BESLUIT Nr. 1/2014 VAN HET HANDELSCOMITÉ EU-COLOMBIA-PERU

van 16 mei 2014

tot vaststelling van het reglement van orde van het Handelscomité als bedoeld in artikel 13, lid 1, onder j), van de handelsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Colombia en Peru, anderzijds [2015/1045]

HET HANDELSCOMITÉ,

Gezien de op 26 juni 2012 te Brussel ondertekende handelsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Colombia en Peru, anderzijds („de overeenkomst”), en met name artikel 13, lid 1, onder j),

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET HANDELSCOMITÉ

Artikel 1

Samenstelling en voorzitterschap

1. Het Handelscomité, dat is opgericht overeenkomstig artikel 12 van de handelsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Colombia en Peru, anderzijds („de overeenkomst”), voert zijn taken uit zoals bepaald in artikel 12 van de overeenkomst en is verantwoordelijk voor de uitvoering en juiste toepassing van de overeenkomst.

2. Overeenkomstig artikel 12, lid 1, van de overeenkomst bestaat het Handelscomité uit vertegenwoordigers van de EU en van elk overeenkomstsluitend Andesland.

3. Het Handelscomité wordt voor een periode van één jaar afwisselend voorgezeten door de minister van Handel, Industrie en Toerisme van Colombia, de minister van Buitenlandse Handel en Toerisme van Peru, of het voor handel bevoegde lid van de Europese Commissie. De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van het Handelscomité en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar. De voorzitter kan zich doen vertegenwoordigen door een door hem aangewezen vertegenwoordiger, zoals bepaald in artikel 12, lid 2, van de overeenkomst.

4. Het Handelscomité kan vergaderingen houden waaraan alleen de EU en een van de overeenkomstsluitende Andeslanden deelnemen, met betrekking tot onderwerpen die uitsluitend hun bilaterale betrekkingen betreffen of die na bespreking in een gespecialiseerd orgaan waarin alleen die twee partijen deelnamen naar het Handelscomité zijn doorverwezen. Die vergaderingen worden voorgezeten door de EU en het betrokken overeenkomstsluitende Andesland. Andere overeenkomstsluitende Andeslanden kunnen aan die vergaderingen deelnemen indien de EU en het betrokken overeenkomstsluitende Andesland vooraf daarmee instemmen.

5. De verwijzing naar de partijen in dat reglement van orde is in overeenstemming met de definitie in artikel 6 van de overeenkomst.

Artikel 2

Vertegenwoordiging

1. Een partij stelt de andere partijen schriftelijk in kennis van de lijst van haar leden van het Handelscomité. De lijst wordt beheerd door het in artikel 6 bedoelde secretariaat van het Handelscomité.

2. Een partij die zich door een vervanger wenst te doen vertegenwoordigen, deelt de andere partijen vóór de vergadering waarop hij of zij zal worden vertegenwoordigd, de naam van zijn of haar vervanger mede. De vervanger van een lid van het Handelscomité oefent alle rechten van dat lid uit.

Artikel 3

Vergaderingen

1. Het Handelscomité komt eenmaal per jaar of op verzoek van een partij bijeen, zoals bepaald in artikel 12, lid 2, van de overeenkomst. De bijeenkomsten vinden afwisselend plaats in Bogota, Brussel en Lima, tenzij de partijen anders besluiten.

2. Bij wijze van uitzondering en indien de partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het Handelscomité per daartoe overeengekomen technologische middelen plaatsvinden.

3. Elke vergadering van het Handelscomité wordt door het secretariaat van het Handelscomité bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats. De convocatie wordt uiterlijk 28 dagen voor het begin van de vergadering door het secretariaat van het Handelscomité aan de leden van het Handelscomité toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

Artikel 4

Delegatie

De leden van het Handelscomité mogen zich doen vergezellen door ambtenaren. Vóór elke vergadering worden de partijen in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen.

Artikel 5

Waarnemers

Het Handelscomité kan besluiten op ad-hoc basis waarnemers uit te nodigen.

Artikel 6

Secretariaat

De door de partijen overeenkomstig artikel 16 van de overeenkomst aangewezen coördinatoren fungeren gezamenlijk als secretariaat van het Handelscomité.

Artikel 7

Documenten

Wanneer de besprekingen van het Handelscomité gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door het secretariaat van het Handelscomité genummerd en als document van het Handelscomité verspreid.

Artikel 8

Correspondentie

1. De correspondentie aan de voorzitter van het Handelscomité wordt voor verspreiding onder de andere partijen toegezonden aan het secretariaat van het Handelscomité.

2. De correspondentie van de voorzitter van het Handelscomité wordt door het secretariaat van het Handelscomité naar de ontvangers gestuurd, wordt genummerd en wordt, waar dit passend is, onder de andere partijen verspreid.

3. Voor onderwerpen die uitsluitend betrekking hebben op de bilaterale betrekkingen tussen de EU en een overeenkomstsluitend Andesland verloopt de correspondentie tussen die twee partijen, waarbij de andere overeenkomstsluitende Andeslanden in voorkomend geval volledig op de hoogte worden gehouden.

Artikel 9

Agenda voor de vergaderingen

1. Het secretariaat van het Handelscomité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 14 dagen voor het begin van de vergadering als in artikel 7 van dit reglement van orde bedoelde documenten toegezonden aan alle partijen.

2. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat van het Handelscomité uiterlijk 21 dagen voor het begin van de vergadering, een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.

3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Handelscomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen.

4. De voorzitter van het Handelscomité kan met instemming van de andere partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.

