2008D0022 — SL — 10.07.2009 — 001.001

Ta dokument je mišljen zgolj kot dokumentacijsko orodje in institucije za njegovo vsebino ne prevzemajo nobene odgovornosti

►B ODLOČBA KOMISIJE z dne 19. decembra 2007 o določitvi pravil za izvajanje Odločbe št. 573/2007/ES Evropskega parlamenta in Sveta o ustanovitvi Evropskega sklada za begunce za obdobje 2008–2013 v okviru splošnega programa „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“ glede sistemov upravljanja in nadzora držav članic, pravil za upravno in finančno upravljanje ter upravičenosti izdatkov za projekte, ki jih sofinancira Sklad (notificirano pod dokumentarno številko C(2007) 6396) (Besedilo v angleškem, bolgarskem, češkem, estonskem, finskem, francoskem, grškem, italijanskem, latvijskem, litovskem, madžarskem, malteškem, nemškem, nizozemskem, poljskem, portugalskem, romunskem, slovaškem, slovenskem, španskem in švedskem jeziku je edino verodostojno) (2008/22/ES) (UL L 007, 10.1.2008, p.1)

spremenjena z:









▼B

ODLOČBA KOMISIJE

z dne 19. decembra 2007

o določitvi pravil za izvajanje Odločbe št. 573/2007/ES Evropskega parlamenta in Sveta o ustanovitvi Evropskega sklada za begunce za obdobje 2008–2013 v okviru splošnega programa „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“ glede sistemov upravljanja in nadzora držav članic, pravil za upravno in finančno upravljanje ter upravičenosti izdatkov za projekte, ki jih sofinancira Sklad

(notificirano pod dokumentarno številko C(2007) 6396)

(Besedilo v angleškem, bolgarskem, češkem, estonskem, finskem, francoskem, grškem, italijanskem, latvijskem, litovskem, madžarskem, malteškem, nemškem, nizozemskem, poljskem, portugalskem, romunskem, slovaškem, slovenskem, španskem in švedskem jeziku je edino verodostojno)

(2008/22/ES)







KOMISIJA EVROPSKIH SKUPNOSTI JE – ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti, ob upoštevanju Odločbe št. 573/2007/ES z dne 23. maja 2007 Evropskega parlamenta in Sveta o ustanovitvi Evropskega sklada za begunce za obdobje 2008–2013 v okviru splošnega programa „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“ in razveljavitvi Odločbe Sveta 2004/904/ES ( 1 ) ter zlasti člena 23, člena 31(5), člena 33(6) in člena 35(4) Odločbe, ob upoštevanju naslednjega: (1) Treba je določiti pogoje, v skladu s katerimi morajo države članice izvesti ukrepe v okviru Sklada, zlasti da se določijo okoliščine, na podlagi katerih lahko odgovorni organ neposredno izvaja projekte. Treba je določiti tudi nadaljnje določbe za pooblaščene organe. (2) Treba je sestaviti seznam postopkov in/ali praktičnih ureditev, ki jih morajo različni imenovani organi določiti in uporabljati pri izvajanju Sklada. (3) Treba je določiti obveznosti, ki jih morajo imeti odgovorni organi glede končnih upravičencev v fazi izbire in odobritve projektov, ki se financirajo, ter ob upoštevanju vidikov, ki morajo biti zajeti s preverjanji izdatkov, prijavljenih s strani končnega upravičenca in/ali partnerjev v projektu, vključno z upravnimi preverjanji zahtevkov za povračilo in preverjanji na kraju samem posameznih projektov. (4) Za zagotovitev pravilne revizije izdatkov v okviru letnih programov je treba določiti merila, ki morajo biti upoštevana pri revizijskih sledeh, da lahko štejejo za ustrezne. (5) Za revizije projektov in sistemov je odgovoren revizijski organ. Za zagotovitev ustreznega obsega in učinkovitosti revizij ter za izvajanje revizij v skladu z istimi standardi v vseh državah članicah je treba določiti pogoje, ki jih morajo izpolnjevati revizije, vključno z osnovo za zbiranje vzorcev. (6) Države članice morajo Komisiji skupaj z večletnim programom predložiti opis svojih sistemov upravljanja in nadzora. Ker je ta dokument ena od bistvenih podlag, na katero se Komisija zanaša v okviru deljenega upravljanja proračuna Skupnosti pri ugotavljanju, ali države članice uporabljajo zadevno finančno pomoč v skladu z veljavnimi pravili in načeli za varovanje finančnih interesov Skupnosti, je treba podrobno določiti informacije, ki jih mora ta dokument vsebovati. (7) Za uskladitev standardov za programiranje, spremljanje izvajanja Sklada, revidiranje in potrjevanje izdatkov je treba jasno določiti vsebino večletnega programa, letnega programa, poročila o napredku, končnega poročila, zahtevkov za plačila ter tudi revizijskih strategij, letnega revizijskega poročila, izjave o veljavnosti in potrjevanja izdatkov. (8) Ker morajo države članice poročati in spremljati nepravilnosti ter izterjati nepravilno plačane zneske v zvezi s financiranjem iz Sklada, je treba določiti zahteve za podatke, poslane Komisiji. (9) Izkušnje so pokazale, da se državljani Evropske unije premalo zavedajo vloge, ki jo ima Skupnost v programih financiranja. Zato je primerno podrobno določiti ukrepe glede informacij in obveščanja javnosti, potrebne za zapolnitev te vrzeli pri obveščanju in informiranju. (10) Za zagotovitev, da se informacije o morebitnih možnostih financiranja široko razširijo med vse zainteresirane strani, in zaradi preglednosti je treba določiti minimalne ukrepe, potrebne za obveščanje možnih končnih upravičencev glede možnosti financiranja, ki jih preko Sklada skupaj ponujajo Skupnost in države članice. Za okrepitev preglednosti glede uporabe Sklada je treba objaviti seznam končnih upravičencev, nazive projektov in znesek javnih sredstev, dodeljenih projektom. (11) V okviru Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ( 2 ) ter Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov ( 3 ) je treba v zvezi z ukrepi glede informacij in obveščanja javnosti ter revizijskega dela v skladu s to odločbo zagotoviti obveznost, da morajo Komisija in države članice preprečiti kakršno koli nedovoljeno razkritje osebnih podatkov ali dostop do njih ter navesti namen, za katerega Komisija in države članice lahko obdelujejo takšne podatke. (12) Uporaba elektronskih sredstev za izmenjavo informacij in finančnih podatkov med državami članicami in Komisijo vodi k poenostavitvi, povečani učinkovitosti, preglednosti in prihranku časa. Da bi v celoti izkoristili te prednosti in hkrati ohranili varnost izmenjav, bi lahko Komisija vzpostavila skupen računalniški sistem. (13) Za zagotovitev učinkovitega izvajanja Sklada v državah članicah v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja je treba sprejeti vrsto splošnih pravil o upravičenosti izdatkov iz Sklada. Za zmanjšanje upravne obremenitve končnih upravičencev in imenovanih organov se morajo pod določenimi pogoji odobriti pavšalni zneski za posredne stroške. (14) V skladu s členom 3 Protokola o stališču Združenega kraljestva in Irske, priloženega k Pogodbi o Evropski uniji in k Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, je temeljni akt za Združeno kraljestvo zavezujoč in zato posledično tudi ta odločba. (15) V skladu s členom 3 Protokola o stališču Združenega kraljestva in Irske, priloženega k Pogodbi o Evropski uniji in k Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, je za Irsko temeljni akt zavezujoč in zato posledično tudi ta odločba. (16) Za Dansko v skladu s členom 2 Protokola o stališču Danske, ki je priložen k Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o ustanovitvi Evropske skupnosti, ta odločba ni zavezujoča in se v njej ne uporablja. (17) Ukrepi, predvideni s to odločbo, so v skladu z mnenjem upravljalnega odbora Sklada – ob upoštevanju naslednjega: SPREJELA NASLEDNJO ODLOČBO:







KAZALO Del I Uvod Poglavje 1 Predmet in opredelitev pojmov Člen 1 Predmet urejanja Člen 2 Opredelitev pojmov Del II Skupne določbe za štiri Sklade Poglavje 1 Imenovani organi Člen 3 Skupni organi Člen 4 Pooblaščen organ Člen 5 Zunanje izvajanje nalog Poglavje 2 Sistemi upravljanja in nadzora Člen 6 Priročnik postopkov Člen 7 Izvajanje Sklada s strani odgovornega organa Člen 8 Pogoji, v skladu s katerimi odgovorni organ deluje kot izvršilni organ Člen 9 Postopek izbire in dodelitve, ko odgovorni organ deluje kot organ, pristojen za dodelitev Člen 10 Sporazumi o donacijah s končnimi upravičenci, ko odgovorni organ deluje kot organ, pristojen za dodelitev Člen 11 Pogodbe o izvajanju Člen 12 Določitev končnega prispevka Skupnosti Člen 13 Tehnična pomoč Člen 14 Izdatki za tehnično pomoč v primeru skupnega organa Člen 15 Preverjanja s strani odgovornega organa Člen 16 Revizijska sled Člen 17 Revizije sistemov in revizije projektov Člen 18 Preverjanja s strani organa za potrjevanje Poglavje 3 Informacije, ki jih je treba posredovati glede uporabe Sklada Člen 19 Načelo sorazmernosti Člen 20 Opis sistemov upravljanja in nadzora Člen 21 Revizija opisa sistemov upravljanja in nadzora Člen 22 Programski dokumenti Člen 23 Revizija finančne razdelitve v letnih programih Člen 24 Napredek in končna poročila o izvajanju letnih programov Člen 25 Dokumenti, ki jih izda revizijski organ Člen 26 Dokumenti, ki jih izda organ za potrjevanje Poglavje 4 Poročanje o nepravilnostih Člen 27 Prvo poročanje – odstopanja Člen 28 Poročanje o spremljanju – neizterjava Člen 29 Stiki z državami članicami Člen 30 Uporaba informacij Poglavje 5 Informacije in obveščanje javnosti Člen 31 Informacije za možne končne upravičence Člen 32 Informacije za končne upravičence Člen 33 Pristojnosti odgovornega organa glede informiranja in obveščanja splošne javnosti Člen 34 Odgovornosti končnih upravičencev glede informiranja in obveščanja splošne javnosti Člen 35 Tehnične značilnosti informiranja in obveščanja javnosti o projektu Poglavje 6 Osebni podatki Člen 36 Varstvo osebnih podatkov Poglavje 7 Elektronska izmenjava dokumentov Člen 37 Elektronska izmenjava dokumentov Člen 38 Računalniški sistem za izmenjavo dokumentov Del III Posebne določbe Evropskega sklada za begunce Poglavje 1 Pravila o upravičenosti Člen 39 Pravila o upravičenosti Poglavje 2 Sistemi upravljanja in nadzora Člen 40 Nujni ukrepi Člen 41 Fiksni znesek za ponovno naseljene osebe Člen 42 Izvajanje letnega programa Del IV Končne določbe Člen 43 Naslovniki PRILOGE







DEL I

UVOD







POGLAVJE 1

Predmet in opredelitev pojmov

Člen 1

Predmet urejanja

1. Ta odločba določa pravila za izvajanje Sklada glede:

(a) imenovanih organov;

(b) sistemov upravljanja in nadzora;

(c) informacij, ki jih države članice zagotovijo Komisiji glede uporabe Sklada;

(d) poročanja o nepravilnostih;

(e) informacij in obveščanja javnosti;

(f) osebnih podatkov;

(g) elektronske izmenjave dokumentov.

2. Spodaj navedene določbe se uporabljajo brez poseganja v Uredbo Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 z dne 11. novembra 1996 o pregledih in inšpekcijah na kraju samem, ki jih opravlja Komisija za zaščito finančnih interesov Evropskih skupnosti pred goljufijami in drugimi nepravilnostmi ( 4 ).

Člen 2

Opredelitev pojmov

V tej odločbi se uporabljajo naslednje opredelitve:

— „temeljni akt“: Odločba št. 573/2007/ES,

— „Sklad“: Evropski sklad za begunce, kakor je bil ustanovljen s temeljnim aktom,

— „štirje Skladi“: Evropski sklad za begunce, Sklad za zunanje meje, Evropski sklad za vračanje in Evropski sklad za vključevanje državljanov tretjih držav, kakor so bili ustanovljeni z Odločbo št. 573/2007/ES, Odločbo št. 574/2007/ES Evropskega parlamenta in Sveta ( 5 ) Odločbo št. 575/2007/ES Evropskega parlamenta in Sveta ( 6 ) in Odločbo Sveta 2007/435/ES ( 7 ) v okviru splošnega programa „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“,

— „odgovorni organ“: organ, ki ga je država članica imenovala v skladu s členom 25(1)(a) temeljnega akta,

— „organ za potrjevanje“: organ, ki ga je država članica imenovala v skladu s členom 25(1)(b) temeljnega akta,

— „revizijski organ“: organ, ki ga je država članica imenovala v skladu s členom 25(1)(c) temeljnega akta,

— „pooblaščeni organ“: organ, ki ga je država članica imenovala v skladu s členom 25(1)(d) temeljnega akta,

— „imenovani organi“: vsi organi, ki jih je država članica imenovala v skladu s členom 25 temeljnega akta,

— „ukrep“: ukrep iz Sklada, kakor je določen v členih 3 in 5 temeljnega akta,

— „projekt“: specifična, praktična sredstva, ki jih končni upravičenci do sredstev uporabljajo za izvajanje celotnega ukrepa ali njegovega dela,

— „končni upravičenec“: pravni subjekt, odgovoren za izvajanje projektov, kot so nevladne organizacije, zvezni, nacionalni, regionalni ali lokalni organi, druge neprofitne organizacije, zasebno- ali javnopravne družbe ali mednarodne organizacije,

— „partner v projektu“: kateri koli pravni subjekt, ki izvaja projekt v sodelovanju s končnim upravičencem z zagotavljanjem sredstev za projekt in s prejemanjem dela prispevka Skupnosti preko končnega upravičenca,

— „strateške smernice“: okvir za posredovanje Sklada, kakor je določen v Odločbi Komisije 2007/815/ES ( 8 ),

— „prednostna naloga“: vrsta ukrepov, ki so v strateških smernicah določeni kot prednostne naloge,

— „posebna prednostna naloga“: vrsta ukrepov, ki so v strateških smernicah opredeljeni kot posebna prednostna naloga in omogočajo sofinanciranje po višji stopnji v skladu s členom 14(4) temeljnega akta,

— „prva upravna ali sodna ugotovitev“: prva pisna ocena pristojnega upravnega ali sodnega organa, ki na podlagi trdnih dejstev ugotovi obstoj nepravilnosti, ne glede na možnost, da je lahko ta ugotovitev kasneje spremenjena ali umaknjena glede na potek upravnega ali sodnega postopka,

— „nepravilnost“: kakršna koli kršitev določbe prava Skupnosti, ki je posledica delovanja ali opustitve dejanja gospodarskega subjekta, ki zaradi neupravičene postavke izdatkov škoduje ali bi škodovalo splošnemu proračunu Evropske unije,

— „sum goljufije“: nepravilnost, zaradi katere se začne upravni ali sodni postopek na nacionalni ravni, da se ugotovi naklepno ravnanje, zlasti goljufija, kakor je določeno v členu 1(1)(a) Konvencije, sestavljene na podlagi člena K.3 Pogodbe o Evropski uniji, o zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti ( 9 ),

— „stečaj“: postopki v primeru insolventnosti, kakor so določeni v členu 2(a) Uredbe Sveta (ES) št. 1346/2000 ( 10 ),

— „sporazum o donacijah“: sporazum ali enakovreden pravni instrument, na podlagi katerega države članice zagotavljajo donacije končnim upravičencem za namene izvajanja projekta v okviru Sklada.







