Vrijwillige Partnerschapsovereenkomst

tussen de Europese Unie en de Republiek Liberia inzake wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw met betrekking tot de invoer van hout in de Europese Unie

DE EUROPESE UNIE, hierna "de Unie" genoemd,

en

DE REPUBLIEK LIBERIA, hierna "Liberia" genoemd,

hierna samen "de partijen" genoemd,

GEZIEN de nauwe werkrelatie tussen de Unie en Liberia, met name in de context van de Partnerschapsovereenkomst tussen de landen van de groep van staten in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, die op 23 juni 2000 in Cotonou is ondertekend [1] en op 25 juni 2010 in Luxemburg is herzien, hierna "de Overeenkomst van Cotonou" genoemd;

GEZIEN de mededeling van de Commissie aan de Raad en het Europees Parlement inzake het EU-actieplan voor wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw (FLEGT) [2], als eerste stap in de aanpak van het dringende probleem van de illegale houtkap en de daarmee verband houdende handel;

ZICH BEWUST van het belang van de beginselen die zijn vastgelegd in de Verklaring van Rio van 1992 met betrekking tot duurzaam bosbeheer, en met name beginsel 10 inzake het belang van publieke bewustwording van en inspraak in milieuvraagstukken en beginsel 22 inzake de cruciale rol van inheemse bevolkingsgroepen en andere lokale gemeenschappen in milieubeheer en ontwikkeling;

GEZIEN de in 1992 aangenomen niet juridisch bindende maar gezaghebbende beginselverklaring met het oog op een wereldwijde consensus over het beheer, het behoud en de duurzame exploitatie van alle soorten bos, alsmede het niet juridisch bindend instrument voor alle soorten bos dat recent door de Algemene Vergadering van de Verenigde Naties is aangenomen [3];

GEZIEN de Overeenkomst inzake de internationale handel in bedreigde in het wild levende dier- en plantensoorten (CITES) en met name de eis dat de partijen van CITES alleen CITES-uitvoervergunningen afgeven voor de in bijlagen I, II of III vermelde soorten wanneer aan bepaalde voorwaarden voldaan is, met name de voorwaarde dat de toepasselijke flora- en faunabeschermingswetten van de betreffende staat niet zijn geschonden;

GEZIEN het belang dat de partijen hechten aan de op internationaal vlak overeengekomen ontwikkelingsdoelstellingen en aan de millenniumdoelstellingen voor ontwikkeling van de Verenigde Naties;

OPNIEUW BEVESTIGEND dat de partijen belang hechten aan de beginselen en regels van het multilaterale handelssysteem, en met name aan de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit de Algemene Overeenkomst betreffende tarieven en handel (GATT) van 1994 en de andere multilaterale overeenkomsten tot oprichting van de Wereldhandelsorganisatie (WTO), en dat deze op transparante en niet-discriminerende wijze moeten worden toegepast;

GEZIEN Verordening (EG) nr. 2173/2005 van de Raad van 20 december 2005 inzake de opzet van een FLEGT-vergunningenstelsel voor de invoer van hout in de Europese Gemeenschap [4];

REKENING HOUDEND MET het kader dat is gevestigd door de Liberiaanse nationale hervormingswet voor de bosbouw [5] dat zorgt voor een evenwicht tussen de prioriteiten op het gebied van handel, gemeenschap en conservering, bij het gebruik, het beheer en de bescherming van bosrijkdommen en doeltreffend actueel gebruik van bosrijkdommen voor economische ontwikkeling bevordert en tegelijkertijd garandeert dat de bosrijkdommen ook beschikbaar blijven voor toekomstige generaties;

BEVESTIGEND dat Liberia belang hecht aan burgerparticipatie en transparantie in duurzaam bosgebruik en -governance, met inbegrip van de toekenning van bosvergunningen, de bevordering van ecologisch verantwoord gebruik en het toezicht op de naleving van de fiscale en andere voorschriften;

ERKENNENDE dat Liberia een systeem heeft opgezet om de wettigheid te garanderen van alle houtproducten die worden uitgevoerd van Liberia naar waar dan ook ter wereld en met het oog op de toepassing van de wettigheidsvereiste op en de uitbreiding daarvan tot alle houtproducten die worden gebruikt op de binnenlandse markt;

OVERWEGENDE dat Liberia inspanningen levert om duurzaam beheer van de bossen en in het wild levende planten en dieren op het gehele nationale grondgebied te bevorderen en met name ervoor te zorgen dat alle houtstromen wetmatig plaatsvinden;

ERKENNENDE dat de invoering van een vrijwillige partnerschapsovereenkomst inzake FLEGT zal bijdragen aan de bestrijding van de klimaatverandering, in overeenstemming met de inspanningen ter reductie van broeikasgasemissies ten gevolge van ontbossing en bosdegradatie (REDD+) door wetshandhaving en governance in de bosbouw;

GEZIEN het belang dat de partijen hechten aan de bijdrage van het maatschappelijk middenveld, de particuliere sector en de lokale bevolking, aan het welslagen van het governancebeleid in de bosbouw, met name door middel van raadpleging en voorlichting van het publiek,

ZIJN HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:

Artikel 1

Doel

Overeenkomstig de gezamenlijke verbintenis van de partijen tot duurzaam beheer van alle soorten bossen wordt met deze overeenkomst beoogd een juridisch kader te bieden om ervoor te zorgen dat alle onder deze overeenkomst vallende houtproducten die uit Liberia in de Unie worden ingevoerd op legale wijze zijn geproduceerd, en daardoor de handel in houtproducten te stimuleren.

Daarnaast vormt deze overeenkomst de basis voor dialoog en samenwerking tussen de partijen om volledige tenuitvoerlegging van deze overeenkomst te vergemakkelijken en te bevorderen en de wetshandhaving en governance in de bosbouw te verbeteren.

Artikel 2

Definities

In deze overeenkomst wordt verstaan onder:

a) "invoer in de Unie": het in de Unie in het vrije verkeer brengen als bedoeld in artikel 79 van Verordening (EEG) nr. 2913/92 van de Raad van 12 oktober 1992 tot vaststelling van het communautair douanewetboek [6] van houtproducten die niet kunnen worden beschouwd als "goederen waaraan elk handelskarakter vreemd is" zoals gedefinieerd in artikel 1, lid 6, van Verordening (EEG) nr. 2454/93 van de Commissie van 2 juli 1993 houdende vaststelling van enkele bepalingen ter uitvoering van Verordening (EEG) nr. 2193/92 van de Raad tot vaststelling van het communautair douanewetboek [7];

b) "uitvoer": het feit dat een houtproduct het grondgebied van Liberia fysiek verlaat dan wel daaruit wordt verzonden, met uitzondering van houtproducten die worden doorgevoerd over het Liberiaanse grondgebied;

c) "hout in doorvoer": houtproducten afkomstig uit een derde land die onder douanecontrole het Liberiaanse grondgebied binnenkomen en in ongewijzigde vorm het land verlaten, met behoud van hun land van oorsprong;

d) "houtproducten": alle producten die zijn opgesomd in bijlage I;

e) "GS-code": code van vier of zes cijfers volgens het geharmoniseerde systeem inzake de omschrijving en codering van goederen, zoals vastgesteld bij het Internationaal Verdrag betreffende het geharmoniseerde systeem inzake de omschrijving en de codering van goederen van de Werelddouaneorganisatie;

f) "FLEGT-vergunning" een document dat bevestigt dat een lading afkomstig is uit legale bronnen en is gecontroleerd overeenkomstig de criteria die zijn vastgelegd in deze overeenkomst. Een FLEGT-vergunning kan op papier of in elektronische vorm worden afgegeven;

g) "vergunningverlenende autoriteit": de door Liberia aangewezen autoriteit die bevoegd is om FLEGT-vergunningen af te geven en geldig te verklaren;

h) "bevoegde autoriteiten": de autoriteiten die door de lidstaten van de Unie worden aangewezen om FLEGT-vergunningen te ontvangen, te aanvaarden en te controleren;

i) "lading": een hoeveelheid door een FLEGT-vergunning gedekte houtproducten die door een verzender of expediteur vanuit Liberia is verzonden en bij een douanekantoor wordt aangeboden voor toelating tot het vrije verkeer in de Unie;

j) "legaal geproduceerd hout": houtproducten die zijn verkregen, geproduceerd en verhandeld door middel van processen die voldoen aan alle wet- en regelgeving die van kracht is in Liberia, zoals beschreven in bijlage II;

k) "toelating tot het vrije verkeer": een douaneregeling van de Unie waardoor goederen die niet uit de Unie komen, de douanestatus verkrijgen van goederen uit de Unie (onder verwijzing naar Verordening (EEG) nr. 2193/92). Dit houdt het volgende in: de inning van verschuldigde invoerrechten; de inning, voor zover van toepassing, van andere heffingen; de toepassing van handelspolitieke maatregelen en verboden en beperkingen; en de vervulling van de andere formaliteiten voor de invoer van de goederen;

l) "Europese Commissie": de instelling van de Unie bedoeld in artikel 13, lid 1, en artikel 17 van het Verdrag betreffende de Europese Unie die onder andere instaat voor de externe vertegenwoordiging van de Unie en die coördinatie-, uitvoerings- en beheerstaken uitoefent.

Artikel 3

FLEGT-vergunningenstelsel

1. Tussen de partijen bij deze overeenkomst wordt een vergunningenstelsel inzake wetshandhaving, governance en handel in de bosbouw (hierna "FLEGT-vergunningenstelsel" genoemd) ingesteld. Dit stelsel legt een reeks procedures en vereisten vast die tot doel hebben om door middel van FLEGT-vergunningen te controleren en verklaren dat naar de Unie verzonden houtproducten legaal zijn geproduceerd of verkregen. Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 2173/2005 en deze overeenkomst zal de Unie dergelijke ladingen uit Liberia slechts aanvaarden voor invoer in de Unie indien zij gedekt zijn door een FLEGT-vergunning.

2. Het FLEGT-vergunningenstelsel geldt voor de houtproducten die worden genoemd in bijlage I.

Artikel 4

Vergunningverlenende autoriteit

1. Liberia wijst zijn vergunningverlenende autoriteit (hierna "vergunningverlenende autoriteit" genoemd) aan en deelt de contactgegevens van die vergunningverlenende autoriteit mee aan de Europese Commissie. Beide partijen maken deze informatie toegankelijk voor het publiek.

2. De vergunningverlenende autoriteit controleert of de houtproducten legaal zijn geproduceerd volgens de in bijlage II vermelde wetgeving. Overeenkomstig de in bijlage II vastgestelde voorwaarden geeft de vergunningverlenende autoriteit FLEGT-vergunningen af voor ladingen legaal geproduceerd of verkregen hout die worden uitgevoerd naar de Unie.

3. De vergunningverlenende autoriteit geeft geen FLEGT-vergunningen af voor houtproducten die volledig of gedeeltelijk bestaan uit hout dat uit een derde land is ingevoerd in Liberia, tenzij is bewezen dat dit is geproduceerd en uitgevoerd overeenkomstig de wetgeving van het betrokken derde land en voldoet aan de voorwaarden van bijlage II bij deze overeenkomst en alle regelgeving inzake de invoer van houtproducten in Liberia.

4. De vergunningverlenende autoriteit bepaalt de procedures voor de afgifte van FLEGT-vergunningen en maakt deze openbaar. Zij bewaart ook de gegevens van alle ladingen waarvoor een FLEGT-vergunning is afgegeven, overeenkomstig de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming en stelt deze ter beschikking van onafhankelijke controle-instanties, waarbij vertrouwelijke informatie van de exporteur niet wordt vermeld.

Artikel 5

Bevoegde autoriteiten van de Unie

1. De Europese Commissie deelt aan Liberia de contactgegevens mee van de bevoegde autoriteiten van elke lidstaat van de Europese Unie. Beide partijen maken deze informatie toegankelijk voor het publiek.

2. De bevoegde autoriteiten controleren of iedere lading wordt gedekt door een geldige FLEGT-vergunning voordat deze wordt toegelaten tot het vrije verkeer in de Unie. Als er twijfel bestaat over de geldigheid van de FLEGT-vergunning, kan de toelating worden geschorst en kan de lading worden vastgehouden. De procedures voor toelating tot het vrije verkeer in de Unie van ladingen met een FLEGT-vergunning worden beschreven in bijlage III.

3. De bevoegde autoriteiten houden alle ontvangen FLEGT-vergunningen bij en publiceren hier jaarlijks een overzicht van.

4. Overeenkomstig de nationale wetgeving betreffende de gegevensbescherming moeten de bevoegde autoriteiten de personen of organen die door Liberia zijn aangesteld als onafhankelijke auditor, toegang geven tot de betrokken documenten en gegevens.

