SK Úradný vestník Európskej únie C 45/2

AKT SPOLOČNÉHO DOZORNÉHO ORGÁNU EUROPOLU č. 29/2009

z 22. júna 2009,

ktorým sa ustanovuje jeho rokovací poriadok

(Text s významom pre EHP)

2010/C 45/02

SPOLOČNÝ DOZORNÝ ORGÁN,

so zreteľom na rozhodnutie Rady o zriadení Európskeho policajného úradu (Europol) (ďalej len „rozhodnutie o Europole“) (1), a najmä jeho článok 34 ods. 7,

keďže spoločný dozorný orgán má právomoc dvojtretinovou väčšinou svojich členov ustanoviť svoj rokovací poriadok,

PRIJAL TENTO ROKOVACÍ PORIADOK:

OBSAH

HLAVA I Úlohy a právomoci spoločného dozorného orgánu

Článok 1 Úlohy

Článok 2 Právomoci

Článok 3 Výbory

HLAVA II Rokovací poriadok spoločného dozorného orgánu

Článok 4 Členstvo

Článok 5 Predseda

Článok 6 Pracovné metódy

Článok 7 Prístup verejnosti k dokumentom.

Článok 8 Kontrola na mieste a znalci

Článok 9 Postup v prípade porušenia ustanovení rozhodnutia

Článok 10 Zápisnica

Článok 11 Správa o činnosti

HLAVA III Rokovací poriadok odvolacieho výboru

Článok 12 Úlohy odvolacieho výboru

Článok 13 Členstvo

Článok 14 Nezávislosť a nestrannosť

Článok 15 Predseda

Článok 16 Zastúpenie

Článok 17 Jazyky

Článok 18 Začiatok konania

Článok 19 Predbežné prerokovanie

Článok 20 Ďalšie informácie

Článok 21 Prístup ku spisu

Článok 22 Vypočutie

Článok 23 Vypočutie svedkov a znalcov

Článok 24 Záverečná reč

Článok 25 Zápisnica

Článok 26 Rozhodnutia a dôvernosť

Článok 27 Upozornenia

Článok 28 Náklady

Článok 29 Spravodlivý proces

HLAVA IV Záverečné ustanovenia

Článok 30 Sekretariát

Článok 31 Dôvernosť

Článok 32 Rozpočet a náklady

Článok 33 Zmeny a doplnenia rokovacieho poriadku

Článok 34 Vyhodnotenie

Článok 35 Nadobudnutie účinnosti rokovacieho poriadku

HLAVA I

ÚLOHY A PRÁVOMOCI SPOLOČNÉHO DOZORNÉHO ORGÁNU

Článok 1

Úlohy

1. Úlohou spoločného dozorného orgánu dozerať na činnosť Europolu v súlade s rozhodnutím o Europole, s cieľom zabezpečiť, aby sa pri uchovávaní, spracúvaní a používaní údajov, ktoré má Europol k dispozícii nedochádzalo k porušovaniu práv jednotlivcov. Okrem toho spoločný dozorný orgán monitoruje oprávnenosť prenosu údajov pochádzajúcich z Europolu (článok 34 ods. 1 prvá a druhá veta rozhodnutia o Europole).

2. Na tento účel plní spoločný dozorný orgán predovšetkým tieto úlohy:

a) pôsobnosť v otázkach týkajúcich sa: — výkonu a výkladu rozhodnutia o Europole, pokiaľ ide o činnosti Europolu súvisiace so spracúvaním a využívaním osobných údajov (článok 34 ods. 3 rozhodnutia o Europole), — kontrol vykonaných nezávisle národnými dozornými orgánmi členských štátov (článok 34 ods. 3 rozhodnutia o Europole), — uplatňovania práva na prístup (článok 34 ods. 3 rozhodnutia o Europole), — vypracúvania harmonizovaných návrhov spoločných riešení existujúcich problémov (článok 34 ods. 3 rozhodnutia o Europole);

b) preverovanie príkazov na otvorenie súboru (článok 16 ods. 2 rozhodnutia o Europole) a rozhodnutí o ďalšom uchovaní súboru (článok 16 ods. 3 rozhodnutia o Europole);

c) preverovanie ustanovení týkajúcich sa kontrolných mechanizmov na vyhľadávanie údajov z ktoréhokoľvek z jeho automatizovaných súborov údajov využívaných na spracúvanie osobných údajov (článok 18 rozhodnutia o Europole);

d) preverovanie zákonnosti a presnosti možného získavania, uchovávania, spracúvania a používania osobných údajov Europolom na žiadosť dotknutej osoby (článok 30 ods. 7 rozhodnutia o Europole);

e) poradná činnosť pri: — zriaďovaní nového systému na spracúvanie osobných údajov (článok 10 ods. 2 rozhodnutia o Europole), — opatreniach potrebných na riadne uplatňovanie článku 25 rozhodnutia o Europole (článok 25 ods. 7 rozhodnutia o Europole), — podmienkach týkajúcich sa spracúvania údajov na účely uvedené v článku 10 ods. 4 rozhodnutia o Europole (článok 10 ods. 4 rozhodnutia o Europole), — postupe na vytvorenie indexu vrátane podmienok prístupu k nemu podľa článku 15 ods. 4 rozhodnutia o Europole (článok 15 ods. 4 rozhodnutia o Europole), — vykonávacích predpisoch pre analytické pracovné súbory podľa článku 14 ods. 1 rozhodnutia o Europole (článok 14 ods. 1 rozhodnutia o Europole), — vykonávacích predpisoch pre vzťahy Europolu so subjektmi uvedenými v článku 22 ods. 1 a článku 23 ods. 1 rozhodnutia o Europole [článok 26 ods. 1 písm. b) rozhodnutia o Europole], — pravidlách, ktorými sa bude spravovať obsah a postup uzatvárania memoránd o porozumení podľa článku 25 ods. 3 písm. c) bodu ii) (článok 26 ods. 2 rozhodnutia o Europole), — dohodách alebo pracovných dohodách s inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie alebo Spoločenstva uvedenými v článku 22 ods. 1 rozhodnutia o Europole, pokiaľ ide o výmenu osobných údajov (článok 22 ods. 2 rozhodnutia o Europole), — dohodách uvedených v článku 23 ods. 2 rozhodnutia o Europole, pokiaľ ide o výmenu osobných údajov (článok 23 ods. 2 rozhodnutia o Europole), — memorandách o porozumení podľa článku 25 ods. 3 písm. c) bodu ii) rozhodnutia o Europole [článok 25 ods. 3 písm. c) bod ii) rozhodnutia o Europole];

