SK EN Úradný vestník Európskej únie C 318/1

Správa o činnosti dozorného výboru úradu OLAF

február 2013 – január 2014

(2014/C 318/01)

Členovia dozorného výboru úradu OLAF Johan DENOLF (predseda) Hlavný komisár, riaditeľ riaditeľstva pre hospodársku a finančnú trestnú činnosť pri federálnej polícii a člen finančnej spravodajskej jednotky, Belgicko Herbert BÖSCH Bývalý poslanec Európskeho parlamentu Bývalý predseda výboru pre rozpočtovú kontrolu Európskeho parlamentu, Rakúsko Catherine PIGNONOVÁ Hlavná prokurátorka na odvolacom súde v Angers, Francúzsko Jens MADSEN Štátny prokurátor pre závažnú hospodársku a medzinárodnú trestnú činnosť, Dánsko Tuomas PÖYSTI Generálny audítor Fínska, predseda Národného kontrolného úradu, Fínsko

OBSAH

MANDÁT 3

PREDHOVOR PREDSEDU 4

PREHĽAD 5

1. MONITOROVANIE VYŠETROVANÍ ÚRADU OLAF 5

Usmernenia zamestnancom týkajúce sa vyšetrovacích postupov 6

Priority politiky v oblasti vyšetrovania 6

Výber prípadov v úrade OLAF 7

Dĺžka vyšetrovania 7

Prípady postúpené vnútroštátnym súdnym orgánom 8

Rozhodnutie odložiť postúpenie informácií orgánu, inštitúcii alebo inému subjektu 9

Odporúčania vydané generálnym riaditeľom úradu OLAF 9

Postupy úradu OLAF pri vybavovaní sťažností 10

Sťažnosti a žiadosti adresované dozornému výboru 10

2. MONITOROVANIE RIADENIA VYŠETROVACEJ FUNKCIE ÚRADU OLAF 11

Predbežný návrh rozpočtu na rok 2014 11

Reorganizácia úradu OLAF a prieskumy spokojnosti medzi zamestnancami 12

3. SPOLUPRÁCA S ÚRADOM OLAF 12

Opatrenia úradu OLAF nadväzujúce na odporúčania výboru 12

Dohody o pracovných podmienkach s úradom OLAF 12

4. SPOLUPRÁCA SO ZÚČASTNENÝMI STRANAMI 13

Zasadnutia s inštitúciami EÚ 13

Výmena názorov s inštitúciami EÚ 13

Verejné vypočutie v Európskom parlamente o procesných zárukách 13

Občianska spoločnosť 13

5. SPRÁVA DOZORNÉHO VÝBORU 14

Úloha dozorného výboru podľa nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013 14

Priority a ciele 14

Kódex správania 14

Metódy práce 14

6. SEKRETARIÁT DOZORNÉHO VÝBORU 15

PRÍLOHY 16

MANDÁT

Článok 15 ods. 1 nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013: Dozorný výbor pravidelne monitoruje vykonávanie vyšetrovacej funkcie úradu s cieľom posilniť jeho nezávislosť pri riadnom plnení právomocí, ktoré mu boli zverené na základe tohto nariadenia. Dozorný výbor predovšetkým monitoruje vývoj uplatňovania procesných záruk a trvanie vyšetrovaní vzhľadom na informácie poskytnuté generálnym riaditeľom v súlade s článkom 7 ods. 8.

Podľa nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013 (1) je poslaním dozorného výboru úradu OLAF (ďalej takisto „úrad“) posilňovať nezávislosť tohto úradu pri riadnom výkone právomocí, ktoré sú mu zverené (2). Na to, aby dozorný výbor mohol toto poslanie plniť, zveril mu zákonodarca EÚ túto trojitú úlohu:

— Dozorný výbor je dozorným orgánom úradu OLAF a strážcom jeho nezávislosti; pravidelne monitoruje výkon vyšetrovacej funkcie úradu OLAF, a najmä vývoj v oblasti uplatňovania procesných záruk a dĺžky vyšetrovania.

— Dozorný výbor plní poradnú úlohu so zreteľom na generálneho riaditeľa úradu OLAF a je mu nápomocný pri výkonu jeho funkcie; na tento účel výbor — oznamuje generálnemu riaditeľovi výsledky dohľadu nad tým, ako OLAF plní svoju vyšetrovaciu funkciu, ako sú uplatňované procesné záruky a ako dlho trvá vyšetrovanie; dozorný výbor takisto prípadne vydáva vhodné odporúčania, — podáva generálnemu riaditeľovi odporúčania, okrem iného pokiaľ ide o zdroje potrebné na výkon vyšetrovacej funkcie úradu, vyšetrovacie priority úradu a dĺžku vyšetrovania, — podáva vyjadrenia (prípadne aj spolu s odporúčaniami) k usmerneniam týkajúcich sa vyšetrovacích postupov, ktoré generálny riaditeľ prijíma v súlade s článkom 17 ods. 8 nariadenia, a k prípadným zmenám týchto usmernení.

— Dozorný výbor je partnerom v dialógu s orgánmi EÚ, ktorým podáva správu o svojej činnosti. Na ich žiadosť môže takisto vydávať stanoviská a vymieňa si s nimi názory na politickej úrovni. Vďaka svojim znalostiam z činnosti monitorovania im tak poskytuje jedinečné vhľady do problematiky.

PREDHOVOR PREDSEDU

Ako predseda dozorného výboru Európskeho úradu pre boj proti podvodom mám tu česť predložiť v súlade s článkom 15 ods. 9 nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013 výročnú správu o činnosti nášho výboru.

Ide o druhú správu o činnosti, ktorú dozorný výbor predkladá vo svojom súčasnom zložení. Jej predmetom sú hlavné aktivity výboru v sledovanom období od 1. februára 2013 do 31. januára 2014.

Kapitoly 1 a 2 podávajú rozsiahlu správu o činnosti v oblasti monitorovania, ktoré vykonáva dozorný výbor. Hlavnú pozornosť venujú monitorovaniu toho, ako úrad OLAF vykonáva svoju vyšetrovaciu funkciu a ako ju riadi. Kapitoly 3 a 4 sa týkajú vzťahov dozorného výboru s úradom OLAF, inštitúciami EÚ a ďalšími zúčastnenými stranami. Kapitoly 5 a 6 sú venované pracovným metódam výboru, politickým dokumentom výboru a krátkej úvahe o jeho sekretariáte.

Koncom sledovaného obdobia opustil výbor jeden z jeho členov, Jens Madsen, aby sa ujal novej významnej funkcie vo verejnej správe svojej krajiny. Rád by som túto správu využil ako príležitosť k tomu, aby som mu poďakoval za jeho cenný príspevok k činnosti výboru a aby som ako nového člena privítal Dimitriosa Zimianitisa, ktorý sa svojej funkcie ujal 1. februára 2014.

V neposlednom rade by som rád vyjadril osobitné poďakovanie pracovníkom nášho sekretariátu za ich neoceniteľnú pomoc a vynikajúcu prácu, ktorá vo veľkej miere prispela k efektívnosti monitorovania vyšetrovacej funkcie úradu OLAF.

V Bruseli 12. marca 2014 Johan DENOLF

PREHĽAD

Činnosti v oblasti dohľadu

Analýza a posúdenie:

— 56 prípadov vyžadujúcich si postúpenie informácií vnútroštátnym súdnym orgánom,

— 186 správ o vyšetrovaní trvajúcom dlhšie ako deväť mesiacov,

— 293 stanovísk k výberu prípadov,

— 14 sťažností a žiadostí jednotlivcov,

— 1 sťažnosti z orgánu EÚ,

— 2 žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom dozorného výboru,

— 1 žiadosti o spoluprácu podanej vnútroštátnym súdnym orgánom.

Stanoviská a správy

— 4 stanoviská k výkonu a riadeniu vyšetrovacej funkcie úradu OLAF: — Stanovisko č. 1/2013: Predbežný návrh rozpočtu úradu OLAF na rok 2014, — Stanovisko č. 2/2013: Zavedenie interného postupu úradu OLAF na vybavovanie sťažností, — Stanovisko č. 1/2014: Priority politiky úradu OLAF v oblasti vyšetrovania, — Stanovisko č. 2/2014: Výber prípadov v úrade OLAF,

— Výročná správa o činnosti za rok 2012.

Pozičné a politické dokumenty

— Pozícia k posilňovaniu procesných záruk v úrade OLAF,

— Pozícia k vyšetrovacím postupom úradu OLAF,

— Dokument o poslaní a pôsobnosti dozorného výboru na základe nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013 a strednodobá stratégia,

— Monitorovacie usmernenia (v stave rozpracovania),

— Zmena rokovacieho poriadku (v stave rozpracovania).

Spolupráca

— Nová dohoda o pracovných podmienkach s úradom OLAF.

1. MONITOROVANIE VYŠETROVANÍ ÚRADU OLAF

1. Dozorný výbor úradu OLAF (ďalej len „výbor“) monitoruje rôzne aspekty vyšetrovacej činnosti tohto úradu. Toto monitorovanie vykonáva na základe informácií, ktoré mu je povinný poskytovať generálny riaditeľ úradu (ďalej len „generálny riaditeľ“), prípadne informácii, ktoré si výbor vyžiada z vlastného podnetu.

Článok 15 ods. 1 tretieho pododseku nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013: Dozorný výbor poskytuje generálnemu riaditeľovi stanoviská, v relevantných prípadoch aj s odporúčaniami, týkajúce sa okrem iného zdrojov potrebných na vykonávanie vyšetrovacej funkcie úradu, jeho vyšetrovacích priorít a trvania vyšetrovaní. Tieto stanoviská poskytuje z vlastnej iniciatívy, na žiadosť generálneho riaditeľa alebo na žiadosť inštitúcie, orgánu, úradu alebo agentúry, avšak bez zasahovania do výkonu prebiehajúcich vyšetrovaní.

Usmernenia zamestnancom týkajúce sa vyšetrovacích postupov

2. Generálny riaditeľ predložil výboru 7. februára 2013 zmenené znenie usmernení, ktoré sú určené zamestnancom a ktoré sa týkajú vyšetrovacích postupov („usmernenia k vyšetrovacím postupom“). Dňa 5. júla predložil výboru druhé zmenené znenie, ktorého zmyslom je zladiť vyšetrovacie postupy úradu s novou právnou úpravou v (predlohe) nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013. Generálny riaditeľ informoval výbor o svojom zámere prijať zmenené usmernenia k vyšetrovacím postupom 31. júla 2013.

3. Výbor zdôraznil, že v tak krátkej lehote nie je schopný pozmenené usmernenia k vyšetrovacím postupom do hĺbky zanalyzovať, a 30. júla 2013 k nim predložil pozíciu a niekoľko otázok (3). Výbor najmä skúmal tie ustanovenia, ktoré sa týkajú postupu výberu prípadov, vedenia vyšetrovania a koordinovaných vyšetrovaní.

4. Výbor dospel k záveru, že by zmenené usmernenia k vyšetrovacím postupom mali okrem iného: — výslovne zmieniť, že predpokladom začatia vyšetrovania je „dostatočne závažné podozrenie“ v zmysle nariadenia, — v súvislosti s oddelením pre výber a prieskum vyšetrovania jednoznačne upraviť oddelenosť funkcií pracovníkov, ktorí vykonávajú výber, a pracovníkov, ktorí vykonávajú prieskum, — zachovať jednoznačné rozlíšenie medzi vnútorným a vonkajším vyšetrovaním, pretože vyšetrovacie právomoci úradu OLAF tu majú iný charakter, — obsahovať ustanovenia o organizácii širšej vnútornej kontroly súladu s právom, ktoré by sa týkali nielen vyšetrovacích činností, o ktorých hovoria usmernenia k postupom vyšetrovania, ale aj činností, ktoré tieto usmernenia výslovne neupravujú, ktoré by však mohli potenciálne viesť k zásahu do práv dotknutých osôb.

5. Na žiadosť výboru predložil generálny riaditeľ 5. septembra 2013 k nadneseným otázkam svoje pripomienky a doplňujúce informácie. Takisto informoval výbor o tom, že pri finalizácii zmien usmernení k vyšetrovacím postupom sa zohľadnili niektoré pripomienky výboru, a preposlal výboru konečný návrh nových usmernení k vyšetrovacím postupom určených zamestnancom úradu, ktorými majú byť nahradené uvedené usmernenia k vyšetrovacím postupom.

