SPRÁVA KOMISIE EURÓPSKEMU PARLAMENTU A RADE Výročná správa o vnútorných auditoch vykonaných v roku 2013 pre orgán udeľujúci absolutórium (článok 99 ods. 5 nariadenia o rozpočtových pravidlách) /* COM/2014/0615 final */





1. Úvod. 2 2. Úloha IAS: Nezávislosť, objektívnosť a povinnosť zodpovedať sa Ciele a rozsah pôsobnosti správy 2 3. Prehľad audítorskej činnosti 3 3.1. Plnenie plánu auditov na rok 2013. 3 3.2. Štatistické údaje o odporúčaniach IAS. 3 4. Hlavné zistenia a odporúčania. 4 4.1. Horizontálne záväzky. 4 4.1.1. List vedeniu týkajúci sa delegovania nových úloh na výkonné agentúry (viacero GR) 4 4.1.2. Audit výkonnosti týkajúci sa účinnosti riadenia ľudských zdrojov s cieľom podporiť riešenie finančnej krízy na GR ECFIN, GR COMP, GR MARKT (viacero GR) 4 4.2. Poľnohospodárstvo, prírodné zdroje a zdravie. 5 4.2.1. Obmedzené preskúmanie výpočtov miery zvyškovej chybovosti (piliere 1 a 2) (GR AGRI) 5 4.2.2. Audit stratégie kontrol – vykonávanie na GR AGRI (GR AGRI) 6 4.3. Súdržnosť. 7 4.3.1. Audit výkonnosti systémov merania výkonnosti GR REGIO (GR REGIO) 7 4.3.2. Audit výkonnosti systémov merania výkonnosti GR EMPL (GR EMPL) 8 4.4. Výskum, energetika a doprava. 9 4.4.1. Obmedzené preskúmanie výpočtu miery zvyškovej chybovosti GR RTD za rok 2012 a jeho východiskovej metodiky (GR RTD) 9 4.4.2. Spoločný audit IAS a oddelenia vnútorného auditu týkajúci sa správy grantov vo Výkonnej agentúre pre transeurópsku dopravnú sieť (výzva na predkladanie návrhov – riadenie projektov) (TEN-T EA) 9 4.4.3. Audit stratégie kontroly Výkonnej agentúry pre konkurencieschopnosť a inovácie (EACI) 9 4.4.4. Zavedenie systémov kontroly 7. rámcového programu (7. RP) vo Výkonnej agentúre pre výskum (REA) 10 4.5. Vonkajšia pomoc, rozvoj a rozšírenie. 11 4.5.1. Obmedzené preskúmanie metodiky a výpočtu miery zvyškovej chybovosti (GR DEVCO) 11 4.5.2. Pripravenosť GR DEVCO na uplatňovanie prepracovanej metodiky DAS Európskeho dvora audítorov (GR DEVCO) (audit výkonnosti) 11 4.5.3. Obstarávanie – decentralizované (GR DEVCO) 12 4.6. Vzdelávanie a občianstvo. 12 4.6.1. Audit výkonnosti národných agentúr (GR EAC) 12 4.7. Hospodárske a finančné záležitosti 13 4.7.1. Audit výkonnosti programu GMES/ Copernicus (GR ENTR) 13 4.8. Všeobecné služby a HR. 13 4.8.1. Pripravenosť GR ESTAT na plnenie jeho úlohy v rámci správy hospodárskych záležitostí (GR ESTAT)(audit výkonnosti) 13 4.9. Audity IT. 14 4.9.1. Audit výkonnosti týkajúci sa riadenia bezpečnosti IT systému EÚ na obchodovanie s emisiami (EÚ ETS) (GR CLIMA, GR DIGIT a GR HR/riaditeľstvo pre bezpečnosť) 14 4.9.2. SYGMA – fáza 1 – Audit výkonnosti zameraný na proces rozvoja (GR CNECT, GR RTD) 15 5. Konzultácie s komisiou pre finančné nezrovnalosti 16 6. Závery. 16 1. Úvod Táto správa informuje orgán udeľujúci absolutórium o práci, ktorú vykonal útvar Komisie pre vnútorný audit (Internal Audit Service, ďalej len „IAS“) v súlade s článkom 99 ods. 5 nariadenia o rozpočtových pravidlách. Opiera sa o správu vypracovanú vnútorným audítorom Komisie podľa článku 99 ods. 3 uvedeného nariadenia vo vzťahu k audítorským a poradenským správam, ktoré IAS vypracoval v roku 2013[1] v súvislosti s generálnymi riaditeľstvami (ďalej len „GR“), útvarmi a výkonnými agentúrami Komisie[2]. Táto správa zahŕňa, v súlade so svojím právnym základom, zhrnutie údajov o počte a druhu vykonaných vnútorných auditov, ako aj o vydaných odporúčaniach a opatreniach realizovaných na základe týchto odporúčaní[3]. 2. Úloha IAS: Nezávislosť, objektívnosť a povinnosť zodpovedať sa Ciele a rozsah pôsobnosti správy Úlohou IAS je prispievať k riadnemu hospodáreniu Európskej komisie prostredníctvom auditu vnútorných systémov riadenia a kontroly zameraného na posudzovanie účinnosti týchto systémov v záujme dosahovania neustálych zlepšení. Nezávislosť IAS je zakotvená v nariadení o rozpočtových pravidlách[4] a v poslaní IAS, ktoré schválila Komisia. IAS podáva správy o všetkých svojich auditoch Výboru pre pokrok v oblasti auditu[5]. IAS vykonáva svoju prácu v súlade s nariadením o rozpočtových pravidlách, Medzinárodnými štandardmi pre profesionálne vykonávanie vnútorného auditu a Etickým kódexom inštitútu interných audítorov. IAS nevykonáva audit systémov členských štátov slúžiacich na kontrolu finančných prostriedkov Komisie. Tieto audity, ktoré siahajú až po úroveň jednotlivých príjemcov, vykonávajú vnútorní audítori členských štátov, národné kontrolné orgány, jednotlivé generálne riaditeľstvá Komisie a Európsky dvor audítorov. IAS však vykonáva audit opatrení, ktoré prijali útvary Komisie na účely dohľadu nad orgánmi v členských štátoch a inými orgánmi, ktoré sú zodpovedné za rozdeľovanie finančných prostriedkov EÚ (ako je napríklad Organizácia Spojených národov), a ich auditu. Ako sa stanovuje v nariadení o rozpočtových pravidlách, IAS môže tieto úlohy vykonávať na mieste, a to aj v členských štátoch. 