SK Úradný vestník Európskej únie C 68/1

USTANOVENIA VNÚTORNÝCH PREDPISOV EUROJUSTU TÝKAJÚCE SA SPRACOVANIA A OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

(Text prijatý jednomyseľne kolégiom Eurojustu na zasadnutí 21. októbra 2004 a schválený Radou 24. februára 2005)

(2005/C 68/01)

Hlava I

Definície

Článok 1

Definície

Na účely tohto rokovacieho poriadku a všetkých ostatných textov, ktoré ho vykonávajú:

a) „Rozhodnutie o Eurojuste“ znamená rozhodnutie Rady z 28. februára 2002, ktorým sa zriaďuje Eurojust s cieľom posilniť boj proti závažným trestným činom, ktoré bolo zmenené rozhodnutím Rady z 18. júna 2003;

b) „Kolégium“ znamená kolégium Eurojustu, ako je uvedené v článku 10 Rozhodnutia o Eurojuste;

c) „Národný člen“ znamená národného člena, ktorého každý členský štát vysiela do Eurojustu, ako je uvedené v článku 2 ods. 1 Rozhodnutia o Eurojuste;

d) „Asistent“ znamená osobu, ktorá môže asistovať národnému členovi, ako je uvedené v článku 2 ods. 2 Rozhodnutia o Eurojuste;

e) „Zamestnanci Eurojustu“ znamenajú správneho riaditeľa, ako je uvedené v článku 29 Rozhodnutia o Eurojuste, a tiež zamestnancov uvedených v článku 30 Rozhodnutia o Eurojuste;

f) „Úradník pre ochranu údajov“ znamená osobu menovanú v súlade s článkom 17 Rozhodnutia o Eurojuste;

g) „Spoločný dozorný orgán“ znamená nezávislý orgán zriadený v súlade s článkom 23 Rozhodnutia o Eurojuste;

h) „osobné údaje“ znamenajú akúkoľvek informáciu, ktorá sa týka identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby („dotknutej osoby“); identifikovateľná osoba je ten, kto môže byť priamo alebo nepriamo identifikovaný najmä s odvolaním sa na identifikačné číslo, alebo na jeden alebo viacero faktorov špecifických pre jeho alebo jej fyzickú, fyziologickú, duševnú, hospodársku, kultúrnu alebo spoločenskú identitu;

i) „spracovanie osobných údajov“ („spracovanie“) znamená akúkoľvek operáciu alebo súbor operácií, ktorá sa vykonáva s osobnými údajmi, či už automatickými prostriedkami, ako sú zber, zaznamenávanie, organizácia, ukladanie, úprava alebo zmena, vyhľadávanie, nahliadnutie, používanie, prezradenie prenosom, šírenie alebo sprístupnenie iným spôsobom, usporiadanie alebo kombinácia, blokovanie, vymazanie alebo zničenie, alebo nie;

j) „systém súborov osobných údajov“ („systém súborov“) znamená akúkoľvek štruktúrovanú zostavu osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa konkrétnych kritérií, či už centralizované, decentralizované, alebo rozložené na funkčnej alebo geografickej báze;

k) „prevádzkovateľ“ znamená osobu, ktorá sama alebo v spojení s inými určuje účely a prostriedky spracovania osobných údajov; tam, kde sú účely a prostriedky spracovania stanovené vnútroštátnymi alebo európskymi zákonmi a nariadeniami, ten, kto, spracovanie riadi, alebo konkrétne kritéria na jeho menovanie môžu byť navrhnuté na základe vnútroštátneho alebo európskeho práva;

l) „spracovateľ“ znamená fyzickú alebo právnickú osobu, štátny orgán, agentúru alebo akýkoľvek iný orgán, ktorý spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa;

m) „tretia strana“ znamená akúkoľvek fyzickú alebo právnickú osobu, štátny orgán, agentúru alebo akýkoľvek orgán, ktorý nie je dotknutou osobou, prevádzkovateľom, spracovateľom ani osobou, ktorá je, pod priamym dohľadom prevádzkovateľa alebo spracovateľa, poverená spracovať údaje; a

n) „príjemca“ znamená fyzickú alebo právnickú osobu, štátny orgán, agentúru alebo akýkoľvek iný orgán, pre ktorý sa údaje poskytujú, či je to tretia strana alebo nie;

Hlava II

Rozsah uplatňovania a štruktúra

Článok 2

Rozsah uplatňovania

1. Súčasný rokovací poriadok sa uplatňuje na spracovávanie osobných údajov Eurojustom, ktoré sa uskutočňuje úplne alebo čiastočne automatickými prostriedkami, a na spracovávanie inými ako automatickými prostriedkami u tých osobných údajov, ktoré tvoria časť systému súborov alebo sú určené, aby tvorili časť systému súborov v súlade s Rozhodnutím o Eurojuste.

2. Súčasný rokovací poriadok sa uplatňuje na všetky informácie, ktoré Eurojust zhromaždí a ďalej spracuje, to znamená informácie, ktoré zostavil alebo prijal a ktoré sú v jeho vlastníctve a týkajú sa záležitostí spojených s politikami, činnosťami a rozhodnutiami patriacimi do oblasti pôsobnosti Eurojustu.

3. Súčasný rokovací poriadok sa neuplatňuje na informácie, ktoré sa zaslali národnému členovi Eurojustu výlučne v súvislosti s jeho/jej súdnou právomocou, ako je uvedené v článku 9 ods. 3 Rozhodnutia o Eurojuste.

Článok 3

Štruktúra

1. Všetky osobné údaje sa posudzujú ako súvisiace s prípadom alebo nesúvisiace s prípadom. Osobné údaje sa považujú za súvisiace s prípadom, ak sa spájajú s operačnými úlohami Eurojustu, ako je uvedené v článkoch 5, 6 a 7 Rozhodnutia o Eurojuste.

2. Údaje súvisiace s prípadom sa spracovávajú v súlade s hlavami III a IV. Údaje nesúvisiace s prípadom sa spracovávajú v súlade s hlavami III a V.

