BIJLAGE V

VIETNAMEES SYSTEEM TER WAARBORGING VAN DE WETTIGHEID VAN HOUT EN HOUTPRODUCTEN

(VNTLAS)

INHOUD

1. INLEIDING 79

2. TOEPASSINGSGEBIED 79

2.1. Houtbronnen 79

2.1.1. Houtbronnen die gecontroleerd worden in het kader van het VNTLAS 79

2.1.2. Hout in doorvoer 80

2.2. Werkingssfeer van het toezicht 80

2.2.1. Definitie van organisaties en huishoudens 81

2.2.2. Definitie van overheidsinstanties 81

2.2.3. Definitie van controle-instantie en controle-entiteiten 81

2.3. Erkenning door het VNTLAS regelingen inzake vrijwillige certificering en inzake nationale certificering 81

3. DEFINITIE VAN WETTIGHEID 82

3.1. Structuur en inhoud van de definitie van wettigheid 82

4. ONTWIKKELING, CONTROLE EN GOEDKEURING VAN VERIFICATIEPUNTEN IN ALLE STADIA VAN DE TOELEVERINGSKETEN 84

4.1. Definitie van verificatiepunten 84

4.1.1. Statische verificatiepunten 84

4.1.2. Dynamische verificatiepunten 85

4.2. Ontwikkeling van verificatiepunten 85

4.3. Verificatie en goedkeuring/certificering van verificatiepunten 85

4.4. Verantwoordelijkheden van de betrokken actoren 86

4.4.1. Verantwoordelijkheden van organisaties 86

4.4.2. Verantwoordelijkheden van huishoudens 86

4.4.3. Verantwoordelijkheden van overheidsinstanties 86

5. ORGANISATIECLASSIFICATIESYSTEEM EN OP RISICO’S GEBASEERDE CONTROLE 86

5.1. Doel van het organisatieclassificatiesysteem 86

5.2. Criteria en risicocategorieën 87

5.3. Uitvoering van het organisatieclassificatiesysteem 87

5.3.1. Zelfbeoordeling en evaluatieprocedure en -frequentie 89

5.3.2. Classificatieresultaten 89

5.4. Verantwoordelijkheden van de betrokken actoren 90

5.4.1. Verantwoordelijkheden van organisaties 90

5.4.2. Verantwoordelijkheden van overheidsinstanties 90

6. BEWAKING VAN DE TOELEVERINGSKETEN 90

6.1. Algemeen 90

6.2. Kritische controlepunten in de VNTLAS-toeleveringsketen 91

6.3. Controle van de houtbronnen die in het VNTLAS terechtkomen 92

6.3.1. Hout van de hoofdkap in binnenlandse natuurlijke bossen (kritisch controlepunt 1a) 92

6.3.2. Hout uit aangeplante productie- en beschermingsbossen (kritische controlepunten 1c en 1d) 92

6.3.3. Hout van reddingskap en inzameling van reddingshout (kritische controlepunten 1b, 1c en 1d) 92

6.3.4. Hout uit tuinen van particulieren, boerderijen en verspreide bomen (kritisch controlepunt 1e(2)) 93

6.3.5. Rubberwood uit binnenlandse bronnen (kritische controlepunten 1e(1) en 1e(2)) 93

6.3.6. In beslag genomen hout dat is vrijgegeven (kritisch controlepunt 1f) 93

6.3.7. Ingevoerd hout (kritisch controlepunt 1 g) 94

6.3.7.1. Voorschriften inzake zorgvuldigheid en eigen verklaringen voor importeurs 94

6.3.7.2. Afhandeling van overtredingen 95

6.3.7.3. Risicobeoordelingssysteem van de douane 95

6.3.7.4. Soortgerelateerde risicocategorieën 96

6.3.7.5. Risico in verband met de geografische oorsprong van het ingevoerde hout 97

6.3.7.6. Op risico’s gebaseerde controle en beheer van het ingevoerde hout 97

6.4. Verificatie van hout in de stadia van de VNTLAS-toeleveringsketen 100

6.5. Rapportagevereisten toeleveringsketen 100

6.6. Verantwoordelijkheden van de betrokken actoren 100

6.6.1. Verantwoordelijkheden van organisaties en huishoudens 100

6.6.2. Verantwoordelijkheden van overheidsinstanties 100

7. CONTROLE VOOR UITVOER 101

7.1. Algemene beginselen voor de controle voor uitvoer 101

7.1.1. Controle voor uitvoer voor organisaties categorie 1 102

7.1.2. Controle voor uitvoer voor organisaties categorie 2 105

7.1.3. Controle voor uitvoer voor huishoudens/natuurlijke personen 106

7.2. Vermoedelijk risico en fysieke controles 107

8. AFGIFTE VAN FLEGT-VERGUNNINGEN 107

9. INTERNE CONTROLE, KLACHTEN EN FEEDBACK-MECHANISMEN 108

9.1. Interne controle 108

9.2. Klachten, aangiften en feedbackmechanismen 108

10. ONAFHANKELIJKE EVALUATIE 108

11. BEHEER VAN OVERTREDINGEN 109

11.1. Beheer van overtredingen 109

11.2. Register van overtredingen 109

11.2.1. Databank van overtredingen van de Wet bosbescherming en -ontwikkeling 109

11.2.2. Databanken van andere overheidsinstanties inzake overtredingen 109

12. GEGEVENSBEHEER EN -OPSLAG 109

12.1. VNTLAS-databanken 109

12.2. Verantwoordelijkheden inzake gegevensbeheer en -opslag 110

12.2.1. Verantwoordelijkheden van organisaties en huishoudens 110

12.2.2. Verantwoordelijkheden van de provinciale FPD 110

12.2.3. Verantwoordelijkheden van andere lokale overheidsinstanties 110

12.2.4. Verantwoordelijkheden van de centrale FPD 110

12.2.5. Verantwoordelijkheden van de vergunningverlenende autoriteit 111

12.2.6. Verantwoordelijkheden van andere centrale overheidsinstanties 111

13. INSTITUTIONELE ONTWIKKELING VOOR DE UITVOERING VAN VNTLAS 111

14. GEMENGD COMITÉ VOOR DE UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST 111

AANHANGSEL 1A Ontwikkeling, controle en goedkeuring van verificatiepunten voor de wettigheid voor organisaties 113

AANHANGSEL 1B Ontwikkeling, controle en goedkeuring van verificatiepunten voor de wettigheid voor huishoudens 146

AANHANGSEL 2 Bewaking van de toeleveringsketen 172

AANHANGSEL 3 Standaardformulier voor de eigen verklaring van ingevoerde houtbronnen 189

Afkortingen EU Europese Unie FPD Forest Protection Department (afdeling bosbescherming) M/GTC General Department of Customs (Algemene douanedienst) (onder het ministerie van Financiën) MOF/GDT General Department of Tax (Algemene belastingdienst) (onder het ministerie van Financiën) DW Definitie van wettigheid MARD Ministry of Agriculture and Rural Development (ministerie van Landbouw en Plattelandsontwikkeling) MOF Ministry of Finance (ministerie van Financiën) MOIT Ministry of Industry and Trade (ministerie van Industrie en Handel) MOLISA Ministry of Labour, Invalids and Social Affairs (ministerie van Arbeid, Gehandicapten en Sociale Zaken) MONRE Ministry of Natural Resources and Environment (ministerie van Natuurlijke Hulpbronnen en Milieu) MPI Ministry of Planning and Investment (ministerie van Planning en Investeringen) OCS Organisation Classification System (organisatieclassificatiesysteem) VPA Voluntary Partnership Agreement (vrijwilligpartnerschapsovereenkomst) VNFOREST Viet Nam Administration of Forestry (Vietnamese beheersdienst bosbouw) VNTLAS Viet Nam Timber Legality Assurance System (Vietnamees systeem ter waarborging van de wettigheid van hout en houtproducten)

1. INLEIDING

Het Vietnamese systeem ter waarborging van de wettigheid van hout en houtproducten („VNTLAS”) heeft tot doel ervoor te zorgen dat hout en houtproducten als bedoeld in bijlage I (hierna „hout” genoemd) wettig zijn. Voor naar de Europese Unie (hierna „de Unie” genoemd) uitgevoerd hout gelden speciale bepalingen voor de afgifte van Flegt-vergunningen zoals beschreven in bijlage IV.

Het VNTLAS is gebaseerd op voorschriften met betrekking tot elke stap van de toeleveringsketen van hout, met inbegrip van de kap, de invoer, het vervoer, de verwerking, de handel in en de uitvoer van hout.

Het VNTLAS is gebaseerd op de geldende nationale wetgeving, samen met de voorschriften die vastgesteld zijn ter uitvoering van deze overeenkomst. Hierbij zijn ministeries, branches, regio’s, de particuliere sector en maatschappelijke organisaties met betrekking tot bosbouw en de handel in hout betrokken.

Het VNTLAS bestaat uit de volgende zeven onderdelen:

1. Definitie van wettigheid (DW) van hout: organisaties en huishoudens;

2. Ontwikkeling, controle en goedkeuring van verificatiepunten in alle stadia van de toeleveringsketens;

3. Organisatieclassificatiesysteem (OCS) en op risico’s gebaseerde controle;

4. Bewaking van de toeleveringsketen;

5. Flegt-vergunningen;

6. Interne controle, klachten en feedbackmechanismen;

7. Onafhankelijke evaluatie.

In deze bijlage komt de belangrijkste inhoud van de bovengenoemde onderdelen van het systeem aan bod en wordt uitgelegd hoe het VNTLAS in beginsel in de praktijk werkt. Andere bijlagen en aanhangsels bij deze bijlage bevatten tevens aanvullende informatie over de functionaliteit van het systeem.

Deze bijlage heeft de volgende aanhangsels:

— Aanhangsel 1A (Ontwikkeling, controle en goedkeuring van verificatiepunten voor de wettigheid voor organisaties);

— Aanhangsel 1B (Ontwikkeling, controle en goedkeuring van verificatiepunten voor de wettigheid voor huishoudens)

— Aanhangsel 2 (Bewaking van de toeleveringsketen);

— Aanhangsel 3 (Standaardformulier voor de eigen verklaring van ingevoerde houtbronnen).

2. TOEPASSINGSGEBIED

2.1. Houtbronnen

2.1.1. Houtbronnen die gecontroleerd worden in het kader van het VNTLAS

De volgende houtbronnen worden gecontroleerd in het kader van het VNTLAS:

— Hout uit natuurlijke bossen — gedefinieerd als het hout van de hoofdkap, reddingskap en inzameling van reddingshout in binnenlandse natuurlijke bossen als bij wet omschreven en geregeld.

— Hout uit binnenlandse geconcentreerde aangeplante bossen — gedefinieerd als het hout van de hoofdkap, reddingskap en inzameling van reddingshout in geconcentreerde aangeplante bossen, met inbegrip van zowel aangeplant beschermingsbos en aangeplant productiebos, met een oppervlakte van 0,5 hectare of meer en een bosstrook van ten minste 20 meter lang en drie bomenrijen of meer.

— Hout uit tuinen van particulieren, boerderijen en verspreide bomen — gedefinieerd als het hout uit bomen buiten voor bosgrond bestemde gebieden en geconcentreerde aanplant, met inbegrip van bomen rond het huis en in de tuin, in bermen, taluds en langs weiden, en rond tempels en pagodes.

— Rubberwood — gedefinieerd als rubberwood van de houtkap in binnenlandse rubberplantages op zowel landbouw- als bosgrond.

— In beslag genomen hout — gedefinieerd als het hout dat in beslag genomen is als gevolg van ofwel administratieve of strafrechtelijke overtredingen, en dat door de Vietnamese bevoegde autoriteiten behandeld wordt als staatseigendom en vervolgens zoals wettelijk vereist ter veiling wordt aangeboden.

— Ingevoerd hout — gedefinieerd als alle hout, met inbegrip van rubberwood, dat naar het grondgebied van Vietnam wordt gebracht vanuit andere landen, of naar speciale gebieden op het grondgebied van Vietnam die beschouwd worden als exclusieve douanezones, in overeenstemming met de bepalingen van de wet. In het VNTLAS wordt onderscheid gemaakt tussen primaire en complexe houtproducten met gevolgen voor de vereiste van documenten die overgelegd moeten worden om de wettigheid van ingevoerd hout aan te tonen. Primaire producten omvatten zowel stammen als gezaagd hout met de GS-codes 4403, 4406 en 4407. Complexe producten omvatten houtproducten met alle overige GS-codes van hoofdstuk 44 en hoofdstuk 94.

Nadere bijzonderheden over de controle van houtbronnen die in het VNTLAS terechtkomen, staan vermeld in sectie 6.3.

2.1.2. Hout in doorvoer

Hout in doorvoer is niet opgenomen in het VNTLAS.

„Houtproducten in doorvoer”: houtproducten afkomstig uit een derde land die onder douanecontrole het Vietnamese grondgebied binnenkomen en in ongewijzigde vorm het land verlaten, met behoud van hun land van oorsprong.

Hout in doorvoer blijft gescheiden van hout dat in de toeleveringsketen van het VNTLAS terechtkomt en blijft onder douanetoezicht vanaf het punt van binnenkomst in Vietnam tot aan de uitvoer uit Vietnam onverwerkt volgens de wet- en regelgeving van Vietnam. Hout in doorvoer is niet onderworpen aan de wettigheidscontrole in het kader van VNTLAS en valt niet onder het Flegt-vergunningensysteem.

