EURÓPSKA KOMISIA V Bruseli11. 10. 2017 COM(2017) 590 final SPRÁVA KOMISIE EURÓPSKEMU PARLAMENTU A RADE o posúdení európskej normy pre elektronickú fakturáciu podľa smernice 2014/55/EÚ



1.Kontext Cieľom smernice 2014/55/EÚ o elektronickej fakturácii vo verejnom obstarávaní (ďalej len „smernica“) je podporiť zavádzanie elektronickej fakturácie vo verejnom obstarávaní zabezpečením interoperability a zlepšením právnej istoty. Bola prijatá 16. apríla 2014 Európskym parlamentom a Radou po dôkladnom prípravnom procese, ktorý viedla Komisia a do ktorého bolo zapojených veľa zainteresovaných strán. V smernici sa od verejných obstarávateľov vyžaduje, aby povinne prijímali a spracúvali elektronické faktúry, ktoré sú v súlade s európskou normou pre elektronickú fakturáciu. V smernici sa takisto predpokladá, že príslušné normalizačné organizácie začnú proces definovania uvedenej normy. Povinnosť sa týka iba faktúr súvisiacich s verejnými zákazkami, ktoré patria do pôsobnosti smerníc EÚ o verejnom obstarávaní. Keďže európska norma v čase prijatia neexistovala, v smernici (v článku 3) sa poveruje Komisia zodpovednosťou za vykonanie hodnotenia normy, pokiaľ ide o jej praktickosť, používateľskú ústretovosť a náklady na zavedenie pre koncového používateľa, skôr ako sa začne norma uplatňovať. Európsku normu nedávno prijal CEN a v tejto správe sa predkladajú výsledky uskutočneného hodnotenia. 2.Vývoj európskej normy pre elektronickú fakturáciu Ďalej, pokiaľ ide o smernicu, 10. decembra 2014 Komisia udelila mandát Európskemu výboru pre normalizáciu (ďalej len „CEN“) na vývoj európskej normy pre elektronickú fakturáciu a súvisiacich cieľov. V mandáte Komisia požiadala CEN, aby vykonal konkrétne tieto úlohy: -vyvinúť európsku normu pre sémantický dátový model základných prvkov elektronickej faktúry, -identifikovať obmedzený počet syntaxí faktúry, ktoré budú plne v súlade s príslušnou európskou normou, -vyvinúť prepojenia syntaxe, t. j. informácie špecifikujúce, ako by mohol byť sémantický dátový model reprezentovaný v uvedených syntaxiach, a ich artefakty na automatické overovanie, -vyvinúť usmernenia týkajúce sa interoperability elektronických faktúr na úrovni prenosu, zohľadniť potrebu zaručenia pravosti pôvodu a integrity obsahu elektronických faktúr, -vyvinúť usmernenia týkajúce sa optimálneho používania sektorových alebo národných rozšírení v spojení s európskou normou vrátane metodiky na aplikáciu v reálnom prostredí, -vykonať test európskej normy z hľadiska praktického uplatňovania koncovým používateľom. S cieľom vykonať tieto úlohy CEN zostavil špecifický technický výbor (TC434) a šesť pracovných skupín (jednu pre každú z uvedených tém). Členmi technického výboru sú technickí odborníci v oblasti elektronickej fakturácie z vnútroštátnych normalizačných organizácií v niekoľkých členských štátoch. Odborníci zo súkromnej sféry sa takisto zapojili, ako aj zástupcovia verejných správ. Toto široké zapojenie mnohých zainteresovaných strán prestavuje spoľahlivú záruku, že európska norma zodpovedá najnovšiemu vývoju trhu a potrieb používateľov. Výsledkom tohto procesu je, že CEN 28. júna 2017 