OBSAH

1. Úvod 3

2. Úloha IAS: nezávislosť, objektivita a zodpovednosť 3

3. Pracovné prostredie a plán auditu 3

3.1. Proces vnútorného auditu 3

3.2. Vykonávanie koordinovaného plánu auditu IAS 4

3.3. Úroveň akceptovania a opatrenia nadväzujúce na odporúčania IAS 4

3.4. Vnímanie činnosti IAS 4

3.5. Konzultácie s komisiou pre finančné nezrovnalosti (FIP) 4

4. Hlavné zistenia a odporúčania IAS 4

4.1. Správa 4

4.2. Otázky IT 7

4.3. Stratégie kontroly 8

4.4. Audit dodržiavania termínov platieb (GR BUDG, GR ECHO, GR MOVE, GR ENER, GR AIDCO) 10

5. Závery 11

5.1. Postupy kontroly 11

5.2. Podvody 12

ÚVOD

Táto správa informuje v súlade s článkom 86 ods. 4 nariadenia o rozpočtových pravidlách orgán udeľujúci absolutórium o práci, ktorú vykonal Útvar pre vnútorný audit (ďalej len „IAS“) Komisie. Táto správa vychádza zo správy IAS vypracovanej v súlade s článkom 86 ods. 3 nariadenia o rozpočtových pravidlách, v ktorej sú uvedené hlavné zistenia z auditu a závažné riziká, aspekty kontroly a otázky správy a riadenia.

Opiera sa o audit IAS a poradenské správy dokončené v roku 2010[1] týkajúce sa útvarov Komisie a výkonných agentúr. Nie sú v nej zahrnuté výsledky auditov IAS v iných agentúrach alebo orgánoch – tieto výsledky sú uvedené v samostatných výročných správach.

Komisia už reagovala na niektoré odporúčania vnútorného audítora uvedené v súhrnnej správe[2], v ktorej Komisia vyjadrila stanovisko k prierezovým otázkam, na ktoré upozornil IAS, Európsky dvor audítorov a orgán udeľujúci absolutórium, a k problémom, ktoré zistil Výbor pre zlepšenie v oblasti auditu.

ÚLOHA IAS: NEZÁVISLOSť, OBJEKTIVITA A ZODPOVEDNOSť

Úlohou IAS je prispievať k riadnemu hospodáreniu v Európskej komisii prostredníctvom kontroly vnútorného riadenia a kontrolných systémov, aby sa posúdila ich efektivita s cieľom neustále dosahovať zlepšovanie.

IAS je podriadený členovi Komisie, ktorý má na starosti oblasť auditu, a zodpovedá sa Výboru pre zlepšenie v oblasti auditu (APC). Nezávislosť IAS je zakotvená v jeho pracovnej náplni, ktorú schválila Komisia.

IAS vykonáva svoju prácu v súlade s nariadením o rozpočtových pravidlách a s Medzinárodnými štandardmi pre odborný výkon vnútorného auditu a s Etickým kódexom inštitútu interných audítorov.

PRACOVNÉ PROSTREDIE A PLÁN AUDITU

Proces vnútorného auditu

Pri koordinácii plánovania auditu, pravidelnom predkladaní správ z auditu, výmene metodických postupov a zdieľaní vzdelávacích možností spolupracuje IAS s Európskym dvorom audítorov a s oddeleniami vnútorného auditu.

IAS po prvýkrát poskytla Komisii všeobecné stanovisko k finančnému hospodáreniu opierajúce sa o vnútorné audity vykonané IAS a oddeleniami vnútorného auditu v rokoch 2008 – 2010.

Vykonávanie koordinovaného plánu auditu IAS

Strategický plán auditu na obdobie rokov 2008 – 2010 bol pravidelne aktualizovaný, aby zohľadňoval osobitné potreby (prvé celkové stanovisko, výsledky každoročného hodnotenia rizika, ktoré vykonáva manažment, a ostatné zmeny vo vonkajšom a vnútornom prostredí).

V roku 2010 IAS splnil 88 % (v roku 2009 to bolo 87 %) svojho pracovného programu, čo predstavuje 100 % záväzkov „C1“[3] (v roku 2009 to bolo takisto 100 %) a 68 % záväzkov „C2“[4] (v roku 2009 to bolo 66 %). Bolo predložených 85 správ (30 auditových, 49 o následných opatreniach, 1 konzultačná, 4 listy vedeniu a 1 správa o všeobecnom stanovisku).