2.2. Werkingssfeer van het toezicht

De werkingssfeer van het toezicht op het VNTLAS is van toepassing op:

— alle houtbronnen in sectie 2.1.1;

— alle categorieën houtproducten in bijlage I;

— alle marktdeelnemers (organisaties en huishoudens) in de toeleveringsketen van hout.

Alle beginselen, criteria, indicatoren en verificatiepunten in de DW voor organisaties en huishoudens maken deel uit van het VNTLAS.

In figuur 1 is het verband tussen de zeven belangrijkste elementen van het VNTLAS te zien.

Het VNTLAS is een nationaal systeem dat van toepassing is op a) alle organisaties en huishoudens en b) alle binnenlandse markten en uitvoermarkten voor hout, waarop de volgende elementen van het systeem van toepassing zijn:

1. Definitie van wettigheid van hout, zoals gespecificeerd in sectie 3 van deze bijlage en in bijlage II;

2. Ontwikkeling, controle en goedkeuring van verificatiepunten in alle stadia van de toeleveringsketens, zoals uiteengezet in sectie 4 van deze bijlage;

3. Organisatieclassificatiesysteem (OCS) en op risico’s gebaseerde controle, zoals uiteengezet in sectie 5 van deze bijlage;

4. Bewaking van de toeleveringsketen, zoals uiteengezet in de secties 6 en 7 van deze bijlage en in aanhangsel 2 daarbij;

5. Afgifte van Flegt-vergunningen, zoals uiteengezet in sectie 8 van deze bijlage en in bijlage IV;

6. Interne controle, klachten en feedbackmechanismen, zoals uiteengezet in sectie 9;

7. Afgifte van Flegt-vergunningen, zoals uiteengezet in sectie 10 van deze bijlage en in bijlage VI.

Systeemelement 5 is alleen van toepassing op de uitvoer van hout naar de markt van de Unie.

Systeemelementen 6 en 7 hebben betrekking op alle stadia van de toeleveringsketen tot en met het punt van de afgifte van Flegt-vergunningen (systeemelementen 1 tot en met 5).

Figuur 1: Elementen van het VNTLASH Het nationale systeem dat wordt toegepast op alle binnenlandse en uitvoermarkten Maatregelen die worden toegepast op de EU markt 1) Definitie van wettigheid van hout: organisaties en huishoudens 2) Ontwikkeling, controle en goedkeuring van verificatiepunten in alle stadia van de toeleveringsketens 3) Organisatieclassificatiesysteem (OCS) en op risico's gebaseerde controle 4) Bewaking van de toeleveringsketen 5) Afgifte van Flegt- vergunningen 6) Interne controle, klachten en feedbackmechanismen 7) Onafhankelijke evaluatie

2.2.1. Definitie van organisaties en huishoudens

Organisaties die vallen onder het VNTLAS zijn onder meer bosbouwbedrijven, staatsbosbedrijven, raden van bestuur voor beschermingsbossen, raden van bestuur voor bossen voor speciaal gebruik, en coöperaties en ondernemingen die betrokken zijn bij elk stadium van de toeleveringsketen en die een bedrijfsregistratienummer hebben.

Huishoudens die vallen onder het VNTLAS zijn onder meer huishoudens, natuurlijke personen, dorpsgemeenschappen en alle overige entiteiten die niet onder de bovengenoemde categorie van organisaties vallen. Huishoudelijke bedrijven die regelmatig meer dan tien arbeiders in dienst hebben, moeten zich registreren als ondernemingen en worden bij de toepassing van het VNTLAS beschouwd als organisaties.

2.2.2. Definitie van overheidsinstanties

In het kader van deze overeenkomst omvatten overheidsinstanties diverse ministeries en sectoren op centraal niveau, technische afdelingen in het kader van het volkscomité op provinciaal en districtsniveau en de volkscomités op gemeentelijk niveau die betrokken zijn bij de uitvoering van het VNTLAS, zoals vastgesteld in de aanhangsels 1A en 1B bij deze bijlage en opgesomd in tabel 1.

2.2.3. Definitie van de controle-instantie en controle-entiteiten

In het kader van deze overeenkomst bestaat de controle-instantie uit de instanties voor bosbescherming op alle niveaus, te weten de centrale Forest Protection Department (centrale FPD) onder de Vietnamese beheersinstantie op het gebied van bosbouw (VNFOREST) onder het ministerie van Landbouw en Plattelandsontwikkeling (MARD), en de provinciale Forest Protection Department (provinciale FPD), met inbegrip van provinciale en districtskantoren van de FPD (hierna de „lokale FPD” genoemd).

Controle-entiteiten zijn overheidsinstanties en lokale overheden, of andere afdelingen, agentschappen of natuurlijke personen volgens regelgeving van de regering, die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling, controle en goedkeuring van de verificatiepunten die onder hun ambtsgebied vallen, zoals vastgesteld in de aanhangsels 1A en 1B bij deze bijlage en opgesomd in tabel 1.

2.3. Erkenning door het VNTLAS van regelingen inzake vrijwillige certificering en inzake nationale certificering

Een regeling inzake vrijwillige certificering is een op de markt gebaseerd, niet-reguleringsmechanisme dat door derden moet worden beoordeeld.

Een regeling inzake nationale certificering is een vrijwillig mechanisme of een reguleringsmechanisme dat gebaseerd is op een bepaalde reeks criteria en onderworpen is aan beoordeling en monitoring door de overheid.

Erkende regelingen inzake vrijwillige certificering en inzake nationale certificering worden in aanmerking genomen als aanvullend verificatiepunt voor de op risico’s gebaseerde controle van de invoer van hout zoals uiteengezet in sectie 6.3.7. Ingevoerd hout met een Flegt-vergunning of Cites-vergunning wordt automatisch als wettig erkend zoals uiteengezet in sectie 6.3.7.

Vietnam beoordeelt regelingen inzake vrijwillige certificering en inzake nationale certificering volgens de VNTLAS-eisen en beslist over een lijst van certificeringsregelingen, die ter informatie gedeeld moet worden met het gemengd comité voor de uitvoering van de overeenkomst.

De beoordeling van regelingen inzake vrijwillige certificering en inzake nationale certificering wordt uitgevoerd op basis van een methode die door beide partijen in het gemengd comité voor de uitvoering van de overeenkomst is goedgekeurd en de methode is voorafgaand aan de gezamenlijke beoordeling van het VNTLAS gereed (bijlage VII). De lijst van erkende regelingen mag ook tijdens de uitvoering opnieuw worden beoordeeld, bijgewerkt en onder de aandacht van het gemengd comité voor de uitvoering van de overeenkomst worden gebracht.

3. DEFINITIE VAN WETTIGHEID

De definitie van wettigheid (DW) beschrijft de belangrijkste eisen van de wetgeving die van toepassing is op hout in Vietnam, zoals uiteengezet in bijlage II.

De DW is gebaseerd op bestaande wetten en wetgeving en is ontwikkeld door middel van overleg met de overheid, de particuliere sector en maatschappelijke belanghebbenden in Vietnam.

Na de bekrachtiging van deze overeenkomst, brengt Vietnam de Unie op de hoogte van alle wijzigingen met betrekking tot verificatiepunten of verwijzingen naar wetgeving in de DW via het gemengd comité voor de uitvoering van de overeenkomst, en beoordeelt het gemengd comité voor de uitvoering van de overeenkomst de omvang van de wijzigingen en de gevolgen voor de DW ten minste om de twee jaar tijdens de uitvoering van deze overeenkomst, zoals uiteengezet in bijlage IX.

Vietnam maakt alle relevante wetgeving als bedoeld in de DW en eventuele wijzigingen daarop openbaar, zoals uiteengezet in bijlage VIII.

3.1. Structuur en inhoud van de definitie van wettigheid

De DW is onderverdeeld in twee delen: een voor organisaties en een voor huishoudens, teneinde rekening te houden met: i) verschillen in de voorschriften die van toepassing op deze beide doelgroepen; ii) verschillen in de omvang van investeringen en de reikwijdte en de samenvoeging van hun activiteiten; en te zorgen voor iii) de waarborging van de verenigbaarheid van de DW voor deze twee groepen en dat het VNTLAS duidelijk, specifiek en uitvoerbaar is.

De verschillen tussen de DW voor organisaties en de DW voor huishoudens worden nader uiteengezet in de inleiding van bijlage II.

Elk deel van de DW bestaat uit zeven beginselen, waarbij elk beginsel is onderverdeeld in criteria, indicatoren en verificatiepunten:

— Beginsel I: De kap van binnenlands hout voldoet aan de voorschriften betreffende grondgebruiksrechten, bosgebruiksrechten, beheer, milieu en de samenleving;

— Beginsel II: Naleving van de voorschriften betreffende de behandeling van in beslag genomen hout;

— Beginsel III: Naleving van de voorschriften betreffende de invoer van hout;

— Beginsel IV: Naleving van de voorschriften betreffende het vervoer van en de handel in hout;

— Beginsel V: Naleving van de voorschriften betreffende de verwerking van hout;

— Beginsel VI: Naleving van de voorschriften betreffende de douaneprocedures voor uitvoer;

— Beginsel VII (organisaties): Naleving van de voorschriften betreffende belastingen en werknemers;

— Beginsel VII (huishoudens): Naleving van de voorschriften betreffende belastingen.

Om te voldoen aan de DW moeten organisaties en huishoudens zich houden aan alle toepasselijke indicatoren in het kader van de zeven beginselen die worden uitgevoerd door de controle-instantie en de controle-entiteiten zoals bedoeld in sectie 2.2.3 en tabel 1.

De naleving van de indicatoren wordt beoordeeld op basis van de toepasselijke overeenkomstige verificatiepunten.

Er kan pas aan een indicator worden voldaan als alle relevante verificatiepunten gecontroleerd en in overeenstemming zijn.

Tabel 1: Overheidsinstanties die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling, controle en goedkeuring van de verificatiepunten in het kader van het VNTLAS

Beginsel en typen verificatiepunten Verantwoordelijke instanties BEGINSEL I: DE KAP VAN BINNENLANDS HOUT VOLDOET AAN DE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE GRONDGEBRUIKSRECHTEN, BOSGEBRUIKSRECHTEN, BEHEER, MILIEU EN DE SAMENLEVING Grondgebruiksrechten en bosgebruiksrechten Volkscomité op provinciaal, districts- en gemeentelijk niveau; Departement van Natuurlijke hulpbronnen en milieu; Departement van Landbouw en plattelandsontwikkeling Registratie bedrijf/onderneming Departement van Planning en investeringen; de raden van bestuur van industrieparken/exportproductiezones Duurzaam bosbeheer (SFM) Departement van Landbouw en plattelandsontwikkeling Milieuregelgeving Volkscomité op provinciaal, districts- en gemeentelijk niveau; Departement van Natuurlijke hulpbronnen en milieu Omzetting van bosgrondgebruik naar andere vormen van gebruik Volkscomité op provinciaal en districtsniveau Bewaking van de toeleveringsketen Instanties op het gebied van bosbescherming; Volkscomité op gemeentelijk niveau BEGINSEL II: NALEVING VAN DE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE BEHANDELING VAN IN BESLAG GENOMEN HOUT Behandeling en ter veiling aanbieden van in beslag genomen goederen Ministerie van Financiën; Volkscomité op provinciaal en districtsniveau Bewaking van de toeleveringsketen Instanties op het gebied van bosbescherming BEGINSEL III: NALEVING VAN DE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE INVOER VAN HOUT Douaneprocedures en -regelgeving Ministerie van Financiën/Algemene douanedienst; Douaneautoriteiten aan de grens Cites-vergunningen Cites-beheersautoriteit Quarantaine van planten Departement van Landbouw en plattelandsontwikkeling; Douaneautoriteiten aan de grens Bewaking van de toeleveringsketen Instanties op het gebied van bosbescherming Regelgeving inzakehandel in hout invoer — uitvoer Ministry of Industry and Trade (ministerie van Industrie en Handel) BEGINSEL IV: NALEVING VAN DE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET VERVOER VAN EN DE HANDEL IN HOUT Registratie bedrijf/onderneming Departement van Planning en investeringen; de raden van bestuur van industrieparken/exportproductiezones Bewaking van de toeleveringsketen Instanties op het gebied van bosbescherming; Volkscomité op gemeentelijk niveau Regelgeving inzake binnenlandse handel in hout Ministry of Industry and Trade (ministerie van Industrie en Handel) BEGINSEL V: NALEVING VAN DE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE VERWERKING VAN HOUT Registratie bedrijf/onderneming Departement van Planning en investeringen; de raden van bestuur van industrieparken/exportproductiezones Milieuregelgeving Volkscomité op provinciaal, districts- en gemeentelijk niveau; Departement van Natuurlijke hulpbronnen en milieu Brandpreventie en brandbestrijding Brandweer provincie Bewaking van de toeleveringsketen Instanties op het gebied van bosbescherming Regelgeving inzake verwerkende industrie Ministry of Industry and Trade (ministerie van Industrie en Handel) BEGINSEL VI: NALEVING VAN DE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE DOUANEPROCEDURES VOOR UITVOER Douaneprocedures en -regelgeving Ministerie van Financiën/Algemene douanedienst; Douaneautoriteiten aan de grens Cites-vergunningen Cites-beheersautoriteit Quarantaine van planten Departement van Landbouw en plattelandsontwikkeling; Douaneautoriteiten aan de grens Bewaking van de toeleveringsketen Instanties op het gebied van bosbescherming Regelgeving inzake handel in hout invoer — uitvoer Ministry of Industry and Trade (ministerie van Industrie en Handel) BEGINSEL VII (ORGANISATIES): NALEVING VAN DE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE BELASTINGEN EN WERKNEMERS BEGINSEL VII (HUISHOUDENS): NALEVING VAN DE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE BELASTINGEN Fiscale regelgeving Ministerie van Financiën/Algemene belastingdienst; Provinciale belastingdienst Regelgeving inzake werk, gezondheid en veiligheid Departement van Arbeid, gehandicapten en sociale zaken; Verenigingen voor de werkplek van de algemene confederatie van werknemers Sociale verzekering Sociale verzekeringen van Vietnam

4. ONTWIKKELING, CONTROLE EN GOEDKEURING VAN VERIFICATIEPUNTEN IN ALLE STADIA VAN DE TOELEVERINGSKETEN

4.1. Definitie van verificatiepunten

Verificatiepunten zijn documenten zoals bedoeld in bijlage II die worden gebruikt voor organisaties en huishoudens om wettelijke naleving van de bijbehorende indicator aan te tonen. Voor meer duidelijkheid over de controlemethoden die worden toegepast in het kader van het VNTLAS, wordt onderscheid gemaakt tussen „statische” en „dynamische” verificatiepunten, zoals voor elk verificatiepunt vastgesteld in bijlage II.