DEL II

SKUPNE DOLOČBE ZA ŠTIRI SKLADE







POGLAVJE 1

Imenovani organi

Člen 3

Skupni organi

Države članice lahko imenujejo isti odgovorni organ, revizijski organ ali organ za potrjevanje za dva ali več od štirih Skladov.

Člen 4

Pooblaščen organ

1. Vsak prenos nalog mora biti skladen z načelom dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo ter zagotavlja skladnost z načelom nediskriminacije in prepoznavnosti financiranja Skupnosti. Nobena naloga izvajanja, ki se prenese, ne sme povzročiti navzkrižja interesov.

2. Obseg nalog, ki jih odgovorni organ prenese na pooblaščeni organ, in podrobno določeni postopki za izvajanje prenesenih nalog se pisno zabeležijo.

V aktu o prenosu mora biti navedeno vsaj:

(a) sklicevanje na zadevno zakonodajo Skupnosti;

(b) naloga, zaupana pooblaščenemu organu;

(c) pravice in dolžnosti pooblaščenega organa in odgovornosti, ki jih prevzame;

(d) obveznost pooblaščenega organa, da vzpostavi in vzdržuje organizacijsko strukturo ter sistem upravljanja in nadzora, ki sta prilagojena njegovemu opravljanju dolžnosti;

(e) zagotovilo glede dobrega finančnega poslovodenja ter zakonitosti in pravilnosti prenesenih nalog.

3. Skrb za komunikacijo s Komisijo iz člena 25(1)(a) temeljnega akta se ne prenese. Pooblaščeni organ komunicira s Komisijo preko odgovornega organa.

4. Če pooblaščeni organ ni javna uprava ali organ, urejen z zasebnim pravom države članice, ki opravlja javne storitve, odgovorni organ na ta organ ne sme prenesti nobenih izvršilnih pristojnosti, ki vključujejo precejšnjo diskrecijo glede političnih odločitev.

5. Prenos nalog na pooblaščene organe ne vpliva na odgovornost odgovornega organa, ki ostaja odgovoren za prenesene naloge.

6. Ko je odgovorni organ prenesel naloge na pooblaščeni organ, se vse določbe te odločbe, ki se nanašajo na odgovorni organ, smiselno uporabljajo za pooblaščeni organ.

Člen 5

Zunanje izvajanje nalog

Imenovani organi lahko izvajanje nekaterih svojih nalog prenesejo na zunanje izvajalce, vendar ostajajo odgovorni za te prenesene naloge v skladu z odgovornostmi, določenimi v členih 27, 29 in 30 temeljnega akta.







POGLAVJE 2

Sistemi upravljanja in nadzora

Člen 6

Priročnik postopkov

V skladu s členom 31(2) temeljnega akta in ob upoštevanju načela sorazmernosti države članice oblikujejo priročnik, v katerem so navedeni postopki in praktične ureditve glede:

(a) delovanja imenovanih organov;

(b) ureditev, ki zagotavljajo ustrezno ločevanje nalog;

(c) spremljanja pooblaščenih organov in drugih nalog, prenesenih na zunanje izvajalce, kadar je to primerno;

(d) priprave večletnih in letnih programov;

(e) določanja revizijske strategije in letnih revizijskih načrtov;

(f) izbire projektov, dodelitve donacij in spremljanja ter finančnega upravljanja projektov;

(g) upravljanja nepravilnosti, finančnih popravkov in izterjav;

(h) priprave in izvajanja revizij;

(i) priprave revizijskih poročil in izjav;

(j) potrjevanja izdatkov;

(k) ovrednotenja programa;

(l) poročanja Komisiji;

(m) revizijske sledi.

Člen 7

Izvajanje Sklada s strani odgovornega organa

1. Za izvajanje Sklada lahko odgovorni organ deluje kot organ za dodelitev in/ali kot izvršilni organ.

2. Odgovorni organ na splošno deluje kot organ za dodelitev v primerih, ko izvaja projekte na podlagi letnih odprtih razpisov za zbiranje predlogov.

Niti odgovorni organ niti kateri koli pooblaščeni organ se ne sme prijaviti na te razpise za zbiranje predlogov.

V ustrezno utemeljenih primerih, ki vključujejo nadaljevanje večletnih projektov v skladu s členom 14(6) temeljnega akta, ki so bili izbrani po predhodnem razpisu za zbiranje predlogov, ali v nujnih primerih, se lahko donacije dodelijo brez razpisa za zbiranje predlogov.

3. Odgovorni organ deluje kot izvršilni organ v primerih, ko se odloči za neposredno izvajanje projektov, ker zaradi narave projektov ni druge možnosti za izvajanje, kot so primeri de jure monopola ali varnostni razlogi. V teh primerih se pravila, ki zadevajo končnega upravičenca, smiselno uporabljajo za odgovorni organ.

Člen 8

Pogoji, v skladu s katerimi odgovorni organ deluje kot izvršilni organ

1. Razlogi, zaradi katerih odgovorni organ deluje kot izvršilni organ za izvajanje projektov, se ugotovijo in sporočijo Komisiji v okviru zadevnega letnega programa.

2. Pri izvajanju projektov odgovorni organ zagotovi načelo cenovne primernosti in prepreči navzkrižja interesov.

3. Odgovorni organ lahko izvede projekte iz člena 7(3), neposredno in/ali v sodelovanju s katerim koli nacionalnim organom, pristojnim na podlagi njegovega tehničnega strokovnega znanja, visoke stopnje specializacije ali njegovih upravnih pristojnosti. V zadevnem letnem programu se navedejo tudi glavni nacionalni organi, vključeni v izvajanje.

4. Upravna odločitev za sofinanciranje projekta v okviru Sklada vsebuje informacije, potrebne za spremljanje sofinanciranih proizvodov in storitev ter za preverjanje nastalih izdatkov. Vse zadevne določbe v zvezi s sporazumom o donacijah iz člena 10(2) so podrobno določene v enakovrednem pravnem instrumentu.

5. Končno poročilo o izvajanju letnega programa vključuje informacije o postopkih in praksah, ki se uporabljajo za zagotovitev ustreznega ločevanja nalog, učinkovite kontrole in zadovoljive zaščite finančnih interesov Evropskih skupnosti, ter zagotavlja razlage o načinih preprečevanja navzkrižij interesov.

6. Ko je mogoče pričakovati, da bo odgovorni organ redno opravljal naloge izvršilnega organa za projekte, sofinancirane v okviru Sklada:

(a) revizijski organ ne bo del istega organa kot odgovorni organ, razen kadar je zagotovljena njegova neodvisnost pri revizijah in poroča tudi drugemu organu, zunaj organa, katerega del je tudi odgovorni organ;

(b) v primerih, ko bo odgovorni organ tudi neposredno izvajal projekte, to ne bo vplivalo na naloge odgovornega organa, kakor so določene v členu 27 temeljnega akta.

7. Ko je mogoče pričakovati, da bo pooblaščeni organ opravljal naloge izvršilnega organa za projekte, sofinancirane v okviru Sklada, ta pooblaščeni organ ne sme biti edini končni upravičenec do sredstev, za upravljanje katerih je bil imenovan.

Člen 9

Postopek izbire in dodelitve, ko odgovorni organ deluje kot organ, pristojen za dodelitev

1. Razpisi za zbiranje predlogov, določeni v členu 7(2), se objavijo na način, ki zagotavlja čim boljšo obveščenost med možnimi upravičenci. Kakršna koli sprememba vsebine razpisov za zbiranje predlogov se objavi pod enakimi pogoji.

V razpisu za zbiranje predlogov se navedejo:

(a) cilji;

(b) izbirna merila, ki so skladna s členom 14(5) temeljnega akta, in zadevni spremni dokumenti;

(c) ureditve za financiranje Skupnosti, in če je primerno, za nacionalno financiranje;

(d) ureditve in rok za oddajo predlogov.

2. Za namene izbire projektov in dodelitve donacij odgovorni organ zagotovi, da so možni upravičenci obveščeni o naslednjih posebnih pogojih glede projektov, ki jih je treba izvesti:

(a) pravilih o upravičenosti izdatkov;

(b) roku za izvedbo ter

(c) finančnih in drugih informacijah, ki jih je treba shraniti in sporočiti.

Pred sklepom o dodelitvi odgovorni organ preveri, ali lahko končni upravičenec in/ali partnerji v projektu izpolnjujejo te pogoje.

3. Odgovorni organ zagotovi, da so bili projekti, katerim so bile dodeljene donacije, predmet formalne, tehnične in proračunske analize ter kvalitativne ocene z uporabo meril, določenih v razpisu za zbiranje predlogov. Razlogi za zavrnitev drugih projektov se zabeležijo.

4. Države članice določijo, kdo je pristojen za dodelitev sredstev projektom, in zagotovijo, da v nobenem primeru ne pride do navzkrižij interesov, zlasti ko so prosilci nacionalni organi.

5. V sklepu o dodelitvi mora biti naveden vsaj naziv končnega upravičenca in/ali partnerjev v projektu, osnovni podatki projekta in njegovi operativni cilji, najvišji znesek sofinanciranja v okviru Sklada in najvišja stopnja sofinanciranja skupnih upravičenih stroškov.

6. Vsakemu prosilcu se pošljejo pisne informacije o rezultatih izbirnega postopka, ki vsebujejo obrazložitev sklepov o izbiri. Postopek revizije se navede, če tako določa nacionalna zakonodaja.

Člen 10

Sporazumi o donacijah s končnimi upravičenci, ko odgovorni organ deluje kot organ, pristojen za dodelitev

1. Odgovorni organ podrobno navede postopke upravljanja projektov, ki zajemajo med drugim:

(a) podpis sporazuma o donacijah z izbranimi končnimi upravičenci;

(b) spremljanje sporazumov in kakršnih koli sprememb teh sporazumov z vzpostavitvijo sistema za upravno spremljanje projektov (izmenjava korespondence, izdajanje in spremljanje sprememb ter opominov, sprejem in obravnavanje poročil itd.).

2. Sporazumi o donacijah določajo med drugim:

(a) najvišji znesek donacije;

(b) najvišji odstotek prispevka Skupnosti v skladu s členom 14(4) ali členom 21(3) temeljnega akta;

(c) podroben opis in rok za uresničitev podprtega projekta;

(d) del nalog ali s tem povezanih stroškov, ki jih končni upravičenec namerava dati v podizvajanje tretjim strankam, če je to primerno;

(e) dogovorjen terminski proračun in finančni načrt za projekt, vključno s fiksnimi odstotki posrednih stroškov, kakor je določeno v Prilogi 11 glede pravil o upravičenosti izdatkov;

(f) rok in določbe za izvajanje sporazuma (obveznosti poročanja, spremembe in prenehanje);

(g) operativne cilje projekta in kazalnike, ki se uporabljajo;

(h) opredelitev upravičenih stroškov;

(i) pogoje glede plačila donacije in računovodske zahteve;

(j) pogoje glede revizijske sledi;

(k) zadevne določbe glede varstva podatkov;

(l) zadevne določbe glede obveščanja javnosti.

3. Končni upravičenci zagotovijo, da za vse partnerje v projektu veljajo iste obveznosti, kot jih imajo sami, če je to potrebno. Partnerji svoje pristojnosti izvajajo preko končnega upravičenca, ki nosi končno odgovornost za svoje spoštovanje pogodbenih pogojev in za njihovo spoštovanje s strani vseh partnerjev v projektu.

Končni upravičenci shranijo potrjene kopije računovodskih listin, ki upravičujejo prihodke in izdatke, ki jih imajo partnerji v zvezi z zadevnim projektom.

4. Sporazumi o donacijah izrecno določajo, da Komisija in Računsko sodišče izvajata svoje pristojnosti nadzora, na podlagi listin in na kraju samem, nad vsemi končnimi upravičenci, partnerji v projektu in podizvajalci.

Člen 11

Pogodbe o izvajanju

Brez poseganja v veljavna pravila Skupnosti in nacionalna pravila o javnih naročilih sporazumi o donacijah določajo, da končni upravičenci in/ali partnerji v projektih pri izvajanju projektov sklenejo pogodbo javnega naročila po postopku javnega razpisa z najugodnejšim ponudnikom in da je treba preprečiti kakršno koli navzkrižje interesov. Vendar je brez poseganja v veljavna pravila Skupnosti in nacionalna pravila o javnih naročilih mogoče skleniti pogodbe v vrednosti manj kot 5 000 EUR na podlagi ene same ponudbe brez javnega razpisa.

Člen 12

Določitev končnega prispevka Skupnosti

Za izračun končnega plačila končnemu upravičencu je skupni prispevek Skupnosti za posamezen projekt najnižji izmed naslednjih treh zneskov:

(a) najvišji znesek, naveden v sporazumu o donaciji;

(b) najvišji znesek sofinanciranja, ki izhaja iz pomnožitve skupnih upravičenih stroškov zadevnega projekta z odstotki iz člena 14(4) in člena 21(3) temeljnega akta (tj. 50 %, 75 % ali 80 %), ter

(c) znesek na podlagi uporabe načela nepridobitnosti, kakor je opredeljeno v točki I.3.3 Priloge 11.

Člen 13

Tehnična pomoč

1. Tehnična pomoč na pobudo Komisije, kakor je določena v členu 15 temeljnega akta, se lahko iz Sklada financira do 100 %.

2. Tehnična pomoč na pobudo držav članic, kakor je določena v členu 16 temeljnega akta, se lahko iz Sklada financira do 100 %.

