SCHRIFTELIJKE VRAAG E-3849/02

van Erik Meijer (GUE/NGL) aan de Commissie

(9 januari 2003)

Betreft: De moeizame weg naar het tot stand brengen van een naar ieders oordeel voldoende eenduidig en controleerbaar boekhoudsysteem voor EU-uitgaven

1. Waarom is hervorming van het boekhoudsysteem (Accounting-system) van de Commissie niet reeds vóór 2002 ontworpen en ingevoerd?

2. Waarom komt een nieuw systeem volgens het nieuwe Financieel Reglement er niet eerder dan 2005?

3. Is het reëel mogelijk om dit Financieel Reglement met goed resultaat in te voeren, zonder gelijktijdige invoering van een nieuw boekhoudsysteem?

4. Waarom heeft de Commissie rekeningen geproduceerd, terwijl ze al jaren weet dat er nog geen boekhoudsysteem aanwezig is dat die rekeningen ondersteunt?

5. Waarom is de Commissie in 1999 voortgegaan om te investeren in het opwaarderen van Sincom1 tot Sincom2 door middel van toevoeging van de twee subsystemen, SI-2 en SAP/R3, terwijl reeds vooraf bekend was dat het systeem kwetsbaar en onsamenhangend is?

6. Waarom werd SAP/R3 niet toegepast als de enige methode voor het beheer van EU-fondsen?

7. Hoeveel euro heeft de Commissie geïnvesteerd in de ontwikkeling van de interne oplossing, SI-2?

8. Waarom heeft de Commissie een systeemoplossing voor het beheer van de fondsen uitgesteld tot eind 2002, hoewel zo'n computersysteem onmisbaar is om de hervormingen tot een succes te maken?

9. Waarom heeft de Commissie het gebruik van SAP/R3 voor al haar directoraten verworpen, hoewel ze SAP in 1995 de speciale opdracht had gegeven tot een op maat gesneden oplossing?

10. Waarom heeft de Commissie in het afgelopen voorjaar hervormingsvoorstellen naast zich neergelegd die betrekking hadden op het rekensysteem, die onder meer inhielden dat SAP volledig moest worden toegepast?

11. Wanneer voert de Commissie voor haar budgetrekeningen een systeem in van double-entry bookkeeping?

12. Vindt de Commissie thans een duurzame oplossing in uitvoering op hoofdlijnen van de voorstellen van voormalige rekenplichtige Marta Andreasen? Met ingang van welk boekjaar zal een dergelijke oplossing effectief worden toegepast?

Antwoord van mevrouw Schreyer namens de Commissie

(5 maart 2003)

1. De Commissie wijst erop dat de modernisering van de boekhouding van de Europese Gemeenschappen een omvangrijk project is. De afronding van dit project zal tijd vergen, zoals blijkt uit de ervaringen in sommige lidstaten die met een soortgelijke hervorming zijn begonnen.

De Commissie is in 2001 gestart met een meerjarenplan voor een modernisering van haar boekhoudkundig kader, met name door:

- een aanbesteding te doen voor een studie over de opstelling en de presentatie van de rekeningen van de Unie, die medio 2000 werd verricht door deskundigen van hoog niveau op het gebied van overheidsboekhouding (Universiteit van Valencia);

- in 2001 een actieplan voor de modernisering op te stellen (als vervolg op de genoemde studie, interne discussies en werkgroepen) dat in juni 2001 werd besproken met de Rekenkamer. De rekenkamer heeft de richtsnoeren van de Commissie verwelkomd. The concrete tenuitvoerlegging werd uitgesteld in afwachting van de komst van een nieuwe rekenplichtige;

- in het nieuwe Financieel Reglement nieuwe boekhoudbeginselen in te voeren: vanaf het begrotingsjaar 2005 moet de boekhouding op transactiebasis worden gevoerd.

