SK Úradný vestník Európskej únie L 11/62

ODPORÚČANIE KOMISIE

z 11. januára 2011

o certifikácii podnikov pôsobiacich v oblasti obrany podľa článku 9 smernice Európskeho parlamentu a Rady 2009/43/ES o zjednodušení podmienok pre transfery výrobkov obranného priemyslu v rámci Spoločenstva

(Text s významom pre EHP)

(2011/24/EÚ)

EURÓPSKA KOMISIA,

so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie, a najmä na jej článok 292,

keďže:

(1) V článku 9 smernice Európskeho parlamentu a Rady 2009/43/ES zo 6. mája 2009 o zjednodušení podmienok pre transfery výrobkov obranného priemyslu v rámci Spoločenstva (1) sa ustanovujú kritériá certifikácie podnikov pôsobiacich v oblasti obrany so sídlom na území členských štátov, ktoré vykonávajú ich certifikáciu ako príjemcov výrobkov obranného priemyslu transferovaných na základe všeobecných transferových licencií.

(2) Certifikácia podnikov je základný prvok zjednodušeného systému udeľovania licencií zavedeného smernicou 2009/43/ES.

(3) Rozdielne výklady certifikačných kritérií členskými štátmi by mohli brániť vykonávaniu smernice 2009/43/ES a dosiahnutiu jej cieľa, ktorým je zjednodušenie.

(4) Konvergentný výklad a uplatňovanie certifikačných kritérií členskými štátmi sú dôležité pre vzájomné uznávanie certifikátov podľa článku 9 ods. 6 smernice 2009/43/ES a pre široké využívanie všeobecných licencií.

(5) Zástupcovia členských štátov vo výbore zriadenom článkom 14 smernice 2009/43/ES vyslovili názor, že konvergentný výklad a uplatňovanie certifikačných kritérií by sa mohli dosiahnuť prijatím odporúčania Komisie.

(6) Zástupcovia členských štátov vo výbore zriadenom podľa článku 14 smernice 2009/43/ES preto zriadili pracovnú skupinu na prípravu usmernení na certifikáciu podnikov pôsobiacich v oblasti obrany podľa článku 9 smernice 2009/43/ES.

(7) Usmernenia stanovené v tomto odporúčaní vyplývajú z osvedčených postupov určitých členských štátov, ktoré sa ukázali ako efektívne a dosiahnuteľné,

PRIJALA TOTO ODPORÚČANIE:

1. CERTIFIKAČNÉ KRITÉRIÁ

1.1. Posúdenie kritérií uvedených v článku 9 ods. 2 písm. a) a b)

Podmienky na získanie certifikácie by mali spĺňať len prijímajúce podniky, ktoré skutočne vyrábajú výrobky obranného priemyslu alebo čiastočne kompletizovali výrobky obranného priemyslu, ktoré patria do pôsobnosti smernice 2009/43/ES a pozostávajú zo súčastí a/alebo systémov a podsystémov kúpených od tretích strán, určené na umiestnenie na trhu pod svojím menom alebo obchodnou značkou.

Certifikované prijímajúce podniky by mali používať výrobky obranného priemyslu prijaté na základe všeobecných transferových licencií uvedených v článku 5 ods. 2 písm. b) smernice 2009/43/ES na vlastnú výrobu (čo zahŕňa začlenenie súčastí do iných výrobkov alebo ako náhradné diely) a nemali by ich opätovne transferovať ani vyvážať ako také (s výnimkou údržby alebo opravy) v prípade, že sa vyžaduje predchádzajúce povolenie členského štátu pôvodu.

Príslušné orgány by mali byť schopné – podľa potreby a pred vydaním certifikátu – vyžadovať vyhlásenie prijímajúceho podniku, ktorým sa podnik zaväzuje:

a) používať výrobky obranného priemyslu prijaté na základe všeobecných licencií uvedených v článku 5 ods. 2 písm. b) smernice 2009/43/ES na vlastnú výrobu;

b) nevykonať opätovný transfer ani vývoz samotných príslušných výrobkov, s výnimkou údržby alebo opravy.

1.2. Dodávky pre prijímajúce podniky nakupujúce na výhradné použitie ozbrojenými silami členského štátu na základe všeobecných transferových licencií podľa článku 5 ods. 2 písm. a) smernice 2009/43/ES

Prijímajúce podniky, ktoré sa považujú za verejných obstarávateľov v zmysle článku 1 ods. 9 smernice Európskeho parlamentu a Rady 2004/18/ES (2) a nakupujú na výhradné použitie ozbrojenými silami členského štátu, by mali byť oprávnené prijímať výrobky obranného priemyslu na základe všeobecných licencií podľa článku 5 ods. 2 písm. a) smernice 2009/43/ES bez toho, aby boli certifikované.

