[pic] | EURÓPSKA KOMISIA |

Brusel, 2.6.2010

KOM(2010) 281 v konečnom znení

OZNÁMENIE KOMISIE EURÓPSKEMU PARLAMENTU, RADE A DVORU AUDÍTOROV

Súhrn výsledkov Komisie v oblasti riadenia za rok 2009

OZNÁMENIE KOMISIE EURÓPSKEMU PARLAMENTU, RADE A DVORU AUDÍTOROV

Súhrn výsledkov Komisie v oblasti riadenia za rok 2009

1. Úvod

V zmysle článku 317 Zmluvy o fungovaní Európskej únie (ZFEÚ) nesie Európska komisia celkovú zodpovednosť za plnenie rozpočtu EÚ. Táto zodpovednosť je dôležitá, pretože rozpočet Európskej únie je významným prostriedkom realizácie politík Únie, takže účinnosť, s akou EÚ vynakladá finančné prostriedky, ovplyvňuje jej schopnosť napĺňať očakávania občanov EÚ.

Operatívne plnenie rozpočtu je delegované kolégiom na generálnych riaditeľov a vedúcich útvarov, ktorí ako „delegovaní povoľujúci úradníci“ zodpovedajú za riadne a efektívne hospodárenie s prostriedkami a za zabezpečenie adekvátnych a účinných systémov kontroly v rámci svojich útvarov. Generálni riaditelia a vedúci útvarov podávajú správy o plnení svojich povinností vo výročných správach o činnosti[1], ktorých súčasťou sú podpísané vyhlásenia o vierohodnosti, ktoré sa vzťahujú na zákonnosť a riadnosť finančných operácií. Tieto vyhlásenia sú hlavným nástrojom, prostredníctvom ktorého generálni riaditelia a vedúci útvarov dokumentujú svoju zodpovednosť voči kolégiu. O obsahu výročných správ o činnosti sa pred ich podpisom príslušným generálnym riaditeľom alebo vedúcim útvaru rokuje s nadriadeným komisárom alebo komisármi.

Komisia prijatím tejto súhrnnej správy preberá politickú zodpovednosť za riadiacu prácu generálnych riaditeľov a vedúcich útvarov, pričom vychádza z vyhlásení a výhrad, ktoré uviedli vo svojich výročných správach o činnosti. Komisia takisto určuje najdôležitejšie otázky v oblasti riadenia, ktoré je potrebné riešiť prednostne a ktoré boli uvedené vo výročných správach o činnosti (aj keď si nevyžadovali uvedenie výhrady), a stanovuje smery činnosti na riešenie zistených nedostatkov.

Táto správa je prvou súhrnnou správou prijatou počas mandátu tejto Komisie. Komisári zodpovední za audit a boj proti podvodom potvrdili[2] orgánom udeľujúcim absolutórium, že nová Komisia bude tiež považovať bezvýhradné vyhlásenie o vierohodnosti (DAS) od Európskeho dvora audítorov (EDA) za prioritu.

Strategický cieľ predchádzajúcej Komisie získať bezvýhradné vyhlásenie o vierohodnosti zmobilizoval potenciál a zameral pozornosť na základné otázky dobrej správy a riadenia, čo viedlo k hmatateľným výsledkom (pozri bod 2). Komisia je presvedčená, že značný pokrok, ktorý nastal v rámci hospodárenia s prostriedkami EÚ, sa podarilo dosiahnuť vďaka ďalekosiahlym zmenám v systémoch riadenia a kontroly, pracovných metódach a kultúre. Zároveň však uznáva, že stále existujú oblasti, v ktorých musí dôjsť k zlepšeniu, napríklad v rámci zdieľaného hospodárenia, prostredníctvom ktorého členské štáty realizujú približne 75 % rozpočtu.

Komisia vyzýva ostatné inštitúcie a členské štáty, aby sa dôkladne zamysleli nad možnosťami ďalšieho zlepšenia konštrukcie schém financovania, ako aj mechanizmov na ich realizáciu, riadenie a kontrolu, s cieľom posilniť ich účinnosť v praxi a zabezpečiť, aby kontrola výdavkov bola efektívna, proporcionálna a nákladovo efektívna.

V tejto súvislosti zohrá v rámci vytvárania primeraných podmienok v záujme účinnejšieho a efektívnejšieho hospodárenia s prostriedkami EÚ v období po roku 2013 zásadnú úlohu preskúmanie rozpočtu, ako aj preskúmanie nariadenia o rozpočtových pravidlách[3], ktoré sa uskutočňuje každé tri roky, a tiež pokračovanie v prácach zameraných na koncepciu prípustného rizika začatých v roku 2008[4].

2. Posilnenie základov pre spoľahlivé hospodárenie s finančnými prostriedkami EÚ

2.1. Posilnenie kontrolných mechanizmov na zabezpečenie zákonnosti a riadnosti operácií v rámci celej Komisie

Komisia v roku 2009 dosiahla pozitívne výsledky v rámci svojho úsilia zameraného na posilnenie kontrolných mechanizmov v záujme zabezpečenia zákonnosti a riadnosti s cieľom dosiahnutia bezvýhradného vyhlásenia o vierohodnosti, a to v rámci mechanizmov kontroly realizovaných jej útvarmi, ako aj v rámci mechanizmov, ktoré realizujú členské štáty.

Vyhlásenie o vierohodnosti za rok 2008 je historicky najúspešnejšie : Európsky dvor audítorov vydal výrok bez výhrad pre príslušné operácie pokrývajúce 47 % rozpočtu , pričom v roku 2003 bol takýto výrok vydaný pre 6 % rozpočtu . Historicky po prvýkrát dostali zelenú aj príslušné operácie v celej oblasti poľnohospodárstva a prírodných zdrojov, ako aj príslušné operácie v oblasti vzdelávania a občianstva. Dvor audítorov druhý rok po sebe vydal pozitívny výrok aj v súvislosti s konsolidovanou účtovnou závierkou. Zároveň uznal, že sa dosiahlo kvalitatívne zlepšenie, pokiaľ ide o výročné správy o činnosti (pozri bod 2.2), a ocenil takmer úplné vykonanie štandardov vnútornej kontroly, ktoré sa dosiahlo v rámci celej Komisie.

V roku 2009 sa tiež podarilo dosiahnuť dôležité míľniky v rámci úsilia zameraného na zlepšenie hospodárenia s prostriedkami EÚ, medzi ktoré patrí napríklad uzavretie záverečnej správy o Akčnom pláne na posilnenie úlohy dohľadu Komisie v rámci spoločného riadenia štrukturálnych opatrení [5], čo viedlo k pozitívnemu vývoju v tejto významnej oblasti výdavkov a k značnému nárastu finančných korekcií (pozri bod 3.2 o kapitole 6).

Komisia v roku 2009 prijala aj Správu o vplyve Akčného plánu Komisie na vytvorenie integrovaného rámca vnútornej kontroly [6], v ktorej sa konštatovalo, že sa pri posilňovaní systémov vnútornej kontroly dosiahol počas mandátu predchádzajúcej Komisie značný pokrok, ako aj to, že hoci niektoré zlepšenia je možné pripísať opatreniam prijatým pred rokom 2005, existujú jasné dôkazy o tom, že prijatie akčného plánu v roku 2006 pokrok značne urýchlilo.

Pri vytváraní primeranej záruky zohráva zásadnú úlohu funkcia vnútorného auditu . Útvar Komisie pre vnútorný audit (IAS) uzavrel v roku 2009 svoj Strategický plán auditu na roky 2007 – 2009 a vypracovaním 67 správ splnil 87 % zo svojho pracovného programu na rok 2009, pričom 32 správ bolo následných a jedna správa bola poradná. Miera prijatia odporúčaní auditu zo strany kontrolovaných subjektov bola 98,8 %. Audity, ktoré v roku 2009 uskutočnil Útvar pre vnútorný audit, sa okrem iného týkali kontinuity činností, riadenia rizík, riadenia obstarávania a grantov, vonkajších politík a politík uplatňovaných generálnymi riaditeľstvami v rámci dohľadu pri zdieľanom hospodárení. Na základe týchto audítorských činností bolo vydaných 260 odporúčaní vrátane dvoch zásadných a 113 veľmi dôležitých.

Je potrebné spomenúť dve audítorské činnosti Útvaru Komisie pre vnútorný audit v roku 2009: po prvé, jeho následný audit procesu vydávania vyhlásenia o vierohodnosti v rámci výročnej správy o činnosti , ktorý sa v decembri 2009 skončil záverom, že všetky odporúčania vydané na základe pôvodného auditu (v roku 2007) sa vykonali. Po druhé, je potrebné spomenúť audit tohto útvaru zameraný na otázku vykonávania rámca Komisie pre riadenie rizík , ktorý sa uskutočnil v roku 2009 a ktorý sa skončil záverom, že rámec Komisie pre riadenie rizík je v súlade s medzinárodnými normami a predstavuje pevný základ pre podporu riadenia rizík. Útvar uviedol určité oblasti, v ktorých musí dôjsť k zlepšeniu, pričom tieto súviseli najmä s úlohami a zodpovednosťou pri riadení rizík na generálnych riaditeľstvách, s potrebou doplnenia usmernení, s ozrejmením niektorých otázok a s prístupom k prierezovým rizikám. Ústredné útvary tieto otázky počas roka 2010 riešia.

Pokrok sa dosiahol aj v rámci rýchleho a účinného vykonávania všetkých akceptovaných, ale ešte nesplnených odporúčaní vyplývajúcich z auditu a označených za „zásadné“ resp. za „veľmi dôležité“, tak ako na to nabádala súhrnná správa za rok 2008. V roku 2009 Výbor pre pokrok v oblasti auditu uviedol, že všetky zásadné odporúčania boli uzavreté do šiestich mesiacov po svojom termíne. Tento výbor však zároveň konštatoval, že výzvou zostávajú následné opatrenia v súvislosti s veľmi dôležitými odporúčaniami (šesť mesiacov po termíne zostalo otvorených 68 takýchto odporúčaní).

Komisia bude naďalej pozorne monitorovať vykonávanie „zásadných“ a „veľmi dôležitých“ odporúčaní vyplývajúcich z vnútorného auditu. Vyzvala všetkých generálnych riaditeľov a vedúcich útvarov, aby zabezpečili, aby riadiaci pracovníci tejto otázke venovali potrebnú pozornosť.

