BESLUIT Nr. 1/98 VAN DE ASSOCIATIERAAD tussen de Europese Gemeenschappen en de lidstaten daarvan, enerzijds, en de Republiek Letland, anderzijds,

van 23 februari 1998 betreffende zijn reglement van orde (98/193/EG)

DE ASSOCIATIERAAD,

Gelet op de Europa-Overeenkomst waarbij een associatie tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Letland, anderzijds, inzonderheid op de artikelen 110, 111, 112, 113, 114 en 115,

Overwegende dat deze overeenkomst op 1 februari 1998 in werking is getreden,

BESLUIT:

Artikel 1

Voorzitterschap

De Associatieraad wordt beurtelings gedurende een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Raad van de Europese Unie, namens de Gemeenschap en haar lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van de Republiek Letland. De eerste periode begint op de datum van de eerste zitting van de Associatieraad en eindigt op 31 december 1998.

Artikel 2

Zittingen

De Associatieraad komt periodiek, eens per jaar, op ministersniveau bijeen. Op verzoek van een van de partijen kunnen er speciale zittingen van de Associatieraad belegd worden indien de partijen dat overeenkomen.

Tenzij de partijen anderszins overeenkomen, wordt elke zitting van de Associatieraad op een door beide partijen overeengekomen datum gehouden ter plaatse waar gewoonlijk de zittingen van de Raad van de Europese Unie worden gehouden.

De zittingen van de Associatieraad worden door de secretarissen van de Associatieraad gezamenlijk in overleg met de Voorzitter bijeengeroepen.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

De leden van de Associatieraad mogen zich doen vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen. Indien een lid zich wenst te doen vertegenwoordigen dient hij de Voorzitter vóór de zitting waar hij vertegenwoordigd dient te worden in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger.

De vertegenwoordiger van een lid van de Associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de Associatieraad mogen door ambtenaren vergezeld worden.

Vóór elke zitting wordt de Voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Wanneer op de agenda een punt staat dat verband houdt met de Europese Investeringsbank, woont een vertegenwoordiger van die bank de zitting van de Associatieraad als waarnemer bij.

De Associatieraad kan niet-leden uitnodigen de zittingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de missie van de Republiek Letland in Brussel treden gezamenlijk op als secretarissen van de Associatieraad.

Artikel 6

Correspondentie

De voor de Associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht tot de Voorzitter van de Associatieraad op het adres van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

De twee secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie aan de Voorzitter van de Associatieraad wordt overhandigd en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de Associatieraad. Verspreide correspondentie wordt gericht tot het Secretariaat-generaal van de Commissie, de Permanente Vertegenwoordigingen van de lidstaten en de missie van de Republiek Letland in Brussel.

Mededelingen die uitgaan van de Voorzitter van de Associatieraad worden door de twee secretarissen tot de geadresseerden gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de Associatieraad met gebruik van de in de voorgaande alinea bedoelde adressen.

Artikel 7

Openbaarheid

De zittingen van de Associatieraad zijn niet openbaar, tenzij deze anders besluit.

Artikel 8

Agenda van de zittingen

1. De Voorzitter stelt voor elke zitting een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Associatieraad uiterlijk vijftien dagen voor het begin van de zitting naar de in artikel 6 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de Voorzitter uiterlijk eenentwintig dagen voor het begin van de zitting een verzoek tot het opnemen op de agenda heeft ontvangen; punten kunnen echter niet op de voorlopige agenda worden opgenomen wanneer niet uiterlijk op de dag van verzending van de agenda de desbetreffende documenten bij de secretarissen zijn ingekomen.

De agenda wordt bij het begin van iedere zitting door de Associatieraad goedgekeurd. Indien de twee partijen zulks overeenkomen kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

2. Wanneer dit in een bijzonder geval noodzakelijk is kan de Voorzitter in overeenstemming met de twee partijen de in lid 1 genoemde tijdslimieten bekorten.

Artikel 9

Notulen

Van elke zitting worden door de twee secretarissen ontwerpnotulen opgesteld.

