Besluit nr. 1/2003 van het bij de Overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de handel in landbouwproducten opgerichte Gemengd Landbouwcomité

van 21 oktober 2003

tot vaststelling van zijn reglement van orde

(2003/808/EG)

HET GEMENGD LANDBOUWCOMITÉ,

Gelet op de Overeenkomst tussen de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de handel in landbouwproducten (hierna "de overeenkomst" te noemen), en met name op artikel 6, lid 4,

Overwegende hetgeen volgt:

Deze overeenkomst is op 1 juni 2002 in werking getreden,

BESLUIT:

Artikel 1

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van het comité wordt bij toerbeurt voor een kalenderjaar bekleed door de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat, hierna "de partijen" te noemen.

Artikel 2

Secretariaat

Het voorzitterschap vervult de secretariaatstaken van het comité. De voorzitter deelt de naam en de contactgegevens van de persoon die het secretariaat waarneemt, aan de delegatieleiders mee.

Artikel 3

Vergaderingen

1. De voorzitter stelt datum en plaats van de vergaderingen in overleg met de delegatieleiders vast.

2. Indien een delegatieleider verzoekt een buitengewone vergadering te houden, belegt de voorzitter deze vergadering binnen 30 dagen te rekenen vanaf de ontvangst van het verzoek.

3. Behoudens andersluidend besluit, zijn de vergaderingen van het comité niet openbaar.

Artikel 4

Delegaties

1. Vóór elke vergadering stellen de delegatieleiders de voorzitter in kennis van de voorgenomen samenstelling van hun delegatie.

2. De partijen benoemen de delegatieleiders, die buiten de vergaderingen de contactpersonen voor alle aangelegenheden betreffende de overeenkomst zijn.

3. Het comité kan personen die geen lid van een delegatie zijn, uitnodigen zijn vergaderingen bij te wonen om informatie over bepaalde onderwerpen te verstrekken.

Artikel 5

Briefwisseling

Alle voor de voorzitter van het comité bestemde post en alle van hem uitgaande post worden aan het secretariaat van het comité gezonden. Dit secretariaat doet een kopie van alle briefwisseling betreffende de overeenkomst toekomen aan de delegatieleiders en aan de missie van de Zwitserse Bondsstaat bij de Europese Gemeenschappen en de Commissie van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt de voorlopige agenda van elke vergadering op. De voorlopige agenda wordt uiterlijk 15 werkdagen vóór het begin van de vergadering aan de delegatieleiders gezonden.

De voorlopige agenda bevat de punten waarvoor het verzoek om opneming het voorzitterschap ten minste 21 dagen vóór het begin van de vergadering heeft bereikt. Punten waarop documenten betrekking hebben, worden slechts op de voorlopige agenda geplaatst indien deze documenten het voorzitterschap uiterlijk op de datum van verzending van de voorlopige agenda zijn bezorgd.

2. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door de delegatieleiders in gemeen overleg vastgesteld. Punten die niet op de voorlopige agenda staan, kunnen met instemming van de delegatieleiders alsnog op de agenda worden geplaatst.

3. De voorzitter kan in overleg met de delegatieleiders de in lid 1 bepaalde termijnen bekorten om rekening te houden met de eisen die een specifiek geval stelt.

Artikel 7

Notulen

1. Het secretariaat stelt ontwerp-notulen op van elke vergadering. In het ontwerp wordt melding gemaakt van de genomen besluiten, de geformuleerde aanbevelingen en de goedgekeurde conclusies. De ontwerp-notulen worden ter goedkeuring aan het comité voorgelegd. Na door het comité te zijn goedgekeurd, worden de notulen ondertekend door de voorzitter, het secretariaat van het comité en de delegatieleider van de partij die niet het voorzitterschap bekleedt. Elk van de partijen bewaart een origineel exemplaar.

2. De ontwerp-notulen worden opgesteld binnen tien werkdagen na de vergadering en worden volgens de in artikel 9 bedoelde schriftelijke procedure ter goedkeuring aan het comité voorgelegd. Indien deze procedure zonder resultaat blijft, worden de notulen door het comité goedgekeurd in de volgende vergadering.

Artikel 8

Vaststelling van teksten

1. De besluiten en aanbevelingen van het comité in de zin van de artikelen 6 en 12 van de overeenkomst dragen de titel "besluit" of "aanbeveling", gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een aanduiding van het onderwerp.

2. De besluiten en aanbevelingen van het comité worden ondertekend door de voorzitter, het secretariaat van het comité en de delegatieleider van de partij die niet het voorzitterschap bekleedt.

3. Elke partij kan beslissen om enige door het comité vastgestelde tekst bekend te maken.

Artikel 9

Schriftelijke procedure

1. De teksten van het comité kunnen door middel van een schriftelijke procedure worden vastgesteld indien de twee delegatieleiders dit zijn overeengekomen.

2. De partij die voorstelt de schriftelijke procedure te gebruiken, legt de ontwerp-tekst aan de andere partij voor. De andere partij antwoordt dat zij het ontwerp goedkeurt of afwijst, dat zij wijzigingen van het ontwerp voorstelt of dat zij meer bedenktijd vraagt. Indien het ontwerp wordt goedgekeurd, wordt er overeenkomstig artikel 8 de uiteindelijke vorm aan gegeven.

Artikel 10

Kosten

Elke partij draagt de kosten die zij in verband met haar deelneming aan de vergaderingen van het comité maakt.

Artikel 11

Vertrouwelijkheid

De beraadslagingen van het comité vallen onder het beroepsgeheim.

Artikel 12

Werkgroepen

De werkgroepen werken onder het gezag van het comité, waaraan zij na elk van hun vergaderingen schriftelijk verslag moeten uitbrengen. Het verslag wordt bezorgd aan het secretariaat van het comité, dat het toezendt aan de delegatieleiders. De werkgroepen zijn niet gemachtigd besluiten te nemen, maar kunnen aanbevelingen richten tot het comité.

Elke werkgroep wordt bijgestaan door de vertegenwoordigers van de partijen, welke laatste over het aantal en de identiteit van hun vertegenwoordigers moeten beslissen.

Voor het Gemengd Landbouwcomité

De hoofden van de delegaties

Ondertekend te Brussel, 21 oktober 2003.

Voor de Zwitserse Bondsstaat

Christian Häberli

Voor de Europese Gemeenschap

Aldo Longo

Voor het Secretariaat van het Gemengd Landbouwcomité

Remigi Winzap