Návrh rozhodnutia Rady o prijatí stanoviska v rámci Výboru veľvyslancov krajín AKT-ES týkajúceho sa štatútu, rokovacieho poriadku a finančných predpisov Technického centra pre poľnohospodárstvo a vidiecku spoluprácu /* KOM/2005/0101 v konečnom znení */





[pic] | KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV | Brusel, 23.03.2005 KOM(2005) 101 v konečnom znení Návrh ROZHODNUTIA RADY o prijatí stanoviska v rámci Výboru veľvyslancov krajín AKT-ES týkajúceho sa štatútu, rokovacieho poriadku a finančných predpisov Technického centra pre poľnohospodárstvo a vidiecku spoluprácu (predložená Komisiou) ODÔVODNENIE Dohoda podpísaná v Cotonou v júni 2000 stanovuje posilnenie a upevnenie úlohy Technického centra pre poľnohospodárstvo a vidiecku spoluprácu (TCP) s ohľadom na rozvoj inštitucionálnych kapacít krajín AKT, najmä riadenie informácií s cieľom urýchliť prístup k technológiám na zvýšenie poľnohospodárskej produktivity, komercializácie, potravinovej bezpečnosti a vidieckeho rozvoja. Príloha III Dohody z Cotonou stanovuje, že štatút a poriadok centra, ako aj finančné predpisy a pracovné predpisy pre zamestnancov budú aktualizované. Členské štáty sú vyzvané preskúmať nasledujúci návrh. Rovnako sú vyzvané prijať rozhodnutie o stanovisku Spoločenstva v rámci Výboru veľvyslancov krajín AKT-ES týkajúce sa štatútu, rokovacieho poriadku a finančných predpisov Technického centra pre poľnohospodárstvo a vidiecku spoluprácu. Návrh ROZHODNUTIA RADY o prijatí stanoviska v rámci Výboru veľvyslancov krajín AKT-ES týkajúceho sa štatútu, rokovacieho poriadku a finančných predpisov Technického centra pre poľnohospodárstvo a vidiecku spoluprácu RADA EURÓPSKEJ ÚNIE, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva, najmä na jej článok 310 v spojení s prvou vetou prvého pododseku článku 300 ods. 2, so zreteľom na návrh Komisie[1], keďže: (1) V súlade s Dohodou o partnerstve medzi členmi skupiny štátov africkej, karibskej a tichomorskej oblasti na jednej strane a Európskym spoločenstvom a jeho členskými štátmi na strane druhej, podpísanou v Cotonou 23. júna 2000[2] a najmä jeho príloha III, štatút, rokovací poriadok a finančné predpisy Technického centra pre poľnohospodárstvo a vidiecku spoluprácu, ďalej len centrum, by mali byť prijaté. ROZHODLA TAKTO: Článok 1 Spoločenstvo prijíma nasledujúce stanovisko v rámci Výboru veľvyslancov krajín AKT-ES týkajúce sa štatútu a rokovacieho poriadku centra na základe návrhu rozhodnutia Výboru veľvyslancov krajín AKT-ES uvedeného v prílohe I. Článok 2 Spoločenstvo prijíma nasledujúce stanovisko v rámci Výbor u veľvyslancov AKT-ES týkajúce sa štatútu a finančných predpisov na základe návrhu rozhodnutia Výboru veľvyslancov AKT-ES uvedeného v prílohe II. V Bruseli Za Radu predseda PRÍLOHA I Návrh ROZHODNUTIE Č. .... VÝBORU VEĽVYSLANCOV AKT-ES z ......... týkajúce sa štatútu a vnútorného poriadku Technického centra pre poľnohospodárstvo a vidiecku spoluprácu (TCP) VÝBOR VEĽVYSLANCOV AKT-ES, so zreteľom na Dohodu o partnerstve medzi členmi skupiny štátov africkej, karibskej a tichomorskej oblasti na jednej strane a Európskym spoločenstvom a jeho členskými štátmi na strane druhej, podpísanú v Cotonou 23. júna 2000[3], ďalej len „dohoda“ a najmä na jej článok 3 ods. 4 jej prílohy III, so zreteľom na internú dohodu z 12. septembra 2000 podpísanú predstaviteľmi vlád členských štátov, ktorí sa zišli v rámci Rady, o finančnej a administratívnej pomoci Spoločenstva v rámci finančného protokolu priloženého k dohode. keďže: (1) Uplatňovaním článku 3 ods. 4 prílohy III Dohody z Cotonou po jej podpísaní, Výbor veľvyslancov stanoví štatút a vnútorný poriadok Technického centra pre poľnohospodárstvo a vidiecku spoluprácu (ďalej len „centrum“), najmä jej dozorných orgánov. (2) Druhý pododsek článku 1 protokolu č. 2 o privilégiách a imunitách priložený k dotknutej dohode sa uplatní pre zamestnancov centra. (3) Je vhodné zriadiť správnu radu, dozorný orgán centra v zmysle článku 3 ods. 4 písm. a) prílohy III dohody, ROZHODOLA TAKTO: Článok 1 1. Centrum má právnu subjektivitu a využíva čo možno najširšie výhody právnej spôsobilosti vo všetkých účastníckych štátoch Dohody z Cotonou, ktoré sú priznané právnym osobám rovnakej povahy. 2. Zamestnanci centra využívajú privilégiá, imunity a vybavenie, ako sú stanovené v protokole č. 2 o privilégiách a imunitách a uvedené v deklaráciách VI a VII, ktoré sú priložené k dohode. 