Úroveň akceptovania a opatrenia nadväzujúce na odporúčania IAS

V roku 2010 bola miera akceptovania kritických a veľmi dôležitých odporúčaní auditu zo strany kontrolovaných strán 100 % ( v roku 2009 to bolo 98,8 %).

Za obdobie rokov 2006 – 2010 bolo do konca roka 2010 implementovaných 86 % všetkých odporúčaní.

IAS dospel k záveru, že už bolo implementovaných 33 % odporúčaní vydaných v roku 2010. APC sleduje situáciu pri zásadných alebo veľmi dôležitých odporúčaniach, ktorých implementácia sa už značne oneskorila.

Vnímanie činnosti IAS

Celkové výsledky prieskumu z roku 2010 sú pozitívne – 92,7 % respondentov (v roku 2009 to bolo 90 %) je presvedčených, že práca IAS skvalitňuje systémy riadenia a kontroly a 94,5 % (v roku 2009 90 %) súhlasí s tým, že IAS svoje úlohy vykonáva čestne, objektívne a spravodlivo. 86,2 % respondentov bolo spokojných kvalitou správ IAS (v roku 2009 to bolo 76,3 %, v roku 2008 61,5 % a v roku 2007 48,8 %).

Konzultácie s komisiou pre finančné nezrovnalosti (FIP)

Komisia pre finančné nezrovnalosti (FIP) v roku 2010 žiadne systémové chyby podľa článku 66 ods. 4 nariadenia o rozpočtových pravidlách nezistila.

HLAVNÉ ZISTENIA A ODPORÚčANIA IAS

Správa

Podľa IAS sa z rozdelenia a reštrukturalizácie troch veľkých generálnych riaditeľstiev možno poučiť a možno si z nich odvodiť synergie a rady týkajúce sa správy, ktoré sa dajú využiť pri budúcich reorganizáciách. IAS vykonal niekoľko auditov týkajúcich sa štruktúry správy v rámci Komisie zameraných na predchádzanie podvodom a ich odhaľovanie a aj audity výkonných agentúr.

- Podvody

IAS s cieľom nadviazať na svoju audítorskú činnosť v oblasti boja proti podvodom, ktorú realizovala od roku 2007, vykonala dva audity (OLAF a JLS) a prijala následné opatrenia v oblasti predchádzania podvodom a ich odhaľovania. Predchádzanie podvodom a ich odhaľovanie boli súčasťou zamerania aj ďalších štyroch auditov.

Z dôvodu absencie aktualizovanej stratégie Komisie pre boj proti podvodom označil IAS vo svojom stanovisku túto činnosť za neuspokojivú. Podľa IAS by mala stratégia zahŕňať vývoj nástrojov IT, ktoré môžu pomôcť predísť podvodom a odhaliť ich, mala by podnecovať spoluprácu medzi úradom OLAF a jeho zainteresovanými stranami a obsahovať plán pre posilnenie informovanosti a vzdelávanie.

Komisia prijala oznámenie „O stratégii Komisie pre boj proti podvodom“[5] v súlade s odporúčaniami IAS s cieľom zlepšiť stratégie útvarov Komisie týkajúce sa boja proti podvodom, posilniť politiky EÚ a prispieť k zvýšeniu ochrany finančných záujmov EÚ. Komisia verí, že opatrenia navrhnuté v akčnom pláne vyriešia možné zistené nedostatky a zlepšia účinnosť a efektívnosť systémov riadenia a kontroly.

Pokiaľ ide o správu, IAS odporučil GR JUST sj GR HOME, aby zlepšili svoje procesy posudzovania rizika prostredníctvom riadneho zohľadnenia rizík vzniku podvodu a aby na tomto základe vyvinuli a formalizovali stratégiu boja proti podvodom.

Pokiaľ ide o predchádzanie podvodom, IAS odporučil GR HOME, aby zabezpečilo súlad regulačného rámca fondov solidarity s nariadením o rozpočtových pravidlách a ustanoveniami o centrálnej databáze vylúčených subjektov. Pokiaľ ide o odhaľovanie podvodov, IAS odporučil GR HOME, aby navrhlo, zorganizovalo a zaviedlo postupy a systémy na zaznamenávanie, monitorovanie a prijímanie následných opatrení v súvislosti s nezrovnalosťami, ktoré oznámili členské štáty.

