Rozporządzenie nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji zmierza, jak wskazują jego motyw 4 i art. 1, do zapewnienia możliwie najszerszego publicznego dostępu do dokumentów instytucji. Jakkolwiek prawo to jest obwarowane na podstawie art. 4 tego rozporządzenia określonymi ograniczeniami uzasadnionymi względami interesu publicznego lub interesem osób prywatnych, do których to ograniczeń należy odmowa w przypadku gdyby ujawnienie dokumentu naruszało jeden z interesów chronionych tym przepisem, to wciąż ograniczenia te muszą być interpretowane i stosowane w sposób ścisły, ponieważ takie wyjątki wprowadzają odstępstwo od zasady możliwie najszerszego publicznego dostępu do dokumentów. Tak więc, w przypadku gdy dana instytucja zdecyduje się odmówić udzielenia dostępu do dokumentu, o którego ujawnienie do niej się zwrócono, jest ona zasadniczo zobowiązana wyjaśnić, w jaki sposób dostęp do tego dokumentu mógłby stanowić konkretne i rzeczywiste naruszenie interesu chronionego wyjątkiem określonym w art. 4 rozporządzenia nr 1049/2001, na który instytucja ta się powołuje. Ponadto ryzyko takiego naruszenia powinno dać się w rozsądny sposób przewidzieć, a nie być czysto hipotetyczne.

Równowaga pomiędzy prawem dostępu do dokumentów znajdujących się w posiadaniu instytucji, wynikającym z rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, a obowiązkami, wynikającymi z rozporządzenia nr 45/2001 o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych, w kontekście przekazywania danych osobowych przez te same instytucje, wymaga ustalenia związku pomiędzy zasadami ustanowionymi przez te dwa rozporządzenia.

W tym względzie, po pierwsze, gdy wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów może skutkować, w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia, ujawnieniem danych osobowych, instytucja, do której wpłynął wniosek, musi stosować wszystkie przepisy rozporządzenia nr 45/2001, przy czym rozmaite przepisy i zasady wpisane w rozporządzenie nr 1049/2001 nie mogą skutkować ograniczeniem pełni ochrony przyznanej tym danym. W takich ogólnych ramach, o ile prawdą jest, że prawo dostępu do dokumentów nie jest, zgodnie z art. 6 ust. 1 rozporządzenia nr 1049/2001, uwarunkowane uzasadnieniem przez wnioskodawcę interesu w ujawnieniu tych dokumentów, o tyle art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia nr 1049/2001 wymaga, pośrednio, od wnioskodawcy, by wykazał, za pomocą jednej bądź większej liczby wyraźnych i prawnie usankcjonowanych uzasadnień, konieczność przekazania danych osobowych zawartych w żądanych dokumentach.

Po drugie, należy uwzględnić w szczególny sposób istotne cechy systemu ochrony przyznanej przez rozporządzenie nr 45/2001 osobom fizycznym w kontekście przetwarzania ich danych. Rozporządzenie to dąży bowiem, zgodnie z jego motywem 5, do zapewnienia osobom, które uznaje za zainteresowane, prawnie egzekwowalnych praw i określa zobowiązania administratorów w instytucjach i organach wspólnotowych, odnoszące się do przetwarzania danych osobowych. Dla osiągnięcia tego celu wymogi określone w odniesieniu do możliwości przekazania przez instytucję lub organ Unii danych osobowych należy interpretować ściśle, chyba że miałoby to zagrozić prawom przyznanym jednostkom przez rozporządzenie nr 45/2001 jako prawa podstawowe, zgodnie z motywem 12 tego rozporządzenia. Spełnienie wymogu konieczności implikuje wykazanie, że przekazanie danych osobowych jest środkiem najodpowiedniejszym spośród innych możliwych środków osiągnięcia celu, do którego dąży wnioskodawca, i że jest ono proporcjonalne do tego celu, co zobowiązuje wnioskodawcę do przedstawienia wyraźnych i prawnie usankcjonowanych uzasadnień tej konieczności.

Taka interpretacja nie prowadzi do stworzenia wyjątku dla „kategorii” danych osobowych od zasady dostępu do dokumentów, lecz do pogodzenia dwóch przeciwstawnych praw podstawowych, gdy wniosek o udzielenie dostępu dotyczy danych osobowych, chronionych przez rozporządzenie nr 45/2001.

Niemniej jednak ścisła wykładnia wymogu konieczności przewidzianego w art. 8 lit. b) rozporządzenia nr 45/2001 nie oznacza, że nie może zostać uwzględnione uzasadnienie przekazania danych osobowych o charakterze ogólnym, takie jak prawo opinii publicznej do informacji.

Po trzecie, jeżeli osoba, która ubiega się o dostęp do dokumentów zawierających dane osobowe, wykazała konieczność przekazania tychże danych i jeżeli instytucja, do której wpłynął wniosek, uważa, że nie istnieje żaden powód, by zakładać, że uprawnione interesy podmiotów danych mogą zostać naruszone, dane mogą zostać przekazane i – z zastrzeżeniem, iż żaden inny wyjątek przewidziany przez rozporządzenie nr 1049/2001 aniżeli ten dotyczący naruszenia ochrony prywatności i integralności nie znajduje zastosowania – dokument, względnie dokumenty zawierające dane osobowe są ujawniane, a w związku z tym udostępniane opinii publicznej.

Wynika stąd, że kryterium konieczności przewidziane w art. 8 lit. b) rozporządzenia nr 45/2001 należy interpretować ściśle; że wymóg konieczności przekazania danych osobowych implikuje badanie przez instytucję lub organ, do których wpłynął wniosek, konieczności w świetle celu, do którego dąży wnioskodawca dostępu do dokumentów, co ogranicza zakres zasady dotyczącej braku uzasadnienia wniosku o udzielenie dostępu; że uzasadnienie konieczności przekazania danych, przywołane przez wnioskodawcę może mieć charakter ogólny i że rozporządzenie nr 1049/2001 nie może zostać pozbawione swojej skuteczności (effet utile) przez wykładnię relewantnych przepisów, która implikowałaby, że uzasadnione ujawnienie nigdy nie może dążyć do celu w postaci pełnego ujawnienia opinii publicznej.

(por. pkt 48, 51–54, 56, 59–61, 67, 68)