5. Wanneer hout en houtproducten die afkomstig zijn van de soorten die worden genoemd in de bijlagen bij de Overeenkomst inzake de internationale handel in bedreigde in het wild levende dier- en plantensoorten (CITES) en die worden gedekt door een FLEGT-vergunning, ingevoerd worden in de Unie, worden deze alleen onderworpen aan de controle die wordt beschreven in Verordening (EG) nr. 338/97 van de Raad van 9 december 1996 inzake de bescherming van in het wild levende dier- en plantensoorten door controle op het desbetreffende handelsverkeer [8]. Het FLEGT-vergunningenstelsel verschaft niettemin zekerheid dat deze producten wettelijk zijn geoogst.

Artikel 6

FLEGT-vergunningen

1. De vergunningverlenende autoriteit geeft een FLEGT-vergunning af als bewijs dat de houtproducten legaal geproduceerd of verkregen zijn.

2. FLEGT-vergunningen worden opgesteld en ingevuld in het Engels.

3. De partijen kunnen overeenkomen een elektronisch systeem op te zetten voor de afgifte, het doorsturen en de ontvangst van FLEGT-vergunningen.

4. De procedure voor de afgifte van FLEGT-vergunningen en de technische specificaties worden beschreven in bijlage IV.

Artikel 7

Definitie van legaal geproduceerd hout

Zowel in artikel 2 als in bijlage II is gedefinieerd wat in deze overeenkomst wordt verstaan onder "legaal geproduceerd hout". De definitie beschrijft de Liberiaanse nationale wet- en regelgeving die moet worden inachtgenomen alvorens houtproducten een FLEGT-vergunning kunnen verkrijgen. Bijlage II omvat ook "wettigheidstabellen" en "indicatoren van de wettelijkheid" en "verificatiepunten" alsmede gedetailleerde verificatieprocedures die moeten worden gevolgd om na te gaan of de Liberiaanse wetgeving is nageleefd.

Artikel 8

Controle van legaal geproduceerd hout

1. Liberia zet een systeem op om te controleren of hout legaal is geproduceerd of verkregen en om ervoor te zorgen dat alleen ladingen waarvan de wettelijkheid is gecontroleerd, naar de Unie worden uitgevoerd. Met dit controlesysteem wordt nagegaan of aan de wetgeving is voldaan, teneinde de zekerheid te verkrijgen dat hout en houtproducten die bestemd zijn voor uitvoer naar de Unie legaal zijn geproduceerd of verkregen en er geen FLEGT-vergunning is afgegeven voor een lading houtproducten die niet legaal zijn geproduceerd of verkregen of die afkomstig zijn uit onbekende bron. Dit systeem omvat ook procedures om te voorkomen dat illegaal hout of hout van onbekende oorsprong in de leveringsketen terecht komt.

2. Het systeem waarmee wordt gecontroleerd of ladingen hout legaal zijn geproduceerd, wordt beschreven in bijlage II.

Artikel 9

Toepassing van het FLEGT-vergunningenstelsel op houtproducten die niet worden uitgevoerd naar de Unie

1. Liberia spant zich in om de wettelijkheid te controleren van hout dat wordt geëxporteerd naar markten buiten de Unie, van het hout dat wordt verkocht op de binnenlandse markten en van het ingevoerde hout, indien mogelijk met gebruikmaking van de systemen ter verificatie van de wettigheid die zijn ontwikkeld voor de uitvoering van deze overeenkomst.

2. Om deze inspanningen te steunen, zal de Unie, in overleg met de betrokken partijen, het gebruik van de systemen die met het oog op de tenuitvoerlegging van deze overeenkomst zijn ontwikkeld, voor de handel op andere internationale markten en met derde landen aanmoedigen.

Artikel 10

Overleg over de geldigheid van vergunningen

1. Als er twijfel rijst over de geldigheid van een vergunning, kan de betrokken bevoegde autoriteit de vergunningverlenende autoriteit om aanvullende informatie verzoeken en verdere verduidelijking vragen. Wanneer binnen 21 kalenderdagen na de datum van ontvangst van het verzoek om aanvullende informatie geen antwoord van de vergunningverlenende autoriteit is ontvangen, handelt de bevoegde autoriteit overeenkomstig de geldende nationale wetgeving en wordt de vergunning niet aanvaard. Als uit aanvullende informatie en verder onderzoek blijkt dat de gegevens op de vergunning niet overeenstemmen met de lading, handelt de bevoegde autoriteit overeenkomstig de geldende nationale wetgeving en wordt de vergunning niet aanvaard. De vergunningverlenende autoriteit moet onmiddellijk schriftelijk op de hoogte worden gebracht van iedere niet-aanvaarding van een FLEGT-vergunning met vermelding van de reden van de niet-aanvaarding.

2. Wanneer er herhaaldelijk meningsverschillen of problemen ontstaan met betrekking tot het overleg over FLEGT-vergunningen, kan de zaak worden verwezen naar het Gemengd Comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst.

Artikel 11

Onafhankelijke auditor

1. De partijen zijn het eens dat op gezette tijden een onafhankelijke auditor moet worden ingeschakeld om de resultaten en de doeltreffendheid van het FLEGT-vergunningenstelsel te evalueren zoals beschreven in bijlage V.

2. Liberia schakelt een onafhankelijke auditor in na overleg met de Unie.

3. De onafhankelijke auditor verwijst klachten in verband met zijn werkzaamheden door naar het Gemengd Comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst.

4. De onafhankelijke auditor deelt zijn bevindingen mee aan de partijen in verslagen overeenkomstig de in bijlage V beschreven procedure. De verslagen van de onafhankelijke auditor worden gepubliceerd overeenkomstig de in bijlage V beschreven procedure.

5. De partijen vergemakkelijken het werk van de onafhankelijke auditor door er onder andere voor te zorgen dat deze op het grondgebied van beide partijen toegang heeft tot de noodzakelijke informatie. Een partij kan echter besluiten gegevens die overeenkomstig de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming niet mogen worden meegedeeld, niet vrij te geven.

Artikel 12

Onregelmatigheden

De partijen stellen elkaar op de hoogte wanneer zij vermoeden of weten dat het FLEGT-vergunningenstelsel wordt omzeild of dat er sprake is van onregelmatigheden, onder meer in geval van:

a) omzeiling van de handelsvoorschriften, bijvoorbeeld door de handel van Liberia naar de Unie om te leiden via een derde land, wanneer het waarschijnlijk is dat dit gebeurt om het vergunningenstelsel te omzeilen;

b) afgifte van FLEGT-vergunningen voor houtproducten die producten omvatten uit verdachte bronnen in derde landen, of

c) fraude bij het verkrijgen of het gebruik van FLEGT-vergunningen.

Artikel 13

Inwerkingtreding van het FLEGT-vergunningenstelsel

1. De partijen komen een datum overeen waarop het FLEGT-vergunningenstelsel operationeel zal worden.

2. Voordat er FLEGT-vergunningen worden afgegeven, zal er een gezamenlijk technische evaluatie plaatsvinden, waarvan de doelstellingen en criteria in bijlage VI zijn opgenomen. In deze evaluatie moet worden nagegaan of de garantie van de wettigheid, die ten grondslag ligt aan het FLEGT-vergunningenstelsel, adequaat functioneert en of de systemen in de Unie voor het ontvangen, aanvaarden en controleren van FLEGT-vergunningen, daadwerkelijk operationeel zijn.

Artikel 14

Tijdschema voor de uitvoering van de overeenkomst

1. De partijen hanteren voor de uitvoering het tijdschema van bijlage VII.

2. De partijen beoordelen via het Gemengd Comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst de vorderingen met betrekking tot de uitvoering van het schema van bijlage VII.

Artikel 15

Begeleidende maatregelen

1. Volgens de partijen moeten ten behoeve van de terreinen van bijlage VIII extra technische en financiële middelen worden toegewezen om deze overeenkomst uit te voeren.

2. Voor het ter beschikking stellen van deze middelen gelden de gebruikelijke procedures die van toepassing zijn op de programmering van steun van de Unie en de lidstaten aan Liberia en de eigen begrotingsprocedures van Liberia.

3. De partijen overwegen of het noodzakelijk is om een gemeenschappelijke regeling op te zetten om de financiering en de technische bijdragen van de Europese Commissie en de lidstaten op elkaar af te stemmen ter ondersteuning van deze processen.

4. Liberia zorgt er voor dat in de nationale planningsinstrumenten, zoals de armoedebestrijdingsstrategieën en -begrotingen, wordt voorzien in meer capaciteit voor de uitvoering van de overeenkomst.

5. De partijen zien erop toe dat de activiteiten in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst worden afgestemd op de bestaande en toekomstige ontwikkelingsinitiatieven, waaronder de maatregelen ter ondersteuning van de reductie van broeikasgasemissies ten gevolge van ontbossing en bosdegradatie (REDD+).

6. Voor het ter beschikking stellen van aanvullende middelen gelden de procedures die van toepassing zijn op de steun van de Unie in het kader van de Overeenkomst van Cotonou en op de bilaterale steun van lidstaten van de Unie aan Liberia.

Artikel 16

Participatie van belanghebbenden

1. Overeenkomstig de Liberiaanse nationale wet op de hervorming van de bosbouw inzake het participatieve beheer van bosrijkdommen, moet Liberia ervoor zorgen dat de uitvoering van en het toezicht op deze overeenkomst gebeuren in overleg met belanghebbenden, waaronder de industrie, maatschappelijke organisaties, plaatselijke gemeenschappen en andere mensen die afhankelijk zijn van bossen. De belanghebbenden participeren via bestaande structuren voor bosbeheer en door lidmaatschap van een nationaal orgaan dat moet worden opgericht overeenkomstig lid 2 van dit artikel.

2. Liberia richt een nationaal comité op, bestaande uit vertegenwoordigers van betrokken overheidsinstellingen en andere belanghebbenden, dat moet toezien op de uitvoering van deze overeenkomst.

3. De Unie overlegt regelmatig met de belanghebbenden over de uitvoering van deze overeenkomst en houdt daarbij rekening met haar verplichtingen in het kader van het Verdrag van Aarhus van 1998 betreffende toegang tot informatie, inspraak bij besluitvorming en toegang tot de rechter inzake milieuaangelegenheden.

Artikel 17

Sociale waarborgen

1. Om eventuele negatieve effecten van deze overeenkomst zoveel mogelijk te beperken, komen de partijen overeen meer kennis te verzamelen over de levenswijze van de mogelijk betrokken personen en lokale gemeenschappen, inclusief degenen die betrokken zijn bij illegale houtkap.

2. De partijen gaan na welke gevolgen deze overeenkomst heeft op de in het eerste lid bedoelde gemeenschappen en treffen redelijke maatregelen om eventuele negatieve gevolgen te verzachten. De partijen kunnen afspraken maken over aanvullende maatregelen om negatieve gevolgen aan te pakken.

Artikel 18

Marktstimulerende maatregelen

Rekening houdend met haar internationale verplichtingen streeft de Unie naar bevordering van gunstige markttoegang voor de houtproducten waarop deze overeenkomst betrekking heeft, onder meer door:

a) de overheid en de particuliere sector aan te moedigen om er bij hun aankopen op te letten dat het hout legaal gekapt is, en

b) producten met een FLEGT-vergunning op de uniale markt te promoten.

Artikel 19

Gemengd Comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst

1. De partijen richten een Gemengd Comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst ("het gemengd comité") op om het toezicht op en de evaluatie van deze overeenkomst te vergemakkelijken. Het gemengd comité bevordert de dialoog en de informatie-uitwisseling tussen de partijen.

2. Elke partij benoemt vertegenwoordigers in het gemengd comité. Het comité besluit bij consensus. Het gemengd comité wordt voorgezeten door twee van zijn leden, één van de Unie en de andere van Liberia.

3. Het gemengd comité behandelt iedere kwestie die verband houdt met de effectieve uitvoering van deze overeenkomst. Daartoe zal het gemengd comité met name:

a) ten minste twee keer per jaar bijeenkomen, op een door de partijen te bepalen datum en plaats;

b) de agenda voor zijn werkzaamheden en het mandaat voor gezamenlijk optreden vaststellen;

c) zijn reglement van orde vaststellen;

d) een regeling van gezamenlijk voorzitterschap treffen voor zijn vergaderingen;

e) ervoor zorgen dat zijn werkzaamheden transparant zijn en dat informatie over zijn werkzaamheden en besluiten toegankelijk zijn voor het publiek;

f) indien nodig werkgroepen of andere suborganen instellen voor werkgebieden die specifieke deskundigheid vereisen;

g) een jaarverslag publiceren zoals nader beschreven in bijlage IX.

4. De specifieke functies van het gemengd comité worden beschreven in bijlage X.

5. Gedurende de periode tussen het paraferen van de overeenkomst en de inwerkingtreding ervan wordt een gezamenlijk mechanisme voor overleg en toezicht ingesteld om de uitvoering van de overeenkomst te vergemakkelijken.

