NL Publicatieblad van de Europese Unie L 95/51

BESLUIT Nr. 3/2005 VAN DE ACS-EG-RAAD VAN MINISTERS

van 8 maart 2005

tot vaststelling van het reglement van orde van het ACS-EG-Comité van ambassadeurs

(2005/299/EG)

DE ACS-EG-RAAD VAN MINISTERS,

Gelet op de ACS-EG-partnerschapsovereenkomst, ondertekend op 23 juni 2000 te Cotonou, en met name op artikel 16, lid 3,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Het ACS-EG-Comité van ambassadeurs heeft bij Besluit nr. 2/2001 van 30 januari 2001 zijn reglement van orde vastgesteld.

(2) Bepaalde wijzigingen zijn nodig om rekening te houden met de toetreding van nieuwe lidstaten tot de Europese Unie.

(3) Tijdens de 29e zitting van de ACS-EG-Raad van ministers op 6 mei 2004 te Gaborone (Botswana) is besloten het reglement van orde dienovereenkomstig te wijzigen,

BESLUIT:

Artikel 1

Plaats en datum van de vergaderingen

1. Overeenkomstig artikel 16, lid 2, van de ACS-EG-partnerschapsovereenkomst, hierna de „ACS-EG-overeenkomst” genoemd, komt het ACS-EG-Comité van ambassadeurs, hierna het „Comité” genoemd, regelmatig bijeen, met name om de zittingen van de ACS-EG-Raad van ministers, hierna de „Raad” genoemd, voor te bereiden, en bij elke andere noodzakelijk geachte gelegenheid, op verzoek van een van de partijen.

2. Het Comité wordt bijeengeroepen door zijn voorzitter. De data van de vergaderingen worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld.

3. Het Comité vergadert ten kantore van de Raad van de Europese Unie of ten kantore van het secretariaat van de groep van ACS-staten. Het kan evenwel, op grond van een bijzonder besluit, vergaderen in een stad in een van de ACS-staten.

Artikel 2

Taken van het Comité

1. Overeenkomstig artikel 16, lid 2, van de ACS-EG-overeenkomst staat het Comité de Raad bij in de vervulling van zijn taken en voert het alle opdrachten uit waarmee het door de Raad wordt belast. In dit verband volgt het de toepassing van de ACS-EG-overeenkomst en de vooruitgang die bij de verwezenlijking van de daarin omschreven doelstellingen wordt geboekt.

2. Het Comité brengt verslag uit aan de Raad, met name op de gebieden waarop bevoegdheden zijn gedelegeerd.

3. Voorts legt het Comité de Raad alle resoluties, aanbevelingen en adviezen voor die het nuttig of dienstig acht.

Artikel 3

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt de voorlopige agenda van elke vergadering op. Deze wordt ten minste acht dagen vóór de datum van de vergadering aan de andere leden van het Comité meegedeeld.

Op de voorlopige agenda worden de punten geplaatst ten aanzien waarvan de voorzitter ten minste tien dagen vóór de datum van de vergadering een verzoek tot opneming heeft ontvangen. Op de voorlopige agenda worden slechts die punten geplaatst waarvoor de stukken op een zodanig tijdstip bij het secretariaat van de Raad zijn binnengekomen, dat ze ten minste acht dagen vóór de datum van de vergadering aan de leden van het Comité kunnen worden toegezonden.

2. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Comité vastgesteld. In spoedeisende gevallen kan het Comité, op verzoek van de ACS-staten of van de Gemeenschap, besluiten op de agenda punten op te nemen waarvoor de in lid 1 voorgeschreven termijnen niet in acht zijn genomen.

Artikel 4

Beraadslagingen

1. Het Comité spreekt zich uit in onderlinge overeenstemming tussen de Gemeenschap en de ACS-staten.

2. Het Comité kan slechts geldig beraadslagen indien ten minste de helft van de permanente vertegenwoordigers van de lidstaten van de Gemeenschap, één vertegenwoordiger van de Commissie en de helft van de leden van het ACS-Comité van ambassadeurs aanwezig zijn.

3. Een lid dat verhinderd is, kan zich laten vertegenwoordigen. In dat geval stelt hij de voorzitter daarvan in kennis en deelt hij hem mee welke persoon of delegatie gemachtigd is hem te vertegenwoordigen. De vertegenwoordiger oefent alle rechten van het verhinderde lid uit.

4. De leden van het Comité kunnen worden vergezeld door adviseurs.

5. Een vertegenwoordiger van de Europese Investeringsbank, hierna de „Bank” genoemd, woont de vergaderingen van het Comité bij wanneer er op de agenda vraagstukken staan die op het werkterrein van de Bank liggen.

Artikel 5

Schriftelijke procedures, officiële publicaties en vorm van de teksten

Artikel 4, artikel 9, lid 3, en artikel 14 van het reglement van orde van de ACS-EG-Raad zijn van toepassing op de door het Comité vastgestelde teksten.

Artikel 6

Staten met waarnemersstatus

1. De vertegenwoordigers van de ondertekenende staten die op de datum van inwerkingtreding van de ACS-EG-overeenkomst de in artikel 93 daarvan bedoelde procedures nog niet hebben voltooid, kunnen als waarnemer aan de vergaderingen van het Comité deelnemen. Zij kunnen in dat geval worden gemachtigd aan de besprekingen van het Comité deel te nemen.

2. Deze regel is eveneens van toepassing op de in artikel 93, lid 6, van de ACS-EG-overeenkomst bedoelde landen.

3. Het Comité kan de vertegenwoordigers van een staat die kandidaat is voor toetreding tot de ACS-EG-overeenkomst machtigen als waarnemer aan de werkzaamheden van het Comité deel te nemen.