3. Centrum je neziskovou organizáciou. 4. Sídlo centra je prechodne stanovené vo Wageningene (Holandsko) s pobočkou v Bruseli. Článok 2 Funkcie centra sú stanovené v článku 3 ods. 1, 2 a 3 prílohy III dohody. Článok 3 1. Výbor veľvyslancov krajín AKT-ES, ďalej výbor, je dozorným orgánom centra v zmysle ustanovení ods. 4 a 5 článku 3 prílohy III dohody: 2. Správna rada je vytvorená v súlade s ustanoveniami článku 4. 3. Činnosti centra sa uskutočňujú v úzkom spojení s inštitúciami a orgánmi uvedenými v dohode alebo v priložených deklaráciách; v prípade potreby sa bude odvolávať na regionálne a medzinárodné inštitúcie, najmä na tie, ktoré sú súčasťou Spoločenstva a krajín AKT a zaoberajú sa otázkami poľnohospodárskeho a vidieckeho rozvoja. 4. Činnosti centra sú predmetom pravidelných hodnotení z iniciatívy správnej rady. Článok 4 1. Je vytvorená správna rada s cieľom zabezpečiť na technickej, administratívnej a finančnej úrovni podporu, sledovanie a kontrolu celkových činností centra. 2.1. Správna rada je zložená na základe paritného zastúpenia zo 6 členov, ktorí potvrdzujú širokú skúsenosť v inštitucionálnom riadení poľnohospodárskeho a vidieckeho rozvoja: individuálna kvalifikácia technického alebo vedeckého rázu a vo veciach riadenia a šírenia informácií v oblasti poľnohospodárstva a vidieku, je žiadaná. 2.2. Členov správnej rady vybrali príslušné strany z príslušníkov účastníckych štátov dohody na základe požadovanej kvalifikácie. Ich nominácia je potvrdená Výborom veľvyslancov. Výbor menuje šesť členov na maximálne obdobie päť rokov, táto situácia sa preveruje v polovici tohto obdobia. 2.3. Predstaviteľ Európskej komisie, generálneho riaditeľstva Rady Európskej únie a sekretariátu krajín AKT sa podieľajú na prácach správnej rady ako pozorovatelia. 2.4. Členovia správnej rady volia predsedu a podpredsedu na maximálne obdobie piatich rokov podľa stanovených ustanovení vnútorného poriadku. Miesto predsedu je určené strane (AKT alebo ES), ktorá neobsadzuje miesto riaditeľa centra. Miesto podpredsedu je určené strane, ktorá neobsadzuje miesto predsedu správnej rady. 2.5. Správna rada prijíma rozhodnutia jednoduchou väčšinou hlasov prítomných členov alebo predstaviteľov v súlade s ustanoveniami jej vnútorného poriadku. Každý člen správnej rady má jeden hlas. V prípade rovnosti hlasov je rozhodujúci hlas predsedu. 2.6. Práce každého stretnutia sa zapisujú do zápisnice a sú dôverné. 3.1 Správna rada úzko sleduje činnosti centra. Uskutočňuje štyri pravidelné zasadnutia za rok. Môže rovnako zasadať, ak si to vyžaduje výkon jej úloh buď z iniciatívy výboru alebo predsedu, alebo na žiadosť riaditeľa. 3.2. Riaditeľ centra sa zúčastňuje na prácach správnej rady ako poradca. Centrum riadi sekretariát správnej rady. Správna rada môže pozvať iných členov riaditeľstva a zamestnancov centra a/alebo vonkajších expertov, aby vyjadrili svoje stanoviská na osobité otázky. 3.3. Správna rada má na starosti: a) radiť a podporovať riaditeľa na úrovni riadenia centra a zaistiť správe vykonávanie pravidiel a cieľov stanovených výborom. b) na návrh riaditeľa centra: (i) prijať globálnu stratégiu centra, aby bola postúpená výboru na schválenie; (ii) schváliť ročný a viacročné programy činností; (iii) schváliť organizačnú štruktúru, personálnu politiku a organizačnú schému; (iv) schváliť prijatie nových zamestnancov do zamestnania a obnovenie, predĺženie alebo rozviazanie zmlúv zamestnancov; (v) schváliť ročné rozpočty centra; (vi) prijať ročné finančné výkazy na základe správy o audite stanovenej útvarom, ktorý je poverený auditom účtov; (vii) schváliť ročné správy a postúpiť ich výboru, aby mohol zhodnotiť primeranosť činností centra vzhľadom na ciele stanovené dohodou a schválené globálnou stratégiou; c) prípadne podať správu výboru o všetkých dôležitých otázkach, s ktorými sa stretla pri výkone svojich funkcií. 3.4. Správna rada má zodpovednosť pred výborom. 4. Na základe návrhu riaditeľa správna rada schváli určenie audítorskej kancelárie na posúdenie finančných a účtovných výkazov krajín AKT. 5. Správna rada stanoví svoj vnútorný poriadok. Článok 5 1. Centrum riadi riaditeľ menovaný Výborom veľvyslancov na maximálne obdobie päť rokov. Výbor postúpi mandát na podpísanie zmluvy riaditeľa jeho spolupredsedom. Táto zmluva je vytvorená a riadená podľa podmienok stanovených pracovnými predpismi pre zamestnancov centra. Výbor veľvyslancov je oprávnený prijať každé potrebné rozhodnutie týkajúce sa riaditeľa. 