2.2. Zlepšovanie zrozumiteľnosti a súdržnosti výročných správ o činnosti

Výročné správy o činnosti sú pre Dvor audítorov významným dôkazným prostriedkom v súvislosti s procesom smerujúcim k absolutóriu (vyhlásenie o vierohodnosti). Kvalita týchto správ sa v ostatných rokoch zlepšila. Európsky dvor audítorov v roku 2009 vo svojej výročnej správe za rok 2008 udelil výročným správam generálnych riaditeľstiev a útvarov Komisie o činnosti len známky „A“ resp. „B“ a kapitole 5 (Poľnohospodárstvo a prírodné zdroje) udelil dokonca bezprecedentnú známku „B+“[7].

Na základe pokynu kolégia uvedeného v súhrnnej správe za rok 2008 Generálny sekretariát a Generálne riaditeľstvo pre rozpočet uskutočnili v roku 2009 na Komisii prieskum s cieľom identifikovať prvky, ktoré pozitívne prispievajú ku kvalite výročných správ o činnosti. V reakcii na zistenia boli prijaté viaceré opatrenia:

- boli dôkladne prepracované stále pokyny na prípravu výročných správ o činnosti vrátane jednoznačného odlíšenia časti 2 (informácie o systémoch vnútornej kontroly vo finančnej a iných oblastiach) od časti 3 (základné prvky vyhlásení o vierohodnosti),

- bola zavedená nová povinnosť uvádzať v časti 2 výročných správ o činnosti osobitný záver o celkovom fungovaní štandardov vnútornej kontroly,

- Generálny sekretariát a Generálne riaditeľstvo pre rozpočet vytvorili kontaktné centrum, ktoré pomáha útvarom Komisie a zaoberá sa ich otázkami,

- na internete bola sprístupnená interaktívna prezentácia stálych pokynov na prípravu výročných správ o činnosti, ktorá útvarom uľahčuje orientáciu a umožňuje im jednoduchšie nájsť odpoveď na konkrétne otázky,

- pracovníkom zaoberajúcim sa prípravou výročných správ o činnosti bola v záujme dôkladnejšieho ozrejmenia najdôležitejších bodov stálych pokynov ponúknutá možnosť zúčastniť sa na školení zameranom na metódy vypracovania účinných správ o činnosti, pričom tohto školenia sa zúčastnilo približne 70 zamestnancov,

- stále pokyny boli vydané skôr ako v minulosti – 5. novembra 2009,

- partnerské preskúmanie výročných správ o činnosti bolo ďalej posilnené tým, že ústredné útvary poskytli v ranej fáze pomoc prostredníctvom preskúmania, ktoré predchádzalo partnerskému preskúmaniu, ako aj tým, že útvary v predstihu a systematicky dostávali v spätnú väzbu o kvalite nimi vypracovaných návrhov výročných správ.

Výročné správy o činnosti za rok 2009 vykazujú známky zjavného zlepšenia v rámci celej Komisie, a to pokiaľ ide o kvalitu a dôkazy prekladané na potvrdenie vyhlásenia o vierohodnosti, ako aj pokiaľ ide o zrozumiteľnosť správ. Ústredné útvary poskytovali pomoc už od prvých fáz procesu prípravy výročných správ o činnosti, diskutovali s generálnymi riaditeľstvami a útvarmi o najdôležitejších bodoch a patričným spôsobom ich usmerňovali, s cieľom zvýšiť kvalitu konečného znenia týchto správ.

Komisia sa bude aj naďalej usilovať o zvýšenie kvality výročných správ o činnosti, ktoré predstavujú hlavný nástroj na dokumentovanie zodpovednosti delegovaných povoľujúcich úradníkov voči kolégiu a zároveň slúžia ako dôkazný prostriedok pre vyhlásenia o vierohodnosti. Komisia dala Generálnemu sekretariátu a Generálnemu riaditeľstvu pre rozpočet pokyn, aby aj naďalej poskytovali generálnym riaditeľstvám a útvarom usmernenie, či už prostredníctvom pravidelného preskúmania stálych pokynov, usmerňujúcich pokynov, odborného vzdelávania, rokovaní venovaných partnerskému preskúmaniu, alebo akýmkoľvek iným spôsobom, ktorý budú považovať za vhodný. Zároveň vyzvala všetkých generálnych riaditeľov a vedúcich útvarov, aby v plnom rozsahu podporili opatrenia navrhované ústrednými útvarmi v záujme zvýšenia kvality výročných správ o činnosti.

3. Vierohodnosť získaná prostredníctvom výročných správ o činnosti a výhrady zo strany generálnych riaditeľov

Komisia po preskúmaní výročných správ o činnosti a najmä vyhlásení, ktoré podpisuje každý generálny riaditeľ, konštatuje, že všetci generálni riaditelia uviedli primerané záruky , pokiaľ ide o použitie zdrojov na účely, na ktoré boli určené, dodržiavanie zásad riadneho finančného hospodárenia a o skutočnosť, že uplatnené kontrolné postupy poskytujú potrebné záruky v súvislosti so zákonnosťou a riadnosťou správnosťou príslušných operácií. Niektorí generálni riaditelia signalizovali pretrvávajúce nedostatky a vo svojich výročných správach o činnosti uviedli výhrady, pričom však nespochybnili celkovú úroveň poskytnutej záruky .

Trinásti generálni riaditelia uviedli vo svojich výročných správach o činnosti za rok 2009 celkovo 20 výhrad . V prípade deviatich z nich išlo o výhrady, ktoré boli uvedené už v roku 2008 a pri ktorých sa opatrenia koncom roka 2009 ešte uskutočňovali, a jedenásť výhrad bolo nových. Tento počet predstavuje nárast o päť výhrad v porovnaní s rovnakým obdobím prechádzajúceho roka (v roku 2008 bolo uvedených 15 výhrad). Existuje na to niekoľko dôvodov. Predovšetkým ide o skutočnosť, že v roku 2008 sa uskutočnil len malý počet platieb resp. neuskutočňovali sa platby v rámci programov na obdobie rokov 2007 – 2013, ktoré vyvrcholili v roku 2009. Ďalším dôvodom je, že pravidlá oprávnenosti pre príjemcov grantov sú stále zložité , čo vplýva na prostriedky, na ktoré sa uplatňuje režim priameho centralizovaného hospodárenia. V súvislosti s grantovými schémami bolo v roku 2009 uvedených deväť výhrad, pričom v roku 2008 boli v tejto súvislosti uvedené štyri výhrady. Dôvodom sú aj problémy s uplatňovaním pravidiel verejného obstarávania , s ktorými sa možno často stretnúť ako s príčinami vzniku chýb v rámci zdieľaného hospodárenia.

Nárast počtu výhrad je potrebné vnímať ako známku toho, že delegovaní povoľujúci úradníci v rámci celej Komisie pristupujú k riadnemu finančnému hospodáreniu s veľkou vážnosťou a že si uvedomujú skutočný a potenciálny vplyv nezrovnalostí pri hospodárení s prostriedkami EÚ na povesť Komisie.

Takisto je potrebné pripomenúť, že viaceré generálne riaditeľstvá mohli v kontexte hodnotenia, ktoré vykonali na základe výsledkov kontrol, stiahnuť výhrady prenesené z predchádzajúcich rokov, napríklad v oblasti poľnohospodárstva a prírodných zdrojov (GR pre námorné záležitosti a rybné hospodárstvo), hospodárstva a finančných záležitostí (GR pre hospodárske a finančné záležitosti) alebo v oblasti vzdelávania a občianstva (GR pre komunikáciu). Generálny riaditeľ GR pre rozšírenie a generálny riaditeľ GR pre regionálnu politiku mohli stiahnuť výhrady, ktoré uviedli v roku 2008 a ktoré sa týkali hospodárenia s prostriedkami EÚ na predvstupovú pomoc v Bulharsku a generálny riaditeľ GR pre poľnohospodárstvo a rozvoj vidieka okrem toho stiahol výhradu, ktorá sa týkala špeciálneho predvstupového programu pre poľnohospodárstvo a rozvoj vidieka (Sapard) v Bulharsku a Rumunsku.

Všetky generálne riaditeľstvá a útvary určili hlavné problémy, ktoré ich viedli k uvedeniu výhrad, a stanovili opatrenia na ich vyriešenie. Tak ako v minulosti, aj teraz generálne riaditeľstvá a útvary náležitým spôsobom odôvodnili stiahnutie výhrady, pričom uviedli nielen opatrenia prijaté na vyriešenie problému, ale aj dôkazy preukazujúce, že problém bol v praxi skutočne vyriešený. Vo väčšine prípadov ide o konkrétnu informáciu o tom, že chybovosť poklesla na prijateľnú úroveň resp. že boli náležitým spôsobom posilnené systémy.

3.1. Poľnohospodárstvo a prírodné zdroje

Dvor audítorov vo svojej výročnej správe za rok 2008 po prvýkrát uviedol, že celková chybovosť v rámci skupiny politík Poľnohospodárstvo a prírodné zdroje bola mierne pod prahovou hodnotou významnosti, ktorá sa rovná 2 %. Hoci chybovosť v oblasti rozvoja vidieka bola stále vyššia ako pri Európskom poľnohospodárskom záručnom fonde (EPZF), v porovnaní s prechádzajúcim rokmi poklesla. Dvor audítorov skonštatoval, že integrovaný administratívny a kontrolný systém (IACS) vo všeobecnosti predstavuje účinný prostriedok na obmedzenie rizika chýb alebo neoprávnených výdavkov, avšak stále je potrebné dosiahnuť zlepšenie vo vybraných platobných agentúrach v niektorých členských štátoch.

Generálny riaditeľ GR pre poľnohospodárstvo a rozvoj vidieka uviedol vo výročnej správe za rok 2009 dve výhrady . Prvá výhrada sa týkala výdavkov na opatrenia rozvoja vidieka v rámci osi 2 (zlepšenie životného prostredia a vidieka) v programovacom období rokov 2007 – 2013, vzhľadom na kontrolné štatistiky získané od členských štátov, z ktorých vyplývala chybovosť 3,4 %. Táto výhrada bola uvedená z toho dôvodu, že zistená chybovosť presahovala prahovú hodnotu významnosti v súčasnosti uplatňovanú Európskym dvorom audítorov.

Druhá výhrada sa týkala vážnych nedostatkov v administratívnom a kontrolnom systéme v Bulharsku a Rumunsku . Táto výhrada bola uvedená z dôvodu ochrany dobrej povesti, keďže nedostatky trvajú od pristúpenia a pri vykonávaní akčných plánov, ktoré majú byť uzavreté v roku 2011, došlo k oneskoreniam.

