BESLUIT Nr. 1/99 VAN HET GEMENGD COMITÉ DAT WERD OPGERICHT BIJ DE OVEREENKOMST TUSSEN DE EUROPESE GEMEENSCHAP VOOR KOLEN EN STAAL EN DE REPUBLIEK TURKIJE BETREFFENDE DE HANDEL IN PRODUCTEN WAAROP HET VERDRAG TOT OPRICHTING VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAP VOOR KOLEN EN STAAL VAN TOEPASSING IS van 23 februari 1999 betreffende de vaststelling van het reglement van orde van het Gemengd Comité EGKS-Turkije (1999/192/EGKS)

HET GEMENGD COMITÉ,

Gelet op de overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal en de Republiek Turkije betreffende de handel in producten waarop het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal van toepassing is, inzonderheid op artikel 14, lid 3, en artikel 19,

BESLUIT:

Artikel 1

Leden

1. De overeenkomstsluitende partijen benoemen hun vertegenwoordigers in het Gemengd Comité EGKS-Turkije, hierna het "Comité" genoemd. Leden mogen, indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen, worden vertegenwoordigd.

2. De aldus aangewezen vertegenwoordigers mogen door ambtenaren worden vergezeld die hen ter zijde staan. Het comité beslist hoeveel ambtenaren aanwezig mogen zijn. Het comité kan andere personen uitnodigen zijn vergaderingen bij te wonen in de hoedanigheid van waarnemer.

3. De vergaderingen van het comité zijn niet openbaar, tenzij dit anders wordt besloten.

Artikel 2

Functies

1. De functie van voorzitter van het comité wordt beurtelings, voor een periode van een jaar, waargenomen door de vertegenwoordiger van de Gemeenschap, d.w.z. de Commissie van de Europese Gemeenschappen, en de vertegenwoordiger van de Republiek Turkije. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van het comité.

2. De fungerend voorzitter is verantwoordelijk voor alle secretariaatsfuncties voor het comité.

3. Een vertegenwoordiger van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en een vertegenwoordiger die door Turkije wordt benoemd, treden gezamenlijk op als secretarissen van het comité.

Artikel 3

Vergaderingen

1. Het comité komt eens per jaar bijeen. Bij dringende omstandigheden kunnen de overeenkomstsluitende partijen buitengewone vergaderingen beleggen. Verzoeken hiertoe dienen door de partijen te worden gericht aan de fungerend voorzitter. De voorzitter roept uiterlijk tien dagen na ontvangst van het verzoek voor een buitengewone vergadering een vergadering van het comité bijeen, tenzij dit anders wordt overeengekomen met de vragende overeenkomstsluitende partij.

2. Voor elke vergadering wordt door de voorzitter een voorlopige agenda opgesteld. De uitnodiging voor de vergadering en de voorlopige agenda worden uiterlijk zeven dagen voor de vergadering naar de in artikel 9 genoemde geadresseerden gezonden. De voorlopige agenda gaat vergezeld van alle vereiste werkdocumenten.

3. De in lid 2 vermelde termijn is niet van toepassing op dringende vergaderingen die worden belegd in overeenstemming met lid 1.

4. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het comité goedgekeurd. Het comité kan besluiten een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, als agendapunt op te nemen. Een punt waarvoor een verzoek tot een vergadering is ingediend overeenkomstig lid 1, moet op de agenda worden opgenomen.

Alle vergaderingen van het comité worden beurtelings op een door beide partijen overeengekomen datum in Brussel en Ankara gehouden, tenzij anders wordt overeengekomen door de partijen.

Artikel 4

Uitgaven

1. De Gemeenschap en de Republiek Turkije nemen de uitgaven in verband met hun deelneming aan de vergaderingen van het comité voor eigen rekening; dit geldt zowel voor de personeelsuitgaven, de reis- en verblijfskosten, als de uitgaven voor post en telecommunicatie.

2. De kosten die verbonden zijn aan het vertolken op vergaderingen, het vertalen en het kopiëren van documenten komen ten laste van de Gemeenschap, met dien verstande dat de kosten die verbonden zijn aan het vertolken of het vertalen in of uit het Turks ten laste komen van de Republiek Turkije.

