[pic] | KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV |

Brusel, 5.8.2009

KOM(2009) 419 v konečnom znení

SPRÁVA KOMISIE EURÓPSKEMU PARLAMENTU A RADE

Výročná správa pre orgán udeľujúci absolutórium o vnútorných auditoch vykonaných v roku 2008 (článok 86 ods. 4 nariadenia o rozpočtových pravidlách) {SEC(2009) 1102}

OBSAH

1. Úvod 3

2. Pracovné prostredie a plán auditu 3

2.1. Pracovné prostredie 3

2.2. Vývoj v procese vnútorného auditu 4

2.3. Vykonanie plánu auditu IAS 4

2.4. Prijatie odporúčaní a stanoviská kontrolovaných a zainteresovaných strán 7

3. Hlavné zistenia a odporúčania 7

4. Závery 11

1. ÚVOD

Táto správa informuje orgán udeľujúci absolutórium o práci, ktorú vykonal útvar vnútorného auditu Komisie (ďalej „IAS“), v súlade s článkom 86 ods. 4 nariadenia o rozpočtových pravidlách. Je založená na správe IAS podľa článku 86 ods. 3 nariadenia o rozpočtových pravidlách o kľúčových zisteniach auditu a v súlade s odbornými normami o významných rizikách a otázkach kontroly, ako aj o otázkach správy a riadenia spoločností.

Táto správa je založená na audite IAS a poradenských správach dokončených v roku 2008[1]. Týka sa auditu a poradenskej práce iba v súvislosti s GR a útvarmi Komisie a výkonnými agentúrami. Nevzťahuje sa na prácu IAS na iných agentúrach alebo orgánoch.

Reakcie Komisie na zistenia a závery vnútorného audítora sú uvedené v súhrnnej správe o výročných správach o činnosti generálnych riaditeľov. V tejto súhrnnej správe, ktorá bola prijatá v rovnakom čase, Komisia vyjadruje stanovisko k prierezovým otázkam, ktoré vzniesol vnútorný audítor, Európsky dvor audítorov a orgán udeľujúci absolutórium, a k problémom, ktoré zistil Výbor pre zlepšenie v oblasti auditu a generálny riaditeľ pre rozpočet vo svojej súhrnnej správe.

2. PRACOVNÉ PROSTREDIE A PLÁN AUDITU

2.1. Pracovné prostredie

Na začiatku roka 2008 nadobudli platnosť prepracované normy pre vnútornú kontrolu. S cieľom preukázať účinnosť boli GR požiadané, aby vybrali normy, ktoré sú podľa nich prioritné. Na požiadanie niekoľkých GR vydalo GR BUDG usmernenia pre posudzovanie efektívnosti systémov internej kontroly, ktoré majú generálnym riaditeľom pomôcť vykonávať tieto činnosti.

GR BUDG vykonalo preskúmanie súčasného riadenia rizík Komisie, ktoré sa používalo tri roky a dva mesiace.

Vykonali sa úpravy (zo strany SG a GR BUDG) stálych pokynov na prípravu výročných správ o činnosti, najmä v súvislosti s fungovaním a účinným vykonávaním noriem vnútornej kontroly a podávaním správ o udalostiach, ktoré majú vplyv na dobrú povesť.

V marci 2008 Komisia rozhodla o sérii opatrení, ktoré sa majú vykonať v súvislosti s etikou, vrátane širokej diskusie vo všetkých GR o návrhu vyhlásenia o zásadách profesijnej etiky a vymenovaní spravodajcu pre etiku v každom GR.

IAS si naďalej udržal plnú podporu kolégia a Výboru Komisie pre zlepšenie v oblasti auditu (ďalej „APC“), čo mu umožnilo zostať pri vykonávaní svojich úloh nezávislý a objektívny.

2.2. Vývoj v procese vnútorného auditu

V júli 2008 sa dokončilo externé hodnotenie kvality IAS, ktoré potvrdilo, že aktivity auditu IAS v rámci Komisie sú celkovo v súlade s normami a etickým kódexom Inštitútu vnútorných audítorov (ďalej „IIA“). Opatrenia vykonané po tomto osvedčení zahŕňali uvažovanie o podrobnejšom vymedzení prostredia auditu, kvantitatívne posúdenie pokrytia auditmi, intenzívnejšie plánovanie a posudzovanie rizika v prospech modelu jedného auditu a vytvorenie skupiny používateľov správy o audite, ktorá vyvinula prepracovanú šablónu vykazovania vnútorného auditu.