Generálny riaditeľ GR pre námorné záležitosti a rybné hospodárstvo uviedol dve výhrady. Jedna sa týkala oprávnenosti platieb členským štátom uskutočnených s cieľom kompenzácie dodatočných nákladov vzniknutých pri uvádzaní určitých produktov rybolovu z najvzdialenejších regiónov na trh , kde sú podľa odhadov nezrovnalosťami postihnuté 3 % platieb. Druhá výhrada sa týkala operačných programov v rámci Finančného nástroja na usmerňovanie rybného hospodárstva (FNURH) kvantifikovaných na 46,8 milióna EUR resp. 41 % platieb uskutočnených v priebehu roka v rámci tohto nástroja, ktoré boli v roku 2009 osobitne nízke. Z tohto dôvodu je chybovosť vyjadrená vo vzťahu k platbám uskutočneným počas roka omnoho vyššia. Ak sa zistená chybovosť vyjadrí ako percento z priemerných ročných platieb v období rokov 2005 – 2007, dosahuje úroveň 9,4 %.

Generálny riaditeľ GR pre životné prostredie uviedol jednu výhradu, a to v súvislosti s oprávnenosťou výdavkov vykázaných príjemcami grantov , vzhľadom na skutočnosť, že 5,97 % platieb grantov v roku 2009 bolo ohrozených resp., vyjadrené inak, 3,89 % z celkovej sumy platieb uskutočnených v roku 2009 na príslušnú činnosť v rámci „rozpočtovania podľa činností“ (RPČ).

Komisia je odhodlaná zabezpečiť účinnosť kontrol v oblasti rozvoja vidieka, ktoré v zásade vykonávajú členské štáty. Kontroly v tejto oblasti sú však nákladné a príjemcov je mnoho (v roku 2008 ich bolo 3,6 milióna). Komisia 26. mája 2010 prijala oznámenie určené ostatným inštitúciám[8], v ktorom navrhla, aby prípustná úroveň rizika v oblasti rozvoja vidieka bola medzi 2 % a 5 %. Prípustná úroveň rizika sa stanovuje pri zohľadnení efektívnosti kontrol v kontexte nákladov na ne, ako aj pri zohľadnení prijateľnej úrovne zostatkových chýb, ktorú možno zdôvodniť v kontexte týchto nákladov. Komisia bude naďalej spolupracovať s príslušnými orgánmi v členských štátoch v záujme optimalizácie účinnosti kontrolných systémov.

Pokiaľ ide o problémy v dôsledku komplexnosti pravidiel oprávnenosti pre príjemcov grantov, Komisia má v úmysle podniknúť konkrétne kroky na odstránenie hlavných prekážok (pozri ďalej v bode 4 o prierezových otázkach).

Komisia pripomína záväzok orgánov Bulharska a Rumunska vypracovať akčné plány zamerané na odstránenie nedostatkov zistených v ich administratívnych a kontrolných systémoch (IACS) a opätovne pripomína, že bude podrobne a prísne monitorovať ich vykonávanie.

3.2. Súdržnosť

Politika súdržnosti sa vykonáva na základe zdieľaného hospodárenia a predstavuje približne 31 % rozpočtu Únie. Stále je to oblasť výdavkov s najvyššou chybovosťou (11 % v rámci vyhlásenia o vierohodnosti za rok 2008) a zároveň je to jediná oblasť politiky, ktorej Dvor audítorov stále dáva červenú[9]. Dôvodom je predovšetkým neúčinné fungovanie konkrétnych systémov riadenia a kontroly v niektorých členských štátoch.

Komisia v kontexte tejto vysokej chybovosti prijala v roku 2009 dôležité iniciatívy zamerané na zlepšenie systémov riadenia a kontroly v oblasti súdržnosti. Komisia po ukončení vykonávania akčného plánu vo februári 2010 informovala[10] o účinkoch prijatých opatrení, ako aj o ďalších opatreniach implementovaných Komisiou na základe spoločnej stratégie auditu v oblasti štrukturálnych opatrení („stratégia auditu“). Medzi hlavné účinky patrí značný nárast finančných korekcií , ktorých hodnota sa zvýšila za obdobie 1994 – 1999 aj za obdobie 2000 – 2006, pričom v rokoch 2008 a 2009 dosiahla celkovú výšku 3 801 miliónov EUR, čo možno porovnať s celkovými 3 567 miliónmi EUR počas rokov 2000 až 2007.

Z výsledného celkového súčtu korekcií, ktoré za obdobie 2000 až 2009 dosahujú výšku 7 368 miliónov EUR, ide v prípade cca 70 % o korekcie, ktoré navrhla Komisia a členské štáty s nimi súhlasili (čo znamená, že členské štáty môžu presunúť príspevok Komisie na ďalšie oprávnené projekty, t. j. ide o tzv. „stiahnutia“), a v prípade zvyšku ide o korekcie na základe rozhodnutia Komisie (čo znamená, že prostriedky sa majú vrátiť späť do rozpočtu EÚ). Komisia vyhlásila, že má v úmysle udržať dynamiku vytvorenú akčným plánom a že chce vykonávať v kontexte svojej stratégie auditu prísny dohľad.

Útvary pokračovali v práci na usmerneniach v súvislosti so systémami riadenia a kontroly vytváranými v členských štátoch na účely hospodárenia s prostriedkami EÚ v oblasti politiky súdržnosti, a to napríklad tým, že ukončili práce na záverečnej kapitole, ktorá má byť začlenená do referenčnej príručky pre audit pre programovacie obdobie rokov 2007 – 2013. Taktiež revidovali usmerňujúci pokyn k ročným súhrnom a dostali a analyzovali ročné súhrny dostupných auditov a vyhlásení z členských štátov, pre ktoré bol po tretíkrát konečným termínom 15. február 2010. Tieto ročné súhrny boli kvalitnejšie ako v uplynulých rokoch, hoci súhrny štyroch členských štátov neboli v priamom súlade s minimálnymi požiadavkami (tieto členské štáty boli vyzvané, aby poskytli doplňujúce informácie). Deväť členských štátov okrem toho poskytlo (dobrovoľné) súhrnné vyhlásenie o vierohodnosti.

Rok 2009 bol okrem to aj prvým rokom, počas ktorého došlo v rámci programovacieho obdobia rokov 2007 – 2013 k významnejšiemu vykonávaniu. Právne predpisy pre roky 2007 až 2013 upravujúce oblasť štrukturálnych fondov ukladajú orgánom členských štátov povinnosť poskytovať výročné správy o kontrolách a stanoviská audítorov . Výsledky osobitného audítorského skúmania , ktoré iniciovalo GR pre regionálnu politiku a GR pre zamestnanosť a sociálne záležitosti, naznačujú, že posilnené ustanovenia o kontrole, ktoré tvoria súčasť regulačného rámca pre roky 2007 až 2013, a preventívne opatrenia, ktoré prijala Komisia v kľúčovej oblasti politiky súdržnosti, začínajú mať pozitívny vplyv na chybovosť.

Počas tohto osobitného audítorského skúmania Komisia preskúmala štatistickú vzorku, ktorá bola zvolená podľa rovnakých pravidiel, ako uplatňuje Dvor audítorov, a do ktorej boli zaradené platby uskutočnené do mája 2009 v 15 členských štátoch, ktoré dovtedy vykázali výdavky. Výsledkom bolo 18 misií zameraných na audit, v rámci ktorých sa skúmalo 164 projektov spolufinancovaných v rámci 17 operačných programov v 10 členských štátoch. Záverom bolo, že chybovosť v rámci výdavkov vykázaných 15 členskými štátmi v období, na ktoré bol audit zameraný, je približne 5 % . Vyčísliteľné chyby sa týkali nesúladu s pravidlami verejného obstarávania a oprávnenosti. Audítori zistili aj viacero nevyčísliteľných chýb. Početnosť operácií ovplyvnených vyčísliteľnými chybami s možným finančným dosahom bola 20 % z celkových preverovaných operácií.

Delegovaní povoľujúci úradníci v tejto oblasti uviedli štyri výhrady. dve v súvislosti s programovacím obdobím rokov 2000 – 2006 (výhrada GR pre regionálnu politiku sa týkala EFRR a výhrada GR pre zamestnanosť sa týkala ESF), a po prvýkrát boli uvedené dve výhrady týkajúce sa programovacieho obdobia 2007 – 2013 (takisto v súvislosti s EFRR a ESF). Pri každej z týchto výhrad boli jasne uvedené členské štáty a programy, ktorých sa výhrady týkali, ako aj opatrenia, ktoré boli prijaté alebo navrhnuté na vyriešenie nedostatkov.

Generálny riaditeľ GR pre zamestnanosť, sociálne záležitosti a rovnaké príležitosti uviedol dve výhrady. Jedna z týchto výhrad sa týka systémov riadenia a kontroly pre určité operačné programy v rámci ESF na roky 2000 až 2006 (v Belgicku, Francúzsku, Nemecku, Španielsku a Taliansku) a druhá výhrada sa týka systémov riadenia a kontroly pre určité operačné programy v rámci ESF na roky 2007 až 2013 (v Belgicku, Luxembursku, Nemecku, Rumunsku, Španielsku a Taliansku). Prvá výhrada je vyčíslená na 0,77 % priebežných platieb uskutočnených pre obdobie rokov 2000 – 2006; druhá výhrada je vyčíslená na 1,60 % priebežných platieb uskutočnených pre obdobie rokov 2007 – 2013. Obe výhrady boli uvedené z dôvodu ochrany dobrej povesti, vzhľadom na závažné nedostatky v rámci kľúčových prvkov systémov riadenia a kontroly.

Generálny riaditeľ GR pre regionálnu politiku uviedol dve výhrady. Jedna z nich sa týkala systémov riadenia a kontroly v rámci EFRR resp. Kohézneho fondu v období rokov 2000 – 2006 (v Bulharsku, Nemecku, Spojenom kráľovstve a Taliansku a v súvislosti s 15 programami Interreg), a druhá sa týkala systémov riadenia a kontroly v rámci EFRR resp. Kohézneho fondu pre obdobie rokov 2007 – 2013 (v Bulharsku, Nemecku, Španielsku a Taliansku a v súvislosti s 15 programami európskej územnej spolupráce).

Prvá výhrada sa týkala len 0,44 % činností v rámci „rozpočtovania podľa činností“ (RPČ), pričom dôvodom je skutočnosť, že v roku 2009 sa nevykonali platby pre niektoré programy. Druhá výhrada bola vyčíslená na 0,69 % činností v rámci RPČ. Obe výhrady boli uvedené z dôvodu ochrany dobrej povesti, vzhľadom na závažné nedostatky v rámci kľúčových prvkov systémov riadenia a kontroly.

