Návrh NARIADENIE RADY ktorým sa mení a dopĺňa nariadenie Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 v súvislosti s uložením historických archívov inštitúcií v Európskom univerzitnom inštitúte vo Florencii /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





DÔVODOVÁ SPRÁVA 1. KONTEXT NÁVRHU 1.1. Všeobecný kontext Nariadenie Rady[1] prijaté vo februári 1983 vyžaduje, aby inštitúcie, tak ako sú definované v článku 1 tohto nariadenia, zriadili historické archívy a po 30 rokoch ich sprístupnili verejnosti. Každá inštitúcia môže držať svoje historické archívy na ktoromkoľvek mieste, ktoré považuje za najvhodnejšie. Európsky parlament, Rada a Komisia sa v roku 1984 dohodli, že svoje historické archívy uložia v Európskom univerzitnom inštitúte vo Florencii (EUI), kde sú sprístupnené verejnosti. Následne sa aj Európsky dvor audítorov, Európsky hospodársky a sociálny výbor a Európska investičná banka rozhodli svoje archívy uložiť v EUI. Podmienky ukladania sú upravené zmluvou medzi Európskym spoločenstvom zastúpeným Komisiou a EUI zo 17. decembra 1984. Talianska vláda poskytuje EUI trvale a bezplatne vhodné priestory na archiváciu. To zaisťuje, že uložené archívy sú zachovávané a chránené v súlade s uznávanými medzinárodnými normami. Účelom ukladania historických archívov inštitúcií v EUI je poskytnúť prístup do archívov na jedinom mieste, podporiť ich prezeranie a podnietiť výskum dejín európskej integrácie a európskych inštitúcií. 1.2 Cieľ návrhu Cieľom návrhu je potvrdiť úlohu EUI pri správe historických archívov inštitúcií. Návrh vytvorí riadny právny a finančný základ pre partnerstvo medzi EÚ a EUI. 1.3 Hlavné prvky návrhu Návrh umožňuje uloženie historických archívov inštitúcií v EUI. Všetky inštitúcie s výnimkou Súdneho dvora a Európskej investičnej banky budú v budúcnosti ukladať svoje historické archívy v EUI, hneď ako budú otvorené pre verejnosť podľa súčasného nariadenia. Návrh nebude mať vplyv na vlastníctvo historických archívov, ktoré zostane ukladajúcim inštitúciám, ani nebude mať vplyv na súčasné pravidlá, podľa ktorých inštitúcie rozhodujú, ktoré dokumenty budú sprístupnené verejnosti po uplynutí 30 rokov. Prevádzkové a personálne náklady, ktoré vznikajú EUI v súvislosti so správou historických archívov, budú financované zo všeobecného rozpočtu, okrem nákladov spojených s poskytovaním a vybavením budovy/budov a priestorov určených pre archívy a pracovníkov. EUI zabezpečí prístup verejnosti do historických archívov EÚ. To však nevylučuje, aby aj inštitúcie poskytovali verejnosti prístup do vlastných historických archívov. Návrh rozlišuje medzi ukladaním papierových a elektronických archívov. Papierové archívy budú aj naďalej fyzicky uložené a uchovávané v EUI. EUI však nebude musieť uchovávať elektronické archívy na účely poskytovania prístupu k nim. Za dlhodobé uchovávanie elektronických archívov budú naďalej zodpovedné inštitúcie, ktoré ich vytvorili. Návrh objasňuje povinnosti EUI pri ochrane osobných údajov obsiahnutých v historických archívoch inštitúcií. Okrem toho ustanovuje, že každá inštitúcia príjme vykonávacie pravidlá na uplatňovanie nariadenia č. 354/83, ktoré obsahuje pravidlá pre uchovávanie, sprístupňovanie a ochranu osobných údajov v historických archívoch. 2. VÝSLEDKY KONZULTÁCIÍ SO ZAINTERESOVANÝMI STRANAMI Tento návrh si nevyžaduje posúdenie vplyvu. Uskutočnili sa konzultácie so zainteresovanými stranami. EUI ako hostiteľská organizácia a Taliansko ako hostiteľská vláda tento návrh podporili. Cieľ návrhu podporujú aj správne útvary orgánov EÚ a sieť agentúr EÚ. Súdny dvor a Európska centrálna banka požiadali o zbavenie povinnosti ukladať svoje historické archívy v EUI. Nevylučujú však, že tak v budúcnosti vykonajú dobrovoľne. Tento postup vyplýva z povahy ich činností a súčasnej praxe v mnohých členských štátoch v súvislosti s historickými archívmi podobných orgánov. 