SK Úradný vestník Európskej únie C 182/3

AKT SPOLOČNÉHO DOZORNÉHO ORGÁNU EUROJUSTU

z 23. júna 2009,

ktorým sa ustanovuje jeho rokovací poriadok

(prijatý jednomyseľne na plenárnom zasadnutí spoločného dozorného orgánu Eurojustu 23. júna 2009)

2010/C 182/03

SPOLOČNÝ DOZORNÝ ORGÁN,

so zreteľom na rozhodnutie Rady z 28. februára 2002, ktorým sa zriaďuje Eurojust s cieľom posilniť boj proti závažným trestným činom (ďalej len „rozhodnutie o Eurojuste“) (1), naposledy zmenené a doplnené 16. decembra 2008 (2), a najmä na jeho článok 23,

keďže osoby vymenované členskými štátmi v súlade s článkom 23 ods. 1 rozhodnutia o Eurojuste majú prijať rokovací poriadok spoločného dozorného orgánu,

PRIJAL TENTO ROKOVACÍ PORIADOK:

HLAVA I

ÚLOHY A PRÁVOMOCI SPOLOČNÉHO DOZORNÉHO ORGÁNU

Článok 1

Úlohy

Spoločný dozorný orgán plní úlohy ustanovené v článku 17 ods. 4 písm. b), článku 19 ods. 8 a článku 23 ods. 1 a 7 rozhodnutia o Eurojuste.

Článok 2

Právomoci

1. Spoločný dozorný orgán má na plnenie svojich úloh právomoci ustanovené v rozhodnutí o Eurojuste.

2. Spoločný dozorný orgán je predovšetkým oprávnený na to, aby získaval informácie od Eurojustu, aby mu bol udeľovaný neobmedzený prístup ku všetkým dokumentom Eurojustu, na papieri alebo v elektronickej podobe, a aby mu bol kedykoľvek udelený voľný prístup do všetkých priestorov Eurojustu. To zahŕňa prístup k hardvéru a softvéru a informácie o nich vždy, keď je to potrebné na plnenie úloh spoločného dozorného orgánu. Podrobnosti sa môžu ustanoviť v dojednaniach medzi spoločným dozorným orgánom a kolégiom Eurojustu.

HLAVA II

ROKOVACÍ PORIADOK SPOLOČNÉHO DOZORNÉHO ORGÁNU

Článok 3

Zloženie

1. Zloženie spoločného dozorného orgánu je ustanovené v článku 23 ods. 1 až 5 rozhodnutia o Eurojuste.

2. Sudca vymenovaný členským štátom sa stane stálym členom po svojom zvolení na plenárnom zasadnutí osôb vymenovaných členskými štátmi podľa odseku 1 a zostane stálym členom počas troch rokov. Každý rok sa tajným hlasovaním zvolí jeden stály člen spoločného dozorného orgánu. Spoločnému dozornému orgánu predsedá člen, ktorý je vo svojej funkcii tretí rok po zvolení. Stáli členovia môžu byť zvolení opätovne.

3. Vymenované osoby, ktoré chcú byť zvolené, predložia písomne svoju kandidatúru sekretariátu spoločného dozorného orgánu desať dní pred zasadnutím, na ktorom sa voľby uskutočnia. Ak o voľby neprejaví záujem žiaden kandidát, služobne najstaršia vymenovaná osoba sa považuje za zvolenú dovtedy, kým o jej pozíciu neprejavia záujem nejakí kandidáti, za predpokladu, že tento záujem vyjadria pred nasledujúcim plenárnym zasadnutím. V takomto prípade sa koná v súlade s písomným postupom podľa článku 6 ods. 7 tohto poriadku a novozvolený člen prevezme funkciu na dobu ostávajúceho funkčného obdobia služobne najstaršej vymenovanej osoby. Ak do nasledujúceho plenárneho zasadnutia neprejaví záujem žiadna vymenovaná osoba, služobne najstaršia vymenovaná osoba zostane členom spoločného dozorného orgánu až do konca funkčného obdobia. Vymenované osoby, ktoré nepredložili svoju kandidatúru, nemožno považovať za zvolených týmto postupom viac ako raz. Ak služobne najstaršia vymenovaná osoba už raz funkciu člena spoločného dozorného orgánu vykonávala a kandidáti neexistujú, za zvoleného sa považuje druhý služobne najstarší kandidát.

4. Členovia spoločného dozorného orgánu sú nezávislí, nie sú pri výkone svojich povinností viazaní žiadnymi pokynmi a podliehajú len právu. Predovšetkým nesmú byť zároveň členmi iného orgánu zriadeného na základe rozhodnutia o Eurojuste alebo zamestnancami Eurojustu.

5. Člen spoločného dozorného orgánu, ktorý sa za výnimočných okolností nemôže zúčastniť zasadnutia, môže určiť náhradníka, ktorý spĺňa požiadavky článku 23 ods. 1 rozhodnutia o Eurojuste. Práva a povinnosti prenesené na základe tohto rokovacieho poriadku na členov sa v plnom rozsahu vzťahujú na náhradníkov.

