[pic] | KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ |

Brussel 04.07.2006

KUMM(2006) 358 finali

KOMUNIKAZZJONI TAL-KUMMISSJONI

RAPPORT ANNWALI TA’ PROGRESS SAL-31 TA’ MARZU 2006 DWAR L-IMMODERNIZZAR TAS-SISTEMA TA’ KONTABILITÀ TAL-KUMMISSJONI EWROPEA

WERREJ

KOMUNIKAZZJONI MIR-RAPPORT TAL-KUMMISSJONI DWAR IL-PROGRESS SAL-31 TA' MARZU 2006 TA' L-IMMODERNIZZAR TAS-SISTEMA TA' KONTABILITÀ TAL-KUMMISSJONI EWROPEA 1

1. Introduzzjoni 3

2. Sinteżi ta’ l-implimentazzjoni sal-31 ta’ Marzu 2006 4

3. L-implimentazzjoni tal-kontabilità mmodernizzata fis-servizzi tal-Kummissjoni 4

3.1 It-tħejjija tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji u bilanċi tal-ftuħ għas-sena finanzjarja 2005. 4

3.2 Għoti u teħid b’self 6

3.3 Taħriġ 6

3.4 Konsolidazzjoni 7

3.5 Bidla tas-sena baġitarja 7

4 Ambjent ta’ kontroll u validazzjoni tas-sistema lokali 8

4.1 Il-kwalità tal-komunikazzjoni u l-kontabilità 8

4.2 Validazzjoni tas-sistemi lokali. 8

5. L-iżviluppi fl-IT għall-Baġit Ġenerali 9

6. Implimentazzjoni ta’ l-ABAC minn istituzzjonijiet u aġenziji oħrajn 10

7 Delegazzjonijiet ABAC. 10

8 Fond Ewropew għall-Iżvilupp 10

9 Żviluppi fil-futur 11

10 Konklużjoni 11

ANNESS: 1 PJAN TAL-PROGRAMM INTEGRAT 31 TA’ MARZU 2006 13

Anness II: Sigurtà tas-sistema u sinkronizzazzjoni 18

1. Introduzzjoni

Fil-31 ta’ Marzu 2006, l-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni ressaq quddiem il-Qorti Ewropea ta’ l-Awdituri l-ewwel kontabilità proviżorja tal-Komunitajiet Ewropej sabiex titħejja skond standards ta’ kontabilità rikonoxxuti internazzjonalment. Minbarra li tpoġġi lilha nfisha fuq quddiem nett tal-korpi pubbliċi dwar dan, il-Kummissjoni wriet lill-Awtoritaijiet ta’ Approvazzjoni tagħha ix-xewqa li tagħti kont tal-fondi tal-kontribwenti li huma fdati lilha.

Dawn il-kontijiet huma l-frott ta’ tliet snin xogħol intensiv tas-servizzi kollha tal-Kummissjoni, u ta' istituzzjonijiet u aġenziji oħra:

- Ġew żviluppati regoli tal-kontabilità relevanti għall-ħidma tal-Kummissjoni u konformi ma' standards internazzjonali, flimkien ma’gwidi xierqa tal-kontabilità.

- Ġew żviluppati sistemi ta’ l-IT li jappoġġjaw il-bżonnijiet tal-kontabilità l-ġdida;

- Kull servizz tal-Kummissjoni addotta l-proċeduri amministrattivi u finanzjarji li jirreġistraw avvenimenti ta' kontabilità kif u meta jseħħu, u mhux biss meta jinġabru jew jitħallsu l-flus, jew fl-aħħar tas-sena biss, biex b'hekk tiġi stabbilita kontabilità fuq bażi ta’ dovuti.

- Il-bilanċi meħtieġa għall-ftuħ ta' l-ewwel kontijiet fuq bażi ta’ dovuti ġew stabbiliti.

Ix-xogħol tlesta f’Jannar 2005, fiż-żmien xieraq biex is-sena finanzjarja 2005 tinbeda fuq bażi tajba. Minn Jannar 2005:

- Il-bilanċi tal-ftuħ ġew ivverifikati u vvalidati mis-servizzi li jawtorizzaw.

- L-infiq li għandu jkun dovut fil-bidu u t-tmiem ta’ kull sena ġie stmat minn kull servizz.

- Is-sistemi kollha ġew eżaminati mill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni biex ikun żgurat li jistgħu jirreġistraw u jikkomunikaw l-informazzjoni tal-kontabilità meħtieġa.

- Il-kontabilità tal-Kummissjoni tlestiet, u ġiet ikkonsolidata ma’ dik ta’ X istituzzjonijiet u Y aġenziji oħrajn.

B’hekk il-Kummissjoni żammet mad-dati ta’ skadenza stabbiliti fir-Regolament Finanzjarji għat-tlestija ta’ dikjarazzjonijiet finanzjarji li jaqblu f’kull suġġett ma’ standards internazzjonali, u wettqet l-impenn tagħha mal-Parlament Ewropew u l-Kunsill li tirrapporta l-progress tagħha dwar dan il-għan [1], li huma kienu kkunsidraw partikolarment ambizzjuż.

