[pic] | KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV |

Brusel, 30.5.2007

KOM(2007) 274 v konečnom znení

OZNÁMENIE KOMISIE EURÓPSKEMU PARLAMENTU, RADE A EURÓPSKEMU DVORU AUDÍTOROV

Zhrnutie dosiahnutých cieľov riadiacej činnosti Komisie v roku 2006

OZNÁMENIE KOMISIE EURÓPSKEMU PARLAMENTU, RADE A EURÓPSKEMU DVORU AUDÍTOROV

Zhrnutie dosiahnutých cieľov riadiacej činnosti Komisie v roku 2006

1. ÚVOD

Každý generálny riaditeľ a vedúci útvaru každoročne podáva správu Kolégiu komisárov o vykonávaní svojich povinností v podobe výročnej správy o činnosti.

Prijatím tohto súhrnu Komisia preberá svoju politickú zodpovednosť za riadiacu činnosť svojich generálnych riaditeľov a vedúcich útvarov, na základe záruk a výhrad, ktoré v týchto správach uviedli, a zároveň potvrdzuje, že je potrebné vyvinúť ďalšie úsilie na vyriešenie mnohých nedostatkov. Táto správa dopĺňa súhrn dosiahnutých politických cieľov v roku 2006, ktorý Komisia prijala 28. februára 2007[1].

Toto oznámenie uvádza, ako Komisia vykonávala svoje riadiace povinnosti a akú záruku poskytujú jej vnútorné kontrolné systémy, a zhrňuje závery výročných správ o činnosti. Skúma oblasti, v ktorých generálni riaditelia alebo vedúci útvarov vyjadrili výhrady, a predstavuje počiatočnú analýzu spôsobov, akými je možné vyriešiť príslušné nedostatky. Nakoniec prehodnocuje názory presahujúce rámec výročných správ o činnosti a zaoberá sa značným počtom prierezových otázok, ktoré predložili generálny riaditeľ pre rozpočet, vnútorný audítor, Európsky dvor audítorov, orgán udeľujúci absolutórium alebo ktoré boli identifikované Výborom pre pokrok v oblasti auditu.

2. ZÁRUKA ZÍSKANÁ PROSTREDNÍCTVOM VÝROčNÝCH SPRÁV O čINNOSTI

Po preskúmaní výročných správ o činnostiach, najmä vyhlásení, ktoré podpísal každý generálny riaditeľ a vedúci útvaru, Komisia zisťuje, že všetci poverení povoľujúci úradníci naznačujú primeranú vierohodnosť, pokiaľ ide o primerané využívanie zdrojov (aj keď kvalifikovaných v niektorých prípadoch) a skutočnosť, že zavedené kontrolné postupy poskytujú potrebné záruky týkajúce sa zákonnosti a riadnosti príslušných operácií. Toto sú dve základné požiadavky, ktoré opodstatňujú ich vyhlásenie o vierohodnosti.

Poverení povoľujúci úradníci tiež identifikovali zvyšné nedostatky a v príslušných prípadoch uviedli výhrady. Táto časť hodnotí hlavné kontrolné otázky vrátane výhrad podľa metódy vykonávania rozpočtu.

V niektorých prípadoch existuje rozdiel medzi hodnotením vierohodnosti Európskeho dvora audítorov, ktorú je potrebné vyvodiť z kontrolných systémov a vierohodnosti poskytnutej generálnymi riaditeľmi. Toto čiastočne odzrkadľuje názorové rozdiely týkajúce sa typológie a dôsledku chýb a hodnotenia systémových nedostatkov a čiastočne rôzne vnímania týkajúce sa používania mechanizmov pre finančné korekcie, najmä skutočnosť, že zodpovedné útvary Komisie používajú viacročný systém, v ktorom môžu byť chyby z jedného roka zistené a opravené v nasledujúcich rokoch, zatiaľ čo Zmluva vyžaduje, aby súd poskytoval svoje stanovisko každoročne.

V každom prípade, ak existuje rozdiel medzi stanoviskom Európskeho dvora audítorov a generálnym riaditeľom, generálny riaditeľ bude musieť vysvetliť túto skutočnosť vo svojej výročnej správe o činnostiach v nasledujúcom roku.

2.1. Priame centralizované hospodárenie: komplexný rámec, ktorý predstavuje výzvu pre zodpovednosť Komisie

Prevažnú časť činností vnútornej politiky riadi priamo Komisia v súlade s príslušným základným aktom alebo programom. Aj keď bol dosiahnutý istý pokrok v oblasti legislatívy, ktorou sa riadia programy na obdobie 2007 – 2013, väčšina programov sa zavádza v rámci komplexného právneho rámca, ktorý vyžaduje vrátenie skutočných oprávnených nákladov nárokovaných príjemcami, pričom existuje vyšší počet príjemcov na program. Tieto vlastnosti predstavujú výzvu pre Komisiu, ktorá musí uviesť do súladu potrebu pre dostatočnú úroveň kontroly a náklady na tieto kontroly.

Viaceré výročné správy o činnostiach poukázali na chyby alebo nezrovnalosti zo strany príjemcov grantov Spoločenstva pri výpočte a vyúčtovaní personálnych nákladov, ktoré sa preplácajú ako priame náklady. Okrem toho niektoré generálne riaditeľstvá uvádzajú, že niektorí príjemcovia grantov majú podstatné problémy v oblasti poskytovania primeraného odôvodnenia pre tieto personálne náklady. Toto je opakovaná otázka, ktorú Komisia rieši častejším poskytovaním jednorazových súm alebo paušálnych sadzieb, ak to dovoľujú revidované finančné pravidlá.

