PRÍLOHA I

ROKOVACÍ PORIADOK SPOLOČNEJ RADY CARIFORUM – EÚ

zriadenej Dohodou o hospodárskom partnerstve medzi štátmi Cariforumu na jednej strane a Európskym spoločenstvom a jeho členskými štátmi na strane druhej

Článok 1

Zloženie a predsedníctvo

1. Spoločná rada Cariforum – EÚ (ďalej len „spoločná rada“) je zložená tak, ako sa ustanovuje v článku 228 ods. 1 dohody.

2. Zástupca štátov Cariforumu, ktoré konajú spoločne, ako sa ustanovuje v článku 228 ods. 2 dohody, sa označuje ako „vysoký predstaviteľ Cariforumu“. Vymenovanie vysokého predstaviteľa Cariforumu a každá zmena v tejto súvislosti sa oznámi predsedovi spoločnej rady.

3. Odkaz na „strany“ v rokovacom poriadku je v súlade s vymedzením stanoveným v článku 233 ods. 3 dohody.

4. Spoločnej rade vždy na 12 mesiacov striedavo predsedá najmenej na ministerskej úrovni zástupca Rady Európskej únie a zástupca Európskej komisie v mene EÚ a zástupca štátov Cariforumu. Prvé predsednícke obdobie sa však začína dňom prvého zasadnutia spoločnej rady a končí sa 31. decembra nasledujúceho roku. Prvým predsedom je zástupca štátov Cariforumu.

Článok 2

Zastúpenie

1. V súlade s článkom 228 ods. 5 dohody sa členovia spoločnej rady môžu nechať zastupovať.

2. Člen, ktorý si praje byť zastúpený náhradníkom, oznámi predsedovi spoločnej rady meno svojho náhradníka pred zasadnutím, na ktorom má byť zastupovaný. Náhradník člena spoločnej rady uplatňuje všetky práva tohto člena.

Článok 3

Pozorovatelia

1. Spoločná rada môže rozhodnúť o prijatí stálych pozorovateľov.

2. Spoločná rada môže rozhodnúť o prizvaní ďalších pozorovateľov ad hoc.

3. Spoločná rada môže rozhodnúť o vyzvaní zástupcov Parlamentného výboru Cariforum – EÚ a Konzultačného výboru Cariforum – EÚ, aby informovali spoločnú radu o práci vykonanej v príslušných výboroch.

Článok 4

Zasadnutia

1. Spoločná rada sa stretáva v pravidelných intervaloch, ktoré nepresahujú obdobie dvoch rokov, a na mimoriadnych zasadnutiach, kedykoľvek to okolnosti vyžadujú, ak sa tak strany dohodnú.

2. Každé zasadnutie spoločnej rady sa koná v deň a na mieste, na ktorých sa obe strany dohodli.

3. Zasadnutia spoločnej rady zvoláva tajomník spoločnej rady prostredníctvom oznámenia, ktoré sa vydá najneskôr 35 dní pred začiatkom zasadnutia, pokiaľ nejde o zvolanie mimoriadneho zasadnutia.

Článok 5

Delegácie

Členov spoločnej rady môžu sprevádzať úradníci. Pred každým zasadnutím je predseda spoločnej rady informovaný o plánovanom zložení delegácií signatárskych štátov Cariforumu, strany EÚ a prípadných pozorovateľov.

Článok 6

Sekretariát

Vo funkcii tajomníka spoločnej rady pôsobí striedavo počas 12-mesačných období Generálny sekretariát Rady Európskej únie a jeden štát Cariforumu. Tieto obdobia sa zhodujú s predsedníctvom, ktoré zastáva strana EÚ a štáty Cariforumu.

Článok 7

Dokumenty

Ak rokovania spoločnej rady vychádzajú z písomných podkladových dokumentov, tajomník tieto dokumenty očísluje a rozošle ako dokumenty spoločnej rady.

Článok 8

Korešpondencia

1. Všetka korešpondencia adresovaná spoločnej rade sa zašle tajomníkovi spoločnej rady.

2. Tajomník zabezpečí, aby korešpondencia adresovaná spoločnej rade bola zaslaná predsedovi Rady a prípadne rozoslaná ako dokumenty uvedené v článku 7 ďalším členom spoločnej rady. Rozoslaná korešpondencia sa zašle Generálnemu sekretariátu Európskej komisie, stálym zastúpeniam členských štátov Európskej únie v Bruseli, vysokému predstaviteľovi Cariforumu a koordinátorom každého signatárskeho štátu Cariforumu ustanoveným podľa článku 234 ods. 1 dohody.

3. Korešpondenciu predsedu spoločnej rady zašle príjemcom tajomník a prípadne ju rozošle ako dokumenty uvedené v článku 7 ďalším členom spoločnej rady prostredníctvom adresátov uvedených v odseku 2 tohto článku.

Článok 9

Program zasadnutí

1. Predbežný program každého zasadnutia vypracuje na základe návrhov strán a signatárskych štátov Cariforumu tajomník spoločnej rady. Spoločne s príslušnými dokumentmi ho zašle adresátom uvedeným v článku 8 ods. 2 najneskôr 21 dní pred začiatkom zasadnutia.

2. Predbežný program rokovania obsahuje body, o ktorých zaradenie predseda dostal žiadosť spoločne s príslušnými dokumentmi aspoň 28 dní pred začiatkom tohto zasadnutia.

