BESLUIT VAN HET PERMANENT COMITÉ VAN DE EVA-STATEN Nr. 1/94/PC van 10 januari 1994 tot vaststelling van het reglement van orde van het Permanent Comité van de EVA-Staten

HET PERMANENT COMITÉ VAN DE EVA-STATEN,

Gelet op de Overeenkomst betreffende een Permanent Comité van de EVA-Staten, aangepast bij het Protocol tot aanpassing van de Overeenkomst betreffende een Permanent Comité van de EVA-Staten, hierna "de Overeenkomst" genoemd, inzonderheid op artikel 7,

BESLUIT:

Artikel 1

(Vertegenwoordigers van de EVA-Staten)

1. Elke EVA-Staat stelt de voorzitter van het Permanent Comité in kennis van de naam en functie van zijn vertegenwoordigers die gemachtigd zijn om ingevolge de Overeenkomst besluiten te nemen en aanbevelingen te doen.

2. Als de vertegenwoordigers van een van de EVA-Staten een vergadering niet kunnen bijwonen, mag de betrokken Staat een vertegenwoordiger van een andere EVA-Staat machtigen om namens de Staat te spreken en te stemmen. Een vertegenwoordiger van een EVA-Staat mag slechts als vertegenwoordiger van één andere EVA-Staat optreden.

3. Machtigingen om een andere EVA-Staat te vertegenwoordigen dienen de voorzitter te worden voorgelegd alvorens een besluit wordt genomen of een aanbeveling wordt gedaan. Als een EVA-Staat zich laat vertegenwoordigen, wordt dit in de notulen van de vergadering vermeld.

Artikel 2

(Voorzitter en ondervoorzitter)

1. Tenzij anders wordt overeengekomen, wijst elke EVA-Staat, in de alfabetische volgorde van de namen in het Engels, de voorzitter van het Permanent Comité aan; de voorzitter oefent zijn functie gedurende zes maanden, met ingang van 1 januari of 1 juli, uit.

2. De ondervoorzitter wordt aangewezen door de EVA-Staat die de voorzitter voor de volgende termijn aanwijst. Hij blijft even lang in functie als de voorzitter met wie hij op hetzelfde ogenblik zijn functie uitoefent.

3. De EVA-Staat die de voorzitter of ondervoorzitter heeft aangewezen, mag voor het nog niet verstreken gedeelte van zijn ambtstermijn een plaatsvervanger aanwijzen.

4. De voorzitter leidt de werkzaamheden van het Comité.

5. Als de voorzitter een vergadering niet kan bijwonen, treedt de ondervoorzitter op in zijn plaats.

Artikel 3

(Ambtenaren)

Vertegenwoordigers van de EVA-Staten mogen zich laten vergezellen door ambtenaren die hen bijstaan. Het Permanent Comité kan een besluit nemen ten aanzien van het aantal ambtenaren.

Artikel 4

(Waarnemers)

1. Het Permanent Comité kan waarnemers uitnodigen om een of meer vergaderingen van het Comité bij te wonen.

2. De Toezichthoudende Autoriteit van de EVA kan worden uitgenodigd om als waarnemer deel te nemen aan vergaderingen van het Comité.

Artikel 5

(Deelneming van de secretaris-generaal)

De secretaris-generaal van het EVA-secretariaat, of, bij verhindering, zijn vertegenwoordiger, woont alle vergaderingen van het Permanent Comité bij een heeft het recht om met adviserende stem deel te nemen aan de beraadslagingen van het Comité.

Artikel 6

(Niet-openbaar karakter van de vergaderingen)

Vergaderingen van het Permanent Comité zijn, tenzij met algemene stemmen anders wordt beslist, niet openbaar.

Artikel 7

(Bijeenroeping van vergaderingen)

1. Vergaderingen van het Permanent Comité worden, zodra dat nodig is, bijeengeroepen door de voorzitter, hetzij op diens initiatief, hetzij op verzoek van een van de EVA-Staten.

2. Verzoeken van een EVA-Staat om een vergadering bijeen te roepen wordt gericht tot de voorzitter. De voorzitter roept onverwijld een vergadering van het Comité bijeen; in dringende gevallen wordt een vergadering bijeengeroepen binnen vier dagen na ontvangst van een verzoek om bijeenroeping, tenzij anders wordt overeengekomen met de EVA-Staat die het verzoek heeft ingediend.

