2001D0844 — SK — 01.07.2013 — 004.001

Tento dokument slúži čisto na potrebu dokumentácie a inštitúcie nenesú nijakú zodpovednosť za jeho obsah

►B ROZHODNUTIE KOMISIE z 29. novembra 2001, ktorým sa mení a dopĺňa jej rokovací poriadok (oznámené pod číslom dokumentu C(2001) 3031) (2001/844/ES, ESUO, Euratom) (Ú. v. ES L 317, 3.12.2001, p.1)

Zmenené a doplnené:









▼B

ROZHODNUTIE KOMISIE

z 29. novembra 2001,

ktorým sa mení a dopĺňa jej rokovací poriadok

(oznámené pod číslom dokumentu C(2001) 3031)

(2001/844/ES, ESUO, Euratom)







KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva, najmä na jej článok 218 ods. 2, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva uhlia a ocele, najmä na jej článok 16, so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu, najmä na jej článok 131, so zreteľom na Zmluvu o Európskej únii, najmä na jej článok 28 ods. 1 a článok 41 ods. 1, ROZHODLA TAKTO:







Článok 1

Ustanovenia Komisie o bezpečnosti, ktorých znenie je priložené k tomuto rozhodnutiu, sa týmto pripájajú k rokovaciemu poriadku Komisie ako príloha.

Článok 2

Toto rozhodnutie nadobúda účinnosť v deň jeho uverejnenia v Úradnom vestníku Európskych spoločenstiev.

Uplatňuje sa od 1. decembra 2001.









PRÍLOHA

USTANOVENIA KOMISIE O BEZPEČNOSTI

Keďže:

(1) Aby sa rozvíjali činnosti spoločenstva v oblastiach, ktoré vyžadujú určitý stupeň dôvernosti, je vhodné, aby sa zaviedol komplexný bezpečnostný systém platný pre Komisiu, ostatné orgány, inštitúcie, úrady a agentúry zriadené podľa alebo na základe Zmluvy o založení ES alebo Zmluvy o Európskej únii, členské štáty rovnako ako akéhokoľvek iného príjemcu utajovaných skutočností Európskej únie, ďalej len „utajované skutočnosti EÚ“.

(2) Aby sa zabezpečila účinnosť bezpečnostného systému takto vytvoreného, Komisia sprístupní utajované skutočnosti EÚ iba tým cudzím orgánom, ktoré ponúknu záruky, že prijali všetky opatrenia potrebné na uplatnenie pravidiel, ktoré sú prísne rovnocenné s týmito ustanoveniami.

(3) Tieto ustanovenia sa prijímajú bez toho, aby bolo dotknuté nariadenie č. 3 z 31. júla 1995, ktorým sa vykonáva článok 24 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu ( 1 ), nariadenie Rady (ES) č. 1588(90) z 11. júna 1990 o prenose údajov, ktoré podliehajú štatistickému utajovaniu, do Štatistického úradu Európskych spoločenstiev ( 2 ), a rozhodnutie Komisie C(95) 1510 konečné z 23. novembra 1995 o ochrane informačných systémov.

(4) Bezpečnostný systém Komisie je založený na zásadách, ktoré sú uvedené v rozhodnutí Rady 2001/264/ES z 19. marca 2001, ktorým sa prijímajú bezpečnostné predpisy Rady ( 3 ) s cieľom zabezpečiť hladké fungovanie procesov rozhodovania únie.

(5) Komisia podčiarkuje dôležitosť prípadného stotožnenia sa ostatných orgánov s pravidlami a normami dôvernosti, ktoré sú potrebné, aby sa zabezpečila ochrana záujmov únie a jej členských štátov.

(6) Komisia uznáva potrebu vytvoriť vlastnú koncepciu bezpečnosti, pričom zohľadňuje všetky prvky bezpečnosti a osobitný charakter Komisie ako orgánu.

(7) Tieto ustanovenia sa prijímajú bez toho, aby bol dotknutý článok 255 zmluvy a nariadenie (ES) č. 1049/2001 Európskeho parlamentu a Rady z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie ( 4 ).

▼M2

(8) Tieto ustanovenia sa nedotýkajú článku 286 zmluvy a nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov.

▼B

Článok 1

Bezpečnostné predpisy Komisie sú uvedené v prílohe.

Článok 2

1. Člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti prijme primerané opatrenia, aby zabezpečil, že úradníci a ostatní zamestnanci Komisie a pridelení zamestnanci Komisie budú pri narábaní s utajovanými skutočnosťami v rámci Komisie rovnako ako v rámci všetkých priestorov Komisie vrátane reprezentácií a úradov v únii a jej delegácií v tretích krajinách, a externí dodávatelia Komisie dodržiavať predpisy uvedené v článku 1.

▼M3

Ak zmluva alebo dohoda o poskytnutí grantu medzi Komisiou a externým dodávateľom alebo príjemcom predpokladá spracovanie utajovaných skutočností EÚ v priestoroch dodávateľa alebo príjemcu, primerané opatrenia, ktoré má uvedený externý dodávateľ alebo príjemca prijať na zabezpečenie dodržania pravidiel podľa článku 1 v prípade narábania s utajovanými skutočnosťami EÚ, tvoria neoddeliteľnú súčasť zmluvy alebo dohody o poskytnutí grantu.

▼B

2. Členské štáty, iné orgány, inštitúcie, úrady a agentúry zriadené podľa zmlúv alebo na ich základe sú oprávnené obdržať utajované skutočnosti pod podmienkou, že zabezpečia, aby sa pri narábaní s utajovanými skutočnosťami v rámci ich útvarov a priestorov dodržiavali predpisy rovnocenné s predpismi, ktoré sú uvedené v článku 1, najmä, aby ich dodržiavali:

a) členovia stálych reprezentácií členských štátov v Európskej únii rovnako ako členovia ich národných delegácií, ktorí sa zúčastňujú zasadnutí Komisie alebo jej orgánov, alebo ktorí sa zúčastňujú iných činností Komisie;

b) ostatní členovia národných správ členských štátov, ktoré narábajú s utajovanými skutočnosťami, bez ohľadu na to, či pôsobia na území členského štátu alebo v zahraničí;

c) externí dodávatelia a pridelení zamestnanci, ktorí narábajú s utajovanými skutočnosťami EÚ.

Článok 3

Tretie štáty, organizácie a iné orgány môžu obdržať utajované skutočnosti pod podmienkou, že zabezpečia, aby sa pri narábaní s takýmito utajovanými skutočnosťami dodržiavali predpisy, ktoré sú rovnocenné s predpismi uvedenými v článku 1.

Článok 4

Pri dodržaní základných zásad a minimálnych noriem bezpečnosti uvedených v prvej časti tejto prílohy môže člen Komisie, ktorý je zodpovedný za bezpečnostné záležitosti prijať opatrenia v súlade s druhou časťou tejto prílohy.

Článok 5

Tieto ustanovenie odo dňa ich uplatňovania nahrádzajú:

a) rozhodnutie Komisie C(94) 3282 z 30. novembra 1994 o bezpečnostných opatreniach vzťahujúcich sa na utajované skutočnosti, ktoré vzniknú alebo sa prenášajú v súvislosti s činnosťami Európskej únie;

b) rozhodnutie Komisie C(99) 423 z 25. februára 1999, ktoré sa týka postupov, na základe ktorých majú úradníci a iní zamestnanci Európskej Komisie povolený prístup k utajovaným skutočnostiam, ktoré má Komisia k dispozícii.

Článok 6

Od dátumu uplatňovania týchto ustanovení všetky utajované skutočnosti, ktoré má Komisia k dispozícii k tomuto dátumu s výnimkou utajovaných skutočností Euratom:

a) ak ich vytvorila Komisia, sa automaticky považujú za prekvalifikované na VYHRADENÉ SKUTOČNOSTI EÚ, pokiaľ ich pôvodca do 31. januára 2002 nerozhodne, že sa im pridelí iné utajenie. V takomto prípade pôvodca musí informovať všetkých adresátov príslušného dokumentu;

b) ak ich vytvorili pôvodcovia mimo Komisie, ponechajú si svoje pôvodné utajenie, a preto sa budú považovať za utajované skutočnosti EÚ rovnocenného stupňa, pokiaľ pôvodca nebude súhlasiť so zrušením stupňa utajenia alebo pridelením nižšieho stupňa utajenia.









PRÍLOHA

BEZPEČNOSTNÉ PREDPISY

Obsah PRVÁ I: ZÁKLADNÉ ZÁSADY A MINIMÁLNE BEZPEČNOSTNÉ NORMY 1. ÚVOD 2. VŠEOBECNÉ ZÁSADY 3. ZÁKLADY BEZPEČNOSTI 4. ZÁSADY INFORMAČNEJ BEZPEČNOSTI 4.1. Ciele 4.2. Vymedzenie pojmov 4.3. Utajovanie 4.4. Ciele bezpečnostných opatrení 5. ORGANIZÁCIA BEZPEČNOSTI 5.1 ORGANIZÁCIA BEZPEČNOSTI 5.2. Organizácia 6. PERSONÁLNA BEZPEČNOSŤ 6.1. Bezpečnostné previerky personálu 6.2. Záznamy o bezpečnostných previerkach personálu 6.3. Bezpečnostné pokyny pre personál 6.4. Zodpovednosti riadenia 6.5. Bezpečnostné postavenie personálu 7. FYZICKÁ BEZPEČNOSŤ 7.1. Potreba ochrany 7.2. Kontrolovanie 7.3. Bezpečnosť budov 7.4. Havarijné plány 8. BEZPEČNOSŤ UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ 9. BOJ PROTI SABOTÁŽI A KONTROLA INÝCH FORIEM ZLOMYSEĽNÝCH ŠKÔD 10. POSKYTNUTIE UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ TRETÍM ŠTÁTOM ALEBO MEDZINÁRODNÝM ORGANIZÁCIÁM ČASŤ II: ORGANIZÁCIA BEZPEČNOSTI V KOMISII 11. ČLEN KOMISIE ZODPOVEDNÝ ZA BEZPEČNOSTNÉ ZÁLEŽITOSTI 12. PORADNÁ SKUPINA KOMISIE PRE BEZPEČNOSTNÚ POLITIKU 13. BEZPEČNOSTNÁ RADA KOMISIE 14. ►M2 RIADITEL’STVO KOMISIE PRE BEZPEČNOSŤ ◄ 15. BEZPEČNOSTNÉ INŠPEKCIE 16. UTAJOVANIE, VYMEDZENIE UTAJENIA A OZNAČOVANIE 16.1. Stupne utajenia 16.2. Bezpečnostné vymedzenie utajenia 16.3. Označovanie 16.4. Uvedenie utajenia 16.5. Uvedenie bezpečnostného vymedzenia utajenia 17. RIADENIE UTAJOVANIA 17.1. Všeobecne 17.2. Uplatňovanie utajovania 17.3. Zníženie stupňa utajenia a zrušenie stupňa utajenia 18. FYZICKÁ BEZPEČNOSŤ 18.1. Všeobecne 18.2. Bezpečnostné požiadavky 18.3. Fyzické bezpečnostné opatrenia 18.3.1. Bezpečnostné oblasti 18.3.2. Administratívny priestor 18.3.3. Vstupné a výstupné kontroly 18.3.4. Strážne obhliadky 18.3.5. Bezpečnostné schránky a zabezpečené miestnosti 18.3.6. Zámky 18.3.7. Kontrola kľúčov a kombinácií 18.3.8. Poplašné detekčné zariadenia 18.3.9. Schválené zariadenie 18.3.10. Fyzická ochrana kopírovacích a faxových prístrojov 18.4. Ochrana proti neoprávnenému nazeraniu a odpočúvaniu 18.4.1. Neoprávnené nazeranie 18.4.2. Odpočúvanie 18.4.3. Zavedenie elektronického a záznamového zariadenia 18.5. Technicky bezpečné oblasti 19. VŠEOBECNÉ PRAVIDLÁ ZÁSADY „POTREBA POZNAŤ“ A BEZPEČNOSTNÉ PREVIERKY PERSONÁLU EÚ 19.1. Všeobecne 19.2. Osobitné pravidlá o prístupe k utajovaným skutočnostiam ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 19.3. Osobitné pravidlá o prístupe k utajovaným skutočnostiam ►M1 SECRET UE ◄ a utajovaným skutočnostiam ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ 19.4. Osobitné pravidlá o prístupe k utajovaným skutočnostiam ►M1 RESTREINT UE ◄ 19.5. Presuny 19.6. Osobitné pokyny 20. POSTUP BEZPEČNOSTNÝCH PREVIEROK PRE ÚRADNÍKOV KOMISIE A OSTATNÝCH ZAMESTNANCOV 21. PRÍPRAVA, DISTRIBÚCIA, ROZŠIROVANIE, BEZPEČNOSŤ KURIÉRSKEHO PERSONÁLU A ZVLÁŠTNE KÓPIE ALEBO PREKLADY A VÝPISY Z UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ 21.1. Príprava 21.2. Distribúcia 21.3. Prenášanie utajovaných dokumentov EÚ 21.3.1. Balenie, príjem 21.3.2. Prenášanie v rámci budovy alebo skupiny budov 21.3.3. Prenášanie v rámci krajiny 21.3.4. Prenášanie zo štátu do štátu 21.3.5. Prenášanie dokumentov EÚ vyhradené 21.4. Bezpečnosť kuriérov 21.5. Elektronické a iné prostriedky technického prenosu 21.6. Zvláštne kópie a preklady výpisov a výpisy z utajovaných dokumentov EÚ 22. REGISTRE UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ, PREHLIADKY, KONTROLY, ARCHÍVNE SKLADOVANIE A LIKVIDÁCIA UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ 22.1. Miestne registre utajovaných skutočností EÚ 22.2. Register utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.1. Všeobecne 22.2.2. Centrálny register utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.3. Vedľajšie registre utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.3. Súpisy, prehliadky a kontroly utajovaných dokumentov EÚ 22.4. Archívne skladovanie utajovaných dokumentov EÚ 22.5. Likvidácia utajovaných dokumentov EÚ 22.6. Likvidácia v naliehavých situáciách 23. BEZPEČNOSTNÉ OPATRENIA PRE OSOBITNÉ ZASADNUTIA, KTORÉ SA KONAJÚ MIMO PRIESTOROV KOMISIE A ZAHŔŇAJÚ UTAJOVANÉ SKUTOČNOSTI EÚ 23.1. Všeobecne 23.2. Právomoci 23.2.1. ►M2 Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ 23.2.2. Bezpečnostný úradník zasadnutia (MSO) 23.3. Bezpečnostné opatrenia 23.3.1. Bezpečnostné oblasti 23.3.2. Priepustky 23.3.3. Kontrola fotografického a audio zariadenia 23.3.4. Kontrola aktoviek, prenosných počítačov a balíkov 23.3.5. Technická bezpečnosť 23.3.6. Dokumenty delegácií 23.3.7. Bezpečná úschova dokumentov 23.3.8. Inšpekcia kancelárií 23.3.9. Likvidácia odpadu utajovaných skutočností EÚ 24. PORUŠENIE BEZPEČNOSTI A OHROZENIE UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ 24.1. Vymedzenie pojmov 24.2. Hlásenie porušenia bezpečnosti 24.3. Právne opatrenia 25. OCHRANA UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ, S KTORÝMI SA NARÁBA V INFORMAČNEJ TECHNOLÓGII A KOMUNIKAČNÝCH SYSTÉMOCH 25.1. Úvod 25.1.1. Všeobecne 25.1.2. Hrozby a zraniteľnosť systémov 25.1.3. Hlavný účel bezpečnostných opatrení 25.1.4. Vyhlásenie o osobitnej systémovej bezpečnostnej požiadavke (OSBP) 25.1.5. Bezpečnostné režimy prevádzky 25.2. Vymedzenie pojmov 25.3. Bezpečnostné právomoci 25.3.1. Všeobecne 25.3.2. Bezpečnostný akreditačný úrad (BAÚ) 25.3.3. Úrad INFOBEZ (IÚ) 25.3.4. Vlastník technických systémov (VTS) 25.3.5. Vlastník utajovaných skutočností (VUS) 25.3.6. Užívatelia 25.3.7. Odborné vzdelávanie INFOBEZ 25.4. Iné ako technické bezpečnostné opatrenia 25.4.1. Personálna bezpečnosť 25.4.2. Fyzická bezpečnosť 25.4.3. Kontrola prístupu k systému 25.5. Technické bezpečnostné opatrenia 25.5.1. Bezpečnosť utajovaných skutočností 25.5.2. Kontrola a zodpovednosť za utajované skutočnosti 25.5.3. Manipulácia a kontrola odstrániteľných počítačových úložných médií 25.5.4. Zrušenie stupňa utajenia a likvidácia počítačových úložných médií 25.5.5. Komunikačná bezpečnosť 25.5.6. Inštalačná a radiačná bezpečnosť 25.6. Bezpečnosť počas manipulácie 25.6.1. Bezpečnostné prevádzkové postupy 25.6.2. Riadenie softwarovej ochrany/konfigurácie 25.6.3. Kontrola prítomnosti škodného softwaru/počítačových vírusov 25.6.4. Údržba 25.7. Verejné obstarávanie 25.7.1. Všeobecne 25.7.2. Akreditácia 25.7.3. Vyhodnotenie a certifikácia 25.7.4. Bežná kontrola bezpečnostných funkcií pre neustálu akreditáciu 25.8. Dočasné alebo príležitostné použitie 25.8.1. Bezpečnosť mikropočítačov/osobných počítačov 25.8.2. Použitie súkromného informačného systému pre oficiálnu prácu Komisie 25.8.3. Použitie informačnej technológie vo vlastníctve dodávateľov alebo technológie národne dodávanej pre oficiálnu prácu Komisie 26. POSKYTNUTIE UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ TRETÍM ŠTÁTOM ALEBO MEDZINÁRODNÝM ORGANIZÁCIÁM 26.1.1. Zásady, ktorými sa riadi poskytovanie utajovaných skutočností EÚ 26.1.2. Úrovne 26.1.3. Dohody o bezpečnosti DODATOK 1: Porovnanie národných stupňov bezpečnostného utajenia DODATOK 2: Praktický návod na utajovanie DODATOK 3: Usmernenia o poskytovaní utajovaných skutočností EÚ tretím štátom alebo medzinárodným organizáciám: Úroveň spolupráce 1 DODATOK 4: Usmernenia o poskytovaní utajovaných skutočností EÚ tretím štátom alebo medzinárodným organizáciám: Úroveň spolupráce 2 DODATOK 5: Usmernenia o poskytovaní utajovaných skutočností EÚ tretím štátom alebo medzinárodným organizáciám: Úroveň spolupráce 3 DODATOK 6: Zoznam skratiek

