REGULAMENTO INTERNO DO CONSELHO DE COOPERAÇÃO entre as Comunidades Europeias e os seus Estados-membros, por um lado, e a Ucrânia, por outro de 9 de Junho de 1998 (98/435/CE)

O CONSELHO DE COOPERAÇÃO,

Tendo em conta o Acordo de parceria e cooperação entre as Comunidades Europeias e os seus Estados-membros, por um lado, e a Ucrânia, por outro, assinado no Luxemburgo em 14 de Junho de 1994, a seguir designado «acordo», e, nomeadamente, os seus artigos 85º a 88º (1),

Tendo em conta o protocolo do acordo, assinado em Bruxelas em 10 de Abril de 1997,

Considerando que o acordo entrou em vigor em 1 de Março de 1998,

ESTABELECE O SEGUINTE REGULAMENTO INTERNO:

Artigo 1º

Presidência

O Conselho de Cooperação será presidido rotativamente, por períodos de 12 meses, por um membro do Conselho da União Europeia, em nome das Comunidades e dos seus Estados-membros, e por um membro do Conselho de Ministros da Ucrânia. Contudo, o primeiro período terá início na data da primeira reunião do Conselho de Cooperação e terminará em 31 de Dezembro do mesmo ano.

Artigo 2º

Reuniões

O Conselho de Cooperação reunir-se-á regularmente a nível ministerial uma vez por ano. Por acordo das partes, e a pedido de qualquer delas, poderão ser realizadas sessões extraordinárias do Conselho de Cooperação.

A menos que acordado de outra forma pelas partes, as sessões do Conselho do Cooperação terão lugar nos locais habituais do Conselho da União Europeia, em datas decididas por ambas as partes.

As reuniões do Conselho de Cooperação são convocadas conjuntamente pelos secretários do Conselho de Cooperação.

Artigo 3º

Representação

Os membros do Conselho de Cooperação podem fazer-se representar, caso estejam impossibilitados de participar na reunião.

Todos os membros poderão em princípio ser representados pelo chefe da Missão junto das Comunidades Europeias, pelo chefe da Representação Permanente junto da União Europeia ou por um alto funcionário.

Em todos os outros casos, se um membro quiser fazer-se representar, deverá notificar o presidente do nome do seu representante antes da reunião em que se fará representar.

O representante de um membro do Conselho de Cooperação exercerá todos os direitos do membro que representa.

Artigo 4º

Delegações

Os membros do Conselho de Cooperação podem fazer-se acompanhar de funcionários.

Antes de cada reunião, o presidente do Conselho de Cooperação será informado da composição prevista da delegação de cada parte, bem como dos respectivos chefes de delegação.

O Conselho de Cooperação pode convidar pessoas que não sejam membros a assistirem às suas reuniões a fim de prestarem informações acerca de assuntos específicos.

Artigo 5º

Secretariado

O Secretariado do Conselho de Cooperação será exercido conjuntamente por um funcionário do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e por um funcionário da Missão da Ucrânia junto das Comunidades Europeias.

Artigo 6º

Documentos

Quando as deliberações do Conselho de Cooperação tenham por base documentos escritos, os mesmos serão numerados e difundidos como documentos do Conselho de Cooperação pelos dois secretários.

Artigo 7º

Correspondência

Toda a correspondência destinada ao Conselho de Cooperação ou ao seu presidente será enviada para os dois secretários do Conselho de Cooperação.

Os dois secretários encarregam-se de remeter a correspondência ao presidente do Conselho de Cooperação, e, se for caso disso, de a difundir, como documentos na acepção do artigo 6º, aos outros membros do Conselho de Cooperação. A correspondência será enviada ao Secretariado-Geral da Comissão, às Representações Permanentes dos Estados-membros da União Europeia e à Missão da Ucrânia junto das Comunidades Europeias.

A correspondência do presidente do Conselho de Cooperação será enviada aos seus destinatários pelo respectivo secretário e difundida, se for caso disso, como documentos na acepção do artigo 6º, aos outros membros do Conselho de Cooperação, sendo remetida para os destinatários referidos no parágrafo anterior.

Artigo 8º

Ordem do dia das reuniões

1. Será estabelecida pelos secretários do Conselho de Cooperação, com base nas sugestões das partes, uma ordem do dia provisória para cada reunião. A ordem do dia provisória será enviada pelo respectivo secretário aos destinatários referidos no artigo 7º, o mais tardar 15 dias antes do início da reunião. A ordem do dia provisória incluirá os pontos para os quais qualquer um dos dois secretários tenha recebido um pedido de inscrição na ordem do dia o mais tardar 21 dias antes do início da reunião, com a ressalva de que os pontos só serão inscritos na ordem do dia provisória se a documentação a eles referente tiver sido enviada aos secretários o mais tardar até à data de envio da ordem do dia.

A ordem do dia será aprovada pelo Conselho de Cooperação no início de cada reunião. Podem ser inscritos na ordem do dia pontos não constantes da ordem do dia provisória, mediante acordo de ambas as partes.

