Odôvodnenie 6 nariadenia č. 1049/2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie uvádza, že v prípadoch, keď inštitúcie vykonajú svoje legislatívne funkcie, by sa mal poskytnúť širší prístup k dokumentom. Možnosť občanov kontrolovať a oboznámiť sa so všetkými informáciami, ktoré tvoria základ legislatívnych činností Únie, je podmienkou, aby mohli efektívne vykonávať svoje demokratické práva uvedené najmä v článku 10 ods. 3 ZEÚ. Tento výkon práv predpokladá nielen to, že títo občania majú k dispozícii dotknuté informácie, aby mohli pochopiť rozhodovanie inštitúcií Únie v rámci legislatívneho procesu, ale tiež to, že majú prístup k týmto informáciám včas na to, aby mohli účinne vyjadriť svoj názor na také rozhodnutia.

Z článku 12 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001, ktorý zavádza zásadu vyplývajúcu z odôvodnenia 6 tohto nariadenia, vyplýva, že za „legislatívne dokumenty“, a preto za priamo prístupné dokumenty, bez toho, aby boli dotknuté články 4 a 9 uvedeného nariadenia, sa majú považovať nielen akty prijaté normotvorcom Únie, ale všeobecnejšie dokumenty vypracované alebo doručené v priebehu prijímania právnych predpisov, ktoré sú právne záväzné v členských štátoch alebo pre členské štáty.

S prihliadnutím na ich predmet a obsah patrí posúdenie vplyvu uskutočnené Komisiou na účely prijatia legislatívnych iniciatív medzi dokumenty uvedené v článku 12 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001. Také posúdenia vplyvu totiž podľa usmernení pre posudzovanie vplyvu predstavujú kľúčové nástroje umožňujúce zabezpečiť, aby boli iniciatívy uvedenej inštitúcie a legislatíva Únie vypracované na základe transparentných, úplných a vyvážených informácií. Práve na základe týchto informácií bude môcť Komisia zhodnotiť účelnosť, nevyhnutnosť, povahu a obsah takýchto iniciatív. Správy o posúdení vplyvu obsahujú najmä predloženie rôznych plánovaných politických možností, štúdiu vplyvu, výhod a nevýhod týchto možností, ako aj porovnanie uvedených možností. Politické rozhodnutia v rámci legislatívnych návrhov predložených Komisiou prebehli na základe týchto posúdení. Z toho vyplýva, že správy o posúdení vplyvu a stanoviská výboru pre posudzovanie vplyvu, ktoré ich sprevádzajú, obsahujú v takom kontexte informácie, ktoré predstavujú dôležité prvky legislatívneho procesu Únie a sú súčasťou základu jej legislatívnej činnosti. Napriek tomu, že predloženie legislatívneho návrhu Komisie v štádiu posúdenia vplyvu je zatiaľ neisté, zverejnenie týchto dokumentov môže zvýšiť transparentnosť a otvorenosť legislatívneho procesu ako celku, a to najmä v prípravnej fáze tohto procesu, a tým sa posilňuje demokratický charakter Únie, pretože umožňuje jej občanom kontrolovať tieto informácie a pokúsiť sa ovplyvniť uvedený proces.

Navyše dôležitosť toho, aby mali občania prístup k dokumentom vypracovaným v rámci posúdení vplyvu, hoci rozhodovací proces Komisie ešte stále prebieha, nie je spochybnená okolnosťou, že žiadateľ o prístup mal možnosť zapojiť sa do verejných konzultácií organizovaných uvedenou inštitúciou v rámci postupov o posúdení vplyvu, o aké ide v prejednávanej veci, a že niektoré dokumenty týkajúce sa týchto posúdení boli už verejne dostupné v čase prijatia rozhodnutia o zamietnutí prístupu. Hoci takéto konzultácie majú tiež zabezpečiť transparentnosť rozhodovacieho procesu Komisie a zapojenie občanov do tohto procesu, nenahrádzajú možnosť občanov, aby mali, ak o to požiadajú, prístup k správam o posúdení vplyvu a k stanoviskám výboru pre posudzovanie vplyvu.

(pozri body 84, 85, 90 – 94)