2000D0265 — SL — 01.01.2003 — 002.001

Ta dokument je mišljen zgolj kot dokumentacijsko orodje in institucije za njegovo vsebino ne prevzemajo nobene odgovornosti

►B SKLEP SVETA z dne 27. marca 2000 o vzpostavitvi finančne uredbe za urejanje proračunskih vidikov upravljanja pogodb s strani namestnika generalnega sekretarja Sveta, sklenjenih v imenu nekaterih držav članic v zvezi s postavitvijo in delovanjem komunikacijske infrastrukture za schengensko okolje „Sisnet“ (2000/265/ES) (UL L 085, 6.4.2000, p.12)

spremenjena z:









▼B

SKLEP SVETA

z dne 27. marca 2000

o vzpostavitvi finančne uredbe za urejanje proračunskih vidikov upravljanja pogodb s strani namestnika generalnega sekretarja Sveta, sklenjenih v imenu nekaterih držav članic v zvezi s postavitvijo in delovanjem komunikacijske infrastrukture za schengensko okolje „Sisnet“

(2000/265/ES)







SVET EVROPSKE UNIJE JE – ob upoštevanju prvega stavka drugega pododstavka člena 2(1) Protokola, priloženega Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, ki vključuje schengenski pravni red v okvir Evropske unije (v nadaljnjem besedilu „Schengenski protokol“), ob upoštevanju naslednjega: (1) Namestnik generalnega sekretarja Sveta je bil s Sklepom Sveta 1999/870/ES ( 1 ) pooblaščen, da v okviru vključitve schengenskega pravnega reda v okvir Evropske unije deluje kot zastopnik nekaterih držav članic za sklenitev pogodb v zvezi s postavitvijo in delovanjem komunikacijske infrastrukture za schengensko okolje (v nadaljnjem besedilu „Sisnet“) in upravlja te pogodbe. (2) Finančne obveznosti, ki izhajajo iz teh pogodb, ne bremenijo splošnega proračuna Evropske unije, zato se določbe Finančne uredbe z dne 21. decembra 1977, ki se uporabljajo za splošni proračun Evropskih skupnosti ( 2 ), ne uporabljajo. (3) Uvesti je torej treba posebna pravila, ki opredeljujejo podrobne postopke za oblikovanje in izvrševanje proračuna, potrebnega za pokrivanje vseh stroškov, ki nastanejo ob sklepanju pogodb, obveznosti, ki izhajajo iz teh pogodb po njihovi sklenitvi, za izterjavo prispevkov, ki jih plačajo zadevne države, ter za predstavitev in revidiranje obračunov. (4) Prav tako je treba določiti pravila, ki se uporabljajo za sklepanje teh pogodb. (5) Ta sklep predstavlja razvoj schengenskega pravnega reda v smislu Schengenskega protokola – ob upoštevanju naslednjega: SKLENIL:







POGLAVJE I

Splošna načela

Člen 1

V tej finančni uredbi je „proračun“ instrument, ki napoveduje ter za vsako proračunsko leto vnaprej odobri prihodke in odhodke, potrebne za izpolnjevanje obveznosti, ki izhajajo iz pogodb, navedenih v Sklepu 1999/870/ES.

Člen 2

Ta finančna uredba določa podrobna pravila za sklepanje pogodb v zvezi s Sisnetom ter za oblikovanje in izvrševanje proračuna, potrebnega za te pogodbe.

Člen 3

1. Proračun se porazdeli po postavkah, zajemajočih proračun v zvezi s pripravljalnimi koraki, ki vodijo k sklenitvi zadevnih pogodb, vključno z vsemi stroški, izhajajočimi iz priprave Sisnetovih javnih razpisov, s proračunom za postavitev in proračunom za delovanje Sisneta. Če je treba, se vsaka postavka naprej razdeli v poglavja in člene.

2. Dodeljena sredstva, odprta po posameznih postavkah, se ne smejo dodeliti drugim odhodkovnim postavkam.

Člen 4

Dodeljena proračunska sredstva se uporabljajo skladno z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti glede gospodarnosti in stroškovne učinkovitosti.

Člen 5

Vsak pobran prejemek in vsak izplačan odhodek je treba vknjižiti v dobro ali v breme enega izmed členov iz proračuna.

Brez poseganja v člen 17 noben odhodek ne sme biti porabljen ali odobren s prekoračitvijo dodeljenih sredstev.

Člen 6

1. Ob upoštevanju člena 17 se vsi prihodki in odhodki v celoti zabeležijo v proračun in v konte brez kakršnega koli medsebojnega prilagajanja. Celotni prihodek pokriva celotni odhodek.

2. Proračunsko leto traja od 1. januarja do 31. decembra.

3. Vsi proračunski prispevki držav iz člena 25, plačani pred začetkom proračunskega leta, na katero se nanašajo, se knjižijo v proračun za tisto proračunsko leto.

