2008D0456 — SK — 08.03.2011 — 003.001

Tento dokument slúži čisto na potrebu dokumentácie a inštitúcie nenesú nijakú zodpovednosť za jeho obsah

►B ROZHODNUTIE KOMISIE z 5. marca 2008, ktorým sa ustanovujú pravidlá vykonávania rozhodnutia Európskeho parlamentu a Rady č. 574/2007/ES, ktorým sa zriaďuje Fond pre vonkajšie hranice na obdobie rokov 2007 až 2013 ako súčasť všeobecného programu Solidarita a riadenie migračných tokov, pokiaľ ide o riadiace a kontrolné systémy členských štátov, pravidlá administratívneho a finančného riadenia a oprávnenosť výdavkov na projekty spolufinancované týmto fondom [oznámené pod číslom K(2008) 789] (Iba anglické, bulharské, české, dánske, estónske, fínske, francúzske, grécke, holandské, litovské, lotyšské, maďarské, maltské, nemecké, poľské, portugalské, rumunské, slovenské, slovinské, španielske, švédske a talianske znenie je autentické) (2008/456/ES) (Ú. v. ES L 167, 27.6.2008, p.1)

Zmenené a doplnené:









▼B

ROZHODNUTIE KOMISIE

z 5. marca 2008,

ktorým sa ustanovujú pravidlá vykonávania rozhodnutia Európskeho parlamentu a Rady č. 574/2007/ES, ktorým sa zriaďuje Fond pre vonkajšie hranice na obdobie rokov 2007 až 2013 ako súčasť všeobecného programu Solidarita a riadenie migračných tokov, pokiaľ ide o riadiace a kontrolné systémy členských štátov, pravidlá administratívneho a finančného riadenia a oprávnenosť výdavkov na projekty spolufinancované týmto fondom

[oznámené pod číslom K(2008) 789]

(Iba anglické, bulharské, české, dánske, estónske, fínske, francúzske, grécke, holandské, litovské, lotyšské, maďarské, maltské, nemecké, poľské, portugalské, rumunské, slovenské, slovinské, španielske, švédske a talianske znenie je autentické)

(2008/456/ES)







KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva, so zreteľom na rozhodnutie Európskeho parlamentu a Rady č. 574/2007/ES z 23. mája 2007, ktorým sa zriaďuje Fond pre vonkajšie hranice na obdobie rokov 2007 až 2013 ako súčasť všeobecného programu Solidarita a riadenie migračných tokov ( 1 ), a najmä na jeho článok 25, článok 33 ods. 5, článok 35 ods. 6 a článok 37 ods. 4, keďže: (1) Je potrebné stanoviť podmienky, za ktorých by mali členské štáty vykonávať akcie v rámci fondu, najmä určiť, za akých okolností môže zodpovedný orgán vykonávať projekty priamo. Mali by sa tiež stanoviť ďalšie ustanovenia pre poverené orgány. (2) Je potrebné vytvoriť zoznam postupov a/alebo praktických opatrení, ktoré by mali stanoviť a ktorými by sa mali riadiť rôzne určené orgány pri implementácii fondu. (3) Je potrebné stanoviť povinnosti, ktoré by mali mať zodpovedné orgány vo vzťahu ku konečným príjemcom vo fáze, ktorá vedie k výberu a schváleniu projektov určených na financovanie, a pokiaľ ide o aspekty, na ktoré by sa malo vzťahovať overovanie výdavkov vykazovaných konečným príjemcom pomoci a/alebo partnermi projektu, vrátane administratívneho overovania žiadostí o refundáciu výdavkov a overovania jednotlivých projektov priamo na mieste. (4) Aby sa zabezpečil riadny audit výdavkov v rámci ročných programov, je nevyhnutné stanoviť kritériá, ktoré by mali spĺňať audit traily, aby mohli byť považované za primerané. (5) Za audity projektov a systémov je zodpovedný orgán auditu. Aby sa zabezpečilo, že audity budú mať primeraný rozsah a účinnosť a že sa budú vo všetkých členských štátoch vykonávať v súlade s rovnakými normami, je nevyhnutné stanoviť podmienky, ktoré by mali audity spĺňať, vrátane základu pre výber vzorky. (6) Členské štáty musia predložiť Komisii spolu so svojim viacročným programom aj opis svojich systémov riadenia a kontroly. Keďže ide o jeden zo základných dokumentov, o ktoré sa Komisia v rámci zdieľaného hospodárenia s rozpočtom Spoločenstva opiera, aby určila, či príslušnú finančnú pomoc využívajú členské štáty v súlade s príslušnými pravidlami a zásadami na ochranu finančných záujmov Spoločenstva, je potrebné podrobne stanoviť informácie, ktoré by mal tento dokument obsahovať. (7) Aby sa zosúladili normy programovania, následnej kontroly implementácie fondu, auditu a certifikácie výdavkov, je potrebné jasne vymedziť obsah viacročného programu, ročného programu, správy o pokroku, záverečnej správy, žiadostí o platby, ako aj stratégie auditu, výročnej správy o audite, vyhlásenia o platnosti a certifikácie výdavkov. (8) Keďže členské štáty musia oznámiť a monitorovať nezrovnalosti a vymáhať sumy, ktoré boli neoprávnene vyplatené v súvislosti s financovaním z fondu, je potrebné stanoviť požiadavky na údaje zasielané Komisii. (9) Skúsenosti ukázali, že obyvatelia Európskej únie nie sú dostatočne informovaní o úlohe, ktorú zohráva Spoločenstvo v rámci financovania programov. Je preto vhodné podrobne stanoviť opatrenia týkajúce sa informovania a propagácie, ktoré sú potrebné na prekonanie tohto komunikačného a informačného nedostatku. (10) Aby sa zaručilo, že informácie o potenciálnych možnostiach financovania sa dostanú ku všetkým zainteresovaným stranám v širokom rozsahu, ako aj v záujme transparentnosti, mali by sa stanoviť minimálne opatrenia potrebné na informovanie potenciálnych príjemcov pomoci o možnostiach financovania, ktoré ponúka Spoločenstvo a členské štáty spoločne prostredníctvom fondu. Aby sa zvýšila transparentnosť pri využívaní fondu, mal by sa uverejňovať zoznam konečných príjemcov, názvy projektov a suma z verejných zdrojov pridelená na projekty. (11) Na základe smernice Európskeho parlamentu a Rady 95/46/ES z 24. októbra 1995 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov ( 2 ) a nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov ( 3 ) je v súvislosti s opatreniami týkajúcimi sa informovania, propagácie a auditu v rámci tohto rozhodnutia potrebné zabezpečiť, aby Komisia a členské štáty zabránili akémukoľvek neoprávnenému zverejneniu osobných údajov a prístupu k nim a určili, na aké účely môže Komisia a členské štáty takéto údaje spracovať. (12) Používanie elektronických prostriedkov na výmenu informácií a finančných údajov medzi členskými štátmi a Komisiou vedie k zjednodušeniu, väčšej efektivite, transparentnosti a úspore času. Aby sa úplne využili tieto výhody a súčasne sa zachovala bezpečnosť výmeny informácií, Komisia môže vytvoriť spoločný počítačový systém. (13) Aby sa zabezpečila efektívna implementácia fondu v členských štátoch v súlade so zásadami riadneho finančného hospodárenia, mal by sa prijať súbor spoločných pravidiel týkajúcich sa oprávnenosti výdavkov z fondu. Aby sa znížilo administratívne zaťaženie konečných príjemcov a určených orgánov, za určitých podmienok by mali byť v prípade nepriamych nákladov oprávnené paušálne sadzby. (14) Je potrebné stanoviť podrobné pravidlá určené na podporu osobitného tranzitného režimu vytvoreného nariadením Rady (ES) č. 693/2003 ( 4 ) a nariadením Rady (ES) č. 694/2003 ( 5 ). (15) V súlade s článkami 1 a 2 protokolu o postavení Dánska, ktorý je prílohou k Zmluve o Európskej únii a Zmluve o založení Európskeho spoločenstva, nie je Dánsko viazané týmto rozhodnutím, ani sa naň nevzťahuje. Vzhľadom na to, že rozhodnutie č. 574/2007/ES rozvíja schengenské acquis podľa ustanovení hlavy IV tretej časti Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva, Dánsko v súlade s článkom 5 uvedeného protokolu do šiestich mesiacov od dátumu prijatia tohto rozhodnutia rozhodne, či ho transponuje do svojho vnútroštátneho práva. (16) Toto rozhodnutie predstavuje zdokonalenie ustanovení schengenského acquis, na ktorom sa Spojené kráľovstvo nezúčastňuje v súlade s rozhodnutím Rady 2000/365/ES z 29. mája 2000, ktoré sa týka požiadavky Spojeného kráľovstva Veľkej Británie a Severného Írska zúčastňovať sa na niektorých ustanoveniach schengenského acquis ( 6 ), a následným rozhodnutím Rady 2004/926/ES z 22. decembra 2004 o nadobudnutí účinnosti niektorých ustanovení schengenského acquis Spojeným kráľovstvom Veľkej Británie a Severného Írska ( 7 ). Spojené kráľovstvo preto nie je viazané týmto rozhodnutím, ani sa naň nevzťahuje. (17) Toto rozhodnutie predstavuje zdokonalenie ustanovení schengenského acquis, na ktorom sa Írsko nezúčastňuje v súlade s rozhodnutím Rady 2002/192/ES z 28. februára 2002 o požiadavke Írska zúčastňovať sa na niektorých ustanoveniach schengenského acquis ( 8 ). Írsko preto nie je viazané týmto rozhodnutím, ani sa naň nevzťahuje. (18) Pokiaľ ide o Island a Nórsko, rozhodnutie č. 574/2007/ES predstavuje zdokonalenie tých ustanovení schengenského acquis, ktoré v zmysle Dohody uzavretej medzi Radou Európskej únie a Islandskou republikou a Nórskym kráľovstvom o pridružení týchto dvoch štátov pri vykonávaní, uplatňovaní a vývoji schengenského acquis ( 9 ) patria do oblastí uvedených v článku 1 bodoch A a B rozhodnutia Rady 1999/437/ES zo 17. mája 1999 o určitých vykonávacích predpisoch k Dohode uzavretej medzi Radou Európskej únie a Islandskou republikou a Nórskym kráľovstvom o pridružení týchto dvoch štátov pri vykonávaní, uplatňovaní a vývoji schengenského acquis ( 10 ). (19) Pokiaľ ide o Švajčiarsko, rozhodnutie č. 574/2007/ES predstavuje zdokonalenie tých ustanovení schengenského acquis, ktoré v zmysle Dohody podpísanej medzi Európskou úniou, Európskym spoločenstvom a Švajčiarskou konfederáciou o jej pristúpení k vykonávaniu, uplatňovaniu a vývoju schengenského acquis patria do oblasti uvedenej v článku 4 ods. 1 rozhodnutia Rady 2004/860/ES ( 11 ) o podpise v mene Európskeho spoločenstva a dočasnom uplatňovaní niektorých ustanovení tejto dohody. (20) Opatrenia uvedené v tomto rozhodnutí sú v súlade so stanoviskom Riadiaceho výboru fondu, keďže: PRIJALA TOTO ROZHODNUTIE:







OBSAH Časť I Úvod Kapitola I Predmet úpravy a vymedzenie pojmov Článok 1 Predmet úpravy Článok 2 Vymedzenie pojmov Časť II Ustanovenia spoločné pre štyri fondy Kapitola 1 Určené orgány Článok 3 Spoločné orgány Článok 4 Poverený orgán Článok 5 Zadávanie úloh externým subjektom Kapitola 2 Systémy riadenia a kontroly Článok 6 Príručka postupov Článok 7 Implementácia fondu zodpovedným orgánom Článok 8 Podmienky, za ktorých zodpovedný orgán pôsobí ako výkonný orgán Článok 9 Postupy výberu a udeľovania, keď zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán Článok 10 Dohody o grante s konečnými príjemcami, keď zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán Článok 11 Vykonávacie zmluvy Článok 12 Stanovenie konečného príspevku Spoločenstva Článok 13 Technická pomoc Článok 14 Výdavky na technickú pomoc v prípade spoločného orgánu Článok 15 Overenia vykonávané zodpovedným orgánom Článok 16 Audit trail Článok 17 Audity systémov a audity projektov Článok 18 Overenia vykonávané certifikačným orgánom Kapitola 3 Informácie, ktoré sa majú poskytovať o využívaní fondu Článok 19 Zásada proporcionality Článok 20 Opis systémov riadenia a kontroly Článok 21 Revízia opisu systémov riadenia a kontroly Článok 22 Programovacie dokumenty Článok 23 Revízia finančného rozpisu v ročných programoch Článok 24 Správy o pokroku pri plnení ročných programov, záverečné správy o plnení ročných programov a žiadosti o platbu Článok 25 Dokumenty vypracúvané orgánom auditu Článok 26 Dokumenty vypracúvané certifikačným orgánom Kapitola 4 Oznamovanie nezrovnalostí Článok 27 Prvá správa – výnimky Článok 28 Podávanie správ o následných opatreniach – nevrátené prostriedky Článok 29 Kontakty s členskými štátmi Článok 30 Využívanie informácií Kapitola 5 Informovanie a propagácia Článok 31 Informácie pre potenciálnych konečných príjemcov Článok 32 Informácie pre konečných príjemcov Článok 33 Povinnosti zodpovedného orgánu týkajúce sa informovania a propagácie určených širokej verejnosti Článok 34 Povinnosti konečných príjemcov týkajúce sa informovania a propagácie určených širokej verejnosti Článok 35 Technické charakteristiky informovania o činnosti a jej propagácie Kapitola 6 Osobné údaje Článok 36 Ochrana osobných údajov Kapitola 7 Elektronická výmena dokumentov Článok 37 Elektronická výmena dokumentov Článok 38 Počítačový systém na výmenu dokumentov Časť III Osobitné ustanovenia týkajúce sa fondu pre vonkajšie hranice Kapitola 1 Pravidlá oprávnenosti Článok 39 Pravidlá oprávnenosti Kapitola 2 Osobitný tranzitný režim Článok 40 Podpora určená na vykonávanie osobitného tranzitného režimu Časť IV Záverečné ustanovenia Článok 41 Adresáti PRÍLOHY







ČASŤ I

ÚVOD







KAPITOLA I

Predmet úpravy a vymedzenie pojmov

Článok 1

Predmet úpravy

1. Toto rozhodnutie stanovuje pravidlá implementácie fondu, pokiaľ ide o:

a) určené orgány;

b) systémy riadenia a kontroly;

c) informácie o využívaní fondu, ktoré majú poskytovať členské štáty Komisii;

d) oznamovanie nezrovnalostí;

e) informovanie a propagáciu;

f) osobné údaje;

g) elektronickú výmenu dokumentov.

