“EURÓPSKY ÚRAD PRE BOJ PROTI PODVODOM (OLAF)

ROKOVACÍ PORIADOK DOZORNÉHO VÝBORU OLAF

OBSAH

ÚLOHY A PRÁVOMOCI DOZORNÉHO VÝBORU

Článok 1 Úlohy

Článok 2 Právomoci

HLAVA II – ZLOŽENIE A FUNGOVANIE DOZORNÉHO VÝBORU

Článok 3 Zloženie

Článok 4 Etika

Článok 5 Predsedníctvo

Článok 6 Zasadnutia

Článok 7 Pracovné metódy

Článok 8 Spravodajcovia

Článok 9 Kontroly, štúdie a odborné rady

Článok 10 Postup hlasovania

Článok 11 Zápisnica

Článok 12 Sekretariát

HLAVA III – VÝKON PRÁVOMOCÍ

Článok 13 Opatrenia prijaté v súvislosti s informáciami generálneho riaditeľstva

Článok 14 Správa o činnosti

Článok 15 Vydanie stanoviska vo veci vymenovania generálneho riaditeľa

Článok 16 Disciplinárny postup proti generálnemu riaditeľovi

Článok 17 Dôvernosť a spracovanie osobných údajov

Článok 18 Rozpočet

HLAVA IV – PRECHODNÉ A ZÁVEREČNÉ OPATRENIA

Článok 19 Revízia, zmena a doplnenie rokovacieho poriadku

Článok 20 Nadobudnutie účinnosti a uverejnenie rokovacieho poriadku

DOZORNÝ VÝBOR,

so zreteľom na článok 11 ods. 6 nariadenia (ES) č. 1073/1999 Európskeho parlamentu a Rady z 25. mája 1999 o vyšetrovaniach vykonávaných Európskym úradom pre boj proti podvodom (OLAF) (1),

so zreteľom na článok 11 ods. 6 nariadenia (Euratom) č. 1074/1999 Európskeho parlamentu a Rady z 25. mája 1999 o vyšetrovaniach Európskeho úradu pre boj proti podvodom (OLAF) (2),

PRIJAL TENTO ROKOVACÍ PORIADOK:

HLAVA I

ÚLOHY A PRÁVOMOCI DOZORNÉHO VÝBORU

Článok 1

Úlohy

Dozorný výbor Európskeho úradu pre boj proti podvodom (OLAF) vykonáva úlohy stanovené v nariadení (ES) č. 1073/1999 a nariadení (Euratom) č. 1074/1999.

Článok 2

Právomoci

1. Plnením svojich úloh vykonáva Dozorný výbor právomoci stanovené v nariadení (ES) č. 1073/1999 a nariadení (Euratom) č. 1074/1999 a iných platných ustanoveniach.

2. Za účelom riadneho monitorovania implementácie vyšetrovacej funkcie OLAF môže Dozorný výbor v spolupráci s OLAF stanoviť podrobné pravidlá takéhoto monitorovania. V rámci týchto pravidiel sa stanovujú takisto mechanizmy dôverného zaobchádzania s informáciami a dokumentmi OLAF a vymedzujú iné záležitosti spoločného záujmu.

3. Dozorný výbor prijíma primerané rozhodnutia o informáciách, ktoré mu poskytuje generálny riaditeľ OLAF v súlade s článkom 11 ods. 7 nariadenia (ES) č. 1073/1999 a článkom 11 ods. 7 nariadenia (Euratom) č. 1074/1999.

4. Dozorný výbor vykonáva svoje právomoci v súlade s ustanoveniami hlavy III.

HLAVA II

ZLOŽENIE A FUNGOVANIE

Článok 3

Zloženie

1. Zloženie, spôsob vymenovania a funkčné obdobie členov Dozorného výboru sú stanovené v nariadení (ES) č. 1073/1999 a nariadení (Euratom) č. 1074/1999.

2. Ak člen Dozorného výboru nemôže vykonávať svoj mandát vo výbore alebo sa svojho mandátu vzdá, oznámi to primeraným spôsobom predsedovi výboru, aby bolo možné prijať primerané opatrenia.

Článok 4

Etika

1. V súlade s článkom 11 ods. 5 nariadenia (ES) č. 1073/1999 a článku 11 ods. 5 nariadenia (Euratom) č. 1074/1999 nemôžu členovia Dozorného výboru pri vykonávaní svojich právomocí hľadať ani prijímať pokyny od žiadnej vlády alebo inštitúcie, orgánu, úradu či agentúry.