3. Prehľad audítorskej činnosti 3.1. Plnenie plánu auditov na rok 2013 Do uzávierky údajov 31. januára 2014 IAS vykonal[6] 100 % svojich plánovaných záväzkov (cieľ 100 %). IAS vypracoval 87 správ (v porovnaní s 89 v roku 2012 a 77 v roku 2011), pričom išlo o 23 správ z auditov, 59 správ z následných auditov, 4 obmedzené preskúmania a jeden list vedeniu. Tabuľka s porovnaním údajov o počte záväzkov a správ vyhotovených za roky 2011 – 2013 je uvedená v priloženom pracovnom dokumente útvarov Komisie. 3.2. Štatistické údaje o odporúčaniach IAS V roku 2013 IAS vydal 134 nových odporúčaní (z ktorých 2 boli označené ako zásadné, 59 ako veľmi dôležité, 67 ako dôležité a 6 ako vhodné). IAS posúdil akčné plány vypracované v súvislosti s týmito odporúčaniami ako uspokojivé. Podľa údajov auditovaných subjektov sa do začiatku roka 2014 vykonalo 79 % akceptovaných odporúčaní vydaných v rokoch 2009 až 2013. Zo všetkých odporúčaní označených ako veľmi dôležité alebo zásadné, ktoré boli vydané v rokoch 2009 – 2013, bolo 10 veľmi dôležitých odporúčaní (2,3 %) vykonaných o viac ako šesť mesiacov neskôr. Tri ďalšie veľmi dôležité odporúčania, ktoré sa vykonali s oneskorením, boli vydané pred rokom 2009[7]. Všetky odporúčania označené ako zásadné sa vykonali. Výbor pre pokrok v oblasti auditu bol pravidelne informovaný o zásadných alebo veľmi dôležitých odporúčaniach, ktorých vykonanie sa oneskorilo o viac ako šesť mesiacov, a v prípade potreby pripomínal útvarom ich povinnosť tieto odporúčania vykonať. Celkový počet akceptovaných odporúčaní vydaných v rokoch 2009 – 2013, v súvislosti s ktorými IAS do konca roka 2013 uskutočnil následné audity, sa rovná 686. Na základe následných auditov IAS sa potvrdilo, že odporúčania sa vykonávajú uspokojivo a prispievajú k zlepšovaniu systémov kontroly v rámci auditovaných útvarov. IAS uzavrel 96 % odporúčaní, ktoré boli v tomto období predmetom následného auditu. V sprievodnom pracovnom dokumente útvarov Komisie sú uvedené podrobnejšie informácie o miere akceptovania nových odporúčaní a vykonávania odporúčaní vzťahujúcich sa na obdobie rokov 2009 – 2013. 4. Hlavné zistenia a odporúčania 4.1. Horizontálne záväzky 4.1.1. List vedeniu týkajúci sa delegovania nových úloh na výkonné agentúry (viacero GR) V tomto liste vedeniu sa rozoberali najdôležitejšie otázky horizontálnej povahy, ktoré vyvstali zo súhrnnej správy IAS o výkonných agentúrach za rok 2010 a pri následných auditoch uskutočnených v tejto oblasti. Jeho cieľom bolo podporiť vedenie pri delegovaní úloh na výkonné agentúry a zmierniť súvisiace riziká. Jeho účelom nebolo predložiť zhodnotenie aktuálneho stavu ani poskytnúť stanovisko. Prvou vecou, ktorou sa tento list zaoberal, bolo, že analýza nákladov a prínosov používaná na posudzovanie jednotlivých možností by mala byť založená na jasne vymedzenej a ucelenej metodike, vrátane využívania vhodných nástrojov a metodík na podporu procesu prideľovania zamestnancov. Zvolená možnosť by sa okrem toho mala počas celej životnosti projektu pravidelne potvrdzovať. Vzhľadom na to, že počty zamestnancov výkonných agentúr rastú a počet programov, ktoré majú výkonné agentúry riadiť, dosahuje kritické množstvo, by sa mali zvážiť alternatívne scenáre na dosiahnutie ďalších úspor nákladov a zvýšenie efektívnosti prostredníctvom zlučovania horizontálnych služieb rôznych agentúr, ako sú IT, oddelenia ľudských zdrojov alebo služby v oblasti komunikácie. Okrem toho by sa mal väčší dôraz klásť na zlepšovanie ich výkonu, aby dokázali naplniť rastúce očakávania zainteresovaných strán. IAS takisto konštatoval, že vzhľadom na rozsah delegovania riadenia programov by sa mali podniknúť vhodné kroky na to, aby sa v dlhodobom horizonte zabezpečila neustála dostupnosť dostatočného počtu zamestnancov s požadovanou kvalifikáciou a tiež politika na udržanie zamestnancov agentúr. Ďalšie podrobnosti o liste vedeniu sú uvedené v časti 2.1 prílohy. 4.1.2. Audit výkonnosti týkajúci sa účinnosti riadenia ľudských zdrojov s cieľom podporiť riešenie finančnej krízy na GR ECFIN, GR COMP, GR MARKT (viacero GR) Komisia zabezpečila značné zvýšenie počtu ľudských zdrojov na GR ECFIN, GR COMP a GR MARKT, aby im umožnila vyrovnať sa s novými náročnými úlohami, ktoré priniesla finančná kríza. Cieľom auditu bolo posúdiť, či riadenie ľudských zdrojov zo strany jednotlivých generálnych riaditeľstiev umožnilo týmto GR účinne sa vyrovnať s výzvami v oblasti ľudských zdrojov vyplývajúcimi z politických reakcií na finančnú krízu. IAS dospel k záveru, že dané tri GR preukázali veľmi veľké odhodlanie vyrovnať sa s výzvami v oblasti ľudských zdrojov, čo im umožnilo sledovať ich politické a operačné ciele, vrátane tých, ktoré vyplynuli zo samotnej krízy. Tieto GR však stále musia v rôznej miere ďalej posilniť svoje nástroje na riadenie ľudských zdrojov, aby zvýšili efektívnosť svojho rozhodovacieho procesu. Pokiaľ ide o stratégiu riadenia ľudských zdrojov, tieto GR by mali ďalej rozvíjať svoju viacročnú