BESLUIT Nr. 1/2017 VAN HET SUBCOMITÉ GEOGRAFISCHE AANDUIDINGEN EU-OEKRAÏNE

van 18 mei 2017

tot vaststelling van zijn reglement van orde [2018/205]

HET SUBCOMITÉ GEOGRAFISCHE AANDUIDINGEN EU-OEKRAÏNE,

Gezien de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds (1), en met name artikel 211,

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van het subcomité geografische aanduidingen, als vastgesteld in de bijlage bij dit besluit, wordt hierbij vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 161 van 29.5.2014, blz. 3.

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SUBCOMITÉ GEOGRAFISCHE AANDUIDINGEN EU-OEKRAÏNE

Artikel 1

Algemene bepalingen

1. Het bij artikel 211 van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds (1) (de „overeenkomst”), ingestelde subcomité geografische aanduidingen assisteert het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken, zoals bedoeld in artikel 465, lid 4, van de overeenkomst, bij de uitvoering van zijn taken.

2. Het subcomité geografische aanduidingen voert de in artikel 211 van de overeenkomst omschreven taken uit.

3. Het subcomité geografische aanduidingen bestaat uit ambtenaren van de Europese Commissie en van Oekraïne die bevoegd zijn voor aangelegenheden in verband met geografische aanduidingen.

4. Elke partij wijst een delegatiehoofd aan dat de contactpersoon is voor alle aangelegenheden betreffende het subcomité.

5. De delegatiehoofden fungeren als voorzitter overeenkomstig artikel 2.

6. Elk delegatiehoofd kan alle taken of een deel daarvan delegeren aan een benoemde plaatsvervanger, in welk geval alle navolgende bepalingen betreffende het delegatiehoofd eveneens gelden voor de benoemde plaatsvervanger.

7. Voor de toepassing van dit reglement van orde geldt de definitie van de term de „partijen” in artikel 482 van de overeenkomst.

Artikel 2

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van het subcomité geografische aanduidingen wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode van twaalf maanden vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 3

Vergaderingen

1. Tenzij de partijen anderszins overeenkomen, komt het subcomité geografische aanduidingen bijeen op verzoek van een partij, afwisselend in de Unie en in Oekraïne, en niet later dan 90 dagen na het verzoek.

2. Elke vergadering van het subcomité geografische aanduidingen wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen vóór de vergadering door de voorzitter aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

3. Voor zover mogelijk worden de gewone vergaderingen van het subcomité geografische aanduidingen vroeg genoeg vóór de gewone vergaderingen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken bijeengeroepen.

4. Bij wijze van uitzondering kunnen de vergaderingen van het subcomité geografische aanduidingen worden gehouden met behulp van door de partijen overeengekomen technologische middelen, zoals videoconferentie.

Artikel 4

Delegaties

Vóór elke vergadering stelt elke partij de andere via het secretariaat van het subcomité geografische aanduidingen zoals bedoeld in artikel 5 in kennis van de voorgenomen samenstelling van haar delegatie.

Artikel 5

Secretariaat

Een vertegenwoordiger van de Europese Commissie en een vertegenwoordiger van Oekraïne worden door elk delegatiehoofd afzonderlijk benoemd om gezamenlijk op te treden als secretarissen van het subcomité geografische aanduidingen, en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit in een geest van wederzijds vertrouwen en samenwerking.

Artikel 6

Correspondentie

1. De voor het subcomité geografische aanduidingen bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris op de hoogte stelt.

2. Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan het subcomité geografische aanduidingen is gericht, aan de voorzitter wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval ook aan de andere leden, overeenkomstig artikel 7.

3. Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter namens hem aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verzonden overeenkomstig artikel 7.

Artikel 7

Documenten

1. Documenten worden verzonden via het secretariaat van het subcomité geografische aanduidingen.

2. Een partij stuurt documenten naar haar secretaris. De secretaris stuurt de documenten door naar de secretaris van de andere partij.

3. De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de betrokken vertegenwoordigers van de Unie en zendt de secretaris van Oekraïne en de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie.

4. De secretaris van Oekraïne stuurt de documenten door naar de betrokken vertegenwoordigers van Oekraïne en zendt de secretaris van de Unie en de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

De vergaderingen van het subcomité geografische aanduidingen zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten.

Wanneer een partij aan het subcomité geografische aanduidingen informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

Artikel 9

Agenda van de vergaderingen

1. Het secretariaat van het subcomité geografische aanduidingen stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op, alsmede een ontwerp van de in artikel 10 bedoelde operationele conclusies. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat van het subcomité geografische aanduidingen uiterlijk 21 kalenderdagen voor de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.

