V záujme účinnosti a v nadväznosti na aktuálne uverejnenú štatistiku, ako sa to vyžaduje v súčasnom právnom rámci, si rozšírená zodpovednosť eu-LISA pri vytváraní/publikovaní štatistiky pre každý systém zasluhuje pozornosť. V rovnakom duchu by sa mohlo javiť ako vhodné preskúmanie možnosti poveriť eu-LISA vypracovávaním správ o kvalite a analýze údajov (napr. správy o analýze údajov zahrnutých v systémoch zo strany členských štátov, ktoré si vyžadujú prístup k údajom v rámci systémov).

Nepríjemnosti spojené s aktuálnym rozdelením kompetencií medzi eu-LISA a Komisiu, ktoré sa týkajú komunikačnej infraštruktúry, by sa mohli riešiť tak, že agentúra bude plne zodpovedná za riadenie komunikačnej infraštruktúry, a prenesením súvisiaceho rozpočtu a úloh, ktoré v súčasnosti riadi Komisia. Aktuálne rozdelenie úloh už nie je zmluvne alebo inak potrebné a prenesením by sa zjednodušil vzťah medzi dodávateľom a agentúrou a zároveň by sa minimalizovali výdavky na riadenie, ako aj administratívne výdavky a súvisiace náklady.

Táto správa nadväzuje na zistenia externého hodnotenia činnosti agentúry, ktoré pokrývalo obdobie od decembra 2012 do septembra 2015. V zakladajúcom nariadení (článok 31 ods. 2) sa stanovuje, že Komisia na základe hodnotenia a po porade so správnou radou vydáva odporúčania týkajúce sa zmien v nariadení a odovzdáva ich spolu so stanoviskom správnej rady, ako aj príslušnými návrhmi, Európskemu parlamentu, Rade a európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov. Táto správa sa zameriava na odporúčania, ktoré sa týkajú zmien zakladajúceho nariadenia. Správna rada eu-LISA prijala 21. marca 2017 v nadväznosti na zistenia v hodnotení, ktoré si nevyžadujú zmeny v zakladajúcom nariadení, akčný plán.

Činnosti v rámci odbornej prípravy sú v zásade v súlade s potrebami vnútroštátnych orgánov. Bolo by však vhodné ďalšie zosúladenie odbornej prípravy s technickými potrebami.

Agentúra eu-LISA účinne reagovala na nové úlohy, najmä DubliNet, VISION a vykonávanie pilotného projektu inteligentné hranice.

Pri tomto projekte, ktorý bol inak dobre realizovaný, sa zdôraznila potreba agentúry posilniť svoje schopnosti v oblasti finančného hospodárenia vo vzťahu k riadeniu grantov EÚ. V hodnotení sa potvrdilo, že keby eu-LISA mala za úlohu vyvinúť nové rozsiahle informačné systémy, nemohla by to zvládnuť pri súčasných zdrojoch, pričom by jej chýbalo dostatočné riadenie projektu a vývojové kapacity. Pokiaľ ide o partnerstvo a súčinnosť s inými agentúrami EÚ, eu-LISA vyvinula spoločné a efektívne pracovné dojednania s najvýznamnejšími agentúrami v oblasti spravodlivosti a vnútorných vecí. Malo by sa však zaistiť rešpektovanie jej mandátu a zistilo sa aj riziko straty zamerania sa na kľúčové priority, napríklad z dôvodu ambície eu-LISA poskytovať služby pre iné agentúry.

Ďalším veľmi dôležitým bodom je lepšie využívanie potenciálu poradných skupín tým, že sa s nimi zabezpečí dostatočne včasná konzultácia o programových dokumentoch a že poskytnú vstupné údaje. Agentúra by navyše mala posilniť svoju podporu v oblasti ochrany údajov v Štrasburgu, a to buď presunutím úradníka pre ochranu údajov z Tallinu do Štrasburgu, alebo vymenovaním zástupcu úradníka pre ochranu údajov v Štrasburgu, v snahe zlepšiť komunikáciu s technickým personálom v Štrasburgu a pomáhať mu v otázkach ochrany údajov.