Okrem toho s cieľom uvoľniť zdroje na ďalšie audity a zvýšiť pokrytie sa teraz nová stratégia pre následné audity zameriava na prístup viac založený na riziku, ktorý sa zameriava iba na vysoko rizikové oblasti a koncentruje sa na vykonávanie odporúčaní klasifikovaných ako „kritické“ alebo „veľmi dôležité“.

V spolupráci medzi IAS, Auditnet a GR ADMIN sa vypracoval plnohodnotný program odborného vzdelávania pre vnútorných audítorov. Tento program umožňuje všetkým vnútorným audítorom v Komisii vypracovať si požadované zručnosti v priebehu dvoch alebo troch rokov, v súlade s rámcom pre odbornú prax IIA, aby boli dobre pripravení na absolvovanie certifikačných skúšok, ktoré organizuje IIA.

2.3. Vykonávanie plánu auditu IAS

Strategický plán auditu IAS na roky 2007-2009, pripravený v úzkej spolupráci s IAC, bol aktualizovaný.

Celkovo sa vykonalo 89 % z pracovného programu roku 2008, vrátane 100 % záväzkov „C1“ (tie, pre ktoré je v pláne auditu, ktorý prijal APC, stanovené, že sa musia dokončiť do konca roku 2008): v roku 2008 sa dokončilo 93 správ (36 správ z auditov, 51 správ o následných opatreniach, 2 preskúmania, 1 poradná správa a 3 listy vedeniu)[2]. Zhrnutia z nich sa nachádzajú v prílohe spolu s podrobnosťami o mierach prijatia a v prípade dostupnosti o mierach plnenia odporúčaní.

Zoznam dokončených správ IAS |

GR | Záväzok | Dátum vydania (2008, ak nie je uvedené inak) |

Administratívne a iné pomocné systémy |

ESTAT | Následné opatrenia v miestnom riadení IT* | 26. 2. |

EPSO | Zjednodušené sebahodnotenie navrhovanej organizačnej schémy | 9. 4. |

ECFIN | Zavedenie vybraných noriem vnútornej kontroly v GR ECFIN* | 11. 4. |

OPOCE | Obstarávanie* | 7. 5. |

OIL | Hodnotenie cieľových noriem vnútornej kontroly | 19. 5. |

ECFIN | Následné opatrenia v miestnom riadení IT v GR ECFIN* | 27. 6. |

PMO | Misie | 11. 7. |

BUDG, LS, AIDCO, EAC, INFSO, EACEA | Spätne získané prostriedky | 7. 10. |

DIGIT | Infraštruktúra a služby siete pre podnikové údaje | 17. 10. |

SCIC | Následné opatrenia vo finančnom riadení a obstarávaní | 3. 12. |

ADMIN | Monitorovanie bezpečnosti, ktorú riadi ADMIN-DS | 11. 12. |

LS | Miestne IT | 11. 12. |

ADMIN, OIB, INFSO, RTD, SG, TRADE | Etika v Komisii | 12. 12. |

DGT | Následné opatrenia v riadení dopytu | 17. 12. |

BUDG | List vedeniu o etike v Komisii | 19. 12. |

SG, BUDG, ADMIN, DIGIT | List vedeniu o obstarávaní a dodávaní služieb IT v Komisii | 19. 12. |

PMO | Následné opatrenia na správnosť finančného hospodárenia a vykonávania finančných obehov | 22. 12. |

ADMIN, AGRI, AIDCO, BUDG, COMM, COMP, DEV, EAC, ECFIN, ECHO, ELARG, EMPL, ENV, ESTAT, INFSO, JLS, JRC, LS, MARE, MARKT, OLAF, OPOCE, REGIO, RELEX, RTD, SANCO, SG, TAXUD, TRADE | Následné opatrenia na overovanie sebahodnotenia oddelenia vnútorného auditu zo strany IAS | Rôzne dátumy |

OLAF | Informačný systém na boj proti podvodom (AFIS) | 21. 1. 2009 |

OIB | Následné opatrenia na hodnotenie cieľových noriem vnútornej kontroly | 22. 1. 2009 |

OIB | Následné opatrenia na riadenie zmlúv o verejnom obstarávaní | 23. 1. 2009 |

