Decisão n.o 1/2003 do Conselho de Associação UE-Chile

de 27 de Março de 2003

relativa à aprovação dos regulamentos internos do Conselho de Associação, do Comité de Associação e dos comités especiais

(2003/255/CE)

O CONSELHO DE ASSOCIAÇÃO UE-CHILE,

Tendo em conta o Acordo que cria uma Associação entre a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado, e a República do Chile, por outro, a seguir designado "Acordo", assinado em Bruxelas, em 18 de Novembro de 2002 e, nomeadamente, o n.o 2 do seu artigo 4, o n.o 3 do seu artigo 6.o e o n.o 3 do seu artigo 7.o,

Considerando que o Conselho de Associação deve estabelecer o seu próprio regulamento interno, bem como os regulamentos internos do Comité de Associação e dos comités especiais,

DECIDE:

Artigo 1.o

É aprovado o regulamento interno do Conselho de Associação tal como figura no anexo. Os regulamentos internos do Comité de Associação e dos comités especiais são aprovados tal como figuram, respectivamente, nos apêndices I e II.

Artigo 2.o

A presente decisão entra em vigor em 27 de Março de 2003.

Feito em Bruxelas, em 27 de Março de 2003.

Pelo Conselho de Associação

O Presidente

A. Giannitsis

ANEXO

REGULAMENTO INTERNO DO CONSELHO DE ASSOCIAÇÃO

instituído pelo Acordo que cria uma Associação entre a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado, e a República do Chile, por outro

Artigo 1.o

Presidência

O Conselho de Associação é presidido alternadamente, por períodos de doze meses, por um membro do Conselho da União Europeia e pelo ministro dos Negócios Estrangeiros do Chile. O primeiro período tem início na data da primeira reunião do Conselho de Associação e termina em 31 de Dezembro do mesmo ano.

Artigo 2.o

Reuniões

1. O Conselho de Associação reúne-se a nível ministerial, a intervalos regulares não superiores a dois anos, e extraordinariamente sempre que as circunstâncias o exijam e as partes concordem.

2. As sessões do Conselho de Associação realizam-se em local e data acordados por ambas as partes.

3. As reuniões do Conselho de Associação são convocadas conjuntamente pelos secretários do Conselho de Associação.

Artigo 3.o

Representação

1. Quando não possam estar presentes, os membros do Conselho de Associação podem fazer-se representar.

2. Sempre que um membro deseje fazer-se representar, deve comunicar ao presidente do Conselho de Associação o nome do seu representante, antes da reunião em que estará representado.

O representante de um membro do Conselho da Associação exerce todos os direitos do representado.

Artigo 4.o

Delegações

Os membros do Conselho de Associação podem ser acompanhados por funcionários. Antes de cada reunião, o presidente do Conselho de Associação é informado da composição prevista da delegação de cada uma das partes.

Artigo 5.o

Secretariado

As funções de secretários do Conselho de Associação são exercidas conjuntamente por um funcionário do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e por um funcionário do Ministério dos Negócios Estrangeiros do Chile.

Artigo 6.o

Documentos

Sempre que as deliberações do Conselho de Associação se basearem em documentos escritos, estes deverão ser numerados e difundidos pelos dois secretários como documentos do Conselho de Associação.

Artigo 7.o

Correspondência

1. Toda a correspondência dirigida ao Conselho de Associação deve ser transmitida a ambos os secretários.

2. Os dois secretários asseguram o envio dessa correspondência ao presidente e, se for caso disso, a sua distribuição, como documentação referida no artigo 6.o, aos outros membros do Conselho de Associação. A correspondência distribuída deve ser enviada ao Secretariado-Geral da Comissão, às representações permanentes dos Estados-Membros da União Europeia e à missão diplomática da República do Chile junto da União Europeia em Bruxelas.

3. A correspondência do presidente do Conselho de Associação deve ser enviada aos destinatários pelos dois secretários e, se for caso disso, distribuída, como documentação referida no artigo 6.o, aos outros membros do Conselho de Associação para os endereços indicados no n.o 2.

Artigo 8.o

Ordem de trabalhos das reuniões

1. Os secretários do Conselho de Associação elaboram, com base nas sugestões das Partes, uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada pelos secretários aos destinatários referidos no n.o 2 do artigo 7.o, o mais tardar, quinze dias antes do início da reunião.