2.2.2. Efektívnosť

Agentúra eu-LISA pri plnení úloh v rámci svojho mandátu efektívne zosúladila funkcie, operácie a vnútorné procesy riadenia rámca IT. Mala by však preskúmať vyčlenenie zdrojov na úlohy, aby zabezpečila dostatočné personálne zdroje pre projektové riadenie na základe potrieb projektov. Agentúra eu-LISA postupne vyvinula stratégie verejného obstarávania a zmluvných dojednaní. Agentúra dosiahla takisto určitý pokrok v otázke dôslednosti a jasnosti kľúčových programových dokumentov a dokumentov týkajúcich sa podávania správ, ktoré sú hlavným zdrojom pre celkové hodnotenie výkonu. Stále však existuje priestor na zlepšenie v oblasti mechanizmov programovania a podávania správ a ich transparentnosti. Pokiaľ ide o organizačné riešenia, ľudské zdroje a postupy, agentúra dôsledne konala v súlade s rozpočtovým procesom, avšak okrem riadneho zapájania všetkých dotknutých strán vrátane technických pracovníkov agentúry, ktorí by potenciálne mohli poskytnúť väčší vstup do rozpočtového procesu, keby bola ich úloha rozšírená, mohla vo väčšej miere zapojiť aj poradné skupiny tým, že by im poskytla všetky relevantné informácie týkajúce sa projektov, ktoré budú musieť posúdiť v záujme poskytnutia náležitých odporúčaní pre správnu radu.

V hodnotení sa venovala osobitná pozornosť usporiadaniu viacerých pracovísk. Porovnávacou analýzou všetkých alternatívnych scenárov podrobne opísaných v správe o externom hodnotení sa poskytla potrebná istota, že bezpečnostné hľadiská na zriadenie hlavného a záložného pracoviska systémov vo Francúzsku a v Rakúsku sú stále platné. To isté platí aj o politických hľadiskách pre zriadenie sídla agentúry v Estónsku. Ďalšie priame a nepriame náklady spojené s usporiadaním viacerých pracovísk agentúry sa preto považujú za opodstatnené a primerané.

Pokiaľ ide o plánovanie, eu-LISA zaviedla primerané procesy na prípravu ročného pracovného programu a rozpočtu. Zároveň zaviedla primerané a vhodné účtovné postupy a systémy, ktoré sú v súlade so všeobecnými postupmi v EÚ. Túto skutočnosť by bolo možné ešte zlepšiť širším zapájaním zainteresovaných strán a poradných skupín, najmä prostredníctvom:

·vykonávania systematických hodnotení programov a činností ex ante a ex post, na ktoré sa vynakladá značný objem výdavkov, ako sa vyžaduje v článku 29 ods. 5 delegovaného nariadenia Komisie (EÚ) č. 1271/2013 a nariadenia o rozpočtových pravidlách pre agentúru a

·naviazania podávania správ o rozpočte na vykonávanie ročného pracovného programu synchronizovanejším a transparentnejším spôsobom. Okrem toho by sa zriadením systému riadenia na základe činností a podrobnejšou viacročnou rozpočtovou prognózou umožnilo, aby mala eu-LISA lepší finančný prehľad o svojich činnostiach a zároveň jednoduchšie plánovanie.

Nové úlohy riešila eu-LISA vo všeobecnosti efektívne. Mohla však lepšie spravovať externé zdroje, a to posilňovaním vnútorných kapacít a menšou závislosťou od externých dodávateľov. Agentúra eu-LISA takisto zaviedla primerané stratégie, procesy a postupy na riadenie, štruktúrovanie a organizovanie operácií. Agentúra by ale mala prijať opatrenia na ich pravidelnú aktualizáciu. Riadenie fungovalo v súlade s ustanoveniami o riadení v zakladajúcom nariadení a s rokovacím poriadkom. Účasť poradných skupín by sa však mala zlepšiť tým, že sa zvýši ich včasné a účinné zapájanie do prípravy dokumentov správnej rady (najmä ročné pracovné programy a správy o činnostiach), a aj do posudzovania a stanovovania priorít v súvislosti s projektmi, ktoré plánuje eu-LISA. Využívanie písomného postupu by sa malo zrevidovať tak, aby dôležité rozhodnutia, ktoré majú významný finančný vplyv a musia byť prerokované v správnej rade, neboli prijímané v tichosti.