Opatrenia na zvýšenie informovanosti už prijal výbor SOLID[6]. Počas roka 2011 vypracujú dve generálne riaditeľstvá s podporou úradu OLAF osobitné stratégie boja proti podvodom. Ustanovenia nariadenia Komisie o centrálnej databáze vylúčených subjektov budú zohľadnené v rámci osobitných právnych predpisov na podporu ďalšieho viacročného finančného rámca (po roku 2013).

- Rozdelenie generálnych riaditeľstiev

IAS skúmal rozdelenie GR TREN, ENV a JLS z roku 2010, ktoré malo za následok vytvorenie riaditeľstiev zdieľajúcich zdroje a spoločných útvarov vnútorného auditu. Organizačné zmeny boli urobené ako súčasť záväzku Komisie pokryť do roku 2013 všetky potreby, pokiaľ ide o personál, s konštantným objemom prostriedkov a znížiť výdavky na administratívnu podporu.

V liste vedeniu[7] sa uvádza niekoľko otázok, ktoré je potrebné zvážiť, vrátane posilnenia a štruktúrovaného monitorovania procesu reorganizácie a je tu uvedených niekoľko návrhov predbežných usmernení, poskytovania poradenstva a lepšej pripravenosti centrálnych útvarov.

Komisia zaznamenala otázky vznesené v liste vedeniu, avšak domnieva sa, že je ešte priskoro vyvodzovať konečné závery o prínosoch/nevýhodách zdieľajúcich riaditeľstiev. Výsledky vyhodnotí neskôr, až príslušné útvary nazbierajú viac skúseností v rámci novej organizačnej štruktúry.

- Výkonné agentúry

V súhrnnej správe o výkonných agentúrach sa pozornosť venovala systemickým problémom zistením pri auditoch vykonaných medzi rokmi 2006 a 2009. Stanovisko IAS bolo „uspokojivé avšak okrem“ a IAS odporúčal aktualizovať ich stratégie zdrojov, ozrejmiť určité aspekty úloh a zodpovedností agentúr a ich „materských“ generálnych riaditeľstiev, prispôsobiť bezpečnostnú politiku, pokiaľ ide o používanie softvéru Komisie. Centrálnym útvarom sa odporúča prijať nápravné opatrenia, prevažne vo forme usmernení, aby sa zabránilo systemickým problémom.

Ako sa uvádzalo v správe pracovnej skupiny pre IT, riadiaca skupina ABM+IT bude riešiť otázku spravovania IT, architektúry a vývoja systémov vo výkonných agentúrach. Komisia sa domnieva, že niektoré zmeny požadované v usmernení (napr. úlohy a zodpovednosti, konfigurácia účtovania aktív) možno vykonať až po prijatí revízie nariadenia o rozpočtových pravidlách, ktorá sa vykonáva každé tri roky. Komisia v súčasnosti pripravuje nové bezpečnostné pravidlá a využije túto príležitosť, aby zabezpečila, to, že výkonné agentúry usilujúce o prístup k IT systémom Komisie budú rešpektovať bezpečnostnú politiku Komisie v oblasti IT, jej vykonávacie ustanovenia, normy a usmernenia.

V prípade Výkonnej agentúry pre výskum (REA) a Výkonnej agentúry Európskej rady pre výskum (ERCEA) dospel IAS k záveru, že ich vnútorné kontroly poskytujú „primerané uistenie“, pokiaľ ide o štruktúru a nastavenie celého kontrolného prostredia a procesy spravovania grantov pri správe delegovaných programov. IAS však zdôraznil niektoré veľmi dôležité otázky, ktoré je potrebné riešiť – konkrétne potrebu agentúr mať vlastné stratégie boja proti podvodom, zlepšiť stratégie a postupy auditu, riadenie rizika, postupy na získanie uistenia a postupy vyberania projektov.

Zlepšenie sa už dosiahlo na úrovni plánu auditu (proces plánovania, posúdenie rizika, oblasť a rozsah auditu) a jeho implementácie v rámci všeobecnej stratégie auditu pre siedmy rámcový program (usmernenie, monitorovanie a následné opatrenia). Po prijatí stratégie Komisie pre boj proti podvodom obidve agentúry vypracujú v spolupráci s ich materským generálnym riaditeľstvom a za podpory úradu OLAF svoje vlastné stratégie predchádzania podvodom. Očakáva sa, že celý akčný plán bude implementovaný v roku 2011.

Otázky IT

- Listy vedeniu

V liste vedeniu o politike Komisie týkajúcej sa bezpečnosti IT boli zhrnuté hlavné problémy týkajúce sa implementácie politiky Komisie v oblasti bezpečnosti IT a aj súvisiacich politík, ktoré boli zistené počas auditov IT vykonaných IAS za posledné štyri roky.

