiti člana Komisije, odgovornega za zunanje odnose, ki o sprejetih ukrepih in razlogih zanje nemudoma obvesti člana Komisije, odgovornega za varnostne zadeve. Predsednik skupine za upravljanje je obveščen hkrati s članom Komisije, odgovornim za varnostne zadeve.

(c) V razmerah, razen tistih iz prejšnjega odstavka, če vodja misije Komisije ali delegacije ES meni, da je potrebna sprememba alarmne stopnje, zahtevo predloži generalnemu direktorju Generalnega direktorata Komisije za zunanje odnose, ki bo o tem poročal direktorju Direktorata Komisije za varnost. Pooblastilo za takšno spremembo skupaj dodelita član Komisije, odgovoren za zunanje odnose, in član Komisije, odgovoren za varnostne zadeve.









Dodatek 1

VARNOSTNE ALARMNE STOPNJE NA KOMISIJI

Uvod

Alarmna stopnja je vrsta varnostnih ukrepov, namenjenih zagotavljanju posebne stopnje zaščite osebja, informacij, zgradb in drugih sredstev Komisije pred vsakršnimi grožnjami ter zagotavljanju njene operativne zmogljivosti. Ti varnostni ukrepi se izvajajo ali prenehajo izvajati na splošen ali selektiven način, odvisno od zvišanja ali znižanja stopnje ogroženosti.

Alarmna stopnja zahteva sprejetje podrobnih ukrepov, ki jih mora izvesti Direktorat za varnost ali vodja delegacije, ki jo krizne razmere zadevajo, glede na vrsto grožnje. Vrste ukrepov določa ločen sklep.

Standardni varnostni ukrepi „BELA“

Standardni varnostni ukrepi s kodo „BELA“ se uporabljajo, kadar ni ugotovljena nikakršna pomembnejša varnostna grožnja. Ti standardni varnostni ukrepi se uporabljajo vsak dan. Označujejo normalne varnostne razmere ter določajo najmanjšo sprejemljivo stopnjo varnosti. Pomenijo osnovo varnostnih ukrepov, ki se uporabljajo v prostorih Komisije.

Alarmna stopnja „RUMENA“

Alarmna stopnja „RUMENA“ začne veljati, kadar pride do groženj ali izrednih dogodkov, ki ogrožajo celovitost osebja, informacij, zgradb in drugih sredstev ter ki bi lahko imeli škodljiv učinek na Evropsko komisijo ali njeno delovanje.

Alarmna stopnja „ORANŽNA“

Alarmna stopnja „ORANŽNA“ začne veljati, kadar pride do groženj ali izrednih dogodkov, ki ogrožajo celovitost osebja, informacij, zgradb in drugih sredstev ter ki so usmerjeni proti Evropski komisiji ali njenemu delovanju, četudi ni bil ugotovljen noben določen objekt, cilj ali čas napada.

Alarmna stopnja „RDEČA“

Alarmna stopnja „RDEČA“ začne veljati, kadar Evropska komisija ali njeno delovanje postaneta cilj groženj ali izrednih dogodkov, ki ogrožajo celovitost osebja, informacij, zgradb in drugih sredstev. Te grožnje so jasne in določene ter se lahko zgodijo vsak trenutek.









Dodatek 2A

STANDARDNI VARNOSTNI UKREPI, KI SE UPORABLJAJO V PROSTORIH EVROPSKE KOMISIJE, KI SE NAHAJAJO V DRŽAVAH ČLANICAH EVROPSKE UNIJE

Uvod

Standardni varnostni ukrepi se določijo na splošno in, ko se bodo uporabljali, jih bodo spremljala podrobna navodila službam, ki bodo odgovorne za njihovo izvajanje. Oblikovanje teh podrobnih navodil in nadzor nad njihovim izvajanjem bo izvajal Direktorat Komisije za varnost.

1. Pogoji uporabe:

Ti standardni varnostni ukrepi so splošno veljavni. Določajo stopnjo varnosti, sorazmerno razmeram, kadar ni povečane stopnje ogroženosti. Takšne razmere določa barvna koda „BELA“. Pomenijo osnovo varnostnih ukrepov, ki se uporabljajo v prostorih Komisije.

2. Komuniciranje zunaj Komisije

(a) Direktorat Komisije za varnost vzpostavi in vzdržuje stike z lokalnimi in zveznimi policijskimi službami v državah članicah, zlasti v Belgiji in Luksemburgu. Direktorat Komisije za varnost vzpostavi kontaktne točke za redno izmenjavo informacij skupnega interesa, zlasti glede varnostnih ukrepov. Če in ko je treba, se organizirajo usklajevalni sestanki.

(b) Direktorat Komisije za varnost vzpostavi in vzdržuje stike z varnostnimi službami držav članic. Vzpostavi redno izmenjavo informacij skupnega interesa med kontaktnimi točkami. Če in ko bo treba, bodo potekali usklajevalni sestanki.

(c) Direktorat Komisije za varnost vzpostavi in vzdržuje stike z varnostnimi službami drugih institucij Skupnosti. Vzpostavi redno izmenjavo informacij skupnega interesa med kontaktnimi točkami. Če in ko bo treba, bodo potekali usklajevalni sestanki.

3. Komuniciranje znotraj Komisije

Direktorat Komisije za varnost vse novo osebje, vključno z začasnim osebjem, nacionalnimi strokovnjaki in pogodbenim osebjem, seznani s standardnimi varnostnimi ukrepi, ki se uporabljajo v prostorih Komisije. Z osveščanjem se poudari vsaj individualna odgovornost uradnikov Komisije na naslednjih področjih: dostop do zgradb Komisije, obiskovalci, pravila organiziranja sestankov, uporaba poštnega sistema, uporaba elektronske pošte, varnostni vidiki telefonske komunikacije ter obravnava in uporaba zaupnih informacij EU.

