Besluit nr. 1/2002

van 6 juni 2002

van de Gemengde Commissie die werd ingesteld bij de Overeenkomst inzake wederzijdse erkenning tussen de Europese Gemeenschap en Japan inzake de vaststelling van haar reglement van orde

(2002/618/EG)

DE GEMENGDE COMMISSIE,

Gelet op de Overeenkomst inzake wederzijdse erkenning tussen de Europese Gemeenschap en Japan, inzonderheid op artikel 8, lid 2,

BESLUIT:

1. Het reglement van orde van de Gemengde Commissie, zoals opgenomen in het aanhangsel bij dit besluit, wordt goedgekeurd.

2. Dit besluit, opgesteld in tweevoud, wordt ondertekend door de medevoorzitters en treedt in werking op de datum waarop de laatste van deze handtekeningen is aangebracht.

Tokio, 21 mei 2002.

Brussel, 6 juni 2002.

Namens Japan

Jun Shimmi

Namens de Europese Gemeenschap

Philippe Meyer

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE

van de Gemengde Commissie die werd ingesteld bij de Overeenkomst inzake wederzijdse erkenning tussen de Europese Gemeenschap en Japan

Artikel 1

Voorzitterschap

1. De Gemengde Commissie wordt gezamenlijk voorgezeten door een vertegenwoordiger van Japan en een vertegenwoordiger van de Europese Gemeenschap.

2. De medevoorzitters zijn verantwoordelijk voor de mededelingen tussen de partijen wat betreft de in dit reglement van orde en in de Overeenkomst vastgestelde procedures.

Artikel 2

Vergaderingen

1. De Gemengde Commissie komt regelmatig bijeen, en minstens één keer per jaar op een voor beide partijen aanvaardbaar tijdstip. Indien extra vergaderingen door de ene partij noodzakelijk worden geacht, zal de andere partij zoveel mogelijk tegemoetkomen aan het verzoek om een vergadering bijeen te roepen. Met instemming van de partijen kan er gebruik worden gemaakt van teleconferenties of videoconferenties.

2. De bijeenkomsten van de Gemengde Commissie worden door de medevoorzitters bijeengeroepen. De bijeenkomsten vinden bij toerbeurt in het land van de partijen plaats, voorzover niet anders is overeengekomen.

3. De medevoorzitters stellen een datum voor de bijeenkomst vast en wisselen bijtijds alle documenten uit die nodig zijn voor een goede voorbereiding (zo mogelijk zes weken van tevoren).

4. De partij die gastheer is regelt het logistieke aspect. Vergaderingen die door middel van videoconferenties of teleconferenties plaatshebben worden door de medevoorzitter die om de vergadering vraagt, geregeld.

Artikel 3

Delegaties

De partijen stellen elkaar zo mogelijk ten minste een week vóór de bijeenkomst op de hoogte van de voorgenomen samenstelling van hun delegaties.

Artikel 4

Agenda van de vergaderingen

1. Voor elke vergadering wordt een voorlopige agenda door de medevoorzitters opgesteld, zo mogelijk drie weken van tevoren. Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan een van de medevoorzitters uiterlijk 14 dagen voor de vergadering een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen.

2. Elk van de beide partijen kan vóór de bijeenkomst punten aan de voorlopige agenda toevoegen, indien de andere partij daarmee instemt. Verzoeken om punten aan de voorlopige agenda toe te voegen worden zo mogelijk schriftelijk ingediend.

3. De definitieve agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Gemengde Commissie vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen op de agenda worden geplaatst als de partijen daarmee instemmen; hiermee zal in de mate van het mogelijke rekening worden gehouden.

Artikel 5

Notulen

1. De ontwerp-notulen worden zo spoedig mogelijk opgesteld door de medevoorzitter die gastheer van de bijeenkomst is.

2. In de notulen worden over het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

a) de aan de Gemengde Commissie voorgelegde documenten;

b) verklaringen die op verzoek van een partij worden opgenomen; en

c) de genomen besluiten en de met betrekking tot een specifiek punt vastgestelde conclusies.

