Oznámenie Komisie o usmerňovacom dokumente k implementácii ustanovení o vykonávaní auditov podľa článku 6 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2017/625

(2021/C 66/02)

Úvod

V nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2017/625 (1) sa v článku 6 ods. 1 stanovuje, že príslušné orgány vykonávajú vnútorné audity alebo si dávajú vykonávať audity svojej činnosti a na základe výsledkov týchto auditov prijmú vhodné opatrenia.

Tento usmerňovací dokument má pomôcť vnútroštátnym príslušným orgánom s uplatňovaním uvedených požiadaviek. Vypracovala ho Komisia v spolupráci s členskými štátmi a nie je právne záväzný (2). Výklad práva Únie je oficiálne oprávnený poskytovať len Súdny dvor Európskej únie.

Obsah

1. Účel a rozsah pôsobnosti 24

2. Právny základ 24

3. Vymedzenie pojmov 24

4. Základné zásady 25

5. Vykonávanie procesu auditu 25

5.1. Systematický prístup 25

5.2. Transparentnosť 26

5.3. Nezávislosť 27

5.4. Nezávislé preskúmanie 28

5.5. Hlavné ciele 28

6. Vykonanie auditu 29

6.1. Plánovanie a príprava auditu 29

6.2. Samotný výkon auditu 29

6.3. Predkladanie audítorských správ 30

6.4. Kroky nadväzujúce na výstup z auditu 31

7. Preskúmanie a šírenie výsledkov z auditu 31

8. Ďalšie otázky 31

8.1. Zdroje 31

8.2. Schopnosť audítora 32

1. Účel a rozsah pôsobnosti

V tomto usmerňovacom dokumente sa uvádza usmernenie k povahe a vykonávaniu systémov auditu príslušnými orgánmi, ako sa uvádza v článku 3 ods. 3 písm. a) a b) nariadenia (EÚ) 2017/625. Účelom systémov auditu je overiť, či sú úradné kontroly a iné úradné činnosti (3) upravené v nariadení (EÚ) 2017/625 účinne vykonávané a vhodné na dosiahnutie cieľov príslušných právnych predpisov vrátane súladu s národnými plánmi kontroly.

Účelom tohto usmerňovacieho dokumentu je skôr opísať zásady vyplývajúce z nariadenia (EÚ) 2017/625, pokiaľ ide o zriadenie vnútroštátnych systémov auditu a vykonávanie vnútorných auditov, než stanoviť podrobné metódy na uľahčenie uplatňovania uvedených zásad v rámci rôznych systémov kontroly a auditu v členských štátoch. Metódy zvolené na uplatňovanie týchto zásad sa môžu líšiť v závislosti od veľkosti, povahy, počtu a zložitosti príslušných orgánov zodpovedných za úradné kontroly v členských štátoch.

2. Právny základ

Tento usmerňovací dokument má pomôcť členským štátom s implementáciou ustanovení o vykonávaní auditov podľa článku 6 nariadenia (EÚ) 2017/625, ktorý znie takto:

Článok 6 Audity príslušných orgánov 1. Na zabezpečenie dodržiavania tohto nariadenia príslušnými orgánmi vykonávajú príslušné orgány vnútorné audity alebo si dávajú vykonávať audity svojej činnosti a na základe výsledkov týchto auditov prijmú vhodné opatrenia. 2. Audity uvedené v odseku 1 podliehajú nezávislému preskúmaniu a vykonávajú sa transparentne.

Na zabezpečenie súladu s nariadením (EÚ) 2017/625 sú zásadné aj delegované a vykonávacie akty prijaté podľa nariadenia (EÚ) 2017/625, hoci sa v článku 6 výslovne neuvádzajú. Audity sa preto majú vykonávať aj s cieľom zabezpečiť súlad s týmito delegovanými a vykonávacími aktmi.

3. Vymedzenie pojmov

Na účely tohto usmerňovacieho dokumentu sa odkazuje na pojmy vymedzené v článku 3 nariadenia (EÚ) 2017/625 a článkoch 2 a 3 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 178/2002 (4).

„Audit“, ako sa vymedzuje v článku 3 bode 30 nariadenia (EÚ) 2017/625, je systematické a nezávislé preskúmanie na účely určenia toho, či sú činnosti a súvisiace výsledky týchto činností v súlade s plánovanými opatreniami, či sa tieto opatrenia uplatňujú účinne a či sú vhodné na dosiahnutie cieľov.

Na účely tohto usmerňovacieho dokumentu sú relevantné aj ďalšie vymedzené pojmy:

„Audítorský subjekt“ je subjekt vykonávajúci proces auditu. Môže ísť o interný alebo externý subjekt.

„Prostredie auditu“ je inventár oblastí auditu, ktorý zostavuje a vedie audítorský subjekt s cieľom identifikovať oblasti auditu počas procesu plánovania auditu.