2. Riaditeľ je právnym predstaviteľom centra a vykonáva smerovania stanovené Výborom veľvyslancov. Má pred ním zodpovednosť. 3. Riaditeľ po dohode so správnou radou postúpi so súhlasom výboru pracovné programy a ročné rozpočty centra vytvorené vzhľadom na úlohy citované v článku 2. 4. Riaditeľ pravidelne informuje správnu radu o činnostiach centra. 5. Riaditeľ každoročne vyhotoví všeobecnú správu o činnostiach a účtoch centra, ktorú postúpi výboru po súhlase správnej rady v maximálnej lehote deviatich mesiacov. 6. Riaditeľ je zodpovedný za organizáciu a riadenie centra. Správnej rade podáva správu o prijatých ustanoveniach v oblasti vnútorných nariadení, ktoré sú uplatniteľné na ustanovenia týkajúce sa centra. Článok 6 Rozpočet centra je financovaný v súlade s pravidlami ustanovenými v prílohe 1 finančného protokolu dohody. Rozpočet môže rovnako využívať iné zdroje. Článok 7 Uvedené pravidlá fungovania môžu byť upravené výborom na základe odporúčania správnej rady. Článok 8 Krajiny AKT, členské štáty a Spoločenstvo majú v rámci svojich iniciatív prijať opatrenia, ktoré v sebe zahŕňa vykonávanie uvedeného rozhodnutia. Článok 8a Uvedené rozhodnutie nahrádza a ruší rozhodnutie Výboru veľvyslancov AKT-EHS 1/91 z 19. apríla 1991 o pravidlách fungovania krajín AKT a rozhodnutie Výboru veľvyslancov AKT-EHS 3/91 z 19. apríla 1991 stanovujúce štatút a operatívne formy Poradného výboru krajín AKT. Článok 9 Uvedené rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho prijatia. V Bruseli Za Výbor veľvyslancov krajín AKT-ES predseda PRÍLOHA II Návrh ROZHODNUTIE Č. .... VÝBORU VEĽVYSLANCOV AKT-ES o finančných predpisoch Technického centra pre poľnohospodárstvo a vidiecku spoluprácu - TCP VÝBOR VEĽVYSLANCOV AKT-ES, so zreteľom na Dohodu o partnerstve medzi členmi skupiny štátov africkej, karibskej a tichomorskej oblasti na jednej strane a Európskym spoločenstvom a jeho členskými štátmi na strane druhej, podpísanú 23. júna 2000 v Cotonou, ďalej nazývaná „dohoda“ a najmä na jej článok 3 ods. 4 písm. b) a d) jej prílohy III[4], so zreteľom na internú dohodu z 12. septembra 2000 podpísanú predstaviteľmi vlád členských štátov, ktorí sa zišli v rámci Rady, o finančnej a administratívnej pomoci Spoločenstva v rámci finančného protokolu, ktorý je dodatkom k dohode. so zreteľom na finančné predpisy uplatňované v 9. Európskom rozvojovom fonde[5], so zreteľom na návrh Komisie vypracovaný so súhlasom Technického centra pre poľnohospodárstvo a vidiecku spoluprácu, keďže: - Výbor veľvyslancov musí po podpísaní Dohody z Cotonou prijať finančné predpisy Centra pre poľnohospodárstvo a vidiecku spoluprácu, ďalej nazývané „centrum“. - Výbor veľvyslancov musí určiť postupy prijatia rozpočtu centra, PRIJAL FINANČNÉ PREDPISY CENTRA PRE POĽNOHOSPODÁRSTVO A VIDIECKU SPOLUPRÁCU: I. VŠEOBECNÉ PRICÍPY PRINCÍPY JEDNOTNOSTI, PRAVDIVOSTI ROZPOČTU, ROVNOVÁHY A ÚČTOVNEJ JEDNOTKY Článok 1 1. Všetky príjmy a výdavky centra musia byť predmetom predpovedí, ktoré sa zakladajú na ročnom pracovnom programe uvedenom v číslach pre každý rozpočtový rok a musia byť uvedené v rozpočte. 2. Príjmy a výdavky uvedené v rozpočte musia byť vyvážené. Článok 2 Rozpočet sa vyhotovuje a vykonáva v eurách a účty sú vedené v eurách. Avšak pre potreby pokladne je centrum poverené uskutočňovať operácie v národných menách EÚ a krajín AKT. Článok 3 1. Príjmy zahŕňajú príspevok Európskeho rozvojového fondu, ďalej len ERF, zrážky zo zdaniteľnej mzdy, odmeňovanie a iné úpravy príjmov vyplácané centrom a rôzne iné príjmy. 2. Príjmami môžu tiež zahŕňať príspevky dodávané inými darcami do rozpočtu centra. 3. Centrum môže rovnako riadiť v mene tretích strán prostriedky určené na spolufinancovanie činností stanovených v prílohe III Dohody z Cotonou. Finančné ustanovenia uplatniteľné na riadenie týchto prostriedkov sú citované v článku 34 uvedených predpisov. Článok 4 Odhady výdavkov zahŕňajú administratívne výdavky a výdavky na prevádzku. V rozpočte musí byť medzi nimi stanovený jasný rozdiel. Článok 5 1. Rozpočtový rok sa začína 1. januára a končí každý rok 31. decembra. 