formálne vydal príslušnú normu a zoznam syntaxí s referenčný číslom EN 16931. Hlavným dosiahnutým cieľom technického výboru je samotná norma, ktorá predstavuje základné prvky faktúry. V marci 2016 prešla verejným prieskumom vo všetkých národných normalizačných orgánoch, ku ktorému bolo prijatých 600 pripomienok. Technický výbor následne vyriešil tieto pripomienky a dokončil návrh európskej normy, ktorý bol predložený na hlasovanie. Európsku normu jednohlasne schválili vnútroštátne normalizačné organizácie. Všetky ostatné ciele boli takisto predmetom hlasovania, pričom posledné hlasovanie o technických špecifikáciách prepojení syntaxe sa uzavrelo 29. júna 2017. Ďalšie dôležité zameranie práce súvisí s otázkou syntaxí predstavujúcich softvérové jazyky, ktoré je možné použiť na implementáciu uvedenej európskej normy v praxi. V smernici a aj v mandáte od Komisie sa uvádza, že CEN by mal identifikovať „obmedzený počet syntaxí“, pretože existuje niekoľko syntaxí, ktoré slúžia ako formát pre európsku normu. Technický výbor sa dokázal dohodnúť prevažnou väčšinou členov na veľmi obmedzenom počte syntaxí, konkrétne na dvoch: UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) a UBL 2.1. 3.Hodnotenie normy V článku 3 smernice 2014/55/EÚ sa uvádza, že pred tým, ako sa v členských štátoch zavedie európska norma pre elektronickú fakturáciu, malo by sa dostatočne otestovať praktické uplatňovanie normy. Toto posúdenie by sa malo vykonať spoločne s vypracovaním normy a malo by zapojiť koncových používateľov. Malo by sa predovšetkým zamerať na aspekty praktickosti a používateľskej ústretovosti a malo by preukázať, že normu možno zaviesť nákladovo efektívnym a primeraným spôsobom.

V tejto správe sa na základe dvoch hlavných zdrojov predkladajú výsledky uskutočneného hodnotenia: ·technická správa CEN pracovnej skupiny č. 6 technického výboru TC434 nazvaná „Test európskej normy, pokiaľ ide o jej praktické použitie pre koncového používateľa“ prevažne zameraná na testovanie technických aspektov normy, ·doplnková štúdia realizovaná pre Komisiu externým dodávateľom, spoločnosťou PWC, od konca marca do júla 2017. Štúdia bola zameraná viac na praktický vplyv na koncových používateľov a je k dispozícii na webovej lokalite Komisie: Generálne riaditeľstvo pre vnútorný trh, priemysel, podnikanie a MSP/Verejné obstarávanie/Štúdie. 3.1Výsledky testovania CEN V technickej správe sa opisuje testovanie európskej normy na sémantickej a syntaktickej úrovni. Zahŕňa aj metodiku a testovanie artefaktov na overovanie. Tieto artefakty na overovanie predstavujú povinné prvky a pravidlá európskej normy v otvorenom zdrojovom kóde a zaručujú, že je možné automaticky skontrolovať zhodu faktúry s európskou normou. V správe sú tri hlavné časti. Prvá sa týka sémantického testovania a je v nej opísaný prehľad metodiky, testovania a výsledkov. Podobne je v druhej časti uvedená metodika syntaxe, testovanie a výsledky. V poslednej časti sú dve podkapitoly, v ktorých sú opísané testy vykonané, aby sa zaručilo, že európska norma je vhodná pre platby a automatické spracúvanie. Počas procesu testovania nevznikli žiadne závažné