SK Úradný vestník Európskej únie C 148/1

OSOBITNÁ SPRÁVA č. 2/2007

o výdavkoch inštitúcií na budovy spolu s odpoveďami inštitúcií

(podľa článku 248 ods. 4 druhého pododseku Zmluvy o ES)

(2007/C 148/01)

OBSAH

ZOZNAM SKRATIEK

GLOSÁR

I – X ZHRNUTIE

1 – 3 ÚVOD

1 Oblasť auditu

2 – 3 Rozsah a ciele auditu

4 – 49 PRIPOMIENKY

4 – 19 Plánovanie

9 – 12 Politika v oblasti budov

13 – 15 Výber a umiestnenie budov

16 – 19 Informácie o riadení

20 – 38 Financovanie a náklady

21 – 23 Verejné súťaže

24 – 31 Stanovenie zmluvných podmienok, kúpnej ceny a nájomného

32 – 38 Spôsoby financovania stavebných projektov

39 – 49 Medziinštitucionálna spolupráca

50 – 58 ZÁVERY A ODPORÚČANIA

51 – 55 Plánovanie

56 – 57 Financovanie a náklady

58 Medziinštitucionálna spolupráca

Príloha I: Plnenie rozpočtu v rokoch 2003 – 2005

Príloha II: Zoznam budov, ktorých sa týka táto správa

Odpovede Európskeho parlamentu

Odpovede Rady

Odpovede Komisie

Odpovede Súdneho dvora

Odpovede Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru

ZOZNAM SKRATIEK

CPQBF Prípravný výbor pre rozpočtové a finančné záležitosti (Comité de Préparation pour les Questions Budgétaires et Financières) DPH Daň z pridanej hodnoty EIB Európska investičná banka EÚ Európska únia EURIBOR Referenčná úroková sadzba pre európske menové transakcie uplatňovaná pre obchody medzi bankami v rámci Európy GR Generálne riaditeľstvo GR ADMIN Generálne riaditeľstvo pre personál a administratívu GR EAC Generálne riaditeľstvo pre vzdelávanie a kultúru GR ECFIN Generálne riaditeľstvo pre hospodárske a finančné záležitosti GR RTD Generálne riaditeľstvo pre výskum IT Informačné technológie S.A. Akciová spoločnosť (Societé Anonyme)

GLOSÁR (1)

Emphyteutické právo: Právo využívať pozemok alebo stavbu výmenou za nájomné počas pevne stanoveného obdobia (podľa belgického práva nie menej ako 27, ale najviac 99 rokov). Vlastník nemá hypoteticky žiadny záväzok opravovať alebo udržiavať budovu. Zmluva môže byť doplnená o možnosť kúpy, ktorá, keď sa uskutoční, prinesie plné vlastníctvo.

Vnútorné úpravy budov: Práce na inak už dokončenej budove, tak aby bola v súlade so zásadami a potrebami inštitúcií.

Dohody o ústredí: Dohody, v ktorých sa stanovujú príslušné úlohy a zodpovednosti inštitúcií a hostiteľských členských štátov.

Skrytá chyba: Chyba (obvykle podstatná), ktorá sa objaví po konečnom prevzatí stavby. Ak sa objaví do 10 rokov od prevzatia, opravy sa uhradia z osobitnej záruky (výstižne nazvanej 10-ročná záruka).

Inštitúcie: Pod pojmom inštitúcie sa v tejto správe rozumejú inštitúcie uvedené v článku 1 nariadenia o rozpočtových pravidlách. Ide o tieto inštitúcie: Komisia, Parlament, Rada, Súdny dvor, Európsky hospodársky a sociálny výbor a Výbor regiónov.

JMO2, Cube, CCAB, SDME, MO75, VM-2, Beaulieu x, Genève y, Covent Garden, Colonel Bourg, SPA2, Infopoint, Dailly: Interné kódy pre budovy Komisie.

OIB: Úrad pre infraštruktúru a logistiku v Bruseli.

OIL: Úrad pre infraštruktúru a logistiku v Luxemburgu.

Administratívna divízia Komisie zodpovedná za stavby, dodávky a iné sociálne služby. Tieto úrady zriadené v roku 2003 sú pripojené ku GR ADMIN, majú operatívne kompetencie a špecifické pravidlá.

PVI: Protokol o výsadách a imunitách Európskeho spoločenstva podpísaný v roku 1965 ako príloha k Zmluve o ES, podpísaný všetkými členskými štátmi. Zaručuje ES isté privilégiá na oficiálne účely, medzi nimi aj štatút oslobodenia od daní.

Majetková daň: Daň ukladaná bruselským regiónom na nehnuteľný majetok. Ukladaná vlastníkovi vecného práva (t. j. plný vlastník, užívateľ, dlhodobý nájomca).

Kúpa prenajatej veci: Právo dané doterajším vlastníkom Komisii za pevne stanovenú cenu. Keď sa uplatní, Komisia sa stane úplným vlastníkom. Niekedy možno kúpu prenajatej veci uplatniť kedykoľvek, niekedy až po uplynutí 27 rokov.

Daň za registráciu: Daň ukladaná federálnou vládou pri registrácii notársky overených zmlúv po zaregistrovaní vo vlastníckom registri. Ukladá sa vlastníkovi vecného práva (t. j. úplný vlastník, užívateľ, dlhodobý nájomca).

Práva in rem : Právo (predaj, užívacie právo, dlhodobý nájom) k nehnuteľnej veci (stavba alebo pozemok). Všimnite si, že nájom sa nepovažuje za vecné právo, ale za službu. Mnoho daní týkajúcich sa nehnuteľností (majetková daň, regionálne dane) sa ukladá vlastníkovi vecného práva namiesto nájomcu.

Užívacie právo: Právo užívať budovu (v tomto prípade) bez zmeny jej podstaty a využívať jej „plody“ (t. j. dať ju do podnájmu). Užívateľ má viac práv ako nájomca a súčasne aj viac povinností, pokiaľ ide o opravné práce.

ZHRNUTIE

I. Výdavky na kúpu a prenájom budov sú jednou z hlavných zložiek správnych výdavkov inštitúcií Európskej únie. V roku 2005 celková plocha, ktorú užívajú inštitúcie v Bruseli, Luxemburgu a Štrasburgu, bola približne 2 milióny m2. Ročné náklady na užívanie tejto plochy sa odhadli na 345 mil. EUR.

II. Cieľom auditu bolo odpovedať na tri otázky: — Zabezpečujú sa plánovaním primerané priestory? — Sú financovanie a náklady riadené hospodárne? — Využívajú inštitúcie maximálne medziinštitucionálnu spoluprácu vrátane spoločného hodnotenia svojej politiky v oblasti budov?

III. Auditom sa zistilo, že inštitúciám EÚ sa darí zabezpečovať primerané priestory pre svojich zamestnancov napriek politickým a rozpočtovým obmedzeniam, ktorým čelia, a v posledných rokoch zlepšili riadenie výdavkov na budovy. V kontrolovaných oblastiach však riadenie zo strany inštitúcií preukazuje stále mnoho nedostatkov.

IV. Dvor audítorov zaznamenal, že inštitúcie mali problém definovať svoju dlhodobú politiku a plánovanie z dôvodu politických a praktických obmedzení. Tieto ťažkosti spojené s dlhodobým plánovaním vysvetľujú, prečo sa konečné opatrenia na zabezpečenie priestorov robia neskoro, čo si často vyžaduje dočasné opatrenia a nákladné krátkodobé riešenia. Dvor audítorov zistil, že je možné zlepšiť dlhodobé plánovanie.

V. Inštitúcie uprednostňujú kúpu budov pred ich prenájmom, avšak svoje plány nekoordinujú ani neuplatňujú dôsledne. Napriek predchádzajúcim odporúčaniam Dvora audítorov si inštitúcie dlhodobo prenajímajú budovy bez možnosti ich odkúpenia, čo predražuje ich následné nadobudnutie.

VI. Inštitúcie naďalej sústreďujú takmer všetky svoje budovy v európskej štvrti v Bruseli. Sústreďovanie budov umožňuje úspory z rozsahu (napr. služby, komunikácia, údržba), prispieva však k nárastu cien v dôsledku zvýšeného dopytu po budovách a poklesu dostupných priestorov v tejto oblasti.

VII. Dvor audítorov hodnotil, ako inštitúcie riadia financovanie a náklady, a zistil, že častým využívaním rokovacieho konania namiesto verejnej súťaže sa nezabezpečili najlepšie ceny.

VIII. Inštitúcie využívali niekoľko alternatívnych spôsobov na financovanie nadobudnutia nehnuteľností pre obmedzenia v právnych predpisoch, ktoré neumožňujú pôžičky. Tieto spôsoby boli zväčša nákladnejšie a menej transparentné než priame požičanie finančných prostriedkov.

IX. Efektívnosť medziinštitucionálnej spolupráce bola nedostatočná s výnimkou niekoľkých osobitných prípadov. Potenciálna výhoda plynúca zo zriadenia Úradu pre infraštruktúru a logistiku v Bruseli a Luxemburgu bola využitá len čiastočne. Počet „dohôd o úrovni služieb“ s inými inštitúciami bol nízky a zriedkavo dochádzalo k výmene skúseností a osvedčených postupov medzi OIB, OIL alebo inými inštitúciami. Inštitúcie nehodnotili svoju politiku v oblasti budov spoločne ani jednotlivo.

X. Dvor audítorov na základe svojho auditu vyjadruje niekoľko odporúčaní, pokiaľ ide o politiku inštitúcií v oblasti budov: vypracovanie spoločnej politiky v oblasti budov, lepšia medziinštitucionálna spolupráca vrátane lepšej koordinácie plánovania, prehodnotenie sústreďovania kancelárskych priestorov v určitých oblastiach, čo najčastejšie využívanie verejných súťaží a zlepšenie činnosti OIB a OIL.

ÚVOD

Oblasť auditu

1. Rozpočtové výdavky na kúpu a prenájom budov predstavujú približne 8 % správnych výdavkov inštitúcií EÚ. V rokoch 2003 – 2005 sa tieto výdavky zvýšili z 397 na 532 mil. EUR ročne (pozri prílohu I). Od roku 1978 do roku 2005 celková plocha budov užívaných inštitúciami v Bruseli, Luxemburgu a Štrasburgu vzrástla o 260 % na približne 2 milióny m2. Priestory, ktoré inštitúcie využívajú, možno rozdeliť na dva hlavné typy: špecializované priestory (napr. určené na zasadania) vrátane siení na formálne rokovania (ktoré teda musia byť postavené na tento účel a majú neistú predajnú hodnotu) a štandardné kancelárske priestory pre administratívnych pracovníkov (ktoré možno prenajať alebo kúpiť na voľnom trhu). V rokoch 1978 až 2005 sa počet úradníkov a ostatných zamestnancov zvýšil o 240 % na celkový počet 36 131 osôb. V roku 2005 inštitúcie odhadovali priemerné ročné náklady na svoje priestory na 173 EUR za m2 a ročné náklady na kancelárske priestory na 6 040 EUR na osobu. Ročné náklady na celkovú plochu využívanú inštitúciami sa odhadovali na 345 mil. EUR a kancelárske priestory na 1 535 000 m2 (t. j. vynímajúc priestory, ktoré sa nepoužívajú ako kancelárie, napr. konferenčné miestnosti) (2). Znížená účtovná hodnota budov vlastnených inštitúciami k 31. decembru 2005 bola 3 886 mil. EUR, čo predstavuje nárast o 791 mil. EUR v priebehu piatich rokov (3).

Rozsah a ciele auditu

2. Cieľom tohto auditu bolo preveriť, do akej miery inštitúcie Európskej únie účelne a efektívne riadia výdavky na budovy. Audítorský prístup spočíval v posúdení troch otázok: — Zabezpečujú sa plánovaním primerané priestory? — Sú financovanie a náklady riadené hospodárne? — Využívajú inštitúcie maximálne medziinštitucionálnu spoluprácu vrátane spoločného hodnotenia svojej politiky v oblasti budov?

3. Audit sa zameral na výdavky inštitúcií na budovy v ich hlavných pracovných sídlach (Brusel, Luxemburg a Štrasburg) v rokoch 2003 – 2005. Výdavky na delegácie, úrady a výskumné strediská mimo týchto sídiel neboli teda predmetom tohto auditu. Audit sa týkal týchto inštitúcií: Komisia, Parlament, Rada, Súdny dvor, Európsky hospodársky a sociálny výbor a Výbor regiónov. Dvor audítorov, európsky ombudsman a európsky dozorný úradník na ochranu údajov neboli predmetom auditu, pretože objem ich výdavkov na budovy bol v kontrolovanom období malý.

PRIPOMIENKY

Plánovanie

4. Plánovaním by sa malo dosiahnuť, že budovy sa zabezpečia na správnom mieste v správnom čase a za minimálne náklady, zohľadňujúc pritom politické a rozpočtové obmedzenia. Dvor audítorov posúdil plánovanie zo strany inštitúcií preskúmaním troch otázok: — Zakladalo sa plánovanie na schválenej politike v oblasti budov a bol prístup ku kúpe alebo prenájmu budov jednotný? — Viedol výber a umiestnenie budov k optimálnemu zabezpečeniu kancelárskych priestorov? — Boli k dispozícii dostatočné a náležité informácie o riadení na správne zhodnotenie potrieb?

5. Plánovanie si vyžaduje splnenie troch podmienok. Po prvé schválenú politiku v oblasti budov, ktorá obsahuje základné koncepcie a štandardy, ako aj jasne stanovený prístup k nadobúdaniu budov. Po druhé kritériá výberu a umiestnenia budov. A po tretie spoľahlivé a náležité informácie o súčasných a budúcich potrebách. Pri plánovaní potrieb v oblasti budov pre európske inštitúcie sa musia zohľadňovať politické a rozpočtové reálie. S rozšírením EÚ sa spája predovšetkým vysoký nárast počtu zamestnancov (a preto aj zabezpečenie budov). Keďže rozšírenie má politický charakter, tieto rozhodnutia možno formálne plánovať až po schválení pristúpenia k EÚ, pričom do samotného rozšírenia často zostáva už len málo času. Pokiaľ ide o rozpočet, inštitúcie si nemôžu požičiavať finančné prostriedky a budovy sa financujú z ročných rozpočtov. Plánovanie sa musí efektívne vyrovnať s týmito obmedzeniami.

6. Výber a výstavba budov, ktoré plne vyhovujú potrebám inštitúcií, si vyžadujú náležité a koordinované plnenie dlhodobých plánov (4). Dlhodobé plánovanie a rozpočtové predpovede sú však obzvlášť náročné, pretože o rozpočtových prostriedkoch a schválenom počte zamestnancov sa každoročne rozhoduje v priebehu rozpočtového postupu a hlavné politické rozhodnutia s významnými dôsledkami na kancelárske priestory, ako sú napríklad ďalšie rozšírenie, nemožno presne predpovedať.