f) v pravidelných intervaloch príprava správy o činnosti (článok 34 ods. 6 rozhodnutia o Europole);

g) podľa potreby spolupráca s inými dozornými orgánmi s cieľom splniť jeho úlohy a prispieť k zlepšeniu konzistentnosti, pokiaľ ide o uplatňovanie pravidiel a postupov spracúvania údajov (článok 34 ods. 5 rozhodnutia o Europole).

Článok 2

Právomoci

1. Na plnenie svojich úloh je spoločný dozorný orgán vybavený právomocami uvedenými v rozhodnutí o Europole.

2. Spoločný dozorný orgán je oprávnený najmä získavať od Europolu informácie, mať prístup ku všetkým dokumentom a spisom, ako aj prístup k údajom uchovávaným Europolom, a mať kedykoľvek voľný prístup do všetkých priestorov Europolu (článok 34 ods. 2 rozhodnutia o Europole). To zahŕňa informácie o hardvéri a softvéri a prístup k nim kedykoľvek je to potrebné na plnenie úloh spoločného dozorného orgánu. Podrobnosti sa môžu upraviť dohodami medzi spoločným dozorným orgánom a správnou radou Europolu.

Článok 3

Výbory

1. Spoločný dozorný orgán zriadi výbor podľa článku 34 ods. 8 rozhodnutia o Europole.

2. Môže zriadiť jeden či viaceré interné výbory a určiť ich zloženie a referenčné podmienky (článok 34 ods. 9 rozhodnutia o Europole).

HLAVA II

ROKOVACÍ PORIADOK SPOLOČNÉHO DOZORNÉHO ORGÁNU

Článok 4

Členstvo

1. Spoločný dozorný orgán pozostáva najviac z dvoch členov alebo zástupcov každého nezávislého národného dozorného orgánu, ktorí tvoria delegáciu. Každý člen môže mať náhradníka. Členov spoločného dozorného orgánu a ich náhradníkov vymenúva každý členský štát na obdobie piatich rokov (článok 34 ods. 1 rozhodnutia o Europole) s možnosťou opätovného vymenovania.

2. Členovia spoločného dozorného orgánu a ich náhradníci sú nezávislí, nesmú byť pri výkone svojich povinností viazaní pokynmi a musia podliehať len právnym predpisom. Predovšetkým nesmú byť súčasne členmi iného orgánu vytvoreného podľa rozhodnutia o Europole alebo pracovníkmi Europolu.

V prípade konfliktu záujmov musí dotknutá osoba tento záujem deklarovať a nezúčastňovať sa diskusie a rozhodovania v danej veci. V prípade potreby môže byť v tajnom hlasovaní väčšinou hlasov delegácií prítomných na danom zasadnutí vylúčená. Dotknutá osoba musí byť pred vylúčením vypočutá, nesmie sa však zúčastniť diskusie. Ak sa osoba nezúčastňuje alebo je vylúčená, môže ju nahradiť jej náhradník.

3. Za členov spoločného dozorného orgánu alebo ich náhradníkov môžu byť vymenované len osoby s potrebnou kvalifikáciou (článok 34 ods. 1 rozhodnutia o Europole). Osobitná pozornosť sa venuje požiadavkám na odvolací výbor.

4. Člena spoločného dozorného orgánu, ktorý sa nemôže zúčastniť zasadnutia, môže zastúpiť jeho či jej náhradník.

5. Členstvo v spoločnom dozornom orgáne zaniká, keď dotknutá osoba rezignuje. Zaniká i vtedy, keď daná osoba prestane byť členom alebo zástupcom národného dozorného orgánu, ak dotknutý členský štát jej funkčné obdobie opätovne nepotvrdí. Vymenovanie za člena nemožno odvolať inak než v súlade s vnútroštátnym právom. To platí obdobne pre náhradníkov.

Článok 5

Predseda

1. Spoločný dozorný orgán vyberie spomedzi svojich členov predsedu a zástupcu predsedu v tajnom hlasovaní dvojtretinovou väčšinou hlasov delegácií prítomných na zasadnutí. Zástupcom predsedu nemôže byť člen delegácie predsedu. Ak žiaden z kandidátov nezíska potrebnú väčšinu v prvom kole voľby, koná sa druhé kolo medzi dvoma kandidátmi, ktorí získali najviac hlasov. Predseda a jeho zástupca sú volení na funkčné obdobie dvoch rokov. Je možné znovuzvolenie na druhé funkčné obdobie jedného roku.

2. Predseda zastupuje spoločný dozorný orgán navonok a predsedá jeho zasadnutiam. Dohliada na hladké fungovanie jeho práce. Zvoláva zasadnutia spoločného dozorného orgánu a určuje miesto, dátum a čas konania zasadnutí. Otvára a ukončuje zasadnutia. Pripravuje predbežný program rokovania a zabezpečuje vykonanie rozhodnutí spoločného dozorného orgánu.

