Besluit nr. 1/2002 van de Associatieraad tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten enerzijds en het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië anderzijds

van 4 september 2002

betreffende het reglement van orde

(2002/763/EG)

DE ASSOCIATIERAAD EU-JORDANIË,

Gelet op de Euro-mediterrane Overeenkomst waarbij een associatie tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten enerzijds en het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië anderzijds, inzonderheid op de artikelen 89 tot en met 96,

Overwegende dat die overeenkomst op 1 mei 2002 in werking is getreden,

HEEFT BESLOTEN HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE AAN TE NEMEN:

Artikel 1

Voorzitterschap

De Associatieraad wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van het voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie, namens de Gemeenschap en haar lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december 2002.

Artikel 2

Zittingen

De Associatieraad komt periodiek, eens per jaar, op ministerieel niveau bijeen. Op verzoek van een van de partijen kunnen er speciale zittingen van de Associatieraad belegd worden indien de partijen dat overeenkomen. Tenzij de partijen anderszins overeenkomen, wordt elke zitting van de Associatieraad gehouden op de voor de zittingen van de Raad van de Europese Unie gebruikelijke plaats, op een door beide partijen overeengekomen datum.

De zittingen van de Associatieraad worden door de secretarissen van de Associatieraad gezamenlijk in overleg met de voorzitter bijeengeroepen.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

De leden van de Associatieraad mogen zich laten vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen. Indien een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen, dient hij de voorzitter vóór de zitting waar hij vertegenwoordigd zal worden in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger.

De vertegenwoordiger van een lid van de Associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de Associatieraad mogen door ambtenaren vergezeld worden.

Voor het begin van iedere zitting wordt de voorzitter op de hoogte gebracht van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van elke partij.

Wanneer er op de agenda een punt staat dat verband houdt met de Europese Investeringsbank kan een vertegenwoordiger van die bank de zitting van de Associatieraad als waarnemer bijwonen.

De Associatieraad kan met instemming van de partijen niet-leden uitnodigen de zittingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de Missie van het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië in Brussel treden gezamenlijk op als secretarissen van de Associatieraad.

Artikel 6

Correspondentie

De voor de Associatieraad bestemde correspondentie wordt gezonden aan de voorzitter van de Associatieraad op het adres van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

De twee secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie aan de voorzitter van de Associatieraad wordt gezonden en, in voorkomend geval, aan de andere leden van de Associatieraad. In dit laatste geval wordt de correspondentie gericht tot het Secretariaat-generaal van de Commissie, de Permanente Vertegenwoordigingen van de lidstaten en de Missie van het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië in Brussel.

Mededelingen van de voorzitter van de Associatieraad worden door de twee secretarissen tot de geadresseerden gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de Associatieraad met gebruik van de in de tweede alinea bedoelde adressen.

Artikel 7

Openbaarheid

De zittingen van de Associatieraad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 8

Agenda voor de zittingen

1. De voorzitter stelt voor elke zitting een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Associatieraad uiterlijk 15 dagen voor het begin van de zitting naar de in artikel 6 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen voor het begin van de zitting een verzoek tot het opnemen op de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen.

De agenda wordt bij het begin van iedere zitting door de Associatieraad goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

2. De voorzitter kan met instemming van de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 9

Notulen

Van elke zitting worden door de twee secretarissen ontwerp-notulen opgesteld.

In de notulen wordt over het algemeen voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:

- de aan de Associatieraad voorgelegde documenten,

- verklaringen die op verzoek van een lid van de Associatieraad worden opgenomen,

- de genomen besluiten, de overeengekomen verklaringen en de vastgestelde conclusies.

De ontwerp-notulen worden ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Zij worden binnen zes maanden na iedere zitting van de Associatieraad goedgekeurd. Wanneer de notulen zijn goedgekeurd worden zij door de voorzitter en de beide secretarissen ondertekend. De notulen worden bewaard in de archieven van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie; een gewaarmerkt afschrift wordt aan elk van de in artikel 6 genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

1. De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld.

In de periode tussen twee zittingen kan de Associatieraad, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen.

2. De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in de zin van artikel 91 van de Euro-mediterrane overeenkomst dragen de titel "besluit", respectievelijk "aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding ervan vermeld. De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen.

Besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in artikel 6 genoemde geadresseerden.

De Associatieraad kan besluiten tot bekendmaking van zijn besluiten en aanbevelingen in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en de Staatscourant van het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië.

Artikel 11

Talen

De officiële talen van de Associatieraad zijn de officiële talen van de twee partijen.

Voor zijn beraadslagingen gaat de Associatieraad, tenzij anders wordt beslist, uit van de in deze talen opgestelde documenten.

Artikel 12

Kosten

De Gemeenschap en het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië dragen bij deelneming aan vergaderingen van de Associatieraad elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

De kosten die verbonden zijn aan het tolken op vergaderingen, het vertalen en het vermeerderen van documenten komen ten laste van de Gemeenschap, met dien verstande dat de kosten die verbonden zijn aan het tolken en/of het vertalen in en uit het Arabisch ten laste komen van het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië.