IAS navrhol, aby za dohľad nad stratégiou Komisie v oblasti bezpečnosti zodpovedal príslušný orgán, ktorý by zabezpečil, aby bola v súlade s inštitucionálnymi cieľmi a monitoroval jej implementáciu. Takisto navrhol, aby bol vytvorený výbor na vysokej úrovni, ktorý by dohliadal na vykonávanie politík bezpečnosti a odporúčaní riaditeľstva pre bezpečnosť (GR HR.DS). Tento výbor by mohol pôsobiť aj ako orgán pre riešenie sporov v rámci projektových riadiacich výborov. Medzi ostatnými otázkami, na ktoré sa upozorňovalo v liste vedeniu, bolo ozrejmenie úloh a zodpovedností hlavných aktérov, zapojenie GR HR.DS do bezpečnostných aspektov vývoja inštitucionálnych alebo rozsiahlych IT systémov a posilnenie pozície miestneho úradníka pre IT bezpečnosť na úrovni GR.

IAS takisto vypracoval list vedeniu o štruktúre IT projektov Komisie s cieľom identifikovať príčiny najčastejších problémov.

IAS zastáva názor, že IT experti na úrovni inštitúcií by mali byť do väčšej miery zapojení do počiatočnej fázy projektov vývoja IT systémov a že niektoré generálne riaditeľstvá by mali na inštitucionálnej úrovni systematicky informovať o svojom hlavnom pláne IT a vymedzeniach projektov. IAS sa takisto domnieva, že IT projekty by mali spĺňať minimálne požiadavky na metodiku a aspekty štruktúry spoločnosti.

Komisia verí, že nová štruktúra správy IT zodpovedá potrebám uvedeným v obidvoch listoch vedeniu. Podľa cestovnej mapy uvedenej v správe pracovnej skupiny pre IT to prinesie celkové zredukovanie IT systémov Komisie.

Politika bezpečnosti IT patrí do oblasti zodpovednosti výboru na vysokej úrovni pre IT, operačné záležitosti bezpečnosti IT patria do oblasti zodpovednosti bezpečnostnej rady Komisie. Komisia sa domnieva, že nie je potrebné vytvárať žiadnu ďalšiu štruktúru pre výhradne záležitosti bezpečnosti IT.

Pokiaľ ide riadenie IT projektov, bola vytvorená rada pre riadenie projektov IT systémov, a to v rámci novej koncepcie správy IT uvedenej v oznámení Komisie „Optimalizácia využitia IT v Komisii“[8]. Súčasťou jej mandátu je zabezpečiť, aby projekty boli v súlade so štandardnými metodikami, zamedziť prekrývaniu činností a zabezpečiť synergie medzi úspešnými projektmi.

Výbor na vysokej úrovni pre IT riadi racionalizačné práce a už identifikoval 8 oblastí, v ktorých sa vykonávajú kroky na zjednodušenie. Pre každú oblasť boli poskytnuté odporúčania k IT systémom, ktoré môžu byť zrušené alebo ktorých funkcie by mali byť prebraté spoločným/inštitucionálnym IT nástrojom.

Komisia sa domnieva, že zmeny v správe IT sú reakciou na zistenia IAS a predstavujú hlavné zlepšenia v oblasti formulácie a implementácie stratégie pre IT.

- Audit lokálneho IT systému na GR EAC

Pokiaľ ide o riadenie IT projektov , v rámci auditu bolo GR EAC odporúčané zaviesť formálny rámec hodnotenia rizika IT projektu a pre každý hlavný IT projekt vytvoriť register rizík projektu. IAS takisto dospel k záveru, že GR EAC by malo dokončiť dokument o vízii pre LLPLink[9].

Formálny rámec hodnotenia rizika IT projektu, register rizík projektu a dokument o vízii boli dokončené v roku 2010.

Pokiaľ ide o bezpečnosť informácií , IAS odhalil možné bezpečnostné problémy týkajúce sa jedného informačného systému. Bola zavedená nová politika pre heslá, v dôsledku čoho sa zlepšili autentifikačné mechanizmy a úplná implementácia celého akčného plánu, do ktorého boli zahrnuté všetky pripomienky, sa očakáva v priebehu roku 2011.

