Návrh ROZHODNUTIE GENERÁLNYCH TAJOMNÍKOV EURÓPSKEHO PARLAMENTU, RADY, KOMISIE, ZAPISOVATEĽA SÚDNEHO TRIBUNÁLU, GENERÁLNYCH TAJOMNÍKOV DVORU AUDÍTOROV, HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO EURÓPSKEHO VÝBORU, VÝBORU REGIÓNOV A ZÁSTUPCU OMBUDSMANA zameraného na organizáciu a fungovanie Európskej školy verejnej správy

(predlozená Komisiou)

VYSVETLENIE MOTÍVOV

Zriadenie Európskej skoly verejnej správy (ďalej len ,Školy") je zahrnuté vo vseobecnom kontexte reformy európskej verejnej správy. Okrem iného táto reforma prebieha posilňovaním ľudských zdrojov pomocou vzdelávania. Rovnako sa opiera o hlbokú zmenu administratívnej kultúry, zvlásť o zmenu kultúry manazmentu. Inak povedané, v rámci reformy statútu a svojho systému kariérnych postupov sa predpokladá nový systém v rámci prechodu na formu skupín funkcií, ktorá zahŕňa povinnú dráhu vzdelávania. V tomto kontexte sa navrhlo, aby svojím prínosom prispela aj medziinstitucionálna skola.

Z tohto dôvodu sa generálni tajomníci institúcií Spoločenstiev (tie zahŕňajú na konci tohto dokumentu Hospodársky a sociálny výbor, Výbor regiónov a ombudsmana) dohodli, ze túto myslienku prehodnotia v nádeji, ze aspoň jeden úsek vzdelávania personálu Spoločenstiev by mohol vyuziť medziinstitucionálny základ. Hneď od začiatku bola Škola chápaná ako jedna z mnohých prejavených snáh za účelom profesionálneho rozvoja vsetkých funkcionárov a úradníkov. Okrem niektorých výnimiek je táto činnosť organizovaná a financovaná samosprávnym spôsobom kazdou z institúcií a orgánov.

Posúdenie, ktoré nasledovalo po prvej fáze úvah, sa generálnymi tajomníkmi skonkretizovalo do formy medziinstitucionálnej pracovnej skupiny. Táto pracovná skupina bola poverená preskúmaním očakávaných účinkov tohto zriadenia, menovite rôznymi druhmi spolupráce, ktoré by mohli byť podnetné. Správa pracovnej skupiny a návrhy uznesenia, ktoré boli preverené, generálni tajomníci schválili dňa 28. októbra 2003. Preskúmaním sa zistilo, ze zriadenie medziinstitucionálnej skoly prinesie celkom isto viac ako len hospodárske prínosy a efektívnosť v oblasti vzdelávania, ktoré sú ďalej popísané. Dajú vsak aj nový impulz pre zdieľanie spoločných hodnôt a pre rozvinutie európskeho ducha.

Záverom, Európska skola verejnej správy, spoločný základ vsetkých institúcií Spoločenstiev vo vseobecnom rámci personálnej politiky zalozenej na aplikovaní statútu funkcionárov a iných úradníkov Spoločenstiev, bude mať za úlohu vykonávať:

- podpornú misiu na zlepsenie fungovania administratívy Spoločenstiev, menovite vzdelávania manazmentu, ktorá by takto uľahčila rozvoj novej kultúrnej administratívy;

- misiu so zreteľom na socializáciu tých, ktorí vstupujú do sluzby v duchu Spoločenstiev nezávislo od dotyčnej institúcie, menovite spoločný základ vstupných kurzov do sluzby. Toto sa premietne v uplatnení novej politiky začlenenia do institúcií bez toho, aby nahradila specifické vstupy, ktoré kazdej institúcii zvlásť prislúchajú;

- misiu v rámci individuálnych kariérnych postupov a zvlásť úlohu zvýsenia úrovne kompetencií vo forme činností povinného vzdelávania vzhľadom na systém ,certifikácie" nového spôsobu prechodu zo skupiny funkcií asistentov do skupiny funkcií administrátorov.

