1983R0354 — SK — 26.03.2015 — 002.001

Tento dokument slúži čisto na potrebu dokumentácie a inštitúcie nenesú nijakú zodpovednosť za jeho obsah

Zmenené a doplnené:









▼B

NARIADENIE RADY (EHS, EURATOM) č. 354/83

z 1. februára 1983

o otvorení historických archívov Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu pre verejnosť







RADA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho hospodárskeho spoločenstva, a najmä na jej článok 235, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu a najmä na jej článok 203, so zreteľom na návrh Komisie ( 1 ), so zreteľom na stanovisko Európskeho parlamentu ( 2 ), keďže orgány Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu pri vykonávaní svojej práce zhromaždili rozsiahlu archívnu zbierku; keďže tieto archívy tvoria vlastníctvo týchto spoločenstiev, z ktorých každé má právnu subjektivitu; keďže v členských štátoch aj v medzinárodných organizáciách je štandardnou praxou, že po uplynutí určitého počtu rokov sa archívy sprístupňujú verejnosti; keďže by sa mali stanoviť spoločné pravidlá týkajúce sa otvorenia historických archívov Európskych spoločenstiev pre verejnosť; keďže niektoré z dokumentov a záznamov pochádzajúcich z inštitúcií Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu sú fyzicky uložené v archívoch členských štátov; keďže členské štáty používajú rozličné pravidlá, ktoré určujú, kedy a za akých podmienok môžu byť ich archívy sprístupnené verejnosti; keďže by sa malo zabrániť tomu, aby zatriedené dokumenty a záznamy pochádzajúce z inštitúcií spoločenstva boli sprístupnené verejnosti prostredníctvom národných archívov za podmienok menej prísnych, ako sú podmienky uvedené v tomto nariadení; keďže spracovanie a kritická analýza archívov spoločenstva nemá iba hodnotu historického výskumu vo všeobecnosti, ale zároveň môže uľahčiť činnosť orgánov zapojených do záležitostí spoločenstva a tým prispieť k lepšiemu dosiahnutiu všetkých cieľov spoločenstiev; keďže zmluvy nestanovili žiadne špecifické právomoci vzhľadom na vytvorenie spoločných pravidiel v tejto oblasti; keďže je potrebné určiť zásadné princípy a prijať požadované pravidlá na vykonávanie takýchto princípov na internej úrovni, takéto princípy a pravidlá sa ponechávajú každej inštitúcii spoločenstva, PRIJALA TOTO NARIADENIE:







▼M1

Článok 1

1. Cieľom tohto nariadenia je zabezpečiť, aby sa dokumenty s historickou alebo administratívnou hodnotou zachovali a sprístupnili verejnosti vždy, keď je to možné.

Na tento účel každý orgán Európskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu, ako aj Európsky hospodársky a sociálny výbor, Výbor regiónov, agentúry a podobné inštitúcie zriadené zákonodarcom (ďalej len „inštitúcie“) založí svoje historické archívy a sprístupní ich verejnosti za podmienok stanovených v tomto nariadení po uplynutí 30 rokov od dátumu vzniku dokumentu.

2. Na účely tohto nariadenia:

a) „archívy inštitúcií Európskych spoločenstiev“ znamenajú všetky dokumenty každého typu a na každom médiu, na ktorom vznikli alebo ich prijala jedna z týchto inštitúcií alebo ich zástupcovia alebo úradníci pri výkone svojich povinností, ktoré súvisia s činnosťami Európskeho spoločenstva a/alebo Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu (ďalej „Európskych spoločenstiev“);

b) „historické archívy inštitúcií Európskych spoločenstiev“ sa skladajú z tej časti archívov inštitúcií Európskych spoločenstiev, ktorá bola vybraná za podmienok stanovených v článku 7 na trvalé zachovanie.

3. Všetky dokumenty, ktoré sú k dispozícii verejnosti pred uplynutím obdobia uvedeného v odseku 1, zostávajú k dispozícii bez obmedzenia.

▼B

4. Po uplynutí 30-ročného obdobia uvedeného v odseku 1 sa má prístup k historickým archívom umožniť každej osobe, ktorá o to požiada a ktorá súhlasí s dodržiavaním interných pravidiel vytvorených na tento účel každou inštitúciou.

5. Historické archívy majú byť prístupné vo forme kópií. Avšak inštitúcie môžu uvoľniť originály dokumentov alebo záznamov, ak užívatelia prejavujú osobitný a riadne opodstatnený záujem.

▼M1

Článok 2

1. V prípade dokumentov, na ktoré sa vzťahuje výnimka týkajúca sa súkromia a bezúhonnosti človeka, ako je definované v článku 4 ods. 1 písm. b) nariadenia Európskeho parlamentu s Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie ( 3 ), a výnimka súvisiaca s obchodnými záujmami fyzickej alebo právnickej osoby vrátane duševného vlastníctva, ako je definované v prvej zarážke článku 4 ods. 2 nariadenia 1049/2001, výnimky sa môžu aj naďalej uplatňovať na celý dokument alebo na jeho časť po období 30 rokov, ak sú splnené príslušné podmienky na ich uplatňovanie.

2. Dokumenty, na ktoré sa vzťahuje výnimka týkajúca sa súkromia a bezúhonnosti človeka v zmysle článku 4 ods. 1 písm. b) nariadenia (ES) 1049/2001 vrátane spisov pracovníkov Európskych spoločenstiev, sa môžu zverejniť v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov ( 4 ) a najmä jeho článkov 4 a 5.

3. Skôr, než sa prijme rozhodnutie o sprístupnení dokumentov verejnosti, ktoré, ak sa zverejnia, by mohli poškodiť obchodné záujmy fyzickej alebo právnickej osoby vrátane duševného vlastníctva, ako je definované v prvej zarážke článku 4 ods. 2 nariadenia (ES) 1049/2001, inštitúcia v súlade s pravidlami, ktoré si určí každá inštitúcia, informuje dotknutú osobu o svojom úmysle sprístupniť príslušné dokumenty verejnosti. Dokumenty sa neuvoľnia, ak, berúc do úvahy námietky dotknutej osoby, inštitúcia zváži, že ich zverejnenie by poškodilo obchodné záujmy, pokiaľ odtajnenie nie je prvoradým verejným záujmom.

4. Utajované dokumenty v zmysle článku 9 nariadenia (ES) 1049/2001 sa sprístupnia v rámci obmedzení stanovených v tomto článku.

Článok 3

Verejnosť nemá prístup k dokumentom, ktoré boli klasifikované v súlade s článkom 10 nariadenia Rady č. 3 z 31. júla 1958, ktorým sa vykonáva článok 24 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu ( 5 ) a nebol zrušený stupeň ich utajenia.

▼M1 —————

▼M1

Článok 5

Z dôvodu dodržiavania pravidla 30 rokov stanoveného v článku 1 ods. 1 každá inštitúcia včas, najneskôr však v 25. roku po dátume vzniku dokumentu preskúma všetky dokumenty klasifikované v súlade s predpismi dotknutej inštitúcie, aby rozhodla, či sa sprístupnia alebo nie. Dokumenty, ktoré sa nesprístupnia pri prvom takomto preskúmaní, sa opätovne skúmajú pravidelne a najmenej každých päť rokov.

Článok 6

Ak po uplynutí obdobia 30 rokov stanovenom v článku 1 ods. 1 členský štát sprístupní verejnosti dokumenty pochádzajúce z inštitúcií a zahrnuté v článku 2 alebo 3, poradí sa s dotknutou inštitúciou, aby sa prijalo rozhodnutie, ktoré neohrozuje dosiahnutie cieľov tohto nariadenia.

