Besluit nr. 1/2003 van de Associatieraad EU-Chili

van 27 maart 2003

betreffende de goedkeuring van de reglementen van orde van de Associatieraad, het Associatiecomité en de speciale commissies

(2003/255/EG)

DE ASSOCIATIERAAD EU-CHILI,

Gelet op de op 18 november 2002 te Brussel ondertekende Overeenkomst waarbij een associatie tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Chili, anderzijds, hierna "de overeenkomst" te noemen, inzonderheid op artikel 4, lid 2, artikel 6, lid 3, en artikel 7, lid 3,

Overwegende dat de Associatieraad zijn reglement van orde vaststelt, alsmede die van het Associatiecomité en de speciale commissies,

BESLUIT:

Artikel 1

Het reglement van orde van de Associatieraad wordt vastgesteld overeenkomstig de bijlage. Het reglement van orde van het Associatiecomité wordt vastgesteld overeenkomstig aanhangsel I, dat van de speciale commissies overeenkomstig aanhangsel II.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op 27 maart 2003.

Gedaan te Brussel, 27 maart 2003.

Voor de Associatieraad

De voorzitter

A. Giannitsis

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE ASSOCIATIERAAD

die is ingesteld bij de Overeenkomst waarbij een associatie tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Chili, anderzijds

Artikel 1

Voorzitterschap

De Associatieraad wordt beurtelings voor perioden van twaalf maanden voorgezeten door een lid van de Raad van de Europese Unie en de minister van Buitenlandse Zaken van Chili. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 2

Vergaderingen

1. De Associatieraad komt op ministerieel niveau bijeen met regelmatige tussenpozen van niet meer dan twee jaar, en wanneer de omstandigheden zulks vereisen in buitengewone vergadering, indien de partijen daartoe gezamenlijk besluiten.

2. Elke vergadering van de Associatieraad wordt gehouden op een in onderling overleg tussen de partijen overeengekomen datum en plaats.

3. De vergaderingen van de Associatieraad worden gezamenlijk bijeengeroepen door de secretarissen van de Associatieraad.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

1. De leden van de Associatieraad kunnen zich doen vertegenwoordigen indien zij de vergadering niet bij kunnen wonen.

2. Een lid dat zich wenst te laten vertegenwoordigen, deelt de voorzitter van de Associatieraad vóór de vergadering waarop hij of zij zal worden vertegenwoordigd, de naam van zijn of haar vertegenwoordiger mee.

De vertegenwoordiger van een lid van de Associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de Associatieraad mogen zich door ambtenaren doen vergezellen. Voor het begin van iedere vergadering wordt de voorzitter van de Associatieraad op de hoogte gebracht van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke partij.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van het ministerie van Buitenlandse Zaken van Chili treden gezamenlijk op als secretarissen van de Associatieraad.

Artikel 6

Documenten

Wanneer de besprekingen van de Associatieraad gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden de betreffende documenten door de twee secretarissen van een nummer voorzien en als documenten van de Associatieraad verspreid.

Artikel 7

Correspondentie

1. De voor de Associatieraad bestemde correspondentie wordt aan beide secretarissen van de Associatieraad toegezonden.

2. De beide secretarissen zien erop toe dat de correspondentie wordt doorgezonden aan de voorzitter van de Associatieraad; in voorkomend geval laten zij de correspondentie als in artikel 6 bedoelde documenten circuleren onder de overige leden van de Associatieraad. Correspondentie die voor circulatie is bestemd, wordt verzonden aan het secretariaat-generaal van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten van de Europese Unie en de diplomatieke vertegenwoordiging van Chili bij de Europese Unie te Brussel.

3. Correspondentie van de voorzitter van de Associatieraad wordt door de beide secretarissen aan de geadresseerden toegezonden; in voorkomend geval laten zij de correspondentie als in artikel 6 bedoelde documenten circuleren onder de overige leden van de Associatieraad op de in lid 2 vermelde adressen.

Artikel 8

Agenda van de vergaderingen

1. De secretarissen van de Associatieraad stellen op basis van suggesties van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Associatieraad uiterlijk 15 dagen voor het begin van de vergadering aan de in artikel 7, lid 2, bedoelde geadresseerden gezonden.

2. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor een van de twee secretarissen uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek heeft ontvangen tot plaatsing op de agenda. Een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende documenten uiterlijk op de datum waarop de voorlopige agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen.

3. De agenda wordt aan het begin van iedere vergadering door de Associatieraad goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, als agendapunt worden opgenomen.

