BESLUIT Nr. 1/2015 VAN HET SUBCOMITÉ DOUANE VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË

van 20 mei 2015

tot vaststelling van zijn reglement van orde [2015/1144]

HET SUBCOMITÉ DOUANE VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË,

Gezien de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds (1), (de „overeenkomst” genoemd), en met name artikel 200,

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van het subcomité Douane, als vastgesteld in de bijlage, wordt hierbij goedgekeurd.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de datum waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 260 van 30.8.2014, blz. 4.

BIJLAGE

Reglement van orde van het subcomité Douane van de EU en de Republiek Moldavië

Artikel 1

Algemene bepalingen

1. Het bij artikel 200, lid 1, van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds, (de „overeenkomst”) ingestelde subcomité Douane voert zijn taken uit overeenkomstig artikel 200, leden 2 en 3, van de overeenkomst.

2. Het subcomité Douane bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Commissie en van de Republiek Moldavië die verantwoordelijk zijn voor douane- en douanegerelateerde aangelegenheden.

3. Een vertegenwoordiger van de Europese Commissie of van de Republiek Moldavië met verantwoordelijkheid voor douane- en douanegerelateerde aangelegenheden fungeert als voorzitter, overeenkomstig artikel 2.

4. De partijen bij dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 461 van de overeenkomst.

Artikel 2

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van het subcomité Douane wordt bij toerbeurt voor een periode van 12 maanden bekleed door de partijen. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 3

Vergaderingen

1. Voor zover de partijen niet anderszins overeenkomen, vergadert het subcomité Douane eenmaal per jaar of op verzoek van een van de partijen.

2. Elke vergadering van het subcomité Douane wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen plaats en datum. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen voor de vergadering door de voorzitter van het subcomité Douane aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

3. De vergaderingen van het subcomité Douane kunnen met behulp van daartoe overeengekomen technische hulpmiddelen plaatsvinden, zoals video- of audioconferentie.

4. Tussen twee vergaderingen door kan het subcomité Douane aangelegenheden ook schriftelijk behandelen.

Artikel 4

Delegaties

Vóór elke vergadering worden de partijen door het secretariaat van het subcomité Douane in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke partij die de vergadering bijwoont.

Artikel 5

Secretariaat

1. Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de Republiek Moldavië met verantwoordelijkheid voor douane- en douanegerelateerde aangelegenheden treden gezamenlijk op als secretarissen van het subcomité Douane en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit in een geest van wederzijds vertrouwen en samenwerking.

2. Het secretariaat van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken zoals bedoeld in artikel 438, lid 4, van de overeenkomst (het „Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken”), wordt op de hoogte gesteld van alle besluiten, adviezen, aanbevelingen, verslagen of andere handelingen waartoe het subcomité Douane besluit.

Artikel 6

Correspondentie

1. De aan het subcomité Douane gerichte correspondentie wordt doorgestuurd aan de secretaris van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris op de hoogte stelt.

2. Het secretariaat van het subcomité Douane ziet erop toe dat de correspondentie die aan het subcomité Douane is gericht, aan de voorzitter van het subcomité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval ook aan de andere leden, als in artikel 7 bedoelde documenten.

3. Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter namens hem aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verzonden overeenkomstig artikel 7.

Artikel 7

Documenten

1. Documenten worden verzonden door de secretarissen van het subcomité Douane.

2. Een partij stuurt documenten naar haar secretaris. De secretaris stuurt de documenten door naar de secretaris van de andere partij.

3. De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de relevante vertegenwoordigers van de Unie en zendt de secretaris van de Republiek Moldavië daarbij systematisch een kopie. De secretaris van de Unie zendt een exemplaar van de definitieve documenten aan de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.

4. De secretaris van de Republiek Moldavië stuurt de documenten door naar de relevante vertegenwoordigers van de Republiek Moldavië en zendt de secretaris van de Unie daarbij systematisch een kopie. De secretaris van de Republiek Moldavië zendt een exemplaar van de definitieve documenten aan de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

De vergaderingen van het subcomité Douane zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan het subcomité Douane informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

Artikel 9

Agenda voor de vergaderingen

1. Het secretariaat van het subcomité Douane stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat uiterlijk 21 kalenderdagen voor de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.

2. De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering verspreid overeenkomstig artikel 7.

3. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het subcomité Douane goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen.

4. In overleg tussen de partijen kan de voorzitter van het subcomité Douane vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat dergelijke waarnemers en deskundigen de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.

5. De voorzitter van het subcomité Douane kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten.

Artikel 10

Notulen en operationele conclusies

1. De secretaris van de partij die het voorzitterschap van het subcomité Douane bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van de de notulen, met inbegrip van de operationele conclusies, op.

2. De ontwerpnotulen, met inbegrip van de operationele conclusies, worden ter goedkeuring aan het subcomité Douane voorgelegd. De ontwerpnotulen worden binnen 28 kalenderdagen na iedere vergadering van het subcomité Douane goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt een exemplaar gezonden.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1. Het subcomité Douane heeft de bevoegdheid praktische regelingen, maatregelen, besluiten en aanbevelingen goed te keuren als bedoeld in artikel 200 van de overeenkomst. Deze praktische regelingen, maatregelen, besluiten en aanbevelingen worden door de partijen bij consensus goedgekeurd nadat zij hun respectieve interne procedures voor goedkeuring hebben afgewikkeld. De besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan.

2. Alle besluiten en aanbevelingen worden ondertekend door de voorzitter van het subcomité Douane en gewaarmerkt door de secretarissen van het subcomité Douane. Onverminderd lid 3 ondertekent de voorzitter die documenten tijdens de vergadering waarin het desbetreffende besluit of de desbetreffende aanbeveling wordt goedgekeurd.

3. Het subcomité Douane kan besluiten nemen of aanbevelingen doen via een schriftelijke procedure, na voltooiing van de respectieve interne procedures voor de goedkeuring daarvan, indien de partijen dat overeenkomen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de secretarissen, die in overleg met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 schriftelijk meegedeeld, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen worden gebracht. De voorzitter kan in overleg met de partijen die termijn in bijzondere omstandigheden inkorten. Zodra overeenstemming is bereikt over de tekst, wordt het besluit of de aanbeveling ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de secretarissen.

4. De handelingen van het subcomité Douane worden voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling”. Een besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt goedgekeurd, tenzij in het besluit zelf anders is bepaald.

5. De besluiten en aanbevelingen worden aan de partijen gezonden.

6. Elke partij kan besluiten de besluiten en aanbevelingen van het subcomité Douane in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken.

Artikel 12

Verslagen

Het subcomité Douane brengt verslag uit aan het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken tijdens elke periodieke vergadering van dat comité.

Artikel 13

Talen

1. De werktalen van het subcomité Douane zijn het Engels en het Roemeens.

2. Tenzij anders besloten wordt, beraadslaagt het subcomité Douane op basis van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 14

Kosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het subcomité Douane.

2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Roemeens, zoals vermeld in artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.

Artikel 15

Wijziging van het reglement van orde

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van het subcomité Douane overeenkomstig artikel 200, lid 3, onder e), van de overeenkomst.