3. PRÁVNE PRVKY NÁVRHU Hlavné ustanovenia návrhu Návrh umožňuje uloženie historických archívov inštitúcií v Európskom univerzitnom inštitúte vo Florencii, kde ich EUI sprístupní verejnosti. 3.2 Právny základ Právnym základom tohto návrhu je článok 352 Zmluvy o fungovaní Európskej únie. Nariadenie rady č. 354/83, ako aj zmeny a doplnenia v roku 2003 boli prijaté na základe článku 308 Zmluvy o ES, predchodcu článku 352 ZFEÚ. Tento návrh neovplyvní účel nariadenia č. 354/83, t.j. otvorenie archívov inštitúcií po 30 rokoch. Jednoducho určuje, že archívy budú uložené v EUI, hneď ako ich príslušné inštitúcie sprístupnia verejnosti v súlade so súčasným nariadením. Tým sa formálne uznáva súčasná situácia, keďže väčšina inštitúcií, ktoré svoje archívy otvorili, ich už uložila v EUI. V článku 3 ods. 3 ZEÚ sa ustanovuje, že EÚ okrem iného rešpektuje svoju bohatú kultúrnu rozmanitosť a zabezpečuje zachovávanie a zveľaďovanie európskeho kultúrneho dedičstva. Historické archívy inštitúcií sú súčasťou kultúrneho dedičstva Európy a ich otvorenie verejnosti preto slúži najmä akademickým, vzdelávacím a kultúrnym cieľom. Únii bola udelená právomoc prijať opatria na podporu, koordináciu alebo doplnenie opatrení členských štátov v týchto oblastiach, avšak zmluvy nestanovujú potrebné právomoci s ohľadom na historické archívy inštitúcií. Použitie iného právneho základu by viedlo k návrhu nového nariadenia a v dôsledku toho by sa všetky ustanovenia nariadenia Rady č. 354/83 vrátane jeho základných zásad, otvorili na diskusiu. To by značne presahovalo vyššie uvedené ciele návrhu. Bola posúdená možnosť založiť návrh na čl. 15 ods. 3 ZFEÚ, avšak bola odmietnutá z týchto dôvodov: Hlavným cieľom zriadenia historických archívov je vybrať dokumenty na základe ich trvalej správnej, historickej alebo dôkaznej hodnoty s cieľom zachovať a zdieľať historické dedičstvo inštitúcií. Každá inštitúcia iniciatívne sprístupňuje svoje historické archívy verejnosti po 30 rokoch a poskytuje doplňujúce informácie, ktoré umožňujú uviesť tieto archívy do ich organizačných a funkčných súvislostí. To ďaleko presahuje právo verejnosti na prístup k dokumentom podľa čl. 15 ods. 3 ZFEÚ, ktorého cieľom je predovšetkým podporiť dobrú správu vecí verejných a zaistiť účasť verejnosti na v rozhodovacích procesoch inštitúcií. Využitie článku 15 ods. 3 ZFEÚ by obmedzilo rozsah uplatňovania pravidiel upravujúcich otvorenie historických archívov vzhľadom na to, že na Európsku centrálnu banku, Európsku investičnú banku a Súdny dvor, ktoré sa v súčasnosti riadia nariadením č. 354/83, by sa pri výkone ich správnych úloh vzťahovalo len nariadenie prijaté na tomto základe. 3.3 Zásada proporcionality Návrh sa obmedzuje na ukladanie historických archívov inštitúcií v EUI a podmienky tohto ukladania. 3.4 Výber nástrojov Nariadenie je jediným vhodným nástrojom na vytvorenie riadneho právneho a finančného základu pre partnerstvo medzi EÚ a EUI. Návrh sa týka čiastočnej zmeny a doplnenia existujúceho nariadenia. 