Článok 7

Každá inštitúcia prevedie do svojich historických archívov všetky dokumenty, ktoré sa nachádzajú v jej bežných archívoch najneskôr 15 rokov od dátumu ich vzniku. Podľa kritérií, ktoré stanoví každá inštitúcia podľa článku 9, na začiatku sa urobí proces triedenia s cieľom odčlenenia dokumentov, ktoré sa majú zachovať, od tých, ktoré nemajú žiadnu historickú alebo administratívnu hodnotu.

▼B

Článok 8

▼M2

1. Každá inštitúcia s výnimkou Súdneho dvora Európskej únie a Európskej centrálnej banky ukladá v Európskom univerzitnom inštitúte (EUI) vo Florencii dokumenty, ktoré sú súčasťou jej historických archívov a ktoré sprístupnila verejnosti v súlade s týmto nariadením. Ukladanie sa vykonáva v súlade s prílohou.

Bez ohľadu na prvý pododsek môžu ukladajúce inštitúcie z právnych alebo administratívnych dôvodov vylúčiť uloženie niektorých originálnych dokumentov v EUI. V takom prípade uložia mikrofilm alebo elektronickú kópiu takýchto dokumentov.

▼B

2. Každý orgán má na požiadanie zásobovať členské štáty a ostatné orgány úplnými sadami kópií zo svojich historických archívov v mikrofišoch a to do takej miery, aby členský štát, ktorého sa to týka, nebol jedným z tých, v ktorých sa orgán nachádza, alebo aby inštitúcie, ktorých sa to týka, neboli situované v tom istom členskom štáte, a to pokiaľ je prístup verejnosti k nim možný podľa tohto nariadenia.

▼M2

3. Súdny dvor Európskej únie a Európska centrálna banka môžu svoje historické archívy ukladať v EUI na dobrovoľnom základe.

4. Ukladajúce inštitúcie si zachovajú vlastníctvo svojich archívov, ako aj výhradnú zodpovednosť za zloženie dokumentov a súborov, ktoré sú uložené v EUI alebo sú EUI inak sprístupnené.

5. Uloženie historických archívov inštitúcií v EUI nemá vplyv na ochranu archívov, ako sa ustanovuje v článku 2 Protokolu 7 o výsadách a imunitách Európskej únie, ktorý tvorí prílohu k Zmluve o Európskej únii a k Zmluve o fungovaní Európskej únie.

6. EUI zaistí uchovávanie a ochranu uložených archívov. Uchovávanie a ochrana musia vyhovovať uznávaným medzinárodným normám na fyzickú ochranu archívov a prinajmenšom musia dodržiavať technické a bezpečnostné pravidlá, ktoré zodpovedajú pravidlám používaným pri uchovávaní a správe verejných archívov v Taliansku. Na tento účel sa uložené dokumenty uchovávajú v osobitných priestoroch určených na archivovanie.

7. Za zamestnancov určených na správu historických archívov Únie uložených v EUI bude výlučne zodpovedať EUI. EUI zabezpečí, aby zamestnanci určení na správu historických archívov mali požadovanú odbornú kvalifikáciu potrebnú na vykonávanie činnosti v tejto oblasti.

8. Každá ukladajúca inštitúcia má právo dostať informácie týkajúce sa správy svojich archívov EUI a vykonávať inšpekcie archívov, ktoré uložila v EUI.

9. EUI sprístupní verejnosti historické archívy, ktoré získa podľa odsekov 1 a 3. Inštitúcie môžu verejnosti sprístupniť aj kópie tých istých historických archívov.

10. Náklady na správu historických archívov Únie sa financujú prostredníctvom príspevkov všetkých ukladajúcich inštitúcií do príslušnej rozpočtovej položky, a to v rámci limitov ročných rozpočtových prostriedkov, ktoré rozpočtový orgán sprístupnil v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) č. 966/2012 z 25. októbra 2012 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie ( 6 ). Takéto finančné príspevky nepokrývajú náklady spojené s poskytovaním a úpravou budov a priestorov určených pre archívy a ich pracovníkov.