3. De notulen bevatten eveneens de namen van de deelnemers aan de bijeenkomst.

4. De notulen worden door de Gemengde Commissie goedgekeurd en door de medevoorzitters ondertekend.

Artikel 6

Besluiten van de Gemengde Commissie

1. De Gemengde Commissie neemt haar besluiten bij consensus.

2. De Gemengde Commissie kan buiten haar formele bijeenkomsten besluiten nemen via de schriftelijke procedure, indien beide partijen daarmee instemmen.

3. Alle besluiten van de Gemengde Commissie worden voorzien van de vermelding "besluit", gevolgd door een volgnummer en een omschrijving van het onderwerp. Verder wordt aangegeven wanneer het besluit van kracht wordt. De besluiten worden ondertekend door de medevoorzitters. De besluiten worden opgesteld in tweevoud, zijnde beide teksten gelijkelijk authentiek. In aanhangsel I is een voorbeeld van een besluit van de Gemengde Commissie opgenomen.

4. Besluiten in verband met de registratie van een overeenstemmingsbeoordelingsorgaan worden in de regel via de schriftelijke procedure genomen. Hiervoor gelden, ingevolge artikel 9 van de overeenkomst, de volgende procedures:

a) Een partij doet haar voorstel, in de vorm van een ontwerp-besluit van de Gemengde Commissie betreffende de registratie van een overeenstemmingsbeoordelingsorgaan (waarvan een voorbeeld als aanhangsel II is bijgevoegd), schriftelijk aan de andere partij toekomen, onder bijvoeging van een voorstel voor het formaat en de benodigde documenten die het voorstel ondersteunen en waarvan het formaat door de partijen wordt overeengekomen. De andere partij bevestigt schriftelijk de datum van ontvangst van het voorstel en deelt binnen 90 dagen na ontvangst van het voorstel schriftelijk mede of zij dit aanvaardt of van de hand wijst.

b) Indien de partij die het voorstel ontvangt bijkomende informatie verlangt, deelt zij schriftelijk mede welke informatie gewenst wordt en om welke redenen. Een verzoek om bijkomende informatie onderbreekt tijdelijk de periode van 90 dagen die weer begint te lopen zodra de bijkomende informatie ontvangen is.

c) De partijen kunnen elkaar indien nodig raadplegen over kwesties in verband met de voorgestelde registratie.

d) Na goedkeuring van het voorstel ondertekent en dateert de ontvangende partij het besluit van de Gemengde Commissie en stuurt het door aan de andere partij. De registratie van het voorgestelde overeenstemmingsbeoordelingsorgaan is van kracht vanaf de datum die in het besluit van de Gemengde Commissie wordt vermeld.

e) Indien de partij die een voorstel tot registratie ontvangt niet binnen 90 dagen meedeelt of ze dit aanvaardt of van de hand wijst, wordt de kwestie voorgelegd aan de Gemengde Commissie.

f) Indien de Gemengde Commissie niet in staat is een besluit over de registratie van een voorgesteld overeenstemmingsbeoordelingsorgaan te nemen, is artikel 9, lid 1, onder c), van de overeenkomst van toepassing.

Artikel 7

Procedures inzake kennisgeving en voorstellen

1. De kennisgeving van de opschorting of het opheffen van de schorsing van de aanwijzing van een geregistreerd overeenstemmingsbeoordelingsorgaan ingevolge artikel 6 van de overeenkomst, en het voorstel om de registratie van een overeenstemmingsbeoordelingsorgaan te beëindigen, ingevolge artikel 9, lid 4, geschiedt schriftelijk.

2. De partij die zo'n kennisgeving of voorstel ontvangt bevestigt onmiddellijk, en uiterlijk binnen drie werkdagen, schriftelijk de ontvangst en vermeldt de datum van ontvangst. De opschorting, het opheffen van de opschorting of de beëindiging van de registratie van het overeenstemmingsbeoordelingsorgaan is van kracht vanaf de datum van ontvangst van de kennisgeving of het voorstel door de medevoorzitter van de ontvangende partij, tenzij, ingevolge artikel 9, lid 4, van de overeenkomst, anders door de Gemengde Commissie wordt bepaald.