Hlava III

Všeobecne uplatniteľné zásady v Eurojuste

Článok 4

Právo na súkromie a ochranu údajov

Eurojust koná tak, aby plne rešpektoval ľudské práva a základné slobody jednotlivcov a najmä ich právo na súkromie vzhľadom na spracovanie ich osobných údajov, bez ohľadu na štátnu príslušnosť a miesto pobytu.

Článok 5

Zásady zákonnosti a spravodlivosti, primeranosti a potreby spracovania

1. Osobné údaje sa musia spracovať spravodlivo a zákonným spôsobom.

2. Eurojust spracováva iba osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné, vhodné, relevantné a nie nadmerné vzhľadom na účely, na ktoré sa zhromažďujú alebo ďalej spracovávajú.

3. Eurojust vymedzí svoje operácie spracovania a systémy v súlade s cieľom zhromažďovania a ďalšieho spracovania iba tých osobných údajov, ktoré sú nevyhnutné, ako je uvedené v odseku 2. Dôležité sú najmä možnosti používania krycích mien alebo udržiavania údajov v anonymite, pokiaľ je to možné, pričom sa berie do úvahy účel spracovania a fakt, že vynaložené úsilie je primerané.

Článok 6

Kvalita údajov

1. Eurojust zabezpečí, aby boli osobné údaje presné a, ak je to nevyhnutné, aktualizované; musí byť prijaté každé odôvodnené opatrenie na to, aby sa zabezpečilo, že údaje, ktoré sú nepresné alebo neúplné, budú vymazané alebo opravené, so zreteľom na účely, na ktoré boli zhromažďované alebo na ktoré sa ďalej spracovávajú.

2. Osobné údaje sa musia uchovávať vo formáte, ktorý neumožňuje identifikáciu dotknutých osôb podľa údajov dlhšie ako je potrebné na účely, na ktoré sa údaje zhromaždili alebo na ktoré sa ďalej spracovávali, v súlade s článkom 5 ods. 2.

Článok 7

Ochrana údajov

1. V súlade s článkom 22 Rozhodnutia o Eurojuste a súčasným rokovacím poriadkom, Eurojust uskutoční nevyhnutné technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov proti náhodnému alebo nezákonnému poškodeniu, náhodnej strate alebo neoprávnenému prezradeniu, zmene, sprístupneniu alebo neoprávnenému spôsobu spracovania. Opatrenia sa musia prijať najmä na to, aby sa zabezpečilo, že prístup k osobným údajom majú iba osoby, ktoré sú na to oprávnené.

2. Všetky prijaté opatrenia budú primerané vzhľadom na riziká, ktoré spracovávanie a povaha spracovaných údajov predstavuje.

3. Eurojust bude rozvíjať komplexnú bezpečnostnú politiku v súlade s článkom 22 ods. 2 Rozhodnutia o Eurojuste a s týmto rokovacím poriadkom. Táto politika bude v plnej miere prihliadať na citlivosť práce vykonávanej jednotkou pre justičnú spoluprácu a bude zahŕňať predpisy týkajúce sa klasifikácie dokumentov, preverovania zamestnancov pracujúcich v Eurojuste a krokov, ktoré treba uskutočniť v prípade porušenia bezpečnosti. Spoločný dozorný orgán sa bude žiadať o radu ohľadne bezpečnostnej politiky Eurojustu.

4. Všetci zodpovední zamestnanci Eurojustu sú primerane informovaní o bezpečnostnej politike Eurojustu a vyžaduje sa, aby dodržiavali technické a organizačné postupy, ktoré majú k dispozícii v súlade s uplatňovanými požiadavkami na ochranu údajov a bezpečnostnými požiadavkami.

Článok 8

Právo dotknutých osôb na informácie

1. Bez toho, aby boli dotknuté osobitné ustanovenia v hlave IV s ohľadom na údaje súvisiace s prípadom a v hlave V s ohľadom na údaje nesúvisiace s prípadom, dotknuté osoby musia dostať informácie o účele spracovania a o identite prevádzkovateľa údajov, o príjemcoch alebo kategóriách príjemcov, o existencii práva na prístup a ďalšie spracovanie údajov týkajúcich sa jeho alebo jej a všetky ďalšie informácie, ako napríklad právny podklad operácie spracovania, pre ktorú sú údaje určené, časové lehoty ukladania údajov a právo kedykoľvek sa obrátiť o pomoc na Spoločný dozorný orgán v prípade, že sú nevyhnutné ďalšie informácie, s ohľadom na účely a špecifické okolnosti, za ktorých sa údaje spracovávajú, aby sa zaručilo spravodlivé spracovanie vzhľadom na dotknutú osobu.

2. Tieto informácie musia byť poskytnuté najneskôr pri zhromažďovaní údajov od dotknutej osoby alebo pri získaní údajov od tretej strany, v čase zaznamenávania osobných údajov alebo, ak sa predpokladá prezradenie tretej strane, najneskôr v čase, keď sú údaje prvýkrát odhalené, alebo, v prípadoch uvedených v kapitole II hlavy IV tohto rokovacieho poriadku, hneď, ako je pravdepodobné, že sa neohrozia procesy spracovania, vnútroštátne vyšetrovania a stíhania ani práva a slobody tretích strán.

Článok 9

Práva dotknutých osôb na prístup, opravu, blokovanie a vymazanie

1. Dotknutá osoba má právo na prístup, opravu, blokovanie a podľa okolností na vymazanie. Eurojust vymedzí, pokiaľ je to nevyhnutné, v spolupráci so zúčastnenými príslušnými vnútroštátnymi orgánmi, postupy uľahčujúce dotknutým osobám výkon týchto práv.

2. Úradník pre ochranu údajov zabezpečí, aby boli dotknuté osoby na svoju žiadosť informované o svojich právach.

Článok 10

Utajený charakter spracovania

V súlade s článkom 25 Rozhodnutia o Eurojuste všetky osoby poverené pracovať v rámci Eurojustu a v spolupráci s ním sú viazané prísnou povinnosťou utajenia. Eurojust vykoná všetky nevyhnutné kroky na to, aby zabezpečil, že sú tieto záväzky splnené a že všetky porušenia takýchto záväzkov sa bezodkladne nahlásia úradníkovi pre ochranu údajov a vedúcemu bezpečnostného oddelenia, ktorí zabezpečia prijatie vhodných krokov.

