PRÍLOHA

USMERNENIE EÚ TÝKAJÚCE SA INTERNÉHO PROGRAMU DODRŽIAVANIA PRAVIDIEL, POKIAĽ IDE O KONTROLY OBCHODOVANIA S POLOŽKAMI S DVOJAKÝM POUŽITÍM

ÚVOD

Účinné kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím – tovarom, softvérom a technológiami – sú nevyhnutné na boj proti rizikám spojeným so šírením zbraní hromadného ničenia (ZHN) a destabilizujúcim hromadením konvenčných zbraní. Spoločnosti, ktoré obchodujú s položkami s dvojakým použitím, sú povinné dodržiavať požiadavky strategickej kontroly obchodovania vyplývajúce z právnych predpisov Európskej únie (1) a jej členských štátov. Musia sa zdržať účasti na transakciách, pri ktorých existujú obavy, že položky sa môžu použiť na účely šírenia zbraní.

Vzhľadom na rýchly vedecký a technologický pokrok, zložitosť súčasných dodávateľských reťazcov a rastúci význam neštátnych subjektov, účinné kontroly obchodu vo veľkej miere závisia od informovanosti „spoločností“ (2) a ich aktívneho úsilia o dodržiavanie obchodných obmedzení. Spoločnosti na tento účel zvyčajne zavádzajú súbor interných politík a postupov, označovaný aj ako interný program dodržiavania pravidiel, aby zabezpečili súlad s právnymi predpismi EÚ a jednotlivých štátov o kontrole obchodovania s položkami s dvojakým použitím. Predmet a rozsah týchto politík a postupov obvykle závisí od veľkosti konkrétnej spoločnosti a jej obchodných činností.

S cieľom pomôcť spoločnostiam, aby prísne dodržiavali príslušné právne predpisy EÚ a jednotlivých členských štátov, sa týmto usmernením vytvára rámec na identifikáciu a riadenie vplyvu kontrol obchodovania s položkami s dvojakým použitím a na zmierňovanie súvisiacich rizík. Usmernenie sa zameriava na sedem základných prvkov účinného interného programu dodržiavania pravidiel. Každý základný prvok je podrobne opísaný v časti „Čo sa očakáva“, v ktorej sú opísané ciele daného základného prvku. V časti „Aké kroky to zahŕňa?“ sú bližšie opísané činnosti a možné riešenia vypracovania alebo vykonávania postupov zabezpečenia súladu. Na konci dokumentu sa uvádza súbor užitočných otázok týkajúcich sa interného programu dodržiavania pravidiel v spoločnosti a zoznam ukazovateľov rizika diverzie a „varovných príznakov“ v podozrivých dopytoch alebo objednávkach.

Pri tvorbe usmernenia EÚ týkajúceho sa interného programu dodržiavania pravidiel kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím sa zohľadnili a uplatnili existujúce prístupy v oblasti dodržiavania pravidiel kontroly vývozu, a to najmä:

— Príručka najlepších postupov Wassenaarského usporiadania z roku 2011 týkajúca sa interných programov dodržiavania pravidiel pre tovar a technológie s dvojakým použitím (3),

— Príručka najlepších postupov pre odvetvie od Skupiny jadrových dodávateľov (NSG) (4),

— prvky vnútorného programu súladu z odporúčania Komisie 2011/24/EÚ (5),

— výsledky zo štvrtej Wiesbadenskej konferencie (2015) na tému Angažovanosť súkromného sektora v strategických kontrolách obchodovania: Odporúčania o účinných prístupoch k vykonávaniu rezolúcie Bezpečnostnej rady Organizácie Spojených národov 1540 (2004)“,

— webová stránka Príručka k internému programu dodržiavania pravidiel pre program Spojených štátov amerických na kontrolu vývozu a súvisiacu bezpečnosť hraníc z roku 2017 (6).

Usmernenie obsahuje sedem základných prvkov. Nemali by sa považovať za vyčerpávajúci zoznam a ani nie sú zoradené od najdôležitejších po menej dôležité. Sú základným kameňom individuálne vypracovaného interného programu dodržiavania pravidiel konkrétnej spoločnosti a ich cieľom je pomôcť spoločnosti pri uvažovaní o najvhodnejších spôsoboch a postupoch, ako dosiahnuť súlad s právnymi predpismi EÚ a jednotlivých členských štátov týkajúcimi sa obchodovania s položkami s dvojakým použitím. Predpokladá sa, že v dotknutých spoločnostiach je zavedený celý rad existujúcich politík a postupov v súvislosti s kontrolou vývozu. V ich prípade by štruktúra základných prvkov mohla uľahčiť stanovenie referenčných bodov v ich prístupe k dodržiavaniu predpisov. Možno predpokladať, že prístup spoločnosti k dodržiavaniu pravidiel, ktorý zahŕňa politiky a vnútorné postupy minimálne pre všetky základné prvky, je v súlade s usmernením EÚ týkajúcim sa interného programu dodržiavania pravidiel kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím. V prípade spoločností, ktoré zatiaľ iba vypracúvajú svoj prístup k dodržiavaniu pravidiel v oblasti obchodu s položkami s dvojakým použitím, štruktúra základných prvkov ponúka východiskovú a všeobecnú kostru zabezpečenia súladu spoločnosti.

Vo všeobecnosti možno povedať, že najdôležitejším hľadiskom pri tvorbe interného programu dodržiavania pravidiel je to, aby bol relevantný pre organizáciu a činnosti spoločnosti, aby interné procesy boli ľahko pochopiteľné a dodržateľné a aby vyjadrovali bežné denné operácie a postupy. Jednotlivé požiadavky a znaky interného programu dodržiavania pravidiel závisia od veľkosti, štruktúry a predmetu konkrétnej obchodnej činnosti spoločnosti, ale aj od strategickej povahy položiek a možných koncových použití alebo koncových používateľov, od geografickej prítomnosti odberateľov, ako aj od zložitosti interných vývozných procesov. Treba preto zdôrazniť, že pri vypracúvaní tohto usmernenia sa systematicky brali do úvahy možné problémy malých a stredných podnikov (MSP) s jeho vykonávaním.

Vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti

Toto usmernenie má nezáväzný charakter a nemalo by sa považovať za právne poradenstvo. Týmto usmernením nie sú dotknuté rozhodnutia o povoleniach, ktoré sú v právomoci príslušných orgánov podľa nariadenia (ES) č. 428/2009.

Ak by ste chceli vyjadriť svoj názor na obsah tohto dokumentu, obráťte sa na príslušný orgán (pozri prílohu 3).

USMERNENIE EÚ TÝKAJÚCE SA INTERNÉHO PROGRAMU DODRžIAVANIA PRAVIDIEL KONTROLY OBCHODOVANIA S POLOžKAMI S DVOJAKÝM POUžITÍM

V účinnom internom programe dodržiavania pravidiel kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím sú kľúčové tieto základné prvky:

1. Záväzok vrcholového manažmentu dodržiavať predpisy

2. Organizačná štruktúra, zodpovednosť a zdroje

3. Odborná príprava a zvyšovanie informovanosti

4. Proces a postupy preverovania transakcií

5. Preskúmanie výkonnosti, audity, podávanie správ a nápravné opatrenia

6. Vedenie záznamov a dokumentácia

7. Fyzická bezpečnosť a bezpečnosť informácií

V časti Čo sa očakáva? sú pri každom základnom prvku opísané ciele súvisiace s interným programom dodržiavania pravidiel. V časti Aké kroky to zahŕňa? sú bližšie opísané činnosti a možné riešenia vypracovania alebo vykonávania postupov zabezpečenia súladu.

Základné prvky by sa teda mali chápať ako „stavebné prvky“ pri tvorbe interného programu dodržiavania predpisov v spoločnosti zapojenej do obchodovania s položkami s dvojakým použitím. Každá spoločnosť by mala vo svojom individuálnom internom programe dodržiavania pravidiel opísať, ako vykonáva príslušné základné prvky s ohľadom na svoje špecifické okolnosti.

Všetky spoločnosti zapojené do obchodovania s položkami s dvojakým použitím by pri tom mali zvážiť najmä opatrenia uvedené v časti Aké kroky to zahŕňa?, hoci od týchto opatrení sa môžu aj odchýliť, ak pre to spoločnosť má osobitné dôvody.

POSÚDENIE RIZÍK

Interný program dodržiavania predpisov musí byť prispôsobený veľkosti, štruktúre a predmetu podnikania, a najmä konkrétnej obchodnej činnosti spoločnosti a s ňou súvisiacim rizikám. Ak teda spoločnosť chce vypracovať alebo zrevidovať svoj program dodržiavania predpisov kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím, odporúča sa začať s posúdením rizík s cieľom určiť jej špecifický rizikový profil z hľadiska obchodovania s položkami s dvojakým použitím. Pomôže jej to uvedomiť si, ktoré časti jej obchodnej činnosti majú byť upravené v internom programe dodržiavania pravidiel a prispôsobiť tento program osobitným okolnostiam danej spoločnosti.

V posúdení rizík by sa mal starostlivo vyhodnotiť sortiment produktov, zákaznícka základňa a obchodná činnosť, ktoré sú alebo by mohli byť ovplyvnené kontrolou obchodovania s položkami s dvojakým použitím. Mali by sa identifikovať relevantné slabé miesta a riziká, aby spoločnosť mohla zaradiť spôsoby na ich zmiernenie do interného programu dodržiavania pravidiel. V takomto posúdení rizík síce nemožno identifikovať všetky slabé miesta a riziká, ktorým spoločnosť môže v budúcnosti čeliť, ale poskytne jej lepší základ na vypracovanie alebo preskúmanie jej interného programu dodržiavania pravidiel.

Spoločnosti už často majú zavedené postupy vnútornej kontroly, a preto nemusia pri tvorbe interného plánu dodržiavania pravidiel začínať od nuly. Posúdenie rizík pomôže spoločnosti vyhodnotiť jej existujúce firemné politiky a postupy na základe rizík spojených s kontrolou vývozu a v prípade potreby navrhnúť postup na ich prispôsobenie. Ďalším krokom, o ktorom možno od začiatku uvažovať, je aj podpora synergií medzi existujúcimi politikami a požiadavkami na kontrolu vývozu. Osvedčeným postupom je napríklad zaradiť krížové odkazy na zásady a požiadavky kontroly vývozu do etického kódexu spoločnosti, ak existuje.

Výsledky tohto posúdenia rizík ovplyvnia potrebné opatrenia a vhodné riešenia pri tvorbe alebo vykonávaní postupov zabezpečenia súladu v konkrétnej spoločnosti.

Spoločnosť sa môže pokúsiť čo najviac využiť výhody globálnych, celoskupinových riešení interného programu dodržiavania pravidiel, vždy však musí dodržiavať všetky platné právne predpisy EÚ a členských štátov.

SCHVÁLENÝ HOSPODÁRSKY SUBJEKT (7)

Ak je spoločnosť držiteľom platného povolenia schváleného hospodárskeho subjektu (AEO), na účely vypracovania alebo revízie interného programu dodržiavania predpisov by sa mohlo zohľadniť posúdenie súladu spoločnosti v oblasti príslušných colných činností.

Keďže colné orgány skontrolovali colné procesy a postupy vašej spoločnosti, status AEO by sa mohol využiť pri stanovení alebo revízii postupov súvisiacich so základnými prvkami interného programu dodržiavania predpisov, napríklad v prípade vedenia záznamov a fyzickej bezpečnosti.