4.1.1. Statische verificatiepunten

Statische verificatiepunten, zoals bedoeld in de DW, worden gebruikt om te controleren of de oprichting en activiteiten van organisaties en huishoudens tijdens de kap, de verwerking, het vervoer van en de handel in hout in overeenstemming met de wettelijke voorschriften plaatsvinden.

Statische verificatiepunten:

— worden eenmalig ontwikkeld en goedgekeurd en kunnen op periodieke basis worden verlengd;

— worden zoals bij wet vereist door de controle-entiteiten op periodieke basis voor elk verificatiepunt gecontroleerd en goedgekeurd;

— worden gebruikt als criterium als onderdeel van de regelmatige OCS-beoordeling;

— worden indien nodig beschikbaar gesteld voor de waarborging van de nauwkeurigheid van de informatie en de wettigheid van al het hout bij de binnenlandse aanvoer van hout;

— bevatten, maar zijn niet beperkt tot verificatiepunten zoals bedrijfsregistratie, rechten op het gebruik van bosgrond, en belasting-, arbeids- en milieuvoorschriften.

4.1.2. Dynamische verificatiepunten

Dynamische verificatiepunten, zoals bedoeld in de DW, worden gebruikt om te controleren of de herkomst van hout en het hout in omloop in elk stadium van de toeleveringsketen in overeenstemming met de wettelijke voorschriften zijn. Dynamische verificatiepunten worden beoordeeld door de controle-instantie en andere verantwoordelijke controle-entiteiten via het regelmatige en frequente controleproces in de toeleveringsketen van hout en in de OCS-beoordeling voor organisaties.

Dynamische verificatiepunten:

— worden ontwikkeld en goedgekeurd om aan te tonen dat afzonderlijke partijen hout aan de wettelijke voorschriften voldoen;

— worden indien nodig beschikbaar gesteld voor het betrachten van zorgvuldigheid en worden gebruikt om na te gaan of afzonderlijke partijen hout in de VNTLAS-toeleveringsketen aan de wettelijke voorschriften voldoen;

— omvatten, maar zijn niet beperkt tot verificatiepunten zoals paklijsten voor hout en facturen, zoals voorgeschreven door het ministerie van Financiën voor organisaties die zijn opgenomen in het dossier van het houtproduct op elk kritisch controlepunt in de toeleveringsketen;

— worden i) gecontroleerd en goedgekeurd door de controle-instantie en andere verantwoordelijke controle-entiteiten met een frequentie die in overeenstemming is met de voorschriften die van toepassing zijn op elk verificatiepunt en ii) systematisch beoordeeld als onderdeel van a) het OCS, b) de bewaking van de toeleveringsketen en c) de controle voor uitvoer. De statische en dynamische verificatiepunten zoals bedoeld in bijlage II kunnen worden gewijzigd, aangevuld of vervangen. Bijlage II wordt bijgewerkt en aangevuld overeenkomstig artikel 24 van deze overeenkomst.

4.2. Ontwikkeling van verificatiepunten

Verificatiepunten komen tot stand door het opstellen van een document of dossier van documenten door organisaties en huishoudens, of door controle-entiteiten, in overeenstemming met de Vietnamese wet- en regelgeving zoals uiteengezet in bijlage II en in de aanhangsels 1A en 1B bij deze bijlage.

Overeenkomstig de wettelijke vereisten in bijlage II kunnen verificatiepunten ontwikkeld worden door de organisaties en huishoudens die betrokken zijn bij de toeleveringsketen van hout of door controle-entiteiten voor elk stadium van de toeleveringsketen van hout.

De verantwoordelijke entiteiten die belast zijn met de ontwikkeling van verificatiepunten worden vastgesteld in de kolom „Opgesteld door” van de aanhangsels 1A en 1B bij deze bijlage.

4.3. Verificatie en goedkeuring/certificering van verificatiepunten

De controle en goedkeuring van verificatiepunten worden uitgevoerd zoals hieronder beschreven.

Controle van verificatiepunten is het proces van het controleren van de wettigheid, rechtsgeldigheid en overeenstemming van verificatiepunten op basis van documenten en/of fysieke controles door de controle-entiteiten overeenkomstig de voorschriften zoals uiteengezet in bijlage II.

De goedkeuring van verificatiepunten door controle-entiteiten is de erkenning van de overeenstemming van elk verificatiepunt overeenkomstig de voorschriften zoals uiteengezet in bijlage II en in de aanhangsels 1A en 1B bij deze bijlage.

De term certificering van verificatiepunten wordt gebruikt voor de goedkeuring van de paklijst.

De verantwoordelijke entiteiten die belast zijn met de controle en goedkeuring van verificatiepunten worden vastgesteld in de kolom „Goedgekeurd — gecertificeerd door” van de aanhangsels 1A en 1B bij deze bijlage. De verantwoordelijke entiteiten die belast zijn met het controleren van elk verificatiepunt worden vastgesteld in de kolom „Gecontroleerd door” van de aanhangsels 1A en 1B bij deze bijlage.

4.4. Verantwoordelijkheden van de betrokken actoren

4.4.1. Verantwoordelijkheden van organisaties

1. Organisaties nemen de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de informatie en de wettigheid van alle houtbronnen, met inbegrip van hout uit binnenlandse bronnen. Voor ingevoerd hout betrachten organisaties zorgvuldigheid zoals bedoeld in sectie 6.3.7.

2. Organisaties zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling, controle en goedkeuring van verificatiepunten of vragen van controle-entiteiten de verificatiepunten te ontwikkelen, te controleren en goed te keuren voor elke aankoop van hout op elk punt van de toeleveringsketen.

3. Bij de aankoop van hout uit ongeacht welke bron controleren organisaties de verificatiepunten voor de wettigheid van het aangekochte hout en houden zij er een register van bij.

4. Bij controles door organisaties worden de geldigheid, de echtheid en de conformiteit van het dossier van het houtproduct gecontroleerd, met inbegrip van het verband met het hout, om te waarborgen dat het hout uit legale bronnen wordt verkregen. Bij een vermoeden van het risico van illegaal gekapt hout, kopen de organisaties het hout niet aan.

5. Organisaties beoordelen of de leverancier van het hout de controle en de documentatie van verificatiepunten voor de wettigheid van het aangekochte hout voor zijn rekening neemt.

Met de evaluatie en controle van organisaties in het OCS zoals beschreven in sectie 5 wordt nagegaan of organisaties verificatiepunten voor de wettigheid van het aangekochte hout naar behoren hebben gecontroleerd en gedocumenteerd.

4.4.2. Verantwoordelijkheden van huishoudens

1. Huishoudens nemen de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de informatie en de wettigheid van alle houtbronnen, met inbegrip van hout uit binnenlandse bronnen. Voor ingevoerd hout betrachten huishoudens zorgvuldigheid zoals bedoeld in sectie 6.3.7.

2. Huishoudens nemen de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling, controle en goedkeuring van verificatiepunten of vragen van controle-entiteiten de verificatiepunten te ontwikkelen, te controleren en goed te keuren voor elke aankoop van hout op elk punt van de toeleveringsketen.

3. Bij de aankoop van hout uit ongeacht welke bron controleren huishoudens de verificatiepunten voor de wettigheid van het aangekochte hout en houden zij er een register van bij.

4. Bij controles door huishoudens worden de geldigheid, de echtheid en de conformiteit van het dossier van het houtproduct gecontroleerd, met inbegrip van het verband met het hout, om te waarborgen dat het hout uit een legale bron wordt verkregen. Bij een vermoeden van het risico van illegaal gekapt hout, kopen de huishoudens het hout niet aan.

5. Huishoudens beoordelen of de leverancier van het hout de controle en de documentatie van verificatiepunten voor de wettigheid van het aangekochte hout voor zijn rekening neemt.

4.4.3. Verantwoordelijkheden van overheidsinstanties

De verantwoordelijkheden van overheidsinstanties in de ontwikkeling, de controle en de goedkeuring van verificatiepunten worden uiteengezet in de aanhangsels 1A en 1B bij deze bijlage en opgesomd in tabel 1.

5. ORGANISATIECLASSIFICATIESYSTEEM EN OP RISICO’S GEBASEERDE CONTROLE

5.1. Doel van het organisatieclassificatiesysteem

Het organisatieclassificatiesysteem (OCS) is een integraal onderdeel van de op risico’s gebaseerde controle in het kader van het VNTLAS.

Het OCS is bedoeld om:

i) het risiconiveau te beoordelen van alle organisaties in het kader van het VNTLAS voor wat betreft de mate waarin zij voldoen aan de VNTLAS-vereisten teneinde op doeltreffende, doelmatige en tijdige wijze passende controlemaatregelen toe te passen;

ii) te beoordelen of organisaties zich aan de wettelijke voorschriften houden met betrekking tot de statische en dynamische verificatiepunten zoals bedoeld in de DW; en

iii) administratieve procedures te verminderen, de productie en zakelijke activiteiten van organisaties te vergemakkelijken en organisaties aan te moedigen zich aan de wet te houden.

Het OCS is van toepassing op alle organisaties in de toeleveringsketen van het VNTLAS.

5.2. Criteria en risicocategorieën

Organisaties worden ingedeeld op basis van de volgende criteria:

1. naleving van de dynamische verificatiepunten voor de bewaking van de toeleveringsketen om te waarborgen dat alleen legaal gekapt hout in de toeleveringsketen terechtkomt (zoals vastgesteld in sectie 4.1);

2. naleving van de verklaring betreffende bewaking van de toeleveringsketen en de rapportagevereisten (zoals beschreven in sectie 6.5);

3. naleving van de statische verificatiepunten (zoals vastgesteld in sectie 4.1);

4. register van overtredingen (zoals beschreven in sectie 11).

Vietnam neemt in overweging hoe door het VNTLAS erkende regelingen inzake vrijwillige certificering en vrijwillige systemen voor zorgvuldigheid en doorlopende bewaking van de toeleveringsketen in de OCS-methode geïntegreerd kunnen worden.

Op basis van deze criteria worden organisaties ingedeeld in twee risicocategorieën:

— Categorie 1 (in overeenstemming): Organisaties die aan de criteria voldoen;

— Categorie 2 (niet in overeenstemming): Organisaties die niet volledig aan de criteria voldoen of nieuw opgerichte organisaties.

De toepassing van de criteria op de twee risicocategorieën wordt toegelicht in tabel 2.

Tabel 2: Minimumcriteria en risicocategorieën in het OCS

Criteria Risicocategorie organisaties en minimumcriteria voor aanvaarding Categorie 1 Categorie 2 1. Naleving van de dynamische verificatiepunten voor de bewaking van de toeleveringsketen om te waarborgen dat alleen legaal gekapt hout in de toeleveringsketen terechtkomt Volledig in overeenstemming Elke vorm van niet-naleving 2. Naleving van de vereisten met betrekking tot de verklaringen en rapportages inzake toeleveringsketen Volledig in overeenstemming Niet-indiening van verklaringen en rapporten overeenkomstig de wettelijke voorschriften 3. Naleving van de statische verificatiepunten Volledig in overeenstemming Niet-naleving 4. Register van overtredingen en sancties Geen geregistreerde overtredingen of sancties Geregistreerde overtredingen en sancties 5. Overige criteria Nieuw opgerichte organisaties

5.3. Uitvoering van het organisatieclassificatiesysteem

Het OCS wordt doorlopend toegepast door middel van zelfbeoordeling door organisaties en evaluatie en controle door de provinciale FPD of andere door de regering gemachtigde entiteiten.

