Przepisy wewnętrzne w sprawie polityki EBI w zakresie poszanowania godności ludzkiej w pracy (zwanej dalej „polityką poszanowania godności w pracy”), przyjęte przez EBI w dniu 18 listopada 2003 r., stanowią:

„Postępowanie dochodzeniowe

[…]

Postępowanie dochodzeniowe obejmuje następujące przepisy:

[…]

– ustanawia się komisję dochodzeniową składającą się z trzech niezależnych osób […],

– komisja dochodzeniowa przeprowadza szereg przesłuchań celem odrębnego przesłuchania obydwu stron, świadków lub innych osób, które zamierza przesłuchać,

– obydwie strony mają prawo do bycia wysłuchanym przed komisją dochodzeniową,

– obydwie strony mają prawo do bycia reprezentowanym lub wspieranym,

– przesłuchania i narady komisji dochodzeniowej mają na celu sformułowanie zalecenia przedstawianego prezesowi,

– prezes [Banku] decyduje o działaniach, jakie mają zostać podjęte.

Zadania i skład komisji dochodzeniowej

Zadaniem komisji jest ustanowienie struktury zapewniającej obiektywne, niezależne dochodzenie, dotyczące jednego lub kilku zdarzeń, na którego zakończenie komisja przedstawi zalecenie prezesowi, który zdecyduje co do działań, jakie mają zostać podjęte.

[…]

Procedura

[…]

2. Dyrektor departamentu kadr. (zwany dalej »DK«), w porozumieniu w przedstawicielami personelu, przedstawia prezesowi propozycję składu komisji oraz wyznacza datę rozpoczęcia dochodzenia, w terminie nieprzekraczającym 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania skargi.

3. DK niezwłocznie poświadcza odbiór pisma zainteresowanego pracownika, potwierdzając wszczęcie dochodzenia […].

4. Po otrzymaniu pisma wyjaśniającego od składającego skargę DK

[…]

d) informuje, że dochodzenie rozpocznie się w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia, w którym skarga została oficjalnie złożona u dyrektora generalnego departamentu kadr, i że obie strony zostaną powiadomione o terminie, godzinie i miejscu indywidualnego przesłuchania, o ich prawie do bycia reprezentowanym lub wspieranym oraz o składzie komisji.

[…]

Przesłuchanie

Przesłuchanie ma na celu dokładne ustalenie, co się wydarzyło, oraz zgromadzenie faktów pozwalających na sformułowanie zalecenia z uzasadnieniem. Strony nie mają prawa do przeprowadzenia przesłuchania krzyżowego z uwagi na to, że są przesłuchiwane oddzielnie. Nie są one zobowiązane do powtarzania przykrych i kłopotliwych szczegółów, w zakresie, w jakim nie jest to absolutnie konieczne. Wszystkim uczestnikom, których dotyczy dochodzenie i przesłuchania, w tym osobom wspierającym i świadkom, przypomina się, że obowiązuje ich obowiązek zachowania poufności.

[…] Komisja może przyjąć taki sposób postępowania, jaki uzna za właściwy. Co do zasady przesłuchanie odbywa się w formie szeregu osobnych spotkań, odbywających się w następującej kolejności:

– w pierwszej kolejności ze składającym skargę;

– z ewentualnymi świadkami powołanymi przez składającego skargę;

– z osobą podejrzaną o molestowanie;

– z ewentualnymi świadkami powołanymi przez osobę podejrzaną o molestowanie;

– jeżeli komisja uzna to za stosowne, obydwie strony mogą zostać wezwane na nowe odrębne przesłuchania.

W razie potrzeby komisja może również ponownie przesłuchać osoby, których dotyczy sprawa, i wezwać ewentualnie innych członków personelu lub zażądać informacji lub kopii dokumentów, jeżeli kolegialnie uważa to za uzasadnione i użyteczne. W razie wątpliwości prezes podejmie ostateczną decyzję w kwestiach dotyczących dostępu do akt, do danych lub do innych metod przeprowadzania czynności wyjaśniających, po skonsultowaniu się, w danym wypadku, z inspektorem ochrony danych. Komisja poinformuje składającego skargę o dodatkowych czynnościach wyjaśniających.

Wynik dochodzenia

Po wysłuchaniu wszystkich uczestników oraz po ewentualnym przeprowadzeniu wszystkich innych właściwych czynności wyjaśniających komisja [dochodzeniowa] powinna być w stanie przeprowadzić naradę i przedstawić zalecenie z uzasadnieniem. Komisja nie ma kompetencji do podejmowania decyzji.

Komisja może formułować różnego rodzaju zalecenia, rekomendując:

– umorzenie sprawy, jeżeli obie strony zdołały wyjaśnić sytuację i znaleźć rozwiązanie na przyszłość możliwe do zaakceptowania dla obu stron;

– uznanie sprawy za niezwiązaną z zastraszaniem lub mobbingiem [molestowaniem], lecz za konflikt w miejscu pracy, wymagający dokładniejszego zbadania lub monitorowania;

– oddalenie skargi;

– podjęcie niezbędnych środków, w przypadku gdy komisja ta ustali, że skarga jest bezzasadna i wniesiona w złej wierze;

– wszczęcie postępowania dyscyplinarnego

Pisemne zalecenie komisji jest przygotowywane w ciągu pięciu dni od zakończenia dochodzenia i przekazywane prezesowi celem przyjęcia decyzji.

Decyzja prezesa […]

Nie później niż w ciągu pięciu dni roboczych od przesłania zalecenia komisji prezesowi obydwie strony zostają poinformowane na piśmie o decyzji prezesa, z uzasadnieniem, do której załącza się zalecenie komisji. Jeżeli prezes nie będzie mógł podjąć decyzji z uwagi na jego nieobecność lub niedostępność, jego uprawnienia do wydania decyzji zostaną delegowane”.