1.3. Posúdenie kritérií uvedených v článku 9 ods. 2 písm. c) a f)

Riadiaci pracovník uvedený v článku 9 ods. 2 písm. c) smernice 2009/43/ES by mal byť osobne zodpovedný za vnútorný program súladu alebo systém riadenia transferu a vývozu realizovaný v podniku a za pracovníkov poverených kontrolou vývozu a transferu. Tento riadiaci pracovník by mal byť členom riadiaceho orgánu podniku.

Ak sa certifikát požaduje pre jednu výrobnú jednotku alebo viac výrobných jednotiek, v opise reťazca zodpovednosti v štruktúre prijímajúceho podniku požadovanom podľa článku 9 ods. 2 písm. f) smernice 2009/43/ES by mala byť zreteľne ustanovená kontrola vykonávaná riadiacim pracovníkom nad pracovníkmi týchto jednotiek, ktorí sú poverení kontrolou vývozu a transferu.

Otázky a usmernenia týkajúce sa opisu vnútorných programov súladu a určené na následné hodnotenie sú uvedené v prílohe I. Členské štáty môžu položiť ďalšie otázky. V prípade, že sa tak stane, mali by tieto otázky priamo súvisieť s procesom posudzovania certifikácie.

1.4. Organizačná štruktúra, ktorá sa má certifikovať, a posúdenie kritérií uvedených v článku 9 ods. 2 písm. d) a e)

Ako sa k certifikácii pristúpi a ako sa bude prijímaciemu podniku delegovať zodpovednosť za transfer a kontroly vývozu, bude závisieť od organizačnej štruktúry prijímajúceho podniku. Podnik môže byť certifikovaný ako celok alebo podľa obchodných jednotiek. Podniky s výrobnými jednotkami a pridruženými činnosťami na viacerých adresách, ktorým sa delegovala zodpovednosť za transfer a kontroly vývozu, by mali stanoviť, na ktoré z týchto jednotiek sa má certifikát vzťahovať.

2. CERTIFIKÁCIA

2.1. Štandardný vzor certifikátu

Odporúča sa použiť štandardný vzor certifikátu uvedený v prílohe II.

Certifikát by mal byť vypracovaný v jednom z úradných jazykov členského štátu, ktorý vydáva certifikát, a pokiaľ je to možné, v jednom z úradných jazykov druhého členského štátu, uvedenom certifikovaným prijímajúcim podnikom. Certifikát by mal obsahovať dátum nadobudnutia účinnosti.

Na účely článku 9 ods. 4 písm. a) by sa v certifikáte malo požadovať, aby certifikovaný prijímajúci podnik oznámil príslušnému orgánu všetky faktory a udalosti, ktoré nastanú po udelení certifikátu a ktoré by mohli mať vplyv na platnosť alebo obsah certifikátu. Certifikovaný prijímajúci podnik by mal oznámiť najmä:

a) každú väčšiu zmenu svojej priemyselnej činnosti v oblasti výrobkov obranného priemyslu;

b) každú zmenu adresy, na ktorej má príslušný orgán prístup k záznamom o prijatých výrobkoch obranného priemyslu.

Na účely písmena a) by sa dôležitosť zmeny, ktorá je dôvodom na oznámenie, mala v odôvodnených prípadoch hodnotiť z hľadiska informácií už poskytnutých na registráciu podniku pôsobiaceho v oblasti obrany, respektíve na udelenie licencie na obranné činnosti alebo výrobnej licencie.

2.2. Výmena informácií o prijímajúcich podnikoch požadujúcich certifikáciu

Na účely článku 12 smernice 2009/43/ES sa odporúča, aby si príslušné vnútroštátne orgány vymieňali všetky dôležité informácie týkajúce sa vydávania certifikátov. Ak je na hodnotenie prijímajúceho podniku z hľadiska vydania certifikátu potrebné zhromaždiť informácie od ďalších príslušných orgánov, vydávajúci vnútroštátny príslušný orgán by mal pred vydaním certifikátu nadviazať kontakty s ostatnými relevantnými vnútroštátnymi príslušnými orgánmi.

3. MONITOROVANIE SÚLADU

3.1. Právomoci príslušných orgánov pri výkone obhliadok na overenie súladu

Pri obhliadkach zameraných na overenie súladu s podmienkami, ktoré sú súčasťou certifikátu, a kritériami uvedenými v článku 9 ods. 2 by inšpektori pridelení príslušným orgánom mali mať právo minimálne na:

a) vstup do príslušných priestorov;

b) skúmanie a branie kópií záznamov, údajov, procedurálnych pravidiel a iných materiálov s významom pre výrobky vyvážané, transferované alebo prijímané na základe transferovej licencie z iného členského štátu.

