NL Publicatieblad van de Europese Unie C 155/4

REGLEMENT VAN ORDE

Vastgesteld op 7 januari 1994 (1)

Herschikt op 19 december 2017 (2)

(2018/C 155/04)

ORGANISATIE VAN DE TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT VAN DE EVA

Artikel 1

College

De leden van de Toezichthoudende Autoriteit van de EVA handelen als College overeenkomstig de bepalingen van dit reglement van orde.

De Autoriteit functioneert volgens het collegialiteitsbeginsel, dat berust op de gedachte dat de leden van het College als gelijken aan de besluitvorming deelnemen. Besluiten worden in gemeen overleg genomen en alle leden van het College zijn collectief verantwoordelijk voor alle genomen besluiten.

In de protocollaire volgorde van het College komt de voorzitter op de eerste plaats, gevolgd door de leden volgens hun anciënniteit. Voor leden met gelijke anciënniteit is de leeftijd bepalend.

Artikel 2

De voorzitter

De voorzitter treedt op als publiek vertegenwoordiger van de Autoriteit als geheel, met inachtneming van het collegialiteitsbeginsel.

De voorzitter houdt toezicht op het bestuur van de Autoriteit en is gemachtigd om de Autoriteit contractueel en anderszins te binden in het belang van de dienst, zonder daarbij evenwel afbreuk te doen aan de bevoegdheden en taken die op grond van de EER-overeenkomst en de Overeenkomst tussen de EVA-staten betreffende de oprichting van een Toezichthoudende Autoriteit en een Hof van Justitie (hierna „de TA- en Hof-overeenkomst” genoemd), en met name artikel 5 van de TA- en Hof-overeenkomst, aan de Autoriteit zijn verleend.

De voorzitter houdt het College op de hoogte van zijn algemene aanpak, alsook van individuele punten van zorg van andere leden van het College. Hij handelt met inachtneming van de standpunten van andere leden van het College en in overeenstemming met de richtsnoeren, beleidslijnen en procedures die overeenkomstig artikel 16 door het College zijn vastgesteld.

Artikel 3

Portefeuilles

Het College wijst aan elk lid bijzondere werkterreinen van de EER-overeenkomst (hierna „portefeuilles” genoemd) toe waarop het betrokken lid voor de voorbereiding en uitvoering van besluiten verantwoordelijk is. De leden brengen regelmatig aan het College verslag uit over het handhavingsbeleid op de werkterreinen waarvoor zij verantwoordelijk zijn, en leggen tevens aan het College voorstellen ter zake voor. Zij geven leiding aan de openbare communicatie van de Autoriteit op die werkterreinen.

Bij de aanwijzing van een of meer nieuwe leden van het College worden de portefeuilles bij consensus toegewezen. De toewijzing wordt ten minste om de twee jaar of op verzoek van een lid van het College herbeoordeeld. Als er geen consensus wordt bereikt, blijft de toewijzing ongewijzigd, waarbij de leden hun bestaande portefeuilles behouden of de portefeuilles overnemen die waren toegewezen aan hun voorganger (het lid van het College dat eerder door de regering van dezelfde EVA-staat was voorgedragen).

Artikel 4

Diensten

Bij de uitoefening van haar ambtsbezigheden wordt het College bijgestaan door vier diensten: Interne Markt, Mededinging & Staatssteun, de Juridische & Uitvoerende Dienst en de Administratie. De diensten werken nauw samen.

Elke dienst wordt geleid door een directeur, die door het College als geheel wordt benoemd en daaraan verantwoording verschuldigd is voor het optreden van zijn dienst. De directeuren beheren hun dienst in overeenstemming met de beleidslijnen, procedures en richtsnoeren die door het College zijn vastgesteld en brengen, zoals gevraagd, regelmatig verslag uit aan het College. Ingeval aan een bepaald lid van het College bijzondere werkterreinen van de EER-overeenkomst zijn toegewezen waarop het voor de voorbereiding en uitvoering van besluiten verantwoordelijk is, ontvangt de betrokken directeur zijn instructies van het verantwoordelijke lid.

Alvorens een voorstel voor een besluit aan het College wordt voorgelegd, raadpleegt de verantwoordelijke dienst alle andere diensten die daarbij betrokken zijn. De directeur van de Juridische & Uitvoerende Dienst wordt geraadpleegd over alle voorstellen voor juridische instrumenten en over alle maatregelen die juridische implicaties kunnen hebben. De directeur van de Administratie wordt geraadpleegd over voorstellen die van invloed kunnen zijn op het bestuur van de Autoriteit, met name omdat zij een weerslag hebben op het personeelsbeheer of op de begroting. Alle verschillen van mening tussen de diensten worden vermeld bij de voorlegging van het voorstel aan het College.