Článok 11

Interní spracovatelia

Pokiaľ to nevyžaduje vnútroštátne alebo európske právo, osoba konajúca ako spracovateľ v rámci Eurojustu s prístupom k osobným údajom nespracuje tieto údaje inak, ako podľa pokynov prevádzkovateľa.

Článok 12

Šetrenia, žiadosti o informácie a nároky zo strany zodpovedných zamestnancov Eurojustu

1. Na účely článkov 17 ods. 2 a 17 ods. 4 Rozhodnutia o Eurojuste úradník pre ochranu údajov na požiadanie poskytne informácie týkajúce sa činností spracovania v Eurojuste ktorémukoľvek zodpovednému zamestnancovi Eurojustu. Úradník pre ochranu údajov reaguje na šetrenia a pracuje na všetkých žiadostiach o informácie alebo nárokoch týkajúcich sa údajného porušenia ustanovení Rozhodnutia o Eurojuste, tohto rokovacieho poriadku alebo iných predpisov upravujúcich spracovanie osobných údajov Eurojustom. Nikto nepocíti ujmu v súvislosti s údajným porušením ustanovení upravujúcich spracovanie osobných údajov úradníkom pre ochranu údajov.

2. Všetky osoby pracujúce v Eurojuste spolupracujú s kolégiom, s národnými členmi, s úradníkom pre ochranu údajov a so Spoločným dozorným orgánom v rámci šetrení, vyšetrovaní, auditov alebo iných činností súvisiacich s ochranou údajov.

Hlava IV

Pravidlá pre operácie spracovania súvisiace s prípadom

Kapitola I

Podmienky, za ktorých sa spracovanie osobných údajov stáva zákonným

Článok 13

Osobné údaje spracovávané v súvislosti s činnosťami súvisiacimi s prípadom

1. V súvislosti s činnosťami súvisiacimi s prípadom, pokiaľ je to nevyhnutné na dosiahnutie jeho cieľov, Eurojust spracováva osobné údaje automatizovanými prostriedkami alebo v rámci štruktúrovaných manuálnych súborov v súlade s článkami 14, 15 a 16 Rozhodnutia o Eurojuste.

2. Národný člen/národní členovia spracúvajúci osobné údaje týkajúce sa jednotlivých prípadov stanovujú účely a prostriedky spracovania osobných údajov a považuje sa preto za prevádzkovateľa, prípadne spoluprevádzkovateľov.

Článok 14

Zákonnosť a spravodlivosť spracovania

Osobné údaje sa môžu zhromažďovať a ďalej spracovávať súvislosti s činnosťami súvisiacimi s prípadom, pokiaľ je spracovanie nevyhnutné na plnenie úloh Eurojustu pri posilnení boja proti závažnej kriminalite.

Článok 15

Obmedzenie účelu

Osobné údaje spracovávané Eurojustom v rámci vyšetrovania a stíhania sa v žiadnom prípade nespracovávajú na žiadny iný účel.

Článok 16

Kvalita údajov

1. Keď členský štát alebo nezúčastnená strana zašle informácie Eurojustu v súvislosti s vyšetrovaním a stíhaním, Eurojust nezodpovedá za správnosť prijatých informácií, ale od momentu prijatia zaisťuje, že sa prijmú všetky odôvodnené opatrenia, aby sa informácie aktualizovali.

2. Ak Eurojust zaznamená nesprávnosť ovplyvňujúcu príslušné údaje, informuje o tom tretiu stranu, od ktorej informácie prijala a informáciu opraví.

Článok 17

Osobitné kategórie údajov

1. Eurojust prijme vhodné technické opatrenia, aby zabezpečil, že je úradník pre ochranu údajov automaticky informovaný o výnimočných prípadoch, v ktorých sa opiera o článok 15 ods. 4 Rozhodnutia o Eurojuste. Systém organizácie prípadov zabezpečí, že tieto údaje nemôžu byť zahrnuté do indexu uvedeného v článku 16 ods. 1 Rozhodnutia o Eurojuste.

2. Keď sa tieto údaje viažu k svedkom alebo obetiam v zmysle článku 15 ods. 2 Rozhodnutia o Eurojuste, systém organizácie prípadov nezaznamená tieto informácie, ak sa nedoloží rozhodnutie kolégia.

Článok 18

Spracovanie kategórií osobných údajov uvedených v článku 15 ods. 3 Rozhodnutia o Eurojuste

1. Eurojust prijme vhodné technické opatrenia, aby zabezpečil, že je úradník pre ochranu údajov automaticky informovaný o výnimočných prípadoch, v ktorých sa na obmedzené časové obdobie opiera o článok 15 ods. 3 Rozhodnutia o Eurojuste.

2. Keď sa tieto údaje viažu k svedkom alebo obetiam v zmysle článku 15 ods. 2 Rozhodnutia o Eurojuste, systém organizácie prípadov nezaznamená tieto informácie, ak sa nedoloží rozhodnutie prijaté aspoň dvomi národnými členmi.

Kapitola II

Práva dotknutých osôb

Článok 19

Právo dotknutých osôb na informácie

1. V súvislosti s operačnou prácou Eurojustu sa dotknutým osobám poskytnú informácie o spracovaní hneď, ako bude zrejmé, že poskytnutie týchto informácii dotknutej osobe nenaruší:

a) plnenie úloh Eurojustu pri posilnení boja proti závažným trestným činom; alebo

b) vnútroštátne vyšetrovania a trestné stíhania za pomoci Eurojustu; alebo

c) monitorovaciu, inšpekčnú alebo regulačnú úlohu spojenú, aj keď len príležitostne, s výkonom úradných právomocí v prípadoch uvedených v písmenách a) a b); alebo

d) práva a slobody tretích strán.

2. Odvolanie sa na prípady vymenované v odseku 1 sa zaznamená do dočasného pracovného súboru súvisiaceho s prípadom, pričom sa uvedie základ pre rozhodnutie, ktoré prijal národný člen/národní členovia zodpovedný za tento súbor.

