NL Publicatieblad van de Europese Unie L 259/5

BESLUIT Nr. 1/2004 VAN DE ASSOCIATIERAAD EUROPESE UNIE-EGYPTE

van 14 juni 2004

houdende vaststelling van het reglement van orde van de Associatieraad

(2008/756/EG)

DE ASSOCIATIERAAD EUROPESE UNIE-EGYPTE,

Gelet op de Europees-mediterrane Overeenkomst waarbij een associatie tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten enerzijds en de Arabische Republiek Egypte anderzijds, inzonderheid op de artikelen 74 tot en met 80,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Deze overeenkomst is op 1 juni 2004 in werking getreden.

(2) Het reglement van orde van de Associatieraad EU-Egypte moet worden aangenomen,

BESLUIT:

Artikel 1

Voorzitterschap

De Associatieraad wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van het voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie, namens de Gemeenschap en haar lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van de Arabische Republiek Egypte. De eerste periode begint op de datum van de eerste Associatieraad en eindigt op 31 december 2004.

Artikel 2

Vergaderingen

De Associatieraad komt periodiek en ten minste eenmaal per jaar op ministerieel niveau bijeen. Op verzoek van een van de partijen kunnen er bijzondere zittingen van de Associatieraad belegd worden indien de partijen dat overeenkomen.

Tenzij de partijen anderszins overeenkomen, wordt elke zitting van de Associatieraad op een door beide partijen overeengekomen datum gehouden ter plaatse waar gewoonlijk de zittingen van de Raad van de Europese Unie worden gehouden.

De zittingen van de Associatieraad worden door de secretarissen van de Associatieraad gezamenlijk in overleg met de voorzitter bijeengeroepen.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

De leden van de Associatieraad mogen zich doen vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen. Indien een lid zich wenst te doen vertegenwoordigen, dient hij de voorzitter vóór de zitting waar hij vertegenwoordigd dient te worden, in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger.

De vertegenwoordiger van een lid van de Associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de Associatieraad mogen door ambtenaren vergezeld worden. Vóór elke zitting wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Wanneer er op de agenda een punt staat dat verband houdt met de Europese Investeringsbank, woont een vertegenwoordiger van die Bank de zitting van de Associatieraad als waarnemer bij.

De Associatieraad kan met instemming van de partijen niet-leden uitnodigen de zittingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de ambassade van de Arabische Republiek Egypte in Brussel treden gezamenlijk op als secretarissen van de Associatieraad.

Artikel 6

Correspondentie

De voor de Associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht tot de voorzitter van de Associatieraad op het adres van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

De twee secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie aan de voorzitter van de Associatieraad wordt gezonden en, in voorkomend geval, aan de andere leden van de Associatieraad. In dit laatste geval wordt de correspondentie gericht tot het secretariaat-generaal van de Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten en de ambassade van de Arabische Republiek Egypte in Brussel.

Mededelingen van de voorzitter van de Associatieraad worden door de twee secretarissen tot de geadresseerden gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de Associatieraad met gebruik van de in de tweede alinea bedoelde adressen.

Artikel 7

Openbaarheid

De zittingen van de Associatieraad zijn niet openbaar, tenzij deze anders besluit.

Artikel 8

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt voor elke bijeenkomst de voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Associatieraad uiterlijk 15 dagen voor het begin van de zitting naar de in artikel 6 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen voor het begin van de zitting een verzoek tot het opnemen op de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen.

De agenda wordt bij het begin van iedere zitting door de Associatieraad goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

2. De voorzitter kan met instemming van de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 9

Notulen

Van elke zitting worden door de twee secretarissen ontwerp-notulen opgesteld.

In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

— de bij de Associatieraad ingediende documentatie,

— verklaringen die op verzoek van een lid van de Associatieraad worden opgenomen,

— genomen besluiten, overeengekomen verklaringen en vastgestelde conclusies.

De ontwerp-notulen worden ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Zij worden binnen zes maanden na iedere zitting van de Associatieraad goedgekeurd. Eenmaal goedgekeurd worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de twee secretarissen. De notulen worden bewaard in de archieven van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie; een gewaarmerkt afschrift wordt aan elk van de in artikel 6 genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

1. De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld.

In de periode tussen twee zittingen kan de Associatieraad, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen.

2. De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in de zin van artikel 76 van de Europees-mediterrane Overeenkomst dragen de titel „besluit”, respectievelijk „aanbeveling”, gevolgd door een volgnummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding ervan vermeld.

De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen.

Besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in bovengenoemd artikel 6 genoemde geadresseerden.

De Associatieraad kan besluiten tot bekendmaking van zijn besluiten en aanbevelingen in het Publicatieblad van de Europese Unie en de Staatscourant van de Arabische Republiek Egypte.

Artikel 11

Talen

De officiële talen van de Associatieraad zijn de officiële talen van de twee partijen.

Voor zijn beraadslagingen gaat de Associatieraad, tenzij anders wordt beslist, uit van de in deze talen opgestelde documenten.

Artikel 12

Kosten

De Gemeenschap en de Arabische Republiek Egypte nemen de uitgaven ter zake van hun deelneming aan de zittingen van de Associatieraad, zowel wat personeelsuitgaven, reis- en verblijfkosten betreft, als wat de uitgaven inzake post- en telecommunicatie betreft, voor hun rekening.

De kosten die verbonden zijn aan het tolken op vergaderingen, het vertalen en het vermeerderen van documenten komen ten laste van de Gemeenschap, met dien verstande dat de kosten die verbonden zijn aan het tolken en/of het vertalen in en uit het Arabisch ten laste komen van de Arabische Republiek Egypte.

Andere uitgaven betrekking hebbende op de materiële organisatie van de vergaderingen komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergaderingen.

Artikel 13

Associatiecomité

1. Het Associatiecomité dient de Associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bij te staan. Het Associatiecomité bestaat uit vertegenwoordigers van de leden van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie enerzijds, en uit vertegenwoordigers van de regering van het de Arabische Republiek Egypte anderzijds.

2. Het Associatiecomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Associatieraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de Euro-meditterane Overeenkomst. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad het Comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de Europees-mediterrane Overeenkomst. Voorstellen of ontwerp-besluiten en -aanbevelingen worden door het Associatiecomité ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd.

3. In de gevallen waarin de Europees-mediterrane overeenkomst spreekt van een verplichting tot raadpleging of een mogelijkheid tot raadpleging, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Associatiecomité. De raadpleging kan worden voortgezet in de Associatieraad indien de twee partijen dit overeenkomen.

4. Het ontwerp-reglement van orde van het Associatiecomité is aan dit besluit gehecht.

Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn vaststelling.

Gedaan te Brussel, 14 juni 2004. Voor de Associatieraad De voorzitter B. COWEN