Komisia uznáva, že súčasťou jej pokračujúceho úsilia o zlepšenie celkového systému interných kontrol je potreba ďalšej práce na architektúre kontrolných systémov pre externú pomoc, ktoré sú zahrnuté do vyhlásenia generálneho riaditeľa o vierohodnosti. Vzhľadom na to a v súvislosti s prácou Komisie na tolerovateľnom riziku začne úrad EuropeAid v roku 2010 revíziu svojej kontrolnej stratégie.

V roku 2008 úrad EuropeAid pokračoval vo výraznom zlepšovaní svojich systémov dohľadu a kontroly. Začal používať nové zadávacie podmienky pre audity a zaviedol informačný systém riadenia auditov (CRIS Audit), ktorý by mal zlepšiť schopnosť úradu EuropeAid plánovať a monitorovať audity, ako aj analyzovať a následne kontrolovať zistenia a odporúčania z auditov. Štruktúra výročnej správy o činnosti je lepšia, jasnejšia a poskytuje viac informácií, a to najmä vďaka využitiu viacerých kvantitatívnych ukazovateľov.

Stratégia kontroly úradu EuropeAid by mala zahŕňať kľúčové ukazovatele na podporu miery istoty, ktorú má poskytnúť generálny riaditeľ, pokrytie niektorých kontrol, koordináciu predbežných a následných kontrol, ako aj potrebné ľudské zdroje.

V prostredí nulového nárastu pracovných miest Komisie do roku 2013 sa úrad EuropeAid venuje otázkam obsadzovania zamestnancov tromi spôsobmi:

Vo výročnej správe o činnosti sa uvádzajú výrazné problémy so zamestnancami. Vysoký podiel krátkodobých zamestnancov v ústredí úradu EuropeAid a s tým súvisiaca obmena pri prijímaní zamestnancov údajne spôsobujú stratu inštitucionálnej pamäti, čo nepriaznivo vplýva na kontinuitu a viditeľnosť prevádzkového riadenia a na účinné využívanie zdrojov. V správe sa ďalej uvádza, že v delegáciách je podiel voľných pracovných miest nebezpečne vysoký a má rastúcu tendenciu.

Malo by sa posúdiť, či ústredie úradu EuropeAid a delegácie majú požadovanú úroveň a druh ľudských zdrojov na zabezpečenie kvality kontrol.

[Výročná správa za rozpočtový rok 2007, bod 55 písm. c).]

Riadenie implementačných organizácií by sa malo viac podporiť. Súčasťou podpory by mala byť väčšia prítomnosť zamestnancov delegácií na mieste, aby sa zabezpečila podpora účtovných systémov a odborné vzdelávanie, najmä pri projektoch realizovaných na základe programových odhadov.

Prvoradým mechanizmom zaistenia správnosti každej transakcie sú predbežné kontroly pred jej schválením. Tieto kontroly sú dôležité, pretože predchádzajú chybám a potrebe následných nápravných opatrení. Vo vykonávaných kontrolách sa berie do úvahy úroveň rizika.

Následné kontroly by sa mali zlepšiť tým, že sa viac zamerajú na hlavné riziká.

Pri kontrolách vykonávaných delegáciami pred schvaľovaním platieb by sa mali lepšie preskúmať žiadosti o platby a malo by sa intenzívnejšie zamerať na reálnosť, oprávnenosť a správnosť výdavkov. Kvalita práce dozorných úradníkov a audítorov by sa mala lepšie monitorovať.

Mali by sa vyvinúť funkcie systému CRIS Audit, aby bolo možné efektívnejšie a účinnejšie monitorovať kontrolné činnosti, ako aj analyzovať a následne kontrolovať zistenia a odporúčania z auditov.

Využitie nových štandardných zadávacích podmienok približne pre dve tretiny začatých auditov a zavedenie informačného systému riadenia auditov (CRIS Audit) sú dôležitými krokmi vpred na zabezpečenie jednotnejšieho predkladania audítorských správ a náležité monitorovanie kontrolných činností a analýzu výsledkov auditov, hoci v roku 2008 neboli ešte plne funkčné, keďže to bol prvý rok, v ktorom boli zavedené.

