2006R0885 — SL — 10.05.2012 — 003.001

Ta dokument je mišljen zgolj kot dokumentacijsko orodje in institucije za njegovo vsebino ne prevzemajo nobene odgovornosti

spremenjena z:









▼B

UREDBA KOMISIJE (ES) št. 885/2006

z dne 21. junija 2006

o določitvi podrobnih pravil za uporabo Uredbe Sveta (ES) št. 1290/2005 glede akreditacije plačilnih agencij in drugih organov ter potrditve obračunov Evropskega kmetijskega jamstvenega sklada (EKJS) in Evropskega kmetijskega sklada za razvoj podeželja (EKSRP)







KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE – ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti, ob upoštevanju Uredbe Sveta (ES) št. 1290/2005 z dne 21. junija 2005 o financiranju skupne kmetijske politike ( 1 ) in zlasti člena 42 Uredbe, ob upoštevanju naslednjega: (1) Po sprejetju Uredbe (ES) št. 1290/2005 je treba določiti nova podrobna pravila glede akreditacije plačilnih agencij in drugih organov ter potrditve obračunov Evropskega kmetijskega jamstvenega sklada (EKJS) in Evropskega kmetijskega sklada za razvoj podeželja (EKSRP). Uredbo Komisije (ES) št. 1663/95 z dne 7. julija 1995 o določitvi podrobnih pravil za uporabo Uredbe Sveta (EGS) št. 729/70 v zvezi s postopkom za potrditev obračuna Jamstvenega oddelka EKUJS ( 2 ) je zato treba razveljaviti in nadomestiti z novo Uredbo. (2) Države članice akreditirajo plačilne agencije le, če te izpolnjujejo minimalna merila, določena na ravni Skupnosti. Navedena merila zajemajo štiri osnovna področja: notranje okolje, kontrole, informiranje in sporočanje ter spremljanje. Države članice prosto določajo dodatna akreditacijska merila, ki upoštevajo kakršne koli posebnosti plačilne agencije. (3) Države članice morajo redno nadzorovati svoje plačilne agencije ter vzpostaviti sistem izmenjave informacij o možnih primerih neskladnosti z akreditacijskimi merili. Uvede se postopek, ki obravnava takšne primere, vključno z obveznostjo za sestavo načrta za odpravo morebitnih ugotovljenih pomanjkljivosti v roku, ki ga je treba določiti. Izdatki plačilnih agencij, katerih akreditacijo ohranja njihova država članica, čeprav ne izvajajo takšnega načrta za odpravo pomanjkljivosti v določenem roku, morajo biti v skladu s postopkom potrditve skladnosti iz člena 31 Uredbe (ES) št. 1290/2005. (4) Določiti je treba podrobna pravila glede vsebine in oblike izjav o zanesljivosti iz člena 8(1)(c)(iii) Uredbe (ES) št. 1290/2005. (5) Treba je razjasniti vlogo usklajevalnega organa iz člena 6(3) Uredbe (ES) št. 1290/2005 in določiti merila za njegovo akreditacijo. (6) Za zagotovitev, da so potrdila in poročila, ki jih oblikujejo certifikacijski organi iz člena 7 Uredbe (ES) št. 1290/2005, v pomoč Komisiji pri postopku za potrditev obračunov, je treba podrobno opredeliti njihovo vsebino. (7) Da se Komisiji omogoči potrditev obračunov v skladu s členom 30 Uredbe (ES) št. 1290/2005, je treba določiti vsebino letnih obračunov plačilnih agencij in določiti datum za pošiljanje navedenih obračunov in drugih ustreznih dokumentov Komisiji. Določiti je treba tudi obdobje, v katerem morajo plačilne agencije hraniti na voljo Komisiji dokazila o vseh izdatkih in namenskih prejemkih. (8) Poleg tega mora Komisija podrobno opredeliti obliko in vsebino računovodskih informacij, ki jih morajo plačilne agencije poslati Komisiji. V tem smislu je tudi primerno, da se v to uredbo vključijo pravila glede uporabe takšnih računovodskih informacij, trenutno določena z Uredbo Komisije (ES) št. 2390/1999 z dne 25. oktobra 1999 o obliki in vsebini računovodskih informacij, ki jih je treba predložiti Komisiji za potrditev obračunov Jamstvenega oddelka EKUJS, pa tudi za spremljanje in za napovedi ( 3 ). Uredbo (ES) št. 2390/1999 je zato treba razveljaviti. (9) Treba je določiti podrobna pravila postopka za potrditev obračunov iz člena 30 Uredbe (ES) št. 1290/2005 in postopka za potrditev skladnosti iz člena 31 navedene uredbe, vključno z mehanizmom, po katerem se rezultat izplačila, glede na primer, odšteje od ali doda k enemu od naslednjih izvršenih izplačil državam članicam. (10) Za namen postopka za potrditev skladnosti je bil z Odločbo Komisije 94/442/ES z dne 1. julija 1994 o določitvi spravnega postopka v zvezi s potrjevanjem obračuna Jamstvenega oddelka Evropskega kmetijskega usmerjevalnega in jamstvenega sklada (EKUJS) ( 4 ) ustanovljen spravni organ in določena so bila pravila za njegovo sestavo in delovanje. Zaradi poenostavitve je treba navedena pravila vključiti v to uredbo in po potrebi spremeniti. Odločbo 94/442/ES je zato treba razveljaviti. (11) Če plačilna agencija, akreditirana v skladu z Uredbo (ES) št. 1663/95, po 16. oktobru 2006 prevzame odgovornosti, za katere pred navedenim datumom ni bila odgovorna, je potrebna nova akreditacija v skladu s pravili iz te uredbe, ki zajemajo te nove odgovornosti. Kot prehodni ukrep bi bila mogoča prilagoditev akreditacije pred 16. oktobrom 2007. (12) Ukrepi, predvideni s to uredbo, so v skladu z mnenjem Odbora za kmetijska sklada – ob upoštevanju naslednjega: SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:







POGLAVJE 1

PLAČILNE AGENCIJE IN DRUGI ORGANI

Člen 1

Akreditacija plačilnih agencij

1. Za akreditacijo mora imeti plačilna agencija, kot je določeno v členu 6(1) Uredbe (ES) št. 1290/2005, upravno organizacijo in sistem notranjih kontrol, ki sta v skladu z merili iz Priloge I k tej uredbi (v nadaljnjem besedilu „akreditacijska merila“) glede:

(a) notranjega okolja;

(b) kontrole;

(c) informacij in sporočanja; ter

(d) spremljanja.

Države članice lahko določijo nadaljnja akreditacijska merila, da se upoštevajo velikost, odgovornosti in druge posebnosti plačilne agencije.

2. Za vsako plačilno agencijo država članica imenuje organ na ministrski ravni, ki je pristojen za podelitev in odvzem akreditacije plačilnim agencijam ter za izvajanje nalog, ki so mu dodeljene s to uredbo (v nadaljnjem besedilu „pristojni organ“). O tem obvesti Komisijo.

3. Na podlagi pregleda akreditacijskih meril pristojni organ s formalnim aktom odloči o akreditaciji plačilne agencije.

Pregled izvede organ, ki je neodvisen od plačilne agencije, ki mora biti akreditirana, in zajema zlasti ureditve za odobritev in izvajanje izplačil, zaščito proračuna Skupnosti, varnost informacijskih sistemov, vodenje računovodskih evidenc, delitev nalog in ustreznost notranjih in zunanjih kontrol v zvezi s transakcijami, ki jih financirata Evropski kmetijski jamstveni sklad (EKJS) in Evropski kmetijski sklad za razvoj podeželja (EKSRP).

4. Če pristojni organ ni prepričan, da plačilna agencija izpolnjuje akreditacijska merila, na plačilno agencijo naslovi navodila, ki določajo pogoje, ki jih mora plačilna agencija izpolniti, preden se lahko dodeli akreditacija.