PRVÁ I: ZÁKLADNÉ ZÁSADY A MINIMÁLNE BEZPEČNOSTNÉ NORMY

1. ÚVOD

Tieto ustanovenia určujú základné zásady a minimálne bezpečnostné normy, ktoré Komisia musí primeraným spôsobom rešpektovať na všetkých úrovniach zamestnania, rovnako ako všetci príjemcovia utajovaných skutočnosti EÚ (USEÚ) tak, aby sa zaručila bezpečnosť a všetci zainteresovaní si mohli byť istí, že je zabezpečená spoločná norma ochrany.

2. VŠEOBECNÉ ZÁSADY

Bezpečnostná politika Komisie tvorí jednotnú časť jej všeobecnej vnútornej politiky riadenia, a preto vychádza zo zásad určujúcich jej všeobecnú politiku.

Tieto zásady zahŕňajú zákonnosť, transparentnosť, zodpovednosť a subsidiaritu (proporcionalitu).

Zákonnosť predstavuje potrebu zostať striktne v právnom rámci pri vykonávaní bezpečnostných funkcií a potrebu byť v súlade s právnymi požiadavkami. Znamená to tiež, že zodpovednosti v oblasti bezpečnosti musia vychádzať z náležitých právnych ustanovení. Ustanovenia v personálnom poriadku sa plne uplatňujú, najmä jeho článok 17 o povinnosti zamestnancov uplatňovať rozvážnosť s ohľadom na utajované skutočnosti Komisie a jeho hlavu VI o disciplinárnych opatreniach. Napokon, zákonnosť znamená, že porušenia bezpečnosti v rámci zodpovednosti Komisie sa musia riešiť spôsobom, ktorý je zhodný s politikou Komisie o disciplinárnych opatreniach a politikou o spolupráci s členskými štátmi v oblasti trestnej legislatívy.

Transparentnosť predstavuje potrebu jednoznačnosti v súvislosti so všetkými bezpečnostnými predpismi, rovnováhy medzi rozličnými útvarmi a rozličnými oblasťami (fyzická bezpečnosť oproti ochrane utajovaných skutočností atď.) a potrebu dôslednej a štruktúrovanej politiky, ktorá sa týka bezpečnostného povedomia. Vymedzuje tiež potrebu jasných písomných usmernení na zavedenie bezpečnostných opatrení.

Zodpovednosť znamená, že zodpovednosti v oblasti bezpečnosti musia byť jednoznačne vymedzené. Okrem toho predstavuje potrebu pravidelne overovať, či sa tieto zodpovednosti vykonávajú správne.

Subsidiarita alebo proporcionalita znamená, že bezpečnosť sa musí organizovať na najnižšej možnej úrovni a čo najbližšie ku generálnym riaditeľstvám a útvarom Komisie. Tiež predstavuje skutočnosť, že bezpečnostné činnosti sa musia obmedziť iba na tie prvky, ktoré ju naozaj vyžadujú. A napokon to znamená, že bezpečnostné opatrenia musia byť úmerné k záujmom, ktoré sa majú chrániť a skutočnej alebo potenciálnej hrozbe pre tieto záujmy, pričom sa zohľadňuje obrana, ktorá spôsobuje čo najmenšie narušenie.

3. ZÁKLADY BEZPEČNOSTI

Základmi bezpečnosti sú:

a) V rámci každého členského štátu národná bezpečnostná organizácia zodpovedná za: 1. zber a registrovanie tajných informácií o špionáži, sabotáži, terorizme a iných podvratných činnostiach, a 2. poskytovanie informácií a rád vláde a prostredníctvom tohto Komisii o povahe bezpečnostných hrozieb a o prostriedkoch proti ich ochrane.

b) V rámci každého členského štátu a v rámci Komisie technický orgán INFOBEZ (IO) zodpovedný za spoluprácu s daným bezpečnostným orgánom s cieľom získať informácie a rady o technických bezpečnostných hrozbách a o prostriedkoch ochrany proti nim;

c) Pravidelná spolupráca medzi vládnymi úradmi a zodpovedajúcimi útvarmi európskych orgánov, aby sa stanovilo resp. odporúčalo: 1. ktoré osoby, informácie a zdroje sa musia chrániť a 2. spoločné normy ochrany.

d) Úzka spolupráca medzi ►M2 riaditeľstvom Komisie pre bezpečnosť ◄ a bezpečnostnými službami ostatných európskych orgánov a s Bezpečnostným úradom NATO (BÚN).

4. ZÁSADY INFORMAČNEJ BEZPEČNOSTI

4.1. Ciele

Informačná bezpečnosť má tieto hlavné ciele:

a) chrániť utajované skutočnosti EÚ (USEÚ) pred špionážou, ohrozením alebo neoprávneným sprístupnením;

b) chrániť utajované skutočnosti EÚ, s ktorými sa narába v komunikačných a informačných systémoch a sieťach, pred ohrozením ich dôvernosti, celistvosti a dostupnosti;

c) chrániť priestory Komisie, v ktorých sa uchovávajú utajované skutočnosti EÚ, pred sabotážou a zlomyseľným poškodením;

d) v prípade zlyhania posúdiť spôsobenú škodu, obmedziť jej dôsledky a prijať potrebné nápravné opatrenia.

4.2. Vymedzenie pojmov

Na účely týchto ustanovení:

a) Výraz „utajované skutočnosti EÚ“ (USEÚ) znamená ľubovoľnú informáciu a materiál, ktorých neoprávnené sprístupnenie by mohlo spôsobiť rozličné stupne poškodenia záujmov EÚ alebo jednému alebo viacerým jej členským štátom, tiež keď takáto utajovaná skutočnosť pochádza z EÚ alebo sa prijme z členských štátov, tretích štátov alebo medzinárodných organizácií.

b) Výraz „dokument“ znamená ľubovoľný list, poznámku, zápisnicu, správu, memorandum, signál/odkaz, náčrt, fotografiu, diapozitív, film, mapu, tabuľku, plán, zápisník, šablónu, prepisovací papier, písací stroj alebo pásku do písacieho stroja, magnetofónovú pásku, kazetu, počítačový disk, CD-ROM alebo iný hmotný nosič, na ktorom sa zaznamenala informácia.

c) Výraz „materiál“ znamená „dokument“ ako je vymedzený v b) a tiež ľubovoľná časť zariadenia, už vyrobeného alebo v procese výroby.

d) Výraz „potreba poznať“ znamená potrebu jednotlivého zamestnanca mať prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ, aby mohol vykonávať funkciu alebo úlohu.

e) „Oprávnenie“ znamená rozhodnutie ►M2 riaditeľa Riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ udeliť jednotlivcovi prístup k USEÚ až do príslušného stupňa na základe pozitívneho preverenia v rámci bezpečnostnej previerky, ktoré vykoná Národný bezpečnostný úrad podľa vnútroštátnych právnych predpisov.

f) Výraz „utajovanie“ znamená pridelenie primeraného stupňa bezpečnosti pre dané utajované skutočnosti, ktorých neoprávnené sprístupnenie môže spôsobiť určitý stupeň škody pre Komisiu alebo záujmy členských štátov.

g) Výraz „zníženie“ (déclassement) znamená zníženie stupňa utajenia.

h) Výraz „zrušenie stupňa utajenia“ (déclassification) znamená zrušenie akéhokoľvek stupňa utajenia.

i) Výraz „pôvodca“ znamená oprávneného autora utajených dokumentov. V rámci Komisie môžu vedúci úradov oprávniť svojich zamestnancov, aby vytvorili USEÚ.

j) Výraz „úrady Komisie“ znamená úrady a útvary Komisie, vrátane kancelárií, na všetkých miestach zamestnanosti, vrátane spoločného výskumného centra, reprezentácií a úradov v únií a delegácií v tretích krajinách.

4.3. Utajovanie

a) V prípade dôvernosti je nutná starostlivosť a skúsenosť pri výbere informácií a materiálu, ktorý sa má chrániť, a posúdení stupňa ochrany, ktorá je potrebná. Podstatné je, aby stupeň ochrany zodpovedal bezpečnostnej potrebe jednotlivých informácií a materiálu, ktorý treba chrániť. Aby sa zabezpečil hladký tok informácií, prijmú sa opatrenia, aby sa vyhlo nadmernému utajovaniu a nedostatočnému utajovaniu.

b) Systém utajovania je nástroj na uskutočnenie týchto zásad; podobný systém utajovania sa dodržiava pri plánovaní a organizovaní spôsobov zameraných proti špionáži, sabotáži, terorizmu a iným hrozbám tak, aby sa zabezpečila najväčšia možná ochrana najdôležitejších priestorov, v ktorých sa uchovávajú utajované skutočnosti, a najdôležitejšie body v rámci takýchto priestorov.

c) Zodpovednosť za utajovanie informácií spočíva výlučne na pôvodcovi danej informácie.

d) Stupeň utajenia môže závisieť výlučne na obsahu danej informácie.

e) Ak je viacero informácií spolu zoskupených, stupeň utajenia, ktorý sa vzťahuje na celok, musí byť aspoň na takom stupni, ako je najvyšší stupeň utajenia. Súbor informácií však môže mať pridelený vyšší stupeň utajenia, ako jeho jednotlivé časti.

f) Utajovanie sa prideľuje iba vtedy, ak je potrebné a na dobu, na akú je to potrebné.

4.4. Cieľ bezpečnostných opatrení

Bezpečnostné opatrenia:

a) sa vzťahujú na všetky osoby, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam, médiá prenášajúce utajované skutočnosti, všetky priestory, v ktorých sa nachádzajú takéto utajované skutočnosti a dôležitým zariadenia;

b) sú navrhnuté tak, aby sa zistili osoby, ktorých postavenie môže ohroziť bezpečnosť utajovaných skutočností a dôležitých zariadení, ktoré uchovávajú utajované skutočnosti, a umožnili vylúčenie alebo odvolanie takýchto osôb;

c) zabraňujú nepovolanej osobe v prístupe k utajovaným skutočnostiam alebo zariadeniam, ktoré ich obsahujú;

d) zabezpečujú, aby sa utajované skutočnosti rozširovali výlučne na základe zásady „potreba poznať“, ktorá je zásadná pre všetky aspekty bezpečnosti;

e) zabezpečujú celistvosť (prevencia pred zneužitím alebo neoprávnenou zmenou alebo neoprávneným vymazaním) a dostupnosť (t. j. prístup nie je zamietnutý tým, ktorí majú prístup) všetkých skutočností, utajovaných aj neutajovaných, a najmä takých skutočností, ktoré sa uchovávajú, spracovávajú alebo prenášajú v elektromagnetickej forme.