Séria ďalej vymenovaných kritérií odráza na jednej strane charakter politiky Spoločenstiev a na druhej strane charakter ekonomiky takejto úpravy. Uskutočňovanie týchto kritérií predstavuje nárast hodnoty v porovnaní so súčasnou situáciou, v ktorej sa vzdelávanie organizuje kazdou institúciou nezávislým spôsobom okrem niektorých výnimiek. Kritériá sú zhrnuté v nasledovnom:

- na prvom mieste je to rozsirovanie hodnôt a vytvorenie takpovediac ducha spoločenstva vo verejnej správe Únie;

- zabezpečenie prenesenia statútu čo mozno najsúvislejsie medzi institúcie vzhľadom na vzdelávanie a následne na kariérne postupy;

- identifikácia série oblastí, ktoré majú zhodné potreby v oblasti poznatkov a kompetencií, ktoré sa prepozičiavajú organizovaniu spoločného vzdelávania;

- ľahsie dosiahnutie ziadanej kritiky, aktuálneho faktoru slabosti malých institúcií;

- uskutočňovanie rozsirovania ponuky (napríklad viac specializácie a výberu, alternatívne dátumy...);

- a zvlásť uskutočňovanie priorít hospodárenia v spoločnom organizovaní, menovite pre administratívne aspekty a optimalizáciu počtu účastníkov kurzu.

Uskutočňovanie hore uvedených kritérií odobruje, tak ako to uz ukázala správa medziinstitucionálnej skupiny, spoločný charakter činností vzdelávania, tak ako sú identifikované v tomto rozhodnutí, vysvetľujúc jasne účinky spolupráce, ktorá z toho vyplýva.

Je jasné, ze jestvujú aj iné oblasti vzdelávania, ktoré môzu pristúpiť k medziinstitucionálnemu organizovaniu uplatňujúc kritériá, ktoré boli vyssie naznačené. Takto toto rozhodnutie umozňuje vývojové priblízenie, ktoré ponecháva otvorené kazdé rozhodnutie neskorsieho rozsírenia. Od samotného počiatku upresňuje len pole činnosti, a to vzdelávanie manazmentu, vstupné kurzy do sluzby a vzdelávania, ktoré sa vzťahujú na certifikáciu. Škola začne od januára 2005 organizovaním a poskytovaním vstupných kurzov do sluzby a následne kurzov manazmentu pre zúčastnené institúcie. V priebehu roku 2005 budú následne vyučované prípravné kurzy na certifikáciu so zreteľom na prechod do skupiny funkcií administrátora.

V tom istom slede myslienok toto rozhodnutie predpokladá pre prvé roky zriadenia Školy správne pričlenenie k uz jestvujúcemu medzinstitucionálnemu orgánu, teda k EPSO (European Personel Selection Office - Európsky úrad pre výber personálu). Na základe vymedzeného stavu a operatívneho rozpočtu by toto pričlenenie malo umozniť uskutočnenie istých výkonov spolupráce, menovite v oblasti správy (spravovanie zdrojov) a manazmentu (Správna rada, riaditeľ), tak ako na to poukazuje uz spomínaná správa. Pričlenenie sa prehodnotí najneskôr po troch rokoch skúseností a na základe dostatočného posúdenia činností.

Návrh ROZHODNUTIE GENERÁLNYCH TAJOMNÍKOV EURÓPSKEHO PARLAMENTU, RADY, KOMISIE, ZAPISOVATEĽA SÚDNEHO TRIBUNÁLU, GENERÁLNYCH TAJOMNÍKOV DVORU AUDÍTOROV, HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO EURÓPSKEHO VÝBORU, VÝBORU REGIÓNOV A ZÁSTUPCU OMBUDSMANA zameraného na organizáciu a fungovanie Európskej školy verejnej správy

Generálni tajomníci

Európskeho parlamentu,

Rady,

Komisie,

zapisovateľ Súdneho tribunálu,

generálni tajomníci Dvoru audítorov,

Hospodárskeho a sociálneho výboru,

Výboru regiónov,

a zástupca ombudsmana,

vzhľadom na statút funkcionárov Európskych spoločenstiev a poriadok, ktorý je aplikovateľný na iných úradníkov týchto Spoločenstiev, stanovených nariadením Rady [1] (CEE, EURATOM, CECA) č. 259/68, / CEE - Európske hospodárske spoločenstvo; EURATOM - Európske spoločenstvo atómovej energie; CECA - Európske spoločenstvo uhlia a ocele/

[1] Ú. v. ES L 56 zo 4.3.1968, s. 1.

vzhľadom na statút Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho tribunálu, Dvoru audítorov, Hospodárskeho a sociálneho výboru, Výboru regiónov a európskeho ombudsmana [...], ktoré sa týka Európskej skoly verejnej správy [2], a menovite 5. článku,

[2] Viď stranu [ ] daného Úradného vestníka.

ktorý berie do úvahy nasledovné:

(1) Medziinstitucionálna spolupráca v oblasti vzdelávania má byť posilnená, menovite v prenásaní spoločných hodnôt institúciám Spoločenstiev. Takáto spolupráca predstavuje nezanedbateľnú pridanú hodnotu, zvlásť v oblasti prístupu k formáciám, rozsíreniu ponuky a k znízeniu spoločných výdavkov.

