[pic] | KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV | Brusel, 18.02.2005 KOM(2005) 52 v konečnom znení SPRÁVA KOMISIE Súhrn:správa o archívoch v rozšírenej Európskej úniiPríležitosti budúcich akcií: priority A. ZÁKLADNÉ INFORMÁCIE Súhrn analyzuje situáciu štátnych archívov v členských štátoch ako odpoveď na žiadosť Rady ministrov Európskej únie prostredníctvom jej rezolúcie zo 6. mája 2003 (2003/C 113/02) o archívoch v členských štátoch, a najmä bodu 8 písm. a), b), c), d), e) a bodu 9. Osobitnú pozornosť venuje rozšíreniu Európskej únie a pravdepodobnému vývoju riadenia dokumentov a archívov a archívnych služieb v budúcnosti. Navrhuje spôsoby zlepšenia riadenia dokumentov a archívov a zlepšenia verejných služieb pre občanov Európskej únie, zohľadňujúc nové technológie. Na základe dôkazov v kapitolách tejto správy, ktorú vypracovala skupina národných expertov, sa navrhujú nasledujúce prioritné akcie, spolu s mnohými ďalšími navrhovanými akciami, ktoré tiež vyžadujú preskúmanie a akciu členských štátov a inštitúcií EÚ v nasledujúcich troch rokoch. Navrhované prioritné akcie sú na začiatku každej kapitoly a súhrnne sa uvádzajú v tabuľke v prílohe 3 tejto správy. Navrhované prioritné akcie sa uvádzajú v súhrnnej forme. Obsahujú opatrenia na zabránenie, obmedzenie alebo nápravu poškodenia dokumentov alebo straty archívov z dôvodu prírodných a iných katastrof, na zlepšenie ochrany dokumentov a archívov vrátane budov archívov a na zlepšenie spolupráce v oblasti pravosti, dlhodobého uchovávania a prístupnosti elektronických dokumentov a archívov. Súhrn navrhuje aj opatrenia, ktoré treba prijať proti zlodejom, a mechanizmy, ktoré treba zaviesť na spätné získanie ukradnutých dokumentov. Zdôrazňuje dôležitosť prínosu archívov k demokratickému fungovaniu našich spoločností prostredníctvom primeraných právnych predpisov a noriem. Navrhuje ďalej vytvorenie brány EÚ k archívnemu dedičstvu novo rozšírenej Únie. Všetky tieto akcie treba realizovať zlepšením koordinácie, delenia sa o informácie a výmeny správnej praxe na európskej úrovni a s členskými štátmi prostredníctvom oficiálnej koordinačnej skupiny. Zohľadnila sa potreba ďalšej integrácie týchto navrhovaných akcií s ostatnými akčnými plánmi na európskej úrovni. B. SÚHRN NAVRHOVANÝCH HLAVNÝCH AKCIÍ Navrhovaná prioritná akcia 1 Ochrana archívov a zabránenie škodám na archívoch v Európe (rezolúcia Rady zo 6. 5. 2003, bod 8c prvá zarážka) 1.1 Opatrenia na zabránenie škodám na archívoch z dôvodu prírodných a iných katastrof: - vypracovať modelový akčný plán na zabránenie katastrofám a nápravu dôsledkov katastrof, - preskúmať možnosť zriadiť špecializované centrálne laboratóriá pre cezhraničné mimoriadne udalosti, - zriadiť tímy rýchlej reakcie na vyhodnotenie škôd. 1.2 Ochrana a obnova dokumentov a archívov: - zdokonaliť koordinačné opatrenia a výmenu znalostí na vytvorenie programu EÚ na obnovu poškodených dokumentov a archívov v Európe, - budovy určené na využitie ako archívy; normy a technické predpisy na vnútroštátnej a európskej úrovni, ktoré má aktualizovať interdisciplinárna pracovná skupina členských štátov a inštitúcií EÚ a uplatňovať pri obnove budov archívov a obnove registratúr v budovách orgánov štátnej správy alebo v nových budovách. Navrhovaná prioritná akcia 2 Zdokonalenie európskej interdisciplinárnej spolupráce v oblasti elektronických dokumentov a archívov (rezolúcia Rady zo 6. 5. 2003, bod 8c druhá zarážka) 2.1. Zaviesť celoeurópsku spoluprácu v oblasti určovania pravosti, dlhodobej ochrany a dostupnosti elektronických dokumentov a archívov. 