Priority politiky v oblasti vyšetrovania

6. Stanovisko č. 1/2014 posúdilo priority politiky úradu OLAF v oblasti vyšetrovania („vyšetrovacie priority“), ktoré každoročne stanovuje generálny riaditeľ a ktoré sú uverejňované v ročnom pláne riadenia (4).

7. Výbor porovnal vyšetrovacie priority na roky 2012 a 2013 s návrhom priorít na rok 2014. Uvítal, že sú tieto najnovšie vyšetrovacie priority vymedzené lepšie. Zásluhu na tom majú pripomienky, ktoré výbor prezentoval pri technických zasadnutiach s generálnym riaditeľom a podľa ktorých by tieto priority nemali obsahovať všeobecné zásady, ale iba špecifické oblasti či druhy podvodov, ktorými by sa mal OLAF prednostne zaoberať. (Všeobecné zásady by sa mali vždy zohľadňovať pri rozhodovaní, či začať vyšetrovanie).

8. Výbor skonštatoval, že finančné ukazovatele, ktoré boli v predchádzajúcich rokoch nadsadené, boli z návrhu vyšetrovacích priorít na rok 2014 úplne vypustené. Zdôraznil, že takéto ukazovatele by mali byť relevantné pre posúdenie, o ako závažné riziko podvodu ide, a že by mohli byť užitočné ako meradlo a interné vodítko k uplatňovaniu zásady primeranosti. Výbor ďalej poukázal na potrebu prehodnotiť zásady subsidiarity a pridané hodnoty a používať ich opatrne. Uviedol ďalej, že vyšetrovacie priority je potrebné pravidelne vyhodnocovať.

9. Výbor poukázal na to, že vyšetrovacie priority je potrebné spresniť, a odporučil, aby generálny riaditeľ vydal usmernenia k uplatňovaniu výberových kritérií podľa nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013. A vstúpil do konštruktívneho dialógu so zúčastnenými stranami v súvislosti s vymedzením a vykonávaním vyšetrovacích priorít, najmä pokiaľ ide o finančné ukazovatele a prípadné opatrenia vyvodené zo zamietnutých prípadov, ktorých vyhodnotenie vedie k záveru, že existuje dostatočne závažné podozrenie, že ide podvod. V tejto fáze je pre výbor naďalej zložité, aby zhodnotil výkon úradu OLAF v oblastiach vyšetrovacích priorít, pretože úrad nevpracoval k týmto prioritám žiadne posúdenie vplyvov. Výbor teda generálneho riaditeľa požiadal, aby predložil posúdenie výsledkov, ktoré sa dosiahli pri vykonávaní vyšetrovacích priorít za roky 2012 a 2013 v jednotlivých prioritných oblastiach, a aby k tomuto posúdeniu priložil súhrn o spätnej väzbe od zúčastnených strán.

Výber prípadov v úrade OLAF

10. Stanovisko č. 2/2014 k výberu prípadov v úrade OLAF (5) sa zaoberalo otázkou, nakoľko efektívne, kvalitne a transparentne OLAF postupuje pri výbere prípadov, ktorými sa bude zaoberať. Výbor pri tomto posúdení vychádzal okrem iného z analýzy vzorky 293 stanovísk, ktoré v rámci úradu vydalo oddelenie pre výber a skúmanie vyšetrovania („ISRU“) a ktoré odporúča prípad buď zamietnuť, alebo začať prípady vyšetrovania či koordinácie.

11. Výbor najprv posúdil efektívnosť, s ktorou sa prípady vyberajú. Na tento účel preskúmal zdroje, ktoré boli oddeleniu ISRU k výkonu jeho činnosti dané k dispozícii, a ďalej sa zameral na konkrétne výsledky dosiahnuté v rokoch 2012 a 2013. Výbor zistil, že v niektorých prípadoch chýbali či neboli v dostatočnom rozsahu k dispozícii odborné, investigatívne či jazykové znalosti, že nebol dostatočne preukázaný právny rozbor, že čas vyčlenený na výber (povinná 2-mesačná lehota) nebol v niektorých prípadoch adekvátny a že je potrebný aj presný postup, ktorým by sa riadil prístup k oznamovateľom.

12. Výbor následne stanoviská vyhodnotil z hľadiska kvality. Posudzoval pritom ich súlad s výberovými kritériami, ktoré stanovil generálny riaditeľ. Výbor usúdil, že inštrukcie k uplatňovaniu výberových kritérií sa nedodržiavali dôsledne: i) pri posudzovaní, či je OLAF kompetentný urobiť určité kroky, sa totiž len v malej miere zohľadňovali relevantné právne nástroje, ii) pracovníci, ktorí vykonávali výber, nemali k dispozícii presné ukazovatele na vyhodnotenie dostatočnosti informácií, iii) a pokiaľ tieto ukazovatele k dispozícii boli, nepoužívali sa trvalo a dôsledne, iv) a nezriedka boli vydávané nepodložené vyjadrenia.

13. V neposlednom rade sa výbor zameral na transparentnosť postupu výberu. Na tento účel posúdil tok informácií v priebehu výberového postupu, najmä z hľadiska spolupráce medzi ISRU a vyšetrovacími oddeleniami.

14. Výbor adresoval generálnemu riaditeľovi niekoľko odporúčaní, ktoré by mali skvalitniť výber vykonávaný oddelením ISRU. Celkovým záverom z vykonaného posúdenia bolo záverečné odporúčanie výboru, aby OLAF interne vyhodnotil činnosti oddelenia ISRU a zistil okrem iného potrebný objem zdrojov, prednosti a slabiny tohto oddelenia a „mieru chýb“ u hodnotených prípadov. Výbor ďalej generálneho riaditeľa požiadal, aby ho do jedného roka od prijatia tohto stanoviska informoval o opatreniach, ktoré boli vyvodené z odporúčaní obsiahnutých v stanovisku.

Dĺžka vyšetrovania

Článok 11 ods. 7 nariadenia (ES) č. 1073/1999: Pokiaľ vyšetrovanie trvá dlhšie ako deväť mesiacov, informuje riaditeľ dozorného výboru o dôvodoch, ktoré bránia uzavrieť vyšetrovanie, a o odhadovanej dobe potrebnej k jeho dokončeniu. Článok 7 ods. 8 nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013: Ak nemožno vyšetrovanie uzavrieť do 12 mesiacov po jeho začatí, generálny riaditeľ podá dozornému výboru po uplynutí uvedenej lehoty 12 mesiacov a potom každých šesť mesiacov správu, v ktorej uvádza príslušné dôvody a nápravné opatrenia, ktoré sa plánujú s cieľom urýchliť vyšetrovanie.

15. Výbor skontroloval, ako dlho trvali vyšetrovania vedené úradom OLAF. Ako zdroj informácií použil správy o vyšetrovaní trvajúcom dlhšie ako deväť mesiacov (6) a správy vypracované v prípadoch, ktoré OLAF odovzdal vnútroštátnym súdnym orgánom podľa bývalého nariadenia (ES) č. 1073/1999. V prípadoch, keď bol výboru poskytnutý prístup k systému úradu OLAF pre správu prípadov (ďalej len „systém CMS“), výbor takisto preštudoval ďalšiu prípadovú dokumentáciu.

16. Výbor začal analýzu dôvodov, ktorými OLAF vysvetľoval, prečo niektoré prípady trvajú dlhšie ako deväť mesiacov, a ku ktorým patrí zložitosť vyšetrovanej záležitosti, nedostatok zdrojov, nízka priorita prípadov a nedostatočná spolupráca. Výbor si všimol, že medzi riaditeľstvami, ktoré sa zaoberajú vyšetrovaním, a ich oddeleniami panujú rozdiely z hľadiska presnosti podaných vysvetlení. Táto analýza doposiaľ nebola ukončená.

17. Nariadenie (EÚ, Euratom) č. 883/2013 zaviedlo dve významné zmeny, ktoré majú výboru pomôcť vykonávať monitorovanie dĺžky vyšetrovania lepšie. Prvou zmenou sú správy podávané po dvanástich mesiacoch vyšetrovania, ktorými boli nahradené správy podávané po deviatich mesiacoch (a ktoré lepšie zodpovedajú realite, pretože väčšina vyšetrovania úradu trvá viac ako dvanásť mesiacov). Druhou novinkou je povinnosť úradu podávať správu pravidelne každých nasledujúcich šesť mesiacov, čo výboru umožňuje sledovať celý vyšetrovací cyklus.

18. Výboru bolo 31. januára 2014 prvýkrát doručených 83 správ o vyšetrovaní trvajúcom dlhšie ako dvanásť mesiacov, pričom prípadov vyšetrovaných takto dlho bolo celkom 243. Výbor so znepokojením konštatoval, že šablónu týchto správ OLAF v súlade s požiadavkami nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013 síce prepracoval, avšak nové správy predkladané výboru neobsahujú dostatok informácií, predovšetkým so zreteľom na skutočnosti, ktoré by výboru umožnili skontrolovať, či vo vyšetrovaní potenciálne nedochádza ku zbytočným prieťahom. Ako príklad možno uviesť, že 33 z 83 správ o prípadoch vyšetrovania trvajúcich dlhšie ako dvanásť mesiacov síce opisuje dôvody a navrhované nápravné opatrenia, ktoré majú vyšetrovanie urýchliť, neuvádza však žiadne skutkové okolnosti, podľa ktorých by bol výbor schopný vyhodnotiť trvanie určitého vyšetrovania komplexným spôsobom. (K takýmto okolnostiam patrí napr. opis skutkového stavu, druh a postupnosť vyšetrovacích úkonov, ktoré OLAF doteraz vykonal, potenciálna doba nečinnosti, druh podvodu, finančný dosah, aspekty týkajúce sa premlčania atď.) Nariadenie (EÚ, Euratom) č. 883/2013 posilnilo úlohu výboru pri kontrole vyšetrovaní z hľadiska ich trvania. Úrad však z vlastného podnetu neposkytuje výboru dostatok informácií na to, aby mohol výbor toto svoje poslanie vykonávať. Túto otázku výbor predostrel na zasadnutí s generálnym riaditeľom a očakáva, že správy, ktoré mu budú predkladané v budúcnosti, budú obsažnejšie.

19. Na jednom z technických zasadnutí bol výbor úradom informovaný o nástrojoch, ktoré úrad používa ku kontrole dĺžky vyšetrovania. Ide o predovšetkým o sústavu hlásení, ktorými sú v systéme CMS označované blížiace sa termíny odovzdávania správy o vyšetrovaniach trvajúcich dlhšie ako dvanásť, resp. šesť mesiacov. OLAF ďalej vo vyšetrovacích oddeleniach ustanovil štruktúru služobne mladších manažérov, ktorí zodpovedajú okrem iného za kontrolu dĺžky vyšetrovania. Výbor víta úsilie úradu OLAF aj jeho ochotu zvýšiť informovanosť o lehotách medzi vyšetrovateľmi. Výbor súčasne zdôrazňuje, že správy o vyšetrovaniach trvajúcich dlhšie ako dvanásť, resp. šesť mesiacov, ktoré od úradu dostáva, by pre samotný úrad mohli byť užitočným nástrojom riadenia pri kontrole dĺžky vyšetrovania. Vzhľadom na nedostatočnú obsažnosť väčšiny správ sa však úrad o takú možnosť pripravuje. Uvedené má význam najmä v prípadoch, keď môže dlhšia doba vyšetrovania nepriaznivo ovplyvniť povesť a pracovný život dotknutých osôb alebo keď by mohla viesť k premlčaniu následných právnych postupov v členských štátoch.

Prípady postúpené vnútroštátnym súdnym orgánom

Článok 11 ods. 7 nariadenia (ES) č. 1073/1999: Riaditeľ informuje výbor o prípadoch vyžadujúcich postúpenie informácií súdnym orgánom členského štátu. Článok 17 ods. 5 tretieho pododseku nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013: Generálny riaditeľ pravidelne informuje dozorný výbor: (…) b) o prípadoch postúpenia informácií justičným orgánom členských štátov (…).

20. Nariadenie (EÚ, Euratom) č. 883/2013 zaviedlo významnú zmenu v súvislosti s prípadmi, ktoré OLAF zamýšľa poskytnúť vnútroštátnym súdnym orgánom: oproti úprave v bývalom nariadení (ES) č. 1073/1999 už OLAF nemusí o týchto prípadoch informovať výbor pred ich postúpením, ale musí tieto informácie poskytovať pravidelne, po postúpení.