(2) Riadiac sa princípom dobrého riadenia, je vhodné si osvojiť postupný prístup k otázke umiestnenia Európskej skoly verejnej správy (ďalej len ,Školy").

(3) Rozhodnutie, ktoré sa týka zriadenia Školy ako aj identifikácia oblasti vzdelávania, sa zveruje posúdeniu generálnych tajomníkov, zapisovateľovi Súdneho tribunálu a zástupcovi ombudsmana.

(4) Keď signatárska institúcia uplatňuje personálnu politiku, ktorá si ziada vzdelávanie v oblasti, ktorej organizovanie je zverené Škole, pre uľahčenie tejto politiky je vhodné zaistiť minimum mozností účastí pochádzajúcich z tejto institúcie v kurzoch organizovaných Školou, menovite v prípadoch, kde také vzdelávanie je povinné alebo podmienené na vykonávanie istých funkcií, zvlásť funkcií manazmentu.

(5) Škola, tak ako kazdý iný vzdelávací orgán musí ťaziť zo spolupráce na európskej úrovni vo forme siete.

(6) Je vhodné upresniť spôsoby administratívneho napojenia Školy na Úrad pre výber personálu Európskych spoločenstiev, tak ako sa to predpokladá v 4. článku rozhodnutia, ktoré sa vzťahuje na Školu,

SA ROZHODUJÚ TAKTO:

1. článok

Úlohy Európskej skoly verejnej správy

1. Európska skola verejnej správy (ďalej len ,Škola"), koncipuje, organizuje a hodnotí v záujme rozhodnutia signatárskych institúcií (ďalej len ,institúcií"), ktoré obsahuje zriadenie Školy, činnosti nasledujúceho vzdelávania:

a) kurzy manazmentu pre funkcionárov a úradníkov, ktorí sú povolaní, alebo ktorí by mohli byť povolaní na vykonávanie funkcií kádru;

b) vstupné kurzy pred nástupom do sluzby pre nových členov personálu;

c) [za podmienky prijatia nálezitých ustanovení, povinné vzdelávanie v rámci prechodu medzi skupinovými funkciami] [3].

[3] Záverečné znenie bude nasledovať po rozhodnutí nového statútu.

2. Pokiaľ ide o kurzy manazmentu a vstupné kurzy, o ktorých hovorí 1. článok, body a) a b), kazdá z institúcií môze v rámci svojich osobitných potrieb organizovať nadstavbové kurzy, ak ich spojí s kurzami, ktoré organizuje Škola. Jedine skola má výsadnú právomoc organizovať vzdelávanie o ktorom hovorí 1. článok, bod c).

2. článok

Zodpovednosť institúcií

1. Pridelená menovacia právomoc, ktorá sa pripisuje kazdej institúcii, umozňuje Škole disponovať dostatočným počtom funkcionárov - rečníkov, a to podľa spôsobov prijatých Správnou radou vzhľadom na 7. článok, bod g).

2. Institúcie na poziadanie Školy a v rámci svojich mozností poskytujú priestory na výučbu podľa spôsobu, ktorý zostavuje Správna rada.

3. článok

Iné sluzby

1. Na základe písomnej dohody uzatvorenej medzi riaditeľom Školy a kazdým orgánom, úradom alebo kanceláriou Spoločenstiev môze Škola na ich ziadosť prijať účastníkov institúcií na kurzy, ktoré organizuje, avsak na náklady institúcií a v rámci mozností pokiaľ ide o voľné miesta.

2. V osobitnom prípade stanoveného vzdelávania, o ktorom sa hovorí v článku 1 ods. 1 písm. c) sa orgánom, úradom a agentúram Spoločenstva ročne vyhradzuje istý počet miest, berúc tak do úvahy nimi vyjadrené potreby, a to z dôvodu zabezpečenia rovnakého zaobchádzania s funkcionármi v súlade s ustanoveniami článku 45a statútu. Správna rada kazdoročne stanovuje počet miest a podieľ na výdavkoch.