Dokler se ne izvede vsaka zahtevana sprememba, se lahko akreditacija dodeli začasno za obdobje, ki se določi glede na resnost ugotovljenih težav in ne presega 12 mesecev. V utemeljenih primerih lahko Komisija na zahtevo zadevnih držav članic odobri podaljšanje navedenega roka.

5. Takoj po prvi akreditaciji plačilne agencije se pošljejo sporočila iz člena 8(1)(a) Uredbe (ES) št. 1290/2005 in v vsakem primeru, preden se za izdatke plačilne agencije bremenita EKJS ali EKSRP. Poročila spremljajo izjave in dokumenti, ki zadevajo:

(a) pristojnosti, prenesene na plačilno agencijo;

(b) porazdelitev odgovornosti med njenimi oddelki;

(c) njene povezave z drugimi organi, javnimi ali zasebnimi, ki so pristojni za izvajanje kakršnih koli ukrepov, katerih izdatki gredo v breme EKJS in EKSRP;

(d) postopke za sprejemanje, preverjanje in potrjevanje veljavnosti zahtevkov upravičencev in za odobritev, izplačila in računovodstvo izdatkov;

(e) določbe o varnosti informacijskih sistemov.

6. Komisija obvesti Odbor za kmetijska sklada o plačilnih agencijah, akreditiranih v vsaki državi članici.

Člen 2

Preverjanje akreditacije

1. Pristojni organ redno nadzoruje plačilne agencije, za katere je odgovoren, predvsem na podlagi potrdil in poročil, ki jih oblikuje certifikacijski organ iz člena 5(3) in (4), ter spremlja vse ugotovljene pomanjkljivosti. Pristojni organ vsaka tri leta pisno obvesti Komisijo o rezultatih nadzora ter navede, ali plačilne agencije še naprej izpolnjujejo akreditacijska merila.

2. Države članice vzpostavijo sistem, ki zagotavlja, da se vsaka informacija, ki kaže na to, da plačilna agencija ne izpolnjuje akreditacijskih meril, brez odlašanja sporoči pristojnemu organu.

3. Če akreditirana plačilna agencija ne izpolnjuje več enega ali več akreditacijskih meril ali jih izpolnjuje tako pomanjkljivo, da agencija ne more več izpolnjevati svojih nalog iz člena 6(1) Uredbe (ES) št. 1290/2005, pristojni organ agenciji odredi pogojno akreditacijo in sestavi načrt za odpravo morebitnih ugotovljenih pomanjkljivosti v roku, določenem glede na resnost problema, ki ne presega 12 mesecev od datuma, na katerega začne veljati pogojna akreditacija. V utemeljenih primerih lahko Komisija na zahtevo zadevnih držav članic odobri podaljšanje navedenega roka.

4. Pristojni organ obvesti Komisijo o katerem koli načrtu, ki ga sestavi v skladu z odstavkom 3 ter o izvajanju takšnih načrtov.

5. Če se akreditacija odvzame, pristojni organ nemudoma dodeli akreditacijo drugi plačilni agenciji v skladu s členom 6(2) Uredbe (ES) št. 1290/2005 in členom 1 te uredbe, da se zagotovijo nemotena izplačila upravičencem.

6. Če Komisija ugotovi, da pristojni organ ne izpolnjuje svoje obveznosti glede sestave načrta za odpravo morebitnih ugotovljenih pomanjkljivosti v skladu z odstavkom 3, ali da je plačilna agencija še naprej akreditirana, čeprav načrta ne izvede v celoti v določenem roku, bo izsledila preostale pomanjkljivosti prek potrditve skladnosti iz člena 31 Uredbe (ES) št. 1290/2005.

Člen 3

Izjava o zanesljivosti

1. Pravočasno se sestavi izjava o zanesljivosti iz člena 8(1)(c)(iii) Uredbe (ES) št. 1290/2005, da certifikacijski organ poda mnenje iz točke (b) drugega pododstavka člena 5(4) te uredbe.

Izjava o zanesljivosti je takšna, kot je določeno v Prilogi II, in nanjo lahko vplivajo pridržki, ki kvantificirajo možen finančni vpliv. V tem primeru vključuje delovni načrt za odpravo nepravilnosti in natančen časovni razpored za njegovo izvajanje.

2. Izjava o zanesljivosti temelji na učinkovitem nadzoru sistema upravljanja in primernem kontrolnem sistemu vse leto.

Člen 4

Usklajevalni organ

1. Usklajevalni organ iz člena 6(3) Uredbe (ES) št. 1290/2005 je edini sogovornik Komisije z zadevnimi državami članicami v zvezi z vsemi vprašanji o EKJS in EKSRP glede:

(a) razdelitve besedil in smernic Skupnosti k tej uredbi plačilnim agencijam in organom, odgovornim za izvajanje navedenih besedil in smernic ter za spodbujanje njihove usklajene uporabe;

(b) sporočanja informacij iz členov 6 in 8 Uredbe (ES) št. 1290/2005 Komisiji;

(c) dostopnosti celotne evidence vseh računovodskih informacij, potrebnih za statistične in kontrolne namene, Komisiji.

2. Plačilna agencija lahko deluje kot usklajevalni organ pod pogojem, da sta obe funkciji ločeni.

3. Pri izvajanju nalog lahko usklajevalni organ v skladu z nacionalnimi postopki zahteva druge upravne organe ali oddelke, zlasti tiste, ki imajo strokovno znanje in izkušnje na področju računovodstva in na tehničnem področju.

4. Zadevna država članica s formalnim aktom na ministrski ravni odloči o akreditaciji usklajevalnega organa, potem ko se je prepričala, da upravna določila organa nudijo zadostno zagotovilo, da organ lahko izpolnjuje svoje naloge iz drugega pododstavka člena 6(3) Uredbe (ES) št. 1290/2005.

Za akreditacijo ima usklajevalni organ postopke, s katerimi zagotovi, da:

(a) vse izjave, ki jih prejema Komisija, temeljijo na informacijah, pridobljenih iz ustrezno potrjenih virov;

(b) so izjave Komisiji ustrezno potrjene, preden se jih sporoči;

(c) obstaja revizijska sled v podporo informacijam, sporočenim Komisiji;

(d) je evidenca vseh prejetih in sporočenih informacij varno shranjena, v papirni ali računalniški obliki.

5. Zaupnost, celovitost in dostopnost vseh računalniških podatkov, ki jih hrani usklajevalni organ, se zagotovijo z ukrepi, ki upoštevajo upravno strukturo, kadrovsko strukturo in tehnološko okolje posameznega usklajevalnega organa. Finančno in tehnološko prizadevanje mora biti sorazmerno z dejansko nastalim tveganjem.

6. Takoj po prvi akreditaciji usklajevalnega organa se pošljejo sporočila iz prvega pododstavka člena 6(3) ter člena 8(1)(a) Uredbe (ES) št. 1290/2005 in v vsakem primeru preden se za izdatke, ki jih je izvršila plačilna agencija, bremenita EKJS ali EKSRP. Spremljajo ga dokument o akreditaciji organa ter informacije o upravnih in računovodskih določbah ter določbah, ki urejajo notranjo kontrolo v povezavi z njihovim delovanjem.

Člen 5

Certificiranje

1. Pristojni organ imenuje certifikacijski organ iz člena 7 Uredbe (ES) št. 1290/2005. Certifikacijski organ je operativno neodvisen od plačilne agencije in zadevnega usklajevalnega organa ter ima potrebno strokovno znanje in izkušnje.

2. Certifikacijski organ opravlja preverjanje zadevne plačilne agencije v skladu z mednarodno sprejetimi standardi revidiranja ob upoštevanju smernic za uporabo teh standardov, ki jih je določila Komisija.

Certifikacijski organ izvaja postopke preverjanja med in po koncu vsakega proračunskega leta.

3. Certifikacijski organ sestavi potrdilo, v katerem navede ali je pridobil sprejemljivo zagotovilo, da so računovodski izkazi, posredovani Komisiji, pravilni, popolni in točni ter da postopki notranjih kontrol zadovoljivo delujejo.