4. Fizično varovanje/nadzor dostopa

4.1 Načela nadzora dostopa

(a) Vstop v prostore Komisije poteka strogo na podlagi „potrebe dostopa“. Direktorat Komisije za varnost vzpostavi operativna načela, s katerimi se nadzoruje dostop do zgradb Evropske komisije ali njihovih delov.

(b) Vse osebe, ki vstopajo v zgradbo Komisije, morajo imeti veljavno dovolilnico, ki jo priznava Direktorat Komisije za varnost. Vse osebe, ki vstopajo v zgradbe Komisije, morajo upoštevati vsa varnostna navodila, ki jih da Direktorat Komisije za varnost ali pripadnik varnostne službe.

(c) Vse osebe v zgradbah ali prostorih Komisije morajo stalno vidno nositi veljavno dovolilnico.

(d) Urnik dostopa do zgradb Komisije za različne kategorije osebja se določi v sodelovanju z Direktoratom Komisije za varnost.

(e) Zunaj zgoraj navedenega urnika, vključno s konci tedna in prazniki, se osebe s službeno kartico Komisije vpišejo v register, ki se nahaja pri recepciji zgradbe. Vse druge osebe morajo poleg vpisa svoje identifikacije v register predložiti tudi veljavno pooblastilo za dostop do zgradb Komisije. To pooblastilo izda Direktorat Komisije za varnost na zahtevo pristojne službe in se ob upoštevanju veljavnih pravil posreduje zadevni recepciji.

4.2 Veljavne dovolilnice

(a) Službene kartice se izdajo komisarjem in osebju Komisije, tj. osebam, ki jih zajemajo kadrovski predpisi ali pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti, in napotenim nacionalnim strokovnjakom ter, kadar se zdi potrebno, tudi osebju drugih institucij, agencij ter drugih organov, ki se nahajajo v prostorih Komisije. Službene kartice drugih institucij EU se priznavajo na podlagi sporazuma z zadevno institucijo.

▼M1

(b) Dovolilnice za dostop se izdajo vsemu drugemu osebju, ki potrebuje dostop do zgradb Komisije za izpolnitev pogodbenih obveznosti s službami Komisije. Dovolilnice za osebje s pogodbami za določen čas ne smejo veljati dlje kot pogodba, razen če to odobri Direktorat Komisije za varnost. Dovolilnice za dostop se prav tako izdajo osebju pogodbenega podjetja, ki potrebuje dostop do zgradb Komisije za izpolnitev svojih pogodbenih obveznosti. Te dovolilnice za dostop, ki se izdajo osebju pogodbenikov, veljajo do konca pogodbe s Komisijo, pod pogojem da ima zadevna oseba identifikacijski dokument, veljaven do konca pogodbe. Če identifikacijski dokument ni veljaven do konca pogodbe, se dovolilnica izda do datuma prenehanja veljavnosti identifikacijskega dokumenta. Kadar želi član Evropskega parlamenta vstopiti v zgradbo Komisije, lahko to stori s predložitvijo svoje dovolilnice za dostop, ki jo je izdal Evropski parlament, varnostniku na dolžnosti, ne da bi moral obenem opraviti še dodatne varnostne preglede, ki so potrebni za zunanje obiskovalce.

▼B

(c) Prepustnice izdaja Direktorat Komisije za varnost v primeru upravičenih razlogov za dostop do zgradb Komisije.

(d) Dovolilnice za medije: Prošnje za akreditacijo novinarjev obravnava Generalni direktorat za komuniciranje, v sodelovanju s Svetom in nacionalnimi službami. Če je prošnja za akreditacijo odobrena, Generalni direktorat za komuniciranje prosi Direktorat Komisije za varnost, da izda dovolilnico.

(e) Dovolilnice za obiskovalce ali dovolilnice za pogodbenike obiskovalce se obiskovalcem izdajo začasno na recepciji zgradb Komisije po preveritvi veljavnega identifikacijskega dokumenta.

(f) Samo imetniki službene kartice lahko povabijo obiskovalce v zgradbe Komisije. Kadar želi služba Komisije, odgovorna za imetnike drugih veljavnih dovolilnic, povabiti obiskovalce, utemeljeno zahtevo pošlje Direktoratu Komisije za varnost.

(g) Družinski člani uradnikov Komisije, ki prosijo za dostop do upravnega območja, se obravnavajo kot obiskovalci.

(h) Vse službene kartice in dovolilnice ostanejo lastnina Komisije in se na zahtevo Direktorata Komisije za varnost vrnejo temu direktoratu. Službe Komisije, ki so Direktorat Komisije za varnost zaprosile za izdajo veljavnih dovolilnic morajo zagotoviti, da se dovolilnica vrne Direktoratu Komisije za varnost ob koncu pogodbe ali kadar podlaga, na osnovi katere je bila dovolilnica izdana, ni več veljavna.

4.3 Vrste obiskovalcev v prostorih Komisije

(a) Posamezne obiskovalce v upravnem območju Komisije spremlja oseba, ki je imetnik službene kartice Komisije. Upravna območja so tisti deli prostorov Komisije, ki niso splošnega interesa in zadevajo delovanje Komisije. Obiskovalci se sprejmejo na območju recepcije in se ob koncu obiska pospremijo nazaj do tega območja. Posamezni obiskovalci se v prostorih Komisije ne smejo gibati brez spremstva.

