Besluit nr. 1/2001 van de gezamenlijke raad

opgericht bij de Kaderovereenkomst voor samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Chili, anderzijds, van 21 juni 1996

van 26 juni 2001

Reglement van orde van de gezamenlijke raad

(2001/755/EG)

DE GEZAMENLIJKE RAAD,

Gelet op de Kaderovereenkomst voor samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, die uiteindelijk zal leiden tot de oprichting van een politieke en economische associatie, enerzijds, en de Republiek Chili, anderzijds(1), die op 21 juni 1996 in Florence werd ondertekend, hierna de "overeenkomst" te noemen, en met name op de artikelen 33 tot en met 37,

Overwegende dat die overeenkomst op 1 februari 1999 in werking is getreden,

HEEFT HET VOLGEND REGLEMENT VAN ORDE VASTGESTELD:

Artikel 1

Voorzitterschap

De gezamenlijke raad wordt beurtelings om de twaalf maanden voorgezeten door een lid van de Raad van de Europese Unie, namens de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, en een vertegenwoordiger van de Republiek Chili. De eerste periode van het voorzitterschap begint echter op de dag van de eerste zitting van de raad en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 2

Vergaderingen

1. De gezamenlijke raad komt regelmatig bijeen op ministerieel niveau en wanneer de omstandigheden dit eisen, indien de partijen hiermee instemmen.

2. De vergaderingen van de gezamenlijke raad worden gehouden op een door beide partijen afgesproken plaats.

3. De vergaderingen van de gezamenlijke raad worden gezamenlijk bijeengeroepen door de secretarissen van de gezamenlijke raad.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

1. De leden van de gezamenlijke raad kunnen zich bij verhindering laten vertegenwoordigen.

2. Een lid dat zich wenst te laten vertegenwoordigen, deelt de voorzitter voor de vergadering waarop hij zal worden vertegenwoordigd de naam van zijn vertegenwoordiger mede. De vertegenwoordiger van een lid van de gezamenlijke raad oefent alle rechten van het vertegenwoordigde lid uit.

Artikel 4

Delegaties

Leden van de gezamenlijke raad mogen zich laten vergezellen door ambtenaren. De voorzitter van de gezamenlijke raad wordt voor elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling en van het hoofd van de delegatie van elke partij.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de diplomatieke missie bij de Europese Unie van de Republiek Chili treden gezamenlijk op als secretarissen van de gezamenlijke raad.

Artikel 6

Documenten

Wanneer de besprekingen van de gezamenlijke raad gebaseerd zijn op schriftelijke documentatie, worden de desbetreffende documenten door de twee secretarissen van een nummer voorzien en als documenten van de gezamenlijke raad verspreid.

Artikel 7

Correspondentie

1. De voor de gezamenlijke raad of de voorzitter van de gezamenlijke raad bestemde correspondentie wordt aan de secretarissen van de gezamenlijke raad toegezonden.

2. De beide secretarissen zien erop toe dat de correspondentie wordt doorgezonden aan de voorzitter van de gezamenlijke raad; in voorkomend geval laten zij de correspondentie als in artikel 6 bedoelde documenten circuleren onder de overige leden van de gezamenlijke raad. Correspondentie die voor circulatie is bestemd, wordt verzonden aan het secretariaat-generaal van de Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten van de Europese Unie en de diplomatieke missie bij de Europese Unie van de Republiek Chili.

3. Mededelingen van de voorzitter van de gezamenlijke raad worden door de respectieve secretaris aan de geadresseerden toegezonden; de secretarissen laten de mededelingen in voorkomend geval, als de in artikel 6 bedoelde documenten, circuleren onder de overige leden van de gezamenlijke raad via de in lid 2 vermelde adressen.

Artikel 8

Agenda van de vergaderingen

1. De secretarissen van de gezamenlijke raad stellen in overleg met de beide partijen de voorlopige agenda voor elke vergadering vast, die uiterlijk 15 dagen vóór de begindatum van de vergadering aan de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt toegezonden. Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan een van de twee partijen uiterlijk 21 dagen vóór de begindatum van de vergadering een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de gezamenlijke raad vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.

2. Met instemming van beide partijen kunnen de in lid 1 vermelde termijnen worden ingekort als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 9

Notulen

1. De twee secretarissen maken van elke vergadering ontwerp-notulen op.

2. In de notulen wordt over het algemeen voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:

a) de bij de gezamenlijke raad ingediende documentatie;

b) verklaringen die op verzoek van een lid van de gezamenlijke raad worden opgenomen;

c) de ingediende voorstellen, de goedgekeurde aanbevelingen, de overeengekomen verklaringen en de vastgestelde conclusies met betrekking tot specifieke punten.

3. In de notulen is tevens een lijst opgenomen van de leden van de gezamenlijke raad of van hun vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen.

4. De ontwerp-notulen worden aan de gezamenlijke raad voor goedkeuring in zijn volgende vergadering voorgelegd. De ontwerp-notulen kunnen ook schriftelijk worden goedgekeurd door beide partijen. Na te zijn goedgekeurd worden twee authentieke afschriften van de notulen door de twee secretarissen ondertekend en door de partijen gearchiveerd. Een afschrift van de notulen wordt aan elk van de in artikel 7 hiervoor genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 10

Aanbevelingen

1. In de gevallen van de artikelen 33 tot en met 36 van de overeenkomst doet de gezamenlijke raad aanbevelingen of voorstellen bij overeenstemming tussen de partijen. Gedurende de periode tussen zittingen in kan de gezamenlijke raad aanbevelingen of voorstellen doen via een schriftelijke procedure, indien beide partijen daarmee instemmen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen.

