ROZHODNUTIE DVORA AUDÍTOROV č. 42-2021

z 20. mája 2021,

ktorým sa prijímajú vnútorné pravidlá týkajúce sa obmedzení niektorých práv dotknutých osôb v súvislosti so spracúvaním osobných údajov v rámci činností vykonávaných Európskym dvorom audítorov

EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV,

so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie (ZFEÚ),

so zreteľom na nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES (ďalej len „nariadenie“), a najmä na článok 25 a kapitolu VI tohto nariadenia,

so zreteľom na diskusie, ktoré viedol Dvor audítorov na svojom zasadnutí dňa 20. mája 2021,

po konzultácii s európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov v otázke tohto rozhodnutia v súlade s článkom 41 ods. 2 nariadenia, ktorý vydal svoje stanovisko 23. septembra 2019,

keďže Európsky dvor audítorov (ďalej len „Dvor audítorov“) v rámci svojich činností spracúva niekoľko kategórií osobných údajov a je povinný dodržiavať práva fyzických osôb v súvislosti so spracúvaním osobných údajov uznané v článku 8 ods. 1 Charty základných práv Európskej únie a v článku 16 ods. 1 ZFEÚ;

keďže za určitých okolností je potrebné zosúladiť práva dotknutých osôb podľa nariadenia s potrebami úloh a činností Dvora audítorov. Na tento účel článok 25 nariadenia stanovuje za prísnych podmienok možnosť obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 20, 35 a 36, ako aj článku 4;

keďže Dvor audítorov by mal uplatňovať obmedzenia len vtedy, ak rešpektujú podstatu základných práv a slobôd a sú nevyhnutným a primeraným opatrením v demokratickej spoločnosti. Dvor audítorov by mal zaobchádzať so všetkými obmedzeniami transparentným spôsobom a poskytovať dotknutej osobe informácie o dôvodoch uplatňovania obmedzenia;

keďže Dvor audítorov by mal obmedzenie zrušiť, hneď ako prestanú platiť podmienky, ktoré ho odôvodňujú, a tieto podmienky pravidelne posudzovať;

keďže Zodpovedná osoba Dvora audítorov by mala byť včas informovaná o akýchkoľvek uplatňovaných obmedzeniach a mala by vykonať nezávislé preskúmanie uplatňovania obmedzení s cieľom zabezpečiť súlad s týmto rozhodnutím,

PRIJAL TOTO ROZHODNUTIE:

Článok 1 Predmet úpravy a rozsah pôsobnosti Toto rozhodnutie stanovuje pravidlá týkajúce sa podmienok, za ktorých môže Dvor audítorov na základe článku 25 nariadenia obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 20, 35 a 36, ako aj jeho článku 4.