Voor bijzondere aangelegenheden kan het College interdepartementale werkgroepen en andere structuren instellen. Het wijst de voorzitter van een zodanige werkgroep aan en stelt het mandaat en de werkwijze van de groep vast.

Artikel 5

Plaatsvervanging

De taak van de voorzitter wordt, indien hij is verhinderd, tijdens de eerste zes maanden van het jaar waargenomen door het tweede lid in de protocollaire volgorde en tijdens de tweede zes maanden van het jaar door het derde lid in de protocollaire volgorde. Daartoe behoort ook de vervulling van de taken van de voorzitter in zijn hoedanigheid van lid van het College.

De taak van een lid van het College wordt, indien hij is verhinderd, waargenomen door het eerstvolgende lid in de protocollaire volgorde, dan wel, in geval van het laatste lid in de protocollaire volgorde, door het onmiddellijk voorafgaande lid dat in staat is zijn taken te vervullen.

De taak van een directeur wordt, indien hij is verhinderd, waargenomen door ondergeschikten in de door de directeur vastgestelde volgorde. De directeuren stellen de directeur van de Juridische & Uitvoerende Dienst van de toepasselijke volgorde in kennis.

Artikel 6

Terugtrekking door leden van het College

Onverminderd artikel 9, lid 3, van de TA- en Hof-overeenkomst geldt dat indien het volgens een lid van het College wenselijk is dat het niet aan de beraadslagingen of besluiten betreffende een bepaalde aangelegenheid of een gedeelte daarvan deelneemt om ervoor te zorgen dat de onafhankelijkheid van de Autoriteit boven alle twijfel verheven is, het betrokken lid zich kan terugtrekken.

In dat geval stelt het lid van het College de directeur van de Juridische & Uitvoerende Dienst van zijn besluit in kennis. De directeur van de Juridische & Uitvoerende Dienst stelt zowel de andere leden van het College als alle betrokken personeelsleden daarvan onverwijld in kennis, en neemt alle nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat het lid van het College dat zich heeft teruggetrokken, niet langer bij de aangelegenheid in kwestie betrokken is.

Indien het lid van het College dat zich heeft teruggetrokken van mening is dat het in het belang van de Autoriteit of van de goede werking van de EER-overeenkomst is dat het ten behoeve van de aangelegenheid in kwestie door een ad-hoclid van het College wordt vervangen, stelt het betrokken lid aan de andere leden van het College voor dat zij hem vervangen overeenkomstig artikel 9, lid 3, van de TA- en Hof-overeenkomst.

BESLUITEN VAN DE TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT VAN DE EVA

Artikel 7

Soorten besluiten

Bij de uitoefening van de bevoegdheden en taken die op grond van de EER-overeenkomst en de TA- en Hof-overeenkomst, en met name artikel 5 van de TA- en Hof-overeenkomst, aan de Autoriteit zijn verleend, neemt de Autoriteit besluiten:

a) tijdens vergaderingen van het College overeenkomstig de artikelen 8 tot en met 11;

b) volgens de schriftelijke procedure overeenkomstig artikel 12;

c) middels delegatie overeenkomstig artikel 13.

Artikel 8

Vergaderingen van het College

Het College wordt in vergadering bijeengeroepen door de voorzitter. Het College vergadert in de regel eenmaal per week en voorts telkens wanneer zulks noodzakelijk is.

De voorzitter zit de vergaderingen voor.

Voor de geldigheid van de besluiten van het College is de aanwezigheid van twee leden vereist. Een besluit is aangenomen wanneer het ten minste twee stemmen heeft verkregen.

Artikel 9

Agenda van de vergaderingen van het College

De voorzitter verstrekt een ontwerpagenda voor elke vergadering aan de leden. Elk punt waarvan een lid om plaatsing op de ontwerpagenda verzoekt, wordt op de ontwerpagenda geplaatst. Ook elk punt dat meer dan zes maanden na de goedkeuring ervan door de directeur van de Juridische & Uitvoerende Dienst nog niet is behandeld, wordt op de ontwerpagenda geplaatst.

Tenzij anders wordt besloten, worden de ontwerpagenda en de noodzakelijke werkdocumenten ten minste drie werkdagen voor de dag van de vergadering aan de leden verstrekt.

Wanneer een lid hierom verzoekt, wordt de bespreking van een punt op de ontwerpagenda eenmaal met één vergadering uitgesteld, tenzij dit uitstel het College wegens bindende termijnen zou beletten om over dit punt een effectief besluit te nemen.