Takéto inšpekcie by sa mali vykonávať v súlade s právnymi predpismi členského štátu, v ktorom sa majú uskutočniť.

3.2. Prípady oprávňujúce na opätovné hodnotenie

Opätovné hodnotenie súladu s podmienkami, ktoré sú súčasťou certifikátu, a s kritériami uvedenými v článku 9 ods. 2 by príslušný orgán mal vykonať v týchto prípadoch:

a) väčšie zmeny certifikovaného prijímajúceho podniku vrátane zmien vnútornej organizácie daného podniku alebo jeho činností;

b) skutočnosti nasvedčujúce, že certifikovaný prijímajúci podnik už nespĺňa príslušné podmienky a kritériá;

c) certifikovaný prijímajúci podnik dostal príkaz prijať opatrenia na nápravu;

d) pozastavenie účinnosti certifikátu sa má zrušiť.

3.3. Pozornejšie monitorovanie novo certifikovaných prijímajúcich podnikov

Príslušný orgán by mal venovať osobitnú pozornosť monitorovaniu novo certifikovaných prijímajúcich podnikov. Príslušný orgán by mal vykonávať monitorovanie súladu prednostne počas prvého roka po prvom vydaní certifikátu.

4. OPATRENIA ZAMERANÉ NA NÁPRAVU, POZASTAVENIE A ODOBRATIE CERTIFIKÁTU

4.1. Rozhodnutia o prijatí opatrenia na nápravu

Ak certifikovaný prijímajúci podnik už nespĺňa jedno kritérium ani viaceré kritériá podľa článku 9 ods. 2 smernice 2009/43/ES ani podmienky tvoriace súčasť certifikátu a ak príslušný orgán považuje daný nesúlad za menej významný, príslušný orgán by mal v lehote, ktorá nepresahuje jeden mesiac od dátumu, keď sa prvýkrát dozvedel o nesúlade, prijať rozhodnutie, ktorým sa požaduje, aby prijímajúci podnik prijal opatrenie na nápravu.

Príslušný orgán by mal toto rozhodnutie bezodkladne písomne oznámiť certifikovanému prijímajúcemu podniku. V tomto rozhodnutí by mal požadovať, aby certifikovaný prijímajúci podnik vykonal ustanovené opatrenie na nápravu v lehote stanovenej v písomnom oznámení.

Po uplynutí stanovenej lehoty by príslušný orgán mal overiť, či sa opatrenie na nápravu vykonalo. Toto overenie by mohlo zahŕňať obhliadku na mieste, stretnutie s riadiacim pracovníkom uvedeným v článku 9 ods. 2 písm. c) smernice 2009/43/ES alebo vyšším úradníkom vymenovaným uvedeným riadiacim pracovníkom a/alebo posúdenie písomných dokladov predložených uvedeným riadiacim pracovníkom.

V lehote, ktorá nepresahuje tri mesiace po skončení overenia, by príslušný orgán mal písomne informovať certifikovaný prijímajúci podnik o posúdení primeranosti vykonaného opatrenia na nápravu.

4.2. Pozastavenie a odobratie certifikátov

Príslušný orgán by mal pozastaviť alebo odobrať certifikát v týchto prípadoch:

a) dotknutý certifikovaný prijímajúci podnik neprijal opatrenie na nápravu v lehote stanovenej v písomnom oznámení príslušného orgánu, v ktorom sa požaduje, aby certifikovaný prijímajúci podnik prijal opatrenie na nápravu;

b) certifikovaný prijímajúci podnik prestal spĺňať jedno kritérium alebo viaceré kritériá uvedené v článku 9 ods. 2 smernice 2009/43/ES alebo podmienky, ktoré sú súčasťou certifikátu, a príslušný orgán považuje tento nesúlad za veľmi závažný.

Rozhodnutie o pozastavení alebo odobratí certifikátu by mal príslušný orgán bezodkladne písomne oznámiť certifikovanému prijímaciemu podniku a Komisii.

Príslušný orgán by mal zachovať pozastavenie, kým certifikovaný prijímajúci podnik nepreukáže súlad s kritériami uvedenými v článku 9 ods. 2 smernice 2009/43/ES a s podmienkami tvoriacimi súčasť certifikátu. Príslušný orgán by mal v čase písomného oznámenia pozastavenia certifikátu alebo v následnej písomnej korešpondencii stanoviť lehotu, v rámci ktorej by mal certifikovaný prijímajúci podnik preukázať tento súlad.