V roku 2006 generálni riaditelia pre výskum, informačnú spoločnosť a média, podnikanie a energetiku a dopravu vydali výhrady týkajúce sa presnosti nárokov na náklady podľa 5. Rámcového programu pre výskum a technologický rozvoj (FP5) . Komisia však poznamenáva, že celkový finančný dosah chýb je obmedzený vzhľadom na podstatnosť stanoveného kritéria a že platby týkajúce sa FP5 postupne dobiehajú.

Čo sa týka 6. Rámcového programu pre výskum a technologický rozvoj (FP6) , generálni riaditelia pre výskum a pre informačnú spoločnosť vykázali nedostatočné dôkazy z ex-post kontrol v roku 2006, najmä z dôvodu nedostatku rámcovej zmluvy pre takéto kontroly počas prvej časti programového obdobia. Komisia okamžite a rázne zareagovala na tieto dve výhrady prijatím akčného plánu, ktorého cieľom je:

- Zvýšenie počtu pracovníkov, ktorí sa venujú ex-post kontrolám a príslušným funkciám. Ročná politická stratégia na rok 2008 uviedla, že v roku 2007 je potrebné prerozdeliť 38 výskumníckych miest s cieľom posilniť funkciu ex-post kontroly v rámci generálnych riaditeľstiev zaoberajúcich sa „výskumom“, s možnosťou zvýšenia o ďalších 12 nových miest v roku 2008;

- Zavádzanie spoločnej stratégie a metodológie ex-post kontroly vo všetkých výskumných oddeleniach, vrátane nového harmonizovaného prístupu vzorkovania, pričom sa zabezpečí na viacročnej báze celkové pokrytie populácie prostredníctvom štatisticky spoľahlivej metódy výberu. Táto stratégia sa bude prednostne zaoberať zisťovaním a opravovaním systematických chýb medzi hlavnými prijímateľmi prostredníctvom pokrytia príslušnej reprezentatívnej vzorky auditovanej populácie;

- Posilnená koordinácia a integrácia ex-post kontrol v rámci „výskumnej“ rodiny, vrátane spojených auditov;

- Zavádzanie ďalších ex-post kontrol a lepšia vyváženosť medzi prácou vykonávanou v rámci inštitúcie a vonkajšími dodávateľmi. Komisia vykoná 300 ex-post kontrol pre FP6 v roku 2007 v porovnaní so 45, ktoré boli vykonané v roku 2006.

- Zavedenie systematickejšieho dozoru a sledovania výsledkov dodatočnej kontroly vedením.

Výbor pre pokrok v oblasti auditu takisto vyzval generálne riaditeľstvá zaoberajúce sa „výskumom“, aby pokračovali v zjednodušovaní a plne využili možnosti na využívanie paušálnych sadzieb a jednorazových súm v 7. Rámcovom programe pre výskum a technologický rozvoj (FP7).

Komisia pripomína, že chyby v nákladových nárokoch spôsobuje hlavne zložitosť právneho rámca, najmä požiadavka pre príjemcov žiadať skutočné personálne náklady. Táto požiadavka bude naďalej spôsobovať problémy pri platbách FP6, aj keď posilnené ex-post kontroly postupne umožnia zavedenie opravných prostriedkov, najmä pre systematické chyby prostredníctvom uplatňovania nálezov auditov na neauditované projekty a zavedenie náhrady škody v prípade, že auditovaný subjekt primerane nenapraví tieto systematické chyby.

Platby v rámci FP7 by mali mať prospech z nových schválených postupov: zavedú sa predbežné kontroly nákladovej metodológie pre príjemcov s viacnásobnými účasťami a používanie priemerných personálnych nákladov, v prípade potreby a vždy v súlade so zásadou zdravého finančného riadenia. Okrem toho sa budú používať „dohodnuté postupy“ s audítormi, ktorí sú zmluvne zviazaní s príjemcami grantov FP7, na zabezpečenie konzistencie auditovej práce a na poskytnutie Komisii základných informácií na posúdenie oprávnenosti nákladov a zhody s pravidlami; osvedčovatelia už nebudú musieť zaujať stanovisko v súvislosti s oprávnenosťou nákladov, ale budú povinní len poskytnúť skutkové informácie, na základe ktorých Komisia rozhodne o oprávnenosti výdavkov.

2.2. Zdieľané a nepriame centralizované hospodárenie: posilnenie úlohy členských štátov

V prípadoch zdieľaného riadenia a nepriameho centralizovaného riadenia, sa zúčastňujú rôzne úrovne riadenia a kontroly. Komisia získava svoju záruku vierohodnosti z mnohých zdrojov vrátane osvedčenia národných úradov, ročných vykonávacích a kontrolných správ, audítorských výsledkov členských štátov alebo Európskeho dvora audítorov a samozrejme auditov samotnej Komisie.

