SPRÁVA KOMISIE RADE ZHRNUTIE SKUPINA EURÓPSKYCH ARCHÍVOV ARCHÍVY V EURÓPE PRED VÝZVAMI DIGITÁLNEJ ÉRY 2. správa Rade o pokroku /* COM/2012/0513 final */





SPRÁVA KOMISIE RADE ZHRNUTIE SKUPINA EURÓPSKYCH ARCHÍVOV ARCHÍVY V EURÓPE PRED VÝZVAMI DIGITÁLNEJ ÉRY 2. správa Rade o pokroku Chronológia V novembri 2005 prijala Rada ministrov odporúčanie o prehĺbení spolupráce v oblasti archívov v Európe[1]. V odporúčaní sa žiada vytvorenie Skupiny európskych archívov zloženej z odborníkov z členských štátov a inštitúcií EÚ, aby sa zabezpečila spolupráca a koordinácia vo všeobecných otázkach súvisiacich s archívmi. Rada ďalej odporúčala rad prioritných opatrení, ktorými by sa Skupina európskych archívov mala zaoberať. V roku 2008 predložila Skupina európskych archívov Rade správu o pokroku v súvislosti s vykonávaním odporúčania z roku 2005[2]. V správe poznamenala, že digitálne vedenie záznamov mení vzťahy medzi archívnymi službami a tvorcami záznamov, ako aj úlohu, ktorú archívy a archivári plnia vo verejnej správe a v spoločnosti. V správe sa dospelo k záveru, že archívne služby by mali podrobnejšie preveriť svoju úlohu a posúdiť dôležitosť existujúcich archívnych konceptov, postupov a procesov. Skupina európskych archívov predkladá štyri roky po svojej prvej správe o pokroku nasledujúcu správu. Správa bola prijatá Skupinou európskych archívov na jej stretnutí v Kodani 30. mája 2012. Spolupráca v oblasti archívov v Európe Skupina európskych archívov založená na začiatku roku 2006 naďalej podporuje a koordinuje spoluprácu medzi archívmi na európskej úrovni, najmä tam, kde to môže priniesť skutočnú pridanú hodnotu. Skupina európskych archívov sa schádza dvakrát do roka. Od druhého polroka 2009 sa zasadnutia organizujú spolu so zasadnutiami Európskej Rady národných archivárov (EBNA) a usporadúvajú v krajine predsedajúcej EÚ. Skupina európskych archívov naďalej poskytuje všeobecné orientačné informácie a usmernenia k vykonávaniu prioritných opatrení stanovených v odporúčaní, konkrétne v týchto oblastiach: Ochrana a predchádzanie katastrofám Európska interdisciplinárna spolupráca v oblasti dokumentov a archívov v elektronickej podobe Vytvorenie a udržiavanie internetového portálu pre archívy v Európe Skupina európskych archívov ďalej posúdila výzvy pre archívy v digitálnej ére, ktoré boli identifikované v správe z roku 2008. Jej zistenia a odporúčania sú uvedené v priloženej správe a zhrnuté ďalej v texte. Archívy v digitálnej ére Rozšírené používanie informačných a komunikačných technológií mení úlohu, ktorú archívy plnia v spoločnosti. Skupina európskych archívov posúdila výzvy, ktoré tieto zmeny pre archívy prinášajú, konkrétne v týchto oblastiach: · Meniaca sa úloha archívov Národné archívy sa aktívne zameriavajú na svoje súčasné a budúce povinnosti v digitálnom svete. Národné archívy budú pracovať na vyvážení svojho poslania a povinností s inými záujmami. Na tento účel sa budú usilovať o užšiu spoluprácu s inými sieťami a orgánmi zodpovednými za správu informácií vrátane agentúr elektronickej verejnej správy. · Prístup do archívov na mieste – prístup online Prístup do archívov v celej Európe sa mení, keďže internetové technológie sa stávajú čoraz rozšírenejšie a archívy ukladajú viac materiálu online. Otázkou je, akú prioritu majú národné archívy venovať rôznym typom prístupu. Archívy musia určiť potreby svojich používateľov, aby definovali vyváženosť medzi službami na mieste a online službami a mohli sa rozhodnúť, ktoré by mali rozvíjať. · Archívy a smernice o opakovanom použití informácií verejného sektora[3] Podpora verejného používania informácií uložených v archívoch je súčasťou poslania národných archívnych inštitúcií. Avšak opakované používanie archívov[4] súkromným sektorom vyvoláva rôzne otázky, akými sú autentickosť údajov, práva duševného vlastníctva, ochrana údajov, politika spoplatňovania a rovnováha medzi verejnými a súkromnými službami. · Digitalizácia Digitalizácia a online publikovanie umožňuje archívom sprístupniť viac materiálu pre akademickú obec, ako aj pre širšiu verejnosť. Uľahčuje to aj opakované používanie informácií z archívov. Sprístupňovanie informácií online však nie je bezplatnou činnosťou a kapacity národných archívov na digitalizáciu ich zbierok môžu byť čiastočne podmienené možnosťami financovania. · Náklady a financovanie Nájdenie primeraných spôsobov financovania digitalizácie má zásadný význam pre otvorenie online prístupu k archívnemu dedičstvu Európy. Archívne inštitúcie sa preto domnievajú, že okrem európskeho programu digitalizácie je dôležité rozvíjať aj spoločný európsky program financovania. Závery Úloha archívov sa mení z dôvodov ich účasti v reťazci modernej informačnej spoločnosti a digitálnych informácií. Nejde tu len o technickú záležitosť, táto skutočnosť je neoddeliteľne spojená so zapojením archívov do elektronickej verejnej správy. Zároveň si archívy zachovávajú viaceré zo svojich tradičných povinností ako správcovia a poskytovatelia informácií a garanti ich autentickosti. Archívy vnímame ako autentické a dôveryhodné zdroje pre spätnú zodpovednosť správnych orgánov. Aby si národné archívy mohli plniť svoje povinnosti, je potrebné zapojiť ich už v ranných fázach životného cyklu dokumentu do vytvárania pravidiel pre digitálnu správu záznamov. Archívy by sa mali viac pričiniť o účasť v riadení obchodných procesov vlád, nie len z technologického hľadiska, ale aj vytváraním nových vízií o samotných archívnych inštitúciách a ich prepojenia s vládou. Digitálne uchovávanie a poskytovanie prístupu k digitálne vytvorenému materiálu sú hlavnými povinnosťami národných archívov. Keďže neustále dochádza k prenosu väčšieho množstva digitálne vytvorených záznamov, treba vytvoriť vhodnú technickú, organizačnú a vedomostnú infraštruktúru, aby bol digitálny materiál trvalo prístupný a bola zabezpečená jeho spoľahlivosť. To si bude vyžadovať značné úsilie archívov, pričom výmena poznatkov a rozvíjanie spoločných stratégií bude mať osobitný význam. Národné archívy si uvedomujú dôležitosť toho, aby bol občanom v celej EÚ zabezpečený online prístup k bohatému archívnemu dedičstvu Európy. Bruselská deklarácia o digitálnom prístupe k archívom z roku 2010[5] zdôrazňuje ich zámer čo najviac využívať na podporu otvoreného prístupu k európskemu archívnemu bohatstvu digitálne technológie. Treba však poznamenať, že to kladie osobitné kvalitatívne požiadavky na popisné informácie a schopnosť archívov zaručiť autentickosť digitálnych záznamov. Archívy v Európe pracujú spoločne na riešení výziev modernej informačnej spoločnosti, aj keď sa snažia pokračovať v plnení svojich tradičných povinností voči vládam a občanom. Archívy sa môžu pochváliť dvadsaťročnou históriou spolupráce v Európe. Budú sa naďalej navzájom od seba učiť a, pokiaľ je to možné, spolupracovať na rozvoji nových noriem, postupov a riešení s cieľom vykonať ďalší krok k tomu, aby sa stali plnohodnotným partnerom v modernej informačnej spoločnosti. Národné archívy preskúmajú možnosti užšej spolupráce, aby dokázali čeliť budúcim výzvam a vytvorili nový koncept pre budúcu spoluprácu. Budú koordinovať svoje úsilie medzi sebou a s inštitúciami EÚ prostredníctvom Európskej rady národných archivárov a Skupiny európskych archívov. Národne archívy sa budú okrem toho usilovať o užšiu spoluprácu s inými orgánmi zapojenými do správy informácií a elektronickej verejnej správy. Cieľom národných archívov je stať sa plnohodnotným partnerom v rozvoji politiky EÚ v oblasti otvoreného prístupu k údajom a online prístupu k informáciám. Rozhodnutia a odporúčania Rozhodnutia (1) Národné archívy budú spolupracovať na vytvorení spoločnej digitálnej agendy pre archívy, ktorá spája európske ciele s národnými cieľmi a iniciatívami. Budú skúmať, ako môžu archívy prispieť k udržateľnosti Nadácie pre európsky portál archívnictva (Archive Portal Europe Foundation) po roku 2015. Skupina európskych archívov bude podporovať spoločnú politiku pre archívy v rastúcom európskom informačnom priestore a bude skúmať, ako si základné hodnoty archívnictva môžu nájsť svoje miesto v novom digitálnom rozvoji. Osobitná pozornosť sa bude venovať interoperabilite, dlhodobej dostupnosti údajov, trvalými