2000Q3614 — SK — 16.11.2011 — 012.001

Tento dokument slúži čisto na potrebu dokumentácie a inštitúcie nenesú nijakú zodpovednosť za jeho obsah

►B ROKOVACÍ PORIADOK KOMISIE (K(2000) 3614) (Ú. v. ES L 308, 8.12.2000, p.26)

Zmenené a doplnené:









▼B

ROKOVACÍ PORIADOK KOMISIE

(K(2000) 3614)







KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva uhlia a ocele a najmä na článok 16 tejto zmluvy, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva a najmä na článok 218 odsek 2 tejto zmluvy, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu a najmä na článok 131 tejto zmluvy, so zreteľom na Zmluvu o Európskej únii a najmä na článok 28 ods. 1 a článok 41 ods. 1 tejto zmluvy, PRIJALA TENTO ROKOVACÍ PORIADOK:







▼M13







KAPITOLA I

KOMISIA

Článok 1

Zásada kolektívnej zodpovednosti

Komisia koná kolektívne v súlade s týmto rokovacím poriadkom a v súlade s prioritami stanovenými v rámci politických usmernení, ktoré ustanovil jej predseda podľa článku 17 ods. 6 Zmluvy o EÚ.

Článok 2

Politické usmernenia, priority, pracovný program a rozpočet

V súlade s politickými usmerneniami ustanovenými predsedom Komisia stanoví svoje priority a premietne ich do pracovného programu a návrhu rozpočtu, ktorý prijíma každý rok.

Článok 3

Predseda

1. Predseda ustanovuje politické usmernenia, v súlade s ktorými vykonáva Komisia svoje úlohy ( 1 ). Vedie prácu Komisie k dosahovaniu konkrétnych výsledkov.

2. Predseda rozhoduje o vnútornej organizácii Komisie tak, aby sa zabezpečil súlad, účinnosť a kolegialita jej činnosti ( 2 ).

Bez toho, aby boli dotknuté ustanovenia článku 18 ods. 4 Zmluvy o EÚ, predseda poveruje členov Komisie zvláštnymi oblasťami činností, v rámci ktorých sú výslovne zodpovední za prípravu práce Komisie a uskutočňovanie jej rozhodnutí ( 3 ).

Predseda môže od členov Komisie žiadať, aby realizovali osobitné úlohy s cieľom zabezpečiť uplatňovanie politických usmernení, ktoré ustanovil, a priorít určených Komisiou.

Tieto poverenia môže kedykoľvek zmeniť ( 4 ).

Členovia Komisie pod vedením jej predsedu vykonávajú úlohy, ktorými ich predseda poveril ( 5 ).

3. Spomedzi členov Komisie predseda vymenuje podpredsedov, okrem vysokého predstaviteľa Únie pre zahraničné veci a bezpečnostnú politiku ( 6 ), a stanovuje poradie v rámci Komisie.

4. Predseda môže zostaviť z členov Komisie skupiny, vymenovať ich predsedov, stanoviť ich mandát a spôsob práce a určiť ich zloženie a funkčné obdobie.

5. Predseda zastupuje Komisiu. Vymenúva členov Komisie, ktorí mu pri tom pomáhajú.

6. Bez toho, aby boli dotknuté ustanovenia článku 18 ods. 1 Zmluvy o EÚ, člen Komisie podáva demisiu na žiadosť predsedu ( 7 ).

Článok 4

Rozhodovacie postupy

Rozhodnutia Komisie sa prijímajú:

a) na zasadnutiach Komisie na základe ústneho postupu podľa článku 8 tohto rokovacieho poriadku alebo

b) na základe písomného postupu v súlade s článkom 12 tohto rokovacieho poriadku, alebo

c) na základe splnomocnenia podľa článku 13 tohto rokovacieho poriadku, alebo

d) na základe delegovania v súlade s článkom 14 tohto rokovacieho poriadku.







ODDIEL 1

Zasadnutia Komisie

Článok 5

Zvolávanie zasadnutia

1. Zasadnutie Komisie zvoláva predseda.

2. Komisia sa spravidla schádza minimálne raz týždenne. Pokiaľ je to nutné, zasadá častejšie.

3. Členovia Komisie sú povinní zúčastňovať sa všetkých zasadnutí. V prípade, že sa nemôžu zúčastniť, včas oznámia predsedovi dôvody svojej neprítomnosti. Predseda posudzuje, či členovia môžu byť za určitých okolností uvoľnení.

Článok 6

Program zasadnutia Komisie

1. Predseda prijíma program rokovania každého zasadnutia Komisie.

2. Bez toho, aby bola dotknutá právomoc predsedu prijímať program rokovania, musí byť každý návrh, ktorý zahŕňa značné výdavky, predložený so súhlasom člena Komisie povereného rozpočtom.

3. Každý bod, ktorý člen Komisie navrhne zaradiť do programu zasadnutia, musí byť oznámený predsedovi za podmienok ustanovených Komisiou v súlade s vykonávacími pravidlami stanovenými v článku 28 tohto rokovacieho poriadku, ďalej len „vykonávacie pravidlá“.

4. Program zasadnutia a potrebné dokumenty sa členom Komisie oznamujú za podmienok ustanovených v súlade s vykonávacími pravidlami.

5. Komisia môže na základe návrhu predsedu prerokovať akýkoľvek bod, ktorý nie je zaradený do programu zasadnutia alebo ku ktorému boli potrebné podklady dodané oneskorene.

Článok 7

Uznášaniaschopnosť

Počet prítomných členov, ktorý je potrebný na to, aby Komisia bola uznášaniaschopná, sa rovná väčšine členov, ktorých počet je stanovený v zmluve.

Článok 8

Prijímanie rozhodnutí

1. Komisia prijíma rozhodnutia na základe návrhov jedného člena alebo viacerých svojich členov.

2. Komisia hlasuje na návrh niektorého zo svojich členov. Hlasovanie sa týka pôvodného návrhu alebo návrhu zmeneného a doplneného členom alebo členmi zodpovednými za daný návrh, alebo predsedom.

3. Rozhodnutia Komisie sú prijaté vtedy, ak väčšina členov, ktorých počet je stanovený v zmluve, hlasuje kladne.

4. Predseda zaznamená výsledky zasadnutia, ktoré sa zapíšu do zápisnice zo zasadnutia, ako je ustanovené v článku 11 tohto rokovacieho poriadku.

Článok 9

Dôvernosť

Zasadnutia Komisie nie sú verejné. Zasadnutia sú dôverné.

Článok 10

Účasť úradníkov a iných osôb

1. Pokiaľ Komisia nerozhodne inak, zasadnutia sa zúčastní generálny tajomník a vedúci kabinetu predsedu. Podmienky účasti iných osôb sú ustanovené vo vykonávacích pravidlách.

2. V prípade neprítomnosti člena Komisie sa na zasadnutí môže zúčastniť vedúci jeho kabinetu a na základe výzvy predsedu môže predniesť stanovisko neprítomného člena.

3. Komisia môže rozhodnúť, že vypočuje akúkoľvek inú osobu.

Článok 11

Zápisnica zo zasadnutia

1. Z každého zasadnutia Komisie sa vypracuje zápisnica.

2. Návrh zápisnice sa predkladá Komisii na schválenie na nasledujúcom zasadnutí. Schválená zápisnica je overená podpismi predsedu a generálneho tajomníka.







ODDIEL 2

Ďalšie rozhodovacie postupy

Článok 12

Rozhodnutia prijímané písomným postupom

1. Súhlas Komisie s návrhom jedného člena alebo viacerých jej členov možno získať prostredníctvom písomného postupu za predpokladu, že právny útvar vopred poskytol k takémuto návrhu priaznivé stanovisko a útvary konzultované v súlade s podmienkami ustanovenými v článku 23 tohto rokovacieho poriadku s ním súhlasili.

Takéto schválenie a/alebo súhlas môže byť v súlade s vykonávacími pravidlami ustanovenými Komisiou nahradené dohodou medzi členmi Komisie, ak sa na zasadnutí na návrh predsedu kolektívne rozhodne o uplatnení konečného písomného postupu.

2. Na tento účel sa znenie návrhu zašle v písomnej forme všetkým členom Komisie za podmienok ustanovených Komisiou v súlade s vykonávacími pravidlami a s uvedením lehoty, počas ktorej musia členovia vyjadriť akékoľvek výhrady alebo zmeny, ktoré navrhujú vykonať.

3. Ktorýkoľvek člen Komisie môže v priebehu písomného postupu požiadať o prerokovanie návrhu. Na tento účel zašle predsedovi odôvodnenú žiadosť.

4. Návrh, ku ktorému žiadny z členov Komisie nepredložil žiadosť o odklad alebo na nej netrval do uplynutia lehoty stanovenej na písomný postup, sa považuje za návrh prijatý Komisiou.

▼M14

5. Každý člen Komisie, ktorý si želá pozastaviť písomný postup v oblasti koordinácie hospodárskych a rozpočtových politík členských štátov a dohľadu nad nimi, a to najmä v eurozóne, zašle predsedovi na tento účel odôvodnenú žiadosť založenú na nestrannom a objektívnom hodnotení načasovania, štruktúry, dôvodov alebo výsledku navrhovaného rozhodnutia, v ktorej výslovne uvedie, ktorých prvkov návrhu rozhodnutia sa žiadosť týka.

Ak sa predseda domnieva, že toto odôvodnenie nie je opodstatnené a žiadosť o pozastavenie nie je stiahnutá, môže toto pozastavenie odmietnuť a rozhodnúť o pokračovaní písomného postupu; v takom prípade generálny tajomník požiada o stanovisko ostatných členov Komisie, aby sa uistil, že sú splnené podmienky uznášaniaschopnosti stanovené v článku 250 Zmluvy o fungovaní Európskej únii. Predseda tiež môže tento bod zahrnúť do programu nasledujúceho zasadnutia Komisie na účely jeho prijatia.

▼M13

Článok 13

Rozhodnutia na základe splnomocnenia

1. Komisia môže, pokiaľ je splnená zásada kolektívnej zodpovednosti, splnomocniť jedného člena alebo viacerých svojich členov, aby v jej mene prijali riadiace alebo správne opatrenia, ktoré podliehajú takým obmedzeniam a podmienkam, ktoré ustanoví Komisia.

2. So súhlasom predsedu môže Komisia rovnako poveriť jedného člena alebo viacerých svojich členov, aby prijali konečnú verziu akéhokoľvek aktu alebo akéhokoľvek návrhu predkladaného iným inštitúciám, ktorého obsah bol ustanovený už v priebehu zasadnutí.

3. Právomoci prenesené týmto spôsobom možno ďalej delegovať na generálnych riaditeľov a vedúcich útvarov, pokiaľ to nie je v rozhodnutí o splnomocnení výslovne zakázané.

4. Ustanovenia odsekov 1, 2 a 3 sa uplatňujú bez toho, aby boli dotknuté pravidlá týkajúce sa delegovania vo finančných záležitostiach a právomociach prenesených na orgán, ktorý je oprávnený vymenovať a splnomocnený uzatvárať zamestnanecké zmluvy.

Článok 14

Rozhodnutia na základe delegovania

Pri plnom dodržiavaní zásady kolektívnej zodpovednosti môže Komisia delegovať prijatie riadiacich alebo správnych opatrení na generálnych riaditeľov a vedúcich útvarov, ktorí konajú v jej mene a v rámci obmedzení a podmienok, ktoré Komisia ustanoví.

Článok 15

Subdelegovanie pri rozhodnutiach týkajúcich sa udeľovania grantov a verejného obstarávania

Generálny riaditeľ alebo vedúci útvaru, ktorí v súlade s článkami 13 a 14 získali na základe subdelegovania alebo delegovania právomoc na prijímanie rozhodnutí spojených s financovaním, môžu rozhodnúť o subdelegovaní prijímania určitých rozhodnutí o výbere projektov a určitých individuálnych rozhodnutí týkajúcich sa udeľovania grantov a verejného obstarávania na zodpovedného riaditeľa, alebo ak získajú súhlas príslušného člena Komisie, na príslušného vedúceho oddelenia v rámci určitých obmedzení a podmienok ustanovených vo vykonávacích pravidlách.

Článok 16

Informácie o prijatých rozhodnutiach

Rozhodnutia prijaté na základe písomného postupu, splnomocnenia alebo delegovania sú zaznamenané v dennom alebo týždennom zázname, ktorý sa prenesie do zápisnice z nasledujúceho zasadnutia Komisie.







ODDIEL 3

Spoločné ustanovenia pre rozhodovacie postupy

Článok 17

Overovanie aktov prijatých Komisiou

1. Akty prijaté Komisiou počas zasadnutia tvoria, v autentickom jazyku alebo v jazykoch, neoddeliteľnú súčasť súhrnnej zápisnice vypracovanej na zasadnutí Komisie, na ktorom boli prijaté. Tieto akty sú overené podpisom predsedu a generálneho tajomníka na poslednej strane súhrnnej zápisnice.

2. Nelegislatívne akty Komisie uvedené v článku 297 ods. 2 Zmluvy o fungovaní Európskej únie a prijaté na základe písomného postupu sú overené podpismi predsedu a generálneho tajomníka na poslednej strane súhrnnej zápisnice uvedenej v predchádzajúcom odseku, pokiaľ nie je potrebné, aby tieto akty boli uverejnené a nadobudli účinnosť pred konaním ďalšieho zasadnutia Komisie. Na účely tohto overenia tvorí jedna kópia dennej zápisnice uvedenej v článku 16 tohto rokovacieho poriadku neoddeliteľnú súčasť súhrnnej zápisnice uvedenej v predchádzajúcom odseku.

Ďalšie akty prijaté na základe písomného postupu a akty prijaté na základe splnomocnenia v súlade s článkom 12 a článkom 13 ods. 1 a 2 tohto rokovacieho poriadku tvoria, v autentickom jazyku alebo v jazykoch, neoddeliteľnú súčasť denného záznamu uvedeného v článku 16 tohto rokovacieho poriadku. Sú overené podpisom generálneho tajomníka na poslednej strane denného záznamu.

3. Akty prijaté na základe delegovania alebo subdelegovania sú prostredníctvom softvéru, ktorý je na to určený, neoddeliteľne prepojené, v autentickom jazyku alebo v jazykoch, s denným záznamom uvedeným v článku 16 tohto rokovacieho poriadku. Sú overené potvrdzujúcim vyhlásením podpísaným subdelegovaným alebo delegovaným úradníkom v súlade s článkom 13 ods. 3, článkami 14 a 15 tohto rokovacieho poriadku.

4. Na účely tohto rokovacieho poriadku sa výrazom „akty“ rozumie jedna z foriem aktu, ktoré sú stanovené v článku 288 Zmluvy o fungovaní Európskej únie.

5. Na účely tohto rokovacieho poriadku sa výrazom „autentické jazyky“ rozumejú všetky úradné jazyky Európskej únie, bez toho, aby bolo dotknuté uplatňovanie nariadenia Rady (ES) č. 920/2005 ( 8 ), v prípade všeobecných aktov a v ostatných prípadoch jazyky tých, ktorým sú určené.