In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

- aan de Associatieraad voorgelegde documenten;

- verklaringen die op verzoek van een lid van de Associatieraad worden opgenomen;

- besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies van de Associatieraad.

De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Eenmaal goedgekeurd worden de notulen ondertekend door de Voorzitter en de twee secretarissen. De notulen worden bewaard in de archieven van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, die optreedt als depositaris van de documenten van de Associatie; een gewaarmerkt afschrift wordt naar elk van de in artikel 6 genoemde geadresseerden verzonden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

1. De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld.

In de periode tussen twee zittingen kan de Associatieraad, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen via de schriftelijke procedure vaststellen.

2. De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in de zin van artikel 112 van de Europa-Overeenkomst dragen de titel "besluit", respectievelijk "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp.

De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden ondertekend door de Voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen.

Besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in artikel 6 genoemde geadresseerden.

Elke partij kan besluiten tot bekendmaking van besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in haar respectieve officiële publicatieorgaan (het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en de Latvijas Vestnesis).

Artikel 11

Talen

De officiële talen van de Associatieraad zijn de officiële talen van de twee partijen.

Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt de Associatieraad op de grondslag van in deze talen opgestelde documenten.

Artikel 12

Uitgaven

De Gemeenschap en de Republiek Letland nemen de uitgaven terzake van hun deelneming aan de zittingen van de Associatieraad, zowel wat personeelsuitgaven, reis- en verblijfkosten betreft, als wat de uitgaven inzake post- en telecommunicatie betreft, voor hun rekening.

De uitgaven voor de vertolking tijdens de zittingen en voor de vertaling en het drukken van de documenten komen ten laste van de Gemeenschap, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling in of uit het Letlands, die voor rekening van Republiek Letland komen.

Andere uitgaven betrekking hebbende op de materiële organisatie van de zittingen komen ten laste van de partij die gastheer is van de zittingen.

Artikel 13

Associatiecomité

1. Hierbij wordt een Associatiecomité opgericht dat de Associatieraad bij het vervullen van zijn taken bijstaat. Het bestaat uit vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie en leden van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, enerzijds, en vertegenwoordigers van de regering van Letland, anderzijds. In beginsel zullen dit hoge ambtenaren zijn.

2. Het Associatiecomité bereidt de zittingen en beraadslagingen van de Associatieraad voor, voert waar passend de besluiten van de Associatieraad uit en zorgt in algemene zin voor de continuïteit in de associatiebetrekking en het goed functioneren van de Europa-Overeenkomst. Het bestudeert aangelegenheden in opdracht van de Associatieraad en aangelegenheden die zich bij de dagelijkse uitvoering van de Europa-Overeenkomst kunnen voordoen. Het kan voorstellen of ontwerpbesluiten/aanbevelingen ter goedkeuring aan de Associatieraad voorleggen.

3. In de gevallen waarin de Europa-Overeenkomst spreekt van een verplichting tot raadpleging of een mogelijkheid tot raadpleging, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Associatiecomité. De raadpleging kan worden voortgezet in de Associatieraad indien de twee partijen dit overeenkomen.

4. Het reglement van orde van het Associatiecomité staat in bijlage I bij dit besluit.

Artikel 14

Subcomités en speciale groepen

De in artikel 115 van de Europa-Overeenkomst genoemde subcomités zijn vermeld in bijlage II bij dit besluit. Zij werken onder het gezag van het Associatiecomité, waaraan zij na elke vergadering verslag uitbrengen.

Het Associatiecomité kan besluiten bestaande subcomités of groepen op te heffen, hun opdracht te wijzigen of andere subcomités of groepen op te richten die het in zijn taak bijstaan.

Deze subcomités en groepen hebben niet de bevoegdheid om besluiten te nemen.

Gedaan te Brussel, 23 februari 1998.

