[pic] | KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV |

Brusel 04.07.2006

KOM(2006) 358 v konečnom znení

OZNÁMENIE KOMISIE

SPRÁVA O POKROKU V MODERNIZÁCII ÚČTOVNÉHO SYSTÉMU EURÓPSKEJ KOMISIE K 31. MARCU 2006

OBSAH

OZNÁMENIE KOMISIE: SPRÁVA O POKROKU V MODERNIZÁCII ÚČTOVNÉHO SYSTÉMU EURÓPSKEJ KOMISIE K 31. MARCU 2006 1

1. Úvod 3

2. Zhrnutie implementácie do 31. marca 2006 4

3. Implementácia modernizovaných účtov v útvaroch Komisie 5

3.1. Príprava účtovných závierok a počiatočných súvah za rozpočtový rok 2005 5

3.2. Úvery a pôžičky 6

3.3. Školenie 7

3.4. Konsolidácia 7

3.5. Zmena rozpočtového roka 7

4. Kontrolné prostredie a validácia lokálnych systémov 8

4.1. Komunikácia a kvalita účtovnej evidencie 8

4.2. Validácia lokálnych systémov 9

5. Vývoj informačných technológií pre všeobecný rozpočet 9

6. Implementácia systému ABAC ostatnými inštitúciami a agentúrami 10

7. Aplikácia ABAC Delegations 10

8. Európsky rozvojový fond 11

9. Budúci vývoj 11

10. Záver 11

PRÍLOHA 1: PLÁN INTEGROVANÉHO PROGRAMU K 31. MARCU 2006 13

Príloha II: Bezpečnosť a synchronizácia systému 18

1. ÚVOD

Dňa 31. marca 2006 účtovník Komisie predložil Európskemu dvoru audítorov prvú predbežnú účtovnú evidenciu Európskych spoločenstiev, ktorá mala byť pripravená v súlade s medzinárodne akceptovanými účtovnými normami. Okrem toho, že Komisia v tejto oblasti získala popredné miesto medzi verejnoprávnymi orgánmi, týmto zároveň preukázala svojim orgánom udeľujúcim absolutórium, že chce niesť úplnú zodpovednosť za prostriedky daňovníkov, ktoré sú jej zverené.

Táto účtovná evidencia je výsledkom trojročnej intenzívnej práce všetkých útvarov Komisie a ostatných inštitúcií a agentúr:

- Vyvinuli sa účtovné pravidlá týkajúce sa činností Spoločenstiev v súlade s medzinárodnými normami, ako aj príslušné účtovné príručky.

- Vyvinuli sa systémy informačných technológií na podporu nových účtovných požiadaviek.

- Každý z útvarov Komisie prispôsobil svoje administratívne a finančné postupy na zaznamenávanie účtovných udalostí v čase ich výskytu, a nielen v čase príjmu alebo výplaty hotovosti alebo len na konci roka, a teda umožňujú zavedenie účtov na základe časového rozlíšenia.

- Boli stanovené súvahy potrebné na otvorenie prvých účtov na základe časového rozlíšenia.

Tieto práce sa dokončili v januári 2005, dostatočne včas na to, aby rozpočtový rok 2005 začal na správnom základe. Od januára 2005:

- Autorizované útvary skontrolovali a validovali počiatočné súvahy.

- Každý útvar odhadol výdavky, ktoré majú pribudnúť na začiatku a konci každého roka.

- Účtovník Komisie preskúmal všetky systémy s cieľom zabezpečiť ich vhodnosť na zaznamenávanie a oznamovanie požadovaných účtovných informácií.

- Účtovná evidencia Komisie bola pripravená a skonsolidovaná s účtami X iných inštitúcií a Y agentúr.

Komisia takto dodržala lehoty uvedené v nariadení o rozpočtových pravidlách na prípravu účtovných závierok, ktoré sú v súlade s medzinárodnými normami vo všetkých podstatných oblastiach, a splnila svoj záväzok voči Európskemu parlamentu a Rade, že bude podávať správy o svojom pokroku pri dosahovaní tohto cieľa[1], ktorý tieto orgány považovali za mimoriadne odvážny.

Táto práca však ešte nie je dokončená. Dosiahnutie úplného dodržania všetkých účtovných noriem je proces, ktorého dokončenie bude trvať dlhšiu dobu. Zálohové účty, ktoré sú vedené v externých delegáciách Komisie, je potrebné začleniť do centrálneho účtovného systému a európske rozvojové fondy je potrebné presunúť do modernizovaného systému informačných technológií. K meškaniam pri týchto úlohách došlo v dôsledku ťažkostí pri zavádzaní nových systémov a požadovaného školenia v geograficky rozptýlených útvaroch a nemajú podstatný vplyv na účtovnú evidenciu.

