BESLUIT Nr. 1/95 VAN DE ASSOCIATIERAAD tussen de Europese Gemeenschappen en de Lid-Staten daarvan enerzijds en de Republiek Bulgarije anderzijds van 29 mei 1995 betreffende zijn reglement van orde (95/429/EG)

DE ASSOCIATIERAAD,

Gelet op de Europa-Overeenkomst waarbij een associatie tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschappen en hun Lid-Staten, enerzijds, en de Republiek Bulgarije anderzijds, inzonderheid op de artikelen 105, 106, 107, 108, 109 and 110,

Overwegende dat die overeenkomst op 1 februari 1995 in werking is getreden,

BESLUIT:

Artikel 1

Voorzitterschap

De associatieraad wordt beurtelings een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Raad van de Europese Unie, namens de Gemeenschap en haar Lid-Straten, en een vertegenwoordiger van de Regering van de Republiek Bulgarije. De eerste periode begint op de datum van de eerste zitting van de associatieraad en eindigt op 31 december 1995.

Artikel 2

Zittingen

De associatieraad komt periodiek, eens per jaar, op ministersniveau bijeen. Op verzoek van een van de partijen kunnen er speciale zittingen van de associatieraad belegd worden indien de partijen dat overeenkomen.

Tenzij de partijen anderszins overeenkomen wordt elke zitting van de associatieraad gehouden ter plaatse waar gewoonlijk de zittingen van de Raad van de Europese Unie worden gehouden op een tussen beide partijen overeengekomen datum.

De zittingen van de associatieraad worden door de secretarissen van de associatieraad gezamenlijk in overleg met de voorzitter bijeengeroepen.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

De leden van de associatieraad mogen zich doen vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen. Indien een lid zich wenst te doen vertegenwoordigen dient hij de voorzitter voor de zitting waar hij vertegenwoordigd dient te worden in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger.

De vertegenwoordiger van een lid van de associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de associatieraad mogen door ambtenaren vergezeld worden.

Vóór elke zitting wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Wanneer er op de agenda een punt staat dat verband houdt met de Europese Investeringsbank woont een vertegenwoordiger van die Bank de zitting van de associatieraad als waanemer bij.

De associatieraad kan niet-leden uitnodigen de zittingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de Missie van de Republiek Bulgarije in Brussel treden gezamenlijk op als secretarissen van de associatieraad.

Artikel 6

Correspondentie

De voor de associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht tot de voorzitter van de associatieraad op het adres van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

De twee secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie aan de voorzitter van de associatieraad wordt overhandigd en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de associatieraad. Verspreide correspondentie wordt gericht tot het Secretariaat-generaal van de Commissie, de Permanente Vertegenwoordigingen van de Lid-Staten en de Missie van de Republiek Bulgarije in Brussel.

Mededelingen die uitgaan van de voorzitter van de associatieraad worden door de twee secretarissen tot de geadresseerden gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de associatieraad met gebruik van de in de voorgaande alinea bedoelde adressen.

Artikel 7

Openbaarheid

De zittingen van de associatieraad zijn niet openbaar, tenzij deze anders besluit.

Artikel 8

Agenda van de zittingen

1. De voorzitter stelt voor elke zitting een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de associatieraad uiterlijk 15 dagen voor het begin van de zitting naar de in artikel 6 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen voor het begin van de zitting een verzoek tot het opnemen op de agenda heeft ontvangen; punten kunnen echter niet op de voorlopige agenda worden opgenomen wanneer niet uiterlijk op de dag van verzending van de agenda de desbetreffende documenten bij de secretarissen zijn ingekomen.

De agenda wordt bij het begin van iedere zitting door de associatieraad goedgekeurd. Indien de twee partijen zulks overeenkomen kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

2. Wanneer dit in een bijzonder geval noodzakelijk is kan de voorzitter in overeenstemming met de twee partijen de in lid 1 genoemde tijdslimieten bekorten.

Artikel 9

Notulen

Van elke zitting worden door de twee secretarissen ontwerp-notulen opgesteld.

In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

- aan de associatieraad voorgelegde documenten;

- verklaringen die op verzoek van een lid van de associatieraad worden opgenomen;

- besluiten, verklaringen en conclusies van de associatieraad.