- Audit riadenia kontinuity činnosti (BCM) na GR DIGIT

Tento audit je súčasťou hodnotenia BCM v Komisii, ktoré sa začalo v roku 2009. IAS vydal odporúčania, aby sa zlepšilo riadenie programu kontinuity činnosti vrátane úplnej integrácie postupov krízového riadenia do rámca kontinuity činnosti a otestovania pri simulácii krízových situácií. Odporúčané bolo aj zavedenie riadiacej funkcie pre dohľad nad implementáciou BCM na GR DIGIT, ako aj zlepšenia v celkovom plánovaní a koordinačných činnostiach vrátane identifikácie a koordinácie (vzájomných) závislostí.

IAS vydá audítorské stanovisko po vykonaní následnej kontroly, po implementácii odporúčaní uvedených v tejto správe.

Stratégie kontroly

- Štrukturálne fondy – GR REGIO a GR EMPL

IAS vykonalo dva audity stratégií kontroly na GR REGIO a GR EMPL. Členské štáty majú primárnu zodpovednosť za zavedenie účinných systémov vnútornej kontroly a Komisia vykonáva dohľad nad národnými systémami a preberá konečnú zodpovednosť za plnenie rozpočtu.

Audit zistil na obidvoch generálnych riaditeľstvách (na ktorých už teraz pôsobia skúsené útvary auditu) niekoľko pozitívnych aspektov, existujú však stále nedostatky v procesoch strategického plánovania, najmä v oblasti vyváženosti medzi kontrolami na mieste a kontrolami dokumentácie. IAS odporučil predĺženie plánov auditu, aby zahŕňali obdobie dlhšie ako jeden rok a zodpovedali tak stratégii auditu, ďalej odporučil posilnenie procesov posudzovania rizika, zlepšenie koordinačných činností v spoločných oblastiach, lepšie prepojenie auditu s plánovaným poskytovaním vyhlásenia o vierohodnosti a vyvinutie komplexnejšieho zabezpečenia kvality. Tieto ustanovenia by mali obsahovať jasné vyjadrenie k audítorským štandardom, ktoré musia byť dodržané, a zaisťovať vykonávanie pravidelných vnútorných a vonkajších posudzovaní kvality.

Obidve GR predložili akčné plány, ktoré boli označené za uspokojivé, a začali v spolupráci s oddeleniami auditu iných GR, ktoré majú na starosti štrukturálne fondy, s implementáciou programu na zabezpečenie kvality (ktorý zahŕňa aj celý súbor hlavných ukazovateľov výkonnosti a medzinárodné audítorské štandardy, ktoré treba dodržať).

Stratégia auditu v prípade štrukturálnych fondov teraz vychádza z pravidelnej koordinácie a monitorovania stratégie auditu v rámci koordinačných stretnutí týkajúcich sa štrukturálnych fondov (koncepcia auditu, plánovanie, posudzovanie rizika, metodiky a modality auditu reprezentatívnej vzorky) a z viacročných plánov auditu, ktoré umožňujú lepšie prerozdelenie zdrojov. Bol implementovaný nový model posudzovania rizika zahŕňajúci konsolidáciu výsledkov minulých auditov a osobitné kritériá týkajúce sa predchádzania podvodom a ich odhaľovania. Implementácia všetkých akcií uvedených v akčných plánoch sa očakáva v roku 2011.

- Stratégia auditu – GR EAC

Stratégia auditu GR EAC pre centralizované nepriame hospodárenie sa posudzovala v rámci auditu dohľadu a monitorovania národných agentúr riadiacich program celoživotného vzdelávania, vrátane dohľadu nad primárnymi a sekundárnymi kontrolami vykonávanými národnými agentúrami a vnútroštátnymi orgánmi. Hoci GR EAC vynakladá veľké úsilie, stále je potrebné vykonať ďalšie zlepšenia v oblasti zúčtovania predbežného financovania za predchádzajúce roky a v oblasti dozorných mechanizmov GR s cieľom plne využiť prínos rozličných úrovní kontroly.

GR EAC vypracúva od roku 2011 svoj ročný program auditu na účely dohľadu opierajúc sa o dokumentovanú analýzu rizika kvality a účinnosti sekundárnych kontrol vykonávaných vnútroštátnymi orgánmi a sekundárnych kontrol vykonávaných národnými agentúrami. Program bude aktualizovaný na základe analýzy ročného a viacročného plánu auditu vnútroštátnych orgánov s cieľom zabezpečiť, aby stratégia kontroly (jednotný audit) fungovala tak, ako by fungovať mala. GR EAC okrem toho vypracuje zoznam ukazovateľov týkajúcich sa sekundárnych kontrol s cieľom doložiť efektívnosť uistenia poskytovaného zo strany vnútroštátnych orgánov. Očakáva sa, že všetky odporúčania budú v plnej miere implementované v roku 2011.

