Tabuľka 10.2 – Kontrola prijatia opatrení na základe pripomienok z predchádzajúcich výročných správ Pripomienky Prijaté opatrenie Ďalšie potrebné opatrenia Preplatenie nákladov na ubytovanie vzniknutých na služobnej ceste Výročná správa za rozpočtový rok 2004, bod 9.6, a výročná správa za rozpočtový rok 2005, bod 10.7: V zmenenom a doplnenom služobnom poriadku, ktorý vstúpil do platnosti 1. mája 2004, sa stanovuje, že náklady na ubytovanie vzniknuté na služobnej ceste sa preplácajú po predložení preukazných dokladov do maximálnej výšky, ktorá je určená pre každú krajinu (článok 13 prílohy VII k služobnému poriadku). V rozpore s týmto pravidlom sa vo vnútorných predpisoch inštitúcií, okrem Súdneho dvora, Dvora audítorov a Európskeho ombudsmana stanovuje paušálna čiastka v rozmedzí od 30 % do 60 % z maximálnej možnej výšky pre zamestnancov, ktorí nepredložia nijaký dôkaz o vzniknutých nákladoch na ubytovanie. Európsky hospodársky a sociálny výbor a Výbor regiónov zmenili a doplnili svoje vnútorné predpisy v decembri 2005 a zabezpečili súlad so služobným poriadkom. Parlament, Komisia a Rada by mali zmeniť a doplniť svoje vnútorné predpisy a zabezpečiť, aby sa náklady na ubytovanie vzniknuté na služobnej ceste preplácali v súlade so služobným poriadkom. Odpovede Európskeho parlamentu Ako už Parlament naznačil vo svojich predošlých odpovediach na pripomienky Dvoru audítorov, čelí značným problémom v súvislosti so služobnými cestami kvôli charakteru svojich činností a ich rozmiestneniu na troch pracoviskách. Uplatňovanie paušálneho systému zohľadňuje právny posudok predložený v tejto súvislosti predsedníctvu Parlamentu a je zamerané na dosiahnutie primeranej rovnováhy medzi požiadavkami regulačného rámca a potrebami vyplývajúcimi z osobitného pracovného prostredia tejto inštitúcie. Okrem toho umožnia zavedené zjednodušené ustanovenia znížiť administratívne náklady, ktoré vznikli spravovaním obzvlášť vysokého počtu služobných ciest. Pozri tiež uznesenie Parlamentu z 24.4.2007 (2) odsek 12 o udelení absolutória za plnenie rozpočtu za rok 2005. Odpovede rady Nové vnútorné pravidlá pre služobné cesty GSR už neustanovujú 30 %-nú paušálnu platbu. Pred nadobudnutím účinnosti (predpokladá sa v októbri 2007) sa tieto pravidlá aj tak budú musieť formálne prekonzultovať so zástupcami zamestnancov. Odpovede komisie Príručka k služobným cestám, t. j. vnútorný predpis prijatý Komisiou, ktorým sa upravujú služobné cesty jej zamestnancov, je v súčasnosti predmetom revízie, aby sa v nej náležite zohľadnila pripomienka Dvora audítorov. Prijatie nových pravidiel sa plánuje na začiatok roka 2008. Systém doplnkového dôchodkového zabezpečenia pre poslancov Európskeho parlamentu Výročná správa za rozpočtový rok 2002, body 9.17 až 9.20, a výročná správa za rozpočtový rok 2005, tabuľka 10.2: Ak má naďalej pokračovať systém doplnkového dôchodkového zabezpečenia pre poslancov Európskeho parlamentu, musí sa preň čo najskôr vytvoriť dostatočný právny základ. Treba stanoviť jasné pravidlá tohto systému, ktoré budú definovať záväzky a zodpovednosť Európskeho parlamentu a účastníkov systému zabezpečenia v prípade deficitu. Systém doplnkového dôchodkového zabezpečenia je spomenutý v článku 27 štatútu poslancov Európskeho parlamentu, ktorý Parlament prijal 28. septembra 2005. Štatút nadobudne účinnosť v prvý deň volebného obdobia Európskeho parlamentu v roku 2009. Neboli stanovené žiadne záväzky a zodpovednosti Európskeho parlamentu ani členov zahrnutých do tohto systému v prípade deficitu. Do prvého dňa volebného obdobia Európskeho parlamentu v roku 2009 nemá štatút právny účinok a nemôže poskytovať právny základ na príspevok Parlamentu do dôchodkového fondu ASBL. Treba stanoviť jasné pravidlá, ktoré budú definovať záväzky a zodpovednosť Európskeho parlamentu a účastníkov systému zabezpečenia v prípade deficitu. Odpovede Európskeho parlamentu Ako Parlament naznačil vo svojich odpovediach na pripomienky Dvoru v súvislosti s rozpočtovým rokom 2005, skutočnosť, že štatút poslancov (článok 27) uvádza, že dôchodkový fond „bude zachovaný aj po nadobudnutí účinnosti tohto štatútu poslancov alebo bývalých poslancov, ktorí už v tomto fonde nadobudli práva alebo budúce nároky“, je jednoznačným uznaním právneho základu dôchodkového fondu vrátanie obdobia pred nadobudnutím účinnosti štatútu. Pracovná skupina zodpovedná za zavádzanie opatrení v súvislosti s implementáciou štatútu poslancov, pokračuje vo svojej práci, okrem iného na návrhoch pravidiel upravujúcich záväzky a rozsah zodpovednosti Parlamentu a poslancov, ktorí sú zapojení do systému v prípade deficitu. Výsledok výzvy na verejnú súťaž, ktorá bola uverejnená v úradnom vestníku s cieľom vykonania nezávislej poistno-matematickej štúdie o dôchodkovom fonde, je k dispozícii a oznámil sa predsedníctvu parlamentu. Štúdia, ktorá sa má začať v blízkej budúcnosti, následne umožní predsedníctvu stanoviť opatrenia zamerané na zaistenie platieb doplnkového dôchodkového zabezpečenia po nadobudnutí platnosti štatútu v roku 2009 a na vypracovanie dohody upravujúcej vzťahy medzi fondom a Parlamentom a ich jednotlivé zodpovednosti. Vyplácanie dodatočnej nevyčerpanej riadnej dovolenky Radou Výročná správa za rozpočtový rok 2004, bod 9.18, a výročná správa za rozpočtový rok 2005, tabuľka 10.2: Dodatočná riadna dovolenka za kalendárny rok, schválená pred 31. decembrom 1997 ako kompenzácia za nadčasy, sa v Rade vypláca pri odchode do dôchodku, ak si úradník dodatočnú dovolenku nevyčerpal. Keďže zamestnanci v kategóriách A a B nemajú nárok na kompenzáciu za nadčasy, tieto platby nie sú v súlade s článkom 56 služobného poriadku. Napriek tomu, že Generálny sekretariát prijal primerané opatrenia na postupné zrušenie nevyužitého náhradného voľna pre úradníkov kategórií A a B poskytnutého do 31. decembra 1997, v roku 2006 sa uhradili platby na kompenzáciu dodatočnej dovolenky, ktorú si úradníci nevyčerpali. Vyplácanie dodatočnej nevyčerpanej riadnej dovolenky by sa malo zastaviť. Odpovede rady Generálny sekretariát Rady si je vedomý stanoviska Dvora audítorov k vyplácaniu nevyužitých starých dní náhradného voľna a úplne súhlasí s poznámkami Dvora; zároveň zdôrazňuje potrebu čo najskôr ukončiť súčasný regularizačný proces. Ako Dvor poznamenal, na tento účel už bol vydaný záväzný pokyn, ktorý má za cieľ elimináciu zostávajúcich dní do roku 2009. Navyše od roku 1997 boli prijaté opatrenia, aby sa zabezpečilo, že táto situácia sa v budúcnosti nezopakuje. Generálny sekretariát sa však domnieva, že povinnosť menovacieho orgánu dodržiavať nadobudnuté práva dotknutých osôb a základné zásady európskeho práva súvisiace s oprávnenými očakávaniami a rovnakým zaobchádzaním znamená, že je potrebné zachovať systém eliminácie dní náhradného voľna poskytovaním pracovného voľna ako aj platieb počas krátkeho prechodného obdobia. Generálny sekretariát v súčasnosti skúma všetky možnosti ešte väčšieho urýchlenia procesu eliminácie zostávajúcich dní vrátane zníženia času prítomnosti na pracovisku, čím sa umožní vyčerpanie týchto dní. Preplácanie cestovných výdavkov zástupcov členov Rady Výročná správa za rozpočtový rok 2005, bod 10.11: Rada zreformovala svoj systém preplácania cestovných výdavkov zástupcov členov Rady rozhodnutím č. 190/2003 s platnosťou od 1. januára 2004. Náhrada sa vyplatí do výšky limitu