BESLUIT Nr. 5/2013 VAN HET ACS-EU-COMITÉ VAN AMBASSADEURS

van 7 november 2013

inzake de statuten van het Technisch Centrum voor landbouwsamenwerking en plattelandsontwikkeling (TCLP)

(2013/667/EU)

HET ACS-EU-COMITÉ VAN AMBASSADEURS,

Gezien de Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribische gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, ondertekend te Cotonou op 23 juni 2000 (1), zoals eerst gewijzigd te Luxemburg op 25 juni 2005 (2) en een tweede maal gewijzigd te Ouagadougou op 22 juni 2010 (3) („de ACS-EU-overeenkomst”), en met name artikel 3, leden 5 en 6, van bijlage III,

Overwegende hetgeen volgt:

Naar aanleiding van de tweede wijziging van de ACS-EU-overeenkomst, is bijlage III bijgewerkt om de taken van het Technisch Centrum voor landbouwsamenwerking en plattelandsontwikkeling (TCLP) te herzien alsmede het bestuur in dit orgaan te verduidelijken en te versterken, met name het toezicht van het Comité van ambassadeurs en de taken van de raad van bestuur.

BESLUIT:

Enig artikel

De statuten van het Technisch Centrum voor landbouwsamenwerking en plattelandsontwikkeling (TCLP) in de bijlage bij dit besluit worden hierbij vastgesteld.

De Europese Unie en de ACS-staten zijn, elk voor zich, verplicht de nodige maatregelen ter uitvoering van dit besluit te treffen.

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 317 van 15.12.2000, blz. 3.

(2) Overeenkomst tot wijziging van de Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van Afrika, het Caribische gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, ondertekend te Cotonou op 23 juni 2000 (PB L 209 van 11.8.2005, blz. 27).

(3) Overeenkomst tot tweede wijziging van de Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribische gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, ondertekend te Cotonou op 23 juni 2000 en voor de eerste maal gewijzigd te Luxemburg op 25 juni 2005 (PB L 287 van 4.11.2010, blz. 3).

(4) Besluit nr. 2/2010 van de ACS-EU-Raad van ministers van 21 juni 2010 betreffende de overgangsmaatregelen die van toepassing zijn tussen de ondertekening en de inwerkingtreding van de Overeenkomst tot tweede wijziging van de Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribische gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, ondertekend te Cotonou op 23 juni 2000 en voor de eerste maal gewijzigd te Luxemburg op 25 juni 2005 (PB L 287 van 4.11.2010, blz. 68).

BIJLAGE

STATUTEN VAN HET TECHNISCH CENTRUM VOOR LANDBOUWSAMENWERKING EN PLATTELANDSONTWIKKELING (TCLP)

Artikel 1

Onderwerp

1. Het Technisch Centrum voor landbouwsamenwerking en plattelandsontwikkeling (TCLP) (hierna „het Centrum”) is, zoals bepaald in bijlage III bij de Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribische gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds (1), zoals eerst gewijzigd te Luxemburg op 25 juni 2005 (2) en een tweede maal gewijzigd te Ouagadougou op 22 juni 2010 (3) (hierna „de ACS-EU-overeenkomst”), een technisch, paritair ACS-EU-orgaan. Het Centrum is een rechtspersoon en geniet in alle staten die bij de ACS-EU-overeenkomst partij zijn, de ruimste handelingsbevoegdheid welke aan rechtspersonen van dezelfde aard wordt toegekend.

2. Het personeel van het Centrum heeft de gebruikelijke voorrechten, immuniteiten en faciliteiten waarin is voorzien bij artikel 1, tweede alinea, van Protocol 2 betreffende de voorrechten en immuniteiten van de ACS-EU-overeenkomst en die zijn genoemd in de verklaringen VI en VII die aan de ACS-EU-overeenkomst zijn gehecht.

3. Het Centrum is een non-profitorganisatie.

4. Het hoofdkantoor van het Centrum is voorlopig gevestigd in Wageningen in Nederland, met een lokaal kantoor in Brussel.

Artikel 2

Beginselen en doelstellingen

1. Het Centrum handelt overeenkomstig de bepalingen en doelstellingen van de ACS-EU-overeenkomst. Het Centrum streeft de doelstellingen na die zijn vastgesteld in artikel 3 van bijlage III bij de ACS-EU-overeenkomst van Cotonou onder toezicht van het Comité van ambassadeurs.