2. De aanbevelingen en voorstellen van de gezamenlijke raad als bedoeld in de artikelen 33 tot en met 36 van de overeenkomst worden voorzien van de vermelding "aanbeveling" of "voorstel", gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een omschrijving van het onderwerp.

3. De aanbevelingen en voorstellen van de gezamenlijke raad worden door de twee secretarissen gewaarmerkt en twee authentieke afschriften worden door de delegatiehoofden van de beide partijen ondertekend.

4. De aanbevelingen en voorstellen worden als documenten van de gezamenlijke raad ter kennis gebracht van elk van de in artikel 7 hiervoor bedoelde geadresseerden.

Artikel 11

Openbaarheid

1. De vergaderingen van de gezamenlijke raad zijn, tenzij anders wordt beslist, niet openbaar.

2. De partijen kunnen beslissen om de aanbevelingen en voorstellen van de gezamenlijke raad op te nemen in hun respectievelijke publicatieblad.

Artikel 12

Talen

1. De officiële talen van de gezamenlijke raad zijn de officiële talen van de partijen.

2. Tenzij anders overeengekomen werkt de gezamenlijke raad op basis van in deze talen opgestelde documenten.

Artikel 13

Kosten

1. Elke partij draagt bij deelneming aan vergaderingen van de gezamenlijke raad de eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en de eigen kosten voor post en telecommunicatie bij.

2. De kosten die verbonden zijn aan de organisatie van vergaderingen, het tolken op vergaderingen, het vertalen en het vermeerderen van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer optreedt.

Artikel 14

Commissie

Het reglement van orde van de gemengde commissie is opgenomen als aanhangsel bij dit reglement van orde.

Gedaan te Luxemburg, 26 juni 2001.

Voor de gezamenlijke raad

De voorzitter

L. Pagrotsky

(1) PB L 209 van 19.8.1996, blz. 5.

AANHANGSEL

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE GEMENGDE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAP EN HAAR LIDSTATEN, ENERZIJDS, EN DE REPUBLIEK CHILI, ANDERZIJDS

Artikel 1

Voorzitterschap

Zittingen van de gemengde commissie worden beurtelings om de twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, namens de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, en een vertegenwoordiger van de Republiek Chili. De eerste voorzitterschapstermijn gaat in op de dag van de eerste zitting van de raad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar. Gedurende deze en elke daaropvolgende termijn van twaalf maanden wordt de gemengde commissie voorgezeten door de partij die het voorzitterschap van de gezamenlijke raad bekleedt.

Artikel 2

Vergaderingen

De gemengde commissie vergadert eenmaal per jaar en, in onderling akkoord, wanneer de omstandigheden zulks vereisen. Elke vergadering van de gemengde commissie wordt gezamenlijk bijeengeroepen door de twee secretarissen en vindt op een in onderling akkoord overeengekomen tijdstip afwisselend plaats in Brussel en in Chili.

Artikel 3

Delegaties

De voorzitter van de gemengde commissie wordt vóór elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling en van het hoofd van de delegatie van elke partij.

Artikel 4

Secretariaat

1. Het secretariaat van de gemengde commissie wordt gezamenlijk uitgeoefend door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie en een vertegenwoordiger van Chili.

2. Alle correspondentie aan en van de voorzitter van de in dit reglement van orde bedoelde gemengde commissie wordt aan de secretarissen van de gemengde commissie en de secretarissen en voorzitter van de gezamenlijke raad toegezonden en, indien nodig, aan de leden van de gemengde commissie.

Artikel 5

Openbaarheid

De vergaderingen van de gemengde commissie zijn niet openbaar, tenzij anders wordt beslist.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. De secretarissen van de gemengde commissie stellen de voorlopige agenda voor elke vergadering vast. Deze wordt uiterlijk 15 dagen vóór de begindatum van de zitting aan de voorzitter en de secretarissen van de gezamenlijke raad en aan de leden van de gemengde commissie toegezonden. Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan de voorzitter uiterlijk eenentwintig dagen vóór de begindatum van de vergadering een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de betreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de voorlopige agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door de gemengde commissie vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.

2. In overleg met de partijen kunnen de in lid 1 vermelde termijnen worden ingekort als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 7

Notulen

Elke vergadering dient te worden genotuleerd. De notulen van de vergaderingen zijn gebaseerd op de opsomming door de voorzitter van de conclusies van de gemengde commissie. Na goedkeuring door de gemengde commissie worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de secretarissen, en door beide partijen gearchiveerd. Een afschrift van de notulen wordt aan de voorzitter en de secretarissen van de gezamenlijke raad toegezonden, alsmede aan de leden van de gemengde commissie.

Artikel 8

Voorstellen

1. Indien de gemengde commissie, overeenkomstig artikel 35, lid 5, van de overeenkomst, gemachtigd is voorstellen in te dienen, worden dergelijke teksten voorzien van de vermelding "voorstel", gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een omschrijving van het onderwerp.

2. Indien de gemengde commissie een voorstel indient, is het bepaalde in de artikelen 10, 11 en 12 van het reglement van orde van de gezamenlijke raad van overeenkomstige toepassing.

3. De voorstellen van de gemengde commissie worden toegezonden aan alle in artikel 4, lid 2, genoemde geadresseerden.

Artikel 9

Uitgaven

1. Chili en de Europese Gemeenschap dragen bij deelneming aan vergaderingen van de gemengde commissie elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

2. De kosten die verbonden zijn aan de materiële organisatie van vergaderingen, het tolken op vergaderingen en het vertalen en reproduceren van documenten komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergadering.