„PRÍLOHA

USMERNENIA TÝKAJÚCE SA IMPLEMENTÁCIE PRAVIDIEL OCHRANY ÚDAJOV V SYSTÉME IMI

1. IMI – NÁSTROJ ADMINISTRATÍVNEJ SPOLUPRÁCE

IMI je softvérová aplikácia navrhnutá Európskou komisiou v spolupráci s členskými štátmi a prístupná cez internet. Jej hlavným cieľom je pomáhať členským štátom pri praktickej implementácii právnych predpisov EÚ, a zabezpečovať tým vzájomnú pomoc a administratívnu spoluprácu. IMI nie je databáza zameraná na dlhodobé ukladanie informácií. Je to centralizovaný mechanizmus umožňujúci výmenu informácií medzi vnútroštátnymi správnymi orgánmi členských štátov EHP s obmedzeným časom uchovávania údajov.

Prihlasovacia stránka systému IMI

IMI v súčasnosti podporuje výmenu informácií v rámci smernice o odborných kvalifikáciách a od konca roka 2009 bude podporovať aj výmenu informácií v rámci smernice o službách. V budúcnosti bude pravdepodobne podporovať výmenu informácií v rámci ďalších legislatívnych oblastí vnútorného trhu. Vždy však bude možné nájsť aktualizovaný zoznam týchto legislatívnych oblastí v prílohe k rozhodnutiu 2008/49/ES. Táto príloha sa bude priebežne aktualizovať. IMI sa nemôže používať na výmenu informácií v legislatívnych oblastiach, ktoré nie sú konkrétne uvedené v tejto prílohe.

Príklad zobrazenia žiadosti týkajúcej sa príslušných orgánov z oblasti odborných kvalifikácií

Na dobré fungovanie vnútorného trhu je spolupráca medzi vnútroštátnymi správnymi orgánmi životne dôležitá. Európski občania nemôžu využívať výhody základných práv vnútorného trhu, akými sú sloboda usadiť sa v inom členskom štáte alebo sloboda poskytovať cezhraničné služby, bez zavedenia praktických ustanovení týkajúcich sa administratívnej spolupráce.

Niekoľko príkladov

Nemecká lekárka žijúca v Berlíne sa vydá za Francúza a rozhodne sa začať nový život v Paríži. Nemecká lekárka chce vykonávať svoje povolanie vo Francúzsku, a preto predloží svoje tituly a diplomy lekárskej komore vo Francúzsku. Osoba posudzujúca dokumenty má pochybnosti o pravosti jedného z diplomov a prostredníctvom systému IMI ho overí v spolupráci s príslušným orgánom v Berlíne.

Francúzska upratovacia spoločnosť pôsobiaca vo Francúzsku poskytuje upratovacie služby aj na druhej strane hranice v Katalánsku (Španielsko). Španielska mimovládna organizácia podá sťažnosť na katalánske ministerstvo životného prostredia, v ktorej sa uvádza, že francúzska spoločnosť nemá špecializovaných pracovníkov na prácu s určitými čistiacimi prostriedkami. Príslušný katalánsky orgán prostredníctvom systému IMI zistí, či upratovacia spoločnosť vo Francúzsku podniká legálne.

Administratívna spolupráca v EÚ je náročná úloha. Existujú tu jazykové prekážky (v EÚ je 23 úradných jazykov), nedostatočné administratívne postupy pre cezhraničnú spoluprácu, rôzne administratívne štruktúry a kultúry, ako aj nedostatočne jasne vymedzení partneri v iných členských štátoch.

Napriek tomu, že účinné uplatňovanie právnych predpisov o vnútornom trhu musia na svojom území zabezpečiť členské štáty, Komisia si uvedomuje, že na vzájomnú spoluprácu potrebujú nástroje. Systém IMI bol navrhnutý s cieľom určiť príslušný orgán v inom členskom štáte (funkcia vyhľadávania) na správu výmeny informácií na základe jednoduchých a zjednotených postupov a odstrániť jazykové prekážky na základe vopred vymedzených a vopred preložených súborov otázok.

Snímky obrazovky s otázkami v jazykoch dvoch príslušných orgánov zapojených do výmeny informácií

2. ROZSAH PÔSOBNOSTI A CIEĽ TÝCHTO USMERNENÍ

Používatelia systému IMI sú odborníkmi vo svojej oblasti, či už ide o pravidlá, ktorými sa riadi výkon povolania, alebo platné nariadenia o poskytovaní služieb. Nie sú však odborníkmi na ochranu údajov, preto si nemusia vždy dostatočne uvedomovať požiadavky na ochranu údajov vyplývajúce z jednotlivých vnútroštátnych predpisov o ochrane údajov.

Preto sa odporúča poskytnúť používateľom systému IMI usmernenia, v ktorých sa vysvetľuje fungovanie systému IMI z pohľadu ochrany údajov, ako aj záruky zabudované do systému a možné riziká spojené s jeho používaním (1).

Zámerom týchto usmernení nie je poskytnúť komplexný prehľad o všetkých oblastiach súvisiacich s ochranou údajov v rámci systému IMI. Sú jednoducho pochopiteľným vysvetlením a poskytujú rámec zhody, ktorému porozumejú všetci používatelia systému IMI. V prípade potreby môžu používatelia systému IMI vždy získať ďalšie usmernenia a pomoc od orgánov na ochranu údajov v členských štátoch. Zoznam týchto orgánov, ich kontaktných informácií a webových stránok sa nachádza na:

http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/nationalcomm/index_en.htm

3. PROSTREDIE V SÚLADE S OCHRANOU ÚDAJOV

Systém IMI bol vyvinutý s ohľadom na požiadavky právnych predpisov o ochrane údajov a už aj jeho koncepcia je v súlade s ochranou údajov.

Používatelia systému IMI majú istotu, že systém IMI je spoľahlivou softvérovou aplikáciou z pohľadu ochrany údajov a túto skutočnosť potvrdzuje niekoľko jednoduchých príkladov:

a) systém IMI používajú len príslušné orgány v rámci Európskeho hospodárskeho priestoru (členské štáty EÚ plus Nórsko, Island a Lichtenštajnsko) a mimo EHP sa osobné údaje neprenášajú;

b) Európska komisia a koordinátori systému IMI (2) nemajú prístup k osobným údajom odborníkov alebo poskytovateľov služieb, ktoré sa v systéme vymieňajú;

c) osobné údaje poskytovateľa služieb môžu vidieť len príslušné orgány, ktoré podávajú žiadosti o informácie (3). ochrana je dokonca taká prísna, že ani adresát žiadosti nevidí osobné informácie poskytovateľa služieb, kým to adresát formálne neodsúhlasí; Príklad zobrazenia žiadosti pred odsúhlasením prijímateľom

d) všetky osobné údaje týkajúce sa žiadostí sa automaticky odstránia zo systému šesť mesiacov po uzatvorení žiadosti alebo aj skôr, ak o to požiada príslušný zainteresovaný orgán (ďalšie informácie sa nachádzajú v kapitole 12 o období uchovávania informácií).