4. In overleg met de partijen kunnen de in lid 1 vermelde termijnen worden ingekort als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 9

Notulen

1. De twee secretarissen maken van elke vergadering zo spoedig mogelijk gezamenlijk ontwerpnotulen op.

2. In de notulen wordt in de regel voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:

a) de aan de Associatieraad voorgelegde documenten,

b) verklaringen die op verzoek van een lid van de Associatieraad worden opgenomen,

c) besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten.

3. De notulen omvatten tevens een lijst van leden van de Associatieraad of van hun vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen, alsmede een lijst van de leden van de delegaties die hen vergezeld hebben.

4. De notulen dienen binnen drie maanden na de datum van de vergadering door de partijen schriftelijk te worden goedgekeurd. Na goedkeuring worden twee authentieke kopieën van de notulen door beide secretarissen ondertekend; beide partijen bewaren één exemplaar. Een kopie van de notulen wordt toegezonden aan elk van de in artikel 7, lid 2, bedoelde geadresseerden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

1. De Associatieraad neemt besluiten en doet aanbevelingen bij overeenstemming tussen de partijen.

2. In de periode tussen twee vergaderingen kan de Associatieraad, indien de partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen.

3. Besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad in de zin van artikel 5 van de overeenkomst worden voorzien van de vermelding "besluit" dan wel "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van goedkeuring en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding ervan vermeld.

4. Besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden door de twee secretarissen geauthentiseerd en twee authentieke kopieën worden door de hoofden van de delegaties van beide partijen ondertekend.

5. De besluiten en aanbevelingen worden als documenten van de Associatieraad ter kennis gebracht van elk van de in artikel 7, lid 2, van dit reglement van orde bedoelde geadresseerden.

Artikel 11

Openbaarheid

1. Vergaderingen van de Associatieraad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

2. De partijen kunnen beslissen om de besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad op te nemen in hun respectieve publicatieblad.

Artikel 12

Talen

1. De officiële talen van de Associatieraad zijn de officiële talen van de partijen.

2. Tenzij iets anders wordt besloten, gaat de Associatieraad voor zijn beraadslagingen uit van documentatie en voorstellen die zijn opgesteld in de in lid 1 bedoelde talen.

Artikel 13

Uitgaven

1. Beide partijen dragen bij deelneming aan vergaderingen van de Associatieraad elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

2. Organisatiekosten van vergaderingen, kosten van tolken op vergaderingen, vertaal- en reproductiekosten van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt.

Artikel 14

Associatiecomité

1. Bij artikel 6 van de overeenkomst is een Associatiecomité opgericht, dat de Associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bijstaat en verantwoordelijk is voor de algemene tenuitvoerlegging van de overeenkomst.

2. Het Associatiecomité bestaat uit vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie en vertegenwoordigers van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, enerzijds, en vertegenwoordigers van de regering van Chili, anderzijds, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren, gelet op artikel 6, lid 1, artikel 54, lid 1, en artikel 193, lid 1, van de overeenkomst en onverminderd het bepaalde in artikel 89, lid 3.

3. Behalve de specifieke taken die het krachtens de overeenkomst heeft, bereidt het Associatiecomité ook de vergaderingen en beraadslagingen van de Associatieraad voor, volgt het in voorkomend geval de tenuitvoerlegging van besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad en zorgt het in het algemeen voor de continuïteit van de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst.

4. In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een mogelijkheid tot raadpleging, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Associatiecomité. Deze raadpleging kan, indien beide partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Associatieraad, tenzij in de overeenkomst iets anders wordt bepaald.

5. Het reglement van orde van het Associatiecomité is als aanhangsel I aan dit reglement van orde gehecht. Dit reglement van orde doet geen afbreuk aan eventuele bijzondere bepalingen van de overeenkomst.

Artikel 15

Speciale commissies

1. De Associatieraad wordt bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door de speciale commissies, die bij de overeenkomst worden ingesteld. Het reglement van orde van deze speciale commissies doet geen afbreuk aan eventuele bijzondere bepalingen van de overeenkomst. Het reglement van orde van de speciale commissies is als aanhangsel II aan dit reglement van orde gehecht.

2. Onverminderd het bepaalde in artikel 193 van de overeenkomst, kan de Associatieraad, overeenkomstig artikel 7, lid 2, van de overeenkomst, besluiten andere speciale commissies op te richten. Het reglement van orde van deze speciale commissies dient te worden goedgekeurd door de Associatieraad.

Aanhangsel I

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET ASSOCIATIECOMITÉ

dat is ingesteld bij de Overeenkomst waarbij een associatie tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Chili, anderzijds

Artikel 1

Voorzitterschap

1. Het Associatiecomité wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een ambtenaar van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, namens de Gemeenschap en haar lidstaten, en een ambtenaar van de regering van Chili, op het niveau van hoge ambtenaren.

