1983R0354 — SL — 17.10.2003 — 001.001

Ta dokument je mišljen zgolj kot dokumentacijsko orodje in institucije za njegovo vsebino ne prevzemajo nobene odgovornosti

spremenjena z:









▼B

UREDBA SVETA (EGS, EURATOM) št. 354/83

z dne 1. februarja 1983

o odpiranju za javnost arhivskega gradiva Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo







SVET EVROPSKIH SKUPNOSTI JE ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske gospodarske skupnosti, zlasti člena 235 Pogodbe, ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo, zlasti člena 203 Pogodbe, ob upoštevanju predloga Komisije ( 1 ), ob upoštevanju mnenja Evropskega parlamenta, ( 2 ) ker se je v institucijah Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo pri opravljanju njunih nalog nabrala obsežna zbirka dokumentarnega gradiva; ker je to dokumentarno gradivo last teh Skupnosti, katerih vsaka je pravna oseba; ker je tako v državah članicah kot v mednarodnih organizacijah v navadi, da postane arhivsko gradivo po poteku več let dostopni javnosti; ker je treba določiti skupna pravila za odpiranje arhivskega gradiva Evropskih skupnosti za javnost; ker se del teh dokumentov in spisov, ki so nastali v institucijah Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo, dejansko hrani v arhivih držav članic; ker države članice uporabljajo različna pravila za določanje, kdaj in pod kakšnimi pogoji je njihovo arhivsko gradivo lahko dostopno javnosti; ker bi morali preprečiti dajanje v javnost iz državnih arhivov zaupnih dokumentov in spisov, ki izhajajo iz institucij Skupnosti, pod manj strogimi pogoji, kakor je predvideno s to uredbo; ker obdelava in kritična analiza arhivskega gradiva Skupnosti nista pomembni le na splošno zaradi zgodovinskih raziskav, temveč lahko istočasno tudi olajšata delovanje organov, ki sodelujejo v zadevah Skupnosti, s tem pa prispevata k uspešnejšemu doseganju vseh ciljev Skupnosti; ker Pogodbi ne predvidevata kakršnih koli posebnih pooblastil glede ukrepanja v zvezi z uvedbo skupnih pravil za to področje; ker je potrebno opredeliti samo nekatera bistvena načela, sprejetje pravil, potrebnih za izvajanje teh načel na notranji ravni pa je prepuščeno posameznim institucijam Skupnosti, SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:







▼M1

Člen 1

1. S to uredbo se prizadeva zagotoviti, da se dokumenti z zgodovinsko ali upravno vrednostjo ohranijo in dajo na voljo javnosti, kadarkoli je to mogoče.

Zato vsaka institucija Evropske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo kakor tudi Evropski ekonomsko-socialni odbor, Odbor regij, agencije in podobni organi, ki jih je ustanovil zakonodajalec (v nadaljnjem besedilu institucije), ustanovijo svoje zgodovinske arhive in jih odprejo za javnost pod pogoji, predvidenimi s to uredbo, po poteku obdobja 30 let, ki se začne z datumom nastanka dokumenta.

2. Za namene te uredbe:

(a) arhivi institucij Evropskih skupnosti pomenijo vse dokumente katere koli vrste in v katerikoli obliki, ki izvirajo iz ali jih je prejela ena od institucij ali njihovi predstavniki ali uradniki med opravljanjem svojih dolžnosti in se nanašajo na dejavnosti Evropske skupnosti in/ali Evropske skupnosti za atomsko energijo (v nadaljnjem besedilu Evropske skupnosti);

(b) „zgodovinski arhivi institucij Evropskih skupnosti“ sestavljajo tisti del arhivov institucij Evropskih skupnosti, ki je bil pod pogoji iz člena 7 izbran za trajno ohranitev.

3. Vsi dokumenti, ki so na voljo javnosti pred potekom obdobja iz odstavka 1, so še naprej razpoložljivi brez omejitev.

▼B

4. Po izteku 30-letnega obdobja, predvidenega v odstavku 1, je dostop do arhivskega gradiva dovoljen vsakomur, ki zanj zaprosi in soglaša, da bo spoštoval notranja pravila, ki jih v ta namen uvede vsaka posamezna institucija.

5. Arhivsko gradivo je dostopno v obliki dvojnikov. Institucije lahko ne glede na to izdajo izvirne dokumente ali spise, če uporabnik izkaže poseben in primerno utemeljen interes.

