[pic] | KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV | Brusel, 7.6.2006 KOM(2006) 279 v konečnom znení OZNÁMENIE KOMISIE RADE A EURÓPSKEMU PARLAMENTU Výročná správa o vnútorných auditoch vykonaných v roku 2005 pre orgán udeľujúci absolutórium (článok 86 ods. 4 nariadenia o rozpočtových pravidlách) {SEC(2006)725} OBSAH 1. Úvod 3 2. Pracovné prostredie a pracovný program IAS 3 2.1. Pracovné prostredie 3 2.2. Vývoj vnútorného auditu 4 2.3. Implementácia pracovného programu IAS 4 2.4. Prijatie práce vnútorného auditu 7 3. Zistenia 8 3.1. Vonkajšie prostredie 8 3.2. Plánovanie, procesy a systémy 10 3.3. Ľudia a organizácia 11 3.4. Zákonnosť a správnosť 12 4. Závery 13 ÚVOD Vnútorný audit je odborný, objektívny a nezávislý konzultačný útvar v rámci organizácie, ktorý zabezpečuje vierohodnosť. Jeho cieľom je pomôcť organizácii lepšie dosahovať ciele nepretržitým zlepšovaním spôsobu, akým funguje. Táto správa informuje orgán udeľujúci absolutórium o práci, ktorú vykonal útvar pre vnútorný audit (IAS) Komisie v roku 2005 v súlade s článkom 86 ods. 4 nariadenia o rozpočtových pravidlách (FR). Je založená na správe útvaru pre vnútorný audit (IAS) podľa článku 86 ods. 3 FR o kľúčových zisteniach auditu a v súlade s odbornými normami o „významných rizikám a otázkach kontroly, otázkach správy a riadenia spoločností...“[1]. Táto správa je založená na audítorskej práci a poradenských činnostiach IAS v roku 2005. Čerpá tiež z práce oddelení vnútorného auditu (IAC) generálnych riaditeľstiev, prostredníctvom správ IAS o práci IAC predkladaných dvakrát ročne. Správa sa nezaoberá audítorskou prácou IAS vykonávanou pre agentúry Spoločenstva[2]. Reakcie Komisie na zistenia a závery vnútorného audítora sú uvedené v súhrnnej správe o výročných správach o činnosti generálnych riaditeľov. V tejto súhrnnej správe, ktorá bola prijatá v rovnakom čase, Komisia vyjadruje stanovisko ku komplexným otázkam, ktoré vzniesol vnútorný audítor, Európsky dvor audítorov, orgán udeľujúci absolutórium, alebo ku problémom, ktoré zistil Výbor pre pokrok v oblasti auditu a generálny riaditeľ pre rozpočet vo svojej súhrnnej správe. To znamená, že Komisia nemusí úplne zdieľať určité stanoviská alebo názory uvedené v tejto správe. Tento rozdiel v názoroch je odrazom obvyklého procesu dialógu medzi inštitúciou a jej vnútorným audítorom. Pracovné prostredie a PRACOVNÝ PROGRAM IAS Vnútorný audit v Komisii sa uskutočňuje v rýchlo sa vyvíjajúcom prostredí; vo vývoji systému riadenia a kontroly v Komisii v roku 2005 sa odrazili aj určité závery vnútorného audítora uvedené v jeho správe z roku 2004. Pracovné prostredie Implementácia nového účtovného systému je pre Komisiu, jej útvary a kontrolné orgány významným krokom vpred.[3] Plánovaným podpisovaním účtov účtovníkom sa rieši jeden dôležitý rozpor týkajúci sa zodpovednosti. Účtovník potrebuje jasné splnomocnenie na prevzatie tejto zodpovednosti, najmä na vykonávanie kontrol hodnovernosti (bez spochybnenia primárnej zodpovednosti povoľujúcich úradníkov za transakcie). Komisia zriaďuje prvé výkonné agentúry, ktoré prevezmú úlohy spojené s implementáciou programu. Cieľom je znížiť náklady a riziká spojené s kontrolou, ktoré existovali v skorších externalizačných prístupoch, a zvýšiť špecializáciu. V prípade IAS by sa zvláštna pozornosť mala venovať komplexnému preneseniu právomocí a hierarchii, ako aj problémom s riadením, medzi ktoré patria administratívne záväzky, prijímanie pracovníkov, odborná príprava atď. Rozdelenie zodpovedností za odsúhlasovanie rozpočtu spôsobuje, že úloha vnútorného auditu sa stáva zvlášť zložitou. Riadenie rizika je stanovené tak, aby bolo pevne zakotvené v cykle plánovania, predkladania správ a rozdeľovania zdrojov v Komisii.