2. Úvery začlenené do rozpočtu sa povoľujú na obdobie jedného rozpočtového roka. a) Avšak udelené úvery v priebehu rozpočtového roka, ktoré neboli uhradené do 31. decembra toho rozpočtového roka, sú automaticky presunuté do nasledujúceho rozpočtového roka. Tieto úvery musia byť jasne určené v účtoch prebiehajúceho rozpočtového roku. b) Udelené úvery na konci rozpočtového roka sú stanovené v päťročnom finančnom rámci stanoveného pre centrum v rámci Dohody AKT-ES. 3. Ak na začiatku rozpočtového roka nebol rozpočet schválený s konečnou platnosťou, môže riaditeľ na zabezpečenie plynulého fungovania centra povoliť mesačné výdavky, pokiaľ by nepresahovali dvanástinu príslušných úverov schválených v predchádzajúcom rozpočtovom roku. Čo sa týka štvrťročných výdavkov na prevádzku rozpočtového roka, vopred splatných a schválených v predchádzajúcom rozpočtovom roku, môžu byť záväzky plnené pod podmienkou, ak nepresahujú štvrtinu z celkových úverov schválených v predchádzajúcom rozpočtovom roku. PRINCÍPY DOBRÉHO FINANČNÉHO HOSPODÁRENIA Článok 6 1. Prostriedky stanovené ERF sú používané v súlade s princípom dobrého finančného hospodárenia, teda v súlade s princípmi hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti. 2. Princíp hospodárnosti spočíva v tom, že prostriedky sú dostupné v potrebnom čase, v príslušných množstvách a kvalitách a za najlepšiu cenu. Princíp efektívnosti sa usiluje o čo najlepší pomer medzi používaním prostriedkov a získanými výsledkami. Princíp efektívnosti sa usiluje o dosiahnutie určených špecifických cieľov a predpokladaných výsledkov. 3. Tieto ciele musia byť jasne stanovené a ich používanie kontrolované s pomocou merateľných ukazovateľov. Finančné plány Európskeho rozvojového fondu sa musia pridržiavať hodnotení ex ante. II. ZOSTAVENIE ROZPOČTU Článok 7 1. V rámci strategického plánu a limitov všeobecného rozpočtu prideleného centru finančným protokolom, riaditeľ vypracuje plán ročného pracovného programu a príslušného rozpočtu. Tento plán sa postúpi Výboru veľvyslancov, ďalej len výbor, najneskôr do 1. júla roku, ktorý predchádza jeho vykonávaniu. 2. Centrum postúpi kópiu plánu programu a rozpočtu Európskej komisii, ktorá týmto začne nevyhnutné postupy na ich schválenie. 3. Rozpočet prijíma Výbor veľvyslancov. Článok 8 1. Platobné podmienky uplatňované na príspevok Európskeho rozvojového fondu sú stanovené v zmluve o subvencii podpísanej centrom a Komisiou. 2. Centrum prevedie ERF príspevok z predchádzajúcich rozpočtových rokov, ktorý zodpovedá úverom zrušeným na základe overených finančných výkazov. 3. Rozpočet je rozdelený na hlavy (rozpočtové položky), kapitoly, články a položky podľa povahy a určenia príjmu alebo výdavku. Článok 9 V prípade potreby riaditeľ postúpi dodatočný rozpočtový plán alebo jeho opravu, ktorý je preskúmaný a schválený rovnakým spôsobom a postupmi ako rozpočet, ktorý obsahuje pôvodné odhady. III. PLNENIE ROZPOČTU Článok 10 1. Riaditeľ vykonáva rozpočet na svoju vlastnú zodpovednosť a v rámci poskytnutých úverov. Podáva správu výboru. 2. Riaditeľ musí používať rozpočtové úvery v súlade s princípmi dobrého finančného hospodárenia stanovenými v článku 6. Článok 11 1. Žiadny príjem a ani výdavok sa nemôže vykonávať inak, ako pričlenením do príslušného článku rozpočtu. Žiadny výdavok nemôže byť ani viazaný ani poukázaný nad výšku povolených úverov na príslušný rozpočtový rok. 2. Príjmy a výdavky sú v ich celkovej výške zahrnuté v účtoch bez akýchkoľvek vzájomných úprav. Odchýlením sa od uvedeného pravidla môžu byť odrátané povolené čiastky: a) pokuty udelené držiteľom zmlúv alebo zákazok; b) vyrovnávania neoprávnene vyplatených čiastok, ktoré môžu byť vykonávané mzdovou zrážkou pri uskutočňovaní nového potvrdenia platnosti v rámci kapitoly, položky a rozpočtového roku, ktoré zaznamenali preplatok; c) hodnota vozidiel, materiálov a inštalačných zariadení získaných nadobudnutím nových položiek rovnakej povahy; čistá nákupná cena je uvedená v rozpočte ako historická cena na posudok inventúrneho súpisu; d) zrážky a zľavy odpočítavané z faktúr a účtov. Odchýlením sa od uvedeného pravidla môžu byť čiastky znovu použité v rovnakej položke (riadku) ako pôvodný výdavok: a) príjmy pochádzajúce z vrátenia neoprávnene vyplatených čiastok; b) čiastky získané z poistných príspevkov; c) výťažok z predaja vozidiel, materiálov a inštalačných zariadení získaný ich obnovením; d) výťažok z predaja publikácií a filmov; e) rozdiely výmenného kurzu zistené v priebehu plnenia rozpočtu, ktoré môžu byť nahradené; konečný výsledok, či už pozitívny alebo negatívny je uvedený vo finančnom výkaze. Článok 12 Presuny z jednej hlavy do druhej sú postúpené výboru na schválenie. O