BESLUIT Nr. 1/2016 VAN HET EPO-COMITÉ

dat is ingesteld bij de tijdelijke economische partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en Centraal-Afrika, anderzijds,

van 15 december 2016

betreffende de vaststelling van het reglement van orde [2017/108]

HET EPO-COMITÉ,

Gezien de tijdelijke economische partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en Centraal-Afrika, anderzijds („de overeenkomst”), die op 15 januari 2009 in Brussel is ondertekend en sinds 4 augustus 2014 voorlopig wordt toegepast, en met name artikel 92,

Overwegende hetgeen volgt:

In de overeenkomst is bepaald dat de partijen besluiten over de samenstelling, de organisatie en de werking van het EPO-comité,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van het EPO-comité wordt vastgesteld overeenkomstig de bijlage.

Dit reglement van orde laat bijzondere regels die in de overeenkomst zijn vastgelegd of door het EPO-comité kunnen worden vastgesteld, onverlet.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking onmiddellijk na de ondertekening ervan.

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET EPO-COMITÉ

dat is opgericht bij de tijdelijke economische partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en Centraal-Afrika, anderzijds

HOOFDSTUK I

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

Taken van het EPO-comité

Het EPO-comité is verantwoordelijk voor het beheer van alle door de overeenkomst bestreken gebieden en voor de uitvoering van alle in de overeenkomst genoemde taken.

Het EPO-comité heeft in het bijzonder de volgende taken:

1. Op handelsgebied: a) toezien op en zorg dragen voor de tenuitvoerlegging en passende toepassing van de overeenkomst. Te dien einde moet het prioritaire samenwerkingsgebieden onderzoeken en aanbevelen; b) de in het kader van de overeenkomst bereikte resultaten evalueren en in voorkomend geval overgaan tot verbetering van de overeenkomst; c) maatregelen treffen om geschillen te vermijden en/of geschillen over de uitlegging of de toepassing van de overeenkomst op te lossen; d) toezicht houden op de ontwikkeling van de regionale integratie en van de economische en handelsbetrekkingen tussen de partijen; e) toezicht houden op de gevolgen van de tenuitvoerlegging van de overeenkomst voor de duurzame ontwikkeling van de partijen en deze gevolgen evalueren; f) bespreken en uitvoeren van maatregelen ter bevordering van de handel, van investeringen en van zakelijke mogelijkheden tussen de partijen; g) bespreken van alle aangelegenheden in verband met de overeenkomst en alle overige kwesties die gevolgen kunnen hebben voor de verwezenlijking van de doelstellingen ervan.

2. Op het gebied van ontwikkelingssamenwerking: a) de toepassing waarborgen van de bepalingen over ontwikkelingssamenwerking die onder het toepassingsgebied van de overeenkomst vallen; b) toezicht houden op de tenuitvoerlegging van de samenwerkingsbepalingen in de overeenkomst en coördineren van maatregelen ter zake met andere partners; c) periodiek evalueren van de in de overeenkomst neergelegde samenwerkingsprioriteiten en in voorkomend geval aanbevelingen doen over het opnemen van nieuwe prioriteiten; d) toezien op de uitvoering van het gezamenlijk oriënterend document dat aan de overeenkomst is gehecht.

HOOFDSTUK II

ORGANISATIE

Artikel 2

Samenstelling en voorzitterschap

1. Het EPO-comité bestaat uit, enerzijds, vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie en van de Europese Commissie en, anderzijds, vertegenwoordigers van de Republiek Kameroen, op ministerieel niveau of op het niveau van hoge ambtenaren.

2. De verwijzing naar „de partijen” in het reglement van orde komt overeen met de definitie in artikel 95 van de overeenkomst.

3. Het EPO-comité wordt voor een periode van twaalf maanden beurtelings door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en door een vertegenwoordiger van de Republiek Kameroen voorgezeten. De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van het EPO-comité en loopt af op 31 december van het daaropvolgende jaar. Het voorzitterschap wordt eerst bekleed door een vertegenwoordiger van de Republiek Kameroen.

Artikel 3

Waarnemers

1. Vertegenwoordigers van de commissie van de Economische en Monetaire Gemeenschap van Centraal-Afrika (Cemac) en het secretariaat-generaal van de Economische Gemeenschap van Centraal-Afrikaanse Staten (Eccas) worden uitgenodigd om als waarnemer aan alle vergaderingen van het EPO-comité deel te nemen.

2. De partijen kunnen besluiten vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld en de particuliere sector, alsmede deskundigen of andere door hen gekozen personen als waarnemer bij de vergaderingen van het EPO-comité uit te nodigen.

3. Het EPO-comité kan besluiten dat bij delen van vergaderingen over gevoelige aangelegenheden of de besluitvorming van het EPO-comité geen waarnemers worden toegelaten.

Artikel 4

Secretariaat

De Europese Commissie, namens de Europese Unie, en de Republiek Kameroen nemen beurtelings voor een periode van twaalf maanden het secretariaat van het EPO-comité waar. Deze periode valt samen met de uitoefening van het voorzitterschap van het EPO-comité.

Artikel 5

Subcomités

Om zijn bevoegdheden doeltreffend uit te oefenen, kan het EPO-comité onder zijn gezag subcomités instellen die met de behandeling van specifieke onderwerpen in het kader van de overeenkomst worden belast. Te dien einde stelt het EPO-comité de samenstelling en taken van deze subcomités vast.

