BESLUIT VAN DE EER-RAAD nr. 1/94 van 17 mei 1994 tot vaststelling van het reglement van orde van de EER-Raad

DE EER-RAAD,

Gelet op de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte, als gewijzigd bij het Protocol tot aanpassing van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte, hierna te zamen "de Overeenkomst" genoemd, inzonderheid op artikel 89, lid 3, daarvan,

BESLUIT:

Artikel 1

1. De EER-Raad wordt tweemaal per jaar door zijn Voorzitter bijeengeroepen, zoals bepaald in artikel 91, lid 2, van de Overeenkomst.

2. Tevens roept de Voorzitter uit eigen beweging of op verzoek van een van de leden, de EER-Raad bijeen wanneer de omstandigheden zulks vereisen, inzonderheid wanneer een lid van de EER-Raad een aangelegenheid die aanleiding geeft tot moeilijkheden als bedoeld in artikel 89, lid 2, van de Overeenkomst, aan de orde wenst te stellen.

3. Wanneer de Voorzitter door een van de Leden van de EER-Raad wordt verzocht een vergadering te beleggen, stelt hij na raadpleging van de overige leden van de Raad een datum voor de vergadering vast. In uitzonderlijk urgente gevallen wordt onmiddellijk een vergadering van de Raad belegd.

Artikel 2

1. De Voorzitter stelt voor iedere vergadering de voorlopige agenda op. De uitnodiging voor de vergadering en de voorlopige agenda worden uiterlijk twintig dagen vóór de aanvang van de vergadering aan de leden van de EER-Raad gezonden.

2. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor de Voorzitter ten minste vijfentwintig dagen vóór de datum van de vergadering een verzoek om opneming op de agenda, samen met eventuele bijbehorende stukken, heeft ontvangen van een lid van de EER-Raad.

3. Alleen de agendapunten waarvoor de stukken uiterlijk op de datum van verzending van de voorlopige agenda naar de leden van de EER-Raad zijn gezonden, mogen op die agenda worden geplaatst.

4. De in de voorgaande leden vastgestelde termijnen gelden niet voor vergaderingen die overeenkomstig de laatste zin van artikel 1, lid 3, worden bijeengeroepen.

5. De agenda wordt bij de aanvang van elke vergadering door de EER-Raad vastgesteld. Andere punten dan die welke op de voorlopige agenda staan worden op de agenda geplaatst, indien de Gemeenschap en haar Lid-Staten enerzijds, en de EVA-Staten anderzijds het daarover eens zijn. De punten die in overeenstemming met artikel 89, lid 2, van de Overeenkomst aan de orde worden gesteld, maken deel uit van de agenda.

Artikel 3

1. Indien een lid van de EER-Raad verhinderd is, kan hij zich doen vertegenwoordigen. Hij stelt de Voorzitter hiervan in kennis en wijst de persoon aan die gemachtigd is hem te vertegenwoordigen. De vertegenwoordiger oefent alle rechten van het geaccrediteerde lid uit.

2. De leden van de EER-Raad mogen worden vergezeld van ambtenaren die hen assisteren. Het aantal ambtenaren kan door de EER-Raad worden vastgesteld.

3. De samenstelling van elke delegatie wordt vóór de aanvang van elke vergadering aan de Voorzitter bekendgemaakt.

4. De Toezichthoudende Autoriteit van de EVA dient normaliter te worden uitgenodigd om de vergaderingen van de EER-Raad als waarnemer bij te wonen.

5. De Europese Investeringsbank is gerechtigd om als waarnemer de vergaderingen van de EER-Raad bij te wonen, wanneer aangelegenheden als bedoeld in artikel 6 van Protocol 38 bij de Overeenkomst aan de orde komen.

6. Op verzoek van een van zijn leden kan de EER-Raad andere personen als waarnemers tot zijn vergaderingen toelaten.

7. De vergaderingen van de EER-Raad zijn niet openbaar, tenzij de EER-Raad anders besluit.

Artikel 4

De besluiten van de EER-Raad worden genomen op basis van overeenstemming tussen de Gemeenschap enerzijds en de met één stem sprekende EVA-Staten anderzijds.

Artikel 5

Voor dringende aangelegenheden, of in andere gevallen indien hiertoe is besloten, kunnen besluiten in overeenstemming met artikel 4 volgens de schriftelijke procedure worden genomen, indien alle overeenkomstsluitende partijen daarmee instemmen.

Artikel 6

1. De ontwerp-notulen van elke vergadering worden onverwijld opgesteld.

In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

- de aan de EER-Raad voorgelegde stukken;

- verklaringen die ingevolge het verzoek van een lid van de EER-Raad worden opgenomen;

- de besluiten, de gezamenlijke verklaringen en de conclusies.

Ieder lid van de EER-Raad kan verzoeken dat de notulen over een bepaald agendapunt uitvoeriger worden geformuleerd.

2. De ontwerp-notulen worden ter goedkeuring aan de EER-Raad voorgelegd. De goedgekeurde notulen worden door de Voorzitter die op het ogenblik van de goedkeuring in functie is en de twee Secretarissen ondertekend.

3. De besluiten van de EER-Raad worden aan de notulen gehecht.

4. Aan alle leden van de EER-Raad wordt een afschrift van de notulen toegezonden.

Artikel 7

De besluiten van de EER-Raad worden aangenomen in het Deens, Duits, Engels, Fins, Frans, Grieks, IJslands, Italiaans, Nederlands, Noors, Portugees, Spaans en Zweeds. Zij zijn in al die talen gelijkelijk authentiek.

Artikel 8

De tekst van de door de EER-Raad genomen besluiten wordt door de Voorzitter die op het ogenblik van hun aanneming in functie is en door de twee Secretarissen ondertekend.

Artikel 9

De EER-Raad bepaalt of de besluiten worden bekendgemaakt.

Artikel 10

1. Alle in dit reglement van orde bedoelde mededelingen worden toegezonden aan de Permanente Vertegenwoordigingen van de Lid-Staten van de EG en aan de Missies van de EVA-Staten bij de Europese Gemeenschappen, aan de Commissie van de EG en aan het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

2. De voor de EER-Raad bestemde correspondentie wordt tot de Voorzitter ervan gericht.

Artikel 11

De EER-Raad kan besluiten om subcomités of werkgroepen op te richten om hem bij te staan bij de uitvoering van zijn taken. De samenstelling, de werkwijze en de taken van deze subcomités of werkgroepen worden door de EER-Raad per geval bepaald.

Artikel 12

1. De secretariaatswerkzaamheden voor de EER-Raad vallen onder de bevoegdheid van het Voorzitterschap.

2. Een ambtenaar van de Gemeenschap en een door de EVA-Staten aangewezen ambtenaar treden gezamenlijk op als Secretaris van de EER-Raad. Zij worden door elke partij na onderling overleg benoemd.

Artikel 13

Onverminderd andere ter zake geldende bepalingen zijn de beraadslagingen van de EER-Raad aan geheimhouding onderworpen, voor zover de EER-Raad niet anders besluit.

Artikel 14

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het EER-deel van en het EER-supplement bij het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 17 mei 1994.

Voor de EER-Raad

De Voorzitter

Th. PANGALOS