6. Ak nastane konflikt záujmov, dotknutá osoba tento konflikt oznámi a nezúčastňuje sa na rokovaniach ani sa nepodieľa na rozhodnutí o danej veci. Dotknutú osobu možno v prípade potreby vylúčiť jednomyseľným tajným hlasovaním členov, ktorí sa zúčastňujú zasadnutia. Dotknutá osoba musí byť pred vylúčením vypočutá, ale na rozhodnutí sa nepodieľa. Ak dotknutá osoba odstúpi alebo ju vylúčia, nahrádza ju jej náhradník.

Článok 4

Prechodný režim

1. Aby bolo možné začať pracovať v súlade s postupom ustanoveným v článku 23 ods. 3 zmeneného a doplneného rozhodnutia o Eurojuste, na prvom plenárnom zasadnutí osôb vymenovaných členskými štátmi v súlade s článkom 23 ods. 1 po nadobudnutí účinnosti tohto rozhodnutia sa uskutočnia voľby troch členov. Títo traja členovia nahradia troch členov trojky vo funkcii v daný deň.

2. Vymenované osoby, ktoré chcú byť zvolené, predložia písomne svoju kandidatúru sekretariátu spoločného dozorného orgánu desať dní pred zasadnutím, na ktorom sa voľby uskutočnia. Stálymi členmi sa stanú traja kandidáti s najvyšším počtom hlasov.

3. Osoba, ktorá získa najvyšší počet hlasov, zostáva členom po dobu troch rokov a v priebehu tretieho roka funkčného obdobia vykonáva funkciu predsedu; osoba, ktorá získa druhý najvyšší počet hlasov, zostáva členom po dobu dvoch rokov a funkciu predsedu vykonáva v priebehu druhého roka funkčného obdobia a tretia osoba zostáva členom po dobu jedného roka, v priebehu ktorého vykonáva funkciu predsedu.

4. Po tomto prvom kole volieb, sa voľby konajú každý rok v súlade s článkom 3 ods. 2 a 3 tohto poriadku, aby sa nimi nahradil jeden člen ročne.

Článok 5

Predsedníctvo

1. Predsedníctvo spoločného dozorného orgánu je upravené v článku 23 ods. 3 rozhodnutia o Eurojuste.

2. Predseda zastupuje spoločný dozorný orgán a predsedá jeho zasadnutiam. Dohliada na hladké fungovanie orgánu. Zvoláva zasadnutia spoločného dozorného orgánu a určuje miesto, dátum a čas zasadnutí. Zasadnutia otvára a ukončuje. Pripravuje predbežný program a zabezpečuje výkon rozhodnutí spoločného dozorného orgánu.

3. V neprítomnosti predsedu vykonáva jeho funkciu služobne najstarší člen spoločného dozorného orgánu.

4. Spoločný dozorný orgán môže s cieľom pripraviť svoju prácu v osobitnej záležitosti vymenovať na návrh predsedu spomedzi svojich členov spravodajcu. Ak je takáto záležitosť naliehavá, môže spravodajcu vymenovať predseda z titulu svojej funkcie. V takomto prípade o tom členov spoločného dozorného orgánu ihneď informuje.

5. Na zasadnutia spoločného dozorného orgánu možno prizvať kolégium Eurojustu, zamestnancov Eurojustu alebo iné osoby.

Článok 6

Pracovné metódy

1. Spoločný dozorný orgán zasadá v súlade s článkom 23 ods. 1 rozhodnutia o Eurojuste. Právo navrhovať body na zaradenie do programu zasadnutia má predseda Eurojustu, kolégium, správny riaditeľ alebo úradník pre ochranu údajov.

2. S výnimkou prípadov, ktoré predseda považuje za naliehavé, sa oznámenie o zvolaní zasadnutia posiela tak, aby sa doručilo najmenej dva týždne pred zasadnutím. Oznámenie obsahuje predbežný program zasadnutia a príslušné potrebné dokumenty, ak to charakter daných dokumentov umožňuje. Konečný program sa schvaľuje na začiatku každého zasadnutia.

3. Zasadnutie spoločného dozorného orgánu je uznášaniaschopné, len ak sa ho zúčastnia aspoň dvaja stáli členovia. Rozhodnutia sa prijímajú v súlade s článkom 23 ods. 6 rozhodnutia o Eurojuste.

4. V súlade s článkom 23 ods. 11 rozhodnutia o Eurojuste sú zasadnutia spoločného dozorného orgánu neverejné.

5. Spoločný dozorný orgán na zasadnutiach pracuje s dokumentmi a návrhmi vypracovanými v úradnom jazyku svojich členov. Každý člen má však právo požadovať preklad do svojho jazyka.