Het College kan met eenparigheid van stemmen, en met de uitdrukkelijke instemming van elk verhinderd lid van het College, besluiten te beraadslagen en een besluit te nemen over een punt dat niet op de ontwerpagenda is geplaatst of ten aanzien waarvan de noodzakelijke werkdocumenten laattijdig zijn verstrekt.

Het College stelt op basis van de ontwerpagenda en eventuele verzoeken om wijziging daarvan de agenda ter vergadering vast.

Artikel 10

Aanwezigheid op vergaderingen van het College

De vergaderingen van het College zijn niet openbaar. De beraadslagingen zijn en blijven vertrouwelijk.

De directeur van de Juridische & Uitvoerende Dienst woont alle vergaderingen bij. De directeuren van de diensten die verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding van de ontwerpbesluiten die op de ontwerpagenda staan, moeten, en andere directeuren mogen, de vergaderingen bijwonen, tenzij het College anders besluit.

De voorzitter kan, op eigen initiatief of op verzoek van een lid, bepaalde ambtenaren van de Autoriteit uitnodigen om de vergadering geheel of voor een gedeelte bij te wonen en hierop het woord te voeren.

Wanneer de Autoriteit verplicht is, of zich ertoe verbonden heeft, vertegenwoordigers van een andere instelling, een andere instantie of een ander orgaan toe te laten tot vergaderingen van het College waarop bepaalde soorten besluiten worden genomen, wordt de betrokken instelling, de betrokken instantie of het betrokken andere orgaan uitgenodigd zich op een dergelijke vergadering of het relevante gedeelte daarvan te doen vertegenwoordigen.

Het College kan ieder ander persoon uitnodigen om de vergadering geheel of voor een gedeelte bij te wonen en hierop het woord te voeren.

Artikel 11

Notulen van de vergaderingen van het College

Van elke vergadering van het College worden notulen opgemaakt.

De notulen worden gewaarmerkt door de handtekening van de voorzitter en medeondertekend door de directeur van de Juridische & Uitvoerende Dienst.

Artikel 12

Volgens de schriftelijke procedure genomen besluiten

Op voorstel van een lid kan het College een besluit nemen volgens de schriftelijke procedure. In de loop van de schriftelijke procedure kan elk lid verzoeken om het voorstel tijdens een vergadering van het College te bespreken. In dat geval wordt het punt op de ontwerpagenda van de eerstvolgende vergadering van het College geplaatst.

De tekst van het voorstel voor een besluit wordt aan alle leden overgelegd, met vermelding van een voorgestelde datum van vaststelling.

Het voorstel wordt geacht op de vermelde voorgestelde datum door het College te zijn aangenomen, mits:

— ofwel de voorgestelde datum ten minste drie werkdagen na de overlegging van het voorstel valt, het vaststaat dat het voorstel ter kennis van alle leden van het College is gebracht, ten minste twee leden van het College blijk hebben gegeven van hun instemming met het voorstel en er niet is verzocht om bespreking van het voorstel tijdens een vergadering van het College;

— ofwel alle leden van het College hun instemming met het voorstel hebben betuigd.

In de notulen van de eerstvolgende vergadering van het College wordt melding gemaakt van het besluit.

Artikel 13

Gedelegeerde besluiten

Het College kan, op voorwaarde dat het beginsel van de collegiale verantwoordelijkheid ten volle wordt geëerbiedigd, een lid van het College machtigen in zijn naam en onder zijn toezicht, duidelijk omschreven besluiten te nemen op werkterreinen waarvoor het op grond van artikel 3 verantwoordelijk is, en de definitieve tekst goed te keuren van een besluit waarvan de inhoud door het College is vastgesteld.

Tijdens perioden waarin er niet voldoende leden van het College aanwezig zijn om een geldig besluit te nemen, kunnen een of meer leden van het College gemachtigd worden om eventuele dringend noodzakelijke besluiten te nemen.

Ambtenaren kunnen worden gemachtigd om duidelijk omschreven maatregelen van beheer of bestuur te nemen.

Ook als er besluitvormingsbevoegdheden zijn gedelegeerd, behoudt het College hoe dan ook het recht zelf een besluit te nemen. Voorts kan het verantwoordelijke lid van het College besluiten de gedelegeerde bevoegdheden niet uit te oefenen en kan het de vaststelling van het besluit in plaats daarvan doorverwijzen naar het voltallige College. Besluiten die volgens een lid van het College van bijzonder belang zijn, worden hoe dan ook naar het voltallige College doorverwezen.

De directeur van de Juridische & Uitvoerende Dienst informeert het College regelmatig over de besluiten die op grond van bij een delegatiebesluit verleende bevoegdheden zijn vastgesteld en ziet erop toe dat er tijdens een vergadering van het College nota van wordt genomen.

