SCHRIFTELIJKE VRAAG E-0221/03

van Samuli Pohjamo (ELDR)en Mikko Pesälä (ELDR) aan de Commissie

(3 februari 2003)

Betreft: Ongelijke verdeling van de reisvergoedingen in het kader van EU-projecten

Personen die aan Europese projecten deelnemen en in perifere zones van Europa wonen, moeten hun reiskosten op dezelfde manier aanrekenen als hun collega's uit centraal gelegen gebieden. In de praktijk betekent dit dat deze laatsten naar de vergaderingen kunnen met hun eigen auto of met een goedkope vlucht, terwijl bijvoorbeeld voor Finnen het geld voor verplaatsingen vaak op is halverwege het project. Dit leidt er dan weer toe dat het niet altijd mogelijk is op belangrijke vergaderingen aanwezig te zijn.

Kan de Commissie verduidelijken of zij de berekeningswijze van de reiskosten bijvoorbeeld zo kan herzien dat deze gebeurt aan de hand van een coëfficiënt op basis van de reisafstand en de geografische ligging?

Kan de Commissie over de EU-projecten een ontwerprapport opstellen met een vergelijking van de reiskosten van bijvoorbeeld Finnen en Zweden met die van Engelsen en Duitsers? Ook is meer duidelijkheid wenselijk over de kosten van individuele reizen tussen de projectverantwoordelijken van verschillende landen en de toereikendheid van het reisgeld voor de hele duur van het project.

Antwoord van de heer Liikanen namens de Commissie

(28 april 2003)

De vraag van het geachte parlementslid heeft betrekking op de reiskosten voor onderzoeksprojecten die worden uitgevoerd in het kader van het programma Informatiemaatschappij (IST) uit hoofde van het vijfde kaderprogramma van de Europese Gemeenschap(1). Hieronder worden de regels uiteengezet voor de vergoeding van de reiskosten uit hoofde van het vijfde en zesde kaderprogramma(2).

De Commissie heeft in Verordening nr. 996/1999/EG van de Commissie van 11 mei 1999 tot vaststelling van de uitvoeringsbepalingen van Besluit 1999/65/EG van de Raad betreffende de regels inzake de deelneming van ondernemingen, onderzoekscentra en universiteiten en de regels inzake de verspreiding van de onderzoeksresultaten ter uitvoering van het vijfde kaderprogramma van de Europese Gemeenschap (1998-2002) de algemene beginselen vastgelegd voor de communautaire bijdragen uit hoofde van het vijfde kaderprogramma. Het algemene beginsel van deze regels is dat de Commissie bijdraagt tot de totale in aanmerking komende kosten van de actie. Een van de in aanmerking komende kostencategorieën is reis- en verblijfskosten. Het beginsel voor de berekening van de communautaire bijdrage is dat de Gemeenschap een bepaald percentage van de totale in aanmerking komende kosten voor haar rekening neemt. In het geval van organisaties die het zogenaamde volledige kostenmodel gebruiken, bedraagt de communautaire bijdrage maximum 50 % van de totale in aanmerking komende kosten voor de reis van de deelnemer; in het geval van organisaties die het zogenaamde extra-kostenmodel gebruiken, bedraagt de communautaire bijdrage 100 % van de totale in aanmerking komende kosten. De organisaties die het extra-kostenmodel gebruiken worden echter niet tot 100 % voor al hun kosten vergoed, maar slechts voor de extra directe kosten die niet door een periodieke financiering worden gedekt.

Dit beginsel is verder uitgewerkt in bijlage II van de verschillende modelcontracten voor het vijfde kaderprogramma en in de financiële richtsnoeren die zijn vastgesteld uit hoofde van het vijfde kaderprogramma. Het grondbeginsel blijft echter dat de Commissie bijdraagt tot de totale in aanmerking komende kosten van de deelnemers, zoals blijkt uit de gegevens van de deelnemers. De Commissie heeft geen specifieke regels of maxima vastgelegd voor reisvergoedingen. De verdeling van de middelen over kostencategorieën wordt voor elk afzonderlijk contract door de deelnemers en de Commissie in onderhandelingen overeengekomen, voorafgaand aan de ondertekening van het contract. Hoewel er enige ruimte is voor de harmonisering van de begroting tussen categorieën en partners, bestaan er enkele beperkingen op deze overdrachten, en vaak is voor een belangrijke overdracht de toestemming van de Commissie vereist.

In het zesde kaderprogramma is het grondbeginsel dat de Gemeenschap bijdraagt tot de totale in aanmerking komende kosten gehandhaafd, maar met enkele belangrijke veranderingen. In het zesde kaderprogramma zijn er geen in aanmerking komende kostencategorieën vooraf vastgesteld, en wordt in het contract geen verdeling in kostencategorieën gemaakt. De deelnemers aan een contract kunnen de begroting naar eigen goeddunken verdelen met het oog op het verwezenlijken van de in het contract vervatte doelstelling. De verdeling van bijvoorbeeld de reiskosten onder de

deelnemers behoort dan ook tot de bevoegdheid van de deelnemers zelf en dergelijke kosten zullen worden vergoed indien deze voldoen aan de in het onderzoekscontract vastgestelde criteria (d.w.z. reëel, economisch en nodig, gemaakt in de looptijd van het project, vastgesteld in overeenstemming met de normale boekhoudkundige beginselen van de contractant en vastgelegd in zijn boekhouding).

Kortom, voor de onderzoeksprojecten uit hoofde van het vijfde en zesde kaderprogramma, kan het consortium zelf besluiten op welke wijze de reisvergoedingen onder de deelnemers worden verdeeld. Aangezien dit een intern besluit van de consortia is, geldt er geen coëfficiënt om rekening te houden met de geografische afstand. De Commissie is momenteel niet voornemens een vergelijking te maken van de reiskosten van verschillende projecten, overeenkomstig de geografische afkomst van de deelnemers. Uit hoofde van het zesde kaderprogramma verlangt de Commissie geen gedetailleerde verdeling van de kosten per categorie (zoals reizen) voor elke deelnemer, maar een rechtvaardiging op beheersniveau van de kosten en de certificering hiervan door een externe accountant.

(1) http://www.cordis.lu/fp5.

(2) http://fp6.cordis.lu/fp6/home.cfm.