Besluit nr. 4/2001 van het ACS-EG-Comité van ambassadeurs

van 24 april 2001

betreffende het reglement van orde van het Gemengd Ministerieel Handelscomité ACS-EG

(2001/484/EG)

HET ACS-EG-COMITÉ VAN AMBASSADEURS,

Gelet op de op 23 juni 2000 in Cotonou ondertekende Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, hierna "de overeenkomst" te noemen, en met name op artikel 38, lid 3,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Ingevolge Besluit nr. 1/2000(1) van de ACS-EG-Raad van ministers zijn de desbetreffende gedeelten van de overeenkomst op 2 augustus 2000 voorlopig in werking getreden.

(2) Ingevolge artikel 38, lid 1, van de overeenkomst wordt een Gemengd Ministerieel Handelscomité opgericht.

(3) De ACS-EG-Raad van ministers heeft bij besluit van 22 juni 2000 de bevoegdheden betreffende de vaststelling van het reglement van orde van dat comité aan het ACS-EG-Comité van ambassadeurs overgedragen,

BESLUIT:

Artikel 1

Samenstelling

1. Het Gemengd Ministerieel Handelscomité, hierna "het handelscomité" te noemen, is samengesteld uit, enerzijds, een minister van elke lidstaat van de Europese Gemeenschap en een lid van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en, anderzijds, uit 18 ministers van de ACS-staten. Bij uitbreiding van de Gemeenschap wordt het aantal ministers van de ACS-staten opnieuw bezien.

2. Elke partij deelt de namen van haar vertegenwoordigers mee aan het secretariaat van het handelscomité.

3. Het handelscomité kan besluiten besloten groepen in te stellen, bestaande uit een gelijk aantal leden van de ACS en de EG in het comité, waaronder een lid van de Commissie, teneinde aanbevelingen op te stellen over de in artikel 12, lid 1, vermelde specifieke kwesties.

Artikel 2

Voorzitterschap

Het handelscomité wordt bij toerbeurt, gedurende zes maanden, voorgezeten door het lid van de Commissie van de Europese Gemeenschappen namens de Europese Gemeenschap, en door een vertegenwoordiger van de ACS-staten. De eerste voorzitter is een vertegenwoordiger van de ACS-staten.

Artikel 3

Vergaderingen

1. Het handelscomité komt minstens eenmaal per jaar bijeen op verzoek van een van de partijen.

2. Afhankelijk van zijn besluit vergadert het handelscomité op de plaats waar de zittingen van de Raad van de Europese Unie gewoonlijk worden gehouden of ten kantore van het secretariaat-generaal van de groep van ACS-staten, dan wel in een stad van een ACS-staat.

3. De vergaderingen van het handelscomité worden bijeengeroepen door zijn voorzitter.

4. De vergaderingen van het handelscomité zijn alleen geldig als ten minste een meerderheid van de vertegenwoordigers van de lidstaten van de Europese Gemeenschap, een lid van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en een meerderheid van de vertegenwoordigers van de ACS-staten die lid zijn van het comité, aanwezig zijn.

Artikel 4

Vertegenwoordiging

1. De leden van het handelscomité kunnen zich bij verhindering laten vertegenwoordigen.

2. Indien een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen dient hij de voorzitter voor de vergadering in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger.

3. De aangewezen vertegenwoordiger van een lid van het handelscomité oefent alle rechten van dat lid uit.

Artikel 5

Delegaties

1. De leden van het handelscomité mogen zich door handelsfunctionarissen laten vergezellen.

2. Vóór iedere vergadering wordt de voorzitter op de hoogte gebracht van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

3. Het handelscomité kan in onderling overleg tussen de partijen niet-leden uitnodigen de vergaderingen bij te wonen.

4. Vertegenwoordigers van regionale of subregionale organisaties van de ACS die zich met een economisch integratieproces bezighouden, kunnen de vergaderingen bijwonen als waarnemers, mits hiertoe van tevoren toestemming was verleend door het handelscomité.

Artikel 6

Secretariaat

Het secretariaat van de ACS-EG-Raad van ministers treedt op als het secretariaat van het handelscomité.

Artikel 7

Documenten

Het secretariaat van de ACS-EG-Raad van ministers is verantwoordelijk voor het opstellen van alle documenten die nodig zijn voor de vergaderingen van het handelscomité.

Wanneer de besprekingen van het handelscomité gebaseerd zijn op schriftelijke documentatie, worden de betreffende documenten door zijn secretariaat voorzien van een nummer, en als documenten van het handelscomité verspreid.

