[pic] | KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV |

Brusel, 15.6.2005

KOM(2005) 256 v konečnom znení

OZNÁMENIE KOMISIE

Súhrn za rok 2004

OBSAH

1. Úvod 3

1.1. Kontext súhrnu 3

1.2. Súhrn za rok 2004 4

1.3. Referenčný rámec vytvorený súhrnom za rok 2004 5

2. Kľúčové otázky vyplývajúce z výročných správ o činnosti 5

2.1. Celkový prehľad 5

2.2. Posilnenie procesu výročných správ o činnosti 7

2.3. Súhrnná správa a ubezpečujúce vyhlásenie 8

3. Hlavné prierezové otázky vyplývajúce z výročných správ o činnosti a prijatých odporúčaní 8

3.1. Otázky správy a riadenia 8

3.1.1. Zmena prístupu v rámci internej kontroly – od kontroly súladu ku kontrole efektívnosti 9

3.1.2. Manažment rizika na úrovni Komisie ako celku 10

3.1.3. Meranie výkonu 11

3.1.4. Externalizácia a agentúry 11

3.2. Finančný manažment a výkazy 12

3.2.1. Plán integrovaného kontrolného rámca 13

3.2.2. Kontroly ex-ante a ex-post 14

3.2.3. Účtovné a finančné výkazy 15

3.2.4. Metódy vykonávania rozpočtu 15

3.3. Ľudské zdroje 16

3.3.1. Nedostatok špecializovaného personálu 16

3.3.2. Nábor úradníkov z nových členských štátov a odborná príprava 17

3.3.3. Vyladenie nástrojov reformy 17

3.3.4. Mobilita 17

4. Závery 18

Príloha 1 19

Príloha 2 23

Príloha 3 27

1. ÚVOD

1.1. Kontext súhrnu

Súhrn predstavuje posledný stupeň cyklu strategického plánovania, ktorý každoročne začína vypracovaním ročnej stratégie politiky , v ktorej Komisia stanovuje priority, politiku a rozpočtový rámec na nasledujúci rok. Tento rámec predstavuje východisko pre vypracovanie legislatívneho a pracovného programu Komisie a rozpočtu a odvíjajú sa od neho ročné plány manažmentu útvarov Komisie. Ku koncu každého roka jednotliví generálni riaditelia a vedúci útvarov Komisie vypracujú výročnú správu o činnosti , v ktorej opíšu dosiahnuté výsledky politiky a stav manažmentu a kontroly. Tieto správy dopĺňa tzv. ubezpečujúce vyhlásenie o riadnom využívaní zdrojov a kvalite finančného manažmentu.

Kým výročné správy o činnosti sa venujú ako výsledkom politiky tak i výsledkom manažmentu, tento súhrn sa zameriava iba na otázky manažmentu, a neposkytuje teda výkaz výsledkov politiky dosiahnutých v priebehu minulého roka.

V tejto súvislosti je potrebné poznamenať, že Komisia podáva správy o výsledkoch svojej politiky využitím rozličných prostriedkov:

- Komisia každoročne podáva správu Európskemu parlamentu o dosiahnutých výsledkoch politiky súčasne s predložením ročnej stratégie politiky na nasledujúci rok,

- na začiatku každého roka sa vydáva osobitná správa o plnení pracovného programu Komisie,

- Komisia uverejnila úplný opis aktivít EÚ v roku 2004 vo forme všeobecnej správy podľa článku 212 Zmluvy o ES,

- celok výročných správ generálnych riaditeľstiev a útvarov Komisie predstavuje podrobný výkaz výsledkov politiky Komisie.

Vzhľadom na uvedené ako i na skutočnosť, že novovytvorená Komisia už uskutočnila inventúru výsledkov svojej predchodkyne pri definovaní strategických cieľov pre svoj mandát, Komisia uznala za vhodné, aby sa tento súhrn zameriaval na otázky manažmentu.

Výročný súhrn je nástroj, prostredníctvom ktorého Komisia uskutočňuje inventúru spôsobu, akým jej útvary pristupujú k otázkam manažmentu a rozhodujú o vhodných nástrojoch riešenia prierezových otázok. Je to zároveň dôležitý nástroj na informovanie ostatných inštitúcií o stave manažmentu.

Výročný súhrn čerpá z výročných správ o činnosti a ubezpečujúcich vyhlásení vypracovaných jednotlivými generálnymi riaditeľmi a vedúcimi útvarov Komisie.

Súhrn taktiež čerpá z radu nástrojov, ktoré Komisia využíva na monitorovanie svojich interných postupov, aby zaistila ich riadne fungovanie:

- prehľad o stave internej kontroly v Komisii, ktorý sa vydáva dvakrát ročne v zodpovednosti Generálneho riaditeľstva pre rozpočet, ktorý bol po druhýkrát vypracovaný v apríli 2005.

- Audit a poradenstvo Útvaru interného auditu , ktorý najmä vydáva výročnú audítorskú správu a v roku 2004, uzavrel cyklus auditu systémov manažmentu a kontroly vo všetkých útvaroch Komisie. V roku 2004 interný audítor tiež vydal prvú polročnú správu o výsledkoch auditu, ktorý vykonal útvar interného auditu.

- Výbor pre postup auditu informuje členov Komisie o záležitostiach, ktoré vyplývajú z interného a externého auditu a o záležitostiach spojených s auditom vo výročnom schvaľovacom uznesení Európskeho parlamentu , a zaisťuje, aby sa riadne dodržiavali príslušné odporúčania.

Prijatím výročného súhrnu Komisia uskutočňuje inventúru manažmentu svojich útvarov a venuje sa najdôležitejším horizontálnym otázkam, ktoré vyplynuli z ich výročných správ o činnosti . Taktiež rozhoduje o hlavných odporúčaniach interných alebo externých audítorov a Výboru pre postup auditu a zohľadňuje kľúčové závery prehľadu o stave internej kontroly .

V prípadoch, v ktorých komisári považujú nápravné opatrenia za potrebné kroky na úrovni Komisie, súhrn tiež uvádza vhodné prostriedky pri zohľadnení a, v prípade potreby, aktualizácii aktivít obsiahnutých v predchádzajúcom súhrne alebo v iných horizontálnych dokumentoch.

1.2. Súhrn za rok 2004

Súhrn za rok 2004 predstavuje prvú príležitosť novej Komisie venovať sa situácii vyplývajúcej z výročných správ o činnosti jej generálnych riaditeľstiev a útvarov za rok 2004.

Správy o činnosti za rok 2004 potvrdzujú, že sa dosiahli významné výsledky, a identifikujú oblasti, v ktorých je potrebné ďalšie zlepšenie. Taktiež z nich vyplýva rad kľúčových otázok, ktorým sa venuje druhá časť tohto súhrnu. Komisia zaznamenala celkové zlepšenie kvality výročných správ.

Odporúčania interných a externých audítorov a závery prehľadu o internej kontrole nasvedčujú, že útvary Komisie dosiahli pokrok v oblasti opatrení manažmentu a kontroly, ako aj v oblasti skladania účtov. Došlo k jasnejšiemu vymedzeniu zodpovedností na všetkých úrovniach, základného rámca a podmienok, v akých by útvary Komisie mali pôsobiť, aby sa zlepšilo skladanie účtov. Zaviedli sa opatrenia politického dohľadu komisárov nad prácou administratívy. Tieto dokumenty zároveň identifikujú oblasti, v ktorých by sa mali snahy útvarov ešte posilniť. Tretia časť súhrnu sa venuje najdôležitejším prierezovým otázkam v tejto súvislosti.

Súhrn za rok 2004 prichádza v čase, kedy ambiciózny reformný program, ktorý Komisia zaviedla v roku 2000, v podstate dosiahol svoj cieľ. Činnosť Komisie sa riadi stanovenými prioritami politiky a decentralizovaný finančný manažment a kontrola viedli k posilneniu zodpovednosti na všetkých úrovniach – počnúc komisármi až k jednotlivým členom personálu, čo viedlo k efektívnejšiemu využívaniu peňažných prostriedkov občanov EÚ.

Komisia je toho názoru, že jej súčasný rámec umožní dosiahnuť stanovený cieľ – zvýšiť efektívnosť, účinnosť a kvalitu jej práce. V budúcnosti bude hlavnou úlohou vyladiť procesy založené na tomto rámci, sprísniť kontrolu tam, kde je to potrebné, a zjednodušiť ju tam, kde je to prípustné.

