REGLEMENT VAN ORDE VAN DE RAAD VAN MINISTERS (97/537/EG)

Artikel 1

1. De Raad van Ministers, hierna te noemen "de Raad", wordt voor de bij artikel 341, lid 1, van de Vierde ACS-EG-overeenkomst, hierna te noemen "overeenkomst", bedoelde jaarlijkse zitting door zijn voorzitter bijeengeroepen op een datum die deze bepaalt na raadpleging van de leden van de Raad.

2. Op verzoek van de ACS-staten of van de Gemeenschap komt de Raad ook in buitengewone zitting bijeen op een datum die de voorzitter vaststelt na raadpleging van de leden van de Raad.

Artikel 2

De Raad vergadert op de plaatsen waar de Raad van de Europese Unie doorgaans zijn zittingen houdt, of ten kantore van het secretariaat-generaal van de groep van ACS-staten, dan wel in een stad in een van de ACS-staten, overeenkomstig het door de Raad genomen besluit.

Artikel 3

1. De voorzitter stelt de voorlopige agenda van elke zitting op. Deze wordt 30 dagen vóór de aanvang van de zitting aan de andere leden van de Raad meegedeeld.

Op de voorlopige agenda worden de punten geplaatst ten aanzien waarvan de voorzitter uiterlijk 30 dagen vóór de aanvang van de zitting een verzoek tot opneming heeft ontvangen.

Op de voorlopige agenda worden slechts die punten geplaatst waarvoor de stukken op een zodanig tijdstip bij het secretariaat van de Raad zijn binnengekomen, dat zij 21 dagen vóór de aanvang van de zitting aan de leden van de Raad en aan de leden van het comité van ambassadeurs, hierna te noemen "het comité", kunnen worden toegezonden.

2. De agenda wordt aan het begin van elke zitting door de Raad vastgesteld. In spoedeisende gevallen kan de Raad, op verzoek van de ACS-staten of van de Gemeenschap, besluiten tot opneming op de agenda van punten waarvoor de in lid 1 voorgeschreven termijnen niet in acht zijn genomen.

3. De voorlopige agenda kan in een A-gedeelte en een B-gedeelte worden onderverdeeld.

Het A-gedeelte bevat de punten die de Raad zonder debat kan goedkeuren.

Voor de punten van het B-gedeelte is een debat van de Raad vereist. Hierbij kan de Raad uitvoerig ingaan op belangrijke samenwerkingsthema's, die eventueel overeenkomstig artikel 342, lid 6, van de overeenkomst zijn voorbereid.

4. De ministers die de Raadszitting bijwonen kunnen besluiten een gedachtewisseling te houden over bepaalde punten van gemeenschappelijk belang (C-punten); deze gedachtewisseling heeft een informeel karakter en staat los van de officiële werkzaamheden van de Raad.

Artikel 4

1. De leden van de Raad kunnen worden vergezeld door adviseurs die hen bijstaan.

2. Vóór de aanvang van elke zitting wordt aan de voorzitter de samenstelling van elke delegatie opgegeven.

3. De besluiten van de Raad zijn slechts geldig indien ten minste de helft van de leden van de Raad van de Europese Unie, één lid van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en tweederde van de vertegenwoordigers van de regeringen van de ACS-staten aanwezig zijn.

4. Wanneer een lid van de Raad verhinderd is, kan hij zich laten vertegenwoordigen. In dat geval stelt hij de voorzitter hiervan in kennis en deelt hij deze mede welke persoon of delegatie gemachtigd is hem te vertegenwoordigen. De vertegenwoordiger oefent alle rechten uit van het lid dat verhinderd is.

5. Een vertegenwoordiger van de Europese Investeringsbank, hierna "Bank" te noemen, woont de zittingen van de Raad bij wanneer er op de agenda vraagstukken staan die op het werkterrein van de Bank liggen.

Artikel 5

1. De vertegenwoordigers van de ondertekenende staten die op de datum van de inwerkingtreding van de overeenkomst de in artikel 359 daarvan bedoelde procedures nog niet hebben voltooid, kunnen aan de zittingen van de Raad deelnemen.

