NL Publicatieblad van de Europese Unie L 70/52

BESLUIT Nr. 5/2004 VAN HET ACS-EG-COMITÉ VAN AMBASSADEURS

van 17 december 2004

betreffende het financieel reglement van het Centrum voor de Ontwikkeling van het Bedrijfsleven

(2006/192/EG)

HET ACS-EG-COMITÉ VAN AMBASSADEURS,

Gelet op de Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, ondertekend te Cotonou op 23 juni 2000 (1) (hierna „de overeenkomst” genoemd), inzonderheid op artikel 2, lid 6, van bijlage III,

Gelet op het Intern Akkoord van 12 september 2000 tussen de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, betreffende de financiering en het beheer van de steun van de Gemeenschap in het kader van het financieel protocol bij de Overeenkomst,

Gelet op het Financieel reglement van toepassing op het negende Europees Ontwikkelingsfonds (9e EOF),

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Het Comité van Ambassadeurs dient na de ondertekening van de overeenkomst het financieel reglement van het Centrum voor de Ontwikkeling van het Bedrijfsleven, hierna „het Centrum” genoemd, vast te stellen.

(2) Het Comité van Ambassadeurs dient de procedures voor de begroting van het Centrum vast te stellen,

BESLUIT:

I. ALGEMENE BEGINSELEN

BEGINSELEN VAN EENHEID, BEGROTINGSWAARACHTIGHEID, EVENWICHT EN REKENEENHEID

Artikel 1

1. Alle ontvangsten en uitgaven van het Centrum worden opgenomen in ramingen die gebaseerd worden op een van kostencalculaties voorzien jaarlijks werkprogramma, dat voor ieder begrotingsjaar wordt opgesteld, en worden opgenomen in de begroting.

2. De in de begroting opgenomen ontvangsten en uitgaven moeten in evenwicht zijn.

Artikel 2

De begroting wordt in euro vastgesteld, uitgevoerd en onderworpen aan rekening en verantwoording. De rekenplichtige en, in het geval van gelden ter goede rekening, de beheerder van gelden ter goede rekening zijn evenwel gemachtigd voor kasbehoeften transacties te verrichten in de nationale valuta’s van ACS-landen en lidstaten van de Europese Unie.

Artikel 3

1. De ontvangsten omvatten de bijdrage van het Fonds, de bedragen aan belasting die wordt geheven op de door het Centrum uitbetaalde salarissen, lonen en andere emolumenten, alsmede andere inkomsten.

2. De ontvangsten kunnen ook bijdragen van andere donoren aan de begroting van het Centrum omvatten.

3. Overeenkomstig artikel 4, lid 3, van de statuten en het reglement van orde van het Centrum, mag het Centrum tevens namens derden middelen beheren die bestemd zijn voor de uitvoering van de activiteiten die het volgens de Overeenkomst moet uitvoeren. De financiële voorschriften voor het beheer van die middelen zijn opgenomen in artikel 37 van dit financieel reglement.

Artikel 4

De ramingen van de uitgaven omvatten huishoudelijke uitgaven en beleidsuitgaven. Tussen deze soorten uitgaven dient een duidelijk onderscheid te worden gemaakt.

BEGINSEL VAN JAARPERIODICITEIT

Artikel 5

1. Het begrotingsjaar begint op 1 januari en sluit op 31 december.

2. De in de begroting opgenomen kredieten worden toegestaan voor de duur van een begrotingsjaar.

a) Kredieten die in de loop van een begrotingsjaar zijn vastgelegd, maar op 31 december van dat jaar niet zijn uitbetaald, worden van rechtswege overgedragen, uitsluitend naar het eerstvolgende begrotingsjaar. Kredieten die aldus zijn overgedragen, worden in de boekhouding van het lopende jaar duidelijk aangegeven.

b) In bepaalde omstandigheden kan de directeur voor langlopende projecten toestaan dat kredieten twee jaren achtereen naar het volgende begrotingsjaar worden overgedragen. Een dergelijke overdracht van kredieten wordt in de boekhouding aangegeven. De directeur stelt de Raad van Bestuur op zijn eerstvolgende vergadering van zijn besluit in kennis.

c) Bij afsluiting van elk financieel protocol van de Overeenkomst worden kredieten die zijn vastgelegd, maar nog niet zijn uitbetaald, van rechtswege overgedragen naar het volgende financieel protocol van de Overeenkomst. Kredieten die bij het verstrijken van de Overeenkomst zijn vastgelegd, maar nog niet uitbetaald, worden overgedragen, maar uitsluitend gedurende de overgangsperiode tussen deze Overeenkomst en de opvolger daarvan, of in voorkomend geval de afwikkelingsperiode van twaalf maanden.

d) Overeenkomstig de regels voor het opstellen van de begroting zijn kredieten die aan het einde van een begrotingsjaar komen te vervallen, opnieuw beschikbaar voor daaropvolgende begrotingsjaren.

3. Indien bij aanvang van een begrotingsjaar de begroting voor dat jaar nog niet definitief is goedgekeurd, verleent de directeur met het oog op de continuïteit van de werkzaamheden van het Centrum toestemming voor vastlegging van, betalingsopdrachten voor en betaling van maandelijkse huishoudelijke uitgaven en beleidsuitgaven, overeenkomstig de procedures van dit reglement. Dergelijke maandelijkse uitgaven voor het lopende jaar mogen echter niet meer bedragen dan eentwaalfde van de overeenkomstige kredieten die per artikel in de begroting voor het voorgaande jaar zijn goedgekeurd.