De regering van Vietnam vaardigt wetgeving uit met richtsnoeren voor de uitvoering van het VNTLAS, met inbegrip van het OCS. Voorschriften, criteria, procedures, frequenties, methoden en verantwoordelijkheden van de betrokken actoren worden uitgewerkt in de uitvoeringsrichtsnoeren van het VNTLAS.

De procedure, methoden en verantwoordelijkheden met betrekking tot het OCS worden beschreven in figuur 2.

Figuur 2. OCS-procedure, -methode en -verantwoordelijkheden

Organisaties • Registratie in het OCS • Zelfbeoordeling/zelfherbeoordeling volgens OCS-criteria Indiening van de registratie en zelfbeoordeling Provinciale FPD (of andere door de regering gemachtigde entiteiten) • Ontvangen van registraties en zelfbeoordelingen • Evaluatie van de risicocategoriestatus van organisaties volgens OCS-criteria Toezicht houden op en controleren van de nalevingsstatus van de organisaties door middel van een controle van documenten en controlester plaatse Samenwerking met andere provinciale overheidsorganen en controle-entiteiten om de nalevingsstatus te controleren Provinciale FPD-databank inzake overtredingen van de bosbouwwetgeving Kennisgeving van de resultaten van de evaluatie Kennisgeving van niet-naleving of overtreding en van wijzigingen in de risicocategoriestatus OCS-databank • Openbare bekendmaking van de lijst van organisaties in elke risicocategoriestatus Centrale FPD • Opstellen van richtsnoeren voor de uitvoering van het OCS • Besluit betreffende de risicocategoriestatus van organisaties • Databankbeheer Centrale FPD-databank betreffende overtredingen van de bosbouwwetgeving

5.3.1. Zelfbeoordeling en evaluatieprocedure en -frequentie

Na ontvangst van de zelfbeoordeling door organisaties, beoordelen de provinciale FPD of andere door de regering gemachtigde entiteiten de zelfbeoordeling met behulp van documenten en/of fysieke controles overeenkomstig de criteria 1 tot en met 4 in sectie 5.2 en tabel 2, ook voor de statische en dynamische verificatiepunten, informatie over gevallen van niet-naleving van andere provinciale overheidsagentschappen en controle-entiteiten. Informatie over de naleving door organisaties van voorschriften betreffende de douaneprocedures voor invoer en uitvoer wordt gebruikt bij de OCS-beoordeling in overeenstemming met de beginselen III en VI van de DW in bijlage II.

De frequentie van de OCS-procedure omvat: i) periodieke classificatie van organisaties; en ii) niet-periodieke classificatie van organisaties afhankelijk van de vaststelling door overheidsinstanties van eventuele overtredingen of gevallen van niet-naleving. De zelfbeoordelings- en evaluatieprocedure en de frequentie daarvan worden vastgesteld in tabel 3.

Tabel 3: Zelfbeoordeling en evaluatieprocedure en frequentie/tijdschema in het kader van het OCS

Procedure Frequentie/tijdschema 1. Periodieke organisatie-classificatie Registratie in het OCS-systeem Alle organisaties in de toeleveringsketen van het Vietnamees systeem ter waarborging van de wettigheid van hout en houtproducten (Viet Nam Timber Legality Assurance System, „VNTLAS”) moeten geregistreerd worden in het OCS. Zelfbeoordeling/zelfherbeoordeling door organisaties — Eerste zelfbeoordeling uitgevoerd door organisatie na registratie in OCS. — Tweede zelfbeoordeling uitgevoerd door zowel categorie 1 als 2 binnen één jaar na eerste classificatiebesluit. — Derde en volgende evaluaties: + Voor OCS categorie 1: om de twee jaar. + Voor OCS categorie 2: jaarlijks. Evaluatie van de zelfbeoordeling door het Provinciale Departement bosbescherming (Provinciale FPD of Forest Protection Department) of andere door de regering erkende instanties en kennisgeving van de resultaten van de evaluatie aan het Centrale Departement bosbescherming (Centrale FPD). De evaluatie (na ontvangst van de zelfbeoordeling van organisaties) moet worden uitgevoerd binnen een specifieke, in toekomstige OCS-wetgeving te bepalen periode. Besluit en aankondiging van classificatieresultaat door het Centrale FPD. Besluit (na ontvangst van de resultaten van de evaluatie) dat moet worden afgekondigd binnen een specifieke, in toekomstige OCS-wetgeving te bepalen periode. 2. Incidentele classificatie van organisaties Als er bij organisaties sprake is van administratieve of strafrechtelijke niet-naleving en overtredingen Zal het Centrale FPD categorie 1 automatisch herindelen in categorie 2 en de resultaten van de herindeling bekendmaken.

5.3.2. Classificatieresultaten

Openbare bekendmakingen over organisaties die in risicocategorieën vallen, worden regelmatig bijgewerkt in de OCS-databank die door het Centrale FPD wordt beheerd, zoals gespecificeerd in sectie 12 van deze bijlage en in bijlage VIII.

Als organisaties eenmaal geregistreerd zijn in het OCS, hebben zij toegang tot hun informatie en tot besluiten inzake risicocategorisaties in de OCS-databank. Op basis van de OCS-risicocategorieën moeten organisaties het bijbehorende dossier van het houtproduct voor uitvoer opstellen zoals beschreven in sectie 7 van deze bijlage en in bijlage IV.

Het OCS en het douanerisicobeoordelingssysteem zijn twee afzonderlijke, maar elkaar aanvullende systemen met een andere gegevensdekking. De douaneautoriteiten van Vietnam en het FPD moeten regelmatig informatie uitwisselen over hun respectieve risicoclassificatie van organisaties. Zodra er een verandering in de risicoclassificatie van organisaties plaatsvindt, moeten de twee instanties elkaar hiervan in kennis stellen en moet hiermee naar behoren rekening worden gehouden.

5.4. Verantwoordelijkheden van de betrokken actoren

5.4.1. Verantwoordelijkheden van organisaties

Alle organisaties in de toeleveringsketen zijn verantwoordelijk voor hun registratie in het OCS en de indiening van een zelfbeoordeling conform de gespecificeerde criteria bij het Provinciale FPD of andere instanties die de regering voor de uitvoering van evaluaties heeft aangewezen.

Organisaties dienen periodieke zelfherbeoordelingen uit te voeren zoals beschreven in tabel 3 en de zelfherbeoordeling in te dienen bij het Provinciale FPD of andere instanties die de regering voor de uitvoering van evaluaties heeft aangewezen.

5.4.2. Verantwoordelijkheden van overheidsinstanties

De regering van Vietnam draagt de algehele verantwoordelijkheid voor het organisatieclassificatiesysteem en de op risico’s gebaseerde controle over aan het Centrale FPD en het Provinciale FPD.

Het Centrale FPD draagt verantwoordelijkheid voor:

— het opstellen van uitvoeringsrichtsnoeren voor het OCS op basis van door de regering opgelegde voorschriften;

— het opzetten en beheren van de gecentraliseerde organisatieclassificatie- en OCS-databank;

— het beheren van de gecentraliseerde databank inzake overtredingen van de Wet bosbescherming en -ontwikkeling;

— de besluitvorming inzake de risicocategoriestatus van organisaties op basis van de evaluatieresultaten die door het Provinciale FPD of andere door de regering aangewezen instanties bekend worden gemaakt;

— het publiceren en bijwerken van de lijst met organisaties in elke risicocategorie op de FPD-website.

Het Provinciale FPD of andere door de regering aangewezen instanties dragen verantwoordelijkheid voor:

— het in ontvangst nemen van de zelfbeoordeling van organisaties die in het systeem geregistreerd staan en het beoordelen van de zelfbeoordeling;

— herbeoordeling van de classificatiestatus van organisaties, zoals gespecificeerd in tabel 3;

— tijdig toezicht op de naleving van de classificatiecriteria door organisaties door middel van controles van documenten en inspecties ter plaatse om eventuele niet-naleving op te sporen en het Centrale FPD eventuele veranderingen in de categoriestatus van organisaties van categorie 1 naar categorie 2 voor te stellen;

— het onderhouden van contacten met andere provinciale overheidsagentschappen en controle-entiteiten om de nalevingsstatus van organisaties te controleren;

— het rapporteren van de resultaten van de evaluatie aan het Centrale FPD zodat het Centrale FPD hierover een besluit kan nemen en dit openbaar kan maken;

— het rapporteren aan het Centrale FPD van eventuele gevallen van niet-naleving door organisaties in de evaluatieperiode, op basis waarvan het Centrale FPD de organisatieclassificatie- en OCS-databank moet beheren en onderhouden.

6. BEWAKING VAN DE TOELEVERINGSKETEN

6.1. Algemeen

De bewaking van de toeleveringsketen heeft tot doel te voorkomen dat er illegaal hout of ongecontroleerd hout in de VNTLAS-toeleveringsketen komt. Om dit overkoepelende doel te bereiken, zorgt het systeem voor de bewaking van de toeleveringsketen ervoor dat:

a) alle organisaties die, ongeacht in welk stadium, bij de houttoeleveringsketen betrokken zijn, in het OCS worden geregistreerd;

b) alle organisaties uit de houttoeleveringsketen die in het OCS geregistreerd staan aan de bosbeschermingsinstanties rapporteren conform wettelijke eisen;

c) toeleveringsketenverslagen door bosbeschermingsinstanties worden verzameld en samengevoegd om eventuele verdachte houttoevoer op te sporen;

d) systematische, steekproefsgewijze en ad hoc fysieke controles door de bosbeschermingsinstanties garanderen dat het hout overeenstemt met de inhoud van de bijbehorende documentatie zoals verklaard door organisaties en huishoudens, onder andere in termen van i) het aantal items, ii) het volume en iii) de klasse hout en/of houtsoorten, in alle stadia van de toeleveringsketen;

e) als verdacht aangemerkte houttoevoer door de bosbeschermingsinstanties onderzocht wordt;

f) de bewaking van de toeleveringsketen berust op de documenten die in elk stadium van de toeleveringsketen in het dossier van het houtproduct moeten worden opgenomen, zoals gespecificeerd in aanhangsel 2;

g) naleving van de verificatiepunten op het gebied van de bewaking van de toeleveringsketen en de rapportagevereisten van de toeleveringsketen criteria zijn conform het OCS zoals gespecificeerd in sectie 5 en tabel 2.

In aanhangsel 2 worden de eisen gespecificeerd voor het betrouwbaar beheer van informatie die verband houdt met het dossier van het houtproduct op de verschillende kritische punten in de toeleveringsketen.

6.2. Kritische controlepunten in de VNTLAS-toeleveringsketen

Kritische controlepunten in de VNTLAS-toeleveringsketen betreffen

i) de controle van houtbronnen die het VNTLAS binnenkomen (zoals beschreven in sectie 6.3); en

ii) stadia in de toeleveringsketen van het punt van kappen of invoer tot het punt van uitvoer.

De zes kritische punten in de toeleveringsketen onder het Vietnamees systeem ter waarborging van de wettigheid van hout en houtproducten (VNTLAS) zijn de volgende:

1. Houtbronnen die het VNTLAS binnenkomen: 1a. hout van de hoofdkap van binnenlandse, natuurlijke bossen (organisaties); 1b. hout van de reddingskap en inzameling van reddingshout van binnenlandse, natuurlijke bossen (organisaties en huishoudens); 1c. hout van de hoofdkap, reddingskap en inzameling van reddingshout van aangeplante beschermingsbossen (organisaties en huishoudens); 1d. hout van de hoofdkap, reddingskap en inzameling van reddingshout van aangeplante productiebossen (organisaties en huishoudens); 1e(1). rubberwood (organisaties); 1e(2). rubberwood; hout uit tuinen van particulieren, boerderijen en verspreide bomen (huishoudens); 1f. In beslag genomen hout dat is vrijgegeven (organisaties en huishoudens); 1g. ingevoerd hout (organisaties en huishoudens).

2. Eerste vervoer en handelstransactie van houtproducten.

3. Tweede vervoer en handelstransactie van houtproducten.

4. Elk daaropvolgend vervoer en handel van producten.

5. Verwerkingslocatie.

6. Uitvoer.

6.3. Controle van de houtbronnen die in het VNTLAS terechtkomen

Zoals gespecificeerd in sectie 2.1 is al het hout dat het VNTLAS binnenkomt onderworpen aan specifieke regelgeving die verband houdt met de specifieke houtbronnen. De verificatiepunten voor deze houtbronnen die het VNTLAS binnenkomen staan gespecificeerd in de definitie van wettigheid en in aanhangsels 1A en 1B bij deze bijlage.

Er zijn binnen het VNTLAS kritische controlepunten opgesteld voor alle houtbronnen die het systeem binnenkomen, zoals beschreven in sectie 6.2 en in aanhangsel 2.

In aanhangsel 2 staat een gedetailleerde lijst met documenten die door organisaties en huishoudens en het lokale FPD bij elk kritisch controlepunt in de toeleveringsketen gearchiveerd moeten worden. Organisaties moeten deze documenten tijdens de OCS-evaluatie ter beschikking stellen aan het Provinciale FPD of andere door de regering geautoriseerde instanties.

