PRÍLOHY

PRÍLOHA I

VZOR OPISU SYSTÉMOV RIADENIA A KONTROLY

 Prvotná verzia

 Verzia zrevidovaná (číslo, dátum vo formáte dd/mm/rok) po porade s Komisiou

 Verzia zrevidovaná z iných dôvodov

ČLENSKÝ ŠTÁT:FOND(-Y):HLAVNÉ KONTAKTNÉ MIESTO:UVEDENÉ INFORMÁCIE OPISUJÚ STAV K:

1. IDENTIFIKÁCIA URČENÝCH ORGÁNOV

1.1. Všeobecné informácie o určených orgánoch:

1.1.1. Stručný opis rozhodnutí, na základe ktorých došlo k určeniu jednotlivých orgánov

1.1.2. Sú systémy riadenia a kontroly funkčné? Ak nie, uveďte dátum, odkedy budú funkčné.

1.1.3. Boli systémy riadenia a kontroly akreditované Komisiou pre iné finančné nástroje Spoločenstva (v prípade, že mohli byť)?

1.2. Organizačná(-é) štruktúra(-y) celého (celých) subjektu(-ov), v rámci ktorého(-ých) určené orgány pôsobia

1.3. Zodpovedný orgán

1.3.1. Dátum a spôsob formálneho určenia zodpovedného orgánu

1.3.2. Právna forma zodpovedného orgánu

1.3.3. Špecifikácia úloh vykonávaných priamo zodpovedným orgánom a (podľa potreby a/alebo predpokladanej potreby) aj inými subjektmi na zodpovednosť zodpovedného orgánu [zadávanie úloh externým subjektom s výnimkou úloh delegovaných na poverený(-é) orgán(-y) uvedený(-é) v bode 1.4]

1.3.4. Organizačná štruktúra a špecifikácia úloh útvarov (vrátane orientačného počtu pridelených miest)

1.3.5. Môže zodpovedný orgán pôsobiť v prípade projektov spolufinancovaných z tohto fondu aj ako výkonný orgán?

1.3.6. Ak pod zodpovedný orgán spadá viac ako jeden zo štyroch fondov: opis spoločných úloh a systémov

1.4. Poverený(-é) orgán(-y)

1.4.1. Dôvod zriadenia povereného orgánu

1.4.2. Dátum a spôsob formálneho určenia povereného(-ých) orgánu(-ov)

1.4.3. Právna forma povereného(-ých) orgánu(-ov)

1.4.4. Špecifikácia úloh vykonávaných priamo povereným(-ými) orgánom(-mi) a (podľa potreby a/alebo predpokladanej potreby) aj inými subjektmi na zodpovednosť povereného(-ých) orgánu(-ov) (zadávanie úloh externým subjektom)

1.4.5. Organizačná štruktúra a špecifikácia úloh útvarov (vrátane orientačného počtu pridelených miest)

1.4.6. Môže poverený(-é) orgán(-y) pôsobiť v prípade projektov spolufinancovaných z tohto fondu aj ako výkonný orgán?

1.4.7. Ak pod poverený(-é) orgán(-y) spadá viac ako jeden zo štyroch fondov: opis spoločných úloh a systémov

1.5. Certifikačný orgán

1.5.1. Dátum a spôsob formálneho určenia certifikačného orgánu

1.5.2. Právna forma certifikačného orgánu

1.5.3. Špecifikácia úloh vykonávaných priamo certifikačným orgánom a (podľa potreby a/alebo predpokladanej potreby) aj inými subjektmi na zodpovednosť certifikačného orgánu (zadávanie úloh externým subjektom)

1.5.4. Organizačná štruktúra a špecifikácia úloh útvarov (vrátane orientačného počtu pridelených miest)

1.5.5. Ak pod certifikačný orgán spadá viac ako jeden zo štyroch fondov: opis spoločných úloh a systémov

1.6. Orgán auditu

1.6.1. Dátum a spôsob formálneho určenia orgánu auditu

1.6.2. Právna forma orgánu auditu

1.6.3. Špecifikácia úloh vykonávaných priamo orgánom auditu a (podľa potreby a/alebo predpokladanej potreby) aj inými subjektmi na zodpovednosť orgánu auditu (zadávanie úloh externým subjektom)