3. Prostredníctvom písomnej dohody môze Škola do svojho programu začleniť kurzy vzdelávania o ktoré ziada orgán, úrad alebo kancelária Spoločenstiev, a to za podmienky, ze táto činnosť nesťazí organizovanie kurzov v neprospech institúcií. Kazdá dohoda takéhoto typu musí predpokladať finančné uspôsobenie, ktoré sa vzťahuje na Školou poskytované sluzby. Pre nadobudnutie takejto platnosti sa vyzaduje predbezný súhlas Správnej rady.

4. Ak bude potrebné, na ziadosť institúcie alebo akéhokoľvek orgánu, úradu alebo zastupiteľstva Spoločenstiev, Škola môze poskytnúť pomoc inzinierstva vo vzdelávaní alebo vo forme iných činností vzhľadom na kompetentnú oblasť, a to prostredníctvom dohody s riaditeľom Školy a keď sa zoberú do úvahy finančné moznosti takéhoto poskytnutia.

4. článok

Sťaznosti a ziadosti

1. Riaditeľ skoly pouzíva nadobudnutú plnú právomoc v rámci danej moci menovania na základe 90. článku statútu vo veci vsetkých sťazností alebo ziadostí, ktoré sa týkajú úloh Školy.

2. V prípade ak sa takéto sťaznosti vyskytnú sa riaditeľ Školy, ak má úmysel potvrdiť svoje počiatočné rozhodnutie, radí s predsedom Správnej rady.

3. Škola odpovedá na ziadosti európskeho ombudsmana, ktoré sa vzťahujú na kazdú otázku, v ktorej má právomoc z titulu daného rozhodnutia.

5. článok

Organizovanie činností

1. Vseobecným pravidlom je, ze kurzy ktoré organizuje Škola, sa robia tak v Bruseli ako aj v Luxemburgu. Môzu sa zváziť aj iné miesta určenia, keď sa pouzije princíp dobrého riadenia.

2. Správna rada dohliada na vyvázený prístup ku kurzom medzi personálmi institúcií. Osobitne dohliada nato, aby Škola zabezpečila moznosť dostatočného počtu účastníkov, ktorí sú z inej institúcie, v ktorej je osobitné vzdelávanie povinné alebo podmieňuje vykonávanie istých funkcií, menovite funkcie manazmentu a je organizačne zverená Škole. V rámci ustanovenia programu ročnej práce institúcia, na ktorú sa to vzťahuje oznamuje svoje potreby v hore uvedených oblastiach. Počas ustanovovania pracovného programu sa uprednostní organizovanie takýchto kurzov.

3. Aby institúcia, ktorá je účastníkom tohoto dokumentu mohla čeliť osobitným a prechodným situáciám, disponuje právom poziadať Školu o prijatie istého počtu účastníkov nad rámec presahujúci určenú kvótu tým, ze Škole prenesie pozadované rozpočtové prostriedky zhodujúce sa s počtom účastníkov. V tejto zálezitosti sa aplikuje 3. článok, 2. odsek.

4. Škola môze vstúpiť do spolupráce s inými skolami venujúcimi sa verejnej správe, institútmi alebo univerzitami, ktoré pracujú v tej istej oblasti. Takáto spolupráca môze zahŕňať vzájomné vymieňanie si skúseností.

6. článok

Správna rada

Počas obdobia napojenia Školy na Úrad Európskych spoločenstiev pre výber personálu (ďalej len ,Úrad") je funkcia Správnej rady Školy zabezpečená Správnou radou Úradu podľa pravidiel stanovených v 5. článku rozhodnutia 2002/621/CE [4].

[4] Ú. v. ES L 197 z 26.7.2002, s. 56.

7. článok

Úlohy Správnej rady

V spoločnom záujme institúcií plní Správna rada nasledujúce úlohy:

a) schvaľuje pravidlá fungovania Školy kvalifikovanou väčsinou;

b) schvaľuje organizačnú struktúru Školy prostou väčsinou na základe návrhu riaditeľa Školy;

c) v rámci rozpočtového konania a na základe prostej väčsiny ustanovuje na základe projektu, ktorý vypracúva riaditeľ Školy, provizórny stav príjmov a výdavkov Školy, ktorý predkladá Komisii so zreteľom na ustanovenie provizórneho stavu príjmov a výdavkov Komisie; popritom Komisii navrhuje úpravy, ktoré pokladá za nevyhnutné prispôsobiť zoznamu skutočného stavu Školy;

d) prostou väčsinou schvaľuje povahu a tarify dodatočných poplatkov, ktoré Škola môze previesť na institúcie, orgány, úrady a kancelárie pri splnení určitých záväzkov ako aj za podmienok, za ktorých ich Škola môze previesť;

