Analiza wymagana w celu rozpatrzenia wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów, złożonego na podstawie rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji musi być konkretna. W istocie, z jednej strony, sama okoliczność, iż dokument dotyczy interesu chronionego przez jeden z wyjątków, nie jest wystarczająca dla uzasadnienia stosowania danego wyjątku. Stosowanie go może co do zasady być uzasadnione jedynie w przypadku, gdy instytucja uprzednio ustaliła, po pierwsze, czy udzielenie dostępu do dokumentu stanowiłoby rzeczywiste i konkretne zagrożenie dla chronionego interesu oraz, po drugie, w przypadkach, o których mowa w art. 4 ust. 2 i 3 tego rozporządzenia, czy nie istnieje żaden przeważający interes publiczny uzasadniający ujawnienie danego dokumentu. Z drugiej strony ryzyko naruszenia interesu chronionego winno być rzeczywiście przewidywalne, a nie czysto hipotetyczne. Dlatego analiza, jaką winna przeprowadzić instytucja celem stosowania wyjątku, musi być przeprowadzona konkretnie dla danego dokumentu i musi wynikać z uzasadnienia decyzji. Co więcej, analiza ta musi zostać przeprowadzona dla każdego dokumentu objętego wnioskiem.

Jeśli chodzi o wyjątek od zasady ogólnej dostępu do dokumentów dotyczący ochrony postępowań sądowych, przewidziany w art. 4 ust. 2 tiret drugie rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, po pierwsze, z szerokiej definicji pojęcia „dokument”, zawartej w art. 3 lit. a) tego rozporządzenia oraz z brzmienia i samego faktu istnienia wyjątku odnoszącego się do ochrony postępowań sądowych wynika, że prawodawca wspólnotowy nie chciał wyłączać spornej działalności instytucji z prawa obywateli do dostępu, ale przewidział w tej kwestii, że instytucje odmawiają ujawnienia dokumentów odnoszących się do postępowania sądowego w przypadkach, gdy takie ujawnienie narusza postępowanie, którego dokumenty te dotyczą.

A zatem, jeśli postępowanie, do którego odnoszą się pisma procesowe, których udostępnienia zażądano, nie doszło jeszcze do etapu rozprawy, odmowę ujawnienia tych pism procesowych należy uznać za obejmującą wszystkie aspekty zawartych w nich informacji. Natomiast po przeprowadzeniu rozprawy Komisja ma obowiązek dokonania konkretnej oceny każdego żądanego dokumentu w celu sprawdzenia, w świetle jego szczególnej treści, czy może on zostać ujawniony lub czy jego ujawnienie naruszyłoby postępowanie sądowe, którego dotyczy.

W tym kontekście Komisja, podobnie jak pozostałe strony postępowania, musi być zdolna do przedstawienia i przedyskutowania swojego stanowiska wolna od wszelkich wpływów z zewnątrz, szczególnie dlatego, że stanowisko, którego broni, ma głównie na celu zapewnienie prawidłowego stosowania prawa wspólnotowego. Realizacja tego celu ze względu na charakter interesów, które ma chronić wyjątek dotyczący ochrony postępowań sądowych, wymaga, aby jej pisma procesowe nie zostały ujawnione zanim będzie miała ona możliwość przedstawienia ich przed sądem na rozprawie jawnej, tym samym Komisja będzie miała prawo do wyłączenia ich z publicznego dostępu ze względu na ewentualne naciski na jej pracowników, co mogłoby dać miejsce debacie publicznej wywołanej ich ujawnieniem, i nie ma potrzeby dokonywania w tym celu konkretnej oceny ich treści.