2. Podobne sa v súlade s rozhodnutiami o ich vymenovaní nemôžu zaoberať žiadnou záležitosťou, na ktorej sú priamo alebo nepriamo osobne zaangažovaní, predovšetkým pokiaľ ide o záležitosti rodinnej alebo finančnej povahy, ktoré by mohli negatívne ovplyvniť ich nezávislosť.

Dôsledne rešpektujú dôvernú povahu spisov, ktoré im boli predložené, a rokovaní.

3. Členovia Dozorného výboru informujú Dozorný výbor o akejkoľvek situácii, ktorá by mohla ohroziť ktorúkoľvek zo zásad riadenia jeho činnosti uvedených v odsekoch 1 a 2, aby výbor mohol prijať primerané opatrenia.

Článok 5

Predsedníctvo

1. Dozorný výbor volí predsedu spomedzi svojich členov väčšinou hlasov svojich členov.

2. Predseda je volený na funkčné obdobie jedného roku a môže byť opätovne zvolený. Voľby sa uskutočňujú na poslednom zasadnutí, ktorému predsedá predchádzajúci predseda.

3. Ak predseda nemôže z akýchkoľvek dôvodov dlhodobo vykonávať svoje úlohy, informuje o tom členov výboru. V tomto prípade bude zvolený nový predseda postupom ustanoveným v odseku 1.

4. Predseda zastupuje Dozorný výbor a predsedá jeho zasadnutiam. Dohliada na primeraný priebeh jeho činnosti. Zvoláva zasadnutia výboru a stanovuje miesto, dátum a čas ich konania. Vypracováva návrh programu rokovania a dohliada na implementáciu rozhodnutí výboru.

5. Ak predseda nemôže dočasne vykonávať svoje úlohy, môže požiadať členov výboru, aby ho zastupovali.

6. Ak je predseda neprítomný a postup podľa odseku 5 nebol uplatnený, vykonáva úrad predsedu najstarší člen.

7. Predseda má právomoc zasielať listy, ktoré sa týkajú činností Dozorného výboru, alebo odpovedať na ne. Predseda informuje členov výboru o listoch, ktoré mu boli doručené alebo na ktoré odpovedal.

Článok 6

Zasadnutia

1. Dozorný výbor vykonáva svoje právomoci, keď zasadá ako orgán. Zasadnutia sa konajú aspoň desaťkrát do roka. Je uznášaniaschopný len v prípade, keď je prítomná väčšina jeho členov. Okrem toho zasadá na základe iniciatívy predsedu alebo žiadosti väčšiny jeho členov.

2. Okrem prípadov, ktoré predseda považuje za naliehavé, sa oznámenia o zasadnutiach zasielajú v dostatočnom časovom predstihu tak, aby boli príjemcom doručené aspoň jeden týždeň pred príslušným zasadnutím. Oznámenie by malo obsahovať návrh programu rokovania a dokumenty potrebné na rokovanie, pokiaľ povaha týchto dokumentov nie je taká, že ich nemožno priložiť. Konečný program rokovania sa schvaľuje na začiatku zasadnutia.

3. Ktorýkoľvek z členov môže predsedu požiadať, aby do návrhu programu rokovania zahrnul body alebo osobitné záležitosti, príp. ich k návrhu programu rokovania pripojil.

4. Na žiadosť generálneho riaditeľa OLAF môže predseda zvolať Dozorný výbor alebo zahrnúť body do programu rokovania. K návrhom generálneho riaditeľa sú pripojené potrebné dokumenty.

5. Dozorný výbor môže pozvať generálneho riaditeľa OLAF na svoje zasadnutia a požiadať ho, aby participoval na činnostiach, ktoré súvisia s jeho prácou. Ďalších členov OLAF možno pozvať na zasadnutia výboru, ak je ich účasť na zasadnutí považovaná za potrebnú. Takéto pozvania by sa mali uskutočňovať prostredníctvom generálneho riaditeľa OLAF.

Generálny riaditeľ OLAF je informovaný o bodoch programu rokovania, ktoré súvisia s účasťou osôb uvedených v prvom pododseku.