Systémy dvoch generálnych riaditeľstiev je potrebné zdokonaliť predtým, ako ich bude možné validovať. V údajoch poskytnutých najmenej jedným generálnym riaditeľstvom, ktoré bolo požiadané, aby predložilo opravené údaje, sa zistili podstatné chyby. Napriek snahám, ktoré vyvinuli útvary Komisie na kontrolu a opätovnú kontrolu počiatočných súvah a časovo rozlíšených výdavkov, je pravdepodobné, že Dvor audítorov zistí ďalšie chyby, ktoré je potrebné, ak je to možné, opraviť v účtovných závierkach, ktoré sa majú zostaviť do 31. júla 2006. Riziko výskytu chýb je zvýšené nedostatočným počtom kvalifikovaných účtovníkov v Komisii, ktorí by sa dokázali rýchlo prispôsobiť takejto veľkej reforme, meškaniami v niektorých útvaroch, ktoré vedú k unáhlenej práci, a meškaniami pri vytváraní niektorých účtovných a oznamovacích nástrojov v systéme informačných technológií a pri aktualizácii dokumentácie a školení.

2. ZHRNUTIE IMPLEMENTÁCIE DO 31. MARCA 2006

Prechod na nový účtovný systém v Európskej komisii je zatiaľ úspešný. Dňa 1. januára 2005 Komisia zmenila všeobecnú účtovnú evidenciu EÚ z účtovnej evidencie na základe peňažných tokov na účtovnú evidenciu na základe časového rozlíšenia, pričom tento systém už poskytuje Európskej komisii lepšiu každodennú kontrolu svojich financií ako aj presnejšie finančné informácie. Systém účtovníctva založený na časovom rozlíšení sa v priebehu roku 2005 ďalej vyvíjal. Jeho vývoj a zdokonaľovanie bude v rokoch 2006 a 2007 pokračovať tak, aby postupne zahŕňal Európsky rozvojový fond, delegácie, agentúry a jediný dátový sklad.

Na roky 2005 a 2006 bol vytvorený podrobný akčný plán, ktorý sa vzhľadom na skúsenosti prispôsoboval a rozširoval. Plány na roky 2006 a 2007 sú graficky znázornené v prílohe. Práca potrebná na dokončenie vývoja mnohých informačných technológií bola v pôvodnom pláne podcenená, čo znamenalo, že niektoré úlohy bolo potrebné preplánovať. Hlavné účtovné projekty, ktoré sa ešte stále vyvíjajú, sú ABAC-ERF a ABAC Delegations, ktoré majú byť podľa terajšieho plánu úplne prevádzkyschopné na začiatku rozpočtového roka 2007 (Delegations) a 2008 (ERF). Hlavné otázky, ktoré vznikli počas roka 2005, sú uvedené v tejto správe.

Účtovník Komisie predložil Dvoru audítorov predbežné účtovné závierky za rok 2005, prvé, ktoré mali byť pripravené výlučne na časovom rozlíšení. Komisia má schváliť účtovné závierky do 31. júla 2006. Všetky generálne riaditeľstvá a útvary vyvinuli značné úsilie na prípravu počiatočných súvah na tento prvý rok, na ich kontrolu a na vykonanie potrebných opráv, ako aj na odhad prírastku výdavkov na začiatku a na konci rozpočtového roka súvislým a jednotným spôsobom. Niektoré kontroly údajov budú pokračovať do účtovnej závierky, niektoré účty je ešte potrebné porovnať so všeobecnými účtami a jedno generálne riaditeľstvo bolo požiadané, aby prepracovalo svoje odhady. Napriek týmto snahám, vzhľadom na rozsah tejto úlohy a skutočnosť, že útvary nie sú dostatočne oboznámené s novými účtovnými postupmi, ako aj na obmedzený počet kvalifikovaného a vyškoleného personálu, existuje riziko, že nedôjde k zisteniu podstatných chýb a opomenutí v účtovných závierkach.

Niektoré otázky účtovania sa dali do pozornosti Dvora audítorov, a to najmä tie, ktoré sa týkajú subjektov, ktoré mali byť začlenené do konsolidovanej účtovnej evidencie ES, ale ešte toto začlenenie neodsúhlasili, a prostriedkov zistenia súm, ktoré je potrebné vyžiadať od členských štátov na uhradenie existujúcich záväzkov ES.

