20.

Centrálny a jednotný systém na monitorovanie a kontrolu údajov Správna rada spoločného podniku F4E bola v roku 2015 informovaná o možnej realizácii informačného systému. V priebehu nasledujúcich mesiacov sa vykonávali prípravné činnosti, v rámci ktorých sa hodnotil aktuálny stav informačných systémov spoločného podniku F4E, kvalita údajov a zrelosť procesov. Na začiatku roka 2016, po tom, čo nový riaditeľ prevzal svoje úlohy, bolo vykonané externé posúdenie, ktoré zahŕňalo štúdiu vplyvu, ako aj analýzu nákladov a prínosov rôznych možností. Spoločný podnik F4E dostal odporúčanie, že nákladovo najefektívnejší prístup s najnižším rizikom je postupné zavádzanie vhodných nástrojov IT na riadenie nákladov. Na zabezpečenie dosiahnutia želaného zlepšenia plánovania a kontroly nákladov sa ako základ na integráciu rôznych aplikácií IT použije model celkových údajov. Tým sa umožní integrácia údajov pochádzajúcich z existujúcich modulov v riadení projektov, kontrole odchýlok, databáze na odhad pri dokončení a tabuľke pridelenia prostriedkov pre rôzne projekty spoločného podniku F4E. Spoločný podnik F4E začal vykonávať tieto odporúčania externého posúdenia. Sledovanie zmlúv Spoločný podnik realizoval portál na výmenu dokumentácie s dodávateľmi s názvom Contract Tracker. Projektovým tímom umožňuje monitorovať a kontrolovať plnenie zmlúv. Keď sa to spojí s plánovacou platformou Primavera, je možné monitorovať aj míľniky a celkový pokrok projektu. Tento systém je už treťou generáciou a prijal sa pre všetky nové zmluvy. Spoločný podnik F4E sa v roku 2015 rozhodol vyvinúť aj nástroj pre odchýlky od zmlúv a na ich zmeny, pomocou ktorého sa spracúvajú všetky zmeny zmlúv. Tento nástroj bol vyvinutý v priebehu roka 2015, testoval sa v roku 2016 a jeho dva hlavné moduly (odchýlky spoločného podniku F4E vo vzťahu k dodávateľovi a odchýlky dodávateľa) sa začali používať v júli 2016. Nástroj pre odchýlky od zmlúv a na ich zmeny pokrýva realizáciu procesu odchýlok vrátane správneho zaznamenávania finančného vplyvu, overenia dostupných rozpočtových prostriedkov pred vytvorením záväzku a spojitosti s rezervným fondom. Je prepojený s platformou na sledovanie zmlúv, takže spoločný podnik F4E a dodávateľ si môžu pre danú zmluvu zobraziť všetky odchýlky a jej stav. Earn value management (systém na poskytovanie informácií o hodnote rozsahu realizácie činností) Pokiaľ ide o hodnotu prebiehajúcej práce, spoločný podnik F4E využíva objem dosiahnutých finančných prostriedkov ITER oproti predpokladanej hodnote finančných prostriedkov ITER (pozri odpoveď na odsek 18). Vykonávanie vnútorných auditov Spoločný podnik F4E od júna 2016 vykonal všetky akčné plány vnútorných auditov. Dosiahol to vďaka silnému zameraniu vedenia spoločného podniku F4E v tejto osobitnej oblasti, čo si všimol audítorský výbor spoločného podniku F4E z júna 2016. Správy oddelenia vnútorného auditu V júni 2016 boli dokončené dva audity, ktoré sa týkali systémov neutrálnych častíc a systémov kryozariadení. Audit zmlúv v oblasti kryozariadení a palivového cyklu viedol k 7 odporúčaniam oddelenia vnútorného auditu, z ktorých 6 vedenie spoločného podniku F4E akceptovalo (2 veľmi dôležité, 2 dôležité a 2 žiaduce). Audit zmlúv v oblasti neutrálnych častíc a elektrónových cyklotrónových zdrojov energie viedol k 15 odporúčaniam, z ktorých vedenie spoločného podniku F4E akceptovalo 13 (5 veľmi dôležité a 8 dôležité). Obidve správy a príslušné akčné plány, ktoré navrhlo vedenie spoločného podniku F4E, boli prerokované a pozitívne zaregistrované v audítorskom výbore v júni 2016. Správy útvaru pre vnútorný audit Útvar pre vnútorný audit vykonal druhú kontrolu nadväzujúcu na jeho obmedzené preskúmanie postupu súťažného dialógu pri zadávaní skupiny súťažných ponúk Tender Batch 03 na kontrolu dvoch opatrení, ktoré neboli uzavreté počas prvej následnej kontroly. Vo svojej konečnej správe z 15. júna 2016 uznal, že spoločný podnik F4E pre tieto dve odporúčania nedávno navrhol vhodné zmierňujúce opatrenia. Keďže opatrenia boli vykonané nedávno, účinnosť opatrení nemohla byť posúdená počas návštevy útvaru pre vnútorný audit a bude opätovne posúdená v druhej polovici roka 2016 s cieľom uzavrieť odporúčania. Dokončuje sa audit vykonávania dohôd o obstarávaní, ktorý vykonáva Útvar pre vnútorný audit a ktorého terénna práca sa uskutočnila v prvý týždeň v októbri 2015. Spoločný podnik F4E dostal predbežný návrh správy 7. júna 2016 a záverečné stretnutie na ukončenie auditu sa s riaditeľom spoločného podniku F4E uskutočnilo 8. júla. V predbežnom návrhu sa neuvádzajú žiadne zásadné odporúčania. Riadenie podnikových rizík K júnu 2016, keď bola vykonaná posledná aktualizácia, ktorá bola predložená správnym orgánom spoločného podniku F4E, sú len 3 veľmi vysoké riziká, ktoré vyšší riadiaci pracovníci spoločného podniku F4E pozorne sledujú. Tieto 3 riziká sa zmierňujú prostredníctvom 7 opatrení. Spoločný podnik F4E počas aktualizácie v júni 2016 identifikoval 5 nových opatrení okrem 2 existujúcich, ktorých vykonávanie si vyžaduje dlhší čas, ako sa spočiatku plánovalo. Spoločný podnik F4E zdôrazňuje, že riadenie podnikových rizík je stály proces a je súčasťou kontrolného prostredia spoločného podniku F4E.