Vnútorné politiky |

PHEA | Výkonná agentúra pre program verejného zdravia | 24. 1. |

INFSO | Riadenie výskumných informačných systémov | 31. 3. |

SANCO | Následné opatrenia na účinnosť a efektívnosť cyklu SPP/ABM | 1. 4. |

TREN | Následné opatrenia na účinnosť a efektívnosť cyklu SPP/ABM | 11. 4. |

EACI | Následné opatrenia pre EACI | 18. 4. |

RTD | Riadenie výskumných informačných systémov | 22. 4. |

EAC | Druhé následné opatrenia pre hĺbkový audit | 25. 4. |

RTD, INFSO, TREN, ENTR, DIGIT | List vedeniu o riadení IT FP7 medzi GR | 26. 5. |

COMP | Následné opatrenia na účinnosť a efektívnosť cyklu SPP/ABM a riadenie na základe aktivít | 29. 5. |

MARKT | Následné opatrenia na proces miestneho riadenia IT | 17. 6. |

ENV | Riadenie CITL na GR ENV* | 10. 7. |

JLS | Následné opatrenia na riadenie IT | 14. 7. |

JLS | Granty v rámci spoločného riadenia Európskeho fondu pre utečencov | 4. 11. |

COMP | Vymáhanie pokút | 13. 11. |

JLS | Obstarávanie IT | 17. 11 |

INFSO | Pokračovanie kontrol ex-post (2006) | 8. 12. |

EACEA | Riadenie grantov, zadávanie a uzatváranie zmlúv | 11. 12. |

RTD | Následné opatrenia pre kontroly ex-post (2006) a finančné obehy a finančné riadenie (2007) | 11. 12. |

TREN-TEN-T | Audit výkonnej agentúry TREN-TEN-T | 16. 12. |

SANCO | Následné opatrenia pre veľké IT systémy | 21. 1. 2009 |

SANCO | Riadenie grantov v aktivitách potravinovej bezpečnosti, zdravia zvierat, starostlivosti o zvieratá a zdravie rastlín | 30. 1. 2009 |

Štrukturálne opatrenia |

REGIO | Preskúmanie finančných korekcií a spätne získaných prostriedkov v oblasti štrukturálnych fondov | 14. 11. |

EMPL | Preskúmanie finančných korekcií a spätne získaných prostriedkov v oblasti štrukturálnych fondov | 14. 11. |

REGIO | Systém internej kontroly na riadenie nového programového obdobia štrukturálnych fondov – fáza I | 19. 11. |

EMPL | Systém internej kontroly na riadenie nového programového obdobia štrukturálnych fondov – fáza I | 19. 11. |

REGIO | Následné opatrenia pre finančné korekcie v Kohéznom fonde (2006) | 12. 12. |

Vonkajšie politiky |

AIDCO | Druhé následné opatrenia pre hĺbkový audit | 20. 6. |

AIDCO | Postupy finančného riadenia riaditeľstva C v súvislosti s jeho delegáciami s prenesenými právomocami** | 30. 6. |

AIDCO | Finančné riadenie regionálnych projektov | 18. 7. |

ELARG | Následné opatrenia pre ex-post kontrolné aktivity | 18. 7. |

ELARG | Posúdenie pripravenosti/zavedenie delegácií na Balkáne | 17. 12. |

AIDCO | Finančné riadenie hlavných programov na riaditeľstve B | 22. 12. |

AIDCO, ECHO | Následné opatrenia na plnenie dohody FAFA | 22. 1. 2009 |

RELEX | Následné opatrenia pre ex-post kontrolné aktivity | 23. 1. 2009 |

* Spoločný audit/následné opatrenia s oddelením vnútorného auditu (IAC) daného GR.

** Audit, ktorý vykonal IAC generálneho riaditeľstva AIDCO v spolupráci s IAS.

2.4. Prijatie odporúčaní a stanoviská kontrolovaných a zainteresovaných strán

V roku 2008 bola miera prijatia odporúčaní auditu zo strany kontrolovaných strán 99,4 %.