3. Tehnična pomoč na pobudo Komisije ali držav članic je lahko v obliki pogodbe javnega naročila, plačil strokovnjakov in/ali kakršnih koli upravnih izdatkov v skladu s pravili o upravičenosti, določenimi v delu III poglavja 1.

Člen 14

Izdatki za tehnično pomoč v primeru skupnega organa

1. Ko je en ali več imenovanih organov skupnih za dva ali več od štirih Skladov, se lahko sredstva za izdatke za tehnično pomoč za vsak letni program v celoti ali delno združijo.

2. Izdatki za tehnično pomoč se razdelijo med zadevne sklade po možnosti na podlagi preproste in reprezentativne formule za razdelitev. Uporaba te formule ne bo povzročila povečanja najvišjega zneska izdatkov za tehnično pomoč za vsak zadevni letni program.

Člen 15

Preverjanja s strani odgovornega organa

1. Preverjanja, opravljena s strani odgovornega organa ali pod njegovo pristojnostjo v skladu s členom 27(1)(g) temeljnega akta, zajemajo upravne, finančne, tehnične in fizične vidike projektov, kakor je primerno.

Preverjanja zagotovijo, da so prijavljeni izdatki dejanski in upravičeni za namen projekta, da so bili odobreni projekti izvedeni v skladu s sporazumi o donacijah, da je prispevek Skupnosti skladen s pravili zlasti glede finančne strukture iz člena 14 temeljnega akta, da so zahtevki za povračilo končnih upravičencev pravilni ter da so projekti in izdatki skladni s pravili Skupnosti in nacionalnimi pravili ter preprečujejo dvojno financiranje izdatkov z drugimi shemami Skupnosti ali nacionalnimi shemami ter z drugimi programskimi obdobji.

Poleg tega preverjanja vključujejo:

(a) upravna in finančna preverjanja vsakega zahtevka za povračilo, ki ga pošljejo končni upravičenci;

(b) preverjanja ustreznosti, pravilnosti in upravičenosti izdatkov, prihodkov in stroškov, zajetih z nakazanim prihodkom, ki jih prijavijo končni upravičenci, vsaj na reprezentativnem vzorcu spremnih dokumentov, ki zajemajo vse postavke proračuna, priloženega k sporazumu o donacijah;

(c) preverjanja na kraju samem posameznih projektov, vsaj na vzorcu, ki predstavlja ustrezno razmerje vrst in velikosti projektov, ter ob upoštevanju vsakršnih že ugotovljenih dejavnikov tveganja, da se doseže zadostna zagotovitev zakonitosti in pravilnosti poslovnih dogodkov, povezanih s projekti, ob upoštevanju stopnje tveganja, ki jo je ugotovil odgovorni organ.

Preverjanj, navedenih v točkah (a) in (b), ni treba izvesti, če je za končnega upravičenca določena obveznost, da mora zagotoviti revizijsko potrdilo neodvisnega revizorja, ki zajema vse vidike, navedene v točkah (a) in (b).

2. Za vsako preverjanje se hrani evidenca, v kateri je navedeno opravljeno delo, datum, rezultati in ukrepi, ki so bili sprejeti kot odgovor na ugotovljene napake. Pristojni organ zagotovi, da so vsi spremni dokumenti glede opravljenih preverjanj na voljo Komisiji in Računskemu sodišču za obdobje petih let po zaključku projekta. To obdobje se prekine bodisi v primeru sodnih postopkov bodisi na ustrezno utemeljeno zahtevo Komisije.

3. Ko odgovorni organ deluje kot izvršilni organ v okviru letnega programa, kakor je določeno v členu 7(3), se preverjanja iz odstavka 1 izvajajo v skladu z načelom ustreznega ločevanja nalog.

Člen 16

Revizijska sled

1. Za namene člena 27(1)(k) temeljnega akta je revizijska sled ustrezna, če izpolnjuje naslednja merila:

(a) omogoča uskladitev zneskov, sporočenih Komisiji, s podrobno računovodsko dokumentacijo in spremnimi dokumenti, ki jih v zvezi s projekti, sofinanciranimi v okviru Sklada, hranijo organ za potrjevanje, odgovorni organ, pooblaščeni organi in končni upravičenci;

(b) omogoča preverjanje plačila javnega prispevka končnemu upravičencu, dodelitve in prenosa sredstev Skupnosti, odobrenih v okviru Sklada, ter virov sofinanciranja projekta;

(c) omogoča preverjanje uporabe meril za izbiro, določenih za letni program;

(d) za vsak projekt, če je to primerno, vsebuje tehnične specifikacije in finančni načrt, dokumente glede odobritve, dokumente glede postopkov javnega naročanja ter poročila o opravljenih preverjanjih in revizijah, če je to primerno.

2. Odgovorni organ zagotovi, da se vodi evidenca o lokaciji vseh dokumentov, ki se nanašajo na določena plačila, izvedena v okviru Sklada.

Člen 17

Revizije sistemov in revizije projektov

1. Revizije iz člena 30(1)(a) in (b) temeljnega akta se izvedejo na sistemih upravljanja in nadzora, ki jih vzpostavijo države članice, ter na vzorcu projektov, izbranih na podlagi metode, ki jo je odobril revizijski organ.

Metoda vzorčenja:

(a) vključuje ustrezno razmerje vrst in velikosti projektov;

(b) upošteva vse dejavnike tveganja, ki so bili ugotovljeni pri nacionalnih kontrolah in kontrolah Skupnosti, ter vidike stroškov in koristi preverjanj.

Vzorec vsaj sorazmerno vključuje tudi projekte, ki jih izvaja odgovorni organ, ki deluje kot izvršilni organ.

Metoda, ki je bila uporabljena za izbiro vzorca, se zabeleži.

2. Revizija sistemov upravljanja in nadzora zajema vsakega od naslednjih postopkov vsaj enkrat pred letom 2013: programiranje, prenos nalog, izbira in dodelitev, spremljanje projektov, plačilo, potrjevanje izdatkov, poročanje Komisiji, odkrivanje in obravnavanje možnih nepravilnosti ter ocenjevanje programov.

3. Revizije projektov se opravijo na mestu samem na podlagi dokumentacije in evidenc, ki jih vodi končni upravičenec in/ali partnerji v projektu. Revizije preverijo, ali:

(a) projekt izpolnjuje merila za izbiro letnega programa, je bil izveden v skladu s sporazumom o donacijah in izpolnjuje vse veljavne pogoje glede njegove funkcionalnosti in uporabe ali ciljev, ki jih je treba doseči;

(b) prijavljeni izdatki ustrezajo računovodski dokumentaciji in spremnim dokumentom, ki jih hrani končni upravičenec in/ali partnerji v projektu, ter ta dokumentacija ustreza spremnim dokumentom, ki jih hrani odgovorni organ ali kateri koli pooblaščeni organ;

(c) postavke izdatkov ustrezajo zahtevam glede upravičenosti iz Priloge 11, zahtevam, določenim v nacionalnem postopku izbire, pogojem sporazuma o donacijah in dejansko opravljenemu delu ter po potrebi pravilom Skupnosti in nacionalnim pravilom;

(d) je uporaba ali predvidena uporaba projekta skladna s cilji in ukrepi iz členov 3, 5 in 16 temeljnega akta, in kadar je primerno, ali zajema ciljno populacijo;

(e) so bili končnemu upravičencu plačani javni ali zasebni prispevki v skladu s členom 14(2) temeljnega akta;

(f) obstaja ustrezna revizijska sled;

(g) ni navzkrižij interesov in je bilo doseženo dobro razmerje med ceno in ponudbo, zlasti v primerih, ko odgovorni organ deluje kot izvršilni organ projekta.

4. Samo izdatki v okviru revizije, opravljene v skladu z odstavkom 3, se upoštevajo v znesku izdatkov, revidiranih za namene člena 30(1)(b) temeljnega akta. Če je revizija izvedena, preden je bil projekt zaključen, se pri izračunu stopnje obsega upoštevajo samo izdatki, ki so bili dejansko revidirani.

5. V primeru, ko se zdi, da so ugotovljene težave po naravi sistemske in lahko zato pomenijo tveganje za druge projekte, revizijski organ zagotovi, da se opravi nadaljnje preverjanje, vključno z dodatnimi revizijami, kadar je to potrebno, in ugotovi obseg takšnih težav. Zadevni organi sprejmejo potrebne preventivne in popravne ukrepe.

6. Revizijski organ sprejme sklepe na podlagi rezultatov revizij glede izdatkov, prijavljenih Komisiji, in ugotovitve sporoči Komisiji v letnem revizijskem poročilu. V letnih programih, za katere je stopnja napak višja od meje pomembnosti, ki je 2 % prispevka Skupnosti, revizijski organ analizira pomen te napake in sprejme potrebne ukrepe, vključno z dajanjem ustreznih priporočil, ki se navedejo vsaj v letnem revizijskem poročilu.

Člen 18

Preverjanja s strani organa za potrjevanje

1. V primerih, ko revizijski organ izrazi mnenje s pridržkom ali odklonilno mnenje o delovanju sistema upravljanja in nadzora, organ za potrjevanje preveri, ali so bile te informacije poslane Komisiji. Poleg tega zagotovi, da je odgovorni organ izvedel ustrezen akcijski načrt za učinkovito ponovno vzpostavitev delovanja sistemov upravljanja in nadzora ter za oceno učinka, ki ga imajo napake pri delovanju na izjavo o izdatkih.

2. Če revizijski organ ne potrdi zahtevka za plačilo ali izjave o povračilu za končno poročilo o izvajanju letnega programa, organ za potrjevanje zagotovi, da se nemudoma zagotovi pravilen zahtevek za plačilo ali izjava o povračilu.







POGLAVJE 3

Informacije, ki jih je treba posredovati glede uporabe Sklada

Člen 19

Načelo sorazmernosti

1. V skladu s členom 9(2) temeljnega akta je obseg, v katerem se informacije, ki so na voljo državi članici o uporabi Sklada, posredujejo Komisiji v dokumentih, navedenih v tem poglavju, lahko sorazmeren z zneskom prispevka Skupnosti, dodeljenim zadevnim državam članicam, in kadar je primerno, se lahko zagotovi povzetek teh informacij.

2. Vendar države članice na zahtevo Komisije kljub temu zagotovijo podrobnejše informacije. Komisija lahko zahteva te informacije, če se zdi potrebno, da učinkovito izpolni svoje obveznosti v skladu s temeljnim aktom in finančno uredbo.

Člen 20

Opis sistemov upravljanja in nadzora

1. Opis sistemov upravljanja in nadzora iz členov 31(4) in 32(2) temeljnega akta se predloži v skladu z vzorcem iz Priloge 1.

2. Odgovorni organ potrdi opis sistemov, ki jih izvaja kateri koli pooblaščeni organ. Vsak imenovani organ potrdi pravilnost opisa zadevnih sistemov upravljanja in nadzora. Poleg tega revizijski organ potrdi tudi popolnost opisa.

3. Pri pregledu opisa lahko Komisija zahteva pojasnila in predlaga ukrepe za spoštovanje določb iz temeljnega akta. Če je potrebno, lahko uradniki Komisije ali pooblaščeni predstavniki Komisije izvedejo obiske na kraju samem.

4. Če je odgovorni organ isti za dva ali več od štirih Skladov ali če se uporabljajo skupni sistemi za dva ali več Skladov, se lahko predloži opis skupnih sistemov upravljanja in nadzora s poudarkom na kakršnih koli posebnostih, kadar je to primerno.

Člen 21

Revizija opisa sistemov upravljanja in nadzora

1. Odgovorni organ:

(a) pri predložitvi osnutka letnega programa sporoči, ali so bili sistemi upravljanja in nadzora spremenjeni;

(b) obvesti Komisijo o kakršnih koli bistvenih spremembah, najkasneje v trenutku, ko so te spremembe začele veljati;

(c) na zahtevo Komisije, predloži ponovno pregledan opis v primeru več bistvenih sprememb.

2. Bistvene spremembe so spremembe, ki bodo po vsej verjetnosti vplivale na ločevanje nalog, učinkovitost izbire, dodelitev, mehanizme nadzora in plačil ter na komunikacijo s Komisijo. Vključujejo zlasti spremembe v enem od imenovanih organov, v računovodskem sistemu in v postopkih plačil in potrjevanja.

3. Revizija sistemov upravljanja in nadzora poteka v skladu z istim postopkom, kakor je določen v členu 20.

Člen 22

Programski dokumenti

1. Države članice predložijo Komisiji večletni program, kakor je naveden v členu 18 temeljnega akta, v skladu z vzorcem iz Priloge 2.

2. Države članice predložijo Komisiji letne programe, kakor so navedeni v členu 20 temeljnega akta, v skladu z vzorcem iz Priloge 3.

3. V finančnih načrtih, povezanih z večletnim programom, je prikazana razdelitev proračunskih zneskov glede na prednostne naloge, kakor je določeno v strateških smernicah.

V finančnih načrtih, povezanih z letnimi programi, je prikazana razdelitev proračunskih zneskov glede na kategorijo ukrepa, kakor je določeno v členu 3(1) temeljnega akta, s sklicevanjem na prednostne naloge.

Člen 23

Revizija finančne razdelitve v letnih programih

▼M1

1. Zaradi revizije letnega programa, ki ga je Komisija potrdila v skladu s členom 20(5) temeljnega akta, zadevne države članice najpozneje tri mesece pred koncem obdobja upravičenosti predložijo Komisiji revidiran osnutek letnega programa. Komisija revidirani letni program prouči in čim prej odobri v skladu s postopkom, določenim v členu 20(5) temeljnega akta.

▼B

2. Spremembe finančne razdelitve brez revizije letnega programa v skladu z odstavkom 1 ne smejo preseči 10 % skupnega prispevka Sklada in so dovoljene samo v okoliščinah, upravičenih z razlogi, na katere odgovorni organ ne more vplivati. V poročilu o napredku in/ali v končnem poročilu o izvajanju letnega programa se zagotovi ustrezna razlaga kakršnih koli takšnih sprememb.

Člen 24

Napredek in končna poročila o izvajanju letnih programov

1. Države članice predložijo Komisiji poročila o napredku pri izvajanju letnega programa in zahtevke za plačilo, kakor je navedeno v členu 39(4) temeljnega akta, v skladu z vzorcem iz Priloge 4.

2. Države članice predložijo Komisiji končna poročila o izvajanju letnega programa in zahtevke za plačilo, kakor je navedeno v členu 40(1)(b) temeljnega akta, v skladu z vzorcem iz Priloge 5.

