Besluit nr. 1/2000 van de Gezamenlijke Raad EG-Mexico

van 23 maart 2000

die is opgericht bij de Interim-overeenkomst betreffende de handel en aanverwante zaken tussen de Europese Gemeenschap, enerzijds, en de Verenigde Mexicaanse Staten, anderzijds, van 8 december 1997 tot vaststelling van zijn reglement van orde

(2000/414/EG)

DE GEZAMENLIJKE RAAD,

Gelet op de Interim-overeenkomst betreffende de handel en aanverwante zaken tussen de Europese Gemeenschap, enerzijds, en de Verenigde Mexicaanse Staten, anderzijds, die op 8 december 1997 in Brussel is ondertekend, hierna "de Interimovereenkomst" genoemd, inzonderheid op de artikelen 7 tot en met 11,

Overwegende dat de Interim-overeenkomst op 1 juli 1998 in werking is getreden,

BESLUIT:

Artikel 1

Voorzitterschap

De Gezamenlijke Raad wordt elke 12 maanden bij toerbeurt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Raad van de Europese Unie, namens de Gemeenschap, en een lid van de Secretaría de Comercio y Fomento Industrial (hierna "Secofi" te noemen). Het eerste voorzitterschap begint evenwel op de dag waarop de eerste zitting van de Gezamenlijke Raad plaatsvindt en eindigt op 31 december van dat jaar.

Artikel 2

Zittingen

1. De Gezamenlijke Raad komt regelmatig bijeen op ministerieel niveau en, in onderling akkoord, wanneer de omstandigheden zulks vereisen.

2. Elke zitting van de Gezamenlijke Raad wordt gehouden op een in onderling akkoord tussen de partijen overeengekomen plaats.

3. De zittingen van de Gezamenlijke Raad worden gezamenlijk bijeengeroepen door de secretarissen van de Gezamenlijke Raad.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

1. De leden van de Gezamenlijke Raad kunnen zich bij verhindering laten vertegenwoordigen.

2. Een lid dat zich wenst te laten vertegenwoordigen deelt de voorzitter vóór de zitting waarop hij zal worden vertegenwoordigd, de naam van zijn vertegenwoordiger mede. De vertegenwoordiger van een lid van de Gezamenlijke Raad oefent alle rechten van het vertegenwoordigde lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de Gezamenlijke Raad mogen zich laten vergezellen door ambtenaren. De voorzitter wordt vóór elke zitting op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling en van het hoofd van de delegatie van elke partij.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van Secofi treden gezamenlijk op als secretarissen van de Gezamenlijke Raad.

Artikel 6

Documenten

Wanneer de besprekingen van de Gezamenlijke Raad gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden de betreffende documenten door de twee secretarissen van een nummer voorzien en als documenten van de Gezamenlijke Raad verspreid.

Artikel 7

Correspondentie

1. De voor de Gezamenlijke Raad of de voorzitter van de Raad bestemde correspondentie wordt aan beide secretarissen van de Gezamenlijke Raad toegezonden.

2. De twee secretarissen zien erop toe dat de correspondentie wordt doorgezonden aan de voorzitter van de Gezamenlijke Raad; in voorkomend geval laten zij de correspondentie als in artikel 6 bedoelde documenten circuleren onder de overige leden van de Gezamenlijke Raad. Correspondentie die voor circulatie is bestemd wordt verzonden aan het secretariaat-generaal van de Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten en Secofi.

3. Mededelingen van de voorzitter van de Gezamenlijke Raad worden door de respectieve secretaris aan de geadresseerden toegezonden; in voorkomend geval laten de secretarissen deze mededelingen als de in artikel 6 bedoelde documenten circuleren onder de overige leden van de Gezamenlijke Raad via de in lid 2 vermelde adressen.

Artikel 8

Agenda van de vergaderingen

1. De secretarissen van de Gezamenlijke Raad stellen in overleg met de beide partijen de voorlopige agenda voor elke zitting vast. Deze wordt uiterlijk vijftien dagen vóór de begindatum van de zitting aan de in artikel 7 bedoelde geadresseerden toegezonden.

Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan een van de twee partijen uiterlijk eenentwintig dagen vóór de begindatum van de zitting een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen.