4. Odhodki za proračunsko leto se knjižijo za to leto na podlagi odhodkov, za katere je finančni nadzornik prejel odobritev najpozneje 31. decembra in za katere je računovodja opravil ustrezna izplačila pred naslednjim 15. januarjem.

5. Dodeljena sredstva se lahko uporabljajo zgolj za pokrivanje odhodkov, ki so pravilno izkazani in plačani v proračunskem letu, za katero so bili dodeljeni, razen če v členu 7 ni določeno drugače, in za poravnavo dolgov iz prejšnjih proračunskih let, za katera prenos proračunskih sredstev ni bil izveden.

Člen 7

1. Rabo dodeljenih sredstev urejajo naslednja pravila:

(a) dodeljena sredstva, ki ostanejo neporabljena na koncu proračunskega leta, za katero so bila vknjižena, praviloma zapadejo;

▼M1

(b) odobrena proračunska sredstva za neporavnana plačila na dan 31. decembra za obveznosti, pravilno prevzete med 1. januarjem in 15. decembrom, se samodejno prenesejo samo v naslednje proračunsko leto.

2. Ne glede na odstavek 1 lahko namestnik generalnega sekretarja pred 31. januarjem posreduje delovni skupini za schengenski informacijski sistem, v nadaljnjem besedilu „delovni skupini SIS“, primerno utemeljene zahteve za prenos odobrenih proračunskih sredstev, ki na dan 15. decembra niso bila razporejena, v naslednje proračunsko leto, kadar odobrena proračunska sredstva, predvidena za zadevne postavke v proračunu za naslednje proračunsko leto, ne pokrijejo potreb.

▼B

Prenos takšnih dodeljenih sredstev se lahko predlaga le v izjemnih primerih.

Namestnik generalnega sekretarja si pri izvajanju svojih pooblastil za izvrševanje proračuna prizadeva, odvisno od zahtev upravljanja, da najprej porabi sredstva, dodeljena za tekoče proračunsko leto, in da ne porabi prenesenih dodeljenih sredstev, dokler niso izčrpana prejšnja.

Delovna skupina SIS odloči o takšni zahtevi za prenos najpozneje do 1. marca.

3. Dodeljena sredstva, prenesena iz enega proračunskega leta v drugo, zapadejo, če so na koncu proračunskega leta, v katero so bila prenesena, še vedno neporabljena.

4. Seznam dodeljenih sredstev, ki bodo samodejno prenesena na podlagi odstavka 1(b), se posreduje v vednost Delovni skupini SIS pred 1. marcem.

5. Za izvrševanje proračuna se poraba dodeljenih sredstev, ki bodo prenesena, prikaže ločeno v kontih za tekoče proračunsko leto za vsako proračunsko postavko posebej.







POGLAVJE II

Oblikovanje proračuna

Člen 8

1. Proračun se sestavi v evrih.

2. Namestnik generalnega sekretarja Sveta pred 30. septembrom posreduje predhodni predlog proračuna Delovni skupini SIS in priloži obrazložitveni memorandum.

3. Delovna skupina SIS da svoje mnenje o tem predhodnem predlogu.

4. Generalni sekretar oblikuje predlog proračuna in ga do 31. oktobra posreduje državam iz člena 25.

5. Države članice iz člena 25 na srečanju v okviru Sveta pred koncem leta sprejmejo proračun.

6. Odločitev o sprejetju proračuna, ki jo namestnik generalnega sekretarja ustrezno sporoči državam iz člena 25, označuje trenutek zapadlosti prispevkov teh držav v plačilo.

Člen 9

1. Če proračun na začetku proračunskega leta še ni bil dokončno sprejet:

(a) je plačila mogoče izvesti vsak mesec do ene dvanajstine skupnih dodeljenih sredstev, odobrenih za vsako proračunsko postavko za predhodno proračunsko leto; in

(b) prispevki držav iz člena 25 se lahko zahtevajo vsak mesec do ene dvanajstine prispevkov, plačanih po zadnjem redno sprejetem proračunu.

2. Vsako odločitev o uporabi dvanajstine prihodka in odhodka do skupno treh dvanajstin zneskov, vnesenih v zadnji redno sprejeti proračun, sprejme namestnik generalnega sekretarja in jo v pismu posreduje državam iz člena 25.

3. Odločitev o odobritvi plačil in zahtevkih za prispevke nad omejitvijo treh dvanajstin zneskov, vnesenih v zadnji redno sprejeti proračun, sprejmejo države članice iz člena 25 na srečanju v okviru Sveta.

4. Vsi ukrepi, sprejeti na podlagi odstavkov 1, 2 in 3, prenehajo takoj ob dokončnem sprejetju proračuna.

Člen 10

1. Vsi predlogi dopolnitev ali sprememb proračunov se predložijo, preučijo in sprejmejo v enaki obliki in po enakem postopku kakor proračun, katerega predvidevanja spreminjajo.

