ROZHODNUTIE EURÓPSKEJ INVESTIČNEJ BANKY

z 26. februára 2019,

ktorým sa stanovujú interné pravidlá týkajúce sa spracúvania osobných údajov riaditeľstvom pre ľudské zdroje Európskej investičnej banky v súvislosti s poskytovaním informácií dotknutým osobám a obmedzením niektorých ich práv

EURÓPSKA INVESTIČNÁ BANKA (ďalej len „EIB“),

so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie, a najmä na jej článok 309,

so zreteľom na nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES,

keďže:

Podľa článku 38 služobných poriadkov EIB I a II sa disciplinárne opatrenia môžu uplatniť voči zamestnancom, ktorí si neplnia svoje povinnosti voči EIB v súlade s postupom stanoveným v článku 40 týchto poriadkov. Podľa článku 41 služobných poriadkov EIB I a II sa spory iné ako spory vyplývajúce z uplatnenia disciplinárnych opatrení upravených v článku 38 týchto poriadkov, môžu predkladať zmierovacej rade. Podľa Politiky dôstojnosti pri práci EIB a Usmernení EIB k postupu odvolania proti hodnoteniu sa musí EIB zaoberať sťažnosťami týkajúcimi sa obťažovania a odvolaniami proti hodnoteniu výkonu v uvedenom poradí.

Organizácia a riadenie postupov stanovených v článkoch 40 a 41 služobných poriadkov EIB I a II, ako aj Politiky dôstojnosti pri práci EIB a Usmernení EIB k postupu odvolania proti hodnoteniu sú hlavnou zodpovednosťou riaditeľstva EIB pre ľudské zdroje. Konkrétne, riaditeľstvo pre ľudské zdroje poskytuje podporu orgánom zodpovedným za uvedené postupy a vystupuje ako ich právny sekretariát.

Pri výkone svojich úloh musí riaditeľstvo pre ľudské zdroje rešpektovať práva fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov uznané v článku 8 ods. 1 Charty základných práv Európskej únie a v článku 16 ods. 1 Zmluvy o fungovaní Európskej únie, ako aj v právnych aktoch vychádzajúcich z týchto ustanovení. Riaditeľstvo pre ľudské zdroje musí zároveň dodržiavať prísne pravidlá dôvernosti a služobného tajomstva uvedené v služobných poriadkoch EIB a v Kódexe správania zamestnancov EIB a zabezpečiť dodržiavanie procesných práv osôb, ktorých sa to týka, a svedkov, najmä právo osôb, ktorých sa to týka, na riadny proces, obhajobu a prezumpciu neviny.

Za istých okolností je potrebné dať do súladu práva dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 (1) s účelom a potrebami úloh, ktoré vykonáva riaditeľstvo pre ľudské zdroje, ako aj s plným dodržiavaním základných práv a slobôd iných dotknutých osôb. Na tento účel sa v článku 25 tohto nariadenia poskytuje riaditeľstvu pre ľudské zdroje možnosť obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 22 a článku 35, ako aj jeho článku 4, pokiaľ jeho ustanovenia zodpovedajú právam a povinnostiam stanoveným v článkoch 14 až 22.

S cieľom zabezpečiť účinnosť postupov, ktoré vykonáva disciplinárny výbor a zmierovacia rada, ktoré boli zriadené podľa článkov 40 a 41 služobných poriadkov II a II v uvedenom poradí, a ktoré vykonáva komisia pre dôstojnosť pri práci a rozhodcovská komisia, ktoré boli zriadené podľa Politiky dôstojnosti pri práci EIB a Postupu odvolania proti hodnoteniu, a pri dodržaní štandardov ochrany osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, je potrebné prijať interné pravidlá, podľa ktorých riaditeľstvo pre ľudské zdroje môže obmedziť práva dotknutých osôb v súlade s článkom 25 ods. 1 písm. c), g) a h) nariadenia (EÚ) 2018/1725.

Interné pravidlá by sa mali vzťahovať na všetky spracovateľské operácie, ktoré vykonáva riaditeľstvo pre ľudské zdroje pri výkone svojho mandátu podľa článkov 40 a 41 služobných poriadkov EIB I a II a podľa Politiky dôstojnosti pri práci EIB a Usmernení k postupu odvolania proti hodnoteniu. Tieto pravidlá by sa mali vzťahovať na spracovateľské operácie vykonávané pred začatím postupov, ktoré vykonáva disciplinárny výbor, zmierovacia rada, komisia pre dôstojnosť pri práci a rozhodcovská komisia, počas prebiehajúcich postupov a v priebehu následných činností súvisiacich s výsledkom týchto postupov.

