DECISÃO Nº 1/98 DO CONSELHO DE ASSOCIAÇÃO entre as Comunidades Europeias e seus Estados-membros, por um lado, e a República da Letónia, por outro de 23 de Fevereiro de 1998 que adopta o regulamento interno do Conselho de Associação (98/193/CE)

O CONSELHO DE ASSOCIAÇÃO,

Tendo em conta o Acordo Europeu que cria uma associação entre as Comunidades Europeias e os seus Estados-membros, por um lado, e a República da Letónia, por outro, e, nomeadamente, os seus artigos 110º, 111º, 112º, 113º 114º e 115º,

Considerando que o referido acordo entrou em vigor em 1 de Fevereiro de 1998,

DECIDE:

Artigo 1º

Presidência

O Conselho de Associação será presidido rotativamente por períodos de 12 meses por um representante do Conselho da União Europeia, em nome da Comunidade e dos seus Estados-membros, e por um representante do Governo da República da Letónia. O primeiro período terá início na data do primeiro Conselho de Associação e terminará em 31 de Dezembro de 1998.

Artigo 2º

Reuniões

O Conselho de Associação reunir-se-á regularmente a nível ministerial uma vez por ano. Por acordo das partes, e a pedido de qualquer delas, poderão ser realizadas sessões extraordinárias do Conselho de Associação.

Salvo decisão em contrário de ambas as partes, cada sessão do Conselho de Associação decorrerá no local habitual das sessões do Conselho da União Europeia em data a acordar por ambas as partes.

As sessões do Conselho de Associação serão convocadas conjuntamente pelos secretários do Conselho de Associação, de acordo com o presidente.

Artigo 3º

Representação

Os membros do Conselho de Associação poderão fazer-se representar caso estejam impossibilitados de participar na reunião. Se um membro quiser fazer-se representar, deverá notificar ao presidente o nome do seu representante antes da sessão em que se fará representar.

O representante de um membro do Conselho de Associação exercerá todos os direitos do membro que representa.

Artigo 4º

Delegações

Os membros do Conselho de Associação podem fazer-se acompanhar de funcionários.

Antes de cada reunião, o presidente será informado da composição prevista das delegações de cada parte.

Nas reuniões do Conselho de Associação poderá participar, na qualidade de observador, um representante do Banco Europeu de Investimento, quando da ordem do dia constarem matérias que digam respeito ao referido Banco.

O Conselho de Associação pode convidar pessoas não membros do conselho a assistirem às suas reuniões a fim de prestarem informações acerca de assuntos específicos.

Artigo 5º

Secretariado

O secretariado do Conselho de Associação será exercido conjuntamente por um funcionário do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e por um funcionário da Missão da República da Letónia em Bruxelas.

Artigo 6º

Correspondência

A correspondência destinada ao Conselho de Associação será enviada ao presidente do Conselho de Associação para o endereço do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia.

Os dois secretários encarregam-se de a remeter ao presidente do Conselho de Associação, e, se for caso disso, aos outros membros do Conselho de Associação. A correspondência será enviada ao Secretariado-Geral da Comissão, às Representações Permanentes dos Estados-membros e à Missão da República da Estónia em Bruxelas.

As comunicações do presidente do Conselho de Associação serão enviadas aos seus destinatários pelos dois secretários e difundidas, se for caso disso, aos outros membros do Conselho de Associação para os destinos referidos no parágrafo anterior.

Artigo 7º

Publicidade

Salvo decisão em contrário, as reuniões do Conselho de Associação não são públicas.

Artigo 8º

Ordem do dia das reuniões

1. O presidente estabelecerá uma ordem do dia provisória para cada reunião. A ordem do dia será enviada pelos secretários do Conselho de Associação aos destinatários referidos no artigo 6º, o mais tardar, 15 dias antes do início da reunião.

A ordem do dia provisória incluirá os pontos para os quais o presidente tiver recebido um pedido de inclusão na ordem do dia, o mais tardar 21 dias antes do início da reunião, com a ressalva de que os pontos só serão inscritos na ordem do dia provisória se a documentação aferente for enviada aos secretários, o mais tardar, até à data de envio da ordem do dia.

A ordem do dia será aprovada pelo Conselho de Associação no início de cada reunião. Se ambas as partes concordarem, poderão ser inscritos na ordem do dia pontos não constantes da ordem do dia provisória.

2. O presidente pode, com o acordo de ambas as partes, encurtar os prazos referidos no nº 1 para ter em conta situações especiais.