(b) Obiskovalci udeleženci sestankov in dogodkov. Generalni direktorat, kabinet ali služba, odgovorna za sestanke in dogodke, na območju recepcije, kjer bo potekal dogodek, vzpostavi potrebna sredstva za izdajo priponk obiskovalcem udeležencem. Udeleženci morajo te vidno nositi v času svoje prisotnosti v zgradbi Komisije, kjer dogodek poteka.

(c) Pogodbenikom obiskovalcem se dovoli dostop le za določen namen in po preveritvi veljavnega identifikacijskega dokumenta prejmejo začasno dovolilnico. Postopke, ki določajo dostop in registracijo obiskovalcev, je treba izpolniti pred vsakim dostopom do zgradb Komisije.

(d) Nadzor dostopa se izvaja stalno, tudi v primeru evakuacije zgradbe ali v nujnih primerih.

(e) Služba Komisije, odgovorna za zdravje in varnost pri delu, o vseh vajah evakuacije zgradb vnaprej obvesti Direktorat Komisije za varnost, da se zagotovi nadzor dostopa med vajo in po njej.

(f) Pogodbeniki, ki izvajajo dostavo v zgradbo Komisije, predložijo blagovni manifest s podrobno razlago vzrokov za dostavo. Vsakršno kršitev tega postopka je treba takoj sporočiti Direktoratu Komisije za varnost.

(g) Če se neki osebi ne dovoli vstop v eno ali več zgradb Komisije, je treba to informacijo posredovati Direktoratu Komisije za varnost, ki bo sprejel potrebne ukrepe.

(h) Obiskovalci zgradb Komisije in njihova osebna prtljaga so lahko predmet tehničnega nadzora, kot sta preiskava in pregled prtljage.

4.4 Obiski zelo pomembnih oseb

Direktorat Komisije za varnost je odgovoren za varnostno ureditev vseh uradnih obiskov, ki potekajo v prostorih Komisije ali povezanih območjih. To vključuje obiske zelo pomembnih oseb, katerih obisk Komisije zahteva dodatno varnostno ureditev. Služba Komisije, ki organizira obisk, Direktorat Komisije za varnost obvesti o vseh potrebnih podrobnostih takoj, ko so te znane. Zadevna služba bo Direktorat Komisije za varnost v celoti obveščala o vsem novem razvoju ali spremembah predvidenega programa.

4.5 Omejen dostop do zgradb Komisije

(a) Po določilih Protokola o privilegijih in imunitetah Evropskih skupnosti ter zlasti člena 1 in 19 Protokola policijske službe države gostiteljice nimajo pravice dostopa v zgradbe Komisije, razen na zahtevo in po odobritvi pristojnih organov Komisije. Če je dostop odobren, osebje Komisije pomaga policiji, če in ko je to potrebno.

(b) Podrobnosti o dostopu za države gostiteljice je mogoče določiti v posebnih sporazumih.

(c) Oborožene osebe ne smejo vstopiti in se gibati v zgradbah Komisije, razen po predhodni pisni odobritvi Direktorata Komisije za varnost.

(d) V zgradbe Komisije ni dovoljen vstop živalim, razen psom, ki se uporabljajo za pregled prostorov Komisije na zahtevo Direktorata Komisije za varnost, patruljnim psom, ki se uporabljajo za varovanje prostorov Komisije, ter psom vodnikom za slepe in psom za gluhe.

(e) Z izjemo službenih potreb v zgradbah Komisije ni dovoljeno fotografirati ter snemati filmskega ali zvočnega zapisa brez predhodnega soglasja službe Komisije, odgovorne za komuniciranje, in Direktorata za varnost.

4.6 Dostop do garaž in parkirnih prostorov

(a) Samo vozniki z veljavno dovolilnico za vozilo in veljavno službeno kartico, kartico za dostop ali prepustnico lahko pripeljejo avtomobil v garažo ali na parkirni prostor Komisije. Vsi drugi potniki v avtomobilu morajo imeti veljavne dovolilnice za zgradbe Komisije. Službeno kartico in kartico za dostop je treba na zahtevo pokazati varnostniku na dolžnosti ali osebju Direktorata Komisije za varnost.

(b) Vsa vozila, za katera se zahteva dostop do garaž ali parkirnih prostorov Komisije, razen ustrezno označenih službenih vozil Komisije, morajo imeti veljavno dovolilnico za vozila, ki mora biti v garaži ali na parkirnem prostoru stalno jasno vidna.

(c) Uradnik Komisije, ki zahteva dostop za vozilo, ima lahko samo eno dovolilnico za vozilo. Če se izda nova dovolilnica, mora uradnik vrniti prejšnjo dovolilnico. Nove dovolilnice ni mogoče izdati, če prejšnja ni bila vrnjena. Če je dovolilnica izgubljena ali ukradena, je treba Direktoratu Komisije za varnost podati uradno izjavo.

(d) Zunaj delovnega časa je mogoče vozila v garaži ali na parkirnem prostoru Komisije pustiti le, kadar je zadevni uradnik Komisije na službeni poti. Poleg tega je za to potrebna predhodna odobritev Direktorata Komisije za varnost.

(e) Zaradi varnostnih razlogov, kadar to opravičujejo izredne okoliščine, lahko Direktorat Komisije za varnost prepove dostop do garaž ali parkirnih prostorov Komisije.

(f) Nujne in posebne ukrepe je mogoče sprejeti glede varovanja ali varnosti vseh vozil, parkiranih v garažah, na parkirnih prostorih ali v neposredni okolici prostorov Komisije.