2.2. Aktualizovať, revidovať a rozširovať súčasné požiadavky na zriaďovanie systémov elektronických dokumentov (záznamov), napríklad MoReq, na lepšie uplatnenie vo verejnom sektore, aby sa dokument stal úradnou normou, respektíve technickým predpisom v Európskej únii. To je prvoradým záujmom všetkých členských štátov, najmä nových štátov. 2.3. Zdokonaliť sieť a fórum DLM / Európske hospodárske záujmové združenie (EHZZ). Finančné zdroje sú potrebné na ďalší rozvoj, ako aj na preklady a organizáciu fóra DLM v Budapešti v roku 2005. Navrhovaná prioritná akcia 3 Vytvorenie a udržiavanie internetovej brány pre dokumenty a archívy v Európe (rezolúcia Rady zo 6. 5. 2003, body 8b a 8e) 3.1. Poskytnúť občanom EÚ internetovú/webovú bránu pre dokumenty a archívy. Vzhľadom na rozvoj internetu a webu a úspešnosť niektorých členských štátov (pozri časť 6 správy) v poskytovaní takýchto informácií miliónom občanov, mladých ľudí a detí, treba navrhnúť a vytvoriť bránu. To bude v súlade s vývojom súvisiacich oblastí európskeho sveta informácií. Spolu so zlepšeniami v čitárňach sa tak zabezpečí lepší prístup k týmto zdrojom pre vedeckú prácu, vzdelávanie a informácie. Navrhovaná prioritná akcia 4 Právne predpisy EÚ a vnútroštátne právne predpisy týkajúce sa riadenia dokumentov a archívov a prístupu k nim (rezolúcia Rady zo 6. 5. 2003, body 8a a 8d) 4.1. Vzhľadom na často nepredvídané dôsledky návrhov právnych predpisov EÚ aj vnútroštátnych právnych predpisov na riadenie dokumentov a archívov je dôležité, aby občania členských štátov dostatočne včas poznali úplné dôsledky v záujme uľahčenia ochrany dokumentov a archívov a prístupu k nim. Preto treba sledovať návrhy právnych predpisov o dokumentoch a archívoch a súvisiace zákony na európskej a vnútroštátnej úrovni, aby európski archivári mohli podľa potreby prispieť svojimi znalosťami. 4.2. Na podporu uvedeného je potrebné mať dôkladnú štúdiu archívnických a súvisiacich právnych predpisov na úrovni EÚ a na vnútroštátnej úrovni; zriadenie databázy o archívnických a súvisiacich právnych predpisoch v EÚ; preklad vnútroštátnych archívnických a súvisiacich právnych predpisov do angličtiny, francúzštiny a nemčiny a podľa potreby do ostatných úradných jazykov EÚ v príslušných vnútroštátnych archívoch na podporu a lepšie vzájomné pochopenie týchto právnych predpisov. Tento návrh berie do úvahy ostatnú prácu prebiehajúcu v Rade Európy a v európskej pobočke Medzinárodnej rady pre archívy (EURBICA) a snaží sa ju systematizovať. Navrhovaná prioritná akcia 5 Krádeže archívnych dokumentov 5.1. Treba skúmať a zlepšovať opatrenia proti krádežiam archívnych dokumentov a na spätné získanie ukradnutých archívov v EÚ. Vypracovať akčný plán na základe dotazníka s cieľom navrhnúť zlepšenie. C. ZRIADIŤ OFICIÁLNY VÝBOR ARCHIVÁROV (Rezolúcia Rady zo 6. 5. 2003, body 8d, 8e a 9) 6.1. Zriadenie oficiálnej skupiny archivárov členských štátov EÚ a inštitúcií EÚ. Tento výbor by mal vymieňať informácie a najlepšie postupy a zabezpečiť na základe konsenzu a dodržiavania zásady subsidiarity lepšiu koordináciu práce archivárov v Európe, tak ako sa opisuje vyššie. Výbor by sa mal stretávať dvakrát ročne alebo podľa potreby. 6.2. Stanoviť program na prvé tri roky na riešenie záležitostí uvedených v rezolúcii Rady ministrov (6. máj 2003), skúmať jeho plnenie a rozširovať výsledky a zlepšenia najlepších postupov pre využitie členskými štátmi a inštitúciami Európskej únie. 6.3. Na konci obdobia troch rokov treba vykonať hodnotenie s cieľom oznámiť ministrom Rady EÚ výsledky a zvažované nadväzné akcie.