Decisão n.o 1/2001 do Conselho Conjunto

instituído pelo Acordo-Quadro de Cooperação entre a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado, e a República do Chile, por outro lado, de 21 de Junho de 1996

de 26 de Junho de 2001

Regulamento interno do Conselho Conjunto

(2001/755/CE)

O CONSELHO CONJUNTO,

Tendo em conta o Acordo-Quadro de Cooperação destinado a preparar, como objectivo final, uma associação de carácter político e económico entre a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado, e a República do Chile, por outro lado(1), assinado em Florença em 21 de Junho de 1996, a seguir designado "acordo", e, nomeadamente, os seus artigos 33.o a 37.o,

Considerando que o referido acordo entrou em vigor em 1 de Fevereiro de 1999,

APROVOU O PRESENTE REGULAMENTO INTERNO:

Artigo 1.o

Presidência

O Conselho Conjunto é presidido alternadamente, por períodos de 12 meses, por um membro do Conselho da União Europeia, em nome da Comunidade Europeia e dos seus Estados-Membros, e por um representante da República do Chile. Todavia, o primeiro período da presidência terá início na data da primeira reunião do Conselho e terminará em 31 de Dezembro do mesmo ano.

Artigo 2.o

Reuniões

1. O Conselho Conjunto reúne-se a nível ministerial a intervalos regulares e, se as partes assim o acordarem, sempre que as circunstâncias o exijam.

2. Cada reunião do Conselho Conjunto realiza-se num local a fixar de comum acordo pelas partes.

3. As reuniões do Conselho Conjunto são convocadas conjuntamente pelos secretários do Conselho Conjunto.

Artigo 3.o

Representação

1. Os membros do Conselho Conjunto podem fazer-se representar se estiverem impossibilitados de participar numa reunião.

2. Um membro que deseje ser representado deve comunicar o nome do seu representante ao presidente antes da reunião em que se fará representar. O representante de um membro do Conselho Conjunto exerce todos os direitos desse membro.

Artigo 4.o

Delegações

Os membros do Conselho Conjunto podem ser acompanhados por funcionários. Antes de cada reunião, o presidente do Conselho Conjunto é informado da composição prevista e do nome do chefe da delegação de cada parte.

Artigo 5.o

Secretariado

Um funcionário do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e um funcionário da missão diplomática da República do Chile junto da União Europeia exercem conjuntamente as funções de secretários do Conselho Conjunto.

Artigo 6.o

Documentos

Quando as deliberações do Conselho Conjunto se basearem em documentos escritos, estes documentos devem ser numerados e difundidos pelos dois secretários como documentação do Conselho Conjunto.

Artigo 7.o

Correspondência

1. A correspondência endereçada ao Conselho Conjunto ou ao seu presidente deve ser enviada aos dois secretários do Conselho Conjunto.

2. Os dois secretários devem assegurar que a correspondência seja transmitida ao presidente do Conselho Conjunto e, se for caso disso, transmitida aos outros membros do Conselho Conjunto enquanto documentação referida no artigo 6.o A correspondência assim transmitida é enviada ao Secretariado-Geral da Comissão, às representações permanentes dos Estados-Membros da União Europeia e à missão diplomática da República do Chile junto da União Europeia.

3. A correspondência do presidente do Conselho Conjunto é enviada aos destinatários pelos respectivos secretários e, se for caso disso, transmitida aos outros membros do Conselho Conjunto, enquanto documentação referida no artigo 6.o, para os endereços referidos no n.o 2.

Artigo 8.o

Ordem de trabalhos das reuniões

1. Os secretários do Conselho Conjunto estabelecem uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião, com base nas sugestões das partes. A ordem de trabalhos é enviada pelos respectivos secretários aos destinatários referidos no artigo 7.o o mais tardar 15 dias antes do início da reunião. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos relativamente aos quais foi recebido um pedido de inscrição na ordem de trabalhos por um dos secretários o mais tardar 21 dias antes do início da reunião, na condição de os pontos só serem inscritos na ordem de trabalhos provisória se a documentação de apoio tiver sido enviada aos secretários o mais tardar na data de expedição da ordem de trabalhos provisória. O Conselho Conjunto aprova a ordem de trabalhos no início de cada reunião. Para além dos pontos inscritos na ordem de trabalhos provisória podem ser inscritos outros pontos se as duas partes assim o acordarem.