2. Ustanovenia uvedené ďalej sa uplatňujú bez toho, aby bolo dotknuté nariadenie Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 z 11. novembra 1996 o kontrolách a inšpekciách na mieste, vykonávaných Komisiou s cieľom ochrany finančných záujmov Európskych spoločenstiev pred spreneverou a inými podvodmi ( 12 ).

Článok 2

Vymedzenie pojmov

Na účely tohto rozhodnutia platí toto vymedzenie pojmov:

— „základný akt“: rozhodnutie č. 574/2007/ES,

— „fond“: Fond pre vonkajšie hranice zriadený základným aktom,

— „štyri fondy“: Európsky fond pre utečencov, Fond pre vonkajšie hranice, Európsky fond pre návrat a Európsky fond pre integráciu štátnych príslušníkov tretích krajín, ktoré boli zriadené rozhodnutím Rady č. 573/2007/ES ( 13 ), rozhodnutím č. 574/2007/ES a rozhodnutím Európskeho parlamentu a Rady č. 575/2007/ES ( 14 ) a rozhodnutím Rady 2007/435/ES ( 15 ) ako súčasť všeobecného programu Solidarita a riadenie migračných tokov,

— „zodpovedný orgán“: orgán určený členským štátom podľa článku 27 ods. 1 písm. a) základného aktu,

— „certifikačný orgán“: orgán určený členským štátom podľa článku 27 ods. 1 písm. b) základného aktu,

— „orgán auditu“: orgán určený členským štátom podľa článku 27 ods. 1 písm. c) základného aktu,

— „poverený orgán“: orgán určený členským štátom podľa článku 27 ods. 1 písm. d) základného aktu,

— „určené orgány“: všetky orgány určené členským štátom podľa článku 27 základného aktu,

— „akcia“: akcia financovaná z fondu podľa zoznamu akcií uvedených pod osobitnými cieľmi určenými v článku 4 a vymedzenými v článku 6 základného aktu,

— „projekt“: konkrétny praktický prostriedok použitý konečnými príjemcami grantov na vykonanie celej akcie alebo jej časti,

— „konečný príjemca“: právnická osoba zodpovedná za realizáciu projektov, ako napr. mimovládne organizácie, federálne, národné, regionálne alebo miestne orgány, iné neziskové organizácie, súkromné alebo verejnoprávne spoločnosti alebo medzinárodné organizácie,

— „partner projektu“: akákoľvek právnická osoba, ktorá realizuje projekt v spolupráci s konečným príjemcom tým, že poskytuje zdroje na projekt a dostáva prostredníctvom konečného príjemcu časť príspevku Spoločenstva,

— „strategické usmernenia“: rámec na intervenciu fondu prijatý rozhodnutím Komisie 2007/599/ES ( 16 ),

— „priorita“: súbor akcií, ktoré sú v strategických usmerneniach definované ako priorita,

— „osobitná priorita“: súbor akcií, ktoré sú v strategických usmerneniach definované ako osobitná priorita a v prípade ktorých je možná vyššia miera spolufinancovania v súlade s článkom 16 ods. 4 základného aktu,

— „prvý správny alebo súdny nález“: prvé písomné hodnotenie, v rámci ktorého príslušný správny alebo súdny orgán dospel na základe konkrétnych skutočností k záveru, že došlo k nezrovnalosti, pričom tým nie je dotknutá možnosť, že v dôsledku ďalšieho priebehu správneho alebo súdneho konania bude prípadne potrebná korekcia tohto záveru alebo jeho zrušenie,

— „nezrovnalosť“: akékoľvek porušenie ustanovení právnych predpisov Spoločenstva vyplývajúce z konania alebo opomenutia konania hospodárskeho subjektu, dôsledkom čoho je alebo by bolo poškodenie všeobecného rozpočtu Európskej únie zaťažením všeobecného rozpočtu neoprávnenou výdavkovou položkou,

— „podozrenie z podvodu“: nezrovnalosť, ktorá je podnetom na začatie správneho alebo súdneho konania na vnútroštátnej úrovni s cieľom určiť, či došlo k úmyselnému konaniu, najmä podvodu, ako je uvedené v článku 1 ods. 1 písm. a) Dohovoru vyhotoveného na základe článku K.3 Zmluvy o Európskej únii o ochrane finančných záujmov Európskych spoločenstiev ( 17 ),

— „konkurzné konanie“: konanie vo veci platobnej neschopnosti vymedzené v článku 2 písm. a) nariadenia Rady (ES) č. 1346/2000 ( 18 ),

— „dohoda o grante“: dohoda alebo rovnocenná forma právneho dokumentu, na základe ktorého členské štáty poskytujú granty konečnému príjemcovi na účely realizácie projektu v rámci fondu.







ČASŤ II

USTANOVENIA SPOLOČNÉ PRE ŠTYRI FONDY







KAPITOLA 1

Určené orgány

Článok 3

Spoločné orgány

Členské štáty môžu pre dva alebo viaceré zo štyroch fondov určiť rovnaký zodpovedný orgán, orgán auditu alebo certifikačný orgán.

Článok 4

Poverený orgán

1. Pri delegovaní úloh sa musí postupovať v súlade so zásadou riadneho finančného hospodárenia, ktorá si vyžaduje účinnú a efektívnu vnútornú kontrolu, a zároveň zabezpečiť dodržanie zásady nediskriminácie a viditeľnosti finančných príspevkov Spoločenstva. Delegované implementačné úlohy nesmú viesť ku vzniku konfliktu záujmov.

2. Rozsah úloh delegovaných zodpovedným orgánom na poverený orgán a podrobné postupy vykonávania delegovaných úloh sa formálne zaznamenávajú v písomnej forme.

2. Akt o delegovaní prinajmenšom obsahuje:

a) odkazy na príslušné právne predpisy Spoločenstva;

b) úlohu, ktorá bola na poverený orgán delegovaná;

c) práva a povinnosti povereného orgánu a zodpovednosť, ktorú na seba preberá;

d) povinnosť povereného orgánu zaviesť a zachovať organizačnú štruktúru a systémy riadenia a kontroly prispôsobené plneniu jeho povinností;

e) záruky, ktoré sa majú poskytnúť v súvislosti s požiadavkou riadneho finančného hospodárenia a zákonnosti a správnosti delegovaných úloh.

3. Zabezpečenie komunikácie s Komisiou uvedené v článku 27 ods. 1 písm. a) základného aktu sa na žiadny iný subjekt nedeleguje. Poverený orgán komunikuje s Komisiou prostredníctvom zodpovedného orgánu.

4. Ak povereným orgánom nie je orgán verejnej správy alebo subjekt, ktorý sa riadi súkromným právom členského štátu a ktorý plní verejné služby, zodpovedný orgán nesmie na tento orgán delegovať žiadne výkonné právomoci, ktoré umožňujú veľkú mieru voľného uváženia, ktoré zároveň zahŕňa výber politických možností.

5. Delegovanie úloh na poverené orgány nemá vplyv na zodpovednosť zodpovedného orgánu, ktorý je naďalej zodpovedný za úlohy, ktoré delegoval.

6. V prípade, že zodpovedný orgán delegoval úlohy na poverený orgán, všetky ustanovenia tohto rozhodnutia, ktoré sa týkajú zodpovedného orgánu, sa vzťahujú mutatis mutandis na poverený orgán.

Článok 5

Zadávanie úloh externým subjektom

Určené orgány môžu niektoré svoje úlohy zadať externým subjektom, naďalej však zostávajú za tieto úlohy zodpovedné v súlade s povinnosťami podľa článkov 29, 31 a 32 základného aktu.







KAPITOLA 2

Systémy riadenia a kontroly

Článok 6

Príručka postupov

V súlade s článkom 33 ods. 2 základného aktu a so zreteľom na zásadu proporcionality členské štáty vypracujú príručku, v ktorej budú stanovené postupy a praktické opatrenia týkajúce sa:

a) fungovania určených orgánov;

b) opatrení na zabezpečenie primeraného oddelenia funkcií;

c) prípadného monitorovania poverených orgánov a ďalších úloh zadaných externým subjektom;

d) vypracovania viacročných a ročných programov;

e) vypracovania stratégie auditu a ročných plánov auditu;

f) výberu projektov, udeľovania grantov a monitorovania a finančného riadenia projektov;

g) riešenia nezrovnalostí, finančných opráv a vymáhania finančných prostriedkov;

h) prípravy a vykonávania audítorských misií;

i) prípravy audítorských správ a vyhlásení;

j) certifikácie výdavkov;

k) hodnotenia programu;

l) podávania správ Komisii;

m) audit trailu.

Článok 7

Implementácia fondu zodpovedným orgánom

1. Pri implementácii fondu môže zodpovedný orgán pôsobiť ako udeľujúci orgán a/alebo ako výkonný orgán.

2. Zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán v prípadoch, keď implementuje projekty, spravidla na základe ročných otvorených výziev na predloženie návrhov.

2. Podať žiadosť v reakcii na tieto výzvy na predloženie návrhov nemôže zodpovedný orgán, ani žiaden poverený orgán.

2. V riadne odôvodnených prípadoch, medzi ktoré patrí pokračovanie viacročných projektov v súlade s článkom 16 ods. 6 základného aktu, ktoré boli vybrané po predchádzajúcej výzve na predloženie návrhov, sa granty môžu udeliť bez výzvy na predloženie návrhov.

3. Zodpovedný orgán pôsobí ako výkonný orgán v prípadoch, keď sa rozhodne realizovať projekty priamo, pretože povaha projektov neposkytuje žiadnu inú možnosť realizácie; ide napríklad o monopolné situácie de jure alebo bezpečnostné dôvody. V týchto prípadoch sa na zodpovedný orgán vzťahujú mutatis mutandis pravidlá týkajúce sa konečného príjemcu.

Článok 8

Podmienky, za ktorých zodpovedný orgán pôsobí ako výkonný orgán

1. Dôvody, ktoré viedli k tomu, že zodpovedný orgán pôsobí pri realizácii projektov ako výkonný orgán, sa určia a oznámia Komisii v rámci príslušného ročného programu.

2. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby sa pri realizácii projektov dodržala zásada zhodnotenia vynaložených finančných prostriedkov a aby sa zabránilo vzniku konfliktu záujmov.

3. Zodpovedný orgán môže projekty určené v súlade s článkom 7 ods. 3 realizovať priamo a/alebo v spolupráci s ktorýmkoľvek vnútroštátnym orgánom, ktorý je kompetentný vzhľadom na svoju odbornú spôsobilosť, vysoký stupeň špecializácie alebo svoje administratívne právomoci. Hlavné vnútroštátne orgány, ktoré sú do realizácie projektov zapojené, sa uvedú aj v príslušnom ročnom programe.

4. Správne rozhodnutie o spolufinancovaní projektu z fondu obsahuje informácie, ktoré sú potrebné na monitorovanie spolufinancovaných tovarov a služieb a na kontrolu vzniknutých výdavkov. Všetky príslušné ustanovenia, ktoré sú predpísané v článku 10 ods. 2 pre dohodu o grante, sa uvedú v rovnocennom právnom nástroji.

5. Záverečná správa o plnení ročného programu obsahuje informácie o postupoch a metódach, ktoré sa uplatňujú na účely zabezpečenia primeraného oddelenia funkcií, účinnej kontroly a uspokojivej ochrany finančných záujmov Európskych spoločenstiev, a objasní sa v nej, ako sa predchádzalo konfliktom záujmov.

6. Ak sa predpokladá, že pre projekty spolufinancované z fondu bude zodpovedný orgán pravidelne pôsobiť ako výkonný orgán:

a) orgán auditu nesmie byť súčasťou toho istého subjektu ako zodpovedný orgán, okrem prípadu, keď je zaručená jeho audítorská nezávislosť a keď zároveň podlieha inému orgánu mimo subjektu, ktorého je spolu so zodpovedným orgánom súčasťou;

b) úlohy zodpovedného orgánu podľa článku 29 základného aktu nesmú byť dotknuté skutočnosťou, že zodpovedný orgán aj priamo realizuje projekty.

7. Ak sa predpokladá, že pre projekty spolufinancované z fondu bude poverený orgán pôsobiť ako výkonný orgán, tento poverený orgán nesmie byť jediným konečným príjemcom rozpočtových prostriedkov, hospodárenie s ktorými na neho bolo delegované.

Článok 9

Postupy výberu a udeľovania, keď zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán

1. Výzvy na predloženie návrhov definované v článku 7 ods. 2 sa uverejňujú spôsobom, ktorý zabezpečuje maximálnu propagáciu medzi potenciálnymi príjemcami. ►M3 Akákoľvek podstatná zmena obsahu výzev na predkladanie návrhov sa uverejňuje za rovnakých podmienok. ◄

1. Vo výzvach na predloženie návrhov sa uvádzajú:

a) ciele;

b) kritériá výberu, ktoré sú v súlade s článkom 16 ods. 5 základného aktu, a príslušné podporné dokumenty;

c) opatrenia týkajúce sa financovania zo Spoločenstva a v prípade nutnosti vnútroštátneho financovania;

d) opatrenia a konečný dátum na predloženie návrhov.

2. Na účely výberu projektov a udeľovania grantov zodpovedný orgán zabezpečí, aby boli potenciálni príjemcovia informovaní o týchto osobitných podmienkach týkajúcich sa projektov, ktoré sa majú realizovať:

a) pravidlá oprávnenosti výdavkov;

b) lehota na realizáciu a

c) finančné a ďalšie informácie, ktoré sa majú uchovávať a oznamovať.

2. Pred prijatím rozhodnutia o udelení grantu sa zodpovedný orgán ubezpečí, že konečný príjemca a/alebo partneri projektu sú schopní tieto podmienky splniť.

3. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby projekty, na ktoré boli udelené granty, boli podrobené formálnej, technickej a rozpočtovej analýze a kvalitatívnemu hodnoteniu, pričom sa uplatňujú kritériá stanovené vo výzve na predloženie návrhov. Dôvody zamietnutia ostatných projektov sa zaznamenajú.

4. Členské štáty určia, kto bude mať právomoc rozhodnúť o udelení grantu na projekty, a zabezpečia, aby sa vo všetkých prípadoch predišlo konfliktu záujmov, a to najmä v prípade, ak sú žiadateľmi vnútroštátne subjekty.

5. V rozhodnutí o udelení grantu musí byť uvedené prinajmenšom meno konečného príjemcu a/alebo partnerov projektu, základné údaje o projekte a jeho operačných cieľoch, maximálna suma spolufinancovania z fondu a maximálna miera spolufinancovania celkových oprávnených nákladov.

6. Všetkým žiadateľom sa písomne oznámia výsledky výberového procesu s odôvodnením rozhodnutia o výbere. Ak to stanovujú vnútroštátne právne predpisy, uvedie sa príslušný postup preskúmania.