1.6.4. Organizačná štruktúra a špecifikácia úloh útvarov (vrátane orientačného počtu pridelených miest)

1.6.5. Kvalifikácia zamestnancov orgánu auditu a (podľa potreby a/alebo predpokladanej potreby) aj iných subjektov, od ktorých sa očakáva, že budú vykonávať audit (zadávanie úloh externým subjektom)

1.6.6. Ak pod orgán auditu spadá viac ako jeden zo štyroch fondov: opis spoločných úloh a systémov

1.6.7. Ak môže zodpovedný orgán v prípade projektov spolufinancovaných z tohto fondu pôsobiť aj ako výkonný orgán: opis opatrení zabezpečujúcich nezávislé postavenie orgánu auditu v súlade s článkom 8.

Usmernenia pre oddiely 2 až 4Prvá časť každej tabuľkyOpis postupov by mal obsahovať úlohy vykonávané každým z určených orgánov (alebo subjektov, ktoré vykonávajú tieto úlohy na zodpovednosť určeného orgánu) a interakciu medzi nimi. Opis by mal byť stručný, mal by však zrozumiteľne objasniť fungovanie daných postupov v praxi.Druhá časť každej tabuľkyV kontrolnom zozname by sa malo vyznačiť, či bol daný cieľ dosiahnutý, a poskytnúť príslušné informácie. Ak cieľ dosiahnutý nebol, uveďte dôvody a v príslušných prípadoch aj predpokladaný dátum jeho splnenia.V prípade formalizovaných postupov by mal byť uvedený odkaz na príslušný dokument.

2. FUNGOVANIE URČENÝCH ORGÁNOV

2.1. Určovanie orgánov a dohľad nad nimi Stručný opis postupu pri zriaďovaní jednotlivých určených orgánov [Opis má zahŕňať všetky orgány] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Pravidlá upravujúce vzťah členského štátu s určenými orgánmi vymedzujú ich príslušné povinnosti. Áno/Nie 2. Členský štát poskytol určeným orgánom usmernenia na zabezpečenie riadneho finančného hospodárenia (formou školenia a/alebo príručiek). Áno/Nie 3. Každý orgán informuje svojich zamestnancov o úlohách danej organizácie, ako aj o pracovnej náplni a očakávaných výsledkoch. Áno/Nie 4. Boli prijaté kroky s cieľom zabezpečiť, aby jednotlivé orgány disponovali primeraným počtom zamestnancov s adekvátnou kvalifikáciou a pracovnými skúsenosťami na vykonávanie svojich úloh. Áno/Nie





2.2. Oddelenie funkcií Stručný opis opatrení na zabezpečenie náležitého oddelenia funkcií [Opis má zahŕňať všetky orgány] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Boli stanovené pravidlá na zabezpečenie náležitého oddelenia funkcií jednotlivých aktérov v rámci zodpovedného orgánu pri podpisovaní zmlúv/dohôd o grante. Áno/Nie 2. Boli stanovené pravidlá na zabezpečenie náležitého oddelenia funkcií jednotlivých aktérov v rámci zodpovedného orgánu pri iniciovaní, overovaní a schvaľovaní finančných transakcií. Áno/Nie 3. Orgán auditu bude funkčne nezávislý od zodpovedného orgánu a certifikačného orgánu. Áno/Nie 4. Certifikačný orgán sa nezúčastní na výbere, implementácii ani na finančných transakciách, pokiaľ ide o zdroje Spoločenstva. Áno/Nie