4.7 Dostava pošte in paketov

(a) Vsa vhodna zunanja pošta, vključno s paketi, mora biti dostavljena skozi ustrezne sprejemne centre Komisije za pošto. Po potrebi je treba nenavadno in/ali sumljivo pošto dodatno varnostno pregledati.

(b) Razen v primeru, ko je bila zadeva prijavljena in odobrena pri Direktoratu Komisije za varnost, neposredno v zgradbo Komisije ni mogoče vročiti zunanje pošte.

4.8 Vredni predmeti

Osebje Komisije, ki mu je bila zaupana lastnina Komisije, mora izvesti vse primerne varnostne ukrepe, da zagotovi primerno uporabo in hranjenje te lastnine ter da prepreči njeno poškodovanje, izgubo ali nedovoljen dostop do nje.

4.9 Varnost v okolici prostorov Komisije

(a) Vse osebe, ki so zaposlene v zgradbah Komisije, morajo Direktorat za varnost obvestiti o osebah, ki poskušajo prikrito vstopiti v zgradbe Komisije. Direktorat Komisije za varnost morajo nemudoma obvestiti o vseh sumljivih vozilih ali predmetih, ki se nahajajo v bližini zgradb Komisije.

(b) Preden ponoči, pred koncem tedna ali pred prazniki zapustijo prostore Komisije, morajo vse osebe, ki so zaposlene v prostorih Komisije, pozorno preveriti, da so okna zaprta ter, če je primerno, zaprta tudi vrata in luči ugasnjene.

(c) Kadar Direktorat Komisije za varnost prejme informacije o kakršnih koli dogodkih ali incidentih, ki bi lahko imeli varnostne posledice in se dogajajo zunaj ali v bližini zgradbe Komisije, mora nemudoma sprejeti potrebne varnostne ukrepe, da prepreči morebiten nedovoljen dostop bodisi oseb bodisi vozil. Če je treba, Direktorat Komisije za varnost vzpostavi stik z varnostnimi ali reševalnimi službami države gostiteljice.

4.10 Varnost v prostorih Komisije

Direktorat Komisije za varnost določi varnostne standarde, ki jih morajo upoštevati vse osebe v prostorih Komisije.

4.11 Ukrepi, ki jih mora Direktorat Komisije za varnost sprejeti v primeru varnostnih incidentov

(a) Direktorat Komisije za varnost pri zadevah o varnosti in higieni pri delu vključuje službo Komisije, odgovorno za zdravje in varnost pri delu.

(b) Notranjo telefonsko številko za nujne primere upravlja Direktorat Komisije za varnost. Če je treba, bodo po veljavnih varnostnih navodilih obveščene tudi gasilske in/ali reševalne službe države gostiteljice.

(c) Ko je Direktorat Komisije za varnost obveščen o varnostnem incidentu, kot je resni zdravstveni dogodek, požar, puščanje plina, izpad elektrike, poplava ali resni strukturni problemi v zgradbi Komisije, Direktorat Komisije za varnost obvesti osebje služb, ki so v zgradbi, ter tehnično službo.

(d) Če je treba, je Direktorat Komisije za varnost odgovoren za začetek izvajanja ustreznih ukrepov za evakuacijo oseb, ki se nahajajo v zgradbah Komisije.

(e) Če pride do incidenta, ki vključuje hudo telesno poškodbo, lahko kateri koli član osebja pokliče nujno zdravstveno službo države gostiteljice. Oseba, ki je poklicala reševalne službe, nemudoma obvesti Direktorat Komisije za varnost. Direktorat Komisije za varnost zagotovi, da se izvedejo ustrezni ukrepi, da zgradba Komisije ne ostane brez nadzora.

4.12 Ukrepi, ki jih je treba sprejeti v primeru demonstracij pred prostori Komisije

(a) V primeru demonstracij neposredno pred prostori Komisije mora osebje na območju recepcije in garaže obvestiti Direktorat Komisije za varnost, ki sprejme zaščitne ukrepe in izda navodila glede varnosti zgradbe.

(b) Kadar obstajajo znaki, da je napad na prostore Komisije verjeten, Direktorat Komisije za varnost izda posebna navodila vsem zadevnim službam in osebju Komisije. Odvisno od vrste grožnje Direktorat Komisije za varnost sprejme vse potrebne ukrepe za reševanje problema in začne izvajati ukrepe, določene v Sklepu Komisije o podrobnih pravilih za izvajanje sistema varnostnih alarmnih stopenj.

4.13 Vdor v prostore Komisije

(a) Vse osebe, ki imajo pooblastilo za prisotnost v prostorih Komisije, morajo vidno nositi službeno kartico ali veljavno dovolilnico. Od vseh oseb brez takšne službene kartice ali veljavne dovolilnice se lahko zahteva, da na zahtevo osebja, pristojnega za nadzor dostopa, ali uradnika, ki ga določi Direktorat Komisije za varnost, nemudoma zapustijo prostore Komisije.

(b) Kadar osebe poskušajo doseči nezakonit dostop do prostorov Komisije, uradniki Komisije najprej poskrbijo, da se zaprejo pisarne, sefi in ključavnice, če pri tem ni ogrožena njihova lastna fizična varnost. O incidentu nemudoma obvestijo Direktorat Komisije za varnost. Ko Direktorat Komisije za varnost prejme obvestilo o takšnem incidentu, izda navodila o ukrepih, ki jih je treba sprejeti, in o ustreznih službah, ki jih je treba obvestiti.