Artikel 8

(Agenda)

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. De convocatiebrief en de voorlopige agenda worden door het EVA-secretariaat gewoonlijk ten minste drie dagen vóór de vergadering toegezonden aan de EVA-Staten. Bij de voorlopige agenda worden alle nodige werkdocumenten gevoegd.

2. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het Permanent Comité vastgesteld. Het Permanent Comité mag beslissen dat er punten op de agenda worden geplaatst die niet op de voorlopige agenda zijn vermeld.

Artikel 9

(Schriftelijke procedure)

Beslissingen over dringende zaken kunnen, als alle EVA-Staten daarmee instemmen, via een schriftelijke procedure worden genomen.

Artikel 10

(Notulen)

1. Het EVA-secretariaat stelt binnen drie dagen, tenzij anders wordt beslist, ontwerp-notulen van elke vergadering van het Permanent Comité op.

2. Als algemene regel geldt dat in de notulen ten aanzien van elk agendapunt het volgende wordt vermeld:

- aan het Comité voorgelegde documenten;

- besluiten, aanbevelingen en conclusies van het Comité;

- verklaringen van het Comité en verklaringen ten aanzien waarvan een verzoek om opneming is ingediend door een vertegenwoordiger van een EVA-Staat of door de Toezichthoudende Autoriteit van de EVA.

3. De tekst van de goedgekeurde besluiten of de aanbevelingen van het Comité worden aan de notulen gehecht.

4. De ontwerp-notulen worden het Comité ter goedkeuring voorgelegd,

5. De goedgekeurde notulen worden ondertekend door de fungerend voorzitter op het ogenblik dat ze worden goedgekeurd en door de secretaris-generaal van het EVA-secretariaat, en worden de EVA-Staten toegezonden.

Artikel 11

(Quorum en stemming)

1. Het quorum is bereikt wanneer vertegenwoordigers van vier EVA-Staten aanwezig zijn.

2. Als een besluit of aanbeveling waarvoor eenparigheid vereist is, ter stemming wordt gebracht tijdens een vergadering waarop niet alle EVA-Staten vertegenwoordigd zijn en geen enkele ter vergadering aanwezige EVA-Staat tegenstemt, brengt de secretaris-generaal van het EVA-secretariaat de tekst van het besluit of de aanbeveling onverwijld ter kennis van alle niet ter vergadering vertegenwoordigde EVA-Staten. Het besluit of de aanbeveling wordt geacht tien dagen na de datum van de vergadering te zijn genomen of gedaan, tenzij een niet ter vergadering vertegenwoordigde EVA-Staat intussen een tegenstem heeft uitgebracht door middel van een mededeling aan de secretaris-generaal.

3. Besluiten over procedurekwesties worden bij meerderheid genomen.

Artikel 12

(Ondertekening van besluiten)

Door het Permanent Comité goedgekeurde besluiten worden ondertekend door de fungerend voorzitter op het ogenblik dat ze worden goedgekeurd en door de secretaris-generaal van het EVA-secretariaat.

Artikel 13

(Talen)

1. Besluiten en aanbevelingen van het Permanent Comité die worden bekendgemaakt in het EER-gedeelte van en het EER-supplement bij het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen, worden, behoudens dringende omstandigheden, vastgesteld in de Deense, de Duitse, de Engelse, de Finse, de Franse, de Griekse, de IJslandse, de Italiaanse, de Nederlandse, de Noorse, de Portugese, de Spaanse en de Zweedse taal, zijnde alle teksten in deze talen gelijkelijk authentiek.

2. Als een besluit of aanbeveling wegens dringende omstandigheden niet in alle bovengenoemde talen wordt vastgesteld, neemt het Comité onverwijld een besluit om de tekst (teksten) in de overige taal (talen) als authentiek te waarmerken.

Artikel 14

(Vorm van besluiten en aanbevelingen op grond van artikel 3 van de Overeenkomst)

1. Besluiten en aanbevelingen van het Permanent Comité op grond van artikel 3 van de Overeenkomst worden naar gelang van het geval, voorzien van de vermelding "Besluit" of "Aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een omschrijving van het onderwerp.

2. De in lid 1 bedoelde teksten beginnen met een preambule en eindigen met de woorden "Gedaan te . . . (datum)", waarbij de datum wordt vermeld waarop het Permanent Comité de betrokken tekst heeft vastgesteld.