BEGINSEL VAN GOED FINANCIEEL BEHEER

Artikel 6

1. Begrotingskredieten worden aangewend volgens het beginsel van goed financieel beheer, dat zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid inhoudt.

2. Zuinigheid betekent dat de door het Centrum voor zijn activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld.

Efficiëntie betekent dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd.

Doeltreffendheid betekent dat de gestelde doelen en de beoogde resultaten worden bereikt.

3. Voor alle door de begroting bestreken activiteitensectoren worden specifieke, meetbare, haalbare, relevante en van een termijn voorziene doelstellingen vastgesteld. De verwezenlijking van die doelstellingen wordt gecontroleerd door per activiteit vastgestelde resultatenindicatoren; de directeur verstrekt informatie aan de Raad van Bestuur. Die informatie wordt elk jaar verstrekt, ten laatste in de documenten die het voorontwerp van begroting vergezellen, tezamen met de documenten die aan de Commissie worden voorgelegd ter motivering van het jaarlijkse bedrag uit het EOF waarom het Centrum verzoekt.

4. Om de besluitvorming te verbeteren, voert het Centrum voor de programma’s en activiteiten regelmatig evaluaties vooraf en achteraf uit, overeenkomstig een in overleg met de Commissie vast te stellen meerjarig evaluatieprogramma. De resultaten van de evaluaties worden opgenomen in de documenten die aan de Commissie worden voorgelegd ter motivering van het jaarlijkse bedrag uit het EOF waarom het Centrum verzoekt.

II. OPSTELLING VAN DE BEGROTING

Artikel 7

1. De directeur stelt een ontwerp voor een jaarlijks werkprogramma alsmede de daarmee samenhangende begroting op, zulks binnen de grenzen van het totale budget dat bij het financieel protocol aan het Centrum wordt toegewezen, vermeerderd met eventuele bijdragen van andere donoren en overeenkomstig de richtsnoeren van de strategie die door het Comité is vastgesteld. Uiterlijk op 15 juli van het jaar dat aan de uitvoering ervan voorafgaat, wordt dit ontwerp aan de Raad van Bestuur voorgelegd.

Het jaarlijkse werkprogramma en de daarmee samenhangende begroting worden door de Raad van Bestuur goedgekeurd en aan het Comité van Ambassadeurs voorgelegd voor aanneming. De begroting wordt doorgezonden aan de Commissie van de Europese Gemeenschappen („de Commissie”), die de geldende communautaire procedures inzake de gevraagde bijdrage uit het EOF inleidt, zulks op basis van de afzonderlijke toewijzing daarvoor.

2. Vastlegging is niet eerder mogelijk dan vanaf de datum van het financieringsbesluit van de bevoegde autoriteit van de Gemeenschap inzake de uit het EOF gevraagde bijdrage. Dit besluit wordt aan het Centrum meegedeeld.

3. De voorwaarden die van toepassing zijn op de bijdrage uit het EOF worden vastgesteld bij een door het Centrum en de Commissie te ondertekenen financieringsovereenkomst.

4. In de begroting worden passende ramingen van de bijdragen van andere donoren opgenomen.

Artikel 8

1. De data voor de betaling van de bijdrage uit het EOF worden vastgesteld bij de in artikel 7, lid 3, bedoelde financieringsovereenkomst. De bijdrage van voorgaande jaren die met vervallen kredieten overeenstemmen, wordt in mindering gebracht.

2. De begroting wordt onderverdeeld in titels (begrotingsonderdelen), hoofdstukken, artikelen en posten, overeenkomstig de aard of het doel van de ontvangsten of uitgaven.

Artikel 9

Indien noodzakelijk dient de directeur een ontwerp voor een aanvullende of gewijzigde begroting in, dat wordt beoordeeld en goedgekeurd in dezelfde vorm en volgens dezelfde procedure als de begroting die de oorspronkelijke ramingen bevatte.

III. UITVOERING VAN DE BEGROTING

Artikel 10

1. De begroting wordt door de directeur uitgevoerd volgens de beginselen van Deel I en op diens eigen verantwoordelijkheid overeenkomstig de beginselen vermeld in afdeling I en binnen de grenzen van de goedgekeurde kredieten. De directeur brengt aan de Raad van Bestuur verslag uit over het beheer van de begroting.

2. De goedgekeurde kredieten mogen uitsluitend worden gebruikt in overeenstemming met de beginselen en voorschriften die bij dit reglement zijn vastgesteld, met name het in artikel 6 omschreven beginsel van goed financieel beheer.

Artikel 11

1. Ontvangsten kunnen slechts worden geïnd en uitgaven slechts worden verricht door aanwijzing op een begrotingsonderdeel.

Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht gegeven boven het bedrag van de goedgekeurde kredieten voor het betrokken begrotingsjaar of de kredieten die van eerdere begrotingsjaren zijn overgedragen.

2. De ontvangsten en de uitgaven worden voor het volle bedrag in de rekeningen opgenomen en mogen niet met elkaar worden gecompenseerd.

— In afwijking van deze regel wordt het volgende op de goedgekeurde kredieten in mindering gebracht: a) boeten, opgelegd aan partijen bij overeenkomsten en aanbestedingen; b) onverschuldigd betaalde bedragen, waarvan verrekening kan plaatsvinden door inhouding op een nieuwe soortgelijke betaling ten laste van het hoofdstuk, het artikel en het begrotingsjaar waarop het teveel betaalde is geboekt; c) de waarde van voertuigen, materieel en installaties die worden ingeruild bij de aankoop van nieuwe voertuigen, materieel of installaties van dezelfde aard; voor de waardering van de inventaris wordt de nettoaankoopprijs als de historische kostprijs in de boekhouding opgenomen.

