BESLUIT Nr. 1/2012 VAN HET GEMENGD COMITÉ EU-PLO

van 17 februari 2012

tot oprichting van zes subcomités en tot intrekking van Besluit nr. 1/2008 van het Gemengd Comité EG-PLO

(2012/396/EU)

HET GEMENGD COMITÉ,

Gezien de Euro-mediterrane Interim-associatieovereenkomst voor handel en samenwerking tussen de Europese Gemeenschap, enerzijds, en de Palestijnse Bevrijdingsorganisatie (PLO) ten behoeve van de Palestijnse Autoriteit van de Westelijke Jordaanoever en de Gazastrook, anderzijds (1) („de interim-associatieovereenkomst”),

Overwegende hetgeen volgt:

Artikel 66 van de interim-associatieovereenkomst voorziet in de oprichting van comités („subcomités”) die het Gemengd Comité EU-PLO bij de uitoefening van zijn taken kunnen bijstaan.

Voor de werking van het Europees nabuurschapsbeleid en de actieplannen in het kader daarvan, die talrijke sectoren bestrijken, is het noodzakelijk dat een aantal nieuwe subcomités wordt opgericht.

De interim-associatieovereenkomst is in het kader van het Europees nabuurschapsbeleid en de ontwikkelingen in de regio een nieuwe tenuitvoerleggingsfase ingegaan.

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

De zes subcomités van het Gemengd Comité EU-PLO als vermeld in bijlage I worden opgericht.

Hun reglementen van orde, zoals vastgesteld in bijlage II, worden goedgekeurd.

Het Gemengd Comité EU-PLO zal alle nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de subcomités goed functioneren. Het kan voorts besluiten groepen op te richten, of bestaande groepen op te heffen.

Artikel 2

Besluit nr. 1/2008 van het Gemengd Comité EG-PLO wordt ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 187 van 16.7.1997, blz. 3.

BIJLAGE II

1. Reglement van orde van het Subcomité mensenrechten, goed bestuur en rechtsstaat

1. Samenstelling en voorzitterschap

Het subcomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Unie en van de Palestijnse Autoriteit. Het wordt beurtelings voorgezeten door een van beide partijen.

2. Taken

Het subcomité werkt onder het gezag van het Gemengd Comité en brengt na elke vergadering verslag uit aan dat comité. Het subcomité is niet bevoegd om besluiten te nemen. Het kan wel voorstellen aan het Gemengd Comité doen.

3. Onderwerpen van bespreking

Het subcomité bespreekt de tenuitvoerlegging van de interim-associatieovereenkomst en van het daarmee verwante actieprogramma in het kader van het Europese nabuurschapsbeleid in de onderstaande sectoren. Het beoordeelt de vooruitgang die is gemaakt bij het realiseren van de doelstellingen en de maatregelen waarover in het kader van het actieprogramma overeenstemming is bereikt.

Zo nodig wordt de samenwerking op het gebied van openbaar bestuur besproken. Het subcomité onderzoekt alle problemen die zich op onderstaande gebieden kunnen voordoen en stelt eventueel maatregelen voor:

a) mensenrechten;

b) goed bestuur;

c) rechtsstaat.

Bovenstaande lijst is niet limitatief en het Gemengd Comité kan er andere, ook horizontale, onderwerpen aan toevoegen.

Het subcomité kan kwesties betreffende een, meer of alle bovenstaande gebieden bespreken.

4. Secretariaat

Een ambtenaar van de Europese Unie en een ambtenaar van de Palestijnse Autoriteit treden gezamenlijk op als permanente secretarissen van het subcomité.

Alle mededelingen betreffende het subcomité worden aan de secretarissen gezonden.

5. Vergaderingen

Het subcomité komt bijeen wanneer de omstandigheden dat vereisen. Op verzoek van de voorzitter van een van de partijen kan een vergadering worden belegd; de secretaris van die partij geeft dit verzoek door aan de andere partij. Na ontvangst van het verzoek antwoordt de secretaris van de andere partij binnen 15 werkdagen.

In bijzonder spoedeisende gevallen kan het subcomité met goedkeuring van beide partijen op kortere termijn bijeengeroepen worden. Alle verzoeken om vergaderingen te houden moeten schriftelijk worden gedaan.