Článok 20

Právo dotknutých osôb na prístup

Každý jednotlivec je oprávnený na prístup k osobným údajom, ktoré sa ho/jej týkajú a ktoré spracováva Eurojust za okolností stanovených v článku 19 Rozhodnutia o Eurojuste.

Článok 21

Postup výkonu práv dotknutých osôb

1. Jednotlivci, ktorí majú záujem uplatniť svoje práva dotknutých osôb, môžu svoje žiadosti adresovať priamo Eurojustu alebo prostredníctvom orgánu vymenovaného na tento účel v členskom štáte podľa svojho výberu, ktorý doručí žiadosť Eurojustu.

2. Žiadosti o uplatnenie práv bude riešiť národný člen/národné členovia, ktorých sa žiadosť týka a ktorý poskytne kópiu žiadosti úradníkovi pre ochranu údajov, aby ju zaregistroval.

3. Národný člen/národní členovia, ktorých sa žiadosť týka, vykonajú nevyhnutné kontroly a informujú úradníka pre ochranu údajov o rozhodnutí, ku ktorému dospeli v konkrétnom prípade. Toto rozhodnutie v plnej miere zohľadní tento rokovací poriadok a právne predpisy uplatniteľné na túto žiadosť, ako je uvedené v článku 19 ods. 3 Rozhodnutia o Eurojuste, dôvody pre odmietnutie vymenované v článku 19 ods. 4 Rozhodnutia o Eurojuste a porady s príslušnými orgánmi činnými v trestnom konaní, ktoré sa uskutočnia pred prijatím rozhodnutia, ako je uvedené v článku 19 ods. 9 Rozhodnutia o Eurojuste.

4. Ak si to prípad vyžaduje, úradník pre ochranu údajov vykoná dodatočné kontroly v systéme organizácie prípadov a informuje príslušného národného člena/národných členov, ak sa počas jeho kontroly nájdu relevantné informácie. Príslušný národný člen/národní členovia sa môžu na základe informácií poskytnutých úradníkom pre ochranu údajov rozhodnúť prehodnotiť pôvodné rozhodnutie.

5. Úradník pre ochranu údajov oznámi konečné rozhodnutie prijaté národným členom/národnými členmi, ktorých sa žiadosť týka, dotknutej osobe v súlade s článkom 19 ods. 6 Rozhodnutia o Eurojuste a informuje dotknutú osobu o možnosti odvolať sa na Spoločný dozorný orgán v prípade, že nie je spokojná s odpoveďou Eurojustu.

6. Žiadosť bude vyčerpávajúcim spôsobom riešená do troch mesiacov od prijatia. Dotknutá osoba môže postúpiť záležitosť Spoločnému dozornému orgánu, ak na svoju žiadosť nedostala odpoveď v tejto časovej lehote.

7. V prípadoch, keď sa žiadosť doručila prostredníctvom vnútroštátneho orgánu, národný člen/národní členovia zabezpečia, aby bol tento orgán informovaný o tom, že úradník pre ochranu údajov zaslal odpoveď dotknutej osobe.

8. Eurojust zabezpečí postupy spolupráce s vnútroštátnymi orgánmi určenými na to, aby sa zaoberali právami dotknutých osôb, aby sa zaistilo, že sa žiadosti riadne a v rámci časovej lehoty zašlú Eurojustu.

Článok 22

Informovanie tretích strán po oprave, blokovaní alebo vymazaní osobných údajov súvisiacich s prípadom

Eurojust zavedie vhodné technické opatrenia na zaistenie toho, aby v prípadoch, keď Eurojust opravuje, blokuje alebo vymazáva na žiadosť osobné údaje, bol automaticky vypracovaný zoznam dodávateľov a adries týchto údajov. V súlade s článkom 20 ods. 5 Rozhodnutia o Eurojuste prevádzkovateľ zabezpečí, aby boli tí, ktorí sú na zozname, informovaní o vykonaných zmenách v osobných údajoch.

Kapitola III

Otázky ochrany údajov

Článok 23

Automatizovaný systém organizácie prípadov

1. Eurojust zavedie automatizovaný systém organizácie prípadov zahrňujúci systém súborov, ktorý budú používať národní členovia pri vykonávaní činností súvisiacich s prípadom a ktorého súčasťou budú dočasné pracovné súbory a index, ako je uvedené v článku 16 Rozhodnutia o Eurojuste. Tento systém zahŕňa funkcie, ako sú organizácia spisov, popis workflow, krížové odkazy na informácie a bezpečnosť.

2. Systém organizácie prípadov schvaľuje kolégium po porade s úradníkom pre ochranu údajov, Spoločným dozorným orgánom a príslušnými zamestnancami Eurojustu a v plnej miere zohľadňuje požiadavky článku 22 a všetky ostatné príslušné ustanovenia Rozhodnutia o Eurojuste.

3. Systém organizácie prípadov umožňuje národným členom vymedziť účel a osobitné ciele, na ktoré sa dočasný pracovný súbor otvoril v rámci úloh uvedených v článkoch 5, 6 a 7 Rozhodnutia o Eurojuste.

Článok 24

Dočasné pracovné súbory a index

1. V súlade s článkom 14 ods. 4 a článkom 16 Rozhodnutia o Eurojuste zriadi Eurojust index údajov týkajúcich sa vyšetrovaní a dočasné pracovné súbory, ktoré taktiež obsahujú osobné údaje. Index aj dočasné pracovné súbory tvoria časť systému organizácie prípadov uvedeného v článku 23 a zohľadňujú obmedzenia spracovania osobných údajov stanovené v článku 15 Rozhodnutia o Eurojuste.

2. Národní členovia sú zodpovední za otvorenie nových dočasných pracovných súborov súvisiacich s prípadmi, ktorými sa zaoberajú. Systém organizácie prípadov automaticky každému novému otvorenému dočasnému pracovnému súboru pridelí referenčné číslo (identifikátor).