3. V finančnih tabelah, povezanih s poročili o napredku in končnimi poročili, je prikazana razdelitev zneskov po prednostnih nalogah, kakor je določeno v strateških smernicah, in po projektih za vsako kategorijo ukrepov, kakor je določeno v členu 3(1) temeljnega akta.

Člen 25

Dokumenti, ki jih izda revizijski organ

1. Revizijsko strategijo iz člena 30(1)(c) temeljnega akta se oblikuje v skladu z vzorcem iz Priloge 6.

2. Razen v primerih, ko je letni prispevek Komisije za vsakega od zadnjih dveh letnih programov, ki jih je sprejela Komisija, nižji od 1 milijona EUR, revizijski organ predloži načrt za letno poročilo pred 15. februarjem vsako leto od leta 2009. Revizijski načrt se oblikuje kot priloga k revizijski strategiji v skladu z vzorcem iz Priloge 6. V primeru združene revizijske strategije, kakor je določeno v členu 30(2) temeljnega akta, se lahko predloži združeni letni revizijski načrt.

3. Revizijsko poročilo in mnenja iz člena 30(3)(a) in (b) temeljnega akta temeljijo na revizijah sistemov in revizijah projektov, izvedenih v skladu z revizijsko strategijo, ter se oblikujejo v skladu z vzorci v prilogah 7.A in 7.B.

4. Izjava o veljavnosti iz člena 30(3)(c) temeljnega akta temelji na celotnem revizijskem delu, ki ga opravi revizijski organ, in na dodatnih kontrolah, če je to potrebno. Izjavo o veljavnosti se oblikuje v skladu z vzorcem iz Priloge 7.C.

5. Če obstaja kakršna koli omejitev glede obsega preverjanja ali če ugotovljena stopnja nepravilnih izdatkov ne omogoča zagotovitve mnenja brez pridržka za letno mnenje iz člena 30(3)(b) temeljnega akta ali v izjavi iz točke (c) istega člena, revizijski organ navede razlog in oceni resnost težave ter njen finančni vpliv.

Člen 26

Dokumenti, ki jih izda organ za potrjevanje

1. Potrjena izjava o izdatkih, povezana z zahtevkom za drugo plačilo iz naslova predfinanciranja iz člena 39(4) temeljnega akta, se oblikuje in posreduje Komisiji na vzorcu iz Priloge 8.

2. Potrjena izjava o izdatkih, povezana z zahtevkom za končno plačilo iz člena 40(1)(a) temeljnega akta, se oblikuje in posreduje Komisiji na vzorcu iz Priloge 9.







POGLAVJE 4

Poročanje o nepravilnostih

Člen 27

Prvo poročanje – odstopanja

1. V skladu z vzorci iz prilog 4 in 5 države članice Komisiji sporočijo kakršne koli nepravilnosti, ki so bile prvič upravno ali sodno ugotovljene v postopku oblikovanja končnih poročil o izvajanju letnih programov.

V poročilu se navede:

(a) Sklad, letni program in zadevni projekti;

(b) kršena določba;

(c) datum in vir prve informacije, iz katere izhaja sum o nepravilnosti;

(d) postopki, uporabljeni pri storitvi nepravilnosti;

(e) ali ta postopek vodi do suma goljufije, če je to primerno;

(f) način odkritja nepravilnosti;

(g) zadevni znesek prispevka Skupnosti.

Vendar naslednjih primerov ni treba prijaviti, razen v primeru suma goljufije:

(a) primeri, ko se nepravilnosti nanašajo na zneske nižje od 10 000 EUR iz splošnega proračuna Evropskih skupnosti;

(b) primeri, ko je edini vidik nepravilnosti delno ali celotno neizvajanje projekta, vključenega v letni program, zaradi stečaja končnega upravičenca;

(c) primeri, ki jih je končni upravičenec sporočil odgovornemu organu sam od sebe ali preden jih je odgovorni organ odkril – pred ali po plačilu javnega prispevka;

(d) primeri, ki jih je odgovorni organ odkril in popravil pred plačilom javnega prispevka končnemu upravičencu in pred vključitvijo zadevnih izdatkov v izjavo o izdatkih, predloženo Komisiji.

2. Države članice na zahtevo Komisije v vseh primerih navedejo naslednje dodatne podatke:

(a) vpletene države članice in tretje države, če je to primerno;

(b) obdobje ali datum, ko je bila storjena nepravilnost;

(c) nacionalne službe ali organe, ki so sestavili uradno poročilo o nepravilnosti, in organe, odgovorne za upravno ali sodno nadaljnje spremljanje;

(d) datum uvedbe upravne ali sodne preiskave o nepravilnosti;

(e) identiteto vpletenih fizičnih in pravnih oseb ali drugih udeleženih subjektov, razen če takšni podatki zaradi narave zadevne nepravilnosti v boju proti nepravilnostim niso pomembni;

(f) skupni proračun in javni prispevek, odobren za projekt in razdelitev njegovega sofinanciranja med Skupnost in nacionalne prispevke;

(g) znesek javnega prispevka, na katerega je vplivala nepravilnost, in zadevni prispevek Skupnosti, ki je izpostavljen tveganju;

(h) v primerih neplačila javnih prispevkov iz točke (g) osebam ali drugim ugotovljenim subjektom zneske, ki bi bili neupravičeno plačani, če se nepravilnost ne bi odkrila;

(i) odložitev morebitnih plačil in možnosti za izterjavo;

(j) naravo nepravilnega izdatka.

3. Kadar posamezne informacije iz odstavka 2, zlasti v zvezi z uporabljenimi postopki pri storjeni nepravilnosti in načinom njenega odkritja, niso na voljo, države članice, kolikor je mogoče, pošljejo Komisiji manjkajoče informacije pri naslednji predložitvi poročil o nepravilnostih.

Člen 28

Poročanje o spremljanju – neizterjava

1. Države članice obvestijo Komisijo s sklicevanjem na katero koli predhodno poročilo, oblikovano v skladu s členom 27, o postopkih, sproženih glede vseh predhodno prijavljenih nepravilnosti in glede znatnih sprememb, ki iz njih izhajajo. Ti podatki se navedejo v poročilih o napredku ali končnih poročilih o izvajanju letnih programov v skladu z vzorci iz prilog 4 in 5.

V poročilu se navedejo zneski, ki so bili ali se bodo izterjali.

2. Države članice na zahtevo Komisije v vseh primerih navedejo dodatne podatke glede:

(a) kakršnih koli začasnih ukrepov, ki jih države članice sprejmejo za zaščito izterjave neupravičeno plačanih zneskov;

(b) kakršnih koli sodnih ali upravnih postopkov, sproženih zaradi izterjave neupravičeno plačanih zneskov in naložitve sankcij;

(c) razlogov za vsakršno opustitev postopkov izterjave;

(d) razlogov za vsakršno opustitev kazenskih postopkov.

Države članice obvestijo Komisijo o vseh upravnih ali sodnih odločbah v zvezi s koncem teh postopkov ali njihovih glavnih točkah in zlasti navedejo, ali ugotovitve razkrivajo sum goljufije ali ne.

Člen 29

Stiki z državami članicami

1. Komisija ohranja ustrezne stike z zadevnimi državami članicami zaradi dopolnjevanja prejetih informacij o nepravilnostih iz člena 27 in o postopkih iz člena 28 glede možnosti za izterjavo.

2. Ne glede na stike iz odstavka 1 Komisija obvesti države članice, če je narava nepravilnosti takšna, da kaže, da bi bili enaki ali podobni postopki lahko sproženi v drugih državah članicah.

Člen 30

Uporaba informacij

1. Komisija lahko za izvedbo ocene tveganja uporabi katere koli informacije splošne ali operativne narave, ki so jih v skladu s to odločbo sporočile države članice, ter na podlagi pridobljenih informacij izdela poročila in razvije sisteme zgodnjega opozarjanja za učinkovitejše ugotavljanje tveganj.

2. Komisija redno obvešča zadevne države članice o uporabi informacij iz odstavka 1.







POGLAVJE 5

Informacije in obveščanje javnosti

Člen 31

Informacije za možne končne upravičence

1. Odgovorni organ zagotovi, da so ključne navedbe glede večletnih in letnih programov razširjene v javnosti, vključno s podatki glede zadevnih finančnih prispevkov, in so na voljo vsem zainteresiranim stranem.

Vendar lahko odgovorni organ sprejme odločitev, da morajo notranje ureditve glede upravljanja, določene v večletnem programu ali v letnih programih, in tudi katere koli informacije glede izvajanja Sklada zaradi javne varnosti ostati zaupne.

2. Odgovorni organ zagotovi možnim končnim upravičencem vsaj naslednje informacije:

(a) pogoje glede upravičenosti, ki jih je treba izpolniti za financiranje v okviru letnega programa;

(b) opis postopkov za proučitev prošenj za financiranje in zadevnih rokov;

(c) merila za izbiro projektov, ki bodo financirani;

(d) kontaktne točke, ki lahko zagotovijo informacije glede letnih programov.

Poleg tega odgovorni organ obvesti možne končne upravičence o objavi iz člena 33(2)(b).

Člen 32

Informacije za končne upravičence

Odgovorni organ obvesti končne upravičence, da sprejetje sredstev pomeni tudi dovoljenje, da se jih vključi na seznam končnih upravičencev, objavljenih v skladu s členom 33(2)(b).

Člen 33

Pristojnosti odgovornega organa glede informiranja in obveščanja splošne javnosti

1. Odgovorni organ zagotovi, da se izvedejo ukrepi glede informiranja in obveščanja javnosti, s čimer se doseže največja možna medijska pokritost z uporabo različnih vrst in načinov komunikacije na ustrezni teritorialni ravni.

2. Odgovorni organ glede informiranja in obveščanja javnosti poskrbi vsaj za naslednje:

(a) najmanj eno informacijsko dejavnost na leto, ki od leta 2008 predstavi začetek večletnega programa ali dosežke letnih programov;

(b) letno objavo, vsaj na spletni strani, seznama končnih upravičencev, nazivov projektov ter zneskov javnih sredstev in sredstev Skupnosti, ki so jim bila dodeljena. Posamezniki, ki spadajo v ciljno skupino iz člena 6 temeljnega akta, niso imenovani. Naslov spletne strani je treba sporočiti Komisiji.

Člen 34

Odgovornosti končnih upravičencev glede informiranja in obveščanja splošne javnosti

1. Končni upravičenec mora z ukrepi, določenimi v odstavkih 2, 3 in 4, obveščati javnost o pomoči, ki jo je dobil iz Sklada.

2. Končni upravičenec namesti dovolj veliko trajno in vidno tablo najpozneje v treh mesecih po dokončanju katerega koli projekta, ki izpolnjuje naslednje pogoje:

(a) skupni prispevek Skupnosti k projektu je večji od 100 000 EUR in

(b) operacija zajema nakup fizičnih objektov ali financiranje infrastrukture ali gradbenih projektov.

Na tabli se navede vrsta in naziv projekta. Poleg tega informacije iz člena 35 obsegajo najmanj 25 % table.

3. Če projekt dobi sredstva v okviru letnega programa, sofinanciranega iz Sklada, končni upravičenec zagotovi, da so vsi udeleženci v projektu o tem financiranju obveščeni.

4. Vsak dokument, vključno z udeležbo ali drugim potrdilom glede takšnih projektov, vključuje izjavo, da je projekt sofinanciran iz Sklada.

Člen 35

Tehnične značilnosti informiranja in obveščanja javnosti o projektu

Vsi ukrepi glede informiranja in obveščanja javnosti, namenjeni končnim upravičencem, možnim končnim upravičencem in splošni javnosti, vključujejo:

1. emblem Evropske unije v skladu z grafičnimi standardi, navedenimi v Prilogi 10, in navedbo Evropske unije;

2. navedbo Sklada;

3. izjavo, ki jo je izbral odgovorni organ, v kateri je poudarjena dodana vrednost prispevka Skupnosti.

Za manjše promocijske izdelke ali za promocijske izdelke, povezane z dvema ali več od štirih Skladov, se točki 1 in 3 ne uporabljata.







POGLAVJE 6

Osebni podatki

Člen 36

Varstvo osebnih podatkov

1. Države članice in Komisija sprejmejo vse potrebne ukrepe, da preprečijo kakršno koli nedovoljeno razkritje ali dostop do podatkov iz člena 27(1)(h) temeljnega akta, podatkov, ki jih je zbrala Komisija pri pregledih na mestu samem, in informacij iz poglavja 4.

2. Informacije iz poglavja 4 se smejo sporočiti le osebam v državah članicah ali znotraj institucij Skupnosti, ki morajo biti o tem obveščene zaradi svojih nalog, razen če se je država članica, ki je podatke sporočila, izrecno strinjala s posredovanjem takšnih informacij.







POGLAVJE 7

Elektronska izmenjava dokumentov

Člen 37

Elektronska izmenjava dokumentov

Poleg pravilno podpisanih dokumentov iz poglavja 3 v papirni obliki se informacije pošljejo, kadar koli je to mogoče, elektronsko.

Člen 38

Računalniški sistem za izmenjavo dokumentov

1. Če se Komisija odloči, da bo razvila računalniški sistem za varno izmenjavo podatkov med Komisijo in vsako državo članico za izvajanje Sklada, bodo države članice obveščene in na njihovo zahtevo vključene v razvoj kakršnega koli takšnega računalniškega sistema.

2. Komisija in imenovani organi skupaj z organi, katerim je bilo preneseno izvajanje nalog, zabeležijo dokumente iz poglavja 3 v računalniškem sistemu, navedenem v odstavku 1.

3. Poleg tega se države članice lahko povabi, naj prostovoljno zagotovijo informacije iz členov 27 in 28 z uporabo obstoječih posebnih sistemov, ki jih upravlja Komisija za zbiranje nepravilnosti, ugotovljenih v okviru strukturnih skladov.

4. Vsi stroški povezovanja med skupnim računalniškim sistemom in nacionalnimi, regionalnimi in lokalnimi računalniškimi sistemi ter vsi stroški za prilagoditev nacionalnih, regionalnih in lokalnih sistemov tehničnim zahtevam skupnega sistema so upravičeni v skladu s členom 16 temeljnega akta.







DEL III

POSEBNE DOLOČBE EVROPSKEGA SKLADA ZA BEGUNCE







POGLAVJE 1

Pravila o upravičenosti

Člen 39

Pravila o upravičenosti

1. Pravila iz Priloge 11 se uporabljajo za opredelitev upravičenosti izdatkov za ukrepe, financirane v okviru letnih programov iz člena 35(4) temeljnega akta.