4.3. Zrušenie pozastavenia účinnosti certifikátu

Po uplynutí lehoty stanovenej v rozhodnutí o pozastavení by mal príslušný orgán overiť, či certifikovaný prijímajúci podnik dosahuje súlad s kritériami uvedenými v článku 9 ods. 2 smernice 2009/43/ES a s podmienkami tvoriacimi súčasť certifikátu.

Toto overenie by mohlo zahŕňať obhliadku na mieste, stretnutie s riadiacim pracovníkom uvedeným v článku 9 ods. 2 písm. c) smernice 2009/43/ES alebo vyšším úradníkom vymenovaným uvedeným riadiacim pracovníkom a/alebo vyhodnotenie písomných dokladov predložených uvedeným riadiacim pracovníkom.

V lehote, ktorá nepresahuje jeden mesiac od vykonania overenia, by sa certifikovanému prijímajúcemu podniku malo písomne oznámiť nové rozhodnutie príslušného orgánu, v ktorom sa uvedie niektorá z uvedených možností:

a) pozastavenie účinnosti certifikátu sa ruší a dátum nadobudnutia účinnosti tohto zrušenia;

b) pozastavenie sa zachováva do určitého dátumu, po ktorom sa vykoná ďalšie overenie;

c) certifikát sa odoberá.

5. VÝMENA INFORMÁCIÍ TÝKAJÚCICH SA CERTIFIKÁCIE

Keď sa certifikát udelí, pozastaví alebo odoberie, respektíve zruší sa pozastavenie certifikátu, príslušný orgán by mal túto skutočnosť bezodkladne oznámiť certifikovanému prijímajúcemu podniku a Komisii.

6. NÁSLEDNÉ OPATRENIA

Členské štáty sa vyzývajú, aby uviedli toto odporúčanie do účinnosti najneskôr do 30. júna 2012.

Členské štáty sa vyzývajú, aby Komisiu informovali o akýchkoľvek opatreniach, ktoré prijali, na uvedenie tohto odporúčania do účinnosti.

7. ADRESÁTI

Toto odporúčanie je určené členským štátom.

V Bruseli 11. januára 2011 Za Komisiu Antonio TAJANI podpredseda

(1) Ú. v. EÚ L 146, 10.6.2009, s. 1.

(2) Ú. v. EÚ L 134, 30.4.2004, s. 114.

