Úradný vestník L 021 , 24/01/2002 S. 0023 - 0027



Rozhodnutie Komisie z 23. januára 2002, ktorým sa mení a dopĺňa jej rokovací poriadok (oznámené pod číslom dokumentu C(2002) 99) (2202/47/ES, ESUO, Euratom) KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva, najmä na jej článok 218 ods. 2, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva uhlia a ocele, najmä na jej článok 16, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu, najmä na jej článok 131, so zreteľom na Zmluvu o Európskej únii, najmä na jej článok 28 ods. 1 a článok 41 ods. 1, ROZHODLA TAKTO: Článok 1 Ustanovenia o spravovaní dokumentov, ktorých znenie je pripojené k tomuto rozhodnutiu, sa týmto dopĺňajú do rokovacieho poriadku Komisie [1] vo forme prílohy. Článok 2 Zrušuje sa rozhodnutie Komisie z 18. marca 1986 o spravovaní dokumentov [2]. Článok 3 Toto nariadenie nadobúda účinnosť dňom jeho uverejnenia v Úradnom vestníku Európskych spoločenstiev. V Bruseli 23. januára 2002 Za Komisiu Romano Prodi predseda [1] Ú. v. ES L 308, 8.12.2000, s. 26. [2] SEC(86) 388. -------------------------------------------------- PRÍLOHA USTANOVENIA O SPRAVOVANÍ DOKUMENTOV Keďže: (1) Všetky aktivity a rozhodnutia Komisie v politickej, technickej, finančnej a administratívnej oblasti v konečnom dôsledku vedú k vypracovaniu dokumentov. (2) Tieto dokumenty musia byť spravované na základe pravidiel uplatňovaných generálnymi riaditeľstvami a zodpovedajúcimi útvarmi, pretože predstavujú priame spojenie medzi prebiehajúcimi aktivitami a sú tiež odrazom minulých aktivít Komisie v jej dvojitej funkcii ako európskeho orgánu a európskej verejnej správy. (3) Tieto normy musia zabezpečiť, aby bola Komisia kedykoľvek schopná poskytnúť informácie o záležitostiach, za ktoré je zodpovedná. Dokumenty a súbory uchovávané určitým generálnym riaditeľstvom alebo zodpovedajúcim útvarom musia preto uchovávať pamäť tohto orgánu, uľahčovať výmenu informácií, poskytovať dôkazy o vykonávaných operáciách a musia byť v súlade s právnymi povinnosťami príslušného útvaru. (4) Vykonávanie vyššie uvedených pravidiel si vyžaduje vybudovanie racionálnej a spoľahlivej organizačnej štruktúry v rámci každého generálneho riaditeľstva alebo zodpovedajúceho útvaru, a to na úrovni medzi útvarmi a na úrovni Komisie. (5) Vypracovanie a uplatňovanie systému zakladania súborov spolu so spoločnou nomenklatúrou pre všetky útvary Komisie, ktorá bude tvoriť súčasť aktívneho riadenia tohto orgánu, umožní organizovať súbory a zvýšiť otvorenosť a prístup k dokumentom. (6) Efektívne spravovanie dokumentov je základným predpokladom účinnej politiky verejného prístupu k dokumentom Komisie. Vybudovanie registrov obsahujúcich odkazy na dokumenty, ktoré Komisia vypracovala alebo obdržala, pomôže občanom pri uplatnení ich práva na prístup k dokumentom. Článok 1 Vymedzenie pojmov Na účely týchto ustanovení: - dokument znamená akýkoľvek obsah, ktorý Komisia vypracuje alebo obdrží a ktorý sa týka záležitosti súvisiacej s politikami, aktivitami a rozhodnutiami patriacimi do pôsobnosti tohto orgánu a do rámca jej úradných úloh, v akejkoľvek mediálnej forme (napísaný na papieri alebo uchovaný v elektronickej forme alebo ako zvukový, vizuálny alebo audiovizuálny záznam), - súbor znamená