PRIPOMIENKY DVORA AUDÍTOROV ODPOVEDE KOMISIE

ÚVOD

1. V tejto výročnej správe je predložené hodnotenie Dvora audítorov týkajúce sa Európskych rozvojových fondov (ERF). Hlavné informácie o príslušných činnostiach a výdavkoch v roku 2011 sú uvedené v tabuľke 1 .

Tabuľka 1 – Európske rozvojové fondy – hlavné informácie (v mil. EUR) Hlava rozpočtu Oblasť politiky Opis Platby v roku 2011 Spôsob hospodárenia Európske rozvojové fondy 8. ERF Administratívne výdavky 0 Prevádzkové výdavky Projekty 8 Centralizované priame Rozpočtová podpora 0 Centralizované priame Projekty 19 Centralizované nepriame Projekty 59 Decentralizované Projekty 3 Spoločné hospodárenie 89 9. ERF Administratívne výdavky 3 Prevádzkové výdavky Projekty 112 Centralizované priame Rozpočtová podpora 77 Centralizované priame Projekty –4 Centralizované nepriame Projekty 591 Decentralizované Projekty 127 Spoločné hospodárenie 906 10. ERF Administratívne výdavky 90 Prevádzkové výdavky Projekty 210 Centralizované priame Rozpočtová podpora 660 Centralizované priame Projekty 29 Centralizované nepriame Projekty 407 Decentralizované Projekty 483 Spoločné hospodárenie 1 879 Celkové administratívne výdavky 93 Celkové prevádzkové výdavky (Projekty) 2 044 Celkové prevádzkové výdavky (Rozpočtová podpora) 737 Celkové platby (43) 2 874 Celkové individuálne záväzky (43) (44) 2 509 Celkové rámcové záväzky (43) (44) 3 049 Zdroj: Európsky dvor audítorov na základe údajov poskytnutých GR DEVCO.

Špecifické charakteristiky Európskych rozvojových fondov

2. Európsky rozvojový fond (ERF) je hlavným nástrojom poskytovania pomoci Európskej únie na rozvojovú spoluprácu africkým, karibským a tichomorským (AKT) štátom a zámorským krajinám a územiam (ZKÚ). Dohoda o partnerstve, podpísaná v Cotonou 23. júna 2000 na dvadsať rokov („dohoda z Cotonou“), je súčasným rámcom pre vzťahy Európskej únie so štátmi AKT a ZKÚ. Zameriava sa na cieľ zmierniť a napokon odstrániť chudobu, čo je v súlade s cieľmi trvalo udržateľného rozvoja a postupného začlenenia štátov AKT a ZKÚ do svetového hospodárstva. Je založená na troch vzájomne sa dopĺňajúcich pilieroch: — rozvojová spolupráca, — hospodárska a obchodná spolupráca, — politický rozmer.

3. ERF financujú členské štáty, vzťahujú sa na ne príslušné nariadenia členských štátov o rozpočtových pravidlách a sú riadené mimo rámca všeobecného rozpočtu EÚ. Európska komisia zodpovedá za finančné plnenie operácií financovaných zo zdrojov ERF. Európska investičná banka (EIB) riadi investičný nástroj, na ktorý sa nevzťahuje vyhlásenie Dvora audítorov o vierohodnosti ani postup udeľovania absolutória Európskym parlamentom (1) (2). 3. Uverejnenie výročnej správy o investičnom nástroji spolu s jeho externým finančným auditom a vykonávaním dohľadu nad prevádzkou investičného nástroja zo strany Európskeho dvora audítorov zabezpečuje adresnú zodpovednosť a transparentnosť jeho implementácie.

4. Operácie financované z každého ERF sú plánované na začiatku príslušného obdobia. V dokumente o stratégii krajiny, vypracovanom príslušným štátom AKT alebo ZKÚ a EÚ po porade so širokým spektrom aktérov činných v rozvojovom procese, sa stanovujú ciele a stratégie strednodobého rozvoja krajiny. Uvádza sa v ňom i plánovaný finančný príspevok EÚ, ktorý môže krajina alebo regionálna organizácia využiť.

5. Európska služba pre vonkajšiu činnosť (ďalej len „ESVČ“) začala fungovať 1. decembra 2010. ESVČ pripravuje rozhodnutia Komisie o pridelení prostriedkov pre krajiny, o strategických dokumentoch pre krajiny alebo regióny a o národných a regionálnych orientačných programoch spolu s príslušnými útvarmi Komisie ako súčasť programovacieho cyklu pre väčšinu nástrojov vonkajších opatrení.

6. Po vytvorení ESVČ a reorganizácii Komisie v roku 2011 novovytvorené Generálne riaditeľstvo pre rozvoj a spoluprácu (GR EuropeAid) spojilo odborné znalosti bývalého Generálneho riaditeľstva pre rozvoj a vzťahy so štátmi AKT v oblasti politiky s realizačnými nástrojmi bývalého úradu pre spoluprácu EuropeAid. V júni 2011 nadobudlo účinnosť nové organizačné usporiadanie GR EuropeAid a boli vydané nové vyhlásenia o poslaní na úrovni generálneho riaditeľstva, riaditeľstva a útvaru. EuropeAid implementuje širokú škálu nástrojov vonkajšej pomoci Komisie (3) financovaných z ERF a zo všeobecného rozpočtu (4). V roku 2011 riadilo GR EuropeAid takmer všetky intervenčné opatrenia ERF. Malá časť projektov ERF (5) sa týkala humanitárnej pomoci a riadilo ju Generálne riaditeľstvo pre humanitárnu pomoc (GR ECHO).

7. Intervenčné opatrenia EFR sa realizujú prostredníctvom projektov a rozpočtovej podpory (6) v rámci troch spôsobov hospodárenia (7) (pozri tabuľku 1 ): a) Komisia v rámci centralizovaného hospodárenia (42 % platieb v roku 2011) priamo realizuje činnosti spojené s rozvojovou pomocou. b) Pri spoločnom hospodárení (21 % platieb v roku 2011) zodpovedajú za realizáciu opatrení financovaných Európskou úniou medzinárodné organizácie, ak účtovníctvo, audit, kontrola a verejné obstarávanie týchto organizácií poskytujú záruky rovnocenné medzinárodne uznávaným normám. Hlavnými partnermi GR EuropeAid sú agentúry OSN a Svetová banka. c) V rámci decentralizovaného hospodárenia (37 % platieb v roku 2011) môže Komisia zveriť riadenie niektorých úloh orgánom prijímateľských krajín. Vo väčšine prípadov sa v rámci decentralizovaného hospodárenia naďalej používajú postupy Komisie a EuropeAid zostáva zodpovedným za vykonanie predbežných kontrol (napr. postupov verejného obstarávania a faktúr) a uhrádzanie platieb zmluvným dodávateľom.

8. Vonkajšia pomoc financovaná z ERF a zo všeobecného rozpočtu sa realizuje v rizikovom prostredí, predovšetkým pre geograficky rozptýlené aktivity a širokú škálu nástrojov na spoluprácu, metód poskytovania pomoci, vlastných pravidiel a postupov financovania a implementačných organizácií. Mnohé partnerské krajiny majú okrem toho nedostatočné inštitucionálne a administratívne kapacity. 8. Komisia tieto riziká znižuje vďaka tomu, že ich včas odhaľuje a odstraňuje. Úrad EuropeAid (v ústredí aj v delegáciách) vykonáva predbežné kontroly na vysokej úrovni, a to z hľadiska tak rozsahu, ako aj povahy týchto kontrol prekračujúcich hranice finančných záruk, ktoré si vyžadujú právne predpisy. V stratégii kontrol zohrávajú významnú úlohu aj preventívne opatrenia vrátane poskytovania odbornej prípravy pre pracovníkov Komisie a osobitne koncipovanej prípravy pre pracovníkov úradu národného povoľujúceho úradníka (NPÚ). Okrem toho sa vo viacerých krajinách zaviedol tzv. podporný program pre národného povoľujúceho úradníka.

9. V dohode z Cotonou sa uvádza (8), že priama rozpočtová pomoc sa poskytuje na podporu makroekonomických alebo sektorových reforiem, najmä v prípade, keď je správa verejných financií (SVF) dostatočne transparentná, spoľahlivá a účinná.