presunoch z jednej kapitoly do druhej alebo vo vnútri kapitoly rozhoduje riaditeľ, ktorý o tom informuje výbor. Článok 13 Príjmy centra sú vyplácané na jeden alebo viaceré účty otvorené v mene centra. IV. FINANČNÁ KONTROLA Článok 14 1. Podľa základných pravidiel schválených centrom a vzhľadom na riziká a povahu financovaných činností riaditeľ, úradník oprávnený schváliť platby, vytvorí štruktúru, ako aj postupy a systémy riadenia a finančných kontrol potrebných na vykonávanie úloh, najmä ak ide o kontroly ex post. Pred schválením operácie musí iný zamestnanec ako ten, ktorý ju začal, preveriť praktické a finančné aspekty. Operačné funkcie a funkcie kontroly musia byť jasne rozlíšené. 2. Každý zamestnanec zúčastňujúci sa na finančnom riadení alebo finančnej kontrole operácií, ktorý považuje rozhodnutie za nesprávne alebo v rozpore s princípmi dobrého finančného hospodárenia, alebo predpismi o povinnostiach, ktoré ho jeho nadriadený žiada uplatniť alebo prijať, musí to svojmu nadriadenému oznámiť písomne. Ak však nadriadený núti zamestnanca pokračovať, musí mať tento príkaz písomnú formu. Zamestnanec následne informuje riaditeľa. Ak žiadne opatrenie nebude prijaté v primeranej lehote (najneskôr do šiestich týždňov), vzhľadom na bezodkladnosť a dôležitosť situácie zamestnanec informuje Výbor veľvyslancov. Rovnaké pravidlo sa uplatňuje, ak pracovník, ktorý sa zúčastnil na finančnom riadení alebo finančnej kontrole operácií, považuje činnosť v tomto kontexte za nezákonnú, podvodnú alebo nesprávnu. V. RIADENIE ROZPOČTU Článok 15 1. Rozpočet centra je riadený v súlade s princípom rozdelenia funkcií povoľujúceho úradníka a účtovníka. Riadenie úverov prislúcha príkazcovi, ktorý je jediný oprávnený povoliť výdavky, zisťovať pohľadávku, ktorú treba vymáhať a vydávať povolenia na vymáhanie pohľadávok a platby. 2. Operácie vymáhania pohľadávok a platby zabezpečuje účtovník. 3. Príkazca nemôže vykonávať funkcie účtovníka. Článok 16 1. Každému opatreniu, ktoré by mohlo viesť k výdavkom krytým centrom, musí predchádzať návrh na záväzok zostavený z originálnych sprievodných dokladov, ktorý musí byť postúpený finančnej kontrole na predbežnú kontrolu. 2. Opakujúce sa výdavky môžu byť predmetom predbežného záväzku. 3. Príkazy záväzku a platby sú uložené v účte. Článok 17 1. Likvidácia výdavkov príkazcom má za cieľ: a) overenie existencie nároku veriteľa, b) zaistenie alebo overenie skutočnosti a výšky nároku, c) overenie podmienok splatnosti platby. 2. Každá likvidácia výdavkov si vyžaduje predloženie sprievodných dokladov potvrdzujúcich práva veriteľa a prípadne výkon služby, prijatie dodávok alebo vykonanie práce, alebo predloženie iných dokumentov potvrdzujúcich platbu. Každé rozhodnutie o platbe musí byť schválené oprávneným príkazcom. Článok 18 1. Príkaz na vyplatenie výdavkov je úkon, ktorým dá príkazca vydaním platobného príkazu pokyn účtovníkovi, aby zaplatil výdavok, ktorý potvrdil príkazca. 2. Platobný príkaz je sprevádzaný všetkými originálnymi dokladmi; tie sú vybavené alebo sprevádzané potvrdením, ktorým je overená presnosť súm na zaplatenie, prijatie dodávok a výkon služby. 3. Kópie sprievodných dokladov, ktorých zhoda s originálom je riadne overená príkazcom, môžu prípadne nahrádzať originály. 4. Platobné príkazy sú postúpené finančnej kontrole na predbežné overenie. 5. Platobný príkaz postúpený účtovníkovi je podľa potreby sprevádzaný potvrdením, ktoré uvádza, že príslušné investície boli uložené v inventúrnom súpise. Článok 19 1. Platba je konečným aktom, ktorý oslobodzuje centrum od jeho povinností voči veriteľom. 2. Platby výdavkov uhrádza účtovník v medziach disponibilných finančných prostriedkov. V prípade hmotného omylu, námietke voči platnosti vyrovnania platby alebo nedodržiavaní foriem stanovených finančnými predpismi, účtovník platbu pozastaví. Musí to bezodkladne oznámiť príkazcovi upresňujúc dôvody, ktoré ho viedli k pozastaveniu. V prípade pozastavenia môže riaditeľ na vlastnú zodpovednosť písomne požiadať, aby sa pristúpilo k platbe. Článok 20 1. Platby sa v zásade vykonávajú prostredníctvom bankového alebo poštového účtu, uprednostňujúc bankový prevod alebo šek, ak je to odôvodnené. Transakcie sú formulované v eurách iba vo výnimočných, riadne odôvodnených prípadoch schválených centrom. 2. Šeky a príkazy bankového alebo poštového prevodu musia obsahovať dva podpisy, účtovníka a príkazcu alebo príkazcu a zástupcu. 