SCHRIFTELIJKE VRAAG E-1370/02

van Fiorella Ghilardotti (PSE), Giovanni Pittella (PSE)en Catherine Guy-Quint (PSE) aan de Commissie

(14 mei 2002)

Betreft: Personeelsopleiding

De Commissie zou onlangs een consultant een aanzienlijke som betaald hebben voor een verplichte personeelsopleiding betreffende het nieuw beoordelings/loopbaan-systeem. De kwaliteit van deze opleiding zou zo slecht geweest zijn dat de Commissie zich genoodzaakt zag deze te herzien. Nu blijkt echter dat zelfs de herziene versie van middelmatige kwaliteit is en dat zij nog steeds niet aan de verwachtingen en behoeften van het personeel beantwoordt.

Aangezien bekwaamheid en motivatie van het personeel volgens de heer Kinnock de hoekstenen van zijn hervorming vormen, is het betreurenswaardig vast te moeten stellen dat de Commissie zo weinig aandacht besteed aan de praktische details van voorlichting en opleiding van het personeel.

Kan de Commissie deze informatie bevestigen en het bedrag mededelen dat voor dit opleidingscontract betaald werd?

Welke criteria werden gehanteerd bij deze gunning waardoor de keuze viel op deze dure opleiding van een middelmatige kwaliteit? Kan de Commissie de rapporten die tot deze keuze hebben geleid, overleggen?

Kan de Commissie de beoordelingsformulieren overleggen van de functionarissen die reeds aan deze opleiding deelgenomen hebben? Kan zij tevens uitleggen waarom zij zo laat gereageerd heeft?

Welke stappen zal de Commissie nemen, gezien het negatieve oordeel over de herziene opleiding, om het contract te ontbinden en om het verspilde geld terug te vorderen?

Hoe denkt de Commissie deze uitgave ten overstaan van de Europese belastingbetaler te rechtvaardigen?

Antwoord van de heer Kinnock namens de Commissie

(11 juli 2002)

De Commissie is verrast dat de geachte parlementsleden de inspanningen van de Commissie voor de invoering van de loopbaanontwikkelingsopleiding als slecht omschrijven voordat zij hebben gecontroleerd wat is gebeurd, wat er gebeurt en wat nog zal gebeuren.

De Commissie kan ook moeilijk begrijpen hoe de geachte parlementsleden de opleiding als duur kunnen omschrijven, terwijl zij in dezelfde vraag vragen hoe hoog de opleidingskosten liggen, en als middelmatig voordat zij de betreffende feiten onderzoeken.

Het is redelijk de geachte parlementsleden eraan te willen herinneren dat aan het personeel van de Commissie geen enkele opleiding in verband met loopbaanontwikkeling is verstrekt totdat de Commissie (op grond van het mandaat van de Raad, de uitdrukkelijke verzoeken van het Parlement en haar eigen verbintenissen) met de huidige strategie voor hervorming en modernisering is begonnen.

Het personeel van de instelling is altijd en terecht omschreven als de hoogste goed van de organisatie en dat maakte het naar het oordeel van de Commissie noodzakelijk dat als onderdeel van een verantwoordelijk werkgelegenheidsbeleid loopbaanopleiding werd verstrekt zowel in het professioneel belang van het personeel als in het belang van de Commissie.

De invoering van het nieuwe loopbaanontwikkelingssysteem is natuurlijk een grote uitdaging voor een instelling waar nog geen vergelijkbare opleiding is verstrekt. Het nieuwe loopbaanontwikkelingsverslag (CDR) is een aan de beste praktijk beantwoordend beoordelingsinstrument dat verder gaat dan de loutere beoordeling van de ambtenaren en dat tracht opleiding en loopbaanvooruitzichten (waaronder bevordering) te integreren in de dagelijkse werkzaamheden van al het personeel, de prioriteiten van hun diensten, hun eigen ambities en de behoeften van de dienst.

