BESLUIT Nr. 1/2015 VAN HET SUBCOMITÉ GEOGRAFISCHE AANDUIDINGEN VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË

van 15 december 2015

tot vaststelling van zijn reglement van orde [2016/43]

HET SUBCOMITÉ GEOGRAFISCHE AANDUIDINGEN VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË,

Gezien de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds (1), („de overeenkomst”), en met name artikel 306,

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van het Subcomité geografische aanduidingen, als vastgesteld in de bijlage, wordt hierbij goedgekeurd.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de datum waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 260 van 30.8.2014, blz. 4.

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SUBCOMITÉ GEOGRAFISCHE AANDUIDINGEN VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË

Artikel 1

Algemene bepalingen

1. Het bij artikel 306 van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds („de overeenkomst”), ingestelde Subcomité geografische aanduidingen assisteert het associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken, zoals bedoeld in artikel 438, lid 4, van de overeenkomst („het associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken”), bij de uitvoering van zijn taken.

2. Het Subcomité geografische aanduidingen voert zijn taken uit overeenkomstig artikel 306 van de overeenkomst.

3. Het Subcomité geografische aanduidingen bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Commissie en van de Republiek Moldavië die verantwoordelijk zijn voor aangelegenheden in verband met geografische aanduidingen.

4. De partijen wijzen elk een delegatiehoofd aan dat de contactpersoon is voor alle aangelegenheden betreffende het Subcomité geografische aanduidingen.

5. De delegatiehoofden fungeren als voorzitter van het Subcomité geografische aanduidingen overeenkomstig artikel 2.

6. Elk delegatiehoofd kan alle taken van het delegatiehoofd of een deel daarvan delegeren aan een benoemde plaatsvervanger, in welk geval alle navolgende bepalingen betreffende het delegatiehoofd eveneens gelden voor de benoemde plaatsvervanger.

7. De partijen bij dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 461 van de overeenkomst.

Artikel 2

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van het Subcomité geografische aanduidingen wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 3

Vergaderingen

1. Tenzij de partijen anderszins overeenkomen, komt het Subcomité geografische aanduidingen bijeen op verzoek van een partij, afwisselend in de Unie en in de Republiek Moldavië, en in geen geval later dan negentig kalenderdagen na het verzoek.

2. Elke vergadering van het Subcomité geografische aanduidingen wordt door zijn voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen plaats en datum. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen voor de vergadering door de voorzitter van het Subcomité geografische aanduidingen aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

3. Voor zover mogelijk wordt de jaarlijkse vergadering van het Subcomité geografische aanduidingen vroeg genoeg vóór de reguliere vergadering van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken bijeengeroepen.

4. Bij wijze van uitzondering kunnen de vergaderingen van het Subcomité geografische aanduidingen worden gehouden met behulp van door de partijen overeengekomen technologische middelen, zoals videoconferentie.

Artikel 4

Delegaties

Vóór elke vergadering worden de partijen door het secretariaat van het Subcomité geografische aanduidingen in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke partij die de vergadering bijwoont.

Artikel 5

Secretariaat

1. Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de Republiek Moldavië, benoemd door de delegatiehoofden, treden gezamenlijk op als secretarissen van het Subcomité geografische aanduidingen en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit in een geest van wederzijds vertrouwen en samenwerking.

2. Het secretariaat van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken wordt op de hoogte gesteld van alle besluiten, verslagen of andere handelingen waartoe het Subcomité geografische aanduidingen besluit.

Artikel 6

Correspondentie

1. De aan het Subcomité geografische aanduidingen gerichte correspondentie wordt doorgestuurd aan de secretaris van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris op de hoogte stelt.

2. Het secretariaat van het Subcomité geografische aanduidingen ziet erop toe dat de correspondentie die aan het Subcomité geografische aanduidingen is gericht, aan de voorzitter van het subcomité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval ook aan de andere leden, als in artikel 7 bedoelde documenten.

3. Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter namens hem aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verzonden overeenkomstig artikel 7.

Artikel 7

Documenten

1. Documenten worden verzonden door de secretarissen van het Subcomité geografische aanduidingen.

2. Een partij stuurt documenten naar haar secretaris. De secretaris stuurt de documenten door naar de secretaris van de andere partij.

3. De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de relevante vertegenwoordigers van de Unie en zendt de secretaris van de Republiek Moldavië en de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie.

