ROZHODNUTIE KOMISIE

z 30. novembra 2009,

ktorým sa prijímajú opatrenia potrebné na technickú realizáciu vkladania údajov a prepojenia žiadostí, prístupu k údajom, úpravy, vymazania a predčasného vymazania údajov a vedenia zápisov operácií spracúvania údajov a prístupu k nim vo vízovom informačnom systéme

[oznámené pod číslom K(2009) 9402]

(Iba bulharské, české, estónske, fínske, francúzske, grécke, holandské, litovské, lotyšské, maďarské, maltské, nemecké, poľské, portugalské, rumunské, slovenské, slovinské, španielske, švédske a talianske znenie je autentické)

(2009/876/ES)

KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV,

so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva,

so zreteľom na nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 767/2008 z 9. júla 2008 o vízovom informačnom systéme (VIS) a výmene údajov o krátkodobých vízach medzi členskými štátmi (nariadenie o VIS) (1), a najmä na jeho článok 45 ods. 2 písm. a) až d),

keďže:

Prijme sa technický koncept vlastníctva s cieľom zabezpečiť, aby s údajmi vo VIS mohli nakladať výlučne vízové orgány členských štátov zodpovedné za vkladanie údajov do VIS.

Opatrenia ustanovené v tomto rozhodnutí týkajúcom sa technickej realizácie VIS by sa mali doplniť podrobnými technickými špecifikáciami a dokumentom o riadení prepojenia VIS.

V súlade s článkom 2 Protokolu o postavení Dánska pripojeného k Zmluve o Európskej únii a k Zmluve o založení Európskeho spoločenstva sa Dánsko nezúčastnilo na prijatí nariadenia (ES) č. 767/2008 a nie je ním viazané ani nepodlieha jeho uplatňovaniu. Vzhľadom na to, že nariadenie (ES) č. 767/2008 predstavuje vývoj schengenského acquis v rámci ustanovení hlavy IV tretej časti Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva, Dánsko v súlade s článkom 5 uvedeného protokolu informovalo listom z 13. októbra 2008 o transpozícii tohto acquis do svojho vnútroštátneho práva. Dánsko je preto v súlade s medzinárodným právom povinné vykonávať toto rozhodnutie.

Pokiaľ ide o Island a Nórsko, toto rozhodnutie predstavuje vývoj ustanovení schengenského acquis v zmysle Dohody uzavretej medzi Radou Európskej únie a Islandskou republikou a Nórskym kráľovstvom o pridružení Islandskej republiky a Nórskeho kráľovstva pri vykonávaní, uplatňovaní a rozvoji schengenského acquis (7) , ktoré patria do oblasti uvedenej v článku 1 bode B rozhodnutia Rady 1999/437/ES zo 17. mája 1999 o určitých vykonávacích predpisoch k dohode uzavretej medzi Radou Európskej únie a Islandskou republikou a Nórskym kráľovstvom o pridružení týchto dvoch štátov pri vykonávaní, uplatňovaní a vývoji schengenského acquis (8) .

Pokiaľ ide o Švajčiarsko, toto rozhodnutie predstavuje vývoj ustanovení schengenského acquis v zmysle Dohody medzi Európskou úniou, Európskym spoločenstvom a Švajčiarskou konfederáciou o pridružení Švajčiarskej konfederácie k vykonávaniu, uplatňovaniu a vývoju schengenského acquis, ktoré patria do oblasti uvedenej v článku 1 bode B rozhodnutia 1999/437/ES v spojení s článkom 3 rozhodnutia Rady 2008/146/ES (9) o uzavretí uvedenej dohody v mene Európskeho spoločenstva.

Pokiaľ ide o Lichtenštajnsko, toto rozhodnutie predstavuje vývoj ustanovení schengenského acquis v zmysle Protokolu medzi Európskou úniou, Európskym spoločenstvom, Švajčiarskou konfederáciou a Lichtenštajnským kniežatstvom o pridružení Lichtenštajnského kniežatstva k Dohode medzi Európskou úniou, Európskym spoločenstvom a Švajčiarskou konfederáciou o pridružení Švajčiarskej konfederácie k vykonávaniu, uplatňovaniu a vývoju schengenského acquis, ktoré patria do oblasti uvedenej v článku 1 bode B rozhodnutia 1999/437/ES v spojení s článkom 3 rozhodnutia Rady 2008/261/ES (10) o podpise v mene Európskeho spoločenstva a o predbežnom vykonávaní niektorých ustanovení uvedeného protokolu.