2. De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar. Gedurende deze periode, en daarna gedurende elke periode van twaalf maanden, wordt het Associatiecomité voorgezeten door de partij die het voorzitterschap van de Associatieraad vervult.

Artikel 2

Vergaderingen

1. Het Associatiecomité komt eenmaal per jaar bijeen en, in onderling akkoord, wanneer de omstandigheden zulks vereisen. In onderling akkoord kunnen de vergaderingen van het Associatiecomité per video- of teleconferentie plaatsvinden.

2. Elke vergadering van het Associatiecomité wordt gezamenlijk bijeengeroepen door de twee secretarissen en belegd op een door de partijen overeengekomen datum en plaats.

Artikel 3

Delegaties

De voorzitter van het Associatiecomité wordt vóór elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke partij en door wie deze wordt geleid.

Artikel 4

Secretariaat

1. Een ambtenaar van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en een ambtenaar van het ministerie van Buitenlandse Zaken van Chili treden gezamenlijk op als secretarissen van het Associatiecomité.

2. Alle correspondentie met de voorzitter van het in dit reglement van orde bedoelde Associatiecomité wordt aan de secretarissen van het Associatiecomité en de secretarissen en voorzitter van de Associatieraad toegezonden en, voorzover passend, aan de leden van het Associatiecomité.

Artikel 5

Openbaarheid

Vergaderingen van het Associatiecomité zijn niet openbaar, tenzij iets anders wordt besloten.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. De secretarissen van het Associatiecomité stellen voor elke vergadering een voorlopige agenda vast. Deze wordt uiterlijk 15 dagen vóór de begindatum van de vergadering aan de voorzitter en secretarissen van de Associatieraad en aan de leden van het Associatiecomité toegezonden.

2. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek heeft ontvangen tot plaatsing op de agenda. Een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende documenten uiterlijk op de datum waarop de voorlopige agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen.

3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Associatiecomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, als agendapunt worden opgenomen.

4. Het Associatiecomité kan deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.

5. De voorzitter kan de in de leden 1 en 2 vermelde termijnen, in overleg met de partijen, inkorten als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 7

Notulen

1. De twee secretarissen maken van elke vergadering zo spoedig mogelijk gezamenlijk ontwerpnotulen op.

2. In de notulen wordt in de regel voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:

a) de aan het Associatiecomité voorgelegde documenten,

b) verklaringen die op verzoek van een lid van het Associatiecomité worden opgenomen,

c) besluiten, aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten.

3. De notulen omvatten tevens een lijst van leden van het Associatiecomité of van hun vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen.

4. De notulen dienen binnen twee maanden na de datum van de vergadering door de partijen schriftelijk te worden goedgekeurd. Na goedkeuring worden twee authentieke kopieën van de notulen door beide secretarissen ondertekend; beide partijen bewaren één exemplaar. Een kopie van de notulen wordt toegezonden aan de voorzitter en de secretarissen van de Associatieraad, aan de leden van het Associatiecomité en aan de diplomatieke vertegenwoordiging van Chili bij de Europese Unie te Brussel.

Artikel 8

Besluiten en aanbevelingen

1. In de gevallen waarin het Associatiecomité krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen aan te nemen, worden de betreffende teksten voorzien van de vermelding "besluit" dan wel "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van goedkeuring en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding ervan vermeld.

2. Indien het Associatiecomité een besluit neemt, is het bepaalde in de artikelen 10, 11 en 12 van het reglement van orde van de Associatieraad van overeenkomstige toepassing.

3. Besluiten en aanbevelingen van het Associatiecomité worden aan de in artikel 4, lid 2, genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 9

Uitgaven

1. De Republiek Chili en de Europese Gemeenschap dragen bij deelneming aan vergaderingen van het Associatiecomité elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

2. Organisatiekosten van vergaderingen en reproductiekosten van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt.

3. Kosten van tolken op vergaderingen en vertaalkosten van documenten in of uit het Spaans en Engels komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt. Kosten van tolken en vertalingen in of uit andere officiële talen van de partijen komen ten laste van de Gemeenschap.

Artikel 10

Taken krachtens andere overeenkomsten

1. Het Associatiecomité komt in de plaats van de Gemengde Commissie, die is ingesteld bij artikel 35, lid 1, van de op 21 juni 1996 ondertekende kaderovereenkomst.

2. Het stuurcomité dat is ingesteld bij artikel 6, onder b), van de op 23 september 2002 ondertekende Overeenkomst voor wetenschappelijke en technologische samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en de Republiek Chili, legt zaken voor aan het Associatiecomité dat is ingesteld bij artikel 54 van de Associatieovereenkomst.