jadro, okolo ktorého sa organizujú dokumenty súvisiace s aktivitami Komisie, na účely dokazovania, odôvodňovania alebo informovania a s cieľom zabezpečenia efektívnosti práce. Článok 2 Predmet úpravy Tieto ustanovenia ustanovujú zásady spravovania dokumentov. Spravovanie dokumentov musí zabezpečovať: - náležitú tvorbu, obdržanie a uchovávanie dokumentov, - identifikáciu každého dokumentu prostredníctvom zodpovedajúcich znakov umožňujúcich jeho založenie, vyhľadávanie a jednoduchý spôsob odkazovania na príslušný dokument, - uchovávanie pamäti tohto orgánu, ponechávanie dôkazov o vykonaných aktivitách a plnenie právnych povinností príslušného útvaru, - jednoduchú výmenu informácií, - súlad so záväzkami Komisie týkajúcimi sa otvorenosti. Článok 3 Štandardné pravidlá Dokumenty sa podrobujú týmto operáciám: - registrácia, - zakladanie súborov, - uchovávanie v pamäti, - prenos súborov do historického archívu. Tieto operácie sa vykonávajú v súlade so súborom štandardných pravidiel, ktoré sa jednotne uplatňujú na všetky generálne riaditeľstvá Komisie a zodpovedajúce útvary. Článok 4 Registrácia Akonáhle určité oddelenie obdrží alebo oficiálne vypracuje určitý dokument v akejkoľvek mediálnej forme, tento dokument sa analyzuje s cieľom určiť, čo sa s ním má urobiť, a teda či sa musí alebo nemusí zaregistrovať. Dokument, ktorý vypracuje alebo obdrží určitý útvar Komisie, musí byť zaregistrovaný, ak obsahuje dôležité informácie, ktoré nie sú krátkodobého charakteru a/alebo ktoré môžu znamenať vykonanie činnosti alebo pokračovanie v určitej činnosti zo strany Komisie alebo jedného z jej útvarov. Ak je dokument vypracovaný v rámci Komisie, zaregistruje sa v útvare, v ktorom vznikol v jeho vlastnom systéme. Ak Komisia dokument obdrží, zaregistruje ho prijímajúci útvar. Akékoľvek následné spracovanie dokumentov zaregistrovaných týmto spôsobom obsahuje odkaz na ich pôvodnú registráciu. Registrácia musí umožňovať jasnú a konečnú identifikáciu dokumentov, ktoré vypracuje alebo obdrží Komisia alebo jedno z jej oddelení, aby bolo možné ich lokalizovanie v priebehu celej doby ich životnosti. Registre sa uchovávajú tak, že obsahujú odkazy na dokumenty. Článok 5 Zakladanie súborov Generálne riaditeľstvá a zodpovedajúce útvary vypracúvajú systém zakladania súborov prispôsobený ich špecifickým potrebám. Tento systém zakladania súborov, ktorý je prístupný prostredníctvom počítača, používa spoločnú nomenklatúru vymedzenú generálnym sekretariátom pre všetky útvary Komisie. Táto nomenklatúra tvorí súčasť aktívneho riadenia Komisie. Registrované dokumenty sú organizované do súborov. Vo vzťahu ku každej záležitosti, ktorá patrí do pôsobnosti generálneho riaditeľstva alebo zodpovedajúceho útvaru, sa zostavuje samostatný úradný súbor. Každý úradný súbor musí byť úplný a musí zodpovedať aktivitám útvaru zaoberajúceho sa príslušnou záležitosťou. Vytvorenie súboru a jeho vkladanie do systému zakladania súborov generálneho riaditeľstva alebo zodpovedajúceho útvaru je povinnosťou útvaru zodpovedného za činnosť, ktorá je obsiahnutá v danom súbore v súlade s praktickými opatreniami, ktoré stanovuje každé generálne riaditeľstvo alebo zodpovedajúci útvar. Článok 6 Uchovávanie Každé generálne riaditeľstvo alebo zodpovedajúci útvar