2. De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen vóór de vergadering verspreid overeenkomstig artikel 7.

3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door de voorzitter en het andere delegatiehoofd vastgesteld. Indien de partijen dit overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan, als agendapunt worden opgenomen.

4. Met instemming van de andere partij kan de voorzitter vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering van het subcomité geografische aanduidingen als waarnemers bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat die waarnemers de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.

5. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen inkorten teneinde rekening te houden met bijzondere omstandigheden.

Artikel 10

Notulen en operationele conclusies

1. Van elke vergadering worden door de twee secretarissen gezamenlijk ontwerpnotulen opgesteld.

2. In beginsel bevatten de notulen voor elk agendapunt:

a) de deelnemers aan de vergadering, de ambtenaren die hen begeleidden en eventuele waarnemers die de vergadering hebben bijgewoond;

b) de aan het subcomité geografische aanduidingen voorgelegde documenten;

c) de verklaringen die op verzoek van het subcomité geografische aanduidingen worden opgenomen, en

d) indien van toepassing, de operationele conclusies van de vergadering, als bedoeld in lid 4.

3. De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan het subcomité voorgelegd. Zij worden binnen 28 kalenderdagen na iedere vergadering van het subcomité goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt een kopie van de goedgekeurde notulen gezonden.

4. De secretaris van de partij die het voorzitterschap van het subcomité geografische aanduidingen bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van de operationele conclusies op en stuurt dit samen met de agenda aan de partijen, in beginsel uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering. De ontwerpconclusies worden tijdens de vergadering bijgewerkt, zodat zij tenzij anders overeengekomen aan het eind van de vergadering kunnen worden aangenomen door het subcomité, zodat duidelijk is welke vervolgacties de partijen overeengekomen zijn. Zodra zij zijn goedgekeurd, worden de operationele conclusies aan de notulen gehecht, en de tenuitvoerlegging ervan wordt geëvalueerd op de volgende vergaderingen van het subcomité geografische aanduidingen. Het subcomité stelt daartoe een modeloverzicht op, waarin voor elk actiepunt een deadline kan worden vastgesteld.

Artikel 11

Besluiten

1. Het subcomité geografische aanduidingen is bevoegd besluiten te nemen in gevallen als bedoeld in artikel 211, lid 3, van de overeenkomst. Deze besluiten worden door de partijen bij consensus aangenomen nadat zij hun respectieve interne procedures voor aanneming hebben voltooid. De besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan.

2. Besluiten worden ondertekend door een vertegenwoordiger van elke partij. Onverminderd lid 3 ondertekenen de vertegenwoordigers die documenten tijdens de vergadering waarin het desbetreffende besluit wordt aangenomen.

3. Het subcomité geografische aanduidingen kan besluiten aannemen via een schriftelijke procedure, na voltooiing van de respectieve interne procedures, indien de partijen dat overeenkomen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 schriftelijk verspreid, waarbij een termijn van ten minste 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen worden gebracht. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in dit lid genoemde termijnen inkorten teneinde rekening te houden met bijzondere omstandigheden. Na goedkeuring van de tekst wordt het besluit ondertekend door een vertegenwoordiger van elke partij.

4. De handelingen van het subcomité geografische aanduidingen worden voorzien van het opschrift „Besluit”. Een besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt aangenomen, tenzij in het besluit zelf anders is bepaald.

5. De besluiten van het subcomité worden gewaarmerkt door de twee secretarissen.

6. De besluiten worden aan beide partijen gezonden.

7. Het secretariaat van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken wordt op de hoogte gesteld van alle besluiten, verslagen of andere handelingen waartoe het subcomité geografische aanduidingen besluit.

8. Elke partij kan beslissen of zij de besluiten van het subcomité geografische aanduidingen in haar publicatieblad of staatsblad bekendmaakt.

Artikel 12

Verslagen

1. Het subcomité geografische aanduidingen brengt aan het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken tijdens elke gewone vergadering van deze laatste verslag uit over zijn werkzaamheden.

2. De verslagen worden door de partijen bij consensus aangenomen en worden voorzien van het opschrift „Verslag”. De verslagen worden aan beide partijen gezonden.

3. De procedure voor het nemen van besluiten in artikel 11, leden 2 en 3, is mutatis mutandis van toepassing op verslagen.

Artikel 13

Talen

1. De werktalen van het subcomité geografische aanduidingen zijn het Engels en het Oekraïens.

2. Tenzij anders besloten wordt, beraadslaagt het subcomité op basis van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 14

Kosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het subcomité geografische aanduidingen.

2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Oekraïens, om te voldoen aan artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.

Artikel 15

Wijziging

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van het subcomité geografische aanduidingen overeenkomstig artikel 211, lid 2, van de overeenkomst.

(1) PB L 161 van 29.5.2014, blz. 3.