[pic] | KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV |

Brusel, 16.3.2005

KOM(2005) 90 v konečnom znení

OZNÁMENIE KOMISIE

Správa o pokroku v oblasti modernizácie účtovníckeho systému Európskej komisie k 31. januáru 2005

OBSAH

1. Úvod 3

2. Prehľad realizácie projektu k januáru 2005 3

3. Aspekty účtovníctva 4

3.1. Pravidlá účtovníctva 4

3.2. Postup vedenia účtovníctva 4

3.3. Kontrolné prostredie a potvrdenie platnosti miestnych systémov 4

4. Vývoj informačných technológií 5

5. Zavedenie modernizovaného účtovníctva v útvaroch komisie 6

5.1. Príprava počiatočných súvah na rozpočtový rok 2005. 6

5.2. Vývoj miestnych informačných systémov a ich prepojenie na ABAC 7

5.3. Odborná príprava 7

6. Zavedenie akruálneho účtovníctva ostatnými inštitúciami a agentúrami 7

7. Budúci vývoj 8

7.1. Všeobecný rozpočet 8

7.2. Pôžičky a úvery 8

7.3. Európsky rozvojový fond 8

8. Záver 8

ANNEX 1 : ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005 10

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005 17

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES 22

ANNEX 4 : MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005 25

1. ÚVOD

Komisia prijala 17. decembra 2002 svoje oznámenie o modernizácii účtovníckeho systému Európskych spoločenstiev[1]. Rada a Európsky parlament boli o tomto oznámení informované.

Projekt sa dotýka troch kľúčových oblastí:

- zosúladenia s medzinárodne uznávanými princípmi účtovníctva v oblasti verejného sektora, najmä pokiaľ ide o akruálne účtovníctvo (zaznamenávanie účtovných prípadov v období, v ktorom k nim došlo a nie až v období príjmov alebo výplaty hotovosti, príp. len na konci roka);

- integrácie finančných a účtovníckych systémov na rôznych platformách informačných technológií;

- zlepšenia výkonnosti systému SINCOM2 v medziobdobí, najmä v súvislosti s bezpečnosťou a súladom údajov pochádzajúcich z rozličných zdrojov.

Komisia predkladá od roku 2002 polročné správy o pokroku[2]. Pokrok dosiahnutý v tejto oblasti v jednotlivých štvrťročných obdobiach je odzrkadlený v informačných záznamoch zavedených GR pre rozpočet. Predložená správa zhŕňa daný stav k 31. januáru 2005, nie k 31. decembru 2004, aby informovala o prechode na nový systém. Táto správa bude podobne ako predchádzajúce správy oznámená príslušným výborom schvaľujúcich orgánov a Dvoru audítorov. Krátka ústna prezentácia k danej problematike sa uskutočnila 1. februára 2005 pre Výbore pre kontrolu rozpočtu.

2. prehľad realizácie projektu k januáru 2005

Podľa nového finančného nariadenia, ktoré nadobudlo účinnosť 1. januára 2003[3], mal byť systém akruálneho účtovníctva zavedený pre všeobecný rozpočet do roku 2005. Očakávalo sa, že plná integrácia všetkých účtovníckych systémov si bude vyžadovať dlhšie časové obdobie. Po modernizácii účtovníckeho systému sa následne plánovalo postupne rozšíriť jeho úlohu na podporu finančného riadenia činností Komisie.

Právna požiadavka bola splnená 10. januára 2005, keď bol nový účtovnícky systém spustený výlučne na akruálnom základe. V tomto ohľade Komisia teda splnila svoje záväzky voči schvaľujúcemu orgánu. Prechod sa uskutočnil v rámci plánovaného časového obdobia a za použitia predpokladaných nákladov vo výške 20 miliónov eur pre GR pre rozpočet a GR DIGIT. Navyše, 5 miliónov eur bolo pridelených iným útvarom na dočasnú personálnu podporu.

V súčasnosti, keď Komisia uskutočnila svoju administratívnu reformu a úspešne modernizovala účtovnícky systém, vytvorili sa podmienky na obnovu dôvery európskych daňových poplatníkov v to, že Komisia spravuje ich finančné prostriedky podľa prísnych noriem kontroly. Finančné výkazy Komisie budú od tejto chvíle spĺňať najvyššie účtovné normy, čím sa Komisia dostane na čelo európskej verejnej správy.