2.3. Monitorovanie povereného(-ých) orgánu(-ov) – v prípade nutnosti Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y)] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Sú úlohy, ktoré majú byť delegované, jasne vymedzené? Áno/Nie 2. Boli zavedené postupy týkajúce sa delegovaných úloh a bol overený ich súlad s pravidlami stanovenými v základnom akte/vykonávacích predpisoch. Áno/Nie 3. Budú prebiehať dozorné kontroly, ktoré zabezpečia, aby sa úlohy vykonávali v súlade so zavedenými postupmi. Áno/Nie





2.4. Monitorovanie ostatných úloh, ktoré samotné orgány nevykonávajú – v prípade nutnosti Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať všetky orgány] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. V prípadoch, keď subjekty konajú na zodpovednosť zodpovedného orgánu (a nie sú považované za poverené orgány), boli zavedené dozorné mechanizmy na zabezpečenie riadneho finančného hospodárenia. Áno/Nie 2. V prípadoch, keď audítorské činnosti boli zadané externým subjektom a keď subjekty konajú na zodpovednosť orgánu auditu, boli zavedené dozorné mechanizmy na zabezpečenie jednotnej audítorskej metodiky a systematickosti auditu. Áno/Nie 3. V prípadoch, keď certifikačné činnosti boli zadané externým subjektom a keď subjekty konajú na zodpovednosť certifikačného orgánu, boli zavedené dozorné mechanizmy na zabezpečenie jednotného prístupu k certifikácii. Áno/Nie 4. V prípadoch, keď sú úlohy zadávané súkromným externým subjektom, ktoré neplnia verejné služby, boli vytvorené mechanizmy, ktoré zabezpečujú, aby úlohy, ktorými môžu byť poverené, nezahŕňali výkon verejnej moci ani nevyžadovali použitie právomoci rozhodovať podľa voľného uváženia. Áno/Nie

3. OPERAČNÉ A FINANČNÉ POSTUPY

3.1. Vypracovanie viacročných programov Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y)] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Plánujú sa opatrenia na zabezpečenie implementácie zásady partnerstva v súlade s platnými vnútroštátnymi pravidlami a postupmi. Áno/Nie 2. Boli stanovené postupy na kontrolu súladu viacročného programu so strategickými usmerneniami a s právnymi predpismi Spoločenstva, najmä právnymi predpismi Spoločenstva zameranými na zabezpečenie voľného pohybu osôb v spojení s priamo súvisiacimi sprievodnými opatreniami, ktoré sa týkajú kontrol na vonkajších hraniciach, azylu a prisťahovalectva. Áno/Nie 3. Viacročný program bude schválený osobou na to riadne oprávnenou. Áno/Nie





3.2. Vypracovanie ročných programov Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y)] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Boli zavedené postupy na zabezpečenie: — súladu medzi ročnými programami a viacročným programom, — oprávnenosti akcií uvedených v ročných programoch, — súladu a komplementárnosti týchto akcií s ostatnými vnútroštátnymi nástrojmi a nástrojmi Spoločenstva, — súladu s pravidlami týkajúcimi sa percentuálnych podielov pri spolufinancovaní, — súladu s prioritami/osobitnými prioritami uvedenými v strategických usmerneniach. Áno/Nie 2. Boli zavedené postupy, ktoré v prípade potreby umožňujú revíziu ročného programu ked sa to vyžaduje podľa článku 23 ods. 1 tohto rozhodnutia. Áno/Nie 3. Akákoľvek úprava finančného rozpisu v ročnom programe, ako aj dôvody tejto úpravy sú zdokumentované. Áno/Nie 4. Akákoľvek úprava plnenia ročného programu, ktorá nesúvisí s finančným rozpisom (napr. úprava charakteru výzvy na podávanie návrhov a jej harmonogramu alebo úprava rozsahu technickej pomoci), ako aj dôvody tejto úpravy sú zdokumentované. Áno/Nie