2. Pravila se uporabljajo za izdatke, ki jih imajo končni uporabniki, in se smiselno uporabljajo za izdatke, ki jih imajo partnerji v projektu.

3. Države članice lahko uporabljajo nacionalna pravila o upravičenosti, ki so strožja od pravil, določenih v tej odločbi.

Komisija oceni, ali veljavna nacionalna pravila o upravičenosti izpolnjujejo ta pogoj.







POGLAVJE 2

Sistemi upravljanja in nadzora

Člen 40

Nujni ukrepi

1. Zahtevke za nujne ukrepe predloži odgovorni organ v skladu z vzorcem iz Priloge 12.

2. Vsako sprejetje nujnih ukrepov s strani Komisije pomeni spremembo finančnega sklepa o odobritvi letnega programa zadevne države članice. V spremembi je naveden znesek, dodeljen zadevni državi članici, obdobje, za katero je izdatek upravičen, in odstopanja od pravil upravičenosti za izdatke iz Priloge 11 glede ukrepov, naštetih v členu 5 temeljnega akta, kadar je to primerno.

3. Poročilo o izvajanju teh ukrepov se vključi v poročilo o napredku in končno poročilo o izvajanju zadevnega letnega programa.

4. Prvo plačilo iz naslova predfinanciranja v višini 80 % zneska, dodeljenega nujnim ukrepom, se za državo članico izvede v šestdesetih dneh po sprejetju sklepa iz odstavka 2. Razlika se izplača, ko se enako plačilo izvede za zadevni letni program.

Člen 41

Fiksni znesek za ponovno naseljene osebe

1. Za fiksni znesek za ponovno naseljene osebe, kakor je določeno v členu 13(3) temeljnega akta, odgovorni organ v obdobju, navedenem v členu 43 temeljnega akta:

(a) hrani informacije, potrebne za pravilno identifikacijo teh ponovno naseljenih oseb, in datum njihove ponovne naselitve;

(b) hrani potrebne dokaze, da te osebe spadajo v eno od štirih kategorij iz člena 13(3) temeljnega akta.

2. Osebe se ponovno naselijo v koledarskem letu, ki ustreza letnemu programu.

3. V poročilih o napredku in končnih poročilih o izvajanju letnih programov se navede število ponovno naseljenih oseb glede na štiri kategorije iz člena 13(3) temeljnega akta.

Člen 42

Izvajanje letnega programa

1. Kot izjema od člena 23 pri izvajanju letnega programa:

(a) se prispevek Skupnosti, dodeljen ponovno naseljenim osebam iz člena 13(3) temeljnega akta, ne uporabi za druge ukrepe;

(b) se prispevek Skupnosti, dodeljen za nujne ukrepe iz člena 21 temeljnega akta, ne uporabi za druge ukrepe.

2. Skupni znesek letnih sredstev, naveden v členu 14(7) temeljnega akta, glede 15 % praga za ukrepe, izvedene v skladu s členom 3(4) Odločbe, se izračuna glede na znesek, določen v odločbi Komisije o sprejetju letnega programa, brez upoštevanja dodatnih sredstev, dodeljenih za nujne ukrepe.







DEL IV

KONČNE DOLOČBE

Člen 43

Naslovniki

Ta odločba je naslovljena na Kraljevino Belgijo, Republiko Bolgarijo, Češko republiko, Zvezno republiko Nemčijo, Republiko Estonijo, Irsko, Helensko republiko, Kraljevino Španijo, Francosko republiko, Italijansko republiko, Republiko Ciper, Republiko Latvijo, Republiko Litvo, Veliko vojvodstvo Luksemburg, Republiko Madžarsko, Republiko Malto, Kraljevino Nizozemsko, Republiko Avstrijo, Republiko Poljsko, Portugalsko republiko, Romunijo, Republiko Slovenijo, Slovaško republiko, Republiko Finsko, Kraljevino Švedsko ter Združeno kraljestvo Velika Britanija in Severna Irska.









PRILOGE

PRILOGA 1 Vzorčni opis sistemov upravljanja in nadzora PRILOGA 2 Vzorec večletnega programa PRILOGA 3 Vzorec letnega programa PRILOGA 4 Vzorčno poročilo o napredku glede izvajanja letnega programa A. Tehnično poročilo B. Zahtevek za drugo plačilo iz naslova predfinanciranja PRILOGA 5 Vzorčno končno poročilo o izvajanju letnega programa A. Tehnično poročilo B. Zahtevek za plačilo razlike/Izjava o povračilu PRILOGA 6 Vzorčna revizijska strategija Priloge k revizijski strategiji: Letni načrti PRILOGA 7 Vzorčno poročilo revizijskega organa A. Letno revizijsko poročilo B. Mnenje o delovanju sistemov upravljanja in nadzora C. Potrditev zahtevka za plačilo PRILOGA 8 Vzorčna izjava o izdatkih za drugo plačilo iz naslova predfinanciranja PRILOGA 9 Vzorčna izjava o izdatkih za plačilo razlike PRILOGA 10 Navodila glede emblema in določitev standardnih barv PRILOGA 11 Pravila o upravičenosti izdatkov – Evropski sklad za begunce PRILOGA 12 Zahtevek za nujne ukrepe









PRILOGA 1

VZORČEN OPIS SISTEMOV UPRAVLJANJA IN NADZORA

 prvotna različica

 popravljena različica (številka, datum dd/mm/leto) po dogovoru s Komisijo

 popravljena različica zaradi drugih razlogov

DRŽAVA ČLANICA:

SKLAD:

GLAVNA KONTAKTNA TOČKA:

POSREDOVANE INFORMACIJE OPISUJEJO STANJE GLEDE: …

1. NAVEDBA IMENOVANIH ORGANOV

1.1 Splošne informacije o imenovanih organih

1.1.1 Kratek opis razlogov za imenovanje različnih organov

1.1.2 Navedba, ali ti sistemi upravljanja in nadzora delujejo Če ne, navedba datuma, ko bodo začeli delovati

1.1.3 Navedba, ali je Komisija te sisteme upravljanja in nadzora priznala za druge finančne instrumente Skupnosti (če je primerno)

1.2 Organizacijske sheme celotnih organov, znotraj katerih delujejo imenovani organi

1.3 Odgovorni organ 1.3.1 Datum in način uradnega imenovanja odgovornega organa 1.3.2 Pravi status odgovornega organa 1.3.3 Podroben opis nalog, ki jih neposredno izvaja odgovorni organ in (če je primerno in/ali če je mogoče predvideti) drugi organi, za katere je ta organ odgovoren (zunanje izvajanje nalog, razen nalog, zaupanih imenovanim organom v skladu s točko 1.4) 1.3.4 Organizacijska shema in podroben opis nalog enot (vključno z okvirnim številom dodeljenih delovnih mest) 1.3.5 Informacije, ali odgovorni organ lahko deluje tudi kot izvršilni organ za projekte, ki jih sofinancira Sklad 1.3.6 Če je odgovorni organ isti za več kot enega od štirih Skladov, opis skupnih nalog in sistemov

1.4 Imenovani organi 1.4.1 Razlogi za vzpostavitev katerega koli imenovanega organa 1.4.2 Datum in način uradnega imenovanja imenovanih organov 1.4.3 Pravni status imenovanih organov 1.4.4 Podroben opis nalog, ki jih neposredno izvajajo imenovani organi in (če je primerno in/ali če je mogoče predvideti) drugi organi, za katere so ti organi odgovorni (zunanje izvajanje nalog) 1.4.5 Organizacijska shema in podroben opis nalog enot (vključno z okvirnim številom dodeljenih delovnih mest) 1.4.6 Informacije, ali imenovani organi lahko delujejo tudi kot izvršilni organ za projekte, ki jih sofinancira Sklad 1.4.7 Če so imenovani organi isti za več kot enega od štirih Skladov, opis skupnih nalog in sistemov

1.5 Organ za potrjevanje 1.5.1 Datum in način uradnega imenovanja organa za potrjevanje 1.5.2 Pravni status organa za potrjevanje 1.5.3 Podroben opis nalog, ki jih neposredno izvaja organ za potrjevanje in (če je primerno in/ali če je mogoče predvideti) drugi organi, za katere je ta organ odgovoren (zunanje izvajanje nalog) 1.5.4 Organizacijska shema in podroben opis nalog enot (vključno z okvirnim številom dodeljenih delovnih mest) 1.5.5 Če je organ za potrjevanje isti za več kot enega od štirih Skladov, opis skupnih nalog in sistemov

1.6 Revizijski organ 1.6.1 Datum in način uradnega imenovanja revizijskega organa 1.6.2 Pravni status revizijskega organa 1.6.3 Podroben opis nalog, ki jih neposredno izvaja revizijski organ in (če je primerno in/ali če je mogoče predvideti) drugi organi, za katere je ta organ odgovoren (zunanje izvajanje nalog) 1.6.4 Organizacijska shema in podroben opis nalog enot (vključno z okvirnim številom dodeljenih delovnih mest) 1.6.5 Usposobljenost osebja za revizijski organ in (če je primerno in/ali če je mogoče predvideti) drugih organov, ki naj bi izvajali revizijsko delo (zunanje izvajanje nalog) 1.6.6 Če je revizijski organ isti za več kot enega od štirih Skladov, opis skupnih nalog in sistemov 1.6.7 Če odgovorni organ lahko deluje tudi kot izvršilni organ za projekte, sofinancirane iz Sklada, opis ureditve, ki zagotavlja neodvisen položaj revizijskega organa v skladu s členom 8

Smernice za razdelke 2–4

Prvi del vsake razpredelnice

Opis postopkov mora vključevati naloge, ki jih izvaja vsak imenovani organ (ali organi, za katere je ta organ odgovoren), in njihovo medsebojno delovanje. Opis mora biti kratek in hkrati zagotoviti jasno razumevanje, kako postopki delujejo v praksi.

Drugi del vsake razpredelnice

Kontrolni seznam mora biti popoln z navedbo, ali je bil vsak cilj dosežen, in z zagotavljanjem vseh zadevnih informacij. Če cilj ni bil dosežen, prosimo, navedite razloge, in če je to primerno, navedite predviden datum izpolnitve.

Če so postopki formalno določeni, je treba vključiti sklicevanje na dokument.

2. DELOVANJE IMENOVANIH ORGANOV







2.1 Imenovanje in nadzor imenovanih organov Kratek opis postopka za vzpostavitev posameznega imenovanega organa [Opis mora vsebovati vse organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 V pravilih, ki urejajo odnose med državo članico in imenovanimi organi, so navedene njihove naloge D/N 2 Države članice so oblikovale smernice za imenovane organe, da se zagotovi dobro finančno poslovodenje (z usposabljanjem in/ali priročniki) D/N 3 Vsak organ bo svoje osebje obvestil o opisu nalog organizacije in tudi o opisu njihovega delovnega mesta ter o pričakovanih rezultatih D/N 4 Sprejeti so bili ukrepi za zagotovitev, da imajo različni organi ustrezno osebje glede števila, dolžine delovne dobe in izkušenj, da lahko opravljajo svoje naloge D/N







2.2 Ločevanje nalog Kratek opis ureditev, sprejetih za zagotovitev pravilnega ločevanja nalog [Opis mora vsebovati vse organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Določena so pravila za zagotovitev pravilnega ločevanja nalog med akterji znotraj odgovornega organa za podpisovanje pogodb/sporazumov o donacijah D/N 2 Določena so pravila za zagotovitev pravilnega ločevanja nalog med akterji znotraj odgovornega organa za začetek, preverjanje in odobritev finančnih transakcij D/N 3 Revizijski organ bo funkcionalno neodvisen od odgovornega organa in organa za potrjevanje D/N 4 Organ za potrjevanje ne bo sodeloval pri izbiri, izvajanju in finančnih transakcijah, povezanih s sredstvi Skupnosti D/N







2.3 Spremljanje imenovanih organov – če je primerno Kratek opis postopka [Ta opis mora vključevati odgovorni organ in imenovane organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Naloge, ki bodo prenesene, so jasno navedene D/N 2 Vzpostavljeni so postopki v zvezi s prenesenimi nalogami in preverjena je bila njihova skladnost s pravili, določenimi v temeljnem aktu/pravilih o izvajanju D/N 3 Izvedene bodo nadzorne kontrole za zagotovitev, da so naloge opravljene v skladu z vzpostavljenimi postopki D/N







2.4 Spremljanje drugih nalog, ki jih organi niso sami opravili – če je primerno Kratek opis postopka [Ta opis mora vključevati vse organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Za organe, ki delujejo pod pristojnostjo odgovornega organa (in ne štejejo za imenovane organe), so vzpostavljeni nadzorni mehanizmi za zagotovitev dobrega finančnega poslovodenja D/N 2 V primeru zunanjega izvajanja revizijskih dejavnosti in za organe, za katere je odgovoren revizijski organ, so vzpostavljeni mehanizmi nadzora za zagotovitev skupne metodologije revizije in doslednosti revizij D/N 3 V primeru zunanjega izvajanja dejavnosti potrjevanja in za organe, za katere je odgovoren organ za potrjevanje, so vzpostavljeni mehanizmi nadzora za zagotovitev skupnega pristopa k potrjevanju D/N 4 V primeru zunanjega izvajanja s strani zasebnih organov, ki ne opravljajo javne službe, so določeni mehanizmi za zagotovitev, da naloge, ki so jim lahko zaupane, ne vključujejo izvajanja javne oblasti ali zahtevajo uporabe diskrecijske pravice odločanja D/N

3. OPERATIVNI IN FINANČNI POSTOPKI







3.1 Vzpostavitev večletnih programov Kratek opis postopka [Ta opis mora vključevati odgovorni organ in imenovane organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Predvidene so ureditve za zagotovitev izvajanja načela partnerstva v skladu z veljavnimi nacionalnimi pravili in praksami D/N 2 Določeni so postopki, s katerimi se preverja, ali so večletni programi skladni s strateškimi smernicami in pravom Skupnosti, zlasti s pravom Skupnosti, katerega namen je zagotoviti prost pretok oseb v povezavi z neposredno povezanimi spremljevalnimi ukrepi glede kontrol na zunanjih mejah, azila in priseljevanja D/N 3 Večletni program bo odobrila ustrezno pooblaščena oseba D/N