2. Dopolnilni proračun se predloži enkrat na leto v mesecu, ki sledi zaprtju kontov, kakor je določeno v členu 46(1), za vnos bilance proračunskega rezultata predhodnega proračunskega leta kot prihodek ob pozitivni bilanci ali kot odhodek ob negativni bilanci.

Člen 11

Proračun je dostopen javnosti.







POGLAVJE III

Izvrševanje proračuna in računovodstvo

Člen 12

Proračun se izvaja v skladu z načelom, da sta odredbodajalec in računovodja različna posameznika. Dolžnosti odredbodajalca, računovodje in finančnega nadzornika so medsebojno nezdružljive.

Člen 13

1. Nalogo odredbodajalca za prihodek in odhodek opravlja generalni direktor pri generalnem sekretariatu Sveta. Odredbodajalec izvršuje proračun v imenu namestnika generalnega sekretarja in sme v mejah dodeljenih proračunskih sredstev prenesti svoja pooblastila na direktorja.

2. Odredbodajalec se lahko odloči za prenos med členi vsakega poglavja. S soglasjem Delovne skupine SIS se odredbodajalec lahko odloči za prenos med poglavji iste postavke. Delovna skupina SIS da svoje soglasje pod istimi pogoji kakor za sprejetje svojega mnenja o proračunu.

▼M2

Člen 14

Nalogo finančnega nadzornika opravlja uradnik ali uslužbenec generalnega sekretariata Sveta, ki je v ta namen imenovan s sklepom namestnika generalnega sekretarja, ki opredeli pogoje tega nadzora.

▼B

Člen 15

Prejem prihodka in izplačilo odhodka opravlja računovodja iz generalnega direktorata A pri generalnem sekretariatu Sveta.

Člen 16

1. Za terjanje kakršnega koli zneska, dolgovanega na podlagi člena 25, ali kakršnega koli dolga tretje stranke zadevnim državam v zvezi s prenehanjem, postavitvijo in delovanjem Sisneta se zahteva, da odredbodajalec izdaja nalog za izterjavo. Nalogi za izterjavo se posredujejo računovodji, ki jih predloži finančnemu nadzorniku v odobritev.

2. Namen te odobritve je potrditi, da:

(a) je bil prihodek vknjižen v ustrezno proračunsko postavko;

(b) je nalog za izterjavo pravilen in v skladu z ustreznimi določbami;

(c) je priložena dokumentacija pravilna;

(d) je dolžnik ali pristojni organ države dolžnice pravilno opisan;

(e) je naveden datum zapadlosti;

(f) so bila uporabljena načela dobrega finančnega poslovodenja iz člena 4;

(g) sta višina in valuta zneska, ki ga je treba povrniti, pravilna.

3. Računovodja prevzame odgovornost za pravilno pripravo nalogov za izterjavo.

Člen 17

Ne glede na člena 5 in 6:

1. se od vseh računov, faktur ali izkazov, ki se nato posredujejo v izplačilo neto zneska, lahko odštejejo: (a) denarne kazni za pogodbenico v zvezi s sprejeto ponudbo; (b) popravki napačno plačanih zneskov, ki se lahko naredijo z vnaprejšnjim odračunanjem, če to vpliva na validacijo iste vrste pod postavko, poglavjem, členom in proračunskim letom, v katerem je bilo preplačilo opravljeno. Popusti, povračila in znižanja na fakture in račune se ne beležijo kot poseben prihodek;

2. naslednji zneski so lahko ponovno uporabijo po postavkah, ki jih je bremenil začetni odhodek: — prihodek iz povračila pomotoma plačanih zneskov iz dodeljenih proračunskih sredstev. Zneski morajo biti ponovno uporabljeni pred koncem proračunskega leta, ki sledi tistemu, v katerem je bil prihodek dobljen.

Člen 18

1. Vsak ukrep, ki utegne povzročiti odhodek iz proračuna, mora biti najprej predmet predloga odredbodajalca računovodji glede prevzema obveznosti za odhodke in mora izkazovati namen, znesek, proračunsko postavko, ki jo bo odhodek bremenil, in upnika. Računovodja predlog predloži finančnemu nadzorniku v odobritev.

2. Namen te odobritve je potrditi, da:

(a) je bil predlog za prevzem obveznosti predložen v skladu z odstavkom 1;

(b) je odhodek bremenil ustrezno proračunsko postavko;

(c) so v proračunu na voljo dodeljena sredstva;

(d) so bila uporabljena načela dobrega finančnega poslovodenja iz člena 4;

(e) je odhodek pravilen in v skladu z ustreznimi določbami.

Člen 19

1. Namen validacije odhodkov, ki jo opravi odredbodajalec, je:

(a) preveriti upnikov zahtevek;

(b) ugotoviti ali preveriti obstoj in znesek dolga;

(c) preveriti pogoje, pod katerimi plačilo zapade;

(d) preveriti, da so nakupi ali opravljene storitve v skladu z naročenimi.