„Systém auditu“ je jeden audítorský subjekt alebo kombinácia niekoľkých audítorských subjektov vykonávajúcich proces auditu v rámci jedného alebo viacerých príslušných orgánov.

„Proces auditu“ je súbor činností opísaných v oddiele 5.1 (Systematický prístup) a oddiele 6 (Vykonanie auditu).

„Program auditu“ je jeden alebo viac auditov plánovaných na konkrétny časový úsek a zameraných na konkrétny cieľ.

„Plán auditu“ je opis činností a opatrení týkajúcich sa auditu.

„Audítorský prístup“ je miera dôrazu, ktorý sa bude počas auditu klásť na činnosti podliehajúce auditu (napr. priamy audit súladu s prvotným zameraním na výstupy a výsledky oproti auditu kontrolných systémov s prvotným zameraním na systémy a kontroly).

V prípade konkrétnej audítorskej terminológie môžu pomôcť aktuálne verzie medzinárodných noriem ako ISO 19011, ISO 9000 a Inštitút interných audítorov (IIA) (5).

4. Základné zásady

Systémy auditu by sa mali vzťahovať na všetky úradné kontroly a iné úradné činnosti na všetkých stupňoch agropotravinového reťazca Únie, na ktoré sa vzťahuje nariadenie (EÚ) 2017/625, a to vrátane činností všetkých príslušných orgánov bez ohľadu na ich spôsob organizácie alebo ich administratívnu úroveň a všetkých zapojených agentúr a kontrolných orgánov. V záujme dosiahnutia tohto cieľa by sa audit (audity) v prípade potreby mal rozšíriť aj mimo administratívnych hraníc. Ak v členskom štáte existuje viac systémov auditu, mali by sa zaviesť mechanizmy s cieľom zabezpečiť, aby kombinácia týchto systémov pokrývala všetky uvedené činnosti.

S cieľom vybudovať a udržiavať dôveru v integritu systému auditu má byť riadenie a vykonávanie procesu auditu transparentné pre všetky príslušné zainteresované strany. Predovšetkým by mala existovať úplná transparentnosť medzi audítorským subjektom a kontrolovaným subjektom (pozri tabuľku v oddiele 5.2). Zabezpečenie toho, aby ostatné zainteresované strany vnímali proces auditu ako transparentný, pomôže podporiť dôveru a napomôže šírenie informácií, najmä zdieľanie najlepších postupov v rámci príslušného orgánu a medzi príslušnými orgánmi.

Nezávislosť by sa mala riešiť na úrovni organizácie, fungovania, procesu auditu a úrovne audítora. Audítorský subjekt a audítorský tím by mal vymenovať vrcholový manažment príslušných orgánov a jemu by sa aj mali zodpovedať. Mal by sa poskytnúť jasný, dokumentovaný mandát poskytujúci primeranú právomoc vykonávať audity. Tento mandát by mal zahŕňať prinajmenšom účel, povinnosti, právomoc a zodpovednosť audítorského subjektu, ako aj ďalšie aspekty, ktoré sa považujú za potrebné na dosiahnutie uspokojivej úrovne nezávislosti. Audítorský subjekt ani audítorský tím by nemali byť zapojené do riadenia kontrolných systémov, ktoré sú predmetom auditu, ani mať nad nimi dohľad.

Ak sú úlohy kontroly delegované a príslušný orgán uprednostnil vykonanie auditu delegovaného orgánu pred jeho inšpekciou, zmluvné povinnosti delegovaného orgánu by mali zahŕňať prijatie požiadaviek a podmienok auditu.

Nezávislé preskúmanie by malo byť pravidelným a plánovaným procesom, externým pre audítorský subjekt, a to s cieľom zabezpečiť, aby bol systém auditu schopný priniesť objektívne výsledky a aby si príslušné orgány splnili svoje povinnosti vyplývajúce z článku 6 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2017/625.

Okrem osobitného usmernenia uvedeného v tomto dokumente môže ako zdroj všeobecných usmernení poslúžiť aj norma ISO 19011.

5. Vykonávanie procesu auditu

5.1. Systematický prístup

Proces auditu by sa mal riadiť systematicky. Na ten účel by proces auditu mal:

— byť výsledkom transparentného procesu plánovania určujúceho priority založené na riziku v súlade so zodpovednosťami príslušného orgánu podľa nariadenia (EÚ) 2017/625,

— zahŕňať viacročné strategické plánovanie, ktoré je: — základom pre stanovovanie cieľov a priorít, — východiskovým bodom pre rozhodovanie o tom, ktoré témy auditu budú vybrané na audit, a — základom pre podrobné ročné plánovanie,

— prostredníctvom strategického plánovania určiť prostredie auditu: zoskupiť ho do subjektov, na ktorých bude možné vykonať audit, identifikovať zdroje informácií na podloženie procesu plánovania a stanoviť výberové kritériá, ktoré sa majú použiť pri výbere tém auditu,

