Besluit nr. 1/2001 van het ACS-EG-Comité van ambassadeurs

van 30 januari 2001

tot vaststelling van het reglement van orde van de ACS-EG-Raad van ministers

(2001/112/EG)

HET ACS-EG-COMITE VAN AMBASSADEURS,

Gelet op de ACS-EG-partnerschapsovereenkomst, ondertekend op 23 juni 2000 te Cotonou, inzonderheid op artikel 15, lid 5,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De ACS-EG-Raad van ministers heeft bij zijn besluit van 22 juni 2000 de bevoegdheid om het reglement van orde van de ACS-EG-Raad van ministers vast te stellen, aan het ACS-EG-Comité van ambassadeurs gedelegeerd.

(2) De ACS-EG-Raad van ministers heeft bij zijn besluit nr. 1/2000 van 27 juli 2000 de meeste bepalingen van de ACS-EG-partnerschapsovereenkomst vervroegd in toepassing gebracht,

BESLUIT:

Artikel 1

Plaats en datum van de vergaderingen

1. Overeenkomstig artikel 15, lid 1, van de ACS-EG-partnerschapsovereenkomst hierna "de ACS-EG-overeenkomst" genoemd, komt de ACS-EG-Raad van ministers, hierna "de Raad" te noemen, in de regel eenmaal per jaar bijeen, alsmede in alle gevallen wanneer zulks noodzakelijk wordt geacht, op verzoek van een van de partijen.

2. De Raad wordt bijeengeroepen door zijn voorzitter. De datum van de vergaderingen wordt in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld.

3. De Raad vergadert op de plaatsen waar de Raad van de Europese Unie doorgaans zijn zittingen houdt of ten kantore van het secretariaat-generaal van de groep van ACS-staten, dan wel in een stad in een van de ACS-staten, overeenkomstig het door de Raad genomen besluit.

Artikel 2

Agenda

1. De voorzitter stelt de voorlopige agenda van elke zitting op. Deze wordt ten minste 30 dagen vóór aanvang van de zitting aan de andere leden van de Raad meegedeeld. Op de voorlopige agenda worden de punten geplaatst ten aanzien waarvan de voorzitter uiterlijk 30 dagen vóór de aanvang van de zitting een verzoek tot opneming heeft ontvangen.

Op de voorlopige agenda worden die punten geplaatst waarvoor de stukken op een zodanig tijdstip bij het secretariaat van de Raad zijn binnengekomen, dat zij 21 dagen vóór de aanvang van de zitting aan de leden van de Raad en aan de leden van het ACS-EG-Comité van ambassadeurs, hierna te noemen "het comité", kunnen worden toegezonden.

2. De agenda wordt aan het begin van elke zitting door de Raad vastgesteld. In spoedeisende gevallen kan de Raad, op verzoek van de ACS-staten of van de Gemeenschap, besluiten tot opneming op de agenda van punten waarvoor de in lid 1 voorgeschreven termijnen niet in acht zijn genomen.

3. De voorlopige agenda kan in een A-gedeelte, een B-gedeelte en een C-gedeelte worden onderverdeeld.

Deel A bevat de punten die de Raad zonder debat kan goedkeuren.

Deel B bevat de punten waarover de Raad moet beraadslagen voordat zij kunnen worden goedgekeurd.

Deel C bevat de punten waarover op informele wijze van gedachten wordt gewisseld.

Artikel 3

Beraadslagingen

1. Overeenkomstig artikel 15, lid 3, van de ACS-EG-overeenkomst neemt de Raad zijn besluiten bij overeenstemming tussen de partijen.

2. De Raad kan slechts geldig beraadslagen indien ten minste de helft van de leden van de Raad van de Europese Unie, één lid van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, hierna "de Commissie" te noemen, en tweederde van de leden die de regeringen van de ACS-staten vertegenwoordigen, aanwezig zijn.

3. Een lid van de Raad dat verhinderd is, kan zich laten vertegenwoordigen. In dat geval stelt hij de voorzitter daarvan in kennis en deelt hij hem mee welke persoon of delegatie gemachtigd is hem te vertegenwoordigen. De vertegenwoordiger oefent alle rechten van het verhinderde lid uit.

4. De leden van de Raad kunnen worden vergezeld door adviseurs die hen bijstaan.

5. Vóór de aanvang van elke zitting wordt aan de voorzitter de samenstelling van elke delegatie opgegeven.

6. Een vertegenwoordiger van de Europese Investeringsbank, hierna "de Bank" te noemen, woont de zittingen van de Raad bij wanneer er op de agenda vraagstukken staan die op het werkterrein van de Bank liggen.

Artikel 4

Schriftelijke procedures

De Raad kan genoodzaakt zijn zich schriftelijk over een spoedeisende zaak uit te spreken. De instemming met deze procedure kan worden verkregen tijdens een zitting van de Raad of in het comité.