Január 2005 však neznamená ukončenie reformy účtovníctva. Ešte stále existuje priestor na zdokonalenie informačných systémov na centrálnej a miestnej úrovni, integrácie systémov či podávania správ o riadení. Úplná implementácia nových účtovníckych postupov si navyše bude vyžadovať čas.

Realizácia projektu vychádzala v značnej miere z časového plánu stanoveného v oddieli III.3 oznámenia zo 17. decembra 2002 ako aj z podrobnejšieho plánu projektu na obdobie rokov 2003 a 2004, ktorý bol predložený 8. júla 2003. Príloha 1 predkladá detailné porovnanie časového plánu zo 17. decembra 2002 so skutočným stupňom realizácie. Príloha 2 predkladá aktualizovaný plán jednotlivých etáp prijatý v júli 2003.

3. ASPEKTY ÚčTOVNÍCTVA

3.1. Pravidlá účtovníctva

Pätnásť súborov pravidiel účtovníctva týkajúcich sa účtov Komisie bolo spolu s harmonizovanou účtovnou osnovou prijatých účtovníkom 28. decembra 2004 a oznámených účtovníkom ostatných inštitúcií a agentúr. Ich súhrn sa nachádza v prílohe 3.

Príručka účtovníctva Komisie, ktorá vychádza z pravidiel účtovníctva a účtovnej osnovy, bola vo veľkej miere finalizovaná na konci decembra 2004, pričom sa zohľadnili pripomienky rôznych oddelení. Táto verzia sa bude vzhľadom na nové skúseností a nasledujúci rozvoj informačných technológií naďalej upravovať. Ostáva stanoviť praktický nástroj hodnotenia určitých koncoročných rezerv, akými sú napríklad ešte neprijaté pohľadávky.

3.2. Postup vedenia účtovníctva

Postupy vedenia účtovníctva, ktoré je potrebné ešte stanoviť, sa týkajú procesu uzatvárania účtov v roku 2005 a prípravy finančných výkazov za rok 2005. Prijatie konsolidovanej príručky a záverečného postupu je plánované na rok 2005, podobne ako je tomu v prípade zavedenia nástroja informačnej technológie určeného na konsolidáciu účtov inštitúcií a agentúr.

3.3. Kontrolné prostredie a potvrdenie platnosti miestnych systémov

Účinnosť modernizovaného účtovníckeho systému bude závisieť od presných a úplných údajov vložených mnohými užívateľmi centrálneho informačného systému (očakáva sa okolo 7 000). Jednotlivé ponuky, ktoré sa momentálne pripravujú, ponúknu užívateľom podrobnú pomoc zameranú na minimalizáciu rizika chýb, kvalita vložených údajov však bude závisieť od kontrolného prostredia zavedeného každým delegovaným účtovníkom. Ako usmernenie poslúži v tejto záležitosti dokument „Ciele účtovníctva a kontrolný rámec“ (december 2003), ktoré uvádza riziká spojené s každou kategóriou finančných operácií ako aj kontrolný mechanizmus na zamedzenie týchto rizík. GR pre rozpočet bude naďalej pokračovať v príprave usmernení v oblasti účtovníctva a podporovať útvary pri ich implementácii.

Kritéria pre potvrdenie platnosti finančných postupov povoľujúceho úradníka a informačných systémov boli vydané 2. júla 2004. Pripravenosť jednotlivých útvarov v súvislosti s týmito kritériami bola hodnotená na základe podrobného dotazníka, ktorý bol rozoslaný1. septembra. Všetky útvary predložili svoje odpovede v stanovenom termíne do 30. septembra 2004.

Napriek ťažkostiam pri nábore pracovníkov s primeranými pracovnými skúsenosťami ukončilo GR pre rozpočet 17. decembra, na základe odpovedí na dotazník a poldňových diskusií s jednotlivými útvarmi, na vysokej úrovni vedené hodnotenie finančných postupov všetkých útvarov ako aj súvisiacich informačných systémov. Výsledná správa bola finalizovaná 31. januára 2005. Príslušné útvary budú požiadané, aby sa zaoberali viacerými rizikami, na ktoré táto správa poukázala.

