NL Publicatieblad van de Europese Unie L 293/37

BESLUIT Nr. 1/2012 VAN DE ASSOCIATIERAAD EU-LIBANON

van 17 september 2012

tot vaststelling van het reglement van orde van de Associatieraad

(2012/655/EU)

DE ASSOCIATIERAAD EU-LIBANON,

Gezien de Euro-mediterrane Overeenkomst waarbij een associatie tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Libanon, anderzijds (1) („de overeenkomst”), en met name de artikelen 74 tot en met 81,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De overeenkomst is op 1 april 2006 in werking getreden.

(2) In artikel 75 van de overeenkomst is bepaald dat de Associatieraad zijn reglement van orde moet vaststellen.

(3) Derhalve moet het reglement van orde van de Associatieraad worden vastgesteld,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Voorzitterschap

De Associatieraad wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van het voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie, namens de Europese Unie en haar lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van de Republiek Libanon. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 2

Vergaderingen

De Associatieraad komt periodiek, eens per jaar, op ministerieel niveau bijeen. Op verzoek van een van de partijen kunnen bijzondere zittingen van de Associatieraad belegd worden indien de partijen dat overeenkomen.

Tenzij de partijen anderszins overeenkomen wordt elke zitting van de Associatieraad gehouden ter plaatse waar gewoonlijk de zittingen van de Raad van de Europese Unie worden gehouden op een tussen beide partijen overeengekomen datum.

De zittingen van de Associatieraad worden door de secretarissen van de Associatieraad gezamenlijk in overleg met de voorzitter van de Associatieraad bijeengeroepen.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

De leden van de Associatieraad mogen zich laten vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen. Indien een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen dient hij de voorzitter vóór de zitting waar hij vertegenwoordigd zal worden in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger.

De vertegenwoordiger van een lid van de Associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de Associatieraad mogen door ambtenaren vergezeld worden.

Vóór elke zitting wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Wanneer er op de agenda een punt staat dat verband houdt met de Europese Investeringsbank kan een vertegenwoordiger van die bank de zitting van de Associatieraad als waarnemer bijwonen.

De Associatieraad kan met instemming van de partijen niet-leden uitnodigen de zittingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de ambassade van de Republiek Libanon in Brussel treden gezamenlijk op als secretarissen van de Associatieraad.

Artikel 6

Correspondentie

De voor de Associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht tot de voorzitter van de Associatieraad op het adres van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

De twee secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie aan de voorzitter van de Associatieraad wordt gezonden en, in voorkomend geval, aan de andere leden van de Associatieraad. In dit laatste geval wordt de correspondentie gericht tot het secretariaat-generaal van de Europese Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten en de ambassade van de Republiek Libanon in Brussel.

Mededelingen van de voorzitter van de Associatieraad worden door de twee secretarissen tot de geadresseerden gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de Associatieraad via de in de tweede alinea bedoelde adressen.

Artikel 7

Openbaarheid

De zittingen van de Associatieraad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 8

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt voor elke bijeenkomst een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Associatieraad uiterlijk 15 dagen voor het begin van de zitting naar de in artikel 6 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen voor het begin van de zitting een verzoek tot het opnemen op de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen.

De agenda wordt bij het begin van iedere zitting door de Associatieraad goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

2. De voorzitter kan met instemming van de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 9

Notulen

Van elke zitting worden door de twee secretarissen ontwerpnotulen opgesteld.

In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

a) de aan de Associatieraad voorgelegde documenten,

b) verklaringen die op verzoek van een lid van de Associatieraad worden opgenomen,

c) de genomen besluiten, de overeengekomen verklaringen en de vastgestelde conclusies.

De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Zij worden binnen zes maanden na iedere zitting van de Associatieraad goedgekeurd. Eenmaal goedgekeurd worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de twee secretarissen. De notulen worden bewaard in de archieven van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie; een gewaarmerkt afschrift wordt aan elk van de in artikel 6 genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

1. De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld.

In de periode tussen twee zittingen kan de Associatieraad, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen.

2. De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in de zin van artikel 76 van de overeenkomst dragen de titel „besluit”, respectievelijk „aanbeveling”, gevolgd door een volgnummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding ervan vermeld.

De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen.

Besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in bovengenoemd artikel 6 genoemde geadresseerden.

De Associatieraad kan besluiten tot bekendmaking van zijn besluiten en aanbevelingen in het Publicatieblad van de Europese Unie en het Publicatieblad van de Republiek Libanon.

Artikel 11

Talen

De officiële talen van de Associatieraad zijn de officiële talen van de twee partijen.

Voor zijn beraadslagingen gaat de Associatieraad, tenzij anders wordt beslist, uit van de in deze talen opgestelde documenten.

Artikel 12

Kosten

De Europese Unie en de Republiek Libanon dragen bij deelneming aan vergaderingen van de Associatieraad elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

De kosten die verbonden zijn aan het tolken op vergaderingen, het vertalen en het vermeerderen van documenten komen ten laste van de Europese Unie, met uitzondering van de kosten die verbonden zijn aan het tolken of vertalen in en uit het Arabisch, welke voor rekening van de Republiek Libanon komen.

Andere uitgaven in verband met de materiële organisatie van de vergaderingen komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergaderingen.

Artikel 13

Associatiecomité

1. Het Associatiecomité dient de Associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bij te staan. Het Associatiecomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Commissie en vertegenwoordigers van de lidstaten van de Europese Unie enerzijds, en uit vertegenwoordigers van de regering van de Arabische Republiek Libanon anderzijds.

2. Het Associatiecomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Associatieraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen of ontwerpbesluiten en -aanbevelingen worden door het Associatiecomité ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd.

3. In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een verplichting tot raadpleging of een mogelijkheid tot raadpleging, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Associatiecomité. Dit overleg kan, indien beide partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Associatieraad.

4. Het reglement van orde van het Associatiecomité is aan dit besluit gehecht.

Artikel 14

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

Gedaan te Brussel, 17 september 2012. Voor de Associatieraad EU-Libanon De voorzitter C. ASHTON

(1) PB L 143 van 30.5.2006, blz. 2.