W tym zakresie w ramach postępowania w sprawie publicznego udostępnienia dokumentów Komisji, z art. 3 w związku z art. 4 załącznika do decyzji nr 2001/937 zmieniającej regulamin wewnętrzny Komisji oraz z art. 8 rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji wynika jasno, że odpowiedź na wniosek wstępny stanowi tylko pierwsze zajęcie stanowiska, które umożliwia wnioskodawcy zwrócenie się do Sekretarza Generalnego Komisji o ponowne rozpoznanie sprawy. W konsekwencji dopiero akt wydany przez Sekretarza Generalnego Komisji, który ma charakter decyzji i zastępuje w całości wcześniejsze rozstrzygnięcia, może wywoływać skutki prawne mogące naruszyć interesy skarżącego, wobec czego może stać się przedmiotem skargi o stwierdzenie nieważności wniesionej na mocy art. 230 WE.

Jedynie te akty lub decyzje, które wywołują wiążące skutki prawne mogące naruszać interesy skarżącego poprzez istotną zmianę jego sytuacji prawnej, mogą stać się przedmiotem skargi o stwierdzenie nieważności w rozumieniu art. 230 WE. Ponadto w odniesieniu do aktów prawnych bądź decyzji, których opracowanie odbywa się w kilku etapach, w szczególności w ramach procedury wewnętrznej, zaskarżeniu podlegają jedynie środki, które w sposób ostateczny określają stanowisko instytucji w momencie zakończenia owej procedury, co wyklucza środki przejściowe, których celem jest przygotowanie ostatecznej decyzji.

W ramach postępowania w sprawie publicznego udostępnienia dokumentów Komisji, które podlega art. 6–8 rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji oraz art. 2–4 załącznika do decyzji 2001/937 zmieniającej regulamin wewnętrzny Komisji, w przypadku skargi na dorozumianą decyzję poprzedzającą decyzję wyraźną skarżąca nie ma już interesu prawnego w zaskarżeniu decyzji dorozumianej z uwagi na wydanie decyzji wyraźnej, której stwierdzenia nieważności się ona domaga. Wydając bowiem decyzję wyraźną, Komisja de facto cofnęła swą decyzję dorozumianą wydaną wcześniej. Podobnie rozpoznania skargi na decyzję dorozumianą nie uzasadnia ani cel w postaci uniknięcia bezprawności, ani też cel w postaci ułatwienia ewentualnego wniesienia skargi odszkodowawczej, albowiem wskazane cele mogą zostać osiągnięte poprzez rozpoznanie skargi na decyzję dorozumianą.

Wymagane jest, pod rygorem umorzenia postępowania, trwanie interesu prawnego aż do chwili wydania orzeczenia, co oznacza, że w wyniku wniesienia skargi sytuacja skarżącego może ulec poprawie. Jeżeli w toku postępowania odpadnie interes prawny skarżącego, wówczas rozstrzygnięcie sprawy co do istoty przez sąd wspólnotowy nie będzie mogło doprowadzić do poprawy jego sytuacji.

Ustanowiony art. 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji termin wynoszący 15 dni roboczych, który może być przedłużony, w którym instytucja zobowiązana jest udzielić odpowiedzi na wniosek potwierdzający, ma charakter zawity. Jego upływ nie pozbawia jednak instytucji kompetencji do wydania decyzji. Żadna zasada prawna nie stanowi bowiem, by organ administracji tracił swą kompetencję do udzielenia odpowiedzi na wniosek strony, nawet po przekroczeniu wyznaczonego w tym celu terminu. Mechanizm dorozumianej decyzji odmownej został ustanowiony w celu uniknięcia ryzyka, iż organ administracji postanowi w ogóle nie ustosunkowywać się do wniosku o udostępnienie dokumentów i uniknie wszelkiej kontroli sądowej; nie ma on natomiast na celu uczynienia bezprawną wszelkiej decyzji wydanej z opóźnieniem. Wręcz przeciwnie, organ administracji zobowiązany jest co do zasady do udzielenia, choćby z opóźnieniem, uzasadnionej odpowiedzi na każdy wniosek złożony przez podmiot podlegający władztwu administracyjnemu. Tego rodzaju rozwiązanie zgodne jest z celem mechanizmu dorozumianej decyzji odmownej, który polega na tym, by pozwolić podmiotom podlegającym władztwu administracyjnemu na zaskarżenie bezczynności organu administracji w celu uzyskania od tego organu uzasadnionej odpowiedzi. Tego rodzaju wykładnia nie uchybia celowi art. 253 WE w postaci ochrony praw podmiotów podlegających władztwu administracyjnemu i nie pozwala Komisji na lekceważenie terminów zawitych określonych w rozporządzeniu nr 1049/2001 i w decyzji 2001/937 zmieniającej regulamin wewnętrzny Komisji.

