REGULAMENTO INTERNO DO CONSELHO DE COOPERAÇÃO

entre as Comunidades Europeias e os seus Estados-Membros, por um lado, e a República do Azerbaijão, por outro

de 12 de Outubro de 1999

(1999/740/CE)

O CONSELHO DE COOPERAÇÃO,

Tendo em conta o Acordo de Parceria e Cooperação entre as Comunidades Europeias e os seus Estados-Membros, por um lado, e a República do Azerbaijão, por outro, assinado no Luxemburgo, em 22 de Abril de 1996(1), adiante designado "acordo", e, nomeadamente, os seus artigos 81.o a 84.o,

Considerando que o acordo entrou em vigor em 1 de Julho de 1999,

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO INTERNO:

Artigo 1.o

Presidência

O Conselho de Cooperação será presidido rotativamente, por períodos de 12 meses, por um membro do Conselho da União Europeia, em nome das Comunidades e dos seus Estados-Membros, e por um membro do Governo da República do Azerbaijão. Contudo, o primeiro período terá início na data da primeira reunião do Conselho de Cooperação e terminará em 31 de Dezembro do mesmo ano.

Artigo 2.o

Reuniões

O Conselho de Cooperação reunir-se-á regularmente a nível ministerial uma vez por ano. Mediante acordo das partes, e a pedido de qualquer delas, poderão ser realizadas sessões extraordinárias do Conselho de Cooperação.

A menos que as partes acordem noutro sentido, as sessões do Conselho de Cooperação terão lugar nos locais habituais do Conselho da União Europeia, em datas decididas por ambas as partes.

As reuniões do Conselho de Cooperação são convocadas conjuntamente pelos secretários do Conselho de Cooperação.

Artigo 3.o

Representação

Os membros do Conselho de Cooperação podem fazer-se representar, caso estejam impossibilitados de participar na reunião.

Cada membro pode normalmente ser representado pelo chefe de missão junto das Comunidades Europeias, pelo chefe da representação permanente junto da União Europeia ou por um alto funcionário.

Em todos os outros casos, se um membro quiser fazer-se representar, deverá notificar o presidente do nome do seu representante, antes da reunião em que se fará representar.

O representante de um membro do Conselho de Cooperação exercerá todos os direitos do membro que representa.

Artigo 4.o

Delegações

Os membros do Conselho de Cooperação podem fazer-se acompanhar de funcionários.

Antes de cada reunião, o presidente do Conselho de Cooperação será informado da composição prevista da delegação de cada parte, bem como do respectivo chefe de delegação.

O Conselho de Cooperação pode convidar pessoas que não sejam membros a assistirem às suas reuniões a fim de prestarem informações acerca de assuntos específicos.

Artigo 5.o

Secretariado

O Secretariado do Conselho de Cooperação será exercido conjuntamente por um funcionário do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e por um funcionário da missão da República do Azerbaijão junto das Comunidades Europeias.

Artigo 6.o

Documentos

Quando as deliberações do Conselho de Cooperação tenham por base documentos escritos, estes serão numerados e difundidos como documentos do Conselho de Cooperação pelos dois secretários.

Artigo 7.o

Correspondência

Toda a correspondência destinada ao Conselho de Cooperação ou ao seu presidente será enviada aos dois secretários do Conselho de Cooperação.

Os dois secretários encarregam-se de remeter a correspondência ao presidente do Conselho de Cooperação e, se for caso disso, de a difundir, como documentos na acepção do artigo 6.o aos outros membros do Conselho de Cooperação. A correspondência será enviada ao Secretariado-Geral da Comissão, às representações permanentes dos Estados-Membros da União Europeia e à missão da República do Azerbaijão junto das Comunidades Europeias.

A correspondência do presidente do Conselho de Cooperação será enviada aos seus destinatários pelo respectivo secretário e difundida, se for caso disso, como documentos, na acepção do artigo 6.o, aos outros membros do Conselho de Cooperação, sendo remetida aos destinatários referidos no parágrafo anterior.

Artigo 8.o

Ordem do dia das reuniões

1. Será elaborada pelos secretários do Conselho de Cooperação, com base nas sugestões das partes, uma ordem do dia provisória para cada reunião. A ordem do dia provisória será enviada pelo respectivo secretário aos destinatários referidos no artigo 7.o, o mais tardar 15 dias antes do início da reunião.

A ordem do dia provisória incluirá os pontos para os quais qualquer dos secretários tenha recebido um pedido de inscrição na ordem do dia, o mais tardar 21 dias antes do início da reunião, com a ressalva de que os pontos só serão inscritos na ordem do dia provisória se a documentação a eles referente tiver sido enviada aos secretários o mais tardar até à data de envio da referida ordem do dia.

A ordem do dia será aprovada pelo Conselho de Cooperação no início de cada reunião. Podem ser inscritos na ordem do dia pontos não constantes da ordem do dia provisória, mediante acordo de ambas as partes.