Článok 2 Obmedzenia 1. V súlade s článkom 25 ods. 1 nariadenia môže Dvor audítorov v jednotlivých prípadoch obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 20, 35 a 36, ako aj článku 4 tohto nariadenia v rozsahu, v akom jeho ustanovenia zodpovedajú právam a povinnostiam stanoveným v článkoch 14 až 20, ak: a) vykonáva audity na základe článku 287 ZFEÚ. Príslušné obmedzenia môžu vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. c), g), h) nariadenia; b) vedie administratívne vyšetrovania, konania pred začatím disciplinárneho konania, disciplinárne konania a konania o pozastavení výkonu funkcie na základe článku 86 Služobného poriadku úradníkov Európskej únie (1) (ďalej len „služobný poriadok“) a v súlade s prílohou IX k tomuto služobnému poriadku. Príslušné obmedzenia môžu vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. b), c), d), f), g), h) nariadenia; c) vybavuje interné a externé sťažnosti voči zamestnancovi alebo členovi EDA. Príslušné obmedzenia môžu vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. h) nariadenia; d) vykonáva predbežné činnosti týkajúce sa prípadov potenciálnych nezrovnalostí oznámených úradu OLAF. Príslušné obmedzenia môžu vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. b), c), h) nariadenia; e) zabezpečí, aby zamestnanci Dvora audítorov mohli dôverne poskytovať informácie o závažných nezrovnalostiach, o ktorých sa dozvedia pri výkone svojich povinností, v súlade s rokovacím poriadkom Dvora audítorov na účely poskytovania informácií v prípade závažných nezrovnalostí (oznamovanie protispoločenskej činnosti). Príslušné obmedzenia môžu vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. f), h) nariadenia; f) zabezpečí, aby zamestnanci Dvora audítorov, ktorí sa domnievajú, že boli vystavení obťažovaniu, mohli v súlade s rozhodnutím Dvora audítorov č. 26-2017 o politike na udržiavanie vyhovujúceho pracovného prostredia a boj proti psychickému a sexuálnemu obťažovaniu dôverne požiadať o poradenstvo a podporu od vedúceho pracovníka, kontaktnej osoby, lekára Dvora audítorov alebo mediátora. Príslušné obmedzenia môžu vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. f), h) nariadenia; g) vykonáva vnútorné audity v súlade s rozhodnutím Dvora audítorov č. 38–2016 upravujúcim vykonávacie predpisy k rokovaciemu poriadku Dvora audítorov. Príslušné obmedzenia môžu byť založené na článku 25 ods. 1 písm. c), g), h) nariadenia; h) zabezpečuje prístup dotknutých osôb k zdravotným údajom psychologickej alebo psychiatrickej povahy, ktoré sa ich týkajú, podľa článku 26a služobného poriadku a článkov 16 a 91 podmienok zamestnávania ostatných zamestnancov, ak by priamy prístup k takýmto údajom mohol predstavovať riziko pre zdravie dotknutej osoby alebo k údajom o zdravotnom stave, ak by výkon tohto práva nepriaznivo ovplyvnil práva a slobody dotknutej osoby alebo iných subjektov. Príslušné obmedzenia môžu vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. h) nariadenia; i) zabezpečuje vnútornú bezpečnosť na Dvore audítorov, t. j. bezpečnosť osôb, majetku a informácií vrátane vykonávania vyšetrovaní vnútornej bezpečnosti, prípadne s externým zapojením (CERT-EU, vnútroštátne policajné orgány atď.). Príslušné obmedzenia môžu vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. a), b), c), d), g), h) nariadenia; j) zabezpečuje, aby zodpovedná osoba mohla vykonávať vyšetrovania v súlade s článkom 45 ods. 2 nariadenia. Príslušné obmedzenia môžu vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. d), g), h) nariadenia; k) poskytuje pomoc a spoluprácu iným inštitúciám, orgánom, úradom a agentúram EÚ alebo prijíma takúto pomoc a spoluprácu od iných inštitúcií, orgánov, úradov a agentúr EÚ. Príslušné obmedzenia môžu vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. c), d), g), h) nariadenia; l) poskytuje pomoc a spoluprácu verejným orgánom členských štátov EÚ, tretím krajinám a medzinárodným organizáciám alebo prijíma takúto pomoc a spoluprácu zo strany verejných orgánov členských štátov EÚ, tretích krajín a medzinárodných organizácií, a to na ich žiadosť alebo z vlastnej iniciatívy. Príslušné obmedzenia môžu vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. c), g), h) nariadenia; m) spracúva osobné údaje v dokumentoch získaných účastníkmi konania alebo vedľajšími účastníkmi konania v rámci súdneho konania pred Súdnym dvorom Európskej únie. Príslušné obmedzenia môžu vychádzať z článku 25 ods. 1 písm. e) nariadenia. 2. Kategórie údajov zahŕňajú identifikačné údaje fyzickej osoby, kontaktné údaje, profesijné zaradenie a úlohy, informácie o súkromnom a profesionálnom správaní a výkonnosti a finančné údaje. 3. Každé obmedzenie musí dodržiavať podstatu základných práv a slobôd v demokratickej spoločnosti a byť nevyhnutné a primerané. 4. Pred uplatnením obmedzení prevádzkovateľ a zodpovedná osoba vykonávajú v jednotlivých prípadoch test nevyhnutnosti a primeranosti. Obmedzenia sa vzťahujú len na to, čo je nevyhnutne potrebné na dosiahnutie stanovených cieľov. 5. Dvor audítorov zaznamená dôvody pre uplatnené obmedzenia, právny základ, posúdenie rizík pre práva a slobody dotknutých osôb, ktorých osobné údaje môžu podliehať obmedzeniam, a posúdenie nevyhnutnosti a primeranosti obmedzenia. Záznam a prípadne dokumenty obsahujúce základné faktické a právne prvky sú súčasťou ad hoc registra, ktorý sa na požiadanie sprístupní európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov (ďalej len „EDPS“). Dokumentácia týkajúca sa obmedzení vzťahujúcich sa na zdravotnú dokumentáciu sa zaznamenáva len v príslušnej zdravotnej zložke. 6. Pri spracúvaní osobných údajov vymieňaných s inými organizáciami v rámci svojich úloh Dvor audítorov konzultuje s týmto organizáciami a tieto organizácie konzultujú s Dvorom audítorov o možných relevantných dôvodoch na uloženie obmedzení a o nevyhnutnosti a primeranosti obmedzení, pokiaľ by to neohrozilo činnosť Dvora audítorov.

Článok 3 Monitorovanie obmedzení a preskúmanie 1. Obmedzenia uvedené v článku 2 sa uplatňujú dovtedy, kým platia dôvody, ktoré ich opodstatňujú. 2. Dvor audítorov preskúma uplatňovanie obmedzenia každých šesť mesiacov od jeho prijatia. Preskúmanie musí byť vykonané i v prípade, že sa zmenia podstatné prvky daného prípadu.