2. Odredbodajalec sme opraviti preverjanje v svoji pristojnosti.

Člen 20

1. Odredbodajalec z izdajo plačilnega naloga („pooblastilo“) pooblasti računovodjo, da plača odhodkovno postavko, ki je bila validirana.

2. Pooblastilo navaja:

(a) proračunsko leto, na katero se bremeni plačilo,

(b) proračunsko postavko, poglavje in člen;

(c) znesek za izplačilo, s številkami in besedami, in valuto izplačila;

(d) ime in naslov upnika;

(e) namen odhodka;

(f) način plačila;

(g) številke in datume ustreznih odobritev obveznosti.

3. Plačilni nalog opremi z datumom in podpiše odredbodajalec.

4. Računovodja predloži plačilni nalog skupaj z originalno priloženo dokumentacijo finančnemu nadzorniku v odobritev.

5. Namen te odobritve je potrditi, da:

(a) je bil plačilni nalog pravilno izdan;

(b) se plačilni nalog sklada s prevzemom obveznosti za odhodke in da je znesek na njem pravilen ob upoštevanju načel dobrega finančnega poslovodenja iz člena 4;

(c) odhodek bremeni ustrezno proračunsko postavko;

(d) so v zadevni proračunski postavki ali členu na voljo dodeljena sredstva;

(e) je priložena dokumentacija pravilna in

(f) je upnik pravilno imenovan in opisan.

6. Vsak odhodek mora biti vnaprej pokrit s prispevki držav iz člena 25 ali, če teh ni, z bančnim posojilom. Stroški posojila za predfinanciranje ob neplačilu prispevkov se razdelijo med države, ki zamujajo s plačilom, sorazmerno z njihovimi neplačanimi prispevki in ob upoštevanju trajanja zaostankov.

Člen 21

►M1 Plačila se izvršijo preko bančnega računa, odprtega posebej v ta namen v imenu generalnega sekretariata Sveta. ◄ Nalogi za bančna nakazila, izdani na podlagi te finančne uredbe, zahtevajo skupni podpis dveh uslužbencev, ki ju imenuje namestnik generalnega sekretarja, eden od njiju pa je računovodja.

Člen 22

Če finančni nadzornik zavrne odobritev, opredeljeno v členih 16, 18 ali 20, in odredbodajalec vztraja pri svojem predlogu, se zadeva preda namestniku generalnega sekretarja. Razen v primerih, ko je razpoložljivost dodeljenih sredstev dvomljiva, sme namestnik generalnega sekretarja z ustrezno utemeljeno odločitvijo preglasiti zavrnitev in potrditi nalog za izterjavo, prevzem obveznosti za odhodke ali nalog za izplačilo. Namestnik generalnega sekretarja v roku enega meseca obvesti Računsko sodišče o kakršnikoli tovrstni odločitvi. Odločitev je izvršljiva od dneva zavrnitve odobritve.

Člen 23

Disciplinska odgovornost odredbodajalca, finančnega nadzornika in računovodje v primeru, ko ne izpolnjujejo določb te finančne uredbe, je predpisana v Kadrovskih predpisih za uradnike Evropskih skupnosti.

Člen 24

Konti se vodijo po metodi dvostavnega knjigovodstva na podlagi koledarskega leta. Prikazovati morajo vse prihodke in odhodke za proračunsko leto.







POGLAVJE IV

Prispevki držav

Člen 25

1. Proračunski prihodek sestavljajo finančni prispevki naslednjih držav članic: Belgije, Danske, Nemčije, Grčije, Španije, Francije, Italije, Luksemburga, Nizozemske, Avstrije, Portugalske, Finske in Švedske, pa tudi Islandije in Norveške.

2. Finančni prispevki teh držav se določijo v proračunu in izrazijo v evrih.

Člen 26

Države iz člena 25 pošljejo svoje finančne prispevke namestniku generalnega sekretarja skladno z naslednjo formulo.

Višina prispevkov, ki jih plačajo države članice iz člena 25 na eni ter Islandija in Norveška na drugi strani, se izračuna letno na podlagi deleža vsake zadevne države članice ter Islandije in Norveške v skupnem bruto domačem proizvodu (BDP) za predhodno leto vseh držav iz člena 25. Višina prispevkov zadevnih držav članic se izračuna letno, ob upoštevanju prispevkov Islandije in Norveške, na podlagi razmerja sredstev DDV, ki jih je vsaka zadevna država plačala v skupna sredstva DDV Evropskih skupnosti, kakor je bilo določeno v zadnji spremembi proračuna Skupnosti med predhodnim proračunskim letom.

Člen 27

1. Namestnik generalnega sekretarja posreduje zahteve za prispevke v pismu vsaki državi iz člena 25 prek državnih uprav, katerih podatki so mu bili sporočeni.

2. Zadevno pismo vsebuje naslednje informacije:

(a) odločitev o sprejemu proračuna ali ob sklicevanju na člen 9 odločitev o zahtevi za prispevke po začasnih dvanajstinah;

(b) znesek, ki ga plača vsaka država, izračunan v evrih skladno z razdelitvenim ključem iz člena 26;

(c) podrobnosti, potrebne za plačilo prispevka.

