PRIPOMIENKY DVORA AUDÍTOROV

SPRÁVNE VÝDAVKY INŠTITÚCIÍ A ORGÁNOV SPOLOČENSTVA

Úvod

9.1. V položke 5 finančného výhľadu „Správne výdavky“ sú zahrnuté administratívne rozpočtové prostriedky inštitúcií a iných orgánov. Tieto rozpočtové prostriedky spravuje priamo každá inštitúcia alebo orgán a používajú sa na vyplatenie miezd, príplatkov a dôchodkov osobám pracujúcim v inštitúciách Spoločenstva, ako aj nájomného, nákupov a rôznych správnych výdavkov. Výdavky v roku 2004 dosiahli výšku 5,856 mld. EUR, ako je ďalej špecifikované v tabuľke 9.1 . V tejto kapitole sa nachádza špecifické hodnotenie v kontexte vyhlásenia o vierohodnosti a špecifické pripomienky k inštitúciám, decentralizovaným úradom a agentúram a Európskym školám.

Tabuľka 9.1. – Platby podľa inštitúcií (v mil. EUR) 2003 2004 Európsky parlament 986 1 166 Rada 410 507 Komisia 3 546 3 721 Súdny dvor 148 216 Dvor audítorov 84 84 Európsky hospodársky a sociálny výbor 91 92 Výbor regiónov 46 63 Európsky ombudsman 4 5 Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov — 1 Celkom 5 305 5 856

Špecifické hodnotenie v kontexte vyhlásenia o vierohodnosti

Úvod

9.2. Cieľom auditu vyhlásenia Dvora audítorov o vierohodnosti za rok 2004, týkajúceho sa správnych výdavkov, bolo zhodnotiť spoľahlivosť konsolidovanej účtovnej závierky zostavenej k 31. decembru 2004 (kapitola 1) a zákonnosť a správnosť príslušných transakcií. V tabuľke 9.2 je uvedená kontrola prijatia opatrení na základe pripomienok z predchádzajúcich výročných správ. 9.2. ODPOVEĎ KOMISIE Komisia uverejňuje výročnú správu, v ktorej prezentuje kontrolu prijatých opatrení, ktorá podľa nej zodpovedá odporúčaniam Dvora audítorov. Správa, ktorá zahŕňa Výročnú správu Dvora audítorov za rok 2003, sa uverejní na jeseň roku 2005.

9.3. Predchádzajúce audity Dvora audítorov ukázali, že zistené chyby mali zväčša formálny charakter a neboli spôsobené vážnymi nedostatkami systémov kontroly. Prijatím nového služobného poriadku a nového systému na výpočet odmien zamestnancov v roku 2004, ako aj zavedením nových systémov v rámci nového nariadenia o rozpočtových pravidlách však vznikajú osobitné riziká (pozri odseky 9.5 a 9.6). 9.3. ODPOVEĎ KOMISIE Postupným zavádzaním nového platobného systému počas roka 2003 a začiatkom roka 2004 vzniklo nové riziko spojené s každou novou aplikáciou (pozri odpoveď na odsek 9.5). Útvary Komisie vyriešili situáciu prostredníctvom početných manuálnych kontrol výsledkov rôznych predbežných výpočtov mesačných miezd a okamžitej opravy chýb zistených informatikmi pred konečným výpočtom mesačných miezd a príkazom na vyplatenie miezd. Počet chýb zistených ex post bol veľmi malý.

Tabuľka 9.2. – Kontrola prijatia opatrení na základe pripomienok z predchádzajúcich výročných správ Pripomienky Prijaté opatrenie Potreba ďalších opatrení? Odpoveď parlamentu Trvalé príkazy Bod 9.14 výročnej správy za rok 2003: Vnútorné pravidlá pre plnenie rozpočtu Európskeho parlamentu umožňujú, aby sa platby uhrádzali trvalým príkazom. Po uhradení platby povoľujúci úradník vydá „príkaz na vyrovnanie, aby mohla byť suma zaúčtovaná do rozpočtu“ (článok 11 odsek 4 vnútorných pravidiel). V súlade s nariadením o rozpočtových pravidlách musí byť výdavok potvrdený a schválený pred úhradou. Neboli prijaté žiadne opatrenia: vnútorné pravidlo umožňujúce platby prostredníctvom trvalého príkazu bolo v roku 2004 stále v platnosti. Áno, všetky platby sa musia uskutočňovať v súlade s ustanoveniami nariadenia o rozpočtových pravidlách. Zmena vo Vnútornom poriadku týkajúcom sa uskutočňovania rozpočtu Európskeho parlamentu (článok 10) a revidovanom 27. apríla 2005 stanovuje, že „platba trvalým príkazom je možná výlučne vtedy, ak sa v zmluve s veriteľom uvádza ako jediný možný spôsob platby“. Systém doplnkového dôchodkového zabezpečenia pre poslancov Európskeho parlamentu Body 9.17 a 9.20 výročnej správy za rok 2002: Ak má naďalej pokračovať systém doplnkového dôchodkového zabezpečenia pre poslancov Európskeho parlamentu, musí sa preň čo najskôr vytvoriť dostatočný právny základ. Systém doplnkového dôchodkového zabezpečenia pokračuje bez vytvorenia dostatočného právneho základu. Áno, treba vytvoriť právny základ. Schválený štatút poslancov, ktorý nadobudne účinnosť v roku 2009, počíta pre európskych poslancov s režimom jediného dôchodku a teda s tým, že nakoniec zanikne režim doplnkového dôchodku. Treba stanoviť jasné pravidlá tohto systému, ktoré budú definovať záväzky a zodpovednosť Európskeho parlamentu a účastníkov systému zabezpečenia v prípade deficitu. Takéto pravidlá neboli stanovené. Áno, treba stanoviť náležité pravidlá. Pokiaľ ide o uvedený režim, na jar 2005 bola realizovaná poistná štúdia. Mala by umožniť zvážiť možné opatrenia na udržanie fondov v rovnováhe. Výsledky štúdie by takisto mohli umožniť preskúmať kompetencie a zodpovednosť Parlamentu a ASBL, fungujúcej podľa luxemburského práva a spravujúcej dôchodkové fondy, od súčasnosti až do nadobudnutia účinnosti štatútu.

Systémy dohľadu a kontroly

9.4. V roku 2004 pokračovali všetky inštitúcie v zlepšovaní systémov dohľadu a kontroly s cieľom dodržiavať požiadavky nového nariadenia o rozpočtových pravidlách. Ani jedna inštitúcia však úplne nezaviedla štandardy vnútornej kontroly (ŠVK) (1). 9.4. ODPOVEĎ RADY 20. júla 2005 sa prijali štandardy vnútornej kontroly (ICS) pre Radu. 9.4. ODPOVEĎ KOMISIE Komisia prijala svoje štandardy vnútornej kontroly v roku 2000 a každoročne kontroluje zavedenie príslušných základných požiadaviek; spomínané zavedenie sa pravidelne sleduje z hľadiska súladu s predpismi ako aj z hľadiska účinnosti. Ako to Dvor audítorov uvádza v odseku 1.87, 93 % základných požiadaviek bolo splnených, čiže ich možno považovať vzhľadom na neustále sa vyvíjajúce prostredie za prakticky plne zavedené. 9.4. ODPOVEĎ SÚDNEHO DVORA Administratíva Súdneho dvora pripúšťa, že určité normy vnútornej kontroly sa nemohli v roku 2004 začať uplatňovať v úplnosti. Zvýšenie počtu kvalifikovaných pracovníkov musí umožniť rýchlo zlepšiť situáciu. 9.4. ODPOVEĎ HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO VÝBORU Implementácia hlavných opatrení vyplývajúcich z prijatia štandardov vnútornej kontroly je teraz naplánovaná na obdobie dvoch rokov (2004 a 2005). Opatrenia sa týkajú riadenia zamestnancov (stanovenie písomného popisu všetkých pozícií; aktualizácia popisu postupov pri výberovom konaní), využitie ukazovateľov výkonnosti (ku ktorým bola vyžiadaná konzultácia v rámci inštitúcií) a systematické využitie štvrťročného plánu výdavkov. Všetky tieto opatrenia boli začlenené do konsolidovaného akčného plánu schváleného 8. novembra 2004 generálnym tajomníkom.