▼M1

Člen 2

1. Pri dokumentih, ki jih zajema izjema v zvezi z zasebnostjo in integriteto posameznika, kakor je opredeljena v členu 4(1)(b) Uredbe (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 v zvezi z javnim dostopom do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije ( 3 ), in izjema v zvezi s poslovnimi interesi fizične ali pravne osebe, vključno z intelektualno lastnino, kakor je opredeljena v prvi alinei člena 4(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001, se izjeme lahko še naprej uporabljajo za celotni dokument ali njegov del tudi po poteku 30-letnega obdobja, če so izpolnjeni zadevni pogoji za njihovo uporabo.

2. Dokumenti, ki jih zajema izjema v zvezi z zasebnostjo in integriteto posameznika, kakor je opredeljena v členu 4(1)(b) Uredbe (ES) št. 1049/2001, vključno s kartotekami uslužbencev Evropskih skupnosti, se lahko razkrijejo v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varovanju posameznikov glede obdelave osebnih podatkov s strani institucij in teles Skupnosti ter o prostem pretoku takih podatkov ( 4 ), zlasti v skladu s členoma 4 in 5 uredbe.

3. Pred odločitvijo, da javnosti da na voljo dokumente, ki bi, če se razkrijejo, lahko ogrozili poslovne interese fizične ali pravne osebe, vključno intelektualno lastnino, kakor je opredeljeno v prvi alinei člena 4(2) Uredbe (ES) št. 1049/2001, institucija o svojem namenu, da bo omogočila javnosti dostop do dokumentov, obvesti zadevno osebo v skladu s pravili, ki jih določi vsaka institucija. Dokumenti se ne objavijo, če ob upoštevanju pripomb zadevne osebe institucija meni, da bi njihovo razkritje ogrozilo takšne poslovne interese, razen če pri razkritju ne gre za prevladujoči javni interes.

4. Občutljivi dokumenti v smislu člena 9 Uredbe (ES) št. 1049/2001 so dostopni v mejah, določenih v navedenem členu.

Člen 3

Javnost nima dostopa do dokumentov, ki so razvrščeni v skladu s členom 10 Uredbe Sveta št. 3 z dne 31. julija 1958 o izvajanju člena 24 Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo ( 5 ) in za katere ni odpravljeno varovanje tajnosti.

▼M1 —————

▼M1

Člen 5

Zaradi skladnosti s pravilom o 30-letnem obdobju, ki je predvideno v členu 1(1), vsaka institucija pravočasno, najkasneje pa 25 let po datumu nastanka dokumenta, pregleda vse dokumente, razvrščene v skladu s pravili zadevne institucije, zaradi odločitve o odpravi ali ohranitvi varovanja njihove tajnosti. Dokumenti, za katere se varovanje tajnosti ne odpravi pri prvem takem pregledu, se ponovno pregledajo v rednih časovnih presledkih in vsaj vsakih pet let.

Člen 6

Kadar po poteku 30-letnega obdobja iz člena 1(1) država članica namerava dati javnosti na voljo dokumente, ki so nastali v institucijah in jih zajema člen 2 ali člen 3, se posvetuje z zadevno institucijo zaradi sprejetja odločitve, ki ne ogroža dosega ciljev te uredbe.

Člen 7

Vsaka institucija prenese v svoje zgodovinske arhive vse dokumente iz svojih aktualnih arhivov najkasneje 15 let po datumu njihovega nastanka. V začetnem procesu razvrščanja se ločijo dokumenti, ki jih je treba ohraniti, od tistih, ki nimajo nobene upravne ali zgodovinske vrednosti, po merilih, ki jih določi vsaka institucija v skladu s členom 9.

▼B

Člen 8

1. Vsaka institucija lahko hrani svoje arhivsko gradivo na mestu, za katerega meni, da je najbolj primerno.

2. Vsaka institucija na zahtevo priskrbi državam članicam in drugim institucijam popoln komplet kopij svojega arhivskega gradiva v mikroobliki, če se institucija ne nahaja v zadevni državi članici ali če se zadevne institucije ne nahajajo v isti državi članici, kolikor je po tej uredbi omogočen javni dostop do njih.

▼M1

Člen 9

1. Vsaka institucija sprejme notranja pravila za uporabo te uredbe. Kadarkoli je to mogoče, institucije z elektronskimi sredstvi dajo svoje arhive na voljo javnosti. Ohranijo tudi dokumente, ki so na voljo v oblikah, ki ustrezajo posebnim potrebam (Braillova pisava, povečano besedilo ali posnetki).

2. Vsaka institucija enkrat letno objavi informacije o svojih dejavnostih zgodovinskega arhiviranja.

▼B

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.