pevne stanovenej čiastky pridelenej každému členskému štátu. Dvor audítorov zistil, že nový systém výrazne znížil administratívnu záťaž na Radu, ktorá súvisí s úhradou cestovných výdavkov zástupcov, ale aj to, že kontroly právoplatnosti vyhlásení členských štátov pred vyplatením splátky v júli 2005 boli nedostatočné. V správach z vnútorného auditu z februára a novembra 2006 sa uvádzajú problémy ohľadom nejasných pravidiel oprávnenosti a nedostatočných záznamov o účasti na zasadnutiach. Situácia sa v roku 2006 výrazne nezmenila oproti roku 2005. Generálny sekretariát plánuje zlepšiť systém na zaznamenávanie účasti na zasadnutiach. Mali by sa zaviesť ďalšie previerky a kontroly s cieľom zabezpečiť právoplatnosť vyhlásení členských štátov. Odpovede rady Od zavedenia nového systému preplácania cestovných nákladov delegátov členov Rady generálny sekretariát postupne zaviedol prísne kontroly vyhlásení predkladaných členskými štátmi. Ak sa vyskytnú nezrovnalosti alebo chyby, členské štáty sa vyzývajú na vykonanie potrebných opráv a opätovné predloženie svojich vyhlásení. V súčasnosti GSR pracuje na: — revízii rozhodnutia, ktorým sa očakáva najmä objasnenie pravidiel oprávnenosti — nahradení formulárov prítomnosti na pracovisku systémom elektronických kariet. Kontrola rodinných prídavkov Komisiou Výročná správa za rozpočtový rok 2005, bod 10.12: Od zamestnancov, ktorí poberajú príspevok na domácnosť a nemajú nezaopatrené deti, sa nevyžaduje, aby tieto informácie pravidelne aktualizovali. Nenašiel sa dôkaz o tom, že 676 z 1 605 príslušných zamestnancov Komisie v Bruseli bolo vyzvaných, aby potvrdili alebo aktualizovali svoje pôvodné vyhlásenia. Kontroly boli nedostatočné aj v prípadoch, keď štátne príspevky na nezaopatrené dieťa mohli byť vyplatené, a v tom prípade sa mali odčítať od príspevkov vyplatených podľa služobného poriadku. Kontrola rôznych príspevkov sa stále zakladá najmä na dobrovoľnom zaslaní informácií zamestnancami. Napriek tomu v roku 2006 Komisia skontrolovala 231 zo 676 prípadov a plánuje skontrolovať zvyšnú časť prípadov do dvoch rokov. Komisia musí prijať dodatočné opatrenia, aby pravidelne preverovala rodinné prídavky. Odpovede komisie Komisia plánuje dokončiť kontrolu zostávajúcich prípadov do začiatku roku 2008. PMO v súčasnosti pripravuje nový informačný systém IRIS, vďaka ktorému bude dokumentácia postupov a kontrola ich dodržiavania prebiehať výhradne v elektronickej forme. Nový systém sa bude postupne zavádzať od polovice roku 2007 do roku 2009. Oddelenie vnútorného auditu Súdneho dvora Výročná správa za rozpočtový rok 2004, bod 9.21, a výročná správa za rozpočtový rok 2005, body 10.13 a 10.14: Dvor audítorov poznamenal, že vedúci oddelenia vnútorného auditu bol zodpovedný za predbežné preverenie operácií povoľujúcich úradníkov. Tú istú situáciu zaznamenal v súvislosti s rozpočtovým rokom 2005. Takýto spôsob uskutočňovania finančných operácií nie je v súlade s úplnou nezávislosťou, s ktorou by mal vnútorný audítor vykonávať svoje audítorské úlohy podľa zásady uvedenej v článku 86 nariadenia o rozpočtových pravidlách. Vnútorný audítor v druhej polovici roku 2005 vykonal niekoľko špecifických auditov a príslušným oddeleniam zaslal odporúčania. V čase auditu Dvora audítorov však neboli k dispozícii žiadne správy vnútorného audítora. V roku 2006 vedúci oddelenia vnútorného auditu naďalej zodpovedal za predbežné preverenie operácií povoľujúcich úradníkov. Oddelenie vnútorného auditu vydalo dve správy s niekoľkými odporúčaniami, ktoré viedli k výrazným úsporám. Systém dohľadu a kontroly by sa mal preorganizovať, aby sa zabezpečila úplná nezávislosť oddelenia vnútorného auditu.