1. Zasadnutia ministerskej rady nie sú verejné, pokiaľ ministerská rada nerozhodne inak.

2. Každú zmluvnú stranu alebo iného účastníka zasadnutia môžu sprevádzať úradníci, ktorí im pomáhajú. Mená a funkcie týchto úradníkov sa vopred oznámia sekretariátu. V zásade platí, že každá zmluvná strana si môže prizvať najviac troch úradníkov a všetci ostatní účastníci zasadnutia si môžu prizvať najviac dvoch úradníkov. Predsedníctvo však môže ďalej spresniť maximálny počet zástupcov za delegáciu.

3. Požadované kvórum sa v prípade ministerskej rady bude považovať za splnené iba vtedy, ak sú zastúpené štyri zmluvné strany z juhovýchodnej Európy a Európska únia.

4. Ministerská rada koná na základe konsenzu. Zdržanie sa hlasovania zmluvnej strany nebráni ministerskej rade prijať opatrenia za predpokladu dosiahnutia požadovaného kvóra podľa odseku 3 tohto oddielu.

5. Program zasadnutia sa schvaľuje na jeho začiatku. V naliehavých prípadoch sa počas zasadnutia môžu zaradiť nové body, ak s tým súhlasí predsedníctvo a podpredsedníctvo.

6. Pozorovatelia sa môžu vyjadrovať na základe povolenia alebo výzvy predsedníctva.

7. Osoby prizvané v súlade s odsekom 2 oddielu II sa môžu zúčastniť na diskusiách, ale nezúčastňujú sa na žiadnej činnosti ministerskej rady.

8. Závery z každého zasadnutia sa vypracujú s pomocou sekretariátu. Potom ako ich predsedníctvo podpíše, sa rozpošlú zmluvným stranám a pozorovateľom. Ak nie je možné finalizovať návrh záverov do konca príslušného zasadnutia, predsedníctvo zabezpečí ich finalizáciu a rozoslanie do siedmich kalendárnych dní po zasadnutí. Každá zmluvná strana môže požiadať o opravu do siedmich kalendárnych dní po prijatí návrhu záverov. Predsedníctvo zabezpečí odoslanie konečnej verzie do siedmich dní po uplynutí lehoty na predkladanie pripomienok.

9. Všetky všeobecné politické usmernenia alebo opatrenia prijaté na zasadnutí sa zaznamenajú v záveroch.

10. Závery zasadnutia nesmú v žiadnom prípade obmedziť rozsah pôsobnosti alebo účinky právnych aktov alebo zmluvy. Neprijmú sa žiadne vyhlásenia alebo závery, ktoré sú v rozpore so záväznými právnymi ustanoveniami. Závery zasadnutí nebudú súčasťou právnych aktov a nemajú ani žiadny normatívny účinok.

VI. SPÔSOBY ČINNOSTI A POSTUPY, KTORÝMI SA MÁ RIADIŤ MINISTERSKÁ RADA

1. Ministerská rada prijíma rozhodnutia podľa jednotlivých prípadov:

– všeobecné politické usmernenia a

– rozhodnutia, odporúčania alebo stanoviská (ďalej spoločne len „opatrenia“).

Prijatie pravidiel na zabezpečenie fungovania ministerskej rady, ako aj prijímanie správ sa považuje za prijímanie rozhodnutí.

2. Po prijatí alebo zmene všeobecných politických usmernení či opatrení ich predsedníctvo čo najskôr podpíše a sekretariát ich rozošle všetkým zmluvným stranám.

3. Všeobecné politické usmernenia a opatrenia nadobúdajú účinnosť dňom prijatia, pokiaľ sa v nich neustanovuje inak.

Všeobecné politické usmernenia

4. Ktorákoľvek zmluvná strana alebo sekretariát môže požiadať o prijatie alebo zmenu všeobecných politických usmernení. Žiadosť sa podáva písomne a musí obsahovať dostatočné informácie s odôvodnením potreby navrhovaného prijatia alebo zmeny usmernení ministerskou radou.

5. Žiadajúca zmluvná strana predloží písomnú žiadosť predsedníctvu a jej kópiu podpredsedníctvu a sekretariátu. Predsedníctvo bude informovať všetky ostatné zmluvné strany do siedmich kalendárnych dní po doručení žiadosti. Zmluvná strana alebo sekretariát, ktoré poslali príslušnú žiadosť, môžu podľa potreby požiadať o stanovisko regionálneho riadiaceho výboru.