6. Spoločný dozorný orgán je podľa potreby v styku s úradníkom pre ochranu údajov Eurojustu.

7. Rozhodnutia spoločného dozorného orgánu možno prijímať písomným postupom, ak tento postup schválili všetci členovia. V naliehavých prípadoch je predseda oprávnený iniciovať písomný postup. V oboch prípadoch predseda zašle členom spoločného dozorného orgánu návrh rozhodnutia. Ak členovia voči návrhu rozhodnutia nevznesú námietky v lehote určenej predsedom v trvaní aspoň 14 dní od doručenia návrhu, návrh sa považuje za prijatý. Ak niektorý člen do piatich dní od doručenia návrhu rozhodnutia požiada o jeho ústne prerokovanie spoločným dozorným orgánom, písomný postup sa zastaví.

Článok 7

Kontroly na mieste a znalci

1. V rámci svojich právomocí podľa článku 23 ods. 1 rozhodnutia o Eurojuste môže spoločný dozorný orgán vykonávať v Eurojuste kontroly ochrany údajov.

2. Spoločný dozorný orgán môže na účely vykonávania týchto kontrol vymenovať jedného či viacerých svojich členov. Ak to spoločný dozorný orgán uzná za vhodné, týmto členom môžu pomáhať znalci. Znalci pochádzajú z národných dozorných orgánov alebo vládnych agentúr, okrem prípadov, keď takíto znalci nie sú k dispozícii. Všetci znalci musia spĺňať bezpečnostné požiadavky podľa svojho vnútroštátneho práva a príslušných predpisov Eurojustu.

3. Spoločnému dozornému orgánu a jeho sekretariátu poskytuje odborné znalosti sekretariát zriadený rozhodnutím Rady 2000/641/SVV (3).

4. Ak predseda považuje nejaký prípad za naliehavý, môže týchto členov a znalcov vymenovať z titulu svojej funkcie. V takomto prípade o tom členov spoločného dozorného orgánu bezodkladne informuje.

5. Členovia spoločného dozorného orgánu poverení vykonaním kontroly podávajú spoločnému dozornému orgánu správu o výsledkoch svojej práce.

Článok 8

Postup v prípade porušenia

Ak spoločný dozorný orgán skonštatuje porušenie ustanovení rozhodnutia o Eurojuste o uchovávaní, spracúvaní alebo používaní osobných údajov, informuje o tom Eurojust a požiada o odpoveď v stanovenej lehote. Nedodržanie rozhodnutia spoločného dozorného orgánu prijatého v súlade s týmto rokovacím poriadkom sa považuje za porušenie rozhodnutia o Eurojuste. Rozhodnutia spoločného dozorného orgánu sú pre Eurojust konečné a záväzné.

Článok 9

Zápisnice

Z každého zasadnutia spoločného dozorného orgánu sa vyhotoví zápisnica. Návrh zápisnice pripravuje sekretariát pod vedením predsedu a predkladá sa spoločnému dozornému orgánu na schválenie na nasledujúcom zasadnutí. Každý účastník má právo navrhnúť zmeny a doplnenia návrhu zápisnice.

Článok 10

Správa o činnosti

1. Spoločný dozorný orgán v súlade s článkom 23 ods. 12 rozhodnutia o Eurojuste predkladá Rade výročnú správu o činnosti. Táto správa sa vypracúva každoročne v prvom polroku za predchádzajúci rok. Aspoň jeden mesiac pred postúpením správy o činnosti Rade má Eurojust možnosť zaujať stanovisko, ktoré sa pripojí k správe.

2. Spoločný dozorný orgán rozhodne, či správu o činnosti uverejní, a ak áno, určí ako.

HLAVA III

ĎALŠIE PRAVIDLÁ TÝKAJÚCE SA ODVOLANÍ

Článok 11

Úlohy spoločného dozorného orgánu

1. Spoločný dozorný orgán skúma odvolania podľa článku 23 ods. 7 rozhodnutia o Eurojuste.

2. Spoločný dozorný orgán prijíma rozhodnutia vo veciach uvedených v odseku 1.

Článok 12

Členovia ad-hoc

1. Ak v spoločnom dozornom orgáne nie je členský štát, z ktorého pochádzajú osobné údaje, ktoré tvoria predmet odvolania, zastúpený ani jedným členom, po dobu skúmania daného odvolania pôsobí v spoločnom dozornom orgáne ako sudca ad-hoc osoba, ktorú tento členský štát vymenuje v súlade s článkom 23 ods. 1 až 3 rozhodnutia o Eurojuste.

2. Práva a povinnosti prenesené na členov týmto rokovacím poriadkom sa v plnom rozsahu vzťahujú aj na členov ad-hoc.

Článok 13

Zastúpenie

Žiadateľ môže využívať pomoc alebo zastúpenie právnika alebo iného poradcu. V prípade závažného pochybenia môže spoločný dozorný orgán právnika alebo poradcu vylúčiť z konania. V prípade vylúčenia právnika alebo poradcu určí predseda dotknutému účastníkovi konania lehotu, v ktorej si môže určiť iného právnika či poradcu; konanie sa do uplynutia tejto lehoty pozastaví. Právnik alebo poradca je na žiadosť spoločného dozorného orgánu povinný predložiť riadne poverenie od žiadateľa.