3. In de in lid 1 bedoelde besluiten wordt een bepaling opgenomen waarin de datum van inwerkingtreding wordt vastgesteld.

Artikel 15

(Toezending van besluiten)

Het EVA-secretariaat zendt een exemplaar van alle besluiten aan de EVA-Staten.

Artikel 16

(Bekendmaking)

1. Wanneer een daartoe strekkende bepaling in de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte is opgenomen, worden de besluiten en aanbevelingen van het Permanent Comité bekendgemaakt in het EER-gedeelte van en het EER-supplement bij het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

2. Het Permanent Comité beslist met algemene stemmen of andere dan de in lid 1 bedoelde besluiten en aanbevelingen worden bekendgemaakt in het EER-gedeelte van en het EER-supplement bij het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 17

(Berichten van en voor het Permanent Comité)

1. Alle mededelingen van de voorzitter overeenkomstig dit reglement van orde worden toegezonden aan de EVA-Staten.

2. Voor het Permanent Comité bestemde berichten worden toegezonden aan het EVA-secretariaat.

Artikel 18

(Subcomités)

1. Het Permanent Comité wordt bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door vijf vaste subcomités. De subcomités zijn belast met de volgende onderwerpen:

a) vrij verkeer van goederen, mededinging, staatssteun, staatsmonopolies met commercieel karakter, intellectuele eigendom en overheidsopdrachten;

b) vrij verkeer van kapitaal en diensten;

c) vrij verkeer van personen;

d) begeleidende en horizontale beleidsmaatregelen, waaronder onderzoek en ontwikkeling, sociaal beleid, milieu, statistiek, onderwijs, consumentenbescherming, midden- en kleinbedrijf, toersime, audiovisuele sector, civiele bescherming;

e) juridische en institutionele zaken.

2. De in lid 1 bedoelde subcomités bereiden de beraadslagingen van het Comité voor overeenkomstig artikel 2 van de Overeenkomst. Zij voeren alle andere taken uit waarmee zij door het Comité worden belast.

3. De subcomités brengen verslag uit aan het Comité.

4. Voorstellen voor verslagen, evaluaties en dergelijke die door het Permanent Comité overeenkomstig artikel 3, lid 2, van de Overeenkomst dienen te worden opgesteld, worden aan het Comité voorgelegd door het subcomité dat bevoegd is voor het betrokken onderwerp.

Artikel 19

(Vertegenwoordigers van de EVA-Staten in en voorzitterschap van subcomités)

1. De subcomités bestaan uit vertegenwoordigers van de EVA-Staten.

2. De voorzitter van elk subcomité wordt benoemd door het Permanent Comité.

Artikel 20

(Werkgroepen)

De subcomités mogen, als het Permanent Comité daarmee instemt, besluiten om werkgroepen voor afzonderlijke taken op te richten. Wanneer een dergelijk besluit wordt genomen, wordt de taak omschreven. Werkgroepen brengen verslag uit aan het subcomité dat de betrokken werkgroep heeft opgericht.

Artikel 21

(Groep deskundigen)

Een werkgroep kan, als dat nodig is en het subcomité dat de werkgroep heeft opgericht ermee instemt, besluiten om groepen deskundigen voor afzonderlijke taken op te richten. Wanneer een dergelijk besluit wordt genomen, wordt de taak omschreven. Groepen deskundigen brengen verslag uit aan de werkgroep die de betrokken groep deskundigen heeft opgericht.

Artikel 22

(Secretariaat)

Het secretariaat voor het Permanent Comité, de subcomités, de werkgroepen en de groepen deskundigen wordt verzorgd door het EVA-secretariaat.

Artikel 23

(Beroepsgeheim)

De beraadslagingen van het Permanent Comité, de subcomités, werkgroepen en groepen deskundigen vallen, onverminderd andere toepasselijke bepalingen, onder het beroepsgeheim, tenzij het Permanent Comité anders beslist.

Deze bepaling en de verplichting op grond van artikel 122 van de EER-Overeenkomst gelden eveneens voor waarnemers die deelnemen aan vergaderingen van het Permanent Comité, de subcomités, werkgroepen en groepen deskundigen.

Artikel 24

(Inwerkingtreding)

Dit besluit is onmiddellijk van toepassing.

Artikel 25

(Bekendmaking van dit besluit)

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het EER-gedeelte van en het EER-supplement bij het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 10 januari 1994.

Voor het Permanent Comité

De Voorzitter

Antti SATULI