Andere uitgaven in verband met de materiële organisatie van de vergaderingen, komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergaderingen.

Artikel 13

Associatiecomité

1. Het Associatiecomité dient de Associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bij te staan. Het Associatiecomité bestaat uit vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie en vertegenwoordigers van de Commissie van de Europese Gemeenschappen enerzijds, en uit vertegenwoordigers van de regering van het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië anderzijds.

2. Het Associatiecomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Associatieraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de Euro-mediterrane overeenkomst. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad het Comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de Euro-mediterrane overeenkomst. Voorstellen of ontwerp-besluiten en -aanbevelingen worden door het Associatiecomité ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd.

3. In de gevallen waarin de Euro-mediterrane overeenkomst spreekt van een verplichting tot raadpleging of een mogelijkheid tot raadpleging, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Associatiecomité. De raadpleging kan, indien beide partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Associatieraad.

4. Het reglement van orde van het Associatiecomité is als aanhangsel aan dit besluit gehecht.

Gedaan te Brussel, 4 september 2002.

Voor de Associatieraad

De voorzitter

P. S. Møller

Aanhangsel

Reglement van orde van het Associatiecomité

Associatie tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten enerzijds en het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië anderzijds

Artikel 1

Voorzitterschap

Het Associatiecomité wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door vertegenwoordigers van de Europese Gemeenschap en een vertegenwoordiger van de regering van het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië.

Het standpunt van de Europese Unie met betrekking tot de titels V en VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie wordt altijd door een vertegenwoordiger van het voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie tot uitdrukking gebracht.

De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 2

Vergaderingen

Het Associatiecomité komt wanneer de omstandigheden zulks vereisen met instemming van beide partijen bijeen.

Elke vergadering van het Associatiecomité wordt gehouden op een door de partijen overeengekomen tijd en plaats.

De vergaderingen van het Associatiecomité worden bijeengeroepen door de voorzitter.

Artikel 3

Delegaties

Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke partij.

Artikel 4

Secretariaat

Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de regering van het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië treden gezamenlijk op als secretarissen van het Associatiecomité.

Alle in dit reglement van orde bedoelde mededelingen aan en van de voorzitter van het Associatiecomité worden toegezonden aan de secretarissen van het Associatiecomité en aan de secretarissen en de voorzitter van de Associatieraad.

Artikel 5

Openbaarheid

Vergaderingen van het Associatiecomité zijn, tenzij anders wordt beslist, niet openbaar.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van het Associatiecomité uiterlijk 15 dagen voor het begin van de vergadering aan de in artikel 4 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór de begindatum van de vergadering een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen.

Het Associatiecomité kan deskundigen uitnodigen zijn vergaderingen bij te wonen om informatie over bepaalde onderwerpen te verstrekken.

De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Associatiecomité goedgekeurd. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.

2. De voorzitter kan met instemming van de twee partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten, als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 7

Notulen

De twee secretarissen maken van elke vergadering ontwerp-notulen op. In de notulen worden de besluiten en aanbevelingen en de vastgestelde conclusies vermeld. De ontwerp-notulen worden het Associatiecomité ter goedkeuring voorgelegd. Wanneer de notulen zijn goedgekeurd worden zij door de voorzitter en de twee secretarissen ondertekend; beide partijen bewaren één exemplaar.

Artikel 8

Beraadslagingen

In de specifieke gevallen waarin het Associatiecomité uit hoofde van de Euro-mediterrane overeenkomst door de Associatieraad is gemachtigd om besluiten/aanbevelingen aan te nemen, krijgen deze instrumenten de titel "besluit", respectievelijk "aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp.

Wanneer het Associatiecomité een besluit neemt of een aanbeveling aanneemt, zijn de artikelen 10 en 11 van Besluit nr. 1/2002 van de Associatieraad van 4 september 2002 betreffende diens reglement van orde op overeenkomstige wijze van toepassing.

De besluiten en aanbevelingen van het Associatiecomité worden naar de in artikel 4 bedoelde geadresseerden gezonden.

Artikel 9

Uitgaven

Elke partij neemt de uitgaven in verband met zijn deelneming aan de vergaderingen van het Associatiecomité en aan eventueel uit hoofde van artikel 95 van de Euro-mediterrane overeenkomst opgerichte subcomités en werkgroepen, zowel voor wat personeelsuitgaven, reis- en verblijfkosten betreft, als wat de uitgaven inzake post en telecommunicatie betreft, voor zijn rekening. De uitgaven voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling en vermenigvuldiging van de documenten komen ten laste van de Gemeenschap, met uitzondering van de kosten voor vertolking en/of vertaling uit of in het Arabisch, welke voor rekening van het Hasjemitische Koninkrijk Jordanië komen.

Andere uitgaven in verband met de materiële organisatie van de vergaderingen komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergaderingen.