PRIPOMIENKY DVORA AUDÍTOROV ODPOVEDE KOMISIE

Informácie na podporu vyhlásenia o vierohodnosti

Spoľahlivosť účtov

20. Dočasné účty boli postúpené neskoro dňa 22. júna 2004 (25). V ten deň boli neúplné (26). Konečné účty musia byť predložené najneskôr do 15. októbra 2004 (27). Tieto účty, doplnené správou o finančnom riadení (28), boli po prvý raz uverejnené v Úradnom vestníku Európskej únie. Zistenia v bode II vyhlásenia o vierohodnosti sú založené na nasledovných zisteniach.

21. Čiastka vo výške 27,5 miliónov EUR na príkazy na vymáhanie, ktoré boli vydané, ale ešte neboli zinkasované na konci roka 2003, nepredstavuje celkovú hodnotu pohľadávok. 21.

a) Žiadosti vyplývajúce z projektov (preddavky, ktoré sa majú vymáhať, neoprávnené výdavky atď.) nie sú všetky registrované ústrednými službami Komisie alebo delegáciami. Delegácie často jednoducho uvádzajú ako čiastky výnosov (záporné platby), ktoré dlžné tretie strany v skutočnosti splatili. Okrem toho, neexistujú žiadne iné postupy pre monitorovanie nárokov mimo účty, Komisia nemôže vyčísliť výšku skutočných zistených dlhov v rámci projektov na konci roka 2003 (29). (a) Advances to be recovered are monitored, and this matter is the subject of a chapter in the management report. Careful analysis and monitoring of advances in 2003 enabled EUR 56.2 million to be recovered. From 1 January 2005, accruals-based accounting will make it possible to establish provisions for potential recovery orders.

b) Zo 400 miliónov EUR nezaplatených preddavkov za viac ako 18 mesiacov, ktoré Komisia registrovala, nenaznačila celkovú hodnotu neoprávnených čiastok, ktoré sa majú vymáhať alebo zúčtovať. Dvor audítorov nemôže zistiť, aká časť preddavkov sa preto bude vymáhať a zahrnie sa do dlhu. (b) The Commission would underline the efforts made in 2003. A considerable amount of work was directed towards identifying recoveries of advances and there is very close monitoring of the action to be taken as regards the recoveries.

22. Finančné prostriedky prevedené na EIB v roku 2003 (209 miliónov EUR) a na iné medzinárodné inštitúcie v predchádzajúcich rokoch, ktoré ešte neboli plno využité týmito orgánmi, sa neobjavujú v aktívach v súvahe. 22. The Commission considers that these movements reflect payments to external agents acting on behalf of the Commission. As such, the Commission considers them to be genuine payments and not mere internal treasury movements between accounts controlled by the EDF Accounting Officer. The Commission would also point out that details of the amounts outstanding on these transactions at 31 December 2003 are shown in Table 4.2.3 in the Financial Implementation Report. From 2005 onwards, following the introduction of accruals-based accounting, such transactions (pre-financing paid to intermediaries) will be shown as an asset in the balance sheet, in accordance with the provisions of Article 135(3) of the 9th EDF Financial Regulation.

23. Po predchádzajúcich zisteniach Dvora audítorov Komisia v roku 2003 vykonala inventarizáciu využívania finančných prostriedkov Stabex prevedených na miestne účty prijímateľských krajín. Miestne úhrady z týchto účtov naďalej podliehajú schváleniu delegáciou (pozri body 63–68). Na konci roka 2003 boli informácie získané Komisiou od štátov AKT považované stále za neúplné. Dvor audítorov má za to, že dokonca, aj keď sú výsledky neúplné, Komisia by mala zahrnúť výsledky tejto inventarizácie do svojej správy o finančnom riadení a uviesť podrobnosti v prílohe k správe o finančnej implementácii. 23. The Commission has collected data for 80 % of the countries concerned, covering 97 % of the total amount of Stabex funds in the 7th and 8th EDFs. The Commission intends to include the relevant information related to the Stabex local account in an inventory. The local accounts, although the Commission must co-sign in order to use them, are not the Commission's property. This detailed inventory is therefore to be included in the ‘Report on Financial Management’. Following the recommendation of the Court, a note on this issue is included in the balance sheet for the financial year 2003.

Zákonnosť a správnosť základných transakcií

24. Zistenia vyjadrené v bode III vyhlásenia o vierohodnosti sú založené na analýze systémov dohľadu a kontroly ERF, skúmaní vzorky základných transakcií, analýze ročnej správy o činnosti, a vyhlásení generálneho riaditeľa pre EuropeAid. Hlavné závery sú uvedené nižšie.

Analýza systémov dohľadu a kontrol

Zlepšenie systémov dohľadu a kontrol na úrovni Komisie

Implementácia štandardov vnútornej kontroly

25. V roku 2003 EuropeAid, ktorá je zodpovedná za implementáciu ERF, pokračovala v zavádzaní rôznych štandardov vnútornej kontroly prijatých Komisiou v roku 2001. Štandardy vnútornej kontroly implementujú súčasne delegácie a ústredia súbežne s procesom decentralizácie, ktorý sa nedokončí do konca roka 2004. Na úrovni ústredných oddelení je Dvor audítorov schopný vypracovať nasledovné závery, ktoré sú v princípe založené na výsledkoch analýzy štandardov vnútornej kontroly vykonanej rôznymi oddeleniami Komisie.

26. Každé generálne riaditeľstvo malo zaviesť vhodné kontrolné opatrenia, a hlavne, kde je to potrebné, následnú kontrolu vzorky transakcií. Jednotka následnej kontroly finančného riadenia bola vytvorená v roku 2003 na úrovni EuropeAid. Jej hlavnou úlohou je zisťovať opakujúce sa chyby vo finančnom riadení a systémoch vnútornej kontroly a navrhovať opatrenia na nápravu zistených slabých stránok. Preto asi 1 800 rizikových transakcií bolo vystavených dôkladnej následnej revízii. Revízia sa týkala príkazov na vymáhanie, nezaplatených čiastok, ktoré sa majú vymáhať, nezúčtovaných preddavkov, záruk a kaucií. Významné závery dosiahnuté jednotkou následnej kontroly obsahovali zistenia o kontrolách nezaplatených preddavkov a náhrad. Viac ako 400 miliónov EUR nezaplatených preddavkov za obdobie viac ako 18 mesiacov bolo registrovaných v spojitosti s projektmi ERF. Okrem toho, od rôznych zodpovedných oddelení sa žiadalo, aby sa zaoberali sumou 27,5 miliónov EUR, ktoré je ešte stále potrebné vymôcť. 26. Advance payments are a normal and regular means of ensuring the effective implementation of many aid projects and are monitored.

27. Kontrolné opatrenia sú dopĺňané jednotkou predbežnej kontroly, zriadenou ako dočasné predbežné opatrenie. Existencia samotnej jednotky nevychádza zo štandardov vnútornej kontroly. Začala fungovať v júni 2003 na schvaľovacom riaditeľstve ERF a preskúmala 540 transakcií z celkového počtu 5 261 transakcií (záväzky aj platby). Počas predbežnej procedúry neboli zistené žiadne významné chyby.

