VERTALING

BESLUIT Nr. 1/2014 VAN DE ASSOCIATIERAAD EU-MIDDEN-AMERIKA

van 7 november 2014

tot vaststelling van zijn reglement van orde en van dat van het Associatiecomité [2015/1215]

DE ASSOCIATIERAAD EU-MIDDEN-AMERIKA,

Gezien de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Midden-Amerika, anderzijds („de overeenkomst”), met name artikel 4, artikel 5, lid 2, artikel 7, lid 3, en artikel 8, lid 6,

Overwegende hetgeen volgt:

Tenzij in de overeenkomst anders is bepaald, dient de Associatieraad toezicht te houden op de uitvoering van de overeenkomst en zijn eigen reglement van orde, alsmede dat van het Associatiecomité en van de subcomités vast te stellen,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Enig artikel

Het reglement van orde van de Associatieraad en dat van het Associatiecomité en de subcomités worden vastgesteld overeenkomstig de bijlagen A en B.

Dit besluit wordt vastgesteld via de schriftelijke procedure. Het treedt in werking op de datum waarop het secretariaat dit door alle partijen naar behoren ondertekende besluit ontvangt.

BIJLAGE A

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE ASSOCIATIERAAD

Artikel 1

Algemene bepalingen

1. De Associatieraad, die is ingesteld overeenkomstig artikel 4, lid 1, van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Midden-Amerika (MA), anderzijds („de overeenkomst”), voert zijn taken uit zoals bepaald in artikel 4, lid 2, van de overeenkomst en is verantwoordelijk voor de algemene uitvoering van de overeenkomst en voor alle andere bilaterale, multilaterale of internationale vraagstukken van gemeenschappelijk belang.

2. Overeenkomstig de artikelen 5 en 345 van de overeenkomst bestaat de Associatieraad uit vertegenwoordigers van de EU-partij en vertegenwoordigers van elk van de republieken van de MA-partij, op het toepasselijke ministeriële niveau en rekening houdend met de specifieke aangelegenheden die tijdens een bepaalde sessie worden behandeld. In voorkomend geval en met wederzijds goedvinden komt de Associatieraad bijeen op het niveau van de staatshoofden en regeringsleiders.

3. Overeenkomstig artikel 345 van de overeenkomst bestaat de Associatieraad, wanneer hij uitsluitend of hoofdzakelijk taken uitvoert die hem zijn toegekend op grond van deel IV van de overeenkomst, uit vertegenwoordigers van de EU-partij en uit de ministers van elk van de republieken van de MA-partij met verantwoordelijkheid voor handelsgerelateerde aangelegenheden.

4. Overeenkomstig artikel 352, lid 3, van de overeenkomst treden de republieken van de MA-partij gezamenlijk op bij de besluitvorming in het institutioneel kader van de overeenkomst; voor de vaststelling van besluiten en aanbevelingen is hun consensus vereist.

5. De verwijzing naar de partijen in dit reglement van orde is in overeenstemming met de definitie in artikel 352 van de overeenkomst.

Artikel 2

Voorzitterschap

De Associatieraad wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid en door een vertegenwoordiger op ministerieel niveau van de MA-partij. De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van de Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 3

Vergaderingen

1. De Associatieraad komt op gezette tijden, met een tussenperiode van niet meer dan twee jaar, bijeen. Op verzoek van een partij kunnen bijzondere sessies van de Associatieraad belegd worden indien de partijen dat overeenkomen.

2. Elke sessie van de Associatieraad wordt gehouden op een passende plaats en op een datum die door de partijen is overeengekomen.

3. De vergaderingen van de Associatieraad worden door de secretarissen van de Associatieraad gezamenlijk in overleg met de voorzitter van de Associatieraad bijeengeroepen.

4. Bij wijze van uitzondering en indien de partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van de Associatieraad via technologische middelen, zoals videoconferentie, plaatsvinden.

Artikel 4

Vertegenwoordiging

1. De leden van de Associatieraad mogen zich doen vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen. Als een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen, dient hij de voorzitter vóór de zitting waar hij vertegenwoordigd zal worden, schriftelijk in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger.

2. De vertegenwoordiger van een lid van de Associatieraad oefent alle rechten van dat lid uit.

Artikel 5

Delegaties

1. De leden van de Associatieraad mogen zich doen vergezellen door ambtenaren. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter via het secretariaat in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

2. De Associatieraad kan met instemming van de partijen niet-leden uitnodigen als waarnemers de vergaderingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.

Artikel 6

Secretariaat

Een ambtenaar van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een functionaris van de MA-partij treden gezamenlijk op als secretarissen van de Associatieraad.

Artikel 7

Correspondentie

1. De voor de Associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van de EU-partij of aan de secretaris van de republieken van de MA-partij, die op zijn beurt de andere secretaris verwittigt.

2. Het secretariaat zorgt ervoor dat deze correspondentie wordt doorgestuurd aan de voorzitter en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de Associatieraad.