Výška príspevkov uvedených v prvom pododseku je úmerná relatívnemu rozsahu príslušných plánov pracovných miest ukladajúcich inštitúcií. Každý príspevok sa prepočíta vždy, keď ďalšie inštitúcie začnú ukladať svoje historické archívy v EUI, alebo minimálne každých päť rokov.

11. EUI koná ako spracovateľ v súlade s článkom 2 nariadenia (ES) č. 45/2001 podľa pokynov ukladajúcich inštitúcií. EUI spracúva akékoľvek osobné údaje obsiahnuté v historických archívoch inštitúcií v súlade so zárukami stanovenými v uvedenom nariadení.

12. Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov má naďalej právomoc dohliadať na inštitúcie s ohľadom na spracovanie osobných údajov obsiahnutých v historických archívoch uložených v EUI.

▼M1

Článok 9

▼M2

1. Každá inštitúcia prijme vnútorné pravidlá uplatňovania tohto nariadenia. Tie zahŕňajú pravidlá uchovávania historických archívov a ich sprístupňovania verejnosti, ako aj pravidlá o ochrane osobných údajov obsiahnutých v archívoch. Ak je to možné, inštitúcie sprístupnia svoje archívy verejnosti elektronicky vrátane digitalizovaných a pôvodne elektronických archívov a uľahčia ich prehliadanie na internete. Okrem toho zachovávajú dokumenty, ktoré sú k dispozícii vo formách vyhovujúcich osobitným požiadavkám (ako je Braillovo písmo, text písaný veľkými písmenami alebo zvukové záznamy).

▼M1

2. Každá inštitúcia uverejňuje ročne informácie o svojich činnostiach v oblasti historického archivovania.

▼M2

3. Komisia v mene ukladajúcich inštitúcií uzavrie s EUI rámcovú dohodu o partnerstve. Rámcová dohoda o partnerstve obsahuje podrobné ustanovenia o vzájomných úlohách a povinnostiach inštitúcií a EUI pri správe historických archívov Únie vrátane ich ukladania, uchovávania, prístupu a verejného prehliadania.

▼B

Toto nariadenie je záväzné vo svojej celistvosti a priamo uplatniteľné v členských štátoch.

▼M2









PRÍLOHA

USTANOVENIA O UKLADANÍ HISTORICKÝCH ARCHÍVOV INŠTITÚCIÍ V EURÓPSKOM UNIVERZITNOM INŠTITÚTE VO FLORENCII

1. V prípade iných ako elektronických archívov sa originálne dokumenty uložia v EUI na trvalé uchovávanie spolu s mikrofilmom a/alebo elektronickou kópiou. V prípade elektronických archívov má EUI trvalý prístup k dokumentom, aby mohol plniť svoju povinnosť – sprístupniť historické archívy verejnosti na jednom mieste a podporovať ich prehliadanie. Za trvalé uchovávanie elektronických archívov budú naďalej zodpovedať inštitúcie, ktoré ich vytvorili.

2. Ukladanie sa vykonáva raz ročne a v najväčšej možnej miere podľa bežných archivačných postupov inštitúcií.

3. EUI nebude meniť archivačné triedenie ukladajúcej inštitúcie ani neodstráni, ani nezmení dokumenty alebo súbory.

4. EUI vráti ukladajúcim inštitúciám originály uložených dokumentov a súborov, pokiaľ to tieto inštitúcie budú požadovať. Ukladajúce inštitúcie vrátia originály EUI, len čo ich nebudú potrebovať.

5. EUI bude ukladajúce inštitúcie bezodkladne informovať o akýchkoľvek okolnostiach, ktoré by mohli ohroziť nedotknuteľnosť nimi uložených archívov.