28. Okrem týchto dvoch jednotiek existujú iné aktivity súvisiace s kontrolou transakcií, ako napríklad vytváranie kontrolných zoznamov záväzkov a platieb, stretnutia v rámci jednotky a audítorské návštevy delegácií. Všeobecne povedané, kontrola je rozsiahlejšia, než bola, ale ešte stále nebola harmonizovaná. Aby sa zefektívnila, je potrebná koordinácia, aby sa stanovilo, ktorý typ kontroly pokrýva ktorý aspekt zákonnosti a správnosti uskutočnených transakcií. 28. EuropeAid continues to work towards strengthening and rationalising the measures already put in place. To that end, harmonisation (financial guide, centralised ex-post checks, checklists, etc.) was carried out in 2004.

29. V súlade so štandardmi vnútornej kontroly EuropeAid tiež vytvorila potenciál vnútorného auditu. V dôsledku toho, a pokiaľ ide o ERF, bolo v roku 2003 hodnotené zaťaženie delegácií (jedna audítorská návšteva v Mali) a centrál v kontexte decentralizácie, ako aj pre schvaľovacie riaditeľstvo, pokrok dosiahnutý pri implementácii štandardov vnútornej kontroly. Okrem toho bola vykonaná istá hlavná práca, čím sa umožnila identifikácia hlavných rizík a slabých stránok systémov dohľadu a kontroly EuropeAid. Dvor audítorov vo svojej ročnej správe za rok 2002 zdôraznil niektoré z týchto rizík a slabých stránok, hlavne tých, ktoré súvisia s kontrolami skutočnej existencie služieb, práce a dodávok, za ktoré ERF platil. 29. The Commission is aware that the management of EDF credits involves some risks. Setting up improved control and monitoring systems as well as regular audits helps to minimise those risks. In the context of the annual declaration by the Director-General, none of the weaknesses identified was regarded as material. As the Commission stated in its reply to point 30 of the Court's annual report for 2002, it considers that the set of control systems set up for the EDFs ensures the legality and regularity of the underlying operations. This system allows any weaknesses at local authority level to be remedied.

30. Pokiaľ ide o ad hoc informácie týkajúce sa riadenia, správy o riadení vonkajšej pomoci (External aid management reports – EAMR) zostavené na konci roka 2002 (30) boli zavedené v roku 2003. Sú periodickým zdrojom informácií, ktorý umožňuje decentralizovaným delegáciám zaslať ústrediam najdôležitejšie informácie o implementácii, platbách a externých auditoch súvisiacich s najväčšími projektmi. Bol vydaný štandardizovaný formát, ktorý tieto delegácie používajú. Ale v marci 2004 Komisia ešte stále nedostala úplnú sadu EAMR, hoci tieto mali byť predložené do 31. januára 2004. Okrem toho, že poskytujú ústredným oddeleniam občasné informácie o riadení, EAMR sú jedným zo základných prvkov na prípravu výročnej správy a vyhlásenia generálneho riaditeľa. 30. External Assistance Management Reports are one of the information tools used in the management of external aid that devolved delegations send to the EuropeAid Directors responsible (authorising officers by subdelegation) and to the Directorates-General for External Relations and for Development. They constitute one of the information sources used by the Directors to draw up their activity reports for the Director-General. The EAMRs are not, however, used to prepare the annual report and declaration of the Director-General. The instructions given to the delegations state very clearly that producing an EAMR does not relieve a head of delegation from the responsibility for informing the Director concerned in good time of any problems or specific matters for which the Director is responsible as the authorising officer for the appropriations managed by the Delegation.

31. Pokiaľ ide o vykazovanie iregularít, ktoré je jedným zo štandardov vnútornej kontroly, informácie týkajúce sa troch prípadov údajného podvodu prepojeného na ERF (Sierra Leone, Papua Nová Guinea a Dominikánska republika) boli zaslané OLAFu v roku 2003. Delegácie, ktoré sú bližšie k príjemcom, sú vystavené rizikám nepoctivého konania viac než centrálne oddelenia (a lepšie o nich informované). Komisia sa preto musí uisťovať v tom, aby si jej zamestnanci lepšie všímali tieto záležitosti. Realizácia akčných plánov 31. In accordance with the internal control standards, delegations are informed of the procedure to be followed when detecting irregularities or suspected fraud, including the contacts to be made with OLAF. All new members of staff, and those about to be seconded to a delegation, attend compulsory courses to make them aware of the fight against irregularities. This course is also open to all other officials.

32. Okrem implementácie štandardov vnútornej kontroly Dvor audítorov preskúmal aj akčné plány na posilnenie systémov dohľadu a kontrol. Akčné plány sa zaviedli v nadväznosti na ročnú správu o činnosti za rok 2002 generálneho riaditeľa pre EuropeAid, alebo sa o nich rozhodlo s ohľadom na požiadavky zistené v roku 2003.

33. Pokiaľ ide o externé audity, jednotky ústredia poskytujú ad hoc podporu delegáciám a prevádzkovým riaditeľstvám. Navrhli štandardné smernice, aby harmonizovali audity vykonávané mimo firiem vzhľadom na obrovskú väčšinu financovaných projektov. Program auditov na rok 2003 pre ústredie tak učinil opatrenia pre približne 30 auditov týkajúcich sa ERF (nimi boli poverení externí audítori), čo je relatívne veľké číslo v porovnaní s predchádzajúcimi rokmi. Nový nástroj IT (CRIS Audit) bol zavedený na konci roka 2003, ale bol len čiastočne funkčný; umožňuje Komisii monitorovať plánovanie a implementáciu externých auditov. Keďže nástroj nie je prepojený na finančný informačný systém, krytie auditov sa nedá zhodnotiť. Koniec koncov CRIS Audit sa rozšíri na audítorské aktivity všetkých delegácií. 33. Apart from the headquarters audit plan, altogether the plans of the delegations for 2003 covered 192 audits at 1 July 2004. Furthermore, the CRIS audit system was set up in 2004 for the EDFs. There is, however, already a system for reporting audits which includes the information on the audit (terms of reference, order form, mission, draft report, etc.) and the main findings of the auditors.

34. Napriek všetkým týmto zdrojom je stále ťažké stanoviť, aká je úroveň doplnkového uistenia poskytovaného externými auditmi, pokiaľ ide o zákonnosť a správnosť transakcií, ktoré sú základom ERF. Faktom je, že prijatie následných opatrení na zistenia auditu stále nie je veľmi efektívne z dôvodu širokej škály použití, na ktoré sa vzťahujú zistenia rôznych zúčastnených subjektov. Po dosiahnutom pokroku pri štandardizovaní smerníc sa teraz vyžaduje snaha o zabezpečenie, že zistenia auditu budú sledované adekvátnejšie. 34. The level of programming and follow-up of audits corresponds to that of the management of the project that is to be audited, which gives a better yield in terms of exploitation of results. The Commission agrees that progress is needed in following up the conclusions of audits which is why it introduced a follow-up reporting system in 2004.

