SCHRIFTELIJKE VRAAG E-1161/02

van Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) aan de Commissie

(23 april 2002)

Betreft: Verklaring van betrouwbaarheid per DG

De Commissie heeft aangekondigd dat het in haar bedoeling ligt dat iedere directeur-generaal voor zijn of haar DG een verklaring van betrouwbaarheid afgeeft.

Welke informatie zal precies in deze verklaringen van betrouwbaarheid worden verstrekt?

Hoe weet de Commissie dat iedere directeur-generaal de nodige achtergrond en bekwaamheid heeft om een onbevooroordeelde evaluatie op te maken?

Welke controles zijn er om te verzekeren dat de verklaring eerlijk, juist en onbevooroordeeld is?

Hoe kan de Commissie de betrouwbaarheid van deze verklaringen garanderen?

Antwoord van de heer Prodi namens de Commissie

(17 juni 2002)

Het handvest van de opdrachten en verantwoordelijkheden van de gedelegeerde ordonnateurs die optreden namens de directeuren-generaal en de diensthoofden, bevat de verplichting verslag uit te brengen van de activiteiten van de directoraten-generaal en diensten en van het beheer van de toegewezen middelen. Dit moet geschieden in de vorm van een jaarverslag en een verklaring. De invoering van dit jaarverslag en deze verklaring ondersteunt een van de belangrijkste principes van de hervorming: zorgen voor een duidelijke omschrijving van de verantwoordelijkheid voor het beheer van de financiële en de personele middelen, waarbij een grotere verantwoordingsplicht de noodzakelijke consequentie is van de toegenomen decentralisatie.

Voor de Commissie is de invoering van dit basiselement van het nieuwe beheer- en controlekader van essentieel belang. Door de werkzaamheden van haar centrale diensten op het gebied van consolidatie, overzicht en onderzoek zullen verschillende bronnen van bevestiging worden samengebracht, zodat de Commissie haar collectieve verantwoordelijkheid kan nemen en/of corrigerende maatregelen treffen.

Dit verslaggevings- en verantwoordingskader moet ook worden gezien als een beheerinstrument en als een mechanisme voor de gedelegeerde ordonnateurs om de activiteiten van hun directoraten-generaal of diensten te onderzoeken en te ontdekken op welke gebieden verdere verbetering of ontwikkeling nodig is. Als begeleidende maatregel is voorzien in technische begeleiding met betrekking tot de structuur en de inhoud van de jaarlijkse activiteitenverslagen en de verklaring en punten van voorbehoud van de gedelegeerde ordonnateurs.

De verklaring heeft betrekking op een beperkter gebied dan het jaarverslag, want zij bestrijkt niet de evaluaties van de resultaten van de uitvoering van bepaalde beleidsmaatregelen die in het verslag worden gegeven. Zij is de uitdrukking van de verantwoordelijkheid van de gedelegeerde ordonnateurs voor een goed beheer van hun middelen en voor de verbetering van het beheer.

Inhoud van de verklaring

Volgens het model dat is aangenomen voor de verklaring die aan het jaarverslag zal worden toegevoegd, zullen de gedelegeerde ordonnateurs op basis van alle gegevens waarover zij beschikken:

- verklaren dat de informatie in het verslag een getrouw beeld geeft;

- op basis van hun eigen oordeel de redelijke verzekering geven dat de toegewezen middelen voor de in het verslag beschreven activiteiten inderdaad voor het beoogde doel en overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer zijn besteed, en dat de controleprocedures de nodige garanties geven met betrekking tot de wettelijkheid en regelmatigheid van de achterliggende transacties;

- hun punten van voorbehoud vermelden om de met de operaties en acties verbonden risico's te belichten die een belangrijk negatief effect kunnen hebben. In de punten van

voorbehoud wordt gewezen op de slechte opzet of toepassing van de beheer- en internecontrolesystemen, waarbij actieplannen worden gegeven waarin de genomen of geplande corrigerende maatregelen worden toegelicht;

- bevestigen dat in hun verslagen naar hun weten niets is weggelaten dat de belangen van de Instelling zou kunnen schaden.