Potrdilo temelji na preverjanju postopkov in pregledu vzorca transakcij. To preverjanje zajema upravno strukturo plačilne agencije le v zvezi z vprašanjem, ali navedena struktura lahko zagotovi, da se skladnost s predpisi Skupnosti preverja pred izplačilom.

4. Certifikacijski organ sestavi poročilo o svojih ugotovitvah. To poročilo zajema prenesene naloge ali naloge, ki jih izvajajo nacionalni carinski organi. Poročilo navaja:

(a) ali plačilna agencija izpolnjuje akreditacijska merila;

(b) ali postopki plačilnih agencij zagotavljajo zadostna in ustrezna dokazila, da so transakcije, ki se obračunajo v breme EKJS in EKSRP, v skladu s pravili Skupnosti, in kakšna so bila priporočila za izboljšavo sistemov, če obstajajo, ter kako so bila upoštevana;

(c) ali so letni obračuni iz člena 6(1) v skladu s poslovnimi knjigami in evidencami plačilnih agencij;

(d) ali so izjave o izdatkih in o intervencijskih postopkih pravilni, popolni in točni zapisi transakcij, ki se obračunajo v breme EKJS ali EKSRP;

(e) ali so glede izplačanih predplačil, pridobljenih jamstev, intervencijskih zalog in zneskov, ki naj se izterjajo, finančni interesi Skupnosti pravilno zaščiteni.

Poročilo spremljajo:

(a) informacije o številu in usposobljenosti osebja, ki opravlja revizijo, o opravljenem delu, o številu pregledanih transakcij, o ravni dosežene pomembnosti in zaupanja, o vseh ugotovljenih slabostih in priporočilih za izboljšanje ter o delu certifikacijskega organa in drugih revizijskih organov zunaj ali znotraj plačilnih agencij, ki zagotavljajo popolna ali delna zagotovila certifikacijskemu organu o zadevah, o katerih poročajo;

(b) mnenje o izjavi o zanesljivosti iz člena 8(1)(c)(iii) Uredbe (ES) št. 1290/2005.

▼M2







POGLAVJE 1a

IZTERJAVA DOLGOV

Člen 5a

De minimis

Brez poseganja v prvi pododstavek člena 6(3) Uredbe Sveta (ES) št. 1782/2003 ( 5 ) se šteje, da so pogoji členov 32(6)(a) in 33(7) Uredbe (ES) št. 1290/2005 izpolnjeni, če znesek, ki ga je treba izterjati od upravičenca v zvezi s posameznim plačilom za shemo pomoči, brez obresti ne presega 100 EUR.

Člen 5b

Način izterjave

Brez poseganja v kakršne koli druge izvršilne ukrepe iz nacionalne zakonodaje države članice vse še neporavnane dolgove upravičenca, ki so bili ugotovljeni v skladu z nacionalno zakonodajo, upoštevajo pri kakršnih koli prihodnjih plačilih, ki jih opravi plačilna agencija, pristojna za izterjavo dolgov od istega upravičenca.

▼B







POGLAVJE 2

POTRDITEV OBRAČUNOV

▼M1

Člen 6

Vsebina letnih računovodskih izkazov

Letni računovodski izkazi iz člena 8(1)(c)(iii) Uredbe (ES) št. 1290/2005 vključujejo:

(a) namenske prihodke iz člena 34 Uredbe (ES) št. 1290/2005;

(b) odhodke EKJS po odštetju katerega koli neupravičenega izplačila, ki ga je treba izterjati na koncu proračunskega leta, razen zneskov, navedenih pod točko (h), vključno s kakršnimi koli obrestmi na te zneske, povzetih po postavkah in podpostavkah proračuna Skupnosti;

(c) odhodke EKSRP, po programu in ukrepu. Po zaključku programa se katera koli neupravičena izplačila, ki jih je treba izterjati, razen zneskov, navedenih pod točko (h), vključno s kakršnimi koli obrestmi na te zneske, odštejejo od odhodkov za zadevno proračunsko leto;

(d) informacije o odhodkih in namenskih prihodkih ali potrditev, da so podrobnosti o vseh transakcijah v računalniških datotekah, ki so na voljo Komisiji;

(e) preglednico razlik po postavkah in podpostavkah, v primeru EKSRP po programu in ukrepu, med odhodki in namenskimi prihodki, navedenimi v letnih računovodskih izkazih, in prijavljenimi odhodki za isto obdobje iz dokumentov iz člena 4(1)(c) Uredbe Komisije (ES) št. 883/2006 z dne 21. junija 2006 o določitvi podrobnih pravil za uporabo Uredbe Sveta (ES) št. 1290/2005 glede računovodstva s strani plačilnih agencij, izjav o odhodkih in prihodkih ter pogojev za povrnitev odhodkov v okviru EKJS in EKSRP ( 6 ) v zvezi z EKJS ter člena 16(2) navedene uredbe v zvezi z EKSRP, opremljeno z razlago za vsako razliko;

(f) ločeno, zneske, ki jih krijejo zadevne države članice oziroma Skupnost v skladu s prvim pododstavkom člena 32(5) in člena 32(6) Uredbe (ES) št. 1290/2005;

(g) ločeno, zneske, ki jih krijejo zadevne države članice oziroma Skupnost v skladu s prvim pododstavkom člena 33(8) in člena 33(7) Uredbe (ES) št. 1290/2005;

(h) preglednico neupravičenih izplačil, ki jih je treba zaradi nepravilnosti v smislu člena 1(2) Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 2988/95 ( 7 ), vključno s kakršnimi koli sankcijami in obrestmi na ta izplačila, izterjati na koncu proračunskega leta, po vzorcu iz Priloge III k tej uredbi;

(i) izvleček iz knjige terjatev zneskov, ki jih je treba izterjati in knjižiti v dobro EKJS ali EKSRP, razen zneskov iz točk (b), (c) in (h), vključno s kakršnimi koli sankcijami in obrestmi na te zneske, po vzorcu iz Priloge IIIa;

(j) povzetek intervencijskih postopkov ter izjavo o količini in lokaciji zalog ob koncu proračunskega leta;

(k) potrditev, da so podrobnosti o vsakem premiku intervencijskih zalog v evidenci plačilnih agencij.

▼B

Člen 7

Posredovanje informacij

1. Za potrditev obračunov v skladu s členom 30 Uredbe (ES) št. 1290/2005 pošlje vsaka država članica Komisiji:

(a) postavke, vključene v letne računovodske izkaze iz člena 6 te uredbe;

(b) potrdila in poročila, ki jih izda certifikacijski organ ali organi, kot je določeno v členu 5(3) in (4) te uredbe;

(c) popolne evidence vseh računovodskih informacij, potrebnih za statistične in kontrolne namene;

(d) izjavo ali izjave o zanesljivosti iz člena 3 te uredbe.

2. Dokumenti in računovodske informacije iz odstavka 1 se pošljejo Komisiji najpozneje do 1. februarja v letu, ki sledi zaključku zadevnega proračunskega leta. Dokumenti iz točk (a), (b) in (d) navedenega odstavka se pošljejo v enem izvodu skupaj z izvodom v elektronski obliki, skladno z obliko in pod pogoji, ki jih določi Komisija v skladu s členom 18 Uredbe (ES) št. 883/2006.

3. Na zahtevo Komisije ali na pobudo države članice se lahko dodatne informacije v zvezi s potrditvijo obračunov pošljejo Komisiji do roka, ki ga določi Komisija ob upoštevanju obsega dela, potrebnega, da se zagotovijo te informacije. Če takšnih informacij ni, lahko Komisija potrdi obračune na podlagi informacij, ki jih ima.

4. Komisija lahko sprejme zahtevo po odlogu pošiljanja informacij v upravičenih primerih, če je zahteva naslovljena nanjo pred skrajnim rokom za oddajo informacij.