3. Het secretariaat zendt de correspondentie aan het secretariaat-generaal van de Europese Commissie, de Europese Dienst voor extern optreden, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten en het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, alsmede aan de ambassades van de republieken van de MA-partij in Brussel, België, in voorkomend geval met kopie aan de ministeries van Buitenlandse Zaken of de ministeries die verantwoordelijk zijn voor handelsgerelateerde aangelegenheden.

4. Mededelingen van de voorzitter van de Associatieraad worden door het secretariaat aan de geadresseerden gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de Associatieraad met gebruik van de in lid 3 bedoelde adressen.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

1. Vergaderingen van de Associatieraad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

2. Wanneer een partij aan de Associatieraad informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie volgens de in artikel 336, lid 2, van de overeenkomst beschreven procedure.

3. Elke partij kan besluiten de besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken.

Artikel 9

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Associatieraad uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering naar de in artikel 7 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 kalenderdagen vóór het begin van de vergadering een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen. Een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, aan de secretarissen zijn toegezonden.

2. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door de Associatieraad goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

3. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 10

Notulen

1. Van elke vergadering worden door de twee secretarissen gezamenlijk ontwerpnotulen opgesteld.

2. Doorgaans bevatten de notulen voor elk agendapunt:

a) de aan de Associatieraad voorgelegde documenten;

b) verklaringen die op verzoek van een lid van de Associatieraad worden opgenomen, en

c) door de partijen overeengekomen onderwerpen, zoals bijvoorbeeld besluiten, verklaringen en conclusies die zijn vastgesteld.

3. De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Zij worden binnen 45 kalenderdagen na iedere vergadering van de Associatieraad goedgekeurd. Na goedkeuring worden de notulen door de voorzitter en de twee secretarissen ondertekend. Een gewaarmerkt afschrift wordt aan elk van de in artikel 7 genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1. De Associatieraad neemt besluiten en doet aanbevelingen in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, die door de republieken van de MA-partij en door de EU-partij worden ondertekend.

2. Als de partijen dit overeenkomen, kan de Associatieraad besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. Te dien einde wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 door de voorzitter van de Associatieraad schriftelijk meegedeeld aan de leden, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen de leden hun voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen brengen. Na goedkeuring van de tekst wordt het besluit of de aanbeveling los van elkaar en achtereenvolgens ondertekend door de vertegenwoordigers van de EU-partij en van elk van de republieken van de MA-partij.

3. De handelingen van de Associatieraad worden voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling” in de zin van artikel 6 van de overeenkomst. Het secretariaat van de Associatieraad voorziet besluiten of aanbevelingen van een volgnummer, vermeldt de datum van vaststelling en geeft een beschrijving van het onderwerp. Elk besluit vermeldt de datum van inwerkingtreding en wordt door de republieken van de MA-partij en door de EU-partij ondertekend.

4. De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden gewaarmerkt door de twee secretarissen.

5. De besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in artikel 7 van dit reglement van orde bedoelde geadresseerden.

6. Elke partij kan besluiten de bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in haar publicatieblad of staatsblad te gelasten.

Artikel 12

Talen

1. De officiële talen van de Associatieraad zijn het Spaans en een door de partijen overeengekomen andere authentieke taal van de overeenkomst.

2. Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt de Associatieraad op basis van in deze talen opgestelde documenten.

Artikel 13

Kosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van de Associatieraad.

2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt.

3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Spaans en de andere officiële taal van de Associatieraad, bedoeld in artikel 12, lid 1, van dit reglement van orde, komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt. Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.

Artikel 14

Associatiecomité

1. Overeenkomstig artikel 7 van de overeenkomst wordt de Associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het Associatiecomité. Het comité bestaat uit vertegenwoordigers van de EU-partij, enerzijds, en vertegenwoordigers van de MA-partij, anderzijds, op het in de overeenkomst bepaalde niveau.

2. Het Associatiecomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Associatieraad voor (1), voert in voorkomend geval de besluiten van de Associatieraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen of ontwerpbesluiten en -aanbevelingen worden door het Associatiecomité ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Overeenkomstig artikel 7, lid 4, van de overeenkomst kan de Associatieraad het Associatiecomité machtigen namens hem beslissingen te nemen.

3. In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een verplichting of een mogelijkheid tot raadpleging, of waarin de partijen na onderling overleg besluiten elkaar te raadplegen, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Associatiecomité, tenzij in de overeenkomst anders is bepaald. Dit overleg kan, indien beide partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Associatieraad.

Artikel 15

Wijziging van het reglement van orde

Het reglement van orde kan worden gewijzigd volgens het bepaalde in artikel 11.

(1) Met betrekking tot deel IV van de overeenkomst vervult het Associatiecomité deze functie in nauwe coördinatie met de coördinatoren die zijn aangewezen overeenkomstig artikel 347 van de overeenkomst.