4. VPLYV NA ROZPOČET Návrh na povinné ukladanie historických archívov v EUI nebude mať žiadne nové vplyvy na rozpočet v krátkodobom a strednodobom horizonte. Nepredpokladá sa, že dlhodobé rozpočtové vplyvy budú zásadné. Tri najväčšie inštitúcie, Európsky parlament, Rada a Komisia, ako aj Európsky dvor audítorov, Európsky hospodársky a sociálny výbor a Európska investičná banka už svoje historické archívy v EUI ukladajú. Správa týchto archívov vo Florencii je financovaná z rozpočtu EÚ od času, keď boli archívy pred viac ako štvrťstoročím po prvýkrát uložené v EUI. Legislatívny finančný výkaz ustanovuje pokračovanie tohto financovania. Náklady za prácu, ktorú EUI vykonáva pre ich príslušné archívy, si rozdelia ukladajúce inštitúcie. Talianska vláda poskytuje priestory pre archívy a kancelárie zamestnancov, ktorí spravujú archívy v EUI. V dôsledku tejto zmeny a doplnenia sa zvýši počet ukladajúcich inštitúcií. Keďže sa však ukladanie týka historických archívov, ktoré budú verejnosti otvorené po 30 rokoch, uplynie dosť dlhá doba, kým sa tento návrh dotkne iných inštitúcií ako sú tie, ktoré už majú svoje historické archívy uložené v EUI. Okrem toho sa archívy budú v zvýšenej miere digitalizovať, čo vytvorí príležitosti pre vytvorenie úspor z rozsahu pri ich spracovaní a rozširovaní zo strany EUI. 2012/0221 (APP) Návrh NARIADENIE RADY ktorým sa mení a dopĺňa nariadenie Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 v súvislosti s uložením historických archívov inštitúcií v Európskom univerzitnom inštitúte vo Florencii RADA EURÓPSKEJ ÚNIE, so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie, a najmä na jej článok 352, so zreteľom na návrh Európskej komisie, po predložení návrhu legislatívneho aktu parlamentom jednotlivých štátov, so zreteľom na súhlas Európskeho parlamentu, po porade s európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov, konajúc v súlade s mimoriadnym legislatívnym postupom, keďže: (1) V súlade s nariadením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 z 1. februára 1983 o otvorení historických archívov Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu pre verejnosť[2] sa historické archívy inštitúcií uchovávajú a sprístupňujú verejnosti vždy, keď je to možné, po uplynutí 30 rokov. (2) Povinnosť zriadiť historické archívy a sprístupniť ich verejnosti, pokiaľ je to možné, sa vzťahuje na každú inštitúciu uvedenú v článku 1 nariadenia č. 354/83. (3) V nariadení č. 354/83 sa určuje, že každý orgán môže držať svoje historické archívy na ktoromkoľvek mieste, ktoré považuje za najvhodnejšie. (4) Európsky parlament, Rada a Komisia sa v roku 1984 rozhodli, že svoje historické archívy uložia v Európskom univerzitnom inštitúte vo Florencii (EUI), kde sú sprístupnené verejnosti. Na tento účel bola 17. decembra 1984 podpísaná zmluva medzi Európskym spoločenstvom zastúpeným Komisiou a Európskym univerzitným inštitútom vo Florencii. (5) Európsky dvor audítorov a Európsky hospodársky a sociálny výbor následne pristúpili k podmienkam zmluvy zo 17. decembra 1984. Európska investičná banka ukladá svoje historické archívy v EUI podľa osobitnej zmluvy s EUI, ktorá bola podpísaná 1. júla 2005 a na základe „ pravidiel o historických archívoch“, ktoré schválil riadiaci výbor banky 7. októbra 2005[3]. (6) Talianska vláda poskytla EUI vhodné priestory na trvalé a voľné využitie, aby zaistila uchovanie uložených archívov a ich ochranu v súlade s uznávanými medzinárodnými normami a umožnila ich prehliadanie. (7) Účelom ukladania historických archívov inštitúcií v EUI je poskytnúť prístup do archívov na jedinom mieste, podporiť ich prezeranie a podnietiť výskum dejín európskej integrácie a európskych inštitúcií. EUI je renomovaným strediskom akademického výskumu a vzdelávania so zameraním na Európu a európsku integráciu. Má takmer 30 rokov skúseností so správou historických archívov inštitúcií, poskytuje najmodernejšie archívne priestory a