3. IMPLEMENTÁCIA MODERNIZOVANÝCH ÚčTOV V ÚTVAROCH KOMISIE

3.1. Príprava účtovných závierok a počiatočných súvah za rozpočtový rok 2005

Definovali sa nové požiadavky týkajúce sa ohlasovania pre účtovné závierky za rok 2005 a pripravili sa aj účtovné postupy na uzatvorenie účtovnej evidencie za rok 2005 a prípravu účtovných závierok za rok 2005. Predbežné ročné účtovné závierky sa vyhotovili 31. marca 2006, čo je deň stanovený v nariadení o rozpočtových pravidlách.

Za účelom vytvorenia počiatočných prevádzkových súvah boli v januári 2005 v podstate všetky informácie potrebné na účtovanie založené na časovom rozlíšení uložené do centrálneho účtovného systému. Ich súčasťou bolo vyše 7 000 faktúr alebo žiadostí o náhradu výdavkov, 30 000 predbežne financovaných položiek, 92 000 aktívnych položiek a 3 100 záruk. Každý útvar bol požiadaný, aby preveril správnosť týchto uložených údajov do 1. mája 2005 a v júli 2005 bol každý generálny riaditeľ a vedúci útvaru požiadaný, aby formálne validoval ich počiatočné prevádzkové súvahy. Po preverovaní a kontrolách každé generálne riaditeľstvo validovalo údaje, ale požiadalo o určité opravy na zabezpečenie kvality údajov. Posledná validácia bola prijatá v januári 2006.

Vo februári 2005 predložilo Generálne riaditeľstvo Dvoru audítorov podrobné údaje z uložených údajov týkajúcich sa faktúr a predbežne financovaných položiek a účtovné súvahy po ich zaslaní na validáciu v júli 2005. Dvor audítorov mal takisto prístup do účtovného systému na účely porovnania všetkých údajov zadaných od jeho zavedenia.

Hlavnou úlohou v oblasti prechodu v roku 2005 bolo dokončiť počiatočné súvahy založené na časovom rozlíšení k 1. januáru 2005, čo bola namáhavá úloha pre rozpočet Generálneho riaditeľstva ako aj pre všetky útvary. Usmernenia týkajúce sa odhadu hodnoty nárokov na výplatu prostriedkov ES, ktoré ešte oprávnené subjekty nepredložili (cut-off), boli zaslané generálnym riaditeľstvám 16. augusta 2005 po konzultáciách o najvhodnejšom základe pre tento odhad. Dňa 31. januára 2006 pripravilo posledné generálne riaditeľstvo svoju individuálnu metodiku a zaúčtovania cut-off pre počiatočnú súvahu a dňa 17. marca predložilo posledné generálne riaditeľstvo informácie potrebné na koncoročné zaúčtovania cut-off. Generálne riaditeľstvo pre rozpočet vykonávalo za účelom zabezpečenia kvality údajov previerky a kontroly jednotnosti. Pred schválením záverečných účtov 31. júla 2006 bude potrebné vykonať určité opravy, najmä pokiaľ ide o jedno generálne riaditeľstvo, ktorému bude adresovaná požiadavka, aby prepracovalo svoje odhady cut-off.

Hoci všetky generálne riaditeľstvá vykonali úlohy, ktoré sa od nich vyžadovali, došlo k podstatným oneskoreniam pred kompletizáciou informácií, ako je uvedené v tabuľke č. 1. Tieto oneskorenia odrážajú ťažkosti, ktoré sa vyskytujú pri prechode na účty založené na časovom rozlíšení v rámci krátkeho obdobia a včasnom poskytovaní nástrojov IT a školení pre všetky útvary.

Tabuľka č. 1

Informácie o finančných účtoch

Dátum vyžiadania údajov | Koniec lehoty na poskytnutie odpovedí | Počet generálnych riaditeľstiev, ktoré odpovedali načas | Oneskorenie do jedného mesiaca | Oneskorenie viac ako jeden mesiac | Posledné odpovede | Posledná žiadosť o dodatočné zaúčtovania |

Prvý príspevok | Konečná verzia |

Kontrola počiatočných súvah | 24.1.2005 | 31.3.2005* |

Validácia počiatočných súvah | 29.7.2005 | 15.9.2005 | 23 | 12 | 6 | 24.1.2006 | 10.3.2006** |

Cut-off pri počiatočnej súvahe 1.1.2005 | 16.8.2005 | 14.10.2005 | 6 | 15 | 19 | 23.2.2006 | 17.3.2006 |

Cut-off 31.12.2005 | 4.10.2005 | 31.1.2006 | 18 | 21 | 1 | 13.3.2006 | 17.3.2006 |

* Koniec lehoty udáva obdobie na automatickú opravu pre uložené faktúry a položky predbežného financovania. V tomto čase sa nevyžadovala formálna validácia.