Audity Komisie a výkonnej agentúry |

Odporúčania | Prijaté | Zamietnuté | % | Spolu |

Kritické | 0 | 0 | 0 | 0 |

Veľmi dôležité | 150 | 2 | 46 | 152 |

Dôležité | 160 | 0 | 49 | 160 |

Žiaduce | 15 | 0 | 5 | 15 |

% | 99,4 | 0,6 |

Spolu | 325 | 2 | 327 |

Spätná väzba od kontrolovaných strán o rozsahu a vedení auditov priniesla priemerný výsledok 1,74 na škále od 1 (najvyšší) do 4 (najnižší) v porovnaní s 1,86 za rok 2007 a 1,95 za rok 2006. Prieskum nových zúčastnených strán na začiatku roka 2009 zistil, že 90,8 % sa domnievalo, že IAS mal jasnú stratégiu auditu, 83,1 % sa domnievalo, že audity sa vykonávajú čestne, objektívne a spravodlivo a 61,5 % sa domnievalo, že odporúčania IAS sú užitočné, zatiaľ čo 86,2 % sa domnievalo, že práca IAS celkovo prispieva ku kvalite systémov riadenia a kontroly v Komisii.

3. HLAVNÉ ZISTENIA A ODPORÚčANIA

Etika

Audit etického rámca Komisie v dvoch horizontálnych a štyroch prevádzkových GR dospel k záveru, že etický rámec je primerane spoľahlivý a kompletný a že kontrolované GR nedávno vykonali alebo v súčasnosti vykonávajú niekoľko ďalších opatrení na zvýšenie informovanosti o etickom rámci alebo na jeho zlepšenie.

Audit zistil, že je potrebné ďalšie objasnenie existujúcich pravidiel, vrátane pravidiel o daroch, bezplatnom stravovaní a ubytovaní a o oznamovaní konfliktov záujmov, s podporou usmernení centrálnych GR a intenzívnejším monitorovaním plnenia.

Neustále sa zlepšuje informovanosť všetkých pracovníkov o ich povinnostiach, v súčasnosti aj po ukončení zamestnania v Komisii, a oboznamovanie pracovníkov s opatreniami na presadzovanie týchto povinností.

Obstarávanie a riadenie grantov

Séria auditov obstarávania a dodávania služieb IT sa dokončila auditom v jednom prevádzkovom GR a listom vedeniu o obstarávaní a dodávaní služieb IT.

Zlepšenia v tejto oblasti sa sústredili na posilnenie centrálneho riadenia na poskytnutie podpory a usmernení, užšiu koordináciu na úrovni Komisie na zaistenie toho, aby priority boli nastavené optimálne a aby sa dosiahol najlepší pomer ceny a kvality, a väčšie zapojenie vyššieho vedenia GR do rozvoja a monitorovania uplatňovania stratégií získavania zdrojov.

Okrem správ o obstarávaní IT sa procesom obstarávania a/alebo riadenia grantov venovali dva následné audity a tri nové audity. Medzi problémy zistené v týchto auditoch patrila koncentrácia na obmedzený počet dodávateľov (ako napríklad v obstarávaní IT), ktorý sa dal znížiť stratégiou formálneho outsourcingu. Chýbal konsolidovaný manuál obstarávania, komplexný informačný systém riadenia a integrovaná všeobecná stratégia na kontrolu finančných prostriedkov a bolo potrebné zlepšiť kompetencie a technické špecifikácie, dostatočnejšie monitorovať a informovať o zmluvách a lepšie riadiť pracovné zaťaženie.

Výkonné agentúry

Keďže počet výkonných agentúr sa naďalej zvyšuje, s nimi súvisiace otázky kontroly a auditu sa dostávajú čoraz viac do popredia.

V roku 2008 sa dokončili štyri audity výkonných agentúr, ktoré sa vzťahovali na systém internej kontroly, riadenie grantov, zadávanie a uzatváranie zmlúv, administratívny rozpočet alebo spätne získané prostriedky[3]. Zatiaľ čo celkové výsledky boli dosť pozitívne, zistenia ovplyvnila najmä skutočnosť, že zdĺhavá začiatočná fáza agentúr viedla k nedodržiavaniu buď nariadenia o rozpočtových pravidlách pre výkonné agentúry (t. j. zásady „štyroch očí“), alebo právneho základu (zloženie riadiaceho výboru, zverejňovanie rozpočtov a dodržiavanie medzinárodných účtovníckych noriem), nepresúvaniu dlhodobých aktív z „materského“ GR do jeho výkonnej agentúry alebo k potrebe zjednodušiť a harmonizovať postupy materského GR.

Otázky IT

Rozsiahle práce na auditoch v súvislosti s otázkami IT (iné než obstarávanie) pokračovali jedným listom vedeniu, šiestimi správami o audite a piatimi správami o následných opatreniach.