7. To čiastočne vysvetľuje, prečo inštitúcie do septembra 2006 nepokryli celkové potreby vyplývajúce z rozšírenia Únie v roku 2004. Medzitým inštitúcie uzatvorili zmluvy o krátkodobom prenájme, aby pokryli svoju potrebu priestorov, kým sa nedokončia ich hlavné projekty. Pokiaľ ide o kancelárske priestory v Bruseli, Rada a Parlament podpísali zmluvy na nové budovy v marci 2003 a októbri 2004. Tieto budovy (Lex pre Radu a D4-D5 pre Parlament) sa majú dokončiť v decembri 2006 a v januári 2008. Budovy odovzdané v roku 2004, napr. komplex Belliard 99 – 101 (výbory) a Berlaymont (Komisia), pokrývali potreby spred rozšírenia.

8. Okrem toho obdobie potrebné na realizáciu stavebných projektov, najmä výstavba a proces rozhodovania, je veľmi dlhé. Inštitúcie vyvinuli isté úsilie na riešenie týchto problémov: — hoci inštitúcie vypracovali plán kancelárskych priestorov pre rozšírenie z roku 2004 nezávisle, predložili koordinované odhady správnych výdavkov a nárastu počtu zamestnancov, — Komisia pripravuje od roku 2003 „viacročné strategické rámce“, ktorých cieľom je odhadnúť potreby v oblasti budov v Bruseli na obdobie 10 rokov, ktoré by sa mohli použiť ako základ pre koordinované dlhodobé programovanie.

Politika v oblasti budov

9. Napriek úsiliu sa inštitúciám nepodarilo stanoviť jednotnú politiku Spoločenstva v oblasti budov a každá inštitúcia si definovala svoju politiku samostatne (5). Dva princípy sú však spoločné pre všetky inštitúcie: uprednostňovanie kúpy budov z dlhodobého hľadiska a zoskupovanie útvarov činných v podobných oblastiach.

10. Od roku 1996 všetky inštitúcie uprednostňujú kúpu budov pred ich dlhodobým prenájmom. Štúdie vypracované inštitúciami na základe ich vlastných skúseností ukazujú, že kúpa kancelárskych priestorov vychádza o 40 až 50 % lacnejšie než ich prenájom (6). Navyše pri kúpe budov môžu inštitúcie plne využívať výhody oslobodenia od daní, ktoré sa im udeľujú v Protokole o výsadách a imunitách Európskych spoločenstiev (PVI) z 8. apríla 1965. Inštitúcie si k 1. januáru 2005 prenajímali 38 % z celkovej využívanej plochy (7).

11. Uplatnenie politiky uprednostňovania kúpy budov v poslednom čase viedlo k tomu, že niektoré budovy boli odkúpené po dlhoročnom prenájme. Napriek odporúčaniam Dvora audítorov z roku 1979 (8) inštitúcie uzatvorili niekoľko zmlúv o prenájme, v ktorých sa nestanovuje možnosť zníženia nájomného po amortizácii investície alebo ktoré neobsahujú predkupné právo k budovám za cenu, ktorá zohľadňuje už zaplatené nájomné. Inštitúcie preto nemali prostriedky na dohodnutie nižšej kúpnej ceny, ako je trhová cena. Parlament však dokázal do istej miery znížiť cenu za budovu KAD vďaka politickej dohode s vlastníkom (luxemburská vláda).

Rámček 1V septembri 2006 Parlament rozhodol o kúpe svojich budov v Štrasburgu (IPE 1, 2 a 3) za 143,125 mil. EUR. Pri stanovení kúpnej ceny sa vôbec nezohľadnilo nájomné, ktoré Parlament dovtedy zaplatil.

12. Politikou Komisie je kupovať hlavné budovy alebo komplexy a prenájom obmedzovať na malé a strategicky menej dôležité budovy (9). Pri niektorých veľkých budovách (pozri príklad v rámčeku 2) však vlastníci nesúhlasili so zmluvami o dlhodobom prenájme, ktoré obsahovali predkupné právo.

Rámček 2V máji 2004 Komisia podpísala zmluvu o užívacom práve na budovu Mondrian na 15 rokov, obnoviteľnú maximálne na 30 rokov. Zmluva neobsahovala predkupné právo a obsahovala ročnú platbu vo výške 4,8 mil. EUR s indexáciou. Odborníci Komisie odhadli trhovú hodnotu budovy Mondrian približne na 61,7 mil. EUR. Ak by sa Komisia mala dohodnúť na kúpe podobnej budovy v tejto cene a využila by napríklad „emphyteutické právo“ (druh dlhodobého prenájmu s možnosťou odkúpenia, ktorý inštitúcie často využívajú), ročné splátky sa mohli stanoviť vo výške menej než 3,25 mil. EUR (10).

Výber a umiestnenie budov

13. Všetky inštitúcie uprednostňujú sústreďovať súvisiace útvary čo najbližšie k sebe, najmä do veľkých budov, čo im umožňuje úspory z rozsahu (napr. služby, komunikácia, údržba), zatiaľ čo odlišné útvary môžu sídliť v alternatívnych lokalitách. Väčšina projektov preto prebieha na mieste alebo blízko sídla hlavných budov inštitúcií. Takýto prístup má praktické výhody, ale aj finančné nevýhody: inštitúcie mali na výber málo alternatív, trh dokázal ľahko predvídať rozhodnutia inštitúcií a dostupné pozemky zdraželi pre veľký dopyt po budovách v tejto oblasti. V dôsledku toho sú v Bruseli takmer všetky kancelárske priestory inštitúcií umiestnené v takzvanej európskej štvrti, kde zaberajú takmer 50 % z celkových kancelárskych priestorov (11).

14. V roku 1996 si Komisia uvedomila, že sústreďovanie priestorov do európskej štvrte v Bruseli zvyšuje trhové ceny, a rozhodla sa, že je potrebné nájsť lacnejšie lokality. V roku 2003 Komisia zanalyzovala potrebu ponechať svoje GR a útvary v tejto štvrti. Analýzou sa dospelo k záveru, že nie je nevyhnutné, aby niektoré GR a útvary Komisie, ktoré zamestnávajú spolu približne 40 % personálu, sídlili v európskej štvrti. Komisia však podobne ako ostatné inštitúcie naďalej umiestňovala väčšinu svojich kancelárií v tejto štvrti. V roku 2006 tam Komisia predsa len znížila percento kancelárskych priestorov z 90 % na 82 %.

15. Úzka spolupráca s vnútroštátnymi orgánmi bola taktiež cieľom politiky inštitúcií v oblasti budov. V Bruseli a Luxemburgu je situácia odlišná. V Bruseli inštitúcie dohodli najnovšie zmluvy so súkromnými developerskými spoločnosťami individuálne. V Luxemburgu všetky inštitúcie s výnimkou Komisie získali podporu vnútroštátnych orgánov, napríklad bezplatné získanie pozemkov pre svoje hlavné budovy na Kirchbergu. Komisia v Luxemburgu zatiaľ nestanovila svoju politiku v oblasti budov a neobjasnila, či a kedy stanoví konečné umiestnenie svojej hlavnej budovy. Rozhovory s luxemburskými orgánmi stále prebiehajú.

Informácie o riadení

16. Základom plánovania sú úplné a podrobné informácie o zamestnancoch, pre ktorých sú potrebné kancelárske priestory, a informácie o potrebnej ploche.

17. Inštitúcie potrebujú vedieť, koľko zamestnancov je momentálne umiestnených v budovách a z toho vyplývajúce dostupné kancelárske priestory, aby mohli predpovedať rozpočtové potreby a plánovať zabezpečenie kancelárskych priestorov. Keďže Komisia nemá k dispozícii formálnejšie záznamy o budovách, na odhad skutočnej obsadenosti budov používa e-mailový a telefónny zoznam, pretože táto databáza sa pokladá za najspoľahlivejší zdroj. Odhadovať krátkodobé potreby priestorov je náročné a môže viesť k nadhodnoteniu, prípadne podhodnoteniu. Napríklad postup prijímania nových zamestnancov po rozšírení v roku 2004 trval dlhšie, ako sa pôvodne predpokladalo. Na druhej strane Komisia v Luxemburgu nadhodnotila svoje potreby, čo viedlo k predčasnému prenájmu budovy HITEC (ktorá pri nájomnom 1,14 mil. EUR ostala prázdna približne jeden rok). Naopak Parlament si v dôsledku kombinovaného účinku podhodnotenia svojich potrieb v roku 2001 a nových požiadaviek v nasledujúcich rokoch musel v rokoch 2004 a 2005 urýchlene prenajať približne 30 000 m2 (12).

18. Efektívne ekonomické plánovanie si vyžaduje porovnávanie alternatívnych riešení. Porovnaním nákladov na budovy, ktoré vznikajú inštitúciám, sa zistilo, že inštitúcie používajú rôzne kritériá na výpočet kancelárskych priestorov a nákladov, čo sťažuje uplatňovanie jednotných ukazovateľov na porovnávacie a interné účely (13). Keďže údaje o plochách a nákladoch nie sú rovnorodé, je ťažké porovnávať náklady na prenájom za meter štvorcový medzi inštitúciami alebo s trhovými cenami.

19. Norma, ktorú inštitúcie najčastejšie využívajú na zhodnotenie svojich potrieb kancelárskych priestorov a na pridelenie priestoru, je 35 m2 na osobu a nezohľadňuje charakteristiku budov (skutočne dostupné kancelárske priestory, veľkosť kancelárií alebo spoločných priestorov). Inštitúcie si uvedomujú tieto nedostatky v informáciách o riadení, a preto vyvinuli niekoľko iniciatív: — Komisia práve dokončuje návrh Príručky o podmienkach zabezpečovania kancelárskych priestorov, ktorej cieľom je stanoviť racionálnejšie kritériá na rozdelenie priestorov medzi generálne riaditeľstvá a útvary, a dokončila súpis svojich priestorov v budovách v roku 2006, — v marci 2006 sa inštitúcie v Bruseli rozhodli vytvoriť pracovnú skupinu, ktorej prvou úlohou je dohodnúť sa na spoločnom prístupe a definícii rôznych typov plôch a nákladov.

Financovanie a náklady

20. Budovy by sa mali kupovať alebo prenajímať na základe potrieb, pričom by sa mali zabezpečiť minimálne náklady pre daňových poplatníkov EÚ. Dvor audítorov preveril tri otázky: — Boli postupy verejnej súťaže, ktoré sa uplatňovali, primerané a efektívne? — Boli zmluvné podmienky vrátane kúpnej ceny budov správne stanovené? — Bol zvolený postup financovania budov hospodárny a zohľadňoval rozpočtové obmedzenia?

Verejné súťaže

21. Podľa článku 89 ods. 2 nariadenia o rozpočtových pravidlách „všetky zmluvy o verejnom obstarávaní sa uzatvárajú na základe verejnej súťaže na najširšej možnej úrovni okrem prípadov, keď sa využije rokovacie konanie“. Rokovacie konanie sa môže využiť po preskúmaní miestneho trhu s cieľom nadobudnúť alebo prenajať existujúce budovy („zmluvy o nehnuteľnostiach“) (14). Pri kontrolovaných projektoch sa rokovacie konanie využilo aj pri zmluvách, ktoré sa týkali výstavby alebo renovácie budov, alebo rozsiahlej vnútornej úpravy budov, ktoré sú „zmluvami o zhotovení prác“ a na ktoré sa nevzťahuje vyššie uvedená výnimka platná pre „zmluvy o nehnuteľnostiach“. Otvorené a súťažné metódy zadávania pomáhajú verejným správam získavať viac potenciálnych uchádzačov o takéto zákazky a ťažiť z výhodnejších ponúk (15).

22. Inštitúcie len málokedy uverejnili svoje stavebné projekty v úradnom vestníku, čo by umožnilo prejaviť záujem najväčšiemu počtu potenciálnych uchádzačov (16). Jediným projektom, pri ktorom boli práce predmetom verejnej súťaže, je rozšírenie Súdneho dvora vykonávané na základe dohody s luxemburskou vládou, ktorá je verejným obstarávateľom a dodržiava vnútroštátny zákon.

23. Inštitúcie v rozsiahlej miere využívali rokovacie konanie (bez uverejnenia) namiesto výberového konania, ktoré sa za bežných okolností predpokladá v nariadení o rozpočtových pravidlách a v smerniciach o verejnom obstarávaní. V dôsledku toho ceny, ktoré platia za výstavbu budov a za práce týkajúce sa budov, v ktorých sídlia, neboli stanovené podmienkami verejnej súťaže.

Stanovenie zmluvných podmienok, kúpnej ceny a nájomného

24. Pokiaľ sa nevykoná výberové konanie, hlavným faktorom pri stanovení kúpnej ceny a nájomného je rokovanie s developerskými spoločnosťami. Pri budovách postavených na špecifické účely inštitúcií by cena alebo dlhodobé nájomné nemali prevyšovať stavebné náklady (vrátane primeraného zisku pre súkromné developerské spoločnosti) (17).

25. Súdny dvor, Parlament a Rada dohodli svoje hlavné zmluvy (rozšírenie budovy Palais, D4-D5 a Lex) na základe stavebných nákladov.

26. V prípade rozšírenia hlavnej budovy Súdneho dvora, ktorá je v súčasnosti vo výstavbe, bude kúpna cena budovy rovná skutočným stavebným nákladom. Podľa rámcovej zmluvy cenu budovy stanoví nezávislý odborník, ktorý vykoná audit účtovníctva a výdavkov. Od začatia prác uplynuli viac než dva roky, a odborník zatiaľ nebol určený. Zvyšuje sa tak riziko, že sa nezistia problémy v počiatočnej fáze a prekročia sa náklady na projekt. Toto riziko zvyšuje skutočnosť, že v pôvodnej rámcovej zmluve boli stanovené len všeobecné zásady bez toho, aby sa stanovili presné postupy pre kontrolu, konečné termíny, zmluvné pokuty a rozpočtové obmedzenia (18).

27. Komisia a výbory nedohodli kúpnu cenu a dlhodobé nájomné na základe stavebných nákladov, ale na základe trhových podmienok, pretože tieto inštitúcie museli súťažiť s ostatnými nadobúdateľmi. Štandardným postupom v tomto sektore je oceňovať budovy na základe kapitalizácie skutočnej alebo predpokladanej výšky nájomného. Táto hodnota sa musí upraviť tak, aby zohľadňovala všetky výhody vyplývajúce z oslobodenia inštitúcií od daní (19) podľa PVI. V rámčekoch 3 a 4 sú uvedené konkrétne príklady stanovenia hodnoty niektorých budov.

