REGLEMENT VAN ORDE VAN HET COMITÉ VAN AMBASSADEURS (97/538/EG)

Artikel 1

Het Comité van ambassadeurs, hierna te noemen "het comité", vergadert op de datum die het in onderling overleg tussen de ACS-staten en de Gemeenschap vaststelt.

Het comité kan in spoedeisende gevallen op verzoek van de ACS-staten of van de Gemeenschap op een andere datum vergaderen. De voorzitter stelt de nieuwe datum vast na raadpleging van de andere leden van het comité.

Artikel 2

Het comité vergadert op de plaatsen waar de Raad van de Europese Unie doorgaans zijn zitting houdt of ten kantore van het secretariaat-generaal van de groep van ACS-staten. Het kan evenwel op grond van een bijzonder besluit bijeenkomen in een stad in een ACS-staat.

Artikel 3

1. De voorzitter stelt de voorlopige agenda van elke vergadering op. Deze wordt ten minste acht dagen vóór de datum van de vergadering aan de andere leden van het comité meegedeeld.

Op de voorlopige agenda worden de punten geplaatst ten aanzien waarvan de voorzitter ten minste tien dagen vóór de datum van de vergadering een verzoek tot opneming heeft ontvangen.

Op de voorlopige agenda worden slechts die punten geplaatst waarvoor de stukken op een zodanig tijdstip bij het secretariaat van de Raad van Ministers, hierna "Raad" te noemen, zijn binnengekomen, dat ze ten minste acht dagen vóór de datum van de vergadering aan de leden van het comité kunnen worden toegezonden.

2. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het comité vastgesteld. In spoedeisende gevallen kan het comité, op verzoek van de ACS-staten of van de Gemeenschap, besluiten tot opneming op de agenda van punten waarvoor de in lid 1 voorgeschreven termijnen niet in acht zijn genomen.

3. Wanneer het comité vergadert overeenkomstig het bepaalde in artikel 1, tweede alinea, kunnen de in lid 1 voorgeschreven termijnen worden bekort.

Artikel 4

1. De leden van het comité kunnen worden vergezeld door adviseurs.

Een lid dat verhinderd is, kan zich laten vertegenwoordigen door een persoon van zijn keuze. De vertegenwoordiger oefent alle rechten uit van het lid dat verhinderd is.

2. Een vertegenwoordiger van de Europese Investeringsbank, hierna "Bank" te noemen, woont de vergaderingen van het comité bij wanneer er op de agenda vraagstukken staan die op het werkterrein van de Bank liggen.

Artikel 5

1. De vertegenwoordigers van de ondertekenende staten die op de datum van de inwerkingtreding van de Vierde ACS-EG-overeenkomst, hierna "overeenkomst" te noemen, de in artikel 359 daarvan bedoelde procedures nog niet hebben voltooid, kunnen aan de vergaderingen van het comité deelnemen.

2. Zij kunnen in dat geval worden gemachtigd aan de besprekingen van het comité deel te nemen.

3. Dit reglement, inzonderheid artikel 4, lid 1, is eveneens van toepassing op deze vertegenwoordigers.

Artikel 6

1. Behoudens andersluidend besluit zijn de vergaderingen van het comité niet openbaar.

2. Onverminderd andere geldende bepalingen vallen de beraadslagingen van het comité onder het beroepsgeheim, tenzij het comité anders beslist.

Artikel 7

Alle in dit reglement bedoelde mededelingen worden door het secretariaat van de Raad toegezonden aan de vertegenwoordigers van de ACS-staten, aan het secretariaat-generaal van de ACS, aan de permanente vertegenwoordigers van de lidstaten, aan het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en aan het secretariaat-generaal van de Commissie.

Deze mededelingen worden, wanneer ze de Bank betreffen, eveneens aan de president van deze Bank toegezonden.

Artikel 8

Van elke vergadering worden notulen opgesteld, waarin met name de besluiten van het comité worden vermeld.

Na te zijn goedgekeurd door het comité worden de notulen ondertekend door de voorzitter van het comité en de secretarissen van de Raad en bewaard in het archief van de Raad. Een afschrift van de notulen wordt aan de in artikel 7 genoemde personen en organen gezonden.

Artikel 9

Het voorzitterschap van het comité wordt bij toerbeurt, voor een periode van zes maanden, door de ACS-staten en de Gemeenschap bekleed, onder de voorwaarden van artikel 347, lid 1, van de overeenkomst.

Artikel 10

De voor het comité bestemde correspondentie wordt gericht aan zijn voorzitter, ten adresse van het secretariaat van de Raad.

Artikel 11

1. Behoudens andersluidend besluit, beraadslaagt het comité op de grondslag van stukken in de Deense, de Duitse, de Engelse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Italiaanse, de Nederlandse, de Portugese, de Spaanse en de Zweedse taal.