— vytvoriť program auditu, ktorý zabezpečí primerané pokrytie všetkých relevantných oblastí činnosti a všetkých relevantných príslušných orgánov, na ktoré sa vzťahuje nariadenie (EÚ) 2017/625, a to pri vhodnej frekvencii založenej na riziku počas obdobia najviac piatich rokov. Program auditu môže zahŕňať informácie o typoch auditu, zdrojoch, harmonograme, frekvencie preskúmania (napr. raz ročne alebo častejšie),

— byť doložený dokumentovanými postupmi a záznamami s cieľom zabezpečiť konzistentnosť a preukázať dodržanie systematického prístupu. Takéto postupy by sa mali vzťahovať na: — plánovanie programu auditu založené na riziku, — generovanie zistení z auditu vrátane identifikácie dôkazov o súlade, prípadne nesúlade, — prípravu, schválenie a šírenie audítorských správ, — preskúmanie záverov auditu s cieľom identifikovať silné a slabé stránky celého kontrolného systému, šíriť najlepšie postupy a zabezpečiť monitorovanie nápravných a preventívnych činností,

— podliehať monitorovaniu a preskúmaniu s cieľom zabezpečiť naplnenie cieľov programu auditu a identifikovať príležitosti na zlepšenie.

Ak sa v členskom štáte predpokladá viac ako jeden program auditu, mali by sa podniknúť kroky na zabezpečenie účinnej koordinácie týchto programov v záujme zaistenia bezproblémového procesu auditu v rámci relevantných príslušných orgánov. Program auditu by sa mal vzťahovať aj na všetky relevantné úrovne hierarchie príslušného orgánu.

5.2. Transparentnosť

S cieľom preukázať transparentnosť procesu auditu by dokumentované postupy mali podporovať jasne vymedzený proces plánovania auditu, ktorý zahŕňa stanovenie cieľov auditu, kritériá, výber audítorského prístupu, schválenie audítorských správ a mechanizmy šírenia.

Príslušné orgány by mali prijať primerané opatrenia s cieľom zabezpečiť transparentnosť, a pritom zohľadniť príslušné požiadavky vnútroštátnych právnych predpisov a právnych predpisov Únie, prípadne ďalšie podmienky. Príslušné orgány by na uvedený účel mali zvážiť presadzovanie postupov zlepšujúcich transparentnosť procesu. Príklady takýchto postupov sú uvedené v tabuľke ďalej v texte. Pri rozhodovaní o tom, aké opatrenia uplatniť, by mali príslušné orgány dosiahnuť rovnováhu medzi potrebou transparentnosti a rizikom narušenia schopnosti systému auditu dosahovať svoje ciele. S cieľom optimalizovať prínosy vyplývajúce z transparentnosti by sa mal kombinovať s predkladaním vyvážených správ, ktoré budú predstavovať vhodnú kombináciu overeného súladu (kladné zistenia) a oblastí, v ktorých je potrebné dosiahnuť zlepšenie (záporné zistenia).

Tabuľka – Príklady postupov na zachovanie transparentnosti procesu auditu

Kontrolovaný subjekt V rámci príslušného orgánu V rámci niekoľkých príslušných orgánov (v členských štátoch) Verejné a iné zainteresované strany Prístup k dokumentovaným postupom audítorského subjektu ✓ ✓ ✓ Konzultácia o plánovaní programu auditu ✓ ✓ ✓ Uverejnenie programu auditu ✓ ✓ ✓ ✓ Predloženie plánu auditu ✓ ✓ Možnosť predkladať pripomienky v súvislosti s návrhom audítorskej správy ✓ ✓ Šírenie záverečnej audítorskej správy ✓ ✓ ✓ Uverejnenie pripomienok kontrolovaného subjektu k návrhu správy ✓ ✓ ✓ ✓ Uverejnenie záverečnej audítorskej správy ✓ ✓ ✓ ✓ Uverejnenie súhrnov zo záverečných audítorských správ a z výročnej správy ✓ ✓ ✓ ✓ Uverejnenie akčného plánu kontrolovaného subjektu ✓ ✓ ✓ ✓ Uverejnenie výsledkov následných opatrení ✓ ✓ ✓ ✓ Poznámka: Príslušné orgány by si mali vybrať postupy (prvý stĺpec) a rozsah ich uplatnenia (ostatné stĺpce) tak, aby vyhovovali ich špecifickým okolnostiam.

5.3. Nezávislosť

Na audítorské subjekty by sa nemal vyvíjať nijaký obchodný, finančný, hierarchický, politický ani iný nátlak, ktorý by mohol ovplyvniť ich úsudok alebo výsledok procesu auditu. Systém auditu, audítorský subjekt a audítori by mali byť nezávislí od činnosti, ktorá je predmetom auditu, nezaujatí a bez konfliktov záujmov.