Artigo 9º

Actas

Será elaborado um projecto de acta de cada reunião pelos dois secretários.

A acta deve normalmente indicar, em relação a cada ponto da ordem do dia:

- a documentação apresentada ao Conselho de Associação,

- as declarações cuja inscrição na acta tenha sido pedida por um membro do Conselho de Associação,

- as decisões e recomendações adoptadas, as declarações acordadas e as conclusões tiradas.

Os projectos de acta serão apresentados ao Conselho de Associação para aprovação. Depois de aprovadas, as actas serão assinadas pelo presidente e pelos dois secretários. As actas serão conservadas nos arquivos do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia, que será o depositário dos documentos da associação; será enviada uma cópia autenticada a cada um dos destinatários referidos no artigo 6º

Artigo 10º

Decisões e recomendações

1. O Conselho de Associação adoptará as suas decisões e recomendações por acordo mútuo das partes.

Durante o período entre duas sessões, o Conselho de Associação poderá adoptar decisões ou recomendações por processo escrito, se ambas as partes assim acordarem.

2. As decisões e recomendações do Conselho de Associação adoptadas nos termos do artigo 112º do acordo europeu serão intituladas, respectivamente, «decisão» e «recomendação», sendo este termo seguido de um número de ordem, da data da adopção do acto e da indicação do assunto.

As decisões e recomendações do Conselho de Associação serão assinadas pelo presidente e autenticadas pelos dois secretários.

As decisões e recomendações serão enviadas a cada um dos destinatários referidos no artigo 6º

Cada uma das partes pode decidir a publicação de decisões e recomendações do Conselho de Associação no respectivo diário oficial (Jornal Oficial das Comunidades Europeias e Latvijas Vestnesis).

Artigo 11º

Línguas

As línguas oficiais do Conselho de Associação são as línguas oficiais das duas partes.

Salvo decisão em contrário, as deliberações do Conselho de Associação basear-se-ão em documentação preparada nessas línguas.

Artigo 12º

Despesas

A Comunidade e a República da Estónia custearão cada uma as despesas em que incorrerem devido à sua participação nas reuniões do Conselho de Associação, a saber, despesas de pessoal, de viagem e de estadia e despesas de correio e telecomunicações.

As despesas de interpretação das reuniões e de tradução e reprodução de documentos serão custeadas pela Comunidade, com excepção das despesas de interpretação e tradução de e para estónio, que serão custeadas pela República da Estónia.

As outras despesas relativas à organização material das reuniões serão custeadas pela parte que organiza as reuniões.

Artigo 13º

Comité de Associação

1. É instituído um Comité de Associação para assistir o Conselho de Associação na execução das suas tarefas. O Comité de Associação será constituído, por um lado, por representantes dos membros do Conselho da União Europeia e por representantes da Comissão Europeia e, por outro, por representantes do Governo da Estónia, em princípio a nível de altos funcionários.

2. O Comité de Associação encarregar-se-à de preparar as sessões e as deliberações do Conselho de Associação, de executar as decisões do Conselho de Associação sempre que for caso disso e, em geral, de assegurar a continuidade das relações de associação e a correcta aplicação do acordo europeu. O comité procederá à apreciação de qualquer matéria que lhe seja apresentada pelo Conselho de Associação, bem como de qualquer questão que possa surgir no decurso da aplicação prática do acordo europeu, e poderá apresentar propostas ou eventuais projectos de decisões e/ou recomendações para adopção pelo Conselho de Associação.

3. Nos casos em que o acordo europeu prevê a obrigação ou a possibilidade de proceder a consultas, essas consultas poderão efectuar-se no âmbito do Comité de Associação. As consultas poderão ser prosseguidas no Conselho de Associação se ambas as partes assim acordarem.

4. O regulamento interno do Comité de Associação consta do anexo à presente decisão.

Artigo 14º

Subcomités e grupos especiais

Os subcomités a que é feita referência no artigo 115º do acordo europeu encontram-se enumerados no anexo II à presente decisão. Os subcomités trabalharão sob a autoridade do Comité de Associação, ao qual deverão dar parte de cada uma das suas reuniões.

O Comité de Associação poderá decidir abolir subcomités ou grupos existentes, alterar os seus mandatos ou criar outros subcomités ou grupos para o assistir no cumprimento das suas tarefas.

Os referidos subcomités e grupos não terão poder de decisão.

Feito em Bruxelas, em 23 de Fevereiro de 1998.