3. De Gemengde follow-upgroep die is ingesteld bij artikel 9 van de Overeenkomst van 24 november 1998 tussen de Europese Gemeenschap en de Republiek Chili inzake precursoren en chemische stoffen die veelvuldig bij de illegale vervaardiging van verdovende middelen of psychotrope stoffen worden gebruikt, brengt verslag uit aan het Associatiecomité.

Aanhangsel II

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE SPECIALE COMMISSIES

die zijn ingesteld bij de Overeenkomst waarbij een associatie tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Chili, anderzijds

Artikel 1

Voorzitterschap

Tenzij in de overeenkomst iets anders wordt aangegeven, worden de vergaderingen van de speciale commissies beurtelings voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en een ambtenaar van de regering van Chili.

Artikel 2

Vergaderingen

Tenzij in de overeenkomst iets anders wordt aangegeven, komen de speciale commissies op verzoek van een van de partijen bijeen op een datum en plaats die vooraf door de partijen zijn overeengekomen.

Artikel 3

Delegaties

De voorzitter van de speciale commissie wordt vóór elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke partij en door wie deze wordt geleid.

Artikel 4

Secretariaat

1. Een ambtenaar van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, enerzijds, en een ambtenaar van de regering van Chili, anderzijds, treden gezamenlijk op als secretarissen van de speciale commissies.

2. Alle correspondentie met de voorzitters van de speciale commissies wordt aan de secretarissen van de speciale commissies en de secretarissen en voorzitter van het Associatiecomité toegezonden en, voorzover passend, aan de leden van het Associatiecomité.

Artikel 5

Documenten

Wanneer de besprekingen van de speciale commissies gebaseerd zijn op schriftelijke ondersteunende documenten, worden de desbetreffende documenten door de twee secretarissen van een nummer voorzien en als documenten van de speciale commissies verspreid.

Artikel 6

Openbaarheid

Vergaderingen van de speciale commissies zijn niet openbaar, tenzij iets anders wordt besloten.

Artikel 7

Agenda van de vergaderingen

1. De secretarissen van de speciale commissies stellen uiterlijk 30 dagen vóór de begindatum van elke vergadering een voorlopige agenda op, die wordt aangevuld met ondersteunende documenten. De agenda wordt uiterlijk 15 dagen vóór de begindatum van de vergadering toegezonden aan de voorzitter, secretarissen en leden van het Associatiecomité. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door de speciale commissies vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen slechts op de agenda worden geplaatst indien beide partijen daarmee instemmen.

2. In overleg met de partijen kunnen de in lid 1 vermelde termijnen worden ingekort als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 8

Notulen

1. De twee secretarissen maken van elke vergadering onmiddellijk na die vergadering gezamenlijk ontwerpnotulen op.

2. In de notulen wordt in de regel voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:

a) de aan de speciale commissie voorgelegde documenten,

b) verklaringen die op verzoek van een lid van de speciale commissie worden opgenomen,

c) aanbevelingen, verklaringen en conclusies met betrekking tot specifieke punten.

3. De notulen omvatten tevens een lijst van leden van de speciale commissie of van hun vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen.

4. De notulen dienen binnen één maand na de datum van de vergadering door beide partijen schriftelijk te worden goedgekeurd. Na goedkeuring worden twee authentieke kopieën van de notulen door beide secretarissen ondertekend; beide partijen bewaren één exemplaar. Een kopie van de notulen wordt aan de voorzitter en secretarissen van het Associatiecomité toegezonden, alsmede aan de leden van de speciale commissie.

Artikel 9

Aanbevelingen

1. In de gevallen waarin een speciale commissie krachtens de overeenkomst gemachtigd is aanbevelingen te doen, worden de betreffende teksten voorzien van de vermelding "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van goedkeuring en een beschrijving van het onderwerp.

2. Indien een speciale commissie een aanbeveling doet, is het bepaalde in de artikelen 10, 11 en 12 van het reglement van orde van de Associatieraad van overeenkomstige toepassing.

3. Aanbevelingen van speciale commissies dienen te worden toegezonden aan de secretarissen van het Associatiecomité.

Artikel 10

Uitgaven

1. De Republiek Chili en de Europese Gemeenschap dragen bij deelneming aan vergaderingen van de speciale commissies elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

2. Organisatiekosten van vergaderingen en reproductiekosten van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt.

3. Kosten van tolken op vergaderingen en vertaalkosten van documenten in of uit het Spaans en Engels komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt. Kosten van tolken en vertalingen in of uit andere officiële talen van de partijen komen ten laste van de Gemeenschap.

Artikel 11

Rapportage

De speciale commissies doen verslag aan het Associatiecomité.