Príloha 3

POSTUPY POSUDZOVANIA

3.1. Dokumentácia posudzovania a dôkazy

1. Dokumentácia posudzovania (pracovné dokumenty)

Audítor by mal v súlade so štandardom ISAE 3000 vypracovať dokumentáciu obsahujúcu:

— dostatočné a primerané záznamy týkajúce sa základu, z ktorého vychádza správa audítora a

— dôkazy preukazujúce, že posudzovanie bolo naplánované a vykonané v súlade so štandardom ISAE 3000 a s platnými právnymi a regulačnými požiadavkami.

„Dokumentácia“ alebo „pracovné dokumenty“ sú záznamy o vykonaných postupoch posudzovania, získaných relevantných dôkazoch a záveroch, ku ktorým audítor dospel. „Spis o posudzovaní“ je jeden alebo viacero súborov či iných pamäťových médií vo fyzickej alebo v elektronickej forme, ktoré obsahujú záznamy pozostávajúce z dokumentácie alebo pracovných dokumentov týkajúcich sa konkrétnej zákazky.

2. Dôkazy

Audítor by mal v súlade so štandardom ISAE 3000 zabezpečiť zhromaždenie dôkazov dokladajúcich audítorov záver, ako aj dôkazov o tom, že posúdenie bolo vykonané v súlade s medzinárodným rámcom IFAC (Medzinárodnej federácie účtovníkov) pre zákazky na uisťovacie služby a s medzinárodným štandardom pre zákazky na uisťovanie služby (ISAE) 3000 v prípade zákaziek na uisťovacie služby iných než audit alebo preverenie historických finančných informácií.

Audítor by mal získať dostatočné primerané dôkazy na podloženie zistení z posúdenia a vyvodenie primeraných záverov, z ktorých môžu vychádzať závery posudzovania. Audítor uplatňuje svoj odborný úsudok pri určovaní dostatočnosti a primeranosti dôkazov.

3. Uchovávanie dokumentácie posudzovania (pracovných dokumentov) <Verejný obstarávateľ môže túto časť podľa potreby odstrániť alebo upraviť>

Audítor by mal uchovávať dokumentáciu k zákazke (vrátane dôkazov týkajúcich sa poplatkov a nákladov, ako sú faktúry za hotelové ubytovanie, palubné lístky k letenkám, pokladničné bloky, časové výkazy a pod.) na účely inšpekcie vykonávanej verejným obstarávateľom, a to päť rokov po uhradení konečnej faktúry audítora za danú zákazku verejným obstarávateľom. Verejný obstarávateľ by počas tohto päťročného obdobia mal mať na požiadanie a v súlade s právnymi predpismi v krajine, v ktorej je usadená kancelária zodpovedná za posudzovanie, prístup k dokumentácii posudzovania.

4. Prístup k záznamom a dokumentom subjektu

Audítor by mal mať kedykoľvek úplný a neobmedzený prístup ku všetkým záznamom a dokumentom (vrátane účtovných záznamov, zmlúv, zápisníc zo zasadnutí, bankových záznamov, faktúr a pod.), k zamestnancom a prevádzkam subjektu, pokiaľ je to možné a relevantné z hľadiska posudzovania. Audítor môže požiadať subjekt o prístup k jeho bankám (napr. s cieľom požiadať o potvrdenie banky), konzultantom a iným osobám alebo k firmám, ktoré subjekt zapojil.

3.2. Plánovanie

1. Prípravné stretnutie so subjektom

Prípravné stretnutie s audítorom obvykle plánuje subjekt. Toto stretnutie sa koná v hlavnom sídle alebo v inej prevádzke v závislosti od toho, čo je pre obe strany najvhodnejšie a najpraktickejšie. Účelom tohto stretnutia je diskutovať o plánovaní posudzovania, práci v teréne a podávaní správ a objasniť nevyriešené otázky. Subjekt a audítor sa môžu dohodnúť na alternatívnych metódach prípravy posudzovania (napr. konferenčné hovory). Počas prípravného stretnutia môže audítor požiadať o doplňujúce informácie a dokumenty, ktoré považuje sa potrebné alebo užitočné pri plánovaní posudzovania a práci v teréne.

Subjekt by mal o tomto stretnutí informovať Komisiu, pričom zástupcovia Komisie sa na ňom môžu zúčastniť.

2. Činnosti plánovania, plán posudzovania a pracovné programy posudzovania

Audítor by mal naplánovať posudzovanie tak, aby bolo jeho vykonávanie účinné a efektívne. Vhodné plánovanie zahŕňa venovanie primeranej pozornosti dôležitým oblastiam posudzovania, rýchlu identifikáciu a vyriešenie potenciálnych problémov, ako aj riadnu organizáciu a riadenie posudzovania tak, aby bolo účinné a efektívne.