5. Če je država članica akreditirala več kot eno plačilno agencijo, Komisiji do 15. februarja v letu, ki sledi zaključku zadevnega proračunskega leta, pošlje tudi sintezo, ki jo je pripravil usklajevalni organ ter ki vsebuje pregled izjav o zanesljivosti iz člena 3 in potrdil iz člena 5(3).

Člen 8

Oblika in vsebina računovodskih informacij

1. Oblika in vsebina računovodskih informacij iz člena 7(1)(c) in način prenosa Komisiji se določi v skladu s postopkom iz člena 41(2) Uredbe (ES) št. 1290/2005.

2. Komisija uporabi računovodske informacije izključno za namene:

(a) izpolnjevanja svojih funkcij v smislu potrditve obračunov v skladu z Uredbo (ES) št. 1290/2005;

(b) spremljanja razvoja in pripravljanja napovedi na kmetijskem področju.

Evropsko računsko sodišče in Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) imata za namene izpolnjevanja svojih funkcij dostop do navedenih informacij.

3. Kakršni koli osebni podatki, vključeni v zbrane računovodske informacije, se uporabijo samo za namene, določene v odstavku 2. Zlasti če Komisija uporabi računovodske informacije za namen iz odstavka 2(b), Komisija naredi take podatke anonimne in jih obdela samo v zbirni obliki.

4. Zadevne osebe se za kakršno koli vprašanje v zvezi z obdelavo njihovih osebnih podatkov lahko obrnejo na Komisijo, kot je določeno v Prilogi IV.

5. Komisija zagotovi zaupnost in varnost računovodskih informacij.

Člen 9

Shranjevanje računovodskih informacij

1. Dokazila o financiranih izdatkih in namenskih prejemkih, ki jih izterja EKJS so na voljo Komisiji najmanj tri leta, ki sledijo letu, v katerem Komisija potrdi obračune zadevnega proračunskega leta iz člena 30 Uredbe (ES) št. 1290/2005.

2. Dokazila o financiranih izdatkih in namenskih prejemkih, ki jih izterja EKSRP, so na voljo Komisiji najmanj tri leta po letu, v katerem se je opravilo končno izplačilo plačilne agencije.

3. V primeru nepravilnosti ali malomarnosti so dokazila iz odstavkov 1 in 2 na voljo Komisiji najmanj tri leta po letu, ki sledi letu, v katerem upravičenec v celoti povrne zneske in so knjiženi v dobro EKJS ali EKSRP, ali letu, v katerem so določene finančne posledice neizterjanih zneskov s členom 32(5) ali členom 33(8) Uredbe (ES) št. 1290/2005.

4. V primeru postopka potrditve skladnosti iz člena 31 Uredbe (ES) št. 1290/2005 so dokazila iz odstavkov 1 in 2 tega člena na voljo Komisiji najmanj eno leto po letu, v katerem je zaključen navedeni postopek ali vsaj eno leto po zaključku navedenih postopkov, če je sklep o uskladitvi predmet sodnega postopka na Sodišču Evropskih skupnosti.

▼M3

5. Dokazila iz odstavkov 1 do 4 so na voljo Komisiji na papirju, v elektronski obliki in/ali v obeh oblikah.

Dokumenti se lahko hranijo izključno v elektronski obliki, če nacionalno pravo zadevne države članice dovoljuje uporabo elektronskih dokumentov kot dokaza za poslovne dogodke v postopkih na nacionalnih sodiščih.

Če se dokumenti hranijo samo v elektronski obliki, mora biti sistem za hranjenje skladen s točko 3(B) Priloge I.

▼B

Člen 10

Potrditev obračunov

1. Sklep o potrditvi obračunov iz člena 30 Uredbe (ES) št. 1290/2005 določi zneske izdatka, izvedenega v vsaki državi članici med zadevnim proračunskim letom, ki se prizna v breme EKJS in EKSRP na podlagi obračunov iz člena 6 te uredbe ter kakršnih koli zmanjšanj in začasnih prekinitev iz členov 17 in 27 Uredbe (ES) št. 1290/2005.

Za EKJS določi tudi zneske, ki jih je treba izterjati od Skupnosti in zadevnih držav članic v skladu s členom 32(5) Uredbe (ES) št. 1290/2005.

Za EKSRP sklep o znesku, določenemu s potrditvijo obračunov, vključuje sredstva, ki jih lahko zadevna država članica ponovno uporabi v skladu s členom 33(3)(c) Uredbe (ES) št. 1290/2005.

2. Glede EKJS, se znesek, ki se kot posledica sklepa o potrditvi obračunov v vsaki državi članici izterja ali plača, določi tako, da se mesečna plačila glede na zadevno proračunsko leto odštejejo od izdatkov, priznanih za isto leto v skladu s odstavkom 1. Navedeni znesek Komisija odšteje ali doda mesečnemu plačilu za izvedene izdatke za drugi mesec po mesecu po sprejetju sklepa o potrditvi obračuna.

Glede EKJS, se znesek, ki se kot posledica sklepa o potrditvi obračunov v vsaki državi članici izterja ali plača, določi tako, da se mesečna plačila glede na zadevno proračunsko leto odštejejo od izdatkov, priznanih za isto leto v skladu s odstavkom 1. ►M3 Navedeni znesek Komisija odšteje od prvega plačila ali doda prvemu plačilu, za katerega je država članica po tem, ko je bil sprejet sklep na podlagi člena 30 Uredbe (ES) št. 1290/2005, predložila izjavo o odhodkih. ◄

3. Komisija najpozneje do 31. marca v letu, ki sledi koncu proračunskega leta, zadevni državi članici sporoči rezultate svojih preverjanj predloženih informacij, skupaj z vsemi spremembami, ki jih predlaga.

4. Če iz razlogov, ki jih je mogoče pripisati zadevni državi članici, Komisija ne more potrditi obračunov države članice pred 30. aprilom naslednjega leta, Komisija državo članico uradno obvesti o nadaljnjih poizvedbah, ki jih predlaga v skladu s členom 37 Uredbe (ES) št. 1290/2005.

5. Ta člen se smiselno uporablja za namenske prejemke v smislu člena 34 Uredbe (ES) št. 1290/2005.

Člen 11

Potrditev skladnosti

1. Kadar Komisija pri poizvedbi oceni, da izdatek ni bil izveden v skladu s predpisi Skupnosti, zadevni državi članici sporoči svoje ugotovitve in navede korektivne ukrepe, potrebne za zagotovitev prihodnje skladnosti z navedenimi predpisi.

Sporočilo se sklicuje na ta člen. Država članica odgovori v dveh mesecih po prejemu sporočila in Komisija lahko temu primerno spremeni svoje stališče. V upravičenih primerih se lahko Komisija strinja, da se rok za odgovor podaljša.

Po izteku roka za odgovor, Komisija skliče dvostranski sestanek in obe stranki si prizadevata za dogovor o ukrepih, ki naj se sprejmejo, ter o ocenjevanju teže kršitve in finančne škode, povzročene proračunu Skupnosti.

2. V dveh mesecih od datuma prejetja zapisnika dvostranskega sestanka iz tretjega pododstavka odstavka 1 država članica Komisiji sporoči vse informacije, ki so bile zahtevane med tem sestankom ali kakršne koli druge informacije, za katere meni, da so uporabne za trenutno preverjanje.

V utemeljenih primerih lahko Komisija na obrazloženo zahtevo države članice odobri podaljšanje roka iz prvega pododstavka. Zahteva se naslovi na Komisijo pred iztekom navedenega roka.

Po izteku obdobja iz prvega pododstavka Komisija državam članicam uradno sporoči svoje ugotovitve na podlagi informacij, ki jih je prejela v okviru postopka za potrditev skladnosti. Sporočilo oceni izdatke, za katere Komisija predvidi izključitev iz financiranja Skupnosti v skladu s členom 31 Uredbe (ES) št. 1290/2005 in se sklicuje na člen 16(1) te uredbe.