Generálni riaditelia pre regionálnu politiku, zamestnanosť, sociálne záležitosti a rovnaké príležitosti a poľnohospodárstvo a vidiecky rozvoj vyjadrili výhrady pre chýbajúcu primeranú vierohodnosť v súvislosti so slabými stránkami systému riadenia a kontroly, najmä v programoch alebo opatreniach v Spojenom kráľovstve, Španielsku, vo Švédsku, na Slovensku, v Slovinsku, Lotyšsku, Taliansku a v Grécku a programoch podľa iniciatívy Spoločenstva INTERREG. Pre všetky tri generálne riaditeľstvá je celková riziková suma s týmito výhradami obmedzená: otázkou je nedostatočná vierohodnosť týkajúca sa zákonnosti a riadnosti niektorých príslušných transakcií. Generálni riaditelia sa rozhodli vyjadriť výhrady pre systematické zlyhania v niektorých kľúčových prvkoch riadiacich a kontrolných systémov členských štátov. Zistili, že príslušné problémy existujú už niekoľko rokov a že zodpovedné orgány nepodnikli nápravné úkony, ktoré požadovala Komisia s následným reputačným rizikom pre Komisiu.

Na pokrytie finančného rizika pre rozpočet EÚ boli stanovené presné akčné plány na riešenie problémov, s opravnými činnosťami, ktoré požadujú zodpovedné štátne orgány. Ak je to potrebné a najmä ak samotné členské štáty nevykonajú potrebné opravy na vyriešenie rizík spojených s platbami Spoločenstva, uplatnia sa úpravy financovania. Tieto úpravy sa môžu v niektorých prípadoch robiť na základe extrapolácie kvantifikovateľných nepresností z jednotlivých súborov, ak je pravdepodobné, že sa budú vyskytovať vo veľkom počte podobných prípadov alebo v podobe paušálnych úprav v prípadoch systematických nedostatkov. V niektorých prípadoch sa už uvažovalo, spustilo alebo uplatnilo pozastavenie plavieb v rámci vykonávania rozpočtu 2006.

Pre Komisiu je veľkou prioritou riešenie problému nedostatočného zavádzania Integrovaného administratívneho a kontrolného systému (IAKS) v Grécku, čo už bolo predmetom predchádzajúcich výhrad od roku 2002. Pre obdobie 1999 – 2006 boli na tento členský štát uvalené úpravy financovania v celkovej výške €479m[2], ktoré pokrývajú finančné riziko vyplývajúce zo zistených nedostatkov. Tieto úpravy budú uvalené dovtedy, kým sa to bude považovať za potrebné. Komisia navrhla v marci 2007 zmeniť a doplniť nariadenie[3] o financovaní Spoločnej poľnohospodárskej politiky s cieľom zaviesť pre Komisiu účinnejší spôsob na zníženie a alebo zastavenie platieb pre členské štáty v prípade vážnych a pretrvávajúcich nedostatkov. Zúčastnené národné orgány musia v tomto prípade vypracovať podrobný akčný plán, ktoré bude Komisia dôkladne monitorovať.

Komisia pokračovala vo svojom úsilí pri zavádzaní jednotného auditového prístupu pod zdieľaným hospodárením, ako uviedla vo svojej Správe o pokroku Akčného plánu Komisie na vytvorenie integrovaného rámca vnútornej kontroly[4] a vo výročných správach o činnostiach. Komisia napríklad zlepšila definíciu kontrolných zodpovedností a posilnila dohľad nad platobnými a osvedčovacími agentúrami. Pre štrukturálne fondy Komisia prijala opatrenia zamerané na posilnenie koordinácie auditových štandardov a šírenia najlepších postupov. Na základe prvého holandského národného vyhlásenia o výdavkoch EÚ v Holandsku bude Komisia tiež pokračovať v podpore rôznych národných iniciatív o národných vyhláseniach pre používanie finančných prostriedkov Európskej únie. Revidované finančné nariadenie v tejto súvislosti uvádza, že členské štáty sú povinné predložiť výročný súhrn na príslušnej štátnej úrovni týkajúci sa dostupných auditov a vyhlásení. V oblasti poľnohospodárstva bola táto požiadavka už zavedená v sektore špecifickej legislatívy v roku 2006[5].

Vzhľadom na viacročný charakter štrukturálnych fondov, dozor Komisie presahuje programové obdobie, od plánovania do uzavretia programov. Kontrolné dohody preto pracujú na viacročnej báze, s nedostatkami, ktoré sú identifikované a riešené počas celého programového obdobia a s primeranou vierohodnosťou, čo sa týka zákonnosti a platnosti výdavkov hodnotených na tomto základe. Podľa Akčného plánu na vytvorenie integrovaného rámca vnútornej kontroly sa bude prehodnocovať účinnosť viacročných opravných systémov v roku 2007.

Generálny riaditeľ pre spravodlivosť, slobodu a bezpečnosť zistil nedostatky v niektorých riadiacich a kontrolných systémoch v Taliansku, zatiaľ čo generálny riaditeľ pre vzdelávanie a kultúru identifikoval nedostatky v niektorých národných agentúrach, ktoré sa zúčastňujú na nepriamom centralizovanom hospodárení . Komisia posilňuje svoj dozor. V prvom prípade boli platby zastavené počas celého roka 2006. V druhom prípade Komisia použila ustanovenia programov Celoživotného vzdelávania a Mládež v akcii na stanovenie nových pravidiel[6] pre určovanie a odvolávanie národných agentúr, ex-ante a výročné vyhlásenia o vierohodnosti národnými orgánmi a kontrolu a audity založené na „prístupe jednotného auditu“. Okrem toho národné agentúry dostanú k dispozícii lepšie pokyny a špecifické školenie. Očakáva sa, že opatreniami na zjednodušenie, ako napr. rozšírenejším používaním paušálnych sadzieb, sa zníži riziko výskytu chýb.