ODDIEL 4

Príprava a plnenie rozhodnutí Komisie

Článok 18

Skupiny členov Komisie

Skupiny členov Komisie prispievajú ku koordinácii a príprave práce Komisie v súlade s politickými usmerneniami a mandátom stanovenými predsedom.

Článok 19

Kabinety a vzťahy s útvarmi

1. Členovia Komisie majú k dispozícii kabinet, ktorý im pomáha pri vykonávaní ich práce a pri príprave rozhodnutí Komisie. Pravidlá týkajúce sa zloženia a spôsobu práce kabinetu stanovuje predseda.

2. V súlade so zásadami ustanovenými predsedom člen Komisie schvaľuje spôsob práce s útvarmi, za ktoré je zodpovedný. V spôsobe práce sa upresňuje najmä spôsob, akým člen Komisie dáva pokyny príslušným útvarom, ktoré mu pravidelne poskytujú všetky informácie týkajúce sa jeho oblasti činnosti a informácie potrebné na vykonávanie jeho zodpovednosti.

Článok 20

Generálny tajomník

1. Generálny tajomník pomáha predsedovi, aby si Komisia v rámci politických usmernení ustanovených predsedom plnila priority, ktoré si stanovila.

2. Generálny tajomník prispieva k zabezpečeniu politickej súdržnosti organizovaním potrebnej koordinácie medzi útvarmi od začiatku prípravných prác, okrem iného v súlade s ustanoveniami článku 23 tohto rokovacieho poriadku.

Dbá na kvalitu obsahu a na dodržiavanie pravidiel týkajúcich sa formy dokumentov, ktoré sú predkladané Komisii, a v tomto kontexte prispieva k ich súladu so zásadami subsidiarity a proporcionality, vonkajšími záväzkami, medziinštitucionálnymi úvahami a komunikačnou stratégiou Komisie.

3. Generálny tajomník pomáha predsedovi pri príprave rokovaní a vedení zasadnutí Komisie.

Rovnako pomáha pri príprave rokovaní a vedení zasadnutí predsedom skupín členov Komisie, ktoré boli zriadené podľa článku 3 ods. 4 tohto rokovacieho poriadku. Zabezpečuje sekretariát týchto skupín.

4. Generálny tajomník zabezpečuje uplatňovanie rozhodovacích postupov a vykonávanie rozhodnutí uvedených v článku 4 tohto rokovacieho poriadku.

Okrem osobitných prípadov prijíma opatrenia nevyhnutné na zabezpečenie toho, aby sa akty Komisie oznamovali a uverejňovali v Úradnom vestníku Európskej únie a aby sa dokumenty Komisie a jej útvarov postupovali ostatným inštitúciám Európskej únie a národným parlamentom.

Zabezpečuje šírenie písomných informácií, ktoré si členovia Komisie prajú navzájom odovzdávať.

5. Generálny tajomník je zodpovedný za oficiálne vzťahy s ostatnými inštitúciami Európskych spoločenstiev, s výnimkou právomocí, ktoré sa Komisia rozhodne vykonávať sama alebo ich pridelí svojim členom alebo útvarom.

V tomto kontexte dohliada na zabezpečenie všeobecného súladu prostredníctvom koordinácie medzi útvarmi počas práce ostatných inštitúcií.

6. Generálny tajomník zabezpečí, aby Komisia bola náležite informovaná o stave vývoja vnútorných a medziinštitucionálnych postupov.







KAPITOLA II

ÚTVARY KOMISIE

Článok 21

Štruktúra útvarov

Na účely prípravy a vykonávania svojich úloh a na účely plnenia priorít a politických usmernení ustanovených predsedom Komisia zriaďuje jednotlivé útvary, ktoré sú rozdelené do generálnych riaditeľstiev a im zodpovedajúcich útvarov.

Generálne riaditeľstvá a im zodpovedajúce útvary sa zvyčajne delia na riaditeľstvá a riaditeľstvá na oddelenia.

Článok 22

Vytvorenie osobitných funkcií a štruktúr

Predseda môže v osobitných prípadoch vytvoriť osobitné funkcie a štruktúry, ktoré sa zaoberajú osobitnými záležitosťami, a stanoviť ich zodpovednosť a spôsob práce.

Článok 23

Spolupráca a koordinácia v rámci útvarov

1. Aby bola zabezpečená efektívnosť činnosti Komisie, útvary pracujú v úzkej spolupráci a koordinovaným spôsobom od začiatku prípravy alebo vykonávania rozhodnutí Komisie.

2. Útvar zodpovedný za prípravu iniciatívy dbá na to, aby bola od začiatku prípravných prác zabezpečená účinná koordinácia medzi všetkými útvarmi, ktoré majú oprávnený záujem na tejto iniciatíve z dôvodov ich právomocí a zodpovednosti alebo charakteru záležitosti.

3. Pred tým, ako sa dokument predloží Komisii, zodpovedný útvar ho včas prerokuje s ostatnými útvarmi, ktoré majú na danom projekte oprávnený záujem v súlade s vykonávacími pravidlami.

4. S právnym servisom sa povinne konzultujú všetky návrhy aktov alebo návrhy právnych dokumentov, ako aj všetky dokumenty, ktoré by mohli mať právne dôsledky.

Na právny servis je nevyhnutné obrátiť sa v prípade rozhodovacích postupov ustanovených v článkoch 12, 13 a 14 tohto rokovacieho poriadku, okrem prípadov rozhodnutí týkajúcich sa bežných aktov, s ktorými právny servis súhlasil vopred (repetitívne akty). Konzultácia sa nevyžaduje v prípade aktov uvedených v článku 15 tohto rokovacieho poriadku.

5. S generálnym sekretariátom sa musia konzultovať všetky iniciatívy, ktoré:

— podliehajú ústnemu schvaľovaciemu postupu, a to bez toho, aby boli dotknuté individuálne otázky personálu, alebo

— sú politicky dôležité, alebo

— sú súčasťou ročného pracovného programu Komisie a platného programového nástroja, alebo

— týkajú sa inštitucionálnych záležitostí, alebo

— podliehajú analýze vplyvu, či verejnej diskusii,

ako aj v prípade všetkých stanovísk alebo spoločných iniciatív, ktoré by Komisiu istým spôsobom mohli zaväzovať voči iným inštitúciám alebo subjektom.

▼M14

5a. S generálnym riaditeľstvom zodpovedným za hospodárske a finančné záležitosti sa musia konzultovať všetky iniciatívy, ktoré sa týkajú rastu, konkurencieschopnosti alebo hospodárskej stability v Európskej únii alebo eurozóne alebo ktoré na ne môžu mať vplyv.

▼M13

6. Okrem aktov uvedených v článku 15 tohto rokovacieho poriadku sa s generálnym riaditeľstvom zodpovedným za rozpočet a s generálnym riaditeľstvom zodpovedným za ľudské zdroje a bezpečnosť musia konzultovať všetky dokumenty, ktoré majú prípadné dôsledky na rozpočet, financie, zamestnancov a správu. Podľa potreby sa rovnako konzultuje generálne riaditeľstvo zodpovedné za boj proti podvodom.

7. Zodpovedný útvar sa snaží zostaviť návrh, ku ktorému má súhlas útvarov, s ktorými tento návrh prekonzultoval. V prípade nezhody pripojí k svojmu návrhu odlišné stanoviská týchto útvarov bez toho, aby bol dotknutý článok 12 tohto rokovacieho poriadku.







KAPITOLA III

ZASTUPOVANIE

Článok 24

Kontinuita služby

Členovia Komisie a útvary dbajú na prijatie všetkých opatrení potrebných na zabezpečenie kontinuity služby v súlade s opatreniami, ktoré v tomto smere prijala Komisia alebo predseda.

Článok 25

Zastupovanie predsedu

Ak predseda nemôže vykonávať svoje funkcie, vykonáva ich jeden z podpredsedov alebo členov v poradí, ktoré stanovil predseda.

Článok 26

Zastupovanie generálneho tajomníka

Ak generálny tajomník nemôže vykonávať svoje funkcie alebo ak miesto tajomníka nie je obsadené, zastupuje ho prítomný zástupca generálneho tajomníka nachádzajúci sa v najvyššej platovej triede; v prípade, že sa v najvyššej platovej triede nachádza viacero osôb, zastupuje ho osoba služobne najstaršia v príslušnej platovej triede a v prípade, že sa v tejto platovej triede nachádza viacero takýchto služobne starých osôb, zastupuje ho najstaršia osoba z nich alebo úradník určený Komisiou.

Ak zástupca generálneho tajomníka nie je prítomný alebo Komisia neurčila žiadneho úradníka, zastupuje ho prítomný podriadený úradník nachádzajúci sa v rámci najvyššej funkčnej skupiny v najvyššej platovej triede; v prípade, že sa v tejto platovej triede nachádza viacero osôb, zastupuje ho služobne najstaršia osoba v rámci príslušnej platovej triedy a v prípade, že sa v tejto platovej triede nachádza viacero takýchto služobne starých osôb, zastupuje ho najstaršia osoba z nich.

Článok 27

Zastupovanie nadriadených

1. Ak generálny riaditeľ nemôže vykonávať svoje funkcie alebo ak jeho miesto nie je obsadené, zastupuje ho prítomný zástupca generálneho riaditeľa nachádzajúci sa v najvyššej platovej triede; v prípade, že sa v tejto platovej triede nachádza viacero osôb, zastupuje ho služobne najstaršia osoba v rámci príslušnej platovej triedy a v prípade, že sa v tejto platovej triede nachádza viacero takýchto služobne starých osôb, zastupuje ho najstaršia osoba z nich alebo úradník určený Komisiou.

Ak zástupca generálneho riaditeľa nie je prítomný alebo Komisia neurčila žiadneho úradníka, zastupuje ho prítomný podriadený úradník nachádzajúci sa v rámci najvyššej funkčnej skupiny v najvyššej platovej triede; v prípade, že sa v tejto platovej triede nachádza viacero osôb, zastupuje ho služobne najstaršia osoba v rámci príslušnej platovej triedy a v prípade, že sa v tejto platovej triede nachádza viacero takýchto služobne starých osôb, zastupuje ho najstaršia osoba z nich.

2. Ak vedúci oddelenia nemôže vykonávať svoje funkcie alebo ak jeho miesto nie je obsadené, zastupuje ho zástupca vedúceho oddelenia alebo úradník určený generálnym riaditeľom.

Ak zástupca vedúceho oddelenia nie je prítomný alebo generálny riaditeľ neurčil žiadneho úradníka, zastupuje ho prítomný podriadený úradník nachádzajúci sa v rámci najvyššej funkčnej skupiny v najvyššej platovej triede; v prípade, že sa v tejto platovej triede nachádza viacero osôb, zastupuje ho služobne najstaršia osoba v rámci príslušnej platovej triedy a v prípade, že sa v tejto platovej triede nachádza viacero takýchto služobne starých osôb, zastupuje ho najstaršia osoba z nich.

3. Ak niektorý iný nadriadený nemôže vykonávať svoje funkcie alebo ak jeho miesto nie je obsadené, generálny riaditeľ určí po dohode so zodpovedným členom Komisie zastupujúceho úradníka. Ak nie je takto určený žiaden úradník, vykonáva príslušné funkcie prítomný podriadený úradník nachádzajúci sa v rámci najvyššej funkčnej skupiny v najvyššej platovej triede; v prípade, že sa v tejto platovej triede nachádza viacero osôb, vykonáva tieto funkcie služobne najstaršia osoba v rámci príslušnej platovej triedy a v prípade, že sa v tejto platovej triede nachádza viacero takýchto služobne starých osôb, vykonáva tieto funkcie najstaršia osoba z nich.







KAPITOLA IV

ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA

Článok 28

Komisia podľa potreby ustanoví vykonávacie pravidlá tohto rokovacieho poriadku.

Komisia môže vzhľadom na technologický a informačný vývoj prijať doplňujúce opatrenia týkajúce sa fungovania Komisie a jej útvarov.

Článok 29

Tento rokovací poriadok nadobúda účinnosť dňom nasledujúcim po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.

▼B









PRÍLOHA

KÓDEX DOBRÉHO ÚRADNÉHO POSTUPU ZAMESTNANCOV EURÓPSKEJ KOMISIE VO VZŤAHU K VEREJNOSTI

Kvalitné služby

Komisia a jej zamestnanci majú povinnosť slúžiť záujmom spoločenstva a tým verejnému záujmu.

Verejnosť oprávnene očakáva kvalitné služby a úradné postupy, ktoré sú otvorené, dostupné a náležite fungujúce.

Kvalitné služby vyžadujú, aby Komisia a jej zamestnanci boli zdvorilí, objektívni a nestranní.

Účel

Aby Komisia mohla plniť svoje povinnosti riadneho úradného postupu, a to predovšetkým pri styku, ktorý má Komisia s verejnosťou, zaväzuje sa dodržiavať normy riadneho úradného postupu stanoveného týmito pravidlami a riadiť sa nimi v každodennej práci.

Pôsobnosť

Pravidlá platia pre všetkých zamestnancov, na ktorých sa vzťahuje Služobný poriadok úradníkov a pracovný poriadok ostatných zamestnancov Európskych spoločenstiev (ďalej len „služobný poriadok“) a ostatné ustanovenia o vzťahoch medzi Komisiou a jej zamestnancami, ktoré sú uplatniteľné pre úradníkov a ostatných zamestnancov Európskych spoločenstiev. V každodennej práci by sa nimi však mali riadiť aj osoby zamestnané na základe súkromnoprávnych zmlúv, odborníci pridelení z národných štátnych služieb a praktikanti a iné osoby, pracujúce pre Komisiu.

Vzťahy medzi Komisiou a jej zamestnancami sa riadia výhradne služobným poriadkom.

1. VŠEOBECNÉ ZÁSADY

Komisia dodržuje vo vzťahu k verejnosti nasledujúce všeobecné zásady:

Zákonnosť Komisia jedná v súlade so zákonom a riadi sa rokovacím poriadkom stanoveným legislatívou spoločenstva.

Nediskriminujúce a rovnaké zaobchádzanie Komisia dodržuje zásadu nediskriminácie a predovšetkým zaručuje rovnaké zaobchádzanie pre všetkých členov verejnosti bez ohľadu na ich národnosť, pohlavie, rasový alebo etnický pôvod, náboženstvo alebo presvedčenie, invaliditu, vek alebo sexuálnu orientáciu. Je preto nevyhnutné, aby rozdiely v prístupe k podobným prípadom najmä zaručovali v jednotlivých prejednávaných prípadoch príslušné podrobnosti prípadu.

Proporcionalita Komisia dbá na to, aby prijaté opatrenia boli primerané k vytýčenému cieľu. Komisia dbá predovšetkým na to, aby uplatňovanie týchto pravidiel nikdy nespôsobovalo správne alebo rozpočtové náklady, ktoré by boli neprimerané k očakávanému úžitku.