9.5. V roku 2004 všetky inštitúcie NAP („Nouvelle Application Paie“) používali novú počítačovú aplikáciu na výpočet odmien zamestnancov, ktorú vytvoril a spravuje Úrad pre správu a úhradu individuálnych nárokov Komisie. Aplikácia NAP vykázala v roku 2004 rôzne technické nedostatky, ktoré predstavujú nové riziko, a v mnohých prípadoch spôsobili chybné výpočty rôznych zložiek odmien zamestnancov. Najzjavnejšie chyby sa opravili manuálne pred uskutočnením platieb. V súvislosti s jednou zložkou došlo v marci 2005 k úprave programov NAP, čiastky vyplatené v roku 2004 boli prepočítané a v prípade potreby opravené. Tieto opravy viedli k vymáhaniu finančných prostriedkov, ktorých celková výška za všetky inštitúcie dosiahla približne 1,9 mil. EUR. Ďalšie osobitné riziko chýb predstavovali manuálne zadané údaje prenesené do NAP z počítačových systémov, v ktorých sa zaznamenávajú situácie oprávňujúce zamestnancov na osobitné nároky. Kontroly však neboli primerane posilnené. 9.5. ODPOVEĎ EURÓPSKEHO PARLAMENTU Hoci takmer simultánne zavedenie nového finančného poriadku, štatútu úradníkov a systému odmeňovania „NAP“ skutočne spôsobilo vážne ťažkosti, treba správne pochopiť jeho povahu. Zvlášť štatút úradníkov bol príčinou mnohých interpretačných problémov. Až keď boli tieto ťažkosti vyriešené (na úrovni vedúcich administratívnych oddelení), mohol byť systém NAP s konečnou platnosťou prijatý. Uvedené výdavky sú z veľkej časti zapríčinené trvaním tejto procedúry. Počiatočné, čisto technické problémy týkajúce sa NAP, opakujúce sa a dlhotrvajúce pre dotknuté oddelenia, boli rýchlo identifikované a odstránené. Ak aj manuálne zadávanie údajov týkajúcich sa odmeňovania predstavuje takisto rizikový faktor, tento systém nie je nový, a teda si nevyžaduje špecifické kontrolné opatrenia, odlišné od už jestvujúcich, pričom je pravdou, že NAP by mohol inšpirovať Parlament k posilneniu ex post kontrol odmeňovania. 9.5. ODPOVEĎ RADY Za svoju časť by Generálny sekretariát Rady (GSR) rád zdôraznil, že skutočne posilnil kontroly, keď NAP nahradil starý platový systém. GSR ľutuje, že závery týkajúce sa kontroly môžu odviesť pozornosť čitateľa od skutočnosti, že v súčasnosti sa zaviedla nedostatočná počítačová aplikácia, ktorá zásadne zmenila služobný poriadok. 9.5. ODPOVEĎ KOMISIE Postupným zavádzaním NAP počas roka 2003 a začiatkom roka 2004 vzniklo nové riziko spojené so zavedením novej počítačovej aplikácie. Útvary Komisie vyriešili situáciu prostredníctvom početných manuálnych kontrol výsledkov rôznych predbežných výpočtov mesačných miezd a okamžitej opravy chýb zistených informatikmi pred konečným výpočtom mesačných miezd a príkazom na vyplatenie miezd. Počet chýb zistených ex post bol veľmi malý. Rada prijala zmeny služobného poriadku až 22. marca 2004, čím ostalo veľmi málo času na podrobnú definíciu pravidiel riadenia a prispôsobenie NAP. Napriek tomu mohla Komisia uplatniť na mzdy za máj 2004 väčšinu zmien zavedených reformou. Niektoré aspekty sa s konečnou platnosťou nemohli uplatniť odo dňa nadobudnutia platnosti reformy, keďže všeobecné vykonávacie ustanovenia alebo pravidlá riadenia neboli úplne definované. Za týchto podmienok sa zaviedli predbežné moduly s cieľom obmedziť vplyv na príjemcov. Zmeny NAP-u v marci 2005, ktoré viedli k uskutočneniu potrebnej regularizácie vo výške 1,9 milióna EUR, boli výsledkom prác, o spôsobe ktorých sa rozhodlo v novembri 2004 a ktoré sa teda nemohli skôr uskutočniť. Zavádzanie NAP si vyžiadalo premiestnenie kontrol kvality údajov z platobného systému do systémov riadenia nárokov, ktoré údaje automaticky prenášajú cez rozhranie do NAP-u. V priebehu roka 2003 sa zavedené kontroly zhodnotili a zreorganizovali s cieľom zabezpečiť na úrovni riadiacich systémov, aby sa od 1. januára 2004 rešpektoval princíp iniciácie a verifikácie ex ante uvedený v rozpočtovom nariadení. 9.5. ODPOVEĎ SÚDNEHO DVORA Uvedené ťažkosti vyplývajú zo začatia využívania aplikácie NAP. K začatiu využívania došlo zároveň s reformou služobného poriadku úradníkov za podmienok, ktoré zďaleka neboli optimálne a prispeli k značnému zvýšeniu pracovného zaťaženia odboru „Odmeny“. Podobne ako Súdny dvor sa aj iné inštitúcie stretli s ťažkosťami týkajúcimi sa fungovania tejto aplikácie. Tieto ťažkosti boli opakovane signalizované oddeleniam Komisie, ktoré sú správcami NAP, a boli s týmito oddeleniami diskutované počas pravidelných stretnutí. Mnoho z nich sa v súčasnosti z podstatnej časti prekonalo. Pokiaľ ide o prevod údajov do NAP, je vhodné poznamenať, že na Súdnom dvore ho vykonáva personál odboru „Odmeny“ priamo z rôznych administratívnych rozhodnutí zakladajúcich práva a že je predmetom systematickej kontroly v rámci sekcie. Kódovanie sa teda nevykonáva z údajov už nakódovaných v systéme správy personálu Centurio. 9.5. ODPOVEĎ HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO VÝBORU V EHSV sa do NAP („Nouvelle Application Paie“) žiadne údaje nezadávajú manuálne. Jedna osoba zakóduje údaje o zamestnancoch do počítačového systému riadenia zamestnancov a druhá osoba ich overí. Overené údaje sú automatickým príkazom prenesené priamo z tohto systému do NAP. Aj individuálne platby z NAP sú elektronicky zadávané do účtovného informačného systému bez akéhokoľvek manuálneho zásahu. Rovnako ako všetky ostatné platby, aj tieto sú elektronicky posielané do banky s dvojitým elektronickým podpisom a bez ďalšieho prekódovania.