** Aj po prijatí validácie podalo niekoľko generálnych riaditeľstiev žiadosti o vykonanie ďalších opráv počiatočnej súvahy

Pokiaľ ide o konsolidované účty, ostatné inštitúcie a agentúry poskytli požadované informácie väčšinou v rámci lehôt. Výnimky sa týkajú dvoch inštitúcií, ktoré nepredložili svoje výkazy peňažného toku, a troch subjektov, ktoré boli toho názoru, že nemajú byť začlenené do konsolidovaných účtov, keďže nariadenie o rozpočtových pravidlách umožňovalo toto vylúčenie (dve agentúry), alebo z toho dôvodu, že neboli kontrolované Európskym spoločenstvom (Spoločný systém nemocenského poistenia). Tieto otázky je potrebné vyriešiť pred schválením záverečných účtov.

Predbežné účty uvádzajú, že záväzky ES prevyšujú jeho aktíva približne o 62 miliárd eur. Je to preto, že jeho príjmy sa vyžadujú iba v čase splatnosti záväzkov. Hlavnými záväzkami sú záväzky týkajúce sa dôchodkov zamestnancov (32 miliárd eur) a záväzky týkajúce sa nárokov voči EPUZF, záručné oddelenie (47 miliárd eur). V prípade, ak neexistujú medzinárodné normy pre udávanie záväzkov členských štátov v tejto oblasti, budú sa účty finalizovať s ohľadom na pripomienky Dvora audítorov.

3.2. Úvery a pôžičky

Operácie týkajúce sa aktivít v oblasti úverov a pôžičiek, ktoré nespadajú pod rozpočet Komisie, sa predtým zaznamenávali v systéme informačných technológií Generálneho riaditeľstva pre hospodárske a finančné záležitosti Globus. V priebehu roka 2005 sa tieto údaje presunuli do centrálneho systému Komisie (SAP/CFM a FM). Niektoré finančné nástroje sa uložili do nového systému v júli, pričom zostávajúce nástroje sa presunuli v novembri 2005. Funkcie týkajúce sa výkazníctva sú ešte stále v štádiu dokončovania. Bude potrebná aktualizácia centrálneho systému informačných technológií skôr, ako bude môcť vytvárať účty, ktoré budú v úplnom súlade s medzinárodnými normami. Táto aktualizácia je naplánovaná na druhý štvrťrok roku 2006.

3.3. Školenie

Medzi hlavné úspechy v oblasti školení v roku 2005 patria:

- dokončenie intenzívneho školenia o systéme ABAC, ktoré poskytovalo vyše 7 000 miest pre účastníkov školení, pričom toto školenie trvalo od októbra 2004 do júna 2005,

- postupná aktualizácia kurzov o používaní systému ABAC s cieľom zohľadniť vývoj systému a zvýšiť kvalitu kurzov. Spokojnosť s kurzami o systéme ABAC vzrástla zo 79 % v roku 2004 na 90 % v roku 2005. Na základe požiadavky generálnych riaditeľstiev sa spustil nový integrovaný kurz, ktorý sa týkal všetkých základných aspektov riadenia transakcií v SI2 (ktorý sa postupne vyraďuje z činnosti), ako aj v systéme ABAC. V prvej štvrtine roka sa konali osobitné informačné stretnutia pre povoľujúcich úradníkov.

- stále poskytovanie kurzov o systéme ABAC a SI2 po dokončení intenzívnej fázy, ako aj kurzov o účtovaní v súkromnom a verejnom sektore, aj keď materiály a dokumentácia používaná pri školení niekedy nezohľadňovala zmeny systému.

Hlavné úlohy pre rok 2006 sú:

- stále poskytovanie a aktualizácia kurzov s väčším dôrazom na význam výberu správneho účtovného kódu, keďže sa zdá, že v niektorých generálnych riaditeľstvách to predstavuje problém

- poskytovanie školenia pre zamestnancov delegácií a zastúpení

- príprava na poskytovanie školenia zamestnancom agentúr a ďalších inštitúcií, ktoré sa rozhodnú pre prijatie systému ABAC

3.4. Konsolidácia

Pripravil sa konsolidačný manuál a oznamovací balíček, ktoré boli zaslané všetkým inštitúciám/agentúram. Vyvinul sa nový nástroj informačných technológií určený na konsolidáciu (SAP ECCS), ktorý sa otestoval v novembri, s použitím skúšobných oznamovacích balíčkov prijatých od 15 zúčastnených inštitúcií/agentúr. Inštitúcie/agentúry pripravili svoje individuálne počiatočné súvahy a oznámili ich účtovníkovi Komisie na účely kontroly súladu a konsolidácie. Predbežné účty inštitúcií a agentúr sa pomocou nového nástroja úspešne konsolidovali.