1.3. Referenčný rámec vytvorený súhrnom za rok 2004

Niektoré z prierezových alebo sektorálnych otázok, ku ktorým Komisia zaujíma stanovisko v tomto súhrne, pochádzajú z výročných správ o činnosti útvarov Komisie, najmä z explicitne zistených rozdielov (výhrad). Tieto zahŕňajú potrebu posilniť internú kontrolu v prípadoch, v ktorých sa úlohy hradené z rozpočtu delegujú mimo Komisie, potrebu venovať viac pozornosti kontrolám ex-post a dohľadu a pokračovať vo vývoji spoločnej metodiky kvantifikácie nedostatkov pre skupiny útvarov, ktoré fungujú v rovnakom kontexte.

Ostatné odporúčania uvedené v správach, ako napr. vo výročnej správe interného audítora alebo v prehľade o internej kontrole, zahŕňajú možnosti manažmentu rizika na úrovni Komisie ako celku, podporujúceho skladanie účtov zo strany Komisie prostredníctvom výročných správ o činnosti a súhrnu, schválenia účtovnej závierky zo strany Úradu pre účtovníctvo a prostredníctvom plánu integrovaného kontrolného rámca.

Náležité zodpovedanie týchto otázok je potrebné považovať za strednodobú úlohu. Práve preto tento súhrn obsahuje rad cieľov (pozri prílohu 1), ktoré reagujú na prierezové otázky, ktoré sú kritické pre výkony manažmentu. Prostredníctvom integrovaného kontrolného rámca, všestrannejšieho manažmentu rizika, osvedčenia integrity, konzistentnosti a spoľahlivosti účtovníctva a iných opatrení, sa Komisia zaviazala zlepšiť výkony, ktoré reforma umožňuje. Predsavzatia Komisie sa môžu úspešne naplniť prostredníctvom efektívneho fungovania interných kontrolných procesov potvrdených inými inštitúciami EÚ, napr. Dvorom audítorov.

2. KľÚčOVÉ OTÁZKY VYPLÝVAJÚCE Z VÝROčNÝCH SPRÁV O čINNOSTI

2.1. Celkový prehľad

Po preskúmaní výročných správ o činnosti a najmä ubezpečujúcich vyhlásení podpísaných generálnymi riaditeľmi a vedúcimi útvarov Komisia poznamenáva, že:

- Pokiaľ ide o administratívne výdavky , v jednom útvare (Úrad pokladníka) „riaditeľ zdrojov” nepodpísal vyhlásenie, pretože mal pocit, že nedostatky spojené s tým, že úrad používa na výpočet miezd a dôchodkov nový informačný systém, ktorý sa stále vyvíja, sú príliš závažné. Po overení záležitostí, na ktorých sa odmietnutie podpísať vyhlásenie zakladá, vedúci útvaru dospel k záveru, že ide o už známe otázky, ktorých charakter nemá vplyv na dôvodné ubezpečenie spojené s výročnou správou o činnosti. Záležitosť sa postúpila príslušnému komisárovi, ktorý sa rozhodol požiadať o nezávislú analýzu na overenie vierohodnosti a závažnosti týchto otázok a uplatňovaných interných kontrol na zmiernenie s nimi súvisiacich rizík.

- Pokiaľ ide o činnosť vykonávanú priamo útvarmi Komisie , v prípade väčšiny útvarov sa odstránili predchádzajúce výhrady týkajúce sa ex-post kontrol. Jasnejšia definícia prijateľnej miery chybovosti by mohla viesť k lepšej vyváženosti skutočných rizík a vykonávaných kontrol, najmä kontrol ex-post. V oblasti výskumu je pretrvávajúcim problémom častý výskyt chýb v prípade grantov založených na náhradách skutočne vynaložených nákladov deklarovaných príjemcami grantu. Tento problém pomôžu zmierniť zjednodušujúce opatrenia navrhované Komisiou v revízii finančného nariadenia, zavedenie cielených a harmonizovaných kontrol ex-post a zlepšenie podmienok manažmentu v rámci 6. rámcového programu. Je však potrebné pripomenúť, že problémy spojené so súčasným právnym rámcom, ako napr. náhrady na základe skutočných nákladov, v súčasnosti stále existujú. Okrem toho boli v 7. rámcovom programe avizované ďalšie opatrenia zamerané na zjednodušenie, ktoré budú postupne riadne zavedené.

- Pokiaľ ide o využívanie prostriedkov EÚ cestou spoločného manažmentu s členskými štátmi , dané útvary boli schopné lepšie identifikovať nedostatky, ktoré ovplyvňujú využívanie rozpočtových prostriedkov zo strany vnútroštátnych orgánov, a v určitých prípadoch vymedziť ich vplyv v peňažnom vyjadrení, ako aj vplyv na odôvodnené ubezpečenie. V tomto smere prebiehajú a mali by pokračovať ďalšie práce, aby sa zistila závažnosť a vplyv týchto nedostatkov nie na individuálne transakcie, ale skôr na manažment a kontrolné systémy. Opatrenia, ktoré sa majú navrhnúť v rámci plánu integrovaného kontrolného rámca alebo už navrhnuté v súvislosti s finančným výhľadom na roky 2007 - 2013 by mohli členským štátom poskytnúť lepšie ubezpečenie.

- V oblasti decentralizovaného manažmentu s tretími krajinami si značné riziko inherentné tejto metóde manažmentu vyžaduje venovať viac pozornosti kontrolnému rámcu, aby sa zaručilo, že aj v prípade tohto druhu manažmentu sa dosiahne potrebné ubezpečenie.

- Zastupiteľstvá v členských štátoch a delegácie v tretích krajinách sú predmetom výhrad prenesených z predchádzajúcich rokov. Útvary definujú kroky v oblasti systémov manažmentu a kontroly, ktoré je potrebné uskutočniť v delegáciách a zastupiteľstvách, aby sa tieto výhrady čo najskôr odstránili. Na rok 2005 sa plánuje reštrukturalizácia, najmä v oblasti informačných systémov a kontrolných misií, a to najmä v nadväznosti na hodnotenie organizácie externého útvaru a osobitnú správu Dvora audítorov o prevode externého pomocného manažmentu v delegáciách, ktorý sa uskutočnil v roku 2004.

Prehľad trendov v jednotlivých výhradách v priebehu minulých rokov obsahuje príloha 3 tohto súhrnu.

Závery

Situácia v útvaroch tak, ako ju zobrazujú ich výročné správy o činnosti, je vo všeobecnosti uspokojujúca. Hlavné otázky zdôraznené vo výhradách sú vo všeobecnosti opakujúce sa nedostatky, na ktoré sa poukazovalo už aj v minulých rokoch a na riešenie ktorých sa už prijímajú nápravné opatrenia. Preto je naďalej potrebné vyvíjať alebo zlepšovať nástroje a následne ich aj uplatňovať s cieľom posilniť odôvodnené ubezpečenie útvarov, pokiaľ ide o zákonnosť a regulárnosť základných transakcií najmä, avšak nie výlučne, v rámci spoločného a decentralizovaného manažmentu. V tejto súvislosti bude plán integrovaného kontrolného rámca a s ním spojený záväzok všetkých finančných aktérov, ktorých sa týka, nástrojom na poskytnutie solídnej základne, na ktorej bude môcť Dvor audítorov postaviť svoje stanovisko. Špecifickým prierezovým otázkam, ktoré si vyžadujú pozornosť na úrovni Komisie, sa súhrn venuje v ďalších častiach.

2.2. Posilnenie procesu výročných správ o činnosti

Došlo k zmenám a ustáleniu procesu zostavovania výročných správ o činnosti. Vo výročných správach o činnosti za rok 2004 mali útvary za úlohu opísať podrobnejšie prostredie manažmentu a hlavné riziká, ktorým sú vystavené. Vo všeobecnosti sú uvedené výhrady precíznejšie a koherentnejšie a ich vplyv na odôvodnené ubezpečenie, pokiaľ ide o využívanie zdrojov, zákonnosť a regulárnosť ich operácií, je často podložený explicitným odôvodnením.

Podľa odporúčania Dvora audítorov sa vo výročných správach útvarov o činnosti mali prezentovať výsledky kontrol členských štátov v oblasti prostriedkov v rámci spoločného manažmentu. Príslušné útvary túto prezentáciu zabezpečili.

V priebehu a po vzájomnej previerke potenciálnych výhrad k výročným správam útvarov o činnosti za rok 2004 tri skupiny útvarov začali pracovať na konzistentnejšom prístupe k posudzovaniu závažnosti zistených nedostatkov v ich rozpočtovej oblasti a k zisťovaniu potenciálneho finančného vplyvu systémových nedostatkov.