Dokončilo sa päť správ o následných opatreniach pre miestne riadenie IT. V troch prípadoch sa príslušné akčné plány takmer úplne realizovali. V jednom prípade sa však takmer polovica opatrení v akčnom pláne oneskorila a v ďalšom sa jedna tretina odporúčaní ešte stále vykonáva.

Dve nové správy sa vzťahovali na riadenie výskumných informačných systémov. Jedna z nich dospela k záveru, že predovšetkým z dôvodu nedostatku harmonizovaných obchodných postupov sa nezabezpečilo dostatočné zaistenie v súvislosti s kontrolovanými procesmi. Medzi bežnými rizikami bolo omeškanie projektov, možná nedostupnosť systémov, nefunkčnosť rôznych IT modulov a otázky bezpečnosti ako nedostatočná ochrana IT zariadení a nedostatok kontroly na ochranu logickej a fyzickej bezpečnosti IT zariadení. Tieto dva audity taktiež viedli k systematickejším úvahám, ktoré príslušné GR zohľadňujú s cieľom rozšíriť úlohu spoločného riadiaceho výboru IT projektov z dôvodu dozoru nad všetkými spoločnými a zdieľanými IT systémami a projektmi vo výskumnej skupine a s cieľom rozvoja architektúry IT systémov, ktorá zaistí súdržnosť obchodných procesov a interoperabilitu IT.

Sieť podnikových údajov je jednou zo siedmich podnikových IT služieb označených ako kritické pre celú Komisiu v kontexte plánov obchodnej kontinuity. Prevádzka siete podnikových údajov by sa mala primerane zaistiť a zlepšenia sú potrebné aj v riadení siete (posilnením riadenia zmien konfigurácie siete a poskytnutím vyčerpávajúceho zoznamu služieb, ktoré sa ponúkajú používateľom) a opatreniach pre logickú bezpečnosť (okrem iného prijatím centrálnych noriem a usmernení pre bezpečnosť na zaistenie bezpečnosti systému a nepretržitej prevádzky). Audit zistil problémy so správou v bezpečnostnom rámci informačných systémov, ktoré spôsobovali značné omeškanie pri vypracúvaní vykonávacích pravidiel a pri samotnom vykonávaní niektorých bezpečnostných opatrení. Na riešenie tohto problému audit osobitne odporučil ďalšie objasnenie úloh ADMIN/DS a DIGIT, pokiaľ ide o bezpečnosť IT, a úzku, štruktúrovanú spoluprácu medzi ADMIN/DS a DIGIT na vývoji noriem bezpečnosti IT s využitím dostupných odborných vedomostí.

Spätne získané prostriedky a finančné korekcie

Činnosti auditu v dvoch horizontálnych a štyroch operačných GR sa venovali riadeniu spätného získavania prostriedkov neprimerane zaplatených pod centralizovaným riadením[4]. Vydali sa odporúčania pre každú fázu procesu spätného získavania prostriedkov: lepšie nástroje monitorovania sú potrebné v niekoľkých prevádzkových GR na zaistenie podrobnejších a aktuálnejších informácií na odhalenie neprimerane zaplatených čiastok; potrebné je systematickejšie vydávanie a následná kontrola odhadov príjmov, aby sa zaistilo vydanie všetkých príkazov na vrátenie prostriedkov, spolu s dôkladným monitorovaním termínov na vydávanie listov s upozornením vopred a príkazov na vrátenie prostriedkov; meškanie v procesoch spätného získavania prostriedkov by sa tiež malo skrátiť a systematickejšie monitorovať. V jednej výkonnej agentúre kontrolovanej v tomto kontexte sa zistil osobitný problém: keďže výkonné agentúry majú svoju vlastnú právnu subjektivitu, a teda sú samostatné právne jednotky, Komisia nemá žiadnu zodpovednosť, keď agentúra vydá príkaz na vrátenie prostriedkov alebo dodávateľ spochybní rozhodnutie na vydanie tohto príkazu. V niektorých prípadoch existuje riziko neúčinného vymáhania neprimerane vyplatených prostriedkov. Pri absencii právnych obmedzení sa toto riziko zmierni uzatvorením dohody na úrovni útvarov medzi výkonnými agentúrami a právnou službou Komisie, v ktorej budú stanovené podmienky, na základe ktorých právna služba poskytne právnu podporu agentúram v procese vymáhania prostriedkov.