Dôslednosť Komisia je vo svojom úradnom postupe dôsledná a dodržuje svoj bežný postup. Akékoľvek výnimky z tejto zásady musia byť riadne odôvodnené.

2. VŠEOBECNÉ ZÁSADY RIADNEHO ÚRADNÉHO POSTUPU

Objektivita a nestrannosť

Zamestnanci vždy postupujú objektívne a nestranne, v záujme spoločenstva a pre blaho verejnosti. V rámci politiky stanovenej Komisiou postupujú nezávisle a ich konanie nie je nikdy vedené osobnými alebo národnými záujmami alebo politickým nátlakom.

Informácie o správnych postupoch

Ak člen verejnosti požaduje informáciu týkajúcu sa správneho postupu Komisie, zamestnanci zabezpečia, aby mu táto informácia bola poskytnutá v konečnom termíne stanovenom pre príslušný postup.

3. INFORMÁCIE O PRÁVACH ZAINTERESOVANÝCH STRÁN

Vypočutie všetkých priamo zainteresovaných strán

V prípade, že právne predpisy spoločenstva stanovujú, že zainteresované strany majú byť vypočuté, zamestnanci zabezpečia, aby tieto strany dostali príležitosť predniesť svoje stanoviská.

Povinnosť odôvodniť rozhodnutie

V rozhodnutí Komisia musí jasne stanoviť dôvody, na ktorých sa zakladá a musia byť oznámené dotyčným osobám a stranám.

Rozhodnutie musí byť spravidla plne odôvodnené. Ak to nie je však možné, napríklad z dôvodu veľkého počtu osôb, ktorých sa týkajú podobné rozhodnutia, podrobne oznámiť dôvody jednotlivých rozhodnutí, môže byť poskytnutá základná odpoveď. Základná odpoveď by mala obsahovať zásadné dôvody pre prijatie rozhodnutia. Zainteresovanej strane, ktorá si výslovne praje podrobné odôvodnenie, musí byť toto odôvodnenie poskytnuté.

Povinnosť uviesť poučenie o odvolaní

Ak to stanovia právne predpisy spoločenstva, oznámené rozhodnutie musí jasne uvádzať, že odvolanie je možné a uvádzať spôsob podania takéhoto odvolania (meno a úradnú adresu osoby alebo odboru, ku ktorému sa odvolanie podáva a konečný termín pre podanie odvolania).

V prípade potreby musí rozhodnutie uvádzať možnosť začatia súdneho konania a/alebo podania sťažnosti európskemu ombudsmanovi v súlade s článkom 230 alebo článkom 195 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva.

4. VYBAVOVANIE ŽIADOSTÍ

Komisia sa zaväzuje odpovedať na žiadosti tým najvhodnejším spôsobom a čo najrýchlejšie.

Žiadosti o dokumenty

Ak bol už dokument zverejnený, žiadateľ je odkázaný na obchodného zástupcu Úradu pre úradné publikácie Európskych spoločenstiev alebo na dokumentačné alebo informačné centrá, ktoré poskytujú bezplatný prístup k dokumentom, ako sú info-centrá, Európske dokumentačné centrá atď. Veľké množstvo dokumentov je rovnako k dispozícii v elektronickej podobe.

Pravidlá prístupu k dokumentom stanovuje zvláštne opatrenie.

Písomný styk

V súlade s článkom 21 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva Komisia odpovedá na žiadosti v jazyku pôvodnej žiadosti, ak bola napísaná v jednom z úradných jazykov spoločenstva.

Odpoveď na žiadosť adresovanú spoločenstvu sa zasiela do 15 pracovných dní od dňa prijatia žiadosti zodpovedným odborom spoločenstva. V odpovedi musí byť uvedené meno osoby zodpovedné za príslušnú záležitosť a spôsob, akým je možné túto osobu kontaktovať.

Ak nie je možné zaslať odpoveď do 15 pracovných dní a vo všetkých prípadoch, kedy si odpoveď vyžaduje ďalšie spracovanie, ako je medziodborová konzultácia alebo preklad, zodpovedný zamestnanec zašle čiastkovú odpoveď s udaním dňa, do ktorého adresát môže očakávať odpoveď zakladajúcu sa na tomto dodatočnom spracovaní, pričom je potrebné vziať do úvahy zodpovedajúcu naliehavosť a zložitosť záležitosti.

Pokiaľ má odpoveď vypracovať iný odbor, ako ten, ktorému bola adresovaná pôvodná žiadosť, musí byť osobe zasielajúcej žiadosť oznámené meno a adresa osoby, ktorej bola žiadosť postúpená.

Tieto pravidlá sa nepoužijú na písomnosti, ktoré možno oprávnene považovať za nevhodné, napríklad pretože sú opakované, urážlivé alebo bezpredmetné. V týchto prípadoch si Komisia vyhradzuje právo prerušiť celú takúto výmenu korešpondencie.

Telefónny styk

Pri začínaní telefónneho rozhovoru sa zamestnanci predstavia menom alebo uvedú odbor, kde pôsobia. Na telefónne hovory odpovedajú pokiaľ je to možné okamžite.

Zamestnanci odpovedajúci na otázky poskytnú informácie o záležitostiach, za ktoré sú priamo zodpovední, a v ostatných prípadoch presmerujú volajúceho na iný príslušný zdroj. V prípade nutnosti odkážu volajúceho na svojho nadriadeného alebo s ním odpoveď konzultujú.

Pokiaľ sa otázky týkajú oblastí, za ktoré sú zamestnanci priamo zodpovední, zistia totožnosť volajúceho a skôr než príslušnú informáciu podajú, preveria, či už nebola zverejnená. Ak nebola predmetná informácia zverejnená, môže zamestnanec zvážiť, či nie je v záujme spoločenstva túto informáciu utajiť. V takom prípade musí vysvetliť, prečo nemôže túto informáciu podať a odvolať sa v príslušných prípadoch na povinnosť uplatniť svoju právomoc, ako ju stanovuje článok 17 služobného poriadku.

V prípade potreby môžu zamestnanci požiadať o písomné potvrdenie otázok uskutočnených prostredníctvom telefónu.

Elektronická pošta

Zamestnanci odpovedajú na správy elektronickej pošty okamžite, v zhode so zásadami, ktoré obsahuje oddiel týkajúci sa telefónneho styku.

V prípade, že sa správa elektronickej pošty svojou povahou zhoduje so žiadosťou, vybavuje sa podľa zásad pre písomný styk a podlieha rovnakým konečným termínom.

Žiadosti médií

Za styk s médiami je zodpovedná tlačová a oznamovacia služba. Pokiaľ sa však žiadosti o informácie, pochádzajúce od médií týkajú technických tém spadajúcich do ich zvláštnych oblastí zodpovednosti, môžu na ne odpovedať.

5. OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV A DÔVERNÝCH INFORMÁCIÍ

Komisia a jej zamestnanci dodržujú predovšetkým:

— pravidlá na ochranu súkromia a osobných údajov,

— povinnosti stanovené článkom 287 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva, a najmä tie, ktoré sa týkajú služobného tajomstva,

— pravidlá na utajenie vyšetrovania trestných činov,

— dôverný charakter záležitostí ktoré patria do rámca rôznych výborov a orgánov uvedených v článku 9 a v prílohách II a III služobného poriadku.

6. SŤAŽNOSTI

Európska Komisia

Sťažnosti, týkajúce sa možného porušenia zásad stanovených v týchto pravidlách, možno podávať priamo generálnemu tajomníkovi ( 9 ) Európskej Komisie, ktorý ich postúpi príslušnému odboru.

Generálny riaditeľ alebo vedúci odboru odpovie na sťažnosť písomne do dvoch mesiacov. Sťažovateľ má potom jeden mesiac na to, aby požiadal generálneho tajomníka Európskej komisie o preskúmanie výsledku sťažnosti. Generálny tajomník odpovie na žiadosť o preskúmanie do jedného mesiaca.

Európsky ombudsman

Sťažnosti je možné rovnako v súlade s článkom 195 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva a štatútu európskeho ombudsmana podávať európskemu ombudsmanovi.

▼M1

USTANOVENIA KOMISIE O BEZPEČNOSTI

Keďže:

(1) Aby sa rozvíjali činnosti spoločenstva v oblastiach, ktoré vyžadujú určitý stupeň dôvernosti, je vhodné, aby sa zaviedol komplexný bezpečnostný systém platný pre Komisiu, ostatné orgány, inštitúcie, úrady a agentúry zriadené podľa alebo na základe Zmluvy o založení ES alebo Zmluvy o Európskej únii, členské štáty rovnako ako akéhokoľvek iného príjemcu utajovaných skutočností Európskej únie, ďalej len „utajované skutočnosti EÚ“.

(2) Aby sa zabezpečila účinnosť bezpečnostného systému takto vytvoreného, Komisia sprístupní utajované skutočnosti EÚ iba tým cudzím orgánom, ktoré ponúknu záruky, že prijali všetky opatrenia potrebné na uplatnenie pravidiel, ktoré sú prísne rovnocenné s týmito ustanoveniami.

(3) Tieto ustanovenia sa prijímajú bez toho, aby bolo dotknuté nariadenie č. 3 z 31. júla 1995, ktorým sa vykonáva článok 24 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu ( 10 ), nariadenie Rady (ES) č. 1588(90) z 11. júna 1990 o prenose údajov, ktoré podliehajú štatistickému utajovaniu, do Štatistického úradu Európskych spoločenstiev ( 11 ), a rozhodnutie Komisie C(95) 1510 konečné z 23. novembra 1995 o ochrane informačných systémov.

(4) Bezpečnostný systém Komisie je založený na zásadách, ktoré sú uvedené v rozhodnutí Rady 2001/264/ES z 19. marca 2001, ktorým sa prijímajú bezpečnostné predpisy Rady ( 12 ) s cieľom zabezpečiť hladké fungovanie procesov rozhodovania únie.

(5) Komisia podčiarkuje dôležitosť prípadného stotožnenia sa ostatných orgánov s pravidlami a normami dôvernosti, ktoré sú potrebné, aby sa zabezpečila ochrana záujmov únie a jej členských štátov.

(6) Komisia uznáva potrebu vytvoriť vlastnú koncepciu bezpečnosti, pričom zohľadňuje všetky prvky bezpečnosti a osobitný charakter Komisie ako orgánu.

(7) Tieto ustanovenia sa prijímajú bez toho, aby bol dotknutý článok 255 zmluvy a nariadenie (ES) č. 1049/2001 Európskeho parlamentu a Rady z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie ( 13 );

▼

(8) Tieto ustanovenia sa nedotýkajú článku 286 zmluvy a nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov.

▼M1







Článok 1

Bezpečnostné predpisy Komisie sú uvedené v prílohe.

Článok 2

1. Člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti prijme primerané opatrenia, aby zabezpečil, že úradníci a ostatní zamestnanci Komisie a pridelení zamestnanci Komisie budú pri narábaní s utajovanými skutočnosťami v rámci Komisie rovnako ako v rámci všetkých priestorov Komisie vrátane reprezentácií a úradov v únii a jej delegácií v tretích krajinách, a externí dodávatelia Komisie dodržiavať predpisy uvedené v článku 1.

▼

Ak zmluva alebo dohoda o poskytnutí grantu medzi Komisiou a externým dodávateľom alebo príjemcom predpokladá spracovanie utajovaných skutočností EÚ v priestoroch dodávateľa alebo príjemcu, primerané opatrenia, ktoré má uvedený externý dodávateľ alebo príjemca prijať na zabezpečenie dodržania pravidiel podľa článku 1 v prípade narábania s utajovanými skutočnosťami EÚ, tvoria neoddeliteľnú súčasť zmluvy alebo dohody o poskytnutí grantu.

▼M1

2. Členské štáty, iné orgány, inštitúcie, úrady a agentúry zriadené podľa zmlúv alebo na ich základe sú oprávnené obdržať utajované skutočnosti pod podmienkou, že zabezpečia, aby sa pri narábaní s utajovanými skutočnosťami v rámci ich útvarov a priestorov dodržiavali predpisy rovnocenné s predpismi, ktoré sú uvedené v článku 1, najmä, aby ich dodržiavali:

a) členovia stálych reprezentácií členských štátov v Európskej únii rovnako ako členovia ich národných delegácií, ktorí sa zúčastňujú zasadnutí Komisie alebo jej orgánov, alebo ktorí sa zúčastňujú iných činností Komisie;

b) ostatní členovia národných správ členských štátov, ktoré narábajú s utajovanými skutočnosťami, bez ohľadu na to, či pôsobia na území členského štátu alebo v zahraničí;

c) externí dodávatelia a pridelení zamestnanci, ktorí narábajú s utajovanými skutočnosťami EÚ.

Článok 3

Tretie štáty, organizácie a iné orgány môžu obdržať utajované skutočnosti pod podmienkou, že zabezpečia, aby sa pri narábaní s takýmito utajovanými skutočnosťami dodržiavali predpisy, ktoré sú rovnocenné s predpismi uvedenými v článku 1.

Článok 4

Pri dodržaní základných zásad a minimálnych noriem bezpečnosti uvedených v prvej časti tejto prílohy môže člen Komisie, ktorý je zodpovedný za bezpečnostné záležitosti prijať opatrenia v súlade s druhou časťou tejto prílohy.

Článok 5

Tieto ustanovenie odo dňa ich uplatňovania nahrádzajú:

a) rozhodnutie Komisie C(94) 3282 z 30. novembra 1994 o bezpečnostných opatreniach vzťahujúcich sa na utajované skutočnosti, ktoré vzniknú alebo sa prenášajú v súvislosti s činnosťami Európskej únie;

b) rozhodnutie Komisie C(99) 423 z 25. februára 1999, ktoré sa týka postupov, na základe ktorých majú úradníci a iní zamestnanci Európskej Komisie povolený prístup k utajovaným skutočnostiam, ktoré má Komisia k dispozícii.

Článok 6

Od dátumu uplatňovania týchto ustanovení všetky utajované skutočnosti, ktoré má Komisia k dispozícii k tomuto dátumu s výnimkou utajovaných skutočností Euratom:

a) ak ich vytvorila Komisia, sa automaticky považujú za prekvalifikované na VYHRADENÉ SKUTOČNOSTI EÚ, pokiaľ ich pôvodca do 31. januára 2002 nerozhodne, že sa im pridelí iné utajenie. V takomto prípade pôvodca musí informovať všetkých adresátov príslušného dokumentu;

b) ak ich vytvorili pôvodcovia mimo Komisie, ponechajú si svoje pôvodné utajenie, a preto sa budú považovať za utajované skutočnosti EÚ rovnocenného stupňa, pokiaľ pôvodca nebude súhlasiť so zrušením stupňa utajenia alebo pridelením nižšieho stupňa utajenia.