3.5. Zmena rozpočtového roka

Od júla 2005 spolupracovali všetky generálne riaditeľstvá a útvary s Generálnym riaditeľstvom pre rozpočet pri znižovaní času prerušenia finančných operácií počas otvárania nového rozpočtového roka na niekoľko dní. Tento čas sa podarilo znížiť o viac ako tri týždne v porovnaní so zvyčajným harmonogramom (tabuľka č. 2). Tento úspech nie je výlučne výsledkom projektu ABAC, ale podarilo sa ho dosiahnuť na jednej strane v dôsledku lepšej koordinácie medzi 13 oddeleniami piatich riaditeľstiev Generálneho riaditeľstva pre rozpočet a na druhej strane od septembra 2005 vďaka používaniu predbežných údajov z návrhu rozpočtu ako základ pre prvé konzultácie služieb o interných predpisoch pre rok 2006. Tieto predbežné údaje sa po prijatí rozpočtu následne aktualizovali.

TABUĽKA Č. 2: POROVNANIE ZAČIATKU ROKA 2006 A 2005

Udalosť | 2005/2006 | 2004/2005 |

Otvorenie predpokladaného prostredia (*) | 15.11. | 19.11. |

Zápis schválených rozpočtových prostriedkov umožňujúcich nové záväzky a súvisiace platby | 21.12. (**) | 10.1. |

Presun zostávajúcich (predbežných) záväzkov, ktorý umožní ich splatenie: |

- obdobie 1 | 5.1. -- 9.1. | 31.1. -- 1.2. |

- obdobie 2 (***) | 20.1. -- 22.1. | 18.2 |

- obdobie 2a (***) | 24.1. | - |

- obdobie 3 (***) | 3.2. | 28.2. |

Zvyškové rozpočtové prostriedky, hlavné obdobie | 6.1. -- 9.1. | 3.2. |

Príjmové obdobie | 16.1. -- 17.1. | 15.2. |

(*) Dátum 15. 11. je stanovený v článku 178 ods. 1 a článku 150 ods. 3 nariadenia o rozpočtových pravidlách. |

(**) Platby, s výnimkou platieb povolených v článku 178 ods. 2 nariadenia o rozpočtových pravidlách, nie sú povolené pred 1.1. (***) Dodatočné obdobia sa týkajú generálnych riaditeľstiev, ktoré nevykonali požadované prípravné práce včas pre skoršie obdobie. |

4. KONTROLNÉ PROSTREDIE A VALIDÁCIA LOKÁLNYCH SYSTÉMOV

4.1. Komunikácia a kvalita účtovnej evidencie

Účasť generálnych riaditeľstiev a komunikácia o účtovných otázkach s nimi pokračovala v priebehu celého roka 2005 v podobe stretnutí so sieťami účtovných a finančných korešpondentov. Za účelom zvýšenia spoľahlivosti účtovnej evidencie vykonal personál Účtovníka počas roka 2005 kontroly týkajúce sa kvality nových účtovných údajov. Akékoľvek zistené chyby a nezrovnalosti boli oznámené príslušným útvarom. Došlo k vytvoreniu finančného oznamovania zo strany generálneho riaditeľstva a konalo sa aj niekoľko stretnutí s účtovnými korešpondentmi.

Pokračujú práce na vylepšovaní účtovného kontrolného prostredia a spresňovaní úloh a zodpovednosti s cieľom zvýšiť kvalitu účtovných údajov.

4.2. Validácia lokálnych systémov

Z hľadiska kvality údajov závisí modernizovaný účtovný systém od presného a úplného zadania údajov jednotlivými užívateľmi centrálneho systému informačných technológií (očakáva sa, že ich počet bude približne 7 000). Obrazovky vyvinuté pre užívateľov postupne poskytujú pomoc zameranú na minimalizáciu nebezpečenstva výskytu chyby, ale kvalita zadaných údajov závisí od kontrolného prostredia, ktoré zavedie každý poverený povoľujúci úradník. Validačný tím Generálneho riaditeľstva pre rozpočet zložený z ôsmich osôb zaviedol program hĺbkových kontrol systémov poskytovania alebo zdôvodňovania informácií o účtovníctve, ktoré ustanovili povoľujúci úradníci, ako sa vyžaduje v článku 61.1 písm. e) nariadenia o rozpočtových pravidlách, pričom sa začína tými, u ktorých sa riziká považujú za vyššie.