Dve preskúmania sa venovali finančnej korekcii a spätnému získavaniu prostriedkov v štrukturálnych fondoch. GR pre štrukturálne fondy vyvinulo výrazné úsilie na vykonanie opatrení stanovených v akčnom pláne podľa požadovaných termínov a IAS uznal zložitosť procesov finančnej korekcie na úrovni Komisie, ako aj v súvislosti s podávaním správ zo strany členských štátov. Do správ sa zahrnuli podnety na úvahu týkajúce sa potreby harmonizovaného prístupu k času, kedy sa realizujú odhady príjmov, ako aj postupov pre štvrťročné podávanie správ o finančných korekciách pre GR BUDG. Prehľady o všetkých pripravovaných potenciálnych finančných korekciách a o aktuálnosti prispievania auditov do procesu finančnej korekcie výrazne zvýšia monitorovaciu kapacitu Komisie.

Audit vymáhania pokút neodhalil žiadne výrazné slabosti v účinnosti procesu vymáhania.

Úrad pre správu a vyplácanie indviduálnych nárokov (PMO) (finančné riadenie a finančné obehy)

Následný audit finančných obehov a finančného riadenia v PMO dospel k záveru, že odporúčania sa dostatočne a účinne nevykonali. Bolo to čiastočne spôsobené ťažkosťami pri zavádzaní nového IT systému na riadenie služobného postupu, práv a platov (SYSPER2, IRIS a NAP). Stále bolo potrebné zabezpečiť kvalitu (presnosť a kompletnosť) osobných údajov, interoperabilitu zapojených systémov a to, aby sa všetky potrebné dokumenty súvisiace s osobami zachovali v jednotnom globálnom informačnom systéme. Ďalšie rozpracované odporúčania sa vzťahujú na potrebu sprísniť prevádzkové a ex-post kontroly a riadenie spisov pracovníkov a na aktualizovanú tabuľku subdelegovaných povinností, postupy a kontrolné zoznamy dokumentácie a aktualizované popisy prác.

Pokiaľ ide o riadenie platieb za náklady na misie, audit odporučil zlepšenie systému ex-ante kontrol s cieľom obmedziť počet chýb a zintenzívniť vzdelávanie pokladníkov, aby predchádzali nesprávnemu alebo viacnásobnému uhrádzaniu. Vedenie PMO vytvorilo akčný plán na riešenie všetkých týchto problémov.

Bezpečnosť

Audit IAS zameraný na monitorovanie bezpečnosti v Komisii, ktorú riadi bezpečnostné riaditeľstvo v GR ADMIN, navrhol niekoľko odporúčaní týkajúcich sa okrem iného potreby zlepšiť regulačný rámec a bilaterálne dohody, vymedzenie úloh a povinností miestnych pracovníkov pre bezpečnosť, proces bezpečnostného overovania, systematické referovanie o stave bezpečnosti v Komisii ako celku a bezpečnostné pravidlá pre ochranu citlivých neutajovaných informácií. Výsledky tohto auditu sa zahrnú do prehľadu riadenia bezpečnostnej politiky v rámci Komisie.

Vonkajšie politiky

Správy o následných opatreniach pre vonkajšie politiky odhalili, že Komisia by mala venovať osobitnú pozornosť vykonávaniu minulých odporúčaní v tejto oblasti[5].

Audit následných opatrení pre Dohodu o finančnom a administratívnom rámci (FAFA) potvrdil, že vďaka hlavným výsledkom bolo možné uzatvoriť päť z ôsmich odporúčaní. Vyskytli sa však nejaké omeškania vo vykonávaní, najmä v prípade nevykonaného odporúčania dohodnúť sa na ďalších prostriedkoch na zabezpečenie uistenia z OSN.

