Besluit nr. 1/2001 van de Gezamenlijke Raad EU-Mexico

van 27 februari 2001

tot vaststelling van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad EU-Mexico en het reglement van orde van de Gemengde Commissie EU-Mexico

(2001/152/EG)

DE GEZAMENLIJKE RAAD,

Gelet op de Overeenkomst inzake economisch partnerschap, politieke coördinatie en samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Verenigde Mexicaanse Staten, anderzijds, (hierna de "Overeenkomst" genoemd) ondertekend te Brussel op 8 december 1997, inzonderheid op artikel 46, lid 3, en op artikel 48, lid 1,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De Overeenkomst is op 1 oktober 2000 in werking getreden.

(2) De Gezamenlijke Raad stelt zijn reglement van orde vast, alsmede de taken van de Gemengde Commissie en de werkwijze van de Gemengde Commissie,

BESLUIT:

Artikel 1

Het in de bijlage opgenomen reglement van orde van de Gezamenlijke Raad wordt vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op 27 februari 2001.

Gedaan te Brussel, op 27 februari 2001.

Voor de Gezamenlijke Raad

De voorzitter

J. Castañeda

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE GEZAMENLIJKE RAAD EU-MEXICO

Artikel 1

Voorzitterschap

De Gezamenlijke Raad wordt beurtelings voor perioden van twaalf maanden voorgezeten door een lid van de Raad van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de regering van Mexico. De eerste voorzitterschapsperiode begint evenwel op de datum van de eerste zitting van de Gezamenlijke Raad en eindigt op 31 december van datzelfde jaar.

Artikel 2

Zittingen

1. De Gezamenlijke Raad komt regelmatig bijeen op ministerieel niveau en, wanneer de omstandigheden zulks vereisen, in onderling akkoord.

2. Elke zitting van de Gezamenlijke Raad wordt gehouden op een in onderling akkoord tussen de partijen overeengekomen plaats.

3. De zittingen van de Gezamenlijke Raad worden gezamenlijk bijeengeroepen door de secretarissen van de Gezamenlijke Raad.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

1. De leden van de Gezamenlijke Raad kunnen zich doen vertegenwoordigen.

2. Een lid dat zich wenst te doen vertegenwoordigen, deelt de voorzitter vóór de zitting waarop hij zal worden vertegenwoordigd, de naam van zijn vertegenwoordiger mede. De vertegenwoordiger van een lid van de Gezamenlijke Raad oefent alle rechten van het vertegenwoordigde lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de Gezamenlijke Raad mogen zich doen vergezellen door ambtenaren. De voorzitter wordt vóór elke zitting op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling en van het hoofd van de delegatie van elke partij.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, enerzijds, en een ambtenaar van de regering van Mexico, anderzijds, treden gezamenlijk op als secretarissen van de Gezamenlijke Raad.

Artikel 6

Documenten

Wanneer de besprekingen van de Gezamenlijke Raad gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden de betreffende documenten door de twee secretarissen van een nummer voorzien en als documenten van de Gezamenlijke Raad verspreid.

Artikel 7

Correspondentie

1. De voor de Gezamenlijke Raad of de voorzitter van de Raad bestemde correspondentie wordt aan beide secretarissen van de Gezamenlijke Raad toegezonden.

2. De twee secretarissen zien erop toe dat de correspondentie wordt doorgezonden aan de voorzitter van de Gezamenlijke Raad; in voorkomend geval laten zij de correspondentie als in artikel 6 bedoelde documenten circuleren onder de overige leden van de Gezamenlijke Raad. Correspondentie die voor circulatie is bestemd, wordt verzonden aan het Secretariaat-generaal van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten van de Europese Unie en de Missie van Mexico bij de Europese Unie.

3. Correspondentie van de voorzitter van de Gezamenlijke Raad wordt door de respectieve secretaris aan de geadresseerden toegezonden; in voorkomend geval laten zij de correspondentie als in artikel 6 bedoelde documenten circuleren onder de overige leden van de Gezamenlijke Raad op de in alinea 2 vermelde adressen.

Artikel 8

Agenda van de zittingen

1. De secretarissen van de Gezamenlijke Raad stellen op basis van suggesties van de partijen voor elke zitting een voorlopige agenda op. Deze wordt uiterlijk vijftien dagen vóór de begindatum van de zitting door de secretarissen aan de in artikel 7 bedoelde geadresseerden toegezonden.

Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan een van de twee secretarissen uiterlijk eenentwintig dagen vóór de begindatum van de zitting een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de betreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de voorlopige agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen. De agenda wordt bij het begin van elke zitting door de Gezamenlijke Raad vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.

2. In overleg met de partijen kunnen de in lid 1 vermelde termijnen worden ingekort als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 9

Notulen

1. De twee secretarissen maken van elke zitting zo spoedig mogelijk ontwerp-notulen op.

2. In de notulen wordt in de regel voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:

a) de bij de Gezamenlijke Raad ingediende documentatie;

b) verklaringen die op verzoek van een lid van de Gezamenlijke Raad worden opgenomen;

c) de genomen besluiten, de goedgekeurde aanbevelingen, de overeengekomen verklaringen en de vastgestelde conclusies met betrekking tot specifieke punten.

3. De notulen omvatten tevens een lijst van de leden van de Gezamenlijke Raad of van hun vertegenwoordigers die aan de zitting hebben deelgenomen.

4. De ontwerp-notulen worden op de volgende zitting ter goedkeuring voorgelegd aan de Gezamenlijke Raad. De ontwerp-notulen kunnen ook schriftelijk worden goedgekeurd door beide partijen. Na goedkeuring worden twee authentieke afschriften van de notulen door beide secretarissen ondertekend en door de partijen gearchiveerd. Een afschrift van de notulen wordt aan elk van de in artikel 7 genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

1. De Gezamenlijke Raad neemt besluiten en doet aanbevelingen bij overeenstemming tussen de partijen. In de periode tussen twee zittingen kan de Gezamenlijke Raad besluiten nemen en aanbevelingen doen via een schriftelijke procedure, indien beide partijen daarmee instemmen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen.

2. De besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad als bedoeld in artikel 47 van de Overeenkomst worden voorzien van de vermelding "besluit" en "aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een omschrijving van het onderwerp.

3. De besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad worden door de twee secretarissen geauthentiseerd en twee authentieke afschriften worden door de hoofden van de delegaties van beide partijen ondertekend.

4. De besluiten en aanbevelingen worden als documenten van de Gezamenlijke Raad ter kennis gebracht van elk van de in artikel 7 hiervoor bedoelde geadresseerden.

Artikel 11

Openbaarheid

1. De zittingen van de Gezamenlijke Raad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt beslist.

2. De partijen kunnen beslissen om de besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad op te nemen in hun respectievelijke publicatieblad.

Artikel 12

Officiële talen

1. De officiële talen van de Gezamenlijke Raad zijn de officiële talen van de partijen.

2. Tenzij anders wordt beslist, baseert de Gezamenlijke Raad zich bij zijn beraadslagingen en besluiten op in de officiële talen opgestelde documentatie en voorstellen.

Artikel 13

Uitgaven

1. De Verenigde Mexicaanse Staten en de Europese Gemeenschap dragen bij deelneming aan zittingen van de Gezamenlijke Raad elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

2. De kosten die verbonden zijn aan de organisatie van zittingen, het tolken op zittingen en het vertalen en reproduceren van documenten komen ten laste van de partij die gastheer is van de zitting.

Artikel 14

Gemengde Commissie

1. Overeenkomstig artikel 48 van de Overeenkomst wordt een Gemengde Commissie opgericht om de Gezamenlijke Raad bij de uitvoering van zijn taken bij te staan.

2. De Gemengde Commissie bestaat uit vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie en de Europese Commissie enerzijds en vertegenwoordigers van de regering van Mexico anderzijds, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren, overeenkomstig artikel 48 van de Overeenkomst, artikel 48 van Besluit nr. 2/2000 en artikel 44 van Besluit nr. 2/2001 van de Gezamenlijke Raad.

3. De Gemengde Commissie bereidt de zittingen en beraadslagingen van de Gezamenlijke Raad voor, ziet in voorkomend geval toe op de implementatie van de besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad en draagt in het algemeen zorg voor de goede werking van de Overeenkomst. De Gemengde Commissie behandelt alle zaken die de Gezamenlijke Raad aan haar voorlegt, evenals alle andere vraagstukken die zich bij de dagelijkse uitvoering van de Overeenkomst voordoen. Voorstellen voor besluiten en aanbevelingen worden door de Gemengde Commissie ter goedkeuring aan de Gezamenlijke Raad voorgelegd.