4. KTO JE KTO V SYSTÉME IMI? PROBLEMATIKA SPOLOČNEJ KONTROLY

Systém IMI je jasným príkladom činností spoločného spracovania a spoločnej kontroly. Napríklad, zatiaľ čo osobné údaje si vymieňajú iba príslušné orgány členských štátov, za ukladanie týchto údajov na ich servery zodpovedá Európska komisia. Hoci Európska komisia nemá prístup k osobným údajom, prevádzkuje systém, ktorý fyzicky spracúva odstraňovanie a opravu údajov.

Inými slovami, výsledkom pridelenia rôznych zodpovedností Komisii a členským štátom je, že:

a) každý príslušný orgán a každý koordinátor systému IMI dohliada na vlastné činnosti spracovania údajov;

b) Komisia nie je používateľom, ale prevádzkovateľom systému, zodpovedným primárne za údržbu a zabezpečenie systému (4);

c) orgány systému IMI zdieľajú zodpovednosť vzhľadom na ustanovenia o oznamovaní a právach prístupu, námietky a opravy.

V zložitých scenároch spoločnej kontroly, aké poskytuje systém IMI, sa z pohľadu dodržania zhody javí ako najúčinnejšie začleniť ochranu údajov do systému od samotného začiatku (pozri časť: Postup prác v kapitole 13: Spolupráca s orgánmi na ochranu údajov a európskym dozorným úradníkom) a vymedziť rámec zhody podľa týchto usmernení. Za súlad s týmto rámcom sú zodpovedné orgány a používatelia systému IMI.

5. ORGÁNY A POUŽÍVATELIA SYSTÉMU IMI

Všetky orgány používajúce systém IMI schvaľujú koordinátori systému IMI. Podrobné informácie o orgánoch a používateľoch, ako aj o ich funkciách, právach a povinnostiach, sa uvádzajú v článkoch 6 až 12 rozhodnutia 2008/49/ES. Preto nie je potrebné ich v týchto usmerneniach opakovať.

Je dôležité pochopiť, že IMI je veľmi flexibilný systém, v rámci ktorého môžu členské štáty prideľovať zodpovednosť a funkcie príslušným orgánom a koordinátorom rôznymi spôsobmi s cieľom prispôsobiť ich konkrétnej administratívnej štruktúre a zabezpečiť administratívnu spoluprácu v rôznych legislatívnych oblastiach.

Je tiež dôležité si uvedomiť, že používatelia systému IMI v členských štátoch zodpovedajú za mnohé ďalšie činnosti spracovania. Dodržiavanie ochrany údajov v systéme IMI nemusí byť nevyhnutne zložité, ani predstavovať prílišnú administratívnu záťaž. Nemusí ísť ani o systém, ktorý vyhovuje všetkým.

Vo väčšine prípadov musia príslušné orgány v rámci systému IMI vykonávať len činnosti spracovania s rovnakými pravidlami a osvedčenými postupmi, ktoré už majú zavedené ako kontrolóri údajov podľa vlastných potrieb a zákonov o ochrane údajov jednotlivých členských štátov.

Mali by tiež využívať výhody prostredia v súlade s ochranou údajov, ktoré ponúka systém IMI. Napríklad sa im odporúča, aby v prípade, že už nepotrebujú uchovávať výmenu informácií v systéme IMI, žiadali o odstránenie osobných údajov zo systému IMI ešte pred uplynutím šesťmesačnej lehoty uchovávania údajov.

6. PRÁVNY ZÁKLAD NA VÝMENU OSOBNÝCH INFORMÁCIÍ V SYSTÉME IMI

Komisia prijala rozhodnutie 2008/49/ES, ktorým sa stanovujú funkcie, práva a povinnosti orgánov a používateľov systému IMI v rámci implementácie systému IMI vzhľadom na ochranu osobných údajov.

Nie všetky informácie vymieňané v systéme IMI sú osobnými údajmi. Výmena informácií sa môže napríklad týkať právnických osôb (5) alebo sa otázka a odpoveď nemusia vzťahovať na žiadneho konkrétneho jednotlivca (napr. môže ísť o všeobecnú otázku o tom, či je určité povolanie v danom členskom štáte regulované).

V mnohých prípadoch sa však výmena informácií týka jednotlivcov, a preto musí existovať právny základ na spracovanie osobných údajov. Používanie systému IMI je často v záujme dotknutého subjektu. Údaje si môžu pomocou systému IMI príslušné orgány vymeniť aj v prípade, ak výmena informácií nie je nevyhnutne v záujme dotknutého subjektu, za predpokladu, že táto výmena sa vyžaduje podľa osobitného právneho základu.

Zákonné dôvody na spracovanie osobných údajov sa uvádzajú v článku 7 smernice 95/46/ES. Na výmenu údajov v rámci systému IMI sa najviac vzťahujú článok 7 písm. c) a článok 7 písm. e).

I. Súlad s právnym záväzkom [článok 7 písm. c)]

Všeobecne platí, že členské štáty EÚ majú povinnosť vzájomne spolupracovať a spolupracovať s inštitúciami Spoločenstva. Povinnosť administratívnej spolupráce sa jasne konkretizuje v smernici 2005/36/ES (uznávanie odborných kvalifikácií) a smernici 2006/123/ES (smernica o službách).

V článku 56 ods. 1 a 2 smernice o odborných kvalifikáciách sa uvádza:

‚1. Príslušné orgány hostiteľského členského štátu a domovského členského štátu úzko spolupracujú a poskytujú si vzájomnú pomoc, aby uľahčili uplatňovanie tejto smernice. Zabezpečujú dôvernosť vymenených informácií. 2. Príslušné orgány hostiteľského členského štátu a domovského členského štátu si vymieňajú informácie o disciplinárnom konaní alebo trestnoprávnych sankciách, alebo o akýchkoľvek iných vážnych osobitných okolnostiach, ktoré môžu mat' vplyv na výkon činností na základe tejto smernice, pričom rešpektujú legislatívu o ochrane osobných údajov upravenú v smerniciach Európskeho parlamentu a Rady 95/46/ES z 24. októbra 1995 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov a 2002/58/ES z 12. júla 2002 týkajúcu sa spracovávania osobných údajov a ochrany súkromia v sektore elektronických komunikácií (smernica o súkromí a elektronických komunikáciách) (Ú. v. L 201, 31.7.2002, s. 37).‘

V článku 28 ods. 1 a 6 smernice o službách sa uvádza:

‚1. Členské štáty si navzájom poskytujú pomoc a zavádzajú opatrenia na účinnú vzájomnú spoluprácu s cieľom zabezpečiť dohľad nad poskytovateľmi a službami, ktoré poskytujú(...) 6. Členské štáty poskytujú informácie, požadované inými členskými štátmi alebo Komisiou, elektronickými prostriedkami a v čo najkratšom možnom čase.‘

V článku 34 ods.1 smernice o službách sa uvádza:

‚1. Komisia zavedie v spolupráci s členskými štátmi elektronický systém na výmenu informácií medzi členskými štátmi, pričom zohľadní existujúce informačné systémy.‘

II. Splnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme alebo v uplatňovaní oficiálneho poverenia zvereného kontrolórovi [článok 7 písm. e)].