Článok 10

Dohody o grante s konečnými príjemcami, keď zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán

1. Zodpovedný orgán stanovuje podrobné postupy riadenia projektov, ktoré okrem iného zahŕňajú:

a) podpis dohôd o grante s vybranými konečnými príjemcami;

b) následnú kontrolu dohôd a akýchkoľvek zmien a doplnení týchto dohôd prostredníctvom zavedenia systému administratívneho monitorovania projektov (výmena korešpondencie, vydávanie a monitorovanie zmien a doplnení a upomienok, prijímanie a spracovávanie správ atď.).

2. V dohodách o grante sa okrem iného stanovuje:

a) maximálna výška grantu;

b) maximálny percentuálny podiel príspevku Spoločenstva v súlade s článkom 16 ods. 4 základného aktu;

c) podrobný opis a harmonogram podporovaného projektu;

d) v prípade potreby časť úloh a súvisiacich nákladov, ktoré konečný príjemca mieni zadať vo forme subdodávky tretím stranám;

e) odsúhlasený predbežný rozpočet a plán financovania projektu vrátane pevne stanoveného percentuálneho podielu nepriamych nákladov, ako je definované v prílohe XI týkajúcej sa pravidiel oprávnenosti výdavkov;

f) harmonogram a ustanovenia týkajúce sa plnenia dohody (povinnosť predkladania správ, zmeny a doplnenia a ukončenie);

g) operačné ciele projektu a ukazovatele, ktoré sa majú používať;

h) definícia oprávnených nákladov;

i) podmienky týkajúce sa vyplatenia grantu a požiadavky na vedenie účtovníctva;

j) podmienky týkajúce sa audit trailu;

k) príslušné ustanovenia týkajúce sa ochrany údajov;

l) príslušné ustanovenia týkajúce sa propagácie.

3. V prípade potreby koneční príjemcovia zabezpečia, aby sa na všetkých partnerov projektu vzťahovali rovnaké povinnosti ako na nich. Partnerom vznikajú povinnosti prostredníctvom konečného príjemcu, ktorý ale v konečnom dôsledku zostáva zodpovedný za to, že on sám a všetci partneri projektu dodržia zmluvné podmienky.

3. Koneční príjemcovia uchovávajú certifikované kópie účtovných dokumentov, ktorými sa odôvodňujú príjmy a výdavky, ktoré vznikli partnerom v súvislosti s príslušným projektom.

4. V dohodách o grante sa výslovne ustanoví, že Komisia a Dvor audítorov vykonávajú svoje právomoci v oblasti kontroly všetkých konečných príjemcov, partnerov projektu a subdodávateľov na základe dokumentov a priamo na mieste.

▼M3

Článok 11

Vykonávacie zmluvy

Pri zadávaní zmlúv na vykonávanie projektov štátne, regionálne alebo miestne orgány, subjekty spravované podľa verejného práva, asociácie založené jedným alebo viacerými z týchto orgánov alebo viaceré takéto subjekty spravované podľa verejného práva konajú v súlade s príslušnými vnútroštátnymi právnymi predpismi a princípmi, ako aj predpismi a princípmi Únie v oblasti verejného obstarávania.

Iné subjekty ako tie, ktoré boli uvedené v prvom odseku, zadávajú zmluvy na vykonávanie projektov po príslušnom zverejnení, aby sa zaistil súlad s princípmi transparentnosti, rovnakého zaobchádzania a nediskriminácie. Zmluvy s hodnotou nižšou ako 100 000 EUR môžu byť zadané pod podmienkou, že si príslušné subjekty vyžiadajú aspoň tri ponuky. Bez toho, aby boli dotknuté vnútroštátne pravidlá, zmluvy s hodnotou nižšou ako 5 000 EUR nepodliehajú procesným povinnostiam.

▼B

Článok 12

Stanovenie konečného príspevku Spoločenstva

Pri výpočte konečnej platby konečnému príjemcovi sa celkový príspevok Spoločenstva na každý projekt rovná najnižšej z týchto troch súm:

a) maximálnej sume uvedenej v dohode o grante;

b) maximálnej miere spolufinancovania, ktorá je súčinom celkových oprávnených nákladov na príslušný projekt a percentuálneho podielu stanoveného v článku 16 ods. 4 základného aktu (t. j. 50 % alebo 75 %), a

c) sume, ktorá vyplýva z uplatňovania zásady neziskovosti, stanovenej v bode I.3.3 prílohy XI.

Článok 13

Technická pomoc

1. Technická pomoc na podnet Komisie, stanovená v článku 17 základného aktu, sa môže z fondu financovať až do výšky 100 %.

2. Technická pomoc na podnet členských štátov, stanovená v článku 18 základného aktu, sa môže z fondu financovať až výšky 100 %.

3. Technická pomoc na podnet Komisie alebo členských štátov môže mať formu verejných zákaziek, odmien pre odborníkov a/alebo akýchkoľvek správnych výdavkov, ktoré podliehajú pravidlám oprávnenosti definovaným v časti III kapitole 1.

Článok 14

Výdavky na technickú pomoc v prípade spoločného orgánu

1. Ak jeden alebo viac určených orgánov sú spoločnými orgánmi pre dva alebo viac zo štyroch fondov, rozpočtové prostriedky na výdavky na technickú pomoc pre každý z príslušných ročných programov sa môžu čiastočne alebo úplne zlúčiť.

2. Výdavky na technickú pomoc sa rozdeľujú medzi príslušné fondy, a to pokiaľ možno na základe vzorcov jednoduchého a reprezentatívneho rozdelenia. Použitie vzorcov nesmie viesť k zvýšeniu maximálnej sumy výdavkov na technickú pomoc v rámci jednotlivých ročných programov.

Článok 15

Overenia vykonávané zodpovedným orgánom

1. Overenie, ktoré má vykonať zodpovedný orgán alebo za ktoré je tento orgán zodpovedný podľa článku 29 ods. 1 písm. g) základného aktu, sa podľa potreby vzťahuje na administratívne, finančné, technické a materiálne aspekty projektov.

1. Overením sa zabezpečí, aby vykázané výdavky boli skutočne vynaložené a z hľadiska účelu projektu oprávnené, aby sa projekty, na ktoré boli udelené granty, realizovali v súlade s dohodami o grante, aby príspevok Spoločenstva bol v súlade s pravidlami, a to najmä pokiaľ ide o štruktúru financovania stanovenú v článku 16 základného aktu, aby žiadosti konečného príjemcu o refundáciu boli správne a aby projekty a výdavky boli v súlade s pravidlami Spoločenstva a vnútroštátnymi pravidlami a napokon aby nedošlo k dvojitému financovaniu výdavkov v dôsledku súčasného financovania aj z iných schém Spoločenstva alebo vnútroštátnych schém, či z iných programovacích období.

1. Overenie ďalej zahŕňa tieto postupy:

a) administratívne a finančné overenie každej žiadosti o refundáciu, ktorú podal konečný príjemca;

b) overenie prinajmenšom reprezentatívnej vzorky podporných dokumentov týkajúcej sa všetkých rozpočtových kapitol pripojených k dohode o grante, ako aj relevantnosti, správnosti a oprávnenosti výdavkov, príjmov a nákladov krytých pripísanými príjmami, ktoré konečný príjemca vykázal;

c) overenie jednotlivých projektov priamo na mieste, a to prinajmenšom na reprezentatívnej vzorke, ktorá pozostáva z projektov rôzneho druhu a veľkostí a zohľadňuje všetky už zistené rizikové faktory, s cieľom dosiahnuť primerané záruky, pokiaľ ide o zákonnosť a správnosť uskutočnených transakcií s prihliadnutím na úroveň rizika, ktorú učil zodpovedný orgán.

1. Overenie uvedené v písmenách a) a b) sa nemusí vykonať, ak je konečnému príjemcovi uložená povinnosť poskytnúť osvedčenie o audite od nezávislého audítora, ktoré zahŕňa všetky aspekty uvedené v písmenách a) a b).

2. O každom overení sa vedú záznamy, v ktorých sa uvádzajú vykonané činnosti, dátum, výsledky a opatrenia prijaté v reakcii na zistené chyby. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby sa všetky podporné dokumenty týkajúce sa vykonaného overenia uchovali tak, aby boli k dispozícii Komisii a Dvoru audítorov počas obdobia piatich rokov po skončení projektu. Toto obdobie sa prerušuje v prípade súdneho konania alebo na základe riadne odôvodnenej žiadosti Komisie.

3. V prípade, že zodpovedný orgán pôsobí v rámci ročného programu ako výkonný orgán v zmysle článku 7 ods. 3, overenie uvedené v odseku 1 sa vykoná v súlade so zásadou primeraného oddelenia funkcií.

Článok 16

Audit trail

1. Na účely článku 29 ods. 1 písm. k) základného aktu sa audit trail považuje za primeraný, ak spĺňa tieto kritériá:

a) umožňuje zosúladiť sumy certifikované Komisii s podrobnými účtovnými záznamami a podpornými dokumentmi o projektoch spolufinancovaných z fondu, ktoré uchováva certifikačný orgán, zodpovedný orgán, poverené orgány a koneční príjemcovia;

b) umožňuje overiť vyplatenie verejného príspevku konečnému príjemcovi, pridelenie a presun finančných prostriedkov Spoločenstva poskytnutých z fondu a zdroje spolufinancovania projektu;

c) umožňuje overiť uplatňovanie kritérií výberu stanovených pre ročný program;

d) v prípade každého projektu obsahuje podľa potreby technické špecifikácie a plán financovania, dokumenty týkajúce sa schválenia grantu, dokumenty týkajúce sa postupov verejného obstarávania a správy o vykonaných overeniach a auditoch.

2. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby sa uchovával záznam o mieste, na ktorom sú uložené všetky dokumenty týkajúce sa určitých platieb uskutočnených z fondu.

Článok 17

Audity systémov a audity projektov

1. Auditom uvedeným v článku 32 ods. 1 písm. a) a b) základného aktu sa podrobujú systémy riadenia a kontroly zavedené členskými štátmi a vzorka projektov vybraná spôsobom schváleným orgánom auditu.

1. Spôsob výberu vzorky projektov:

a) musí zahŕňať vhodnú kombináciu projektov rôzneho druhu a veľkostí;

b) musí zohľadňovať všetky rizikové faktory, ktoré boli zistené vnútroštátnou kontrolou alebo kontrolou Spoločenstva, a aspekty overenia nákladov a prínosov.

1. Vzorka musí tiež zahŕňať projekty realizované zodpovedným orgánom pôsobiacim ako výkonný orgán, a to prinajmenšom na pomernom základe.

1. Spôsob použitý na výber vzorky musí byť zdokumentovaný.

2. Audit systémov riadenia a kontroly sa pred rokom 2013 uplatní aspoň raz na každý z týchto postupov: programovanie, delegovanie úloh, výber a udeľovanie, monitorovanie projektov, platba, certifikácia výdavkov, podávanie správ Komisii, zistenie a náprava prípadných nezrovnalostí a hodnotenie programov.

3. Audity projektov sa vykonávajú priamo na mieste na základe dokumentácie a záznamov uchovávaných konečným príjemcom a/alebo partnermi projektu. Pomocou auditov sa overuje, či:

a) projekt spĺňa kritériá výberu platné pre ročný program, či bol uskutočnený v súlade s dohodou o grante a či spĺňa všetky príslušné podmienky týkajúce sa jeho funkčnosti a použitia alebo cieľov, ktoré sa majú dosiahnuť;

b) deklarované výdavky zodpovedajú účtovným záznamom a podporným dokumentom uchovávaným konečným príjemcom a/alebo partnermi projektu, a či tieto záznamy zodpovedajú podporným dokumentom, ktoré uchováva zodpovedný orgán alebo ktorýkoľvek poverený subjekt;

c) výdavkové položky zodpovedajú požiadavkám oprávnenosti stanoveným v prílohe XI, požiadavkám stanoveným počas vnútroštátneho výberového postupu, podmienkam dohody o grante a činnostiam, ktoré boli skutočne vykonané, prípadne ďalším pravidlám Spoločenstva a vnútroštátnym pravidlám;

d) využitie alebo zamýšľané využitie projektu je v súlade s cieľmi, akciou alebo opatreniami stanovenými v článkoch 3, 4, 5, 6 a 18 základného aktu;

e) verejný alebo súkromný príspevok bol vyplatený konečnému príjemcovi v súlade s článkom 16 ods. 2 základného aktu;

f) existuje náležitý audit trail;

g) nedochádza ku konfliktu záujmov a či sa dosiahol najvýhodnejší pomer medzi kvalitou a cenou, najmä v prípadoch, keď zodpovedný orgán pôsobí ako výkonný orgán projektu.

4. Do výdavkov, ktoré sa podrobujú auditu na účely článku 32 ods. 1 písm. b) základného aktu, sa zahŕňajú iba výdavky patriace do rozsahu pôsobnosti auditu vykonávaného podľa odseku 3. Ak sa audit vykonáva pred ukončením projektu, na účely výpočtu miery pokrytia sa zohľadňujú iba výdavky, ktoré boli skutočne skontrolované auditom.

5. V prípade, že sa ukáže, že zistené problémy majú systémový charakter a môžu preto ohroziť iné projekty, orgán auditu zabezpečí, aby sa uskutočnilo ďalšie preskúmanie vrátane prípadných dodatočných auditov, aby sa určil rozsah takýchto problémov. Príslušné orgány prijímajú potrebné preventívne a nápravné opatrenia.

6. Orgán auditu na základe výsledkov auditov výdavkov deklarovaných Komisii vypracuje závery a oznámi ich Komisii prostredníctvom výročnej správy o audite. V prípade ročných programov, pri ktorých početnosť chýb presahuje prahovú hodnotu významnosti stanovenú ako 2 % príspevku Spoločenstva, vykoná orgán auditu analýzu závažnosti týchto chýb a prijme potrebné opatrenia vrátane návrhu vhodných odporúčaní, ktoré oznámi aspoň prostredníctvom výročnej správy o audite.

Článok 18

Overenia vykonávané certifikačným orgánom

1. V prípadoch, keď orgán auditu vyjadrí k fungovaniu systémov riadenia a kontroly stanovisko s výhradami alebo nepriaznivé stanovisko, certifikačný orgán overí, či táto informácia bola zaslaná Komisii. Takisto zabezpečí, aby zodpovedný orgán zrealizoval primeraný akčný plán s cieľom obnoviť účinné fungovanie systémov riadenia a kontroly a posúdiť vplyv nesprávneho fungovania na vykazovanie výdavkov.

2. Ak orgán auditu nepotvrdí žiadosť o platbu alebo vyhlásenie o refundácii predložené k záverečnej správe o plnení ročného programu, certifikačný orgán zabezpečí, aby bola bezodkladne vypracovaná správna žiadosť o platbu alebo vyhlásenie o refundácii.







KAPITOLA 3

Informácie, ktoré sa majú poskytovať o využívaní fondu

Článok 19

Zásada proporcionality

1. V súlade s článkom 10 ods. 2 základného aktu môže byť rozsah, v akom sa informácie, ktoré má členský štát k dispozícii o využívaní fondu, oznamujú Komisii prostredníctvom dokumentov uvedených v tejto kapitole, úmerný výške príspevku Spoločenstva prideleného príslušnému členskému štátu a v prípade potreby sa tieto informácie môžu poskytnúť v súhrnnej forme.

2. Na žiadosť Komisie však členský štát poskytne podrobnejšie informácie. Komisia môže požiadať o tieto informácie vtedy, ak sa ukáže, že je to potrebné, aby účinne plnila svoje povinnosti podľa základného aktu a nariadenia o rozpočtových pravidlách.

Článok 20

Opis systémov riadenia a kontroly

1. Opis systémov riadenia a kontroly uvedený v článku 33 ods. 4 a článku 34 ods. 2 základného aktu sa predkladá podľa vzoru uvedeného v prílohe I.

2. Zodpovedný orgán schváli opis systémov uplatňovaných povereným orgánom. Každý určený orgán potvrdí správnosť opisu systémov riadenia a kontroly, ktorý sa ho týka. Orgán auditu okrem toho potvrdzuje aj úplnosť opisu.

3. Komisia môže pri preskúmaní opisu požiadať o objasnenie a navrhnúť opatrenia na splnenie ustanovení základného aktu. V prípade potreby môžu kontroly na mieste vykonať úradníci Komisie alebo poverení zástupcovia Komisie.

4. Ak zodpovedný orgán je rovnaký pre dva alebo viac zo štyroch fondov alebo ak sa spoločné systémy vzťahujú na dva alebo viaceré z fondov, môže sa predložiť opis spoločných systémov riadenia a kontroly, v ktorom budú v prípade potreby zdôraznené osobitné prvky.

Článok 21

Revízia opisu systémov riadenia a kontroly

▼M3

1. Zodpovedný orgán úradným listom oznámi Komisii akékoľvek zásadné zmeny v riadiacom a kontrolnom systéme a čo najskôr zašle revidovaný opis riadiaceho a kontrolného systému Komisii, najneskôr v čase, keď takéto zmeny nadobudnú účinok.

▼B

2. Podstatnými zmenami sú zmeny, v prípade ktorých je pravdepodobné, že budú mať vplyv na oddelenie funkcií, na účinnosť mechanizmov výberu, udeľovania, kontroly a platieb a na komunikáciu s Komisiou. Zahŕňajú najmä zmeny niektorého z určených orgánov, zmeny účtovného systému a platobných a certifikačných postupov.

3. Revízia systémov riadenia a kontroly sa riadi rovnakým postupom, ako je postup stanovený v článku 20.

Článok 22

Programovacie dokumenty

1. Členské štáty predkladajú Komisii viacročný program podľa článku 21 základného aktu v súlade so vzorom uvedeným v prílohe II.

2. Členské štáty predkladajú Komisii ročné programy podľa článku 23 základného aktu v súlade so vzorom uvedeným v prílohe III.

3. Finančné plány spojené s viacročným programom obsahujú rozpis rozpočtových súm podľa jednotlivých priorít uvedených v strategických usmerneniach.

3. Finančné plány spojené s ročnými programami obsahujú rozpis rozpočtových súm podľa kategórie akcií, ako je to uvedené v článku 3 ods. 1 základného aktu, s odkazom na priority.

Článok 23

Revízia finančného rozpisu v ročných programoch

▼M1

1. Na účely revízie ročného programu schváleného Komisiou podľa článku 23 ods. 4 základného aktu predkladá príslušný členský štát Komisii revidovaný návrh ročného programu najneskôr tri mesiace pred uplynutím obdobia oprávnenosti. Komisia preskúma a čo najskôr schváli revidovaný program v súlade s postupom stanoveným v článku 23 ods. 4 základného aktu.

▼B

2. Zmeny vo finančnom rozpise bez revízie ročného programu podľa odseku 1 nesmú presiahnuť 10 % celkového príspevku z fondu a povoľujú sa iba za okolností odôvodnených príčinami, na ktoré zodpovedný orgán nemá žiaden vplyv. Všetky takéto zmeny sa primerane vysvetlia v správe o pokroku pri plnení ročného programu a/alebo v záverečnej správe o plnení ročného programu.

Článok 24

►M2 Správy o pokroku pri plnení ročných programov, záverečné správy o plnení ročných programov a žiadosti o platbu ◄

1. Členské štáty predkladajú Komisii správy o pokroku pri plnení ročného programu a žiadosti o platby podľa článku 41 ods. 4 základného aktu v súlade so vzorom uvedeným v prílohe IV.

2. Členské štáty predkladajú Komisii záverečnú správu o plnení ročného programu a žiadosti o platby podľa článku článku 42 ods. 1 písm. b) základného aktu v súlade so vzorom uvedeným v prílohe V.

▼M3

3. Finančné tabuľky patriace k správam o pokroku a záverečným správam obsahujú rozpis súm podľa priorít a podľa osobitných priorít v zmysle strategických usmernení.

▼M2

4. V súvislosti s článkom 41 ods. 3 a 4 základného aktu kumulatívny súčet platieb predbežného financovania uskutočnených pre členský štát nepresiahne 90 % celkovej sumy pridelenej tomuto členskému štátu v rozhodnutí o financovaní, ktorým sa schvaľuje ročný program.

Ak na vnútroštátnej úrovni členský štát viazal sumu nižšiu, než je celková suma pridelená rozhodnutím o financovaní, ktorým sa schvaľuje ročný program, kumulatívny súčet platieb predbežného financovania nepresiahne 90 % sumy viazanej na vnútroštátnej úrovni.

▼B

Článok 25

Dokumenty vypracúvané orgánom auditu

1. Stratégia auditu podľa článku 32 ods. 1 písm. c) základného aktu sa vypracúva v súlade so vzorom uvedeným v prílohe VI. ►M3 Všetky zmeny stratégie auditu predložené v súlade s článkom 32 ods. 1 písm. c) základného právneho aktu a schválené Komisiou sa čo najskôr zašlú Komisii. Revidovaná stratégia auditu sa vypracuje v súlade so vzorom v prílohe VI s vyznačením uskutočnených zmien. ◄

▼M3

2. Okrem prípadu, keď každý z posledných dvoch ročných programov schválených Komisiou zodpovedá ročnému príspevku Spoločenstva menej ako 1 milión EUR, orgán auditu predkladá od roku 2010 každý rok pred 15. februárom ročný plán auditu. Plán auditu sa ustanoví v súlade s postupmi uvedenými v prílohe VI. Od členských štátov sa nežiada, aby pri predkladaní ročných plánov auditu znovu predkladali stratégiu auditu. V prípade spoločnej stratégie podľa článku 32 ods. 2 základného aktu sa môže predložiť spoločný ročný plán auditu.

▼B

3. Správa o audite a stanovisko podľa článku 32 ods. 3 písm. a) a b) základného aktu sú založené na auditoch systémov a auditoch projektov vykonaných v súlade so stratégiou auditu a vypracúvajú sa v súlade so vzormi uvedenými v prílohe VII čashach A a B.

4. Vyhlásenie o platnosti podľa článku 32 ods. 3 písm. c) základného aktu je založené na všetkých auditoch vykonaných orgánom auditu a v prípade potreby na dodatočných kontrolách. Vyhlásenie o platnosti sa vypracúva v súlade so vzorom uvedeným v prílohe VII časti C.

5. Ak existuje nejaké obmedzenie rozsahu preskúmania alebo ak vzhľadom na úroveň zistených neoprávnených výdavkov nie je možné poskytnúť v rámci ročného stanoviska podľa článku 32 ods. 3 písm. b) základného aktu alebo vo vyhlásení podľa písm. c) toho istého článku stanovisko bez výhrad, orgán auditu uvedie dôvody a odhadne rozsah problému a jeho finančný dosah.

▼M3

Článok 26

Dokumenty vypracúvané certifikačným orgánom

1. Potvrdenie týkajúce sa žiadosti o druhú platbu predbežného financovania podľa článku 41 ods. 4 základného aktu vypracuje certifikačný orgán a zodpovedný orgán ho zašle Komisii vo formáte uvedenom v prílohe VIII.

2. Potvrdenie týkajúce sa žiadosti o konečnú platbu predbežného financovania podľa článku 42 ods. 1 písm. a) základného aktu vypracuje certifikačný orgán a zodpovedný orgán ho zašle Komisii vo formáte uvedenom v prílohe IX.

▼B







KAPITOLA 4

Oznamovanie nezrovnalostí

Článok 27

Prvá správa – výnimky

1. V súlade so vzormi uvedenými v prílohách IV a V členské štáty v správe o pokroku pri plnení ročných programov alebo v záverečnej správe o plnení ročných programov informujú Komisiu o každej nezrovnalosti, ktorá bola predmetom prvého správneho alebo súdneho nálezu.

1. V správe sa uvedie:

a) príslušný fond, ročný program a projekt;

b) ustanovenie, ktoré bolo porušené;

c) dátum a zdroj prvej informácie, ktorá viedla k podozreniu, že došlo k nezrovnalosti;

d) praktiky, pomocou ktorých došlo k nezrovnalosti;

e) prípadne skutočnosť, či uvedená praktika vyvoláva podozrenie z podvodu;

f) spôsob zistenia nezrovnalosti;

g) výška sumy príslušného príspevku Spoločenstva.

1. Nemusia sa však oznamovať nasledujúce prípady, pokiaľ nejde o prípady podozrenia z podvodu:

a) prípady, keď sa nezrovnalosti týkajú súm účtovateľných voči všeobecnému rozpočtu Európskych spoločenstiev vo výške menej ako 10 000 EUR;

b) prípady, keď nezrovnalosť spočíva výlučne v úplnom alebo čiastočnom neuskutočnení projektu zahrnutom v ročnom programe v dôsledku konkurzného konania konečného príjemcu;

c) prípady, na ktoré zodpovedný orgán upozornil konečný príjemca dobrovoľne a skôr, ako to zistil zodpovedný orgán, či už pred, alebo po zaplatení verejného príspevku;

d) prípady, ktoré zistil a napravil zodpovedný orgán predtým, než došlo k akejkoľvek platbe verejného príspevku konečnému príjemcovi a pred zahrnutím príslušných výdavkov do výkazu výdavkov predkladaného Komisii.

2. Na žiadosť Komisie poskytnú členské štáty vo všetkých prípadoch ďalšie podrobnosti:

a) o ostatných členských štátoch a tretích krajinách, ktorých sa vec prípadne týka;

b) o období alebo okamihu, v ktorom došlo k nezrovnalosti;

c) o vnútroštátnych orgánoch alebo subjektoch, ktoré vypracovali úradnú správu o nezrovnalosti a orgánoch, ktoré sú zodpovedné za následné správne alebo súdne opatrenia;

d) o dátume vydania prvého správneho alebo súdneho nálezu o nezrovnalosti;

e) o totožnosti zúčastnených fyzických a právnických osôb alebo iných subjektov, okrem prípadov, keď sú na účely boja proti nezrovnalostiam tieto informácie vzhľadom na charakter príslušnej nezrovnalosti bezvýznamné;

f) o celkovom rozpočte a verejnom príspevku, ktorý bol na projekt schválený, a o tom, aký podiel na jeho spolufinancovaní tvorí príspevok Spoločenstva a aké vnútroštátne príspevky;

g) o sume verejného príspevku dotknutého nezrovnalosťou a zodpovedajúcom ohrozenom príspevku Spoločenstva;

h) v prípade, že uvedeným osobám alebo iným uvedeným subjektom nebol vyplatený žiadny verejný príspevok uvedený v písmene g), o sumách, ktoré by boli neoprávnene vyplatené, ak by sa nezrovnalosť nezistila;

i) o prípadnom pozastavení platieb a o možnostiach vymáhania;

j) o charaktere neoprávnených výdavkov.

3. V prípade, že nie sú dostupné niektoré z informácií uvedených v odseku 2, najmä informácie o praktikách, pomocou ktorých došlo k nezrovnalosti a o spôsobe jej zistenia, členské štáty poskytnú čo najviac chýbajúcich informácií pri zasielaní následných správ o nezrovnalostiach Komisii.

Článok 28

Podávanie správ o následných opatreniach – nevrátené prostriedky

1. Členské štáty informujú Komisiu o konaniach začatých v súvislosti s každou predtým oznámenou nezrovnalosťou a o závažných zmenách, ktoré v ich dôsledku nastali, pričom uvedú odkaz na predchádzajúce správy vypracované podľa článku 27. Tieto informácie sa uvedú v správach o pokroku pri plnení ročných programov alebo v záverečných správach o plnení ročných programov v súlade so vzormi uvedenými v prílohách IV a V.

1. V správe sa uvedú sumy, ktoré sa vymohli alebo sa majú vymôcť.

2. Na žiadosť Komisie poskytnú členské štáty vo všetkých prípadoch ďalšie podrobnosti:

a) o akýchkoľvek dočasných opatreniach prijatých členskými štátmi na zabezpečenie vymáhania neoprávnene vyplatených súm;

b) o akýchkoľvek súdnych a správnych konaniach začatých s cieľom vymôcť neoprávnene vyplatené sumy a uložiť sankcie;

c) o dôvodoch akéhokoľvek upustenia od postupov vymáhania;

d) o dôvodoch akéhokoľvek upustenia od trestných stíhaní.

2. Členské štáty informujú Komisiu o všetkých správnych alebo súdnych rozhodnutiach, ktorými sa končia takéto konania, alebo o ich hlavných bodoch, a najmä uvedú, či zistenia potvrdzujú alebo nepotvrdzujú podozrenie z podvodu.

Článok 29

Kontakty s členskými štátmi

1. Komisia udržiava primerané kontakty s príslušnými členskými štátmi na účely doplnenia informácií poskytnutých o nezrovnalostiach uvedených v článku 27 a o postupoch uvedených v článku 28 týkajúcich sa možnosti vymáhania.

2. Nezávisle od kontaktov uvedených v odseku 1 Komisia informuje členské štáty v prípadoch, keď je nezrovnalosť takého charakteru, že by sa rovnaké alebo podobné praktiky mohli vyskytnúť aj v iných členských štátoch.

Článok 30

Využívanie informácií

1. Komisia môže využiť akékoľvek informácie všeobecného alebo operačného charakteru oznámené členskými štátmi na základe tohto rozhodnutia, aby vykonala analýzy rizika, a môže na základe získaných informácií vypracovať správy a vytvoriť systémy včasného varovania na účely účinnejšieho zisťovania rizík.

2. Komisia pravidelne informuje príslušné členské štáty o tom, ako použila informácie podľa odseku 1.







KAPITOLA 5

Informovanie a propagácia

Článok 31

Informácie pre potenciálnych konečných príjemcov

1. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby sa kľúčové údaje týkajúce sa viacročných a ročných programov šírili vo veľkom rozsahu spolu s podrobnosťami o príslušných finančných príspevkoch a aby sa sprístupnili všetkým zainteresovaným stranám.