Minkejja dan fadal x' isir. Il-proċess biex jintlaħqu kompletament l-istandards tal-kontabilità hu wieħed li jieħu ż-żmien biex jitlesta. Il-kontijiet imprest miżmuma mid-delegazzjonijiet esterni tal-Kummissjoni jeħtieġ li jiġu inkorporati fis-sistema ċentrali ta’ kontabilità, u l-Fondi Ewropej għall-Iżvilupp hemm bżonn li jittieħdu fuq sistema modernizzata ta' l-IT. Id-dewmien f’dawn il-ħidmiet inqala’ minħabba d-diffikultajiet fl-introduzzjoni ta’ sistemi ġodda u t-taħriġ meħtieġ f’ servizzi ġeografikament mferxxa, u li m'għandhomx impatt materjali fuq il-kontabilità.

Hemm bżonn li s-sistemi ta’ żewġ DĠ jiġu mtejba qabel ma jiġu vvalidati. Instabu żbalji materjali fil-figuri mogħtija minn mill-inqas DĠ wieħed, li ntalab jippreżenta l-figuri korretti. Minkejja l-isforzi mis-servizzi tal-Kummissjoni biex issir verifika tal-bilanċi miftuħa u l-ispejjeż dovuti għal iktar minn darba, x’aktarx li fil-futur il-Qorti ta’ l-Awdituri ssib iktar żbalji, li setgħu ġew irranġati fil-kontijiet finali tal-31 ta’ Lulju 2006. Ir-riskju ta’ żbalji jiżdied minħabba n-nuqqas ta' staff tal-kontabilità kwalifikat fil-Kummissjoni li jassorbi malajr riforma daqshekk kbira, minħabba dewmien minn ċerti servizzi, li jwassal għal xogħol ta’ malajr, u minħabba dewmien fl-iżvilupp ta’ ċerta għodda ta’ kontabilità u ta’ reġistrazzjoni fis-sistema ta’ l-IT u fl-aġġornament ta’ dokumentazzjoni u ta’ korsijiet ta’ taħriġ.

2. Sinteżi ta’ l-implimentazzjoni sal-31 ta’ Marzu 2006

Il-bidla għal sistema ġdida ta’ kontabilità fil-Kummissjoni Ewropea sa issa kienet suċċess. Fl-1 ta’ Janar 2005, il-Kummissjoni biddlet is-sistema ġenerali tal-kontabilità tal-UE minn waħda bbażata fuq il-ħlas għal waħda fuq bażi ta’ dovuti, sistema li diġà tat lill-Kummissjoni Ewropea iktar kontroll fuq il-finanzi minn jum għal jum u li tipprovdiha b’informazzjoni finanzjarja aħjar. Il-kontabilità fuq bażi ta’ dovuti kompliet tiġi żviluppata matul l-2005; l-iżvilupp u t-titjib se jitkompla fl-2006 u fl-2007 biex progressivament jinkludi miegħu il-Fond Ewropew għall-Iżvilupp, Delegazzjonijiet, l-Aġenziji u datawarehouse waħda.

Pjan ta’ ħidma ddettaljat kien stabbilit għas-sentejn 2005 u 2006, u kien addottat u estiż fid-dawl ta' l-esperjenza. Il-pjani għall-2006 u l-2007 huma grafikament mehmuża fl-anness. Ix-xogħol meħtieġ sabiex jitwettqu ħafna żviluppi fl-IT ġew issottovalutati fil-pjan inizjali, li fisser li xi xogħolijiet kellhom jergħu jiġu skedati. Il-proġetti ta’ kontabilità ewlenin li għadhom għaddejjin huma l-ABAC-EDF u l-ABAC-Delegazzjonijiet, li issa huma ppjanati li jidħlu bis-sħiħ fis-seħħ fil-bidu tas-snin finanzjarji 2007 (Delegazzjonijiet) u 2008 (EDF). Il-kwistjonijiet ewlenin li qamu matul l-2005 huma ppreżentati f’ dan ir-rapport.

L-uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni ppreżenta lill-Qorti ta’ l-Awdituri d-dikjarazzjonijiet finanzjarji proviżorji għall-2005, l-ewwel dikjarazzjonijiet li ġew ippreparati skond kontabilità fuq bażi ta’ dovuti. Id-dikjarazzjonijiet finali se jiġu approvati mill-Kummissjoni sal-31 ta' Lulju 2006. Id-DĠs kollha u s-servizzi wettqu sforzi konsiderevoli sabiex jippreparaw il-bilanċi ta’ ftuħ għall-ewwel sena, sabiex jivverifikaw u jagħmlu l-korrezzjonijiet meħtieġa, u biex ikollhom stima tan-nefqa dovuta fil-bidu u fit-tmiem tas-sena finanzjarja fuq bażi koerenti u konsistenti. Xi verifiki tad- data ser ikomplu jsiru sakemm il-kontijiet finali jingħalqu, xi kontijiet għad iridu jiġu rrikonċiljati fil-kontijiet ġenerali, u Direttorat-Ġenerali wieħed intalab jerġa' jagħmel l-istimi tiegħu. Minkejja dawn l-isforzi, meta jitqiesu d-daqs tal-ħidma u n-nuqqas ta' familjarità mal-proċeduri tal-kontabilità l-ġdida, u n-numru limitat ta' staff kwalifikat u mħarreġ, hemm riskju li żbalji materjali u ommissjonijiet ma jinkixfux fil-kontijiet finali.