De opleiding bestaat uit vijf modules twee voor al het personeel en drie die met name bestemd zijn voor de beoordelaren. De vraag van de geachte parlementsleden heeft betrekking op de eerste van deze modules, die de invoering van het nieuwe systeem voor al het personeel beoogt. Tot nu toe hebben 243 sessies plaatsgevonden, die zijn bijgewoond door in totaal circa 20 000 personeelsleden. Dit aantal omvat de extra sessies voor degenen die de oorspronkelijk geplande cursussen niet hebben kunnen bijwonen. Er moeten nog andere sessies in de delegaties worden georganiseerd.

Op de door de geachte parlementsleden gestelde vragen kan het volgende worden geantwoord:

1. De opdracht voor het geven van de betreffende opleidingscursussen is verstrekt aan externe opleiders, zoals het geval is voor de meeste door de Commissie georganiseerde opleidingscursussen. Deze praktijk wordt toegepast als het enige redelijke alternatief voor het permanent aanhouden van een grote opleidingsafdeling met overeenkomstig personeel, wat duidelijk veel duurder zou uitvallen dan het inhuren van specialisten op contractbasis voor specifieke opdrachten en cursussen.

Het contract voor dit opleidingsprogramma is natuurlijk gesloten overeenkomstig de regels van het financieel reglement. Een eerste uitnodiging tot inschrijving is in april 2001 gelanceerd onder gebruikmaking van een lijst van firma's die was opgesteld op grond van een oproep tot het geven van blijken van belangstelling voor dit soort opleiding(1). Naar aanleiding van deze uitnodiging is slechts één inschrijving ontvangen die na onderzoek om kwaliteitsredenen is afgewezen. Een aanbestedingsprocedure via onderhandeling is bijgevolg in september 2001 gelanceerd. Drie firma's, waaronder de niet-succesvolle inschrijver uit de eerste aanbestedingsprocedure, is verzocht voorstellen voor het werk in kwestie in te dienen. Dit heeft geleid tot de ontvangst van twee voorstellen; een van de uitgenodigde firma's heeft van deelneming aan de procedure afgezien. Het voor dit contract betaalde bedrag was gebaseerd op het resultaat van de oproep tot het indienen van inschrijvingen. De voorbereidingskosten belopen 76 000 EUR. De kosten voor de cursussen belopen per halve dag 900 EUR. De totale kosten van module 1 belopen tot nu toe 328 000 EUR. Als de geachte parlementsleden een vergelijking zouden maken met in de lidstaten georganiseerde cursussen zouden zij waarschijnlijk ontdekken dat de kosten niet excessief zijn.

2. De criteria voor de gunning van de opdracht waren dezelfde voor beide procedures en zij bepaalden dat het werk zou worden gegund aan de uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving op grond van:

- de kosten voor de Commissie, met name de prijs, en

- de kwaliteit van de voorgestelde dienst, gelet op de vereisten en de bijzonderheden in het bestek.

Verder werd bepaald dat de kwaliteit in hoofdzaak zou worden beoordeeld op grond van:

- de kwaliteit en de deskundigheid van de voorgestelde opleiders dit criterium telde voor 35 van de in totaal 100 punten, met een minimumeis van 21 punten;

- voorstellen voor de methodologie dit criterium telde voor 20 van de in totaal 100 punten, met een minimumeis van 12 punten;

- kwaliteitscontrolemaatregelen dit criterium telde voor 20 van de in totaal 100 punten, met een minimumeis van 12 punten;

- algemene kwaliteit van de formele presentatie en van de tijdens de geplande presentatie geproduceerde ondersteunende documenten dit criterium telde voor 25 van de in totaal 100 punten, met een minimumeis van 15 punten.