problémy. Je to pravdepodobne spôsobené tým, že pracovná skupina CEN zodpovedná za európsku normu vykonala svoje vlastné testy na zabezpečenie kvality. Testovanie sa zároveň uskutočňovalo súbežne s vývojom európskej normy, aby bolo možné problémy nachádzať paralelne so zostavovaním a aby ich počet nedosiahol vysokú hodnotu. Na sémantickej úrovni proces zlepšil európsku normu, pretože výsledné aktualizované definície a poznámky o použití pomôžu subjektom, ktoré ju budú implementovať, a koncovým používateľom jednoduchšie ju pochopiť. Testovanie syntaxe sa predovšetkým zameralo na zaručenie toho, aby artefakty na overovanie boli vhodné na kontrolu zhody, a vychádzalo aj z poznatkov získaných pri projekte CEN WS/BII [Pracovisko CEN pre Business Interoperability Interfaces (BII) pre verejné obstarávanie v Európe]. Dostupnosť artefaktov na overovanie je kľúčom k uľahčeniu praktického používania európskej normy pre subjekty, ktoré ju budú implementovať. 3.2Doplnková štúdia o praktickom vplyve na koncového používateľa S cieľom doplniť technické výsledky testovania CEN sa Komisia rozhodla uskutočniť ďalšiu štúdiu, ktorú vypracovala spoločnosť PWC. Cieľom štúdie spoločnosti PWC bolo posúdiť európsku normu z hľadiska troch hlavných kritérií uvedených v smernici 2014/55/EÚ takto: A.Praktickosť: toto kritérium sa vzťahuje na aspekty, ako je efektivita, užitočnosť a vhodnosť na konkrétny účel alebo situáciu. B.Používateľská ústretovosť: toto kritérium zahŕňa posúdenie jednoduchosti používania a zavedenia normy, predovšetkým po zohľadnení existujúcich systémov, napríklad plánovania podnikových zdrojov (ERP). C.Náklady na zavedenie: toto kritérium je zamerané na náklady na zavedenie, ktoré majú znášať koncoví používatelia (verejní obstarávatelia a ich dodávatelia) pri podpore normy, a vzťahuje sa na úplný súbor identifikovaných scenárov. Metodika použitá pri štúdii začala definovaním niekoľkých rôznych scenárov zavedenia. Konečný súbor scenárov sa vzťahoval na šesť krajín: Francúzsko, Írsko, Taliansko, Holandsko, Nórsko a Poľsko. Na základe nasledujúcich oblastí boli tieto krajiny vybraté na hĺbkovú analýzu, aby sa zohľadnila rôznorodosť situácií v EÚ: ·oblasť 1: úroveň (de)centralizácie elektronickej fakturácie na vnútroštátnej úrovni,

·oblasť 2: úroveň pokročilosti elektronickej fakturácie, ·oblasť 3: používanie noriem elektronickej fakturácie. Druhá fáza tohto projektu bola zameraná na zhromažďovanie a konsolidáciu údajov potrebných na posúdenie európskej normy a na analýzu týchto údajov. Štúdia vychádzala z výsledkov testovania v správe CEN, v ktorej sa skúmalo praktické použitie (vhodnosť na konkrétny účel) európskej normy z technického hľadiska. Okrem toho boli údaje zhromaždené prostredníctvom sekundárneho výskumu. Uvedený výskum sa uskutočnil na vyjasnenie existujúcich modelov elektronickej fakturácie, možností, ktoré ponúkajú, a modelov určovania cien. Nakoniec sa uskutočnili cielené rozhovory so zástupcami príslušného členského štátu, regionálnych orgánov a priemyslu, s poskytovateľmi služieb a predajcami softvéru. Počas týchto rozhovorov bol zástupcom predložený vopred definovaný súbor otázok. Tieto stretnutia sa zaznamenávali, dokumentovali formou zápisnice, ktorú schvaľovali príslušní zástupcovia. 