10. Závery podpíše predsedníctvo a rozošlú sa členom a pozorovateľom. Ak nie je možné vypracovať návrh záverov do konca príslušného zasadnutia, predsedníctvo zabezpečí ich vypracovanie a rozoslanie do siedmich kalendárnych dní po zasadnutí. Každý člen môže požiadať o opravu do siedmich kalendárnych dní po doručení návrhu záverov. Predsedníctvo zabezpečí rozoslanie konečnej verzie do siedmich dní po uplynutí lehoty na predkladanie pripomienok.

11. Závery zasadnutia nesmú nijako obmedziť rozsah pôsobnosti alebo účinky právnych aktov alebo zmluvy. Neprijmú sa žiadne vyhlásenia alebo závery, ktoré sú v rozpore so záväznými právnymi ustanoveniami. Závery zasadnutí nie sú súčasťou právnych aktov a nemajú ani žiadny normatívny účinok.

VI. SPÔSOBY ČINNOSTI A POSTUPY, KTORÝMI SA MÁ RIADIŤ RIADIACI VÝBOR

Všeobecné ustanovenia

1. Riadiaci výbor prijíma v závislosti od konkrétneho prípadu odporúčania a rozhodnutia (ďalej len „opatrenia“).

Prijatie pravidiel na zabezpečenie fungovania riadiaceho výboru sa považuje za prijatie rozhodnutia.

2. Keď sa opatrenie prijme alebo zmení, bezodkladne ho podpíše predsedníctvo a následne ho sekretariát rozošle všetkým zmluvným stranám.

3. Opatrenia nadobúdajú účinnosť dňom ich prijatia, pokiaľ sa v nich nestanovuje inak.

4. Prijatie alebo zmena opatrení podlieha rovnakému postupu, pokiaľ sa v tomto rokovacom poriadku nestanovuje inak.

5. Každá žiadosť člena alebo sekretariátu o prijatie alebo zmenu opatrenia sa predkladá písomne najneskôr 30 kalendárnych dní pred zasadnutím riadiaceho výboru, na ktorom sa prerokuje.

6. Žiadosť sa zasiela predsedníctvu a jej kópia všetkým členom a sekretariátu. Prikladajú sa k nej relevantné vysvetľujúce poznámky.

7. V riadne odôvodnených prípadoch sa opatrenia môžu prijať alebo zmeniť bez ohľadu na spôsoby a postupy stanovené v odsekoch 4 až 6 tohto oddielu.

Korešpondenčné prijatie opatrení

8. Riadiaci výbor môže v období medzi zasadnutiami prijať alebo zmeniť opatrenia korešpondenčne. Predsedníctvo na žiadosť člena alebo sekretariátu o korešpondenčné prijatie opatrenia alebo z vlastnej iniciatívy po porade a dohode s podpredsedníctvom rozhodne, či je v danej záležitosti oprávnený korešpondenčný postup.

9. Ak predsedníctvo rozhodne, že sa má uplatniť korešpondenčný postup, poverí sekretariát odoslaním žiadosti členom spolu s informáciami, ktoré predsedníctvo po porade a dohode s podpredsedníctvom považuje za potrebné. Predsedníctvo po porade a dohode s podpredsedníctvom spresní aj to, či a prípadne za akých podmienok môžu členovia vykonať zmeny žiadosti.

10. Predsedníctvo po porade a dohode s podpredsedníctvom stanoví dátum a hodinu, dokedy musia byť doručené odpovede, čo však v žiadnom prípade nesmie byť skôr než 10 kalendárnych dní odo dňa odoslania informácií uvedených v odseku 9 tohto oddielu. Predsedníctvo môže vo výnimočných prípadoch, na základe žiadosti alebo z vlastného podnetu, po porade a dohode s podpredsedníctvom predĺžiť lehotu na doručenie odpovedí. Každý člen, ktorý v danom termíne neodpovie písomne vrátane e-mailu, sa považuje za zdržiavajúceho sa hlasovania.

11. Riadiaci výbor sa uznáša jednomyseľne. Jednomyseľnosť sa považuje za dosiahnutú, ak aspoň štyri juhovýchodoeurópske strany a Európska únia hlasovali za príslušné opatrenie a žiadna strana nehlasovala proti.

VII. SPRÍSTUPŇOVANIE INFORMÁCIÍ

1. Pokiaľ sa nerozhodne inak, finalizované dokumenty zo zasadnutí (program, závery atď.) sa zverejňujú na webovom sídle sekretariátu.

2. Právo prístupu k dokumentom riadiaceho výboru sa stanovuje v súlade s článkom 38 ods. 2 a 3 zmluvy.