3.2 Vzpostavitev letnih programov Kratek opis postopka [Ta opis mora vključevati odgovorni organ in imenovane organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Vzpostavljeni so postopki za zagotovitev: — skladnosti med letnimi programi in večletnim programom — upravičenosti ukrepov, predvidenih v letnih programih — skladnosti in dopolnjevanja teh ukrepov z drugimi nacionalnimi instrumenti in instrumenti Skupnosti — skladnosti s pravili glede deleža sofinanciranja — skladnosti s prednostnimi nalogami/posebnimi prednostnimi nalogami, določenimi v strateških smernicah D/N 2 Vzpostavljeni so postopki za revizijo letnega programa v ustrezno utemeljenih nujnih primerih, kakor so navedeni v temeljnem aktu, če je primerno D/N 3 Vzpostavljeni so postopki za revizijo letnega programa, če je to potrebno v skladu s členom 23(1) te odločbe D/N 4 Kakršna koli sprememba finančne razdelitve letnega programa in razlogi za spremembo so dokumentirani D/N 5 Vsaka sprememba pri izvajanju letnega programa, ki ni povezana s finančno razdelitvijo (npr. glede narave ali rokov za razpise za zbiranje predlogov ali obsega tehnične pomoči), in razlogi za spremembo so dokumentirani D/N







3.3 Določitev revizijske strategije in letnih revizijskih načrtov Kratek opis postopka [Ta opis zadeva revizijski organ] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Določena so pravila za zagotovitev pregledne in ustrezne komunikacije med odgovornim organom in revizijskim organom o postopkih upravljanja, ki se izvajajo, ter o projektih pred in med programskim obdobjem D/N 2 Vzpostavljeni so postopki za opredelitev letnih revizijskih načrtov (ki jih je treba vsako leto priložiti k revizijski strategiji) in za njihovo pravočasno posredovanje Komisiji (če je primerno) D/N 3 Revizijsko strategijo in letne revizijske načrte je odobrila ustrezno pooblaščena oseba D/N







3.4 Odgovorni organ, ki deluje kot izvršilni organ – če je primerno Kratek opis razlogov, zaradi katerih odgovorni organ neposredno izvaja projekte, ter predvidenih posebnih ureditev za okrepitev sistemov upravljanja in nadzora [Ta opis mora vključevati vse organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Upravičenost potrebe, da odgovorni organ izvaja projekte, bo dokumentirana in potrjena na ustrezni ravni D/N 2 Sprejete so posebne ureditve za zagotovitev, da so narava in cilji projekta skladni z določbami, opredeljenimi za Sklad D/N 3 Sprejete so posebne ureditve za preprečevanje navzkrižij interesov za projekte, ki jih izvaja odgovorni organ D/N 4 Sprejete so posebne ureditve za zagotovitev, da je pri izvajanju projektov s strani odgovornega organa spoštovano načelo cenovne primernosti D/N 5 Določeni so postopki za zagotovitev, da so pogodbeni pogoji, ki urejajo te projekte, jasni in popolni, zlasti glede pogojev financiranja, plačilnih pogojev, pravil upravičenosti ter obveznosti tehničnega in finančnega poročanja D/N 6 Sprejete so posebne ureditve, da se prepreči poseganje v glavne naloge odgovornega organa, kakor so določene v temeljnem aktu, v zvezi s projekti, ki jih izvaja odgovorni organ D/N 7 Odgovorni organ deluje kot izvršilni organ, revizijski organ pa deluje v okviru organa, ki ni odgovorni organ (če ne, prosimo, opišite dodatna jamstva, s katerimi je zagotovljena popolna neodvisnost revizijskega organa) D/N 8 Revizijska strategija bo zajela posebna tveganja, ki so lahko povezana z izvajanjem projektov s strani odgovornega organa D/N







3.5 Izbira in izvajanje projektov (odgovorni organ deluje kot organ, pristojen za dodelitev) Kratek opis postopka [Ta opis mora vključevati odgovorni organ in imenovane organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Določena so pravila za zagotovitev konkurence in ustreznega obveščanja v zvezi z razpisi za zbiranje predlogov (ali javnimi razpisi) D/N 2 Merila za izbiro bodo skladna z minimalnimi merili, določenimi v temeljnem aktu D/N 3 Določeni so postopki za prejem predlogov (ponudb) D/N 4 Določeni so postopki za zagotovitev, da so predlogi (ponudbe) ocenjeni na podlagi predhodno določenih pravil in meril na pregleden in nediskriminatoren način D/N 5 Sklepe o dodelitvi in pogodbe/sporazume o donacijah odobri ustrezno pooblaščen organ D/N 6 Določeni so postopki, da se prosilcem zagotovijo ustrezne naknadne informacije o rezultatih izbirnega postopka D/N 7 Določeni so postopki za zagotovitev spremljanja izvajanja sporazumov o donacijah/pogodb v skladu s pogodbenimi pogoji D/N







3.6 Spremljanje projektov, ki jih izvajajo končni upravičenci Kratek opis postopka [Ta opis mora vključevati odgovorni organ in imenovane organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Za vsak projekt bodo določeni in spremljani ključni operativni in finančni kazalniki, odgovorni organ pa bo o njih obveščen D/N 2 Predvidena so preverjanja na kraju samem s strani odgovornega organa, da se omogoči spremljanje (operativnih in finančnih vidikov) projektov D/N 3 Odgovorni organ bo zagotovil, da končni upravičenci uporabljajo ustrezen računovodski sistem v računalniški obliki D/N 4 Odgovorni organ bo zagotovil, da bodo končni upravičenci izvajali določbe o preglednosti financiranja EU D/N







3.7 Finančno upravljanje projekta Kratek opis postopka [Vključuje odgovorni organ in imenovane organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Finančne transakcije bodo odobrile ustrezno pooblaščene osebe D/N 2 Pred izvedbo katerega koli plačila/izterjave, bodo opravljena preverjanja, zlasti za spremljanje: — natančnosti in pravilnosti zahtevkov za plačilo ob upoštevanju pravil upravičenosti za Sklad(-e) — da so bili proizvodi in/ali storitve, sofinancirani v okviru projekta, dejansko dostavljeni/opravljene — natančnosti, popolnosti in učinkovitosti plačevanja drugih prispevkov iz javnih ali zasebnih virov — da so bili upoštevani rezultati revizije D/N 3 Izvajala se bodo preverjanja za ustrezno zagotovitev zakonitosti in pravilnosti transakcij D/N 4 Nadzorne kontrole se bodo izvajale v celotnem programskem obdobju za zagotovitev spoštovanja vzpostavljenih finančnih postopkov D/N 5 Izvajala se bodo preverjanja o dopolnjevanju z drugimi finančnimi programi Skupnosti, da bi se izognili dvojnemu financiranju D/N







3.8 Nepravilnosti, popravki in izterjave Kratek opis postopka [Ta opis mora vključevati odgovorni organ, imenovane organe in organ za potrjevanje] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Določene so opredelitve nepravilnosti, ki so skladne z zahtevami Skupnosti D/N 2 Vzpostavljeni so mehanizmi za zagotovitev, da je mogoče nepravilnosti pravočasno ugotoviti in da se nemudoma sprejmejo popravni ukrepi D/N 3 Vzpostavljeni so postopki za zagotovitev, da je Komisija obveščena o ugotovljenih nepravilnostih, in če je to primerno, o kakršnih koli popravnih ukrepih, sprejetih v skladu z obveznostmi, določenimi v tej odločbi D/N 4 Vzpostavljeni so postopki za zagotovitev pravilnega spremljanja izdanih nalogov za izterjavo, in če je to primerno, zamudnih obresti D/N 5 Če nalogov za izterjavo ne bo mogoče vnovčiti, bodo ugotovljeni razlogi, da se oceni, ali mora država članica povrniti sredstva v proračun Skupnosti D/N







3.9 Priprava in izvajanje revizij Kratek opis postopka [Ta opis mora vključevati revizijski organ in, kot morebitne revizorje, odgovorni organ in imenovane organe ter, kot prejemnika sklepov, organ za potrjevanje] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Revizijska praksa je skladna z mednarodno sprejetimi standardi D/N 2 Na voljo je revizijski priročnik, ki ga lahko uporabljajo revizorji na podlagi zahtev, določenih v temeljnem aktu D/N 3 Izvajale se bodo revizije za preverjanje učinkovitega delovanja sistemov upravljanja in nadzora D/N 4 Pregledi upravičenih izdatkov bodo temeljili na ustreznem vzorcu in bodo zajemali najmanj 10 % upravičenih izdatkov D/N 5 Preverjanja upravičenih izdatkov bodo vključevala vsaj skladnost, uspešnost in učinkovitost naslednjih elementov: postopka izbire, ciljev projekta, dejanskega stanja dosežkov, upravičenosti izdatkov, veljavnih spremnih dokumentov za izdatke, nacionalnega sofinanciranja, revizijske sledi D/N 6 Spremljanje zgoraj navedenih priporočil se bo redno izvajalo D/N 7 Projekti, ki jih izvaja odgovorni organ, bodo predmet strogega pregledovanja D/N







3.10 Revizijsko poročilo o letnih programih in s tem povezane izjave Kratek opis postopka [Ta opis mora vključevati revizijski organ] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Vzpostavljeni so postopki za uskladitev sklepov revizije sistemov in revizije projektov za vsak letni program D/N 2 Izvajali se bodo pregledi za ocenjevanje veljavnosti zahtev za plačilo D/N 3 Nadaljnje preverjanje bo izvedeno, če bodo ugotovljene sistemske napake ali napake glede praga pomembnosti D/N 4 Poročilo in s tem povezane izjave bo odobrila ustrezno pooblaščena oseba D/N







3.11 Potrjevanje izdatkov Kratek opis postopka [Vključuje predvsem organ za potrjevanje in tudi odgovorni organ ter imenovane organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Določeni so postopki za zagotovitev, da odgovorni organ posreduje potrebne informacije za namene potrjevanja D/N 2 Določeni so postopki za zagotovitev, da revizijski organ posreduje revizijsko poročilo o vsakem letnem programu in s tem povezane izjave D/N 3 Določeni so postopki za zagotovitev, da so v končni izjavi o izdatkih upoštevane izterjave in da je mogoče spremljati pravne postopke v teku ali upravne pritožbe z odložilnim učinkom glede izterjav D/N 4 Izvajala se bodo preverjanja za zagotovitev pravilnosti in popolnosti izjave o izdatkih (zlasti glede kakršnih koli obresti, nastalih s predfinanciranjem s strani Komisije, in tudi učinkovite uporabe teh sredstev kot nacionalnega prispevka) D/N 5 V primeru nacionalne valute so načini za izračun in preračun v eure skladni s pravili, ki jih je določila Komisija D/N







3.12 Ovrednotenje programa Kratek opis postopka [Vključuje odgovorni organ in imenovane organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Smernice Komisije o ocenjevanju so razširjene v javnosti in na voljo vsem potencialnim končnim upravičencem ter drugim zainteresiranim stranem D/N 2 Ključni operativni in finančni kazalniki, ki jih zagotovijo končni upravičenci za merjenje dosežkov projekta, bodo zabeleženi D/N 3 Odgovorni organ (in/ali imenovani organi) bo zagotovil ustreznost zagotovljenih kazalnikov za merjenje izidov in rezultatov vsakega projekta D/N 4 Določeni so postopki za zagotovitev, da bo potrebno ocenjevanje izvedeno, kakor je določeno v temeljnem aktu D/N

4. UPRAVLJANJE Z INFORMACIJAMI







4.1 Dokumentacija o postopkih Kratek opis postopka [Vključuje vse organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Organi bodo zagotovili, da so vzpostavljeni postopki iz člena 7 te odločbe skladni z nacionalnim pravom in pravom Skupnosti (npr. javno naročanje, računovodska pravila itd.) D/N 2 Postopke je odobrila ustrezno pooblaščena oseba D/N 3 Vzpostavljeni postopki določajo jasna navodila glede vsake glavne operacije in vsebujejo razlago poteka odločanja v zvezi z izvajanjem funkcij D/N 4 Sprejete so ureditve za zagotovitev, da je vse zadevno osebje obveščeno o vzpostavljenih postopkih D/N 5 Ti postopki, kadar je primerno, vključujejo uporabo kontrolnih seznamov, na katerih so povzete ključne kontrole, ki jih je treba izvesti D/N 6 Sprejete so ureditve za zagotovitev varstva osebnih podatkov D/N







4.2 Računovodstvo in knjigovodstvo Kratek opis postopka [Vključuje odgovorni organ, imenovane organe in organ za potrjevanje] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Sprejete so ureditve za zagotovitev, da so računovodski podatki popolni, zanesljivi in pravilni. Računovodski sistem bo omogočil zlasti: — popolno izsledljivost sredstev Skupnosti na ravni končnih upravičencev in projektov — določitev vseh obresti, nastalih iz predfinanciranja Komisije — ugotovitev izdanih nalogov za izterjavo, in če je primerno, ali so bili vnovčeni D/N 2 Računovodski in finančni sistem poročanja je skladen z nacionalno zakonodajo o varstvu podatkov D/N 3 Računovodski in finančni sistem poročanja, ki se uporablja, bo v računalniški obliki D/N 4 Obstaja rezervni sistem za zagotovitev neprekinjenega delovanja, če je potrebno D/N 5 V primeru nacionalne valute so načini za izračun in preračun v eure skladni s pravili, ki jih je določila Komisija D/N







4.3 Poročanje Komisiji Kratek opis postopka [Vključuje vse organe] Ključni cilji Doseženi? Pripombe 1 Ugotovljena je bila obveznost poročanja in tudi posledice za vire D/N 2 Vzpostavljeni postopki omogočajo pravilen, pravočasen in popoln prispevek imenovanih organov D/N 3 Poročila je odobrila ustrezno pooblaščena oseba D/N







4.4 Revizijska sled Kratek opis postopka [Vključuje vse organe] Kje so spodaj navedeni dokumenti shranjeni? Pristojni organ/enota Za koliko časa? Opis sistemov upravljanja in nadzora, vključno s priročniki glede postopkov Revizijska strategija Nacionalni večletni program in morebitne revizije Nacionalni letni program in morebitne revizije Odločbe Evropske komisije o večletnih in letnih programih Razpisi za zbiranje predlogov/javni razpisi Spisi vlagateljev/pogodbeni spisi Upravna, tehnična in finančna analiza prejetih predlogov/ponudb (razpredelnice ocenjevanja) in poročila odbora za ocenjevanje Odločbe o financiranju ali zavrnitev projekta Sporazumi o financiranju projektov Odločbe o finančnih obveznostih za vsak projekt Poročila o napredku in končna poročila, ki jih predložijo prejemniki sredstev Finančna poročila in vloge za izplačila, ki se predložijo za financirane projekte Dokazne listine za izdatke in prihodke financiranega projekta Odobritve izplačil/izterjav sredstev (dokazilo o opravljenem preverjanju) Nalogi za izplačila/izterjavo sredstev Dokazilo o izplačilu/izterjavi sredstev Dokumentacija, povezana z metodologijo vzorčenja za revizijske dejavnosti Poročila o revizijah projektov Poročila o revizijah sistemov upravljanja in nadzora na nacionalni ravni Revizijska poročila o letnih programih Revizijska mnenja o sistemih upravljanja in nadzora Revizijske izjave o veljavnosti zahtevkov za plačilo Zahtevki za plačilo, poslani Evropski komisiji Potrditev izdatkov, poslana Evropski komisiji Poročila o napredku izvajanja, poslana Evropski komisiji Poročila o končnem izvajanju, poslana Evropski komisiji Dokazilo o izplačilu, prejeto od Evropske komisije Ocenjevalna poročila, poslana Evropski komisiji