stratégiu ľudských zdrojov. Musia najmä vykonať kvalitatívnu a kvantitatívnu analýzu potrieb, pokiaľ ide o zamestnancov, a riešiť nepomer medzi svojimi potrebami a súčasnou situáciou. Vykonávanie stratégie v oblasti ľudských zdrojov by malo byť podporené nástrojmi umožňujúcimi merať a monitorovať jej účinnosť a podávať o nej správy. Pokiaľ ide o plánovanie ľudských zdrojov, dané GR by mali zaviesť nástroje na pravidelné posudzovanie pracovnej záťaže zamestnancov a stanoviť priority, pokiaľ ide o ich úlohy. Na tomto základe by sa malo uskutočňovať prideľovanie zamestnancov. Dané GR by mali zlepšiť svoj proces monitorovania a podávania správ o činnostiach súvisiacich s riadením ľudských zdrojov, a to tak, že vypracujú komplexnú správu o ľudských zdrojoch, ktorá bude pokrývať rôzne aspekty riadenia ľudských zdrojov vrátane súvisiacich kľúčových ukazovateľov výkonnosti. To by im umožnilo merať výsledky svojho riadenia ľudských zdrojov a uľahčilo prijímanie rozhodnutí v tejto oblasti. Všetky tri GR vypracovali akčné plány, ktoré IAS považoval z hľadiska riešenia zistených problémov za primerané. Ďalšie podrobnosti o zisteniach vo vzťahu k dotknutým GR sú uvedené v časti 2.3 prílohy. 4.2. Poľnohospodárstvo, prírodné zdroje a zdravie (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Obmedzené preskúmanie výpočtov miery zvyškovej chybovosti (piliere 1 a 2) (GR AGRI) IAS po prvýkrát vykonal obmedzené preskúmania výpočtov mier zvyškovej chybovosti, ktoré v návrhoch svojich výročných správ o činnosti za rok 2012 predložili GR AGRI (tento oddiel), GR RTD (pozri oddiel 4.4.1) a GR DEVCO (pozri oddiel 4.5). GR AGRI sa pri výpočte svojich mier zvyškovej chybovosti vo veľkej miere spolieha na kontrolné štatistiky zaslané členskými štátmi, ktoré Európsky dvor audítorov považuje za nespoľahlivé. V dôsledku toho existuje riziko, že miery zvyškovej chybovosti GR AGRI nebudú správne. S ohľadom na výročné správy o činnosti za roky nasledujúce po roku 2012 je potrebné zlepšiť štatistiky zasielané členskými štátmi[8]. GR AGRI by navyše malo zabezpečiť, aby sa miery zvyškovej chybovosti vypočítavali na základe správnych a reprezentatívnych údajov. Malo by sa zaoberať zistenými nezrovnalosťami a zaistiť, aby do výpočtu boli zahrnuté chyby krížového plnenia. Ak zahrnuté nebudú, je potrebné vplyv tejto skutočnosti vysvetliť. GR AGRI by okrem toho malo uvažovať o úprave postupu podávania výhrad, ak to bude podložené spoľahlivými kontrolnými štatistikami členských štátov. Tento postup by väčšmi zodpovedal kritériám významnosti používaným inými GR uplatňujúcimi zdieľané hospodárenie. GR AGRI súhlasilo so všetkými zisteniami a odporúčaniami obmedzeného preskúmania a akceptovalo ich. Uznalo naliehavosť odporúčaní a zaviazalo sa ich vykonať. GR AGRI vypracovalo akčný plán, ktorý IAS považoval z hľadiska riešenia zistených problémov za primeraný. Plnenie akčného plánu bolo predmetom následného auditu v súvislosti s výročnou správou o činnosti za rok 2013, v rámci ktorého sa zistilo, že značný pokrok sa dosiahol už vo vzťahu k výročnej správe o činnosti za rok 2012, ale najmä vo vzťahu k výročnej správe o činnosti za rok 2013. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 3.1 prílohy. 4.2.2. Audit stratégie kontrol – vykonávanie na GR AGRI (GR AGRI) Tieto audity boli pokračovaním auditu týkajúceho sa podoby stratégie kontroly uplatňovanej na riaditeľstve pre audit GR AGRI, ktorý IAS uskutočnil v roku 2012. Ich cieľom bolo posúdiť vykonávanie stratégie auditu a kontroly, a najmä účinné plnenie záväzkov v oblasti auditu, dohľad nad nimi a nápravné opatrenia prijaté s cieľom riešiť nedostatky v systémoch riadenia a kontroly členských štátov. Audítori uznali neustále úsilie GR AGRI vo vzťahu k znižovaniu mier chybovosti a ochrane rozpočtu prostredníctvom celej škály opatrení zameraných na odhaľovanie a nápravu. Napriek tomu existuje priestor pre zlepšenie procesu auditu, ktoré je nevyhnutné v záujme zabezpečenia pevného základu pre proces poskytovania uistenia o zákonnosti a správnosti východiskových transakcií: prípravné dokumenty by mali byť zasielané načas a mali by byť, v prípade potreby, preložené a analyzované; je potrebné optimalizovať koordináciu s operačnými útvarmi s cieľom využiť ich znalosti a odborné vedomosti a náležite identifikovať a riešiť kľúčové problémy; opätovné overovanie kontrol by sa malo vykonávať na mieste; a malo by sa zabezpečiť náležité zdokumentovanie kľúčových etáp. Je takisto veľmi dôležité, aby sa GR AGRI mohlo spoliehať na systém, ktorý mu umožní monitorovať skutočné a udržateľné zlepšenia systémov kontroly členských štátov. GR AGRI by malo dokončiť svoj súčasný systém IT – vrátane overovania platnosti údajov – a využívať ho v záujme lepšieho sledovania odporúčaní z auditu a vykonávania následných opatrení. Okrem toho by GR AGRI malo tento systém použiť na monitorovanie pokroku pri svojich vlastných auditoch, pokrytia svojich auditov a dosahovania cieľov. GR AGRI vypracovalo akčný plán, ktorý IAS považoval z hľadiska riešenia zistených problémov za primeraný. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 3.2 prílohy. 4.3. Súdržnosť (REGIO, EMPL) 4.3.1. Audit výkonnosti systémov merania výkonnosti GR REGIO (GR REGIO) Hlavným cieľom auditu bolo zhodnotiť, do akej miery má GR REGIO zavedené vhodné systémy merania výkonnosti slúžiace na monitorovanie, podávanie správ a hodnotenie vykonávania činností, a to tak vo vzťahu k svojim prevádzkovým a administratívnym činnostiam (vnútorné), ako aj vo vzťahu k dosahovaniu cieľov politík (vonkajšie). GR REGIO by malo lepšie začleniť svoje priority do plánu riadenia a vysvetliť, ako prispievajú k dosahovaniu konkrétnych cieľov. Okrem toho, ciele by mali byť jasne vymedzené, doplnené o primerané čiastkové ciele a ukazovatele, ktoré sú RACER[9]. S ohľadom na vykonávanie politík v rokoch 2014 – 2020 by sa ukazovatele mali stanoviť na základe posúdenia celkovej výkonnosti jednotlivých operačných programov. GR REGIO by malo zabezpečiť, aby stratégia hodnotenia na obdobie rokov 2014 – 2020 vychádzala zo skúseností získaných počas súčasného obdobia, najmä pokiaľ ide o spôsob priebežného získavania podkladových materiálov pre hodnotenie a mieru, v akej to môže prispieť k výročnej správe o činnosti a správe podľa článku 318. GR REGIO by malo tiež spolu s GR EMPL (pozri ďalej) vypracovať stratégiu na zlepšenie spoľahlivosti informácií o výkonnosti, ktoré predkladajú členské štáty, pričom by malo uvažovať o multidisciplinárnom prístupe. Malo by takisto pokračovať v zlepšovaní kvality údajov zasielaných za programové obdobie 2007 – 2013. GR REGIO by navyše malo posilniť úlohu geografických jednotiek pri monitorovaní výkonnosti operačných programov a zabezpečiť, aby výsledky boli náležite zohľadnené v stanovisku povoľujúceho úradníka vymenovaného subdelegovaním. Malo by vyvinúť jasný prístup k získavaniu uistenia vo vzťahu k uskutočňovaniu politiky súdržnosti, a stanoviť, ako toto uistenie možno poskytnúť, okrem iného aj prostredníctvom monitorovania, hodnotenia a auditu. GR REGIO vypracovalo akčný plán, ktorý IAS považuje z hľadiska riešenia zistených problémov za primeraný. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 4.2 prílohy. 4.3.2. Audit výkonnosti systémov merania výkonnosti GR EMPL (GR EMPL) Hlavným cieľom auditu bolo posúdiť primeranosť zavedených systémov merania výkonnosti. GR EMPL by malo do svojho plánu riadenia lepšie začleniť ciele a plánované výstupy svojich prevádzkových činností, ktoré prispievajú k dosiahnutiu konkrétnych cieľov Európskeho sociálneho fondu (ESF) a cieľov hlavných horizontálnych a administratívnych činností. Malo by ďalej zlepšiť svoje ukazovatele tak, aby spĺňali kritériá RACER, a zaistiť, aby jeho ciele boli jasne vymedzené. Ukazovatele týkajúce sa vykonávania politiky v oblasti ESF v rokoch 2014 – 2020 by sa mali stanoviť na základe posúdenia celkovej výkonnosti jednotlivých operačných programov zo strany GR EMPL. GR EMPL by okrem toho malo zlepšiť podávanie správ o výsledkoch ESF, a to prostredníctvom zahrnutia kvalitatívnejších analýz a podrobnejších informácií o súvislostiach. S cieľom zlepšiť prideľovanie zdrojov by GR EMPL navyše malo ďalej rozvíjať svoj prístup k hodnoteniu pracovného zaťaženia, tak aby tieto hodnotenia pokrývali celú škálu činností, pričom by malo vychádzať z práce, ktorú doteraz odviedlo. Malo by zabezpečiť, že bude mať k dispozícii aktuálne informácie, ktoré mu umožnia zodpovedajúcim spôsobom ďalej rozvíjať jeho plán v oblasti ľudských zdrojov. GR EMPL by spolu s GR REGIO zároveň malo vypracovať stratégiu zameranú na zlepšenie spoľahlivosti informácií o výkonnosti. Napriek tomu, že sa pozornosť sústreďuje na nasledujúce programové obdobie, malo by ďalej zlepšovať údaje zasielané za obdobie rokov 2007 – 2013. GR EMPL by navyše malo posilniť úlohu geografických jednotiek pri monitorovaní výkonnosti operačných programov a zaistiť, aby výsledky boli náležite zohľadnené v stanovisku povoľujúceho úradníka vymenovaného subdelegovaním. Malo by vyvinúť jasný prístup k získavaniu uistenia vo vzťahu k výkonnosti ESF, vrátane potreby uplatnenia multidisciplinárnych tímov v rámci auditov výkonnosti. GR EMPL vypracovalo akčný plán, ktorý IAS považuje z hľadiska riešenia zistených problémov za primeraný. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 4.3 prílohy. 