BESLUIT Nr. 1/2014 VAN DE ASSOCIATIERAAD EU-GEORGIË

van 17 november 2014

tot vaststelling van zijn reglement van orde en van dat van het Associatiecomité en de subcomités [2015/2261]

DE ASSOCIATIERAAD EU-GEORGIË,

Gezien de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Georgië, anderzijds (1), („de overeenkomst”), en met name artikel 404,

Overwegende hetgeen volgt:

Volgens artikel 407, lid 1, van de overeenkomst moet de Associatieraad in de uitvoering van zijn taken worden bijgestaan door een Associatiecomité en volgens artikel 408, lid 1, van de overeenkomst moet de Associatieraad in zijn reglement van orde de taken en de werking van het Associatiecomité vaststellen,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van de Associatieraad en het reglement van orde van het Associatiecomité en de subcomités, zoals weergegeven in respectievelijk de bijlagen I en II, worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 261 van 30.8.2014, blz. 4.

BIJLAGE I

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE ASSOCIATIERAAD

Artikel 1

Algemene bepalingen

1. De bij artikel 404, lid 1, van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Georgië, anderzijds, („de overeenkomst”) ingestelde Associatieraad voert zijn taken uit overeenkomstig de artikelen 404 en 406 van de overeenkomst.

2. Volgens artikel 405, lid 1, van de overeenkomst bestaat de Associatieraad uit leden van de Raad van de Europese Unie en leden van de Europese Commissie, enerzijds, en leden van de regering van Georgië, anderzijds. De samenstelling van de Associatieraad wordt afgestemd op de specifieke vraagstukken die op een bepaalde vergadering worden behandeld. De Associatieraad komt bijeen op ministerieel niveau.

3. Om de doelstellingen van de overeenkomst te bereiken heeft de Associatieraad volgens artikel 406, lid 1, van de overeenkomst de bevoegdheid besluiten te nemen die bindend zijn voor de partijen. De Associatieraad treft de nodige maatregelen voor de uitvoering van zijn besluiten, waaronder indien noodzakelijk optreden door in het kader van de overeenkomst ingestelde organen die namens de Associatieraad kunnen handelen. De Associatieraad kan tevens aanbevelingen doen. De Associatieraad stelt zijn besluiten en aanbevelingen vast in overleg tussen de partijen, na voltooiing van hun interne procedures voor de vaststelling van deze besluiten en aanbevelingen. De Associatieraad kan bevoegdheden overdragen aan het Associatiecomité.

4. De partijen in dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 428 van de overeenkomst.

Artikel 2

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van de Associatieraad wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 3

Vergaderingen

1. De Associatieraad komt ten minste eenmaal per jaar bijeen en verder wanneer de omstandigheden zulks vereisen, in onderlinge overeenstemming tussen partijen. Tenzij de partijen anders overeenkomen, komt de Associatieraad bijeen op de plaats waar de zittingen van de Raad van de Europese Unie gewoonlijk worden gehouden.

2. Elke vergadering van de Associatieraad wordt gehouden op een door de partijen overeengekomen datum.

3. De vergaderingen van de Associatieraad worden door de secretarissen gezamenlijk in overleg met de voorzitter bijeengeroepen, uiterlijk dertig dagen voor de datum van de vergadering.

Artikel 4

Vertegenwoordiging

1. De leden van de Associatieraad mogen zich laten vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de vergadering bij te wonen. Indien een lid zich wenst te doen vertegenwoordigen, stelt hij of zij vóór de desbetreffende vergadering de voorzitter van de Associatieraad schriftelijk in kennis van de naam van zijn of haar vertegenwoordiger.

2. De vertegenwoordiger van een lid van de Associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

Artikel 5

Delegaties

1. De leden van de Associatieraad mogen door ambtenaren worden vergezeld. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter van de Associatieraad via het secretariaat van de Associatieraad in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

2. In overleg tussen de partijen kan de Associatieraad vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen uitnodigen om als waarnemer deel te nemen aan zijn vergaderingen of om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen komen overeen onder welke voorwaarden die waarnemers aan de vergaderingen kunnen deelnemen.

Artikel 6

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van Georgië treden gezamenlijk op als secretarissen van de Associatieraad.

Artikel 7

Correspondentie

1. De voor de Associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van de Unie of aan die van Georgië, die op zijn beurt de andere secretaris verwittigt.

2. De secretarissen van de Associatieraad zorgen ervoor dat deze correspondentie wordt doorgestuurd aan de voorzitter van de Associatieraad en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de leden van de Associatieraad.

