2.2.

Agentúra Sapard prijme nasledovné postupy alebo také postupy, ktoré poskytujú rovnaké záruky: 2.2.1. agentúra Sapard zavedie podrobné písomné postupy pre prijímanie, zaznamenávanie a spracovanie žiadostí na schválenie, pohľadávok, faktúr a podporných dokladov a správ o kontrole vrátane popisu všetkých dokladov, ktoré sa majú použiť. Takéto postupy by mali zabezpečiť, aby sa spracovali iba také žiadosti o platbu alebo vybraté projekty, ktoré sú v súlade s kritériami; 2.2.2. povinnosti sa rozdelia tak, aby žiadny pracovník nikdy neniesol zodpovednosť, pri ktoromkoľvek projekte, za viac ako jednu z úloh, ako je schvaľovanie projektov, autorizácia platieb, platba alebo zúčtovanie súm, a aby žiadny pracovník nevykonával tieto úlohy bez dohľadu druhého pracovníka. Úlohy každého pracovníka sa stanovia písomne, vrátane stanovenia finančných limitov jeho funkcie. Školenie pracovníkov je nevyhnutné a musí existovať stratégia pre striedanie pracovníkov na citlivých pozíciach, alebo prípadne zvýšený dohľad; 2.2.3. každý pracovník zodpovedný za autorizáciu musí mať k dispozícii podrobný kontrolný zoznam overení, ktorých vykonanie sa požaduje, a do podporných dokladov žiadosti zahrnie ich osvedčenie, že sa takéto kontroly vykonali. Takéto osvedčenie sa môže vykonať elektronicky v súlade s podmienkami uvedenými v pododseku 2.2.6. Musí existovať dôkaz o preskúmaní práce skúsenejším pracovníkom. Analýza, hodnotenie a schválenie projektov sa musí písomne doložiť. Analýza projektu by sa mala riadiť zásadami efektívneho riadenia; 2.2.4. žiadosť/pohľadávka sa autorizuje iba po vykonaní dostatočných preverení, že je v súlade s pravidlami finančnej dohody a s obsahom programu Sapard. Do takýchto preverení sa zahrnú tie, ktoré požadujú predpisy, ktoré sa týkajú špecifického opatrenia, na základe ktorého sa žiada podpora a taktiež také, ktoré sú požadované s cieľom predchádzania a zistenia podvodu a nezrovnalosti, najmä pokiaľ ide o uvedené riziká. Ako súčasť autorizačnej funkcie žiadosti musia podliehať kontrolám, ktoré zabezpečia dodržiavanie podmienok, spôsobilosť, kompletnosť dokladov, správnosť podporných dokladov, dátum prijatia, atď. Všetky kontroly, ktoré sa majú uskutočniť, sa bližšie určia v zozname kontrol a ich vykonanie sa potvrdí za každú žiadosť/pohľadávku, alebo za každú skupinu žiadostí/pohľadávok. Pokiaľ ide o poskytnuté služby/dodané tovary, kontrola bude pozostávať: — z kontroly dokladov: na zabezpečenie toho, aby údaje o množstve, kvalite a cene dodaných tovarov alebo poskytnutých služieb vo faktúre bola v súlade s údajmi v objednávke, — z fyzickej kontroly: na zabezpečenie toho, aby údaje o množstve a kvalite dodaných tovarov alebo poskytnutých služieb boli v súlade s údajmi uvedenými vo faktúre/v pohľadávke. Takáto kontrola sa taktiež môže vykonávať nepretržite počas poskytovania služieb, t. j. vtedy, ak sa vykonali počiatočné platby alebo medziplatby; 2.2.5. postupy by mali zabezpečiť, aby sa platba uskutočnila iba žiadateľovi, na jeho bankový účet alebo jeho splnomocnenému zástupcovi. Platba sa uskutoční prostredníctvom banky agentúry alebo, ak je to vhodné, štátnej platobnej inštitúcie alebo poštou poukážkou do piatich pracovných dní odo dňa zaťaženia bankového účtu Sapard. Prijmú sa postupy na zabezpečenie toho, aby všetky platby, pre ktoré sa prevody neuskutočnili, alebo nevyplatili poukážky, sa pripísali v prospech euro účtu Sapard. Žiadne platby sa nesmú realizovať v hotovosti. Schválenie autorizujúceho pracovníka a/alebo jeho nadriadeného sa môže uskutočniť elektronickým spôsobom za predpokladu, že sa zaistí primeraná bezpečnosť takýchto prostriedkov, a že sa do elektronických záznamov zaznamená totožnosť podpisujúcej osoby; 2.2.6. ak sa pri spracovaní žiadostí/pohľadávok alebo faktúr používa počítačový systém, ochráni sa prístup do počítačového systému takým spôsobom, aby: — sa všetky informácie mohli zadávať, upravovať alebo potvrdzovať okrem tých, ktoré sú od oprávnených pracovníkov, ktorí majú pridelené vlastné heslá, — sa žiadne údaje nemohli zadávať, upravovať alebo potvrdzovať okrem tých, ktoré sú od oprávnených pracovníkov, ktorí majú pridelené vlastné heslá, — sa totožnosť každého pracovníka zadávajúceho alebo upravujúceho údaje alebo programy zaznamenala do protokolu o operáciách. Heslá sa pravidelne zmenia, aby sa zabránilo zneužitiu. Počítačové systémy sa ochránia pred neoprávneným prístupom fyzickou kontrolou a vytvoria sa záložné kópie súborov, ktoré sa uložia na oddelenom, bezpečnom mieste. Vstup údajov sa kontroluje logickými kontrolami zameranými na zistenie neúplných alebo zvláštnych údajov; 2.2.7. postupy by mali zabezpečiť, aby sa zaznamenali zmeny vo výške pomoci alebo v podmienkach udelenia podpory a aby sa včas aktualizovali pokyny, databázy a zoznamy kontrol.