Besluit nr. 1/2001 van de Samenwerkingsraad tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Zuid-Afrika, anderzijds,

van 26 juni 2001

betreffende de aanneming van het reglement van orde van de Samenwerkingsraad

(2001/631/EG)

DE SAMENWERKINGSRAAD,

Gelet op de op 11 oktober 1999 te Pretoria ondertekende Overeenkomst inzake handel, ontwikkeling en samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Zuid-Afrika, anderzijds(1), hierna "Overeenkomst" te noemen, inzonderheid op artikel 97, lid 2,

Overwegende dat de Overeenkomst op 1 januari 2000 voorlopig in werking is getreden middels de overeenkomst in de vorm van een briefwisseling tussen de Europese Gemeenschap en Zuid-Afrika van 11 oktober 1999(2),

BESLUIT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE GOED TE KEUREN:

Artikel 1

Samenstelling

De Samenwerkingsraad bestaat enerzijds uit leden van de Raad van de Europese Unie en hun vertegenwoordigers en leden van de Europese Commissie of hun vertegenwoordigers en anderzijds uit leden van de regering van Zuid-Afrika, of hun vertegenwoordigers.

Artikel 2

Voorzitterschap

De Samenwerkingsraad wordt beurtelings voorgezeten door een lid van de Raad van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de regering van Zuid-Afrika.

Tijdens de periode waarin de Overeenkomst voorlopig wordt toegepast, wordt de Samenwerkingsraad namens de Europese Gemeenschap voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie.

Artikel 3

Vergaderingen

De Samenwerkingsraad komt regelmatig bijeen; in onderlinge overeenstemming kunnen, wanneer de omstandigheden zulks vereisen, extra vergaderingen worden gehouden.

Tenzij de partijen anders overeenkomen, worden alle zittingen van de Samenwerkingsraad op ministerieel niveau gehouden op de voor vergaderingen van de Raad van de Europese Unie gebruikelijke plaats. De vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden gezamenlijk bijeengeroepen door de secretarissen van de Samenwerkingsraad.

Artikel 4

Delegaties

Voorafgaand aan elke vergadering wordt de voorzitter van de Samenwerkingsraad op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling en van het hoofd van de delegatie van elke partij.

De Samenwerkingsraad kan, in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, niet-leden uitnodigen aan de vergaderingen deel te nemen.

Artikel 5

Secretariaat

Een vertegenwoordiger van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de regering van Zuid-Afrika treden gezamenlijk op als secretarissen van de Samenwerkingsraad.

Tijdens de periode waarin de Overeenkomst voorlopig wordt toegepast, treedt echter een vertegenwoordiger van de Commissie voor de Europese zijde op als co-secretaris.

Artikel 6

Documenten

Wanneer de besprekingen van de Samenwerkingsraad gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze documenten door de twee secretarissen van een nummer voorzien en als documenten van de Samenwerkingsraad verspreid.

Artikel 7

Correspondentie

Alle voor de Samenwerkingsraad of de voorzitter van de Raad bestemde correspondentie wordt aan de secretarissen van de Samenwerkingsraad toegezonden.

De twee secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie aan de voorzitter van de Samenwerkingsraad wordt overhandigd en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de Samenwerkingsraad. Correspondentie die voor een dergelijke circulatie is bestemd, wordt verzonden aan het secretariaat-generaal van de Commissie, het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten van de Europese Unie, en de regering van Zuid-Afrika.

Correspondentie van de voorzitter van de Samenwerkingsraad wordt door de betreffende secretaris aan de geadresseerden gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere, in de tweede alinea bedoelde, leden van de Samenwerkingsraad.

Artikel 8

Agenda van de vergaderingen

De secretarissen van de Samenwerkingsraad stellen voor elke vergadering een voorlopige agenda op. De betreffende secretaris zendt deze uiterlijk vijftien dagen vóór de begindatum van de vergadering aan de in artikel 7, tweede alinea, bedoelde geadresseerden.

Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan een van de twee secretarissen uiterlijk eenentwintig dagen vóór de begindatum van de vergadering een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen. Een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop deze agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen.

De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Samenwerkingsraad vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.

Met instemming van de partijen mogen de in de eerste alinea vermelde termijnen worden ingekort als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 9

Notulen

De twee secretarissen maken van elke vergadering zo spoedig mogelijk gezamenlijk ontwerp-notulen op.

In de notulen wordt in de regel voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:

1. de bij de Samenwerkingsraad ingediende documenten;

2. verklaringen die op verzoek van een lid van de Samenwerkingsraad worden opgenomen;

3. de genomen besluiten, de goedgekeurde aanbevelingen, de overeengekomen verklaringen en de vastgestelde conclusies met betrekking tot specifieke punten.

De notulen bevatten ook een lijst van de leden van de Samenwerkingsraad die aan de vergadering hebben deelgenomen.

De ontwerp-notulen worden aan de Samenwerkingsraad voor goedkeuring op zijn volgende vergadering voorgelegd. De ontwerp-notulen kunnen ook schriftelijk door de twee partijen worden goedgekeurd. Na te zijn goedgekeurd worden twee exemplaren, waarvan de teksten gelijkelijk authentiek zijn, van de notulen door de twee secretarissen ondertekend en door de partijen gearchiveerd. Een afschrift van de notulen wordt aan elk van de in de artikel 7, tweede alinea, genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld. In de periode tussen twee zittingen kan de Samenwerkingsraad, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen via schriftelijke procedure vaststellen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen.

De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad in de zin van artikel 97 van de Overeenkomst dragen de titel "besluit", respectievelijk "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp.

De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden door de voorzitter ondertekend en gewaarmerkt door de twee secretarissen; twee authentieke afschriften worden door de partijen van de Samenwerkingsraad gearchiveerd.

Besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden door de twee secretarissen aan elk van de in artikel 7, tweede alinea, bedoelde geadresseerden gezonden als documenten van de Samenwerkingsraad.

Artikel 11

Openbaarheid

De vergaderingen van de Samenwerkingsraad zijn, tenzij anders wordt beslist, niet openbaar.

De partijen kunnen besluiten de aanbevelingen van de Samenwerkingsraad op te nemen in hun respectieve publicatieblad.

Artikel 12

Talen

De officiële talen van de Samenwerkingsraad zijn de officiële talen van de partijen.

Artikel 13

Uitgaven

De Europese Gemeenschap en Zuid-Afrika dragen bij deelneming aan vergaderingen van de Samenwerkingsraad elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

De uitgaven in verband met de organisatie van de vergaderingen worden gedragen door de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

Artikel 14

Comité

Een of meer Samenwerkingscomités kunnen worden opgericht om de Samenwerkingsraad bij de uitoefening van zijn taken bij te staan.

Artikel 15

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt aangenomen.

Gedaan te Brussel, 26 juni 2001.

Voor de Samenwerkingsraad

De voorzitter

J. Richelle

(1) PB L 311 van 4.12.1999, blz. 3.

(2) PB L 311 van 4.12.1999, blz. 2.