Brusel, 28.12.2004

KOM(2005) 835 v konečnom znení

2004/0287 (COD)

Návrh

NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY

o vízovom informačnom systéme (VIS) a výmene údajov o krátkodobých vízach medzi členskými štátmi

{SEK (2004) 1628}

(predložená Komisiou)

ODÔVODNENIE

1. VšEOBECNÝ ÚčEL

Európska únia pri budovaní priestoru slobody, bezpečnosti a spravodlivosti zabezpečí voľný pohyb osôb a vysoký stupeň bezpečnosti. hlavnou prioritou v tejto súvislosti je vývoj a zriadenie Vízového informačného systému (VIS), ktorý má slúžiť na výmenu údajov o vízach medzi členskými štátmi a ktorý predstavuje jednu z iniciatív v rámci politík EÚ, ktorých cieľom je podpora stability a bezpečnosti.

Vychádzajúc zo záverov Európskej rady v Laekene, Seville a Solúne, Rada JHA 19. februára prijala závery týkajúce sa vybudovania Vízového informačného systému[1]. Tieto závery Rady, ktoré znova potvrdila Európska rada v Bruseli 25.-26. marca 2004[2], slúžia na orientáciu pri budovaní systému VIS a ktoré treba „zohľadniť pri príprave technickej implementácie systému VIS a návrhu legislatívneho nástroja, ktorý sa týka zriadenia systému VIS pri úplnom dodržiavaní právnych predpisov Spoločenstiev o ochrane osobných údajov“[3].

Rada pred týmto návrhom 8. júna prijala svoje rozhodnutie 2004/512/ES o zriadení Vízového informačného systému (VIS)[4], ktorý predstavuje požadovanú právnu bázu umožňujúcu zahrnutie potrebných rozpočtových prostriedkov na vybudovanie systému VIS do rozpočtu Európskych spoločenstiev a realizáciu tejto časti rozpočtu a ktorý definuje štruktúru systému VIS a Komisiu splnomocňuje za pomoci výboru pre SIS II[5] vybudovať systém VIS po technickej stránke, pričom systémy jednotlivých štátov sa prispôsobia a/alebo ich členské štáty vybudujú.

Ďalší rozvoj a zriadenie systému VIS si vyžaduje vypracovanie komplexného právneho rámca. Cieľom súčasného návrhu nariadenia Európskeho parlamentu a Rady je definovať účel, funkčnosť a zodpovednosť za systém VIS, poveriť Komisiu zriadiť a udržiavať systém VIS a stanoviť postupy a podmienky výmeny údajov medzi členskými štátmi o žiadostiach o krátkodobé víza, aby sa uľahčilo posúdenie takýchto žiadostí a súvisiacich rozhodnutí.

Systém VIS skvalitní výkon spoločnej vízovej politiky, konzulárnu spoluprácu a konzultácie medzi ústrednými konzulárnymi orgánmi, aby sa predišlo hrozbám namiereným proti vnútornej bezpečnosti a tzv. visa-shoppingu (t.j. podávaniu si žiadostí o vízum vo viacerých štátoch súčasne) uľahčí boj proti podvodom a kontroly na vonkajších hraničných priechodoch ako aj na území členských štátov, napomôže identifikovať a vrátiť nelegálnych prisťahovalcov a uľahčí uplatňovanie tzv. 2. dublinského nariadenia (ES) č. 343/2003[6]. Zdokonalenie posudzovania žiadostí o vízum vrátane konzultácií medzi ústrednými orgánmi a overenie a identifikácia žiadateľov na konzulátoch a hraničných priechodoch prispieva k zvýšeniu vnútornej bezpečnosti členských štátov a k boju proti terorizmu[7], ktorý predstavuje horizontálny cieľ a základné kritérium spoločnej vízovej politiky ako aj boja proti nelegálnej imigracií[8]. Systém VIS bude súčasne odmeňovať cestujúcich bona fide tým, že zdokonalí postupy vydávania víz a kontrol.

Šírka uplatnenia tohto nariadenia súvisí s výmenou údajov o schengenských krátkodobých vízach ako primárneho účelu systému VIS vrátane dlhodobých víz vydávaných jednotlivými štátmi, ktoré súčasné platia aj ako krátkodobé víza. Výmena údajov o iných dlhodobých vízach vydávaných jednotlivými štátmi Schengenskej dohody, čo tiež obsahujú závery Rady z 19. februára 2004[9], si vyžaduje osobitný legislatívny nástroj: pre iné než krátkodobé víza neexistuje spoločné acquis o postupoch vydávania dlhodobých víz členskými štátmi a pre príslušný článok 63 bod 3 písm. a) Zmluvy spolurozhodovanie sa neuplatňuje, dokým neexistuje rozhodnutie podľa článku 67 ods. 2 Zmluvy.

Toto nariadenia sa stane ústredným nástrojom právneho rámca systému VIS. Aby sa však tento právny rámec doplnil, budú potrebné ďalšie legislatívne nástroje najmä na:

a) zmenu a doplnenie Spoločných konzulárnych pokynov[10], ktoré sa týkajú noriem a postupov získavania biometrických údajov vrátane povinnosti a určenia výnimiek zaznamenávania biometrických údajov;

b) vybudovanie mechanizmu na výmenu údajov s Írskom a Spojeným kráľovstvom s cieľom uľahčiť uplatňovanie 2. dublinského nariadenia (ES) č. 343/2003[11] a napomôcť pri identifikácii a administratívnych postupoch pri vracaní ilegálnych prisťahovalcov, nakoľko Írsko a Spojené kráľovstvo sa podieľajú na imigračnej politike a politike návratu nelegálnych prisťahovalcov;

c) výmenu údajov systémom VIS o dlhodobých vízach, ktoré nie sú súčasné platné s krátkodobými vízami. Bude potrebná ďalšia politická orientácia vzhľadom na chýbajúce spoločné acquis pre takéto víza.

2. ÚčINKY VÍZOVÉHO INFORMAčNÉHO SYSTÉMU (VIS)

Rozšírené hodnotenie vplyvov[12], ktoré je k tomuto návrhu pripojené ako príloha, zdôrazňuje potrebu systému VIS a jeho vplyvov v porovnaní s inými možnosťami politiky a zdôvodňuje prečo je najmä ukladanie a používanie biometrických údajov v systéme VIS dôležité na dosiahnutie cieľov VIS a aké by malo byť vhodné zabezpečenie na ochranu a bezpečnosť údajov. Vzhľadom na háklivosť otázok súvisiacich s ochranou osobných údajov, odporúča sa, inter alia, konzultovať článok 29 Pracovná skupina[13].

3. PRÁVNY ZÁKLAD

Toto nariadenie vychádza z článku 62 bodu 2 b) bodu ii) a článku 66 Zmluvy o založení ES. Článok 66 ustanovuje vhodnú legislatívnu bázu pre zriadenie a udržiavanie systému VIS a pre postupy výmeny údajov o vízach medzi členskými štátmi pri zabezpečení spolupráce medzi príslušnými orgánmi členských štátov ako aj spoluprácu medzi týmito orgánmi a Komisiou v oblastiach, ktoré spadajú pod hlavu IV Zmluvy. Tieto oblasti zahŕňajú vykonávanie spoločnej vízovej politiky, avšak tiež kontroly na vonkajších hraniciach a opatrenia týkajúce sa azylovej politiky a ilegálnej imigrácie.

Avšak na rozdiel od mechanizmov a postupov zavádzania, výmeny a konzultácie pokiaľ ide o údaje o vízach v rámci systému VIS, nariadenie navrhuje postupy, ktoré sú nevyhnutnou podmienkou na posúdenie a vydanie krátkodobého víza členskými štátmi na základe schengenského acquis v oblasti spoločnej vízovej politiky. Vkladanie údajov do systému VIS v okamihu prijatia žiadosti o vízum a kontrola predchádzajúcich žiadostí systémom VIS, ktoré sú povinnými krokmi pri posudzovaní takejto žiadosti, sú samé o sebe postupmi a podmienkou vydania víza v zmysle článku 62 ods. 2 písm. b) bodu ii).

Podľa článku 67 ods. 4 Zmluvy o založení ES sa musia prijať opatrenia uvedené v článku 62 ods. 2 písm. b) bode ii) Zmluvy v súlade s postupom spolurozhodovania uvedenom v článku 251. Nakoľko teraz pre článok 66 sa vyžaduje súhlas kvalifikovanej väčšiny a nie jednohlasnosť ako v minulosti[14], tieto dve legislatívne bázy sú zlučiteľné a môžu sa kombinovať. Preto sa spolurozhodovanie vzťahuje na prijatie tohto nariadenia ako nedeliteľného celku.

4. ÚčASť NA SYSTÉME VIS

Nakoľko sa toto nariadenie vzťahuje na výmenu údajov o krátkodobých vízach medzi členskými štátmi, „ktoré zrušili kontroly na svojich vnútorných hraniciach“[15], predstavuje zdokonalenie schengenského acquis v oblasti spoločnej vízovej politiky. Dôsledky účasti na systéme VIS sú tieto:

Island a Nórsko:

Postupy ustanovené v asociačnej dohode uzatvorenej medzi Radou a Írskou republikou a Nórskym kráľovstvom, ktorá sa týka pridruženia týchto dvoch štátov k vykonávaniu, uplatňovaniu a budovaniu schengenského acquis, sú uplatniteľné, nakoľko súčasný návrh vychádza zo schengenského acquis, ako je to zadefinované v prílohe A tejto dohody.

Dánsko:

Podľa protokolu o stanovisku Dánska uvedeného v prílohe k Zmluve o EÚ a Zmluve o založení ES, Dánsko sa zúčastňuje na prijatí tohto nariadenia a preto ním nie je viazané a nepodlieha jeho uplatneniu. Vzhľadom na to, že nariadenie je akt, ktorého cieľom je vychádzať zo schengenského acquis v súlade s ustanoveniami hlavy IV Zmluvy o založení ES, uplatňuje sa článok 5 uvedeného protokolu.

Spojené kráľovstvo a Írsko:

Podľa článkov 4 a 5 Protokolu o integrácii schengenského acquis do rámca Európskej únie a rozhodnutia Rady 2000/365/ES z 29. mája 2000, ktoré sa týka požiadavky Spojeného kráľovstva Veľkej Británie a Severného Írska[16] a rozhodnutia Rady 2002/192/ES z 28. februára 2002 o požiadavke Írska zúčastňovať sa na niektorých ustanoveniach Schengenského acquis[17], Spojené kráľovstvo a Írsko sa nezúčastňujú prijatia tohto nariadenia a nie sú ním viazané a nepodliehajú jeho uplatňovaniu.

Nové členské štáty:

Nakoľko táto iniciatíva predstavuje akt vychádzajúci zo Schengenského acquis alebo sa inak naň vzťahuje v zmysle článku 3 ods. 2 Aktu o pristúpení, nariadenie sa v nových členských štátoch bude uplatňovať iba podľa rozhodnutia Rady v súlade s týmto ustanovením.

Švajčiarsko:

Toto nariadenie vylepšuje ustanovenia Schengenského acquis v zmysle Dohody podpísanej medzi Európskou úniou, Európskym spoločenstvom a Švajčiarskou konfederáciou o jej pristúpení k vykonávaniu, uplatňovaniu a zdokonaľovaniu Schengenského acquis [18] , ktoré patria do oblasti uvedenej v článku 4 ods. 1 rozhodnutia Rady o podpise v mene Európskeho spoločenstva a dočasnom uplatňovaní niektorých ustanovení tejto dohody[19].

5. SUBSIDIARITA A PROPORCIONALITA

Článok 62 ods. 2 písm. b) bod ii) ustanovuje zodpovednosť Spoločenstva za postupy a podmienky vydávania krátkodobých víz členskými štátmi. Článok 66 ustanovuje zodpovednosť Spoločenstva za opatrenia na zaistenie spolupráce medzi orgánmi členských štátov ako aj medzi nimi a Komisiou. Tieto povinnosti sa však musia vykonávať v súlade s článkom 5 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva. Návrh spĺňa kritériá tohto ustanovenia:

Ciele nariadenia – ustanovenie spoločného systému a spoločných postupov výmeny údajov o vízach medzi členskými štátmi, členské štáty nemôžu úplne dosiahnuť a preto kvôli rozsahu a vplyvu tohto opatrenia sa môžu lepšie uskutočniť na úrovni Spoločenstva.

Činnosti Komisie sa obmedzujú na zriadenia a údržbu centrálneho vízového informačného systému, vnútroštátneho používateľského rozhrania a komunikačnej infraštruktúry medzi centrálnym systémom VIS a vnútroštátnymi používateľskými rozhraniami, zatiaľ čo členské štáty si uchovajú právomoc pokiaľ ide o ich vnútroštátne používateľské rozhranie. Forma nariadenia sa zvolila preto, lebo je potrebné na prijatie všeobecne uplatňovaného aktu, ktoré je záväzné vo svojej celistvosti a priamo uplatniteľné v členských štátoch.