Vergaderingen van het subcomité worden gehouden op een door de partijen overeengekomen tijd en plaats.

De vergaderingen worden bijeengeroepen door de verantwoordelijke secretaris, in overleg met de voorzitter. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Met instemming van beide partijen kan het subcomité deskundigen uitnodigen om tijdens de vergaderingen bepaalde inlichtingen te verstrekken.

6. Agenda van de vergaderingen

Alle verzoeken om punten op de agenda van het subcomité te plaatsen worden aan de secretarissen gezonden.

Voor elke vergadering wordt een voorlopige agenda opgesteld door de voorzitter. Deze wordt uiterlijk tien dagen voor het begin van de vergadering door de bevoegde secretaris aan de andere partij gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de secretarissen uiterlijk 15 dagen vóór de vergadering een verzoek tot opname op de agenda hebben ontvangen. De desbetreffende documenten moeten minstens zeven dagen vóór de vergadering door de partijen zijn ontvangen. In spoedeisende gevallen kunnen deze termijnen met instemming van de partijen worden verkort.

De agenda wordt bij het begin van de vergadering door het subcomité goedgekeurd.

7. Notulen

De notulen worden na elke vergadering opgesteld en goedgekeurd door de twee secretarissen. Een exemplaar van de notulen, met inbegrip van de voorstellen van het subcomité, wordt door de secretarissen van het subcomité aan de secretarissen en aan de voorzitter van het Gemengd Comité gezonden.

8. Openbaarheid

De vergaderingen van het subcomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

2. Reglement van orde van het Subcomité sociale zaken en volksgezondheid

1. Samenstelling en voorzitterschap

Het subcomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Unie en van de Palestijnse Autoriteit. Het wordt beurtelings voorgezeten door een van beide partijen.

2. Taken

Het subcomité werkt onder het gezag van het Gemengd Comité en brengt na elke vergadering verslag uit aan dat comité. Het subcomité is niet bevoegd om besluiten te nemen. Het kan wel voorstellen aan het Gemengd Comité doen.

3. Onderwerpen van bespreking

Het subcomité bespreekt de tenuitvoerlegging van de interim-associatieovereenkomst en van het daarmee verwante actieprogramma in het kader van het Europese nabuurschapsbeleid in de onderstaande sectoren. Het beoordeelt de vooruitgang die is gemaakt bij het realiseren van de doelstellingen en de maatregelen waarover in het kader van het actieprogramma overeenstemming is bereikt.

Zo nodig wordt de samenwerking op het gebied van openbaar bestuur besproken. Het subcomité onderzoekt alle problemen die zich op onderstaande gebieden kunnen voordoen en stelt eventueel maatregelen voor:

a) werkgelegenheid en sociale ontwikkeling;

b) volksgezondheid.

Bovenstaande lijst is niet limitatief en het Gemengd Comité kan er andere, ook horizontale, onderwerpen aan toevoegen.

Het subcomité kan kwesties betreffende een, meer of alle bovenstaande gebieden bespreken.

4. Secretariaat

Een ambtenaar van de Europese Unie en een ambtenaar van de Palestijnse Autoriteit treden gezamenlijk op als permanente secretarissen van het subcomité.

Alle mededelingen betreffende het subcomité worden aan de secretarissen gezonden.

5. Vergaderingen

Het subcomité komt bijeen wanneer de omstandigheden dat vereisen. Op verzoek van de voorzitter van een van de partijen kan een vergadering worden belegd; de secretaris van die partij geeft dit verzoek door aan de andere partij. Na ontvangst van het verzoek antwoordt de secretaris van de andere partij binnen 15 werkdagen.

In bijzonder spoedeisende gevallen kan het subcomité met goedkeuring van beide partijen op kortere termijn bijeengeroepen worden. Alle verzoeken om vergaderingen te houden moeten schriftelijk worden gedaan.

Vergaderingen van het subcomité worden gehouden op een door de partijen overeengekomen tijd en plaats.

De vergaderingen worden bijeengeroepen door de verantwoordelijke secretaris, in overleg met de voorzitter. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Met instemming van beide partijen kan het subcomité deskundigen uitnodigen om tijdens de vergaderingen bepaalde inlichtingen te verstrekken.