e) na základe návrhu riaditeľa Školy jednohlasne schvaľuje pracovný program. Pracovný program rovnako zahŕňa sluzby, ktoré nie sú priamo späté so vzdelávaním;

f) na základe projektu, ktorý je pripravený riaditeľom Školy schvaľuje kvalifikovanou väčsinou ročnú správu o riadení, ktorá obsahuje účtovné polozky príjmov a výdavkov, ktoré sa vzťahujú na vykonané práce a poplatky, ktoré poskytuje Škola. Pred 1. májom kazdého roka odovzdáva spôsobom analytického účtovníctva institúciám správu o predchádzajúcom bilančnom roku;

g) na základe potrieb v oblasti vzdelávania odobruje kvalifikovanou väčsinou spôsoby, podľa ktorých kazdá institúcia umozní Škole vhodný počet funkcionárov - rečníkov.

8. článok

Menovanie personálu

1. Počas obdobia napojenia Školy na Úrad funkciu riaditeľa Školy zabezpečuje riaditeľ Úradu.

2. Riaditeľ Školy má právomoc menovať personál skoly.

3. Riaditeľ Školy informuje Správnu radu o menovaniach, o podpise dohôd, o sluzobnom postupe alebo o zavedení disciplinárnych opatrení, ktoré sa dotýkajú funkcionárov a iných úradníkov.

4. O kazdom uprázdnenom mieste v Škole sú informovaní funkcionári vsetkých institúcií Spoločenstiev, len čo sa ten, kto má potrebnú právomoc menovať rozhodol obsadiť toto miesto.

5. Na vykonávanie kvalifikovaných úloh, ktoré sa nepovazujú za podstatné, Škola bude môcť vyuzívať zmluvných úradníkov v súlade s opakovaným 3. článkom, 1. článok, tretí bod poriadku, ktorý sa vzťahuje na iných úradníkov Európskych spoločenstiev [5].

[5] [Odvolací údaj treba sledovať po prijatí pozmeneného statútu].

9. článok

Úlohy riaditeľa Školy a riadenie personálu

1. Riaditeľ je zodpovedný za dobré fungovanie Školy. V rámci právomocí Správnej rady koná pod jej autoritou. Zabezpečuje sekretariát Správnej rady, podáva jej správy o uskutočňovaní svojich funkcií a predkladá jej vsetky návrhy na dobré fungovanie Školy.

2. Administratívne postupy, ktoré sa vzťahujú na bezné riadenie personálu, menovite vo veci platu, dovolenky, poistenia počas choroby, poistenia úrazu a dôchodkového fondu sa uskutočňujú za tých istých podmienok, ako pre funkcionárov a úradníkov Komisie. Tento súpis nie je vyčerpávajúci a Škola sa môze s Komisiou dohodnúť na iných oblastiach.

10. článok

Vedúci Školy

1. Počas obdobia napojenia Školy na úrad menuje Komisia po kladnom rozhodnutí Správnej rady Úradu vyjadreného prostou väčsinou vedúceho skoly. Správna rada je úzko zaviazaná právnym postupom, ktorý treba uskutočniť pred menovaním vedúceho Školy. Menovite ide o oznámenie uprázdneného miesta a o preskúmanie kandidatúr.

2. Vedúci Školy je pod autoritou riaditeľa zodpovedný za vykonávanie určených úloh v 2. článku rozhodnutia, ktoré obsahuje zriadenie Európskej skoly verejnej správy. Zúčastňuje sa na zasadaniach Správnej rady pri diskusiách o veciach, ktoré sú v jeho právomoci.

11. článok

Finančné aspekty

1. Dotácia Školy, ktorej celková suma je zapísaná v osobitnom rozpočtovom riadku vo vnútri prislúchajúcej sekcie rozpočtu, ktorá sa vzťahuje na Komisiu, figuruje v detailoch v prílohe tejto sekcie. Táto príloha je vyhotovená vo forme stavu príjmov a výdavkov, rozdelená takým istým spôsobom, ako sekcie rozpočtu.

2. Zoznam skutočného stavu Školy je pripojený k zoznamu Komisie.

3. Na základe návrhu Správnej rady Komisia deleguje v rámci úverov Školy zaznamenaných v prílohe právomoc zriaďovateľa riaditeľovi Školy a upresňuje ohraničenia a podmienky tohto delegovania. Pokiaľ ide o dodatočnú pomoc, ktorú Škola pri splnení určitých záväzkov poskytuje, Správna rada informuje rozpočtový orgán na záver bilančného roka o rozdelení takto pokrytých nákladov v časti prílohy, ktorá sa týka rozpočtu.