Súčasná iniciatíva nepresahuje rámec potrebný na dosiahnutie tohto cieľa. Údaje, ktoré je treba vložiť do systému VIS sa vyžadujú na posúdenie žiadostí o víza a vydanie rozhodnutia v tejto veci. Alfanumerické údaje žiadateľa sa získajú zo súčasného formuláru žiadosti. Aby sa dalo zaistiť presné overenie a identifikácia žiadateľov o víza, je potrebné v systéme VIS spracovať biometrické údaje. To umožní vykonať overenie a identifikáciu nezávisle od toho, či existujú, boli predložené alebo nefungujú iné ukladacie média ako sú mikročipy. Tento návrh však neobsahuje skladovanie naskenovaných dokumentov, napriek tomu, že sa s tým počíta v záveroch Rady[20]. Nakoľko sa to nepovažuje za proporčné s ohľadom na potrebu ďalších dokumentov iba v konkrétnych prípadoch, kópie dokumentov sa v takýchto prípadoch môžu na požiadanie členského štátu, ktorý vízum vydal, poslať.[21]

Prístup k týmto údajom je výlučne vyhradený náležite oprávneným zamestnancom zodpovedných orgánov každého členského štátu, je konkretizovaný pre každý účel tak, ako je to definované v tomto nariadení a je obmedzený v rozsahu, v ktorom sú predmetné údaje potrebné na uskutočnenie úloh v súlade s týmito účelmi.

6. ŠTRUKTÚRA A OBSAH NÁVRHU

Tento návrh druhého legislatívneho nástroja na určenie právneho rámca systému VIS obsahuje sedem kapitol: prvá kapitola sa zaoberá predmetom nariadenia a účelom systému VIS, definíciami, kategóriami údajov a všeobecnými pravidlami prístupu do systému VIS.

Druhá kapitola podrobne rozoberá povinnosti a postupy vkladania a používania údajov orgánmi zodpovednými za udeľovanie víz. Konkretizuje, ktoré údaje je potrebné vložiť po registrácii žiadosti a ktoré treba doplniť po vydaní rozhodnutia o udelení, zamietnutí, zrušení, odobratí alebo predĺžení víza alebo zamietnutí posúdiť žiadosť o vízum. Okrem toho táto kapitola ustanovuje povinnosti orgánov udeľujúcich víza, aby pri posudzovaní žiadostí o vízum používali systém VIS, ako aj postupy ako používať systém VIS pri konzultácii medzi ústrednými orgánmi a pri vyžiadaní si dokumentov, čím sa technické funkcie súčasnej siete VISION integrujú do systému VIS. Taktiež obsahuje ustanovenie pokiaľ ide o používanie údajov orgánmi udeľujúcimi víza ma oznamovacie a štatistické účely.

Tretia kapitola podrobne rozoberá podmienky a postupy používania údajov systému VIS inými orgánmi na osobitné účely: kontroly víz, identifikáciu a vrátenie nelegálnych prisťahovalcov, určenie zodpovednosti za žiadosti o politický azyl a posúdenie takýchto žiadostí. Tieto osobitné účely definujú, ktoré orgány by mali mať prístup k údajom v systéme VIS.

Štvrtá kapitola ustanovuje pravidlá zadržania a zmeny a doplnenia údajov zaznamenaných v systéme VIS. Piata kapitola ustanovuje povinnosti pre systém VIS, vrátane jeho prevádzkového manažmentu, pri používaní údajov a ich bezpečnosti, ako aj pravidlá týkajúce sa záväzkov, záznamov a pokút.

Šiesta kapitola sa zaoberá právami a dohľadom pokiaľ ide o ochranu údajov. Nakoľko sa smernica 95/46/ES a nariadenie (ES) č. 45/2001 úplne vzťahujú na toto nariadenie[22], ustanovenia tejto kapitoly vysvetľujú niektoré body v súvislosti so zabezpečením práv jednotlivca, ktorého údaje sú zozbierané a s úlohami vnútroštátnych dozorných orgánov a nezávislého dozorného orgánu.

Záverečná kapitola zahŕňa vykonávanie, začiatok prenosu a prevádzku, monitorovanie a hodnotenie, vstup do platnosti a uplatniteľnosť tohto nariadenia.

Pripomienky k jednotlivým článkom sú uvedené v prílohe k tomuto návrhu.

2004/0287 (COD)

Návrh

NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY

o vízovom informačnom systéme (VIS) a výmene údajov o krátkodobých vízach medzi členskými štátmi

EURÓPSKY PARLAMENT a RADA EURÓPSKEJ ÚNIE,

so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva a najmä na jej článok 62 ods.2 písm. b bod ii) a jej článok 66,

so zreteľom na návrh Komisie[23],

konajúc v súlade s postupom ustanoveným v článku 251 Zmluvy[24],

keďže:

(1) Zo záverov Rady z 20. septembra 2001 a záverov zasadnutia Európskej rady v Laekene 14. a 15. decembra 2001, v Seville 21. a 22. júna 2002, v Thesalonikách 19. a 20. júna 2003 a v Bruseli 25. a 26. marca vyplýva, že vytvorenie vízového informačného systému je jednou z kľúčových iniciatív Európskej únie zameranej na podporu stability a bezpečnosti.

(2) Rozhodnutie Rady 2004/512/ES z 8. júna 2004, ktorým sa vytvára vízový informačný systém(VIS)[25], vytvorilo systém na výmenu informácií o vízach medzi členskými štátmi.

(3) V súčasnosti je potrebné poskytnúť Komisii mandát na zriadenie a údržbu systému VIS, definovať jeho účel, funkcie a zodpovednosť za jeho fungovanie a stanoviť podmienky a postupy pri výmene údajov o vízach medzi členskými štátmi s cieľom uľahčiť posudzovanie žiadostí o víza a prijímanie príslušných rozhodnutí, berúc pri tom do úvahy smery, ktoré pre vývoj systému VIS prijala Rada 19. februára 2004.

(4) Vízový informačný systém by mal zlepšiť riadenie spoločnej vízovej politiky, konzulárnu spoluprácu a konzultácie medzi ústrednými konzulárnymi orgánmi uľahčením výmeny údajov o žiadostiach a súvisiacich rozhodnutiach medzi členskými štátmi, s cieľom predchádzať ohrozeniam vnútornej bezpečnosti ktoréhokoľvek z členských štátov a tzv. visa-shoppingu a uľahčiť boj proti podvodom a kontroly na vonkajších hraničných priechodoch, ako aj na území členských štátov. Systém VIS by mal zároveň zjednodušiť identifikáciu a vrátenie nelegálnych imigrantov a uplatňovanie nariadenia Rady (ES) č. 343/2003 z 18. februára 2003 ustanovujúceho kritéria a mechanizmy na určenie členského štátu zodpovedného za posúdenie žiadosti o azyl podanej štátnym príslušníkom tretej krajiny v jednom z členských štátov[26].

(5) Vízový informačný systém by mal byť napojený na vnútroštátne systémy členských štátov, aby tak príslušné orgány členských štátov mali možnosť spracúvať údaje o žiadostiach o víza a o vydaných, zrušených, odobratých a predĺžených vízach.

(6) Podmienky a postupy pri vkladaní, úprave, vymazávaní a prezeraní údajov v systéme VIS by mali zohľadňovať postupy stanovené v Spoločných konzulárnych pokynoch o vízach pre diplomatické misie a konzulárne úrady (ďalej len „Spoločné konzulárne pokyny“)[27].

(7) Do systému VIS by mali byť začlenené technické funkcie siete pre konzultácie s ústrednými vnútroštátnymi orgánmi stanovenej v článku 17 ods. 2 dohovoru, ktorým sa vykonáva dohoda zo 14. júna 1985 o postupnom zrušení kontrol na spoločných hraniciach[28].

(8) Údaje, ktoré budú v systéme VIS spracúvané, by mali byť stanovené s ohľadom na údaje, ktoré obsahuje spoločný formulár žiadosti o vízum zavedený rozhodnutím Rady 2002/354/ES z 25. apríla 2002 o úprave časti III a vytvorení prílohy 16 Spoločných konzulárnych pokynov[29] a vízová nálepka ustanovená nariadením Rady (ES) č. 1683/95 z 29. mája 1995 stanovujúcim jednotný formát víz.[30].

(9) Na to, aby bolo možné zabezpečiť presné overenie a identifikáciu žiadateľov o víza je potrebné v systéme VIS spracúvať biometrické údaje.

(10) Je potrebné stanoviť okruh príslušných orgánov členského štátu, ktorých náležite poverení pracovníci budú oprávnení vkladať, upravovať alebo prezerať údaje v systéme VIS pre vymedzené účely, v rozsahu potrebnom na plnenie svojich úloh.

(11) Osobné údaje uložené v systéme VIS by mali byť uchovávané len počas doby nevyhnutnej na splnenie účelu systému VIS. Údaje je vhodné uchovávať počas piatich rokov, aby tak bolo možné vziať do úvahy údaje o predchádzajúcich žiadostiach pri posudzovaní žiadostí o víza, vrátane posúdenia žiadateľovho konania v dobrej viere a pri vedení evidencie nelegálnych imigrantov, ktorí mohli niekedy o víza žiadať. Kratšie obdobie by na naplnenie týchto zámerov nepostačovalo. Ak neexistujú dôvody na skoršie vymazanie, údaje by mali byť vymazané po piatich rokoch.

(12) Je potrebné stanoviť presné pravidlá týkajúce sa zodpovednosti Komisie za zriadenie a prevádzkovanie systému VIS na jednej strane a zodpovednosti členských štátov za fungovanie vnútroštátneho systému a použitie údajov vnútroštátnymi orgánmi na strane druhej.

(13) Je potrebné stanoviť pravidlá o zodpovednosti členských štátov za škodu spôsobenú v prípade porušenia tohoto nariadenia. Zodpovednosť Komisie v prípade takejto ujmy sa spravuje článkom 288 ods. 2 Zmluvy.

(14) Na spracúvanie osobných údajov členskými štátmi pri uplatňovaní tohoto nariadenia sa vzťahuje smernica Európskeho parlamentu a Rady 95/46/ES z 24. októbra 1995 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov[31]. Niektoré body týkajúce sa zodpovednosti za použitie údajov, ochrany práv osôb, ktorých sa údaje týkajú a dohľadu nad ochranou údajov je však potrebné vyjasniť.

(15) Na činnosť Komisie sa v súvislosti s ochranou osobných údajov vzťahuje nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov[32]. Niektoré body týkajúce sa zodpovednosti za použitie údajov a dohľadu nad ochranou údajov je však potrebné vyjasniť.

(16) Zatiaľ čo vnútroštátne dozorné orgány vytvorené v súlade s článkom 28 smernice 95/46/ES by mali dohliadať na zákonnosť pri spracúvaní osobných údajov členskými štátmi, činnosť Komisie súvisiacu s ochranou takýchto údajov by mal kontrolovať Európsky inšpektor ochrany údajov ustanovený nariadením (ES) č. 45/2001.

(17) Účinná kontrola uplatňovania tohoto nariadenia si vyžaduje pravidelné hodnotenie.

(18) Členské štáty by mali stanoviť sankčný režim použiteľný pri porušení ustanovení tohoto nariadenia a zaistiť jeho uplatňovanie.

(19) Opatrenia potrebné na vykonávanie tohto nariadenia by mali byť prijaté v súlade s rozhodnutím Rady 1999/468/ES z 28. júna 1999, ktorým sa ustanovujú postupy pre výkon vykonávacích právomocí prenesených na Komisiu[33].

(20) Toto nariadenie rešpektuje základné práva a zachováva zásady uvedené najmä v Charte základných práv Európskej únie.

(21) Zriadenie spoločného vízového informačného systému a vytvorenie spoločných záväzkov, podmienok a postupov výmeny údajov o vízach medzi členskými štátmi nie je možné uspokojivo dosiahnuť na úrovni členských štátov. Vzhľadom na rozsah a dosah tohto kroku je možné ho lepšie dosiahnuť na úrovni Spoločenstva. Spoločenstvo tak môže prijať opatrenia v súlade s princípom subsidiarity ako je stanovený v článku 5 Zmluvy. V súlade s princípom proporcionality podľa uvedeného článku toto nariadenie nepresahuje rámec potrebný na dosiahnutie tohoto cieľa.