W ramach stosowania rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji w zasadzie to ze względu na charakter informacji, które są zawarte w dokumentach objętych wnioskiem o dostęp, ich ujawnienie może naruszać chroniony interes, w niniejszym przypadku ochronę postępowań sądowych. Jednakże, mając na uwadze szczególny charakter interesów, jakie ma chronić wyjątek dotyczący ochrony postępowań sądowych, a mianowicie prawa każdej osoby do bycia wysłuchanym przez niezależny sąd oraz konieczności zapewnienia prawidłowego sprawowania wymiaru sprawiedliwości i mając na uwadze, że dokumenty, do których dostępu żądano, są pismami procesowymi złożonymi przez Komisję w toczących się sprawach, w których jest ona stroną, nie można wykluczyć, że nieujawnienie może być uzasadnione w pewnym okresie względami niezależnymi od treści każdego żądanego dokumentu, pod warunkiem że te same względy uzasadniają potrzebę ochrony wszystkich rozpatrywanych dokumentów.

Przepisy te nie zobowiązują również instytucji do działania, w zakresie stosowania przepisów dotyczących dostępu do dokumentów, zgodnie z linią postępowania sądu, przed którym toczy się sprawa, do której odnoszą się pisma procesowe, których ujawnienia się żąda. Zatem ze względu na brak przewidzianych w tym celu przepisów szczególnych nie można uznać, że zakres stosowania rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji może być ograniczony ze względu na fakt, że przepisy te nie regulują dostępu stron trzecich i są stosowane jako lex specialis.

Pisma procesowe stron są co do zasady poufne w zakresie ich rozpatrywania przez sąd wspólnotowy. W istocie art. 20 akapit drugi statutu Trybunału Sprawiedliwości, który na mocy art. 53 ma zastosowanie również do Sądu, wymaga wyłącznie ich przekazania stronom i instytucjom Wspólnoty, których decyzje są przedmiotem sporu. Ponadto art. 16 § 5 akapit drugi regulaminu Trybunału oraz art. 24 § 5 akapit drugi regulaminu Sądu przewidują, że tylko osoby zainteresowane mogą otrzymywać odpisy pism procesowych, a art. 5 ust. 3 akapit trzeci instrukcji dla sekretarza Sądu uzależnia dostęp osób trzecich do akt procesowych od istnienia uzasadnionego interesu, który musi być należycie uzasadniony.

Z drugiej strony, stosowanie wyjątku odnoszącego się do ochrony rozpatrywanych postępowań sądowych ma głównie na celu uniknięcie wszelkiego wpływu zewnętrznego na prawidłowy ich przebieg. Interes, jaki wiąże się z ochroną takiego celu, jest niezależny od treści pism procesowych żądanych przez stronę skarżącą, ponieważ chodzi o interes, którego ochrona jest konieczna dla prawidłowego sprawowania wymiaru sprawiedliwości. Co więcej, takie ograniczenie nie jest bezwzględne, jako że obejmuje wszystkie pisma procesowe, których udostępnienia odmówiono wyłącznie do dnia rozprawy.

Jeśli chodzi o nadrzędny interes publiczny, o którym mowa w art. 4 ust. 2 in fine rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, który może uzasadniać ujawnienie dokumentu naruszającego ochronę postępowań sądowych, to do zainteresowanej instytucji należy wyważenie interesu publicznego, związanego z ujawnieniem dokumentów, z interesem, któremu przysłużono by się, odmawiając ujawnienia w świetle, w zależności od przypadku, argumentów przedstawionych w tej kwestii przez podmiot wnioskujący o dostęp.

W istocie treść pism procesowych instytucji wspólnotowej dotyczących sprawy zamkniętej wyrokiem Sądu stała się publicznie dostępna w streszczonej formie w postaci sprawozdania na rozprawę, była rozpatrywana na jawnej rozprawie i została zawarta w wyroku Sądu. Są to zatem argumenty już publicznie dostępne, przynajmniej w formie streszczenia. Ponadto prosty związek między dwoma lub większą liczbą spraw, w których strony były te same lub przedmiot był ten sam, nie może uzasadniać odmowy udzielenia dostępu, chyba że dokonano by oczywistego odwrócenia zasady swobodnego dostępu do dokumentów instytucji z wyjątkami od tej zasady, ustanowionymi w rozporządzeniu nr 1049/2001.

