Oznámenie Komisie - Zhrnutie Správa Rade o pokroku pri vykonávaní odporúčania Rady 2005/835/ES zo 14. novembra 2005 o prioritných činnostiach zameraných na prehĺbenie spolupráce v oblasti archívov v Európe predložená skupinou európskych archívov {SEC(2008) 2364} /* KOM/2008/0500 v konečnom znení */





[pic] | KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV | Brusel, 1.8.2008 KOM(2008) 500 v konečnom znení OZNÁMENIE KOMISIE Zhrnutie Správa Rade o pokroku pri vykonávaní odporúčania Rady 2005/835/ES zo 14. novembra 2005 o prioritných činnostiach zameraných na prehĺbenie spolupráce v oblasti archívov v Európe predložená skupinou európskych archívov {SEC(2008) 2364} 1. KONTEXT RADA VO SVOJOM UZNESENÍ ZO 6. MÁJA 2003 O ARCHÍVOCH V čLENSKÝCH šTÁTOCH [1] uznala problémy, ktoré musia riešiť archívy v predvečer rozšírenia Únie o desať nových členských štátov. Rada vyzvala na zhodnotenie situácie vo verejných archívoch v EÚ s osobitným dôrazom na rozšírenie a požiadala Komisiu, aby predložila správu, ktorá sa bude zaoberať možnosťami posilnenia koordinácie a spolupráce. Komisia v reakcii na uznesenie Rady predložila Rade vo februári 2005 Správu o archívoch v rozšírenej Európskej únii , ktorú vypracovali odborníci z členských štátov.[2] Správa obsahuje analýzu situácie v archívoch v Európskej únii, ako aj niekoľko navrhovaných opatrení a budúcich usmernení týkajúcich sa prehĺbenia spolupráce medzi archívmi na európskej úrovni. Správa o archívoch viedla k odporúčaniu Rady 2005/835/ES zo 14. novembra 2005 o prioritných činnostiach zameraných na prehĺbenie spolupráce v oblasti archívov v Európe.[3] Bod A odporúčania Rady vyzýva k vytvoreniu skupiny európskych archívov (EAG - European Archives Group) pozostávajúcej z odborníkov menovaných členskými štátmi a z inštitúcií Únie s cieľom zabezpečiť spoluprácu a koordináciu vo všeobecných veciach týkajúcich sa archívov a najmä uskutočniť päť prioritných opatrení uvedených v bode B odporúčania. V bode C sa členské štáty a inštitúcie Únie spoločne vyzývajú, aby podporovali vykonávanie týchto prioritných opatrení. V tomto bode sa uvádza, že Európska únia sa bude snažiť podporovať projekty zamerané na vykonávanie týchto opatrení v rámci existujúcich programov. V bode D odporúčania Rada vyžaduje, aby skupina európskych archívov predložila najneskôr do troch rokov odo dňa uverejnenia odporúčania správu o pokroku dosiahnutom pri vykonávaní prioritných opatrení. Skupina európskych archívov prijala správu o pokroku požadovanú Radou na svojom zasadnutí 6. júna 2008. Správa EAG o pokroku sa predkladá Rade v prílohe k tomuto oznámeniu. EAG zastávala názor, že správa by mala obsahovať nielen úspechy dosiahnuté pri vykonávaní odporúčania Rady, ale mali by v nej byť stanovené aj niektoré z nových úloh, ktoré stoja pred archívmi. Správa o pokroku bola zostavená v súlade s týmto názorom. 