Artikel 20

Communicatie over de uitvoering van de overeenkomst

1. De volgende vertegenwoordigers van de partijen zijn verantwoordelijk voor officiële mededelingen over de uitvoering van de overeenkomst:

Voor Liberia: | Voor de Europese Unie: |

De minister van Landbouw | Het hoofd van de delegatie van de Unie in Liberia |

2. De partijen delen elkaar tijdig de informatie mee die noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

Artikel 21

Verslaglegging en openbaarmaking van informatie

1. De publicatie van informatie is essentieel om de governance te verbeteren en de informatieverstrekking aan belanghebbenden staat daarom centraal in de overeenkomst. Informatie wordt regelmatig gepubliceerd om de uitvoering en het toezicht op de systemen te vergemakkelijken, de transparantie te vergroten en daardoor het vertrouwen van de belanghebbenden en consumenten te verbeteren alsmede te zorgen voor een grotere verantwoordingsplicht van de partijen. Welke informatie moet worden gepubliceerd, is nader beschreven in bijlage IX.

2. Iedere partij kiest het best passende mechanisme voor het publiceren van informatie. De partijen moeten zich met name inspannen om de belanghebbenden in de bosbouwsector te voorzien van betrouwbare en actuele informatie.

3. Het mandaat en de procedures van het gemengd comité moeten worden gepubliceerd.

Artikel 22

Vertrouwelijke informatie

1. De partijen verbinden zich ertoe, binnen de grenzen van hun eigen wetgeving. de vertrouwelijke informatie die wordt uitgewisseld in het kader van deze overeenkomst, niet vrij te geven. De partijen maken geen in het kader van deze overeenkomst uitgewisselde informatie openbaar die bedrijfsgeheimen of vertrouwelijke commerciële informatie bevat en staan hun autoriteiten die bij de uitvoering van deze overeenkomst zijn betrokken, ook niet toe deze openbaar te maken.

2. Onverminderd lid 1 wordt de volgende informatie niet als vertrouwelijk beschouwd:

a) het aantal en het type door Liberia afgegeven en door de Unie ontvangen FLEGT-vergunningen en de hoeveelheid houtproducten die daarmee uit Liberia is uitgevoerd en in de Unie ingevoerd;

b) de namen en adressen van de FLEGT-vergunninghouders en de importeurs;

c) de bedragen van de uitvoerheffingen en -belastingen die zijn betaald door een exporteur;

d) geldboeten die zijn opgelegd of maatregelen die zijn genomen tegen een aannemer of FLEGT-vergunninghouder.

Artikel 23

Territoriaal toepassingsgebied

Deze overeenkomst is van toepassing op het grondgebied waar het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van toepassing is op de in dat Verdrag neergelegde voorwaarden, enerzijds, en op het grondgebied van Liberia, anderzijds.

Artikel 24

Regeling van geschillen

1. De partijen streven ernaar geschillen over de toepassing of de interpretatie van de overeenkomst op te lossen door middel van snel overleg.

2. Als een geschil niet binnen twee maanden na het oorspronkelijke verzoek tot overleg kan worden opgelost, kan een partij het geschil verwijzen naar het gemengd comité, dat het geschil zal proberen op te lossen. Het gemengd comité wordt in het bezit gesteld van alle informatie die het nodig heeft voor een grondig onderzoek van de situatie teneinde een aanvaardbare oplossing te vinden. Daartoe onderzoekt het gemengd comité alle mogelijkheden om de doeltreffende uitvoering van deze overeenkomst te waarborgen.

3. Als het gemengd comité niet in staat is het geschil binnen twee maanden op te lossen, kunnen de partijen samen een beroep doen op de bijstand of de bemiddeling van een onafhankelijke derde.

4. Als het geschil niet overeenkomstig lid 3 kan worden opgelost, mag elk van beide partijen de andere van de benoeming van een scheidsman in kennis stellen; de andere partij moet dan een tweede scheidsman aanwijzen binnen dertig kalenderdagen na de benoeming van de eerste scheidsman. De partijen benoemen samen een derde scheidsman binnen twee maanden na de aanstelling van de tweede scheidsman.

5. De scheidslieden nemen binnen zes maanden na de benoeming van de derde bemiddelaar een besluit met meerderheid van stemmen.

6. Hun besluit is bindend voor beide partijen en er kan geen beroep tegen worden aangetekend.

7. Het gemengd comité stelt de werkwijze van de scheidslieden vast.

Artikel 25

Schorsing

1. Een partij kan de toepassing van deze overeenkomst schorsen indien de andere partij a) niet voldoet aan haar verplichtingen op grond van deze overeenkomst, of b) de regelgevende en administratieve maatregelen en middelen die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van deze overeenkomst, niet in stand houdt, of c) door haar optreden of gebrek aan optreden een aanzienlijk risico voor het milieu, de gezondheid, de openbare orde en de veiligheid van de mensen van de Unie of Liberia tot stand brengt. Dit besluit moet worden gemotiveerd en schriftelijk worden meegedeeld aan de andere partij.

2. Dertig kalenderdagen na de datum van de mededeling houdt de overeenkomst dan op van toepassing te zijn.

3. De toepassing van de overeenkomst wordt voortgezet dertig kalenderdagen nadat de schorsende partij de andere partij heeft meegedeeld dat de redenen voor de schorsing niet langer gelden en de partijen overeenkomen dat de overeenkomst zal worden hervat.

Artikel 26

Wijzigingen

1. Als een partij deze overeenkomst wil wijzigen, moet daartoe ten minste drie maanden voor de volgende vergadering van het gemengd comité een voorstel worden ingediend. Het gemengd comité bespreekt het voorstel; als er overeenstemming wordt bereikt, wordt een aanbeveling geformuleerd. Beide partijen nemen de aanbeveling in overweging en als zij het ermee eens zijn, wordt het voorstel goedgekeurd volgens hun eigen interne procedures.

2. De aldus aangenomen wijziging treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op de datum waarop de partijen elkaar ervan in kennis stellen dat de daartoe vereiste procedures zijn voltooid.

3. Het gemengd comité is bevoegd om wijzigingen van de bijlagen bij deze overeenkomst vast te stellen.

4. Alle wijzigingen moeten worden meegedeeld aan de depositarissen van deze overeenkomst en treden in werking binnen de termijn en op de wijze als genoemd in lid 2.

Artikel 27

Bijlagen

De bijlagen vormen een integrerend deel van deze overeenkomst en zijn bindend.

Artikel 28

Looptijd

Deze overeenkomst blijft vanaf haar inwerkingtreding van kracht voor onbepaalde duur.

Artikel 29

Opzegging van de overeenkomst

Niettegenstaande artikel 28 kan een partij deze overeenkomst opzeggen door de andere partij daarvan schriftelijk in kennis te stellen. Twaalf maanden na de datum van die kennisgeving houdt de overeenkomst dan op van toepassing te zijn.

Artikel 30

Authentieke teksten

Deze overeenkomst is opgesteld in twee exemplaren in de Bulgaarse, de Deense, de Duitse, de Engelse, de Estse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Hongaarse, de Italiaanse, de Letse, de Litouwse, de Maltese, de Nederlandse, de Poolse, de Portugese, de Roemeense, de Slowaakse, de Sloveense, de Spaanse, de Tsjechische en de Zweedse taal, zijnde alle teksten gelijkelijk authentiek. In geval van verschil in interpretatie tussen deze talen geldt de Engelse tekst.

Artikel 31

Inwerkingtreding

1. Deze overeenkomst treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op de datum waarop de partijen elkaar schriftelijk meedelen dat de daartoe vereiste procedures zijn voltooid.

2. Deze mededeling wordt gericht aan het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Liberia, die de gezamenlijke depositarissen van deze overeenkomst zijn.

Съставено в Брюксел на двадесет и седми юли две хиляди и единадесета година.

Hecho en Bruselas, el veintisiete de julio de dos mil once.

V Bruselu dne dvacátého sedmého července dva tisíce jedenáct.

Udfærdiget i Bruxelles den syvogtyvende juli to tusind og elleve.

Geschehen zu Brüssel am siebenundzwanzigsten Juli zweitausendelf.

Kahe tuhande üheteistkümnenda aasta juulikuu kahekümne seitsmendal päeval Brüsselis.

Έγινε στις Βρυξέλλες, στις είκοσι εφτά Ιουλίου δύο χιλιάδες έντεκα.

Done at Brussels on the twenty-seventh day of July in the year two thousand and eleven.

Fait à Bruxelles, le vingt-sept juillet deux mille onze.

Fatto a Bruxelles, addì ventisette luglio duemilaundici.

Briselē, divi tūkstoši vienpadsmitā gada divdesmit septītajā jūlijā.

Priimta du tūkstančiai vienuoliktų metų liepos dvidešimt septintą dieną Briuselyje.

Kelt Brüsszelben, a kétezer-tizenegyedik év július huszonhetedik napján.

Magħmul fi Brussell, fis- sebgħa u għoxrin jum ta' Lulju tas-sena elfejn u ħdax.

Gedaan te Brussel, de zevenentwintigste juli tweeduizend elf.

Sporządzono w Brukseli dnia dwudziestego siódmego lipca roku dwa tysiące jedenastego.

Feito em Bruxelas, em vinte e sete de Julho de dois mil e onze.

Întocmit la Bruxelles la douăzeci și șapte iulie două mii unsprezece.

V Bruseli dvadsiateho siedmeho júla dvetisícjedenásť.

V Bruslju, dne sedemindvajsetega julija leta dva tisoč enajst.

Tehty Brysselissä kahdentenakymmenentenäseitsemäntenä päivänä heinäkuuta vuonna kaksituhattayksitoista.

Som skedde i Bryssel den tjugosjunde juli tjugohundraelva.

За Европейския съюз

Por la Unión Europea

Za Evropskou unii

For Den Europæiske Union

Für die Europäische Union

Euroopa Liidu nimel

Για την Ευρωπαϊκή Ένωση

For the European Union

Pour l’Union européenne

Per l’Unione europea

Eiropas Savienības vārdā –

Europos Sąjungos vardu

Az Európai Unió részéről

Għall-Unjoni Ewropea

Voor de Europese Unie

W imieniu Unii Europejskiej

Pela União Europeia

Pentru Uniunea Europeană

Za Európsku úniu

Za Evropsko unijo

Euroopan unionin puolesta

För Europeiska unionen

+++++ TIFF +++++

+++++ TIFF +++++

За Република Либерия

Por la República de Liberia

Za Liberijskou republiku

For Republikken Liberia

Für die Republik Liberia

Libeeria Vabariigi nimel

Για τη Δημοκρατία της Λιβερίας

For the Republic of Liberia

Pour la République du Liberia

Per la Repubblica di Liberia

Libērijas Republikas vārdā –

Liberijos Respublikos vardu

A Libériai Köztársaság részéről

Għar-Repubblika tal-Liberja

Voor de Republiek Liberia

W imieniu Republiki Liberii

Pela República da Libéria

Pentru Republica Liberia

Za Libérijskú republiku

Za Republiko Liberijo

Liberian tasavallan puolesta

För Republiken Liberia

+++++ TIFF +++++

[1] PB L 317 van 15.12.2000, blz. 3.

[2] COM (2003) 251 definitief van 21.5.2003.

[3] A/RES 62/98 van 31 januari 2008.

[4] PB L 347 van 30.12.2005, blz. 1.

[5] Nationale hervormingswet voor de bosbouw (National Forestry Reform Law — NFRL) van 2006.

[6] PB L 302 van 19.10.1992, blz. 1.

[7] PB L 253 van 11.10.1993, blz. 1.

[8] PB L 61 van 3.3.1997, blz. 1.

