REGLEMENT VAN ORDE VAN DE SAMENWERKINGSRAAD tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en de Russische Federatie, anderzijds,

van 27 januari 1998 (98/228/EG)

DE SAMENWERKINGSRAAD,

Gelet op de Overeenkomst inzake Partnerschap en Samenwerking waarbij een partnerschap tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten enerzijds, en de Russische Federatie anderzijds, ondertekend op Korfoe op 24 juni 1994, hierna "de Overeenkomst" genoemd, inzonderheid op de artikelen 90 tot en met 93 (1),

Gelet op het Protocol bij de Overeenkomst, ondertekend te Brussel op 21 mei 1997,

Overwegende dat de Overeenkomst op 1 december 1997 in werking is getreden,

HEEFT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VASTGESTELD:

Artikel 1

Voorzitterschap

De Samenwerkingsraad wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een lid van de Raad van de Europese Unie, namens de Gemeenschappen en hun lidstaten, en een lid van de regering van de Russische Federatie. De eerste periode begint evenwel op de datum van de eerste zitting van de Samenwerkingsraad en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 2

Zittingen

De Samenwerkingsraad komt op gezette tijden, eens per jaar, op ministersniveau bijeen. Op verzoek van een van de partijen kunnen er speciale zittingen van de Samenwerkingsraad worden belegd, indien de partijen dat overeenkomen.

De zittingen van de Samenwerkingsraad, zoals door de partijen overeengekomen, worden gezamenlijk door de secretarissen bijeengeroepen.

Artikel 3

Leden en hun vertegenwoordiging in de Samenwerkingsraad

De leden van de Samenwerkingsraad als omschreven in artikel 91 van de Overeenkomst mogen, indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen, door een aangewezen minister of ambtenaar worden vertegenwoordigd.

Gewoonlijk dient de ambtenaar het hoofd van de missie van de Russische Federatie bij de Europese Gemeenschappen, het hoofd van de Permanente Vertegenwoordiging bij de EU, of een hoge ambtenaar te zijn.

In alle andere gevallen stelt een lid dat zich wenst te doen vertegenwoordigen, de voorzitter vóór de zitting waarin het vertegenwoordigd dient te worden, in kennis van de naam van zijn vertegenwoordiger.

De vertegenwoordiger van een lid van de Samenwerkingsraad oefent alle rechten van dat lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de Samenwerkingsraad mogen door ambtenaren worden vergezeld.

Vóór iedere zitting wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling en van het hoofd van de delegatie van beide partijen.

De Samenwerkingsraad kan andere personen uitnodigen zijn zittingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar die door de Russische Federatie wordt benoemd, treden gezamenlijk op als secretarissen van de Samenwerkingsraad.

Artikel 6

Documenten

Als besprekingen van de Samenwerkingsraad op schriftelijke ondersteunende documentatie worden gebaseerd, worden de desbetreffende documenten door de beide secretarissen van een nummer voorzien en als documenten van de Samenwerkingsraad verspreid.

Artikel 7

Correspondentie

Alle mededelingen die voor de Samenwerkingsraad of de voorzitter van de Samenwerkingsraad zijn bestemd, worden naar de twee secretarissen van de Samenwerkingsraad gezonden.

De beide secretarissen zorgen ervoor dat de correspondentie aan de voorzitter van de Samenwerkingsraad wordt doorgezonden en, in voorkomend geval, onder de andere leden van de Samenwerkingsraad wordt verspreid als documentatie zoals bedoeld in artikel 6. De te verspreiden correspondentie wordt toegezonden aan het Secretariaat-generaal van de Commissie, de Permanente Vertegenwoordigingen van de lidstaten van de EU en de missie van de Russische Federatie te Brussel.

Mededelingen die uitgaan van de voorzitter van de Samenwerkingsraad worden door de respectieve secretaris gezonden naar de geadresseerden en, in voorkomend geval, als documentatie zoals bedoeld in artikel 6 verspreid onder de andere leden van de Samenwerkingsraad met gebruik van de in de voorgaande alinea bedoelde adressen.

Artikel 8

Agenda van de zittingen

1. Met de twee partijen wordt voor elke zitting een voorlopige agenda overeengekomen. Deze wordt door de respectieve secretaris uiterlijk vijftien dagen voor het begin van de zitting naar de in artikel 7 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor een van beide secretarissen uiterlijk eenentwintig dagen voor het begin van de zitting een verzoek tot agendering heeft ontvangen; punten kunnen echter niet op de voorlopige agenda worden geplaatst wanneer de secretarissen de desbetreffende documenten niet uiterlijk op de dag van verzending van de agenda hebben ontvangen.

De agenda wordt bij het begin van iedere zitting door de Samenwerkingsraad goedgekeurd. Alleen indien de twee partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, als agendapunt worden opgenomen.