35. Opatrenie 2, ktoré sa objavuje v syntéze výročných správ o činnosti a vyhlásení generálnych riaditeľov za rok 2001, zabezpečilo analýzu rizík spojených s vonkajšou pomocou. Pracovný dokument popisujúci tieto riziká vypracovala Komisia v roku 2003 (31). Analýza a opatrenia, ktoré odporúča, berú do úvahy rôzne spôsoby, akými sa vonkajšia pomoc implementuje, t. j. na centralizovanej, decentralizovanej alebo spoločnej báze. Tento platný prístup k analýze rizika a riadeniu sa teraz musí uplatňovať na každý nástroj pomoci a druh projektu, aby sa napomohlo posilneniu systémov dohľadu a kontrol. 35. The Commission will take account of the Court's comments.

36. Jednotka zodpovedná za následnú kontrolu finančného riadenia implementovala v roku 2003 špecifický akčný plán, aby zredukovala nezaplatené náhrady vo výške 27,5 miliónov EUR, ktoré sa nakumulovali s ohľadom na projekty a ktoré tretie strany dlhovali ERF. Toto opatrenie umožnilo rozdeliť zodpovednosť za iniciovanie náhrad v tejto oblasti medzi schvaľujúceho úradníka a účtovníka ERF. Zdôrazňuje nedostatok koordinácie medzi schvaľujúcim úradníkom ERF, ako aj ťažkosti Komisie pri uplatňovaní ustanovení, ktorými sa riadia dlhy a náhrady. Okrem toho nebol prijatý žiadny funkčný postup pre zúčtovanie nových príkazov na vymáhanie, ktoré vzniknú v súvislosti s projektmi na rozpočtový rok 2003 a následné roky. 36. In 2003, following the adoption of the specific plan, the services of the authorising officer and the EDF accountant set up a system for following up recovery orders which enabled considerable progress to be made despite the particular difficulties affecting recovery under the EDF, due in particular to the legal requirements and to the functioning of the OLAS computer system. With better coordination and cooperation between the two services, progress was also made with creating new operating procedures for OLAS to facilitate the follow-up and settlement of recovery orders. The setting-up in 2004 of an ex-post transaction control system within EuropeAid will allow the problems of recovery orders to be dealt with in a broader, integrated context of controls that supplement the regular recovery activities carried out by authorising officers by subdelegation. The devolution process, which brings management closer to the work in the field, should also make the management of recovery orders more efficient.

Systémy dohľadu a kontroly v štátoch AKT sú vo všeobecnosti veľmi dobre navrhnuté

37. Systémy dohľadu a kontroly ERF sú založené na partnerstve medzi štátmi AKT a Európskou komisiou. V prípade zmlúv a platieb hlavní partneri sú národní schvaľujúci úradníci (minister financií alebo minister zahraničných vecí) a vedúci delegácie, ktorí sa opierajú o kontroly vykonané inými stranami vrátane technických ministerstiev štátov AKT, jednotiek riadenia programu, kontrol financovaných projektmi a technických asistentov a expertov zvonka, ako napríklad technickými konzultantmi zo súkromného sektora a audítormi.

38. Dvor audítorov vykonal audity na mieste v šiestich štátoch AKT (Keňa, Mali, Mauretánia, Senegal, Papua Nová Guinea a Šalamúnske ostrovy), aby preskúmal systémy dohľadu a kontroly ERF. Pokiaľ ide o Stabex, Dvor audítorov tiež preskúmal na mieste vzorku konečných platieb z miestneho účtu, ktorý dostal finančné prostriedky pre príjemcov programov Stabex.

39. Systémy dohľadu a kontroly pri zmluvách a platbách v navštívených štátoch AKT boli väčšinou dobre navrhnuté. Bolo zistených veľmi málo príkladov nedodržania platnej legislatívy.

40. Pokiaľ ide o výkon systémov dohľadu a kontroly platieb, národní schvaľujúci úradníci v rámci Zmluvy z Cotonou pre schvaľovanie a zúčtovanie výdavkov ERF nie vždy preverili, či oni sami alebo iné subjekty vykonali kľúčové kontroly faktúr. Následne, niektoré kľúčové kontroly neboli vykonané, napr. aby sa zabezpečilo, že práca, dodávky alebo služby boli v zhode s príslušnými zmluvami a že finančné klauzuly zmlúv boli dodržané (pokiaľ ide o cenové úpravy, adekvátnosť záruk, uplatňovanie správnych výmenných kurzov, platbu časti zmluvy v eurách a nie v miestnej mene atď.). Vedúci delegácie, ktorí sú zodpovední za schválenie platobných oprávnení, a preto podnecovali nápravu nedostatkov národných schvaľujúcich úradníkov. V niektorých prípadoch však nekontrolovali spoľahlivosť týchto kľúčových kontrol, inter ali, a pokiaľ ide o využívanie finančných prostriedkov Stabex príjemcami. 40. In most ACP countries, the EDF finances the implementation of support programmes for national authorising officers in order significantly to increase their monitoring control capacity. As part of the devolution process, the delegations have been strengthened to allow them to shoulder their full responsibilities.

41. Jeden pozitívny krok je, že decentralizované delegácie teraz používajú pri schvaľovaní svojich platieb kontrolné zoznamy. Niekedy sa kontroly uvádzajú ako vykonané a bez chyby, pričom sa to nezhoduje s realitou (napr. zmluvný dodávateľ, ktorý nemá platnú bankovú záruku). 41. The use of checklists was set up and formalised in 2002. The Commission is working on controlling the quality of use of the checklists, whilst inspection visits and training for officials have been organised.

42. Ďalšie sledovanie záverov a odporúčaní externých auditov projektov sa líši a je obmedzené v dôsledku chronických omeškaní audítorských správ a administratívneho účelu, ktorý im pridelili delegácie: príliš často audítorské správy jednoducho slúžia ako podporné dokumenty pre uzatváranie projektu alebo pre ďalšie platby na účet záloh, ale nevedú k nevyhnutným úpravám, ktoré sa majú vykonať. 42. The Commission would point out that: (1) A large number of financial audits relating to programme estimates are in fact carried out at the end of an action as they are a prerequisite for the final payment. (2) The financial audits of grant contracts are ordered by the beneficiary of the contract in accordance with the detailed rules set out in the contracts (see also reply to point 34).

43. Pokiaľ ide o Stabex, Komisia sa uviedla do situácie, kde nie je možné, aby kontrolovala celkové použitie finančných prostriedkov, pretože tolerovala neúspech národného schvaľujúceho úradníka zodpovedať za ich použitie, na rozdiel od požiadaviek článku 212 revidovanej Konvencie z Lomé. Podobne, audítorské návštevy Dvora audítorov potvrdili, že účty miestnych bánk, na ktoré boli uhradené finančné prostriedky Stabex, boli použité bez schválenia vedúcim delegácie (Keňa a Mauretánia), alebo že vedúci delegácie schválil pohyby finančných prostriedkov, hoci nebol na (zastaralom) zozname oprávnených signatárov používaných bankou (Senegal). 43. Article 212 provides for a report by the national authorising officer on the use of funds by beneficiary countries. The flow of data received by the Commission was not uniform. For that reason, and on the basis of the Court's recommendations, a comprehensive inventory was launched in 2003 in order to carry out a complete survey of these funds.