Rámček 3Trhovú hodnotu budovy SPA3 upravenú tak, že zohľadňuje určité daňové úľavy, odhadol konzultant. Výpočet však neobsahuje zníženie o oslobodenie od DPH, ktoré bolo udelené Komisii. Okrem toho sa výpočet zakladal na okamžitom výnose z nájomného, čo zvyšuje cenu v porovnaní s bežným postupom, pri ktorom sa predpokladá počiatočné obdobie bez prenájmu.S cieľom využiť daňové výhody, ktoré umožňuje PVI, bola budova Mondrian prenajatá prostredníctvom zmluvy o užívacom práve. Nájomné na základe užívacieho práva bolo stanovené vo výške, ktorá zodpovedá trhovému nájomnému, čo znamená, že výhoda oslobodenia od DPH sa neodrazila v cene nájomného a Komisia musí znášať dodatočné náklady na údržbu a menšie opravy (za ktoré bežne zodpovedá vlastník). Okrem toho sa v tejto zmluve malo dospieť k nižšiemu nájomnému z dôvodu dlhodobého prenájmu (15 rokov), ako aj pre solventnosť Komisie.Obe záležitosti viedli k tomu, že Komisia platí viac, ako je potrebné.

28. V prípade 18 zmlúv o dlhodobom prenájme (na 27 rokov) s predkupným právom, ktoré Komisia v Bruseli vypracovala vo forme emphyteutického práva v období 1997 – 2001, nebola v zmluvách uvedená kúpna cena. V zmluvách sa stanovila len výška prvej splátky a boli v nich uvedené klauzuly o automatickej indexácii podobné tým, ktoré sa používajú v zmluvách o prenájme. Komisia zastavila tento postup pri ďalších zmluvách a koná v súlade so závermi svojho oddelenia vnútorného auditu, podľa ktorého nie je tento postup vhodný. Komisia však neoznámila toto zistenie ostatným inštitúciám a výbory naďalej stanovujú kúpnu cenu na základe indexovaného nájomného, a nie na základe hodnoty budov (20).

Rámček 4V zmluve na budovu Belliard 99 – 101, ktorá bola podpísaná v decembri 2000 (emphyteutické právo na 27 rokov), nie je uvedená kúpna cena. V zmluve je len stanovená prvá ročná splátka vo výške 8,28 mil. EUR, ktorá sa má hradiť od roku odovzdania budovy. Táto suma bola vypočítaná na základe trhového nájomného a podlieha indexácii podľa inflácie. Tento spôsob stanovenia ceny nie je pri dlhodobom prenájme najvhodnejší. Ak uplatníme rovnaký spôsob ako konzultanti Komisie (pozri rámček 3), hodnota tejto budovy na voľnom trhu by bola približne 127 mil. EUR. Výška prvej ročnej splátky, ktorá zodpovedá tejto hodnote, by bola 6,83 mil. EUR.

29. V niektorých prípadoch boli ceny výsledkom politických dohôd. V memorande o porozumení z 8. júla 1997 medzi Európskou komisiou, belgickým štátom a spoločnosťou S.A. Berlaymont 2000 Komisia vyjadrila svoj zámer opätovne obývať budovu Berlaymont. V tejto dohode sa však nestanovila cena, konečné termíny či zodpovednosť za opravy budovy Berlaymont. Na základe novej dohody z júla 2001 Komisia prijala v októbri 2002 ponuku belgických orgánov, hoci bola vyššia ako odhadovaná trhová cena (21).

30. Od dodávateľov by sa mali žiadať náležité záruky s cieľom zabezpečiť úplné plnenie zmlúv až do konečného odovzdania a zmluvné pokuty v prípade nedodržania konečných termínov (22). Inštitúcie si však nestanovili jasnú politiku v tejto oblasti a výška záruk nebola vždy postačujúca. Osvedčené postupy, napríklad požadovanie certifikátov o kvalite prác vydaných uznávanými spoločnosťami pre technickú kontrolu, a zákonné poistenie, ktoré kryje právnu zodpovednosť staviteľa, sa neuplatňovali dôsledne (23).

Rámček 5Pri budove Euroforum mala Komisia ťažké postavenie, pretože podľa zmluvy sa malo 95 % záruky za splnenie zmluvy (2 500 000 EUR) uvoľniť ihneď po prevzatí budovy, a teda zostalo len 125 000 EUR na krytie možných nedostatkov budovy ocenenej na viac než 100 mil. EUR. Parlament zvolil racionálnejší postup pri budove D4-D5. V zmluve sa stanovuje, že sa poskytnú dostatočné záruky za splnenie zmluvy, pričom sa zohľadnia nedostatky zistené pri preberaní budovy.V pôvodnej zmluve z 26. marca 2003 na budovu Lex (Rada) neboli stanovené žiadne bankové záruky na zabezpečenie jej plnej prevádzky. V konečnej zmluve, ktorá bola podpísaná 20. decembra 2006, sa stanovila náležitá banková záruka.

31. V zmluvách sa stanovuje obdobie (napr. 15 dní pri budove SPA3, 25 dní pri budove Euroforum a 30 dní pri budove Berlaymont), počas ktorého inštitúcie môžu pred nasťahovaním do budovy skontrolovať, či sú vykonané práce v súlade s podmienkami a či zariadenia fungujú náležite. Takéto obdobie je však príliš krátke na riadne vykonanie všetkých kontrol a testov potrebných pri zložitých projektoch.

Spôsoby financovania stavebných projektov

32. V článku 282 Zmluvy o ES sa Európskemu spoločenstvu umožňuje nadobúdať alebo scudzovať hnuteľný a nehnuteľný majetok. Na tieto účely Spoločenstvo zastupuje Komisia. Súčasný právny rámec (24) však Spoločenstvu neumožňuje brať pôžičky. Inštitúcie preto musia pri nadobúdaní majetku využívať niekoľko alternatívnych spôsobov. K 31. decembru 2005 dosiahli záväzky Spoločenstva spojené s finančným prenájmom pozemkov a budov 1 803 mil. EUR (25).

33. Uzavretie priamej zmluvy na výstavbu budovy je pre inštitúciu najlacnejšou možnosťou, zároveň však aj zložitou, zdĺhavou a technicky náročnou úlohou. Okrem toho je náročné realizovať stavebné projekty v rámci obmedzení právneho a rozpočtového rámca. Inštitúcie čelia týmto obmedzeniam a pri výstavbe svojich budov sa rozhodli pre súkromné developerské spoločnosti a v niektorých prípadoch pre vnútroštátne orgány.

34. Metódy, ktoré inštitúcie používali, boli zväčša nákladnejšie a menej transparentné než priame požičanie finančných prostriedkov. Veľké projekty z posledného obdobia vo všeobecnosti zahŕňajú dlhodobú kúpu s implicitnou pôžičkou. Zmluvná cena buď implicitne, alebo explicitne zahŕňa finančné náklady. Úroky, ktoré platia developerské spoločnosti za financovanie výstavby budov, sa účtujú inštitúciám a tieto úroky sú vždy vyššie (26) než sadzby, ktoré by inštitúcie získali priamo prostredníctvom verejnej súťaže alebo sprostredkovaním cez hostiteľskú krajinu alebo Európsku investičnú banku (EIB).

35. Súdny dvor uplatňuje na financovanie projektu svojho rozšírenia zložitý mechanizmus, do ktorého je zapojená luxemburská vláda, súkromná banka, účelová spoločnosť a EIB. Účelová spoločnosť získala od EIB výhodné finančné podmienky (Euribor +0,01) na 49 % projektu. Tento mechanizmus však predstavuje aj riziká, pretože Súdny dvor nebol zapojený do verejnej súťaže a rokovaní o podrobnostiach zmluvy, ktorej ustanovenia a možnosti vopred neodsúhlasil, a nie je zmluvnou stranou zmlúv o financovaní, hoci bude musieť znášať finančné náklady (napr. úrokové sadzby, poplatky za správu). Útvary Súdneho dvora preskúmali postup vlády pri udelení zákazky týkajúcej sa financovania projektu a poukázali na nedostatočnú konkurenciu. Hoci EIB poskytuje dobré finančné podmienky, iné inštitúcie alebo ich stavební partneri ju nevyužili na financovanie stavebných projektov.

36. V roku 2002 Komisia iniciovala postup, ktorého cieľom bolo znížiť náklady na financovanie. Pri niektorých transakciách sa v zmluvách stanovilo, že pred ich podpísaním sa stanoví úroková sadzba verejnou súťažou na finančných trhoch. Tento postup uplatnila Rada v zmluve na budovu Lex, neuplatnila ho však Komisia v nasledujúcom prípade (rámček 6).

Rámček 6Implicitná úroková sadzba, ktorú Komisia zmluvne dohodla v januári 2003 na financovanie nadobudnutia budovy Euroforum v priebehu 30 rokov, bola 5,65 %. Na financovanie budovy SPA3 Komisia zverejnila výzvu na predloženie ponúk a vo februári 2003 získala úrokovú sadzbu 5,01 %. Ak by bola zverejnená podobná výzva na predloženie ponúk pri budove Euroforum, na úrokoch sa mohlo ušetriť približne 7,7 mil. EUR.

37. Ak inštitúciám zostanú rozpočtové prostriedky na konci roka v dôsledku nedostatočného čerpania v iných administratívnych oblastiach, finančné prostriedky sa často použijú na neplánované platby na stavebné projekty (pozri prílohu I). To vedie k tomu, že konečné výdavky sú oveľa vyššie, ako sa pôvodne v rozpočte plánovali. Napríklad v roku 2005 Parlament aj Rada použili dodatočné rozpočtové prostriedky vo výške 89 mil. EUR, ktoré získali prevodmi rozpočtových prostriedkov.

38. V posledných dvoch desaťročiach Dvor audítorov poukázal pri niekoľkých príležitostiach na to, že čisto ročné pojatie nákladov na kancelárske priestory v praxi bráni tomu, aby sa definovala a zaviedla vhodná investičná politika. V decembri 2005 Dvor audítorov zopakoval svoje odporúčanie, že diferencované rozpočtové prostriedky, ktoré by umožnili väčšiu pružnosť, by sa mali používať na transakcie spojené s kúpou alebo výstavbou budov (27).

Medziinštitucionálna spolupráca

39. Všetky inštitúcie EÚ majú podobné potreby, pokiaľ ide o nadobúdanie a spravovanie budov. Efektívnou spoluprácou by sa malo zlepšiť dodávanie a mohli by sa znížiť náklady prostredníctvom zhromaždenia odborných skúseností a kúpnej sily. Dvor audítorov hodnotil, či inštitúcie našli relevantné oblasti na spoluprácu, medzi ktoré patrí hodnotenie politiky v oblasti budov, a či bola takáto spolupráca efektívna.

40. Generálni tajomníci inštitúcií zareagovali na opakované odporúčania Dvora audítorov na zlepšenie spolupráce medzi inštitúciami, zriadili pracovnú skupinu pre politiku v oblasti budov a v júni 2001 podpísali návrhy pracovnej skupiny na zlepšenie medziinštitucionálnej spolupráce (28). Medzi konkrétne návrhy patrila lepšia výmena informácií, vypracovanie spoločnej stratégie vzťahov s orgánmi štátnej správy hostiteľských členských štátov vrátane uzatvárania „dohôd o ústredí“, v ktorých sa stanovujú príslušné úlohy a zodpovednosti inštitúcií a hostiteľských členských štátov, zabezpečenie vzájomnej pomoci a hodnotenie vplyvu budov na životné prostredie, ktoré by malo viesť k medziinštitucionálnym iniciatívam týkajúcim sa vnútorných úprav a správy budov.

41. V Bruseli a Luxemburgu boli zriadené medziinštitucionálne pracovné skupiny pre oblasť budov, ktoré pravidelne zasadajú, avšak zatiaľ nedospeli k užitočným spoločným iniciatívam alebo výrazným úsporám (29). V niektorých konkrétnych prípadoch jedna inštitúcia prenajala kancelárske priestory inej inštitúcii. Spolupráca medzi Komisiou a Parlamentom, pokiaľ ide o spoločné kancelárie zastúpení v členských štátoch, a medzi Komisiou a Radou, pokiaľ ide o Infopoint v Bruseli a prenájom kancelárií v New Yorku a Ženeve, bola prínosná. Oba výbory zriadili spoločné útvary, ktoré riadia oblasti spoločného záujmu. Táto medziinštitucionálna spolupráca umožnila výborom spoločne plánovať politiku v oblasti budov a spoločne hodnotiť svoje potreby. Napriek tomu sa v ostatných oblastiach spoločného záujmu medziinštitucionálna spolupráca nerealizovala. Auditom Dvora audítorov sa zistilo, že inštitúcie nehodnotili svoju politiku v oblasti budov spoločne ani jednotlivo.

Rámček 7Časť prístavby k hlavnej budove Súdneho dvora v Luxemburgu, ktorá sa má dokončiť v roku 2008, sa stavia na pozemku, na ktorom pôvodne stála budova Komisie Cube. V tejto budove sídlilo výpočtové stredisko Komisie. Hoci si Komisia bola v roku 1999 vedomá potreby uvoľniť budovu Cube, do roku 2004 za ňu nedokázala nájsť náhradu, čím prispela k oneskoreniu projektu Súdneho dvora.Hoci sa komplex Belliard 99 – 101 uvoľnil už v roku 1998, inštitúcie platili ročné nájomné vo výške približne 6 mil. EUR za prázdnu budovu až do roku 2004 (najprv Parlament, potom výbory, ktoré Parlament požiadal o prevzatie svojej zmluvy (30)).

42. Dvor audítorov zastáva názor, že inštitúcie, a najmä Komisia, by mali s orgánmi hostiteľských štátov uzavrieť „dohody o ústredí“. Takáto dohoda sa neuzatvorila ani na jedno z hlavných sídel inštitúcií. Jednotlivé inštitúcie rokovali o svojich stavebných projektoch s hostiteľskými štátmi samostatne a získali rôzne podmienky.

43. Inštitúcie nevykonali medziinštitucionálne hodnotenie vplyvu budov na životné prostredie napriek tomu, že to generálni tajomníci odporúčali. Komisia však predložila niekoľko iniciatív v rámci systému Spoločenstva pre ekologické riadenie a audit (31), ktoré ostatné inštitúcie teraz začínajú nasledovať, a vykonala environmentálny audit niektorých svojich budov. Pri plánovaní svojich budov sa inštitúcie zaujímajú o energetickú spotrebu a výkon. Kontrolované stavebné projekty však neboli predmetom štúdií technickej, environmentálnej a ekonomickej realizovateľnosti alternatívnych systémov a techník na zlepšenie energetickej hospodárnosti budov, ako sa stanovuje v nariadení o energetickej hospodárnosti budov (32). Neboli ani predmetom analýzy nákladov a prínosov, pokiaľ ide o rôzne možnosti vykurovania, ventilácie a klimatizácie, ktorá by zohľadňovala odhadované náklady na dlhodobú údržbu a spotrebu energie. Komisia však zaradila potrebu vykonať analýzu nákladov a prínosov do svojich postupov na rok 2004 a v súčasnosti začína s prípravou metodiky na hodnotenie celkových nákladov, ktoré vzniknú v priebehu životnosti budovy („kalkulácia životného cyklu projektu“). Táto oblasť by si zaslúžila medziinštitucionálny prístup.