2. Com o acordo das partes, os prazos fixados no n.o 1 podem ser reduzidos a fim de se ter em conta as exigências de um caso específico.

Artigo 9.o

Actas

1. São elaborados conjuntamente pelos dois secretários projectos de actas de cada reunião.

2. Em regra geral, as actas incluem em relação a cada ponto da ordem de trabalhos:

a) A documentação apresentada ao Conselho Conjunto;

b) As declarações que foram exaradas em acta a pedido de um membro do Conselho Conjunto;

c) As propostas e recomendações feitas, as declarações aprovadas e as conclusões adoptadas em relação a pontos específicos.

3. As actas incluem igualmente uma lista dos membros do Conselho Conjunto ou dos seus representantes que participaram na reunião.

4. Os projectos de actas são submetidos para aprovação ao Conselho Conjunto na reunião seguinte. Os projectos de actas podem igualmente ser aprovados por escrito por ambas as partes. Após terem sido aprovadas, dois exemplares autenticados das actas são assinados pelos dois secretários e arquivados pelas partes. É enviada uma cópia das actas a cada um dos destinatários referidos no artigo 7.o

Artigo 10.o

Recomendações

1. Nos casos previstos nos artigos 33.o a 36.o do acordo, o Conselho Conjunto pode fazer recomendações ou propostas com o acordo das duas partes. Entre as reuniões, o Conselho Conjunto pode, com o acordo das duas partes, formular recomendações ou propostas através de procedimento escrito. O procedimento escrito consiste numa troca de notas entre os dois secretários, agindo de acordo com as partes.

2. As recomendações e propostas do Conselho Conjunto na acepção dos artigos 33.o a 36.o do acordo são designadas, respectivamente, "recomendações" e "propostas", seguidas de um número de ordem, da data da sua aprovação e da descrição do assunto de que tratam.

3. As recomendações e propostas do Conselho Conjunto são autenticadas pelos dois secretários e duas cópias autenticadas são assinadas pelos chefes de delegação de ambas as partes.

4. As recomendações e propostas são enviadas a cada um dos destinatários a que se refere o artigo 7.o como documentação do Conselho Conjunto.

Artigo 11.o

Publicidade

1. Salvo decisão em contrário, as reuniões do Conselho Conjunto não são públicas.

2. As partes podem decidir da publicação das recomendações e propostas do Conselho Conjunto nas respectivas publicações oficiais.

Artigo 12.o

Línguas

1. As línguas oficiais do Conselho Conjunto são as línguas oficiais das partes.

2. Salvo decisão em contrário, o Conselho Conjunto trabalha com base em documentos estabelecidos nessas línguas.

Artigo 13.o

Despesas

1. Cada uma das partes assume as despesas relativas à respectiva participação nas reuniões do Conselho Conjunto, tanto no que se refere ao pessoal, às viagens e às ajudas de custo, como às despesas postais e de telecomunicações.

2. As despesas relacionadas com a organização das reuniões, a interpretação durante as reuniões, a tradução e a reprodução dos documentos são suportadas pela parte que organiza a reunião.

Artigo 14.o

Comité

O regulamento interno do Comité Misto consta do apêndice do presente regulamento interno.

Feito no Luxemburgo, em 26 de Junho de 2001.

Pelo Conselho Conjunto

O Presidente

L. Pagrotsky

(1) JO L 209 de 19.8.1996, p. 5.

