Oznámenie Komisie Európskemu parlamentu a Rade - Výročná správa o vnútorných auditoch vykonaných v roku 2007 pre orgán udeľujúci absolutórium {SEK(2008) 2361 v konečnom znení} /* KOM/2008/0499 v konečnom znení */





[pic] | KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV | V Bruseli 30.7.2008 KOM(2008) 499 v konečnom znení Oznámenie Komisie Európskemu parlamentu a Rade VÝROčNÁ SPRÁVA O VNÚTORNÝCH AUDITOCH VYKONANÝCH V ROKU 2007 PRE ORGÁN UDEľUJÚCI ABSOLUTÓRIUM {SEK(2008) 2361 v konečnom znení} OBSAH 1. Úvod 4 2. Pracovné prostredie a plán auditu 4 2.1. Pracovné prostredie 4 2.2. Vývoj v procese vnútorného auditu 5 2.3. Implementácia plánu auditu IAS 6 2.4. Prijatie odporúčaní a stanoviská kontrolovaných a zainteresovaných strán 9 3. Hlavné zistenia a odporúčania 9 4. Závery 13 Výročná správa O VNÚTORNÝCH AUDITOCH VYKONANÝCH V ROKU 2007 PRE ORGÁN UDEĽUJÚCI ABSOLUTÓRIUM ÚVOD Táto správa informuje orgán udeľujúci absolutórium o práci, ktorú vykonal útvar pre vnútorný audit Komisie (IAS – Internal Audit Service) v súlade s článkom 86 ods. 4 nariadenia o rozpočtových pravidlách. Je založená na správe IAS podľa článku 86 ods. 3 nariadenia o rozpočtových pravidlách o kľúčových zisteniach auditu a v súlade s odbornými normami o významných rizikách a otázkach kontroly, ako aj o otázkach správy a riadenia spoločností. Táto správa vychádza zo správ IAS dokončených v roku 2007, ktoré obsahujú zistenia a odporúčania IAS. Zameriava sa na audit a poradenskú prácu v súvislosti s generálnymi riaditeľstvami a útvarmi Komisie a výkonnými agentúrami, netýka sa však práce IAS pre iné agentúry alebo orgány. Reakcie Komisie na zistenia a závery vnútorného audítora sú uvedené v súhrnnej správe o výročných správach o činnosti generálnych riaditeľov. V tejto súhrnnej správe, ktorá bola prijatá v rovnakom čase, Komisia vyjadruje stanovisko k prierezovým otázkam, ktoré vzniesol vnútorný audítor, Európsky dvor audítorov a orgán udeľujúci absolutórium, ako aj k problémom, ktoré zistil Výbor pre pokrok v oblasti auditu (APC – Audit Progress Committee) a generálny riaditeľ pre rozpočet vo svojej súhrnnej správe. To znamená, že Komisia nemusí úplne zdieľať určité stanoviská alebo názory uvedené v tejto správe. Tento rozdiel v názoroch je odrazom obvyklého procesu dialógu medzi inštitúciou a jej vnútorným audítorom. PRACOVNÉ PROSTREDIE A PLÁN AUDITU Pracovné prostredie V rámci reformy Komisie sa v roku 2000 zaviedlo 24 noriem vnútornej kontroly a s nimi súvisiacich „základných požiadaviek“. Tieto normy sa revidovali v roku 2007 s cieľom prejsť od dodržiavania noriem k účinnému vykonávaniu, zjednodušiť jazyk a oboznámiť všetkých pracovníkov s normami, ako aj s nefinančnými otázkami. Revidované normy nadobudli účinnosť 1. januára 2008. Od generálnych riaditeľstiev a útvarov sa teraz vyžaduje, aby sa na základe procesu posudzovania rizika rozhodli, ktoré normy chcú uprednostniť, aby sa preukázala ich účinnosť. V druhej správe o pokroku akčného plánu Komisie na vytvorenie integrovaného rámca vnútornej kontroly sa dospelo k záveru, že sa dosiahol pokrok, pokiaľ ide o hodnotenie systémov riadenia a kontroly v štrukturálnych fondoch, vymedzenie a rozdelenie kontrolných povinností v rámci zdieľaného hospodárenia riadení a predkladanie vyhlásení o vierohodnosti v rámci výročných správach o činnosti generálnych riaditeľstiev. Rok 2007 je prvým rokom fungovania finančného rámca na roky 2007 – 2013 s novým kontrolným prístupom v oblasti výskumu a novým plánovacím procesom pre štrukturálne fondy na základe spoločných noriem finančného riadenia, kontroly a hodnotenia (napr. členské štáty musia poskytovať súhrny dostupných auditov a vyhlásení). V roku 2007 účtovník Komisie podpisoval účtovné závierky