V mnohých okolnostiach nie je možné dosiahnuť úplnú nezávislosť. Požaduje sa taká úroveň nezávislosti, akú by nezainteresovaný vonkajší pozorovateľ považoval za dostatočnú na zabezpečenie toho, aby boli audity vykonané spravodlivo, objektívne a nestranne a aby audítorský subjekt ani jeho audítori nepodliehali nenáležitému vplyvu ani neboli v konflikte záujmov, ktorý by ohrozil buď proces auditu, alebo jednotlivé audity.

Audítorský subjekt by mal dostať k dispozícii dostatočne kvalifikovaný a kompetentný personál, financie, infraštruktúru a ďalšie zdroje potrebné na realizáciu programu auditu. Audítorskému subjektu by mal byť poskytnutý prístup k nepretržitému profesionálnemu rozvoju a relevantným technickým odborným znalostiam.

Audítorský subjekt by nemal podliehať nenáležitému vplyvu na žiadnej úrovni procesu auditu. Program auditu ani audítorské správy by najmä nemali byť ovplyvňované ani sťažované zo strany kontrolovaného subjektu. Audítorský subjekt by mal mať slobodu pri určovaní rozsahu a cieľov auditu a takisto by mal mať prístup do všetkých priestorov a k všetkým informáciám, ktoré sú potrebné na dosiahnutie cieľov auditu.

Malo by sa skontrolovať, či je audítorský subjekt, audítorský tím aj každý pridelený technický odborník bez konfliktu záujmov. Členovia audítorského tímu by sa mali správať objektívne, nestranne, nezávisle, bez predsudkov, spravodlivo, s intelektuálnou čestnosťou a bezúhonnosťou a v relevantných prípadoch priznať konflikt záujmov. Na ten účel môže byť na dosiahnutie toho nápomocné rotovanie audítorov a/alebo audítorských tímov.

Ak si audit vyžaduje odborné znalosti, ktoré môže poskytnúť iba príslušný kontrolovaný orgán, mali by sa prijať opatrenia na zabezpečenie nezávislosti audítorského tímu. V prípade organizovania kontrolných činností na regionálnej úrovni by mohlo byť možné vymeniť si technických odborníkov s cieľom zabezpečiť ich nezávislosť. Ak treba technických odborníkov nájsť mimo audítorského subjektu, mali by sa prijať opatrenia s cieľom zabezpečiť, aby boli nezávislí a bez konfliktu záujmov, ktorý by ohrozil nezávislosť audítorského tímu.

5.4. Nezávislé preskúmanie

Proces nezávislého preskúmania by mali vykonať osoby mimo audítorského subjektu aj mimo organizácie, u ktorej sa vykonávajú vnútorné audity, a tieto osoby by mali mať dostatočnú úroveň nezávislosti a odborných znalostí s cieľom preskúmať proces auditu. V prípade zriadenia orgánu alebo výboru na nezávislé preskúmanie procesu auditu by sa malo zabezpečiť, aby členmi takéhoto orgánu alebo výboru bola jedna alebo viac nezávislých osôb.

Nezávislé preskúmanie by sa malo týkať celého procesu auditu vrátane programovania, plánovania a vykonania auditov, predkladania správ (vrátane ich schválenia), nápravných opatrení a nadväzujúcich krokov. Malo by byť zamerané aj na rôzne riziká ohrozujúce nezávislosť a na mechanizmy ich riadenia. Nezávislé preskúmanie síce nie je auditom, ale možno ho vykonať aj s použitím audítorského prístupu. Preskúmanie môže mať rôzny rozsah, mieru podrobnosti a intenzity a malo by poskytovať:

— objektívne hodnotenie účinnosti a nezávislosti procesu auditu a audítorského subjektu,

— spätná väzba na účely nepretržitého zlepšovania,

— presvedčenie audítorského subjektu, vedenia príslušných orgánov a ďalších zainteresovaných strán, že proces auditu spĺňa ciele článku 6 nariadenia (EÚ) 2017/625.

Takéto preskúmanie by malo byť pravidelné, ale frekvencia sa môže meniť v závislosti od výsledkov predchádzajúceho preskúmania a vnútorných kontrol, ktoré uplatňuje audítorský subjekt.

Príslušné orgány by mali zabezpečiť (6), aby bol proces nezávislého preskúmania dokumentovaný, a to vrátane: mandátov, úloh a zodpovedností, dôvernosti, etického kódexu, práv a povinností a požiadaviek na predkladanie a šírenie.

Audítorský subjekt by mal podniknúť kroky s cieľom napraviť všetky nedostatky, ktoré sa zistia pri nezávislom preskúmaní.