Opatrenia ustanovené v tomto rozhodnutí sú v súlade so stanoviskom výboru zriadeného článkom 51 ods. 1 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1987/2006 z 20. decembra 2006 o zriadení, prevádzke a využívaní Schengenského informačného systému druhej generácie (SIS II) (11) ,

PRIJALA TOTO ROZHODNUTIE:

Článok 1

Opatrenia potrebné na technickú realizáciu VIS v súvislosti s vkladaním údajov žiadateľov o víza a prepojením žiadostí v súlade s článkom 8 nariadenia o VIS, s prístupom k údajom v súlade s článkom 15 a článkami 17 až 22 nariadenia o VIS, s úpravou, vymazaním a predčasným vymazaním údajov v súlade s článkami 23 až 25 nariadenia o VIS a v súvislosti s vedením zápisov a prístupom k zápisom v súlade s článkom 34 nariadenia o VIS sú stanovené v prílohe.

Článok 2

Toto rozhodnutie je určené Belgickému kráľovstvu, Bulharskej republike, Českej republike, Spolkovej republike Nemecko, Estónskej republike, Helénskej republike, Španielskemu kráľovstvu, Francúzskej republike, Talianskej republike, Cyperskej republike, Lotyšskej republike, Litovskej republike, Luxemburskému veľkovojvodstvu, Maďarskej republike, Maltskej republike, Holandskému kráľovstvu, Rakúskej republike, Poľskej republike, Portugalskej republike, Rumunsku, Slovinskej republike, Slovenskej republike, Fínskej republike a Švédskemu kráľovstvu.

(1) Ú. v. EÚ L 218, 13.8.2008, s. 60.

(2) Ú. v. EÚ L 213, 15.6.2004, s. 5.

(3) Ú. v. EÚ L 117, 12.5.2009, s. 3.

(4) Ú. v. EÚ L 270, 15.10.2009, s. 14.

(5) Ú. v. ES L 131, 1.6.2000, s. 43.

(6) Ú. v. ES L 64, 7.3.2002, s. 20.

(7) Ú. v. ES L 176, 10.7.1999, s. 36.

(8) Ú. v. ES L 176, 10.7.1999, s. 31.

(9) Ú. v. EÚ L 53, 27.2.2008, s. 1.

(10) Ú. v. EÚ L 83, 26.3.2008, s. 3.

(11) Ú. v. EÚ L 381, 28.12.2006, s. 4.

PRÍLOHA

1. TECHNICKÝ KONCEPT VLASTNÍCTVA

Technický koncept vlastníctva sa uplatňuje na vzťah medzi členským štátom zodpovedným za vkladanie údajov do VIS a týmito údajmi.

Vlastníctvo sa realizuje priradením identifikácie zodpovedného členského štátu k údajom vloženým do súboru so žiadosťou o udelenie víza.

Vlastníctvo žiadosti o udelenie víza a príslušných rozhodnutí prijatých vízovými orgánmi sa zaregistruje do VIS pri vytváraní súboru so žiadosťou vo VIS alebo pri vkladaní príslušného rozhodnutia do VIS a následne ho nemožno zmeniť.

2. VKLADANIE ÚDAJOV A PREPOJENIE ŽIADOSTÍ

2.1. Vkladanie údajov pri podávaní žiadostí

V prípadoch, keď je žiadosť podaná orgánu členského štátu zastupujúcemu iný členský štát, údaje vkladané do VIS a následná komunikácia týkajúca sa súboru s touto žiadosťou zahŕňajú identifikáciu zastupovaného členského štátu, ktorá sa uchováva ako atribút „represented User“ (zastupovaný užívateľ) a je vzatá z toho istého kódovníka ako identifikácia členského štátu vkladajúceho údaje do VIS.

Všetky súbory so žiadosťami prepojené podľa článku 8 ods. 4 nariadenia o VIS majú vlastníctvo toho istého členského štátu.

Keď členský štát kopíruje odtlačky prstov zo súboru so žiadosťou zaregistrovaného vo VIS, vlastníctvo nového súboru so žiadosťou, do ktorého sa odtlačky prstov kopírujú, má tento členský štát.

2.2. Vkladanie údajov po podaní žiadostí

V prípadoch, keď rozhodnutie o udelení víza, o prerušení posudzovania žiadosti, o zamietnutí udelenia víza, o zrušení alebo odvolaní víza, alebo o skrátení alebo predĺžení platnosti víza v súlade s článkami 10 až 14 nariadenia o VIS, vydáva členský štát zastupujúci iný členský štát, komunikácia na účely vkladania údajov do VIS zahŕňa identifikáciu zastupovaného členského štátu, ktorá je vzatá z toho istého kódovníka ako identifikácia členského štátu vkladajúceho údaje do VIS.

