SCHRIFTELIJKE VRAAG E-2436/02

van Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) aan de Commissie

(26 augustus 2002)

Betreft: Vermeend wanbeheer van financiële middelen door de Europese Gemeenschappen

Marta Andreasen was directeur Uitvoering van de begrotingen en rekenplichtige bij de Europese Commissie, een zeer hoge functie. Overeenkomstig de desbetreffende wetgeving had zij de volledige verantwoordelijkheid voor de aan de Europese Gemeenschappen toevertrouwde gelden. Wanneer zij beschuldigingen van wanbeheer uit, is dat derhalve uitermate ernstig.

Heeft de Commissie een rekeningstelsel dat de elk jaar door de Commissie gepresenteerde rekeningen ondersteunt?

Heeft de Commissie een veilig, coherent en alomvattend computersysteem voor de verwerking van de financiële transacties?

Worden de elementaire en internationaal erkende minimumnormen voor rekeningstelsels van overheden gerespecteerd?

Hoe verhouden de boekhoud- en auditpraktijken van de Commissie zich tot de systemen in de 15 lidstaten?

Maakt de Europese Commissie gebruik van de methode van dubbel boekhouden als standaard boekhoudsysteem?

Worden alle bepalingen van het bestaande Financieel Reglement nageleefd?

Heeft de afgelopen tien jaar controle van de ontvangsten en uitgaven plaatsgevonden?

Bestaan er voor de Commissie kasstroomoverzichten?

Is het, indien bovenvermelde elementen ontbreken, mogelijk betrouwbare rekeningen voor de instellingen van de EU te produceren?

Antwoord van mevrouw Schreyer namens de Commissie

(27 november 2002)

1. en 2. De Commissie heeft wel degelijk een rekeningstelsel dat de elk jaar gepresenteerde rekeningen ondersteunt.

In de behoeften van de Commissie inzake centraal financieel beheer en boekhouding wordt voorzien door een centraal computersysteem (Sincom2), dat in 1997 werd ingevoerd en in 1999 tot alle diensten van de Commissie uitgebreid. Dit systeem omvat drie verschillende elementen die met elkaar verbonden zijn en ook een interface hebben met de plaatselijke systemen van de operationele diensten, welke op de behoeften inzake plaatselijk beheer zijn afgestemd.

De drie subsystemen zijn bestemd voor verschillende gebruikers:

- SAP R/3 wordt gebruikt door de diensten van de rekenplichtige en de financieel controleur. Het is het officiële boekhoudsysteem van de Commissie en is bestemd voor de begrotingsboekhouding, de algemene boekhouding, het kasbeheer, de validering van de bankgegevens van derden, de invorderingen en de betalingen via het SWIFT-netwerk;

- Si2 is het begrotingsbeheerinstrument voor de ordonnateurdiensten. De verrichtingen worden ingevoerd door de directoraten-generaal, hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks via een transfer van de plaatselijke computersystemen met gebruikmaking van een standaard interface. Alle verrichtingen, ongeacht de oorsprong, moeten een interne weg volgen binnen het DG en moeten in Si2 worden gevalideerd door de ordonnateur vóór de overdracht naar R/3; en

- de data warehouse, een verslagleggingsinstrument, waarin de gegevens van Si2 en R/3 worden gekopieerd.

De wettelijke verslaglegging door de rekenplichtige wordt uitgevoerd op basis van de gegevens van SAP R/3.

2. Voor de toegang tot ieder onderdeel van Sincom2 is een paswoord nodig. Een paswoord wordt alleen toegekend aan erkende personen. De toegang van een bepaald persoon is beperkt tot de terreinen en acties waarvoor een meerdere goedkeuring heeft verleend. De beveiliging van het systeem wordt voortdurend verbeterd met de hulp van externe computerbeveiligingsdeskundigen.

De meeste verrichtingen circuleren zonder problemen tussen de verschillende subsystemen van Sincom2. Er zijn echter inconsistenties vastgesteld, welke vooral toe te schrijven zijn aan verschillen in de gegevensstructuur tussen de systemen. De Commissie is bezig met een afstemming van de systemen om de transmissie van gegevens tussen de verschillende elementen verder te verbeteren.

Alle gegevens die voor de opstelling van de rekeningen van de Commissie worden gebruikt, zijn opgenomen in Sincom2.

3. Wettelijke bepalingen

De rekeningen worden bijgehouden overeenkomstig het Financieel Reglement(1).

Boekhoudbeginselen:

- De rekeningen van de Europese instellingen bestaan uit algemene rekeningen en begrotingsrekeningen.

- De verantwoording van de uitvoering van de begroting is gebaseerd op het gewijzigde kasbeginsel(2).

- In de algemene rekeningen worden alle uitgaven en ontvangsten van het begrotingsjaar opgenomen; zij geven de financiële situatie van de Commissie weer in de vorm van een balans op 31 december.

- De algemene rekeningen zijn gebaseerd op de volgende beginselen (die overeenkomen met de algemeen aanvaarde boekhoudnormen):

- continuïteit van de activiteiten,

- relatief belang en aggregatie van de gegevens,

- het wezen gaat boven de vorm,

- niet-compensatie tussen activa en passiva.

- Bij de opstelling van de financiële staten wordt rekening gehouden met bepaalde elementen die verband houden met het voorzichtigheidsbeginsel en de periodetoerekening.

- De harmonisatie van de rekeningen en de samenhang van de boekhoudkundige gegevens worden bereikt door toepassing van dezelfde waarderingsregels (van activa en passiva) en dezelfde boekhoudmethoden bij alle Europese instellingen die momenteel onder het consolidatiebereik vallen (Parlement, Raad, Commissie, Hof van Justitie, Rekenkamer, Economisch en Sociaal Comité, Comité van de Regio's en Ombudsman).

Naleving van de algemeen aanvaarde boekhoudnormen(3):

- De International Federation of Accountants heeft de laatste jaren twee reeksen algemeen aanvaarde boekhoudnormen voor de openbare sector opgesteld volgens de toegepaste boekhoudmethode: op kasbasis of op transactiebasis. De begroting van de Unie wordt goedgekeurd en uitgevoerd op kasbasis.

- De Commissie leeft de boekhoudnormen op kasbasis na, welke in de openbare sector gebruikelijk zijn. De Rekenkamer heeft de op deze basis opgestelde rekeningen steeds betrouwbaar verklaard.

- Het computersysteem Sincom2 stelt de Commissie in de mogelijkheid volledig automatisch financiële staten op kasbasis op te stellen.

- Evenals de meeste regeringen van de landen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) past de Commissie echter nog niet volledig de overeenkomstige normen voor een boekhouding op transactiebasis toe, en dat wordt ook niet geëist door het Financieel Reglement.

- Om de in de rekeningen verschafte informatie te verbeteren, is in de financiële staten van de Commissie evenwel rekening gehouden met periodetoerekeningselementen, zoals registratie en afschrijving van vaste activa, herwaarderingen van tegoeden, voorzieningen, pensioenrechten, boeking van overdrachten als lasten en schulden van het begrotingsjaar en registratie van potentiële schulden en tegoeden.

- De bijkomende informatie die nodig is voor deze boekhouding op transactiebasis wordt bij de diensten van de Commissie verzameld en volgens de methode van de dubbele boekhouding door de diensten van de rekenplichtige in het centrale boekhoudsysteem (SAP/R3) ingevoerd.

- In 2000 en 2001 is een bijzondere inspanning geleverd om de betrouwbaarheid van deze bijkomende informatie op transactiebasis te vergroten.

Ontwikkeling van het boekhoudkader en de boekhoudnormen:

- In de overheidssector is een tendens waar te nemen om van een beschrijving van de begrotingsuitgaven en -ontvangsten op kasbasis over te schakelen op een systeem dat gebaseerd is op de financiële verslaglegging in de particuliere sector. Overeenkomstig deze tendens en de eisen van het nieuwe Financieel Reglement zal de Commissie geleidelijk geïntegreerde rekeningen op transactiebasis opstellen. Het herziene Financieel Reglement, dat van kracht wordt op 1 januari 2003, schrijft voor dat tegen 2005 een geïntegreerd systeem op transactiebasis moet zijn ingevoerd.