10. Tieto právne ustanovenia umožňujú voľný výklad (9) a to, čo sa považuje za „dostatočné“ z hľadiska transparentnosti, povinnosti zodpovedať sa a účinnosti v SVF, sa môže výrazne líšiť v závislosti od konkrétnej situácie krajiny, ale aj od smerovania, ktoré prijala vláda. Za týchto okolností je potrebné pripomenúť, že: a) rozpočtová podpora sa často poskytuje krajinám, ktoré majú zlé systémy SVF. Jedným významným rizikom je fakt, že rozpočet prijímateľskej krajiny môže byť ovplyvnený podvodmi a korupciou. Vzhľadom na to, že finančné prostriedky prevedené v rámci operácií rozpočtovej podpory sa spájajú s ostatnými rozpočtovými zdrojmi v rámci rozpočtu krajiny (známe ako „zastupiteľnosť“), sú taktiež vystavené tým istým nedostatkom SVF. b) keďže operácie rozpočtovej podpory sa vykonávajú prostredníctvom systémov, procesov a inštitúcií SVF partnerských krajín, audit Dvora audítorov týkajúci sa zákonnosti a správnosti môže zahŕňať jednotlivé štádiá až po vyplácanie pomoci do rozpočtov partnerských krajín. c) Komisia môže veľmi pružne rozhodovať o tom, či je partnerská krajina oprávnená získať rozpočtovú podporu. Vzhľadom na tento voľný výklad, operácie rozpočtovej podpory vykonávané Komisiou sú menej náchylné na chyby zákonnosti a správnosti. 10. a) – c) Komisia sa nie celkom stotožňuje s analýzou Dvora týkajúcou sa prevádzkovania rozpočtovej podpory. Rozpočtová podpora sa uskutočňuje v rozvojovom kontexte, v ktorom môžu mať systémy štátnej správy, ako je napríklad hospodárenie s verejnými financiami, významné nedostatky. Napriek tomu sú podmienky oprávnenosti prísne. Partnerská krajina je oprávnená na prijatie rozpočtovej podpory iba pod podmienkou, že jej vláda realizuje relevantnú a dôveryhodnú stratégiu, ktorou tieto nedostatky rieši. Komisia môže zároveň požadovať konkrétne krátkodobé opatrenia na zmiernenie rizík. Nové usmernenia pre rozpočtovú podporu (40) (ktoré boli podrobené preskúmaniu v roku 2012 v nadväznosti na návrhy Komisie (41) a závery Rady zo 14. mája 2012 s cieľom poskytnúť nový prístup k rozpočtovej podpore), zahŕňajú v súčasnosti v záujme lepšieho objasnenia pravidiel niekoľko nových ustanovení. Ich súčasťou sú nové pravidlá oprávnenosti zamerané na transparentnosť a dohľad, proces formálneho posúdenia rizík a rámec pre riadenie vyššieho manažmentu. Necielená rozpočtová podpora je skôr určená na odmeňovanie výsledkov ako na financovanie činností. Preto je zrejmé, že audit sa nemôže vzťahovať na etapu nasledujúcu po prevode prostriedkov na základe splnenia dohodnutých podmienok. Audit činností, ktoré možno financovať platbami rozpočtovej podpory, spadá do právomoci vnútroštátnych audítorských orgánov, ktorým sprievodné programy poskytujú konkrétnu podporu. Tento mechanizmus poskytovania pomoci predstavuje jeden zo spôsobov, ktorými Komisia reagovala na výzvy medzinárodnej rozvojovej komunity a zainteresovaných subjektov v EÚ, aby zefektívnila svoje intervenčné opatrenia, zamerala ich na výsledky a posilnenie aspektu zodpovednosti a zjednodušila ich z administratívneho hľadiska, čím by sa pre partnerské krajiny znížili náklady na transakcie.

11. I platby do medzinárodných organizácií na opatrenia s viacerými darcami podliehajú špecifickým rizikám, čiastočne pre konceptuálny prístup Komisie (10). 11. Komisia si nie je vedomá žiadnych konkrétnych problémov v súvislosti s tzv. konceptuálnym prístupom (ktorý vznikol v posledných rokoch s cieľom umožniť Komisii zúčastňovať sa na opatreniach zahŕňajúcich viacerých darcov vrátane trastových fondov). Tento prístup zaručuje splnenie právnych požiadaviek platných pre financovanie vonkajších opatrení EÚ (a to tak, že suma príspevku iných darcov musí byť dostatočná na pokrytie akýchkoľvek činností, ktoré nie sú oprávnené podľa pravidiel EÚ), a pritom umožňuje hospodáriť s prostriedkami EÚ tým najefektívnejším spôsobom (prostredníctvom koordinácie darcov) v súlade so zásadou riadneho finančného hospodárenia. Komisia znižuje riziko tým, že pred akoukoľvek spoluprácou posudzuje účtovné a audítorské postupy, postupy vnútornej kontroly a obstarávania uplatňované v partnerských medzinárodných organizáciách, tak, že posiela svojich zamestnancov do terénu (účasť v riadiacich skupinách) a že od medzinárodných organizácií požaduje dôkladné podávanie finančných správ. Okrem toho sa počas vykonávania vonkajších opatrení pravidelne preverujú systémy, a to prostredníctvom overovacích misií externých audítorov. Audítori úradov EuropeAid a ECHO doposiaľ nenahlásili žiadne zistenia ani „špecifické riziká“ tejto povahy. Komisia je presvedčená, že tieto opatrenia vnútornej kontroly, ktoré zaviedla spolu s opatreniami príslušných medzinárodných organizácií, obmedzujú teoretické riziko na skutočne zanedbateľnú úroveň.

KAPITOLA I – IMPLEMENTÁCIA ÔSMEHO, DEVIATEHO A DESIATEHO ERF

Finančná implementácia

12. V roku 2011 sa ôsmy, deviaty a desiaty ERF implementovali súbežne. Každá dohoda o ERF sa zvyčajne uzatvára na záväzné obdobie asi piatich rokov, platby však možno uskutočňovať v priebehu dlhšieho obdobia. Ôsmy ERF (1995 – 2000) dosahuje výšku 14 625 mil. EUR a deviaty ERF (2000 – 2007) 15 200 mil. EUR.

13. Desiaty ERF (2008 – 2013) predstavuje sumu 22 682 mil. EUR. Z tejto sumy je pre štáty AKT vyčlenená suma 21 967 mil. EUR a pre ZKÚ suma 285 mil. EUR. V týchto sumách je zahrnutých 1 500 mil. EUR v prípade štátov AKT a 30 mil. EUR v prípade ZKÚ na investičný nástroj riadený EIB. Napokon na výdavky Komisie súvisiace s programovaním a implementáciou ERF je vyčlenená suma vo výške 430 mil. EUR.

14. Celkové príspevky členských štátov Komisii predstavovali v roku 2011 3 100 mil. EUR vrátane konečnej výzvy na príspevky vo výške 660 mil. EUR v rámci deviateho ERF a prvých príspevkov vo výške 2 440 mil. EUR v rámci desiateho ERF.

15. V tabuľke 2 je uvedené kumulatívne využitie zdrojov ERF riadených Komisiou a ich finančná implementácia. V roku 2011 boli jednotlivé záväzky 13 % pod cieľovou hranicou, najmä v dôsledku omeškaní pri uzatváraní zmlúv na dôležité programy infraštruktúry, ako aj významných celkových záväzkov prijatých v priebehu posledných mesiacov roka 2011. Platby boli o 16 % nižšie, než sa plánovalo, najmä pre nižšie platby rozpočtovej podpory, pretože v niektorých prípadoch neboli splnené podmienky oprávnenosti a v projektoch infraštruktúry sa vyskytli omeškania. Neuhradené platby a staré a neaktívne nevyčerpané záväzky (11) zostali stabilné v porovnaní s rokom 2010. 15. EuropeAid dosiahol 101 % (3 279 miliónov EUR) svojho cieľa rámcových záväzkov pre rok 2011, ktorý predstavoval 3 250 miliónov EUR. Zmluvy a platby však skončili mierne pod stanoveným cieľom, a to najmä v dôsledku rozhodnutí úradu EuropeAid zadržať platby na programy rozpočtovej podpory pre nesplnenie podmienok vyplácania (napríklad v Stredoafrickej republike to bolo pre výrazné nedodržanie fiškálneho cieľa a absenciu programu MMF a v Benine pre nedostatočné vykonávanie národnej stratégie rozvoja a pomalý priebeh reforiem hospodárenia s verejnými financiami).