5.5. Hlavné ciele

Účelom systémov auditu je overiť dodržiavanie nariadenia (EÚ) 2017/625 zo strany príslušných orgánov, ako aj fungovanie systémov úradnej kontroly. Na ten účel a v záujme dodržiavania požiadaviek článku 6 nariadenia (EÚ) 2017/625 by sa mal systém auditu vzťahovať na tri body stanovené v článku 3 bodu 30 nariadenia (EÚ) 2017/625:

a) Overenie, či sa úradné kontroly vykonávajú v súlade s plánovanými opatreniami. Týmto sa poskytujú uistenia, že príslušné orgány si plnia svoje všeobecné povinnosti (7), že úradné kontroly sa vykonávajú podľa plánu a že personál vykonávajúci také kontroly dodržiava všetky pokyny alebo usmernenia, ktoré mu boli poskytnuté. Overenie tejto požiadavky možno z veľkej časti realizovať preskúmaním dokumentácie, ale malo by zahŕňať aj kontrolu na mieste. Audítorský tím by na splnenie tohto cieľa auditu mal mať dobré všeobecné znalosti a zručnosti v oblasti auditu.

b) Overenie, či sa plánované opatrenia uplatňujú účinne. Účinnosť je miera, do akej úradné kontroly prinášajú (zamýšľaný) účinok/dosahujú cieľ. Od primerane fungujúceho systému úradných kontrol sa očakáva, že prostredníctvom plánovaných opatrení overí súlad s príslušnými právnymi požiadavkami a v prípade zistenia nesúladu prijme opatrenia na zmiernenie alebo odstránenie tohto nesúladu v primeranom časovom intervale. Okrem toho by mal uplatňovať takú úroveň kontroly a presadzovania práva, ktorá môže odrádzať od nedodržania požiadaviek a riadiť riziká pre bezpečné potraviny. Overenie tejto požiadavky by malo zahŕňať posúdenie kvality, spoľahlivosti a konzistentnosti kontrol, ako aj vykonávanie audítorských činností na mieste. Audítorský tím by na dosiahnutie tohto cieľa auditu mal mať príslušné technické odborné znalosti.

c) Overenie, či plánované opatrenia sú vhodné na dosiahnutie cieľov úradných kontrol. Vhodnosť je v tomto prípade „vhodnosť na daný účel“, teda vhodnosť návrhu a implementácie kontrolného systému na účel dosiahnutia želaných výsledkov, konkrétne cieľov nariadenia (EÚ) 2017/625, cieľov viacročných národných plánov kontroly (MANCP) vypracovaných členskými štátmi alebo národných politických cieľov. Tento aspekt je mimoriadne relevantný, ak existujú náznaky, že kontroly vykonávané v súlade s plánovanými opatreniami nedosahujú plánované výsledky alebo ciele. Overenie tejto požiadavky by malo zahŕňať posúdenie úradných kontrol, napríklad ich plánovania, frekvencie/intenzity a použitých metód, a to so zreteľom na štruktúru a rizikový profil výrobných reťazcov a na výrobné postupy a objem výroby. Okrem toho by sa pri ňom mali zohľadniť prekážky, ktoré mohli ovplyvniť plánovanie alebo vykonávanie opatrení (8). Audítorský tím by na splnenie tohto cieľa auditu mal mať značné vedomosti o systémovom audite, rozumieť mu a mať príslušné odborné vstupné informácie.

6. Vykonanie auditu

6.1. Plánovanie a príprava auditu

Audítor (resp. audítorský tím) by mal naplánovať audit tak, aby bolo zaručené, že audit sa vykoná efektívne, účinne a včas.

Plán auditu by mal poskytnúť pochopenie technického a právneho aspektu témy auditu a pravdepodobných kontrolovaných subjektov, určiť ciele a rozsah auditu, stanoviť kritériá auditu, identifikovať kľúčové/rizikové oblasti, zvoliť audítorský prístup a odhadnúť zdroje a harmonogram.

Medzi kritériá auditu by mali patriť ciele vyplývajúce z MANCP a nariadení (ES) č. 178/2002 a (EÚ) 2017/625, ako aj konkrétne požiadavky príslušných právnych predpisov EÚ, prípadne vnútroštátnych právnych predpisov.

Po vymedzení cieľov, rozsahu a kritérií auditu by sa mal stanoviť audítorský prístup, metodika a techniky. Účelom stanovenia audítorského prístupu je zabezpečiť, aby sa dosiahli ciele a získali dostatočné a primerané audítorské dôkazy s cieľom vyvodiť z auditu platné, spoľahlivé závery. Audítor (resp. audítorský tím) by mal takýto prístup vyvinúť s použitím svojho profesionálneho úsudku.

Audítorský tím by mal vo fáze plánovania auditu zvážiť, aké audítorské dôkazy by sa mali požadovať. Neoddeliteľnou súčasťou procesu plánovania auditu je plánovanie potrebných dôkazov a ako, kedy a kde ich získať. Kvalita získaných dôkazov má priamy a značný účinok na zistenia a závery auditu.