Audítor by mal mať plán posudzovania (alebo podobný plánovací dokument, napríklad pracovný plán posudzovania alebo memorandum o plánovaní), v ktorom sa stanovuje prístup k posudzovaniu a kľúčové zásady plánovania, práce v teréne a podávania správ. Audítor by mal mať pracovné programy posudzovania, v ktorých sú podrobne uvedené a zdokumentované testy a postupy posudzovania.

3.3. Práca v teréne

1. Získavanie dôkazov o podobe systémov, kontrol, postupov a pravidiel

Rozsah práce by mal zahŕňať posúdenie podoby príslušných systémov, kontrol, postupov a pravidiel, ktoré sú relevantné z hľadiska predmetného piliera.

Postupy na získavanie dôkazov o podobe systémov, kontrol, postupov a pravidiel môžu zahŕňať:

— rozhovor so zamestnancami subjektu, ktorí môžu mať príslušné informácie,

— posúdenie toho, či opisy, ak sú k dispozícii, poskytujú reálne informácie o systémoch, kontrolách, postupoch a pravidlách vypracovaných a vykonávaných subjektom,

— preskúmanie právnych a regulačných dokumentov (napr. zákonov, právnych predpisov, zmlúv a dohôd), interných pokynov a usmerňujúcich dokumentov (napr. prevádzkových pravidiel, príručiek vnútornej kontroly a pod.) a akýchkoľvek ďalších dokumentov, ktoré audítor považuje za relevantné,

— pozorovanie operácií a inšpekčných dokumentov, správ, tlačených a elektronických záznamov o spracúvaní transakcií, účtovných postupoch (napr. zosúhlasenie s bankou) a iných kľúčových postupoch schvaľovania a vnútornej kontroly (napr. pravidelné správy o výdavkoch, porovnania rozpočtu s aktuálnym stavom, preskúmanie a schválenie pracovných výkazov a pod.) a dokumentov týkajúcich sa napríklad: i) regulačného rámca subjektu pre externý audit; ii) postupov pri grantoch a verejnom obstarávaní a iii) finančných nástrojov a transakcií finančných nástrojov a

— opakujúce sa kontroly a postupy.

Audítor môže ako pomôcku pri posudzovaní podoby kontrol, postupov a pravidiel využiť vývojové diagramy alebo dotazníky.

2. Testy systémov, kontrol a postupov

Rozsah práce by mal zahŕňať posúdenie účinného fungovania príslušných systémov, kontrol, postupov a pravidiel.

Systém, kontrola, postup alebo pravidlo funguje účinne, ak samostatne alebo v spojení s ostatnými systémami, kontrolami, postupmi alebo pravidlami poskytuje primerané uistenie, že:

— sa dosahujú ciele subjektu (napr. ciele systému vnútornej kontroly alebo ciele postupu udeľovania grantov/procesu verejného obstarávania), a najmä že riziká spojené s dosahovaním daných cieľom sú riadne riadené a kontrolované,

— sa predchádza rizikám výskytu chyb, nezrovnalostí a podvodu a že sú tieto riziká odhaľované a vykonáva sa v súvislosti s nimi riadna a rýchla náprava.

Pri navrhovaní a vykonávaní testov kontrol by audítor mal:

— vykonať okrem skúmania ďalšie postupy na získanie dôkazov o: — fungovaní systému alebo spôsobe uplatnenia kontroly, postupu alebo pravidla, — konzistentnosti v rámci fungovania systému alebo uplatňovania kontroly, postupu alebo pravidla — tom, kto uplatnil kontroly, postupy alebo pravidlá alebo akými prostriedkami boli uplatnené;

— určiť prostriedky na výber položiek na testovanie, ktoré účinne spĺňajú ciele postupu.

Pri určovaní rozsahu testov kontrol, postupov alebo pravidiel audítor musí zohľadniť faktory ako charakteristické znaky celkového súboru, ktorý sa má testovať, povaha kontrol, postupov a pravidiel, frekvencia ich uplatňovania (napríklad raz za mesiac, raz za deň, niekoľkokrát za deň) a očakávaná miera odchýlky.

Testy kontrol, postupov a pravidiel môžu zahŕňať okrem iného inšpekciu (záznamov, dokumentov a majetku), pozorovanie, vedenie pohovorov s manažmentom a inými osobami v rámci subjektu, potvrdenie, opätovný výpočet a zopakovanie určitých postupov.

