Besluit nr. 1/2003 van het Gemengd Veterinair Comité dat is opgericht bij de Overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de handel in landbouwproducten

van 29 juli 2003

houdende goedkeuring van zijn reglement van orde

(2003/703/EG)

HET COMITÉ,

Gelet op de Overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de handel in landbouwproducten (hierna "de overeenkomst" genoemd), en met name op artikel 19, lid 5, van bijlage 11,

Overwegende hetgeen volgt: Deze overeenkomst is op 1 juni 2002 in werking getreden,

BESLUIT TOT VASTSTELLING VAN HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE:

Artikel 1

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van het Comité wordt gezamenlijk bekleed door een vertegenwoordiger van de Europese Gemeenschap en een vertegenwoordiger van de Zwitserse Bondsstaat (hierna "de hoofden van de delegaties" genoemd). Het voorzitterschap van het Comité wordt gezamenlijk bekleed door een vertegenwoordiger van de Europese Gemeenschap en een vertegenwoordiger van de Zwitserse Bondsstaat (hierna "de hoofden van de delegaties" genoemd).

Artikel 2

Secretariaat

1. Het secretariaat van het Comité wordt gezamenlijk waargenomen door een vertegenwoordiger van de Europese Gemeenschap en een vertegenwoordiger van de Zwitserse Bondsstaat. De hoofden van de delegaties delen de naam en het adres mee van degene die namens hun partij het secretariaat verzorgt.

2. De hoofden van de delegaties kunnen overeenkomen dat het secretariaat voor bepaalde perioden afwisselend door een van beide partijen wordt waargenomen.

Artikel 3

Vergaderingen

1. De hoofden van de delegaties stellen in onderling overleg de datum en de plaats van de vergaderingen vast.

2. Indien het hoofd van een delegatie verzoekt een buitengewone vergadering te houden, wordt deze vergadering behoudens andersluidend besluit binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek bijeengeroepen.

3. Behoudens andersluidend besluit zijn de vergaderingen van het comité niet openbaar.

Artikel 4

Delegaties

1. Voor iedere vergadering stellen de hoofden van de delegaties elkaar in kennis van de vermoedelijke samenstelling van hun delegatie.

2. De partijen benoemen de hoofden van de delegaties; dezen zijn buiten de vergaderingen contactpersoon voor alle aangelegenheden die de overeenkomst betreffen.

3. Het Comité kan besluiten om personen die geen lid van de delegatie zijn, uit te nodigen zijn vergaderingen bij te wonen teneinde informatie te verstrekken over bepaalde onderwerpen.

Artikel 5

Correspondentie

Alle correspondentie betreffende bijlage 11 bij de overeenkomst wordt naar het secretariaat van het Comité gestuurd. Dit zendt een afschrift van alle correspondentie over bijlage 11 bij de overeenkomst naar de hoofden van de delegaties, alsmede naar de missie van de Zwitserse Bondsstaat bij de Europese Unie.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. Het secretariaat stelt, in overleg met de hoofden van de delegaties, de voorlopige agenda voor iedere vergadering op. De voorlopige agenda wordt uiterlijk vijf werkdagen voor het begin van de vergadering naar de hoofden van de delegaties gestuurd.

2. Op de voorlopige agenda worden de punten geplaatst ten aanzien waarvan het secretariaat uiterlijk 15 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot opneming heeft ontvangen. De punten worden alleen op de voorlopige agenda geplaatst indien de documenten ter zake in voorkomend geval uiterlijk op de datum van verzending van de agenda bij het voorzitterschap zijn binnengekomen.

3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda in onderlinge overstemming door de hoofden van beide delegaties goedgekeurd. Andere punten dan die welke op de voorlopige agenda staan, worden alleen op de agenda geplaatst met instemming van de hoofden van de delegaties.

4. De hoofden van de delegaties kunnen overeenkomen de in lid 1 genoemde termijnen in te korten, teneinde rekening te houden met de eisen van een bijzonder geval.

Artikel 7

Notulen

1. Van elke vergadering stelt het secretariaat notulen op. In het ontwerp worden de besluiten, aanbevelingen en conclusies vermeld. De ontwerp-notulen worden ter goedkeuring aan het Comité voorgelegd. Wanneer het Comité de notulen heeft goedgekeurd, worden deze door de hoofden van de delegaties ondertekend. Beide partijen bewaren een exemplaar.

2. De ontwerp-notulen worden binnen tien werkdagen na de vergadering opgesteld en bij schriftelijke procedure, als bedoeld in artikel 9, ter goedkeuring aan het Comité voorgelegd. Wanneer deze procedure zonder resultaat blijft, worden de notulen tijdens de volgende vergadering door het Comité goedgekeurd.

Artikel 8

Besluiten

1. De besluiten van het Comité in de zin van artikel 19 van bijlage 11 bij de overeenkomst, dragen de titel "Besluit", gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een aanduiding van het onderwerp.

2. De besluiten van het Comité worden ondertekend door de hoofden van de delegaties.

3. Elke partij kan besluiten de door het Comité goedgekeurde besluiten bekend te maken.

Artikel 9

Schriftelijke procedure

1. Besluiten van het Comité kunnen bij schriftelijke procedure worden goedgekeurd wanneer de hoofden van de delegaties dit zijn overeengekomen.

2. De partij die voorstelt de schriftelijke procedure te gebruiken, legt het ontwerp van het besluit aan de andere partij voor. In haar antwoord zegt deze dat zij het ontwerp goedkeurt of afwijst, stelt zij wijzigingen in het ontwerp voor of vraagt zij om meer tijd om over het ontwerp na te denken. Wanneer het ontwerp wordt goedgekeurd, wordt het besluit afgewerkt overeenkomstig artikel 8.

Artikel 10

Uitgaven

Elke partij draagt haar eigen kosten in verband met haar deelname aan de vergaderingen van het Comité.

Artikel 11

Geheimhouding

Voor de beraadslagingen van het Comité geldt het beroepsgeheim.

Artikel 12

Werkgroepen

De werkgroepen werken onder auspiciën van het Comité. Zij brengen na elk van hun vergaderingen schriftelijk verslag uit aan het Comité. Het rapport moet naar het secretariaat van het Comité worden gestuurd, die het doorzendt aan de hoofden van de delegaties. In dit rapport kunnen aanbevelingen aan het Comité worden opgenomen.

Voor het Gemengd Veterinair Comité

De hoofden van de delegaties

Ondertekend te Bern, 29 juli 2003.

Voor de Zwitserse Bondsstaat

Hans Wyss

Ondertekend te Brussel, 26 juni 2003.

Voor de Europese Gemeenschap

Alejandro Checchi Lang