(c) Direktorat Komisije za varnost sprejme vse potrebne ukrepe za reševanje problema in začne izvajati ukrepe, določene v Sklepu Komisije o podrobnih pravilih za izvajanje sistema varnostnih alarmnih stopenj.

4.14 Prisotnost sumljivih oseb v prostorih Komisije

(a) Da se ohrani sprejemljiva varnost oseb, zaposlenih v prostorih Komisije, in lastnine Komisije, mora vse osebje Komisije poročati o kateri koli osebi, ki se vede nenavadno ali sumljivo. Osebje Komisije mora o takšnih osebah obvestiti Direktorat Komisije za varnost.

(b) Direktorat Komisije za varnost je treba nemudoma obvestiti o vseh sumljivih osebah ali osebah brez pooblastila v prostorih Komisije. Direktorat Komisije za varnost vedno in nemudoma izda navodila o ukrepih, ki jih je treba sprejeti, in o ustreznih službah, ki jih je treba obvestiti.

4.15 Grožnja z bombo

(a) Če oseba, zaposlena v prostorih Komisije, prejme grožnjo z bombo, ta oseba nemudoma obvesti Direktorat Komisije za varnost. Direktorat Komisije za varnost poskuša pridobiti kar največ informacij od osebe, ki kliče, ali iz prejetega sporočila.

(b) Direktorat Komisije za varnost izda navodila o ukrepih, ki jih je treba sprejeti, in o ustreznih službah, ki jih je treba obvestiti, ob vsakem času, podnevi in ponoči, vključno z evakuacijo, kadar je to ustrezno.

4.16 Odkritje sumljivega paketa ali drugega predmeta

(a) Vsak uradnik Komisije ali zaposleni na delovnem mestu mora Direktorat Komisije za varnost nemudoma obvestiti o odkritju sumljivega paketa ali drugega predmeta. Kadar je odkrit sumljiv paket ali drug sumljiv predmet, mora Direktorat Komisije za varnost ali lokalna služba Komisije, odgovorna za zdravje in varnost pri delu, okoli njega oblikovati ustrezno varnostno območje. Nihče se ne sme dotikati ali posegati v sumljiv paket ali drugi predmet. Uporaba brezžičnih komunikacijskih sredstev je v bližini kraja incidenta prepovedana. Direktorat Komisije za varnost v prej opisanih intervencijah tesno sodeluje z lokalno službo Komisije, odgovorno za zdravje in varnost pri delu.

(b) Po oceni grožnje in okoliščin Direktorat Komisije za varnost vzpostavi stik z lokalno službo Komisije, odgovorno za zdravje in varnost pri delu, ter pristojnimi nacionalnimi organi. Direktorat Komisije za varnost je odgovoren za usklajevanje ukrepov z drugimi službami Komisije ali države gostiteljice.

4.17 Zavarovanje dokazov

V primeru prekrškov ali kaznivih dejanj v prostorih Komisije morajo priče dogodka obvestiti Direktorat Komisije za varnost, ki bo sprejel ustrezne ukrepe. Priče ne smejo posegati v dokaze.









Dodatek 2b

STANDARDNI VARNOSTNI UKREPI, KI SE UPORABLJAJO V PROSTORIH EVROPSKE KOMISIJE, KI SE NAHAJAJO V DRŽAVAH, KI NISO VKLJUČENE V DODATEK 2A.

Uvod

Zunaj Evropske unije se standardni varnostni ukrepi in njihova podrobna navodila izvajajo pod vodstvom vodje delegacije ES Evropske komisije. Generalni direktor Generalnega direktorata Komisije za zunanje odnose stalno obvešča direktorja Direktorata Komisije za varnost.

Kadar delegacija ES gostuje v diplomatskem poslopju države članice ali mednarodne organizacije, se v memorandumu o soglasju med Evropsko komisijo in državo članico, državo gostiteljico ali organizacijo določijo varnostna pravila, ki so najmanj enakovredna pravilom v tem sklepu.

1. Pogoji uporabe:

Ti standardni varnostni ukrepi so splošno veljavni. Določajo stopnjo varnosti, sorazmerno razmeram, kadar ni povečane stopnje ogroženosti. Takšne razmere določa barvna koda „BELA“. Pomenijo osnovo varnostnih ukrepov, ki se uporabljajo v prostorih Komisije.

Če je treba, se ti standardni varnostni ukrepi prilagodijo glede na posebne lokalne razmere.

2. Komuniciranje zunaj delegacije ES

(a) Vodja delegacije ES, če je mogoče, z ustreznimi organi države gostiteljice vzpostavi in vzdržuje redne stike na področju varnosti. Če in ko je treba, se organizirajo usklajevalni sestanki.

(b) Vodja delegacije ES vzpostavi kontaktne točke z veleposlaništvi drugih držav članic za redno izmenjavo informacij skupnega interesa, zlasti glede varnostnih ukrepov. Če in ko je treba, se organizirajo usklajevalni sestanki.

(c) Ko je treba, se takšni stiki lahko vzpostavijo tudi z mednarodnimi organizacijami, prisotnimi na kraju.

3. Komuniciranje znotraj delegacije ES

Vodja delegacije ES vse novo osebje, vključno z začasnim osebjem, napotenimi nacionalnimi strokovnjaki in pogodbenim osebjem, seznani s standardnimi varnostnimi ukrepi, ki se uporabljajo v prostorih delegacije ES. Z usposabljanjem o zavedanju se poudari vsaj individualna odgovornost uradnikov Komisije na naslednjih področjih: dostop do zgradb Komisije, obiskovalci, pravila organiziranja sestankov, uporaba poštnega sistema, uporaba elektronske pošte, varnostni vidiki telefonske komunikacije ter obravnava in uporaba zaupnih informacij EU.

