„PRÍLOHA VI

POKYNY NA VYKONÁVANIE AUDITU

V prípadoch, keď jedna z medzinárodných organizácií oprávnených schvaľovať štandardy, schváli štandardy, návody alebo odporúčania týkajúce sa vykonávania auditov, strany vyhodnotia obsah tejto prílohy a vykonajú v nej príslušné úpravy.

Všeobecné ustanovenia

1. Vymedzenie pojmov

Pri používaní tejto prílohy sa uplatňuje toto vymedzenie pojmov:

1.1. ‚audit’: vyhodnotenie výkonnosti;

1.2. ‚auditovaný subjekt’: vyvážajúca strana, v ktorej je predmetom auditu presadzovanie a program riadenia činnosti;

1.3. ‚audítor’: dovážajúca strana, ktorá vykonáva audit;

1.4. ‚spracovateľský závod’: výrobný závod na spracovanie tiel zvierat alebo výrobkov živočíšneho pôvodu;

1.5. ‚prevádzkové zariadenie’: miesto, v ktorom sa môže manipulovať so zvieratami alebo výrobkami živočíšneho pôvodu, okrem spracovateľských závodov a maloobchodných miest;

1.6. ‚preskúmanie zdravia zvierat’: návšteva spracovateľského závodu alebo prevádzkového zariadenia vykonaná s cieľom zhromaždiť alebo overiť informácie týkajúce sa situácie alebo podmienok v konkrétnom regióne, pokiaľ ide o jednu chorobu alebo viaceré choroby zvierat uvedené v prílohe III.

2. Všeobecné zásady

2.1. Audítor a auditovaný subjekt by mali pri vykonávaní auditu spolupracovať v súlade s ustanoveniami uvedenými v tejto prílohe. V audítorskej skupine by mali byť zástupcovia audítora aj auditovaného subjektu a auditovaný subjekt by mal určiť pracovníkov zodpovedných za pomoc pri audite. Vykonávanie auditu špecializovaných systémov a programov môže vyžadovať špeciálne odborné poznatky a skúsenosti.

Informácie sa zhromažďujú na základe pohovorov, hodnotenia dokumentov a záznamov a návštev na pracoviskách. Od prijatia dohody alebo od predchádzajúceho auditu môže nastať zmena spôsobu kontroly. Informácie možno overovať prostredníctvom prieskumov a kontrol iných zdrojov; k takýmto spôsobom overovania patria osobné pozorovania, merania, skúmanie vzoriek a záznamov. Informácie získané v priebehu auditu treba zdokumentovať.

2.2. Audity by sa mali plánovať tak, aby sa overila efektívnosť presadzovania činnosti a programu riadenia činnosti auditovaného subjektu, a nie aby sa vyraďovali jednotlivé zvieratá, zásielky potravín alebo spracovateľské závody. Primerane by sa malo vyhodnotiť aj presadzovanie činností a program riadenia tých činností auditovaného subjektu, na ktoré sa vzťahuje dohoda.

2.2.1. Pri všetkých auditoch vykonávaných v súlade s dohodou sa pri hodnotení ako základ zohľadňujú štandardy vyvážajúcej strany alebo kombinácia noriem vyvážajúcej strany a dovážajúcej strany a podľa potreby aj akékoľvek osobitné podmienky vhodné pri konkrétnom audite. Takéto štandardy a osobitné podmienky sú zhrnuté v prílohe V a uvedené v článku 6.

2.2.2. Všeobecne sa akceptuje zásada, že audity vykonávané priamo na pracovisku auditovaného subjektu v procese určovania začiatočnej rovnocennosti sa budú bežne uskutočňovať len porovnávaním so štandardmi vyvážajúcej krajiny, keďže následné audity vykonávané priamo na pracovisku na účely overovania dodržiavania podmienky rovnocennosti stanovenej v predchádzajúcom audite sa budú vykonávať podľa noriem vyvážajúcej strany, tých príslušných noriem dovážajúcej krajiny, ktoré neboli stanovené ako rovnocenné a pre ktoré sa vyžaduje zhoda, a podľa akýchkoľvek dohodnutých osobitných podmienok uvedených v prílohe V.

