BIJLAGE II

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET HANDELS- EN ONTWIKKELINGSCOMITÉ CARIFORUM-EU

ingesteld bij de Economische Partnerschapsovereenkomst tussen de Cariforum-staten, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds

Artikel 1

Samenstelling en voorzitterschap

1. Het Handels- en ontwikkelingscomité Cariforum-EU (hierna „het Handels- en ontwikkelingscomité”), is overeenkomstig artikel 230 van de overeenkomst opgericht om de Gezamenlijke Raad Cariforum-EU (hierna „de Gezamenlijke Raad”) bij te staan bij de uitvoering van zijn taken, en om de verantwoordelijkheid te dragen voor de algemene tenuitvoerlegging van de overeenkomst.

2. Zoals bepaald in artikel 230, lid 1, van de overeenkomst, bestaat het Handels- en ontwikkelingscomité uit vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie en vertegenwoordigers van de Commissie, enerzijds, en uit vertegenwoordigers van de overeenkomstsluitende Cariforum-staten, anderzijds, in de regel op het niveau van hoge ambtenaren.

3. De vertegenwoordiger van de gezamenlijk optredende Cariforum-staten, als bedoeld in artikel 230, lid 1, van de overeenkomst, wordt „hoge Cariforum-vertegenwoordiger” genoemd. De aanwijzing van de hoge Cariforum-vertegenwoordiger en desbetreffende wijzigingen worden ter kennis gebracht van de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité.

4. Het Handels- en ontwikkelingscomité wordt voor een periode van twaalf maanden beurtelings voorgezeten door hoge ambtenaren van de Commissie, namens de Europese Unie, en door hoge ambtenaren van de Cariforum-staten, namens deze staten. De eerste voorzitterschapsperiode valt samen met de eerste voorzitterschapsperiode van de Gezamenlijke Raad. Gedurende die periode, en vervolgens gedurende elke periode van twaalf maanden, wordt het Handels- en ontwikkelingscomité voorgezeten door de partij die het voorzitterschap van de Gezamenlijke Raad bekleedt. Het voorzitterschap wordt eerst bekleed door een vertegenwoordiger van de Cariforum-staten.

5. Naast de specifieke taken die het krachtens de overeenkomst vervult, bereidt het Handels- en ontwikkelingscomité de vergaderingen en beraadslagingen van de Gezamenlijke Raad voor, oefent het in voorkomend geval toezicht uit op de tenuitvoerlegging van de besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad, en ziet het in het algemeen toe op de goede werking van de overeenkomst. Het bespreekt alle aangelegenheden die de Gezamenlijke Raad hem voorlegt, evenals alle andere zaken die zich bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst kunnen voordoen.

6. In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van de mogelijkheid van raadpleging, kan deze plaatsvinden in het Handels- en ontwikkelingscomité. De raadpleging kan, indien beide partijen ermee instemmen, worden voortgezet in de Gezamenlijke Raad, tenzij in de overeenkomst anders wordt bepaald.

Artikel 2

Vertegenwoordiging

1. De leden van het Handels- en ontwikkelingscomité kunnen regelingen treffen om zich te doen vertegenwoordigen.

2. Een lid dat zich door een vervanger wenst te doen vertegenwoordigen, deelt de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité vóór de vergadering waarop hij of zij zal worden vertegenwoordigd, de naam van zijn of haar vervanger mede. De vervanger van een lid van het Handels- en ontwikkelingscomité oefent alle rechten van dat lid uit.

Artikel 3

Waarnemers

1. Het Handels- en ontwikkelingscomité kan besluiten waarnemers op permanente basis toe te laten.

2. Het Handels- en ontwikkelingscomité kan besluiten op een ad-hocbasis ook andere waarnemers uit te nodigen.

3. Het Handels- en ontwikkelingscomité kan besluiten vertegenwoordigers van het Parlementair Comité Cariforum-EU en van het Raadgevend Comité Cariforum-EU uit te nodigen om het Handels- en ontwikkelingscomité op de hoogte te brengen van de in die comités verrichte werkzaamheden.

Artikel 4

Vergaderingen

1. Het Handels- en ontwikkelingscomité komt eenmaal per jaar bijeen of, wanneer de omstandigheden zulks vereisen, met instemming van de partijen. Indien beide partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité per video- of teleconferentie plaatsvinden. In dat geval spreken de partijen af hoe de kosten voor dergelijke vergaderingen zullen worden verdeeld.

2. Elke vergadering van het Handels- en ontwikkelingscomité wordt door de secretaris bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats. De convocatie wordt uiterlijk 35 dagen voor het begin van de vergadering verspreid, behalve in spoedeisende gevallen.