[4] Bude potrebné, aby implementácia prešla z úrovne GR k plánovanému hodnoteniu a riadeniu rizík v skupinách útvarov a podľa názoru IAS napokon v celej Komisii. IAS zastáva názor, že úplné zapojenie komisárov do hodnotenia politických rizík by umožnilo lepšie celkové riadenie rizík, a takto zlepšilo plánovanie, rozdeľovanie zdrojov a realizáciu politiky. Diskusia medzi inštitúciami o cestovnej mape k integrovanému rámcu vnútornej kontroly sa zameriava na hlavnú otázku zodpovednosti a vierohodnosti. Pre Komisiu je dôležité chrániť si svoju politickú zodpovednosť vierohodnosťou pochádzajúcou z jej vlastných útvarov a od jej partnerov pri implementácii rozpočtu, najmä členských štátov. Jednotlivé vyhlásenia generálnych riaditeľov týkajúce sa vierohodnosti, ktoré sú už na vnútornej úrovni zavedené, sa ukázali ako veľmi cenné, ale podľa vnútorného audítora je potrebné sa ďalej zaoberať otázkami týkajúcimi sa postupov v celej Komisii a jednotnosti medzi GR. Vývoj vnútorného auditu IAS začiatkom roku 2005 preskúmal svoje opatrenia týkajúce sa zabezpečenia kvality a vytvoril špecializovanú jednotku kvality, ktorá systematicky hodnotí kvalitu audítorskej práce, a to od zapojenia do plánovania auditu až po konečnú správu o audite. Spoločné normy týkajúce sa predkladania správ, najmä hodnotenia odporúčaní auditu, boli schválené oddeleniami vnútorného auditu (IAC), čo umožnilo ľahšie porovnanie zistení. Preskúmanie kvality IAC, ktoré sa začalo samohodnoteniami v roku 2005, sa ukončí overením hodnotení, ktoré vykoná IAS v roku 2006. Cieľom tejto činnosti, ktorá je v súlade s odbornými normami, je nielen zaručiť dostupnosť kvalitných služieb vnútorného auditu pre generálne riaditeľstvá, ale aj vytvoriť objektívny základ, na ktorý sa môže spoliehať vnútorný audit vykonávaný na iných úrovniach. Všeobecne povedané, spolupráca medzi IAS a IAC sa v roku 2005 rozvíjala pozitívnym smerom (napríklad, spoločné audity). Koordinácia plánov auditov účtovného systému a snaha o spoločné odborné vzdelávanie poukazujú na účinný pracovný vzťah s Európskym dvorom audítorov (ECA). Implementácia pracovného programu IAS Pracovný program IAS na rok 2005, ktorý bol založený na jeho strategickom pláne na obdobie rokov 2004 – 2006, bol upresnený po vykonaní auditu za rok 2004 a po rozsiahlej konzultácii zainteresovaných strán (APC, horizontálne útvary, generálni riaditelia, IAC a koordinátori vnútornej kontroly), vrátane výmeny názorov s ECA. APC schválil program koncom roku 2004. Implementácia pracovného programu bola uspokojivá, s 90 % mierou dokončenia: v roku 2005 bolo ukončených 36 správ o audite (18 správ o audite a 8 správ o nadväzujúcich opatreniach, ktoré sa týkali auditu v Komisii, a 10 správ o auditoch v agentúrach), zostávajúce audity boli dokončené začiatkom roka 2006. Podrobné údaje o auditoch v Komisii sú k dispozícii v prílohe. K oneskoreniam došlo najmä v dôsledku problémov v konečnej fáze. IAS sa preto domnieva, že treba skrátiť čas potrebný na uzavretie auditov. Samotný IAS ešte viac skráti správy o audite a zameria sa na zrozumiteľnejší jazyk. Audity IAS dokončené v roku 2005: Útvar | Audit | Vykonaný | Prierezové, administratívne a iné podporné systémy | OIB | Transakcie | Február 2005 | BUDG | Nadväzujúce opatrenia | Júl 2005 | SG et al. | Preskúmanie implementácie právnych predpisov EÚ | Júl 2005 | BUDG/SG | Preskúmanie cyklu ABM/SPP | Október 2005 | DIGIT, ADMIN, BUDG, SG, TREN, COMP, ECFIN | Konsolidované ITC | November 2005 | DIGIT | Nadväzujúce opatrenia | November 2005 | Vnútorné politiky | ESTAT | Pracovná skupina pre nadväzujúce opatrenia | Marec 2005 | ECFIN | Miestna kontrola IT (spoločne IAS/IAC) | Apríl 2005 | TREN | Miestna kontrola IT | Máj 2005 | TREN | Finančné hospodárenie | Júl 2005 | ESTAT | Finančné hospodárenie / nadväzujúce opatrenia | Október 2005 | RTD | Finančné hospodárenie | Október 2005 | SANCO | Finančné hospodárenie | November 2005 | INFSO | Nadväzujúce opatrenia | December 2005 | MARKT | Finančné hospodárenie | December 2005 | PRESS | Nadväzujúce opatrenia | December 2005 | EAC | Nadväzujúce opatrenia | December 2005 | Štrukturálne opatrenia a spoločná poľnohospodárska politika | AGRI | Nadväzujúce opatrenia | Marec 2005 | FISH | Hĺbková kontrola | Jún 2005 | EMPL | Štrukturálne fondy (kontroly ex post) | Október 2005 | FISH | Štrukturálne fondy (kontroly ex post) | November 2005 | AGRI | Štrukturálne fondy (kontroly ex post) | December 2005 | Vonkajšie politiky | ELARG | Nadväzujúce opatrenia | Január 2005 | RELEX | Informácie a komunikácia | Júl 2005 | AIDCO | Mimovládne organizácie | Júl 2005 | ECHO | Mimovládne organizácie | Október 2005 | Nadväzujúce opatrenia Softvér riadenia auditu používaný vnútornými audítormi v Komisii teraz zahŕňa mechanizmus nadväzujúcich opatrení, do ktorého kontrolované subjekty vkladajú údaje a ktorý umožňuje rovnako vedeniu, audítorom a APC priamo monitorovať pokrok dosiahnutý pri implementácii odporúčaní auditu. IAS pravidelne preskúmava včasnosť a rozsah implementácie odporúčaní kontrolovanými subjektmi, aby mohol primerane informovať APC a svoju vlastnú analýzu rizík. IAS v marci 2006 vydal svoju prvú súhrnnú správu pre APC týkajúcu sa opatrení nadväzujúcich na odporúčania IAS. Hoci GR prijímajú odporúčania veľmi dobre, implementácia akčných plánov môže značne meškať, čo si vyžaduje osobitnú pozornosť vedenia. Viac ako polovica nevyriešených kritických odporúčaní a asi 17 % nevyriešených veľmi dôležitých odporúčaní sa podľa hodnotení kontrolovaného subjektu oneskoruje o viac ako 12 mesiacov oproti pôvodnému cieľovému dátumu. To môže poukazovať na to, že implementácia akčných plánov je vo všeobecnosti slabá.[5] Dôvody, ktoré uvádzajú GR, sa týkajú reorganizácií, problémov so zdrojmi, ťažkostí s vonkajšími dodávateľmi služieb, chýbajúceho mandátu a problémov pri spolupráci s inými GR. Vypracovaním stručnejších a lepšie zameraných správ o audite IAS prispieva k uľahčeniu implementácie úloh kontrolovaných subjektov. Prijatie práce vnútorného auditu Miera prijatia odporúčaní auditu kontrolovanými subjektami v roku 2005 bola veľmi vysoká s viac ako 97 % prijatých odporúčaní.[6] Odporúčania | prijaté | zamietnuté | celkom | % | kritické | 12 | 0 | 12 | 4,2 | veľmi dôležité | 122 | 2 | 124 | 43,5 | dôležité | 129 | 4 | 133 | 46,7 | žiadúce | 16 | 0 | 16 | 5,6 | spolu | 279 | 6 | 285 | % | 97,9 | 2,1 | 100 | IAS po dokončení auditu pravidelne žiada kontrolované subjekty o ich stanovisko, vrátane stanoviska k rozsahu auditu a vykonaniu auditu. Priemerný výsledok týchto prieskumov dosahuje hodnotu 1,82 na stupnici od 1 (najvyššia hodnota) po 4 (najnižšia hodnota). V rámci širšej konzultácie zainteresovaných strán v roku 2005 (GR, riaditelia pre zdroje, IAC a prípravná skupina APC) sa pozitívne hodnotila jasná stratégia auditu (79 %), to, že audity sa vykonávali čestne, objektívne a nestranne (93 %) a pomocou vhodných audítorských techník (75 %), ale v rámci uvedenej konzultácie sa od IAS požadovalo, aby rozvíjal viac synergií s IAC, aby lepšie chápal činnosti kontrolovaných subjektov a zlepšil komunikáciu počas auditu a vydal menší počet lepšie cielených odporúčaní; IAS nebol vnímaný ako subjekt šíriaci jasnú víziu riadenia a vnútornej kontroly. Zistenia Zistenia uvedené ďalej v texte sú založené na auditoch, ktoré vykonal IAS v roku 2005, na ďalších vykonaných činnostiach vnútorného auditu (vrátane správ IAS o práci IAC) a na odbornom posudku audítora. Tieto zistenia sú selektívne, keďže odrážajú zvolené zameranie za príslušný rok, podľa plánu auditu založeného na riziku na obdobie rokov 2004 – 2006, a vyhýbajú sa prekrývaniu s prácou ECA z hľadiska „jednotného auditu“. Kľúčovými oblasťami auditov IAS v Komisii v roku 2005 boli: - finančné hospodárenie vo vnútorných politikách, - hospodárenie so štrukturálnymi fondmi, - miestne riadenie IT, v nadväznosti na predchádzajúce audity v oblasti IT, - bezpečnosť informácií, - kontrola finančných prostriedkov pridelených mimovládnym organizáciám (MVO), - kľúčové zložky cyklu SPP, ktoré majú pokračovať v roku 2006, a - monitorovanie dodržiavania právnych predpisov EÚ vykonávané Komisiou, základ pre rozšírenú audítorskú prácu v roku 2006. Prehľad zistení je usporiadaný podľa typológie rizika, ktorú prijala Komisia v októbri 2005.