po prvýkrát podľa zmeneného a doplneného nariadenia o rozpočtových pravidlách[1]. Značný pokrok sa dosiahol vo vývoji informačného účtovného systému založeného na časovom rozlíšení (ABAC − Accrual-Based Accounting System). Zálohové účty delegácií sa v januári 2007 úplne začlenili do systému ABAC, pripravil sa aktualizovaný plán projektu pre migráciu účtov Európskeho rozvojové fondu do systému ABAC a Komisia pracovala na príprave „spustenia systému na ostro“. Komisia okrem toho ďalej vykonávala opatrenia na zaistenie nepretržitosti jej činnosti. Všetky generálne riaditeľstvá Komisie predložili overené plány nepretržitosti činnosti. Niektoré generálne riaditeľstvá už začali testovať svoje individuálne plány. V roku 2007 prebiehalo spoločné komunikačné cvičenie s cieľom zaistiť nepretržitosť činnosti a ďalej sa testoval celkový plán nepretržitosti činnosti. Úsilie sa teraz zameriava na zvýšenie informovanosti, odbornú prípravu a ďalšie cvičenia s cieľom spoločne využívať nadobudnuté poznatky. Zaviedol sa nový dynamický prístup k otázke zabezpečenia proti podvodom[2]. Predchádzajúci proces predbežnej konzultácie o návrhu právnych predpisov zavedený v roku 2001 bude naďalej k dispozícii, ale okrem toho OLAF poskytne Komisii viac informácií, ktoré sú výsledkom jeho vyšetrovacích činností. OLAF vykoná štruktúrovanú a multidisciplinárnu analýzu svojich vyšetrovacích činností, ale pri novej činnosti týkajúcej sa zabezpečenia proti podvodom bude vychádzať aj z veľkého súboru informácií, vrátane zistení útvaru pre vnútorný audit (IAS) a kapacít vnútorného auditu (IACs – Internal Audit Capabilities). IAS mal naďalej plnú podporu podpredsedu Kallasa a Výboru pre pokrok v audite (APC – Audit Progress Committee), čo mu umožnilo zostať nezávislým a objektívnym pri plnení jeho funkcií. V júni 2007 sa prijala revidovaná charta APC. Po odporúčaní uvedenom v správe vnútorného audítora za rok 2006 Komisia vydala vyhlásenie o riadení v 22 jazykoch. Vývoj v procese vnútorného auditu Komisia aktualizovala chartu misie IAS a zaviedla vzorovú chartu pre IACs. Medzi jej hlavné body patrí zodpovednosť, nezávislosť, objektivita a povinnosti. Tým nadväzuje na záver výročnej správy vnútorného audítora za rok 2006, že efektivita a stabilita architektúry vnútorného auditu by sa mala zlepšiť. IAS predloží aj výročné celkové stanovisko k vnútorným kontrolám v Komisii začínajúc rokom 2009, ktorý je konečným rokom súčasného plánovania auditu. Po správe IAS o preskúmaní kvality všetkých kapacít vnútorného auditu (IACs) bol rok 2007 prvým rokom cyklu strategického plánovania auditu na roky 2007 – 2009 so spoločným plánovaním a posudzovaním rizika IACs/IAS v prospech jednotného prístupu k auditu. Tým sa pevne konsoliduje prostredie auditu, posilňuje nezávislosť IACs a ďalej podporuje spolupráca medzi IACs a IAS. Táto spolupráca sa ďalej posilňovala prostredníctvom Auditnet (vzorová charta IAC, audítorské výroky a výročné stanovisko IAC). Začalo sa druhé externé hodnotenie kvality IAS. Dokončí sa v roku 2008 nezávislým stanoviskom, či IAS dodržiava medzinárodne uznávané normy Inštitútu vnútorných audítorov (IIA − Institute of Internal Auditors). Výsledok predbežného hodnotenia bol taký, že IAS väčšinou spĺňa normy IIA, až na riadenie zdrojov (vysoká fluktuácia pracovníkov, rozdelenie funkcií súvisiacich s auditom a funkcií nesúvisiacich s auditom) a kvalitu komunikácie (časové oneskorenie medzi skončením práce v teréne a záverečnou správou; diskusia o zisteniach s kontrolovaným subjektom). V týchto prípadoch IAS spĺňa normy len čiastočne. Vnútorný audítor a pracovníci IAS sa aktívne podieľali na spolupráci medzi ES a OSN v oblasti správy a finančného riadenia. Prispeli aj k stretnutiam odborníkov na