2. Os prazos referidos no n.o 1 poderão ser encurtados para ter em conta situações especiais, mediante acordo de ambas as partes.

Artigo 9.o

Actas

Será elaborado conjuntamente pelos dois secretários, o mais cedo possível, um projecto de acta de cada reunião.

A acta deve normalmente indicar, em relação a cada ponto da ordem do dia:

- a documentação apresentada ao Conselho de Cooperação,

- as declarações cuja inscrição na acta tenha sido pedida por um membro do Conselho de Cooperação,

- as recomendações formuladas, as declarações sobre as quais houve acordo e as conclusões adoptadas sobre assuntos específicos.

A acta deverá igualmente incluir uma lista dos membros do Conselho de Cooperação, ou seus representantes, que tenham participado na reunião.

Os projectos de acta serão apresentados ao Conselho de Cooperação, para aprovação, na reunião seguinte. Os projectos de acta também podem ser aprovados por escrito por ambas as partes. Depois de aprovados, dois exemplares autênticos das actas serão assinados pelos dois secretários e arquivados pelas partes. Será enviada uma cópia a cada um dos destinatários referidos no artigo 7.o

Artigo 10.o

Recomendações

1. O Conselho de Cooperação formulará as suas recomendações por acordo mútuo das partes.

Durante o período entre duas sessões, o Conselho de Cooperação poderá formular recomendações por processo escrito, se ambas as partes assim o decidirem. Por processo escrito entende-se uma troca oficial de cartas entre os dois secretários, que actuam com o acordo das partes.

2. As recomendações do Conselho de Cooperação adoptadas nos termos do artigo 81.o do acordo serão intituladas "recomendação", sendo este termo seguido de um número de ordem, da data da adopção do acto e da indicação do assunto.

As recomendações do Conselho de Cooperação serão autenticadas pelos dois secretários, sendo dois exemplares autênticos assinados pelos chefes de delegação das duas partes.

As recomendações serão enviadas, como documentos do Conselho de Cooperação, a cada um dos destinatários referidos no artigo 7.o

Artigo 11.o

Publicidade

Salvo decisão em contrário, as reuniões do Conselho de Cooperação não são públicas.

Cada uma das partes pode decidir a publicação das recomendações do Conselho de Cooperação na respectiva publicação oficial.

Artigo 12.o

Línguas

As línguas oficiais do Conselho de Cooperação são as línguas oficiais das partes.

Em princípio, as deliberações do Conselho de Cooperação basear-se-ão em documentação preparada nessas línguas.

Artigo 13.o

Despesas

As Comunidades Europeias e a República do Azerbaijão custearão cada uma as despesas em que incorrerem devido à sua participação nas reuniões do Conselho de Cooperação, ou seja, despesas de pessoal, de viagem, de estadia e de correio e telecomunicações.

As despesas de interpretação das reuniões, de tradução e de reprodução de documentos serão custeadas pelas Comunidades Europeias, com excepção das despesas de interpretação e tradução de uma das línguas das Comunidades Europeias para a língua azeri, que serão custeadas pela República do Azerbaijão.

As outras despesas relativas à organização material das reuniões serão custeadas pela parte que as organiza.

Artigo 14.o

Comité

1. Nos termos do artigo 83.o do acordo, é instituído um Comité de Cooperação para assistir o Conselho de Cooperação no desempenho das suas funções. O Comité de Cooperação será constituído, por um lado, por representantes da Comissão das Comunidades Europeias e por representantes dos membros do Conselho da União Europeia e, por outro, por representantes do Governo da República do Azerbaijão, em princípio a nível de altos funcionários.

2. O Comité de Cooperação encarregar-se-á de preparar as reuniões e as deliberações do Conselho de Cooperação, de acompanhar a execução das recomendações do Conselho de Cooperação sempre que for caso disso e, em geral, de assegurar a continuidade da parceria e a correcta aplicação do acordo. Poderá analisar qualquer questão que lhe seja endereçada pelo Conselho de Cooperação assim como qualquer outra questão que possa surgir no decurso da aplicação quotidiana do acordo. O Comité pode apresentar eventuais propostas ou recomendações para adopção pelo Conselho de Cooperação.

3. O regulamento interno do Comité de Cooperação consta do anexo do presente regulamento interno.

(1) JO L 246 de 17.9.1999, p. 3.

ANEXO

REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ DE COOPERAÇÃO

entre as Comunidades Europeias e os seus Estados-Membros, por um lado, e a República do Azerbaijão, por outro

Artigo 1.o

Presidência

O Comité de Cooperação será presidido rotativamente, por períodos de 12 meses, por um representante da Comissão das Comunidades Europeias, em nome das Comunidades e dos seus Estados-Membros, e por um representante do Governo da República do Azerbaijão. O primeiro período de presidência terá início na data da primeira reunião do Conselho de Cooperação e terminará em 31 de Dezembro do mesmo ano. Durante esse período e, subsequentemente, durante cada período de 12 meses, o Comité de Cooperação será presidido pela parte que exercer a presidência do Conselho de Cooperação.