2. Os prazos referidos no nº 1 poderão ser encurtados para ter em conta situações especiais, mediante acordo de ambas as partes.

Artigo 9º

Actas

Será elaborado conjuntamente pelos dois secretários, o mais cedo possível, um projecto de acta de cada reunião.

A acta deve normalmente indicar, em relação a cada ponto da ordem do dia:

- a documentação apresentada ao Conselho de Cooperação,

- as declarações cuja inscrição na acta tenha sido pedida por um membro do Conselho de Cooperação,

- as recomendações formuladas, as declarações acordadas e as conclusões adoptadas sobre assuntos específicos.

A acta deverá igualmente incluir uma lista dos membros do Conselho de Cooperação ou seus representantes que tiverem participado na reunião.

Os projectos de acta serão apresentados ao Conselho de Cooperação, para aprovação, na reunião seguinte. Os projectos de acta podem também ser aprovados por escrito por ambas as partes. Depois de aprovados, dois exemplares autênticos das actas serão assinados pelos dois secretários e arquivados pelas partes. Será enviada uma cópia a cada um dos destinatários referidos no artigo 7º

Artigo 10º

Recomendações

1. O Conselho de Cooperação formulará as suas recomendações por acordo mútuo das partes.

Durante o período entre duas sessões, o Conselho de Cooperação poderá formular recomendações por processo escrito, se ambas as partes assim o decidirem. Por processo escrito entende-se uma troca oficial de cartas entre os dois secretários, que actuam com o acordo das partes.

2. As recomendações do Conselho de Cooperação adoptadas nos termos do artigo 85º do acordo serão intituladas «recomendação», sendo este termo seguido de um número de ordem, da data da adopção do acto e da indicação do assunto.

As recomendações do Conselho de Cooperação serão autenticadas pelos dois secretários, sendo dois exemplares autênticos assinados pelos chefes de delegação das duas partes.

As recomendações serão enviadas, como documentos do Conselho de Cooperação, a cada um dos destinatários referidos no artigo 7º

Artigo 11º

Publicidade

Salvo decisão em contrário, as reuniões do Conselho de Cooperação não são públicas.

Cada uma das partes pode decidir a publicação das recomendações do Conselho de Cooperação na respectiva publicação oficial.

Artigo 12º

Línguas

As línguas oficiais do Conselho de Cooperação são as línguas oficiais das partes.

Em princípio, as deliberações do Conselho de Cooperação basear-se-ão em documentação preparada nessas línguas.

Artigo 13º

Despesas

As Comunidades Europeias e a Ucrânia custearão cada uma as despesas em que incorrerem devido à sua participação nas reuniões do Conselho de Cooperação, ou seja, despesas de pessoal, de viagem, de estadia e de correio e telecomunicações.

As despesas de interpretação nas reuniões, tradução e reprodução de documentos serão custeadas pelas Comunidades Europeias, com excepção das despesas de interpretação e tradução de uma das línguas oficiais das Comunidades Europeias para a língua ucraniana, e da língua ucraniana para uma das línguas oficiais das Comunidades Europeias, que serão custeadas pela Ucrânia.

As outras despesas relativas à organização material das reuniões serão custeadas pela parte que organiza as reuniões.

Artigo 14º

Comité

1. Nos termos do artigo 87º do acordo, é instituído um Comité de Cooperação para assistir o Conselho de Cooperação no desempenho das suas funções. O Comité de Cooperação será constituído, por um lado, por representantes da Comissão das Comunidades Europeias e por representantes dos membros do Conselho da União Europeia e, por outro, por representantes do Conselho de Ministros da Ucrânia, em princípio a nível de altos funcionários.

2. O Comité de Cooperação encarregar-se-á de preparar as reuniões e as deliberações do Conselho de Cooperação, de acompanhar a execução das recomendações do Conselho de Cooperação sempre que for caso disso e, em geral, de assegurar a continuidade da parceria e a correcta aplicação do acordo. Poderá analisar qualquer questão que lhe seja endereçada pelo Conselho de Cooperação assim como qualquer outra questão que possa surgir no decurso da aplicação quotidiana do acordo. O comité pode apresentar eventuais propostas ou projectos de recomendações para adopção pelo Conselho de Cooperação.

3. As consultas referidas nos artigos 18º e 49º, bem como no anexo 2 do acordo, efectuar-se-ão no âmbito do Comité de Cooperação. As consultas poderão ser prosseguidas no Conselho de Cooperação se ambas as partes assim o decidirem.

4. O regulamento interno do Comité de Cooperação consta do anexo do presente regulamento interno.

(1) JO L 49 de 19. 2. 1998, p. 1.

ANEXO

REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ DE COOPERAÇÃO entre as Comunidades Europeias e os seus Estados-membros, por um lado, e a Ucrânia, por outro

Artigo 1º

Presidência

O Comité de Cooperação será presidido rotativamente, por períodos de 12 meses, por um representante da Comissão das Comunidades Europeias, em nome das Comunidades e dos seus Estados-membros, e por um representante do Conselho de Ministros da Ucrânia. O primeiro período da Presidência terá início na data da primeira reunião do Conselho de Cooperação e terminará em 31 de Dezembro do mesmo ano. Durante esse período e, subsequentemente, durante cada período de 12 meses, o Comité de Cooperação será presidido pela parte que exercer a Presidência do Conselho de Cooperação.