De agenda wordt bij het begin van elke zitting door de Gezamenlijke Raad vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.

2. Met instemming van beide partijen kunnen de in lid 1 vermelde termijnen worden ingekort als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 9

Notulen

1. De twee secretarissen maken van elke vergadering zo spoedig mogelijk ontwerp-notulen op.

2. In de notulen wordt over het algemeen voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:

a) de bij de Gezamenlijke Raad ingediende documentatie;

b) verklaringen die op verzoek van een lid van de Gezamenlijke Raad worden opgenomen;

c) de genomen besluiten, de goedgekeurde aanbevelingen, de overeengekomen verklaringen en de vastgestelde conclusies met betrekking tot specifieke punten.

3. De notulen omvatten tevens een lijst van de leden van de Gezamenlijke Raad of van hun vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen.

4. De notulen worden op de volgende vergadering voor goedkeuring voorgelegd aan de Gezamenlijke Raad. De ontwerp-notulen kunnen ook schriftelijk worden goedgekeurd door beide partijen. Na goedkeuring worden twee authentieke afschriften van de notulen door beide secretarissen ondertekend en door de partijen gearchiveerd. Een afschrift van de notulen wordt aan elk van de in artikel 7 hiervoor genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

1. De Gezamenlijke Raad neemt besluiten en doet aanbevelingen bij overeenstemming tussen de partijen.

Gedurende de periode tussen zittingen in kan de Gezamenlijke Raad besluiten nemen en aanbevelingen doen via een schriftelijke procedure, indien beide partijen daarmee instemmen.

Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen.

2. De besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad als bedoeld in artikel 9 van de Interim-overeenkomst worden voorzien van de vermelding "besluit" en "aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een omschrijving van het onderwerp.

3. De besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad worden door de twee secretarissen gewaarmerkt en twee authentieke afschriften worden door de hoofden van de delegaties van beide partijen ondertekend.

4. De besluiten en aanbevelingen worden als documenten van de Gezamenlijke Raad ter kennis gebracht van elk van de in artikel 7 bedoelde geadresseerden.

Artikel 11

Openbaarheid

1. De vergaderingen van de Gezamenlijke Raad zijn, tenzij anders wordt beslist, niet openbaar.

2. De partijen kunnen beslissen om de besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad op te nemen in hun respectievelijke publicatieblad.

Artikel 12

Talen

1. De officiële talen van de Gezamenlijke Raad zijn de officiële talen van de partijen.

2. Tenzij anders wordt besloten gaat de Gezamenlijke Raad voor zijn beraadslagingen en besluitvorming uit van de in deze talen opgestelde documenten en voorstellen.

Artikel 13

Kosten

1. De Europese Gemeenschap en de Verenigde Mexicaanse Staten dragen bij deelneming aan vergaderingen van de Gezamenlijke Raad elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

2. De kosten die verbonden zijn aan de organisatie van zittingen, het tolken op zittingen, het vertalen en het vermeerderen van documenten komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergadering.

Artikel 14

Gemengde Commissie

1. Hierbij wordt overeenkomstig artikel 10 van de Interimovereenkomst een Gemengde Commissie opgericht om de Gezamenlijke Raad bij de uitvoering van zijn taken bij te staan.

2. De Gemengde Commissie bestaat uit vertegenwoordigers van de Commissie, bijgestaan door vertegenwoordigers van de lidstaten, enerzijds, en uit vertegenwoordigers van Secofi, anderzijds, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.

3. De Gemengde Commissie bereidt de vergaderingen en beraadslagingen van de Gezamenlijke Raad voor, ziet in voorkomend geval toe op de tenuitvoerlegging van de besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad en draagt in het algemeen zorg voor de goede werking van de Interim-overeenkomst. De Gemengde Commissie behandelt alle zaken die de Gezamenlijke Raad de Commissie voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de Interimovereenkomst. Voorstellen voor besluiten en aanbevelingen worden door de Gemengde Commissie ter goedkeuring aan de Gezamenlijke Raad voorgelegd.

4. Het reglement van orde van de Gemengde Commissie is als bijlage aan dit besluit gehecht.

Gedaan te Lissabon, 23 maart 2000.

Voor de Gezamenlijke Raad

De voorzitter

J. Gama

BIJLAGE