2. DOSIAHNUTÉ ÚSPECHY 2.1. Prehĺbenie spolupráce v oblasti archívov v Európe EAG bola vytvorená začiatkom roka 2006 a pozostáva z odborníkov zo všetkých 27 členských krajín Európskej únie[4], ako aj z piatich európskych inštitúcií uvedených v článku 7 ods. 1 Zmluvy o ES. EAG sa od svojho úvodného stretnutia v apríli 2006 stretáva raz za polrok, aby diskutovala o pokroku dosiahnutom pri vykonávaní odporúčania Rady a poskytla rady a všeobecné usmernenia k práci vykonávanej v oblasti piatich prioritných činností. EAG sa snažila spolupracovať s ďalšími príslušnými sieťami a sektormi. Pri vykonávaní mnohých prioritných opatrení sa EAG snažila spolupracovať s existujúcimi orgánmi, medzi ktoré patrí fórum DLM[5] a Európska pobočka Medzinárodnej rady archívov (EURBICA). Sektor archívov sa aktívne zapojil aj do Nadácie európskej digitálnej knižnice a je zastúpený v expertnej skupine na vysokej úrovni pre digitálne knižnice a v pracovnej skupine pre vzájomnú súčinnosť európskych digitálnych knižníc (EDL – European Digital Library). Pokiaľ ide o prioritné opatrenie „prijímanie opatrení na predchádzanie krádežiam archívnych dokumentov“, EAG sa snažila spolupracovať s múzeami a knižnicami s cieľom riešiť problém, ktorý je spoločným problémom všetkých troch sektorov. Spolupráca medzi sektormi sa považuje za základ pre úspešné navrátenie odcudzených dokumentov. Na tento účel zorganizuje francúzske predsedníctvo EÚ v Roubaixe v októbri 2008 spoločnú konferenciu, na ktorej sa bude rokovať o tejto otázke. V súlade s bodom C odporúčania Rady sa Komisia podľa možnosti snažila podporovať projekty zamerané na vykonávanie odporúčania Rady. V rámci programu IDABC[6] sa žiadalo a dosiahlo financovanie aktualizácie a rozšírenia Vzorových požiadaviek na systémy riadenia archívov a správy dokumentov v elektronickej podobe (MoReq2)[7] a databázu právnych dokumentov pre archívy v Európe[8]. Očakáva sa, že návrh pracovnej skupiny EAG na vytvorenie internetového portálu pre archívy[9] sa bude financovať z programu eContent plus [10]. 2.2. Päť prioritných opatrení odporúčania Rady Pokrok sa dosiahol vo všetkých piatich prioritných opatreniach uvedených v bode B odporúčania Rady z novembra 2005. 2.1.1. Ochrana a predchádzanie katastrofám Odporúčanie Rady vyzýva k vypracovaniu akčného plánu na podporu opatrení na predchádzanie poškodeniu dokumentov a archívov po prírodných katastrofách a iných udalostiach, ktoré môžu spôsobiť škody, k podpore činností v rámci celého Spoločenstva zameraných na ochranu a obnovu poškodených dokumentov a archívov a k vypracovaniu a podpore noriem a technických podmienok na výstavbu nových špecializovaných priestorov určených pre archívy. Po uverejnení odporúčania bola zriadená pracovná skupina na ochranu archívov a predchádzanie ich poškodeniu zložená zo zástupcov troch národov, ktorej predsedal nemecký Bundesarchiv. Pracovná skupina sa zamerala na najnaliehavejšie problémy uvedené v odporúčaní Rady, t. j. predchádzanie katastrofám. Dosiahla pokrok v oblasti regionálnej spolupráce medzi Českou republikou, Poľskom a Nemeckom a najmä vo svojich plánoch zaviesť v roku 2008 internetovú informačnú službu, ktorá sa má využívať v prípade katastrof. Mala by zahŕňať podrobné informácie, ako predchádzať katastrofám a ako ich zvládnuť, ale aj informácie o tom, kde nájsť primerané zdroje a kapacity. Cieľom je rozšíriť internetovú databázu na európsku úroveň, a to ako nástroj na vytvorenie štruktúry a umožnenie budovania kontaktov medzi európskymi archívmi. To umožní archívom v celej EÚ riadne sa pripraviť na všetky možné prípady katastrôf. 