Článok 14

Jazyky

1. Konanie sa vedie v jednom z úradných jazykov inštitúcií Európskej únie. Úradný jazyk, v ktorom sa bude viesť konanie, určuje žiadateľ. Jazyk konania sa používa pri ústnych vystúpeniach a v písomnej dokumentácii účastníkov a v zápisniciach a rozhodnutiach spoločného dozorného orgánu.

2. K dokumentom v inom jazyku než v jazyku konania sa prikladá preklad do jazyka konania. Pri dlhých dokumentoch sa môže preklad obmedziť na výňatky a zhrnutia. Spoločný dozorný orgán si môže z vlastnej iniciatívy alebo na žiadosť účastníka kedykoľvek vyžiadať úplný preklad.

3. V prípade potreby sa každému členovi spoločného dozorného orgánu a účastníkom poskytnú tlmočnícke služby a preklady. Rozhodnutia spoločného dozorného orgánu sa prekladajú do všetkých úradných jazykoch inštitúcií Európskej únie.

4. Ak žiadateľovi nevyhovuje žiaden z úradných jazykov inštitúcií Európskej únie, možno sťažnosť podať v inom jazyku. Žiadateľ je povinný predložiť zhrnutie v jednom z úradných jazykov. Predseda alebo spravodajca dajú sťažnosť preložiť do zvoleného jazyka.

Článok 15

Iniciovanie konania

1. Odvolanie sa podáva predložením písomnej sťažnosti na sekretariát spoločného dozorného orgánu do tridsiatich dní od doručenia rozhodnutia Eurojustu.

2. Žiadateľ musí vymedziť základ sťažnosti. Musí byť jasné kto sa sťažuje, na čo sa sťažuje a z akých dôvodov. K žiadosti sa prikladá akákoľvek dostupná podporná dokumentácia. Žiadateľ môže odvolanie kedykoľvek vziať späť.

3. Sekretariát potvrdí doručenie sťažnosti do štyroch týždňov a poskytne všeobecné informácie o priebehu konania.

4. Ak sťažnosť nespĺňa požiadavky, sekretariát vyzve žiadateľa, aby do štyroch týždňov opomenutia napravil.

5. Spoločný dozorný výbor zamieta odvolania, ktoré nespĺňajú požiadavky, na návrh predsedu alebo spravodajcu.

Článok 16

Predbežné posúdenie

1. Ak sťažnosť spĺňa požiadavky, spoločný dozorný orgán sa ňou zaoberá.

2. Kópia sťažnosti sa postúpi Eurojustu, aby mohol vyjadriť svoje pripomienky, ktoré musí odovzdať v lehote štyroch týždňov, ktorú možno predĺžiť o dva týždne.

3. Spoločný dozorný orgán môže požiadať kolégium Eurojustu, aby na účely zaoberania sa odvolaním vymenovalo zástupcu. Žiadateľ musí byť o tomto rozhodnutí informovaný. Príslušným národným členom sa zašle kópia pripomienok žiadateľa, aby mali možnosť vyjadriť svoje vlastné pripomienky, ktoré musia odovzdať v lehote štyroch týždňov, ktorú možno predĺžiť o dva týždne.

4. Po doručení pripomienok alebo uplynutí lehôt sa spoločný dozorný orgán začne sťažnosťou zaoberať do troch mesiacov.

Článok 17

Ďalšie informácie

1. Spoločný dozorný orgán môže požiadať žiadateľa, Eurojust, alebo akýkoľvek iný subjekt, aby mu poskytol informácie, dôkazy alebo pripomienky. Účastníci konania majú právo dávať spoločnému dozornému orgánu návrhy týkajúce sa vykonania dôkazov alebo ho vyzvať na pripustenie dôkazu. Spoločný dozorný orgán na tieto návrhy a výzvy pristúpi v rozsahu potrebnom na preskúmanie veci.

2. Spoločný dozorný orgán môže rozhodnúť aj o vykonaní vyšetrovania na mieste v Eurojuste. Primerane sa uplatňuje článok 6. V takomto prípade sa žiadateľovi alebo jeho poradcovi oznámi výsledok vyšetrovania.

Článok 18

Prístup ku spisu

1. Všetci účastníci majú v prípade záujmu prístup ku spisu a môžu sekretariát spoločného dozorného orgánu na svoje vlastné náklady požiadať o výňatky alebo kópie. Prístup možno zamietnuť na základe jedného z dôvodov uvedených v článku 19 ods. 4 rozhodnutia o Eurojuste alebo z dôvodu ochrany práv a slobôd tretích strán.