Záver týkajúci sa systémov dohľadu a kontroly

44. Systémy dohľadu a kontroly pre ERF pokrývajú široký rozsah mechanizmov a cieľov. Modernizácia týchto systémov a kontrol sa začala počas rozpočtového roka 2003. Bude nevyhnutné počkať, dokiaľ nebudú konsolidované, aby sa zhodnotil ich skutočný prínos k zákonnosti a správnosti základných transakcií. V súčasnom štádiu sa napriek tomu požaduje väčšia koordinácia, aby sa zabezpečilo, že kontroly nie sú zdvojené a že oblasti významného rizika sú pokryté, hlavne tie, ktoré majú formu anomálií, ktoré si všimol Dvor audítorov. Bude sa to týkať uplatňovania kontrol a záverov rôznych kontrolórov Komisie úplne na úrovni delegácie. Toky finančných prostriedkov Stabex musia tiež podliehať vhodnej úrovni vnútornej kontroly. 44. Following these inventories, the Commission is drafting more specific and more detailed guidelines for the utilisation of the Stabex funds in order to ensure better monitoring of the use by beneficiary countries of the funds still available.

Audit transakcií

45. Vzorka 49 platieb bola preskúmaná na základe dokumentácie dostupnej v Komisii v Bruseli, a kde je to vhodné, v delegáciách v štátoch AKT. Okrem toho 37 iných platieb, vrátane zodpovedajúcich individuálnych záväzkov, bolo preskúmaných na mieste v šiestich štátoch AKT vybraných tak, aby sa zistilo, ako fungujú systémy dohľadu a kontroly, hlavne pokiaľ ide o skutočnú uskutočnené práce, dodávky alebo služby pokryté dokumentáciou.

46. Pokiaľ ide o priamu rozpočtovú podporu (pozri bod 19), zákonný rámec ERF ponúka výrazný rozsah interpretácie a výnimiek. Okrem toho, kontroly s ohľadom na zákonnosť a správnosť základných transakcií len overili, že príslušné podmienky boli vhodne zhodnotené. Prvotné posudky, ktoré sa vykonávajú, keď sa finančné záväzky prijímajú, nie sú dostatočne formalizované, pokiaľ ide o všetky kritériá uvedené v článku 61 odsek 2 Zmluvy z Cotonou. Formalizácia tohto druhu je veľmi dôležitá, hlavne pokiaľ ide o transparentnosť, spoľahlivosť a efektívnosť riadenia verejných financií, inak nebude následne možné posúdiť, či sa riadenie zlepšilo, čo je podmienka pre ďalšiu pomoc. Kritériá pre uvoľnenie ďalších finančných prostriedkov zväčša pozostávajú z makroekonomických ukazovateľov, ktoré poskytujú len časť informácií o riadení verejných financií. 46. As regards the adoption of financial commitments, the Commission proposals for financing submitted to the Member States systematically include an assessment of the macroeconomic situation and public finances which, based on the most recent data, analyses the themes and the issue concerned by the criteria in Article 61, paragraph 2. It is designed in principle to provide the information listed in paragraph 3.4 of the Guide for budget support issued in March 2002. It is also useful to restate the major principles governing the release of tranches of budget support: — for fixed tranches, a macroeconomic balance must prevail, verified by the existence of a programme with the Bretton Woods Institutions; — for performance or variable tranches, the indicators are different: indicators linked to results (reflecting the implementation of poverty reduction strategies), general budget performance indicators (implementation rates, payment periods, etc.); process indicators linked to sectoral reforms or the management of public finances. The Commission shares the Court's view of the importance of in-depth, rigorous monitoring of public finances in the countries benefiting from budget support. The public finance analysis framework, comprising 28 indicators and developed with other donors under the Public Expenditure and Financial Accountability project, was tested in a number of ACP countries in 2004 with a view to becoming operational in 2005. Lastly, since 2003, the headquarters of EuropeAid has developed a template for monitoring the management of public finances which allows the Delegations to present quarterly reports on this subject.

Finančné záväzky

47. Podľa článku 17 odsek 2 prílohy IV k Zmluve z Cotonou zmluva o financovaní medzi Komisiou a štátom alebo štátmi AKT musí byť vypracovaná do 60 dní odo dňa rozhodnutia rozhodovacieho orgánu Spoločenstva. Pokiaľ ide o Dvor audítorov, jediný dôkaz, že zmluva o financovaní bola vypracovaná, je, že ju podpísali obe zmluvné strany. Spomedzi vzorky viac ako stovky nových záväzkov v roku 2003, t. j. takmer všetkých finančných záväzkov účtovaných do finančného roka, 82 % pokrývala zmluva o financovaní podpísaná do 60 dní odo dňa rozhodnutia. Zo zostávajúcich 18 % boli 3 % (32) podpísané viac ako 120 dní po dátume prvotného rozhodnutia. Táto situácia je zlepšením v porovnaní s predchádzajúcimi rokmi. Napriek tomu Komisia musí naznačiť, ako mieni zabezpečiť, že budúce zmluvy budú vypracované v lehote 60 dní. 47. Drawing up a financing agreement in 60 days does not mean that the agreement has been signed. However, the Commission acknowledges that by virtue of this rule diligence is required in implementing a financing decision. This in fact occurs in a large majority of cases, as the percentages quoted by the Court indicate. Some 99 % of financing agreements are signed by the Commission within 60 days. The rare exceptions are cases (involving in particular direct budget support) where it emerges after the decision is taken that the conditions for concluding the agreement are no longer fulfilled, so that to maintain sound financial management it is necessary to wait until they have been re-established before continuing with signing.

Individuálne zákonné záväzky

48. Zopár izolovaných a nedôležitých chýb týkajúcich sa individuálnych zákonných záväzkov bolo nasledovných: 48.

a) záväzky na podporu zmlúv sú charakterizované opakovanými chybami: niektoré nie sú k dispozícii a iné sú neúplné alebo sú predložené po konečnom termíne; (a) The Commission has taken steps to improve the monitoring of bank guarantees; a specific module relating to bank guarantees in OLAS has been developed and instructions sent to the delegations. The Commission would point out that the Court has not identified any negative financial impact due to that finding.

b) naďalej existujú prípady, keď ďalšie zmeny zmlúv viedli k tomu, že v skutočnosti konečná čiastka prekročila zákonné limity zmien;

c) niektoré delegácie dodržujú prax podpisovania zmlúv bez uvedenia dátumu ich podpisu alebo bez toho, že by požadovali od zmluvných strán a národného schvaľujúceho úradníka, aby uviedli na zmluvách, ktoré schvaľujú, dátum. Táto anomália sťažuje delegácii zabezpečovanie, že nariadenia sa uplatňujú, keď priamo závisia od dátumu podpisu zmlúv (napr. overenie, že národný schvaľujúci úradník neschválil zmluvu, dokiaľ zmluvná strana neposkytla záruku na realizáciu). (c) The Commission notes that the signature of a delegation endorses a contract. The date of the endorsement therefore does not have the same contractual value as that of the signature of the contractors.

Platby

49. Zopár izolovaných a nedôležitých chýb týkajúcich sa individuálnych zákonných záväzkov sa týkalo: a) platieb, ktoré nie sú v súlade so zmluvnými ustanoveniami (pokiaľ ide o cenu, spôsoby platby a typ a množstvo artiklov); b) úhrady výdavkov, ktoré neboli oprávnené, pretože pre ne nebolo žiadne ustanovenie v zmluve; c) úhrady výdavkov, pre ktoré podporné dokumenty výslovne požadované zmluvou neboli žiadateľom predložené; d) platieb za prácu, tovar alebo služby, ktorých plnenie nebolo potvrdené primeraným predchádzajúcim uistením.