Tegelijkertijd met het besluit tot toepassing van deze procedure kan een termijn voor de antwoorden worden vastgesteld. Na afloop van deze termijn constateert de voorzitter van de Raad, op basis van verslagen van de twee secretarissen van de Raad, of, gezien de ontvangen antwoorden, de onderlinge overeenstemming is bereikt.

Artikel 5

Comités en werkgroepen

De Raad kan comités of werkgroepen instellen voor het verrichten van werkzaamheden die hij noodzakelijk acht, met name de voorbereiding, in voorkomend geval, van zijn beraadslagingen over de samenwerkingsgebieden of specifieke aspecten van het partnerschap.

Het toezicht op de werkzaamheden van deze comités en werkgroepen kan aan het comité worden gedelegeerd.

Artikel 6

Ministeriële groepen in beperkte samenstelling

Onverminderd de bepalingen in artikel 5 kan de Raad tijdens zijn zittingen voor welomschreven agendapunten ministeriële groepen, in beperkte samenstelling en gevormd op paritaire basis, belasten met de voorbereiding van zijn beraadslagingen en conclusies.

Artikel 7

Ministercomités

1. Overeenkomstig artikel 83 van de ACS-EG-overeenkomst wordt het ACS-EG-Comité voor samenwerking inzake ontwikkelingsfinanciering ingesteld. Het reglement van orde van dit comité wordt door de Raad vastgesteld.

2. De Raad bestudeert de handelspolitieke vraagstukken en de verslagen van het ACS-EG-Gemengd Ministerieel Handelscomité, dat is ingesteld bij artikel 38 van de ACS-EG-overeenkomst.

Artikel 8

Staten met waarnemersstatus

1. De vertegenwoordigers van de ondertekenende staten die op de datum van de inwerkingtreding van de ACS-EG-overeenkomst de in artikel 93, leden 1 en 2, daarvan bedoelde procedures nog niet hebben voltooid, kunnen als waarnemer aan de zittingen van de Raad deelnemen. Zij kunnen in dat geval worden gemachtigd aan de besprekingen van de Raad deel te nemen.

2. Deze regel is eveneens van toepassing op de in artikel 93, lid 6, van de ACS-EG-overeenkomst bedoelde landen.

3. De Raad kan de vertegenwoordigers van een staat die kandidaat is voor toetreding tot de ACS-EG-overeenkomst machtigen om als waarnemer aan de werkzaamheden van de Raad deel te nemen.

Artikel 9

Vertrouwelijkheid en officiële publicaties

1. Behoudens andersluidend besluit, zijn de zittingen van de Raad niet openbaar. Om tot zittingen van de Raad te worden toegelaten, dient een toegangsbewijs te worden overgelegd.

2. Onverminderd andere geldende bepalingen vallen de beraadslagingen van de Raad onder het beroepsgeheim, tenzij de Raad anders besluit.

3. Iedere partij kan de besluiten, resoluties, aanbevelingen en adviezen van de Raad in haar officiële publicaties laten verschijnen.

Artikel 10

Dialoog met de niet-overheidsactoren

1. In de marge van zijn gewone zittingen kan de Raad vertegenwoordigers van de economische en sociale groeperingen en van het maatschappelijk middenveld in de ACS-staten en de Europese Unie tot een gedachtewisseling uitnodigen, teneinde hen over welomschreven agendapunten te informeren alsmede hun adviezen en suggesties dienaangaande in te winnen.

2. Het secretariaat van de Raad is belast met de organisatie van de gedachtewisselingen met de vertegenwoordigers van de economische en sociale groeperingen en van het maatschappelijk middenveld. Te dien einde kan het, in akkoord met de Commissie, met name sommige taken toevertrouwen aan representatieve organisaties van het maatschappelijk middenveld. Wat de gedachtewisselingen met de economische en sociale groeperingen in de ACS en de EU in het bijzonder betreft, kan het secretariaat van de Raad sommige taken toevertrouwen aan het Economisch en Sociaal Comité van de Europese Gemeenschappen.

3. De agendapunten waarover met de niet-overheidsactoren een dialoog wordt gevoerd, worden door de voorzitter op voorstel van het secretariaat van de Raad vastgesteld. Zij worden de andere leden van de Raad tegelijkertijd met de voorlopige agenda van iedere zitting meegedeeld.

Artikel 11

Regionale en subregionale organisaties

De regionale en subregionale organisaties in de ACS kunnen zich met voorafgaande instemming van de Raad als waarnemer op de zittingen van de Raad en het comité laten vertegenwoordigen.