PRÍLOHA I Otázky a usmernenia týkajúce sa opisu vnútorných programov súladu a určené na následné hodnotenie Hlavné oblasti Základné otázky Odporúčania týkajúce sa osvedčených postupov Príslušné certifikačné kritérium 1. Organizačné, ľudské a technické zdroje pridelené na riadenie transferov a vývozov Aké percento obchodnej činnosti podniku (ročný obrat) je závislé od vývozu a transferov položiek, na ktoré sa požaduje licencia? Koľko vývozov a transferov takýchto položiek sa uskutoční za rok? Aké funkcie v rámci spoločnosti (napr. nákup, technické činnosti, projektový manažment, expedícia) sa podieľajú na procese vývozu a transferu a ako je rozdelená príslušná zodpovednosť? Má podnik elektronický systém riadenia vývozov a transferov? Aké sú jeho hlavné charakteristiky? Cieľom týchto otázok je získať doplňujúce informácie o vnútornej organizácii podniku, ktoré sú dôležité na posúdenie vplyvu činností vývozu/transferu na podnik a na súvisiace prevádzkové postupy. Koľko pracovníkov je buď zamestnaných konkrétne na riešenie otázok riadenia vývozov a transferov, alebo má za ne zodpovednosť spolu s inými úlohami? K dispozícii by mali byť vždy aspoň 2 pracovníci, pre prípad dovolenky, choroby atď. Rozosiela podnik interne svoj písomný záväzok dodržiavať predpisy v oblasti kontroly vývozu/transferu a príslušné obmedzenia súvisiace s konečným použitím, resp. vývozné obmedzenia? Rozosiela podnik interne svoj záväzok poskytnúť na požiadanie informácie o konečnom použití/konečnom používateľovi? Oba písomné záväzky by mali byť zahrnuté do príručiek zabezpečovania súladu, ktoré sú k dispozícii pracovníkom kontroly vývozu/transferu, a všetci zamestnanci, ktorých sa kontrola vývozu/transferu týka (napríklad oddelenie odbytu…), by s nimi mali byť oboznámení. článok 9 ods. 2 písm. d) a e) Dodržiaval doteraz podnik predpisy v oblasti kontroly vývozu/transferu? Podnik by mal mať dobré výsledky dosiahnuté v minulosti pri dodržiavaní predpisov v oblasti kontroly vývozu/transferu. článok 9 ods. 2 písm. a) Predkladajú sa príručky zabezpečovania súladu pracovníkom kontroly vývozu/transferu a aktualizujú sa? Príručky zabezpečovania súladu určené na použitie pre pracovníkov kontroly vývozu/transferu a na ich usmerňovanie by mali byť k dispozícii aspoň v elektronickej forme (napríklad na podnikovom intranete). Tieto príručky by mali obsahovať prevádzkové a organizačné postupy, ktoré by pracovníci kontroly vývozu/transferu mali dodržiavať. Pracovníci kontroly vývozu/transferu by mali byť urýchlene informovaní o zmenách a doplneniach príručky, ktoré sa vzťahujú na ich úlohy, ako aj o nadobudnutí ich účinnosti. článok 9 ods. 2 písm. f) 2. Reťazec zodpovednosti Opíšte reťazec zodpovednosti za vývozy a transfery vo vašom podniku. Zodpovednosť za zabezpečovanie súladu kontroly vývozu/transferu s predpismi by mala byť uložená písomne. Písomné podklady, v ktorých sa reťazec zodpovednosti opisuje (napríklad záznamy alebo organizačná schéma), by sa mali pravidelne aktualizovať. Opis by mal obsahovať podrobnosti o možnom delegovaní zodpovednosti a prijatých postupoch v situáciách, keď riadiaci pracovník uvedený v článku 9 ods. 2 písm. c) smernice 2009/43/ES nie je prítomný. článok 9 ods. 2 písm. f) Je takýto opis vždy prístupný pre príslušný orgán? Informácie o reťazci zodpovednosti by mali byť vždy ľahko prístupné pre príslušný orgán, a to nielen v etape žiadosti, ale aj pri následnom monitorovaní súladu a kontrolách zameraných na jeho zabezpečovanie. článok 9 ods. 2 písm. f) V ktorom segmente vášho podniku sa riadi vývoz/transfer? To, či sa riadenie kontroly vývozu/transferu organizuje v každom útvare expedície, na ústredí alebo ako samostatné oddelenie kontroly vývozu, by malo závisieť od veľkosti a štruktúry podniku. článok 9 ods. 2 písm. f) Aká je súčinnosť pracovníkov kontroly vývozu/transferu s ostatnými funkciami v rámci podniku? Pracovníci kontroly vývozu/transferu by mali byť v čo najvyššej miere chránení pred konfliktom záujmov. Mali by mať právomoc zastaviť transakciu. článok 9 ods. 2 písm. f) Akú formu má vzťah medzi pracovníkmi kontroly vývozu/transferu a riadiacim pracovníkom, napríklad, pokiaľ ide o možnosť výmeny informácií? Pracovníci kontroly vývozu by mali byť oprávnení priamo podávať správy riadiacemu pracovníkovi, aby ho mohli upovedomiť o potrebe zastaviť transakciu. článok 9 ods. 2 písm. f) Uveďte iné povinnosti riadiaceho