Orgány a používatelia systému IMI vykonávajú úlohy vo verejnom záujme alebo v uplatňovaní oficiálneho poverenia, ktoré je im zverené. Všetky registrácie v systéme IMI overuje koordinátor systému IMI po tom, ako sa presvedčí, že príslušný orgán vykonáva úlohy buď vo verejnom záujme (napríklad lekárske alebo veterinárne orgány overujúce, či ich členovia dodržiavajú etické a hygienické normy) alebo v uplatňovaní oficiálneho poverenia, ktoré je im zverené (napríklad ministerstvá školstva overujúce, či majú stredoškolskí učitelia požadovanú kvalifikáciu).

Na základe uvedených informácií je možné systém IMI použiť na výmenu osobných údajov v rámci smernice o odborných kvalifikáciách a smernice o službách na účely stanovené v ich ustanoveniach. Informácie súvisiace s inými právnymi predpismi o vnútornom trhu sa prostredníctvom systému IMI vymieňať nedajú. Ak sa rozsah systému IMI v akejkoľvek etape rozšíri tak, aby sa vzťahoval aj na ďalšie právne predpisy, do prílohy k rozhodnutiu 2008/49/ES sa doplní vhodný odkaz na príslušné právne akty Spoločenstva.

7. PROBLEMATIKA UPLATNITEĽNÉHO PRÁVA A VHODNÉHO DOHĽADU

Uplatniteľné právo týkajúce sa ochrany údajov závisí od orgánu alebo používateľa systému IMI. Na Európsku komisiu sa napríklad vzťahuje nariadenie (ES) č. 45/2001 o ochrane údajov. Na vnútroštátneho používateľa (napr. príslušný orgán) sa vzťahuje uplatniteľné právo v podobe vnútroštátneho zákona o ochrane údajov, ktorý musí byť v súlade so smernicou 95/46/ES (smernica o ochrane údajov).

Európska únia má pevný právny rámec týkajúci sa ochrany údajov v podobe tejto smernice a nariadenia (ES) č. 45/2001 (6). Smernica o ochrane údajov ponecháva členským štátom určitú flexibilitu. Vnútroštátnym koordinátorom systému IMI sa preto odporúča prediskutovať tieto usmernenia s ich vlastnými orgánmi na ochranu údajov, napríklad v oblasti podrobných informácií poskytovaných jednotlivcom (pozri kapitolu 9) alebo povinnosti oznamovať určité činnosti spracovania údajov orgánom na ochranu údajov.

Smernica 95/46/ES je smernicou o vnútornom trhu, ktorá má dvojaký účel. Harmonizácia vnútroštátnych právnych predpisov o ochrane údajov má za cieľ zabezpečiť vysokú úroveň ochrany údajov a chrániť základné práva jednotlivcov, a tak umožňovať voľný tok osobných údajov medzi členským štátmi. Preto by na používanie systému IMI a výmenu informácií na základe iných právnych aktov Spoločenstva nemali mať vnútroštátne osobitosti žiadny praktický ani významný vplyv.

Jednou z najdôležitejších vlastností právneho rámca EÚ o ochrane údajov je dohľad vykonávaný nezávislými verejnými orgánmi na ochranu údajov. Občania tak môžu týmto orgánom podávať sťažnosti týkajúce sa problémov s ochranou ich údajov, ktoré sa riešia rýchlo a mimosúdnou cestou. Na spracovanie osobných údajov na vnútroštátnej úrovni dozerajú vnútroštátne orgány na ochranu údajov a na spracovanie osobných údajov európskymi inštitúciami dozerá európsky dozorný úradník pre ochranu údajov. Preto sa na Európsku komisiu vzťahuje dozor európskeho dozorného úradníka a na iných používateľov systému IMI sa vzťahuje dozor príslušných vnútroštátnych orgánov na ochranu údajov. Ďalšie informácie o spracovaní sťažností alebo žiadostí dotknutých subjektov sa nachádzajú v kapitole 10 o právach na prístup a opravu a v kapitole 13 o problematike spolupráce s orgánmi na ochranu údajov a európskym dozorným úradníkom.

8. ZÁSADY OCHRANY ÚDAJOV TÝKAJÚCE SA VÝMENY INFORMÁCIÍ

Spracovanie osobných údajov podľa právnych predpisov ES sa môže uskutočniť len za určitých okolností (pozri kapitolu 6: Právny základ na výmenu osobných informácií v systéme IMI) a podľa zásad, ktoré sa v smernici na ochranu údajov nazývajú „princípy týkajúce sa kvality údajov“ (pozri článok 6 smernice).

Kontrolóri údajov zbierajú osobné údaje iba na legitímne a osobitné účely a nespracúvajú ich na iné účely, ktoré nie sú v súlade s účelmi stanovenými v čase ich zbierania. Klasickým príkladom takýchto nekompatibilných účelov je príslušný orgán predávajúci súkromným spoločnostiam na marketingové účely adresy zozbierané na účely spracovania prípadov migrujúcich odborníkov na základe smernice o službách.

Okrem toho musí spracovanie osobných údajov zodpovedať účelu zbierania (spracovanie musí byť primerané, relevantné, a nie nadmerné) a kontrolór musí podniknúť rozumné kroky na zabezpečenie aktuálnosti údajov a ich zničenie alebo premenu na anonymné údaje, keď už identifikácia dotknutého subjektu nebude potrebná. Zásady kvality údajov sú zásadami dobrého spravovania informácií, pretože dobrý informačný systém nie je taký, v ktorom sú bezdôvodne uložené gigabajty údajov, ktoré sa skoro stanú neplatnými a nespoľahlivými. V dobrom elektronickom informačnom systéme sa zbierajú iba údaje potrebné na vopred stanovené účely a tieto údaje sa musia aktualizovať, aby sa na ne dalo v plnej miere spoľahnúť.

Uplatňovanie týchto zásad kvality údajov v rámci fungovania systému IMI vedie k nasledujúcim odporúčaniam:

1. Používanie systému IMI sa musí prísne obmedziť na účely stanovené v uplatniteľných právnych predpisoch (napr. v prípade odôvodnených pochybností alebo z akýchkoľvek iných dôvodov stanovených v uplatniteľných právnych predpisoch). Keďže sa očakáva, že systém IMI sa stane bežným systémom na výmenu informácií medzi príslušnými orgánmi, musí byť úplne jednoznačné, že systém IMI sa nemá používať na systematické osobné previerky migrujúcich odborníkov alebo poskytovateľov služieb.