Artikel 8

Subcommissies

De Gemengde Commissie kan subcommissies in het leven roepen en specifieke taken aan de subcommissies delegeren. De aldus opgerichte subcommissies houden de Gemengde Commissie op de hoogte en brengen verslag uit met betrekking tot de uitvoering van de sectorbijlagen.

Artikel 9

Informatie-uitwisseling

Onverminderd het bepaalde in artikel 1, lid 2, wijzen de partijen een contactpunt, of zo nodig meerdere contactpunten aan en brengen elkaar daarvan op de hoogte, voor de uitwisseling van informatie zoals door de overeenkomst wordt bepaald. De contactpunten zijn verantwoordelijk voor het verzenden en ontvangen van de in het kader van de overeenkomst en in het bijzonder van artikel 5, lid 5, en artikel 8, lid 8, van de overeenkomst uitgewisselde informatie.

Artikel 10

Publicatie

De publicatie van de lijsten van geregistreerde overeenstemmingsbeoordelingsorganen en bevestigde inrichtingen in overeenstemming met de overeenkomst en met de desbetreffende besluiten van de Gemengde Commissie geschiedt in overeenstemming met de respectieve nationale bepalingen van de partijen. De partijen publiceren de bijgewerkte lijsten tijdig en regelmatig op hun respectieve internetsites.

Artikel 11

Raadpleging van deskundigen

De Commissie kan deskundigen raadplegen over bijzondere kwesties, indien beide partijen daarmee instemmen.

Artikel 12

Kosten

1. Elke partij is verantwoordelijk voor de kosten die zij door deelneming aan bijeenkomsten van de Gemengde Commissie maakt, met inbegrip van de personeels-, reis- en verblijfkosten, en de kosten voor post en telecommunicatie.

2. Verdere kosten voortvloeiende uit de organisatie van de bijeenkomsten worden in het algemeen gedragen door de partij die gastheer van de bijeenkomst is.

Artikel 13

Administratieve procedures

1. De vergaderingen van de Gemengde Commissie zijn, tenzij anders wordt beslist, niet openbaar.

2. Verslagen en andere documenten van de Gemengde Commissie worden ten behoeve van de vertrouwelijkheid als in het kader van artikel 13 van de overeenkomst uitgewisselde informatie beschouwd.

3. Andere deelnemers dan de functionarissen van de partijen kunnen met instemming van de beide medevoorzitters uitgenodigd worden; voor hen gelden ingevolge artikel 13 van de overeenkomst dezelfde vertrouwelijkheidsvoorschriften.

4. De partijen kunnen openbare briefings organiseren of het belangstellende publiek op een andere wijze informeren over de resultaten van de bijeenkomsten van de Gemengde Commissie, na aan het eind van iedere bijeenkomst overleg te hebben gepleegd over de resultaten die meegedeeld worden.

Artikel 14

Talen

1. De schriftelijke mededelingen tussen de medevoorzitters, in het bijzonder in verband met de artikelen 4, 5, 6 en 7, worden in het Engels gedaan.

2. De partij die gastheer is van een bijeenkomst van de Gemengde Commissie zorgt voor de vertolking tussen het Japans en het Engels en draagt de kosten hiervan.

3. De besluiten van de Gemengde Commissie worden opgesteld in het Engels. De partijen nemen maatregelen voor de vertaling, indien nodig, van dergelijke besluiten in hun eigen respectievelijke officiële taal of talen.

Aanhangsel I bij het reglement van orde van de Gemengde Commissie

>PIC FILE= "L_2002197NL.004802.TIF">

Aanhangsel II bij het reglement van orde van de Gemengde Commissie

>PIC FILE= "L_2002197NL.004902.TIF">