Článok 4 Záruky 1. Dvor audítorov zavedie záruky, ktoré zabránia zneužitiu osobných údajov, ktoré môžu podliehať obmedzeniam, nezákonnému prístupu k nim alebo ich prenosu. Tieto záruky zahŕňajú technické a organizačné opatrenia a sú podľa potreby podrobne opísané vo vnútorných rozhodnutiach, v postupoch a vo vykonávacích predpisoch Dvora audítorov. Tieto záruky zahŕňajú: a) zodpovedajúce vymedzenie úloh, povinností a procesných krokov; b) v prípade potreby zabezpečené elektronické prostredie, ktorým sa predchádza nezákonnému alebo náhodnému prístupu neoprávnených osôb k elektronickým údajom či ich prenosu neoprávneným osobám; c) v prípade potreby zabezpečenie uloženia a spracovania papierových dokumentov.

Článok 5 Informácie, ktoré sa majú oznámiť zodpovednej osobe, a preskúmanie zo strany zodpovednej osoby 1. Zodpovedná osoba je bezodkladne informovaná vždy, keď sú obmedzené práva dotknutej osoby v súlade s týmto rozhodnutím, a poskytne sa jej prístup k záznamu a všetkým dokumentom obsahujúcim základné faktické a právne prvky. 2. Zodpovedná osoba môže predložiť žiadosť o preskúmanie uplatňovania obmedzenia. Dvor audítorov písomne informuje zodpovednú osobu o výsledku žiadosti. 3. Zapojenie zodpovednej osoby do postupu súvisiaceho s obmedzeniami, vrátane výmeny informácií, sa náležitým spôsobom zdokumentuje.

Článok 6 Informácie poskytované dotknutým osobám o obmedzení ich práv 1. Dvor audítorov uverejní na svojom webovom sídle všeobecné informácie o obmedzení práv dotknutých osôb opísaných v článku 2. Musí byť pritom vysvetlený rozsah obmedzenia, základné dôvody a možná dĺžka jeho platnosti. 2. Ak Dvor audítorov použije článok 2 tohto rozhodnutia, bez zbytočného odkladu a písomnou formou informuje dotknuté osoby o hlavných dôvodoch, na ktorých je použitie obmedzenia založené, a o práve dotknutých osôb podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov a dožadovať sa súdneho prostriedku nápravy na Súdnom dvore Európskej únie. 3. Dvor audítorov môže odložiť, vynechať alebo odmietnuť poskytnutie informácií týkajúcich sa dôvodov obmedzenia uvedeného v odseku 2, pokiaľ by sa tým zrušil účinok obmedzenia. Toto posúdenie sa vykonáva jednotlivo.

Článok 7 Oznámenie porušení ochrany osobných údajov dotknutým osobám Ak Dvor audítorov obmedzí oznamovanie prípadov porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe, ako sa uvádza v článku 35 nariadenia, zaznamená a uvedie obmedzenia v súlade s článkom 2 ods. 5 tohto rozhodnutia.

Článok 8 Dôvernosť elektronickej komunikácie 1. Dvor audítorov môže za výnimočných okolností a v súlade s ustanoveniami smernice 2002/58/ES o súkromí a elektronických komunikáciách obmedziť právo na dôvernosť elektronických komunikácií, ako sa uvádza v článku 36 nariadenia. V tomto prípade Dvor audítorov podrobne uvedie okolnosti, dôvody, relevantné riziká a súvisiace záruky v osobitných vnútorných predpisoch. 2. Ak Dvor audítorov obmedzí právo na dôvernosť elektronických komunikácií, informuje dotknutú osobu vo svojej odpovedi na žiadosť o hlavných dôvodoch, na ktorých je uplatnenie obmedzenia založené, a o možnosti podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov alebo dožadovať sa súdneho prostriedku nápravy na Súdnom dvore Európskej únie. 3. Dvor audítorov môže odložiť, vynechať alebo odmietnuť poskytnutie informácií týkajúcich sa dôvodov obmedzenia uvedeného v odsekoch 1 a 2, pokiaľ by sa tým zrušil účinok obmedzenia. Toto posúdenie sa vykonáva jednotlivo.

Článok 9 Nadobudnutie účinnosti Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť dňom jeho uverejnenia v Úradnom vestníku Európskej únie.

V Luxemburgu 20. mája 2021 Za Dvor audítorov Klaus-Heiner LEHNE predseda

(1) Nariadenie Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 z 29. februára 1968, ktorým sa ustanovuje Služobný poriadok úradníkov a Podmienky zamestnávania ostatných zamestnancov Európskych spoločenstiev (Ú. v. ES L 56, 4.3.1968, s. 1).