Rozhodnutia o udelení víza, o predĺžení platnosti víza prostredníctvom novej vízovej nálepky a o skrátení platnosti víza prostredníctvom novej vízovej nálepky sa vkladajú do VIS s údajmi z vízovej nálepky a s tým istým vlastníctvom.

Číslo vízovej nálepky vkladané do VIS podľa článku 10 ods. 1 písm. e) nariadenia o VIS pozostáva v súlade s ustanoveniami nariadenia Rady (ES) č. 856/2008 (1), z kombinácie deväťmiestneho národného čísla vízovej nálepky a trojpísmenového identifikačného kódu členského štátu vydávajúceho víza (2) a obsahuje akýkoľvek potrebný počet počiatočných núl, aby bolo národné číslo vízovej nálepky deväťmiestne.

2.3. Prepojenie žiadostí

2.3.1. Prepojenie žiadostí, ak už bola zaregistrovaná predchádzajúca žiadosť

Iba ten členský štát, ktorý má vlastníctvo súboru so žiadosťou, má dovolené v súlade s článkom 8 ods. 3 nariadenia o VIS prepojiť ho s iným(-i) súborom(-mi) so žiadosťou(-ami) toho istého žiadateľa alebo odstrániť prepojenie na účely opravy.

Odtlačky prstov žiadateľa z jeho prepojených súborov sa kopírujú len v rámci časového obdobia 59 mesiacov. V prípade, ak sa daktyloskopické údaje do žiadosti kopírujú z predchádzajúceho súboru so žiadosťou, ktorý nie je starší ako 59 mesiacov, prepojenie medzi týmito súbormi so žiadosťami sa neodstráni.

2.3.2. Prepojenie žiadostí osôb, ktoré cestujú spolu

S cieľom prepojiť súbory so žiadosťami týkajúce sa osôb, ktoré cestujú spolu, v súlade s článkom 8 ods. 4 nariadenia o VIS sa do VIS postúpia čísla žiadostí spolu s hodnotou zodpovedajúcou typu skupiny, ktorý je buď rodina, alebo cestujúci. Vytvoriť skupinu alebo na účely opravy odstrániť prepojenie medzi jednotlivými členmi skupiny môže iba ten členský štát, ktorý má vlastníctvo súboru(-ov) so žiadosťou(-ami) týkajúceho(-ich) sa jednotlivých žiadateľov v rámci skupiny.

2.4. Postupy v prípadoch, keď sa zo zákonných dôvodov nepožaduje poskytnutie určitých údajov alebo údaje skutočne nemožno poskytnúť

V súlade s článkom 8 ods. 5 nariadenia o VIS sa zápis „not applicable“ (neuplatňuje sa) vloží do textových políčok manuálne alebo, ak je táto možnosť k dispozícii, výberom hodnoty z kódovníka. Ak políčko pre tieto údaje pozostáva z viacerých prvkov, tento zápis sa použije pre každý z nich.

Pre prípady, keď sa v súlade s článkom 8 ods. 5 nariadenia o VIS nepožaduje poskytnutie odtlačkov prstov alebo ich nemožno poskytnúť, implementujú sa do VIS dve boolovské políčka:

— „fingerprintsNotRequired“ (odtlačky prstov sa nepožadujú),

— „fingerprintsNotApplicable“ (odtlačky prstov sa neuplatňujú).

Tieto políčka sa nastavia podľa tabuľky nachádzajúcej sa ďalej, v ktorej sú uvedené tri možné situácie:

— požaduje sa poskytnutie odtlačkov prstov,

— nepožaduje sa poskytnutie odtlačkov prstov zo zákonných dôvodov,

— odtlačky prstov skutočne nemožno poskytnúť.

Políčko vo VIS Požaduje sa poskytnutie odtlačkov prstov Nepožaduje sa poskytnutie odtlačkov prstov zo zákonných dôvodov Odtlačky prstov skutočne nemožno poskytnúť „fingerprintsNotRequired“ FALSE (nie) TRUE (áno) FALSE (nie) „fingerprintsNotApplicable“ FALSE (nie) TRUE (áno) TRUE (áno)

Okrem toho príslušné prázdne textové políčko „ReasonForFingerprintNotApplicable“ (dôvod neuplatnenia odtlačkov prstov) obsahuje samotný dôvod.