— Eveneens in afwijking van deze regel mogen de volgende bedragen opnieuw worden gebruikt: a) terugbetalingen van onverschuldigd betaalde bedragen; b) ontvangen verzekeringsuitkeringen; c) opbrengsten van de verkoop van voertuigen, materieel en installaties die worden vervangen; d) opbrengsten van de verkoop van publicaties van het Centrum.

Artikel 12

1. Tot overschrijving van kredieten van de ene titel naar de andere wordt besloten door de directeur, behalve waar het gaat om overschrijvingen van of naar artikelen die de bezoldiging van het personeel betreffen. De directeur stelt de Raad van Bestuur op zijn eerstvolgende vergadering van zijn besluiten in kennis.

Tot overschrijving van kredieten van de ene titel naar de andere in het geval van artikelen die de bezoldiging van het personeel betreffen, wordt besloten door de Raad van Bestuur op voorstel van de directeur.

2. Tot overschrijving van kredieten van het ene hoofdstuk naar het andere en binnen een hoofdstuk wordt besloten door de directeur, die de Raad van Bestuur daarvan in kennis stelt.

Artikel 13

De inkomsten van het Centrum worden overgemaakt op een of meer ten name van het Centrum geopende rekeningen.

IV. FINANCIËLE CONTROLE

Artikel 14

1. De financiële controle wordt uitgevoerd door een financieel controleur en indien nodig een of meer assistent-controleurs, die allen moeten beschikken over ervaring met het financieel reglement van internationale organisaties.

2. De controleur ressorteert administratief rechtstreeks onder de directeur. De assistent-controleurs brengen rechtstreeks verslag uit aan de controleur.

3. De controleur en de assistent-controleurs worden benoemd door de Raad van Bestuur. De controleur en de assistent-controleurs zijn onderworpen aan het geldende personeelsreglement. Tuchtrechtelijke maatregelen en maatregelen betreffende schorsing, beëindiging van het dienstverband of gerechtelijke procedures moeten worden goedgekeurd door de Raad van Bestuur op basis van een volledig gemotiveerd voorstel van de directeur.

4. Vóór een ordonnateur een verrichting goedkeurt, worden de beleidsaspecten en financiële aspecten door de financieel controleur geverifieerd. Uit deze verificatie moet blijken:

a) de regelmatigheid en juistheid van de uitgave ten aanzien van de geldende bepalingen;

b) de toepassing van het in artikel 6 bedoelde beginsel van goed financieel beheer.

De verificatie leidt tot de verlening of de weigering van een visum.

De financieel controleur weigert zijn visum indien naar zijn oordeel de bovengenoemde voorwaarden niet zijn vervuld. In alle gevallen dat het visum wordt geweigerd, maakt de financieel controleur een schriftelijke verklaring op waarin alle redenen worden vermeld, en stelt hij de directeur op de hoogte.

Tenzij de beschikbaarheid van de kredieten onzeker is, kan de directeur bij een met redenen omkleed besluit en op eigen verantwoordelijkheid over de weigering heenstappen. Dit besluit dient te worden uitgevoerd; het wordt ter informatie aan de financieel controleur meegedeeld. De directeur stelt de Raad van Bestuur op zijn eerstvolgende vergadering van dergelijke besluiten in kennis. De financieel controleur heeft toegang tot alle bewijsstukken en andere documenten die op de te verifiëren uitgaven of ontvangsten betrekking hebben. Hij kan verificaties ter plaatse verrichten.

5. De controleur en de assistent-controleurs zijn bij de uitvoering van hun taken volledig onafhankelijk. Zij mogen geen instructies ontvangen of beperkingen opgelegd krijgen bij de uitvoering van de taken waarmee zij zijn belast door het bepaalde in het financieel reglement als gevolg van hun benoeming.

6. De directeur mag de financieel controleur verzoeken advies uit te brengen over aangelegenheden betreffende analyse, organisatie of verbetering van de interne procedures van het Centrum. De directeur kan de financieel controleur tevens verzoeken documenten te verifiëren en in voorkomend geval ter plaatse te verifiëren of activiteiten die ten laste van de begroting komen correct zijn uitgevoerd.

7. De financieel controleur stelt aan het eind van elk begrotingsjaar, doch uiterlijk op 30 april van het volgende jaar, een activiteitenverslag op, waarin hij advies uitbrengt over het financieel beheer en de uitvoering van de begroting. Hij dient het verslag in bij de directeur, die het verslag, indien nodig met zijn opmerkingen, aan de Raad van Bestuur voorlegt op zijn eerstvolgende vergadering.

Artikel 15

De in artikel 27 bedoelde externe controleurs brengen onafhankelijk advies uit over de kwaliteit van de systemen voor beheer en controle.

V. BEHEER VAN DE BEGROTING

Artikel 16

1. Het beheer van de begroting van het Centrum geschiedt volgens het beginsel van scheiding van ordonnateurs en rekenplichtigen.

2. De functies van ordonnateur, controleur en rekenplichtige zijn gescheiden en onderling onverenigbaar.

3. Het beheer van de kredieten berust bij de ordonnateur, die als enige bevoegd is betalingsverplichtingen aan te gaan, aanspraken vast te stellen en innings- en betalingsopdrachten af te geven. Invordering en betaling geschieden door de rekenplichtige.