4. Fizično varovanje/nadzor dostopa

4.1 Načela nadzora dostopa

(a) Vstop v prostore delegacije ES poteka strogo na podlagi „potrebe dostopa“. Vodja delegacije ES, v tesnem sodelovanju z Generalnim direktoratom Komisije za zunanje odnose, vzpostavi operativna načela, s katerimi se nadzoruje dostop do zgradb delegacije ES.

(b) Vse osebe, ki vstopajo v zgradbo delegacije ES, morajo imeti veljavno dovolilnico Komisije, ki jo izda Direktorat Komisije za varnost, ali veljavno dovolilnico, ki jo izda vodja delegacije ES ob upoštevanju pravil in standardov, ki jih določi Direktorat za varnost. Vse osebe, ki vstopajo v zgradbe Komisije, morajo upoštevati vsa varnostna navodila, ki jih da vodja delegacije ES.

(c) Vse osebe v zgradbah ali prostorih delegacije ES morajo stalno vidno nositi veljavno dovolilnico.

4.2 Veljavne dovolilnice

(a) Službene kartice se izdajo uradnikom Komisije, tj. osebam, ki jih zajemajo kadrovski predpisi ali pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti, in napotenim nacionalnim strokovnjakom ter, kadar se zdi potrebno, tudi osebju drugih institucij, agencij ter drugih organov, ki se nahajajo v prostorih delegacije ES.

(b) Kartice za dostop se izdajo vsemu drugemu osebju, ki potrebuje dostop do zgradb delegacije ES za izpolnitev pogodbenih obveznosti s službami Komisije. Kartice za osebje s pogodbami za določen čas ne veljajo dlje od tega časovnega roka. Obdobje veljavnosti kartic za dostop nikoli ni daljše kot do konca tekočega leta.

(c) Prepustnice izdaja vodja delegacije ES v primeru upravičenih razlogov za dostop do zgradb delegacije ES.

(d) Dovolilnice za obiskovalce ali dovolilnice za pogodbenike obiskovalce se obiskovalcem izdajo začasno na recepciji zgradb delegacij ES po preveritvi veljavnega identifikacijskega dokumenta.

(e) Družinski člani uradnikov delegacije ES, ki prosijo za dostop do upravnega območja, se obravnavajo kot obiskovalci.

(f) Samo imetniki službene kartice lahko povabijo obiskovalce v zgradbe delegacije ES.

(g) Službene kartice in dovolilnice ostanejo lastnina Komisije in se na zahtevo vodje delegacije ES vrnejo vodji. Službe, ki so izdale veljavne dovolilnice, morajo zagotoviti, da se dovolilnica vrne ob koncu pogodbe ali kadar podlaga, na osnovi katere je bila dovolilnica izdana, ni več veljavna.

4.3 Vrste obiskovalcev v prostorih Komisije

(a) Posamezne obiskovalce v upravnem območju delegacije ES spremlja oseba, ki je imetnik službene kartice Komisije. Upravna območja so tisti deli prostorov delegacije ES, ki niso splošnega interesa in zadevajo delovanje delegacije ES. Obiskovalci se sprejmejo na območju recepcije in se ob koncu obiska pospremijo nazaj do tega območja. Posamezni obiskovalci se v prostorih delegacije ES ne smejo gibati brez spremstva.

(b) Za obiskovalce udeležence sestankov in dogodkov vodja delegacije ES na območju recepcije, kjer bo potekal dogodek, vzpostavi potrebna sredstva za izdajo priponk obiskovalcem udeležencem sestankov in dogodkov. Udeleženci morajo te vidno nositi v času svoje prisotnosti v zgradbi delegacije ES, kjer dogodek poteka.

(c) Pogodbenikom obiskovalcem se dovoli dostop le za določen namen in po preveritvi veljavnega identifikacijskega dokumenta prejmejo začasno dovolilnico. Postopke, ki določajo dostop in registracijo obiskovalcev, je treba izpolniti pred vsakim dostopom do zgradb delegacije ES.

(d) Nadzor dostopa se izvaja stalno, tudi, če je mogoče, v primeru evakuacije zgradbe ali v nujnih primerih.

(e) Delovni čas delegacije ES določi vodja delegacije ES. Zunaj zgoraj navedenega delovnega časa, vključno s konci tedna in prazniki, se osebe s službeno kartico Komisije, ki vstopajo v prostore delegacije ES, vpišejo v register, ki se nahaja pri recepciji zgradbe.

(f) Vsi obiskovalci se vpišejo pri recepciji delegacije ES. Poleg vpisa svoje identifikacije v register morajo predložiti tudi veljavno pooblastilo za dostop do prostorov delegacije ES.

(g) Pogodbeniki, ki izvajajo dostavo v zgradbo delegacije ES, predložijo blagovni manifest s podrobno razlago vzrokov za dostavo. Vsakršno kršitev tega postopka je treba takoj sporočiti Generalnemu direktoratu Komisije za zunanje odnose.

(h) Obiskovalci zgradb Komisije in njihova osebna prtljaga so lahko predmet tehničnega nadzora, kot sta preiskava in pregled prtljage.

4.4 Obiski zelo pomembnih oseb

Vodja delegacije ES je odgovoren za varnostno ureditev vseh uradnih obiskov, ki potekajo v prostorih delegacije ES ali povezanih območjih.