Pracovná skupina GR pre rozpočet dosiahne svoj plný personálny stav ôsmich ľudí k 16. marcu 2005. Skupina sa bude zaoberať programom hĺbkových kontrol systémov používaných v súčasnosti jednotlivými útvarmi, pričom sa v počiatočnej fáze zameria na systémy, ktoré na základe výsledkov hodnotenia predstavujú zvýšené riziko. Táto činnosť podporí potvrdzovanie platnosti systémov poskytovania alebo zdôvodňovania informácií o účtovníctve, ktoré ustanovil povoľujúci úradník, v súlade s článkom 61 ods. 1 písm. e) finančného nariadenia.

4. VÝVOJ INFORMAčNÝCH TECHNOLÓGIÍ

Najnáročnejšou časťou projektu je integrácia existujúceho finančného riadenia a účtovníckych systémov, rozvoj systémov vzhľadom na zabezpečenie akruálneho účtovníctva a poskytnutie užívateľsky priaznivých ponúk, ktoré prispejú k zabezpečeniu vysokej kvality vložených údajov. Prehľad súčasnej situácie je uvedený ďalej.

Boli vyvinuté funkcie informačnej technológie zamerané na podporu postupov vedenia účtovníctva. Nový systém, označený ako „ABAC“ zahrnuje centrálny účtovnícky systém, ktorý pracuje so softvérom SAP-Enterprise, a pracovné nástroje vytvorené Komisiou pre platobné pohľadávky (faktúry ABAC), pre zmluvy a súvisiace záväzky (zmluvy ABAC) a pre fixné aktíva (aktíva ABAC). Pracovný nástroj pre platby Si2 bol opätovne vyvinutý tak, aby spĺňal požiadavky akruálneho účtovníctva. Mnoho iných útvarov naďalej poskytuje informácie o účtovníctve prostredníctvom prepojenia na ich miestne informačné systémy.

Hlavné činnosti, ktoré boli od 30. júna 2004 ukončené, zahŕňajú:

- rozvoj, testovanie a uvedenie do prevádzky zmlúv ABAC (4. október) a faktúr ABAC (25. október), aby mohli byť pracovníci vyškolení a oboznámení s týmito pracovnými nástrojmi pred januárom 2005;

- rozvoj, testovanie a uvedenie do prevádzky aktív ABAC (14. január 2005);

- testovanie činnosti systému ako celku prostredníctvom multidisciplinárnych pracovných skupín s cieľom poukázať na problémy a ich odstránenia pred januárom 2005;

- zálohovanie starého systému 31. decembra a prechod na nový systém, ktorý bol spustený 10. januára a plne funkčný začiatkom februára, akonáhle boli sprístupnené záväzky prenesené z rozpočtového roku 2004;

- uloženia počiatočných súvah pre predfinancovanie (30 000), pohľadávok, ktoré majú byť zaplatené (7 400) a fixných aktív (74 000).

Centrálny účtovnícky systém bol spustený 10. januára 2005 pre všeobecné účtovníctvo na akruálnom základe, vrátane väčšiny počiatočných súvah, ktoré sú z hľadiska každodennej práce útvarov nevyhnutné, a od tej doby fungoval veľmi spoľahlivo. K 31. januáru 2005 bolo úspešne spracovaných viac ako 32 000 platieb, 10 000 pohľadávok a 1 300 záväzkov.

Jedinú výnimku tvoria zálohové účty a kancelárske vybavenie zastúpení v tretích krajinách ako aj tlačových kancelárií mimo ústredia Komisie, na ktoré bola prenesená finančná zodpovednosť. Tie budú od roku 2005 postupne zahrnuté do centrálneho systému.

5. ZAVEDENIE MODERNIZOVANÉHO ÚčTOVNÍCTVA V ÚTVAROCH KOMISIE

5.1. Príprava počiatočných súvah na rozpočtový rok 2005.

Všetky útvary boli požiadané o pomoc pri vypracovaní zoznamu predfinancovania, záruk, fixných aktív a právnických osôb, ktoré využívajú granty a zmluvy. Vyžadovalo si to preskúmanie súborov, ktoré sa týkali približne 45 000 záväzkov a 74 500 odkazov na bankové účty do konca decembra 2004. Útvary predložili správy o pokroku, ktorý dosiahli k 30. júnu, 30. septembru, 31. októbru a 30. novembru 2004.