Keď členský štát postupuje iba údaje uvedené v článku 5 ods. 1 písm. a) a b) nariadenia o VIS v zmysle článku 48 ods. 3, neexistencia údajov uvedených v článku 5 ods. 1 písm. c) sa zaznamená vložením poznámky „not applicable“ (neuplatňuje sa) doplnenej odkazom na článok 48 ods. 3 nariadenia o VIS v prázdnom textovom políčku uvádzajúcom, že poskytnutie údajov sa nepožaduje zo zákonných dôvodov. Príslušné políčka sa nastavia takto: „FingerprintsNotRequired“ na TRUE (áno) a „FingerprintsNotApplicable“ na TRUE (áno).

3. PRÍSTUP K ÚDAJOM

V súvislosti s vyhľadávaním a získavaním údajov na účely uvedené v článku 21 ods. 2 nariadenia o VIS sa používa dátum žiadosti o azyl. Okrem toho získanie žiadostí, ktoré boli prepojené v súlade s článkom 8 ods. 4 nariadenia o VIS, je možné iba pre skupiny typu rodina (manžel/manželka a/alebo deti) uvedené v oddiele 2.3.2.

4. ÚPRAVA, VYMAZANIE A PREDČASNÉ VYMAZANIE ÚDAJOV PODĽA ČLÁNKU 24 NARIADENIA O VIS

Vo VIS nie je možné upravovať tieto zaregistrované údaje:

— číslo žiadosti,

— číslo vízovej nálepky,

— typ rozhodnutia,

— zastupovaný členský štát (ak je to relevantné),

— členský štát zodpovedný za vkladanie údajov do VIS.

Ak je potrebné údaje uvedené vyššie opraviť, súbor so žiadosťou alebo údaje súvisiace s rozhodnutiami prijatými vízovými orgánmi sa vymažú a vytvorí sa nový súbor. Údaje obsiahnuté v súbore so žiadosťou môže vymazať iba ten členský štát, ktorý má vlastníctvo týchto údajov.

5. VEDENIE ZÁPISOV OPERÁCIÍ SPRACÚVANIA ÚDAJOV A PRÍSTUP K TÝMTO ZÁPISOM

5.1. Vedenie zápisov operácií spracúvania údajov

Každá operácia spracúvania údajov vo VIS sa zaznamená ako protokolový zápis, pričom do políčka „TypeOfAction“ (typ operácie) sa uvedie účel prístupu v súlade s článkom 34 ods. 1 nariadenia o VIS.

Tento protokolový zápis sa zaznamená spolu s časovou známkou okamihu, keď sa zápis zaznamenal. Táto časová známka sa neskôr použije na identifikáciu protokolových zápisov, ktoré sa majú vymazať.

Pre všetky operácie spracúvania údajov sa v protokolovom zápise uchovávajú údaje o orgáne, ktorý realizoval vklad alebo získanie údajov. Užívateľ a centrálny VIS sú špecifikovaní v protokolovom zápise buď ako odosielateľ, alebo ako príjemca.

Žiadne ďalšie operačné údaje okrem údajov o orgáne realizujúcom vklad alebo získanie údajov a okrem čísla žiadosti o udelenie víza protokolový zápis neobsahuje. Uchováva sa typ údajov postúpených alebo použitých pri vyhľadávaní, ako sa uvádza v článku 34 ods. 1 nariadenia o VIS.

Keď VIS nájde zápisy uvedené v článku 34 ods. 2 nariadenia o VIS, ktoré majú políčko „TypeOfAction“ nastavené na buď „Delete Application“ (vymazať žiadosť) alebo „Automatic Deletion“ (automatické vymazanie), systém vypočíta, že od uplynutia lehoty uchovávania uvedenej v článku 23 ods. 1 nariadenia o VIS prešiel jeden rok, a potom pristúpi k vymazaniu. Všetky zápisy operácií spracúvania údajov, ktoré majú to isté číslo žiadosti, sa vymažú tiež, ak sa v súlade s článkom 34 ods. 2 nariadenia o VIS nevyžadujú na postupy monitorovania na účely ochrany údajov.

Zápisy operácií spracúvania údajov sa nemôžu upravovať ani vymazať skôr, ako uplynie jeden rok od uplynutia lehoty uchovávania uvedenej v článku 23 ods. 1 nariadenia o VIS.

5.2. Prístup k zápisom operácií spracúvania údajov

Prístup k zápisom (protokolovým zápisom) uchovávaným riadiacim orgánom v súlade s článkom 34 ods. 1 nariadenia o VIS majú iba riadne oprávnení administrátori VIS a európsky dozorný úradník pre ochranu údajov. Toto ustanovenia sa vzťahuje mutatis mutandis na zápisy o prístupe k zápisom.

(1) Ú. v. EÚ L 235, 2.9.2008, s. 1.

(2) S výnimkou Nemecka, pretože kód krajiny pre Nemecko je „D“.