[7] Keďže medzi rizikovými oblasťami sú úzke vzťahy, zistenia v audite sa často týkajú viac ako jedného druhu rizika. Vonkajšie prostredie Komisia znáša hlavné riziko spojené s prenesením právomoci, pokiaľ ide o politiky v rámci zdieľaného hospodárenia: Zmluva jej priznáva úplnú zodpovednosť za implementáciu rozpočtu[8], ale viac ako tri štvrtiny rozpočtu v skutočnosti prideľujú konečným príjemcom orgány členských štátov. Aby Komisia mohla prijať túto zodpovednosť, t. j. aby mohla poskytnúť primeranú vierohodnosť, musí získať primeranú vierohodnosť vo vzťahu k finančným prostriedkom v zdieľanom hospodárení,, pokiaľ ide o správnosť a zákonnosť transakcií spravovaných členskými štátmi. Získanie primeranej vierohodnosti Podľa názoru IAS je pre prípravu na programovacie obdobie štrukturálnych fondov[9] 2007 – 2013 dôležité, aby zainteresované útvary zintenzívnili svoje úsilie a budovali na osvedčených postupoch, aby získali dostatočný dôkaz podporujúci ich ročné vyhlásenie o vierohodnosti: - IAS uvítal spoločnú stratégiu v oblasti auditu, ktorá bola schválená v roku 2005 GR pre štrukturálne fondy ako dobrý východiskový bod, odporučil vypracovať stratégiu na získanie väčšej vierohodnosti audítorskej a hodnotiacej práce, pokiaľ ide o primerané finančné hospodárenie, a odporučil, aby audítorská práca viedla k jasným a presným stanoviskám, ktoré sa majú využívať na podporu vierohodnosti GR. Útvary by mali posilniť kvalitu základného procesu auditu a harmonizovať a lepšie definovať požiadavky na predkladanie vnútorných správ a na vierohodnosť (pokrytie auditu, chybovosť, systémové zistenia). - Zavedenie viacerých prvkov „jednotného auditu“, t. j. spoliehanie sa na prácu iných kontrolórov a systematické využívanie správ orgánov členských štátov o riadení, ktoré podliehajú príslušnému preskúmaniu, umožňuje účinnejšie využívanie zdrojov určených na kontrolu, znižuje riziko dvojitých kontrol a poskytuje ucelenejší prehľad o reťazci kontrol. To si vyžaduje zvýšené úsilie o zosúladenie stratégií auditu, plánovania a hodnotenia rizík s orgánmi členských štátov a zavedenie metodiky na preskúmanie ich audítorskej práce. Ak by sa podarilo presvedčiť členské štáty, aby uzatvárali „ záväzok dôvery“, pre IAS by to predstavovalo ďalšiu pomoc.[10] IAS odporúča, aby Komisia komunikovala s členskými štátmi proaktívne a najmä podporovala osvedčené postupy stanovené na všetkých úrovniach kontrolného reťazca. - Pokiaľ ide o predchádzajúce obavy týkajúce sa oneskorenej dostupnosti informácií o audite za obdobie rokov 2000 – 2006, IAS odporúča v budúcom období proaktívnejší a preventívny prístup. Pri zavádzaní kontrolných systémov pre nové programy je potrebné zaoberať sa hlavnými nedostatkami, ktoré sa zistili v súčasnom období. Primerané poskytnutie vierohodnosti Vnútorný audítor sa domnieva, že generálne riaditeľstvá by vo výročných správach o činnosti (VSČ) mali primerane zverejňovať stupeň a rozsah (obmedzenia) poskytnutej vierohodnosti. Vo VSČ by sa mali vysvetliť kumulatívne sumy, na ktoré sa vzťahujú audity, a ohrozené sumy, spolu s kritériami používanými na stanovenie získanej úrovne vierohodnosti. Plánovanie, postupy a systémy Pracovný program IAS na rok 2005 bol výrazne zameraný na audit finančného hospodárenia a na bezpečnosť systémov IT. Ďalšou dôležitou oblasťou bolo plánovanie