Inġibdet l-attenzjoni tal-Qorti ta’ l-Awdituri dwar xi kwistjonijiet ta' kontabilità, partikolarment f’dak li għandu x’jaqsam ma’ l-entitajiet li kienu se jiġu inklużi fil-kontijiet ikkonsolidati tal-KE, iżda li għadhom ma qablux ma’din l-inklużjoni, u kif se jiġu żvelati l-ammonti li jintalbu lill-Istati Membri sabiex jitħallsu l-obbligi finanzjarji eżistenti tal-KE.

3. L-implimentazzjoni ta’ kontabilità mmodernizzata fil-kummissjoni

3.1. It-tħejjija tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji u bilanċi tal-ftuħ għas-sena finanzjarja 2005.

L-obbligi tar-rappurtaġġ għad- dikjarazzjonijiet finanzjarji għall-2005 ġew stabbiliti, u l-proċessi ta’ kontabilità għall-għeluq tal-kontijiet ta’ l-2005 u t-tħejjija tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji ta’ l-2005 tħejjew. Il-kontijiet annwali proviżorji ngħataw fil-31 ta’ Marzu 2006, id-data stipulata fir-Regolament Finanzjarju.

Sabiex jiġu stabbiliti l-bilanċi operattivi tal-ftuħ, essenzjalment l-informazzjoni kollha meħtieġa għas-sistema ta’ kontabilità fuq bażi ta’ dovuti ttellgħet fis-sistema ta’ kontabilità ċentrali f’Jannar 2005; dan kien jinkludi iktar minn 7000 fattura jew talbiet għall-ispejjeż, 30 000 entrata ta’ pre-finanzjament, 92 000 ass u 3 100 garanzija. Kull servizz ġie mitlub jivverifika dawn l- uploads bir-reqqa, u f’Lulju 2005 kull Direttorat Ġenerali u Kap ta’ Servizz intalab biex jivvalida formalment il-bilanċi operattivi tal-ftuħ. Wara l-verifiki u l-kontrolli kull DĠ vvalida l-figuri imma talab xi korrezzjonijiet sabiex jiżgura l-kwalità tad- data . L-aħħar validazzjoni waslet f’Jannar 2006.

Il-Qorti ta’ l-Awdituri ngħatat dettalji l- uploads tal-fatturi u pre-finanzjarji fi Frar 2005, u l-karti tal-bilanċ mid-DĠ ladarba ntbagħtu għall-validazzjoni f’Lulju 2005. Il-Qorti ta’ l-Awdituri kellha wkoll aċċess sabiex tikkonsulta d- data kollha mniżżla fis-sistema ta' kontabilità minn meta daħlet fis-seħħ.

Ix-xogħol ewlieni għall-bidla fl-2005 kien li jiġu ffinalizzati l-bilanċi tad-dovuti mill-1 ta’ Jannar 2005, li rriżultat biċċa xogħol iebsa ghad-DĠ Baġit kif ukoll għas-servizzi kollha. Linji gwida biex ikun stmat il-valur ta' talbiet għal fondi mill-UE li għadhom mhux sottomessi mill-benefiċjarji (‘ cut-off’ ) intbaghtu lid-Direttorati Ġenerali kollha fis-16 ta' Awissu, wara konsultazzjonijiet magħhom dwar l-iktar bażi xierqa għal din l-istima. Sal-31 ta’ Jannar 2006, l-aħħar Direttorat Ġenerali kien lesta l-metodoloġija individwali tiegħu u r-reġistrazzjonijiet cut-off għall-karta tal-bilanċ tal-bidu, u sas-17 ta’ Marzu, l-aħħar DĠ kien ippreżenta l-informazzjoni meħtieġa għar-reġistrazzjonijiet cut-off ta' l-aħħar tas-sena. Reviżjonijiet u verifiki ta’koerenza twettqu mid-DĠ Baġit sabiex tkun żgurata l-kwalità tad-data. Se jinħtieġu xi korrezzjonijiet qabel ma’ l-kontijiet finali jiġi approvati fil-31 ta’Lulju 2006, partikolarment f’dak li għandu x’jaqsam ma’ DĠ partikolari li ser jintalab jerga’ jaħdem l-istimi cut-off tiegħu.

Għalkemm id-DĠs għamlu x-xogħol li ntalab minnhom, kien hemm dewmien konsiderevoli qabel ma' l-informazzjoni tlestiet, kif jidher f’Tabella 1. Id-dewmien jirrifletti d-diffikultajiet li ssir il-bidla għal kontablilità fuq bażi ta’ dovuti fi żmien qasir, u li jkunu provduti għodda ta' IT u taħrig lis-servizzi kollha fil-ħin.

Tabella Nru 1

Data tar-rikjesta għad-data | Skadenza taż-żmien għar-risposti | DĠs maż-żmien | Dewmien Sa Xahar | Iktar minn xahar | L-aħħar risposti | L-aħħar rikjesta għal reġistrazzjonijiet addizzjonali |

Kontribuzzjoni Inizjali Verżjoni finali |

Verifika tal-bilanċ tal-bidu | 24.1.2005 | 31.3.2005* |

Validazzjoni tal-bilanċ tal-bidu | 29.7.2005 | 15.9.2005 | 23 | 12 | 6 | 24.1.2006 | 10.3.2006** |

Cut off fuq il-bilanċi tal-ftuħ1.1.2005 | 16.8.2005 | 14.10.2005 | 6 | 15 | 19 | 23.2.2006 | 17.3.2006 |