2.2.3. Koherentnosť

S výnimkou príležitostných zásahov, ktoré neboli v súlade s politikou Komisie, alebo ktoré nesprávne vyložili jej mandát, konala celkovo eu-LISA v súlade s hlavnými zainteresovanými stranami, bez ohľadu na to, či išlo o Komisiu a ostatné inštitúcie alebo členské štáty a pridružené krajiny.

Agentúra vynaložila chvályhodné úsilie na vytvorenie dôkladnej stratégie v oblasti spolupráce zameranej na spoluprácu s rôznymi zainteresovanými stranami štruktúrovaným spôsobom, a to prijatím stratégie riadenia zainteresovaných strán.

V súvislosti s efektívnou spoluprácou s Komisiou existuje medzi Komisiou a agentúrou silný rámec v zakladajúcom nariadení a memorande o porozumení. Prípravu, ako aj obsah programových dokumentov eu-LISA však možno zlepšiť a presne zosúladiť s jej mandátom a stanoviskami Komisie. Ako sa zdôrazňuje v posúdení efektívnosti agentúry, v hodnotení sa dospelo k záveru, že v záujme zlepšenia koherencie týkajúcej sa riadenia súvisiacich úloh je vhodné presunúť právomoci Komisie týkajúce sa komunikačnej infraštruktúry na agentúru. Na riešenie týchto úloh má Agentúra odbornú spôsobilosť a kapacitu a výsledkom ich prenosu by mohla byť aj vyššia efektívnosť.

2.2.4. Relevantnosť a pridaná hodnota

Vo všeobecnosti sa hodnotením zabezpečila potrebná istota, že vytvorenie eu-LISA poskytuje pridanú hodnotu, a to najmä spojením troch systémov „pod jednu strechu“, zhromažďovaním odborných poznatkov, využívaním synergií a umožnením flexibilnejšieho rámca v porovnaní s minulosťou. Hlavný úspech eu-LISA od jej založenia je jej schopnosť zabezpečiť jednotné a stabilné prostredie pre prevádzku a údržbu týchto systémov na centrálnej úrovni. To prispelo ku koordinovanému, efektívnemu a koherentnému informačnému prostrediu pre riadenie informačných systémov, čím sa podporuje vykonávanie politík v oblasti spravodlivosti a vnútorných vecí. Zriadením jedného riadiaceho orgánu na zabezpečenie prevádzkového riadenia troch informačných systémov sa vytvára vysoká pridaná hodnota, a to v takej miere, že agentúra plní svoje úlohy efektívne a účinne.

Avšak na základe hodnotenia zatiaľ nie je možné povedať, či vytvorenie eu-LISA vedie k zvýšeniu efektívnosti prostredníctvom úspor z rozsahu. Celkové komparatívne posudzovanie nákladov nebolo možné uskutočniť vzhľadom na rozdiel v tom, ako sa náklady zaznamenávali pred a po prenose systémov do agentúry a vzhľadom na nedostatok procesu vnútorného zaznamenávania s cieľom zistiť všetky náklady spojené s každým systémom.

Porovnaním prevádzkových nákladov sa zistila potreba agentúry zaistiť, aby sa náklady zaznamenávali jasne pre každý systém (riadenie na základe činnosti) s cieľom zistiť, či sa dosiahlo zvýšenie efektívnosti. Hoci synergie boli zjavne vytvorené na administratívnej a organizačnej úrovni, architektúra orientovaná na služby pre informačné systémy sa stále vyvíja.

3. Vývoj po období hodnotenia