Artikel 8

Correspondentie

1. De voor het handelscomité of voor de voorzitter van het comité bestemde correspondentie wordt aan het secretariaat van het handelscomité toegezonden.

2. Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie wordt doorgezonden aan de geadresseerden en, indien het de in artikel 7 bedoelde documenten betreft, aan de andere leden van het handelscomité. Correspondentie die voor circulatie is bestemd, wordt verzonden aan het secretariaat-generaal van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten van de Europese Gemeenschap en de diplomatieke missies van de vertegenwoordigers van de ACS-staten.

Artikel 9

Openbaarheid

Tenzij anders overeengekomen zijn de vergaderingen van het handelscomité niet openbaar.

Artikel 10

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door het secretariaat van het handelscomité uiterlijk 15 dagen voor het begin van de vergadering naar de geadresseerden toegezonden.

2. Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan een van beide partijen uiterlijk 21 dagen voor de begindatum van de vergadering een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen. Verzoeken voor de opname van punten op de agenda kunnen ook ingediend worden door het ACS-EG-Subcomité voor handelssamenwerking. In dat geval worden de co-voorzitters van het subcomité uitgenodigd de vergadering bij te wonen.

3. Met instemming van beide partijen kunnen de vastgelegde termijnen ingekort worden als dat in een bepaald geval vereist is.

4. De agenda wordt aan het begin van iedere vergadering door het handelscomité goedgekeurd.

Artikel 11

Notulen

1. De ontwerp-notulen van elke vergadering worden zo spoedig mogelijk door het secretariaat gezamenlijk opgesteld.

2. In de notulen wordt over het algemeen voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:

a) de bij het handelscomité ingediende documenten;

b) verklaringen die op verzoek van een lid van het handelscomité worden opgenomen;

c) de gedane aanbevelingen, de overeengekomen verklaringen en de vastgestelde conclusies met betrekking tot specifieke punten.

3. De notulen omvatten tevens een lijst van de leden van het handelscomité of hun vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen.

4. De ontwerp-notulen worden aan het handelscomité voor goedkeuring in zijn volgende vergadering voorgelegd. De ontwerp-notulen kunnen ook schriftelijk door de twee partijen worden goedgekeurd. Na te zijn goedgekeurd, worden twee exemplaren van de notulen, waarvan de teksten gelijkelijk authentiek zijn, door het secretariaat ondertekend en door de partijen gearchiveerd. Een afschrift van de notulen wordt aan elk van de in artikel 8 bedoelde geadresseerden toegezonden.

Artikel 12

Aanbevelingen

1. Het handelscomité doet in onderlinge overeenstemming tussen de partijen aanbevelingen over alle handelsaangelegenheden, met inbegrip van kwesties betreffende multilaterale handelsbesprekingen, economische partnerschapsovereenkomsten, samenwerking op internationale fora en grondstoffenkwesties.

2. Gedurende de periode tussen vergaderingen kan het handelscomité aanbevelingen doen via de schriftelijke procedure, indien de partijen daarmee instemmen. Een schriftelijke procedure bestaat uit de uitwisseling van nota's tussen de twee co-secretarissen van het secretariaat, die in overeenstemming met de partijen optreden.

3. De aanbevelingen van het handelscomité worden voorzien van de vermelding "aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een omschrijving van het onderwerp.

4. De aanbevelingen van het handelscomité worden door het secretariaat en door de voorzitter gewaarmerkt.

5. De aanbevelingen worden als documenten van het handelscomité ter kennis gebracht van elk van de in artikel 8 bedoelde geadresseerden.

6. Het handelscomité legt periodiek de passende verslagen voor aan de ACS-EG-Raad van ministers.

Artikel 13

Talen

Tenzij anders overeengekomen, beraadslaagt het handelscomité op basis van documenten die zijn opgesteld in het Duits, Engels, Deens, Spaans, Fins, Frans, Grieks, Italiaans, Nederlands, Portugees en Zweeds.

Artikel 14

Uitgaven

Punt 1 van Protocol 1 bij de overeenkomst, betreffende de huishoudelijke uitgaven van de gezamenlijke instellingen, is eveneens van toepassing op de uitgaven van het handelscomité.

Gedaan te Brussel, 24 april 2001.

Voor het ACS-EG-Comité van ambassadeurs

De voorzitter

Z. Ngavirue

(1) PB L 195 van 1.8.2000, blz. 46.