3. De aldus verspreide correspondentie wordt in voorkomend geval doorgestuurd naar het secretariaat-generaal van de Europese Commissie, de Europese Dienst voor extern optreden, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten bij de Europese Unie en aan het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie alsmede aan de Missie van Georgië bij de Europese Unie.

4. De secretarissen sturen mededelingen van de voorzitter namens hem aan de geadresseerden. Dergelijke mededelingen worden in voorkomend geval verspreid onder de leden van de Associatieraad, overeenkomstig lid 3.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

De vergaderingen van de Associatieraad zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan de Associatieraad informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

Artikel 9

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter van de Associatieraad stelt voor elke vergadering van de Associatieraad een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Associatieraad uiterlijk 15 dagen voor de vergadering aan de in artikel 7 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot opname op de agenda heeft ontvangen. Dergelijke punten worden alleen op de voorlopige agenda geplaatst als de bijbehorende ondersteunende documenten naar de secretarissen zijn gestuurd voordat de agenda wordt verzonden.

2. De agenda wordt bij het begin van iedere vergadering door de Associatieraad goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

3. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 10

Notulen

1. Van elke vergadering worden door de secretarissen van de Associatieraad ontwerpnotulen opgesteld.

2. Doorgaans vermelden de notulen voor elk agendapunt:

a) de aan de Associatieraad voorgelegde documenten,

b) de verklaringen waarvan een lid van de Associatieraad verzocht heeft dat ze in de notulen zouden worden opgenomen, en

c) door de partijen overeengekomen onderwerpen, zoals bijvoorbeeld besluiten die zijn vastgesteld, verklaringen die zijn overeengekomen en conclusies.

3. De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. De Associatieraad keurt die ontwerpnotulen goed tijdens zijn volgende vergadering. Daarnaast bestaat de mogelijkheid die ontwerpnotulen schriftelijk goed te keuren.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1. In onderlinge overeenstemming tussen de partijen en na voltooiing van de respectieve interne procedures stelt de Associatieraad besluiten vast en doet hij aanbevelingen.

2. Als de partijen dit overeenkomen, kan de Associatieraad besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 door de voorzitter van de Associatieraad schriftelijk meegedeeld aan de leden, waarbij een termijn van niet minder dan 21 dagen wordt gesteld waarbinnen de leden hun voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis brengen. De voorzitter kan in overleg met de partijen deze termijn inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

3. De handelingen van de Associatieraad in de zin van artikel 406, lid 1, van de overeenkomst worden voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling” gevolgd door een volgnummer, vermelden de datum van vaststelling en geven een beschrijving van het onderwerp. Die besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de secretarissen van de Associatieraad. Die besluiten en aanbevelingen worden verspreid onder alle in artikel 7 van dit reglement van orde bedoelde geadresseerden. Elke partij kan besluiten tot de bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in haar publicatieblad of staatsblad.

4. De besluiten van de Associatieraad treden in werking op de dag van hun vaststelling, tenzij in het besluit anders is bepaald.

Artikel 12

Talen

1. De officiële talen van de Associatieraad zijn de officiële talen van de partijen.

2. Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt de Associatieraad op basis van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 13

Kosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van de Associatieraad.

2. Uitgaven voor de vertolking op vergaderingen, de vertaling en de reproductie van documenten komen ten laste van de Unie. Indien Georgië vertolking of vertaling wenst in en uit een of meer andere talen dan de in artikel 12 voorziene, komen de kosten daarvan voor rekening van Georgië.

3. Andere uitgaven met betrekking tot de materiële organisatie van de vergaderingen komen ten laste van de partij die de vergaderingen organiseert.

Artikel 14

Associatiecomité

1. Overeenkomstig artikel 407, lid 1, van de overeenkomst wordt de Associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het Associatiecomité. Het Associatiecomité bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen, in beginsel op het niveau van de hoge ambtenaren.

2. Het Associatiecomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Associatieraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen of ontwerpbesluiten en -aanbevelingen worden door het Associatiecomité ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Overeenkomstig artikel 408, lid 2, van de overeenkomst kan de Associatieraad de bevoegdheid om besluiten te nemen overdragen aan het Associatiecomité.

3. Het Associatiecomité neemt de besluiten en doet de aanbevelingen waartoe zij op grond van de overeenkomst is gemachtigd.

4. In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een verplichting of een mogelijkheid tot raadpleging, of waarin de partijen na onderling overleg besluiten elkaar te raadplegen, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Associatiecomité, tenzij in de overeenkomst anders is bepaald. Dit overleg kan, indien de partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Associatieraad.

Artikel 15

Wijziging van het reglement van orde

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd zoals beschreven in artikel 11.