4.5 Omejen dostop do zgradb delegacije ES

(a) Dostop do prostorov delegacije ES urejajo: — Dunajska konvencija o diplomatskih odnosih ter izbirna protokola z dne 18. aprila 1961, — Pogodba o ustanovitvi Evropske gospodarske skupnosti in zlasti določbe, sprejete na podlagi člena 218 Pogodbe; Protokol o privilegijih in imunitetah Evropskih skupnosti ter zlasti člen 1 in 19 Protokola; ter Sklep Komisije C (1998) 2528/1 z dne 12. avgusta 1998 o imenovanju organa, odgovornega za odpravo nedotakljivosti prostorov, zgradb in arhivov Komisije, — sporazumi o ustanovitvi, ki jih je Evropska komisija sklenila s tretjimi državami.

(b) Podrobnosti o dostopu za države gostiteljice je mogoče določiti v posebnih sporazumih, ki določajo, da, razen kadar vodja delegacije ES to prepove, reševalne službe države gostiteljice v primeru neposredne grožnje varnosti ali zdravju osebja, zaradi česar je potrebna takojšnja intervencija, lahko vstopijo v zgradbe delegacije ES. Generalnega direktorja Generalnega direktorata Komisije za zunanje odnose je treba nemudoma obvestiti o takšnih intervencijah. Policijske službe države gostiteljice nimajo pravice dostopa do zgradb in prostorov delegacije ES, razen na zahtevo vodje delegacije ES. Če je dostop odobren, osebje delegacije ES pomaga policiji, če in ko je to potrebno.

(c) Oborožene osebe ne smejo vstopiti in se gibati v zgradbi delegacije ES, razen po predhodnem pisnem sporazumu z vodjo delegacije ES.

(d) V zgradbe delegacije ES ni dovoljen vstop živalim, razen psom, ki se uporabljajo za pregled prostorov delegacije ES, patruljnim psom, ki se uporabljajo za varovanje, ter psom vodnikom za slepe in psom za gluhe.

(e) Z izjemo službenih potreb v zgradbah delegacije ES ni dovoljeno fotografirati ter snemati filmskega ali zvočnega zapisa brez predhodnega soglasja vodje delegacije ES.

4.6 Dostop do garaž ali parkirnih prostorov

(a) Samo vozniki z veljavno dovolilnico za vozilo in veljavno službeno kartico, kartico za dostop ali prepustnico lahko pripeljejo avtomobil v garažo ali na parkirni prostor delegacije ES. Vsi drugi potniki v avtomobilu morajo imeti veljavne dovolilnice za zgradbe delegacije ES. Službeno kartico in kartico za dostop je treba na zahtevo pokazati.

(b) Vsa vozila, za katera se zahteva dostop do garaž ali parkirnih prostorov delegacije ES, razen ustrezno označenih službenih vozil Komisije, morajo imeti veljavno dovolilnico za vozila, ki mora biti jasno vidna ne zgolj ob vstopu v zgradbo, ampak tudi med postankom v garaži ali na parkirnem prostoru.

(c) Uradnik Komisije, ki zahteva dostop za vozilo, ima lahko samo eno dovolilnico za vozilo. Če se izda nova dovolilnica, mora uradnik vrniti prejšnjo dovolilnico. Nove dovolilnice ni mogoče izdati, če prejšnja ni bila vrnjena. Če je dovolilnica izgubljena ali ukradena, je treba vodji delegacije ES podati uradno izjavo.

(d) Zaradi varnostnih razlogov lahko vodja delegacije ES prepove dostop do garaž ali parkirnih prostorov delegacije ES.

(e) Nujne in posebne ukrepe je mogoče sprejeti glede varovanja ali varnosti vseh vozil, parkiranih v garažah, na parkiriščih ali v neposredni okolici prostorov delegacije ES.

4.7 Dostava pošte in paketov

(a) Z izjemo diplomatske pošte se vsa vhodna zunanja pošta, vključno s paketi, dodatno varnostno pregleda, kadar se zdi nenavadna ali sumljiva.

(b) Razen v primeru, ko je bila zadeva prijavljena in odobrena pri vodji delegacije ES, neposredno naslovniku v zgradbo delegacije ES ni mogoče vročiti zunanje pošte.

4.8 Vredni predmeti

Osebje delegacije ES, ki mu je bila zaupana lastnina Komisije, mora izvesti vse primerne varnostne ukrepe, da zagotovi primerno uporabo in hranjenje te lastnine ter da prepreči njeno poškodovanje, izgubo ali nedovoljen dostop do nje.

4.9 Varnost v okolici prostorov delegacije ES

(a) Vse osebe, ki so zaposlene v zgradbah delegacije ES, morajo poročati o osebah, ki opazujejo ali poskušajo prikrito vstopiti v zgradbe delegacije ES. Vodjo delegacije ES morajo nemudoma obvestiti o vseh sumljivih vozilih, predmetih ali osebah, ki se nahajajo poleg ali v bližini zgradb delegacije ES.

(b) Preden ponoči, pred koncem tedna ali pred prazniki zapustijo prostore delegacije ES, vse osebe, ki so zaposlene v prostorih delegacije ES, pozorno preverijo, da so okna zaprta ter, če je primerno, zaprta tudi vrata in luči ugasnjene.

(c) Kadar generalni direktor Generalnega direktorata Komisije za zunanje odnose prejme informacije o kakršnih koli dogodkih ali incidentih, ki bi lahko imeli varnostne posledice in se dogajajo zunaj ali v bližini zgradbe delegacije ES, mora nemudoma obvestiti vodjo delegacije ES, ki nemudoma sprejme potrebne varnostne ukrepe, da prepreči morebiten nedovoljen dostop bodisi oseb bodisi vozil. Če je treba, vzpostavi stik z ustreznimi organi države gostiteljice.