3.3. Vypracovanie stratégie auditu a ročných plánov auditu Stručný opis postupu [Opis sa týka orgánu auditu] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Boli stanovené pravidlá s cieľom zabezpečiť, aby pred programovacím obdobím aj počas neho zodpovedný orgán transparentným a primeraným spôsobom podal orgánu auditu informácie o zavedených postupoch riadenia a o projektoch. Áno/Nie 2. Boli zavedené postupy na vypracovanie ročných plánov auditu (ktoré sa každoročne priložia k stratégii auditu) a na ich včasné zasielanie Komisii (v prípade nutnosti). Áno/Nie 3. Stratégia auditu a ročné plány auditu sú schválené osobou na to riadne oprávnenou. Áno/Nie





3.4. Zodpovedný orgán pôsobiaci ako výkonný orgán – v prípade nutnosti Stručný opis dôvodov, na základe ktorých zodpovedný orgán realizuje projekty priamo, a osobitných opatrení plánovaných na posilnenie systémov riadenia a kontroly [Opis má zahŕňať všetky orgány] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Dôvody, na základe ktorých je nevyhnutné, aby projekty realizoval zodpovedný orgán, sa zdokumentujú a schvália na príslušnej úrovni. Áno/Nie 2. Boli stanovené osobitné opatrenia na zabezpečenie súladu charakteru a cieľov projektov s ustanoveniami definovanými pre tento fond. 3. Boli zavedené osobitné opatrenia, ktoré zabezpečujú, aby sa pri projektoch realizovaných zodpovedným orgánom zabránilo vzniku konfliktu záujmov. Áno/Nie 4. Boli zavedené osobitné opatrenia, ktoré zabezpečujú, aby sa pri realizácii projektov zodpovedným orgánom dodržala zásada zhodnotenia vynaložených finančných prostriedkov. Áno/Nie 5. Boli stanovené postupy na zabezpečenie zrozumiteľnosti a úplnosti zmluvných podmienok, ktoré tieto projekty upravujú, najmä pokiaľ ide o podmienky financovania, platobné podmienky, pravidlá oprávnenosti a záväzky týkajúce sa operačného a finančného výkazníctva. Áno/Nie 6. Boli zavedené osobitné opatrenia, ktoré zabezpečujú, aby hlavné úlohy zodpovedného orgánu, ktoré sú stanovené v základnom akte, neboli dotknuté skutočnosťou, že zodpovedný orgán realizuje projekty. Áno/Nie 7. Ak zodpovedný orgán pôsobí ako výkonný orgán, orgán auditu je umiestnený v inom subjekte ako zodpovedný orgán (v prípade, že to tak nie je, opíšte dodatočné záruky, ktoré boli prijaté v súvislosti so zabezpečením riadnej nezávislosti orgánu auditu). Áno/Nie 8. Stratégia auditu sa bude zaoberať konkrétnymi rizikami, ktoré môžu byť spojené s tým, že projekty realizuje zodpovedný orgán. Áno/Nie





3.5. Výber a realizácia projektov (zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán) Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y)] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. V prípade výzvy na predloženie návrhov (alebo ponúk) boli stanovené pravidlá na zabezpečenie verejnej súťaže a adekvátnej publicity. Áno/Nie 2. Kritériá výberu budú v súlade s minimálnymi kritériami vymedzenými v základnom akte. Áno/Nie 3. Boli stanovené postupy na prijímanie návrhov (alebo ponúk). Áno/Nie 4. Boli stanovené postupy, ktoré zabezpečujú, aby boli návrhy (alebo ponuky) vyhodnotené transparentným a nediskriminačným spôsobom podľa vopred stanovených pravidiel a kritérií. Áno/Nie 5. Rozhodnutia o udelení grantu a zmluvy/dohody o grante budú schválené osobou na to riadne oprávnenou. Áno/Nie 6. Boli stanovené postupy na zabezpečenie adekvátneho následného informovania účastníkov výberového konania o jeho výsledkoch. Áno/Nie 7. Boli stanovené postupy, ktoré zabezpečujú monitorovanie plnenia dohôd o grante/zmlúv v súlade so zmluvnými podmienkami. Áno/Nie