5. ORGANIZÁCIA BEZPEČNOSTI

5.1. Všeobecné minimálne normy

Komisia zabezpečuje, aby všeobecné minimálne normy bezpečnosti dodržiavali všetci príjemcovia USEÚ v vnútri orgánov a podľa svojich právomocí, napríklad všetky úrady a dodávatelia tak, aby utajované skutočnosti EÚ bolo možné odovzdať ako dôverné, s ktorými sa budú oboznamovať s rovnakou starostlivosťou. Takéto minimálne normy zahŕňajú kritériá udeľovania oprávnení pre personál a postupy na ochranu utajovaných skutočnosti EÚ.

Komisia umožní prístup k USEÚ vonkajším orgánom iba za podmienky, že zabezpečia, aby sa pri oboznamovaní sa s USEÚ dodržiavali ustanovenia aspoň na rovnocennej úrovni, ako je úroveň týchto minimálnych noriem.

▼M3

Tieto minimálne normy sa uplatňujú takisto v prípade, ak Komisia na základe zmluvy alebo dohody o poskytnutí grantu zverí úlohy zahŕňajúce, predpokladajúce a/alebo obsahujúce utajované skutočnosti EÚ priemyselným alebo iným subjektom: tieto spoločné minimálne normy sú uvedené v časti II oddiele 27.

▼B

5.2. Organizácia

V rámci Komisie sa bezpečnosť organizuje na dvoch úrovniach:

a) Na úrovni Komisie ako celku existuje ►M2 riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ s Bezpečnostným akreditačným orgánom (BAO), ktorý pôsobí tiež ako orgán pre kódovanie (OK) a ako orgán TEMPEST, a s orgánom INFOBEZ (IO) a jeden alebo viacero centrálnych registrov USEÚ, pričom každý z nich má jedného alebo viacerých registračných kontrolných úradníkov (RKÚ).

b) Na úrovni úradov Komisie zodpovednosť za bezpečnosť spočíva na jednom alebo viacerých miestnych bezpečnostných úradníkoch, jednom alebo viacerých centrálnych informačných bezpečnostných úradníkoch, miestnych informačných bezpečnostných úradníkoch a miestnych registroch utajovaných skutočností EÚ s jedným alebo viacerými registračnými kontrolnými úradníkmi.

c) Ústredné bezpečnostné orgány zabezpečia pre miestne bezpečnostné orgány prevádzkové usmernenia.

6. PERSONÁLNA BEZPEČNOSŤ

6.1. Bezpečnostné previerky personálu

Všetky osoby, ktoré žiadajú o prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ alebo vyššieho stupňa, musia byť primerane preverené skôr, ako sa im takýto prístup povolí. Podobné preverenie sa vyžaduje v prípade osôb, ktorých povinnosti zahŕňajú technickú prevádzku alebo údržbu komunikačných a informačných systémov obsahujúcich utajované skutočnosti. Toto preverenie sa vykonáva tak, aby sa určilo, či takíto jednotlivci:

a) majú nespochybnenú lojalitu;

b) majú takú povahu a rozvahu, že niet pochýb o ich bezúhonnosti pri narábaní s utajovanými skutočnosťami, alebo

c) môžu podľahnúť tlaku zahraničných alebo iných zdrojov.

Osobitná pozornosť pri preverovaní v rámci bezpečnostných previerok sa musí uplatniť v prípade osôb:

d) ktorým sa má povoliť prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ;

e) ktoré sú na pozíciách, ktoré zahŕňajú pravidelný prístup k značnému množstvu utajovaných skutočností ►M1 SECRET UE ◄ ;

f) ktorých povinnosti im dávajú osobitný prístup k bezpečnostným komunikačným alebo informačným systémom, a tak majú možnosť získať neoprávnený prístup k veľkému množstvu utajovaných skutočností EÚ alebo spôsobiť vážnu škodu pri vykonávaní svojej úlohy tým, že vykonali kroky technickej sabotáže.

Za okolností uvedených vyššie v písm. d), e) a f) sa čo najviac využíva technika vyšetrovanie pozadia.

Ak osoby, u ktorých sa neuplatní zásada „potreba poznať“, sú zamestnané za okolností, pri ktorých môžu mať prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ (napríklad kuriéri, bezpečnostní agenti, personál zabezpečujúci údržbu alebo upratovanie atď.), musia sa takéto osoby najprv primerane bezpečnostne preveriť.

6.2. Záznamy o personálnych previerkach

Všetky úrady Komisie, ktoré sa oboznamujú s utajovanými skutočnosťami EÚ, alebo uchovávajú bezpečnostné komunikačné alebo informačné systémy, musia viesť záznam o previerkach, ktorými prešiel personál pridelený do daného úradu. Všetky previerky sa musia overiť podľa potreby, aby sa zabezpečilo, že sú primerané pre aktuálne pridelenie danej osoby; opätovne sa revidujú podľa potrebnej priority vždy, keď sa prijme nová utajovaná skutočnosť naznačujúca, že pokračujúce pridelenie na práce súvisiace s utajením už nie je viac v súlade so záujmami bezpečnosti. Miestny bezpečnostný úradník úradu Komisie vedie záznam o previerkach v rámci svojej pôsobnosti.

6.3. Bezpečnostné pokyny pre personál

Všetci členovia personálu, ktorí sú zamestnaní na pozíciách, kde by mohli mať prístup k utajovaným skutočnostiam, musia byť pri prevzatí úlohy dôsledne inštruovaní a v pravidelných intervaloch podľa potreby o bezpečnosti a postupoch zaručujúcich bezpečnosť. Takíto členovia personálu musia písomne potvrdiť, že predložené bezpečnostné opatrenia si prečítali a plne im porozumeli.

6.4. Zodpovednosti riadenia

Vedúci pracovníci majú povinnosť poznať tých členov svojho personálu, ktorí pri práci prichádzajú do styku s utajovanými skutočnosťami, alebo ktorí majú prístup k bezpečnostným komunikačným alebo informačným systémom, a hlásiť akékoľvek prípady alebo zjavné poruchy, o ktorých je pravdepodobné, že majú dopad na bezpečnosť.

6.5. Bezpečnostné postavenie personálu

Vypracujú sa postupy, ktoré zabezpečia, že v prípade objavenia sa nepriaznivej informácie o jednotlivcovi, sa určí, či jednotlivec pracuje s utajovanými skutočnosťami alebo má prístup k bezpečnostným komunikačným alebo informačným systémom, a ►M2 riaditeľ Komisie pre bezpečnosť ◄ je o tejto utajovanej skutočnosti informovaný. Ak sa prijme záver, že takýto jednotlivec predstavuje bezpečnostné riziko, pozastaví sa mu vykonávanie danej činnosti alebo sa mu takáto pracovná činnosť odníme, ak by mohol ohroziť bezpečnosť.

7. FYZICKÁ BEZPEČNOSŤ

7.1. Potreba ochrany

Stupeň opatrení fyzickej ochrany, ktoré sa majú uplatňovať, aby sa zabezpečila ochrana utajovaných skutočností EÚ, musí byť primeraný utajeniu, objemu a ohrozeniu vlastnených informácií a materiálu. Všetky osoby, ktoré majú k dispozícii utajované skutočnosti EÚ musia dodržiavať jednotné postupy utajovania skutočností a spĺňať všeobecné normy ochrany ohľadne spravovania, prenosu a likvidovania informácií a materiálov vyžadujúcich si ochranu.

7.2. Kontrolovanie

Pred zanechaním priestorov obsahujúcich utajované skutočnosti EÚ bez dozoru osoby, ktoré ich spravujú, musia zabezpečiť, aby takéto utajované skutočnosti boli bezpečne uschované a aby sa aktivovali všetky bezpečnostné zariadenia (zámky, poplašné zariadenia atď.). Po skončení pracovného času sa vykonáva ďalšia nezávislá kontrola.

7.3 Bezpečnosť budov

Budovy, v ktorých sa uchovávajú utajované skutočnosti EÚ alebo bezpečnostné komunikačné alebo informačné systémy, sa chránia proti neoprávnenému prístupu. Povaha ochrany vo vzťahu k utajovaným skutočnostiam EÚ, napríklad zamrežovanie okien, zámky na dverách, stráž pri vstupoch, automatizované kontrolné vstupné systémy, bezpečnostné kontroly a pochôdzky, poplašné systémy, detekčné systémy proti vlámaniu a strážne psy, závisia od:

a) utajenia, množstva a umiestnenia v rámci budovy informácií a materiálov, ktoré sa majú chrániť;

b) kvality bezpečnostných schránok na tieto informácie a materiály a

c) fyzickej povahy a umiestnenia budovy.

Povaha ochrany vo vzťahu ku komunikačným a informačným systémom podobne závisí od posúdenia hodnoty majetku, o ktorý ide, a potenciálnej škody, ak by došlo k zníženiu stupňa bezpečnosti, od fyzickej povahy a umiestnenia budovy, v ktorej sa systém nachádza, a od umiestnenia systému v rámci budovy.

7.4. Havarijné plány

Vopred sa musia vypracovať podrobné havarijné plány na ochranu utajovaných skutočností počas miestnej alebo celoštátnej havarijnej situácie.

8. BEZPEČNOSŤ UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ

Informačná bezpečnosť (INFOBEZ) sa týka identifikovania a uplatnenia bezpečnostných opatrení na ochranu utajovaných skutočností EÚ, ktoré sa spracovávajú, skladujú alebo prenášajú komunikačnými, informačnými alebo inými elektronickými systémami, proti strate dôvernosti, celistvosti alebo dostupnosti, náhodnej alebo úmyselnej. Musia sa prijať primerané protiopatrenia, aby sa zabránil prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ nepovolaným užívateľom, zabránilo odmietnutie prístupu k utajovaným skutočnostiam EÚ oprávneným užívateľom, a zabránilo zneužitie alebo neoprávnené upravenie alebo vymazanie utajovaných skutočností EÚ.

9. BOJ PROTI SABOTÁŽI A KONTROLA INÝCH FORIEM ZLOMYSEĽNÝCH ŠKÔD

Fyzické opatrenia na ochranu dôležitých zariadení uchovávajúcich utajované skutočnosti sú najlepšie ochranné bezpečnostné opatrenia proti sabotáži a zlomyseľnému poškodeniu, a samotné previerky personálu nie sú účinnou náhradou. Príslušný vnútroštátny orgán sa požiada, aby poskytol tajné informácie so zreteľom špionáž, sabotáž, terorizmus a inú podvratnú činnosť.

10. POSKYTNUTIE UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ TRETÍM ŠTÁTOM ALEBO MEDZINÁRODNÝM ORGANIZÁCIÁM

Rozhodnutie poskytnúť utajované skutočnosti EÚ pochádzajúce od Komisie tretiemu štátu alebo medzinárodnej organizácii prijíma Komisia ako kolégium. Ak pôvodcom utajovanej skutočnosti, o ktorej poskytnutie sa žiada, nie je Komisia, Komisia najprv získa súhlas pôvodcu s poskytnutím. Ak nie je možné určiť pôvodcu, zodpovednosť pôvodcu prevezme Komisia.

Ak Komisia obdrží utajované skutočnosti od tretích štátov, od medzinárodných organizácií alebo od iných tretích strán, týmto utajovaným skutočnostiam sa pridelí ochrana primeraná ich utajeniu a rovnocenná normám stanoveným v týchto ustanoveniach pre utajované skutočnosti EÚ alebo také vyššie normy, ktorých dodržanie môže prípadne požadovať tretia strana, ktorá takéto utajované skutočnosti poskytuje. Je možné dojednať vzájomné kontroly.

Vyššie uvedené zásady sa uplatňujú v súlade s podrobnými ustanoveniami upravenými v druhej časti, oddiel 26 a v dodatkoch 3, 4 a 5.

DRUHÁ II: ORGANIZÁCIA BEZPEČNOSTI V KOMISII

11. ČLEN KOMISIE ZODPOVEDNÝ ZA BEZPEČNOSTNÉ ZÁLEŽITOSTI

Člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti:

a) vykonáva bezpečnostnú politiku Komisie;

b) zaoberá sa bezpečnostnými problémami, ktoré mu pridelí Komisia alebo jej príslušný orgán;

c) skúma otázky, ktoré súvisia so zmenami v bezpečnostnej politike Komisie v úzkej spolupráci s národnými bezpečnostnými (alebo inými vhodnými) úradmi členských štátov (ďalej len „NBÚ“).

Člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti je zodpovedný najmä za:

a) koordináciu všetkých bezpečnostných záležitostí, ktoré sa týkajú činností Komisie;

b) postúpenie žiadostí určeným úradom členských štátov, aby NBÚ zabezpečili bezpečnostné previerky personálu zamestnaného v Komisii v súlade s oddielom 20;

c) vyšetrovanie alebo nariadenia vyšetrovania ľubovoľného úniku utajovaných skutočností EÚ, ku ktorému v Komisii podľa jasného dôkazu došlo;

d) požadovanie, aby príslušné bezpečnostné úrady začali vyšetrovanie, ak podľa všetkého došlo k úniku utajovaných skutočností EÚ mimo Komisie, a koordinovanie vyšetrovania, ak sa týka viacerých bezpečnostných úradov;

e) vykonávanie pravidelných previerok bezpečnostných zabezpečení na ochranu utajovaných skutočností EÚ;

f) zachovanie úzkej spolupráce so všetkými danými bezpečnostnými úradmi, aby sa dosiahla celková koordinácia bezpečnosti;

g) sústavne skúmanie bezpečnostnej politiky Komisie a postupov a prípadne vypracovanie primeraných odporúčaní. V tejto súvislosti člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti Komisii predkladá ročný plán inšpekcií, ktorý vypracoval ►M2 riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ .

12. PORADNÁ SKUPINA KOMISIE PRE BEZPEČNOSTNÚ POLITIKU

Vytvára sa Poradná skupina Komisie pre bezpečnostnú politiku. Skladá sa z člena Komisie zodpovedného za bezpečnostné záležitosti alebo jeho zástupcu, ktorý a jej predsedá, a zo zástupcu NBÚ každého členského štátu. Zástupcovia ostatných európskych orgánov môžu byť tiež prizvaný. Zástupcovia príslušných decentralizovaných agentúr ES a EÚ sa môžu tiež prizvať na zasadnutie, na ktorom sa rokuje o otázkach, ktoré sa ich týkajú.

Poradná skupina Komisie pre bezpečnostnú politiku sa schádza na žiadosť jej predsedu alebo ktoréhokoľvek jej člena. Skupina má za úlohu preskúmať a posúdiť všetky príslušné bezpečnostné otázky a Komisii podľa potreby predložiť odporúčania.

