BESLUIT Nr. 1/2013 VAN DE SAMENWERKINGSRAAD EU-IRAK

van 8 oktober 2013

tot vaststelling van zijn reglement van orde en dat van het Samenwerkingscomité

(2013/802/EU)

DE SAMENWERKINGSRAAD EU-IRAK,

Gezien de partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Irak, anderzijds (hierna „de overeenkomst” genoemd), en met name artikel 111,

Overwegende hetgeen volgt:

Om bij te dragen aan de doeltreffende tenuitvoerlegging van de overeenkomst, moet het institutioneel kader zo snel mogelijk worden ingesteld. Het is de taak van de Samenwerkingsraad om daartoe de nodige maatregelen te nemen.

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Enig artikel

Het reglement van orde van de Samenwerkingsraad en dat van het Samenwerkingscomité, zoals uiteengezet in respectievelijk de bijlagen I en II, worden hierbij vastgesteld.

C. ASHTON

BIJLAGE I

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SAMENWERKINGSCOMITÉ EU-IRAK

Artikel 1

Voorzitterschap

De Samenwerkingsraad wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door de voorzitter van de Raad Buitenlandse Zaken van de Europese Unie, namens de Europese Unie en haar lidstaten, en de minister van Buitenlandse Zaken van Irak. De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van de Samenwerkingsraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 2

Vergaderingen

De Samenwerkingsraad komt één keer per jaar op ministerieel niveau bijeen. Op verzoek van een van de partijen kunnen in onderling overleg speciale vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden belegd. Tenzij anders wordt overeengekomen, wordt elke vergadering van de Samenwerkingsraad op een door beide partijen overeengekomen datum gehouden op de locatie waar gewoonlijk de zittingen van de Raad van de Europese Unie worden gehouden. De vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden door de secretarissen van de Samenwerkingsraad gezamenlijk en in overleg met de voorzitter bijeengeroepen.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

De leden van de Samenwerkingsraad kunnen zich laten vertegenwoordigen als zij de vergadering niet kunnen bijwonen. Als een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen, dient hij/zij de voorzitter vóór de zitting waar hij/zij vertegenwoordigd zal worden in kennis te stellen van de naam van zijn/haar vertegenwoordiger. De vertegenwoordiger van een lid van de Samenwerkingsraad oefent alle rechten van het vertegenwoordigde lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de Samenwerkingsraad mogen door ambtenaren worden vergezeld. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Als er op de agenda een punt staat dat verband houdt met de Europese Investeringsbank, woont een vertegenwoordiger van de Bank de zitting van de Samenwerkingsraad als waarnemer bij.

Indien nodig kunnen deskundigen of vertegenwoordigers van andere organen met wederzijdse toestemming voor de vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden uitgenodigd, als waarnemer of om informatie over een specifiek onderwerp te verstrekken.

Artikel 5

Secretariaat

Een vertegenwoordiger van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de diplomatieke vertegenwoordiging van Irak bij de Europese Unie treden gezamenlijk op als secretarissen van de Samenwerkingsraad.

Artikel 6

Correspondentie

De voor de Samenwerkingsraad bestemde correspondentie wordt gericht tot de voorzitter van de Samenwerkingsraad op het adres van de Raad van de Europese Unie.

De twee secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie wordt doorgestuurd aan de voorzitter van de Samenwerkingsraad en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de Samenwerkingsraad. De verspreide correspondentie wordt doorgestuurd naar het secretariaat-generaal van de Commissie, de Europese Dienst voor extern optreden, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten, het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en de diplomatieke vertegenwoordiging van Irak bij de Europese Unie.

Mededelingen van de voorzitter van de Samenwerkingsraad worden door de twee secretarissen aan de geadresseerden gestuurd en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de Samenwerkingsraad op de in de tweede alinea vermelde adressen.