4. De secretaris van de Republiek Moldavië stuurt de documenten door naar de relevante vertegenwoordigers van de Republiek Moldavië en zendt de secretaris van de Unie en de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

De vergaderingen van het Subcomité geografische aanduidingen zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan het Subcomité geografische aanduidingen informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

Artikel 9

Agenda voor de vergaderingen

1. Het secretariaat van het Subcomité geografische aanduidingen stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op, alsmede een ontwerp van de in artikel 10 bedoelde operationele conclusies. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat uiterlijk 21 kalenderdagen voor de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.

2. De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering verspreid overeenkomstig artikel 7.

3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door de voorzitter en het andere delegatiehoofd vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen.

4. In overleg tussen de partijen kan de voorzitter van het Subcomité geografische aanduidingen vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat dergelijke waarnemers en deskundigen de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.

5. De voorzitter van de vergadering van het Subcomité geografische aanduidingen kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten.

Artikel 10

Notulen en operationele conclusies

1. Van elke vergadering worden door de secretarissen van het Subcomité geografische aanduidingen ontwerpnotulen opgesteld.

2. In beginsel bevatten de notulen voor elk agendapunt:

a) een lijst van de deelnemers aan de vergadering, een lijst van de ambtenaren die hen begeleidden en een lijst van eventuele waarnemers of deskundigen die de vergadering hebben bijgewoond;

b) aan het Subcomité geografische aanduidingen voorgelegde documenten;

c) de verklaringen die op verzoek van het Subcomité geografische aanduidingen in de notulen worden opgenomen, en

d) de operationele conclusies van de vergadering, indien van toepassing, als bedoeld in lid 4.

3. De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan het subcomité voorgelegd. Zij worden binnen 28 kalenderdagen na iedere vergadering van het subcomité goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt een exemplaar gezonden.

4. De secretaris van de partij die het voorzitterschap van het Subcomité geografische aanduidingen bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van de operationele conclusies op en stuurt dit samen met de agenda aan de partijen, uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering. Die ontwerpconclusies worden tijdens de vergadering bijgewerkt zodat zij, tenzij door de partijen anders overeengekomen, aan het eind van de vergadering kunnen worden goedgekeurd door het subcomité, zodat duidelijk is welke vervolgacties de partijen overeengekomen zijn. Zodra zij zijn goedgekeurd, worden de operationele conclusies aan de notulen gehecht, en de tenuitvoerlegging ervan wordt geëvalueerd op een volgende vergadering van het Subcomité geografische aanduidingen. Het Subcomité geografische aanduidingen stelt daartoe een template op waarin voor elke actie een deadline kan worden vastgesteld.

Artikel 11

Besluiten

1. Het Subcomité geografische aanduidingen is bevoegd besluiten te nemen in gevallen als bedoeld in artikel 306, lid 4, van de overeenkomst. Die besluiten worden door de partijen bij consensus goedgekeurd nadat zij hun respectieve interne procedures voor goedkeuring hebben afgewikkeld. De besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan.

2. Alle besluiten worden ondertekend door de voorzitter van het Subcomité geografische aanduidingen en gewaarmerkt door de secretarissen van het Subcomité geografische aanduidingen. Onverminderd lid 4 ondertekent de voorzitter die documenten tijdens de vergadering waarin het desbetreffende besluit wordt goedgekeurd.

3. Het subcomité kan besluiten nemen of verslagen goedkeuren via een schriftelijke procedure, na voltooiing van de respectieve interne procedures voor de goedkeuring daarvan, indien de partijen dat overeenkomen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van notities tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 schriftelijk meegedeeld, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen worden gebracht. De voorzitter kan in overleg met de partijen die termijn in bijzondere omstandigheden inkorten. Zodra overeenstemming is bereikt over de tekst, wordt het besluit of het verslag ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de secretarissen.

4. De handelingen van het subcomité worden voorzien van het opschrift „Besluit” of „Verslag”. Een besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt goedgekeurd, tenzij in het besluit zelf anders is bepaald.

5. De besluiten worden aan de partijen gezonden.

6. Elke partij kan beslissen om de besluiten van het Subcomité geografische aanduidingen in haar publicatieblad op te nemen.

Artikel 12

Verslagen

Het Subcomité geografische aanduidingen brengt verslag uit aan het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken over zijn werkzaamheden tijdens elke periodieke vergadering van deze laatste.

Artikel 13

Talen

1. De werktalen van het Subcomité geografische aanduidingen zijn het Engels en het Roemeens.

2. Tenzij anders besloten wordt, beraadslaagt het subcomité op basis van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 14

Kosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het Subcomité geografische aanduidingen.

2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Roemeens, zoals vermeld in artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die die de vergadering organiseert.

Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.

Artikel 15

Wijziging van het reglement van orde

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van het Subcomité geografische aanduidingen overeenkomstig artikel 306, lid 3, van de overeenkomst.