2. Het Centrum werkt deze doelstellingen in detail uit in een algemeen strategiedocument.

3. Het Centrum verricht zijn activiteiten in nauwe samenwerking met de instellingen en andere organen die worden genoemd in de ACS-EU-overeenkomst en de daaraan gehechte verklaringen. Het Centrum kan in voorkomend geval een beroep doen op regionale en internationale instellingen, met name die welke in de Europese Unie of de ACS-staten gevestigd zijn en zich bezighouden met aangelegenheden inzake landbouw- en plattelandsontwikkeling.

Artikel 3

Financiering

1. De begroting van het Centrum wordt gefinancierd volgens de in de ACS-EU-overeenkomst vastgestelde regels voor de samenwerking inzake ontwikkelingsfinanciering.

2. Aan de begroting van het Centrum kunnen door andere partijen extra middelen worden bijgedragen met het oog op de verwezenlijking van de in de ACS-EU-overeenkomst vastgestelde doelstellingen en de uitvoering van het door het Centrum opgestelde strategiedocument.

Artikel 4

Comité van ambassadeurs

1. Het Comité van ambassadeurs is de toezichthoudende autoriteit van het Centrum overeenkomstig artikel 3, lid 5, van bijlage III bij de ACS-EU-overeenkomst. Het Comité van ambassadeurs benoemt de leden van de raad van bestuur en de directeur van het Centrum op voordracht van de raad van bestuur. Het houdt toezicht op de algemene strategie van het Centrum en ziet toe op de werkzaamheden van de raad van bestuur.

2. Het Comité van ambassadeurs verleent de directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting. Voor de verlening van de kwijting ontvangt het Comité van ambassadeurs een aanbeveling van de raad van bestuur die is gebaseerd op het onderzoek van de jaarrekeningen, alsmede het advies van de accountant en de antwoorden daarop van de directeur.

3. Het Comité van ambassadeurs kan de besluiten van het Centrum op elk ogenblik herzien en wijzigen. Het Comité van ambassadeurs wordt regelmatig op de hoogte gesteld door de raad van bestuur en, als het daarom verzoekt, ook door de directeur van het centrum.

Artikel 5

Raad van bestuur

1. Er wordt een raad van bestuur ingesteld, die de technische, administratieve en financiële aspecten van alle activiteiten van het Centrum ondersteunt, monitort en controleert.

2. De raad van bestuur bestaat op paritaire basis uit zes leden in totaal, te weten drie ACS-onderdanen en drie onderdanen van de Unie, die door de partijen bij de ACS-EU-overeenkomst worden geselecteerd en worden benoemd door het Comité van ambassadeurs, op grond van hun professionele kwalificaties op het gebied van landbouw en plattelandsontwikkeling en/of informatie- en communicatiebeleid, wetenschap, bestuur en technologie.

3. Teneinde de operationele continuïteit van de raad van bestuur te waarborgen, tracht het Comité van ambassadeurs de leden van de raad van bestuur niet allemaal binnen hetzelfde kalenderjaar te vervangen.

4. De leden van de raad van bestuur worden door het Comité van ambassadeurs voor ten hoogste vijf jaar benoemd, volgens een door dit comité vastgestelde procedure, waarbij halverwege een evaluatie plaatsvindt.

5. De raad van bestuur houdt drie gewone vergaderingen per jaar. De raad van bestuur kan tevens, op verzoek van het Comité van ambassadeurs, van de voorzitter van de raad van bestuur of van de directeur, een buitengewone vergadering houden telkens wanneer dit nodig is om zijn taken te vervullen. Het Centrum verzorgt het secretariaat van de raad van bestuur.

6. De leden van de raad van bestuur voeren hun taken op onafhankelijke wijze uit, vragen noch aanvaarden instructies van derde partijen, en handelen uitsluitend in het belang van het Centrum. Het lidmaatschap van de raad van bestuur is niet verenigbaar met andere bezoldigde werkzaamheden voor rekening van het Centrum.

