SCHRIFTELIJKE VRAAG E-3705/01

van Jonas Sjöstedt (GUE/NGL) aan de Commissie

(17 januari 2002)

Betreft: Verplichting om geen documenten van de databank Circa vrij te geven

Volgens berichten in onder meer de krant Dagens Nyheter (24 februari 2001) moeten Zweedse ambtenaren die toegang willen krijgen tot de databank Circa en daartoe een wachtwoord aanvragen een verklaring ondertekenen dat zij de documenten niet verder zullen verspreiden.

Aangezien dit materiaal onontbeerlijk is om de werkzaamheden van de Unie te volgen hebben verschillende Zweedse ambtenaren, onder meer van het Ministerie van Landbouw, deze verklaring ondertekend.

In feite kunnen Zweedse ambtenaren een dergelijke belofte echter onmogelijk nakomen. Overeenkomstig de Zweedse wetgeving inzake openbaarheid van bestuur worden alle documenten die ter beschikking komen van leden van werkgroepen ogenblikkelijk openbare regerings- of overheidsdocumenten. Een verzoek om inzage in een document moet volgens de Zweedse wetgeving altijd in behandeling worden genomen, ongeacht of de Commissie er een stempel inzake geheimhouding of beperkte verspreiding op heeft gezet. Indien dit niet zou gebeuren, zou dit een inbreuk vormen op de geheimhoudingswetgeving en de persvrijheid.

Is de Commissie van mening dat documenten die een Zweedse ambtenaar opvraagt uit Circa niet onder de Zweedse geheimhoudingswetgeving en de persvrijheid zouden moeten vallen?

Antwoord van de heer Prodi namens de Commissie

(20 maart 2002)

De Commissie wil de aandacht van het geachte parlementslid vestigen op het feit dat CIRCA eigenlijk geen gegevensbank is. CIRCA is een oorspronkelijk in het kader van het IDA-programma (voor de uitwisseling van gegevens tussen de lidstaten) ontwikkelde toepassing die de uitwisseling van documenten in elektronisch formaat tussen een groep geïdentificeerde gebruikers mogelijk maakt.

De toegang tot de repertoria van CIRCA-documenten wordt zodanig door een wachtwoord beveiligd dat de opgeslagen documenten worden voorbehouden voor de personen voor wie zij zijn bestemd. Elke dienst die gebruik maakt van CIRCA is verantwoordelijk voor de verspreiding van de documenten in het betreffende repertorium en hij kan bijgevolg de toegang daartoe aan specifieke voorwaarden verbinden.

De door het geachte parlementslid gestelde vraag betreft de noodzaak van de ondertekening van een verbintenis om de documenten niet zonder toestemming verder te verspreiden. Een dergelijke clausule is een voorbeeld van een specifieke voorwaarde die verband houdt met de aard van de documenten en los staat van het elektronisch middel dat voor de toezending daarvan naar de geadresseerden wordt gebruikt.

Daarom zij erop gewezen dat het voorbehoud die wordt gevraagd van de personen die toegang hebben tot de betreffende CIRCA-repertoria ook zou gelden, als deze documenten hun via andere middelen ter beschikking zouden zijn gesteld.

De gebruikers van de CIRCA-repertoria die geen ambtenaar van de Commissie zijn, behoren tot organen of autoriteiten van de lidstaten en zij verkrijgen de toegang daartoe uit hoofde van hun functie van vertegenwoordiger van de lidstaten bij de instellingen.

Wat de closed user groups van het CIRCA-netwerk van Directoraat-generaal Landbouw betreft, is de toegang strikt persoonlijk en de in de CIRCA-repertoria vervatte vertrouwelijke informatie is voorbehouden voor persoonlijk gebruik en zij kan niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Commissie aan derden worden bekendgemaakt of verspreid.

Deze voorbehoudsclausule, die verband houdt met de aard van de documenten, mag bijgevolg geen concrete problemen opleveren wat betreft de verenigbaarheid met de nationale wetgeving inzake vertrouwelijkheid en toegang tot informatie en documenten.