2. Žiadajúci príslušný orgán má poskytnúť iba tie osobné údaje, ktoré odpovedajúci príslušný orgán potrebuje na jednoznačnú identifikáciu dotknutej osoby alebo na odpovedanie na otázky. Ak sa dá napríklad migrujúci odborník identifikovať podľa mena a registračného čísla v registri odborníkov, nie je potrebné poskytovať aj jeho osobné identifikačné číslo.

3. Používatelia systému IMI by mali dôsledne vyberať otázky a nepýtať sa viac, než je nevyhnutne potrebné. Nie je to len otázka dodržiavania zásad kvality údajov, ale aj zníženia administratívnej záťaže. Na účely prehľadnosti sú na webovej stránke systému IMI zverejnené vopred definované súbory otázok (7). Čo sú citlivé údaje (8) ? Údaje o rasovom alebo etnickom pôvode, politických názoroch, náboženskom alebo filozofickom presvedčení, členstve v odboroch, zdravotnom stave, sexuálnom živote, trestných činoch, záznamoch v trestnom registri alebo bezpečnostných opatreniach. V niektorých členských štátoch sa za citlivé údaje môžu považovať aj informácie o správnych pokutách alebo rozsudkoch.

4. Pri výmene informácií týkajúcich sa citlivých údajov musia byť príslušné orgány obzvlášť opatrné. Výmena citlivých údajov je možná len za veľmi obmedzených okolností. Najrelevantnejšie požiadavky na spracovanie citlivých údajov v systéme IMI sú: a) Spracovanie citlivých údajov je potrebné na ustanovenie, výkon alebo obranu právnych nárokov [pozri článok 8 ods. 2 písm. e) smernice o ochrane údajov a zodpovedajúce ustanovenia vnútroštátnych právnych predpisov]. Táto požiadavka sa vzťahuje na takú výmenu údajov v systéme IMI, v rámci ktorej migrujúci odborník alebo poskytovateľ služieb žiada o uplatnenie svojho práva na vykonávanie svojho povolania alebo usídlenie v inom členskom štáte. Príslušné orgány musia v každom prípade dôkladne vyhodnotiť, či je použitie citlivých údajov naozaj nevyhnutné na uplatnenie tohto práva. V súvislosti s určitými konkrétnymi citlivými údajmi, ktoré sa vymieňajú v rámci systému IMI, prijali členské štáty osobitné ustanovenia v smernici o odborných kvalifikáciách a smernici o službách: 1. V článku 56 ods. 2 smernice o odborných kvalifikáciách sa uvádza: „Príslušné orgány hostiteľského členského štátu a domovského členského štátu si vymieňajú informácie o disciplinárnom konaní alebo trestnoprávnych sankciách, alebo o akýchkoľvek iných vážnych osobitných okolnostiach, ktoré môžu mať vplyv na výkon činností na základe tejto smernice, pričom rešpektujú legislatívu o ochrane osobných údajov (...).“ 2. V článku 33 smernice o službách sa predpokladajú osobitné pravidlá výmeny informácií týkajúcich sa dobrého mena migrujúceho poskytovateľa služieb: „Členské štáty poskytujú na žiadosť príslušného orgánu v inom členskom štáte a v súlade s ich vnútroštátnymi právnymi predpismi informácie o disciplinárnych alebo administratívnych opatreniach, trestných sankciách a rozhodnutiach týkajúcich sa platobnej neschopnosti alebo konkurzu (...).“ b) Dotknutý subjekt udeľuje svoj výslovný súhlas. Ak je administratívna spolupráca v záujme dotknutého subjektu, nemusí byť ťažké získať výslovný súhlas dotknutého subjektu so spracovaním osobných údajov.

5. Najväčšiu obozretnosť treba zachovať pri informáciách o zázname z trestného registra, pretože ich presnosť a aktuálnosť má nesmierny význam. Preto sa okrem účelu dosiahnutia zhody s ostatnými zásadami smernice o ochrane údajov a nariadenia uvedených v tomto odporúčaní (9) môže informácia z tejto kategórie žiadať len po vydaní povolenia na základe príslušného právneho aktu Spoločenstva, a iba ak je táto informácia úplne nevyhnutná, aby sa umožnilo prijať rozhodnutie v konkrétnom prípade, ktorý priamo súvisí s požiadavkou. Inými slovami, spracovanie musí priamo súvisieť s výkonom odbornej činnosti alebo poskytovaním služby a musí byť potrebné na účely overenia zhody s ustanoveniami príslušnej smernice. Používatelia systému IMI by si mali byť vždy vedomí toho, že v mnohých prípadoch sa informácie potrebné na prijatie rozhodnutia nemusia týkať konkrétne záznamov z trestného registra migrujúceho odborníka alebo poskytovateľa služby. V súbore otázok systému IMI je vlastne iba niekoľko otázok, ktoré sa týkajú záznamov z trestného registra alebo iných citlivých údajov (10). Okrem týchto obmedzených prípadov by k výmene citlivých údajov malo dochádzať iba vo výnimočných situáciách, v ktorých sa citlivé údaje priamo vzťahujú na vykonávanie predmetnej činnosti a sú úplne nevyhnutné na ustanovenie právnych nárokov. Príslušné orgány nesmú systém IMI používať na bežné kontroly trestných záznamov migrujúcich odborníkov, keďže takéto kontroly nie sú v súlade s účelom, na ktorý bol systém IMI zriadený. Akékoľvek zisťovanie týkajúce sa trestných činov alebo disciplinárnych opatrení sa musí vzťahovať aj na predmetné povolanie alebo službu, a nie na iné trestné činy ani disciplinárne opatrenia, ktoré mohol migrujúci odborník spáchať v krajine pôvodu. Ak chce napríklad príslušný žiadajúci orgán zistiť, či je lekár právoplatne registrovaný a či dodržiava pravidlá lekárskej komory, nemusí vedieť, či má v registri trestov záznam za dopravnú nehodu, pretože takýto čin mu nebráni vykonávať lekársku prax v jeho domovskej krajine.

Problematika ďalšieho spracovania a skladovania údajov mimo systému IMI

Používanie systému IMI bude často spojené s poskytovaním vstupných údajov pre ďalšie činnosti spracovania, ktoré sa odohráva v členskom štáte (napríklad pri spracovaní žiadosti o poskytovanie služieb alebo o vydanie povolenia na určitú činnosť). Je preto normálne, že príslušné orgány budú ďalej spracúvať údaje získané na tieto účely. Ak sa údaje získajú prostredníctvom systému IMI a ďalej sa spracúvajú mimo systému, uplatňujú sa vnútroštátne právne predpisy o ochrane údajov. Preto je potrebné sa uistiť, že:

— toto ďalšie spracovanie je v súlade s účelmi zbierania a výmeny údajov, ktorá sa odohrala v rámci systému IMI,

— toto ďalšie spracovanie je potrebné a zodpovedá (je adekvátne, relevantné, a nie nadmerné) pôvodnému účelu zberu údajov v rámci systému IMI,

— sa prijali potrebné kroky na aktualizovanie údajov a ich odstránenie, ak už nie sú potrebné,

— ak sú zo systému IMI vytiahnuté údaje, ktoré sa poskytnú tretej strane, dotknutý subjekt musí byť informovaný o týchto okolnostiach, čím sa zabezpečí spravodlivé spracovanie, s výnimkou situácií, ak je to nemožné, alebo si to vyžaduje nadmerné úsilie, alebo ak poskytnutie týchto informácií výslovne stanovuje zákon (pozri článok 11 ods. 2 smernice 95/46/ES o ochrane údajov). Vzhľadom na skutočnosť, že poskytnutie údajov sa môže vyžadovať na základe zákonov iba jedného členského štátu a tieto údaje nemusia byť inde známe, Komisia navrhuje, aby sa vyvinulo úsilie na poskytnutie informácií aj vtedy, ak sa poskytnutie údajov výslovne požaduje na základe zákona.