2. A ordem de trabalhos provisória deve incluir os pontos cujo pedido de inclusão na ordem de trabalhos tenha sido recebido por um dos dois secretários, pelo menos, vinte e um dias antes do início da reunião. Todavia, esses pontos só devem ser inscritos na ordem de trabalhos provisória se tiverem sido enviados aos secretários documentos comprovativos, o mais tardar, na data do envio da ordem de trabalhos provisória.

3. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Conselho de Associação no início de cada reunião. Se as partes assim o acordarem, podem ser inscritos outros pontos para além dos da ordem de trabalhos provisória.

4. Com o acordo das partes, os prazos previstos no n.o 1 podem ser reduzidos a fim de serem tidos em conta os requisitos de um determinado caso.

Artigo 9.o

Actas

1. O projecto de acta de cada reunião é elaborado conjuntamente pelos dois secretários, o mais rapidamente possível.

2. De um modo geral, a acta deve indicar, em relação a cada ponto da ordem de trabalhos:

a) A documentação apresentada ao Conselho de Associação;

b) As declarações exaradas a pedido de um membro do Conselho de Associação;

c) As decisões tomadas, as recomendações formuladas, as declarações acordadas e as conclusões aprovadas em relação a pontos específicos.

3. A acta deve ainda incluir uma lista dos membros do Conselho de Associação ou dos seus representantes que participaram na reunião e uma lista dos membros das delegações que os acompanharam.

4. A acta deve ser aprovada por escrito pelas partes no prazo de três meses a contar da data da reunião. Aprovada a acta, ambos os secretários assinam dois exemplares autênticos da mesma, sendo um exemplar original arquivado por cada uma das partes. Cada um dos destinatários referidos no artigo 7.o recebe uma cópia da acta.

Artigo 10.o

Decisões e recomendações

1. O Conselho de Associação aprova as decisões e recomendações por acordo mútuo entre as partes.

2. Entre as reuniões, o Conselho de Associação pode aprovar decisões ou recomendações por procedimento escrito, se ambas as partes assim o acordarem. O procedimento escrito consiste numa troca de notas entre os dois secretários, actuando com o acordo das partes.

3. As decisões e as recomendações do Conselho de Associação na acepção do artigo 5.o do acordo são designadas "decisão" e "recomendação", respectivamente, e seguidas de um número de ordem, da data da sua aprovação e de uma descrição do respectivo objecto. Todas as decisões devem precisar a data da sua entrada em vigor.

4. As decisões e recomendações do Conselho de Associação são autenticadas pelos dois secretários, sendo dois exemplares autênticos assinados pelos chefes de delegação de ambas as partes.

5. As decisões e recomendações são enviadas a cada um dos destinatários referidos no n.o 2 do artigo 7.o como documentos do Conselho de Associação.

Artigo 11.o

Publicidade

1. Salvo decisão em contrário, as reuniões do Conselho de Associação não são públicas.

2. Qualquer das partes pode decidir publicar as decisões e recomendações do Conselho de Associação nas respectivas publicações oficiais.

Artigo 12.o

Línguas

1. As línguas oficiais do Conselho de Associação são as línguas oficiais das partes.

2. Salvo decisão em contrário, o Conselho de Associação baseia normalmente as suas deliberações em documentação e propostas preparadas nas línguas referidas no n.o 1.

Artigo 13.o

Despesas

1. Cada uma das partes custeia as despesas decorrentes da sua participação nas reuniões do Conselho de Associação, tanto no que se refere às despesas de pessoal e de deslocação e às ajudas de custo, como no que se refere às despesas postais e de telecomunicações.

2. As despesas relacionadas com a organização prática de reuniões, a interpretação nas reuniões, a tradução e a reprodução de documentos são custeadas pela parte que organiza a reunião.

Artigo 14.o

Comité de Associação

1. É criado um Comité de Associação, nos termos do artigo 6.o do acordo, encarregado de assistir o Conselho de Associação no desempenho das suas funções e de assumir a responsabilidade pela aplicação geral do acordo.