4. Rozpočet Školy je zostavený a vykonaný v zhode s predpisom Rady (CE, EURATOM) č. 1605/2002 [6]. / CE - Európska rada; EURATOM - Európske spoločenstvo atómovej energie/

[6] Ú. v. ES L 248 zo 16.9.2002, s. 1.

5. Počas obdobia napojenia Školy na Úrad sa finančné ustanovenia, o ktorých pojednávajú články 1 az 4 a menovite dotovanie Školy a jej osadenstva spracúvajú v rámci rozpočtu Úradu. Sú v nich pouzité príslusné ustanovenia. Aby sa uľahčila identifikácia zdrojov, ktoré sú pre Školu s ohľadom na rozpočtový poriadok k dispozícii, osadenstvo Školy figuruje v oddelených vstupoch v zozname skutočného stavu Úradu a osobitné operatívne úvery pre Školu budú zoskupené v osobitnom článku IV. prílohy.

12. článok

Opätovné preskúmanie úloh

1. Toto rozhodnutie bude prehodnotené v rámci úloh, o ktorých sa hovorí v 1. článku, 1. odseku najneskôr po uplynutí doby troch rokov od zriadenia Školy.

2. Prípadné opätovné preskúmanie úloh si vyzaduje jednotný súhlas generálnych tajomníkov, zapisovateľa Súdneho tribunálu a zástupcu ombudsmana, na základe návrhu v tejto veci prijatého súhlasom kvalifikovanej väčsiny Správnej rady, ako je ustanovené v 5. článku, 6. odseku rozhodnutia 2002/621/CE, a to na základe podrobnej správy zostavenej riaditeľom.

13. článok

Revízia napojenia na Úrad

1. Najneskôr ku koncu tretieho roka činnosti Školy zostaví riaditeľ Školy pre Správnu radu podrobnú správu, ktorá sa bude zaoberať administratívnym napojením Školy na Úrad. Správna rada prijatím rozhodnutia na základe stanoveného spôsobu, o ktorom hovorí 4. článok, 3 odsek rozhodnutia o zriadení Školy rozhodne o ukončení napojenia, ak nie je odôvodnená príčina pokračovať v napojení.

2. V prípade, ak sa Správna rada rozhodne o predĺzení napojenia na základe stanoveného postupu v 1. článku, sa v rozhodnutí naznačí lehota, v ktorej sa táto zálezitosť opätovne prehodnotí.

14. článok

Nadobudnutie účinnosti

Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom zverejnenia v Úradnom vestníku Európskej únie.

V Bruseli, dňa

Za Európsky parlament Za Radu

Generálny tajomník Pridelený generálny tajomník

Za Komisiu Za Súdny tribunál

Generálny tajomník Zapisovateľ

Za Dvor audítorov Za Hospodársky a sociálny výbor

Generálny tajomník Generálny tajomník

Za Výbor regiónov

Generálny tajomník Ombudsman

LEGISLATIVE FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): Administration

Activit(y/ies): 11.07. Staff policy and management

Title of action: Setting up a EUROPEAN ADMINISTRATIVE SCHOOL

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

26 01 20 - EUROPEAN COMMUNITIES PERSONNEL SELECTION OFFICE

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B): not applicable

2.2. Period of application:

The School will become operational on 1 January 2005

2.3. Overall multiannual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention

(b) Technical and administrative assistance and support expenditure

(c) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspective

[X] The creation of the School is compatible with programming of heading V since it is budget-neutral or included in the financial statement covering the Administrative Reforms, and will bring economies of scale in the future.

Proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the financial perspective.

Proposal may require application of the provisions of the Interinstitutional Agreement.

2.5. Financial impact on revenue

[...] Proposal has no financial implications (involves technical aspects regarding implementation of a measure)

OR

[X] Proposal has financial impact - the effect on revenue is as follows:

The institutions will contribute through revenue (re-use of funds) from training activities taken over by the School. See Supplementary Report of the inter-institutional working party, Chapter 4 'Budget and financial implications'.