▼M2

13. BEZPEČNOSTNÁ RADA KOMISIE

Zriaďuje sa Bezpečnostná rada Komisie. Skladá sa z generálneho riaditeľa pre personál a administratívu, ktorý jej predsedá, člena kabinetu komisára zodpovedného za bezpečnostné záležitosti, člena kabinetu predsedu, zástupcu generálneho tajomníka, ktorý predsedá krízovému manažmentu Komisie, generálneho riaditeľa pre právny útvar, vonkajšie vzťahy, spravodlivosť, slobodu a bezpečnosť, spoločné výskumné centrum, informatiku, Útvaru vnútorného auditu a vedúceho Bezpečnostného úradu Komisie, alebo ich zástupcov. Môžu sa prizvať ostatní úradníci Komisie. V jej právomoci je posúdiť bezpečnostné opatrenia v rámci Komisie a členovi Komisie zodpovednému za bezpečnostné záležitosti predložiť odporúčania v tejto oblasti.

▼B

14. ►M2 RIADITEL’STVO KOMISIE PRE BEZPEČNOSŤ ◄

Aby sa splnili povinnosti uvedené v oddieli 11, člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti má k dispozícii na koordinovanie, dohliadanie a zavádzanie bezpečnostných opatrení ►M2 riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ .

►M2 Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ je hlavným poradcom člena Komisie zodpovedného za bezpečnostného záležitosti v bezpečnostných záležitostiach a pôsobí ako tajomník Poradnej skupiny pre bezpečnostnú politiku. Z tohto hľadiska riadi aktualizáciu bezpečnostných pravidiel a koordinuje bezpečnostné opatrenia s príslušnými orgánmi členských štátov a podľa potreby s medzinárodnými organizáciami spojenými s Komisiou na základe bezpečnostných dohôd. V tomto zmysle pôsobí ako styčný úradník.

►M2 Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ je zodpovedný za akreditáciu informačných systémov a sietí v rámci Komisie. ►M2 Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ rozhoduje po dohode s príslušným NBÚ o akreditácii informačných systémov a sietí, ktoré sa týkajú Komisie na jednej strane a ľubovoľného príjemcu utajovaných skutočností EÚ na strane druhej.

15. BEZPEČNOSTNÉ INŠPEKCIE

►M2 Riaditeľstvom Komisie pre bezpečnosť ◄ vykonáva pravidelné inšpekcie bezpečnostných zariadení na ochranu utajovaných skutočností EÚ.

►M2 Riaditeľstvom Komisie pre bezpečnosť ◄ môžu pri tejto úlohe pomáhať bezpečnostné útvary ostatných orgánov EÚ, ktoré majú k dispozícii USEÚ, alebo národné bezpečnostné úrady členských štátov ( 5 ).

Na žiadosť ktoréhokoľvek členského štátu môže jeho NBÚ vykonať inšpekciu USEÚ v rámci Komisie spoločne s bezpečnostnou službou Komisie a po vzájomnej dohode.

16. UTAJOVANIE, VYMEDZENIE UTAJENIA A OZNAČOVANIE

16.1. Stupne utajenia ( 6 )

Skutočnosti sú utajované v rámci týchto stupňov utajenia (pozri tiež Dodatok č. 2):

►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : Toto utajovanie sa vzťahuje iba na informácie a materiál, ktorých neoprávnené sprístupnenie by mohlo zapríčiniť mimoriadne závažné dopady na podstatné záujmy Európskej únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov.

►M1 SECRET UE ◄ : Toto utajovanie sa vzťahuje iba na informácie a materiály, ktorých neoprávnené sprístupnenie by mohlo vážne poškodiť podstatné záujmy Európskej únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov.

►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ : Toto utajovanie sa vzťahuje na informácie a materiály, ktorých neoprávnené sprístupnenie by mohlo poškodiť podstatné záujmy Európskej únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov.

►M1 RESTREINT UE ◄ : Toto utajovanie sa vzťahuje na informácie a materiály, ktorých neoprávnené sprístupnenie by bolo nevýhodným pre záujmy Európskej únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov.

Žiadne iné stupne utajenia nie sú povolené.

16.2. Bezpečnostné vymedzenie utajenia

Na určenie limitov platnosti utajenia (pre utajované skutočnosti predstavujúce automatické zníženie stupňa utajenia alebo zrušenie stupňa utajenia) sa môže použiť dohodnuté vymedzenie utajenia. Takéto vymedzenie je buď „AŽ DO … (čas/dátum)“ alebo „AŽ DO … (udalosť)“.

Dodatočné vymedzenie utajenia ako KÓDOVANIE alebo ľubovoľné iné bezpečnostné utajenie uznané v EÚ sa uplatňuje, ak existuje potreba obmedzenej distribúcie a osobitného narábania s utajovanou skutočnosťou v porovnaní s tým, čo určuje bezpečnostná klasifikácia.

Bezpečnostné vymedzenia utajenia sa používajú iba v kombinácii s utajením.

16.3. Označovanie

Označovanie sa môže používať iba na špecifikovanie oblasti, na ktorú sa vzťahuje dokument alebo konkrétne distribuovanie na základe princípu potreby poznať alebo (pre neutajované skutočnosti) na označenie konca zákazu.

Označovanie sa nerovná utajovaniu a nesmie sa používať namiesto utajovania.

Označenie EBOP (Európska bezpečnostná a obranná politika) sa vzťahujú na dokumenty a ich kópie, ktoré sa týkajú bezpečnosti a obrany únie alebo jedného alebo viacerých jej členských štátov, alebo ktoré sa týkajú vojenského alebo nevojenského krízového riadenia.

16.4. Uvedenie utajenia

Utajenie sa uvádza takto:

a) na dokumenty ►M1 RESTREINT UE ◄ mechanickými alebo elektronickými prostriedkami;

b) na dokumenty ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ mechanickými prostriedkami alebo ručne alebo tlačou na vopred opečiatkovaný zaevidovaný papier;

c) na dokumenty ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ALEBO TAJNÉ mechanickými prostriedkami alebo ručne.

16.5. Uvedenie bezpečnostného vymedzenia utajenia

Bezpečnostné vymedzenia utajenia sa uvádzajú priamo pod klasifikáciou utajenia rovnakými prostriedkami ako uvedenie utajenia.

17. RIADENIE UTAJOVANIA

17.1. Všeobecne

Skutočnosti sa utajujú iba vtedy, ak je to potrebné. Utajovanie musí byť jasne a správne označené a musí sa ponechať tak dlho, ako to vyžaduje ochrana utajovaných skutočností.

Zodpovednosť za utajovanie skutočností a za následné zníženie stupňa utajenia alebo zrušenie stupňa utajenia spočíva výlučne na pôvodcovi utajovanej skutočnosti.

Úradníci a ostatní zamestnanci Komisie utajujú, znižujú stupne utajenia alebo zrušujú stupne utajenia skutočnosti podľa pokynov alebo po dohode s vedúcim svojho úradu.

Podrobné postupy o oboznamovaní sa s utajovanými dokumentmi sú tak koncipované, aby sa zabezpečilo, že podliehajú ochrane, ktorá zodpovedá utajovanej skutočnosti, ktorú obsahujú.

Počet osôb oprávnených vypracovať dokumenty s ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sa udržuje na minime a ich mená sú uvedené na zozname vypracovanom ►M2 Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ .

17.2. Uplatňovanie utajovania

Utajovanie dokumentov je určené úrovňou citlivosti ich obsahu v súlade s vymedzením v oddieli 16. Je dôležité, aby sa utajovanie používalo správne a obozretne. Uvedené sa vzťahuje najmä na utajovanie ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Pôvodca dokumentu, ktorý sa má utajovať, musí mať na pamäti pravidlá uvedené vyššie a obmedziť ľubovoľnú tendenciu nadmerného alebo nedostatočného utajovania.

Praktické usmernenie pre utajovanie je uvedené v Dodatku č. 2.

Jednotlivé strany, odseky, oddiely, prílohy, dodatky a doplnky daného dokumentu môžu vyžadovať rozličné utajenie a musia byť podľa toho utajené. Utajovanie dokumentu ako celku sa musí rovnať najprísnejšiemu utajeniu jeho časti.

Utajovanie listu alebo poznámok, ktoré dopĺňajú prílohy, musí byť na takom stupni, na akom je najvyššie utajenie príloh. Pôvodca by mal jasne uviesť, na akom stupni by sa list alebo poznámka mala utajovať, ak sa oddelí od príloh.

Prístup verejnosti sa spravuje nariadením (ES) č. 1049/2001.

17.3. Zníženie stupňa utajenia a zrušenie stupňa utajenia

Utajovaným dokumentom EÚ sa môžu znížiť stupne utajenia, alebo sa môžu zrušiť stupne utajenia iba so súhlasom pôvodcu a prípadne po diskusii s ostatnými zainteresovanými stranami. Zníženie stupňa utajenia alebo zrušenie stupňa utajenia sa písomne potvrdzuje. Pôvodca je zodpovedný za informovanie adresátov o tejto zmene a adresáti sú zase zodpovední za informovanie o tejto zmene akýchkoľvek iných následných adresátov, ktorým prípadne dokument alebo jeho kópiu zaslali.

Ak je to možné, pôvodcovia určujú na utajovaných dokument dátum, obdobie alebo udalosť, keď sa utajenie obsahu môže utajiť na nižšom stupni, alebo sa s ohľadom na obsah môže zrušiť stupeň utajenia. V ostatných prípadoch revidujú dokumenty aspoň raz za päť rokov, aby sa presvedčili, že pôvodné utajenie je potrebné.

18. FYZICKÁ BEZPEČNOSŤ

18.1. Všeobecne

Hlavným cieľom fyzických bezpečnostných opatrení je zabrániť nepovolanej osobe, aby získala prístup k utajovaným informáciám a/alebo materiálom EÚ, zabrániť krádeži a znehodnoteniu zariadenia a iného majetku a zabrániť vyhrážkam alebo ľubovoľnému inému druhu agresie personálu, ostatných zamestnancov a návštevníkov.

18.2. Bezpečnostné požiadavky

Všetky priestory, plochy, budovy, miestnosti, komunikačné a informačné systémy atď., v ktorých sa uchovávajú utajované informácie a materiály a/alebo v ktorých dochádza k oboznamovaniu sa s utajovanými informáciami a/alebo dokumentmi, musia byť chránené primeranými fyzickými bezpečnostnými opatreniami.

Pri rozhodovaní, aký stupeň fyzickej bezpečnostnej ochrany je potrebný, sa musia zohľadniť všetky príslušné faktory, napríklad:

a) úroveň utajenia informácií a/alebo materiálu;

b) množstvo a forma (napríklad tvrdá väzby, počítačové úložné médium) uchovávaných utajovaných skutočností;

c) miestne posúdená hrozba zo strany tajných služieb, ktorých cieľom je EÚ, členské štáty a/alebo iné orgány alebo tretie strany, ktoré majú utajované skutočnosti EÚ, teda hrozba sabotáže, terorizmu a iných podvratných a/alebo kriminálnych činností.

Uplatňované fyzické bezpečnostné opatrenia musia byť navrhnuté tak, aby:

a) zabránili tajnému alebo násilnému vstupu nepovolanej osoby;

b) odradili, zabránili a identifikovali kroky nelojálnych členov personálu;

c) tým, ktorí nemajú „potrebu poznať“, zabránili prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ.

18.3. Fyzické bezpečnostné opatrenia

18.3.1. Bezpečnostné oblasti

Oblasti, kde sú utajované skutočnosti EÚ, klasifikované ako DÔVERNÉ alebo vyššieho stupňa utajenia, skladujú alebo kde sa s nimi dá oboznámiť, musia byť organizované a štruktúrované tak, aby zodpovedali niektorej z týchto tried:

a) Bezpečnostná oblasť triedy I: oblasť, kde sa utajované skutočnosti EÚ, klasifikované ako DÔVERNÉ alebo vyššieho stupňa utajenia, skladujú alebo kde sa s nimi dá oboznámiť tak, že vstup do tejto oblasti predstavuje pre všetky praktické účely prístup k utajovaným skutočnostiam. Takáto oblasť vyžaduje: i) jasne definovanú a chránenú hranicu, cez ktorú sa všetky vstupy a výstupy kontrolujú; ii) vstupný kontrolný systém, ktorý pripustí iba tých, ktorí sú príslušným spôsobom preverení a majú osobitné oprávnenie na vstup do danej oblasti; iii) špecifikáciu utajenia skutočnosti, ktorá sa zvyčajne v danej oblasti uchováva, t. j. utajená skutočnosť, ku ktorej vstup do oblasti vedie k jej prístupu.

b) Bezpečnostná oblasť triedy II: oblasť, kde sa utajované skutočnosti EÚ, klasifikované ako DÔVERNÉ alebo vyššieho stupňa utajenia, skladujú alebo kde sa s nimi dá oboznámiť tak, že ich možno chrániť pred prístupom nepovolaných osôb prostredníctvom vnútorne zavedených kontrol, napríklad priestory, kde sa nachádzajú služby, kde sa pravidelne uchovávajú utajované skutočnosti EÚ klasifikované ako DÔVERNÉ alebo vyššieho stupňa utajenia, alebo kde sa s takýmito utajovanými skutočnosťami pravidelne dá oboznámiť. Takáto oblasť vyžaduje: i) jasne definovanú a chránenú hranicu, cez ktorú sa všetky vstupy a výstupy kontrolujú; ii) vstupný kontrolný systém, ktorý pripustí osoby bez sprievodu iba vtedy, ak sú takéto osoby príslušným spôsobom preverené a majú osobitné oprávnenie na vstup do danej oblasti. Pre všetky ostatné osoby sa musí zabezpečiť sprievod alebo zodpovedajúce kontroly, aby sa zabránilo neoprávnenému vstupu k utajovaným skutočnostiam EÚ a nekontrolovanému vstupu do oblastí, ktoré podliehajú technickým bezpečnostným inšpekciám. Tie oblasti, kde sa nenachádza služobný personál 24 hodín denne, sa musia podrobiť prehliadke okamžite po obvyklom pracovnom čase, aby sa zaručilo, že utajované skutočnosti EÚ sú príslušne zabezpečené.

18.3.2. Administratívny priestor

Okolo bezpečnostných oblastí triedy I alebo triedy II alebo smerom k bezpečnostným oblastiam týchto tried sa môže ustanoviť administratívny priestor menšieho stupňa bezpečnosti. Takýto priestor vyžaduje viditeľne definovanú hranicu, ktorá umožňuje, aby sa personál a vozidlá podrobili kontrolám. V takýchto oblastiach sa môžu skladovať a môže sa oboznamovať iba so skutočnosťami ►M1 RESTREINT UE ◄ a neutajovanými skutočnosťami.

18.3.3. Vstupné a výstupné kontroly

Vstup a výstup do bezpečnostných oblastí triedy I a triedy II a z bezpečnostných oblastí triedy I a triedy II sa kontroluje rozlišovacím systémom založeným na priepustkách alebo osobným rozlišovacím systémom, ktorý sa uplatňuje na všetkých členov personálu zvyčajne pracujúcich v týchto oblastiach. Musí sa tiež zaviesť systém kontrol návštevníkov navrhnutý tak, aby sa odoprel neoprávnený prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ. Systémy priepustiek môžu byť podporené automatizovanou identifikáciou, ktoré sa považuje za doplnok, ale nie úplnú náhradu strážnikov. Zmena v posúdení hrozby môže viesť k posilneniu vstupných a výstupných opatrení, napríklad počas návštevy prominentných osôb.

18.3.4 Strážne obhliadky

Obhliadky bezpečnostných oblastí triedy I a triedy II sa uskutočňujú mimo zvyčajného pracovného času s cieľom chrániť majetok EÚ proti ohrozeniu, škode alebo strate. Frekvencia obhliadok sa určuje podľa miestnych okolností, ale, ako pomôcka, vykonávajú sa raz za dve hodiny.

18.3.5 Bezpečnostné schránky a zabezpečené miestnosti

Na uskladnenie utajovaných skutočností EÚ sa používajú tri triedy schránok:

— trieda A: schránky schválené na vnútroštátnej úrovni na uskladňovanie utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ v rámci bezpečnostných oblastí triedy I a triedy II;

— trieda B: schránky schválené na vnútroštátnej úrovni na uskladňovanie utajovaných skutočností ►M1 SECRET UE ◄ a DÔVERNÉ v rámci bezpečnostných oblastí triedy I alebo triedy II;

— trieda C: služobný nábytok vhodný iba na uskladňovanie utajovaných skutočností ►M1 RESTREINT UE ◄ .

V zabezpečených miestnostiach vybudovaných v rámci bezpečnostnej oblasti triedy I alebo triedy II a pre všetky bezpečnostné oblasti triedy I, kde sa utajované skutočnosti ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia uskladňujú na otvorených policiach alebo sú zobrazené na náčrtoch, mapách atď., musia byť steny, podlahy, stropy a dvere so zámkami certifikované podľa bezpečnostného akreditačného úradu ako možnosti ponúkajúce ekvivalentnú ochranu triedy bezpečnostnej schránky schválenej na uchovávanie utajovaných skutočností rovnakého stupňa utajenia.

18.3.6. Zámky

Zámky, ktoré sa používajú s bezpečnostnými schránkami a zabezpečenými miestnosťami, kde sa uchovávajú utajované skutočnosti EÚ, musia spĺňať tieto normy:

— skupina A: schválené na vnútroštátnej úrovni pre schránky triedy A;

— skupina B: schválené na vnútroštátnej úrovni pre schránky triedy B;

— skupina C: vhodné iba pre služobný nábytok triedy C.

18.3.7. Kontrola kľúčov a kombinácií

Kľúče bezpečnostných schránok sa nesmú brať mimo budov Komisie. Nastavenia kombinácií bezpečnostných schránok si osoby, ktoré ich potrebujú vedieť, musia zapamätať. Na použitie v núdzovom prípade je miestny bezpečnostný referent daného úradu Komisie zodpovedný za uchovávanie náhradných kľúčov a vedenie písomného záznamu o všetkých nastavených kombináciách; nastavené kombinácie sa uchovávajú v oddelených nepriehľadných obálkach. Pracovné kľúče, náhradné bezpečnostné kľúče a nastavené kombinácie sa uchovávajú v oddelených bezpečnostných schránkach. Tieto kľúče a nastavené kombinácie by mali mať pridelenú bezpečnostnú ochranu nie menej prísnu ako ochrana materiálu, ku ktorému dávajú prístup.

Oboznámenie sa s nastavenými kombináciami bezpečnostných schránok sa obmedzuje na čo najmenej osôb. Kombinácie sa znovu nastavujú:

a) po prijatí novej schránky;

b) pri každej personálnej zmene;

c) ak došlo k odcudzeniu alebo existuje podozrenie z odcudzenia;

d) podľa možností v šesťmesačných intervaloch, ale aspoň raz za dvanásť mesiacov.

18.3.8. Poplašné detekčné zariadenie

Ak sa na ochranu utajovaných skutočností EÚ používajú poplašné systémy, bezpečnostné kamery a iné elektrické zariadenia, musí byť k dispozícii núdzový zdroj napätia, aby sa zabezpečila kontinuálna prevádzka systému, ak sa hlavný zdroj napätia preruší. Ďalšou základnou požiadavkou je, že zlyhanie takýchto systémov alebo svojvoľná manipulácia s takýmito systémami vedie k poplachu alebo inému spoľahlivému varovaniu pre dozorujúci personál.

18.3.9. Schválené zariadenie

►M2 Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ uchováva aktualizované zoznamy podľa typu a modelu bezpečnostných zariadení, ktoré schválil na ochranu utajovaných skutočností za rozličných špecifikovaných okolností a podmienok. ►M2 Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ vychádza pri týchto zoznamoch okrem iného z utajovaných skutočností od národných bezpečnostných úradov.

18.3.10. Fyzická ochrana kopírovacích a faxových prístrojov

Kopírovacie a faxové prístroje musia byť fyzicky chránené v potrebnom rozsahu, aby sa zabezpečilo, že iba oprávnené osoby ich môžu používať na spracovávanie utajovaných skutočností a že všetky utajované výrobky podliehajú príslušným kontrolám.

18.4. Ochrana proti neoprávnenému nazeraniu a odpočúvaniu

18.4.1. Neoprávnené nazeranie

Vo dne aj v noci sa musia dodržiavať všetky primerané opatrenia, aby sa zabezpečilo, že nepovolané osoby nemajú možnosť zazrieť utajované skutočnosti EÚ ani náhodne.

18.4.2. Odpočúvanie

Služby alebo oblasti, kde sa o utajovaných skutočnostiach ►M1 SECRET UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia pravidelne diskutuje, musia byť chránené proti pokusom o pasívne a aktívne odpočúvanie, ak to tak riziká vyžadujú. Posúdenie rizika takýchto pokusov je v právomoci Bezpečnostného úradu Komisie po prípadných porade s národnými bezpečnostnými úradmi.

18.4.3 . Zavedenie elektronického a záznamového zariadenia

Bez predchádzajúceho oprávnenia od vedúceho Bezpečnostného úradu Komisie nie je povolené zavádzať mobilné telefóny, súkromné počítače, záznamové zariadenia, kamery a iné elektronické alebo záznamové zariadenia do bezpečnostných oblastí alebo technicky bezpečnostných oblastí.

Aby sa určili ochranné opatrenia, ktoré sa musia prijať v priestoroch citlivých na pasívne odpočúvanie (izolácia stien, dverí, podláh a stropov, meranie ohrozujúceho vyžarovania) a aktívne odpočúvanie (napríklad pátranie po mikrofónoch), Komisia môže požadovať pomoc od odborníkov národných bezpečnostných úradov.

Podobne, ak tak okolnosti vyžadujú, telekomunikačné zariadenia a elektrické alebo elektronické kancelárske zariadenia ľubovoľného druhu, ktoré sa používajú počas stretnutí na stupni utajenia ►M1 SECRET UE ◄ a vyššom stupni utajenia, sa môžu podrobiť kontrole technických bezpečnostných špecialistov národných bezpečnostných úradov na žiadosť vedúceho Bezpečnostného úradu Komisie.

18.5 Technicky bezpečné oblasti

Určité oblasti možno vyčleniť ako technicky bezpečné oblasti. Vykonáva sa osobitná vstupná kontrola. Takéto oblasti sa určeným spôsobom uzamykajú, ak nie sú obsadené, a so všetkými kľúčmi sa narába ako s bezpečnostnými kľúčmi. Takéto oblasti sú predmetom pravidelných fyzických inšpekcií, ktoré sa tiež vykonávajú po neoprávnenom vstupe alebo pri podozrení z takéhoto vstupu.

Vedie sa podrobný súpis zariadenia a nábytku, aby bolo možné sledovať ich pohyb. Žiadna položka nábytku ani zariadenia sa do takejto oblasti nesmie pridať, pokiaľ sa nevykonala hĺbková inšpekcia osobitne odborne vyškoleného bezpečnostného personálu, ktorá má odhaliť akékoľvek odpočúvacie zariadenia. Vo všeobecnosti, inštalácia komunikačných liniek v technicky bezpečných oblastiach nie je povolená bez predchádzajúceho povolenia príslušného orgánu.

19. VŠEOBECNÉ PRAVIDLÁ ZÁSADY „POTREBA POZNAŤ“ A BEZPEČNOSTNÉ PREVIERKY PERSONÁLU EÚ

19.1. Všeobecne

Prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ sa udeľuje iba osobám, ktoré majú „potrebu poznať“, aby mohli vykonávať svoje povinnosti alebo úlohy. Prístup k skutočnostiam ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , TAJNÉ a DÔVERNÉ sa udeľuje iba osobám, ktoré úspešne prešli príslušnou bezpečnostnou previerkou.

Zodpovednosť za určenie „potreby poznať“ spočíva na úrade, v ktorom daná osoba pracuje.

Žiadosť o preverenie personálu je povinnosťou jednotlivých úradov.

Uvedené vedie k vydaniu „osobného bezpečnostného certifikátu EÚ“, ktorý uvádza stupeň utajenia skutočností, ku ktorým môže mať preverená osoba prístup, a dátum skončenia platnosti.

Osobný bezpečnostný certifikát EÚ pre dané utajenie oprávňuje držiteľa na prístup k utajovaným skutočnostiam s nižším stupňom utajenia.

Osoby iné ako úradníci alebo ostatní zamestnanci, napríklad externí dodávatelia, odborníci alebo konzultanti, s ktorými je prípadne nutné diskutovať, alebo ktorým je potrebné utajované skutočnosti EÚ zverejniť, sa musia podrobiť osobnej bezpečnostnej previerke EÚ, pokiaľ ide o utajované skutočnosti EÚ, a musia byť oboznámení s ich zodpovednosťou za bezpečnosť.

Prístup verejnosti je naďalej upravený nariadením (ES) č. 1049/2001.

19.2. Osobitné pravidlá prístupu k utajovaným skutočnostiam ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Všetky osoby, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , musia najprv prejsť previerkou na prístup k týmto informáciám.

Všetky osoby, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , vymenuje člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti a ich mená sú uvedené v príslušnom registri utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Tento register vytvorí a vedie ►M2 riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ .

Všetky osoby predtým, ako získajú prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , musia podpísať vyhlásenie, v ktorom uvedú, že boli oboznámené s bezpečnostnými postupmi Komisie a že si plne uvedomujú svoju osobitnú zodpovednosť za ochranu utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ a dôsledky, ktoré ustanovujú predpisy EÚ a vnútroštátne právne predpisy alebo správne opatrenia, ak sa utajované skutočnosti dostanú do nepovolaných rúk zámerne alebo v dôsledku nedbanlivosti.

V prípade osôb, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ na zasadnutiach atď., príslušný kontrolný úradník danej služby alebo orgánu, kde daná osoba pracuje, upovedomí orgán, ktorý organizuje zasadnutie, že príslušné osoby majú takéto oprávnenie.

Mená všetkých osôb, ktoré už nevykonávajú úlohy vyžadujúce si prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , sa vyškrtnú zo zoznamu ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Okrem toho, všetky takéto osoby sa znova upozornia na ich osobitnú zodpovednosť za ochranu utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Podpíšu tiež vyhlásenie, v ktorom sa uvedie, že nepoužijú ani neposkytnú utajované skutočnosti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ktoré majú k dispozícii.

19.3. Osobitné pravidlá o prístupe k utajovaným skutočnostiam ►M1 SECRET UE ◄ alebo ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄

Všetky osoby, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 SECRET UE ◄ alebo ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , musia najprv prejsť previerkou pre daný stupeň.

Všetky osoby, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 SECRET UE ◄ alebo ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , musia byť oboznámené s bezpečnostnými predpismi a musia si byť vedomé následkov ich zanedbania.

V prípade osôb, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 SECRET UE ◄ alebo ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ na zasadnutiach atď., príslušný bezpečnostný úrad orgánu, kde daná osoba pracuje, upovedomí orgán, ktorý organizuje zasadnutie, že príslušné osoby majú takéto oprávnenie.

19.4. Osobitné pravidlá prístupu k utajovaným skutočnostiam ►M1 RESTREINT UE ◄

Osoby s prístupom k utajovaným skutočnostiam ►M1 RESTREINT UE ◄ sa oboznámia s týmito bezpečnostnými predpismi a s následkami ich zanedbania.

19.5. Presuny

Ak je zamestnanec presunutý z miesta, ktoré zahŕňa oboznamovanie sa s utajovanými skutočnosťami EÚ, register dozrie na príslušný presun tohto materiálu od odchádzajúceho zamestnanca k prichádzajúcemu zamestnancovi.

Ak je zamestnanec presunutý na iné miesto, ktoré zahŕňa oboznamovanie sa s utajovaným materiálom EÚ, miestny bezpečnostný úradník ho s uvedenou utajovanou skutočnosťou v príslušnej miere oboznámi.

19.6. Osobitné pokyny

Osoby, ktoré sa oboznamujú s utajovanými skutočnosťami EÚ, by mali byť oboznámené najprv pri prevzatí svojich povinností a potom pravidelne, o:

a) rizikách pre bezpečnosť, ktoré vyplývajú z indiskrétnych rozhovorov;

b) opatreniach, ktoré musia prijať v súvislosti s tlačou a predstaviteľmi osobitných záujmových skupín;

c) nebezpečenstve, ktoré predstavujú činnosti tajných služieb, ktoré sa zameriavajú na EÚ a členské štáty, pokiaľ ide o utajované skutočnosti a činnosti EÚ;

d) povinnosti okamžite nahlásiť príslušným bezpečnostným úradom akékoľvek oslovenie alebo manéver, ktorý vedie k podozreniu o špionážnej činnosti, alebo akékoľvek nezvyčajné okolnosti, ktoré sa týkajú bezpečnosti.

Všetky osoby, ktoré sú zvyčajne vystavené častým kontaktom so zástupcami krajín, ktorých tajné služby sa zameriavajú na utajované skutočnosti a činnosti EÚ, sa oboznamujú ś technikami, o ktorých je známe, že ich používajú rozličné tajné služby.

Neexistujú žiadne bezpečnostné predpisy Komisie, ktoré sa týkajú súkromných ciest do akýchkoľvek cieľových miest personálu, ktorý prešiel previerkami pre prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ. ►M2 Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ však oboznámi úradníkov a ostatných zamestnancov, ktorí patria do jeho právomoci, s predpismi vzťahujúcimi sa na takéto cesty, ktoré sa na nich môžu prípadne vzťahovať.