(22) V súlade s článkami 1 a 2 protokolu o stanovisku Dánska pripojeného k Zmluve o Európskej únii a k Zmluve o založení Európskeho spoločenstva sa Dánsko nezúčastňuje na prijatí tohoto nariadenia a nie je ním preto viazané a nariadenie sa naň nevzťahuje. Vzhľadom na to, že toto nariadenie je založené na schengenskom acquis podľa ustanovení hlavy IV časti 3 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva, sa Dánsko v súlade s článkom 5 uvedeného protokolu do šiestich mesiacov od prijatia tohoto nariadenia rozhodne , či ho implementuje vo svojom vnútroštátnom práve.

(23) Pokiaľ ide o Island a Nórsko, toto nariadenie rozvíja ustanovenia schengenského acquis v zmysle Dohody uzavretej medzi Radou Európskej únie a Islandskou republikou a Nórskym kráľovstvom o pridružení týchto dvoch štátov pri vykonávaní, uplatňovaní a vývoji schengenského acquis [34], ktoré patria do oblasti uvedenej v článku 1 bodu B rozhodnutia Rady 1999/437/ES o určitých vykonávacích predpisoch k Dohode uzavretej medzi Radou Európskej únie a Islandskou republikou a Nórskym kráľovstvom o pridružení týchto dvoch štátov pri vykonávaní, uplatňovaní a vývoji schengenského acquis [35] .

(24) Je potrebné prijať opatrenia, ktoré umožnia zástupcom Islandu a Nórska zúčastňovať sa na práci výborov, ktoré pomáhajú Komisii pri uplatňovaní jej vykonávacích právomocí. Tieto opatrenia boli stanovené dohodou vo forme výmeny listov medzi Spoločenstvom a Islandom a Nórskom pripojenej k uvedenej dohode o pridružení[36].

(25) Toto nariadenie rozvíja ustanovenia schengenského acquis , ktorých sa Spojené kráľovstvo nezúčastňuje v súlade s rozhodnutím Rady 2000/365/ES z 29. mája 2000, ktoré sa týka požiadavky Spojeného kráľovstva Veľkej Británie a Severného Írska zúčastňovať sa na niektorých ustanoveniach schengenského acquis [37]; Spojené kráľovstvo sa preto nezúčastňuje na prijatí tohoto nariadenia, nie je ním viazané a nariadenie sa naň nevzťahuje.

(26) Toto nariadenie rozvíja ustanovenia schengenského acquis , ktorých sa Írsko nezúčastňuje v súlade s rozhodnutím Rady 2002/192/ES z 28. februára 2002, ktoré sa týka požiadavky Spojeného kráľovstva Veľkej Británie a Severného Írska zúčastňovať sa na niektorých ustanoveniach schengenského acquis [38]; Írsko sa preto nezúčastňuje na prijatí tohoto nariadenia, nie je ním viazané a nariadenie sa naň nevzťahuje.

(27) Toto nariadenie je aktom založeným na schengenskom acquis alebo sa naň inak vzťahuje v zmysle článku 3 ods. 2 Aktu o pristúpení.

(28) Pokiaľ ide o Švajčiarsko, toto nariadenie rozvíja ustanovenia schengenského acquis v zmysle Dohody podpísanej medzi Európskou úniou, Európskym spoločenstvom a Švajčiarskou konfederáciou o jej pristúpení k vykonávaniu, uplatňovaniu a zdokonaľovaniu Schengenského acquis , ktoré patria do oblasti uvedenej v článku 4 ods. 1 rozhodnutia Rady o podpise v mene Európskeho spoločenstva a dočasnom uplatňovaní niektorých ustanovení tejto dohody.

PRIJALI TOTO NARIADENIE:

KAPITOLA I

Všeobecné ustanovenia

Článok 1 Predmet úpravy a rozsah pôsobnosti

1. Toto nariadenie vymedzuje účel a funkcie vízového informačného systému zriadeného na základe článku 1 rozhodnutia 2004/512/ES a s ním súvisiacu zodpovednosť. Stanovuje podmienky a postupy pri výmene údajov o žiadostiach o krátkodobé víza medzi členskými štátmi a o rozhodnutiach prijatých v tejto veci, vrátane rozhodnutí o zrušení, odobratí alebo predĺžení víza, pre uľahčenie posudzovania takýchto žiadostí a príslušných rozhodnutí.

2. Systém VIS zlepšuje riadenie spoločnej vízovej politiky, konzulárnu spoluprácu a konzultácie medzi ústrednými konzulárnymi orgánmi uľahčením výmeny údajov o žiadostiach a súvisiacich rozhodnutiach s cieľom:

a) predchádzať ohrozeniam vnútornej bezpečnosti členských štátov;

b) pre určenie členského štátu zodpovedného za preskúmanie žiadosti;

c) uľahčiť boj proti podvodom;

d) uľahčiť kontroly na vonkajších hraničných priechodoch a na území členských štátov;

e) napomôcť pri identifikácii a vrátení nelegálnych imigrantov;

f) uľahčiť uplatňovanie nariadenia (ES) č. 343/2003.

Článok 2 Definície

Na účely tohto nariadenia platia nasledujúce definície:

(1) „vízum“:

a) „krátkodobé vízum“ ako je vymedzené v článku 11 ods. 1 Dohovoru, ktorým sa vykonáva Schengenská dohoda zo 14. júna 1985 o postupnom zrušení kontrol na spoločných hraniciach[39] (ďalej len „Schengenský dohovor“);

b) „tranzitné vízum“ ako je vymedzené v článku 11 ods. 1 Schengenského dohovoru;

c) „letiskové tranzitné vízum“ ako je definované v časti I bode 2.1.1 Spoločných konzulárnych pokynov o vízach pre diplomatické misie a konzulárne úrady (ďalej len „Spoločné konzulárne pokyny“);

d) „vízum s obmedzenou územnou platnosťou“ ako je definované v článku 11 ods. 2 Schengenského dohovoru;

e) „národné dlhodobé vízum súčasne platné ako krátkodobé vízum“ ako je definované v článku 18 Schengenského dohovoru;

(2) „vízová nálepka“ jednotný vzor víz ako je definovaný v nariadení (ES) č. 1683/95;

(3) „vízové orgány“ orgány každého členského štátu, ktoré sú zodpovedné za preskúmanie žiadostí a rozhodnutie o nich alebo za rozhodnutie o zrušení, odobratí alebo predĺžení víz;

(4) „formulár žiadosti“ jednotný formulár žiadosti o víza uvedený v prílohe 16 Spoločných konzulárnych pokynov;

(5) „žiadateľ“ štátny príslušník tretieho štátu, ktorý podal žiadosť o vízum;

(6) „štátny príslušník tretej krajiny“ občan, ktorý nie je občanom Európskej únie v zmysle článku 17 ods. 1 Zmluvy o ES;

(7) „členovia skupiny“ ďalší žiadatelia, s ktorými žiadateľ cestuje vrátane manžela/manželky a detí sprevádzajúcich žiadateľa;

(8) „cestovný doklad“ pas alebo iný ekvivalentný doklad, ktorý držiteľa oprávňuje na prekročenie vonkajších hraníc a do ktorého je možné vložiť vízum;

(9) „zodpovedný členský štát“ členský štát, ktorý vložil údaje do systému VIS;

(10) „overenie“ proces porovnávania súborov údajov s cieľom potvrdiť deklarovanú totožnosť (kontrola porovnaním dvoch údajov);

(11) „identifikácia“ proces určenia totožnosti prostredníctvom vyhľadávania v databáze podľa viacerých súborov údajov (kontrola porovnaním viacerých údajov).

Článok 3 Kategórie údajov

1. V systéme VIS sa zaznamenávajú len tieto kategórie údajov:

a) alfanumerické údaje o žiadateľovi a o vízach, o ktoré bolo požiadané, o vízach, ktorých vydanie zamietnuté, o vízach zrušených, odvolaných alebo o vízach predĺžených;

b) fotografie;

c) daktyloskopické údaje;

d) odkazy na iné žiadosti.

2. Správy prenesené prostredníctvo infraštruktúry systému VIS uvedené v článku 14, článku 21 ods. 2 a článku 22 ods. 2 sa v systéme VIS nezaznamenávajú, bez toho, aby bolo dotknuté ustanovenie o zaznamenávaní operácií o spracúvaní údajov podľa článku 28.

Článok 4 Prístup k vkladaniu, úprave, vymazávaniu a prezeraniu údajov

1. Prístup do systému VIS umožňujúci vkladanie, úpravu, vymazávanie a prezeranie údajov uvedených v článku 3 ods. 1 je v súlade s týmto nariadením vyhradený výlučne náležite zmocneným pracovníkom vízových orgánov.

2. Prístup do systému VIS umožňujúci prezeranie údajov je výlučne vyhradený náležite oprávneným pracovníkom orgánov každého členského štátu, ktoré sú príslušné pre účely uvedené v článkoch 13 až 19, a to len v rozsahu potrebnom pre plnenie úloh v súlade s týmito účelmi.

3. Každý členský štát určí príslušné orgány, ktorých pracovníci majú prístup k vkladaniu, úprave, vymazávaniu a prezeraniu údajov v systéme VIS. Každý členský štát predloží Komisii zoznam týchto orgánov.

Komisia uverejní tieto zoznamy v Úradnom vestníku Európskej únie .

KAPITOLA II

Vkladanie a použitie údajov vízovými orgánmi

Článok 5 Postupy vkladania údajov pri žiadosti

1. Pri prijatí žiadosti vízové orgány okamžite vytvárajú súbor so žiadosťou vložením údajov uvedených v článkoch 6 a 7 do systému VIS.

2. Pri vytváraní súboru vízové orgány v systéme VIS skontrolujú, či niektorý členský štát zaregistroval v systéme VIS predchádzajúcu žiadosť tohto žiadateľa.

3. V prípade, že bola zaregistrovaná predchádzajúca žiadosť, vízové orgány prepájajú každý nový súbor so žiadosťou s predchádzajúcim súborom so žiadosťou týkajúcom sa žiadateľa.

4. V prípade, že žiadateľ cestuje v skupine s inými žiadateľmi, vízové orgány vytvárajú súbor so žiadosťou pre každého žiadateľa a prepájajú súbory so žiadosťami členov skupiny.

Článok 6 Údaje pri podávaní žiadosti

Vízové orgány vkladajú do súboru so žiadosťou tieto údaje:

(1) číslo žiadosti;

(2) informácia o štatúte, uvádzajúca, že o vízum bolo požiadané;

(3) orgán, ktorému bola žiadosť podaná a informácia o tom, či bola tomuto orgánu podaná v mene iného členského štátu;

(4) tieto údaje z formulára žiadosti:

a) priezvisko, rodné priezvisko, predchádzajúce priezvisko(á) a mená; pohlavie; dátum, miesto a krajina narodenia;

b) súčasné štátne občianstvo a občianstvo pri narodení;

c) druh a číslo cestovného dokladu, orgán, ktorý ho vydal a dátum vydania a platnosti;

d) miesto a dátum žiadosti;

e) druh požadovaného víza;

f) podrobné informácie o osobe, ktorá vyhotovila pozvanie alebo ktorá je zodpovedná za úhradu životných nákladov počas pobytu,

i) v prípade fyzickej osoby meno, priezvisko a adresa osoby;

ii) v prípade spoločnosti názov spoločnosti a priezvisko a meno kontaktnej osoby v tejto spoločnosti;

(5) fotografia žiadateľa, v súlade s nariadením (ES) č. 1683/95;

(6) odtlačky prstov žiadateľa, v súlade s príslušnými ustanoveniami Spoločných konzulárnych pokynov.

Článok 7 Doplnkové údaje v prípade konzultácie medzi ústrednými orgánmi

Ak členský štát požaduje konzultáciu medzi ústrednými orgánmi podľa článku 17 ods. 2 Schengenského dohovoru, vízový orgán vloží tieto doplnkové údaje z formulára žiadosti:

(1) hlavný cieľ a dĺžka plánovaného pobytu;

(2) účel cesty;

(3) dátum príjazdu a odchodu;

(4) hraničný priechod prvého vstupu alebo trasa príjazdu;

(5) bydlisko;

(6) súčasné zamestnanie a zamestnávateľ; študenti: názov školy;

(7) priezvisko a meno(á) otca a matky žiadateľa.

Článok 8 Údaje, ktoré sa dopĺňajú v prípade vydania víza

1. V prípade prijatia rozhodnutia o vydaní víza, príslušný vízový orgán doplní do súboru so žiadosťou tieto údaje:

a) informácia o štatúte uvádzajúca, že vízum bolo vydané, ktorá nahradí informáciu o tom, že o vízum bolo požiadané;

b) orgán ktorý vízum vydal a informácia o tom, či ho tento orgán vydal v mene iného členského štátu;

c) dátum a miesto vydania víza;

d) druh víza;

e) číslo vízovej nálepky;

f) územie, na ktorom je držiteľ víza oprávnený cestovať, v súlade s príslušnými ustanoveniami Spoločných konzulárnych pokynov;

g) doba platnosti víza;

h) vízom určené množstvo povolených vstupov na územie, pre ktoré je vízum platné;

i) vízom povolená dĺžka pobytu.