2.3. Auditovaný subjekt musí vykonávať svoju činnosť podľa zdokumentovaného programu, aby demonštroval audítorovi dôsledné dodržiavanie noriem.

2.4. Početnosť auditov bude vychádzať z výkonnosti vyvážajúcej krajiny pri presadzovaní činnosti a programu riadenia činnosti. Nízka úroveň výkonnosti by mala mať za následok zvýšenie početnosti auditov, napr. na zabezpečenie nápravy neuspokojivej výkonnosti.

2.4.1. Informácie, ktoré sa majú využívať pri určení početnosti auditov, môžu okrem iného zahŕňať tieto údaje:

— epidemiologická analýza,

— výsledky predchádzajúcich auditov,

— výsledky veterinárnych kontrol uskutočnených na hraniciach (vrátane výsledkov získaných zhromažďovaním a analýzou vzoriek z dovážaných zásielok),

— obdobie od posledného auditu,

— objem obchodovaného tovaru,

— výsledky zdravotníckeho dozoru,

— zoznam onemocnení, ktoré nemajú zvieratá,

— environmentálne a geografické faktory.

2.5. Audity by sa mali vykonávať a z nich vyplývajúce rozhodnutia prijímať transparentným a konzistentným spôsobom.

Audítori by mali:

2.5.1. zabezpečiť, aby závery auditu vychádzali z objektívnych dôkazov alebo údajov a pozorovaní, ktorých presnosť a spoľahlivosť možno overiť;

2.5.2. zostať mimo akéhokoľvek konfliktu záujmov alebo nevhodného vplyvu;

2.5.3. zabezpečiť, aby sa vykonanie auditu uskutočnilo s cieľom: — overiť, či vyvážajúca strana dodržiava podmienky rovnocennosti prijaté v predchádzajúcom období, — vyznačiť auditovanému subjektu oblasti, v ktorých možno zaviesť opatrenia na zvýšenie výkonnosti zdokumentovaných riadiacich programov tak, aby tento subjekt mohol od začiatku dodržiavať alebo neustále dodržiavať podmienku rovnocennosti, ktorá je potrebná na dosiahnutie požadovanej úrovne ochrany dovážajúcej strany;

2.5.4. zabezpečiť, aby sa všetky dokumenty a záznamy získané počas auditu uchovávali a ochraňovali tak, ako sa obe strany dohodli a v súlade s príslušnými zákonmi a ďalšími právnymi predpismi každej strany;

2.5.5. zabezpečiť, aby sa dodržiavalo obchodné tajomnstvo v súlade s príslušnými zákonmi a ďalšími právnymi predpismi každej strany.

Auditovaný subjekt by mal:

2.5.6. poskytovať audítorovi na jeho žiadosť informácie v súlade s rozsahom auditu v primeranom čase počas auditu alebo do 20 pracovných dní po ukončení auditu, aby sa zabezpečilo splnenie cieľov auditu;

2.5.7. spolupracovať s audítorom a pomáhať mu pri plnení jeho/jej povinností, aby sa splnili ciele auditu. Táto spolupráca a pomoc zahŕňajú: — informovanie zamestnancov zaangažovaných do auditu o cieľoch auditu, — poverenie primerane kvalifikovaných členov pracovného kolektívu sprevádzaním audítorskej skupiny, — poskytnutie potrebných zariadení a priestorov audítorskej skupine s cieľom zabezpečiť efektívnosť a účinnosť procesu auditu, — poskytnutie prístupu na pracoviská a k dokumentom potrebným na vykonanie auditu v súlade s požiadavkami audítora.

2.6. Skúmanie zdravia zvierat

Skúmanie zdravia zvierat sa vykonáva s cieľom zhromaždiť potrebné epidemiologické a ďalšie informácie týkajúce sa stavu nakazenia zvierat chorobou v konkrétnom regióne (regiónom môže byť členský štát/iný štát, časť členského štátu/iného štátu, časti viacerých členských štátov/iných štátov). Skúmanie zdravia zvierat môže vykonávať jedna strana (na tomto mieste označovaná ako ‚dovážajúca strana’), aby sa podporilo začiatočné určenie stavu nakazenia zvierat chorobou vykonané druhou stranou (na tomto mieste označovaná ako ‚vyvážajúca strana’) v regióne, (napr. prvotné akceptovanie absencie špecifikovaného ochorenia) alebo nasledujúce po vypuknutí nákazy chorobou.