2.2.2. Európska interdisciplinárna spolupráca v oblasti elektronických dokumentov a archívov Odporúčanie Rady zo 14. novembra 2005 vyžaduje ďalšie rozvíjanie európskej interdisciplinárnej spolupráce v oblasti elektronických dokumentov a archívov. Odporúčanie vyžaduje najmä aktualizáciu a rozšírenie súčasných požiadaviek na zavedenie systémov riadenia archívov a správy dokumentov v elektronickej forme, napr. požiadaviek MoReq. V odporúčaní Rady sa žiada aj o pokračovanie konferencií fóra DLM o elektronických dokumentoch a archívoch. Fórum DLM v spolupráci s Komisiou vypracovalo aktualizovanú a rozšírenú verziu Vzorových požiadaviek na systémy riadenia archívov a správy dokumentov v elektronickej podobe (MoReq2). Fórum DLM zabezpečí riadenie MoReq2 a podporí testovanie zhody v súvislosti so softvérom vyhovujúcim MoReq2. V súlade s odporúčaním Rady bude fórum DLM naďalej organizovať veľké konferencie o elektronických dokumentoch a archívoch. Piata konferencia fóra DLM sa bude konať v Toulouse (Francúzsko) od 10. do 12. decembra 2008 a zameria sa na dosiahnuté úspechy a nové usmernenia týkajúce sa správy informácií a záznamov v Európe. 2.2.3. Vytvorenie a udržiavanie internetového portálu pre dokumenty a archívy v Európe Cieľom návrhu vytvorenia internetového portálu pre archívy v Európe je uľahčiť prístup k rozmanitým archívnym materiálom v Európe uchovávaným súkromnými alebo verejnými inštitúciami kultúrneho dedičstva a využívať ich online na prácu, zábavu a/alebo štúdium. Po prvýkrát bude možné získavať archívne informácie v Európe bez ohľadu na národné, inštitucionálne a sektorové hranice. Bude to dôležitý prínos k splneniu vízie spoločného viacjazyčného miesta prístupu k digitálnemu kultúrnemu a vedeckému dedičstvu šírenému v Európe. V rámci projektu sa nezavedú ani nestanovia nové normy, ale bude sa vykonávať spoločný rámec v celej Európe, ktorý obsiahne existujúce jednotné normy archívnictva. Projekt bude podporovať aj prijatie nadnárodných noriem a pomáhať pri ich prijatí, aby sa zaručila interoperabilita s rôznymi portálmi zameranými na archívnictvo vytvorenými na vnútroštátnej a inštitucionálnej úrovni. Projektová skupina vedená Generálnym podriaditeľstvom Španielskych štátnych archívov vybudovala silnú sieť archívnických inštitúcií a má intenzívne kontakty s ďalšími inštitúciami kultúrneho dedičstva (knižnice, múzeá). Portál archívov bude spojený s EUROPEANA a očakáva sa podpísanie zmluvy s Komisiou o financovaní projektu z programu eContent plus. 2.2.4. Podpora osvedčených postupov so zreteľom na vnútroštátne a európske právne predpisy týkajúce sa archívov V odporúčaní Rady zo 14. novembra 2005 sa vyžaduje podpora osvedčených postupov so zreteľom na vnútroštátne a európske právne predpisy týkajúce sa správy dokumentov a archívov a prístupu k nim. Na dosiahnutie tohto cieľa Rada odporúča vytvoriť databázu, v ktorej sa spoja údaje o právnych predpisoch v oblasti archívnictva s inými súvisiacimi právnymi predpismi na vnútroštátnej úrovni a úrovni Spoločenstva a ktorá uľahčí ich vyhľadávanie. Databáza poskytne prehľad o existujúcich právnych predpisoch a umožní stanoviť a šíriť osvedčené postupy. Pracovnú skupinu, ktorá má vytvoriť databázu právnych predpisov pre archívy v Európe, vedie Direction des Archives de France v spolupráci s Európskou pobočkou Medzinárodnej rady archívov (EURBICA). Táto databáza obsahuje právne predpisy v oblasti archívnictva a súvisiace právne predpisy, ako aj výkladové a kontextové informácie o EÚ a o členských štátoch EÚ. Vytvorenie tejto databázy právnych predpisov podporuje Európska komisia a financuje sa z programu Európskej únie IDABC. Databáza právnych predpisov bola predložená Komisii v júni. Obsah budú zabezpečovať členské štáty a európske inštitúcie v druhom polroku 2008. Databázu budú udržiavať členské štáty a viesť ju bude Medzinárodná rada archívov (ICA – International Council on Archives). 