medzinárodnej úrovni: svetová konferencia IIA, konferencia zástupcov útvarov Organizácie Spojených národov pre vnútorný audit a multilaterálnych finančných inštitúcií a druhá špecializovaná konferencia pre vnútorných audítorov v strednej Európe. IAS bol zastúpený aj na stretnutí „koordinovaných organizácií“. Výročná konferencia IAS priniesla viac podnetov na zamyslenie, ktoré sa týkali celkového audítorskému výroku. IAS zahrnul do svojho ročného plánu riadenia na rok 2008 podrobný program, aby vydal svoje prvé celkové stanovisko po skončení implementácie strategického plánu auditu na roky 2007 − 2009. Implementácia plánu auditu IAS Strategický plán auditu IAS na roky 2007 – 2009 vypracovaný v úzkej spolupráci s IACs bol schválený Výborom pre pokrok v audite (APC) 2. februára 2007. Pracovný program na rok 2007 bol realizovaný na 95%: v roku 2007 sa dokončilo 68 správ (41 správ o audite, 25 správ o následných opatreniach po audite a 2 listy určené manažmentu). Zhrnutia týchto správ sú uvedené v prílohe. Generálne riaditeľstvo/útvar | Audit | Dátum vykonania | Administratívne a iné podporné systémy | SG/BUDG/REGIO/ EMPL/RTD/ ADMIN/DIGIT/INFSO/ JLS/AIDCO | Proces vydávania vyhlásenia o vierohodnosti v rámci výročnej správy o činnosti | 21. január 2008[3] | ADMIN | Následné opatrenia týkajúce sa riadenia ľudských zdrojov, fáza I | 13. december | BUDG | ABAC – implementácia účtovného systému založeného na časovom rozlíšení | 3. máj | BUDG | Porovnávacia analýza účtovných systémov založených na časom rozlíšení a finančných výkazov vykonávaných Európskou komisiou a niektorými členskými štátmi | 26. apríl | COMM | Preskúmanie nákupu administratívnych budov na Cypre | 14. september | COMM | Osobitná správa o výberových konaniach na prenosové služby na GR pre komunikáciu | 14. december | DGT | Riadenie dopytu po prekladoch | 13. jún | DGT | Následné opatrenia v súvislosti s overením IAS, ktoré sa týka samohodnotenia IAC na GR pre preklady | 14. december | DIGIT | Obstarávanie a dodávka služieb IT na GR pre informatiku | 5. december | EPSO | Následné opatrenia týkajúce sa obmedzeného preskúmania výberového procesu riadeného úradom EPSO | 18. december | ESTAT | Druhý následný audit k hĺbkovému auditu Eurostatu | 9. marec | ESTAT | Obstarávanie a dodávka služieb IT | 20. november | OIB | Správa zmlúv o obstarávaní na OIB | 3. apríl | OIB | Správa zmlúv o obstarávaní budov OIB | 3. apríl | OIB | Následné opatrenia v súvislosti s infraštruktúrou budov riadenou Európskou komisiou | 8. február | OIB | Následné opatrenia týkajúce sa testovania transakcií | 20. apríl | OIB | Hodnotenie určitých štandardov vnútornej kontroly | 4. október | OIL | Správa zmlúv o obstarávaní | 3. apríl | PMO | Kontrola platieb dôchodkov | 7. september | SCIC | Následné opatrenia v súvislosti s overením, ktoré sa týka samohodnotenia IAC na SCIC | 29. november | Vnútorné politiky | COMP | Správa o následných opatreniach po audite kontrol IT | 16. máj | EAC | ABAC – implementácia účtovného systému založeného na časovom rozlíšení v GR EAC/2006 účtovná závierka | 18. júl | EAC | Správa o následných opatreniach v súvislosti s implementáciou ABAC | 18. júl | EACEA | Implementácia finančných tokov pre prevádzkový rozpočet výkonnej agentúry EAC | 19. marec | ENTR | List manažmentu o následných kontrolách | 20. apríl | ENTR | Správa o následných opatreniach týkajúcich sa finančného riadenia siete centier prenosu inovácií (IRC − Innovation Relay Centre) | 23. október | ENTR | Následné opatrenia v súvislosti s overením, ktoré sa týka samohodnotenia IAC na GR ENTR | 18. december | ENV | Monitorovanie implementácie právnych predpisov ES | 22. január | ENV | Druhý následný audit k hĺbkovému auditu GR ENV za rok 2004 | 29. marec | ENV | Riadenie grantov neživotných programov | 18. september | INFSO | Následné kontroly | 20. február | JRC | Druhý následný audit k hĺbkovému auditu JRC za rok 2004 | 21. september | MARKT | Správa o následných opatreniach týkajúcich sa finančného riadenia a finančných tokov na GR MARKT | 18. január | RTD | Správa o následných opatreniach po hĺbkovom audite GR RTD (2003) a audite finančných tokov a finančného riadenia GR RTD (2005) | 16. marec | RTD | Obstarávanie a dodávka služieb IT | 30. november | TAXUD | Obstarávanie a dodávka služieb IT | 18. október | TREN | Správa o následných opatreniach po audite finančného riadenia a finančných tokov GR TREN | 20. marec | TREN | Správa o následných opatreniach po „audite miestneho procesu riadenia IT“ | 7. september | TREN-IEEA | Výkonná agentúra TREN | 30. január | TREN | Následné opatrenia po overení, ktoré sa týka samohodnotenia IAC na GR TREN | 20. december | Štrukturálne opatrenia a spoločná poľnohospodárska politika | AGRI | Miestne systémy IT na GR AGRI začlenené do ABAC | 25. máj | AGRI | Zásahy na poľnohospodárskych trhoch | 23. november | AGRI | Správa o následných opatreniach týkajúcich sa štrukturálnych fondov − EAGGF GUIDANCE | 22. november | EMPL | Predchádzanie podvodom a ich odhaľovanie v štrukturálnych fondoch | 19. december | EMPL | Implementácia programov v nových členských štátoch | 12. december | FISH | Správa o následných opatreniach po audite štrukturálneho fondu – finančný nástroj na usmerňovanie rybného hospodárstva | 20. júl | REGIO | Implementácia programov v nových členských štátoch | 13. november | REGIO | Následná kontrola ERDF − audit vykonávania článku 38 nariadenia Rady 1260/1999 | 14. december | REGIO | Predchádzanie podvodom a ich odhaľovanie v štrukturálnych fondoch | 19. december | Vonkajšie politiky | AIDCO | Oprávnenosť nákladov GR AIDCO v rámci finančnej a administratívnej rámcovej dohody s OSN | 19. jún | AIDCO | Činnosti následnej kontroly | 18. júl | AIDCO | Následný audit financovania mimovládnych organizácií | 31. júl | AIDCO | Finančné riadenie hlavných programov na riaditeľstve D | 20. december | ECHO | Následný audit financovania mimovládnych organizácií | 6. jún | ECHO | Nástroje monitorovania a dohľadu | 23. november | ECHO, ADMIN | List manažmentu týkajúci sa bezpečnostných otázok GR ECHO | 29. november | ELARG | Správa o následných opatreniach po hĺbkovom audite GR ELARG | 15. marec | RELEX | Následný audit k auditu spracovania utajených informácií a komunikácie medzi delegáciami a GR RELEX | 4. júl | TRADE | Implementácia vybraných noriem vnútornej kontroly | 13. jún | Prijatie odporúčaní a stanoviská kontrolovaných a zainteresovaných strán Miera prijatia odporúčaní auditu kontrolovanými subjektmi v roku 2007 bola 99%, pričom 1% odporúčaní bolo zamietnutých. Audity Komisie a výkonných agentúr | Odporúčania | Prijaté | Zamietnuté | % | Spolu | Kritické | 5 | 1 | 2 | 6 | Veľmi dôležité | 111 | 0 | 41 | 111 | Dôležité | 129 | 3 | 49 | 132 | Žiaduce | 20 | 0 | 8 | 20 | % | 99 | 1 | Spolu | 265 | 4 | 269 | Spätná väzba kontrolovaných subjektov k rozsahu a vykonaniu auditu predstavovala priemernú hodnotu 1,86 (predchádzajúce roky: 1,95 za rok 2006 a 1,82 za rok 2005) na stupnici od 1 (najvyššia hodnota) po 4 (najnižšia hodnota). V novom prieskume medzi zainteresovanými stranami si 80,5% z nich myslelo, že IAS má jasnú stratégiu auditu (v porovnaní s predchádzajúcim výsledkom 75%), 82,9% si myslelo, že audity sa vykonávali čestne, objektívne a spravodlivo (85,7% v roku 2006) a 48,8% si myslelo, že odporúčania IAS sú užitočné (predtým 60,7%). Celkove sa však 80,5% (predtým 55,4%) domnievalo, že práca IAS prispieva ku kvalite systémov riadenia a kontroly v Komisii. HLAVNÉ ZISTENIA A ODPORÚčANIA Proces vydávania vyhlásenia o vierohodnosti v rámci výročnej správy o činnosti Pri plnení úloh sa hodnotila účinnosť procesu vydávania vyhlásenia o vierohodnosti v rámci výročnej správy o činnosti, ktorá je kľúčovým prvkom architektúry riadenia Komisie a predstavuje osvedčený postup na celom svete. Úlohy sa týkali šiestich operačných generálnych riaditeľstiev plus štyroch horizontálnych útvarov. Tento proces sa neustále zlepšuje (napríklad, vzájomné hodnotenia a revidované trvalé pokyny). V dôsledku auditu sa na základe návrhov IAS už revidovali trvalé pokyny vydané generálnym sekretariátom: jednoznačnejšie usmernenie k tomu, ako rôzne zložky prispievajú k vierohodnosti výročnej správy, vrátane vysvetlenia, ako stanovisko IAC prispelo k vierohodnosti výročnej správy o činnosti; presné vymedzenie stratégie kontroly; systematické a povinné používanie kľúčových ukazovateľov fungovania kontrolných systémov; zosúladenie so zisteniami Európskeho dvora audítorov (ECA − European Court of Auditors) a vysvetlenie oneskorení pri uskutočňovaní kritických a veľmi dôležitých odporúčaní týkajúcich sa vnútorného auditu. Plánujú sa rozsiahlejšie vzájomné hodnotenia, ktorých cieľom je úplnejšia a dôslednejšia súhrnná správa. Generálne riaditeľstvá môžu vo svojich výročných správach o činnosti informovať o zásadných nedostatkoch nefinančnej povahy, útvar interného auditu však upozornil na obmedzený charakter vyhlásení manažmentu o vierohodnosti, keďže sa netýkajú nefinančných ani systematických povinností. Spracovanie citlivých/tajných údajov a fyzická bezpečnosť Riziká týkajúce sa bezpečnosti údajov si vyžadujú viac pozornosti. IAS vydal odporúčania k formalizovanej politike bezpečnostných previerok a potrebe posilniť kontroly bezpečnosti databáz s cieľom zabrániť akýmkoľvek únikom citlivých informácií alebo prístupu neoprávnených osôb. Vnútorné pokyny niekedy nepodporujú používanie pravidiel Komisie týkajúcich sa klasifikácie údajov a ich presadzovanie nie vždy zodpovedá osobitným bezpečnostným rizikám. Oddelenia uznali, že pravidlá špecifické pre generálne riaditeľstvá týkajúce sa citlivých informácií (ktorých neoprávnené prezradenie by spôsobilo EÚ ujmu) alebo ďalšie otázky bezpečnosti by sa mali koordinovať s ústrednými bezpečnostnými útvarmi, aby sa zabezpečil jednotný prístup k bezpečnosti. V zmysle fyzickej bezpečnosti sa to týka najmä zamestnancov, ktorí v dôsledku povahy svojej práce sú vystavení vysokému riziku v oblasti vonkajšej pomoci. Pokiaľ ide o spracovanie tajných informácií v delegáciách, uskutočnili sa tri kritické odporúčania z predchádzajúceho auditu, aby si delegácie mohli vymieňať tajné informácie elektronicky a aby úplne spĺňali bezpečnostné pravidlá DG-specific rules. Monitorovanie uplatňovania práva ES Oznámenie Komisie o monitorovaní uplatňovania práva ES[4], v ktorom je opísané, aké opatrenie prijme Komisia na zlepšenie uplatňovania práva Spoločenstva, zohľadňuje väčšinu hlavných odporúčaní vydaných IAS v jeho konsolidovanej správe z decembra 2006. Posledný z tejto série auditov sa týkal právnych predpisov v oblasti životného prostredia. Slabé stránky sa zistili pri proaktívnom monitorovaní práva ES. Nemohlo sa zabezpečiť najmä to, aby sa všetky smernice správne a včas transponovali vo všetkých členských štátoch. Najdôležitejšie odporúčania IAS boli zohľadnené v návrhu oznámenia Komisie o uplatňovaní právnych predpisov ES v oblasti životného prostredia a v akčnom pláne špecifickom pre GR, v ktorom je stanovené uskutočnenie všetkých odporúčaní do decembra 2007, okrem dvoch odporúčaní, z ktorých posledné sa má uskutočniť do decembra 2009. Následné kontroly Séria auditov následných kontrol v príbuzných útvaroch v oblasti výskumu sa