Co do zasady instytucja ma prawo żądać wycofania z przedłożonych sądowi wspólnotowemu akt sprawy dokumentu wewnętrznego, gdy nie został on uzyskany w sposób zgodny z prawem przez podmiot, który się na niego powołuje. Dokument wewnętrzny posiada bowiem charakter poufny, chyba że instytucja, która jest jego autorem, zgodziła się na jego ujawnienie. Jednakże w pewnych sytuacjach nie wymaga się od strony skarżącej, by wykazała, że uzyskała dokument poufny, przywoływany na poparcie jej tezy, w sposób zgodny z prawem, i należy ocenić, ważąc podlegające ochronie interesy, czy wyjątkowe okoliczności, takie jak decydujący charakter przedstawienia dokumentu wewnętrznego w celu zapewnienia kontroli zgodności z prawem procedury wydania zaskarżonego aktu lub ustalenia istnienia nadużycia uzasadniają brak jego wycofania.

Żądania, które mają na celu naprawienie szkody materialnej, jaką miał ponieść urzędnik, i zadośćuczynienie za krzywdę, jakiej miał on doznać w wyniku, po pierwsze, prowadzenia i zakończenia dochodzenia przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), który wskazuje go imiennie i ewentualnie przypisuje mu publicznie odpowiedzialność za pewne stwierdzone nieprawidłowości na długo przed wydaniem ostatecznej decyzji przez właściwy sąd krajowy, i, po drugie, zachowania Komisji w kontekście tego dochodzenia, nie mogą zostać oddalone jako przedwczesne z takim skutkiem, że urzędnik będzie mógł wnieść taką skargę dopiero po wydaniu ewentualnej ostatecznej decyzji przez krajowe organy wymiaru sprawiedliwości. Rezultat krajowego postępowania sądowego nie może bowiem wpłynąć na postępowanie przed sądem wspólnotowym, gdyż w ramach tych żądań odszkodowawczych nie chodzi o rozstrzygnięcie, czy zarzucane urzędnikowi czyny zostały udowodnione, czy też nie, lub czy popełnił on czy też nie błędy w ramach wykonywania działalności zawodowej, ale o zbadanie sposobu, w jaki OLAF prowadził swoje dochodzenie i w jaki Komisja zachowywała się w kontekście tego dochodzenia, ponieważ szkoda, jaką miałby ponieść ten urzędnik, różni się od szkody, jaką mogłoby potwierdzić stwierdzenie braku winy przez krajowe organy wymiaru sprawiedliwości.

Z przepisów art. 4 akapit pierwszy decyzji 1999/396 dotyczącej zasad i warunków dochodzeń wewnętrznych w odniesieniu do przeciwdziałania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim nielegalnym działaniom godzącym w interesy Wspólnoty wynika, że zainteresowany urzędnik powinien zostać niezwłocznie powiadomiony o tym, że sprawa może go osobiście dotyczyć, pod warunkiem że nie zagrozi to dochodzeniu oraz że w każdym razie wnioski odnoszące się imiennie do jakiegokolwiek urzędnika Komisji nie mogą zostać sformułowane po ukończeniu dochodzenia, dopóki zainteresowana strona nie miała możliwości przedstawienia swego stanowiska w odniesieniu do wszystkich dotyczących jej faktów. Naruszenie tych przepisów określających warunki, w których poszanowanie prawa do obrony zainteresowanego urzędnika może być pogodzone z wymogami zachowania poufności, właściwymi każdemu dochodzeniu tego rodzaju, stanowi naruszenie istotnych wymogów formalnych mających zastosowanie do postępowania przygotowawczego.

Prawdą jest, że art. 4 decyzji 1999/396 nie dotyczy wyraźnie przekazania informacji, które na mocy art. 10 ust. 2 i 3 rozporządzenia nr 1073/1999 dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) OLAF może lub musi, co się tyczy odpowiednio dochodzeń zewnętrznych i dochodzeń wewnętrznych, przekazywać krajowym organom wymiaru sprawiedliwości, i prawdą jest, że nie przewiduje on w związku z tym obowiązku powiadomienia zainteresowanego urzędnika przed przekazaniem takich informacji. Jednakże, jeśli tego typu informacje zawierają „wnioski odnoszące się do zainteresowanego urzędnika z podaniem nazwiska”, tenże urzędnik powinien co do zasady zostać powiadomiony i przesłuchany w odniesieniu do faktów go dotyczących.

Przepis ten przewiduje niemniej jednak wyjątek dotyczący przypadków, w których konieczne jest zachowanie absolutnej tajemnicy dla celów dochodzenia oraz wymagających odwołania się do środków postępowania przygotowawczego leżących w kompetencji krajowych organów wymiaru sprawiedliwości. W takich przypadkach obowiązek wezwania urzędnika do przedstawienia swego stanowiska może zostać odroczony po uzgodnieniu z sekretarzem generalnym Komisji. A zatem, aby odroczyć obowiązek powiadomienia, musi zostać spełniony podwójny wymóg konieczności zachowania absolutnej tajemnicy dla celów dochodzenia i wymóg odwołania się do środków postępowania przygotowawczego leżących w kompetencji krajowych organów wymiaru sprawiedliwości. Poza tym należy uzyskać uprzednią zgodę sekretarza generalnego Komisji. Obowiązek zwrócenia się do sekretarza generalnego Komisji i uzyskania jego zgody nie jest zwykłą formalnością, która może w stosownych przypadkach zostać spełniona na późniejszym etapie. Wymóg uzyskania takiej zgody straciłby bowiem swą rację bytu polegającą na zapewnieniu, że przestrzegane jest prawo do obrony zainteresowanych urzędników, że ich powiadomienie jest odraczane tylko w rzeczywiście wyjątkowych przypadkach i że ocena tego wyjątkowego charakteru nie należy tylko do OLAF, ale wymaga także oceny sekretarza generalnego Komisji.

(por. pkt 128–130, 133, 144–146, 151)