vybavenie na výskum vybudované výslovne na zachovanie a prehliadanie historických archívov. EUI má medzinárodnú reputáciu ako centrum týchto archívov. (8) Pokračujúce ukladanie historických archívov inštitúcii v EUI si vyžaduje pevný právny základ, ktorý zohľadňuje úlohu EUI ako partnera inštitúcií pri správe historických archívov. (9) Osobitná povaha činností Súdneho dvora a Európskej centrálnej banky je dôvodom ich výnimky z povinnosti uložiť svoje historické archívy v EUI v súlade s týmto nariadením. Súdny dvor a Európska centrálna banka môžu svoje archívy v EUI uložiť na dobrovoľnom základe. (10) Toto nariadenie by sa malo uplatňovať na všetky ostatné inštitúcie. Nemení zodpovednosť každej inštitúcie za otvorenie svojich historických archívov verejnosti ani jej vlastníctvo týchto archívov. (11) Osobné údaje zaznamenané v historických archívoch uložených v EUI by mali byť spracúvané v súlade s nariadením č. 45/2001[4]. (12) Na podporu správy archívov inštitúcií zo strany EUI môžu byť udeľované granty. (13) Nariadenie č. 354/83 by sa preto malo zodpovedajúcim spôsobom zmeniť a doplniť. PRIJALA TOTO NARIADENIE: Článok 1 Nariadenie (ES, Euratom) č. 354/83 sa mení a dopĺňa takto: 1. Článok 8 ods. 1 sa nahrádza takto: „1. Každá inštitúcia s výnimkou Súdneho dvora a Európskej centrálnej banky ukladá v Európskom univerzitnom inštitúte (EUI) vo Florencii dokumenty, ktoré sú súčasťou jej historických archívov a ktoré boli sprístupnené verejnosti v súlade s týmto nariadením. Uloženie sa vykoná v súlade s prílohou.“ 2. V článku 8 sa dopĺňajú tieto pododseky: „3. Archívy Súdneho dvora a Európskej centrálnej banky je možné v EUI uložiť na dobrovoľnom základe. 4. Uloženie historických archívov inštitúcií v EUI nemá vplyv na vlastníctvo alebo ochranu archívov, ako je ustanovená v článku 2 Protokolu o výsadách a imunitách Európskej únie, ktorý tvorí prílohu k Zmluve. 5. EUI zaistí uchováva a chráni uložené archívy. Uchovávanie a ochrana musia vyhovovať uznávaným medzinárodným normám o fyzickej ochrane archívov a prinajmenšom musí dodržiavať technické a bezpečnostné pravidlá, ktoré zodpovedajú pravidlám používaným pre uchovávanie a správu verejných archívov v Taliansku. Na tento účel sa uložené dokumenty budú uchovávať v osobitných priestoroch určených na archivovanie. 6. Každá ukladajúca inštitúcia má právo požadovať informácie týkajúce sa správy svojho archívu v EUI a vykonávať inšpekcie tam uložených archívov. 7. EUI sprístupní verejnosti získané historické archívy v súlade s odsekom 1 a 3. Inštitúcie môžu verejnosti sprístupniť kópie týchto historických archívov. 8. EUI môžu byť udelené granty na podporu správy historických archívov v súlade s týmto nariadením a s nariadením Rady č. 1605/2002 za predpokladu, že rozpočtový orgán dá k dispozícii potrebné prostriedky v príslušnom rozpočtovom riadku. O náklady na správu archívov sa delia ukladajúce inštitúcie na pomernom princípe. Náklady spojené s poskytovaním a vybavením budovy/budov a priestorov určených pre archívy a pracovníkov nie sú oprávnené. 9. EUI bude spracovávať osobné údaje zaznamenané v historických archívoch v súlade s nariadením č. 45/2001. EUI koná ako správca v súlade s článkom 2 tohto nariadenia podľa pokynov ukladajúcich inštitúcií. 10. Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov má právomoc dohliadať na EUI s ohľadom na spracovanie osobných údajov obsiahnutých v historických archívoch uložených inštitúciami.