SCHRIFTELIJKE VRAAG E-1562/99

van Lucio Manisco (GUE/NGL) aan de Commissie

(1 september 1999)

Betreft: Beoordeling van de projecten voor het vijfde kaderprogramma voor OTO

De Commissie heeft de organisatie van de beoordelingsprocedure van de voorstellen voor het kaderprogramma voor OTO aan Wang uitbesteed, maar heeft het contract te laat getekend zodat haar ambtenaren, om de organisatie op tijd rond te krijgen, te hulp hebben moeten komen en zelf de tafels hebben gemonteerd, stoelen van het ene naar het andere gebouw hebben vervoerd en de ontbrekende tafels en stoelen bij IKEA hebben gekocht, taken die niet de hunne zijn.

1. Kan de Commissie mededelen hoeveel deze aanbesteding heeft gekost,

2. of het juist is dat de aannemer kosteloos gebruik kan maken van haar ruimtes en hoe hoog de huur van deze ruimtes is,

3. waarom zij niet op tijd het contract met Wang heeft getekend, waardoor haar Directoraten genoodzaakt waren de projecten in, voorzichtig uitgedrukt, weinig passende omstandigheden te laten beoordelen,

4. hoe zij het bedrag denkt terug te krijgen dat Wang voor de organisatie van de beoordelingsprocedures 1999 toekomt, aangezien Wang niet in staat is geweest de organisatie dit jaar te garanderen en de ambtenaren van de Commissie deze taak zelf hebben waargenomen,

5. welke dienst en in het bijzonder welke ambtenaar er verantwoordelijk voor is dat het contract met Wang te laat is getekend en welke maatregelen de Commissie denkt te treffen om de veroorzaakte ongemakken te verhelpen,

6. hoeveel de beoordelingsprocedure gekost zou hebben als deze, zoals in alle andere jaren, door de Commissie zelf zou zijn georganiseerd,

7. of het juist is dat het computersysteem dat is opgezet voor de organisatie van de beoordelingsprocedures daarvoor ongeschikt is?

Antwoord van de heer Liikanen namens de Commissie

(16 november 1999)

De Commissie beoordeelt de ingediende voorstellen op basis van aanbevelingen van onafhankelijke deskundigen. Elk voorstel wordt eerst door individuele deskundigen en daarna door deskundigenpanels aan een onderzoek onderworpen. Om de doeltreffendheid en het vertrouwelijke karakter van de beoordeling te garanderen, wordt het team van deskundigen verzocht naar Brussel of Luxemburg te komen. De Commissie stelt de infrastructuur (vergaderzalen, gegevensverwerkingsinfrastructuur, administratieve ondersteuning) ter beschikking en bereidt de documenten voor waarmee de resultaten van de individuele en collectieve beoordelingen en van de deskundigen-verslagen worden verzameld.

Gezien de middelen die beschikbaar zijn voor het totale kaderprogramma en de positieve ervaringen met het Espritprogramma tijdens het vierde kaderprogramma (KP4), werd ervoor gekozen om alle werkzaamheden van het vijfde kaderprogramma (KP5) met betrekking tot de beoordeling, waarvoor de Commissie niet verantwoordelijk is, namelijk het verzamelen van voorstellen, het coderen van formulieren, het opslaan van voorstellen, het opstellen van de elektronische bestanden voor verdere verwerking in de informaticasystemen van de Commissie en de rapportering, uit te besteden aan een extern bedrijf.

De selectie van de subcontractant en de huur van het gebouw waarin de beoordelingsactiviteiten zullen plaatsvinden (vergaderzalen, tijdelijke kantoren voor het personeel van de Commissie, ruimte die is voorbehouden aan de dienstverlener), geschieden door middel van een gewone openbare aanbestedingsprocedure volgens de regels voor overheidsopdrachten.

