NL Publicatieblad van de Europese Unie CE 88/300

(2004/C 88 E/0307)

SCHRIFTELIJKE VRAAG P-3650/02

van Paul Rübig (PPE-DE) aan de Commissie

(11 december 2002)

Betreft: KMO-vriendelijker formulering van de aanbestedingsvoorwaarden voor EU-stimuleringspro-gramma's ten behoeve van derde landen

In de door de EU gepubliceerde aanbestedingsvoorwaarden voor stimuleringsprogramma's ten behoeve van derde landen (ALA, CARDS, EOF, ISPA, MEDA, PHARE, Sapard, TACIS) worden vaak criteria opgenomen die de inschrijving van KMO en zeer kleine ondernemingen aanzienlijk bemoeilijken, daar de tendens aanwezig is om steeds grotere projecten uit te schrijven. Zo moeten ondernemingen bij voorbeeld vaak een jaaromzet kunnen aantonen die het twee- tot tienvoudige van de projectbegroting bedraagt, hetgeen eveneens verlangd wordt van alle afzonderlijke ondernemingen ingeval deze als partners in het kader van een consortium aan de aanbesteding deelnemen. Evenzo dient voor nagenoeg elke aanbesteding het personeelsbestand voor bepaalde vakgebieden tot 100 vakdeskundigen voor projecten vanaf 0,6 miljoen euro te worden aangetoond. Vaak wordt als referentie de succesvolle deelneming aan voornoemde EU-programma's in de afgelopen drie jaar in dezelfde regio en met dezelfde complexiteit verlangd, waardoor voor het eerst deelnemende ondernemingen worden uitgesloten. De inschrijvingsvoor-waarden worden vaak zo gedetailleerd geformuleerd dat de daarmee gemoeide tijd het merendeel van de mogelijke deelnemers afschrikt. De aanbestedingsdocumentatie bevat vaak slechts een plan in grote lijnen met enkele opleveringsgegevens, in verband waarmee door de bieder voor de indiening van het aanbod aanvullende planningsbijdragen om niet geleverd moeten worden die van KMO economisch niet gevergd kunnen worden en oncalculeerbaar zijn. Een verder probleem voor KMO vormen de voor deelneming aan een aanbesteding vereiste bankgaranties, waaraan hoge kosten verbonden zijn. Tevens zou het wenselijk zijn dat de ingevolge de Practical Guide vereiste verklaringen inzake belastingen en sociale verzekeringen nauwkeuriger gedefinieerd worden, daar deze vaak slechts via tijdrovende en per lidstaat verschillend geregelde bureaucratische formaliteiten verkrijgbaar zijn. Voor KMO, die in de regel geen directe contacten met de aanbestedende instanties hebben, is het lastig daarmee in contact te komen om informatie of de motivering voor een afwijzing te verkrijgen. Het zou bij voorbeeld ook te overwegen zijn om na de toewijzing van de opdracht de aanbiedingsprijzen van alle aanbieders te publiceren om de afgewezen mededingers gemakkelijker conclusies inzake het eigen concurrentievermogen te kunnen laten trekken.

Wat wil de Commissie op korte termijn ondernemen om de inschrijvingsvoorwaarden in het kader van EU-stimuleringsprogramma's ten behoeve van derde landen ter voorkoming van aanhoudende verstoringen respectievelijk beperkingen van de mededinging door passende maatregelen KMO-vriendelijker te formuleren?

Antwoord van de heer Patten namens de Commissie

(7 februari 2003)

De huidige procedures hebben tot doel de kleine en middelgrote ondernemingen aan te zetten tot deelname en niet om hen af te schrikken. De situatie is sterk verbeterd door de invoering van de „Praktische gids voor de gunning van opdrachten voor externe hulp van de EG” in januari 2001. De procedures van de praktische gids, die zijn gepubliceerd op de website van EuropeAid (1), zijn gebaseerd op de basisbeginselen van eerlijke concurrentie en doorzichtigheid. Thans zijn vooraankondigingen (prognoses), bekendmakingen van opdrachten, shortlists en van de gunning van contracten nodig om te worden gepubliceerd op de website van EuropeAid, die de meest geraadpleegde webpagina van de Europese Instellingen is geworden. Deze en andere aspecten hebben bijgedragen tot de algemene vereenvoudiging en harmonisatie van de terzake geldende procedures.