“ 3. V článku 9 sa odsek 1 nahrádza takto: „Každá inštitúcia prijme vnútorné pravidlá uplatňovania tohto nariadenia. Tieto budú zahŕňať pravidlá uchovávania, sprístupňovania a ochrany osobných údajov v historických archívoch. Ak je to možné, inštitúcie elektronicky sprístupnia svoje archívy verejnosti. Okrem toho budú zachovávať dokumenty, ktoré sú k dispozícii vo formách prispôsobených osobitným požiadavkám (Braillovo písmo, text písaný veľkými písmenami alebo zvukové záznamy).“ 4. Dopĺňa sa príloha v súlade s prílohou k tomuto nariadeniu. Článok 2 Toto nariadenie nadobúda účinnosť dňom nasledujúcim po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie. Toto nariadenie je záväzné v celom rozsahu a priamo uplatniteľné vo všetkých členských štátoch. V Bruseli Za Radu predseda PRÍLOHA Dopĺňa sa táto príloha: „Príloha Ustanovenia pre ukladanie historických archívov inštitúcií v Európskom univerzitnom inštitúte vo Florencii 1. V prípade iných ako elektronických archívov sa originálne dokumenty uložia v EUI na trvalé uchovanie spolu s mikrofilmom a/alebo elektronickou kópiou. V prípade elektronických archívov bude mať EUI trvalý prístup k dokumentom, aby mohol plniť svoju povinnosť sprístupniť historické archívy verejnosti na jednom mieste a podporovať ich prehliadanie. Za trvalé uchovávanie elektronických archívov budú naďalej zodpovedné inštitúcie, ktoré ich vytvorili. 2. Ukladanie sa koná jedenkrát ročne a v najväčšej možnej miere podľa bežných archivačných postupov inštitúcií. 3. Ukladajúce inštitúcie môžu z právnych alebo administratívnych dôvodov vylúčiť uloženie niektorých originálnych dokumentov v EUI. V takom prípade uložia mikrofilm alebo elektronickú kópiu. 4. Ukladajúce inštitúcie si zachovajú vlastníctvo svojich archívov, ako aj výhradnú zodpovednosť za zloženie dokumentov a súborov, ktoré sú uložené alebo inak sprístupnené EUI. EUI nebude meniť archivačné triedenie ukladajúcej inštitúcie a neodstráni ani nezmení dokumenty alebo súbory. 5. EUI vráti ukladajúcim inštitúciám originály uložených dokumentov a súborov, pokiaľ to tieto inštitúcie budú požadovať. Ukladajúce inštitúcie vrátia originály EUI, ako náhle ich nebudú potrebovať. 6. EUI bude ukladajúce inštitúcie bez omeškania informovať o akýchkoľvek okolnostiach, ktoré by mohli ohroziť nedotknuteľnosť nimi uložených archívov. LEGISLATÍVNY FINANČNÝ VÝKAZ 1. RÁMEC NÁVRHU/INICIATÍVY 1.1. Názov návrhu/iniciatívy 1.2. Príslušné oblasti politiky v rámci ABM/ABB 1.3. Druh návrhu/iniciatívy 1.4. Ciele 1.5. Dôvody návrhu/iniciatívy 1.6. Trvanie akcie a jej finančného vplyvu 1.7. Plánovaný spôsob hospodárenia 2. OPATRENIA V OBLASTI RIADENIA 2.1. Opatrenia týkajúce sa kontroly a predkladania správ 2.2. Systémy riadenia a kontroly 2.3. Opatrenia na predchádzanie podvodom a nezrovnalostiam 3. ODHADOVANÝ FINANČNÝ VPLYV NÁVRHU/INICIATÍVY 3.1. Príslušné okruhy viacročného finančného rámca a rozpočtové riadky výdavkov 3.2. Odhadovaný vplyv na výdavky 3.2.1. Zhrnutie odhadovaného vplyvu na výdavky 3.2.2. Odhadovaný vplyv na operačné rozpočtové prostriedky 3.2.3. Odhadovaný vplyv na administratívne rozpočtové prostriedky 3.2.4. Súlad s platným viacročným finančným rámcom 3.2.5. Účasť tretích strán na financovaní 3.3. Odhadovaný vplyv na príjmy LEGISLATÍVNY FINANČNÝ VÝKAZ 1. RÁMEC NÁVRHU/INICIATÍVY 1.1. Názov návrhu/iniciatívy Nariadenie Rady, ktorým sa mení a dopĺňa nariadenie Rady (EHS, Euratom) č. 354/83, v súvislosti s uložením historických archívov inštitúcií v Európskom univerzitnom inštitúte vo Florencii 1.2. Príslušné oblasti politiky v rámci ABM/ABB[5] vzťahy s občianskou spoločnosťou, otvorenosť a informácie 1.3. Druh návrhu/iniciatívy Návrh sa týka predĺženia trvania existujúcej akcie. 