zabezpečí fyzickú ochranu a krátkodobú a strednodobú prístupnosť dokumentov, za ktoré je zodpovedné, a musí byť schopné predložiť alebo obnoviť v pôvodnej podobe súbory, ku ktorým tieto dokumenty patria. Administratívne pravidlá a právne povinnosti určia minimálnu dobu, počas ktorej sa musí dokument uchovávať. Každé generálne riaditeľstvo alebo zodpovedajúci útvar určuje svoju vnútornú organizačnú štruktúru uchovávania svojich súborov. Minimálna doba uchovávania dokumentov v rámci útvarov berie do úvahy spoločný zoznam, ktorý je vypracovaný v súlade s vykonávacími predpismi uvedenými v článku 12 pre celú Komisiu. Článok 7 Posúdenie a prenos do historického archívu Bez toho, aby tým bola dotknutá minimálna doba uchovávania uvedená v článku 6, stredisko/strediská pre spravovanie dokumentov uvedené v článku 9 vykonáva/jú v pravidelných intervaloch v spolupráci s útvarmi zodpovednými za dané súbory posúdenie dokumentov a súborov, ktoré by sa mohli preniesť do historického archívu Komisie. Po vyhodnotení návrhov môže historický archív odmietnuť prenos dokumentov alebo súborov. Pri každom rozhodnutí o odmietnutí prenosu sa musia uviesť dôvody a dotknuté oddelenie je o takomto rozhodnutí informované. Súbory alebo dokumenty, ktoré sa viac nepovažujú za také, ktoré musia oddelenia uchovávať, najneskôr pätnásť rokov po ich vypracovaní prenesie centrum pre spravovanie dokumentov splnomocnené generálnym riaditeľstvom do historického archívu Komisie. Tieto súbory alebo dokumenty sa potom posudzujú v súlade s pravidlami upravenými vo vykonávacích predpisoch uvedených v článku 12 so zámerom oddeliť tie, ktoré sa musia uchovať, od tých, ktoré nemajú žiadnu administratívnu alebo historickú hodnotu. Historický archív má špeciálne sklady na uchovávanie súborov a dokumentov prenesených takýmto spôsobom. Historický archív tieto dokumenty a súbory na základe žiadosti sprístupní generálnemu riaditeľstvu alebo zodpovedajúcemu útvaru, v ktorom vznikli. Článok 8 Utajené dokumenty Utajené dokumenty sa spracúvajú v súlade s platnými bezpečnostnými predpismi. Článok 9 Strediská pre spravovanie dokumentov Každé generálne riaditeľstvo alebo zodpovedajúci útvar zriadi alebo zachová, berúc do úvahy svoju štruktúru alebo obmedzenia, jedno alebo viacero stredísk pre spravovanie dokumentov. Úlohou stredísk pre spravovanie dokumentov je zabezpečiť, aby dokumenty vypracované alebo obdržané v rámci ich generálneho riaditeľstva alebo zodpovedajúceho útvaru boli spravované v súlade s platnými predpismi. Článok 10 Úradníci zodpovední za spravovanie dokumentov Každý generálny riaditeľ alebo vedúci útvaru vymenuje úradníka zodpovedného za spravovanie dokumentov. Na účely vybudovania moderného a výkonného systému spravovania dokumentov a záznamov úloha úradníka zodpovedného za spravovanie dokumentov je: - identifikovať typy dokumentu a súboru špecifické pre oblasť činnosti generálneho riaditeľstva alebo zodpovedajúceho útvaru, - vypracovať a aktualizovať inventár existujúcich špecifických databáz a systémov, - vypracovať systém zakladania súborov generálneho riaditeľstva alebo zodpovedajúceho útvaru, - vypracovať pravidlá a postupy špecifické pre generálne riaditeľstvo alebo zodpovedajúci útvar, ktoré sa používajú pri spravovaní