PRÍLOHA

BEZPEČNOSTNÉ PREDPISY

Obsah PRVÁ I: ZÁKLADNÉ ZÁSADY A MINIMÁLNE BEZPEČNOSTNÉ NORMY 1. ÚVOD 2. VŠEOBECNÉ ZÁSADY 3. ZÁKLADY BEZPEČNOSTI 4. ZÁSADY INFORMAČNEJ BEZPEČNOSTI 4.1. Ciele 4.2. Vymedzenie pojmov 4.3. Utajovanie 4.4. Ciele bezpečnostných opatrení 5. ORGANIZÁCIA BEZPEČNOSTI 5.1 Organizácia bezpečnosti 5.2. Organizácia 6. PERSONÁLNA BEZPEČNOSŤ 6.1. Bezpečnostné previerky personálu 6.2. Záznamy o bezpečnostných previerkach personálu 6.3. Bezpečnostné pokyny pre personál 6.4. Zodpovednosti riadenia 6.5. Bezpečnostné postavenie personálu 7. FYZICKÁ BEZPEČNOSŤ 7.1. Potreba ochrany 7.2. Kontrolovanie 7.3. Bezpečnosť budov 7.4. Havarijné plány 8. BEZPEČNOSŤ UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ 9. BOJ PROTI SABOTÁŽI A KONTROLA INÝCH FORIEM ZLOMYSEĽNÝCH ŠKÔD 10. POSKYTNUTIE UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ TRETÍM ŠTÁTOM ALEBO MEDZINÁRODNÝM ORGANIZÁCIÁM ČASŤ II: ORGANIZÁCIA BEZPEČNOSTI V KOMISII 11. ČLEN KOMISIE ZODPOVEDNÝ ZA BEZPEČNOSTNÉ ZÁLEŽITOSTI 12. PORADNÁ SKUPINA KOMISIE PRE BEZPEČNOSTNÚ POLITIKU 13. BEZPEČNOSTNÁ RADA KOMISIE 14. ► RIADITEĽSTVO KOMISIE PRE BEZPEČNOSŤ ◄ 15. BEZPEČNOSTNÉ INŠPEKCIE 16. UTAJOVANIE, VYMEDZENIE UTAJENIA A OZNAČOVANIE 16.1. Stupne utajenia 16.2. Bezpečnostné vymedzenie utajenia 16.3. Označovanie 16.4. Uvedenie utajenia 16.5. Uvedenie bezpečnostného vymedzenia utajenia 17. RIADENIE UTAJOVANIA 17.1. Všeobecne 17.2. Uplatňovanie utajovania 17.3. Zníženie stupňa utajenia a zrušenie stupňa utajenia 18. FYZICKÁ BEZPEČNOSŤ 18.1. Všeobecne 18.2. Bezpečnostné požiadavky 18.3. Fyzické bezpečnostné opatrenia 18.3.1. Bezpečnostné oblasti 18.3.2. Administratívny priestor 18.3.3. Vstupné a výstupné kontroly 18.3.4. Strážne obhliadky 18.3.5. Bezpečnostné schránky a zabezpečené miestnosti 18.3.6. Zámky 18.3.7. Kontrola kľúčov a kombinácií 18.3.8. Poplašné detekčné zariadenia 18.3.9. Schválené zariadenie 18.3.10. Fyzická ochrana kopírovacích a faxových prístrojov 18.4. Ochrana proti neoprávnenému nazeraniu a odpočúvaniu 18.4.1. Neoprávnené nazeranie 18.4.2. Odpočúvanie 18.4.3. Zavedenie elektronického a záznamového zariadenia 18.5. Technicky bezpečné oblasti 19. VŠEOBECNÉ PRAVIDLÁ ZÁSADY „POTREBA POZNAŤ“ A BEZPEČNOSTNÉ PREVIERKY PERSONÁLU EÚ 19.1. Všeobecne 19.2. Osobitné pravidlá o prístupe k utajovaným skutočnostiam ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 19.3. Osobitné pravidlá o prístupe k utajovaným skutočnostiam ► SECRET UE ◄ a utajovaným skutočnostiam ► CONFIDENTIEL UE ◄ 19.4. Osobitné pravidlá o prístupe k utajovaným skutočnostiam ► RESTREINT UE ◄ 19.5. Presuny 19.6. Osobitné pokyny 20. POSTUP BEZPEČNOSTNÝCH PREVIEROK PRE ÚRADNÍKOV KOMISIE A OSTATNÝCH ZAMESTNANCOV 21. PRÍPRAVA, DISTRIBÚCIA, ROZŠIROVANIE, BEZPEČNOSŤ KURIÉRSKEHO PERSONÁLU A ZVLÁŠTNE KÓPIE ALEBO PREKLADY A VÝPISY Z UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ 21.1. Príprava 21.2. Distribúcia 21.3. Prenášanie utajovaných dokumentov EÚ 21.3.1. Balenie, príjem 21.3.2. Prenášanie v rámci budovy alebo skupiny budov 21.3.3. Prenášanie v rámci krajiny 21.3.4. Prenášanie zo štátu do štátu 21.3.5. Prenášanie dokumentov EÚ vyhradené 21.4. Bezpečnosť kuriérov 21.5. Elektronické a iné prostriedky technického prenosu 21.6. Zvláštne kópie a preklady výpisov a výpisy z utajovaných dokumentov EÚ 22. REGISTRE UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ, PREHLIADKY, KONTROLY, ARCHÍVNE SKLADOVANIE A LIKVIDÁCIA UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ 22.1. Miestne registre utajovaných skutočností EÚ 22.2. Register utajovaných skutočností ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.1. Všeobecne 22.2.2. Centrálny register utajovaných skutočností ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.3. Vedľajšie registre utajovaných skutočností ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.3. Súpisy, prehliadky a kontroly utajovaných dokumentov EÚ 22.4. Archívne skladovanie utajovaných dokumentov EÚ 22.5. Likvidácia utajovaných dokumentov EÚ 22.6. Likvidácia v naliehavých situáciách 23. BEZPEČNOSTNÉ OPATRENIA PRE OSOBITNÉ ZASADNUTIA, KTORÉ SA KONAJÚ MIMO PRIESTOROV KOMISIE A ZAHŔŇAJÚ UTAJOVANÉ SKUTOČNOSTI EÚ 23.1. Všeobecne 23.2. Právomoci 23.2.1. ► Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ 23.2.2. Bezpečnostný úradník zasadnutia (MSO) 23.3. Bezpečnostné opatrenia 23.3.1. Bezpečnostné oblasti 23.3.2. Priepustky 23.3.3. Kontrola fotografického a audio zariadenia 23.3.4. Kontrola aktoviek, prenosných počítačov a balíkov 23.3.5. Technická bezpečnosť 23.3.6. Dokumenty delegácií 23.3.7. Bezpečná úschova dokumentov 23.3.8. Inšpekcia kancelárií 23.3.9. Likvidácia odpadu utajovaných skutočností EÚ 24. PORUŠENIE BEZPEČNOSTI A OHROZENIE UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ 24.1. Vymedzenie pojmov 24.2. Hlásenie porušenia bezpečnosti 24.3. Právne opatrenia 25. OCHRANA UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ, S KTORÝMI SA NARÁBA V INFORMAČNEJ TECHNOLÓGII A KOMUNIKAČNÝCH SYSTÉMOCH 25.1. Úvod 25.1.1. Všeobecne 25.1.2. Hrozby a zraniteľnosť systémov 25.1.3. Hlavný účel bezpečnostných opatrení 25.1.4. Vyhlásenie o osobitnej systémovej bezpečnostnej požiadavke (OSBP) 25.1.5. Bezpečnostné režimy prevádzky 25.2. Vymedzenie pojmov 25.3. Bezpečnostné právomoci 25.3.1. Všeobecne 25.3.2. Bezpečnostný akreditačný úrad (BAÚ) 25.3.3. Úrad INFOBEZ (IÚ) 25.3.4. Vlastník technických systémov (VTS) 25.3.5. Vlastník utajovaných skutočností (VUS) 25.3.6. Užívatelia 25.3.7. Odborné vzdelávanie INFOBEZ 25.4. Iné ako technické bezpečnostné opatrenia 25.4.1. Personálna bezpečnosť 25.4.2. Fyzická bezpečnosť 25.4.3. Kontrola prístupu k systému 25.5. Technické bezpečnostné opatrenia 25.5.1. Bezpečnosť utajovaných skutočností 25.5.2. Kontrola a zodpovednosť za utajované skutočnosti 25.5.3. Manipulácia a kontrola odstrániteľných počítačových úložných médií 25.5.4. Zrušenie stupňa utajenia a likvidácia počítačových úložných médií 25.5.5. Komunikačná bezpečnosť 25.5.6. Inštalačná a radiačná bezpečnosť 25.6. Bezpečnosť počas manipulácie 25.6.1. Bezpečnostné prevádzkové postupy 25.6.2. Riadenie softwarovej ochrany/konfigurácie 25.6.3. Kontrola prítomnosti škodného softwaru/počítačových vírusov 25.6.4. Údržba 25.7. Verejné obstarávanie 25.7.1. Všeobecne 25.7.2. Akreditácia 25.7.3. Vyhodnotenie a certifikácia 25.7.4. Bežná kontrola bezpečnostných funkcií pre neustálu akreditáciu 25.8. Dočasné alebo príležitostné použitie 25.8.1. Bezpečnosť mikropočítačov/osobných počítačov 25.8.2. Použitie súkromného informačného systému pre oficiálnu prácu Komisie 25.8.3. Použitie informačnej technológie vo vlastníctve dodávateľov alebo technológie národne dodávanej pre oficiálnu prácu Komisie 26. POSKYTNUTIE UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ TRETÍM ŠTÁTOM ALEBO MEDZINÁRODNÝM ORGANIZÁCIÁM 26.1.1. Zásady, ktorými sa riadi poskytovanie utajovaných skutočností EÚ 26.1.2. Úrovne 26.1.3. Dohody o bezpečnosti DODATOK 1: Porovnanie národných stupňov bezpečnostného utajenia DODATOK 2: Praktický návod na utajovanie DODATOK 3: Usmernenia o poskytovaní utajovaných skutočností EÚ tretím štátom alebo medzinárodným organizáciám: Úroveň spolupráce 1 DODATOK 4: Usmernenia o poskytovaní utajovaných skutočností EÚ tretím štátom alebo medzinárodným organizáciám: Úroveň spolupráce 2 DODATOK 5: Usmernenia o poskytovaní utajovaných skutočností EÚ tretím štátom alebo medzinárodným organizáciám: Úroveň spolupráce 3 DODATOK 6: Zoznam skratiek

PRVÁ I: ZÁKLADNÉ ZÁSADY A MINIMÁLNE BEZPEČNOSTNÉ NORMY

1. ÚVOD

Tieto ustanovenia určujú základné zásady a minimálne bezpečnostné normy, ktoré Komisia musí primeraným spôsobom rešpektovať na všetkých úrovniach zamestnania, rovnako ako všetci príjemcovia utajovaných skutočnosti EÚ (USEÚ) tak, aby sa zaručila bezpečnosť a všetci zainteresovaní si mohli byť istí, že je zabezpečená spoločná norma ochrany.

2. VŠEOBECNÉ ZÁSADY

Bezpečnostná politika Komisie tvorí jednotnú časť jej všeobecnej vnútornej politiky riadenia, a preto vychádza zo zásad určujúcich jej všeobecnú politiku.

Tieto zásady zahŕňajú zákonnosť, transparentnosť, zodpovednosť a subsidiaritu (proporcionalitu).

Zákonnosť predstavuje potrebu zostať striktne v právnom rámci pri vykonávaní bezpečnostných funkcií a potrebu byť v súlade s právnymi požiadavkami. Znamená to tiež, že zodpovednosti v oblasti bezpečnosti musia vychádzať z náležitých právnych ustanovení. Ustanovenia v personálnom poriadku sa plne uplatňujú, najmä jeho článok 17 o povinnosti zamestnancov uplatňovať rozvážnosť s ohľadom na utajované skutočnosti Komisie a jeho hlavu VI o disciplinárnych opatreniach. Napokon, zákonnosť znamená, že porušenia bezpečnosti v rámci zodpovednosti Komisie sa musia riešiť spôsobom, ktorý je zhodný s politikou Komisie o disciplinárnych opatreniach a politikou o spolupráci s členskými štátmi v oblasti trestnej legislatívy.

Transparentnosť predstavuje potrebu jednoznačnosti v súvislosti so všetkými bezpečnostnými predpismi, rovnováhy medzi rozličnými útvarmi a rozličnými oblasťami (fyzická bezpečnosť oproti ochrane utajovaných skutočností atď.) a potrebu dôslednej a štruktúrovanej politiky, ktorá sa týka bezpečnostného povedomia. Vymedzuje tiež potrebu jasných písomných usmernení na zavedenie bezpečnostných opatrení.

Zodpovednosť znamená, že zodpovednosti v oblasti bezpečnosti musia byť jednoznačne vymedzené. Okrem toho predstavuje potrebu pravidelne overovať, či sa tieto zodpovednosti vykonávajú správne.

Subsidiarita alebo proporcionalita znamená, že bezpečnosť sa musí organizovať na najnižšej možnej úrovni a čo najbližšie ku generálnym riaditeľstvám a útvarom Komisie. Tiež predstavuje skutočnosť, že bezpečnostné činnosti sa musia obmedziť iba na tie prvky, ktoré ju naozaj vyžadujú. A napokon to znamená, že bezpečnostné opatrenia musia byť úmerné k záujmom, ktoré sa majú chrániť a skutočnej alebo potenciálnej hrozbe pre tieto záujmy, pričom sa zohľadňuje obrana, ktorá spôsobuje čo najmenšie narušenie.

3. ZÁKLADY BEZPEČNOSTI

Základmi bezpečnosti sú:

a) V rámci každého členského štátu národná bezpečnostná organizácia zodpovedná za: 1. zber a registrovanie tajných informácií o špionáži, sabotáži, terorizme a iných podvratných činnostiach, a 2. poskytovanie informácií a rád vláde a prostredníctvom tohto Komisii o povahe bezpečnostných hrozieb a o prostriedkoch proti ich ochrane.

b) V rámci každého členského štátu a v rámci Komisie technický orgán INFOBEZ (IO) zodpovedný za spoluprácu s daným bezpečnostným orgánom s cieľom získať informácie a rady o technických bezpečnostných hrozbách a o prostriedkoch ochrany proti nim;

c) Pravidelná spolupráca medzi vládnymi úradmi a zodpovedajúcimi útvarmi európskych orgánov, aby sa stanovilo resp. odporúčalo: 1. ktoré osoby, informácie a zdroje sa musia chrániť a 2. spoločné normy ochrany.

d) Úzka spolupráca medzi ► riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ a bezpečnostnými službami ostatných európskych orgánov a s Bezpečnostným úradom NATO (BÚN).

4. ZÁSADY INFORMAČNEJ BEZPEČNOSTI

4.1. Ciele

Informačná bezpečnosť má tieto hlavné ciele:

a) chrániť utajované skutočnosti EÚ (USEÚ) pred špionážou, ohrozením alebo neoprávneným sprístupnením;

b) chrániť utajované skutočnosti EÚ, s ktorými sa narába v komunikačných a informačných systémoch a sieťach, pred ohrozením ich dôvernosti, celistvosti a dostupnosti;

c) chrániť priestory Komisie, v ktorých sa uchovávajú utajované skutočnosti EÚ, pred sabotážou a zlomyseľným poškodením;

d) v prípade zlyhania posúdiť spôsobenú škodu, obmedziť jej dôsledky a prijať potrebné nápravné opatrenia.