6.2. Samotný výkon auditu

Audítorský tím by mal pred začatím audítorskej činnosti zabezpečiť, aby bol kontrolovaný subjekt plne informovaný o účele, cieľoch a rozsahu auditu a o všetkých požiadavkách na jeho príspevok alebo súčinnosť, ako je napríklad prístup do priestorov, k dokumentom alebo údajom, a to pred vykonaním auditu alebo počas neho.

Dobrou príležitosťou, ako zabezpečiť, aby si audítorský tím a kľúčový personál kontrolovaného subjektu oznamovali príslušné informácie, je zorganizovanie otvoreného stretnutia. Toto stretnutie poskytuje platformu na objasnenie cieľov auditu a zabezpečenie, aby plánu auditu všetci rozumeli, ako aj na stanovanie pracovných podmienok a riešenie prípadných nedoriešených otázok.

Audítorský tím by pri výkone auditu mal získavať, overovať a analyzovať/hodnotiť audítorské dôkazy, aby tieto dôkazy boli primerané a dostatočné na dosiahnutie cieľov auditu, najmä pokiaľ ide o dodržiavanie plánovaných opatrení, účinnosti vykonávania a vhodnosti plánovaných opatrení na dosiahnutie uvedených cieľov. Tieto činnosti by sa mali zaznamenať.

Audítorské dôkazy treba porovnať s kritériami auditu a cieľmi auditu, aby audítorský tím mohol z auditu priniesť zistenia a predložiť presvedčivé závery. Zistenia, závery, prípadne odporúčania z auditu, ktoré nebude možné spochybniť a ktoré uspokoja vnútorné aj vonkajšie preskúmanie, sa môžu účinne opierať len o primerané a dostatočné audítorské dôkazy.

Na záverečnom stretnutí predloží audítorský tím výsledky auditu a takisto by mala na ňom byť príležitosť na:

— diskusiu o predbežných zisteniach a záveroch s vedením kontrolovaného subjektu a získanie spätnej väzby od neho,

— vysvetlenie nedorozumení zo strany kontrolovaného subjektu a prediskutovanie predbežných zistení a záverov a poskytnutie ďalších informácií alebo vysvetlení zo strany kontrolovaného subjektu na podporu jeho stanoviska,

— poskytnutie stanovísk kontrolovaného subjektu k výkonu auditu.

Audítorský tím môže preskúmať predbežné zistenia a závery na základe ďalšej analýzy získaných dôkazov alebo ďalších dôkazov, ktoré budú predložené.

Prípadná relevantná spätná väzba od kontrolovaného subjektu by sa mala zaznamenať a zohľadniť pri predkladaní audítorských správ a pri výkone budúcich auditov.

6.3. Predkladanie audítorských správ

Audítorská správa je veľmi dôležitou súčasťou auditu a jej účelom je:

— poskytnúť relevantné uistenia o fungovaní procesu, ktorý podlieha auditu,

— identifikovať a šíriť osvedčené postupy,

— identifikovať oblasti, v ktorých došlo k nedodržaniu alebo ktoré majú slabé stránky, a upozorniť na ne kontrolovaný subjekt, aby mohol prijať nápravné a/alebo preventívne opatrenia,

— pripraviť základ pre následné opatrenia, ktoré kontrolovaný subjekt prijal na základe odporúčaní z auditu,

— v relevantných prípadoch poskytnúť príležitosť na komunikáciu so širšími zainteresovanými stranami.

Audítorská správa by mala byť objektívna, presvedčivá a pripravená včas.

Ak má byť audítorský tím objektívny, v správe by mal predložiť príslušné dôkazy vrátane tých, ktoré môžu odporovať jeho stanovisku alebo záveru, alebo ho nepodporovať. Treba sa vyhnúť selektívnemu predkladaniu dôkazov a v správe by sa nemali uvádzať stanoviská audítorského tímu, ktoré sa neopierajú o spoľahlivé dôkazy. Predkladanie správ by malo byť vyvážené a nemalo by sa zameriavať len na negatívne prvky. V správe by sa mali uvádzať pozitívne vyjadrenia, ak sa zistí, že činnosti kontrolovaného subjektu sú dobre zorganizované a vykonávané.

Presvedčivý audit potvrdzuje svoju dôveryhodnosť predložením spoľahlivých zistení založených na dôkazoch, logických záverov a praktických, realistických a relevantných odporúčaní. Správa by mala byť štruktúrovaná logicky tak, aby viedla čitateľa cez celý proces – od účelu, cieľov a rozsahu auditu cez zistenia a závery až po odporúčania. Medzi dôkazmi, zisteniami, závermi a odporúčaniami by mala existovať jasná súvislosť.