Výročná správa Komisie o finančnom hospodárení s ôsmym až desiatym Európskym rozvojovým fondom

16. V nariadení o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na desiaty ERF, sa požaduje, aby Komisia každý rok predložila správu o finančnom hospodárení s ERF (12). Dvor audítorov zastáva názor, že táto správa presne opisuje plnenie prevádzkových cieľov Komisie stanovených na daný rozpočtový rok (najmä pokiaľ ide o finančnú implementáciu a kontrolnú činnosť), ako aj finančnú situáciu a udalosti, ktoré mali podstatný vplyv na činnosti uskutočnené v roku 2011.

Tabuľka 2 – Kumulatívne využitie zdrojov ERF k 31. decembru 2011 (v mil. EUR) Stav na konci roku 2010 Plnenie rozpočtu v rozpočtovom roku 2011 (čisté sumy) (50) Stav na konci roku 2011 Konsolidovaná suma Miera plnenia (46) 8. ERF (47) 9. ERF (47) 10. ERF Konsolidovaná suma 8. ERF 9. ERF 10. ERF Konsolidovaná suma Miera plnenia (46) A – ZDROJE ( 45 ) 48 797 –38 70 25 57 10 663 16 552 21 639 48 854 B – VYUŽITIE 1. Rámcové záväzky ( 48 ) 37 778 77,4 % –60 –9 3 118 3 049 10 640 16 454 13 735 40 827 83,6 % 2. Individuálne záväzky ( 49 ) 32 324 66,2 % –13 8 2 514 2 509 10 494 15 691 8 648 34 833 71,3 % 3. Platby 26 334 54,0 % 90 905 1 879 2 874 10 330 14 026 4 852 29 208 59,8 % C – Neuhradené platby (B1 – B3) 11 444 23,5 % – 150 – 914 1 239 175 310 2 428 8 883 11 619 23,8 % D – Disponibilný zostatok (A – B1) 11 019 22,6 % 22 79 –3 093 –2 992 23 98 7 904 8 027 16,4 % Zdroj: Dvor audítorov na základe správ o finančnej implementácii ERF a na základe účtovnej závierky ERF zostavenej k 31. decembru 2011.

KAPITOLA II – VYHLÁSENIE DVORA AUDÍTOROV O VIEROHODNOSTI TÝKAJÚCE SA ERF

Vyhlásenie Dvora audítorov o vierohodnosti týkajúce sa ôsmeho, deviateho a desiateho Európskeho rozvojového fondu (ERF) pre Európsky parlament a Radu – Správa nezávislého audítora

Spoľahlivosť účtov

Zákonnosť a správnosť transakcií súvisiacich s účtovnou závierkou

Príjmy

Záväzky

Platby

26. júla 2012

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA predseda

Európsky dvor audítorov 12, rue Alcide De Gasperi, 1615 Luxemburg, LUXEMBURSKO

Informácie na podporu vyhlásenia o vierohodnosti

Rozsah auditu a audítorský prístup

17. Pripomienky týkajúce sa spoľahlivosti účtov ERF uvedené v bode VI vyhlásenia o vierohodnosti vychádzajú z auditu účtovnej závierky (16) a správy o výsledku finančného hospodárenia ôsmeho, deviateho a desiateho ERF (17). Pri audite sa na základe testov preskúmali dôkazy týkajúce sa súm a údajov. Súčasťou auditu bolo hodnotenie použitých účtovných zásad, významných odhadov, ktoré uskutočnilo vedenie, a celkového predkladania účtovnej závierky.

18. Celkový audítorský prístup a metodika Dvora audítorov použitá na kontrolu správnosti príslušných transakcií v účtovnej závierke je opísaná v časti 2 prílohy 1.1 ku kapitole 1 Výročnej správy Dvora audítorov o plnení rozpočtu v roku 2011. Pripomienky týkajúce sa správnosti transakcií ERF, uvedené v bodoch VII až X vyhlásenia o vierohodnosti, sú založené na: a) audite všetkých príspevkov členských štátov a vzorke ďalších druhov príjmových transakcií; b) audite vzorky 193 transakcií zodpovedajúcich 30 všeobecným záväzkom a 163 priebežným a konečným platbám, ktoré vykonali delegácie alebo ústredné útvary Komisie (18). Implementačné organizácie a koneční príjemcovia boli v prípade potreby kontrolovaní na mieste, aby sa overili príslušné platby uvedené vo finančných správach alebo výkazoch výdavkov; c) hodnotení účinnosti systémov dohľadu a kontroly v ústredí GR EuropeAid a delegáciách. Toto hodnotenie zahŕňalo: i) kontrolné prostredie a štandardy vnútornej kontroly; ii) predbežné kontroly zmlúv a platieb povoľujúcimi úradníkmi vrátane národných povoľujúcich úradníkov; iii) monitorovanie a dohľad; iv) externé audity; v) vnútorný audit; d) preskúmaní vyhlásenia vedenia Komisie, ktoré zahŕňalo hodnotenie výročnej správy o činnosti GR EuropeAid.

Spoľahlivosť účtov

19. Dvor audítorov zistil, že účtovná závierka ERF za rozpočtový rok, ktorý skončil 31. decembra 2011, vyjadruje verne vo všetkých významných hľadiskách finančnú situáciu ERF, výsledky ich transakcií a toku hotovosti v súlade s ustanoveniami nariadenia o rozpočtových pravidlách a účtovnými pravidlami prijatými účtovníkom. 19. Komisia víta pozitívne vyhlásenie Dvora audítorov o vierohodnosti týkajúce sa spoľahlivosti účtov ERF.

20. Podobne ako v predchádzajúcich rokoch sa vlastnými kontrolami Dvora audítorov a GR EuropeAid (pozri bod 40) zistila vysoká frekvencia chýb zaznamenania údajov (19). Napriek tomu, že Dvor audítorov pri audite zistil, že finančné výkazy neobsahujú významné chyby, chyby súvisiace so zaznamenávaním údajov sú naďalej zdrojom obáv, pretože ovplyvňujú správnosť údajov používaných pri zostavovaní ročnej účtovnej závierky, najmä pokiaľ ide o rozdeľovanie účtovných období na konci roka (20). 20. Komisia sa stotožňuje s obavami Dvora audítorov a bude pokračovať v zlepšovaní kvality údajov evidovaných v systéme riadenia informácií o vonkajšej pomoci (CRIS). Ako však uvádza Dvor audítorov, zistené chyby kódovania nemali žiadny podstatný vplyv na ročnú účtovnú závierku. Pozri aj odpoveď na odsek 58 b).

Správnosť transakcií

21. Výsledky testovania transakcií sú zhrnuté v prílohe 1 .

Príjmy

22. Dvor audítorov pri audite zistil, že v príjmových transakciách sa nevyskytli významné chyby.

Záväzky

23. Dvor audítorov pri audite zistil, že v záväzkoch sa nevyskytli významné chyby.

Platby

24. Dvor audítorov pri audite zistil, že platby boli ovplyvnené významnými chybami. Dvor audítorov testovaním svojej vzorky 163 transakcií zistil, že 54 (33 %) je ovplyvnených chybami. Dvor audítorov odhaduje najpravdepodobnejšiu chybovosť na 5,1 % (21). 25. Pokiaľ ide o 133 platieb v súvislosti s projektmi vybraných zo vzorky, 47 (35 %) bolo ovplyvnených chybami a z týchto transakcií bolo 29 (62 %) ovplyvnených vyčísliteľnými chybami. V prípade 30 testovaných platieb na podporu rozpočtu bolo 7 (23 %) ovplyvnených chybami, pričom všetky chyby boli nevyčísliteľné. 24 – 26. Komisia zintenzívni úsilie, aby v roku 2012 takýmto chybám zabránila alebo ich zistila a opravila. Komisia však zdôrazňuje viacročnú povahu kontrolnej štruktúry úradu EuropeAid, čo znamená, že k náprave niektorých chýb, na ktoré poukázal Dvor audítorov, by došlo v neskoršom období v rámci bežného cyklu kontrol vonkajšej pomoci. Takmer dve tretiny platieb v uvedenej vzorke sa týkajú transakcií, ako sú napríklad priebežné platby alebo zúčtovania, ktoré ešte možno skontrolovať a opraviť pri záverečnej platbe. Okrem toho monitorovanie výdavkov na vonkajšiu pomoc Komisia neukončuje pri záverečnej platbe. EuropeAid a ECHO spravujú rozsiahly program každoročných následných auditov, ktoré sú založené na formálnom posúdení rizík. Vzhľadom na vysoko rizikové prostredie, v ktorom sa poskytuje rozvojová a humanitárna pomoc, znížiť riziko finančnej chyby na nulu nie je realistické.