De ontwerp-notulen worden ter goedkeuring van de associatieraad voorgelegd. De notulen worden binnen drie maanden na iedere zitting van de associatieraad goedgekeurd. Eenmaal goedgekeurd worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de twee secretarissen. De notulen worden bewaard in de archieven van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie; een gewaarmerkt afschrift wordt naar elk van de in artikel 6 genoemde geadresseerden verzonden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

1. De besluiten en aanbevelingen van de associatieraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld.

In de periode tussen twee zittingen kan de associatieraad indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen via de schriftelijke procedure vaststellen.

2. De besluiten en aanbevelingen van de associatieraad in de zin van artikel 107 van de Europa-Overeenkomst dragen de titel "besluit", respectievelijk "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp.

De besluiten en aanbevelingen van de associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen.

Besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in artikel 6 genoemde geadresseerden.

De associatieraad kan besluiten tot bekendmaking van zijn besluiten en aanbevelingen in het Publiekatieblad van de Europese Gemeenschappen en de Darjaven Vestnik.

Artikel 11

Talen

De officiële talen van de associatieraad zijn de officiële talen van de twee partijen.

Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt de associatieraad op de grondslag van in deze talen opgestelde documenten.

Artikel 12

Uitgaven

De Gemeenschap en de Republiek Bulgarije nemen de uitgaven ter zake van hun deelneming aan de zittingen van de associatieraad, zowel voor wat personeelsuitgaven, reis- en verblijfskosten betreft, als voor wat de uitgaven inzake post- en telecommunicatie betreft, voor hun rekening.

De uitgaven voor de vertolking tijdens de zittingen en voor de vertaling en het drukken van de documenten komen ten laste van de Gemeenschap, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling in of uit het Bulgaars, welke voor rekening van de Republiek Bulgarije komen.

Andere uitgaven betrekking hebbende op de materiële organisatie van de zittingen komen ten laste van de partij die gastheer is van de zittingen.

Artikel 13

Associatiecomité

1. Hierbij wordt een associatiecomité opgericht dat de associatieraad bij het vervullen van zijn taken bijstaat. Het bestaat uit vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie en leden van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, enerzijds, en vertegenwoordigers van de Regering van de Republiek Bulgarije anderzijds. In beginsel zullen dit hoge ambtenaren zijn.

2. Het associatiecomité bereidt de zittingen en beraadslagingen van de associatieraad voor, voert waar passend de besluiten van de associatieraad uit en zorgt in algemene zin voor de continuïteit in de associatiebetrekking en het goed functioneren van de Europa-Overeenkomst. Het bestudeert aangelegenheden in opdracht van de associatieraad en aangelegenheden die zich bij de dagelijkse uitvoering van de Europa-Overeenkomst kunnen voordoen. Het kan voorstellen of ontwerp-besluiten/aanbevelingen ter goedkeuring aan de associatieraad voorleggen.

3. In de gevallen waarin de Europa-Overeenkomst spreekt van een verplichting tot raadpleging of een mogelijkheid tot raadpleging, kan deze raadpleging plaatsvinden in het associatiecomité. De raadpleging kan worden voortgezet in de associatieraad indien de twee partijen dit overeenkomen.

4. Het reglement van orde van het associatiecomité staat in de bijlage van dit besluit.

Artikel 14

Subcomités en speciale groepen

De subcomités en de groepen die zijn ingesteld door het gemengd comité als bedoeld in artikel 39 van de Interimovereenkomst van 8 maart 1993 betreffende de handel en aanverwante zaken tussen de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, enerzijds, en de Republiek Bulgarije anderzijds, zullen overeenkomstig deze Overeenkomst blijven bestaan totdat in de eerste vergadering van het associatiecomité de nieuwe lijst van subcomités en groepen is vastgesteld. Zij worden geacht onder het gezag van het associatiecomité te werken waaraan zij na elke vergadering verslag uitbrengen.

Het associatiecomité kan besluiten bestaande subcomités of groepen op te heffen, hun opdracht te wijzigen of andere subcomités of groepen op te richten die het in zijn taak bijstaan.

Deze subcomités en groepen hebben niet de bevoegdheid om besluiten te nemen.

Gedaan te Brussel, 29 mei 1995.

Voor de associatieraad De voorzitter M. BARNIER