Pelo Conselho de Associação

O Presidente

R. COOK

ANEXO I

REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ DE ASSOCIAÇÃO

Artigo 1º

Presidência

O Comité de Associação será presidido rotativamente por períodos de 12 meses por um representante da Comissão Europeia, em nome da Comunidade e dos seus Estados-membros, e por um representante do Governo da República da Letónia. O primeiro período terá início na data do primeiro Conselho da Associação e terminará em 31 de Dezembro de 1998.

Artigo 2º

Reuniões

O comité de Associação reunir-se-á sempre que as circunstâncias o exigirem, com o acordo de ambas as partes.

Cada reunião do Comité de Associação será realizada em data e local a acordar por ambas as partes.

As reuniões do Comité de Associação são convocadas pelo presidente.

Artigo 3º

Delegações

Antes de cada reunião, o presidente será informado da composição prevista das delegações de cada parte.

Artigo 4º

Secretariado

O secretariado do Comité de Associação será exercido conjuntamente por um funcionário da Comissão Europeia e por um funcionário do Governo da República da Letónia.

Todas as comunicações de e para o presidente do Comité de Associação no âmbito da presente decisão serão enviadas aos secretários do Comité de Associação e aos secretários e ao presidente do Conselho de Associação.

Artigo 5º

Publicidade

Salvo decisão em contrário, as reuniões do Comité de Associação não são públicas.

Artigo 6º

Ordem do dia das reuniões

1. O presidente estabelecerá uma ordem do dia provisória para cada reunião. A ordem do dia será enviada pelos secretários do Comité de Associação aos destinatários referidos no artigo 4º, o mais tardar, 15 dias antes do início da reunião.

A ordem do dia provisória incluirá os pontos para os quais o presidente tiver recebido um pedido de inclusão na ordem do dia, o mais tardar, 21 dias antes do início da reunião, com a ressalva de que os pontos só serão inscritos na ordem do dia provisória se a documentação aferente for enviada aos secretários, o mais tardar, até à data de envio da ordem do dia.

O Comité de Associação pode convidar peritos a participar nas suas reuniões a fim de prestarem informações acerca de assuntos específicos.

A ordem do dia será aprovada pelo Comité de Associação no início de cada reunião. Se ambas as partes concordarem, poderão ser inscritos na ordem do dia pontos não constantes da ordem do dia provisória.

2. O presidente pode, com o acordo de ambas as partes, encurtar os prazos referidos no nº 1 para ter em conta situações especiais.

Artigo 7º

Actas

Será elaborada uma acta de cada reunião, com base num resumo, apresentado pelo presidente, das conclusões do Comité de Associação.

Uma vez aprovadas pelo Comité de Associação as actas serão assinadas pelo presidente e pelos secretários e arquivadas por ambas as partes. Será enviada uma cópia das actas a cada um dos destinatários referidos no artigo 4º

Artigo 8º

Deliberações

Nos casos específicos em que o Comité de Associação é autorizado pelo Conselho de Associação, nos termos do nº 2 do artigo 114º do acordo europeu, a adoptar decisões e/ou recomendações, esses actos serão intitulados, respectivamente, «decisão» e «recomendação» sendo este termo seguido de um número de ordem, da data da adopção do acto e da indicação do assunto. As decisões e recomendações serão adoptadas por comum acordo entre as partes.

As decisões e recomendações do Comité de Associação serão assinadas pelo presidente e autenticadas pelos dois secretários e serão enviadas às instâncias referidas no artigo 4º do presente anexo. Cada uma das partes poderá decidir a publicação das decisões e recomendações deste Comité de Associação no respectivo diário oficial (ou seja, no Jornal Oficial das Comunidades Europeias e no Latvijas Vestnesis).

Artigo 9º

Despesas

A Comunidade e a República da Letónia custearão cada uma das despesas em que incorrerem devido à sua participação nas reuniões do Comité de Associação a saber, despesas de pessoal, de viagem e de estadia e despesas de correio e telecomunicações.

As despesas de interpretação das reuniões e de tradução e reprodução de documentos serão custeadas pela Comunidade, com excepção das despesas de interpretação e tradução de e para estónio, que serão custeadas pela República da Letónia.

As outras despesas relativas à organização material das reuniões serão custeadas pela parte que organiza as reuniões.

ANEXO II

ESTRUTURA MULTIDISCIPLINAR DOS SUBCOMITÉS

>POSIÇÃO NUMA TABELA>