44. Plnenie politiky v oblasti budov zahŕňa oblasti, pri ktorých inštitúcie potrebujú pomoc podobného charakteru (technická podpora v stavebníctve; inžinierstvo; zdravie, bezpečnosť a ergonómia; riadenie v oblasti životného prostredia a bezpečnosť; predpisy v oblasti územného plánovania a stavebníctva; zákony týkajúce sa nehnuteľností; finančné plánovanie). Väčšina inštitúcií zamestnáva alebo si najíma odborníkov špecificky zameraných na niektoré alebo všetky tieto oblasti. Spolupráca medzi inštitúciami by teda umožnila zdieľať a lepšie využívať odborné skúsenosti, ako aj vznik úspor z rozsahu pri kúpe služieb. Takáto spolupráca sa však zatiaľ nenadviazala.

45. Dvor audítorov už v minulosti odporúčal inštitúciám, aby mali úplnú administratívnu, technickú a finančnú kontrolu nad svojimi stavebnými projektmi. Mali by využívať vysoko kvalifikovaných konzultantov alebo získať náležité odborné znalosti v rámci medziinštitucionálnej spolupráce (33). Medziinštitucionálnou spoluprácou sa mohli zlepšiť oblasti, ako je dohľad nad stavebnými prácami a kontrola ich kvality. Ponaučenie bolo možné získať z typu výhrad v protokoloch o prevzatí budov, z nedostatkov, ktoré inštitúcie zistili po nasťahovaní sa do budov, a z výsledkov rôznych prístupov, ktoré inštitúcie uplatnili. Jeden z prístupov sa zakladá na prísnom dohľade nad realizáciou projektov, ktorý zabezpečujú vlastné útvary inštitúcií alebo externí konzultanti. Parlament a Súdny dvor využívali kombinovane interných a externých odborníkov. Tento postup sa osvedčil. Ďalší postup, ktorý uplatňuje najmä Komisia, sa zameriava na kontrolu konečných výsledkov na základe dohodnutých štandardov a špecifikácií.

46. Právne služby a konzultanti inštitúcií vypracovali niekoľko podrobných správ ku konkrétnym zmluvám a budovám, v ktorých preskúmali výhody a nevýhody rôznych postupov pri nadobúdaní budov, a stanovili špecifické riziká, ktoré mali všetky inštitúcie spoločne prerokovať. Inštitúcie spoločne neprerokovali štandardné znenie najčastejšie používaných zmlúv. Keďže si každá inštitúcia pripravuje zmluvy samostatne, predchádzajúce skúsenosti a právne posudky si nevymieňajú. Parlament zohľadnil nedostatky, ktoré zistil pri predchádzajúcich projektoch, a vypracoval podrobné ustanovenia v oblasti dohľadu nad prácami a záruk, ktoré by mohli byť užitočné aj pre ostatné inštitúcie.

47. Komisia zriadila v roku 2002 dva úrady „pre infraštruktúru a logistiku“ v Bruseli a Luxemburgu (OIB a OIL), ktorých cieľom je poskytovať podporu útvarom Komisie a potenciálne ostatným inštitúciám Spoločenstva. Ich zriadením sa však nedosiahli očakávané výsledky z hľadiska zlepšenia medziinštitucionálnej spolupráce. Len OIL uzatvoril „dohody o úrovni služieb“ (Dvor audítorov a prekladateľské stredisko).

48. Dvor audítorov ďalej zaznamenal, že k výmene odborných skúseností a osvedčených postupov (napr. v oblasti postupov, softvéru na správu kancelárskych priestorov alebo analýzu rizík spojených s dlhodobým prenájmom) došlo medzi OIB, OIL alebo inými inštitúciami len v niektorých špecifických prípadoch.

49. Všetky inštitúcie si príležitostne prenajímajú budovy, aby pokryli dočasné potreby kancelárskych priestorov, kým nedokončia svoje hlavné projekty. Niektoré inštitúcie si zároveň ponechávajú „rezervné“ kancelárske priestory, aby mohli vyriešiť nepredvídané udalosti, presťahovanie a pravidelné opravy budov, čo znamená, že dočasne majú kancelárske priestory nad rámec svojich potrieb. V poslednom období zlyhalo niekoľko medziinštitucionálnych iniciatív zameraných na zdieľanie kancelárskych priestorov, pretože budovy prijateľné pre jednu inštitúciu, nespĺňajú štandardy inej inštitúcie (34).

ZÁVERY A ODPORÚČANIA

50. Inštitúciám EÚ sa darí zabezpečovať primerané priestory pre svojich zamestnancov napriek politickým a rozpočtovým obmedzeniam, ktorým čelia. Inštitúcie v posledných rokoch zlepšili riadenie svojich politík v oblasti budov, ktoré však stále majú mnoho nedostatkov týkajúcich sa plánovania, financovania a nákladov a medziinštitucionálnej spolupráce.

Plánovanie

51. Inštitúcie nestanovili jednotnú politiku Spoločenstva v oblasti budov a každá inštitúcia si definovala svoju politiku samostatne. Plánovaním sa muselo vyriešiť mnoho rôznych obmedzení, ako napríklad verejný charakter EÚ, rozdelenie zamestnancov medzi Bruselom, Luxemburgom a Štrasburgom, veľkosť útvarov a inštitúcií, absencia diferencovaných rozpočtových prostriedkov, rôzne druhy budov a nutnosť rokovať s tretími stranami – vlastníkmi a investormi v oblasti nehnuteľností. Inštitúcie sa taktiež museli vyrovnať s tým, že neboli schopné predvídať konečné rozhodnutia o rozšírení Únie (pozri body 4 až 6 a 9).

Odporúčanie: Mal by sa stanoviť koordinovaný viacročný rámec politiky v oblasti budov. Rozpočtové orgány by mali byť náležite a pravidelne informované o celkovom dosahu politiky v oblasti budov na rozpočet za každú inštitúciu.

52. Tieto ťažkosti spojené s dlhodobým plánovaním vysvetľujú, prečo sa konečné opatrenia na zabezpečenie priestorov robia neskoro, čo si často vyžaduje dočasné opatrenia a nákladné krátkodobé riešenia. Dvor audítorov zistil, že je možné zlepšiť dlhodobé plánovanie (pozri body 7 a 8).

53. Inštitúcie uprednostňujú kúpu budov pred ich prenájmom. Napriek predchádzajúcim odporúčaniam Dvora audítorov inštitúcie neuplatňujú túto politiku dôsledne a dlhodobo si prenajímajú budovy bez možnosti ich odkúpenia. Takýto postup predražuje následnú kúpu budov (pozri body 9 až 12).

Odporúčanie: Inštitúcie by mali koordinovať časové harmonogramy a spôsoby na odhad svojich potrieb, aby sa čo v najväčšej miere vyhli krátkodobému prenájmu budov. Inštitúcie EÚ by mali vždy požadovať zmluvy o dlhodobom prenájme s predkupným právom.

54. Inštitúcie naďalej sústreďujú takmer všetky svoje budovy v európskej štvrti v Bruseli napriek tomu, že politikou Komisie je hľadať priestory v ostatných častiach mesta. Sústreďovanie budov umožňuje úspory z rozsahu, prispieva však k nárastu cien v dôsledku zvýšeného dopytu po budovách a poklesu dostupných priestorov v tejto oblasti (pozri body 13 až 15).

Odporúčanie: Inštitúcie by mali pokračovať v iniciatívach z posledného obdobia, ktorých cieľom je rozmiestniť kancelárske priestory po Bruseli.

55. Informácie dostupné pri procese rozhodovania a riadenia kancelárskych priestorov (napr. údaje o ploche kancelárií, nákladoch na budovy a zamestnancoch, pre ktorých je potrebné zabezpečiť priestory) sú nepresné, čo sťažuje hodnotenie potrieb a plánovanie do budúcnosti (pozri body 16 až 19).

Odporúčanie: Inštitúcie by mali vypracovať vhodné metódy na hodnotenie svojich súčasných a krátkodobých potrieb. Informácie o riadení je potrebné zlepšiť stanovením spoločných a jasných ukazovateľov. Iniciatívy, ktoré inštitúcie podnikli samostatne a v rámci medziinštitucionálnych pracovných skupín, by sa mali podporovať, konsolidovať a rozšíriť.

Financovanie a náklady

56. Ceny, ktoré inštitúcie platia za výstavbu budov a za práce na svojiich budovách, nie sú vždy stanovené podmienkami verejnej súťaže. Takmer vo všetkých kontrolovaných projektoch sa zmluvy uzatvorili priamou dohodou. Nedostatočné využívanie verejnej súťaže znamená, že neexistuje záruka, či budovy boli nadobudnuté za minimálne náklady (pozri body 21 až 23). Dvor audítorov zistil prípady, keď rokovacie konanie neviedlo k najlepšej cene (pozri body 24 až 29).

Odporúčanie: Všetky zmluvy týkajúce sa výstavby a vnútorných úprav budov by sa mali uzatvárať na základe verejnej súťaže na najširšej možnej úrovni. Ak sa výnimočne uplatní rokovacie konanie, cena by sa mala zakladať na stavebných nákladoch vrátane primeraných marží pre hospodárske subjekty. Pri prenájme a kúpe existujúcich budov by sa mal čo najdôkladnejšie preskúmať trh. Inštitúcie by mali zabezpečiť, aby plne využívali výhody oslobodenia od daní na základe PVI.

57. Súčasný právny rámec inštitúciám neumožňuje brať pôžičky. Inštitúcie čelia týmto obmedzeniam a využívajú niekoľko zložitých spôsobov na financovanie nadobudnutia nehnuteľností, ktoré sú nákladnejšie a menej transparentné než priame požičanie finančných prostriedkov (pozri body 32 až 38).

Odporúčanie: Lepšie rozpočtové plánovanie a väčšia pružnosť pri využívaní diferencovaných rozpočtových prostriedkov by umožnili racionálnejšie využívať rozpočtové prostriedky a lepšie riadiť dlhy a dlhodobé záväzky inštitúcií.

Medziinštitucionálna spolupráca

58. Zriadenie OIB a OIL neprinieslo očakávané výsledky v oblasti medziinštitucionálnej spolupráce. Počet „dohôd o úrovni služieb“ bol nízky a zriedkavo dochádzalo k výmene odborných skúseností a osvedčených postupov medzi inštitúciami. Dvor audítorov však zaznamenal niekoľko konkrétnych prípadov medziinštitucionálnej spolupráce a v poslednom období i dobré iniciatívy na jej zlepšenie. Rámcové „dohody o ústredí“ sa s hostiteľskými členským štátmi zatiaľ neuzatvorili, takže inštitúcie rokujú ad hoc s rozdielnymi výslednými podmienkami a nájomným. V minulosti inštitúcie nevenovali dostatočnú pozornosť hľadisku životného prostredia, iniciatívy z posledného obdobia však svedčia o zlepšení v tejto oblasti. Inštitúcie nehodnotili svoju politiku v oblasti budov spoločne ani jednotlivo (pozri body 39 až 49).

Odporúčanie: Osvedčené postupy a iniciatívy, ktoré jednotlivé inštitúcie vyvíjali samostatne, by sa mali rozšíriť na všetky inštitúcie, najmä pokiaľ ide o technické záležitosti ako zmluvy alebo dohľad nad projektmi a oblasti ako životné prostredie. Výsledky politík inštitúcií v oblasti budov by sa mali hodnotiť spoločne a mali by sa hľadať nové spôsoby na zlepšenie medziinštitucionálnej spolupráce. Inštitúcie by mali naďalej zriaďovať pracovné skupiny pre otázky, ktoré si zasluhujú medziinštitucionálnu pozornosť, napríklad vypracovanie metodiky „kalkulácie životného cyklu projektov“. Úzka spolupráca s orgánmi hostiteľských štátov by mala byť hlavným cieľom stratégie inštitúcií v oblasti budov.

Túto správu prijal Dvor audítorov v Luxemburgu na svojom zasadnutí 21. marca 2007. Za Dvor audítorov Hubert WEBER predseda

(1) Vysvetlenia sa týkajú situácie v Belgicku a definície sú do istej miery jednoduchšie než právne definície.

(2) Ročné náklady sa vypočítali na základe ročných platieb splatných za dlhodobé prenájmy a nájmy s uplatnením miery odpisovania vo výške 4 % z hodnoty vlastnených budov. Tieto kancelárske priestory boli k dispozícii pre 44 006 osôb (zamestnanci a ostatné osoby, napr. odborníci alebo externí zamestnanci, ktorí potrebujú kancelárske priestory). Zdroj: Porovnanie nákladov na budovy medzi inštitúciami. Prípravný výbor pre rozpočtové a finančné záležitosti (CPQBF), jún 2005.

(3) Konečná účtovná závierka Európskych spoločenstiev, zväzok I. Podrobnejšie informácie o výdavkoch na budovy a ich hodnote sú každoročne uvedené v prílohe k všeobecnému rozpočtu Európskej únie (Tabuľka D Budovy Európskej únie).

(4) Dvor audítorov sa už venoval tejto problematike v Osobitnej správe o politike inštitúcií Európskych spoločenstiev v oblasti kancelárskych priestorov, bod 7.2.2 (Ú. v. ES C 221, 3.9.1979).

(5) Napríklad: Politika Komisie v oblasti budov v rokoch 1996 – 2005, SEK(96) 1095 v konečnom znení z 18. júna 1996, aktualizovaná pre Brusel v decembri 2003, KOM(2003) 755 v konečnom znení z 10. decembra 2003.

(6) Správa medziinštitucionálnej technickej skupiny: Plánovanie budov a podmienky financovania, február 1996.

(7) Zdroj: Porovnanie nákladov na budovy medzi inštitúciami, CPQBF, jún 2005.

(8) Osobitná správa o politike inštitúcií Európskych spoločenstiev v oblasti budov, časť 7.5 výročná správa za rozpočtový rok 1987, bod 10.51 (Ú. v. ES C 316, 12.12.1988).

(9) Politika Komisie v oblasti budov v rokoch 1996 – 2005, SEK(96) 1095 v konečnom znení z 18. júna 1996, s. 10.

(10) Simulácia emphyteutického práva na 27 rokov (s 2 % ročným nárastom a úrokovou sadzbou 5 %).

(11) Zdroj: Pracovný seminár Porozumenie trhu s kancelárskymi priestormi v Bruseli, február 2005, a viacročné programy politiky Komisie v oblasti budov v Bruseli, OIB.