Tím validácie systémov v generálnych riaditeľstvách dokončil všetky práce naplánované na rok 2005. Správa o pokroku uverejnená v júli 2005 poukazuje na celkovú uspokojivú situáciu v 27 generálnych riaditeľstvách. V záverečnej správe prijatej 28. februára 2006 je opísaný pokrok dosiahnutý vo všetkých generálnych riaditeľstvách, naďalej však pretrvávajú značné problémy v systémoch dvoch generálnych riaditeľstiev (AIDCO a EAC), ktoré viedli povoľujúceho úradníka k tomu, aby odložil validáciu ich systémov až do dokončenia vylepšení. Systémy na zaznamenávanie zálohových účtov navyše nie je možné validovať, kým nie je dokončený projekt v oblasti informačných technológií nazvaný ABAC Delegations (pozri nižšie uvedený bod 7).

5. VÝVOJ INFORMAčNÝCH TECHNOLÓGIÍ PRE VšEOBECNÝ ROZPOčET

Moduly ABAC sa postupne zdokonaľovali verziami z apríla, júna, novembra 2005 a marca 2006. Faktúry, platby a zložky právnických osôb je možné v súčasnosti zaznamenávať prostredníctvom internetových aplikácií. Pokračovali práce na zvýšenie bezpečnosti prístupu do centrálneho účtovného systému (SAP) a vo februári 2006 sa zaviedli nové obmedzené prístupy pre personál v oblasti informačných technológií. Systém ABAC vo všeobecnosti fungoval dobre, ale v dôsledku niektorých meškaní pri implementácii programu vývoja informačných technológií neboli útvary schopné vykonať určité účtovné opravy až do marca 2006.

Prvá fáza vylepšovania upomienkového konania sa dokončila do polovice decembra. Druhá fáza má byť implementovaná do konca septembra 2006.

Práce na projekte Spoločného výskumného centra ( JRC) úspešne pokračovali použitím funkcií SAP-PS a CATS (pracovný výkaz) na podporu požiadaviek týkajúcich sa podrobného zostavovania rozpočtu a účtovania v prípade výskumných projektov. Projekt bol implementovaný a pripravený na rozpočtový rok 2006.

Realizačná štúdia, ktorá sa dokončila v roku 2005, preukázala, že nová verzia modulu SAP FM BCS (Systém kontroly rozpočtu ) by sa mohla použiť namiesto verzie, ktorá sa v súčasnosti používa na centrálne riadenie rozpočtu, a že umožňuje začleniť lokálne rozpočtové linky potrebné na poskytnutie podrobnejšieho systému na riadenie rozpočtov oddeleniam. Tieto lokálne linky sú v súčasnosti riadené v Si2. Systém BCS sa podľa momentálnych predpokladov zavedie do konca roka 2006.

Pokrok vo vývoji nového finančného Jednotného dátového skladu , ktorý je potrebný na dokončenie integrácie počítačových súborov a účtovných záznamov, sa obmedzil na konceptuálne štádium.

V prípade aplikácie ABAC Contracts bol rok 2005 zameraný na poskytovanie funkcií požadovaných užívateľskou skupinou a na dokončenie umiestnenia systému vo všetkých generálnych riaditeľstvách. Všetky zmluvy s hodnotou nad 13 800 eur, ktoré boli podpísané od januára 2005, sa museli zaznamenať v aplikácii ABAC Contracts. Koncom marca 2006 bolo v tejto aplikácii registrovaných okolo 57 000 zmlúv s celkovou hodnotou vyše 7,7 milióna eur.

Hlavné činnosti počas roka 2005 v prípade aplikácie ABAC Assets sa sústredili na tieto oblasti:

- dokončenie vývoja nástrojov účtovania založeného na časovom rozlíšení a zdokonalenie integrácie a súladu s ostatnými aplikáciami ABAC s cieľom dosiahnuť lepší súlad údajov v rámci systému ABAC,

- dokončenie výmeny prechádzajúcich systémov,

- pilotná fáza vývoja aplikácií pre delegácie a zastúpenia.

Komisia pokračovala v zvyšovaní bezpečnosti prístupu do systému a zabezpečovaní synchronizácie účtovných údajov uložených v systéme ( Príloha II ).