HOOFDSTUK III

WERKING

Artikel 6

Besluiten en aanbevelingen

1. De besluiten en aanbevelingen van het EPO-comité worden met eenparigheid van stemmen vastgesteld.

2. Het EPO-comité kan besluiten elke aangelegenheid van algemeen belang voor de ACS-staten en de Europese Unie, die zich in het kader van de overeenkomst voordoet, voor te leggen aan de ACS-EU-Raad van ministers als bedoeld in artikel 15 van de Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds („de Overeenkomst van Cotonou”).

3. In de periode tussen twee vergaderingen kan het EPO-comité, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure vaststellen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de partijen.

4. De besluiten en aanbevelingen van het EPO-comité worden aangeduid als „besluit” respectievelijk „aanbeveling” en worden gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een aanduiding van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.

5. De door het EPO-comité vastgestelde besluiten en aanbevelingen worden geauthenticeerd door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie namens de Europese Unie en door een vertegenwoordiger van de Republiek Kameroen.

6. De besluiten en aanbevelingen worden als document van het EPO-comité aan de partijen toegezonden.

Artikel 7

Correspondentie

1. Alle aan het EPO-comité gerichte correspondentie wordt naar het secretariaat van het EPO-comité gestuurd.

2. Het secretariaat zorgt ervoor dat aan het EPO-comité gerichte correspondentie wordt doorgezonden naar de voorzitter van het EPO-comité; in voorkomend geval wordt deze correspondentie verspreid naar het in artikel 92 van de overeenkomst bedoelde contactpunt van elke partij als in artikel 10 van dit reglement van orde bedoelde documenten.

3. Correspondentie van de voorzitter van het EPO-comité wordt door het secretariaat aan het contactpunt van elke partij toegezonden; in voorkomend geval wordt deze onder de overige leden van het EPO-comité verspreid als in artikel 10 van dit reglement van orde bedoeld document.

Artikel 8

Vergaderingen

1. Het EPO-comité komt met regelmatige tussenpozen van maximaal één jaar bijeen en het houdt buitengewone vergaderingen indien de omstandigheden dit vereisen en de partijen dit gezamenlijk besluiten.

2. Elke vergadering van het EPO-comité wordt op een gezamenlijk door de partijen besloten plaats en datum gehouden.

3. De vergaderingen van het EPO-comité worden bijeengeroepen door de partij die het voorzitterschap waarneemt, na overleg met de andere partij.

4. De convocaties worden uiterlijk 15 dagen vóór het begin van de vergadering aan de deelnemers gestuurd.

Artikel 9

Delegaties

De voorzitter van het EPO-comité wordt vóór elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van de Europese Unie, van de Republiek Kameroen en van eventuele waarnemers.

Artikel 10

Documenten

Wanneer de beraadslagingen van het EPO-comité gebaseerd zijn op schriftelijke documenten ter zake, worden deze door het secretariaat van een nummer voorzien en uiterlijk 14 dagen vóór het begin van de vergadering als documenten van het EPO-comité rondgezonden.

Artikel 11

Agenda voor de vergaderingen

1. Het secretariaat van het EPO-comité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt uiterlijk 15 dagen vóór het begin van de vergadering door het secretariaat van het EPO-comité aan de contactpunten van de partijen toegezonden.

2. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende documenten uiterlijk op de datum waarop de voorlopige agenda wordt verzonden, door het secretariaat zijn ontvangen.

3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het EPO-comité vastgesteld. Indien de partijen dit overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen.

4. De voorzitter van het EPO-comité kan met instemming van de partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen van het EPO-comité bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.

5. Het secretariaat kan met instemming van de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen inkorten, als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 12

Notulen

1. Na afloop van elke vergadering wordt een overzicht van de conclusies opgesteld en door de leden van het EPO-comité ondertekend.

2. Van elke vergadering stelt het secretariaat binnen één maand ontwerpnotulen op.

3. De notulen geven in de regel een samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval vermelding van:

a) alle bij het EPO-comité ingediende documenten;

b) alle verklaringen die op verzoek van een lid van het EPO-comité worden opgenomen;

c) de besluiten, de aanbevelingen, de verklaringen waarover overeenstemming is bereikt, en de conclusies die met betrekking tot specifieke punten zijn vastgesteld.

4. De notulen omvatten tevens een lijst van de deelnemers aan het EPO-comité, een lijst van de leden van de delegaties die hen vergezelden, en een lijst van eventuele waarnemers.

5. De notulen worden binnen twee maanden na de datum van de vergadering door beide partijen schriftelijk goedgekeurd. Na de goedkeuring worden twee exemplaren van de notulen door de secretaris ondertekend en ontvangt elk van de partijen één van deze originelen.

Artikel 13

Openbaarheid

1. De vergaderingen van het EPO-comité zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten.

2. Elke partij kan beslissen om de besluiten van het EPO-comité in haar staatsblad of publicatieblad op te nemen.

HOOFDSTUK IV

SLOTBEPALINGEN

Artikel 14

Taalregeling

1. De werktalen van het EPO-comité zijn de officiële talen die de partijen gemeen hebben.

2. Het EPO-comité beraadslaagt en stelt besluiten en aanbevelingen vast op basis van documenten en voorstellen die in een van de in lid 1 genoemde talen zijn gesteld.

Artikel 15

Uitgaven

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan de vergaderingen van het EPO-comité.

2. Uitgaven in verband met de organisatie van de vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

3. Uitgaven voor vergadertolken en voor de vertaling van besluiten en aanbevelingen in of uit de werktalen van het EPO-comité komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt. Uitgaven voor vergadertolken en voor de vertaling van besluiten en aanbevelingen in of uit de overige officiële talen van de Europese Unie komen ten laste van de Europese Unie.

Artikel 16

Wijziging van het reglement van orde

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van het EPO-comité overeenkomstig artikel 6, lid 1, van het reglement.