6. Akéhokoľvek zástupcu inštitúcií, orgánov, úradov alebo agentúr Spoločenstiev, členských štátov alebo asociovaných štátov možno požiadať, aby sa zúčastnili na práci Dozorného výboru, ktorá súvisí s osobitným bodom programu rokovania.

Článok 7

Pracovné metódy

1. Zasadnutia Dozorného výboru nie sú verejné. Jeho rokovania a interné dokumenty, na ktorých sa zakladajú, majú dôvernú povahu, pokiaľ výbor nerozhodne ináč.

Dokumenty a informácie predložené generálnym riaditeľom OLAF podliehajú ustanoveniam článku 287 Zmluvy o ES o ochrane a dôvernosti, článku 8 nariadenia (ES) č. 1073/1999 a článku 8 nariadenia (Euratom) č. 1074/1999.

2. Dozorný výbor určí maximálne 3 pracovné jazyky. Dokumenty a návrhy stanovísk, správ alebo rozhodnutí sa vypracovávajú v pracovných jazykoch, ktoré určil výbor. V prípade potreby môže člen výboru požiadať o preklad akéhokoľvek dokumentu do jeho vlastného jazyka.

3. Stanoviská, správy a rozhodnutia sa prijímajú na plenárnych zasadnutiach Dozorného výboru.

4. Na základe výnimky z tohto pravidla možno isté rozhodnutia prijať písomnou formou, ak Dozorný výbor schválil použitie takéhoto postupu na predchádzajúcom zasadnutí.

V naliehavých prípadoch sa predseda môže poradiť s členmi výboru písomne.

V ktoromkoľvek z týchto prípadov zašle návrh rozhodnutia členom výboru. Ak členovia výboru nevznesú námietky voči návrhu rozhodnutia v lehote, ktorú stanoví predseda, konkrétne do 5 pracovných dní od doručenia návrhu, považuje sa návrh za prijatý. Ak do piatich dní od doručenia návrhu rozhodnutia požiada člen výboru o prerokovanie návrhu vo výbore, písomný postup sa pozastaví.

Článok 8

Spravodajcovia

1. Za účelom prípravy svojich rokovaní alebo činnosti môže Dozorný výbor na návrh predsedu vymenovať spomedzi svojich členov jedného alebo viacerých spravodajcov.

2. Ak ide o záležitosť, ktorou je potrebné sa naliehavo zaoberať, môže predseda uskutočniť vymenovanie zo svojej vlastnej iniciatívy. V takom prípade o tom bezodkladne informuje členov výboru.

3. Spravodajcovia posudzujú záležitosti, ktoré im boli zverené, a predkladajú návrh správy Dozornému výboru. V prípade potreby im pomáha sekretariát výboru.

Článok 9

Kontroly, štúdie a odborné rady

V rámci svojich právomocí môže Dozorný výbor primeraným spôsobom vykonávať kontroly, uskutočňovať akékoľvek štúdie alebo získavať akékoľvek potrebné odborné rady. Takisto môže požiadať o pomoc úradníkov alebo iných spolupracovníkov OLAF či inštitúcií, orgánov, úradov alebo agentúr Spoločenstva, členských štátov alebo asociovaných štátov.

Článok 10

Postup hlasovania

1. Rozhodnutia sa prijímajú väčšinou hlasov členov Dozorného výboru o návrhu predsedu.

2. Pokiaľ ide o návrh člena výboru, môže sa prijať tajným hlasovaním.

Článok 11

Zápisnica

1. Na každom zasadnutí Dozorného výboru sa vypracovávajú zápisnice. Zápisnice sa vypracovávajú v pracovných jazykoch výboru.

2. Návrh zápisnice vypracováva sekretariát pod dohľadom predsedu a predkladá sa členom Dozorného výboru za účelom ich schválenia na jeho ďalšom zasadnutí.

3. Ktorýkoľvek člen výboru môže kedykoľvek počas schvaľovania zápisnice navrhnúť jej zmenu a doplnenie. Členovia môžu takisto požiadať o priloženie písomných vyhlásení alebo dokumentov, ktoré považujú za užitočné, k zápisnici.

4. Po schválení zápisnice ju predseda a vedúci sekretariátu podpíšu a archivujú na sekretariáte výboru. Zápisnice možno zverejniť, ak tak výbor rozhodne.