3. Vzorka a iné prostriedky výberu položiek na testovanie

Pri navrhovaní a vykonávaní testov systémov, kontrol, postupov a pravidiel audítor môže vybrať vzorku alebo použiť iné prostriedky výberu položiek na testovanie. Výber vzorky zahŕňa uplatnenie postupov na menej než 100 % položiek relevantných z hľadiska posudzovania (napr. výber transakcií alebo zostatkov na účtoch) a to tak, že pri každej jednotke vzorky je možnosť, že sa ocitne vo výbere. Audítor tak získa primeraný základ, z ktorého môže vyvodiť závery o celom súbore.

Pri výbere vzorky možno použiť buď štatistický, alebo neštatistický prístup. Audítor môže vybrať konkrétne položky z celkového súboru na základe dôkladného posúdenia (napr. položky s vysokou hodnotou alebo kľúčové položky, všetky položky presahujúce určitú sumu, položky na získanie informácií alebo položky na testovanie kontrolných činností/postupov/pravidiel). Selektívne preskúmanie nepredstavuje výber vzorky.

Aj keď selektívne preskúmanie konkrétnych položiek je často účinným prostriedkom na získanie dôkazov, nie je to výber vzorky. Výsledky postupov uplatnených na položky vybraté týmto spôsobom nemožno premietnuť alebo extrapolovať na celý celkový súbor. Podobne selektívne preskúmanie konkrétnych položiek neposkytuje dôkazy o zvyšku celkového súboru. Naproti tomu výber vzorky je určený na to, aby umožňoval vyvodiť závery o celom súbore na základe testovania vzorky, ktorá z neho bola vybratá.

4. Využívanie práce vnútorných audítorov

Keď audítor určí, že pre posúdenie bude pravdepodobne relevantná funkcia vnútorného auditu, tak: a) určí, či a do akej miery možno využiť konkrétnu prácu vnútorného audítora a b) ak sa využije osobitná práca vnútorného audítora, či je táto práca primeraná na účely daného auditu. Audítor by mal dodržiavať štandard ISA 610 Využitie práce vnútorného audítora, pokiaľ je tento štandard pre posudzovanie relevantný.

5. Písomné vyhlásenia

Pri zákazkách na uisťovacie služby iných než audit alebo preverenie historických finančných informácií (ISAE 3000) by mal audítor získať vyhlásenia od vedenia. Písomné vyhlásenie je vyjadrenie vedenia poskytnuté audítorovi s cieľom potvrdiť určité záležitosti alebo podporiť iné dôkazy v rámci posudzovania.

Audítor môže požiadať o vyhlásenie podpísané členom (členmi) vedenia subjektu, ktorý nesie (ktorí nesú) primárnu zodpovednosť za systémy, kontroly, postupy a pravidlá subjektu.

6. Informačná správa (aide mémoire)

Audítor vypracuje informačnú správu na diskusiu na záverečnom stretnutí. V správe by sa mali uvádzať hlavné zistenia posúdenia, ktoré vyplynuli z práce v teréne a odporúčaní. Kópia správy by sa mala zaslať vedúcemu auditu verejného obstarávateľa.

7. Záverečné stretnutie

Audítor by mal zorganizovať záverečné stretnutie so subjektom. Subjekt by mal o tomto stretnutí informovať Komisiu, pričom zástupcovia Komisie sa na ňom môžu zúčastniť.

Účelom tohto stretnutia je diskutovať o informačnej správe a získať potvrdenie od subjektu a počiatočné pripomienky k zisteniam a odporúčaniam audítora. Audítor a subjekt sa môžu dohodnúť, že subjekt poskytne chýbajúce informácie, a v prípade potreby sa môžu dohodnúť na lehote na ich predloženie. Audítor môže subjekt informovať o postupoch podávania správ. Audítor by mal zdokumentovať akékoľvek pripomienky (ústne a písomné) zo strany subjektu a zástupcov Komisie a zohľadniť ich v rámci správy o posúdení.

3.4. Podávanie správ

1. Základné požiadavky na podávanie správ a jazyk

Audítor by mal podávať správu o výsledkoch posúdenia v súlade s medzinárodným rámcom pre zákazky na uisťovacie služby Medzinárodnej federácie účtovníkov a v súlade s ISAE 3000, postupmi svojej audítorskej spoločnosti a požiadavkami tohto referenčného rámca.

Správa by mala byť objektívna, zrozumiteľná, stručná, včasná a konštruktívna.