50. Boli zaznamenané iné, častejšie chyby, ktoré sa týkali implementácie postupov; avšak ich potenciálny dosah na skutočnú podstatu platieb je ťažké posúdiť (napr. rozsah úroku za nedoplatky, ak boli platby dodávateľa omeškané). 50. The Commission considers that considerable progress has been made in the last few years in reducing payment delays. It believes that the efforts should be continued and the Court's recommendations adopted.

51. Vytváranie správ po zmluvne stanovených konečných termínoch je častou procedurálnou chybou. Ak sa tieto správy týkajú realizácie projektov, omeškanie často naznačuje slabú stránku vo finančnom riadení projektov. V prípade zmlúv o audite oneskorené zostavenie audítorských správ významne znižuje možnosť pre schvaľujúceho úradníka vykonať efektívne nápravné opatrenie a ďalšie sledovanie. Vo všeobecnosti by mali byť ďalšie platby podmienené týmito správami. 51. As regards the submission of contract reports, it is for the contractors to supply them. The Commission makes every effort to receive them in time. The question of audit reports has already been dealt with in paragraph 42.

52. Niektoré ďalšie anomálie, ktoré ovplyvňujú spracovanie určitých platieb alebo výnosov, dopĺňajú zoznam oblastí vnútornej kontroly ERF, ktoré by sa mali prednostne posilniť: 52.

a) platby z miestnych bankových účtov Stabex, ktoré sa neobjavujú na účtoch Komisie, musia byť napriek tomu spoločne schválené miestnou delegáciou a národným schvaľujúcim úradníkom. Ale niektoré z týchto platieb neboli delegáciou podpísané;

b) bankové úroky vygenerované niektorými pokladničnými účtami nie sú evidované na niektorých účtoch, hoci sa predpokladá, že sa budú priraďovať k zdrojom príslušných projektov. Táto anomália sa dá napraviť prostredníctvom vhodných kontrol odsúhlasenia s bankou. (b) In the case of a programme estimate, it is for the project accountant to enter bank interest in the accounts. External audits allow the Commission to check that accounts are being kept properly in this respect.

Výročná správa o činnosti a vyhlásenie generálneho riaditeľa EuropeAid

53. Výročná správa o činnosti a vyhlásenie pokrývajú aktivity financované zo všeobecného rozpočtu, ako aj aktivity ERF, hoci každá z týchto oblastí podlieha odlišnej finančnej regulácii. Správa cituje ERF v niektorých bodoch, ale o iných nevraví nič, čo sťažuje rozhodovanie sa o tom, ako veľmi môže alebo nemôže bod alebo príslušná výhrada ovplyvňovať ERF (napr. 250 miliónov EUR v zmluvách ovplyvnených výhradami o združeniach mimovládnych organizácií). Aby sa budúce správy dali jednoduchšie čítať, Dvor audítorov by chcel, aby boli informácie a zistenia o ERF prezentované vo výročnej správe a samotnom vyhlásení jasnejšie. 53. The reserve does not affect the EDF inasmuch as all the actions covered by the food aid instrument are financed from resources coming from the Community budget. The annual activity report covers all the activities managed by the authorising officer by delegation and is not intended to provide a breakdown of those data by source of programme financing. The data and the assessment of the control system, as well as the declaration, concern the functioning of the system overall without distinguishing between the budget and the EDF. The report focuses rather on the concept of Activity (ABB) which goes beyond the strict Budget/EDF demarcation. Thus the Activity ‘Relations with the ACP States and the OCT’ covers operations financed by funds from the Budget and the EDF. It should also be noted that a breakdown of data by ABB Activity is provided in a specific section of the Report. The Commission will take account of the wishes of the Court, within the limits of the aims and the format of Annual Activity Reports.

54. Dlhy, ktoré je ešte stále treba zistiť, a správne využívanie finančných prostriedkov Stabex zodpovedajú čiastke, ktorá je, pravdepodobne, významná, pokiaľ ide o kvalitu finančných informácií. Generálny riaditeľ by mal preto vyslovovať výhrady v danom zmysle (pozri bod 21). 54. Once transferred to the beneficiary countries, Stabex funds belong to them and have officially left EDF accounts. The subsequent use made of the funds by the beneficiary country therefore has no formal impact on EDF accounts.

55. Vzhľadom na neúplný charakter výsledkov inventarizácie Stabex (pozri bod 23) generálny riaditeľ nemal v tom čase všetky informácie, ktoré potreboval na vyslovenie záveru vo svojom vyhlásení o používaní zdrojov na špecifikované účely v súlade s princípom správneho finančného riadenia a o zákonnosti a správnosti základných transakcií. 55. Stabex was an instrument for the rapid disbursement of funds and was designed to offset reductions in the export revenues from key agricultural products in the ACP countries. It disappeared with the entry into force of the Cotonou Agreements in April 2003. Thus the last transfers to be carried out concern funds which it had been decided in preceding years to transfer to the beneficiary countries that satisfied the eligibility criteria. No Stabex transfers took place in 2003. The annual declaration by the Director-General concerns 2003. The EDF accounts did not contain any information on the use made of Stabex funds by beneficiary States as, once the funds are transferred to the beneficiaries under the ‘Transfer Agreements’, they belong to those countries and have officially left the EDF accounts. Beneficiary States are required (see reply to paragraph 43) to report to the Commission on the use of these funds; it is then possible for the Commission, after informing the EC-ACP Council of Ministers, to defer the application of decisions on further transfers if the information supplied by the beneficiary State is not deemed satisfactory. On the basis of the information received from the beneficiaries in the past, the Commission has never actually done this. However, as there is no harmonised reporting system to ensure the uniformity of information received by the delegations, the Commission launched an inventory of the funds in 2003 in order to monitor the funds outside the accountings and consolidate all the information available.

Zmeny vo výkone systémov dohľadu a kontroly

56. Všetky vyššie uvedené zistenia budú zahrnuté do tabuľky ukazovateľov, aby sa dali zhodnotiť zmeny vo výkone systémov dohľadu a kontroly (pozri tabuľku 4 ).