1. De financiële grondslag voor deze overeenkomst bestaat uit drie delen: een vast gedeelte voor de infrastructuur (bv. 1,6 miljoen voor het jaar 2000), een variabel gedeelte per behandeld voorstel (bv. 54 voor een voorstel met één partner dat elektronisch wordt ingediend, 107 indien hetzelfde type voorstel op papier wordt ingediend, 354 voor een voorstel met meerdere partners dat uit meer dan 20 bladzijden vrije tekst bestaat en op papier wordt ingediend), en een variabel gedeelte per dag die door een deskundige beoordelaar aan het project wordt gewerkt ( 5,4).

2. De dienstverlener gebruikt ongeveer 10% van de totale oppervlakte (1 300 m2) van het voor de beoordelingsactiviteiten gehuurde gebouw voor zijn eigen activiteiten. Het grootste gedeelte van het gebouw (bijna 1 200 m2) wordt ingenomen door de vergaderzalen, die tijdens de beoordelingen tot 700 deskundigen kunnen huisvesten, en door de tijdelijke kantoren van de Commissie. Deze indeling van de ruimte is duidelijk vermeld in het bestek van de aanbesteding.

3. Om evidente redenen mocht de overeenkomst met de dienstverlener die zou instaan voor de beoordeling niet vóór de huurovereenkomst van het gebouw worden ondertekend. De huurovereenkomst werd laattijdig gesloten omdat er ten gevolge van het ontslag van de Commissie een tweede raadpleging van de diensten moest plaatsvinden met het oog op een behoedzame toepassing van de beslissing van de ontslagnemende Commissie om alleen de lopende zaken af te handelen.

4. Zoals hierboven (onder 1) reeds werd uitgelegd, werden de variabele kosten van de dienstverlener die instond voor de beoordeling alleen vergoed voor zover ze betrekking hadden op werkelijk verleende en goedgekeurde diensten (op basis van het aantal voorstellen of het aantal dagen dat door een deskundige werd gewerkt, gestaafd door de nodige bewijsstukken).

Alle partijen zijn het erover eens dat de omstandigheden waarin de eerste voorstellen werden verzameld, gecodeerd en aan de Commissie werden overgedragen en waarin de eerste beoordelingen werden georganiseerd, niet optimaal waren (ten gevolge van de laattijdige ondertekening van de huurovereenkomst en de budgettaire beperkingen in 1999). Sommige delen van het gebouw waren niet helemaal klaar om de dienstverlener en de beoordelaars te huisvesten en de installatie van bepaalde delen van de gegevensverwerkingsinfrastructuur was nog aan de gang.

Slechts door een gezamenlijke inspanning zijn de Commissie en Wang er in geslaagd om het beoordelingsproces, in deze buitengewone omstandigheden, toch van start te laten gaan, zodat de belangrijke functies konden plaatsvinden en de belangrijke deadlines konden worden nageleefd.

5. Deze vraag werd reeds grotendeels beantwoord onder punt 3 hierboven. De vertraging ten gevolge van deze onvoorziene omstandigheden kan dus niet aan een bepaalde dienst of persoon worden toegeschreven.

6. Bij KP4 hadden de beoordelingen, die drie tot zes maanden in beslag namen, meestal plaats in tijdelijke kantoren en in hotels. Hiervoor moesten infrastructuurvoorzieningen, netwerken en meubels worden geïnstalleerd en weer worden verwijderd. Bovendien werd tijdelijk personeel (zowel managers als administratieve krachten) ingehuurd. De totale kosten hiervan zijn moeilijk te schatten omdat het boekhoudkundig systeem niet in de mogelijkheid voorziet om deze kosten, inclusief de vaste kosten, te consolideren. De Commissie is van mening dat de kosten van een permanent gebouw niet hoger zijn dan indien zij de beoordeling zelf zou organiseren.

7. De computersystemen die voor de eerste beoordelingen werden gebruikt, waren hiervoor perfect geschikt en hebben hun taak vervuld. Hun capaciteit werd echter beperkt door de gebrekkige infrastructuur. Nu het netwerk en de infrastructuur in het gebouw zijn geïnstalleerd, zullen de systemen worden overgebracht naar de beveiligde computerzaal, van waaruit ze verbonden zijn met gebruikers in het hele gebouw.