2.2.5. Opatrenia na predchádzanie krádežiam archívnych dokumentov Pracovná skupina pre opatrenia na predchádzanie krádežiam v archívoch vedená švédskym Riksarkivet sa zamerala na dva problémy, ktoré sa považujú za najdôležitejšie. Po prvé, aké opatrenia by sa mohli prijať proti krádežiam z archívov a následnému obchodu s kultúrnymi artefaktmi, a po druhé, potreba uskutočniť štúdiu, ktorá poukáže na rozsah problémov súvisiacich s krádežami medzi archívnickými inštitúciami v členských štátoch. Pracovná skupina splnila svoju úlohu. V júni 2007 predložila EAG správu o krádežiach v archívoch na základe prieskumu uskutočneného v takmer 200 archívoch po celej Európe. Prieskum poskytuje prehľad o povahe a rozsahu krádeží v archívoch. Na základe tejto správy sa pracovná skupina snažila poskytnúť rady a určité odporúčania. Skupina vypracovala určité „Zásady a praktické usmernenia“ týkajúce sa predchádzania krádežiam v archívoch, ktoré budú slúžiť ako spoločný nástroj pre archívnické inštitúcie. „Zásady a praktické usmernenia“ boli predložené skupine európskych archívov v júni 2008. Pracovná skupina okrem toho pripravila návrh vyhlásenia o predchádzaní krádežiam v archívoch a o boji proti nezákonnému obchodovaniu s artefaktmi, ktoré majú schváliť riaditelia národných archívov 27 členských štátov. Toto vyhlásenie sa predloží na seminári o krádežiach v archívoch, ktorý sa bude konať v novembri 2008 v Roubaixe počas francúzskeho predsedníctva EÚ. 3. BUDÚCE ÚLOHY Skupina európskych archívov navrhuje, aby archívnické služby pouvažovali o svojej úlohe v rýchlo sa rozvíjajúcom prostredí a preskúmali, ako môžu lepšie slúžiť spoločnosti všeobecne a najmä verejnej správe. Skupina vymedzuje pre archívy týchto päť budúcich úloh. 3.1.1. Európska smernica o opakovanom použití informácií verejného sektora EAG navrhuje dôkladnejšie preskúmať možnosti lepšieho využitia a rozsiahlejšieho šírenia obsahu archívov. Uvádza najmä to, že smernica Európskeho parlamentu a Rady 2003/98/ES zo 17. novembra 2003 o opakovanom použití informácií verejného sektora[11] poskytuje možnosť opakovaného použitia bohatého obsahu archívov Európy. Odporúča, aby archívnické služby členských štátov zvážili výhody a nevýhody rozšírenia podmienok uvedenej smernice na archívy a preskúmali rôzne modely využívania obsahu archívov a jeho širšieho sprístupnenia obyvateľom Európy a sveta. 3.1.2. Vzťah medzi prístupom k archívom priamo na mieste a on-line prístupom EAG zastáva názor, že rovnováha medzi online prístupom k archívom a prístupom priamo na mieste sa vyvíja. V správe o dosiahnutom pokroku sa uvádza, že pokiaľ ide o túto otázku, prínosom by bolo širšie preskúmanie praxe a skúseností v krajinách EÚ a že okrem výmeny informácií by bolo prospešné vypracovať určité usmernenia k osvedčeným postupom. V správe sa preto odporúča, aby EAG uskutočnila ďalší prieskum v tejto veci a najmä posúdila dôsledky zmeny rovnováhy medzi online prístupom k archívom a prístupom priamo na mieste pre služby európskych archívov. V správe sa navrhuje výmena informácií o súčasných prístupoch k digitalizácii archívnych materiálov a aby EAG vyzvala archívy v EÚ, aby vypracovali vhodné stratégie pre budúcnosť. 