SCHRIFTELIJKE VRAAG E-2894/02

van Jens-Peter Bonde (EDD) aan de Commissie

(14 oktober 2002)

Betreft: Boekhouding bij de Commissie

1. Welke directoraten-generaal hebben hun rekeningen zonder voorbehoud getekend en welke directoraten-generaal hebben met betrekking tot de rekeningen een voorbehoud gemaakt?

2. Welke directoraten-generaal hebben een dubbele boekhouding voor al hun transacties?

3. Welke directoraten-generaal gebruiken Excel spreadsheets voor hun boekhouding?

4. Wanneer denkt de Commissie dat de verschillende directoraten en agentschappen op dubbele boekhouding zullen zijn overgegaan?

5. Wanneer zal er een centraal boekhoudsysteem zijn ingevoerd waarin de transacties van elk directoraat-generaal en de gedecentraliseerde agentschappen en organen worden opgenomen?

Antwoord van mevrouw Schreyer namens de Commissie

(2 december 2002)

1. Elk directoraat-generaal (DG) voegt bij zijn jaarlijkse activiteitenverslag een verklaring over het financieel beheer van de beschikbare middelen en de regelmatigheid en wettigheid van de achterliggende verrichtingen, dus niet alleen over de rekeningen. Het DG Begroting heeft in de verklaring 2001 twee opmerkingen gemaakt, de ene over de gelijktijdigheid, consistentie en veiligheid van de gegevens voor de financiële informatie, de andere over de onvolkomen weerspiegeling van de volledige situatie inzake activa en passiva in de financiële positie. Beide aangelegenheden werden reeds in het werkdocument 2001 genoemd als vatbaar voor verbetering. Sedertdien zijn moderniseringsmaatregelen genomen, zoals de invoering van nieuwe elementen in de financiële staten (registratie en afschrijving van vaste activa, herwaarderingen van tegoeden, pensioenrechten, boeking van overdrachten als lasten en schulden van het begrotingsjaar) en verbeteringen van het boekhoudinformatiesysteem (verzekering van gelijktijdigheid en kwaliteit, systeeminterface, bijwerking en herziening van veiligheidstoegang, testen van systeemstoringen, factuurregister, enz).

2. Alle verrichtingen die door de DG's in hun begrotingsbeheerinstrument worden geregistreerd, worden volgens het systeem van de dubbele boekhouding ingevoerd in het centrale boekhoudsysteem (SAP R/3):

- Si2 is het begrotingsbeheerinstrument voor de ordonnateurdiensten (DG's). De verrichtingen worden door de directoraten-generaal in Si2 ingevoerd, hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks via overdracht van plaatselijke computersystemen, door middel van een standaardinterface. Alle verrichtingen moeten in Si2 worden gevalideerd door de ordonnateur voor zij kunnen worden overgedragen naar R/3;

- SAP R/3 wordt door de diensten van de rekenplichtige en de financieel controleur gebruikt. Dit systeem is het officiële boekhoudsysteem van de Commissie, waarin de begrotingsboekhouding, de algemene boekhouding (dubbele boekhouding), het kasbeheer, de validering van derden, de invorderingen en de betalingen via het SWIFT-netwerk(1) worden uitgevoerd.

Het boekhoudkader en het boekhoudsysteem van de Commissie werden ontwikkeld in een tijd toen boekhouding op kasbasis gebruikelijk was voor de overheidssector, en zij dienden vooral voor de begrotingsboekhouding. De procedures moesten ook worden afgestemd op de bepalingen van het Financieel Reglement(2).

De Commissie stelt volledig automatisch financiële staten op kasbasis op zonder enige behoefte aan extracomptabele informatie.

3. en 4. De Commissie heeft reeds elementen van een boekhouding op transactiebasis ingevoerd in de financiële staten van de laatste jaren. Sommige van deze balansgegevens op transactiebasis en gegevens voor de bijlagen bij de rekeningen zijn afkomstig van bronnen buiten het officiële boekhoudsysteem, zoals de waarde van de pensioenverplichtingen of, in de rekeningen van het Parlement, de waarde van de gebouwen.

Deze informatie op transactiebasis door de andere DG's meegedeeld aan de rekenplichtige van de Commissie moet worden opgesteld volgens de gevestigde inventaris- en waarderingsvoorschriften. Om de controles, de harmonisatie en de aggregatie van de gegevens te vergemakkelijken, wordt de DG's verzocht hun informatie in te dienen in de vorm van voorgeformatteerde Exceltabellen. Het moge duidelijk zijn dat dit niet betekent dat de DG's hun kas- en algemene rekeningen in Excel bijhouden.

De Commissie heeft een gecentraliseerd boekhoudsysteem waarin alle verrichtingen van alle DG's worden samengebracht. Dit is een van de belangrijke hervormingen die mogelijk zijn geworden door de invoering van Sincom2.

De rekeningen van de agentschappen vallen niet onder dit centrale systeem, want hun jaarrekeningen worden niet geconsolideerd met de rekeningen van de Gemeenschappen, maar afzonderlijk ingediend.

5. De Commissie heeft reeds een centraal boekhoudsysteem waarvan gebruik wordt gemaakt bij de opstelling van de jaarrekening.

De jaarrekeningen van de agentschappen zullen worden geconsolideerd in 2005(3). Tegen dan zullen de agentschappen dezelfde boekhoudbeginselen en -voorschriften als de Commissie moeten hebben toegepast. Zij kunnen echter kiezen voor hetzelfde boekhoudsysteem als de Commissie of voor een systeem dat op hun omvang en behoeften is afgestemd.

(1) Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications.

(2) Verordening (EG, Euratom, EGKS) nr. 2335/95 van de Raad van 18 september 1995 tot wijziging van het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen met betrekking tot de speciale voorschriften voor de kredieten voor onderzoek en technologische ontwikkeling, PB L 240 van 7.10.1995.

(3) Artikel 121 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, PB L 248 van 16.9.2002.