4.4. Výskum, energetika a doprava (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN-T EA, MOVE, ENER) 4.4.1. Obmedzené preskúmanie výpočtu miery zvyškovej chybovosti GR RTD za rok 2012 a jeho východiskovej metodiky (GR RTD) Cieľom bolo preskúmať výpočet mier zvyškovej chybovosti uvedených v návrhu výročnej správy o činnosti za rok 2012 a východiskovú metodiku na jej výpočet. Presnosť výpočtu miery zvyškovej chybovosti je ovplyvnená neúplnosťou auditov spoločnej reprezentatívnej vzorky pre audit (84 %). Napriek tomu, že niektoré dôvody oneskorenia auditov nemôže GR RTD ovplyvniť, toto generálne riaditeľstvo by malo ďalej zlepšiť svoje plánovanie auditov spoločnej reprezentatívnej vzorky pre audit a tak zvýšiť podiel dokončených auditov reprezentatívnej vzorky k dátumu vypracovania správy. GR RTD by navyše malo uplatňovať konzervatívnejší prístup pri extrapolácii výsledkov ex post, aby zohľadnilo možnosť, že niektoré z extrapolovaných systematických chýb sa nevyskytnú. GR RTD akceptovalo odporúčanie a vykonalo opravu vo vzťahu k výročnej správe o činnosti za rok 2013. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 5.1 prílohy. 4.4.2. Spoločný audit IAS a oddelenia vnútorného auditu týkajúci sa správy grantov vo Výkonnej agentúre pre transeurópsku dopravnú sieť (výzva na predkladanie návrhov – riadenie projektov) (TEN-T EA) Cieľom auditu bolo posúdiť primeranosť a účinné uplatňovanie systému vnútornej kontroly vo vzťahu ku grantom, s ktorými priamo hospodári Výkonná agentúra pre transeurópsku dopravnú sieť (TEN-T EA). Tento spoločný audit bol zameraný na proces hodnotenia žiadostí o udelenie grantov. Nezistili sa žiadne závažné riziká, ktoré by mohli negatívne ovplyvniť dosiahnutie cieľov činnosti preskúmavaného procesu. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 5.2 prílohy. 4.4.3. Audit stratégie kontroly Výkonnej agentúry pre konkurencieschopnosť a inovácie (EACI) Audit sa zaoberal hlavnými prvkami potrebnými na získanie uistenia vo vzťahu k spravovaným finančným prostriedkom, kontrolám ex ante a ex post, ako aj zverejňovaniu uistenia vo výročnej správe o činnosti. IAS odporučil EACI, aby podrobne opísala svoju stratégiu kontroly a opätovne posúdila svoj systém vnútornej kontroly, vrátane vzťahu medzi kľúčovými kontrolami a ich výsledkami a konkrétnymi cieľmi uistenia vo vzťahu k zákonnosti a správnosti. Agentúra by mala aktualizovať svoje postupy podávania správ povoľujúcimi úradníkmi vymenovanými subdelegovaním, a to tak, že do nich zahrnie ďalšie kľúčové ukazovatele výkonnosti súvisiace s kontrolami, pričom by mala zvážiť opätovné zaistenie rovnováhy medzi kontrolami ex ante a ex post podľa toho, aké uistenie, sa má získať. EACI by mala tiež zlepšiť svoje kontroly ex ante prostredníctvom vyvinutia prístupu založeného na rizikách, ktorý bude vychádzať zo spoľahlivých a stálych kľúčových ukazovateľov výkonnosti, posilniť overovanie oprávnenosti nákladov a prijať oficiálne rozhodnutia, ktorými oprávni odborne zdatných zamestnancov na poskytovanie potvrdení „postúpené na platbu“. Pokiaľ ide o stratégiu auditov ex post, EACI by mala lepšie vymedziť a odôvodniť celkové a konkrétne ciele a zlepšiť svoj proces výberu projektov na základe rizík; mala by tiež zreorganizovať svoj útvar pre kontrolu ex post. V neposlednom rade by EACI mala vypracovať stratégiu boja proti podvodom a zaistiť tak náležitú informovanosť o podvodoch v rámci svojej celkovej stratégie kontroly. EACI vypracovala akčný plán, ktorý IAS považoval z hľadiska riešenia zistených problémov za primeraný. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 5.4 prílohy. 4.4.4. Zavedenie systémov kontroly 7. rámcového programu (7. RP) vo Výkonnej agentúre pre výskum (REA) Pri audite sa posudzovalo, či stratégia kontroly uplatňovaná REA v súvislosti so 7. RP priniesla očakávané výsledky. Pri auditoch ex post uskutočnených v rokoch 2010 až 2012 sa zistilo, že programy zamerané na MSP, ktoré riadila táto agentúra, vykazovali závažné chyby. IAS odporučil REA, aby zhodnotila riziko nezrovnalostí a možných podvodov v týchto programoch a podala o tom informácie v rámci svojej výročnej správy o činnosti za rok 2013, v plnej miere uplatnila plánované nápravné opatrenia a začala špecifický hĺbkový audit. Na rozdiel od generálnych riaditeľstiev pôsobiacich v oblasti výskumu REA nepoužila na účely rozhodovania o výhradách vo svojej výročnej správe o činnosti za rok 2012 spoločnú reprezentatívnu mieru chybovosti pre všetky operácie v rámci 7. RP. Namiesto toho si zvolila alternatívny prístup. Navyše nahradila mieru chybovosti týkajúcu sa zákonnosti a správnosti ukazovateľom finančného vplyvu chýb na rozpočet. REA by preto mala zlepšiť uvádzanie mier chybovosti a uistenia vo svojej výročnej správe. REA by okrem toho mala formalizovať špecifickú stratégiu kontrol ex post a stanoviť ciele, priority, kľúčové ukazovatele výkonnosti na monitorovanie výkonnosti a lepší prístup k posudzovaniu rizík, aby zvýšila počet kontrol založených na posúdení rizika. Prístup založený na posúdení rizika by sa mal vyvinúť aj v súvislosti s kontrolami ex-ante. A napokon, REA by sa mala zaoberať opatreniami uvedenými v jej dokumente o prístupe k boju proti podvodom, iniciovať úvahy o náležitom spôsobe posudzovania rizík v súvislosti s dvojitým financovaním v rámci GR pôsobiacich v oblasti výskumu a koordinovať úsilie v oblasti boja proti plagiátorstvu s inými útvarmi zaoberajúcimi sa výskumom. REA vypracovala akčný plán, ktorý IAS považoval z hľadiska riešenia zistených problémov za primeraný. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 5.5 prílohy. 4.5. Vonkajšia pomoc, rozvoj a rozšírenie (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Obmedzené preskúmanie metodiky a výpočtu miery zvyškovej chybovosti (GR DEVCO) Cieľom bolo preskúmať výpočet miery zvyškovej chybovosti uvedenej v návrhu výročnej správy o činnosti za rok 2012 a východiskovú metodiku na jej výpočet. GR DEVCO začalo v roku 2011 realizovať štúdiu o výpočte svojej miery zvyškovej chybovosti, ktorá bola dôležitým krokom smerom k zlepšeniu jeho procesu získavania uistenia. IAS však pri preskúmaní odhalil nedostatky, pokiaľ ide o spoľahlivosť výpočtu odhadovanej časti miery chybovosti, ako je napríklad skutočnosť, že neexistuje metodika, ktorá by sa jednotne používala na odhad chýb v prípade, že chýba podkladová dokumentácia, a pokiaľ ide o zahrnutie miery zvyškovej chybovosti a ďalších prvkov potrebných na získanie uistenia do návrhu výročnej správy o činnosti. IAS okrem toho dospel k záveru, že návrh výročnej správy o činnosti za rok 2012 neobsahoval dostatočné informácie, ktoré by umožnili zhodnotiť nákladovú efektívnosť všetkých zavedených kontrol (vrátane štúdie o miere zvyškovej chybovosti). Takéto hodnotenie môže GR DEVCO umožniť identifikovať možnosti zlepšenia nákladovej efektívnosti a oblasti, v ktorých by bolo možné naplánovať kontroly inak. IAS odporučil, že GR DEVCO by malo v nasledujúcom roku predkladania správ zaistiť, aby sa prijali príslušné opatrenia na zabezpečenie využívania databázy transakcií extrahovaných zo spoločného informačného systému pre vonkajšie činnosti (CRIS), kde už boli vykonané kontroly súladu. GR DEVCO vypracovalo akčný plán, ktorý IAS považoval z hľadiska riešenia zistených problémov za primeraný. IAS následne konštatoval, že GR DEVCO podniklo primerané kroky na zlepšenie opisnej časti konečnej verzie výročnej správy o činnosti za rok 2012 týkajúcej sa miery zvyškovej chybovosti. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 6.1 prílohy. 4.5.2. Pripravenosť GR DEVCO na uplatňovanie prepracovanej metodiky DAS Európskeho dvora audítorov (GR DEVCO) (audit výkonnosti) Nový prístup Európskeho dvora audítorov vo vzťahu k auditu vyhlásenia o vierohodnosti (ďalej len „DAS“), ktorý vykonáva, by mohol viesť k zvýšeniu nahlásených mier chybovosti, keďže zo vzorky budú vylúčené transakcie predbežného financovania, ktoré sú menej náchylné na chyby, a závažné nezrovnalosti v rámci verejných výberových konaní sa pri všetkých spôsoboch hospodárenia budú kvantifikovať na 100 %. Vzhľadom na tieto skutočnosti IAS vykonal audit pripravenosti GR DEVCO na prepracovanú metodiku DAS Európskeho dvora audítorov. Z auditu vyplynulo, že GR DEVCO vykonalo náležité prípravy, aby zmiernilo riziko udeľovania absolutória spojené s prepracovanou metodikou DAS Európskeho dvora audítorov. GR DEVCO vypracovalo komplexný akčný plán na riešenie možných problémov spojených s prepracovanou metodikou DAS, ako aj iných problémov identifikovaných jeho externými audítormi alebo pri auditoch, ktoré vykonalo oddelenie vnútorného auditu GR DEVCO či IAS. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 6.2 prílohy. 4.5.3. Obstarávanie – decentralizované (GR DEVCO) Cieľom auditu bolo posúdiť primeranosť a účinné uplatňovanie systému vnútornej kontroly, postupov riadenia rizík a správy v súvislosti s procesmi zadávania zákaziek a uzatvárania zmlúv Európskeho rozvojového fondu (ďalej len „ERF“) a rozpočtu EÚ, ktoré sa vykonávajú v rámci decentralizovaného hospodárenia. Audit upozornil na dva konkrétne prípady týkajúce sa stanovenia a uplatňovania etických zásad a predchádzania konfliktom záujmov. IAS preto odporučil, aby GR DEVCO tieto prípady objasnilo v pokynoch k svojej praktickej príručke. GR DEVCO vypracovalo akčný plán, ktorý IAS považoval z hľadiska riešenia zistených problémov za primeraný. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 6.4 prílohy. 4.6. Vzdelávanie a občianstvo (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Audit výkonnosti národných agentúr (GR EAC) Vnútroštátne orgány zúčastnených krajín určili národné agentúry, ktoré majú realizovať Program celoživotného vzdelávania a program Mládež v akcii. Externalizácia ako forma riadenia prináša so sebou ďalšie riziká spojené s budovaním systému dohľadu v rámci určitého GR, pokiaľ ide o dosahovanie cieľov jeho politík. Hlavným cieľom auditu bolo posúdiť, či GR EAC zaviedlo účinný systém merania výkonnosti na monitorovanie, podávanie správ a hodnotenie výkonnosti národných agentúr. Pri audite sa zistilo, že hoci sa v súčasnosti realizuje viacero opatrení týkajúcich sa vymedzenia systému merania výkonnosti na GR EAC na obdobie rokov 2014 – 2020, GR EAC by malo posilniť jeho účinnosť, najmä pokiaľ ide o ukazovatele, ktorými sa explicitne meria účinné a nákladovo efektívne využívanie prevádzkových grantov poskytovaných národným agentúram. Okrem toho by sa mala stanoviť jasná väzba medzi cieľmi národných agentúr a cieľmi Komisie. GR EAC vypracovalo akčný plán, ktorý IAS považoval z hľadiska riešenia zistených problémov za primeraný. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 7.1 prílohy. 4.7. Hospodárske a finančné záležitosti (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. Audit výkonnosti programu GMES/ Copernicus (GR ENTR) Cieľom auditu Globálneho monitorovania pre životné prostredie a bezpečnosť (ďalej len „GMES“) bolo posúdiť účinnosť štruktúr riadenia, riadenia rizík a systémov vnútornej kontroly pri podpore riadenia GMES. Audit sa uskutočnil v prechodnom období medzi počiatočnou prevádzkou GMES (2011 – 2013), a prevádzkovou fázou programu premenovaného na program Copernicus, v rámci ktorej sa celkový príspevok z rozpočtu EÚ zvýši viac ako trojnásobne. IAS odporúča zlepšiť rámec riadenia kozmickej zložky, posilniť systémy a opatrenia na monitorovanie a vykonať dôkladnú analýzu s cieľom účinne podporiť prechod k prevádzkovej fáze programu Copernicus. GR ENTR vypracovalo akčný plán, ktorý IAS považoval z hľadiska riešenia zistených problémov za primeraný. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 8.1 prílohy. 4.8. Všeobecné služby a HR (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Pripravenosť GR ESTAT na plnenie jeho úlohy v rámci správy hospodárskych záležitostí (GR ESTAT)(audit výkonnosti) Hospodárska a finančná kríza odhalila viaceré kľúčové štrukturálne nedostatky v oblasti správy hospodárskych záležitostí hospodárskej a menovej únie EÚ. V reakcii na túto situáciu boli posilnené a rozšírené právomoci GR ESTAT. Okrem zabezpečovania vysokej kvality údajov o verejnom dlhu a deficite verejných financií je GR ESTAT zodpovedné za stanovenie pravidiel a postupov pre vyšetrovanie manipulovania štatistických údajov. To bolo predmetom auditu, ktorý sa zameriaval na pripravenosť tohto GR. IAS odporučil GR ESTAT, aby prijalo bezodkladné opatrenia na formalizovanie svojich prevádzkových postupov a technických usmernení a zároveň zohľadnilo prijaté právne odporúčania. GR ESTAT by takisto malo vyhodnotiť svoje požiadavky, pokiaľ ide o ľudské zdroje a ich odbornú spôsobilosť, aby mohlo plniť svoje nové úlohy v oblasti vyšetrovania. Následne by malo zohľadniť tieto potreby vo svojom pláne riadenia. GR ESTAT by malo navyše zabezpečiť, aby jeho model rizík, ktorý používa na plánovanie svojich vstupných konzultačných návštev („upstream dialogue visits“)[10], bol v súlade s uznávaným systémom riadenia kvality. Okrem toho by malo zaistiť pridanú hodnotu prostredníctvom včasného informovania Hospodárskeho a finančného výboru o svojich záveroch. IAS okrem toho odporúča GR ESTAT vypracovať jasné odôvodnenie každej ad hoc návštevy[11] a predložiť zhrnutie svojich ad hoc návštev kľúčovým zainteresovaným stranám. GR ESTAT vypracovalo akčný plán, ktorý IAS považuje z hľadiska riešenia zistených problémov za primeraný. Pri nedávnom následnom audite IAS zaznamenal dosiahnutý pokrok. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 9.1 prílohy. 4.9. Audity IT 4.9.1. Audit výkonnosti týkajúci sa riadenia bezpečnosti IT systému EÚ na obchodovanie s emisiami (EÚ ETS) (GR CLIMA, GR DIGIT a GR HR/riaditeľstvo pre bezpečnosť) Komisia je zodpovedná za riadenie IT systému EÚ na obchodovanie s emisiami (EÚ ETS), v rámci čoho musí zaistiť, aby slabé miesta systému z hľadiska IT bezpečnosti neboli protiprávne zneužité, čo by mohlo spôsobiť poruchy fungovania a narušenia trhu s uhlíkom a malo by pre ňu ako inštitúciu nielen finančné dôsledky, ale by poškodilo aj jej povesť. Celkovým cieľom auditu bolo posúdiť, či zavedený systém kontroly zaisťuje identifikovanie a účinné zavádzanie primeraných bezpečnostných opatrení vo vzťahu k systému EÚ ETS. Audit zahŕňal GR CLIMA, GR DIGIT a Riaditeľstva pre bezpečnosť GR HR, v súlade s ich príslušnými úlohami a zodpovednosťami v oblasti riadenia. Z auditu IAS vyplynulo, že bezpečnostné opatrenia identifikované GR CLIMA sú, vzhľadom na komplexnosť systému a výzvy, ktorým čelí, primerané. Z toho vyplývajúce bezpečnostné kontroly však neboli zavedené v plnom rozsahu. Stalo sa tak, okrem iného, aj v dôsledku problémov vyplývajúcich z existujúcej štruktúry riadenia projektu ETS[12], pokiaľ ide o prijímanie záväzných rozhodnutí a zabezpečovanie toho, aby sa tieto rozhodnutia vykonávali, a riešenie sporov alebo zásadných konfliktov medzi účastníkmi s cieľom uľahčiť spoluprácu medzi kľúčovými aktérmi, ako aj tok informácií potrebný na prijímanie príslušných rozhodnutí o bezpečnostných opatreniach, ktoré sú potrebné pre IT systém ETS. Všetky tri GR vypracovali akčné plány, ktoré IAS považoval z hľadiska riešenia zistených problémov za primerané. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 10.3 prílohy. 