S cieľom dodržať články 14, 15 a 16 nariadenia (EÚ) 2018/1725 by mal prevádzkovateľ informovať všetky fyzické osoby o svojich činnostiach zahŕňajúcich spracovanie ich osobných údajov a o ich právach transparentným a zrozumiteľným spôsobom vo forme oznámenia o ochrane údajov uverejneného na intranete EIB, ako aj jednotlivo informovať dotknuté osoby, ktorých sa jeho činnosti týkajú, najmä príslušné osoby, strany a svedkov.

Okrem toho, s cieľom udržať efektívnu spoluprácu bude riaditeľstvo pre ľudské zdroje možno musieť uplatniť obmedzenia v súvislosti s právami dotknutých osôb na ochranu informácií obsahujúcich osobné údaje pochádzajúce od iných útvarov EIB, inštitúcií, orgánov, úradov a agentúr Európskej únie, príslušných orgánov členských štátov a tretích krajín, ako aj od medzinárodných organizácií. Na tento účel by malo riaditeľstvo pre ľudské zdroje konzultovať príslušné dôvody obmedzení a ich nutnosť a primeranosť s týmito inými útvarmi EIB, inštitúciami, orgánmi, úradmi, agentúrami, orgánmi a medzinárodnými organizáciami.

Riaditeľstvo pre ľudské zdroje by malo so všetkými obmedzeniami zaobchádzať transparentne a v príslušnom systéme evidencie zaevidovať každú žiadosť o obmedzenie.

Podľa článku 25 ods. 8 nariadenia (EÚ) 2018/1725 môžu prevádzkovatelia odložiť poskytnutie informácií o dôvodoch žiadosti o obmedzenie dotknutým osobám, môžu od neho upustiť alebo ho môžu zamietnuť, ak by sa ním akokoľvek ohrozil účel obmedzenia. Ide najmä o prípad obmedzení práv stanovených v článkoch 16 a 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725. S cieľom zabezpečiť, aby bolo právo dotknutej osoby byť informovaná v súlade s článkami 16 a 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725 obmedzené len na obdobie, počas ktorého trvajú dôvody na odklad, riaditeľstvo pre ľudské zdroje by malo svoju pozíciu pravidelne preskúmavať.

Ak sa uplatňuje obmedzenie práv iných dotknutých osôb, riaditeľstvo pre ľudské zdroje by malo v každom jednotlivom prípade posúdiť, či by oznámenie obmedzenia neohrozilo jeho účel.

Zodpovedná osoba EIB vykonáva nezávislé preskúmanie žiadosti o obmedzenia s cieľom zabezpečiť súlad s týmto rozhodnutím.

PRIJALA TOTO ROZHODNUTIE:

Článok 1 Predmet a rozsah pôsobnosti 1. V tomto rozhodnutí sa stanovujú pravidlá, ktoré má dodržiavať prevádzkovateľ vymedzený v článku 2 ods. 1 pri informovaní dotknutých osôb o spracovaní ich údajov v súlade s článkami 14, 15 a 16 nariadenia (EÚ) 2018/1725. Takisto sa v ňom stanovujú podmienky, za ktorých príslušný prevádzkovateľ môže obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 22 a článku 35, ako aj článku 4 nariadenia, v súlade s článkom 25 ods. 1 písm. c), g) a h) uvedeného nariadenia. 2. Toto rozhodnutie sa vzťahuje na spracúvanie osobných údajov zo strany riaditeľstva pre ľudské zdroje na účely alebo v súvislosti s činnosťami vykonávanými s cieľom plniť si svoje úlohy uvedené v článkoch 40 a 41 služobných poriadkov EIB I a II, ako aj v Politike dôstojnosti pri práci EIB, Usmerneniach EIB k postupu odvolania proti hodnoteniu a v znení ich následných zmien. 3. V rámci svojho mandátu spracúva riaditeľstvo pre ľudské zdroje viaceré kategórie osobných údajov, najmä údaje o totožnosti, kontaktné údaje, služobné údaje a údaje o zapojení do prípadu.

Článok 2 Špecifikácia prevádzkovateľa a záruky 1. Prevádzkovateľom spracovateľských operácií je generálny riaditeľ ľudských zdrojov. 2. Osobné údaje sa uchovávajú v zabezpečenom elektronickom a fyzickom prostredí, ktoré zabraňuje nezákonnému prístupu alebo prenosu údajov osobám, ktoré o nich nepotrebujú vedieť. 3. Spracúvané osobné údaje sa uchovávajú najmenej šesť mesiacov a najviac desať rokov. Ďalšie podrobné informácie o presnej dĺžke období uchovávania pre každý postup sa uvádzajú v pláne uchovávania riaditeľstva pre ľudské zdroje. 4. Obdobia dlhšie než je obdobie uvedené vyššie sa uplatňujú vo výnimočných a riadne odôvodnených prípadoch a musí ich schváliť zodpovedná osoba.