(12) Budovy Remard (8 256 m2), Wiertz 50 (2 837 m2), Montoyer 63 (9 681 m2) a Montoyer 75 (9 935 m2).

(13) Zdroj: Porovnanie nákladov na budovy medzi inštitúciami, CPQBF, jún 2005.

(14) Článok 116 ods. 1 a článok 126 ods. 1 písm. h) podrobných pravidiel na vykonávanie nariadenia o rozpočtových pravidlách.

(15) Výkladové oznámenie Komisie o právnych predpisoch Spoločenstva uplatniteľných na zadávanie zákaziek, na ktoré sa úplne alebo čiastočne nevzťahujú smernice o verejnom obstarávaní (Ú. v. EÚ C 179, 1.8.2006, s. 2).

(16) Oznámenia o predbežných informáciách boli uverejnené počas prieskumu trhu len pri štyroch projektoch (tri prípady v Rade a jeden v Parlamente).

(17) Výročná správa za rozpočtový rok 1987, body 10.51 – 55; osobitná správa o politike inštitúcií Európskych spoločenstiev v oblasti budov, časť 7.5.

(18) V článku 4 ods. 3 rámcovej zmluvy sa stanovuje, že štát získa súhlas Súdneho dvora pri každej fáze realizácie projektu, avšak neuvádza sa v nej presne, ako a na základe akých dokumentov Súdny dvor poskytne svoj súhlas, a čo je dôležitejšie, čo sa stane, ak súhlasiť nebude. Pozri tiež osobitnú správu č. 5/2000 o výdavkoch Súdneho dvora na budovy, najmä bod 16 (Ú. v. ES C 109, 14.4.2000).

(19) V Bruseli je DPH na stavebné práce 21 %; daň z nehnuteľností okolo 10 – 15 % a registračný poplatok pri kúpe 12,5 %.

(20) Trèves 74, Belliard 93, Belliard 68.

(21) V hodnotiacej správe, ktorú vypracoval konzultant na základe trhových podmienok, sa stanovuje hrubá cena budovy Berlaymont na voľnom trhu na približne 451 mil. EUR. Ak zohľadníme daňové úľavy Komisie, cena by bola približne 379 mil. EUR. Cena bola stanovená na 553 mil. EUR vrátane vnútorných úprav (konferenčné stredisko, tlačové stredisko, miestnosti pre komisárov, multimediálne zariadenie) v hodnote 35 mil. EUR.

(22) Článok 102 nariadenia o rozpočtových pravidlách.

(23) Vystavenie zákonného poistenia, ktoré kryje právnu zodpovednosť staviteľa, ako je stanovené vo vnútroštátnej právnej úprave, je nevyhnutné pri desaťročnom období („garantie décennale“), počas ktorého je zodpovedný staviteľ. Inštitúcie v zmluvách často súhlasili, že od developerskej spoločnosti prevezmú jej práva plynúce z desaťročnej záruky, aby developerské spoločnosti mohli ľahšie postúpiť bankám práva na platby od inštitúcií. V niekoľkých prípadoch sa však poistná zmluva od developerských spoločností nevyžadovala (napr. Komisia si ju vyžiadala len pri budove Euroforum a výbory ju nežiadali ani pri jednej budove). Inštitúcie budú mať obmedzené možnosti na uspokojivé plnenie, ak nastanú problémy. V takýchto prípadoch sa nároky musia adresovať subdodávateľom. Povinnosť predložiť certifikáty o kvalite prác vydané uznávanými spoločnosťami pre technickú kontrolu bola stanovená vo väčšine zmlúv. Týmto osvedčeným postupom sa zabezpečuje dodatočná záruka za správne vykonanie prác.

(24) Podľa článku 14 nariadenia o rozpočtových pravidlách spoločenstvá, ako aj subjekty nimi zriadené, nemôžu brať pôžičky.

(25) Konečná účtovná závierka Európskych spoločenstiev za rozpočtový rok 2005. Tabuľka: Finančný prenájom a podobné práva, s. 35.

(26) Napr. pri budove Lex sa konečné náklady na investíciu stanovia na základe úrokovej sadzby Euribor +1,125. V prípade budov D4-D5 sa dohodla úroková sadzba Euribor +0,650 (neskôr znížená na Euribor +0,375). Na financovanie špecifických vnútorných úprav budov (išlo o krátkodobé financovanie s možnosťou predčasného splatenia), ktoré si Rada prenajíma (Rolin a Woluwe-Heights), sa s developerskou spoločnosťou dohodli vysoké úrokové sadzby (7 % – 6 %).

(27) Stanovisko č. 10/2005 k návrhu nariadenia Rady, ktorým sa mení a dopĺňa nariadenie (ES, Euratom) č. 1605/2002 z 25. júna 2002 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev, bod 21 (Ú. v. EÚ C 13, 18.1.2006, s. 1). Pozri tiež: výročná správa za rozpočtový rok 1987, bod 10.77; osobitná správa č. 5/2000 o výdavkoch Súdneho dvora na budovy; stanovisko č. 4/97 k návrhu nariadenia Rady (Euratom, ESUO, ES) z 21. decembra 1977, ktorým sa mení a dopĺňa nariadenie o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev, bod 2.13 (Ú. v. ES C 57, 23.2.1998).

(28) Pozri odpovede Komisie na bod 7.66 výročnej správy za rozpočtový rok 2000 (Ú. v. ES C 359, 15.12.2001).

(29) Pozri Správu pre rozpočtový orgán o prínose medziinštitucionálnej spolupráce z októbra 2005.

(30) Pozri výročnú správu za rozpočtový rok 2000, bod 7.68.

(31) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 761/2001 z 19. marca 2001 (Ú. v. ES L 114, 24.4.2001, s. 1) a odporúčanie Komisie z 10. júla 2003 (Ú. v. EÚ L 184, 23.7.2003, s. 19), pokiaľ ide o systém Spoločenstva pre ekologické riadenie a audit.

(32) Smernica Európskeho parlamentu a Rady 2002/91/ES zo 16. decembra 2002 o energetickej hospodárnosti budov (Ú. v. EÚ L 1, 4.1.2003, s. 65).

(33) Výročná správa za rozpočtový rok 1999, bod 6.30 (Ú. v. ES C 342, 1.12.2000).

(34) Napr. budovy Goldbell a J. Monnet v Luxemburgu.

PRÍLOHA I PLNENIE ROZPOČTU V ROKOCH 2003 – 2005 Opis 2003 2004 2005 Rozpočtové prostriedky Prevody Finančné prostriedky v konečnom rozpočte Výsledok hospodárenia Rozpočtové prostriedky Prevody Finančné prostriedky v konečnom rozpočte Výsledok hospodárenia Rozpočtové prostriedky Prevody Finančné prostriedky v konečnom rozpočte Výsledok hospodárenia KOMISIA Nájomné a ročné platby za prenájom 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 Nadobudnutie nehnuteľností 0 0 0 0 n.a n.a 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 EURÓPSKY PARLAMENT Nájomné a ročné platby za prenájom 56 219 900 –13 142 943 43 076 957 43 076 839 67 391 000 142 734 931 210 125 931 209 987 082 34 761 956 45 979 590 80 741 546 80 734 779 Nadobudnutie nehnuteľností 5 600 000 134 686 103 140 286 103 140 286 103 2 327 500 –23 000 2 304 500 2 304 085 0 98 059 966 98 059 966 97 876 424 Predbežne vyčlenené rozpočtové prostriedky na krytie investícií inštitúcie do nehnuteľností 58 152 272 –58 152 272 0 44 942 471 –44 942 471 0 54 793 389 –54 793 389 0 119 972 172 63 390 888 183 363 060 183 362 942 114 660 971 97 769 460 212 430 431 212 291 167 89 555 345 89 246 167 178 801 512 178 611 203 RADA Nájomné a ročné platby za prenájom 9 100 000 – 495 000 8 605 000 8 594 092 14 634 000 –1 554 000 13 080 000 13 073 791 17 200 000 –1 238 000 15 962 000 15 958 948 Nadobudnutie nehnuteľností 0 15 909 000 15 909 000 15 909 000 13 500 000 44 949 000 58 449 000 58 449 000 14 420 000 89 950 000 104 370 000 104 370 000 9 100 000 15 414 000 24 514 000 24 503 092 28 134 000 43 395 000 71 529 000 71 522 791 31 620 000 88 712 000 120 332 000 120 328 948 SÚDNY DVOR Nájomné a ročné platby za prenájom 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 Nadobudnutie nehnuteľností 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 EURÓPSKY HOSPODÁRSKY A SOCIÁLNY VÝBOR Nájomné a ročné platby za prenájom 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 Nadobudnutie nehnuteľností 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 VÝBOR REGIÓNOV Nájomné a ročné platby za prenájom 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 Nadobudnutie nehnuteľností 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 DVOR AUDÍTOROV Nájomné a ročné platby za prenájom 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 427 000 – 290 000 2 137 000 1 920 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Nadobudnutie nehnuteľností 0 0 0 0 500 000 150 000 650 000 650 000 0 0 0 0 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 927 000 – 140 000 2 787 000 2 570 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Spolu 311 555 576 85 863 134 397 418 710 397 319 778 362 780 311 166 021 353 508 981 744 507 715 105 354 965 544 194 445 897 532 995 675 532 345 840

PRÍLOHA II ZOZNAM BUDOV, KTORÝCH SA TÝKA TÁTO SPRÁVA Komisia v Bruseli Berlaymont SPA3 Mondrian Komisia v Luxemburgu Euroforum Hitec Parlament v Bruseli D4-D5 Atrium II Remard Wiertz 50 Montoyer 63 Parlament v Luxemburgu výškové budovy Tour A a B Goldbell KAD Parlament v Štrasburgu IPE1, 2 a 3 Výbory v Bruseli Belliard 99 – 101 Trèves 74 Belliard 93 Belliard 68 Rada v Bruseli Lex Woluwe-Heights Rolin Súdny dvor v Luxemburgu rozšírenie budovy Palais Geos Tbis Allegro

ODPOVEDE EURÓPSKEHO PARLAMENTU 11. Rámček 1. Cena, ktorú Európsky parlament zaplatil za kúpu budov IPE 0, 1, 2 a 3 bola výsledkom zložitého rokovania, na ktorom sa zúčastnilo niekoľko subjektov, a to predovšetkým mesto Štrasburg a francúzsky štát ako hostiteľská krajina sídla Parlamentu. Pri stanovovaní ceny boli zohľadnené všetky hľadiská: právne obmedzenia vyplývajúce zo spôsobu financovania zvoleného pre výstavbu budov, cena pozemku, prítomnosť súkromných investorov – majiteľov budov – pri rokovaniach, stanovenie hodnoty budov, rozpočtové obmedzenia mesta Štrasburg a účasť francúzskeho štátu. Hoci zmluvy podpísané v roku 1979 neobsahovali doložku o zohľadnení zaplateného nájomného v prípade kúpy budov, s ktorou sa v tom čase nepočítalo, nájomné, ktoré Parlament zaplatil, bolo takisto jedným z faktorov pri rokovaniach o stanovení konečnej kúpnej ceny budov. 17. Potreba nových priestorov sa po analýze dostupných údajov zistila v roku 2001 a stala sa súčasťou dlhodobého plánovania. Odhady a plány boli v rokoch 2001 – 2005 priebežne aktualizované, aby bolo možné zohľadniť meniace sa nároky na rozlohu kancelárskych priestorov, ktoré majú niekoľko príčin: a) o vytvorení nových pracovných miest sa rozhoduje na rok dopredu, nie na niekoľko rokov dopredu; b) osobitné potreby vyplývajúce zo zvýšenia počtu úradných jazykov, členských štátov a zamestnancov (po podrobnom vyhodnotení došlo k presnejšiemu odhadu týchto čísel); c) posilnenie právomoci Parlamentu na základe Zmluvy z Nice. Generálny sekretariát prešiel významnou reorganizáciou s cieľom zlepšiť podporu poslancov (politika Nastaviť latku vyššie). Napriek zvýšenej produktivite došlo k navýšeniu celkového počtu zamestnancov a zmenilo sa rozmiestnenie zamestnancov medzi Luxemburgom a Bruselom. V pláne z roku 2001 sa navyše predpokladalo, že budovy D4 a D5 budú využívané už v rokoch 2004/2005. Tento plán sa následne z niekoľkých dôvodov zmenil: bolo potrebné zaistiť plný súlad s európskymi právnymi predpismi o verejnom obstarávaní; vyskytli sa ťažkosti pri rokovaniach o tejto veľmi zložitej zmluve; bol potrebný dostatočný čas na to, aby sa mohli zohľadniť pripomienky okolitých subjektov pri začlenení takéhoto rozsiahleho komplexu do územia. 43. Skutočnosť, že neexistuje štúdia zameraná na zníženie energetickej náročnosti budov súvisí s analyzovanými projektmi Dvora audítorov (príloha II k pripomienkam): tieto sa týkajú budov, ktoré si Parlament prenajíma (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, TOA a TOB, Goldbell) alebo budov, ktoré boli pôvodne v prenájme, ale Parlament ich neskôr odkúpil (KAD, IPE 0, 1, 2 a 3), a budov, ktoré boli predmetom verejnej konzultácie a vzťahujú sa na ne kúpne zmluvy alebo zmluvy o dlhodobom prenájme (D4-D5 a Atrium). Parlament sa nezúčastnil na predbežnom plánovaní budovy Atrium, dosiahol však, aby boli zabudované solárne systémy a systém energetického využitia v budovách D4-D5. K ďalším projektom boli takisto vypracované podrobné environmentálne štúdie, najnovším projektom je rozšírenie budovy KAD v Luxemburgu. Už v roku 1992 však Parlament požiadal o preverenie, či by bolo možné používať v budove LOW ekologické klimatizačné zariadenie. 51 a 58. Dvor audítorov odporúča posilnenie medziinštitucionálnej spolupráce, najmä v oblasti dlhodobého plánovania v súvislosti s vyhovením potrebám jednotlivých inštitúcií, definovania spoločnej politiky v oblasti nehnuteľností a všeobecnejšie tiež výmeny informácií o postupoch každej inštitúcie v oblasti nehnuteľností. Európsky parlament s týmito pripomienkami súhlasí. Z tohto dôvodu je vhodné pripomenúť, že vo svojom uznesení z 26. septembra 2006 o udelení absolutória za plnenie rozpočtu v roku 2004 Parlament poveril svoju administratívu „aby v konzultácii s ostatnými inštitúciami EÚ preverila, či by nebolo užitočné zriadiť európsky úrad pre správu budov, ktorý by bol zodpovedný za výstavbu a údržbu budov inštitúcií EÚ“. Táto správa musí byť predložená Výboru pre kontrolu rozpočtu najneskôr do 1. októbra 2007. 58. Pozri vyššie uvedenú odpoveď v bode 51.