3. Država članica obvesti Komisijo o korektivnih ukrepih, ki jih je sprejela za zagotovitev skladnosti s predpisi Skupnosti, in o datumu začetka veljavnosti njihovega izvajanja.

Potem ko Komisija prouči vsako poročilo spravnega organa v skladu s poglavjem 3 te uredbe, po potrebi sprejme enega ali več sklepov v skladu s členom 31 Uredbe (ES) št. 1290/2005, da se iz financiranja Skupnosti izločijo izdatki, ki so nastali zaradi ugotovljene neskladnosti s predpisi Skupnosti, dokler država članica ne začne učinkovito izvajati korektivnih ukrepov.

Pri oceni izdatkov, ki se izločijo iz financiranja Skupnosti, lahko Komisija upošteva vsako informacijo, ki jo sporoči država članica po izteku obdobja iz odstavka 2, če je to potrebno za boljšo oceno finančne škode, povzročene proračunu Skupnosti, če je zamuda pri sporočanju upravičena zaradi izrednih okoliščin.

▼M3

Komisija lahko postopek brez finančnih posledic za zadevno državo članico na kateri koli stopnji prekine, če pričakuje, da možni finančni učinki neskladnosti, ki so bili odkriti s poizvedbo iz odstavka 1, ne bi presegli 50 000 EUR in 10 % zadevnih odhodkov ali zneskov, ki jih je treba izterjati.

▼B

4. Glede EKJS odbitke od financiranja Skupnosti izvede Komisija iz mesečnih plačil v zvezi z izdatkom, izvedenim v drugem mesecu, ki sledi sklepu na podlagi člena 31 Uredbe (ES) št. 1290/2005.

▼M3

Glede EKSRP odbitke od financiranja Unije izvede Komisija iz plačila, za katerega je država članica po tem, ko je bil sprejet sklep na podlagi člena 31 Uredbe (ES) št. 1290/2005, predložila izjavo o odhodkih.

Vendar lahko na prošnjo države članice in po posvetovanju z Odborom za kmetijske sklade Komisija odloči:

(a) da določi nov datum za odbitke ali odobri njihovo povračilo v enem ali več obrokih, če to upravičuje višina odbitkov, vključenih v izvedbeni akt, ki je bil sprejet na podlagi člena 31 Uredbe (ES) št. 1290/2005; ali

(b) da do konca obdobja, ki ne presega 18 mesecev od datuma sprejetja sklepa, odloži izvrševanje vseh odbitkov, ki bi jih bilo treba izvršiti v tem obdobju, in istočasno odobri njihovo izvrševanje po koncu obdobja odloga v največ treh enakih letnih obrokih za tiste države članice, ki so upravičene do finančne pomoči v skladu z Uredbo Sveta (ES) št. 332/2002 ( 8 ), Uredbo Sveta (EU) št. 407/2010 ( 9 ), Okvirnim sporazumom o Evropskem instrumentu za finančno stabilnost, ki je bil podpisan 7. junija 2010, ali Pogodbo o ustanovitvi evropskega mehanizma za stabilnost.

Obdobje odloga iz točke (b) tretjega pododstavka ne more biti podaljšano in za isto državo članico ne more biti sprejet noben dodaten sklep o odlogu. Država članica, ki ji je bil odobren odlog, zagotovi, da se pomanjkljivosti, zaradi katerih je prišlo do odbitkov in ki so v času sprejetja sklepa o odlogu še vedno prisotne, odpravijo na podlagi akcijskega načrta, ki je oblikovan po posvetovanju s Komisijo in vsebuje jasne kazalnike napredka. Če država članica ne sprejme potrebnih ukrepov za odpravo pomanjkljivosti, kot je določeno v akcijskem načrtu, če napredek ukrepov za odpravo položaja glede na kazalnike napredka ni zadosten ali če rezultat ukrepov ni zadovoljiv, Komisija prekliče sklep, s katerim je odložila datum izvajanja odbitkov, pri čemer upošteva načelo sorazmernosti.

▼B

5. Ta člen se smiselno uporablja za namenske prejemke v smislu člena 34 Uredbe (ES) št. 1290/2005.







POGLAVJE 3

SPRAVNI POSTOPEK

Člen 12

Spravni organ

Za postopek potrditve skladnosti iz člena 31 Uredbe (ES) št. 1290/2005 Komisija vzpostavi spravni organ. Njegove naloge so:

(a) da prouči vsako zadevo, ki mu jo predloži država članica, ki od Komisije prejme uradno obvestilo v skladu s tretjim pododstavkom člena 11(2) te uredbe, vključno z oceno izdatkov, katerih Komisija ne namerava vključiti v financiranje Skupnosti;

(b) da poskuša uskladiti različna stališča Komisije in zadevne države članice;

(c) da po končani preiskavi sestavi poročilo o rezultatih svojih prizadevanj za spravo in pri tem navede vse pripombe, za katere meni, da bi bile koristne, če bi ostale vse ali nekatere sporne točke nerešene.

Člen 13

Sestava spravnega organa

1. Spravni organ sestavlja pet članov, izbranih izmed uglednih oseb, ki v celoti jamčijo za neodvisnost in visoko strokovno usposobljenost v zadevah financiranja skupne kmetijske politike, skupaj z razvojem podeželja ali prakse finančne revizije.

Člani morajo biti državljani različnih držav članic.

2. Predsednika, člane in namestnike imenuje Komisija za začetni mandat treh let po posvetovanju z Odborom za kmetijska sklada.

Njihov mandat se lahko naenkrat podaljša samo za eno leto, o čemer je treba obvestiti Odbor za kmetijska sklada. Kadar pa se imenuje predsednik, ki je že član spravnega organa, traja njegov začetni mandat predsednika tri leta.

Imena predsednika, članov in namestnikov se objavijo v seriji „C“Uradnega lista Evropske unije.

3. Članom spravnega organa se izplača nagrada glede na čas, ki se zahteva za določeno nalogo. Stroški komunikacije in prevoza se nadomestijo v skladu z veljavnimi pravili.

4. Po izteku triletnega obdobja ostanejo predsednik in člani na svojem položaju do zamenjave ali podaljšanja mandata.

5. Komisija lahko člana, ki ne izpolnjuje več pogojev, zahtevanih za izpolnjevanje nalog v spravnem organu ali, ki iz kakršnega koli razloga ni na voljo za nedoločen čas, po posvetovanju z Odborom za kmetijska sklada razreši.

V navedenem primeru se član nadomesti z nadomestnim članom za preostanek mandatne dobe, o čemer se obvesti Odbor za kmetijska sklada.

Če se razreši predsednika, Komisija po posvetovanju z Odborom za kmetijska sklada imenuje člana, ki izpolnjuje naloge predsednika za preostali mandat, za katerega je bil imenovan.

Člen 14

Neodvisnost spravnega organa

1. Člani spravnega organa opravljajo svoje naloge neodvisno, pri čemer ne smejo zahtevati niti sprejemati navodil nobene vlade ali organa.

Član, ki je bil v prejšnjem mandatu osebno vpleten v obravnavano zadevo, ne sodeluje pri delu spravnega organa ali podpiše poročila.

2. Brez poseganja v člen 287 Pogodbe člani organa ne razkrijejo nobenih informacij, ki so jih pridobili pri svojem delu za spravni organ. Take informacije so zaupne in zanje velja obveznost varovanja poslovne skrivnosti.

Člen 15

Oblike dela

1. Spravni organ se sestaja na sedežu Komisije. Delo organa pripravlja in vodi predsednik. V njegovi odsotnosti in brez poseganja v prvi pododstavek člena 13(5) predsedovanje prevzame najstarejši član.

Sekretariat spravnega organa zagotovi Komisija.

2. Brez poseganja v drugi pododstavek člena 14(1) se poročila sprejemajo z absolutno večino prisotnih članov, pri čemer so za sklepčnost potrebni vsaj trije člani.