Zavedenie systému CRIS Audit by malo umožniť monitorovanie pokrytia a výsledkov auditov. Kvalitatívne informácie v súvislosti s odporúčaniami a zlepšenia, ktoré sa majú zaviesť na riešenie zistení, sú nevyhnutné na zabezpečenie splnenia rozhodujúcich cieľov zadaných auditov.

Pokiaľ ide o následné kontroly transakcií, úrad EuropeAid v súčasnosti posudzuje, či by sa kontroly, ktoré vykonalo riaditeľstvo zodpovedné za krajiny AKT, dali rozšíriť na ďalšie oblasti. To však bude závisieť od prioritných rozpočtových prostriedkov a obmedzení zdrojov.

Vzhľadom na výsledky prístupu, ktorý schválilo riaditeľstvo zodpovedné za štáty AKT, by mal úrad EuropeAid vykonať kontrolu systému následnej kontroly transakcií s cieľom zhodnotiť potrebu a možnosti rozšírenia rozsahu týchto kontrol.

Súčasťou následných kontrol transakcií by malo byť dôkladnejšie preskúmanie podpornej dokumentácie, aby sa zabezpečilo, že transakcie nie sú ovplyvnené chybami oprávnenosti a dostatočného podloženia, a overilo, či kontroly vykonané pred schválením platieb boli primerané.

Mala by sa dokončiť štandardizovaná metodika pre monitorovacie pracovné návštevy a zvýšiť ich počet. Nová metodika by sa mala naďalej zameriavať na preskúmanie organizácie a fungovanie systémov dohľadu a kontroly.

8.

Na dodržiavanie dohody z Cotonou by sa mal použiť porovnávací štandard v podobe základných požiadaviek, ako napríklad dostupnosť účtov uverejnených a skontrolovaných včas, ktoré by mali byť splnené pred udelením rozpočtovej podpory. [Výročná správa za rozpočtový rok 2007, bod 56 písm. a).] Úrad EuropeAid by sa mal pred začatím programu rozpočtovej podpory uistiť, že bolo vypracované jasné a úplné posúdenie hospodárenia s verejnými financiami a že prijímateľská krajina predložila spoľahlivý a relevantný program reformy na riešenie všetkých dôležitých nedostatkov podľa predvídateľného harmonogramu. [Výročná správa za rozpočtový rok 2007, bod 56 písm. d).]

Vo výročnej správe o ERF za rozpočtový rok 2006 a 2007 Dvor audítorov odporučil, aby sa na dodržiavanie dohody z Cotonou uplatnil porovnávací štandard vo forme základných požiadaviek. Komisia toto odporúčanie neakceptovala, pretože zastáva názor, že nie je vhodné stanoviť spoločné minimálne štandardy, ktoré by sa uplatňovali jednotne na všetky krajiny. Európsky parlament vo svojej správe o absolutóriu za rozpočtový rok 2007 poukázal na to, že takýto prístup dáva Komisii vysoký stupeň právomoci, ktorý musí byť vyvážený rovnako vysokým stupňom transparentnosti. V osobitnej správe č. 2/2005 týkajúcej sa rozpočtovej podpory z ERF pre krajiny AKT dvor audítorov uviedol, že si to vyžaduje formálnejším a štruktúrovanejším spôsobom hodnotiť dodržiavanie ustanovení dohody z Cotonou. (Výročná správa za rozpočtový rok 2008, bod 45.)

Úrad EuropeAid by mal pokračovať v úsilí dokladovať svoje rozhodnutia o oprávnenosti na rozpočtovú podporu štruktúrovanými a formálnymi dôkazmi, že prijímateľská krajina má relevantný program reformy na riešenie všetkých dôležitých nedostatkov podľa predvídateľného harmonogramu a že je zaviazaná realizovať ho. [Výročná správa za rozpočtový rok 2008, bod 56 písm. a).]