9.6. V zmenenom a doplnenom služobnom poriadku, ktorý vstúpil do platnosti 1. mája 2004, sa stanovuje, že náklady na ubytovanie vzniknuté na služobnej ceste sa preplácajú na základe podporných dokumentov do maximálnej výšky, ktorá je stanovená pre každú krajinu (článok 13 prílohy VII k služobnému poriadku). V rozpore s týmto pravidlom je vo vnútorných predpisoch inštitúcií, okrem Súdneho dvora, Dvora audítorov a európskeho ombudsmana, stanovená paušálna čiastka v rozmedzí od 30 % do 60 % z maximálne možnej výšky pre zamestnancov, ktorí nepredložia nijaký dôkaz o vzniknutých nákladoch na ubytovanie. V zmenenom a doplnenom služobnom poriadku sa taktiež zavádza nová, nižšia stupnica denných diét. Dve inštitúcie si však ponechali systém, ktorý bol v platnosti pred májom 2004, a naďalej uplatňovali odlišnú stupnicu denných diét (2). 9.6. ODPOVEĎ EURÓPSKEHO PARLAMENTU Rozptýlenosť aktivít Parlamentu do troch pracovísk spôsobuje špecifické problémy, hlavne pokiaľ ide o cestovanie, čoho dôsledkom je, okrem iného, neschopnosť Parlamentu zaviesť nové pravidlá pred 1. májom. Hoci nové pravidlá, prijaté v roku 2005, hovoria o vyplácaní paušálnych čiastok, Parlament sa nazdáva, že nový systém zavádza rovnováhu medzi nárokmi predpisov a praktickými potrebami a že je v súlade s právnym stanoviskom, ktoré mu bolo doručené. 9.6. ODPOVEĎ RADY GSR spolu s ostatnými inštitúciami preskúma možnosť zmeny svojich vnútorných predpisov o náhradách výdavkov na ubytovanie bez podkladových dokumentov. 9.6. ODPOVEĎ KOMISIE O vyplatení paušálnej sumy namiesto platby, ktorej výška sa mení na základe podporných dokumentov, sa uvažovalo ako o vykonávacom opatrení ustanovenia služobného poriadku, ktorý na základe správneho uváženia berie do úvahy pomer medzi nákladmi a efektívnosťou. Komisia však preskúma opodstatnenosť takéhoto pravidla. 9.6. ODPOVEĎ HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO VÝBORU Príručka EHSV pre misie je do značnej miery založená na príručke Komisie. Bod 4.2 je úplne rovnaký v oboch príručkách. Aby sa zachoval koherentný súbor pravidiel medzi inštitúciami, EHSV má v úmysle ďalej uplatňovať článok 13 ods. 1 prílohy VII rovnakým spôsobom ako Komisia.

9.7. Nedostatky boli zaznamenané pri systémoch kontroly prevodu časti platu zamestnancov s opravným koeficientom. V mnohých prípadoch boli prevody povolené bez náležitého zdokladovania práva zamestnanca na požadovaný prevod (3). Počet zistených prípadov bol v niektorých inštitúciách závažný (4). 9.7 a 9.8. ODPOVEĎ KOMISIE Uvedené chyby sa zistili v iných inštitúciách a nie na Komisii. 9.7. ODPOVEĎ SÚDNEHO DVORA Tento odsek sa týka prípadov, keď neboli dôsledky zmeny práv úradníka vyplývajúcich z jeho rodinnej situácie bezodkladne premietnuté na právo na prevod časti odmeny. Je však vhodné poznamenať, že administratíva Súdneho dvora pravidelne vykonáva preverenia a v opodstatnenom prípade pristupuje k opravám prostredníctvom vymáhania neoprávnených platieb. 9.7. ODPOVEĎ HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO VÝBORU Analýzy podkladových dokumentov o prevodoch časti odmien s opravným koeficientom sú súčasťou systematických následných kontrol, ktoré práve prebiehajú. Akákoľvek potrebná oprava sa uplatňuje podľa nového služobného poriadku.

9.8. V niektorých inštitúciách boli zaznamenané nedostatočné kontrolné postupy na vyplácanie dôchodkov. Dôchodky vyplácané úradníkom na dôchodku s pobytom v určitých členských štátoch sa zvyšujú na základe opravného koeficientu. V posledných rokoch sa však nevykonala kontrola skutočného bydliska bývalých úradníkov (5). 9.8. ODPOVEĎ RADY Na základe zhodnotenia rizík uskutočnil GSR v marci 2005 prieskum o výplatách dôchodkov občanom Spojeného kráľovstva, čo viedlo k administratívnym opravám, ktoré postupne vyústili do dvoch súdnych prípadov. 9.8. ODPOVEĎ HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO VÝBORU Po roku 2002 sa rozhodlo, že kontroly bydliska dôchodcov sa budú vykonávať každé dva roky. Táto kontrola bola naplánovaná na koniec roka 2004, ale omeškala sa z dôvodu pracovného zaťaženia v súvislosti s „reformou“ (nové výpočty, nové prevody atď.). Počas tohto obdobia bolo EHSV v úzkom kontakte so svojimi dôchodcami prostredníctvom informačných a spravodajských listov a monitorovania ich doručenia, ako aj prostredníctvom individuálnej korešpondencie, ak to bolo potrebné. Riadna oficiálna kontrola bude vykonaná v období medzi júlom a októbrom 2005. Do 31. augusta 2005 bolo skontrolovaných viac ako 80 % dôchodcov.

9.9. S výnimkou európskeho ombudsmana a európskeho dozorného úradníka na ochranu údajov boli zistené ojedinelé nedostatky systému dohľadu a kontroly verejného obstarávania. 9.9. ODPOVEĎ EURÓPSKEHO PARLAMENTU Parlament berie na vedomie poznámku Súdneho dvora a bude pokračovať v úsilí o zlepšenie postupov. 9.9. ODPOVEĎ RADY GSR sa domnieva, že neexistuje žiaden argument na podporu vyhlásenia Dvora audítorov, že zistil príležitostné slabé miesta vo svojom systéme dohľadu a kontroly ohľadne verejného obstarávania. GSR zriadil vnútorný útvar, ktorý je zameraný na DGAIV/koordinačnú jednotku pre obstarávanie, ktorá zabezpečuje, aby sa pri postupoch vo verejných súťažiach prísne dodržiavali pravidlá a aby sa zameriavali na finančne najvýhodnejšie riešenia. V súvislosti so svojím ročným auditom mal Dvor audítorov jednu poznámku o spisoch týkajúcich sa verejného obstarávania, ktorá súvisela s výkladom rozpočtového nariadenia, ale ktorá nemala žiadne dôsledky na kvalitu systému vnútornej kontroly. 9.9. ODPOVEĎ KOMISIE V prípade Komisie všetky dotknuté útvary prijali nápravné opatrenia: — ročné pokyny určené delegáciám sa znova preskúmajú v záujme toho, aby všetky delegácie poskytli ústrediu potrebné ex ante informácie, — zaviedli sa dve dodatočné kontroly, jedna ex ante a druhá ex post v záujme toho, aby sa doplnil kontrolný systém v rámci procesu elektronického zadávania verejných zákaziek, — v roku 2005 sa prijali opatrenia v oblasti kancelárií týkajúce sa verejného obstarávania na dosiahnutie súladu s ustanoveniami článku 126 vykonávacích pravidiel rozpočtového nariadenia, naplánovali sa výzvy na predkladanie ponúk na roky 2005 a 2006 a zaviedli sa kontroly ex post počas celého roka. 9.9. ODPOVEĎ SÚDNEHO DVORA Administratíva Súdneho dvora vyvinie úsilie ešte viac posilniť kontroly v oblasti verejného obstarávania a prehĺbiť vzdelávanie správcov v tejto oblasti. 9.9. ODPOVEĎ HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO VÝBORU Jednou z príčin nedostatkov v oblasti plánovania verejného obstarávania a operatívneho riadenia zmlúv bola prílišná decentralizácia zodpovednosti za verejné obstarávanie a riadenie uzatvárania zmlúv smerom k jednotlivým operačným oddeleniam, ktoré nedisponovali dostatočnými odbornými skúsenosťami v tejto oblasti. Na začiatku roka 2004 bolo navrhnuté zriadiť nové oddelenie zodpovedné za koordináciu finančných a zmluvných aktivít v spojených službách Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov, ktoré sa zaoberá veľkou väčšinou aktivít verejného obstarávania v rámci EHSV. Toto oddelenie bolo formálne zriadené 1. novembra 2004 a po období náboru personálu sa stalo plne operatívnym vo februári 2005. Toto oddelenie počíta s dvoma úplne novými pracovnými miestami, ktoré sú osobitne zodpovedné za verejné obstarávanie a riadenie zmlúv v spojených službách. Taktiež je potrebné poznamenať, že aktivity spojené s rozširovaním a zmenou pracovných priestorov oboch výborov počas roka 2004 mali značný dosah na jednotlivé operačné oddelenia a prispeli k vzniku uvedených nedostatkov.