Údaje uvedené generálnymi riaditeľstvami v súvislosti s existujúcim rizikom chýb pre obdobie rokov 2007 – 2013 sa zakladajú, rovnako ako v predchádzajúcich rokoch, na posúdení systémov riadenia a kontroly v členských štátoch a ich schopnosti predchádzať chybám, ako aj ich schopnosti chyby odhaľovať a naprávať. Treba mať na pamäti, že tieto systémy sú viacročné a že ročná chybovosť vo vyhlásení o vierohodnosti je možno vyššia, pretože odráža chyby, ktoré je možné odhaliť a napraviť v nasledujúcich rokoch, a naďalej sa v nej budú odrážať chyby, ku ktorým došlo počas platnosti právnych predpisov, ktoré upravovali predchádzajúce programovacie obdobie a prinášali vyššie inherentné riziko.

Komisia bude naďalej pozorne monitorovať ročné súhrny a spolupracovať s príslušnými orgánmi v členských štátoch v záujme zvýšenia úžitkovej hodnoty týchto súhrnov na účely procesu vydávania vyhlásení o vierohodnosti. Okrem toho bude pokračovať v organizovaní každoročných stretnutí skupiny pracovníkov venujúcich sa predmetnej problematike v členských štátoch a na úrovni EÚ, ako aj dvojstranných stretnutí koordinačného charakteru a vzdelávacích podujatí. Komisia s cieľom ďalšieho posilnenia zodpovednosti, ktorá členským štátom vyplýva z článku 317 ZFEÚ, zaradila do svojho návrhu na zmenu a doplnenie nariadenia o rozpočtových pravidlách predkladaného v rámci revízie uskutočňovanej v trojročnom cykle ustanovenia o povinnosti príslušných subjektov akreditovaných v členských štátoch predkladať výročné vyhlásenia o hospodárení vzťahujúce sa na všetky prostriedky, na ktoré sa uplatňuje režim zdieľaného hospodárenia.

Komisia víta iniciatívu niektorých členských štátov, ktoré dobrovoľne predkladajú národné vyhlásenia, a zaväzuje sa predložiť do leta 2010 súhrnný prehľad pridanej hodnoty, ktorú súčasné vyhlásenia prinášajú v súvislosti s vierohodnosťou.

Komisia chce zároveň zdôrazniť význam stanovenia vhodných kritérií pre hodnotenie jej riadenia rizík, ktoré v plnom rozsahu zohľadňujú náklady na kontroly a komplexnosť právnej úpravy, ktorá je významnou príčinou vzniku chýb. Svoj návrh prípustných úrovní rizika chýb v oblasti politiky súdržnosti predloží do konca roka 2011.

3.3. Výskum, energetika a doprava

Rovnako ako v prípade roka 2008, aj vo výročných správach o činnosti za rok 2009 uviedli všetky štyri generálne riaditeľstvá vykonávajúce činnosti v rámci Šiesteho rámcového programu pre výskum a vývoj (GR pre podnikanie a priemysel, GR pre informačnú spoločnosť a médiá, GR pre výskum a GR pre mobilitu a dopravu[11]) výhradu v súvislosti s oprávnenosťou nákladov deklarovaných príjemcami grantov.

Každý z týchto útvarov poskytol informácie o vykonávaní svojej časti viacročnej stratégie auditu a všetky tieto útvary uviedli nižšiu kumulatívnu zostatkovú chybovosť ako za rok 2008. Hoci to predstavuje pokrok pri plnení viacročného cieľa v oblasti kontroly, ktorým je zníženie zostatkovej chybovosti pod hranicu 2 % do konca roka 2010, výsledky značného počtu auditov sa musia implementovať prostredníctvom vymáhania a celý program auditu musí byť ukončený do konca roka 2010. Na základe súčasných výsledkov však existuje pravdepodobnosť, že spomínaný 2 % cieľ sa nepodarí dosiahnuť, a to aj napriek tomu, že sa v porovnaní s plánom výrazne zvýšil počet auditov.

Generálny riaditeľ GR pre podnikanie a priemysel uviedol tiež výhradu v súvislosti so spoľahlivosťou finančného výkazníctva delegovaného orgánu o vykonávaní činnosti v rámci spoločného hospodárenia. Predbežné audítorské dôkazy naznačovali, že finančná správa vykonávacieho orgánu obsahuje významnú chybu. Vplyv nie je možné vyčísliť, pretože bude známy až na konci programu, keď sa na základe nákladov vzniknutých pri vykonávaní programu vypočíta konečná výška príspevku Únie.

Komisia uznáva, že komplexnosť pravidiel oprávnenosti pre príjemcov grantov je významnou príčinou vzniku chýb vyskytujúcich sa v oblasti výskumu, energetiky a dopravy.

Vo svojom oznámení s názvom „Zjednodušenie realizácie rámcových programov pre výskum“[12] Komisia predstavila opatrenia a možnosti na zjednodušenie poskytovania prostriedkov EÚ na výskum a vyzvala ostatné inštitúcie EÚ, aby prispeli do diskusie a vyjadrili sa k načrtnutým možnostiam. Okrem okamžitých opatrení sa v oznámení navrhujú aj možné smery pre radikálnejšie zjednodušenia, ktoré by sa napríklad mohli transformovať do podoby konkrétnych opatrení alebo nových návrhov právnych predpisov, a to aj v rámci preskúmania nariadenia o rozpočtových pravidlách, ktoré sa uskutočňuje každé tri roky.

Kým sa tieto návrhy nezačnú účinne vykonávať, Komisia musí riešiť problémy spôsobené komplexnosťou pravidiel oprávnenosti pre príjemcov grantov. Komisia 26. mája 2010 prijala oznámenie určené ostatným inštitúciám, v ktorom navrhla, aby prípustná úroveň rizika v tejto oblasti bola medzi 2 % a 5 %[13]. Prípustná úroveň rizika sa stanovuje pri zohľadnení efektívnosti kontrol v kontexte nákladov na ne, ako aj pri zohľadnení prijateľnej úrovne zostatkových chýb, ktorú možno zdôvodniť v kontexte týchto nákladov.

Komisia ďalej vytvorila pracovnú skupinu na vysokej úrovni, ktorá sa má okrem iného zaoberať riadiacimi a organizačnými otázkami v oblasti výskumu.

Spoločné hospodárenie s prostriedkami EÚ prináša osobitné výzvy, čo platí pre túto oblasť rovnako ako pre ostatné oblasti výdavkov EÚ. Komisia dala Generálnemu sekretariátu a Generálnemu riaditeľstvu pre rozpočet pokyn, aby v spolupráci s príslušnými útvarmi začali skúmať najčastejšie sa vyskytujúce problémy a navrhli možné zlepšenia v oblasti spoločného hospodárenia.

3.4. Vonkajšia pomoc, rozvoj a rozšírenie

V súvislosti s touto kapitolou je potrebné spomenúť viaceré dôležité momenty týkajúce sa riadenia. Generálny riaditeľ GR pre rozšírenie mohol na základe pokroku, ktorý príslušné orgány dosiahli pri plnení akčného plánu, stiahnuť výhradu, ktorá sa týkala hospodárenia s prostriedkami EÚ v Bulharsku. Okrem toho boli vo februári 2009 účty Európskeho rozvojového fondu (EDF) úspešne prevedené do centrálneho účtovného systému Komisie založeného na akruálnom princípe (ABAC), čo bola zmena, ktorú odporúčal Dvor audítorov aj orgán udeľujúci absolutórium. Významne sa zlepšila metodika plánovania externých auditov Úradu pre spoluprácu EuropeAid a s organizáciami OSN bol dohodnutý referenčný rámec overovacích misií. Na základe nadobudnutia platnosti Lisabonskej zmluvy sa začali práce na vytváraní Európskej služby pre vonkajšiu činnosť (ESVČ). Nová štruktúra významne ovplyvní podávanie správ v rámci tejto kapitoly počnúc výročnými správami o činnosti za rok 2010.

Generálny riaditeľ GR pre vonkajšie vzťahy uviedol vo výročnej správe o činnosti za rok 2009 výhradu v súvislosti s hospodárením s prostriedkami EÚ v rámci spoločnej zahraničnej a bezpečnostnej politiky (SZBP) a nástroja stability. Dôvodom boli ťažkosti pri vykonávaní náležitých následných kontrol a získavaní náležitých kvantifikovaných údajov o operáciách na základe týchto kontrol. Táto výhrada bola uvedená z dôvodu ochrany dobrej povesti, vzhľadom na závažné nedostatky zistené prostredníctvom auditov Dvora audítorov, Útvaru pre vnútorný audit a oddelenia vnútorného auditu, ako aj vzhľadom na skutočnosť, že v prípade vyčíslenia by mohli viesť k zisteniu chybovosti presahujúcej prahovú hodnotu významnosti, ktorá sa rovná 2 %.

Kontrolné činnosti Komisie zamerané na hospodárenie s prostriedkami na rozširovanie resp. na poprístupovú pomoc, ktoré predstavujú významnú časť finančných prostriedkov pre túto kapitolu, umožnili úspešnú nápravu potenciálnych dôsledkov nedostatkov zistených v minulosti, ako aj stiahnutie jednej dôležitej výhrady.

Problémy, na ktoré poukázal Generálny riaditeľ GR pre vonkajšie vzťahy majú vplyv na omnoho nižšie sumy, musia sa však riešiť rovnako účinne. Generálne riaditeľstvo pre vonkajšie vzťahy pripravuje v súvislosti s otázkami, ktoré súvisia s jeho úlohami a patria do jeho pôsobnosti, v nadväznosti na spomínanú výhradu celkový akčný plán, ktorý bude vychádzať z osobitných akčných plánov vykonávaných na základe výsledkov auditu a ktorý bude tieto akčné plány rozvíjať. Medzi tematické okruhy, ktoré sa budú riešiť, patrí preskúmanie kapacít v oblasti finančného hospodárenia (vrátane zdrojov) v kontexte čoraz väčších rozpočtov a potreby podporovať misie SZBP v súvislosti s dodržiavaním pravidiel, organizácia následných kontrol vedúcich ku kvantifikovaným výsledkom, ozrejmenie metodiky následných kontrol a architektúra externých auditov a využívanie ich výsledkov.