2. Zij kunnen in dat geval worden gemachtigd aan de besprekingen van de Raad deel te nemen.

3. Dit reglement, inzonderheid artikel 4, leden 1, 2 en 4, is eveneens van toepassing op deze vertegenwoordigers.

Artikel 6

1. Behoudens andersluidend besluit, zijn de zittingen van de Raad niet openbaar. Om tot de zittingen van de Raad te worden toegelaten, dient een toegangsbewijs te worden overgelegd.

2. Onverminderd andere geldende bepalingen vallen de beraadslagingen van de Raad onder het beroepsgeheim, tenzij de Raad anders besluit.

Artikel 7

De Raad kan zich per brief uitspreken over een dringende aangelegenheid wanneer omtrent een dergelijke procedure overeenstemming is bereikt. Deze overeenstemming kan worden verkregen hetzij tijdens een zitting van de Raad, hetzij in het kader van het comité of volgens de nadere regels die het daartoe vaststelt.

Tegelijkertijd met het besluit tot toepassing van deze procedure kan een termijn voor de antwoorden worden vastgesteld. Na afloop van deze termijn constateert de voorzitter van de Raad, op basis van verslagen van de twee secretarissen van de Raad, of, gezien de ontvangen antwoorden, de onderlinge overeenstemming is bereikt.

In geval van toepassing van de in het onderhavige artikel bedoelde procedure spreekt de Raad zich uit overeenkomstig artikel 338 van de overeenkomst.

Artikel 8

De voorzitters van de twee partijen, bijgestaan door adviseurs, kunnen in de perioden tussen de zittingen van de Raad geregeld overleg plegen en van gedachten wisselen.

Artikel 9

Alle in dit reglement bedoelde mededelingen worden door het secretariaat van de Raad toegezonden aan de vertegenwoordigers van de ACS-staten, aan het secretariaat-generaal van de ACS, aan de permanente vertegenwoordigers van de lidstaten, aan het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en aan het secretariaat-generaal van de Commissie.

Deze mededelingen worden, wanneer ze de Europese Investeringsbank betreffen, eveneens aan de president van deze Bank toegezonden.

Artikel 10

Van elke zitting worden notulen opgesteld, waarin met name de besluiten van de Raad worden vermeld.

Na te zijn goedgekeurd door de Raad, worden de notulen ondertekend door de fungerende voorzitter en de twee secretarissen van de Raad en bewaard in het archief van de Raad. Een afschrift van de notulen wordt aan de in artikel 9 genoemde personen en organen gezonden.

Artikel 11

Behoudens andersluidend besluit, beraadslaagt de Raad op de grondslag van stukken in de Deense, de Duitse, de Engelse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Italiaanse, de Nederlandse, de Portugese, de Spaanse en de Zweedse taal.

Elk lid van de Raad kan verzet aantekenen tegen de behandeling van een tijdens de zitting voorgestelde tekst, indien deze tekst niet is opgesteld in die taal van bovengenoemde elf talen die hij aanwijst.

Artikel 12

De in artikel 342 van de overeenkomst bedoelde besluiten, resoluties, aanbevelingen en adviezen worden in artikelen ingedeeld.

Deze besluiten, resoluties, aanbevelingen en adviezen eindigen met de formule "Gedaan te . . ., . . ."; de datum is die waarop zij door de Raad zijn aangenomen.

Artikel 13

De besluiten bedoeld in artikel 342, lid 2, van de overeenkomst, dragen de titel "Besluit", gevolgd door een volgnummer en een aanduiding van het onderwerp.

In de besluiten wordt de datum vastgesteld waarop zij in werking treden. Zij bevatten de volgende zin: "De ACS-staten, de lidstaten en de Gemeenschap zijn, elk voor zich, verplicht de nodige maatregelen ter uitvoering van dit besluit te treffen.".

Artikel 14

De resoluties, verklaringen, aanbevelingen en adviezen, bedoeld in artikel 342, lid 3, van de overeenkomst, dragen de titel "Resolutie", "Verklaring", "Aanbeveling" of "Advies", gevolgd door een volgnummer, de datum van aanneming en een aanduiding van het onderwerp.

Artikel 15

1. De door de Raad vastgestelde besluiten, resoluties, aanbevelingen en adviezen worden voorzien van de handtekening van de voorzitter en bewaard in het archief van de Raad.

2. Deze besluiten, resoluties, aanbevelingen en adviezen worden door de twee secretarissen van de Raad ter kennis gebracht van de in artikel 9 genoemde personen en organen.