2. Overeenkomstig het nieuwe Financieel Reglement moet de Commissie rekeningen op transactiebasis opstellen (deel I, titel VII, van de Verordening). Deze verplichting geldt vanaf 2005 artikel 181 van de Verordening luidt: Titel VII van deel I wordt geleidelijk, naargelang de technische mogelijkheden, toegepast om ten volle effect te sorteren voor het begrotingsjaar 2005. Zoals in de mededeling van december 2002(1) werd beschreven, onderneemt de Commissie geleidelijk actie om aan deze vereisten te voldoen, zowel wat betreft de aanpassing van het boekhoudkader als wat betreft de invoering van een nieuw geautomatiseerd boekhoudsysteem. In de tussentijd heeft de Commissie het Sincom2-systeem aangepast om rekening te houden met de andere vereisten van het nieuwe Financieel Reglement, die vanaf 2003 gelden (zie antwoord op vraag 3 hieronder). De Commissie heeft dus overeenkomstig het Financieel Reglement gehandeld.

Zoals vermeld in IFAC-studie 14, hoofdstuk I, kan de overgangsperiode kort (tot drie jaar), middellang (vier tot zes jaar) of lang (meer dan zes jaar) zijn.

3. De Commissie kan wel degelijk aan het Financieel Reglement voldoen zonder voor 2005 een nieuw boekhoudsysteem in te voeren. De Commissie heeft stappen ondernomen om Sincom2 aan te passen teneinde rekening te houden met de vereisten van het nieuwe Financieel Reglement, met name ten aanzien van de soorten verrichtingen en de nieuwe financiële circuits, maar ook om ervoor te zorgen dat de regels die vanaf 2003 door het Financieel Reglement worden ingevoerd, in acht kunnen worden genomen. Zoals in antwoord op vraag 2 is uiteengezet, is de boekhouding op transactiebasis, die met Sincom2 niet mogelijk is omdat zij krachtens het vorige Financieel Reglement niet vereist was, pas vanaf 2005 verplicht.

4. De Commissie heeft een boekhoudsysteem dat volledig automatische jaarrekeningen op kasbasis produceert. De Rekenkamer heeft de rekeningen van de Commissie in haar jaarverslag betrouwbaar verklaard, al maakte zij op bepaalde punten een voorbehoud. De bedenkingen van de Rekenkamer ten aanzien van de rekeningen hebben betrekking op elementen van de boekhouding op transactiebasis die in de jaarrekening worden ingevoerd. Het boekhoudsysteem van de Commissie voldoet volledig aan de vereisten van het Financieel Reglement.

Boekhouding op kasbasis geldt al vele jaren als norm op het gebied van de overheidsboekhouding. Pas onlangs zijn sommige landen en andere overheidsinstellingen overgeschakeld op een nieuwe boekhouding op transactiebasis. Er zijn nog maar weinig lidstaten die hun rekeningen op deze wijze opstellen. De werkwijze van de Commissie is in overeenstemming met die welke in het grootste deel van de lidstaten wordt gehanteerd(2).

Overeenkomstig het nieuwe Financieel Reglement, dat sinds 1 januari 2003 van toepassing is, moet uiterlijk in 2005 volledig worden voldaan aan de internationale normen, inclusief boekhouding op transactiebasis. De Commissie werkt hieraan. In de tussentijd zijn de rekeningen op kasbasis een betrouwbaar alternatief dat door het computersysteem wordt ondersteund.

5. Sincom2 is geen opgewaardeerde versie van Sincom1, maar een geheel nieuw systeem. De ontwikkeling van een nieuw systeem was noodzakelijk, te meer daar bepaalde elementen van Sincom1 niet milleniumbestendig waren. Sincom1 bestond uit zeven afzonderlijke subsystemen, waarvan sommige niet onderling waren verbonden. Sincom2 heeft al deze functies samengebracht in één systeem. De keuze voor de huidige architectuur werd gemaakt na een gedetailleerde evaluatie (zie antwoord op vraag 6 hieronder).

6. SAP is het officiële boekhoudsysteem van de Commissie en de SAP-gegevens (geregistreerd door de rekenplichtige) zijn de definitieve gegevens die worden gebruikt voor de opstelling van de rekeningen en voor het kasbeheer. De keuze voor de huidige architectuur werd gemaakt na een evaluatie van de opties. Destijds werd besloten dat SAP R/3 niet door alle diensten van de Commissie kon worden gebruikt omdat het SAP-systeem niet voldeed aan de technische en operationele vereisten voor algemeen gebruik die toen deel uitmaakten van het beleid van de Commissie.