Komisia dala generálnemu riaditeľovi GR pre vonkajšie vzťahy pokyn, aby pozorne sledoval tvorbu a vykonávanie tohto akčného plánu. Komisia predpokladá vytvorenie osobitného útvaru v rámci Komisie, ktorý by mal byť priamo podriadený podpredsedníčke a vysokej predstaviteľke Únie pre zahraničné veci a bezpečnostnú politiku a ktorý by mal zabezpečovať finančnú kontrolu príslušných nástrojov vrátane rozpočtu na SZBP a nástroja, ktorý nahradí nástroj stability.

Komisia do konca roka 2010 predloží svoj návrh prípustnej úrovne rizika chýb v oblasti vonkajších vzťahov.

3.5. Vzdelávanie a občianstvo

Generálny riaditeľ GR pre komunikáciu mohol vzhľadom na úspešnú realizáciu všetkých opatrení vytýčených v akčnom pláne stiahnuť výhradu uvedenú v roku 2008 v súvislosti s kvalitatívnymi nedostatkami, ktoré sa prostredníctvom následných kontrol zistili v rámci priameho centralizovaného hospodárenia. Opätovne však uviedol výhradu, ktorú už uviedol v roku 2008 v súvislosti s možným porušovaním autorských práv zo strany útvarov Komisie, a to z dôvodu ochrany dobrej povesti.

Nápravné opatrenia vytýčené v akčnom pláne sa však uskutočňujú podľa plánu: všetky nároky organizácií kolektívnej správy boli riešené a interné preskúmavanie situácie s autorskými právami v jednotlivých oblastiach v rámci Komisie bolo ukončené. Aktualizovali sa dohody aj právne upozornenia a prebieha podpisovanie zmlúv s organizáciami kolektívnej správy a ostatnými nositeľmi práv. Začiatkom roka 2010 sa skončili práce na usmerneniach pre útvary a pracovníkov Komisie k problematike autorských práv a na GR pre komunikáciu bolo vytvorené kontaktné centrum zamerané na túto problematiku. Komisia očakáva, že akčný plán bude v plnom rozsahu vykonaný do konca roka 2010.

Generálny riaditeľ GR pre vzdelávanie a kultúru uviedol výhradu v súvislosti s príliš vysokou chybovosťou v rámci priameho centralizovaného hospodárenia, a to vzhľadom na značný výskyt chýb v príslušných operáciách, ktorý bol zistený následnými kontrolami. Prostredníctvom necielených auditov ukončených v roku 2009 sa zistila chybovosť 2,3 % . Zistené chyby súviseli väčšinou s tým, že príjemcovia neboli schopní predložiť podkladové dokumenty alebo podkladové dokumenty dostatočnej kvality.

Generálny riaditeľ GR pre spravodlivosť, slobodu a bezpečnosť uviedol vo svoje výročnej správe o činnosti za rok 2009 tri výhrady. Prvá z týchto výhrad bola výhradou, ktorú už uviedol z dôvodu ochrany dobrej povesti v roku 2008 a ktorá sa týkala oneskorení pri realizácii projektu SIS II. Druhá výhrada mala podobný charakter a týkala sa oneskorení pri realizácii ďalšieho rozsiahleho informačného systému – VIS. Tretia výhrada bola uvedená na základe chybovosti presahujúcej prahovú hodnotu významnosti: v rámci kontrolovateľného súboru grantov poskytovaných v rámci programov v oblasti základných práv a občianstva bola zistená zostatková chybovosť 2,15 % .

Komisia uznáva, že vývoj a riadenie rozsiahlych informačných systémov, akými sú napríklad SIS II a VIS, predstavuje osobitnú výzvu. Bude pokračovať v úsilí zameranom na zlepšenie riadenia a spolupráce so zainteresovanými stranami a zároveň pozorne sledovať zmluvného dodávateľa, pričom jej bude pomáhať zmluvný partner pre zabezpečenie kvality. Uplatní možné zmluvné a finančné prostriedky na zabezpečenie nápravy vrátane finančných sankcií a príkazov na vymáhanie v prípadoch, keď si zmluvní dodávatelia nesplnia svoje zmluvné povinnosti riadne a včas.

Komisia vyzvala všetky generálne riaditeľstvá a útvary, ktoré sú zapojené do procesu vytvárania a riadenia rozsiahlych informačných systémov, aby zabezpečili, že budú disponovať odbornými znalosťami v oblasti riadenia projektov, ktoré sú potrebné na vytvorenie príslušných plánov riadenia rizík a pohotovostných plánov.

Komisia si uvedomuje, že komplexnosť pravidiel oprávnenosti pre príjemcov grantov je jednou z hlavných príčin vzniku chýb vyskytujúcich sa v kapitole Vzdelávanie a občianstvo. Víta úsilie príslušných útvarov zamerané na zmiernenie tohto problému, napríklad prostredníctvom zvýšenia počtu monitorovacích kontrol a podielu projektov skontrolovaných prostredníctvom auditu (najmä v prípade súborov ohrozených rizikom chyby), ako aj prostredníctvom urýchlenia procesu vybavovania starších prípadov. Komisia pripomína, že je potrebné vykonať analýzu nákladov na kontroly a v roku 2011 predloží svoj návrh prípustných úrovní rizika chýb. Komisia okrem toho predloží aj návrhy na zjednodušenie a zlepšenie rámca pre riadenie grantov (pozri ďalej v bode 4 o prierezových otázkach).

Komisia napokon vyjadruje svoju spokojnosť s prácou vykonanou v reakcii na potenciálne porušenie autorských práv zo strany jej útvarov, ktoré bolo príčinou uvedenia výhrady generálneho riaditeľa GR pre komunikáciu v jeho výročnej správe o činnosti za rok 2008. Komisia berie na vedomie, že neboli vznesené žiadne nové nároky a že akčný plán by mal byť v plnom rozsahu vykonaný do konca tohto roka, s cieľom umožniť delegovanému povoľujúcemu úradníkovi, aby mohol vo výročnej správe o činnosti za rok 2010 stiahnuť predmetnú výhradu.

3.6. Hospodárske a finančné záležitosti

Generálny riaditeľ GR pre hospodárske a finančné záležitosti mohol stiahnuť výhradu, ktorú uviedol v roku 2008 v súvislosti s nedostatkami zistenými v kontrolných systémoch vykonávacieho orgánu. Výhrada bola uvedená vzhľadom na možnosť, že nové kontroly, ktoré boli zavedené v nadväznosti na zistenia uvedené v správe o následnej kontrole s cieľom zmiernenia rizika chýb, by mohli byť neúčinné v prípade nového programu. Opatrenia zamerané na zmiernenie rizika chýb, ktoré boli realizované v priebehu roka 2009, boli dostačujúce na vyriešenie príčin tohto rizika a delegovaný povoľujúci úradník preto mohol stiahnuť príslušnú výhradu.

4. Prierezové otázky

4.1. Pravidlá upravujúce oblasť grantov a verejného obstarávania

Komplexnosť pravidiel oprávnenosti pre príjemcov grantov vrátane povinnosti preplácať len skutočne vzniknuté náklady bola jednou z príčin, ktoré viedli k uvedeniu 9 z 20 výhrad uvedených delegovanými povoľujúcimi úradníkmi vo výročných správach o činnosti za rok 2009. Počas viacerých rokov bola dôvodom opätovného uvedenia výhrad v kapitole Výskum, energetika a doprava a v roku 2009 bola uznaná za okolnosť ovplyvňujúcu niektoré oblasti výdavkov v kapitole Poľnohospodárstvo a prírodné zdroje a v kapitole Vzdelávanie a občianstvo. Chyby pri uplatňovaní právnych predpisov upravujúcich oblasť verejného obstarávania patria medzi najčastejšie problémy vedúce k vzniku chýb v kapitole Súdržnosť.

Jednoduchšie pravidlá znižujú riziko predkladania chybných žiadostí zo strany príjemcov. Určitá miera komplexnosti je však nevyhnutná pre zameranie na osobitné ciele politiky, takže je potrebné dosiahnuť primeranú rovnováhu[14].

Komisia v kontexte revízie nariadenia o rozpočtových pravidlách uskutočňovanej v trojročnom cykle predložila návrhy na ďalšie zjednodušenie grantových schém, ktoré by nemali mať negatívny vplyv na plnenie cieľov politiky. Cieľom týchto návrhov je, aby sa grantové schémy EÚ posunuli smerom k systému založenom na výsledkoch a aby sa v rámci nich častejšie využívali jednorazové platby, štandardné sadzobníky jednotkových nákladov a paušálne sadzby. Existuje však len obmedzený priestor na ďalšie zjednodušenie podrobných odvetvových právnych predpisov na obdobie rokov 2007 – 2013, a to vzhľadom na časový rámec, v ktorom je nutné ukončiť proces ich prijímania.

Komisia vyzýva ostatné inštitúcie, aby preskúmali jej návrhy obsiahnuté v oznámení s názvom „Zjednodušenie realizácie rámcových programov pre výskum“ a opätovne pripomína, že je pripravená vytvoriť podmienky pre medziinštitucionálnu diskusiu. Okrem iného bude dôležité, aby sa na základe návrhov Komisie dohodli pre všetky oblasti výdavkov primerané prípustné úrovne rizika.

Komisia okrem toho dôkladne preskúma možnosti zjednodušenia pravidiel verejného obstarávania. Vyzvala Generálny sekretariát a Generálne riaditeľstvo pre rozpočet, aby zabezpečili potrebnú komunikáciu medzi jednotlivými útvarmi, ktoré sú na úrovni EÚ a členských štátov zodpovedné za prípravu nástrojov v oblasti verejného obstarávania a sledovanie ich uplatňovania.

Zásadná zmena právneho rámca je však dlhodobá záležitosť a hlavný priestor na dosiahnutie ďalšieho pokroku v tejto otázke sa vytvorí v rámci prípravy právnych predpisov na obdobie po roku 2013. Pokiaľ ide o krátkodobý horizont, je potrebné, aby inštitúcie dosiahli názorovú zhodu v tom, do akej miery je opodstatnené od Komisie očakávať obmedzenie úrovne nezistených chýb na ročnom základe . Komisia je odhodlaná pracovať na ďalšom zlepšení svojich systémov kontroly, ako aj systémov kontroly subjektov, ktoré s ňou spolupracujú pri vykonávaní programov. Na druhej strane si však uvedomuje rozdiely, ktoré existujú pri jej činnostiach, pokiaľ ide o riziko chýb, a považuje za dôležité, aby boli pri využití koncepcie prípustného rizika stanovené primerané a zároveň ambiciózne hodnotiace kritériá, prostredníctvom ktorých by bolo možné objektívne posúdiť otázku kvality jej systémov riadenia rizík, pri zohľadnení zdrojov, ktoré sú k dispozícii na účely kontroly.