Artikel 17

1. Voor elke handeling waardoor een uitgave ten laste van het Centrum ontstaat, moet de ordonnateur vooraf een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting opstellen. Het voorstel wordt samen met de originele bewijsstukken ter verificatie aan de financieel controleur voorgelegd.

2. Voor terugkerende uitgaven kan een voorlopige betalingsverplichting worden aangegaan.

3. Betalingsverplichtingen en betalingsopdrachten worden geboekt.

Artikel 18

1. De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de ordonnateur:

a) het bestaan van de rechten van de crediteur verifieert;

b) het bestaan en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert;

c) de opeisbaarheid van de schuldvordering verifieert.

2. Voor iedere betaalbaarstelling moeten bewijsstukken worden overgelegd die de rechten van de crediteur en in voorkomend geval het feit dat de prestatie is verricht, staven.

Artikel 19

1. De betalingsopdracht is de handeling waarbij de ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een uitgave te betalen die door hem betaalbaar is gesteld.

2. Bij de betalingsopdracht worden de originele bewijsstukken gevoegd; deze worden voorzien van of gaan vergezeld van een verklaring van de ordonnateur ten bewijze van de juistheid van de te betalen bedragen, de ontvangst van de leveranties of de verrichting van de dienst.

3. In voorkomend geval kunnen afschriften van bewijsstukken die door de ordonnateur voor eensluidend met het origineel zijn gewaarmerkt, gelden als originele stukken.

4. De betalingsopdracht wordt ter voorafgaande verificatie aan de financieel controleur voorgelegd.

Artikel 20

1. Betaling is de slothandeling die het Centrum van zijn verbintenissen jegens zijn crediteurs ontslaat.

2. Betalingen van uitgaven geschiedt door de rekenplichtige binnen de grenzen van de beschikbare middelen.

3. Bij onjuistheid, betwisting van de geldigheid van de kwijting of niet-naleving van de bij dit financieel reglement voorgeschreven vormen stelt de rekenplichtige onmiddellijk de ordonnateur en de financieel controleur op de hoogte. De directeur kan schriftelijk en op eigen verantwoordelijkheid eisen dat de betaling wordt verricht. De directeur stelt de Raad van Bestuur op zijn eerstvolgende vergadering van dergelijke besluiten in kennis.

Artikel 21

1. Betalingen worden in beginsel verricht via een bankrekening, bij voorkeur door middel van een bankoverschrijving of, indien daar goede redenen voor zijn, per cheque. Alle transacties worden verricht in euro. Indien nodig kan in uitzonderlijke gevallen een andere munteenheid worden gebruikt.

2. Cheques en bankoverschrijvingen moeten zijn voorzien van twee handtekeningen, waaronder die van de rekenplichtige.

3. In met redenen omklede gevallen kan de directeur betalingen in gereed geld toestaan. Voor dergelijke betalingen moet een ontvangstbewijs worden afgegeven.

4. Wanneer de werkelijke wisselkoersen niet beschikbaar zijn, dient voor de omrekening in euro van te verrichten betalingen of te innen ontvangsten in de munteenheden van ACS-landen gebruik te worden gemaakt van de omrekeningskoersen, zoals door de Europese Centrale Bank vastgesteld, die van kracht zijn op de eerste werkdag van de maand waarin de werkelijke datum van de transactie valt.

Artikel 22

1. Voor bepaalde soorten uitgaven kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld, overeenkomstig de door het Centrum vastgestelde voorwaarden.

2. Het besluit om beheer van gelden ter goede rekening in te stellen wordt genomen door de directeur, op voorstel van het personeelslid dat met het dossier is belast. Voor een dergelijk voorstel aan de directeur wordt voorgelegd, moet de goedkeuring van de rekenplichtige en de instemming van de financieel controleur worden verkregen.

3. In het besluit wordt bepaald:

— de naam van de beheerder van gelden ter goede rekening;

— de aansprakelijkheid van de aangewezen beheerder;

— het maximumbedrag van de gelden die ter goede rekening kunnen worden verstrekt;

— de termijn waarbinnen de ter goede rekening verstrekte gelden kunnen worden gebruikt;

— de wijze waarop en de termijn waarbinnen de bewijsstukken moeten worden overgelegd;

— de aard en het maximumbedrag van iedere te betalen uitgave.

4. Voor elk voorschot moet tevoren een betalingsverplichting worden aangegaan.

5. De ordonnateur en de rekenplichtige nemen de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat met betrekking tot de verstrekte voorschotten voor het juiste bedrag en binnen de geldende termijn vereffeningsbesluiten worden genomen.

Artikel 23

1. De directeur is de ordonnateur voor de kredieten die in de begroting van het Centrum zijn opgenomen.

2. De directeur mag taken delegeren aan personeelsleden die onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid staan. Het besluit tot delegering van bevoegdheden vermeldt de duur en de reikwijdte van de bevoegdheid om als ordonnateur op te treden.

3. De directeur kan bepaalde taken delegeren aan geschikte, zorgvuldig gekozen derden.

Artikel 24

Rekenplichtige

1. De directeur benoemt de rekenplichtige met de instemming van de Raad van Bestuur.

2. De rekenplichtige is in het Centrum belast met:

a) de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;

b) het opstellen en inrichten van de rekeningen overeenkomstig artikel 26;

c) het voeren van de boekhouding overeenkomstig artikel 26;

d) het vaststellen, overeenkomstig artikel 26, van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel, in overeenstemming met de bepalingen die door de ordonnateur van de Commissie zijn vastgesteld;

e) het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren;

f) het beheer van de kasmiddelen.