Správa by sa mala predložiť v jazyku uvedenom v oddiele 6.4 požiadaviek referenčného rámca. Ak je správa v inom než anglickom alebo francúzskom jazyku, audítor by mal poskytnúť aj zhrnutie správy v angličtine alebo francúzštine.

2. Dátum správy o posúdení

Dátumom návrhu správy a predbežnej správy by mal byť dátum ich odoslania na konzultáciu. Dátumom na titulnej strane záverečnej správy o posúdení by mal byť dátum podpísania záverečnej správy o posúdení.

Skutočnosti a udalosti, ktoré sa dostali do pozornosti audítora pred podpísaním záverečnej správy a ktoré majú vplyv na zistenia v tejto správe, sa musia zohľadniť. Audítor však nie je povinný klásť otázky vedeniu subjektu a/alebo vykonávať ďalšie postupy po záverečnom stretnutí a pred podpísaním záverečnej správy.

3. Postup konzultácie a predkladania návrhu správy <Verejný obstarávateľ môže túto časť podľa potreby upraviť, keďže navrhovaný text vychádza z postupov Komisie. Upozornenie: je potrebné zachovať časti, o ktorých sa konzultuje s Komisiou alebo o ktorých sa Komisia informuje >

Audítor by mal predložiť návrh správy verejnému obstarávateľovi do < 21> kalendárnych dní po dni záverečného stretnutia (t. j. po skončení práce v teréne). V návrhu správy by mali byť zahrnuté pripomienky subjektu, pokiaľ tieto pripomienky boli získané počas práce v teréne súvisiacej s posúdením a počas záverečného stretnutia.

Návrh správy by sa mal predložiť v papierovej a elektronickej verzii spolu so sprievodným listom. Slovo „návrh“ by malo byť jasne uvedené na všetkých verziách.

Subjekt môže zaslať kópiu návrhu správy o posúdení pilierov Európskej komisii s cieľom získať názor Komisie na špecifické prvky návrhu správu (1).

Verejný obstarávateľ by mal poskytnúť pripomienky audítorovi do 21 kalendárnych dní od doručenia návrhu správy.

Audítor by mal verejnému obstarávateľovi predložiť revidovaný návrh správy, v ktorom sú zohľadnené všetky prijaté pripomienky, a to do < 7> kalendárnych dní od doručenia pripomienok.

Verejný obstarávateľ by mal predložiť pripomienky audítorovi do < 21> kalendárnych dní od doručenia návrhu správy.

4. Postup konzultácie a predkladania záverečnej správy <Verejný obstarávateľ môže túto časť podľa potreby upraviť, keďže navrhovaný text vychádza z postupov Komisie. Upozornenie: je potrebné zachovať časti, o ktorých sa konzultuje s Komisiou alebo o ktorých sa Komisia informuje >

Ak sa nepožaduje žiadna ďalšia práca v teréne, audítor by mal predložiť predbežnú správu verejnému obstarávateľovi do < 7> kalendárnych dní od doručenia pripomienok k návrhu správy. Slovo „predbežná“ by sa malo uvádzať na titulnej strane predbežnej správy. Verejný obstarávateľ by mal audítorovi písomne oznámiť, či prijíma predbežnú správu, a to do < 14> kalendárnych dní od doručenia predbežnej správy.

Audítor by mal predložiť záverečnú správu do < 7> kalendárnych dní od doručenia pripomienok k predbežnej správe.

Ďalej by mal audítor predložiť subjektu originálnu papierovú verziu a jednu elektronickú verziu záverečnej správy spolu so sprievodným dokumentom.

Správy by sa mali poskytnúť na originálnom hlavičkovom papieri audítora. Slovo „záverečná“ by malo byť jasne uvedené na všetkých verziách. Audítor by mal subjektu zaslať aj elektronickú verziu záverečnej správy [t. j. naskenovanú kópiu (vo formáte PDF) podpísanej záverečnej správy označenej dátumom s audítorovým záhlavím].

Obdobie od záverečného stretnutia po predloženie záverečnej správy verejnému obstarávateľovi by nemalo prekročiť < 105> kalendárnych dní alebo < 15> týždňov.

Audítor by mal zaslať elektronickú a papierovú kópiu záverečnej správy o posúdení pilierov Európskej komisii:

European Commission Directorate-General for […] Audit and Control Unit 1040 Bruxelles/Brussel BELGIQUE/BELGIË

(1) Bez toho, aby boli dotknuté opatrenia dohľadu, ktoré príjme Komisia v súlade s článkom 154 ods. 5 nariadenia o rozpočtových pravidlách.