dokumentov a súborov, a zabezpečiť ich uplatňovanie, - organizovať v rámci generálneho riaditeľstva alebo zodpovedajúceho útvaru odborné vzdelávanie pracovníkov zodpovedných za výkon, kontrolu a monitorovanie pravidiel spravovania dokumentov upravených v týchto ustanoveniach. Úradník zodpovedný za spravovanie dokumentov zabezpečí horizontálnu koordináciu medzi strediskom/strediskami pre spravovanie dokumentov a ostatnými príslušnými útvarmi. Článok 11 Skupina fungujúca medzi útvarmi Zriadi sa skupina fungujúca medzi útvarmi, ktorá pozostáva z úradníkov zodpovedných za spravovanie dokumentov. Predsedá jej generálny tajomník a jej úlohou je: - zabezpečiť správne a jednotné uplatňovanie týchto ustanovení v rámci útvarov, - zaoberať sa akýmikoľvek otázkami, ktoré sa môžu objaviť v dôsledku ich uplatňovania, - prispieť k príprave vykonávacích predpisov uvedených v článku 12, - postupovať požiadavky generálnych riaditeľstiev a zodpovedajúcich útvarov s ohľadom na opatrenia, ktoré sa týkajú odborného vzdelávania a podporných opatrení. Skupinu fungujúcu medzi útvarmi zvoláva jej predseda buď na podnet predsedu, alebo na žiadosť generálneho riaditeľstva alebo zodpovedajúceho útvaru. Článok 12 Vykonávacie predpisy Pravidlá vykonávania týchto ustanovení prijíma a pravidelne aktualizuje generálny tajomník po dohode s generálnym riaditeľom pre personál a administratívu, konajúc na základe návrhu skupiny fungujúcej medzi útvarmi, ktorá pozostáva z úradníkov zodpovedných za spravovanie dokumentov. Pri aktualizácii sa zohľadňuje najmä: - vývoj nových informačných a komunikačných technológií, - zmeny v oblasti vied, ktoré sa týkajú práce s dokumentmi, a výsledky výskumu v rámci spoločenstva a na medzinárodnej úrovni, vrátane vzniku nových noriem v danej oblasti, - povinnosti Komisie, ktoré sa týkajú otvorenosti a prístupu verejnosti k dokumentom a dokumentačným registrom, - vývoj v oblasti štandardizácie a prezentácie dokumentov Komisie a dokumentov jej útvarov, - platné predpisy o dôkazovej hodnote elektronických dokumentov. Článok 13 Uplatňovanie týchto ustanovení v útvaroch Každý generálny riaditeľ alebo vedúci útvaru zabezpečí vytvorenie potrebnej organizačnej, administratívnej a fyzickej štruktúry a vyčlení zamestnancov potrebných na uplatňovanie týchto ustanovení a vykonávacích predpisov v jednotlivých útvaroch. Článok 14 Informácie, odborné vzdelávanie a podpora Generálny sekretariát a generálne riaditeľstvo pre personál a administratívu zabezpečia prijatie potrebných opatrení v oblasti informácií, odborného vzdelávania a podpory s cieľom zabezpečenia vykonávania a uplatňovania týchto ustanovení v rámci generálnych riaditeľstiev a zodpovedajúcich útvarov. Pri určovaní opatrení, ktoré sa týkajú odborného vzdelávania, sa náležite zohľadnia požiadavky generálnych riaditeľstiev a zodpovedajúcich útvarov, ktoré sa týkajú odborného vzdelávania a podporných opatrení, tak ako ich vymedzí skupina fungujúca medzi útvarmi, ktorá pozostáva z úradníkov zodpovedných za spravovanie dokumentov. Článok 15 Súlad s ustanoveniami Generálny sekretariát je v spolupráci s generálnymi riaditeľmi a vedúcimi útvarov zodpovedný za zabezpečenie súladu s týmito ustanoveniami. --------------------------------------------------