3. Zástupca predsedu zastupuje predsedu, ak sa tento nemôže zasadnutia zúčastniť. V prípade neprítomnosti zástupcu predsedu ho zastupuje vekom najstarší člen orgánu. Prvé zasadnutie spoločného dozorného orgánu zvolá a až do zvolenia predsedu mu predsedá jeho vekom najstarší člen.

4. Kvôli príprave svojej práce vo vzťahu ku konkrétnej problematike môže spoločný dozorný orgán na návrh predsedu vymenovať spomedzi svojich členov jedného či niekoľkých spravodajcov. Ak je vec naliehavá, môže spravodajcu či spravodajcov vymenovať predseda z titulu svojej funkcie. V tom prípade musí neodkladne informovať členov spoločného dozorného orgánu.

5. Predseda alebo väčšina delegácií si môžu vyžiadať prítomnosť riaditeľa Europolu na zasadnutiach a pozývať na ne pracovníkov Europolu, národných znalcov, styčných dôstojníkov a iné osoby.

Článok 6

Pracovné metódy

1. Spoločný dozorný orgán sa schádza aspoň štyrikrát za rok. Okrem toho sa zíde na podnet predsedu a vždy, keď aspoň tri delegácie predložia písomný odôvodnený návrh, alebo predložia na predchádzajúcom zasadnutí ústny návrh. Predseda správnej rady a riaditeľ Europolu sú oprávnení navrhovať body na program rokovania a navrhovať zvolanie spoločného dozorného orgánu.

2. Okrem prípadov, ktoré predseda považuje za naliehavé, musí byť oznámenie o zvolaní zasadnutia odoslané tak, aby bolo doručené aspoň dva týždne pred konaním zasadnutia. Oznámenie musí obsahovať predbežný program a dokumenty potrebné na zasadnutie, s výnimkou prípadu, keď to ich povaha nedovoľuje. Konečný program rokovania sa prijíma na začiatku každého zasadnutia.

3. Zasadnutie spoločného dozorného orgánu je platné, len ak sa ho zúčastnia aspoň dve tretiny delegácií. Rozhodnutia sa prijímajú prostou väčšinou zúčastnených delegácií, ak v tomto rokovacom poriadku nie je určené inak. Každá delegácia má pri hlasovaní jeden hlas. V prípade rovnosti hlasov rozhoduje hlas predsedu.

4. Zasadnutia spoločného dozorného orgánu sú neverejné. Jeho dokumenty sú však verejnosti prístupné v súlade s článkom 7.

5. Spoločný dozorný orgán zasadá na základe dokumentov a návrhov vypracovaných vo všetkých úradných jazykoch inštitúcií Európskej únie. Výnimky z tohto pravidla sú prípustné len v naliehavých prípadoch. Každá delegácia však má právo vyžadovať preklad do vlastného jazyka.

6. Rozhodnutia spoločného dozorného orgánu možno prijímať písomným postupom, ak tento postup všetky delegácie schválili na zasadnutí. V naliehavých prípadoch je predseda oprávnený iniciovať písomný postup. V oboch prípadoch predseda zašle členom spoločného dozorného orgánu návrh rozhodnutia. Ak delegácie nevyjadria s návrhom preloženým do príslušných úradných jazykov nesúhlas v lehote určenej predsedom a trvajúcej aspoň 14 dní od doručenia návrhu, považuje sa návrh za prijatý. Ak delegácia v lehote piatich dní od doručenia návrhu požiada o ústnu diskusiu spoločného dozorného orgánu o návrhu, písomný postup sa zastaví.

Článok 7

Prístup verejnosti k dokumentom

1. Každá fyzická či právnická osoba má právo na prístup k dokumentom spoločného dozorného orgánu, a to podľa zásad, podmienok a obmedzení vymedzených v tomto článku.

2. Dokumenty týkajúce sa opravných prostriedkov vyhodnocovaných výborom ustanoveným podľa článku 34 ods. 8 rozhodnutia o Europole sú spod pôsobnosti tohto článku vyňaté.

3. S výhradou odsekov 4 a 5 sú dokumenty verejnosti prístupné buď na základe písomnej žiadosti alebo priamo elektronickou formou.

4. Spoločný dozorný orgán zamietne prístup k dokumentu, ak je toto odmietnutie nevyhnutné:

a) na ochranu bezpečnosti a verejného poriadku v členských štátoch alebo na prevenciu kriminality;

b) na ochranu práv a slobôd tretích strán;

c) na to, aby Europol mohol riadne plniť svoje úlohy;

d) na to, aby spoločný dozorný orgán mohol riadne plniť svoje úlohy;

čo sú záujmy, ktoré nemôže prevážiť záujem žiadateľa.

5. Ak má spoločný dozorný orgán v držbe dokument získaný od tretej strany alebo dokument, ktorý obsahuje informácie o tretej strane, musí sa s touto treťou stranou poradiť o tom, či je výnimka podľa odseku 4 uplatniteľná, s výnimkou prípadu, keď je jasné, že dokument má alebo nemá byť vydaný. Prístup k dokumentom získaným od Europolu takisto podlieha pravidlám dôvernosti podľa článku 40 ods. 1 rozhodnutia o Europole.

6. Ak sa výnimky týkajú len časti požadovaného dokumentu, zvyšok tohto dokumentu musí byť vydaný.

7. Žiadosti o prístup k dokumentom musia byť v akejkoľvek písomnej podobe vrátane elektronickej formy, v jednom z úradných jazykov inštitúcií Európskej únie a dostatočne presné na to, aby spoločný dozorný orgán mohol príslušný dokument identifikovať. Žiadateľ nemusí uvádzať dôvody žiadosti.

8. Ak žiadosť nie je dostatočne presná, spoločný dozorný orgán požiada žiadateľa o vyjasnenie žiadosti a pomôže mu pri tom.

9. Ak sa žiadosť týka veľmi dlhého dokumentu alebo veľmi veľkého množstva dokumentov, spoločný dozorný orgán sa môže so žiadateľom neformálne dohodnúť s cieľom nájsť rozumné riešenie.