Cut off 31.12.2005 | 4.10.2005 | 31.1.2006 | 18 | 21 | 1 | 13.3.2006 | 17.3.2006 |

Fir-rigward tal-kontijiet konsolidati, l-istituzzjonijiet u l-aġenziji l-oħrajn taw l-informazzjoni meħtieġa sad-data ta’ l-għeluq. L-eċċezzjonijiet jikkonċernaw żewġ istituzzjonijiet, li ma ressqux id-dikjarazzjonijiet ta’ likwidità tagħhom, u tliet entitajiet li kkunsidraw li ma kellhomx jiġu inklużi fil-kontijiet konsolidati, minħabba li r-Regolament Finanzjarju kien jippermetti din l-esklużjoni (żewġ aġenziji) jew għax ma kinux ikkontrollati mill-Komunità Ewropea (l-Iskema Konġunta tal-Mard). Dawn il-kwostjonijiet għandhom jissolvew qabel ma' l-kontijiet finali jkunu approvati.

Il-kontijiet proviżorji juru li l-obbligi finanzjarji tal-KE jaqbżu l-assi b’madwar 62 biljun €. Dan għaliex id-dħul jintalbu biss meta l-ħlas ta' l-obbligi finanzjarji jkun dovut. L-obbligi finanzjarji prinċipali huma għall-pensjonijiet ta’ l-istaff (32 biljun €), u għal talbiet mill-EAGGF, is-Sezzjoni tal-Garanziji (47 biljun €). Fin-nuqqas ta’ standards internazzjonali għall-preżentazzjoni ta’ l-obbligi finanzjarji ta’ l-Istati Membri f’dan ir-rigward, il-kontijiet se jkunu ffinalizzati fid-dawl tal-kummenti tal-Qorti ta’ l-Awdituri.

3.2. Għoti u teħid b’self

Ħidma fuq attivitajiet ta’ għoti u teħid b’self, li huma barra mill-baġit tal-Kummissjoni, kienu jiġu rreġistrati fis-sistema ta' l-IT tad-DĠ ECFIN, Globus. Matul l-2005, din id-data ttieħdet fuq is-sistema ċentrali tal-Kummissjoni (SAP/CFM u FM). Xi għodod finanzjarji ttellgħu fuq is-sistema l-ġdida f’Lulju, filwaqt li l-bqija ta' l-għodod ittellgħu f’Novembru 2005. Funjzonalitajiet ta’ rappurtaġġ għadhom qed jiġu ffinalizzati. Se jkun meħtieġ titjib fis-sistema ċentrali ta' l-IT qabel tkun tista' taħdem kontabilità li tkun konformi bis-sħiħ ma' standards internazzjonali. Dan it-titjib hu maħsub għat-tieni kwart ta' l-2006.

3.3. Taħriġ

Fl-2005, il-kisbiet ewlenin fil-qasam tat-taħriġ kienu:

- it-tlestija ta’ taħriġ ABAC intensiv, li ħoloq iktar minn 7000 post ta’ taħriġ bejn Ottubru 2004 u Ġunju 2005;

- Aġġornament progressiv tal-korsijiet dwar kif jintuża l-ABAC, sabiex jittieħdu in konsiderazzjoni żviluppi fis-sistema, u biex tittejjeb il-kwalità tal-korsijiet. Is-sodisfazzjon bil-korsijiet ta’ l-ABAC tela’ minn 79% għal 90% fl-2005. Biex tintlaħaq id-domanda mid-DĠs, tnieda kors integrat ġdid, li jinkludi l-aspetti bażiċi kollha tat-tmexxija ta’ tranżazzjonijiet kemm ta’ l-SI2 (li qed jitneħħa b’ mod gradwali) u l-ABAC. Sessjonijiet ta’ informazzjoni għal uffiċjali awtorizzanti ngħataw fl-ewwel kwart tas-sena;

- It-tkomplija tal-korsijiet ABAC u l-SI2 wara t-tlestija tal-fażi intensiva, kif ukoll il-korsijiet dwar kontabilità fis-settur privat u dak pubbliku, minkejja li xi kultant il-materjal ta’ taħriġ u d-dokumentazzjoni ma żammewx il-pass mal-bidliet fis-sistema.

Fl-2006, il-ħidmiet ewlenin se jkunu:

- It-tkomplija u l-aġġornament tal-korsijiet, b’ enfasi fuq l-importanza li jintgħażel il-kodiċi tal-kontabilità korrett, billi din tidher li hi problema f'xi DĠs.

- Jingħata taħriġ lill-istaff ta’ Delegazzjonijiet u Rappreżentazzjonijiet.

- It-tħejjija ta’ taħriġ lill-istaff ta’ Aġenziji u Istituzzjonijiet oħrajn li jistgħu jiddeċiedu li jaddottaw l-ABAC

3.4. Konsolidazzjoni

Gwida tal-konsolidazzjoni u pakkett ta’ rrappurtaġġ tħejjew u ntbagħtu lill-Istituzzjonijiet/Aġenziji kollha. Għodda ġdida tal-konsolidazzjoni ta’ l-IT (SAP ECCS) ġiet żviluppata u ppruvata f’Novembru, permezz ta’ pakketti test ta’ rappurtaġġ minn 15-il Istituzzjoni/Aġenzija parteċipanti. L-Istituzzjonijiet/Aġenziji ħejjew il-karta tal-bilanċ individwali tagħhom u kkomunikawha lill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni għal kontrolli ta’ koerenza u konsolidazzjoni. Il-kontijiet proviżorji ta’ Istituzzjonijiet u Aġenziji ġew ikkonsolidati b’suċċess permezz ta’ l-għodda l-ġdida.

