BESLUIT Nr. 1/98 VAN DE ASSOCIATIERAAD,

associatie tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten enerzijds en de Republiek Tunesië anderzijds van 14 juli 1998 betreffende het reglement van orde van de Associatieraad (98/629/EG)

DE ASSOCIATIERAAD,

Gelet op de Euro-mediterrane Overeenkomst waarbij een associatie tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten enerzijds en de Republiek Tunesië anderzijds, inzonderheid op de artikelen 78 tot en met 86,

Overwegende dat die overeenkomst op 1 maart 1998 in werking is getreden,

BESLUIT:

Artikel 1

Voorzitterschap

De Associatieraad wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Raad van de Europese Unie, namens de Gemeenschap en haar lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van Tunesië. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december 1998.

Artikel 2

Zittingen

De Associatieraad komt periodiek, eens per jaar, op ministerieel niveau bijeen. Op verzoek van een van de partijen kunnen er speciale zittingen van de Associatieraad belegd worden indien de partijen dat overeenkomen.

Tenzij de partijen anderszins overeenkomen, wordt elke zitting van de Associatieraad gehouden ter plaatse waar gewoonlijk de zittingen van de Raad van de Europese Unie worden gehouden, op een door beide partijen overeengekomen datum.

De zittingen van de Associatieraad worden door de secretarissen van de Associatieraad gezamenlijk in overleg met de voorzitter bijeengeroepen.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

De leden van de Associatieraad mogen zich doen vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen. Indien een lid zich wenst te doen vertegenwoordigen dient hij de voorzitter vóór de zitting waar hij vertegenwoordigd zal worden in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger.

De vertegenwoordiger van een lid van de Associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de Associatieraad mogen door ambtenaren vergezeld worden.

Vóór het begin van iedere zitting wordt de voorzitter op de hoogte gebracht van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van elke partij.

Wanneer er op de agenda een punt staat dat verband houdt met de Europese Investeringsbank woont een vertegenwoordiger van die Bank de zitting van de Associatieraad als waarnemer bij.

De Associatieraad kan met instemming van de partijen niet-leden uitnodigen de zittingen bij te wonen om informatie over bijzondere onderwerpen te verstrekken.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de missie van Tunesië in Brussel treden gezamenlijk op als secretarissen van de Associatieraad.

Artikel 6

Correspondentie

De voor de Associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht tot de voorzitter van de Associatieraad op het adres van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

De twee secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie aan de voorzitter van de Associatieraad wordt overhandigd en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de Associatieraad. Aldus verspreide correspondentie wordt gericht tot het secretariaat-generaal van de Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten en de missie van Tunesië in Brussel.

Mededelingen die uitgaan van de voorzitter van de Associatieraad worden door de twee secretarissen tot de geadresseerden gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de Associatieraad met gebruik van de in de voorgaande alinea bedoelde adressen.

Artikel 7

Openbaarheid

De zittingen van de Associatieraad zijn niet openbaar, tenzij anders besloten wordt.

Artikel 8

Agenda van de zittingen

1. De voorzitter stelt voor elke zitting een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Associatieraad uiterlijk 15 dagen voor het begin van de zitting naar de in artikel 6 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen voor het begin van de zitting een verzoek tot het opnemen op de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen.

De agenda wordt bij het begin van iedere zitting door de Associatieraad vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.

2. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 vermelde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 9

Notulen

Van elke zitting worden door de twee secretarissen ontwerp-notulen opgesteld.

In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

- de bij de Associatieraad ingediende documentatie,

- verklaringen die op verzoek van een lid van de Associatieraad worden opgenomen,

- genomen besluiten, overeengekomen verklaringen en vastgestelde conclusies.

De ontwerp-notulen worden ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Zij worden binnen drie maanden na iedere zitting van de Associatieraad goedgekeurd. Wanneer de notulen zijn goedgekeurd worden zij door de voorzitter en de beide secretarissen ondertekend. De notulen worden bewaard in de archieven van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie; een gewaarmerkt afschrift wordt aan elk van de in artikel 6 genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

1. De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld.

In de periode tussen twee zittingen kan de Associatieraad indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen.

2. De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in de zin van artikel 80 van de Euro-mediterrane Overeenkomst dragen de titel "besluit", respectievelijk "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp.

De besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen.

Besluiten en aanbevelingen worden toegezonden naar elk van de in artikel 6 genoemde geadresseerden.

De Associatieraad kan besluiten tot bekendmaking van zijn besluiten en aanbevelingen in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en de Staatscourant van de Republiek Tunesië.

Artikel 11

Talen

De officiële talen van de Associatieraad zijn de officiële talen van de twee partijen.

Voor zijn beraadslagingen gaat de Associatieraad, tenzij anders wordt beslist, uit van de in deze talen opgestelde documenten.