Tabuľka 4 – Vyhlásenie o vierohodnosti účtovníctva (DAS) 2003 týkajúce sa ERF: Potenciálne ukazovatele vyplývajúce z audítorských prác 1. KĽÚČOVÉ PRIPOMIENKY – VÝVOJ SITUÁCIE 2001 2002 2003 Pripomienky Odpoveď Komisie Pripomienky Navrhované opatrenia Pripomienky Navrhované opatrenia 1.1. Hospodárenie pokladne Stabex Nedostatočná kontrola V budúcnosti sa už nebude anulovať korešpondencia s bankou týkajúca sa nákupu a predaja cenných papierov Operácie sa výrazne zredukovali, avšak účty jasne neukazujú zisky a straty vyplývajúce z operácií, ani trhovú hodnotu cenných papierov na konci rozpočtového roka Účty by mali jasne ukazovať zisky a straty z operácií, a tiež trhovú hodnotu cenných papierov na konci rozpočtového roka Účty ukazujú zisky a straty (niekedy nie zanedbateľné) z operácií, a tiež trhovú hodnotu cenných papierov na konci finančného roka Požadované opatrenia boli prijaté 1.2. Realizácia pomoci programom štrukturálnych zmien Právny rámec neumožňuje prísne kontroly zákonnosti a regulárnosti, pretože nie vždy sa prísne uplatňuje táto podmienenosť V právnom rámci ERF existujú odchýlky v tomto zmysle Z dôvodu nedostatku informácií o kvalite hospodárenia s verejnými financiami v štátoch AKT sa Dvor audítorov nemôže vyjadriť o použití priamej rozpočtovej pomoci Zlepšenie informovanosti o hospodárení s verejnými financiami v štátoch AKT Komisia poskytla viac informácií o svojom monitorovaní hospodárenia s verejnými financiami v štátoch AKT, predovšetkým vo svojej správe o finančnom hospodárení za rozpočtový rok 2003 Ďalej zlepšovať komunikáciu v týchto dôležitých otázkach 1.3. Operácie s rizikovým kapitálom, ktoré riadi EIB Úroková miera je vyššia ako predpokladá Dohovor z Lomé Myslí, že postupovala správne; avšak po konzultácii s EIB overí správne plnenie dohovoru z Lomé Úrokové miery sú vyššie ako stanovuje Dohovor z Lomé Správne plnenie Dohovoru z Lomé Finančné nariadenie platné pre 9. ERF previedlo riadiacu zodpovednosť za investičnú výhodnosť na EIB Naďalej sa Dvor audítorov k tejto otázke nebude v rámci vyhlásenia DAS vyjadrovať 1.4. Mechanizmy revízie cien V zmluvách nie je zmienka o cenových revíziách Komisia pripomenie tento bod všetkým delegáciám, aby sa predišlo opakovaniu tohto problému Cenové revízie sú naďalej uhrádzané bez jasného zmluvného základu Zlepšenie formulácie a kontroly klauzúl o cenových revíziách v zmluvách Realizácia klauzúl o cenovej revízii i naďalej pôsobí jednorázové problémy Pokračovať v dohľade nad týmto aspektom realizácie zmlúv 1.5. Skutočná úroveň primárnych záväzkov Nadhodnotená v účtoch, pretože sa prostriedky neuvoľňujú Komisia bude pokračovať v úsilí, aby sa zlepšili kontrolné postupy Nie je v účtoch premietnutá presne z dôvodu, že chýba snaha, aby sa pristúpilo k uvoľňovaniu prostriedkov Opatrenia s cieľom zabezpečiť pokračovanie záväzkov a tiež ich rýchlu kontrolu Komisia vykonala hĺbkovú previerku záväzkov, ktoré zostávajú na likvidáciu a ktoré spôsobujú problémy Pokračovať v systematickom preverovaní problematických záväzkov, ktoré zostávajú na likvidáciu 1.6. Revízia rôznych záloh a inkás Bez pripomienok Bezpredmetné Zálohy a vymáhané sumy sa v účtoch nepremietajú spoľahlivo Medzera, ktorú je potrebné odstrániť Revízie záloh starších 18 mesiacov (400 miliónov eur) a inkasovanie vymáhaných súm (27,5 milióna eur) sú na veľmi nízkej úrovni Zlepšiť postup zisťovania, evidencie a sledovania účtovaných záloh a vymáhaných súm 1.7. Správy o čerpaní fondov Stabex a kontrola konečných platieb Prevody Stabex sa účtujú do platieb, a pritom sa ešte k príjemcom nedostali Zlepšiť kvalitu účtovných informácií V účtoch nie je žiadna informácia o čerpaní fondov Stabex Túto medzeru treba zaplniť, pretože Komisia je spoluzodpovedná za čerpanie týchto fondov Komisia nie je schopná overovať čerpanie fondov Stabex (článok 212 z Lomé IV), a bankové prevody nie sú predmetom primeraných schválení Získať všetky správy o čerpaní Stabex od národných povoľujúcich úradníkov a posilniť internú kontrolu bankových prevodov 2. MONITOROVACIE SYSTÉMY A KONTROLY 2001 2002 2003 PRESKÚMANIE FINANČNÝCH AUDITOV Vyskytuje sa (a) Vyskytuje sa (a) Vyskytuje sa (a) 2.1. Referenčné texty nedefinujú jasne povahu neoprávnených výdavkov často často príležitostne 2.2. Správa z auditu nekvantifikuje jasne auditované výdavky, ani sumy oprávnených a neoprávnených výdavkov často často príležitostne 2.3. Nedostatočné opatrenia na inkasovanie neoprávnených výdavkov, ktoré zistili externí audítori často často často SYSTÉMY INTERNEJ KONTROLY V BRUSELI Hodnotenie monitorovacích systémov a kontrol (b) Hodnotenie monitorovacích systémov a kontrol (b) Hodnotenie monitorovacích systémov a kontrol (b) 2.4. Skutočná úroveň realizácie vybraných štandardov internej kontroly uplatňovaných na súvisiace operácie nie je k dispozícii B B/A SYSTÉMY INTERNEJ KONTROLY V ŠIESTICH KRAJINÁCH AKT (33) (34) 2.5. Celkové hodnotenie výberových konaní verejných súťaží nie je k dispozícii B B/A 2.6. Celkové hodnotenie platieb nie je k dispozícii B B/A 2.7. Celkové hodnotenie auditov nie je k dispozícii B B 2.8. Celkové hodnotenie inkasných konaní nie je k dispozícii C C 2.9. Celkové hodnotenie účtovníctva nie je k dispozícii B B/A 2.10. Celkové hodnotenie za všetky navštívené krajiny nie je k dispozícii B B (a) Vyskytuje sa (ako často): zriedkavo príležitostne často (b) Hodnotenie monitorovacích systémov a kontrol: A. Funguje správne; potrebuje pár menších zlepšení B. Funguje, ale zlepšenia sú nevyhnutné C. Nefunguje tak, ako bolo stanovené

KAPITOLA III – PRIJATIE NÁSLEDNÝCH OPATRENÍ K PREDCHÁDZAJÚCIM ZISTENIAM

Zahrnutie ERF do všeobecného rozpočtu

Zhrnutie predchádzajúcich zistení

57. Pri niektorých príležitostiach Dvor audítorov zistil komplikácie a ťažkosti s implementáciou po sebe idúcich ERF a domnieval sa, že možným riešením tohto problému by bolo ich zahrnutie (35). Komisia sa zaviazala predložiť v roku 2003 oznámenie o výhodách a nevýhodách zahrnutia ERF do rozpočtu (35). Pre Komisiu by jeho začlenenie do rozpočtu, ktoré už Európsky parlament dlho odporúčal, predstavovalo riešenie opakujúcich sa prechodných problémov, ktoré sú spojené so zriadením nových ERF; tiež by jej to umožnilo neprerušovanú realizáciu zmlúv uzavretých so štátmi AKT. 57. The Commission does indeed consider that including EDFs in the budget would be a solution to the problems of transition between EDFs but points out that this is not the sole argument in its favour (standard procedures, budgetary transparency, dropping of the negotiation and ratification process, and all the time that takes). See the Commission reply to point 12.

