SCHRIFTELIJKE VRAAG E-3003/02

van Erik Meijer (GUE/NGL) aan de Commissie

(23 oktober 2002)

Betreft: De kwaliteit, doeltreffendheid en kostprijs van de door de Europese Commissie gebruikte boekhoudsystemen

1. Heeft de Commissie nog steeds een contract met de Duitse softwareonderneming SAP om de software voor het boekhoudsysteem te leveren?

2. Is het huidige boekhoudsysteem ontwikkeld door twee verschillende ondernemingen op basis van verschillende en niet-compatibele principes, in het bijzonder met betrekking tot dubbele boeking? Waarom is dat zo?

3. Heeft SAP in onderhoud en opleiding voorzien, en doet het dat nog steeds?

4. Is er een andere leverancier van de benodigde software dan SAP?

5. Maakt de Commissie gebruik van één enkel of van meerdere factureringssystemen?

6. Werd het SI 2-systeem al dan niet door boekhouders ontwikkeld?

7. Wie zal beslissen welk computersysteem moet worden gebruikt?

8. Werden systemen ontwikkeld in overeenstemming met computers of omgekeerd?

9. Wat was de kostprijs van de ontwikkeling van SI 2 in plaats van het gebruik van het oorspronkelijke, speciaal voor de Commissie voor alle doeleinden ontwikkelde SAP/R3?

10. Hoeveel SAP-licenties zal de Commissie in de nabije toekomst gebruiken? Is dat meer of minder dan vandaag?

11. Hoeveel licenties zouden nodig zijn om het SAP/R3-te gebruiken als enig systeem voor de gehele Europese Commissie en voor alle doeleinden?

12. Hoeveel zou de investering voor die licenties bedragen als de Commissie doet wat in vraag 11 wordt bedoeld?

13. Hoe probeert de Commissie de voortdurende kosten van het kopen en vernieuwen van systemen te beperken?

14. Hoe probeert de Commissie te zorgen voor de meest transparante en geïntegreerde resultaten van het huidige boekhoudingsysteem?

Antwoord van mevrouw Schreyer namens de Commissie

(31 januari 2003)

1. en 3. Na een in het Publicatieblad gepubliceerde aanbesteding (openbare procedure)(1) werd een raamovereenkomst gesloten met de onderneming SAP.

In juli 2000 werd via de onderhandelingsprocedure een nieuwe raamovereenkomst met SAP gesloten voor zes jaar.

Deze overeenkomst heeft betrekking op:

- de aankoop van licenties voor het gebruik van de software,

- onderhoud van de software en ondersteuning,

- dienstverlening inzake het analyseren van de behoeften en garanderen dat de applicatie hierin voorziet, opleiding en technische bijstand bij het installeren van nieuwe versies, alsmede toezicht op de werking van het systeem.

2. De architectuur van de financiële systemen van de Commissie is gebaseerd op twee aan elkaar gekoppelde componenten SAP R/3 (het officiële boekhoudsysteem) en Si2 (het instrument dat door de bestedende diensten wordt gebruikt om hun transacties te registreren). De versie van SAP R/3 die door de Commissie wordt gebruikt, is in opdracht van de Commissie ontwikkeld door SAP, terwijl Si2 door de Commissie zelf is ontwikkeld en speciaal is ontworpen om aan SAP R/3 te worden gekoppeld. Beide systemen zijn afgestemd op de regels en beginselen die voor de activiteiten van de Commissie gelden.

Si2 is ontworpen als standaardinstrument waarmee de bestedende diensten hun transacties kunnen registreren en goedkeuren voordat deze worden doorgegeven aan het officiële boekhoudsysteem R/3, waar de boekhoudkundige verwerking plaatsvindt. De begrotingsboekhouding in SAP R/3 geschiedt op basis van een enkele boeking, terwijl het grootboek in R/3 een boekhoudsysteem is op basis van dubbele boeking.

4. De Commissie maakt gebruik van andere raamovereenkomsten van het directoraat-generaal Begroting en het directoraat Informatica voor het uitbesteden van IT-diensten (ontwikkeling van applicaties, systeembeheerders, ondersteuning van gebruikers, enz.) op het gebied van SAP en voor de andere technologiën die bij de Commissie worden gebruikt.

De Commissie gebruikt ook SWIFT-software (SWIFT-Alliance) als aanvulling op SAP voor het verrichten van betalingen via het interbancair netwerk SWIFT.