De Commissie moet werken volgens regels en voorschriften die verschillen naar gelang van de diverse sectoren waarin zij actief is. De Si2-databank was ontworpen om te worden gekoppeld aan de diverse technologieën waarop de lokale computersystemen zijn gebaseerd die door de opdrachtgevende diensten met het oog op hun specifieke financiële beheersbehoeften zijn ontwikkeld, en om er dus voor te zorgen dat één systeem zou worden gebruikt om via een standaardinterface boekhoudkundige informatie te verstrekken aan het SAP-systeem.

7. De ontwikkeling van Si2 van 1994 tot 1997 heeft ongeveer 1,5 miljoen EUR gekost. De kosten van onderhoud en nieuwe ontwikkelingen bedragen sindsdien ongeveer 620 000 EUR per jaar.

8. De Commissie heeft de ontwikkeling niet tot eind 2002 uitgesteld. Zoals hierboven reeds is uitgelegd, is Sincom2 aangepast overeenkomstig de regels van het nieuwe Financieel Reglement. De mededeling van de Commissie van december 2002 beschreef zowel de actie die zal worden ondernomen om de werking van Sincom2 in 2003 te verbeteren als het werk aan een nieuw systeem dat is afgestemd op de boekhouding op transactiebasis die vanaf 2005 zal worden ingevoerd.

9. Zie het antwoord op vraag 6. De door de Commissie gebruikte versie van SAP is speciaal toegesneden op de behoeften van de Commissie, zoals het oorspronkelijke ontwerp van het systeem beoogde.

10. De Commissie heeft begin 2002 geen hervormingsvoorstellen naast zich neergelegd. Het gebruik van SAP als enige systeem is een van de opties die in het eerste deel van 2003 nader zullen worden onderzocht. De ontwikkeling en invoering van een nieuw geautomatiseerd systeem is niet iets dat zomaar zonder voldoende onderzoek kan worden ondernomen vooral gezien het ingewikkelde karakter van de regels en voorschriften van de Commissie, die niet noodzakelijkerwijs goed aansluiten op de standaard-boekhoudsystemen. Na uitvoerig beraad in de tweede helft van 2002 heeft de Commissie in december 2002 een mededeling goedgekeurd waarin wordt beschreven hoe de modernisering van de boekhouding zou worden uitgevoerd. Deze mededeling voorziet onder meer in een gedetailleerde analyse van de systeemopties, die noodzakelijk zal zijn om ervoor te zorgen dat de juiste aanpak wordt gekozen.

11. Elke verrichting (ook begrotingsverrichtingen) wordt in het officiële boekhoudsysteem van de Commissie afzonderlijk verantwoord op basis van dubbele boekingen.

12. De Commissie heeft lang voor de aanstelling van mevrouw Andreasen duidelijk gemaakt dat haar boekhoudsysteem zou worden gemoderniseerd en hervormd overeenkomstig de ontwikkelingen in sommige lidstaten. Juist om die reden heeft zij opdracht gegeven voor de studie en het actieplan opgesteld (juni 2001) waarnaar in het antwoord op vraag 1 wordt verwezen.

De mededeling van de Commissie van 17 december 2002(3) beschrijft de stappen die moeten worden ondernomen voor de hervorming van het boekhoudkader en het boekhoudsysteem. Overeenkomstig het nieuwe Financieel Reglement zal de jaarrekening voor 2005 volgens de nieuwe beginselen worden opgesteld.

(1) COM(2002) 755 def.

(2) Nederland is zeer recentelijk begonnen met de overschakeling op financiële staten op transactiebasis voor de gehele overheid. Source: Berg, J.W. van den; Kok, L.H. Eigentijds begroten/2001 In: OPENBARE UITGAVEN = ISSN 0030-3488: Vol. 33 (2001), nr. 5, blz. 211-216.

(3) COM(2002) 755 def.