10. Spoločný dozorný orgán poskytuje občanom informácie a pomoc v tom, ako a kam podávať žiadosti o prístup k dokumentom.

11. Spoločný dozorný orgán žiadosť o prístup k dokumentu neodkladne zaregistruje a zašle o tom žiadateľovi potvrdenie. V lehote 20 pracovných dní od zaregistrovania žiadosti predseda spoločného dozorného orgánu buď povolí prístup k požadovanému dokumentu a umožní k nemu v tejto lehote prístup podľa odseku 14, alebo v písomnej odpovedi uvedie dôvody úplného alebo čiastočného odmietnutia a poučí žiadateľa o jeho práve podať nadväzujúcu žiadosť podľa odseku 13.

12. Vo výnimočných prípadoch, napríklad ak sa žiadosť týka veľmi dlhého dokumentu alebo ak je nutné konzultovať s treťou stranou, možno lehotu uvedenú v odseku 11 predĺžiť o 20 pracovných dní s tým, že žiadateľa je o tom nutné vopred informovať a je nutné predložiť podrobné odôvodnenie.

13. V lehote 20 pracovných dní od doručenia úplného alebo čiastočného zamietnutia žiadosti spoločným dozorným orgánom môže žiadateľ podať nadväzujúcu žiadosť, v ktorej spoločný dozorný orgán požiada o prehodnotenie postoja.

14. Žiadateľovi sú dokumenty sprístupnené buď na konzultáciu na mieste, alebo sa mu poskytne kópia vrátane elektronickej kópie, ak je k dispozícii, a to podľa výberu žiadateľa. Žiadateľovi možno uložiť povinnosť nahradiť náklady na výrobu a odoslanie 20 a viac strán formátu A4, uložená suma však nesmie presiahnuť skutočné náklady na výrobu a odoslanie kópií. Konzultácia na mieste, kópie do 20 strán formátu A4 a priamy prístup v elektronickej podobe musia byť bezplatné.

15. Ak dokument už bol spoločným dozorným orgánom poskytnutý a je žiadateľovi bez problémov k dispozícii, spoločný dozorný orgán môže splniť svoje povinnosti tým, že žiadateľa informuje o tom, ako dokument získať.

Článok 8

Kontrola na mieste a znalci

1. V rámci svojej právomoci podľa článku 34 rozhodnutia o Europole môže spoločný dozorný orgán vykonávať kontrolu ochrany údajov v Europole.

2. Spoločný dozorný orgán môže na vykonávanie týchto kontrol vymenovať jedného či viacerých svojich členov. Ak to spoločný orgán považuje za vhodné, môžu týmto členom asistovať znalci, a to výhradne znalci zo zoznamu znalcov vopred vypracovaného spoločným dozorným orgánom a oznámeného Europolu. Znalci v tomto zozname musia pochádzať z národných dozorných orgánov a vládnych agentúr, ak sú takíto znalci k dispozícii. Všetci znalci musia spĺňať bezpečnostné požiadavky podľa svojho vnútroštátneho práva.

3. Ak predseda považuje prípad za naliehavý, môže týchto členov a znalcov vymenovať z titulu svojej funkcie. V tom prípade musí neodkladne informovať členov spoločného dozorného orgánu.

4. Členovia spoločného dozorného orgánu poverení realizáciou kontroly podajú spoločnému dozornému orgánu správu o výsledkoch svojej práce.

Článok 9

Postup v prípade porušenia ustanovení rozhodnutia

Ak spoločný dozorný orgán zistí porušenie ustanovení rozhodnutia o Europole v oblasti skladovania, spracúvania alebo využívania osobných údajov, informuje o tom riaditeľa Europolu a písomne ho požiada o odpoveď v určenej lehote. Ak spoločný dozorný orgán považuje túto odpoveď za nedostatočnú alebo oneskorene podanú, alebo ak sa vyskytnú akékoľvek iné problémy, spoločný dozorný orgán túto vec písomne postúpi správnej rade (článok 34 ods. 4 rozhodnutia o Europole). Nedodržanie konečného rozhodnutia odvolacieho výboru sa považuje za porušenie rozhodnutia o Europole.

Článok 10

Zápisnica

Z každého zasadnutia spoločného dozorného orgánu sa vyhotoví zápisnica. Návrh zápisnice pripravuje sekretariát pod vedením predsedu a predkladá sa spoločnému dozornému orgánu na schválenie na nasledujúcom zasadnutí. Každý člen spoločného dozorného orgánu má právo, aby bol návrh zápisnice zmenený a doplnený podľa pripomienok, ktoré na zasadnutí predniesol.

Článok 11

Správa o činnosti

1. Spoločný dozorný orgán prinajmenšom raz za dva roky vypracuje správu o činnosti. Aspoň jeden mesiac pred tým, než bude správa o činnosti postúpená Európskemu parlamentu a Rade, má správna rada možnosť vyjadriť svoje pripomienky, ktoré sa k správe pripoja (článok 34 ods. 6 rozhodnutia o Europole).

2. Správa o činnosti spoločného dozorného orgánu sa súčasne predkladá príslušnému výboru Európskemu parlamentu a Rade.

3. Spoločný dozorný orgán svoju správu o činnosti zverejňuje.

HLAVA III

ROKOVACÍ PORIADOK ODVOLACIEHO VÝBORU

Článok 12

Úlohy odvolacieho výboru

1. Odvolací výbor (ďalej len „výbor“) preveruje opravné prostriedky podľa článku 32 rozhodnutia o Europole.

2. Výbor prijíma konečné rozhodnutia vo veciach uvedených v odseku 1.

3. Okrem právomocí podľa článku 2 ods. 2 má výbor právomoci uvedené v tejto kapitole.

Článok 13

Členstvo

1. Výbor sa skladá z jedného kvalifikovaného člena za každú delegáciu v spoločnom dozornom orgáne. Každý člen môže mať náhradníka. Členovia výboru a ich náhradníci sú vymenovaní spoločným dozorným orgánom na základe nominácie príslušnej delegácie na päť rokov s možnosťou opätovného vymenovania.

