Decisão n.o 1/2003 do Comité Misto Veterinário instituído pelo Acordo entre a Comunidade Europeia e a Confederação Suíça sobre o comércio de produtos agrícolas

de 29 de Julho de 2003

relativa à adopção do seu regulamento interno

(2003/703/CE)

O COMITÉ,

Tendo em conta o Acordo entre a Comunidade Europeia e a Confederação Suíça sobre o Comércio de Produtos Agrícolas (a seguir denominado "Acordo Agrícola"), e, nomeadamente, o n.o 5 do artigo 19.o do seu anexo 11,

Considerando o seguinte:

O citado acordo entrou em vigor em 1 de Junho de 2002,

DECIDE ADOPTAR O SEGUINTE REGULAMENTO INTERNO:

Artigo 1.o

Presidência

A presidência do Comité é exercida conjuntamente por um representante da Comunidade Europeia e por um representante da Confederação Suíça (a seguir denominados "chefes de delegação").

Artigo 2.o

Secretariado

1. As funções de secretariado do comités são exercidas conjuntamente por um representante da Comunidade Europeia e por um representante da Confederação Suíça. Os chefes de delegação devem comunicar os nome e meios de contacto das pessoas que asseguram o secretariado por cada uma das partes.

2. Os chefes de delegação podem acordar numa alternância do exercício efectivo das funções de secretariado por períodos determinados.

Artigo 3.o

Reuniões

1. Os chefes de delegação fixam de comum acordo a data e o local das reuniões.

2. Se um chefe de delegação pedir a realização de uma reunião extraordinária, deve esta ser convocada no prazo de 30 dias a contar da recepção do pedido, salvo decisão em contrário.

3. Salvo decisão em contrário, as reuniões do Comité não são públicas.

Artigo 4.o

Delegações

1. Antes de cada reunião, os chefes de delegação devem informar-se mutuamente da composição prevista das suas delegações.

2. As partes nomeiam os chefes de delegação, que, entre reuniões, constituem o ponto de contacto para todas as matérias relativas ao acordo.

3. O Comité pode deliberar convidar pessoas que não sejam membros das delegações a assistir à suas reuniões com vista a obter informações sobre assuntos determinados.

Artigo 5.o

Correspondência

Toda a correspondência relativa ao anexo 11 do acordo deve ser enviada para o Secretariado do Comité. Este deve transmitir uma cópia de toda a correspondência relativa ao anexo 11 do acordo aos chefes de delegação e à Missão suíça junto da União Europeia.

Artigo 6.o

Ordem de trabalho das reuniões

1. O secretariado, de acordo com os chefes de delegação, elabora a ordem de trabalhos provisória de cada reunião. A ordem de trabalhos provisória deve ser enviada aos chefes de delegação com uma antecedência mínima de cinco dias úteis relativamente ao início da reunião.

2. A ordem de trabalhos provisória deve incluir os pontos cujos pedidos de inscrição tenham sido recebidos pelo secretariado quinze dias antes, pelo menos, do início da reunião. Os pontos só serão inscritos numa ordem de trabalhos provisória se os documentos a eles respeitantes tiverem sido transmitidos ao secretariado até à data de envio dessa ordem de trabalhos.

3. A ordem de trabalhos é adoptada de comum acordo pelos chefes de delegação no início de cada reunião. Se os chefes de delegação concordarem, poderão ser inscritos na ordem de trabalhos pontos não constantes da ordem de trabalhos provisória.

4. Os chefes de delegação podem acordar na redução dos prazos indicados no n.o 1 para ter em conta as exigências de um caso particular.

Artigo 7.o

Actas

1. O secretariado elabora um projecto de acta de cada reunião. O projecto deve mencionar as decisões tomadas, as recomendações formuladas e as conclusões adoptadas. O projecto de acta deve ser apresentado ao Comité para aprovação. Uma vez adoptada pelo Comité, a acta deve ser assinada pelos chefes de delegação e pelo secretariado do Comité. Cada uma das partes deve conservar um exemplar original.

2. O projecto de acta deve ser elaborado no prazo de 10 dias úteis a contar da realização da reunião e apresentado ao Comité para aprovação pelo processo escrito referido no artigo 9.o Se o processo não resultar na aprovação da acta, deve esta ser adoptada pelo Comité na sua reunião seguinte.

Artigo 8.o

Adopção dos actos

1. As decisões do Comité, na acepção do artigo 19.o do anexo 11 do Acordo Agrícola, são identificadas pelo título "Decisão" seguido de um número de ordem, da data da adopção e da indicação do assunto.

2. As decisões do Comité devem ser assinadas pelos chefes de delegação.

3. Cada parte pode decidir publicar qualquer acto adoptado pelo Comité.

Artigo 9.o

Processo escrito

1. Os actos do Comité podem ser adoptados por processo escrito sempre que os dois chefes de delegação acordem nisso.

2. A parte que propõe o uso do processo escrito deve apresentar o projecto de acto à outra parte. A outra parte deve responder indicando se aceita ou não o projecto de acto, se propõe alterações ao projecto ou se requer um período de reflexão suplementar. Se o projecto for adoptado, deve ser concluído em conformidade com o estipulado no artigo 8.o

Artigo 10.o

Despesas

Cada parte toma a seu cargo as despesas em que incorre pela participação nas reuniões do Comité.

Artigo 11.o

Confidencialidade

As deliberações do Comité relevam do sigilo profissional.

Artigo 12.o

Grupos de trabalho

Os grupos de trabalho funcionam sob a autoridade do Comité, a quem devem apresentar um relatório escrito após cada uma das suas reuniões. O relatório deve ser transmitido ao secretariado do Comité, que, por sua vez, o transmitirá aos chefes de delegação. O relatório pode conter recomendações dirigidas ao Comité.

Pelo Comité Misto Veterinário

Os Chefes de Delegação

Assinado em Berna, em 29 de Julho de 2003.

Pela Confederação Suíça

Hans Wyss

Assinado em Bruxelas, em 26 de Junho de 2003.

Pela Comunidade Europeia

Alejandro Checchi Lang