De overeenkomstig dit artikel verleende bevoegdheden worden enkel uitgeoefend met de instemming van de directeur van de Juridische & Uitvoerende Dienst en mogen niet worden gesubdelegeerd, tenzij zulks in het delegatiebesluit uitdrukkelijk is bepaald.

Artikel 14

Procedure

De directeur van de Juridische & Uitvoerende Dienst assisteert de voorzitter bij de voorbereiding van de vergaderingen van het College, de toepassing van de besluitvormingsprocedures en, in voorkomend geval, de mededeling en bekendmaking van besluiten van de Autoriteit.

Hiertoe draagt hij zorg voor de naleving van de regels betreffende de voorbereiding en de verstrekking van documenten die voor de leden bestemd zijn, en neemt hij, in voorkomend geval, de noodzakelijke maatregelen om de officiële kennisgeving van besluiten van de Autoriteit en de openbaarmaking daarvan in het EER-deel van en het EER-supplement bij het Publicatieblad van de Europese Unie te waarborgen.

Artikel 15

Waarmerking

De door het College ter vergadering of volgens de schriftelijke procedure vastgestelde juridische instrumenten worden gewaarmerkt in de taal of talen waarin zij authentiek zijn, door de handtekening van de voorzitter en de medeondertekening van de directeur van de Juridische & Uitvoerende Dienst.

De volgens de delegatieprocedure vastgestelde juridische instrumenten worden gewaarmerkt in de taal of talen waarin zij authentiek zijn, door de handtekening van het gemachtigde lid en de medeondertekening van de directeur van de Juridische & Uitvoerende Dienst.

In de welomschreven gevallen waarin een ambtenaar gemachtigd is juridische instrumenten vast te stellen, worden deze gewaarmerkt door de eenvoudige handtekening van de betrokken ambtenaar.

Waar mogelijk wordt van elektronische handtekeningen gebruikgemaakt.

BEHEER EN BESTUUR

Artikel 16

Besluiten van beheer en bestuur

Alle besluiten van beheer en bestuur van de Autoriteit betreffende de benoeming van ambtenaren, de sluiting van contracten en andere aangelegenheden die geen afbreuk doen aan de bevoegdheden en taken die op grond van de EER-overeenkomst en de TA- en Hof-overeenkomst, en met name artikel 5 van de TA- en Hof-overeenkomst, aan de Autoriteit zijn verleend, worden genomen door de bevoegde directeur onder het gezag van de voorzitter en in overeenstemming met de beleidslijnen, procedures en richtsnoeren die door het College zijn vastgesteld.

Alle besluiten van beheer en bestuur van de Autoriteit die gevolgen kunnen hebben voor het vermogen van de Autoriteit om de goede werking van de EER-overeenkomst te waarborgen, zoals de benoeming van directeuren, alsook alle veranderingen in de structuur, de toewijzing van middelen of de respectieve verantwoordelijkheden van de diensten van de Autoriteit, worden uitsluitend genomen door het College als geheel, handelend bij consensus.

De directeuren zijn verantwoording verschuldigd aan het College voor hun besluiten en brengen op verzoek aan het College als geheel verslag uit. Het College stelt, voor zover noodzakelijk, voorschriften, richtsnoeren, beleidslijnen en procedures vast om uitvoering te geven aan dit reglement van orde en om sturing te geven aan het beheer en het bestuur van de Autoriteit als geheel.

De voorzitter roept op gezette tijden beheersvergaderingen bijeen waarop directeuren verslag uitbrengen aan het College en daarvan richtsnoeren ontvangen betreffende het beheer en het functioneren van hun diensten.

De directeuren raadplegen regelmatig de directeur van de Administratie over het beheer van hun diensten wat personeelszaken, financiële aangelegenheden, informatietechnologie, veiligheid en andere administratieve aspecten betreft.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 17

Inwerkingtreding

Dit reglement van orde treedt in werking op 1 januari 2018.

Artikel 18

Intrekking

Het reglement van orde van 7 januari 1994, als gewijzigd, wordt ingetrokken en gelijktijdig met de inwerkingtreding van dit reglement van orde vervangen.

Alle op grond van het vorige reglement van orde genomen besluiten blijven onverlet.

Artikel 19

Bekendmaking

Dit reglement van orde, waarvan de versie in de Engelse taal authentiek is, wordt bekendgemaakt in het EER-deel van en het EER-supplement bij het Publicatieblad van de Europese Unie.

(1) Document nr. 186989.

(2) Besluit nr. 217/17/COL van het College.