SCHRIFTELIJKE VRAAG E-1618/02

van Gabriele Stauner (PPE-DE) aan de Commissie

(6 juni 2002)

Betreft: Zwakke punten van het boekhoudsysteem van de Commissie

Eind mei heeft de Commissie haar nieuwe hoofdboekhoudster na minder dan vijf maanden dienst van haar taken ontslagen. De hoofdboekhoudster werd aan de dijk gezet omdat zij gewaagd had op te merken dat de actuele wijziging van het Financieel Reglement door de Commissie het risico voor fraude en onregelmatigheden zal vergroten.

De boekhoudster had eveneens gewezen op de zwakke punten en de risico's van het huidige boekhoudsysteem Sincom 2 van de Commissie, waarvan de Commissie blijkbaar jarenlang op de hoogte is geweest zonder iets te ondernemen.

Kan de Commissie in verband met Sincom 2 bevestigen dat:

1. na de overschakeling op dit systeem gegevens verloren gegaan zijn, zodat het bijvoorbeeld bij de uitgaven van de Commissie op het gebied van onderzoek in veel gevallen niet meer mogelijk is te achterhalen hoeveel voor bepaalde projecten is betaald?

2. het systeem zo onveilig is, dat voor reeds afgesloten begrotingsjaren de gegevens achteraf nog gemanipuleerd kunnen worden, bijvoorbeeld om fouten en ongerijmdheden te verdoezelen?

3. de Commissaris voor Begroting een controle van het boekhoudsysteem door de interne controledienst van de Commissie bewust heeft vertraagd?

Kan de Commissie mededelen of de directeur-generaal voor Begroting in de jaarlijkse verklaring van betrouwbaarheid voor zijn Directoraat-generaal een correcte beschrijving heeft gegeven van de problemen en risico's in verband met Sincom 2, en kan ik in dit geval een kopie krijgen van de betrokken passages?

Antwoord van mevrouw Schreyer namens de Commissie

(23 september 2002)

De Commissie verheugt zich erover dat de Raad het herziene Financieel Reglement op 25 juni 2002 heeft goedgekeurd, nadat het Parlement en de Rekenkamer nuttige amendementen hadden ingediend.

Deze kwestie is twaalf keer op de agenda van de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement gezet en vijftien keer besproken tijdens vergaderingen van de Begrotingscommissie van het Parlement. Er is ook drie keer over gesproken en gestemd in de plenaire vergadering van het Parlement. Het standpunt van het Parlement is toegelicht in de notulen van de vergaderingen van 31 mei 2001, 29 november 2001 en 12 juni 2002.

Het herziene Financieel Reglement, waarin de beginselen van de begroting duidelijk worden uiteengezet, de uitvoeringsregels zijn vastgesteld en duidelijke verantwoordelijkheden aan de financiële actoren, inclusief de rekenplichtige, zijn toegekend, vormt de hoeksteen van een beter financieel beheer in de Europese instellingen. Titel VII, waarin de regels voor de presentatie van de rekeningen en voor de boekhouding zijn opgenomen, is gebaseerd op moderne werkwijzen. In deze titel wordt de Commissie verzocht nogmaals haar boekhoudsysteem te hervormen, waar zij momenteel mee bezig is.

1. In 1997 heeft de Commissie haar boekhoudsysteem gewijzigd met betrekking tot het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek (GCO) en in 1998 voor het resterende deel van de onderzoekssector. Alleen nog niet afgesloten verrichtingen zijn naar het nieuwe boekhoudsysteem overgebracht.

De volgende maatregelen zijn genomen om het verlies van financiële gegevens te voorkomen:

- de historische gegevens voor de onderzoekssector (met uitzondering van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek), d.w.z. alle betalingen die voor elke vastlegging zijn verricht, zijn in het Datawarehouse van Sincom 2 (het nieuwe boekhoudsysteem) opgeslagen. De historische gegevens kunnen in deze gegevensbank worden geraadpleegd;

- de historische gegevens voor het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek zijn nog niet volledig in het Datawarehouse van Sincom 2 geïntegreerd. Alleen de gegevens die nodig zijn voor de opstelling van de financiële staten zijn overgebracht. Alle historische gegevens zijn evenwel gekopieerd in een gegevensbank (DATA POOL), waar ze kunnen worden geraadpleegd.

Alle betalingen die voor elke vastlegging zijn verricht, kunnen dus via deze gegevensbanken worden geraadpleegd.

2. Wat de veiligheid van het systeem betreft, wijst de Commissie erop dat in het systeem een veiligheidsvoorziening is opgenomen om te voorkomen dat gegevens van reeds afgesloten begrotingsjaren nog kunnen worden gemanipuleerd. De toegang tot afgesloten begrotingsjaren is geblokkeerd.

Indien een definitieve versie van de financiële toestand moet worden opgesteld teneinde rekening te houden met (niet-budgettaire) informatie over financiële gegevens die pas na het afsluiten bekend worden, neemt de boekhouder de nodige boekingen op in het boekhoudsysteem. Dit garandeert de volledigheid van de boekhouding, zoals voorzien in de boekhoudkundige normen en vereist door de Rekenkamer.

3. De dienst Interne audit heeft een ontwerp-werkplan opgesteld, waarin wordt voorgesteld een audit uit te voeren om een overzicht te krijgen van de doeltreffendheid van Sincom en van lokale systemen. Het Comité follow-up audit heeft tijdens zijn vergadering in december 2000 gewezen op het risico van overlappingen met de geplande of lopende audits van de Rekenkamer. In zijn bijgewerkte werkplan stelt de dienst Interne audit voor om de audit van Sincom en de daarmee verbonden lokale informatietechologiesystemen op te nemen in de audit van de management- en controlesystemen, die in actie 87 (fase 2) van het Witboek betreffende de hervorming van de Commissie is vermeld. De dienst Interne Audit is in april 2001 begonnen met een afzonderlijke audit van de boekhoudkundige praktijken en procedures. Het termijnauditplan 2002 van de dienst Interne audit omvatg een audit van Sincom 2, het geautomatiseerde systeem voor financieel beheer en boekhouding. Deze audit, die in maart 2002 door de dienst Interne audit in een brief aan de directeurs-generaal en diensthoofden is aangekondigd, is ondertussen van start gegaan.

4. Voor het financiële beheer en de boekhouding van de Commissie wordt gebruikgemaakt van de gecentraliseerde computertoepassing Sincom 2. Deze toepassing is in 1997 geïntroduceerd en in 1999 tot alle diensten van de Commissie uitgebreid. Er wordt gewerkt aan de opsporing en oplossing van problemen die zich hebben voorgedaan. Deze problemen worden ook besproken in het werkdocument van het DG Begroting van juni 2001, dat op de website van het DG Begroting is gepubliceerd.

Dit werkdocument vormde de basis voor een memorandum aan de Commissie over de modernisering van het boekhoudsysteem, dat voor maart 2002 van de nieuwe rekenplichtige werd verwacht. Aangezien de rekenplichtige voor die termijn geen adequaat document had opgesteld, werd het memorandum tot eind juli 2002 uitgesteld.

De directeur-generaal van het DG Begroting heeft in zijn jaarlijkse betrouwbaarheidsverklaring de problemen en risico's in verband met Sincom 2 vermeld. Hij maakte in deze verklaring ook een voorbehoud betreffende Sincom 2. De Commissie zal de jaarlijkse activiteitenverslagen van de directoraten-generaal van de Commissie en een beknopte samenvatting naar de andere instellingen sturen.