5. Alle betalingen (inclusief betalingen van facturen) worden verwerkt via Sincom2.

6. De leider van het Sincom2-project was ook hoofd van de eenheid Boekhouding, zodat bij de ontwikkeling van Si2 rekening is gehouden met de behoeften van boekhouders.

7. Eerst zal de rekenplichtige de boekhoudregels vaststellen die moeten worden gehanteerd. Op basis van deze regels en de door andere gebruikers van het systeem gespecificeerde vereisten zal het projectteam bij de Commissie een voorstel indienen over een systeem dat aan deze regels en vereisten voldoet.

8. De financiële regels en boekhoudregels die de Commissie in acht moet nemen, zijn vervat in het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften. Deze regels moeten worden gerespecteerd binnen de computersystemen die worden ingevoerd. De boekhoudnormen en -beginselen worden door de rekenplichtige vastgesteld, en daarmee wordt rekening gehouden bij het ontwerpen van het systeem.

9. De kosten van de ontwikkeling van Si2 zijn als volgt:

- Aanvankelijke ontwikkelingskosten (1994-97) 1 500 000 EUR

- Jaarlijkse ontwikkelingskosten 250 000 EUR

- Jaarlijkse onderhoudskosten 370 000 EUR

Deze kosten staan los van het aantal gebruikers (momenteel 4 000).

10. Afhankelijk van de resultaten van het project inzake de modernisering van het boekhoudsysteem en de besluiten die moeten worden genomen over de architectuur van de financiële informatiesystemen, kan het aantal gebruikers van SAP in de toekomst sterk variëren.

11. In theorie voor alle personeelsleden van de Commissie, indien voor alle doeleinden betekent dat alle bestaande IT-applicaties moeten worden vervangen. Indien het systeem voor financieel beheer en boekhouding zou worden gebruikt, zouden ongeveer 4 000 licenties nodig zijn.

12. De prijs van SAP-licenties (raamovereenkomst BUDG/2000/01) varieert van 1 400 EUR (alleen raadpleging) tot 2 500 EUR, afhankelijk van soort gebruiker en gebruikersprofiel.

Dit bedrag moet in het eerste jaar worden betaald en daarna moet een jaarlijkse onderhoudsvergoeding van 17 % worden betaald.

Afhankelijk van de omvang van elke bestelling wordt korting gegeven.

Aan de prijs van de licenties moeten de volgende kosten worden toegevoegd:

- reorganisatie met het oog op het aanpassen van alle procedures in overeenstemming met de door het standaardpakket geboden mogelijkheden,

- conversie van gegevens voor alle systemen,

- verstrekken van opleiding, documentatie en bijstand voor gebruikers,

- technische infrastructuur en servers in het Rekencentrum.

13. De Commissie tracht bij de aanschaf van systemen de beste prijs-kwaliteitverhouding te verkrijgen. Dit element maakt deel uit van de onderhandelingen over de prijs en de specificaties van nieuwe systemen. Ook worden de systemen zo ontworpen dat zij flexibel zijn d.w.z. zonder buitensporige kosten aan veranderde behoeften kunnen worden aangepast. Het is niet waar dat er voortdurend sprake is van het kopen en vernieuwen van systemen. Sincom1 moest worden vervangen omdat het systeem het jaar 2000 niet aankon, de leverancier voor een van de gebruikte softwarepakketten (Millennium) geen ondersteuning meer leverde, de boekhouding voor facturen niet via Sincom1 werd beheerd en het systeem bestond uit vijf verschillende modules van verschillende leveranciers met verschillende technologie. Sincom1 is in 1997 vervangen door Sincom2.

De Commissie streeft er nu naar uiterlijk in 2005 een geïntegreerd boekhoudsysteem te hebben ontwikkeld waarmee kan worden overgeschakeld op een boekhouding op transactiebasis.

14. De begrotingsboekhouding verstrekt de begrotingsautoriteit per week een transparante vergelijking van de goedgekeurde begroting met de verrichte uitgaven en de geïnde ontvangsten. Dit zal in de toekomst dan ook een belangrijk informatie-instrument zijn. Het geïntegreerde boekhoudsysteem op transactiebasis wordt momenteel ontwikkeld en zal de rapportage over de financiële situatie verbeteren. De in verband met deze hervorming te nemen stappen en beslissingen zijn beschreven in de recente mededeling van de Commissie over de modernisering van het boekhoudsysteem, die aan het Parlement is toegezonden.

(1) PB C 54 van 22.2.1994.