2. Met instemming van de partijen kunnen de in lid 1 genoemde termijnen worden bekort wanneer dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 9

Notulen

Van elke zitting stellen de secretarissen gezamenlijk ontwerpnotulen in twee authentieke afschriften op.

In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

- aan de Samenwerkingsraad voorgelegde documenten;

- verklaringen die een lid van de Samenwerkingsraad heeft verzocht op te nemen;

- aanbevelingen, overeengekomen verklaringen en aangenomen conclusies ten aanzien van specifieke punten.

De notulen bevatten tevens een lijst van de leden van de Samenwerkingsraad en van hun vertegenwoordigers die aan de zitting hebben deelgenomen.

De ontwerp-notulen worden uiterlijk één maand na elke zitting ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd. Wanneer de notulen eenmaal zijn goedgekeurd, worden daarvan twee authentieke afschriften door de beide secretarissen ondertekend en bij de partijen in de archieven bewaard. Naar elk van de in artikel 7 genoemde geadresseerden wordt een afschrift van de notulen gezonden.

Artikel 10

Aanbevelingen

1. De Samenwerkingsraad doet zijn aanbevelingen in onderlinge overeenstemming tussen de partijen.

In de periode tussen twee zittingen kan de Samenwerkingsraad, indien de partijen zulks overeenkomen, via de schriftelijke procedure aanbevelingen doen of notulen goedkeuren. Een schriftelijke procedure bestaat in een officiële briefwisseling tussen de beide secretarissen die in overleg met de partijen optreden.

2. De aanbevelingen van de Samenwerkingsraad in de zin van artikel 90 van de Overeenkomst dragen de titel "aanbeveling", gevolg door een nummer, de datum van aanneming en een algemene beschrijving van het onderwerp.

De aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden door de beide secretarissen gewaarmerkt en twee authentieke afschriften worden door de delegatiehoofden van de beide partijen ondertekend.

De aanbevelingen worden als documenten van de Samenwerkingsraad aan elk van de in artikel 7 genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 11

Openbaarheid

De zittingen van de Samenwerkingsraad zijn niet openbaar, tenzij anders besloten wordt.

Elk van beide partijen kan besluiten tot bekendmaking van de aanbevelingen van de Samenwerkingsraad in zijn officiële publicatieblad.

Artikel 12

Talen

De officiële talen van de Samenwerkingsraad zijn de officiële talen van de partijen.

Gewoonlijk beraadslaagt de Samenwerkingsraad op basis van in deze talen gestelde documenten.

Artikel 13

Uitgaven

De Europese Gemeenschappen en de Russische Federatie nemen de uitgaven in verband met hun deelneming aan de zittingen van de Samenwerkingsraad voor eigen rekening; dit geldt zowel voor de personeelsuitgaven, de reis- en verblijfskosten, als de uitgaven voor post en telecommunicatie.

De uitgaven voor de vertolking tijdens de zittingen en de vertaling van de dokumenten komen ten laste van de Europese Gemeenschappen, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling uit een van de officiële talen van de Europese Gemeenschappen in het Russisch, welke voor rekening van de Russische Federatie komen.

Andere uitgaven met betrekking tot de materiële organisatie van de zittingen, met inbegrip van de kosten voor het drukken van de documenten die tijdens de zittingen worden verspreid, komen ten laste van de partij die gastheer is van de zitting.

Artikel 14

Samenwerkingscomité

1. Hierbij wordt overeenkomstig artikel 92 van de Overeenkomst het Samenwerkingscomité opgericht om de Samenwerkingsraad bij te staan in de uitvoering van zijn taken. Het bestaat uit vertegenwoordigers van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie enerzijds, en vertegenwoordigers van de regering van de Russische Federatie anderzijds. In beginsel zullen dit hoge ambtenaren zijn.

2. Het Samenwerkingscomité bereidt de zittingen en beraadslagingen van de Samenwerkingsraad voor, ziet waar passend toe op de uitvoering van de aanbevelingen van de Samenwerkingsraad, en zorgt in algemene zin voor de continuïteit van het partnerschap en het goed functioneren van de Overeenkomst. Het legt voorstellen of ontwerpaanbevelingen ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voor.

3. Het overleg als bedoeld in de artikelen 16, 17 en 53, alsmede in bijlage 2 van de Overeenkomst wordt in het Samenwerkingscomité gevoerd. Het overleg kan in de Samenwerkingsraad worden voortgezet als de partijen dat overeenkomen.

4. Het reglement van orde van het Samenwerkingscomité staat in de bijlage bij het onderhavige reglement van orde.

(1) PB L 327 van 28. 11. 1997, blz. 1.