- De verwerking van gegevens op transactiebasis in het officiële boekhoudsysteem, samen met algemene naleving van de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen, is een basiselement van de lopende modernisering van de boekhouding.

Conclusie:

- De Commissie voldoet aan de normen voor een boekhouding op kasbasis en de boekhoudkundige vereisten van de huidige regelgeving. Voorts heeft de Commissie al verschillende elementen van een boekhouding op transactiebasis ingevoerd en moet zij tegen 2005 de desbetreffende normen toepassen, zoals bepaald in het nieuwe Financieel Reglement.

4. Weinig lidstaten en andere overheidsinstanties passen de methode op transactiebasis volledig toe. Er is een algemene tendens naar toepassing van deze beginselen, maar de situatie varieert van land tot land: Nederland, Zweden en het Verenigd Koninkrijk zijn het verst gevorderd, andere lidstaten zijn nog niet zo ver gegaan.

Sedert 2000 en de start van het meerjarenplan voor de modernisering van de boekhouding heeft de Commissie stappen gezet om financiële staten op transactiebasis op te stellen, waardoor zij dus actief deelneemt aan de algemene tendens in de overheidssector en sneller overschakelt dan veel lidstaten.

5. De Commissie hanteert de beginselen van het dubbel boekhouden voor kasontvangsten, kasuitgaven, betalingsopdrachten en invorderingsopdrachten. De door de Commissie gehanteerde elementen van de transactiemethode worden ook met gebruikmaking van het dubbele boekhouden in het systeem ingevoerd.

6. De Commissie heeft steeds betrouwbare rekeningen opgesteld overeenkomstig het Financieel Reglement. Zoals het geachte Lid van de commissie voor begrotingscontrole weet, heeft de Rekenkamer nooit geweigerd een verklaring van de betrouwbaarheid van de rekeningen af te geven.

De opmerkingen van de Rekenkamer in de betrouwbaarheidsverklaring betreffende de algemene begroting van het op 31 december 2000 afgesloten begrotingsjaar(4) hebben betrekking op het niet-naleven van de periodetoerekeningsbeginselen en niet op de boekhouding op kasbasis als zodanig. Naleving van de periodetoerekeningsbeginselen is echter niet verplicht volgens het huidige Financieel Reglement. Het nieuwe Financieel Reglement schrijft voor dat deze beginselen voor het eerst moeten worden toegepast vanaf het begrotingsjaar 2005.

7. De Rekenkamer is de externe controleur van de Commissie. Haar ambtenaren hebben toegang tot alle systemen en gegevens die verband houden met de activiteiten van de Commissie, ook de thesauriefunctie. De Rekenkamer onderzoekt de rekeningen van de Commissie elk jaar, en in het kader van deze controle kan zij ook de thesauriefunctie onderzoeken. De Kamer heeft geen kritiek op de methode die de Commissie toepast.

8. De kasstroomstaat bevat de werkelijke betalingen tot de betrokken maand en ramingen voor de volgende maanden. Een aantal maandelijkse gegevens kan worden teruggevonden op het volgende adres: http://europa.eu.int/comm/budget/execution/utilisation/details_fr.htm. Deze documenten staan ter beschikking van de begrotingsautoriteit (Parlement en Raad).

9. De Commissie heeft steeds betrouwbare rekeningen opgesteld. Ondanks bepaalde opmerkingen over de toepassing van de boekhouding op transactiebasis heeft de Rekenkamer steeds een betrouwbaarheidsverklaring afgegeven.

(1) Financieel Reglement van 21 december 1977, laatstelijk gewijzigd bij Verordening nr. 762/2001 van de Raad van 9 april 2001, en Verordening nr. 3418/93 van de Commissie van 9 december 1993 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement, laatstelijk gewijzigd bij Verordening nr. 1687/2001 van 21 augustus 2001.

(2) Dit verschilt van de uitvoering op kasbasis door elementen zoals overdrachten.

(3) De IFAC (International Federation of Accountants) stelt internationale boekhoudnormen op.

(4) PB C 359 van 15.12.2001.