6. Agenda van de vergaderingen

Alle verzoeken om punten op de agenda van het subcomité te plaatsen worden aan de secretarissen gezonden.

Voor elke vergadering wordt een voorlopige agenda opgesteld door de voorzitter. Deze wordt uiterlijk tien dagen voor het begin van de vergadering door de bevoegde secretaris aan de andere partij gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de secretarissen uiterlijk 15 dagen vóór de vergadering een verzoek tot opname op de agenda hebben ontvangen. De desbetreffende documenten moeten minstens zeven dagen vóór de vergadering door de partijen zijn ontvangen. In spoedeisende gevallen kunnen deze termijnen met instemming van de partijen worden verkort.

De agenda wordt bij het begin van de vergadering door het subcomité goedgekeurd.

7. Notulen

De notulen worden na elke vergadering opgesteld en goedgekeurd door de twee secretarissen. Een exemplaar van de notulen, met inbegrip van de voorstellen van het subcomité, wordt door de secretarissen van het subcomité aan de secretarissen en aan de voorzitter van het Gemengd Comité gezonden.

8. Openbaarheid

De vergaderingen van het subcomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

3. Reglement van orde van het Subcomité onderzoek, innovatie, informatiemaatschappij, audiovisuele sector en media, onderwijs en cultuur

1. Samenstelling en voorzitterschap

Het subcomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Unie en van de Palestijnse Autoriteit. Het wordt beurtelings voorgezeten door een van beide partijen.

2. Taken

Het subcomité werkt onder het gezag van het Gemengd Comité en brengt na elke vergadering verslag uit aan dat comité. Het subcomité is niet bevoegd om besluiten te nemen. Het kan wel voorstellen aan het Gemengd Comité doen.

3. Onderwerpen van bespreking

Het subcomité bespreekt de tenuitvoerlegging van de interim-associatieovereenkomst en van het daarmee verwante actieprogramma in het kader van het Europese nabuurschapsbeleid in de onderstaande sectoren. Het beoordeelt de vooruitgang die is gemaakt bij het realiseren van de doelstellingen en de maatregelen waarover in het kader van het actieprogramma overeenstemming is bereikt.

Zo nodig wordt de samenwerking op het gebied van openbaar bestuur besproken. Het subcomité onderzoekt alle problemen die zich op onderstaande gebieden kunnen voordoen en stelt eventueel maatregelen voor:

a) onderwijs en beroepsopleiding;

b) cultuur;

c) jongeren;

d) beleid inzake de informatiemaatschappij, de audiovisuele sector en de media;

e) wetenschap en technologie;

f) onderzoek en ontwikkeling.

Bovenstaande lijst is niet limitatief en het Gemengd Comité kan er andere, ook horizontale, onderwerpen aan toevoegen.

Het subcomité kan kwesties betreffende een, meer of alle bovenstaande gebieden bespreken.

4. Secretariaat

Een ambtenaar van de Europese Unie en een ambtenaar van de Palestijnse Autoriteit treden gezamenlijk op als permanente secretarissen van het subcomité.

Alle mededelingen betreffende het subcomité worden aan de secretarissen gezonden.

5. Vergaderingen

Het subcomité komt bijeen wanneer de omstandigheden dat vereisen. Op verzoek van de voorzitter van een van de partijen kan een vergadering worden belegd; de secretaris van die partij geeft dit verzoek door aan de andere partij. Na ontvangst van het verzoek antwoordt de secretaris van de andere partij binnen 15 werkdagen.

In bijzonder spoedeisende gevallen kan het subcomité met goedkeuring van beide partijen op kortere termijn bijeengeroepen worden. Alle verzoeken om vergaderingen te houden moeten schriftelijk worden gedaan.

Vergaderingen van het subcomité worden gehouden op een door de partijen overeengekomen tijd en plaats.

De vergaderingen worden bijeengeroepen door de verantwoordelijke secretaris, in overleg met de voorzitter. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Met instemming van beide partijen kan het subcomité deskundigen uitnodigen om tijdens de vergaderingen bepaalde inlichtingen te verstrekken.

6. Agenda van de vergaderingen

Alle verzoeken om punten op de agenda van het subcomité te plaatsen worden aan de secretarissen gezonden.