identifikátorom, otvoreným údajom a hodnoteniam. (2) Národné archívy budú spolupracovať, aby do roku 2015 sprístupnili online: – hlavné zdroje, ktoré pomáhajú občanom lepšie chápať vzťahy medzi krajinami a verejnými správami v minulosti a pri budovaní Európy, ako aj rozmanitosť národných kultúr, tradícií a identít, – archívne „exponáty“ každého členského štátu, – zbierky k významným historickým udalostiam a výročiam. (3) Národné archívy budú užšie spolupracovať s inými orgánmi, aby zabezpečili, že záujmy archívnictva, ako je uchovávanie informácií a prístup k nim, boli v rovnováhe s inými záujmami, ako je ochrana údajov. Zaväzujú sa napríklad vypracovať v rámci návrhu nariadenia EÚ o ochrane údajov kódex správania pre archívy, ktorý sa prerokuje s inými zainteresovanými stranami. Odporúčania (4) Národné archívy by mali byť partnermi vlád pri stanovovaní noriem správy elektronických záznamov. Budú ďalej spolupracovať vo Fóre DLM s inými organizáciami súkromného a verejného sektora, aby podporili ďalší rozvoj usmernení a noriem ako MoReq2010. (5) Všetci by mali používať spoločné normy pre online služby. Rozvíjajúcu sa úlohu sociálnych sietí a ich možný vplyv na poskytovanie archívnych služieb treba preskúmať. (6) Archívne organizácie by mali spoločne pracovať na prekonaní prekážok a podporovať rozsiahlejšie opakované používanie informácií z archívov. Je treba vypracovať spoločný model vychádzajúci z najlepších postupov v Európe, ktorý možno použiť ako rámec pre archívy, ktoré ešte nemajú postup pre opakované použitie. Model by mal zahŕňať postup, ako získať licenciu na opakované použitie obsahu a zaručovať autentickosť, ako aj možnosť spoplatneného alebo voľného prístupu. Archívy by si mali vymieňať skúsenosti s knižnicami a múzeami a vykonávať ďalší výskum toho, čo potenciálni a skutoční zákazníci hľadajú. Skupina európskych archívov by mala podporovať najlepšie postupy v tejto oblasti a správať sa ako zástanca tohto sektora tým, že upozorňuje na to, akými rozsiahlym informáciami s potenciálnym opakovaným použitím archívy disponujú. (7) Národné archívy by sa mali deliť o svoje poznatky a skúsenosti a vymieňať si informácie o spôsoboch digitalizácie archívneho materiálu. Rozvoj celoeurópskej stratégie vrátane modelov a spoločných noriem digitalizácie by pomohol jednotlivým archívom začať s programom digitalizácie a prispel k väčšej interoperabilite medzi krajinami. Dôležité je aj preskúmať financovanie programov digitalizácie. Mali by archívy zaviesť poplatky za dodatočné služby ako online prístup, a ak áno, v ktorých prípadoch? Skupina európskych archívov by mala vydať odporúčania týkajúce sa digitalizácie pre online prístup a podporovať rozvoj vhodných stratégií. (8) Prenos a uchovávanie rastúceho množstva digitálne vytvorených záznamov si vyžaduje zintenzívnenú spoluprácu a výmenu najlepších postupov a riešení medzi národnými archívmi. Ak je to možné, mali by archívy vypracovať spoločné koncepty a riešenia a zohľadniť pri tom existujúce projekty v tejto oblasti[6]. Je nevyhnutné lepšie kvantifikovať finančné prostriedky potrebné na digitálne vytvorený archívny materiál tak, aby mali archívy lepší prehľad o nákladoch a o tom, ako by mali byť obmedzené rozpočty rozdelené medzi tradičné a digitálne média. Náklady na uchovávanie digitálne vytvorených záznamov by sa mali presnejšie odhadovať, napr. prostredníctvom zlepšených nákladových modelov s cieľom poskytnúť národným archívom lepšie nástroje na prognózu potrebného financovania v priebehu času. [1] Ú. v. EÚ L 312, 29.11.2005, s. 55. [2] Správa Rade o pokroku SEK(2008) 2364; KOM(2008) 500. [3] Ú. v. EÚ L 184, 31.12.2003, s. 90. [4] V decembri 2011 Európska komisia navrhla revíziu smernice o informáciách verejného sektora, na základe ktorej archívy, múzea a knižnice budú patriť do rozsahu pôsobnosti smernice, aj keď ich povinnosti nie sú také rozsiahle ako u iných orgánov verejného sektora. [5] Bruselská deklarácia bola prijatá Európskou radou národných archívov v Bruseli 19. novembra 2010. [6] Napríklad projekty ako PLANETS, PRESTOSPACE a Digital Preservation Europe.