3.5. Bidla tas-sena baġitarja

Minn Lulju 2005, id-Direttorati Ġenerali kollha u s-servizzi kkollaboraw mad-DĠ Baġit biex jitnaqqas għal ftit jiem iż-żmien li matulu l-operazzjonijiet finanzjarji jitwaqqfu hekk kif sena finanzjarja ġdida tinfetaħ. Dan iż-żmien ġie mnaqqas b'suċċess b'iktar minn tliet ġimgħat meta mqabbel ma' l-iskeda tas-soltu (Tabella 2). Din il-kisba mhix strettament parti mill-proġett ABAC, iżda riżultat ta’, fuq in-naħa l-waħda, titjib fil-koordinazzjoni bejn it-13-il unità tal-5 direttorati tad-DĠ Baġit u, fuq in-naħa l-oħra, l-użu tad- data baġitarja ta' l-abbozz preliminari bħala bażi għall-ewwel konsultazzjoni bejn is-servizzi dwar ir-Regolamenti interni għall-2006 minn Settembru 2005. Din id- data proviżorja ġiet aġġornata ladarba l-baġit ġie addottat.

TABELLA 2 PARAGUN BEJN IL-FTUĦ TAS-SNIN 2005 U 2006

Każ | 2005/2006 | 2004/2005 |

Ftuħ tas-sitwazzjoni mistennija (*) | 15.11 | 19.11 |

Iskrizzjoni ta’ l-approprjazzjonijiet ivvutati li jippermettu impenn ġdid u ħlasijiet relatati | 21.12 (**) | 10.1 |

Trasferiment ta’ (pre)impenji pendenti li jippermettu l-ħlas tagħhom |

- proċess 1 | 5.1 -- 9.1 | 31.1 -- 1.2 |

- proċess 2 (***) | 20.1 -- 22.1 | 18.2 |

- proċess 2bis (***) | 24.1 | M/A |

- proċess 3 (***) | 3.2 | 28.2 |

Approprjazzjonijiet residwi, proċess ewlieni | 6.1 -- 9.1 | 3.2 |

Proċess tad-dħul | 16.1 -- 17.1 | 15.2 |

(*) Id-data 15/11 hija mniżżla fl-RF 178 1 u 150 3 |

(**) Ħlasijiet, bl-eċċezzjoni ta’ dawk awtorizzati mill-RF 178 2, m’humiex awtorizzati qabel 1.1. (***) Proċessi miżjuda huma relatati ma’ DĠs li ma kinux għamlu l-ħidma preparatorja meħtieġa fil-ħin għall-proċess ta’ qabel. |

4. Ambjent ta’ kontroll u validazzjoni tas-sistema lokali

4.1. Il-kwalità tal-komunikazzjoni u l-kontabilità

L-involviment tad-Direttorati Ġenerali u l-komunikazzjoni magħhom dwar kwistjonijiet ta’ kontabilità komplew matul l-2005, fis-sura ta’ laqgħat man-netwerks ta’ korrispondenti kontabbli u finanzjarji. Biex il-kontabilità tkun iktar affidabbli, l-istaff ta’ l-Uffiċjal tal-Kontabilità wettaq verifiki fuq il-kwalità tad- data tal-kontabilità l-ġdida matul l-2005. Żbalji u inkonsistenzi li nstabu ġew ikkomunikati lis-servizzi kkonċernati. L-irrapurtar finanzjarju mid-Direttorati Ġenerali kien żviluppat, u ġew organizzati diversi laqgħat ma’ korrispondenti tal-kontabilità.

Il-ħidma tkompli fuq it-titjib fuq l-ambjent tal-kontroll tal-kontabilità u kjarifikar tar-rwoli u responsabbilitajiet, bil-ħsieb li tittejjeb il-kwalità tad- data tal-kontabilità.

4.2 Validazzjoni tas-sistemi lokali.

Dwar il- kwalità tad-data , is-sistema ta’ kontabilità mmodenrizzata tiddependi fuq l-introduzzjoni bir-reqqa u sħiħa tad- data mill-ħafna utenti tas-sistema ċentrali ta’ l-IT (mistennija li jkunu madwar 7000). L-iskrins żviluppati għall-utenti progressivament ipprovdew għajnuna mmirata biex jitnaqqas ir-riskju ta’ żbalji, iżda l-kwalità tad- data introdotta tiddependi fuq l-ambjent ta’ kontroll stabbilit minn kull Uffiċjal Awtorizzanti mid-Delegazzjoni. It-8 persuni tat-tim tal-validazzjoni tad-DĠ Baġit wettqu programm ta’ verifiki fid-dettall tas-sistemi impoġġija mill-uffiċjali awtorizzanti biex jagħtu u jiġġustifikaw informazzjoni kontabbli, kif meħtieġ skond artikolu 61.1 (e) tar-Regolamenti Finanzjarji, mibdija b'dawk meqjusa li jippreżentaw riskji akbar.