Voor elke vergadering wordt een voorlopige agenda opgesteld door de voorzitter. Deze wordt uiterlijk tien dagen voor het begin van de vergadering door de bevoegde secretaris aan de andere partij gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de secretarissen uiterlijk 15 dagen vóór de vergadering een verzoek tot opname op de agenda hebben ontvangen. De desbetreffende documenten moeten minstens zeven dagen vóór de vergadering door de partijen zijn ontvangen. In spoedeisende gevallen kunnen deze termijnen met instemming van de partijen worden verkort.

De agenda wordt bij het begin van de vergadering door het subcomité goedgekeurd.

7. Notulen

De notulen worden na elke vergadering opgesteld en goedgekeurd door de twee secretarissen. Een exemplaar van de notulen, met inbegrip van de voorstellen van het subcomité, wordt door de secretarissen van het subcomité aan de secretarissen en aan de voorzitter van het Gemengd Comité gezonden.

8. Openbaarheid

De vergaderingen van het subcomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

4. Reglement van orde van het Subcomité economische en financiële zaken

1. Samenstelling en voorzitterschap

Het subcomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Unie en van de Palestijnse Autoriteit. Het wordt beurtelings voorgezeten door een van beide partijen.

2. Taken

Het subcomité werkt onder het gezag van het Gemengd Comité en brengt na elke vergadering verslag uit aan dat comité. Het subcomité is niet bevoegd om besluiten te nemen. Het kan wel voorstellen aan het Gemengd Comité doen.

3. Onderwerpen van bespreking

Het subcomité bespreekt de tenuitvoerlegging van de interim-associatieovereenkomst en van het daarmee verwante actieprogramma in het kader van het Europese nabuurschapsbeleid in de onderstaande sectoren. Het beoordeelt de vooruitgang die is gemaakt bij het realiseren van de doelstellingen en de maatregelen waarover in het kader van het actieprogramma overeenstemming is bereikt.

Zo nodig wordt de samenwerking op het gebied van openbaar bestuur besproken. Het subcomité onderzoekt alle problemen die zich op onderstaande gebieden kunnen voordoen en stelt eventueel maatregelen voor:

a) financiële verantwoording en goed beheer van de overheidsfinanciën;

b) economische hervorming en ontwikkeling;

c) statistiek.

Bovenstaande lijst is niet limitatief en het Gemengd Comité kan er andere, ook horizontale, onderwerpen aan toevoegen.

Het subcomité kan kwesties betreffende een, meer of alle bovenstaande gebieden bespreken.

4. Secretariaat

Een ambtenaar van de Europese Unie en een ambtenaar van de Palestijnse Autoriteit treden gezamenlijk op als permanente secretarissen van het subcomité.

Alle mededelingen betreffende het subcomité worden aan de secretarissen gezonden.

5. Vergaderingen

Het subcomité komt bijeen wanneer de omstandigheden dat vereisen. Op verzoek van de voorzitter van een van de partijen kan een vergadering worden belegd; de secretaris van die partij geeft dit verzoek door aan de andere partij. Na ontvangst van het verzoek antwoordt de secretaris van de andere partij binnen 15 werkdagen.

In bijzonder spoedeisende gevallen kan het subcomité met goedkeuring van beide partijen op kortere termijn bijeengeroepen worden. Alle verzoeken om vergaderingen te houden moeten schriftelijk worden gedaan.

Vergaderingen van het subcomité worden gehouden op een door de partijen overeengekomen tijd en plaats.

De vergaderingen worden bijeengeroepen door de verantwoordelijke secretaris, in overleg met de voorzitter. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Met instemming van beide partijen kan het subcomité deskundigen uitnodigen om tijdens de vergaderingen bepaalde inlichtingen te verstrekken.

6. Agenda van de vergaderingen

Alle verzoeken om punten op de agenda van het subcomité te plaatsen worden aan de secretarissen gezonden.

Voor elke vergadering wordt een voorlopige agenda opgesteld door de voorzitter. Deze wordt uiterlijk tien dagen voor het begin van de vergadering door de bevoegde secretaris aan de andere partij gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de secretarissen uiterlijk 15 dagen vóór de vergadering een verzoek tot opname op de agenda hebben ontvangen. De desbetreffende documenten moeten minstens zeven dagen vóór de vergadering door de partijen zijn ontvangen. In spoedeisende gevallen kunnen deze termijnen met instemming van de partijen worden verkort.