6. IMPLEMENTÁCIA SYSTÉMU ABAC OSTATNÝMI INšTITÚCIAMI A AGENTÚRAMI

Niekoľko agentúr a menších inštitúcií používa pre svoje rozpočtové účty verziu systému Komisie Si2. Komisia súhlasila s ďalším poskytovaním Si2 počas roka 2006 a poskytnutím všetkých modulov systému ABAC subjektom, ktoré ich chcú používať.

Niekoľko agentúr (2 výkonné a 9 tradičných) a 2 výbory (Hospodársky a sociálny výbor, Výbor regiónov) oficiálne požiadalo o používanie systému ABAC. Päť agentúr začne používať systém ABAC v roku 2006 na pilotnej báze, ostatné ho začnú používať v roku 2007 a 2008.

V prípade každej agentúry je v systéme ABAC implementované špecifické finančné a účtovné prostredie. Jednotliví účtovníci sú naďalej zodpovední za svoje účty a za vykonávanie svojich platobných období.

7. APLIKÁCIA ABAC DELEGATIONS

Generálne riaditeľstvo pre rozpočet, Generálne riaditeľstvo pre vonkajšie vzťahy a Generálne riaditeľstvo pre informatiku stanovili prostriedky na začlenenie transakcií delegácií, ktoré sa v súčasnosti vykonávajú prostredníctvom zálohových účtov a zaznamenávajú v samostatnom systéme RAI-web, do systému ABAC. Ich registre investičného majetku bude potrebné riadiť v aplikácii ABAC Assets. Tento projekt si bude vyžadovať prispôsobenie príslušným modulom systému ABAC, ako aj vývoj a dokončenie internetových aplikácií. Jeho poskytnutie delegáciám sa plánuje na rok 2006, aj keď spojenie so SAP-om sa nebude vytvárať až do otvorenia rozpočtového roka 2007. Ak to bude možné, jeho poskytnutie delegáciám bude zosúladené s poskytnutím systému ABAC-ERF (pozri nižšie uvedený § 8).

8. EURÓPSKY ROZVOJOVÝ FOND

V samostatnom postupe je tiež potrebné modernizovať účty európskych rozvojových fondov („ERF”), ktoré sa odlišujú od účtov všeobecného rozpočtu.

Modernizácia ERF zahŕňa prípravu aktualizovanej tabuľky účtov a sformulovanie nových účtovných pravidiel v súlade s požiadavkami účtovania založeného na časovom rozlíšení. Súčasťou projektu modernizácie bude aj nahradenie existujúceho systému informačných technológií pre ERF OLAS. Systém OLAS bude nahradený kombináciou systému ABAC a lokálneho systému informačných technológií Generálneho riaditeľstva AIDCO CRIS. Systémy ABAC a CRIS sa už používajú na produkovanie účtov všeobecného rozpočtu a v súčasnosti sa prispôsobujú špecifikám ERF.

Počas roka 2005 sa v projekte ABAC ERF dosiahol značný pokrok. Zostavila sa nová tabuľka účtov a nové účtovné metódy, ktoré schválil účtovník Komisie. V spolupráci s Generálnym riaditeľstvom AIDCO sa uskutočnila aj diferenčná analýza, aby sa zistilo, vývoj akých nástrojov sa ešte vyžaduje v systémoch ABAC a CRIS. Vývoj informačných technológií je v plnom prúde a v súčasnosti sa plánuje ich „zavedenie do praxe“ od januára 2008. Vyškolenie budúcich užívateľov v 46 delegáciách AKT je naďalej zložitou úlohou.

Je dôležité zdôrazniť skutočnosť, že hoci nové nástroje podpory informačných technológií sú vo fáze vývoja, ročná účtovná závierka ERF za rok 2005 bola zostavená v súlade s princípmi účtovania založeného na časovom rozlíšení. Okrem toho, účtovník ERF za účelom zabezpečenia porovnateľnosti informácií v ročných účtovných závierkach preformuloval počiatočné súvahy na rozpočtový rok 2005 tak, aby boli v úplnom súlade s účtovaním založeným na časovom rozlíšení. Účtovné informácie, ktoré poskytuje súčasný účtovný systém informačných technológií (OLAS), boli v prípade potreby prispôsobené, aby vyjadrovali údaje v súlade s účtovaním založeným na časovom rozlíšení. Účtovník ERF takisto vykonal potrebné zmeny údajov zostavených na základe peňažných tokov, ktoré sa opierajú o dodatočné informácie, ktoré poskytol povoľujúci úradník.