21. V období od 1. februára 2013 do 30. septembra 2013 [kým nadobudlo účinnosť nariadenie (EÚ, Euratom) č. 883/2013] boli výboru doručené informácie o 56 prípadoch (7), ktoré vyžadovali postúpenie informácií vnútroštátnym súdnym orgánom. V osemnástich prípadoch bol výboru na jeho žiadosť poskytnutý neobmedzený prístup k prípadovej dokumentácii v systéme CMS.

22. Výbor však nebol schopný tieto prípady dôkladne posúdiť pred ich postúpením do členských štátov, pretože by prístup ku spisom v systému CSM získal až po uplynutí 5-dennej lehoty, ktorú stanovujú predchádzajúce dohody s úradom. Pri posúdení, ako OLAF uplatňuje procesné záruky, sa výbor opieral predovšetkým o údaje zo stanovísk k záverečným či priebežným správam a z odporúčania, ktoré vydalo oddelenie ISRU (8). Ak získal prístup k prípadovej dokumentácii, vychádzal tiež z dokumentácie v systéme CMS. Výbor konštatoval, že podľa všetkých stanovísk oddelenia ISRU boli všetky vyšetrovacie úkony vykonané v súlade s použiteľnou právnou úpravou. Na základe týchto stanovísk a ďalších preštudovaných dokumentov zistil výbor iba ojedinelé problémy s tým, ako OLAF dodržiaval procesné záruky (napr. v jednom prípade nebola dotknutá osoba informovaná o tom, že bolo vyšetrovanie ukončené, a v inom prípade bolo vypočutie dotknutej osoby vykonané bez písomného poverenia (9)).

23. V jednom prípade sa dotknutá osoba obrátila na výbor vo veci závažného porušenia povinnosti zachovávať dôvernosť, ktorého sa údajne OLAF dopustil. Keďže však výbor nemal náležité nástroje na prešetrenie tejto záležitosti (tento incident nebol zaznamenaný v spisovej dokumentácii úradu), mohol túto sťažnosť iba postúpiť generálnemu riaditeľovi, ktorý poprel existenciu takéhoto porušenia povinnosti.

24. Dňa 31. januára 2014 boli výboru doručené informácie o 17 ďalších prípadoch, v ktorých boli od 1. októbra 2013 (keď nadobudlo účinnosť nariadenie (EÚ, Euratom) č. 883/2013) postúpené informácie súdnym orgánom členských štátov. Keďže boli tieto informácie doručené posledný deň obdobia, ktoré je predmetom tejto správy o činnosti, vyžiada si výbor doplňujúce údaje a tieto prípady preštuduje v nasledujúcich mesiacoch roku 2014.

Rozhodnutie odložiť postúpenie informácií orgánu, inštitúcii alebo inému subjektu

Článok 4 ods. 6 nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013: Ak sa interným vyšetrovaním odhalí, že úradník, ostatný zamestnanec, člen inštitúcie alebo orgánu, riaditeľ úradu alebo agentúry alebo zamestnanec môže byť dotknutou osobou, oznámi sa to inštitúcii, orgánu, úradu alebo agentúre, ku ktorým uvedená osoba patrí. (…) Vo výnimočných prípadoch sa môže poskytnutie takýchto informácií odložiť na základe odôvodneného rozhodnutia generálneho riaditeľa, ktoré sa postúpi dozornému výboru po uzavretí vyšetrovania.

25. Nariadenie (EÚ, Euratom) č. 883/2013 zaviedlo novú povinnosť generálneho riaditeľa, aby výboru po uzavretí vyšetrovania postúpil odôvodnené rozhodnutie odložiť poskytnutie informácií orgánu, inštitúcii alebo inému subjektu, ku ktorému patrí osoba dotknutá vnútorným vyšetrovaním. Dňa 31. januára 2014 bol výbor úradom informovaný, že k takémuto odloženiu od nadobudnutia účinnosti nariadenia nedošlo ani v jednom prípade.

Odporúčania vydané generálnym riaditeľom úradu OLAF

Článok 11 ods. 7 nariadenia (ES) č. 1073/1999: Riaditeľ informuje výbor o prípadoch, v ktorých orgán, subjekt, úrad alebo agentúra nepostupovali v súlade s jeho odporúčaniami. Článok 17 ods. 5 tretieho pododseku nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013: Generálny riaditeľ pravidelne informuje dozorný výbor: a) o prípadoch neplnenia odporúčaní generálneho riaditeľa (…);

26. V sledovanom období a v podstate za celé svoje funkčné obdobie boli výboru doručené iba veľmi obmedzené informácie o prípadoch, keď neboli rešpektované odporúčania generálneho riaditeľa. Vlastné vyšetrovanie vedie výbor k záveru, že rovnako ako v predchádzajúcich rokoch bol týchto odporúčaní doručený celý rad. Výbor vo svojich predchádzajúcich správach o činnosti zdôraznil, že sám OLAF podľa všetkého nemal v minulosti k dispozícii náležité monitorovacie nástroje, ktoré by mu umožňovali sledovať, ako vnútroštátne orgány a orgány EÚ vykonávajú jeho odporúčania.

27. Po reorganizácii úradu v roku 2012 boli monitorovaní vykonávania jeho odporúčaní poverené v rámci decentralizácie vyšetrovacie oddelenia. OLAF sa v súčasnosti zaoberá vývojom a zavádzaním nových monitorovacích nástrojov, s ktorých pomocou bude výsledky a dosah svojich odporúčaní lepšie sledovať. Výbor konštatoval, že OLAF už vyvinul významné úsilie o to, aby vykonávanie svojich odporúčaní, najmä v oblasti súdnej a finančnej, kvantifikoval. OLAF teraz napr. reviduje viac ako 600 uzavretých prípadov, v ktorých boli odporučené súdne opatrenia. Výbor vzal so záujmom na vedomie hodnotiacu tabuľku, ktorú OLAF používa pre toto vyšetrovanie a podľa ktorej bola kontrola, ako sa odporúčania dodržiavajú vnútroštátnymi súdnymi orgánmi na základe hlavných fáz vnútroštátnych súdnych konaní (začatie trestného vyšetrovania, rozhodnutie o obvinení alebo zamietnutí obvinenia, rozhodnutie o zbavení obvinenia alebo odsúdení atď.). Pokiaľ ide o vyvodzovanie finančných dôsledkov, snaží sa OLAF skvalitniť svoje postupy, tak aby bol schopný stanoviť sumy skutočne vymožené v prospech rozpočtu EÚ.

28. Výbor uznáva zložitosť tohto prebiehajúceho procesu a víta ochotu úradov skvalitniť svoje monitorovacie nástroje. V tejto fáze je však aj vzhľadom na neexistenciu relevantných informácií predčasné, aby výbor hodnotil vplyv, ktorý priniesli zmeny vyvolané reorganizáciou z hľadiska účinnosti a efektívnosti monitorovacej činnosti úradu. Výbor do budúcna očakáva, že hneď ako sa zavedú náležité monitorovacie nástroje, bude od úradu dostávať kvalitnejšie informácie.

Postupy úradu OLAF pri vybavovaní sťažností

29. Vo svojom Stanovisku č. 2/2013 (Zavedenie interného postupu úradu OLAF k vybavovaniu sťažností) prijatom v decembri 2013 (10) výbor posúdil možnosť, ako sa osoby zapojené do vyšetrovania úradu OLAF môžu domáhať nápravy vo veci možného porušenia svojich práv a procesných záruk. Výbor dospel k záveru, že tieto osoby nemajú na nápravu možného porušenia svojich práv k dispozícii dostatočné a okamžité prostriedky, a to ani v podobe vonkajšieho mechanizmu (súdu EÚ či súdu vnútroštátneho, európskeho ombudsmana či európskeho inšpektora ochrany údajov), ani vnútorného mechanizmu (samotného úradu OLAF).

30. Výbor zdôraznil, že nové nariadenie (EÚ, Euratom) č. 883/2013 o vyšetrovaní vykonávanom úradom OLAF tento problém nerieši, pretože nezavádza mechanizmus na vybavovanie individuálnych sťažností. Výbor vyjadril názor, že túto medzeru v právnej úprave by bolo možné preklenúť tým, že by sa na úrade zaviedol formalizovaný postup na riešenie sťažností, najmä v prípadoch údajného porušenia základných práv a procesných záruk v priebehu vyšetrovania úradu.

31. Výbor teda odporučil, aby generálny riaditeľ zaviedol a uverejnil príslušný interný postup po tom, ako s výborom skonzultuje podrobnosti. Vyjadril súčasne prianie, aby ho generálny riaditeľ pravidelne informoval o sťažnostiach, ktoré budú OLAFu doručené, a o krokoch, ktoré boli na základe sťažností prijaté.

32. V januári 2014 uverejnil OLAF na svojej internetovej stránke opis krokov, ktoré je potrebné vykonať pri vybavovaní sťažností. Na žiadosť výboru o postúpení písomného rozhodnutia zaviesť príslušný postup generálny riaditeľ listom zo 17. februára 2014 potvrdil, že toto uverejnenie na internete pokladá za formalizáciu súčasných postupov, ktoré si z jeho strany nevyžadujú formálne písomné rozhodnutie.

33. Výbor teda musí skonštatovať, že jeho odporúčanie nebolo vykonané. Je znepokojený tým, že občania, ktorí budú chcieť podať na úrade OLAF sťažnosť, budú uvedení v omyl. Môžu sa totiž domnievať, že text prezentovaný na internetovej stránke úradu OLAF predstavuje právny rámec na podanie sťažností, zatiaľ čo relevantný postup (na riešenie sťažností vo veciach procesných záruk) z formálneho hľadiska neexistuje, pretože nebol prijatý právny akt, ktorý by takémuto postupu dával právny základ.

Sťažnosti a žiadosti adresované dozornému výboru

34. Výboru bolo doručených v sledovanom období od jednotlivcov 14 sťažností a žiadostí, teda o 100 % viac ako v predchádzajúcom roku. Predmetom sťažností je okrem iného údajné nedodržanie základných práv a procesných záruk, porušenie povinnosti zachovávať dôvernosť vyšetrovania, neúmerná dĺžka trvania vyšetrovania a údajné neoprávnené uzavretie prípadov bez vydania odporúčaní. Autormi týchto sťažností boli najmä osoby dotknuté vyšetrovaním úradu, ale takisto informátori nespokojní s rozhodnutím, ktoré úrad prijal po tom, ako oznámili údajný podvod.

35. Vo svojich odpovediach sťažovateľom výbor zdôraznil, že v rámci súčasného nariadenia nie je úlohou výboru zaoberať sa sťažnosťami. Výbor však k týmto sťažnostiam prihliadol v rámci svojho systematického monitorovania výkonu vyšetrovacej funkcie úradu. V prípadoch, ktoré pokladal za vhodné, si od úradu vyžiadal ďalšie informácie a vysvetlenie alebo neobmedzený prístup ku spisovej dokumentácii v systéme CMS.

36. V januári 2014 bolo výboru doručené formálne oznámenie, v ktorom jeden z orgánov EÚ vyjadril znepokojenie nad údajne neodôvodneným zásahom úradu OLAF do práva na ochranu osobných údajov úradníkov tohto orgánu. Výbor vo svojej odpovedi zdôraznil, že sa toto tvrdenie týka prebiehajúceho vyšetrovania, do ktorého nie je oprávnený zasahovať. Uviedol ďalej, že orgánom zodpovedným za riešenie tejto sťažnosti európsky dozorný úradník pre ochranu údajov a že by sám musel vyčkať, kým by dozorný úradník vydal svoje rozhodnutie.

37. Výboru boli doručené dve žiadosti o prístup ku svojmu stanovisku č. 2/2012. Dospel k názoru, že sa na tento požadovaný dokument vzťahujú výnimky podľa článku 4 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (11), najmä podľa druhej a tretej zarážky článku 4 ods. 2 a podľa článku 4 ods. 1 písm. b), a že v danom čase nemožno tento dokument sprístupniť. Vyjadril však ochotu tento dokument na vyžiadanie poskytnúť v rámci prebiehajúcich súdnych konaní.