VYKONÁVACIE POKYNY

Príprava na vykonanie auditov

3. Príprava pred vykonaním auditu

3.1. Vypracovanie programu auditov

V snahe zabezpečiť primeranú prípravu a vykonanie auditov najúčinnejším spôsobom by zúčastnené strany mali:

— v prípade, keď je to možné, vypracovať predbežný program auditu na obdobie dvanástich mesiacov, pričom by okrem iného riadne zohľadňovali analýzu opísanú v bode 2.4 prílohy VI k dohode a činnosti uvedené v prílohe V k dohode; tento indikatívny program by sa mal každých šesť mesiacov vyhodnocovať, aby sa mohol vypracovať realizačný program auditu,

— čím skôr potvrdiť, najlepšie 60 dní pred predpokladaným vykonaním auditov, zámer vykonať audity plánované v rámcovom programe,

— čím skôr oznámiť auditovanému subjektu akékoľvek predpokladané zmeny v indikatívnom programe,

— vymienať si informácie o programoch auditov, o ktorých sa predpokladá, že sa vykonajú mimo rámca dohody, pretože to môže byť potrebné a vhodné na uľahčenie vykonania ustanovení odseku 6.3.

3.2. Začiatok auditu

Základom pre začiatok auditu sú zvyčajne tieto podmienky:

— audity sú identifikované v indikatívnom programe,

— audity sa vykonávajú na základe výzvy auditovaného subjektu,

— v prípade vážnych obáv ktorejkoľvek strany týkajúcich sa objavenia alebo novo identifikovaných rizík pre zdravie osôb alebo zvierat sa audity vykonávajú na základe oprávnenej žiadosti ktorejkoľvek strany dohody.

V každom prípade by mal audítor poskytnúť auditovanému subjektu dostatočne obsiahle oznámenie o zamýšľanom audite, aby auditovaný subjekt mohol pripraviť všetko potrebné na úspešné vykonanie a dokončenie auditu. Čas medzi odoslaním tohto oznámenia a vykonaním auditu by mal zohľadňovať naliehavosť týkajúcu sa zdravia ľudí a zvierat.

Prenos informácií od audítora k auditovanému subjektu

3.3. Činnosti pred vykonaním auditu

3.3.1. Príprava plánu auditu

Audítor by mal pripraviť plán auditu na základe konzultácií s auditovaným subjektom. Plán auditu by mal audítor predložiť auditovanému subjektu v dostatočnom časovom predstihu pred vykonaním auditu, optimálne 60 dní pred zamýšľaným dátumom začiatku konania auditu, aby auditovaný subjekt mal dostatok času na dodanie potrebných informácií audítorovi. Audit by sa mal plánovať tak, aby bol dostatočne pružný, a tak umožnil zmeny v zameraní auditu vychádzajúce z informácií získaných pred auditom alebo počas auditu.

Plán by mal obsahovať:

— predmet, hĺbku a rozsah auditu,

— ciele auditu,

— identifikáciu príslušných noriem uvedených v prílohe V, ktoré budú referenčnými dokumentami pre audit. Konkrétne, takýmito štandardmi sú štandardy vyvážajúcej strany v prípade, keď sa audit koná priamo na pracovisku auditovaného subjektu s cieľom počiatočného hodnotenia výkonnosti a efektívnosti riadiacich programov auditovaného subjektu, ktoré je súčasťou posúdenia existencie podmienky rovnocennosti, alebo takýmito štandardmi bude kombinácia noriem vyvážajúcej strany a noriem dovážajúcej strany, ako sa zmenilo a doplnilo príslušnými osobitnými podmienkami uvedenými v prílohe V v prípade, keď sa následný audit vykonáva s cieľom overiť predtým určenú podmienku rovnocennosti,

— dátum a miesto konania auditu, typy spracovateľských závodov alebo prevádzkových zariadení, ktoré sa navštívia, aby bolo možné vybrať vhodných členov audítorskej skupiny,

— časový harmonogram až do a vrátane predloženia záverečnej správy,

— jazyk alebo jazyky, v ktorých sa bude vykonávať audit a v ktorých sa vyhotoví správa,

— totožnosť členov audítorskej skupiny vrátane jej vedúceho,

— harmonogram stretnutí s vedúcimi pracovníkmi a návštev spracovateľských závodov alebo prevádzkových zariadení, podľa potreby vrátane neoznámených návštev,

— ustanovenia týkajúce sa dodržiavania obchodného tajomstva a vyhnutia sa konfliktu záujmov.