2. Ak je žiadosť stiahnutá pred prijatím rozhodnutia o vydaní víza alebo o neudelení víza, vízový orgán, ktorému bola žiadosť podaná, nahradí informáciu o štatúte uvádzajúcu, že o vízum bolo požiadané, informáciou o tom, že žiadosť bola stiahnutá a uvedie dátum stiahnutia žiadosti.

Článok 9 Údaje, ktoré sa dopĺňajú v prípade zamietnutia posúdenia žiadosti

V prípade zamietnutia posúdenia žiadosti príslušný vízový orgán, ktorému bola žiadosť podaná, doplní do súboru so žiadosťou tieto údaje:

(1) informácia o štatúte uvádzajúca, že posúdenie žiadosti bolo zamietnuté, ktorá nahradí informáciu o tom, že o vízum bolo požiadané;

(2) orgán, ktorý zamietol posúdenie žiadosti a informácia, či toto rozhodnutie bolo prijaté v mene iného členského štátu;

(3) miesto a dátum rozhodnutia;

(4) členský štát príslušný na posúdenie žiadosti.

Článok 10 Údaje, ktoré sa dopĺňajú v prípade neudelenia víza

1. V prípade prijatia rozhodnutia o neudelení víza, príslušný vízový orgán doplní do súboru so žiadosťou tieto údaje:

a) informácia o štatúte uvádzajúca, že vízum nebolo udelené, ktorá nahradí informáciu o tom, že o vízum bolo požiadané;

b) orgán, ktorý odmietol udeliť vízum a informácia, či toto rozhodnutie bolo prijaté v mene iného členského štátu;

c) miesto a dátum rozhodnutia.

2. Súbor so žiadosťou tiež obsahuje údaj o dôvode (dôvodoch) neudelenia víza, ktorými sú:

a) nepredloženie platného cestovného dokladu;

b) nepredloženie dokumentov dokazujúcich účel a podmienky plánovaného pobytu, nepreukázanie vlastníctva dostatočných finančných prostriedkov na pobyt alebo nepreukázanie, že je žiadateľ schopný takéto prostriedky získať zákonným spôsobom;

c) upozornenie na žiadateľa so zákazom vstupu;

d) žiadateľ predstavuje hrozbu pre verejný poriadok, vnútornú bezpečnosť, verejné zdravie alebo medzinárodné vzťahy niektorého z členských štátov.

Článok 11 Údaje, ktoré sa dopĺňajú v prípade zrušenia alebo odobratia víza

1. V prípade prijatia rozhodnutia o zrušení alebo odobratí víza, príslušný vízový orgán doplní do súboru so žiadosťou tieto údaje:

a) informácia o štatúte uvádzajúca, že vízum bolo zrušené alebo odobraté, ktorá nahradí informáciu o tom, že vízum bolo vydané;

b) orgán, ktorý zrušil alebo odobral vízum a informácia, či toto rozhodnutie bolo prijaté v mene iného členského štátu;

c) miesto a dátum rozhodnutia;

d) v prípade potreby obmedzenú dobu platnosti víza.

2. Súbor so žiadosťou tiež obsahuje údaj o dôvode (dôvodoch) zrušenia alebo odobratia víza, ktorými sú:

a) v prípade zrušenia alebo odobratia jeden alebo viacero z dôvodov uvedených v článku 10 ods. 2;

b) v prípade rozhodnutia o skrátení doby platnosti víza jeden alebo viacero z týchto dôvodov:

i) na účely vyhostenie žiadateľa;

ii) nedostatok primeraných prostriedkov na pobyt v plánovanej dĺžke.

Článok 12 Údaje, ktoré sa dopĺňajú v prípade predĺženia víza

1. V prípade prijatia rozhodnutia o predĺžení víza, príslušný vízový orgán doplní do súboru so žiadosťou tieto údaje:

a) informácia o štatúte uvádzajúca, že vízum bolo predĺžené, ktorá nahradí informáciu o tom, že vízum bolo vydané;

b) orgán, ktorý predĺžil vízum a informácia, či toto rozhodnutie bolo prijaté v mene iného členského štátu;

c) miesto a dátum rozhodnutia;

d) číslo vízovej nálepky, ak sa predĺženie víza vykoná prostredníctvom novej vízovej nálepky;

e) doba predĺženia platnosti;

f) doba predĺženia povoleného trvania pobytu.

2. Súbor so žiadosťou tiež obsahuje údaj o dôvode (dôvodoch) predĺženia víza, ktorými sú:

a) vyššia moc;

b) humanitárne dôvody;

c) vážne profesionálne dôvody;

d) vážne osobné dôvody.

Článok 13 Použitie systému VIS pri posudzovaní žiadostí

1. Príslušný vízový orgán používa systém VIS pri posudzovaní žiadostí a pri prijímaní súvisiacich rozhodnutí v súlade príslušnými ustanoveniami Spoločných konzulárnych pokynov .

2. Pre účely uvedené v odseku 1 má príslušný vízový orgán prístup k vyhľadávaniu na základe týchto údajov:

a) číslo žiadosti;

b) údaje uvedené v článku 6 ods. 4 písm. a);

c) údaje o cestovnom doklade uvedené v článku 6 ods. 4 písm. c);

d) meno osoby alebo názov spoločnosti uvedené v článku 6 ods. 4 písm. f);

e) fotografie;

f) odtlačky prstov;

g) číslo vízovej nálepky víz vydaných v minulosti.

3. Ak vyhľadávanie na základe jedného alebo viacerých údajov uvedených v odseku 2 ukáže, že údaje o žiadateľovi sú zaznamenané v systéme VIS, vízový orgán získa prístup do súboru so žiadosťou a do prepojeného súboru (súborov) výhradne na účely uvedené v odseku 1.

Článok 14 Použitie systému VIS na účely konzultácie a vyžiadania dokumentov

1. Na účely konzultácie žiadostí medzi ústrednými orgánmi podľa článku 17 ods. 2 Schengenského dohovoru sa žiadosti o konzultáciu a odpovede na tieto žiadosti podávajú v súlade s odsekom 2.

2. Členský štát, ktorý je zodpovedný za posúdenie žiadosti, vloží žiadosť o konzultáciu spolu s číslom žiadosti do systému VIS a uvedie, s ktorým členským štátom alebo ktorými členskými štátmi chce konzultovať.

Systém VIS sprostredkuje žiadosť uvedenému členskému štátu alebo členským štátom.

Konzultovaný členský štát alebo členské štáty vložia odpoveď do systému VIS, ktorý ju sprostredkuje členskému štátu, ktorý o konzultáciu požiadal.

3. Postup stanovený v odseku 2 môže byť použitý aj na prenos informácií o vydávaní víz s obmedzenou územnou platnosťou a iných správ týkajúcich sa konzulárnej spolupráce, ako aj na prenos žiadostí príslušnému vízovému orgánu o poskytnutie kópií cestovných dokladov a iných dokumentov slúžiacich ako doklady k žiadosti.

4. Osobné údaje prenesené pri uplatňovaní tohto článku sú použité výhradne na účely konzultácie medzi ústrednými štátnymi orgánmi a konzulárnu spoluprácu.

Článok 15 Použitie údajov na oznamovacie a štatistické účely

Výhradne na oznamovacie a štatistické účely sú príslušné vízové orgány oprávnené používať tieto údaje:

(1) informácia o štatúte;

(2) príslušné orgány:

(3) súčasná štátna príslušnosť žiadateľa;

(4) hraničný priechod prvého vstupu;

(5) dátum a miesto podania žiadosti o vízum alebo rozhodnutia o takejto žiadosti;

(6) druh požadovaného alebo vydaného víza;

(7) druh cestovného dokladu;

(8) dôvody uvedené v akomkoľvek rozhodnutí týkajúcom sa víza alebo žiadosti o vízum;

(9) príslušný orgán a dátum vydania rozhodnutia, ktorým bola zamietnutá predchádzajúca žiadosť o vízum.

Kapitola III

Použitie údajov inými orgánmi

Článok 16 Použitie údajov pri kontrole víz

1. Príslušné orgány zodpovedné za vykonávanie kontrol na vonkajších hraniciach a na území členských štátov, výhradne na účel overenia totožnosti osoby a/alebo pravosti víza, majú prístup k vyhľadávaniu na základe týchto údajov:

a) údaje uvedené v článku 6 ods. 4 písm. a);

b) údaje o cestovnom doklade uvedené v článku 6 ods. 4 písm. c);

c) fotografie;

d) odtlačky prstov;

e) číslo vízovej nálepky.

2. Ak vyhľadávanie na základe niektorého z údajov uvedených v odseku 1 ukáže, že údaje o žiadateľovi sú zaznamenané v systéme VIS, príslušný orgán získa prístup k prezeraniu nasledovných údajov v súbore so žiadosťou a v prepojenom súbore (súboroch) členov skupiny a to výhradne na účely stanovené v odseku 1:

a) informácia o štatúte a údaje z formulára žiadosti uvedené v článku 6 ods. 2 a 4 a v článku 7;

b) fotografie;

c) odtlačky prstov;

d) údaje vložené v súvislosti s predchádzajúcimi vízami, či už vydanými, zrušenými, odobratými alebo predĺženými.

Článok 17 Použitie údajov pri identifikácii a vrátení nelegálnych imigrantov

1. Príslušné imigračné orgány, výhradne na účely identifikácie a vrátenia nelegálnych imigrantov, majú prístup k vyhľadávaniu na základe týchto údajov:

a) údaje uvedené v článku 6 ods. 4 písm. a);

b) fotografie;

c) odtlačky prstov.

2. Ak vyhľadávanie na základe jedného alebo viacerých údajov uvedených v odseku 1 ukáže, že údaje o žiadateľovi sú zaznamenané v systéme VIS, príslušný orgán získa prístup k prezeraniu nasledovných údajov v súbore so žiadosťou a prepojenom súbore (súboroch) a to výhradne na účely stanovené v odseku 1:

a) informácia o štatúte a orgán, ktorému bola podaná žiadosť;

b) údaje z formulára žiadosti uvedené v článku 6 ods. 4 a v článku 7;

c) fotografie;

d) údaje vložené v súvislosti s predchádzajúcimi vízami, či už vydanými, neudelenými, zrušenými, odvolanými alebo predĺženými.

Článok 18 Použitie údajov na určenie zodpovednosti za posudzovanie žiadostí o azyl

1. Príslušné azylové orgány, výhradne na účel určenia členského štátu zodpovedného za posúdenie žiadosti o azyl podľa článku 9 nariadenia (ES) č. 343/2003, majú prístup k vyhľadávaniu na základe týchto údajov:

a) údaje uvedené v článku 6 ods. 4 písm. a);

b) fotografie;

c) odtlačky prstov.

2. Ak vyhľadávanie na základe jedného alebo viacerých údajov uvedených v odseku 1 ukáže, že v systéme VIS je zaznamenaný údaj o vydanom vízu, ktorého doba platnosti uplynula najviac šesť mesiacov pred podaním žiadosti o azyl a/alebo o víze, ktorého platnosť bola predĺžená na dobu platnosti, ktorá uplynula najviac šesť mesiacov pred podaním žiadosti o azyl, príslušný orgán získa prístup k prezeraniu nasledovných údajov o takýchto vízach a to výhradne na účel stanovený v odseku 1:

a) orgán, ktorý vydal alebo predĺžil vízum;

b) druh víza;

c) doba platnosti víza;

d) dĺžka pobytu;

e) fotografie.

Článok 19 Použitie údajov pri posudzovaní žiadostí o azyl

1. Príslušné azylové orgány, výhradne na účel posúdenia žiadosti o azyl, majú v súlade s nariadením (ES) č. 343/2003 prístup k vyhľadávaniu na základe týchto údajov:

a) údaje uvedené v článku 6 ods. 4 písm. a);

b) fotografie;

c) odtlačky prstov.

2. Ak vyhľadávanie na základe jedného alebo viacerých údajov uvedených v odseku 1 ukáže, že údaje o žiadateľovi sú zaznamenané v systéme VIS, príslušný orgán získa prístup k prezeraniu nasledovných údajov v súbore so žiadosťou a prepojenom súbore (súboroch) a to výhradne na účel stanovený v odseku 1:

a) informácia o štatúte a orgán, ktorému bola žiadosť podaná;

b) údaje z formulára žiadosti uvedené v článku 6 ods. 4 a v článku 7;

c) fotografie;

d) údaje vložené v súvislosti s predchádzajúcimi vízami, či už vydanými, neudelenými, zrušenými, odobratými alebo predĺženými, alebo v súvislosti so zamietnutím posúdenia žiadosti.