dokončila auditom GR INFSO. Následne po predložení odporúčaní sa generálne riaditeľstvá príbuzných útvarov v oblasti výskumu rozhodli uskutočniť podrobné akčné plány, ktoré pravidelne monitoruje APC. Ďalšie audity následných kontrol sa uskutočnili v dvoch generálnych riaditeľstvách s cieľom posúdiť dodržiavanie, efektívnosť a účinnosť následných kontrol, ktoré slúžia ako nástroj pre kladné vyhlásenie o vierohodnosti. Boli prijaté a uskutočňujú sa odporúčania týkajúce sa zvýšenia rozsahu následných auditov, začlenenie následných kontrol do kontrolných reťazcov a zvýšené využívanie kľúčových ukazovateľov výkonnosti. Predchádzanie podvodom v štrukturálnych fondoch Po uskutočnení auditov Európskeho sociálneho fondu a Európskeho fondu regionálneho rozvoja sa pre štrukturálne fondy vytvorí v spolupráci s úradom OLAF spoločná stratégia predchádzania podvodom, ktorá sa bude následne hodnotiť každý rok. Zlepší sa tiež kvalita a presnosť informácií o prípadoch podvodu a hodnotenie a monitorovanie kontrol vykonávaných členskými štátmi, pokiaľ ide o podvody, napríklad, zriadením horúcej linky v členských štátoch. Všetky odporúčania boli prijaté s dátumami vykonania do konca roka 2008. Obstarávanie Ako súčasť širšieho auditu obstarávania a dodávky služieb IT v Komisii sa kontrolovali štyri generálne riaditeľstvá vzhľadom na dodržiavanie pravidiel Komisie, účinnosť a efektívnosť. Na troch generálnych riaditeľstvách sa v obmedzenej miere zistili zostatkové riziká; tieto riziká sa týkali nedostatočne presného opisu služieb, ktoré sa majú poskytovať, časového oznamovania zo strany vonkajších poskytovateľov, neskorého začatia postupu na obnovu zmlúv a nedostatočného zaznamenávania výnimiek. Po vykonaní auditu útvarom vnútorného auditu sa vypracoval nový postup na obstarávanie budov, ktorý okrem iného zlepší dokumentáciu procesu rozhodovania, zabezpečí, aby sa v príslušnom štádiu šírili kľúčové informácie, zavedie systém riadenia rizika pre všetky projekty obstarávania budov a začlení dlhodobé strategické riadenie s jasne oddelenými, ale vzájomne pôsobiacimi procesmi vymedzenia a vykonávania politiky. V prípade iných zmlúv, ako sú zmluvy o obstarávaní budov, sa dotknuté generálne riaditeľstvo rozhodlo vypracovať modul s cieľom zabezpečiť účinnú následnú kontrolu krokov v postupe obstarávania, vytvoriť register obsahujúci všetku korešpondenciu týkajúcu sa podnetov a v prípade dôležitých výberových konaní vypracovať strategický dokument, ktorý bude obsahovať analýzu nákladov a výnosov a bude takisto pokrývať potreby. Kontroly platieb dôchodkov V rámci tohto auditu sa hodnotila primeranosť a účinné uplatňovanie systému vnútornej kontroly a riadenia rizík, pokiaľ ide o stanovenie a vyplácanie dôchodkov pracovníkom na dôchodku. Zastaraný počítačový systém spôsobuje, že je nevyhnutné vykonávať ručné kontroly. Hoci sú zavedené primerané kontroly ex ante, v budúcnosti sa budú vykonávať cielené následné kontroly založené na riziku, čím sa obmedzia riziká, napríklad, nesprávnych platieb, straty dokumentov v papierovej forme a nesprávnych ručných úprav. Implementácia ABAC Keďže úvodná fáza ABAC, ktorá je úzko spojená s auditmi Európskeho dvora audítorov (ECA − European Court of Auditors), sa dokončuje, IAS v tejto oblasti obmedzuje svoju audítorskú činnosť. V dôsledku nepriaznivého stanoviska k účtovnej závierke generálneho riaditeľstva EAC za rok 2005 sa vykonal audit účtovnej závierky GR EAC a jeho výkonnej agentúry za rok 2006 (v spolupráci s ECA) a hoci sa zistil mierny nesúlad medzi miestnymi a centrálnymi účtovnými systémami a neúplná dokumentácia, bolo poskytnuté primerané vyhlásenie o vierohodnosti s výhradou. Implementácia ABAC bola tiež predmetom auditov IAC. Výkonné agentúry IAS