3.6. Monitorovanie projektov realizovaných konečnými príjemcami Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y)] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Pre každý projekt budú stanovené hlavné operačné a finančné ukazovatele, ktoré sa budú monitorovať a ktoré sa oznámia zodpovednému orgánu. Áno/Nie 2. Plánuje sa overovanie zodpovedným orgánom priamo na mieste, aby sa umožnilo monitorovanie projektov (z operačného aj finančného hľadiska). Áno/Nie 3. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby koneční príjemcovia používali primeraný elektronický systém účtovníctva. Áno/Nie 4. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby koneční príjemcovia uplatňovali ustanovenia o viditeľnosti finančných príspevkov EÚ. Áno/Nie





3.7. Finančné riadenie projektu Stručný opis postupu [Opis zahŕňa zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y)] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Finančné transakcie budú schválené osobami na to riadne oprávnenými. Áno/Nie 2. Pred platbou/vymáhaním sa vykoná overenie zamerané na: — správnosť a regulárnosť žiadosti o platbu so zreteľom na pravidlá oprávnenosti týkajúce sa fondu(-ov), — skutočné dodanie tovaru a/alebo služieb spolufinancovaných v rámci projektu, — správnosť, úplnosť a skutočné vyplatenie ostatných príspevkov poskytnutých z verejných alebo súkromných zdrojov, — zohľadňovanie výsledkov auditu. Áno/Nie 3. Vykoná sa overenie, ktorého cieľom bude dosiahnuť primerané záruky, pokiaľ ide o zákonnosť a správnosť uskutočnených transakcií. Áno/Nie 4. Počas programovacieho obdobia budú prebiehať dozorné kontroly, ktoré zabezpečia dodržiavanie zavedených finančných postupov. Áno/Nie 5. Overí sa komplementárnosť s ostatnými finančnými programami Spoločenstva, aby sa zabránilo dvojitému financovaniu. Áno/Nie





3.8. Nezrovnalosti, opravy a vymáhanie Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať zodpovedný orgán, poverený(-é) orgán(-y) a certifikačný orgán] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Boli zavedené definície nezrovnalostí, ktoré sú v súlade s požiadavkami Spoločenstva. Áno/Nie 2. Boli zavedené mechanizmy, ktoré zabezpečujú včasné zistenie nezrovnalostí a bezodkladné prijatie nápravných opatrení. Áno/Nie 3. Boli zavedené postupy na zabezpečenie informovanosti Komisie o zistených nezrovnalostiach, prípane o akýchkoľvek nápravných opatreniach prijatých v súlade so záväzkami stanovenými v tomto rozhodnutí. Áno/Nie 4. Boli zavedené postupy na zabezpečenie riadneho následného postupu v súvislosti s vydanými príkazmi na vymáhanie pohľadávok a prípadne v súvislosti s úrokmi z omeškania. Áno/Nie 5. Ak nie je možné dosiahnuť inkaso príkazom na vymáhanie, zistia sa príčiny tejto situácie, aby sa posúdilo, či by členské štáty mali vrátiť finančné prostriedky naspäť do rozpočtu Spoločenstva. Áno/Nie





3.9. Príprava a vykonávanie audítorských misií Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať orgán auditu a zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y) ako potenciálne subjekty auditu a certifikačný orgán ako príjemcu záverov] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Audítorské postupy sú v súlade s medzinárodne uznávanými štandardmi. Áno/Nie 2. Na základe požiadaviek vymedzených v základnom akte bola pre audítorov vypracovaná príručka o vykonávaní auditu. Áno/Nie 3. Budú vykonané audity na overenie účinného fungovania systémov riadenia a kontroly. Áno/Nie 4. Kontroly oprávnenosti výdavkov budú založené na primeranej reprezentatívnej vzorke, ktorá bude pokrývať minimálne 10 % oprávnených výdavkov. Áno/Nie 5. Overenie oprávnenosti výdavkov bude zamerané minimálne na dodržiavanie, účinnosť a efektívnosť týchto prvkov: výberový postup, ciele projektu, reálnosť dosiahnutých výsledkov, oprávnenosť výdavkov, platné podporné dokumenty týkajúce sa výdavkov, vnútroštátne spolufinancovanie, audit trail. Áno/Nie 6. Pravidelne sa budú prijímať opatrenia nadväzujúce na predchádzajúce odporúčania. Áno/Nie 7. Projekty realizované zodpovedným orgánom budú predmetom podrobného preskúmania. Áno/Nie