Článok 12

Sekretariát

1. V súlade s článkom 11 ods. 6 nariadenia (ES) č. 1073/1999 a článkom 11 ods. 6 nariadenia (Euratom) č. 1074/1999 pomáha sekretariát Dozornému výboru pri vykonávaní jeho úloh.

2. Dozorný výbor informuje generálneho riaditeľa OLAF o personálnych a iných zdrojoch sekretariátu potrebných na zabezpečenie vykonávania úloh výboru a kontinuity jeho práce.

3. Zamestnanci sekretariátu musia zaobchádzať s informáciami, o ktorých sa dozvedia, ako s informáciami dôvernej povahy. Touto povinnosťou sú viazaní aj po odchode zo zamestnania. Ak Dozorný výbor zistí, že člen sekretariátu porušil túto povinnosť zachovávania dôvernej povahy informácií, oznámi to predseda generálnemu riaditeľovi OLAF, aby mohol prijať primerané opatrenie.

4. Sekretariát prispieva k účinnému vykonávaniu úloh Dozorného výboru zameraných na posilňovanie nezávislosti OLAF. Pomáha predsedovi pri prípravách zasadnutí a ich vedení. Vypracováva návrh programu rokovania pre každé zasadnutie, vypracováva zápisnice zo zasadnutí, poskytuje členom výboru informácie a dokumenty, ktoré súvisia so všetkými oblasťami ich činností, pomáha pod dohľadom predsedu pri vypracovávaní textov a pomáha členom výboru predovšetkým pri vykonávaní ich funkcie spravodajcov. Za týmto účelom sa členovia sekretariátu zúčastňujú na zasadnutiach spoločne so spravodajcami, pokiaľ je to nevyhnutné pre vykonávanie ich úloh.

HLAVA III

VÝKON PRÁVOMOCÍ

Článok 13

Opatrenia prijaté v súvislosti s informáciami generálneho riaditeľstva

1. Dozorný výbor môže po preskúmaní programu činností, ktorý mu každý rok predkladá generálny riaditeľ OLAF, poskytnúť svoje stanovisko s relevantnými pripomienkami k akejkoľvek oblasti, ktorá patrí do jeho právomocí.

Takisto sa zaoberá informáciami o činnosti OLAF, ktoré mu pravidelne sprostredkováva generálny riaditeľ, a poskytuje svoje stanoviská k týmto informáciám v súlade s druhým pododsekom článku 11 ods. 1 nariadenia (ES) č. 1073/1999 a druhým pododsekom článku 11 ods. 1 nariadenia (Euratom) č. 1074/1999.

2. V súlade s článkom 11 ods. 7 nariadenia (ES) č. 1073/1999 a článkom 11 ods. 7 nariadenia (Euratom) č. 1074/1999 je Dozorný výbor pravidelne informovaný o vyšetrovaniach OLAF, výsledkoch týchto vyšetrovaní a o prijatých opatreniach. Výbor ich môže primeraným spôsobom pripomienkovať, avšak bez zasahovania do vedenia prebiehajúceho vyšetrovania.

3. Dozorný výbor skúma príčiny, kvôli ktorým nebolo možné ukončiť vyšetrovanie prebiehajúce dlhšie ako deväť mesiacov, a takisto predpokladaný dátum jeho ukončenia.

4. Výbor skúma takisto prípady, v ktorých inštitúcia, orgán, úrad alebo agentúra nekonali podľa odporúčaní generálneho riaditeľa. Takisto posudzuje prípady obštrukcie, oneskorenia alebo zamedzenia práce vyšetrovateľov OLAF za účelom prijatia primeraných opatrení.

5. Prípady, v ktorých je potrebné zaslať informácie súdnym orgánom členského štátu, sa skúmajú na základe informácii generálneho riaditeľa OLAF a v súlade s nariadením (ES) č. 1073/1999 a nariadením (Euratom) č. 1074/1999. Na tomto základe by sa mali uskutočniť takisto následné opatrenia.

6. V rámci pomoci generálnemu riaditeľovi OLAF pri vykonávaní jeho povinností môže Dozorný výbor zaujať stanovisko k otázke, akým spôsobom prispieva OLAF k vypracovávaniu a rozvoju metód boja proti podvodom a inej ilegálnej činnosti, ktorá ovplyvňuje finančné záujmy Spoločenstva.