5. ODOBRITEV OPISA SISTEMOV UPRAVLJANJA IN NADZORA







Organ Izjava Datum in podpis Odgovorni organ Potrjujem pravilnost in popolnost informacij o identifikaciji in notranjih sistemih nadzora odgovornega organa. Ime: Položaj: Datum: podpis Organ za potrjevanje Potrjujem pravilnost in popolnost informacij o identifikaciji in notranjih sistemih nadzora organa za potrjevanje. Ime: Položaj: Datum: podpis Revizijski organ Potrjujem pravilnost in popolnost informacij o identifikaciji in notranjih sistemih nadzora revizijskega organa ter potrjujem, da navedeno zagotavlja dejansko sliko vseh sistemov upravljanja in nadzora. Ime: Položaj: Datum: podpis









PRILOGA 2

VZOREC VEČLETNEGA PROGRAMA

 prvotna različica

 popravljena različica (številka, datum dd/mm/leto) po dogovoru s Komisijo

 popravljena različica glede na ocene in/ali zaradi težav pri izvajanju

 popravljena različica zaradi pregleda strateških smernic

DRŽAVA ČLANICA:

SKLAD:

ODGOVORNI ORGAN:

OBDOBJE FINANCIRANJA:

1. STANJE V DRŽAVI ČLANICI

Opis začetnega stanja v državi članici na področju politike, zajetem s cilji Sklada

1.1 Stanje v državi in migracijski tokovi, ki nanj vplivajo

1.2 Ukrepi, ki so jih doslej sprejele države članice

1.3 Skupna dodeljena nacionalna sredstva

2. ANALIZA ZAHTEV V DRŽAVI ČLANICI

2.1 Zahteve v državi članici glede začetnega stanja

2.2 Operativni cilji v državi članici za izpolnjevanje njenih zahtev

3. STRATEGIJA ZA DOSEGO CILJEV

Opis, kako Sklad prispeva k izpolnjevanju zahtev, katere prednostne naloge so bile izbrane in zakaj

3.1 Prednostna naloga 1

3.2 Prednostna naloga 2

3.3 Itd.

Razčlenitev pri predstavitvi informacij o izbranih prednostnih nalogah

(a) Cilji strategije in primeri ključnih ukrepov

(b) Opis zadevnih ciljev in uporabljeni kazalci

(c) Če je primerno, navedba ključnih ukrepov za izvedbo posebne prednostne naloge v okviru izbrane prednostne naloge

4. ZDRUŽLJIVOST Z DRUGIMI INSTRUMENTI

Navedba, na kakšen način je strategija združljiva z drugimi regionalnimi in državnimi instrumenti ter instrumenti Skupnosti

4.1 Prednostna naloga 1

4.2 Prednostna naloga 2

4.3 Itd.

5. OKVIR ZA IZVAJANJE STRATEGIJE

5.1 Objava programa

5.2 Pristop, izbran za izvajanje načela partnerstva

6. OKVIRNI FINANČNI NAČRT

6.1 Prispevek Skupnosti 6.1.1 Tabela



Večletni program – osnutek finančnega načrta Razpredelnica 1 Prispevek Skupnosti (v 000' EUR – tekoče cene) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Skupaj Prednostna naloga 1: […] 0 Prednostna naloga 2: […] 0 Prednostna naloga 3: […] 0 Prednostna naloga …: […] 0 Tehnična pomoč 0 Skupaj 0 0 0 0 0 0 0 0 6.1.2 Pripombe glede številk/trendov

6.2 Skupni finančni načrt 6.2.1 Razpredelnica



Večletni program – osnutek finančnega načrta Razpredelnica 2 Skupni finančni načrt (v 000' EUR – tekoče cene) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Skupaj Prispevek Skupnosti Javno sofinanciranje Zasebno sofinanciranje Skupaj 0 0 0 0 0 0 0 0 % prispevka Skupnosti % % % % % % % % 6.2.2 Pripombe glede številk/trendov [podpis odgovorne osebe]









PRILOGA 3

VZOREC LETNEGA PROGRAMA

 prvotna različica

 popravljena različica (številka, datum dd/mm/leto) po dogovoru s Komisijo

 popravljena različica zaradi drugih razlogov

DRŽAVA ČLANICA:

SKLAD:

ODGOVORNI ORGAN:

LETO FINANCIRANJA:

1. SPLOŠNA PRAVILA ZA IZBIRO PROJEKTOV, KI SE FINANCIRAJO V OKVIRU PROGRAMA

2. SPREMEMBE SISTEMOV UPRAVLJANJA IN NADZORA (če je potrebno)

3. UKREPI, KI JIH PODPIRA PROGRAM V OKVIRU IZBRANIH PREDNOSTNIH NALOG 3.1 Ukrepi za izvajanje prednostne naloge 1 3.2 Ukrepi za izvajanje prednostne naloge 2 3.3 Itd. Pri predstavitvi ukrepov v točkah 3.1 do itd. zagotovite razčlenitev glede na opis kategorij ukrepov v temeljnem aktu, kadar je primerno. Vidiki predstavljenega ukrepa pri opisu vsakega ukrepa v točkah 3.1 do itd. 1. Namen in obseg ukrepa 2. Predvideni prejemniki donacij 3. Po potrebi, navedba upravičenosti glede projektov, ki jih neposredno izvaja odgovorni organ kot izvršilni organ 4. Predvideni količinsko ovrednoteni rezultati in kazalniki, ki jih je treba uporabiti 5. Preglednost financiranja EU 6. Komplementarnost s podobnimi ukrepi, financiranimi z drugimi instrumenti ES, če je to primerno 7. Finančne informacije

4. TEHNIČNA POMOČ 4.1 Namen tehnične pomoči 4.2 Pričakovani količinsko ovrednoteni rezultati 4.3 Preglednost financiranja EU

5. OSNUTEK FINANČNEGA NAČRTA



Letni program – osnutek finančnega načrta Razpredelnica 1 Pregledna razpredelnica (vsi zneski v EUR) Ref. pred. naloga Ref. posebna pred. naloga (1) Prispevek Skupnosti (a) Javna dodelitev (b) Zasebna dodelitev (c) Skupaj (d = a + b + c) % ES (e = a/d) Delež skupnega zneska (d/skupaj d) Ukrep 1: […] 0 Ukrep 2: […] 0 Ukrep 3: […] 0 Ukrep 4: […] 0 Ukrep 5: […] 0 Ukrep …: […] 0 Ukrep N: […] 0 Tehnična pomoč 0 Druge dejavnosti (2) 0 Skupaj 0 0 0 0 % 100 % (1) Če je potrebno. (2) Če je potrebno, posebni ukrepi, opredeljeni v temeljnem aktu, kot so nujni ukrepi. [podpis odgovorne osebe]









PRILOGA 4

VZORČNO POROČILO O NAPREDKU O IZVAJANJU LETNEGA PROGRAMA

DRŽAVA ČLANICA:

SKLAD:

ODGOVORNI ORGAN:

ZAJETO LETO:

A. Tehnično poročilo

1. OPERATIVNO IZVAJANJE

1.1 Časovni razpored izvajanja programa

1.2 Opis organizacije izbire projektov in razpisnih ponudb ter njihovih rezultatov

1.3 Dosežen napredek pri izvajanju ukrepov programa na podlagi izbranih prednostnih nalog 1.3.1 Ukrepi za izvajanje prednostne naloge 1 1.3.2 Ukrepi za izvajanje prednostne naloge 2 1.3.3 Itd.

1.4 Uporaba tehnične pomoči

1.5 Nastale težave in sprejeti ukrepi

2. FINANČNO IZVAJANJE







Poročilo o napredku o izvajanju letnega programa Razpredelnica 1 Finančno poročilo (vsi zneski so v EUR) Ref. prednostna naloga Ref. posebna prednostna naloga (1) Predvideno s strani DČ Dodeljeno na ravni DČ Prispevek ES, ki ga DČ plača končnim upravičencem Skupni upravičeni stroški, ki so jih do sedaj imeli končni upravičenci Skupni načrtovani stroški (a) Prispevek ES (b) % ES (c = b/a) Skupni upravičeni stroški (d) Prispevek ES (e) % ES (f = e/d) Ukrep 1: […] Ukrep 2: […] Ukrep 3: […] Ukrep 4: […] Ukrep 5: […] Ukrep N: […] Tehnična pomoč Druge operacije (2) SKUPAJ 0 0 0 0 0 0 0 0 (1) Kadar je to primerno. (2) Kadar je to primerno, posebni ukrepi, opredeljeni v temeljnem aktu, kot so nujni ukrepi ali ponovno naseljene osebe.







↓ ↓ > prejetih 60 % plačil(-a) iz naslova predhodnega financiranja? Da/Ne Da/Ne

3. POROČANJE O NEPRAVILNOSTIH







Uradna obvestila o novih nepravilnostih (1)? Ne Da (Če da, izpolnite razpredelnico 2) (1) Od zadnjega poročila o napredku/končnega poročila, poslanega Komisiji.







Poročilo o napredku o izvajanju letnega programa Razpredelnica 2 Začetno poročanje o nepravilnostih Država članica: […] Stanje dne: [dan/mesec/leto] Sklad: […] Sklic Letni program Projekt Kršena določba Vrsta nepravilnosti Datum/vir prve informacije Način odkrivanja Možnost goljufije (D/N) Zadevni znesek v EUR (prispevek Skupnosti)







Nadaljnje ukrepanje v zvezi s prejšnjimi nepravilnostmi? Ne Da (Če da, izpolnite razpredelnico 3)







Poročilo o napredku o izvajanju letnega programa Razpredelnica 3 Poročanje o nadaljnjem ukrepanju glede nepravilnosti Država članica: […] Stanje dne: [dan/mesec/leto] Sklad: […] Sklic Letni program Projekt Kršena določba Zadevni znesek (prispevek ES) v EUR Nadaljnji ukrepi Nalog za izterjavo (zneski v EUR) Preklic prispevka ES Izdan Plačan Zamudne obresti Opuščen

B. Zahtevek za drugo plačilo iz naslova predfinanciranja

Spodaj podpisani [ime odgovorne osebe s tiskanimi črkami],

ki zastopam organ, odgovoren za upravljanje in izvajanje [ime sklada], vlagam zahtevek za plačilo naslednjega zneska kot drugega plačila iz naslova predfinanciranja.







EUR (1) (1) Skupni znesek, zahtevan za dopolnitev prvega plačila iz naslova predfinanciranja. [natančen znesek na dve decimalni mesti]

Ta zahtevek za izplačilo je sprejemljiv, ker:

(a) je bilo poročilo o napredku o izvajanju letnega programa predloženo Komisiji ali je priloženo;

(b) je bila potrjena izjava o izdatkih, pripravljena za vsaj 60 % zneska prvega izplačila iz naslova predfinanciranja, predložena ali je priložena;

(c) se letno poročilo izvaja v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja in obstaja ustrezno zagotovilo, da so poslovni dogodki, povezani z njim, zakoniti in pravilni;

(d) ni utemeljenega mnenja Komisije glede kršitve po členu 226 Pogodbe v zvezi z ukrepi, za katere so izdatki prijavljeni v zahtevku.

Komisija mora izvršiti plačilo:







Organu, ki je odgovoren za prejem plačil Banki Na bančni račun št. Imetniku računa (če ni isti kot organ, odgovoren za prejem plačil)

Datum

Ime s tiskanimi črkami, žig, položaj in podpis pristojnega organa









PRILOGA 5

VZORČNO KONČNO POROČILO O IZVAJANJU LETNEGA PROGRAMA

DRŽAVA ČLANICA:

SKLAD:

ODGOVORNI ORGAN:

ZAJETO LETO:

A. Tehnično poročilo

1. OPERATIVNO IZVAJANJE

1.1 Časovni razpored izvajanja programa

1.2 Posodobljena različica iz poročila o napredku o opisu organizacije izbire projektov in razpisnih ponudb ter njihovih rezultatov, če je primerno

1.3 Dosežki pri izvajanju ukrepov programa na podlagi izbranih prednostnih nalog 1.3.1 Ukrepi za izvajanje prednostne naloge 1 1.3.2 Ukrepi za izvajanje prednostne naloge 2 1.3.3 Itd. Vidiki ukrepa, predstavljeni pri opisovanju vsakega ukrepa iz točke 1.3 do itd. 1. Namen in obseg ukrepa 2. Spremembe programa, ki ga je odobrila Komisija (če je primerno) 3. Dejavnosti spremljanja, ki so se začele med izvajanjem in po njem 4. Dejanski rezultati 5. Ocena dejanskih rezultatov v primerjavi s cilji in kazalniki, določenimi v programu

1.4 Rezultati tehnične pomoči

1.5 Nastale težave in sprejeti ukrepi v zvezi z izvajanjem projekta

1.6 Uporabljeni postopki, kadar je odgovorni organ izvedel projekt(-e) in neposredno deloval kot izvršilni organ (če je primerno)

1.7 Skladnost in dopolnjevanje z drugimi instrumenti

2. OCENA DOSEŽENEGA NAPREDKA PRI IZVAJANJU VEČLETNEGA PROGRAMA

3. SPREJETI UKREPI ZA ZAGOTAVLJANJE INFORMACIJ O PROGRAMU 3.1 Sprejeti ukrepi za objavo večletnega ( 11 ) in letnega programa 3.2 Izvajanje načela prepoznavnosti