3.10. Správa o audite ročných programov a súvisiace vyhlásenia Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať orgán auditu] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Pre každý ročný program boli stanovené postupy na zjednotenie záverov auditu systémov a auditu projektov. Áno/Nie 2. Budú vykonané kontroly na posúdenie platnosti žiadostí o platbu. Áno/Nie 3. V prípade systémových chýb alebo chýb, ktoré presahujú prah závažnosti, sa pristúpi k ďalšiemu preskúmaniu. Áno/Nie 4. Správa a súvisiace vyhlásenia budú schválené osobou na to riadne oprávnenou. Áno/Nie





3.11. Certifikácia výdavkov Stručný opis postupu [Opis zahŕňa predovšetkým certifikačný orgán, ale aj zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y)] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Boli zavedené postupy, ktoré zabezpečujú, aby zodpovedný orgán poskytoval informácie potrebné na účely certifikácie. Áno/Nie 2. Boli zavedené postupy, ktoré zabezpečujú, aby zodpovedný orgán predložil správu o audite každého ročného programu a súvisiace vyhlásenia. Áno/Nie 3. Boli zavedené postupy, ktoré zabezpečujú, aby sa v konečnom výkaze výdavkov zohľadnili vrátené finančné prostriedky a aby sa pokračovalo v prebiehajúcich súdnych konaniach alebo správnych odvolacích konaniach s odkladným účinkom, ktoré sa týkajú vymáhania finančných prostriedkov. Áno/Nie 4. Vykonajú sa overenia s cieľom zabezpečiť správnosť a úplnosť výkazu výdavkov (najmä pokiaľ ide o úroky vytvorené predbežným financovaním poskytnutým Komisiou a ich skutočné využitie ako národného príspevku). Áno/Nie 5. Metódy prepočtu národnej meny na eurá sú v súlade s pravidlami stanovenými Komisiou. Áno/Nie





3.12. Hodnotenie programu Stručný opis postupu [Opis zahŕňa zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y)] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Usmernenia Komisie k metódam hodnotenia sú rozširované v maximálne možnej miere a sprístupnené všetkým potenciálnym konečným príjemcom a ostatným zainteresovaným stranám. Áno/Nie 2. Hlavné operačné a finančné ukazovatele, ktoré koneční príjemcovia poskytli na meranie výsledkov projektu, budú zaznamenané. Áno/Nie 3. Zodpovedný orgán a/alebo poverené orgány zabezpečia, aby boli poskytnuté ukazovatele vhodné na meranie výsledkov jednotlivých projektov. Áno/Nie 4. Boli zavedené postupy, ktoré zabezpečujú, aby sa potrebné hodnotenie vykonalo v súlade so základným aktom. Áno/Nie

4. SPRÁVA ÚDAJOV

4.1. Zdokumentovanie postupov Stručný opis postupu [Opis zahŕňa všetky orgány] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Orgány zabezpečia, aby boli zavedené postupy podľa článku 7 tohto rozhodnutia v súlade s vnútroštátnymi právnymi predpismi a s právnymi predpismi Spoločenstva (napr. verejné obstarávanie, účtovné pravidlá atď.). Áno/Nie 2. Postupy sú schvaľované osobou na to riadne oprávnenou. Áno/Nie 3. Zavedené postupy obsahujú jasné pokyny pre všetky hlavné činnosti a objasňujú proces rozhodovania týkajúci sa plnenia úloh. Áno/Nie 4. Boli zavedené opatrenia, ktoré zabezpečujú, aby boli všetci zainteresovaní zamestnanci informovaní o zavedených postupoch. Áno/Nie 5. V prípade potreby je medzi postupy zahrnuté aj používanie kontrolných zoznamov sumarizujúcich hlavné typy kontrol, ktoré sa majú vykonať. Áno/Nie 6. Boli zavedené opatrenia na zabezpečenie ochrany osobných údajov. Áno/Nie