a programovanie a monitorovanie implementácie právnych predpisov EÚ. Vnútorný audítor sa domnieva, že napriek výraznému zlepšeniu je Komisia naďalej vystavená rizikám v týchto oblastiach, čím sa obmedzuje účinnosť operácií a vierohodnosť transakcií. Je potrebné zlepšiť kvalitu a rozsah dohľadu a kontrolných činností. Dohľad nad kontrolami a účinnosť kontrol Budovanie vierohodnosti v oblasti zdieľaného hospodárenia je zložité a audity finančného hospodárenia ukazujú, že dohľad ostáva problémovou oblasťou aj v rámci niektorých GR a medzi GR. Pri auditoch IAS a IAC sa zistili nedostatky týkajúce sa dodržiavania noriem vnútornej kontroly (NVK) a nariadenia o rozpočtových pravidlách. Tieto nedostatky sa týkajú návrhu a štruktúry kontrolných systémov: nedostatočné hodnotenia ex ante, analýzy rizík a oddelenie funkcií, vrátane audítorov a riadenia. Týkajú sa aj presnosti a úplnosti kontrol transakcií, údajov o projekte a kontrole a dokumentovania postupov. Vnútorný audítor sa domnieva, že zabezpečenie vierohodnosti, pokiaľ ide o zákonnosť a správnosť transakcií, je za takýchto okolností vystavené značným rizikám. IAS a IAC predložili útvarom podrobné odporúčania v takých oblastiach, ako sú platobné toky, obstarávanie a riadenie grantov a zmlúv a vymáhanie prostriedkov, ale aj v otázkach bezpečnosti a IT. Pri nadväzujúcich auditoch sa zaznamenal pozitívny vývoj v oblastiach, ktoré boli predtým kontrolované, ale tieto audity poukázali aj na výrazné oneskorenie týkajúce sa súvisiacich prevádzkových a finančných rizík a ohrozenia dobrého mena. Pokiaľ ide o Eurostat, pri nadväzujúcich kontrolách sa dospelo k záveru, že po vykonaní značného množstva práce je teraz úroveň rizika porovnateľná s úrovňou iných útvarov. Jeden významný problém, ktorý sa objavil v tejto súvislosti, sa týka bankových účtov, ktoré sú vedené na meno Komisie, ale ktoré neotvoril účtovník. Týmto problémom sa medzitým zaoberalo GR pre rozpočet. Osobitnou oblasťou, ktorú kontroloval IAS v roku 2005, bola kontrola finančných prostriedkov udelených MVO v rámci rozvojovej a humanitárnej pomoci. Príslušné systémy riadenia sú zložité a sú odlišné pri programoch a riadiacich útvaroch. Nezrovnalosti týkajúce sa MVO viedli k zvýšenej pozornosti a množstvu vyšetrovaní, vrátane postupov obstarávania. IAS zaznamenal množstvo osvedčených postupov, medzi ktoré patrí snaha o pravidelnejšiu a lepšie cielenú komunikáciu so spoločenstvom MVO a o zjednodušenie postupov podávania žiadostí, najmä v súvislosti s výzvami na predkladanie návrhov. Predložené odporúčania sa týkajú potreby rozšíriť v celej Komisii poznatky o MVO, vrátane jednotnej typológie MVO, výmeny osvedčených postupov a analýz rizík a posilnenej spolupráce s členskými štátmi a ďalšími darcami. Odporúčania sa týkajú aj zvýšeného monitorovania a prebiehajúceho hodnotenia MVO, väčšej pozornosti, či MVO dodržiavajú pravidlá obstarávania, a podpory partnerov pri budovaní kapacít s cieľom zlepšiť kvalitu projektov. Široké prijatie kontrolovanými subjektami viedlo k zámeru EuropeAid čiastočne upraviť prístup k riadeniu vzťahov s MVO. Plánovanie – koordinácia a súdržnosť Proces reformy kladie od roku 2000 dôraz na zodpovednosť a riadiacu nezávislosť GR Komisie; Komisia však ostáva jediným orgánom s jedinou politickou právomocou, pričom koordinácia a súdržnosť sú pre Komisiu kľúčovými faktormi úspechu v úsilí plniť svoje politické ciele. Zistenia týkajúce sa preskúmania horizontálnych stránok cyklu strategického plánovania a programovania (SPP) poukazujú na potrebu komplexnejšieho prenesenia politických priorít a právnych záväzkov do postupov koordinovaného plánovania a rozdeľovania zdrojov. Audity prevádzkových postupov (napríklad monitorovanie implementácie právnych predpisov, IT) potvrdzujú nedostatočnú koordináciu a strategické plánovanie. Generálny sekretariát