Instytucja, do której wpłynął wniosek o udostępnienie dokumentu wydanego przez państwo członkowskie, oraz to państwo powinny, z chwilą zawiadomienia tego państwa członkowskiego o wniosku przez instytucję, niezwłocznie podjąć lojalne rozmowy na temat możliwego zastosowania wyjątków przewidzianych w art. 4 ust. 1–3 rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, mając na uwadze w szczególności potrzebę umożliwienia instytucji zajęcia stanowiska w terminie określonym w art. 7 i 8 tego rozporządzenia, zgodnie z którym zobowiązana jest ona rozstrzygnąć w przedmiocie tego wniosku o udostępnienie. Niemniej jednak przekroczenie terminów określonych w art. 8 nie wywołuje samo przez się skutku w postaci nieważności decyzji wydanej po tym terminie. Stwierdzenie nieważności decyzji z tego tylko powodu, iż przekroczony został termin określony w rozporządzeniu nr 1049/2001 oraz w decyzji 2001/937 zmieniającej regulamin wewnętrzny Komisji, miałoby bowiem jedynie skutek w postaci ponownego wszczęcia postępowania administracyjnego w przedmiocie dostępu do dokumentów. W każdym razie można żądać – poprzez wniesienie skargi odszkodowawczej – naprawienia ewentualnej szkody wynikającej z opóźnienia w udzieleniu odpowiedzi przez Komisję.

Instytucja nie może bowiem nadać dalszego biegu sprzeciwowi zgłoszonemu przez państwo członkowskie wobec ujawnienia wydanego przez nie dokumentu, jeśli sprzeciw ten pozbawiony jest jakiegokolwiek uzasadnienia bądź jeśli przedstawione uzasadnienie nie zawiera odniesienia do wyjątków wskazanych w art. 4 ust. 1–3 rozporządzenia nr 1049/2001. Jeśli, mimo wyraźnego wezwania o tej treści przesłanego państwu członkowskiemu przez instytucję, państwo to nadal nie dostarczy takiego uzasadnienia, w przypadku gdy instytucja jest zdania, iż żaden z tych wyjątków nie znajduje zastosowania, jest ona zobowiązana udostępnić dokument będący przedmiotem wniosku. Natomiast w wypadku, gdy sprzeciw wobec ujawnienia dokumentu, wyrażony przez jedno państwo członkowskie lub więcej państw członkowskich nie spełnia wymogów dotyczących uzasadnienia, Komisja może samodzielnie stwierdzić, że jeden lub więcej wyjątków przewidzianych w omawianym art. 4 ust. 1–3 ma zastosowanie do dokumentów objętych wnioskiem o udostępnienie.

Poprzez uchwalenie rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji ustawodawca wspólnotowy uchylił dotychczas obowiązującą zasadę, zgodnie z którą autor dokumentu mógł sprzeciwić się jego ujawnieniu. W tych okolicznościach wykładnia art. 4 ust. 5 tego rozporządzenia, który przewiduje, że państwo członkowskie może żądać, by instytucja nie ujawniała dokumentu pochodzącego od tego państwa bez jego uprzedniej zgody, zgodnie z którą państwom członkowskim przyznaje się ogólne i bezwarunkowe prawo weta, skutkujące czysto uznaniowym i nieobjętym obowiązkiem uzasadnienia sprzeciwem wobec ujawnienia jakichkolwiek dokumentów będących w posiadaniu instytucji wspólnotowej z tego tylko powodu, że dokument ten został wydany przez dane państwo członkowskie, jest nie do pogodzenia z celami rzeczonego rozporządzenia.