3. De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateurs, die de betrouwbaarheid ervan garanderen, alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen van het Centrum en de uitvoering van de begroting.

4. Behoudens lid 5 van dit artikel en artikel 22 is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de kasmiddelen en waardepapieren. Hij is aansprakelijk voor de bewaring ervan.

5. De ordonnateur kan, wanneer dat voor de uitvoering van zijn taken noodzakelijk is, bepaalde functies delegeren aan onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid geplaatste personeelsleden die aan het personeelsreglement zijn onderworpen.

6. In het delegatiebesluit worden de aan de delegatie verkrijgende personeelsleden toevertrouwde taken en hun rechten en plichten omschreven.

Artikel 25

1. Voor de invordering van elk aan het Centrum verschuldigd bedrag wordt door de ordonnateur een invorderingsopdracht opgesteld. Invorderingsopdrachten worden ter voorafgaande verificatie aan de interne controle-instantie voorgelegd.

2. De rekenplichtige draagt de verantwoordelijkheid voor invorderingsopdrachten die hij van de ordonnateur ontvangt.

3. Voor alle kasbetalingen aan de rekenplichtige of de beheerder van gelden ter goede rekening wordt een ontvangstbewijs afgegeven.

VI. BOEKHOUDING, FINANCIËLE STATEN, CONTROLE, REKENKAMER, OLAF

Artikel 26

1. De boekhouding wordt in euro per kalenderjaar volgens de methode van dubbel boekhouden gevoerd. Zij omvat alle ontvangsten en uitgaven van 1 januari tot en met 31 december, gestaafd met de originele bewijsstukken.

De boekhouding wordt aan het einde van het begrotingsjaar afgesloten met het oog op het opstellen van de financiële staten van het Centrum.

2. De boekingen worden verricht overeenkomstig een rekeningstelsel dat een duidelijke scheiding aanbrengt tussen balansrekeningen en rekeningen van baten en lasten. De boekingen kunnen worden verricht met behulp van een computersysteem, dat het mogelijk maakt een algemene maandelijkse balans op te stellen. Gelden ter goede rekening worden geboekt op tussenrekeningen en uiterlijk aan het einde van het volgende begrotingsjaar vereffend, tenzij het doorlopende gelden ter goede rekening betreft.

3. Wanneer de ordonnateur, de controleur en de rekenplichtige het erover eens zijn dat het systeem voldoende veiligheidsgaranties biedt, kan het Centrum de gegevens elektronisch verwerken.

4. De afzonderlijke rekeningen die worden aangehouden voor de middelen die namens derden worden beheerd, zoals daarin in artikel 37 is voorzien, worden geconsolideerd in de balans en de jaarrekening van het Centrum.

5. Het Centrum stelt uiterlijk op 31 maart van het jaar N + 1 een balans en een jaarrekening op.

De balans geeft de vermogenssituatie en de financiële situatie van het Centrum op 31 december van het jaar N + 1 weer.

De jaarrekening omvat:

a) een ontvangstentabel, waarin worden vermeld: — de verwachte ontvangsten uit het EOF, gebaseerd op de goedgekeurde vastleggingskredieten van het lopende jaar en van voorgaande jaren overgedragen vastleggingskredieten; — werkelijke ontvangsten uit inkomstenbelasting en rentebaten; — andere werkelijke ontvangsten;

b) een uitgaventabel, waarin worden vermeld: — betalingen op grond van betalingsverplichtingen die van eerdere begrotingsjaren zijn overgedragen; — betalingen of betalingsverplichtingen die ten laste komen van het begrotingsjaar N; — een overzichtstabel waarin de verrichte betalingen voor meubilair, apparatuur en andere onderdelen van de inventaris; — goedgekeurde vastleggingen die naar het volgende begrotingsjaar worden overgedragen;

c) aantekeningen bij de financiële staten, omvattende: — een opgave van de toegepaste boekhoudbeginselen; — overzichtstabellen voor het voorgaande en het lopende begrotingsjaar inzake de kredieten die zijn vastgelegd, betaald, geschrapt of overgedragen; — gedetailleerde opmerkingen en berekeningen betreffende de posten in de financiële staten.

6. Eenmaal per drie maanden wordt een overzicht opgesteld van de stand van de uitvoering van de lopende begroting en het gebruik van de overgedragen kredieten. Dit overzicht wordt geviseerd door de financieel controleur en voorgelegd aan de Raad van Bestuur.

Artikel 27

Externe controleurs

1. De Raad van Bestuur wijst voor drie jaar uit een lijst van ten minste drie voorgedragen firma’s een internationaal vermaarde professionele accountantsfirma aan om de financiële staten van het Centrum te controleren. Eenzelfde accountantsfirma mag niet voor meer dan drie achtereenvolgende jaren worden aangewezen.

2. De accountants controleren de boekhouding en de kasmiddelen die in het Centrum worden aangehouden, verifiëren of de inventaris en de balans correct en te goeder trouw zijn opgesteld, overeenkomstig passende boekhoudprocedures, en zien erop toe dat de gegevens over de rekeningen van het Centrum juist zijn.

De controle heeft ten doel de wettigheid en de regelmatigheid van de ontvangsten en uitgaven vast te stellen en na te gaan of een goed financieel beheer werd gevoerd.

De accountants verklaren dat de financiële staten op correcte wijze zijn opgemaakt, in overeenstemming met internationaal erkende boekhoudnormen, en dat zij een getrouw beeld geven van de financiële positie van het Centrum.