20. POSTUP BEZPEČNOSTNÝCH PREVIEROK PRE ÚRADNÍKOV KOMISIE A OSTATNÝCH ZAMESTNANCOV

a) Iba úradníci a ostatní zamestnanci Komisie alebo osoby pracujúce v rámci Komisie, ktoré z dôvodu svojich povinností a požiadaviek služby potrebujú mať vedomosť alebo musia pracovať s utajovanými skutočnosťami, ktoré má k dispozícii Komisia, majú prístup k takýmto utajovaným skutočnostiam.

b) Na získanie prístupu k utajovaným skutočnostiam klasifikovaným ako „ ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ “, „ ►M1 SECRET UE ◄ “ a „ ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ “, osoby uvedené v písm. a) vyššie musia byť oprávnené v súlade s postupom uvedeným v písm. c) a d) tohto oddielu.

c) Oprávnenie sa udeľuje iba osobám, ktoré prešli bezpečnostnými previerkami príslušných národných bezpečnostných úradov členských štátov (NBÚ) v súlade s postupom uvedeným v písm. i) až n).

d) ►M2 Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ je zodpovedný za udeľovanie oprávnení uvedených v písm. a), b) a c).

e) ►M2 Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ udelí oprávnenie po získaní stanoviska príslušných vnútroštátnych orgánov členských štátov na základe bezpečnostných previerok, ktoré sa vykonali v súlade s písm. i) až n).

f) ►M2 Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ vedie aktualizovaný zoznam všetkých citlivých pracovných miest, ktoré poskytujú príslušné úrady Komisie, a všetkých osôb, ktorým sa udelilo (dočasné) oprávnenie.

g) Oprávnenie, ktoré je platné na obdobie piatich rokov, nesmie prekročiť trvanie úloh, na základe ktorých bolo udelené. Môže sa obnoviť v súlade s postupom uvedeným v písm. e).

h) ►M2 Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ odoberie oprávnenie, ak usúdi, že existujú na to opodstatnené dôvody. Rozhodnutie odobrať oprávnenie sa oznámi danej osobe a príslušnému vnútroštátnemu orgánu. Osoba, ktorej sa oprávnenie odobralo, môže požiadať ►M2 riaditeľa riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ o vypočutie.

i) Bezpečnostné preverovanie sa vykonáva za pomoci danej osoby a na žiadosť ►M2 riaditeľa riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ . Príslušný vnútroštátny orgán na preverovanie je úradom členského štátu, ktorého je osoba podliehajúca oprávneniu štátnym príslušníkom. Ak daná osoba nie je štátnym príslušníkom členského štátu EÚ, ►M2 riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ požiada o bezpečnostné preverenie členský štát EÚ, kde má daná osoba bydlisko (domicil) alebo kde sa zvyčajne zdržiava.

j) Ako súčasť previerkového postupu sa daná osoba vyzve, aby vyplnila osobné informačné tlačivo.

k) ►M2 Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ vo svojej žiadosti upresní typ a stupeň utajovaných skutočností, ktoré sa majú sprístupniť danej osobe tak, aby príslušné vnútroštátne orgány mohli vykonať previerku a poskytnúť svoje stanovisko v súvislosti so stupňom oprávnenia, ktorý by bolo vhodné udeliť takejto osobe.

l) Celý bezpečnostný preverovací proces spolu so získanými výsledkami podlieha príslušným pravidlám a predpisom, ktoré sú platné v danom členskom štáte vrátane tých, ktoré sa týkajú odvolania.

m) Ak príslušné vnútroštátne orgány členského štátu vyjadria pozitívne stanovisko, môže ►M2 riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ danej osobe oprávnenie udeliť.

n) Negatívne stanovisko príslušných vnútroštátnych orgánov sa oznámi danej osobe, ktorá môže ►M2 riaditeľa riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ požiadať o vypočutie. Ak ►M2 riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ usúdi, že je potrebné, aby príslušné vnútroštátne orgány poskytli ďalšie vysvetlenie, môže ich požiadať, aby poskytli akékoľvek iné vysvetlenia, ktoré môžu predložiť. Ak sa negatívne stanovisko potvrdí, oprávnenie sa neudelí.

o) Všetky osoby, ktorým sa udelilo oprávnenie v zmysle písm. d) a e), obdržia v čase udelenia oprávnenia a potom v pravidelných intervaloch akékoľvek potrebné pokyny, ktoré sa týkajú utajovaných skutočností a prostriedkov zabezpečenia ich ochrany. Takéto osoby podpíšu vyhlásenie, v którom potvrdia, že obdržali takéto pokyny, a zaviažu sa, že ich budú dodržiavať.

p) ►M2 Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ prijme všetky potrebné opatrenia, aby uplatňoval tento oddiel, najmä pokiaľ ide o pravidlá, ktoré upravujú prístup k zoznamu oprávnených osôb.

q) ►M2 Riaditeľ riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ môže výnimočne, ak o to požiada útvar, udeliť po predložení oznámenia príslušných vnútroštátnych orgánov a ak príslušné vnútroštátne orgány neodpovedia do jedného mesiaca, dočasné oprávnenie na obdobie nepresahujúce šesť mesiacov, očakávajúc výsledok previerky uvedenej v písm. i).

r) Dočasné a predbežné oprávnenia takto udelené neumožňujú prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; takýto prístup je vyhradený pre úradníkov, ktorí sa už skutočne podrobili previerke s pozitívnymi výsledkami v súlade s písm. i). Úradníci, ktorí požiadali, aby boli preverení na stupni utajenia skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ a ešte stále očakávajú výsledok previerky, môžu dočasne a predbežne získať oprávnenie na prístup k utajovaným skutočnostiam so stupňom utajenia až po stupeň ►M1 SECRET UE ◄ vrátane tohto stupňa.

21. PRÍPRAVA, DISTRIBÚCIA, ROZŠIROVANIE, BEZPEČNOSŤ KURIÉRSKEHO PERSONÁLU A ZVLÁŠTNE KÓPIE ALEBO PREKLADY A VÝPISY Z UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ

21.1. Príprava

1. Utajovanie skutočností EÚ sa uplatňuje tak, ako je ustanovené v oddieli 16, a s ohľadom na utajované skutočnosti ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia sa uvádza na hornej a dolnej časti v strede na každej strane, pričom každá strana je očíslovaná. Všetky utajované dokumenty EÚ sú opatrené referenčným číslom a dátumom. V prípade dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ a ►M1 SECRET UE ◄ sa toto referenčné číslo uvádza na každej strane. Ak sa dokumenty majú distribuovať v niekoľkých kópiách, každá kópia musí mať číslo kópie, ktoré sa uvádza na prvej strane, spolu s celkovým počtom strán. Všetky prílohy a dodatky sa uvádzajú v zozname na prvej strane dokumentu klasifikovaného ako ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia.

2. Dokumenty klasifikované ako ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia, môžu prepisovať, prekladať, uschovávať, fotokopírovať a reprodukovať magneticky alebo mikrofilmami iba osoby, ktoré boli preverené na prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ aspoň do bezpečnostného stupňa utajenia daného dokumentu.

3. Ustanovenia, ktoré upravujú elektronické vyhotovovanie utajovaných dokumentov, sú uvedené v oddieli 25.

21.2. Distribúcia

1. Utajované skutočnosti EÚ sa distribuujú iba osobám, ktoré ich potrebujú poznať a majú príslušnú bezpečnostnú previerku. Pôvodca utajovaných skutočností označuje počiatočnú distribúciu.

2. Dokumenty ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sa dostávajú do obehu prostredníctvom registrov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ (pozri oddiel 22.2). V prípade správ ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ môže príslušný register oprávniť vedúceho komunikačného centra, aby vyhotovil určitý počet kópií, ktorý sa upresní s ohľadom na zoznam adresátov.

3. Dokumenty klasifikované ako ►M1 SECRET UE ◄ a nižšieho stupňa utajenia môže pôvodný adresát ďalej distribuovať ďalším adresátom podľa zásady potreba poznať. Úrady, ktoré sú pôvodcami takýchto dokumentov, však jednoznačne uvedú akékoľvek upozornenia, ktoré si želajú zaviesť v súvislosti s týmito dokumentmi. Ak sú takéto upozornenia zavedené, adresáti môžu dokumenty ďalej distribuovať iba s oprávnením úradov, ktoré sú pôvodcami dokumentov.

4. Všetky dokumenty, ktoré sú klasifikované ako ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia musí pri vstupe alebo pri výstupe z generálneho riaditeľstva alebo útvaru zaznamenať miestny register USEÚ daného úradu. Konkrétne údaje, ktoré sa zaznamenávajú (odkazy, dátum a prípadne číslo kópie), musia byť také, aby bolo podľa nich možné dokumenty identifikovať, a zapisujú sa do knihy alebo sa uchovávajú na zvlášť chránenom počítačovom médiu (pozri oddiel 22.1).

21.3. Prenášanie utajovaných dokumentov EÚ

21.3.1. Balenie, príjem

1. Dokumenty klasifikované ako ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia sa prenášajú v odolných, nepriesvitných dvojitých obálkach. Vnútorná obálka sa označí príslušným bezpečnostným stupňom utajenia EÚ a, ak je možné, tiež úplnými údajmi o názve funkcie príjemcu a adrese.

2. Iba kontrolný referent registra (pozri oddiel 22.1) alebo jeho zástupca môže otvoriť vnútornú obálku a potvrdiť príjem priložených dokumentov, pokiaľ obálka nie je adresovaná jednotlivcovi. V takomto prípade príslušný register (pozri oddiel 22.1) zapíše príchod obálky a iba jednotlivec, ktorému je obálka adresovaná, smie otvoriť vnútornú obálku a potvrdiť príjem dokumentu, ktorý obálka obsahuje.

3. Tlačivo o príjme sa umiestňuje do vnútornej obálky. Príjmové tlačivo, ktoré sa neutajuje, by malo uvádzať referenčné číslo, dátum a číslo kópie dokumentu, ale nie predmet dokumentu.

4. Vnútorná obálka sa vkladá do vonkajšej obálky, na ktorej je číslo balíka na účely prijatia. Za žiadnych okolností sa na vonkajšej obálke nesmie uvádzať bezpečnostné stupeň utajenia.

5. V prípade dokumentov klasifikovaných ako ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia, kuriéri a poslovia obdržia príjmové tlačivo proti číslam balíkov.

21.3.2. Prenášanie v rámci budovy alebo skupiny budov

V rámci danej budovy alebo skupiny budov sa utajované dokumenty môžu prenášať v zapečatenej obálke, na ktorej je uvedené iba meno adresáta, pokiaľ obálku prenáša osoba, ktorá je preverená pre stupeň utajenia prenášaných dokumentov.

21.3.3. Prenášanie v rámci krajiny

1. V rámci krajiny by sa dokumenty ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ mali zasielať iba prostredníctvom oficiálnej kuriérskej služby alebo prostredníctvom osôb oprávnených na prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. Ak sa na prenášanie dokumentu ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ mimo budovy alebo skupiny budov používa kuriérska služba, musí sa dodržiavať balenie a ustanovenia o príjme uvedené v tejto kapitole. Kuriérske služby musia mať také personálne obsadenie, aby sa zabezpečilo, že balíky obsahujúce dokumenty ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ zostanú po celý čas pod priamym dozorom zodpovedného referenta.

3. Výnimočne môžu aj referenti iní ako kuriéri prenášať dokumenty ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ mimo budovy alebo skupiny budov pre miestne použitie na zasadnutiach a rokovaniach, ak: a) daný posol má oprávnenie na prístup k takýmto dokumentom ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; b) spôsob dopravy je v súlade s pravidlami uplatňovanými na prenášanie dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; c) za žiadnych okolností nenechá daný posol dokumenty ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ bez dozoru; d) je zabezpečené, že zoznam dokumentov takto prenášaných je uvedený v registri dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ a je zaznamenaný v knihe, pričom sa zoznam skontroluje oproti tomuto zápisu v čase návratu dokumentov.

4. V rámci danej krajiny sa dokumenty ►M1 SECRET UE ◄ a ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ môžu zasielať poštou, ak je takýto prenos povolený vnútroštátnymi právnymi predpismi a je v súlade s ustanoveniami týchto právnych predpisov, alebo kuriérskou službou alebo osobami, ktoré sú preverené na prístup k utajovaným skutočnostiam EÚ.

5. ►M2 Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ pripraví pokyny o osobnej preprave utajovaných dokumentov EÚ na základe týchto pravidiel. Doručiteľ je povinný si tieto pokyny prečítať a podpísať. Tieto pokyny musia najmä jasne uvádzať, že dokumenty v žiadnom prípade nesmú: a) zostať mimo dosahu doručiteľa, pokiaľ nie sú v bezpečnej úschove v súlade s ustanoveniami uvedenými v oddieli 18; b) zostať bez dozoru v prostriedkoch verejnej dopravy alebo súkromných prepravných prostriedkoch, alebo na miestach ako napríklad hotely alebo reštaurácie. Nesmú sa uschovávať v hotelových trezoroch ani nechať bez dohľadu v hotelových izbách; c) sa čítať na verejných miestach, ako napríklad lietadlá alebo vlaky.

21.3.4. Prenášanie zo štátu do štátu

1. Materiál klasifikovaný ako ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ a vyššieho stupňa utajenia sa prenáša diplomatickými službami EÚ alebo vojenskými kuriérskymi službami EÚ.

2. Je však možné povoliť osobný prenos materiálu klasifikovaného ako ►M1 SECRET UE ◄ a ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , ak sú opatrenia na prenos také, že zabezpečia, že sa dané dokumenty nedostanú do rúk nepovolaných osôb.