38. V neposlednom rade požiadal jeden vnútroštátny súdny orgán na účely konania v členskom štáte, aby bola zrušená neporušiteľnosť archívov výboru, pokiaľ ide o stanovisko č. 2/2012, a aby bola zrušená rezervná povinnosť členov výboru. Výbor túto žiadosť posúdil kladne.

39. Služobný poriadok úradníkov aj podmienky zamestnávania ostatných zamestnancov EÚ stanovujú, že každý úradník či ostatný zamestnanec, ktorý sa stretne so skutočnosťami vyvolávajúcimi domnienku existencie prípadnej protiprávnej činnosti alebo so správaním súvisiacim s plnením služobných povinností, ktoré môže predstavovať závažné porušenie služobných povinností úradníkov Únie, bezodkladne informuje svojho priameho nadriadeného alebo generálneho riaditeľa, alebo, ak to považuje za dôležité, generálneho tajomníka alebo úrad OLAF (12). Tieto pravidlá sa tou istou mierou použijú aj na zamestnancov úradu OLAF, ktorí sú teda povinní niektorému z nadriadených v rámci úradu, alebo, ak to považujú za vhodné, priamo generálnemu tajomníkovi Komisie nahlásiť skutkové okolnosti a dôkazy o prípadnej protiprávnej činnosti alebo závažnom profesijnom pochybení, ku ktorým v rámci úradu OLAF došlo a o ktorých sa dozvedeli. S cieľom zohľadniť osobitné postavenie, v ktorom sa nachádzajú zamestnanci úradu OLAF, ak chcú nahlásiť prípadné protiprávne konanie v rámci úradu, sa s výborom dohodlo (13), že tieto záležitosti možno hlásiť predsedovi výboru.

40. Výboru nebola nikdy podobná záležitosť ohlásená. Je možné, že tento postup nebol zamestnancom úradu náležite oznámený. Ešte významnejší je však fakt, že výboru neboli poskytnuté nástroje na to, aby mohol z takýchto prípadných sťažností vyvodzovať kroky a zaisťovať účinné vyšetrovanie a prostriedok nápravy.

2. MONITOROVANIE RIADENIA VYŠETROVACEJ FUNKCIE ÚRADU OLAF

Článok 6 ods. 2 rozhodnutia Komisie, ktorým sa zriaďuje úrad OLAF v znení rozhodnutia Komisie 2013/478/EÚ (14) : Generálny riaditeľ zašle po porade s dozorným výborom generálnemu riaditeľovi pre rozpočet návrh rozpočtu, ktorý sa zahrnie do prílohy týkajúcej sa úradu v oddiele všeobecného rozpočtu Európskej únie týkajúcom sa Komisie. Článok 15 ods. 1 tretieho pododseku nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013: Dozorný výbor poskytuje generálnemu riaditeľovi stanoviská, v relevantných prípadoch aj s odporúčaniami, týkajúce sa okrem iného zdrojov potrebných na vykonávanie vyšetrovacej funkcie úradu (…).

Predbežný návrh rozpočtu na rok 2014

41. S cieľom poskytnúť uistenie, že rozpočet úradu OLAF náležite zohľadňuje nezávislosť vyšetrovacej funkcie tohto úradu a že úrad disponuje zdrojmi na to, aby fungoval účinne a efektívne ako medziinštitucionálny útvar, ktorý zintenzívňuje boj proti podvodu, prijal výbor stanovisko č. 1/2013 o predbežnom návrhu rozpočtu úradu OLAF na rok 2014 (15).

42. Výbor posúdil, ako sú pridelené zdroje na prioritné činnosti a aká je stratégia v oblasti ľudských zdrojov. Vydal odporúčania, ktoré sa zamerali na kroky vyvodzované z vyšetrovania a na rozpracovanie ukazovateľov efektívnosti a kvality vyšetrovacej funkcie, ktorá je v súlade s politikou EÚ v boji proti podvodom a so stratégiou Komisie v tejto oblasti. Výbor ďalej odporučil, aby OLAF venoval viac pozornosti odbornému vzdelávaniu, rozvoju kariéry, plánovaniu následníctva a náležitej rovnováhe medzi podpornými útvarmi a vyšetrovateľmi.

43. Výbor zdôraznil význam, aký má konzultácia medzi ním a generálnym riaditeľom formou skutočnej a podstatnej výmeny názorov, ktorá by mala prebiehať predtým, ako sa predbežný návrh rozpočtu v akejkoľvek forme zašle generálnemu riaditeľovi pre rozpočet.

44. V neposlednom rade výbor odporučil, aby sa v rozpočte úradu OLAF vytvorila samostatná položka vyčlenená na výbor a jeho sekretariát. Týmto spôsobom by sa ozrejmili náklady na fungovanie výboru a transparentným spôsobom by sa prezentoval medziinštitucionálny charakter výboru a jeho sekretariátu. Ako výbor zdôraznil, je dôležité, aby generálny riaditeľ prideľoval sekretariátu výboru dostatočné zdroje a aby zaistil nezávislosť jeho činnosti.

45. Predbežný návrh rozpočtu na rok 2014 podporil výbor s výhradou, že sa zohľadnia odporúčania uvedené v jeho stanovisku.

Reorganizácia úradu OLAF a prieskumy spokojnosti medzi zamestnancami

46. V roku 2013 prebehol v Komisii prieskum spokojnosti zamestnancov, po ktorom nasledoval interný prieskum na úrade OLAF. Z týchto prieskumov vyplynulo, že zamestnanci sú s kvalitou svojho pracovného prostredia spokojní len v malej miere. Výbor je znepokojený najmä tromi skutočnosťami vzhľadom k ich potenciálnemu vplyvu na efektívnosť vyšetrovacej funkcie úradu: — masívna reorganizácia úradu podľa zamestnancov úradu ani neznížila administratívnu záťaž, ktorej sú vystavení vyšetrovatelia, ani nespriehľadnila interné postupy, — zamestnanci úradu sa nedomnievajú, že by s nimi vyššie vedenie úradu dostatočne komunikovalo a venovalo potrebnú pozornosť ich spätnej väzbe, — v nadväznosti na reorganizácii úradu, ktorá prebehla v roku 2012, boli všetci vyšší manažéri a viac ako 75 % manažérov strednej úrovne novo menovaní do funkcií vo svojich súčasných oddeleniach/riaditeľstvách, mnoho zamestnancov úrad opustilo a viac ako štvrtina zamestnancov, ktorí zostali, uvažovala o tom, že odídu, čo celkovo vyvoláva vážne obavy o zachovaní know-how úradu.

47. Výbor z týchto dôvodov požiadal, aby ho generálny riaditeľ pravidelne informoval o opatreniach, ktoré sú plánované, či prijaté na riešenie týchto problémov.

3. SPOLUPRÁCA S ÚRADOM OLAF

Opatrenia úradu OLAF nadväzujúce na odporúčania výboru

48. Výbor v roku 2012 adresoval generálnemu riaditeľovi niekoľko odporúčaní, najmä v súvislosti s ochranou základných práv a procesných záruk (16). Z prvotnej analýzy výboru vyplynulo, že väčšina jeho odporúčaní z roku 2012 sa neplní uspokojivým spôsobom. Odpovede generálneho riaditeľa buď nepodávali dostatočné zdôvodnenia skutočnosti, prečo sa odporúčania neplnia, alebo k údajnému plneniu odporúčaní neuvádzali žiadne podstatné informácie. Výbor teda tento problém podrobí analýze v samostatnom stanovisku, ktoré vydá v roku 2014.

Dohody o pracovných podmienkach s úradom OLAF

49. Za sledované obdobie viedol výbor s generálnym riaditeľom rozsiahle a dlhé diskusie o prístupe výboru k informáciám o prípadoch. Výstup z týchto diskusií je zachytený v dohode o pracovných podmienkach (17), ktoré generálny riaditeľ a predseda výboru podpísali 14. januára 2014. Táto dohoda stanovuje i) rozsah informácií o vyšetrovacích činnostiach úradu, ktoré majú byť výboru podávané, ii) metodiku predkladania informácií a iii) lehoty. Zámerom dohody je vhodne vyvážiť povinnosť úradu chrániť dôvernosť informácií z vyšetrovania na jednej strane a povinnosť monitorovania činnosti úradu, ktorú vykonáva výbor, na strane druhej.

50. Pokiaľ ide o prípady postupované vnútroštátnym súdnym orgánom, vyjadril výbor prianie, aby mu boli v kópii predkladané stanoviská, ktoré oddelenie ISRU adresuje generálnemu riaditeľovi v záverečnej správe a odporúčaniach. Zmyslom je dať výboru možnosť sledovať vývoj pri uplatňovaní procesných záruk. Keďže tento dokument môže obsahovať osobné údaje, dohodol sa výbor s úradom na tom, že si najprv k tejto záležitosti vyžiada stanovisko európsky dozorný úradník pre ochranu údajov. Na toto stanovisko sa v súčasnosti čaká.

51. Informácie, ktoré je generálne riaditeľstvo podľa novej pracovnej dohody povinné pravidelne predkladať výboru, boli prvýkrát podané 31. januára 2014, teda v posledný deň sledovaného obdobia. Spôsob, akým sa nová dohoda uplatňuje, sa teda podrobnejšie posúdi až v nasledujúcej správe.

52. Nová pracovná dohoda predstavuje podľa názoru výboru značný pokrok. Výbor však trvá na tom, že sa musí lepšie uplatňovať, najmä pokiaľ ide o obsah informácií, ktoré výboru predkladá generálny riaditeľ. V opačnom prípade nebude výbor schopný účinne plniť svoju funkciu monitorovania.

4. SPOLUPRÁCA SO ZÚČASTNENÝMI STRANAMI

Zasadnutia s inštitúciami EÚ

53. Výbor bol vyzvaný, aby v období od mája do júla 2013 odprezentoval závery svojej správy o činnosti za rok 2012 Európskemu parlamentu (Výboru pre rozpočtovú kontrolu), Rade (pracovnej skupine pre boj proti podvodom) a Európskemu dvoru audítorov.

54. Na niekoľkých ďalších zasadnutiach s Výborom pre rozpočtovú kontrolu a s komisárom Šemetom podal výbor správu o výsledkoch vyšetrovania, ktoré viedol úrad OLAF, a o dodržiavaní základných práv. Prezentoval takisto svoje závery o účinnosti dohľadu nad úradom, o novelizácii nariadenia o úrade a o novej štruktúre monitorovania úradu, ktorú navrhlo oznámenie Komisie pod názvom Zlepšenie riadenia OLAFu a posilnenie procesných záruk v rámci vyšetrovania (18).

55. V novembri 2013 zorganizoval výbor neformálnu výmenu názorov na problémy, s ktorými sa OLAF a jeho dozorný výbor stretávajú po tom, ako nadobudlo účinnosť nariadenie (EÚ, Euratom) č. 883/2013.

Výmena názorov s inštitúciami EÚ

56. V auguste 2013 inicioval výbor prípravy na formalizovanú výmenu názorov o politike v oblasti činností úradu OLAF, ktorá má byť podľa článku 16 nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013 vedená s Komisiou, Európskym parlamentom, Radou a Dvorom audítorov. Výbor navrhol sústrediť sa v prvom rade na rámec monitorovania reformovaného úradu. Je poľutovaniahodné, že administratíva Komisie zorganizovala prípravné zasadnutia so všetkými ostatnými účastníkmi, nie však s výborom. Či teda prvá výmena názorov splní ciele stanovené v nariadení, ukáže čas.

Verejné vypočutie v Európskom parlamente o procesných zárukách

57. V októbri 2013 prijal výbor na základe svojich skúseností z výkonu dohľadu pozíciu k posilneniu procesných záruk v rámci úradu OLAF (19). Stanovisko výboru k prípadnej novej legislatívnej zmene v nariadení (EÚ, Euratom) č. 883/2013, ktorú vo svojom oznámení navrhla Komisia, bolo prezentované pri verejnom vypočutí v Európskom parlamente (20).

58. Výbor uvítal návrh Komisie, poukázal však na to, že niektoré štrukturálne riešenia by mali byť prehodnotené s osobitným zreteľom na nezávislosť úradu a výboru. Najmä by mali byť eliminované prípadné strety kompetencií a zdvojovanie práce medzi existujúcou a plánovanou štruktúrou monitorovania. Výbor navrhol alternatívne riešenie, ktoré by zachovalo užitočné nástroje navrhnuté Komisiou, avšak súčasne by ich začlenilo do komplexného monitorovacieho mechanizmu.