3. Z opodstatnených dôvodov môže riaditeľ schváliť platby v hotovosti. Každé vyplácanie v hotovosti je sprevádzané vystavením potvrdenky. 4. V prípade elektronického riadenia príjmov a výdavkov môžu byť priložené podpisy pomocou počítača alebo elektronicky. 5. Z nedostatku reálneho výmenného kurzu je na výpočet platieb v eurách alebo na vymáhanie príjmov v miestnych devízach krajín AKT používaný konverzný kurz. Tieto kurzy nadobúdajú platnosť prvým pracovným dňom v mesiaci, do priebehu ktorého vstupuje skutočný dátum operácie, tak ako je zaregistrovaný bankou alebo poštovým strediskom centra. Článok 21 1. Na platby určitých kategórií výdavkov stanovených v ustanoveniach na uplatňovanie vnútorného poriadku sa môžu zakladať zálohové účty v súlade s podmienkami stanovenými centrom. 2. Každé rozhodnutie o povolení zakladania zálohových účtov musí byť schválené riaditeľom na základe návrhu zamestnanca zodpovedného za spis. Pred postúpením návrhu riaditeľovi musí byť schválený účtovníkom. 3. Každé rozhodnutie týkajúce sa zakladania zálohových účtov musí uvádzať: a) totožnosť správcov záloh, b) zodpovednosť menovaných správcov, c) povahu a maximálnu výšku každého výdavku, ako aj lehoty, d) maximálnu výšku schválených záloh, e) akými prostriedkami sú sprievodné dokumenty vybavené a aká je k tomu určená lehota. 4. Príkazca a účtovník musia prijať potrebné opatrenia na zabezpečenie, aby povolenia schválených záloh boli doručené v presne stanovených sumách a v požadovaných lehotách. Článok 22 1. Riaditeľ vykonáva funkcie príkazcu pre úvery začlenené do rozpočtu centra. 2. Riaditeľ môže delegovať svoje výkonné právomoci na zamestnanca vo svojom úrade. Každé rozhodnutie o delegovaní právomocí musí označovať dĺžku a rozmedzie tohto prevedenia. Článok 23 1. Riaditeľ menuje účtovníka, ktorý je zodpovedný za: a) správny výkon platieb, výber príjmov a vymáhanie pohľadávok; b) vypracovanie a vykazovanie účtov v súlade s článkom 25; c) vedenie účtov v súlade s článkom 25; d) implementáciu pravidiel a metód účtovníctva, ako aj účtovnej osnovy; e) stanovenie a potvrdzovanie platnosti systémov účtovníctva, prípadne potvrdzovanie platnosti systémov stanovených príkazcom a určených na poskytovanie alebo zdôvodňovanie informácií o účtovníctve; f) správu pokladne. 2. Účtovník získa od príkazcu, ktorý ručí za spoľahlivosť, všetky informácie potrebné na vytvorenie účtov, ktoré poskytujú pravdivý obraz o aktívach a pasívach centra a plnení rozpočtu. 3. V súlade s odstavcom 1 dotknutého článku a článku 21, účtovník je jediný splnomocnený spravovať peniaze a ostatné aktíva. Zodpovedá za ich bezpečnú úschovu. 4. Pri výkone svojich funkcií môže účtovník na vlastnú zodpovednosť delegovať niektoré zo svojich úloh na členov personálu podľa hierarchického usporiadania. Právny akt o delegovaní stanovuje úlohy pridelené týmto osobám, ako aj ich práva a povinnosti. Článok 24 1. Na vymáhanie akejkoľvek čiastky dlžnej centru musí príkazca vydať povolenie na vymáhanie pohľadávok. 2. Účtovník je zodpovedný za povolenie na vymáhanie pohľadávok, ktoré mu postupuje príkazca. 3. Každé vyplácanie účtovníkovi alebo správcovi záloh v hotovosti je sprevádzané vystavením potvrdenky. VI. ÚČTOVNÍCTVO, PREDKLADANIE A REVÍZIA ÚČTOV, AUDIT, SÚDNY DVOR, OLAF Článok 25 1. Účty sa vedú v eurách na základe kalendárneho roka podľa metódy „podvojného účtovníctva“. Umožňuje prístup k celkovému stavu príjmov a výdavkov od 1. januára do 31. decembra za každý rozpočtový rok a opiera sa o sprievodné dokumenty. Uzávierka účtov sa vykonáva na konci každého rozpočtového roku na vypracovanie finančných výkazov centra. 2. Účtovné položky sa vykonávajú v súlade s účtovnou osnovou, ktorej nomenklatúra rozpočtových položiek stanovuje jasný rozdiel medzi účtami, ktoré umožňujú vypracovanie finančných výkazov a tými, ktoré umožňujú vypracovanie účtu príjmov a výdavkov. Tieto položky môžu byť zaznamenané v knihách alebo v účtovných uzávierkach, ktoré umožňujú stanoviť všeobecnú mesačnú súvahu. Každá záloha je zúčtovaná s výnimkou stálych záloh najneskôr do konca nasledujúceho rozpočtového roku. 3. Centrum vypracuje súvahu a účtovnú uzávierku najneskôr do 30. apríla každého roku. Súvaha poukáže na aktíva a pasíva centra do 31. decembra uplynulého rozpočtového roku. Účtovná uzávierka zahŕňa: a) Tabuľku „príjmy“ obsahujúcu: - predpokladané príjmy Európskeho rozvojového fondu zakladajúce sa na