BESLUIT Nr. 1/2014 VAN DE ASSOCIATIERAAD EU-OEKRAÏNE

van 15 december 2014

tot vaststelling van zijn reglement van orde en van dat van het Associatiecomité en van subcomités [2015/977]

DE ASSOCIATIERAAD EU-OEKRAÏNE,

Gezien de associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds (1) (hierna „de overeenkomst” genoemd), en met name artikel 462,

Overwegende hetgeen volgt:

Volgens artikel 464, lid 1, van de overeenkomst moet de Associatieraad in de uitvoering van zijn taken worden bijgestaan door een Associatiecomité en volgens artikel 465, lid 1, van de overeenkomst moet de Associatieraad in zijn reglement van orde de taken en de werking van het Associatiecomité vaststellen,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van de Associatieraad en het reglement van orde van het Associatiecomité en de subcomités, zoals uiteengezet in respectievelijk de bijlagen I en II, worden hierbij vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 161 van 29.5.2014, blz. 3.

BIJLAGE I

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE ASSOCIATIERAAD

Artikel 1

Algemene bepalingen

1. De bij artikel 461, lid 1, van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds (hierna „de overeenkomst” genoemd), ingestelde Associatieraad voert zijn taken uit overeenkomstig de artikelen 461 en 463 van de overeenkomst.

2. Zoals bepaald in artikel 5, lid 1, van de overeenkomst voeren de partijen regelmatig een politieke dialoog op topbijeenkomsten. Overeenkomstig artikel 5, lid 2, van de overeenkomst vindt op het niveau van de ministers een in onderlinge overeenstemming vast te stellen politieke dialoog plaats binnen de in artikel 460 van de overeenkomst bedoelde Associatieraad en in het kader van regelmatige vergaderingen tussen vertegenwoordigers van de partijen op het niveau van de ministers van Buitenlandse Zaken.

3. Volgens artikel 462, lid 1, van de overeenkomst bestaat de Associatieraad uit de leden van de Raad van de Europese Unie en leden van de Europese Commissie, enerzijds, en leden van de regering van Oekraïne, anderzijds. De samenstelling van de Associatieraad wordt afgestemd op de specifieke vraagstukken die op een bepaalde vergadering worden behandeld. De Associatieraad komt bijeen op ministerieel niveau.

4. Om de doelstellingen van de overeenkomst te bereiken heeft de Associatieraad volgens artikel 463, lid 1, van de overeenkomst de bevoegdheid besluiten te nemen die bindend zijn voor de partijen. De Associatieraad treft de nodige maatregelen voor de uitvoering van zijn besluiten, waaronder indien nodig het machtigen van in het kader van de overeenkomst ingestelde specifieke organen om in zijn naam te handelen. De Associatieraad kan tevens aanbevelingen doen. De Associatieraad stelt zijn besluiten en aanbevelingen vast in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, na voltooiing van hun interne procedures voor de vaststelling van deze besluiten en aanbevelingen. De Associatieraad kan bevoegdheden overdragen aan het Associatiecomité.

5. De partijen in dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 482 van de overeenkomst.

Artikel 2

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van de Associatieraad wordt bij toerbeurt voor een periode van 12 maanden bekleed door de partijen. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste zitting van de Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 3

Zittingen

1. De Associatieraad komt ten minste eenmaal per jaar bijeen en verder wanneer de omstandigheden zulks vereisen, in onderlinge overeenstemming van de partijen. Tenzij de partijen anderszins overeenkomen, worden de zittingen van de Associatieraad gehouden op de plaats waar de zittingen van de Raad van de Europese Unie gewoonlijk worden gehouden.

2. Elke zitting van de Associatieraad wordt gehouden op een door de partijen overeengekomen datum.

3. De zittingen van de Associatieraad worden door de secretarissen van de Associatieraad gezamenlijk in overeenstemming met de voorzitter van de Associatieraad bijeengeroepen, uiterlijk dertig kalenderdagen voor de datum van de zitting.

Artikel 4

Vertegenwoordiging

1. De leden van de Associatieraad mogen zich laten vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen. Indien een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen, deelt hij voor de desbetreffende zitting de naam van zijn vertegenwoordiger schriftelijk mee aan de voorzitter van de Associatieraad.

2. De vertegenwoordiger van een lid van de Associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

Artikel 5

Delegaties

1. De leden van de Associatieraad mogen door ambtenaren worden vergezeld. Voor elke zitting wordt de voorzitter van de Associatieraad via het secretariaat van de Associatieraad in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

2. In overeenstemming tussen de partijen kan de Associatieraad vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op een bepaald gebied uitnodigen om als waarnemer deel te nemen aan zijn zittingen of om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen komen overeen onder welke voorwaarden die waarnemers aan de vergaderingen kunnen deelnemen.

Artikel 6

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van Oekraïne treden gezamenlijk op als secretarissen van de Associatieraad.

Artikel 7

Correspondentie

1. De voor de Associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van de Unie of aan de secretaris van Oekraïne, die op zijn beurt de andere secretaris verwittigt.