ODPOVEDE RADY Poznámka pod čiarou č. 25. Úrokové sadzby na zariadenie budov Rolin a Woluwe Heights by sa mali prirovnať ku krátkodobému financovaniu s možnosťou predčasného splatenia. V oboch prípadoch Rada využila túto možnosť a celkové náklady na zariadenie týchto budov sa vrátili buď v roku skončenia prác, alebo v nasledujúcom roku. Na základe týchto skutočností nemožno účtované úrokové sadzby označovať za vysoké. 43. Generálny sekretariát Rady navrhuje, aby Dvor audítorov pri opise posúdenia vplyvu budov na životné prostredie prihliadal na opatrenia, ktoré GSR v tejto oblasti vykonal. Tieto opatrenia zahŕňajú najmä: a) Budova Justus Lipsius sa podrobila dôkladnému auditu spotreby energie v roku 2006 pod dohľadom Institut Bruxellois de la Gestion de l'Environnement. Ako príklad možno uviesť, že táto budova má v súčasnosti najväčšiu elektráreň na báze fotočlánkov v bruselskom regióne. b) Budova Lex bola predmetom hĺbkovej štúdie na zlepšenie jej trvalo udržateľnej výkonnosti. Niektoré vlastnosti budovy výrazne znížili množstvo CO2, ktoré táto budova produkuje (kogenerácia, tepelné čerpadlá, automatické vypínanie svetiel atď.).