Komisia zlepší dohľad nad národnými agentúrami, na základe zvýšenej zodpovednosti národných agentúr riadiacich finančné prostriedky EÚ v rámci nepriameho centralizovaného hospodárenia a na základe „prístupu jednotného auditu“ pre kontrolu a audity, na účely vyriešenia týchto nedostatkov.

2.3. Spoločné hospodárenie s medzinárodnými organizáciami

Na riadenie úloh zverených medzinárodným organizáciám poskytujú štruktúrované dohody s týmito medzinárodnými organizáciami a najmä Finančná a administratívna rámcová dohoda (FARD) medzi Komisiou a sekretariátom Spojených národov (SN) podpísaná v apríli 2003, ku ktorej v nasledujúcich rokoch pristúpili aj viaceré špecializované agentúry, stabilný referenčný rámec pre spoločné hospodárenie. Pokračujú práce na ďalšom objasňovaní špecifických ustanovení.

Keďže úroveň financovania ES vykonávaného prostredníctvom tohto mechanizmu narastá, úroveň kontrol, ktoré vykonáva Komisia v oblasti finančných prostriedkov riadených agentúrami Spojených národov sa posilňuje. Toto je v súlade s názormi, ktoré vyjadril vnútorný audítor Komisie, pokiaľ ide o implementáciu dohody.

Revidované finančné pravidlá zaviedli jasnejší rámec, ktorý umožňuje lepší dozor a záruky pri vykonávaní úloh zverených medzinárodným organizáciám v kontexte spoločného hospodárenia.

Bývalé výhrady týkajúce sa príspevku EÚ do UNMIK, Pilier IV, v Kosove boli vyriešené prostredníctvom vrátených súm počas roka 2006 a prostredníctvom nových zmluvných dohôd so OSN, čím sa objasňuje zdieľanie zodpovedností.

FARD poskytla veľmi potrebný referenčný rámec spolupráce medzi veľmi odlišnými partnermi na obidvoch stranách partnerstva ES/UN. Keďže ide o relatívne nový nástroj, strany dohody stanovili spoločné pracovné skupiny s cieľom zaoberať sa otázkami vykonávania, zatiaľ čo iniciatívy v oblasti školení, spoločné usmernenia v oblasti vykazovania, overovania a viditeľnosti sú v súčasnosti predmetom diskusií v rámci Komisie a OSN.

2.4. Záver

Komisia poznamenáva, že 15 generálnych riaditeľov vyjadrilo spolu 20 výhrad v roku 2006 (31 v roku 2005). Domnieva sa, že z toho vyplýva, že dôležité nedostatky v oblasti kontroly, ktoré boli identifikované v minulosti, boli primerane vyriešené a že Komisia napredovala v optimalizácii svojho riadenia v roku 2006.

Pri všetkých výhradách sa poverení povoľujúci úradníci v daných akčných plánoch zaviazali vyriešiť príslušné nedostatky. Kolégium bude sledovať zavádzanie opravných činností.

Je dôležité získať príslušné záruky od sprostredkovateľských orgánov, ktoré riadia prostriedky EU v mene alebo spoločne s Komisiou. Je tiež dôležité systematicky uplatňovať právne ustanovenia, ktorými sa ukladajú opravné opatrenia ako vrátenie súm, pozastavenie platieb alebo úpravy financovania, ak sa zistia podstatné nedostatky v oblasti zákonnosti a riadnosti operácií.

3. PRIEREZOVÉ OTÁZKY

3.1. Správa a riadenie

- Vyhlásenie o správe a riadení

Vnútorný audítor je presvedčený, že štruktúra správy a riadenia Komisie má pevné základy. Navrhol však, že by mala byť prehľadnejšia. Komisia podporuje tento návrh a poskytne vyhlásenie o správe a riadení zamerané na objasnenie rôznych aktérov, zodpovedností a mechanizmov zodpovednosti v rámci Komisie záujmovým skupinám a občanom vo forme krátkeho prístupného textu, ktorý bude umiestnený na internetovej stránke Europa.

- Outsourcing a agentúry

Výkonné agentúry sú uvedené v prílohe 3 tohto súhrnu.

Od roku 1970 bolo vytvorených tridsať regulačných agentúr. Vo februári 2005[7] Komisia predložila návrh Medziinštitucionálnej dohody na vytvorenie komplexného rámca pre správu a riadenie na vytváranie, štruktúrovanie, prevádzku, hodnotenie a kontrolu Európskych regulačných agentúr. Napredovanie vo vyjednávaniach sa potom zastavilo, ale rozhovory o podstate veci Rada obnovila na konci roka 2006.