Pripomienky k transakciám

9.10. Audit Dvora audítorov pokrýval odmeňovanie zamestnancov, prevody časti platu zamestnancov, zvýšeného na základe opravného koeficientu, na bankové účty v iných členských štátoch, než je členský štát, v ktorom sú zamestnaní, prijímanie zamestnancov, príplatky pre členov inštitúcií a výdavky na zmluvy na základe verejného obstarávania.

9.11. V súvislosti s odmeňovaním zamestnancov bolo zistených niekoľko prípadov s dlhodobým finančným dosahom, pričom výdavky neboli oprávnené: 9.11 a 9.12. ODPOVEĎ KOMISIE Pozri odpoveď na odsek 9.7 a 9.8. 9.11.

a) menovanie zamestnancov do platovej triedy, ktoré nespĺňalo ustanovenia služobného poriadku alebo podmienky zamestnávania ostatných zamestnancov (6), schválenie osobitného zvýšenia platu pre vedúceho jednotky osobám, ktoré nemali riadiace úlohy (4); a) ODPOVEĎ HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO VÝBORU Vo svojich pripomienkach týkajúcich sa zaradenia zamestnancov Dvor audítorov upozornil na chybu pri preradení zamestnanca na dobu určitú podľa prechodných ustanovení a nového služobného poriadku. Táto chyba už bola napravená. Následná kontrola ukázala, že išlo len o ojedinelý prípad. V prípade menovania vedúcich oddelení služobný poriadok nestanovuje minimálny počet zamestnancov, ktorých by vedúci oddelenia mal riadiť. V EHSV, ktorý je malou inštitúciou, sú možnosti riadenia nasledujúce: aby sa zvýšila individuálna motivácia a kolektívna výkonnosť, vedúci oddelení majú plnú právomoc a zodpovedajú za organizáciu a rozvoj činností vo svojej sekcii, ako aj za riadenie ľudských zdrojov. Rozhodnutie EHSV č. 442/04 A uvádza, že aby zamestnanec mohol byť menovaný na post vedúceho oddelenia, musí buď: — mať vyššiu právomoc pri určovaní, rozvoji a implementácií politík EHSV alebo vyššiu právomoc v citlivých oblastiach, alebo — mať vyššiu právomoc v oblasti riadenia zamestnancov alebo finančných prostriedkov, alebo vykonávať úlohy schvaľujúceho úradníka v zmysle znenia finančnej regulácie v dôležitých oblastiach alebo pri vysokých sumách, alebo — riadiť administratívne oddelenie s aspoň 9 úradníkmi. V súlade s vyššie uvedeným rozhodnutím boli vedúci oddelenia vnútorného auditu a vedúci právneho oddelenia menovaní do pozície vedúceho oddelenia vzhľadom na rozsah a povahu ich právomocí.

b) prevod časti platu s opravným koeficientom, ktorý bol schválený bez potrebného oprávnenia celého prevodu alebo časti prevodu (7). b) ODPOVEĎ RADY Dvor audítorov má tú istú poznámku, aká je v odseku 9.7. Okrem toho, keďže GSR žiada každý rok systematicky nové podporné dokumenty, záver, že niekoľko prípadov, ktoré zistil Dvor audítorov, má dlhodobý finančný dosah na odmeňovanie úradníkov, nie je správny. ODPOVEĎ SÚDNEHO DVORA Odkazuje sa na odpoveď uvedenú v odseku 9.7. ODPOVEĎ HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO VÝBORU Pozri pripomienky EHSV k odseku 9.7.

9.12. Charakter a druh zistených chýb potvrdili nedostatky vo fungovaní uvedených systémov dohľadu a kontroly a naznačili, ktoré oblasti je potrebné zlepšiť.

Ročné správy o činnosti a vyhlásenia povoľujúcich úradníkov vymenovaných delegovaním

9.13. V roku 2004 došlo k zlepšeniu predkladania ročných správ o činnosti a vyhlásení povoľujúcich úradníkov vymenovaných delegovaním. Niektorí z nich mali výhrady a väčšina uviedla nedostatky systémov dohľadu a kontroly. Pri niektorých inštitúciách Dvor audítorov nemohol zohľadniť ročné správy o činnosti, pretože neboli pripravené pred ukončením auditu Dvora audítorov (8). 9.13. ODPOVEĎ KOMISIE Komisia berie na vedomie hodnotenie vykonané Dvorom audítorov, pokiaľ ide o zlepšenia prezentácie výročných správ o činnosti svojich útvarov za rok 2004, ktoré boli vyhotovené v stanovenom čase. Výročné správy o činnosti útvarov Komisie obsahovali málo výhrad a pripomienok pokiaľ ide o celkové správne výdavky. Podľa Komisie nedostatky oznámené na úrovni systémov dohľadu a kontroly neovplyvňujú výrazným spôsobom zákonnosť a správnosť príslušných transakcií. 9.13. ODPOVEĎ SÚDNEHO DVORA Pokiaľ ide o výročnú správu o činnosti, je potrebné pripomenúť, že lehota na predloženie zhrnutia výročných správ o činnosti rozpočtovému orgánu stanovená článkom 60 ods. 7 rozpočtového nariadenia na 15. júna platí len pre Komisiu. Výročná správa o činnosti vypracovaná delegovaným povoľujúcim pracovníkom Súdneho dvora bola jeho inštitúcii doručená 21. júna 2005. Pokiaľ Dvor audítorov v budúcnosti vyjadrí želanie disponovať výročnou správou k určenému dátumu, Súdny dvor vyvinie snahu vyhovieť tomuto želaniu.

Špecifické pripomienky

9.14. V nasledujúcej časti sú uvedené špecifické pripomienky ku každej inštitúcii.

Parlament

9.15. Na Parlament sa vzťahujú odseky 9.6 a 9.9. V niekoľkých prípadoch neprebehla validácia výdavkov na verejné obstarávanie podľa zámeru. V jednom prípade bola vyplatená suma nadhodnotená o 0,7 mil. EUR. 9.15. ODPOVEĎ EURÓPSKEHO PARLAMENTU K citovaným odsekom 9.6 a 9.9 pozri príslušné odpovede. Pokiaľ ide o uvedenú čiastku, vyplýva zo zredukovania DPH pri zmluve o dlhodobom prenájme budovy DA-D5, ktoré bolo odsúhlasené kompetentnými belgickými predstaviteľmi až po dlhých a oneskorene uzavretých rokovaniach. Na politickej úrovni bola dohoda o tejto čiastke prerokovaná krátko pred podpisom zmluvy. Bolo treba čakať na notifikáciu kompetentného daňového pracoviska, niekoľko dní po platbe spojenej s podpisom zmluvy, kým spoločnosť mohla vydať dobropis a novú faktúru. Suma 701 537,76 EUR bola v súlade s podmienkami zmluvy so spoločnosťou chápaná ako preddavok.