Artikel 16

Het voorzitterschap van de Raad wordt bij toerbeurt bekleed en wel als volgt:

- van 1 april tot en met 30 september door een lid van de regering van een ACS-staat;

- van 1 oktober tot en met 31 maart door een lid van de Raad van de Europese Unie.

Artikel 17

De Raad kan aan het comité een gedeelte van de bevoegdheden delegeren waarover hij krachtens artikel 345 van de overeenkomst beschikt.

Artikel 18

1. De voorwaarden waaronder het comité vergadert, worden in zijn reglement van orde vastgesteld.

2. Het comité is belast met de voorbereiding van de zittingen van de Raad en met de uitvoering van de opdrachten die het van de Raad kan ontvangen.

3. De overeenkomst, inzonderheid artikel 338, alsmede de artikelen 7 en 12 tot en met 15 van dit reglement van orde zijn van toepassing op de door het comité krachtens lid 2 vastgestelde teksten.

Artikel 19

Wanneer de Raad deelneemt aan de werkzaamheden van de paritaire vergadering in het kader van artikel 350, eerste alinea, van de overeenkomst, wordt hij vertegenwoordigd door zijn voorzitter. Is de voorzitter verhinderd, dan wijst hij het lid aan dat hem moet vervangen.

Artikel 20

1. Wanneer een partij bij de overeenkomst op grond van artikel 11, derde alinea, van de overeenkomst om overleg verzoekt, vindt dit overleg zo spoedig mogelijk in het kader van de Raad plaats, in de regel binnen een termijn van niet meer dan 30 dagen na het verzoek.

2. De bevoegde instelling kan de Raad, het comité of een groep ad hoc zijn.

Artikel 21

1. Wanneer de ACS-staten op grond van artikel 12, tweede alinea, van de overeenkomst om overleg verzoeken, vindt dit overleg plaats binnen een korte termijn die in de regel niet langer is dan 15 dagen na het verzoek.

2. De bevoegde instelling kan de Raad, het comité of een groep ad hoc zijn.

Artikel 22

Regionale economische groeperingen van de ACS-staten kunnen zich als waarnemers op de zittingen van de Raad en van het comité laten vertegenwoordigen, mits de Raad hieromtrent vooraf een besluit heeft genomen overeenkomstig bijlage VII bij de slotakte van de overeenkomst.

Artikel 23

1. Wanneer op grond van artikel 366 bis, lid 2, van de overeenkomst om overleg wordt verzocht, begint dit overleg uiterlijk 15 dagen na het verzoek en duurt het als regel niet langer dan 30 dagen.

2. Voor zulk overleg:

- wordt de Gemeenschap vertegenwoordigd door haar voorzitterschap, bijgestaan door de lidstaat die als vorige het voorzitterschap heeft bekleed en de lidstaat die als volgende het voorzitterschap zal bekleden, tezamen met de Commissie;

- worden de ACS-staten vertegenwoordigd door de ACS-staat die het covoorzitterschap bekleedt, bijgestaan door de ACS-staten die het voorgaande en het volgende covoorzitterschap bekleden. Aan het overleg wordt eveneens deelgenomen door twee door de betrokken partij aangewezen andere leden van de Raad.

3. In overleg tussen de betrokken partijen kan het overleg worden gehouden op een ander niveau dan dat van de Raad.

4. In overleg tussen de betrokken partijen kunnen alle in lid 2 bedoelde personen zich laten vertegenwoordigen.

Artikel 24

Het secretariaat van de Raad en van het comité wordt op paritaire basis waargenomen door twee secretarissen.

Deze beide secretarissen worden, na onderling overleg, de een door de ACS-staten, de ander door de Gemeenschap, aangewezen.

De secretarissen kwijten zich geheel zelfstandig van hun taak en houden alleen rekening met de belangen van de overeenkomst, zonder instructies te vragen aan of te aanvaarden van enige regering, enige organisatie of enig ander gezag dan de Raad en het comité.

De voor de Raad bestemde correspondentie wordt gericht aan zijn voorzitter, ten adresse van het secretariaat van de Raad.

Gedaan te Luxemburg, 24 april 1997.

Voor de ACS-EG-Raad van Ministers

De Voorzitter

RABUKA