2. O Comité é composto por representantes dos membros do Conselho da União Europeia e por representantes da Comissão das Comunidades Europeias, por um lado, e por representantes do Governo do Chile, por outro, normalmente a nível de altos funcionários da administração pública, tendo em conta o disposto no n.o 1 do artigo 6.o, no n.o 1 do artigo 54.o e no n.o 1 do artigo 193.o do acordo e sem prejuízo do disposto no n.o 3 do seu artigo 89.o

3. Além do desempenho das funções específicas que lhe são conferidas pelo acordo, o Comité de Associação prepara as reuniões e deliberações do Conselho de Associação, acompanha a execução das decisões e recomendações do Conselho de Associação sempre que adequado e, em geral, assegura a continuidade da relação de associação e o correcto funcionamento do acordo. O comité analisa qualquer questão que lhe seja apresentada pelo Conselho de Associação, bem como qualquer outra questão que possa surgir durante a aplicação corrente do acordo.

4. Sempre que o acordo preveja a possibilidade de realização de consultas, estas podem-se realizar no âmbito do Comité de Associação. Salvo disposição em contrário do acordo, as consultas podem prosseguir no âmbito do Conselho de Associação, quando as partes assim o acordem.

5. O regulamento interno do Comité de Associação figura em anexo ao presente regulamento interno como apêndice I. O presente regulamento em nada prejudica qualquer regulamento especial previsto no acordo.

Artigo 15.o

Comités especiais

1. No desempenho das suas funções, o Conselho de Associação é assistido por comités especiais criados no âmbito do acordo. O regulamento interno desses comités especiais em nada prejudica qualquer regulamento especial previsto no acordo. O regulamento interno dos comités especiais figura em anexo ao presente regulamento interno como apêndice II.

2. Sem prejuízo do artigo 193.o do acordo, o Conselho de Associação pode decidir criar outros comités especiais nos termos do n.o 2 do artigo 7.o do acordo. O regulamento interno desses comités especiais é aprovado pelo Conselho de Associação.

Apêndice I

REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ DE ASSOCIAÇÃO

instituído pelo Acordo que cria uma Associação entre a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado, e a República do Chile, por outro

Artigo 1.o

Presidência

1. O Comité de Associação é presidido alternadamente, por períodos de doze meses, por um funcionário da Comissão das Comunidades Europeias, em nome da Comunidade e dos seus Estados-Membros, e por um funcionário do Governo chileno, a nível de altos funcionários.

2. O primeiro período tem início na data da primeira reunião do Conselho de Associação e termina em 31 de Dezembro do mesmo ano. Durante esse período e, em seguida, durante cada período de doze meses, o Comité de Associação é presidido pela parte que exerce a presidência do Conselho de Associação.

Artigo 2.o

Reuniões

1. O Comité de Associação reúne-se uma vez por ano e sempre que as circunstâncias o exijam, com o acordo de ambas as partes. Se ambas as partes assim o acordarem, as reuniões do Comité de Associação podem ser realizadas por vídeo ou por teleconferência.

2. As reuniões do Comité de Associação são convocadas conjuntamente pelos dois secretários para local e data acordados por ambas as partes.

Artigo 3.o

Delegações

Antes de cada reunião, o presidente do Comité de Associação é informado da composição prevista e do nome do chefe da delegação de cada uma das partes.

Artigo 4.o

Secretariado

1. As funções de secretários do Comité de Associação são exercidas conjuntamente por um funcionário da Comissão das Comunidades Europeias e por um funcionário do Ministério dos Negócios Estrangeiros do Chile.

2. Toda a correspondência com o presidente do Comité de Associação, prevista no presente regulamento interno, é enviada aos secretários do Comité de Associação e aos secretários e ao presidente do Conselho de Associação, bem como, se for caso disso, aos membros do Comité de Associação.

Artigo 5.o

Publicidade

Salvo decisão em contrário, as reuniões do Comité de Associação não são públicas.

Artigo 6.o

Ordem de trabalhos das reuniões

1. Os secretários do Comité de Associação elaboram uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada ao presidente e aos secretários do Conselho de Associação, bem como aos membros do Comité de Associação, o mais tardar, quinze dias antes do início da reunião.

2. A ordem de trabalhos provisória deve incluir os pontos cujo pedido de inclusão na ordem de trabalhos tenha sido recebido pelo presidente, pelo menos, vinte e um dias antes do início da reunião. Todavia, esses pontos só devem ser inscritos na ordem de trabalhos provisória se tiverem sido enviados documentos comprovativos aos secretários, o mais tardar, na data do envio da ordem de trabalhos provisória.

3. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Comité de Associação no início de cada reunião. Se as partes assim o acordarem, podem ser inscritos outros pontos para além dos da ordem de trabalhos provisória.

4. O Comité de Associação pode convidar peritos para assistirem às suas reuniões, a fim de fornecerem informações sobre questões específicas.

5. O presidente pode, com o acordo de ambas as partes, reduzir os prazos nos n.os 1 e 2, a fim de ter em conta os requisitos de um determinado caso.

Artigo 7.o

Actas

1. O projecto de acta de cada reunião é elaborado conjuntamente pelos dois secretários, o mais rapidamente possível.

2. De um modo geral, a acta deve indicar, em relação a cada ponto da ordem de trabalhos:

a) A documentação apresentada ao Comité de Associação;

b) As declarações exaradas a pedido de um membro do Comité de Associação;

c) As decisões tomadas, as recomendações formuladas, as declarações acordadas e as conclusões aprovadas em relação a pontos específicos.

3. A acta deve ainda incluir uma lista dos membros do Comité de Associação ou dos seus representantes que participaram na reunião.

4. A acta deve ser aprovada por escrito pelas partes no prazo de dois meses a contar da data da reunião. Aprovada a acta, ambos os secretários assinam dois exemplares autênticos da mesma, sendo um exemplar original arquivado por cada uma das partes. Deve ser enviada uma cópia da acta ao presidente e aos secretários do Conselho de Associação, bem como aos membros do Comité de Associação e à Missão Diplomática da República do Chile junto da União Europeia em Bruxelas.

Artigo 8.o

Decisões e recomendações

1. Sempre que, por força do acordo, o Comité de Associação tenha competência para aprovar decisões ou recomendações, esses actos são designados "decisão" e "recomendação", respectivamente, e seguidos de um número de ordem, da data da sua aprovação e de uma descrição do respectivo objecto. Todas as decisões devem especificar a data da sua entrada em vigor.

2. Sempre que o Comité de Associação tome uma decisão, são aplicáveis mutatis mutandis os artigos 10.o, 11.o e 12.o do Regulamento Interno do Conselho de Associação.

3. As decisões e recomendações do Comité de Associação são enviadas a cada um dos destinatários referidos no n.o 2 do artigo 4.o do presente regulamento interno.

Artigo 9.o

Despesas

1. Cada uma das partes custeia as despesas decorrentes da sua participação nas reuniões do Comité de Associação, tanto no que se refere às despesas de pessoal e de deslocação e às ajudas de custo, como no que se refere às despesas postais e de telecomunicações.

2. As despesas relacionadas com a organização prática de reuniões e a reprodução de documentos são custeadas pela parte que organiza a reunião.

3. As despesas relacionadas com a interpretação nas reuniões e a tradução de documentos de e para espanhol e inglês são custeadas pela parte que organiza a reunião. As despesas de interpretação e de tradução de e para as outras línguas oficiais das partes são custeadas pela Comunidade.

Artigo 10.o

Funções no âmbito de outros acordos

1. O Comité de Associação substitui a Comissão Mista criada pelo n.o 1 do artigo 35.o do Acordo-Quadro assinado em 21 de Junho de 1996.

2. O Comité Director, criado pela alínea b) do artigo 6.o do Acordo de Cooperação Científica e Tecnológica entre a Comunidade Europeia e a República do Chile, assinado em 23 de Setembro de 2002, é responsável perante o Comité de Associação referido no artigo 54.o do Acordo de Associação.

3. O Comité Misto de Acompanhamento, criado pelo artigo 9.o do Acordo de 24 de Novembro de 1998 entre a República do Chile e a Comunidade Europeia sobre o controlo de precursores de drogas e de substâncias químicas frequentemente utilizados para o fabrico ilícito de drogas ou de substâncias psicotrópicas é responsável perante o Comité de Associação.

Apêndice II

REGULAMENTO INTERNO DOS COMITÉS ESPECIAIS

instituído pelo Acordo que cria uma Associação entre a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado, e a República do Chile, por outro

Artigo 1.o

Presidência

Salvo disposição em contrário do acordo, as reuniões dos comités especiais são presididas alternadamente por um representante da Comissão das Comunidades Europeias e por um funcionário do Governo chileno.

