SPRÁVA KOMISIE EURÓPSKEMU PARLAMENTU A RADE podľa článku 213 nariadenia (EÚ, Euratom) č. 966/2012 týkajúceho sa účtovníka a vnútorného audítora Európskej služby pre vonkajšiu činnosť (ESVČ) /* COM/2013/0936 final */





SPRÁVA KOMISIE EURÓPSKEMU PARLAMENTU A RADE podľa článku 213 nariadenia (EÚ, Euratom) č. 966/2012 týkajúceho sa účtovníka a vnútorného audítora Európskej služby pre vonkajšiu činnosť (ESVČ) A. ÚVOD Európska služba pre vonkajšiu činnosť (ďalej len „ESVČ“) bola zriadená v roku 2010 rozhodnutím Rady 2010/427 na základe článku 27 ods. 3 Zmluvy o Európskej únii. Rozhodnutie 2010/427 v odôvodnení 15 ustanovuje, že „by sa malo predísť zbytočnému zdvojovaniu úloh, funkcií a zdrojov s inými štruktúrami“. V tejto súvislosti účtovník a vnútorný audítor Komisie konajú ako účtovník respektíve vnútorný audítor ESVČ. Právnym základom tejto úpravy je článok 68 ods. 1 a článok 98 ods.2 nariadenia o rozpočtových pravidlách. V nariadení o rozpočtových pravidlách sa v článku 213 stanovuje, že tieto dva články majú byť v roku 2013 preskúmané, pričom sa „náležite zohľadní osobitný charakter ESVČ a najmä delegácií Únie a v prípade potreby primeraná spôsobilosť ESVČ v oblasti finančného hospodárenia.“ Komisia posúdila fungovanie systému, v rámci ktorého účtovník a vnútorný audítor Komisie konajú ako účtovník a vnútorný audítor ESVČ. V predloženej správe, ktorá sa konzultovala s ESVČ, sa predkladajú výsledky tohto posúdenia so záverom o pokračovaní súčasných mechanizmov. Preskúmanie spomenuté v článku 213 finančného nariadenia je nezávislé od preskúmania rozhodnutia o zriadení ESVČ[1]: toto druhé preskúmanie sa stanovuje v článku 13 ods. 3 rozhodnutia o zriadení ESVČ a týka sa organizácie a fungovania ESVČ. Vykonáva sa v roku 2013 pod vedením vysokého predstaviteľa/podpredsedu a v prípade potreby sa k nemu môžu pripojiť vhodné návrhy na revíziu rozhodnutia o zriadení ESVČ. B. Výsledok preskúmania podľa článku 213 nariadenia o rozpočtových pravidlách I. Účtovník Účtovník Komisie vykonáva v súlade s článkom 68 ods. 1 rozpočtových pravidiel pre ESVČ celý rad účtovníckych služieb. Medzi tieto služby patrí: – pokladňa (centrálna pokladňa a spracovanie platieb, odsúhlasenie účtov centrálnej banky, administratívne riadenie zálohových účtovných služieb, potvrdzovanie „záznamov tretích strán“ a bankových účtov, riadenie systému včasného varovania), – účtovný rámec a systém, – účtovníctvo a podávanie správ na základe právnych predpisov, – vymáhanie dlhov a riadenie postupu započítania, – kontrola kvality všetkých miestnych účtovných systémov. Spolupráca medzi Komisiou a ESVČ je veľmi dobrá. Tak ESVČ, ako aj príslušné útvary GR BUDG sú so súčasným postupom veľmi spokojné. Úspory z rozsahu sú obzvlášť významné v oblasti riadenia štátnej pokladnice, účtovníctva a vykazovania. Útvary účtovníka Komisie majú jedinečné znalosti pokrývajúce všetky tieto aspekty a najmä funkciu pokladnice. Medzi ne patrí: · administratívne riadenie zálohových účtov, · komplexná banková architektúra potrebná na vysporiadanie sa s platobnými operáciami inštitúcií a súvisiacimi odbornými poznatkami, ktoré sú súčasne potrebné na podporu miestnych bankových a platobných potrieb 140 delegácií EÚ na celom svete, a · optimalizované riadenie hotovosti a rizík a spoľahlivé postupy na rozsiahle zabezpečenie kontinuity podnikateľských činností. Vďaka súčasnému postupu nemusí ESVČ prijímať ďalších zamestnancov. V rámci GR pre rozpočet sú v súčasnosti 3 pracovné miesta priamo vyhradené na plnenie nových účtovných úloh a úloh spojených s ESVČ, pričom konzervatívny odhad počtu potrebných zamestnancov v prípade, ak by ESVČ zaisťovalo svoje vlastné účtovníctvo a funkciu pokladne, je najmenej 15 osôb. Navyše, okrem priamych úloh pokladne a účtovníctva a ďalších horizontálnych činností v oblasti financií a rozpočtovej podpory (napríklad