4.Výsledok hodnotenia Tri kritériá uvedené v smernici sú opísané jednotlivo ďalej. A.Praktickosť Praktickosť európskej normy pre elektronickú fakturáciu z hľadiska vhodnosti na konkrétny účel potvrdili orgány príslušného členského štátu a zainteresované strany, ktoré sa zúčastnili rozhovoru. Nebol zistený žiaden zásadný technický problém. Okrem toho európsku normu jednomyseľne schválili všetky národné normalizačné orgány. Európska norma pre elektronickú fakturáciu vychádza z existujúcich medzinárodných noriem všeobecne prijatých v Európe. Rozhodnutie obmedziť počet formátov na implementáciu sémantického dátového modelu základnej faktúry na UBL 2.1 a UNCEFACT/CII povedie k ďalšiemu zjednodušeniu, pretože sú to dve veľmi bežné syntaxe, ktoré sa na trhu už používajú. Väčšina verejných obstarávateľov, ktorí sa zúčastnili rozhovoru pre túto štúdiu, bude prioritne podporovať iba jednu syntax, UBL 2.1. B.Používateľská ústretovosť Vďaka identifikovaniu spoločného súboru informačných prvkov faktúry, ktoré uspokojujú väčšinu obchodných a právnych požiadaviek, má sémantický dátový model základných prvkov faktúry vysokú hodnotu pri vytváraní používateľsky ústretových a nákladovo efektívnych systémov elektronickej fakturácie. Úlohu plánovania podnikových zdrojov a úlohu predajcov softvéru považujú ústredné, regionálne a miestne orgány za kľúčovú. Predovšetkým natívna implementácia európskej normy v ich riešeniach zníži potrebu konverzií formátov, a tým podstatne zníži zložitosť a náklady pre koncových používateľov. Európska norma sa považuje za flexibilnú vďaka možnému využitiu zahrnutých voliteľných prvkov, polí s ľubovoľným textom a zoznamov kódov. Táto výhoda však môže viesť k nadmernému rozšíreniu Špecifikácií základného použitia faktúry (CIUS) a rozšírení. CIUS sú špecifikácie, ktorých cieľom je pomôcť subjektom, ktoré ich implementujú do svojich systémov, riešiť praktické aspekty definovania systémov IT založených na európskej norme. Využívanie špecifikácií CIUS a rozšírení by sa malo monitorovať a obmedziť pravdepodobne prostredníctvom koordinovanej európskej iniciatívy, aby sa zaručila cezhraničná interoperabilita. C.Možné náklady na zavedenie Náklady na zavedenie elektronickej fakturácie sú v každej krajine vo veľkej miere závislé od dvoch premenných: úrovne pokročilosti elektronickej fakturácie a architektúry zvolenej verejným sektorom pre elektronickú fakturáciu. Úroveň pokročilosti elektronickej fakturácie na vnútroštátnej úrovni sa určuje podľa miery zavádzania vo verejnom a súkromnom sektore, existencie konkurenčného trhu so službami a riešeniami elektronickej fakturácie a úrovne organizačnej pripravenosti a pripravenosti IT. Vplyv európskej normy, pokiaľ ide o náklady a zložitosť, bude nižší v členských štátoch s vysokou úrovňou pokročilosti. Bude vyšší v členských štátov, v ktorých je úroveň zavedenia elektronickej fakturácie nízka, v ktorých je obmedzený počet riešení a poskytovateľov služieb a vnútroštátna infraštruktúra IT nie je veľmi rozvinutá.