9.16. Podobne ako v minulosti (pozri odseky 9.21 a 9.22 výročnej správy za rok 2002) boli zaznamenané nedostatky systémov dohľadu a kontroly, ktoré sa týkajú platieb príspevkov poslancom Európskeho parlamentu. Uplatnené postupy nezabezpečovali, že príjem bývalých poslancov z určitých činností (platená funkcia v medzinárodnej inštitúcii; účasť v národnej alebo regionálnej vláde atď.) bol odpočítaný od dočasného príspevku spojeného so skončením mandátu. 9.16. ODPOVEĎ EURÓPSKEHO PARLAMENTU Pokiaľ ide o náhrady sekretariátu, v roku 2004 boli schválené nové úpravy, ktorých cieľom je posilniť kontrolu vyplácania náhrad, najmä v súvislosti so zmluvami o poskytovaní služieb. Kolégium kvestorov v júli 2005 schválilo praktické podoby realizovania týchto úprav, čo umožní kompetentnému oddeleniu zaviesť ich do praxe. Pokiaľ ide o náhradu na konci mandátu, Parlament si je vedomý, že tu pretrváva isté riziko. Boli prijaté určité ustanovenia a s ďalšími, ktoré by mali toto riziko ešte zmenšiť, sa počíta.

Rada

9.17. Na Radu sa vzťahujú odseky 9.4, 9.6, 9.7, 9.8, 9.9 a 9.11. Rada nezaviedla minimálne štandardy vnútornej kontroly (článok 60 ods. 4 nariadenia o rozpočtových pravidlách) ani nevypracovala návrh štatútov, v ktorých by boli opísané úlohy, práva a povinnosti účtovníka a správcu záloh (článok 44 vykonávacích predpisov). 9.17. ODPOVEĎ RADY Reakcie GSR na odseky 9.4, 9.6, 9.8, 9.9 a 9.11 sú uvedené vyššie. Malo by sa navyše poznamenať, že Rada nedávno zaviedla chartu, v ktorej sa opisujú úlohy, práva a povinnosti účtovníka, ako aj manuál na zálohové účty.

9.18. Dodatočná riadna dovolenka za kalendárny rok, schválená pred 31. decembrom 1997 ako kompenzácia za nadčasy, sa vypláca pri odchode do dôchodku, ak si úradník dodatočnú dovolenku nevybral. Keďže zamestnanci v kategóriách A a B nemajú nárok na kompenzáciu za nadčasy, tieto platby nie sú v súlade s článkom 56 služobného poriadku. Koncom roku 2004 riadna dovolenka za kalendárny rok, schválená pred 31. decembrom 1997 ako kompenzácia za nadčasy, ktorá ešte nebola vybraná, predstavovala spolu 11 800 dní. V októbri 2004 bola vyplatená celková suma približne 95 000 EUR za dodatočnú riadnu dovolenku za kalendárny rok úradníkom v kategóriách A a B, ktorý v ten mesiac odchádzali do dôchodku. 9.18. ODPOVEĎ RADY GSR predvída postupné zrušenie nevyužitého náhradného voľna pre úradníkov kategórií A a B poskytnutého do 31. decembra 1997; posledný krok v tomto procese je uvedený v oznámení 80/05 zo 17. mája 2005. Od začiatku roka 2005 sa celkový objem tohto voľna znížil o 2 500 dní, čo k 7. septembru 2005 predstavuje 9 317,5 dňa.

9.19. Na Komisiu sa vzťahuje odsek 9.9. Dvor audítorov taktiež zistil isté nedostatky vo fungovaní niektorých systémov dohľadu a kontroly v Úrade pre úradné publikácie, na ktorom sa odhalili rozdiely medzi množstvom papiera zaznamenaného v skladových listoch a skutočným stavom v sklade, boli vyplatené nedodané kópie publikácií a opravy ceny stanovené v zmluvách v prípade poklesu trhovej ceny papiera alebo nerastných surovín neboli vyžiadané. 9.19. ODPOVEĎ KOMISIE Úrad pre publikácie prijíma pripomienku Dvora audítorov týkajúcu sa rozdielov medzi množstvom zaznamenaným vo svojom systéme riadenia zásob a skutočnými fyzickými zásobami uskladnenými na dvoch rôznych miestach. Tieto rozdiely sú výsledkom chybných zápisov do systému riadenia zásob. V súčasnosti sa vyvíja nový softvér na riadenie zásob, ktorých veľká časť je opäť uskladnená v hlavných priestoroch Úradu. Úrad pre publikácie prijíma pripomienky Dvora audítorov týkajúce sa nezrovnalosti vo výške 1,4 %, ktorá sa zistila v dodanom množstve na jednu publikáciu a prijme opatrenia na zlepšenie informačných kanálov s cieľom vyhnúť sa výskytu chýb takéhoto druhu. Úrad pre publikácie prijíma pripomienky Dvora audítorov týkajúce sa revízie cien; v budúcnosti bude tomuto aspektu venovať zvýšenú pozornosť.

Súdny dvor

9.20. Na Súdny dvor sa vzťahujú odseky 9.4, 9.7, 9.9, 9.11 a 9.13. Súdny dvor prijal štandardy vnútornej kontroly v marci 2004, päť z nich však nebolo zavedených. Nedostatky boli zaznamenané pri systémoch dohľadu a kontroly indexácie nájomného. V jednom prípade, ktorý sa týkal indexácie nájomného, nedostatočné podporné dokumenty pripojené k platobným príkazom nájomného a nedostatočná následná kontrola nájomnej zmluvy spôsobili, že v septembri 2004 musel Súdny dvor uhradiť prenajímateľovi nedoplatky za nájomné vo výške 716 000 EUR z dôvodu neindexácie nájomného od roku 1999. 9.20. ODPOVEĎ SÚDNEHO DVORA Pokiaľ ide o normy vnútornej kontroly, odkazuje sa na odpoveď uvedenú v odseku 9.4. Na pripomienky týkajúce sa indexácie nájomného je potrebné odpovedať takto. Do roku 1999, s výnimkou rokov 1983, 1984 a 1994, v priebehu ktorých platilo blokovanie nájomného, Súdny dvor prispôsoboval výšku dlžných platieb za nájomné za Palais vzhľadom na korešpondenciu od pracovníkov vlastníka, Luxemburského štátu (10). Ešte pred touto korešpondenciou, pri vypracúvaní predbežného návrhu rozpočtu na každé obdobie, sa pristúpilo k odhadu nájomného na dané obdobie na základe predpovede vývoja indexu vzťahujúceho sa na prehodnotenie nájomného. Po vyprataní budovy Palais v roku 1999 bol k nájomnej zmluve z 5. júna 1973 o nájme Palais uzatvorený druhý dodatok s cieľom zohľadniť obsadenie náhradnej budovy (budova T) za rovnakých podmienok ako Palais. Od roku 2001 boli luxemburským orgánom zaslané listy, ktorými boli vyzvané, aby vzhľadom na túto novú situáciu zaujali stanovisko k uplatneniu článku III nájomnej zmluvy, ktorý upravuje prispôsobovanie nájomného v závislosti od vývoja referenčného indexu. Receveur des domaines odpovedal až listom z 28. septembra 2004, ktorým požiadal o zaplatenie nájomného dlžného v nadväznosti na jeho prispôsobenie vývoju uvedeného indexu, a to za obdobie 1999 – 2004.