Dvor audítorov na základe výročných správ o činnosti za rok 2003 uznal už dosiahnutý pokrok, vyjadril sa však, že rozsah výhrad vyjadrených niektorými rezortmi nie je zlučiteľný s danými ubezpečujúcimi vyhláseniami. Okrem toho, ako nasvedčuje prehľad o internej kontrole, je v prípade niektorých útvarov stále potrebné podrobnejšie opísať prostredie, v akom pôsobia, vrátane rizík, ktorým sú vystavené, najmä rizík, ktoré pretrvávajú aj po krokoch, ktoré už boli prijaté na ich zmiernenie.

Závery

Viac zacielené a explicitnejšie výročné správy o činnosti: Hoci sa v mnohých prípadoch podarilo dosiahnuť značný pokrok, rezorty Komisie by mali ešte viac posilniť vysvetlenie svojho prostredia a rizík, ktorým sú vystavené, vrátane rizík, ktoré pretrvávajú i po tom, čo už boli prijaté zmierňujúce opatrenia. Vplyv ich prostredia a rizík na manažment a kontrolu musí byť explicitnejší a vo väčšine prípadov je potrebné podrobnejšie vysvetliť celkový vplyv výhrad na dôvodné ubezpečenie.

Vyváženejšie správy : V druhej polovici roku 2005 sa uskutoční reflexia o možných zjednodušeniach na dosiahnutie lepšej vyváženosti medzi výsledkami politiky a otázkami internej kontroly a finančného manažmentu ako na rovine výročných správ o činnosti, tak i na rovine súhrnu. Okrem toho sa posilní poradenstvo poskytované útvarom Komisie, ktoré bude zahŕňať všetky pokyny uvedené vo viacerých rozhodnutiach Komisie v jednom súhrnnom dokumente.

Spoločná metodika skupín útvarov : S pomocou ústredných útvarov sa pre výročné správy o činnosti za rok 2005 pripraví spoločná metodika na stanovenie prahu závažnosti nedostatkov, vrátane systémových nedostatkov, aby bolo možné koherentnejšie posúdiť ich vplyv na dôvodné ubezpečenie pre skupiny útvarov spoločný manažment, výskum a interné politiky .

2.3. Súhrnná správa a ubezpečujúce vyhlásenie

Európsky parlament vo svojom schvaľovacom uznesení za rok 2003 vyzval Komisiu, aby z výročného súhrnu výročných správ útvarov o činnosti vytvorila konsolidované ubezpečujúce vyhlásenie o finančnom manažmente a kontrolách Komisie ako celku.

Cieľom tohto návrhu je posilniť prejavy skladania účtov, na ktorých môže Dvor audítorov postaviť formuláciu svojho ubezpečujúceho vyhlásenia. Výročná súhrnná správa už obsahuje stanovisko Komisie k hlavným otázkam manažmentu a kontroly a v prípade súhrnnej správy za rok 2003 Dvor audítorov dokonca uviedol, že táto správa po prvýkrát analyzovala ubezpečenia poskytnuté systémami kontroly a dohľadu.

Okrem toho je tento súhrn aktom, prostredníctvom ktorého Komisia vykonáva svoju politickú zodpovednosť tým, že analyzuje výročné správy o činnosti a s nimi spojené vyhlásenia a zaujíma stanovisko k najdôležitejším horizontálnym otázkam, vrátane náležitých krokov na riešenie otázok, ktoré si vyžadujú nápravu na úrovni Komisie. Tento prístup je založený na reforme, ktorou došlo k decentralizácii zodpovedností manažmentu na generálnych riaditeľov a vedúcich útvarov, a to pod politickým dohľadom príslušného komisára.

Súčasný systém preto poskytuje ubezpečenia potrebné z pohľadu manažmentu. V rámci tohto systému je vo väčšine prípadov možné dosiahnuť ďalší pokrok posilnením skladania účtov vyjadreného vo výročných správach útvarov precíznejšími výhradami a lepšou definíciou vplyvu týchto výhrad na dôvodné ubezpečenie spojené s týmito výročnými správami.

Závery

Podpora skladania účtov zo strany Komisie : Kvalitu výročných správ o činnosti mnohých útvarov by bolo možné ďalej zlepšiť, pokiaľ ide o jasnejšiu formuláciu výhrad a definíciu ich vplyvu, aby sa posilnilo ubezpečenie poskytované útvarmi Komisie, ktoré Komisia posudzuje v súhrnnej správe. V tejto súvislosti je možné sa odvolávať na zodpovednosť komisárov za následné uskutočnenie akčných plánov a situáciu v útvaroch spadajúcich do ich portfólia.

3. HLAVNÉ PRIEREZOVÉ OTÁZKY VYPLÝVAJÚCE Z VÝROčNÝCH SPRÁV O čINNOSTI A PRIJATÝCH ODPORÚčANÍ

3.1. Otázky správy a riadenia

Reformou došlo k vytvoreniu a posilneniu rámca manažmentu a kontroly a nových nástrojov, medzi inými i výročných správ útvarov o činnosti, ktoré Komisii umožňujú podať náležitý výkaz úloh, za ktoré je zodpovedná. Pri implementácii sa uplatňujú rozličné metódy, najmä však metóda delegácie tretím osobám v rozpočtovej oblasti.

Komisia teraz stojí pred výzvami spojenými so zvyšovaním efektívnosti svojich systémov dohľadu a kontroly, s posilňovaním manažmentu rizika na úrovni rezortov, s vývojom manažmentu rizika na úrovni Komisie ako celku, ako aj so zlepšovaním úpravy dohľadu v prípade agentúr.

3.1.1. Zmena prístupu v rámci internej kontroly – od kontroly súladu ku kontrole efektívnosti

Po skončení prvej fázy, v ktorej sa snahy útvarov sústredili na navrhnutie interných systémov kontroly a na dodržanie noriem internej kontroly (útvary Komisie sa domnievajú, že základné požiadavky ku koncu roka spĺňajú v priemere na 93 %), sa útvary v súčasnosti sústredia na zlepšenie efektívnosti fungovania týchto systémov a spôsobu fungovania ich zložiek.

Keďže cieľom Komisie je dosiahnuť efektívny a účinný manažment a kontrolu, útvary musia neustále vylaďovať svoje kontrolné systémy, aby tieto boli skutočnou pomocou pre manažérov a aby sa kontroly zameriavali na najrizikovejšie otázky. Konsolidácia kontrolných systémov smerom k prístupu plnej efektívnosti, ktorý internú kontrolu a rizikovú analýzu začleňuje do každodenného manažmentu presahujúceho oblasť finančného manažmentu, je logickým vývojom reformy začatej v roku 2000.

Medzi oblasti, ktoré si zaslúžia osobitnú pozornosť, patria postupy obstarávania, zmluvy a poskytovanie grantov, teda otázky spojené s výberovým konaním. Rovnako je potrebné riešiť riziká spojené s dvojitým financovaním a prefinancovaním, znížiť častosť výskytu chýb, pričom by bola vítaná i istá miera zjednodušenia grantových postupov. Je tu potreba väčšej vyváženosti v zriaďovaní nákladovo efektívnych systémov manažmentu a kontroly, pričom prehľad o internej kontrole uvádza nasledujúce oblasti, v ktorých existuje priestor na ďalšie zlepšenie: dohľad vo finančnej oblasti, začlenenie manažmentu rizika do každodenného manažmentu a dosiahnutie lepšej vyváženosti v zriaďovaní nákladovo efektívnych systémov manažmentu a kontroly. S tým sa spájajú pravidelné previerky príslušnej finančnej výsledovky a primeranosti systémov dohľadu a kontroly, kontroly potenciálnej závislosti od niektorých zhotoviteľov a zohľadňovanie výsledkov ex-post kontrol a odporúčaní audítora. V tejto súvislosti je potrebné stanoviť prijateľnú mieru rizika alebo chybovosti, pokiaľ je to možné, po dohode s ostatnými inštitúciami.

Interný audítor odporúča venovať osobitnú pozornosť predchádzaniu riziku dvojitého financovania, kolúzie, konfliktu záujmov, zneužitia informácií zasvätenými na vlastné obchody, koncentrácie prostriedkov Spoločenstva na určitých zhotoviteľov alebo príjemcov a závislosť od určitých zhotoviteľov/poskytovateľov v prípade externalizácie.