3.3.2. Dohoda s auditovaným subjektom o pláne a dátumoch

Ak má auditovaný subjekt námietky voči ktorémukoľvek ustanoveniu plánu auditu, s takýmito námietkami treba bezodkladne oboznámiť audítora, obvykle do 10 pracovných dní po získaní plánu auditu. Námietky by si mali vyriešiť audítor a auditovaný subjekt medzi sebou. Navrhované zmeny a doplnky plánu auditu, ktoré sú dôsledkom informácií získaných pred konaním auditu alebo v priebehu auditu, by mala navrhujúca strana oznámiť druhej strane tak rýchlo, ako je to prakticky možné.

3.3.3. Získanie potrebnej dokumentácie od auditovaného subjektu

Audítor môže pred vykonaním auditu požadovať od auditovaného subjektu dokumentáciu, ktorá je dôležitá na prípravu a vykonanie auditu. Súčasťou takejto dokumentácie môžu byť napr.:

— právne predpisy a príslušné technické štandardy a špecifikácie,

— riadiaca štruktúra auditovaného subjektu,

— regulatívne funkcie a právomoci auditovaného subjektu a výsledky presadzovania akýchkoľvek činností,

— schvaľovacie postupy používané auditovaným subjektom,

— podrobné údaje o riadiacich programoch, vrátane kópií prevádzkových dokumentov, príručiek a podobných vykonávacích pokynov.

Audítor môže požadovať, aby mu auditovaný subjekt objasnil akúkoľvek predloženú dokumentáciu.

Uskutočnenie auditu

4. Úvodné zasadnutie

Audítor by sa mal stretnúť s auditovaným subjektom na mieste, na ktorom sa obidve strany vopred dohodli. V prípadoch, keď je potrebné a vhodné vyjasniť si záležitosti týkajúce sa auditu, sa úvodné zasadnutie môže uskutočniť vo Washingtone, D.C., ak ide o audity vykonávané skupinou Európskej komisie, alebo v Bruseli, v Belgicku alebo v Grange, v Írsku, ak ide o audity vykonávané skupinou z USA. V iných prípadoch sa môže úvodné zasadnutie konať na vhodných miestach, akými sú hlavné mestá členských štátov EÚ alebo mestá v USA, pokiaľ to vyhovuje a je praktické pre konkrétny audit. Nech sa úvodné zasadnutie uskutoční kdekoľvek, mal by mu predsedať príslušný predstaviteľ príslušného úradu(-ov) auditovaného subjektu. Účelom úvodného zasadnutia je:

— predstaviť audítorskú skupinu auditovanému subjektu,

— potvrdiť predmet, hĺbku, rozsah, štandardy na vykonanie auditu a ciele auditu,

— naznačiť pracovné metódy a postupy, ktoré sa použijú počas auditu,

— potvrdiť úradné formy kontaktu a komunikácie medzi audítorskou skupinou a auditovaným subjektom používané počas auditu, vrátane určenia predstaviteľov štátnych úradov, ktorí budú sprevádzať audítorskú skupinu pri každej návšteve,

— potvrdiť, ktoré vládne a mimovládne miesta sa majú navštíviť,

— potvrdiť primeraný počet a úlohy členov audítorskej skupiny ako účastníkov a pozorovateľov pri návštevách spracovateľských závodov alebo prevádzkových zariadení,

— potvrdiť čas, dátum a miesto záverečného stretnutia alebo akýchkoľvek priebežných stretnutí s auditovaným subjektom,

— potvrdiť spôsoby riešenia cestovných a ubytovacích náležitostí,

— potvrdiť sprístupnenie zdrojov a zariadení potrebných pre prácu audítorskej skupiny,

— potvrdiť metódy podávania správ, ktoré sa použijú,

— požadovať akúkoľvek dodatočnú dokumentáciu, ktorá sa počas prípravnej fázy na vykonanie auditu identifikovala ako potrebná pre uskutočnenie auditu,

— odpovedať na akékoľvek otázky, ktoré v súvislosti s procesom auditu vzniesol auditovaný subjekt.