vykonal audit v dvoch výkonných agentúrach, pričom v obidvoch prípadoch získal primerané záruky, že predložené operačné ciele boli splnené. Niektoré problémy, na ktoré sa upozornilo, sa týkali dodržiavania rozhodnutia Komisie o bezpečnosti informačných systémov a nariadenia o ochrane osobných údajov, postupov týkajúcich sa koncoročných transakcií, zosúladenia a zjednodušenia kontrolných zoznamov a pracovných tokov a jednotného prístupu k následným kontrolám. Ďalšie novovytvorené výkonné agentúry (Výkonná agentúra Európskej rady pre výskum a Výkonná agentúra pre výskum) môžu využívať skúsenosti, ktoré získali existujúce agentúry, pokiaľ ide o najlepší spôsob uskutočnenia všetkých opatrení v počiatočnej fáze. FAFA (Finančná a administratívna rámcová dohoda s OSN) Po minuloročnom audite zameranom na dodržiavanie dohody FAFA a schopnosť získať vyhlásenie o vierohodnosti týkajúce sa čerpania finančných fondov Európskej únie Výbor pre pokrok v audite (APC) vyzval IAS, aby zhodnotil závažnosť zostatkových rizík, najmä pokiaľ ide o nepriame náklady, a v súvislosti s celkovými kontrolami financovania ES/OSN v rámci FAFA a systému finančnej kontroly OSN. V dodatočnej auditnej činnosti sa potvrdilo, že návrh FAFA je primeraný, ale aj, že mechanizmy kontroly sa musia ešte stále účinne a naďalej implementovať. Dotknuté generálne riaditeľstvá uznali všetky odporúčania a prijali už niekoľko iniciatív na zvýšenie využívania kontrolných nástrojov FAFA v prípade priamych a nepriamych nákladov. Finančné riadenie a riadenie grantov Finančné audity sa uskutočnili v oblastiach ázijských delegácií a v prípade environmentálnych programov. Pri audite riadenia hlavných finančných programov v ázijských delegáciách sa zistilo niekoľko oblastí, v ktorých chce manažment dosiahnuť zlepšenie do konca roka 2008: hranice zodpovednosti medzi delegáciami a jednotlivými generálnymi riaditeľstvami by mali byť jasnejšie vymedzené; ústredia by mali delegáciám poskytovať väčšiu podporu a usmernenie, aby sa zabezpečila jednotná a účinná činnosť medzi delegáciami; zlepšené monitorovanie projektov a portfólií a posilnená stratégia v oblasti odbornej prípravy. Pri hodnotení fungovania procesu riadenia grantov v prípade environmentálnych projektov sa zistilo, že je potrebné zlepšiť dokumentáciu kontrol skutočných nákladov príjemcov; zlepšiť stratégiu následnej kontroly, aby sa vzťahovala na menších príjemcov; zabezpečiť včasnosť schválenia technických správ; a vydať osobitné usmernenia k následným kontrolám, ktoré sa uskutočňujú formou subdodávky, ktorú zabezpečujú externé audítorské firmy. Kapacity vnútorného auditu (IACs) vykonali aj značný počet auditov riadenia grantov alebo finančného riadenia. Následné opatrenia Včasné následné opatrenia na základe odporúčaní vyplývajúcich z auditu sú rozhodujúce pre účinnosť vnútorného auditu a pre nepretržité zlepšovanie vnútornej kontroly. Dosiahol sa určitý pokrok, ktorý viedol k poklesu celkového počtu neuskutočnených odporúčaní vydaných pred rokom 2006. Podľa názoru IAS sa uskutočnilo viac než 80% odporúčaní. Kritické a veľmi dôležité odporúčania sa však stále uskutočňujú so značným oneskorením, čo poukazuje na slabé stránky vo vykonávaní akčných plánov generálnych riaditeľstiev, najmä pokiaľ ide o staršie odporúčania. Viac než 25% neuskutočnených kritických a veľmi dôležitých odporúčaní mešká o viac než šesť mesiacov (hoci je to značné zlepšenie v porovnaní s viac než 50% v predošlom roku). V snahe o nápravu tejto situácie IAS navrhol, aby sa generálnych riaditeľstvám/útvarom, ktoré neprijali kroky na uskutočnenie nesplnených kritických a veľmi kritických odporúčaní, pripomenul význam tohto kroku a aby v prípade potreby uviedli aj dôvody omeškania výročných správ o