Platby v súvislosti s projektmi

26. Pri transakciách súvisiacich s projektmi sa väčšina chýb zistila v grantoch a v dohodách o príspevku s medzinárodnými organizáciami. Zo 45 testovaných transakcií bolo 26 (58 %) ovplyvnených chybami. Programové odhady (22) sa taktiež ukázali náchylné na chybu, chyby boli zistené v 10 z 27 testovaných transakcií.

27. Zo 47 projektových transakcií ovplyvnených chybami boli v prípade 26 transakcií vykonané externé audity dohodnuté Komisiou alebo príjemcom. Z 29 transakcií ovplyvnených vyčísliteľnými chybami bolo 11 konečných platieb už predmetom kontrol Komisie (23). 27. Predbežné kontroly je potrebné chápať v kontexte celkového kontrolného systému, keďže po záverečnej platbe ešte stále možno vykonať následné audity a iné kontroly.

28. Typy vyčísliteľných chýb zistených v platbách v súvislosti s projektmi sa týkali: a) dostatočného podloženia: chýbajúce faktúry alebo iné podporné dokumenty na dokladovanie výdavkov (týka sa 5 transakcií), zúčtovanie predbežného financovania o výdavky, ktoré nevznikli príjemcom (týka sa 3 transakcií) a množstvo požadované nad rámec uskutočnených prác (týka sa 3 transakcií); b) oprávnenosti: výdavky vzniknuté mimo obdobia realizácie projektu alebo týkajúce sa aktivít a služieb, ktoré nie sú zahrnuté v zmluve (týka sa 5 transakcií), neoprávnená platba DPH (týka sa 4 transakcií), nedodržiavanie postupov obstarávania príjemcom (týka sa 4 transakcií), nedodržiavanie pravidiel pôvodu alebo pravidiel o štátnej príslušnosti (týka sa 3 transakcií) a nedodržiavania hornej hranice denných diét (1 transakcia); c) správnosti: chyby vo výpočtoch (týka sa 1 transakcie) a používanie nesprávnych výmenných kurzov (týka sa 3 transakcií). 28. a) – c) Pripomienky Dvora audítorov komplexne ilustrujú hlavné výzvy práce s výkonnými organizáciami a partnerskými krajinami v kontexte rozvojovej a humanitárnej pomoci. Pokiaľ ide o uchovávanie sprievodných dokumentov, EuropeAid uskutočnil v roku 2012 akčný plán na zlepšenie evidencie a archivovania v delegáciách. V oblasti zúčtovania EuropeAid začal s vnútornou reflexiou, aby objasnil výklad pojmu „vynaložené náklady“ na účely zúčtovania, ktorý tieto chyby spôsobil. Komisia sa domnieva, že tu ide o samoopraviteľné chyby, keďže zúčtovanie presahujúce náklady by mali pokryť nasledujúce výdavky. Pokiaľ ide o nesúlad s pravidlami pôvodu, Komisia zdôrazňuje, že v platných právnych predpisoch sa povoľujú výnimky z pravidiel AKT/EÚ pre pôvod tovaru, pokiaľ sú riadne odôvodnené. EuropeAid akceptuje, že zmluvní partneri by v niektorých prípadoch mali požiadať o výnimku, ale domnieva sa, že niektoré z týchto chýb, pokiaľ sa uplatňovali podmienky umožňujúce výnimku z pravidla, nemali žiadny finančný dosah. DPH je aj naďalej z hľadiska oprávnenosti problematickou otázkou a vzťahujú sa na ňu nové návrhy v rámci revízie nariadenia o rozpočtových pravidlách. Komisia pôsobí v krajinách, kde je pre zmluvných partnerov (často ide o MVO) zložité, ak nie nemožné, získať od štátu úhradu povinných platieb DPH.

Príklady chýb sú uvedené v rámčeku.

Nedodržiavanie postupov obstarávania a chýbajúce podporné dokumenty Dvor audítorov preskúmal konečnú platbu v rámci grantovej dohody o zabezpečení dodávky vody, o podpore hygienických opatrení a hygieny a podpore na zlepšenie riadenia prírodných zdrojov v Etiópii. Zákazky boli pridelené na základe toho, že dodávatelia garantovali prístup k náhradným dielom a zariadeniam na údržbu, hoci toto kritérium nebolo uvedené v oznámení o vyhlásení verejného obstarávania. Okrem toho pre nedostatočnú kvalitu účtovných záznamov príjemcu nebolo možné doložiť časť výdavkov podpornými dokumentmi. Audítori, ktorých si príjemca najal na preverenie výdavkov, tieto problémy neidentifikovali. Nedodržiavanie postupov obstarávania a chýbajúce podporné dokumenty Prístup k náhradným dielom a servisným zariadeniam predstavuje významný faktor pri udeľovaní zákaziek týkajúcich sa nákupu vozidiel, a to najmä v krajinách, kde je takýto prístup sťažený. V čase vyhlásenia verejného obstarávania urobil príjemca chybu, keď svoju požiadavku neoznámil možným dodávateľom. Pri výbere dodávateľa, s ktorým bola uzavretá zmluva, sa však potom zohľadnila predpokladaná dostupnosť náhradných dielov a servisných služieb. Okrem toho sa po tom, ako delegácia vykonala posúdenie rizika, predpokladal v rámci auditov plánovaných na rok 2010 aj audit tejto zmluvy.

Nedodržiavanie pravidla pôvodu Výdavky v rámci grantu na elektrifikáciu vidieckych oblastí v Mozambiku súviseli s dodávkami, ktoré neboli v súlade s pravidlom pôvodu: dodávky pochádzali z Číny, a nie z Európskej únie ani krajín AKT. Audítori, ktorých si príjemca najal na preverenie výdavkov, tento problém neidentifikovali. Nedodržiavanie pravidla pôvodu Platné právne predpisy výslovne umožňujú výnimky z pravidiel AKT/EÚ pre pôvod tovaru, ak sú riadne odôvodnené. V súčasnosti je takmer nemožné vyhnúť sa pri realizácii týchto druhov projektov v Afrike elektrickým dodávkam z krajín mimo EÚ/AKT. Príjemca mal požiadať Komisiu o výnimku, ktorá by mu bola udelená, ak by ju riadne zdôvodnil.

29. Najčastejšie typy nevyčísliteľných chýb sa týkali nedostatočných podporných dokumentov (týka sa 14 transakcií) a neprispôsobenia záruk plnenia po zmenách v zmluve (týka sa 3 transakcií). 29. Pozri odpoveď na odsek 28 a) – c).

Platby v súvislosti s rozpočtovou podporou

30. Pokiaľ ide o platby v súvislosti s rozpočtovou podporou, nevyčísliteľné chyby vznikli v dôsledku toho, že sa nepreukázalo dodržiavanie podmienok oprávnenosti v štruktúrovanej podobe, pretože výsledky SVF neboli porovnané s cieľmi stanovenými na kontrolované obdobie. 30. V týchto konkrétnych prípadoch sa Komisia snaží zosúladiť svoje posúdenia so štandardnými postupmi, ktoré sa uplatňujú v iných krajinách. Tie sa zakladajú na ročnom posúdení pokroku na podklade jasne stanovených míľnikov a cieľov, čím sa štruktúrovane preukazuje dodržanie kritéria oprávnenosti. Vo viacerých prípadoch v roku 2011 Komisia zadržala vyplácanie, keď s pokrokom dosiahnutým v tejto oblasti nebola spokojná. Novovytvorený riadiaci výbor pre rozpočtovú podporu, ktorý pozostáva z riaditeľov a generálneho riaditeľa úradu EuropeAid, bude okrem iných otázok skúmať všetky citlivé prípady. To zlepší správu a posudzovanie kritérií oprávnenosti. Pozri aj odpovede na odseky 10 a 15.