Poročila podpišejo predsednik in člani, ki so sodelovali v obravnavah. Sopodpiše jih sekretariat.

Člen 16

Spravni postopek

1. Država članica lahko zadevo predloži spravnemu organu v tridesetih delovnih dneh po prejemu uradnega sporočila Komisije iz tretjega pododstavka člena 11(2) tako, da pošlje obrazložen zahtevek za spravo sekretariatu spravnega organa.

Postopek in naslov sekretariata se državam članicam uradno sporočita prek Odbora za kmetijska sklada.

2. Zahtevek za spravo se dopusti le, če znesek, ki je predviden, da se izloči iz financiranja Skupnosti v skladu s sporočilom Komisije:

(a) presega milijon EUR; ali

(b) predstavlja vsaj 25 % vseh letnih izdatkov države članice po zadevni proračunski postavki.

Poleg tega, če v predhodnih razgovorih država članica trdi in dokaže, da gre za načelno zadevo v zvezi z uporabo predpisov Skupnosti, lahko predsednik spravnega odbora odloči, da je zahtevek za spravo sprejemljiv. Vendar tak zahtevek ni sprejemljiv, če se nanaša edino na pravno razlago.

3. Spravni organ opravi preiskave čim bolj neformalno in čim hitreje ter se pri tem opira na dokaze v spisu in na pošteno zaslišanje Komisije in zadevnih nacionalnih organov.

4. Če spravnemu organu v štirih mesecih po tem, ko mu je bila zadeva predložena, ne uspe uskladiti stališč Komisije in države članice, se šteje, da sprava ni uspela. V poročilu iz člena 12(c) navede razloge, zakaj stališč ni bilo mogoče uskladiti. Navede kateri koli delni sporazum, ki se doseže med postopkom.

Poročilo se pošlje:

(a) zadevni državi članici;

(b) Komisiji;

(c) drugim državam članicam v okviru Odbora za kmetijska sklada.







POGLAVJE 4

PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

Člen 17

Prehodne določbe

1. Če plačilna agencija, akreditirana v skladu z Uredbo (ES) št. 1663/95, prevzame odgovornost za izdatke, za katere prej ni bila odgovorna, je treba opraviti raziskavo iz člena 1(3) te uredbe in kot posledica novih odgovornosti je najkasneje do 16. oktobra 2007 potrebna nova akreditacija.

2. Poročilo certifikacijskega organa iz člena 5(4) vsebuje za proračunsko leto 2007 v zvezi z varnostjo informacijskih sistemov le pripombe in začasne ugotovitve o ukrepih plačilne agencije, pri čemer uporablja mehanizem točkovanja. Navedene pripombe temeljijo na veljavnih mednarodno sprejetih standardih varnosti, navedenih v točki 3.B. Priloge I, in navajajo, v kakšnem obsegu so bili vzpostavljeni učinkoviti varnostni ukrepi.

Člen 18

Razveljavitev

1. Uredba (ES) št. 1663/95, Uredba (ES) št. 2390/1999 in Odločba 94/442/ES se razveljavijo s 16. oktobrom 2006. Vendar se Uredba (ES) št. 1663/95 še naprej uporablja za potrditev obračunov iz člena 7(3) Uredbe Sveta (ES) št. 1258/1999 ( 10 ) za proračunsko leto 2006.

Predsednik, člani in nadomestni člani spravnega organa, imenovani z Odločbo 94/442/ES, ostanejo na položaju, dokler se njihov mandat ne obnovi ali jih ne nadomestijo.

2. Sklicevanja na razveljavljene akte iz odstavka 1 se štejejo kot sklicevanja na to uredbo v skladu s korelacijsko tabelo v Prilogi V.

Člen 19

Začetek veljavnosti in uporaba

Ta uredba začne veljati sedmi dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.

Uporablja se od 16. oktobra 2006. Vendar se člena 3 in 5, točke (a) do (e), (g) in (h) člena 6, člen 7 ter člen 10 uporabljajo le v zvezi z izdatki in namenskimi prejemki za proračunsko leto 2007 in leto, ki sledi.

Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.









PRILOGA I

AKREDITACIJSKA MERILA

1. Notranje okolje

A. Organizacijska struktura

Agencija ima na voljo organizacijsko strukturo, ki ji omogoča opravljati sledeče glavne naloge v zvezi z izdatki EKJS in EKSRP:

(i) Odobritev in kontrola izplačil z namenom dokazati, da je znesek, ki se izplača upravičencu, v skladu s predpisi Skupnosti, ki vključujejo zlasti upravni nadzor in kontrolo na kraju samem.

(ii) Izvajanje izplačil, da se upravičencu (ali njegovemu pooblaščencu) izplača odobreni znesek ali, v primeru ukrepov za razvoj podeželja, delež sofinanciranja Skupnosti.

(iii) Računovodstvo izplačil, da se evidentirajo vsa izplačila za izdatke EKJS in EKSRP v posebne obračune agencije, ki bodo v obliki informacijskega sistema, in priprava periodičnih povzetkov izdatkov, vključno z mesečnimi, četrtletnimi (za EKSRP) in letnimi poročili Komisiji. Obračuni evidentirajo tudi sredstva, ki jih financirata sklada, zlasti v zvezi z intervencijskimi zalogami, še neobračunanimi predplačili, varščinami in dolžniki.

Organizacijska struktura agencije predvideva jasno dodelitev pristojnosti in odgovornosti na vseh operativnih ravneh ter ločitev treh funkcij iz prvega odstavka, za katere bodo odgovornosti določene v organigramu. Vključuje tehnične službe in službo za notranjo revizijo iz točke 4.

B. Standardi v zvezi s človeškimi viri

Agencija zagotovi naslednje:

(i) Dodelijo se primerni človeški viri za izvajanje postopkov ter se zagotovi strokovna znanja, potrebna na različnih ravneh postopkov.

(ii) Delitev nalog je takšna, da nobeden od uradnikov ni odgovoren za več kot eno od pristojnosti v zvezi z odobritvijo, izvajanjem izplačil ali računovodstvom zneskov, obračunanih v breme EKJS ali EKSRP, in nobeden od uradnikov ne opravlja svojih nalog, ne da bi njegovo delo nadziral drugi uradnik.

(iii) Odgovornosti vsakega uradnika so določene v pisni obliki, vključno z določitvijo finančnih omejitev v okviru njegovih pristojnosti.

(iv) Primerno je usposabljanje osebja na vseh ravneh delovanja in obstaja politika menjave osebja na občutljivih položajih ali, kot druga rešitev, politika povečanega nadzora.

(v) Sprejmejo se primerni ukrepi, da bi se izognili navzkrižju interesov v primeru, ko oseba, ki je na odgovornem položaju ali na občutljivem položaju glede preverjanja, odobritve, izvajanja izplačil in obračunavanja zahtevkov, opravlja tudi druge funkcije izven agencije.

C. Prenos nalog

Če se katera koli od nalog plačilne agencije prenese na drug organ iz člena 6(1) Uredbe (ES) št. 1290/2005, morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

(i) Med agencijo in navedenim organom mora biti sklenjen pisni sporazum, ki podrobno določa naravo informacij in dodatno dokumentacijo, ki jo je treba predložiti agenciji, ter rok, v katerem mora biti predložena. Sporazum mora agenciji dopuščati, da izpolnjuje akreditacijska merila.

(ii) Agencija v vseh primerih ostane odgovorna za učinkovito upravljanje zadevnih skladov.

(iii) Odgovornosti in obveznosti drugega organa, zlasti v zvezi s kontrolo in preverjanjem skladnosti s predpisi Skupnosti, se jasno določijo.

(iv) Agencija zagotovi, da ima organ na voljo učinkovite sisteme za zagotavljanje zadovoljivega izpolnjevanja odgovornosti.

(v) Organ izrecno potrdi agenciji, da dejansko izpolnjuje svoje odgovornosti in opiše uporabljena sredstva.