Napriek tomu, že skúsenosti malých generálnych riaditeľstiev, úradov a delegácií sa líšia, prehľad o internej kontrole uvádza isté ťažkosti s vykonávaním noriem platných na úrovni Komisie ako celku. V niektorých prípadoch sa zdôrazňuje nedostatok zdrojov, kým v iných sa uvádza potreba vyladiť právomoci a zodpovednosti. Ďalšou otázkou spojenou s úradmi je ich závislosť na zmluvných agentoch (až 40 %). Ak sa k tejto situácii nebude pristupovať pozorne, mohla by v prechodnom období viesť k ťažkostiam v budovaní právomocí a know-how ako i k problémom pri odovzdávaní. Prehľad o internej kontrole zdôrazňuje riziká v oblasti kontinuity operácií v úradoch, ak včas nedôjde k vykonaniu nového výberového konania. Plánuje sa i uskutočnenie trojročného hodnotenia administratívnych úradov, ktoré Komisia nedávno zriadila. Malo by sa zaoberať najmä opatreniami na zjednodušenie.

Pokiaľ ide o medziinštitucionálne úrady , v prebiehajúcej previerke finančného nariadenia sa prijímajú opatrenia na nápravu možných medzier vo vymedzení zodpovednosti vo forme priameho delegovania poverujúcich práv úradníka každej inštitúcie na úrad.

Závery

Ďalšie zvýšenie nákladovej efektívnosti systémov dohľadu a kontroly : Útvary by mali ešte viac sprísniť monitorovanie efektívnosti ich internej kontroly, a to s pomocou ústredných útvarov. V každom z útvarov by mal koordinátor internej kontroly vykonávať pravidelnú previerku efektívnosti internej kontroly na základe dostupných informácií o výsledkoch kontrol, výnimkách a relevantných výsledovkách s cieľom posilniť s nimi súvisiace postupy alebo modifikovať systémy kontroly. Táto previerka by sa mala uskutočniť aspoň raz ročne v súvislosti s oznámením, ktoré sa komisárom poskytuje dvakrát ročne, a s výročnou správou o činnosti.

3.1.2. Manažment rizika na úrovni Komisie ako celku

Útvary Komisie pravidelne, v zásade raz ročne, uskutočňujú hodnotenie rizika. V súčasnosti sa na základe pilotného hodnotenia v roku 2004, na ktorom sa zúčastnilo niekoľko útvarov, pracuje na vývoji silnejšej metodiky zameranej na vytvorenie jasnejšieho prepojenia medzi manažmentom rizika a plánovacím procesom.

Popri manažmente rizika, ktorý sa uskutočňuje na úrovni útvarov, sa pravidelne vykonáva niekoľko aktivít napomáhajúcich zvyšovanie povedomia o rizikách a vývoj vhodných opatrení na ich riešenie z pohľadu Komisie ako celku. Je tomu tak v prípade alokácie zdrojov prioritným aktivitám na začiatku každého cyklu strategického plánovania ako i v prípade prechádzajúceho posúdenia pozitívnych a negatívnych vplyvov významných iniciatív. Pre otázky manažmentu bolo zriadené a funguje pravidelné spravodajstvo medzi komisármi a rezortmi, za ktoré sú zodpovední. Skupina komisárov skúma všetky začaté vyšetrovania Protikorupčného úradu, aby upriamila pozornosť kolégia na vážne otázky. Audítori a prehľad o internej kontrole každoročne poukazujú na prierezové a systémové nedostatky. Výbor pre postup auditu pracuje na zlepšení nadväzujúceho procesu, pokiaľ ide o hlavné odporúčania auditu s vplyvom na úrovni Komisie.

Interný audítor a Európsky parlament sú však toho názoru, že je potrebné posilniť kultúru manažmentu rizika Komisie, a vidia potrebu vypracovania metodiky manažmentu rizika platnej na úrovni Komisie ako celku.

Interný audítor poznamenáva, že manažment rizika by mal byť súčasťou bežného procesu manažmentu každého útvaru a odporúča, aby Komisia prijala jednotný prístup k manažmentu rizika, ktorého výsledkom bude konsolidovaný prehľad o rizikách na úrovni Komisie, ktorý poskytne prehľad o všetkých kľúčových rizikách zhora dolu.

Závery

Vytvorenie jednotného manažmentu rizika na úrovni Komisie ako celku : Metodika platná na úrovni Komisie ako celku, ktorá sa zavedie do jesene 2005, prinesie zahrnutie hodnotenia rizika do rozhodovacieho procesu o prioritách a rozdeľovaní zdrojov. Tieto nadobudnú pevnejšiu formu v plánoch manažmentu, ako i vo výročných správach útvarov o činnosti. V strednodobom horizonte by táto metodika mala tiež riešiť otázku, ako pristupovať k manažmentu rizika v rámci skupín podobných aktivít v útvaroch.

3.1.3. Meranie výkonu

Väčšina útvarov uskutočnila s pomocou ústredných útvarov previerku cieľov a ukazovateľov ako na úrovni plánovania tak i na úrovni výkazníctva, najmä aby sa zvýšila kvalita dokumentov a správ („výkazov o činnosti“), ktoré Komisia predkladá rozpočtovému orgánu spolu s ročným predbežným návrhom rozpočtu.

Interný audítor a Európsky parlament sú toho názoru, že kvalitu cieľov a ukazovateľov je možné ďalej zlepšiť a že je možné prijať dodatočné kroky na meranie a hodnotenie výkonu. Dvor audítorov Komisiu tiež vyzval, aby vytvorila ukazovatele zákonnosti a regulárnosti operácií a na meranie výkonu interných kontrolných systémov.

Prehľad o internej kontrole a interný audítor tiež poukazujú na potrebu v plnej miere zohľadňovať v procese vytvárania politiky minulé skúsenosti a poučenia z nich, napríklad výsledky hodnotení.

Závery

Previerka merania a hodnotenia výkonu : Komisia bude analyzovať existujúce ciele a ukazovatele zistené previerkou podľa skupín útvarov, aby preverila ako sa ciele a ukazovatele môžu stať funkčnejšími nástrojmi manažmentu v rámci Komisie.

3.1.4. Externalizácia a agentúry

Vo svojom oznámení z februára 2004 o finančnom rámci na roky 2007 - 2013 Komisia zdôraznila potrebu zamerať svoju činnosť na vytvorenie a monitorovanie politík podľa Zmluvy a identifikovala zásady administratívnej a riadení: „menej priameho manažmentu, lepšia kontrola výkonov a vyššia nákladová efektívnosť ”.

V prípade externalizácie implementačných úloh prostredníctvom výkonných agentúr , na ktoré Komisia prenáša (deleguje) právomoci vykonávať program alebo projekt Spoločenstva, platia rovnaké požiadavky na internú kontrolu aké sa uplatňujú v Komisii, čo Komisii umožňuje vykonávať plný dohľad.

Naopak regulatórne agentúry – t. j. nie výkonné agentúry Spoločenstva sú autonómnymi orgánmi. Zatiaľ čo väčšina týchto agentúr je aspoň čiastočne financovaná z rozpočtovej sekcie Komisie, Komisia môže ich činnosť kontrolovať iba v obmedzenej miere. Činnosť regulatórnych agentúr však môže mať za určitých okolností vplyv na zodpovednosť Komisie. V tejto súvislosti prehľad o internej kontrole kladie otázku týkajúcu sa mechanizmov, ktoré by Komisii umožňovali monitorovať tieto agentúry. Po vydaní Bielej knihy o európskej správe a riadení Komisia už prišla s podnetom definovať operačný rámec na vytvorenie, fungovanie a dohľad nad európskymi regulatórnymi agentúrami a dohodnúť sa na ňom spolu s Európskym parlamentom a Radou. Tento navrhovaný rámec je zameraný najmä na stanovenie príslušných zodpovedností regulatórnych agentúr a rozličných inštitúcií. Okrem toho by malo dôjsť k objasneniu úpravy, aby Komisia mohla v prípade potreby v plnej miere vykonávať svoju politickú a rozpočtovú zodpovednosť.

Závery

Plná zodpovednosť Komisie za výkonné agentúry : Pokiaľ ide o fungovanie výkonných agentúr, Komisia bude v plnej miere vykonávať svoju stanovenú povinnosť dohľadu. Nasledujúci súhrn poskytne po prvýkrát správu o fungovaní novo vytvorených výkonných agentúr.

Ujasnenie príslušných právomocí Komisie a regulatórnych agentúr : V roku 2005 by sa mali viesť medziinštitucionálne rokovania na základe návrhu medziinštitucionálnej dohody o rámci pre regulatórne agentúry predloženého Komisiou. Súčasne dôjde k objasneniu príslušných úloh a zodpovedností útvarov Komisie a regulatórnych agentúr.