3. BUDGET CHARACTERISTICS

>TABELPOSITION>

4. LEGAL BASIS

Decision of the European Parliament, the Council, the Commission, the Court of Justice, the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the European Ombudsman of [...] setting up a European Administrative School (2003/.../EC)

Decision of the Secretaries-General of the European Parliament, the Council, the Commission, the Registrar of the Court of Justice, the Secretaries-General of the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Representative of the European Ombudsman of [...] on the organisation and running of the European Administrative School (2003/.../EC)

The Staff Regulations of officials of the European Communities and the Conditions of employment of other servants of the European Communities, as laid down by Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 [7], as last amended by Regulation (EC, ECSC, Euratom) No 490/2002 [8], and in particular the third and fourth paragraphs of Article 24 thereof.

[7] OJ L 56, 4.3.1968, p. 1.

[8] OJ L 77, 20.3.2002, p. 1.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community action

5.1.1 Purpose

Setting up a European Administrative School ('the School') is part of the general context of reforming the European public service. Among other aspects, these reforms involve developing human resources through training and a major change in administrative culture, in particular through a change in management culture. In addition, as part of the reform of the Staff Regulations and the career structure, a new system is being introduced for passing from one function group to another involving mandatory training courses. In this connection, it has been proposed that an inter-institutional School could make its own particular contribution.

The role of the School, within the general framework of staff policy based on the Staff Regulations of officials and other servants of the Communities as shared by all the Community institutions, should consist of the following tasks:

- supporting improvements in the way the Community administration is run, in particular by training in management, in order to facilitate the development of a new administrative culture;

- introducing new entrants to the service to a Community way of thinking, independent of the specific institution, in particular via a shared set of induction courses; this will result in a new induction policy for the institutions, without of course replacing the introductory courses specific to each institution;

- contributing to individual career development, in particular to enhance the level of skills through training with a view to creating the "certification" system which is the new method of transfer from the function group of assistants to the function group of administrators.

Obviously there are other fields of training which lend themselves to inter-institutional courses in line with the above. Accordingly, this Decision provides for an evolutionary approach leaving open the possibility of future extensions as decided unanimously by the Secretaries-General. To start with, it specifies only management training, induction courses and training for purposes of certification. The School is to begin organizing and running induction and management courses on behalf of all the signatory institutions as from January 2005, followed during 2005 by courses to prepare the certification of staff making the transfer to another function group.

5.1.2 Prior appraisal

The Secretaries-General of the Community institutions (including for this purpose the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Ombudsman) agreed to explore this idea since they felt that at least some staff training within the institutions could benefit from an inter-institutional facility. In July 2002, after the initial 'ideas' phase, a prior appraisal was set in train by the Secretaries-General in the form of an inter-institutional working party mandated with examining the possible creation of such a School and, if it were found to be opportune, to prepare decisions setting it up and regulating the running of it. The main outcome of this appraisal was that an inter-institutional School would definitely contribute to giving new impetus to a Community approach and the development of a European way of thinking.

The appraisal also identified a set of criteria, listed below, chosen to reflect the political and Community-related nature of this arrangement on the one hand and its economic character on the other. Fulfilling these criteria will bring value-added compared with the present situation, in which - with a few exceptions - each institution organizes its own training. These criteria are:

* in the first place, the spread of common values and the creation of an esprit de corps throughout the institutions of the Union, leading to

* the most consistent possible application of the Staff Regulations among the institutions in terms of training and, linked with this, of career development;

* the identification of fields with similar requirements in terms of knowledge and abilities and hence lending themselves to joint training;

* the potential for economies of scale by joint organisation of training.

Fulfilling these criteria will, as the report of the inter-institutional group has shown, amply justify the sharing of training activities as set out in this Decision.

The economies of scale will come in particular from:

* centralised organisation of the calls for tender covering the same field, avoiding duplication of effort

* a reduced cost per participant in courses by being able to gather an optimum number of people

* streamlining of the induction process during the massive influx of staff at enlargement, particularly for the smallest institutions

* better use of support staff (managing of contracts, staff, logistics, etc.) because of proposed attachment to EPSO

* the possibility of acquiring training rooms based on need, thus avoiding relatively costly solutions

* the possibility of using contract staff.

Qualitative improvements in training are also expected from:

* more professional organisation of training

* a wider choice of training courses, a bigger choice of dates, etc.

* more choice in the language of the training for certain types of course

* reduced unit cost per participant in more optimal groups

* sharing of specialised expertise (e.g. auditors from the Court of Auditors giving auditing training)

* greater inter-institutional cooperation beyond the organisation of training itself ('knock-on effects').

