Jeśli chodzi o zachowanie stron, to choć wniesienie odwołania nie ma skutku zawieszającego, zrozumiałe jest, że strona uprawniona do wypłaty kosztów może czekać na upływ terminu do wniesienia odwołania zanim przedstawi wniosek o zwrot kosztów.

Każda inna ocena, uzależniająca prawo żądania przez instytucję czy jednostkę organizacyjną Unii zwrotu całości lub części honorarium wypłaconego adwokatowi od wykazania obiektywnej konieczności skorzystania z jego usług, stanowiłaby w rzeczywistości pośrednie ograniczenie swobody gwarantowanej w art. 19 akapit pierwszy statutu Trybunału i oznaczałaby konieczność zastąpienia przez sąd Unii oceny instytucji i jednostek odpowiedzialnych za organizację ich służb swoją własną oceną. Tymczasem takie zadanie nie jest zgodne ani z art. 19 akapit pierwszy statutu Trybunału, ani z prawem instytucji czy agencji Unii do decydowania o swojej wewnętrznej organizacji w kontekście prowadzenia spraw przed sądami Unii. Z tego wynika, że okoliczność, iż jednostka organizacyjna Unii posiada służby prawne nie ma wpływu na to, czy koszty związane z wynagrodzeniem wypłacanym przez tę jednostkę organizacyjną adwokatowi, który nie wchodzi w skład jej personelu podlegają zwrotowi.

Ponadto fakt, że jednostka organizacyjna Unii korzystała ze wsparcia pełnomocnika i adwokata zewnętrznego, nie ma znaczenia przy ocenie, czy rozpatrywane koszty ewentualnie podlegają zwrotowi, ponieważ co do zasady nic nie pozwala na ich wykluczenie. Fakt ten może mieć jednak wpływ na określenie wysokości kosztów poniesionych na potrzeby postępowania, które ostatecznie podlegają zwrotowi. Nie można zatem mówić o naruszeniu zasady równego traktowania skarżących, jeżeli pozwana instytucja czy jednostka organizacyjna Unii postanawia w niektórych sprawach skorzystać z usług adwokata, podczas gdy w innych jest reprezentowana przez pełnomocników będących członkami jej personelu.

Z art. 19 akapit pierwszy statutu Trybunału Sprawiedliwości, mającego zastosowanie do postępowania przed Sądem do spraw Służby Publicznej na mocy art. 7 ust. 1 załącznika I do tego statutu, wynika, że instytucjom Unii Europejskiej, w odniesieniu do sposobu, w jaki chcą być reprezentowane lub wspierane przed sądem Unii, przysługuje swoboda decyzji o skorzystaniu ze wsparcia adwokata. W tym względzie wynagrodzenie tego adwokata mieści się więc w pojęciu koniecznych kosztów poniesionych w związku z postępowaniem, przy czym instytucja nie musi wykazywać, że pomoc ta była obiektywnie uzasadniona. W celu zastosowania wspomnianego przepisu statutu Trybunału należy zrównać jednostki organizacyjne Unii z tymi instytucjami.

W ramach ustalenia wysokości kosztów podlegających zwrotowi sąd Unii nie jest uprawniony do ustalania wysokości wynagrodzenia należnego adwokatowi od reprezentowanej przez niego strony postępowania, może on jednak określić wysokość kwoty, do której wynagrodzenie to będzie mogło zostać odzyskane od strony obciążonej kosztami postępowania. Rozstrzygając w przedmiocie wniosku o ustalenie kosztów, sąd Unii nie musi brać pod uwagę krajowych taryf ustalających wysokość wynagrodzenia adwokatów lub radców prawnych ani ewentualnej umowy w tym zakresie między zainteresowaną stroną a jej pełnomocnikami lub doradcami.

Ponadto w braku przepisów prawa Unii o charakterze taryfowym sąd winien swobodnie ocenić okoliczności danego przypadku, uwzględniając przedmiot i charakter sporu, jego znaczenie z punktu widzenia prawa Unii, a także stopień trudności sprawy, nakład pracy wymagany w postępowaniu spornym od biorących udział w sprawie pełnomocników lub doradców oraz interes ekonomiczny, jaki strony miały w sporze.

W tym względzie, nawet w braku przedstawienia wykazu usług świadczonych przez adwokata ze wskazaniem czasu na nie poświęconego, skoro honoraria są ustalane według stawki ryczałtowej, to z samego faktu sporządzenia odpowiedzi na skargę można wywnioskować, że adwokat ten rzeczywiście sporządził te dokumenty i wykonał usługi niezbędne do celów postępowania przed Sądem do spraw służby Publicznej. Podobnie ryczałtowy charakter wynagrodzenia nie ma wpływu na ocenę przez Sąd kwoty podlegającej zwrotowi tytułem kosztów, gdyż sąd opiera się na utrwalonych w orzecznictwie kryteriach i precyzyjnych wskazówkach, których powinny dostarczyć mu strony. O ile brak takich informacji nie jest przeszkodą dla ustalenia przez Sąd kosztów podlegających zwrotowi na zasadzie słuszności, o tyle sprawia, że oceny żądań wnioskodawcy musi on dokonać w sposób nieuchronnie ścisły.

Ponadto sytuacja materialna strony obciążonej kosztami postępowania nie mieści się w kryteriach, w świetle których sąd Unii ustala wysokość kosztów podlegających zwrotowi w ramach postępowania w sprawie ustalenia kosztów postępowania.

(zob. pkt 35, 36, 41, 42, 48)

Sąd Unii Europejskiej, postanowienia: Marcuccio/Komisja, T‑278/07 P-DEP, EU:T:2013:269, pkt 20; Longinidis/Cedefop, EU:T:2014:1083, pkt 67

Sąd do spraw Służby Publicznej, wyrok Blais/EBC, F‑6/08, EU:F:2008:160, pkt 111–116; postanowienia: Martinez Erades/SEAE, F‑64/12 DEP, EU:F:2013:111, pkt 21; Chatzidoukakis/Komisja, EU:F:2014:41, pkt 22, 23 i przytoczone tam orzecznictwo