3. Program prijme spoločná rada na začiatku každého zasadnutia. Do programu možno zaradiť aj body, ktoré nie sú uvedené v predbežnom programe, ak sa tak strany dohodnú.

4. Predseda spoločnej rady môže po dohode so stranami prizvať na zasadnutia spoločnej rady odborníkov, aby poskytli informácie o konkrétnych témach.

5. Tajomník môže so súhlasom strán skrátiť lehoty uvedené v odsekoch 1 a 2 s cieľom zohľadniť požiadavky konkrétneho prípadu.

Článok 10

Zápisnica

1. Návrh zápisnice z každého zasadnutia vypracuje tajomník zvyčajne do jedného mesiaca odo dňa zasadnutia.

2. V zápisnici sa spravidla zhrnie každý bod programu a prípadne sa spresnia:

a) všetky dokumenty predložené spoločnej rade;

b) akékoľvek vyhlásenie, o ktorého zapísanie požiadal člen spoločnej rady, a

c) prijaté rozhodnutia, uskutočnené odporúčania, dohodnuté vyhlásenia a prijaté závery týkajúce sa osobitných otázok.

3. Zápisnica takisto zahŕňa zoznam členov spoločnej rady alebo ich náhradníkov, ktorí sa zúčastnili na zasadnutí, zoznam členov delegácií, ktoré ich sprevádzali, a zoznam prípadných pozorovateľov, ktorí boli na zasadnutí prítomní.

4. Zápisnicu schvália písomne obe strany do troch mesiacov odo dňa zasadnutia. Po schválení tajomník podpíše dve vyhotovenia zápisnice a každá strana dostane jeden originál týchto záväzných dokumentov. Kópie podpísaných zápisníc sa zašlú všetkým adresátom uvedeným v článku 8 ods. 2.

Článok 11

Rozhodnutia a odporúčania

1. Spoločná rada prijíma rozhodnutia a odporúčania na základe dohody, ako sa ustanovuje v článku 229 dohody.

2. Spoločná rada môže rozhodnúť, že akúkoľvek všeobecnú záležitosť v celkovom záujme AKT – EÚ, ktorá nastane v rámci dohody, predloží Rade ministrov AKT – EÚ, ako sa vymedzuje v článku 15 dohody z Cotonou.

3. V období medzi zasadnutiami môže spoločná rada prijímať rozhodnutia alebo odporúčania na základe písomného postupu, ak sa tak obe strany dohodnú. Písomný postup spočíva vo výmene nót medzi stranami. Vysoký predstaviteľ Cariforumu má právomoc vymieňať tieto nóty a potvrdiť súhlas signatárskych štátov Cariforumu s akýmkoľvek rozhodnutím po tom, čo dostane prípadné potvrdenie súhlasu jednotlivých signatárskych štátov Cariforumu s príslušným rozhodnutím.

4. Rozhodnutia a odporúčania spoločnej rady v zmysle článku 229 dohody majú názov „rozhodnutie“ alebo „odporúčanie“ a za nimi nasleduje poradové číslo, dátum ich prijatia a opis predmetu. V každom rozhodnutí sa stanoví dátum nadobudnutia jeho účinnosti.

5. Rozhodnutia a odporúčania prijaté spoločnou radou overí v mene strany EÚ zástupca Európskej komisie a v mene štátov Cariforumu vysoký predstaviteľ Cariforumu.

6. Rozhodnutia a odporúčania sa zašlú všetkým adresátom uvedeným v článku 8 ods. 2 ako dokumenty spoločnej rady.

Článok 12

Zverejňovanie

1. Ak sa nerozhodne inak, zasadnutia spoločnej rady nie sú verejné.

2. Každá strana alebo signatársky štát Cariforumu môže rozhodnúť o uverejnení rozhodnutí a odporúčaní spoločnej rady vo svojej príslušnej úradnej publikácii.

Článok 13

Jazyky

1. Pracovnými jazykmi spoločnej rady sú úradné jazyky, ktoré majú strany spoločné, a to anglický jazyk, španielsky jazyk, francúzsky jazyk a holandský jazyk.

2. Spoločná rada zakladá svoje rokovania a prijímanie rozhodnutí a odporúčaní na dokumentácii a návrhoch pripravených v jednom z jazykov uvedených v odseku 1.

Článok 14

Výdavky

1. Každá strana uhradí všetky výdavky, ktoré jej vznikli v dôsledku účasti na zasadnutiach spoločnej rady, pokiaľ ide o výdavky na zamestnancov, cestovné výdavky a výdavky na pobyt, ako aj poštovné a telekomunikačné výdavky.

2. Výdavky v súvislosti s organizáciou zasadnutí a rozmnožením dokumentov znáša strana, ktorá zasadnutie usporadúva.

3. Výdavky v súvislosti so zabezpečením tlmočníckych služieb na zasadnutiach a s prekladom dokumentov do ktoréhokoľvek pracovného jazyka spoločnej rady alebo z neho znáša strana, ktorá zasadnutie usporadúva. Výdavky spojené so zabezpečením tlmočníckych služieb do iných úradných jazykov inštitúcií Európskej únie a s dokumentmi a ich prekladom do týchto jazykov alebo z nich znáša strana EÚ.