4.9.2. SYGMA – fáza 1 – Audit výkonnosti zameraný na proces rozvoja (GR CNECT, GR RTD) GR CNECT (ako vlastník systému) a GR RTD (ako dodávateľ systému) sú hlavnými aktérmi zapojenými do rozvoja systému SYGMA, ktorý je medzirezortným projektom a v súčasnosti je riadený generálnymi riaditeľstvami pôsobiacimi v oblasti výskumu. Cieľom projektu je poskytnúť IT systém, ktorý bude podporovať proces správy grantov pre 7. RP/CIP, H 2020 a ďalších grantov nesúvisiacich s výskumom, ktoré spravujú GR pôsobiace v oblasti výskumu. SYGMA by sa mala stať spoločným systémom Komisie na správu grantov, ktorý bude tvoriť základ racionalizácie správy grantov[13]. Cieľom auditu bolo posúdiť účinnosť a efektívnosť riadenia projektu SYGMA s osobitným zameraním na riadenie projektu IT, správu a pripravenosť prevádzky IT. Celkovo možno povedať, že časť projektu SYGMA týkajúca sa rozvoja IT bola doposiaľ primerane riadená, bez akýchkoľvek významných odchýlok od pôvodného plánu. Avšak vzhľadom na to, že sektorový právny základ a vymedzenie harmonizovaných biznis procesov zatiaľ neboli schválené, nebol rozvoj IT založený na stabilných biznis procesoch a požiadavkách, ale skôr na predpokladoch. Obe GR vypracovali akčné plány pre akceptované odporúčania, ktoré IAS považoval z hľadiska riešenia zistených problémov za primerané. Ďalšie podrobnosti sú uvedené v časti 10.4 prílohy. 5. Konzultácie s komisiou pre finančné nezrovnalosti Komisia pre finančné nezrovnalosti neinformovala v roku 2013 o žiadnych systémových problémoch v zmysle článku 73 ods. 6 [14]nariadenia o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev. 6. Závery Vykonávanie akčných plánov vypracovaných v reakcii na audity IAS v tomto roku a predchádzajúcich rokoch prispieva k neustálemu zlepšovaniu rámca Komisie v oblasti vnútornej kontroly. IAS uskutoční následné audity zamerané na vykonávanie akčných plánov, ktoré preskúma Výbor pre pokrok v oblasti auditu, pričom o tom bude prípadne informovať kolégium. IAS sa bude naďalej zameriavať na finančné audity, audity zabezpečovania súladu a audity IT a zintenzívni svoje činnosti v oblasti auditov výkonnosti. [1] Sú v nej zahrnuté audítorské a poradenské správy dokončené do 1. februára 2014. [2] Správa sa nezaoberá decentralizovanými európskymi agentúrami, Európskou službou pre vonkajšiu činnosť ani inými orgánmi, ktorých audit IAS vykonal a ktorým sú venované osobitné výročné správy. [3] Podľa požiadaviek výkonnostného štandardu 2060 Medzinárodných štandardov pre profesionálne vykonávanie vnútorného auditu (ďalej len „štandardy“), ktoré stanovil Inštitút vnútorných audítorov (IIA). [4] Článok 100 nariadenia o rozpočtových pravidlách. [5] Výbor pre pokrok v oblasti auditu pomáha kolégiu komisárov, a to tým, že zabezpečuje, aby útvary Komisie náležite zohľadňovali prácu IAS, oddelení vnútorného auditu a Európskeho dvora audítorov a prijímali náležité následné opatrenia. [6] V priloženom pracovnom dokumente útvarov Komisie sa uvádza prehľad všetkých splnených záväzkov v oblasti auditov a následných auditov. [7] IAS – 2006 – DIGIT – 001 Prevádzka a bezpečnosť dátového centra, IAS – 2007 – DIGIT – 001 Infraštruktúry a služby inštitucionálnej dátovej siete a IAS.B – 2008 – ADMIN – 004 Audit bezpečnosti. [8] Očakáva sa, že vďaka novým právnym predpisom na obdobie rokov 2014 – 2020 a ich posilnenému kontrolnému rámcu sa táto situácia v budúcnosti zlepší. [9] RACER: relevantné, uznávané, vierohodné, jednoduché a stabilné (štandard vnútornej kontroly č. 5) (z anglického Relevant, Accepted, Credible, Easy, Robust). [10] Účelom vstupných konzultačných návštev je identifikovať riziká alebo možné problémy spojené s využívaním „vstupných“ zdrojov údajov v súvislosti s postupom pri nadmernom deficite. [11] Ad hoc návštevy sa vykonávajú vtedy, keď konkrétny závažný problém, ktorý vyvstal v súvislosti s niektorým členským štátom, nie je možné vyriešiť iným spôsobom ako fyzickým stretnutím na mieste. Hoci tieto návštevy nie sú výslovne uvedené v prepracovanom nariadení (ES) č. 479/2009, GR ESTAT sa domnieva, že má rovnaké práva prístupu ako v prípade metodických návštev. [12] Štruktúra riadenia zahŕňa riadiaci výbor projektu ETS na úrovni generálnych riaditeľov, jeho prípravnú skupinu na úrovni riaditeľov a pracovnú skupinu pre bezpečnosť, ktorá reprezentuje odbornú úroveň. [13] Racionalizácia správy grantov sa začala v marci 2011 v nadväznosti na oznámenie podpredsedu Komisie Šefčoviča pod názvom „Optimalizácia využitia IT v Komisii“. Cieľom je dosiahnuť efektívne využívanie zdrojov a investícií Komisie a zabezpečiť, aby skutočné potreby vyplývajúce z činnosti Komisie boli podporené efektívnymi nástrojmi IT. [14] V článku 117 pravidiel uplatňovania sa stanovuje: „V tejto výročnej správe [napr. správe podľa článku 99 ods. 3] sa uvádzajú aj systémové problémy zistené špecializovanou komisiou zriadenou podľa článku 73 ods. 6 nariadenia o rozpočtových pravidlách.