Účinnosť systémov

31. Príloha 2 obsahuje súhrn výsledkov preskúmania systémov dohľadu a kontroly Dvorom audítorov. Dvor audítorov považuje systémy za čiastočne účinné. 31. Pozri odpoveď na odsek 56.

32. Ako je uvedené v bode 6, EuropeAid realizuje väčšinu nástrojov vonkajšej pomoci financovaných zo všeobecného rozpočtu a z ERF. Ak teda nie je uvedené inak, pripomienky Dvora audítorov týkajúce sa účinnosti systémov dohľadu a kontroly, ako aj spoľahlivosti výročnej správy generálneho riaditeľa o činnosti („výročná správa o činnosti“) a jeho vyhlásenie za rok 2011 sa týkajú oblasti zodpovednosti GR EuropeAid.

Kontrolné prostredie

33. EuropeAid má jasnú kontrolnú stratégiu na predchádzanie chybám alebo ich odhaľovanie a nápravu a štandardy vnútornej kontroly Komisie sú do značnej miery zavedené. Má akčný plán na posilnenie svojich systémov riadenia a kontroly (24), ktorý sa zameriava na väčšinu pripomienok a odporúčaní z predchádzajúcich výročných správ Dvora audítorov. V roku 2011 GR EuropeAid zaviedlo novú verziu správy o riadení vonkajšej pomoci (pozri bod 39) a vydal „súbor nástrojov finančného riadenia pre príjemcov finančných prostriedkov EÚ na vonkajšie opatrenia“ (pozri bod 41). 33. Došlo k rozšíreniu aj iných usmernení vrátane uverejnenia internetovej Praktickej príručky k zmluvám, ako aj elektronického vzdelávacieho modulu na rovnakú tému, ktorý je k dispozícii na internete a na požiadanie sprístupňuje verejnosti usmernenia týkajúce sa udeľovania zmlúv a riadenia, z čoho majú prospech najmä výkonné organizácie.

34. Vo výročnej správe o činnosti sa uvádza, že politika ľudských zdrojov je i naďalej pretrvávajúcim problémom (25) pre vysokú fluktuáciu zamestnancov a reorganizáciu, ktorá sa uskutočnila v polovici roka 2011 (pozri bod 6). Príčinou obáv bolo, že zamestnanci GR EuropeAid boli využívaní na iné úlohy než na riadenie pomoci nad rámec medzí flexibility dohodnutých s ESVČ. EuropeAid sa nazdáva, že ak nedôjde k opätovnému vyrovnaniu zdrojov, bude to mať negatívny dosah na vyhlásenie o vierohodnosti za rok 2012. 34. Vysoká fluktuácia zmluvných zamestnancov v centrále by sa mala s nadobudnutím účinnosti nového služobného poriadku znížiť. Očakáva sa, že nový služobný poriadok bude predpokladať predĺženie maximálneho trvania zmlúv zmluvných zamestnancov o dva alebo tri roky (t. j. zo súčasného trojročného trvania na päť alebo šesťročné). Okrem toho EuropeAid získal možnosť previesť určitý počet kreditov zmluvných zamestnancov na kvóty pracovných miest úradníkov v triede AD pre roky 2011, 2012 a 2013, čím sa vlastne posilní stav trvalých zamestnancov. Možné riziká súvisiace s nevyužitím ľudských zdrojov na účely, na ktoré boli určené, sa zmierňujú niekoľkými opatreniami vrátane spoločného formálneho usmernenia ESVČ a Komisie pre vedúcich delegácií, podávania špeciálnych správ o ľudských zdrojoch v teréne (správy o riadení vonkajšej pomoci) a plánu vnútorných auditov na rok 2012. Podmienkou uskutočnenia novej rozvojovej politiky, aby sa mohlo zlepšiť monitorovanie terénu, zvýšiť úroveň tematického know-how a efektívne poskytovať pomoc, je vyváženie zamestnaneckých stavov v delegáciách. Je pravdepodobné, že ľudské zdroje sa posilnia v Afrike a v tzv. susedskom regióne.

Predbežné kontroly

35. Dvor audítorov posúdil predbežné kontroly vykonávané povoľujúcimi úradníkmi v ústredných útvaroch GR EuropeAid a v delegáciách ako čiastočne účinné.

36. Vzhľadom na rizikové prostredie (pozri bod 8) sa systém kontroly GR EuropeAid najviac opiera o predbežné kontroly vykonané zamestnancami Komisie, externými dozornými úradníkmi (pri zmluvách na vykonanie prác) alebo externými audítormi (pri odhadoch programov, grantoch a zmluvách o poskytovaní spoplatnených služieb) pred úhradou konečných platieb na projekt. Tieto kontroly síce odhalia a opravia významné sumy neoprávnených výdavkov, no frekvencia chýb, ktorú Dvor audítorov zistil, vrátane konečných žiadostí o preplatenie výdavkov, ktoré boli predmetom externých auditov a overovania výdavkov, poukazuje na nedostatky v týchto predbežných kontrolách. 36. Štruktúra vnútornej kontroly zavedená v úrade EuropeAid na účely overovania legálnosti a správnosti výdavkov spočíva popri vnútorných kontrolách Komisie na práci externých audítorov, odborných dozorných úradníkov a zamestnancov pracujúcich v oblasti riadenia projektov, a to vo viacročnom rámci. Komisia si je vedomá skutočnosti, že aj po uskutočnení týchto kontrol pretrváva určité zostatkové riziko chyby. Vzhľadom na výzvy súvisiace s vykonávaním ďalších predbežných kontrol, ktoré sa týkajú spojených nákladov a oneskorení v realizácii projektu, bude Komisia pokračovať v úsilí o zlepšenie súčasných systémov, aby na základe posúdenia nákladovej efektívnosti poskytovali primeranú istotu. Pozri aj odpoveď na odsek 24.

37. Dvor audítorov poznamenáva, že pri následných kontrolách transakcií vykonaných GR EuropeAid boli odhalené aj procedurálne chyby v predbežných kontrolách, akými sú nesprávne alebo chýbajúce kontrolné zoznamy, v prípade asi 20 % kontrolovaných transakcií (26). Útvar vnútorného auditu taktiež zistil nedostatky na viacerých úrovniach kontroly, ktoré sa týkali odhadov programu a výziev na predkladanie návrhov na granty EFR (27). 37. Následné kontroly sa vždy formálne postupujú príslušnému povoľujúcemu úradníkovi. Uvedené procesné chyby (napríklad nesprávne alebo chýbajúce kontrolné zoznamy) nemali žiadny merateľný finančný dosah. Po ukončení audítorských správ oddelenia vnútorného auditu sa v roku 2012 pokračuje v uskutočňovaní akčných plánov, ktoré reagujú na odporúčania oddelenia a zmierňujú zistené riziká.

Monitorovanie a dohľad

38. Podľa Dvora audítorov bolo monitorovanie a dohľad vykonávané ústrednými útvarmi GR EuropeAid účinné a monitorovanie a dohľad vykonávané delegáciami čiastočne účinné.