9.21. Vnútorný audítor zastáva funkciu vedúceho „jednotky overovania“, ktorá vykonáva predbežnú kontrolu operácií povoľujúceho úradníka. Takéto zapojenie do výkonu finančných operácií nie je zlučiteľné s úlohou nezávislého vnútorného audítora. Od svojho vymenovania v roku 2003 vnútorný audítor nedokončil ani jeden z auditov zaradených do programu práce. 9.21. ODPOVEĎ SÚDNEHO DVORA Preverovacie činnosti ex ante a činnosti vnútorného auditu zabezpečujú odlišné osoby. Pripomína sa, že vzhľadom na veľkosť Súdneho dvora bolo rozhodnuté, že preverujúci pracovníci budú administratívne podliehať jedinému úradníkovi, ktorý sa tiež nazýva vnútorný audítor. Táto administratívna zodpovednosť v ničom neovplyvňuje nezávislosť vnútorného audítora pri výkone jeho audítorských úloh. Je pravdou, že v roku 2004 mala jednotka vnútorného auditu nedostatok kvalifikovaného personálu, v dôsledku čoho nebolo možné ukončiť plánované audítorské úlohy. Vysoká snaha vyriešiť túto situáciu viedla k prijatiu jedného audítora ako pomocného zamestnanca v decembri 2004 a jedného audítora ako dočasného zamestnanca v júni 2005. Napokon v septembri 2005 prišiel skupinu posilniť úradník kategórie A* prijatý do zamestnania na základe zoznamu úspešných uchádzačov. Jednotka je v súčasnosti spôsobilá vykonávať svoje činnosti v plnom rozsahu.

Dvor audítorov

9.22. Nezávislá externá audítorská firma, ktorá vykonáva audit Dvora audítorov, vydala „osvedčenie o správnosti a pravdivosti účtovnej závierky zostavenej k 31. decembru 2004“, ku ktorému bola priložená „správa o administratívnych a účtovných postupoch, správnosti finančného hospodárenia a systéme vnútornej kontroly“. V správe sa uvádza, že podľa stanoviska audítora „súčasné pravidlá vnútornej kontroly zabezpečujú uspokojivé plnenie prevádzkových cieľov, spoľahlivé zostavenie účtovnej závierky a súlad s právnym rámcom“. Osvedčenie a správa budú uverejnené v úradnom vestníku.

Európsky hospodársky a sociálny výbor

9.23. Na Európsky hospodársky a sociálny výbor sa vzťahujú odseky 9.6, 9.7, 9.8, 9.9 a 9.11. Štandardy vnútornej kontroly boli schválené v júli 2004, zatiaľ však neboli prijaté všetky opatrenia potrebné na dosiahnutie plného súladu s nimi. 9.23. ODPOVEĎ HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO VÝBORU Pozri pripomienky EHSV k týmto odsekom a k odseku 9.4.

Výbor regiónov

9.24. Na Výbor regiónov sa vzťahujú odseky 9.6, 9.7, 9.9, 9.11 a 9.13. Štandardy vnútornej kontroly boli schválené až v novembri 2004, zatiaľ však neboli prijaté všetky opatrenia potrebné na dosiahnutie úplného súladu s nimi. Funkciu vnútorného audítora vykonával dočasný zamestnanec zamestnaný na základe krátkodobých obnoviteľných zmlúv. V máji 2005 bol za vnútorného audítora vymenovaný úradník Spoločenstva. 9.24. ODPOVEĎ VÝBORU REGIONÓV Výbor regiónov podnikol v roku 2004 všetky možné kroky, aby obsadil pozíciu nového interného audítora, ako aj ostatné pozície v rámci oddelenia pre vnútorný audit. Vzhľadom na to, že o voľné miesta sa uchádzalo len zopár vyhovujúcich úradníkov, nebolo v tom čase možné zamestnať ich natrvalo.

Európsky ombudsman a európsky dozorný úradník na ochranu údajov

9.25. Audit nedal podnet na pripomienky.

Celkový záver a odporúčania

9.26. Všetky inštitúcie zlepšili systémy dohľadu a kontroly s cieľom prispôsobiť sa požiadavkám nového nariadenia o rozpočtových pravidlách. Riziká zistené v roku 2003, spojené s implementáciou nariadenia o rozpočtových pravidlách (11), ako aj riziká v dôsledku zavedenia nového služobného poriadku a počítačových systémov na výpočet miezd a dôchodkov (pozri odsek 9.6) však neboli v roku 2004 náležite pokryté systémami dohľadu a kontroly. 9.26. ODPOVEĎ EURÓPSKEHO PARLAMENTU Úplné zosúladenie s požiadavkami nového finančného poriadku si bude vyžadovať istý čas. Zavedenie systému odmeňovania NAP a nového štatútu úradníkov prispelo k zvýšeniu rizík v roku 2004, no ťažkosti, o ktorých príslušné oddelenia vedeli, boli spôsobené najmä počiatočnými technickými problémami, týkajúcimi sa systému odmeňovania alebo interpretácie ustanovení štatútu úradníkov. Hoci tieto ťažkosti boli príčinou mnohých finančných požiadaviek, ukázalo sa, že množstvo skutočných zabudnutých chýb je nízke, zvlášť pre stupeň kontroly, pod ktorú spadá orgán, kompetentný na menovanie. Aj tak by však mal byť systém kontroly a dohľadu, najmä pokiaľ ide o kontroly ex post týkajúce sa odmeňovania, posilnený. 9.26. ODPOVEĎ KOMISIE Postupným zavádzaním nového platobného systému počas roka 2003 a začiatkom roka 2004 vzniklo nové riziko, ktoré je spojené so spustením novej počítačovej aplikácie. Útvary Komisie vyriešili situáciu prostredníctvom mnohých manuálnych kontrol výsledkov rôznych predbežných výpočtov mesačných miezd a okamžitej opravy chýb zistených informatikmi pred konečným výpočtom mesačných miezd a príkazom na vyplatenie miezd. Počet chýb zistených ex post bol veľmi malý. Zavádzanie nového platobného systému si vyžiadalo premiestnenie kontrol kvality údajov z platobného systému do systémov riadenia nárokov, ktoré údaje automaticky prenášajú cez rozhranie do NAP-u. V priebehu roka 2003 sa zavedené kontroly zhodnotili a zreorganizovali s cieľom zabezpečiť, aby sa od 1. januára 2004 na úrovni riadiacich systémov rešpektoval nový princíp iniciácie a verifikácie ex ante uvedený v rozpočtovom nariadení.

9.27. Dvor audítorov zistil časté chyby najmä formálneho charakteru. Zistené chyby týkajúce sa zákonnosti a správnosti uskutočnených transakcií významne neovplyvnili správne výdavky ako celok. 9.27. ODPOVEĎ KOMISIE Komisia poznamenáva, že zistené formálne chyby významne neovplyvnili správne výdavky. Napriek tomu bude Komisia naďalej prijímať opatrenia na predchádzanie ich výskytu.

