20.

Pokiaľ ide o zistené nedostatky, spoločný podnik F4E by chcel uviesť, že už sa prijímajú opatrenia na ich nápravu, ako je vysvetlené nižšie. Používanie predbežného oznámenia Spoločný podnik F4E schválil v septembri 2012 usmerňujúci dokument, v ktorom je stanovená povinnosť zverejniť predbežné oznámenie pre zákazky s vysokou hodnotou (odhadovaná hodnota zákazky vyššia ako 10 miliónov EUR) a pre zákazky, ktoré povoľujúci úradník považuje za veľmi dôležité. Postup verejného obstarávania, na ktorý odkazuje audítor, sa začal pred schválením tohto postupu. Odhad hodnôt zákaziek Pokiaľ ide o postup verejného obstarávania, v ktorom došlo k 32 % nárastu so zreteľom na pôvodný odhad nákladov, spoločný podnik F4E poskytol audítorom podrobné porovnanie nárastu, ktoré bolo spôsobené najmä dvomi faktormi: čas potrebný na realizáciu pôvodného rozsahu sa prehodnotil, a to viedlo k predĺženiu časového obdobia, a okrem toho sa rozšíril rozsah zákazky. Pokiaľ ide o druhé dva postupy verejného obstarávania, audítorom boli predložené všetky údaje týkajúce sa rozdielov. Spoločný podnik F4E v prípade ostatných postupov a najmä v súvislosti so skupinou súťažných ponúk Tender batch 04 (TB04) súhlasí s tým, že konsolidácia bola na základe dokumentov v spise týkajúcom sa verejného obstarávania zložitá. Je to najmä dôsledok povahy, zložitosti a súm súvisiacich s touto zákazkou, ktoré vedú k obrovskému množstvu dokumentov v spise, ale nie k chýbajúcim alebo neúplným informáciám. Výstupy tretích strán použité v postupoch verejného obstarávania Spoločný podnik F4E na zabezpečenie primeranej akceptácie výstupov dodaných tretími stranami, ktoré pomáhajú vo verejnom obstarávaní, a na zabezpečenie jednotnosti a dodržiavania regulačného rámca vypracuje kontrolný zoznam pre formálne a kvalitatívne aspekty, ktoré musia byť dodržané na zabezpečenie vhodného využívania informácií tretích strán. Zmeny zmlúv Skutočnosť, že povoľujúci úradník spoločného podniku F4E schválil zmeny zmlúv bez začatia nového postupu verejného obstarávania podľa článku 100 ods. 2) písm. f) alebo g) vykonávacích predpisov spoločného podniku F4E, dokazuje, že zmeny zmlúv sa nepovažovali za zásadné. Spoločný podnik F4E však na zamedzenie pochybnostiam zahrnie do formulára žiadosti o zmenu, ktorý je priložený ku konkrétnej žiadosti o zmenu zmluvy pre povoľujúceho úradníka, i) popis histórie zmluvy s osobitným dôrazom na predchádzajúce zmeny a ii) špecifické posúdenie podstatnosti navrhovanej zmeny pôvodnej zmluvy so zreteľom na prípadné predchádzajúce zmeny. Zamestnanci zúčastňujúci sa na postupoch verejného obstarávania a rokovacom mandáte Je síce pravda, že niektorí zamestnanci poskytli na základe žiadosti komisie na vyhodnotenie ponúk svoj príspevok počas hodnotenia ponúk bez toho, žeby ich menovací orgán vymenoval, či už ako členovia komisie na vyhodnotenie ponúk, alebo ako odborníci poskytujúci poradenstvo o konkrétnych aspektoch ponúk, nemá to však žiadny negatívny vplyv. Ako uviedol Dvor audítorov, všetci zainteresovaní zamestnanci podpísali vyhlásenia o dôvernosti a o neexistencii konfliktu záujmov, vzťahuje sa na nich služobný poriadok a poskytli len faktický príspevok na základe žiadosti komisie na vyhodnotenie ponúk. Všetci zainteresovaní zamestnanci boli identifikovaní v spise o pridelení zákazky. Spoločný podnik F4E v súčasnosti vypracováva i) postup a šablónu pre účasť vnútorných odborníkov a ii) na vymedzenie rokovacieho mandátu rokovacieho výboru od povoľujúceho úradníka, v ktorom budú vymedzené hranice na preskúmanie. Oneskorené uzatvorenie súťažného dialógu Ako uznal Útvar pre vnútorný audit v preskúmaní postupu súťažného dialógu na verejné obstarávanie skupiny súťažných ponúk Tender batch 03 – TB03, spoločný podnik F4E je v rámci európskych inštitúcií priekopníkom v používaní tohto typu postupov verejného obstarávania, ktoré sú vhodnejšie pre komplexné trhy, ako je TB04. Oneskorené dokončenie a zverejnenie špecifikácií k verejnej súťaži po ukončení rokovaní odráža vnútorný postup prijímania rozhodnutí, ktorý je potrebný so zreteľom na rozsah zákazky z hľadiska zložitosti a ceny. Takisto treba zobrať do úvahy skutočnosť, že v tomto období bola vianočná prestávka. Pokiaľ ide o čas zmluvy, môže byť dôsledkom uvedeného, ale všeobecnejšie je dôsledkom oneskorenia, ktoré sa nahromadilo v súvislosti s ostatnými zmluvami na budovy ITER.