Ponadto wyłączenie dokumentów przekazanych w ramach takiego postepowania skutkowałoby uniemożliwieniem sądowi Unii zbadania podniesionych przez nim zarzutów opartych na tych dokumentach. W tym względzie nie byłoby sensu wyłączać spod obrad dokumentów, które posłużyły do zbadania danego zarzutu po tym, jak to im właśnie zostały poświęcone obrady w celu rozstrzygnięcia w przedmiocie tego zarzutu. Zresztą taki sposób procedowania byłby sprzeczny z art. 137 § 2 regulaminu postępowania przed Sądem Unii Europejskiej, zgodnie z którym w razie odwołania sekretariat Sądu do spraw Służby Publicznej powinien przekazać akta sprawy z pierwszej instancji sekretariatowi tego sądu.

Artykuł 26 regulaminu pracowniczego zabrania, by instytucja podnosiła przeciwko urzędnikowi dokumenty, które powinny znajdować się w jego aktach osobowych, a których w nich nie było, lub powoływała się na nie wobec niego, przez co decyzja administracji wydana na podstawie takich dokumentów podlega stwierdzeniu nieważności. Niemniej przepis ten nie reguluje dopuszczalności dokumentów w ramach postepowania przed sądem.

Artykuł 26 akapit pierwszy lit. a) regulaminu pracowniczego nie zobowiązuje jako taki administracji do zamieszczania w aktach osobowych każdego dowolnego dokumentu dotyczącego urzędnika. Wprowadza rozróżnienie na, z jednej strony, „dokumenty”, które powinny znaleźć się w aktach jedynie gdy dotyczą administracyjnego statusu danego urzędnika oraz „oceny” [sprawozdania], które należy włączyć do akt jedynie gdy dotyczą kwalifikacji, wydajności i zachowania urzędnika, a z drugiej strony, na wszelkie inne dokumenty dotyczące danego urzędnika.

Gdy w art. 26 akapit pierwszy lit. a) regulaminu pracowniczego mowa jest o wspomnianych sprawozdaniach, odnosi się on do formalnych, oficjalnych dokumentów dotyczących kwalifikacji, wydajności lub zachowania urzędników. Jednak w aktach osobowych powinny także znajdować się dokumenty z zapisem zdarzeń lub okoliczności faktycznych dotyczących zachowania urzędnika, które zostaną potem wykorzystane do wydania decyzji wywierającej wpływ na jego status administracyjny i przebieg jego kariery zawodowej, jak na przykład opinia w formie notatki służbowej zawierająca ocenę jego kwalifikacji i zachowania lub istniejące już dokumenty zawierające jakiekolwiek twierdzenia co do zarzutów wobec niego, czy też dokumenty mogące wpłynąć na status administracyjny urzędnika i na przebieg jego kariery zawodowej. Jednakże art. 26 regulaminu pracowniczego nie zakazuje bynajmniej, by instytucja wszczęła dochodzenie i założyła w tym celu akta, a jedynymi dokumentami z tego dochodzenia, które należy włączyć do akt urzędnika, są ewentualne decyzje nakładające sankcje, wydane na podstawie akt z dochodzenia.

Ponadto zwykłych wiadomości elektronicznych nie można zasadniczo uznać za sprawozdania w rozumieniu art. 26 akapit pierwszy lit. a) regulaminu pracowniczego. Podobnie notatki, której autorem nie jest organ administracji, nie można uznać za sprawozdanie w rozumieniu art. 26 akapit pierwszy lit. a) regulaminu pracowniczego.

Dokument dotyczący statusu administracyjnego urzędnika mogący mieć decydujący wpływ na decyzję powinien był w zasadzie zostać przekazany danemu urzędnikowi, a następnie włączony do jego akt osobowych. W konkretnym przypadku decyzji o przeniesieniu urzędnika z urzędu, mimo iż nie stanowi ona sprawozdania dotyczącego kwalifikacji, wydajności i zachowania tego urzędnika w rozumieniu art. 26 regulaminu pracowniczego, przekazanie mu jej i włączenie jej do akt osobowych wymagane są a priori w odniesieniu do wiadomości elektronicznych lub notatek służbowych podpisanych przez urzędników i pracowników, zawierających doniesienia na temat zachowania danego urzędnika, o ile mogą one wywrzeć decydujący wpływ na decyzję, czy go przenieść.

(zob. pkt 42, 43, 46, 48)

Trybunał, wyrok Ojha/Komisja, C‑294/95 P, EU:C:1996:434, pkt 67

Sąd Pierwszej Instancji, wyroki: Rozand-Lambiotte/Komisja, EU:T:1997:25, pkt 42; Apostolidis/Trybunał Sprawiedliwości, T‑86/97, EU:T:1998:71, pkt 36; Ojha/Komisja, T‑77/99, EU:T:2001:71, pkt 57; Recalde Langarica/Komisja, T‑344/99, EU:T:2001:237, pkt 60; Cwik/Komisja, T‑155/03, T‑157/03 i T‑331/03, EU:T:2005:447, pkt 52; de Brito Sequeira Carvalho/Komisja i Komisja/de Brito Sequeira Carvalho, EU:T:2009:382, pkt 96

Sąd do spraw Służby Publicznej, wyroki: Bianchi/ETF, F‑38/06, EU:F:2007:117, pkt 45, 48; Talvela/Komisja, F‑43/06, EU:F:2007:162, pkt 59–62