Z údajov uvedených v týchto správach ako aj v bilaterálnych zmluvách vyplýva, že približne 95 % činnosti bolo ukončených v stanovenom termíne, pričom zvyšné činnosti sa týkajú prípadov, keď príjemca nepredložil dokumentáciu, ktorá je potrebná na registráciu právnickej osoby, a nemohli sa teda doplniť záznamy o príslušnom predfinancovaní a zárukách. Trom útvarom bolo poskytnuté predĺženie termínu, aby sa s týmito zvyšnými prípadmi zaoberali.

Prakticky všetky útvary predložili k stanovenému termínu veľmi kvalitné súbory, ktoré budú vložené do účtovníckeho systému. Menej ako 1 % záznamov bolo vrátených na korekciu a k neskorému predloženiu úplných súborov, či ich vráteniu, došlo len v prípade troch útvarov. K 31. januáru 2005 bolo spracovaných 76 000 súborov právnických osôb týkajúcich sa externých dodávateľov alebo expertov, 56 000 týkajúcich sa zamestnancov a 30 000 uložených súvah predfinancovania. Termín ukončenia činností týkajúcich sa 22 000 záruk bol stanovený na 31. marca 2005. Všetky príslušné útvary prešli pri spravovaní inventára na aktíva ABAC, s výnimkou zastúpení a tlačových kancelárií, ktoré majú v úmysle uskutočniť tento prechod v roku 2005. Všetky fixné aktíva boli uložené v centrálnom účtovníckom systéme, s výnimkou aktív, ktoré sa týkajú dvoch spoločných výskumných centier, GR TREN a budov, ktoré budú uložené v marci.

GR pre rozpočet požiada všetky útvary, aby overili správnosť a bezchybnosť účtovníctva číselných údajov pri počiatočných súvahách a aby sa presvedčili o úplnosti údajov a vykonali prípadné opravy pred 31. marcom 2005. Vytvorí sa nástroj na zaznamenávanie predfinancovania, ktoré nemožno prideliť k žiadnemu overenému súboru týkajúcemu sa právnickej osoby. Počiatočné súvahy jednotlivých útvarov budú do 30. júna 2005 predložené generálnemu riaditeľovi alebo vedúcemu príslušného útvaru na formálne potvrdenie platnosti.

Okrem uvedených činností boli útvary požiadané, aby priradili všetky uzatvorené záväzky zaznamenané od 1. januára 1999 k právnym záväzkom, aby bolo od tohto dátumu možné určiť finančný vzťah Komisie ku každému subjektu. Táto činnosť by mala byť obmedzená na záväzky vyššie ako 50 000 eur, čo si vyžiada preskúmanie okolo 35 000 ďalších súborov (pri znížení hranice na 13 800 eur by to znamenalo preskúmanie ďalších 25 000 súborov). Spolu s činnosťou spojenou s 30 000 záväzkami, ktoré je ešte stále potrebné priradiť k právnickým osobám, ukončí táto činnosť implementáciu kroku č. 74 administratívnej reformy, ktorý sa týka rozvoja centrálnej databázy zmlúv a zároveň zabezpečí, aby Komisia plnila svoj záväzok, ktorý dala Parlamentu v súvislosti s aférou Eurostat.

5.2. Vývoj miestnych informačných systémov a ich prepojenie na ABAC

Všetky útvary s výnimkou jedného prispôsobili do konca roka 2004 väčšinu svojich informačných systémov požiadavkám akruálneho účtovníctva. Ak nedošlo k ukončeniu vývoja včas, príslušné útvary využívali centrálny systém, aby zabránili omeškaniu pri spracovaní záväzkov a platobných pohľadávok.