Ústredné útvary GR EuropeAid

39. V júli 2011 zrealizovalo EuropeAid v rámci svojho akčného plánu po prvýkrát novú verziu správy o riadení vonkajšej pomoci, ktorá sa vypracúva každých šesť mesiacov, založenú na hlavných ukazovateľoch výkonnosti (key performance indicators – KPI) a na vyhláseniach o vierohodnosti podpísaných vedúcimi delegácie. Posilňuje sa tým úloha správ o riadení vonkajšej pomoci ako hlavného nástroja zodpovednosti medzi delegáciami a ústrednými útvarmi GR EuropeAid. Spoľahlivosť KPI súvisiacich s finančnými kontrolami je však ovplyvnená nepresnými údajmi zo systému CRIS (28). Mnohé ukazovatele sa navyše ťažko interpretujú. 39. Komisia sa domnieva, že jedným z najúčinnejších spôsobov, ako v strednodobom až dlhodobom horizonte zaručiť skvalitnenie údajov v systéme CRIS, je lepšie ozrejmiť vedúcim delegácií následky zadania nesprávnych údajov do systému riadenia informácií (CRIS). Nový systém správ o riadení vonkajšej pomoci (EAMR) to robí pomocou údajov zo systému CRIS, ktoré „nalieva“ do pravidelných správ z delegácií. Systém EAMR však bol koncipovaný tak, že delegáciám umožňuje opraviť a pripomienkovať nahlasované údaje, aby nesprávne údaje „neznečisťovali“ presnosť správ, ale slúži aj na zvýraznenie a opravu údajov a ich dlhodobé skvalitňovanie. Aj pri podávaní EAMR je ešte stále možné aktualizovať údaje, ak si delegácia všimne chybu, ktorú možno ľahko napraviť. EAMR tak predstavuje systémový krok smerom k riešeniu zistení Dvora audítorov o nedostatkoch v kvalite údajov v systéme CRIS (nevýhodou však je, že chyby sú z krátkodobého hľadiska viditeľnejšie). Komisia sa nestotožňuje s názorom Dvora audítorov, pokiaľ ide o užitočnosť ukazovateľov na účely monitorovania. Riadiaca skupina zastupujúca široké spektrum záujmov a zainteresovaných subjektov nanovo zapracovala kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) do výročných správ za rok 2011 (v roku 2012). KPI predstavuje súbor ukazovateľov v normovanom formáte, ktoré sú užitočné na účely monitorovania výkonnosti na úrovni delegácie, regiónu, nástroja alebo portfólia, a vzhľadom na zložitosť rozvojového prostredia ich možno v mnohých odlišných kontextoch rôzne vykladať. Niektoré z nich majú kvantifikované ciele založené na dobre pochopených historických údajov, niektoré nie. Pozri aj odpoveď na odsek 59 d).

40. V roku 2011 uskutočnilo GR EuropeAid 15 overovacích pracovných návštev na kontrolu primeranosti vnútornej organizácie, systémov a procesov delegácií. Tieto návštevy boli užitočné, lebo umožnili identifikovať oblasti, ktoré si vyžadujú zlepšenia, ako sú nedostatočné odborné znalosti, potreby odborného vzdelávania, ktoré sú brzdené obmedzenými ľudskými a finančnými zdrojmi, nepresné údaje v systéme CRIS a neprimerané monitorovanie projektov. Audit útvaru vnútorného auditu však poukázal na to, že neexistuje dôkaz o tom, že formálny ročný program overovacích pracovných návštev sa zakladá na zdokumentovanom hodnotení rizika. Okrem toho GR EuropeAid nevypracovalo postupy na monitorovanie implementácie odporúčaní z týchto overovacích návštev a vo výročnej správe o činnosti sa v tejto súvislosti neuvádzajú žiadne informácie (29). 40. V súvislosti so spomínaným auditom IAS sa prijalo opatrenie s cieľom zaviesť formálnejší proces plánovania overovacích misií delegácií. Komisia zváži, či je potrebné znova preskúmať účel a konkrétne ciele overovacích misií delegácií EuropeAid a či možno súčasný prístup k výberu delegácií založený na riziku doplniť o ďalšie výberové kritériá. Pozri aj odpoveď na odsek 59 b).

41. Audítorské firmy, ktoré podpísali rámcové dohody s GR EuropeAid, predkladajú ročné súhrnné správy o svojich zisteniach z auditu a odporúčaniach. Tieto správy poskytujú cenné informácie o systémových nedostatkoch a o opatreniach potrebných na prevenciu alebo zníženie neoprávnených výdavkov. Na tomto základe vydalo GR EuropeAid v januári 2011 „súbor nástrojov finančného riadenia pre príjemcov finančných prostriedkov EÚ na vonkajšie opatrenia“ na zlepšenie ich znalostí o finančnom hospodárení a pravidlách oprávnenosti.

42. Kvalita externých auditov a overovaní, ktoré Komisia zadala, je predmetom skúmania GR EuropeAid a tieto výsledky sú predstavené vo výročnej správe. Výročná správa o činnosti neposkytuje informácie o výsledkoch tohto preskúmania (30). 42. Na rozdiel od roku 2010 Komisia nedokončila preskúmanie kvality auditu za rok 2011, z čoho jasne vyplýva, že nemohlo figurovať ani vo výročnej správe o činnosti. V každom prípade správa o kvalite auditu za rok 2010 sa neobjavila ani vo výročnej správe o činnosti za rok 2010, a to v neposlednom rade aj preto, že v stálych pokynoch k výročnej správe sa jej zahrnutie nepožaduje.

43. Moduly audit a príkazy na vymáhanie pohľadávok v informačnom systéme CRIS boli prepojené v roku 2011 (31). Ide o významné zlepšenie, no ešte neposkytuje kompletné a správne informácie o výsledkoch a monitorovaní všetkých predbežných kontrol: 43. Komisia v súčasnosti nie je v stave poskytnúť a udržať ďalšie zdroje potrebné na pokračovanie v rozsiahlom spracúvaní údajov o finančnom hospodárení. Navyše sa v súčasnosti venuje zefektívňovaniu miestnych aplikácií IT v celej Komisii.

a) CRIS-Audit neposkytuje informácie o sumách, ktoré by GR EuropeAid napokon považovalo za neoprávnené; a) Auditný modul systému riadenia informácií o vonkajšej pomoci (CRIS) bol skôr ako na sledovanie nadväzných opatrení Komisie následne po audite vytvorený na plánovanie a zaznamenávanie výsledkov externých auditov. Komisia by však uvítala, keby mohla v strednodobom horizonte túto jeho funkciu rozpracovať, ak jej to budú umožňovať dostupné zdroje.

b) CRIS neposkytuje úplné informácie o sumách, ktoré boli vyhlásené za neoprávnené a ktoré boli opravené v nadväznosti na predbežné kontroly vykonané Komisiou (32); b) CRIS poskytuje spoľahlivé a primerané informácie o sumách, ktoré sa pri spracúvaní žiadostí považujú za neoprávnené, vrátane základnej kategorizácie neoprávnených súm. Keď Komisia zmluvným partnerom oznámi zistené chyby, často jej posielajú opravenú faktúru (skôr ako dobropis a novú faktúru), a preto v účtovnom systéme nemožno zachytiť všetky účinné intervenčné opatrenia zamestnancov Komisie pri hľadaní chýb. Vyčerpávajúce informácie o výsledkoch a nadväzné opatrenia na všetky predbežné kontroly by si vyžadovali značné prostriedky a ich prínos by bol obmedzený, takže sa nepovažujú za nákladovo efektívne.

c) správnosť údajov v systéme CRIS zostáva problematická, ako ukázali následné kontroly GR EuropeAid. c) Hoci kódovanie nájdených chýb nemá žiadny podstatný vplyv na ročnú účtovnú závierku, Komisia sa stotožňuje s obavami Dvora audítorov a bude pokračovať v zlepšovaní kvality údajov evidovaných v systéme riadenia informácií o vonkajšej pomoci (CRIS). EuropeAid v roku 2012 obnoví svoje úsilie o skvalitnenie údajov evidovaných v systéme CRIS.

Delegácie

44. Rovnako ako v predchádzajúcich rokoch Dvor audítorov zistil, že kontroly u väčšiny národných povoľujúcich úradníkov v prijímateľských krajinách ERF boli nedostatočne zdokumentované a neúčinné. Ústredné útvary GR EuropeAid a delegácie často poskytovali technickú pomoc na zlepšenie týchto kontrol, nedokáže to však vykompenzovať príslušné nedostatky. 44. Komisia si je vedomá skutočnosti, že národné štátne správy nepristupujú k plneniu požadovaných noriem finančného hospodárenia systematicky, a preto veľkú časť svojej projektovej podpory uskutočňuje v rámci čiastočne decentralizovaného hospodárenia, pričom následné kontroly v prípade väčšiny portfólia vykonávajú delegácie. Komisia pokračuje v posilňovaní kapacít národných povoľujúcich úradníkov prostredníctvom intenzívnej odbornej prípravy.