- Zjednodušenie

V nadväznosti na správu o napredovaní reformy z decembra 2005[8], Komisia identifikovala viaceré oblasti, ktoré je potrebné zjednodušiť a zefektívniť, najmä v oblasti prideľovania ľudských zdrojov, vnútornej koordinácie, noriem vnútornej kontroly, finančného riadenia a nástrojov IT a priorít. V máji Komisia prijala oznámenie s názvom Riadenie ľudských zdrojov: zjednodušenie postupov pre zamestnancov a vytvorila osobitnú skupinu na konzultácie so zamestnancami a navrhla opatrenia na zjednodušenie administratívnych postupov a zlepšenie služieb poskytovaných zamestnancom. Ako pilotný projekt začali niektoré centrálne útvary vykonávať vnútorné analýzy vplyvu. Toto sa môže rozšíriť na všetky nové alebo revidované podnikové procesy s cieľom zabezpečiť, aby boli jednoduché, efektívne a účinné a neznamenali nepotrebné administratívne bremená.

V oblasti finančného riadenia zaviedli revidované finančné pravidlá (revízia finančného nariadenia a jeho vykonávacích pravidiel) zjednodušenia ako napríklad: ľahšie dokumentačné požiadavky pre malé granty a zmluvy; uľahčenie spolufinancovania nepeňažnými príspevkami (napríklad prostredníctvom práce vykonávanej bez náhrady externými partnermi príjemcu); možnosť upustiť od požiadavky poskytnúť finančné záruky, na základe individuálneho hodnotenia rizika; vyššieho prahu, pri prekročení ktorého musia organizácie príjemcov poskytovať osvedčenie od vonkajšieho audítora; rozšírenie zásady transparentnosti prostredníctvom uverejnenia všetkých príjemcov finančných prostriedkov Spoločenstva, bez ohľadu na subjekt alebo orgán, ktorý sa zúčastňuje na plnení rozpočtu.

Úroveň legislatívneho zjednodušenia však nebola taká vysoká, ako sa dúfalo. Aj keď je nasledujúce programové obdobie ešte dosť vzdialené, útvary by už mali pripravovať priestor pre ďalšie zjednodušovanie v budúcnosti.

- Iniciatíva týkajúca sa transparentnosti

Na základe európskej iniciatívy týkajúcej sa transparentnosti budú uverejnené údaje o príjemcoch finančných prostriedkov zo zdieľaného hospodárenia. Komisia sa domnieva, že transparentnosť vo finančných otázkach je dôležitým prvkom zodpovednosti pri využívaní finančných prostriedkov EÚ.

- Riadenie kontinuity činností

Pracovný dokument o riadení kontinuity činností v Komisii bola predložený v roku 2006[9], s cieľom pomôcť zachovať základné útvary v čase narušenia.

- Etika

Ako súčasť širšej akcie zameranej na zvýšenie povedomia o etike a otázkach integrity Komisia zorganizovala deň etiky pre svojich zamestnancov.

- Vnútorný audit

V marci 2006 predstavil vnútorný audítor prvú Prehľadnú správu o plnení odporúčaní auditu, v ktorej uvádza, že napriek istému pokroku, polovica z rozhodujúcich a veľmi dôležitých odporúčaní ešte nebola zavedená pred stanovenými cieľovými termínmi. Výbor pre pokrok v oblasti auditu, ktorého hlavnou úlohou je každoročne predkladať kolégiu správy o plnení odporúčaní vnútorného audítora útvarmi Komisie upozornil kabinety na skutočnosť, že niektoré oddelenia zaostávajú a požiadal, aby monitorovali plnenie ich útvarmi. Výbor pre pokrok v oblasti auditu tento dozor v roku 2007 posilní.

Ak je potrebné poznamenať, že auditované subjekty vypracovali akčné plány pre všetky prijaté odporúčania IAS a že bola dosiahnutá vysoká úroveň v oblasti zavádzania týchto akčných plánov, Komisia bude stavať na pokroku dosiahnutom v roku 2006, aby zabezpečila včasné plnenie všetkých odporúčaní auditu. Podporí širší dialóg medzi audítorskou komunitou a auditovanými subjektmi. Malo by to podporiť spoločné porozumenie, zabezpečiť, aby audítor formuloval zamerané odporúčania a povzbudiť útvary, aby uprednostňovali ich vykonávanie v rámci stanoveného časového obdobia.

V tejto výročnej správe na rok 2006 vnútorný audítor zdôraznil potrebu lepšieho koordinovaného auditného plánovania a podporil prebiehajúce úsilie o zvýšenie profesionálnej úrovne oddelení Komisie v oblasti vnútorného auditu. Štruktúra vnútorného auditu Komisie sa naďalej posilňuje a prispieva k vyššej vierohodnosti pre inštitúciu.

Záver

Komisia sa domnieva, že štruktúra jej správy a riadenia dosiahla uspokojivú úroveň stability a zrelosti a túto štruktúru opíše vo vyhlásení o riadení a správe. Komisia je zároveň odhodlaná pokračovať vo svojom úsilí smerom k vyššej transparentnosti, účinnosti a zjednodušení. Výkonné agentúry, nad ktorými Komisia vykonáva podrobný dozor, tvoria v plnej miere súčasť tejto schémy riadenia a správy. Napriek tomu sa Komisia domnieva, že z politického hľadiska je veľmi dôležité, aby sa pre regulačné agentúry stanovil jednotný rámec riadenia a správy. Komisia podporuje vnútorného audítora v jeho snahách o predloženie prvého celkového stanoviska o systémoch vnútornej kontroly Komisie na konci plánovacieho cyklu 2007 – 2009 a podporuje vysokú úroveň spolupráce medzi útvarmi vnútorného auditu a vnútorným audítorom.