Závery by sa mali náležite týkať dodržiavania plánovaných opatrení, účinnosti vykonávania a vhodnosti plánovaných opatrení na dosiahnutie stanovených cieľov (pozri oddiel 5.5). Mali by sa zakladať na objektívnych dôkazoch. Predovšetkým v prípade vypracovania záverov v súvislosti s vhodnosťou plánovaných opatrení na dosiahnutie stanovených cieľov možno dôkazy získať z kompilácie a analýzy výsledkov z viacerých auditov. V tomto prípade by mali závery siahať za hranice jednotlivých subjektov, oddelení orgánov a orgánov.

Odporúčania by mali byť zamerané na odstránenie alebo nápravu dôvodov, pre ktoré kontrolovaný subjekt nesplnil kritériá auditu. V odporúčaniach by sa nemali predpisovať opatrenia, ktoré má kontrolovaný subjekt prijať, ale mal by sa v nich uvádzať výsledok, aký má kontrolovaný subjekt dosiahnuť nápravnými a/alebo preventívnymi opatreniami.

Správa by mala obsahovať prinajmenšom:

— identifikáciu auditu, dátumy, miesta a kontrolovaný subjekt,

— ciele, rozsah, metodiku a kritériá auditu,

— zistenia (a súvisiace dôkazy), závery, prípadne odporúčania z auditu.

V závislosti od politiky audítorského subjektu audítorský tím môže, ale nemusí byť v správe uvedený.

6.4. Kroky nadväzujúce na výstup z auditu

V relevantných prípadoch by mal kontrolovaný subjekt vypracovať a predložiť akčný plán. V ňom by sa mali uvádzať návrhy časovo ohraničených nápravných a preventívnych opatrení (9) na realizáciu odporúčaní vyplývajúcich z auditu. Audítorský tím (10) by mal posúdiť vhodnosť akčného plánu a môže sa podieľať na overení jeho následného vykonávania:

— Akčný plán umožňuje audítorskému tímu posúdiť, či sú navrhnuté nápravné a preventívne opatrenia dostatočné na realizáciu odporúčaní z audítorskej správy. Akčné plány by mali zahŕňať stanovenie priorít na základe rizika, zodpovednosť za vykonávanie a termíny dokončenia nápravných a preventívnych opatrení. Širšia škála akčných plánov by sa mohla považovať za uspokojivú. Je na kontrolovanom subjekte, aby si z rôznych dostupných možností vybral.

— Nápravné a preventívne opatrenia by sa nemali obmedzovať na riešenie špecifických technických požiadaviek, ale v prípade potreby by mali zahŕňať opatrenia týkajúce sa celého systému (ako sú komunikácia, spolupráca, koordinácia, preskúmanie a zefektívnenie kontrolných procesov). Kontrolovaný subjekt by mal vykonať analýzu základných príčin akéhokoľvek nesúladu s cieľom určiť najvhodnejšie nápravné a preventívne opatrenia. Všetky rozdiely v názoroch kontrolovaného subjektu a audítorského tímu treba vyriešiť.

— Uzavretie: Mali by sa stanoviť mechanizmy na zabezpečenie toho, aby boli akčné plány primerané a aby sa nápravné a preventívne opatrenia účinne a včas zrealizovali. Na postupoch overenia uzavretia akčného plánu sa dohodnú kontrolovaný subjekt a audítorský tím.

7. Preskúmanie a šírenie výsledkov z auditu

Pri plánovaní budúcich programov auditu a v kontexte preskúmania procesu auditu by sa mali zohľadniť výsledky z auditu, prípadne aj spätná väzba.

Zohľadniť by sa mali aj dôsledky zistení z auditu alebo nesúladu pre iné sektory, regióny alebo iné príslušné orgány, a to najmä v členských štátoch, v ktorých kontrolu vykonáva niekoľko príslušných orgánov alebo ktoré sú decentralizované.

Vnútorné audity poskytujú nezávislé hodnotenie účinnosti a vhodnosti úradných kontrol na dosiahnutie cieľov. Výsledky z auditu by sa preto mali sprístupniť relevantným príslušným orgánom členských štátov, aby im pomohli vytvárať a zlepšovať ich kontrolné systémy a preskúmať ich MANCP.

Výsledky auditu môžu takisto určiť príklady najlepších postupov, ktoré by sa mali šíriť. Tieto príklady môže využiť kontrolovaný subjekt v iných oblastiach alebo iné subjekty zapojené do podobných činností, a to s cieľom zlepšiť vlastné procesy. Na tento účel by sa mali správy sprístupniť aj iným sektorom a regiónom v rámci členského štátu a na požiadanie aj Komisii.

8. Ďalšie otázky

8.1. Zdroje

Členské štáty by mali zabezpečiť, aby príslušné orgány mali dostatočné vykonávacie právomoci (právne aj administratívne) a zdroje s náležitou spôsobilosťou na vytvorenie, zavedenie a udržiavanie účinného systému auditu.