Dokončili sa tri nové audity[6] zamerané na vonkajšiu politiku, z ktorých dva dostali čiastočne neuspokojivý audítorský posudok. V prípade auditu zameraného na riadenie regionálnych projektov to bolo spôsobené dôležitými pripomienkami v súvislosti so sekretariátom SADC (Juhoafrické rozvojové spoločenstvo), v kombinácii so situáciou delegácie Európskej komisie v Botswane. Ďalšími problémami bol akútny nedostatok pracovníkov, dlhá fáza vzniku projektu, absencia zjednodušených postupov ERF (Európsky rozvojový fond) a SADC, obmedzená integrácia medzi štátnymi a regionálnymi zložkami a zo všeobecného hľadiska monitorovacie mechanizmy, ktoré by sa mali posilniť s cieľom spoločného riadenia v súvislosti s regionálnymi organizáciami AKT. V prípade auditu zameraného na finančné riadenie latinskoamerického programu sa časť, ktorú audítorský posudok považoval za neuspokojivú (auditovaná strana ho spochybnila), sa vzťahovala na nedostatky zistené v rámci decentralizovaného riadenia v latinskoamerických delegáciách: nedostatočné ex-ante posúdenie dodržiavania nariadenia o rozpočtových pravidlách a ďalšie nedostatky, ktoré výrazne obmedzujú zaistenie, ktoré sa očakáva od kľúčových kontrolných úrovní (napr. nedostatočné monitorovanie projektu a rezortu a nízka kvalita povinných auditov projektov).

Následné opatrenia

Napriek novej, viac na riziku založenej stratégii následných opatrení sa podstatná časť práce auditov stále vzťahovala na následné opatrenia. Jednou z hlavných aktivít boli následné opatrenia po externom preskúmaní kvality z roku 2007 zameranom na oddelenia vnútorného auditu (IAC). Výsledok bol väčšinou pozitívny, pričom veľká väčšina IAC (26 z 29) ešte musí dokončiť alebo čiastočne vykonať maximálne dve odporúčania.

Zvyšné audity následných opatrení zistili jedenásť prípadov (týkajúcich sa AIDCO, EAC, ECFIN, ELARG, OIB, PMO, RELEX, RTD a SANCO), v ktorých sa ešte nevykonalo viac ako jedno odporúčanie. V piatich z týchto prípadov (týkajúcich sa OIB, PMO, AIDCO/ECHO a ELARG) bol priebeh vykonávania zjavne nedostatočný, pretože viac ako polovica odporúčaní sa ešte nevykonala.

Dvakrát ročne sa výboru APC posiela podrobnejšia monitorovacia správa. Tá najnovšia zistila, že 29 % odporúčaní (dve z troch kritické a 41 zo 147 veľmi dôležité odporúčania) boli v omeškaní viac ako šesť mesiacov (v porovnaní s 25 % pred rokom – sedem zo 14 kritické a 37 zo 138 veľmi dôležité odporúčania).

4. ZÁVERY

Na základe auditov a preskúmaní Komisie dokončených v roku 2008 a ďalších súvisiacich prác sa dajú vyvodiť tieto závery:

Záver 1: Dosiahol sa ďalší pokrok, potrebné sú však ďalšie zlepšenia

V priebehu svojich auditov, preskúmaní a poradenskej práce si IAS všimol ďalšie zlepšenia systémov vnútornej kontroly Komisie. V roku 2007 sa vydalo šesť kritických odporúčaní, ale v roku 2008 žiadne. Počet neuspokojivých alebo čiastočne neuspokojivých posudkov v správach o nových auditoch klesol zo šiestich v roku 2007 na štyri v roku 2008. Stále sú však potrebné ďalšie zlepšenia:

Stále sa dá napríklad zlepšiť niekoľko aspektov finančného riadenia:

- Výrazný pokrok sa dosiahol, pokiaľ ide o úplnosť a konzistenciu štatistík spätného získavania prostriedkov/finančných korekcií Komisie. Napríklad GR REGIO a GR EMPL sa v spolupráci s GR BUDG zaviazali vytvoriť celkovú tabuľku pre finančné korekcie (už vykonané alebo ktoré sa práve vykonávajú): tým sa výrazne zlepší záznam auditu pri viacročných kontrolách v spoločnom riadení. V oblasti centralizovaného riadenia je však potrebné poukázať na meškanie príkazov na vrátenie prostriedkov. Vnútorné postupy pre spätné získavanie prostriedkov sa preto musia zjednodušiť a skrátiť.

- Je potrebné prehodnotiť, či je vhodné paušálne uplatňovať 2 % limit závažnosti chyby na štandardné finančné transakcie, aj určité obzvlášť zložité alebo vysoko citlivé projekty. Navrhovaná koncepcia „tolerovateľného rizika chyby“ – ak ju prijme Rada a Parlament – by bola primeranejšia a v budúcnosti by mala zlepšiť dosiahnuteľnú úroveň primeraného zaistenia finančného riadenia v určitých oblastiach.