- Rozvojová pomoc – GR AIDCO a GR ELARG

Audit na posúdenie primeranosti a účinnosti stratégie kontroly GR AIDCO pre tematické rozpočtové riadky (centralizované hospodárenie) zdôraznil potrebu primeraných informácií od vedení delegácií, aby bolo možné podložiť uistenie poskytované každoročne zo strany povoľovacieho úradníka vymenovaného delegovaním.

IAS odporučilo analýzu reťazca subdelegovania a poskytovania správ v prípade tohto nástroja, ďalej vymedzenie a vykonávanie relevantnejších kontrol s ukazovateľmi výsledkov, posudzovanie stavu personálu a zníženie počtu chýb v hodnoteniach lokálnych výziev na predloženie návrhov.

Postupy pre riadenie programov v rámci čiastočného decentralizovaného hospodárenia boli posúdené v rámci auditu finančného hospodárenia s odhadmi pri programoch financovanými z Európskeho rozvojového fondu a rozpočtu EÚ. IAS odporučil, aby GR AIDCO vylepšilo usmernenia, propagovalo používanie štandardných kontrolných zoznamov a posilnilo dohľad s cieľom zabezpečiť, že úrovne kontroly poskytnú povoľovaciemu úradníkovi vymenovanému delegovaním dostatočné uistenie.

Po vytvorení Európskej služby pre vonkajšiu činnosť a po zlúčení GR AIDCO a GR DEV bola vykonaná revízia a adaptácia reťazcov subdelegovania a poskytovania správ. Boli zavedené nové požiadavky a ukazovatele, pokiaľ ide o podávanie správ, s cieľom posilniť a lepšie kvantifikovať účinok a nákladovú efektívnosť kontrol a umožniť získanie lepšieho uistenia zo správ. GR DEVCO zaviedlo nové ukazovatele s cieľom lepšie posudzovať primeranosť ľudských zdrojov. GR DEVCO zlepšuje aj procesy riadenia a podávania žiadosti pri lokálnych výzvach na predloženie návrhov (zjednodušenie, štandardná žiadosť o grant) a očakáva, že do konca tohto roka bude v plnej miere implementovaný jeho akčný plán.

V prípade GR ELARG audit obstarávania v rámci nástroja IPA skúmal kontroly centralizovaného a decentralizovaného hospodárenia. IAS odporučilo, aby kontrolné zoznamy vychádzali zo súboru minimálnych požiadaviek na kontrolu, ktoré doplní a/alebo prispôsobí každý povoľovací úradník vymenovaný subdelegovaním tak, aby boli zamerané na osobitné riziká.

Pri audite grantov z nástroja predvstupovej pomoci (centralizované a spoločné hospodárenie) IAS odporučil vyvinúť praktické postupy hodnotenia ex-ante a zabezpečiť konzistentné zaznamenávanie údajov a predkladanie správ v rámci nástrojov riadenia. Dohľad vedenia nad výzvami na predkladanie ponúk by sa mal posilniť a súčasný proces optimalizovať zlepšením hodnotiacich postupov, IT nástrojov a využitím viacročných výziev na prejavenie záujmu.

GR ELARG zaviedlo harmonizované kontrolné zoznamy na podporu predbežného overovania postupov verejného obstarávania a o posilnilo svoj dohľad nad výzvami na predloženie ponúk pre granty prostredníctvom lepšie zameraného podávania správ a väčšej konzistentnosti zaznamenaných údajov.

- Spoločný systém zdravotného poistenia (SSZP) – PMO

Audit sa zameral na vnútornú organizáciu a vnútorné kontrolné prostredie spravovania SSZP zo strany PMO a na jeho stratégiu kontroly. IAS vydal audítorské stanovisko – neuspokojivé.

Podľa názoru IAS by ústredie SSZP mala zohrávať väčšiu a proaktívnejšiu koordinačnú úlohu pri poskytovaní podpory zúčtovacím strediskom v iných inštitúciách a lokalitách a mala by vyvinúť všeobecnú stratégiu kontrol ex-ante a ex-post a zabezpečiť konzistentnú realizáciu a dokumentáciu kontrol. Ostatné odporúčania boli zamerané na vypracovanie stratégie predchádzania podvodom a ich odhaľovania.

Komisia prijala novú organizačnú štruktúru – tzv. „anténa“ SSZP už viac neexistuje. Teraz sa konajú pravidelné stretnutia medzi viacerými necentrálnymi útvarmi a ústredím. Bola vypracovaná stratégia kontroly, v ktorej sa stanovili kontrolné postupy, úrovne podávania správ a plán kontroly. Ostatné akcie boli implementované okamžite s cieľom vyriešiť niektoré dôležité nedostatky, ktoré sa zistili pri audite (pravidelné monitorovanie a podávanie správ o finančných deficitoch a rezervách, vyhlásenia o dôvernosti lekárskych záznamov podpísané zamestnancami atď.). Všetky dôležité odporúčania auditu budú implementované do konca roka 2011.

Audit dodržiavania termínov platieb (GR BUDG, GR ECHO, GR MOVE, GR ENER, GR AIDCO)

Audit zahŕňal spracovanie platobných transakcií v rámci centralizovaného hospodárenia, monitorovanie a podávanie správ v rámci operačných a horizontálnych generálnych riaditeľstiev a používanie centrálnych a lokálnych IT systémov. IAS sa domnieval, že systémy vnútornej kontroly zavedené Komisiou na dodržiavanie termínov platieb poskytujú primerané uistenie, že budú dosiahnuté ciele, s výnimkou niektorých dôležitých aspektov.

Operačné generálne riaditeľstvá (okrem GR ECHO) nemonitorujú systematicky dodržiavanie termínov platieb a správy manažmentu nie vždy obsahujú všetky informácie potrebné na kontrolu dodržiavania termínov platieb.

IAS odporučil posilniť monitorovanie na centrálnej aj lokálnej úrovni a implementovať účinné systémy podávania správ manažmentu. Audit takisto odhalil nedostatky v usmerneniach a pokynoch/postupoch, ako aj priestor pre zlepšenie v oblasti spracovávania platieb, najmä pokiaľ ide o kvalitu vkladaných údajov, pozastavenia platieb a včasnú evidenciu faktúr.

Komisia dosiahla v tejto oblasti v posledných rokoch zlepšenie (ako to dokazujú výsledky pravidelnej vyšetrovacej práce európskeho ombudsmana) vďaka vylepšeniam systému ABAC, pokiaľ ide validáciu lokálnych IT systémov, ďalej vďaka lepším usmerneniam a pravidelnému monitorovaniu.

Vykonáva sa revízia existujúcich štandardných správ umožňujúcich operačným generálnym riaditeľstvám monitorovať platobné transakcie a dodržiavanie termínov platieb. Bola vytvorená pracovná skupina, ktorá má preskúmať existujúce usmernenia a navrhnúť zlepšenia. Útvary boli upozornené na potrebu precízneho transferu údajov o omeškaných platbách do systému ABAC. Po prijatí revízie nariadenia o rozpočtových pravidlách, ktorá sa vykonáva každé tri roky, sa zváži možnosť úpravy systému ABAC v súvislosti s pozastavovaním platieb. Akčné plány budú plne implementované do konca roka 2012.

ZÁVERY

Práca IAS prispieva k zvyšovaniu účinnosti a efektívnosti. Audity IAS pomáhajú Komisii pri zisťovaní synergií a rizík a následne posilňujú riadenie Komisie.

Komisia zaznamenala, že spolupráca medzi IAS a auditovanými generálnymi riaditeľstvami a ich útvarmi vnútorného auditu bola dobrá. Implementácia akčných plánov vypracovaných v tomto roku a predchádzajúcich rokoch v reakcii na odporúčania auditu prispieva k neustálemu zlepšovaniu rámca Komisie v oblasti vnútornej kontroly.

Postupy kontroly

IAS upozornil na potrebu lepších informácií poskytovaných vedúcimi delegácií pre uistenie GR AIDCO a na potrebu GR EAC vyhnúť sa zbytočnému prekrývaniu sa kontrol vykonávaných jeho útvarmi a národnými agentúrami. GR ELARG by svoju iniciatívu, v rámci ktorej sa od vedúcich delegácií požaduje, aby predkladali ročnú stratégiu zabezpečenia vierohodnosti, mal doplniť o kontrolné zoznamy použiteľné na všetkých delegáciách. IAS odporučil GR REGIO a GR EMPL vykonať potrebné zlepšenia, aby získali primerané uistenie, pokiaľ ide o viacročné programy. Na úrovní stratégií kontroly prijala Komisia viaceré opatrenia, aby svojim útvarom umožnila zaviesť primerané systémy auditu a kontroly. Boli vypracované a implementované akčné plány v oblastiach, v ktorých sú najväčšie riziká, čo umožňuje lepšie plánovanie a monitorovanie kontrolnej činnosti, znižuje administratívnu záťaž, zabraňuje prekrývaniu činností a zlepšuje účinnosť systémov vnútornej kontroly Komisie.