--------------------------------------------------

LIJST VAN BIJLAGEN

Bijlage I | Lijst van producten die onder het FLEGT-vergunningenstelsel vallen |

Bijlage II | Het systeem ter garantie van de wettigheid |

Bijlage III | Voorwaarden voor toelating tot het vrije verkeer in de Unie van houtproducten met een FLEGT-vergunning die uit Liberia worden uitgevoerd |

Bijlage IV | Vereisten en technische specificaties voor FLEGT-vergunningen |

Bijlage V | Functies van de onafhankelijke audit: mandaat |

Bijlage VI | Criteria voor de beoordeling van het systeem ter garantie van de wettigheid |

Bijlage VII | Schema voor de uitvoering van de overeenkomst |

Bijlage VIII | Begeleidende maatregelen |

Bijlage IX | Publieke informatie en maatregelen ter bevordering van de transparantie |

Bijlage X | Taken van het Gemengd Comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst |

--------------------------------------------------

BIJLAGE I

LIJST VAN PRODUCTEN DIE ONDER HET FLEGT-VERGUNNINGENSTELSEL VALLEN

GS-Code | Handelsbenaming |

4401 | Brandhout, in de vorm van ronde of andere blokken, rijshout, takkenbossen en dergelijke; hout in plakjes, spanen of kleine stukjes; zaagsel, resten en afval, van hout, ook indien geperst tot blokken, briketten, pellets of dergelijke vormen, met inbegrip van rubberwoodspanen |

4403 | Hout, onbewerkt, ook indien ontschorst, ontdaan van het spint of enkel vierkant behakt of vierkant bezaagd |

4406 | Houten dwarsliggers en wisselhouten |

4407 | Hout, overlangs gezaagd of afgestoken, dan wel gesneden of geschild, ook indien geschaafd, geschuurd of in de lengte verbonden, met een dikte van meer dan 6 mm |

4408 | Fineerplaten (die verkregen door het snijden van gelaagd hout daaronder begrepen), platen voor de vervaardinging van triplex- en multiplexhout of voor ander op dergelijke wijze gelaagd hout, alsmede ander hout, overlangs gezaagd, dan wel gesneden of geschild, ook indien geschaafd, geschuurd, met verbinding aan de randen of in de lengte verbonden, met een dikte van niet meer dan 6 mm |

4409 | Hout (niet-ineengezette plankjes voor parketvloeren daaronder begrepen), waarvan ten minste een zijde of uiteinde over de gehele lengte is geprofileerd (geploegd, van sponningen voorzien, afgerond met V-verbinding of dergelijke), ook indien geschaafd, geschuurd of in de lengte verbonden |

4410 | Spaanplaat en dergelijke plaat (bijvoorbeeld zogenaamd oriented strand board en zogenaamd waferboard) van hout of van andere houtachtige stoffen, ook indien samengeperst met harsen of met andere organische bindmiddelen |

4411 | Vezelplaat van houtvezels of van andere houtachtige vezels, ook indien gebonden met harsen of met andere organische bindmiddelen |

4412 | Triplex- en multiplexhout, met fineer bekleed hout en op dergelijke wijze gelaagd hout |

4414 | Houten lijsten voor schilderijen, voor foto's, voor spiegels en dergelijke |

4415 | Pakkisten, kratten, trommels en dergelijke verpakkingsmiddelen van hout; kabelhaspels van hout; laadborden, laadkisten en andere laadplateaus van hout; opzetranden voor laadborden, van hout |

4416 | Vaten, kuipen, tobben en ander kuiperswerk, alsmede delen daarvan, van hout, duighout daaronder begrepen |

4417 | Gereedschap, alsmede monturen en stelen voor gereedschap, borstelhouten, borstel- en bezemstelen, van hout; schoenleesten en schoenspanners, van hout |

4418 | Schrijn- en timmerwerk voor bouwwerken, daaronder begrepen panelen met cellenstructuur, panelen voor parketvloeren en dakspanen ("shingles" en "shakes"), van hout |

9403.30 | Meubelen van hout, van de soort gebruikt in kantoren |

9403.40 | Meubelen van hout, van de soort gebruikt in keukens |

9403.50 | Meubelen van hout, van de soort gebruikt in slaapkamers |

9403.60 | Andere meubelen van hout |

--------------------------------------------------

BIJLAGE II

LIBERIA'S SYSTEEM TER GARANTIE VAN DE WETTIGHEID

1. INLEIDING

Het systeem ter garantie van de wettigheid (Legality Assurance System — LAS) van Liberia heeft tot doel ervoor te zorgen dat de toekenning van bosgebruiksrechten en de houtkap, het vervoer, de verwerking en de verkoop van hout op een wettige manier gebeuren. Het is gebaseerd op de geldende nationale wetgeving en bestaande controlesystemen van de overheid en is ontworpen in een nationaal proces met verschillende belanghebbenden, onder wie vertegenwoordigers van de gemeenschappen, maatschappelijke organisaties, overheidsinstellingen en de privésector. Deze belanghebbenden zijn het na overleg en discussies eens geworden over de hieronder beschreven elementen van het LAS:

- definitie van wettigheid;

- toetsing aan de wettigheidsdefinitie;

- chain of custody system;

- FLEGT-vergunningen;

- onafhankelijke audit.

De definitie van wettigheid bevat de kerneisen uit de wetgeving die van toepassing is op de bosbouwsector. De definitie van wettigheid is opgesteld en goedgekeurd door nationale belanghebbenden tijdens de onderhandelingen over de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

Tijdens de verificatie van de wettigheid wordt systematisch nagegaan of voldaan is aan de eisen van de definitie van wettigheid. Dit is de verantwoordelijkheid van de overheidsinstellingen die worden aangewezen in de wetgeving en de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

Het "chain of custody system" (COCS) wordt gebruikt om de leveringsketen van het hout, van het bos tot de uitvoer of verkoop op de binnenlandse markt te controleren. Het COCS omvat operationele controles door ondernemingen, verificatie door de beheerder van het COCS en een informatiesysteem waarin de gegevens van de operationele controle en verificatie worden opgeslagen en geanalyseerd. Er was al een COCS dat ruimschoots voldoet aan de eisen van het LAS, in gebruik voor de onderhandelingen over de vrijwillige partnerschapsovereenkomst van start gingen. Het is opgezet en wordt beheerd door een externe dienstenleverancier en zal uiteindelijk worden overgedragen aan de autoriteit voor de ontwikkeling van de bosbouw (Forestry Development Authority — FDA).

Liberia geeft FLEGT-vergunningen af voor alle uitgevoerde ladingen houtproducten die zijn geproduceerd overeenkomstig de definitie van wettigheid en behoorlijk zijn gecontroleerd door het COCS.

De onafhankelijke audit vergroot de geloofwaardigheid van het LAS door na te gaan of ieder onderdeel van het systeem functioneert zoals het hoort. De audit zal worden uitgevoerd door een bevoegd orgaan dat geen banden heeft met de regelgevingsinstanties en privé-exploitanten van de Liberiaanse bosbouwsector. De resultaten van de audit worden gerapporteerd aan het Gemengd Comité voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst en verslagen worden openbaar gemaakt.

De verificatie van de wettigheid, het verlenen van vergunningen en de onafhankelijke audit zijn in grote lijnen beschreven door een werkgroep van belanghebbenden en zullen verder worden ontwikkeld en in de praktijk gebracht tijdens de uitvoering van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

In deze bijlage wordt beschreven hoe het LAS in beginsel zal functioneren in de praktijk.

2. TOEPASSINGSGEBIED

2.1. Bronnen van hout

Alle in eigen land gekweekt hout en alle houtproducten die vallen onder het LAS, moeten afkomstig zijn uit legaal aangewezen gebieden waarvoor gebruiksrechten zijn toegewezen overeenkomstig de wettelijke bepalingen. Het hout kan zowel afkomstig zijn uit natuurlijke bossen als uit aangeplante bossen. De volgende typen vergunningen worden toegekend door de Forestry Development Authority (FDA):

- bosbeheercontract (forest management contract — FMC);

- houtverkoopcontract (timber sale contract — TSC);

- vergunning voor particulier gebruik (private use permit — PUP);

- vergunning bosgebruik (forest use permit — FUP);

- kettingzaagvergunning.

De voornoemde typen vergunningen worden geregeld in de National Forestry Reform Law (nationale hervormingswet voor de bosbouw), de Community Rights Law (wet inzake de rechten van de gemeenschappen), de Chainsaw Regulation (regelgeving inzake kettingzagen) en andere verwante regelgevingen. De regelgeving inzake rechten van gemeenschappen en inzake kettingzagen worden momenteel nog opgesteld. Zodra deze voltooid zijn, zullen er indien nodig wijzigingen worden aangebracht aan het LAS die deze wijzigingen weerspiegelen.

Rubberwood en andere houtproducten die worden geoogst op grond van landbouwconcessies vallen eveneens onder het LAS.

Achtergelaten hout zal worden opgenomen in het systeem zodra het is geveild en de nieuwe eigenaar bekend is.

Momenteel kan hout dat is in beslag genomen ingevolge een schending, niet worden opgenomen in het LAS. Binnen twee jaar, en voor het FLEGT-vergunningenstelsel operationeel wordt, zullen er voorschriften ontwikkeld worden voor de omgang met in beslag genomen hout en de opname ervan in het LAS.

Alle ingevoerde houtproducten die worden opgesomd in bijlage I worden ook gecontroleerd door het LAS. Meer informatie is te vinden in punt 5.9 van deze bijlage.

2.2. Producten

De volgende producten worden gecontroleerd door het LAS:

- stamhout

- houtspaanders

- dwarsliggers

- gezaagd hout

- fineer

- triplex- en multiplexhout

- parketvloeren

- houten kaders

- pakkisten/kratten

- schrijnwerk

- meubels

In bijlage I worden de producten gespecificeerd die onder deze overeenkomst vallen alsmede hun code volgens het geharmoniseerde systeem (GS-code) voor de classificatie van handelsproducten in de internationale handel.

Naarmate de tenuitvoerlegging van de overeenkomst vordert, zal Liberia overwegen om de werkingssfeer van het LAS uit te breiden tot andere producten, waaronder houtskool.

2.3. Marktbestemmingen

De wettigheid wordt gecontroleerd van zowel de houtproducten die worden verkocht op de binnenlandse markt als de houtproducten die worden uitgevoerd, ongeacht het land van bestemming. De controles van producten die worden verkocht op de binnenlandse markt zal geleidelijk aan worden ingevoerd, volgens een schema dat afhankelijk is van de tenuitvoerlegging van de Community Rights Law en de Chainsaw Regulation en dat rekening houdt met de regionale handelsverdragen van Ecowas en hun integratie in het LAS.

3. INSTITUTIONELE REGELING

Om de conformiteit met de definitie van wettigheid te controleren en het COCS te exploiteren, zal de FDA een nieuw departement oprichten dat de naam "Liberia Verification Department" (Liberiaans controlebureau — LVD) zal dragen. Er zal een dienstenleverancier worden aangesteld om op basis van een "build, operate and transfer" (BOT)-contract tijdens de eerste vijf jaren de noodzakelijke verificatiemethodologie te ontwikkelen en de capaciteit op te bouwen van de FDA-departementen en divisies die betrokken zijn bij te tenuitvoerlegging van het LAS.

Het LVD zal samenwerken met andere departementen en divisies van de FDA, het Environmental Protection Agency (agentschap milieubescherming — EPA), het Ministerie van Handel en Industrie, het Ministerie van Financiën, het Ministerie van Arbeid en andere betrokken overheidsinstellingen die verantwoordelijk zijn voor specifieke aspecten van de regelgeving betreffende de bosbouwsector. Deze overheidsinstellingen zullen tegenover het LVD bewijsmateriaal voorleggen dat de exploitanten voldoen aan de definitie van wettigheid. Bovendien zal er een communicatiekanaal worden opgezet voor maatschappelijke organisaties om het LVD en andere betrokken autoriteiten te voorzien van gegevens om erop toe te zien dat de exploitanten voldoen aan de eisen van het LAS.

De FDA zal een nieuw departement oprichten dat instaat voor de afgifte van de FLEGT-vergunningen voor de uitvoer van houtproducten; dit departement zal "Liberia Licensing Department" (Liberiaans bureau voor vergunningen — LLD) heten. Exporteurs moeten zich wenden tot het LLD om FLEGT-vergunningen aan te vragen (zie afbeelding 1).

Afbeelding 1 Instellingen die instaan voor de verificatie en het verlenen van vergunningen

EXPORTEUR

LLD

LVD

COC/WTS

Controle Liberiaanse definitie

Voorzien van monitoringgegevens

CSOs

FDA-departementen

EPA

MOCI

Informatieverstrekking aan controlerende instanties

MOL

OVERIGE

MOF

+++++ TIFF +++++

4. VERIFICATIE VAN DE WETTIGHEID

4.1. Definitie van wettigheid en gerelateerde verificatieprocedures

De definitie van wettigheid omvat elf beginselen. Elk daarvan is onderverdeeld in een aantal indicatoren, die de wettelijke eis waaraan moet worden voldaan vertegenwoordigen. Bij iedere indicator staan verificatiepunten. Deze worden gebruikt om na te gaan of een privé-exploitant of overheidsinstelling voldoet aan de wettelijke eisen van de desbetreffende indicator.

Aanhangsel A bevat de definitie van wettigheid en een beschrijving van de verificatieprocedures die het verantwoordelijke ministerie, de overheidsinstelling en het LVD kunnen gebruiken als richtsnoer bij de beoordeling van de conformiteit. Dit verificatiekader specificeert:

- de doelstelling: het nut van de verificatieprocedure;

- de regelgeving en het toezicht: de normatieve en/of regulerende eisen en de instelling die verantwoordelijk is voor een specifieke indicator;

- de verificatiemethode: omschrijving van de manier van verifiëren, door controle van de documenten, inspectie ter plaatse, navraag en/of overleg;

- de frequentie: hoe vaak moet de conformiteit met een indicator of bepaalde aspecten daarvan worden beoordeeld door het LVD.

Meer gedetailleerde procedures, waaronder controlelijsten, om de conformiteit met de definitie van wettigheid te beoordelen, zullen worden ontwikkeld tijdens de tenuitvoerlegging van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

4.2. Gegevensbeheer

De resultaten van de verificatie worden geregistreerd in een gegevensbeheersysteem waarin onmiddellijk kan worden gecontroleerd of een exploitant voldoet aan de definitie van wettigheid. Het LVD zal instaan voor het gegevensbeheer, met inbegrip van het actualiseren van de gegevens met de frequentie die is bepaald in de verificatieprocedures.