In the same general context, this Decision provides for the School, for the initial years after its inception, to be administratively attached to an existing inter-institutional body, namely EPSO (the European Communities Personnel Selection Office). This should make it possible, with limited staff and a small operational budget, to achieve some synergies, in particular in administration (management of resources) and in management (Management Board, Principal), as identified in the report referred to above. At the end of a three-year experimental phase, and on the basis of an exhaustive evaluation of the results achieved, this assignment will then be reviewed.

5.1.3 Measures taken after ex-post evaluation

Not applicable.

5.2 Proposed action and details of budget

The aim is to set up an inter-institutional body to take charge, on behalf of the signatory institutions and in line with their needs, of a shared set of training requirements for the professional development of the staff of these institutions. The training to be covered in the first instance will be (1) induction courses, (2) management courses, and (3) training linked to the new system of transfer from one function group to another.

The training concerned, except for the third kind, will be those parts which lend themselves to inter-institutional courses. The institutions will thus remain responsible for aspects specific to them. The advanced training of officials and other servants will thereby come to be shared between the School, an inter-institutional body responsible for some activities, and the institutions, which remain in overall control.

It is further proposed that the training should be accessible also to officials and other servants of other Community bodies and agencies, under special financial arrangements to be agreed separately.

The School will benefit from the network of training officers present in the institutions. It will also be able to arrange cooperation with similar bodies in the Member States and draw on their experience and expertise.

The idea behind this initiative is the synergy effects identified by the working party (see point 5.1.2) as well as the positive impact on the quality and effectiveness of the training provided to staff. The creation of the School will also make it possible, on the training side, to meet the professional development challenges faced by officials and other servants as a result of enlargement and the administrative and staff policy reforms. Enlargement alone will bring in more than 2000 new staff every year over the next few years, all of whom will need to be given induction courses.

The School's main activity will hence be drawing up an annual training programme, to be adopted by the Management Board in which all the signatory institutions are represented.

Setting up the School will not entail budget expenditure.

5.3 Details of implementation

The action consists of setting up a European Administrative School as an inter-institutional body. From its inception, it is to be attached to EPSO, in the sense that the decision-making forum, the Management Board, will be the Board of EPSO and the head of the School will be the Head of EPSO. The intention is for the School to start running training under its own responsibility from 1 January 2005. To ensure proper preparation of this operation, it is clear that as soon as the School has been established in legal terms a series of preparatory activities will begin, including setting up its internal apparatus, publishing calls for tender and carrying out conceptual work. Organising inter-institutional induction courses as from enlargement in May 2004 will also provide invaluable practical experience in advance of the launch of the School.

Various administrative functions (in particular the management of the budget and contracts) will be taken on by EPSO. Ultimately, the School will be attached to the Commission on the same terms as EPSO as regards functions such as processing of salaries and pensions and the provision of infrastructure and logistics.

6. FINANCIAL IMPACT

6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)

Appropriations will be made available to the School on the relevant budget lines covering management training, induction courses and training to prepare for certification.

6.2. Calculation of costs by measure envisaged in Part B

7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

7.1. Impact on human resources

All the human resources intended for the School will be assembled by transferring existing posts or appropriations and planned by each institution for 2005 in connection with enlargement. The creation of the School will not result in any way in increasing the total staff of the institutions compared with forecasts. Eight existing posts and existing appropriations for two C grade auxiliaries will be assigned to the School's 2005 budget by transfer from the budgets of the institutions, following the breakdown given in the table in Annex 3 to this Financial Statement. It is agreed that the additional resources needed to cope with enlargement, namely seven posts and appropriations for two C grade auxiliaries, are to be integrated into the forecast human resources needs of each institution in 2005. The breakdown of this additional burden will be the same as for present resources as described above.

>TABELPOSITION>

The technical annex covers the breakdown of posts from the various institutions.

7.2. Overall financial impact of human resources

>TABELPOSITION>

The amounts are total expenditure for twelve months.

The technical annex gives more details.

7.3. Other administrative expenditure deriving from the action

>TABELPOSITION>

The technical annex contains a more detailed breakdown.

The human-resources and administrative requirements will be covered within the envelope allocated to the School in the annual allocation procedure.

8. FOLLOW-UP AND EVALUATION

8.1. Follow-up arrangements

An annual report is provided for in Article 7 of the Decision on the organisation and running of the School.

In the first half of 2008, EPSO's Management Board will produce an evaluation as the basis for a decision concerning the attachment of the School to EPSO (see Article 4(3) of the Decision setting up the School).

8.2. Arrangements and schedule for the planned evaluation

9. ANTI-FRAUD MEASURES

The School will take all necessary measures to prevent fraud.