5.3. Odborná príprava

Program odbornej prípravy zameraný na budúcich užívateľov systému ABAC a podporovaný vonkajšími expertmi bol spustený 5. októbra 2004. K 31. januáru 2005 bolo zorganizovaných 3 300 účastníckych dní odbornej prípravy, pričom miera spokojnosti postupne vzrástla zo 60 % na 86 %. Všetkým kľúčovým užívateľom systému bolo poskytnuté praktické školenie, zatiaľ čo iní sa so systémom oboznamovali teoretickou formou vo väčších skupinách. Kurzy odbornej prípravy sú navrhované tak, aby sa z nich stali užívateľské príručky a vytvorili základ pre priebežné školiace programy zamerané na budúcich užívateľov. Od jednotlivých útvarov, ktoré využívajú miestne systémy sa očakávalo, že pre užívateľov týchto systémov ponúknu vlastné programy školení. S osobitnými školiacimi programami zameranými na pracovníkov zastúpení Komisie v tretích krajinách sa začne v roku 2005.

6. ZAVEDENIE AKRUÁLNEHO ÚčTOVNÍCTVA OSTATNÝMI INšTITÚCIAMI A AGENTÚRAMI

Komisia vyzvala všetky inštitúcie a agentúry, aby uskutočnili „hodnotenie pripravenosti“ v súvislosti s uplatňovaním nových pravidiel účtovníctva a akruálneho účtovníctva. Na základe analýzy odpovedí a informácií získaných počas zasadnutí sa ukazuje, že každá inštitúcia a agentúra podniká nevyhnutné kroky. Informačné stretnutie účtovníkov všetkých inštitúcií a agentúr sa uskutočnilo v júni a v novembri 2004.

Viacero agentúr a menších inštitúcií využíva pre svoje rozpočtové účty verziu systému Komisie Si2. Komisia listom generálneho tajomníka z 22. júna 2004 súhlasila, že bude pokračovať so sprístupnením systému Si2 aj v roku 2005, a že všetkým subjektom, ktoré si želajú používať moduly ABAC, zaručí ich sprístupnenie, vrátane technických špecifikácií nevyhnutných na prepojenie systému ABAC s ich vlastnými systémami.

Komisia rovnako navrhla, aby si agentúry na využívanie kópií ABAC vytvorili spoločnú informačnú platformu. Toto riešenie, v súlade s odporúčaním Parlamentu, bude cenovo efektívne a zároveň zaručí nezávislosť každej agentúry.

7. budúci vývoj

7.1. Všeobecný rozpočet

V súčasnosti sa vypracováva nový plán pre budúci vývoj informačných technológií (pozri prílohu 4). Zameraný je predovšetkým na zlepšenie užívateľskej prívetivosti systému a funkcie finančného výkazníctva, ako aj na prípravu prvých ročných konsolidovaných účtov. V priebehu roka 2005 je potrebné zjednotiť rozličné pracovné nástroje do jedinej aplikácie na webovom základe (pracovný nástroj ABAC) a vyvinúť nové funkcie (napríklad pre vymáhanie pohľadávok). Na základe ďalšieho plánovaného vývoja by sa mal dosiahnuť dlhodobejší cieľ užšej integrácie miestnych systémov a mali by sa zabezpečiť ďalšie nástroje užívateľskej podpory a finančného riadenia.

7.2. Pôžičky a úvery

Pokiaľ ide o činnosti, ktoré nespadajú do rozpočtu Komisie, pripravuje sa projekt, ktorý by do konca júla 2005 zabezpečil prostredníctvom bankového modulu SAP, CFM integráciu činností v oblasti pôžičiek a úverov, momentálne zaznamenaných v systéme Globus GR ECFIN, do centrálneho účtovníckeho systému.

7.3. Európsky rozvojový fond

V rámci osobitného procesu musí dôjsť i k modernizácií účtov Európskeho rozvojového fondu (EDF), ktoré sú v súčasnosti oddelené od účtov všeobecného rozpočtu.

Na základe spolupráce s Úradom pre spoluprácu EuropeAid (AIDCO) budú pracovné nástroje pre riadenie projektov EDR presunuté zo súčasného účtovníckeho systému EDR (OLAS) do miestneho systému AIDCO (CRIS) a účty EDR budú vedené na akruálnom základe v systéme ABAC. Výhodou tohto riešenia je príprava integrácie EDF do všeobecného rozpočtu a umožnenie realizáciu platieb EDF na základe funkcií vyvinutých pre všeobecný rozpočet.

Informačné technológie, ktoré sú nevyhnutné pre akruálne účtovníctvo, budú zavedené od roku 2006, po ukončení súbežného vývoja systémov ABAC a CRIS. Účty EDF za rok 2005 budú vypracované na základe informácií uvedených v systéme OLAS, upravených za účelom vytvorenia základu pre akruálne účty. Od roku 2006 sa plánuje úplné zosúladenie nového systému ABAC-EDF s požiadavkami akruálneho účtovníctva.

Medzitým budú od februára 2005 platby zo strany EDR realizované na základe účtovníckeho systému všeobecného rozpočtu.

8. ZÁVER

Projekt modernizácie bol uskutočnený v rámci lehoty stanovenej vo finančnom nariadení pre zavedenie účtovníckych systémov všeobecného rozpočtu, ktoré by Komisii poskytli základ pre zosúladenie s medzinárodne uznávanými princípmi účtovníctva. Komisia dosiahla tento cieľ v priebehu dvojročného obdobia, teda za výrazne kratší čas, ako tomu bolo v prípade iných európskych verejných inštitúcií a dodržala tak termín, ktorý jej externí konzultanti a audítori považovali za veľmi ambiciózny. Bez odhodlania a konštruktívnej spolupráce všetkých útvarov by však tento úspech nebolo možné dosiahnuť.

Mimorozpočtové činnosti GR ECFIN budú do centrálneho účtovníckeho systému Komisie zahrnuté do júla 2005. Počas prvých šiestich mesiacov roku 2005 bude účtovanie mimorozpočtových činnosti založené na akruálnom základe, ako tomu bolo i v minulosti. Európsky rozvojový fond bude v roku 2005 využívať systém ABAC pre realizáciu svojich platieb a v roku 2006 pre postupy vedenia účtovníctva.

Účelom projektu z dlhodobého hľadiska je poskytnúť vedeniu útvarov spoľahlivé a úplné informácie týkajúce sa aktív a pasív, za ktoré sú zodpovedné, a o ich finančnom vzťahu s jednotlivými dodávateľmi a zo strednodobého hľadiska o finančnej realizácii viacročných projektov a záväzkov.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

2 | Accounting Standards defined | Accounting | February | 31/08/03 | February | 31/08/03 | Done |

3 | Business events analysed | Accounting | May | 31/01//04 | May | 31/01//04 | Done |

4 | Accounting objectives and control framework updated and issued | Accounting | 01/09/03 | 31/10/03 | 01/09/03 | 31/10/03 | Done |

5 | Draft architecture strategy is defined | IT | February | 15/07/03 | February | 15/07/03 | Done |

6 | Draft user requirements documented | User Req. | March | 30/06/03 | March | 30/06/03 | Done |

7 | Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined | Accounting | 15/07/03 | 31/01/04 | 15/07/03 | 31/01/04 | Done |

8 | Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated | IT/Accounting | 15/07/03 | 15/01/04 | 15/07/03 | 15/01/04 | Done |

9a | Functional architecture proof of concept built and tested | IT | 01/07/03 | 15/10/03 | 01/07/03 | 15/10/03 | Done |

9b | Prototypes completed | IT | 16//10/03 | 31/01/04 | 16//10/03 | 31/01/04 | Done |

10 | Local systems and SI2 adaptation capacity analysed | IT/DG | 15/09/03 | 15/12/03 | 15/09/03 | 15/12/03 | Done |

11 | Consolidated entities identified and informed | Accounting | 01/10/03 | 31/10/03 | 01/10/03 | 31/10/03 | Done |

12 | High-level DG Budget processes defined | Accounting | 01/10/03 | 14/11/03 | 01/10/03 | 14/11/03 | Done |

13 | Data / process gap addressed | IT/Accounting | 15/09/03 | 31/01/04 | 15/09/03 | 31/01/04 | Done |

14 | User requirements finalised | User Req. | 09/07/03 | 30/09/03 | 09/07/03 | 30/09/03 | Done |

15 | Priority gaps are addressed, obsolete systems identified | DG’s | 15/07/03 | 15/01/04 | 15/07/03 | 15/01/04 | Done |

16 | Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 31/07/04 | Done |

16a | Accounting Rules | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 30/06/04 | Done |

16b | CoA | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 30/06/04 | Done |