Het "chain of custody information system" (COCIS) bevat bepaalde gegevens betreffende de wettigheid, die worden verzameld om de conformiteit met de definitie van wettigheid te beoordelen over heel de productketen. Deze gegevens worden gebruikt als triggers om vooruitgang in de productketen mogelijk te maken, zoals de start van de houtkap of de overdracht van stamhout in de leveringsketen. Het is de bedoeling dat het COCIS deel zal uitmaken van het gegevensbeheersysteem dat nodig is voor de verificatie.

Het gegevensbeheersysteem moet informatie-uitwisseling in real time mogelijk maken, zodat hout waarvan tijdens de verificatie ontdekt werd dat het niet-conform is, niet vooruit kan gaan in de leveringsketen, doordat er ook verder in de leveringsketen controles plaatsvinden.

De architectuur en technische specificaties van het gegevensbeheersysteem en de gedetailleerde procedures voor gegevensbeheer zullen worden ontwikkeld tijdens de tenuitvoerlegging van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

4.3. Verificatie van de wettigheid van exploitanten die werken onder een onafhankelijk bosbeheercertificatiestelsel

Exploitanten die werken onder een onafhankelijk certificatiestelsel dat is goedgekeurd door de regering van Liberia, kunnen aantonen dat zij voldoen aan de Liberiaanse definitie van wettigheid door een geldig certificaat volgens dit stelsel te overleggen aan het LVD en het LLD.

Alvorens een certificatiestelsel te aanvaarden, beoordeelt de regering van Liberia de consistentie ervan, teneinde te garanderen dat alle indicatoren van de Liberiaanse definitie van wettigheid zijn opgenomen in het certificatiestelsel, de conformiteit hiermee systematisch wordt geauditeerd en het hele certificatieproces betrouwbaar is. Alleen stelsels die deze beoordeling van de consistentie hebben doorstaan, kunnen worden opgenomen in het LAS van Liberia.

Conform de Liberiaanse wetgeving zullen alle exploitanten, ook degene die een eigen gecertificeerd COCS hebben, worden onderworpen aan het nationale Liberiaanse COCS.

5. CHAIN OF CUSTODY-SYSTEEM

5.1. Standaardprocedures

Er is een reeks standaardprocedures ontwikkeld om vast te leggen a) hoe bosbouwbedrijven hun leveringsketen controleren en b) hoe deze bedrijfsactiviteiten worden geverifieerd met behulp van het COCS:

a) de GSOP (general standard operating procedure) 01 bevat een algemene beschrijving van de controle- en verificatietaken voor hout en houtproducten die resulteren van TSC's, FMC's en PUP's;

b) de details van iedere activiteit zijn opgenomen in een aantal standaardprocedures;

c) de algemene standaardprocedures (GSOP) en standaardprocedures (SOP) zullen worden gewijzigd om veranderingen in de controle- en verificatieactiviteiten te weerspiegelen, met inbegrip van de opname van nieuwe bronnen van hout in het COCS.

De controle en verificatie van hout van de volgende bronnen zal worden ontwikkeld binnen twee jaar na de ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst:

a) bossen die vallen onder de Community Rights Law;

b) houtwinning met kettingzaag;

c) ingevoerd hout;

d) hout in doorvoer;

e) in beslag genomen hout.

In de volgende delen en aanhangsel B worden de belangrijkste verificatiepunten en leidende beginselen van het COCS beschreven.

5.2. Voorafgaand aan de houtkap

De afbakening van het contractgebied en de oogstblokken en de telling van de bomen (opname van de houtstand) zijn de verantwoordelijkheid van de contracthouder. Het LVD controleert of de blokkenkaart en de opname van de houtstand correct zijn en voorziet het commercieel departement van de FDA van de informatie die het nodig heeft om het onderzoek van de blokkenkaart te aanvaarden en het jaarlijkse kapcertificaat (AHC) af te geven.

Het personeel van de FDA controleert of de blokkenkaart en de opname van de houtstand behoorlijk zijn uitgevoerd en of de formulieren en kaarten correct zijn ingevuld door de contracthouders. Dit proces verloopt in twee fasen. In een eerste fase wordt op het kantoor gecontroleerd of er geen eenvoudige administratieve fouten zijn gemaakt. Wanneer de eerste controle bevredigend was, wordt er een controle verricht in het bos, op een streekproef van minstens 5 % van het gebied van de opname van de houtstand, waarbij de plaats, de diameter, de soort en de hoogte van de bomen wordt gecontroleerd.

Het COCIS controleert automatisch of:

a) de referentie van het contractgebied overeenstemt met de ID van de contracthouder;

b) de vier hoeken van de blokkenkaarten vallen binnen het totale contractgebied;

c) de ID-nummers van de bomen zijn toegewezen aan de contracthouder voor gebruik in dit contractgebied als boomlabels.

Vervolgens wordt de blokkenkaart handmatig gecontroleerd door de COC field officer om na te gaan of:

a) de referentie van het contractgebied en de ID van de contracthouder overeenstemmen met deze op de ingediende formulieren voor opname van de houtstand;

b) de onderzochte datums overeenstemmen met de datums op de formulieren voor opname van de houtstand;

c) de geografische coördinaten van de Universal Transverse Mercator (UTM)-positie overeenstemmen met deze op de formulieren voor opname van de houtstand;

d) de schaal correct is aangegeven op de kaart, de afstand tussen de cellen correct is en de afstanden correct zijn aangegeven op de kaart;

e) de richting van de basislijn correct is ingevoerd en de richting van de noordpijl juist is in vergelijking met de basislijn;

f) de cijfers van de onderzoekslijnen en de afstand correct genoteerd zijn;

g) de op de blokkenkaart aangeduide blokgrens overeenstemt met de locatiekaart van het contractgebied en past binnen de algemene grenzen van het contractgebied;

h) de boomnummers op de kaart zich in de correcte cellen bevinden, zoals aangegeven op de formulieren voor opname van de houtstand;

i) de soortcodes correct zijn.

De COC field officer vult een standaard COCIS-formulier in dat een aantal aankruisvakjes bevat en dat wordt doorgegeven aan de bediende die instaat voor de gegevensinvoer of COCIS-operator om te worden ingevoerd in het COCIS.

Indien een van de controles van de formulieren voor opname van de houtstand of de handmatige blokkenkaart negatief uitdraait, zal de COCIS-operator de formulieren/kaarten die de controle niet doorstaan hebben, afdrukken. De persoon die instaat voor het toezicht op de COC-gegevensinvoer, zal deze afdrukken naar de contracthouder sturen voor verbetering en het proces wordt herhaald met de gecorrigeerde gegevens.

5.3. Houtkap

Dit proces beschrijft de procedures voor het labelen, meten en registreren die de contracthouders moeten volgen bij de houtkap. Het meten en labelen van het stamhout en stronken is nodig om het oorspronkelijke boomnummer (toegewezen tijdens de opname van de houtstand) te koppelen aan het stamhout dat het resultaat zijn van de houtkap en de stronk die achterblijft in het bos, teneinde de traceerbaarheid te garanderen.

Als het jaarlijkse kapcertificaat eenmaal is afgegeven, ontvangt de contracthouder identificatieplaatjes met een streepjescode. Hij kan dan beginnen met de houtkap op de locaties die zijn aangegeven op de blokkenkaart:

a) alvorens de boom te kappen, registreert de houtmeter van de contracthouder het ID-labelnummer van de boom dat is toegewezen bij de opname van de houtstand;

b) als de boom eenmaal geveld is, brengt de houtmeter een nieuw identificatieplaatje aan op het worteluiteinde van de stam en een ander identificatieplaatje op de stronk. De lengte van het stamhout wordt berekend: de diameter van het worteleind en het topeind en de lengte van het stamhout tot de kroon (tot de dichtstbijzijnde 10 cm). De houtmeter registreert de gegevens op een personal digital assistent (PDA) of het gepaste formulier.

Vervolgens gaat de houtmeter over naar de volgende te vellen boom, alwaar hij dezelfde procedure toepast. De verzamelde gegevens worden doorgegeven aan en verwerkt door de bediende die instaat voor de COC-gegevensinvoer, en doorgegeven aan het COCIS.

5.4. Houtstapelplaats in het bos/rooiplaats

In dit proces wordt beschreven hoe de contracthouder gevelde bomen meet en labelt als zij eenmaal naar de houtstapelplaats zijn gebracht en dwarsdraads op lengte zijn gesneden. Dezelfde procedure wordt ook toegepast wanneer, in een later stadium, de houtblokken opnieuw worden verzaagd tot kleinere houtblokken of gewoon worden geprepareerd (d.w.z. een dun schijfje verwijderen om het houtblok er beter te doen uitzien voor verkoop of uitvoer). Het belangrijkste beginsel is dat er een identificatieplaatje wordt bevestigd aan ieder nieuw houtblok, zodat traceren van het houtblok, de boom en de blokkenkaart van oorsprong mogelijk is.

Houtmeters van het COCS verifiëren een steekproef om na te gaan of de houtblokken door de exploitant correct zijn gemeten en voorzien van identificatieplaatjes. De soort, de diameters en de lengte van het houtblok zullen worden geregistreerd in het COCIS, dat automatisch controleert of de houtgegevens overeenstemmen met de gegevens die zijn ingevoerd door de contracthouder.

5.5. Vervoer van houtblokken of verwerkt hout

Het volgende proces betreft de procedure die moet worden gevolgd wanneer houtblokken en/of houtproducten worden geladen op een vrachtwagens op de houtstapelplaats in het bos, wanneer houtblokken worden geladen op een opslagplaats buiten de haven en wanneer gezaagde houtproducten worden geladen voor verzending naar de haven en vervolgens vervoerd. Aangezien het COCS zodanig is ontworpen dan men kan beschikken over realtime informatie over waar houtblokken of houtproducten zich in de leveringsketen bevinden, zijn de volgende maatregelen van kracht:

a) wanneer de lading klaar is om te worden geladen, vult het personeel van de operator (d.w.z. de houtmeter of de teller van de zagerij) een vrachtbriefformulier in door:

- de gepaste velden (streepjescode, soort, diameter en lengte) in te vullen;

- de streepjescodestickers op de vrachtbrief aan te brengen op de daartoe bestemde plaatsen;

- alle nummers neer te schrijven van de identificatieplaatjes of labels met streepjescode die zijn bevestigd aan de houtproducten van de lading — deze nummers moeten handmatig worden ingevuld;

- de vrachtbrief te voorzien van datum en handtekening;

b) houtblokken of houtproducten moeten zodanig worden geladen dat de streepjescodes kunnen worden gelezen door een PDA-scanner zonder de lading van de vrachtwagen te nemen. Daartoe moet er ofwel ruimte worden gelaten tussen het uiteinde van de houtblokken en het kopschot van de vrachtwagen (afhankelijk van het type vrachtwagen) ofwel moeten alle houtblokken worden geladen met het identificatieplaatje aan het achteruiteinde, zodat zij duidelijk zichtbaar zijn. Dit moet de controle van de nummers van de identificatieplaatjes door de COCS-houtmeters en de FDA tijdens het vervoer vergemakkelijken.

Het LVD controleert 100 % van de afgegeven en ontvangen vrachtbrieven/afleveringsbewijzen op papier en heeft mobiele brigades van houtmeters/inspecteurs die een steekproef van alle getransporteerde ladingen controleren. De houtsoort, diameter en lengte van de houtblokken worden geregistreerd. Tegelijkertijd controleert de Liberiaanse politie of alle ladingen die de verificatiepunten passen, vergezeld zijn van de vereiste vrachtbrieven.

5.6. Houtverwerking

Gedetailleerde procedures voor de beoordeling van het houtzagen en andere verwerking van houtproducten zullen worden ontwikkeld in de eerste drie jaar van de tenuitvoerlegging van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst. In beginsel zal de operationele controle van de exploitant en de verificatie door het COCS betrekking hebben op: i) de binnenkomst van houtgrondstoffen in de zagerij, ii) de opslag van houtgrondstoffen, iii) de verwerking, iv) de opslag van verwerkte producten en v) het vertrek van de producten uit de zagerij.