W odniesieniu do wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów, jeśli instytucja odmawia udzielenia takiego dostępu, musi ona, na podstawie informacji, którymi dysponuje, w każdym przypadku wykazać, że dokumenty, których udostępnienia żądano, faktycznie objęte są wyjątkami wymienionymi w rozporządzeniu nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji. Jednakże wskazanie podstaw uzasadniających poufność w odniesieniu do każdego dokumentu może być niemożliwe bez ujawnienia jego zawartości i w konsekwencji pozbawienia wyjątku jego podstawowego celu.

Uzasadnienie, jakiego wymaga art. 253 WE, powinno być dostosowane do charakteru rozpatrywanego aktu i przedstawiać w sposób jasny i jednoznaczny rozumowanie instytucji, która wydała akt, pozwalając zainteresowanym poznać podstawy podjętej decyzji, a właściwemu sądowi – dokonać jej kontroli. Nie jest wymagane, by w treści uzasadnienia wskazano wszystkie istotne elementy stanu faktycznego i prawnego, albowiem oceny, czy uzasadnienie aktu odpowiada wymogom określonym w art. 253 WE, dokonuje się nie tylko z uwzględnieniem jego brzmienia, ale także towarzyszących mu okoliczności, jak również całokształtu przepisów regulujących dane zagadnienie.

Wyjątki od zasady dostępu do dokumentów powinny być interpretowane i stosowane w sposób ścisły, tak by nie podważyć ogólnej zasady zapewnienia opinii publicznej jak najszerszego dostępu do dokumentów znajdujących się w posiadaniu instytucji.

Ponadto analiza wymagana przy rozpatrywaniu wniosku o udzielenie dostępu do dokumentu powinna mieć charakter konkretny. Sama bowiem okoliczność, że dokument dotyczy interesu chronionego przez jeden z wyjątków, nie jest wystarczająca, by uzasadnić jego zastosowanie. Zastosowanie wyjątku może, co do zasady, być uzasadnione jedynie w wypadku, gdy instytucja uprzednio ustaliła, po pierwsze, czy udzielenie dostępu do dokumentu stanowiłoby konkretne i rzeczywiste zagrożenie dla chronionego interesu oraz, po drugie, w wypadkach, o których mowa w art. 4 ust. 2 i 3 rozporządzenia nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, czy nie istnieje żaden nadrzędny interes publiczny uzasadniający ujawnienie danego dokumentu. Konkretne i indywidualne zbadanie każdego dokumentu jest również niezbędne, ponieważ nawet jeśli jest oczywiste, że wniosek o udostępnienie dotyczy dokumentów objętych wyjątkiem, tylko takie badanie umożliwi instytucji ocenę możliwości przyznania wnioskodawcy częściowego dostępu zgodnie z art. 4 ust. 6 rozporządzenia nr 1049/2001. Ocena dokumentów dokonana według kategorii zamiast pod kątem konkretnych informacji zawartych w tych dokumentach nie jest wystarczająca. Badanie wymagane ze strony instytucji powinno umożliwić jej konkretną ocenę, czy powołany wyjątek rzeczywiście odnosi się do wszystkich informacji zawartych w tych dokumentach.

Jednakże, w celu zbadania, czy udostępnienie dokumentów narusza w sposób konkretny i rzeczywisty chroniony interes, zasadniczo dopuszczalne jest, by w tym względzie Komisja oparła się na ogólnych założeniach mających zastosowanie do niektórych kategorii dokumentów, ponieważ podobne względy natury ogólnej mogą mieć zastosowanie do wniosków o ujawnienie dotyczących dokumentów o tym samym charakterze. Musi ona sprawdzić w każdym przypadku, czy znajdujące zazwyczaj zastosowanie do określonego rodzaju dokumentów względy natury ogólnej faktycznie mają zastosowanie do danego dokumentu, którego ujawnienia dotyczy żądanie.

(por. pkt 122–124, 130)