Občianska spoločnosť

59. Kancelária Transparency International EÚ (TI-EÚ) sa rozhodla posúdiť systém integrity EÚ (21). V januári 2014 sa so zástupcami TI-EU stretli predseda výboru a členovia sekretariátu výboru. Predmetom diskusie boli napr. vzťah medzi výborom a úradom, zodpovednosť a nezávislosť úradu a pravidlá integrity, ktorými sa riadi sám výbor.

5. SPRÁVA DOZORNÉHO VÝBORU

Úloha dozorného výboru podľa nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013

60. Nariadenie (EÚ, Euratom) č. 883/2013 zaviedlo do úlohy výboru a jeho monitorovacích nástrojov niekoľko zmien. Významná časť zasadnutí výboru sa teda venovala diskusiám o tom, ako sa tieto zmeny prejavia v činnosti výboru.

61. Zmeny vo svojom poslaní, úlohe, hlavných úlohách, nástrojoch dohľadu a podávaní správ podrobil výbor dôkladnej analýze. Tieto zmeny, ako aj nástroje dohľadu, ktoré má výbor k dispozícii, a úlohu jeho sekretariátu, ktorého nezávislé fungovanie je zárukou nezávislosti výboru, sú ozrejmené v pozícii, ktorú výbor, vychádzajúc z nového nariadenia o úrade OLAF, vydal ku svojmu poslaniu, pôsobnosti a cieľom (22).

Priority a ciele

62. Výbor vymedzil svoje strategické ciele a priority pre nadchádzajúce funkčné obdobie, ktoré sa zameriavajú na posilnenie účinnosti a dosahu jeho hlavných činností, a teda na posilnenie podpory vyšetrovacej funkcie úradu OLAF a jeho nezávislosti. Za svoje strategické ciele výbor určil: i) vyvinúť účinné a pragmatické monitorovacie nástroje, ii) zlepšiť spoluprácu s úradom OLAF a jeho generálnym riaditeľom, iii) zaujímať postavenie zúčastnených strán v politike boja proti podvodom, iv) zviditeľniť sa medzi orgánmi EÚ a členskými štátmi, v) rozvíjať svoje pracovné metódy, vi) získať záruku nezávislého fungovania výboru a jeho sekretariátu, vii) prispieť k legislatívnemu návrhu na posilnenie monitorovania úradu OLAF. Výbor určil niekoľko priorít, s ktorých pomocou sa majú tieto ciele splniť. Tieto priority sú prezentované aj v štúdii o poslaní, pôsobnosti a cieľoch výboru, ktorá zároveň predstavuje jeho strednodobú stratégiu.

Kódex správania

63. Výbor 9. októbra 2013 prijal Kódex správania, a to spoločne s dôvodovou správou o zárukách nestrannosti a rizikách stretu záujmov pri výkone funkcií dohľadu (23). Výbor zdôraznil, že jeho členovia zastávajú v zásade veľmi významné funkcie v súdnom systéme či administratíve svojho členského štátu, takže môžu v ktorejkoľvek fáze prípadu, ktorými sa OLAF zaoberá, vystupovať na vnútroštátnej úrovni voči tomuto úradu ako protistrana či partner. Súčasne však vykonávajú nad prípadmi úradu OLAF pravidelný dohľad, čo sa týka najmä prípadov, pri ktorých je nutné postupovať informácie vnútroštátnym súdnym orgánom. Môžu teda nastať situácie, keď sa môžu s tým istým prípadom, ktorým sa zaoberá OLAF, stretnúť pri výkone svojej funkcie v členskom štáte, a aj ako členovia výboru. Je teda mimoriadne dôležité zaistiť, aby riešenie prípadov v tejto dvojitej funkcii nevyvolávalo skutočný ani potenciálny stret záujmov, ktorý by ohrozoval dôveru verejnosti v nestrannosť a objektivitu ich práce. Výbor zmapoval špecifické činnosti svojich členov, ktoré by mohli prípadne vyvolávať stret záujmov, a zostavil súpis konkrétnych situácií, keď je stret záujmov skutočne možný. Presný postup, ktorým sa strety záujmov riešia, upravil práve v kódexe správania.

64. Výbor mieni túto koncepciu a kódex správania previesť do jednoznačnej reči práva a na tento účel pokladá za vhodné zmeniť svoj rokovací poriadok. Na tejto zmene sa v súčasnosti pracuje.

Metódy práce

65. V marci 2013 privítal výbor vo svojich radoch nového člena, Tuomasa PÖYSTIHO. Na svojom zasadnutí v októbri 2013 zvolil výbor za svojho predsedu na ďalší rok Johana DENOLFA.

66. Od februára 2013 do januára 2014 (vrátane) usporiadal výbor v Bruseli a Luxemburgu jedenásť plenárnych zasadnutí. Predseda, spravodajcovia a členovia sekretariátu pravidelne zasadali takisto s cieľom venovať sa osobitným otázkam a príprave plenárnych zasadnutí a na ne nadväzujúcich opatrení.

67. Pre každú významnú posudzovanú záležitosť menoval dozorný výbor spravodajcu. Stalo sa tak predovšetkým v prípade rozpočtu úradu OLAF, analýzy postupov tohto úradu, ktorými sú riešené sťažnosti, ďalej v prípade pokynov generálneho riaditeľa určených zamestnancom a venovaných postupom vyšetrovania, priorít politiky úradu v oblasti vyšetrovania a analýzy postupu úradu pri výbere prípadov. Na príprave návrhov, stanovísk či dokumentov, ktoré mali byť prerokované na plenárnych zasadnutiach, spolupracovali spravodajcovia so sekretariátom výboru.

68. Na plenárnom zasadnutí vo februári 2013 prezentoval sekretariát výboru vyššiemu vedeniu úradu OLAF metódy práce výboru, najmä pokiaľ ide o prípady, ktoré je OLAF povinný postupovať vnútroštátnym súdnym orgánom. Bolo takisto podané vysvetlenie, aký druh informácií výbor potrebuje, aby mohol riadne plniť svoju funkciu. Od tejto prezentácie sa ďalej odvinul súbor monitorovacích usmernení, ktorý výbor vypracoval. Po nadobudnutí účinnosti nariadenia (EÚ, Euratom) č. 883/2013 pracuje výbor na novom znení týchto usmernení.

6. SEKRETARIÁT DOZORNÉHO VÝBORU

69. Sekretariát výboru tvoria právnici, vyšetrovatelia a asistenti, ktorí zaisťujú denné monitorovanie vyšetrovacej činnosti úradu OLAF a pomáhajú členom výboru pri výkone ich funkcie. Sekretariát dostáva všetky informácie, ktoré do výboru prichádzajú, a vykonáva ich prvotné posúdenie. Zodpovedá tiež za prípravu právnych rád pre členov výboru.

70. Výbor by rád zdôraznil, že jeho sekretariát musí byť schopný výboru asistovať pri výkone jeho monitorovacích funkcií lojálnym a efektívnym spôsobom bez toho, aby bol vystavený riziku potenciálneho stretu záujmov vyplývajúceho zo skutočnosti, že členovia sekretariátu sú zamestnancami úradu OLAF, a sú teda podriadení generálnemu riaditeľovi tohto úradu. V niekoľkých uplynulých rokoch výbor opakovane zdôrazňoval význam, aký má jeho nezávislé a účelné fungovanie, ktorého predpokladom je nezávislý a personálne náležite vybavený sekretariát, ktorý pôsobí síce v rámci štruktúry úradu OLAF, avšak nezávisle a podlieha výslovným pokynom výboru. Výbor vyjadruje spokojnosť s tým, že nezávislé fungovanie jeho sekretariátu je teraz zaručené nariadením (EÚ, Euratom) č. 883/2013 (24).

71. Výbor určil štyri základné podmienky, ktoré zaručujú nezávislé fungovanie jeho sekretariátu: i) nábor, hodnotenie a povyšovanie vedúceho sekretariátu na základe rozhodnutí výboru, ii) zaradenie funkcie vedúceho sekretariátu do kategórie vyššieho manažmentu, iii) nábor, hodnotenie a povyšovanie zamestnancov sekretariátu jeho vedúcim, iv) ďalšie poverenie vedúceho sekretariátu plnením rozpočtu sekretariátu. Výbor začal rokovania s generálnym riaditeľstvom úradu o plnení tejto novej regulatórnej požiadavky. Tieto rokovania doteraz neboli ukončené.

72. Výbor ďalej vyjadruje spokojnosť s tým, že generálne riaditeľstvo opätovne ustanovilo počet pracovných miest vyčlenených pre sekretariát na osem, ako to bolo pred reorganizáciou úradu v roku 2012.

Ako možno kontaktovať dozorný výbor

Prostredníctvom jeho sekretariátu:

Poštou J30 13/62 – Rue Joseph II, 30 – B-1049 Brusel Telefonicky + 32 22984022 E-mailom OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu Faxom + 32 22959776 Internetová stránka http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/supervisory-committee/index_en.htm

(1) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) č. 883/2013 z 11. septembra 2013 o vyšetrovaniach vykonávaných Európskym úradom pre boj proti podvodom (OLAF), ktorým sa zrušuje nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 a nariadenie Rady (Euratom) č. 1074/1999 (Ú. v. EÚ L 248, 18.9.2013, s. 1).

(2) Článok 15.

(3) Pozri príloha 5.

(4) Pozri príloha 3.

(5) Pozri príloha 4. Napriek tomu, že toto stanovisko bolo vydané v marci 2014, rozhodol výbor pripojiť ho k tejto správe o činnosti, pretože bolo z väčšej časti spracovávané počas sledovaného obdobia.

(6) V roku 2013 bolo výboru predložených 186 správ o vyšetrovaní trvajúcom dlhšie ako deväť mesiacov.

(7) Dvadsať jeden prípadov, ktoré si vyžadujú postúpenie informácií vnútroštátnym súdnym orgánom a o ktorých bol výbor vyrozumený úradom v januári 2013, uviedol výbor vo svojej výročnej správe o činnosti za rok 2012. V roku 2013 bolo takých prípadov nahlásených celkom 77.

(8) OLAF postúpil výboru stanoviská ku konečným/priebežným správam a odporúčaniam v 72 zo 77 prípadov, ktoré boli v roku 2013 postúpené vnútroštátnym súdnym orgánom.

(9) V poslednom uvedenom prípade prebiehalo vypočutie dotknutej osoby podľa pravidiel predchádzajúcej príručky OLAF.

(10) Pozri príloha 2.

(11) Ú. v. EÚ L 145, 31.5.2001, s. 43.

(12) Článok 22a služobného poriadku a článku 11 pracovného poriadku ostatných zamestnancov EÚ.

(13) Po konzultácii s právnou službou Komisie – pozri oznámenie generálneho riaditeľa OLAF zamestnancom tohto úradu z 10. novembra 2008.

(14) Ú. v. EÚ L 257, 28.9.2013, s. 19.

(15) Pozri príloha 1.

(16) Pozri súhrn v prílohe 7.

(17) Pozri príloha 10.

(18) COM(2013) 533 final zo 17. júla 2013.

(19) Pozri príloha 6.

(20) Verejné vypočutie konané 3. októbra 2013 pod názvom „OLAF a práva dotknutých osôb“.

(21) Pozri http://www.transparencyinternational.eu/european-union-integrity-system-study/.

(22) Pozri príloha 8.

(23) Pozri príloha 9.

(24) 40. bod odôvodnenia.

