REGLEMENT VAN ORDE VAN DE TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT VAN DE EVA

DE TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT VAN DE EVA,

Gelet op het eerste lid van artikel 108 van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte en op de Overeenkomst tussen de EVA-Staten tot instelling van een Toezichthoudende Autoriteit en een Hof van Justitie, met name op artikel 13,

HEEFT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VASTGESTELD:

HOOFDSTUK I

DE ORGANISATIE VAN DE WERKZAAMHEDEN VAN DE TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT VAN DE EVA

Artikel 1

De leden van de Toezichthoudende Autoriteit van de EVA handelen overeenkomstig de bepalingen van dit Reglement van Orde als College.

Artikel 2

Bij de uitoefening van haar ambtsbezigheden wordt het College bijgestaan door acht diensten: het Uitvoerend Secretariaat, vijf directoraten, de Juridische Dienst en de Administratie.

Het College stelt een taakverdeling op, waarin de taken van de diensten worden omschreven op een wijze die overlapping en duplicatie van werkzaamheden minimaliseert.

Artikel 3

De diensten werken nauw samen.

Alvorens een voorstel voor een besluit aan het College wordt voorgelegd, raadpleegt de verantwoordelijke dienst alle diensten die daarbij krachtens de taakverdeling of uit hoofde van de te behandelen onderwerpen betrokken zijn. De Juridische Dienst wordt geraadpleegd over alle voorstellen voor juridische instrumenten en alle maatregelen die juridische implicaties kunnen hebben. De Administratie wordt geraadpleegd over voorstellen die een weerslag zouden kunnen hebben op de begroting.

De dienst die een voorstel voorbereidt, tracht hierover overeenstemming te bereiken met de geraadpleegde diensten. Indien geen overeenkomst kan worden bereikt, vermeldt hij bij indiening van zijn voorstel aan het College de afwijkende meningen van deze diensten.

Artikel 4

Het College kan voor bijzondere aangelegenheden interdepartementale werkgroepen instellen. Het wijst de voorzitter van een zodanige werkgroep aan en stelt het mandaat en de werkwijze van de groep vast.

HOOFDSTUK II

DE VERGADERINGEN VAN HET COLLEGE

Artikel 5

Het College wordt door de voorzitter in vergadering bijeengeroepen.

Het College vergadert in de regel eenmaal per week en voorts telkens wanneer zulks noodzakelijk is.

Artikel 6

De voorzitter verstrekt de ontwerp-agenda voor een vergadering aan de leden. Elk punt waarvan een lid om plaatsing op de agenda verzoekt, wordt op de agenda geplaatst.

Tenzij anders wordt besloten, moeten de ontwerp-agenda en de noodzakelijke werkdocumenten ten minste drie werkdagen voor de dag van de vergadering aan de leden worden verstrekt.

Wanneer een lid hierom verzoekt, stelt het College de bespreking van een punt op de ontwerp-agenda uit tot een volgende vergadering, tenzij dit uitstel het College in verband met vastgestelde tijdslimieten zou beletten om over dit punt een besluit te nemen.

Het College stelt op basis van de ontwerp-agenda en eventuele verzoeken om wijziging daarvan de agenda ter vergadering vast. Het kan met eenparigheid van stemmen besluiten te beraadslagen over een punt dat niet op de ontwerp-agenda is geplaatst of ten aanzien waarvan de noodzakelijke werkdocumenten laattijdig zijn verstrekt.

Artikel 7

De voorzitter zit de vergaderingen voor.

Artikel 8

Voor de geldigheid van de besluiten van het College is de aanwezigheid van drie leden vereist.

Artikel 9

De vergaderingen van het College zijn niet openbaar. De beraadslagingen zijn en blijven vertrouwelijk.

Artikel 10

Tenzij het College anders besluit, woont de uitvoerend secretaris de vergaderingen bij.

De voorzitter kan, op eigen initiatief of op verzoek van een lid, bepaalde ambtenaren van de Toezichthoudende Autoriteit van de EVA uitnodigen om de vergadering geheel of voor een gedeelte bij te wonen en hierin het woord te voeren.

Het College kan bij wijze van uitzondering besluiten ieder ander persoon tijdens de vergadering te horen.

Artikel 11

Van elke vergadering van het College worden notulen opgemaakt.

De ontwerp-notulen worden tijdens een volgende vergadering aan de leden ter goedkeuring voorgelegd. De goedgekeurde notulen worden gewaarmerkt door de handtekening van de voorzitter en mede-ondertekend door de uitvoerend secretaris.

HOOFDSTUK III

BESLUITEN VAN DE TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT VAN DE EVA

Artikel 12

Besluiten van de Toezichthoudende Autoriteit van de EVA worden genomen tijdens vergaderingen, langs de weg van een schriftelijke procedure overeenkomstig artikel 14 of middels delegatie overeenkomstig artikel 15.

Artikel 13

Een besluit wordt tijdens een vergadering van het College genomen wanneer het ten minste drie stemmen heeft verkregen.

Artikel 14

Op voorstel van een lid kan het College een besluit nemen bij wege van een schriftelijke procedure.