De volgende controle- en verificatiemaatregelen zijn van toepassing:

a) de exploitant houdt de gegevens bij van alle houtgrondstoffen die de zagerij binnenkomen en laadt de desbetreffende gegevens in het COCIS;

b) de exploitant houdt de gegevens bij van alle houtgrondstoffen die zijn opgeslagen in de zagerij en laadt de desbetreffende gegevens in het COCIS. De exploitant moet gebruikmaken van een voorraadbeheersysteem dat de binnenkomst en het vertrek van grondstoffen uit opslagplaatsen registreert;

c) het personeel van de exploitant registreert de grondstoffen die de verwerkingsinstallatie binnengaan en alle producten die uit de verwerkingsinstallatie komen door de gegevens in te vullen op standaardformulieren. Dit resulteert in de basisgegevens voor de beoordeling van de opbrengst (voor een zagerij is dit het volume gezaagd hout dat uit de zagerij komt als percentage van het volume van de houtblokken die in de installatie gaan; in andere gevallen kan een eenvoudige omzettingsverhouding gelden, bv. x m3 gezaagd hout is gelijk aan y eenheden stoelpoten enz.);

d) de exploitant houdt de gegevens bij van alle producten van verwerkt hout die zijn opgeslagen in de zagerij en laadt de desbetreffende gegevens in het COCIS. De exploitant moet gebruikmaken van een voorraadbeheersysteem dat bijhoudt welke grondstoffen binnenkomen uit en vertrekken naar ieder magazijn;

e) de exploitant houdt de gegevens bij van alle houtgrondstoffen die de zagerij verlaten en laadt de desbetreffende gegevens in het COCIS;

f) zodra de zagerij klaar is om te beginnen met de productie, moet personeel van het LVD de verwerking van een partij producten (bijvoorbeeld één ploegdienst in de zagerij) volgen. Deze steekproef zal de basis vormen voor een "goedgekeurde omzettingsverhouding";

g) personeel van het LVD zal periodiek en willekeurig de "goedgekeurde omzettingsverhouding" opnieuw evalueren. Deze bezoeken aan de verwerkingsinstallatie moeten onaangekondigd gebeuren;

h) het COCIS controleert de omzettingsverhouding op basis van de standaardformulieren die worden ingediend door de exploitant, gelet op de "goedgekeurde omzettingsverhouding". Een aanzienlijk verschil zal aanleiding geven tot verder onderzoek en/of de afgifte van een non-conformiteitsverslag;

i) het LVD voert steekproefsgewijze controles uit van alle activiteiten en boekhoudsystemen die de exploitant gebruikt om de stromen houtgrondstoffen en verwerkte producten binnen de fabriek te controleren.

5.7. Uitvoer

Dit proces beschrijft hoe de producten die reeds zijn goedgekeurd voor uitvoer door het LVD worden vervoerd naar de haven en vervolgens op het schip geladen.

Op het punt van uitvoer, controleert het COCS 100 % van de nummers van de identificatieplaatjes en de productspecificaties in het COCIS. Er vinden fysieke inspecties plaats op een steekproef van de uit te voeren vracht.

De exporteur moet het COCS informeren wanneer het schip klaar is om te worden geladen, zodat het COCS zijn taak kan vervullen en een team kan sturen om toe te zien op het eigenlijke laden van het schip. De COCS-inspecteur zal ieder houtblok dat of iedere bundel die wordt geladen op het schip, controleren op basis van de specificaties, om er zeker van te zijn dat zij worden gedekt door een geldige FLEGT-vergunning en hij zal deze registreren in een PDA of op een gepast formulier. De gegevens zullen worden geladen in het COCIS en worden gekoppeld aan de reeds opgeslagen eerdere productspecificatiegegevens, om bij te houden welk product is uitgevoerd.

5.8. Binnenlandse markt

De controle- en verificatieprocedure die worden beschreven in paragrafen 5.2 tot 5.7 van deze bijlage gelden voor de binnenlandse markt, wanneer het hout afkomstig is van productiegebieden die vallen onder FMC's, TSC's en PUP's. Procedures voor het beheer van de leveringsketen van hout dat wordt gekapt met de kettingzaag zullen worden ontwikkeld in de periode die is opgegeven in bijlage VII.

5.9. Ingevoerd hout

De importeur moet bewijzen dat het ingevoerde hout afkomstig is van legale bronnen en ingeklaard is overeenkomstig de Liberiaanse wetgeving. De wettigheid van het hout in het land van kap moet kunnen worden aangetoond met certificaten die zijn afgegeven op grond van certificatiestelsels of andere regelingen ter verificatie van de wettigheid die zijn beoordeeld en goedgekeurd door de regering van Liberia in overleg met de desbetreffende regeringen. Ingevoerd hout dat gecontroleerd is door het LAS van een ander land met een vrijwillige partnerschapsovereenkomst dat een operationeel FLEGT-vergunningenstelsel heeft, zal wettig worden beschouwd in het Liberiaanse LAS. Ingevoerd hout waarvan wordt bewezen dat het wettig is, wordt opgenomen in het COCS aan de grens en wordt daarna gecontroleerd en geverifieerd op dezelfde manier als in eigen land geteeld hout.

5.10. Hout in doorvoer

Hout in doorvoer moet fysiek gescheiden worden gehouden van binnenlands of geïmporteerd hout en wordt doorgevoerd in Liberia onder Liberiaanse douanecontrole. Hout in doorvoer zal niet worden opgenomen in het COCS en er zal geen Liberiaanse FLEGT-vergunning voor worden afgegeven aan het punt van uitvoer. Het land van herkomst en land van kap moeten duidelijk worden vermeld op de vrachtbrief en andere vervoersdocumenten. Liberia zal specificeren welke wettelijke documenten en douanecontroles specifiek vereist zijn voor hout in doorvoer. Er zullen gedetailleerde procedures worden ontwikkeld voor het vergunningenstelsel operationeel wordt.

5.11. Rubberwood

De standaardprocedures voor de controle van de kap, het vervoer, het verspanen en de uitvoer van rubberwoodproducten zullen worden ontwikkeld tijdens de tenuitvoerlegging van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

5.12. Afstemming van gegevens

Het COCIS wordt gebruikt voor de afstemming van kwantitatieve gegevens tussen en binnen de verschillende fasen van de leveringsketen. De afstemmingsprocessen hebben tot doel ervoor te zorgen dat de houthoeveelheden per soort en afmetingen consistent zijn over heel de leveringsketen, met name om te bewijzen dat de verzonden hoeveelheid niet groter is dan de ontvangen hoeveelheid en dat bij de verwerking de verhouding tussen de hoeveelheid grondstoffen en de hoeveelheid verwerkt product rationeel is.

Er zullen protocollen worden ontwikkeld voor de afstemming van geconsolideerde gegevens over verscheidene leveringsketens en na verloop van tijd teneinde het bewijs te kunnen leveren van de wettigheid van de hele bosbouwsector op regionaal of nationaal niveau.

Naast de afstemming van kwantitatieve gegevens controleert het COCS voorafgaand aan iedere verkoop, ongeacht of het gaat om uitvoer of een binnenlandse verkoop, ook in de database van het LVD of er volledig voldaan is aan de definitie van wettigheid.

6. NON-CONFORMITEIT MET HET LAS

FLEGT-vergunningen worden slechts afgegeven wanneer aan alle vereisten van het LAS is voldaan. Telkens wanneer niet voldaan is aan het LAS, moeten er stappen worden genomen. De bestaande wettelijke procedures en sancties gelden voor inbreuken op het LAS die worden vastgesteld tijdens verificaties. Afhankelijk van de inbreuk zijn administratieve boeten, corrigerende maatregelen, een schorsing van de activiteiten en/of vervolging van de exploitant mogelijk.

Gedetailleerde instructies betreffende de behandeling van inbreuken en het opleggen van sancties in geval van niet-conformiteit zullen worden ontwikkeld voor het FLEGT-vergunningenstelsel operationeel wordt.

Iedere niet-conformiteit met de definitie van wettigheid, het COCS en de overeenkomstige sancties zullen worden geregistreerd in de verificatiedatabase (zie punt 4.2).

7. VERGUNNINGEN

Het Liberia Licensing Department (LLD) zal worden opgericht om FLEGT-vergunningen af te geven voor de uitvoer van zendingen houtproducten die voldoen aan alle eisen van het LAS. Het proces van de vergunningsverlening omvat de volgende stappen:

a) de exporteur vraagt bij het LLD een FLEGT-vergunning aan voor iedere te exporteren zending. Er zal een standaardaanvraagformulier worden ontwikkeld binnen twee jaar na de ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst teneinde de vereiste informatie en documenten te specificeren. Het LLD zal de aanvraag registreren en een verificatieverzoek sturen naar het LVD;

b) het LVD verifieert of de exporteur en eventuele leveranciers die betrokken zijn bij de desbetreffende exportzending voldoen aan de Liberiaanse definitie van wettigheid en of de te exporteren producten uit wettelijke bronnen afkomstig zijn en behoorlijk zijn ingevoerd in het COCIS. De gedetailleerde procedures en controlelijsten voor de verificatie door het LVD zullen worden ontwikkeld binnen twee jaar na de ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst;

c) het LVD zal vervolgens het LLD schriftelijk op de hoogte stellen van het resultaat van de verificatie. De vorm en procedure voor deze kennisgeving zullen worden ontwikkeld binnen twee jaar na de ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

- Indien het LVD bevestigt dat volledig voldaan is aan de definitie van wettigheid, zal het LLD onverwijld een FLEGT-vergunning afgeven voor de desbetreffende exportzending. De gedetailleerde procedures voor de kennisgeving aan de aanvrager en de afgifte van FLEGT-vergunningen zal worden ontwikkeld binnen twee jaar na de ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst.

- Indien er een non-conformiteit wordt vastgesteld in dit stadium, zal het LVD aan het LLD laten weten dat er geen FLEGT-vergunning kan worden afgegeven, met opgave van de redenen van deze weigering, en de weigering registreren in het COCIS. Het LLD zal de aanvrager op de hoogte stellen van de afwijzing van zijn vergunningsaanvraag en de redenen daarvan. De gedetailleerde procedures voor de behandeling van non-conforme zendingen en de kennisgeving aan de aanvrager zullen worden ontwikkeld binnen twee jaar na de ondertekening van de vrijwillige partnerschapsovereenkomst;

d) zodra de FLEGT-vergunning is afgegeven, stuurt de exporteur een kopie van de vergunning, met inbegrip van de specificatie, naar de douane- en havenautoriteit, met vermelding van de voorgestelde laaddatum. De douane- en havenautoriteit controleert of de vergunning overeenstemt met de andere officiële exportdocumenten en voldoet aan de standaardmodellen. Het LLD registreert alle ontvangen aanvragen van FLEGT-vergunningen, ook degene die werden geweigerd.

De technische specificaties voor FLEGT-vergunningen, waaronder het model van de vergunning en de geldigheidsperiode, worden voorgesteld in bijlage IV.

8. ONAFHANKELIJKE AUDIT

Het doel van de onafhankelijke audit is na te gaan of het LAS doeltreffend, gepast en geloofwaardig is en eventuele zwakke plekken en risico's in de structuren en de tenuitvoerlegging van het systeem op te sporen.

De richtsnoeren voor de onafhankelijke audit, waaronder de taken, vereiste kwalificaties en methode, worden voorgesteld in bijlage V.

--------------------------------------------------

Aanhangsel A

DEFINITIE VAN WETTIGHEID, MATRIX EN VERIFICATIEPROCEDURES

1. Plan voor bosbouwbeleid en wetshervorming

De hieronder beschreven definitie van wettigheid is ontwikkeld door een participatief proces met zeer uiteenlopende belanghebbenden. Tijdens de ontwikkeling van de definitie van wettigheid hebben Liberiaanse belanghebbenden een aantal dubbelzinnigheden, hiaten en inconsequenties ontdekt in de bestaande wet- en regelgeving en beleidsdocumenten die ten grondslag liggen aan de definitie van wettigheid. Deze gebreken moeten worden verholpen teneinde het behoorlijk bestuur te verwezenlijken dat wordt nagestreefd in de Liberiaanse bosbouwsector. De regering van Liberia is derhalve van plan de wetgeving en het beleid met betrekking tot de bosbouwsector te herzien in overleg met alle betrokken belanghebbenden. Er wordt verwacht dat deze wettelijke hervorming voltooid zal zijn in 2013 en dat de definitie van wettigheid daarna zal worden geactualiseerd, teneinde de wijzigingen te weerspiegelen. Op de volgende terreinen moeten de wetgeving en het beleid worden hervormd:

a) sociale akkoorden: het opstellen van procedures om de onderhandelingen over sociale akkoorden in goede banen te leiden, waaronder i) het tijdschema van de onderhandelingen; ii) het tijdschema van de betalingen en de terbeschikkingstelling van middelen voor de gemeenschappen; iii) de minimuminhoud van sociale akkoorden en de handhaving van de bepalingen; iv) gebruiksrechten van gemeenschappen met betrekking tot concessiegebieden en v) tewerkstelling van ongeschoolde arbeiders enz.;

b) afkondiging van de reglementering inzake gemeenschapsbosbouw met specifieke aanwijzingen voor het beheer van gemeenschapsbosbouw;

c) het gebruik van achtergelaten hout met inbegrip van procedures voor de veiling ervan, de registratie van de wettelijke eigendom en de opname in het LAS;

d) het gebruik van hout dat is in beslag genomen door de regering omdat de oogst ervan een schending inhoudt van de wetgeving;

e) de integratie van onafhankelijke certificatiestelsels in het LAS: bespreking en overeenstemming met belanghebbenden over het gebruik van onafhankelijke certificatiestelsel(s) in Liberia en identificatie van de onafhankelijke certificatiestelsel(s) die Liberia erkent om de wettige herkomst te bepalen van hout dat wordt geïmporteerd van landen zonder vrijwillige partnerschapsovereenkomst;

f) lijst van uitgesloten personen: het opstellen van een lijst van de personen die hebben bijgedragen aan de burgeroorlog van Liberia en bijgevolg niet mogen werken in de bosbouwsector, zoals vereist door de bestaande reglementering van de FDA;

g) verwerkingsbedrijven: reglementering met betrekking tot i) het oprichten van verwerkingsbedrijven door houders van FMC's, en ii) richtsnoeren betreffende de werking van verwerkingsbedrijven;

h) toegang door derden en gebruik van bosproducten: voorschriften inzake toegang door derden en gebruik van bosrijkdommen in het concessiegebied van een andere partij;

i) bekrachtiging en afkondiging van de reglementering inzake kettingzagen (Chainsaw Regulations): nieuwe procedures voor de omgang met de informele economie.