Vývoj situácie

58. Dňa 8. októbra 2003 Komisia prijala oznámenie adresované Rade a Parlamentu nazvané „Smerom k úplnej integrácii spolupráce so štátmi AKT do rozpočtu EÚ“, v ktorom uvádza svoje dôvody v prospech začlenenia. Všetky zúčastnené strany (a hlavne štáty AKT) tejto otázke venujú dôslednú pozornosť. Európsky parlament už prehovoril v prospech rýchleho „rozpočtovania“ ERF (pozri bod 42 správy o činnosti za rok 2002). 58. The Commission has suggested that EDFs be included in the budget on several occasions. In view of the enlargement of the EU and the decisions to be taken on the financial perspective 2007-2013, it would be particularly desirable to incorporate EDFs in the budget from 2007/2008.

Účasť na audite ERF najvyššími kontrolnými inštitúciami štátov AKT

Zhrnutie predchádzajúcich zistení

59. V kontexte predchádzajúcich skúmaní riadenia ERF (36) Dvor audítorov, Parlament a Rada zdôraznili, aké dôležité by vytvorenie a podpora silných, efektívnych a nezávislých najvyšších kontrolných inštitúcií (NKI) mohli byť pri zlepšovaní kvality riadenia verejných financií v štátoch AKT, hlavne audit operácií financovaných ERF. 59-60. Direct support for the Supreme Audit Institutions (SAIs) takes the form of projects not covered by the budget support financing agreements and also of one-off technical assistance operations financed from budget resources for institutional support (budget lines managed in accordance with EDF procedures) which, in each budget support financing agreement, supplement the funds allocated. The Commission has updated the information contained in Annex 6 and included the one-off operations referred to above. Direct support operations, irrespective of financing source, are ongoing in nine countries and being studied in seven others. — where direct support for an SAI is not provided by the Commission, it is often supplied by another donor following consultations in which the Commission is involved. — support for SAIs can also take an indirect form through the incorporation in the financing agreements on the budget support of conditions and/or process indicators to strengthen the status and resources of such institutions, — the Commission also intends, wherever possible, to involve SAIs in the public finance assessments. The Commission intends to present a proposal to systematise and better structure its support for SAIs. It would be delivered under the action plans stemming from the public finance reform programmes running in each ACP country and operated jointly with all the partners involved in the budget support, especially the Member States.

Vývoj situácie

60. Komisia naznačila, že zdieľa toto stanovisko a prepracovala sa k tomu istému záveru, pričom zdôraznila, že vzhľadom na novú a politicky citlivú oblasť prijala gradualistický prístup (37). V odozve na žiadosť Parlamentu o informácie o financovaní ERF pre NKI (38) Komisia v prílohe 5 k svojej správe o finančnom riadení za rozpočtový rok 2003 uviedla zoznam 14 projektov, ktoré zahŕňali hlavne podporu verejných kontrolných orgánov. Dvor audítorov si všimol jasnú hodnotu týchto projektov, ktoré sa predovšetkým týkali posilňovania ministerstiev financií a pri tej príležitosti posilňovania ich štruktúry vnútornej kontroly. Ale len jeden alebo dva sa zameriavali hlavne na posilňovanie NKI.

Monitorovanie finančných prostriedkov Stabex

Zhrnutie prechádzajúcich zistení

61. Dvor audítorov uverejnil zistenia týkajúce sa finančných prostriedkov Stabex pri niekoľkých príležitostiach (39). Vo všetkých týchto zisteniach zdôrazňoval, že neexistovalo vhodné monitorovanie účtov, aby sa umožnilo stanovenie, kde a ako boli tieto finančné prostriedky nakoniec použité. 61. As soon as Stabex funds are first transferred to the recipient countries, they become the property of those countries and are no longer included in the EDF accounts, although the Delegations continue to monitor their use closely. In 2003 the Commission produced an inventory of the funds in order to monitor them by a non-accounting procedure. Stabex has not existed since the 9th EDF and, as the FLEX instrument provided for in the Cotonou Agreement is fully compatible with the standardised EDF system, the problems identified by the Court will not occur again in the future (see Commission reply to point 68).

62. Kancelária pre spoluprácu EuropeAid nedávno zopakovala, že štáty AKT by mohli využívať finančné prostriedky Stabex až po splnení špecifických podmienok a so súhlasom Komisie a že by mali prijať kroky na monitorovanie a podávanie hlásení o situácii (40). 62. On the basis of the analysis of the inventories on the use of Stabex funds at 31 December 2003 sent by the Delegations, more detailed and precise standard procedures and formats will be introduced before the end of the 2004 accounting year and will be fully operational by 2005.

Vývoj situácie

63. V roku 2003 Komisia vykonala inventarizáciu všetkých finančných prostriedkov Stabex, ktoré boli doposiaľ prevedené štátom AKT a ktoré zostali čiastočne nevyužité na bankových účtoch na konci roka 2002. Prostredníctvom týchto informácií, ktoré boli naďalej nekompletné, keď boli predložené konečné účty za rok 2003, Komisia dokázala po prvý raz za tie roky poskytnúť odhad čiastky, ktorá ešte nebola použitá prijímateľskými krajinami – asi 700 miliónov EUR. 63. On the basis of the information supplied (at 1 July 2004) by 80 % of the countries concerned which covers 97 % of total Stabex funds in the seventh and eighth EDFs, there was some EUR 700 million still to be committed by the beneficiary countries at 31 December 2003.

64. Hoci boli tieto finančné prostriedky prevedené prijímateľským krajinám a formálne opustili účty ERF, Komisia naďalej zdieľa zodpovednosť za tieto finančné prostriedky a ponecháva si kontrolu nad ich správnym použitím prostredníctvom žiadosti, aby jej zástupcovia podpisovali konečné platby. Pri príprave vyhlásenia o vierohodnosti Dvor audítorov preskúmal tento špecifický aspekt riadenia Komisie. Finančné prostriedky Stabex sa normálne priraďujú produktívnym investičným projektom v oblasti ovplyvnenej poklesom výnosov z vývozu, ktoré tvoria základ rozhodnutia o prevode (41), niekedy ich však používa spoločná dohoda na podporu operácií bez obvyklého prepojenia na predmetnú oblasť (napríklad 50 miliónov EUR v cieľovej rozpočtovej pomoci pre Keňu, vyčlenených okrem iného na vyrovnanie úhrady platov učiteľov, bolo financovaných z kompenzácie za pokles výnosov krajiny z vývozu kávy). 64. In general, the bulk of Stabex resources were allocated to the target rural populations. In the case of Kenya and the last transfer of EUR 50 million earmarked for targeted budget aid, the measures are specifically aimed at the geographic areas affected by the fall in revenue that is the reason for the Stabex funds in question.