2. De twee secretarissen van de Associatieraad zorgen ervoor dat deze correspondentie wordt doorgestuurd aan de voorzitter van de Associatieraad en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de leden van de Associatieraad.

3. De aldus verspreide correspondentie wordt, waar passend, doorgestuurd naar het secretariaat-generaal van de Europese Commissie, de Europese Dienst voor extern optreden, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten bij de Europese Unie, het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en de diplomatieke vertegenwoordiging van Oekraïne bij de Europese Unie.

4. De secretarissen sturen mededelingen van de voorzitter van de Associatieraad namens hem aan de geadresseerden. Dergelijke mededelingen worden in voorkomend geval verspreid onder de leden van de Associatieraad, overeenkomstig lid 3.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

De zittingen van de Associatieraad zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan de Associatieraad informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

Artikel 9

Agenda voor zittingen

1. De voorzitter van de Associatieraad stelt voor elke zitting een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Associatieraad uiterlijk 15 dagen voor de zitting aan de in artikel 7 bedoelde geadresseerden gezonden.

2. De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen voor het begin van de zitting een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen. Dergelijke punten worden alleen op de voorlopige agenda geplaatst als de bijbehorende ondersteunende documenten naar het secretariaat zijn gestuurd voordat de agenda wordt verzonden.

3. De agenda wordt bij het begin van iedere zitting door de Associatieraad vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan elk punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

4. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 10

Notulen

1. Van elke zitting worden door de secretarissen van de Associatieraad gezamenlijk ontwerpnotulen opgesteld.

2. Doorgaans bevatten de notulen voor elk agendapunt:

a) de aan de Associatieraad voorgelegde documenten;

b) eventuele verklaringen die op verzoek van een lid van de Associatieraad zijn opgenomen in de notulen, en

c) door de partijen overeengekomen onderwerpen, zoals bijvoorbeeld besluiten, verklaringen en conclusies die zijn vastgesteld.

3. De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. De Associatieraad keurt deze ontwerpnotulen tijdens zijn volgende zitting goed. De goedkeuring van de ontwerpnotulen kan ook via een schriftelijke procedure gebeuren.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1. De Associatieraad neemt zijn besluiten en formuleert zijn aanbevelingen in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, na voltooiing van de desbetreffende interne procedures.

2. Als de partijen dit overeenkomen, kan de Associatieraad besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 door de voorzitter van de Associatieraad schriftelijk meegedeeld aan de leden, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen de leden hun voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis brengen. De voorzitter kan in overleg met de partijen deze termijn inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

3. De handelingen van de Associatieraad in de zin van artikel 463, lid 1, van de overeenkomst worden voorzien van de vermelding „Besluit” dan wel „Aanbeveling”, gevolgd door een nummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. Deze besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de secretarissen van de Associatieraad. Deze besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in artikel 7 van dit reglement van orde bedoelde geadresseerden. Elke partij kan besluiten de besluiten en aanbevelingen van het Associatiecomité in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken.

4. Elk besluit van de Associatieraad treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld, tenzij anderszins is bepaald in dat besluit.

Artikel 12

Talen

1. De officiële talen van de Associatieraad zijn de officiële talen van de partijen.

2. Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt de Associatieraad op basis van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 13

Kosten

1. Elke partij draagt haar personeels-, reis- en verblijfskosten en haar kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan zittingen van de Associatieraad.

2. Kosten in verband met tolkwerkzaamheden en het vertalen en reproduceren van documenten komen ten laste van de Unie. Indien Oekraïne vertolking en vertaling in of uit andere dan de in artikel 12 bedoelde talen wenst, komen de kosten daarvan ten laste van Oekraïne.

3. Andere uitgaven met betrekking tot de materiële organisatie van zittingen komen ten laste van de partij die de zittingen organiseert.

Artikel 14

Associatiecomité

1. Overeenkomstig artikel 464, lid 1, van de overeenkomst wordt de Associatieraad in de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het Associatiecomité. Het Associatiecomité bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.

2. Het Associatiecomité bereidt de zittingen en de beraadslagingen van de Associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Associatieraad uit, en draagt zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst in het algemeen. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad aan het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen, c.q. ontwerpbesluiten of ontwerpaanbevelingen worden door het Associatiecomité ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Overeenkomstig artikel 465, lid 2, van de overeenkomst kan de Associatieraad de bevoegdheid om besluiten te nemen overdragen aan het Associatiecomité.

3. Het Associatiecomité neemt de besluiten en doet de aanbevelingen waarvoor het op grond van de overeenkomst bevoegd is.

4. In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een verplichting of een mogelijkheid tot raadpleging, of waarin de partijen in onderlinge overeenstemming besluiten elkaar te raadplegen, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Associatiecomité, tenzij in de overeenkomst anders is bepaald. Dit overleg kan, indien de partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Associatieraad.

Artikel 15

Wijziging van het reglement van orde

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd overeenkomstig artikel 11.