De kwalitatieve evaluatie van de voorstellen vond plaats in twee fasen:

- ten eerste een analyse gebaseerd op de schriftelijke voorstellen van de firma's onder gebruikmaking van de criteria 1, 2 en 3 hierboven;

- ten tweede werd de firma's daarna verzocht hun voorstel mondeling voor een evaluatiepanel te presenteren. Bij deze fase werd gebruik gemaakt van criterium 4 hierboven.

De criteria werden toegepast en er werden dienovereenkomstig punten toegekend.

De Commissie stuurt de verlangde informatie over het evaluatieverslag rechtstreeks toe aan de geachte parlementsleden en het secretariaat van het Parlement.

3. De eerste versie van module 1 omvatte een volledige dag opleiding per sessie, onder gebruikmaking van een interactieve techniek voor het toelichten van het CDR. Het idee was de ambtenaren onder te brengen in uit verschillende graden samengestelde groepen ter bevordering van de dialoog tussen ambtenaren van alle graden en categorieën. Deze aanpak werd vanaf het begin slecht ontvangen, vooral vanwege kritiek op de toegepaste opleidingstechniek. Toen uit de feedback van de cursussen bleek dat deze niet aan de verwachtingen beantwoordden, zijn onmiddellijk instructies gegeven om onverwijld correctieve maatregelen te nemen. Het is feitelijk incorrect dat de geachte parlementsleden stellen dat de bevoegde diensten zo laat hebben gereageerd.

Na een opschorting van 24 uur is de structuur van de cursussen grondig aangepast ten faveure van een traditionele presentatie. Aangezien dat betekende dat de groepsdiscussieaanpak werd verlaten, kreeg de cursusleider de rol van instructeur; een vertegenwoordiger van Directoraat-generaal Personeelszaken en administratie was regelmatig aanwezig tijdens het vragenuur aan het einde van de cursus of tijdens de gehele sessie wanneer het Directoraat-generaal dit nodig achtte. De nieuwe, meer conventionele aanpak betekende dat de cursus tot een halve dag werd beperkt.

4. De herziene versie van de cursussen werd geëvalueerd. Uit enquêtes aan het einde van elke sessie bleek dat, in tegenstelling tot de in de vraag van de geachte parlementsleden gewekte indruk, een grote meerderheid van de aanwezigen (80 %) aangaf dat zij een beter begrip hadden van de sleutelaspecten van het CDR en 75 % van de deelnemers zei dat zij hun eigen rol in het CDR begrepen. De Commissie is met deze reactie niet zelfvoldaan en er zullen continue inspanningen worden geleverd om voor verdere verbeteringen te zorgen. Deze reacties op de enquêtes geven echter aan dat het personeel een gematigd standpunt heeft dat op een persoonlijke ervaring is gebaseerd. Het wijkt sterk af van de mening waarop de vraag van de geachte parlementsleden lijkt te zijn gebaseerd.

5. Het nieuwe beoordelingssysteem is een nieuwe aanpak voor de Commissie en het vormt een grote uitdaging. Men was daarom van oordeel dat een passende opleiding nodig was om het personeel in zijn eigen belang te leiden bij het begrijpen en het assimileren van de doelstellingen en mechanismen van het nieuwe systeem. Daarom beval de mededeling van de Commissie van 30 oktober 2001(2) inzake de hervorming van het personeelsbeleid de organisatie aan van een passende opleiding die rechtstreeks verband houdt met de tenuitvoerlegging van het in 2003 in te voeren systeem van het loopbaanontwikkelingsverslag, en beval zij verder aan dat de opleiding moet zijn gericht op de personeelsleden, de rapporterende ambtenaren, de medeondertekenende ambtenaren en de voor menselijke hulpbronnen verantwoordelijke eenheidshoofden.

(1) PB S 151 van 7.8.1998.

(2) Definitieve richtsnoeren voor Loopbaanontwikkelingsverslag (Beoordeling van het personeel) en bevordering, 30 oktober 2001. Bijlage 8 van het algemeen pakket voor de hervorming van het personeelsbeleid, SEC(2001) 1697/78.