SCHRIFTELIJKE VRAAG E-0425/97 van Markus Ferber (PPE) aan de Commissie (19 februari 1997)

Betreft: Verdeling van de secretariaatswerkzaamheden van benoemde instanties over één enkel bestuurssecretariaat voor alle Europese ervaringsgroepen en technische secretariaten voor iedere groep afzonderlijk

De Commissie is van plan de secretariaatswerkzaamheden van benoemde instanties te verdelen over één bestuurssecretariaat en verscheidene technische secretariaten voor iedere groep afzonderlijk. Tot dusver konden de Europese groepen voor de uitwisseling van ervaringen gebruik maken van de diensten van één enkel secretariaat, wat een aanzienlijk gemak voor de organisatie betekende.

1. Waarom wijkt de Commissie af van haar toezegging de functie van bestuurssecretariaat alleen aan de ETOC te geven als de individuele groepen van de genoemde instanties dit wensen?

2. Hoe wil de Commissie voorkomen dat de vergaderingen bij een centraal bestuurssecretariaat in Brussel alleen nog maar in Brussel plaatsvinden?

3. Hoe moet een in technische kwesties niet deskundig bestuurssecretariaat toezicht houden op de vertaling van werkdocumenten?

4. Waarom wordt voor de instelling van een centraal bestuurssecretariaat, als dit door individuele groepen van de genoemde instanties wordt gewenst, geen aanbesteding gehouden?

Antwoord van de heer Bangemann namens de Commissie (2 april 1997)

Het Besluit van de Raad van 22 juli 1993 betreffende de modules voor de verschillende fasen van de overeenstemmingsbeoordelingsprocedures en de voorschriften inzake het aanbrengen en het gebruik van de CE-markering van overeenstemming ((PB L 220 van 30.8.1993. )) bepaalt: "Ten einde een samenhangende toepassing van de modules te waarborgen, ziet de Commissie er samen met de Lid-Staten op toe dat wordt gezorgd voor een nauwe samenwerking tussen de aangemelde instanties¨.

Na overleg met de lidstaten en op basis van een brede consensus heeft de Commissie in overeenstemming met de groep van hoge ambtenaren Normalisatie een kader gedefinieerd om deze coördinatie te waarborgen (document CERTIF 94/6 rev). In dit document wordt expliciet melding gemaakt van de noodzaak om op basis van de opgedane ervaring gemeenschappelijke logistieke steun op te zetten voor alle groepen en de technische secretariaten van elke groep afzonderlijk.

1. De Commissie heeft haar aanpak op dit punt niet gewijzigd aangezien immers in het bovenbedoelde document CERTIF 94/6 expliciet melding wordt gemaakt van het feit dat voor de administratieve logistiek een beroep wordt gedaan op de Europese organisatie voor keuring en certificatie (EOTC), een en ander om de kosten te beperken, de efficiency te verbeteren en een intersectorale aanpak te bevorderen, overeenkomstig het nagenoeg unanieme oordeel van de lidstaten.

2. Aangezien de bijeenkomsten van de groepen van aangemelde instanties uit de door de Commissie beheerde communautaire begroting worden gefinancierd, wil deze enerzijds de kosten ervan binnen een welbepaalde periode beheersen en anderzijds de terugbetalingsprocedures vereenvoudigen. Het is duidelijk dat de kosten van de administratieve logistiek zeer moeilijk te voorzien en te beheersen zouden zijn wanneer vergaderingen op verschillende plaatsen in de Gemeenschap zouden worden georganiseerd; de schaalvoordelen kunnen dan namelijk niet spelen. Voorts houdt deze aanpak in dat er des te minder terugbetalingsprocedures zijn die, wanneer er een beroep wordt gedaan op de EOTC, worden gecentraliseerd.

3. De administratieve logistiek heeft eveneens tot taak om de coördinatiebijeenkomsten optimaal voor te bereiden, mede door het vertaalwerk door specialisten te laten uitvoeren. De Commissie heeft voorts een aanbesteding uitgeschreven om de technische secretariaten te laten voeren door deskundigen, die de werkdocumenten ter voorbereiding van deze coördinerende werkzaamheden, de verslagen van de vergaderingen en de door de groep uitgewerkte aanbevelingen dienen op te stellen. Mochten de vertalingen van deze technische documenten niet goed blijken en niet aan de behoeften van de groepen van de aangemelde instanties blijken te voldoen, dan is het aan de EOTC om in haar hoedanigheid van medecontractant de noodzakelijke maatregelen te treffen.

4. De organisatie van de administratieve logistiek rust normaal op de Commissie. Aangezien deze niet over de materiële capaciteit beschikt om de logistiek te organiseren, is gebruik van het kadercontract tussen de Commissie en de EOTC dus een geschikt middel om de groepen desgewenst deze administratieve logistiek ter beschikking te stellen. Verschillende met elkaar concurrerende organisaties bleek de Commissie niet het meest geschikte systeem om de samenhang van het conformiteitsbeoordelingsbeleid te waarborgen en om een zeker evenwicht te bewaren tussen de verschillende partijen, zowel wat de administratieve logistiek als wat de technische coördinatie betreft. Op basis van een dergelijke aanpak zou dit evenwicht voortdurend zijn verstoord vanwege het toerbeurtsysteem dat voor het voeren van de technische secretariaten is ingesteld.