3. De accountants staan het Centrum bij het beheersen van risico’s bij door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheer- en controlesystemen en aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de uitvoeringsvoorwaarden van de verrichtingen en ter bevordering van een goed financieel beheer.

De accountants zijn belast met:

a) het beoordelen van de geschiktheid en doeltreffendheid van de interne beheersystemen, alsmede de prestaties van het Centrum bij de uitvoering van programma’s en acties in relatie tot de ermee verbonden risico’s;

b) het beoordelen van de geschiktheid en kwaliteit van de interne controlesystemen die worden toegepast op de verrichtingen tot uitvoering van de begroting.

4. De accountants betrekken hun werkzaamheden op alle activiteiten en afdelingen van het Centrum. Zij hebben volledige en onbeperkte toegang tot alle gegevens die zij voor het uitvoeren van hun taak nodig hebben.

5. Na de afsluiting van het begrotingsjaar stellen de accountants een verslag op, dat uiterlijk op 30 juni wordt ingediend. Het verslag wordt voorgelegd aan de directeur, die het, indien nodig met zijn opmerkingen, aan de Raad van Bestuur voorlegt op zijn eerstvolgende vergadering. De Raad van Bestuur doet het verslag, samen met zijn aanbevelingen, toekomen aan het Comité.

Op basis van dit verslag en de financiële staten verleent het Comité de directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting.

Artikel 28

Overeenkomstig het financieel reglement van het EOF kunnen de Commissie, de Rekenkamer en het Europees Bureau voor Fraudebestrijding OLAF controles uitvoeren met betrekking tot de financiering die het Centrum van het EOF heeft ontvangen. De Rekenkamer kan de wettigheid en de regelmatigheid van de ontvangsten en uitgaven onderzoeken en nagaan of de bepalingen van de overeenkomst en die van het financieel reglement van het negende EOF zijn nageleefd.

VII. VERANTWOORDELIJKHEID VAN ORDONNATEURS, REKENPLICHTIGE, ONDERGESCHIKT REKENPLICHTIGEN EN BEHEERDERS VAN GELDEN TER GOEDE REKENING

Artikel 29

Een ordonnateur is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk indien hij in te vorderen rechten vaststelt of inningsopdrachten afgeeft, een betalingsverplichting aangaat of een betalingsopdracht ondertekent in strijd met de in dit financieel reglement vastgestelde bepalingen. Ditzelfde geldt indien hij nalaat een document op te stellen waarbij een vordering ontstaat en indien hij zonder geldige reden de afgifte van een inningsopdracht achterwege laat of vertraagt. Deze aansprakelijkheid kan slechts worden ingeroepen indien de schending met opzet is begaan of het gevolg is van ernstige nalatigheid van zijn kant.

Artikel 30

1. De rekenplichtige en de ondergeschikte rekenplichtigen zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk voor de door hen verrichte betalingen die in strijd zijn met het bepaalde artikel 19.

Zij zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk voor elk verlies en elke aantasting van de hun toevertrouwde gelden, waarden en documenten als gevolg van een opzettelijk vergrijp of ernstige nalatigheid hunnerzijds.

Op dezelfde wijze zijn zij verantwoordelijk en aansprakelijk voor de juiste uitvoering van de door hen ontvangen opdrachten voor het gebruik en het beheer van bankrekeningen, in het bijzonder:

a) wanneer de door hen verrichte betaling of inning niet overeenstemt met de desbetreffende betalings- of inningsopdracht;

b) wanneer zij betalen aan een ander dan de rechthebbende.

2. Beheerders van gelden ter goede rekening zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk:

a) wanneer zij door hen verrichte betalingen niet door deugdelijke bewijsstukken kunnen verantwoorden;

b) wanneer zij betalen aan een ander dan de rechthebbende.

Zij zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk voor elk verlies en elke aantasting van de hun toevertrouwde gelden, waarden en documenten als gevolg van een opzettelijk vergrijp of ernstige nalatigheid hunnerzijds.

Artikel 31

1. De rekenplichtige, de ondergeschikte rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening dienen te zijn verzekerd tegen de risico’s die zij uit hoofde van hun functie lopen.

Het Centrum dekt de hiermee verbonden verzekeringskosten. Het stelt vast welke categorieën van personeelsleden als rekenplichtige, ondergeschikt rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening optreden en de voorwaarden waarop het de verzekeringskosten dekt die deze personeelsleden dragen om zich te verzekeren tegen de risico’s die zij uit hoofde van hun onderscheide functie lopen.

2. Aan de rekenplichtige, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening wordt een bijzondere vergoeding toegekend. De hoogte van deze vergoeding wordt door het Centrum bij verordening vastgesteld. Het bedrag van deze vergoeding wordt elke maand op een door het Centrum ten name van elk van deze personeelsleden geopende rekening gecrediteerd, teneinde een waarborgfonds te vormen ter dekking van eventuele verliezen waarvoor de betrokkene aansprakelijk mocht zijn, voorzover deze verliezen niet gedekt zijn door uitkeringen van de verzekeringsmaatschappijen.

Het creditsaldo van deze waarborgrekeningen wordt de betrokkenen uitgekeerd wanneer hun functie als rekenplichtige, ondergeschikt rekenplichtige of beheerder van gelden ter goede rekening een einde neemt en hun kwijting is verleend voor het door hen uitgevoerde beheer.

3. Aan de rekenplichtige, de ondergeschikt rekenplichtige en de beheerder van gelden ter goede rekening wordt door de directeur aan de hand van het verslag van de externe accountants kwijting verleend binnen twee jaar na de afsluiting van het desbetreffende begrotingsjaar.