Komisia 26. mája 2010 prijala oznámenie, v ktorom navrhla konkrétne prípustné úrovne rizika v oblasti energetiky a dopravy, ako aj v oblasti rozvoja vidieka. Bude pracovať na ďalších návrhoch pre všetky ostatné kapitoly výročnej správy Dvora audítorov a aktívne presadzovať koncepciu prípustného rizika v rámci medziinštitucionálnej diskusie.

4.2. Ľudské zdroje

Komisia v apríli 2007 predložila správu zo svojej kontroly stavu ľudských zdrojov a zaviazala sa, že v období rokov 2009 – 2013 zachová stály počet zamestnancov (po integrácii všetkých zamestnancov v súvislosti s rozšírením) a že nové personálne potreby v hlavných oblastiach naplní výhradne prostredníctvom vnútorných presunov. Táto správa obsahovala aj analýzu režijných nákladov Komisie. Európsky parlament túto správu, ktorá bola aktualizovaná v roku 2008 a v roku 2009, privítal. Začiatkom roka 2010 bola vypracovaná následná správa, z ktorej vyplýva, že klesajúci trend v rámci počtu zamestnancov plniacich administratívne a podporné funkcie pokračuje, a to najmä na úrovni odborov.

Z každoročnej kontroly stavu sa stal užitočný základ pre prijímanie rozhodnutí o prerozdelení zdrojov v záujme lepšieho reagovania na priority politiky. V roku 2009 bolo možné zhromaždiť širokú škálu odborných kapacít na účely splnenia konkrétnych časovo vymedzených úloh, ktoré súviseli s finančnou a hospodárskou krízou. Dobrovoľný systém umožňuje dočasné preloženie úradníkov do odborov, ktoré sú zodpovedné za riadenie krízy, súvisiace následné opatrenia a za vykonávanie európskeho plánu na oživenie hospodárstva (ide predovšetkým o GR pre hospodársku súťaž, GR pre vnútorný trh a služby a GR pre hospodárske a finančné záležitosti). Všeobecnejšie povedané, Komisia pokračuje v dočasnom prideľovaní zamestnancov na plnenie časovo obmedzených úloh, čo je dynamický a pružný systém, ktorý umožňuje náležitým spôsobom naplniť stavy zamestnancov v čase nárastu práce, čo prispieva k dynamickému priebežnému riadeniu ľudských zdrojov.

V záujme naplnenia priorít pri obmedzených stálych zdrojoch dochádza k reorganizácii útvarov Komisie: s cieľom prispôsobiť sa prioritám boli vytvorené nové generálne riaditeľstvá, došlo o presunu úloh ako aj k reorganizácii agendy. Úspory z rozsahu vznikajú takisto aj prostredníctvom zlúčenia podpornej infraštruktúry viacerých generálnych riaditeľstiev a vytvorenia riaditeľstiev so spoločnými zdrojmi: v roku 2009 bol tento inovačný model využitý v prípade riaditeľstva so spoločnými zdrojmi, ktoré slúži GR pre mobilitu a dopravu a GR pre energetiku, ako aj v prípade takéhoto riaditeľstva, ktoré slúži GR pre životné prostredie a GR pre oblasť klímy.

Pokiaľ ide o prenos riadenia programov na výkonné agentúry, Komisia dodržala svoj záväzok nevytvárať nové výkonné agentúry okrem tých, ktoré boli plánované v súvislosti so zdvojnásobením rozpočtu EÚ na výskum.

Pokiaľ ide o prijímanie štátnych príslušníkov nových členských štátov, cieľ stanovený pre nábor zo skupiny krajín EÚ-10 bol celkovo prekročený koncom roka 2008, t. j. dva roky pred skončením prechodného obdobia, ktoré malo trvať do konca roka 2010[15]. Pokiaľ ide o nábor zo skupiny krajín EÚ-2 , cieľ bol dosiahnutý[16], a zo správ vyplýva, že celkový proces prijímania postupuje podľa plánu. Stále však pretrvávajú ťažkosti v súvislosti s náborom špecialistov v prípade niektorých útvarov, ktoré hľadajú zamestnancov so špecializáciou resp. odborným profilom v najrôznejších oblastiach, avšak v rezervných zoznamoch nie sú schopné nájsť vhodných kandidátov. V prípade niektorých profilov ponúkaná odmena a kariérne možnosti nie sú schopné prilákať potrebné kádre. Ústredné útvary vytvorili systém dohľadu, aby identifikovali konkrétne problémy a možnosti ich riešenia.

Európsky úrad pre výber pracovníkov v roku 2009 pripravil na spustenie program svojho rozvoja , ktorého cieľom je zásadným spôsobom prepracovať metodiku výberu zamestnancov EÚ tak, aby boli vyberaní správni uchádzači a v správnom čase, aby sa zvýšila kvalita výberového procesu a aby inštitúcie získali pozitívny a moderný imidž. Bol vytvorený úplne nový systém výberového konania, ktorý by mal inštitúciám umožniť nábor tých najlepších uchádzačov s požadovanými zručnosťami. Pokiaľ ide o dočasných zamestnancov, viaceré útvary uviedli, že tento typ zamestnancov využívajú v nadmernom rozsahu a niektoré generálne riaditeľstvá aj naďalej čelili značným problémom v tejto oblasti v dôsledku značnej fluktuácie zamestnancov na ústredí a dlhodobo pretrvávajúcemu vysokému počtu neobsadených pozícií na delegáciách (v prípade niektorých krajín bolo ku koncu roka 2009 na delegáciách neobsadených až 20 % miest pre zmluvných zamestnancov).

Komisia opätovne pripomína svoj záväzok pokračovať v úsilí zameranom na zníženie režijných nákladov a presmerovať usporené prostriedky na prioritné činnosti. V záujme riešenia otázok súvisiacich s problematikou riadenia v jednotlivých odvetviach bude pokračovať v kontrolách stavu v nich a v prípade potreby aj v realizácii takých konkrétnych opatrení, akým bolo napríklad vytvorenie pracovnej skupiny pre oblasť výskumu.

4.3. Plánovanie kontinuity činností

Komisia v roku 2009 pokročila vo svojom úsilí o zakotvenie riadenia kontinuity činností vo všetkých svojich útvaroch. Také udalosti, akými boli napríklad požiar v budove Berlaymont alebo hrozba pandémie chrípky, zvýraznili význam pripravenosti na potenciálne narušenie činností. Medzi povšimnutiahodné úspechy uplynulého roka patrí napríklad úspešné pokračovanie činností Komisie aj napriek spomínanému požiaru a spustenie nového komunikačného prostriedku pre riadenie kontinuity činností NOAH. Prebieha realizácia trojročného akčného plánu, ktorý bol prijatý v roku 2009 v reakcii na odporúčania vyplývajúce z auditu vykonaného Útvarom Komisie pre vnútorný audit (IAS).

Kolégium vyzýva všetky útvary, aby tejto problematike venovali potrebnú pozornosť prednostne, pričom by tak mali urobiť predovšetkým tie útvary, ktoré vykázali len čiastočný súlad so štandardmi vnútornej kontroly. Všetky generálne riaditeľstvá boli požiadané, aby prostredníctvom analýzy dosahov na činnosti a na základe nového usmernenia vydaného Generálnym sekretariátom opätovne preskúmali svoje kriticky dôležité činnosti, aby sa v plánoch kontinuity činností viac orientovali na praktické opatrenia a aby kvalitnejšie riadili prvky, na ktorých táto kontinuita závisí. V záujme ďalšieho skvalitnenia existujúcich mechanizmov sa budú uskutočňovať ich previerky a malo by sa pokračovať v úsilí zameranom na zvýšenie povedomia o tejto problematike.

5. Závery

- Komisia opätovne pripomína svoj záväzok aj naďalej považovať bezvýhradné vyhlásenie o vierohodnosti (DAS) od Európskeho dvora audítorov (EDA) za prioritu. Je presvedčená, že sa v rámci hospodárenia s prostriedkami EÚ dosiahol vďaka zmenám v systémoch riadenia a kontroly, pracovných metódach a kultúre značný pokrok, a zároveň vyjadruje spokojnosť s tým, že Vyhlásenie o vierohodnosti za rok 2008 je historicky najúspešnejšie.

- Komisia uznáva, že stále existuje priestor na zlepšenie, a to najmä v niektorých oblastiach zdieľaného hospodárenia. Bude pokračovať v spolupráci s členskými štátmi, v kontexte ich väčšej zodpovednosti, ktorá im vyplýva zo Zmluvy o fungovaní Európskej únie. Zároveň ich vyzýva, aby ďalej zlepšovali systémy riadenia a kontroly pre všetky otvorené programy v oblasti súdržnosti.

- Komisia vyzýva ostatné inštitúcie, aby zaujali kladné stanovisko k jej návrhu, ktorý predložila v kontexte revízie nariadenia o rozpočtových pravidlách a ktorý sa týka povinnosti predkladať výročné vyhlásenia o hospodárení pre všetky výdavky, na ktoré sa uplatňuje režim nepriameho resp. zdieľaného hospodárenia. Zároveň vyzýva členské štáty, aby sa pripravili na nadobudnutie účinnosti týchto ustanovení.

- Komisia uznáva, že komplexnosť pravidiel týkajúcich sa príjemcov grantov a verejného obstarávania spôsobuje ťažkosti. V kontexte každé tri roky uskutočňovanej revízie nariadenia o rozpočtových pravidlách už predložila návrhy na zjednodušenie pravidiel upravujúcich grantové schémy. Vyzýva ostatné inštitúcie, aby zaujali kladné stanovisko k jej návrhom konkrétnych prípustných úrovní rizika.

- Komisia vyjadruje spokojnosť s tým, že akčné plány vypracované delegovanými povoľujúcimi úradníkmi predstavujú vhodný nástroj na riešenie zistených nedostatkov a zmiernenie odhalených rizík a vyzýva všetkých príslušných generálnych riaditeľov a vedúcich útvarov, aby ich pozorne realizovali v praxi.

- Komisia vyzýva ostatné inštitúcie a členské štáty, aby sa dôkladne zamysleli nad možnosťami ďalšieho zlepšenia konštrukcie schém financovania, ako aj mechanizmov na ich realizáciu, riadenie a kontrolu, s cieľom posilniť ich účinnosť v praxi a zabezpečiť, aby kontrola výdavkov bola efektívna, proporcionálna a nákladovo efektívna.