5. De voorzitter van het Handelscomité kan met instemming van de andere partijen de in de leden 1 en 2 gespecificeerde termijnen inkorten als zulks in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 10

Notulen

1. Het secretariaat van het Handelscomité stelt ontwerpnotulen van elke vergadering op, normaliter binnen 21 dagen na het eind van de vergadering. Het eerste ontwerp wordt binnen tien dagen na het eind van de vergadering opgesteld door de partij die optrad als voorzitter.

2. De notulen geven in de regel een korte samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval een specificatie van de volgende elementen:

a) de aan het Handelscomité voorgelegde documenten;

b) verklaringen die op verzoek van een lid van het Handelscomité worden opgenomen, en

c) de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies die met betrekking tot specifieke punten zijn vastgesteld.

3. De notulen bevatten tevens een lijst van de leden van het Handelscomité of hun vervangers die aan de vergadering hebben deelgenomen, een lijst van de leden van de delegaties die hen vergezelden, en een lijst van eventuele waarnemers of deskundigen die de vergadering hebben bijgewoond.

4. De notulen worden binnen 28 dagen na de datum van de vergadering door de partijen schriftelijk goedgekeurd. Na de goedkeuring worden de notulen door het secretariaat van het Handelscomité ondertekend en ontvangt elk van de partijen één exemplaar van die originelen.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1. Het Handelscomité neemt besluiten en doet aanbevelingen bij consensus.

2. In de periode tussen twee vergaderingen kan het Handelscomité, indien de partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen. Te dien einde wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 8 door de voorzitter schriftelijk meegedeeld aan de leden van het Handelscomité, waarbij een termijn van niet minder dan 21 dagen wordt gesteld waarbinnen de leden hun voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen brengen.

Tijdens de schriftelijke procedure kan elk lid van het Handelscomité de voorzitter schriftelijk verzoeken om het voorstel te bespreken in de volgende vergadering van het Handelscomité. Door dat verzoek wordt de schriftelijke procedure automatisch geschorst.

Een voorstel ten aanzien waarvan geen enkele partij binnen de voor een schriftelijke procedure vastgestelde termijn een voorbehoud heeft gemaakt, wordt geacht door het Handelscomité te zijn goedgekeurd. De voorzitter van het Handelscomité stelt de leden vervolgens daarvan in kennis, op rapport van het secretariaat dat de partijen hun instemming hebben betuigd.

De goedgekeurde voorstellen worden overeenkomstig artikel 8 meegedeeld zodra de termijn is verstreken. Van goedgekeurde voorstellen wordt melding gemaakt in de notulen van de eerstvolgende vergadering.

3. In de gevallen waarin het Handelscomité krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, worden de desbetreffende documenten voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling”. Het secretariaat van het Handelscomité voorziet besluiten of aanbevelingen van een volgnummer, vermeldt de datum van vaststelling en geeft een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.

4. De door het Handelscomité vastgestelde besluiten en aanbevelingen worden geauthenticeerd door een door de voorzitter van het Handelscomité ondertekend authentiek exemplaar ter beschikking van elke partij te stellen.

Artikel 12

Talen

1. De officiële talen van het Handelscomité zijn de officiële talen van de partijen.

2. Tenzij anders wordt besloten, gaat het Handelscomité voor zijn beraadslagingen uit van documentatie en voorstellen die zijn opgesteld in de in lid 1 bedoelde talen.

Artikel 13

Openbaarheid en vertrouwelijkheid

1. Vergaderingen van het Handelscomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

2. Wanneer een partij informatie die zij ingevolge haar wet- en regelgeving als vertrouwelijk beschouwt, aan het Handelscomité of aan gespecialiseerde comités, werkgroepen of andere organen overlegt, wordt die informatie door de partijen vertrouwelijk behandeld overeenkomstig de regels van artikel 290, lid 2, van de overeenkomst.

3. Elke partij kan besluiten de besluiten en aanbevelingen van het Handelscomité in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken.

Artikel 14

Kosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan vergaderingen van het Handelscomité.

2. Kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt.

3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Spaans en het Engels komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt. Kosten voor vertolking en vertaling in of uit de andere talen komen ten laste van de verzoekende partij.

Artikel 15

Gespecialiseerde comités en werkgroepen

1. Het Handelscomité wordt bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door de gespecialiseerde organen die onder auspiciën van het Handelscomité zijn opgericht. Tenzij anders is bepaald in de overeenkomst of anders is overeengekomen door het Handelscomité of het bij de overeenkomst ingestelde gespecialiseerde orgaan dat een besluit neemt, wordt dit reglement van orde mutatis mutandis toegepast door de gespecialiseerde organen (d.w.z. subcomités, werkgroepen enz.).

2. Het Handelscomité wordt geïnformeerd over de door elk gespecialiseerd orgaan aangewezen contactpunten. Alle relevante correspondentie, documenten en mededelingen tussen de contactpunten van elk gespecialiseerd orgaan worden tegelijkertijd toegezonden aan het secretariaat van het Handelscomité.

3. Het Handelscomité ontvangt bij elke regelmatige vergadering van elk gespecialiseerd orgaan een verslag over zijn activiteiten.

4. Zoals bepaald in de overeenkomst kan een gespecialiseerd orgaan zijn eigen reglement van orde vaststellen, dat aan het Handelscomité wordt medegedeeld.

Artikel 16

Wijziging van het reglement van orde

Het reglement van orde kan worden gewijzigd overeenkomstig artikel 11.