1. Záväzok vrcholového manažmentu dodržiavať predpisy

V účinnom internom programe dodržiavania predpisov sa odzrkadľuje postup „zhora nadol“, keď vrcholový manažment spoločnosti zabezpečuje význam, legitímnosť a organizačné, ľudské a technické zdroje na plnenie záväzkov a kultúru dodržiavania pravidiel v spoločnosti.

Čo sa očakáva?

Cieľom záväzku vrcholového manažmentu je budovať vedenie v oblasti dodržiavania pravidiel (vedenie príkladom) a firemnú kultúru dodržiavania pravidiel v oblasti kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím.

Písomné vyhlásenie o podpore vrcholového manažmentu pre interné postupy dodržiavania pravidiel zvyšuje informovanosť spoločnosti o cieľoch kontrol obchodovania s položkami s dvojakým použitím a o súlade s príslušnými právnymi predpismi EÚ a členských štátov.

Takýto záväzok vyjadruje jednoznačnú, pevnú a nepretržitú angažovanosť a podporu zo strany vrcholového manažmentu. Výsledkom sú dostatočné organizačné, ľudské a technické zdroje pre záväzok spoločnosti dodržiavať predpisy. Manažment jasne a pravidelne informuje zamestnancov o záväzku spoločnosti v záujme podporovania kultúry dodržiavania predpisov.

Aké kroky to zahŕňa?

Vypracujte vyhlásenie o firemnom záväzku, v ktorom sa uvádza, že spoločnosť dodržiava všetky právne predpisy EÚ a členských štátov týkajúce sa kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím.

Definujte konkrétne očakávania manažmentu v súvislosti s dodržiavaním predpisov a informujte o význame a hodnote účinných postupov zabezpečenia súladu (8).

Jasne a pravidelne informujte všetkých zamestnancov (aj zamestnancov, ktorí nepôsobia v oblasti kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím) o vyhlásení o firemnom záväzku s cieľom podporovať kultúru dodržiavania pravidiel (9).

2. Organizačná štruktúra, zodpovednosť a zdroje

Efektívne vypracovanie a vykonávanie postupov zabezpečenia súladu si vyžaduje dostatočné organizačné, ľudské a technické zdroje. Bez jednoznačnej organizačnej štruktúry a jasne vymedzených povinností hrozí, že interný program dodržiavania pravidiel poznačí nedostatočný dohľad a nevymedzené roly. Pevná štruktúra pomáha organizáciám zvládať problémy hneď, ako sa objavia, a predchádzať vzniku nepovolených transakcií.

Čo sa očakáva?

Spoločnosť má písomne stanovenú vnútornú organizačnú štruktúru (napríklad formou organizačnej schémy), ktorá umožňuje vykonávať interné kontroly súladu. Je v nej označená a vymenovaná osoba (osoby) s celkovou zodpovednosťou za plnenie firemných záväzkov v oblasti dodržiavania pravidiel. Upozorňujeme, že v niektorých členských štátoch musí ísť o člena vrcholového manažmentu.

Všetky funkcie, povinnosti a zodpovednosti súvisiace s dodržiavaním pravidiel sú vymedzené, pridelené a navzájom prepojené v systéme, ktorý manažmentu zaručuje, že spoločnosť globálne zabezpečuje dodržiavanie pravidiel. Ak je to vhodné alebo dokonca potrebné, funkcie a/alebo povinnosti súvisiace s kontrolami vývozu (ale nie celkovú zodpovednosť) možno delegovať v rámci subjektu alebo rozdeliť medzi dva alebo viaceré firemné subjekty v rámci EÚ.

Všetky oblasti činnosti, ktoré súvisia s obchodovaním s položkami s dvojakým použitím, spoločnosť primerane obsadzuje zamestnancami, ktorí preukázateľne majú požadované zručnosti. Aspoň jedna osoba v spoločnosti je poverená (nie nevyhnutne výlučne) funkciou kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím. Táto funkcia sa môže rozdeliť medzi firemné subjekty v rámci EÚ, pokiaľ sa zachová primeraná úroveň kontrol. Upozorňujeme však, že v niektorých členských štátoch EÚ to nemusí byť možné, pretože v zmysle vnútroštátnej právnej úpravy kontroly vývozu sa vyžaduje, aby určená osoba bola vymenovaná na miestnej úrovni.

Zamestnanci vykonávajúci kontrolu obchodovania s položkami s dvojakým použitím, by mali byť v čo najvyššej miere chránení pred konfliktom záujmov. Títo zamestnanci majú právo priamo informovať osobu s celkovou zodpovednosťou za kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím a zároveň by mali mať právomoc zastaviť transakcie.

Zamestnanci vykonávajúci kontrolu obchodovania s položkami s dvojakým použitím musia mať prístup k príslušným legislatívnym textom vrátane najnovších zoznamov kontrolovaného tovaru a zoznamov miest určení a subjektov, na ktoré bolo uvalené embargo alebo sankcie. Primerané prevádzkové a organizačné procesy a postupy relevantné pre kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím sú zdokumentované, zhromažďované a distribuované všetkým príslušným pracovníkom.

Spoločnosť by mala mať aktualizovanú zbierku zdokumentovaných procesov a postupov (napr. v príručke zabezpečenia súladu). V závislosti od veľkosti spoločnosti a objemu jej obchodnej činnosti by spoločnosť mala zvážiť potrebu IT podpory pre interné postupy zabezpečenia súladu.

Aké kroky to zahŕňa?

Stanovte počet zamestnancov vykonávajúcich kontrolu obchodovania s položkami s dvojakým použitím, so zohľadnením právnych a technických aspektov, ktoré je potrebné zabezpečiť. Poverte aspoň jednu osobu v spoločnosti úlohou zabezpečovať dodržiavanie pravidiel obchodovania s položkami s dvojakým použitím a zaistiť, aby v prípade jej neprítomnosti (napríklad počas choroby, dovolenky atď.) mohol túto úlohu prevziať rovnako kvalifikovaný náhradník. V závislosti od priemerného objemu objednávok môže táto osoba plniť úlohy súvisiace s kontrolou vývozu položiek s dvojakým použitím len na čiastočný úväzok.