1. Zodpovedný orgán však môže rozhodnúť, že uchová v tajnosti vnútorné riadiace opatrenia stanovené vo viacročnom programe alebo v ročných programoch a akékoľvek ďalšie informácie týkajúce sa využívania prostriedkov z fondu z dôvodu verejnej bezpečnosti.

2. Zodpovedný orgán poskytne potenciálnym konečným príjemcom prinajmenšom tieto informácie:

a) podmienky oprávnenosti, ktoré treba splniť, aby potenciálni koneční príjemcovia boli oprávnení získať finančné prostriedky v rámci ročného programu;

b) opis postupov na preskúmanie žiadostí o financovanie a informácie o príslušných lehotách;

c) kritériá výberu projektov, ktoré sa majú financovať;

d) kontaktné osoby, ktoré môžu poskytnúť informácie o ročných programoch.

2. Zodpovedný orgán okrem toho informuje potenciálnych konečných príjemcov o uverejnení údajov podľa článku 33 ods. 2 písm. b).

Článok 32

Informácie pre konečných príjemcov

Zodpovedný orgán informuje konečných príjemcov o tom, že prijatie financovania znamená aj súhlas s ich zaradením do zoznamu konečných príjemcov uverejňovaného v súlade s článkom 33 ods. 2 písm. b).

Článok 33

Povinnosti zodpovedného orgánu týkajúce sa informovania a propagácie určených širokej verejnosti

1. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby sa vykonali opatrenia týkajúce sa informovania a propagácie na účely čo najširšieho pokrytia médiami pomocou rôznych foriem a spôsobov komunikácie na príslušnej územnej úrovni.

2. Zodpovedný orgán zorganizuje prinajmenšom tieto činnosti týkajúce sa informovania a propagácie:

a) aspoň jednu informačnú aktivitu za rok, na ktorej bude od roku 2008 informovať o začatí viacročného programu alebo o prínosoch ročného programu či programov;

b) každoročne prinajmenšom prostredníctvom internetovej stránky uverejnení zoznam konečných príjemcov, názvov projektov a sumy verejného financovania a financovania zo Spoločenstva, ktoré im boli pridelené. Adresa internetovej stránky sa oznámi Komisii.

Článok 34

Povinnosti konečných príjemcov týkajúce sa informovania a propagácie určených širokej verejnosti

1. Konečný príjemca je zodpovedný za informovanie verejnosti o pomoci získanej z fondu prostredníctvom opatrení stanovených v odsekoch 2, 3 a 4.

2. Konečný príjemca umiestni trvalú a nápadnú veľkoplošnú tabuľu najneskôr do troch mesiacov po dokončení akéhokoľvek projektu, ktorý spĺňa tieto podmienky:

a) celkový príspevok Spoločenstva na projekt presahuje 100 000 EUR a

b) operácia pozostáva z nákupu fyzického predmetu alebo financovania infraštruktúry alebo stavebných projektov.

2. Na tabuli sa uvedie druh a názov projektu. Informácie uvedené v článku 35 budú zaberať aspoň 25 % plochy tabule.

3. V prípade, že projekt dostáva finančné prostriedky v rámci ročného programu spolufinancovaného z fondu, konečný príjemca zabezpečí, aby subjekty zapojené do projektu boli informované o tomto financovaní.

4. Každý dokument, vrátane akéhokoľvek osvedčenia o účasti alebo iného osvedčenia, týkajúci sa takýchto projektov musí obsahovať vyhlásenie, v ktorom je uvedené, že projekt je spolufinancovaný z fondu.

Článok 35

Technické charakteristiky informovania o činnosti a jej propagácie

Všetky opatrenia týkajúce sa informovania a propagácie zamerané na konečných príjemcov, potenciálnych konečných príjemcov a širokú verejnosť obsahujú:

1. znak Európskej únie v súlade s grafickými normami uvedenými v prílohe X a odkaz na Európsku úniu;

2. odkaz na fond;

3. vyhlásenie podľa výberu zodpovedného orgánu, ktoré zdôrazňuje pridanú hodnotu príspevku Spoločenstva.

Body 1 a 3 sa nevzťahujú na malé propagačné predmety a propagačné predmety, ktoré sa týkajú dvoch alebo viacerých zo štyroch fondov.







KAPITOLA 6

Osobné údaje

Článok 36

Ochrana osobných údajov

1. Členské štáty a Komisia prijmú všetky potrebné opatrenia, aby zabránili akémukoľvek neoprávnenému zverejneniu informácií uvedených v článku 29 ods. 1 písm. h) základného aktu, informácií získaných Komisiou v priebehu jej kontrol priamo na mieste a informácií uvedených v kapitole 4 alebo nezákonnému prístupu k nim.

2. Informácie uvedené v kapitole 4 sa nesmú zasielať iným osobám ako osobám v členských štátoch alebo v rámci inštitúcií Spoločenstva, ktorých povinnosti vyžadujú, aby k nim mali prístup; to neplatí v prípade, že na takéto nakladanie s informáciami udelil výslovný súhlas členský štát, ktorý dané informácie poskytol.







KAPITOLA 7

Elektronická výmena dokumentov

▼M3

Článok 37

Elektronická výmena dokumentov

Okrem riadne podpísaných papierových verzií dokumentov uvedených v kapitole 3 sa informácie zasielajú aj elektronicky.

▼B

Článok 38

Počítačový systém na výmenu dokumentov

1. Ak Komisia na účely implementácie fondu vytvorí počítačový systém na bezpečnú výmenu údajov medzi Komisiou a jednotlivými členskými štátmi, členské štáty budú informované o tejto skutočnosti, a pokiaľ požiadajú, budú zapojené do vývoja každého takéhoto počítačového systému.

2. Komisia a určené orgány spolu so subjektmi, ktorým boli zverené úlohy, zaznamenajú dokumenty uvedené v kapitole 3 do počítačového systému uvedeného v odseku 1.

3. Členské štáty môžu byť vyzvané, aby dobrovoľne poskytli informácie uvedené v článkoch 27 a 28 pomocou existujúceho osobitného systému na zhromažďovanie nezrovnalostí zistených v rámci štrukturálnych fondov, ktorý spravuje Komisia.

4. Všetky náklady na rozhranie medzi spoločným počítačovým systémom a národnými, regionálnymi a miestnymi počítačovými systémami a všetky náklady na prispôsobenie národných, regionálnych a miestnych systémov technickým požiadavkám spoločného systému sú oprávnenými nákladmi v zmysle článku 18 základného aktu.







ČASŤ III

OSOBITNÉ USTANOVENIA TÝKAJÚCE SA FONDU PRE VONKAJŠIE HRANICE







KAPITOLA 1

Pravidlá oprávnenosti

Článok 39

Pravidlá oprávnenosti

1. Na určenie oprávnenosti výdavkov na akciu financovanú v rámci ročných programov, ako je uvedené v článku 37 ods. 4 základného aktu, sa použijú pravidlá stanovené v prílohe XI.

2. Tieto pravidlá platia pre konečných príjemcov a uplatňujú sa primerane na partnerov projektu.

3. Členské štáty môžu uplatňovať vnútroštátne pravidlá oprávnenosti, ak sú prísnejšie ako pravidlá stanovené v tomto rozhodnutí.

3. Je na Komisii, aby posúdila, či uplatniteľné vnútroštátne pravidlá oprávnenosti túto podmienku spĺňajú.







KAPITOLA 2

Osobitný tranzitný režim

Článok 40

Podpora určená na vykonávanie osobitného tranzitného režimu

1. Podpora určená na realizáciu systému osobitného tranzitného režimu uvedená v článku 6 základného aktu sa stanoví v rámci viacročného programu Litovskej republiky a bude sa poskytovať v rámci ročných programov Litovskej republiky.

1. Na základe toho sa pravidlá uvedené v základnom akte a tomto rozhodnutí týkajúce sa plnenia ročných programov uplatňujú primerane na podporu určenú na vykonávanie osobitného tranzitného režimu. Fond kryje všetky dodatočné náklady vynaložené pri vykonávaní osobitného ustanovenia v rámci acquis týkajúceho sa takéhoto tranzitu.

2. Suma určená na pridelenie na túto podporu sa stanoví pre každý ročný program v súlade s článkom 6 základného aktu a v rámci limitov rozpočtových prostriedkov určených v článku 14 ods. 12 základného aktu.

3. Pokiaľ ide o ušlé poplatky, akcia bude prebiehať od 1. januára do 31. decembra roku uvedeného vo finančnom rozhodnutí, ktorým sa schvaľuje ročný program.

3. Pokiaľ ide o dodatočné náklady, akcia bude prebiehať od 1. januára roku uvedeného vo finančnom rozhodnutí, ktorým sa schvaľuje ročný program:

a) pokiaľ ide o platy zamestnancov osobitne vyčlenených na vykonávanie osobitného tranzitného režimu, do 31. decembra daného roka;

▼M3

b) pre všetky ostatné dodatočné náklady do 30. júna roku N ( 19 ) + 2.

▼B

4. Suma určená na pridelenie na túto podporu podľa jednotlivých ročných programov sa nesmie použiť na inú akciu.







ČASŤ IV

ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA

Článok 41

Adresáti

Toto rozhodnutie je určené Belgickému kráľovstvu, Bulharskej republike, Českej republike, Spolkovej republike Nemecko, Estónskej republike, Helénskej republike, Španielskemu kráľovstvu, Francúzskej republike, Talianskej republike, Cyperskej republike, Lotyšskej republike, Litovskej republike, Luxemburskému veľkovojvodstvu, Maďarskej republike, Maltskej republike, Holandskému kráľovstvu, Rakúskej republike, Poľskej republike, Portugalskej republike, Rumunsku, Slovinskej republike, Slovenskej republike, Fínskej republike a Švédskemu kráľovstvu.









PRÍLOHY

PRÍLOHA I Vzor opisu systémov riadenia a kontroly PRÍLOHA II Vzor viacročného programu PRÍLOHA III Vzor ročného programu PRÍLOHA IV Vzor správy o pokroku pri plnení ročného programu A. Technická správa B. Žiadosť o druhú platbu predbežného financovania PRÍLOHA V Vzor záverečnej správy o plnení ročného programu A. Technická správa B. Žiadosť o vyplatenie zostatku/Vyhlásenie o refundácii PRÍLOHA VI Vzor stratégie auditu Príloha(-y) k stratégii auditu: Ročné plány auditu PRÍLOHA VII Vzor správy orgánu auditu A. Výročná správa o audite B. Stanovisko k fungovaniu systémov riadenia a kontroly C. Potvrdenie platnosti žiadosti o platbu PRÍLOHA VIII Vzor osvedčenia pre druhú platbu predbežného financovania PRÍLOHA IX Vzor osvedčenia pre konečnú platbu predbežného financovania PRÍLOHA X Pokyny týkajúce sa znaku a vymedzenie štandardných farieb PRÍLOHA XI Pravidlá Oprávnenosti Výdavkov Fondu Pre Vonkajšie Hranice









PRÍLOHA I

VZOR OPISU SYSTÉMOV RIADENIA A KONTROLY

 Prvotná verzia

 Verzia zrevidovaná (číslo, dátum vo formáte dd/mm/rok) po porade s Komisiou

 Verzia zrevidovaná z iných dôvodov

ČLENSKÝ ŠTÁT: FOND(-Y): HLAVNÉ KONTAKTNÉ MIESTO: UVEDENÉ INFORMÁCIE OPISUJÚ STAV K:

1. IDENTIFIKÁCIA URČENÝCH ORGÁNOV

1.1. Všeobecné informácie o určených orgánoch:

1.1.1. Stručný opis rozhodnutí, na základe ktorých došlo k určeniu jednotlivých orgánov

1.1.2. Sú systémy riadenia a kontroly funkčné? Ak nie, uveďte dátum, odkedy budú funkčné.

1.1.3. Boli systémy riadenia a kontroly akreditované Komisiou pre iné finančné nástroje Spoločenstva (v prípade, že mohli byť)?

1.2. Organizačná(-é) štruktúra(-y) celého (celých) subjektu(-ov), v rámci ktorého(-ých) určené orgány pôsobia

1.3. Zodpovedný orgán

1.3.1. Dátum a spôsob formálneho určenia zodpovedného orgánu

1.3.2. Právna forma zodpovedného orgánu

1.3.3. Špecifikácia úloh vykonávaných priamo zodpovedným orgánom a (podľa potreby a/alebo predpokladanej potreby) – aj inými subjektmi na zodpovednosť zodpovedného orgánu [zadávanie úloh externým subjektom s výnimkou úloh delegovaných na poverený(-é) orgán(-y) uvedený(-é) v bode 1.4]

1.3.4. Organizačná štruktúra a špecifikácia úloh útvarov (vrátane orientačného počtu pridelených miest)

1.3.5. Môže zodpovedný orgán pôsobiť v prípade projektov spolufinancovaných z tohto fondu aj ako výkonný orgán?

1.3.6. Ak pod zodpovedný orgán spadá viac ako jeden zo štyroch fondov: opis spoločných úloh a systémov

1.4. Poverený(-é) orgán(-y)

1.4.1. Dôvod zriadenia povereného orgánu

1.4.2. Dátum a spôsob formálneho určenia povereného(-ých) orgánu(-ov)

1.4.3. Právna forma povereného(-ých) orgánu(-ov)

1.4.4. Špecifikácia úloh vykonávaných priamo povereným(-ými) orgánom(-mi) a (podľa potreby a/alebo predpokladanej potreby) – aj inými subjektmi na zodpovednosť povereného(-ých) orgánu(-ov) (zadávanie úloh externým subjektom)

1.4.5. Organizačná štruktúra a špecifikácia úloh útvarov (vrátane orientačného počtu pridelených miest)

1.4.6. Môž(-u) poverený(-é) orgán(-y) pôsobiť v prípade projektov spolufinancovaných z tohto fondu aj ako výkonn(-é) orgá(-y)?

