ANEXO I

REGULAMENTO INTERNO DO CONSELHO CONJUNTO CARIFORUM-UE

criado pelo Acordo de Parceria Económica entre os Estados do Cariforum, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro

Artigo 1.o

Composição e presidência

1. O Conselho Conjunto Cariforum-UE (a seguir designado por «Conselho Conjunto») é composto como previsto no artigo 228.o, n.o 1, do Acordo.

2. O representante dos Estados do Cariforum, que age em nome colectivo tal como previsto no artigo 228.o, n.o 2, do Acordo, é designado por «Alto Representante do Cariforum». A designação do Alto Representante do Cariforum e qualquer alteração à mesma é notificada ao Presidente do Conselho Conjunto.

3. A referência às «Partes» no regulamento interno é conforme à definição prevista no artigo 233.o, n.o 3, do Acordo.

4. O Conselho Conjunto é presidido pelo menos a nível ministerial, rotativamente por períodos de 12 meses, por um representante do Conselho da União Europeia e um representante da Comissão Europeia em nome da Parte UE, e por um representante dos Estados do Cariforum. No entanto, o primeiro período de presidência tem início na data da primeira reunião do Conselho Conjunto e termina em 31 de Dezembro do ano seguinte. A presidência é assegurada em primeiro lugar por um representante dos Estados do Cariforum.

Artigo 2.o

Representação

1. Nos termos do artigo 228.o, n.o 5, do Acordo, os membros do Conselho Conjunto podem tomar disposições para se fazerem representar.

2. Um membro que pretenda ser representado por um representante suplente comunica ao Presidente do Conselho Conjunto o nome do seu representante suplente antes da reunião em que deva ser representado. O representante suplente de um membro do Conselho Conjunto exerce todos os direitos desse membro.

Artigo 3.o

Observadores

1. O Conselho Conjunto pode decidir admitir observadores numa base permanente.

2. O Conselho Conjunto pode decidir convidar observadores adicionais numa base ad hoc.

3. O Conselho Conjunto pode decidir convidar representantes do Comité Parlamentar Cariforum-UE e do Comité Consultivo Cariforum-UE para informarem o Conselho Conjunto dos trabalhos realizados nos respectivos comités.

Artigo 4.o

Reuniões

1. O Conselho Conjunto reúne-se periodicamente, pelo menos de dois em dois anos, e organiza reuniões extraordinárias, sempre que as circunstâncias o exijam com o acordo de ambas as Partes.

2. As reuniões do Conselho Conjunto realizam-se em data e local acordados entre ambas as Partes.

3. As reuniões do Conselho Conjunto são convocadas pelo Secretário do Conselho Conjunto através de notificação enviada o mais tardar 35 dias antes do início da reunião, excepto em caso de convocação de uma reunião extraordinária.

Artigo 5.o

Delegações

Os membros do Conselho Conjunto podem ser acompanhados por funcionários. Antes de cada reunião, o Presidente do Conselho Conjunto é informado da composição prevista das delegações dos Estados signatários do Cariforum, da Parte UE e de eventuais observadores.

Artigo 6.o

Secretariado

O Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e um Estado do Cariforum exercem alternadamente, por períodos de 12 meses, as funções de Secretário do Conselho Conjunto. Esses períodos coincidem com o exercício da presidência, respectivamente, pela Parte UE e pelos Estados do Cariforum.

Artigo 7.o

Documentos

Sempre que as deliberações do Conselho Conjunto se basearem em documentos de apoio escritos, estes são numerados e difundidos pelo Secretário como documentos do Conselho Conjunto.

Artigo 8.o

Correspondência

1. Toda a correspondência endereçada ao Conselho Conjunto é dirigida ao Secretário do Conselho Conjunto.

2. O Secretário assegura que a correspondência endereçada ao Conselho Conjunto seja enviada ao Presidente do Conselho e difundida, quando adequado, como documentos, tal como referido no artigo 7.o, aos restantes membros do Conselho Conjunto. A correspondência difundida é enviada ao Secretariado-Geral da Comissão Europeia, às Representações Permanentes dos Estados-Membros da União Europeia em Bruxelas e ao coordenador do Cariforum, bem como aos coordenadores de cada Estado signatário do Cariforum, como previsto no artigo 234.o, n.o 1, do Acordo.

3. A correspondência emanada do Presidente do Conselho Conjunto é enviada aos destinatários pelo Secretário e difundida, quando adequado, como documentos, tal como referido no artigo 7.o, aos restantes membros do Conselho Conjunto, sendo enviada para os destinatários previstos no n.o 2 do presente artigo.

Artigo 9.o

Ordem de trabalhos das reuniões

1. O Secretário do Conselho Conjunto elabora uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião, com base nas propostas apresentadas pelas Partes e pelos Estados signatários do Cariforum. A ordem de trabalhos é enviada, juntamente com os documentos pertinentes, pelo Secretário do Conselho Conjunto aos destinatários a que se refere o artigo 8.o, n.o 2, o mais tardar 21 dias antes do início da reunião.

2. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos relativamente aos quais o Secretário tiver recebido um pedido de inclusão na ordem de trabalhos, juntamente com os documentos pertinentes, o mais tardar 28 dias antes do início da reunião.

3. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Conselho Conjunto no início de cada reunião. Para além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, se as Partes assim o acordarem.

4. Com o acordo das Partes, o Presidente do Conselho Conjunto pode convidar peritos para assistirem às suas reuniões, a fim de prestarem informações sobre questões específicas.

5. Com o acordo das Partes, o Secretário pode reduzir os prazos especificados nos n.os 1 e 2, a fim de ter em conta casos específicos.

Artigo 10.o

Actas

1. O projecto de acta de cada reunião é elaborado pelo Secretário, normalmente no prazo de um mês após a reunião.

2. A acta resume, regra geral, cada ponto da ordem de trabalhos e especifica, quando aplicável:

a) Todos os documentos apresentados ao Conselho Conjunto;

b) Todas as declarações que tenham sido exaradas em acta a pedido de um membro do Conselho Conjunto; bem como

c) As decisões tomadas, as recomendações formuladas, as declarações acordadas e as conclusões aprovadas em relação a pontos específicos.

3. A acta inclui igualmente uma lista dos membros do Conselho Conjunto ou dos respectivos suplentes que participaram na reunião, assim como uma lista dos membros das delegações que os acompanharam e uma lista dos eventuais observadores na reunião.

4. A acta é aprovada, por escrito, por ambas as Partes, no prazo de três meses a contar da data da reunião. Uma vez aprovada a acta, o Secretário assina duas cópias da acta e cada Parte recebe um original desses documentos autênticos. As cópias da acta assinadas são enviadas a cada um dos destinatários a que se refere o artigo 8.o, n.o 2.

Artigo 11.o

Decisões e recomendações

1. O Conselho Conjunto aprova decisões e recomendações por acordo, como previsto no artigo 229.o do Acordo.

2. O Conselho Conjunto pode decidir apresentar qualquer questão geral de interesse para os ACP e a UE no âmbito do Acordo ao Conselho de Ministros ACP-UE, como definido no artigo 15.o do Acordo de Cotonu.

3. Durante o período que decorre entre as reuniões, o Conselho Conjunto pode aprovar decisões ou recomendações através de procedimento escrito, se ambas as Partes assim o acordarem. O procedimento escrito consiste numa troca de notas entre as Partes. O Alto Representante do Cariforum tem competência para trocar as referidas notas e para confirmar o acordo dos Estados signatários do Cariforum sobre qualquer decisão, após receber a confirmação individual dos Estados signatários do Cariforum relativamente ao seu acordo sobre as decisões, conforme necessário.

4. As decisões e recomendações do Conselho Conjunto, na acepção do artigo 229.o do Acordo, são denominadas «Decisão» e «Recomendação», respectivamente, sendo seguidas de um número de ordem, da data de aprovação e de uma descrição do seu objecto. Cada decisão prevê a data da respectiva entrada em vigor.

5. As decisões e recomendações do Conselho Conjunto são autenticadas por um representante da Comissão Europeia em nome da Parte UE, e pelo Alto Representante do Cariforum em nome dos Estados do Cariforum.

6. As decisões e recomendações são enviadas a cada um dos destinatários referidos no artigo 8.o, n.o 2, como documentos do Conselho Conjunto.

Artigo 12.o

Publicidade

1. Salvo decisão em contrário, as reuniões do Conselho Conjunto não são públicas.

2. Qualquer das Partes ou Estado signatário do Cariforum pode decidir publicar as decisões e recomendações do Conselho Conjunto nas respectivas publicações oficiais.

Artigo 13.o

Línguas

1. As línguas de trabalho do Conselho Conjunto são as línguas oficiais comuns às Partes, nomeadamente as línguas inglesa, espanhola, francesa e neerlandesa.

2. O Conselho Conjunto formula as suas deliberações e aprova decisões e recomendações com base em documentação e propostas redigidas numa das línguas referidas no n.o 1.

Artigo 14.o

Despesas

1. Cada Parte suporta as respectivas despesas decorrentes da participação nas reuniões do Conselho Conjunto, tanto no que se refere a pessoal, viagens e ajudas de custo, como no que diz respeito a despesas postais e de telecomunicações.

2. As despesas decorrentes da organização de reuniões e da reprodução de documentos são custeadas pela Parte que organiza as reuniões.

3. As despesas decorrentes da prestação de serviços de interpretação durante as reuniões e da tradução de documentos de ou para qualquer uma das línguas de trabalho do Conselho Conjunto são custeadas pela Parte que organiza as reuniões. As despesas associadas à prestação de serviços de interpretação e à tradução de documentos de ou para qualquer outra língua oficial das instituições da União Europeia são custeadas pela Parte UE.