3.2. Finančný manažment a výkazy

Revidované finančné nariadenie, ktoré nadobudlo účinnosť v roku 2003, zavedenie rozpočtu založeného na činnosti v roku 2004 a transformácia na účtovníctvo založené na časovom rozlišovaní s účinnosťou od januára 2005 viedli k revízii finančného manažmentu.

Komisia teraz navrhuje inými inštitúciám plán integrovaného kontrolné rámca, ktorý Komisii a členským štátom poskytne lepšie ubezpečenie, pokiaľ ide o zákonnosť a regulárnosť využívania finančných prostriedkov EÚ, vrátane zdrojov spadajúcich do spoločného manažmentu s členskými štátmi. Kontroly ex-post tiež budú lepšie zacielené a harmonizované, a to najmä zabezpečením zvýšenej konzistentnosti na úrovni skupín útvarov.

Európsky dvor audítorov desiatykrát predstavil výročný ubezpečujúci výrok audítora, ktorý bol do veľkej miery kladný, pokiaľ ide o spoľahlivosť účtovníctva, záväzkov a vlastných zdrojov, avšak naznačoval, že Dvor audítorov nie je schopný poskytnúť ubezpečenia pre všetky platby ale iba pre administratívne výdavky.

Komisia je toho názoru, že jedným z jej cieľov by malo byť vytvoriť podmienky umožňujúce Dvoru audítorov vydať výrok spojený iba s menej významnou kritikou. Vyžaduje si to nielen nové snahy Komisie vo viacerých oblastiach, ale aj aktívnu účasť členských štátov v tejto iniciatíve, keďže, hoci podľa Zmluvy Komisia má výhradnú zodpovednosť za vykonávanie rozpočtu, až 80 % rozpočtu vykonávajú členské štáty v rámci spoločného manažmentu .

V oblasti účtovníctva a finančného výkazníctva v roku 2004 došlo k významným krokom vpred, uskutočnila sa príprava na prechod na účtovníctvo založené na časovom rozlišovaní, aby bežné účtovníctvo spojené so všeobecným rozpočtom EÚ mohlo začať podľa plánu fungovať od januára 2005 na základe časového rozlišovania. V roku 2004 Komisia vykonala prvý rozpočet výlučne na základe štruktúry založenej na činnosti. Podarilo sa tiež zvládnuť problémy sprevádzajúce adaptáciu rozpočtového výkazníctva.

Rok 2004 bol druhým rokom uplatňovania revidovaného finančného nariadenia a podľa výročných správ útvarov o činnosti sa novým pravidlám už podarilo preniknúť do postupov manažmentu. V správach za rok 2004 sa podarilo rozptýliť výhrady naznačujúce určité počiatočné problémy.

Závery súhrnu podporujú zjednodušenie spolufinancovania prostredníctvom širšieho používania paušálnych platieb. Komisia pracuje na zmene a doplnení vykonávacích pravidiel finančného nariadenia najmä s cieľom zjednodušiť zmluvy malej hodnoty a granty a zaviesť primerané kontroly založené na analýze rizík. Zároveň sa prijal návrh na prvú revíziu finančného nariadenia po troch rokoch, o ktorom bude Komisia následne rokovať s ostatnými inštitúciami. Revízia povedie k racionalizácii rozličných metód vykonávanie rozpočtu, vytvorí právnu základňu pre rozšírené využívanie paušálnych grantov a bude zameraná na ďalšie zjednodušenie a proporcionalitu s cieľom dosiahnuť väčšiu vyváženosť medzi požiadavkami kontroly a existujúcimi rizikami a nákladmi. Revíziu finančného nariadenia bude sprevádzať ďalšia revízia jeho vykonávacích predpisov.

3.2.1. Plán integrovaného kontrolného rámca

Stanovisko Dvora audítorov k jednotnému auditu a schvaľovacie odporúčanie Parlamentu za rok 2003 predstavujú východiská rámca internej kontroly Spoločenstva . Tento integrovaný rámec internej kontroly je potrebný na prepojenie logického reťazca, ktorý umožňuje efektívnejšie využitie kontrol vykonaných v skorších štádiách na neskorších úrovniach, aby sa podporila záruka zákonnosti a regulárnosti základných transakcií. Kontroly by mali byť proporcionálne, aby sa dosiahla primeraná vyváženosť medzi nákladmi a prínosmi (ako v peňažnom, tak i v politickom vyjadrení).

Na základe ubezpečení, ktoré poskytne takýto integrovaný rámec internej kontroly, a na základe výsledkov už dosiahnutých vďaka reforme, je cieľom Komisie získať každoročné ubezpečovacie vyhlásenie od Dvora audítorov, ktoré by obsahovalo obmedzený počet konkrétnejších zistení, pokiaľ ide o zákonnosť a pravidelnosť platieb. Oznámenie prijaté súčasne s týmto súhrnom stanovuje hlavné politické zásady takéhoto integrovaného rámca internej kontroly, príslušné zodpovednosti jednotlivých aktérov, vrátane aktérov na úrovni členských štátov, a postup, ktorý by mal viesť k prijatiu plánu na vytvorenie tohto rámca do konca roka.

Zriadenie integrovaného rámca internej kontroly, ktorý by najmä poskytol prostriedky na zdieľanie výsledkov auditu na všetkých úrovniach manažmentu, povedie k posilneniu efektívnosti a účinnosti. Je potrebné preskúmať priestor na zjednodušenie manažmentu prostriedkov ES, aby sa zaistilo, že požiadavky kontroly budú proporcionálne k rizikám.

Pred prijatím plánu internej kontroly sa už podnikli podstatné kroky na vytvorenie integrovaného rámca, vrátane nových ustanovení v legislatívnych návrhoch pre finančný manažment v oblasti poľnohospodárstva a štrukturálnej pomoci v rámci nasledujúceho finančného výhľadu. Dodatočné zlepšenie predstavuje harmonizácia v priebehu uvedenej previerky potenciálnych výhrad, ktorá je základom pre určenie „prijateľnej miery chybovosti“. Ako poukazuje prehľad o internej kontrole, aby bolo možné stanoviť spoločný prah pre skupiny útvarov, v rámci každej takejto skupiny je potrebné overiť a zharmonizovať kontrolnú metodiku.

Závery

Posun smerom k vytvoreniu integrovaného kontrolného rámca : Komisia vyzve inštitúcie EÚ, ktorých sa to týka, aby vytvorili spoločný prístup k tomuto rámcu, zahŕňajúci viac ubezpečení na úrovni Komisie prostredníctvom výročných správ o činnosti útvarov Komisie, ako aj viac ubezpečení zo strany členských štátov vykonávajúcich rozpočet Spoločenstva v rámci spoločného manažmentu. Tieto ubezpečenia budú jasnejšie podložené náležitými postupmi internej kontroly, mechanizmami hodnotenia a vykazovania, vrátane zdieľania výsledkov auditu na všetkých úrovniach.

3.2.2. Kontroly ex-ante a ex-post

Kontroly ex-ante a ex-post sú dôležitými zložkami rámca internej kontroly, ktorý Komisia uplatňuje. Výročné správy o činnosti útvarov Komisie vo všeobecnosti svedčia o zlepšení kontrol ex-post, avšak aj o ich nedostatočnej úrovni v určitých prípadoch, následkom čoho vzniklo niekoľko výhrad. Prehľad o internej kontrole nasvedčuje, že Komisia by mala pripraviť zlepšenie spravodajstva o stratégii kontroly a jej vykonávaní tak, aby sa dalo získať viac dôkazov pre vyhlásenie o dôvodnom ubezpečení. Interný audítor tiež poukázal na potrebu ďalšej harmonizácie a vyváženia kontrol ex-post spadajúcich do rozličných rozpočtových oblastí. Interný audítor navrhuje, aby výročné správy o činnosti útvarov ako aj ich súhrn boli úplnejším výkazom výsledkov týchto kontrol.

V druhej polovici roka 2004 došlo k založeniu s iete kontrol ex-post , ktorá definuje usmernenia, umožňuje, aby útvary mohli využívať osvedčené postupy a zaručuje spoločný jazyk a chápanie, pokiaľ ide o kontroly ex-post.

Pokrok v tejto oblasti by mal umožniť plán integrovaného kontrolného rámca, ktorý najmä pomôže dosiahnuť lepšiu vyváženosť medzi nákladmi kontrol a ich očakávanými prínosmi, ktoré navrhuje aj interný audítor. Ten okrem toho navrhuje i prijatie jasnejšej stratégie pre „záverečné audity“ na konci programového obdobia v prípade spoločného a decentralizovaného manažmentu a formulovanie precíznejších usmernení pre kontroly ex-post vykonávané vnútroštátnymi agentúrami v rámci nepriameho centralizovaného manažmentu .

