W kontekście wniosku o udzielenie dostępu złożonego na podstawie rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji zakwalifikowanie jako dokument nie jest związane ze znacznym nakładem pracy, jakiego może ewentualnie wymagać od danej administracji taki wniosek. Zatem nawet w sytuacji, w której wniosek taki grozi sparaliżowaniem prawidłowego funkcjonowania instytucji, okoliczność ta nie czyni wspomnianego wniosku niedopuszczalnym. W takim wyjątkowym przypadku prawo instytucji do poszukiwania „optymalnego rozwiązania” w porozumieniu z wnioskodawcą w trybie art. 6 ust. 3 rozporządzenia nr 1049/2001 odzwierciedla możliwość uwzględnienia – choć w sposób wyjątkowo ograniczony – ewentualnej konieczności pogodzenia interesów wnioskodawcy z interesami dobrej administracji.

Informacja różni się bowiem od dokumentu w szczególności tym, że stanowi ona daną, która może figurować w jednym albo w wielu dokumentach. W tym zakresie, ponieważ żaden z przepisów rozporządzenia nr 1049/2001 nie dotyczy prawa dostępu do informacji sensu stricto, nie można wywodzić, że prawo publicznego dostępu do dokumentu jednej z instytucji, wynikające z art. 2 ust. 1 tego rozporządzenia, oznacza obowiązek udzielenia przez tę instytucję odpowiedzi na każdy wniosek jednostki o przekazanie jej informacji.

Ogólnie rzecz ujmując, prawo dostępu do dokumentu instytucji w rozumieniu art. 2 ust. 3 rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji dotyczy jedynie dokumentów istniejących i znajdujących się w posiadaniu odnośnej instytucji. Wniosek o udzielenie dostępu, który wymagałby od instytucji utworzenia nowego dokumentu, choćby na podstawie elementów składowych znajdujących się już w istniejących dokumentach, którymi dysponuje ta instytucja, nie stanowi zatem wniosku o udzielenie częściowego dostępu i nie jest objęty zakresem stosowania rozporządzenia nr 1049/2001.

W przypadku wniosku o udzielenie dostępu zmierzającego do tego, aby instytucja wykonała na podstawie parametrów określonych przez wnioskodawcę przeszukiwanie w jednej ze swoich baz danych, bądź w kilku takich bazach, instytucja ta ma obowiązek, o ile nie znajduje zastosowania przepis art. 4 rozporządzenia nr 1049/2001, uwzględnienia takiego wniosku, jeśli żądane przeszukiwanie może zostać zrealizowane za pomocą narzędzi przeszukiwania dostępnych dla tej bazy danych.

Można bowiem założyć, że ze względu na złożone powiązania istniejące w bazie danych między każdą daną i szeregiem innych danych możliwe są różne przedstawienia całego zbioru danych znajdujących się w takiej bazie danych. Tym samym istnieje możliwość wybrania części danych zawartych w takim przedstawieniu i ukrycia pozostałych.

Natomiast nie można wymagać od instytucji w drodze wniosku złożonego na podstawie rozporządzenia nr 1049/2001, aby przedstawiła ona wnioskodawcy część lub całość zbioru danych zawartych w jednej z baz danych tej instytucji, uporządkowanych według schematu, który nie występuje w rzeczonej bazie danych. Wniosek taki w rzeczywistości zmierza do utworzenia nowego dokumentu i, w konsekwencji, wykracza poza zakres stosowania rozporządzenia nr 1049/2001. We wniosku takim żąda się bowiem nie tyle udzielenia częściowego dostępu do danych w postaci uporządkowanej według istniejącego schematu określonego przez instytucję, który można wykorzystać za pomocą narzędzi posiadanych aktualnie przez tę instytucję dla odnośnej bazy danych, względnie odnośnych baz, ale stworzenia dokumentu zawierającego dane przetworzone i powiązane według nowego schematu uporządkowania i których nie można wykorzystać za pomocą tychże narzędzi, a co za tym idzie, nowego dokumentu w rozumieniu art. 3 lit. a) owego rozporządzenia. W konsekwencji, jeżeli chodzi o bazy danych, przedmiotem wniosku o udzielenie dostępu na podstawie rozporządzenia nr 1049/2001 może być wszystko to, co może zostać pobrane z bazy danych w wyniku przeprowadzenia normalnego lub rutynowego przeszukiwania.

(por. pkt 55–59)