Jednoznačne identifikujte, vymedzte a priraďte všetky funkcie, povinnosti a zodpovednosti súvisiace s dodržiavaním pravidiel, prípadne aj v organizačnej schéme. Vždy keď je to možné, jednoznačne identifikujte funkcie zástupcov.

Zabezpečte, aby vnútorná organizačná štruktúra kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím bola známa v celej organizácii a zabezpečte pravidelnú aktualizáciu interných záznamov o týchto priradeniach a ich distribúciu zamestnancom. Zabezpečte, aby v spoločnosti boli známe kontaktné údaje osoby zodpovednej za problematiku kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím. V prípade outsourcingu povinností spojených s kontrolou obchodu je potrebné zorganizovať rozhranie a komunikáciu so spoločnosťou.

Vymedzte znalosti a zručnosti, ktoré potrebujú právni a technickí zamestnanci vykonávajúci kontrolu obchodovania s položkami s dvojakým použitím. Odporúča sa vypracovať opis náplne práce.

Zabezpečte, aby zamestnanci vykonávajúci kontrolu obchodovania s položkami s dvojakým použitím, boli v čo najvyššej miere chránení pred konfliktom záujmov. V závislosti od veľkosti spoločnosti sa zodpovednosť za dodržiavanie pravidiel môže určiť na príslušnom oddelení alebo útvare. Napríklad: osoba, ktorá prijíma konečné rozhodnutie o tom, či je možné prepraviť tovar, nie je z obchodného oddelenia, ale z právneho. Umožnite, aby títo zamestnanci mohli pôsobiť ako odborní poradcovia pri usmerňovaní rozhodnutí spoločnosti, čoho výsledkom budú transakcie, ktoré sú v súlade s právnymi predpismi.

Zdokumentujte súbor politík a postupov na tému kontrol obchodovania s položkami s dvojakým použitím a distribuujte ich všetkým príslušným zamestnancom.

Zostavte zbierku zdokumentovaných politík a postupov a zvážte formát príručky zabezpečenia súladu.

3. Odborná príprava a zvyšovanie informovanosti

Odborná príprava a zvyšovanie informovanosti v oblasti kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím majú pre zamestnancov zásadný význam, aby mohli riadne vykonávať svoje úlohy a seriózne pristupovať k úlohám týkajúcim sa dodržiavania pravidiel.

Čo sa očakáva?

Spoločnosť prostredníctvom odbornej prípravy zabezpečuje, aby zamestnanci vykonávajúci kontrolu obchodovania s položkami s dvojakým použitím poznali všetky príslušné nariadenia o kontrole vývozu, ako aj firemný interný program dodržiavania pravidiel a všetky ich zmeny. Ako príklad školiacich materiálov možno uviesť externé semináre, účasť na informačných stretnutiach, ktoré ponúkajú príslušné orgány, interné vzdelávacie podujatia atď.

Spoločnosť okrem toho vykonáva činnosti zvyšovania informovanosti zamestnancov na všetkých príslušných úrovniach.

Aké kroky to zahŕňa?

Zabezpečte povinnú, pravidelnú odbornú prípravu všetkých zamestnancov vykonávajúcich kontrolu obchodovania s položkami s dvojakým použitím, aby mali vedomosti potrebné na dosiahnutie súladu s predpismi a firemným interným programom dodržiavania pravidiel.

Zabezpečte prostredníctvom odbornej prípravy, aby boli všetci dotknutí zamestnanci informovaní o všetkých príslušných zákonoch z oblasti kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím, predpisoch, politikách, zoznamoch kontrol a všetkých ich zmenách hneď, ako ich príslušné orgány zverejnia. Ak je to možné, zvážte možnosť individuálne prispôsobenej odbornej prípravy.

Rozvíjajte celkové zvyšovanie informovanosti všetkých zamestnancov a špecializovaných činností odbornej prípravy, napr. v oblasti nákupu, inžinierstva, projektového manažmentu, expedovania, starostlivosti o zákazníka a fakturácie.

Ak je to vhodné, zvážte využívanie vnútroštátnych iniciatív alebo iniciatív EÚ v oblasti odbornej prípravy týkajúcej sa kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím.

Ak je to možné, zahrňte poznatky získané z preskúmaní výkonnosti, auditov, podaných správ a nápravných opatrení do programov odbornej prípravy alebo informovanosti o vývoze.

4. Proces a postupy preverovania transakcií

Z hľadiska operačného plnenia je najdôležitejším prvkom interného programu dodržiavania pravidiel preverovanie transakcií. Tento prvok zahŕňa interné opatrenia spoločnosti s cieľom zabezpečiť, aby sa žiadna transakcia neuskutočnila bez požadovanej licencie alebo v rozpore s akýmikoľvek príslušnými obchodnými obmedzeniami alebo zákazmi.

V rámci postupov preverovania transakcií sa zhromažďujú a analyzujú príslušné informácie týkajúce sa klasifikácie položky, posúdenia transakčného rizika, zistenia licenčných podmienok a žiadosti o licenciu a kontrol po udelení licencie.

Opatrenia v súvislosti s preverovaním transakcií zároveň umožňujú spoločnosti vytvoriť a udržiavať určitý štandard starostlivosti v prípade podozrivých dopytov alebo objednávok.

Čo sa očakáva?

Spoločnosť zavedie postup hodnotenia, či transakcia zahŕňajúca položky s dvojakým použitím podlieha kontrolám obchodovania s položkami s dvojakým použitím na vnútroštátnej úrovni alebo na úrovni EÚ, a určí uplatniteľné procesy a postupy. V prípade opakujúcich sa transakcií sa preverovanie musí vykonávať periodicky.