Artigo 2.o

Reuniões

O Comité de Cooperação reunir-se-á uma vez por ano e sempre que as circunstâncias o exigirem, com o acordo das partes.

Cada reunião do Comité de Cooperação será realizada em data e local a acordar pelas partes.

As reuniões do Comité de Cooperação são convocadas conjuntamente pelos dois secretários.

Artigo 3.o

Delegações

Antes de cada reunião, o presidente do Comité de Cooperação será informado da composição prevista da delegação de cada parte, bem como do respectivo chefe de delegação.

Artigo 4.o

Secretariado

O Secretariado do Comité de Cooperação será exercido conjuntamente por um funcionário da Comissão das Comunidades Europeias e por um funcionário do Governo da República do Azerbaijão.

Toda a correspondência dirigida ao presidente do Comité de Cooperação ou por ele enviada no âmbito do disposto no presente anexo será remetida aos secretários do Comité de Cooperação, aos secretários e ao presidente do Conselho de Cooperação e, sempre que necessário, aos membros do Comité de Cooperação.

Artigo 5.o

Publicidade

Salvo decisão em contrário, as reuniões do Comité de Cooperação não são públicas.

Artigo 6.o

Ordem do dia das reuniões

1. Os secretários do Comité de Cooperação estabelecerão uma ordem do dia provisória de cada reunião. A ordem do dia provisória será enviada ao presidente e aos secretários do Conselho de Cooperação, assim como aos membros do Comité de Cooperação, o mais tardar 15 dias antes do início da reunião.

A ordem do dia provisória incluirá os pontos em relação aos quais o presidente tenha recebido um pedido de inscrição na ordem do dia, o mais tardar 21 dias antes do início da reunião, com a ressalva de que os pontos só serão inscritos na ordem do dia provisória se a documentação a eles referente tiver sido enviada aos secretários o mais tardar até à data de envio da referida ordem do dia.

A ordem do dia será aprovada pelo Comité do Cooperação no início de cada reunião. Podem ser inscritos na ordem do dia pontos não constantes da ordem do dia provisória, mediante acordo de ambas as partes.

2. Os prazos referidos no n.o 1 poderão ser encurtados para ter em conta situações especiais, mediante acordo de ambas as partes.

3. O Comité de Cooperação pode convidar peritos a participar nas suas reuniões, a fim de prestarem informações sobre assuntos específicos.

Artigo 7.o

Actas

Será elaborada uma acta de cada reunião, com base num resumo das conclusões do Comité de Cooperação, efectuado pelo presidente.

Aprovadas pelo Comité de Cooperação, as actas serão assinadas pelo presidente e pelos secretários e arquivadas por ambas as partes. Será enviada uma cópia das actas ao presidente e aos secretários do Conselho de Cooperação e aos membros do Comité de Cooperação.

Artigo 8.o

Recomendações

O Comité de Cooperação não formulará recomendações, excepto nos casos específicos em que a tal é autorizado pelo Conselho de Cooperação, nos termos do n.o 2 do artigo 83.o do acordo. Nesses casos, os actos serão intitulados "recomendação", sendo este termo seguido de um número de ordem, da data de adopção do acto e da indicação do assunto. As recomendações serão formuladas de comum acordo pelas partes.

As recomendações do Comité de Cooperação serão enviadas ao presidente e aos secretários do Conselho de Cooperação e aos membros do Comité de Cooperação. Cada uma das partes poderá decidir a publicação dessas recomendações na respectiva publicação oficial.

As recomendações do Comité de Cooperação serão assinadas pelo presidente e pelos secretários.

Artigo 9.o

Despesas

As Comunidades Europeias e a República do Azerbaijão custearão cada uma as despesas em que incorrerem devido à sua participação nas reuniões do Comité de Cooperação e dos seus subcomités e grupos de trabalho, ou seja, despesas de pessoal, de viagem, de estadia e despesas de correio e telecomunicações.

As despesas de interpretação das reuniões, de tradução e reprodução de documentos serão custeadas pelas Comunidades Europeias, com excepção das despesas de interpretação e tradução de uma das línguas das Comunidades Europeias para a língua azeri, que serão custeadas pela República do Azerbaijão.

As outras despesas relativas à organização material das reuniões serão custeadas pela parte que as organiza.

Artigo 10.o

Subcomités

O Comité de Cooperação pode criar subcomités e definir os seus mandatos. Estes trabalharão sob autoridade do Comité de Cooperação, para o qual reportarão após cada reunião. Os subcomités não formulam recomendações.

O Comité de Cooperação pode alterar os mandatos dos subcomités, ou criar outros subcomités para o assistir no desempenho das suas funções.