3. Člen Komisie zodpovedný za bezpečnostné záležitosti môže oprávniť osobný prenos, ak nie sú k dispozícii diplomatickí ani vojenskí kuriéri, alebo ak by použitie takýchto kuriérov viedlo k zdržaniu, ktoré by mohlo mať škodlivý vplyv na operatívne činnosti EÚ a materiál je súrne potrebný pre určeného príjemcu. ►M2 Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ pripraví pokyny, ktoré sa vzťahujú na osobný prenos zo štátu do štátu utajovaného materiálu až do stupňa utajenia ►M1 SECRET UE ◄ vrátane prenosu inými osobami, ako sú diplomatickí a vojenskí kuriéri. Pokyny musia požadovať, aby: a) doručiteľ mal príslušnú bezpečnostnú previerku; b) sa viedol záznam v príslušnom úrade alebo registri o všetkých materiáloch takto prenášaných; c) na balíkoch alebo vreciach obsahujúcich materiál EÚ bola úradná pečať, ktorá by zabránila alebo znemožnila colnú kontrolu, a nálepky s identifikáciou a s pokynmi pre nálezcu; d) doručiteľ mal kuriérsky certifikát a/alebo príkaz na úlohu, ako ich uznávajú všetky členské štáty EÚ a ktoré ho oprávňujú, aby prenášal daný balík, ako je ustanovené; e) sa neprechádzalo cez žiaden nečlenský štát EÚ ani cez jeho pohraničné územie, ak sa cestuje po súši, pokiaľ zasielajúci štát nemá konkrétnu záruku od takéhoto štátu; f) cestovné zabezpečenia doručiteľa týkajúce sa cieľových miest, trás, po ktorých sa má cestovať, a dopravných prostriedkov, ktoré sa majú použiť, boli v súlade s predpismi EÚ alebo – ak sú vnútroštátne predpisy pre takéto činnosti prísnejšie – v súlade s takýmito právnymi predpismi; g) materiál sa nesmie dostať mimo dosahu doručiteľa, pokiaľ nie je uschovaný v súlade s ustanoveniami o bezpečnej úschove, ktoré sú uvedené v oddieli 18; h) materiál sa nesmie nechať bez dozoru vo verejných alebo súkromných dopravných prostriedkoch ani na miestach ako napríklad reštaurácie alebo hotely. Nesmie sa uchovávať v hotelových trezoroch ani zanechať bez dozoru v hotelových izbách; i) ak prenášaný materiál obsahuje dokumenty, takéto dokumenty sa nesmú čítať na verejných miestach (napríklad v lietadlách, vlakoch atď.).

4. Osoba určená na prenos utajovaného materiálu si musí prečítať a podpísať bezpečnostný pokyn, ktoré uvádza minimálne pokyny uvedené vyššie a postupy, ktoré sa musia dodržiavať v núdzovom prípade alebo ak balík obsahujúci utajovaný materiál spochybnia colní alebo letiskoví bezpečnostní úradníci.

21.3.5 Prenášanie dokumentov ►M1 RESTREINT UE ◄

Pre prenos dokumentov ►M1 RESTREINT UE ◄ nie sú stanovené žiadne osobitné ustanovenia s výnimkou, že by mali byť také, aby sa zabezpečilo, že sa nedostanú do rúk nepovolaných osôb.

21.4. Bezpečnosť kuriérov

Všetci kuriéri a poslovia, ktorí sú určení na prenos dokumentov ►M1 SECRET UE ◄ a ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , musia prejsť príslušnou bezpečnostnou previerkou.

21.5. Elektronické a iné prostriedky technického prenosu

1. Komunikačné bezpečnostné opatrenia sú navrhnuté tak, aby zabezpečili bezpečný prenos utajovaných skutočností EÚ. Podrobné pravidlá, ktoré sa vzťahujú na prenos takýchto utajovaných skutočností EÚ sú uvedené v oddieli 25.

2. Iba akreditované komunikačné centrá a siete a/alebo terminály a systémy môžu prenášať utajované skutočnosti ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ a ►M1 SECRET UE ◄ .

21.6. Zvláštne kópie a preklady a výpisy z utajovaných dokumentov EÚ

1. Iba pôvodca môže autorizovať kópiu alebo preklad dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. Ak osoby bez preverenia pre stupeň utajenia ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ žiadajú utajované skutočnosti, ktoré, aj keď sú uvedené v dokumente ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , nemajú tento stupeň utajenia, vedúci registra dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ (pozri oddiel 22.2) môže povoliť vyhotovenie potrebného počtu výpisov z týchto dokumentov. Súčasne prijme potrebné opatrenia, aby zabezpečil, že sa týmto výpisom pridelí príslušná klasifikácia utajenia.

3. Dokumenty klasifikované ako ►M1 SECRET UE ◄ a nižšieho stupňa utajenia môže adresát reprodukovať a prekladať v rámci týchto bezpečnostných ustanovení a pod podmienkou, že sa dodržiava zásada potreba poznať. Bezpečnostné opatrenia, ktoré sa vzťahujú na originálny dokument sa tiež vzťahujú na jeho reprodukcie a/alebo preklady.

22. REGISTRE UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ, PREHLIADKY, KONTROLY, ARCHÍVNE SKLADOVANIA A LIKVIDÁCIA UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ

22.1. Miestne registre utajovaných skutočností EÚ

1. V rámci Komisie v každom úrade je jeden prípadne viacero miestnych registrov USEÚ zodpovedných za registráciu, reprodukciu, rozosielanie, archivovanie a likvidáciu dokumentov klasifikovaných ako ►M1 SECRET UE ◄ a ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ .

2. Ak úrad nemá miestny register USEÚ, jeho funkciu vykonáva miestny register USEÚ generálneho sekretariátu.

3. Miestne registre USEÚ podliehajú vedúcemu úradu, od ktorého dostávajú pokyny. Vedúci takýchto registrov sú registračnými kontrolnými úradníkmi.

4. Miestne registre USEÚ podliehajú dohľadu miestneho bezpečnostného úradníka, pokiaľ ide o uplatňovanie ustanovení, ktoré sa týkajú oboznamovania sa s dokumentmi USEÚ a súlad s príslušnými bezpečnostnými opatreniami.

5. Úradníci pridelení do miestnych registrov USEÚ musia mať oprávnenie na prístup k USEÚ v súlade s oddielom 20.

6. Pod dozorom príslušného vedúceho oddelenia miestne registre USEÚ: a) riadia operácie týkajúce sa registrácie, reprodukcie, prekladu, prenosu, rozosielania a likvidácie takýchto dokumentov; b) aktualizujú zoznam údajov o utajovaných skutočnostiach; c) pravidelne overujú potrebu zachovávať utajovanie skutočností.

7. Miestne registre USEÚ vedú register s týmito údajmi: a) dátum vypracovania utajovaných skutočností; b) stupeň utajenia; c) dátum ukončenie platnosti utajenia; d) meno a úrad vydavateľa; e) príjemca alebo príjemcovia spolu so sériovým číslom; f) predmet; g) počet; h) počet kópií v obehu; i) príprava súpisu utajovaných skutočností predložených úradu; j) evidencia zrušenia stupňa utajenia a zníženia stupňa utajenia skutočností.

8. Všeobecné pravidlá ustanovené v oddieli 21 sa vzťahujú na miestne registre USEÚ Komisie, pokiaľ nie sú upravené osobitnými pravidlami ustanovenými v tomto oddieli.

22.2. Register utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

22.2.1. Všeobecne

1. Centrálny register utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ zabezpečuje zaznamenávanie, manipuláciu a distribúciu dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ v súlade s týmito bezpečnostnými ustanoveniami. Vedúci registra ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ je kontrolným úradníkom registra ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. Centrálny register utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ pôsobí ako hlavný prijímajúci a odosielajúci orgán v Komisii voči ostatným orgánom EÚ, členským štátom, medzinárodným organizáciám a tretím štátom, s ktorými má Komisia dohody o bezpečnostných postupoch pri výmene utajovaných skutočností.

3. V prípade potreby sa zakladajú vedľajšie registre, ktoré sú zodpovedné za vnútorné riadenie dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; vedú aktualizované záznamy o obehu všetkých dokumentov, za ktoré je takýto vedľajší register zodpovedný.

4. Vedľajšie registre ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sa zakladajú podľa ustanovení uvedených v časti 22.2.3. ako odpoveď na dlhodobé potreby a sú priradené k centrálnemu registru ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Ak je potrebné nahliadnuť do dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ iba dočasne a príležitostne, je možné tieto dokumenty poskytnúť bez založenie vedľajšieho registra ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ak sú ustanovené pravidlá, ktoré zabezpečujú, aby dokumenty zostali pod kontrolou príslušného registra ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ a aby sa dodržiavali všetky fyzické a osobné bezpečnostné opatrenia.

5. Vedľajšie registre nesmú dokumenty ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ prenášať priamo ostatným vedľajším registrom toho istého centrálneho registra ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ bez výslovného súhlasu centrálneho registra ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

6. Všetky výmeny dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ medzi vedľajším registrami, ktoré nie sú priradené tomu istému centrálnemu registru, sa vykonávajú cez centrálne registre ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

22.2.2. Centrálny register utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Vedúci centrálneho registra ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ je ako kontrolný úradník zodpovedný za:

a) prenos dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ v súlade s ustanoveniami upravenými v oddieli 21.3;

b) vedenie zoznamu všetkých podriadených vedľajších registrov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ spolu s menami a podpismi menovaných kontrolných úradníkov a ich oprávnených zástupcov;

c) uchovávanie potvrdení o príjmoch z registrov pre všetky dokumenty ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ktoré distribuuje centrálny register;

d) vedenie záznamu o dokumentoch ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ktoré uchováva a distribuuje;

e) vedenie aktualizovaného zoznamu všetkých centrálnych registrov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , s ktorými zvyčajne korešponduje, spolu s menami a podpismi ich menovaných kontrolných úradníkov a ich oprávnených zástupcov;

f) fyzické ochraňovanie všetkých dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ktoré sa uchovávajú v registri, v súlade s pravidlami uvedenými v oddieli 18.

22.2.3. Vedľajšie registre ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Vedúci vedľajšieho registra ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ je ako kontrolný úradník zodpovedný za:

a) prenos dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ v súlade s ustanoveniami uvedenými v oddieli 21.3;

b) vedenie aktualizovaného zoznamu všetkých osôb, ktoré majú prístup k utajovaným skutočnostiam ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ pod jeho kontrolou;

c) distribúciu dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ v súlade s pokynmi pôvodcu alebo podľa zásady potreba poznať, pričom najprv skontroluje, či adresát má potrebné bezpečnostné preverenie;

d) vedenie aktualizovaného záznamu všetkých dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ktoré sa uchovávajú alebo ktoré sú v obehu pod jeho kontrolou, alebo ktoré boli postúpené iným registrom ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , a za uchovávanie príslušných príjmových tlačív;

e) vedenie aktualizovaného zoznamu registrov utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , s ktorými má oprávnenie vymieňať si dokumenty úrady PRÍSNE TAJNÉ, spolu s menami a podpismi ich kontrolných referentov a ich oprávnených zástupcov;

f) fyzickú ochranu všetkých dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ktoré sa uchovávajú v rámci vedľajšieho registra v súlade s pravidlami uvedenými v oddieli 18.

22.3. Súpisy, prehliadky a kontroly utajovaných dokumentov EÚ

1. Všetky registre utajovaných skutočností ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ako sú uvedené v tomto oddieli, každoročne vykonávajú súpis dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ podľa položiek. Dokument sa považuje za zaevidovaný v registri, ak register dokument fyzicky obhliadne alebo má doklad o príjme od registra ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , do ktorého bol dokument prevedený, potvrdenie o likvidácii dokumentu alebo o znížení stupňa utajenia, alebo príkaz na zrušenie stupňa utajenia dokumentu. Zistenia ročných súpisov sa predkladajú členovi Komisie zodpovednému za bezpečnostné záležitosti najneskôr do 1. apríla každého roka.

2. Vedľajšie registre ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ predkladajú zistenia ročných súpisov centrálnemu registru, ktorému podliehajú, ku dňu, ktorý takýto centrálny register určí.

3. Utajované skutočnosti EÚ nižšieho stupňa utajenia ako ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sú predmetom interných kontrol v súlade s pokynmi člena Komisie zodpovedného za bezpečnostné záležitosti.

4. Tieto opatrenia majú umožniť, aby držitelia predložili svoje stanoviská s ohľadom na: a) možnosti znížiť stupeň utajenia alebo zrušiť stupeň utajenia určitých dokumentov; b) dokumenty, ktoré sa majú zlikvidovať.

22.4. Archívne skladovanie utajovaných skutočností EÚ

1. USEÚ sa musia skladovať za podmienok, ktoré sú v súlade s príslušnými požiadavkami uvedenými v oddieli 18.

2. Aby sa minimalizovali skladovacie problémy, kontrolní úradníci všetkých registrov musia mať oprávnenie, aby mohli mať dokumenty ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ a ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ v podobe mikrofilmy alebo iným spôsobom zaznamenané na magnetických alebo optických médiách na účely archivácie za predpokladu, že: a) proces zhotovenia mikrofilmov/skladovania vykonáva personál s platnou bezpečnostnou previerkou pre zodpovedajúci stupeň utajenia; b) mikrofilm/skladovacie médium má priradenú tú istú bezpečnostnú ochranu ako pôvodné dokumenty; c) zhotovovanie mikrofilmu/skladovanie ľubovoľného dokumentu ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sa oznámi pôvodcovi; d) zvitky filmu alebo iný typ podpory obsahujú iba dokumenty rovnakého stupňa utajenia ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ alebo ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ ; e) zhotovenie mikrofilmov/skladovanie akéhokoľvek dokumentu ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ alebo ►M1 SECRET UE ◄ je zreteľne zaznačené v zázname používanom pre ročný súpis; f) pôvodné dokumenty, z ktorých boli vyhotovené mikrofilmy, alebo ktoré boli inak uskladnené, sa zničia v súlade s pravidlami uvedenými v oddieli 22.5.

3. Tieto pravidlá sa vzťahujú na akúkoľvek formu oprávneného skladovania, ako napríklad elektromagnetické médiá a optický disk.

22.5. Likvidácia utajovaných dokumentov EÚ

1. Aby sa zabránilo zbytočnému zhromažďovaniu utajovaných dokumentov EÚ, tie dokumenty, o ktorých vedúci jednotky, ktorá ich má k dispozícii usúdi, že sú neaktuálne a v nadbytočnom počte, sa zlikvidujú, len čo je to možné, týmto spôsobom: a) Dokumenty ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ likviduje iba centrálny register, ktorý je za ne zodpovedný. Všetky dokumenty, ktoré boli zlikvidované, sa uvedú na zozname potvrdenia o likvidácii, ktoré podpíše kontrolný úradník dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ a úradník, ktorý bol svedkom likvidácie, pričom obidvaja musia mať preverenie na stupeň utajenia ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . V knihe sa v tomto zmysle urobí záznam; b) Register vedie potvrdenie o likvidácii spolu s rozdeľovníkmi počas obdobia desiatich rokov. Kópie sa predložia pôvodcovi alebo príslušnému centrálnemu registru iba vtedy, ak sa o to výslovne požiada; c) Dokumenty ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ vrátane celého utajeného odpadu vzniknutého z prípravy dokumentov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ako napríklad pokazené kópie, pracovné náčrty, rukou písané poznámky alebo diskety, sa musia zničiť pod dohľadom kontrolného úradníka registra pre utajované skutočnosti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ spálením, rozdrvením, skartovaním alebo iným zničením tak, aby ich nebolo možné rozpoznať alebo obnoviť.