2. Wetgevingsmatrix

Om te bepalen of hout en/of houtproducten die worden verkocht op de Liberiaanse markt of worden uitgevoerd uit Liberia, voldoen aan de wettelijke standaard die is vastgelegd in de definitie van "wettig hout", gelden de beginselen en indicatoren alsmede de gedetailleerde verificatieprocedures die worden beschreven in de volgende tabel. De tabel beschrijft de indeling van de wetgevingsmatrix (beginselen, indicatoren, verificatiepunten en richtsnoeren voor verificatie). De matrix is onderverdeeld in elf beginselen, waarbij indicatoren en verificatiepunten zijn opgesomd onder ieder beginsel, met richtsnoeren voor verificatie over hoe de conformiteit van de indicatoren moet worden gecontroleerd. De richtsnoeren voor verificatie (waarin het doel, de regelgevende controle, de verificatiemethode en de frequentie worden uitgelegd) stemt overeen met de huidige visie, maar kan nog veranderen naarmate de systemen en procedures verder worden ontwikkeld.

Het wettigheidsbeginsel | De Liberiaanse definitie van wettigheid is onderverdeeld in 11 wettigheidsbeginselen. Ieder wettigheidsbeginsel bestaat uit een aantal wettigheidsindicatoren. Aan iedere indicator zijn verificatiepunten gekoppeld. Er is voor iedere indicator een verificatieprocedure ontwikkeld. |

Wettigheidsindicatoren | Het gaat hier om de norm of eis die het Liberian Verification Department (LVD) moet controleren om na te gaan of voldaan is aan het specifieke wettigheidsbeginsel. |

Verificatiepunten | De verificatiepunten zijn bewijzen die de inspecteurs/beoordelaars van het LVD zullen zoeken bij de beoordeling of aan een norm of indicator is voldaan. Dit lijst is niet exhaustief en de beoordelaar kan indien nodig aanvullende middelen gebruiken om te controleren of aan de betrokken indicator voldaan is. |

Richtsnoeren voor verificatie | De volgende beginselen dienen als leidraad voor de inspecteurs/beoordelaars van het LVD bij de beoordeling van een specifieke indicator: 1.Doel: Wat is het nut van de verificatieprocedure?2.Regelgevende controle: Welke eisen zijn in standaarden en/of regelgeving vastgelegd met betrekking tot een specifieke indicator en welke overheidsinstellingen dragen de verantwoordelijkheid?3.Verificatiemethode: Hoe wordt de verificatie uitgevoerd: controle van de documenten, inspectie ter plaatse, bevestiging en/of overleg?4.Frequentie: Hoe vaak verifieert het LVD de indicator of bepaalde aspecten daarvan? |

BEGINSEL 1:JURIDISCH STATUUT/ERKENNING EN TOELATING OM TE WERKEN IN DE BOSBOUWSECTOR

De houder van het contract of de vergunning voor het bos, is een wettelijk erkende onderneming, gemeenschap of een persoon die voldoet aan de voorwaarden om actief te mogen zijn in de bosbouwsector

Indicator 1.1De contract- of vergunninghouder is een natuurlijk persoon of rechtspersoon die is geregistreerd bij de regering van Liberia en/of die wordt erkend door de FDA

Verificatiepunt | Type contract of vergunning |

1.1.1Voor rechtspersonen en partnerschappen: actueel jaarlijks inschrijvingsbewijs van de onderneming en vergunning, afgegeven door het Ministerie van Handel en Industrie (MHI) | Alle typen contracten of vergunningen waarvan de houder een geregistreerde onderneming is |

1.1.2Voor rechtspersonen, de statuten die zijn ingediend bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken | Alle typen contracten of vergunningen waarvan de houder een rechtspersoon is |

1.1.3Voor houders die geen geregistreerde onderneming zijn, een certificaat of erkenningsbewijs afgegeven door de FDA | FMC/TSC conform wet inzake gemeenschapsbosbouw, FUP/PUP, en kettingzaagvergunningen afgegeven aan natuurlijke persoon of eenmanszaak |

Richtsnoeren voor verificatie | Verificatiemethode | Frequentie van de verificatie |

Doel:Het doel van deze procedure is te controleren of een persoon die probeert een bosbouwcontract of een vergunning voor het kappen, verwerken of uitvoeren van hout of houtproducten te verkrijgen in Liberia, ofwel een geregistreerde onderneming is ofwel een onderneming die door de FDA wordt erkend als in aanmerking komend voor het verkrijgen of houden van een bosbouwcontract of -vergunning op grond van de Liberiaanse wet.Regelgevende controle:De Liberiaanse wet schrijft voor dat iedere persoon die bedrijfsactiviteiten leidt en/of verricht, het bedrijf moet registreren bij het Ministerie van Handel en Industrie. Het niet registreren van een bedrijf is een overtreding. Om aan gemeenschapsbosbouw te kunnen doen, moet de gemeenschap erkend zijn door de FDA. De registratie van de onderneming vervalt ieder jaar op de registratiedatum en moet worden vernieuwd. De NFRL bepaalt ook dat iedere in aanmerking komende persoon een boscontract kan verkrijgen en houden. Het begrip "persoon" kan volgens de definitie zowel betrekking hebben op natuurlijke personen als op rechtspersonen, en zowel geregistreerde als niet-geregistreerde entiteiten omvatten. | Omschrijving:Het LVD gaat na of de onderneming beschikt over een geldig inschrijvingsbewijs. Indien er verduidelijking nodig is, kan het LVD zich wenden tot het Ministerie van Handel en Industrie en de commerciële en de juridische afdeling van de FDA voor aanvullende informatie. In geval van gemeenschapsbosbouw kan worden nagegaan of de gemeenschap wordt erkend bij de juridische afdeling en de afdeling gemeenschapsbosbouw van de FDA.Verificatiewijze:1.Controle documenten2.Overleg met Ministerie van Handel en Industrie en FDA, commerciële afdeling, juridische afdeling en afdeling gemeenschapsbosbouw. | Jaarlijks |

Referenties: GBL (algemene handelswet) (4.3 tot 4.5); COCS SOP(4) | |

Indicator 1.2Tot de huidige eigenaar(s) of aandeelhouders van een contract- of vergunninghouder behoren niet de huidige president of vicepresident van Liberia, geen leden van de wetgevende macht, leden van de regering, bestuurders en managers van de FDA, actuele districthoofden noch andere personen voor wie het specifiek verboden is een bosbouwbedrijf of een aandeel daarin te bezitten

Verificatiepunt | Type contract of vergunning |

1.2.1Indien de contracthouder een geregistreerde onderneming is: een notariële verklaring onder eed die is ondertekend door de CEO dat er geen verboden personen tot de eigenaars behoren | Alle typen contracten en vergunningen |

1.2.2Actuele door de FDA opgestelde lijst van de regeringsfunctionarissen voor wie het bezit van een bosbouwvergunning verboden is overeenkomstig punt 5.2b) van NFRL | Alle typen contracten en vergunningen |

1.2.3Actuele lijst van de aandeelhouders en economisch rechthebbenden van de rechtspersoon die de contract- of vergunninghouder is | Alle typen contracten en vergunningen |

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.1.2) | Verificatiemethode | Frequentie van de verificatie |

Doel:Het doel van deze procedure is ervoor te zorgen dat alle aanvragers van bosbouwvergunningen en/of -concessies in aanmerking komen voor een bosbouwvergunning.Regelgevende controle:Punt 5.2b van de NFRL ontzegt bepaalde regeringsfunctionarissen het recht om commerciële bosbouwactiviteiten te verrichten, wegens het feitelijke of mogelijke belangenconflict. Het is belangrijk dat de toezichthouder controleert of de huidige eigenaar van een contracthouder voorkomt in de actuele lijst van de FDA van regeringsfunctionarissen voor wie het verbod geldt. Aangezien het in de eerste plaats de verantwoordelijkheid is van de contracthouder om ervoor te zorgen dat zijn eigenaars personen zijn die in aanmerking komen, dient de contracthouder een verklaring onder eed af te leggen dat aan dit voorschrift is voldaan.De waarheidsgetrouwheid van de verklaring onder eed zal worden gecontroleerd in de beschikbare gegevens betreffende de eigenaars van de contracthouder. De lijst van verboden personen alsmede de lijst van de huidige aandeelhouders van geregistreerde ondernemingen die in het bezit zijn van een contract of vergunning zullen worden openbaar gemaakt, zoals bepaald in bijlage IX van deze overeenkomst. | Omschrijving:Teneinde te garanderen dat aan bovenstaande eisen is voldaan, moet het LVD in de eigendomsgegevens van de contracthouder controleren of de aanvrager geen verboden persoon is of omvat.Verificatiewijze:1.Overleg met FDA2.Controle documenten | Per lading |

Referenties: NFRL (5.2b); Voorschrift 103-7(21-22); Voorschrift 104-07(62); punt 44, PPCA | |

Indicator 1.3Het is de contracthouder niet verboden te bieden op of een aanvraag in te dienen voor een bosbouwvergunning of een ander overheidscontract of concessie ingevolge schendingen van de wet op de overheidsopdrachten en concessies (Public Procurement and Concessions Act — PPCA)

Verificatiepunt | Type contract of vergunning |

1.3.1De commissie voor overheidsopdrachten en concessies (Public Procurement and Concessions Commission — PPCC) houdt een lijst bij van uitgesloten personen. Dit zijn personen die schuldig bevonden zijn aan schending van de PPCA en/of de regels en richtlijnen die op grond daarvan zijn opgesteld | FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan 10000 USD |

Richtsnoeren/procedure voor verificatie: | Verificatiemethode | Frequentie van de verificatie |

Doel:Het doel van deze procedure is ervoor te zorgen dat alle aanvragers voor boscontracten of -vergunningen de wet inzake de toekenning van overheidsopdrachten en concessies (PPCA) niet schenden.Regelgevende controle:Wie een aanvraag doet voor een bosbouwvergunning, mag niet uitgesloten van het bieden op concessies en andere overheidsopdrachten wegens schending van de aanbestedingsregels die zijn opgesteld door de PPCC. Er moet worden gecontroleerd of succesvolle inschrijvers niet voorkomen in de actuele lijst van uitgesloten personen, die wordt opgesteld en geactualiseerd door de PPCC op grond van punt 44 van de PPCA en die ervoor zorgt dat er geen concessie wordt toegekend aan de personen die in deze lijst staan, omdat aan bepaalde voorwaarden voldaan is na een succesvolle aanvraag en/of bieding. | Omschrijving:Om ervoor te zorgen dat aan de voornoemde eisen is voldaan, moet het LVD controleren of de aanvrager niet op de lijst van uitgesloten personen van de PPCC staat. Deze lijst van uitgesloten personen is een van de documenten die worden openbaar gemaakt, zoals opgegeven in bijlage IX bij deze overeenkomst.Verificatiewijze:1.Overleg met PPCC2.Controle documenten | Eén keer gedurende de looptijd van het contract |

Referenties: punt 44, PPCA | |

BEGINSEL 2:BOSTOEWIJZING

De bosgebruiksrechten waarop het contract betrekking heeft, zijn toegekend overeenkomstig de National Forestry Reform Law en de Community Rights Law

Indicator 2.1Alle gemeenschappen binnen 3,0 kilometer van het voorgestelde concessiegebied ("getroffen gemeenschappen" genoemd) zijn geraadpleegd door de FDA en hebben hun geïnformeerde toestemming gegeven voor het voorgestelde concessiegebied

Verificatiepunt | Type contract of vergunning |

2.1.1Verslag van sociaaleconomisch onderzoek door de FDA | FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan 10000 USD |

2.1.2Schriftelijke aankondigingen van de overlegvergadering(en) (aangekondigd via radio of krant) | FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan 10000 USD |

2.1.3Minuten en presentielijst van de vergaderingen waaruit blijkt dat er belangrijke punten besproken zijn en overeenstemming bereikt is | FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan 10000 USD |

2.1.4Brief waarin de gemeenschappen verklaren te goeder trouw te zullen onderhandelen met eventuelecontracthouder | FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan 10000 USD |

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.1) | Verificatiemethode | Frequentie van de verificatie |

