NL Publicatieblad van de Europese Unie L 43/16

BESLUIT Nr. 1/2008 VAN HET INTERIMCOMITÉ EG-MONTENEGRO

van 22 januari 2008

betreffende het reglement van orde van het comité, met inbegrip van de taakomschrijving en de structuur van de subcomités EG-Montenegro

(2008/128/EG)

HET INTERIM-COMITE EG-MONTENEGRO,

Gelet op de Interimovereenkomst betreffende de handel en aanverwante zaken tussen de Europese Gemeenschap, enerzijds, en de Republiek Montenegro, anderzijds (1) (hierna „de Interimovereenkomst” genoemd), die op 15 oktober 2007 is ondertekend, en met name op artikel 44,

BESLUIT:

Artikel 1

Voorzitterschap

Het Interimcomité wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie van de Europese Gemeenschappen namens de Europese Gemeenschap, hierna „de Gemeenschap” genoemd, en een vertegenwoordiger van de regering van Montenegro. De eerste periode vangt evenwel aan op de datum van de eerste vergadering van het Interimcomité en eindigt op 31 december van datzelfde jaar.

Artikel 2

Vergaderingen

Het Interimcomité komt eenmaal per jaar bijeen in Brussel of in Podgorica, als overeengekomen door de partijen. Op verzoek van een partij kunnen in onderling overleg speciale vergaderingen van het Interimcomité worden belegd.

De vergaderingen worden door de voorzitter bijeengeroepen.

Tenzij de partijen anders overeenkomen, zijn de vergaderingen van het Interimcomité niet openbaar.

Artikel 3

Delegaties

Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke partij.

Een vertegenwoordiger van de Europese Investeringsbank (EIB) kan de vergaderingen van het Interimcomité als waarnemer bijwonen wanneer de agenda punten bevat die betrekking hebben op de EIB.

Het Interimcomité kan niet-leden op zijn vergaderingen uitnodigen om informatie over bepaalde onderwerpen te verstrekken.

De lidstaten van de Gemeenschap worden op de hoogte gesteld van de vergaderingen van het Interimcomité.

Artikel 4

Secretariaat

Een ambtenaar van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en een ambtenaar van Montenegro treden gezamenlijk op als secretarissen van het Interimcomité.

Artikel 5

Correspondentie

Alle correspondentie aan en van de voorzitter van het Interimcomité wordt aan beide secretarissen gezonden. De secretarissen zorgen ervoor dat de correspondentie voor zover nodig aan hun respectieve vertegenwoordigers in het Interimcomité wordt gezonden.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter en de secretarissen stellen uiterlijk vijftien werkdagen voor het begin van de vergadering de voorlopige agenda op.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de secretarissen uiterlijk 21 werkdagen voor het begin van de vergadering een verzoek tot opneming op de agenda hebben ontvangen; punten worden evenwel slechts op de voorlopige agenda geplaatst wanneer de desbetreffende stukken uiterlijk op de dag van verzending van de voorlopige agenda aan de secretarissen zijn verstuurd.

De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Interimcomité goedgekeurd. Punten die niet op de voorlopige agenda voorkomen, kunnen als agendapunt worden opgenomen indien beide partijen het daarover eens zijn.

2. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten indien dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 7

Notulen

De ontwerpnotulen van de vergaderingen van het Interimcomité worden opgesteld door de partij die de vergadering organiseert. In de notulen worden de besluiten en aanbevelingen alsook de conclusies vermeld. Binnen twee maanden na de vergadering worden de ontwerpnotulen ter goedkeuring aan het Interimcomité voorgelegd. Na goedkeuring worden de notulen door de voorzitter en de twee secretarissen ondertekend; beide partijen bewaren een origineel. Een exemplaar van de notulen wordt aan elk van de in artikel 5 bedoelde geadresseerden gezonden.

Artikel 8

Beraadslagingen

Besluiten en aanbevelingen van het Interimcomité worden in onderling overleg tussen de partijen vastgesteld.

In de periode tussen twee vergaderingen kan het Interimcomité via de schriftelijke procedure besluiten nemen of aanbevelingen doen indien de partijen het daarover eens zijn.

De besluiten en aanbevelingen van het Interimcomité in de zin van artikel 45 van de Interimovereenkomst worden respectievelijk „besluit” en „aanbeveling” genoemd, gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een beschrijving van het onderwerp.

De besluiten en aanbevelingen van het Interimcomité worden door de voorzitter ondertekend en door de twee secretarissen gewaarmerkt.

De besluiten van het Interimcomité worden door de partijen in hun officiële publicatiebladen bekendgemaakt. Elke partij kan besluiten tot publicatie van ieder ander door het Interimcomité goedgekeurd besluit.

Artikel 9

Talen

De officiële talen van het Interimcomité zijn de officiële talen van de twee partijen.

Voor zijn beraadslagingen gaat het Interimcomité, tenzij anders wordt beslist, uit van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 10

Uitgaven

De Gemeenschap en Montenegro nemen de uitgaven voor hun rekening die verband houden met hun deelname aan de vergaderingen van het Interimcomité en de subcomités, zowel wat personeel, reis- en verblijfskosten als uitgaven voor post en telecommunicatie betreft.

De uitgaven voor vertolking, vertaling en reproductie van documenten bij vergaderingen en alle andere uitgaven in verband met de materiële organisatie van de vergaderingen komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

Artikel 11

Subcomités

De taakomschrijving en de structuur van de subcomités die het Interimcomité bij de uitvoering van zijn taken bijstaan, zijn vastgesteld in de bijlage.

De subcomités zijn samengesteld uit vertegenwoordigers van beide partijen. Zij worden overeenkomstig artikel 1 beurtelings voorgezeten door een van de twee partijen.

De subcomités werken onder het gezag van het Interimcomité, en brengen na elke vergadering verslag uit aan dat comité. De subcomités stellen geen besluiten vast, maar kunnen aanbevelingen aan het Interimcomité doen.

Het Interimcomité kan besluiten bestaande subcomités op te heffen, hun taakomschrijving te wijzigen of nieuwe subcomités in te stellen die het comité bij het vervullen van zijn taken bijstaan.

Gedaan te Brussel, 22 januari 2008. Voor het Interimcomité De voorzitter P. MIREL

(1) PB L 345 van 28.12.2007, blz. 2.