9. POSKYTOVANIE INFORMÁCIÍ DOTKNUTÝM SUBJEKTOM

Jedným z pilierov každého systému na ochranu údajov je to, že kontrolóri údajov poskytujú informácie dotknutým subjektom o činnostiach spracovania, ktoré plánujú vykonať s osobnými údajmi.

V článku 10 smernice o ochrane údajov sa ustanovuje, že v čase zberu sa musia dotknutému subjektu poskytnúť aspoň informácie týkajúce sa totožnosti kontrolóra, účelu spracovania, príjemcov alebo kategórií príjemcov údajov, informácie o tom, či je odpoveď na otázky povinná a o možných dôsledkoch vyplývajúcich z neposkytnutia odpovede, ako aj o práve na prístup k údajom a ich opravu.

Preto musí príslušný orgán pri zbere osobných údajov od jednotlivcov informovať dotknutý subjekt o tom, že údaje sa do systému IMI môžu vkladať preto, aby umožnili komunikáciu s inými orgánmi verejnej správy v iných členských štátoch na účely žiadosti a že v prípade potreby môže jednotlivec požiadať o prístup alebo opravu vymieňaných údajov ktorýkoľvek príslušný na žiadosti zainteresovaný orgán (ďalšie podrobnosti sa nachádzajú v kapitole 10 o práve na prístup a opravu údajov).

Každý príslušný orgán sa musí rozhodnúť, ako tieto informácie postúpi dotknutým subjektom. Keďže väčšina (ak nie všetky) príslušné orgány vykonávajú iné činnosti spracovania, než je výmena informácií v systéme IMI, spôsob informovania jednotlivcov môže byť v prípade potreby rovnaký ako v prípade postúpenia podobných informácií pre iné činnosti spracovania v rámci vnútroštátneho práva (napr. značkami v písomnom styku s dotknutými subjektmi a/alebo na webových stránkach).

Poskytovanie informácií podľa smernice o ochrane údajov

Článok 10 smernice o ochrane údajov obsahuje zoznam s minimálnymi informáciami, ktoré sa musia poskytnúť jednotlivcom, okrem prípadov, ak ich už majú k dispozícii:

a) totožnosť kontrolóra alebo kontrolórov (príslušný orgán zbierajúci údaje a podobné orgány v iných členských štátoch);

b) účel spracovania (spolupráca s inými orgánmi v súvislosti so žiadosťou migrujúceho odborníka alebo poskytovateľa služieb);

c) všetky ďalšie informácie v rozsahu, v akom sú takéto informácie potrebné na zabezpečenie spravodlivého spracovania, alebo ak sa poskytovanie ďalších informácií vyžaduje podľa vnútroštátneho práva, napríklad: 1. príjemcovia alebo kategórie príjemcov; 2. existencia práva na prístup k údajom a práva na opravu údajov, ktoré sa ich týkajú, ako sa tieto práva uplatňujú v praxi a všetky výnimky týkajúce sa týchto práv podľa vnútroštátnych právnych predpisov; 3. právo na odškodnenie (napr. prístup k súdom a právo uplatniť žiadosť o odškodnenie); 4. obdobie uskladnenia a uchovania; 5. bezpečnostné opatrenia; 6. prepojenia na príslušné dokumenty a webové stránky vrátane webovej stránky systému IMI Komisie.

V smernici o ochrane údajov sa predpokladajú dva prípady povinnosti poskytnutia informácií dotknutým subjektom: keď sa údaje zbierajú priamo od dotknutých subjektov a keď sa údaje získavajú od niekoho iného. V druhom prípade však článok 11 smernice obsahuje zásadu zdravého úsudku, podľa ktorej takéto poskytnutie informácií nie je potrebné, ak sa naň musí vyvinúť neprimerané úsilie, alebo ak je zaznamenanie alebo poskytnutie informácie výslovne stanovené zákonom (čo je prípad výmeny informácií v systéme IMI), hoci v smernici sa stanovuje, že v týchto prípadoch „poskytnú členské štáty vhodné záruky“.

Preto môže byť potrebné, aby príslušné orgány doladili poskytovanie informácií dotknutým subjektom na základe svojich príslušných vnútroštátnych zákonov o ochrane údajov, a to aj na základe konzultácií s vnútroštátnymi koordinátormi systému IMI a vnútroštátnymi orgánmi na ochranu údajov. Odporúča sa postupovať podľa vrstveného prístupu, čiže poskytovania základných informácií pri ich zbere (napr. vo formulároch žiadostí príslušným orgánom) spolu s uvedením miest, kde môžu dotknuté subjekty v prípade záujmu získať komplexnejšie informácie.

V prípade tejto druhej, podrobnejšej vrstvy informácií, sú účinným spôsobom na poskytovanie informácií dotknutým subjektom zásady ochrany osobných údajov alebo vyhlásenia o ochrane osobných údajov na webových stránkach.

Ak príslušné orgány už tieto vyhlásenia o ochrane osobných údajov majú, mali by ich aktualizovať alebo doplniť o odkaz týkajúci sa výmeny osobných údajov prostredníctvom systému IMI. V opačnom prípade by príslušné orgány mali rozhodnúť, či je používanie systému IMI a množstvo zozbieraných osobných údajov dôvodom na vypracovanie vyhlásenia o ochrane osobných údajov na internete.

V prípade, ak je používanie systému IMI zriedkavé, môže stačiť stručné informovanie jednotlivcov o systéme IMI pri zbieraní informácií a neskôr v prípade potreby. V týchto prípadoch, kde príslušný orgán dotknutým subjektom neposkytuje žiadne konkrétne vyhlásenie o ochrane osobných údajov v rámci systému IMI, by mal príslušný orgán jasne uviesť, kde môžu údajové subjekty získať komplexnejšie informácie, napríklad na webovej stránke vnútroštátneho koordinátora systému IMI a na webovej stránke systému IMI Komisie.