4.2. Vymedzenie pojmov

Na účely týchto ustanovení:

a) Výraz „utajované skutočnosti EÚ“ (USEÚ) znamená ľubovoľnú informáciu a materiál, ktorých neoprávnené sprístupnenie by mohlo spôsobiť rozličné stupne poškodenia záujmov EÚ alebo jednému alebo viacerým jej členským štátom, tiež keď takáto utajovaná skutočnosť pochádza z EÚ alebo sa prijme z členských štátov, tretích štátov alebo medzinárodných organizácií.

b) Výraz „dokument“ znamená ľubovoľný list, poznámku, zápisnicu, správu, memorandum, signál/odkaz, náčrt, fotografiu, diapozitív, film, mapu, tabuľku, plán, zápisník, šablónu, prepisovací papier, písací stroj alebo pásku do písacieho stroja, magnetofónovú pásku, kazetu, počítačový disk, CD-ROM alebo iný hmotný nosič, na ktorom sa zaznamenala informácia.

c) Výraz „materiál“ znamená „dokument“ ako je vymedzený v b) a tiež ľubovoľná časť zariadenia, už vyrobeného alebo v procese výroby.

d) Výraz „potreba poznať“ znamená potrebu jednotlivého zamestnanca mať prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ, aby mohol vykonávať funkciu alebo úlohu.

e) „Oprávnenie“ znamená rozhodnutie ► riaditeľa Riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ udeliť jednotlivcovi prístup k USEÚ až do príslušného stupňa na základe pozitívneho preverenia v rámci bezpečnostnej previerky, ktoré vykoná Národný bezpečnostný úrad podľa vnútroštátnych právnych predpisov.

f) Výraz „utajovanie“ znamená pridelenie primeraného stupňa bezpečnosti pre dané utajované skutočnosti, ktorých neoprávnené sprístupnenie môže spôsobiť určitý stupeň škody pre Komisiu alebo záujmy členských štátov.

g) Výraz „zníženie“ (déclassement) znamená zníženie stupňa utajenia.

h) Výraz „zrušenie stupňa utajenia“ (déclassification) znamená zrušenie akéhokoľvek stupňa utajenia.

i) Výraz „pôvodca“ znamená oprávneného autora utajených dokumentov. V rámci Komisie môžu vedúci úradov oprávniť svojich zamestnancov, aby vytvorili USEÚ.

j) Výraz „úrady Komisie“ znamená úrady a útvary Komisie, vrátane kancelárií, na všetkých miestach zamestnanosti, vrátane spoločného výskumného centra, reprezentácií a úradov v únií a delegácií v tretích krajinách.

4.3. Utajovanie

a) V prípade dôvernosti je nutná starostlivosť a skúsenosť pri výbere informácií a materiálu, ktorý sa má chrániť, a posúdení stupňa ochrany, ktorá je potrebná. Podstatné je, aby stupeň ochrany zodpovedal bezpečnostnej potrebe jednotlivých informácií a materiálu, ktorý treba chrániť. Aby sa zabezpečil hladký tok informácií, prijmú sa opatrenia, aby sa vyhlo nadmernému utajovaniu a nedostatočnému utajovaniu.

b) Systém utajovania je nástroj na uskutočnenie týchto zásad; podobný systém utajovania sa dodržiava pri plánovaní a organizovaní spôsobov zameraných proti špionáži, sabotáži, terorizmu a iným hrozbám tak, aby sa zabezpečila najväčšia možná ochrana najdôležitejších priestorov, v ktorých sa uchovávajú utajované skutočnosti, a najdôležitejšie body v rámci takýchto priestorov.

c) Zodpovednosť za utajovanie informácií spočíva výlučne na pôvodcovi danej informácie.

d) Stupeň utajenia môže závisieť výlučne na obsahu danej informácie.

e) Ak je viacero informácií spolu zoskupených, stupeň utajenia, ktorý sa vzťahuje na celok, musí byť aspoň na takom stupni, ako je najvyšší stupeň utajenia. Súbor informácií však môže mať pridelený vyšší stupeň utajenia, ako jeho jednotlivé časti.

f) Utajovanie sa prideľuje iba vtedy, ak je potrebné a na dobu, na akú je to potrebné.

4.4. Cieľ bezpečnostných opatrení

Bezpečnostné opatrenia:

a) sa vzťahujú na všetky osoby, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam, médiá prenášajúce utajované skutočnosti, všetky priestory, v ktorých sa nachádzajú takéto utajované skutočnosti a dôležitým zariadenia;

b) sú navrhnuté tak, aby sa zistili osoby, ktorých postavenie môže ohroziť bezpečnosť utajovaných skutočností a dôležitých zariadení, ktoré uchovávajú utajované skutočnosti, a umožnili vylúčenie alebo odvolanie takýchto osôb;

c) zabraňujú nepovolanej osobe v prístupe k utajovaným skutočnostiam alebo zariadeniam, ktoré ich obsahujú;

d) zabezpečujú, aby sa utajované skutočnosti rozširovali výlučne na základe zásady „potreba poznať“, ktorá je zásadná pre všetky aspekty bezpečnosti;

e) zabezpečujú celistvosť (prevencia pred zneužitím alebo neoprávnenou zmenou alebo neoprávneným vymazaním) a dostupnosť (t. j. prístup nie je zamietnutý tým, ktorí majú prístup) všetkých skutočností, utajovaných aj neutajovaných, a najmä takých skutočností, ktoré sa uchovávajú, spracovávajú alebo prenášajú v elektromagnetickej forme.

5. ORGANIZÁCIA BEZPEČNOSTI

5.1. Všeobecné minimálne normy

Komisia zabezpečuje, aby všeobecné minimálne normy bezpečnosti dodržiavali všetci príjemcovia USEÚ v vnútri orgánov a podľa svojich právomocí, napríklad všetky úrady a dodávatelia tak, aby utajované skutočnosti EÚ bolo možné odovzdať ako dôverné, s ktorými sa budú oboznamovať s rovnakou starostlivosťou. Takéto minimálne normy zahŕňajú kritériá udeľovania oprávnení pre personál a postupy na ochranu utajovaných skutočnosti EÚ.

Komisia umožní prístup k USEÚ vonkajším orgánom iba za podmienky, že zabezpečia, aby sa pri oboznamovaní sa s USEÚ dodržiavali ustanovenia aspoň na rovnocennej úrovni, ako je úroveň týchto minimálnych noriem.

▼

Tieto minimálne normy sa uplatňujú takisto v prípade, ak Komisia na základe zmluvy alebo dohody o poskytnutí grantu zverí úlohy zahŕňajúce, predpokladajúce a/alebo obsahujúce utajované skutočnosti EÚ priemyselným alebo iným subjektom: tieto spoločné minimálne normy sú uvedené v časti II oddiele 27.

▼M1

5.2. Organizácia

V rámci Komisie sa bezpečnosť organizuje na dvoch úrovniach:

a) Na úrovni Komisie ako celku existuje ► riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ s Bezpečnostným akreditačným orgánom (BAO), ktorý pôsobí tiež ako orgán pre kódovanie (OK) a ako orgán TEMPEST, a s orgánom INFOBEZ (IO) a jeden alebo viacero centrálnych registrov USEÚ, pričom každý z nich má jedného alebo viacerých registračných kontrolných úradníkov (RKÚ).

b) Na úrovni úradov Komisie zodpovednosť za bezpečnosť spočíva na jednom alebo viacerých miestnych bezpečnostných úradníkoch, jednom alebo viacerých centrálnych informačných bezpečnostných úradníkoch, miestnych informačných bezpečnostných úradníkoch a miestnych registroch utajovaných skutočností EÚ s jedným alebo viacerými registračnými kontrolnými úradníkmi.

c) Ústredné bezpečnostné orgány zabezpečia pre miestne bezpečnostné orgány prevádzkové usmernenia.

6. PERSONÁLNA BEZPEČNOSŤ

6.1. Bezpečnostné previerky personálu

Všetky osoby, ktoré žiadajú o prístup k utajovaným skutočnostiam ► CONFIDENTIEL UE ◄ alebo vyššieho stupňa, musia byť primerane preverené skôr, ako sa im takýto prístup povolí. Podobné preverenie sa vyžaduje v prípade osôb, ktorých povinnosti zahŕňajú technickú prevádzku alebo údržbu komunikačných a informačných systémov obsahujúcich utajované skutočnosti. Toto preverenie sa vykonáva tak, aby sa určilo, či takíto jednotlivci:

a) majú nespochybnenú lojalitu;

b) majú takú povahu a rozvahu, že niet pochýb o ich bezúhonnosti pri narábaní s utajovanými skutočnosťami, alebo

c) môžu podľahnúť tlaku zahraničných alebo iných zdrojov.

Osobitná pozornosť pri preverovaní v rámci bezpečnostných previerok sa musí uplatniť v prípade osôb:

d) ktorým sa má povoliť prístup k utajovaným skutočnostiam ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ;

e) ktoré sú na pozíciách, ktoré zahŕňajú pravidelný prístup k značnému množstvu utajovaných skutočností ► SECRET UE ◄ ;

f) ktorých povinnosti im dávajú osobitný prístup k bezpečnostným komunikačným alebo informačným systémom, a tak majú možnosť získať neoprávnený prístup k veľkému množstvu utajovaných skutočností EÚ alebo spôsobiť vážnu škodu pri vykonávaní svojej úlohy tým, že vykonali kroky technickej sabotáže.

Za okolností uvedených vyššie v písm. d), e) a f) sa čo najviac využíva technika vyšetrovanie pozadia.

Ak osoby, u ktorých sa neuplatní zásada „potreba poznať“, sú zamestnané za okolností, pri ktorých môžu mať prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ (napríklad kuriéri, bezpečnostní agenti, personál zabezpečujúci údržbu alebo upratovanie atď.), musia sa takéto osoby najprv primerane bezpečnostne preveriť.

6.2. Záznamy o personálnych previerkach

Všetky úrady Komisie, ktoré sa oboznamujú s utajovanými skutočnosťami EÚ, alebo uchovávajú bezpečnostné komunikačné alebo informačné systémy, musia viesť záznam o previerkach, ktorými prešiel personál pridelený do daného úradu. Všetky previerky sa musia overiť podľa potreby, aby sa zabezpečilo, že sú primerané pre aktuálne pridelenie danej osoby; opätovne sa revidujú podľa potrebnej priority vždy, keď sa prijme nová utajovaná skutočnosť naznačujúca, že pokračujúce pridelenie na práce súvisiace s utajením už nie je viac v súlade so záujmami bezpečnosti. Miestny bezpečnostný úradník úradu Komisie vedie záznam o previerkach v rámci svojej pôsobnosti.

6.3. Bezpečnostné pokyny pre personál

Všetci členovia personálu, ktorí sú zamestnaní na pozíciách, kde by mohli mať prístup k utajovaným skutočnostiam, musia byť pri prevzatí úlohy dôsledne inštruovaní a v pravidelných intervaloch podľa potreby o bezpečnosti a postupoch zaručujúcich bezpečnosť. Takíto členovia personálu musia písomne potvrdiť, že predložené bezpečnostné opatrenia si prečítali a plne im porozumeli.

6.4. Zodpovednosti riadenia

Vedúci pracovníci majú povinnosť poznať tých členov svojho personálu, ktorí pri práci prichádzajú do styku s utajovanými skutočnosťami, alebo ktorí majú prístup k bezpečnostným komunikačným alebo informačným systémom, a hlásiť akékoľvek prípady alebo zjavné poruchy, o ktorých je pravdepodobné, že majú dopad na bezpečnosť.

6.5. Bezpečnostné postavenie personálu

Vypracujú sa postupy, ktoré zabezpečia, že v prípade objavenia sa nepriaznivej informácie o jednotlivcovi, sa určí, či jednotlivec pracuje s utajovanými skutočnosťami alebo má prístup k bezpečnostným komunikačným alebo informačným systémom, a ► riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ je o tejto utajovanej skutočnosti informovaný. Ak sa prijme záver, že takýto jednotlivec predstavuje bezpečnostné riziko, pozastaví sa mu vykonávanie danej činnosti alebo sa mu takáto pracovná činnosť odníme, ak by mohol ohroziť bezpečnosť.

7. FYZICKÁ BEZPEČNOSŤ

7.1. Potreba ochrany

Stupeň opatrení fyzickej ochrany, ktoré sa majú uplatňovať, aby sa zabezpečila ochrana utajovaných skutočností EÚ, musí byť primeraný utajeniu, objemu a ohrozeniu vlastnených informácií a materiálu. Všetky osoby, ktoré majú k dispozícii utajované skutočnosti EÚ musia dodržiavať jednotné postupy utajovania skutočností a spĺňať všeobecné normy ochrany ohľadne spravovania, prenosu a likvidovania informácií a materiálov vyžadujúcich si ochranu.

7.2. Kontrolovanie

Pred zanechaním priestorov obsahujúcich utajované skutočnosti EÚ bez dozoru osoby, ktoré ich spravujú, musia zabezpečiť, aby takéto utajované skutočnosti boli bezpečne uschované a aby sa aktivovali všetky bezpečnostné zariadenia (zámky, poplašné zariadenia atď.). Po skončení pracovného času sa vykonáva ďalšia nezávislá kontrola.

7.3 Bezpečnosť budov

Budovy, v ktorých sa uchovávajú utajované skutočnosti EÚ alebo bezpečnostné komunikačné alebo informačné systémy, sa chránia proti neoprávnenému prístupu. Povaha ochrany vo vzťahu k utajovaným skutočnostiam EÚ, napríklad zamrežovanie okien, zámky na dverách, stráž pri vstupoch, automatizované kontrolné vstupné systémy, bezpečnostné kontroly a pochôdzky, poplašné systémy, detekčné systémy proti vlámaniu a strážne psy, závisia od:

a) utajenia, množstva a umiestnenia v rámci budovy informácií a materiálov, ktoré sa majú chrániť;

b) kvality bezpečnostných schránok na tieto informácie a materiály a

c) fyzickej povahy a umiestnenia budovy.

Povaha ochrany vo vzťahu ku komunikačným a informačným systémom podobne závisí od posúdenia hodnoty majetku, o ktorý ide, a potenciálnej škody, ak by došlo k zníženiu stupňa bezpečnosti, od fyzickej povahy a umiestnenia budovy, v ktorej sa systém nachádza, a od umiestnenia systému v rámci budovy.

7.4. Havarijné plány

Vopred sa musia vypracovať podrobné havarijné plány na ochranu utajovaných skutočností počas miestnej alebo celoštátnej havarijnej situácie.

8. BEZPEČNOSŤ UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ

Informačná bezpečnosť (INFOBEZ) sa týka identifikovania a uplatnenia bezpečnostných opatrení na ochranu utajovaných skutočností EÚ, ktoré sa spracovávajú, skladujú alebo prenášajú komunikačnými, informačnými alebo inými elektronickými systémami, proti strate dôvernosti, celistvosti alebo dostupnosti, náhodnej alebo úmyselnej. Musia sa prijať primerané protiopatrenia, aby sa zabránil prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ nepovolaným užívateľom, zabránilo odmietnutie prístupu k utajovaným skutočnostiam EÚ oprávneným užívateľom, a zabránilo zneužitie alebo neoprávnené upravenie alebo vymazanie utajovaných skutočností EÚ.

9. BOJ PROTI SABOTÁŽI A KONTROLA INÝCH FORIEM ZLOMYSEĽNÝCH ŠKÔD

Fyzické opatrenia na ochranu dôležitých zariadení uchovávajúcich utajované skutočnosti sú najlepšie ochranné bezpečnostné opatrenia proti sabotáži a zlomyseľnému poškodeniu, a samotné previerky personálu nie sú účinnou náhradou. Príslušný vnútroštátny orgán sa požiada, aby poskytol tajné informácie so zreteľom špionáž, sabotáž, terorizmus a inú podvratnú činnosť.

10. POSKYTNUTIE UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ TRETÍM ŠTÁTOM ALEBO MEDZINÁRODNÝM ORGANIZÁCIÁM

Rozhodnutie poskytnúť utajované skutočnosti EÚ pochádzajúce od Komisie tretiemu štátu alebo medzinárodnej organizácii prijíma Komisia ako kolégium. Ak pôvodcom utajovanej skutočnosti, o ktorej poskytnutie sa žiada, nie je Komisia, Komisia najprv získa súhlas pôvodcu s poskytnutím. Ak nie je možné určiť pôvodcu, zodpovednosť pôvodcu prevezme Komisia.

Ak Komisia obdrží utajované skutočnosti od tretích štátov, od medzinárodných organizácií alebo od iných tretích strán, týmto utajovaným skutočnostiam sa pridelí ochrana primeraná ich utajeniu a rovnocenná normám stanoveným v týchto ustanoveniach pre utajované skutočnosti EÚ alebo také vyššie normy, ktorých dodržanie môže prípadne požadovať tretia strana, ktorá takéto utajované skutočnosti poskytuje. Je možné dojednať vzájomné kontroly.

Vyššie uvedené zásady sa uplatňujú v súlade s podrobnými ustanoveniami upravenými v druhej časti, oddiel 26 a v dodatkoch 3, 4 a 5.

DRUHÁ II: ORGANIZÁCIA BEZPEČNOSTI V KOMISII

11. ČLEN KOMISIE ZODPOVEDNÝ ZA BEZPEČNOSTNÉ ZÁLEŽITOSTI

Člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti:

a) vykonáva bezpečnostnú politiku Komisie;

b) zaoberá sa bezpečnostnými problémami, ktoré mu pridelí Komisia alebo jej príslušný orgán;

c) skúma otázky, ktoré súvisia so zmenami v bezpečnostnej politike Komisie v úzkej spolupráci s národnými bezpečnostnými (alebo inými vhodnými) úradmi členských štátov (ďalej len „NBÚ“).

Člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti je zodpovedný najmä za:

a) koordináciu všetkých bezpečnostných záležitostí, ktoré sa týkajú činností Komisie;

b) postúpenie žiadostí určeným úradom členských štátov, aby NBÚ zabezpečili bezpečnostné previerky personálu zamestnaného v Komisii v súlade s oddielom 20;

c) vyšetrovanie alebo nariadenia vyšetrovania ľubovoľného úniku utajovaných skutočností EÚ, ku ktorému v Komisii podľa jasného dôkazu došlo;

d) požadovanie, aby príslušné bezpečnostné úrady začali vyšetrovanie, ak podľa všetkého došlo k úniku utajovaných skutočností EÚ mimo Komisie, a koordinovanie vyšetrovania, ak sa týka viacerých bezpečnostných úradov;

e) vykonávanie pravidelných previerok bezpečnostných zabezpečení na ochranu utajovaných skutočností EÚ;

f) zachovanie úzkej spolupráce so všetkými danými bezpečnostnými úradmi, aby sa dosiahla celková koordinácia bezpečnosti;

g) sústavne skúmanie bezpečnostnej politiky Komisie a postupov a prípadne vypracovanie primeraných odporúčaní. V tejto súvislosti člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti Komisii predkladá ročný plán inšpekcií, ktorý vypracoval ► riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ .

12. PORADNÁ SKUPINA KOMISIE PRE BEZPEČNOSTNÚ POLITIKU

Vytvára sa Poradná skupina Komisie pre bezpečnostnú politiku. Skladá sa z člena Komisie zodpovedného za bezpečnostné záležitosti alebo jeho zástupcu, ktorý a jej predsedá, a zo zástupcu NBÚ každého členského štátu. Zástupcovia ostatných európskych orgánov môžu byť tiež prizvaný. Zástupcovia príslušných decentralizovaných agentúr ES a EÚ sa môžu tiež prizvať na zasadnutie, na ktorom sa rokuje o otázkach, ktoré sa ich týkajú.

Poradná skupina Komisie pre bezpečnostnú politiku sa schádza na žiadosť jej predsedu alebo ktoréhokoľvek jej člena. Skupina má za úlohu preskúmať a posúdiť všetky príslušné bezpečnostné otázky a Komisii podľa potreby predložiť odporúčania.

▼

13. BEZPEČNOSTNÁ RADA KOMISIE

Zriaďuje sa Bezpečnostná rada Komisie. Skladá sa z generálneho riaditeľa pre personál a administratívu, ktorý jej predsedá, člena kabinetu komisára zodpovedného za bezpečnostné záležitosti, člena kabinetu predsedu, zástupcu generálneho tajomníka, ktorý predsedá krízovému manažmentu Komisie, generálneho riaditeľa pre právny útvar, vonkajšie vzťahy, spravodlivosť, slobodu a bezpečnosť, spoločné výskumné centrum, informatiku, Útvaru vnútorného auditu a vedúceho Bezpečnostného úradu Komisie, alebo ich zástupcov. Môžu sa prizvať ostatní úradníci Komisie. V jej právomoci je posúdiť bezpečnostné opatrenia v rámci Komisie a členovi Komisie zodpovednému za bezpečnostné záležitosti predložiť odporúčania v tejto oblasti.

▼M1

14. ► RIADITEĽSTVO KOMISIE PRE BEZPEČNOSŤ ◄

Aby sa splnili povinnosti uvedené v oddieli 11, člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti má k dispozícii na koordinovanie, dohliadanie a zavádzanie bezpečnostných opatrení ► riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ .

► Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ je hlavným poradcom člena Komisie zodpovedného za bezpečnostného záležitosti v bezpečnostných záležitostiach a pôsobí ako tajomník Poradnej skupiny pre bezpečnostnú politiku. Z tohto hľadiska riadi aktualizáciu bezpečnostných pravidiel a koordinuje bezpečnostné opatrenia s príslušnými orgánmi členských štátov a podľa potreby s medzinárodnými organizáciami spojenými s Komisiou na základe bezpečnostných dohôd. V tomto zmysle pôsobí ako styčný úradník.

► Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ je zodpovedný za akreditáciu informačných systémov a sietí v rámci Komisie. ► Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ rozhoduje po dohode s príslušným NBÚ o akreditácii informačných systémov a sietí, ktoré sa týkajú Komisie na jednej strane a ľubovoľného príjemcu utajovaných skutočností EÚ na strane druhej.

15. BEZPEČNOSTNÉ INŠPEKCIE

► Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ vykonáva pravidelné inšpekcie bezpečnostných zariadení na ochranu utajovaných skutočností EÚ.

► Riaditeľstvo komisie pre bezpečnosť ◄ môžu pri tejto úlohe pomáhať bezpečnostné útvary ostatných orgánov EÚ, ktoré majú k dispozícii USEÚ, alebo národné bezpečnostné úrady členských štátov ( 14 ).

Na žiadosť ktoréhokoľvek členského štátu môže jeho NBÚ vykonať inšpekciu USEÚ v rámci Komisie spoločne s bezpečnostnou službou Komisie a po vzájomnej dohode.

16. UTAJOVANIE, VYMEDZENIE UTAJENIA A OZNAČOVANIE

16.1. Stupne utajenia ( 15 )

Skutočnosti sú utajované v rámci týchto stupňov utajenia (pozri tiež Dodatok č. 2):

► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : Toto utajovanie sa vzťahuje iba na informácie a materiál, ktorých neoprávnené sprístupnenie by mohlo zapríčiniť mimoriadne závažné dopady na podstatné záujmy Európskej únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov.

► SECRET UE ◄ : Toto utajovanie sa vzťahuje iba na informácie a materiály, ktorých neoprávnené sprístupnenie by mohlo vážne poškodiť podstatné záujmy Európskej únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov.

► CONFIDENTIEL UE ◄ : Toto utajovanie sa vzťahuje na informácie a materiály, ktorých neoprávnené sprístupnenie by mohlo poškodiť podstatné záujmy Európskej únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov.

► RESTREINT UE ◄ : Toto utajovanie sa vzťahuje na informácie a materiály, ktorých neoprávnené sprístupnenie by bolo nevýhodným pre záujmy Európskej únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov.

Žiadne iné stupne utajenia nie sú povolené.

16.2. Bezpečnostné vymedzenie utajenia

Na určenie limitov platnosti utajenia (pre utajované skutočnosti predstavujúce automatické zníženie stupňa utajenia alebo zrušenie stupňa utajenia) sa môže použiť dohodnuté vymedzenie utajenia. Takéto vymedzenie je buď „AŽ DO … (čas/dátum)“ alebo „AŽ DO … (udalosť)“.

Dodatočné vymedzenie utajenia ako KÓDOVANIE alebo ľubovoľné iné bezpečnostné utajenie uznané v EÚ sa uplatňuje, ak existuje potreba obmedzenej distribúcie a osobitného narábania s utajovanou skutočnosťou v porovnaní s tým, čo určuje bezpečnostná klasifikácia.

Bezpečnostné vymedzenia utajenia sa používajú iba v kombinácii s utajením.

16.3. Označovanie

Označovanie sa môže používať iba na špecifikovanie oblasti, na ktorú sa vzťahuje dokument alebo konkrétne distribuovanie na základe princípu potreby poznať alebo (pre neutajované skutočnosti) na označenie konca zákazu.

Označovanie sa nerovná utajovaniu a nesmie sa používať namiesto utajovania.

Označenie EBOP (Európska bezpečnostná a obranná politika) sa vzťahujú na dokumenty a ich kópie, ktoré sa týkajú bezpečnosti a obrany únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov, alebo ktoré sa týkajú vojenského alebo nevojenského krízového riadenia.

16.4. Uvedenie utajenia

Utajenie sa uvádza takto:

a) na dokumenty ► RESTREINT UE ◄ mechanickými alebo elektronickými prostriedkami;

b) na dokumenty ► CONFIDENTIEL UE ◄ mechanickými prostriedkami alebo ručne alebo tlačou na vopred opečiatkovaný zaevidovaný papier;

c) na dokumenty ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ALEBO ► SECRET UE ◄ mechanickými prostriedkami alebo ručne.

16.5. Uvedenie bezpečnostného vymedzenia utajenia

Bezpečnostné vymedzenia utajenia sa uvádzajú priamo pod klasifikáciou utajenia rovnakými prostriedkami ako uvedenie utajenia.

17. RIADENIE UTAJOVANIA

17.1. Všeobecne

Skutočnosti sa utajujú iba vtedy, ak je to potrebné. Utajovanie musí byť jasne a správne označené a musí sa ponechať tak dlho, ako to vyžaduje ochrana utajovaných skutočností.

Zodpovednosť za utajovanie skutočností a za následné zníženie stupňa utajenia alebo zrušenie stupňa utajenia spočíva výlučne na pôvodcovi utajovanej skutočnosti.

Úradníci a ostatní zamestnanci Komisie utajujú, znižujú stupne utajenia alebo zrušujú stupne utajenia skutočnosti podľa pokynov alebo po dohode s vedúcim svojho úradu.

Podrobné postupy o oboznamovaní sa s utajovanými dokumentmi sú tak koncipované, aby sa zabezpečilo, že podliehajú ochrane, ktorá zodpovedá utajovanej skutočnosti, ktorú obsahujú.

Počet osôb oprávnených vypracovať dokumenty s ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sa udržuje na minime a ich mená sú uvedené na zozname vypracovanom ► Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ .

17.2. Uplatňovanie utajovania

Utajovanie dokumentov je určené úrovňou citlivosti ich obsahu v súlade s vymedzením v oddieli 16. Je dôležité, aby sa utajovanie používalo správne a obozretne. Uvedené sa vzťahuje najmä na utajovanie ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Pôvodca dokumentu, ktorý sa má utajovať, musí mať na pamäti pravidlá uvedené vyššie a obmedziť ľubovoľnú tendenciu nadmerného alebo nedostatočného utajovania.

Praktické usmernenie pre utajovanie je uvedené v Dodatku č. 2.

Jednotlivé strany, odseky, oddiely, prílohy, dodatky a doplnky daného dokumentu môžu vyžadovať rozličné utajenie a musia byť podľa toho utajené. Utajovanie dokumentu ako celku sa musí rovnať najprísnejšiemu utajeniu jeho časti.

Utajovanie listu alebo poznámok, ktoré dopĺňajú prílohy, musí byť na takom stupni, na akom je najvyššie utajenie príloh. Pôvodca by mal jasne uviesť, na akom stupni by sa list alebo poznámka mala utajovať, ak sa oddelí od príloh.

Prístup verejnosti sa spravuje nariadením (ES) č. 1049/2001.

17.3. Zníženie stupňa utajenia a zrušenie stupňa utajenia

Utajovaným dokumentom EÚ sa môžu znížiť stupne utajenia, alebo sa môžu zrušiť stupne utajenia iba so súhlasom pôvodcu a prípadne po diskusii s ostatnými zainteresovanými stranami. Zníženie stupňa utajenia alebo zrušenie stupňa utajenia sa písomne potvrdzuje. Pôvodca je zodpovedný za informovanie adresátov o tejto zmene a adresáti sú zase zodpovední za informovanie o tejto zmene akýchkoľvek iných následných adresátov, ktorým prípadne dokument alebo jeho kópiu zaslali.

Ak je to možné, pôvodcovia určujú na utajovaných dokument dátum, obdobie alebo udalosť, keď sa utajenie obsahu môže utajiť na nižšom stupni, alebo sa s ohľadom na obsah môže zrušiť stupeň utajenia. V ostatných prípadoch revidujú dokumenty aspoň raz za päť rokov, aby sa presvedčili, že pôvodné utajenie je potrebné.

18. FYZICKÁ BEZPEČNOSŤ

18.1. Všeobecne

Hlavným cieľom fyzických bezpečnostných opatrení je zabrániť nepovolanej osobe, aby získala prístup k utajovaným informáciám a/alebo materiálom EÚ, zabrániť krádeži a znehodnoteniu zariadenia a iného majetku a zabrániť vyhrážkam alebo ľubovoľnému inému druhu agresie personálu, ostatných zamestnancov a návštevníkov.

18.2. Bezpečnostné požiadavky

Všetky priestory, plochy, budovy, miestnosti, komunikačné a informačné systémy atď., v ktorých sa uchovávajú utajované informácie a materiály a/alebo v ktorých dochádza k oboznamovaniu sa s utajovanými informáciami a/alebo dokumentmi, musia byť chránené primeranými fyzickými bezpečnostnými opatreniami.

Pri rozhodovaní, aký stupeň fyzickej bezpečnostnej ochrany je potrebný, sa musia zohľadniť všetky príslušné faktory, napríklad:

a) úroveň utajenia informácií a/alebo materiálu;

b) množstvo a forma (napríklad tvrdá väzby, počítačové úložné médium) uchovávaných utajovaných skutočností;

c) miestne posúdená hrozba zo strany tajných služieb, ktorých cieľom je EÚ, členské štáty a/alebo iné orgány alebo tretie strany, ktoré majú utajované skutočnosti EÚ, teda hrozba sabotáže, terorizmu a iných podvratných a/alebo kriminálnych činností.

Uplatňované fyzické bezpečnostné opatrenia musia byť navrhnuté tak, aby:

a) zabránili tajnému alebo násilnému vstupu nepovolanej osoby;

b) odradili, zabránili a identifikovali kroky nelojálnych členov personálu;

c) tým, ktorí nemajú „potrebu poznať“, zabránili prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ.

18.3. Fyzické bezpečnostné opatrenia

18.3.1. Bezpečnostné oblasti

Oblasti, kde sú utajované skutočnosti EÚ, klasifikované ako ► CONFIDENTIEL UE ◄ alebo vyššieho stupňa utajenia, skladujú alebo kde sa s nimi dá oboznámiť, musia byť organizované a štruktúrované tak, aby zodpovedali niektorej z týchto tried:

a) Bezpečnostná oblasť triedy I: oblasť, kde sa utajované skutočnosti EÚ, klasifikované ako ► CONFIDENTIEL UE ◄ alebo vyššieho stupňa utajenia, skladujú alebo kde sa s nimi dá oboznámiť tak, že vstup do tejto oblasti predstavuje pre všetky praktické účely prístup k utajovaným skutočnostiam. Takáto oblasť vyžaduje: i) jasne definovanú a chránenú hranicu, cez ktorú sa všetky vstupy a výstupy kontrolujú; ii) vstupný kontrolný systém, ktorý pripustí iba tých, ktorí sú príslušným spôsobom preverení a majú osobitné oprávnenie na vstup do danej oblasti; iii) špecifikáciu utajenia skutočnosti, ktorá sa zvyčajne v danej oblasti uchováva, t. j. utajená skutočnosť, ku ktorej vstup do oblasti vedie k jej prístupu.

b) Bezpečnostná oblasť triedy II: oblasť, kde sa utajované skutočnosti EÚ, klasifikované ako ► CONFIDENTIEL UE ◄ alebo vyššieho stupňa utajenia, skladujú alebo kde sa s nimi dá oboznámiť tak, že ich možno chrániť pred prístupom nepovolaných osôb prostredníctvom vnútorne zavedených kontrol, napríklad priestory, kde sa nachádzajú služby, kde sa pravidelne uchovávajú utajované skutočnosti EÚ klasifikované ako ► CONFIDENTIEL UE ◄ alebo vyššieho stupňa utajenia, alebo kde sa s takýmito utajovanými skutočnosťami pravidelne dá oboznámiť. Takáto oblasť vyžaduje: i) jasne definovanú a chránenú hranicu, cez ktorú sa všetky vstupy a výstupy kontrolujú; ii) vstupný kontrolný systém, ktorý pripustí osoby bez sprievodu iba vtedy, ak sú takéto osoby príslušným spôsobom preverené a majú osobitné oprávnenie na vstup do danej oblasti. Pre všetky ostatné osoby sa musí zabezpečiť sprievod alebo zodpovedajúce kontroly, aby sa zabránilo neoprávnenému vstupu k utajovaným skutočnostiam EÚ a nekontrolovanému vstupu do oblastí, ktoré podliehajú technickým bezpečnostným inšpekciám. Tie oblasti, kde sa nenachádza služobný personál 24 hodín denne, sa musia podrobiť prehliadke okamžite po obvyklom pracovnom čase, aby sa zaručilo, že utajované skutočnosti EÚ sú príslušne zabezpečené.

18.3.2. Administratívny priestor

Okolo bezpečnostných oblastí triedy I alebo triedy II alebo smerom k bezpečnostným oblastiam týchto tried sa môže ustanoviť administratívny priestor menšieho stupňa bezpečnosti. Takýto priestor vyžaduje viditeľne definovanú hranicu, ktorá umožňuje, aby sa personál a vozidlá podrobili kontrolám. V takýchto oblastiach sa môžu skladovať a môže sa oboznamovať iba so skutočnosťami ► RESTREINT UE ◄ a neutajovanými skutočnosťami.

18.3.3. Vstupné a výstupné kontroly

Vstup a výstup do bezpečnostných oblastí triedy I a triedy II a z bezpečnostných oblastí triedy I a triedy II sa kontroluje rozlišovacím systémom založeným na priepustkách alebo osobným rozlišovacím systémom, ktorý sa uplatňuje na všetkých členov personálu zvyčajne pracujúcich v týchto oblastiach. Musí sa tiež zaviesť systém kontrol návštevníkov navrhnutý tak, aby sa odoprel neoprávnený prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ. Systémy priepustiek môžu byť podporené automatizovanou identifikáciou, ktoré sa považuje za doplnok, ale nie úplnú náhradu strážnikov. Zmena v posúdení hrozby môže viesť k posilneniu vstupných a výstupných opatrení, napríklad počas návštevy prominentných osôb.

18.3.4 Strážne obhliadky

Obhliadky bezpečnostných oblastí triedy I a triedy II sa uskutočňujú mimo zvyčajného pracovného času s cieľom chrániť majetok EÚ proti ohrozeniu, škode alebo strate. Frekvencia obhliadok sa určuje podľa miestnych okolností, ale, ako pomôcka, vykonávajú sa raz za dve hodiny.

18.3.5 Bezpečnostné schránky a zabezpečené miestnosti

Na uskladnenie utajovaných skutočností EÚ sa používajú tri triedy schránok:

— trieda A: schránky schválené na vnútroštátnej úrovni na uskladňovanie utajovaných skutočností ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ v rámci bezpečnostných oblastí triedy I a triedy II;

— trieda B: schránky schválené na vnútroštátnej úrovni na uskladňovanie utajovaných skutočností ► SECRET UE ◄ a ► CONFIDENTIEL UE ◄ v rámci bezpečnostných oblastí triedy I alebo triedy II;

— trieda C: služobný nábytok vhodný iba na uskladňovanie utajovaných skutočností ► RESTREINT UE ◄ .

V zabezpečených miestnostiach vybudovaných v rámci bezpečnostnej oblasti triedy I alebo triedy II a pre všetky bezpečnostné oblasti triedy I, kde sa utajované skutočnosti ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia uskladňujú na otvorených policiach alebo sú zobrazené na náčrtoch, mapách atď., musia byť steny, podlahy, stropy a dvere so zámkami certifikované podľa bezpečnostného akreditačného úradu ako možnosti ponúkajúce ekvivalentnú ochranu triedy bezpečnostnej schránky schválenej na uchovávanie utajovaných skutočností rovnakého stupňa utajenia.

18.3.6. Zámky

Zámky, ktoré sa používajú s bezpečnostnými schránkami a zabezpečenými miestnosťami, kde sa uchovávajú utajované skutočnosti EÚ, musia spĺňať tieto normy:

— skupina A: schválené na vnútroštátnej úrovni pre schránky triedy A;

— skupina B: schválené na vnútroštátnej úrovni pre schránky triedy B;

— skupina C: vhodné iba pre služobný nábytok triedy C.

18.3.7. Kontrola kľúčov a kombinácií

Kľúče bezpečnostných schránok sa nesmú brať mimo budov Komisie. Nastavenia kombinácií bezpečnostných schránok si osoby, ktoré ich potrebujú vedieť, musia zapamätať. Na použitie v núdzovom prípade je miestny bezpečnostný referent daného úradu Komisie zodpovedný za uchovávanie náhradných kľúčov a vedenie písomného záznamu o všetkých nastavených kombináciách; nastavené kombinácie sa uchovávajú v oddelených nepriehľadných obálkach. Pracovné kľúče, náhradné bezpečnostné kľúče a nastavené kombinácie sa uchovávajú v oddelených bezpečnostných schránkach. Tieto kľúče a nastavené kombinácie by mali mať pridelenú bezpečnostnú ochranu nie menej prísnu ako ochrana materiálu, ku ktorému dávajú prístup.

Oboznámenie sa s nastavenými kombináciami bezpečnostných schránok sa obmedzuje na čo najmenej osôb. Kombinácie sa znovu nastavujú:

a) po prijatí novej schránky;

b) pri každej personálnej zmene;

c) ak došlo k odcudzeniu alebo existuje podozrenie z odcudzenia;

d) podľa možností v šesťmesačných intervaloch, ale aspoň raz za dvanásť mesiacov.

18.3.8. Poplašné detekčné zariadenie

Ak sa na ochranu utajovaných skutočností EÚ používajú poplašné systémy, bezpečnostné kamery a iné elektrické zariadenia, musí byť k dispozícii núdzový zdroj napätia, aby sa zabezpečila kontinuálna prevádzka systému, ak sa hlavný zdroj napätia preruší. Ďalšou základnou požiadavkou je, že zlyhanie takýchto systémov alebo svojvoľná manipulácia s takýmito systémami vedie k poplachu alebo inému spoľahlivému varovaniu pre dozorujúci personál.

18.3.9. Schválené zariadenie

► Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ uchováva aktualizované zoznamy podľa typu a modelu bezpečnostných zariadení, ktoré schválil na ochranu utajovaných skutočností za rozličných špecifikovaných okolností a podmienok. ► Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ vychádza pri týchto zoznamoch okrem iného z utajovaných skutočností od národných bezpečnostných úradov.

18.3.10. Fyzická ochrana kopírovacích a faxových prístrojov

Kopírovacie a faxové prístroje musia byť fyzicky chránené v potrebnom rozsahu, aby sa zabezpečilo, že iba oprávnené osoby ich môžu používať na spracovávanie utajovaných skutočností a že všetky utajované výrobky podliehajú príslušným kontrolám.

18.4. Ochrana proti neoprávnenému nazeraniu a odpočúvaniu

18.4.1. Neoprávnené nazeranie

Vo dne aj v noci sa musia dodržiavať všetky primerané opatrenia, aby sa zabezpečilo, že nepovolané osoby nemajú možnosť zazrieť utajované skutočnosti EÚ ani náhodne.

18.4.2. Odpočúvanie

Služby alebo oblasti, kde sa o utajovaných skutočnostiach ► SECRET UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia pravidelne diskutuje, musia byť chránené proti pokusom o pasívne a aktívne odpočúvanie, ak to tak riziká vyžadujú. Posúdenie rizika takýchto pokusov je v právomoci ► Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ po prípadných porade s národnými bezpečnostnými úradmi.

18.4.3 . Zavedenie elektronického a záznamového zariadenia

Bez predchádzajúceho oprávnenia od ► riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ nie je povolené zavádzať mobilné telefóny, súkromné počítače, záznamové zariadenia, kamery a iné elektronické alebo záznamové zariadenia do bezpečnostných oblastí alebo technicky bezpečnostných oblastí.

Aby sa určili ochranné opatrenia, ktoré sa musia prijať v priestoroch citlivých na pasívne odpočúvanie (izolácia stien, dverí, podláh a stropov, meranie ohrozujúceho vyžarovania) a aktívne odpočúvanie (napríklad pátranie po mikrofónoch), Komisia môže požadovať pomoc od odborníkov národných ► riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ .

Podobne, ak tak okolnosti vyžadujú, telekomunikačné zariadenia a elektrické alebo elektronické kancelárske zariadenia ľubovoľného druhu, ktoré sa používajú počas stretnutí na stupni utajenia ► SECRET UE ◄ a vyššom stupni utajenia, sa môžu podrobiť kontrole technických bezpečnostných špecialistov národných bezpečnostných úradov na žiadosť ► riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ .

18.5 Technicky bezpečné oblasti

Určité oblasti možno vyčleniť ako technicky bezpečné oblasti. Vykonáva sa osobitná vstupná kontrola. Takéto oblasti sa určeným spôsobom uzamykajú, ak nie sú obsadené, a so všetkými kľúčmi sa narába ako s bezpečnostnými kľúčmi. Takéto oblasti sú predmetom pravidelných fyzických inšpekcií, ktoré sa tiež vykonávajú po neoprávnenom vstupe alebo pri podozrení z takéhoto vstupu.

Vedie sa podrobný súpis zariadenia a nábytku, aby bolo možné sledovať ich pohyb. Žiadna položka nábytku ani zariadenia sa do takejto oblasti nesmie pridať, pokiaľ sa nevykonala hĺbková inšpekcia osobitne odborne vyškoleného bezpečnostného personálu, ktorá má odhaliť akékoľvek odpočúvacie zariadenia. Vo všeobecnosti, inštalácia komunikačných liniek v technicky bezpečných oblastiach nie je povolená bez predchádzajúceho povolenia príslušného orgánu.

19. VŠEOBECNÉ PRAVIDLÁ ZÁSADY „POTREBA POZNAŤ“ A BEZPEČNOSTNÉ PREVIERKY PERSONÁLU EÚ

19.1. Všeobecne

Prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ sa udeľuje iba osobám, ktoré majú „potrebu poznať“, aby mohli vykonávať svoje povinnosti alebo úlohy. Prístup k skutočnostiam ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ a ► CONFIDENTIEL UE ◄ sa udeľuje iba osobám, ktoré úspešne prešli príslušnou bezpečnostnou previerkou.

Zodpovednosť za určenie „potreby poznať“ spočíva na úrade, v ktorom daná osoba pracuje.

Žiadosť o preverenie personálu je povinnosťou jednotlivých úradov.

Uvedené vedie k vydaniu „osobného bezpečnostného certifikátu EÚ“, ktorý uvádza stupeň utajenia skutočností, ku ktorým môže mať preverená osoba prístup, a dátum skončenia platnosti.

Osobný bezpečnostný certifikát EÚ pre dané utajenie oprávňuje držiteľa na prístup k utajovaným skutočnostiam s nižším stupňom utajenia.

Osoby iné ako úradníci alebo ostatní zamestnanci, napríklad externí dodávatelia, odborníci alebo konzultanti, s ktorými je prípadne nutné diskutovať, alebo ktorým je potrebné utajované skutočnosti EÚ zverejniť, sa musia podrobiť osobnej bezpečnostnej previerke EÚ, pokiaľ ide o utajované skutočnosti EÚ, a musia byť oboznámení s ich zodpovednosťou za bezpečnosť.