PRÍLOHA 1: Reservations 2005 – 2009 [17]

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2009 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework[18], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | DG BUDG for guidance and training, monitoring and reporting All Commission services for implementation Ongoing action | In 2009, the Commission adopted the Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework[19]. It concluded that significant progress had been made in strengthening internal control systems during the mandate period of the previous Commission, and that there was enough evidence that progress was significantly accelerated by the launch of the Action Plan in 2006. Effective implementation of the Internal Control Framework will continue to be an objective of the Commission; however, as it is now an integral part of management in the Commission, it will be considered an ongoing action and no longer appear in this table as of the Synthesis Report 2010. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions). | DG BUDG and SG By September 2009 Done | In 2009 the Secretariat-General and the Directorate-General for Budget carried out a survey across the Commission, to identify the success factors influencing the quality of AARs. As a result, Standing Instructions for the AARs were subject to a major overhaul; a new, specific conclusion on the overall effectiveness of implementation of the Internal Control Standards is now required in part 2 of the AAR; a dedicated helpdesk was set up, training courses were offered, and an interactive presentation of the Standing Instructions was made available on the intranet, facilitating navigation and enabling services to find the answers to specific questions. |

To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services. | All DGs By April 2010 Done | The Peer Review of AARs was further enhanced by early interventions by Central Services (pre-peer review) and systematic feedback to services on the quality of their draft AAR. The AARs 2009 show a noticeable improvement across the Commission, both in terms of the quality of the evidence presented in support of the assurance and in the readability of the reports. |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | Implementation of the Action Plan agreed by SG and BUDG following the IAS audit of the implementation of the Commission's risk management framework will further improve the quality of risk management in the Commission, especially as regards the monitoring of follow-up of critical cross-cutting risks. | SG and BUDG By December 2010 | The IAS audit of the implementation of the Commission's risk management framework, conducted in 2009, concluded that the risk management framework of the Commission is consistent with international standards and that it provides a solid basis to support risk management. The IAS identified some areas for improvement, mainly as regards the roles and responsibilities for risk management within DGs, a need for further guidelines and clarification on certain issues and the treatment of cross-cutting risks. These issues will be addressed by the central services in the course of 2010. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Present to the discharge authorities concrete proposals for tolerable risk levels for the policy areas: Research, energy and transport and Rural development. Actively promote the idea of tolerable risk during the inter-Institutional discussions on the proposal for the revision of the Financial Regulation (FR) | DG BUDG together with concerned services By June 2010 DG BUDG with SG Ongoing for the process of reviewing the FR | The Commission has announced that it will continue to work on concrete proposals for tolerable risk levels for selected policy areas during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2009 |

Internal audit recommendations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Between March and December 2009 the Audit Progress Committee (APC) met five times and sent four information notes to the College. The APC notes that the level of acceptance of IAS recommendations remains high (close to 100%), and that the number of critical recommendations still open six months after the original delivery date was zero. There has also been a reduction in the number of IAS audits issued with an unsatisfactory opinion (4 in 2008 to3 in 2009). Nevertheless, the APC notes that follow-up of very important recommendations continued to be a challenge (68 remaining open six months after their due date), and that in 2009 there was an increase in the number of critical recommendations issued (from 0 in 2008 to 2 in 2009). The APC continued to hold DG accountable for the implementation of their own action plans; it sent reminders to Services wherever relevant. These reminders proved effective in strengthening follow-up. The APC also equipped itself with an APC Scoreboard to support its work. |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. End 2009 Done | In a Communication of March 2008[20], the Commission announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. In January 2009 the Commission launched an independent horizontal evaluation of the system of regulatory agencies, as announced in its Communication of March 2008. The evaluation report, delivered in December 2009, concludes positively on several aspects of the agency system, such as their generally timely and adequate input to EU policies, coherence of the agencies' activities with the mandates and key policy priorities, synergies with actors in the same area and transparency vis-à-vis the general public. At the same time, it points at weaknesses of the agency system, including governance arrangements, and monitoring of agencies' performance. The conclusions of this evaluation are meant to feed into the ongoing inter-institutional dialogue on agencies launched in March 2009. As a follow-up to the above mentioned Communication, the Commission also issued several guideline documents with a view to optimising its relations with agencies: a tentative roadmap for setting up new agencies; guidelines for concluding memoranda of understanding between agencies and the Commission; and mapping of the assistance delivered to agencies by Commission services. |

Reservations | 7. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | SG and DG BUDG for monitoring and coordinating reporting DGs concerned for implementation Continuous action | For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the review of the Standing Instructions for AARs is that two distinct parts of the report now build the argumentation towards the assurance. Part 2 deals with internal control in general and part 3 contains the building blocks towards the assurance on financial management. The AAR must include a conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) on the basis of all evidence presented in part 3. |

Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II and the VIS system. Financial risk corresponding to the residual error rate in the non-audited population of grants in the programmes under ABB activity 1804 – Fundamental rights and citizenship | JLS, SG – by end 2010 | The issue continued to be the subject of a reservation in the AAR 2009 of DG JLS. The two issues are being closely monitored by the Commission. Progress made in 2009 concerns the increased rate of projects audited in the population at risk and improvements in the procedures for direct management of grants. For a detailed list of actions to be implemented, please consult DG JLS's AAR 2009 on Europa (http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/index_en.htm) |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 8. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States | AGRI, EMPL, MARE, REGIO, JLS By July 2010 | The Directorates-General involved in shared management of EU funds have continued their efforts at coordination, including by developing and implementing joint audit strategies. As part of their work they have continued to analyze annual summaries submitted by Member States, updating the guidance and holding regular meetings with competent authorities. |

Accounts | 9. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer Continuous action | The European Court of Auditors expressed in 2009 for the second time an unqualified opinion on the 2008 accounting data of the Commission. The accounting quality project continued in 2009. Services identified their main accounting risks and set up detailed action plans to address these as part of their annual accounting control programmes. The Accountant's report on the validation of local systems for 2009 confirmed that these in general are steadily improving. Most local systems have been validated but further improvements are needed in DGs JLS and RELEX, whose systems have not yet been fully validated, although progress on outstanding issues is being recorded. The average payment time has fallen significantly; from 34 days in 2008 to 26 days in 2009. |

PRÍLOHA 3: Executive and Regulatory Agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate within a clear institutional framework, governed by a single legal base[21]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The Commission's responsibility for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the Director. Their Annual Activity Reports are annexed to the report of their parent Directorate(s)-General. A standard Financial Regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies exist:

- the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – formerly known as IEEA);

- the Executive Agency for Health and Consumers ( EAHC – formerly known as PHEA);

- the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA );

- the European Research Council Executive Agency ( ERCEA) ;

- the Research Executive Agency ( REA );

- the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA ).

All these executive agencies were operational in 2009. Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG[22], did not indicate any particular control issues. ERCEA and REA reported a need to continue building up their internal control system in 2010, which is natural considering that these two agencies became operational only in 2009.

The breakdown of staff employed at 31/12/2009 by the executive agencies was as follows:

Temporary agents (officials seconded by the Commission and agents recruited by the agency) | Contractual agents | Seconded national experts | Total |

EACI | 28 | 113 | 0 | 141 |

EAHC | 11 | 37 | 0 | 48 |

EACEA | 91 | 304 | 0 | 395 |

ERCEA | 93 | 162 | 7 | 262 |

REA | 72 | 238 | 0 | 310 |

TEN-TEA | 31 | 60 | 0 | 91 |

Total | 326 | 914 | 7 | 1247 |

The Commission's "screening" of human resources of April 2007 suggested that there were no strong candidates for a new executive agency[23]. If new needs appear, the starting point would be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is however unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013. The 2009 follow-up report indicated that in 2009 the Commission respected its 2007 commitment not to create new executive agencies beyond those foreseen to cope with a doubling of the Research budget and some limited extensions of the mandate of existing executive agencies.

A 2009 special report[24] by the European Court of Auditors examined the executive agencies. The report concludes that agencies provide better service delivery than the Commission (reduced contracting time, more rapid approval procedures, shorter payment times) and also offer the advantages of simplified processes and increased external visibility for EU actions. Less positively, it suggests that, despite these achievements the initiative to set up the executive agencies was mainly driven by constraints on employment within the Commission and the will to save costs for the management of the programmes concerned. The report confirms that externalisation to Executive Agencies has effectively resulted in cost savings, which, however, are difficult to quantify due to a lack of reliable data for the ex-ante situation.

The 30 regulatory agencies are independent legal entities. 25 of these agencies receive funds from the European Union budget and are therefore granted discharge by the European Parliament in individual discharge decisions. The remaining five agencies do not receive EU funding and thus do not receive discharge by the European Parliament (two of these agencies[25] are fully self-financed, and three[26] are funded on an intergovernmental basis and financed directly by the participating Member States).

In a Communication of March 2008 entitled "EU agencies: the way forward" [27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functioning of regulatory agencies. It announced a moratorium on creating new agencies and a horizontal evaluation of regulatory agencies.

The evaluation was finalised in December 2009. It reported that there is no single legal framework governing the establishment and closure of EU de-centralised agencies, and that alternatives to creating agencies were paid limited attention until impact assessments came into practice. Furthermore, a number of chosen location sites for the agencies were assessed as inefficient. As regards agencies' effectiveness, the report concluded that the activities of the majority of agencies are coherent with their mandate, and that in general there was clear evidence that agencies have achieved the planned outputs. The evaluation further considered that in order to operate efficiently with regards to the administrative tasks, an agency needs to reach a certain critical size, somewhere between 50 and 100 staff. Finally, it was found that monitoring was not very well developed in terms of the use of quantifiable objectives and indicators.

The 2008 Communication also proposed to establish an inter-institutional working group to set ground rules to apply to all regulatory agencies. The inter-institutional Working Group was set up in March 2009 between the European Parliament, the Council of the European Union and the Commission with a view to assessing the existing situation and in particular the coherence, effectiveness, accountability and transparency of these Agencies, and finding a common ground on how to improve their work. The group was called to address a number of key issues put forward by the participating Institutions, including the role and position of the agencies in the EU's institutional landscape, their creation, structure and operation, as well as funding, budgetary, supervision and management issues.

Further to the kick-off meeting at political level held in Strasbourg on 10 March 2009, technical work started in spring 2009 and will continue during 2010. The reports produced so far are expected to be endorsed by the political meeting in 2010.

