BESLUIT Nr. 1/2017 VAN HET SUBCOMITÉ VOOR SANITAIRE EN FYTOSANITAIRE MAATREGELEN EU-OEKRAÏNE

van 16 mei 2017

tot vaststelling van zijn reglement van orde [2018/204]

HET SUBCOMITÉ VOOR SANITAIRE EN FYTOSANITAIRE MAATREGELEN EU-OEKRAÏNE,

Gezien de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds (1), en met name artikel 74,

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van het SPS-subcomité, als vastgesteld in de bijlage van dit besluit, wordt hierbij aangenomen.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 161 van 29.5.2014, blz. 3.

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SUBCOMITÉ VOOR SANITAIRE EN FYTOSANITAIRE MAATREGELEN EU-OEKRAÏNE

Artikel 1

Algemene bepalingen

1. Het krachtens artikel 74, lid 1, van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds (1) (de „overeenkomst”), ingestelde subcomité voor sanitaire en fytosanitaire maatregelen (het „SPS-subcomité”) assisteert het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken, zoals bedoeld in artikel 465, lid 4, van de overeenkomst, bij de uitvoering van zijn taken.

2. Het SPS-subcomité voert de taken bedoeld in artikel 74, lid 2, van de overeenkomst uit in het licht van de doelstelling vermeld in artikel 59 van de overeenkomst.

3. Het SPS-subcomité bestaat uit vertegenwoordigers van de bevoegde autoriteiten van de partijen die verantwoordelijk zijn voor sanitaire en fytosanitaire aangelegenheden.

4. Een vertegenwoordiger van de Europese Commissie of van Oekraïne met verantwoordelijkheid voor sanitaire en fytosanitaire aangelegenheden fungeert als voorzitter, overeenkomstig artikel 2.

5. Voor de toepassing van dit reglement van orde geldt de definitie van de term de „partijen” in artikel 482 van de overeenkomst.

Artikel 2

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van het SPS-subcomité wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode van twaalf maanden vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 3

Vergaderingen

1. Tenzij de partijen anders overeenkomen, komt het SPS-subcomité bijeen binnen drie maanden na de inwerkingtreding van de overeenkomst, en vervolgens op verzoek van een van beide partijen of ten minste eenmaal per jaar.

2. Elke vergadering van het SPS-subcomité wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen voor de vergadering door de voorzitter aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

3. Voor zover mogelijk wordt de reguliere vergaderingen van het SPS-subcomité vroeg genoeg vóór de reguliere vergadering van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken bijeengeroepen.

4. De vergaderingen van het SPS-subcomité kunnen met behulp van daartoe overeengekomen technische hulpmiddelen plaatsvinden, zoals video- of audiovergadering.

5. Tussen twee vergaderingen door kan het SPS-subcomité aangelegenheden ook schriftelijk behandelen.

Artikel 4

Delegaties

Vóór elke vergadering stelt elke partij via het in artikel 5 bedoelde secretariaat van het SPS-subcomité de andere partij in kennis van de voorgenomen samenstelling van haar delegatie.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van Oekraïne treden gezamenlijk op als secretarissen van het SPS-subcomité en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit in een geest van wederzijds vertrouwen en samenwerking.

Artikel 6

Correspondentie

1. De voor het SPS-subcomité bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris op de hoogte stelt.

2. Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan het SPS-subcomité is gericht, aan de voorzitter wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval ook aan de andere leden overeenkomstig artikel 7.

3. Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter namens hem aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verzonden overeenkomstig artikel 7.

Artikel 7

Documenten

1. Documenten worden verzonden door het secretariaat van het SPS-subcomité.

2. Een partij stuurt documenten naar haar secretaris. Die secretaris stuurt de documenten door naar de secretaris van de andere partij.

3. De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de betrokken vertegenwoordigers van de Unie en zendt de secretaris van Oekraïne en de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie.

4. De secretaris van Oekraïne stuurt de documenten door naar de betrokken vertegenwoordigers van Oekraïne en zendt de secretaris van de Unie en de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie.

5. De secretarissen van het SPS-subcomité fungeren als contactpunt voor de uitwisseling van informatie als bedoeld in artikel 67 van de overeenkomst.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

De vergaderingen van het SPS-subcomité zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten.

Wanneer een partij aan het SPS-subcomité informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

Artikel 9

Agenda van de vergaderingen

1. Het secretariaat van het SPS-subcomité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op, alsmede een ontwerp van de in artikel 10 bedoelde operationele conclusies. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat uiterlijk 21 kalenderdagen voor de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.

2. De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering verspreid overeenkomstig artikel 7.

3. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het SPS-subcomité goedgekeurd. Indien de partijen dit overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan, als agendapunt worden opgenomen.

4. In overleg met de andere partij kan de voorzitter vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om een vergadering bij te wonen als waarnemers om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat die waarnemers de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.

5. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen inkorten teneinde rekening te houden met bijzondere omstandigheden.

Artikel 10

Notulen en operationele conclusies

1. Van elke vergadering worden door de twee secretarissen gezamenlijk ontwerpnotulen opgesteld.

2. In beginsel bevatten de notulen voor elk agendapunt:

a) de deelnemers aan de vergadering, de ambtenaren die hen begeleidden en eventuele waarnemers die de vergadering hebben bijgewoond;

b) de aan het SPS-subcomité voorgelegde documenten;

c) de verklaringen die op verzoek van het SPS-subcomité worden opgenomen, en

d) de operationele conclusies van de vergadering, als bedoeld in lid 4.