2. Členovia výboru a ich náhradníci musia mať potrebnú kvalifikáciu na preverovanie opravných prostriedkov podľa článku 12 ods. 1 a rozhodovanie o nich, ktorá okrem iného zahŕňa odborné vedomosti v oblasti práva, skúsenosti s riešením konfliktov a skúsenosti v oblasti ochrany údajov.

3. Člena výboru, ktorý sa nemôže zúčastniť zasadnutia, môže zastúpiť jeho náhradník.

4. Členstvo vo výbore zaniká, keď dotknutá osoba rezignuje alebo keď táto osoba prestane byť členom spoločného dozorného orgánu. To platí obdobne pre náhradníkov.

Článok 14

Nezávislosť a nestrannosť

1. Členovia výboru musia byť pri výkone svojich povinností nezávislí a nestranní, nesmú byť viazaní usmerneniami spoločného dozorného orgánu ani nikoho iného a musia podliehať len právu. Počas svojho funkčného obdobia sa nesmú zapojiť do činnosti, ktorá je nezlučiteľná s ich nezávislosťou a nestrannosťou ako členov výboru alebo s vyžadovanou dostupnosťou pre služby výboru. Činnosti vykonávané súbežne alebo v predchádzajúcom období v prospech národného dozorného orgánu nie sú považované za nezlučiteľné s prácou vo výbore. Ustanovenia tohto odseku platia i pre náhradníkov.

2. Ak bol člen výboru alebo náhradník zapojený do daného prípadu spôsobom, ktorý vyvoláva vážne pochybnosti o jeho nestrannosti, alebo ak vznikne akákoľvek iná okolnosť, ktorá môže ohroziť riadne prerokovanie opravného prostriedku, musí túto skutočnosť deklarovať a rozhodovania o prípade sa nezúčastňovať.

3. Ak je člen výboru alebo náhradník spochybnený stranou sporu na základe dôvodov uvedených v odsekoch 1 a 2, výbor vypočuje dotknutú osobu a ostatné strany a potom o spochybnení rozhodne v neprítomnosti dotknutej osoby v tajnom hlasovaní.

4. Ak sa niekto nezúčastňuje prerokúvania prípadu alebo je z neho vylúčený podľa odseku 3, nahradí ho jeho náhradník.

Článok 15

Predseda

1. Výbor spomedzi svojich členov zvolí predsedu a zástupcu predsedu v tajnom hlasovaní dvojtretinovou väčšinou hlasov členov prítomných na zasadnutí. Ak žiaden z kandidátov nezíska potrebnú väčšinu v prvom kole voľby, koná sa druhé kolo medzi dvoma kandidátmi, ktorí získali najviac hlasov. Predseda a zástupca predsedu spoločného dozorného orgánu nemôžu byť zvolení za predsedu ani zástupcu predsedu výboru, ani nesmú byť členmi rovnakej delegácie. Predseda a jeho zástupca sú volení na funkčné obdobie dvoch rokov. Je možné znovuzvolenie na druhé funkčné obdobie jedného roku.

2. Predseda predsedá zasadnutiam výboru. Dohliada na hladké a riadne fungovanie jeho práce. Zvoláva zasadnutia výboru a určuje miesto, dátum a čas konania zasadnutí. Pripravuje predbežný program rokovania.

3. Zástupca predsedu zastupuje predsedu, ak sa tento nemôže zasadnutia zúčastniť. V prípade neprítomnosti zástupcu predsedu ho zastupuje vekom najstarší člen výboru. Prvé zasadnutie výboru zvolá a až do zvolenia predsedu mu predsedá jeho vekom najstarší člen.

4. Kvôli príprave svojich rokovaní môže výbor na návrh predsedu vymenovať spomedzi svojich členov jedného či niekoľko spravodajcov. V tom prípade bude v zásade vymenovaný za spravodajcu člen z toho členského štátu, z ktorého je žiadateľ, alebo, ak žiadateľ nie je z členského štátu, z toho členského štátu, s ktorým prípad najviac súvisí. Ak je vec naliehavá, môže spravodajcu či spravodajcov vymenovať predseda z titulu svojej funkcie. V tom prípade musí neodkladne informovať členov výboru. Spravodajca opravný prostriedok preskúma a predloží výboru správu o jeho prípustnosti a návrh ďalšieho postupu, najmä o tom, aké ďalšie prípravné opatrenia sú potrebné.

Článok 16

Zastúpenie

Žiadateľovi môže pomáhať právnik alebo iný poradca a môže ním byť zastúpený. Právnik alebo poradca môže byť z konania výborom vylúčený v prípade vážneho narušenia poriadku vylúčený. V prípade vylúčenia právnika alebo poradcu určí predseda výboru dotknutej strane lehotu, aby si mohla určiť iného právnika či poradcu; do vypršania tejto lehoty je konanie pozastavené. Právnik alebo poradca je povinný na žiadosť výboru predložiť riadne poverenie od žiadateľa.

Článok 17

Jazyky

1. Konanie je vedené v jednom z úradných jazykov inštitúcií Európskej únie. Úradný jazyk, v ktorom je vedené konanie, určuje žiadateľ. Jazyk konania sa používa pri ústnych vystúpeniach a v písomnej dokumentácii strán a v zápisniciach a rozhodnutiach výboru.

2. K dokumentom v inom jazyku než rokovacom jazyku sa prikladá preklad do rokovacieho jazyka. Pri dlhých dokumentoch sa môže preklad obmedziť na výňatky a zhrnutia. Výbor si môže z vlastnej iniciatívy alebo na žiadosť strany kedykoľvek vyžiadať úplný preklad.

