SCHRIFTELIJKE VRAAG E-1294/96 van Roberto Mezzaroma (UPE) aan de Commissie (31 mei 1996)

Betreft: Beheer van de communautaire hulp in Bosnië

In het kader van de humanitaire hulpverlening aan Bosnië zijn bepaalde Europese maatschappijen, waaronder "Italtrend¨ uit Bologna, belast met het leveren van humanitaire hulp aan Bosnië.

De vraag aan de Commissie luidt:

1. Welke criteria zijn aangelegd bij de selectie van deze firma's? Welke bepalingen werden genoemd in de aanbesteding?

2. Welke wettelijke, financiële en logistieke garanties hebben deze firma's moeten bieden om de communautaire aanbesteding in de wacht te kunnen slepen?

3. Hoe controleert de Commissie of de doelstellingen waaraan deze firma's zijn gehouden, ook inderdaad worden bereikt?

Antwoord van de heer Van den Broek namens de Commissie (5 juli 1996)

De Commissie heeft namens de autoriteiten van de Republiek Bosnië-Herzegovina een op 15 januari 1996 ingegane overeenkomst gesloten met twee handelsagenturen, te weten EuroP.A.P.A. en Italtrend s.r.l., geassocieerd met Gemco en Cato. De taak van de handelsagent bestaat in het definitief kiezen, aankopen en leveren van goederen, zoals omschreven in het PHARE-programma inzake essentiële hulp voor Bosnië-Herzegovina, tegen de gunstigste prijs en binnen de kortste termijn welke in het kader van de PHARE-voorschriften en de bepalingen betreffende de uitschrijving en gunning van aanbestedingen kan worden aangehouden.

1. Er werd een bericht betreffende een open voorselectie voor handelsagenturen gepubliceerd ((PB nr. C 161 van 27.6.1995. )). Na beoordeling van de inschrijvers bleven 13 handelsagenturen en consortia van handelsagenten als kandidaten over. Uit die 13 heeft de Commissie, in overeenstemming met de gewone PHARE-procedures er 9 gekozen welke op 28 november 1995 werden verzocht deel te nemen aan de aanbesteding voor de aanschaf van de goederen waarop het programma inzake essentiële hulp betrekking heeft. Het aanbestedingsdossier bevatte het standaardontwerp voor leveringscontracten en de relevante bijlagen daarvan in overeenstemming met de aanbestedingsprocedure in het kader van PHARE. Een exemplaar van dit standaardontwerp kan op verzoek ter beschikking van het Geachte Parlementslid worden gesteld. Er werd een beoordelingscomité samengesteld dat gedetailleerde technische beoordelingscriteria heeft uitgewerkt met betrekking tot de drie belangrijkste beoordelingselementen welke in het inschrijvingsverzoek werden vermeld, te weten 1) organisatie, tijdschema, werkmethoden en -plan (maximale wegingscoëfficiënt van 25%), 2) ervaring (maximale wegingscoëfficiënt van 30%), en 3) kwalificaties, ervaring en bekwaamheden van het opgegeven personeel (maximale wegingscoëfficiënt van 45%). De inschrijvingen dienden opgesplitst te worden ingediend (afzonderlijk in te dienen technische en financiële offertes) en de inschrijvingen voor het financiële gedeelte werden slechts geopend voor de gegadigden wier technische offerte aanvaardbaar was door het behalen van een score van 65/100. Voor laatstgenoemde inschrijvers werd de volgorde berekend door toepassing van de wegingscoëfficiënten 70% voor de technische en 30% voor de financiële offerte.

2. De handelsagenturen werden verzocht een standaardleveringscontract te ondertekenen waarin de bepalingen betreffende met name opdrachten, organisatie en methoden, personeelsbestand, gespecificeerde kosten en algemene voorwaarden van de uit de middelen voor PHARE en TACIS te financieren overeenkomsten voor diensten zijn opgenomen. Als integrerend deel behoren daartoe ook de bepalingen inzake bankgaranties voor de voorschotten waarin de contracten voorzien, waardoor de aanbestedende instantie in geval van niet-nakoming in staat is de voorschotten te recupereren. De latere betalingen worden verricht op basis van facturen die voor de geleverde diensten geregeld worden ingediend. De laatste uitkering heeft eerst plaats na goedkeuring door de Commissie van een eindrapport dat door de handelsagenten na de voltooiing van hun opdracht wordt opgesteld. De handelsagenturen werden verzocht zich in Sarajevo te vestigen met voldoende personeel om voor de looptijd van de opdracht alle contractuele verplichtingen te kunnen nakomen. Zij werden eveneens verzocht speciaal aandacht te besteden aan de logistieke problemen die het gevolg zijn van de toestand waarin de infrastructuur van het land verkeert, en methoden uit te werken om de door mogelijke vertragingen verloren tijd in te halen.

3. Er zijn verschillende regelingen voor het houden van toezicht en het verrichten van controles. De handelsagenten werden in de aanloopfase verzocht een actieplan in te dienen met een tijdschema voor de op grond van het contract uit te voeren taken en de daartoe benodigde middelen. Dit plan wordt maandelijks bijgewerkt en ter kennis van de Commissie gebracht in het kader van de maandelijkse en driemaandelijkse voortgangsrapporten over de algemene stand van de uitvoering van het programma. Op de uitvoering wordt eveneens nauw toegezien door het door de Commissie in het kader van het programma inzake essentiële hulp te Sarajevo gevestigde bureau, dat met de handelsagenturen dagelijkse contacten onderhoudt en in verband met de aankoopregelingen (inhoud, selectie, beoordeling van de offertes, leveringsovereenkomsten) bovendien voor de door de Commissie te verstrekken goedkeuringen zorgt. Ten slotte werd door de Commissie via een beperkte aanbesteding een onafhankelijk controleteam geselecteerd voor het controleren van de kwantiteit, de kwaliteit en de aanwending van de aangeschafte goederen. Dit team is in Sarajevo permanent aanwezig en doet haar maandelijks onafhankelijk opgestelde verslagen rechtstreeks aan de Commissie toekomen.