Doel:De wet benadrukt de essentiële rol van inspraak van burgers in participatief bestuur, transparantie en het besluitvormingsproces. Het doel van deze procedure is ervoor te zorgen dat dit aspect behoorlijk wordt in acht genomen bij de bepaling en toewijzing van bosrijkdommen in Liberia.Regelgevende controle:De FDA is bevoegd om te beslissen over het gebruik en de toewijzing van de bosrijkdommen die de regering beheert. In de besluitvorming betreffende de planning van het bodemgebruik en de validatie van bosrijkdommen, speelt inspraak van de bevolking een sleutelrol en de FDA heeft de plicht de getroffen gemeenschappen erbij te betrekken. Teneinde een gepaste participatie te garanderen, worden er eisen gesteld aan de FDA met betrekking tot kennisgeving, voorlichting, het houden van vergaderingen, noteren van opmerkingen en in overweging nemen van de input van de gemeenschappen. Een dergelijke participatieve benadering garandeert dat er wordt rekening gehouden met de standpunten van de belanghebbenden en dat er een geïnformeerde beslissing wordt genomen met betrekking tot de planning van het bodemgebruik en de validatie van bosrijkdommen. Overeenkomstig een goedgekeurd handboek dat is uitgegeven door de FDA na een participatief voorbereidingsproces, zijn de getroffen gemeenschappen deze binnen 3,0 kilometer van het concessiegebied. | Omschrijving:Het LVD zal nagaan of de FDA het bosgebruik plant door middel van de voorgeschreven overlegvergaderingen met gemeenschappen en andere belanghebbenden. Indien er overleg is met de gemeenschappen, moet het LVD dit feit en de kwaliteit van het overleg bevestigen door de documentatie te herzien, waaronder het verslag van het sociaaleconomisch onderzoek en de planning en regelingen met betrekking tot het gedrag en de discussies op de vergaderingen. Indien nodig kan er overleg worden gepleegd met andere overheidsinstellingen, zoals het Ministerie van Binnenlandse Zaken, en de getroffen gemeenschappen.Verificatiewijze:1.Overleg met FDA en, zo nodig, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en de getroffen gemeenschappen2.Controle documenten | Eén keer gedurende de looptijd van het contract. |

Referenties: NFRL (4.1-4.5); Voorschrift 102-07(21-22); Voorschrift 104-07(62); PPCA (87) | |

Indicator 2.2Voorafgaand aan de toewijzing van het boscontract heeft de FDA een concessiecertificaat ontvangen van het Ministerie van Planning en Economische Zaken, ter goedkeuring van het voorgelegde concessie plan en ter bevestiging dat de voorgestelde concessie in overeenstemming is met de nationale ontwikkelingsdoelstellingen

Verificatiepunt | Type contract of vergunning |

2.2.1Concessieplan ingediend door de FDA bij het Ministerie van Planning en Economische Zaken met betrekking tot de concessie van de contracthouder | FMC, TSC en FUP met een waarde van 10000 USD of meer |

2.2.2Concessiecertificaat (of een schriftelijke goedkeuring) afgegeven door het Ministerie van Planning en Economische Zaken aan de FDA, dat de FDA de toelating geeft om te beginnen met concessie/contracttoewijzing voor het opgegeven bosgebied | FMC, TSC en FUP met een waarde van 10000 USD of meer |

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.2) | Verificatiemethode | Frequentie van de verificatie |

Doel:De procedure dient om te controleren of de bosbouwdoelstellingen van Liberia terug te vinden zijn in het algemene ontwikkelingsplan van het land, dat wordt bekrachtigd door het Ministerie van Planning en Economische Zaken door de afgifte van een concessiecertificaat.Regelgevende controle:De FDA moet erop toezien dat het toe te wijzen bos geschikt is voor commerciële bosbouw en dat er een concessieplan is dat garandeert dat is voldaan aan alle eisen die zijn vastgelegd in de NFRL en PPCA, met betrekking tot beschermde gebieden en de rechten van getroffen gemeenschappen, met name het gebruik van bosbijproducten. | Omschrijving:Het LVD moet nagaan of het Ministerie van Planning en Economische Zaken een concessiecertificaat heeft afgegeven aan de FDA na onderzoek van het concessieplan dat is ontwikkeld en ingediend door de FDA teneinde te garanderen dat voldaan is aan de eisen inzake openbare aanbestedingen zoals vastgelegd in de NFRL en de PPCA. Dit gebeurt door middel van overleg met de juridische en/of de commerciële afdeling van de FDA.Verificatiewijze:1.Overleg met PPCC en/of FDA, juridische en commerciële afdeling2.Controle documenten | Eén keer gedurende de looptijd van het contract |

Referenties: Voorschrift 104-07 (5.2a)i)) PPCA (46) | |

Indicator 2.3De contracthouder voldeed aan de voorgeschreven prekwalificatie-eisen en was behoorlijk gekwalificeerd door de FDA om i) actief te zijn in de bosbouwsector, en in het geval van TSC en FMC, ii) een offerte in te dienen voor het contract

Verificatiepunt | Type contract of vergunning |

2.3.1Rapport van het prekwalificatiecomité met betrekking tot het prekwalificatieproces | FMC, TSC en FUP met een waarde van 10000 USD of meer |

2.3.2Geldig prekwalificatiecertificaat afgegeven aan de contracthouder | FMC, TSC en FUP met een waarde van 10000 USD of meer |

2.3.3Belastingscertificaat waaruit blijkt dat er geen belastingsschuld is op de datum van indiening | FMC, TSC en FUP met een waarde van 10000 USD of meer |

2.3.4Liquiditeitsgarantie van een bank met een goede naam op de datum van indiening | FMC, TSC en FUP met een waarde van 10000 USD of meer |

2.3.5Bewijs van registratie van de onderneming dat dateert van voor het prekwalificatiecertificaat | FMC, TSC en FUP met een waarde van 10000 USD of meer |

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.3) | Verificatiemethode | Frequentie van de verificatie |

Doel:Het doel van deze procedure is na te gaan of de onderneming die een vergunning aanvraagt, voldoet aan alle prekwalificatie-eisen en de criteria om in te schrijven op de aanbesteding.Regelgevende controle:De FDA moet erop toezien dat een contracthouder voorafgaand aan inschrijving en/of de toewijzing van de bosrijkdommen voldoet aan alle prekwalificatie-eisen. De prekwalificatie-eisen omvatten onder andere: 1) de statuten die zijn ingediend bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 2) het bewijs van registratie van de onderneming, afgegeven door het Ministerie van Handel en Industrie, 3) het belastingscertificaat van het Ministerie van Financiën, en 4) de liquiditeitsgarantie van een bank met een goede naam. | Omschrijving:Het LVD moet nagaan of aan de eisen was voldaan binnen de periode die is bepaald in de wet. Dit betekent dat het prekwalificatiecertificaat van de contracthouder of verwerker moet dateren van voor het bewijs van registratie van de onderneming, belastingscertificaat, en vereiste bankgarantie.Verificatiewijze:1.Overleg met FDA, Ministerie van Financiën, Ministerie van Buitenlandse Zaken en Ministerie van Handel en Industrie2.Controle documenten | Eén keer gedurende de looptijd van het contract |

Referenties: NFRL (5.2a)i)); Voorschrift 103-07 (41-46) | |

Indicator 2.4Het boscontract is gegund overeenkomstig de procedure voor openbare aanbestedingen en de regels die zijn vastgelegd in de Public Procurement and Concessions Act (PPCA) en de voorschriften van de FDA

Verificatiepunt | Type contract of vergunning |

2.4.1Kennisgeving van openbare aanbesteding | FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan 10000 USD |

2.4.2Verslag van het panel dat de inschrijvingen op de concessie beoordeelt | FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan 10000 USD |

2.4.3Verslag van zorgvuldig onderzoek door de FDA | FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan 10000 USD |

2.4.4Eindverslag van het beoordelingspanel voor het Inter-Ministerial Concessions Committee (IMCC) | FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan 10000 USD |

2.4.5Aanbevelingen van het IMCC aan de president | FMC, TSC en FUP met een waarde van meer dan 10000 USD |

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.4) | Verificatiemethode | Frequentie van de verificatie |

Doel:Het doel van deze procedure is na te gaan of de vergunning voor commerciële bosbouwactiviteiten is toegekend op basis van een openbare aanbesteding zoals voorgeschreven door de wet.Regelgevende controle:De wet vereist dat ingediende offertes worden beoordeeld door het beoordelingspanel voor deze concessie. Het panel dient binnen 60 dagen een verslag met zijn beoordeling van de offerte in bij de concessiegever (in dit geval de FDA). Vervolgens zal moet de FDA een verslag van zorgvuldig onderzoek over alle aanbevolen inschrijvingen opstellen. Daarna zal het beoordelingspanel een eindverslag voorleggen aan het IMCC. Het IMCC zal dit verslag onderzoeken en zijn aanbevelingen voorleggen aan de president, die de eindbeslissing neemt. | Omschrijving:Het LVD moet controleren of aan de bovenstaande eisen voldaan is door de commerciële en/of de juridische afdeling van de FDA te raadplegen en het bestaan en de geldigheid van de documenten te controleren Indien nodig kan het LVD het evaluatiepanel voor de concessie en/of het IMCC om aanvullende informatie vragen.Verificatiewijze:1.Overleg met FDA, IMCC en PPCC2.Controle documenten | Eén keer gedurende de looptijd van het contract |

Referenties: NFRL (3.3 en 5.2a)); PPCA (115(1) en (2) en 116); en FDA-voorschriften 104, punt 31-36 | |

Indicator 2.5In geval van een vergunning voor particulier gebruik (PUP) wordt het contract gegund met schriftelijke goedkeuring van de geverifieerde grondeigenaar

Verificatiepunt | Type contract of vergunning |

2.5.1De geldige akte van de private grondeigenaar | PUP |

2.5.2De schriftelijke goedkeuring van de private grondeigenaar | PUP |

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.5) | Verificatiemethode | Frequentie van de verificatie |

Doel:Deze procedure moet verzekeren dat de PUP alleen wordt toegekend indien de private landeigendom ondubbelzinnig vastligt en de grondeigenaar schriftelijk zijn goedkeuring heeft gegeven.Regelgevende controle:Het LVD moet de eigenaar van een private grond waarvoor men een PUP wil toekennen, controleren. Dit betekent dat de ingediende akte moet worden vergeleken met het openbaar register in het Center for National Records AND Documentation (CNDRA). | Omschrijving:Het LVD moet controleren of voldaan is aan bovenstaande eisen door eerst de eigendomsakte van de grond te onderzoeken en vervolgens na te gaan of de schriftelijke toestemming inderdaad afkomstig is van de eigenaar van de grond.Verificatiewijze:1.Overleg met CNDRA2.Controle documenten | Eén keer gedurende de looptijd van het contract |

Referenties: NFRL punt 5.6 | |

Indicator 2.6In overleg met de belanghebbenden en op basis van het verslag van zijn sociaaleconomisch onderzoek heeft de FDA een geïntegreerde kaart opgesteld waarop het contractgebied zichtbaar is, alsmede de aangrenzende gronden, zoals andere concessies, beschermde bosgebieden en private gronden

Verificatiepunt | Type contract of vergunning |

2.6.1Kaart van de FDA met het concessiegebied en de aangrenzende gronden | FMC, TSC, FUP |

2.6.2Handhavingsverslag van de FDA (conformiteitsauditverslag van de FDA) | FMC, TSC, FUP |

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.6) | Verificatiemethode | Frequentie van de verificatie |

Doel:Het doel van deze procedure is na te gaan of het concessiegebied dat wordt toegewezen aan een contracthouder, geen grond van andere contracthouders of beschermde bosgebieden omvat.Regelgevende controle:Het is van essentieel belang dat ieder contractgebied duidelijk wordt afgebakend, om overlapping tussen concessiegebieden of aantasting van beschermde bosgebieden te voorkomen. | Omschrijving:Het LVD zou moeten nagaan of aan deze eisen voldaan was en bij de afdelingen onderzoek en ontwikkeling en wetshandhaving van de FDA moeten navragen of de concessiegebiedenkaart klopt.Verificatiewijze:1.Overleg met FDA, afdeling onderzoek en ontwikkeling en afdeling wetshandhaving2.Controle documenten | Eén keer gedurende de looptijd van het contract |

Referenties: COCS SOP (7, 8, 19, 20 en 21); Voorschrift 109-07 | |

Indicator 2.7De contracthouder heeft samen met zijn offerte voor het boscontract een inschrijvingsgarantie ingediend bij de FDA

Verificatiepunt | Type contract of vergunning |

2.7.1Ontvangstbevestiging van inschrijvingsgarantie afgegeven aan de contracthouder door de FDA | FMC en TSC |

Richtsnoeren/procedure voor verificatie (LAS-LVD-0.2.7) | Verificatiemethode | Frequentie van de verificatie |

Doel:Het doel van deze procedure is na te gaan of de inschrijver de voorgeschreven garantie heeft ingediend en voldaan heeft aan de relevante eisen.Regelgevende controle:FDA-voorschriften 104-07 eisen dat inschrijvers voor FMC en TSC samen met hun offerte een inschrijvingsgarantie indienen. Deze garantie moet minstens 12 maanden geldig zijn en gaan over een bedrag van 1/6 van de jaarlijkse v