Artikel 5

Delegaties

Voor het begin van iedere vergadering wordt de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité op de hoogte gebracht van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die aan de vergadering deelnemen.

Artikel 6

Secretariaat

De Commissie en een Cariforum-staat fungeren voor een periode van twaalf maanden beurtelings als secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité. Deze perioden vallen samen met het voorzitterschap van respectievelijk de Europese Gemeenschap en de Cariforum-staten.

Artikel 7

Documenten

Wanneer de besprekingen van het Handels- en ontwikkelingscomité gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door de secretaris van een nummer voorzien en als document van het Handels- en ontwikkelingscomité verspreid.

Artikel 8

Correspondentie

Alle correspondentie met de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité wordt aan de secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité toegezonden met het oog op verspreiding onder de leden van het comité, alsook aan de secretaris en de voorzitter van de Gezamenlijke Raad en, in voorkomend geval, aan de leden van de Gezamenlijke Raad.

Artikel 9

Agenda van de vergaderingen

1. De secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt samen met de desbetreffende documenten uiterlijk 21 dagen voor het begin van de vergadering naar de leden van het Handels- en ontwikkelingscomité en naar de voorzitter en de secretaris van de Gezamenlijke Raad gezonden.

2. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor de secretaris van het Handels- en ontwikkelingscomité uiterlijk 28 dagen voor het begin van de vergadering een verzoek tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.

3. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het Handels- en ontwikkelingscomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

4. De voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité kan met instemming van de partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.

5. De voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité kan, in overeenstemming met de partijen, de in de leden 1 en 2 vermelde perioden inkorten als zulks in een bepaald geval vereist is.

Artikel 10

Notulen

1. Van elke vergadering stelt de secretaris normaliter binnen een maand ontwerp-notulen op.

2. In de notulen worden in het algemeen voor elk agendapunt de volgende gegevens vermeld:

a) de aan het Handels- en ontwikkelingscomité voorgelegde documenten,

b) elke verklaring waarvan een lid van het Handels- en ontwikkelingscomité heeft verzocht deze op te nemen en

c) de besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten.

3. De notulen omvatten tevens een lijst van de leden van het Handels- en ontwikkelingscomité of hun vervangers die aan de vergadering hebben deelgenomen, een lijst van de leden van de delegaties die hen vergezelden, en een lijst van eventuele waarnemers.

4. De notulen worden binnen twee maanden na de datum van de vergadering schriftelijk goedgekeurd door de hoge Cariforum-vertegenwoordiger en de hoge ambtenaar (ambtenaren) van de Commissie, die aan de vergadering hebben deelgenomen. Na de goedkeuring worden twee exemplaren van de notulen door de secretaris ondertekend en ontvangt elk van de partijen een origineel van deze authentieke documenten. Een afschrift van de ondertekende notulen wordt toegezonden aan de leden van het Handels- en ontwikkelingscomité en aan de voorzitter en de secretaris van de Gezamenlijke Raad.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1. In de gevallen waarin het Handels- en ontwikkelingscomité krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, worden de betreffende teksten voorzien van de vermelding „Besluit” dan wel „Aanbeveling”, gevolgd door een nummer, de datum van goedkeuring en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.

2. Indien het Handels- en ontwikkelingscomité een besluit neemt, is artikel 11 van het reglement van orde van de Gezamenlijke Raad van overeenkomstige toepassing.

3. De besluiten en aanbevelingen van het Handels- en ontwikkelingscomité worden toegezonden aan de in artikel 8 bedoelde geadresseerden.

Artikel 12

Openbaarheid

1. De vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

2. Elke partij en elke overeenkomstsluitende Cariforum-staat kan beslissen om de besluiten en aanbevelingen van het Handels- en ontwikkelingscomité in haar of zijn publicatieblad op te nemen.

Artikel 13

Talen

1. De werktalen van het Handels- en ontwikkelingscomité zijn de officiële talen die de partijen gemeen hebben, namelijk Engels, Spaans, Frans en Nederlands.

2. Het Handels- en ontwikkelingscomité beraadslaagt, neemt besluiten en doet aanbevelingen op basis van documenten en voorstellen die in een van de in lid 1 genoemde talen zijn opgesteld.

Artikel 14

Uitgaven

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité.

2. Kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

3. Uitgaven in verband met vertolking tijdens de vergaderingen en vertaling van documenten in of uit de werktalen van het Handels- en ontwikkelingscomité komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. De uitgaven in verband met vertolking betreffende andere officiële talen van de instellingen van de Europese Unie, en vertaling van documenten in of uit die talen komen ten laste van de EU.