It-tim tal-validazzjoni tas-sistemi fid-Direttorati Ġenerali lestew ix-xogħol kollu ppjanat għall-2005. Ir-rapport ta’ progress ippubblikat f’Lulju 2005 jinnota s-sitwazzjoni sodisfaċenti ġenerali f’ 27 Direttorat Ġenerali. Ir-rapport finali, addottat fit-28 ta’ Frar 2006, jiddeskrivi l-progress magħmul fid-DĠs kollha, iżda jifdal problemi sinjifikanti fis-sistemi ta’ żewġ DĠs (AIDCO u EAC), li wasslu għas-sospensjoni mill-Uffiċjal Awtorizzanti tal-validazzjoni tas-sistemi tagħhom sakemm isir titjib. Iktar minn hekk, is-sistemi li jirreġistraw il-kontabilità imprest ma jistgħux iiġu validati sakemm il-proġett ta’ l-IT ta’ l-ABAC-Delegazzjonijiet ma jitlestiex. (ara §7 hawn taħt).

5. L-iżviluppi fl-IT għall-Baġit Ġenerali

Il-moduli ABAC ġew progressivament imtejba permezz ta' stqarrijiet matul April, Ġunju u Novembru 2005, u f' Marzu 2006. Fatturi, ħlasijiet u fajls ta’ entità legali issa jistgħu jkunu rreġistrati permezz ta’ applikazzjonijiet permezz ta’ l-internet. Ħidma biex tittejjeb is-sigurtà fl-aċċess għas-sistema ta’ kontabilità ċentrali (SAP) kompliet, u aċċessi restritti ġodda għal staff ta’ l-IT ġew implimentati fi Frar 2006. Is-sistema ABAC ġeneralment ħadmet tajjeb, iżda xi dewmien fl-implimentazzjoni tal-programm ta' żvilupp ta' l-IT wassal biex is-servizzi ma setgħux jagħmlu ċerti korrezzjonijiet fil-kontijiet qabel Marzu 2006.

L-ewwel fażi ta’ titjib fuq il-proċedura tat-talba tal-ħlas tlestiet sa nofs Diċembru. It-tieni fażi se tiġi implimentata sa l-aħħar ta’ Settembru 2006.

Il-ħidma fuq il- proġett tal-JRC biex jintużaw funzjonalitajiet ta’ l-SAP-PS u s-CATS (skeda) biex jintlaħqu l-bżonnijiet tiegħu għal ibbaġitjar fid-dettal u kontabilità għal proġetti ta’ riċerka imxiet 'il-quddiem Il-proġett ġie implimentat biex ikun lest għas-sena baġitarja 2006.

Studju ta’ vijabilità li tlesta fl-2005 wera li l-verżjoni l-ġdida tal-modulu SAP FM, BCS (Sistema ta' Kontroll tal-Baġit) tista' tintuża biex tibdel il-verżjoni fis-seħħ attwalment għall-ġestjoni ċentrali tal-baġit, u li kienet kapaċi tinkorpora l-linji baġitarji lokali meħtieġa biex jipprovdu lid-dipartimenti b’sistema iktar iddettaljata għall-ġestjoni tal-baġits tagħhom. Dawn il-linji lokali huma attwalment ġestiti fis-Si2. L-introduzzjoni tal-BCS hija mistennija sa’ l-aħħar ta' l-2006.

Progress fuq l-iżvilupp ta’ Single Data Warehouse finanzjarja ġdida, meħtieġa biex titlesta l-integrazzjoni ta’ fajls ta’ l-IT u ta’ reġistri ta’ kontabilità, kienet limitata għal stadju kunċettwali.

Għal ABAC Kuntratti , l-2005 kien iffukat fuq l-għoti ta' funzjonijiet mitluba minn Grupp ta' Utenti u fuq it-tlestija ta' l-iżviluppi fuq is-sistema fid-DĠs kollha. Il-kuntratti kollha ta' iktar minn 13 800 € u ffirmati minn Jannar 2005 kellhom jiġu rreġistrati f’ ABAC Kuntratti. Fl-aħħar ta’ Marzu 2006, kien hemm madwar 57 000 kuntratt b’valur totali ta’ iktar minn .7.7 biljun € irreġistrati fl-applikazzjoni.

L-attivitajiet ewlenin matul l-2005 għal ABAC Assi kienu iffukati fuq l-oqsma ġejjin:

- It-tlestija ta’ l-iżviluppi fuq sistema ta’ kontabilità bbażata fuq id-dovuti u integrazzjoni mtejba ma’ l-applikazzjonijiet 'l oħrajn ta’ l-ABAC, bil-ħsieb li d- data fi ħdan l-ABAC issir iktar koerenti.

- It-tlestija tal-bidla tas-sistemi preċedenti;

- Fażi pilota ta’ l-iżvilupp ta’ applikazzjonijiet għal Delegazzjonijiet u Rappreżentazzjonijiet.

Il-Kummissjoni kompliet ittejjeb is- sigurtà għall-aċċess tas-sistema, u tiżgura is- sinkronizzazzjoni tad- data tal-kontabilità miżmuma fis-sistema (Anness II)

6. L-Implimentazzjoni ta’ l-ABAC minn istituzzjonijiet u aġenziji oħrajn

Bosta aġenziji u istituzzjonijiet iżgħar jagħmlu użu minn verżjoni tas-sistema Si2 tal-Kummissjoni għall-kontabilità baġitarja tagħhom. Il-Kummissjoni qablet li tkompli l-użu ta’ l-Si2 matul l-2006, u li tagħmel il-moduli ta’ l-ABAC disponibbli għal dawk l-entitajiet li wrew ix-xewqa li juzawhom.