W ramach stosowania rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji rzekoma konieczność ochrony argumentów, które zostaną, w zależności od przypadku, użyte w toczącym się jeszcze postępowaniu, nie może stanowić powodu odmowy udzielenia dostępu do pism procesowych odnoszących się do sprawy już zamkniętej wyrokiem Sądu, ze względu na brak jakiegokolwiek szczególnego uzasadnienia mającego wykazać, że ich ujawnienie naruszałoby toczące się postępowanie sądowe.

Pisma procesowe przedstawione przez Komisję w ramach postępowania na podstawie art. 226 WE, ponieważ opisują one wyniki śledztwa prowadzonego przez nią w celu stwierdzenia naruszenia prawa wspólnotowego, mają ścisły związek z otwarciem postępowania w sprawie stwierdzenia uchybienia zobowiązaniom państwa członkowskiego, w ramach którego zostały one złożone, a zatem dotyczą śledztwa w rozumieniu art. 4 ust. 2 tiret trzecie rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji.

W tym kontekście zabezpieczenie celu postępowania w sprawie stwierdzenia uchybienia zobowiązaniom państwa członkowskiego, a mianowicie polubownego uregulowania sporu między Komisją a zainteresowanym państwem członkowskim przed wyrokiem Trybunału, może uzasadniać odmowę udzielenia dostępu do dokumentów sporządzonych w ramach tej procedury na podstawie wyjątku odnoszącego się do ochrony celów śledztwa. W istocie nie można wykluczyć, że negocjacje między Komisją a zainteresowanym państwem członkowskim, których celem jest doprowadzenie do dobrowolnego spełnienia przez nie wymogów traktatu, mogą być kontynuowane w trakcie postępowania sądowego i do czasu ogłoszenia wyroku. Uzasadnienie to ma zastosowanie do wszystkich pism procesowych przedstawionych przez Komisję niezależnie od treści każdego z żądanych dokumentów, jeśli zawierają one ten sam typ informacji i gdy uchybienie, którego dotyczą, jest kwestionowane przez zainteresowane państwo członkowskie. Jest oczywiste, że pisma te są w całości objęte omawianym wyjątkiem od prawa dostępu.

Natomiast cel, jakim jest osiągnięcie polubownego rozwiązania sporu, nie jest już aktualny po ogłoszeniu wyroków stwierdzających istnienie uchybień, w sprawie których Komisja prowadziła śledztwa. W istocie po stwierdzeniu przez Trybunał, że państwo członkowskie uchybiło zobowiązaniom, które ciążą na nim na mocy traktatu, państwo to jest zobowiązane do zastosowania się do tego wyroku i wynik ten nie może zależeć od wyniku negocjacji, które są prowadzone z Komisją. Ponadto uznanie, że różne dokumenty dotyczące śledztwa objęte są wyjątkiem art. 4 ust. 2 tiret trzecie rozporządzenia nr 1049/2001 do czasu zakończenia całego postępowania na ich podstawie, nawet w przypadku gdy konieczne jest nowe śledztwo, które może prowadzić do wniesienia skargi na podstawie art. 228 ust. 2 WE, może uzależnić dostęp do rozpatrywanych dokumentów od zdarzeń przyszłych i niepewnych, a mianowicie nieprzestrzegania przez zainteresowane państwo członkowskie wyroku Trybunału stwierdzającego uchybienie i wniesienia skargi na podstawie art. 228 ust. 2 WE, co należy do zakresu uprawnień dyskrecjonalnych Komisji. W każdym razie chodzi o wydarzenia przyszłe i niepewne, zależne od szybkości i skrupulatności poszczególnych zainteresowanych organów. Takie podejście byłoby sprzeczne z celem, jakim jest zapewnienie w miarę możliwości jak najszerszego publicznego dostępu do dokumentów pochodzących od instytucji, w celu umożliwienia obywatelom sprawowania skuteczniejszej kontroli legalności wykonywania władzy publicznej.

(por. pkt 121–123, 126, 135, 136, 139, 140)