7. De leden van de raad van bestuur verkiezen onder zich een voorzitter en een vicevoorzitter voor een periode van maximaal vijf jaar overeenkomstig de bepalingen van het reglement van orde. Het voorzitterschap wordt bekleed door een onderdaan van de partij (ACS of Europese Unie) verschillend van die die het ambt van directeur van het Centrum bekleedt. Het vicevoorzitterschap wordt bekleed door een onderdaan van de partij die niet het voorzitterschap bekleedt.

8. De vergaderingen van de raad van bestuur worden bijgewoond door waarnemers van de Europese Commissie, het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en het secretariaat van de ACS-staten.

9. De raad van bestuur kan andere leden van de directie, personeelsleden van het Centrum en/of externe deskundigen uitnodigen om hun standpunt over specifieke vraagstukken uiteen te zetten.

10. De raad van bestuur besluit bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of overeenkomstig het reglement van orde vertegenwoordigde leden. Elk lid van de raad van bestuur heeft één stem. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

11. Na elke bijeenkomst worden notulen opgesteld. De besprekingen van de raad van bestuur zijn vertrouwelijk.

12. De raad van bestuur keurt zijn eigen reglement van orde goed en dient het in bij het Comité van ambassadeurs ter informatie.

Artikel 6

Taken van de raad van bestuur

1. De raad van bestuur houdt zorgvuldig toezicht op de activiteiten van het Centrum. De raad van bestuur legt verantwoording af aan het Comité van ambassadeurs.

2. De raad van bestuur:

a) stelt het ontwerp van financieel reglement vast overeenkomstig de voorschriften van het Europees Ontwikkelingsfonds (EOF) en deze statuten en legt dit ter goedkeuring voor aan het Comité van ambassadeurs;

b) stelt het personeelsreglement en de werkwijzen voor het Centrum vast overeenkomstig de voorschriften van het EOF en deze statuten, hecht er zijn goedkeuring aan en verstrekt ze ter informatie aan het Comité van ambassadeurs;

c) houdt toezicht op de activiteiten van het Centrum en zorgt ervoor dat de taken en voorschriften naar behoren worden uitgevoerd;

d) keurt de jaarlijkse en meerjarige werkprogramma’s en de jaarlijkse begroting van het Centrum goed en verstrekt ze ter informatie aan het Comité van ambassadeurs;

e) dient periodieke verslagen en evaluaties van de activiteiten van het Centrum in bij het Comité van ambassadeurs;

f) stelt de algemene strategiedocument van het Centrum vast en dient deze ter informatie in bij het Comité van ambassadeurs;

g) keurt de organisatiestructuur, het personeelsbeleid en het organigram van het Centrum goed;

h) beoordeelt jaarlijks de prestaties en het werkplan van de directeur en legt in die zin een verslag voor aan het Comité van ambassadeurs;

i) hecht zijn goedkeuring aan de indienstneming van nieuwe personeelsleden en de hernieuwing, verlenging of beëindiging van bestaande arbeidsovereenkomsten;

j) keurt de jaarrekeningen goed op basis van het onderzoek van het controleverslag;

k) zendt de jaarrekeningen en het controleverslag samen met een aanbeveling toe aan het Comité van ambassadeurs, met het oog op de verlening van kwijting inzake de tenuitvoerlegging van de begroting aan de directeur;

l) keurt de jaarverslagen goed en zendt ze toe aan het Comité van ambassadeurs, zodat het comité kan beoordelen of de activiteiten van het Centrum in overeenstemming zijn met de doelstellingen die zijn vastgesteld in de ACS-EU-overeenkomst en het algemene strategiedocument van het Centrum;

m) stelt de benoeming van de directeur van het Centrum voor aan het Comité van ambassadeurs;

n) dient in voorkomend geval, na uitputting van alle verzoeningsmiddelen en eerbieding van het recht om te worden gehoord, een met redenen omkleed voorstel in bij het Comité van ambassadeurs om de directeur van zijn functie te ontheffen;

o) stelt aan het Comité van ambassadeurs de verlenging van de ambtstermijn van de directeur voor met een tweede en laatste termijn, op grond van een grondige evaluatie van de prestaties van de directeur in de eerste termijn;

p) brengt aan het Comité van ambassadeurs verslag uit over alle belangrijke vraagstukken waarmee de raad van bestuur bij de uitoefening van zijn taken wordt geconfronteerd; en

q) brengt aan het Comité van ambassadeurs verslag uit over de maatregelen die zijn getroffen in het licht van de opmerkingen en aanbevelingen bij het kwijtingsbesluit van het Comité van ambassadeurs.