Článok 3 Uplatniteľné výnimky a obmedzenia 1. Keď riaditeľstvo pre ľudské zdroje vykonáva svoje úlohy vzhľadom na práva dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, zváži, či sa neuplatňujú nejaké výnimky stanovené v uvedenom nariadení. 2. S výhradou článkov 4 až 7 tohto rozhodnutia riaditeľstvo pre ľudské zdroje môže obmedziť uplatňovanie článkov 14 až 22 a článku 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725, ako aj článku 4, pokiaľ jeho ustanovenia zodpovedajú právam a povinnostiam stanoveným článkoch 14 až 22 tohto nariadenia, ak by výkon takýchto práv a povinností ohrozil účel postupov stanovených v článkoch 40 a 41 služobných poriadkov EIB I a II, ako aj v Politike dôstojnosti pri práci EIB a Usmerneniach EIB k postupu odvolania proti hodnoteniu, alebo by nepriaznivo ovplyvnil práva a slobody iných dotknutých osôb. 3. S výhradou článkov 4 až 7 tohto rozhodnutia riaditeľstvo pre ľudské zdroje môže obmedziť práva a povinnosti uvedené v odseku 2 tohto článku v súvislosti s osobnými údajmi získanými od iných útvarov EIB alebo inštitúcií, orgánov, agentúr a úradov Európskej únie, príslušných orgánov členských štátov alebo od medzinárodných organizácii za týchto okolností: a) ak by výkon takýchto práv a povinností mohol byť obmedzený inými útvarmi EIB alebo inštitúciami, orgánmi, agentúrami a úradmi Európskej únie na základe iných aktov stanovených v článku 25 nariadenia alebo v súlade s kapitolou IX uvedeného nariadenia; b) ak by výkon takýchto práv a povinností mohol byť obmedzený príslušnými orgánmi členských štátov na základe aktov uvedených v článku 23 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (2), alebo na základe vnútroštátnych opatrení, ktorými sa transponujú články 13 ods. 3, 15 ods. 3 alebo 16 ods. 3 smernice Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/680 (3); c) ak by výkon takýchto práv a povinností mohol ohroziť spoluprácu riaditeľstva pre ľudské zdroje s tretími krajinami a medzinárodnými organizáciami pri výkone jeho úloh. Skôr, ako sa uplatnia obmedzenia za okolností uvedených v bodoch a) a b) prvého pododseku, riaditeľstvo pre ľudské zdroje bude viesť konzultácie s príslušnými útvarmi EIB, inštitúciami, orgánmi, agentúrami a úradmi Európskej únie alebo príslušnými orgánmi členských štátov, pokiaľ mu nie je jasné, že uplatnenie obmedzenia sa stanovuje v jednom z aktov uvedených v týchto bodoch. Keď záujmy alebo základné práva a slobody dotknutých osôb prevážia nad záujmom Európskej únie spolupracovať s tretími krajinami alebo medzinárodnými organizáciami, bod c) prvého poodseku sa neuplatňuje. 4. Odsekmi 1, 2 a 3 nie je dotknuté uplatňovanie iných rozhodnutí EIB, ktorými sa stanovujú interné pravidlá týkajúce sa poskytovania informácií dotknutým osobám a obmedzenia niektorých práv podľa článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725.

Článok 4 Poskytovanie informácií dotknutým osobám 1. Riaditeľstvo pre ľudské zdroje uverejní na intranete EIB oznámenie o ochrane údajov, ktorým informuje všetky dotknuté osoby o svojich činnostiach zahŕňajúcich spracúvanie ich osobných údajov. 2. Riaditeľstvo pre ľudské zdroje jednotlivo informuje dotknuté osoby, ktoré sú stranami postupu, osoby, ktorých sa postup týka, alebo svedkov. 3. Ak riaditeľstvo pre ľudské zdroje úplne alebo čiastočne obmedzí poskytnutie informácií dotknutým osobám uvedeným v odseku 2, urobí záznam o dôvodoch obmedzenia vrátane posúdenia nutnosti a primeranosti obmedzenia. Na tento účel sa v zázname uvedie, ako by poskytnutie informácie ohrozilo účel príslušného postupu alebo obmedzení uplatnených podľa článku 3 ods. 3, alebo by nepriaznivo ovplyvnilo práva a slobody iných dotknutých osôb. Tento záznam a prípadne aj dokumenty obsahujúce východiskové faktické a právne prvky sa zaevidujú. Na požiadanie sa sprístupnia Európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov (EDPS). 4. Obmedzenie uvedené v odseku 3 sa bude uplatňovať i naďalej, pokým pretrvávajú opodstatnené dôvody na takého obmedzenie. Ak dôvody na obmedzenie už pominuli, riaditeľstvo pre ľudské zdroje poskytne dotknutej osobe predmetnú informáciu a dôvody na obmedzenie. Riaditeľstvo pre ľudské zdroje zároveň informuje dotknutú osobu o možnosti podať kedykoľvek sťažnosť EDPS alebo sa dožadovať súdneho prostriedku nápravy na Súdnom dvore Európskej únie. Riaditeľstvo pre ľudské zdroje preskúma uplatňovanie obmedzenia minimálne každých šesť mesiacov od jeho prijatia a pri uzatvorení príslušného postupu. Následne bude prevádzkovateľ každý rok sledovať potrebu zachovať akékoľvek obmedzenie.

