Besluit van het Permanent Comité van de EVA-staten

nr. 1/2000/SC

van 2 oktober 2000

tot oprichting van een Comité voor het financieel instrument

HET PERMANENT COMITÉ VAN DE EVA-STATEN,

Gelet op de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte, zoals aangepast bij het Protocol tot aanpassing van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte, hierna de EER-overeenkomst genoemd, en met name deel VI daarvan, en op Besluit nr. 47/2000 van het Gemengd Comité van de EER van 22 mei 2000, waarbij een financieel instrument van de EER werd ingesteld,

Gelet op de implementatievoorwaarden zoals neergelegd in de bijlage bij Besluit nr. 47/2000,

BESLUIT:

Artikel 1

Voor het beheer van het financieel instrument van de EER, dat is ingevoerd bij Besluit nr. 47/2000, wordt bij dezen een Comité voor het financieel instrument opgericht, hierna "het comité" genoemd.

Artikel 2

Elke EVA-staat waarvoor de Overeenkomst betreffende een Permanent Comité van de EVA-staten in werking is getreden, is in het comité vertegenwoordigd en beschikt over één stem. De Europese Commissie kan in voorkomend geval worden uitgenodigd om aan de beraadslagingen van het comité deel te nemen.

Artikel 3

Het comité benoemt een liaison officer, die tevens optreedt als secretaris van het comité. De liaison officer ziet toe op een nauwe en duurzame samenwerking tussen met name het comité, de begunstigde staten, de Europese Commissie en de controle-instanties in verband met de werking van het financieel instrument van de EER.

Artikel 4

Tenzij in het huishoudelijk reglement anders is bepaald, neemt het comité al zijn besluiten bij unanimiteit.

Artikel 5

Het comité neemt alle beslissingen die noodzakelijk zijn voor de goede werking van het financieel instrument van de EER. Het keurt met name de projecten goed voor financiering, hecht zijn goedkeuring aan het controle- en betalingsplan voor elk project, ziet toe op de algemene werking van de bijstand, met name op basis van de controleverslagen, en verleent machtiging voor uitkeringen aan de begunstigden overeenkomstig het betalingsplan, op basis van de controleverslagen.

Artikel 6

Het Comité stelt overeenkomstig Besluit nr. 47/2000 het bedrag van de tranches vast die worden uitbetaald op een door het Comité voor het financieel instrument aangewezen rekening. In overeenstemming met het beginsel van kostendeling waarover het Permanent Comité het eens is geworden in zijn 74e bijeenkomst op 22 juni 2000, berekent het Comité voor het financieel instrument het aandeel van elke EVA-staat en het bedrag dat deze moet betalen. De betalingsverzoeken worden door de liaison officer verzonden.

Artikel 7

Het huishoudelijk reglement van het comité is als bijlage aan dit besluit gehecht.

Artikel 8

Het comité brengt elk half jaar aan het Permanent Comité verslag uit over zijn werkzaamheden en over de werking van het financieel instrument van de EER.

Artikel 9

Dit besluit wordt onmiddellijk van kracht.

Artikel 10

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het EER-gedeelte van en het EER-supplement bij het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 2 oktober 2000.

Voor het Permanent Comité

De voorzitter

Gunnar Snorri Gunnarsson

De secretaris-generaal

William Rossier

BIJLAGE

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN HET COMITÉ VOOR HET FINANCIEEL INSTRUMENT

Artikel 1

(Leden/PLaatsvervangers)

1. Elke EVA-staat waarvoor de Overeenkomst betreffende een Permanent Comité van de EVA-staten in werking is getreden, heeft recht op één effectief lid in het comité, dat volgens de regels schriftelijk door de bevoegde autoriteit van de betrokken lidstaat is aangewezen. Voor elk effectief lid kunnen er één of meer plaatsvervangers worden aangewezen, wier namen door het effectief lid of de bevoegde autoriteit door wie hij of zij is aangesteld schriftelijk aan de Commissie kenbaar worden gemaakt. Wanneer hij of zij een effectief lid vervangt, heeft de plaatsvervanger dezelfde rechten en plichten als het effectief lid. Elke wijziging in de vertegenwoordiging moet onverwijld schriftelijk aan de Commissie worden medegedeeld.

2. Elk lid mag zich door één of meer deskundigen laten bijstaan.

Artikel 2

(Voorzitter/Ondervoorzitter)

1. Het comité kiest voor een termijn van één jaar een voorzitter en een ondervoorzitter. Zij kunnen worden herverkozen.

2. De voorzitter leidt het verloop van de werkzaamheden.

3. Indien de voorzitter op een vergadering afwezig is, neemt de ondervoorzitter zijn plaats in. Indien de ondervoorzitter eveneens afwezig is, kiest het comité een voorzitter voor die vergadering.

Artikel 3

(Waarnemers)

De voorzitter kan vertegenwoordigers van de EIB, de Europese Commissie, de controle-instanties of andere belanghebbenden uitnodigen om vergaderingen van het comité bij te wonen als waarnemers of om informatie over projecten te verstrekken.