pracovníka, ktorý bol určený za pracovníka osobne zodpovedného za transfery a vývozy. Riadiaci pracovník by mal byť súčasťou vrcholového manažmentu. Jeho pozícia by nemala predstavovať konflikt záujmov (napríklad nemal by byť aj vedúci útvaru odbytu …). článok 9 ods. 2 písm. c) a f) 3. Vnútorné audity a) Náhodná kontrola Ako často sa vykonávajú náhodné kontroly? Náhodné (neočakávané) kontroly by sa mali zameriavať na vnútorný program súladu a denné prevádzkové postupy. článok 9 ods. 2 písm. f) b) Vnútorné audity Ako často sa vykonávajú vnútorné audity? Optimálne raz ročne a najmenej každé tri roky. článok 9 ods. 2 písm. f) Aké percento vývozov/transferov podlieha kontrolám? V závislosti od počtu vývozov/transferov najmenej 1 %, pričom očakávané maximum je 20 %. Toto percento môže byť pri každom výkone auditu odlišné. Kto vykonáva tieto kontroly? Možná by mala byť jedna z nasledujúcich odpovedí: — osoba vo vyššej pozícii v reťazci zodpovednosti za kontroly vývozu/transferu, — manažér kvality, — finančný manažér alebo účtovník, — ktokoľvek zo strednej úrovne manažmentu alebo na vyššej pozícii, kto má aspoň určitý odstup od každodennej práce skupiny zaoberajúcej sa vývozom/transferom. Na aké druhy prešetrovania sa tieto audity vzťahujú? Audity by sa mali vzťahovať aspoň na tieto otázky: — Dodržiavajú sa zavedené obmedzenia vývozu? — Sú zavedené postupy na zabezpečenie dodržiavania všetkých predpisov v oblasti vývozu a transferu a aktualizujú sa? — Vykonáva sa pravidelné školenie na zvyšovanie informovanosti? — Sú záznamy ľahko dostupné? — Sú záznamy úplné? — Pokrývajú záznamy všetky dôležité aspekty dovozu, vývozu a transferu, ako aj výrobky zostávajúce v členskom štáte? — Sú k dispozícii informácie o ceste príslušných výrobkov zo zdroja do miesta určenia? c) Plánovanie auditov, účinnosť auditov a následná kontrola Ako zabezpečujete, aby sa audit vzťahoval na reprezentatívnu škálu dodávok? Mala by sa skontrolovať aspoň jedna dodávka na každého zákazníka alebo každé miesto určenia, alebo aspoň jedna dodávka na každý projekt. článok 9 ods. 2 písm. f) Vypracúva podnik program vnútorného auditu? Mal by sa vypracovať program vnútorného auditu, ktorý zabezpečí, aby sa audit vzťahoval na reprezentatívnu škálu dodávok. Podlieha nedodržanie požiadaviek, ktoré sa zistilo pri vnútornom audite, pravidelnej náprave? Vedú sa záznamy o týchto opatreniach? Podnik by mal jasne viesť záznamy o všetkých prípadoch podozrivých z nedodržania požiadaviek zistených na základe vnútorného auditu, o opatreniach odporúčaných s cieľom napraviť takéto prípady a posúdení účinnosti takýchto nápravných opatrení na dodržanie požiadaviek. 4. Zvyšovanie všeobecnej informovanosti 4.1. Prevádzkové a organizačné postupy Ako sa navrhujú interné postupy, aby zvýšili všeobecnú informovanosť a minimalizovali riziká súvisiace s kontrolami vývozu/transferu? Prevádzkové a organizačné postupy by mali byť ustanovené v písomnej forme a mali by poskytovať pokyny a usmernenia o: — celkovom procese vývozu/transferu od prijatia objednávky, posúdení uplatniteľnosti predpisov vývozu/transferu, dodržiavaní príslušných predpisov v oblasti vývozu/transferu a dodávky alebo presunu (pred odoslaním alebo presunom sa musí vykonať konečná kontrola súladu), — monitorovaní dodržiavania požiadaviek príslušnej licencie, — súčinnosti s externými stranami a v určitých prípadoch s ostatnými zainteresovanými útvarmi podniku, napríklad s právnym oddelením alebo oddelením odbytu, — koordinácii všetkých zamestnancov zapojených do kontrol vývozu/transferu alebo zamestnancov, ktorých sa táto kontrola určitým spôsobom dotýka (pracovníci odbytu by mali mať napríklad pokyn, aby informovali pracovníkov kontroly vývozu/transferu o akýchkoľvek pochybnostiach, a mali by byť informovaní, že objednávka sa môže spracovať až po schválení pracovníkmi kontroly vývozu/transferu), — koordinácii a možnej výmene informácií s príslušnými orgánmi (napríklad možné nahlasovanie podozrivých príkazov na transakcie, možná existencia politiky dobrovoľného zverejňovania informácií …). článok 9 ods. 2 písm. f) 4.1.1. Prevádzkové a organizačné postupy: fáza pred udelením licencie (1) a) Embargá Ako podnik zohľadňuje embargá? Ak sa dodávka plánuje zaslať do miesta určenia, na ktoré sa vzťahuje embargo, mali by sa zaviesť pravidlá na overenie príslušných predpisov upravujúcich embargo. Toto overenie by malo zahŕňať aspoň: — zákazy na dodávky ustanovené predpisom upravujúcim embargo, — klasifikáciu výrobkov, ktoré sa majú dodať, v porovnaní so zoznamom výrobkov, na ktoré sa vzťahuje embargo, — dodatočné požiadavky na udeľovanie licencií na určité služby, ako technická pomoc. článok 9 ods. 2 písm. f) b) Zoznamy sankcií Ako podnik zohľadňuje zoznamy sankcií? Mená a totožnosť právnických a fyzických osôb, ktorým je dodávka určená, by sa mali skontrolovať s príslušnými zoznamami sankcií. článok 9 ods. 2 písm. f) Aká úroveň (alebo percento) istoty, že sa našla zhoda, sa pri skúmaní totožnosti na zozname sankcií vyžaduje, aby sa považovala za zhodu („presnú zhodu“)? Aké postupy sa uplatňujú v prípade zhody mena? Mali by sa ustanoviť písomné procedurálne pokyny, v ktorých sa špecifikuje, ako by sa malo pristupovať k možným zhodám a „presným zhodám“ (ak sa napríklad zistí zhoda, musí sa nahlásiť príslušnému orgánu). c) Kontrola výrobkov na zozname (výrobky viazané na udelenie licencie z dôvodu ich zahrnutia do zoznamu na kontrolu vývozu/transferu) Otázky o interných postupoch, ktorými sa zabezpečí, aby sa výrobok na zozname nevyviezol ani netransferoval bez licencie: článok 9 ods. 2 písm. f) 1. Je zavedený elektronický systém spracovania údajov na evidovanie klasifikácie výrobkov prijímaných alebo vyrábaných podnikom? Klasifikácia výrobkov by sa mala evidovať v elektronickom systéme spracovania údajov (len ak už existuje). Zmeny v kontrolných zoznamoch by sa mali okamžite zaznamenať do systému. 2. Ako sú všetky výrobky, na ktoré sa vzťahujú požiadavky udeľovania licencie, klasifikované a zaznamenávané a kto je za to zodpovedný? Aké procesy sa zaviedli na zabezpečenie, aby sa klasifikácia výrobkov priebežne aktualizovala, a ako sa to dokumentuje? Za evidenciu a klasifikáciu výrobkov by mali byť zodpovední pracovníci kontroly vývozu/transferu, podľa potreby po porade s technickými expertmi. 3. Ako sa vyhodnocuje konečné použitie prijímateľom a hodnovernosť prijímateľa? Za overenie hodnovernosti prijímateľov by mali byť zodpovední pracovníci kontroly vývozu/transferu, pričom osobitnú pozornosť by mali venovať konečnému použitiu a riziku zneužitia. Ak sú pracovníci kontroly vývozu/transferu informovaní, že prijímateľ porušil predpisy v oblasti kontroly vývozu/transferu, mali by upovedomiť príslušný orgán. Overenie dobrej viery prijímateľa je osobitne dôležité v prípadoch, keď je zákazník nový, totožnosť zákazníka nie je jednoznačná alebo keď existujú pochybnosti o deklarovanom konečnom použití (napríklad objednávka nezvyčajného množstva, osobitné a nezvyčajné prepravné trasy požadované prijímateľom …). d) Nehmotný transfer technológií Ako podnik zabezpečuje dodržiavanie požiadaviek týkajúcich sa nehmotného transferu technológií (napr. elektronická pošta a prístup k intranetu zo zahraničia)? Podnik by mal mať vydané prehľadné písomné pokyny v súvislosti s nehmotným transferom technológií elektronickou poštou, faxom, prostredníctvom intranetu alebo internetu. Poskytnutie alebo transfer technológií by sa mal realizovať až po posúdení, či ide o technológiu, na ktorú je požadovaná licencia, a pokiaľ áno, udelí sa licencia povoľujúca transfer. článok 9 ods. 2 písm. f) e) Technická pomoc Ako podnik zabezpečuje dodržiavanie požiadaviek na technickú pomoc? Mal by byť zavedený postup pre dodržiavanie požiadaviek na technickú pomoc: — pre zahraničných návštevníkov/zamestnancov, — pre zamestnancov (napr. technikov) v zahraničí, — pre konferencie, semináre so zahraničnými účastníkmi, alebo keď sa organizujú v zahraničí. článok 9 ods. 2 písm. f) 4.1.2. Prevádzkové a organizačné postupy: fáza udeľovania licencie Ako podnik zabezpečuje, že jeho žiadosti o licencie sú úplné a kompletné? Podnik by mal byť vybavený tak, aby mohol v plnom rozsahu dodržiavať procesy a postupy podávania žiadosti o licencie, platné v členskom štáte, kde sídli. článok 9 ods. 2 písm. f) 4.1.3 Prevádzkové a organizačné postupy: fáza po udelení licencie Aké vnútorné postupy zabezpečujú dodržiavanie podmienok licencie? Pred poslednou dodávkou by sa malo uskutočniť konečné overenie požiadaviek na kontrolu vývozu/transferu s cieľom zabezpečiť, že boli splnené všetky podmienky licencie. článok 9 ods. 2 písm. f) 4.2. Zvyšovanie informovanosti a školenia pracovníkov kontroly vývozu/transferu Aké informácie sú k dispozícii všetkým zamestnancom, ktorých sa týkajú kontroly vývozu/transferu, a