3. Prispevki se plačajo na bančni račun iz člena 21.

4. Prispevki se plačajo v evrih.

Člen 28

1. Od držav iz člena 25 se zahteva, da plačajo 25 % svojega prispevka najpozneje do 15. februarja, 1. aprila, 1. julija in 1. oktobra.

2. Če država ne bi izpolnila svojih finančnih obveznosti, se po analogiji uporabijo obstoječi predpisi Skupnosti o obrestih, ki se zaračunajo ob zapoznelem plačilu prispevkov v proračun Skupnosti, brez poseganja v stroške, ki jih mora ta država kriti na podlagi določb člena 20(6).







POGLAVJE V

Sklepanje pogodb

Člen 29

1. Pogodbe za nakup ali najem blaga ali za opravljanje storitev se sklenejo v pisni obliki.

2. Vse take pogodbe, za katere je ocenjena vrednost enaka ali večja od praga, določenega v Direktivi Sveta 93/36/EGS z dne 14. junija 1993 o usklajevanju postopkov oddaje javnih naročil blaga ( 3 ) ali v Direktivi Sveta 92/50/EGS z dne 18. junija 1992 o usklajevanju postopkov za oddajo javnih naročil storitev ( 4 ), so sklenjene po objavi razpisa skladno z določbami teh direktiv, vključno z vsemi poznejšimi spremembami, ki utegnejo biti sprejete (v nadaljnjem besedilu „direktive Sveta o postopkih javnih naročil“).

3. Pogodbe, za katere ocenjena vrednost ne presega praga, določenega v direktivah Sveta o postopkih javnih naročil, se lahko sklenejo z zasebno pogodbo. V takšnih primerih so države članice iz člena 25 kljub temu zavezane, da kar najbolj in z vsemi ustreznimi sredstvi omogočijo ponudnikom, ki naj bi bili sposobni dobaviti zadevno blago in storitve, sodelovanje pri razpisu.

4. Razpis praviloma objavi generalni sekretariat Sveta v imenu držav članic iz člena 25 v vseh državah članicah.

5. Razpisni postopki ter merila izbire in nagrajevanja se določijo in urejajo z določbami direktiv Sveta o postopkih javnih naročil, kakor so bile dopolnjene z določbami te finančne uredbe.

6. Vsak razpis pripravi generalni sekretariat Sveta v imenu držav članic iz člena 25 in zlasti:

(a) določi postopek oddaje ponudb in opredeli način njihove predstavitve, ki vključuje zlasti vse zahteve glede uporabe standardnega obrazca za odgovor;

(b) navede sklicevanje na splošne pogoje, ki se uporabljajo za zadevno pogodbo (dobava ali storitve), kjer je ustrezno, in na kakršenkoli dokument, ki vsebuje pogoje, posebej uporabljene za posamezno zadevno pogodbo;

(c) vključuje klavzulo, po kateri oddaja ponudbe pomeni sprejemanje ustreznih pogojev;

(d) določi pogoje, pod katerimi se sme opraviti inšpekcijski pregled, kjer je to ustrezno, da so v primeru inšpekcijskega pregleda na kraju samem natančno določeni;

(e) določi obdobje, v katerem bo ponudba ostala veljavna in v katerem ne sme biti spremenjena v nobenem pogledu;

(f) določi kazni za neizpolnjevanje določb pogodbe;

(g) določi podrobnosti, ki jih morajo vsebovati računi (ali ustrezna priložena dokumentacija);

(h) prepoveduje vsakršen stik med namestnikom generalnega sekretarja in njegovim osebjem, predstavniki vlad držav članic iz člena 25, predstavniki vlad Islandije in Norveške ter ponudniki glede zadev v zvezi z razpisom, razen izjemoma pod naslednjimi pogoji: pred zadnjim dnevom za oddajo ponudb: (i) na zahtevo ponudnikov: dodatne informacije izključno za pojasnitev narave razpisa se smejo posredovati vsem ponudnikom; (ii) na zahtevo namestnika generalnega sekretarja: če države članice iz člena 25, ali Islandija in Norveška, ali generalni sekretariat Sveta v besedilu razpisa opazijo napako, nenatančnost, opustitev ali kako drugo obliko napake pri pisanju, lahko generalni sekretariat na način, ki je enak postopku prvotnega razpisa, o tem obvesti zadevne osebe; (iii) po tem ko so bile ponudbe odprte in na zahtevo držav članic iz člena 25, Islandije ali Norveške, ali generalnega sekretariata Sveta, če je potrebno kakšno pojasnilo v zvezi s ponudbo ali če morajo biti v ponudbi popravljene očitne napake pri pisanju, se lahko generalni sekretariat obrne na ponudnika.

Člen 30

V vsakem primeru stika pod pogoji iz člena 29(6)(h) je treba sestaviti „uradni zaznamek“ in takšen stik se omeni v poročilu, ki se naknadno odda svetovalnemu odboru iz člena 36.