Artikel 7

Vertrouwelijkheid

1. Behoudens andersluidend besluit zijn de vergaderingen van het Comité niet openbaar.

2. Onverminderd andere toepasselijke bepalingen vallen de beraadslagingen van het Comité onder het beroepsgeheim, tenzij het Comité anders besluit.

Artikel 8

Mededelingen en notulen

1. Alle in dit reglement van orde bedoelde mededelingen worden door het secretariaat van de Raad toegezonden aan de vertegenwoordigers van de ACS-staten, aan het secretariaat van de groep van ACS-staten, aan de permanente vertegenwoordigers van de lidstaten, aan het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en aan de Commissie.

Deze mededelingen worden, wanneer ze de Europese Investeringsbank betreffen, eveneens aan de president van de Bank toegezonden.

2. Van elke vergadering worden notulen opgesteld, waarin met name de besluiten van het Comité worden vermeld.

Na te zijn goedgekeurd door het Comité, worden de notulen ondertekend door de voorzitter van het Comité en de secretarissen van de Raad en bewaard in het archief van de Raad. Een afschrift van de notulen wordt aan de in lid 1 genoemde personen en organen toegezonden.

Artikel 9

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van het Comité wordt bij toerbeurt, voor een periode van zes maanden, bekleed door de permanente vertegenwoordiger van een lidstaat, aangewezen door de Gemeenschap, en het hoofd van een missie die een ACS-staat vertegenwoordigt, aangewezen door de ACS-staten.

Artikel 10

Correspondentie en documentatie

1. De voor het Comité bestemde correspondentie wordt aan zijn voorzitter gericht, ten adresse van het secretariaat van de Raad.

2. Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt het Comité op basis van stukken in de officiële talen van de partijen.

Artikel 11

Comités, subcomités en werkgroepen

1. Het Comité wordt bijgestaan door:

i) het comité voor douanesamenwerking, ingesteld bij artikel 37 van Protocol nr. 1 bij bijlage V bij de ACS-EG-overeenkomst;

ii) de permanente gemengde groep voor bananen, bedoeld in artikel 3 van Protocol nr. 5 bij bijlage V bij de ACS-EG-overeenkomst;

iii) het subcomité voor commerciële samenwerking;

iv) het subcomité voor suiker;

v) de gemeenschappelijke werkgroep voor rijst, bedoeld in punt 5 van verklaring XXIV van de slotakte van de ACS-EG-overeenkomst;

vi) de gemengde werkgroep voor rum, bedoeld in punt 6 van verklaring XXV van de slotakte van de ACS-EG-overeenkomst.

2. Het Comité kan, indien nodig, andere subcomités of werkgroepen oprichten voor het verrichten van de werkzaamheden die het nodig acht om zijn in artikel 16, lid 2, van de ACS-EG-overeenkomst vastgelegde taken te vervullen.

3. Deze comités, subcomités en werkgroepen brengen bij het Comité verslag uit van hun werkzaamheden.

Artikel 12

Samenstelling van comités, subcomités en werkgroepen

1. Met uitzondering van het comité voor douanesamenwerking bestaan de in artikel 11 bedoelde comités, subcomités en werkgroepen uit ACS-ambassadeurs of hun vertegenwoordigers, vertegenwoordigers van de Commissie en vertegenwoordigers van de lidstaten.

2. Een vertegenwoordiger van de Bank woont de vergaderingen van deze comités, subcomités en werkgroepen bij wanneer er op de agenda vraagstukken staan die de Bank betreffen.

3. De leden van deze comités, subcomités en werkgroepen kunnen in hun taken door deskundigen worden bijgestaan.

Artikel 13

Voorzitterschap van comités, subcomités en werkgroepen

1. De in artikel 11 bedoelde comités, subcomités en werkgroepen worden gezamenlijk voorgezeten, van ACS-zijde door een ambassadeur en van Gemeenschapszijde door een vertegenwoordiger van de Commissie of een vertegenwoordiger van een lidstaat.

2. Onverminderd lid 1 kan elke covoorzitter zich in buitengewone gevallen en in onderlinge overeenstemming laten vertegenwoordigen door een persoon naar zijn keuze.

Artikel 14

Wijze van bijeenroepen van comités, subcomités en werkgroepen

De in artikel 11 bedoelde comités, subcomités en werkgroepen komen bijeen op verzoek van een van de twee partijen en na overleg tussen de voorzitters; deze vergaderingen worden, behalve in spoedeisende gevallen, zeven dagen tevoren aangekondigd.

Artikel 15

Reglement van orde van comités, subcomités en werkgroepen

De in artikel 11 bedoelde comités, subcomités en werkgroepen kunnen met instemming van het Comité hun eigen reglement van orde opstellen.

Artikel 16

Secretariaat

1. De secretariaats- en andere werkzaamheden die voor de werking van het Comité, alsmede van de in artikel 11 bedoelde comités, subcomités en werkgroepen noodzakelijk zijn (voorbereiding van de agenda’s, verspreiding van de desbetreffende documenten, enz.), worden door het secretariaat van de Raad verricht.

2. Het secretariaat stelt na elke vergadering van deze comités, subcomités en werkgroepen zo spoedig mogelijk een verslag van de besprekingen op.

Dit verslag wordt door het secretariaat van de Raad toegezonden aan de vertegenwoordigers van de ACS-staten, aan het secretariaat van de groep van ACS-staten, aan de permanente vertegenwoordigers van de lidstaten, aan het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en aan de Commissie.

Artikel 17

Dit besluit treedt in de plaats van Besluit nr. 2/2001 van het ACS-EG-Comité van ambassadeurs van 30 januari 2001 tot vaststelling van zijn reglement van orde.