Tento základný prvok sa delí na:

— klasifikáciu položky na tovar, softvér a technológiu,

— posúdenie transakčného rizika vrátane — kontrol týkajúcich sa miest určenia a subjektov, na ktoré sa vzťahuje embargo alebo sankcie, alebo „citlivých miest určenia a subjektov“ (10) v súvislosti s obchodom; — preverenia deklarovaného koncového použitia a zúčastnených strán, — preverenia rizika diverzie, — „univerzálnych kontrol“ položiek s dvojakým použitím, ktoré nie sú uvedené v zozname,

— stanovenie licenčných požiadaviek a žiadostí o licenciu podľa potreby vrátane činností v oblasti sprostredkovania, prepravy a tranzitu a

— kontroly po udelení licencie vrátane kontroly zásielok a dodržania podmienok povolenia.

V prípade pochybností alebo podozrenia počas preverovania transakcie, najmä pokiaľ ide o výsledky preverenia deklarovaného koncového použitia a zúčastnených strán alebo preverenie rizika diverzie, konzultujte príslušný orgán v členskom štáte EÚ, v ktorom je vaša spoločnosť usadená.

Preverovanie transakcií možno vykonávať manuálne alebo s podporou automatizovaných nástrojov v závislosti od potrieb a dostupných zdrojov spoločnosti.

Aké kroky to zahŕňa?

Klasifikácia položiek

Pri klasifikácii položiek sa zisťuje, či ide o položky uvedené v zozname. Vykonáva sa to porovnaním technických charakteristík položky s kontrolnými zoznamami EÚ a vnútroštátnymi kontrolnými zoznamami položiek s dvojakým použitím. V prípade potreby zistite, či sa na položku vzťahujú reštriktívne opatrenia (vrátane sankcií) uložené Európskou úniou alebo členským štátom EÚ, v ktorom je vaša spoločnosť usadená.

Zoberte do úvahy to, že položky s dvojakým použitím – či už ide o fyzický produkt, softvér alebo technológiu – si môžu z rôznych dôvodov vyžadovať licenciu.

Venujte osobitnú pozornosť klasifikácii súčastí a náhradných dielov s dvojakým použitím a klasifikácii softvéru a technológií s dvojakým použitím, ktoré možno preniesť e-mailom alebo sprístupniť v zahraničí napríklad prostredníctvom služby „cloud“.

Zhromažďujte informácie o možnom zneužití daných položiek s dvojakým použitím, napríklad v súvislosti so šírením konvenčných vojenských zbraní alebo ZHN. O tieto informácie sa podeľte v rámci spoločnosti.

Odporúča sa vyžiadať si od dodávateľa informácie o klasifikácii položiek s dvojakým použitím, pokiaľ ide o materiály, súčasti a podsystémy, ktoré vaša spoločnosť spracúva alebo integruje, a to vrátane strojov používaných pri výrobe. Vaša spoločnosť je naďalej zodpovedná za kontrolu klasifikácie prevzatej od dodávateľa.

Ako sa vyžaduje v článku 22 ods. 10 nariadenia (ES) č. 428/2009 o položkách s dvojakým použitím, v obchodných dokumentoch týkajúcich sa prepravy v rámci EÚ uveďte s odkazom na príslušné právne predpisy, že transakcia zahŕňa položky s dvojakým použitím, ktoré sú uvedené v zozname a podliehajú kontrolám, pokiaľ sa vyvážajú z EÚ.

Posúdenie transakčného rizika

Kontroly týkajúce sa miest určenia a subjektov, na ktoré sa vzťahuje embargo alebo sankcie, alebo citlivých miest určenia a subjektov

Nahliadnutím do aktualizovaných zoznamov sankcií (11) overte, či sa na žiadnu zo zúčastnených strán (sprostredkovateľov, kupujúceho, príjemcu alebo koncového používateľa) nevzťahujú reštriktívne opatrenia (sankcie).

Preverenie deklarovaného koncového použitia a zúčastnených strán

Poznajte svojich zákazníkov a koncové použitie vašich výrobkov.

Preštudujte si informácie, ktoré vám poskytol príslušný orgán o pravidlách a požiadavkách na úrovni EÚ a vnútroštátnej úrovni v súvislosti s vyhláseniami o koncovom použití. Aj v prípade, keď neexistuje vnútroštátna povinnosť predkladať správne vyplnené a podpísané vyhlásenie o koncovom použití, môže byť vyhlásenie o koncovom použití užitočným prostriedkom na kontrolu spoľahlivosti koncového používateľa/príjemcu a z týchto informácií možno určiť, či sa vyžaduje povolenie pre položky s dvojakým použitím, ktoré nie sú uvedené v zozname, ale vzbudzujú obavy v súvislosti s koncovým použitím v zmysle podmienok článku 4 nariadenia (ES) č. 428/2009 (12).

Dávajte pozor na ukazovatele rizika diverzie a znaky svedčiace o podozrivých dopytoch alebo objednávkach, napr. posúďte, či je deklarované koncové použitie v súlade s činnosťami a/alebo trhmi koncového používateľa. Príloha 2 obsahuje zoznam otázok na pomoc pri preverovaní deklarovaného koncového použitia a zúčastnených strán.

Preverenie rizika diverzie

Dávajte pozor na ukazovatele rizika diverzie a znaky svedčiace o podozrivých dopytoch alebo objednávkach. Príloha 2 obsahuje zoznam otázok na pomoc pri preverovaní rizika diverzie.

Venujte osobitnú pozornosť univerzálnym kontrolám položiek s dvojakým použitím, ktoré nie sú uvedené v zozname, ak z preverenia deklarovaného koncového použitia a zúčastnených strán alebo z preverenia rizika diverzie vyplynú znepokojujúce informácie v zmysle článku 4 nariadenia (ES) č. 428/2009.