1.4.7. Ak pod poverený(-é) orgán(-y) spadá viac ako jeden zo štyroch fondov: opis spoločných úloh a systémov

1.5. Certifikačný orgán

1.5.1. Dátum a spôsob formálneho určenia certifikačného orgánu

1.5.2. Právna forma certifikačného orgánu

1.5.3. Špecifikácia úloh vykonávaných priamo certifikačným orgánom a (podľa potreby a/alebo predpokladanej potreby) – aj inými subjektmi na zodpovednosť certifikačného orgánu (zadávanie úloh externým subjektom)

1.5.4. Organizačná štruktúra a špecifikácia úloh útvarov (vrátane orientačného počtu pridelených miest)

1.5.5. Ak pod certifikačný orgán spadá viac ako jeden zo štyroch fondov: opis spoločných úloh a systémov

1.6. Orgán auditu

1.6.1. Dátum a spôsob formálneho určenia orgánu auditu

1.6.2. Právna forma orgánu auditu

1.6.3. Špecifikácia úloh vykonávaných priamo orgánom auditu a (podľa potreby a/alebo predpokladanej potreby) – aj inými subjektmi na zodpovednosť orgánu auditu (zadávanie úloh externým subjektom)

1.6.4. Organizačná štruktúra a špecifikácia úloh útvarov (vrátane orientačného počtu pridelených miest)

1.6.5. Kvalifikácia zamestnancov orgánu auditu a (podľa potreby a/alebo predpokladanej potreby) – aj iných subjektov, od ktorých sa očakáva, že budú vykonávať audit (zadávanie úloh externým subjektom)

1.6.6. Ak pod orgán auditu spadá viac ako jeden zo štyroch fondov: opis spoločných úloh a systémov

1.6.7. Ak môže zodpovedný orgán v prípade projektov spolufinancovaných z tohto fondu pôsobiť aj ako výkonný orgán: opis opatrení zabezpečujúcich nezávislé postavenie orgánu auditu v súlade s článkom 8.

Usmernenia pre oddiely 2 až 4 Prvá časť každej tabuľky Opis postupov by mal obsahovať úlohy vykonávané každým z určených orgánov (alebo subjektov, ktoré vykonávajú tieto úlohy na zodpovednosť určeného orgánu) a interakciu medzi nimi. Opis by mal byť stručný, mal by však zrozumiteľne objasniť fungovanie daných postupov v praxi. Druhá časť každej tabuľky V kontrolnom zozname by sa malo vyznačiť, či bol daný cieľ dosiahnutý, a poskytnúť príslušné informácie. Ak cieľ dosiahnutý nebol, uveďte dôvody a v príslušných prípadoch aj predpokladaný dátum jeho splnenia. V prípade formalizovaných postupov by mal byť uvedený odkaz na príslušný dokument.

2. FUNGOVANIE URČENÝCH ORGÁNOV







2.1. Určovanie orgánov a dohľad nad nimi Stručný opis postupu pri zriaďovaní jednotlivých určených orgánov [Opis má zahŕňať všetky orgány.] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Pravidlá upravujúce vzťah členského štátu s určenými orgánmi vymedzujú ich príslušné povinnosti. Áno/Nie 2. Členský štát poskytol určeným orgánom usmernenia na zabezpečenie riadneho finančného hospodárenia (formou školenia a/alebo príručiek). Áno/Nie 3. Každý orgán informuje svojich zamestnancov o úlohách danej organizácie, ako aj o pracovnej náplni a očakávaných výsledkoch. Áno/Nie 4. Boli prijaté kroky s cieľom zabezpečiť, aby jednotlivé orgány disponovali primeraným počtom zamestnancov s adekvátnou kvalifikáciou a pracovnými skúsenosťami na vykonávanie svojich úloh. Áno/Nie







2.2. Oddelenie funkcií Stručný opis opatrení na zabezpečenie náležitého oddelenia funkcií [Opis má zahŕňať všetky orgány.] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Boli stanovené pravidlá na zabezpečenie náležitého oddelenia funkcií jednotlivých aktérov v rámci zodpovedného orgánu pri podpisovaní zmlúv/dohôd o grante. Áno/Nie 2. Boli stanovené pravidlá na zabezpečenie náležitého oddelenia funkcií jednotlivých aktérov v rámci zodpovedného orgánu pri iniciovaní, overovaní a schvaľovaní finančných transakcií. Áno/Nie 3. Orgán auditu bude funkčne nezávislý od zodpovedného orgánu a certifikačného orgánu. Áno/Nie 4. Certifikačný orgán sa nezúčastní na výbere, implementácii ani na finančných transakciách, pokiaľ ide o zdroje Spoločenstva. Áno/Nie







2.3. Monitorovanie povereného(-ých) orgánu(-ov) – v prípade nutnosti Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y).] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Sú úlohy, ktoré majú byť delegované, jasne vymedzené? Áno/Nie 2. Boli zavedené postupy týkajúce sa delegovaných úloh a bol overený ich súlad s pravidlami stanovenými v základnom akte/vykonávacích predpisoch. Áno/Nie 3. Budú prebiehať dozorné kontroly, ktoré zabezpečia, aby sa úlohy vykonávali v súlade so zavedenými postupmi. Áno/Nie







2.4. Monitorovanie ostatných úloh, ktoré samotné orgány nevykonávajú – v prípade nutnosti Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať všetky orgány.] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. V prípadoch, keď subjekty konajú na zodpovednosť zodpovedného orgánu (a nie sú považované za poverené orgány), boli zavedené dozorné mechanizmy na zabezpečenie riadneho finančného hospodárenia. Áno/Nie 2. V prípadoch, keď audítorské činnosti boli zadané externým subjektom a keď subjekty konajú na zodpovednosť orgánu auditu, boli zavedené dozorné mechanizmy na zabezpečenie jednotnej audítorskej metodiky a systematickosti auditu. Áno/Nie 3. V prípadoch, keď certifikačné činnosti boli zadané externým subjektom a keď subjekty konajú na zodpovednosť certifikačného orgánu, boli zavedené dozorné mechanizmy na zabezpečenie jednotného prístupu k certifikácii. Áno/Nie 4. V prípadoch, keď sú úlohy zadávané súkromným externým subjektom, ktoré neplnia verejné služby, boli vytvorené mechanizmy, ktoré zabezpečujú, aby úlohy, ktorými môžu byť poverené, nezahŕňali výkon verejnej moci ani nevyžadovali použitie právomoci rozhodovať podľa voľného uváženia. Áno/Nie

3. OPERAČNÉ A FINANČNÉ POSTUPY







3.1. Vypracovanie viacročných programov Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y).] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Plánujú sa opatrenia na zabezpečenie implementácie zásady partnerstva v súlade s platnými vnútroštátnymi pravidlami a postupmi. Áno/Nie 2. Boli stanovené postupy na kontrolu súladu viacročného programu so strategickými usmerneniami a s právnymi predpismi Spoločenstva, najmä právnymi predpismi Spoločenstva zameranými na zabezpečenie voľného pohybu osôb v spojení s priamo súvisiacimi sprievodnými opatreniami, ktoré sa týkajú kontrol na vonkajších hraniciach, azylu a prisťahovalectva. Áno/Nie 3. Viacročný program bude schválený osobou na to riadne oprávnenou. Áno/Nie







3.2. Vypracovanie ročných programov Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y).] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Boli zavedené postupy na zabezpečenie: — súladu medzi ročnými programami a viacročným programom, — oprávnenosti akcií uvedených v ročných programoch, — súladu a komplementárnosti týchto akcií s ostatnými vnútroštátnymi nástrojmi a nástrojmi Spoločenstva, — súladu s pravidlami týkajúcimi sa percentuálnych podielov pri spolufinancovaní, — súladu s prioritami/osobitnými prioritami uvedenými v strategických usmerneniach. Áno/Nie 2. Boli zavedené postupy, ktoré v prípade potreby umožňujú revíziu ročného programu v riadne odôvodnených prípadoch mimoriadnych situácií uvedených v základnom akte. Áno/Nie 3. Boli zavedené postupy, ktoré umožňujú predložiť revidovaný ročný program v prípade, keď sa to vyžaduje podľa článku 23 ods. 1 tohto rozhodnutia. Áno/Nie 4. Akákoľvek úprava finančného rozpisu v ročnom programe, ako aj dôvody tejto úpravy sú zdokumentované. Áno/Nie 5. Akákoľvek úprava plnenia ročného programu, ktorá nesúvisí s finančný rozpisom (napr. úprava charakteru výzvy na podávanie návrhov a jej harmonogramu alebo úprava rozsahu technickej pomoci), ako aj dôvody tejto úpravy sú zdokumentované. Áno/Nie







3.3. Vypracovanie stratégie auditu a ročných plánov auditu Stručný opis postupu [Opis sa týka orgánu auditu.] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Boli stanovené pravidlá s cieľom zabezpečiť, aby pred programovacím obdobím aj počas neho zodpovedný orgán transparentným a primeraným spôsobom podal orgánu auditu informácie o zavedených postupoch riadenia a o projektoch. Áno/Nie 2. Boli zavedené postupy na vypracovanie ročných plánov auditu (ktoré sa každoročne priložia k stratégii auditu) a na ich včasné zasielanie Komisii (v prípade nutnosti). Áno/Nie 3. Stratégia auditu a ročné plány auditu sú schválené osobou na to riadne oprávnenou. Áno/Nie







3.4. Zodpovedný orgán pôsobiaci ako výkonný orgán – v prípade nutnosti Stručný opis dôvodov, na základe ktorých zodpovedný orgán realizuje projekty priamo, a osobitných opatrení plánovaných na posilnenie systémov riadenia a kontroly [Opis má zahŕňať všetky orgány.] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Dôvody, na základe ktorých je nevyhnutné, aby projekty realizoval zodpovedný orgán, sa zdokumentujú a schvália na príslušnej úrovni. Áno/Nie 2. Boli stanovené osobitné opatrenia na zabezpečenie súladu charakteru a cieľov projektov s ustanoveniami definovanými pre tento fond. 3. Boli zavedené osobitné opatrenia, ktoré zabezpečujú, aby sa pri projektoch realizovaných zodpovedným orgánom zabránilo vzniku konfliktu záujmov. Áno/Nie 4. Boli zavedené osobitné opatrenia, ktoré zabezpečujú, aby sa pri realizácii projektov zodpovedným orgánom dodržala zásada zhodnotenia vynaložených finančných prostriedkov. Áno/Nie 5. Boli stanovené postupy na zabezpečenie zrozumiteľnosti a úplnosti zmluvných podmienok, ktoré tieto projekty upravujú, najmä pokiaľ ide o podmienky financovania, platobné podmienky, pravidlá oprávnenosti a záväzky týkajúce sa operačného a finančného výkazníctva. Áno/Nie 6. Boli zavedené osobitné opatrenia, ktoré zabezpečujú, aby hlavné úlohy zodpovedného orgánu, ktoré sú stanovené v základnom akte, neboli dotknuté skutočnosťou, že zodpovedný orgán realizuje projekty. Áno/Nie 7. Ak zodpovedný orgán pôsobí ako výkonný orgán, orgán auditu je umiestnený v inom subjekte ako zodpovedný orgán (v prípade, že to tak nie je, opíšte dodatočné záruky, ktoré boli prijaté v súvislosti so zabezpečením riadnej nezávislosti orgánu auditu). Áno/Nie 8. Stratégia auditu sa bude zaoberať konkrétnymi rizikami, ktoré môžu byť spojené s tým, že projekty realizuje zodpovedný orgán. Áno/Nie







3.5. Výber a realizácia projektov (zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán) Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y).] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. V prípade výzvy na predloženie návrhov (alebo ponúk) boli stanovené pravidlá na zabezpečenie verejnej súťaže a adekvátnej publicity. Áno/Nie 2. Kritériá výberu budú v súlade s minimálnymi kritériami vymedzenými v základnom akte. Áno/Nie 3. Boli stanovené postupy na prijímanie návrhov (alebo ponúk). Áno/Nie 4. Boli stanovené postupy, ktoré zabezpečujú, aby boli návrhy (alebo ponuky) vyhodnotené transparentným a nediskriminačným spôsobom podľa vopred stanovených pravidiel a kritérií. Áno/Nie 5. Rozhodnutia o udelení grantu a zmluvy/dohody o grante budú schválené osobou na to riadne oprávnenou. Áno/Nie 6. Boli stanovené postupy na zabezpečenie adekvátneho následného informovania účastníkov výberového konania o jeho výsledkoch. Áno/Nie 7. Boli stanovené postupy, ktoré zabezpečujú monitorovanie plnenia dohôd o grante/zmlúv v súlade so zmluvnými podmienkami. Áno/Nie







3.6. Monitorovanie projektov realizovaných konečnými príjemcami Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y).] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Pre každý projekt budú stanovené hlavné operačné a finančné ukazovatele, ktoré sa budú monitorovať a ktoré sa oznámia zodpovednému orgánu. Áno/Nie 2. Plánuje sa overovanie zodpovedným orgánom priamo na mieste, aby sa umožnilo monitorovanie projektov (z operačného aj finančného hľadiska). Áno/Nie 3. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby koneční príjemcovia používali primeraný elektronický systém účtovníctva. Áno/Nie 4. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby koneční príjemcovia uplatňovali ustanovenia o viditeľnosti finančných príspevkov EÚ. Áno/Nie







3.7. Finančné riadenie projektu Stručný opis postupu [Opis zahŕňa zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y).] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Finančné transakcie budú schválené osobami na to riadne oprávnenými. Áno/Nie 2. Pred platbou/vymáhaním sa vykoná overenie zamerané na: — správnosť a regulárnosť žiadosti o platbu, so zreteľom na pravidlá oprávnenosti týkajúce sa fondu(-ov), — skutočné dodanie tovaru a/alebo služieb spolufinancovaných v rámci projektu, — správnosť, úplnosť a skutočné vyplatenie ostatných príspevkov poskytnutých z verejných alebo súkromných zdrojov, — zohľadňovanie výsledkov auditu. Áno/Nie 3. Vykoná sa overenie, ktorého cieľom bude dosiahnuť primerané záruky, pokiaľ ide o zákonnosť a správnosť uskutočnených transakcií. Áno/Nie 4. Počas programovacieho obdobia budú prebiehať dozorné kontroly, ktoré zabezpečia dodržiavanie zavedených finančných postupov. Áno/Nie 5. Overí sa komplementárnosť s ostatnými finančnými programami Spoločenstva, aby sa zabránilo dvojitému financovaniu. Áno/Nie







3.8. Nezrovnalosti, opravy a vymáhanie Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať zodpovedný orgán, poverený(-é) orgán(-y) a certifikačný orgán.] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Boli zavedené definície nezrovnalostí, ktoré sú v súlade s požiadavkami Spoločenstva. Áno/Nie 2. Boli zavedené mechanizmy, ktoré zabezpečujú včasné zistenie nezrovnalostí a bezodkladné prijatie nápravných opatrení. Áno/Nie 3. Boli zavedené postupy na zabezpečenie informovanosti Komisie o zistených nezrovnalostiach, prípade o akýchkoľvek nápravných opatreniach prijatých v súlade so záväzkami stanovenými v tomto rozhodnutí. Áno/Nie 4. Boli zavedené postupy na zabezpečenie riadneho následného postupu v súvislosti s vydanými príkazmi na vymáhanie pohľadávok a prípadne v súvislosti s úrokmi z omeškania. Áno/Nie 5. Ak nie je možné dosiahnuť inkaso príkazom na vymáhanie, zistia sa príčiny tejto situácie, aby sa posúdilo, či by členské štáty mali vrátiť finančné prostriedky naspäť do rozpočtu Spoločenstva. Áno/Nie







