V rámci procesu konzultácií sa skombinovali nástroje so všeobecnejším dosahom, napríklad verejná konzultácia, s konzultáciami a prieskumami, ktoré boli viac zacielené na členské štáty a skupiny zainteresovaných strán. Medzi konzultovanými zainteresovanými stranami boli príslušné orgány členských štátov; misie členských štátov v tretích krajinách; orgány tretích krajín; obchodné združenia (vrátane cestovných kancelárií, leteckých spoločností a poisťovní); občania a skupiny občanov; a odborníci z Európskej komisie, Európskej služby pre vonkajšiu činnosť a Generálneho sekretariátu Rady. Názory zainteresovaných strán sa zohľadnili pri príprave tohto návrhu.

Podrobné informácie o výsledkoch procesu konzultácií sa nachádzajú v prílohe 2 k posúdeniu vplyvu, ktoré je sprievodným dokumentom k tomuto návrhu.

•Získavanie a využívanie expertízy

Komisia na základe príslušnej rámcovej zmluvy zadala štúdiu o „hodnotení existujúceho nástroja EÚ týkajúceho sa európskeho náhradného cestovného dokladu a posúdení vplyvu“.

•Posúdenie vplyvu

Výbor pre kontrolu regulácie zaujal k posúdeniu vplyvu, ktoré tvorí sprievodný dokument k tomuto návrhu, kladné stanovisko a navrhol niekoľko možností zlepšenia. Pri posudzovaní vplyvu sa vzali do úvahy viaceré možnosti politiky: zachovanie súčasného stavu; prijatie výlučne nezáväzných opatrení; zrušenie rozhodnutia 96/409/SZBP a zrušenie náhradných cestovných dokladov EÚ; nový právny predpis, ktorým sa stanoví povinnosť vydávať náhradné cestovné doklady EÚ všetkým občanom EÚ; nový právny predpis, ktorým sa zavedie náhradný cestovný doklad EÚ so zlepšenými ochrannými prvkami a nový právny predpis, ktorým sa zavedie náhradný cestovný doklad EÚ s biometrickými údajmi.

Možnosti zachovania súčasného stavu alebo zrušenia náhradných cestovných dokladov EÚ sa z hľadiska dosiahnutia cieľov považujú za neuspokojivé a neefektívne. Možnosť povinného vydávania náhradných cestovných dokladov EÚ všetkým občanom EÚ sa považuje za neprimeranú. Nezáväzné opatrenia sa takisto považujú za neuspokojivé, keby sa vykonávali samostatne. Mali by však sprevádzať možnosť, ktorá sa napokon zvolila, aby pomohli pri jej vykonávaní.

Z dvoch možností, pri ktorých sa vyžaduje nový právny predpis, sa možnosť zaviesť náhradný cestovný doklad EÚ so zdokonalenými ochrannými prvkami považuje za vhodnejšiu než zavedenie náhradného cestovného dokladu EÚ s biometrickými údajmi, a to najmä z dôvodov nákladovej efektívnosti a primeranosti. Konkrétne, zatiaľ čo pri prvej možnosti by sa využívalo existujúce vybavenie používané na tlač jednotného formátu víz, pri druhej by bolo potrebné inštalovať vybavenie schopné tlačiť biometrické informácie. V dôsledku toho by členským štátom a občanom pravdepodobne vznikli značné náklady.

Očakáva sa, že uprednostňovaná možnosť bude mať prínosy vo viacerých oblastiach. Nezastúpení občania EÚ, ktorí sa ocitnú v núdzi, by mohli získať náhradný cestovný doklad EÚ na všetkých konzulátoch členských štátov, a to na základe zjednodušeného postupu na základe smernice (EÚ) 2015/637. Právo na náhradný cestovný doklad EÚ by pritom mali vo väčšom počte situácií, ako je to podľa súčasného rozhodnutia o náhradnom cestovnom doklade EÚ. Zároveň by mali prínos z jasnejších postupov a lehôt vydávania.

Pre členské štáty a EÚ by boli prínosom lepšie ochranné prvky nového náhradného cestovného dokladu EÚ. Väčšie využívanie nového dokladu by mohlo viesť k väčšiemu uznávaniu dokladu tretími stranami a prijatie modernizovaných noriem čitateľnosti strojom by malo mať za následok ľahšie spracovávanie na hraniciach. Vďaka väčšiemu uznávaniu tretími krajinami by nezastúpení občania mohli ušetriť peniaze, keďže by si nemuseli predlžovať pobyt v hoteloch a hľadať alternatívne možnosti dopravy. Väčšmi zabezpečený formát náhradného cestovného dokladu EÚ, ktorý by bol viacjazyčný a vyrábal by sa na úrovni EÚ, by bol zároveň nákladovo efektívnou alternatívou pre členské štáty, ktoré uvažujú o nahradení prípadných zastaraných národných náhradných cestovných dokladov. A napokon, Komisia by bola schopná presadzovať nový právny predpis o náhradnom cestovnom doklade EÚ a monitorovať jeho vykonávanie.