3.1.3. Uchovávanie digitálnych a záznamov: dôsledky pre správu a spoločnosť a meniaca sa úloha archívov Rastúca miera využívania nových technológií rozhodujúco ovplyvnila verejnú správu a spôsob, akým spravuje informácie, ako aj spôsob, akým sa dokumenty vytvárajú, uchovávajú a sprístupňujú. Okrem toho zavádzanie IKT do správy išlo v posledných desaťročiach ruka v ruke s rozvojom a poskytovaním účinných a kvalitných služieb a s rastúcou pozornosťou venovanou transparentnosti a zodpovednosti vlády. Dobrá správa vecí verejných a elektronická štátna správa sú hlavnými konceptmi vo verejnej správe 21. storočia. Je zrejmé, že elektronická štátna správa a uchovávanie záznamov v digitálnej forme výrazne zmenia mnohé z tradičných zásad a postupov archívnických služieb. Digitalizácia spoločnosti bude mať vplyv nielen na tradičné archívnické koncepty a postupy, ale zmení aj vzťahy medzi archívnickými službami a tvorcami záznamov a nakoniec úlohu, ktorú archívnické služby a archivári plnia vo verejnej správe a v spoločnosti. Analýza vývoja v členských štátoch EÚ v zmysle ich odlišných legislatívnych a administratívnych tradícií by mohla poskytnúť cenný pohľad na rôzne normy a postupy. EAG dospela k záveru, že výmena informácií o súčasnej situácii v členských štátoch EÚ by mohla mať pozitívny vplyv na spôsob, akým sa tieto záležitosti riešia v rôznych krajinách. Národné archívy aktívne posudzujú svoju súčasnú a budúcu úlohu v elektronickej štátnej správe. EAG navrhuje podnecovať a podporovať diskusiu o tejto otázke, pokiaľ ide o využitie úplnej potenciálnej hodnoty archívov pre spoločnosť vo všeobecnosti a najmä pre verejnú správu a bude o tejto otázke podrobnejšie informovať v roku 2010. 3.1.4. Vytvorenie európskej siete odborníkov V správe o pokroku sa predpokladá, že spolupráca medzi odborníkmi v oblasti archívnictva v členských štátoch EÚ by sa mala považovať za jeden z hlavných nástrojov podpory spolupráce medzi samotnými archívmi. V správe sa navrhuje vytvorenie európskej siete odborníkov, ktorá bude archívnickým inštitúciám a odborníkom v Európe poskytovať: - po prvé, podporu pri uskutočňovaní – na ich príslušných úrovniach – rôznych projektov vypracovaných ako súčasť súčasných priorít alebo priorít, ktoré sa ešte len majú vymedziť, - po druhé, podporu a informácie týkajúce sa iných odborných oblastí uvedených v správe. Na dosiahnutie týchto cieľov EAG navrhuje spolupracovať s archívnickými službami v členských štátoch, ktoré sú zapojené do rôznych projektov, ako aj s profesijnými združeniami archivárov. Pri neexistencii európskeho združenia archivárov by tieto združenia mohli byť zastupované Európskou pobočkou Medzinárodnej rady archívov (EURBICA), členmi ktorej sú mnohé z týchto združení. 3.1.5. Plán na vytvorenie strediska excelentnosti pre európskych archivárov Mnohé spoločenské a profesijné zmeny v posledných niekoľkých rokoch upozornili na potrebu vytvoriť kategóriu odborných vedúcich pracovníkov na vysokej úrovni v oblasti správy dokumentov a archívov, ktorí by mohli ašpirovať na úspešnú kariéru a zaujať strategické pracovné miesta. Cieľom je vytvoriť v Európskej únii novú generáciu riadiacich pracovníkov v oblasti archívnictva, ktorí majú nielen primerané vedomosti o hlavných otázkach