činnosti. APC venuje osobitnú pozornosť následným opatreniam v súvislosti s odporúčaniami a podporil ich uskutočnenie tým, že rozhodol, že predseda APC zašle príslušným komisárom listy, v ktorých ich upozorní na kritické a veľmi kritické odporúčania s oneskorením viac než šesť mesiacov. ZÁVERY Na základe auditov a preskúmaní Komisie, ktoré boli dokončené v roku 2007, a ďalšej súvisiacej práce dospel vnútorný audítor Komisie k týmto záverom (stanovisko Komisie je uvedené v súhrnnej správe o výročných správach o činnosti generálnych riaditeľstiev). Záver IAS č. 1: Celkove sa dosiahol pokrok, sú však potrebné ďalšie zlepšenia V priebehu tohto auditu si IAS všimol ďalšie zlepšenia systémov Komisie v oblasti vnútornej kontroly. Počet kritických odporúčaní vydaných IAS sa znížil z dvanástich v roku 2006 na šesť v roku 2007 a počet auditov s nepriaznivými stanoviskami IAS sa znížil z deviatich v roku 2006 na šesť v roku 2007. Sú však stále potrebné ďalšie zlepšenia, napríklad, v oblasti riadenia grantov, následných kontrol, obstarávania a vykonávania opatrení týkajúcich sa ochrany údajov. Záver IAS č. 2: Bezpečnosť informácií Pre účinné konanie a povesť Komisie má rozhodujúci význam zabezpečenie, aby citlivé informácie, ktoré má Komisia (v ústrediach aj v delegáciách) boli chránené pred neoprávneným prezradením a prístupom. Všetky dotknuté generálne riaditeľstvá a útvary by mali venovať osobitnú pozornosť bezpečnosti informácií a mali by postupovať v koordinácii s bezpečnostným útvarom a vyžiadať si od neho overenie všetkých svojich bezpečnostných opatrení. Záver IAS č. 3: Generálne riaditeľstvá vykonávajúce príslušné politiky majú hlavnú zodpovednosť za predchádzanie podvodom Komisia nedávno prijala nový prístup k otázke zabezpečenia proti podvodom. OLAF zohráva kľúčovú úlohu vo vyšetrovaniach podvodov a prispieva k rozvoju spôsobov boja proti podvodom na základe svojich skúseností. Generálne riaditeľstvá – ako poverení schvaľujúci úradníci − nesú v Komisii hlavnú zodpovednosť za predchádzanie podvodom vo svojej oblasti pôsobnosti (s podporou úradu OLAF) a za následné opatrenia na základe vyšetrovaní OLAFu (vymáhanie, atď.). Záver IAS č. 4: Proces vydávania vyhlásenia o vierohodnosti v rámci výročnej správy o činnosti sa neustále zlepšuje Najvyšším cieľom procesu vydávania vyhlásenia o vierohodnosti v rámci výročnej správy o činnosti a súhrnnej správy je podporiť politickú zodpovednosť komisárov za riadenie Komisie. Základ pre poskytnutie vyhlásenia o vierohodnosti sa zlepší jasnejším vymedzením základných stratégií kontroly podporeným ukazovateľmi pre kľúčové kontroly a lepším „zosúladením“ vyhlásení o vierohodnosti s výsledkami práce ECA. Záver IAS č. 5: Dosiahol sa určitý pokrok v následných opatreniach, niektoré oblasti však zaostávajú Následné opatrenia sa na základe odporúčaní vyplývajúcich z auditu nedávno zlepšili, avšak ich realizácia v niektorých oblastiach ešte stále príliš dlho trvá. Nepretržitú pozornosť si stále vyžadujú aj niektoré otázky vznesené v predchádzajúcich výročných správach, napríklad, stratégia ľudských zdrojov, ktorá je úplne zosúladená s procesom strategického plánovania, a vývoj spoločných služieb a zlepšenie riadenia IT. [1] Nariadenie Rady (ES, EURATOM) č. 1995/2006 z 13. decembra 2006, ktorým sa mení a dopĺňa nariadenie (ES, Euratom) č. 1605/2002 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev, Ú. v. EÚ L 390, 30.12.2006, s. 1. [2] Pozri KOM(2007) 806 zo 17. decembra 2007. [3] Jedna správa na GR. Hoci tieto správy sa dokončili až v januári 2008, väčšina audítorskej práce sa vykonala v roku 2007 a IAS považuje ich výsledky za dosť dôležité, aby už boli oznámené vo výročnej správe za rok 2007. [4] KOM(2007) 502 z 5. septembra 2007.