ODPOVEDE KOMISIE ZHRNUTIE I. – III. Komisia je v procese prispôsobovania svojej politiky v oblasti budov v Bruseli a Luxemburgu a nové oznámenie k tejto téme bude prijaté v roku 2007 pred letným prerušením zasadania. Komisia je toho názoru, že do budúcnosti sú potrebné isté štrukturálne zmeny s perspektívou zlepšovania účinnosti a efektívnosti jej politiky v oblasti budov a kvality života jej personálu a miestneho obyvateľstva udržateľným spôsobom. Pri posudzovaní svojej politiky v oblasti budov, ktorá bude obsahovať stratégiu umiestňovania personálu v menej početných, ale väčších budovách, bude Komisia brať do úvahy rôzne aspekty: získanie primeranej hodnoty za vynaložené peniaze, vývoj priemernej trhovej ceny za m2 kancelárskych priestorov, percentuálny podiel voľných kancelárskych priestorov, vývoj, pokiaľ ide o obsadené plochy, kde a ako, budúce potreby. Komisia bude analyzovať výsledok zintenzívnenia svojej akvizičnej politiky, a pritom potrebuje vyvodiť tieto dôsledky: Komisia teraz potrebuje formulovať politiku udržiavania a renovácie budov, aby sa zachoval stav jej majetku, a v prípadoch, kde majetok ukončí svoj životný cyklus, stratégiu zahŕňajúcu demoláciu a rekonštrukciu budov. V posledných rokoch sa pozornosť takisto sústredila na ochranu a bezpečnosť, čo malo vplyv na želanie Komisie rozvíjať zmiešané využívanie svojich budov. Na záver Komisia zhodnotí svoju spoluprácu s miestnymi orgánmi. IV. Komisia sformulovala dlhodobý rámec týkajúci sa politiky v oblasti budov, viacročný rámec politiky (Multi-Annual Policy Framework – MAPF), čo je priebežný plán prejednávaný každoročne s 5- až 10-ročnou perspektívou. Komisia je pripravená preskúmať, do akej miery môže tvoriť tento rámec základ pre medziinštitucionálny rámec, navyše k jej účasti v dvoch medziinštitucionálnych pracovných skupinách v Bruseli a Luxemburgu (1). V. Komisia dáva maximálnu prednosť kúpe alebo dlhodobému nájmu a krátkodobé zmluvy uzatvárala len vo výnimočných prípadoch. Politika uzatvárania dlhodobých, na akvizíciu orientovaných zmlúv musí byť zakotvená v jasnej politike, pokiaľ ide o mestské oblasti, v ktorých sa má podporiť prítomnosť Komisie. V Bruseli sú dlhodobé zmluvy podpisované s cieľom získať budovu v rámci režimu odložených splátok. Zmluvy na kratšie obdobie približne 15 rokov sa podpisujú, keď sa budovy berú do užívania. Tento postup je ekonomicky osvedčený. V Luxemburgu sa krátkodobé zmluvy v súčasnosti používajú len preto, lebo sa očakáva výstavba JMO2. Inak sa používajú dlhodobé zmluvy s možnosťou kúpy. VI. Komisia je naklonená ďalšiemu používaniu a pokračovaniu rozvoja svojej politiky diverzifikácie, na ktorú treba pozerať v rámci veľmi dlhodobej stratégie, berúc do úvahy také faktory, akými sú očakávané potreby, mobilita a vklad hostiteľskej krajiny. VII. Útvary Komisie v súčasnosti pripravujú oznámenie o politike v oblasti budov, ktorá bude obsahovať nový postup na vyhľadávanie vhodných budov na prenájom alebo kúpu, vrátane úplného prieskumu trhu. Komisia je rovnako schopná viesť a doviesť do konca rokovania s cenami zachovávajúcimi alebo dokonca nižšími, než sú priemerné trhové ceny, toto sa jej skutočne darí aj v porovnaní s inými súkromnými či inštitucionálnymi subjektmi prítomnými v rovnakých lokalitách. VIII. Navyše k stabilite získanej pomocou svojej akvizičnej politiky Komisia zaviedla nový spôsob financovania akvizícií. Je rovnako právne aj finančne jednoduchšie uskutočniť kúpu s odloženými splátkami než predchádzajúce nájomné zmluvy (emphytéose). IX. Komisia je plne zaviazaná k medziinštitucionálnej spolupráci vo všetkých oblastiach (otázky životného prostredia a energie, metodika odhadovania budúcich potrieb, osvedčené metódy sú len niektoré z nich). X. Ako sa uvádza v bodoch 50 až 58, Komisia má v úmysle nasledovať odporúčania Súdneho dvora týkajúce sa politiky v oblasti nových budov, ktorá má byť prijatá kolégiom ešte tento rok. ZISTENIA 6. Komisia vydala dve oznámenia (2) o potrebách personálu vyplývajúcich z rozšírenia o desať nových členských krajín a z rozšírenia o dve nové členské krajiny. Tieto oznámenia slúžili ako základ pre každoročné požiadavky a takisto pre odhady potrieb kancelárskych priestorov. 8. Prvá zarážka – pozri odpoveď na bod 6. 8. Druhá zarážka – GR ADMIN v úzkej spolupráci s úradmi pre infraštruktúru a logistiku v súčasnosti pripravuje dlhodobú stratégiu na uspokojenie svojich potrieb v oblasti budov (do roku 2025) v Bruseli aj Luxemburgu, ktorá zahŕňa úvahu o alternatívnych sídlach alebo doplnkových riešeniach k existujúcim mestským častiam pre Komisiu v Bruseli. 9. Komisia sa bude naďalej usilovať, aby inštitúcie určili a implementovali svoju politiku v oblasti budov spolu alebo aspoň integrovane. Táto spolupráca však nie je vždy možná, keďže každá inštitúcia má svoje vlastné špecifické potreby a priority, dosiahol sa však istý pokrok. Všetky inštitúcie v Bruseli sú súčasťou pracovnej skupiny (ILISWG – Pracovná skupina pre medziinštitucionálnu logistiku a vnútorné služby), ktorá má poverenie aj na výmenu informácií o vývoji na trhu s nehnuteľnosťami a o potrebách inštitúcií. Všetky inštitúcie v Luxemburgu spolupracujú prostredníctvom výboru vedúcich správy a medziinštitucionálnej pracovnej skupiny pre budovy. 10. Politika preferujúca nákup budov pred ich nájmom je relatívne nová a okolo 38 % plôch sa stále prenajíma ako dôsledok dlhodobých záväzkov zo zmlúv uzatvorených v minulosti. Zároveň však nákup budovy nie je vždy najlepším riešením (napríklad pokiaľ ide o hostiteľskú budovu pre infraštruktúru informačných komunikačných technológií, tento druh budovy technologicky veľmi rýchlo zastará) a vtedy môže byť nájom lepším riešením. Vo výnimočných prípadoch môže byť kúpa dokonca nemožná (pozri odpoveď na bod 27 rámček 3). Na záver ponúka PVI daňové oslobodenie aj v iných prípadoch, ako je úplné vlastníctvo, konkrétne keď je budova braná do užívania. 11. Komisia odkúpila jednu budovu (CCAB – svoje konferenčné centrum), ktorá sa predtým prenajímala. V prípade nájmov, aj keď je budova (finančne) opotrebovaná, má vlastník právny záväzok udržiavať ju v dobrom stave na užívanie na svoje vlastné náklady a počas celého obdobia nájmu. Preto je manévrovací priestor na rokovanie o znížení nájomného počas trvania zmluvy veľmi obmedzený. Navyše pri uzatváraní dlhodobých zmlúv výška nájomného zahŕňa zľavu oproti krátkodobým nájmom. Na záver treba dodať, že výška nájomného sa riadi podmienkami na trhu, a preto aj keď zmluva dáva možnosť prehodnotenia nájomného, nájomné, ktoré sa platí, by malo byť hodnotené oproti súčasným výškam nájomného a nielen s odvolaním sa na opotrebovanie budovy. Napriek tomu sa Komisia snaží o opätovné prerokovanie nájomného vždy, keď je to možné. Napríklad v roku 2005 bola opätovne prerokovaná zmluva na SC15 a bola predĺžená ešte pred jej uplynutím. Toto opätovné prerokovanie znížilo nájomné zhruba o 40 %. 12. Rámček 2 – Vlastníkom budovy Mondrian je nemecký fond, ktorého hlavným záujmom je vytvárať stabilný a dlhodobý tok príjmov. Preto v tomto prípade nebol záujem o predaj budovy napriek tomu, že sa Komisia o to pokúšala. Napriek tomu Komisia vzala budovu do užívania, lebo v tom čase bola jedinou budovou v oblasti, ktorá vyhovovala potrebám Komisie, pokiaľ ide o veľkosť, kvalitu a polohu, keďže bola veľmi blízko SDME, kde boli umiestnené ďalšie časti toho istého generálneho riaditeľstva. Je však ťažké presne porovnávať podmienky užívania a dlhodobého nájmu. 13. – 14. Komisia opakovane a oficiálne vyhlásila, že uprednostňuje zmiešané rozmiestnenie svojich útvarov v centre aj na okrajových častiach. Cieľom tejto politiky je zmenšiť tlak na európsku štvrť. Pri súčasnej politike Komisia diverzifikovala svoje budovy. V Bruseli, kde má 82,5 % svojich kancelárskych priestorov, je 82 % z nich v európskej štvrti a 18 % na inom mieste, počítajúc budovu Madou mimo európskej štvrte, keďže stojí na jej príliš vzdialenom vonkajšom okraji. V Luxemburgu, kde má 17,5 % svojich kancelárskych priestorov, je 72 % z nich na Kirchbergu a 28 % na inom mieste. Hoci je stratégia budov Komisie v európskej štvrti predvídateľná, je často v priaznivej rokovacej pozícii, pokiaľ ide o plochy, o ktoré sa uchádza málo záujemcov. Komisia nielen ďalej rozvinula oblasti Beaulieu a Genève v Bruseli, ale zvažuje ďalšie možnosti v zmysle formulovania novej politiky. Po formulovaní politiky, čo sa týka umiestnenia agentúr, Komisia prenajala budovu pre výkonnú agentúru GR EAC. Táto budova je umiestnená v Evere, pomerne ďaleko od európskej štvrte. Okrem toho Komisia nedávno prenajala budovu nachádzajúcu sa v blízkosti Severnej železničnej stanice (Covent Garden, 14 000 m2) na hodnotiace aktivity 7. rámcového programu pre výskum. 15. Komisia zostáva zaviazaná k prehĺbenej spolupráci s hostiteľskou krajinou. V Belgicku bol v roku 2003 vymenovaný riaditeľ OIB ako predstaviteľ Komisie, aby s príslušnými úradmi prediskutoval rozvoj európskej štvrte, zúčastňuje sa aj na stretnutiach Fonds Quartier européen. Od roku 2005 sa každé dva mesiace stretáva medziinštitucionálna ad hoc operatívna skupina EÚ – Belgicko s predstaviteľmi na federálnej, regionálnej a miestnej úrovni, aby sa zaoberali otázkami týkajúcimi sa politiky v oblasti budov. V Luxemburgu Komisia práve (február 2007) rokuje o dohode s Luxemburskom, pokiaľ ide o jej hlavnú budovu. Táto dohoda má umožniť získať bezodplatne stavebnú parcelu na výstavbu JMO2. Po podpísaní dohody bude Komisia ihneď určovať svoju politiku v oblasti budov v Luxemburgu. 17. Jednou zo zásad novej politiky v oblasti budov je umiestniť útvary Komisie v menšom počte väčších budov, čo by zmiernilo dôsledky každoročného nesystematického zvyšovania kvót personálu generálnych riaditeľstiev a vnútorných reorganizácií. Útvary Komisie, ktorých sa to týka (GR ADMIN, OIB a OIL) sú v procese určovania postupu založenom na COMREF (databáza týkajúca sa personálu), aby zhodnotili počet ľudí, ktorých treba umiestniť vo svojich objektoch. Skutočnosť, že budova HITEC (5 000 m2) stála prázdna takmer rok, bola viac dôsledkom oneskorenia výberového konania na prekladateľov z novoprijatých členských krajín ako nadhodnotenia potrieb Komisie. 18. Mandát medziinštitucionálnych pracovných skupín v Bruseli aj v Luxemburgu zahŕňa aj určenie spoločných ukazovateľov a kritérií a k tomuto úsiliu aktívne prispievajú aj predstavitelia Komisie. 19. Norma 35 m2 sa používa na účely všeobecného plánovania, pokiaľ ide o budovy. Prvá zarážka – Časť Príručky o podmienkach priestorov, zaoberajúca sa kritériami na pridelenie priestorov pre jednotlivé generálne riaditeľstvá, bola schválená správnou radou OIB 16. januára 2007. Po tom, čo bude k dispozícii posudok luxemburského Výboru pre bezpečnosť a hygienu pri práci (očakáva sa na jar 2007), správna rada OIL schváli aj tento dokument. Bude potom záväzný pre OIB aj OIL. Druhá zarážka – Podobný postup sa bude uplatňovať aj v Luxemburgu. 21. – 23. Komisia pokladá zariaďovacie práce za súčasť rokovacieho konania, ktoré sa používa na hľadanie budovy v úplnom súlade s Príručkou noriem príslušných pre rôzne typy budov (MIT). Ak mala práce vykonať iná zmluvná strana na zodpovednosť Komisie, mohlo to mať za následok, že Komisia zaplatila nájomné za nezodpovedajúcu budovu počas celého obdobia renovácie. Navyše, ak zmluvná strana nevykonala tieto práce riadne a včas, mohlo to ešte viac poškodiť finančné záujmy EÚ. V prípade, že ide o plnú výstavbu budovy, pričom vlastní pozemok, alebo keď renovuje vlastnú budovu – toto môže prebehnúť relatívne rýchlo, v Luxemburgu, pokiaľ ide o budovu JMO2, a v Bruseli, pokiaľ ide o budovu Comet-Leman, Komisia zverejní výzvu na predkladanie cenových ponúk na dodanie prác. Pri projektoch niektorých budov s čisto technickým riešením (centrálna kuchyňa, archívne priestory, stredisko údajov, konferenčná budova, logistická budova) sa uskutočnil otvorený prieskum trhu. V novej politike v oblasti budov sa bude predvídať rozsiahlejší prieskum trhu s nehnuteľnosťami podporujúci hospodársku súťaž a dodržiavajúci transparentnosť. 24. Prenájom budovy je určený trhovými podmienkami súvisiacimi s ponukou a dopytom a je spojený najmä s jej polohou a jej zodpovedajúcou hodnotou, ako je to vyjadrené cenou pozemku. Ako Dvor audítorov správne vyhlásil, definícia „rozumného zisku pre stavebné firmy“ platí len v prípade budovy postavenej na špecifické potreby. V prípade výstavby budovy na pozemku patriacemu jednej z inštitúcií by mala cena naozaj presne zodpovedať nákladom (vrátane rozumného zisku), ktoré vznikli staviteľovi. Cena by mala byť výsledkom rôznych výziev na predkladanie cenových ponúk na práce, dodávky a služby potrebné na postavenie budovy. 27. V roku 2003 Komisia zvolila prístup kúpy alebo nájmu radšej ako prístup účelovej výstavby: následne sa Komisia rozhodla platiť za podmienok určených trhom radšej ako hradiť náklady na výstavbu. Skutočná cena nakoniec závisí od objektívnych faktorov (poloha, veľkosť, kvalita, trhové podmienky), ako aj od subjektívnych faktorov, ako sú napríklad priority predávajúceho a kupujúceho a finančné obmedzenia, ktorým sú obe strany podriadené. Príležitostne môže Komisia využívať svoju rokovaciu pozíciu, napríklad pri veľkých budovách, ako je Madou, v tom zmysle, že Komisia je vtedy jedným z mála účastníkov schopných prenajať alebo kúpiť celú budovu. Rámček 3 – Pokiaľ ide o SPA3, odhad konzultanta je len jedným určujúcim prvkom rokovacieho spisu. Konečná cena závisí od výsledku rokovania. A aj keď sa vyskytli nejaké chyby v znaleckom posudku, ovplyvnili odhad ceny obojstranne a rozdiel oproti skutočne zaplatenej cene bol 4 %, čo bolo v rámci prijateľného rozpätia. Ako sa spomína v odpovedi na bod 12 rámček 2, rokovacia pozícia Komisie bola obmedzená, keďže Mondrian bola jedinou prijateľnou budovou, ktorá mohla splniť potreby GR RTD, to znamená umiestnenie v dvoch veľkých budovách. Toto GR bolo predtým skutočne rozmiestnené v piatich budovách. Okrem toho prišli s budovou tejto veľkosti (20 000 m2) aj operatívne úspory (udržiavanie, bezpečnosť) a vzhľadom na jej kvalitu Komisia vypočítala, že urobila dobrý obchod. Táto budova umožnila Komisii dosiahnuť ciele stanovené v oznámení o politike v oblasti budov z roku 2003 [KOM(2003) 755]: zhromažďovať útvary v menej početných, ale väčších budovách a poskytnúť personálu vysokú kvalitu pracovného prostredia. 29. Memorandum o porozumení medzi Belgickom a Komisiou stanovilo základné zásady renovácie Berlaymontu. Druhý, podrobnejší dokument podpísali Komisia, Belgicko a SA Berlaymont 2000 17. júla 2001, pričom sa presne určila cena, načasovanie a kvalitatívne normy. Keby bola cena dohodnutá na základe stavebných a renovačných nákladov, bola by bývala oveľa vyššia. Podľa SA Berlaymont 2000 celkové náklady na budovu sú okolo 670 mil. EUR, čo nezahŕňa 125 mil. EUR za odstránenie azbestu. Naopak splátky za dlhodobý nájom boli stanovené na základe hodnoty 553 mil. EUR. 30. Komisia požaduje pri začatí skúmania budovy sériu predpísaných osvedčení a poistných zmlúv. Od roku 2004 sa systematicky predpokladá 10-ročná záručná poistná zmluva, ak ide o budovy kupované Komisiou (Berlaymont, Madou a Beaulieu 25). Podstatné chyby bránia predbežnému prevzatiu budovy a zodpovedajúcim platbám. Drobné chyby, ktoré sa odstránia medzi predbežným a konečným prevzatím, sú hradené istým percentom z finančnej záruky poskytnutej dodávateľom (vo všeobecnosti okolo 5 % zo záruky výkonu). Ak sa po konečnom prevzatí vyskytne podstatná chyba, začne plynúť zákonná 10-ročná záruka alebo náležitá záruka na zariadenie. Rámček 5 – Pokiaľ ide o Euroforum, pre Luxemburg ako sídlo boli dodržané príslušné postupy na prevzatie prác a uvoľnenie záruk sa tiež dodržalo. Prvá záruka súvisiaca s včasným odovzdaním (v tomto prípade 500 000 EUR) bola uvoľnená 3 mesiace po obsadení budovy a to len potom, čo Euroforum SA zaplatila pokutu 93 000 EUR za omeškanie dodávky budovy. 95 % druhej záruky, záruky výkonu na práce a zariadenia (v tomto prípade 2 500 000 EUR), bolo uvoľnených 17 mesiacov po prevzatí (3) a obsadení budovy, len čo Euroforum SA vykonala opravy všetkých podstatných chýb. Napokon záruka zostávajúcich 5 % (125 000 EUR) bola zadržaná za opravy istých drobných chýb. Zatiaľ čo bola táto suma považovaná za dostatočnú, a koncepcia preto bola prijateľná, Komisia chce prijať osvedčené metódy Parlamentu. Navyše k uvedeným zárukám povinná poistná zmluva, ktorej uzavretie je uložené zmluvou na budovu Euroforum, pokrýva staviteľovu zodpovednosť počas dvojročnej a desaťročnej lehoty po odovzdaní. 31. Dĺžka tejto lehoty je kompromisom medzi kompletnosťou kontrol a želaním inštitúcie obsadiť budovu a závisí od zložitosti projektov a od zdrojov, ktoré sú k dispozícii. Komisia pokladá lehotu niekoľkých týždňov za dostatočnú na zistenie podstatných chýb, zostávajúce menšie chyby sú kryté finančnou zárukou a podstatné, ale skryté chyby sú kryté 10-ročnou zárukou. Vo všetkých prípadoch sú všetky nevyhnutné kontroly týkajúce sa ochrany a zdravia a bezpečnosti vykonávané overenými a schválenými spoločnosťami pred obsadením budovy. 33. Komisia pre seba dosiaľ ešte nikdy nestavala presne z dôvodov uvádzaných Dvorom audítorov a samozrejme aj z dôvodu, že nemala k dispozícií žiadny pozemok. Pri dvoch blížiacich sa projektoch (JMO2 v Luxemburgu a materská škôlka Comet-Leman v Bruseli) bude Komisia, vedomá si finančnej výhody, spolupracovať s miestnymi úradmi, pokiaľ ide o ich výstavbu alebo renováciu. 34. Komisia je toho názoru, že aj keď novou finančnou konštrukciou prišla o nejaké základné body, získané marže sú aj tak veľmi výhodné v porovnaní s inými výstavbami. 36. Z dôvodu revidovaného postupu (režim odložených splátok), bolo v roku 2006 na budovu Madou stanovené tempo financovania s negatívnou maržou –0,01 %. Táto marža je postavená na základe krivky pevnej swapovej sadzby. Na získanie budovy Beaulieu 25 bola marža na základe krivky pevnej swapovej sadzby +0,008 % v roku 2006. Rámček 6 – Analýza tohto prípadu musí byť zasadená do historického kontextu. Po zdĺhavých rokovaniach v rokoch 2001/2002 bola dosiahnutá celková dohoda a 28. augusta 2002 bola predložená ACPC (4). ACPC predložil priaznivý posudok 4. decembra 2002. Tieto podmienky boli pre Komisiu skutočne priaznivé z ekonomického, ako aj z funkčného hľadiska (so značným preskupením útvarov). Znovuzačatie rokovaní po 6 mesiacoch by bolo bývalo pre Komisiu ťažké, keďže bola pod tlakom, aby opustila budovu CUBE (pozri odpoveď na bod 41 rámček 7), keďže sa odhadlo, že úpravné práce budú trvať viac ako 12 mesiacov. V podstate odvtedy, a kedykoľvek je stavebný projekt na to vhodný, Komisia rokuje o technických a funkčných aspektoch oddelene od financovania. Pri tomto financovaní sa Komisia obracia na finančné trhy, aby získala najlepší možný výsledok. 37. Keď takéto dotácie začali byť k dispozícii, Komisia ich skutočne využila, aby mohla vykonať plánované i neplánované platby. Keď boli neplánované, tieto platby umožnili Komisii buď znovu rokovať o zmluvách o dlhodobom nájme, alebo urýchliť splátky zo zmlúv na dodanie prác, aj to len po dôkladnej analýze rovnováhy medzi úsporami a pokutami; alebo získať budovu pri dosahovaní budúcich úspor pre rozpočet EÚ. 38. Komisia uplatňuje ustanovenia nariadenia o rozpočtových pravidlách. 41. Istá dávka koordinácie, zvlášť pri plnení krátkodobých potrieb, už funguje. V Bruseli Komisia urobila osobitné dohody s Výborom regiónov (VM-2), Európskym parlamentom (MO75) a Radou (Infopoint a materská škôlka Dailly). V Luxemburgu boli urobené podobné dohody medzi Komisiou a inými inštitúciami. Nová politika v oblasti budov bude výsledkom starostlivej úvahy a bude zohľadňovať, ak to bude vhodné, poznámky z auditu Dvora audítorov, práve prebiehajúci audit IAS a prieskumy personálu. Rámček 7 – Komisia sa domnieva, že budova CUBE predstavuje ten prípad, keď sa záujmy dvoch zainteresovaných inštitúcií rozchádzali. Dobrým znakom je však skutočnosť, že následne po tejto skúsenosti inštitúcie EÚ v Luxemburgu posilnili svoju spoluprácu s úmyslom zlepšiť harmonizáciu svojej politiky v oblasti budov. 42. Záležitosť týkajúca sa všeobecnej dohody o správnom ústredí je zložitá a citlivá, pretože škála subjektov je široká a Komisia priznáva, že takéto dohody neboli podpísané s belgickými ani luxemburskými úradmi. Keďže dohody neexistovali, PVI vyplnil medzery vo väčšine oblastí a stanovil sa program spolupráce v špecifických sférach, napríklad v bezpečnosti, samozrejme, spojenej s budovami. 43. OIB začal implementovať metodiku Náklady životného cyklu s cieľom zhodnotenia celkových nákladov vynaložených počas života budovy, vrátane energetických a environmentálnych aspektov. Tento prístup má za hlavný cieľ zhodnotiť, sledovať a riadiť všetky náklady súvisiace s používaním budovy. Naplánovalo sa, že táto metodika sa má určiť v roku 2007, a v septembri 2006 bola predstavená vo forme návrhu iným inštitúciám (Európsky parlament, Rada a výbory). Od roku 2006 Komisia žiada od vlastníka budovy, aby predložil správu o energetickej výkonnosti budovy (táto správa bola predložená pre Beaulieu 25 a SPA2). 44. Keď Komisia zamýšľa uverejniť výzvu na predkladanie cenových ponúk na služby týkajúce sa budov (napríklad poistenie, údržba, školenia týkajúce sa stavebných techník, upratovanie), zisťuje záujem u iných inštitúcií, aby mali možnosť zapojiť sa. V Luxemburgu bola nadviazaná veľmi úzka spolupráca medzi Komisiou, prekladateľským strediskom a Dvorom audítorov. Komisia však súhlasí, že je tu priestor na prehĺbenie spolupráce. 45. Od druhej polovice roka 2006 sa Komisia pri budovách, o ktorých rokuje, vždy uchyľuje k podrobnej „primeranej starostlivosti“ externou právnickou firmou. Táto primeraná starostlivosť zahŕňa všetky právne aspekty, zmluvy s architektmi a poisťovacími spoločnosťami, oficiálne merania stavby, environmentálne a územnoplánovacie povolenia, otázky daní. Pokiaľ ide o oceňovanie stavieb, Komisia má zmluvu s odborníkom v tejto oblasti a na technické aspekty má zmluvu s inžinierskou firmou. Na tomto základe sa Komisia domnieva, že jej vlastný kvalifikovaný interný personál, spolu s vyššie uvedenými externými zmluvami, pokrýva všetky oblasti (právnu, finančnú a technickú) potrebné na dobrú perspektívu jej projektov budov. 46. V októbri 2006 Komisia uskutočnila prezentáciu pre ostatné inštitúcie (Európsky parlament, Rada a dva výbory) týkajúcu sa právnych aspektov jej zmlúv o nehnuteľnostiach a predovšetkým myšlienky napísať príručku, ktorá by bola určená tým, ktorí sa zaoberajú nehnuteľnosťami. V tejto príručke sa budú opisovať hlavné podmienky na uzatváranie zmlúv s Komisiou. Keby sa Komisia pustila do projektov výstavby podobného druhu ako Rada, Súdny dvor alebo Dvor audítorov, určite by zobrala do úvahy ich skúsenosti. 47. Zasadenie medziinštitucionálnej spolupráce do patričných štruktúr je možné len vtedy, keď sa k tomu pevne zaviažu všetky inštitúcie. Ako dodatok k prvkom predstaveným v odpovediach na body 41 – 46 vytvorila Komisia osobitné dohody s Výborom regiónov (VM2), Európskym parlamentom (MO75) a Radou (Infopoint a materská škôlka Dailly) v Bruseli. Významné kroky podnikol OIL a boli položené základy pre viac činností a výsledkov. 48. Tieto dva úrady Komisie veľmi úzko spolupracujú a delia sa o svoje skúsenosti v početných odboroch: technické normy pre strediská údajov, príručka o podmienkach priestorov, rozpočtový postup, prístup „výstavba priestorov“ pre ICT, školenia, špecifické vyhlásenia verejných súťaží atď. Ako už bolo uvedené, plánujú aj štandardizáciu softvéru na riadenie kancelárskych priestorov. Existujú výmeny aj s inými inštitúciami, ale sú skôr neformálne a je potrebné ich štrukturovať. ZÁVERY A ODPORÚČANIA 50. Komisia má poznámky a záväzky zodpovedajúce všetkým špecifickým odporúčaniam, a tieto sú uvedené nižšie, ale všeobecný úvodný komentár na odpoveď Komisie (pozri body I až X) stanovil základné obmedzenie, ktorému je Komisia podriadená v štyroch oblastiach, ktoré uviedol Dvor audítorov. 51. Komisia súhlasí s odporúčaním. Formulácia koordinovaného viacročného rámca sa prelína s formuláciou takého rámca v každej inštitúcii. Komisia formulovala taký rámec ako MAPF (viacročný rámec pre politiku), čo je priebežný plán prerokúvaný každoročne v správnych výboroch OIB a OIL. Komisia je takisto pripravená preskúmať, do akej miery môže byť tento rámec základom pre medziinštitucionálny rámec. Predbežný návrh rozpočtu informuje o nových budovách (pokiaľ ide o plochu), s ktorými sa počíta v nasledujúcom roku, a odhad celkového rozpočtového dosahu na politiku v oblasti budov je zahrnutý v každoročnej správe o položke V. Nakoniec taký viacročný rámec musí byť naďalej jednotný so základnou politikou v oblasti budov, ktorá sa bilancuje. 52. – 53. Komisia prijíma obe časti odporúčania. Pokiaľ ide o medziinštitucionálnu spoluprácu, táto už prebieha v Bruseli aj Luxemburgu (5). Komisia dáva absolútnu prednosť dlhodobým nájmom alebo kúpe a krátkodobé zmluvy uzatvára len vo výnimočných prípadoch (6). Je však jasné, že politika uzatvárania dlhodobých a akvizične orientovaných zmlúv je najefektívnejšia, keď je zakotvená v jasnej politike založenej na mnohých prvkoch vrátane dlhodobého plánovania, analýzy potrieb a dôvodov na konkrétne umiestnenie niekoľkých veľkých budov, ktorých sa to týka, t. j. pokiaľ ide o mestské časti, kde treba podporiť prítomnosť Komisie. 54. V súvislosti s odpoveďou na odporúčanie v bode 53 chce Komisia poukázať na nasledujúce: — diverzifikáciu treba vidieť v rámci novej, veľmi dlhodobej stratégie, v ktorej sa berú do úvahy také faktory, ako napríklad nadchádzajúce potreby, mobilita a vklad hostiteľskej krajiny, — zdieľajúc analýzu Súdneho dvora, Komisia začala prieskum alternatívnych a doplnkových sídel v Bruseli so zámerom určiť už uvedenú stratégiu, — Komisia však zastáva názor, že túto diverzifikáciu neovládajú len hospodárske úvahy, ale je aj obmedzená množstvom parametrov, z ktorých dva dôležité sú environmentálny parameter (premávka z domu do kancelárie a premávka medzi jednotlivými budovami) a prevádzkový parameter (čas strávený cestovaním na stretnutia), — a na záver s vývojom sídiel Beaulieu a Genève a s nedávnou akvizíciou Madou a nájmom budov Covent Garden a Colonel Bourg Komisia skutočne pokračovala v diverzifikácii kancelárskych priestorov v rámci Bruselu. 55. Komisia plne podporuje toto odporúčanie a bude naďalej konať v súlade s ním v rámci ILISWG v Bruseli a v rámci GIITL v Luxemburgu, pričom tieto sa budú systematicky zaoberať hodnotením a ukazovateľmi potrieb. Uznávajúc dôležitosť spoľahlivých informácií z vedenia, OIB a OIL sa rozhodli, že budú používať rovnaký softvér na riadenie budov, poschodí a plôch ihneď po dokončení harmonizovanej Príručky o priestoroch, čo by malo byť v krátkom čase. Táto záležitosť by mohla byť systematicky prediskutovaná v medziinštitucionálnych pracovných skupinách. Istá miera koordinácie, najmä pri plnení krátkodobých potrieb, už funguje, ako sa ukazuje v zistení 47 a v odpovedi naň. 56. S ohľadom na postupy prieskumu trhu Komisia chce, aby bola jej koncepcia jasná. Pri budúcich projektoch na výstavbu alebo renováciu (JMO2 v Luxemburgu a Comet-Leman v Bruseli) sa budú postupy predkladania cenových ponúk používať v súlade so smernicou. Pri nájme alebo kúpe existujúcich budov, na ktoré sa smernica nevzťahuje, preskúma Komisia trh čo najširšie pomocou nového postupu, ktorý bol navrhnutý osobitne na tento účel. Komisia sa odchýli od tejto zásady len za výnimočných okolností. Situácia je však úplne odlišná pri zariaďovacích prácach v existujúcich budovách, ako sa argumentuje v odpovedi na bod 21. Prevzatím budovy kompletne zariadenej podľa našich špecifikácií na zodpovednosť vlastníka (nepodliehajúc tak postupom verejného obstarávania) sa Komisia vyhýba vynakladaniu peňazí na nájomné počas zariaďovania budovy a vyhýba sa aj preberaniu zodpovednosti za tieto práce. Komisia prijíma odporúčanie, že ceny by mali byť založené na výdavkoch na výstavbu, vrátane rozumnej marže hospodárskych operátorov, ale zdôrazňuje, že cena za pôdu môže byť komplikujúcim faktorom. Pokiaľ ide o PVI, Komisia súhlasí so Dvorom audítorov. Komisia posilní kroky, ktoré už podnikla v tomto ohľade v kontexte svojej prepracovanej politiky v oblasti budov. [Pozri odpoveď na bod 42]. Ako sa uvádza vyššie, výnimky zaručené PVI sú na základe 15-ročných užívacích zmlúv, ktoré Komisia podpísala na niektoré zo svojich budov v Bruseli. 57. Komisia uplatňuje ustanovenia nariadenia o rozpočtových pravidlách. 58. Komisia je plne zaviazaná k medziinštitucionálnej spolupráci vo všetkých sférach a dokázala to na niekoľkých príkladoch (environmentálne a energetické záležitosti, plánovanie, metodika na odhadovanie potrieb, osvedčené metódy sú len niektoré z príkladov). Tento záväzok bude znovu potvrdený v novej politike v oblasti budov, ktorú má prijať kolégium v roku 2007 pred letným prerušením zasadania. Pokiaľ ide o spoluprácu s Belgickom, Komisia rozšírila túto spoluprácu založením pracovnej skupiny (s podskupinami, ak je to potrebné), kde sa úrad podpredsedu Kallasa stretáva niekoľkokrát ročne so zástupcami bruselského regiónu. Pokiaľ ide o spoluprácu s Luxemburským veľkovojvodstvom, vedúci správy v Luxemburgu sa podobne stretávajú s predsedom Mestského fondu rozvoja Kirchbergu v pravidelných intervaloch. (1) Brusel: ILISWG (Inter-institutional Infrastructure, Logistics and Internal Services Working Group – Pracovná skupina pre medziinštitucionálnu infraštruktúru, logistiku a vnútorné služby), Luxemburg: GIITL (Groupe interinstitutionnel technique – Luxembourg – Medziinštitucionálna technická skupina – Luxemburg). (2) KOM(2002) 311 na 3 900 pozícií a KOM(2005) 573. (3) Luxemburské právne predpisy predpokladajú len jedno prevzatie, ktoré sa uskutoční, keď sa držiteľ domnieva, že nie sú prítomné žiadne podstatné chyby, ktoré by bránili takzvanému „bežnému užívaniu“ budovy. (4) Poradný výbor pre obstarávanie a zmluvy (známejší ako CCAM). (5) V Bruseli ILISWG (Medziinštitucionálna pracovná skupina pre infraštruktúru, logistiku a vnútorné služby) a v Luxemburgu „Medziinštitucionálna technická skupina – Luxembourg“, (GIITL) pracovná skupina založená vedúcimi správy v Luxemburgu, sú fórami na medziinštitucionálnu diskusiu o záležitostiach výstavby a nehnuteľností. Stretávajú sa pravidelne, od istého času ešte intenzívnejšie, aby prediskutovali stavebné projekty, zmluvné dojednania a právne mechanizmy, ktoré treba použiť za špecifických okolností, metodiku nákladov životného cyklu budov (ktorá zahŕňa náklady na renováciu budov po 15 až 20 rokoch), eneregetické záležitosti, prístup k daniam a k vzťahom s hostiteľskou krajinou. (6) V Bruseli sa podpisujú dlhodobé zmluvy, ak je cieľom získať budovu v rámci režimu odložených splátok. Zmluvy na kratšie obdobie (nie krátkodobé zmluvy v pravom slova zmysle) sa podpisujú zhruba na 15 rokov a budova sa berie do užívania. Tento postup sa najčastejšie používa pri nových budovách, keďže kombinuje oslobodenie od daní v rámci PVI s minimálnymi nákladmi na rozpočet, keďže udržiavacie náklady, ktoré znáša nájomca, sú počas prvých 15 rokov životného cyklu budovy veľmi nízke. Výber medzi dvoma postupmi je diktovaný ponukou na trhu a potrebami, napr. keď sa hľadajú budovy na umiestnenie výkonných agentúr, ktorých existencia je v rozsahu desaťročí neistá. V Luxemburgu sa v súčasnosti krátkodobé zmluvy používajú len z dôvodu očakávanej výstavby JMO2. Inak sa využívajú dlhodobé zmluvy s možnosťou kúpy.