5. Hodnotenie dokumentov

5.1. Hodnotenie dokumentov sa môže týkať napr. týchto dokumentov:

— záznamy týkajúce sa programov zabezpečovania zhody,

— správy z inšpekcií a vnútorných auditov,

— dokumentácia týkajúca sa nápravných opatrení a sankcií,

— správy o opatreniach prijatých na zabezpečenie zhody,

— plány odberu vzoriek a výsledky analýz vzoriek,

— dokumenty týkajúce sa overovania,

— regulatívne postupy vykonávané auditovaným subjektom.

5.2. V prípade auditu vykonávaného po určovaní rovnocennosti môže byť súčasťou hodnotenia dokumentov aj hodnotenie dôležitých zmien kontrolných a certifikačných systémov od určenia rovnocennosti alebo od predchádzajúceho auditu.

5.3. Auditovaný subjekt bude v procese hodnotenia dokumentov naplno spolupracovať s audítorom a pomáhať pri zabezpečovaní prístupu audítora k požadovaným dokumentov a záznamom.

6. Overovanie na pracovisku auditovaného subjektu

6.1. Pri prijímaní rozhodnutí týkajúcich sa povahy a rozsahu overovania na pracovisku auditovaného subjektu by audítor mal zohľadňovať faktory ako napr. dotknutá oblasť, vývoj zlaďovania s požiadavkami sektora alebo vyvážajúcej krajiny, ktoré boli definované predchádzajúcimi auditmi a/alebo veterinárnymi kontrolami na hraniciach (vrátane výsledkov odberu vzoriek a analýzy dovozových zásielok), objem vyrobeného dovážaného alebo vyvážaného výrobku, zmeny v infraštruktúre, charakter a spôsob vykonávania štátnych kontrol a certifikačné systémy.

6.2. Overovanie na pracovisku auditovaného subjektu môže zahŕňať návštevy spracovateľských závodov a prevádzkových zariadení, priestorov manipulácie s potravinami a ich skladovania a návštevy kontrolných laboratórií s cieľom preveriť správnosť informácií nachádzajúcich sa v dokumentoch uvedených v bode 5.1.

6.3. Pri vykonávaní kontroly spracovateľských závodov alebo prevádzkových zariadení kontrolu spracovateľského závodu alebo prevádzkového zariadenia vykonáva auditovaný subjekt v súlade so svojimi bežnými postupmi, pričom audítor sa obvykle zúčastňuje kontroly ako pozorovateľ, hoci audítor má právo kontrolovať iné aspekty výkonnosti, ak to považuje za potrebné. V dôsledku časových obmedzení sa audítor nemusí zúčastniť ako pozorovateľ komplexnej inšpekcie vykonávanej auditovaným subjektom, ale namiesto toho môže overovať konkrétne inšpekčné postupy a metódy formou pohovorov s členmi inšpekčnej skupiny auditovaného subjektu, uskutočňovaných mimo pracoviska.

6.4. Auditovaný subjekt bude naplno spolupracovať s audítorom v procese overovania na svojom pracovisku a umožní vstup audítora do spracovateľských závodov a prevádzkových zariadení, ktoré sú predmetom overovania na pracovisku.

6.5. V prípadoch, keď sa kontrolami priamo na mieste odhalí vážne potenciálne alebo reálne riziko pre zdravie ľudí alebo zvierat, audítor by o takomto zistení mal okamžite informovať auditovaný subjekt, ktorý by mal prijať potrebné opatrenia na odstránenie identifikovaného a potvrdeného rizika.

7. Následný audit

Na to, aby sa overilo, či boli odstránené nedostatky zistené pri predchádzajúcom audite, môže sa vykonať následný audit.

8. Pracovné dokumenty

Súčasťou pracovných dokumentov môžu byť kontrolné zoznamy náležitostí, ktoré sa majú hodnotiť, napríklad:

— právne predpisy,

— štruktúra a činnosť inšpekčných a certifikačných úradov,

— štruktúra spracovateľských závodov a prevádzkových zariadení, plány rozmiestnenia, prevádzkové a pracovné postupy,

— zdravotnícke štatistické údaje, plány odberu vzoriek a výsledky analýz vzoriek,

— súlad činnosti a postupov s právnymi predpismi,

— postupy podávania správ a riešenia sťažností,

— programy odborného vzdelávania.

