SCHRIFTELIJKE VRAAG E-0560/99

van John Iversen (PSE) aan de Commissie

(12 maart 1999)

Betreft: Nieuwe procedure voor toekenning van ISPO-middelen

In november 1998 diende het "Institut for Informations- og Medievidenskab" (Instituut voor informatie- en mediawetenschappen van de Universiteit van Århus) bij ISPO een aanvraag in om toekenning van een financiële bijdrage voor een conferentie met als thema de informatie- en mediamaatschappij. Op de aanvraag werd positief gereageerd. Het instituut werd zelfs verzocht de conferentie grootser op te zetten en een grotere bijdrage aan te vragen. De organisatoren begonnen vervolgens met de voorbereidingen voor de conferentie, met medewerking van 100 mensen uit 18 verschillende landen.

Op 1 december 1998 deed ISAC/ISPO de toezegging 48.000 ecu bij te dragen aan de conferentie die in februari 1999 in Århus moest plaatsvinden.

Martina Haak vermeldt in een brief dat ISPO op zijn homepage van de conferentie melding maakt. In een brief van 4 februari 1999 wordt de Universiteit van Århus echter onverwacht meegedeeld dat de Commissie haar toezegging intrekt. In een brief van 5 februari 1999 aan professor Per Jauert licht Jörg Wenzel een en ander toe. Het blijkt dat de universiteit van Århus reeds 127.000 DKR heeft uitgegeven aan de conferentie die nooit heeft plaatsgevonden.

Hoe is de Commissie van plan de Universiteit van Århus schadeloos te stellen voor de kosten die zij in verband met de conferentie heeft gemaakt?

Antwoord van de heer Bangemann namens de Commissie

(30 april 1999)

De Universiteit van Aarhus nam in de herfst van 1998 contact op met het Information society promotion office (ISPO) omdat zij steun probeerde te verkrijgen voor een door haar te organiseren workshop of conferentie over het onderwerp "lokale media en de informatiemaatschappij". Eerst op 20 november 1998 werd een formele subsidieaanvraag ontvangen en op 1 december werd de voorlopige door het ISPO uitgevoerde analyse met betrekking tot de inhoud en de aanpak van de voorgestelde conferentie afgesloten met het gunstig advies om de gevraagde subsidie van 49.5 % van de begrote uitgaven eventueel toe te kennen. Vervolgens werd de aanvraag via bemiddeling van het ISPO aan de verdere besluitprocedure bij de Commissie onderworpen.

Nadat de organisatoren contact hadden opgenomen om te weten te komen hoe het met hun verzoek gesteld was, werd het voorlopige gunstig advies van het ISPO op 2 december informeel aan de Universiteit van Aarhus meegedeeld, waarbij evenwel uitdrukkelijk verklaard werd dat geen definitieve goedkeuring kon worden verleend voordat de Commissie een officieel besluit had genomen, en dat dit nog wel enige tijd kon duren (waarschijnlijk zou dit eind december een feit kunnen zijn). Het hier genoemde advies droeg geenszins het karakter van een officieel besluit van de Commissie met betrekking tot het verzoek, en is ook nooit als zodanig aan de Universiteit van Aarhus gepresenteerd.

Verder deelde het secretariaat van het ISPO in de context van de contacten met de organisatoren mee dat er op de ISPO website een hyperlink zou worden gecreëerd naar de webpage van de conferentie, hetgeen regelmatig gedaan wordt voor tal van andere conferenties en evenementen die de informatiemaatschappij (IS) als onderwerp hebben, hetgeen trouwens volledig in overeenstemming is met de doelstellingen welke aan het ISPO werden toegekend, toen dit door de Commissie werd opgericht. De homepage van het ISPO is enkel en alleen een instrument voor het verspreiden van mededelingen waarmee beoogd wordt een zo volledig mogelijk overzicht te geven van de activiteiten in de Gemeenschap waarbij de informatiemaatschappij betrokken is, en verleent via eventuele hyperlinks toegang tot informatie bij andere websites. Men moet echter wel bedenken dat een "link" van de ISPO homepage naar de webpage van de een of andere conferentie niet moet worden opgevat als een bewijs van het feit dat de Commissie ten aanzien van deze gebeurtenis bepaalde verplichtingen is aangegaan. Dergelijke links worden vaak los van iedere financiële steun op verzoek van de organisatoren tot stand gebracht.

Tevens werd aan de organisatoren van de conferentie voorgesteld om ook een vertegenwoordiger aan te trekken van een door de stad Stockholm geleid project waardoor nog andere activiteiten zouden kunnen worden ontplooid die van belang zouden kunnen zijn voor de deelnemers en het programma van de conferentie meer glans zouden kunnen verlenen.

Op 1 januari 1999 traden er nieuwe regels in werking voor het verlenen van subsidies door de Commissie. Met het oog op deze procedure werd de onderhavige aanvraag op de op 1 februari gehouden eerste vergadering van het Comité voor de evaluatie van subsidies ingediend. In aansluiting op de conclusies van dit comité besloten de desbetreffende diensten de gevraagde subsidie niet te verstrekken. Deze beslissing werd op 4 februari 1999 ter kennis gebracht van de Universiteit van Aarhus, meer dan drie weken voordat het geplande evenement zou plaatsvinden.

Aangezien de organisator geen officiële bevestiging had ontvangen en indien, zoals nu is komen vast te staan, de financiële bijdrage van de Commissie van levensbelang was voor het doorgaan van de conferentie, zou het raadzaam zijn geweest als de laatste fase van de organisatie van de conferentie zou zijn uitgesteld totdat de Commissie officieel het groene licht gegeven had. Jammer genoeg is dit niet het geval geweest en blijken de organisatoren met een verliespost te zijn opgezadeld. De Commissie kan voor dit verlies niet aansprakelijk worden gesteld aangezien de uitgaven gedaan zijn zonder enige officiële verbintenis of instructies van de kant van de Commissie, en het is niet duidelijk of de Universiteit van Aarhus op de beste manier heeft gehandeld om de thans opgelopen verliezen te vermijden, toen de subsidie voor de op 25 en 26 februari 1999 te houden conferentie niet werd verleend.

De Commissie betreurt het dat dit evenement niet kon plaatsvinden, zelfs al sloot het in beginsel goed aan bij de doelstellingen van het ISPO werkprogramma.

De Commissie wenst tevens te bevestigen dat in het kader van de nieuwe geharmoniseerde en meer transparante procedures voor het verlenen van subsidies in het kader van het Promise programma dat op 30 maart 1998 door de Raad werd goedgekeurd(1) met de bedoeling om de informatiemaatschappij in Europa te promoten, in de komende weken in het Publicatieblad van de EG een oproep zal worden gedaan om aanvragen voor subsidies terzake in te dienen.

Tenslotte drukt de Commissie de hoop uit dat dit incident een vruchtbare samenwerking met de Universiteit van Aarhus in de toekomst niet in de weg zal staan.

(1) PB L 107 van 7.4.1998.