KAPITOLA IV

Uchovávanie a zmena a doplnenie údajov

Článok 20 Obdobie uchovávania uložených údajov

1. Každý súbor so žiadosťou musí v systéme VIS zostať uložený päť rokov bez toho, aby bolo dotknuté vymazanie uvedené v článku 21 a článku 22 a uchovávanie záznamov uvedené v článku 28.

Toto obdobie začne:

a) dátumom vypršania platnosti víza, ak bolo vízum vydané;

b) novým dátumom vypršania platnosti víza, ak bolo vízum zrušené, odobraté alebo predĺžené;

c) dátumom vytvorenia súboru so žiadosťou v rámci systému VIS, ak vízum alebo posúdenie žiadosti o vízum bolo zamietnuté alebo došlo k stiahnutiu žiadosti o vízum.

2. Vypršaním obdobia uvedeného v odseku 1 systém VIS automaticky vymaže súbor so žiadosťou a prepojenie(-ia) k tomuto súboru.

Článok 21 Zmena a doplnenie údajov

1. Iba príslušný členský štát, ktorý do systému VIS preniesol údaje, má právo zmeniť ich a doplniť aktualizáciou, doplnením alebo opravou takýchto údajov alebo ich vymazať podľa odseku 3 tohto článku alebo článku 22.

2. Ak členský štát disponuje dôkazom, že údaje spracované v systéme VIS sú nepresné alebo údaje spracované v systéme VIS odporujú tomuto nariadeniu, okamžite upovedomí zodpovedný členský štát. Takáto správa sa môže preniesť prostredníctvom infraštruktúry systému VIS.

3. Zodpovedný členský štát skontroluje predmetné údaje a v prípade potreby ich okamžite zmení a doplní alebo vymaže.

Článok 22 Predbežné vymazanie údajov

1. Súbory so žiadosťami a prepojenia súvisiace so žiadateľom, ktorý pred vypršaním obdobia uvedeného v článku 20 ods. 1 nadobudne štátne občianstvo niektorého z členských štátov, sa okamžite zo systému VIS vymažú, nakoľko zodpovedný členský štát získa vedomosť, že žiadateľ získal takéto občianstvo.

2. Každý členský štát okamžite upovedomí zodpovedný členský štát, ak žiadateľ nadobudol jeho štátne občianstvo. Takáto správa sa môže preniesť prostredníctvom infraštruktúry systému VIS.

Kapitola V

Prevádzka a povinnosti

Článok 23 Spravovanie prevádzky

1. Zodpovednosť Komisie spočíva v zriadení a prevádzkovaní centrálneho vízového informačného systému a komunikačných sietí medzi centrálnym vízovým informačným systémom a používateľskými rozhraniami jednotlivých štátov.

2. Údaje v mene členských štátov spracúva systém VIS.

3. V súvislosti so spracúvaním osobných údajov v rámci systému VIS, každý členský štát vymenuje orgán, ktorý má kontrolnú funkciu v súlade s článkom 2 písm. d) smernice 95/46/ES. Členský štát oznámi tento orgán Komisii.

Článok 24 Vzťah k systémom jednotlivých štátov

1. Systém VIS je pripojený na vnútroštátny systém každého z členských štátov prostredníctvom vnútroštátneho používateľského rozhrania v príslušnom členskom štáte.

2. Každý členský štát vymenuje vnútroštátny orgán, ktorý kompetentným orgánom uvedeným v článku 4 ods. 1 a 2 poskytuje prístup k systému VIS a pripojenie tohto vnútroštátneho orgánu k vnútroštátnemu používateľskému rozhraniu.

3. Každý členský štát dodržiava automatizované postupy spracovávania údajov.

4. Každý členský štát nesie zodpovednosť za:

a) rozvoj vnútroštátneho systému a/alebo jeho prispôsobenie systému VIS v súlade s článkom 2 ods. 2 rozhodnutia 2004/512/ES;

b) organizáciu, riadenie, prevádzku a údržbu svojho vnútroštátneho systému;

c) riadenie a vykonávacie pravidlá prístupu do systému VIS náležite oprávneným zamestnancom zodpovedných vnútroštátnych orgánov v súlade s týmto nariadením;

d) znášanie nákladov, ktoré vznikli v súvislosti s vnútroštátnymi systémami a nákladov na ich prepojenie s vnútroštátnym používateľským rozhraním vrátane investičných a prevádzkových nákladov na komunikačnú infraštruktúru medzi vnútroštátnym používateľským rozhraním a vnútroštátnym systémom.

Článok 25 Zodpovednosť za používanie údajov

1. Každý členský štát zaistí zákonné spracovanie údajov. Zodpovedné členské štáty predovšetkým zaistia, aby:

a) sa údaje zbierali v súlade so zákonom;

b) sa údaje prenášali do systému VIS v súlade so zákonom;

c) údaje pri prenose do systému VIS boli správne a aktuálne.

2. Komisia zaistí prevádzku systému VIS v súlade s týmto nariadením a jeho vykonávacími pravidlami. Komisia najmä:

a) prijme nevyhnutné opatrenia na zaistenie bezpečnosti centrálneho vízového informačného systému a komunikačnej infraštruktúry medzi centrálnym vízovým informačným systémom a vnútroštátnymi používateľskými rozhraniami bez toho, aby boli dotknuté povinnosti každého z členských štátov;

b) zaistí, aby iba náležite oprávnení zamestnanci mali prístup k údajom spracovávaným v systéme VIS slúžiacich na plnenie úloh Komisie v súlade s týmto nariadením.

3. Komisia informuje Európsky parlament a radu o prijatých opatreniach podľa odseku 2.

Článok 26 Bezpečnosť údajov

1. Zodpovedný členský štát zaistí bezpečnosť údajov pred ich prenosom a počas ich prenosu do vnútroštátneho používateľského rozhrania. Každý členský štát zaistí bezpečnosť údajov, ktoré dostane zo systému VIS.

2. Každý členský štát musí vykonať potrebné opatrenia nato, aby sa:

a) predišlo získaniu prístupu ktorejkoľvek neoprávnenej osoby k vnútroštátnym zariadeniam, ktorými členské štáty vykonávajú operácie v súlade s účelmi, na ktoré je systém VIS určený (kontroly pri vstupe do zariadení);

b) predišlo tomu, aby neoprávnené osoby prezerali, kopírovali alebo vymazávali údaje a médiá s údajmi (kontrola médií s údajmi);

c) zaistila možnosť kontroly a stanovenia, ktoré údaje sa spracovali v systéme VIS, kedy a kým boli spracované (kontrola zaznamenaných údajov);

d) predišlo neoprávnenému spracovaniu údajov v systéme VIS a neoprávneným úpravám alebo vymazaniu údajov spracúvaných v systéme VIS (kontrola vložených údajov);

e) zaistilo, že pri používaní systému VIS budú mať oprávnené osoby prístup iba k tým údajom, ktoré spadajú do ich pôsobnosti (kontrola prístupu);

f) zaistila možnosť kontroly a stanovenia orgánov, ktorým sa môžu pomocou prenosového zariadenia poslať údaje zaznamenané v systéme VIS (kontrola prenosu);

g) predišlo neoprávnenému prezeraniu, kopírovaniu, úpravám alebo vymazaniu údajov počas prenosu údajov do alebo zo systému VIS (kontrola prepravy).

3. Komisia prijme opatrenia rovnocenné tým, ktoré sú uvedené v odseku 2 pokiaľ ide o prevádzku systému VIS.

Článok 27 Záväzky

1. V prípade, že jednotlivec alebo členský štát utrpel škodu v dôsledku nezákonného spracovania alebo akejkoľvek operácie nezlučiteľnej s týmto nariadením, má nárok na kompenzáciu od členského štátu, ktorý je za vzniknutú škodu zodpovedný. Takýto štát by mal byť zbavený svojich záväzkov, úplne alebo čiastočne, ak poskytne dôkaz o tom, že nenesie zodpovednosť za udalosť, ktorá bola príčinou vzniknutej škody.

2. V prípade, že neplnenie si svojich povinností v zmysle tohto nariadenia zo strany členského štátu spôsobí škody systému VIS, tento členský štát bude za takúto škodu braný na zodpovednosť, pokiaľ a dokiaľ Komisia neprijme primerané opatrenia na to, aby sa predišlo vyskytujúcim sa škodám a minimalizoval sa ich vplyv.

3. Nároky na kompenzáciu za škody uvedené v odsekoch 1 a 2 voči členskému štátu sa riadia ustanoveniami vnútroštátneho práva žalovaného členského štátu.

Článok 28 Vedenie záznamov

1. Každý členský štát a Komisia vedú záznamy o všetkých úkonoch spracovávania údajov v rámci systému VIS. Tieto záznamy uvádzajú účel prístupu uvedenom v článku 4 ods. 1 a v článkoch 13 až 19, dátum a čas, prenesené údaje, údaje použité pri pohovore a meno orgánu, ktorý zadal alebo vyhľadal údaje. Okrem toho každý členský štát vedie záznamy o osobách zodpovedných za ukladanie a vyhľadávanie údajov.

2. Takéto záznamy sa môžu použiť iba na monitorovanie prípustnosti spracúvania údajov v rámci ochrany údajov ako aj na zaistenie bezpečnosti údajov. Záznamy budú pomocou adekvátnych opatrení chránené pred neoprávneným prístupom a vymazaním po uplynutí ročnej doby po vypršaní obdobia uchovania uvedeného v článku 20 ods. 1, ak sa nevyžadujú na už začaté monitorovanie.

Článok 29 Sankcie

Členské štáty určia pravidlá o sankciách, ktoré sa budú uplatňovať v prípade porušenia právnych predpisov tohto nariadenia, ktoré sa týkajú ochrany údajov a uskutočnia všetky opatrenia potrebné na zabezpečenie ich vykonávania. Stanovené pokuty musia byť účinné, primerané a odradzujúce. Členské štáty Komisii oznámia tieto ustanovenia najneskôr do dátumu oznámenia uvedeného v článku 37 ods. 1 a bezodkladne oznámia ich akékoľvek nasledujúce zmeny a doplnenia.

KAPITOLA VI

Práva a dozor nad ochranou údajov

Článok 30 Právo na informáciu

1. Zodpovedné členské štáty poskytnú žiadateľovi a osobám uvedeným v článku 6 ods. 4 písm. f) tieto informácie:

a) totožnosť kontrolóra uvedeného v článku 23 ods. 3 a jeho prípadného zástupcu;

b) účel, ktorému má spracovanie údajov rámci systému VIS slúžiť;

c) príjemcovia údajov;

d) o povinnosti zberu údajov za účelom posúdenia žiadosti;

e) existencia práva na prístup k údajom a práva na opravu údajov dotknutej osoby;

2. Informácia uvedená v odseku 1 sa žiadateľovi poskytne po zozbieraní údajov z formulára žiadosti, fotokópií a daktyloskopických údajov uvedených v článku 6 ods. 4, 5, 6 a článku 7.

3. Informácia uvedená v odseku 1 sa osobám uvedeným v článku 6 ods. 4 písm. f) poskytne na formulároch, ktoré tieto osoby podpisujú pri poskytnutí záruky za pozvanie, náklady na pobyt a ubytovanie.

Článok 31 Právo na prístup, opravu a vymazanie

1. Bez toho, aby bola dotknutá povinnosť poskytovať iné informácie v súlade s článkom 12 ods. a) smernice 95/46/ES, každá osoba má právo na informáciu o údajoch zaznamenaných v systéme VIS, ktoré sa jej týkajú a o členskom štáte, ktorý ich do systému VIS preniesol. Takýto prístup k údajom môže byť udelený iba členským štátom.

2. Každá osoba môže požiadať o opravu údajov, ktoré sa jej týkajú a sú nepresné alebo tieto v rozpore so zákonom zaznamenané údaje boli vymazané. Zodpovedný členský štát vykoná opravu a vymazanie bezodkladne v súlade so svojimi zákonmi, právnymi predpismi a postupmi.

3. V prípade, že takáto žiadosť bola podaná inému než zodpovednému členskému štátu, orgány tohto členského štátu, ktoré žiadosť prijali, kontaktuje orgány zodpovedného členského štátu. Zodpovedný členský štát skontroluje presnosť údajov a zákonnosť ich spracovania v systéme VIS.

4. Ak sa ukáže, že údaje zaznamenané v systéme VIS sú nepresné alebo boli zaznamenané v rozpore so zákonom, zodpovedný členský štát vykoná opravu alebo vymazanie takýchto údajov v súlade s článkom 21 ods. 3. Zodpovedný členský štát bezodkladne dotknutej osobe vydá písomné potvrdenie o vykonaní opravy alebo vymazania údajov, ktoré sa jej týkajú.