spolu s ďalšími horizontálnymi útvarmi a zainteresovanými sieťami sa už zapojil do hodnotenia účinnosti cyklu SPP. IAS bude po celý rok 2006 ďalej vykonávať sériu auditov v prevádzkových GR. Týkajú sa tiež problému, ktorý sa v minulosti opakovane objavoval vo výročných správach o audite, a to potreby lepšieho vyváženia ústredných a miestnych povinností a silnejších horizontálnych funkcií v Komisii s cieľom zabezpečiť súdržnosť a primeraný dohľad (vnútorná kontrola, riadenie rizík, účtovníctvo, ľudské zdroje, IT). Kontroly a riadenie IT Účinné prostredie IT je pre Komisiu veľmi dôležité vzhľadom na jeho význam pri poskytovaní podpory pre politiky a operácie; zainteresované ľudské, finančné a fyzické zdroje sú značné, ako aj možné vonkajšie závislosti. IAS odporúča lepšie objasniť úlohy a povinnosti horizontálnych a prevádzkových útvarov v oblasti IT, napríklad pre bezpečnosť, kontinuitu činností, plánovanie, vývoj a riadenie informačných systémov IT. IAS vníma jasnú potrebu predkladať na centrálnej úrovni správy o stave kontrol a rizikách v oblasti IT a potrebu významnejšej úlohy horizontálnych útvarov v rámci strategických orientácií a metodologickej podpory. Podľa IAS by sa aspekty IT mali úplne odraziť v NVK a v riadení rizík (napríklad, plány obnovy činnosti) na úrovni GR a Komisie. Pokiaľ ide o infraštruktúru IT, pri uznaní výrazných zlepšení v riadení IT v poslednom období, IAS odporúča využívať možnosti úspor z rozsahu; môže ísť o ďalšie opätovné definovanie úloh ústredných a miestnych IT. Aby sa zabezpečilo optimálne využívanie čiastok vyčlenených na administratívu a prevádzku, IAS odporúča, aby sa prideľovanie zdrojov riadilo vývojom architektúry IT. Mohlo by ísť o faktúrovanie centrálnych služieb IT. Pripravuje sa pracovná skupina (BUDG/DIGIT) pre financovanie ústredných IT. Ľudia a organizácia IAS sa domnieva, že je potrebné stále viac sa zameriavať na odbornú prípravu. Objasnenie bezpečnostných pravidiel a postupov a väčšia pozornosť venovaná opatreniam pre kontinuitu činností sú pre Komisiu nevyhnutné, aby sa zabránilo ohrozeniu systémov a činností a/alebo sa obmedzilo. Odborná príprava a informovanosť V NVK Komisie sa pripisuje zvláštny význam kontrolnému prostrediu. Ak je dobre rozvinuté a monitorované, prenáša sa do posilnenia a schopnosti aktívnejšieho konania a umožňuje pracovníkom pripraviť flexibilné riešenia a pracovné postupy prispôsobené politickému a riadiacemu prostrediu, pričom sa zabezpečí nutná kontrola. Odporúčania auditu uvádzali potrebu lepšej komunikácie a ľahšieho prístupu k potrebným informáciám v rámci GR využívaním databáz, pravidelnou výmenou informácií a častými aktualizáciami. Odborná príprava je kľúčom k účinnej reakcii na časté zmeny a nové a často zložité pravidlá si dokonca vyžadujú ešte výraznejšie úsilie v oblasti odbornej prípravy. V auditoch sa v takmer všetkých oblastiach odporúčala zintenzívnená a lepšie cielená odborná príprava, najmä v oblasti finančných postupov, obstarávania a auditu. Bezpečnosť a kontinuita činností Pri mnohých auditoch IAS a IAC sa zistilo nedostatočné rešpektovanie pravidiel Komisie týkajúcich sa bezpečnosti úradov, dokumentácie a inštalácií IT, alebo neprimerané zabezpečenie prístupu k citlivým informáciám a neprimeraný dohľad nad prístupom k dokumentácii. Koordinácia bezpečnostných aspektov môže byť obtiažna v dôsledku zložitých postupov, ktoré zahŕňajú vysoký počet účastníkov a prípadne niekoľko útvarov. IAS odporúča zlepšiť hodnotenia bezpečnosti a lepšie prepojenie s hodnoteniami rizík, aby bolo možné vypracovať jednotné stratégie bezpečnosti. Pridelenie jasnej zodpovednosti za bezpečnostné otázky oddeleniam, zlepšenie vnútorného odborného poradenstva a zvyšovanie informovanosti by mali zjednodušiť a zlepšiť bezpečnostné prostredie. Otázky kontinuity činností a plánovania nepredvídaných