„Univerzálne kontroly“ položiek s dvojakým použitím, ktoré nie sú uvedené v zozname

Zabezpečte, aby spoločnosť mala zavedené postupy, podľa ktorých sa zistí, či si je „vedomá“ toho, že existujú znepokojujúce informácie o deklarovanom koncovom použití [v zmysle podmienok článku 4 nariadenia (ES) č. 428/2009]. Ak si je vývozca „vedomý“, spoločnosť zabezpečí, aby k vývozu nedošlo bez informovania príslušného orgánu a bez právoplatného rozhodnutia príslušného orgánu.

V prípadoch, keď je vývozca „informovaný“ príslušnými orgánmi, že existujú znepokojujúce informácie o deklarovanom koncovom použití [v zmysle podmienok článku 4 nariadenia (ES) č. 428/2009], spoločnosť musí mať zavedené postupy na zabezpečenie rýchleho toku informácií a okamžité zastavenie vývozu. Musí sa zabezpečiť, aby k vývozu nedošlo bez získania povolenia od príslušného orgánu.

Stanovenie licenčných požiadaviek a žiadostí o licenciu vrátane činností v oblasti sprostredkovania, prepravy a tranzitu

Zabezpečte, aby spoločnosť mala kontaktné údaje príslušného orgánu kontroly vývozu.

Zhromažďujte a šírte informácie o rôznych typoch licencií (vrátane individuálnych, rámcových a všeobecných licencií) a kontrolovaných činnostiach (vrátane vývozu, sprostredkovania, prepravy a tranzitu) a o postupoch podávania žiadostí o licenciu v súvislosti s platnými kontrolami obchodovania s položkami s dvojakým použitím na úrovni EÚ a na vnútroštátnej úrovni.

Majte na pamäti menej zrejmé kontrolované druhy vývozu (napríklad vývoz prostredníctvom „cloudu“ alebo v osobnej batožine osoby) a opatrenia na kontrolu obchodovania s položkami s dvojakým použitím v prípade iných činností, ako je vývoz, napríklad pri technickej pomoci alebo sprostredkovaní.

Kontroly po udelení licencie vrátane kontroly zásielok a dodržania podmienok povolenia

Pred samotným zaslaním by sa mala vykonať konečná kontrola, či boli riadne vykonané všetky kroky na zabezpečenie dodržania pravidiel. Je to vhodná chvíľa na overenie, či sú položky správne klasifikované, či boli zistené „varovné príznaky“, či subjekty boli účinne preverené a či k zásielke existuje platná licencia.

Ak medzitým dôjde k zmene príslušných právnych predpisov, napríklad ak sa komodita v súčasnosti uvádza v zozname položiek s dvojakým použitím alebo koncový používateľ je v súčasnosti sankcionovaný, je potrebné vykonať záverečné posúdenie transakčného rizika.

Zaveďte postup, na základe ktorého možno položky zastaviť alebo zadržať, ak niektoré z požiadaviek nie sú splnené alebo ak sa objaví nejaký „varovný príznak“. Takéto položky by mala uvoľniť len osoba zodpovedná za dodržiavanie pravidiel.

Overte, či boli dodržané podmienky licencie (vrátane podávania správ).

Uvedomte si, že akákoľvek zmena údajov o vyvážajúcej spoločnosti (napríklad názvu, adresy a právnej formy), údajov o koncových používateľoch a/alebo sprostredkovateľoch a údajov o povolených položkách môže mať vplyv na platnosť vašej licencie.

5. Preskúmanie výkonnosti, audity, podávanie správ a nápravné opatrenia

Interný program dodržiavania predpisov nie je statický súbor opatrení, a preto sa musí preskúmavať, testovať a revidovať, ak sa to ukáže ako nevyhnutné na zabezpečenie súladu.

Preskúmaním výkonnosti a auditmi sa overuje, či sa interný program dodržiavania predpisov uplatňuje k prevádzkovej spokojnosti a či je v súlade s platnými vnútroštátnymi požiadavkami a požiadavkami EÚ na kontrolu vývozu.

V dobre fungujúcom internom programe dodržiavania pravidiel sú stanovené jasné postupy zamestnancov pri oznamovaní a takisto eskalačné postupy v prípade podozrenia alebo zistenia, že došlo k nedodržaniu predpisov. V kultúre riadneho dodržiavania pravidiel musia zamestnanci pociťovať istotu a podporu, keď v dobrej viere kladú otázky alebo vyjadrujú obavy v súvislosti s dodržiavaním pravidiel.

Preskúmania výkonnosti, audity a postupy podávania správ sú navrhnuté tak, aby sa odhalili nezrovnalosti s cieľom objasniť a zrevidovať postupy, ak (hrozí, že) by mohli viesť k nesúladu.

Čo sa očakáva?

Spoločnosť vypracuje postupy preskúmania výkonnosti s cieľom overiť bežnú dennú činnosť v spoločnosti v oblasti dodržiavania pravidiel a skontrolovať, či sa operácie kontroly vývozu vykonávajú primerane podľa interného programu dodržiavania pravidiel. Preskúmanie výkonnosti sa vykonáva interne, umožňuje včasné odhalenie prípadov nesúladu a vypracovanie následných opatrení na kontrolu škôd. Preskúmanie výkonnosti tak znižuje riziká pre spoločnosť.

Spoločnosť má zavedené postupy pre audity, ktoré sú systematickými, cielenými a zdokumentovanými kontrolami, ktorými sa potvrdzuje správne vykonávanie interného programu dodržiavania pravidiel. Audity sa môžu vykonávať interne alebo ich možno zadať kvalifikovaným externým odborníkom.