5. Ak zodpovedný členský štát nesúhlasí s tvrdením, že údaje zaznamenané v systéme VIS sú nepresné alebo boli zaznamenané v rozpore so zákonom, dotknutej osobe bezodkladne písomne poskytne vysvetlenie, prečo nie je ochotný opraviť alebo vymazať údaje, ktoré sa jej týkajú.

6. Zodpovedný členský štát dotknutej osobe tiež poskytne vysvetlenie o tom, ktoré kroky musí podniknúť v prípade, že nesúhlasí s poskytnutím vysvetlením. Toto vysvetlenie musí obsahovať informácie o tom, ako podať odvolanie alebo sťažnosť na zodpovedné orgány alebo súdy daného členského štátu a aká je možnosť finančnej alebo inej pomoci v súlade so zákonmi, právnymi predpismi a postupmi daného členského štátu.

Článok 32 Spolupráca pri zabezpečení práv na ochranu údajov

1. Zodpovedné orgány členského štátu sú povinné aktíve spolupracovať pri presadzovaní práv stanovených v článku 31 ods. 2, 3 a 4.

2. Vnútroštátny dozorný orgán v rámci každého členského štátu pomáha dotknutej osobe a na požiadanie poskytne radu pri uplatnení svojho práva na opravu alebo vymazanie údajov, ktoré sa jej týkajú, v súlade s článkom 28 ods. 4 smernice 95/46/ES.

3. Vnútroštátny dozorný orgán zodpovedného členského štátu, ktorý preniesol údaje, poskytne dotknutej osobe pomoc a na požiadanie radu pri uplatnení svojho práva na opravu alebo vymazanie údajov, ktoré sa jej týkajú. Oba vnútroštátne orgány spolupracujú za týmto účelom. Dotknutá osoba tiež môže požiadať o pomoc a radu nezávislý dozorný orgán uvedený v článku 35.

Článok 33 Opravné prostriedky

1. Každá osoba má v každom členskom štáte právo na podanie odvolania alebo sťažnosti zodpovedným súdom daného členského štátu v prípade, že jej členský štát zamietol právo na prístup alebo právo na opravu alebo vymazanie údajov, ktoré sa jej týkajú, ako je to ustanovené v článku 31 ods. 1 a 2.

2. Povinnosti vnútroštátnych dozorných orgánov poskytnúť dotknutej osobe pomoc a na požiadanie radu trvajú počas celého konania v súlade s článkom 32 ods. 3.

Článok 34 Vnútroštátny dozorný orgán

Každý členský štát dbá na to, aby vnútroštátny dozorný orgán alebo orgány zriadené v súlade s článkom 28 ods. 1 smernice 95/46/ES nezávisle, v súlade so svojim vnútroštátnym právom, monitorovali zákonnosť spracovávania osobných údajov vrátane ich prenosu do a zo systému VIS daným členským štátom v súlade s týmto nariadením.

Článok 35 Nezávislý dozorný orgán

1. Európsky inšpektor ochrany údajov, ustanovený článkom 41 ods. 1 nariadenia (ES) č. 45/2001, monitoruje činnosti Komisie, aby sa zaistilo, že práva osôb, na ktoré sa vzťahuje toto nariadenie, nie sú spracúvaním údajov v systéme VIS porušované. Sleduje tiež, či sa prenos osobných údajov medzi vnútroštátnym používateľským rozhraním a centrálnym vízovým informačným systémom uskutočňuje v súlade so zákonom.

2. Európskemu inšpektorovi ochrany údajov sa pri plnení svojich úloh dostáva aktívnej podpory zo strany vnútroštátnych dozorných orgánov.

3. Komisia Európskemu inšpektorovi ochrany údajov poskytuje informácie a zabezpečuje mu prístup ku všetkým dokumentom a svojim záznamom uvedeným v článku 28 ods. 1 a umožňuje mu po celý čas prístup do všetkých svojich objektov.

KAPITOLA VII

Záverečné ustanovenia

Článok 36 Vykonávanie

1. Centrálny vízový informačný systém, vnútroštátne používateľské rozhranie v každom členskom štáte a komunikačná infraštruktúra medzi centrálnym vízovým informačným systémom a vnútroštátnymi používateľskými rozhraniami sa do prevádzky uvedenie v dvoch etapách.

V prvej etape sa do prevádzky uvedú funkcie na spracovanie alfanumerických údajov a fotografií uvedených v článku 3 ods. 1 písm. a) a b) najneskôr do 31. decembra 2006.

V druhej etape sa do prevádzky uvedú funkcie na spracovanie biometrických údajov uvedených v článku 3 ods. 1 písm. c) najneskôr do 31. decembra 2007.

2. Opatrenia nevyhnutné na uvedenie funkcií uvedených v odseku 1 do prevádzky po technickej stránke, sa prijmú v súlade s postupom uvedeným v článku 39 ods. 2.

Článok 37 Začatie prenosu

1. Každý členský štát Komisii oznámi, že uskutočnil potrebné technické a právne vykonávacie opatrenia na prenos údajov do centrálneho vízového informačného systému prostredníctvom vnútroštátneho používateľského rozhrania v súlade s článkom 36.

2. Členské štáty uvedené v článku 38 začnú zber a vkladanie údajov dňom uvedeným v tomto článku.

3. Členský štát, ktorý oznámi, že uskutočnil potrebné vykonávacie opatrenia po dátume uvedenom v článku 38, začne so zberom a vkladaním údajov dňom určenom v oznámení Komisii.

4. Žiadny členský štát nenahliada do údajov, ktoré do systému VIS preniesol iný členský štát, pred začatím zadávania údajov v súlade s odsekmi 2 a 3.

Článok 38 Začatie prevádzky

Komisia určí dátum spustenia systému VIS do prevádzky, keď sa prijmú opatrenia uvedené v článku 36 ods. 2 pokiaľ ide o prvú etapu uvedenia do prevádzky a aspoň päť členských štátov Komisii oznámi, že uskutočnili potrebné technické a právne vykonávacie opatrenia na prenos údajov do systému VIS v súlade s článkom 37 ods. 1.

Tento dátum sa uverejní v Úradnom vestníku Európskej únie .

Článok 39 Výbor

1. Komisii pomáha výbor ustanovený podľa článku 5 ods. 1 nariadenia (ES) č. 2424/2001.

2. V prípade odkazu na tento odstavec platia články 4 a 7 rozhodnutia č. 1999/468/ES.

Obdobie ustanovené v článku 4 ods. 3 rozhodnutia 1999/468/ES je dva mesiace.

3. Výbor prijme svoj rokovací poriadok.

Článok 40 Monitorovanie a hodnotenie

1. Komisia zabezpečí zavedenie systémov, ktorých úlohou je sledovať fungovanie systému VIS pokiaľ ide o jeho výsledky, efektivitu nákladov a kvalitu služieb v porovnaní so stanovenými cieľmi.

2. Dva roky po spustení systému VIS do prevádzky a potom každé dva roky Komisia Európskemu parlamentu a Rade predloží správu o fungovaní systému VIS po technickej stránke. Táto správa má obsahovať údaje o výkonnosti systému VIS pri porovnaní kvantitatívnych ukazovateľov stanovených Komisiou.

3. Štyri roky po spustení systému VIS do prevádzky a potom každé štyri roky Komisia vypracuje celkové hodnotenie systému VIS vrátane hodnotenia dosiahnutých výsledkov pri porovnaní so stanovenými cieľmi, posudku východzieho princípu a dôsledkov ďalšieho fungovania. Hodnotiace správy Komisia predloží Európskemu parlamentu a Rade.

Článok 41 Nadobudnutie účinnosti a uplatniteľnosť

1. Toto nariadenie nadobúda účinnosť dvadsiatym dňom nasledujúcim po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.

2. Uplatňuje sa od dátumu uvedeného v prvom odstavci článku 38.

Toto nariadenie je záväzné vo svojej celistvosti a priamo uplatniteľné v členských štátoch v súlade so Zmluvou o založení Európskeho spoločenstva.]

V Bruseli [...]

za Európsky parlament za Radu

predseda predseda

ANNEX

COMMENTARY ON THE ARTICLES

1. Chapter I: General Provisions

Article 1 defines in paragraph 1 the object of the Regulation and gives the Commission the mandate for setting up and maintaining the VIS. Article 1 of Council Decision 2004/512/EC, which is referred to by paragraph 1, established the VIS as a system for the exchange of visa data between Member States, which shall enable authorised national authorities to enter and update visa data and to consult these data electronically and shall be based on a centralised architecture and consist of the Central Visa Information System, a National Interface in each Member State and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces.

Paragraph 2 sets out the objectives of the VIS in line with the Council conclusions of 19 February 2004[40]. These objectives are translated in Chapters II and III into the specific purposes for the use of the data, creating obligations for the visa authorities and giving other competent authorities access to the relevant visa data.

The definitions in Article 2 refer to the Treaty or the Schengen acquis on visa policy, except for the terms ‘visa authority’, ‘applicant’, ‘group members’, ‘Member State responsible’, ‘verification’ and ‘identification’, which are defined specifically for the purposes of this Regulation.

Article 3 sets out the categories of data to be recorded in the VIS: alphanumeric data, photographs and fingerprint data, which are detailed in the referred provisions of Chapter II. However, as outlined in the Extended Impact Assessment, for reasons of proportionality the processing of scanned documents as foreseen by the Council conclusions[41] is not included[42].

Paragraph 2 provides that messages transmitted for the purposes of the consultation between central authorities, as well as messages between the competent authorities shall not be recorded, except for the purposes of data protection monitoring and data security pursuant to Article 28 of this Regulation.

Article 4 provides the basic rules for the access to the data: Access for entering, amending or deleting the data shall be reserved only to duly authorised staff of the visa authorities. Access for consulting data and the right to search and to use data shall be reserved exclusively to duly authorised staff of the authorities competent for the purposes as specified in Chapters II and III, limited to the extent as needed for the performance of these tasks. The competent authorities shall be designated and communicated by each Member State to the Commission, which shall publish these lists in the Official Journal of the European Union.

2. Chapter II: Entry and use of data by visa authorities

Article 5 determines the procedures for entering data, when a visa application has been lodged: The competent visa authority shall create an application file by entering the data referred to in Article 6 and 7 into the VIS and link previous applications of the same applicant to this application file as well as the application files of the applicants travelling in a group with other applicants, e.g. in the framework of an ADS agreement[43], or together with family members. As laid down in paragraph 4, the visa authority shall create an application file in the VIS for each of the group members, i.e. also in case of family members using one single travel document.

Articlse 6 and 7 detail the data to be entered when creating the application file: The unique application number, the status information and the authority to which the application has been lodged are needed to identify the set of data on the application and the competent visa authority. The source for the alphanumeric data listed under point 4 of Article 6 and under Article 7 is the uniform application form (Annex 16 of the CCI). These data are required for the assessment of the application and for checks on the visa and the applicant. In view of proportionality, the storage of two sets of alphanumeric personal data is foreseen: The data under point 4 of Article 6 shall be entered for each applicant. The inclusion of data on persons and companies issuing invitations will help to identify those persons and companies which make fraudulent invitations. This constitutes important information in the fight against visa fraud, illegal immigration, human trafficking and the related criminal organisations which often operate in an international scale[44].

The data listed in Article 7 shall be entered only in the specific cases[45] for which the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention and part V, point 2.3, of the CCI is required by any of the Member States. The use of the VIS for this consultation in line with the Council conclusions[46] is laid down in Article 14 of this proposal. The categories for which such consultation is needed are specified in Annex 5B to the CCI. In the cases where the applicants come under these categories, these data are also relevant for checks at external borders and within the territories of the Member States as well as for identification and return purposes and for examining asylum applications. Thus these data shall be also available for these purposes, cf. Articles 16(2)(a), 17(2)(b) and 19(2)(b) of this proposal.

The photograph listed under point 6 of Article 8) has been introduced by Regulation (EC) No 334/2002 amending Regulation (EC) No 334/2002 for the visa sticker. The storage of photographs in the VIS is needed for the visual identity of the applicant. Further development at a later stage might enable the use of photographs for facial recognition. The fingerprint data (point 7 of Article 8) are essential to ensure exact verification and identification of visa applicants. In a large database it is not possible to identify persons with alphanumeric data alone. Even for bona-fide travellers the spelling of the same name can be different from one country to another, many instances of the same name exist and in some countries dates of births are not completely known. Identifying undocumented persons or persons is virtually impossible without biometrics. The standards, conditions and procedures for taking the biometric data shall be laid down in an amendment of the CCI.