schválených záväzkoch prebiehajúceho roka a tie, ktoré boli prevedené z predchádzajúcich rozpočtových rokov; - reálne príjmy pochádzajúce z daní z príjmov a úrokov; - iné reálne príjmy. b) Tabuľku „výdavky“ obsahujúcu: - skutočné platby za záväzky rozpočtového roku prevedené z predchádzajúcich rozpočtových rokov; - skutočné platby alebo záväzky na náklady rozpočtu na rok N; - súhrnnú tabuľku ukazujúcu skutočné platby za hnuteľný majetok, vybavenie a iné inventárne položky; - záväzky, ktorým je povolené prevedenie na nasledujúci rozpočtový rok. c) záznamy o finančných výkazoch obsahujúce: - uplatňované zásady účtovníctva; - súhrnné tabuľky zverených, vyplatených, zrušených úverov alebo prevedených z predchádzajúcich rokov a prebiehajúceho roku; - podrobné záznamy a pomocné výpočty k položkám zahrnutým vo finančných výkazoch. 4. Každý štvrťrok sa stanovuje finančný výkaz poukazujúci na situáciu týkajúcu sa priebehu plnenia rozpočtu a využívanie prevedených úverov; tento výkaz musí byť schválený účtovníkom a postúpený správnej rade. Článok 26 Externý audit Správna rada centra menuje na maximálne obdobie troch rokov audítorskú spoločnosť vybranú verejnou súťažou na základe odporúčania riaditeľa centra. Mandát audítorov spočíva v preverovaní účtovných kníh a pokladne centra, v zaručení, že inventáre a súvahy boli správne a poctivo stanovené a v dohliadaní, aby informácie týkajúce sa účtov centra boli správne. Cieľom auditu, ktorý sa vytvorí z účtových záznamov a ak je to nevyhnutné, tak priamo na mieste, je stanovenie zákonnosti a správnosti získaných príjmov a výdavkov, ako aj finančného riadenia. Po uzávierke každého rozpočtového roku audítori podajú správu správnej rade o splnení ich mandátu najneskôr do 1. októbra nasledujúceho pred koncom predchádzajúceho rozpočtového roka. Na základe tejto správy a finančných výkazov správna rada udelí riaditeľovi absolutórium na plnenie rozpočtu. Článok 27 V súlade s finančnými predpismi 9. ERF Komisia (v mene Spoločenstva), Dvor audítorov a Európsky úrad pre boj proti podvodom (OLAF) môžu začať overovací postup týkajúci sa úverov pre centrum udelených ERF. Dvor audítorov môže overiť zákonnosť a správnosť príjmov a výdavkov, ako aj dodržiavanie usmernení Dohody z Cotonou a finančných predpisov 9. ERF. VII. ZODPOVEDNOSŤ PRÍKAZCOV, ÚČTOVNÍKOV A SPRÁVCOV ZÁLOH Článok 28 Každý príkazca podlieha disciplinárnemu postihu alebo prípadne zaplateniu náhrady, ak zistí pohľadávky, ktoré treba vymáhať alebo vydá povolenia na vymáhanie pohľadávok, spôsobí výdavky alebo podpíše platobný príkaz bez toho, aby ho uviedol do súladu s uvedenými finančnými predpismi. To isté platí, keď príkazca nevypracuje dokument o uznaní výšky pohľadávky alebo ak nevydá, alebo vydá oneskorene a bez odôvodnenia povolenie na vymáhanie pohľadávky. Takýto postih môže svedčiť proti príkazcovi, len ak je chyba úmyselná alebo zapríčinená vážnou nedbalosťou, za ktorú nesie zodpovednosť. Článok 29 1. Každý účtovník nesie disciplinárnu a prípadne finančnú zodpovednosť za platby, ktoré vykoná bez dodržiavania článku 19. Nesie disciplinárnu a finančnú zodpovednosť za každú spôsobenú stratu alebo poškodenie fondov, cenných papierov a dokumentov, ktoré sú pod jeho správcovstvom, ak je táto strata alebo poškodenie výsledkom úmyselne zapríčinenej chyby alebo vážnej nedbalosti, za ktorú nesie zodpovednosť. Rovnako nesie zodpovednosť za správne vykonávanie príkazov, ktoré dostáva na využívanie a riadenie bankových účtov a najmä: a) ak platby a pohľadávky, ktoré uskutočňuje, nie sú v súlade s čiastkami uvedenými na povoleniach na vymáhanie pohľadávok a platby; b) ak uskutočňuje platby iným stranám ako tým, ktoré sú na to oprávnené. 2. Každý správca záloh nesie disciplinárnu a prípadne finančnú zodpovednosť: a) ak nemôže predložiť dokumenty potvrdzujúce vykonávanie platieb; b) ak uskutočňuje platby iným stranám ako tým, ktoré sú na to oprávnené. Nesie disciplinárnu a finančnú zodpovednosť za každú spôsobenú stratu alebo poškodenie fondov, cenných papierov a dokumentov, ktoré sú pod jeho správcovstvom, ak je táto strata alebo poškodenie výsledkom úmyselne zapríčinenej chyby alebo vážnej nedbalosti, za ktorú nesie zodpovednosť. Článok 30 1. Účtovníci alebo správcovia záloh sa poistia proti rizikám stanoveným v uvedenom článku. Centrum pokrýva príslušné náklady na poistenie. Určuje kategórie zamestnancov, ktorí vykonávajú funkcie účtovníka a správcu záloh, ako aj podmienky, v ktorých preberá náklady určené pre personál na zabezpečenie sa proti rizikám spojeným s ich funkciami. 