V rámci tejto bezprecedentnej pandemickej situácie sa Európska komisia riadila usmerňujúcimi zásadami svojho fungovania, ktorými sú: transparentnosť, kolegialita a účinnosť .

Európska komisia sa snažila vytvoriť prostredie potrebné na podporu bezpečnej výrobnej siete a optimalizácie výroby vakcín proti ochoreniu COVID-19. Na tento účel sa Európska komisia so všetkými členskými štátmi Európskej únie dohodla, že v zastúpení a v mene členských štátov uzavrie s výrobcami vakcín predbežné dohody o kúpe s cieľom obstarať na úrovni Únie vakcíny na účely boja proti pandémii COVID-19, a to pre všetkých, za bezpečných podmienok a za spravodlivú cenu.

Európska komisia sa usilovala včas zverejňovať informácie o podpise dohôd a aktuálnom stave rokovaní s výrobcami vakcín, aby zaistila čo najúplnejšiu transparentnosť procesu nákupu vakcín proti ochoreniu COVID-19. Komisia v tejto súvislosti začala s výrobcami vakcín zapojenými do tohto procesu konzultácie o možnosti zverejniť zmluvy týkajúce sa takéhoto nákupu.

V dôsledku toho boli proaktívnym spôsobom postupne zverejňované upravené verzie dohôd o nákupe vakcín proti ochoreniu COVID-19.

Vzhľadom na cieľ, ktorým je obstaranie vakcín proti ochoreniu COVID-19 od komerčných výrobcov, je však potrebné, aby boli náležite chránené niektoré oprávnené záujmy, ktoré by mohli byť zverejnením dokumentov ohrozené, a to najmä citlivé obchodné informácie alebo schopnosť Komisie dohodnúť sa s komerčnými výrobcami na rozmanitom portfóliu zmlúv.

Zdroje

V Európskej komisii sa prvé žiadosti o prístup k dokumentom spracúvajú decentralizovane na rôznych generálnych riaditeľstvách a útvaroch Komisie. Každé generálne riaditeľstvo a útvar Komisie vymenuje pre túto úlohu aspoň jedného právneho experta, ktorý je „koordinátorom prístupu k dokumentom“.

V závislosti od veľkosti útvaru a počtu prijatých žiadostí „koordinátorom prístupu k dokumentom“ zvyčajne pomáha niekoľko podporných zamestnancov, ktorí sú poverení koordináciou návrhov odpovedí oddelení zodpovedných za príslušné oblasti politiky.

Opakovanými žiadosťami sa zaoberá Generálny sekretariát.

Opakovanými žiadosťami sa zaoberá osobitný tím v rámci oddelenia pre transparentnosť, správu dokumentov a prístup k dokumentom Generálneho sekretariátu, aby sa zaistilo nezávislé administratívne preskúmanie odpovede poskytnutej v prvej fáze. Toto oddelenie v úzkej spolupráci s Právnym servisom navyše poskytuje horizontálne usmernenia, školenia a poradenstvo k vykonávaniu nariadenia všetkým generálnym riaditeľstvám a útvarom Európskej komisie, a tak zabezpečuje koordináciu a jednotné vykonávanie podrobných pravidiel uplatňovania nariadenia (ES) č. 1049/2001.

Toto oddelenie riadi aj celý informačný systém Európskej komisie na vybavovanie prvých a opakovaných žiadostí o prístup k dokumentom: Gestdem. Komisia v roku 2020 pokračovala v rozvíjaní svojho budúceho systému na vybavovanie žiadostí o prístup prostredníctvom elektronického online portálu, a to a to elektronický prístup k dokumentom Európskej komisie (EASE).

Cieľom projektu EASE je vytvoriť jednotné kontaktné miesto, elektronické a plne integrované IT riešenie na predkladanie a vybavovanie žiadostí o prístup k dokumentom Komisie. Jeho konečným cieľom je priblížiť rozhodovací proces EÚ občanom. Realizačná fáza EASE je naplánovaná na polovicu roka 2021. Skladá sa z dvoch častí, konkrétne:

1.nového online portálu umožňujúceho občanom i) predkladať svoje žiadosti o prístup k dokumentom Komisie a mať o nich prehľad, ii) komunikovať s Komisiou, ako aj iii) vyhľadávať predtým zverejnené dokumenty a

2.nového systému správy vecí, ktorý zamestnancom Komisie umožní registrovať, prideľovať a vybavovať žiadosti o prístup k dokumentom. Nahradí Gestdem, súčasný informačný systém používaný na tento účel.

Okrem toho v spolupráci s Generálnym riaditeľstvom pre informatiku projektový tím v roku 2020 pokračoval v prácach na štúdii umelej inteligencie, ktorej cieľom je identifikovať „prípady použitia“, v ktorých by techniky umelej inteligencie mohli zjednodušiť vybavovanie žiadostí o prístup k dokumentom.

Nový projekt EASE by teda mal zabezpečiť lepšiu transparentnosť a priblížiť občanov k rozhodovaciemu procesu EÚ.

1.Sprístupňovanie informácií a dokumentov prostredníctvom registrov a internetových sídel

Komisia zverejňuje širokú škálu právnych, politických, administratívnych a iných dokumentov na rôznych webových sídlach a v rôznych registroch. Mnohé sú dostupné v registri dokumentov Komisie, registri delegovaných aktov alebo v iných firemných registroch, ktoré spravuje Generálny sekretariát, kým iné sú dostupné na webových sídlach, ktoré spravujú generálne riaditeľstvá, alebo na webovom sídle EUR-Lex.

V roku 2020 bolo do registra dokumentov Komisie vložených 19 849 nových dokumentov (pozri prílohu – tabuľku 1), ktoré patrili do kategórií C, COM, JOIN, OJ, PV, SEC alebo SWD . To predstavuje nárast približne o 8,2 % v porovnaní s rokom 2019.

Ďalej napredoval prebiehajúci projekt Revamp of the Register of Commission Documents (Prepracovanie registra dokumentov Komisie), ktorého cieľom je transformovať register dokumentov Komisie na hlavný nástroj zverejňovania dokumentov tejto inštitúcie .