3. Eurojust zavedie automatizovaný systém organizácie prípadov umožňujúci národným členom, aby udržiavali osobné údaje, ktoré spracúvajú v dočasných pracovných súboroch ako dôverné alebo aby poskytli prístup k nim alebo k ich časti/častiam inému národnému členovi/členom, ktorý sa zaoberá prípadom, na ktorý sa súbor vzťahuje. Systém organizácie prípadov im umožňuje vymedziť osobitné položky osobných a neosobných údajov, ku ktorým chcú umožniť prístup inému národnému členovi/národným členom, asistentovi/asistentom alebo oprávneným zamestnancom, ktorí sú do prípadu zainteresovaní, a tiež vybrať tie položky informácií, ktoré chcú uviesť do indexu v súlade s článkami 14 a 15 Rozhodnutia o Eurojuste, pričom sa zaistí, že súčasťou indexu sa stanú minimálne tieto položky: odvolanie na dočasný pracovný súbor; typy trestných činov; zainteresované členské štáty, medzinárodné organizácie a orgány a/alebo orgány tretích štátov; účasť Európskej komisie alebo inštitúcie a subjekty EÚ; ciele a stav prípadu (otvorený/zatvorený).

4. Ak národný člen umožní prístup k dočasnému pracovnému súboru alebo jeho časti jednému alebo viacerým národným členom, systém organizácie prípadov zaistí, že oprávnení užívatelia majú prístup k príslušným častiam súboru ale nemôžu meniť údaje, ktoré vložil pôvodný autor. Oprávnení užívatelia však môžu pridávať relevantné informácie do nových častí dočasného pracovného súboru. Obdobne všetci oprávnení užívatelia systému môžu čítať informácie obsiahnuté v indexe, ale upravovať ich môže iba ich pôvodný autor.

5. Úradník pre ochranu údajov je automaticky informovaný takýmto systémom o vytvorení každého nového pracovného súboru, ktorý obsahuje osobné údaje a najmä o výnimočných prípadoch, v ktorých sa odvoláva na článok 15 ods. 3 Rozhodnutia o Eurojuste. Systém organizácie prípadov označí takéto údaje takým spôsobom, ktorý pripomenie osobe, ktorá vložila údaje do systému, povinnosť počas obmedzeného časového obdobia tieto údaje ukladať. Ak sa tieto údaje viažu k svedkom alebo obetiam v zmysle článku 15 ods. 2 Rozhodnutia o Eurojuste, systém nezaznamená tieto informácie, ak sa nedoloží rozhodnutie prijaté aspoň dvomi národnými členmi.

6. Systém organizácie prípadov automaticky informuje úradníka pre ochranu údajov o výnimočných prípadoch, v ktorých sa odvoláva na článok 15 ods. 4 Rozhodnutia o Eurojuste. Ak sa tieto údaje viažu k svedkom alebo obetiam v zmysle článku 15 ods. 2 Rozhodnutia o Eurojuste, systém nezaznamená tieto informácie, ak sa nedoloží rozhodnutie kolégia.

7. Systém organizácie prípadov zabezpečí, že výhradne osobné údaje uvedené v článku 15 ods. 1 písm. a) až i) a k) Rozhodnutia o Eurojuste sa zaznamenajú do indexu.

8. Informácie obsiahnuté v indexe musia byť dostatočné na to, aby boli v súlade s úlohami Eurojustu a najmä s cieľmi článku 16 ods. 1 Rozhodnutia o Eurojuste.

Článok 25

Súbory o vykonaných operáciách a preverovacie záznamy

1. Eurojust zabezpečí vhodné technické opatrenia na zaistenie toho, aby sa zachoval záznam o všetkých operáciách spracovania, ktoré sa s osobnými údajmi uskutočňujú. Systém organizácie prípadov zabezpečí najmä, aby sa záznam o prenose a prijatí údajov uvedených v článku 17 ods. 2 písm. b Rozhodnutia o Eurojuste uchoval na účely článku 19 ods. 3 Rozhodnutia o Eurojuste. Takýto záznam, ako to vyžaduje článok 22 Rozhodnutia o Eurojuste, zabezpečí, aby bolo možné overiť a zistiť, ktorým orgánom sa osobné údaje zaslali a ktoré osobné údaje vstupovali do systémov automatizovaného spracovania údajov a kedy a kým boli údaje zadávané.

2. Úradník pre ochranu údajov pravidelne preskúma tieto záznamy, aby mohol asistovať národným členom a kolégiu pri všetkých otázkach týkajúcich sa ochrany údajov a v prípadoch nezrovnalostí vykoná nevyhnutné šetrenia. Ak je to nevyhnutné, úradník pre ochranu údajov informuje kolégium a Spoločný dozorný orgán v súlade s postupom stanoveným v článku 17 ods. 4 Rozhodnutia o Eurojuste o všetkých porušeniach ochrany údajov zaznamenaných vo vyššie uvedených záznamoch. Úradník pre ochranu údajov zabezpečí, pokiaľ je to vhodné, aby bol informovaný správny riaditeľ, aby mohol prijať nevyhnutné opatrenia v rámci riadenia.

3. Úradník pre ochranu údajov plne sprístupní Spoločnému dozornému orgánu záznamy uvedené v odseku 1, ak je o to požiadaný.

Článok 26

Oprávnený prístup k osobným údajom

1. Eurojust prijme vhodné technické opatrenia a stanoví organizačné opatrenia, aby zaistil, že výhradne národní členovia, ich asistenti a oprávnení zamestnanci Eurojustu budú mať, na účely dosiahnutia cieľov Eurojustu, prístup k osobným údajom spracovávaným Eurojustom v rámci jeho operačných činností.

2. Tieto opatrenia zohľadňujú účely, na ktoré boli údaje zhromaždené a ďalej spracovávané, stav techniky, stupeň ochrany, ktorý vyžaduje citlivá povaha práce, ktorú Eurojust vykonáva, a požiadavky uložené článkom 22 Rozhodnutia o Eurojuste.

3. Každý národný člen Eurojustu zdokumentuje a informuje úradníka pre ochranu údajov ohľadne politiky prístupu, ktorá ho/ju oprávňuje v rámci súborov súvisiacich s prípadom v jeho alebo jej národnej sekcii. Najmä národní členovia zabezpečia, aby sa vykonali vhodné organizačné opatrenia a plnili sa a aby sa správne využili technické a organizačné opatrenia, ktoré im Eurojust poskytuje.