Artikel 4

(Beslotenheid van de vergaderingen)

De vergaderingen van het comité zijn besloten, tenzij het comité unaniem anders besluit.

Artikel 5

(Bijeenroeping van de vergaderingen)

De vergaderingen van het Comité worden door de voorzitter bijeengeroepen na overleg met de secretaris. Voorts wordt onverwijld een vergadering belegd wanneer een lid daarom schriftelijk en met opgave van het te bespreken onderwerp verzoekt.

Artikel 6

(Vergaderplaats)

De vergaderingen van het comité vinden normaliter plaats in de kantoren van het EVA-secretariaat in Brussel.

Artikel 7

(Ontwerp-agenda)

De secretaris stelt in overleg met de voorzitter voor elke vergadering een ontwerp-agenda op. De uitnodiging voor de vergadering en de ontwerp-agenda worden in de regel uiterlijk één week vóór de vergadering aan de leden bezorgd. Aan de ontwerp-agenda worden alle noodzakelijke werkdocumenten toegevoegd.

Artikel 8

(Toevoeging van punten aan de agenda)

Aan de agenda worden alle punten toegevoegd waarvan de agendering uiterlijk tien dagen vóór de vergadering door een lid is gevraagd.

Artikel 9

(Quorum)

Om geldig te vergaderen moeten minstens twee leden aanwezig zijn.

Artikel 10

(Stemming)

1. Besluiten over procedurevraagstukken worden genomen bij gewone meerderheid. Alle andere besluiten worden unaniem genomen. Een besluit wordt geacht unaniem te zijn genomen indien geen enkel lid tegenstemt.

2. Indien evenwel in een ontwerp-besluit wordt voorgesteld een subsidie te verwerpen, wordt het besluit geacht genomen te zijn indien één lid voorstemt.

Artikel 11

(Vertegenwoordiging)

Een lid kan een ander lid volmacht geven om namens hem of haar te stemmen. De secretaris moet vóór het begin van de vergadering schriftelijk in kennis worden gesteld van die volmacht.

Artikel 12

(Schriftelijke procedure)

Indien de leden het erover eens zijn, kunnen besluiten worden genomen volgens een schriftelijke procedure.

Artikel 13

(Opstelling van ontwerp-besluiten over subsidieaanvragen en de schriftelijke procedure voor dergelijke besluiten)

1. Ontwerp-besluiten over subsidieaanvragen worden opgesteld door de secretaris en worden, tezamen met alle dienstige informatie, tijdig aan de leden toegezonden om een beslissing binnen twee maanden na de indiening van de aanvraag in haar uiteindelijke, aanvaardbare vorm mogelijk te maken. Elk lid moet onverwijld de ontvangst hiervan aan de secretaris bevestigen.

2. Onverminderd artikel 12 beslist de voorzitter na overleg met de secretaris of een aanvraag volgens de schriftelijke procedure dan wel in een vergadering zal worden behandeld.

3. Indien de schriftelijke procedure wordt gevolgd, gelden de volgende regels:

a) Indien in een ontwerp-besluit wordt voorgesteld een aanvraag goed te keuren,

- wordt het ontwerp-besluit geacht te zijn aangenomen indien ten minste twee leden het goedkeuren en de secretaris daarvan in kennis stellen binnen twee weken vanaf de datum waarop het door deze was verzonden;

- wordt het ontwerp-besluit geacht te zijn verworpen indien binnen hetzelfde tijdsbestek één lid het verwerpt.

b) Indien in een ontwerp-besluit wordt voorgesteld een aanvraag te verwerpen,

- wordt het ontwerp-besluit geacht te zijn aangenomen indien één lid het goedkeurt en de secretaris daarvan in kennis stelt binnen twee weken vanaf de datum waarop het door deze was verzonden.

Indien het comité binnen twee weken vanaf de datum waarop de secretaris het ontwerp-besluit heeft verzonden geen besluit heeft genomen, wordt een vergadering van het comité belegd.

Artikel 14

(Goedkeuring van de tekst van een besluit)

De tekst van een door het comité genomen besluit wordt vóór het einde van de vergadering goedgekeurd. De secretaris laat de tekst van een volgens de schriftelijke procedure genomen besluit zo spoedig mogelijk nadat het besluit is genomen onder de leden circuleren.

Artikel 15

(Notulen)

Na elke vergadering van het comité worden door de secretaris notulen opgesteld.

Artikel 16

(Geheimhouding van de beraadslagingen)

1. De beraadslagingen van het comité zijn vertrouwelijk.

2. Informatie betreffende zakengeheimen of andere vertrouwelijke aangelegenheden die aan het comité is bezorgd, mag niet aan onbevoegden worden doorgegeven.

Artikel 17

(Herziening van het huishoudelijk reglement)

Dit huishoudelijk reglement wordt binnen één jaar na de vaststelling ervan herzien.