V časti o ochrane údajov na webovej stránke systému IMI Komisie (11) sa nachádza vyhlásenie o ochrane osobných údajov systému IMI Komisie. Obsahuje aj ďalšie informácie pre dotknuté subjekty o uplatňovaní ich práv a pomoci od vnútroštátnych príslušných orgánov alebo v prípade potreby od orgánov na ochranu údajov:

„Ak máte dôvod domnievať sa, že v systéme IMI sa nachádzajú vaše osobné údaje a chcete k nim získať prístup alebo požiadať o ich odstránenie alebo opravu, môžete tak urobiť kontaktovaním správcu alebo odborného orgánu, s ktorým ste nadviazali kontakt, alebo akéhokoľvek používateľa systému IMI zapojeného do žiadosti. Ak nie ste spokojní s doručenou odpoveďou, môžete sa obrátiť na iného používateľa systému IMI zapojeného do žiadosti alebo podať sťažnosť orgánu na ochranu údajov jedného z používateľov systému IMI zapojeného do žiadosti, ktorý vám bezplatne pomôže. Zoznam orgánov na ochranu údajov je dostupný na nasledujúcej adrese: http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/nationalcomm/index_en.htm. Nezabudnite, že v určitých prípadoch obsahujú vnútroštátne zákony výnimky z vašich práv na prístup k osobným údajom.“

Dôrazne sa odporúča, aby dôležité orgány systému IMI pracujúce s veľkým objemom žiadostí zverejňovali zásady ochrany osobných údajov na svojich webových stránkach. Tieto zásady ochrany osobných údajov by mali obsahovať linku na stránku ochrany údajov webovej stránky systému IMI Komisie. Ostatné príslušné orgány pracujúce s malým objemom žiadostí môžu odkazovať na linku na webovú stránku systému IMI Komisie.

Vnútroštátni koordinátori systému IMI by mali poskytovať pomoc príslušným orgánom. Môže to byť pomoc pri vypracúvaní vzorových oznámení o ochrane osobných údajov, ktoré môžu vnútroštátne príslušné orgány použiť ako šablóny. Vnútroštátni koordinátori môžu vypracovať a na internete zverejniť aj spoločné vnútroštátne oznámenia o ochrane osobných údajov a každý príslušný orgán pri komunikácii s dotknutými subjektmi jednoducho poskytne linku na toto oznámenie (napr. vo formulároch žiadosti alebo v iných dokumentoch poskytovaných dotknutým subjektom).

VYHLÁSENIE O OCHRANE OSOBNÝCH ÚDAJOV EURÓPSKEJ KOMISIE

Informačný systém vnútorného trhu – IMI

1. Cieľ a orgány systému IMI

Cieľom systému IMI je uľahčenie administratívnej spolupráce a vzájomnej pomoci medzi členskými štátmi, aby sa zabezpečilo riadne fungovanie vnútorného trhu a voľný pohyb osôb a služieb. Tento cieľ sa napĺňa prostredníctvom nástroja na výmenu informácií (vrátane určitých osobných údajov) medzi vnútroštátnymi orgánmi štátnej správy štátov, ktoré sú členmi EHP.

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov sa týka tej časti systému IMI, za ktorú zodpovedá Komisia, t. j. zber, registrácia, uchovávanie a výmaz osobných údajov prvých používateľov – vnútroštátnych koordinátorov IMI a uchovávanie a výmaz, nie však zber, výber alebo prezeranie osobných údajov ostatných používateľov systému IMI a osôb, ktoré sú subjektmi výmeny informácií. Vyhlásenie sa s ohľadom na uvedené netýka úkonov spracovania údajov, za ktoré zodpovedajú členské štáty.

2. Aké právne predpisy sa uplatňujú?

Všetky úkony spracovania údajov, za ktoré zodpovedá Európska komisia, sa riadia nariadením Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov.

Uplatňuje sa aj rozhodnutie Komisie 2008/49/ES z 12. decembra 2007 o implementácii informačného systému vnútorného trhu (IMI) v súvislosti s ochranou osobných údajov.

3. Aké údaje spracováva Komisia v rámci systému IMI?

Komisia zbiera nevyhnutné kontaktné údaje prvých používateľov – vnútroštátnych koordinátorov IMI ako meno, pracovné telefónne číslo, faxové číslo a e-mailové adresy. Tieto osobné údaje sa spolu s údajmi o používateľoch na pozíciách delegovaných koordinátorov IMI a príslušných orgánov uchovávajú na serveri Komisie.

Osobné údaje osôb, o ktorých prebieha výmena informácií (subjekty výmeny informácií), sa budú z technických príčin uchovávať na serveri Komisie.

4. Čomu slúži spracovávanie údajov v systéme IMI?

Kontaktné údaje vnútroštátnych koordinátorov IMI sú podstatné na vybudovanie a fungovanie systému IMI. Pre Komisiu je prístup k týmto údajom nevyhnutný, aby mohla účinne spolupracovať s členskými štátmi na riadení systému IMI.

So zreteľom na časovo obmedzené uchovávanie osobných údajov osôb, o ktorých prebieha výmena informácií medzi vnútroštátnymi orgánmi, je cieľom spracovávania údajov v systéme IMI zlepšenie a uľahčenie spolupráce medzi príslušnými orgánmi členských štátov na základe právnych predpisov Spoločenstva prijatých s cieľom dobudovania vnútorného trhu v prípadoch, kde je potrebné získať dodatočné informácie z iného členského štátu, ktoré sa týkajú dočasného cezhraničného poskytovania služieb alebo usadenia sa poskytovateľa služieb v inom členskom štáte.

5. Kto má prístup k týmto údajom?

V súlade s vymedzením ustanoveným v článku 12 odseku 7 rozhodnutia 2008/49/ES majú miestni správcovia údajov Komisie prístup k osobným údajom miestnych správcov údajov vnútroštátnych koordinátorov IMI. Pracovníci Komisie nemajú za žiadnych okolností prístup k osobným údajom osôb, o ktorých prebieha výmena informácií.

6. Ako dlho sa uchovávajú vaše údaje?

Osobné údaje používateľov v rámci príslušných orgánov a na pozíciách koordinátorov sa uchovávajú počas obdobia, kým sú používateľmi systému IMI.

Všetky osobné údaje, ktoré si vymenia príslušné orgány a ktoré sa spracujú v systéme IMI, Komisia automaticky vymaže po 6 mesiacoch od formálneho ukončenia výmeny informácií. Všetky údaje o výmene informácií ostanú naďalej uchované v systéme IMI na účely štatistických skúmaní, ale všetky osobné údaje sa stanú anonymnými. Ktorýkoľvek príslušný orgán, ktorý sa zúčastnil výmeny informácii, môže kedykoľvek po ukončení výmeny informácií poveriť Komisiu vymazaním určitých osobných údajov. Komisia si svoju povinnosť splní v lehote do 10 pracovných dní so súhlasom ďalšieho príslušného kompetentného orgánu.