Artikel 7

Publiciteit

De vergaderingen van de Samenwerkingsraad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 8

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Samenwerkingsraad uiterlijk vijftien dagen voor het begin van de vergadering naar de in artikel 6 bedoelde geadresseerden gestuurd. De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot opname in de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Samenwerkingsraad vastgesteld. Als de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

2. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 9

Notulen

Van elke vergadering worden door de twee secretarissen ontwerpnotulen opgesteld. Doorgaans bevatten de notulen voor elk agendapunt:

— de bij de Samenwerkingsraad ingediende documentatie,

— verklaringen die op verzoek van een lid van de Samenwerkingsraad worden opgenomen,

— de gedane aanbevelingen, de overeengekomen verklaringen en de vastgestelde conclusies.

De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd. Eenmaal goedgekeurd worden de notulen door de voorzitter en de twee secretarissen ondertekend. De notulen worden bewaard in de archieven van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, die als depositaris van de documenten van de overeenkomst optreedt. Aan elk van de in artikel 6 van het reglement van orde bedoelde geadresseerden wordt een gewaarmerkt afschrift gezonden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

1. De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld. De gevallen waarin de Samenwerkingsraad besluiten kan nemen, zijn opgenomen in de overeenkomst zelf.

Als de partijen dit overeenkomen, kan de Samenwerkingsraad besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. Als de Samenwerkingsraad besluit de schriftelijke procedure te gebruiken, kunnen de partijen in onderlinge overeenstemming een termijn vaststellen. Na afloop daarvan verklaart de voorzitter van de Samenwerkingsraad, op grond van het verslag van beide secretarissen, of de partijen een gezamenlijk akkoord hebben gegeven.

2. De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad in de zin van artikel 111 van de overeenkomst dragen de titel „besluit”, respectievelijk „aanbeveling”, gevolgd door een volgnummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp. De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen. De besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in artikel 6 van dit reglement van orde bedoelde geadresseerden. De partijen kunnen beslissen om de besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad op te nemen in hun respectieve publicatieblad.

Artikel 11

Talen

De officiële talen van de Samenwerkingsraad zijn de officiële talen van de twee partijen. Tenzij anders wordt besloten, zal de Samenwerkingsraad zijn beslissingen en aanbevelingen baseren op de in deze talen opgestelde documenten.

Artikel 12

Kosten

De Europese Unie en Irak nemen de uitgaven voor hun rekening van hun deelname aan de vergaderingen van de Samenwerkingsraad, zowel personeelsuitgaven en reis- en verblijfkosten als de uitgaven voor post en telecommunicatie. De uitgaven voor de vertolking tijdens de zittingen en voor de vertaling en het drukken van de documenten komen ten laste van de Europese Unie, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling in of uit de officiële taal van Irak, welke voor rekening van Irak komen. Andere kosten die verbonden zijn aan de organisatie van vergaderingen komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.

Artikel 13

Samenwerkingscomité

1. Overeenkomstig artikel 112 van de overeenkomst, wordt een Samenwerkingscomité opgericht dat de Samenwerkingsraad bijstaat in de uitvoering van zijn taken. Dit comité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Unie, enerzijds, en vertegenwoordigers van de regering van Irak, anderzijds, in de regel op het niveau van hoge ambtenaren.

2. Het Samenwerkingscomité bereidt de vergaderingen en beraadslagingen van de Samenwerkingsraad voor, voert indien nodig de besluiten en de aanbevelingen van de Samenwerkingsraad uit en zorgt in het algemeen voor de continuïteit van het partnerschap en de goede werking van de overeenkomst. Het Samenwerkingscomité behandelt alle zaken die de Samenwerkingsraad aan het comité voorlegt, evenals alle andere vraagstukken die zich bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst voordoen. Voorstellen of ontwerpbesluiten en ontwerpaanbevelingen worden door het Samenwerkingscomité ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd.

De Samenwerkingsraad mag elk van zijn bevoegdheden aan het Samenwerkingscomité delegeren.

3. In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een verplichting of een mogelijkheid tot raadpleging, of waarin de partijen na onderling overleg besluiten elkaar te raadplegen, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Samenwerkingcomité. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan de raadpleging plaatsvinden in de Samenwerkingsraad.