3. De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan het SPS-subcomité voorgelegd. Zij worden binnen 28 kalenderdagen na iedere vergadering van het SPS-subcomité goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt een exemplaar van de goedgekeurde notulen gezonden.

4. De secretaris van de partij die het voorzitterschap bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van de operationele conclusies op en stuurt dit samen met de agenda aan de partijen, in beginsel uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering. De ontwerpconclusies worden tijdens de vergadering bijgewerkt, zodat zij tenzij anders overeengekomen aan het eind van de vergadering kunnen worden aangenomen door het SPS-subcomité, zodat duidelijk is welke vervolgacties de partijen overeengekomen zijn. Zodra zij zijn goedgekeurd, worden de operationele conclusies aan de notulen gehecht, en de tenuitvoerlegging ervan wordt geëvalueerd op de volgende vergaderingen van het SPS-subcomité. Het SPS-subcomité stelt daartoe een modeloverzicht vast, waarin voor elk actiepunt een deadline kan worden vastgesteld.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1. Het SPS-subcomité stelt besluiten, adviezen, aanbevelingen, verslagen en gezamenlijke acties vast als bedoeld in artikel 74 van de overeenkomst. Die besluiten, adviezen, aanbevelingen, verslagen en gezamenlijke acties worden door de partijen bij consensus aangenomen na voltooiing van de respectieve interne procedures voor aanneming. De besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan.

2. Alle besluiten, adviezen, aanbevelingen en verslagen worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen. Onverminderd lid 3 ondertekent de voorzitter die documenten tijdens de vergadering waarin het desbetreffende besluit, verslag of advies of de desbetreffende aanbeveling wordt aangenomen.

3. Het SPS-subcomité kan besluiten, aanbevelingen, adviezen of verslagen aannemen via een schriftelijke procedure, na voltooiing van de respectieve interne procedures, indien de partijen dat overeenkomen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 schriftelijk meegedeeld, waarbij een termijn van ten minste 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis kunnen worden gebracht. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in dit lid genoemde termijnen inkorten teneinde rekening te houden met bijzondere omstandigheden. Zodra overeenstemming is bereikt over de tekst, wordt het besluit, het advies, de aanbeveling of het verslag ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen.

4. De handelingen van het SPS-subcomité worden voorzien van het opschrift „Besluit”, „Advies”, „Aanbeveling” of „Verslag”. Een besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt aangenomen, tenzij in het besluit zelf anders is bepaald.

5. De besluiten, adviezen, aanbevelingen en verslagen worden aan beide partijen gezonden.

6. Het secretariaat van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken wordt op de hoogte gesteld van alle besluiten, adviezen, aanbevelingen, verslagen of andere handelingen waartoe het SPS-subcomité besluit.

7. Elke partij kan beslissen of zij de besluiten, adviezen en aanbevelingen van het SPS-subcomité in haar publicatieblad of staatsblad bekendmaakt.

Artikel 12

Verslagen

Het SPS-subcomité brengt aan het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken verslag uit over zijn activiteiten en die van de technische werkgroepen of ad-hocgroepen die door het SPS-subcomité zijn opgericht. Dit verslag wordt ingediend 25 dagen vóór de gewone jaarlijkse vergadering van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.

Artikel 13

Talen

1. De werktalen van het SPS-subcomité zijn het Engels en het Oekraïens.

2. Tenzij anders besloten wordt, beraadslaagt het SPS-subcomité op basis van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 14

Kosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het SPS-subcomité.

2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Oekraïens, teneinde te voldoen aan artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.

Artikel 15

Technische werkgroepen en ad-hocgroepen

1. Het SPS-subcomité kan indien nodig bij een besluit uit hoofde van artikel 74, lid 3, van de overeenkomst technische werkgroepen of ad-hocwerkgroepen, met inbegrip van wetenschappelijke groepen, oprichten en ontbinden.

2. Van de ad-hocwerkgroepen kunnen ook andere personen dan vertegenwoordigers van de partijen deel uitmaken. De partijen dragen er zorg voor dat de leden van alle door het SPS-subcomité opgerichte groepen de passende regels inzake vertrouwelijkheid in acht nemen.

3. Tenzij anders wordt besloten, werken de door het SPS-subcomité opgerichte groepen onder het gezag van het SPS-subcomité, waaraan zij verslag uitbrengen.

4. De vergaderingen van de werkgroepen kunnen worden gehouden wanneer dat nodig is, in persoon of per video- of audioconferentie.

5. Het secretariaat van het SPS-subcomité ontvangt kopieën van alle relevante correspondentie, documenten en mededelingen met betrekking tot de activiteiten van de werkgroepen.

6. De werkgroepen hebben de bevoegdheid om schriftelijk aanbevelingen te richten aan het SPS-subcomité. De aanbevelingen worden bij consensus aangenomen en meegedeeld aan de voorzitter, die deze aanbevelingen onder de leden verspreidt zoals bepaald in artikel 7.

7. Dit reglement van orde is mutatis mutandis van toepassing op alle door het SPS-subcomité opgerichte technische werkgroepen en ad-hocwerkgroepen, tenzij anders is bepaald in dit artikel. De verwijzingen naar het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken worden begrepen als verwijzingen naar het SPS-subcomité.

Artikel 16

Wijziging

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van het SPS-subcomité overeenkomstig artikel 74, lid 5, van de overeenkomst.

(1) PB L 161 van 29.5.2014, blz. 3.