2. Eurojust môže určiť, v akom rozsahu nemožno informácie, ktoré poskytuje, sprístupniť žiadateľovi, a uvedie dôvody takéhoto obmedzenia. Spoločný dozorný orgán si môže vyžiadať predloženie ďalších dôvodov. V rozsahu, v ktorom spoločný dozorný orgán považuje tieto dôvody za prijateľné, sa dotknuté informácie neposkytnú. Spoločný dozorný orgán môže rozhodnúť inak iba v prípade, ak prijateľné dôvody neexistujú. V takomto prípade môže spoločný dozorný orgán požadovať, aby sa žiadateľovi sprístupnil súhrn alebo aby sa mu poskytli niektoré informácie.

Článok 19

Vypočutie

1. Pokiaľ o to účastníci požiadajú, spoločný dozorný orgán ich vypočuje. Spoločný dozorný orgán účastníkov o práve na vypočutie primeraným spôsobom poučí. Toto právo sa vykonáva písomnou formou. Spoločný dozorný orgán môže rozhodnúť, že ústne vypočutie na základe žiadosti niektorého z účastníkov konania sa uskutoční v rozsahu považovanom za potrebný na preskúmanie veci. Spoločný dozorný orgán účastníkov o práve požiadať o vypočutie primeraným spôsobom poučí. Všetci účastníci musia byť o ústnom vypočutí zavčasu informovaní a majú právo zúčastniť sa ho.

2. Ústne vypočutie je verejné, pokiaľ spoločný dozorný orgán z vlastnej iniciatívy alebo na žiadosť niektorého z účastníkov nerozhodne o úplnom alebo čiastočnom vylúčení verejnosti, pretože to je v záujme verejnej bezpečnosti, a to najmä z dôvodov uvedených v článku 19 ods. 4 rozhodnutia o Eurojuste, alebo pretože si to vyžaduje ochrana súkromia jednotlivca, alebo pokiaľ nerozhodne o vylúčení verejnosti v rozsahu, ktorý je podľa neho nevyhnutne nutný za osobitných okolností, keď by prítomnosť verejnosti mala vplyv na riadne rozhodnutie o odvolaní. Ak o vylúčenie verejnosti z konania požiada Eurojust, spoločný dozorný orgán môže rozhodnúť inak, len ak nenastal žiaden z dôvodov uvedených v prvej vete.

3. Spoločný dozorný orgán môže na žiadosť účastníka alebo z vlastnej iniciatívy rozhodnúť o vypočutí účastníka bez prítomnosti ostatných účastníkov, ak je to nevyhnutné na zabezpečenie riadneho fungovania Eurojustu, ochranu bezpečnosti členského štátu alebo ochranu záujmov žiadateľa alebo tretej strany. Neprítomní účastníci musia byť o konaní bez ich prítomnosti informovaní.

Článok 20

Vypočutie svedkov a znalcov

1. Spoločný dozorný orgán môže na žiadosť účastníka alebo z vlastnej iniciatívy rozhodnúť o vypočutí svedkov. Všetci účastníci a dotknutí svedkovia musia byť o vypočutí zavčasu informovaní. Uplatňuje sa aj článok 19 ods. 2 a 3.

2. Svedkovia predvolaní spoločným dozorným orgánom majú nárok na preplatenie výdavkov na cestovanie a ubytovanie v súlade s príslušnými pravidlami vzťahujúcimi sa na zamestnancov Eurojustu, ako aj na náhradu ušlého zisku, a to v rozsahu, ktorý spoločný dozorný orgán považuje za primeraný. Môže im byť vyplatená nevyhnutná záloha.

3. Členovia spoločného dozorného orgánu môžu svedkom klásť otázky. Účastníci môžu svedkom klásť otázky s dovolením predsedu. Pred začiatkom vypočutia upozorní predseda svedkov, že musia hovoriť pravdu. Svedok má právo odmietnuť odpovedať na otázky.

4. Spoločný dozorný orgán môže vymenovať znalca a vymedziť jeho mandát a nárok na odplatu. Spoločný dozorný orgán môže rozhodnúť, že znalca vypočuje. Primerane sa uplatňujú pravidlá vypočúvania svedkov.

Článok 21

Záverečné pripomienky

Spoločný dozorný orgán pred prijatím konečného rozhodnutia vyzve všetkých účastníkov, aby predložili záverečné pripomienky.

Článok 22

Zápisnica z odvolacieho konania

1. Spoločný dozorný orgán vyhotovuje o odvolacom konaní zápisnicu, ktorá musí odrážať priebeh každého vypočutia a vyhlásenia, ktoré boli počas nich prednesené. Účastníci môžu požiadať, aby sa určité dokumenty alebo vyhlásenia v zápisnici uviedli úplne alebo čiastočne. Zápisnicu podpisuje predseda, postupuje sa stranám a zaraďuje sa do spisu danej veci. V prípadoch podľa článku 19 ods. 2 alebo 20 ods. 1 spoločný dozorný orgán uplatní obmedzenia.