Vplyv európskej normy bude závisieť aj od vnútroštátnych právnych predpisov a súvisiacich požiadaviek. Pre verejnú správu bude výhodné, keď definuje stratégiu vykonávania smernice 2014/55/EÚ (od dodržiavania súladu so smernicou v minimálnom potrebnom rozsahu až po úplnú automatizáciu fakturácie) a naplánuje celoštátne zavedenie do praxe. Niekoľko krajín má pozitívne skúsenosti s takýmito stratégiami. Používanie elektronickej fakturácie v prípade dodávateľov pre verejný sektor môže byť vyžadované, a to vrátane použitia konkrétnych formátov. Je možné rozlíšiť dve rozdielne architektúry elektronickej fakturácie vo verejnom obstarávaní, ktoré sú už zavedené vo väčšine členských štátov, konkrétne: ·centrálny uzol (alebo kombinácia niekoľkých uzlov), ktorý prijíma všetky elektronické faktúry od dodávateľov a odosiela ich príslušnému obstarávateľovi/verejnému obstarávateľovi (centralizovaný systém), alebo ·distribuovaný systém, v ktorom elektronické faktúry musia dodávatelia odosielať priamo príslušnému obstarávateľovi/verejnému obstarávateľovi (distribuovaný systém). Pre členské štáty s vysokou úrovňou pokročilosti elektronickej fakturácie je typická vysoká miera zavádzania do praxe, konkurenčné prostredie pre poskytovateľov služieb a riešení elektronickej fakturácie a pokročilá organizačná pripravenosť a pripravenosť IT. Členské štáty s pokročilou a decentralizovanou architektúrou elektronickej fakturácie sa spoľahnú, že poskytovatelia služieb a riešení elektronickej fakturácie inovujú svoje systémy tak, aby podporovali európsku normu a budú ponúkať konkurencieschopné riešenia verejným a súkromným subjektom všetkých veľkostí. Pri tomto scenári sa očakáva, že vplyv zavedenia európskej normy bude nízky alebo stredne nízky v závislosti od konkrétnej situácie. Cenu inovácie systémov budú znášať poskytovatelia služieb a následne koncoví používatelia (verejní obstarávatelia a ich dodávatelia). Cena bude zanedbateľná, ak poskytovatelia služieb už podporujú štandardy spĺňajúce európsku normu. V opačnom prípade však bude relatívne vyššia. Všetci predajcovia systémov plánovania podnikových zdrojov a poskytovatelia služieb elektronickej fakturácie, ktorí sa zúčastnili rozhovoru, sa vyjadrili, že budú ponúkať riešenia v súlade s európskou normou na základe dopytu na trhu. Cena zavedenia európskej normy sa však zvýši, ak sa bude na vnútroštátnej a sektorovej úrovni používať veľa rozšírení, čím sa výrazne obmedzia výhody spoločnej normy. V členských štátoch, v ktorých existuje pokročilá a centralizovaná architektúra elektronickej fakturácie, bude vplyv európskej normy na koncových používateľov vo všeobecnosti nízky. Akúkoľvek zmenu potrebnú na podporu európskej normy a súvisiacu cenu budú znášať predovšetkým subjekty, ktoré spravujú centrálny systém elektronickej fakturácie. Napríklad vo Francúzsku systém zavedený v januári 2017, Chorus Pro, je založený na implementácii spoločného riešenia pre všetkých dodávateľov (súkromných aj štátnych) vo verejnej sfére. Európska norma nebude mať vplyv na (malú) verejnú správu, pretože systém Chorus Pro sa poskytuje bezplatne verejnej správe alebo dodávateľom. Európska norma neohrozuje ani malé a stredné podniky, pretože tie budú môcť naďalej posielať verejnej správe faktúry vo formáte PDF. Malí verejní obstarávatelia rozhodnú o úrovni investícií a automatizácii procesov v prípade služieb a riešení elektronickej fakturácie, ktoré budú používať na základe vnútroštátnych požiadaviek a ich zdôvodnenia projektu. Obstarávacia cena európskej normy od CEN nepredstavuje zásadný problém, ale bezplatná dostupnosť informácií prostredníctvom Nástroja na prepájanie Európy a CEN súvisiacich s európskou normou a jej doplnkovými