Artikel 12

Uitgaven

De Gemeenschap en Tunesië dragen bij deelneming aan vergaderingen van de Associatieraad elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

De kosten die verbonden zijn aan het tolken op vergaderingen, het vertalen en het vermeerderen van documenten komen ten laste van de Gemeenschap, met dien verstande dat de kosten die verbonden zijn aan het tolken en/of het vertalen in of uit het Arabisch ten laste komen van Tunesië.

Andere kosten die verbonden zijn aan de materiële organisatie van vergaderingen, komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

Artikel 13

Associatiecomité

1. Het Associatiecomité dient de Associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bij te staan. Het Associatiecomité bestaat uit vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie en van vertegenwoordigers van de Commissie van de Europese Gemeenschappen enerzijds, en uit vertegenwoordigers van de regering van Tunesië anderzijds.

2. Het Associatiecomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Associatieraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de Euro-meditterane Overeenkomst. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad het Comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de Euro-mediterrane Overeenkomst. Voorstellen of ontwerp-besluiten en -aanbevelingen worden door het Associatiecomité ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd.

3. Bij een in de Euro-mediterrane Overeenkomst vermelde verplichting of mogelijkheid tot overleg, kan dit overleg in het Associatiecomité plaatsvinden. Dit overleg kan, indien beide partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Associatieraad.

4. Het reglement van orde van het Associatiecomité is als bijlage aan dit besluit gehecht.

Gedaan te Brussel, 14 juli 1998.

Voor de Associatieraad

De Voorzitter

W. SCHÜSSEL

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET ASSOCIATIECOMITÉ, associatie tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten enerzijds en de Republiek Tunesië anderzijds

Artikel 1

Voorzitterschap

Het Associatiecomité wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van het voorzitterschap van de Europese Unie, namens de Gemeenschap en haar lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van Tunesië. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associateraad en loopt af op 31 december 1998.

Artikel 2

Vergaderingen

Het Associatiecomité komt wanneer de omstandigheden zulks vereisen in overleg tussen beide partijen bijeen.

Elke vergadering van het Associatiecomité wordt belegd op een tijd en op een plaats die door beide partijen is overeengekomen.

De vergaderingen van het Associatiecomité worden bijeengeroepen door de voorzitter.

Artikel 3

Delegaties

Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke partij.

Artikel 4

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de regering van Tunesië treden gezamenlijk op als secretarissen van het Associatiecomité.

Alle in dit besluit bedoelde mededelingen aan en van de voorzitter worden toegezonden aan de secretarissen van het Associatiecomité en aan de secretarissen en de voorzitter van de Associatieraad.

Artikel 5

Openbaarheid

Vergaderingen van het Associatiecomité zijn, tenzij anders worden beslist, niet openbaar.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van het Associatiecomité uiterlijk 15 dagen voor het begin van de vergadering aan de in artikel 4 bedoelde geadresseerden gezonden.

Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór de begindatum van de veradering een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum warop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen.

Het Associatiecomité mag deskundigen uitnodigen zijn vergaderingen bij te wonen om informatie over bepaalde onderwerpen te verstrekken.

De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het Associatiecomité vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.

2. De voorzitter mag met instemming van de twee partijen de in lid 1 vermelde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 7

Notulen

Van elke vergadering worden notulen opgesteld op grond van de samenvatting door de voorzitter van de door het Associatiecomité bereikte conclusies.

De door het Associatiecomité goedgekeurde notulen worden door de voorzitter en de beide secretarissen ondertekend en door elk van de partijen gearchiveerd. Een afschrift van de notulen wordt toegezonden aan elk van de in artikel 4 bedoelde geadresseerden.

Artikel 8

Beraadslagingen

In de specifieke gevallen waarin het Associatiecomité uit hoofde van de Euro-mediterrane Overeenkomst door de Associatieraad is gemachtigd om besluiten/aanbevelingen aan te nemen, krijgen deze instrumenten de titel "besluit", respectievelijk "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van hun aanneming en de beschrijving van het onderwerp.

Wanneer het Associatiecomité een besluit neemt zijn de aritkelen 10 en 11 van Besluit nr. 1/98 van de Associatieraad betreffende diens reglement van orde op overeenkomstige wijze van toepassing.

De besluiten en aanbevelingen van het Associatiecomité worden aan de in artikel 4 van deze bijlage bedoelde geadresseerden gezonden.

Artikel 9

Uitgaven

Elke partij neemt de uitgaven terzake van zijn deelneming aan de vergaderingen van het Associatiecomité en aan eventueel uit hoofde van artikel 84 van de Euro-mediterrane Overeenkomst opgerichte subcomités en werkgroepen, zowel voor wat personeelsuitgaven, reis- en verblijfkosten betreft, als voor wat de uitgaven inzake post- en telecommunicatie betreft, voor zijn rekening.

De uitgaven voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling en vermenigvuldiging van de documenten komen ten laste van de Gemeenschap, met uitzondering van de kosten voor vertolking en/of vertaling uit of in het Arabisch, welke voor rekening van Tunesië komen.

Andere uitgaven betrekking hebbende op de materiële organisatie van de vergaderingen, komen ten laste van de partij die de vergaderingen organiseert.