Voor de Associatieraad

De Voorzitter

R. COOK

BIJLAGE I

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET ASSOCIATIECOMITÉ

Artikel 1

Voorzitterschap

Het Associatiecomité wordt beurtelings gedurende een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie, namens de Gemeenschap en haar lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van de Republiek Letland. De eerste periode begint op de datum van de eerste Associatieraadszitting en eindigt op 31 december 1998.

Artikel 2

Vergaderingen

Het Associatiecomité komt wanneer de omstandigheden zulks vereisen met instemming van beide partijen bijeen.

Elke vergadering van het Associatiecomité wordt belegd op een tijd en op een plaats die door beide partijen is overeengekomen.

De vergaderingen van het Associatiecomité worden bijeengeroepen door de Voorzitter.

Artikel 3

Delegaties

Vóór elke vergadering wordt de Voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Artikel 4

Secretariaat

Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de regering van Letland treden gezamenlijk op als secretarissen van het Associatiecomité.

Alle in dit besluit bedoelde mededelingen bestemd voor en afkomstig van de Voorzitter van het Associatiecomité worden naar de secretarissen van het Associatiecomité en naar de secretarissen en de Voorzitter van de Associatieraad gezonden.

Artikel 5

Openbaarheid

De vergaderingen van het Associatiecomité zijn niet openbaar, tenzij anders besloten wordt.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. De Voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van het Associatiecomité uiterlijk vijftien dagen voor de vergadering naar de in artikel 4 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de Voorzitter uiterlijk eenentwintig dagen voor het begin van de zitting een verzoek tot het plaatsen op de agenda heeft ontvangen; punten kunnen echter niet op de voorlopige agenda worden geplaatst wanneer niet uiterlijk op de dag van verzending van de agenda de desbetreffende documenten bij de secretarissen zijn ingekomen.

Het Associatiecomité kan deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over bijzondere onderwerpen te verstrekken.

De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Associatiecomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

2. Wanneer dit in een bijzonder geval noodzakelijk is, kan de Voorzitter in overeenstemming met de twee partijen de in lid 1 genoemde tijdslimieten bekorten.

Artikel 7

Notulen

Van elke vergadering worden notulen opgesteld, gebaseerd op de opsomming, door de Voorzitter, van de door het Associatiecomité bereikte conclusies.

Na goedkeuring door het Associatiecomité worden de notulen ondertekend door de Voorzitter en de secretarissen en bij elk van beide partijen in de archieven bewaard. Naar elk van de in artikel 4 bedoelde geadresseerden wordt een afschrift van de notulen gezonden.

Artikel 8

Beraadslagingen

In de specifieke gevallen waarin het Associatiecomité uit hoofde van artikel 114, lid 2, van de Europa-Overeenkomst door de Associatieraad is gemachtigd om besluiten/aanbevelingen aan te nemen, krijgen deze instrumenten de titel "besluit" respectievelijk "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp. Besluiten en aanbevelingen worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld.

De besluiten en aanbevelingen van het Associatiecomité worden ondertekend door de Voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen. Ze worden naar de in artikel 4 van deze bijlage bedoelde geadresseerden gezonden. Elke partij kan besluiten tot bekendmaking van besluiten en aanbevelingen van het Associatiecomité in haar respectieve officiële publicatieorgaan (het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en de Latvijas Vestnesis).

Artikel 9

Uitgaven

De Gemeenschap en de Republiek Letland nemen de uitgaven terzake van hun deelneming aan de vergaderingen van het Associatiecomité, zowel wat personeelsuitgaven, reis- en verblijfkosten betreft, als wat de uitgaven inzake post- en telecommunicatie betreft, voor hun rekening.

De uitgaven voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling en het drukken van de documenten komen ten laste van de Gemeenschap, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling in of uit het Letlands, welke voor rekening van de Republiek Letland komen.

Andere uitgaven betrekking hebbende op de materiële organisatie van de vergaderingen komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergaderingen.

BIJLAGE II

STRUCTUUR MULTIDISCIPLINAIR SUBCOMITÉ

>RUIMTE VOOR DE TABEL>