3. De raad van bestuur kiest, na een openbareaanbestedingsprocedure met ten minste drie inschrijvers, een accountantsfirma die lid is van een internationaal erkend toezichtsorgaan, voor een periode van drie jaar. Deze verkozen accountants onderzoeken of de jaarrekeningen op correcte wijze zijn opgemaakt, in overeenstemming met internationaal erkende boekhoudnormen, en of zij een getrouw beeld geven van de financiële positie van het Centrum. De accountants geven ook hun mening over de deugdelijkheid van het financiële beheer van het Centrum.

4. De raad van bestuur beveelt het Comité van ambassadeurs aan de directeur kwijting inzake de tenuitvoerlegging van de begroting te verlenen na de controle van de jaarrekeningen van het Centrum.

Artikel 7

Directeur

1. Het centrum wordt geleid door een directeur die op voorstel van de raad van bestuur door het Comité van ambassadeurs wordt benoemd voor een periode van maximaal vijf jaar. De aanstellingsbrief van de directeur wordt ondertekend door de voorzitters van het Comité van ambassadeurs. Op aanbeveling van de raad van bestuur op grond van uitstekende prestaties kan het Comité van ambassadeurs in uitzonderlijke omstandigheden, de ambtstermijn van de directeur met een periode van maximaal vijf jaar verlengen. Na deze termijn is geen verlenging meer mogelijk. De goedkeuring van de tweede en laatste termijn is gebaseerd op een gedegen evaluatie op grond van verifieerbare prestatiecriteria die door de raad van bestuur bij het Comité van ambassadeurs zijn ingediend.

2. De directeur is verantwoordelijk voor de wettelijke en institutionele vertegenwoordiging van het Centrum en voor de uitvoering van het mandaat en de taken van het Centrum.

3. De directeur legt aan de raad van bestuur het volgende ter goedkeuring voor:

a) het algemene strategiedocument van het Centrum;

b) de jaarlijkse en meerjarige activiteiten-/werkprogramma’s;

c) de jaarlijkse begroting van het Centrum;

d) de jaarverslagen, periodieke verslagen en evaluaties;

e) de organisatiestructuur, het personeelsbeleid en het organigram van het Centrum; en

f) de indienstneming van nieuwe personeelsleden en de hernieuwing, verlenging en beëindiging van bestaande arbeidsovereenkomsten.

4. De directeur is verantwoordelijk voor de organisatie en het dagelijks beheer van het Centrum. De directeur brengt verslag uit bij de raad van bestuur over alle uitvoeringsmaatregelen inzake de werkwijzen van het Centrum.

5. De directeur brengt verslag uit bij de raad van bestuur over alle belangrijke vraagstukken waarmee hij bij de uitoefening van zijn taken wordt geconfronteerd, en brengt deze indien nodig ook ter kennis van het Comité van ambassadeurs.

6. De directeur legt zijn jaarlijkse prestatiebeheersplan en resultatenverslag ter beoordeling aan de raad van bestuur voor, waarna deze aan het Comité van ambassadeurs worden toegezonden.

7. De directeur is verantwoordelijk voor de indiening, ter goedkeuring, van de jaarrekeningen bij de raad van bestuur en voor de toezending ervan aan het Comité van ambassadeurs.

8. De directeur zet de nodige stappen om gevolg te geven aan de opmerkingen en aanbevelingen van het Comité van ambassadeurs bij het kwijtingsbesluit inzake de tenuitvoerlegging van de begroting.

(1) PB L 317 van 15.12.2000, blz. 3.

(2) Overeenkomst tot wijziging van de Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van Afrika, het Caribische gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, ondertekend te Cotonou op 23 juni 2000 (PB L 209 van 11.8.2005, blz. 27).

(3) Overeenkomst tot tweede wijziging van de Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribische gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, ondertekend te Cotonou op 23 juni 2000 en voor de eerste maal gewijzigd te Luxemburg op 25 juni 2005 (PB L 287 van 4.11.2010, blz. 3).