Člen 31

Med državljani držav članic ter Islandije in Norveške glede pogodb, ki jih sklene namestnik generalnega sekretarja v imenu držav članic iz člena 25, ne sme biti nikakršne diskriminacije ne podlagi državljanstva.

Člen 32

Kjer obstajajo splošni pogoji, ki se uporabljajo za predlagano pogodbo, se priložijo razpisu. Priloži se tudi vsak dokument, ki vsebuje pogoje, posebej uporabljene za posamezno pogodbo.

Člen 33

Ponudniki lahko ponudbe oddajo:

(a) po pošti: v tem primeru mora biti v razpisu določeno, da je veljavni datum oddaje datum, odtisnjen na poštnem žigu. Ponudbe, oddane po pošti, morajo biti priporočene pošiljke; ali

(b) z vročitvijo neposredno generalnemu sekretariatu Sveta ali prek zastopnika ponudnika, vključno z zasebnimi kurirskimi službami: v tem primeru morata biti v razpisu navedena datum in ura, do katere morajo biti ponudbe oddane, in določen oddelek v okviru generalnega sekretariata Sveta, kamor jih je treba oddati proti podpisanemu in datiranemu potrdilu o prejemu.

Datum mora biti v obeh primerih isti.

Da bi varovali tajnost in se izognili vsem težavam, mora razpis vsebovati naslednjo določbo:

„Ponudbe je treba oddati v zalepljeni kuverti, ki je v še eni zalepljeni kuverti. Na notranji kuverti se poleg imena oddelka, na katerega je naslovljena, kakor je bilo navedeno v razpisu, označi naslednje besede ‚Razpis — vložišče naj ne odpira‘. Če so uporabljene samolepilne kuverte, morajo biti zalepljene s samolepilnim trakom, pošiljatelj pa se mora čezenj podpisati.“

Člen 34

Vsako ponudbo je treba odpreti.

Ponudbe skupaj odpre odbor, ki ga v ta namen imenuje namestnik generalnega sekretarja. Sestavljajo ga trije visoki uradniki iz različnih direktoratov generalnega sekretariata Sveta. Finančni nadzornik mora biti obveščen o odpiranju ponudb. Finančni nadzornik ali njegov predstavnik je prisoten kot opazovalec.

Odbor sestavi poročilo o odpiranju ponudb, ki ga podpišejo vsi njegovi člani.

Vsako stran vsake ponudbe parafira najmanj en član odbora. Odbor sestavi pisni zapisnik o prejetih ponudbah, ki navaja zlasti vse dokumente, prejete od vsakega ponudnika v zvezi z razpisom.

Člen 35

Vsako ponudbo ocenijo države članice iz člena 25, skupaj z Islandijo in Norveško. Poročilo, ki ga soglasno potrdijo navedene države, predstavi svetovalnemu odboru iz člena 36 pristojni uradnik generalnega sekretariata Sveta, ki ga določi odredbodajalec ali njegov namestnik, ki ga prav tako določi odredbodajalec.

To poročilo vključuje zlasti:

(a) utemeljitev razlogov za zavrnitev katerih koli ponudb;

(b) tehnično in finančno oceno vsake ponudbe, vključno s primerjalno tabelo cen na enoto;

(c) razloge za izbiro priporočenega ponudnika.

Člen 36

Pogodbe, ki jih bodo sklenili namestnik generalnega sekretarja v imenu držav članic iz člena 25 in ustrezni predstavniki Islandije in Norveške po objavi razpisa, se najprej predložijo v mnenje Svetovalnemu odboru za javna naročila in pogodbe.

Člen 37

Svetovalni odbor iz člena 36 vključuje po enega predstavnika iz vsake države članice iz člena 25, skupaj s po enim predstavnikom iz Norveške in Islandije. Države članice iz člena 25, skupaj z Islandijo in Norveško, zagotovijo, da imajo izbrani predstavniki ustrezno strokovno znanje in izkušnje iz informatike in/ali finančnih zadev in/ali pravnih zadev. Predstavniki ne smejo sodelovati pri oceni spisov, ki bodo predloženi svetovalnemu odboru. Predstavnik finančnega nadzornika je prisoten kot opazovalec.

Svetovalni odbor med svojimi predstavniki z navadno večino izbere predsedujočega in namestnika predsedujočega.

Svetovalni odbor da mnenje, ali je postopek za izbiro ponudnika korekten in na splošno o predlaganih pogojih pogodbe.

Vsako drugo sporno vprašanje v zvezi zadevo, ki je predmet tega poglavja, se lahko predloži navedenemu svetovalnemu odboru v mnenje.

Svetovalni odbor si prizadeva soglasno sprejeti svoja mnenja. Če takšno soglasje ni možno, svetovalni odbor sprejme mnenja z navadno večino svojih predstavnikov. Za veljavnost postopkov se zahteva sklepčnost 11 glasov. Pri neodločenem izidu glasovanja ima predsedujoči odločilni glas.