65. Všeobecne povedané, existuje len veľmi malá prísnosť v riadení finančných prostriedkov Stabex a monitorovaní finančných prostriedkov cez účty, ktorá prechádza dlhou cestou smerom k vysvetleniu, prečo Komisia mala také ťažkosti pri znovu získaní kontroly nad účtovnými informáciami o finančných prostriedkoch. Napríklad, úrokový výnos vygenerovaný finančnými prostriedkami sa niekedy neregulárne zaúčtoval a využíval (porovnaj hlavne v Papue Novej Guinee a na Šalamúnskych ostrovoch, kde úrokový výnos nebol zahrnutý do účtov a použil sa na výdavky, ktoré neboli plne vysvetlené). 65. Following the inventories completed in 2003, the Comission is drafting new, more precise and detailed guidelines for the utilisation of Stabex funds in order to improve monitoring and the use of unused funds. As regards the Court's comment on Papua-New Guinea and the Solomon Islands, the Commission has initiated an audit.

66. Komisia v skutočnosti od začiatku venovala primálo pozornosti potrebe minimálneho rámca monitorovania správneho používania finančných prostriedkov Stabex. Delegácie Komisie nemali žiaden referenčný rámec a žiadne smernice na monitorovanie finančných prostriedkov. O jedinej povinnosti, ktorú mali partneri a ktorou bola povinnosť podávať hlásenia o využívaní finančných prostriedkov Stabex – požiadavka, ktorá vždy nebola v praxi zohľadňovaná – sa rýchlo dokázalo, že je v tomto ohľade neadekvátna. 66. The comment of the Court of Auditors should be viewed in the context of the original purpose of Stabex and its totally decentralised management of funds as soon as they have been transferred to the countries. The initial aim of Stabex was to set up a rapid payment mechanism and a flexible system for directly compensating small producers for income lost in the preceding farm year. Although the reference framework was not always very exact in the case of Stabex funds owing to its very specific nature, it was always clear that the rules and procedures of the seventh and eighth EDFs also applied to Stabex. A number of Delegations and national Authorising Officers managed to use the instrument successfully.

67. Teraz je veľmi dôležité, že Komisia začína znovu získavať kontrolu nad týmito operáciami, ktoré sa v niektorých prípadoch dostali do pohybu viac ako pred desaťročím, že prijala všeobecnú stratégiu so svojimi partnermi, aby vyrovnala nevyužité finančné prostriedky raz a navždy. Odsúhlasením vhodného právneho rámca by mohla predvídať využívanie finančných prostriedkov takým spôsobom, aby sa doplnila rozpočtová podpora, ktorú poskytuje prijímajúcim štátom inými spôsobmi. 67. The Commission will make every effort to ensure that all the funds are committed in respect of the beneficiary countries by the end of 2005; budget support will constitute a valuable means of achieving this wherever conditions allow.

68. Komisia bude potrebovať v každom prípade zabezpečiť, že podobné operácie poskytované v rámci zmlúv z Cotonou (FLEX) budú správne riadené a monitorované takým spôsobom, ktorý môže v primeranej lehote dokázať, že predmetné finančné prostriedky boli vhodne použité. 68. The FLEX arrangements provide either for budget aid or, failing that, for additional resources for the programmable part (envelope A) of the 9th EDF. In both cases expenditure is included in the standardised accounting system of the 9th EDF and follows the relevant rules. The problems experienced with Stabex should not arise with FLEX.

KAPITOLA IV – HLAVNÉ ZISTENIA UVEDENÉ V OSOBITNÝCH SPRÁVACH UVEREJNENÝCH DVOROM AUDÍTOROV OD POSLEDNÉHO UDELENIA ABSOLUTÓRIA

Osobitná správa č. 15/2003 týkajúca sa auditu programov mikroprojektov financovaných ERF

69. Asi 2 % pomoci ERF nadobúda formu viacročných programov mikroprojektov, ktoré financujú infraštruktúrne projekty v malej miere. Dvor audítorov preskúmal riadenie a kontrolu vykonávané ústrednými oddeleniami Komisie a v šiestich štátoch AKT (Ghana, Madagaskar, Malawi, Uganda, Zambia a Zimbabwe), kde kontrolu a riadenie vykonávajú delegácie Komisie. Dvor audítorov tiež skontroloval, či boli dosiahnuté ciele programov dosiahnuté.

70. Hlavné zistenia sa týkajú formulovania programov, ich implementácie a konkrétnych výsledkoch dosiahnutých vo vybraných krajinách. Dvor audítorov poskytol pozitívne stanovisko k programom mikroprojektov, napriek tomu uviedol, že: 70. The Commission welcomes the positive view taken by the Court of the multiannual microproject programmes.

a) ústredné oddelenia Komisie majú nedostatočné informácie o týchto programoch a neposkytli delegáciám vhodné usmernenia. Právny štatút jednotiek, ktoré riadia programy v štátoch AKT, nie je vždy jasný. Implementácia programov prostredníctvom „programových odhadov“ môže byť nejasná alebo pomalá. Hoci postupy pri riadení a kontrole sú vcelku uspokojivé, nedostatky pretrvávajú a informačné systémy sú často slabo navrhnuté alebo aplikované; (a) Although in the past the central services have encountered difficulties in monitoring microprojects more closely, they are endeavouring to play an increasingly important role in terms of thematic support and dissemination of good practice and are currently drawing up a general guide for microprojects. Whilst the legal status of the management units is not always clear, their main relations with the national Authorising Officer are nonetheless laid down in protocols or contracts. Projects requiring lengthy preparations can be slow as regards implementation and disbursement of funds but have the advantage of fostering better understanding of projects by local authorities, which then have a better insight into the spirit of the projects. The 9th EDF now includes adequate provisions for improving the reliability and effectiveness of the management of the ‘programme estimates’. The EuropeAid Cooperation Office has now finished drawing up a register of ongoing microprojects and those completed since January 2003.

b) hoci sú ťažkosti s presným meraním dosahu podhodnotené, skutočnosť, že mikroprojekty sú pre dotknuté spoločenstvá užitočné, je všeobecne potvrdzovaná a overiteľná. Zdá sa, že podmienky, ktoré majú dosah na trvalú udržateľnosť projektov, sa dodržali, ale môžu byť ovplyvnené slabými stránkami miestnych orgánov. (b) The Commission attaches considerable importance to strengthening institutional capacities at all levels with a view to promoting the sustainability of results. Local administrations and municipalities are encouraged as much as possible to support the process of ownership and the sustainability of results.

71. Po svojom audite Dvor audítorov odporúča, aby Komisia: 71. In its replies, the Commission agrees with the greater part of the Court's observations and recommendations and explains how it intends to implement the Court's main recommendations. The EuropeAid Cooperation Office plans to:

a) zlepšila organizáciu svojich ústredných oddelení s cieľom komplexnejšie využívať túto formu spolupráce; (a) play a greater support role;

b) poskytla delegáciám presné a konzistentné smernice, ktoré sú vhodné pre mikroprojekty, vykonávala väčšiu kontrolu nad riadiacim systémom a poskytla mu lepší právny rámec, aby sa dala implementácia programu monitorovať jednoduchšie; (b) translate best practice into a detailed guide and ensure that programme management is more reliable and effective;

c) zabezpečila, že realizácia programov umožní monitorovanie cyklu projektov a časových obmedzení rešpektovaných v súlade s prioritnými očakávaniami dotknutých spoločenstiev; (c) as far as possible, involve local authorities and municipalities in projects in order to improve efficiency and ensure that results are sustainable. The provisions of the Cotonou Agreement enable the decentralised stakeholders to play a more important role in this area;