- Pozornosť sa venovala potrebe dôkladného monitorovania postupov obstarávania, najmä ak sa väčšie časti externe zadávaných aktivít priraďujú obmedzenému počtu uchádzačov, čo Komisiu vystavuje riziku koncentrácie trhu.

Pokiaľ ide o bezpečnosť, dosiahol sa značný pokrok a audity následných opatrení potvrdili, že v súčasnosti sú už vyriešené ťažkosti, ktoré sa vyskytli pri zabezpečovaní primeraného vybavenia príslušných delegácií Komisie v súvislosti s nakladaním s utajovanými informáciami EÚ. Zistenia auditov taktiež pomohli pri všeobecnom preskúmaní bezpečnostnej politiky Komisie, ktoré sa vykonalo v roku 2008.

Etické normy si vyžadujú nepretržitú pozornosť a počas roka sa začali iniciatívy na úrovni GR a centrálnej úrovni na ďalšie posilnenie etického rámca Komisie a zvýšenie informovanosti pracovníkov. IAS zatiaľ neposkytol audítorský posudok etického rámca Komisie, ale bude sa riadiť harmonogramom činností do konca roka 2010.

Včasné vykonávanie kritických a veľmi dôležitých odporúčaní útvarmi Komisie zostáva aj naďalej výzvou. Výbor pre zlepšenie v oblasti auditu s pomocou IAS kontroluje, či GR vykonávajú svoje vlastné akčné plány. Vydáva pripomienky adresované rezortným komisárom, ktoré sú väčšinou účinné, a zlepšujú sa tým následné opatrenia a uľahčuje prehodnocovanie zvyškových rizík.

Záver 2: IT

Rozsiahla audítorská práca zameraná na otázky IT preukázala, že účinné a efektívne IT prostredie je dôležité pre úspešné vykonávanie politík Komisie. Väčšie úsilie pri vykonávaní odporúčaní z minulosti, metóda integrovaných systémov s cieľom získať kompletný prehľad o vývoji v oblasti IT a potreba komplexných bezpečnostných opatrení okrem iného na zaistenie obchodnej kontinuity sa zdajú byť čoraz dôležitejšími. Lepšie riadenie projektov a poskytovateľov služieb sú taktiež kľúčovými faktormi úspechu.

Záver 3: Silná zakorenená audítorská kultúra

Druhé externé preskúmanie kvality IAS preukázalo, že útvar plne dodržiava Medzinárodné normy pre odbornú prax vnútorného auditu. IAS je integrovaným a akceptovaným nositeľom pozitívnej zmeny v Komisii, ktorý sa spolu s oddeleniami vnútorného auditu venuje všetkým zisteným rizikám v súvislosti so strategickým plánom auditu na roky 2007-2009.

Zatiaľ čo sa plán auditu IAS zameriava vo veľkej miere na finančné riadenie, taktiež pokrýva oblasti ako správa vecí verejných (napr. etika), IT, bezpečnosť, opatrenia a metódy (napr. vykonávanie práva ES). Ako bolo uvedené v tomto dokumente, audítorská práca IAS pomáha upriamiť pozornosť na riziká a oblasti na zlepšenie kontroly rizík: preto je dôležité, aby sa kontrole nefinančných rizík naďalej dostávalo pozornosti v celej Komisii.

[1] Niektoré správy, vypracované v roku 2008, ale dokončené na začiatku roka 2009, boli tiež zahrnuté do tejto správy.

[2] Niektoré správy vypracované v roku 2008, ale dokončené na začiatku roka 2009, boli tiež zahrnuté do tejto správy.

[3] Pozri časť o spätne získaných prostriedkoch.

[4] Audit sa tiež vzťahoval na spätné získavanie podmienečne návratných pôžičiek (v súvislosti s projektmi MEDIA).

[5] V prípade druhých následných opatrení hĺbkového auditu GR AIDCO bolo šesť z 22 odporúčaní viac ako jeden rok v omeškaní za pôvodným cieľovým dátumom a v prípade následných opatrení pre ex-post kontroly v GR ELARG sa desať z 15 odporúčaní ešte stále vykonávalo a dve sa zmenili na jedno nové odporúčanie.

[6] Jeden z nich vykonal IAC z GR AIDCO v spolupráci s IAS.