4. Kolégium môže povoliť iným zamestnancom Eurojustu prístup k súborom súvisiacim s prípadom, ak je to nevyhnutné na vykonávanie úloh Eurojustu.

Článok 27

Audit a kontrola

1. Úradník pre ochranu údajov monitoruje zákonnosť a súlad s ustanoveniami Rozhodnutia o Eurojuste, súčasným rokovacím poriadkom a všetkými ďalšími predpismi týkajúcimi sa spracovania osobných údajov, ktoré sú uplatniteľné na Eurojust. Za týmto účelom úradník pre ochranu údajov asistuje národným členom v otázkach ochrany údajov a poskytuje výročné správy o súlade s hore uvedenými predpismi v rámci Eurojustu. Úradník pre ochranu údajov informuje kolégium a Spoločný dozorný orgán o výsledkoch týchto správ, a tiež o každom relevantnom vývoji v rámci Eurojustu. Úradník pre ochranu údajov zabezpečí, pokiaľ je to vhodné, aby bol informovaný správny riaditeľ, aby mohol prijať nevyhnutné opatrenia v rámci riadenia.

2. Spoločný dozorný orgán vykonáva kontroly a audit v súlade s článkom 23 ods. 7 Rozhodnutia o Eurojuste.

Kapitola IV

Tok údajov k tretím stranám a organizáciám

Článok 28

Tok údajov k tretím stranám a organizáciám

1. Eurojust sa bude snažiť zaviesť dohody o spolupráci obsahujúce vhodné ustanovenia o výmene osobných údajov so všetkými partnermi, s ktorými sa výmeny údajov pravidelne uskutočňujú.

2. Bez toho, aby boli dotknuté prípady, v ktorých už takéto dohody o spolupráci existujú, Eurojust zašle osobné údaje tretej krajine alebo ktorémukoľvek zo subjektov uvedených v článku 27 ods.1 Rozhodnutia o Eurojuste, ak podliehajú Dohovoru na ochranu osôb vo vzťahu k automatickému spracovaniu osobných údajov podpísanému v Štrasburgu dňa 28. januára 1981 alebo ak je zabezpečený primeraný stupeň ochrany.

3. Rozhodnutie týkajúce sa prevodov do iných ako zmluvných strán Dohovoru Rady Európy z 28. januára 1981 prijme príslušný národný člen/národné členovia na základe hodnotenia týkajúceho sa primeranosti stupňa ochrany uskutočneného úradníkom pre ochranu údajov. Adekvátnosť úrovne ochrany sa hodnotí s ohľadom na okolnosti každého prevodu alebo kategóriu prevodov. Hodnotenie vyplýva najmä z preskúmania nasledujúcich zložiek: typ údajov, účely a trvanie spracovania, pre ktoré sa údaje prevádzajú, krajina pôvodu a krajina konečného určenia, všeobecné a sektorové právne predpisy uplatniteľné v príslušnom štáte alebo organizácii, odborné a bezpečnostné pravidlá, ktoré sú tam uplatniteľné, ako aj jestvovanie dostatočných záruk od prijímateľa prevodu. Takéto záruky môžu byť najmä výsledkom písomných dohôd zaväzujúcich prevádzkovateľa vykonávajúceho prevod a prijímateľa, ktorý nepodlieha právomoci zmluvnej strany Dohovoru. Obsah dohôd musí zahŕňať príslušné prvky ochrany údajov. V prípadoch, keď sa pri hodnotení stupňa ochrany vyskytnú problémy, úradník pre ochranu údajov sa pred vypracovaním hodnotenia špecifického prevodu poradí so Spoločným dozorným orgánom.

4. Avšak, aj keď nie sú splnené podmienky uvedené v predchádzajúcich odsekoch, môže národný člen, za výnimočných okolností vymenovaných v článku 27 ods. 6 Rozhodnutia o Eurojuste, previesť údaje do tretej krajiny s výhradným cieľom podniknutia naliehavých opatrení proti bezprostredne hroziacemu vážnemu nebezpečenstvu ohrozujúcemu osobu alebo verejnú bezpečnosť. Národný člen zdokumentuje takýto výnimočný prevod v dočasnom pracovnom súbore súvisiacom s prípadom, pričom uvedie dôvody takéhoto oznámenia a oboznámi úradníka pre ochranu údajov s takýmto oznámením. Úradník pre ochranu údajov overí, či sa takéto prevody uskutočňujú iba vo výnimočných a naliehavých prípadoch.

Kapitola V

Časové lehoty na ukladanie osobných údajov

Článok 29

Časové lehoty na ukladanie osobných údajov

1. Eurojust stanoví vhodné technické opatrenia, aby zaistil dodržanie časových lehôt na ukladanie osobných údajov uvedených v článku 21 Rozhodnutia o Eurojuste.

2. Systém organizácie prípadov zaistí najmä, aby sa vykonávala kontrola potreby ukladania údajov v dočasnom pracovnom súbore každé tri roky po ich uložení. Takáto kontrola sa musí riadne zdokumentovať v systéme, vrátane dôvodov každého prijatého rozhodnutia a jej výsledky sa automaticky oznámia úradníkovi pre ochranu údajov.

3. Systém organizácie prípadov zvlášť označí údaje zaznamenané na obmedzené časové obdobie v súlade s článkom 15 ods. 3 Rozhodnutia o Eurojuste. Pri týchto kategóriách údajov sa uskutočňuje kontrola potreby zachovania údajov každé tri mesiace a zaznamenáva sa rovnakým spôsobom ako je popísané v odsekoch 1 a 2.

4. Prevádzkovateľ, pokiaľ je to nevyhnutné, sa radí s kolégiom a s úradníkom pre ochranu údajov ohľadne každého rozhodnutia o uchovaní údajov na dlhšiu dobu po kontrole.