APÊNDICE

Regulamento Interno do Comité Misto entre a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por um lado e a República do Chile, por outro lado

Artigo 1.o

Presidência

O Comité Misto é presidido alternadamente, por períodos de 12 meses, por um representante da Comissão das Comunidades Europeias, em nome da Comunidade Europeia e dos seus Estados-Membros, e por um representante da República do Chile. O primeiro período da presidência terá início na data da primeira reunião do Conselho e terminará a 31 de Dezembro do mesmo ano. Durante esse período e ulteriormente durante cada período de 12 meses, o Comité Misto é presidido pela parte que exercer a presidência do Conselho Conjunto.

Artigo 2.o

Reuniões

O Comité Misto reúne-se uma vez por ano ou, mediante acordo entre as partes, sempre que as circunstâncias o exijam. As reuniões do Comité Misto são convocadas conjuntamente pelos secretários e realizam-se alternadamente em Bruxelas e no Chile, em data a acordar pelas partes.

Artigo 3.o

Delegações

Antes de cada reunião, o presidente do Comité Misto é informado da composição prevista e dos nomes do chefe de delegação de cada parte.

Artigo 4.o

Secretariado

1. O secretariado do Comité Misto é assegurado conjuntamente por um representante da Comissão das Comunidades Europeias e por um representante da República do Chile.

2. A correspondência prevista no presente regulamento interno endereçada ao presidente do Comité Misto ou por ele enviada deve ser transmitida aos secretários do Comité Misto, assim como aos secretários e ao presidente do Conselho Conjunto e, quando oportuno, aos membros do Comité Misto.

Artigo 5.o

Publicidade

Salvo decisão em contrário, as reuniões do Comité Misto não são públicas.

Artigo 6.o

Ordem de trabalhos das reuniões

1. Os secretários do Comité Misto estabelecem uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. A ordem de trabalhos é enviada ao presidente e aos secretários do Conselho Conjunto, assim como aos membros do Comité Misto o mais tardar quinze dias antes do início da reunião. A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos cuja inscrição tenha sido solicitada ao presidente o mais tardar vinte e um dias antes do início da reunião, na condição de os pontos só serem inscritos na ordem dos trabalhos provisória se a documentação de apoio tiver sido enviada aos secretários o mais tardar na data da expedição da ordem de trabalhos no início da cada reunião. Para além dos pontos inscritos na ordem dos trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos se as duas partes assim o acordarem.

2. Com o acordo das partes, os prazos fixados no n.o 1 podem ser reduzidos a fim de se ter em conta as exigências de um caso específico.

Artigo 7.o

Actas

São lavradas actas para cada reunião com base numa súmula, efectuada pelo presidente, das conclusões do Comité Misto. Após a sua aprovação pelo Comité Misto, as actas são assinadas pelo presidente e pelos secretários e arquivadas por cada uma das partes. São enviadas cópias da acta ao presidente e aos secretários do Conselho Conjunto, assim como aos membros do Comité Misto.

Artigo 8.o

Propostas

1. Sempre que o Comité Misto tenha poderes para formular propostas em conformidade com o disposto no n.o 5 do artigo 35.o do acordo, esses actos são designados "proposta" e seguidos de um número de ordem, da data da sua aprovação e da descrição do assunto de que tratam.

2. Quando o Comité Misto formular qualquer proposta, é aplicável mutatis mutandis o disposto nos artigos 10.o, 11.o e 12.o do regulamento interno do Conselho Conjunto.

3. As propostas do Comité Misto são enviadas a cada um dos destinatários a que se refere o n.o 2 do artigo 4.o

Artigo 9.o

Despesas

1. A República do Chile e a Comunidade Europeia assumem as despesas relativas à respectiva participação nas reuniões do Comité Misto, tanto no que se refere ao pessoal, às viagens e às ajudas de custo, como às despesas postais e de telecomunicações.

2. As despesas relacionadas com a organização material das reuniões e a interpretação nas mesmas, assim como com a tradução e a reprodução de documentos, são suportadas pela parte que organiza a reunião.