Generalni sekretariat Sveta po potrebi zagotovi svetovalnemu odboru tajniško pomoč.

Člen 38

Svetovalni odbor sestavi svoj lastni poslovnik, po analogiji s poslovnikom Svetovalnega odbora za javna naročila in pogodbe Sveta Evropske unije.

Člen 39

Od svetovalnega odbora se zahteva, da izključno kot svetovalec da svoje mnenje:

(a) o vseh predlaganih pogodbah za oskrbo ali storitve, vključno s študijami, za katere je ocenjena vrednost enaka ali presega prage iz direktiv Sveta o postopkih javnih naročil;

(b) o vsakem predlaganem dogovoru, ki dopolnjuje katero koli pogodbo, kakor navedeno v točki (a), kadarkoli so spremembe pomembne, zlasti kadar bi učinek takšnega dopolnilnega dogovora spremenil znesek v izvirni pogodbi;

(c) o vsakem predlaganem dopolnilnem dogovoru, katerega učinek bi zvišal celotni znesek iz že sklenjene pogodbe nad prag iz točke (a);

(d) o vprašanjih, ki se pojavijo ob sklepanju ali izvajanju pogodb (npr. preklic naročil, zahteve za odpis zamudnin, odstopanja od specifikacij in splošnih pogojev pogodbe), če je zadeva tako resna, da upravičuje zahtevo po mnenju;

(e) na zahtevo ene države članice iz člena 25, ali Islandije ali Norveške, ali člana svetovalnega odbora, ali namestnika generalnega sekretarja o predlaganih pogodbah, ki vsebujejo znesek pod pragom iz točke (a), kadar menijo, da takšne pogodbe vsebujejo načelna vprašanja ali so posebne narave.

Člen 40

Spise, predložene svetovalnemu odboru v mnenje na podlagi člena 39(b) do (e), spremlja poročilo, ki so ga soglasno potrdile države članice iz člena 25, pa tudi Islandija in Norveška.

Člen 41

Mnenja svetovalnega odbora podpiše njegov predsedujoči. V izognitev zamudam v procesu, ki nastanejo zaradi posredovanja svetovalnega odbora, lahko države članice iz člena 25, pa tudi Islandija in Norveška, če sodijo, da je treba, določijo primeren rok, v katerem mora biti mnenje predloženo. Mnenja se sporočijo namestniku generalnega sekretarja in državam članicam iz člena 25, pa tudi Islandiji in Norveški. Države članice iz člena 25, pa tudi Islandija in Norveška ob ustreznem upoštevanju mnenja soglasno sprejmejo končno odločitev. Ko je ta odločitev sprejeta, namestnik generalnega sekretarja v imenu držav članic iz člena 25 ter ustrezna predstavnika Islandije in Norveške sklenejo zadevno(-e) pogodbo(-e).

Člen 42

Generalni sekretariat Sveta obvesti vse ponudnike o odločitvi, sprejeti glede njihovih ponudb.

Člen 43

1. Pogodbe je možno sklepati na podlagi računa ali stroškovnika, če pričakovana vrednost blaga ali storitev ne presega 2 000 EUR.

2. Kot zavarovanje za izpolnitev se od dobaviteljev, pogodbenikov ali ponudnikov storitev z jamstveno klavzulo lahko zahteva, da nakažejo predhodni polog. Takšen polog mora pokrivati ne le celotno obdobje zavarovanja, ampak tudi obdobje, dovolj dolgo za njegovo uveljavitev. Polog mora načelno sestavljati plačilo, nakazano v evrih na račun, ki je posebej v ta namen odprt na ime generalnega sekretariata Sveta. Tak polog se lahko položi le pri prvorazredni kreditni organizaciji kot vloga na depozitni račun na vpogled ali kratkoročni depozitni račun, izražen v evrih.

3. Znesek pologa se določi glede na običajne pogoje trgovanja.

4. Takšna varščina je obvezna, kadar je vrednost zadevne pogodbe enaka ali presega prag, določen v direktivah Sveta o postopkih javnih naročil.

5. To varščino lahko nadomesti zavarovanje s solidarnim poroštvom, ki ga sprejme tretja oseba in ga odobri računovodja. Zavarovanje je načelno izraženo v evrih in mora biti skladno z istimi pravili kakor zavarovanje iz odstavka 2.

6. Kadar se pogodba ne izpolni ali njena izpolnitev zamuja, namestnik generalnega sekretarja zagotovi, da se državam članicam iz člena 25, pa tudi Islandiji in Norveški, ustrezno nadomestijo škoda, obresti in stroški, tako da se njihov znesek odšteje od pologa ne glede na to, ali ga je vplačal neposredno dobavitelj, pogodbenik ali tretja oseba.