2. Pri všetkých zasadnutiach spoločného dozorného orgánu bez účastníkov sa uplatňuje aj článok 9.

Článok 23

Rozhodnutia a dôvernosť

1. Ak v tomto rokovacom poriadku nie je určené inak, rozhodnutia sa prijímajú jednoduchou väčšinou členov, ktorí sa zúčastňujú zasadnutia. V prípade rovnosti hlasov rozhoduje hlas predsedu. Prijímania konečného rozhodnutia sa môžu zúčastniť len osoby, ktoré sa zúčastnili ústneho vypočutia, ak sa nejaké uskutočnilo.

2. Porada je dôverná.

3. Konečné rozhodnutie spoločného dozorného orgánu môže obsahovať mená či názvy účastníkov a ich zástupcov, mená členov spoločného dozorného orgánu, ktorí sa zúčastnili na rozhodovaní, dátum vyhlásenia rozhodnutia, výrokovú časť rozhodnutia, krátke predstavenie skutkového stavu veci a odôvodnenie rozhodnutia. Oznámi sa účastníkom a zverejní sa.

Článok 24

Oznámenia

Oznámenia a iná komunikácia určená účastníkom, svedkom a znalcom sa vykonáva spôsobom, ktorým sa na primeranej úrovni zabezpečí, že budú riadne informovaní, a ktorý možno v prípade potreby overiť.

Článok 25

Trovy

1. Spoločný dozorný orgán rozhodne o trovách konania vo svojom konečnom rozhodnutí. Konanie pred spoločným dozorným orgánom je bezplatné. Ak je odvolanie v plnej miere alebo čiastočne úspešné, nevyhnutné trovy, ktoré žiadateľovi vznikli v súvislosti s podaním a spracovaním sťažnosti, znáša Eurojust, a to v rozsahu, ktorý spoločný dozorný orgán považuje za primeraný.

2. Ak žiadateľ nedokáže úplne alebo čiastočne znášať trovy konania, môže sa mu kedykoľvek na jeho žiadosť poskytnúť pomoc pri ich znášaní. Pri podávaní takejto žiadosti predloží dokumenty preukazujúce jeho zlú majetkovú situáciu. Ak sa v priebehu konania zmenia okolnosti, na základe ktorých sa pomoc poskytla, spoločný dozorný orgán môže pomoc kedykoľvek vziať späť. Ak sa pomoc schváli, trovy sa hradia z rozpočtu spoločného dozorného orgánu. Ak je to primerané, v konečnom rozhodnutí sa môže vyžadovať, aby účastník vrátil poskytnuté zálohové platby do rozpočtu Eurojustu. Vo svojej žiadosti musí žiadateľ vyjadriť súhlas s úhradou trov, ak sa to bude vyžadovať v konečnom rozhodnutí.

Článok 26

Spravodlivý proces

V prípadoch, ktoré nie sú ustanovené v tomto rokovacom poriadku, vedie spoločný dozorný orgán konania v súlade so všeobecnými zásadami spravodlivého procesu.

HLAVA IV

TRETIE KRAJINY/STRANY

Článok 27

Styční sudcovia pridelení Eurojustom do tretích krajín

1. Eurojust pravidelne informuje spoločný dozorný orgán o svojich zámeroch začať rokovania s treťou krajinou o pridelení styčného sudcu Eurojustu do danej krajiny. Spoločný dozorný orgán adresuje Eurojustu akékoľvek prípadné pripomienky týkajúce tejto veci.

2. Aby spoločný dozorný orgán mohol monitorovať činnosť styčných sudcov pridelených Eurojustom, ako je uvedené v článku 27a ods. 5 zmeneného a doplneného rozhodnutia o Eurojuste, je tiež príjemcom správ, ktoré takíto sudcovia posielajú kolégiu Eurojustu, ako aj akýchkoľvek iných relevantných informácií.

3. V dohodách s tretími stranami o pridelení styčných sudcov do tretej krajiny sa ustanoví právo spoločného dozorného orgánu na prístup k údajom styčného sudcu v danej tretej krajine a na prístup do priestorov, ktoré používa.

HLAVA V

ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA

Článok 28

Sekretariát

1. Spoločný dozorný orgán má k dispozícii sekretariát so sídlom v ústredí Eurojustu, ktorý mu pomáha pri plnení jeho úloh. Sekretariát je stály orgán a jeho členovia sa vyberajú výhradne na základe spôsobilosti. Členovia sekretariátu konajú výhradne v najlepšom záujme spoločného dozorného orgánu, sú úplne nezávislí od Eurojustu a počas výkonu povinností spoločného dozorného orgánu neprijímajú pokyny od žiadneho iného orgánu. Zadelenie do sekretariátu sa vykonáva na návrh spoločného dozorného orgán. Zamestnanci sekretariátu nesmú vykonávať žiadnu inú prácu bez povolenia predsedu spoločného dozorného orgánu.