Mali by sa sprístupniť ľudské a súvisiace zdroje potrebné na riadenie, monitorovanie a preskúmanie procesu auditu, a to so zreteľom na to, že všetky príslušné orgány a ich kontrolné činnosti v rámci nariadenia (EÚ) 2017/625 by mali podliehať auditu. Na zabezpečenie potrebných odborných znalostí na naplnenie účelu a rozsahu auditu a programov auditu môže audítorský tím zahŕňať akúkoľvek kombináciu všeobecných audítorov, odborných špecializovaných audítorov a technických odborníkov.

Všeobecné usmernenia k zdrojom potrebným na vykonanie auditu sú stanovené v norme ISO 19011.

8.2. Schopnosť audítora

Schopnosť a kritériá výberu audítora by sa mali vymedziť podľa týchto okruhov:

— všeobecné znalosti a zručnosti,

— audítorské zásady, postupy a techniky, riadiace/organizačné zručnosti,

— špecifické odborné znalosti a zručnosti,

— osobnostné vlastnosti (11),

— vzdelanie,

— pracovné skúsenosti,

— audítorská odborná príprava a skúsenosti.

Je nevyhnutné zaviesť mechanizmus na zabezpečenie konzistentnosti audítorov a zachovanie ich spôsobilosti. Schopnosti, aké požadujú audítorské tímy, sa môžu líšiť v závislosti od oblasti, v ktorej sa audit vykonáva, v rámci systémov kontroly alebo dohľadu. Audítori by mali mať požadované odborné znalosti a zručnosti a mali by byť oboznámení s predmetom odbornej prípravy personálu vykonávajúceho úradné kontroly a iné úradné činnosti, ako sa stanovuje v kapitole I prílohy II k nariadeniu (EÚ) 2017/625.

(1) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2017/625 z 15. marca 2017 o úradných kontrolách a iných úradných činnostiach vykonávaných na zabezpečenie uplatňovania potravinového a krmivového práva a pravidiel pre zdravie zvierat a dobré životné podmienky zvierat, pre zdravie rastlín a pre prípravky na ochranu rastlín, o zmene nariadení Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 999/2001, (ES) č. 396/2005, (ES) č. 1069/2009, (ES) č. 1107/2009, (EÚ) č. 1151/2012, (EÚ) č. 652/2014, (EÚ) 2016/429 a (EÚ) 2016/2031, nariadení Rady (ES) č. 1/2005 a (ES) č. 1099/2009 a smerníc Rady 98/58/ES, 1999/74/ES, 2007/43/ES, 2008/119/ES a 2008/120/ES a o zrušení nariadení Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 854/2004 a (ES) č. 882/2004, smerníc Rady 89/608/EHS, 89/662/EHS, 90/425/EHS, 91/496/EHS, 96/23/ES, 96/93/ES a 97/78/ES a rozhodnutia Rady 92/438/EHS (nariadenie o úradných kontrolách) (Ú. v. EÚ L 95, 7.4.2017, s. 1).

(2) Výraz „mal by“ v tomto usmerňovacom dokumente znamená osvedčený postup, nie záväznú požiadavku.

(3) Podľa článku 1 ods. 5 nariadenia (EÚ) 2017/625 sa článok 6 uvedeného nariadenia vzťahuje aj na iné úradné činnosti. Na účely tohto usmerňovacieho dokumentu zahŕňa výraz „úradné kontroly“ aj „iné úradné činnosti“.

(4) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 178/2002 z 28. januára 2002, ktorým sa ustanovujú všeobecné zásady a požiadavky potravinového práva, zriaďuje Európsky úrad pre bezpečnosť potravín a stanovujú postupy v záležitostiach bezpečnosti potravín (Ú. v. ES L 31, 1.2.2002, s. 1).

(5) https://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspx. https://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspx

(6) Očakáva sa určitá miera flexibility, keďže zodpovednosť za nezávislé preskúmanie sa v rámci členských štátov líši.

(7) Podľa článku 5 nariadenia (EÚ) 2017/625.

(8) Dôležitým nástrojom pri posudzovaní vhodnosti môže byť analýza hlavných príčin.

(9) V tomto kontexte sú „nápravné opatrenia“ opatrenia zamerané na odstránenie príčiny nesúladu a zabránenie jeho opätovnému výskytu, kým „preventívne opatrenia“ sú opatrenia na odstránenie príčiny potenciálneho nesúladu (na zabránenie výskytu nesúladu) alebo inej potenciálne neželanej situácie.

(10) Očakáva sa určitá miera flexibility, keďže zodpovednosť za nadväzujúce kroky sa medzi príslušnými orgánmi členských štátov líši.

(11) Audítori by mali myslieť nezávisle, byť etickí, nezaujatí, diplomatickí, všímaví, vnímaví, všestranní, vytrvalí, rozhodní, asertívni, samostatní a otvorení zlepšovaniu.