udalostí zohrávajú v uvedenom zmysle dôležitú, ale stále podceňovanú úlohu. IAS zistil, že Komisia posilňuje svoje krízové riadenie a koordinačnú kapacitu (ex Argus) a iniciatívu SG v oblasti plánovania kontinuity činností. Zákonnosť a správnosť Dodržiavanie vnútorných a vonkajších predpisov je kľúčovou otázkou na obmedzenie miery finančných a právnych rizík a rizika poškodenia dobrej povesti. Prípady nezhody si vyžadujú rýchlu reakciu v oblasti riadenia, vrátane lepšej odbornej prípravy a plánovania, zjednodušenie regulačného prostredia v takej miere, aby sa znížilo administratívne bremeno a podporilo dodržiavanie pravidiel. Dodržiavanie pravidiel Pri auditoch IAS a IAC sa zistili nedostatky v rôznych oblastiach (operácie, obstarávanie, bezpečnosť), ktoré sa týkali finančných, prevádzkových alebo zmluvných predpisov. Dôvodom môže byť nedostatočná vnútorná komunikácia a dokumentovanie postupov, nedostatočná odborná príprava alebo nedostatok zdrojov v určitých oblastiach alebo počas určitých období cyklu programu. Pracovníci sa pravdepodobne boria s príliš mnohými a príliš komplikovanými predpismi. Podľa IAS môže byť potenciálny dosah značný: finančný dosah z dôvodu možnej straty finančných prostriedkov alebo zlého hospodárenia; politický dosah, ak stanovené ciele nie sú dosiahnuté alebo sú dosiahnuté iba čiastočne; právny dosah, ak dôjde k súdnemu konaniu; dosah na dobrú povesť poškodením obrazu Komisie na verejnosti, najmä v očiach jej partnerov. Okrem zintenzívnenej a zlepšenej odbornej prípravy IAS odporúča preskúmať zadelenie pracovníkov a plánovanie (čo znamená rozšírené využívanie analýzy rizík) a zjednodušenie a úpravu pravidiel a právnych predpisov. Zrozumiteľnosť a jednotnosť - zjednodušenie Súbežnou záležitosťou je jednotnosť pri uplatňovaní pravidiel, jednotné uplatňovanie pravidiel v rámci GR aj medzi GR. Aj keď z administratívneho hľadiska a z hľadiska príjemcu existuje legitímna požiadavka na flexibilitu, nemala by ohroziť nutnú prevádzkovú stabilitu a záruku rovnakého zaobchádzania. Nedostatočné zdokumentovanie postupov, ktoré sa zistilo pri mnohých auditoch IAS a IAC, je úzko spojené s týmito otázkami. Lepšie postupy dokumentovania a zabezpečenie ľahšieho prístupu k dokumentácii by nemalo byť byrokratickým bremenom, ale užitočným nástrojom pri analýze postupov (a podľa potreby pri novom návrhu alebo zmene) na riadenie rizík a uľahčenie mobility. Hoci pri auditoch bola zistená potreba, aby Komisia lepšie dodržiavala a jednotnejšie uplatňovala existujúce pravidlá, zjednodušenie ostáva dôležitou a paralelnou výzvou. IAS bude v roku 2006 venovať zvláštnu pozornosť zjednodušeniu, ktoré je osobitným audítorským cieľom vo všetkých príslušných auditoch. Závery Vnútorný audítor na základe svojej práce v roku 2005 upozorňuje na štyri celkové závery. Reakcie Komisie na zistenia a závery vnútorného audítora sú uvedené v súhrnnej správe o výročných správach o činnosti generálnych riaditeľov. Záver 1 Záver IAS: Audítorská práca v roku 2005 poukazuje na to, že útvary Komisie dosiahli výrazný pokrok v oblasti vnútornej kontroly. Pri týchto auditoch sa však zistili aj hlavné pretrvávajúce nedostatky týkajúce sa plánu a štruktúry systémov kontroly a účinnej implementácie noriem a kontrol. Medzi príklady patrí vhodná štruktúra finančných okruhov, oddelenie funkcií, analýza rizík, dohľad a dodržiavanie požiadaviek na kontrolu a dokumentáciu pri riadení zmlúv a grantov, bezpečnosť informácií a kontinuita činností a riadenie a plánovanie IT. Útvary by sa mali naďalej snažiť prejsť od formálneho dodržiavania postupov k účinnému využívaniu nových nástrojov a kontrol, ktoré budú viesť k zníženým (administratívnym) nákladom a väčšej účinnosti riadenia. Reakcia Komisie: Komisia pripraví ukazovatele cieľov kontroly, ktoré sa budú týkať najmä spôsobu, akým systémy