45. Väčšina delegácií, ktoré Dvor audítorov v roku 2011 navštívil, nevykonávala výber a plánovanie monitorovacích návštev na mieste na základe analýzy rizika. Ústredné útvary GR EuropeAid vykonali overovacie pracovné návštevy (pozri bod 40), z ktorých vyplynulo, že delegácie boli veľakrát postavené pred problém s obmedzenými zdrojmi, pokiaľ išlo o zamestnancov a finančné prostriedky na pracovné cesty, čo obmedzovalo ich schopnosť vykonávať monitorovacie činnosti, napr. monitorovanie projektov na mieste, najmä pokiaľ ide o finančné hľadiská. Dôležitá reorganizácia, ktorá sa uskutočnila v roku 2011, a využívanie zdrojov na iné úlohy než riadenie pomoci túto situáciu nezlepšili (pozri body 6 a 34). 45. Kľúčovým faktorom pri rozhodovaní o plánovaní a vykonávaní monitorovacích činností na mieste na delegácii je zjavne určenie priorít, ako využívať obmedzené zdroje. Vzhľadom na to, že monitorovacie kontroly na mieste vykonáva prevádzkový personál a ich primárny účel nie je finančná kontrola, pri plánovaní takýchto návštev v teréne je zriedkakedy najdôležitejším faktorom riziko. K prvkom, ktoré prispievajú k následnej kontrole činností, patria okrem iného návštevy na mieste spolu so správami o vykonávaní, komunikáciou s príjemcami, správami o monitorovaní zameranom na výsledky, hodnoteniami a auditmi. Pokiaľ ide o využívanie zdrojov na plnenie iných úloh, ako je riadenie pomoci, delegáciám boli v decembri 2011 v spoločnom oznámení Komisie a ESVČ poslané pokyny, aby objasnili možnosti a obmedzenia, ktoré sa vzťahujú na flexibilitu pri využívaní ľudských zdrojov. Pozri aj odpoveď na odsek 59 b).

Externé audity

46. Dvor audítorov vyhodnotil úlohu externého auditu ako účinnú, pokiaľ ide o ústredné útvary GR EuropeAid, a ako čiastočne účinnú v prípade delegácií.

47. Ústredné útvary GR EuropeAid vypracovali metodiku na prípravu, realizáciu a následnú kontrolu ročných plánov auditov. Ústredné útvary GR EuropeAid podrobne monitorujú externé audity delegácií a kvalitu externých auditov vykonávaných na základe rámcovej zmluvy Komisie pre audit.

48. Vo väčšine ohľadov delegácie viedli svoje externé audity v súlade s metodikou. Plány auditov boli vytvorené v súlade s usmerneniami a realizované načas a k zisteniam z auditu boli prijaté následné opatrenia, najmä prostredníctvom spätného získania prostriedkov alebo zrážok z ďalších platieb. Dvor audítorov však zistil, že niektoré oblasti je potrebné zlepšiť. Ako bolo uvedené už v predchádzajúcich rokoch (33), audity založené na analýze rizika neboli vždy vyberané na základe zdokumentovanej analýzy a ich počet nebol dostatočný, či už z personálnych dôvodov alebo preto, že boli uprednostnené povinné audity. V niektorých prípadoch bol postup schvaľovania auditu ovplyvnený oneskoreniami, čím vzniklo riziko, že neoprávnené výdavky nebude možné získať späť. 48. Aj keď je pravda, že personálne obmedzenia môžu mať negatívny dosah na dĺžku procesu schvaľovania auditu, všetky povinné správy o audite musia byť doručené skôr, než Komisia uskutoční konečnú platbu. Riziko, že finančné prostriedky už nebude možné získať späť, je preto veľmi nízke.

Vnútorný audit

49. Dvor audítorov zhodnotil vnútorný audit ako čiastočne účinný.

50. Reorganizácia Komisie, ktorá sa uskutočnila v roku 2011 (pozri body 6 a 34), mala značný dosah na činnosť útvaru vnútorného auditu (34). V útvare sa udiala veľká zmena, pokiaľ ide o zamestnancov, a väčšina nových zamestnancov nemala žiadne skúsenosti s auditom. Útvar vnútorného auditu bol schopný zrealizovať len polovicu svojho pôvodného ročného pracovného plánu. Vo výročnej správe o činnosti sa tento fakt neuvádza (35). 50. Pôvodný plán práce na rok 2011 sa zo zrejmých dôvodov podarilo splniť len čiastočne, keďže po reorganizácii úradu EuropeAid v júni sa začiatkom júla 2011 musel pre nové oddelenie vnútorného auditu vypracovať úplne nový ročný plán práce. Tento nový plán práce musel zohľadňovať zmeny na generálnom riaditeľstve a novú personálnu situáciu na oddelení vnútorného auditu, ktoré potrebuje rozsiahlu odbornú prípravu. Pozri aj odpoveď na odsek 59 e).

51. V roku 2011 dokončilo oddelenie vnútorného auditu (36) dva audity o finančnom riadení odhadov programov a grantov ERF. Jeho zistenia sa zhodujú so zisteniami Dvora audítorov z hľadiska nedostatkov v predbežných kontrolách (pozri bod 36). 51. Pozri odpoveď na odsek 36.

Spoľahlivosť vyhlásení vedenia Komisie

52. Generálny riaditeľ vyhlásil (37), že získal primeranú istotu, že zavedené kontrolné postupy poskytujú potrebné záruky o správnosti príslušných transakcií. Výročná správa o činnosti neobsahuje žiadnu výhradu. Namiesto toho sa v nej uvádza (38), že vzhľadom na návrh a výsledky systému viacročných kontrol GR EuropeAid nie je presvedčené o tom, že miera zostatkových chýb po uplatnení všetkých jeho kontrol je významná. Je to v rozpore so zisteniami Dvora audítorov týkajúcimi sa roku 2011, z ktorých vyplýva, že miera chybovosti je významná, frekvencia chýb vysoká a systémy sú čiastočne účinné. 52. Metódu Dvora audítorov na určenie najpravdepodobnejšej odhadovanej miery chybovosti a frekvencie chybovosti v prípade ERF nemožno priamo porovnávať s kritériami zostatkovej rizikovej sumy (po ukončení všetkých viacročných kontrol), ktorá predstavuje kľúčový faktor vo vyhlásení o vierohodnosti, ktoré vydáva generálny riaditeľ k celkovému portfóliu úradu EuropeAid financovanému z ERF a rozpočtu EÚ. Komisia konštatuje, že najpravdepodobnejšia odhadovaná ročná miera chybovosti vonkajšej pomoci financovanej z rozpočtu EÚ – prevažná časť portfólia – v rokoch 2010 a 2011 nedosiahla prah významnosti podobne, ako to bolo v prípade ERF v roku 2009. Pozri aj odpovede na odseky 57 a 58 a).

53. Dvor audítorov po preskúmaní výročnej správy o činnosti poukazuje na to, že: 53.

a) nie sú predložené dôkazy na podporu tvrdenia, že miera zostatkových chýb je menej než 2 %; a) Pozri odpoveď na odsek 58 a).

b) sú vyjadrené silné obavy týkajúce sa dostatočného počtu zamestnancov na riadenie pomoci (pozri bod 34); b) Od začiatku procesu prenášania riadiacich právomocí ubehlo už viac ako 10 rokov. Komisia eviduje veľmi pozitívne výsledky, ale zároveň si uvedomila nerovnováhy, ktoré časom vznikli a je ich potrebné napraviť. V súlade s oznámením „Program zmien“ a v nadväznosti na posúdenie pracovného zaťaženia zamestnancov úradu EuropeAid, ktoré sa uskutočnilo v roku 2011, bola 12. marca 2012 generálnemu riaditeľovi a komisárovej skupine pre vonkajšie vzťahy predložená správa o používaní zdrojov Komisie v delegáciách EÚ. Jej súčasťou sú závery týkajúce sa vyváženia stavu zamestnancov medzi delegáciami, aby lepšie zodpovedal potrebám a prioritám úradu EuropeAid bez potreby dodatočných zdrojov. Tieto závery boli v júli 2012 predložené Komisii na schválenie. Pozri aj odpoveď na odsek 34.

c) boli odhalené nedostatky kontroly v rámci následných kontrol transakcií vykonaných útvarom vnútorného auditu a GR EuropeAid (pozri body 37 a 51). c) Proces vnútorného auditu, ako aj následné transakčné kontroly, sú určené na to, aby zistili slabé stránky kontrol. Spájajú sa s nimi rozsiahle nadväzné opatrenia vrátane formálnych akčných plánov.