rozvoj a podpora finančných informačných systémov, záchranných služieb, centrálnej finančnej služby, atď.), na ktoré neboli pri vytvorení ESVČ uvoľnené žiadne zdroje, zabezpečujú v súčasnosti útvary Komisie na základe dohody o úrovni služieb podpísanej s ESVČ. Táto doplnková podpora sa považuje za vysoko kvalitnú a povoľuje dodatočné úspory z rozsahu zdrojov v súvislosti s prostriedkami, ktoré by mohli byť potrebné v prípade úplnej internalizácie ESVČ. Účtovník Komisie okrem toho vyhotovuje ročnú účtovnú závierku a jedná s Dvorom audítorov ohľadne niekoľkých ďalších inštitúcií. Účtovné útvary Komisie zaviedli účinné postupy, ako aj dobré pracovné vzťahy s Dvorom audítorov, z ktorých ťaží aj ESVČ. Stručne povedané, založenie samostatného účtovného oddelenia ESVČ by zbytočne zvýšilo počet pracovníkov zamestnaných v týchto dvoch subjektoch, keďže by boli pre každú z uvedených kľúčových úloh v rámci ESVČ potrebné viaceré nové pracovné pozície, ktoré už s minimálnymi dodatočnými prostriedkami zaisťuje Komisia. Podľa názoru Komisie by preto mala spolupráca pokračovať. Nepovažuje sa za nutné akýmkoľvek spôsobom meniť terajšie postupy. II. Vnútorný audítor Vnútorný audítor Komisie jedná v súlade s článkom 98 ods. 2 rozpočtových pravidiel ako vnútorný audítor ESVČ. Pre zachovanie tohto postupu svedčia nasledujúce argumenty. Delegácie EÚ riadia tak administratívne rozpočtové prostriedky ESVČ, ako aj operačné rozpočtové prostriedky z rozpočtu Komisie. V zásade personál ESVČ riadi iba administratívne rozpočtové prostriedky ESVČ, kým personál Komisie riadi iba operačné rozpočtové prostriedky. Existujú aj výnimky tohto princípu: vedúci delegácie, ktorý patrí do ESVČ, koná ako povoľujúci úradník vymenovaný subdelegovaním týkajúcim sa operačných rozpočtových prostriedkov z rozpočtu Komisie (článok 65 ods. 6 nariadenia o rozpočtových pravidlách). Personál Komisie podporuje ESVČ pri riadení svojho administratívneho rozpočtu najmä tým, že vystupujú ako agenti zodpovední za začiatok procesov. Dôsledkom týchto výnimiek je, že dva finančné toky, ktoré bežne používajú zamestnanci Komisie a ESVČ, sú navzájom úzko prepojené. V dôsledku tejto situácie existuje riziko, že dva samostatné audity finančných tokov a systémov vnútornej kontroly vykonané rôznymi vnútornými audítormi by mohli viesť k prekrývaniu zistení alebo k odlišným odporúčaniam. Druhá možnosť by mohla oslabiť dôveryhodnosť audítorskej práce a zodpovední povoľujúci úradníci a vedúci delegácií by mohli takisto čeliť problémom pri výbere medzi dvoma stanoviskami na rovnakú tému, čo by znížilo hodnotu audítorskej činnosti. Integrácia vnútorných auditov by okrem toho umožnila hlbšie pochopenie problémov, ktoré sa vyskytli v oboch finančných tokoch. Pomohla by aj prenosu poznatkov získaných z auditu jedného obvodu do druhého a skúmaniu a zisteniu synergií medzi nimi. Môžu vzniknúť argumenty v prospech oddeleného vnútorného audítora pre ESVČ, ako napríklad skutočnosť, že ak vnútorný audítor koná tak za Komisiu, ako aj za ESVČ, môžu vznikať situácie, kedy vnútorný audítor nemôže splniť oprávnené očakávania jednej z inštitúcií ako príjemcu služieb. Vzhľadom na existujúce pravidlá a záruky, najmä nezávislosť vnútorného audítora, sa však toto riziko primeraným spôsobom zmierňuje. Podľa názoru Komisie, by preto spolupráca mala pokračovať bez zmien súčasných postupov. C. Záver Z tejto správy vyplýva, že systém, v ktorom účtovník a vnútorný audítor Komisie konajú ako účtovník a vnútorný audítor ESVČ, funguje efektívne, pričom umožňuje značné úspory z rozsahu. Preto by sa mal v budúcnosti zachovať. Komisia bude v rámci kontextu súhrnnej správy informovať Európsky parlament a Radu o akomkoľvek dôležitom vývoji, pokiaľ ide o fungovanie tohto systému. [1] Rozhodnutie Rady z 26. júla 2010 o organizácii a fungovaní Európskej služby pre vonkajšiu činnosť.