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SAMENWERKINGSCOMITÉ

Artikel 1

Voorzitterschap

Het Samenwerkingscomité wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, namens de Gemeenschappen en hun lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van de Russische Federatie. De eerste periode begint op de datum van de eerste zitting van de Samenwerkingsraad en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar. Gedurende die periode en gedurende iedere periode van twaalf maanden daarna wordt het Samenwerkingscomité voorgezeten door de partij die het voorzitterschap van de Samenwerkingsraad bekleedt.

Artikel 2

Vergaderingen

Het Samenwerkingscomité komt eens per jaar bijeen en, in overleg tussen de partijen, wanneer de omstandigheden dat vereisen.

Elke vergadering van het Samenwerkingscomité wordt belegd op een tijd en op een plaats die door de partijen zijn overeengekomen.

De vergaderingen van het Samenwerkingscomité worden gezamenlijk door de beide secretarissen bijeengeroepen.

Artikel 3

Delegaties

Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van de partijen.

Artikel 4

Secretariaat

Een ambtenaar van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en een ambtenaar van de regering van de Russische Federatie treden gezamenlijk op als secretarissen van het Samenwerkingscomité.

Alle in deze bijlage bedoelde mededelingen bestemd voor en afkomstig van de voorzitter van het Samenwerkingscomité worden naar de secretarissen van het Samenwerkingscomité, naar de secretarissen van de Samenwerkingsraad en naar de voorzitter van de Samenwerkingsraad gezonden.

Artikel 5

Openbaarheid

De vergaderingen van het Samenwerkingscomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. Voor elke vergadering wordt door de secretarissen van het Samenwerkingscomité een voorlopige agenda opgesteld. Deze wordt uiterlijk vijftien dagen voor het begin van de vergadering naar de in artikel 4 genoemde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk eenentwintig dagen voor de vergadering een verzoek tot agendering heeft ontvangen; punten kunnen echter niet op de voorlopige agenda worden geplaatst wanneer de secretarissen de desbetreffende documenten niet uiterlijk op de dag van verzending van de agenda hebben ontvangen.

De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Samenwerkingscomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

2. Met instemming van de partijen kunnen de in lid 1 genoemde termijnen worden bekort wanneer dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

3. Het Samenwerkingscomité kan deskundigen verzoeken zijn vergaderingen bij te wonen om informatie te verstrekken over specifieke onderwerpen.

Artikel 7

Notulen

Van elke vergadering worden notulen opgesteld. In de notulen worden de door het Samenwerkingscomité bereikte conclusies opgesomd.

Na goedkeuring door het Samenwerkingscomité worden de notulen door de voorzitter en de secretarissen ondertekend en bij elk van beide partijen in de archieven bewaard. Naar elk van de in artikel 4 van deze bijlage genoemde geadresseerden wordt een afschrift van de notulen gezonden.

Artikel 8

Aanbevelingen

Het Samenwerkingscomité doet geen aanbevelingen, behalve in de specifieke gevallen waarin het daartoe uit hoofde van artikel 92, lid 2, van de Overeenkomst door de Samenwerkingsraad wordt gemachtigd. In dergelijke gevallen dragen deze besluiten de titel "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp. Aanbevelingen worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen gedaan.

Aanbevelingen van het Samenwerkingscomité worden naar de in artikel 4 van deze bijlage genoemde geadresseerden gezonden. Het Samenwerkingscomité kan besluiten tot bekendmaking van dergelijke aanbevelingen.

De aanbevelingen van het Samenwerkingscomité worden door de voorzitter en de secretarissen ondertekend.

Artikel 9

Uitgaven

De Gemeenschap en de Russische Federatie nemen de uitgaven in verband met hun deelneming aan de vergaderingen van het Samenwerkingscomité en van de subcomités en werkgroepen daarvan voor eigen rekening; dit geldt zowel voor de personeelsuitgaven, de reis- en verblijfskosten, als de uitgaven voor post en telecommunicatie.

De uitgaven voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten komen ten laste van de Europese Gemeenschappen, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling uit een van de officiële talen van de Europese Gemeenschappen in het Russisch, welke voor rekening van de Russische Federatie komen.

Andere uitgaven met betrekking tot de materiële organisatie van de vergaderingen, met inbegrip van de kosten voor het drukken van de documenten die tijdens de vergaderingen worden verspreid, komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergadering.

Artikel 10

Subcomités en werkgroepen

Het Samenwerkingscomité kan subcomités en werkgroepen instellen om het bij te staan in de uitvoering van zijn taken. Deze worden geacht onder het gezag van het Samenwerkingscomité te werken, waaraan zij na elke vergadering verslag uitbrengen. Subcomités en werkgroepen doen geen aanbevelingen.

Het Samenwerkingscomité kan de opdracht van elk van de subcomités of werkgroepen wijzigen, het kan ze opheffen, of andere subcomités of werkgroepen oprichten.