1.4. Ciele 1.4.1. Viacročné strategické ciele Komisie, ktoré sú predmetom návrhu/iniciatívy Cieľom návrhu je upraviť a zaviesť pevný základ pre existujúce partnerstvo s EUI pri správe a šírení historických archívov inštitúcií. Účelom ukladania historických archívov inštitúcií v EUI je poskytnúť prístup do archívov na jedinom mieste, podporiť ich prezeranie a podnietiť výskum dejín európskej integrácie a európskych inštitúcií. 1.4.2. Konkrétne ciele a príslušné činnosti v rámci ABM/ABB Konkrétny cieľ č. 25.02.01.01 Príslušné činnosti v rámci ABM/ABB vzťahy s občianskou spoločnosťou, otvorenosť a informácie Inštitúcie európskeho záujmu / historické archívy Európskej komisie 1.4.3. Očakávané výsledky a vplyv Partnerstvo s EUI je prínosom pre historické archívy inštitúcií a slúži na podporu šírenia týchto archívov a verejného nahliadania do týchto archívov. 1.4.4. Ukazovatele výsledkov a vplyvu (1) Archívy uložené inštitúciami v EUI vo Florencii. (2) Zber a popis súkromných archívov a osobných dokladov osôb, verejnoprávnych a súkromných organizácií, ktoré prispeli k budovaniu Európy, Európskym univerzitným inštitútom. (3) Výroba a publikovanie archivačných príručiek, súpisov, zdrojových publikácií a ďalších výskumných nástrojov. (4) EUI poskytne čitáreň a jej vybavenie. (5) Súpisy a archívy budú prístupné online. (6) Návštevy čitárne. (7) Opatrenia na podporu prehliadania historických archívov inštitúcií. 1.5. Dôvody návrhu/iniciatívy 1.5.1. Potreby, ktoré sa majú uspokojiť v krátkodobom alebo dlhodobom horizonte Správa a sprístupňovanie historických archívov, ktoré inštitúcie uložili v Európskom univerzitnom inštitúte vo Florencii. 1.5.2. Prínos zapojenia Európskej únie Partnerstvo s EUI slúži na podporu šírenia a navštevovania historických archívov inštitúcií verejnosťou. Samotné zhromaždenie archívov inštitúcií na jednom mieste zvyšuje ich hodnotu. Okrem toho to EUI umožňuje poskytnúť pridanú hodnotu tým, že vytvorí krížové odkazy medzi rôznymi archívmi, podľa potreby vytvorí pomôcky pre vyhľadávanie a ďalšie výskumné nástroje a zaistí prístup do archívov na mieste aj online. 1.5.3. Poznatky získané z podobných skúseností v minulosti Šesť inštitúcií ukladá svoje historické archívy v Európskom univerzitnom inštitúte vo Florencii (EUI) podľa podmienok zmluvy zo 17. decembra 1984 medzi Európskym spoločenstvom a EUI. Zmluva o ukladaní z roku 1984 však zastarala a je potrebné ju nahradiť pevnejším právnym a finančným základom partnerstva s EUI. 1.5.4. Zlučiteľnosť a možná synergia s inými finančnými nástrojmi neuplatňuje sa 1.6. Trvanie akcie a jej finančného vplyvu Návrh s neobmedzeným trvaním. 1.7. Plánovaný spôsob hospodárenia[6] Priame centralizované hospodárenie na úrovni Komisie. 2. OPATRENIA V OBLASTI RIADENIA 2.1. Opatrenia týkajúce sa kontroly a predkladania správ EUI predloží na diskusiu s Komisiou návrh pracovného programu na každý kalendárny rok vrátane plánu pracovných miest pre zamestnancov na mieste k 31. decembru daného roku, ako aj predchádzajúceho a budúceho roku. Termín podania je vo februári predchádzajúceho roku. Po konzultácii s ostatnými ukladajúcimi inštitúciami bude pracovný program dohodnutý medzi Komisiou a EUI a pripojený k ročnej grantovej dohode. Komisia bude monitorovať vykonávanie tohto pracovného programu. EUI predloží výročnú správu o činnosti pre historické archívy po skončení každého kalendárneho roku. 2.2. Systémy riadenia a kontroly 2.2.1. Zistené riziká Možné riziká pre zachovania uložených papierových archívov inštitúcií sú minimálne. Talianska vláda poskytla na tento účel vybudované archívne priestory, ktoré spĺňajú najprísnejšie normy pre dlhodobé uchovávanie archívov. 