3.2. Systémy vnútornej kontroly a riadenie výkonov

- Rámec vnútornej kontroly v Komisii

V roku 2006 Komisia naďalej zlepšovala svoj rámec vnútornej kontroly. Prebiehajúca revízia noriem vnútornej kontroly je zameraná na zabezpečenie väčšej jasnosti, jednoduchosti a prispôsobivosti podmienkam v jednotlivých oddeleniach s cieľom zvýšiť ich účinnosť.

Prehľad stavu vnútornej kontroly v generálnych riaditeľstvách a útvaroch Komisie uvádza, že v roku 2006 bol dosiahnutý podstatný pokrok v oblasti zavádzania štruktúr a praktik vnútornej kontroly, ale tiež, že potrebné dosiahnuť ďalší pokrok v oblastiach ako napríklad riadenie informácií, zjednodušenie legislatívy, kontrolné stratégie alebo kvalita výročných správ o činnostiach. Vnútorný audítor odporučil ďalšie zlepšenia v oblasti ex-post kontrol, informačných technológií a zavádzania nových účtovných pravidiel a riadenia zmlúv.

- Riadenie rizika

Komisia zaznamenala významný pokrok v roku 2006 v oblasti ďalšej integrácie riadenia rizika do strategického plánovania: Ročné plány riadenia predstavujú výsledky rizikovej analýzy a výročné správy o činnostiach uvádzajú, či sa tieto riziká počas roka materializovali, ako boli riadené a aké prípadné zostatkové riziká pretrvávajú a z akého dôvodu. Úsilie sa bude venovať súdržnej prezentácii rizík a zabezpečeniu, aby boli akčné plány riadenia rizika definované a vykonávané bez oneskorenia. Vychádzajúc z metodológie riadenia rizika vypracovanej v oznámení Smerom k efektívnemu a súdržnému riadeniu rizika v rámci útvarov Komisie[10] a z pilotného projektu vykonaného v roku 2006, Komisia ustanovila proces preskúmania spôsobom peer review na identifikáciu, hodnotenie a riadenie prierezových rizík, ktoré je možné vyriešiť účinnejšie skupinou útvarov než jednotlivými útvarmi.

- Riadenie výkonu

Usmernenia poskytnuté útvarom na prípravu svojich ročných riadiacich plánov a výročných správ o činnosti posilnili zameranie sa výsledky pre príjemcov a zúčastnené skupiny a na dosah činnosti Komisie na spoločnosť v EÚ širokom zmysle.

Krátky vzor na zabezpečenie konzistentnej prezentácie kontrolných štruktúr a zdrojov vierohodnosti boli vyvinutý pre výročné správy o činnostiach v roku 2006, aj keď ešte neboli prevzaté všetkými generálnymi riaditeľstvami a útvarmi. Očakáva sa, že tento formát časom zlepší povedomie o kontrolných štruktúrach a zdrojoch vierohodnosti a pomôže identifikovať nedostatky a definovať zlepšenia.

Kým zvýšený počet útvarov predložil údaje o zákonnosti, riadnosti a výkonnosti vo svojich výročných správach o činnosti v roku 2006, bude potrebné vyvíjať ďalšie úsilie na rozvoj týchto ukazovateľov pri zabezpečení súdržného prístupu podobnými útvarmi.

Kvalita výročných správ o činnostiach by sa mala ďalej zlepšovať: najmä je potrebné vysvetliť jasne a jednoducho kontrolné stratégie a výsledky, a akčné plány a ich očakávaný dosah by sa mal podrobne opísať.

- Akčný plán smerom k rámcu integrovanej vnútornej kontroly

Výsledky implementácie akčného plánu k dnešnému dňu sú vcelku pozitívne. Aj keď pri niektorých činnostiach došlo k oneskoreniam, Komisia sa domnieva, že bude schopná cieľ splniť: do konca roku 2007 dokončiť základy, aby bola schopná riadne riadiť riziko chyby a poskytnúť zvýšenú vierohodnosť ako je uvedené v akčnom pláne. Výsledky činností budú postupne viditeľnejšie a preukázateľnejšie, najskôr v zmysle transparentnejšieho a jasnejšieho kontrolného prístupu. Toto by malo viesť k zníženiu počtu chýb prostredníctvom zlepšených opravných a prevenčných opatrení.

Na základe skúseností boli mnohé činnosti podrobne prepracované, aby poskytli ďalší podnet k zvýšenej vierohodnosti, so zameraním na priame centralizované hospodárenie a vrátane podrobného prehodnotenia rovnováhy medzi nákladmi, prínosmi a rizikom v oblasti kontroly. Základy budú dokončené do konca roka 2007, aby mohol rámec integrovanej vnútornej kontroly podľa plánu vplývať na vierohodnosť. Správa o pokroku týkajúca sa akčného plánu Komisie smerom k rámcu integrovanej vnútornej kontroly však stanovuje miesta, v ktorých zostávajú dôležité výzvy.

Prijímajú sa opatrenia na zvýšenie intenzity následných kontrol v mnohých oblastiach, s akčnými plánmi, ktoré stanovujú opravné opatrenia a pokrok v tejto oblasti a úzko sa monitorujú. Generálny riaditeľ pre komunikáciu však uviedol výhradu, ktorá signalizuje neprítomnosť štruktúrovaného systematického systému ex-post kontrol, ktorého zriadenie bude v roku 2007 Komisia hodnotiť.