2. Osobité príspevky poskytované účtovníkom a správcom záloh. Výška týchto príspevkov je stanovená v predpisoch centra schválených správnou radou. Čiastky zodpovedajúce týmto príspevkom sú mesačne prevedené na účet otvorený centrom v mene každého uvedeného zamestnanca na vytvorenie garančného fondu určeného na pokrytie akéhokoľvek deficitu v pokladni alebo banke, za ktorý by bol zodpovedný príslušný zamestnanec v prípade, ak by tento deficit nebol uhradený poisťovňami. Kreditné saldo týchto garančných účtov je vyplatené zainteresovanými osobami po ukončení ich funkcií účtovníka a správcu záloh, pokiaľ by získali absolutórium týkajúce sa ich riadenia. 3. Riaditeľ disponuje dvojročnou lehotou na rozhodnutie o udelení absolutória účtovníkom a správcom záloh po postúpení finančných výkazov Výboru veľvyslancov na základe správy externých audítorov. Článok 31 Finančná a disciplinárna zodpovednosť príkazcov, účtovníkov a správcov záloh je stanovená v súlade s pracovnými predpismi pre zamestnancov centra. Článok 32 Konflikt záujmov Zamestnanci nie sú oprávnení zasahovať do plnenia rozpočtu, pokiaľ by sa ich vlastné záujmy mali dostať do konfliktu so záujmami centra. Ak by došlo k takejto situácii, príslušný zamestnanec sa musí zdržať akéhokoľvek výkonu svojich funkcií a prenechať ich svojmu nadriadenému. Ku konfliktu záujmov dochádza, keď zamestnanec nemôže v rámci plnenia rozpočtu vykonávať svoje funkcie s úplnou nestrannosťou a objektívnosťou z rodinných alebo osobných dôvodov, z dôvodov národného alebo politického príbuzenstva, hospodárskych záujmov alebo z iných dôvodov vytvárajúcich spojenie medzi jeho záujmami a záujmami príjemcu. VIII. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA Článok 33 Verejné obstarávanie by malo byť v súlade so všeobecnými pravidlami o obstarávaní prác, dodávok a služieb schválených Radou ministrov krajín AKT-ES (*), (*) (Rozhodnutie Rady ministrov AKT-ES 2/2002 zo 7. októbra 2002 týkajúce sa implementácie článkov 28, 29 a 30 prílohy IV Dohody z Cotonou – Ú. v. ES L 320/1) Článok 34 Spravovanie v mene tretej strany 1. V súlade so svojím mandátom môže Centrum rovnako spravovať účty tretej strany. Zoznam prostriedkov sa nachádza v prílohe k rozpočtu centra. 2. Uvedené finančné predpisy sa uplatňujú na riadenie prostriedkov. 3. Riadenie prostriedkov na účet tretej strany sa uskutočňuje oddelenými účtami. 4. Finančné výkazy všetkých fondov spravovaných centrom na účet tretej strany zahŕňajú súvahu a účtovanie príjmov a výdavkov potvrdzujúcich situáciu do 31. decembra príslušného rozpočtového roku. Sú overené v súlade s ustanoveniami dohody podpísanej medzi centrom a treťou stranou. V prípade nedostatku takýchto usmernení sa overenie vykonáva externými audítormi centra. 5. Tieto finančné výkazy sú priložené k prílohe finančných výkazov centra. Článok 35 1. Vedie sa trvalý inventúrny súpis hnuteľného a nehnuteľného majetku, ktorý je aktívom centra. V tomto súpise je uvedený len hnuteľný majetok, ktorého hodnota sa rovná alebo presahuje 350 euro. Na každej faktúre sa musí pred jej vyplatením nachádzať inventárne číslo. 2. Predaj hnuteľného majetku a vybavenia, ktorého jednotná cena je vyššia ako 350 euro, musí byť vhodným spôsobom zverejnený. 3. Prevod, likvidácia alebo zánik hnuteľného majetku zaznamenaného v inventúrnom súpise v dôsledku straty, krádeže alebo akejkoľvek inej príčiny, vedie k vypracovaniu správy podpísanej riaditeľom a osobou zodpovednou za verejné obstarávanie. 4. Centrum vedie fyzický a účtovný stav majetku, ktorý musí byť pravidelne porovnávaný. Toto porovnávanie je ustanovené externými audítormi. Článok 36 Krajiny AKT, členské štáty a Spoločenstvo majú v rámci svojich iniciatív prijať ustanovenia potrebné na uplatňovanie uvedeného rozhodnutia. Článok 36a Finančné predpisy centra, predmet rozhodnutia č. 2/91 z 19. apríla 1991 je schválený. Článok 37 Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho prijatia. V Bruseli Za Výbor veľvyslancov krajín AKT-ES predseda [1] Ú. v. EÚ C […], […], s. […]. [2] Ú. v. ES L 317, 15.12.2000, s. 3 [3] Ú. v. ES L 317, 15.12.2000, s. 3. Dohoda zmenená a doplnená rozhodnutím Rady ministrov AKT-ES č. 1/2003 (Ú. v. EÚ L 141, 7.6.2003, s. 25). [4] Ú. v. ES L 317, 15.12.2000, s. 3. [5] Ú. v. ES L 83/1, 1.4.2003.