SCHRIFTELIJKE VRAAG E-3978/98

van Klaus Lukas (NI) aan de Commissie

(4 januari 1999)

Betreft: Commissiedienst "common services"

De Commissie heeft de dienst "common services" ingesteld om de afwikkeling van verschillende EU-programma's doeltreffender te laten verlopen.

Kan de Commissie in dit verband antwoord geven op de volgende vragen:

- Is inmiddels reeds ervaring opgedaan met de werkzaamheden van deze dienst?

- Hoe zien deze ervaringen eruit en welke consequenties zijn daaruit getrokken?

- Welke taken worden thans door deze dienst vervuld?

- Hoeveel en welke projecten worden thans door deze dienst behandeld?

- Hoeveel posten zijn voor deze dienst voorzien?

- Hoeveel posten zijn thans bezet?

- Wanneer zal deze dienst op volle sterkte zijn?

- Hoe worden deze posten bezet (bijv. intern, nieuwe ambtenaren, tijdelijke ambtenaren)?

- Aan welke voorwaarden moeten ambtenaren voldoen om in deze dienst te werken?

- Hoe hoog is de gemiddelde leeftijd van de ambtenaren van deze dienst?

- Hoe hoog is de gemiddelde anciënniteit van deze ambtenaren?

- Hoeveel projecten behandelt een ambtenaar van deze dienst thans gemiddeld?

- Hoeveel tijd heeft hij gemiddeld nodig voor de behandeling van een project?

- Hoeveel geld wordt er dan uitbetaald (minimum-maximum-gemiddeld bedrag)?

- Hoe vaak kunnen de ter zake bevoegde ambtenaren ter plaatse controles verrichten?

- Worden de Commissie-ambtenaren door derden (delegatie van de Commissie, Rekenkamer, nationale instanties) gesteund?

- Naar verluidt zijn bij deze instantie Oostenrijkers duidelijk ondervertegenwoordigd. Is deze informatie correct?

- Zo ja, waarom zijn Oostenrijkers in deze instantie duidelijk ondervertegenwoordigd en welke maatregelen zal de Commissie nemen om hieraan een eind te maken?

Antwoord van de heer Santer namens de Commissie

(16 februari 1999)

De Gemeenschappelijke Dienst Relex (GDR - SCR, Service Commun Relex) is op 1 juli 1998 operationeel geworden en heeft vereenvoudiging en rationalisering, en aldus het doeltreffender maken van de besteding van bijna 8.000 miljoen euro, als voornaamste taak.

Gedurende de eerste maanden omvatten de belangrijkste werkzaamheden de overdracht van personeel of van posten van de bij deze activiteiten betrokken directoraten-generaal (DG's), de overdracht van bepaalde activiteiten van de geografische directoraten-generaal naar de Gemeenschappelijke Dienst Relex, tezamen met de bijbehorende dossiers, zowel wat betreft het technisch als het financieel beheer, en het opstarten van het proces van harmonisatie, vereenvoudiging en rationalisering van procedures voor de gunning van conracten, terwijl tegelijkertijd de voortzetting van het beheer van contracten en de betaling van rekeningen werd gewaarborgd. De jaarlijkse werkbelasting van de GDR wordt momenteel geschat op 2000 aanbestedingen, 10.000 contracten en 50.000 financiële transacties.

Het aantal personeelsleden van de GDR is gebaseerd op het verslag van het inspectoraat-generaal (IGS) van de Commissie, dat de grondslag vormde voor het Besluit van de Commissie van 1 juli 1998. Dit besluit voorziet in 648 posten (met inbegrip van extern personeel) voor de GDR, plus de Directeur-generaal, 6 directeuren en de posten van rechtstreeks onder hen ressorterend personeel. Op dit ogenblik zijn 620 posten bezet en naar verwachting zullen binnen enkele maanden vrijwel alle posten bezet worden.

Op basis van de IGS-analyse werd 30 tot 35 % van het personeel van DG IA (Externe betrekkingen: Europa en de Nieuwe Onafhankelijke Staten, Gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidbeleid en buitenlandse dienst), DG 1B (Buitenlandse betrekkingen: Zuidelijk Middellandse-Zeegebied, Midden- en Nabije Oosten, Latijns-Amerika, Zuid- en Zuid-Oost-Azië, Noord-Zuid-samenwerking) en DG VIII (Ontwikkeling) aangewezen voor overgang naar de GDR en vervolgens tussen juli en oktober 1998 getransfereerd. Tezamen met 9 personeelsleden van DG I en 35 van de voormalige Europese samenwerkingsassociatie (ESO) vormt dit het personeelsbestand van de GDR.

Voorzover de GDR vacante posten heeft ontvangen, werden deze in de tweede helft van 1998 gepubliceerd. Voor het bezetten van posten in de GDR worden dezelfde regels toegepast als voor alle andere DG's of diensten van de Commissie.

De gemiddelde leeftijd van de bij de GDR werkzame ambtenaren is 45 jaar en 5 maanden en de gemiddelde anciënniteit bij de Commissie is 12 jaar en 5 maanden.

De Gemeenschappelijke Dienst Relex is onderverdeeld in 6 directoraten. Drie directoraten hebben hoofdzakelijk geografische verantwoordelijkheden (Directoraat A = Projecten in Europa; Directoraat B = Projecten in het Zuidelijk Middellandse-Zeegebied, het Midden- en Nabije Oosten, Latijns-Amerika, Zuid- en Zuid-Oost-Azië; Directoraat C = ACP-projecten). Drie directoraten hebben functionele verantwoordelijkheden (Directoraat D = Budget en financiën; Directoraat E: Aanbestedingen, contractuele en juridische aangelegenheden; Directoraat F: Hulpbronnen, betrekkingen met de andere instellingen, evaluatie en voorlichting).

In 1998 bedroeg het gecombineerde resultaat van de activiteiten van de geografische DG's tot 30 juni en van de GDR sinds 1 juli 4.586 milljoen euro, verdeeld over ongeveer 80 begrotingslijnen en het Europees Ontwikkelingsfonds (EOF). Er werden ongeveer 40.300 betalingen gedaan, uiteenlopend van 1 euro tot 50 milljoen euro, waarbij de gemiddelde betaling 114.000 euro bedroeg.

Wat controles ter plaatse betreft, is een afzonderlijke eenheid binnen de GDR verantwoordelijk voor controlebezoeken. Naar schatting zullen jaarlijks ongeveer 500 van dergelijke bezoeken worden afgelegd. De meeste van deze controles zullen worden verricht door accountants die op contractbasis zijn aangesteld maar voor de Commissie werken, behalve in gevoelige gevallen waar ambtenaren van de Commissie steeds de controle uitvoeren. In alle gevallen blijven de follow-up en de beslissingsaspecten van de controles de verantwoordelijkheid van de Commissie.

In de GDR zijn 11 Oostenrijkers plus een stagiair aangesteld. Andere Oostenrijkse kandidaten komen voor aanwerving in aanmerking.