Intenzívne overenie by malo byť sprevádzané koordinovaným prístupom v každej príbuznej skupine útvarov, ako to už prebieha pre výskum a štrukturálne fondy.

Väčšia koordinácia sa bude postupne zavádzať v oblasti štrukturálnych fondov vrátane harmonizácie metód vzorkovania, ktoré majú používať členské štáty v programovom období 2007 – 2013.

Sieť ex-post kontrol potvrdila v roku 2006 svoju užitočnosť pre zdieľanie dobrých praktík medzi jednotlivými kontrolnými jednotkami. Kľúčové prediskutované otázky zahŕňali návrh stratégií vzorkovania na získanie primeranej vierohodnosti, plnenie odporúčaní z kontrol a možné prístupy pre uplatňovanie sankcií.

Záver

Komisia sa domnieva, že komplexný prehľad vnútorných kontrolných činností by sa mal vypracovať pre každú činnosť, pričom sa zahrnú rôzne prvky a úrovne kontroly. Je potrebné zabezpečiť nákladovo efektívnu rovnováhu medzi potrebami rôznych kontrolných opatrení a výsledky kontroly by sa mali riadne monitorovať a vyvinúť sústredené činnosti na riešenie identifikovaných nedostatkov.

Komisia bude podrobne monitorovať zavádzanie komplexných kontrolných stratégií a metodológií a zabezpečí súvislé ex-post prístupy pre príbuzné útvary, aby: (1) kontrolné stratégie sa formalizovali a obsahovali presné ciele; (2) existovalo jasné sledovanie a vykazovanie zhromažďujúce výsledky kontrol na všetkých úrovniach; (3) sa objasnili a uplatnili zodpovednosti aktérov, vrátane synergií medzi útvarmi.

Komisia zabezpečí, aby všetci poverení povoľujúci úradníci plne spĺňali požiadavku na používanie vzoru, čím sa ustanovuje jasnejšie spojenie medzi kontrolnými systémami a vierohodnosťou v ich výročných správach o činnosti pre rok 2007 a na zavádzanie, podľa plánu, ukazovateľov zákonnosti a riadnosti transakcií s cieľom podporiť vierohodnosť.

Komisia bude ďalej monitorovať systém štruktúrovanej ex-post kontroly, ktorý ustanovil generálny riaditeľ pre komunikáciu, ako aj akčný plán definovaný pre ex-post kontroly pre príbuzné útvary v oblasti výskumu.

3.3. Finančné riadenie

- Účtovníctvo

Komisia s potešením zaznamenala kladné vyhlásenie o vierohodnosti s výhradami Dvora audítorov pre účtovnú závierku pre rok 2005, ktorá bola prvou v rámci nového účtovného systému založeného na časovom rozlíšení.

Pokrok sa naďalej zaznamenáva pri zavádzaní nových účtovných pravidiel v rámci vypracovávania ročnej účtovnej závierky pre rok 2006. Čo sa týka zabezpečovania kvality účtovných údajov, bol zaznamenaný pokrok v zlepšovaní prostredia v oblasti kontroly. Čo sa týka validácie miestnych systémov v roku 2006, účtovný úradník poznamenal, že útvary vo všeobecnosti prijali primerané opatrenia, aby vyriešili problémy z jeho predchádzajúcej výročnej správy a zdôraznil podstatný pokrok v dvoch generálnych riaditeľstvách, ktorých validácia bola v roku 2005 pozastavená.

Zavedenie účtovníctva založeného na časovom rozlíšení v delegáciách v januári 2007 a zlepšenie vnútornej kontroly umožnili odstrániť výhrady, ktoré vznikli v minulých rokoch v súvislosti s administratívnymi výdavkami v delegáciách EÚ.

Účtovný úradník teraz po prvýkrát podpíše účtovnú uzávierku za rok 2006, čím potvrdí že má primeranú vierohodnosť na to, že účty predstavujú pravdivý a objektívny pohľad na finančnú situáciu inštitúcie.

- Zmluvné riadenie

V auditoch vypracovaných v roku 2006, vnútorný audítor identifikoval niekoľko oblastí, v ktorých sú potrebné zlepšenia v súvislosti so zmluvným riadením. V oblasti zmlúv na obstarávanie stavieb v Bruseli navrhla medziútvarová pracovná skupina zriadená v decembri 2006 novú metodológiu. Revidované finančné nariadenie tiež zjednoduší procedurálne a dokumentačné požiadavky na zmluvy s nízkou hodnotou.

Záver

Komisia si všíma zvýšenú transparentnosť a zodpovednosť, ktoré boli dosi ahnuté prostredníctvom zavedenia účtovného systému založeného na časovom rozlíšení. Udáva počet konkrétnych opatrení, ktoré budú prijaté na zjednodušenie pravidiel platných pre príjemcov grantov a zmluvných partnerov.

3.4. Ľudské zdroje

- Integrovaná stratégia ľudských zdrojov

Vnútorný audítor zdôrazňuje, že dlhodobá stratégia riadenia ľudských zdrojov je dôležitá pre účinné pridelenie ľudských zdrojov.

Komisia zlepší rozdeľovanie svojich ľudských zdrojov prostredníctvom aktívnejšej identifikácie súčasných i budúcich kompetencií pracovníkov a potrieb oddelení. Komisia spustila program trvalého profesionálneho rozvoja pre všetkých členov komunity ľudských zdrojov v Komisii, zameraný na prilákanie, rozvoj a udržanie kompetentných pracovníkov.