3. V prípade potreby budú každému členovi výboru a stranám zdarma poskytnuté tlmočnícke služby a preklady. Rozhodnutia výboru budú preložené do všetkých úradných jazykov inštitúcií Európskej únie.

4. V prípade, ak žiaden z úradných jazykov Európskej únie nie je žiadateľovi prístupný, možno sťažnosť podať v inom jazyku. Žiadateľ je povinný predložiť zhrnutie v jednom z úradných jazykov. Predseda alebo spravodajca dajú sťažnosť preložiť do zvoleného jazyka.

Článok 18

Začiatok konania

1. Opravný prostriedok sa podáva predložením písomnej sťažnosti sekretariátu spoločného dozorného orgánu v lehote troch mesiacov od doručenia rozhodnutia Europolu žiadateľovi. V prípade, že žiadne rozhodnutie neexistuje, podáva sa sťažnosť v lehote troch mesiacov od vypršania príslušných lehôt podľa článku 30 ods. 3 a článku 31 ods. 5 rozhodnutia o Europole. V prípade pochybnosti o dodržaní lehoty platí, že žiadateľ lehotu dodržal.

2. Žiadateľ musí vymedziť základ sťažnosti. Musí byť jasné kto sa sťažuje, na čo sa sťažuje a z akých dôvodov. K žiadosti sa prikladá akákoľvek dostupná podporná dokumentácia. Žiadateľ môže svoj opravný prostriedok kedykoľvek vziať späť.

3. Sekretariát do štyroch týždňov potvrdí prijatie sťažnosti a poskytne všeobecné informácie o priebehu konania.

4. Ak sťažnosť nespĺňa požiadavky vymedzené v odseku 2 prvej a druhej vete a v článku 17 ods. 4 druhej vete, sekretariát žiadateľa vyzve, aby všetky chýbajúce veci doplnil v lehote do štyroch týždňov.

5. Opravné prostriedky, ktoré nespĺňajú požiadavky, výbor na návrh predsedu alebo spravodajcu odmietne. Opravný prostriedok, ktorý nespĺňa lehoty uvedené v odseku 1, môže byť prijatý, ak je zdržanie odôvodnené osobitnými okolnosťami.

Článok 19

Predbežné prerokovanie

1. Ak sťažnosť spĺňa požiadavky, výbor ju prerokuje podľa nasledujúcich ustanovení berúc do úvahy rozhodnutie o Europole, najmä jeho články 31, 31 a 32.

2. Kópia sťažnosti je postúpená Europolu, aby sa k nej vyjadril, a to v lehote do štyroch týždňov, ktorú je možné predĺžiť o ďalšie dva týždne.

3. Ak sa opravný prostriedok týka rozhodnutia podľa článku 30 alebo 31 rozhodnutia o Europole, bude výbor konzultovať národné dozorné orgány alebo príslušný súdny orgán v členskom štáte, ktorý bol zdrojom údajov, alebo priamo dotknutý členský štát.

4. Výbore môže v jednotlivom prípade navyše rozhodnúť, že do konania o opravnom prostriedku zapojí jeden či niekoľko národných jednotiek. O tomto rozhodnutí informuje žiadateľa a Europol. Príslušným národným jednotkám zašle kópiu vyjadrenia Europolu a žiadosti, aby mali možnosť predložiť vlastné vyjadrenia, ktoré musia predložiť v lehote štyroch týždňov, ktorú je možné predĺžiť o ďalšie dva týždne.

5. Po získaní vyjadrení alebo uplynutí lehôt, a po získaní informácií podľa článkov 20, 22, 23 a 24, výbor sťažnosť prerokuje v priebehu nasledujúcich troch mesiacov.

Článok 20

Ďalšie informácie

1. Výbor môže požiadať žiadateľa, Europol, národné jednotky, národné dozorné orgány alebo akékoľvek iné orgány, aby mu poskytli informácie, dôkazy alebo pripomienky. Strany majú právo dávať výboru návrhy dôkazov alebo vyzývať na pripustenie dôkazu. Výbor na tieto návrhy a výzvy na pripustenie dôkazu pristúpi v rozsahu potrebnom na preskúmanie prípadu.

2. Výbor sa môže rozhodnúť i pre vyšetrovanie na mieste v Europole. Článok 8 platí primerane.

Článok 21

Prístup ku spisu

1. Všetky strany majú v prípade záujmu prístup ku spisu a môžu sekretariát spoločného dozorného orgánu na ich vlastné náklady požiadať o výňatky alebo kópie. Prístup bude zamietnutý vtedy, ak je toto zamietnutie potrebné na:

— umožnenie Europolu, aby si riadne plnil úlohy,

— ochranu bezpečnosti a verejného poriadku v členských štátoch alebo na predchádzanie trestnej činnosti,

— zabezpečenie toho, aby sa neohrozilo žiadne vnútroštátne vyšetrovanie,

— ochranu práv a slobôd tretích strán,

pričom sa berú do úvahy záujmy dotknutých osôb.

2. Europol, národné jednotky a národné dozorné orgány môžu určiť, v akom rozsahu nemajú byť informácie, ktoré poskytujú, sprístupnené sťažovateľovi, a to s uvedením dôvodov takéhoto obmedzenia. Výbor si môže vyžiadať predloženie ďalších dôvodov. V rozsahu, v ktorom bude výbor považovať tieto dôvody za prijateľné, nebudú dotknuté informácie poskytnuté. Výbor môže rozhodnúť inak len pri nedostatku prijateľných dôvodov a len jednohlasne. V tomto prípade môže výbor požadovať, aby bolo žiadateľovi sprístupnené zhrnutie, alebo aby boli sťažovateľovi poskytnuté isté informácie.