7. Aké bezpečnostné opatrenia sa prijali na zabránenie neoprávneným prístupom do systému?

Systém IMI je chránený veľkým počtom technických opatrení. Rôzne úrovne prístupu do databázy sú zabezpečené systémom štandardného hesla a dodatočného digitálneho kódu podobnému tým, ktoré sa používajú v rámci niektorých bankových systémov pre osobné počítače. Prístup k osobným údajom má v systéme IMI len limitovaná skupina osôb, ktorá bola bližšie opísaná v bode 5 – Kto má prístup k týmto údajom? Systém je takisto chránený špeciálnym zabezpečeným internetovým protokolom https.

8. Prístup k vašim osobným údajom

Ako vnútroštátny koordinátor IMI máte možnosť prístupu k vašim osobným údajom prostredníctvom kontaktnej adresy uvedenej ďalej v bode 10.

9. Dodatočné informácie

Okrem tohto vyhlásenia o ochrane osobných údajov sa uplatňuje aj „dôležité právne upozornenie“ (http://europa.eu/geninfo/legal_notices_en.htm)

Ak máte dôvod domnievať sa, že v systéme IMI sa nachádzajú vaše osobné údaje a chcete k nim získať prístup alebo požiadať o ich odstránenie alebo opravu, môžete tak urobiť kontaktovaním správcu alebo odborného orgánu, s ktorým ste nadviazali kontakt, alebo akéhokoľvek používateľa systému IMI zapojeného do žiadosti. Ak nie ste spokojní s doručenou odpoveďou, môžete sa obrátiť na iného používateľa systému IMI zapojeného do žiadosti alebo podať sťažnosť orgánu na ochranu údajov jedného z používateľov systému IMI zapojeného do žiadosti, ktorý vám bezplatne pomôže. Zoznam orgánov na ochranu údajov je dostupný na nasledujúcej adrese:

http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/nationalcomm/index_en.html

Nezabudnite, že v určitých prípadoch obsahujú vnútroštátne zákony výnimky z vašich práv na prístup k osobným údajom.

10. Kontakt

Systém IMI riadi generálne riaditeľstvo Európskej komisie pre vnútorný trh a služby, oddelenie E.3. Zodpovednou osobou (kontrolórom) je pán Nicholas Leapman, vedúci oddelenia. Kontaktná adresa pre systém IMI:

Commission européenne Direction générale du marché intérieur et des services Unité E.3 1049 Bruxelles Belgique markt-imi-dataprotection@ec.europa.eu

Ak chcete podať sťažnosť na akýkoľvek úkon spracovania údajov vykonaný v rámci zodpovednosti Komisie, môžete sa obrátiť na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov:

European Data Protection Supervisor (EDPS) Rue Wiertz 60 (MO 63) 1047 Bruxelles Belgique Tel. +32 2 283 19 00 Fax: +32 2 283 19 50 edps@edps.europa.eu

10. PRÁVO NA PRÍSTUP A OPRAVU

Najdôležitejším prvkom je prehľadnosť vo vzťahu k dotknutému subjektu. Dosiahne sa poskytnutím informácií uvedených v predchádzajúcej kapitole a udelením práv na prístup k osobným údajom a v prípade potreby aj práva na ich odstránenie alebo opravu či zablokovanie, ak sú nepresné, alebo boli spracované neoprávnene.

Zložitosť systému IMI s mnohými orgánmi a používateľmi zapojenými do spoločného spracovania a spoločných kontrolných činností si vyžaduje jasný prístup k dotknutému subjektu. Dotknuté subjekty nie sú oboznámené s technickými podrobnosťami spoločných činností spracovania ani s fungovaním systému IMI, a nie je to ani potrebné.

Preto je potrebné zaviesť jednoznačný a jednoduchý prístup: všeobecným pravidlom (okrem odôvodnených výnimiek odsúhlasených dotknutým subjektom a všetkými zainteresovanými stranami) je, že dotknuté subjekty budú môcť uplatňovať svoje právo na prístup, opravu a odstránenie údajov u príslušného orgánu zapojeného do žiadosti. Žiadny príslušný orgán neodmietne prístup, opravu alebo odstránenie údajov na základe odôvodnenia, že nevložil údaje do systému, alebo že dotknutý subjekt sa má obrátiť na iný príslušný orgán. Príslušný prijímajúci orgán žiadosť preskúma a prijme ju alebo ju odmietne na základe podstaty žiadosti a ustanovení vnútroštátneho práva o ochrane údajov. Ak je to potrebné a vhodné, príslušný orgán sa môže pred prijatím rozhodnutia obrátiť na iný príslušný orgán. Ak sa príslušné orgány nedohodnú, zapoja príslušné orgány na ochranu údajov do procesu dosiahnutia včasnej a účinnej dohody.

Ak dotknutý subjekt nesúhlasí s prijatým rozhodnutím, môže sa obrátiť na iný príslušný orgán zapojený do výmeny informácií alebo na vnútroštátny orgán na ochranu údajov jedného z príslušných orgánov, ktorý mu najlepšie vyhovuje: napríklad, na orgán krajiny, v ktorej subjekt sídli, alebo na jeho vnútroštátny orgán na ochranu údajov alebo na orgán krajiny, v ktorej subjekt pracuje. Ak je to potrebné a vhodné, orgány na ochranu údajov budú navzájom spolupracovať s cieľom vyriešiť sťažnosť (pozri článok 28 smernice o ochrane údajov).

Je potrebné zdôrazniť, že dotknuté subjekty vždy majú právo kedykoľvek začať právne konanie a v prípade potreby získať odškodnenie (pozri články 22 a 23 smernice o ochrane údajov a súvisiace ustanovenia vo vnútroštátnych zákonoch).

V článku 12 písm. c) smernice o ochrane údajov sa uvádza, že kontrolór oznámi každú opravu, výmaz alebo zablokovanie tretím stranám, ktorým sa údaje poskytli, okrem prípadov, keď to nie je možné, alebo si to vyžaduje nadmerné úsilie. To sa vzťahuje aj na informácie ďalej spracované mimo systému IMI.

Okrem odporúčaní pracovnej komisie podľa článku 29 a európskeho dozorného úradníka Komisia v súčasnosti pracuje na funkcionalite systému IMI (okrem už zavedených postupov na včasné odstránenie údajov na požiadanie príslušných orgánov, pozri kapitolu 12), ktorou sa umožní úprava údajov online a automatické oznamovanie príslušným zainteresovaným orgánom. Je to technicky náročné, preto sa navrhuje, aby príslušný orgán dovtedy, kým sa zrealizuje táto funkcionalita, v prípade potreby upraviť osobné údaje adresoval takúto žiadosť na úpravu priamo kontrolórovi údajov systému IMI v Európskej komisii (pozri predchádzajúcu časť Vyhlásenie o ochrane osobných údajov Európskej komisie).