9.28. Na základe auditu a v záujme pokrytia zistených rizík Dvor audítorov zastáva názor, že by sa mali zlepšiť tieto oblasti systémov dohľadu a kontroly: 9.28.

a) dokumentácia postupov; a) ODPOVEĎ KOMISIE Na základe predošlých pripomienok Dvora audítorov zaviedla Komisia osobitné opatrenie s cieľom dokumentovať svoje správne postupy v oblasti riadenia ľudských zdrojov. Výsledky bude možno vidieť na novej webovej stránke „Zamestnanci a administratíva“, ktorá bude postupne sprístupnená koncom roka 2005. a) a b) ODPOVEĎ HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO VÝBORU Ako už bolo spomenuté v pripomienkach EHSV k ročnej správe Dvora audítorov k rozpočtu 2003 [odsek 9.40. b)], mnohé postupy existujú a sú dokonca zdokumentované. V príručke EHSV k analýze rizík bolo stanovenie písomných postupov označené ako štandardný postup pri znižovaní rizika. Má teda trvalý charakter. V konsolidovanom akčnom pláne prijatom na konci roka 2004 sú projekty niektorých postupov navrhnuté na rok 2005.

b) definovanie charakteru podporných dokumentov, ktoré by mali umožniť skontrolovať, či sú výdavky v súlade so zmluvnými podmienkami alebo nariadeniami a pravidlami; b) ODPOVEĎ KOMISIE Toto odporúčanie sa už zobralo do úvahy pri písaní nových špecifických dohôd, napríklad v prípade rámcovej dohody na inštaláciu ďalších káblov a prípojok v budove Jeana Monneta. Výdavky za služby sú presnejšie špecifikované, aby sa predišlo riziku spomenutom Dvorom audítorov.

c) zaraďovanie zamestnancov do platobných tried podľa nového služobného poriadku; c) a d) ODPOVEĎ KOMISIE Pozri odpoveď na odsek 9.7 a 9.8. Avšak Komisia zo svojej strany dozerá na správne zavedenie nových ustanovení. c) ODPOVEĎ HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO VÝBORU Pozri pripomienky EHSV k odseku 9.11.

d) odmeňovanie, obzvlášť vyplácanie príplatkov a prevody časti platu zamestnancov s opravným koeficientom. d) ODPOVEĎ HOSPODÁRSKEHO A SOCIÁLNEHO VÝBORU Pozri pripomienky EHSV k odseku 9.7.

9.28. ODPOVEĎ VÝBORU REGIONÓV Výbor regiónov v plnom rozsahu implementuje odporúčania Dvora audítorov, uvedené v odseku 9.28 návrhu záverečného auditu a bude pokračovať vo svojom úsilí o zlepšenie existujúcej dokumentácie postupov, pričom bude venovať osobitnú pozornosť otázke overovania ex post vo veci regulárnosti výdavkov.

Hlavné pripomienky v osobitných správach

Osobitná správa č. 1/2005 týkajúca sa riadenia Európskeho úradu pre boj proti podvodom (OLAF)

9.29. Osobitná správa Dvora audítorov bola vydaná spolu s odpoveďami Komisie v Ú. v. EÚ C 202 18. augusta 2005.

Osobitná správa č. 5/2005 týkajúca sa výdavkov na tlmočenie, ktoré vznikli Parlamentu, Komisii a Rade

9.30. Účelom auditu Dvora audítorov bolo posúdiť, či bolo finančné hospodárenie tlmočníckych služieb v Parlamente, Komisii a Rade správne. 9.30. ODPOVEĎ EURÓPSKEHO PARLAMENTU Úplná viacjazyčnosť, ako si ju Parlament želá, zahŕňa podstatné výdavky, ktoré vyplývajú hlavne z politických rozhodnutí, vzťahujúcich sa na organizáciu prác (kalendár a pracoviská) a na potrebu rýchlo reagovať na politické situácie, ktoré sú niekedy ťažko vypočítateľné. Napriek tomu Parlament, aby zlepšil podmienky využívania tlmočníckych služieb, stanovil pevný rámec a to prostredníctvom kódexu prijatého v roku 1999 a revidovaného v roku 2004. Na druhej strane, oddelenia Parlamentu sa usilujú zlepšiť kontrolu výdavkov spojených s tlmočníkmi a zvlášť kontrolu ich cestovných výdavkov, k čomu pozitívne prispieva aj vytvorenie jediného medziinštitucionálneho oddelenia vyplácajúceho všetky platby pomocným konferenčným tlmočníkom (AIC). Oddelenia Parlamentu, ktoré využívajú tlmočenie, budú takisto skúmať najlepšie spôsoby využívania týchto služieb v iných inštitúciách, aby sa zlepšilo plánovanie prác a aby pri tom boli rešpektované uvedené politické požiadavky. 9.30. ODPOVEĎ RADY GSR by rád poukázal na to, že ďalšie úspory pri tlmočení by sa mohli dosiahnuť nielen lepšou prezieravosťou zo strany organizátorov zasadnutí. Podľa osobitnej správy Dvora audítorov sa úspory môžu dosiahnuť aj inými spôsobmi, ako napríklad nižšími nákladmi na nezávislých tlmočníkov (ACI) alebo lepšou spoluprácou medzi inštitúciami.

9.31. Audit preukázal, že kvalita tlmočenia väčšinou spĺňa potreby a očakávania, ale že je nutné prijať celý rad opatrení, aby sa znížili náklady a aby sa predišlo poskytovaniu tlmočenia, ktoré bolo objednané, ale sa nevyužilo. Hoci inštitúcie dokázali obmedziť počet žiadostí o tlmočenie, bolo možné dosiahnuť ďalšie úspory, keby sa predišlo oneskoreným stornám, žiadostiam o zasadnutia na poslednú chvíľu, nerovnomernému rozdeleniu zasadnutí počas týždňa a roka a zbytočne vysokým nákladom pomocných konferenčných tlmočníkov na cestovanie. Keďže na tieto prvky väčšinou tlmočnícke oddelenia nemajú vplyv, ďalšie úspory možno dosiahnuť len dôkladnejším zvažovaním zo strany organizátorov zasadnutí. 9.31. ODPOVEĎ KOMISIE Komisia bude pokračovať vo svojej politike kontroly výdavkov prostredníctvom svojho prístupu zameraného na „skutočné potreby“ a bude sa väčšmi snažiť znížiť poskytovanie tlmočníckych služieb v prípade, že nie sú nevyhnutné. Komisia sa taktiež zameria na zlepšenie využitia ľudských zdrojov v spolupráci s tlmočníckymi oddeleniami iných inštitúcií a, čakajúc na súhlas inštitúcií opätovne prerokovať súčasné dohody, sa bude snažiť znížiť výdavky na pomocných konferenčných tlmočníkov, najmä cestovné výdavky.

AGENTÚRY A OSTATNÉ DECENTRALIZOVANÉ ÚRADY

9.32. Audit agentúr a ostatných decentralizovaných úradov Európskej únie je predmetom špecifických ročných správ (12). Rozpočet agentúr a ostatných decentralizovaných úradov na rok 2004 bol 872,3 mil. EUR v porovnaní so 778 mil. EUR v roku 2003. Celkový počet schválených pracovných miest sa zvýšil z 2009 v roku 2003 na 2 233 v roku 2004. Základné údaje o agentúrach a ostatných decentralizovaných úradoch sú uvedené v tabuľke 9.3 (13).

Tabuľka 9.3. – Agentúry a ostatné decentralizované úrady EÚ – základné údaje Agentúry a ostatné decentralizované úrady Európskej únie Sídlo Rok založenia Rozpočet (v mil. EUR) Počet schválených pracovných miest 2004 2003 2004 2003 Európske stredisko pre rozvoj odborného vzdelávania Solún 1975 16,6 14,7 88 83 Európska nadácia pre zlepšovanie životných a pracovných podmienok Dublin 1975 18,1 16,8 91 88 Európska environmentálna agentúra Kodaň 1990 33,6 27,5 115 111 Európska nadácia pre odborné vzdelávanie Turín 1990 18,4 17,2 104 104 Európske monitorovacie centrum pre drogy a drogovú závislosť (14) Lisabon 1993 12,2 10,5 77 63 Európska agentúra pre lieky Londýn 1993 99,1 84,2 314 287 Prekladateľské stredisko pre inštitúcie Európskej únie Luxemburg 1994 29,8 29,0 181 158 Úrad Spoločenstva pre odrody rastlín Angers 1994 11,3 11,1 38 35 Úrad pre harmonizáciu vnútorného trhu Alicante 1994 190 157,4 675 675 Európska agentúra pre bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci Bilbao 1995 10,7 14,6 38 33 Európske stredisko pre monitorovanie rasizmu a xenofóbie Viedeň 1997 7,9 6,6 34 30 Európska agentúra pre obnovu (15) Solún 2000 374,6 358,6 114 120 Eurojust Haag 2002 9,3 8,1 76 53 Európska agentúra pre bezpečnosť letectva Kolín nad Rýnom (16) 2002 11,3 4,7 95 80 Európska námorná bezpečnostná agentúra Lisabon (16) 2002 13,3 4,5 55 40 Európsky úrad pre bezpečnosť potravín Parma (16) 2002 29,1 12,6 138 49 Európska agentúra pre bezpečnosť sietí a informácií (17) Heraklion (16) 2003 — — — — Európska železničná agentúra (17) Valenciennes 2003 — — — — Celkom 885,3 778,1 2 233 2 009