Artigo 2.o

Reuniões

Salvo disposição em contrário do acordo, os comités especiais reúnem-se a pedido de qualquer das partes em data e local previamente acordados entre as partes.

Artigo 3.o

Delegações

Antes de cada reunião, o presidente dos comités especiais é informado da composição prevista e do nome do chefe da delegação de cada uma das partes.

Artigo 4.o

Secretariado

1. Um funcionário da Comissão das Comunidades Europeias, por um lado, e um funcionário do Governo do Chile, por outro, exercem conjuntamente as funções de secretários dos comités especiais.

2. Toda a correspondência com os presidentes dos comités especiais é enviada aos secretários dos comités especiais e aos secretários e ao presidente do Comité de Associação e, se for caso disso, aos membros do Comité de Associação.

Artigo 5.o

Documentos

Sempre que as deliberações dos comités especiais se basearem em documentos escritos, estes devem ser numerados e difundidos pelos dois secretários como documentos dos comités especiais.

Artigo 6.o

Publicidade

Salvo decisão em contrário, as reuniões dos comités especiais não são públicas.

Artigo 7.o

Ordem de trabalhos das reuniões

1. Para cada reunião, os secretários dos comités especiais elaboram, pelos menos, 30 dias antes do seu início, uma ordem de trabalhos provisória, incluindo os documentos de apoio. A ordem de trabalhos é enviada ao presidente, aos secretários e aos membros do Comité de Associação, pelo menos, 15 dias antes do início da reunião. A ordem de trabalhos é aprovada pelos comités especiais no início de cada reunião. Com o acordo de ambas as partes, podem ser aditados pontos não inscritos na ordem de trabalhos provisória.

2. Com o acordo das partes, os prazos previstos no n.o 1 podem ser reduzidos a fim de ter em conta os requisitos de um determinado caso.

Artigo 8.o

Actas

1. O projecto de acta de cada reunião é elaborado conjuntamente pelos dois secretários, imediatamente após a reunião.

2. De um modo geral, a acta deve indicar, em relação a cada ponto da ordem de trabalhos:

a) A documentação apresentada ao Comité Especial,

b) As declarações exaradas a pedido de um membro do Comité Especial,

c) As recomendações formuladas, as declarações acordadas e as conclusões aprovadas em relação a pontos específicos.

3. A acta deve ainda incluir uma lista dos membros do comité especial ou dos seus representantes que participaram na reunião.

4. A acta deve ser aprovada, por escrito, por ambas as partes no prazo de um mês a contar da data da reunião. Aprovada a acta, os dois secretários assinam dois exemplares autênticos da mesma, sendo um exemplar original arquivado por cada uma das partes. Deve ser enviada uma cópia da acta ao presidente e aos secretários do Comité de Associação, bem como aos membros do Comité Especial.

Artigo 9.o

Recomendações

1. Sempre que, nos termos do Acordo, um Comité Especial tenha competência para formular recomendações, esses actos são designados "Recomendação" e seguidos de um número de ordem, da data da sua aprovação e de uma descrição do respectivo objecto.

2. Sempre que o comité especial adopte uma recomendação, são aplicáveis matatias mutandis os artigos 10.o, 11.o e 12.o do Regulamento Interno do Conselho de Associação.

3. As recomendações dos comités especiais são enviadas aos secretários do Comité de Associação.

Artigo 10.o

Despesas

1. Cada uma das partes custeia as despesas decorrentes da sua participação nas reuniões dos comités especiais, tanto no que se refere às despesas de pessoal e de deslocação e às ajudas de custo, como no que respeita às despesas postais e de telecomunicações.

2. As despesas relacionadas com a organização prática de reuniões e a reprodução de documentos são custeadas pela parte que organiza a reunião.

3. As despesas relacionadas com a interpretação nas reuniões e a tradução de documentos de e para espanhol e inglês são custeadas pela parte que organiza a reunião. As despesas de interpretação e de tradução de e para as outras línguas oficiais das partes são custeadas pela Comunidade.

Artigo 11.o

Dependência funcional

Os comités especiais são responsáveis perante o Comité de Associação.