SCHRIFTELIJKE VRAAG E-3484/01

van Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) aan de Commissie

(8 januari 2002)

Betreft: Gunning van overheidsopdrachten

Volgens welke procedure koopt de Commissie gereedschap aan? Heeft haar personeel de bevoegdheid om dergelijke aankopen te verrichten, of maakt ze gebruik van de diensten van een externe inkoper? Welk percentage van de bedragen is er teruggekregen in gevallen dat de leverancier zijn deel van de overeenkomst niet vervult? Vindt de Commissie dat de terugbetaalde bedragen een aanvaardbaar deel vormen? Zo nee, welke maatregelen treft ze om te zorgen dat het geld van de belastingbetaler doelmatig uitgegeven wordt?

Antwoord van de heer Kinnock namens de Commissie

(22 februari 2002)

Voor de aanschaf van uitrusting sluit de Commissie contracten met externe leveranciers.

De contracten worden gegund volgens de in het financiële reglement vastgestelde procedures voor openbare aanbestedingen. Welke specifieke administratieve procedure van toepassing is, hangt af van het bedrag van de bestelling. Aanbestedingen worden aangekondigd in het Publicatieblad, waarna de ontvangen offertes worden onderworpen aan een technische en financiële evaluatie. Contracten voor meer dan 50 000 kunnen pas definitief worden gesloten nadat zij formeel zijn aangemeld bij de Raadgevende Commissie voor Aankopen en Overeenkomsten, die wordt voorgezeten door de adjunct-directeur-generaal van het Directoraat-generaal Begroting (DG BUDG) en daarnaast vertegenwoordigers omvat van negen andere diensten waaronder het Directoraat-generaal Personeelszaken en administratie (DG ADMIN), de Juridische Dienst en het Directoraat-generaal Financiële controle.

Aankopen worden verricht door de administratie en nooit op initiatief van individuen.

Als een leverancier zijn contractuele verplichtingen niet nakomt, kan in overeenstemming met de betrokken specifieke bepalingen en naar gelang van het soort contract tot 10 % van de geschatte totale contractwaarde worden teruggevorderd (dit valt onder de garantiebrief). Het precieze percentage wordt vóór de aanbestedingsprocedure vastgesteld op grond van de omvang van de bestelling. Naast deze garantie worden in elk soort contract ook specifieke boetebepalingen opgenomen die afhankelijk zijn van het gebruik dat van het aangekochte product zal worden gemaakt.

In de afgelopen vijf jaar heeft de centrale inkoopeenheid van DG ADMIN in geen enkel geval te maken gehad met een leverancier die zijn contractuele verplichtingen om uitrusting te leveren niet nakwam.

Om de gang van zaken nog efficiënter te maken ontwikkelt de Commissie momenteel een overkoepelend systeem voor e-commerce. Een dergelijk systeem is momenteel gebruik voor kantoorbenodigdheden en zou in de nabije toekomst ook moeten worden gebruikt voor meubilair en technische uitrusting.

Het zal het geachte parlementslid vermoedelijk ook interesseren dat momenteel bij DG BUDG wordt gewerkt aan de centrale contractendatabank die is voorgesteld in Actie 74 van het Witboek over de strategie voor de hervorming van de Commissie (maart 2000). In deze databank zullen alle door de Commissie gesloten contracten en financieringsovereenkomsten worden opgenomen, met inbegrip van alle leveringscontracten. Hierdoor zal de voortgangscontrole systematischer en sterker gecentraliseerd kunnen worden verricht dan tot nu het geval was.