B.

Prijať tieto opatrenia v oblasti archívov: 1. Ochrana archívov v Európe a predchádzanie ich poškodeniu: — vypracovanie vzorového akčného plánu skupinou európskych archívov na podporu opatrení zameraných na predchádzanie poškodeniu dokumentov a archívov v súvislosti s prírodnými katastrofami a inými udalosťami, ktoré môžu spôsobiť škody, — podpora činností v rámci celého Spoločenstva zameraných na ochranu a obnovovanie poškodených dokumentov a archívov zo strany skupiny európskych archívov, — vypracovanie a podpora noriem a technických špecifikácií na výstavbu nových špecializovaných priestorov určených pre archívy zo strany vnútroštátnych archívnych služieb členských štátov a archívnych služieb inštitúcií Únie. 2. Posilnenie európskej interdisciplinárnej spolupráce v oblasti dokumentov a archívov v elektronickej podobe, ktorú je potrebné ďalej rozvíjať, a to aj v rámci pracovného plánu Rady pre program Kultúra, najmä čo sa týka koordinácie v oblasti digitalizácie (6): — prehĺbenie spolupráce pri zabezpečovaní pravosti, dlhodobého uchovávania a dostupnosti dokumentov a archívov v elektronickej podobe, najmä aktualizáciou a rozšírením súčasných požiadaviek na vytváranie systémov riadenia archívov a správy dokumentov v elektronickej podobe, ako napr. MoReq (Model requirements for electronic documents and archives management systems – Vzorové požiadavky na systémy riadenia archívov a správy dokumentov v elektronickej podobe), ktorá podporí zlepšenie verejnej správy, a ďalším organizovaním fór DLM (7) o dokumentoch a archívoch v elektronickej podobe. 3. Vytvorenie a udržiavanie internetového portálu pre dokumenty a archívy v Európe, čo je prioritná úloha: — prostredníctvom vnútroštátnych archívnych služieb členských štátov a archívnych služieb inštitúcií Únie zabezpečenie internetového portálu, ktorý by poskytol ľahší a cezhraničný prístup k dokumentom a archívom členských štátov a inštitúcií Únie. Tento internetový portál môže spravovať buď jeden z počítačových serverov Európskej únie, alebo vnútroštátna archívna služba členského štátu. 4. Podpora osvedčených postupov so zreteľom na vnútroštátne a európske právo týkajúce sa správy dokumentov a riadenia archívov a prístupu k nim; vnútroštátne archívne služby členských štátov a archívne služby inštitúcií Únie by mali: — sledovať návrhy nových právnych predpisov, ktoré sa majú v tejto oblasti prijať v ktoromkoľvek členskom štáte, s cieľom zistiť osvedčené postupy, najmä pokiaľ ide o požiadavky na správu dokumentov a riadenie archívov a na prístup k nim, — prepojiť údaje o právnych predpisoch v archívnictve a iných súvisiacich právnych predpisoch na vnútroštátnej úrovni a na úrovni Spoločenstva a umožniť konzultácie o nich vytvorením databázy, aby sa podnecovalo šírenie týchto právnych predpisov. Túto databázu môže spravovať buď jeden z počítačových serverov Európskej únie, alebo vnútroštátna archívna služba členského štátu. Odporúča sa vziať do úvahy prácu vykonanú v rámci európskeho projektu právnych údajov podporovaného Európskou pobočkou Medzinárodnej rady archívov – EURBICA, ako je uvedené v Správe o archívoch v rozšírenej Európskej únii (prioritná činnosť 4.2). 5. Prijímanie opatrení na predchádzanie krádežiam archívnych dokumentov: — vypracovanie akčného plánu a spoločných usmernení zo strany vnútroštátnych archívnych služieb členských štátov, ktoré umožnia výmenu informácií a osvedčených postupov v boji proti krádežiam archívnych dokumentov a pri podpore navrátenia odcudzených dokumentov.