PRÍLOHY 1. Stanovisko č. 1/2013: Predbežný návrh rozpočtu úradu OLAF na rok 2014 2. Stanovisko č. 2/2013: Zavedenie interného postupu úradu OLAF pre vybavovanie sťažností 3. Stanovisko č. 1/2014: Priority politiky úradu OLAF v oblasti vyšetrovania 4. Stanovisko č. 2/2014: Výber prípadov v úrade OLAF 5. Pozícia výboru k vyšetrovacím postupom úradu OLAF 6. Pozícia k posilňovaniu procesných záruk v úrade OLAF 7. Odporúčania výboru z roku 2012 8. Poslanie, pôsobnosť a ciele výboru: strednodobá stratégia 9. Kódex správania členov výboru a dôvodová správa o zárukách nestrannosti a rizikách stretu záujmov pri výkone funkcií dohľadu 10. Dohoda o pracovných podmienkach s úradom OLAF

PRÍLOHA 1 OPINION No 1/2013 OLAF's preliminary draft budget for 2014 Brussels, 16 July 2013 INTRODUCTION At the meetings of 27 February and 16 July, 2013, OLAF's Supervisory Committee examined OLAF's preliminary budget for 2014 and adopted the following opinion. In accordance with the Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (1) and Article 3 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (2), the European Anti-Fraud Office (hereinafter OLAF) shall have full independence to exercise its investigative function in all institutions, bodies, offices and agencies established by or on the basis of the Treaty on the European Union, Treaty on the Functioning of the European Union and the Euratom Treaty. To do this and to ensure that OLAF is able to function in an efficient and effective manner and contribute in the best possible way to the Union's objectives of the fight against fraud defined in Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union, a specific budget line within the Commission budget (European Commission section of the general budget of the European Union) is created for OLAF. (3) In accordance with Article 11 of the Regulation (EC) No 1073/1999 the mission of the OLAF Supervisory Committee (SC) is to reinforce the independence of OLAF in the exercise of OLAF's investigative function. In the reform of Regulation (EC) No 1073/1999 adopted by the European Parliament and the Council in 2013, the role of the SC has been strengthened as guardian of the independence of OLAF in its investigative function and in the supervision of the respect of fundamental rights and freedoms. In this context, and with a view to the powers conferred by the Commission on the SC (4), the SC has considered OLAF's preliminary draft budget (PDB) and the Commission draft budget for 2014 concerning OLAF and delivers the following Opinion. The objective of the procedure in which the SC adopts an Opinion on OLAF's preliminary draft budget and draft budget is to give assurance that the draft budget duly takes into account the independence of the investigative function of OLAF and that OLAF is resourced to function effectively and efficiently as an inter-institutional service in stepping up the fight against fraud as foreseen by the Union legislator in Regulation (EC) No 1073/1999. The SC Opinion on the preliminary draft budget also creates a documented forum of the SC advice to the Director-General of OLAF and to the Budgetary Authority of the Union and other Institutions of the Union on the prerequisites for efficient allocation and use of resources to and within OLAF. In this way the SC Opinion contributes to the attainment of value for money, legal certainty and efficient anti-fraud policy in the European Union. The Opinion of the SC is not therefore limited only to commenting on the budget line on the SC of the OLAF. I. RESOURCES In the draft budget presented by the Commission on 26 June 2013, the OLAF budget will be increased by approximately 1,5 % with a total expenditure of EUR 58 523 000. The increase comes principally from the transfer of an additional 6 posts from headquarters budget line ‘Expenditure related to officials and temporary staff working with the institution to OLAF’. If the impact of the EU enlargement to include Croatia is taken into account, the increase in the OLAF expenditure is 0,7 %. In the draft budget presented by the Commission the general increase in the Commission's administrative expenditure is 0,1 % and 0,8 % when taking into account the expenditure resulting from the enlargement to Croatia. The OLAF Budget has not been subject to the same strict savings measures as those within the Commission services in general. The SC notes this with satisfaction and considers that this line on resources provides the conditions necessary to continue the fight against fraud as one of the important priorities of the European Union. The budget line concerning buildings and IT has been kept on zero growth in accordance with the general orientation of the Commission. The SC observes that a well-organised and up-to-date ICT support and infrastructure are necessary conditions for a cost-effective fraud investigation function. The SC has no objection to the general orientation in the Commission draft budget but SC would stress the need to keep both OLAF's Case Management, ICT analytics and other information systems up to date in order to enable OLAF to function efficiently. Allocation of resources to priority activities The SC has regularly recommended to OLAF in its previous opinions on the budget to allocate more staff to OLAF's core business — investigations — by shifting them from the support units. In addition, the SC has proposed clarification of the distinction between investigative and operational activities of OLAF. The SC notes the reorganisation of OLAF put in place on 1 February 2012 in which resources at the organisational level were increasingly concentrated on investigations. As a result of this, in the OLAF Report of 2012, the distribution of staff in the units dealing with the fight against fraud, OLAF policy strategy and coordination and administrative support is reported separately. This goes in the direction of clarification of the distinction between investigative and other operational activities of OLAF in line with the SC's earlier recommendations. However, the SC considers that clarification between investigation and investigation support functions, anti-fraud policy functions and other operational activities of OLAF should go still further. Opening and follow up of the investigations The SC would mention that consistent application over the years of the investigative policy priorities in line with Union's anti-fraud policy and the Commission's anti-fraud strategy is a core issue in the resources management of OLAF and in the performance of its investigative function. The SC notes that in the OLAF Management Plan the alignment with the investigative policy priorities is defined as one of the performance indicators for OLAF. (5) The SC underlines the importance of transparent and reliable follow-up of the investigative policy priorities. The SC would refer to its earlier observations and statistics as presented by the European Court of Auditors in the Special Report No 2/2011 (6) on the low number of OLAF investigations leading to convictions by Member States judicial authorities. (7) The SC considers that the rate of OLAF reports leading to convictions is one of the key indicators of the effectiveness of OLAF's investigative function requiring close and open attention. The SC recognises that the reasons why OLAF reports do not lead to conviction may, in some instances lie outside OLAF's control, however, the impact of such external factors should be carefully analysed and transparently reported. The SC therefore encourages OLAF to continue to develop indicators and report on them in a transparent and reliable manner in order to show an example of value for money and to demonstrate the positive impact that contribution of additional resources to OLAF has in the fight against fraud in the European Union, appropriate follow-up thus ensuring that the ultimate results of investigations are achieved. Without this OLAF risks carrying out good, hard work which may ultimately not produce the required results. HR strategy The reorganisation of the Office resulted in significant shifts of staff and modifications in their job description or even a completely new allocation of tasks. In such circumstances the SC reiterates its earlier position that it is essential to have an appropriate human resources strategy built on the identified and real needs of the organisation and its priorities, with the aim of giving direction and maximising the use of existing resources. The SC draws particular attention to OLAF's ability to recruit and maintain high quality professionals in its investigative functions as a focal point of cost-effective anti-fraud service at the Union level. A crucial element of the human resources strategy should continue to be the continuous training related to internal mobility and overall restructuring. It should address the optimum balance between administrators and staff members with administrative professional background performing core investigative tasks and assistants providing support services. Recommendations: — Effective follow-up of investigations must be ensured and results of the investigations reported with timely and reliable indicators — OLAF shall continue to develop indicators describing the efficiency and quality of its investigative function and on the alignment with the anti-fraud policy of the European Union and anti-fraud strategy of the European Commission — A human resources strategy based on a needs assessment of OLAF's current activities should be developed and focus given to training, career development, succession planning and appropriate balance between assistants providing support services and administrators performing core investigative tasks. II. BUDGETARY PROCEDURE The Commission Decision establishing OLAF is clear that the SC must be consulted on the PDB of OLAF before it is sent to the Director-General for Budgets (8). Up to now the Director-General of OLAF has transmitted the PDB to the Committee after ‘technical’ meetings/arrangements with DG Budget. In 2013 the SC was presented with the preliminary draft budget in February and informed in June with regard to the Commission Decision on the draft budget for 2014. The SC believes that to provide an effective opinion on the PDB is one of its core tasks and would remind the Director-General of OLAF to undertake a substantive consultation with the SC prior to budget negotiations with DG Budget. Furthermore, the SC would encourage the Director-General to consult the SC on the OLAF Annual Management plan in order to have independent support and feed-back based on the follow-up of the investigative function by the SC. Conclusion: — The Director-General of OLAF shall ensure that the SC be effectively consulted regarding the next PDB by means of a real and substantive exchange of opinions between the Director-General and the Committee before the PDB is sent to the Director-General for Budget in any form. III. THE SC AND THE SECRETARIAT OF THE SC The SC expenditure The SC notes that the budget line of the expenditure related to the SC is not changed in 2014 draft budget. The SC draws attention to the fact that with the extended responsibilities attributed to the SC by the Union legislator, the performance of the duties of the SC requires the devotion of a considerable amount of time by its Members who, by definition, do so on a part time bases. The Resources of the Secretariat of the SC In accordance with Regulation (EC) No 1073/1999 the SC has a crucial role to play in the monitoring of OLAF's investigative function. Moreover, the SC has a specific inter-institutional character. In the discharge of its duties assigned by the legislator, the SC is dependent on its Secretariat. The SC would like to point out that the role of the Secretariat is primarily not to assist in the organisation and documentation of the meeting of the SC. In practice, the SC Secretariat performs an overall, regular monitoring of the investigative function of OLAF. This results from the fact that it is the SC Secretariat which has access, in accordance with the established access arrangements, to the OLAF Case Management System. The data protection rules de facto require that access to case information by the SC is implemented via the SC secretariat. An adequately staffed Secretariat with high quality personnel is thus a vital condition for the SC in the discharge of its duties as stipulated by the legislator. The SC considers that the 2014 draft budget creates conditions for appropriate resourcing of the SC Secretariat. The SC would point out the general principle of sincere cooperation between Institutions and bodies of the European Union, which is a general principle of the Union law, specifically that Regulation (EC) No 1073/1999 sets out further requirements on the sincere cooperation between the Director-General of OLAF and the SC. The Director-General of OLAF shall, in the spirit of sincere cooperation, consult the SC on all issues which relate to the staffing, promotion of personnel and resources of the SC Secretariat. To be fully informative and representative of the total cost of supervision, the budget entry for the SC should incorporate the total cost of operations stemming from the duties stipulated in Regulation (EC) No 1073/1999, that is, all the SC Members' expenditure as well as that of its Secretariat which includes their salaries, training, travel etc. OLAF has the privilege of transferring its funds freely from one line item to another. By joining up the total cost of the SC's function in a separate budget entry it is ensured that funds targeted for use by the SC are actually used for the supervisory function. However, funds remaining unused could be redeployed to other headings within the OLAF budget. Such redeployment should only be possible with prior notification to the SC and its approval. The Head of the SC Secretariat should be sub-delegated as the authorising officer to manage the total fund allocation for the SC's operations under the control of the Committee. Having one budget line which incorporates all expenditure will facilitate the management and efficiencies of the supervisory framework whilst, at the same time, any unused funds are passed on to other OLAF budget lines by the Director-General upon the approval of the SC. A separate budget line has the benefit of transparency and reflects also the independence of the SC in line with the Regulation. At the same time, this separate budget line will inform the three institutions appointing the SC regarding the resources specifically allocated to the supervisory function. Secretariat Staff The SC maintains its position, as expressed in its previous opinions on the OLAF budget, on the minimum requirement of eight Secretariat staff, which is equivalent to the current needs of the SC. This represents about 2 % of OLAF staff (9) which the SC deems the minimum number required for it to carry out its monitoring function efficiently. (10) The SC would point out that the legal duties of the SC require a small, but high quality staff in Secretariat. The SC has noted with satisfaction the intention of the OLAF Director-General to allocate additional posts to the Secretariat. The SC expects a fluid and rapid implementation of the announced intention. Furthermore, the SC is of the opinion that, with regard to the appointment of the Head of the Secretariat and other staff for its Secretariat, including internal transfers, there should be close consultation with the Committee, as indicated in its Rules of Procedure (11) reflecting the principle of cooperation stipulated in the Regulation. The SC acknowledges that the Commission staff rules and the appraisal and promotion system do not currently permit the SC Members to evaluate the performance of the staff of the Secretariat directly. The SC also notes that nothing in the Commission staff rules and appraisal and promotion system excludes the consultation of the SC and that some Institutions have developed consultation systems for situations in which a member of staff is effectively working for another directorate or body than the one which is legally responsible for the appraisal and promotion. Therefore the SC considers that even though the appraisal of the Head of Secretariat and his promotion are ultimately decided by the Director-General of OLAF, he should make these decisions on the basis of the opinions of the Committee under whose direct authority the Secretariat works, as it is foreseen in the SC's Rules of Procedure (12). This will ensure the continuous independence of the Secretariat in their day to day functions. Recommendations: — Separate budget line for both the SC and Secretariat should be considered to clearly indicate the costs of the SC function and to highlight in a transparent manner the inter-institutional character of the SC and its Secretariat. — The Director-General of OLAF shall, in sincere and close cooperation with the SC, ensure that appropriate resources and staff members are allocated to the SC Secretariat in line with the intention expressed by the Director-General. — Regular monitoring of the investigative function of OLAF and SC access to information depend on a small but high quality Secretariat. The Secretariat should have eight members of staff. — Appointments, appraisal and promotion of the SC Secretariat staff should only be made following the approval of the SC, thus ensuring full independence of the SC Secretariat in the performance of its duties. — Appraisal of the Head of Secretariat and his promotion should be decided by the Director-General on the basis of the SC's opinion. IV. CONCLUSION The SC supports OLAF's draft budget for 2014 with the provision that the above recommendations be taken into consideration. In accordance with Article 6(2) of the Commission Decision of 28 April 1999, the Opinion should be transmitted to the Budgetary Authority by OLAF. Furthermore, the SC invites the Director-General of OLAF to update the SC regularly on measures taken by OLAF towards implementation of the recommendations in this Opinion. Adopted in Brussels, on 16 July 2013 For the Supervisory Committee, Johan DENOLF Chairman (1) Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 1). (2) Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom of 28 April 1999 establishing the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 20). (3) See Art. 13 of Regulation (EC) No 1073/1999 (Art. 18 of the Regulation amended as of 1 October 2013). (4) Article 6 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom. (5) See OLAF Annual Activity Report 2012 final, Ares (2013) 509786 — 26.3.2013: chapter 1.3, Specific objectives for ‘fight against fraud’: investigative and coordination activities, p. 5. (6) Special Report No 2/2011, ‘Follow-up of Special Report No 1/2005 concerning the management of the European Anti-Fraud Office’. (7) See the SC Opinion 1/2012 of the 2013 OLAF draft budget, reproduced as Annex 2 of the SC Annual Report of 2012. (8) Article 6(2) of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom cited above provides: ‘After consulting the Surveillance Committee, the Director shall send the Director-General for Budgets a preliminary draft budget to be entered in the special heading for the Office in the annual general budget’. (9) According to the OLAF report for 2011, there are 437 staff in the Office. (10) For the detailed analysis of the SC workload and consequently of the necessary SC Secretariat resources, see the note of the Head of the SC Secretariat of 21 March 2013. In view of the incoming amendments to Regulation (EC) No 1073/1999 entrusting additional tasks to the SC, the resources of the SC Secretariat may require reinforcement in the year 2014. (11) Article 11(3) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘In any case, the Head of the Secretariat shall inform the SC about the candidates for membership of the Secretariat. Once the applications are known, the Committee shall discuss in the plenary session whether they meet the Committee's working needs with a view to submitting a proposal for their appointment to OLAF's Director-General’ (OJ L 308, 24.11.2011, p. 114). (12) Article 11(5) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘The Supervisory Committee shall periodically evaluate the work of the Head of the Secretariat and of the Secretariat members’.