Artikel 32

De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en, indien van toepassing, de geldelijke aansprakelijkheid van ordonnateurs, rekenplichtigen, ondergeschikt rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening wordt vastgesteld overeenkomstig het personeelsreglement van het Centrum.

VIII. AANBESTEDINGSPROCEDURES EN ANDERE BEPALINGEN

Artikel 33

The award of contracts to be concluded by the Centre for the supply of goods and services shall be governed by the provisions of this Article, supplemented as necessary by the provisions of the Agreement and the General Regulations adopted on its basis by the ACP-EC Council of Ministers and by the rules concerning the award of contracts in the Financial Regulation applicable to the EDF; i.e. the candidates must be nationals of Member States of the Community or of the ACP States, except in duly substantiated cases accepted by the Director.

In the event of conflict, the rules referred to under A, shall apply.

Voor de toepassing van dit artikel gelden de volgende definities:

1) „Onderhandse aanbesteding” Procedure waarbij het Centrum de gegadigde van zijn keuze raadpleegt en met hem over de voorwaarden van het contract onderhandelt.

2) „Vereenvoudigde procedure” Procedure waarbij geen bericht van aanbesteding en werkopdracht worden gepubliceerd en alleen door het Centrum uitgenodigde gegadigden (minimaal drie) kunnen inschrijven.

3) „Onderhandelingsprocedure” Procedure waarbij geen bericht van aanbesteding en werkopdracht worden gepubliceerd en het Centrum de gegadigde(n) van zijn keuze raadpleegt en met hem of hen over de voorwaarden van het contract onderhandelt. Een of meer van de voorwaarden van punt C.1, onder e), moeten van toepassing zijn.

4) „Niet-openbare aanbesteding zonder publicatie van een bericht van aanbesteding” Procedure waarbij alleen gegadigden die door het Centrum op basis van zijn bestand van leveranciers zijn uitgenodigd mogen inschrijven, en de werkopdracht door het Centrum is vastgesteld.

5) „Niet-openbare aanbesteding met publicatie van een bericht van aanbesteding” Procedure waarbij alleen gegadigden die door het Centrum zijn uitgenodigd mogen inschrijven naar aanleiding van een bericht van aanbesteding, en de werkopdracht door het Centrum is vastgesteld.

6) „Openbare aanbesteding” Procedure waarbij alle natuurlijke personen en rechtspersonen of groepen van natuurlijke personen of rechtspersonen mogen inschrijven, naar aanleiding van een door het Centrum gepubliceerd bericht van aanbesteding en werkopdracht.

1) Opdrachten voor leveringen a) Opdrachten betreffende de aankoop of huur van goederen, uitrusting of roerende goederen worden gegund door middel van openbare aanbesteding. De gegadigden moeten onderdaan zijn van een lidstaat van de Gemeenschap of een ACS-staat, behalve in door de directeur aanvaarde met redenen omklede gevallen. b) Deze opdrachten mogen worden gegund door middel van onderhandse aanbesteding (één offerte), wanneer het totaalbedrag van de opdracht niet meer is dan 4 999 EUR. c) Deze opdrachten mogen worden gegund door middel van een vereenvoudigde procedure (raadpleging van ten minste drie leveranciers), wanneer het totaalbedrag van de opdracht 5 000 EUR of meer is, maar niet meer dan 29 999 EUR. d) Deze opdrachten mogen worden gegund door middel van een niet-openbare aanbesteding met ten minste drie gegadigden, zonder publicatie van een bericht van aanbesteding, wanneer het totaalbedrag van de opdracht 30 000 EUR of meer is, maar niet meer dan 149 999 EUR. (e) Deze opdrachten mogen na toestemming van de directeur en op overlegging van een met redenen omkleed dossier, worden gegund door middel van een onderhandelingsprocedure, wanneer het bedrag van de opdracht meer is dan 4 999 EUR en een of meer van de volgende voorwaarden van toepassing zijn: — er is, niet door toedoen van het Centrum, reden voor spoed; — er zijn specifieke technische en duidelijk gestaafde redenen; — de opdracht betreft aanvullende leveringen, diensten of werkzaamheden die om technische redenen niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden; — er is een aanbesteding uitgeschreven die geen resultaat heeft opgeleverd. De voorwaarden voor de toepassing van de onder e), bedoelde uitzonderingsbepalingen worden vastgesteld bij een interne richtlijn die wordt opgesteld door de Raad van Bestuur, die onverwijld van deze beslissingen in kennis wordt gesteld.

2) Opdrachten voor diensten (a) Opdrachten voor diensten worden gegund door middel van een niet-openbare aanbesteding met ten minste drie gegadigden. Deze gegadigden moeten onderdaan zijn van een lidstaat van de Gemeenschap of een ACS-staat, behalve in door de directeur aanvaarde met redenen omklede gevallen. (b) Deze opdrachten mogen worden gegund door middel van onderhandse aanbesteding, wanneer het totaalbedrag van de opdracht niet meer is dan 4 999 EUR. (c) Deze opdrachten worden gegund door middel van een vereenvoudigde procedure (raadpleging van ten minste drie leveranciers), wanneer het totaalbedrag van de opdracht 5 000 EUR of meer is, maar niet meer dan 199 999 EUR. Voor opdrachten met een waarde van 150 000 euro of meer, maar niet meer dan 199 999 EUR, worden de gegadigden geraadpleegd op basis van een gedetailleerde werkopdracht. (d) Deze opdrachten worden na toestemming van de directeur en op overlegging van een met redenen omkleed dossier gegund door middel van een onderhandelingsprocedure, wanneer het bedrag van de opdracht meer is dan 4 999 EUR en een of meer van de voorwaarden van punt C.1, onder e), van toepassing zijn.