3. Andere kosten die verbonden zijn aan de materiële organisatie van vergaderingen komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

Artikel 5

Schriftelijke procedure

In dringende gevallen kan het comité besluiten of aanbevelingen goedkeuren met behulp van de schriftelijke procedure.

Artikel 6

Notulen

1. Uiterlijk drie dagen na de vergadering stellen de secretarissen onder verantwoordelijkheid van de voorzitter ontwerp-notulen op van elke vergadering van het comité.

2. In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

- de aan het comité voorgelegde documenten,

- verklaringen die een overeenkomstsluitende partij heeft verzocht op te nemen,

- de besluiten en aanbevelingen, de overeengekomen verklaringen en de conclusies die het comité heeft goedgekeurd.

3. De tekst van de door het comité goedgekeurde besluiten en aanbevelingen worden gehecht aan de notulen.

4. De ontwerp-notulen worden ter goedkeuring aan het comité voorgelegd.

5. De goedgekeurde notulen worden op het tijdstip van goedkeuring door de fungerend voorzitter en de twee secretarissen van het comité ondertekend en naar de in artikel 9 genoemde geadresseerden gezonden.

Artikel 7

Besluiten

1. Besluiten van het comité worden in onderlinge overeenstemming genomen en ondertekend door de fungerend voorzitter alsmede de twee secretarissen van het comité.

2. Besluiten en aanbevelingen van het comité worden "besluit" of "aanbeveling" genoemd, gevolgd door een serienummer, de datum van goedkeuring en een verwijzing naar het onderwerp.

3. Afschriften van alle besluiten en aanbevelingen worden door de voorzitter naar de in artikel 9 genoemde geadresseerden gezonden.

4. Elke partij kan overgaan tot bekendmaking van besluiten en aanbevelingen van het comité in zijn officiële publicatieblad.

Artikel 8

Talen

Besluiten en aanbevelingen van het comité worden goedgekeurd in de officiële talen van de Gemeenschap en het Turks.

Artikel 9

Geadresseerden

1. Alle besluiten en aanbevelingen van het comité die overeenkomstig dit reglement van orde zijn genomen, worden tevens naar de Commissie van de Europese Gemeenschappen, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten bij de Europese Unie en de permanente vertegenwoordiger van Turkije bij de Europese Unie gezonden.

2. Voor het comité bestemde correspondentie wordt geadresseerd aan de voorzitter.

Artikel 10

Subcomités en werkgroepen

Het comité kan permanente en/of tijdelijke subcomités en werkgroepen instellen om het bij te staan in de uitvoering van zijn taken overeenkomstig hiertoe door het comité opgestelde regels en procedures. De subcomités en werkgroepen brengen verslag uit aan het comité.

Artikel 11

Contactgroep

1. De contactgroep opgericht overeenkomstig artikel 19 van de overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal en de Republiek Turkije betreffende de handel in producten waarop het EGKS-Verdrag van toepassing is, wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van beide partijen. Indien beide partijen hiermee instemmen, worden vertegenwoordigers van de kolen- en staalindustrie uitgenodigd tegelijkertijd met de contactgroep bijeen te komen en na hun besprekingen aan de contactgroep verslag uit te brengen.

2. Het voorzitterschap van de contactgroep wordt beurtelings uitgeoefend door een vertegenwoordiger van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en een vertegenwoordiger van Turkije.

3. Besprekingen over zaken die voortvloeien uit de werking van de overeenkomst vinden aanvankelijk plaats binnen de contactgroep, tenzij één van de partijen vraagt of dit binnen het comité kan gebeuren.

4. De contactgroep brengt verslag uit aan het comité.

5. De contactgroep komt ten minste eenmaal per jaar bijeen, beurtelings op het grondgebied van elke partij.

Artikel 12

Geheimhouding

Onverminderd andere toepasselijke bepalingen vallen de werkzaamheden van het comité en de contactgroep onder de geheimhoudingsplicht, behalve wanneer het comité anders beslist.

Artikel 13

Dit besluit treedt in werking op de datum van goedkeuring.

Artikel 14

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 23 februari 1999.

Voor het Gemengd Comité EGKS-Turkije

De Voorzitter

Salvatore SALERNO