2. Sekretariát pracuje pod vedením predsedu spoločného dozorného orgánu v súlade s pravidlami určenými spoločným dozorným orgánom. Sekretariát vykonáva svoje povinnosti pod vedením predsedu spoločného dozorného orgánu. Sekretariát vedie register odvolaní a všetkých ostatných dokumentov.

3. Sekretariát zabezpečuje, aby sa povinnosti podľa článku 25 rozhodnutia o Eurojuste dodržiavali aj pri práci spoločného dozorného orgánu.

4. Sekretariátu spoločného dozorného orgánu poskytuje odborné znalosti sekretariát zriadený rozhodnutím Rady 2000/641/SVV.

Článok 29

Dôvernosť

1. Členovia spoločného dozorného orgánu, znalci a členovia sekretariátu sú povinní zaobchádzať s akýmikoľvek informáciami, ktoré sa dozvedia v súvislosti so svojou činnosťou, ako s dôvernými informáciami, pokiaľ si riadne plnenie ich úloh nevyžaduje opak. Táto povinnosť platí aj po tom, čo skončia činnosť v uvedených funkciách.

2. Členovia spoločného dozorného orgánu, znalci a členovia sekretariátu pri príležitosti svojho vymenovania vyhlásia, že tieto podmienky akceptujú.

3. V prípade porušenia dôvernosti možno výkon funkcie člena spoločného dozorného orgánu pozastaviť tajným jednomyseľným hlasovaním členov prítomných na zasadnutí spoločného dozorného orgánu. Dotknutá osoba sa musí najprv vypočuť, nesmie sa však podieľať na rozhodnutí.

Článok 30

Rozpočet a náklady

1. Sekretariát pripravuje návrhy ročného rozpočtu pre sekretariát spoločného dozorného orgánu, ktorý sa po schválení postúpi kolégiu.

2. Spoločný dozorný orgán rozhoduje o využití rozpočtu, ktorý mu bol pridelený a ktorý v súlade s rozpočtovými pravidlami Eurojustu spravuje sekretariát.

3. Náklady spoločného dozorného orgánu vrátane výdavkov na členov, ktoré sú nevyhnutné pre riadny výkon ich povinností, sa hradia z rozpočtu spoločného dozorného orgánu.

Článok 31

Zmeny a doplnenia rokovacieho poriadku

Zmeny a doplnenia tohto rokovacieho poriadku sa prijímajú v súlade s postupom ustanoveným v článku 23 ods. 9 rozhodnutia o Eurojuste.

Článok 32

Prístup verejnosti k dokumentom

1. Právo na prístup k dokumentom spoločného dozorného orgánu má s výhradou zásad, podmienok a obmedzení ustanovených v tomto článku každá fyzická osoba lebo právnická osoba.

2. Tento článok sa vzťahuje na všetky dokumenty spoločného dozorného orgánu, t. j. na dokumenty, ktoré vypracoval alebo dostal, a ktoré má v držbe.

3. Bez toho, aby boli dotknuté odseky 4 a 5 tohto článku, sa dokumenty sprístupňujú verejnosti buď na základe písomnej žiadosti, alebo priamo v elektronickej forme.

4. Spoločný dozorný orgán zamietne prístup k dokumentu, ak by jeho zverejnenie viedlo k narušeniu ochrany:

a) verejného záujmu, pokiaľ ide o: — verejnú bezpečnosť a vyšetrovanie trestných činov, — obranu a vojenské záležitosti, — medzinárodné vzťahy, — finančnú, menovú alebo hospodársku politiku Spoločenstva alebo členského štátu, — plnenie úloh Eurojustu pri posilňovaní boja proti závažnej trestnej činnosti, — vnútroštátne vyšetrovania, pri ktorých Eurojust pomáha.

b) súkromia a integrity jednotlivca, predovšetkým podľa predpisov o ochrane osobných údajov.

5. Spoločný dozorný orgán zamietne prístup k dokumentu, ak by jeho zverejnenie viedlo k narušeniu ochrany:

— obchodných záujmov fyzickej osoby alebo právnickej osoby vrátane duševného vlastníctva,

— súdneho konania a právneho poradenstva,

— účelu inšpekcií, vyšetrovaní a auditov, pokiaľ nepreváži verejný záujem na zverejnení.

6. Prístup k dokumentu, ktorý spoločný dozorný orgán vypracoval pre vnútornú potrebu alebo dostal, a ktorý sa vzťahuje na záležitosť, o ktorej spoločný dozorný orgán zatiaľ nerozhodol, sa zamietne, ak by zverejnenie dokumentu mohlo závažne narušiť rozhodovací proces, pokiaľ nepreváži verejný záujem na zverejnení.

Prístup k dokumentu, ktorý pre vnútornú potrebu obsahuje stanoviská vyjadrené počas porád a predbežných konzultácií v rámci spoločného dozorného orgánu sa zamietne dokonca aj po prijatí príslušného rozhodnutia, ak by zverejnenie dokumentu mohlo závažne narušiť rozhodovací proces spoločného dozorného orgánu, pokiaľ nepreváži verejný záujem na zverejnení.