6.3.1. Hout van de hoofdkap in binnenlandse natuurlijke bossen (kritisch controlepunt 1a)

Vietnam houdt de strikte controle over het beheer en de kap van hout uit binnenlandse, natuurlijke bossen. Hout van de hoofdkap uit binnenlandse, natuurlijke bossen dat het VNTLAS binnenkomt, moet afkomstig zijn uit bossen met goedgekeurde plannen voor duurzaam bosbeheer, waar daarnaast nog andere specifieke milieu- en toeleveringsketencontroles plaatsvinden zoals beschreven onder criterium 1 van beginsel I in bijlage II (organisaties).

6.3.2. Hout uit aangeplante productie- en beschermingsbossen (kritische controlepunten 1c en 1d)

Het beleid van de regering van Vietnam is om de ontwikkeling van bosplantages aan te moedigen, ter ondersteuning waarvan gunstige omstandigheden worden toegepast voor boomkwekers (organisaties en huishoudens) vanaf het besluit tot het toewijzen of verpachten van grond en met inbegrip van het moment van planten, kappen, vervoer en verhandeling van het hout.

Er zijn wettelijke eisen van toepassing op hout uit geconcentreerde plantages afhankelijk van de verschillende boscategorieën, waaronder aangeplante beschermingsbossen en aangeplante productiebossen, zoals gespecificeerd in criterium 2 en 3 van beginsel I in bijlage II (organisaties en huishoudens).

6.3.3. Hout van reddingskap en inzameling van reddingshout (kritische controlepunten 1b, 1c en 1d)

Wanneer het grondgebruik wordt herbestemd van bosgrond naar andere soorten gebruik, zijn er voor de reddingskap van natuurlijk bos compensatiemaatregelen voor ontruimingswerkzaamheden nodig die zijn goedgekeurd door de Vietnamese bevoegde autoriteit. Criterium 4 onder beginsel I in bijlage II (organisaties en huishoudens) voorziet in de rechtsgrondslag voor het besluit inzake verandering van grondgebruik, de goedkeuring van compensatiemaatregelen voor ontruimingswerkzaamheden en de goedkeuring van de milieueffectbeoordeling.

Reddingshout kan afkomstig zijn van reddingskap en de inzameling van reddingshout van natuurlijke bossen of geconcentreerde bosplantages.

Reddingskap betekent het kappen van hout tijdens de uitvoering van bosbouwmaatregelen, wetenschappelijk onderzoek en ontruimingswerkzaamheden van projecten na herbestemming van grond met bosgebruiksdoeleinden. De inzameling van reddingshout betekent het inzamelen van gevallen of dode bomen na een natuurramp; verbrand, rot of droog hout; en in het bos achtergebleven takken.

De voorschriften voor reddingskap en de inzameling van reddingshout staan gespecificeerd in criterium 2 t/m 7 van beginsel I in bijlage II (organisaties en huishoudens), waaronder:

— Criterium 2 en 3: Naleving van de voorschriften betreffende reddingskap en inzameling van reddingshout van aangeplante beschermingsbossen en aangeplante productiebossen.

— Criterium 4: Naleving van de voorschriften betreffende reddingskap in natuurlijk beboste gebieden die zijn herbestemd van bosgrond voor andere soorten landgebruik.

— Criterium 5: Naleving van de voorschriften betreffende reddingskap van natuurlijke bossen tijdens de uitvoering van bosbouwmaatregelen, wetenschappelijk onderzoek en opleiding.

— Criterium 6: Naleving van de voorschriften betreffende de inzameling van reddingshout in de vorm van stronken, wortels en takken in natuurlijke bossen.

— Criterium 7: Naleving van de voorschriften betreffende de inzameling van reddingshout in de vorm van stronken, wortels en takken in aangeplante bossen.

6.3.4. Hout uit tuinen van particulieren, boerderijen en verspreide bomen (kritisch controlepunt 1e(2))

VNTLAS-vereisten met betrekking tot het kappen van hout uit tuinen van particulieren, boerderijen en verspreide bomen zijn alleen van toepassing op huishoudens, en staan gespecificeerd in criterium 7 onder beginsel I in bijlage II (huishoudens). Het kappen van hout van deze bron wordt beschreven in bijlage II.

6.3.5. Rubberwood uit binnenlandse bronnen (kritische controlepunten 1e(1) en 1e(2))

Rubberbomen in Vietnam worden beschouwd als een industrieel gewas dat voor meerdere doeleinden wordt gebruikt. Rubberbomen worden op zowel landbouw- als bosgrond geplant en gekapt. Voor rubberwood en producten die worden gemaakt van rubberwood die afkomstig zijn van binnenlandse bronnen die het VNTLAS binnenkomen, is het noodzakelijk een dossier van het houtproduct te overleggen waaruit de wettelijke herkomst blijkt, in overeenstemming met de onder beginsel I in bijlage II (criterium 8 voor organisaties en criterium 8 voor huishoudens) uiteengezette voorschriften.

Ingevoerd rubberwood wordt beschouwd als ingevoerd hout en valt derhalve onder de bepalingen van sectie 6.3.7.

6.3.6. In beslag genomen hout dat is vrijgegeven (kritisch controlepunt 1f)

In beslag genomen hout wordt, als staatseigendom, behandeld en beheerd in overeenstemming met de wet- en regelgeving van Vietnam. In beslag genomen hout dat is vrijgegeven mag de VNTLAS-toeleveringsketen in en komt in aanmerking voor een Flegt-vergunning op voorwaarde dat de hieronder beschreven stappen voor het vrijgeven van in beslag genomen hout zijn gevolgd.

— Stap 1: Besluiten inzake de afhandeling van administratieve overtredingen of de afhandeling van aanknopingspunten van overtredingen door overheidsinstanties met bevoegdheid voor het in beslag nemen van bosbouwproducten die niet aan de regels voldoen, samen met een schriftelijk verslag van hoe met de overtreding is omgegaan en een lijst met in beslag genomen producten.

— Stap 2: Het opstellen door lokale boswachters van een lijst met de in beslag genomen bosbouwproducten (met houtmarkeringen voor rondhout met een diameter van ≥ 25 cm en een lengte van ≥ 1 m).

— Stap 3: De oprichting van een taxatieraad om de startprijs op de veiling van in beslag genomen bewijsstukken/goederen te bepalen, waarbij de startprijs moet voldoen aan de bepalingen van de wet inzake de handhaving van civiele uitspraken.

— Stap 4: Contract voor de veiling van goederen: toestemming voor de veiling van goederen door het professionele veilingcentrum of het professionele veilingbedrijf (wanneer er concreet bewijs is voor administratieve overtredingen dat is geautoriseerd door centrale of provinciale autoriteiten); of toestemming voor de veiling van goederen door de districtsraad (wanneer er concreet bewijs is voor administratieve overtredingen dat is geautoriseerd door centrale of provinciale autoriteiten).

— Stap 5: Openbaarmaking van de veiling.

— Stap 6: Registratie van deelnemers aan de veiling.

— Stap 7: Organisatie van de veiling.

— Stap 8: Contract voor de aankoop van geveilde goederen.

— Stap 9: Betaling voor de aankoop van goederen, levering van de goederen.

— Stap 10: Afgifte van eigendomscertificaten van geveilde goederen.

Het is wettelijk toegestaan dat in beslag genomen hout het VNTLAS en de toeleveringsketen binnenkomt op grond van een contract voor de aankoop van geveilde goederen, een eigendomscertificaat en gebruiksrechten van geveilde goederen, een btw-factuur en een paklijst van geveilde bosbouwproducten, zoals beschreven onder beginsel II in bijlage II (organisaties en huishoudens).

Gegevens over de hoeveelheid en het soort in beslag genomen hout op a) het punt van inbeslagname en b) na de veiling, worden geregistreerd in de FPD-databank inzake overtredingen van de Wet bosbescherming en -ontwikkeling zoals beschreven in sectie 11 van deze bijlage, en door de hele toeleveringsketen heen bewaakt en gecontroleerd door de bosbeschermingsinstanties.

6.3.7. Ingevoerd hout (kritisch controlepunt 1 g)

De controle en het beheer van naar Vietnam ingevoerd hout vallen onder de wet- en regelgeving die is beschreven in beginsel III in bijlage II (organisaties en huishoudens) waarbij de volgende drie op risico’s gebaseerde verificatiefilters en maatregelen van toepassing zullen zijn:

1. Douanerisicobeoordelingssysteem;

2. Soortgerelateerde risicocategorieën;

3. Risico’s in verband met de geografische oorsprong van het hout.

Het gebruik van de bovenstaande drie filters bepaalt:

a) de noodzaak van extra dossiercontroles en extra fysieke controles; en

b) of er extra documentatie nodig is om de wettigheid van het ingevoerde hout aan te tonen.

De procedures voor de controle en het beheer van naar Vietnam ingevoerd hout staan in figuur 3.

De noodzaak van extra fysieke controles en extra documentatie om de wettigheid van het ingevoerde hout aan te tonen staat gespecificeerd in tabel 4.

De wettigheid van ingevoerd hout moet op één van de volgende drie alternatieve manieren worden aangetoond:

1. een geldige Flegt-vergunning of gelijkwaardige uitvoervergunning die van toepassing is op de volledige zending vanuit een land van uitvoer dat een VPA heeft afgesloten met de Unie en een operationeel Flegt-vergunningensysteem heeft;

2. een geldige Cites-vergunning die van toepassing is op de volledige zending; of

3. een eigen verklaring dat passende zorgvuldigheid is betracht en aanvullende documentatie aanwezig is, overeenkomstig de risicocategoriestatus van het ingevoerde hout zoals gespecificeerd in tabel 4.

De in deze sectie beschreven controles zijn van toepassing op alle aangevers bij de douane, met inbegrip van organisaties en natuurlijke personen zoals gedefinieerd door de douanewetgeving van Vietnam, en organisaties en huishoudens zoals gedefinieerd onder het VNTLAS.

6.3.7.1. Voorschriften inzake zorgvuldigheid en eigen verklaringen voor importeurs

Naast de verificatieactiviteiten die worden uitgevoerd door controle-entiteiten, moeten de importeurs de verantwoordelijkheid nemen voor de wettigheid van het ingevoerde hout in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgeving van het land waar het hout is gekapt. Met dit doel moeten zij passende zorgvuldigheid betrachten met betrekking tot de wettelijke herkomst van het ingevoerde hout waarbij de passende zorgvuldigheid zich moet richten op de verzameling van informatie, risico-inventarisatie en beperking van eventuele vastgestelde risico’s. Importeurs zijn verplicht informatie en extra documentatie te vergaren over de wettigheid van het hout in het land waar het hout is gekapt, los van het soort product (primair of complex product) of de lengte van de toeleveringsketen.

„Toepasselijke wetgeving”: de wetgeving die van kracht is in het land waar het hout is gekapt en die betrekking heeft op de volgende aangelegenheden:

— Kaprechten: verlenen van rechten om hout te kappen, met inbegrip van de naleving van wetten en procedures inzake de toewijzing van bosgrond en bosgebruik en grondexploitatierechten.

— Bosbouwactiviteiten: naleving van de wettelijke eisen betreffende bosbeheer en houtverwerking, met name naleving van de relevante wet- en regelgeving ten aanzien van milieu en arbeid.

— Belastingen en vergoedingen: naleving van de wettelijke eisen betreffende belastingen, exploitatierechten, heffingen en rechten die rechtstreeks verband houden met de houtkap en houthandel.

— Handel en douane: naleving van de wettelijke eisen betreffende handel en douaneprocedures.

De passende zorgvuldigheid moet worden gedocumenteerd middels een eigen verklaring zoals gespecificeerd in het model dat wordt verstrekt in aanhangsel 3. De eigen verklaring is vereist voor alle ingevoerde houtzendingen zonder een Cites-vergunning of Flegt-vergunning of gelijkwaardige uitvoervergunning die van toepassing is op de volledige zending vanuit een land van uitvoer dat een VPA heeft afgesloten met de Unie en een operationeel Flegt-vergunningensysteem heeft. De eigen verklaring moet samen met de van toepassing zijnde douanedocumentatie worden ingediend.

De eigen verklaring omvat:

a) een beschrijving van de zending;

b) vaststelling van het potentiële risico in verband met de wettigheid van de zending in overeenstemming met de relevante wetgeving in het land waar het hout is gekapt;

c) risicobeperkende maatregelen voor elk vastgesteld potentieel risico in verband met de wettelijke herkomst;

d) een lijst met alle aangehechte aanvullende documentatie als bewijs voor de wettelijke herkomst zoals aangegeven in tabel 4.

Wanneer dit nodig is, moet de bij de eigen verklaring te voegen aanvullende documentatie bestaan uit ten minste één van de drie volgende elementen:

1. door het VNTLAS erkende regelingen inzake vrijwillige certificering of inzake nationale certificering;

2. het kapdocument conform de wetgeving van het land waar het hout is gekapt overeenkomend met de ingevoerde zending voor primaire producten;

3. andere aanvullende documentatie waarmee de wettigheid van het hout kan worden aangetoond conform de wetgeving van het land waar het hout is gekapt wanneer het kapdocument niet nodig is voor primaire producten in het land waar het hout is gekapt of wanneer de importeurs het kapdocument voor complexe producten niet kunnen verkrijgen.

Met betrekking tot de andere aanvullende documentatievoorschriften zal Vietnam specifieke uitvoeringsrichtsnoeren opstellen om deze overeenkomst uit te voeren.