ODPOVEDE SÚDNEHO DVORA 15, 22 a 45. Súdny dvor víta pozitívne postrehy vypracované Dvorom audítorov, pokiaľ ide o obavy týkajúce sa bezplatného získania pozemkov pre budovy zo strany luxemburských orgánov, vytvorenie konkurenčného prostredia pre realizáciu stavebných prác, stanovené odborné pravidlá pre administratívnu, finančnú a technickú kontrolu stavebných úkonov. 26. Ako uvádza Dvor audítorov, rámcová zmluva uzavretá medzi Súdnym dvorom a luxemburskými orgánmi upravuje ustanovenie nezávislého znalca povereného určením kúpnej ceny nehnuteľnosti. Luxemburský štát vyhlásil verejné obstarávanie na účely výberu tohto znalca. Tento postup sa ukázal ako neúspešný, keďže nebola predložená žiadna ponuka. Otvorila sa nová súťaž, ktorá čoskoro umožní ustanovenie tohto znalca. Podľa posledných informácií získaných od luxemburských orgánov nezávislý znalec bude môcť byť ustanovený v najbližších dňoch. Omeškanie vzniknuté týmto ustanovením nebude znalcovi brániť v splnení jeho úloh podľa ustanovení článku 6.2 rámcovej zmluvy a určení kúpnej ceny nehnuteľnosti podľa článku 6.3 uvedenej zmluvy. Už teraz sú všetky faktúry, ktoré vystavili podniky pracujúce na stavenisku, predmetom stanoviska externého poradcu vybraného Súdnym dvorom na pomoc pri postupovaní a kontrole stavebného projektu. Po ustanovení nezávislého znalca mu budú faktúry zasielané, aby mohol určiť konečnú kúpnu cenu nehnuteľnosti. Dvor audítorov okrem iného uvádza, že rámcová zmluva obsahuje iba všeobecné zásady bez spresnenia pravidiel týkajúcich sa presného postupu pre kontrolu, konečné termíny, zmluvné pokuty a rozpočtové obmedzenia. Takéto posúdenie vyžaduje, aby bolo zreteľne upravené: — postupy pre kontrolu sú vysvetlené v článkoch 4.2, 4.3, 4.4.3 a 4.5.2 rámcovej zmluvy: štát je povinný informovať Súdny dvor a získať jeho súhlas pre každú fázu uskutočnenia stavebného projektu až do uzavretia zmluvy. Tieto články zmluvy stanovujú zásadu definovanú v dôvodovej správe, na ktorú preambula rámcovej zmluvy výslovne odkazuje, podľa ktorej Súdny dvor musí mať s podporou luxemburského štátu možnosť určiť mechanizmus a podmienky financovania stavebného projektu, pričom musí dbať na ochranu finančných záujmov spoločenstiev, — v čase uzavretia zmluvy sú ceny a lehoty na plnenie zmluvne určené s úspešnými uchádzačmi, — ak rámcová zmluva neukladá zmluvné pokuty priamo luxemburskému štátu, článok 4.4.1 písm. h), článok 4.6.2 a článok 4.8 napriek tomu stanovujú, že zmluvy s podnikmi, s ktorými bola na základe verejného obstarávania uzavretá zmluva, musia obsahovať záruky riadneho výkonu a zmluvné pokuty vrátane poplatkov z omeškania. Štátu ukladajú ich prísne uplatnenie (článok 4.5.6) a zodpovedajúce sumy sú odpočítané z kúpnej ceny (článok 4.7), — Súdny dvor si ponecháva kontrolu finančného krytia: nielenže má luxemburský štát povinnosť žiadať súhlas Súdneho dvora s návrhmi týkajúcimi sa uzavretia zmluvy o financovaní a zmlúv o dielo zahŕňajúcich pevné záväzky (článok 4.3), ale musí tiež informovať o každom prípadnom prekročení a predložiť návrhy opätovného prijatia finančného krytia (článok 4.4.4), — nakoniec správa Súdneho dvora a luxemburská správa verejných budov doplnili tieto zmluvné ustanovenia o praktické podrobné ustanovenia na zabezpečenie dodržiavania lehôt a finančného krytia. Prospech vyplývajúci z riadneho postupu je osobitne v oblasti výstavby určite rovnako oceniteľný ako podrobné zmluvné doložky, ktorých nútený výkon v lehote a pri primeraných nákladoch je často ťažký. 35. Súdny dvor s uspokojením hodnotí poznámku Dvora audítorov, podľa ktorej uvedené zabezpečenie financovania, nepochybne zložité, je výhodné vďaka podpore Európskej investičnej banky. Na financovanie budúcich vyrovnávacích prác a obnovy, ktoré sa majú uskutočniť podľa príloh A, B a C, bude Súdny dvor žiadať na účely prihliadnutia k pripomienkam Dvora audítorov o pridruženie k verejnému obstarávaniu týkajúcemu sa financovania týchto prác. Príloha I Súdny dvor uvádza, že na rozdiel od rozpočtových dokumentov, tabuľka prílohy I nerozlišuje rozpočtové prostriedky určené na čistý a jednoduchý nájom a tie, ktoré sú určené na financovanie lízingových náhrad uhradených s vyhliadkou nadobudnutia budov. Toto rozlišovanie sa objavuje v rozpočte Súdneho dvora, ktorý zahŕňa dve rôzne rozpočtové položky. Príslušné dotácie týchto dvoch položiek poukazujú na politiku Súdneho dvora týkajúcu sa nehnuteľností vedenú niekoľko rokov, ktorej cieľom je nadobudnúť prostredníctvom lízingu vlastníctvo k budovám, ktoré trvalo obsadzuje.