7. Pokiaľ ide o dokumenty tretích strán a nie je jasné, či sa dokument má alebo nesmie zverejniť, spoločný dozorný orgán sa s danou treťou stranou poradí s cieľom posúdiť, či možno použiť výnimku uvedenú v odseku 4 alebo 5. Členský štát môže požiadať spoločný dozorný orgán, aby nezverejňoval jeho dokumenty bez predchádzajúceho súhlasu.

8. Ak sa ktorákoľvek z výnimiek vzťahuje iba na niektoré časti požadovaného dokumentu, zostávajúce časti sa uvoľnia na zverejnenie.

9. Žiadosti o prístup k dokumentu sa podávajú akoukoľvek písomnou formou vrátane elektronickej v jednom z úradných jazykov a musia byť dostatočne presne formulované, aby spoločný dozorný orgán mohol daný dokument identifikovať. Žiadateľ nie je povinný svoju žiadosť odôvodniť.

10. Ak žiadosť nie je dostatočne presne formulovaná, spoločný dozorný orgán požiada žiadateľa, aby žiadosť spresnil a pomôže mu pri tom.

11. Ak sa žiadosť týka veľmi dlhého dokumentu alebo veľmi veľkého množstva dokumentov, spoločný dozorný orgán sa môže so žiadateľom neformálne poradiť s cieľom nájsť rozumné riešenie.

12. Spoločný dozorný orgán poskytuje občanom informácie o tom, ako a kde sa podávajú žiadosti o prístup k dokumentom, a pomáha im pri tom.

13. Žiadosť o prístup k dokumentu sa spracúva bezodkladne. Žiadateľovi sa pošle potvrdenie o jej doručení. Predseda spoločného dozorného orgánu do 30 pracovných dní od registrácie žiadosti buď povolí prístup k požadovanému dokumentu a v súlade s odsekom 15 tohto článku zabezpečí v tejto lehote prístup k nemu, alebo písomne oznámi dôvody úplného alebo čiastočného zamietnutia žiadosti a informuje žiadateľa o jeho práve podať opakovanú žiadosť v súlade s odsekom 14 tohto článku.

14. V prípade úplného alebo čiastočného zamietnutia môže žiadateľ do 30 pracovných dní od doručenia odpovede spoločného dozorného orgánu podať opakovanú žiadosť a požiadať ňou spoločný dozorný orgán, aby prehodnotil svoje stanovisko.

15. Žiadateľovi sa prístup k dokumentom zabezpečí podľa jeho preferencie buď nahliadnutím na mieste, alebo sa mu pošle ich kópia vrátane elektronickej verzie, ak je k dispozícii. Žiadateľovi možno naúčtovať náklady na výrobu a poslanie kópií. Takýto poplatok nesmie byť vyšší ako skutočné náklady na vyhotovenie a poslanie kópií. Nahliadnutie na mieste, kópie v rozsahu do 20 strán formátu A4 a priamy prístup v elektronickej podobe sú zadarmo.

16. Ak už spoločný dozorný orgán, Eurojust alebo iná inštitúcia daný dokument uvoľnila na zverejnenie a dokument je pre žiadateľa ľahko prístupný, spoločný dozorný orgán môže splniť svoju povinnosť poskytovať prístup k dokumentom tým, že žiadateľa informuje o tom, ako môže požadovaný dokument získať.

17. Dokumenty sa poskytujú vo verzii a formáte, v ktorom sú k dispozícii, pričom sa v plnej miere prihliada na preferenciu žiadateľa.

Článok 33

Zhodnotenie

Spoločný dozorný orgán tento rokovací poriadok zhodnotí na základe získaných skúseností jeden až tri roky po tom, čo nadobudne účinnosť.

Článok 34

Nadobudnutie účinnosti rokovacieho poriadku

Tento rokovací poriadok nadobúda účinnosť v deň nasledujúci po dni jeho prijatia v súlade s článkom 23 ods. 9 rozhodnutia o Eurojuste.

V Haagu 23. júna 2009 Za spoločný dozorný orgán predseda Josef RAKOVSKÝ

(1) Ú. v. ES L 63, 6.3.2002, s. 1.

(2) Ú. v. EÚ L 138, 4.6.2009, s. 14.

(3) Rozhodnutie Rady 2000/641/SVV zo 17. októbra 2000 o zriadení sekretariátu pre spoločné dozorné orgány na ochranu údajov vytvoreného v zmysle Dohovoru o zriadení Európskeho policajného úradu (Dohovor o Europole), Dohovoru o používaní informačných technológií na colné účely a Dohovoru o vykonávaní Schengenskej dohody o postupnom zrušení kontrol na spoločných hraniciach (Schengenský dohovor), Ú. v. ES L 271, 24.10.2000, s. 1.