De agenda wordt bij het begin van de vergadering door het subcomité goedgekeurd.

7. Notulen

De notulen worden na elke vergadering opgesteld en goedgekeurd door de twee secretarissen. Een exemplaar van de notulen, met inbegrip van de voorstellen van het subcomité, wordt door de secretarissen van het subcomité aan de secretarissen en aan de voorzitter van het Gemengd Comité gezonden.

8. Openbaarheid

De vergaderingen van het subcomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

5. Reglement van orde van het Subcomité handel en interne markt, industrie, landbouw en visserij, douane

1. Samenstelling en voorzitterschap

Het subcomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Unie en van de Palestijnse Autoriteit. Het wordt beurtelings voorgezeten door een van beide partijen.

2. Taken

Het subcomité werkt onder het gezag van het Gemengd Comité en brengt na elke vergadering verslag uit aan dat comité. Het subcomité is niet bevoegd om besluiten te nemen. Het kan wel voorstellen aan het Gemengd Comité doen.

3. Onderwerpen van bespreking

Het subcomité bespreekt de tenuitvoerlegging van de interim-associatieovereenkomst en van het daarmee verwante actieprogramma in het kader van het Europese nabuurschapsbeleid in de onderstaande sectoren. Het beoordeelt de vooruitgang die is gemaakt bij het realiseren van de doelstellingen en de maatregelen waarover in het kader van het actieprogramma overeenstemming is bereikt.

Zo nodig wordt de samenwerking op het gebied van openbaar bestuur besproken. Het subcomité onderzoekt alle problemen die zich op onderstaande gebieden kunnen voordoen en stelt eventueel maatregelen voor:

a) handelsgerelateerde vraagstukken;

b) landbouw en visserij;

c) sanitaire en fytosanitaire vraagstukken;

d) investeringen;

e) hervorming van markt en regelgeving;

f) industrie en kleine en middelgrote ondernemingen;

g) douanevraagstukken;

h) belastingen.

Bovenstaande lijst is niet limitatief en het Gemengd Comité kan er andere, ook horizontale, onderwerpen aan toevoegen.

Het subcomité kan kwesties betreffende een, meer of alle bovenstaande gebieden bespreken.

4. Secretariaat

Een ambtenaar van de Europese Unie en een ambtenaar van de Palestijnse Autoriteit treden gezamenlijk op als permanente secretarissen van het subcomité.

Alle mededelingen betreffende het subcomité worden aan de secretarissen gezonden.

5. Vergaderingen

Het subcomité komt bijeen wanneer de omstandigheden dat vereisen. Op verzoek van de voorzitter van een van de partijen kan een vergadering worden belegd; de secretaris van die partij geeft dit verzoek door aan de andere partij. Na ontvangst van het verzoek antwoordt de secretaris van de andere partij binnen 15 werkdagen.

In bijzonder spoedeisende gevallen kan het subcomité met goedkeuring van beide partijen op kortere termijn bijeengeroepen worden. Alle verzoeken om vergaderingen te houden moeten schriftelijk worden gedaan.

Vergaderingen van het subcomité worden gehouden op een door de partijen overeengekomen tijd en plaats.

De vergaderingen worden bijeengeroepen door de verantwoordelijke secretaris, in overleg met de voorzitter. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Met instemming van beide partijen kan het subcomité deskundigen uitnodigen om tijdens de vergaderingen bepaalde inlichtingen te verstrekken.

6. Agenda van de vergaderingen

Alle verzoeken om punten op de agenda van het subcomité te plaatsen worden aan de secretarissen gezonden.

Voor elke vergadering wordt een voorlopige agenda opgesteld door de voorzitter. Deze wordt uiterlijk tien dagen voor het begin van de vergadering door de bevoegde secretaris aan de andere partij gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de secretarissen uiterlijk 15 dagen vóór de vergadering een verzoek tot opname op de agenda hebben ontvangen. De desbetreffende documenten moeten minstens zeven dagen vóór de vergadering door de partijen zijn ontvangen. In spoedeisende gevallen kunnen deze termijnen met instemming van de partijen worden verkort.

De agenda wordt bij het begin van de vergadering door het subcomité goedgekeurd.