3.9. Príprava a vykonávanie audítorských misií Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať orgán auditu a zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y,) ako potenciálne subjekty auditu, a certifikačný orgán, ako príjemcu záverov.] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Audítorské postupy sú v súlade s medzinárodne uznávanými štandardmi. Áno/Nie 2. Na základe požiadaviek vymedzených v základnom akte bola pre audítorov vypracovaná príručka o vykonávaní auditu. Áno/Nie 3. Budú vykonané audity na overenie účinného fungovania systémov riadenia a kontroly. Áno/Nie 4. Kontroly oprávnenosti výdavkov budú založené na primeranej reprezentatívnej vzorke, ktorá bude pokrývať minimálne 10 % oprávnených výdavkov. Áno/Nie 5. Overenie oprávnenosti výdavkov bude zamerané minimálne na dodržiavanie, účinnosť a efektívnosť týchto prvkov: výberový postup, ciele projektu, reálnosť dosiahnutých výsledkov, oprávnenosť výdavkov, platné podporné dokumenty týkajúce sa výdavkov, vnútroštátne spolufinancovanie, audit trail. Áno/Nie 6. Pravidelne sa budú prijímať opatrenia nadväzujúce na predchádzajúce odporúčania. Áno/Nie 7. Projekty realizované zodpovedným orgánom budú predmetom podrobného preskúmania. Áno/Nie







3.10. Správa o audite ročných programov a súvisiace vyhlásenia Stručný opis postupu [Opis má zahŕňať orgán auditu.] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Pre každý ročný program boli stanovené postupy na zjednotenie záverov auditu systémov a auditu projektov. Áno/Nie 2. Budú vykonané kontroly na posúdenie platnosti žiadostí o platbu. Áno/Nie 3. V prípade systémových chýb alebo chýb, ktoré presahujú prah závažnosti, sa pristúpi k ďalšiemu preskúmaniu. Áno/Nie 4. Správa a súvisiace vyhlásenia budú schválené osobou na to riadne oprávnenou. Áno/Nie







3.11. Certifikácia výdavkov Stručný opis postupu [Opis zahŕňa predovšetkým certifikačný orgán, ale aj zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y).] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Boli zavedené postupy, ktoré zabezpečujú, aby zodpovedný orgán poskytoval informácie potrebné na účely certifikácie. Áno/Nie 2. Boli zavedené postupy, ktoré zabezpečujú, aby zodpovedný orgán predložil správu o audite každého ročného programu a súvisiace vyhlásenia. Áno/Nie 3. Boli zavedené postupy, ktoré zabezpečujú, aby sa v konečnom výkaze výdavkov zohľadnili vrátené finančné prostriedky a aby sa pokračovalo v prebiehajúcich súdnych konaniach alebo správnych odvolacích konaniach s odkladným účinkom, ktoré sa týkajú vymáhania finančných prostriedkov. Áno/Nie 4. Vykonajú sa overenia s cieľom zabezpečiť správnosť a úplnosť výkazu výdavkov (najmä pokiaľ ide o úroky vytvorené predbežným financovaním poskytnutým Komisiou a ich skutočné využitie ako národného príspevku). Áno/Nie 5. Metódy prepočtu národnej meny na eurá sú v súlade s pravidlami stanovenými Komisiou. Áno/Nie







3.12. Hodnotenie programu Stručný opis postupu [Opis zahŕňa zodpovedný orgán a poverený(-é) orgán(-y).] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Usmernenia Komisie k metódam hodnotenia sú rozširované v maximálne možnej miere a sprístupnené všetkým potenciálnym konečným príjemcom a ostatným zainteresovaným stranám. Áno/Nie 2. Hlavné operačné a finančné ukazovatele, ktoré koneční príjemcovia poskytli na meranie výsledkov projektu, budú zaznamenané. Áno/Nie 3. Zodpovedný orgán a/alebo poverené orgány zabezpečia, aby boli poskytnuté ukazovatele vhodné na meranie výsledkov jednotlivých projektov. Áno/Nie 4. Boli zavedené postupy, ktoré zabezpečujú, aby sa potrebné hodnotenie vykonalo v súlade so základným aktom. Áno/Nie

4. SPRÁVA ÚDAJOV







4. 4.1. Zdokumentovanie postupov Stručný opis postupu [Opis zahŕňa všetky orgány.] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Orgány zabezpečia, aby boli zavedené postupy podľa článku 7 tohto rozhodnutia v súlade s vnútroštátnymi právnymi predpismi a s právnymi predpismi Spoločenstva (napr. verejné obstarávanie, účtovné pravidlá atď.). Áno/Nie 2. Postupy sú schvaľované osobou na to riadne oprávnenou Áno/Nie 3. Zavedené postupy obsahujú jasné pokyny pre všetky hlavné činnosti a objasňujú proces rozhodovania týkajúci sa plnenia úloh. Áno/Nie 4. Boli zavedené opatrenia, ktoré zabezpečujú, aby boli všetci zainteresovaní zamestnanci informovaní o zavedených postupoch. Áno/Nie 5. V prípade potreby je medzi postupy zahrnuté aj používanie kontrolných zoznamov sumarizujúcich hlavné typy kontrol, ktoré sa majú vykonať. Áno/Nie 6. Boli zavedené opatrenia na zabezpečenie ochrany osobných údajov. Áno/Nie







4.2. Účtovníctvo a účtovné záznamy Stručný opis postupu [Opis zahŕňa zodpovedný orgán, poverený(-é) orgán(-y) a certifikačný orgán.] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Boli zavedené postupy na zabezpečenie úplnosti, spoľahlivosti a správnosti účtovných záznamov. Účtovný systém umožní najmä: — úplne odsledovať zdroje Spoločenstva na úrovni konečných príjemcov a projektov, — zistiť akékoľvek úroky vytvorené predbežným financovaním poskytnutým Komisiou, — zistiť vydané príkazy na vymáhanie pohľadávok a prípadne aj, či sa nimi dosiahlo inkaso. Áno/Nie 2. Systém účtovníctva a finančného výkazníctva je v súlade s vnútroštátnymi právnymi predpismi o ochrane údajov. Áno/Nie 3. Použije sa elektronický systém účtovníctva a finančného výkazníctva. Áno/Nie 4. Existuje zálohový systém, ktorý v prípade potreby zabezpečí kontinuitu operácií. Áno/Nie 5. Metódy prepočtu národnej meny na eurá sú v súlade s pravidlami stanovenými Komisiou. Áno/Nie







4.3. Podávanie správ Komisii Stručný opis postupu [Opis zahŕňa všetky orgány.] Hlavné ciele Dosiahnuté? Poznámky 1. Bola stanovená povinnosť predkladania správ a zistený vplyv tejto povinnosti na zdroje. Áno/Nie 2. Zavedené postupy umožňujú povereným orgánom podávať dôkladné, včasné a úplné informácie. Áno/Nie 3. Správy sú schvaľované osobou na to riadne oprávnenou. Áno/Nie







4.4. Audit trail Stručný opis postupu [Opis zahŕňa všetky orgány.] Kde sa uchovávajú tieto dokumenty? Zodpovedný subjekt/oddelenie Obdobie uchovávania? Opis systémov riadenia a kontroly vrátane príručky(-čiek) postupov Stratégia auditu Národný viacročný program a jeho prípadné revízie Národné ročné programy a jeho prípadné revízie Rozhodnutia Európskej komisie o viacročných a ročných programoch Výzvy na predloženie návrhov/výzvy na predloženie ponúk Podklady k žiadosti/zmluve Administratívna, technická a finančná analýza predložených návrhov/ponúk (hodnotiace schémy) a správy komisie na hodnotenie návrhov/ponúk Rozhodnutia o poskytnutí financovania alebo o jeho zamietnutí Dohody o financovaní projektu Rozhodnutia o viazaní finančných prostriedkov pre jednotlivé projekty Správy o pokroku a záverečné správy predložené príjemcami finančných prostriedkov Správy o financovaní a žiadosti o platbu predložené v súvislosti s financovaným projektom Podporné dokumenty týkajúce sa výdavkov a príjmov v rámci financovaného projektu Povolenie vykonať úhradu/vymáhať finančné prostriedky (doklad o vykonaných overeniach) Platobné príkazy/príkazy na vymáhanie Doklad o úhrade/vymáhaní finančných prostriedkov Dokumentácia týkajúca sa metodiky výberu vzorky na účely auditu Správy o audite jednotlivých projektov Správy o audite systémov riadenia a kontroly na vnútroštátnej úrovni Správy o audite ročných programov Stanovisko audítora k systémom riadenia a kontroly Vyhlásenie audítora k platnosti žiadostí o platbu Žiadosti o platbu zaslané Európskej komisii Certifikácia výdavkov zaslaná Európskej komisii Správy o pokroku zaslané Európskej komisii Záverečné správy o plnení zaslané Európskej komisii Doklad o platbe z Európskej komisie Hodnotiace správy zaslané Európskej komisii

5. SCHVÁLENIE OPISU SYSTÉMOV RIADENIA A KONTROLY







5.Orgán Vyhlásenie Dátum a podpis Zodpovedný orgán Osvedčujem, že identifikačné údaje zodpovedného orgánu a údaje o jeho systémoch vnútornej kontroly sú správne a úplné. Názov: Funkcia: Dátum: podpis Certifikačný orgán Osvedčujem, že identifikačné údaje certifikačného orgánu a údaje o jeho systémoch vnútornej kontroly sú správne a úplné. Názov: Funkcia: Dátum: podpis Orgán auditu Osvedčujem, že identifikačné údaje orgánu auditu a údaje o jeho systémoch vnútornej kontroly sú správne a úplné, a potvrdzujem, že uvedený opis poskytuje spoľahlivý obraz o všetkých systémoch riadenia a kontroly Názov: Funkcia: Dátum: podpis









PRÍLOHA II

VZOR VIACROČNÉHO PROGRAMU

 Prvotná verzia

 Verzia zrevidovaná (číslo, dátum vo formáte dd/mm/rok) po porade s Komisiou

 Verzia zrevidovaná na základe hodnotenia a/alebo problémov pri plnení

 Verzia zrevidovaná po revízii strategických usmernení

ČLENSKÝ ŠTÁT: FOND: ZODPOVEDNÝ ORGÁN: PRÍSLUŠNÉ OBDOBIE:

1. SITUÁCIA V ČLENSKOM ŠTÁTE

Opis východiskovej situácie členského štátu v oblasti politiky, na ktorú sa vzťahujú ciele fondu

1.1. Vnútroštátna situácia a migračné toky, ktoré ju ovplyvňujú

1.2. Opatrenia, ktoré členský štát doteraz prijal

1.3. Celkové výška pridelených vnútroštátnych zdrojov

2. ANALÝZA POTRIEB V ČLENSKOM ŠTÁTE

2.1. Potreby v členskom štáte vzhľadom na východiskovú situáciu

2.2. Operačné ciele členského štátu zamerané na splnenie týchto potrieb

3. STRATÉGIA DOSIAHNUTIA CIEĽOV

Opis, ako fond prispieva k splneniu týchto potrieb, ktoré priority boli zvolené a zdôvodnenie tejto voľby

3.1. Priorita 1

3.2. Priorita 2

3.3. atď. Podrobné informácie o zvolených prioritách a) Ciele stratégie a príklady kľúčových akcií b) Opis príslušných cieľov a použitých ukazovateľov c) V prípade potreby údaj o tom, ktoré kľúčové akcie vedú k dosiahnutiu osobitných priorít v rámci zvolenej priority

4. ZLUČITEĽNOSŤ S OSTATNÝMI NÁSTROJMI

Údaj o tom, ako je táto stratégia zlučiteľná s ostatnými regionálnymi nástrojmi, vnútroštátnymi nástrojmi a nástrojmi Spoločenstva

4.1. Priorita 1

4.2. Priorita 2

4.3. atď.

5. RÁMEC PRE IMPLEMENTÁCIU STRATÉGIE

5.1. Zverejnenie programu

5.2. Prístup zvolený na uplatnenie zásady partnerstva

6. ORIENTAČNÝ PLÁN FINANCOVANIA

6.1 Príspevok Spoločenstva

6.1.1. Tabuľka



Viacročný program - návrh plánu financovania Tabuľka 1 Príspevok Spoločenstva Členský štát: […] Fond: […] (v tis. EUR – v bežných cenách) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Spolu Priorita 1: […] 0 Priorita 2: […] 0 Priorita 3: […] 0 Priorita … […] 0 Technická pomoc 0 Spolu 0 0 0 0 0 0 0 0

6.1.2. Poznámky k číselným údajom/trendom

6.2. Celkový plán financovania

6.2.1. Tabuľka



Viacročný program - návrh plánu financovania Tabuľka 2 Celkový plán financovania Členský štát: […] Fond: […] (v tis. EUR – v bežných cenách) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Spolu Príspevok Spoločenstva Spolufinancovanie z verejných zdrojov Spolufinancovanie zo súkromných zdrojov Spolu 0 0 0 0 0 0 0 0 Príspevok Spoločenstva v % % % % % % % % %

6.2.2. Poznámky k číselným údajom/trendom [podpis zodpovednej osoby]









PRÍLOHA III

VZOR ROČNÉHO PROGRAMU

 Prvotná verzia

 Verzia zrevidovaná (číslo, dátum vo formáte dd/mm/rok) po porade s Komisiou

 Verzia zrevidovaná z iných dôvodov

ČLENSKÝ ŠTÁT: FOND: ZODPOVEDNÝ ORGÁN: PRÍSLUŠNÝ ROK:

1. VŠEOBECNÉ PRAVIDLÁ PRE VÝBER PROJEKTOV, KTORÉ SA MAJÚ FINANCOVAŤ V RÁMCI PROGRAMU

▼M3 —————

▼B

3. AKCIE, KTORÉ MAJÚ BYŤ Z PROGRAMU PODPOROVANÉ V RÁMCI VYBRANÝCH PRIORÍT

3.1. Akcie na realizáciu priority 1

3.2. Akcie na realizáciu priority 2

3.3. atď.

Pri uvádzaní akcií v rámci bodu 3.1 a ďalších, použite v prípade potreby, rozpis podľa kategórií akcií uvedených v základnom akte.

Náležitosti akcie, ktoré treba uviesť pri opise každej akcie v rámci bodov 3.1 a ďalších:

1. Účel a rozsah akcie 2. Očakávaní príjemcovia grantu 3. V prípade potreby odôvodnenie realizácie projektov priamo zodpovedným orgánom, ktorý pôsobí ako výkonný orgán 4. Očakávané merateľné výsledky a ukazovatele, ktoré sa majú použiť 5. Viditeľnosť finančných príspevkov ES 6. V prípade potreby komplementárnosť s podobnými akciami financovanými z iných nástrojov ES 7. Finančné údaje

4. TECHNICKÁ POMOC

4.1. Účel technickej pomoci

▼M3 —————

▼B

4.3. Viditeľnosť finančných príspevkov ES

5. NÁVRH PLÁNU FINANCOVANIA







Ročný program - návrh plánu financovania Tabuľka 1 Prehľad Členský štát: […] Príslušný ročný program: […] Fond: […] Ref. priorita Ref. osobitná priorita (1) Príspevok Spoločenstva Prostriedky pridelené z verejných zdrojov Prostriedky pridelené zo súkromných zdrojov Spolu Príspevok ES v % Podiel na celkovej sume (všetky údaje v EUR) (a) (b) (c) (d = a + b + c) (e = a/d) (d/d spolu) Akcia 1: […] 0 Akcia 2: […] 0 Akcia 3: […] 0 Akcia 4: […] 0 Akcia 5: […] 0 Akcia: […] 0 Akcia N: […] 0 Technická pomoc 0 Iné činnosti (2) 0 SPOLU 0 0 0 0 % 100 % (1) Uveďte v prípade potreby. (2) Uveďte v prípade potreby.