Door consortia (die de vorm kunnen hebben van een vaste, bij wet opgerichte organisatie dan wel van een los, met het oog op een specifieke aanbestedingsprocedure opgezet samenwerkingsverband) aan te sporen tot deelname, zouden de KMO's bovendien toegang moeten krijgen tot grotere contracten door zichzelf met andere ondernemingen te verenigen in een dergelijke combinatie. In dat geval zou een kleine of jonge onderneming door deelname aan een combinatie de kans kunnen krijgen om ervaring op te doen.

In elke aanbestedingsprocedure moeten de selectiecriteria duidelijk en gedetailleerd zijn doch niet overdreven restrictief. De Commissie is er zich van bewust dat er zich in het verleden gevallen hebben voorgedaan waarin bepaalde contracterende autoriteiten selectiecriteria hebben opgesteld die van toepassing waren op de afzonderlijke partners van het consortium en niet op het consortium in zijn geheel. Daarom is in maart 2002 een herinnering rondgestuurd dat de selectiecriteria van toepassing moeten zijn op het consortium in zijn geheel. Deze situatie zou thans moeten zijn rechtgezet doch elke KMO die met buitensporig restrictieve selectiecriteria wordt geconfronteerd dient bij de verantwoordelijke contracterende autoriteit klacht daartegen in te dienen.

De Commissie heeft het probleem van de beoordeling van de solvabiliteit van potentiële contractanten voordat hen contracten worden gegund (zie bijvoorbeeld het tweede verslag van het comité van onafhankelijke deskundigen in 1999) opgelost. Om de financiële belangen van de Gemeenschap te beschermen verplichten de procedures van de praktische gids de contracterende autoriteiten dan ook om in hun aankondigingen van opdrachten financiële criteria te publiceren. Ook de eis om voor hogere bedragen financiële garanties te stellen vloeit voort uit het beginsel van gezond financieel beheer. De kleine onderneming die met deze voorwaarden wordt geconfronteerd, heeft tevens de mogelijkheid om als lid van een consortium de kosten met anderen te delen.

De documenten die de inschrijvers moeten overleggen zijn thans duidelijker omschreven in de financiële verordening die de Raad op 25 juni 2002 (2) heeft vastgesteld. De Commissie neemt tevens contact op met de nationale autoriteiten van de lidstaten om een bijgewerkte lijst vast te stellen van de autoriteiten en organisaties die de nodige certificaten kunnen afleveren voor de in die landen gevestigde entiteiten. De praktische gids wordt op dit ogenblik herzien om rekening te houden met deze wijzigingen. Het standaardformulier voor overeenkomsten voor diensten wordt ook herzien om er voor te zorgen dat algemene gegevens worden verstrekt voor het consortium in zijn geheel alsook voor elke afzonderlijke partner van het consortium. Tezelfdertijd zullen aanvullende richtlijnen worden verstrekt met betrekking tot de vaststelling van de selectiecriteria, zoals het baseren van het criterium met betrekking tot de jaaromzet op het gemiddelde jaarbudget voor de overeenkomst en niet op het totale budget voor de overeenkomst.

Wat betreft de mate waarin de aanbestedingsdocumenten bijzonderheden bevatten omtrent de voorwaarden, hebben alle inschrijvers de kans om aan de contracterende autoriteit uitleg te vragen, met name wanneer de taakomschrijving of de technische specificaties onduidelijk zijn.

Wat de beschikbaarheid van informatie of de motieven voor afwijzing betreft, zijn in de praktische gids reeds standaardbrieven aan niet-geselecteerde aanvragers en inschrijvers opgenomen waarin vergelijkende informatie moet worden verstrekt om hen achteraf in staat te stellen hun eigen concurrentievermogen te beoordelen. Voor dienstverleningscontracten bijvoorbeeld bevat de brief aan de niet-geselecteerde inschrijvers een gedetailleerd overzicht van de door de geadresseerde en de geselecteerde inschrijver behaalde resultaten.

(1) http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm

(2) Verordening (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het financieel reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, PB L 248 van 16.9.2002.