Numru ta’ Aġenziji (2 eżekuttivi u 9 tradizzjonali) u 2 kumitati (il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, il-Kumitat tar-Reġjuni) uffiċjalment talbu l-użu ta’ l-ABAC. Ħames aġenziji se jibdew jużaw l-ABAC fl-2006 fuq bażi pilota, il-bqija fl-2007 u fl-2008.

Għal kull aġenzija, hu implimentat fl-ABAC ambjent finanzjarju u kontabbli speċifiku. Uffiċjali tal-kontabilita' individwali jibqgħu responsabbli għall-kontabilità tagħhom u għat-twettiq tal-proċeduri ta’ ħlas tagħhom.

7. ID-DELEGAZZJONIJIET TA’ L-ABAC.

DĠ Baġit, DĠ RELEX u DĠ DIĠIT waslu għall-mezz li jinkopora fl-ABAC it-tranżazzjonijiet tad-delegazzjonijiet li fil-preżent huma mwettqa permezz ta' kontabilità imprest, u rreġistrati fuq sistema indipendenti, RAI-web. Ir-reġistri ta’ assi fissi tagħhom se jkollhom jitmexxew fl-ABAC-Assi. Dan il-proġett ser jeħtieġ addattamenti għall-moduli ABAC ikkonċernati u l-iżvilupp u t-tlestija ta’ applikazzjonijiet permezz ta' l-internet. Ir-roll-out għad-delegazzjonijet hu ppjanat fl-2006, għalkemm il-link għall-SAP mhux se jkun għall-produzzjoni qabel il-ftuħ tas-sena 2007. Sakemm hu possibbli, ir- roll out lid-delegazzjonijiet se jkun konformi mal-ABAC-EDF (ara §8 hawn taħt).

8. Il-Fond Ewropew għall-Iżvilupp

F’eżerċizzju separat, il-kontijiet tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp (“EDF”), li huma differenti minn dawk tal-Baġit Ġenerali, ukoll għandhom bżonn jiġu mmodernizzati.

L-immodernizzar ta’ l-EDF jinkludi t-tħejjija ta’ pjan tal-kontijiet u formulazzjoni ġdida ta’ regoli tal-kontabilità konformi mar-rekwiżiti ta’ kontabilità msejsa fuq bażi tad-dovuti. Il-proġett ta’ immodernizzar se jinkludi il-bidla ta’ l-OLAS, is-sistema ta’ IT eżistenti, ma’ l-EDF. OLAS se tinbidel ma' taħlita ta' l-ABAC u s-sistema lokali ta’ l-IT tad-DĠ INDICO, CRIS. Kemm l-ABAC kif ukoll is-CRIS diġà jintużaw fil-produzzjoni tal-kontabilità tal-Baġit Ġenerali, u attwalment qed jiġu addattati għall-ispeċifiċitajiet ta’ l-EDF.

Sar progress sostanzjali fuq il-proġett ABAC EDF matul l-2005. Pjan tal-kontijiet ġdid u metodi ġodda ta’ kontabilità tfasslu u ġew approvati mill-Uffiċjal tal-Kontabilità. B’ kooperazzjoni mad-DĠ AIDCO, saret analiżi tad-differenzi biex joħorġu liema żviluppi għadhom meħtieġa fl-ABAC u CRIS. Dawn l-iżvilupp fl-IT jinsabu għaddejjin bil-għan li jibdew jitħaddmu sa minn Jannar 2008. Taħriġ lill-utenti futuri fid-delegazzjonijiet 46 ACP għadu jippreżenta sfida.

Huwa importanti li jiġi enfasizzat li għalkemm l-għodod ta’ appoġġ ta’ l-IT l-ġodda għadhom qegħdin jiġu żviluppati, il-kontijiet annwali ta’ l-EDF għall-2005 tlestew f’konformità mal-prinċipji ta’ kontabilità fuq il-bażi tad-dovuti. Iktar minn hekk, biex jiżgura l-komparabilità ta’ l-informazzjoni fil-kontijiet annwali, l-Uffiċjal tal-Kontabilità ta’ l-EDF reġa’ stqarr id-dikjarazzjonijiet finanzjarji tal-ftuħ għas-sena finanzjarja 2005 fuq kontabilità sħiħa fuq bażi tad-dovuti L-informazzjoni dwar il-kontabilità provvduta mis-sistema ta’ l-IT tal-kontabilità attwali (OLAS) ġiet addottata fejn meħtieġ, biex tippreżenta data konformi mal-bażi tad-dovuti. L-uffiċjal tal-Kontabilità ta’ l-EDF għamel il-korrezzjonijiet meħtieġa fuq id- data bbażata fuq il-ħlas, imsejsa fuq informazzjoni miżjuda mogħtija mill-Uffiċjal Awtorizzanti.

