Podľa pravidla 61 ods. 2 nariadenia č. 2868/95, ktorým sa vykonáva nariadenie č. 40/94 o ochrannej známke spoločenstva v znení zmien a doplnení doručovania, ktoré vykonáva Úrad pre harmonizáciu vnútorného trhu (ochranné známky a vzory) možno vykonať telefaxom. Doručovať telefaxom možno každé rozhodnutie ÚHVT, a teda aj rozhodnutia odvolacích senátov.

Pravidlo 65 ods. 1 nariadenia č. 2868/95 s názvom „Doručenie telefaxom alebo inými technickými prostriedkami“ spresňuje, že „oznámenie [doručenie – neoficiálny preklad] sa považuje za uskutočnené v deň, keď ho prijímateľ prijal telefaxom [keď ho prijal telefaxový prístroj príjemcu – neoficiálny preklad]“. Pravidlo 70 ods. 2 nariadenia č. 2868/95, ktoré sa venuje „výpoč[tu] lehôt“, rovnako uvádza, že „pokiaľ takýmto procesným krokom je doručenie, tak danou udalosťou [od ktorej plynie lehota – neoficiálny preklad] je prevzatie doručeného dokumentu, pokiaľ nie je stanovené inak“.

Judikatúra rozlišuje medzi na jednej strane oznámením aktu jeho príjemcovi, ktoré sa vyžaduje na účely riadneho doručenia, a na druhej strane skutočnou vedomosťou o tomto akte, ktorá sa nevyžaduje na to, aby sa doručenie považovalo za riadne. Podľa uvedenej judikatúry existencia platného doručenia príjemcovi nie je nijako závislá od skutočného oboznámenia sa osobou, ktorá má podľa interných pravidiel príjemcu právomoc v danej oblasti, keďže rozhodnutie je doručené za riadnych podmienok, pokiaľ je oznámené jeho príjemcovi a pokiaľ je tomuto príjemcovi umožnené, aby sa s ním oboznámil. Na účely posúdenia toho, či je doručenie riadne, sa tak zohľadňuje iba jeho externé hľadisko, teda riadne odovzdanie jeho príjemcovi, a nie jeho interné hľadisko, ktoré sa týka interného fungovania príjemcu.

Z toho vyplýva, že na určenie dňa doručenia treba zohľadniť len externé hľadisko tohto doručenia, teda formálne a riadne prijatie subjektom, ktorý je príjemcom, bez ohľadu na skutočné prijatie a oboznámenie sa v rámci tohto subjektu. Túto úvahu nespochybňuje požiadavka vyplývajúca z vyššie uvedenej judikatúry, podľa ktorej doručenie znamená, že príjemcovi musí byť umožnené, aby sa oboznámil s doručovaným aktom. Týka sa totiž povinnosti oznamovateľa vytvoriť podmienky pre skutočné oboznámenie sa príjemcu, teda povinnosti vynaložiť úsilie na dosiahnutie tohto cieľa (zodpovedajúcej externému hľadisku doručovania) a nie jeho povinnosti zasahovať do interného fungovania tohto príjemcu na účely zabezpečenia tohto oboznámenia, teda povinnosti výsledku (zodpovedajúcej internému hľadisku doručovania).

Všeobecný súd tiež rozhodol, že keď ÚHVT predloží správy o prenose telefaxu, obsahujúce skutočnosti, ktoré im priznávajú dôkaznú povahu, stačí to na preukázanie prijatia uvedeného telefaxu jeho príjemcom. Telefaxové prístroje sú totiž skonštruované tak, že každý problém pri prenose, ale aj pri prijatí je signalizovaný správou o chybe, ktorá odosielateľovi presne uvádza dôvod neprijatia, ktorý je oznámený telefaxovým prístrojom príjemcu, a že keď nie je oznámený takýto problém, vygeneruje prístroj správu o uskutočnenom prenose. Ak teda nie je doručená správa o chybe a správa o prenose obsahuje poznámku „ok“, možno sa domnievať, že zaslaný telefax bol prijatý príjemcom.

Navyše, ak by iba oboznámenie sa so sporným telefaxom umožňovalo preukázať jeho prijatie zástupcom žalobkyne, nemohol by ÚHVT predložiť dôkaz o skutočnom doručení rozhodnutia a o dni, keď bolo rozhodnutie prijaté jeho príjemcom, ani v prípade, keby bolo uvedené rozhodnutie náležite doručené jeho príjemcovi. Začiatok plynutia lehoty na podanie žaloby proti rozhodnutiam senátov ÚHVT by závisel od náhodných okolností nezávislých od starostlivosti, s akou ÚHVT doručoval rozhodnutie, pričom lehoty na podanie žaloby boli zavedené práve s cieľom zabezpečiť právnu istotu.

(pozri body 14, 15, 19 – 22)