8.1. Potvrdzujúce dokumenty

Dokumenty potvrdzujúce zistenia v rámci auditu, prijaté závery a odporúčania by sa mali vyhotoviť v maximálnej miere štandardným spôsobom, aby vykonanie auditu a prezentácia zistení boli uskutočnené jednotným, transparentným a spoľahlivým spôsobom. Potvrdzujúce dokumenty môžu obsahovať akékoľvek pamätné spisy alebo iné základné informácie o náležitostiach, ktoré sú predmetom hodnotenia.

9. Záverečné zasadnutie

Podobne ako úvodné zasadnutie, aj záverečné zasadnutie sa môže uskutočniť na vopred dohodnutom mieste, ktoré je vzájomne výhodné pre audítora aj auditovaný subjekt. Záverečnému zasadnutiu by mal predsedať príslušný predstaviteľ príslušného orgánu(-ov) auditovaného subjektu.

Cieľom záverečného zasadnutia je:

— opätovne potvrdiť predmet, hĺbku, rozsah, štandardy na vykonanie auditu a ciele auditu,

— pripomenúť auditovanému subjektu, že audit vychádza z hodnotení vybraných vzoriek riadenia systému, a nemá za cieľ ukazovať všetky nedostatky systému,

— poskytnúť auditovanému subjektu predbežné zistenia a/alebo celkový prehľad zistení audítora,

— predstaviť podrobné údaje o zásadných identifikovaných nedostatkoch spolu s objektívnymi dôkazmi o existencii takýchto nedostatkov,

— ponúknuť akékoľvek dodatočné objasnenie potrebné na zabezpečenie toho, že auditovaný subjekt pochopí podstatu zásadných nedostatkov,

— potvrdiť, že kompletné podrobné zistenia auditu sa poskytnú vo forme audítorskej správy a že auditovaný subjekt bude mať príležitosť vzniesť námietky k správe,

— umožniť auditovanému subjektu, aby vzniesol námietky proti zisteniam auditu, alebo aby prispel k objasneniu akýchkoľvek bodov.

Činnosti po ukončení auditu

10. Audítorská správa

Audítorská správa by mala poskytnúť vyvážený obraz zistení auditu a obsahovať závery a odporúčania, ktoré budú presne odrážať tieto zistenia. Bežne bude predmetom audítorskej správy:

— predmet, hĺbka, rozsah, štandardy k vykonaniu auditu a ciele auditu,

— podrobné údaje týkajúce sa plánu auditu,

— identifikácia referenčných dokumentov, používaných pri vykonávaní auditu na zistenie zhody,

— hodnotenie zistení vykonaných audítorom pri porovnaní zhody so štandardmi, ktoré sú predmetom auditu,

— oblasť (oblasti) nesúhlasu audítora s auditovaným subjektom,

— odporúčania audítora týkajúce sa závažných nedostatkov, ktoré treba odstrániť,

— reakciu na prezentáciu zistení vrátane akýchkoľvek záväzkov prijatých na riešenie identifikovaných nedostatkov.

10.1. V procese prípravy a následnej distribúcie audítorskej správy sa musí dodržiavať zásada obchodného tajomstva. Pred vykonaním auditu bude každá strana informovať druhú stranu o svojich zákonoch a postupoch na ochranu dôverných obchodných informácií a ďalších informácií, ktoré môže jedna strana alebo obidve strany považovať za citlivé. Každá strana bude úplne zachovávať svoje vlastné požiadavky na ochranu dôverných informácií. Ak medzi stranami jestvujú výrazné rozdiely týkajúce sa povahy informácií, ktoré sa musia ochraňovať, strany identifikujú tieto rozdiely pred vykonaním auditu a dohodnú sa na vhodných postupoch, ktorými sa budú riadiť.

10.2. Návrh správ sa má zaslať auditovanému subjektu v rámci lehoty špecifikovanej v dohode. Auditovaný subjekt môže vzniesť námietky do 60 dní a mal by opísať akékoľvek konkrétne nápravné opatrenia, ktoré budú alebo boli prijaté s cieľom zabezpečiť na začiatku rovnocennosť alebo ju trvale zabezpečovať, vrátane cieľových termínov ukončenia.