Prístup verejnosti je naďalej upravený nariadením (ES) č. 1049/2001.

19.2. Osobitné pravidlá prístupu k utajovaným skutočnostiam ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Všetky osoby, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , musia najprv prejsť previerkou na prístup k týmto informáciám.

Všetky osoby, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , vymenuje člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti a ich mená sú uvedené v príslušnom registri utajovaných skutočností ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Tento register vytvorí a vedie ► Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ .

Všetky osoby predtým, ako získajú prístup k utajovaným skutočnostiam ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , musia podpísať vyhlásenie, v ktorom uvedú, že boli oboznámené s bezpečnostnými postupmi Komisie a že si plne uvedomujú svoju osobitnú zodpovednosť za ochranu utajovaných skutočností ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ a dôsledky, ktoré ustanovujú predpisy EÚ a vnútroštátne právne predpisy alebo správne opatrenia, ak sa utajované skutočnosti dostanú do nepovolaných rúk zámerne alebo v dôsledku nedbanlivosti.

V prípade osôb, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ na zasadnutiach atď., príslušný kontrolný úradník danej služby alebo orgánu, kde daná osoba pracuje, upovedomí orgán, ktorý organizuje zasadnutie, že príslušné osoby majú takéto oprávnenie.

Mená všetkých osôb, ktoré už nevykonávajú úlohy vyžadujúce si prístup k utajovaným skutočnostiam ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , sa vyškrtnú zo zoznamu ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Okrem toho, všetky takéto osoby sa znova upozornia na ich osobitnú zodpovednosť za ochranu utajovaných skutočností ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Podpíšu tiež vyhlásenie, v ktorom sa uvedie, že nepoužijú ani neposkytnú utajované skutočnosti ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ktoré majú k dispozícii.

19.3. Osobitné pravidlá o prístupe k utajovaným skutočnostiam ► SECRET UE ◄ alebo ► CONFIDENTIEL UE ◄

Všetky osoby, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ► SECRET UE ◄ alebo ► CONFIDENTIEL UE ◄ , musia najprv prejsť previerkou pre daný stupeň.

Všetky osoby, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ► SECRET UE ◄ alebo ► CONFIDENTIEL UE ◄ , musia byť oboznámené s bezpečnostnými predpismi a musia si byť vedomé následkov ich zanedbania.

V prípade osôb, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ► SECRET UE ◄ alebo ► CONFIDENTIEL UE ◄ na zasadnutiach atď., príslušný bezpečnostný úrad orgánu, kde daná osoba pracuje, upovedomí orgán, ktorý organizuje zasadnutie, že príslušné osoby majú takéto oprávnenie.

19.4. Osobitné pravidlá prístupu k utajovaným skutočnostiam ► RESTREINT UE ◄

Osoby s prístupom k utajovaným skutočnostiam ► RESTREINT UE ◄ sa oboznámia s týmito bezpečnostnými predpismi a s následkami ich zanedbania.

19.5. Presuny

Ak je zamestnanec presunutý z miesta, ktoré zahŕňa oboznamovanie sa s utajovanými skutočnosťami EÚ, register dozrie na príslušný presun tohto materiálu od odchádzajúceho zamestnanca k prichádzajúcemu zamestnancovi.

Ak je zamestnanec presunutý na iné miesto, ktoré zahŕňa oboznamovanie sa s utajovaným materiálom EÚ, miestny bezpečnostný úradník ho s uvedenou utajovanou skutočnosťou v príslušnej miere oboznámi.

19.6. Osobitné pokyny

Osoby, ktoré sa oboznamujú s utajovanými skutočnosťami EÚ, by mali byť oboznámené najprv pri prevzatí svojich povinností a potom pravidelne, o:

a) rizikách pre bezpečnosť, ktoré vyplývajú z indiskrétnych rozhovorov;

b) opatreniach, ktoré musia prijať v súvislosti s tlačou a predstaviteľmi osobitných záujmových skupín;

c) nebezpečenstve, ktoré predstavujú činnosti tajných služieb, ktoré sa zameriavajú na EÚ a členské štáty, pokiaľ ide o utajované skutočnosti a činnosti EÚ;

d) povinnosti okamžite nahlásiť príslušným bezpečnostným úradom akékoľvek oslovenie alebo manéver, ktorý vedie k podozreniu o špionážnej činnosti, alebo akékoľvek nezvyčajné okolnosti, ktoré sa týkajú bezpečnosti.

Všetky osoby, ktoré sú zvyčajne vystavené častým kontaktom so zástupcami krajín, ktorých tajné služby sa zameriavajú na utajované skutočnosti a činnosti EÚ, sa oboznamujú ś technikami, o ktorých je známe, že ich používajú rozličné tajné služby.

Neexistujú žiadne bezpečnostné predpisy Komisie, ktoré sa týkajú súkromných ciest do akýchkoľvek cieľových miest personálu, ktorý prešiel previerkami pre prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ. ► Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ však oboznámi úradníkov a ostatných zamestnancov, ktorí patria do jeho právomoci, s predpismi vzťahujúcimi sa na takéto cesty, ktoré sa na nich môžu prípadne vzťahovať.

20. POSTUP BEZPEČNOSTNÝCH PREVIEROK PRE ÚRADNÍKOV KOMISIE A OSTATNÝCH ZAMESTNANCOV

a) Iba úradníci a ostatní zamestnanci Komisie alebo osoby pracujúce v rámci Komisie, ktoré z dôvodu svojich povinností a požiadaviek služby potrebujú mať vedomosť alebo musia pracovať s utajovanými skutočnosťami, ktoré má k dispozícii Komisia, majú prístup k takýmto utajovaným skutočnostiam.

b) Na získanie prístupu k utajovaným skutočnostiam klasifikovaným ako „ ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ “, „ ► SECRET UE ◄ “ a „ ► CONFIDENTIEL UE ◄ “, osoby uvedené v písm. a) vyššie musia byť oprávnené v súlade s postupom uvedeným v písm. c) a d) tohto oddielu.

c) Oprávnenie sa udeľuje iba osobám, ktoré prešli bezpečnostnými previerkami príslušných národných bezpečnostných úradov členských štátov (NBÚ) v súlade s postupom uvedeným v písm. i) až n).

d) ► Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ Komisie je zodpovedný za udeľovanie oprávnení uvedených v písm. a), b) a c).

e) ► Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ udelí oprávnenie po získaní stanoviska príslušných vnútroštátnych orgánov členských štátov na základe bezpečnostných previerok, ktoré sa vykonali v súlade s písm. i) až n).

f) ► Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ vedie aktualizovaný zoznam všetkých citlivých pracovných miest, ktoré poskytujú príslušné úrady Komisie, a všetkých osôb, ktorým sa udelilo (dočasné) oprávnenie.

g) Oprávnenie, ktoré je platné na obdobie piatich rokov, nesmie prekročiť trvanie úloh, na základe ktorých bolo udelené. Môže sa obnoviť v súlade s postupom uvedeným v písm. e).

h) ► Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ Komisie odoberie oprávnenie, ak usúdi, že existujú na to opodstatnené dôvody. Rozhodnutie odobrať oprávnenie sa oznámi danej osobe a príslušnému vnútroštátnemu orgánu. Osoba, ktorej sa oprávnenie odobralo, môže požiadať ► riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ Komisie o vypočutie.

i) Bezpečnostné preverovanie sa vykonáva za pomoci danej osoby a na žiadosť ► riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ Komisie. Príslušný vnútroštátny orgán na preverovanie je úradom členského štátu, ktorého je osoba podliehajúca oprávneniu štátnym príslušníkom. Ak daná osoba nie je štátnym príslušníkom členského štátu EÚ, ► riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ požiada o bezpečnostné preverenie členský štát EÚ, kde má daná osoba bydlisko (domicil) alebo kde sa zvyčajne zdržiava.

j) Ako súčasť previerkového postupu sa daná osoba vyzve, aby vyplnila osobné informačné tlačivo.

k) ► Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ vo svojej žiadosti upresní typ a stupeň utajovaných skutočností, ktoré sa majú sprístupniť danej osobe tak, aby príslušné vnútroštátne orgány mohli vykonať previerku a poskytnúť svoje stanovisko v súvislosti so stupňom oprávnenia, ktorý by bolo vhodné udeliť takejto osobe.

l) Celý bezpečnostný preverovací proces spolu so získanými výsledkami podlieha príslušným pravidlám a predpisom, ktoré sú platné v danom členskom štáte vrátane tých, ktoré sa týkajú odvolania.

m) Ak príslušné vnútroštátne orgány členského štátu vyjadria pozitívne stanovisko, môže ► riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ danej osobe oprávnenie udeliť.

n) Negatívne stanovisko príslušných vnútroštátnych orgánov sa oznámi danej osobe, ktorá môže ► riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ požiadať o vypočutie. Ak ► riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ usúdi, že je potrebné, aby príslušné vnútroštátne orgány poskytli ďalšie vysvetlenie, môže ich požiadať, aby poskytli akékoľvek iné vysvetlenia, ktoré môžu predložiť. Ak sa negatívne stanovisko potvrdí, oprávnenie sa neudelí.

o) Všetky osoby, ktorým sa udelilo oprávnenie v zmysle písm. d) a e), obdržia v čase udelenia oprávnenia a potom v pravidelných intervaloch akékoľvek potrebné pokyny, ktoré sa týkajú utajovaných skutočností a prostriedkov zabezpečenia ich ochrany. Takéto osoby podpíšu vyhlásenie, v którom potvrdia, že obdržali takéto pokyny, a zaviažu sa, že ich budú dodržiavať.

p) ► Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ prijme všetky potrebné opatrenia, aby uplatňoval tento oddiel, najmä pokiaľ ide o pravidlá, ktoré upravujú prístup k zoznamu oprávnených osôb.

q) ► Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ môže výnimočne, ak o to požiada útvar, udeliť po predložení oznámenia príslušných vnútroštátnych orgánov a ak príslušné vnútroštátne orgány neodpovedia do jedného mesiaca, dočasné oprávnenie na obdobie nepresahujúce šesť mesiacov, očakávajúc výsledok previerky uvedenej v písm. i).

r) Dočasné a predbežné oprávnenia takto udelené neumožňujú prístup k utajovaným skutočnostiam ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; takýto prístup je vyhradený pre úradníkov, ktorí sa už skutočne podrobili previerke s pozitívnymi výsledkami v súlade s písm. i). Úradníci, ktorí požiadali, aby boli preverení na stupni utajenia skutočností ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ a ešte stále očakávajú výsledok previerky, môžu dočasne a predbežne získať oprávnenie na prístup k utajovaným skutočnostiam so stupňom utajenia až po stupeň ► SECRET UE ◄ vrátane tohto stupňa.

21. PRÍPRAVA, DISTRIBÚCIA, ROZŠIROVANIE, BEZPEČNOSŤ KURIÉRSKEHO PERSONÁLU A ZVLÁŠTNE KÓPIE ALEBO PREKLADY A VÝPISY Z UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ

21.1. Príprava

1. Utajovanie skutočností EÚ sa uplatňuje tak, ako je ustanovené v oddieli 16, a s ohľadom na utajované skutočnosti ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia sa uvádza na hornej a dolnej časti v strede na každej strane, pričom každá strana je očíslovaná. Všetky utajované dokumenty EÚ sú opatrené referenčným číslom a dátumom. V prípade dokumentov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ a ► SECRET UE ◄ sa toto referenčné číslo uvádza na každej strane. Ak sa dokumenty majú distribuovať v niekoľkých kópiách, každá kópia musí mať číslo kópie, ktoré sa uvádza na prvej strane, spolu s celkovým počtom strán. Všetky prílohy a dodatky sa uvádzajú v zozname na prvej strane dokumentu klasifikovaného ako ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia.

2. Dokumenty klasifikované ako ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia, môžu prepisovať, prekladať, uschovávať, fotokopírovať a reprodukovať magneticky alebo mikrofilmami iba osoby, ktoré boli preverené na prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ aspoň do bezpečnostného stupňa utajenia daného dokumentu.

3. Ustanovenia, ktoré upravujú elektronické vyhotovovanie utajovaných dokumentov, sú uvedené v oddieli 25.

21.2. Distribúcia

1. Utajované skutočnosti EÚ sa distribuujú iba osobám, ktoré ich potrebujú poznať a majú príslušnú bezpečnostnú previerku. Pôvodca utajovaných skutočností označuje počiatočnú distribúciu.

2. Dokumenty ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sa dostávajú do obehu prostredníctvom registrov ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ (pozri oddiel 22.2). V prípade správ ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ môže príslušný register oprávniť vedúceho komunikačného centra, aby vyhotovil určitý počet kópií, ktorý sa upresní s ohľadom na zoznam adresátov.

3. Dokumenty klasifikované ako ► SECRET UE ◄ a nižšieho stupňa utajenia môže pôvodný adresát ďalej distribuovať ďalším adresátom podľa zásady potreba poznať. Úrady, ktoré sú pôvodcami takýchto dokumentov, však jednoznačne uvedú akékoľvek upozornenia, ktoré si želajú zaviesť v súvislosti s týmito dokumentmi. Ak sú takéto upozornenia zavedené, adresáti môžu dokumenty ďalej distribuovať iba s oprávnením úradov, ktoré sú pôvodcami dokumentov.

4. Všetky dokumenty, ktoré sú klasifikované ako ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia musí pri vstupe alebo pri výstupe z generálneho riaditeľstva alebo útvaru zaznamenať miestny register USEÚ daného úradu. Konkrétne údaje, ktoré sa zaznamenávajú (odkazy, dátum a prípadne číslo kópie), musia byť také, aby bolo podľa nich možné dokumenty identifikovať, a zapisujú sa do knihy alebo sa uchovávajú na zvlášť chránenom počítačovom médiu (pozri oddiel 22.1).

21.3. Prenášanie utajovaných dokumentov EÚ

21.3.1. Balenie, príjem

1. Dokumenty klasifikované ako ► CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia sa prenášajú v odolných, nepriesvitných dvojitých obálkach. Vnútorná obálka sa označí príslušným bezpečnostným stupňom utajenia EÚ a, ak je možné, tiež úplnými údajmi o názve funkcie príjemcu a adrese.

2. Iba kontrolný referent registra (pozri oddiel 22.1) alebo jeho zástupca môže otvoriť vnútornú obálku a potvrdiť príjem priložených dokumentov, pokiaľ obálka nie je adresovaná jednotlivcovi. V takomto prípade príslušný register (pozri oddiel 22.1) zapíše príchod obálky a iba jednotlivec, ktorému je obálka adresovaná, smie otvoriť vnútornú obálku a potvrdiť príjem dokumentu, ktorý obálka obsahuje.

3. Tlačivo o príjme sa umiestňuje do vnútornej obálky. Príjmové tlačivo, ktoré sa neutajuje, by malo uvádzať referenčné číslo, dátum a číslo kópie doku