3) De opdracht wordt gegund op basis van de aangeboden prijs, de professionele bekwaamheid, de ervaring en de financiële situatie van de inschrijver, en de termijn die voor de uitvoering van de opdracht wordt voorgesteld.

4) Alle contracten worden opgesteld in euro.

5) Wanneer diensten als bedoeld in de punten 1 en 2 worden opgesplitst in een aantal opdrachten, worden voor de toepassing van dit artikel de totale kosten van de diensten in aanmerking genomen.

6) In specifieke gevallen kan het Centrum de vereenvoudigde aanbestedingsprocedures door een externe instantie laten uitvoeren, mits het Centrum voor de keuze van de aangeschreven ondernemingen, de opstelling van de werkopdracht en de gunning van de opdracht als enige verantwoordelijk is, of in het geval van cofinanciering samen met de andere financiers gedeeltelijk verantwoordelijk is.

Artikel 34

Het Centrum kan op onderstaande voorwaarden financieel bijdragen aan initiatieven van ondernemingen, ondernemers, tussenpersonen en dienstverleners:

1) het Centrum kan bijdragen in de kosten van diensten voor in aanmerking komende projecten die worden gefinancierd en beheerd door een natuurlijke persoon of rechtspersoon die onderdaan is van een lidstaat van de Gemeenschap of een ACS-staat, en die bij het Centrum een verzoek om bijstand heeft ingediend.

2) het Centrum beoordeelt de kosten van de diensten, de keuze van de leveranciers, de professionele bekwaamheid, de ervaring en de financiële situatie van de leverancier, de termijn voor de uitvoering van de werkzaamheden en de verwachte impact van het door de begunstigde voorgestelde programma. Daartoe maakt het gebruik van een gewogen lijst van criteria in de trant van die welke de Commissie gebruikt voor het beheer van het EOF, aangepast aan de doelstellingen van het EOF.

3) indien de begunstigde werkzaamheden uitbesteedt, dient hij de bepalingen van artikel 33 na te leven.

4) alle overeenkomsten worden opgesteld in euro.

5) bepalingen inzake de toepassing van deze bijdragen worden bij een interne richtlijn vastgesteld.

Artikel 35

1. Van alle roerende en onroerende goederen die eigendom van het Centrum zijn, wordt een permanente inventarislijst bijgehouden. Roerende goederen worden slechts in de inventaris opgenomen indien hun waarde 350 EUR of meer bedraagt. Op elke factuur wordt voor de betaling het inventarisnummer aangebracht.

2. Verkoop van roerende goederen en apparatuur waarvan de eenheidsaankoopprijs meer dan 1 000 EUR bedraagt, wordt op passende wijze bekendgemaakt, overeenkomstig een door de directeur op te stellen interne richtlijn.

3. Van vervreemding, afdanking en verdwijning door verlies, diefstal of welke oorzaak ook van goederen of voorwerpen die op de inventarislijst voorkomen, wordt een proces-verbaal opgemaakt en ondertekend door de directeur en het voor de uitrusting verantwoordelijke personeelslid, en geviseerd door de interne controleur.

4. Het Centrum houdt een materiële en een boekhoudkundige inventaris bij, die regelmatig worden afgestemd. Deze afstemming wordt door de interne controle-instantie geviseerd.

Artikel 36

Dit financieel reglement is in zijn geheel van toepassing op de gedecentraliseerde structuren van het Centrum.

IX. BEHEER NAMENS DERDEN

Artikel 37

1. Het Centrum mag ook namens derden middelen beheren die bestemd zijn voor de uitvoering van de activiteiten die het volgens de Overeenkomst moet uitvoeren. Een lijst van deze middelen wordt in een bijlage bij de begroting van het Centrum opgenomen.

2. Dit financieel reglement is van toepassing op het beheer van deze middelen.

Het beheer van de andere middelen die door de Commissie ter beschikking worden gesteld, is echter onderworpen aan de financiële bepalingen van de overeenkomst die door de Commissie en het Centrum is ondertekend. Ontbreken dergelijke bepalingen, dan is dit financieel reglement van toepassing.

3. Ramingen van de uitgaven die uit deze middelen worden gefinancierd, worden in een bijlage bij de begroting van het Centrum opgenomen. Er wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen huishoudelijke uitgaven en beleidsuitgaven.

4. Voor het beheer van deze middelen namens derden wordt een afzonderlijke boekhouding bijgehouden.

5. De financiële staten van elk door het Centrum namens een derde beheerd fonds omvatten een balans en een jaarrekening, waarin de situatie op 31 december van het betrokken begrotingsjaar wordt weergegeven. Zij worden goedgekeurd overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van de overeenkomst die door het Centrum en de donor is ondertekend.

Ontbreken dergelijke bepalingen, dan wordt deze goedkeuring verricht door de financieel controleur van het Centrum.

6. De financiële staten worden in een bijlage bij de financiële staten van het Centrum opgenomen.

Artikel 38

De ACS-staten, de lidstaten en de Gemeenschap nemen de voor elk van hen passende maatregelen voor de tenuitvoerlegging van dit besluit.

Artikel 39

Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2005.

Gedaan te Brussel, 17 december 2004. Voor het ACS-EG-Comité van Ambassadeurs De voorzitter T. J. A. M. de BRUIJN

(1) PB L 317 van 15.12.2000, blz. 3.