2.2.2. Plánované metódy kontroly Dohody o partnerstve s EUI zaistia rámec pre nepretržité prejednávanie, posudzovanie a hodnotenie rozpočtu a pracovného programu. Každá ukladajúca inštitúcia má právo požadovať informácie týkajúce sa správy svojho archívu v EUI s vykonávať inšpekcie tam uložených archívov. 2.3. Opatrenia na predchádzanie podvodom a nezrovnalostiam Článok 287 ods. 3 ZFEÚ dáva Dvoru audítorov právom vykonať audit akejkoľvek fyzickej alebo právnickej osoby, ktorá prijme platbu z rozpočtu EÚ. Právomoci Komisie a úradu OLAF v boji proti podvodom na finančných záujmoch EÚ sú upravené osobitným ustanovením (nariadenie Rady č. 2185/96 a nariadenie Európskeho parlamentu a Rady č. 1073/1999) a nariadenie Rady č. 1605/2002 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev. V súlade s článkom 120 ods. 3 nariadenia o rozpočtových pravidlách sa v každom rozhodnutí alebo dohode o udelení grantu výslovne ustanoví, že Komisia a Dvor audítorov vykonávajú svoju právomoc kontroly dokumentov a priestorov vo vzťahu ku všetkým dodávateľom a subdodávateľom, ktorí získali finančné prostriedky EÚ. 3. ODHADOVANÝ FINANČNÝ VPLYV NÁVRHU/INICIATÍVY 3.1. Príslušné okruhy viacročného finančného rámca a rozpočtové riadky výdavkov · Existujúce rozpočtové riadky V poradí, v akom za sebou nasledujú okruhy viacročného finančného rámca a rozpočtové riadky. Okruh viacročného finančného rámca || Rozpočtový riadok || Druh výdavkov || Príspevky Historické archívy Európskej únie || DRP/NRP ([7]) || krajín EZVO[8] || kandidátskych krajín[9] || tretích krajín || v zmysle článku 18 ods. 1 písm. aa) nariadenia o rozpočtových pravidlách 5 Administratíva || 25.02.01.01 || DRP || NIE || NIE || NIE || NIE 3.2. Odhadovaný vplyv na výdavky 3.2.1. Zhrnutie odhadovaného vplyvu na výdavky v mil. EUR (zaokrúhlené na 3 desatinné miesta) Okruh viacročného finančného rámca: || 5 || „Administratívne výdavky“ || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || SPOLU 2013-2019 GR: SG ||  Ľudské zdroje || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 Služobné cesty || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028  25.020101 Historické archívy || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 SPOLU SG || || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 SPOLU Rozpočtové prostriedky OKRUHU 2 viacročného finančného rámca || (Celkové záväzky = celkové platby) || || || || || || || || SPOLU Rozpočtové prostriedky OKRUHU 2 viacročného finančného rámca || Záväzky || || || || || || || || Platby || || || || || || || || 3.2.2. Odhadovaný vplyv na operačné rozpočtové prostriedky Návrh si nevyžaduje použitie operačných rozpočtových prostriedkov. 3.2.3. Odhadovaný vplyv na administratívne rozpočtové prostriedky 3.2.3.1. Zhrnutie Návrh si vyžaduje použitie administratívnych rozpočtových prostriedkov, ako je uvedené v tejto tabuľke: v mil. EUR (zaokrúhlené na 3 desatinné miesta) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || SPOLU OKRUH 5 viacročného finančného rámca || || || || || || || || Ľudské zdroje || || || || || || || || Ostatné administratívne výdavky || || || || || || || || OKRUH 5 viacročného finančného rámca || || || || || || || || Mimo OKRUHU 5[11] viacročného finančného rámca || || || || || || || || Ľudské zdroje || || || || || || || || Iné výdavky administratívne výdavky || || || || || || || || Mimo OKRUH 5 viacročného finančného rámca || || || || || || || || SPOLU || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 Potrebné ľudské a administratívne zdroje budú pokryté z prostriedkov, ktoré môžu byť pridelené riadiacemu generálnemu riaditeľstvu v rámci ročného postupu prideľovania prostriedkov so zreteľom na existujúce rozpočtové obmedzenia. 