4. FINANČNO IZVAJANJE



Končno poročilo o izvajanju letnega programa Razpredelnica 1 Podrobno finančno poročilo (vsi zneski so v EUR) Predvideno s strani DČ Dodeljeno na ravni DČ Dejanski zneski, ki jih sprejme odgovorni organ (stroški, ki jih imajo upravičenci, in končni prispevek ES) Ukrepi Projekti Ref. prednostna naloga Ref. posebna prednostna naloga (1) Skupni načrtovani stroški (a) Prispevek ES (b) % prispevka ES (c = b/a) Skupni upravičeni stroški (d) Prispevek ES (e) % prispevka ES (f = e/d) Skupni upravičeni stroški (g) Dolgovani prispevek ES (h) % prispevka ES (i = h/g) Izplačani prispevek ES (j) Še ni plačano s strani ES/za izterjavo s strani odg. organa (k = h–j) Ukrep 1: […] Projekt 1: […] Projekt N: […] Skupaj ukrep 1: Ukrep … […] Projekt 1: […] Projekt N: […] Skupaj ukrep … […] Ukrep N: […] Projekt 1: […] Projekt N: […] Skupaj ukrep N Tehnična pomoč Druge operacije (2) SKUPAJ 0 0 0 % 0 0 0 % 0 0 0 % 0 0 (1) Če je primerno. (2) Kadar je to primerno, posebni ukrepi, opredeljeni v temeljnem aktu, kot so nujni ukrepi ali ponovno naseljene osebe. 4.1 ►M1 Seznam vseh izterjav v teku v šestih mesecih po roku upravičenosti za izdatke ◄



Končno poročilo o izvajanju letnega programa Razpredelnica 2 Seznam nalogov za izterjave v teku Država članica: […] Sklad: […] Stanje dne: [dan/mesec/leto] Sklic Letni program Projekt Skupni znesek za izterjavo Prispevek ES za izterjavo Odšteto iz povezanega finančnega poročila (D/N) Razlogi za izterjavo 4.2 Seznam nalogov za izterjavo, ki niso vključeni v finančna poročila prejšnjih letnih programov (če je primerno)



Končno poročilo o izvajanju letnega programa Razpredelnica 3 Seznam nalogov za izterjavo, ki še niso bili odšteti iz prejšnjih izjav o izdatkih Država članica: […] Sklad: […] Stanje dne: [dan/mesec/leto] Sklic Letni program Projekt Skupni izterjani znesek Izterjani prispevek ES Datum izterjave Razlogi za izterjavo

5. POROČANJE O NEPRAVILNOSTIH



Uradna obvestila o novih nepravilnostih (1)? Ne Da (Če da, izpolnite razpredelnico 4) (1) Od zadnjega poročila o napredku / končnega poročila, poslanega Komisiji.



Končno poročilo o izvajanju letnega programa Razpredelnica 4 Začetno poročanje o nepravilnostih Država članica: […] Stanje dne: [dan/mesec/leto] Sklad: […] Sklic Letni program Projekt Kršena določba Vrsta nepravilnosti Datum/vir prve informacije Način odkrivanja Možnost goljufije (D/N) Zadevni znesek v EUR (prispevek Skupnosti)



Nadaljnje ukrepanje glede prejšnjih nepravilnosti? Ne Da (Če da, izpolnite razpredelnico 5)



Končno poročilo o izvajanju letnega programa Razpredelnica 5 Poročanje o nadaljnjem ukrepanju glede nepravilnosti Država članica: […] Stanje dne: [dan/mesec/leto] Sklad: […] Sklic Letni program Projekt Kršena določba Zadevni znesek (prispevek ES) v EUR Nadaljnji ukrepi Nalog za izterjavo (zneski v EUR) Preklic prispevka ES Izdan Plačan Zamudne obresti Opuščen

6. PRILOGE Kratek opis posameznih projektov (ena stran na projekt), v katerem so predstavljeni cilji, dosežki, ustrezni kazalniki, finančna razpredelnica.

B. Zahtevek za plačilo razlike/Izjava o povračilu

Spodaj podpisani [ime odgovorne osebe s tiskanimi črkami], predstavnik odgovornega organa za [ime sklada],

— vlagam zahtevek za plačilo naslednjega zneska: —



EUR (1) + (1) Skupni znesek, zahtevan za dopolnitev plačil(-a) iz naslova predfinanciranja. [natančen znesek na dve decimalni mesti] — ali

— vlagam prijavo za povračilo naslednjega zneska: —



EUR (1) – (1) Skupni znesek, ki se povrne po obračunu plačil(-a) iz naslova predfinanciranja. [natančen znesek na dve decimalni mesti]

Ta znesek izhaja iz razlike med skupnim zneskom plačil(-a) iz naslova predfinanciranja, prejetih(-ega) za ta letni program, in dejanskih prijavljenih izdatkov.

Ta zahtevek za plačilo je sprejemljiv, ker:

(a) je bilo končno poročilo o izvajanju letnega programa predloženo Komisiji ali je priloženo;

(b) je bila potrjena izjava o izdatkih predložena ali je priložena;

(c) so bili letno revizijsko poročilo, mnenje o delovanju sistema upravljanja in nadzora ter izjava o veljavnosti zahtevka za plačilo, ki jih je pripravil revizijski organ, predloženi ali so priloženi;

(d) so bile vse obresti, ki izhajajo iz predfinanciranja, knjižene na letni program kot nacionalni prispevek, in upoštevane v izjavi o izdatkih;

(e) se letno poročilo izvaja v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja in obstaja ustrezno zagotovilo, da so poslovni dogodki, povezani z njim, zakoniti in pravilni;

(f) ni utemeljenega mnenja Komisije glede kršitve po členu 226 Pogodbe v zvezi z ukrepi, za katere so izdatki prijavljeni v zahtevku.

Komisija mora izvršiti plačilo:







Organu, ki je odgovoren za prejem plačil Banki Na bančni račun št. Imetniku računa (če ni isti kot organ, odgovoren za prejem plačil)

Datum

Ime s tiskanimi črkami, žig, položaj in podpis pristojnega organa









PRILOGA 6

VZORČNA REVIZIJSKA STRATEGIJA

DRŽAVA ČLANICA:

SKLAD:

ODGOVORNI ORGAN:

1. IZVAJANJE REVIZIJE

1.1 Obseg strategije (zajeti skladi)

1.2 Obdobje, ki ga pokriva strategija

1.3 Uporabljeni revizijski standardi

2. OCENA TVEGANJA

2.1 Ugotavljanje in ocena tveganja

2.2 Odziv na tveganje in preostalo tveganje

3. CILJI IN PREDNOSTNE NALOGE

3.1 Cilji revizije

3.2 Prednostne naloge za revizije

4. REVIZIJSKI PRISTOP

4.1 Revizije sistema 4.1.1 Odgovorni organ(-i) za revizijsko delo 4.1.2 Organi, ki jih je treba revidirati 4.1.3 Horizontalne zadeve, ki jih pokrivajo revizije sistema 4.1.4 Okvirni večletni načrt za revizije sistema (če je mogoče)

4.2 Revizije projektov 4.2.1 Odgovorni organ(-i) za revizijsko delo 4.2.2 Opis metodologije vzorčenja

5. REVIZIJSKI NAČRTI, KI POKRIVAJO KOLEDARSKI LETI 2007 IN 2008

5.1 Leto 2007 ( 12 )

Leto 2007







Revizije sistema Skladi Zadevni organi Zadevni procesi Obseg revizije Delovni dnevi Načrtovanje







Revizije projektov Skladi Leto programa Prednostna naloga Projekt Končni upravičenec Skupni upravičeni stroški projekta Stroški, ki jih je treba revidirati Delovni dnevi Načrtovanje

5.2 Leto 2008

Vnesite podatke z uporabo vzorčne razpredelnice za leto 2007

Priloga(-e) k revizijski strategiji ( 13 ): Letni načrti

DRŽAVA ČLANICA:

SKLAD:

ODGOVORNI ORGAN:

ZAJETO KOLEDARSKO LETO:

1. SPREMEMBE REVIZIJSKE STRATEGIJE, KADAR JE TO PRIMERNO

2. GLAVNI REZULTATI REVIZIJ PREJŠNJEGA LETA

3. REVIZIJSKI NAČRT ZA LETO 20XX Vnesite podatke z uporabo vzorčne razpredelnice za leto 2007









PRILOGA 7

VZORČNO POROČILO REVIZIJSKEGA ORGANA

DRŽAVA ČLANICA:

SKLAD:

ODGOVORNI ORGAN:

LETNI PROGRAM, KI GA ZAJEMA POROČILO: …

A. Letno revizijsko poročilo

1. SPLOŠNE INFORMACIJE

1.1 Organi, ki so bili vključeni v pripravo poročila

1.2 Opredelitev in utemeljitev pomembnejših sprememb pri izvajanju revizijskih načrtov, povezanih z zadevnim letnim programom

1.3 Zbirna razpredelnica rezultatov revizij Revizijsko poročilo Država članica: […] Zadevni letni program: […] Stanje dne: [dan/mesec/leto]



Revizije sistema, ki so bile zaključne od zadnjega poročila Sklad(-i) Zadevni organi Zadevni procesi Obseg revizije Porabljeni delovni dnevi Datum končnega poročila



Revizije projektov, povezanih z letnim programom za leto 20xx Sklad(-i) Projekt Končni upravičenec Skupni upravičeni stroški (a) Revidirani upravičeni stroški (b) Finančni popravek (c) Stopnja napak (d = c/b) Skupaj 0 0 0 % Skupaj letni program (e) (f) Stopnja pokritja: (= f/e)

2. REVIZIJE SISTEMA

2.1 Organi, ki so izvedli revizije

2.2 Zbirni seznam opravljenih revizij

2.3 Glavne ugotovitve, priporočila in sklepi, pripravljeni na podlagi revizijskega dela za sisteme upravljanja in nadzora

2.4 Finančni vpliv ugotovitev revizije

2.5 Dodatno delo, kadar je to primerno

2.6 Navedba, ali so bile odkrite težave sistemske narave, ter sprejetih ukrepov, vključno s količinsko opredelitvijo vseh finančnih popravkov

2.7 Informacije o nadaljnjem ukrepanju v zvezi z revizijskimi priporočili

3. REVIZIJE PROJEKTOV

3.1 Organi, ki so izvedli revizije

3.2 Zbirni seznam opravljenih revizij in odstotek izdatkov, ki so bili preverjeni glede na skupne upravičene izdatke, prijavljene Komisiji

3.3 Glavne ugotovitve, priporočila in sklepi revizij v zvezi z izvedenimi projekti

3.4 Sklepi, pripravljeni na podlagi rezultatov revizij v zvezi z učinkovitostjo sistema upravljanja in nadzora

3.5 Finančni vpliv ugotovitev revizije

3.6 Dodatno delo, kadar je to primerno

3.7 Informacije o nadaljnjem ukrepanju v zvezi z revizijskimi priporočili

3.8 Navedba, ali so bile odkrite težave sistemske narave, ter sprejetih ukrepov, vključno s količinsko opredelitvijo vseh finančnih popravkov

4. NADALJNJE UKREPANJE GLEDE REVIZIJSKE DEJAVNOSTI, ZAJETE V PREJŠNJIH POROČILIH, ČE JE TO PRIMERNO

4.1 Informacije o nadaljnjem ukrepanju glede prejšnjih priporočil revizije sistema

4.2 Informacije o rezultatih revizij ukrepov sistemske narave iz prejšnjih letnih programov

[podpis odgovorne osebe]

B. Mnenje o delovanju sistemov upravljanja in nadzora

Komisiji Evropskih skupnosti

1. UVOD

Spodaj podpisani, predstavnik [ime revizijskega organa, ki ga imenuje država članica], sem preveril delovanje sistemov upravljanja in nadzora v [ime sklada] v zvezi z ukrepi, izvedenimi na podlagi letnega programa za leto [20XX] za izdajo mnenja, ali so sistemi delovali učinkovito, da se lahko ustrezno zagotovi, da so izjave o izdatkih, ki so bile predložene Komisiji, pravilne in da so zato tudi poslovni dogodki, povezani z njimi, zakoniti in pravilni.

2. OBSEG PREVERJANJA

Preverjanje je bilo opravljeno v skladu z revizijsko strategijo glede tega sklada v obdobju od [dd/mm/leto] do [dd/mm/leto] in vključeno v letno revizijsko poročilo v delu A.

Bodisi

Obseg preverjanja ni bil omejen.

Ali

Obseg preverjanja je bil omejen z naslednjimi dejavniki:

(a) […]

(b) […]

(c) Itd.

(Navedite kakršno koli omejitev obsega preverjanja, na primer sistemske težave, slabosti sistema upravljanja in nadzora, pomanjkanje dokazil, zadeve v sodnih postopkih itd., in ocenite zneske izdatkov in prispevek Skupnosti, na katere to vpliva. Če revizijski organ meni, da omejitve ne vplivajo na prijavljene izdatke, je treba to navesti.)

3. MNENJE

Bodisi (Mnenje brez pridržka)

Na podlagi zgoraj navedenega preverjanja menim, da so v navedenem letnem programu sistemi upravljanja in nadzora, vzpostavljeni za [ime sklada], izpolnjevali zahteve temeljnega akta [sklic] [in Odločbe Komisije št. XXX/2007/ES] in delovali učinkovito, da se lahko ustrezno zagotovi, da so izjave o izdatkih, ki so bile predložene Komisiji, pravilne in zato ustrezno zagotavljajo, da so tudi poslovni dogodki, povezani z njimi, zakoniti in pravilni.

Ali (Mnenje s pridržkom)

Na podlagi zgoraj navedenega preverjanja menim, da je v navedenem letnem programu sistem upravljanja in nadzora, vzpostavljen za [ime sklada], izpolnjeval zahteve temeljnega akta [sklic] [in Odločbe Komisije št. XXX/2007/ES] in deloval učinkovito, da se lahko ustrezno zagotovi, da so izjave o izdatkih, ki so bile predložene Komisiji, pravilne in zato ustrezno zagotavljajo, da so tudi poslovni dogodki, povezani z njimi, zakoniti in pravilni, razen glede:

(a) […]

(b) […]

(c) Itd.

Razlogi za moje mnenje, da ta vidik (ti vidiki) sistemov ni izpolnjeval zahtev in/ali ni deloval na način, ki lahko ustrezno zagotovi, da so izjave o izdatkih, ki so bie predložee Komisiji, pravilne, so:

(a) […]

(b) […]

(c) Itd.

Ocenjujem, da je vpliv pridržka (pridržkov) […] % skupnih prijavljenih izdatkov. Prispevek Skupnosti, na katerega to vpliva, je tako […].

Ali (Odklonilno mnenje)

Na podlagi zgoraj navedenega preverjanja menim, da v navedenem letnem programu sistem upravljanja in nadzora, vzpostavljen za [ime sklada], ni izpolnjeval zahtev členov […] temeljnega akta [sklic] [in Odločbe Komisije št. XXX/2007/ES] in ni deloval učinkovito, da bi se lahko ustrezno zagotovilo, da so izjave o izdatkih,