9. BUDÚCI VÝVOJ

Akčný plán bol aktualizovaný na rok 2006 a predĺžený do roku 2007 (pozri prílohu). Do konca roka 2006 by sa mala zaviesť úplná počítačová architektúra systému ABAC. Vývoj ďalších nástrojov IT sa bude týkať najmä zlepšovania optimálnosti pre užívateľa a funkcií finančného oznamovania a dosahovania dlhodobejšieho cieľa, ktorý spočíva v užšej integrácii lokálnych systémov a poskytovaní ďalších nástrojov pre užívateľskú podporu a finančný manažment. Pokiaľ ide o účtovný rámec, práce sa sústredia na vymedzenie úloh a zodpovednosti účastníkov finančných postupov, zvyšovanie kvality účtovných údajov a riadiacich správ a na monitorovanie dodržiavania validačných kritérií pre lokálne systémy všetkými poverenými povoľujúcimi úradníkmi.

10. ZÁVER

Pri prechode na nový účtovný systém v Európskej komisii sa dodržala stanovená lehota a dňa 1. januára 2005 zmenila Komisia všeobecnú účtovnú evidenciu EÚ z účtovnej evidencie na základe peňažných tokov na účtovnú evidenciu na základe časového rozlíšenia, ktorá je v súčasnosti schopná dodržiavať medzinárodne akceptované účtovné normy vo všetkých podstatných aspektoch. Prvé definitívne výsledky zavedeného systému sa vyskúšali a zdokumentovali dňa 31. marca 2006 keď účtovník Komisie pripravoval predbežnú účtovnú evidenciu. Komisia teda dosiahla cieľ, ktorý spočíval v prechode na účtovnú evidenciu na základe časového rozlíšenia vo veľmi odvážnom časovom horizonte. Tento cieľ by nebolo možné dosiahnuť bez aktívnej účasti a konštruktívnej spolupráce všetkých služieb Komisie.

Aj napriek tomu, že prechod bol doteraz úspešne riadený a vykonali sa komplexné testy, overovacie práce na lokálnych systémoch koncom roka 2005 poukázali na obavy týkajúce sa troch systémov, v prípade ktorých nebola validácia možná. Správa o lokálnych systémoch generálnych riaditeľstiev obsahuje aj odporúčania týkajúce sa zlepšenia kontrol účtovných informácií, lepšieho chápania výberu účtovných kódov, lepšieho školenia v oblasti účtovných otázok a súvisiacich kultúrnych zmien. Oddelenia Komisie boli okrem toho v roku 2005 pod značným tlakom, keďže mali realizovať nové zložité postupy v odvážnych časových lehotách. Práce na vylepšovaní kontrol súladu vo vnútri účtovného systému budú bezpochyby pokračovať aspoň do schválenia záverečných konsolidovaných účtov do 31. júla 2006.

Pokiaľ ide o tri lokálne systémy, ktoré nebolo možné validovať, v prípade dvoch z nich sa plánuje ich zosúladenie do konca roka 2006 (AIDCO a RELEX). Pri vývoji náhrady tretieho systému (EAC) došlo k oneskoreniam, takže príslušné generálne riaditeľstvo bude musieť zabezpečiť, aby sa súčasný systém zdokonalil načas kvôli uzatvoreniu rozpočtového roka 2006.

Komisia reaguje na problém nedostatku kvalifikovaných účtovníkov medzi svojimi zamestnancami spustením špecializovaných externých konkurzov na prilákanie kandidátov, ktorí sú náležite vyškolení a majú potrebnú prax. Zvýši tiež počet školení, ktoré majú k dispozícii súčasní zamestnanci.

Vývoj informačných technológií potrebných na začlenenie Európskych rozvojových fondov, zálohových účtov delegácií a agentúr do systému ABAC by sa mal dokončiť do polovice roka 2006 a Komisia sa následne sústredí na dokončenie integrácie centrálnych počítačových systémov a zdokonalenie ich bezpečnostných kontrol.

Projekt plánuje poskytnúť manažmentu každého oddelenia spoľahlivejšie a úplnejšie informácie o aktívach a pasívach, za ktoré zodpovedá, a o svojich finančných vzťahoch s každým dodávateľom (v dlhšom období) a v stredne dlhom období o finančnej implementácii viacročných programov a projektov.

Skúsenosti získané z problémov a meškaní, ktoré sa vyskytli počas tohto prvého roka účtovania založeného na časovom rozlíšení, by mali Komisii umožniť zvýšenie kvality finančných informácií a zlepšenie dodržiavania lehôt v prípade účtovnej evidencie v nasledujúcich rokoch.

Annex 1

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] Komisia predložila polročné správy o pokroku do 31. mája 2005 vrátane.