Article 8 creates the obligation for the visa authorities to add to the application file the data which shall be introduced in the visa sticker, when the decision has been taken to issue a visa. The ‘territory’ listed under point (f) shall indicate according to part VI, point 1.1 of the CCI either the Schengen area or individual Schengen State(s). Paragraph 2 covers the case that the application is withdrawn before a decision has been taken.

Article 9 provides which data should be added in case of a refusal of the visa authority to examine the application according to cf. part V, point 2.4, of the CCI.

Article 10 concerns the data to be added when a visa has been refused. The grounds for refusing the visa are based upon the conditions for issuing a visa as laid down in Article 15 in conjunction with Article 5(1)(a), (c), (d) and (e) of the Schengen Convention, and, as far as “public health” is referred to in subparagraph 2(a), in the proposal on a Community Code for the movement of persons across borders[47]. These grounds are introduced for the purposes of this Regulation, i.e. without constituting or affecting any obligation to motivate the related decision towards the applicant.

Article 11 covers the data to be added when the decision has been taken to annul or to revoke a visa. In line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)24[48], paragraph 2 concerns the grounds, in case that checks reveal that the applicant does not fulfil or no longer fulfils one or several of these conditions, and paragraph 3 to grounds for shortening the length of the validity of the visa.

Article 12 provides the data to be added for a visa extended, defining grounds in line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)21[49].

Article 13 covers the obligations of the visa authorities to use the VIS for examining visa applications and for the examination whether to annul, revoke or extend visas. Since for these purposes all information stored in the VIS may be relevant, the competent visa authority shall have access to the complete application file and the linked application files of previous applications of the applicant and of group members travelling together with the applicant. Even if the applicant uses not the same identity to re-apply for the Schengen visa after visa refusal, the consular authorities in another Member State would have the possibility to establish the identity of the visa applicant by the use of biometrics and the personal data about the visa applicant from his previous application. The access shall be given in two steps: If the search with data listed in paragraph 2 indicates that data on the applicant are recorded in the VIS, in a second step access shall be given to the relevant application file(s), Fingerprints shall be used to identify the person. The photograph might be used to increase accuracy if facial recognition would be implemented if the photo quality improves and facial recognition techniques become more mature.

Article 14 integrates the technical functionalities of the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention (VISION network) into the VIS, in line with the Council Conclusions[50], and provides the possibility to use the VIS for other messages in the framework of consular cooperation and for requests for documents. The mechanism introduced in paragraph 1 is building upon the procedure as laid down in part V, point 2.3, of the CCI, replacing the current transmission procedure by the transmission of requests and the responses thereto via the VIS. The transmission of the application number enables duly authorised staff to consult the relevant application file(s), including the linked application files on previous applications or on the applications of persons travelling in a group. The Member States to be consulted shall be indicated by the central authority asking for consultation pursuant to Annex 5B of the CCI. As part of the procedures for the examination of visa applications, the central authorities consulted shall have access to the relevant application files.

The integration of the technical functionalities of the current VISION network in the VIS will not only avoid redundancy of the data flow but improve the current consultation and the related background checks in national databases according to the relevant national law. In particular the use of the fingerprint data would significantly improve the possibility to detect persons who constitute a threat to internal security. In particular these functionalities of the VIS would strengthen the horizontal task of visa authorities to prevent such threats for any of the Member States. Paragraph 4 stresses that the personal data transmitted pursuant to this article may be solely used for the consultation of central authorities and consular cooperation.

Article 15 specifies the use of data for reporting and statistics by the visa authorities. The nature of the data referred to in this provision do not allow identifying individual applicants.

3. Chapter III: Use of data by other authorities

Article 16 covers the use of data for checks at external borders and within the territory of the Member States: Paragraph 1 defines this purpose as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Article 17 concerns the use for identification and return purposes: Paragraph 1 defines these purposes, as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Articles 18 and 19 cover the use for the application of the Dublin Regulation (EC) No 343/2003, defining the specific purposes, the data to be searched with and the data to which access shall be given. The access to the VIS for the purposes to determine the Member State responsible for examining an asylum application is limited by Article 18(2) to the visa data needed for the application of Article 9 of the Dublin Regulation, which connects the responsibility for examining an asylum application to the previous issuing or extending of a visa to the asylum seeker. Article 19(2) specifies to which data access shall be given for the purposes to examine the asylum application, in accordance with the Dublin Regulation[51].

4. Chapter IV: Retention and amendment of data

Article 20 sets out a retention period of five years for each application file. For the determination of this retention period has been taken into account that for reasons of data protection, personal data should be kept no longer than it is necessary for the purposes of the VIS (cf. Article 6(1)(e) of Directive 95/46/EC). This retention period is necessary to meet the objectives of the VIS, e.g. the assessment of the applicant’s good faith or detect continued practices of fraud or visa shopping over years. If personal data would be retained only for the period of the visa's validity, the contribution to these purposes would be very limited. This retention period would not allow any speeding up of subsequent applications for regular travellers, as their record would only be stored for the time period the visa is valid. In addition, it would be unlikely that such a period of validity would assist in the documentation of illegal migrants, who, at some stage had applied for a visa. Moreover, in exceptional cases a short term visa can be valid up to five years (cf. CCI, part V, point 2.1). The five-year period is also indicated in part VII, point 2, of the CCI which foresees the filing of visa applications for “at least five years where the visa has been refused”.

Paragraph 2 specifies that the period shall start for a visa issued, annulled, revoked or extended with the expiry date, and in other cases with the creation of the application file. Paragraph 3 creates the obligation to carry out automatically the deletion of the application and the link(s) to this application file as referred to in Article 5(3) and (4).

Article 21 provides that only the Member State responsible shall have the right to amend the data. Paragraph 2 creates the obligation for each Member State to advise this Member State if there is evidence that data are inaccurate or were processed contrary to this Regulation.

Article 22 ensures the deletion of data of applicants who have required the nationality of a Member State before expiry of the retention period. However, if a third country national becomes member of the family of a EU citizen without requiring the nationality of a Member State, this will not affect the storage of his data in the VIS. In such case, a third country national can still be subject to a visa obligation. Since the data on previous applications are needed for the assessment of subsequent applications it is necessary that in such cases the data remain in the VIS till the retention period ends.

5. Chapter V: Operation and responsibilities

Article 23 clarifies that the Commission shall be responsible for establishing and operating the VIS and that the Member States are the controllers of the data processed in the VIS.

Article 24 creates in paragraphs 1 to 3 the obligation for each Member State to connect the VIS to each National System via the National Interface, to designate a national authority to provide the access for the competent authorities and to observe automated procedures for processing the data. According to Article 1 of Decision 1(2) of Decision 2004/512/EC, the National Interface shall provide the connection to the relevant central national authority of the respective Member State to enable national authorities to access the VIS. Paragraph 4 clarifies the competences of each Member State for its National System and the burden for the related costs, including the competence for the development of the National System and/or its adaptation to the VIS, as laid down in Article 2(2) of Council Decision 2004/512/EC.

Article 25 sets out in paragraph 1 the responsibilities of the Member States for the use of the data, acting as a controller at the moment of collection, transmission and reception of personal data. Paragraph 2 creates obligations for the Commission as processor with regard to confidentiality and security, pursuant to Articles 16 and 17 of Directive 95/46/EC and Articles 21 and 22 of Regulation (EC) No 45/2001.

Article 26 determines according to Article 17 of Directive 95/46/EC which measures have to be implemented to ensure the security of processing. Paragraph 2 creates the obligation for the Commission to take equivalent measures; in particular the Commission provisions on security have to be respected[52].

Article 27 sets out the applicable rules on liability of Member States for damages. The liability of the Commission is governed by Article 288(2) of the Treaty.

Article 28 creates the obligation for the Member States and the Commission to keep complete records of data processing operations for one year after expiry of the retention period, which may solely be usedfor the purposes of data protection monitoring and data security.

Article 29 creates the obligation of each Member State to ensure the proper processing and use of data by appropriate penalties, as an essential complement to the data protection and security arrangements.

6. Chapter VI: Rights and supervision on data protection

For the protection of personal data, the relevant Community’s legislation, Directive 95/46/EC and Regulation (EC) 45/2001, fully apply for this ‘first pillar’ instrument (cf. recitals 14 and 15). The provisions in this chapter clarify certain points in respect of safeguarding the rights of the persons concerned and of the supervision on data protection.

Article 30 covers the right of information of the applicants, but also persons issuing invitations or liable to pay the costs of living during the stay, whose data shall be stored in the VIS pursuant to Article 8(4)(f). Paragraph 1 contains in conformity with Article 10 of Directive 95/46/EC a list of items the person concerned has to be informed about. Paragraph 3 refers to the harmonised forms, specimens of which are published in Annex 15 of the CCI.

As far as the applicant’s employer and parents are concerned according Article 7(6) and (7) of this Regulation, the provision of such provision would involve a disproportionate effort in the meaning of Article 11(2) of Directive 95/46/EC, if the visa authority would be required to send a specific information to these persons named in the application form. However, these data shall only be stored in the VIS if a consultation between central authorities is required and the safeguards clarified in Articles 31 to 35 of this chapter apply also for these persons.

Article 31 provides in paragraphs 1 and 2 any person the right of access, correction and deletion of data relating to him which are inaccurate or recorded unlawfully, and clarifies in paragraph 3 that the related request may be lodged to each Member State. Paragraphs 4 to 6 specify the requirements according to Article 12 of Directive 95/46/EC.

Article 32 lays down an obligation for the competent authorities to ensure the proper operation of the mechanism laid down in Article 31 and the assistance and advice by the national supervisory authority, specifying the obligations laid down in Article 28(4) and (6) of Directive 95/46/EC.

Article 33 clarifies pursuant to Article 22 of Directive 95/46/EC the right of any person on remedies before the courts of each Member State if the rights of access to or of correction or deletion of data relating to him is refused.

Article 34 clarifies the competence of the national supervisory authorities to review the lawfulness of all the processing operations carried out by the Member States.

Article 35 provides that the European Data Protection Supervisor as established by Article 41(1) of Regulation (EC) No 45/2001 shall monitor the activities of the Commission related to the rights of persons covered by this Regulation. Paragraphs 2 and 3 create obligations to support this monitoring.

7. Chapter VII: Final Provisions

Article 36 covers the implementation approach to start with alphanumeric data and the photographs and adding in a second phase the functionalities for processing biometric data, in line with the step-wise approach as set out by the Council conclusions[53]. Paragraph 2 provides that the measures necessary for the technical implementation of these functionalities shall be adopted in accordance with the management procedure.

Article 37 connects the start of transmission of data to the notification of each Member State to the Commission that it has made the necessary technical and legal arrangements for the transmission of data to the VIS. Paragraph 2 lays down that the Member States which have notified as a condition for the applicability of this Regulation, shall start to collect and enter the data by the date laid down in Article 38. Paragraph 3 provides that the Member States which have notified at a later date shall start to collect and enter the data by the date of their respective notification. Paragraph 4 ensures the entering of data by the individual Member State as a precondition for consulting the data transmitted by other Member States.

Article 38 concerns the start of operations, the date of which shall be published by the Commission when the conditions laid down in this provision have been met.

Article 39 extends the mandate of the SIS II committee, further to the measures for the development of the VIS as specified in Articles 3 and 4 of Council Decision 2004/512/EC, to measures for implementing this Regulation by the management procedure. These measures are, as specified in Article 37(2) the technical measures for implementing the functionalities of the VIS.

Article 40 creates the obligation of the Commission to monitor and evaluate the operation of the VIS and produce monitoring and evaluation reports, to be submitted to the European Parliament and the Council.

Article 41 concerns the entry into force and applicability. Due to the technical requirements involved in establishing the VIS, it is not possible to provide for simultaneous entry into force and applicability of the Regulation.

FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): JHA Activit(y/ies): (visa, asylum, immigration and other policies related to the free circulation of persons) |

TITLE OF ACTION: SECOND PHASE OF THE VIS, BIOMETRIC PROCESSING |

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

18.08.03 Visa Information System

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B):

97 million € for commitment until 2013.

2.2. Period of application:

Undetermined duration. Foreseen for 2007-2013:

- Investment costs for biometric processing: 64 Mio €

- Exploitation costs for biometric processing: 33 Mio €

The amounts foreseen for the period 2007-2013 are subject to the adoption of the new financial perspectives.

2.3. Overall multi-annual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention)

€ million

2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 and subsequent years |

Commitments | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

Payments | 19.000 | 23.000 | 18.000 | 13.000 | 12.000 | 5.000 |

As explained in 5.2.2 all investments will be done at the beginning of each year, so annual payments are estimated at around 80% of the commitments.