9. Żviluppi Fil-futur

Il-pjan ta’ azzjoni ġie aġġornat għall-2006 u estiż għall-2007 (are l-Anness). Sa tmiem l-2006, l-arkittetura sħiħa ta’l-ABAC għandha tkun f’postha. Aktar żviluppi ta’ l-IT se jkun relatat l-iktar ma’ titjib fir-rispett ta’ l-utent u l-funzjonijiet ta’ rrappurtaġġ finanzjarju, u fil-kisba ta’ l-għan aħħari ta’ integrazzjoni eqreb ta’ sistemi lokali u l-għoti ta’ iktar għodod għall-għajnuna ta' l-utent u l-ġestjoni finanzjarja. Fir-rigward tal-qafas ta’ kontabilità, il-ħidma se tiffoka fid-definizzjoni tar-rwoli u r-responsabbiltajiet tal-protagonisti fil-proċeduri finanzjarji, fuq it-titjib tal-kwalità tad- data tal-kontabilità u rapporti ta' ġestjoni, u fuq il-monitoraġġ tal-konformità ma’ kriterji ta’ validazzjoni għas-sistemi lokali mill-uffiċjali kollha skond id-delegazzjoni.

10. Konklużjoni

Il-bidla għal sistema ta’ kontabilità ġdida fil-Kummissjoni Ewropea laħqet id-data ta’ skadenza statutorja u, fl-1 ta’ Jannar 2005, il-Kummissjoni biddlet il-kontabilità ġenerali tal-UE minn waħda bbażata fuq il-ħlas għal wahda fuq bażi tad-dovuti, u issa tinsab f’pożizzjoni li tkun konformi min-naħat kollha ma’ standards ta’ kontabilità aċċettati fuq skala internazzjonali. L-ewwel riżultati definittivi tas-sistema ġew ittestjati u ddokumentati meta l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni ħejja l-kontijiet proviżorji fil-ħin fil-31 ta' Marzu 2006. B’hekk il-Kummissjoni laħqet l-għan tagħha li tibdel għal sistema ta’ kontabilità fuq bażi tad-dovut f'perjodu ambizzjuż ħafna. L-għan ma setax jintlaħaq mingħajr l-impenn u l-kollaborazzjoni kostruttiva tas-servizzi kollha tal-Kummissjoni.

Madanakollu, għalkemm il-bidla tmexxiet b’suċċess u saru testijiet komprensivi, il-ħidma ta’ verifika fuq sistemi lokali fl-aħħar ta’ l-2005 enfasizzat tħassib dwar tliet sistemi fejn il-validazzjoni ma kintix possibbli. Ir-rapport dwar is-sistemi lokali tad-DĠs fih ukoll rakkomandazzjonijiet dwar it-titjib tal-kontrolli fuq l-informazzjoni tal-kontabilità, għarfien aħjar ta' l-għażla tal-kodiċi tal-kontabilità, taħriġ aħjar dwar kwistjonijiet ta' kontabilità, u l-bidla kulturali marbuta magħha. Iktar minn hekk, id-dipartimenti tal-Kummissjoni kienu taħt pressjoni konsiderevoli fl-2005 sabiex jintlaħqu jsiru proċessi ġodda u kumplessi f' dati ta' skadenza ambizzjużi. Il-ħidma sabiex jittejbu verifiki tal-konsistenza fuq is-sistema ta’ kontabilità mingħajr ebda dubju se titwal għallinqas sakemm il-kontijiet finali kkonsolidati jiġu approvati sal-31 ta’ Lulju.

Fir-rigward tat-tliet sistemi lokali li ma setgħux jiġu vvalidati, tnejn huma ppjanati li jsiru konformi sa tmiem l-2006 (AIDCO u RELEX). Kien hemm dewmien fl-iżvilupp ta’ sistema ta’ sostituzzjoni minflok it-tielet sistema (EAC), għalhekk id-DĠ kkonċernat se jkollu jiżgura li s-sistema preżenti tista’ tittejjeb fil-ħin għall-għeluq tas-sena finanzjarja 2006.

Il-Kummissjoni se tindirizza l-kwistjoni tan-nuqqas ta’ staff tal-kontabilità kwalifikat bit-tnedija ta' kompetizzjonijiet speċjalizzati esterni sabiex iħajru kandidati b’taħriġ xieraq u esperjenza. Se żżid ukoll in-numru ta’korsijiet ta’taħriġ li toffri lill-istaff preżenti.

L-iżviluppi fl-IT meħtieġa sabiex jiġu inkorporati il-Fondi ta’ l-Iżvilupp Ewropej, il-kontijiet imprest tad-Delegazzjonijiet u l-Aġenziji fl-ABAC għandhom jitlestew sa nofs l-2006, u minn hemm 'il quddiem il-Kummissjoni se tikkonċentra fuq it-tlestija ta’ l-integrazzjoni tas-sistema ċentrali ta’ l-IT, u fuq il-perfezzjoni ta’ verifiki ta’sigurtà.

Il-proġett jippjana li jagħti lit-tmexxija ta’ kull dipartiment informazzjoni iktar affidabbli u kompleta dwar l-assi u l-obbligi finanzjarji li hi responsabbli għalihom u dwar ir-relazzjonijiet finanzjarji ma' kull fornitur (fuq medda twila ta’ żmien) u, fuq medda medja, dwar l-implimentazzjoni finanzjarja ta’ programmi multi-annwali u proġetti.

Il-lezzjoni li ttieħdet mill-problemi u d-dewmien matul l-ewwel sena ta’ kontabilità fuq bażi tad-dovuti għandha tippermetti li l-Kummissjoni ttejjeb il-kwalità ta’ l-informazzjoni finanzjarja u tilħaq id-dati ta’ skadenza għall-kontabilità fis-snin li jmiss.

Annex 1

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] Il-Kummissjoni ppreżentat rapporti ta’progress semestrali sa u inkluż il-31 ta' Mejju 2005.