Mali by pokračovať pokusy niektorých útvarov s využitím nezávislých audítorských osvedčení o nákladových nárokoch príjemcov, aby bolo možné rýchlo prijať závery o vplyve takýchto osvedčení na kontroly ex-post. Zároveň by častejšie využívanie paušálnych platieb v prípade niektorých grantov malo zmeniť povahu kontrol ex-post tým, že umožní lepšie zacielené, kvalitatívnejšie a odrádzajúce kontroly.

Závery

Koordinovanejšie a efektívnejšie kontroly ex-ante a ex-post : Postupne dochádza k posilňovaniu harmonizácie metodiky a definovaniu spoločných audítorských stratégií prinajmenšom na úrovni skupín útvarov pôsobiacich v rovnakej rozpočtovej oblasti. V súvislosti s plánom integrovaného rámca internej kontroly útvary pôsobiace v rovnakej oblasti budú hľadať najvhodnejší spôsob organizácie zdieľania zdrojov podľa skupín útvarov, či už užšou koordináciu (spoločné audity, rovnaká metodika, zdieľanie výsledkov) alebo efektmi synergie (keď vedúca útvaru uskutoční audit v mene menších útvarov). Umožní to postupnú harmonizáciu, lepšie zacielenie kontrol ex-post a zvýšenie efektívnosti.

3.2.3. Účtovné a finančné výkazy

Interný audítor a schvaľovací orgán odporúčajú, aby účtovník svojím podpisom schvaľoval účtovníctvo Komisie a aby bol povýšený na „Hlavného finančného úradníka“ a aby fungoval ako ústredná protiváha rezortom Komisie.

Na základe kľúčových zásad administratívnej reformy, ktoré zabezpečia decentralizáciu manažmentu a kontrolných úloh a viac záruk skladania účtov na úrovni útvarov, útvary Komisie budú stále v plnej miere zodpovedné za zákonnosť a regulárnosť základných transakcií. Ubezpečovacie vyhlásenie generálnych riaditeľov v ich výročných správach o činnosti by malo osvedčovať, že účtovníctvo, za ktoré zodpovedajú, je presné a vyčerpávajúce.

Účtovník by mal svojím podpisom schvaľovať účtovníctvo, čím by osvedčil, že uskutočnil kontroly, ktoré považoval za potrebné, a je spokojný s ich prípravou v súlade s účtovnými predpismi, metódami a systémami vytvorenými v rámci jeho zodpovednosti, že vykonal všetky úpravy potrebné na pravdivé a verné predkladanie účtovníctva v súlade s článkom 136 finančného nariadenia, a účtovníctvo je teda spoľahlivé. Generálne riaditeľstvá by mali účtovníka náležite informovať, aby bol schopný vykonávať svoju zodpovednosť a mal by mať právomoc uskutočniť kontroly týchto informácií, ak ich považuje za potrebné. Paralelne s existujúcou zodpovednosťou generálnych riaditeľov za základné transakcie a spoľahlivosť informácií poskytnutých účtovníkovi, by mali ubezpečovacie vyhlásenia vo výročných správach o činnosti osvedčovať, že účtovníctvo, za ktoré nesú zodpovednosť, je presné a vyčerpávajúce.

Záver

Komisia 3. mája 2005 na tieto účely prijala návrhy revízie finančného nariadenia.

3.2.4. Metódy vykonávania rozpočtu

V oblasti centrálne riadených prostriedkov interný audítor vyzval k sprísneniu pravidiel poskytovania grantov – otázka, ktorá tiež viedla k vzniku výhrady vo výročnej správe o činnosti jedného útvaru v súvislosti s mimovládnou organizáciou. Prehľad o internej kontrole zdôraznil potrebu vhodnej úpravy dohľadu, aby bolo možné odhaliť a rýchlo napraviť slabé stránky identifikované vo vzťahu k obstarávaniu a grantom (výberové konanie, dokumentácia, dvojité financovanie, nadmerné platby). Táto úprava je tiež podložená výhradami vo výročných správach o činnosti niektorých útvarov.

Pokiaľ ide o spoločný manažment a manažment zdrojov prostredníctvom vnútroštátnych agentúr, interný audítor poukázal na potrebu získať ubezpečovacie výroky od vrcholových riadiacich orgánov členských štátov o kontrole platnosti podľa národných kontrolných systémov, ktoré majú útvary Komisie uskutočniť pred tým, než dôjde k platbe. Komisia podobné návrhy predložila aj v oblasti poľnohospodárskych výdavkov, pre ktoré sa v Rade podarilo dosiahnuť politickú dohodu. Interný audítor tiež zdôraznil dôležitosť zintenzívnenia poskytovania informácií zo strany vnútroštátnych agentúr Komisii.

Tam, kde členské štáty riadia a kontrolujú vykonávanie rozpočtu v rámci spoločného manažmentu , kroky prijaté v reakcii na predchádzajúci súhrn umožnili objasnenie existujúceho kontrolného reťazca v rámci modelov poľnohospodárskych a štrukturálnych fondov a identifikáciu ostatných problémov a ich možných riešení. Dvor audítorov zase trval na zodpovednosti Komisie skontrolovať, či sa uplatňujú náležité kontrolné systémy a či v členských štátoch fungujú efektívne, ako i zaručiť zákonnosť a regulárnosť základných transakcií. Zdôraznil tiež potrebu stanoviť prijateľnú mieru istoty a v tejto súvislosti aj prah významnosti.

Závery

Plán integrovaného rámca internej kontroly povedie k zvýšeniu transparentnosti toku informácií a mal by umožniť získať pevnejšie ubezpečenie z interných procesov Komisie ako aj od tretích strán poverených úlohami vykonávania rozpočtu pre Komisiu.

Útvary Komisie sa vyzývajú, aby využili zjednodušujúce opatrenia, ktoré sa zavedú zmenou pravidiel implementácie finančného nariadenia, najmä pokiaľ ide o paušálne granty ako alternatívny prostriedok financovania na náhradu skutočne vynaložených nákladov tam, kde je to vhodné.

3.3. Ľudské zdroje

V súvislosti s reformou nadobudli účinnosť nové personálne nariadenia, ktoré okrem iného zavádzajú lineárnu kariérnu štruktúru a modernizáciu pracovných podmienok, ako aj nové pravidlá disciplíny a dohľadu.

Zjednodušenie niektorých nástrojov, ako napríklad systému hodnotenia personálu, by malo zabezpečiť efektívny a účinný manažment ľudských zdrojov.

Nové personálne nariadenia nadobudli účinnosť 1. mája 2004, pričom ich sprevádzalo niekoľko balíkov vykonávacích ustanovení prijatých Komisiou. Komisia prijala niekoľko ďalších opatrení na ďalšie zvýšenie efektívnosti usmernení na presun (premiestnenie) a pravidiel týkajúcich sa hodnotenia vedúcich manažérov.

Dôraz sa ďalej kládol na zlepšenie pracovných podmienok zamestnancov Komisie. Predložili sa riešenia zohľadňujúce ako potreby personálu tak i dostupné zdroje, aby sa dosiahol pokrok v politikách určených na vytvorenie rovnováhy medzi súkromným a profesionálnym životom: práca na polovičný úväzok, teleworking, rodičovská a rodinná dovolenka.

3.3.1. Nedostatok špecializovaného personálu

Niektoré z výročných správ útvarov o činnosti naznačovali, že im v niektorých prípadoch spôsobuje problémy nedostatok personálu. V jednom konkrétnom prípade bol takýto nedostatok výsledkom krátkodobej potreby riešiť výzvy IT spôsobené implementáciou nových personálnych nariadení. Niektoré z výročných správ tiež poukazovali na špecifickejšie problémy týkajúce sa dostupnosti primeraných ľudských zdrojov, čo do kvality aj do kvantity, ktoré vznikajú v dôsledku ťažkostí prilákať kandidátov so špecifickým profilom (finančníci, audítori, lingvisti a informatici), a to najmä z desiatich nových členských štátov.

Prehľad o internej kontrole identifikuje nedostatok kompetentných špecialistov vo finančných a špecifických oblastiach, z čoho vyplývajú ťažkosti s mobilitou najmä v malých útvaroch Komisie, delegáciách a zastupiteľstvách.

