V súlade so svojou metodikou a najlepšími postupmi IAS pristupoval k výkonnosti nepriamym spôsobom, t. j. či a ako vedenie vytvorilo kontrolné systémy určené na meranie výkonnosti (účinnosti a efektívnosti) svojej činnosti. Týmto prístupom chce IAS v prvom rade zabezpečiť, aby mali GR a útvary vytvorené primerané rámce výkonnosti a nástroje na meranie výkonnosti, kľúčové ukazovatele a systémy monitorovania. To čiastočne vyplýva zo skutočnosti, že v mnohých právnych rámcoch sa stanovili ciele, ktorých rozsah presahuje to, čo Komisia dokáže dosiahnuť sama. To znamená, že ciele a referenčné hodnoty SMART sa najprv musia stanoviť na úrovni Komisie, aby sa v čo najväčšej možnej miere oddelili osobitné ciele a výkonnosť Komisie od cieľov a výkonnosti ďalších dôležitých kľúčových aktérov, ktorí prispievajú k vykonávaniu a dosahovaniu cieľov fondov EÚ (členské štáty, regióny, tretie krajiny, medzinárodné organizácie atď.).

4.1.1.2. Riadenie rizík

Riadenie rizík je nepretržitou činnosťou. Vedenie vo všeobecnosti ročne vykonáva posudzovanie rizika v kontexte činnosti strategického plánovania a programovania. Na základe auditu v GR NEAR týkajúceho sa riadenia rizík sa zistili značné nedostatky, pokiaľ ide o vypracovanie a vykonávanie tohto procesu, čo ovplyvnilo jeho celkovú účinnosť. GR NEAR v reakcii na tieto zistenia zaviedlo akčný plán na riešenie významných nedostatkov.

4.1.1.3. Riadenie ľudských zdrojov

IAS v oblasti ľudských zdrojov posudzoval niekoľko GR a výkonných agentúr, ak vypracovali a vykonávali efektívne stratégie v oblasti ľudských zdrojov zamerané na riešenie výziev, ktoré vyplývajú z nových priorít, zmien obsadenosti pracovných miest a reorganizácií. Na základe auditov sa vo všeobecnosti dospelo k záveru, že GR a výkonné agentúry prijali primerané opatrenia na riadenie výziev v oblasti ľudských zdrojov, ktorým čelili. V každom prípade sú možné zlepšenia v GR ENV, keďže toto GR v súčasnosti nie je schopné účinne monitorovať a porovnávať pracovné zaťaženie v rámci GR. Vo Výkonnej agentúre pre výskum sa na základe auditu odhalili významné nedostatky vo výberovom konaní zmluvných zamestnancov, t. j. pri kontrolách oprávnenosti a uplatňovania výberových kritérií, ako aj pri kontrole úplnosti spisov týkajúcich sa výberového konania a usmernení poskytovaných členom výberovej komisie a pozorovateľom.

4.1.1.4. Riadenie IT

V oblasti IT sa na základe viacerých auditov potvrdilo, že existuje priestor na zlepšenie účinnosti rôznych aspektov operácií IT.

GR GROW sa musí zaoberať významnými nedostatkami, ktoré súvisia s riadením IT a správou portfólia GR, aby sa zabezpečilo, že môže vykonať úspešnú organizačnú transformáciu a že činnosti a IT sú plne zosúladené. Nedostatky boli pozorované v stratégii IT a pri prepájaní cieľov na kľúčové ukazovatele výkonnosti, pri riadení rizík IT, komunikácii kľúčového vývoja IT, posudzovaní nákladov a prínosov IT, ako aj v oblasti riadenia portfólia a programov IT vo všeobecnosti.

Na GR JRC, napriek určitým existujúcim osvedčeným postupom, IAS zistil významné nedostatky v oblasti bezpečnosti IT, ktoré viedli k záveru, že zavedené kontroly neposkytujú dostatočné uistenie, že riziká bezpečnosti IT sú primerane zmiernené. Je tu nedostatočný dohľad nad správou bezpečnosti IT, JRC nevymedzuje bezpečnostné požiadavky na navrhovanie systémov IT, prehľad bezpečnosti IT sa nevykonáva pre všetky systémy a inventár systémov IT je z hľadiska bezpečnosti neúplný.

V GR BUDG sa zistili významné nedostatky v účinnosti opatrení prijatých na riešenie manuálnych intervencií v systéme ABAC. IAS si všimol rozsiahle využívanie manuálnych zásahov vo výrobnom prostredí v kombinácii s relatívne veľkým počtom privilegovaných používateľov z radov vnútorného personálu a vonkajších konzultantov, ktorí mali neobmedzený prístup a práva na vykonávanie zmien vo výrobnom prostredí, ako aj nedostatky pri kontrolách účtov privilegovaných používateľov a pri preventívnych kontrolách, ktoré nie sú dostatočne vyvážené vhodnými vyšetrovacími kontrolami.