Wanneer er een risico wordt vermoed, zullen de controle-entiteiten extra controles uitvoeren met betrekking tot de wettigheid van de ingevoerde zending. De importeur kan de informatie die door de passende zorgvuldigheid wordt verkregen, gebruiken om de wettigheid van de ingevoerde zending aan te tonen.

Vietnam zal wet- en regelgeving opstellen waarin importeurs verplicht worden gesteld passende zorgvuldigheid te betrachten zoals aangegeven in deze sectie. Wanneer dergelijke wetgeving niet wordt nageleefd, zullen er doeltreffende, evenredige en afschrikkende administratieve of strafrechtelijke sancties worden opgelegd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving van Vietnam.

6.3.7.2. Afhandeling van overtredingen

Wanneer door de douaneautoriteit of andere instanties illegale houtinvoer wordt geconstateerd, zal de relevante Vietnamese bevoegde autoriteit krachtens haar rechtsgebied of in samenspraak met wethandhavingsinstanties de overtreding afhandelen, met inbegrip van de weigering of inbeslagneming van de zending overeenkomstig de wet- en regelgeving van Vietnam.

Wanneer er illegale houtinvoer wordt vastgesteld, zal de instantie die het illegaal ingevoerde hout heeft ontdekt, samenspraak houden met andere relevante instanties en het FPD over de vastgestelde overtreding informeren. Het FPD zal de databank inzake overtredingen van de Wet bosbescherming en -ontwikkeling bijwerken in overeenstemming met sectie 11.2.1 van deze bijlage.

6.3.7.3. Risicobeoordelingssysteem van de douane

In overeenstemming met de van toepassing zijnde douanewetgeving van Vietnam, moet de classificatie van de risiconiveaus van invoer en uitvoer worden uitgevoerd op basis van de mate waarin de aangever die de douaneaangifte doet, de wet heeft nageleefd.

Bij het proces van risiconiveauclassificatie, moeten de douaneautoriteiten rekening houden met aanverwante factoren met inbegrip van, maar niet beperkt tot: de naleving van douane- en belastingwetgeving door de aangever die de douaneaangifte doet; de frequentie, aard en ernst van eventuele overtredingen; de aard van de handelsproducten; de herkomst van invoer en uitvoer; de route en wijze van transport; en andere factoren die verband houden met invoer en uitvoer.

De douaneautoriteiten evalueren en classificeren de risico’s waaraan douanedeclaranten en invoer- en uitvoerzendingen zijn blootgesteld en hanteren daarbij verschillende niveaus (rood, geel en groen) om passende maatregelen te kunnen opleggen voor douaneonderzoek, -toezicht en -inspectie.

— Rood (hoog risico): de douaneautoriteit voert fysieke controles uit bij de grens. Alle zendingen in de rode douanecategorie worden fysiek gecontroleerd. Het specifieke percentage van de controles binnen elke zending varieert van 5 % tot 100 % van het volume van de zending en is afhankelijk van het besluit van het hoofd van de douanepost.

— Geel (medium risico): de douaneautoriteit voert dossiercontroles van de zending uit. Indien nodig voert de douaneautoriteit fysieke controles van de zending uit.

— Groen (geen risico): de douaneautoriteit staat automatische inklaring toe op grond van de douaneaangifte. Indien nodig voert de douaneautoriteit fysieke controles van de zending uit.

De douanecontrole kan bij de grens worden uitgevoerd of via inklaringsprocedures na de douane, afhankelijk van het risiconiveau. Inklaring na douane kan worden toegepast op invoerzendingen, met inbegrip van hout. Overeenkomstig de douanewetgeving past de douaneautoriteit risicobeheermethoden toe om besluiten te nemen omtrent reikwijdte, inhoud en methode van de controle na inklaring van de ingevoerde zending. De controle na inklaring van de douanedossiers en goederen die zijn ingeklaard, moet binnen vijf jaar na de registratiedatum van de douaneaangifte worden uitgevoerd.

Er wordt een nauwe samenwerking onderhouden tussen de douaneautoriteiten en de bosbeschermingsinstantie bij de controle en inspectie van houtinvoer, met inbegrip van zowel inklaringscontroles aan de grens als na de douane op regelmatige/systematische basis, en bij de aanpak van gevallen waar een risico wordt vermoed.

6.3.7.4. Soortgerelateerde risicocategorieën

Importeurs moeten de naam van de houtsoort (met inbegrip van de wetenschappelijke naam en de gangbare naam) aangeven in het invoerproces. In geval van enige twijfel over de aangifte van de houtsoort, moet de controle worden uitgevoerd door de bevoegde Vietnamese technische autoriteit om de vaststelling van de soort te bevestigen.

Ingevoerde houtsoorten worden in twee groepen ingedeeld — hoog risico en laag risico — op basis van de volgende criteria:

— Hoogrisicosoorten worden gedefinieerd als: de soorten die staan vermeld in de bijlagen I, II en III bij de Cites-overeenkomst; extreem bedreigde, kostbare en zeldzame soorten in Groep IA en IIA conform de wetgeving van Vietnam inzake gecontroleerde houtsoorten; en soorten die illegaal worden verhandeld volgens de FPD-databank van overtredingen van de Wet bosbescherming en -ontwikkeling en de databank van de douaneautoriteit van Vietnam. Het gemengd comité voor de uitvoering van de overeenkomst („het gemengd comité”) neemt ook andere soorten in overweging die het risico lopen bedreigd te worden in het land waar het hout is gekapt of het risico lopen illegaal te worden verhandeld, die officieel door Vietnam of de Unie worden voorgesteld aan het gemengd comité of op basis van informatie van het Bureau van de Verenigde Naties voor drugs- en misdaadbestrijding (UNODC), Interpol, het Cites-secretariaat of de Werelddouaneorganisatie (WDO) voor opname op de lijst met hoogrisicosoorten. Soorten die voor het eerst in Vietnam worden ingevoerd moeten als hoogrisicosoorten worden beschouwd, tenzij het gemengd comité anders heeft besloten. Complexe houtproducten die zowel hoogrisico- als laagrisicosoorten bevatten, worden behandeld als hoogrisicosoort.

— Laagrisicosoorten worden gedefinieerd als soorten die niet tot de bovenstaande categorie behoren.

De toegepaste criteria en methode resulteren in een lijst met hoogrisicosoorten die tijdens de uitvoering van deze overeenkomst moet worden herzien, aangevuld en aangepast en waar het gemengd comité tijdens zijn bijeenkomsten over zal besluiten.

Op grond van het besluit van het gemengd comité zal het ministerie van Landbouw en Plattelandsontwikkeling wetgeving uitvaardigen waarin de lijst met hoogrisicosoorten wordt gepresenteerd. Die wetgeving zal periodiek worden bijgewerkt zoals vereist overeenkomstig het besluit van het gemengd comité. De douaneautoriteiten nemen die wetgeving als uitgangspunt om hun procedures met betrekking tot de verplichting van importeurs om aanvullende informatie voor houtinvoer te verschaffen te wijzigen, zoals gedefinieerd in tabel 4.

6.3.7.5. Risico in verband met de geografische oorsprong van het ingevoerde hout

Bij de op risico’s gebaseerde benadering om de wettelijke herkomst van ingevoerd hout te beoordelen, moet rekening worden gehouden met informatie over wettelijke voorschriften voor houtuitvoer in het land van herkomst.

Het risico in verband met de geografische oorsprong van ingevoerd hout moet in overweging worden genomen bij de controle en het beheer van naar Vietnam ingevoerd hout.

Een land wordt als laag risico beschouwd als:

a) het een werkend systeem ter controle van de wettigheid heeft opgezet voor hout voor de afgifte van Flegt-vergunningen; of

b) het over een bindend nationaal regelgevingskader beschikt inzake passende zorgvuldigheid in verband met de wettigheid van houtproducten dat de hele toeleveringsketen tot het land waar het hout is gekapt bestrijkt, dat door Vietnam is erkend als een kader dat aan de VNTLAS-criteria voldoet; of

c) de indicator voor de effectiviteit van het bestuur volgens de Worldwide Governance Indicators (WGI’s) van de Wereldbank 0 of hoger is, een regelgevingssysteem voor de uitvoering van Cites is beoordeeld als I-niveau zoals door het Cites-Secretariaat is aangekondigd en aan één van de twee volgende criteria is voldaan: i) Vietnam heeft een bilaterale overeenkomst inzake de wettigheid van houtproducten met dat land, dat door Vietnam is erkend als een land dat aan de VNTLAS-criteria voldoet, en die overeenkomst is gepubliceerd, of ii) dat land beschikt over een nationale regelgevende houtcertificeringsregeling die door Vietnam is erkend als een regeling die aan de VNTLAS-criteria voldoet.

De toegepaste criteria en methode resulteren in een lijst met laagrisicolanden en -gebieden die tijdens de uitvoering van deze overeenkomst moet worden herzien, aangevuld en aangepast en die onder de aandacht van het gemengd comité moet worden gebracht tijdens de bijeenkomsten van het gemengd comité.

Het ministerie van Landbouw en Plattelandsontwikkeling vaardigt wetgeving uit waarin de lijst met laagrisicolanden wordt gepresenteerd. Die wetgeving zal periodiek worden bijgewerkt zoals vereist overeenkomstig het besluit van het gemengd comité. De douaneautoriteiten nemen deze wetgeving als uitgangspunt om hun procedures met betrekking tot de verplichtingen van importeurs om aanvullende informatie voor houtinvoer te verschaffen, te wijzigen zoals gedefinieerd in tabel 4.

6.3.7.6. Op risico’s gebaseerde controle en beheer van het ingevoerde hout

Volgens de hierboven beschreven criteria voor risicobeheersing, wordt naar Vietnam ingevoerd hout door de douaneautoriteiten gecontroleerd en beheerd zoals beschreven in figuur 3.

De douaneautoriteiten voeren systemische documentcontroles op ingevoerd hout uit op basis van de van toepassing zijnde douanedocumentatie, en:

a) een eigen verklaring, met inbegrip van eventuele relevante aanvullende documentatie, of

b) een geldige Cites-vergunning, of

c) een geldige Flegt-vergunning.

De op risico’s gebaseerde controle en beheer van houtinvoer naar Vietnam zijn uiteengezet in tabel 4.

Tabel 4: Op risico’s gebaseerde controle en beheer van houtinvoer naar Vietnam zonder Flegt- of Cites-vergunning

Nee Risicostatus van de zending Controlemaatregelen op grond van de risicostatus van de zending Soortgerelateerde risicocategorie Risicocategorie geografische oorsprong Aanvullende documentatie 1 Laag Laag Nee 2 Laag Hoog Ja 3 Hoog Laag Ja 4 Hoog Hoog Ja

De douaneautoriteiten voeren daarnaast fysieke controles uit op grond van de douanerisicobeoordelingscategorieën. Het niveau van de fysieke controles wordt bepaald overeenkomstig het besluit van de douaneautoriteit. De douaneautoriteit besluit of er indien nodig fysieke controles worden uitgevoerd op de zendingen die tot de groene en gele categorieën behoren.

Figuur 3: VNTLAS - Schema van controles van houtinvoer

Invoerzendingen hout Criteria voor vereiste aanvullende documentatie op basis van een combinatie van soortgerelateende en geografische risico's Soortgerelateerd risico Laag Laag Hoog Hoog Geografisch risico Laag Hoog Laag Hoog [6a] Met Cites-vergunning [6b] Met Flegt-vergunning Zonder Cites-vergunning of FIegt-vergunning [6c] Eigen verklaring van de importeur waaruit inachtneming van passende zorgvuldigheid blijkt • Beschrijving van dezending; • Identificatievan mogelijke risico’s in verband met de wettelijke herkomst van de zending; • Maatregelen om geconstateerde risico's in verband met de wettelijke herkomstvande zending te beperken; • Afhankelijkvande risicostatus: aanvullende documentatie waaruit de wettelijke herkomst blijkt (indien nodig, omdat bij een laag soortgerelateerd risico in combinatie met een laag geografisch risico geen aanvuIlende documentatie vereistis). Geen aanvullende documentstie Aanvullende documentatie vereist [7a] VrijwiIIige certificering of door VNTLAS erkende nationale certificeringsregelingen en/of [7b] Wettelijk kapdocumentin overeenstemming met de wet- en regelgeving van het land waar het hout is gekapt (HS 4403, 4406, 4407) en/of [7c] Andere documenten waarmee de wettigheid van het hout kan worden aangetoond overeenkomstig dewetgevingvan het land waar het hout isgekapt (wanneer geen kapdocument vereist is in het land waar de primaire producten worden gekapt, of de importeurs voor complexe productengeen kapdocument kunnen verkrijgen). Huidige douanedocumentatie toegepastop alle invoerzendingen: [1] Douane aangifte; [2] Handelsfactuur; [3] Verkoopovereenkomst; [4] Vrachtbrief of and er gelijkwaardig verzendingsdocument; [5] Paklijstvaningevoerde producten. Route 1: Standaard douanedocumentatie + Cites-vergunning Route 2: Standaard douanedocumentatie + Flegt-vergunning Route 3: Standaarddouanedocumentatie + eigen verklaring Route 4: Stanaarddouanedocumentatie + eigen verklaring + aanvullende documentatie (*) indien nodig in samenwerking met FPD Douanecontrolepunten voor invoer (*) Frequentievan documentcontroles Route 1: systematisch Route 2: systematisch Route 3: systematisch Route 4: systematisch Frequentie van fysieke controles Groene categorie: automatische inklaringen controle bij vermoeden Gele categorie: controle bij vermoeden Rode categorie: systematisch Controle na douane-inklaring door de bevoegde autoriteiten [FPD, douane, markttoezicht, politie] Discretionair

6.4. Verificatie van hout in de stadia van de VNTLAS-toeleveringsketen

Het hout wordt gecontroleerd in de volgende stadia: de binnenkomst van het hout in het VNTLAS-systeem (kritisch controlepunt 1), vervoer en handelstransacties (kritische controlepunten 2, 3 en 4), de verwerkingslocaties, met inbegrip van toezicht op input en output (kritisch controlepunt 5) en uitvoer (kritisch controlepunt 6). De controle van hout in deze stadia van de toeleveringsketen kan de volgende onderdelen omvatten:

— controle en certificering van het dossier van het houtproduct in overeenstemming met aanhangsels 1A en 1B bij deze bijlage;

— controle van informatie in input- en outputregisters van organisaties in overeenstemming met aanhangsels 1A en 1B bij deze bijlage;

— systematische, steekproefsgewijze en ad hoc fysieke inspecties in overeenstemming met sectie 6.6.2;

— beoordeling van de gearchiveerde documenten van organisaties tijdens OCS-evaluatie in overeenstemming met sectie 5.3;

— beoordeling van de controles en documenteren van verificatiepunten van wettigheid van aangekocht hout zoals uitgevoerd door organisaties in overeenstemming met sectie 4.4.1.