(b) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

Commitments/ payments | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 |

TOTAL a+b |

Commitments | 24.216 | 23.216 | 17.216 | 12.216 | 11.216 | 5.216 |

Payments | 19.216 | 23.216 | 18.216 | 13.216 | 12.216 | 5.216 |

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspectives

[] Proposal is compatible with existing financial programming.

2.5. Financial impact on revenue:

[X] Proposal has financial impact – the effect on revenue is as follows:

The present proposal builds upon the Schengen acquis, as defined in Annex A of the Agreement signed on 18 May 1999 between the Council and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the association of both these States with the implementation, application and development of the Schengen acquis [54]. Article 12(1) last paragraph lays down:

“In cases where operational costs are attributed to the general budget of the European Community, Iceland and Norway shall share in these costs by contributing to the said budget an annual sum in accordance with the percentage of the gross national product of their countries in relation with the gross national product of all participating States”

Contribution from Iceland/Norway: 2.128% (2002 figures)

(€ million to one decimal place)

Prior to action | Situation following action |

Non Comp | Diff | YES | NO | NO | No [3] |

4. LEGAL BASIS

This statement accompanies a legislative proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas, based on Article 62 point (2)(b)(ii) TEC and Article 66 TEC.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community intervention

5.1.1. Objectives pursued

The present financial statement is designed to allow for the second phase of the VIS to take place by means of Community financing as of 2007 and in accordance with the relevant provisions of the Treaty.

The implementation of the Visa Information System is done in phases as follows:

- Phase 1: the functionalities for processing of alphanumeric data and photographs.

- Phase 2: the functionalities for processing biometrics.

The Commission has followed a two-step approach for the legal framework of the VIS:

A first legal instrument, Council Decision 2004/512/EC establishing the Visa Information System (VIS) [55] , which constitutes the required legal base to allow for the inclusion in the budget of the European Union of the necessary appropriations for the development of VIS and the execution of that part of the budget, defines the architecture of the VIS and gives the Commission the mandate to develop the Visa Information System at the technical level, assisted by the SIS II committee[56], whereas the national systems shall be adapted and/or developed by the Member States. The financial statement made in the financial statement of this Decision relates to the procurement of technical expertise, management expertise, hardware and software, etc. for the first phase of the setting-up of the VIS system containing alphanumeric data and photographs.

The present proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council, the second “fully fledged” legal instrument, gives the Commission the mandate to set up, maintain and operate the VIS and defines the purpose, functionalities and responsibilities for the Visa Information System and the procedures and conditions for the exchange of visa data between Member States. This second legal instrument has been elaborated on the basis of the political orientation given by the Council conclusions of 19 February 2004. The financial statement for this legal instrument relates, in particular, to the costs for processing biometrics, phase 2 of the VIS.

Community intervention is needed, since the establishment of a common Visa Information System and the creation of common obligations, conditions and procedures for the exchange of visa data between Member States cannot be sufficiently achieved by the Member States and can, therefore, by reason of the scale and impact of the action, be better achieved at Community level.

Article 1(2) of the proposal states the purpose of the VIS:

“The VIS shall improve the administration of the common visa policy, consular cooperation and consultation between central consular authorities, by facilitating the exchange of data between Member States on applications and on the decisions thereto, in order:

(a) to prevent threats to the internal security of any of the Member States;

(b) to prevent the bypassing of the criteria for the determination of the Member State responsible for examining the application;

(c) to facilitate the fight against fraud;

(d) to facilitate checks at external border checkpoints and within the territory of the Member States;

(e) to assist in the identification and return of illegal immigrants;

(f) to facilitate the application of Regulation (EC) No 343/2003.”

In order to achieve these objectives, the VIS shall be connected to a National System in each Member State, to enable duly authorised staff of the competent authorities of each Member State to enter, amend, transmit or consult the data by means of an automated procedure in accordance with this Regulation.

5.1.2. Measures taken in connection with ex ante evaluation

A feasibility study on technical and financial aspects of the VIS was launched by the Commission on 16 September 2002 and submitted to the Council in May 2003. The study provides an analysis of the technical and financial aspects of the VIS.

The importance of biometrics for the overall efficiency of the system must be underlined. The study assessed three options, which can for the time being be envisaged as biometric identifiers: iris scanning, facial recognition and fingerprints and recommends the latter as main biometric identifier for identification purposes. Fingerprint technology would provide the required accuracy to identify individuals and fingerprint databases would still be used for many years, even if the biometric technology changes. The use of biometrics on such an unprecedented scale will have a significant impact on the system, both in technical and financial terms.

On the budgetary aspects, the figures are based on estimates provided by the feasibility study on technical and financial aspects of a system for the exchange of visa data between Member States, but take into account the rapid drop in prices for fingerprint matching systems. The estimates set out in the feasibility study cover the fixed costs of the central system, the CS-VIS, and for 27 NI-VIS, including their communication infrastructure, as well as the annual costs for operations, networks and human resources. These estimates for the development and operation of the “biometrics” module were extremely high. Currently, however, prices for biometric systems are dropping rapidly. Therefore, the original estimates of the feasibility study have been adapted to match these lower price trends.

In accordance to the Commission’s Work Programme 2004, an Extended Impact Assessment was launched. One of its main conclusions is that the further development of the VIS, with the processing of biometric data, is needed to ensure exact verification and identification of visa applicants. Only with the inclusion of biometric data processing in the VIS can the objectives be sufficiently reached. The Extended Impact report is annexed to the legal instrument that this financial statement accompanies.

5.1.3. Measures taken following ex post evaluation

Not applicable

5.2. Action envisaged and budget intervention arrangements

This proposal envisages the further development of the Visa Information System, in particular biometric processing.

5.2.1 Operational costs for alphanumeric and photo

The legal and financial base for the first phase has been established in Council Decision 512/2004/EC establishing the VIS, whereby an annual amount of seven million euros is foreseen for operational costs, as of 2007.

5.2.2 Investment costs for biometric processing

For the second phase, (biometric data for verification and identification purposes, including background checks) in 2003 the feasibility study estimated that an extra investment of 144 million euros would be needed. However, prices for finger print matching systems have come down dramatically. In fact, current experience shows that prices for fingerprint matching systems follow Moore’s law: every 18 months the capacity doubles for the same price. In the calculation this amounts to an annual estimated drop in price of 37%.

The price estimations in this financial statement are based on a gradual increase of capacity, with annual investments of the capacity needed for the next year, and taking into account the constant drop in prices. Thus, in the beginning of 2007 the capacity to handle the matching needed until 2008 only is budgeted. In early 2008, the extra capacity is bought for the needs until mid-2009, estimated at a price lowered by 37%.

As for the capacity of the databases, the calculations are based on the start in mid-2007 with an empty database, with gradual connection of all consular posts over a period of one year. It is estimated that mid-2008 all consular posts of all Member States will be connected. The feasibility study estimates 20 million visa requests per year, of which 30% are repeated travellers whose fingerprints are already in the VIS. The total storage capacity needed for a five year storage period will be 70 million sets of fingerprints.

Matching capacity needs will rise linearly with the number of fingerprints in the database.

The details:

year | connected posts (% of total applications) | database capacity needed (million applicants) | matching capacity needed (million matches per second) | total investment costs for biometric processing (Mio €) |

mid 2007 | 0% | 10 | 42 | 21 |

mid 2008 | 100% | 24 | 100 | 18 |

mid 2009 | 100% | 38 | 158 | 12 |

mid 2010 | 100% | 52 | 217 | 7 |

mid 2011 | 100% | 70 | 292 | 6 |

mid 2012 | 100% | 70 | 292 | 0 |

mid 2013 | 100% | 70 | 292 | 0 |

Total | 64 |

It is estimated that the payments for the equipment will be done in the year of commitment, with an exception of a guarantee sum (around 10% of the price). The figures calculated might vary according to the final technical solution chosen.

5.2.3 Exploitation costs for biometric processing

In addition to the operational costs for alphanumeric and photo functionalities, extra operational costs for biometrics are foreseen.

The costs consist of extra human resources for the system management (estimated in the feasibility study at 100 000 € per year), extra network costs (700 000 €) and annual maintenance and licences. These maintenance and licence costs will depend very much on the technical solution chosen. The annual maintenance costs are estimated at 4.2 Mio € per year. As operations will start in mid-2007, the costs for 2007 will be lower.

The details:

year | maintenance and licence costs (Mio €) | human resources (Mio €) | network costs (Mio €) | total exploitation costs for biometric processing (Mio €) |

2007 | 2.5 | 0.1 | 0.4 | 3 |

2008 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2009 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2010 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2011 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2012 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2013 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

Total | 27.7 | 0.7 | 4.6 | 33 |

Most of the payments will be done in the same year as the commitments.

5.2.5 National infrastructure costs

According to Article 2 (2) of Decision 2004/512 EC establishing the VIS, the national infrastructures beyond the national interfaces in the Member States shall be adapted and/or developed by the Member States. This includes the financial burden for the development of these infrastructures and the adaptation of existing national systems to the VIS, the world-wide connections to their consular posts and their equipment, shipping and training.

Cost estimates and cost-benefit analyses concerning the impacts of VIS on national infrastructures and national budgets are the responsibility of each Member State. To provide cost estimates would require a detailed analysis of every national environment and national organisation. This can only be done by Member States themselves.

5.3. Methods of implementation

Development will be carried out under direct management of the Commission using its own staff assisted by external contractors. The development of the alphanumeric functionalities of the system has been tendered. Additional technical support has also been tendered to assist Commission services in the follow up of the implementation.

A third call for tender will be launched for the biometric equipment needed.

The system shall be set up and maintained by the Commission. The Commission shall be responsible for operating the Central Visa Information System and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces. The data shall be processed by the VIS on behalf of the Member States.

Member States are closely involved in the work via the SIS II committee, in accordance with Article 5 of Decision 2004/512/EC establishing the VIS, and Article 39 of the present proposal.

In relation to the objectives of the Freedom programme, the Council has reached an agreement on the proposed external borders agency. The scope for entrusting tasks related to the management of large-scale IT systems (Eurodac, SIS II, VIS) to this agency at a later stage will be explored.

6. FINANCIAL IMPACT

6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)

Figures in brackets are for operational costs for alphanumeric and photo functionalities and costs for external assistance for project management, audit and evaluation already covered by the financial statement annexed to Decision 2004/512/EC establishing the VIS.

The indicative global costs for the VIS for the period 2007-2013 amount to 153 Mio€, of which 97 Mio€ are covered by the present proposal and 56 Mio€ by Decision 2004/512/EC.

Commitments (in € million to three decimal places)

Breakdown | 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | annual amounts in 2012 and subsequent years |

Operational cost for alphanumeric and photo | (7.000)[57] | (7.000) | (7.000) | (7.000) | (7.000) | (7.000) |

Investment costs for biometric processing | 21.000 | 18.000 | 12.000 | 7.000 | 6.000 |

Exploitation costs for biometric processing | 3.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 |

SUBTOTAL[58] | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

External assistance for project management, audit and evaluation | (1.000)[59] | (1.000) | (1.000) | (1.000) | (1.000) | (1.000) |

TOTAL | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

7.1. Impact on human resources

Figures in bracket are for human and administrative resources already covered by the financial statement annexed to Decision 2004/512/EC establishing the VIS.

Types of post | Staff to be assigned to management of the action using existing resources | Total | Description of tasks deriving from the action |

Number of permanent posts | Number of temporary posts |

Officials or temporary staff | A B C | (3 + ) 1 (2 + ) (1 + ) 1 | 1 1 |

Other human resources | (2) | 2 National Experts |

Total | (8 + ) 2 | 2 |

The needs for human and administrative resources shall be covered within the allocation granted to the managing DG in the framework of the annual allocation procedure.

7.2. Overall financial impact of human resources

Type of human resources | Amount (€) | Method of calculation * |

Officials 18010101 | 216 000 | 2 officials * 108 000 |

Other human resources 1801020103 |

Total | 216 000 |

The amounts are total expenditure for twelve months.

7.3. Other administrative expenditure deriving from the action

Figures below are resources already covered by the financial statement annexed to the Decision establishing the VIS and repeated for information only.

Budget line (number and heading) | Amount € | Method of calculation |

Overall allocation (Title A7) 1801021101 – Missions 1801021102 – Meetings 1801021103 – Compulsory committees 1801021102 – Conferences 1801021104 – Studies and consultations Other expenditure (specify) | (66 000) (300 000) (15 000) (500 000) | 30*1000+12*3000 10*30 000 2*7500 2-3 studies per year |

Information systems (A-5001/A-4300) |

Other expenditure - Part A (specify) |

Total | (881 000) |

I. Annual total (7.2) II. Duration of action III. Total cost of action (I x II) | 216 000 € At least 7 years 1 512 000€ |

8. FOLLOW-UP AND EVALUATION

8.1. Follow-up arrangements

Deliverables are