7. Notulen

De notulen worden na elke vergadering opgesteld en goedgekeurd door de twee secretarissen. Een exemplaar van de notulen, met inbegrip van de voorstellen van het subcomité, wordt door de secretarissen van het subcomité aan de secretarissen en aan de voorzitter van het Gemengd Comité gezonden.

8. Openbaarheid

De vergaderingen van het subcomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

6. Reglement van orde van het Subcomité energie, vervoer, klimaatverandering, milieu en water

1. Samenstelling en voorzitterschap

Het subcomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Unie en van de Palestijnse Autoriteit. Het wordt beurtelings voorgezeten door een van beide partijen.

2. Taken

Het subcomité werkt onder het gezag van het Gemengd Comité en brengt na elke vergadering verslag uit aan dat comité. Het subcomité is niet bevoegd om besluiten te nemen. Het kan wel voorstellen aan het Gemengd Comité doen.

3. Onderwerpen van bespreking

Het subcomité bespreekt de tenuitvoerlegging van de interim-associatieovereenkomst en van het daarmee verwante actieprogramma in het kader van het Europese nabuurschapsbeleid in de onderstaande sectoren. Het beoordeelt de vooruitgang die is gemaakt bij het realiseren van de doelstellingen en de maatregelen waarover in het kader van het actieprogramma overeenstemming is bereikt.

Zo nodig wordt de samenwerking op het gebied van openbaar bestuur besproken. Het subcomité onderzoekt alle problemen die zich op onderstaande gebieden kunnen voordoen en stelt eventueel maatregelen voor:

a) energie;

b) vervoer;

c) klimaatverandering;

d) milieu;

e) water.

Bovenstaande lijst is niet limitatief en het Gemengd Comité kan er andere, ook horizontale, onderwerpen aan toevoegen.

Het subcomité kan kwesties betreffende een, meer of alle bovenstaande gebieden bespreken.

4. Secretariaat

Een ambtenaar van de Europese Unie en een ambtenaar van de Palestijnse Autoriteit treden gezamenlijk op als permanente secretarissen van het subcomité.

Alle mededelingen betreffende het subcomité worden aan de secretarissen gezonden.

5. Vergaderingen

Het subcomité komt bijeen wanneer de omstandigheden dat vereisen. Op verzoek van de voorzitter van een van de partijen kan een vergadering worden belegd; de secretaris van die partij geeft dit verzoek door aan de andere partij. Na ontvangst van het verzoek antwoordt de secretaris van de andere partij binnen 15 werkdagen.

In bijzonder spoedeisende gevallen kan het subcomité met goedkeuring van beide partijen op kortere termijn bijeengeroepen worden. Alle verzoeken om vergaderingen te houden moeten schriftelijk worden gedaan.

Vergaderingen van het subcomité worden gehouden op een door de partijen overeengekomen tijd en plaats.

De vergaderingen worden bijeengeroepen door de verantwoordelijke secretaris, in overleg met de voorzitter. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Met instemming van beide partijen kan het subcomité deskundigen uitnodigen om tijdens de vergaderingen bepaalde inlichtingen te verstrekken.

6. Agenda van de vergaderingen

Alle verzoeken om punten op de agenda van het subcomité te plaatsen worden aan de secretarissen gezonden.

Voor elke vergadering wordt een voorlopige agenda opgesteld door de voorzitter. Deze wordt uiterlijk tien dagen voor het begin van de vergadering door de bevoegde secretaris aan de andere partij gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de secretarissen uiterlijk 15 dagen vóór de vergadering een verzoek tot opname op de agenda hebben ontvangen. De desbetreffende documenten moeten minstens zeven dagen vóór de vergadering door de partijen zijn ontvangen. In spoedeisende gevallen kunnen deze termijnen met instemming van de partijen worden verkort.

De agenda wordt bij het begin van de vergadering door het subcomité goedgekeurd.

7. Notulen

De notulen worden na elke vergadering opgesteld en goedgekeurd door de twee secretarissen. Een exemplaar van de notulen, met inbegrip van de voorstellen van het subcomité, wordt door de secretarissen van het subcomité aan de secretarissen en aan de voorzitter van het Gemengd Comité gezonden.

8. Openbaarheid

De vergaderingen van het subcomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.