PRÍLOHA 2 OPINION No 2/2013 on establishing an internal OLAF procedure for complaints The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the options for redress open to persons involved in OLAF's investigations regarding potential violations of their rights and procedural guarantees. The Committee found that such persons do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations either through an external (an EU or national court, the European Ombudsman or the European Data Protection Supervisor) or internal mechanism (OLAF itself). The Committee believes that the new Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 concerning investigations conducted by OLAF has not resolved the problem, since it does not introduce a mechanism for dealing with individual complaints. The Committee expressed the opinion that the current legislative gap could be closed by putting in place a transparent and efficient complaints procedure within OLAF, to deal with complaints alleging potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees in the course of an OLAF investigation. The Committee therefore recommended that the Director-General of OLAF institute such an internal procedure and put forward concrete suggestions with regard to its implementation. INTRODUCTION 1. OLAF has been given far-reaching powers of investigation in order to efficiently carry out its mission to protect the financial interests of the EU. The exercise of these powers is very likely to touch upon the fundamental rights of persons concerned by investigations (1), and therefore their respect by OLAF is essential. It contributes — as the SC has already emphasised (2) — not only to ensuring the effectiveness and efficiency of OLAF's investigative activities, but also to consolidating its reputation, credibility and ultimately its independence. 2. OLAF is obliged to ensure the protection of fundamental rights by safeguarding the procedural guarantees as listed by the EU Charter of Fundamental Rights (3). In addition, the EU legislator decided to enhance OLAF's accountability for its investigative activities by reforming its legal framework (4) which resulted in the adoption of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 (5) (hereinafter, the Regulation). 3. The SC welcomes the changes brought by the Regulation but would like, nevertheless, to point out that the mechanisms put in place to enforce the procedural guarantees need further improvement. The Regulation provides for a legality check (6) and a monitoring mechanism (7), but does not establish a mechanism for dealing with individual complaints which would be, in the SC's view, indispensable for ensuring effective protection of fundamental rights. 4. In the SC's opinion, persons involved in OLAF investigations do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations of their rights and the recent reform of the legal framework has not solved that problem. Therefore, the SC takes the view that the Director-General of OLAF ((hereinafter, the DG) should swiftly establish a transparent and stable internal procedure for dealing with individual complaints. I. INSUFFICIENCY OF THE EXISTING REDRESS MECHANISMS 5. Persons considering that, in the course of an investigation, OLAF breached their fundamental rights and wishing to complain, have at their disposal various means of judicial and non-judicial review which, however, may be insufficient, for the reasons stated below. 6. Firstly, they may seek the direct judicial review by an EU Court (action for annulment, action for damages and request for interim relief) or indirectjudicial review by EU and national courts (preliminary ruling procedure). (8) However, it should be noted that these actions are governed by rather strict rules on admissibility (9) and must fulfil a number of conditions to trigger a right to reparation (10). Even when an action is successful, ‘Judicial protection is obtained long after the contested investigative act and the act as such is not affected by the EU court's ruling; only compensation for the prejudice created by that act is obtained’ (11). 7. Secondly, persons wishing to complain may address themselves to the European Data Protection Supervisor (EDPS), who is specifically entrusted (12) with the competence of hearing and investigating complaints lodged by persons whose personal data are processed by OLAF. However, the material scope of his review is limited to the protection of personal data and privacy. 8. Thirdly, the European Ombudsman (EO) is competent to investigate complaints regarding maladministration (13) against OLAF, namely failure to act in accordance with the law, to respect the principles of good administration, or breaches of fundamental rights. Nevertheless, it is the EO's view — which the SC fully shares — that an institution ‘in frequent contact with people who may have reason to complain should provide for a first line complaints mechanism allowing for their problems to be addressed and solved rapidly, before, in the event that resolution is not successful, having to turn to other redress mechanisms, such as Ombudsmen and courts’ (14). The SC considers that this statement also applies to OLAF. 9. Fourthly, the SC itself — as the OLAF's supervisory body — is quite often the addressee of individual complaints which it takes into consideration as a valuable source of information concerning OLAF's investigations and thus triggering the SC's monitoring activity. The SC's role, as emphasised by a ruling of the EU General Court (15) and confirmed by Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, is to monitor developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations (16) which cannot be carried out without examination of individual cases. However, the SC was not established as a complaints body and its supervision takes place only ex post, since the SC cannot intervene in ongoing investigations. Furthermore, the SC regrets the lack of appropriate monitoring tools at its disposal and the absence of a specific reporting obligation for the DG to inform the SC of complaints addressed to him and, in particular, on the way they were dealt with. 10. In addition to the external mechanisms, the SC notes that an internal mechanism for dealing with individual complaints is not completely absent from the legal framework governing OLAF's investigations. Any official or other servant of the EU who is the subject of an internal investigation has the right to submit to the DG a complaint against an act adversely affecting him in connection with investigations by OLAF (17). However, according to the existing EU case-law, OLAF's investigative acts do not constitute acts adversely affecting the persons concerned within the meaning of Article 90a of the Staff Regulations and therefore are not challengeable acts (18). 11. Moreover, the SC would point out that OLAF staff who are aware of possible illegal activities or serious violations of professional duties that might trigger potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees within an investigation have the additional possibility to report wrongdoing within OLAF to the President of the SC, on the basis of Article 22a of the Staff Regulations and of the agreement between the DG and the SC (19). II. LACK OF A COMPLAINT PROCEDURE IN REGULATION (EU, Euratom) No 883/2013 12. The SC notes that the intention of the EU legislator was to strengthen the protection of procedural guarantees applicable in OLAF's investigations (a) by inserting in the Regulation detailed provisions concerning the procedural guarantees and (b) by enforcing them by means of an enhanced review. As a result, Article 9 of the Regulation contains now explicit procedural guarantees and thus defines and clarifies the contents of those foreseen in the Charter. On the other hand, although the EU institutions involved in the legislative process all agreed on the need for a review of potential violation of fundamental rights and put forward various proposals aimed at establishing both an ex ante legality check (relating, inter alia, to the respect of procedural guarantees of persons under investigation, during all stages of the investigation) and an ex post review procedure for handling individual complaints (20), it seems that no consensus was finally reached, since the Regulation does not explicitly put in place any such procedure. 13. The SC would point out that in the past, via its internal rules, OLAF put in place a review procedure open to all persons concerned in internal and external investigations in which procedural guarantees were allegedly not respected in a manner possibly having an impact on the conclusions of the investigation (21). This procedure evolved under the influence of interinstitutional discussions on reforming the OLAF legal framework. Since the Commission's proposal of 17 March 2011 contained provisions on a review procedure (22), the Instructions to Staff on Investigation Procedures (ISIP) (23) adopted by the OLAF DG as of 1 February 2012 anticipated the forthcoming legislative changes with the setting up of a procedure for dealing with complaints concerning an alleged failure to respect procedural guarantees (24). However, that Commission's proposal, which was subject to negotiations during the legislative process, was ultimately not maintained. Therefore, when the ISIP were replaced by the new Guidelines on Investigation Procedures (GIP), which entered into force on the same day as the new OLAF Regulation (1 October 2013), this internal procedure disappeared. 14. As a result, neither the Regulation nor OLAF's internal rules foresee any formal procedure for dealing with individual complaints. Therefore, the objective of improving the mechanisms for redressing potential breaches by OLAF of procedural guarantees of persons under investigation has not been achieved. The SC would point out that the recent Communication from the Commission on Improving OLAF's governance and reinforcing procedural safeguards in investigations (25) supports the SC's view and its repeated recommendations (26) concerning the introduction of transparent and stable procedures for an internal legality check and for an independent review of complaints. This Communication also confirms the need for further improvements to the Regulation, by establishing of the office of a ‘Controller of procedural safeguards’. 15. With its longstanding experience in monitoring OLAF's investigative function and thereby compliance by OLAF with fundamental rights and procedural guarantees, the SC is therefore concerned by the lack of a transparent procedure for dealing with individual complaints and takes the view that, at least during the transitional period, until further amendments to the Regulation are adopted, the current gap should be closed by the DG re-establishing an internal procedure for complaint in OLAF. III. THE WAY FORWARD: AN INTERNAL PROCEDURE FOR COMPLAINTS 16. In OLAF's view, the notion of ‘complaints’ covers (i) complaints concerning procedural guarantees in the context of investigative actions, (ii) complaints against a reply by OLAF to a request for access to personal data and (iii) complaints from whistle-blowers (concerning either OLAF's obligation to inform them on the action taken following their fraud reporting or the protection of their identity) (27). According to information provided by OLAF, in the last three years there were 25 complaints concerning OLAF's investigation activity, of which 13 were addressed to the EO (28), 8 were addressed to the EDPS (29) and 4 were requests for review addressed to OLAF (30). OLAF is also aware of other complaints, addressed to other bodies (e.g. to the SC), but it does not have any systemic overview, register or statistics related to them. 17. Taking into account the number of cases opened by OLAF (718 in 2012 (31)) and the fact that complaints against OLAF are addressed, in particular, to the EDPS, the EO and the SC (32), the small number of complaints addressed to OLAF itself may lead to the conclusion that the absence of a transparent and independent procedure for handling complaints in OLAF effectively deters potential complainants from exercising their rights. 18. The SC notes, from its monitoring experience, that in the previous years the handling of complaints appeared to be carried out on a case-by-case basis rather than through a stable and consistent procedure. The SC shares the EO's view that a case-by-case approach is not ‘the best way to ensure the efficient and transparent handling of complaints’ (33) and that without a proper complaint procedure ‘compliance [with fundamental rights] cannot ultimately be effective’ (34). Such a procedure is a key element of OLAF's accountability and legitimacy, because protecting fundamental rights ‘is not only to the benefit of persons under investigation but also of OLAF, whose legitimacy can only increase when fundamental rights are (seen to be) effectively protected’ (35). 19. The SC considers that, from the OLAF perspective, a complaint procedure would help (i) the detection by OLAF of any breach of its own legal obligations, thus allowing for a prompt reaction, (ii) monitoring by OLAF of compliance with fundamental rights and procedural guarantees by its own staff, (iii) avoiding the risk of discriminatory treatment of persons concerned, (iv) settling possible disputes before they aggravate (36). 20. In the SC's opinion, Article 41 of the Charter of Fundamental Rights (37) (right to good administration) would offer a sufficient legal basis for establishing an internal procedure for dealing with individual complaints. Complainants are entitled to expect from OLAF that their ‘affairs’ are ‘handled’ — according to the principles defined by the Charter. 21. The SC therefore believes that the DG should put in place a transparent and efficient internal procedure for dealing with all the types of complaints related to OLAF investigative activities, including not only complaints alleging potential breaches of fundamental rights in the course of an OLAF investigation, but also those concerning duration of investigations, legality of OLAF's acts, breaches of confidentiality, refusals to provide information. The following practical recommendations are without prejudice to the forthcoming legislative proposals (38) or to the SC's position as expressed in its paper on Reinforcing procedural safeguards in OLAF — in view of the monitoring experience of the Supervisory Committee (39) — they should be regarded as transitional measures until the current legal framework is improved. 22. The SC would firstly point out that it is for the DG to establish and define the exact scope and content of rules on handling of complaints in OLAF. In so doing, the DG should take into consideration a number of requirements triggered by the right to good administration. Recommendations by the EO and the Code of Good Administrative Behaviour should be also taken into account. Without establishing an exhaustive list, the SC would point to the following requirements: — fairness and impartiality, including, inter alia, the requirement that a complaint should be treated by a person not related to the investigation or not in the direct line of hierarchy of the person(s) related to the investigation (40) and the necessity to set out a minimum level of guarantees ensuring the functional independence of the person handling a given complaint, — the requirement to state reasons for the decisions taken following a complaint (41); — a reasonable time-limit for handling a complaint (42), — the right of access to one's file (subject to limitations explicitly foreseen in the Charter (43), — the right to address OLAF in one of the EU official languages and to have an answer in the same language (44), — the requirement to inform the complainant of any possible alternative forms of redress (45). 23. Secondly, with regard to the person entrusted with the handling of complaints, he should have the appropriate competencies, qualifications and experience. Such person should have well defined tasks and benefit from access to appropriate resources. He should have access to all relevant case-related information and OLAF staff should fully cooperate with him. 24. Regarding particularly the requirement of independence, the SC would stress that any effective internal complaint procedure, which would necessarily imply the handling of a complaint by an OLAF (senior) official, requires that this person act, when carrying out his review duties, in full independence of the DG. This is a key element in ensuring external credibility and public trust. The SC acknowledges the difficulty of implementing such a requirement, since this person should report to the DG on his findings while the latter remains the appointing authority deciding on the career progress of all OLAF officials (46). 25. The SC would indicate three possible solutions to that problem. (i) Firstly, the SC Secretariat being the only part of OLAF with regulatory guarantees of independent functioning with regard to the DG (47), the most logical solution would be to place the (senior) official entrusted with handling complaints under the Head of the SC Secretariat, but without involving him in any regular work of the SC. (ii) Secondly, the official could be nominated as a ‘complaint’ advisor to the DG, but his functional independence should be safeguarded by the right to inform the SC whenever he considers that a measure taken by the Director-General puts his independence into question (48) and by the obligation to report on all his findings related to the complaints not only to the Director-General, but also to the SC (49). (iii) Thirdly, the task could be entrusted to the OLAF Legal Advice Unit, but then its Head should have equal safeguards as a ‘complaint advisor’ — in his capacity of the handler of complaints. 26. Finally, the SC considers that information on how to address complaints to OLAF, together with a description of the procedure for handling them, should be published on OLAF's website, for the sake of transparency and legal certainty. Moreover, the SC should be regularly informed of the complaints received by OLAF and the way they have been handled, this allowing it to properly perform its role of monitoring developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations. SUPERVISORY COMMITTEE'S RECOMMENDATIONS In the light of the above considerations, the Supervisory Committee: (1) Recommends that the Director-General set up an internal procedure for dealing with individual complaints concerning OLAF investigations; (2) Invites the Director-General to consult the details of the procedure with the SC, before its adoption; (3) Recommends that the Director-General publish the procedure on OLAF's website after its adoption; (4) Expects the Director-General to report regularly to the SC on complaints received by OLAF and the way they have been handled. Adopted in Brussels, December 2013 For the Supervisory Committee Johan DENOLF Chairman (1) Although little consideration was given to this aspect when OLAF was created, the few procedural guarantees defined in the former Regulation (EC) No 1073/1999 were developed by the case-law of the EU General Court. (2) See the SC's Opinion No 5/2010 on Respect for fundamental rights and procedural guarantees in investigations by the European Anti-Fraud Office, point 3. (3) See in particular Article 41 of the Charter. (4) One of the objectives of the reform was to reinforce the protection of fundamental rights and procedural guarantees within OLAF's investigations. (5) Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (OJ L 248, 18.9.2013, p. 1). (6) The legality check relates, inter alia, to the respect of procedural guarantees and fundamental rights of persons concerned (Article 17(7)). (7) Article 15(1). (8) For a thorough overview of the different kinds of judicial review of OLAF's investigative acts, see J.F.H. Inghelram, Legal and Institutional Aspects of the European Anti-fraud Office (OLAF) — An Analysis with a Look Forward to a European Public Prosecutor's Office, Europa Law Publishing, 2011, p. 203. See also X. Groussot, Z. Popov, What's wrong with OLAF? Accountability, due process and criminal justice in European anti-fraud policy, Common Market Law Review 47, 2010, p. 605-643. (9) For example, the actions for annulment introduced against OLAF investigative acts have constantly been declared inadmissible on the grounds that none of such acts has to date been deemed to bring about a distinct change in the applicant's legal position. (10) In actions for damages, there are three conditions to be met in order to trigger a right to reparation: the infringement of a rule of law intended to confer rights on persons; a sufficiently serious breach of this rule; the existence of a direct causal link between the breach of the rule of law and the damage allegedly suffered by the complainant. (11) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, Common Market Law Review 49, 2012, p. 601-628. (12) Regulation (EC) No 45/2001 of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001, p. 1). (13) According to the definition given by the EO, ‘Maladministration occurs when a public body fails to act in accordance with a rule or principle which is binding upon it’ (see the EO's Annual Report 1997, p. 23). (14) See the Special Report of the EO in own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning FRONTEX, 12 November 2013, point 43. (15) Franchet and Byk v Commission (No 2),8 July 2008, Case T-48/05. (16) Article 15(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (17) See Article 14 of the former Regulation (EC) No 1073/1999. Its content has been included in Article 90a of the Staff Regulations and as a consequence has been deleted from Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (18) See Commission v Antonello Violetti and Others and Nadine Schmit, 20 May 2010, Case T-261/09. (19) See the note of the Director-General to OLAF staff (I/011472 of 10 November 2008) and the note JUR(2008)45321 of 1 April 2008 of the Commission's Legal Service. (20) During the legislative process, the EU institutions put forward various proposals: an independent Review Adviser with the participation of the SC, a Review Panel consisting of senior officials of OLAF and of the Commission's Legal Service, two separate procedures (legality check by legal experts of OLAF and complaints to the Review Adviser via the SC), a review procedure to be set up by the DG within the Office. (21) See the former OLAF Manual — Operational Procedures, version July 2011, point 5.1.6. (22) Article 7b: this procedure aimed at dealing with requests from persons concerned by an investigation, to have an independent opinion regarding the respect of the procedural guarantees provided for in the Regulation. (23) Replacing the former OLAF Manual — Operational Procedures. (24) Article 23 of the ISIP — ‘23.1 Where a natural person concerned by an investigation has requested a review of the handling of his procedural guarantees, the Director-General appoints a member of OLAF staff not connected with the investigation, to conduct such a review. 23.2 The person entrusted with the review must act independently in his review of the complaint and report his findings to the Director-General. 23.3 The Director-General may take appropriate action in respect of any failure to respect procedural guarantees and will inform the complainant’. (25) COM(2013) 533 final, 17.7.2013. (26) See the SC's Annual Activity Report 2012, specifically Section 2 of Annex III. (27) OLAF does not count as ‘complaint’ the applications for access to documents (including ‘confirmatory applications’), the requests for access to personal data, staff complaints (Art. 90 of Staff Regulations), motions to courts, complaints addressed to the Commission which do not concern directly OLAF, letters from informants/whistle-blowers unhappy with OLAF's decision to dismiss a case. (28) 7 complaints in 2013, 3 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (29) 5 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (30) 1 request in 2013, 2 requests in 2012 and 1 request in 2011. (31) See the OLAF 2012 Activity Report. (32) See the Annual Activity Reports of the EDPS and the EO. The SC itself received 7 complaints in 2012 and 14 complaints in 2013, concerning, inter alia, alleged failure to respect fundamental rights and procedural guarantees, breach of confidentiality of investigations, duration of investigations. (33) See the EO's Decision closing his inquiry into complaint 3072/2009/MHZ against the Commission, 5 April 2011, point 27. (34) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning the European Agency for the Management of Operational Cooperation at the External Borders of the Member States of the European Union (FRONTEX), 9 April 2013, point 79. (35) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, quoted above, p. 627. (36) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ quoted above, point 47. (37) Article 41(1) of the Charter: ‘Every person has the right to have his or her affairs handled impartially, fairly and within a reasonable time by the institutions and bodies of the Union’. (38) See the Commission's proposal quoted above. (39) This paper was adopted at the SC's plenary meeting on 8 October 2013 and transmitted to the three appointing Institutions on 24 October 2013. (40) See the Decision of 26 June 2008 of the EO on complaint 1354/2007/VIK against the European Economic and Social Committee, point 2.3: ‘it is good administrative practice that complaints against a Community official should normally not be answered by this very same official, but by the superior of this official or by another appropriate official/body’. (41) See Article 18 of the European Code of Good Administrative Behaviour. See also the Draft recommendation of the EO in the inquiry into complaint 1183/2012/MMN against OLAF, 15 November 2013. (42) See Article 17(1) of the European Code of Good Administrative Behaviour, which elucidates the ‘reasonable time’ requirement of the Charter by establishing a two months period from the date of receipt of a request or complaint. Article 17(2) allows for an extension of this period if it is justified by the ‘complexity of the matters which it raises’. The SC notes with interest the EO's statement that extension of the time limit within which an EU institution may deal with a complaint can be justified by the complexity of the issues raised, but not by an alleged lack of sufficient human resources or internal obstacles within its own services, since ‘in accordance with the principles of good administration, the EU institutions have the duty to ensure that they provide their various services with sufficient resources to fulfil the tasks which have been entrusted to them’ and to ‘structure their various services in a such a way as not to hinder the performance of the institution's duties, including in particular, the need to treat complaints by citizens within a reasonable time’ (see EO's Decision closing his inquiry into complaint 2288/2011/MMN against the European Investment Bank, 25 September 2013, pt. 28, 30). (43) This right may be limited by the need to respect the legitimate interests of confidentiality and of professional and business secrecy. (44) See also Article 13 of the European Code of Good Administrative Behaviour. (45) See, in this respect, the Decision of the EO on complaint 1512/2007/JMA against the European Commission, 5 June 2008. Article 19 of the European Code of Good Administrative Behaviour may also be relevant in this respect. (46) See the concerns expressed by civil society representatives with regard to the compatibility of the principle of independence with the fact that a person works in the interest of a specific entity (see the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ quoted above, point 78). (47) Recital 40 of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (48) As it was suggested by the Commission in its proposal of 17 March 2011, Article 7b.2. (49) Idem. See also Article 14 a) of the European Parliament legislative resolution of 20 November 2008 on the proposal for a regulation of the European Parliament and of the Council amending Regulation (EC) No 1073/1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (COM(2006) 244 — C6-0228/2006 — 2006/0084(COD)) (OJ C 16E, 22.1.2010, p. 201).

PRÍLOHA 3 OPINION No 1/2014 OLAF Investigation Policy Priorities The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the Investigation Policy Priorities (IPPs) established, on a yearly basis, by the Director-General of OLAF. The Com