10.3. Zmeny a doplnenia textu záverečnej správy reagujúcej na pripomienky a vyjadrenia príslušného úradu by sa mali obmedziť na nápravu faktických nepresností. V správe však môžu byť samostatne uvedené aj ďalšie pripomienky vznesené auditovaným subjektom, ak slúžia na objasnenie obsahu správy. V každom prípade by sa pripomienky auditovaného subjektu mali pripojiť k záverečnej správe.

11. Sledovanie nápravných opatrení

Overovanie nápravných opatrení potrebných na zabezpečenie rovnocennosti sa bude meniť v závislosti od povahy pôvodného nedostatku. Overovanie nápravných opatrení vykonaných auditovaným subjektom môže zahŕňať:

— posúdenie záruk poskytnutých auditovaným subjektom,

— posúdenie dokumentácie predloženej auditovaným subjektom,

— vykonanie následných auditov,

— posúdenie určených nápravných opatrení pri následných auditoch.

Následný audit sa uskutočňuje podobne ako normálny audit, je však zameraný na potvrdenie toho, či opatrenia prijaté auditovaným subjektom dostatočne vyriešili identifikované nedostatky. Správu z následného auditu, týkajúcu sa nápravných opatrení, treba pripraviť a distribuovať podobným spôsobom, ako pôvodnú audítorskú správu.

Skúmanie zdravia zvierat

12. Skúmanie zdravia zvierat

12.1. Všeobecné princípy

Všetky strany zúčastňujúce sa preskúmania zdravia zvierat by mali spolupracovať pri výkone skúmania otvoreným a transparentným spôsobom a so zámerom čím najrýchlejšie ukončiť všetky potrebné postupy.

12.2. Postupy

12.2.1. Príprava programov skúmania zdravia zvierat a začatie skúmania zdravia zvierat

V mnohých prípadoch sa toto skúmanie uskutoční na žiadosť vyvážajúcej strany. Výsledky skúmania zdravia zvierat by mali poskytnúť zásadné informácie týkajúce sa rizika ochorenia spojeného s vývozom špecifikovaného druhu tovaru z uvedenej oblasti. Dovážajúca strana potvrdí v primeranom čase prijatie takejto žiadosti a uvedie kontaktnú osobu, ktorá bude úzko spolupracovať s predstaviteľmi vyvážajúcej strany. Harmonogram potrebných návštev priamo na mieste sa pripraví promptne za účasti všetkých strán.

V prípade ohniska jedného z ochorení uvedených v prílohe III a v prípade, že boli prijaté ochranné opatrenia alebo opatrenia na ohraničenie regiónu s výskytom choroby, dovážajúca strana môže požadovať, aby sa preskúmanie zdravia zvierat uskutočnilo pred možným obnovením obchodu s postihnutými výrobkami. Aby sa minimalizovalo prerušenie obchodovania a uľahčilo akceptovanie absencie alebo identifikácie ochorenia, alebo primeraných opatrení na zníženie rizika, vypracujú príslušní predstavitelia vyvážajúcej aj dovážajúcej strany v čo najkratšom čase harmonogram skúmania. Aj keď načasovanie návštev bude závisieť od pokroku v tom, ako sa ohnisko ochorenia dostane pod kontrolu, obe strany by mali začať diskusie v najskoršom prakticky možnom čase.

12.2.2. Činnosti pred vykonaním návštevy

Dovážajúca strana pošle oznámenie vyvážajúcej strane, v ktorom identifikuje regióny, ktoré sa majú navštíviť ako súčasť návštev pracovísk, ako aj druhy subjektov, ktoré treba zahrnúť do návštev. Obidve strany by mali viesť vzájomné konzultácie pri príprave plánu prieskumu, ktorý bude obsahovať tieto body:

— navrhované dátumy návštev pracovísk,

— oblasť(-ti), ktoré sa majú navštíviť a druhy informácií, ktoré je potrebné zhromaždiť,

— mená členov výskumnej skupiny, vrátane vedúceho výskumnej skupiny,

— harmonogram stretnutí s vedúcimi pracovníkmi a návštev fariem alebo iných lokalít,