[podpis zodpovednej osoby]









PRÍLOHA IV

VZOR SPRÁVY O POKROKU O PLNENÍ ROČNÉHO PROGRAMU

ČLENSKÝ ŠTÁT: FOND: ZODPOVEDNÝ ORGÁN: PRÍSLUŠNÝ ROK:

A. Technická správa

1. OPERATÍVNE PLNENIE

1.1. Harmonogram plnenia programu

▼M3

1.2. Opis postupu, ktorý sa týka výberu projektov (na úrovni zodpovedného/povereného orgánu alebo pridružených subjektov) a jeho výsledky

▼B

1.3. Pokrok pri realizácii akcií programu v rámci zvolených priorít

1.3.1. Akcie na realizáciu priority 1

1.3.2. Akcie na realizáciu priority 2

atď.

1.4. Využívanie technickej pomoci

1.5. Zistené problémy a prijaté opatrenia

2. FINANČNÉ PLNENIE







Správa o pokroku pri plnení ročného programu Tabuľka 1 Finančná správa Členský štát: […] Príslušný ročný program: […] Stav k: [deň/mesiac/rok] Platba(-y) predbežného financovania prijatá(-é) z ES: [suma] (všetky údaje v EUR) Ref. priorita Ref. osobitná priorita (1) Plánované členskými štátmi Viazané na úrovni členských štátov Príspevok ES vyplatený členským štátom konečným príjemcom Celkové ►M3 oprávnené ◄ náklady, ktoré konečným príjemcom vznikli k uvedenému dátumu Celkové plánované náklady Príspevok ES Príspevok ES v % Celkové oprávnené náklady Príspevok ES Príspevok ES v % (a) (b) (c = b/a) (d) (e) (f = e/d) Akcia 1: […] Akcia 2: […] Akcia 3: […] Akcia 4: […] Akcia 5: […] Akcia N: […] Technická pomoc Iné činnosti (2) Spolu 0 0 0 0 0 0 0 0 ↓ ↓ Bolo prijatých viac ako 60 % z platby(-ieb) predbežného financovania? Áno/Nie Áno/Nie (1) Uveďte v prípade potreby. (2) Uveďte v prípade potreby.

3. OZNAMOVANIE NEZROVNALOSTÍ







Ide o oznámenie nových nezrovnalostí (1)? Nie Áno (ak áno, vyplňte tabuľku 2) Správa o pokroku pri plnení ročného programu Tabuľka 2 Prvá správa o nezrovnalosti Členský štát: […] Stav k: [deň/mesiac/rok] Fond: […] Ref. číslo Ročný program Projekt Porušené ustanovenie Typ nezrovnalosti Dátum/zdroj prvej informácie Spôsob zistenia Možnosť podvodu áno/nie Príslušná suma v EUR (príspevok Spoločenstva) (1) Od odoslania poslednej správy o pokroku/záverečnej správy Komisii.







Boli vykonané následné opatrenia po predchádzajúcich nezrovnalostiach? Nie Áno (ak áno, vyplňte tabuľku 3) Správa o pokroku pri plnení ročného programu Tabuľka 3 Podávanie správ o následných opatreniach po zistení nezrovnalostí Členský štát: […] Stav k: [deň/mesiac/rok] Fond: […] Ref. číslo Ročný program Projekt Porušené ustanovenie Príslušná suma (príspevok ES v EUR) Následné opatrenia Príkaz na vymáhanie (sumy v EUR) Zrušenie príspevku ES Vydaný Uhradený Úroky z omeškania Upustené od vymáhania

B. Žiadosť o druhú platbu predbežného financovania

Ja, podpísaný [meno zodpovednej osoby veľkými písmenami],

ako zástupca orgánu zodpovedného za riadenie a implementáciu [názov fondu] týmto žiadam o druhú platbu predbežného financovania v tejto výške:







EUR (1) (1) Celková suma požadovaná na doplnenie prvej platby predbežného financovania.

[suma zaokrúhlená na dve desatinné miesta]

Táto žiadosť o platbu je prijateľná z týchto dôvodov:

a) správa o pokroku pri plnení ročného programu bola predložená Komisii alebo tvorí prílohu k tejto žiadosti;

b) certifikovaný výkaz výdavkov dokladujúci minimálne 60 % prvej platby predbežného financovania bol predložený Komisii alebo tvorí prílohu k tejto žiadosti;

c) ročný program sa realizoval v súlade so zásadou riadneho finančného hospodárenia a existujú primerané záruky, pokiaľ ide o zákonnosť a správnosť uskutočnených transakcií;

d) Komisia nevydala žiadne odôvodnené stanovisko k nesplneniu si povinnosti v zmysle článku 226 Zmluvy o ES, pokiaľ ide o akcie, na ktoré sú v žiadosti o platbu deklarované výdavky.

Komisia by mala platbu poskytnúť:







Orgán zodpovedný za prijímanie platieb Banka Bankový účet č. Majiteľ účtu (ak ním nie je orgán zodpovedný za prijímanie platieb)







Dátum: Meno veľkými písmenami, pečiatka, funkcia a podpis zástupcu príslušného orgánu









PRÍLOHA V

VZOR ZÁVEREČNEJ SPRÁVY O PLNENÍ ROČNÉHO PROGRAMU

ČLENSKÝ ŠTÁT: FOND: ZODPOVEDNÝ ORGÁN: PRÍSLUŠNÝ ROK:

A. Technická správa

1. OPERATÍVNE PLNENIE

1.1. Harmonogram plnenia programu

▼M3

1.2. Aktualizácia správy o dosiahnutom pokroku, v ktorej sa opisuje organizácia výberu projektov (na úrovni zodpovedného/povereného orgánu alebo pridružených subjektov), a výsledky, ak je to vhodné

▼B

1.3. Dosiahnuté výsledky pri realizácii akcií programu v rámci zvolených priorít

1.3.1. Akcie na realizáciu priority 1

1.3.2. Akcie na realizáciu priority 2

1.3.3. atď.

Náležitosti akcie, ktoré treba uviesť pri opise každej akcie v rámci bodu 1.3 a ďalších: 1. Účel a rozsah akcie 2. Prípadné zmeny v porovnaní s programom schváleným Komisiou 3. Monitorovacie opatrenia počas implementácie a po jej ukončení 4. Skutočné výsledky 5. Zhodnotenie skutočných výsledkov v porovnaní s cieľmi a ukazovateľmi stanovenými v programe

1.4. Výsledky technickej pomoci

1.5. Problémy, ktoré sa vyskytli, a opatrenia prijaté na implementáciu programu

1.6. Postupy uplatnené v prípadoch, keď projekty realizoval priamo zodpovedný orgán, ktorý vystupoval ako výkonný orgán (ak sa takéto prípady vyskytli)

1.7. Súlad a komplementárnosť s inými nástrojmi

▼M3

1.8. Potvrdenie, že od poslednej revízie oznámenej Komisii… neboli vykonané žiadne zásadné zmeny systému riadenia a kontroly.

▼B

2. HODNOTENIE DOSIAHNUTÉHO POKROKU PRI PLNENÍ VIACROČNÉHO PROGRAMU

3. OPATRENIA PRIJATÉ NA POSKYTOVANIE INFORMÁCIÍ O PROGRAME

3.1. Opatrenia prijaté na propagáciu viacročného ( 20 ) a ročného programu

3.2. Uplatňovanie zásady viditeľnosti

▼M3

4. FINANČNÉ PLNENIE







Záverečná správa o plnení ročného programu Tabuľka 1 Podrobná finančná správa (všetky údaje v eurách) Plánované členskými štátmi (ako ročný program schválený Komisiou) Viazané na úrovni členských štátov Skutočné údaje akceptované zodpovedným orgánom (náklady, ktoré vznikli príjemcom a konečný príspevok z ES) Činnosti Projekty Ref. priorita Ref. osob. priorita (1) Celkové plánované náklady (a) Príspevok ES (b) % príspevku ES (c = b/a) Celkové oprávnené náklady (d) Príspevok ES (e) % príspevku ES (f = e/d) Celkové oprávnené náklady (g) Príspevok ES (h) % príspevku ES (i = h/g) Príspevky tretích strán (j) Príjmy vytvorené projektom (k) Suma, ktorú musí ZO zaplatiť/vrátiť RA (l) Akcia 1: […] projekt 1: […] projekt N: […] Akcia 1 spolu Akcia …: […] projekt 1: […] projekt N: […] Akcia spolu …: […] Akcia N: […] projekt 1: […] projekt N: […] Akcia N spolu Technická pomoc Iné operácie (1) SPOLU 0 0 0 % 0 0 0 % 0 0 0 % 0 (1) V prípade potreby.

▼B

4.1. ►M1 Zoznam všetkých prípadov vymáhania finančných prostriedkov neukončených šesť mesiacov po uplynutí lehoty pre oprávnenosť výdavkov. ◄



Záverečná správa o plnení ročného programu Tabuľka 2 Zoznam neukončených príkazov na vymáhanie Členský štát: […] Fond: […] Stav k: [deň/mesiac/rok] Ref. číslo Ročný program Projekt Celková vymáhaná suma Príspevok ES, ktorý sa má vymôcť Odpočítané od príslušnej finančnej správy áno/nie Dôvody vymáhania

4.2. Zoznam príkazov na vymáhanie finančných prostriedkov, ktoré neboli zahrnuté do finančných správ o predchádzajúcich ročných programoch (ak sa vyskytli)



Záverečná správa o plnení ročného programu Tabuľka 3 Zoznam príkazov na vymáhanie, ktoré zatiaľ neboli odpočítané od predchádzajúcich výkazov výdavkov Členský štát: […] Fond: […] Stav k: [deň/mesiac/rok] Ref. číslo Ročný program Projekt Celková suma vrátená vymáhaním Príspevok ES vrátený vymáhaním Dátum vrátenia Dôvody vymáhania

5. OZNAMOVANIE NEZROVNALOSTÍ







Ide o oznámenie nových nezrovnalostí (1)? Nie Áno (ak áno, vyplňte tabuľku 4) Záverečná správa o plnení ročného programu Tabuľka 4 Prvá správa o nezrovnalosti Členský štát: […] Stav k: [deň/mesiac/rok] Fond: […] Ref. číslo Ročný program Projekt Porušené ustanovenie Typ nezrovnalosti Dátum/zdroj prvej informácie Spôsob zistenia Možnosť podvodu áno/nie Príslušná suma v EUR (príspevok Spoločenstva) (1) Od odoslania poslednej správy o pokroku/záverečnej správy Komisii.







Boli vykonané následné opatrenia po predchádzajúcich nezrovnalostiach? Nie Áno (ak áno, vyplňte tabuľku 5) Záverečná správa o plnení ročného programu Tabuľka 5 Podávanie správ o následných opatreniach po zistení nezrovnalostí Členský štát: […] Stav k: [deň/mesiac/rok] Fond: […] Ref. číslo Ročný program Projekt Porušené ustanovenie Príslušná suma Následné opatrenia Príkaz na vymáhanie (sumy v EUR) Zrušenie príspevku ES (príspevok ES v EUR) Vydaný Uhradený Úroky z omeškania Upustené od vymáhania

▼M3

6. PRÍLOHY

Súlad oprávnených výdavkov na projekt a príjmov z projektu so zásadou neziskovosti a súhrnným opisom projektu.







Záverečná správa o plnení ročného programu Tabuľka 6 A Oprávnené výdavky na projekt a zdroje príjmov. Súlad so zásadou neziskovosti podľa bodu I.3.3 prílohy XI Oprávnené náklady Zdroje príjmov Priame náklady Nepriame náklady Celkové oprávnené náklady Príspevok z EÚ Príspevky tretích strán Príjmy vytvorené projektom Príjmy spolu (ako je stanovené v bode I.3.3 prílohy XI) (a) (b) (c = a + b) (e) (f) (g) (h = e + f + g) Referenčné číslo projektu Referenčné číslo projektu Referenčné číslo projektu atď. AKCIA 1 SPOLU Referenčné číslo projektu Referenčné číslo projektu Referenčné číslo projektu atď. AKCIA 2 SPOLU Referenčné číslo projektu Referenčné číslo projektu Referenčné číslo projektu atď. AKCIA N SPOLU TECHNICKÁ POMOC ROČNÝ PROGRAM SPOLU

▼B

B. Žiadosť o vyplatenie zostatku/Vyhlásenie o refundácii

Ja, podpísaný [meno zodpovednej osoby veľkými písmenami],

ako zástupca zodpovedného orgánu [názov fondu]

— žiadam o platbu v tejto výške: —



EUR (1) + (1) Celková suma požadovaná na doplnenie predbežného financovania. — [suma zaokrúhlená na dve desatinné miesta] — ALEBO

— vyhlasujem na refundáciu túto sumu: —



EUR (1) – (1) Celková suma, ktorá sa má refundovať po zúčtovaní predbežných platieb. — [suma zaokrúhlená na dve desatinné miesta]

Táto suma je rozdielom celkovej sumy predbežných platieb prijatých na tento ročný program a skutočných vykázaných výdavkov.

Táto žiadosť o platbu je prijateľná z týchto dôvodov:

a) Komisii bola predložená alebo je priložená záverečná správa o plnení ročného programu;

b) bol predložený alebo je priložený certifikovaný výkaz výdavkov;

c) boli predložené alebo sú priložené: výročná správa o audite, stanovisko k fungovaniu systémov riadenia a kontroly a vyhlásenie o platnosti žiadosti o platbu, ktoré pripravil orgán auditu;

d) všetky úroky vytvorené predbežným financovaním boli zaznamenané v ročnom programe ako vnútroštátny príspevok a boli zohľadnené vo výkaze výdavkov;

e) ročný program sa realizoval v súlade so zásadou riadneho finančného hospodárenia a existujú primerané záruky, pokiaľ ide o zákonnosť a správnosť uskutočnených transakcií;

f) Komisia nevydala žiadne odôvodnené stanovisko k nesplneniu si povinnosti v zmysle článku 226 Zmluvy o ES, pokiaľ ide o akcie, na ktoré sú v žiadosti o platbu deklarované výdavk