Te dien einde wordt de tekst van het voorstel aan alle leden overgelegd, met inachtneming van een tijdslimiet van ten minste vijf werkdagen of, in uitzonderingsgevallen en behoudens goedkeuring van de voorzitter, ten minste drie werkdagen, om de leden in staat te stellen opmerkingen over het voorstel in te dienen.

In de loop van de schriftelijke procedure kan elk lid verzoeken om het voorstel ter vergadering te bespreken. In dat geval wordt het punt op de agenda van de eerstvolgende vergadering van het College geplaatst. Indien over dat punt op deze vergadering geen besluit kan worden genomen ingevolge het bepaalde in artikel 6, wordt het punt op de agenda van de daaropvolgende vergadering geplaatst.

Wanneer vaststaat dat een voorstel ter kennis van alle leden is gebracht, wordt dat voorstel bij het verstrijken van de voor het indienen van opmerkingen vastgestelde termijn geacht door het College te zijn aangenomen, mits ten minste drie leden op dat tijdstip blijk hebben gegeven van hun instemming met het voorstel en er niet is verzocht om bespreking van het voorstel tijdens de eerstvolgende vergadering. Daarvan wordt in de notulen van de eerstvolgende vergadering melding gemaakt.

Artikel 15

Het College kan, op voorwaarde dat het beginsel van de collegiale verantwoordelijkheid ten volle wordt geëerbiedigd, een lid machtigen in haar naam en onder haar toezicht duidelijk omschreven maatregelen van beheer en bestuur te nemen en de definitieve tekst goed te keuren van een besluit waarvan de inhoud door het college is vastgesteld. Voorafgaand aan perioden waarin er niet voldoende leden aanwezig zijn om een geldig besluit te nemen, worden een of meer leden gemachtigd om eventuele dringend noodzakelijke besluiten te nemen.

Ook ambtenaren kunnen worden gemachtigd om duidelijk omschreven maatregelen van beheer of bestuur te nemen, indien zulks noodzakelijk blijkt voor de goede taakvervulling van de Toezichthoudende Autoriteit van de EVA.

De overeenkomstig dit artikel gedelegeerde bevoegdheden mogen niet worden gesubdelegeerd, tenzij zulks in het delegatiebesluit uitdrukkelijk is toegestaan.

De bepalingen van dit artikel laten de regels voor delegatie op financieel gebied en op het gebied van het personeelsbeleid onverlet.

HOOFDSTUK IV

VOORBEREIDING EN UITVOERING VAN BESLUITEN

Artikel 16

Het College kan aan zijn leden een speciaal arbeidsterrein toewijzen waarop zij voor de voorbereiding en de uitvoering van zijn besluiten verantwoordelijk zijn. In zodanige gevallen ontvangt de betrokken dienst zijn instructies van het verantwoordelijke lid.

Artikel 17

De uitvoerend secretaris assisteert de voorzitter bij de voorbereiding van de vergaderingen van het College, de toepassing van de besluitvormingsprocedures en, in voorkomende gevallen, de mededeling en bekendmaking van besluiten van de Toezichthoudende Autoriteit van de EVA.

Hiertoe draagt hij/zij zorg voor de naleving van de regels betreffende de voorbereiding en de verstrekking van documenten die voor de leden bestemd zijn en neemt hij/zij in voorkomende gevallen de noodzakelijke maatregelen om de officiële kennisgeving van besluiten van de Toezichthoudende Autoriteit van de EVA en de openbaarmaking daarvan in het EER-deel van en het EER-supplement bij het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen te waarborgen.

Artikel 18

De door het College ter vergadering of middels de schriftelijke procedure vastgestelde juridische instrumenten worden gewaarmerkt in de taal of talen waarin zij authentiek zijn, door de handtekening van de voorzitter en de medeondertekening van het overeenkomstig artikel 16 aangewezen lid of, indien zodanige aanwijzing niet heeft plaatsgevonden, van de uitvoerend secretaris.

De teksten van zodanige instrumenten worden als bijlage gevoegd bij de notulen waarin melding wordt gemaakt van de vaststelling daarvan.

Artikel 19

De krachtens de machtigingsprocedure vastgestelde juridische instrumenten worden gewaarmerkt in de taal of talen waarin zij authentiek zijn, door de handtekening van het gemachtigde lid of de gemachtigde ambtenaar en de mede-ondertekening door de uitvoerend secretaris.

HOOFDSTUK V

PLAATSVERVANGING

Artikel 20

De taak van de voorzitter of van een ander lid wordt, indien hij is verhinderd, in de door het College vastgestelde volgorde waargenomen door een der andere leden.

Artikel 21

Behoudens andersluidend besluit van het College wordt een directeur of de uitvoerend secretaris bij diens verhindering vervangen door een ondergeschikte in de door de directeur, respectievelijk de uitvoerend secretaris, vastgestelde volgorde.

HOOFDSTUK VI

EINDBEPALING

Artikel 22

Dit Reglement van Orde, waarvan de versie in de Engelse taal authentiek is, wordt bekendgemaakt in het EER-deel van en het EER-supplement bij het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 7 januari 1994.

Voor de Toezichthoudende Autoriteit

De voorzitter

Knut ALMESTAD