Závery

I naďalej sa bude pokračovať v akčnom pláne predloženom v júli 2004 s cieľom podporiť nábor odborníkov a rozvíjať odbornú prípravu súčasného personálu. Komisia prispeje k pracovnému programu medziinštitucionálneho Európskeho úradu pre výber zamestnancov EPSO s cieľom zabezpečiť, aby výberové konania i naďalej poskytovali primeraný počet úspešných kandidátov na voľné pracovné miesta. Je potrebné zachovať motívy náboru, a to najmä v niektorých útvaroch, a prijať kroky tam, kde sa zistia nedostatky. Komisia bude tiež naďalej zblízka monitorovať situáciu a navrhne opatrenia na zlepšenie postupov náboru zamestnancov.

Okrem toho sa zdroje zladia s politikami nielen čo do kvantity, ale i do kvality, aby sa zaručilo, že personál priradený určitým politikám bude mať schopnosti a kvalifikáciu potrebnú na výkon svojich povinností. Majúc na pamäti tento cieľ, sa budú ďalej zlepšovať náborové postupy a zamestnancom sa bude poskytovať špecializovaná odborná príprava stavajúca na už prijatých opatreniach.

3.3.2. Nábor úradníkov z nových členských štátov a odborná príprava

Mnohé výročné správy útvarov o činnosti zdôraznili. že ciele náboru úradníkov z nových členských sa dosiahli neskôr, v zásade vzhľadom na neskoré predloženie rezervných listín. V politike ľudských zdrojov generálnych riaditeľstiev naďalej zohráva významnú úlohu odborná príprava. Väčšina generálnych riaditeľstiev oznámila prijatie strategického rámca odbornej prípravy a zaznamenala nárast priemerného počtu dní odbornej prípravy na úradníka.

3.3.3. Vyladenie reformných nástrojov

V roku 2004 už bola zavedená prevažná väčšina právnych nástrojov potrebných na reformu personálnej politiky. V nasledujúcich rokoch bude potrebné klásť dôraz na konsolidáciu tohto procesu a zvýšené vlastníctvo, ako i na vyladenie zjednodušenia ustanovení v prípade potreby.

Závery

Zjednodušenie postupov bude kľúčovým cieľom ako na zvýšenie efektívnosti , tak i na zvýšenie spokojnosti zákazníka. Dôjde najmä k predloženiu konkrétnych opatrení na zjednodušenie a zlepšenie systému hodnotenia zamestnancov.

3.3.4. Mobilita

Väčšina útvarov v správe uviedla, že pokiaľ ide o otázky mobility, tieto sa bez akýchkoľvek vážnejších problémov riešili v rámci ich plánov mobility, hoci prehľad o internej kontrole poukazuje na určité ťažkosti spojené s povinnou mobilitou v prípade citlivých funkcií.

V roku 2004 sa mobilita medzi generálnymi riaditeľstvami a útvarmi v rámci nich týkala 15 % zamestnancov Komisie (úradníkov a dočasných agentov), vrátane tých zamestnancov, ktorí sa dobrovoľne rozhodli zmeniť pracovné miesto (dobrovoľná mobilita), a tých, od ktorých sa zmena pracovného miesta požadovala (povinná mobilita) buď vzhľadom na premiestnenie zamestnancov v dôsledku rozšírenia, alebo vzhľadom na skutočnosť, že zastávali citlivú funkciu po obdobie dlhšie než 5 rokov.

Výsledky interného prieskumu potvrdzujú že usmernenia o mobilite viedli k značnému zlepšeniu spôsobu riadenia mobility v Komisii. Dochádza k šíreniu osvedčených postupov s cieľom vytvoriť systém kariérneho manažmentu, ktorým by Komisia bola schopná zaručiť, aby „správna osoba bola na správnom pracovnom mieste v správnom čase“, čo umožní najefektívnejšie a najúčinnejšie využívanie zdrojov Komisie. Túto prácu podporuje vývoj takých nástrojov ako napríklad elektronický životopis, ktorý poskytne prehľad o zručnostiach a schopnostiach všetkých zamestnancov Komisie. Skúsenosti s mobilitou síce vo všeobecnosti boli kladné, Komisia však zaznamenala isté negatívne vplyvy povinnej mobility pre citlivé funkcie, ako napr. stratu odbornosti a znalosti inštitúcie, pričom riaditelia zdrojov by uvítali hodnotenie vplyvu tejto politiky.

4. ZÁVERY

Súhrnná správa za rok 2004 umožnila novej Komisii vykonať po prvýkrát inventúru manažmentu jej útvarov a reagovať na otázky položené vo výročných správach útvarov za rok 2004 či už zo strany interných, alebo externých audítorov a schvaľovacieho orgánu.

Tento súhrn vytvára referenčný rámec, ktorý zaručuje konzistentnosť a vysvetľuje pozadie navrhovaných iniciatív, pričom prispieva okrem iného k cieľu dosiahnuť taký ubezpečovací výrok Dvora audítorov, ktorý by v strednodobej perspektíve obsahoval len okrajové výhrady. Dáva do pohybu proces, podľa ktorého každý nasledujúci súhrn bude inventarizáciou aktuálneho stavu týchto iniciatív. Nejde o naštartovanie novej reformy. Dozrel čas rozbehnúť zavedený systém na plné obrátky a v plnej miere rozvinúť jeho výkonový potenciál na základe nasledujúcich línií:

- Podpora skladania účtov zo strany Komisie : súhrnná správa pevne založená na ubezpečeniach zo strany generálnych riaditeľov a vedúcich útvarov a na účtovníctve založenom na časovom rozlišovaní podpísanom vedúcim Úradu pre účtovníctvo.

- Zlepšenie efektívneho manažmentu výkonov : efektívnosť a vlastníctvo systémov dohľadu a kontroly, na budúcnosť upriamený a spoľahlivý každodenný manažment zahŕňajúci dimenziu manažmentu rizika.

- Posilnenie zodpovednosti Komisie a jej monitorovacej schopnosti prostredníctvom integrovaného rámca internej kontroly, konzistentnejšieho prístupu k rizikám zo strany skupín útvarov, lepšia vyváženosť medzi výsledkami politiky a internou kontrolou a otázkami finančného manažmentu ako na úrovni výročných správ o činnosti tak i na úrovni súhrnu.

Annex 1

Synthesis: multiannual objectives

This annex summarises the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues identified in the 2004 synthesis. To meet these objectives, a series of initiatives will be launched, some of which are already identified in this synthesis. The table below will be adapted annually on the occasion of the synthesis reports to include the progress achieved and additional initiatives as appropriate.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services. , continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In the medium a term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Re view). | DG ADMIN by the end of 2005. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO., ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. |

Annex 2

State of play on the action under the 2003 Synthesis

This annex reports on the action based on the previous syntheses or on other documents such as the reform White Paper and summarised by the 2003 synthesis. Action still in progress will be carried over in the multi-annual objectives of the 2004 synthesis and reported on in subsequent syntheses.

INTERNAL CONTROL FRAMEWORK ISSUES

Source | Action | Status |

2002 Synthesis (§ 5.4.5.) | Internal control standards: enhance ownership by DGs and services. | On-going. The Central financial service has been offering support with methodologies and training since autumn 2004. DGs should continue reinforcing and fine-tuning their control systems in order to ensure that they work effectively. Training and support provided to DGs on internal control should continue. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Communication of the revised management and control framework. | On-going. In 2004 DGs and services made efforts to communicate internally the revised management and control framework under the coordination of the Resource Directors/Internal Control Coordinators Network and with the support of DG BUDG. These efforts should be continued with a fuller focus on enhancing effective internal control systems. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.1.) | Internal Controls in Delegations. | Action almost completed. An inter-service group was set up in 2003 to facilitate implementation of the internal controls. Baseline requirements were adapted to Delegations in 2004, combined with a number of trainings course for Heads of Delegation. The assessment exercises conducted by the Heads of Delegation took place in July and December 2004. The results show that implementation of the internal control standards is well on track. compliance with the baseline requirements was verified through on-the-spot control missions in 2004. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS A (situation of Relays and Networks and Representations). | Action almost completed. Relays and networks: measures were adopted by Communication COM(2004)196, so that the new scheme could be fully operational with effect from 1 January 2005. Representations: A self-assessment was conducted in October/November 2004 resulting in corrective measures. Instructions have been given and implementation will be monitored. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS B (integrating the Representations in the Member States into the rotation schemes of the Directorate-General for External Relations). | Action completed. The memorandum of understanding signed between DG PRESS and DG RELEX and the solutions proposed by the working group set up by the 2002 Synthesis have been implemented and followed up. |