produktmi sa považuje za dôležitú. Členské štáty s nízkou pokročilosťou elektronickej fakturácie prijímajúce decentralizovanú architektúru budú čeliť výzvam pri začatí používania a zavádzaní európskej normy. Je však možné to zmierniť tak, že verejná správa poskytne jasné usmernenia a pravidlá, napríklad pre používanie noriem. Okrem toho centrá na zvyšovanie povedomia a propagovanie, centrá poskytujúce odbornú pomoc, školiace centrá, centrá na rozvoj kompetencií a zdieľané služby zohrajú dôležitú úlohu pri podpore používania európskej normy. Pri tomto scenári sa očakáva, že vplyv európskej normy a súvisiace náklady budú významné. Ak verejní obstarávatelia nezvolia možnosť využívať zdieľané služby, čím by sa výrazne znížili a rozložili náklady, alebo ak nebudú uplatňovať politiku zdieľania a opakovaného použitia, bude to mať negatívny vplyv na ich rozpočet. V členských štátoch s nízkou pokročilosťou elektronickej fakturácie, ktoré sa rozhodnú zaviesť centralizovaný systém elektronickej fakturácie, bude vplyv európskej normy závisieť od vnútroštátnych požiadaviek a úrovne pripravenosti verejného a súkromného sektora. Krajiny, ktoré už zaviedli povinnosť používať štandardy prispôsobené európskej norme, nebudú musieť čeliť veľkým technickým problémom. Ak bude úroveň pripravenosti vysoká, zavádzanie elektronickej fakturácie sa analogicky zvýši. Verejní obstarávatelia budú podporovaní a získajú pomoc prostredníctvom centralizovaného systému, zatiaľ čo dodávatelia budú využívať komerčných poskytovateľov a v niektorých prípadoch im budú ponúknuté bezplatné služby na obmedzený počet faktúr. Aby však tieto výhody mohli vzniknúť je potrebné, aby ústredné orgány poskytli určitú investíciu na vytvorenie takéhoto centralizovaného systému. 5.Vplyv na špecifické zainteresované strany Vplyv na malých verejných obstarávateľov Počas rozhovorov s regionálnymi a miestnymi orgánmi sa ukázalo, že: ·využitie normy je kľúčové pre miestne orgány, aby sa znížili náklady, ·očakáva sa, že najbežnejší spôsob zavedenia európskej normy bude prostredníctvom inovácie systémov plánovania podnikových zdrojov (ERP), ktoré normu natívne podporujú, ·Ak bude možné vyhnúť sa rozšíreniam, očakáva sa, že zavedenie európskej normy bude pre všetky verejné správy nenákladné. Preto sa usudzuje, že výhody zjednodušenia platobných postupov prevážia nad obmedzenými nákladmi na zavedenie. Ako sa uvádza vyššie, smernica 2014/55/EÚ sa vzťahuje iba na zmluvy s hodnotou vyššou ako prahové hodnoty EÚ, preto sa obmedzí počet malých verejných obstarávateľov, na ktorých sa táto povinnosť vzťahuje. Vo všeobecnosti bude môcť každý verejný obstarávateľ rozhodnúť o úrovni automatizácie a prepracovanosti IT vo svojich systémoch a o investícii, ktorú je ochotný vynaložiť. Bude to založené na jeho zdôvodnení projektu a vnútroštátnych požiadavkách. Financovanie poskytované Nástrojom na prepájanie Európy v odvetví telekomunikácií je považované za užitočný nástroj na podporu zavádzania európskej normy. Vplyv na malé a stredné podniky Pre súkromné strany zo smernice nevyplýva povinnosť používať elektronickú fakturáciu, hoci takáto povinnosť môže vzniknúť na základe vnútroštátnych právnych predpisov. V prípade, že sa však rozhodnú využívať elektronickú fakturáciu pri verejnom obstarávaní, európska norma bude mať na malé a stredné podniky pozitívny vplyv, pretože zabráni verejným správam v rôznych krajinách vyžadovať rozdielne špecifikácie elektronickej fakturácie. V niektorých členských štátoch sú služby elektronickej fakturácie ponúkané malým a stredným podnikom bezplatne pre obmedzený počet elektronických faktúr. V Taliansku takúto službu poskytuje obchodná komora vrátane elektronickej archivácie.