9.33. Zistili sa prípady nerešpektovania zásady zročnosti rozpočtu, najmä neboli dostatočne opodstatnené prenesené rozpočtové prostriedky. Dvor audítorov taktiež zaznamenal niekoľko prípadov nerešpektovania zásady špecifikácie (nepravidelné alebo nedostatočne opodstatnené prevody rozpočtových prostriedkov), zásady všeobecnosti (príjmy zahrnuté do rozpočtu boli započítané oproti záporným výdavkom) a zásady presnosti rozpočtu (do rozpočtu boli zahrnuté sumy, ktoré nezodpovedali požiadavkám v rozpočtovom roku). 9.33 a 9.34. ODPOVEĎ KOMISIE Agentúry a „ostatné decentralizované úrady“ sú nezávislé a majú osobitný postup udelenia absolutória pre svoje správne výdavky. Pripomienky Dvora audítorov sa teda týkajú samotných agentúr. V prípade potreby je Komisia schopná poskytnúť agentúram potrebnú podporu, aby im pomohla pochopiť a interpretovať právne predpisy, ako aj zaviesť vnútornú kontrolu.

9.34. Dvor audítorov zistil, že v niektorých prípadoch je potrebné zlepšiť systémy vnútornej kontroly vypracované v agentúrach a ostatných decentralizovaných úradoch najmä z dôvodu neexistencie uspokojivej analýzy rizika.

9.35. Dvor audítorov zistil závažné nedostatky v súvislosti s postupmi prijímania zamestnancov a verejného obstarávania: postupy použité pri výbere kandidátov alebo zmluvných dodávateľov boli nesprávne alebo neboli náležite opodstatnené; rozhodnutia o schválení alebo zamietnutí ponúk kandidátov alebo účastníkov verejnej súťaže neboli náležite zdôvodnené. Okrem toho Dvor audítorov preveril spisy jednotlivých zamestnancov a zistil, že dokumenty, na základe ktorých sa zdôvodňujú príplatky a finančné nároky, sa systematicky neaktualizovali. 9.35. ODPOVEĎ KOMISIE Agentúry sú povinné rešpektovať ustanovenia všeobecného rozpočtového nariadenia v oblasti verejného obstarávania. Keďže rok 2004 je druhým rokom uplatňovania nových FR a IR, viacero agentúr, najmä tie, ktoré boli zriadené len nedávno, musia zvládnuť prechodné obdobie. Komisia plne podporovala agentúry a úrady počas tohto obdobia. Veľa agentúr – hoci nie všetky – využili ponúkané služby.

9.36. Takmer tretina agentúr a ostatných decentralizovaných úradov predložila účtovné závierky vypracované účtovaním na základe časového rozlíšenia. Ostatné sú celkove na správnej ceste pripravovať účtovné závierky touto účtovnou metódou v roku 2005, tak ako sa to stanovuje v novom nariadení o rozpočtových pravidlách. Pri agentúrach a ostatných decentralizovaných úradoch, ktoré pripravili účtovné závierky účtovaním na základe časového rozlíšenia, boli zaznamenané problémy s identifikáciou prenesených rozpočtových prostriedkov, ktoré sa v rozpočtovom roku mali považovať za výdavky. 9.36. ODPOVEĎ KOMISIE Účtovné predpisy ES, ktoré prijal účtovník Komisie v decembri 2004 sa uplatňujú na všetky úrady, na ktoré sa vzťahuje článok 185 rozpočtových pravidiel. V záujme zabezpečenia toho, aby ADÚ (Agentúry a ostatné decentralizované úrady) boli pripravené na účtovanie na základe časového rozlíšenia a na požiadavky konsolidácie, Komisia im naďalej poskytuje usmernenia. Komisia poskytla ADÚ osobitnú dokumentáciu, aby im pomohla pri identifikácii úprav, ktoré treba uskutočniť, najmä účtovný dotazník IPSAS, budúci informačný balík na konsolidáciu a usmerňujúci dokument a formulár týkajúci sa začiatočnej súvahy k 1. januáru 2005. Proces komunikácie sa bude naďalej zintenzívňovať počas druhého semestra roku 2005 s cieľom zabezpečiť prvú úspešnú konsolidáciu ADÚ.

9.37. Kvalita monitorovania dlhodobého majetku je v agentúrach a ostatných decentralizovaných úradoch rôzna. Niektoré ešte nezaviedli vhodný systém monitorovania, zatiaľ čo ostatné dostatočne nerešpektujú požiadavky zavedeného systému. To viedlo k rozdielom medzi účtami a fyzickými zásobami. 9.37. ODPOVEĎ KOMISIE Komisia zdôrazňuje, že za prípravu ročnej účtovnej závierky sú v konečnom dôsledku zodpovední účtovníci jednotlivých ADÚ.

EURÓPSKE ŠKOLY

9.38. Audit európskych škôl vykonaný Dvorom audítorov je predmetom špecifickej ročnej správy (neuverejnená v úradnom vestníku), ktorá sa predkladá Rade guvernérov a riaditeľom európskych škôl. Rozpočet škôl vo výške 222,1 mil. EUR bol financovaný hlavne z grantov Komisie (118,4 mil. EUR) a z príspevkov členských štátov (47,3 mil. EUR). Základné údaje o európskych školách sú uvedené v tabuľke 9.4 .

Tabuľka 9.4. – Európske školy – základné údaje Európska škola Krajina Rok založenia Rozpočet (18) (19) (v mil. EUR) Grant Komisie (19) (v mil. EUR) Počet žiakov (20) 2004 2003 2004 2003 2004 2003 Úrad zástupcu Rady guvernérov Belgicko 1957 7,9 7,2 5,7 6,1 — — Luxemburg I Luxembursko 1953 34,6 31,9 20,3 19,1 3 101 3 753 Luxemburg II Luxembursko 2004 2,7 — 1,2 — 827 — Brusel I (Uccle) Belgicko 1958 26,0 24,3 17,0 15,8 2 394 2 289 Brusel II (Woluwé) Belgicko 1974 27,1 25,0 17,7 15,9 2 917 2 769 Brusel III (Ixelles) Belgicko 1999 24,2 22,7 15,7 15,0 2 773 2 592 Mol Belgicko 1960 10,9 10,7 6,4 6,5 643 641 Varèse Taliansko 1960 15,8 15,3 7,8 7,5 1 317 1 323 Karlsruhe Nemecko 1962 11,8 11,5 3,9 4,1 1 074 1 091 Mníchov Nemecko 1977 18,6 16,4 1 1,0 1 504 1 455 Frankfurt Nemecko 2002 8,8 6,1 4,2 2,9 809 633 Alicante Španielsko 2002 9,9 6,2 5,7 3,4 950 858 Bergen Holandsko 1963 11,5 11,9 6,3 6,4 664 695 Culham Spojené kráľovstvo 1978 12,3 12,3 5,5 6,1 889 884 Celkom 222,1 201,5 118,4 109,8 19 862 18 983 Pozn.: Rozdiely v súčtoch sú spôsobené zaokrúhľovaním.