Podávanie správ je súbor postupov týkajúcich sa zamestnancov vykonávajúcich kontrolu obchodovania s položkami s dvojakým použitím a iných príslušných zamestnancov, pokiaľ ide o postupy oznamovania a eskalačné postupy v prípade podozrenia alebo zistenia, že došlo k nedodržaniu pravidiel v oblasti obchodovania s položkami s dvojakým použitím Nejde o povinnosti externého vykazovania, napr. ak je spoločnosť registrovaná na účely použitia všeobecného vývozného povolenia Únie podľa podmienok nariadenia (ES) č. 428/2009.

Nápravné opatrenia predstavujú súbor opravných opatrení, ktorými sa zaručuje riadne vykonávanie interného programu dodržiavania pravidiel a odstránenie zistených slabých miest v postupoch dodržiavania predpisov.

Aké kroky to zahŕňa?

Zabezpečte mechanizmy náhodných kontrol ako súčasť každodenných operácií s cieľom monitorovať v spoločnosti pracovný postup kontroly obchodovania, aby sa akékoľvek protiprávne konanie zistilo v počiatočnom štádiu. Ďalším prístupom je použitie zásady „štyroch očí“, v rámci ktorej sa preskúmavajú a dvojito kontrolujú rozhodnutia o kontrole obchodu.

Vypracujte a vykonávajte audity zamerané na kontrolu koncepcie, primeranosti a účinnosti interného programu dodržiavania pravidiel.

Zabezpečte, aby do auditu boli zahrnuté všetky aspekty interného programu dodržiavania pravidiel.

Zabezpečte, aby zamestnanci pociťovali istotu a podporu, keď v dobrej viere kladú otázky alebo vyjadrujú obavy v súvislosti s dodržiavaním pravidiel.

Zaveďte postupy oznamovania protiprávnej činnosti a eskalačné postupy, ktoré by upravovali konanie zamestnancov v prípade podozrenia alebo zistenia, že došlo k nedodržaniu pravidiel v oblasti obchodovaní s položkami s dvojakým použitím. Túto možnosť môžu mať aj tretie strany.

Písomne dokumentujte každé podozrenie v oblasti porušenia vnútroštátnych právnych predpisov a právnych predpisov EÚ o kontrole položiek s dvojakým použitím a súvisiace nápravné opatrenia.

Prijmite účinné nápravné opatrenia na úpravu kontrol vývozu alebo interného programu dodržiavania pravidiel podľa zistení z preskúmania výkonnosti, systémového auditu interného programu dodržiavania pravidiel alebo podávania správ. Tieto zistenia vrátane revízie postupov a nápravných opatrení sa odporúča poskytnúť aj zamestnancom a manažmentu vykonávajúcim kontrolu obchodovania s položkami s dvojakým použitím. Po vykonaní nápravných opatrení sa odporúča oznámiť zmenené postupy všetkým dotknutým zamestnancom.

Dialóg s príslušným orgánom môže prispieť ku kontrole škôd a k možným spôsobom na posilnenie kontroly vývozu v rámci spoločnosti.

6. Vedenie záznamov a dokumentácia

Primerané, presné a vysledovateľné záznamy o činnostiach týkajúcich sa kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím sú pre úsilie spoločnosti v oblasti dodržiavania predpisov nevyhnutné. Komplexný systém vedenia záznamov pomôže spoločnosti pri preskúmavaní výkonnosti a vykonávaní auditov, plnení požiadaviek EÚ a/alebo vnútroštátnych požiadaviek na archiváciu dokumentácie a uľahčí spoluprácu s príslušnými orgánmi v prípade dopytu týkajúceho sa kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím.

Čo sa očakáva?

Vedenie záznamov predstavuje súbor postupov a usmernení týkajúcich sa ukladania právnych dokumentov, správy záznamov a vysledovateľnosti činností týkajúcich sa kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím. Uchovávanie niektorých dokumentov sa vyžaduje zo zákona, ale môže byť aj v najlepšom záujme spoločnosti viesť záznamy o niektorých ďalších dokumentoch (napr. interný dokument opisujúci technické rozhodnutie o klasifikácii položky). Ak sú všetky požadované záznamy podchytené a správne archivované, umožňuje to efektívnejšie vyhľadávanie a obnovenie pri bežných denných činnostiach týkajúcich sa kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím, ako aj pri pravidelných auditoch.

Aké kroky to zahŕňa?

Overte si právne požiadavky týkajúce sa uchovávania záznamov (obdobie úschovy, rozsah dokumentov atď.) v príslušných právnych predpisoch EÚ a vo vnútroštátnych právnych predpisoch členského štátu EÚ, v ktorom je spoločnosť usadená.

S cieľom zabezpečiť, aby boli k dispozícii všetky relevantné dokumenty, zvážte možnosť stanoviť v zmluvách so sprostredkovateľmi, vrátane špeditérov a distribútorov, požiadavky na archiváciu záznamov.

Vytvorte primeraný systém archivácie a vyhľadávania pre potreby kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím. Nevyhnutné sú papierové aj elektronické systémy, indexácia podľa vykonávateľa a funkcie vyhľadávania.

Zabezpečte, aby sa dokumenty súvisiace s kontrolou vývozu viedli konzistentne a mohli byť bezodkladne sprístupnené príslušnému orgánu alebo iným externým stranám na účely inšpekcií alebo auditov.

Odporúča sa viesť evidenciu o predchádzajúcich kontaktoch s príslušným orgánom, a to aj v súvislosti s kontrolami koncového použitia (používateľa) v prípade položiek s dvojakým použitím, ktoré nie sú v zozname, a v prípade poradenstva o technickej klasifikácii.

7. Fyzická bezpečnosť a bezpečnosť informácií

Kontroly obchodovania s položkami s dvojakým použitím vrátane softvéru a technológií sa uskutočňujú z dôvodov (medzi)národnej bezpečnosti a cieľov zahraničnej politiky. Položky s dvojakým použitím by vzhľadom na svoju citlivosť mali byť „chránené“ a zaistenie primeraných bezpečnostných opatrení preto pomáha znížiť riziká neoprávneného odstránenia kontrolovaných položiek alebo prístupu k nim. Opatrenia fyzickej bezpečnosti sú dôležité, ale vzhľadom na samotnú povahu kontrolovaného softvéru alebo technológie v elektronickej podobe môže byť zabezpečenie dodržiavania pravidiel obchodovania s položkami s dvojakým použitím obzvlášť náročné a vyžaduje si tiež opatrenia zamerané na bezpečnosť informácií.

