Besluit nr. 4/2002 van de Gezamenlijke Raad EG-Mexico

van 6 november 2003

houdende vaststelling van het reglement van orde van de speciale comités EG-Mexico

(2003/824/EG)

DE GEZAMENLIJKE RAAD,

Gelet op de op 8 december 1997 in Brussel ondertekende Overeenkomst inzake economisch partnerschap, politieke coördinatie en samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Verenigde Mexicaanse Staten, anderzijds, (hierna "de overeenkomst" genoemd), inzonderheid op artikel 49,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Bij Besluit nr. 2/2000 van de Gezamenlijke Raad EG-Mexico van 23 maart 2000 wordt een speciaal comité voor de samenwerking op douanegebied en de regels van oorsprong ingesteld, een speciaal comité voor normen en technische voorschriften, een speciaal comité voor sanitaire en fytosanitaire maatregelen, een speciaal comité voor staalproducten, een speciaal comité voor overheidsopdrachten, en een speciaal comité voor vraagstukken inzake intellectuele eigendom.

Door Besluit nr. 2/2001 van de Gezamenlijke Raad EG-Mexico van 27 februari 2001 wordt een speciaal comité voor financiële diensten ingesteld.

(2) Overeenkomstig artikel 49 van de overeenkomst dient de Gezamenlijke Raad EG-Mexico in zijn reglement van orde de werkwijze van de speciale comités vast te stellen,

BESLUIT:

Artikel 1

Het reglement van orde van de speciale comités EG-Mexico wordt in de bijlage bij dit besluit vastgelegd en als aanhangsel bij het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad EG-Mexico in bijlage bij Besluit nr. 1/2001 van de Gezamenlijke Raad EG-Mexico gevoegd(1).

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op 6 november 2003.

Gedaan te Brussel, 6 november 2003.

Voor de Gezamenlijke Raad

De voorzitter

L. E. Derbez

(1) PB L 70 van 12.3.2001, blz. 1.

BIJLAGE

"Aanhangsel

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE SPECIALE COMITÉS EG-MEXICO

Artikel 1

Voorzitterschap

De speciale comités worden bij toerbeurt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie van de de Europese Gemeenschap en een vertegenwoordiger van de Mexicaanse regering, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.

Artikel 2

Zittingen

De speciale comités komen bijeen overeenkomstig de bepalingen waarbij zij werden ingesteld en die zijn opgenomen in de respectieve artikelen van Besluit nr. 2/2000 van de Gezamenlijke Raad EG-Mexico van 23 maart 2000 en Besluit nr. 2/2001 van de Gezamenlijke Raad EG-Mexico van 27 februari 2001 ter uitvoering van de artikelen 6, 9, 12, lid 2, onder b), en artikel 50 van de Overeenkomst inzake economisch partnerschap, politieke coördinatie en samenwerking.

Artikel 3

Delegaties

De voorzitter van de speciale comités wordt voor elke zitting op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling en van het hoofd van de delegatie van elke partij.

Artikel 4

Secretariaat

1. Een ambtenaar van de Commissie van de Europese Gemeenschap, enerzijds, en een ambtenaar van de regering van Mexico, anderzijds, treden gezamenlijk op als secretarissen van het speciale comité.

2. Alle correspondentie aan en van de voorzitter van de in dit reglement van orde bedoelde speciale comités wordt aan de secretarissen van de speciale comités en aan de secretarissen en de voorzitter van de Gemengde Commissie EG-Mexico toegezonden en, voorzover passend, aan de leden van de Gemengde Commissie EG-Mexico.

Artikel 5

Documenten

Wanneer de besprekingen van de speciale comités gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden de betreffende documenten door de twee secretarissen van een nummer voorzien en als documenten van het speciale comité verspreid.

Artikel 6

Openbaarheid

De zittingen van de speciale comités zijn niet openbaar, tenzij anders wordt beslist.

Artikel 7

Agenda van de zittingen

1. Uiterlijk 30 dagen voor de zitting stellen de secretarissen van de speciale comités voor elke zitting een voorlopige agenda vast met de desbetreffende documentatie. De agenda wordt uiterlijk 15 dagen voor de begindatum van de zitting aan de voorzitter, de secretarissen en de leden van de Gemengde Commissie EG-Mexico toegezonden.

De agenda wordt aan het begin van elke zitting door de speciale comités goedgekeurd. Punten die niet op de voorlopige agenda vermeld staan, kunnen eraan toegevoegd worden als beide partijen daarmee instemmen.

2. In overleg met de partijen kunnen de in lid 1 vermelde termijnen worden ingekort als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 8

Notulen

Elke zitting dient als volgt te worden genotuleerd. De notulen van de zittingen zijn gebaseerd op de opsomming door de voorzitter van de conclusies van de speciale comités:

a) de partijen stellen onmiddellijk na de zitting van de speciale comités gezamenlijk een eerste versie van de notulen op;

b) daarop hebben de partijen 20 werkdagen de tijd om de notulen intern te verspreiden en de intern goedgekeurde versies met elkaar te vergelijken;

c) na de goedkeuring door de speciale comités worden de notulen binnen tien werkdagen na de afsluiting van de onder b) bedoelde interne goedkeuringsprocedure door de voorzitter en de secretarissen ondertekend;

d) een kopie van de notulen wordt aan de voorzitter en de secretarissen van de Gemengde Commissie EG-Mexico toegezonden.

Artikel 9

Aanbevelingen

1. In de gevallen waarin het speciale comité gemachtigd is aanbevelingen te formuleren overeenkomstig Besluit nr. 2/2000 of Besluit nr. 2/2001, worden deze voorzien van de vermelding "aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een omschrijving van het onderwerp.

2. Wanneer het speciale comité een aanbeveling formuleert zijn de bepalingen van artikel 10, 11 en 12 van Besluit nr. 1/2001 tot vaststelling van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad EG-Mexico van overeenkomstige toepassing.

3. De aanbevelingen van het speciale comité worden aan de secretarissen van de Gemengde Commissie EG-Mexico toegezonden.

Artikel 10

Uitgaven

1. De Verenigde Mexicaanse staten en de Europese Gemeenschap dragen bij deelneming aan zittingen van de speciale comités elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en de kosten voor post en telecommunicatie.

2. De kosten die verbonden zijn aan de materiële organisatie van de zittingen, het tolken op zittingen en het vertalen en reproduceren van documenten komen ten laste van de partij die gastheer is van de zittingen.

Artikel 11

Jaarverslag

De speciale comités brengen jaarlijks verslag uit aan de Gemengde Commissie EG-Mexico.

Artikel 12

Andere speciale comités

Dit reglement van orde geldt voor alle andere speciale comités of organen die in overeenstemming met artikel 49 van de overeenkomst worden opgericht om de Gezamenlijke Raad EG-Mexico bij de uitvoering van zijn taken bij te staan.".