pracovníkom kontroly vývozu/transferu? Všetci by mali mať prístup k uvedeným organizačným a prevádzkovým postupom týkajúcim sa kontrol vývozu/transferu. Tieto prevádzkové a organizačné postupy by sa mali zaznamenávať a aktualizovať v príručkách zabezpečovania súladu, ktoré sú k dispozícii pracovníkom kontroly vývozu/transferu. Prevádzkové a organizačné postupy by mali zahŕňať jednoznačný opis procesu zabezpečovania súladu vývozu/transferu od prijatia objednávky, overenia súladu s príslušnými predpismi v oblasti vývozu/transferu, po konečnú dodávku alebo presun. článok 9 ods. 2 písm. f) Ako často sa aktualizujú vedomosti pracovníkov kontroly vývozu/transferu? Mali by sa aktualizovať vždy, keď boli zmenené právne predpisy a postupy týkajúce sa kontroly vývozu, a to na úrovni jednotlivých štátov alebo na úrovni Únie, ale malo by to byť aspoň raz ročne. Navyše k tejto ročnej aktualizácii vo forme všeobecného školenia sa odporúča, aby okrem právnych textov boli k dispozícii komentáre k právnym predpisom v oblasti kontroly vývozu/transferu, ako aj odborné noviny a časopisy. Ako sa aktualizujú vedomosti pracovníkov kontroly vývozu/transferu? Školenia prostredníctvom rôznych nástrojov, medzi ktoré patria: — externé semináre, — prihlásenie sa na informačné podujatia ponúkané príslušnými orgánmi, — školiace akcie, externé alebo online. 5. Fyzická a technická bezpečnosť Má vaša spoločnosť bezpečnostnú akreditáciu príslušným orgánom štátnej správy? Uveďte podrobné údaje. Každé vnútroštátne ministerstvo obrany alebo podobná organizácia by mohla vyžadovať určité bezpečnostné opatrenia, keď podnik pracuje v jej mene. Dostatočná môže byť samotná skutočnosť, že podnik má určitý druh bezpečnostnej akreditácie. článok 9 ods. 2 písm. f) Ak neexistuje takáto oficiálna bezpečnostná akreditácia, aké bezpečnostné opatrenia sú zavedené na ochranu záznamov a postupov týkajúcich sa vývozu/transferu? Priestory by mali byť kompletne oplotené. Vchod by mal byť zabezpečený a kontrolovaný. Priestory by mali byť pod stálym dohľadom, a to aj mimo pracovných hodín. Mohol by existovať osobitný vchod pre expedíciu a preberanie, mimo hlavnej výrobnej zóny. článok 9 ods. 2 písm. f) Aké bezpečnostné opatrenia sa vzťahujú na softvér a technológie? Systém by mal byť chránený heslom a zabezpečený firewallom. Podniková sieť je chránená proti neoprávnenému prístupu. Mala by existovať kontrola zameraná na elektronické zariadenia [laptopy, osobní digitálni asistenti (PDA) atď.] pri ich presune mimo pracoviska alebo do zahraničia a na e-maily zasielané ako súčasť projektu a za iných okolností. článok 9 ods. 2 písm. f) 6. Vedenie záznamov a vysledovateľnosť vývozov a transferov Ako vediete záznamy o obmedzeniach vývozu, ktoré vám postúpil dodávateľ výrobkov? Podniky by mali viesť záznamy jedným z týchto spôsobov: — v elektronickom súbore alebo e-mailovom priečinku, — v priečinkoch podľa projektov, — v priečinkoch podľa dodávateľov, — v osobitných priečinkoch pre obmedzenia, — v systéme objednávok. článok 9 ods. 2 písm. f) Ako priraďujete vývozné obmedzenia k následným transferom alebo vývozom? Možné odpovede by mali zahŕňať jednu alebo viaceré nasledujúce možnosti: — elektronický súbor alebo e-mailový priečinok obsahujúci informácie o dovoze a následnom pohybe, — ako súčasť podnikového riadiaceho systému, — priečinky podľa projektov alebo dodávateľov, v ktorých sa uchovávajú všetky informácie spolu, — systém archivácie podobný systému priečinkov. článok 9 ods. 2 písm. f) Ako sa tieto záznamy sprístupňujú príslušným orgánom? — malo by byť možné sprístupňovať záznamy elektronicky – niektoré môžu vyžadovať návštevu na mieste, ak je potrebný prístup k zabezpečenému intranetu, ale niektoré sa môžu prenášať na účel kontroly na diaľku, — záznamy môžu byť dostupné aj v tlačenej forme a niektoré z nich by sa mohli skenovať, napríklad na kontrolu na diaľku. článok 9 ods. 2 písm. f) (1) Účelom fázy pred udelením licencie je určiť, či na podnik majú vplyv kontroly vývozu/transferu, t. j. či predpisy v oblasti kontroly vývozu/transferu sú relevantné v súvislosti s činnosťami a transakciami podniku, a teda či sa na tieto transakcie vzťahuje požiadavka na udelenie licencie. Cieľom je čo najskôr zistiť a analyzovať riziká súvisiace s kontrolou vývozu/transferu a zaviesť potrebné príslušné opatrenie, napríklad požiadať o licenciu alebo primerane použiť všeobecnú licenciu.