4. Het reglement van orde van de Gemengde Commissie is als aanhangsel aan dit reglement van orde gehecht.

Aanhangsel

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE GEMENGDE COMMISSIE

Artikel 1

Voorzitterschap

Zittingen van de Gemengde Commissie worden beurtelings voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie en de permanente vertegenwoordiger van Mexico bij de Europese Unie ofwel een door de regering van Mexico aangewezen hoge ambtenaar, overeenkomstig artikel 48 van Besluit nr. 2/2000 en artikel 44 van Besluit nr. 2/2001 van de Gezamenlijke Raad.

Artikel 2

Zittingen

De Gemengde Commissie komt eenmaal per jaar bijeen en, in onderling akkoord, wanneer de omstandigheden zulks vereisen. Elke zitting van de Gemengde Commissie wordt gezamenlijk bijeengeroepen door de twee secretarissen en vindt op een in onderling akkoord overeengekomen tijdstip afwisselend plaats in Brussel en in Mexico.

Artikel 3

Delegaties

De voorzitter van de Gemengde Commissie wordt vóór elke zitting op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling en van het hoofd van de delegatie van elke partij.

Artikel 4

Secretariaat

1. Een ambtenaar van de Europese Commissie enerzijds en een ambtenaar van de regering van Mexico anderzijds treden gezamenlijk op als secretarissen van de Gemengde Commissie, overeenkomstig artikel 48 van Besluit nr. 2/2000 en artikel 44 van Besluit nr. 2/2001 van de Gezamenlijke Raad.

2. Alle correspondentie aan en van de voorzitter van de in dit reglement van orde bedoelde Gemengde Commissie wordt aan de secretarissen van de Gemengde Commissie en de secretarissen en voorzitter van de Gezamenlijke Raad toegezonden en, voorzover passend, aan de leden van de Gemengde Commissie.

Artikel 5

Openbaarheid

De zittingen van de Gemengde Commissie zijn niet openbaar, tenzij anders wordt beslist.

Artikel 6

Agenda van de zittingen

1. De secretarissen van de Gemengde Commissie stellen de voorlopige agenda voor elke zitting vast. Deze wordt uiterlijk vijftien dagen vóór de begindatum van de zitting aan de voorzitter en de secretarissen van de Gezamenlijke Raad en aan de leden van de Gemengde Commissie toegezonden. Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan de voorzitter uiterlijk eenentwintig dagen vóór de begindatum van de zitting een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de betreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de voorlopige agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen. De agenda wordt aan het begin van elke zitting door de Gemengde Commissie vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.

2. In overleg met de partijen kunnen de in lid 1 vermelde termijnen worden ingekort als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 7

Notulen

Elke zitting dient te worden genotuleerd. De notulen van de zittingen zijn gebaseerd op de opsomming door de voorzitter van de conclusies van de Gemengde Commissie. Na goedkeuring door de Gemengde Commissie worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de secretarissen, en door beide partijen gearchiveerd. Een afschrift van de notulen wordt aan de voorzitter en de secretarissen van de Gezamenlijke Raad toegezonden, alsmede aan de leden van de Gemengde Commissie.

Artikel 8

Besluiten en aanbevelingen

1. Indien de Gemengde Commissie, overeenkomstig artikel 48, lid 2, van de Overeenkomst, gemachtigd wordt besluiten te nemen en aanbevelingen te doen, worden de betreffende teksten voorzien van de vermelding "besluit" en "aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een omschrijving van het onderwerp.

2. Indien de Gemengde Commissie een besluit neemt of een aanbeveling doet, is het bepaalde in de artikelen 10, 11 en 12 van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad van overeenkomstige toepassing.

3. De besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad worden toegezonden aan alle in artikel 4, lid 2, genoemde geadresseerden.

Artikel 9

Uitgaven

1. De Verenigde Mexicaanse Staten en de Europese Gemeenschap dragen bij deelneming aan zittingen van de Gemengde Commissie elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

2. De kosten die verbonden zijn aan de materiële organisatie van zittingen, het tolken op zittingen en het vertalen en reproduceren van documenten komen ten laste van de partij die gastheer is van de zitting.