In March 2010, the European Parliament's Committee on Budgetary Control[28] adopted a decision to grant all agencies discharge for 2008, with the exception of the European Police College (CEPOL) whose discharge decision was postponed.

CEPOL's 2008 accounts received a qualified opinion in 2009 from the European Court of Auditors, for the second year. The DG responsible for the grant contribution to CEPOL's running costs (DG JLS) reported that the situation of CEPOL in 2009, where only 43.6 % of the payment appropriations were used due to an unstable organisational environment, required particular attention. In accordance with the applicable financial regulations and with a view to obtain a better estimate of the cash requirements, a Memorandum of Understanding was signed in 2009 between DG JLS and CEPOL. New management took up posts in CEPOL during 2009, with a view to address the situation. Nevertheless, considering the residual risks while awaiting that the new arrangements would become effective, JLS maintained CEPOL as a "reputational event" in its 2009 AAR.

PRÍLOHA 4: Report on negotiated procedures 2009

1. Legal basis

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports (AAR) referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. Methodology

A distinction has been made between the 43 Directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three Directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (different legal basis: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three Directorates-general have special characteristics as regards data collection (decentralised services, …), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these three Directorates-general.

3. Overall results of negotiated procedures recorded

3.1. The 43 Directorates-general, services or offices, excluding the three "external relations" Directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 143 negotiated procedures with a total value of € 577 million were processed out of a total of 1196 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60,000€ with a total value of € 2370 million.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 12.0% in number, which represents some 24.4% of all procedures in value.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2009 was fixed at 17.9% (12.8% in 2008).

Some 11 Directorates-general or services out of the 43 exceeded the reference threshold in 2009. Among those, it should be noted that 3 Directorates-general concluded only one to three negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 18 out of 43 Directorates-general have not used any negotiated procedure, including 5 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, 11 DG have recorded a substantially lower percentage (less than 5%) of negotiated procedures in terms of value than the Commission average (24.4%).

The assessment of negotiated procedures compared with the previous year (2008) shows an increase in the order of 3.4 percentage points in number and 19.3 percentage points in terms of value. This follows a continuous decrease in 2007 and 2008.

3.2. The three "external relations" Directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 298 negotiated procedures for a total value of contracts €290 million were processed out of a total of 1096 procedures for contracts over 10 000€ with a total value of about € 1161 million.

For the three "external relations" Directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 27.2% in number, which represents some 25.0% of all procedures in value terms. Only one Directorate-general exceeds the reference threshold of 40.8% (average + 50%).

If compared with previous years, these Directorates-general have registered a clear increase of 20.2 points in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. Analysis of the justifications and corrective measures

Three categories of justifications have been presented by those Directorates-general who exceeded the thresholds:

- Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

- Objective situations of the economic activity sector , where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, ). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

- Additional services/works , where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

The increase in number (and in value) of negotiated procedures in 2009 compared to 2008 is partly explained by the high number of renewals of framework contracts, which happen periodically (normally every 4 years). This is particularly true for IT, nuclear energy, the space programme and the financial sector. The latter was also exposed to emergency procedures due to the financial crisis.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the Directorates-general concerned:

- Regular update of standard model documents and guidance documents.

- Training and improved inter-service communication. The Central Financial Service provided regular practical training sessions on procurement.

- Improvement of the system of evaluation of needs of Directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

- permanent exchange of information;

- ad-hoc surveys prior to the initiation of procurement procedures for the evaluation of needs;

- where necessary, attribution of separate quotas for framework contracts within the Commission’s overall ceiling to entities with specific needs or with a specific budgetary environment (e.g. JRC or some Offices).

- Phase-out from situations of technical captivity . The "captivity mitigation study" has been delivered in 2009. Its conclusions should enable the application of a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases.

PRÍLOHA 5: Summary of Waivers of recoveries of established amounts receivable in 2009

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules, the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2009.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 1.239.974 | 2 |

AIDCO | 7.711.454 | 8 |

COMP | 13.878.857 | 4 |

EAC | 614.518 | 5 |

EACEA | 948.294 | 6 |

ECHO | 240.000 | 1 |

ELARG | 176.996 | 1 |

EMPL | 139.479 | 1 |

ESTAT | 787.549 | 1 |

INFSO | 370.476 | 3 |

REA | 1.539.329 | 1 |

REGIO | 229.667 | 1 |

RELEX | 1.600.000 | 2 |

RTD | 1.411.573 | 5 |

TREN | 205.043 | 1 |

Total: | 31.093.209 | 42 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

EDF | 443.254 | 2 |

PRÍLOHA 6: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[29] (hereinafter IR), and exceptionally in sector-specific regulations. Under Article 106 IR, payments must be made within 45 calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or 30 calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (i.e. the interim and/or final payment), the time limit does not start until the report or certificate in question has been approved[30]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[31].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, compliance with payment time limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[32].

The table below shows the evolution of payments made after expiration of the statutory time limit (i.e. late payments) during the three last years, based on statistics extracted from the ABAC accounting system:

2007 | 2008 | 2009 |

Late payments in number | 22,6 % | 22,7 % | 14,0 % |

Late payments in value | 11,5 % | 14,0 % | 6,8 % |

Average number of overdue days[33] | 48,0 days | 47,5 days | 39,2 days |

The table shows that in 2008 the late payments stabilised in number, but the average number of overdue days remained essentially unchanged. 2009 however saw a significant drop in late payments , both as regards their number and their value. Also, the average number of overdue days was reduced from 48 days in 2008 to 39 days in 2009.

As regards interest paid for late payments (see statistics in the table below) the total amount paid by the Commission rose significantly in 2008, due to the fact that as from 01/01/2008 payment of interest for late payments became automatic and, in principle[34], no longer conditional upon the presentation of a request for payment. This trend continued in 2009, despite the reduction in late payments.

2007 | 2008 | 2009 |

Interest paid for late payments (rounded amounts) | 378 000 € | 576 000 € | 808 000 € |

The causes of late payments include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

In its April 2009 Communication[35], the Commission announced its intention to reduce its payment times further beyond the statutory time limits, aiming to make:

- first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision, compared with the statutory time limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts).

- all other payments within 30 days , compared with the statutory time limit of 45 days.

The Communication has provided a clear incentive to services to reduce their payment times , as can be seen by the fact that in 2009, the global average payment time fell significantly (from 34 days to 26 days) as well as the number of late payments (from 23 % to 14 % of all payments).

[1] Článok 60 nariadenia o rozpočtových pravidlách.

[2] Vypočutie na Výbore pre kontrolu rozpočtu 26. marca 2010.

[3] KOM(2010) 260, 28.5.2010.

[4] Oznámenie Komisie s názvom „Smerom k jednotnému chápaniu koncepcie prípustného rizika chyby“, KOM(2008) 866, 16.12.2008.

[5] KOM(2008) 97,18.2.2008; pozri tiež záverečnú správu SEK(2009) 1463, 28.10.2009.

[6] KOM(2009) 43, 4.2.2009.

[7] Známka „A“ znamená, že výročná správa o činnosti poskytuje dostatočné (jasné a jednoznačné) dôkazy pre závery Dvora audítorov. Známka „B“ znamená, že výročná správa o činnosti poskytuje pre závery Dvora podporné dôkazy. Znamienko „+“ znamená, že nie sú dostatočné dôkazy na odôvodnenie zmeny hodnotenia, no Dvor audítorov zistil výrazné zlepšenie. Ú. v. EÚ C 269, 10.11.2009, s. 44.

[8] Pozri oznámenie Komisie o prípustnom riziku chyby, KOM(2010) 261, 26.5.2010.

[9] Ú. v. EÚ C 269, 10.11.2009, s. 26.

[10] KOM(2010) 52.

[11] Bývalé GR pre energetiku a dopravu.

[12] KOM(2010) 187, 29.4.2010.

[13] KOM(2010) 261.

[14] Komisia v každom prípade zachová náležité podmienky na zabezpečenie riadneho finančného hospodárenia vrátane príslušných opatrení na predchádzanie podvodom.

[15] Do novembra 2009 bolo prijatých 3 814 štátnych príslušníkov zo skupiny krajín EÚ-10, čo predstavuje 109 % plnenie celkového orientačného cieľa pre prijímanie zamestnancov na obdobie rokov 2004 – 2010. Viac informácií o aktuálnom stave prijímania štátnych príslušníkov zo skupiny krajín EÚ-10 je uvedených v ostatnej správe Komisie o prijímaní štátnych príslušníkov zo skupiny krajín EÚ-12, ktorá bola predložená rozpočtovým výborom Európskeho parlamentu a Rady 15. apríla 2010.

[16] Do novembra 2009 bolo prijatých 878 štátnych príslušníkov zo skupiny krajín EÚ-2, čo predstavuje 103 % plnenie cieľa pre prijímanie týchto zamestnancov na obdobie rokov 2007 – 2009. Viac informácií o aktuálnom stave prijímania štátnych príslušníkov zo skupiny krajín EÚ-10 je uvedených v ostatnej správe Komisie o prijímaní štátnych príslušníkov zo skupiny krajín EÚ-12, ktorá bola predložená rozpočtovým výborom Európskeho parlamentu a Rady 15. apríla 2010.

[17] This table presents a summary of reservations; it is not intended to offer an exhaustive description of them. For details of the reservations, please consult the Annual Activity Report of the relevant Commission department on http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/index_en.htm

[18] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness - SEC(2007) 1341.

[19] COM(2009) 43, 4.2.2009.

[20] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[21] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[22] EACI (parent DGs: ENTR, ENV, TREN); EAHC (parent DG: SANCO); EACEA (parent DGs: EAC, INFSO, AIDCO); ERCEA (parent DG: RTD); REA (parent DGs: RTD, ENTR); TEN-TEA (parent DG: TREN).

[23] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[24] Special report 13/2009: "Delegating implementing tasks to Executive Agencies: a successful option?"

[25] The Office for Harmonisation in the Internal Market (OHIM) and the Community Plant Variety Office (CPVO).

[26] The European Institute for Security Studies (ISS), the European Union Satellite Centre (EUSC) and the European Defence Agency (EDA).

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008) 135.

[28] At its meeting of 22-23 March 2010.

[29] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[30] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[31] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[32] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[33] i.e. above the statutory time-limit.

[34] With the exception of small amounts (below 200 euros in total).

[35] Communication from Mrs Grybauskaite: "Streamlining financial rules and accelerating budget implementation to help economic recovery" - SEC(2009) 477, 8.4.2009.