6.5. Rapportagevereisten toeleveringsketen

Alle organisaties zijn verantwoordelijk voor het als volgt indienen van regelmatige verslagen over de toeleveringsketen in overeenstemming met de wettelijke voorschriften:

a) Bij de houtkap betrokken organisaties moeten elke maand een verslag indienen bij de bosbeschermingsinstantie;

b) Bij de houtverwerking en handel betrokken organisaties moeten elk kwartaal een verslag indienen bij de bosbeschermingsinstantie.

c) Bij de toeleveringsketen betrokken organisaties moeten input- en outputregisters bijhouden. De informatie uit deze registers wordt maandelijks samengevoegd.

De vereisten voor het samenstellen en archiveren van het dossier van het houtproduct op kritische controlepunten in de toeleveringsketen zijn gespecificeerd in aanhangsel 2.

Er worden geconsolideerde verslagen opgesteld door de bosbeschermingsinstantie op alle niveaus overeenkomstig de periodiciteit die door de huidige regelgeving is bepaald en de afstemmingsvereisten in sectie 6.6.2.

Meer informatie over het beheer en de opslag van informatie over de toeleveringsketen staat beschreven in sectie 12.

6.6. Verantwoordelijkheden van de betrokken actoren

6.6.1. Verantwoordelijkheden van organisaties en huishoudens

Organisaties en huishoudens nemen hun verantwoordelijkheid wanneer zij hout kopen zodat wordt gewaarborgd dat alleen legaal hout de toeleveringsketen binnenkomt, ook als het hout in eigen land wordt gekocht, en zij moeten passende zorgvuldigheid betrachten wanneer zij ingevoerd hout kopen, zoals gespecificeerd in sectie 4.4.

Organisaties en huishoudens zijn verantwoordelijk voor het documenteren en rapporteren van de input en output van hout, waarbij ze moeten voldoen aan rapportagevereisten aan de relevante overheidsinstanties zoals vastgelegd in de wet- en regelgeving, zodat op volume gebaseerde afstemming en de herkenning van verdachte houtstromen, zoals bepaald in sectie 6.6.2, mogelijk worden. Deze verantwoordelijkheden staan beschreven in aanhangsel 2.

6.6.2. Verantwoordelijkheden van overheidsinstanties

Het systeem voor bewaking van de houttoeleveringsketen wordt uitgevoerd door een aantal overheidsinstanties. Van die instanties zijn met name de lokale bosbeschermingsinstanties verantwoordelijk voor het uitvoeren van controles in elk stadium van de toeleveringsketen en het archiveren van documenten, zoals beschreven in aanhangsel 2.

De verantwoordelijkheid van de bosbeschermingsinstanties voor de bewaking van de toeleveringsketen omvat:

a) ontvangst, invoer en archivering van verklaringen inzake de toeleveringsketen van organisaties en huishoudens;

b) systematische, steekproefsgewijze en ad hoc fysieke inspecties, met name op basis van de analyses van gegevens uit de toeleveringsketen;

c) analyses van gegevens om volumegebaseerde afstemmingen te verschaffen tussen: i) kwantitatieve gegevens in verschillende stadia van de toeleveringsketen als bedoeld in sectie 6.2; ii) kwantitatieve gegevens van leveranciers en klanten; iii) door organisaties en huishoudens opgegeven gegevens en de fysieke partij hout; iv) input- en outputanalyse op verwerkingslocaties; v) organisaties en huishoudens in de context van onderzoeken van verdachte houtstromen;

d) de controle en validatie van informatie in input- en outputregisters van organisaties die hout uit binnenlandse, natuurlijke bossen exploiteren;

e) inspectie van input- en outputregisters van organisaties als onderdeel van de systematische inspectie en ad-hocinspectie bij vermoedelijke risico’s.

De bovenstaande afstemmingsfuncties worden in elk stadium van de toeleveringsketen conform bestaande procedures uitgevoerd, evenals gegevensverzamelings- en beheersystemen, en moeten worden herzien of ontwikkeld voordat het Flegt-vergunningensysteem operationeel is.

De bewaking van de toeleveringsketen wordt uitgevoerd volgens een plan met inbegrip van systematische, steekproefsgewijze controles. Er worden ad-hoccontroles uitgevoerd zodra er informatie wordt vastgesteld of ontvangen van signalen van overtredingen door organisaties en huishoudens.

In elk stadium van de toeleveringsketen bevatten de controles door de bosbeschermingsinstantie de volgende elementen:

a) conformiteit tussen het dossier van het houtproduct en het daadwerkelijke hout;

b) archiveren van het dossier van het houtproduct;

c) onderzoek van andere verificatiepunten die relevant zijn voor verschillende categorieën hout in elk stadium van de toeleveringsketen voor huishoudens en organisaties;

d) vaststelling van verdachte houtstromen, controleren van de conformiteit tussen leveranciers en klanten.

De verantwoordelijkheid van de douaneautoriteit voor de controle van doorvoerhout omvat:

a) ontvangst, invoer en archivering van douanedossiers van handelaren;

b) systematische, steekproefsgewijze en ad-hocdocumentcontroles en fysieke inspecties, met name op basis van de analyses van gegevens uit de toeleveringsketen;

c) het uitvoeren en verstrekken van gegevens voor volumegebaseerde afstemmingen tussen punten van aankomst en vertrek van doorvoerhout.

Het beheer van overtredingen van de bewaking van de toeleveringsketen wordt nader beschreven in sectie 11.

7. CONTROLE VOOR UITVOER

7.1. Algemene beginselen van de controle voor uitvoer

Controle voor uitvoer heeft tot doel te beoordelen of een uit te voeren zending hout volledig voldoet aan alle VNTLAS-vereisten.

Het controleniveau voor uitvoer voor organisaties is gebaseerd op het OCS en een op risico’s gebaseerde controle zoals beschreven in sectie 5 en tabel 2. Er zijn op elke organisatierisicocategorie, alsook op huishoudens, verschillende controleniveaus van toepassing:

— Categorie 1-organisaties: Geen aanvullende controle.

— Categorie 2-organisaties: Documentcontroles en fysieke controles op alle zendingen. Er moeten fysieke controles worden uitgevoerd op minimaal 20 % van het volume van elke zending van de organisatie.

— Huishoudens: Documentcontroles en fysieke controles op alle zendingen. Er moeten fysieke controles worden uitgevoerd op minimaal 20 % van het volume van elke zending van huishoudens.

Het hout wordt vóór uitvoer in elk stadium van de toeleveringsketen gecontroleerd. In het uitvoerstadium moeten exporteurs (organisaties en huishoudens) het houtuitvoerdossier opstellen en indienen.

De controle van het houtuitvoerdossier zal van toepassing zijn op zowel organisaties als huishoudens zoals hieronder en in de figuren 4 en 5 beschreven.

7.1.1. Controle voor uitvoer voor organisaties categorie 1

Het proces van opstelling en controle van het houtuitvoerdossier voor categorie 1-organisaties omvat de volgende stappen:

— Stap 1: organisaties meten en berekenen het volume van elk type hout ter voorbereiding van de paklijst hout en certificeren de paklijst vervolgens zelf.

— Stap 2: organisaties geven facturen uit zoals gereguleerd door het ministerie van Financiën in overeenstemming met de paklijst hout.

— Stap 3: organisaties stellen het houtuitvoerdossier op, met inbegrip van: i) het verkoopcontract of gelijkwaardig; ii) facturen zoals vereist door het ministerie van Financiën; iii) de paklijst hout; en iv) één of meer aanvullende documenten afhankelijk van de specifieke stadia van de toeleveringsketen die verschillende houtbronnen doorlopen (bijv. het proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen) die bewijs leveren van de wettigheid van het hout voor een dergelijke zending zoals gedefinieerd in aanhangsel 2.

— Stap 4: organisaties voeren de volgende uitvoerprocedures uit: a) als hout wordt uitgevoerd naar markten buiten de Unie: organisaties moeten het houtuitvoerdossier en de van toepassing zijnde douanedocumenten indienen bij de douaneautoriteiten aan de grens voor het uitvoeren van hout, zoals beschreven in beginsel VI in bijlage II (organisaties); b) als hout wordt uitgevoerd naar de markt van de Unie: organisaties dienen het houtuitvoerdossier in samen met een aanvraag voor een Flegt-vergunning bij de vergunningverlenende autoriteit voor de afgifte van een Flegt-vergunning, en dienen vervolgens het houtuitvoerdossier, de Flegt-vergunning en de van toepassing zijnde douanedocumenten in bij de douaneautoriteiten aan de grens voor het uitvoeren van hout, zoals beschreven in beginsel IV in bijlage II (organisaties).

Voor markten buiten de Unie moeten de douaneautoriteiten na ontvangst van het houtuitvoerdossier van de exporteur de OCS-databank controleren om na te gaan of de door de exporteur in het houtuitvoerdossier aangegeven risicocategorie klopt en of de paklijst hout naar behoren gecertificeerd is conform de risicocategoriestatus van de organisatie.

Voor de markt van de Unie zal de Flegt-vergunningverlenende autoriteit vóór de afgifte van een Flegt-vergunning de door de exporteur in het houtuitvoerdossier aangegeven risicocategorie controleren en zullen de douaneautoriteiten ervoor zorgen dat er een geldige Flegt-vergunning wordt ingediend.

De douaneautoriteiten zullen, in samenwerking met de controle-entiteiten, controles uitvoeren wanneer er sprake is van een verdenking en op basis van de douanerisicocategorie.

Figuur 4. Controle voor uitvoer — Categorie 1 — organisaties

EXPORTEUR (OBS categorie 1) Zelfgecertificeerd houtuitvoerdossier EU-MARKT NIET-EU-MARKT FLEGT- VERGUNNINGVERLENENDE AUTORITEIT Flegt- vergunning OCS-databank controleren (FPD) CONTROLE-INSTANTIE/- ENTITEITEN Controles op basis van de risicobeoordeling van de douane DOUANE Aanvullende controles bij het vermoeden van risico's

Figuur 5. Controle voor uitvoer — Categorie 2 — organisaties en huishoudens

Fase 1: Indiening van het houtuitvoerdossier Fase 2: Beoordeling van het houtuitvoerdossier Fase 3: Goedkeuring/weigering van het houtuitvoerdossier CONTROLE-INSTANTIE/- ENTITEITEN Aanvullende controles bij het vermoeden van risico's EXPORTEUR (Categorie 2 and huishoudens) Houtuitvoerdossier Lokale FPD a) De OCS-databank controleren (alleen voor organisaties) b) De volledigheid van het houtuitvoerdossier controleren c) De naleving en authenticiteit van de documenten en de databank inzake overtredingen controleren d) Fysieke controles en verdere controle bij het vermoeden van risico's Besluit betreffende de conformiteit van het houtuitvoerdossier en aanvullende controles a), b), c), d) Gecertificeerd door de lokale FPD Houtuitvoerdossier NIET-EU-MARKT EU-MARKT FLEGT-VERGUNNINGVERLENENDE AUTORITEIT Flegt-vergunning DOUANE Controles op basis van de risicobeoordeling van de douane OCS-databank controleren (FPD) Verzoek Antwoord Werkstroom

7.1.2. Controle voor uitvoer voor organisaties van categorie 2

Het proces van opstelling en controle van het houtuitvoerdossier voor categorie 2-organisaties omvat de volgende stappen:

— Stap 1: organisaties meten en berekenen het volume van elk type hout ter voorbereiding van de paklijst hout.

— Stap 2: organisaties geven facturen uit zoals gereguleerd door het ministerie van Financiën in overeenstemming met de paklijst.