V smernici o ochrane údajov, ako aj vo vnútroštátnych vykonávacích zákonoch sa dotknutým subjektom priznáva aj právo na vznesenie námietky voči spracovaniu údajov, ktoré sa ich týkajú, a na zastavenie spracovania údajov v prípade odôvodnenej námietky. Ak sa na vás obráti dotknutý subjekt, ktorý namieta voči spracovaniu údajov, ktoré sa ho týkajú, obráťte sa na svoj vnútroštátny orgán na ochranu údajov, ktorý vám poskytne viac informácií o práve na podanie námietky v členskom štáte.

11. BEZPEČNOSŤ ÚDAJOV

Na zabezpečenie systému IMI sa používa množstvo organizačných a technických opatrení, podobných opatreniam používaným v niektorých bankových systémoch. Komunikácia v rámci systému IMI prostredníctvom internetu je chránená špeciálnym, zabezpečeným internetovým protokolom https. Technické opatrenia na ochranu systému IMI musia byť interoperabilné v rámci celej Európskej únie. Technická ochrana systému sa bude ďalej vyvíjať v súvislosti s technickým pokrokom a nákladmi na implementáciu [pozri článok 17 smernice 95/46/ES a článok 22 nariadenia (ES) č. 45/2001].

Ak chcete získať viac informácií o pravidlách zabezpečenia informačných systémov používaných Európskou komisiou, obráťte sa na rozhodnutie Komisie K(2006) 3602 dostupné v časti o ochrane údajov na webovej stránke systému IMI:

http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/data_protection_en.html

12. OBDOBIE UCHOVÁVANIA

Pravidlá týkajúce sa obdobia uchovávania sa stanovujú v článkoch 4 a 5 rozhodnutia 2008/49/ES.

Všeobecne platí, že všetky osobné údaje tvoriace súčasť výmeny informácií sa po uplynutí obdobia šiestich mesiacov od formálneho uzatvorenia výmeny informácií automaticky odstránia. Komisia v súčasnosti implementuje určité úpravy systému (zoznamy pripomenutí a naliehavých úloh) zamerané na dosiahnutie čo najskoršieho formálneho uzatvárania žiadostí.

Existuje aj možnosť, že príslušný orgán požiada o odstránenie osobných údajov pred uplynutím šesťmesačného obdobia. Za predpokladu, že s tým súhlasí iný príslušný orgán, môže Komisia tieto žiadosti riešiť do desiatich pracovných dní.

Príslušné orgány by si mali uvedomovať, že žiadosti o odstránenie osobných údajov sa dajú podávať online na základe prístupu k príslušnej uzatvorenej žiadosti a kliknutím na tlačidlo Žiadosť o odstránenie osobných údajov.

Snímka obrazovky príslušného orgánu žiadajúceho o predčasné odstránenie osobných údajov

Snímka obrazovky príslušného orgánu, ktorému bola poslaná žiadosť o predčasné odstránenie osobných údajov

Komisia implementuje aj určité zlepšenia systému, ako napríklad automatické pripomenutia na prijímanie odpovedí alebo na formálne uzatváranie žiadostí v prípadoch poskytnutia uspokojivej odpovede.

Je tiež dôležité pripomenúť, že vnútroštátne pravidlá ochrany údajov sa vzťahujú aj na ukladanie osobných údajov príslušnými orgánmi mimo systému IMI.

13. SPOLUPRÁCA S VNÚTROŠTÁTNYMI ORGÁNMI NA OCHRANU ÚDAJOV A EURÓPSKYM DOZORNÝM ÚRADNÍKOM

Sieť vnútroštátnych orgánov na ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka je jednou z najsilnejších záruk dobrého fungovania nášho systému na ochranu údajov. Príslušné orgány sa na ňu môžu spoľahnúť pri hľadaní poradenstva vždy, keď riešia zložité problémy, ktoré sa nespomínajú v týchto usmerneniach. Od vnútroštátnych koordinátorov systému IMI sa vyžaduje, aby v tomto smere zohrávali významnú úlohu. Zoznam kontaktov na orgány na ochranu údajov je dostupný v časti o ochrane údajov na webovej stránke systému IMI.

Príslušné orgány si musia byť vedomé, že môže byť potrebné, aby predtým, než sa zúčastnia činností v rámci systému IMI, upozornili príslušné vnútroštátne orgány na ochranu údajov. V niektorých členských štátoch môže byť potrebné predchádzajúce povolenie. Koordinátori systému IMI by mali zohrávať aktívnu koordinačnú úlohu pri kontaktovaní orgánov na ochranu údajov v prípade potreby.

Postup prác

Do budúcej verzie systému IMI budú počas roka 2009 začlenené nasledujúce zlepšenia v súlade s ochranou údajov:

a) ak sa výmena informácií týka citlivých údajov (napr. zdravotných údajov alebo záznamov z trestného registra či disciplinárnych opatrení), zobrazí sa pripomenutie, že výmena informácií je citlivá a spracovateľ prípadu môže tieto informácie požadovať len v úplne nevyhnutnom prípade a ak priamo súvisia s vykonávaním odbornej činnosti alebo poskytovaním danej služby;

b) nastaví sa postup online (okrem už zavedených postupov na predčasné odstránenie údajov na požiadanie príslušných orgánov) na úpravu, výmaz alebo blokovanie neoprávnene spracovaných alebo nepresných údajov;

c) nastavia sa automatické zoznamy pripomenutí a naliehavých úloh na prijatie odpovede, aby žiadosti neostávali otvorené dlhšie, než je potrebné;

d) nastavia sa vhodné opatrenia na riešenie nových tokov informácií v súlade so smernicou o službách, čiže mechanizmus upozornenia a udeľovania výnimiek v jednotlivých prípadoch. Všeobecne platí, že tieto opatrenia sa budú realizovať podľa rovnakého prístupu navrhnutého na všeobecnú výmenu informácií, napríklad: pripomenutia citlivej povahy týchto informačných tokov, pripomenutia na čo najskoršie uzatvorenie upozornení a možné spôsoby informovania jednotlivcov o výmene informácií a ich právach na prístup k údajom a v prípade potreby na ich zablokovanie, odstránenie alebo úpravu. Je možné, že budú potrebné aj ďalšie záruky ochrany údajov. Vypracujú sa na základe konzultácie s európskym dozorným úradníkom.

14. DOLOŽKA O PRESKÚMANÍ

Systém IMI je priekopníckym informačným systémom a stále sa vyvíja. Komisia neustále zhromažďuje vstupné informácie od koordinátorov a príslušných orgánov na účely zlepšenia systému, a preto je pravdepodobné, že v nasledujúcich mesiacoch prejde určitými zmenami. Niektoré z nich nebudú mať vplyv na ochranu údajov, ale niektoré áno.

Tieto usmernenia však nepredstavujú nemenné zákony a budú sa musieť aktualizovať na základe skúseností s každodennou činnosťou systému IMI. Najneskôr rok od prijatia tohto odporúčania Komisia vypracuje správu, v ktorej vyhodnotí situáciu vrátane možnosti prijatia ďalšieho právneho opatrenia.“