Hlava V

Pravidlá pre operácie spracovania nesúvisiace s prípadom

Kapitola I

Všeobecné zásady

Článok 30

Zákonnosť a spravodlivosť spracovania

Osobné údaje sa musia spracovať spravodlivo a zákonným spôsobom. Najmä, osobné údaje môžu byť spracovávané, iba ak:

a) je spracovanie nevyhnutné kvôli súladu s právnymi záväzkami, ktorým podlieha prevádzkovateľ alebo

b) je spracovanie nevyhnutné pre výkon zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba alebo aby sa na žiadosť dotknutej osoby prijali opatrenia pred uzatvorením zmluvy alebo

c) dotknutá osoba jednoznačne dala svoj súhlas alebo

d) spracovanie je nevyhnutné, aby sa ochránili životné záujmy dotknutej osoby alebo

e) spracovanie je nevyhnutné na účely legitímnych záujmov, ktoré plní prevádzkovateľ, s výnimkou, ak takéto záujmy sú prevýšené záujmami týkajúcimi sa základných práv a slobôd dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu podľa článku 4 súčasného rokovacieho poriadku.

Článok 31

Obmedzenie účelu

1. Osobné údaje sa musia spracovávať na osobitný a jasne definovaný zákonný a legitímny účel a následne sa ďalej spracovávajú iba pokiaľ sa to nevylučuje s pôvodným účelom spracovania.

2. Osobné údaje zhromaždené výslovne na zaručenie bezpečnosti alebo kontroly a organizácie spracovateľských systémov alebo operácií sa nepoužijú na akýkoľvek iný účel, s výnimkou prevencie, vyšetrovania, objasňovania a stíhania v prípadoch vážnych trestných činov.

Článok 32

Spracovanie osobitných kategórií údajov

1. Spracovanie osobných údajov poukazujúcich na rasový alebo etnický pôvod, politické názory, náboženské alebo filozofické presvedčenie alebo členstvo v odboroch, zdravie alebo sexuálny život alebo odsúdenie za trestný čin je na účely nesúvisiace s prípadom zakázané.

2. Tento zákaz sa neuplatňuje, ak:

a) dotknutá osoba poskytla výslovný súhlas so spracovaním týchto údajov alebo

b) je spracovanie nevyhnutné na účely dodržiavania konkrétnych práv a právnych záväzkov prevádzkovateľa, napríklad v oblasti daňového alebo pracovného práva, ktoré sa vzťahuje na prevádzkovateľa, alebo, pokiaľ je to nevyhnutné a pokiaľ s tým súhlasí úradník pre ochranu údajov, pod podmienkou primeraných záruk, alebo

c) spracovanie je nevyhnutné na ochranu životne dôležitých záujmov dotknutej osoby alebo inej osoby, ak je dotknutá osoba fyzicky alebo právne nespôsobilá dať svoj súhlas alebo

d) spracovanie sa týka údajov, ktoré dotknutá osoba evidentne zverejní, alebo je nevyhnutné pre ustanovenie, výkon alebo obranu právnych nárokov.

3. Údaje uvedené v odseku 1 sa spracovávajú výhradne na účely, na ktoré sa pôvodne zhromaždili.

Článok 33

Výnimky z práva dotknutých osôb na informácie

1. V súvislosti s neoperačnou prácou Eurojustu sú možné výnimky zo všeobecného pravidla o informovaní dotknutej osoby, ak by poskytnutie týchto informácii dotknutej osobe narušilo:

a) dôležitý hospodársky alebo finančný záujem členského štátu alebo Európskej únie alebo

b) ochranu dotknutej osoby alebo práv a slobôd ostatných alebo

c) národnú bezpečnosť, verejnú bezpečnosť alebo obranu členských štátov.

2. Úradník pre ochranu údajov bude informovaný o odvolaní sa na tieto výnimky.

Článok 34

Informovanie úradníka pre ochranu údajov

1. Prevádzkovateľ oznámi vopred úradníkovi pre ochranu údajov akúkoľvek operáciu spracovania alebo súbor takýchto operácií určených na splnenie jediného účelu alebo niekoľkých súvisiacich účelov.

2. Informácia, ktorá sa má poskytnúť, zahŕňa:

a) názov a adresu prevádzkovateľa a označenie organizačných častí orgánu alebo inštitúcie poverenej spracovaním osobných údajov na daný účel;

b) účel alebo účely spracovania;

c) opis kategórie alebo kategórií dotknutých osôb a údajov alebo kategórií údajov, ktoré sa ich týkajú;

d) právny podklad operácie spracovania, pre ktorú sú údaje určené;

e) príjemcov alebo kategórie príjemcov, ktorým môžu byť údaje poskytnuté; a

f) všeobecný opis umožňujúci predbežné zhodnotenie, ktoré sa má urobiť pre vhodnosť bezpečnostných opatrení.

3. Akákoľvek relevantná zmena ovplyvňujúca informácie uvedené v predchádzajúcom odseku sa bezodkladne oznámi úradníkovi pre ochranu údajov.

Článok 35

Register

1. Úradník pre ochranu údajov vedie register operácií spracovania oznámených v súlade s predchádzajúcim ustanovením.

2. Register obsahuje aspoň informácie uvedené v článku 34 ods. 2 písm. a) až f).

3. Úradník pre ochranu údajov sprístupní Spoločnému dozornému orgánu každú informáciu obsiahnutú v registri, ak sú o to požiadaní.

Článok 36

Spracovávanie osobných údajov v mene prevádzkovateľov

1. Ak operáciu spracovania vykonáva v jeho mene externý spracovateľ, prevádzkovateľ zvolí spracovateľa poskytujúceho dostatočné záruky vzhľadom na opatrenia technickej a organizačnej bezpečnosti požadované článkom 22 Rozhodnutia o Eurojuste a ďalšími príslušnými dokumentmi a zabezpečí súlad s týmito opatreniami.

2. Vykonávanie operácie spracovania prostredníctvom externého spracovateľa je upravené zmluvou alebo právnym aktom zaväzujúcim spracovateľa voči prevádzkovateľovi a stanovujúcim najmä to, že:

a) spracovateľ koná len na základe pokynov prevádzkovateľa, a

b) povinnosti týkajúce sa utajení a bezpečnosti zavedené Rozhodnutím o Eurojuste a súčasný rokovací poriadok platia aj pre spracovateľa, pokiaľ, podľa článku 16 alebo článku 17 ods. 3 druhá zarážka smernice 95/46/ES z 24. októbra 1995 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov (1), už spracovateľ nepodlieha povinnostiam so zreteľom na utajenie a bezpečnosť stanovenú vo vnútroštátnom práve jedného z členských štátov.

