BESLUIT Nr. 1/2017 VAN HET SUBCOMITÉ DOUANE EU-OEKRAÏNE

van 15 juni 2017

tot vaststelling van zijn reglement van orde [2018/206]

HET SUBCOMITÉ DOUANE EU-OEKRAÏNE,

Gezien de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds (1), en met name artikel 83,

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van het subcomité douane, als vastgesteld in de bijlage van dit besluit, wordt hierbij aangenomen.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 161 van 29.5.2014, blz. 3.

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SUBCOMITÉ DOUANE EU-OEKRAÏNE

Artikel 1

Algemene bepalingen

1. Het krachtens artikel 83 van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds (1), (de „overeenkomst”) ingestelde subcomité douane voert zijn taken uit overeenkomstig dat artikel.

2. Het subcomité douane bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Commissie en van Oekraïne die verantwoordelijk zijn voor douane- en douanegerelateerde aangelegenheden.

3. Een vertegenwoordiger van de Europese Commissie of van Oekraïne met verantwoordelijkheid voor douane- en douanegerelateerde aangelegenheden fungeert als voorzitter, overeenkomstig artikel 2.

4. Voor de toepassing van dit reglement van orde geldt de definitie van de term de „partijen” in artikel 482 van de overeenkomst.

Artikel 2

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van het subcomité douane wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode van twaalf maanden vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 3

Vergaderingen

1. Voor zover de partijen niet anderszins overeenkomen, vergadert het subcomité douane eenmaal per jaar of op verzoek van een van de partijen.

2. Elke vergadering van het subcomité douane wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen voor de vergadering door de voorzitter aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

3. De vergaderingen van het subcomité douane kunnen met behulp van daartoe overeengekomen technische hulpmiddelen plaatsvinden, zoals video- of audioconferentie.

4. Tussen twee vergaderingen door kan het subcomité douane aangelegenheden ook schriftelijk behandelen.

Artikel 4

Delegaties

Vóór elke vergadering stelt elke partij de andere via het secretariaat van het subcomité douane bedoeld in artikel 5 in kennis van de voorgenomen samenstelling van haar delegatie.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van Oekraïne met verantwoordelijkheid voor douane- en douanegerelateerde aangelegenheden treden gezamenlijk op als secretarissen van het subcomité douane en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit in een geest van wederzijds vertrouwen en samenwerking.

Artikel 6

Correspondentie

1. De voor het subcomité douane bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris op de hoogte stelt.

2. Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan het subcomité douane is gericht, aan de voorzitter wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval ook aan de andere leden, overeenkomstig artikel 7.

3. Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter namens hem aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verzonden overeenkomstig artikel 7.

Artikel 7

Documenten

1. Documenten worden verspreid door het secretariaat van het subcomité douane.

2. Een partij stuurt documenten naar haar secretaris. Die secretaris stuurt de documenten door naar de secretaris van de andere partij.

3. De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de betrokken vertegenwoordigers van de Unie en zendt de secretaris van Oekraïne daarbij systematisch een kopie. De secretaris van de Unie zendt een exemplaar van de definitieve documenten aan de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.

4. De secretaris van Oekraïne stuurt de documenten door naar de betrokken vertegenwoordigers van Oekraïne en zendt de secretaris van de Unie daarbij systematisch een kopie. De secretaris van Oekraïne zendt een exemplaar van de definitieve documenten aan de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

De vergaderingen van het subcomité douane zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten.

Wanneer een partij aan het subcomité douane informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

Artikel 9

Agenda van de vergaderingen

1. Het secretariaat van het subcomité douane stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat uiterlijk 21 kalenderdagen voor de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.

2. De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering verspreid overeenkomstig artikel 7.

3. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het subcomité douane goedgekeurd. Indien de partijen dit overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan, als agendapunt worden opgenomen.

4. Met instemming van de andere partij kan de voorzitter vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering van het subcomité douane als waarnemers bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat die waarnemers de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.

5. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen inkorten teneinde rekening te houden met bijzondere omstandigheden.

Artikel 10

Notulen en operationele conclusies

1. De secretaris van de partij die het voorzitterschap bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van de notulen, met inbegrip van de operationele conclusies, op.

2. De ontwerpnotulen, met inbegrip van de operationele conclusies, worden ter goedkeuring aan het subcomité douane voorgelegd. Zij worden binnen 28 kalenderdagen na iedere vergadering van het subcomité douane goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt een exemplaar van de goedgekeurde notulen gezonden.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1. Het subcomité douane stelt praktische regelingen, maatregelen en besluiten alsmede aanbevelingen vast als bedoeld in artikel 83 van de overeenkomst. Deze worden door de partijen bij consensus aangenomen nadat zij hun respectieve interne procedures voor goedkeuring hebben voltooid. De besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan.

2. Besluiten en aanbevelingen worden ondertekend door een vertegenwoordiger van elke partij. Onverminderd lid 3 ondertekenen de vertegenwoordigers die documenten tijdens de vergadering waarin het desbetreffende besluit of de desbetreffende aanbeveling wordt aangenomen.

3. Het subcomité douane kan besluiten of aanbevelingen aannemen via een schriftelijke procedure, na voltooiing van de respectieve interne procedures, indien de partijen dat overeenkomen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 schriftelijk verspreid, waarbij een termijn van ten minste 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen worden gebracht. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in dit lid genoemde termijnen inkorten teneinde rekening te houden met bijzondere omstandigheden. Na goedkeuring van de tekst wordt het besluit of de aanbeveling ondertekend door een vertegenwoordiger van elke partij.

4. De handelingen van het subcomité douane worden voorzien van het opschrift „Besluit” of „Aanbeveling”. Een besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt aangenomen, tenzij in het besluit zelf anders is bepaald.

5. De besluiten en aanbevelingen van het subcomité douane worden gewaarmerkt door de twee secretarissen.

6. De besluiten en aanbevelingen worden aan beide partijen gezonden.

7. Het secretariaat van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken wordt op de hoogte gesteld van alle besluiten, adviezen, aanbevelingen, verslagen of andere handelingen waartoe het subcomité douane besluit.

8. Elke partij kan beslissen of zij de besluiten en aanbevelingen van het subcomité douane in haar publicatieblad of staatsblad bekendmaakt.

Artikel 12

Verslagen

Het subcomité douane brengt verslag uit aan het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken op elke gewone jaarlijkse vergadering van dat comité.

Artikel 13

Talen

1. De werktalen van het subcomité douane zijn het Engels en het Oekraïens.

2. Tenzij anders besloten wordt, beraadslaagt het subcomité douane op basis van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 14

Kosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het subcomité douane.

2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Oekraïens, om te voldoen aan artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

Kosten in verband met vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.

Artikel 15

Wijziging

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van het subcomité douane overeenkomstig artikel 83, onder e), van de overeenkomst.

(1) PB L 161 van 29.5.2014, blz. 3.