Procedure

Om aan de genoemde verplichtingen te kunnen voldoen, moeten de gedelegeerde ordonnateurs een passende en gedocumenteerde procedure vaststellen, met een beschrijving van de organisatie en de verdeling van de verantwoordelijkheden aan de correspondenten die hen zullen ondersteunen. Zij zullen ook verslagleggingssystemen toepassen om van hun gesubdelegeerde ordonnateurs passende informatie te verkrijgen, zoals bepaald in hun handvest. Deze procedure wordt aangevuld met interne verslaggeving en feedback van hun medewerkers, om de verzekering te krijgen dat zij de passende gegevens bezitten om het jaarverslag met de verklaring op te stellen. Het memorandum van december 2001(1) waarin de minimumnorm van uitvoering van de interne controlenormen wordt bepaald, geeft de gedelegeerde ordonnateurs een referentiekader voor hun beheer- en controlesystemen.

Zij worden bijgestaan via:

- een methodologiegroep onder voorzitterschap van het Secretariaat-generaal, die richtsnoeren heeft opgesteld voor de procedure die moet leiden tot de verklaring, alsook voor de draagwijdte van de opmerkingen en verantwoordelijkheden van de gedelegeerde ordonnateurs;

- het Directoraat-generaal Begroting, dat boekhoudkundige informatie volgens de huidige begrotingsstructuur verschaft over de transacties die in de begrotingsboekhouding zijn geregistreerd en die door de diensten zijn bevestigd;

- hun financiële en operationele eenheden, voor zover het hun verantwoordelijkheden betreft, die helpen bij de opstelling van de jaarrekeningen en verslag uitbrengen over de toepassing en de werking van de interne controlesystemen;

- de gesubdelegeerde ordonnateurs, die verslag uitbrengen over de uitvoering van de programma's, operaties of acties al naargelang hun subdelegatie;

- hun interne auditcellen, die gegevens verschaffen over de kwaliteit van de beheer- en controlesystemen en over belangrijke risicovelden van slechte werking, onwettigheid of onregelmatigheid, met alle andere relevante informatie, volgens het werkprogramma dat in afspraak met de directeur-generaal is vastgesteld;

- de Interne Auditdienst van de Commissie, die bijstand levert bij de voorbereidende werkzaamheden;

- informatie van de Rekenkamer, de Financiële Controle en alle andere dienstige bronnen.

Betrouwbaarheid

De verklaring is voor de ordonnateurs de gelegenheid te bepalen in welke mate zij echt controle uitoefenen en dus aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de verrichtingen. Dit houdt een prikkel in om de problemen te overschatten, hetgeen echter moet worden gesteld tegenover het meer algemeen aanvaarde risico dat managers geneigd zijn de tekortkomingen van hun diensten te onderschatten.

Voor dit eerste jaar van toepassing van het nieuwe verslagleggingskader zal de Interne Auditdienst van de Commissie in de periode mei 2002-juni 2002 een beperkt onderzoek verrichten van het proces dat leidt tot de jaarverslagen en verklaringen van de DG's en diensten. De Interne Auditdienst zal, op geconsolideerd niveau en voor de behoeften van de Commissie, onderzoeken of deze procedure toereikend is en aan de voorschriften voldoet.

Na dit onderzoek zal de Interne Auditdienst van de Commissie een geconsolideerd verslag van zijn bevindingen uitbrengen.

Samenvattend verslag

Op basis van de jaarlijkse activiteitenverslagen en het geconsolideerde verslag van de Interne Auditdienst over de toereikendheid van het gehele proces van jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de gedelegeerde ordonnateurs zal de Commissie een samenvattend verslag

opstellen (voorbereid door het Secretariaat-generaal en het DG Begroting). De Commissie zal ook, op geconsolideerd niveau, akte nemen van de punten van voorbehoud, haar opmerkingen maken over de voorgestelde oplossingen en tijdsbestekken, en een lijst van maatregelen aannemen om de vastgestelde problemen op te lossen, onder meer uitgaand van de bevindingen van de Interne Auditdienst. In geval van gebrek aan samenhang of strijdigheid tussen de voorgestelde corrigerende maatregelen zal zij de keuze bepalen.

(1) SEC(2001) 2037-4.