Čo sa očakáva?

Fyzická bezpečnosť a bezpečnosť informácií sa vzťahujú na súbor interných postupov, ktoré sú navrhnuté tak, aby zabránili neoprávnenému prístupu k položkám alebo premiestneniu položiek s dvojakým použitím zo strany zamestnancov, zmluvných partnerov, dodávateľov alebo návštevníkov. Prostredníctvom týchto postupov sa v spoločnosti pestuje kultúra bezpečnosti a zabezpečuje sa, aby sa položky s dvojakým použitím, vrátane softvéru a technológií, nestratili, nedali sa ľahko odcudziť alebo vyviezť bez platnej licencie.

Aké kroky to zahŕňa?

Fyzická bezpečnosť

Na základe posúdenia rizík spoločnosti zabezpečte, aby kontrolované položky s dvojakým použitím boli zabezpečené proti neoprávnenému premiestneniu zamestnancami alebo tretími stranami. Medzi opatrenia, ktoré by sa mohli zvážiť, patrí napríklad fyzická ochrana položiek, zriadenie priestorov s obmedzeným prístupom a kontroly vstupu alebo výstupu zamestnancov.

Bezpečnosť informácií

Zaveďte základné ochranné opatrenia a postupy zabezpečeného uchovávania kontrolovaného softvéru alebo technológií s dvojakým použitím v elektronickej podobe a prístupu k nim, a to vrátane antivírusových kontrol, šifrovania dokumentácie, audítorských záznamov a protokolov, kontroly prístupu používateľov a brány firewall. Ak je to v danej spoločnosti možné, zvážte ochranné opatrenia týkajúce sa nahrávania softvéru alebo technológií do „cloudu“, ich uloženia v „cloude“ alebo prenosu cez „cloud“.

(1) Nariadenie (ES) č. 428/2009.

(2) Na účely tohto dokumentu by sa pojem „spoločnosti“ mal chápať v širšom zmysle. Zahŕňa výskumnú a akademickú sféru a iné subjekty kvalifikované podľa nariadenia (ES) č. 428/2009 ako „vývozcovia“. Týmto usmernením sa (v danom štádiu) neposkytuje špecifické poradenstvo pre rôzne odvetvia a zúčastnené strany.

(3) Pozri aj https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(4) Pozri aj http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(5) Odporúčanie Komisie 2011/24/EÚ z 11. januára 2011 o certifikácii podnikov pôsobiacich v oblasti obrany podľa článku 9 smernice Európskeho parlamentu a Rady 2009/43/ES o zjednodušení podmienok pre transfery výrobkov obranného priemyslu v rámci Spoločenstva (Ú. v. EÚ L 11, 15.1.2011, s. 62).

(6) Pozri aj http://icpguidelines.com

(7) Pozri aj https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(8) Vo vyhlásení o firemnom záväzku by sa napríklad mohlo uviesť, že žiadna osoba konajúca v mene spoločnosti nesmie za žiadnych okolností uskutočniť vývoz, sprostredkovanie, tranzit alebo prepravu v rozpore s právnymi predpismi EÚ a členských štátov o kontrole obchodovania s položkami s dvojakým použitím. S cieľom lepšie pochopiť potrebu kontrol vývozu možno vo vyhlásení stručne vysvetliť ich ciele. Informovaním o rizikách nepovolených transakcií a možných dôsledkoch (trestnoprávnych, reputačných, finančných, disciplinárnych atď.) pre spoločnosť a zúčastnených zamestnancov zároveň možno zdôrazniť, aké je dôležité, aby zamestnanci dodržiavali pravidlá kontroly vývozu a chápali možné scenáre nedodržiavania pravidiel. Záväzok vedenia v súvislosti s dodržiavaním pravidiel sa odporúča koncipovať čo najjednoduchšie.

(9) Spoločnosti by mohli zvážiť aj možnosť zverejnenia vyhlásenia prostredníctvom firemných webových sídiel a iných komerčných kanálov s cieľom informovať tretie strany o záväzku spoločnosti dodržiavať pravidlá kontroly vývozu.

(10) Takzvané „citlivé miesta určenia a subjekty“ nie sú len miesta určenia, na ktoré sa vzťahuje embargo alebo sankcie, ale aj iné miesta určenia, do ktorých môže byť v špecifických prípadoch kritické prepravovať (určité) položky s dvojakým použitím, napríklad pre obavy zo šírenia zbraní hromadného ničenia alebo o dodržiavanie ľudských práv, ako určí príslušný orgán. Pokiaľ ide o obavy týkajúce sa ľudských práv, upozorňujeme, že sa môžu uplatňovať aj iné nariadenia, napr. nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2019/125 (Ú. v. EÚ L 30, 31.1.2019, s. 1), ktorým sa zavádzajú kontroly vývozu tovaru, ktorý možno použiť na vykonanie trestu smrti alebo na mučenie.

(11) Pri preverovaní sankcií je užitočný konsolidovaný zoznam sankcií EÚ (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en), ako aj mapa sankcií EÚ (https://www.sanctionsmap.eu).

(12) Ak zákazník nepozná žiadosť o vyhlásenie o koncovom použití, zvážte vypracovanie (jednostranového) sprievodného listu, v ktorom sa vysvetlia základné informácie o kontrolách obchodovania s položkami s dvojakým použitím a uvedie sa, že požadovaný dokument urýchľuje podanie žiadosti o licenciu alebo môže byť dokonca potrebný na získanie licencie.