OP je veľmi závislý od IT pre svoje postupy základných činností, a preto zaviedol niekoľko kontrol na zabezpečenie kontinuity činností v tejto oblasti. V každom prípade IAS zistil nedostatky vo fyzickej bezpečnosti záložného dátového centra, nedodržanie cieľového času na obnovu pri kľúčových činnostiach, ako aj skutočnosť, že analýza vplyvu činností poskytuje neúplný obraz a zavádzajúce výsledky.

Audit projektu elektronickej výmeny informácií v oblasti sociálneho zabezpečenia na GR EMPL zdôraznil niekoľko rizík spojených s účinným vykonávaním projektu IT. IAS dospel k záveru, že zavedené kontroly neposkytujú dostatočné uistenie, že zostávajúce vysoké riziká spojené s takýmto citlivým a zložitým projektom boli úplne odstránené. Predovšetkým prvý hlavný výstup (vydanie pripravené do výroby) si vyžaduje naliehavé a prísne kontroly projektových cieľov, míľnikov a zodpovednosti za úlohy. Je potrebné stanoviť jasný prehľad úloh a zodpovednosti v záujme riešenia nedostatkov zistených počas počiatočného štádia systému. GR EMPL už iniciovalo akčný plán na riešenie niektorých zistených nedostatkov, ale IAS zdôraznil naliehavosť a potrebu zabezpečiť, aby sa tieto činnosti vykonávali čo najskôr.

4.1.1.5. Iné

Iné audity IAS v oblastiach činností boja proti podvodom pri tradičných vlastných zdrojoch, riadenia a zdieľania údajov v oblasti poľnohospodárstva, životného prostredia a klímy, lepšej regulácie a auditov ex post zo strany útvaru pre spoločný audit ukázali, že sú nevyhnutné ďalšie kroky na zvýšenie celkovej výkonnosti týchto postupov.

IAS zistil významné nedostatky súvisiace s plánovaním, riadením a koordináciou činností v oblasti predchádzania podvodom pri tradičných vlastných zdrojoch a ich odhaľovania, ktoré môžu viesť k neúčinnému predchádzaniu a odhaľovaniu podvodov.

Správa údajov je základnou zložkou tvorby politiky založenej na dôkazoch. Jednou z kľúčových oblastí, ktorá si vyžaduje zdieľanie údaj , sú otázky v oblasti poľnohospodárstva, životného prostredia a klímy, keďže tieto sa týkajú niekoľkých GR a oblastí politiky. IAS dospel k záveru, že hoci sa zaviedlo niekoľko pravidiel a postupov týkajúcich sa správy údajov, existujú významné nedostatky na zabezpečenie účinného a efektívneho postupu na správu a zdieľanie údaje v oblasti poľnohospodárstva, životného prostredia a klímy. Dôvodom je absencia rámca Komisie pre správu a zdieľanie údajov a nedostatky v spôsobe, ktorým sa údaje v oblasti poľnohospodárstva, životného prostredia a klímy v súčasnosti zdieľajú a spravujú medzi GR.

Pokiaľ ide o lepšiu reguláciu, IAS zistil, že Komisia prijala významné kroky na vykonávanie nového programu lepšej regulácie. Napriek týmto výsledkom je však stále nevyhnutné značné úsilie, najmä na inštitucionálnej úrovni, aby program lepšej regulácie úplne dozrel.

Útvar pre spoločný audit (CAS) pri Spoločnom centre podpory (CSC) potrebuje vynaložiť značné úsilie na zvýšenie pripravenosti svojich vnútorných postupov, teda zabezpečiť, že dosiahne ciele stratégie auditov ex post RP7 a že bude pripravený na výzvy, ktoré priniesla stratégia auditov ex post H2020. Útvar pre spoločný audit by mal najmä znížiť priemernú dobu na ukončenie auditov a zlepšiť vnútorný postup pre plánovanie a monitorovanie auditov ex-post a podávanie správ o nich. Mal by tiež stanoviť ciele SMART a vytvoriť prístup a usmernenie na odhaľovanie podvodov.

Určité nedostatky sa zistili pri dohľade GR MOVE nad leteckou a námornou bezpečnosťou. Je to oblasť, v ktorej môžu mať bezpečnostné udalosti vážne dôsledky na reputáciu inštitúcie. IAS dospel k záveru, že v súčasnom systéme monitorovania GR MOVE existujú významné nedostatky z dôvodu absencie formalizovanej komplexnej stratégie monitorovania, ktorou sa stanovuje tak stupeň uistenia o dodržiavaní právnych predpisov EÚ týkajúcich sa leteckej a námornej bezpečnosti zo strany členských štátov, ktoré by malo GR MOVE získať na základe svojich mechanizmov monitorovania, ako aj rozsah a pokrytie jeho inšpekčných činností.

4.1.2.Výkonnosť pri vynakladaní operačných a administratívnych rozpočtových prostriedkov

4.1.2.1. Priame hospodárenie