Článok 14

Správa o činnosti

1. V súlade s článkom 11 ods. 8 nariadenia (ES) č. 1073/1999 a článkom 11 ods. 8 nariadenia (Euratom) č. 1074/1999 vypracováva Dozorný výbor ročne najmenej jednu správu o svojej činnosti a zasiela ju inštitúciám. Správa sa týka činnosti vykonávanej v kontexte právomocí výboru a obsahuje posúdenie činnosti OLAF a implementácie jeho ročného programu.

2. Správa sa vypracováva počas prvého polroku každého roku za predchádzajúci rok. Dozornému výboru ju predkladá jeden alebo viacerí spravodajcovia.

3. Môže obsahovať prílohu so stanoviskami výboru.

Takisto ju môžu dopĺňať akékoľvek správy, v ktorých výbor v súlade s článkom 11 ods. 8 nariadenia (ES) č. 1073/1999 alebo článkom 11 ods. 8 nariadenia (Euratom) č. 1074/1999 predložil Európskemu parlamentu, Rade, Komisii a Dvoru audítorov výsledky vyšetrovaní OLAF a prijatých opatrení.

4. Dozorný výbor podnikne potrebné kroky na uverejnenie správy o jeho činnostiach v Úradnom vestníku Európskej únie, potom čo ju poslal Európskemu parlamentu, Rade a Komisii.

Článok 15

Vydanie stanoviska vo veci vymenovania generálneho riaditeľa

1. Po preskúmaní žiadostí o post generálneho riaditeľa OLAF vydá Dozorný výbor stanovisko, v ktorom vysvetlí kritériá posudzovania predností kandidátov.

Takisto obsahuje stanovisko výboru ku kandidátom, ako sa ustanovuje v článku 12 ods. 2 nariadenia (ES) č. 1073/1999 a článku 12 ods. 2 nariadenia (Euratom) č. 1074/1999.

2. Ak nevydá priaznivé stanovisko k žiadnemu kandidátovi, informuje predseda Komisiu o skutočnosti, že výbor hlasoval proti predloženým žiadostiam.

Článok 16

Disciplinárny postup proti generálnemu riaditeľovi

V prípade konzultácii podľa článku 12 ods. 4 nariadenia (ES) č. 1073/1999 alebo článku 12 ods. 4 nariadenia (Euratom) č. 1074/1999 vydá Dozorný výbor odôvodnené stanovisko.

Článok 17

Dôvernosť a spracovanie osobných údajov

1. Dozorný výbor dohliada na uplatňovanie článku 8 nariadenia (ES) č. 1073/1999 a článku 8 nariadenia (Euratom) č. 1074/1999.

2. Konajúc z vlastnej iniciatívy alebo z iniciatívy generálneho riaditeľa OLAF môže Dozorný výbor rozhodnúť, že vydá stanovisko.

Článok 18

Rozpočet

1. Dozorný výbor poskytuje stanovisko k predbežnému návrhu rozpočtu, ktorý mu predložil generálny riaditeľ OLAF a ktorý je adresovaný Generálnemu riaditeľstvu Komisie pre rozpočet.

2. Sekretariát vypracováva návrhy ročného rozpočtu v súvislosti s vykonávaním úloh Dozorného výboru, ktoré budú zaslané generálnemu riaditeľovi, potom ako boli schválené výborom.

HLAVA IV

PRECHODNÉ A ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA

Článok 19

Posúdenie, zmena a doplnenie rokovacieho poriadku

1. Dozorný výbor posúdi tento rokovací poriadok do jedného roka od nadobudnutia jeho účinnosti.

2. Ktorýkoľvek člen výboru môže kedykoľvek navrhnúť zmeny a doplnenia a písomne ich predložiť predsedovi výboru. O zmenách a doplneniach sa hlasuje na prvom zasadnutí po ich predložení v súlade s postupom hlasovania ustanoveným v článku 10.

Článok 20

Nadobudnutie účinnosti a uverejnenie rokovacieho poriadku

1. Tento rokovací poriadok nadobudne účinnosť v deň, ktorý nasleduje po jeho schválení Dozorným orgánom. Týmto rokovacím poriadkom sa nahrádza predchádzajúci rokovací poriadok uverejnený v Úradnom vestníku Európskych spoločenstiev v roku 2000 (3).

2. Po jeho prijatí podnikne Dozorný výbor kroky potrebné na uverejnenie v Úradnom vestníku Európskej únie.