4.2. Účtovníctvo a účtovné záznamy Stručný opis postupu [Opis zahŕňa zodpovedný orgán, poverený(-é) orgán(-y) a certifikačný orgán] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Boli zavedené postupy na zabezpečenie úplnosti, spoľahlivosti a správnosti účtovných záznamov. Účtovný systém umožní najmä: — úplne odsledovať zdroje Spoločenstva na úrovni konečných príjemcov a projektov, — zistiť akékoľvek úroky vytvorené predbežným financovaním poskytnutým Komisiou, — zistiť vydané príkazy na vymáhanie pohľadávok a prípadne aj to, či sa nimi dosiahlo inkaso. Áno/Nie 2. Systém účtovníctva a finančného výkazníctva je v súlade s vnútroštátnymi právnymi predpismi o ochrane údajov. Áno/Nie 3. Použije sa elektronický systém účtovníctva a finančného výkazníctva. Áno/Nie 4. Existuje zálohový systém, ktorý v prípade potreby zabezpečí kontinuitu operácií. Áno/Nie 5. Metódy prepočtu národnej meny na eurá sú v súlade s pravidlami stanovenými Komisiou. Áno/Nie





4.3. Podávanie správ Komisii Stručný opis postupu [Opis zahŕňa všetky orgány] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Bola stanovená povinnosť predkladania správ a zistený vplyv tejto povinnosti na zdroje. Áno/Nie 2. Zavedené postupy umožňujú povereným orgánom podávať dôkladné, včasné a úplné informácie. Áno/Nie 3. Správy sú schvaľované osobou na to riadne oprávnenou. Áno/Nie





4.4. Audit trail Stručný opis postupu [Opis zahŕňa všetky orgány] Kde sa uchovávajú tieto dokumenty? Zodpovedný subjekt/oddelenie Obdobie uchovávania Opis systémov riadenia a kontroly vrátane príručky(-čiek) postupov Stratégia auditu Národný viacročný program a jeho prípadné revízie Národné ročné programy a jeho prípadné revízie Rozhodnutia Európskej komisie o viacročných a ročných programoch Výzvy na predloženie návrhov/výzvy na predloženie ponúk Podklady k žiadosti/zmluve Administratívna, technická a finančná analýza predložených návrhov/ponúk (hodnotiace schémy) a správy komisie na hodnotenie návrhov/ponúk Rozhodnutia o poskytnutí financovania alebo o jeho zamietnutí Dohody o financovaní projektu Rozhodnutia o viazaní finančných prostriedkov pre jednotlivé projekty Správy o pokroku a záverečné správy predložené príjemcami finančných prostriedkov Správy o financovaní a žiadosti o platbu predložené v súvislosti s financovaným projektom Podporné dokumenty týkajúce sa výdavkov a príjmov v rámci financovaného projektu Povolenie vykonať úhradu/vymáhať finančné prostriedky (doklad o vykonaných overeniach) Platobné príkazy/príkazy na vymáhanie Doklad o úhrade/vymáhaní finančných prostriedkov Dokumentácia týkajúca sa metodiky výberu vzorky na účely auditu Správy o audite jednotlivých projektov Správy o audite systémov riadenia a kontroly na vnútroštátnej úrovni Správy o audite ročných programov Stanovisko audítora k systémom riadenia a kontroly Vyhlásenie audítora k platnosti žiadostí o platbu Žiadosti o platbu zaslané Európskej komisii Certifikácia výdavkov zaslaná Európskej komisii Správy o pokroku zaslané Európskej komisii Záverečné správy o plnení zaslané Európskej komisii Doklad o platbe z Európskej komisie Hodnotiace správy zaslané Európskej komisii

5. SCHVÁLENIE OPISU SYSTÉMOV RIADENIA A KONTROLY