Článok 5 Právo dotknutej osoby na prístup k údajom 1. Ak dotknuté osoby požiadajú o prístup k ich osobným údajom spracovaným v kontexte jedného alebo viacerých konkrétnych prípadov alebo konkrétnej spracovateľskej operácie v súlade s článkom 17 nariadenia (EÚ) 2018/1725, posúdenie žiadosti zo strany riaditeľstva pre ľudské zdroje sa obmedzí iba na takéto osobné údaje. 2. Ak riaditeľstvo pre ľudské zdroje úplne alebo čiastočne obmedzí právo na prístup uvedené v článku 17 tohto nariadenia, vykoná tieto kroky: a) vo svojej odpovedi na žiadosť informuje príslušnú dotknutú osobu o uplatnenom obmedzení a o hlavných dôvodoch obmedzenia a o možnosti podať sťažnosť EDPS alebo sa dožadovať súdneho prostriedku nápravy na Súdnom dvore Európskej únie; b) urobí záznam o dôvodoch obmedzenia vrátane posúdenia nutnosti a primeranosti obmedzenia; na tento účel sa v zázname uvedie, ako by poskytnutie informácií ohrozilo účel príslušného postupu alebo obmedzení uplatnených podľa článku 3 ods. 3, alebo by nepriaznivo ovplyvnilo práva a slobody iných dotknutých osôb. Poskytnutie informácií uvedené v bode a) možno odložiť, môže sa od neho upustiť alebo sa môže zamietnuť v súlade s článkom 25 ods. 8 nariadenia (EÚ) 2018/1725. 3. Záznam uvedený v bode b) prvého pododseku odseku 2 a prípadne aj dokumenty obsahujúce východiskové a právne prvky sa zaevidujú. Na požiadanie sa sprístupnia EDPS. Uplatňuje sa článok 25 ods. 7 nariadenia (EÚ) 2018/1725.

Článok 6 Právo na opravu, vymazanie a obmedzenie spracúvania Ak riaditeľstvo pre ľudské zdroje úplne alebo čiastočne obmedzí uplatnenie práva na opravu, vymazanie alebo práva na obmedzenie spracúvania uvedené v článkoch 18, 19 ods. 1 a 20 ods. 1 nariadenia (EÚ) 2018/1725, vykoná kroky uvedené v článku 5 ods. 2 tohto rozhodnutia a zaeviduje záznam v súlade s jeho článkom 5 ods. 3.

Článok 7 Oznámenie porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe Ak riaditeľstvo pre ľudské zdroje obmedzí oznámenie porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe uvedené v článku 35 nariadenia (EÚ) 2018/1725, urobí záznam a zaeviduje dôvody obmedzenia v súlade s článkom 4 ods. 3 tohto rozhodnutia. Uplatňuje sa článok 4 ods. 4 tohto rozhodnutia.

Článok 8 Preskúmanie zodpovednou osobou Vždy, keď riaditeľstvo pre ľudské zdroje obmedzí uplatnenie práv dotknutých osôb v súlade týmto rozhodnutím, bez zbytočného odkladu informuje zodpovednú osobu a sprístupní záznam a posúdenie nutnosti a primeranosti obmedzenia. Zodpovedná osoba môže písomne požiadať riaditeľstvo pre ľudské zdroje o preskúmanie uplatnenia obmedzení. Riaditeľstvo pre ľudské zdroje písomne informuje zodpovednú osobu o výsledku požadovaného preskúmania.

Článok 9 Nadobudnutie účinnosti Toto rozhodnutie schválila Správna rada EIB 26. februára 2019 a nadobúda účinnosť dňom jeho uverejnenia na webovom sídle EIB.

V Luxemburgu 26. februára 2019

(1) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES (Ú. v. EÚ L 295, 21.11.2018, s. 39).

(2) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46 ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (Ú. v. EÚ L 119, 4.5.2016, s. 1).

(3) Smernica Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/680 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov príslušnými orgánmi na účely predchádzania trestným činom, ich vyšetrovania, odhaľovania alebo stíhania alebo na účely výkonu trestných sankcií a o voľnom pohybe takýchto údajov a o zrušení rámcového rozhodnutia Rady 2008/977/SVV (Ú. v. EÚ L 119, 4.5.2016, s. 89).