Článok 22

Vypočutie

1. Pokiaľ o to strany požiadajú, výbor ich vypočuje. O práve na vypočutie výbor strany primeraným spôsobom informuje. Toto právo sa realizuje písomne. O konaní ústneho vypočutia rozhodne výbor na žiadosť jednej zo strán zúčastnených na konaní v rozsahu považovanom za potrebný na preskúmanie prípadu. O práve požadovať ústne vypočutie výbor strany primeraným spôsobom informuje. Všetky strany musia byť na konanie ústneho vypočutia v primeranej lehote upozornené a majú právo zúčastniť sa ho.

2. Ústne vypočutie je verejné, pokiaľ výbor z vlastnej iniciatívy alebo na žiadosť jednej zo strán nerozhodne o úplnom alebo čiastočnom vylúčení verejnosti, ak si to vyžaduje záujem verejnej bezpečnosti, a to najmä z dôvodov uvedených v článku 30 ods. 5 rozhodnutia o Europole, alebo ochrana súkromia jednotlivca, alebo v rozsahu podľa názoru výboru nevyhnutne nutnom v osobitných podmienkach, keď by verejnosť konania ohrozila riadne rozhodnutie o opravnom prostriedku. Ak členský štát, ktorý je stranou konania, alebo Europol požiadajú o vylúčenie verejnosti z konania, môže výbor rozhodnúť inak len na základe toho, že nedostal žiadne dôvody v zmysle prvej vety, a len jednohlasne.

3. Na žiadosť strany alebo z vlastnej iniciatívy môže výbor rozhodnúť o vypočutí strany bez prítomnosti ostatných strán, ak je to nevyhnutné na zabezpečenie riadneho fungovania Europolu, na ochranu bezpečnosti členského štátu alebo na ochranu záujmov žiadateľa alebo tretej strany. Neprítomné strany musia byť o rokovaní konanom bez ich prítomnosti informované.

Článok 23

Vypočutie svedkov a znalcov

1. Na žiadosť strany alebo z vlastnej iniciatívy môže výbor rozhodnúť o vypočutí svedkov. Všetky dotknuté strany a svedkovia musia byť na to upozornení v dostatočnom predstihu pred vypočutím. Článok 22 ods. 2 a 3 platia primerane.

2. Svedkovia predvolaní výborom majú nárok na preplatenie výdavkov na cestovanie a ubytovanie a na náhradu prepadnutého zisku, a to v rozsahu, aký výbor považuje za primeraný. Môže im byť vyplatená nevyhnutná záloha. Všetky platby sa budú realizovať z rozpočtu spoločného dozorného orgánu.

3. Svedkov vypočuje výbor. Členovia výboru môžu svedkom adresovať otázky. Strany môžu svedkom adresovať otázky s dovolením predsedu. Pred začiatkom vypočutia upozorní predseda svedkov, že musia hovoriť pravdu.

4. Výbor môže vymenovať znalca a určiť jeho mandát. Znalec má nárok na odmenu za svoju prácu. Výbor môže rozhodnúť o vypočutí znalca. Pravidlá pre vypočutie svedkov platia obdobne.

Článok 24

Záverečná reč

Pred prijatím konečného rozhodnutia vyzve výbor všetky strany, aby predložili konečné pripomienky.

Článok 25

Zápisnica

1. O svojich konaniach výbor vyhotovuje zápisnicu, ktorá musí odrážať priebeh každého vypočutia a v jeho rámci prednesené vyhlásenia. Strany môžu požiadať, aby do zápisnice boli úplne alebo čiastočne zahrnuté isté dokumenty alebo vyhlásenia. Zápisnicu podpisuje predseda, postupuje sa stranám a je zaradená do spisu daného prípadu. V prípadoch podľa článku 22 ods. 2 alebo 23 ods. 1 výbor uplatní obmedzenia.

2. Článok 9 platí obdobne pre všetky zasadnutia výboru bez účasti strán.

Článok 26

Rozhodnutia a dôvernosť

1. Akékoľvek zasadnutie výboru je platné len vtedy, ak sa ho zúčastnia štyri pätiny členov alebo ich náhradníkov.

2. Rozhodnutia sa prijímajú prostou väčšinou členov alebo náhradníkov prítomných na zasadnutí, ak v tomto rokovacom poriadku alebo v rozhodnutí o Europole nie je určené inak. V prípade rovnosti hlasov rozhoduje hlas predsedu. Prijímania konečného rozhodnutia sa môžu zúčastniť len osoby, ktoré sa zúčastnili ústneho vypočutia.

3. Porada výboru pred vynesením rozhodnutia musí zostať dôverná.

4. Konečné rozhodnutie výboru obsahuje mená či názvy strán a ich zástupcov, mená členov výboru, ktorí sa zúčastnili na rozhodovaní, dátum vyhlásenia rozhodnutia, krátke predstavenie skutkového stavu prípadu a odôvodnenie rozhodnutia. Vyhlasuje sa na verejnom zasadnutí a odovzdáva stranám. Kópia rozhodnutia sa postupuje spoločnému dozornému orgánu.

Článok 27

Upozornenia

Upozornenia a iné oznámenia stranám, svedkom a znalcom sa realizujú prostriedkami, ktoré primerane zabezpečujú ich náležitú informovanosť a v prípade potreby môžu byť overené.

Článok 28

Náklady

1. Výbor rozhoduje o nákladoch konania v konečnom rozhodnutí. Konanie pred výborom je bezplatné. Ak je opravný prostriedok v plnej miere alebo čiastočne úspešný, potrebné náklady vynaložené sťažovateľom na podanie a spracovanie sťažnosti nesie Europol, ak to výbor považuje za spravodlivé.