— osobitná dokumentácia, ktorá sa bude požadovať ako súčasť skúmania, napr. príslušné právne štandardy na likvidáciu choroby a kontrolu, údaje o dohľade a monitorovaní, správy o zisťovaní pôvodu, príčinách a postupe ochorenia, správy o očkovaní, ak sa vykonalo, epidemiologické údaje týkajúce sa ohniska uvedenej nákazy, laboratórne protokoly a podobne,

— mená príslušných kontaktných osôb vyvážajúcej strany (môžu nimi byť aj predstavitelia príslušných útvarov všetkých zainteresovaných členských štátov/iných štátov), ako aj zodpovedné riadiace orgány oboch strán.

Vypracovanie plánu prieskumu by sa mali dokončiť pred odchodom výskumnej skupiny a odoslať ho všetkým stranám zainteresovaným do skúmania zdravia zvierat.

12.2.3. Uskutočnenie prieskumu

12.2.3.1. Úvodné zasadnutie

Na úvodnom zasadnutí by sa mali zúčastniť predstavitelia všetkých strán. Na tomto zasadnutí strana vykonávajúca prieskum zhodnotí plán prieskumu a potvrdí, že sa pripravili všetky náležitosti potrebné pre vykonanie prieskumu.

Určenie miesta úvodného zasadnutia je súčasťou plánu prieskumu a môže sa konať na pôde predstaviteľov príslušných riadiacich orgánov.

Účelom úvodného zasadnutia je:

— predstaviť výskumnú skupinu predstaviteľom vyvážajúcej strany,

— načrtnúť základné oblasti prieskumu a postupy, ktorými sa bude riadiť prieskum,

— potvrdiť oficiálne formy kontaktu a komunikácie medzi výskumnou skupinou a predstaviteľmi vyvážajúcej strany,

— potvrdiť harmonogram a miesta, ktoré sa majú navštíviť,

— potvrdiť dátum, čas a miesto záverečného zasadnutia,

— potvrdiť spôsob riešenia cestovných a ubytovacích náležitostí,

— potvrdiť, že zdroje informácií a dokumentácia, ktoré bude výskumná skupina potrebovať, jej budú sprístupnené,

— odpovedať na akékoľvek otázky týkajúce sa skúmania položené predstaviteľmi vyvážajúcej strany.

12.2.3.2. Vypracovanie dokumentácie o prieskume

Pracovníci vykonávajúci prieskum budú uchovávať písomný záznam o zisteniach spolu s dokumentáciou dodanou predstaviteľmi hostiteľskej strany. Záznam bude obsahovať navštívené miesta vrátane fariem, mená a funkcie pracovníkov, s ktorými sa v rámci skúmania viedli pohovory.

12.2.3.3. Záverečné zasadnutie

Na záverečnom zasadnutí sa zúčastnia predstavitelia obidvoch strán. Miesto zasadnutia bude určené v pláne prieskumu a môže sa, ak je to vhodné, uskutočniť na pôde príslušných riadiacich orgánov.

Zámerom záverečného stretnutia je:

— zhodnotiť kľúčové oblasti prieskumu a postupy uplatnené v prieskume,

— poskytnúť predstaviteľom vyvážajúcej strany príležitosť objasniť akékoľvek záležitosti, ktoré sa týkajú skúmania alebo poskytnutej dokumentácie,

— identifikovať akékoľvek informácie potrebné na ukončenie hodnotenia,

— odpovedať na akékoľvek otázky týkajúce sa hodnotenia a ďalších činností,

— určiť približný časový harmonogram na poskytnutie stanoviska k skúmaniu zdravia zvierat a/alebo správy vyvážajúcej strane.

12.2.4. Hodnotenie

Hodnotenie by sa malo zakladať na vedeckých poznatkoch, malo by byť transparentné a spĺňať príslušné medzinárodné štandardy a podobné hodnotenia vykonané dovážajúcou stranou.

V závislosti od postupov uplatnených dovážajúcou stranou, stanovisko a/alebo správa sa môžu zverejniť. Pripomienky vyvážajúcej strany k stanovisku a/alebo k správe sa budú riadiť existujúcimi regulatívnymi požiadavkami dovážajúcej strany.“