Kontroly overovania dodržiavania zákonných platobných lehôt boli v prípade niektorých generálnych riaditeľstiev, kde kratšie lehoty požadované Komisiou neboli vždy dodržané, menej účinné. Manažment musí zlepšiť monitorovanie riadnej implementácie kontrolných postupov pri spracovávaní platieb. Komisia prijala niekoľko opatrení s cieľom zlepšiť platobnú disciplínu a súvisiace kontrolné mechanizmy, konkrétne pokiaľ ide o IT systém (ABAC), validáciu lokálnych IT systémov, usmernenia a pravidelné a účinnejšie monitorovanie.

IAS upozornilo na problémy, ktoré je potrebné zvážiť, s cieľom zlepšiť účinnosť a efektívnosť IT projektov v počiatočnej fáze, aby sa Komisii umožnilo dosiahnuť jej ciele nákladovo efektívnym, účinným a bezpečným spôsobom. Na základe odporúčaní pracovnej skupiny pre IT Komisia zreformovala svoje spravovanie IT: v roku 2010 bol vytvorený riadiaci výbor ABM+IT a po ňom v roku 2011 rada pre riadenie projektov IT systémov a výboru na vysokej úrovni pre IT, čo predstavuje dôležité zlepšenie spôsobu koncipovania stratégie IT a jej implementácie.

Audítorská činnosť IAS v prípade nedávno rozdelených generálnych riaditeľstiev poukázala na poučenia, ktoré je potrebné si vziať pre prípad možného ďalšieho rozdeľovania generálnych riaditeľstiev, aby sa zmiernil dosah zmien na generálne riaditeľstvá, centrálne a horizontálne útvary a na zamestnancov. Podľa názoru Komisie je priskoro vyvodzovať konečné závery o prínosoch/nevýhodách zdieľajúcich riaditeľstiev. Výsledky vyhodnotí neskôr, až príslušné útvary nazbierajú viac skúseností v rámci novej organizačnej štruktúry.

Podvody

V tejto oblasti práca IAS upozornila najmä na nejasnosti v organizačnej zodpovednosti za predchádzanie podvodom a ich odhaľovanie a na potrebu aktualizácie stratégie boja proti podvodom na úrovni Komisie.

Komisia prijala novú stratégiu boja proti podvodom, ktorú pripravil úrad OLAF v spolupráci s centrálnymi útvarmi a operačnými generálnymi riaditeľstvami. Táto stratégia v plnej miere rieši problémy, na ktoré poukázal IAS.

[1] Niektoré správy boli dokončené na začiatku roka 2010 a zahrnuté do správy za rok 2009, a preto nie sú zahrnuté v správe za rok 2010. Podobne sa s vypracovávaním niektorých správ začalo v roku 2010, dokončené však boli 1. februára 2011. Tieto správy sú zahrnuté do správy za rok 2010.

[2] KOM(2011) 323 z 1. júna 2011.

[3] Záväzky „C1“ sú tie záväzky, ktoré sa majú splniť do jedného roka.

[4] Záväzky „C2“ sú záväzky, ktoré možno preniesť do nasledujúceho roka, najmä ak plnenie akčných plánov nepostačuje na odôvodnenie vykonania následného auditu, alebo ak v prípade predmetu kontroly došlo k oneskoreniu.

[5] KOM (2011) 376 z 24. júna 2011.

[6] Prostriedky SOLID sú prostriedky EÚ spravované v rámcovom programe „Solidarita a riadenie migračných tokov“.

[7] Listy vedeniu obsahujú poradenstvo pre vedenie opierajúce sa zvyčajne o zistenia niekoľkých auditov alebo o konzultácie a nemajú za následok prijímanie formálnych následných opatrení zo strany audítorov. Odlišujú sa od správ o auditoch (opatrenia na dosiahnutie uistenia), v ktorých audítori vyjadrujú svoje stanovisko a požadujú vypracovanie akčného plánu na implementáciu dohodnutých odporúčaní, na ktorý sa potom vzťahuje formálny následný postup.

[8] SEK(2010) 1182 zo 7.10.2010.

[9] LLPLink je jedným z hlavných IT systémov.