3. Na účely zachovania dôkazu sú časti zmluvy alebo právny akt týkajúci sa ochrany údajov a požiadaviek týkajúcich sa opatrení ohľadne utajenia a bezpečnosti v písomnej alebo v inej rovnocennej forme.

Článok 37

Automatizované individuálne rozhodnutia

Dotknutá osoba má právo nebyť predmetom rozhodnutia, ktoré má právne účinky týkajúce sa jeho alebo jej alebo významne ovplyvňuje jeho alebo ju a ktoré je založené výhradne na automatizovanom spracovaní údajov určenom na zhodnotenie určitých osobných aspektov týkajúcich sa jeho alebo jej, ako je jeho alebo jej výkon v práci, spoľahlivosť alebo správanie, pokiaľ toto rozhodnutie nie je výslovne povolené podľa vnútroštátnych alebo európskych právnych predpisov, alebo, ak je to nevyhnutné, úradníkom pre ochranu údajov. V oboch prípadoch musia byť prijaté opatrenia na zabezpečenie legitímnych záujmov dotknutej osoby, ako sú dojednania umožňujúce mu alebo jej predložiť svoje stanovisko alebo porozumieť logike spracovania.

Kapitola II:

Interné pravidlá týkajúce sa ochrany osobných údajov a súkromia v súvislosti s vnútornými telekomunikačnými sieťami

Článok 38

Rozsah úpravy

1. Bez toho, aby boli dotknuté predchádzajúce články, predpisy v tejto kapitole sa uplatňujú na spracovanie osobných údajov v súvislosti s použitím a riadením telekomunikačných sietí alebo koncových zariadení prevádzkovaných pod kontrolou Eurojustu.

2. Na účely predpisov tejto kapitoly znamená „užívateľ“ akúkoľvek fyzickú osobu používajúcu telekomunikačnú sieť alebo koncové zariadenie prevádzkované pod kontrolou Eurojustu.

Článok 39

Bezpečnosť

1. Eurojust prijme primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie bezpečného užívania telekomunikačných sietí a koncových zariadení (počítače, servery, hardvér a softvér), ak je to nevyhnutné, spoločne s poskytovateľmi verejne dostupných telekomunikačných služieb alebo poskytovateľmi verejných telekomunikačných sietí. So zreteľom na stav techniky a náklady na ich implementáciu, tieto opatrenia zaručia úroveň bezpečnosti primeranú existujúcemu riziku.

2. V prípade akéhokoľvek konkrétneho rizika porušenia bezpečnosti siete a koncových zariadení Eurojust informuje užívateľov o existencii tohto rizika a o akýchkoľvek možných nápravných opatreniach a alternatívnych komunikačných prostriedkoch.

Článok 40

Utajený charakter komunikácie

Eurojust zabezpečí utajenie komunikácie prostredníctvom telekomunikačných sietí a koncových zariadení v súlade s právom spoločenstva.

Článok 41

Prevádzkové a účtovné údaje

1. Prevádzkové údaje týkajúce sa užívateľov, ktoré sa spracúvajú na uskutočnenie hovorov a iných spojení v telekomunikačnej sieti, sa vymažú alebo sa stanú anonymnými po skončení hovoru alebo iného spojenia.

2. Výnimky z tejto všeobecnej zásady (napríklad potreba uchovať niektoré prevádzkové údaje, ak sú spojené s procesom zaznamenávania vykonaných operácií nevyhnutným pre niektoré súbory alebo na účely fakturovania súkromných hovorov) sa povoľujú iba vtedy, ak to predpokladajú interné predpisy prijaté Eurojustom po porade s úradníkom pre ochranu údajov. Ak úradník pre ochranu údajov nie je spokojný so zákonnosťou alebo vhodnosťou takýchto výnimiek, poradí sa so Spoločným dozorným orgánom.

3. Spracovanie prevádzkových a účtovných údajov vykonávajú iba osoby zaoberajúce sa účtovným, prevádzkovým alebo rozpočtovým riadením.

Článok 42

Zoznamy užívateľov

1. Osobné údaje obsiahnuté v tlačených alebo elektronických zoznamoch užívateľov a prístup k takýmto zoznamom je obmedzený v miere striktne nevyhnutnej na konkrétne účely zoznamu.

2. Takéto zoznamy sú k dispozícii výhradne užívateľom Eurojustu na interné použitie alebo na použitie v medziinštitucionálnych zoznamoch, ktoré sa považujú za vhodné.

Kapitola III

Osobitné predpisy

Článok 43

Dodatočné predpisy

Ak je to nevyhnutné, Eurojust stanoví ďalšie predpisy ohľadne spracovania osobných údajov pri operáciách nesúvisiacich s prípadom. Takéto predpisy sa oznámia Spoločnému dozornému orgánu a uverejnia v osobitných interných príručkách.

Hlava VI

Iné ustanovenia

Článok 44

Preskúmanie súčasného rokovacieho poriadku

1. Tento rokovací poriadok sa pravidelne preskúma, aby sa zhodnotila nevyhnutnosť prijatia zmien a doplnení. Každá zmena a doplnenie súčasného rokovacieho poriadku sa bude riadiť rovnakými postupmi stanovenými na jej schválenie v Rozhodnutí o Eurojuste.

2. Úradník pre ochranu údajov informuje predsedu kolégia aj Spoločný dozorný orgán, ak si myslí, že je nevyhnutná zmena a doplnenie súčasného rokovacieho poriadku.

3. Spoločný dozorný orgán upozorní kolégium na odporúčania alebo návrhy týkajúce sa zmien a doplnení súčasného rokovacieho poriadku.

Článok 45

Nadobudnutie účinnosti a uverejnenie

1. Súčasný rokovací poriadok nadobúda účinnosť dňom nasledujúcim po jeho konečnom schválení Radou.

2. Rokovací poriadok sa uverejní v Úradnom vestníku Európskej únie.

(1) Ú. v. ES L 281, 23.11.1995, s. 31.