4.10 Varnost v prostorih delegacije ES

Vodja delegacije ES določi standarde, ki jih je treba upoštevati pri varnostni ureditvi, ter naloge in navodila, ki se uporabljajo za vse osebe v zgradbah delegacije ES ali v njihovi okolici.

4.11 Ukrepi, ki jih mora vodja delegacije ES sprejeti v primeru varnostnih incidentov

(a) Če pride do incidenta, ki vključuje hudo telesno poškodbo, lahko kateri koli član osebja pokliče lokalno nujno zdravstveno službo.

(b) Izvesti je treba ustrezne ukrepe, da zgradba delegacije ES ne ostane brez nadzora.

4.12 Ukrepi, ki jih je treba sprejeti v primeru demonstracij pred prostori delegacije ES

(a) V primeru demonstracij v neposredni okolici prostorov delegacije ES mora osebje na območju recepcije in garaže obvestiti vodjo delegacije ES, ki sprejme zaščitne ukrepe in izda navodila glede varnosti zgradbe.

(b) Kadar obstajajo znaki, da je napad na prostore delegacije ES verjeten, vodja delegacije ES izda posebna navodila vsem zadevnim službam in osebju delegacije ES ter nemudoma obvesti Generalni direktorat Komisije za zunanje odnose, ki obvesti direktorja Direktorata Komisije za varnost. Odvisno od vrste grožnje je treba sprejeti ustrezne ukrepe.

4.13 Vdor v prostore delegacije ES

(a) Vse osebe, ki imajo pooblastilo za prisotnost v prostorih delegacije ES, morajo vidno nositi veljavno dovolilnico ali službeno kartico. Od vseh oseb brez takšne veljavne dovolilnice ali službene kartice se lahko zahteva, da na zahtevo osebja, pristojnega za nadzor dostopa, ali uradnika, ki ga določi vodja delegacije ES, nemudoma zapustijo prostore delegacije ES.

(b) Kadar osebe poskušajo doseči nezakonit dostop do prostorov delegacije ES, uradniki delegacije ES najprej poskrbijo, da se zaprejo pisarne, sefi in ključavnice, če pri tem ni ogrožena njihova lastna fizična varnost. Nemudoma obvestijo generalnega direktorja Generalnega direktorata Komisije za zunanje odnose in zahtevajo navodila o ukrepih, ki jih je treba sprejeti, in o ustreznih službah, ki jih je treba obvestiti.

(c) Generalni direktor Generalnega direktorata Komisije za zunanje odnose v sodelovanju z direktorjem Direktorata Komisije za varnost sprejme ustrezne ukrepe za rešitev problema. Vzpostavi lahko stik in zaprosi za pomoč ustrezne organe države gostiteljice, vključno s policijo.

4.14 Prisotnost sumljivih posameznikov v prostorih delegacije ES

(a) Da se ohrani sprejemljiva varnost oseb, zaposlenih v prostorih delegacije ES, in lastnine Komisije, mora vse osebje delegacije ES poročati o kateri koli osebi, ki se vede nenavadno ali sumljivo. Osebje delegacije ES mora o takšnih osebah obvestiti vodjo delegacije ES.

(b) Vodjo delegacije ES je treba nemudoma obvestiti o vseh sumljivih ali nepooblaščenih vstopih v prostore Komisije. Generalni direktor Generalnega direktorata Komisije za zunanje odnose vedno in nemudoma izda navodila o ukrepih, ki jih je treba sprejeti, in o ustreznih službah, ki jih je treba obvestiti.

4.15 Grožnja z bombo

(a) Če oseba, zaposlena v prostorih delegacije ES, prejme grožnjo z bombo, ta oseba nemudoma obvesti generalnega direktorja Generalnega direktorata Komisije za zunanje odnose. Ta oseba poskuša pridobiti kar največ informacij od osebe, ki kliče, ali iz prejetega sporočila.

(b) Generalni direktor Generalnega direktorata Komisije za zunanje odnose izda navodila o ukrepih, ki jih je treba sprejeti, in nemudoma obvesti člana Komisije, odgovornega za zunanje odnose, ki obvesti člana Komisije, odgovornega za varnostne zadeve.

(c) Na zahtevo pristojnih organov države gostiteljice (tj. reševalnih služb) se lahko vodja delegacije ES odloči za evakuacijo stavbe delegacije ES. Generalni direktor Generalnega direktorata Komisije za zunanje odnose mora biti v celoti obveščen.

4.16 Odkritje sumljivega paketa ali drugega predmeta

(a) Vsak uradnik delegacije ES ali zaposleni na delovnem mestu mora vodjo delegacije ES nemudoma obvestiti o odkritju sumljivega paketa ali drugega predmeta. Kadar je odkrit sumljiv paket ali drug sumljiv predmet, je treba okoli njega oblikovati ustrezno varnostno območje. Nihče se ne sme dotikati ali posegati v sumljiv paket ali drugi predmet. Uporaba brezžičnih komunikacijskih sredstev je v bližini kraja incidenta prepovedana.

(b) Po oceni grožnje in okoliščin vodja delegacije ES vzpostavi stik z ustreznimi organi države gostiteljice.

4.17 Zavarovanje dokazov

V primeru prekrškov ali kaznivih dejanj v prostorih delegacije ES morajo priče dogodka obvestiti vodjo delegacije ES, ki bo sprejel ustrezne ukrepe. Priče ne smejo posegati v dokaze.