a problémoch, ktoré musí riešiť táto profesia, ale ktorí sú schopní aj vymedziť stratégie riadenia a dokážu komunikovať na najvyššej úrovni. Tento návrh by mohol mať formu európskeho centra excelentnosti, ktoré by spojilo archivárov budúcnosti a tým by ďalej rozvíjalo európske odborné poznatky. Európske „centrum excelentnosti“ zabezpečí odbornú prípravu skupiny odborníkov, ktorí sú schopní rozvíjať sa z vnútroštátneho aj medzinárodného hľadiska. Vytvorí aj osobitnú sieť na výmeny a diskusie budovanú takým spôsobom, že bude zohľadňovať nielen národné odlišnosti a odborné poznatky, ale aj čisto európsky kontext, čím sa v tejto oblasti podporí európska spolupráca na vysokej úrovni. „Centrum excelentnosti“ by bolo organizované decentralizovaným spôsobom tak, aby jeho štruktúra bola voľnejšia a aby nebolo trvalo pripojené k žiadnej organizácii alebo inštitúcii. Zapojiť by sa mali všetky členské štáty EÚ. 4. ZÁVER Pokiaľ ide o spoluprácu s archívmi členských štátov, od prijatia odporúčania Rady koncom roka 2005 sa urobil krok vpred. Rovnako ako v minulosti ide o evolučný proces založený na spoločných záujmoch a ambíciách a uznaní, že spolupráca by mala byť a môže byť vzájomne prospešnou. Na tomto základe bola spolupráca medzi archívmi v Európe v posledných dvoch desaťročiach prekvapujúco úspešná. Aby tento úspech naďalej pokračoval, EAG uvádza niekoľko odporúčaní, ktoré sa týkajú ďalšej spolupráce v nadchádzajúcich rokoch: - EAG bude naďalej monitorovať a usmerňovať vykonávanie prioritných činností stanovených v odporúčaní Rady zo 14. novembra 2005, ako aj vykonávanie nových opatrení, ktoré vyplynuli z týchto činností a ktoré môžu vyplynúť z tejto správy o dosiahnutom pokroku. EAG bude dôkladne koordinovať svoju prácu s Európskou radou národných archivárov, - EAG bude stále viac spolupracovať s ďalšími príslušnými sektormi a sieťami, pokiaľ ide o dosiahnutie maximálnych vzájomných prínosov a úspor z rozsahu pri účinnom riadení, uchovávaní, ochrane a vyhľadávaní informácií verejného sektora, ako aj účinnejšieho a užívateľsky orientovaného prístupu európskeho občana k obsahu a službám archívov, - Európska komisia bude naďalej podporovať prácu skupiny európskych archívov. [1] Ú. v. EÚ C 113, 13.5.2003, s. 2. [2] KOM(2005) 52 v konečnom znení. [3] Ú. v. EÚ L 312, 29.11.2005, s. 55. [4] Bulharsko a Rumunsko sa v roku 2006 zúčastnili ako pozorovatelia a sú plnoprávnymi členmi EAG od svojho pristúpenia k EÚ začiatkom roka 2007. [5] DLM = správa dokumentu počas jeho životnosti. Fórum DLM je organizácia zainteresovaných strán, ktorá spája mnohé z národných archívov krajín EÚ-27 a ďalšie verejné a súkromné organizácie, ktoré majú záujem o elektronickú správu záznamov a archívov. [6] Rozhodnutie Európskeho parlamentu a Rady 2004/387/ES z 21. apríla 2004 o vzájomnej súčinnosti pri poskytovaní pan-európskych eGovernment služieb pre verejnú správu, podnikateľské subjekty a občanov; pozri: Ú. v. EÚ L 181, 18.5.2004, s. 25. [7] Pozri oddiel 2.2.2 ďalej v texte. [8] Pozri oddiel 2.2.4 ďalej v texte. [9] Pozri oddiel 2.2.3 ďalej v texte. [10] Rozhodnutie Európskeho parlamentu a Rady č. 456/2005/ES z 9. marca 2005, ktorým sa zriaďuje viacročný program Spoločenstva na zlepšenie dostupnosti, použiteľnosti a využiteľnosti digitálneho obsahu v Európe, Ú. v. EÚ L 79, 24.3.2005, s. 1. [11] Ú. v. EÚ L 345, 31.12.2003, s. 90 – 96.