2001 Synthesis (Action 2) | Evaluation of the devolution exercise. | Action completed. The final report on the evaluation of the devolution exercise (SEC (2004) 561) was published in May 2004. A study made by an external consultant in October 2004 identified options for further devolution of administrative matters and the implications for RELEX K in that framework. RELEX K is currently analysing the options in order to propose an action plan. These administrative aspects of the action will be included in the objectives set in Annex 1. |

2001 Synthesis (Action 2) | Re-examination of the scope for synergies between the services involved in External Relations. | Action completed. The new Commission has examined the scope for synergies between the services involved in External Relations and decided on certain transfers of responsibilities between the services. |

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT/STRATEGIC PLANNING AND PROGRAMMING

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Management risk assessment. | On-going. Alongside the regular risk management at service level performed under internal control standard No 11, several activities carried out as a daily practice contribute to acquiring awareness of the risks and to responding appropriately. Following evaluation of the pilot exercises carried out in 2004, the Commission is developing a common methodological framework for Commission-wide risk management. An interservice group was set up early in 2005 to that end. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.6.) | Follow-up by services. | Action completed. This has now become a routine action generally performed well by services and monitored by central services, and which will not deserve being specifically flagged in the syntheses in the future. |

HUMAN RESOURCES

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 5.3.1.) | Human resources B. (review of the situation of scarce skills by DG for Personnel and Administration). | Action almost completed. The measures proposed in the Communication for DG ADMIN have largely been undertaken. In particular, DG ADMIN, in close collaboration with DG BUDG has made available a wide range of training courses in the area of financial management, audit and control resulting in a commensurate increase in the number of training days to 10 550 (53% increase compared to 2003). Also, a competition for candidates from new Member States was launched at the end of 2004 in the field of finance and budget. Additional competitions are planned by EPSO in 2005. Action included in the objectives set in Annex 1. |

Court of Auditors, 2002 AR, (§ 1.73) | Estimate of human resources devoted to internal control. | Action to be continued. Estimate of human resources devoted to internal control, with a view to striking the right balance between the costs of control and the expected benefits, has been proven not obvious as many different aspects can be covered depending on the specific environment of DGs and related management modes. A thorough analysis of the job descriptions in the job information system will be needed in this respect. Action included in the objectives set in Annex 1. |

FINANCIAL MANAGEMENT AND REPORTING

2002 Action | Description | Status |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.A) | Shared management – Follow-up of Action 12 in the 2002 Synthesis. | Action completed. The final report of the interservice group was adopted early May 2005. It identifies the current procedures in the control chain as recommended by European Court of Auditors' opinion No 2/2004 and the areas for improvements as well as possible action. The necessary action in this context will be covered in the frame roadmap towards an integrated internal control framework. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.B) | Audit in Shared management. | Action ongoing. Action in being taken in the audit field, aiming in particular at developing the “contract of confidence” initiative between the Commission and the Member States, at setting up a network of audit units involved with shared management in the Commission and at increasing coordination on the Structural Funds and the Cohesion Fund. |

2002 Synthesis (§ 5.3.4.) | Co-financing. | Action completed. The outcome of this action is reflected in the ongoing amendment of the Financial Regulation and of its Implementing Rules. Services are called upon to take benefit, where appropriate, from these simplification measures as soon as the new rules enter into force. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.2. A) | Recovery. | Action completed. Performance indicators (i.e. ageing balances, quality of debtor, status of the files) have been defined by the Accountant and are generally presented in the e annual management plans of the services most concerned by this issue. As any other indicators, they will be object of follow-up and quality improvement where needed. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.7.) | Accounting framework. | Action completed. Major steps forward were taken in 2004, where the preparations for the transition to accrual accounting were completed to allow the general accounting to start to function on a full accrual basis from 1 January 2005. |

White Paper (Actions 11 and 74) | Development of a database of legal entities and of a database of contracts. | Action completed. A database of legal entities and a database of contracts have now been developed. From 1 January 2005, no payment can be made unless the recipient legal entity has been registered and validated in the FEL database. From April 2005, all contracts signed during the year must be registered in ABAC Contracts. |

GOVERNANCE ISSUES

2002 Action | Description | Status |

2001 Synthesis (Action 7) | Interoperability. | Action completed. communications on both interoperability (SEC(2004) 1265) and IT governance (SEC(2004)1267) were adopted by the Commission in 2004. The implementation phase has started and a number of activities are ongoing (corporate portal and data-warehouse, IT Enterprise Architecture…) and will be monitored and reported upon. |

White Paper (Action 9b) | Electronic signatures. | Action essentially completed. In the framework of the system of electronic administration and document-filing, in July 2004 the Commission adopted a decision adding provisions on the use of electronic and numeric documents to its rules of procedure. This decisions lays down the use of electronic signatures within the Commission in cases where a signed original document is required, which will be applied generally as soon as the implementing rules are adopted, by the end of 2005. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2. and § 3.3.3.) | Coordination of the Commission’s audit community and Audit Progress Committee: Audit overview. | Action almost completed. Efforts have been made onto wider and more consistent use of the Audit Management Software, although it is not used by all Internal Audit Capabilities. The Audit Progress Committee reviewed its charter, specifying that it will review the IACs critical recommendations, through the bi-annual report prepared by the IAS on the basis of finalised audit reports sent by the IACs. The Internal Auditor of the Commission chairs Auditnet, the network of IACs. |

2002 Synthesis (§ 3.3.3.) | Audit methodology. | Continuous action. Implementation of audit recommendations accepted has improved and remains an ongoing and continuous task for the Commission’s services. This process will be facilitated by the introduction of new functions in the Audit Management Software for the follow-up. Guidelines on follow-up have been presented by the Internal Audit Service to the services’ Internal Audit Capabilities and to the Audit Progress Committee. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services' 2004 annual activity reports, 32 reservations were expressed (after 49 in 2002 and again in 2003). The reservations are more precise and coherent, better circumscribed and, in most cases, explicit explanations are given of their impact on the services' reasonable assurance on the use of resources and the legality and regularity of operations. 'Families' of services have started working towards a more consistent approach to assess the materiality of weaknesses detected for their budgetary area and to determine the potential financial impact of systemic weaknesses.

The main deficiencies lying behind the reservations are generally recurring weaknesses, already pointed out in previous years and for which remedial action is in progress. The services provided overall conclusions on the combined impact of reservations on the declaration as a whole and, in the light of those reservations, reached a positive conclusion that the assurance provided in the declaration can be maintained.

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2002, 2003 and 2004 by 'families' of services.

DG | 2004 reservations | 2003 reservations | 2002 reservations |

AGRI | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. Export refunds |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | 4 | 1. ERDF post-2000; 2. Cohesion Fund post-2000; 3. Community Initiatives 2000-2006; 4. Cohesion Fund pre-2000 |

EMPL | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | 1 | 1. Sound financial management: income and cash management |

RTD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 2 | 1. COST secretariat; 2. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | 1 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area |

TREN | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | 5 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. EURATOM security control Office; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety |

EAC | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | 0 | 0 |

ENV | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL 2. Grants - Eligible costs | 5 | 1. Shortcomings in the development of financial circuits ; 2. Excessive potential abnormal RAL ; 3. Excessive payment delays ; 4. Declaration of eligible costs in relation to grants ; 5. Verifications under Article. 35 of the Euratom Treaty |

SANCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Weakness of the systems for management of the European Refugee Fund in the United Kingdom and Luxembourg; 2. Implementation of ex-post on-the-spot controls still incomplete | 0 | 0 | 3 | 1. Internal control standard 16: Separation of tasks 2. Internal control standard 17: Supervision 3. European Refugee Fund |

ESTAT | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2004 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 2 | 1. Project management; 2. Ex-post control |

TAXUD | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of preferential treatment | 0 | 0 |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Late payment of expenses for experts |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to third countries; 2. Internal financial management |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGO association | 0 | 0 |

ELARG | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | 3 | 1. System audits in candidate countries; 2. Closure audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 1 | 1. Non-compliance with the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Financial operations and procedures |

RELEX | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

PRESS | 2 | 1. Relays and networks - major centres; 2. Functioning of Representations in EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | 2 | 1. Relays and networks; 2. Representations |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Charlemagne |

DIGIT | 0 | 0 | - | - |

PMO | 1 | 1. Council's sickness insurance office; | 2 | 1. Council's sickness insurance office; 2. Paul Finet Foundation | - |

OIB | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long-term planning of buildings policy. | - |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Secondary legislation project; 2. Consolidation project |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the European Development Fund budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: access control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | 2 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

GOPA | 0 | 0 | 0 | 0. | 0 | 0 |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Freelance interpreters |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | 0 | 0 |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 32 | 49 | 49 |