Artigo 2º

Reuniões

O Comité de Cooperação reunir-se-á uma vez por ano e sempre que as circunstâncias o exigirem, com o acordo das partes.

Cada reunião do Comité de Cooperação será realizada em data e local a acordar pelas partes.

As reuniões do Comité de Cooperação são convocadas conjuntamente pelos dois secretários.

Artigo 3º

Delegações

Antes de cada reunião, o presidente do Comité de Cooperação será informado da composição prevista da delegação de cada parte, bem como dos respectivos chefes de delegação.

Artigo 4º

Secretariado

O Secretariado do Comité de Cooperação será exercido conjuntamente por um funcionário da Comissão das Comunidades Europeias e por um funcionário do Conselho de Ministros da Ucrânia.

Toda a correspondência de e para o presidente do Comité de Cooperação no âmbito do disposto no presente anexo será enviada aos secretários do Comité de Cooperação, aos secretários e ao presidente do Conselho de Cooperação e, sempre que necessário, aos membros do Comité de Cooperação.

Artigo 5º

Publicidade

Salvo decisão em contrário, as reuniões do Comité de Cooperação não são públicas.

Artigo 6º

Ordem do dia das reuniões

1. Os secretários do Comité de Cooperação estabelecerão uma ordem do dia provisória para cada reunião. A ordem do dia provisória será enviada ao presidente e aos secretários do Conselho de Cooperação, assim como aos membros do Comité de Cooperação, o mais tardar 15 dias antes do início da reunião.

A ordem do dia provisória incluirá os pontos para os quais o presidente tenha recebido um pedido de inscrição na ordem do dia o mais tardar 21 dias antes do início da reunião, com a ressalva de que os pontos só serão inscritos na ordem do dia provisória se a documentação a eles referente tiver sido enviada aos secretários o mais tardar até à data de envio da ordem do dia.

A ordem do dia será aprovada pelo Comité de Cooperação no início de cada reunião. Podem ser inscritos na ordem do dia pontos não constantes da ordem do dia provisória, mediante acordo de ambas as partes.

2. Os prazos referidos no nº 1 poderão ser encurtados para ter em conta situações especiais, mediante acordo de ambas as partes.

3. O Comité de Cooperação pode convidar peritos a participar nas suas reuniões, a fim de prestarem informações acerca de assuntos específicos.

Artigo 7º

Actas

Será elaborada uma acta de cada reunião com base num resumo das conclusões do Comité de Cooperação, feito pelo presidente.

Aprovadas pelo Comité de Cooperação, as actas serão assinadas pelo presidente e pelos secretários e arquivadas por ambas as partes. Será enviada uma cópia das actas ao presidente e aos secretários do Conselho de Cooperação e aos membros do Comité de Cooperação.

Artigo 8º

Recomendações

O Comité de Cooperação não formulará recomendações, excepto nos casos específicos em que tal é autorizado pelo Conselho de Cooperação, nos termos do nº 2 do artigo 87º do acordo. Nesses casos, os actos serão intitulados «recomendação», sendo este termo seguido de um número de ordem, da data da adopção do acto e da indicação do assunto. As recomendações serão formuladas de comum acordo pelas partes.

As recomendações do Comité de Cooperação serão enviadas ao presidente e aos secretários do Conselho de Cooperação e aos membros do Comité de Cooperação. Cada uma das partes poderá decidir a publicação dessas recomendações na respectiva publicação oficial.

As recomendações do Comité de Cooperação serão assinadas pelo presidente e pelos secretários.

Artigo 9º

Despesas

As Comunidades Europeias e a Ucrânia custearão cada uma as despesas em que incorrerem devido à sua participação nas reuniões do Comité de Cooperação e dos seus subcomités e grupos de trabalho, ou seja, despesas de pessoal, de viagem, de estadia e despesas de correio e telecomunicações.

As despesas de interpretação nas reuniões, tradução e reprodução de documentos serão custeadas pelas Comunidades Europeias, com excepção das despesas de interpretação e tradução de uma das línguas oficiais das Comunidades Europeias para a língua ucraniana, e da língua ucraniana para uma das línguas oficiais das Comunidades Europeias, que serão custeadas pela Ucrânia.

As outras despesas relativas à organização material das reuniões serão custeadas pela parte que organiza as reuniões.

Artigo 10º

Subcomités e grupos de trabalho

O Comité de Cooperação pode criar subcomités e grupos de trabalho e definir os seus mandatos. Estes trabalharão sob a autoridade do Comité de Cooperação, para o qual reportarão após cada reunião. Os subcomités e grupos de trabalho não formulam recomendações.

O Comité de cooperação pode alterar os mandatos dos subcomités ou grupos de trabalho, ou criar subcomités ou grupos de trabalho para o assistir no desempenho das suas funções.