16c | Accounting Manual | Accounting | 15/11/03 | 30/06/04 | 15/11/03 | 30/06/04 | Done |

17 | Final 2005 IT architecture defined | IT | 20/11/03 | 15/01/04 | 20/11/03 | 15/01/04 | Done |

18 | Implementation plan prepared | IT | 15/07/03 | 02/01/04 | 15/07/03 | 02/01/04 | Done |

19 | Detail DG plans prepared | DG’s | 15/10/03 | 28/02/04 | 15/10/03 | 28/02/04 | Done |

19a | HL DG impact assessment and plans prepared | DG's | 15/10/03 | 15/01/04 | 15/10/03 | 15/01/04 | Done |

19b | Detailed DG plans prepared | DG's | 15/01/04 | 28/02/04 | 15/01/04 | 28/02/04 | Done |

20 | Technical blueprint completed and prototype validated | IT | 03/11/03 | 15/02/04 | 03/11/03 | 15/02/04 | Done |

21 | Integrated Central system validated | IT | 01/02/04 | 31/05/04 | 01/02/04 | 31/12/04 | Done |

22 | Sectorial systems improved, interfaces completed and tested | DG’s | 15/01/04 | 31/12/04 | 15/01/04 | 31/12/04 | Mostly done |

22a | DG's Functional requirements finalised | Accounting/User Req. | 15/01/04 | 15/02/04 | 15/01/04 | 15/02/04 | Done |

22b | Interfaces technical requirements ready | IT | 01/03/04 | 31/05/04 | 01/03/04 | 31/05/04 | Done |

22c1 | Local systems improved and tested | DG's | 01/02/04 | 30/10/04 | 01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done |

22c2 | Interfaces developed and tested | DG's | 01/04/04 | 31/12/04 | 01/04/04 | 31/12/04 | Mostly done |

23 | Manual processes are defined and tested | DG’s | 15/01/04 | 29/09/04 | 15/01/04 | 29/09/04 | Done |

24 | DG Budget processes validated | Accounting | 04/02/04 | 30/06/04 | 04/02/04 | 30/06/04 | Done |

25 | Consolidation | Accounting | 06/01/04 | 27/08/04 | 06/01/04 | 31/12/05 | 60% |

26 | Integration tests performed | IT | 01/06/04 | 31/07/04 | 01/06/04 | 31/12/04 | Done |

27 | User acceptance tests made | IT | 01/09/04 | 30/09/04 | 01/09/04 | 31/12/04 | Done |

28 | Data migration prepared | IT | 05/04/04 | 10/11/04 | 05/04/04 | 31/12/04 | Done |

29 | IT Systems realised | IT | 01/02/04 | 31/08/04 | 01/02/04 | 25/10/04 | Done |

30 | User trainings completed | IT | 01/10/04 | 30/11/04 | 01/10/04 | 31/12/04 | Key users done |

31 | Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised | Accounting | 01/12/03 | 05/11/04 | 01/12/03 | 31/12/05 | Done |

32 | Trainings completed | Project man. | 05/11/03 | 30/11/04 | 05/11/03 | 28.02.05 | In progress |

33 | Closing instructions sent | Accounting | 08/11/04 | 01/12/04 | 08/11/04 | 14/12/04 | Done |

34 | DG’s processes and systems signed off | Accounting | 01/07/04 | 31/12/04 | 01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level |

34a | Local systems signed-off | Accounting | 01/07/04 | 30/11/04 | 01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level |

34b | Interfaces signed-off | Accounting | 30/09/04 | 31/12/04 | 30/09/04 | 31/12/04 | Done at high level |

35 | Final preparation completed | IT | 01/10/04 | 31/12/04 | 01/10/04 | 31/12/04 | Done |

36 | First part of the programme closed | Project Man. | 28/12/04 | 07/01/05 | 28/12/04 | 07/02/05 | Done |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] KOM(2002) 755.

[2] Pre obdobie do 30. júna 2003 - SEK(2003) 790, pre obdobie do 31. decembra 2003 – SEK(2004) 118 a pre obdobie do 30. júna 2004 – KOM(2004) 565, 18.8.2004.

[3] Články 133, 134 a 181 ods. 2, posledný pododsek nariadenia (ES, Euratom) č. 1605/2002 z 25. júna 2002.