3.2.3.2. Odhadované potreby ľudských zdrojov Návrh si vyžaduje použitie ľudských zdrojov, ako je uvedené v tejto tabuľke: odhady sa zaokrúhľujú na celé čísla (alebo najviac na jedno desatinné miesto) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Plán pracovných miest (úradníci a dočasní zamestnanci) 25 01 01 01 (ústredie a zastúpenia Komisie) || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 XX 01 01 02 (delegácie) || || || || || || || XX 01 05 01 (nepriamy výskum) || || || || || || || 10 01 05 01 (priamy výskum) || || || || || || ||  Externí zamestnanci (ekvivalent plného pracovného času)[12] XX 01 02 01 (ZZ, PADZ, VNE, z celkového finančného krytia) || || || || || || || XX 01 02 02 (ZZ, PADZ, PED, MZ a VNE v delegáciách) || || || || || || || XX 01 04 yy[13] || – ústredie[14] || || || || || || || – delegácie || || || || || || || XX 01 05 02 (ZZ, PADZ, VNE – nepriamy výskum) || || || || || || || 10 01 05 02 (ZZ, PADZ, VNE – Priamy výskum) || || || || || || || Iné rozpočtové riadky (uveďte) || || || || || || || SPOLU || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX predstavuje oblasť politiky alebo príslušnú rozpočtovú hlavu. Potreby ľudských zdrojov budú pokryté úradníkmi GR, ktorí už boli pridelení na riadenie akcie a/alebo boli interne prerozdelení v rámci GR, a v prípade potreby budú doplnené zdrojmi, ktoré sa môžu prideliť riadiacemu GR v rámci ročného postupu prideľovania zdrojov v závislosti od rozpočtových obmedzení. Opis úloh, ktoré sa majú vykonať: Úradníci a dočasní zamestnanci || Príprava partnerských a grantových dohôd. Príprava rozpočtovej žiadosti. Monitorovanie pracovného programu a výdavkov. Možné hodnotenia ex post. Externí zamestnanci || ------ 3.2.4. Súlad s platným viacročným finančným rámcom Návrh je v súlade s platným viacročným finančným rámcom. 3.2.5. Účasť tretích strán na financovaní Návrh nebude zahŕňať spolufinancovanie tretími stranami. 3.3. Odhadovaný vplyv na príjmy Návrh nemá finančný vplyv na príjmy. [1] Nariadenie Rady (EHS, Euratom) č. 354/83, zmenené a doplnené nariadením Rady (ES, Euratom) č. 1700/2003 z 22. septembra 2003, pozri: Ú.v. ES L 43, 15.2.1983, s. 1, Ú. v. EÚ L 243, 27.9.2003, s. 1. [2] Ú. v. ES L 43, 15.2.1983, s. 1. [3] Ú. v. EÚ C 289, 22.11.2005, s. 12-13. [4] Ú. v. ES L 8, 12.1.2001, s. 1. [5] ABM: riadenie podľa činností , ABB: zostavovanie rozpočtu podľa činností. [6] Vysvetlenie spôsobov hospodárenia a odkazy na nariadenie o rozpočtových pravidlách sú k dispozícii na webovej stránke BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] DRP = diferencované rozpočtové prostriedky / NRP = nediferencované rozpočtové prostriedky [8] EZVO: Európske združenie voľného obchodu. [9] Kandidátske krajiny a prípadne potenciálne kandidátske krajiny západného Balkánu. [10] Očakáva sa, že vplyv na výdavky sa po roku 2019 bude vyvíjať rovnako. [11] Technická a/alebo administratívna pomoc a výdavky určené na financovanie realizácie programov a/alebo akcií Európskej únie (pôvodné rozpočtové riadky „BA“), nepriamy výskum, priamy výskum. [12] ZZ = zmluvný zamestnanec; PADZ = pracovníci agentúr dočasného zamestnávania; PED = pomocný expert v delegácii; MZ = miestny zamestnanec; VNE = vyslaný národný expert. [13] Pod stropom pre externých zamestnancov z prevádzkových rozpočtových prostriedkov (pôvodné rozpočtové položky „BA“). [14] Najmä pre štrukturálne fondy, Európsky poľnohospodársky fond pre rozvoj vidieka (EPFRV) a Európsky fond pre rybné hospodárstvo (EFRH).