Závery a odporúčania

Závery

54. Dvor audítorov na základe svojej audítorskej práce dospel k záveru, že účtovná závierka ERF za rozpočtový rok, ktorý skončil 31. decembra 2011, vyjadruje verne vo všetkých významných hľadiskách finančnú situáciu ERF, výsledky ich transakcií a toku hotovosti za príslušný rozpočtový rok v súlade s ustanoveniami nariadenia o rozpočtových pravidlách a účtovnými pravidlami prijatými účtovníkom. 54. Komisia víta pozitívne vyhlásenie Dvora audítorov o vierohodnosti týkajúce sa spoľahlivosti účtov ERF.

55. Dvor audítorov na základe svojej audítorskej práce dospel k záveru, že za rozpočtový rok, ktorý skončil 31. decembra 2011: 55.

a) sa v príjmoch ERF nevyskytli významné chyby;

b) sa v rámcových záväzkoch prijatých ERF nevyskytli významné chyby;

c) platby z ERF boli ovplyvnené významnou chybovosťou (pozri body 24 až 30). c) Komisia zintenzívni úsilie, aby v roku 2012 takýmto chybám zabránila alebo ich zistila a opravila. Komisia však zdôrazňuje viacročnú povahu kontrolnej štruktúry úradu EuropeAid, čo znamená, že k náprave niektorých chýb, na ktoré poukázal Dvor audítorov, by došlo v neskoršom období v rámci bežného cyklu kontrol vonkajšej pomoci. Takmer dve tretiny platieb v uvedenej vzorke sa týkajú transakcií, ako sú napríklad priebežné platby alebo zúčtovania, ktoré ešte možno skontrolovať a opraviť pri záverečnej platbe. Okrem toho monitorovanie výdavkov na vonkajšiu pomoc Komisia neukončuje pri záverečnej platbe. EuropeAid a ECHO spravujú rozsiahly program každoročných následných auditov, ktoré sú založené na formálnom posúdení rizík. Vzhľadom na vysoko rizikové prostredie, v ktorom sa poskytuje rozvojová a humanitárna pomoc, nie je realistické znížiť riziko finančnej chyby na nulu.

56. Na základe auditov Dvor audítorov dospel k záveru, že skontrolované systémy dohľadu a kontroly GR EuropeAid sú čiastočne účinné (pozri body 31 až 53). 56. Komisia navrhla kontroly tak, aby pokrývali celý životný cyklus jej viacročných projektov. Je presvedčená, že systémy dohľadu a kontroly sú účinné a z roka na rok sa výrazne zlepšujú, pričom pokrývajú prevádzkovanie ERF aj činnosti financované z rozpočtu EÚ. Napriek výzvam vyplývajúcim z vysoko rizikového prostredia vonkajšej pomoci nedosiahla v rokoch 2010 a 2011 najpravdepodobnejšia odhadovaná ročná miera chybovosti vonkajšej pomoci financovanej z rozpočtu EÚ prah významnosti, podobne, ako tomu bolo v prípade ERF v roku 2009.

57. Dvor audítorov dospel k záveru, že kvalita údajov v systéme CRIS je naďalej zdrojom obáv a ovplyvňuje presnosť údajov používaných pri zostavovaní ročnej účtovnej závierky (pozri bod 20) a účinnosť systémov dohľadu a kontroly (pozri body 39, 40 a 43) (39). 57. Komisia sa stotožňuje s obavami Dvora audítorov a bude pokračovať v zlepšovaní kvality údajov evidovaných v systéme riadenia informácií o vonkajšej pomoci (CRIS). Ako však uvádza Dvor audítorov v odseku 20, zistené chyby kódovania nemali žiadny podstatný vplyv na ročnú účtovnú závierku.

Odporúčania

58. V prílohe 3 je uvedený výsledok preskúmania pokroku pri prijímaní následných opatrení k odporúčaniam uvedeným vo výročnej správe Dvora audítorov za rok 2009. Je potrebné poukázať na tieto body: 58. S odkazom najmä na ustanovenia nariadenia o rozpočtových pravidlách platné pre 10 Európsky rozvojový fond ( 42 ) a vzhľadom na navrhované zníženie disponibilných prostriedkov Komisia pred prijatím a/alebo navrhnutím vhodných opatrení zváži náklady a výnosy odporúčaní Dvora audítorov.

a) GR EuropeAid urobilo výrazný pokrok v implementácii mnohých odporúčaní Dvora audítorov. Týka sa to konkrétne vytvorenia metodiky na odhad miery zostatkových chýb, šírenia súboru nástrojov finančného riadenia na zlepšenie znalostí príjemcov o finančnom hospodárení a pravidlách oprávnenosti, plánovania a monitorovania auditov a hodnotenia oprávnenosti rozpočtovej podpory; a) Výsledky Komisie týkajúce sa odhadu zostatkovej miery chybovosti úradu EuropeAid, t. j. finančný dosah zostatkových chýb po ukončení všetkých plánovaných kontrol, bude k dispozícii začiatkom roku 2013 a bude sa týkať obdobia roku 2012.

b) je potrebné vynaložiť ďalšie úsilie na úplnú implementáciu odporúčaní Dvora audítorov týkajúcich sa kvality údajov v systéme CRIS, následnej kontroly zistení a odporúčaní z auditu a hodnotenia nákladovej účinnosti systému následnej kontroly transakcií. b) EuropeAid v roku 2012 obnoví svoje úsilie o skvalitnenie údajov evidovaných v systéme CRIS a zlepšenie prepojenia medzi finančnými zisteniami auditov a spätným získaním prostriedkov. Systém následných transakčných kontrol bol v roku 2012 pozastavený.

59. Na základe tohto preskúmania a zistení a záverov za rok 2011 Dvor audítorov GR EuropeAid odporúča: 59.

a) zlepšiť riadenie postupov zadávania zákaziek stanovením jasných výberových kritérií a lepším dokumentovaním hodnotiaceho procesu [pozri bod 28 písm. b)]; a) Komisia spustí proces, ktorého cieľom bude poučiť sa z chýb zistených Dvorom audítorov v procese udeľovania zákaziek, a v roku 2013 vydá zrevidovanú Praktickú príručku k zmluvám.

b) zaviesť plánovanie na základe zdokumentovanej analýzy rizika a systematickú následnú kontrolu k overovacím návštevám (pozri bod 40) a monitorovacím návštevám na mieste (pozri bod 45); b) Komisia zváži, či je potrebné opätovne skúmať účel a konkrétne ciele overovacej misie delegácie úradu EuropeAid. EuropeAid zavedie formálnejšie posudzovanie a ročný proces plánovania pre overovacie misie na delegácie a monitorovanie projektov na mieste. Komisia sa však domnieva, že súčasný výberový proces založený na riziku možno vhodne doplniť o ďalšie výberové kritériá. Pozri aj odpoveď na odsek 40.

c) ustanoviť povinnosť používať usmernenia k analýze rizika pri zostavovaní ročných plánov auditov pre delegácie a ústredné útvary GR EuropeAid (pozri bod 48); c) Komisia zváži zavedenie povinnosti od roku 2013 používať pri plánovaní auditov metódu analýzy rizika.

d) preskúmať spôsob, akým sú zostavené KPI, aby sa zaistilo, že sú jednoznačné a ľahko sa interpretujú (pozri bod 39); d) Komisia nie je schopná preskúmať kľúčové ukazovatele výkonnosti úradu EuropeAid v krátkodobom až strednodobom horizonte. Riadiaca skupina zastupujúca široké spektrum záujmov a zainteresovaných subjektov nanovo zapracovala kľúčové ukazovatele výkonnosti do výročných správ za rok 2011 (v roku 2012) a Komisia zatiaľ nemá k dispozícii dostatočné informácie alebo analýzu tohto súboru údajov. Možno ich však bude časom potrebné prispôsobiť po zavedení nového systému podávania správ.

e) posúdiť schopnosť oddelenia vnútorného auditu účinne vykonávať svoju úlohu (pozri bod 50). e) Komisia posúdi kapacity oddelenia pre vnútorný audit úradu EuropeAid (IAC) a zváži ich prípadné posilnenie, pokiaľ sa zistí, že je to potrebné.