vnútornej kontroly riešia riziko spojené so zákonnosťou a správnosťou činností. Predkladanie správ o účinnosti vnútornej kontroly sa bude podľa potreby ďalej posilňovať vo výročných správach o činnosti. Komisia vyzýva aj Európsky parlament a Radu, aby podporili snahu o prispôsobenie právneho rámca s cieľom zabezpečiť účinné uplatňovanie zásad proporcionality a nákladovej efektívnosti kontrol. Záver 2 Záver IAS: Generálni riaditelia by mali zabezpečiť, aby postupy kontroly účinne podporovali primeranú vierohodnosť poskytnutú vo VSČ. Tento postup a dostupný rozsah a úroveň vierohodnosti by sa mali primerane sprístupniť vo VSČ. Táto činnosť by mohla zahŕňať: - zlepšenie a harmonizáciu kontrolných / audítorských metodík pre „skupiny“ GR, - začlenenie rôznych úrovní vierohodnosti (napríklad členské štáty, Komisia) do jednotného rámca a zabezpečiť integrované podávanie správ s jasnými ukazovateľmi úrovne vierohodnosti. Reakcia Komisie: Komisia zabezpečí, aby sa jej poverení povoľujúci úradníci naďalej snažili zaručiť, že primeraná vierohodnosť vo vyhláseniach, ktoré sú pripojené k výročným správam, bude účinne podporovaná vhodnými systémami vnútornej kontroly. Pokiaľ ide o zdieľané hospodárenie, Komisia sa bude naďalej snažiť posilniť vierohodnosť zabezpečovanú vnútroštátnymi orgánmi, ktoré hospodária s finančnými prostriedkami EÚ. Komisia je povinná zaviesť integrovaný rámec vnútornej kontroly. Záver 3 Záver IAS: Pod vedením generálneho tajomníka by generálni riaditelia mali preskúmať možnosť využívať „spoločné útvary“ s cieľom zvýšiť účinnosť a efektívnosť riadenia, ako aj možnosť hospodárnejšieho využívania zdrojov. Táto činnosť by mohla zahŕňať: - preskúmanie rozdelenia určitých úloh a využívanie zdrojov na horizontálnej a prevádzkovej úrovni, - vyskúšanie takých nástrojov, ako dohody na úrovni útvarov a/alebo dohody o financovaní medzi prevádzkovými a horizontálnymi útvarmi, a ak sa ukážu ako úspešné, ich zavedenie v celej Komisii. Medzi možné príklady patrí: IT, komunikácia a finančné hospodárenie / riadenie ľudských zdrojov pre malé útvary. Reakcia Komisie: Komisia si uvedomuje potenciálnu pridanú hodnotu dohôd medzi útvarmi v prípade malých oddelení za predpokladu, že takého dohody sú založené na analýze nákladov a výnosov a sú uzavreté v súlade s platnými predpismi, pričom sa zachová zodpovednosť každého povereného povoľujúceho úradníka. Záver 4 Záver IAS: Útvary Komisie by mali rozvinúť účinnú „kultúru nadväzujúcich opatrení“. Nadväzujúce opatrenia k správam o kontrole a audite by mali byť úplne začlenené do obvyklého plánovania a postupu riadenia a na vyššej úrovni riadenia by sa mala pravidelne monitorovať včasná implementácia. Venovaním pravidelnej a úplnej pozornosti nedostatkom riadenia a kontroly sa prispieva k vytvoreniu učiacej sa organizácie, ktorá môže časom výrazne znížiť zaťažujúce a prípadne rušivé kontrolné činnosti. Reakcia Komisie: Komisia zabezpečí, aby jej generálne riaditeľstvá pripravili presné akčné plány, v ktorých budú zohľadnené stanovené priority a obmedzenia zdrojov, a aby sa na tomto základe v pravý čas riadili odporúčaniami auditu. [1] Výkonnostná norma 2060 Inštitútu interných audítorov (www.theIIA.org) [2] Článok 185 ods. 3 FR. [3] Komplexný audit IAS týkajúci sa ABAC sa plánuje v roku 2006. [4] SEC(2005) 1327 [5] Norma vnútornej kontroly 21, opatrenie nadväzujúce na odporúčania auditu. [6] Iba audity Komisie, už uvedené v texte. [7] SEC(2005) 1327 [8] Článok 274 Zmluvy o ES. [9] Od 1. 1. 2007 bude usmerňovacia sekcia EPUZF nahradená Európskym fondom regionálneho rozvoja (EFRD). Pravidlá týkajúce sa finančného riadenia a kontrol tohto fondu budú v čo najväčšej možnej miere zosúladené s pravidlami, ktorými sa riadi záručná sekcia EPUZF (nariadenia Rady 1290/05 a 1698/05). [10] V súlade s akčným plánom cestovnej mapy, KOM(2006) 9.