2. Dokumenty ►M1 SECRET UE ◄ likviduje register, ktorý je za dokumenty zodpovedný, pod dohľadom bezpečnostne preverenej osoby, pričom sa použije niektorý z postupov uvedených v ods. 1 písm. c). Dokumenty ►M1 SECRET UE ◄ , ktoré sa zničili, sa uvedú na zozname podpísaných potvrdení o likvidácii, ktoré uchováva register spolu s rozdeľovníkmi počas doby minimálne troch rokov.

3. Dokumenty ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ likviduje register, ktorý je za dokumenty zodpovedný, pod dohľadom bezpečnostne preverenej osoby, pričom sa použije niektorý z postupov uvedených v ods. 1 písm. c). Ich likvidácia sa zaznamenáva podľa pokynov člena Komisie, ktorý je zodpovedný za bezpečnostné záležitosti.

4. Dokumenty ►M1 RESTREINT UE ◄ likviduje register, ktorý je za dokumenty zodpovedný, alebo ich užívateľ v súlade s pokynmi člena Komisie, ktorý je zodpovedný za bezpečnostné záležitosti.

22.6. Likvidácia v naliehavých situáciách

1. Úrady Komisie pripravia plány vychádzajúce z miestnych podmienok, ktoré sú zamerané na ochranu utajovaného materiálu EÚ v krízovej situácii, vrátane prípadnej likvidácie, a evakuačné plány. Komisia vyhlási pokyny, ktoré sa považujú za potrebné na zabránenie situácii, že utajované skutočnosti EÚ sa dostanú do nepovolaných rúk.

2. Úpravy, ktoré sa týkajú ochrany a/alebo likvidácie materiálov ►M1 SECRET UE ◄ a ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ v krízovej situácii nesmú v žiadnom prípade nepriaznivo ovplyvniť ochranu alebo likvidáciu materiálov ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , vrátane kódovacieho zariadenia, oboznamovanie sa s ktorými má prednosť pred všetkými ostatnými úlohami.

3. Opatrenia, ktoré sa musia prijať na ochranu a likvidáciu kódovacieho zariadenia v prípade naliehavej situácie, musia byť upravené v osobitných pokynoch.

4. Takéto pokyny musia byť dostupné priamo na mieste v zapečatenej obálke. Dostupné musia byť aj prostriedky/nástroje na likvidáciu.

23. BEZPEČNOSTNÉ OPATRENIA PRE OSOBITNÉ ZASADNUTIA, KTORÉ SA KONAJÚ MIMO PRIESTOROV KOMISIE A ZAHŔŇAJÚ UTAJOVANÉ SKUTOČNOSTI EÚ

23.1. Všeobecne

Ak sa zasadnutia Komisie alebo iné dôležité zasadnutia konajú mimo priestorov Komisie a ak je to odôvodnené konkrétnymi bezpečnostnými požiadavkami, ktoré sa týkajú vysokej citlivosti diskutovaných záležitostí alebo utajovaných skutočností, prijmú sa bezpečnostné opatrenia, ktoré sú popísané nižšie. Tieto opatrenia sa týkajú iba ochrany utajovaných skutočností EÚ; ostatné bezpečnostné opatrenia bude možno potrebné naplánovať.

23.2. Právomoci

23.2.1. ►M2 Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄

►M2 Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ spolupracuje s príslušnými orgánmi členského štátu, na území ktorého sa zasadnutie koná (hostiteľský členský štát), aby sa zaručila bezpečnosť zasadnutia Komisie alebo iných dôležitých zasadnutí a bezpečnosť delegátov a ich personálu. Pokiaľ ide o ochranu bezpečnosti, mala by konkrétne zabezpečiť, aby:

a) sa vyhotovili plány, podľa ktorých sa postupuje v čase bezpečnostného ohrozenia a iných situáciách týkajúcich sa bezpečnosti, pričom dané opatrenia sa vzťahujú najmä na bezpečné uchovávanie utajovaných dokumentov EÚ v kanceláriách;

b) sa prijali opatrenia na zabezpečenie prístupu ku komunikačnému systému Komisie na príjem a odosielanie utajovaných správ EÚ. Hostiteľský členský štát sa požiada, aby prípadne poskytol prístup k bezpečnostným telefonickým systémom.

►M2 Riaditeľstvo Komisie pre bezpečnosť ◄ koná ako poradca pre bezpečnosť pri príprave zasadnutia; pri príprave by mal byť zastúpený, aby podľa potreby pomohol a poradil bezpečnostnému úradníkovi zasadnutia a delegáciám.

Každá jednotlivá delegácia na zasadnutí sa vyzve, aby menovala bezpečnostného úradníka, ktorý bude zodpovedný za vybavovanie bezpečnostných záležitostí v rámci svojej delegácie a za vykonávanie funkcie prostredníka s bezpečnostným úradníkom zasadnutia rovnako, ako prípadne so zástupcom ►M2 riaditeľstva Komisie pre bezpečnosť ◄ .

23.2.2. Bezpečnostný úradník zasadnutia (BÚZ)

Vymenuje sa bezpečnostný úradník zasadnutia, ktorý je zodpovedný za všeobecnú prípravu a kontrolu vnútorných bezpečnostných opatrení a za koordináciu s ostatnými príslušnými bezpečnostnými úradmi. Opatrenia, ktoré prijíma bezpečnostný úradník zasadnutia sa vo všeobecnosti týkajú:

a) ochranných opatrení na mieste zasadnutia, ktoré zaručia, že zasadnutie sa uskutoční bez incidentu, ktorý by mohol ohroziť bezpečnosť akýchkoľvek utajovaných skutočností EÚ, ktoré sa na zasadnutí prípadne používajú;

b) ochrany personálu, ktorého prístup na miesto zasadnutia, do priestorov delegácií a do konferenčných miestností je povolený, a kontroly ľubovoľného zariadenia;

c) sústavnej koordinácie s príslušnými orgánmi hostiteľského členského štátu a s Bezpečnostným úradom Komisie;

d) zaradenie bezpečnostných inštrukcií do spisov zasadnutia s príslušným upozornením na požiadavky uvedené v týchto bezpečnostných predpisoch a akékoľvek iné bezpečnostné pokyny, ktoré sa považujú za potrebné.

23.3. Bezpečnostné opatrenia

23.3.1. Bezpečnostné oblasti

Určujú sa tieto bezpečnostné oblasti:

a) bezpečnostná oblasť triedy II, ktorá pozostáva z pracovnej miestnosti, kancelárií Komisie a reprografického zariadenia rovnako ako prípadne z kancelárií delegácií;

b) bezpečnostná oblasť triedy I, ktorá pozostáva z konferenčnej miestnosti a kabínok tlmočníkov a zvukových technikov;

c) administratívne priestory pozostávajúce z priestoru pre tlač a tých častí zasadacej miestnosti, ktoré sa používajú pre administratívu, stravovanie a ubytovanie rovnako ako priestor bezprostredne susediaci s tlačovým centrom a zasadacou miestnosťou.

23.3.2. Priepustky

Bezpečnostný úradník zasadnutia vydá primerané označenia, ako ich vyžadujú delegácie podľa svojich potrieb. Ak sa tak požaduje, je možné rozlišovať prístupy do rozličných bezpečnostných oblastí.

Bezpečnostné pokyny pre zasadnutie musia vyžadovať, aby všetky príslušné osoby jasne a viditeľne nosili svoje identifikačné označenie po celý čas v rámci miesta zasadnutia tak, aby ich bolo možné v prípade potreby overiť bezpečnostným personálom.

Okrem účastníkov, ktorí majú identifikačné označenie, sa na miesto zasadnutia pripustí čo najmenej ľudí. Bezpečnostný referent zasadnutia povolí národným delegáciám iba na ich žiadosť, aby počas zasadnutia mohli prijať návštevníkov. Návštevy dostanú návštevnícke označenia. Musí sa vyplniť tlačivo pre návštevnícku priepustku, ktoré uvádza meno návštevníka a meno osoby, ktorá návštevu prijme. Návštevníci musia byť po celý čas sprevádzaní členom ochrany alebo navštívenou osobou. Tlačivo návštevníckej priepustky má pri sebe po celý čas sprevádzajúca osoba, ktorá ho vráti spolu s návštevníckym označením bezpečnostnému personálu, keď návšteva opúšťa miesto zasadnutia.

23.3.3. Kontrola fotografického a audio zariadenia

Do bezpečnostnej oblasti triedy I nie je možné priniesť žiadne fotoaparáty, kamery ani záznamové zariadenia s výnimkou zariadenia, ktoré so sebou doniesli fotografi a zvukoví technici s príslušným povolením od bezpečnostného úradníka zasadnutia.

23.3.4 Kontrola aktoviek, prenosných počítačov a balíkov

Držitelia priepustky, ktorí majú povolený prístup do bezpečnostnej oblasti, si môžu zvyčajne ponechať aktovky a prenosné počítače (len s vlastným zdrojom napätia) bez skontrolovania. V prípade balíkov pre delegácie, delegácia môže prevziať doručený balík, ktorý sa podrobí inšpekcii bezpečnostného úradníka delegácie, preverí osobitným zariadením alebo ho otvorí bezpečnostný personál na inšpekciu. Ak to bezpečnostný úradník zasadnutia považuje za potrebné, môžu sa prijať prísnejšie opatrenia na inšpekciu aktoviek a balíkov.

23.3.5 Technická bezpečnosť

Zasadacia miestnosť sa môže technicky zabezpečiť technickým bezpečnostným tímom, ktorý môže tiež vykonávať elektronický dohľad počas zasadnutia.

23.3.6. Dokumenty delegácií

Delegácie sú zodpovedné za prinesenie dokumentov na zasadnutie a odnesenie dokumentov zo zasadnutia. Sú tiež zodpovedné za skontrolovanie a bezpečnosť dokumentov počas ich používania v priestoroch, ktoré im boli pridelené. Hostiteľský členský štát môže byť požiadaný o pomoc pri preprave utajovaných dokumentov na miesto zasadnutia a z miesta zasadnutia.

23.3.7. Bezpečná úschova dokumentov

Ak Komisia alebo delegácie nie sú schopné svoje utajované dokumenty uskladniť v súlade so schválenými normami, môžu takéto dokumenty uložiť v zapečatenej obálke u bezpečnostného úradníka zasadnutia proti potvrdeniu o prijatí tak, aby bezpečnostný úradník zasadnutia mohol príslušné dokumenty uschovávať v súlade so schválenými normami.

23.3.8. Inšpekcia kancelárií

Bezpečnostný referent zasadnutia zariadi, aby sa kancelárie Komisie a delegácií podrobili inšpekcii na konci každého pracovného dňa, aby sa zabezpečilo, že všetky utajované dokumenty EÚ sa uchovávajú na bezpečnom mieste. Ak tomu tak nie je, bezpečnostný úradník zasadnutia prijme príslušné opatrenia.

23.3.9 Likvidácia odpadu utajovaných skutočností EÚ

Celý odpad sa považuje za utajovaný materiál EÚ a Komisia a delegácie by mali dostať odpadové koše alebo vrecia na papier na jeho likvidáciu. Pred opustením priestorov, ktoré boli Komisii a delegácii pridelené, Komisia a delegácie odovzdajú celý svoj odpad bezpečnostnému úradníkovi zasadnutia, ktorý zabezpečí jeho likvidáciu v súlade s týmito bezpečnostnými predpismi.

Na konci zasadnutia sa všetky dokumenty, ktoré majú Komisia alebo delegácie k dispozícii, avšak ich už nepotrebujú, považujú za odpad. Pred tým, ako sa zrušia bezpečnostné opatrenia prijaté pre zasadnutie, sa vykoná dôkladná prehliadka priestorov Komisie a delegácií. Dokumenty, vo vzťahu ku ktorým sa podpísalo potvrdenie o prijatí, sa podľa možností čo najviac zlikvidujú, ako je uvedené v oddieli 22.5.

24. PORUŠENIE BEZPEČNOSTI A OHROZENIE UTAJOVANÝCH SKUTOČNOSTÍ EÚ

24.1. Vymedzenie pojmov

K porušenie bezpečnosti dochádza v dôsledku konania alebo opomenutia v rozpore s bezpečnostnými predpismi Komisie, ktoré by mohlo ohroziť alebo spôsobiť ohrozenie utajovaných skutočností EÚ.

K ohrozeniu utajovaných skutočností EÚ dochádza, keď sa celé alebo ich časť dostanú do rúk nepovolaných osôb, t. j. osôb, ktoré nemajú príslušnú bezpečnostnú previerku alebo nespĺňajú zásadu potreba poznať, alebo ak existuje pravdepodobnosť, že k takejto udalosti došlo.

Utajované skutočnosti EÚ môžu byť ohrozené dôsledkom nedbanlivosti, ľahostajnosti alebo neuváženého konania rovnako ako činnosťou služieb, ktorých cieľom je EÚ alebo jej členské štáty, pokiaľ ide o utajované skutočnosti EÚ a jej činnosti, alebo podvratnými organizáciami.

24.2. Hlásenie porušenia bezpečnosti

Všetky osoby, ktoré musia narábať s utajovanými skutočnosťami EÚ, sú náležito poučené o svojej zodpovednosti v tejto oblasti. Okamžite musia nahlásiť akékoľvek porušenie bezpečnosti, o ktorom sa dozvedia.

Ak miestny bezpečnostný úradník alebo bezpečnostný úradník zasadnutia objaví alebo je informovaný o porušení bezpečnosti, ktorá sa týka utajovaných skutočností EÚ, alebo o strate alebo zmiznutí utajovaných materiálov EÚ, okamžite podnikne opatrenia na:

a) ochranu dôkazov;

b) konštatovanie faktov;

c) posúdenie a minimalizovanie vzniknutej škody;

d) zabránenie opakovaniu;

e) oznámenie príslušným orgánom o dôsledkoch porušenia bezpečnosti. V tejto súvislosti sa musia zabezpečiť nasledujúce informácie: i) opis danej utajovanej skutočnosti, vrátane stupňa jej utajenia, referenčného čísla a čísla kópie, dátumu, pôvodcu, predmetu a rozsahu; ii) krátky opis okolností, za ktorých došlo k porušeniu bezpečnosti, vrátane dátumu a obdobia, počas ktorého bola utajovaná skutočnosť vystavená odcudzeniu; iii) vyhlásenie, či bol pôvodca o tejto skutočnosti informovaný.

Je povinnosťou každého bezpečnostného úradu, aby okamžite po informovaní o tom, že mohlo dôjsť k porušeniu bezpečnosti, túto skutočnosť okamžite nahlásil ►M2 riaditeľstvu Komisie pre bezpečnosť ◄ .

Prípady, ktoré zahŕňajú utajované skutočnosti ►M1 RESTREINT UE ◄ , sa musia hlásiť iba vtedy, ak predstavujú nezvyč