2. Ak žiadateľ nedokáže uniesť všetky náklady konania alebo ich časť, môže mu byť kedykoľvek na vlastnú žiadosť poskytnutá pomoc s hradením nákladov. Pri podávaní žiadosti predloží dokumenty preukazujúce jeho zlú majetkovú situáciu. Výbor môže pomoc kedykoľvek odvolať, ak sa v priebehu konania zmenia podmienky, na základe ktorých bola poskytnutá. Ak je pomoc schválená, náklady sa hradia z rozpočtu spoločného dozorného orgánu. Ak je spravodlivé požadovať to, konečné rozhodnutie môže vyžadovať, aby strana nahradila rozpočtu spoločného dozorného orgánu poskytnuté zálohy. Vo svojej žiadosti musí žiadateľ vyjadriť súhlas s nahradením nákladov, ak to vyžaduje konečné rozhodnutie.

Článok 29

Spravodlivý proces

V prípadoch neupravených týmto rokovacím poriadkom výbor vo svojom konaní postupuje v súlade so všeobecnými zásadami práva Spoločenstva podľa článku 6 ods. 2 Zmluvy o Európskej únii.

HLAVA IV

ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA

Článok 30

Sekretariát

1. Zriaďuje sa sekretariát spoločného dozorného orgánu so sídlom v jeho hlavnom sídle s cieľom pomáhať mu pri plnení jeho úloh. Sekretariát je stály orgán a jeho členovia sú vyberaní výhradne na základe spôsobilosti. Členovia sekretariátu konajú výhradne v najlepšom záujme spoločného dozorného orgánu, sú v plnej miere nezávislí od Europolu a neprijímajú inštrukcie od žiadneho iného orgánu. Prijímanie do pracovného alebo služobného pomeru v rámci sekretariátu sa odohráva na návrh spoločného dozorného orgánu. Pracovníci sekretariátu nesmú vykonávať žiadnu inú prácu bez povolenia predsedu spoločného dozorného orgánu.

2. Sekretariát pracuje pod vedením predsedu spoločného dozorného orgánu v súlade s pravidlami určenými spoločným dozorným orgánom. Sekretariát takisto poskytuje služby odvolaciemu výboru. Pri výkone týchto funkcií koná pod vedením predsedu tohto výboru. Sekretariát vedie register opravných prostriedkov a všetkých ostatných dokumentov.

3. Sekretariát zabezpečuje rešpektovanie povinností podľa článku 41 rozhodnutia o Europole i v práci spoločného dozorného orgánu.

Článok 31

Dôvernosť

1. Členovia spoločného dozorného orgánu, náhradníci, znalci a členovia sekretariátu sú povinní zaobchádzať s akýmikoľvek informáciami, ktoré sa dozvedia v súvislosti so svojou činnosťou, dôverným spôsobom, pokiaľ si riadne plnenie ich úloh nevyžaduje opak. Táto povinnosť platí aj po tom, čo v tejto pozícii ich činnosť skončí.

2. Členovia spoločného dozorného orgánu, náhradníci, znalci a členovia sekretariátu pri svojom vymenovaní deklarujú, že tieto podmienky prijímajú.

3. V prípade porušenia dôvernosti môže byť výkon funkcie člena spoločného dozorného orgánu alebo jeho náhradníka v tajnom hlasovaní dvojtretinovou väčšinou hlasov delegácií prítomných na zasadnutí spoločného dozorného orgánu pozastavený. Dotknutá osoba musí byť pred vylúčením vypočutá, nesmie sa však zúčastniť diskusie. Toto ustanovenie platí obdobne pre odvolací výbor, kde sa porušenie dôvernosti týka práce tohto výboru. V tomto prípade je nutné neodkladne informovať spoločný dozorný orgán.

V prípade pozastavenia výkonu funkcie člena nastupuje na jeho miesto jeho náhradník. Pozastavenie výkonu funkcie musí byť oznámené národnému dozornému orgánu zodpovednému za dotknutého člena.

Článok 32

Rozpočet a náklady

1. Sekretariát pripravuje návrh ročného rozpočtu spoločného dozorného orgánu, ktorý je po schválení postúpený správnej rade pred vyjadrením vyžadovaným podľa článku 34 ods. 10 rozhodnutia o Europole.

2. Spoločný dozorný orgán rozhoduje o využití jemu prideleného rozpočtu, ktorý spravuje sekretariát.

3. Náklady spoločného dozorného orgánu a odvolacieho výboru vrátane výdavkov na členov odvolacieho výboru a ich náhradníkov, ktoré sú potrebné na riadne plnenie ich úloh, nesie rozpočet spoločného dozorného orgánu v súlade s pravidlami, ktoré určí.

Článok 33

Zmeny a doplnenia rokovacieho poriadku

Zmeny a doplnenia tohto rokovacieho poriadku prijíma spoločný dozorný orgán dvojtretinovou väčšinou svojich členov a predkladajú sa na schválenie Rade, ktorá sa uznáša kvalifikovanou väčšinou (článok 34 ods. 7 rozhodnutia o Europole).

Článok 34

Vyhodnotenie

Spoločný dozorný orgán tento rokovací poriadok vyhodnotí jeden až tri roky po tom, čo nadobudnú účinnosť.

Článok 35

Nadobudnutie účinnosti rokovacieho poriadku

Tento rokovací poriadok nadobúda účinnosť v deň nasledujúci po dni jeho schválenia Radou v súlade s článkom 34 ods. 7 rozhodnutia o Europole.

V Bruseli 22. júna 2009 Za spoločný dozorný orgán predseda David SMITH Členské štáty sa dohodli, že členstvo (člena alebo náhradníka) v spoločnom dozornom orgáne nesmie zaniknúť pred skončením jeho funkčného obdobia predovšetkým z dôvodov súvisiacich s výkonom funkcie v odvolacom výbore.

(1) Ú. v. EÚ L 121, 15.5.2009, s. 37.