Člen 44

Običajni dokumentaciji, ki je priložena prvemu nalogu za plačilo, sestavljenemu za izpolnitev pogodbe, za katero se zahteva zagotovitev pologa, se doda s strani računovodje potrjena kopija potrdila o prejemu, ki je bilo izdano ob nakazilu pologa, ali s strani računovodje potrjena kopija izjave organizacije ali tretje stranke, ki daje zavarovanje.

Člen 45

Pologe povrne ali sprosti namesto njih dana zavarovanja iz člena 43 namestnik generalnega sekretarja skladno z določbami veljavne pogodbe ali zavarovanja, razen v primeru neizpolnitve ali zamujene izpolnitve iz člena 43(6).







POGLAVJE VI

Predstavitev in revizija kontov

Člen 46

1. Namestnik generalnega sekretarja v dveh mesecih od konca obdobja izvrševanja proračuna sestavi obračun prihodkov in odhodkov ter bilanco stanja in ju predloži Delovni skupini SIS.

2. Obračun prihodkov in odhodkov zajema vse transakcije v zvezi s prihodki in odhodki, ki se nanašajo na prejšnje proračunsko leto. Predloži se v enaki obliki in po enakih podpostavkah kakor proračun.

3. Obračunu se priloži naslednje:

(a) izjava, ki prikazuje položaj vsake države iz člena 25 glede plačila njenega finančnega prispevka, in

(b) izjava o prenosu dodeljenih sredstev.

4. Bilanca stanja prikazuje proračunsko aktivo in pasivo na dan 31. decembra predhodnega proračunskega leta.

Člen 47

1. Računsko sodišče se zaprosi za revizijo kontov.

2. Namestnik generalnega sekretarja posreduje obračun prihodkov in odhodkov ter bilanco stanja Računskemu sodišču v 15 dneh po obdobju, predpisanem v členu 46(1).

3. Namen revizije Računskega sodišča je ugotoviti, da so bili vsi prihodki prejeti in da so vsi odhodki nastali zakonito in po redni poti v skladu s pogodbami, ki se izvajajo, proračunom in to finančno uredbo.

4. Namestnik generalnega sekretarja Računskemu sodišču zagotovi vse zmogljivosti, ki se mu zdijo potrebne za opravljanje njegove naloge.

Člen 48

Obračun prihodkov in odhodkov, bilanca stanja in poročilo Računskega sodišča, opremljene, kjer je ustrezno, s pripombami namestnika generalnega sekretarja, se do 1. julija predložijo državam iz člena 25. Države članice iz člena 25, ki se sestanejo v okviru Sveta, dajo namestniku generalnega sekretarja razrešnico glede izvrševanja proračuna.







POGLAVJE VII

Končne določbe

Člen 49

Uvedba določb schengenskega pravnega reda glede Schengenskega informacijskega sistema za državo, ki ni omenjena v členu 25 (v nadaljnjem besedilu „druga država“), pomeni:

(a) ponovno prilagoditev deleža prispevkov držav iz člena 25, kakor določa člen 26;

(b) prilagoditev prispevkov držav iz člena 25, da se določi prispevek, ki naj ga druga država plačuje za delovanje Sisneta za celotno tekoče proračunsko leto;

(c) prilagoditev prispevkov držav iz člena 25, da se določi delež prejšnjih stroškov postavitve Sisneta, ki naj jih krije druga država. Ta odstotek se izračuna na podlagi razmerja sredstev DDV, ki jih je druga država plačala v skupna sredstva DDV Evropskih skupnosti za predhodna proračunska leta, v katerih so nastali stroški, potrebni za postavitev Sisneta. Prispevek v odstotkih je predmet „dobropisa“ za države iz člena 25 za znesek v sorazmerju njihovega deleža, izračunanega skladno s členom 26. Te države lahko izbirajo med dodelitvijo zadevnega zneska njihovemu deležu v proračunu ali zahtevajo povračilo.

Člen 50

1. Ta finančna uredba se uporablja za sprejetje proračuna glede prihodkov in odhodkov, potrebnih za izpolnjevanje obveznosti, ki izhajajo iz vseh ukrepov, sprejetih skladno s členom 1 Sklepa 1999/870/ES, za proračunsko leto, v katerem začne veljati ta uredba.

2. Z odstopanjem od člena 8 predloži namestnik generalnega sekretarja Sveta za proračun iz odstavka 1 predhodni predlog proračuna Delovni skupini SIS kakor hitro po sprejetju te finančne uredbe je to mogoče. Po danem mnenju Delovne skupine SIS in po oblikovanju predloga proračuna države članice iz člena 25, ki se sestanejo v okviru Sveta, nemudoma sprejmejo proračun.

3. Z odstopanjem od člena 28 in v zvezi s proračunom iz odstavka 1 se od držav članic iz člena 25 zahteva, da plačajo svoj prispevek skladno z načrtom, ki ga določijo države članice iz člena 25 ob sprejetju tega proračuna.

Člen 51

1. Ta sklep začne veljati na dan njegovega sprejetja.

2. Objavi se v Uradnem listu Evropskih skupnosti.