— Stap 3: organisaties bereiden het houtuitvoerdossier voor, met inbegrip van: i) het verkoopcontract of gelijkwaardig; ii) facturen zoals vereist door het ministerie van Financiën; iii) de paklijst hout; en iv) één of meer aanvullende documenten afhankelijk van de specifieke stadia van de toeleveringsketen die verschillende houtbronnen doorlopen (bijv. het proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen) die bewijs leveren van de wettigheid van het hout voor een dergelijke zending zoals gedefinieerd in aanhangsel 2.

— Stap 4: organisaties dienen één houtuitvoerdossier (origineel exemplaar) in bij het lokale FPD voor certificering.

— Stap 5: na ontvangst van het dossier van het houtproduct, moet het lokale FPD de volgende controlestappen uitvoeren: a) in de OCS-databank controleren of de door de exporteur in het houtuitvoerdossier aangegeven risicocategorie klopt; b) de volledigheid van het houtuitvoerdossier controleren; c) de wettigheid en geldigheid van de documenten controleren; d) de gegevens betreffende overtredingen in de databanken inzake overtredingen controleren: e) wanneer er sprake is van duidelijke niet-naleving door organisaties in de gegevens betreffende overtredingen in verband met de definitie van wettigheid zoals uiteengezet in bijlage II, zal het lokale FPD de paklijst hout tijdelijk weigeren te certificeren voor uitvoer tot de niet-naleving is opgelost; f) als er geen sprake is van duidelijke overtredingen door organisaties, zullen er fysieke controles worden uitgevoerd op minimaal 20 % van het volume van de zending. Als er na de fysieke controles geen niet-naleving wordt vastgesteld, zal het lokale FPD de paklijst hout direct certificeren. Daar waar het nodig is een nadere controle uit te voeren met betrekking tot de herkomst van het hout voordat tot certificering kan worden overgegaan, zal het FPD de organisatie direct in kennis stellen van de controle van verdachte zaken in het houtuitvoerdossier, de herkomst van het hout, de hoeveelheid, het volume en/of het soort hout; g) als er een niet-naleving wordt vastgesteld bij de fysieke controle, zal het lokale FPD direct weigeren om de paklijst hout voor uitvoer te certificeren en zal het lokale FPD actie ondernemen in overeenstemming met de huidige wetgeving.

— Stap 6: na certificering van de paklijst hout, wordt het houtuitvoerdossier teruggegeven aan de organisatie waarna de organisatie de uitvoerprocedures moet uitvoeren: a) als hout wordt uitgevoerd naar markten buiten de Unie: organisaties moeten het houtuitvoerdossier en de van toepassing zijnde douanedocumenten indienen bij de douaneautoriteiten aan de grens voor het uitvoeren van hout, zoals beschreven in beginsel VI in bijlage II (organisaties); b) als hout wordt uitgevoerd naar de markt van de Unie: organisaties dienen het houtuitvoerdossier in samen met een aanvraag voor een Flegt-vergunning bij de Flegt-vergunningverlenende autoriteit voor de afgifte van een Flegt-vergunning, en dienen vervolgens het houtuitvoerdossier, de Flegt-vergunning en de van toepassing zijnde douanedocumenten in bij douaneautoriteiten aan de grens voor het uitvoeren van hout, zoals beschreven in beginsel IV in bijlage II (organisaties).

Voor markten buiten de Unie moeten de douaneautoriteiten na ontvangst van het houtuitvoerdossier van de exporteur de OCS-databank controleren om na te gaan of de door de exporteur in het houtuitvoerdossier aangegeven risicocategorie klopt en of de paklijst hout naar behoren gecertificeerd is conform de risicocategoriestatus van de organisatie.

Voor de markt van de Unie zal de Flegt-vergunningverlenende autoriteit vóór de afgifte van de Flegt-vergunning de door de exporteur in het houtuitvoerdossier aangegeven risicocategorie controleren en zullen de douaneautoriteiten ervoor zorgen dat er een geldige Flegt-vergunning wordt ingediend.

De douaneautoriteiten zullen, in samenwerking met de controle-entiteiten, controles uitvoeren wanneer er sprake is van een verdenking en op basis van de douanerisicocategorie.

7.1.3. Controle voor uitvoer voor huishoudens/natuurlijke personen

Het proces van opstelling en controle van het houtuitvoerdossier voor huishoudens/natuurlijke personen omvat de volgende stappen:

— Stap 1: huishoudens/natuurlijke personen meten en berekenen het volume van elk type hout ter voorbereiding van de paklijst hout.

— Stap 2: huishoudens/natuurlijke personen krijgen facturen van de lokale belastingdienst zoals gereguleerd door het ministerie van Financiën in overeenstemming met de paklijst hout.

— Stap 3: huishoudens/natuurlijke personen bereiden het houtuitvoerdossier voor, met inbegrip van: i) het verkoopcontract of gelijkwaardig; ii) facturen zoals gereguleerd door het ministerie van Financiën; iii) de paklijst hout; en iv) één of meer aanvullende documenten afhankelijk van de specifieke stadia van de toeleveringsketen die verschillende houtbronnen doorlopen (bijv. het proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen) die bewijs leveren van de wettigheid van het hout voor een dergelijke zending zoals gedefinieerd in aanhangsel 2.

— Stap 4: huishoudens/natuurlijke personen dienen één houtuitvoerdossier (origineel exemplaar) in bij het lokale FPD voor certificering.

— Stap 5: na ontvangst van het dossier van het houtproduct, moet het lokale FPD de volgende controlestappen uitvoeren: a) de volledigheid van het houtuitvoerdossier controleren; b) de wettigheid en geldigheid van de documenten controleren; c) de gegevens betreffende overtredingen in de databanken inzake overtredingen controleren: — wanneer er sprake is van duidelijke niet-naleving door huishoudens/natuurlijke personen in de gegevens betreffende overtredingen in verband met de definitie van wettigheid zoals uiteengezet in bijlage II, zal het lokale FPD de paklijst hout tijdelijk weigeren te certificeren voor uitvoer tot de niet-naleving is opgelost; — als er geen sprake is van duidelijke overtredingen door huishoudens/natuurlijke personen zullen er fysieke controles worden uitgevoerd op minimaal 20 % van het volume van de zending. Als er na de fysieke controles geen niet-naleving wordt vastgesteld, zal het lokale FPD de paklijst hout direct certificeren. Daar waar het nodig is een nadere controle uit te voeren met betrekking tot de herkomst van het hout voordat tot certificering kan worden overgegaan, zal het FPD de huishoudens/natuurlijke personen direct in kennis stellen van de controle van verdachte zaken inzake het houtuitvoerdossier, de herkomst van het hout, de hoeveelheid, het volume en/of het soort hout; d) als er een niet-naleving wordt vastgesteld bij de fysieke controle, direct weigeren om de paklijst hout voor uitvoer te certificeren en actie ondernemen in overeenstemming met de huidige wetgeving.

— Stap 6: na certificering van de paklijst hout, wordt het houtuitvoerdossier teruggegeven aan de huishoudens/natuurlijke personen waarna de huishoudens/natuurlijke personen de uitvoerprocedures moeten uitvoeren: a) als hout wordt uitgevoerd naar markten buiten de Unie: huishoudens/natuurlijke personen moeten het houtuitvoerdossier en de van toepassing zijnde douanedocumenten indienen bij de douaneautoriteiten aan de grens voor het uitvoeren van hout, zoals beschreven in beginsel VI in bijlage II (huishoudens); b) als hout wordt uitgevoerd naar de markt van de Unie: huishoudens/natuurlijke personen dienen het houtuitvoerdossier in samen met een aanvraag voor een Flegt-vergunning bij de Flegt-vergunningverlenende autoriteit voor de afgifte van een Flegt-vergunning, en dienen vervolgens het houtuitvoerdossier, de Flegt-vergunning en de van toepassing zijnde douanedocumenten in bij de douaneautoriteiten aan de grens voor het uitvoeren van hout, zoals beschreven in beginsel IV in bijlage II (huishoudens).

Voor markten buiten de Unie moeten de douaneautoriteiten, na ontvangst van het houtuitvoerdossier van de exporteur, het houtuitvoerdossier controleren, en daarbij onder andere nagaan of de paklijst hout naar behoren is gecertificeerd.

Voor de markt van de Unie zal de Flegt-vergunningverlenende autoriteit vóór de afgifte van de Flegt-vergunning het houtuitvoerdossier controleren en daarbij onder andere nagaan of de paklijst hout naar behoren is gecertificeerd, en zullen de douaneautoriteiten ervoor zorgen dat er een geldige Flegt-vergunning wordt ingediend.

De douaneautoriteiten zullen, in samenwerking met de controle-entiteiten, controles uitvoeren wanneer er sprake is van een verdenking en op basis van de douanerisicocategorie.

7.2. Vermoedelijk risico en fysieke controles

Een vermoedelijk risico is gebaseerd op elke informatie, direct verkregen of verstrekt aan de controle-instantie of vergunningverlenende autoriteit, die kan wijzen op niet-naleving door de organisatie of het huishouden met betrekking tot de zending voor uitvoer.

Als er sprake is van een vermoedelijk risico, met inbegrip van een vermoeden dat de zending rondhout of gezaagd hout kan bevatten dat afkomstig kan zijn van binnenlands natuurlijk bos en niet uitgevoerd mag worden, of van niet-toegestane houtbronnen zoals doorvoerhout, zal de controle-instantie documentcontroles en fysieke controles op de zending uitvoeren. Als er een niet-naleving wordt vastgesteld, zullen er sancties worden toegepast overeenkomstig de wet zoals beschreven in sectie 11.

Fysieke controles van de zending omvatten het controleren van de legitimiteit, de geldigheid en consistentie van de GS-code, de hoeveelheid, het volume en de soort tussen het houtuitvoerdossier en het werkelijke hout in de zending. Als er na deze controles nog verdenkingen blijven bestaan, moeten er verdere controles worden uitgevoerd.

Na het controleproces voor de Flegt-vergunning, kunnen aan zendingen van organisaties en huishoudens die niet aan alle VNTLAS-vereisten voldoen, geen Flegt-vergunningen worden verleend.

8. AFGIFTE VAN FLEGT-VERGUNNINGEN

Voor elke uitvoerzending hout die in bijlage I bij deze overeenkomst staat vermeld, die wordt uitgevoerd naar de markten van de Unie, moeten Flegt-vergunningen worden verleend, mits de zending en de exporteur aan alle vereisten zoals uiteengezet in bijlage II, de bewaking van de toeleveringsketen en de controle onder het VNTLAS hebben voldaan.

Flegt-vergunningen moeten voorafgaand aan het uitvoerproces worden afgegeven.

De Cites-beheersautoriteit van Vietnam zal als Flegt-vergunningverlenende autoriteit (hierna „de vergunningverlenende autoriteit” genoemd) fungeren.

De regering van Vietnam zal een juridisch document afgeven inzake de Flegt-vergunningsregels, -procedures en -verantwoordelijkheden. Dit document zal bekend worden gemaakt aan alle exporteurs en andere relevante partijen zoals gespecificeerd in bijlage VIII bij deze overeenkomst.

De details van het Flegt-vergunningensysteem zijn uiteengezet in bijlage IV bij deze overeenkomst, samen met het model en de verplichte informatie die in de Flegt-vergunning zijn opgenomen.

9. INTERNE CONTROLE, KLACHTEN EN FEEDBACKMECHANISMEN

9.1. Interne controle

Als onderdeel van het VNTLAS wordt er een interne inspectie uitgevoerd conform de Wet inzake inspecties. Inspectieactiviteiten hebben tot doel mazen in wetten, regelgeving en beheersmechanismen op te sporen en oplossingen aan te bevelen aan relevante overheidsinstanties; corruptie te voorkomen en bestrijden; wetsovertredingen op te sporen en aan te pakken; overheidsinstanties, organisaties en natuurlijke personen te helpen de wet naar behoren na te leven; de belangen van de staat en de wettelijke rechten en belangen van organisaties en natuurlijke personen te beschermen; en te voldoen aan de eisen die worden gesteld aan de afhandeling van klachten zoals beschreven in sectie 9.2.

Interne inspectie geldt voor systeemelementen 1 tot en met 5 van het VNTLAS zoals beschreven in sectie 2.2. De interne inspectie wordt uitgevoerd als een aparte functie van de overheidsdiensten en houdt geen direct verband met individuele besluiten over de afgifte van Flegt-vergunningen. De resultaten van interne inspecties in verband met de uitvoering van het VNTLAS worden tijdig gecommuniceerd aan het gemengd comité en de onafhankelijke evaluatie of conform de bepalingen van de van toepassing zijnde Vietnamese wetgeving. Op verzoek van het gemengd comité kan er een interne inspectie van het VNTLAS worden uitgevoerd.

De interne inspectie wordt door de bevoegde autoriteiten uitgevoerd op alle niveaus, met inbegrip van: inspectoraten op nationaal, provinciaal en districtsniveau; inspectie-eenheden binnen ministeries van centrale overheden en provinciale technische afdelingen; en commissies. Inspectieactiviteiten worden uitgevoerd in de vorm van een geplande en regelmatige inspectie, en onverwachte inspecties na het detecteren van signalen van wetsovertredingen door overheidsinstant