(vi) Agencija redno preverja prenesene funkcije, da potrdi, da je opravljeno delo zadovoljivega standarda in da je v skladu s predpisi Skupnosti.

Zgoraj določeni pogoji se smiselno uporabljajo za naloge v zvezi z izdatki za kmetijstvo, ki jih izvajajo nacionalni carinski organi.

2. Kontrole

A. Postopki za odobritev zahtevkov

Agencija sprejme naslednje postopke:

(i) Agencija določi podrobne postopke za sprejem, evidentiranje in obdelavo zahtevkov, vključno z opisom vseh dokumentov, ki jih je treba uporabiti.

(ii) Vsak uradnik, odgovoren za odobritev, mora imeti na voljo podroben kontrolni seznam preverjanj, ki jih mora opraviti, in v dokazno dokumentacijo k zahtevku vključi svoje potrdilo, da so bila navedena preverjanja opravljena. Navedeno potrdilo se lahko predloži v elektronski obliki. Razvidno mora biti, da je delo preveril višji strokovni sodelavec.

(iii) Zahtevek se odobri za izplačilo šele po tem, ko so bila opravljena zadostna preverjanja, katerih namen je dokazati, da izpolnjuje predpise Skupnosti. Navedena preverjanja vključujejo preverjanja, ki se zahtevajo z Uredbo, ki ureja posebne ukrepe, v okviru katerih se zahteva pomoč, in preverjanja, ki se zahtevajo v skladu s členom 9 Uredbe (ES) št. 1290/2005 za preprečevanje in odkrivanje goljufij ter drugih nepravilnosti, zlasti glede nastalega tveganja. V zvezi z EKSRP morajo poleg tega obstajati postopki, s katerimi se potrdi, da so bila merila za dodelitev pomoči upoštevana in da se je ravnalo v skladu z vsemi veljavnimi predpisi Skupnosti, zlasti s predpisi v zvezi z javnimi naročili in varovanjem okolja.

(iv) Vodstvo agencije se na ustrezni ravni redno in pravočasno obvešča o rezultatih opravljenih kontrol, tako da se vedno lahko upošteva zadostnost kontrol, preden se obračuna zahtevek.

(v) Opravljeno delo se podrobno opiše v poročilu, ki spremlja vsak zahtevek ali serijo zahtevkov, ali po potrebi v poročilu, ki zajema eno tržno leto. Poročilo spremlja potrdilo o upravičenosti odobrenih zahtevkov ter o vrsti, obsegu in omejitvah opravljenega dela. V zvezi z EKSRP mora biti poleg tega priloženo zagotovilo, da so bila merila za dodelitev pomoči upoštevana in da se je ravnalo v skladu z vsemi veljavnimi predpisi Skupnosti, zlasti s predpisi v zvezi z javnimi naročili in varovanjem okolja. Če katero koli od fizičnih ali upravnih preverjanj ni bilo izčrpno, ampak je bilo opravljeno na vzorcu zahtevkov, se opredelijo izbrani zahtevki, opiše metoda vzorčenja ter upoštevajo rezultati vseh inšpekcij in ukrepi, sprejeti v zvezi s sporočenimi neskladnostmi in nepravilnostmi. Dokazna dokumentacija mora dati zadostno zagotovilo, da so bila opravljena vsa zahtevana preverjanja o upravičenosti odobrenih zahtevkov.

(vi) Kadar dokumente (na papirju ali v elektronski obliki) v zvezi z odobrenimi zahtevki in opravljenimi kontrolami hranijo drugi organi, navedeni organi ter agencija določijo postopke za zagotovitev, da se evidentira lokacija vseh dokumentov, ki se nanašajo na posebna izplačila, ki jih je opravila agencija.

B. Postopki za plačila

Agencija sprejme potrebne postopke za zagotovitev, da se izplačila opravijo samo na bančni račun upravičenca ali njegovega pooblaščenca. Izplačilo izvede banka agencije ali, če je to primerno, vladni plačilni urad v petih delovnih dneh po datumu bremenitve EKJS ali EKSRP. Vendar se lahko izplačila za proračunski leti 2007 in 2008 izvedejo tudi s plačilnim nalogom. Sprejmejo se postopki za zagotovitev, da se vsa izplačila, pri katerih transferji niso bili opravljeni, vrnejo skladoma. Izplačila se ne opravljajo v gotovini. Dovoljenje uradnika, ki izdaja odobritve, in/ali njegovega nadrejenega se lahko predloži v elektronski obliki, pod pogojem, da je zagotovljena ustrezna raven varnosti tega načina pošiljanja ter da je identiteta podpisnika vnesena v elektronsko evidenco.

C. Postopki za obračunavanje

Agencija sprejme naslednje postopke:

(i) Računovodski postopki zagotovijo, da so mesečna, četrtletna (za EKSRP) in letna poročila celovita, točna in pravočasna ter da se vse napake ali opustitve odkrijejo in popravijo, zlasti s preverjanji in uskladitvami, izvedenimi v časovnih razmikih.

(ii) Računovodstvo intervencijskih zalog zagotovi, da so količine in s tem povezani stroški pravilno in hitro obdelani ter evidentirani po razpoznavnih serijah in na pravilnem računu za vsako stopnjo od prejema ponudbe do fizične oddaje proizvoda v skladu z veljavnimi predpisi, in zagotovi, da se kadar koli lahko določita količina in narava zalog na vsaki lokaciji.

D. Postopki za predplačila in varščine

Izplačevanje predplačil se opredeli ločeno v računovodskih ali pomožnih evidencah. Sprejmejo se postopki za zagotovitev naslednjega:

(i) Jamstva dajejo le finančne institucije, ki izpolnjujejo pogoje Uredbe Komisije (EGS) št. 2220/85 ( 11 ) in jih odobrijo ustrezni organi, ter ostanejo veljavna, dokler se ne obračunajo ali zahtevajo, in se izpolnijo na jasno zahtevo agencije.

(ii) Predplačila se obračunajo v predpisanih rokih in tista, ki so že zapadla v obračun, se takoj opredelijo in jamstva se takoj zahtevajo.

E. Postopki za dolgove

Vsa merila iz točk A. do D. se smiselno uporabljajo za prelevmane, zapadla jamstva, povrnjena izplačila, namenske prejemke itd., ki jih mora agencija izterjati v imenu EKJS in EKSRP.

Agencija vzpostavi sistem za priznanje vseh dolgovanih zneskov in za evidentiranje vseh dolgov pred njihovim sprejemom v knjigo terjatev. Knjiga terjatev se redno pregleduje in sprejmejo se ukrepi za izterjavo zapadlih dolgov.

F. Revizijska sled

Informacije v zvezi z dokumentarnimi dokazili o odobritvi, obračunavanju zahtevkov in izvajanju izplačil ter ravnanju s predplačili, varščinami in dolgovi morajo biti na voljo v agenciji, da se ob vsakem času zagotovi dovolj podrobna revizijska sled.

3. Informacije in sporočanje

A. Sporočanje

Agencija sprejme potrebne postopke za zagotovitev, da se evidentira vsaka sprememba predpisov Skupnosti in zlasti stopenj pomoči, ki se uporabljajo, ter da se navodila, zbirke podatkov in kontrolni seznami pravočasno posodabljajo.

B. Varnost informacijskih sistemov

▼M1

Varnost informacijskih sistemov temelji na merilih enega od naslednjih mednarodno sprejetih standardov, določenih v različici, ki se uporablja v zadevnem proračunskem letu:

(i) International Standards Organisation 27002: Code of practice for Information Security management (ISO),

▼B

(ii) Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI),

(iii) Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).

Agencija izbere enega od navedenih mednarodnih standardov kot osnovo za varnost svojih informacijskih sistemov.

Varnostne ukrepe je treba prilagoditi upravni strukturi, osebju in tehnološkemu okolju posamezne plačilne agencije. Finančno in tehnološko prizadevanje mora biti sorazmerno z dejansko nastalim tveganjem.