2. Elk lid van het comité kan verzet aantekenen tegen de behandeling van een tijdens de vergadering voorgestelde tekst, indien deze tekst niet is opgesteld in die taal van de in lid 1 genoemde talen die hij aanwijst.

Artikel 12

De besluiten van het comité zijn slechts geldig indien ten minste de helft van de permanente vertegenwoordigers van de lidstaten van de Gemeenschap, één vertegenwoordiger van de Commissie en de helft van de leden van het Comité van ACS-ambassadeurs aanwezig zijn.

Artikel 13

De overeenkomst, inzonderheid artikel 338, alsmede de artikelen 7 en 12 tot en met 15 van het reglement van orde van de Raad van Ministers, zijn van toepassing op de teksten die het comité vaststelt.

Artikel 14

Het comité wordt bijgestaan door het Comité voor grondstoffen, bedoeld in artikel 75 van de overeenkomst, door het Comité voor industriële samenwerking, bedoeld in artikel 87 van de overeenkomst, door het Comité voor samenwerking inzake ontwikkelingsfinanciering, bedoeld in artikel 325 van de overeenkomst, door het Comité voor douanesamenwerking, bedoeld in artikel 30 van Protocol nr. 1 bij de overeenkomst en door de Permanente Gemengde Groep voor bananen, bedoeld in Protocol nr. 5 bij de overeenkomst en door de volgende subcomités:

i) subcomité voor samenwerking op het gebied van landbouw- en plattelandsontwikkeling;

ii) subcomité voor commerciële samenwerking;

iii) subcomité voor de stabilisatie van de exportopbrengsten;

iv) subcomité voor suiker;

v) subcomité belast met de specifieke problemen van de minstontwikkelde, de niet aan zee grenzende en de insulaire staten.

Het comité kan, indien nodig, andere subcomités oprichten.

Artikel 15

De comités, de groep en de subcomités, bedoeld in artikel 14, bestaan uit ten minste vijf ACS-ambassadeurs of hun vertegenwoordigers en voor de Gemeenschap uit ten minste één permanente vertegenwoordiger van de lidstaten van de Gemeenschap en/of één vertegenwoordiger van de Commissie.

Een vertegenwoordiger van de bank is aanwezig bij de vergaderingen van deze comités, groep en subcomités, wanneer er op de agenda vraagstukken staan die de bank betreffen.

Artikel 16

Onverminderd artikel 15 kan elk lid van het comité of zijn vertegenwoordiger deelnemen aan elke vergadering van deze comités, groep en subcomités, bedoeld in artikel 14.

Artikel 17

1. De comités, groep en subcomités, bedoeld in artikel 14, worden gezamenlijk voorgezeten, van ACS-zijde door een ambassadeur en van Gemeenschapszijde door een permanent vertegenwoordiger. Het voorzitterschap van Gemeenschapszijde kan door een directeur-generaal of een adjunct-directeur-generaal van de Commissie worden uitgeoefend wanneer deze door de Gemeenschap ten persoonlijke titel wordt aangewezen om haar te vertegenwoordigen.

2. Onverminderd artikel 1 kan elke covoorzitter zich in buitengewone gevallen en in onderlinge overeenstemming laten vertegenwoordigen door een persoon naar zijn keuze.

Artikel 18

De comités, groep en subcomités, bedoeld in artikel 14, komen bijeen op verzoek van een van de twee partijen en na overleg tussen de voorzitters; deze vergaderingen worden, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste zeven dagen tevoren aangekondigd.

Artikel 19

De comités, groep en subcomités, bedoeld in artikel 14, leggen elk een verslag over hun werkzaamheden aan het comité voor.

Artikel 20

De leden van de comités, groep en subcomités, bedoeld in artikel 14, kunnen worden bijgestaan door deskundigen.

Artikel 21

Het Comité voor douanesamenwerking, het Comité voor industriële samenwerking, de Permanente Gemengde Groep voor bananen en het subcomité voor samenwerking op het gebied van landbouw- en plattelandsontwikkeling kunnen hun eigen reglement van orde opstellen met instemming van het comité.

Artikel 22

De secretariaats- en andere werkzaamheden die voor de werking van het comité, alsmede van de comités, groep en subcomités, bedoeld in artikel 14, noodzakelijk zijn (voorbereiding van de agenda's, verspreiding van de desbetreffende documenten enz.), worden verricht door het secretariaat van de Raad.

Artikel 23

Het secretariaat stelt na elke vergadering van de comités, groep en subcomités, bedoeld in artikel 14, zo spoedig mogelijk een verslag op van de besprekingen.

Dit verslag wordt door het secretariaat van de Raad toegezonden aan de vertegenwoordigers van de ACS-staten, aan het secretariaat-generaal van de groep van ACS-staten, aan de permanente vertegenwoordigers van de lidstaten, aan het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en aan het secretariaat-generaal van de Commissie.

Gedaan te Luxemburg, 24 april 1997.

Voor de ACS-EG-Raad van Ministers

De Voorzitter

RABUKA