Artikel 12

Mededelingen en notulen

1. Alle in dit reglement van orde bedoelde mededelingen worden door het secretariaat van de Raad toegezonden aan de vertegenwoordigers van de ACS-staten, aan het secretariaat-generaal van de groep ACS-staten, aan de permanente vertegenwoordigers van de lidstaten, aan het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en aan de Commissie.

Deze mededelingen worden, wanneer ze de Europese Investeringsbank betreffen, eveneens aan de president van deze Bank toegezonden.

2. Van elke zitting worden notulen opgesteld, waarin met name de besluiten van de Raad worden vermeld.

Na te zijn goedgekeurd door de Raad, worden de notulen ondertekend door de fungerende voorzitter en de twee secretarissen van de Raad en bewaard in het archief van de Raad. Een afschrift van de notulen wordt aan de in lid 1 genoemde personen en organen toegezonden.

Artikel 13

Documentatie

Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt de Raad op basis van stukken in de Deense, de Duitse, de Engelse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Italiaanse, de Nederlandse, de Portugese, de Spaanse en de Zweedse taal.

Artikel 14

Vorm van de teksten

1. De in artikel 15, lid 3, van de ACS-EG-overeenkomst bedoelde besluiten, resoluties, aanbevelingen en adviezen worden in artikelen ingedeeld.

De in lid 1 bedoelde teksten eindigen met de formule "Gedaan te..., op..."; de datum is die waarop zij door de Raad zijn aangenomen.

2. De besluiten bedoeld in artikel 15, lid 3, van de ACS-EG-overeenkomst dragen de titel "Besluit", gevolgd door een nummer, de datum van goedkeuring en een aanduiding van het onderwerp.

In de besluiten wordt de datum vastgesteld waarop zij in werking treden. Zij bevatten de volgende zin: "De ACS-staten, de Gemeenschap en haar lidstaten zijn, elk voor zich, verplicht de nodige maatregelen ter uitvoering van dit besluit te treffen.".

3. De resoluties, aanbevelingen en adviezen, bedoeld in artikel 15, lid 3, van de ACS-EG-overeenkomst dragen respectievelijk de titel "Resolutie", "Aanbeveling" of "Advies", gevolgd door een volgnummer, de datum van aanneming en een aanduiding van het onderwerp.

4. De door de Raad vastgestelde teksten worden voorzien van de handtekening van de voorzitter en bewaard in het archief van de Raad.

Deze teksten worden door de twee secretarissen van de Raad ter kennis gebracht van de in artikel 12, lid 1, genoemde personen en organen.

Artikel 15

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van de Raad wordt bij toerbeurt bekleed en wel als volgt:

- van 1 april tot en met 30 september door een lid van de regering van een ACS-staat;

- van 1 oktober tot en met 31 maart door een lid van de Raad van de Europese Unie.

Artikel 16

Het comité

1. Overeenkomstig artikel 15, lid 4, van de ACS-EG-overeenkomst kan de Raad bevoegdheden delegeren aan het comité.

2. De voorwaarden waaronder het comité bijeenkomt, zijn vastgesteld in zijn reglement van orde.

3. Het comité is belast met de voorbereiding van de zittingen van de Raad en met de uitvoering van de opdrachten die het van de Raad kan ontvangen.

Artikel 17

Deelname aan de paritaire parlementaire vergadering

Wanneer de Raad deelneemt aan de werkzaamheden van de paritaire parlementaire vergadering, wordt hij vertegenwoordigd door zijn voorzitter.

Is de voorzitter verhinderd, dan wijst hij het lid aan dat hem moet vervangen.

Artikel 18

Coherentie van het Gemeenschapsbeleid en uitvoering van de ACS-EG-overeenkomst

1. Wanneer de ACS-staten op grond van artikel 12 van de ACS-EG-overeenkomst om overleg verzoeken, vindt dit overleg plaats binnen een korte termijn die in de regel niet langer is dan 15 dagen na het verzoek.

2. De bevoegde instelling kan de Raad, het comité, een van de twee in artikel 7 genoemde ministercomités of een ad hoc groep zijn.

Artikel 19

Secretariaat

Het secretariaat van de Raad en van het comité wordt op paritaire basis waargenomen door twee secretarissen.

Deze beide secretarissen worden, na onderling overleg, de een door de ACS-staten, de ander door de Gemeenschap, aangewezen.

De secretarissen kwijten zich geheel zelfstandig van hun taak en houden alleen rekening met de belangen van de ACS-EG-overeenkomst, zonder instructies te vragen aan of te aanvaarden van enige regering, enige organisatie of enig ander gezag dan de Raad en het comité.

De voor de Raad bestemde correspondentie wordt gericht aan zijn voorzitter, ten adresse van het secretariaat van de Raad.

Gedaan te Brussel, 30 januari 2001.

Voor het ACS-EG-Comité van ambassadeurs

De voorzitter

G. Lund