Zhromažďovania a hodnotenie údajov týkajúcich sa ľudských zdrojov je ďalším dôležitým prvkom strategického riadenia ľudských zdrojov, pričom Komisia rozvíja potrebné systémy s cieľom odpovedať na externé otázky týkajúce sa využívania ľudských zdrojov.

V súlade s požiadavkou Parlamentu v roku 2006, Komisia vypracovala správu [SEK(2007) 530] obsahujúcu analýzu predvídateľných potrieb ľudských zdrojov do roku 2013, v ktorej dospela k záveru, že všetky identifikované prioritné potreby mimo rozšírenia budú pokryté preobsadením ľudských zdrojov v rámci a medzi útvarmi.

- Nábor nových úradníkov z 10 nových členských štátov

Ambiciózne ciele v oblasti náboru 2004-2006 pre 10 nových členských štátov boli splnené pre administratívny personál a zhruba splnené pre stredný manažment (77 % cieľovej hodnoty) v roku 2006. Nábor vyššieho manažmentu napredoval uspokojivým spôsobom. V oblasti niektorých profilov alebo štátnych príslušností vznikli isté náborové nedostatky, ktoré boli hlavne spôsobené nízkym počtom kandidátov vo výberových konaniach. Európsky úrad pre výber pracovníkov v súčasnosti pracuje na vylepšovaní informačnej a komunikačnej stratégie. Komisia zaviedla monitorovací mechanizmus určený na zabezpečenie, aby boli v roku 2007 ciele v oblasti náboru z EÚ-12 splnené.

Záver

Komisia je odhodlaná splniť svoj cieľ v oblasti náboru úradníkov z krajín EÚ-12. Definovala svoje budúce potreby a bude pokračovať vo vyvíjaní svojho úsilia predvídať budúce výzvy na účely efektívnej a modernej administratívy.

3.5. Otázky v oblasti IT

Výhrada týkajúca sa rizika spojeného s neprimeranosťou stavebnej infraštruktúry dátových centier bola signalizovaná druhýkrát, čo ovplyvňuje skôr kontinuitu operácií ako samotnú zákonnosť a riadnosť transakcií. Okrem toho vnútorný audítor tiež poukázal na potrebu zlepšenia v oblasti stavieb, ochrany údajov, obnovy po pohromách a kontinuity činnosti. Ďalšou otázkou bolo plánovanie projektov v oblasti IT, pričom bolo prijaté rozhodnutie optimalizovať hodnotu za peniaze prostredníctvom stanovenia priorít pre podnikové projekty.

Komisia je plne odhodlaná zavádzať viacročnú stratégiu na zabezpečenie infraštruktúrnych podmienok pre dátové a telekomunikačné centrá Komisie v Bruseli a Luxemburgu. Boli identifikované zmierňovacie opatrenia na implementáciu v roku 2007.

4. ZÁVERY

Komisia sa domnieva, že zavedené systémy vnútornej kontroly, s obmedzeniami opísanými vo výročnej správe o činnostiach pre rok 2006 poskytujú primeranú vierohodnosť v oblasti zákonnosti a riadnosti operácií, za ktoré Komisia preberá celkovú zodpovednosť v zmysle článku 274 Zmluvy o ES. Potvrdzuje však, že je potrebné naďalej vyvíjať úsilie na vyriešenie mnohých nedostatkov, najmä tých nedostatkov, ktoré sú zdôraznené vo výhradách poverených povoľujúcich úradníkov.

Komisia zabezpečí, aby jej poverení povoľujúci úradníci pokračovali vo vyvíjaní svojho úsilia s cieľom zabezpečiť, aby primeraná vierohodnosť poskytnutá vo vyhláseniach sprevádzajúcich výročné správy bola efektívne podporená príslušnými systémami vnútornej kontroly.

Annex 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This Annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61(2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

Annex 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-General.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46% .

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36% , seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2 121 285,63 | 2 |

AIDCO | 6 800 808,94 | 32 |

COMP | 2 450 000,00 | 2 |

EACEA | 100 000,00 | 1 |

ELARG | 1 372 283,00 | 1 |

EMPL | 124 066,40 | 1 |

ENV | 127 146,80 | 1 |

FISH | 713 429,00 | 1 |

INFSO | 6 860 395,32 | 16 |

RTD | 851 067,11 | 4 |

TREN | 1 518 302,24 | 3 |

23 038 784,44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6 549 996,00 | 2 |

[1] KOM(2007) 67.

[2] Suma 451 miliónov EUR uvedená v AAR 2006 bola aktualizovaná, najmä aby zahrnula posledné úpravy uvalené na Grécko na základe rozhodnutia Komisie 2007/243/ES z 18. apríla 2007 (Ú.v. L 106, 24.4.2007, s.55).

[3] Nariadenie Rady č. 1290/2005.

[4] KOM(2007) 86 a SEK(2007) 311.

[5] Nariadenie rady č.1290/2005 a článok 7 ods. 5 nariadenia Komisie (ES) č. 885/2006.

[6] Rozhodnutie C(2007)1807 z 26. apríla 2007.

[7] KOM(2005) 59.

[8] KOM(2005) 668.

[9] SEK(2006) 899.

[10] SEK(2005) 1327.

[11] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 13.1.2003).