4. Spremljanje

A. Trenutno spremljanje s pomočjo notranjih kontrol

Notranje kontrole zajemajo vsaj naslednja področja:

(i) Spremljanje tehničnih služb in pooblaščenih organov, odgovornih za izvajanje kontrol in drugih funkcij, da se zagotovi ustrezno izvajanje predpisov, smernic in postopkov.

(ii) Vpeljava sistemskih sprememb z namenom na splošno izboljšati kontrolne sisteme.

(iii) Pregledovanje zahtevkov in prošenj, predloženih agenciji, kot tudi drugih informacij o domnevnih nepravilnostih.

Trenutno spremljanje je vključeno v običajno tekoče poslovanje plačilne agencije. Vsakdanji postopki in kontrolne dejavnosti agencije se redno spremljajo na vseh stopnjah, da se zagotovi dovolj podrobna revizijska sled.

B. Posamezne ocene s pomočjo službe za notranjo revizijo

Agencija v zvezi s tem sprejme naslednje postopke:

(i) Služba za notranjo revizijo je neodvisna od drugih oddelkov agencije in odgovarja neposredno direktorju agencije.

(ii) Služba za notranjo revizijo preverja, če so postopki, ki jih je agencija sprejela, ustrezni in zagotavljajo, da se preverja skladnost s predpisi Skupnosti ter da so računovodski izkazi točni, celoviti in pravočasni. Preverjanja se lahko omejijo na izbrane ukrepe in vzorce transakcij, če revizijski načrt zagotavlja, da so v obdobju, ki ne presega petih let, pokrita vsa pomembna področja, vključno z oddelki, odgovornimi za odobritev.

(iii) Delo služb se opravlja v skladu z mednarodno sprejetimi standardi, evidentira se v delovnih dokumentih in njegov rezultat so poročila in priporočila, naslovljena na glavno vodstvo agencije.









PRILOGA II

IZJAVA O ZANESLJIVOSTI

Spodaj podpisani …, direktor plačilne agencije …., predlagam računovodske izkaze za to plačilno agencijo za proračunsko leto 16/10/xx do 15/10/xx+1.

Na podlagi svoje lastne presoje in informacij, ki so mi na voljo, med drugim vključno z rezultati dela službe za notranjo revizijo, izjavljam, da:

— predloženi računovodski izkazi po moji najboljši vednosti nudijo točen, celovit in natančen pregled izdatkov in prihodkov za zgoraj omenjeno proračunsko leto. Zlasti vsi dolgovi, predplačila, jamstva in zaloge, ki so mi poznani, so bili evidentirani v računovodskih izkazih in vsi prihodki, zbrani v zvezi z EKJS in EKSRP, so bili pravilno knjiženi v dobro ustreznih skladov,

— sem vzpostavil sistem, ki daje zadostna zagotovila za zakonitost in pravilnost transakcij, povezanih z računovodskimi izkazi, ter za to, da se upravičenost zahtev in, v primeru ukrepov za razvoj podeželja, postopek za dodelitev pomoči upravljata, nadzorujeta in dokumentirata v skladu s predpisi Skupnosti.

[Vendar veljajo za to zagotovilo naslednji pridržki:]

Poleg tega potrjujem, da nisem seznanjen z nobenimi nerazkritimi podatki, ki bi lahko škodili finančnim interesom Skupnosti.

Podpis

▼M1









PRILOGA III

Vzorčna preglednica iz člena 6(h)

Države članice za zagotavljanje podatkov iz člena 6(h) za vsako plačilno agencijo uporabijo naslednjo preglednico.







a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t (l + m + n + o) u Plačilna agencija Sklad (se sklicuje na Uredbo (ES) št. 1290/2005, člen 3 ali 4) (Proračunsko leto) Denarna enota Identifikacijska številka primera Identifikacija PSES, če je primerno (1) Primer, vključen v knjigo terjatev? Identifikacija upravičenca Program zaključen? (samo za EKSRP) Proračunsko leto prve ugotovitve nepravilnosti Predmet sodnega postopka Prvotni znesek, ki ga je treba izterjati Skupni popravljeni znesek (celotno obdobje izterjave) Skupni izterjani znesek (celotno obdobje izterjave) Znesek, prijavljen kot neizterljiv Proračunsko leto ugotovitve neizterljivosti Vzroki za neizterljivost Popravljeni znesek (v proračunskem letu n) Izterjani znesek (v proračunskem letu n) Znesek, za katerega je izterjava v teku Znesek, ki ga je treba knjižiti v dobro proračunu Skupnosti 3/4 da/ne da/ne 3/4 da/ne da/ne 3/4 da/ne da/ne 3/4 da/ne da/ne Skupaj (1) To zadeva enotno identifikacijsko oznako primerov, priglašenih v skladu z Uredbo Komisije (ES) št. 1848/2006 (UL L 355, 15.12.2006, str. 56).

▼M1









PRILOGA IIIA

Vzorčna preglednica iz člena 6(i)

Drugi neporavnani zneski iz knjige terjatev zneskov, ki jih je treba knjižiti v dobro EKJS in EKSRP

Države članice za zagotavljanje podatkov iz člena 6(i) za vsako plačilno agencijo uporabijo naslednjo preglednico.







a b c d e f g h Plačilna agencija Sklad Denarna enota Bilanca 15. oktober N-1 Novi primeri (leto N) Skupne izterjave (leto N) Skupni popravki, vključno z neizterljivimi zneski (leto N) Znesek za izterjavo 15. oktober N

▼B









PRILOGA IV

POSREDOVANJE VPRAŠANJ IZ ČLENA 8(4)

Vprašanja iz člena 8(4) se pošljejo na naslov:

— European Commission, DG AGRI-J1, Rue de la Loi 200, B-1049 Brussels, — ali

— AGRI-J1@cec.eu.int.









PRILOGA V

KORELACIJSKA TABELA







Uredba (ES) št. 1663/95 Ta uredba člen 1(2) člen 1(2) člen 1(3), drugi pododstavek člen 1(3), drugi pododstavek člen 1(4) člen 1(4) člen 1(5) člen 2(5) člen 1(7) člen 1(5) člen 2(1) člen 4(1) člen 2(2) člen 4(6) člen 2(3) člen 8(1) člen 3(1), prvi pododstavek člen 5(1), drugi stavek člen 3(1), drugi pododstavek člen 5(3), drugi pododstavek člen 3(1), tretji pododstavek člen 5(2) člen 3(3) člen 5(4) člen 4(1)(a), (b), (c) člen 7(1)(a), (b), (c) člen 4(2) člen 7(2) člen 4(3) člen 7(3) člen 4(4) člen 7(4) člen 5(1)(a) člen 6(b) in (c) člen 5(1)(b) člen 6(e) člen 5(1)(c) člen 6(f) člen 5(1)(d) člen 6(g) člen 5(1)(e) člen 6(h) člen 6 člen 9(1) in (2) člen 7(1), drugi pododstavek člen 10(2) člen 7(2) člen 10(3) člen 7(3) člen 10(4) člen 8 člen 11







Uredba (ES) št. 2390/1999 Ta uredba člen 2(1) člen 8(2) člen 2(2) člen 8(3) člen 2(3) člen 8(5)







Odločba 94/442/ES Ta uredba člen 1(1) člen 12 člen 2(1) člen 16(1) člen 2(2) člen 16(2) člen 2(4) člen 16(3) člen 2(5) člen 16(4), prvi pododstavek člen 2(6) člen 16(4), drugi pododstavek člen 3(1), prvi pododstavek člen 13(1) člen 3(1), drugi, tretji in četrti pododstavek člen 13(2) člen 3(2) člen 13(3) člen 3(3) člen 13(4) člen 3(4), drugi pododstavek člen 13(5) člen 3(5) člen 13(5) člen 4(1) člen 15(1) člen 4(2) člen 14(1), drugi pododstavek člen 4(3) člen 15(2) člen 5(1) člen 14(1), prvi pododstavek člen 5(2) člen 14(2)