MT Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea C 331/261

RAPPORT ANNWALI DWAR L-ATTIVITAJIET IFFINANZJATI MIT-8, MID-9 U MILL-10 FONDI EWROPEJ GĦALL-IŻVILUPP (FEŻ)

2013/C 331/02

Rapport Annwali dwar l-attivitajiet iffinanzjati mit-8, mid-9 u mill-10 Fondi Ewropej għall-Iżvilupp (FEŻ)

WERREJ

Introduzzjoni

Karatteristiċi speċifiċi tal-Fondi Ewropej għall-Iżvilupp

Kapitolu I — IT-8, id-9 u l-10 FEŻ

Implimentazzjoni

Ir-rapport annwali tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni finanzjarja tat-8 sal-10 Fondi Ewropej għall-Iżvilupp

Kapitolu II — Id-dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni mill-qorti DWAR IL-FEŻ

Id-Dikjarazzjoni ta' Assigurazzjoni mill-Qorti dwar it-8, id-9 u l-10 Fondi Ewropej għall-Iżvilupp (FEŻ) lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill — Rapport tal-Awditur Indipendenti

Informazzjoni li tappoġġa d-Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni

Ambitu u approċċ tal-awditjar

Affidabbiltà tal-kontijiet

Regolarità tat-tranżazzjonijiet

Effettività tas-sistemi

Konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet

Konklużjonijiet

Rakkomandazzjonijiet

L-OSSERVAZZJONIJIET TAL-QORTI IR-RISPOSTI MILL-KUMMISSJONI INTRODUZZJONI 1. Dan ir-rapport annwali jippreżenta l-valutazzjoni mill-Qorti tal-Fondi Ewropej għall-Iżvilupp (FEŻ). Informazzjoni ewlenija dwar l-attivitajiet koperti u l-infiq fl-2012 tingħata fit- Tabella 1 . Tabella 1 — Fondi Ewropej għall-Iżvilupp — Informazzjoni ewlenija 2012 (EUR miljun) Titolu tal-baġit Qasam ta' politika Deskrizzjoni Pagamenti 2012 Mod ta’ ġestjoni Fondi Ewropej għall-Iżvilupp it-8 FEŻ Nefqa operazzjonali Proġetti 22 Deċentralizzata Proġetti 5 Ċentralizzata u diretta Proġetti 2 Ċentralizzata u indiretta Proġetti 0 Ġestjoni konġunta Appoġġ baġitarju 0 Ċentralizzata u diretta Nefqa amministrattiva 0 29 id-9 FEŻ Nefqa operazzjonali Proġetti 383 Deċentralizzata Proġetti 95 Ġestjoni konġunta Proġetti 90 Ċentralizzata u diretta Appoġġ baġitarju 16 Ċentralizzata u diretta Proġetti 15 Ċentralizzata u indiretta Nefqa amministrattiva 0 599 l-10 FEŻ Nefqa operazzjonali Appoġġ baġitarju 824 Ċentralizzata u diretta Proġetti 775 Ġestjoni konġunta Proġetti 624 Deċentralizzata Proġetti 299 Ċentralizzata u diretta Proġetti 45 Ċentralizzata u indiretta Nefqa amministrattiva 97 2 664 Total tan-nefqa operazzjonali (Proġetti) 2 355 Total tan-nefqa operazzjonali (Appoġġ baġitarju) 840 Total tan-nefqa amministrattiva 97 Total tal-pagamenti 3 292 – pagamenti bil-quddiem 1 738 + approvazzjoni ta' pagamenti bil-quddiem 1 369 Popolazzjoni awditjata 2 923 Total tal-impenji individwali (37) 3 226 Total tal-impenji globali (37) 3 163 Karatteristiċi speċifiċi tal-Fondi Ewropej għall-Iżvilupp 2. Il-FEŻ huma l-istrument prinċipali għall-għoti tal-għajnuna mill-Unjoni Ewropea għall-kooperazzjoni għall-iżvilupp lill-Istati Afrikani, tal-Karibew u tal-Paċifiku (AKP) u lill-pajjiżi u territorji ekstra-Ewropej (PTEE). Il-ftehim ta’ sħubija, iffirmat f’Cotonou fit-23 ta’ Ġunju 2000 għal perjodu ta’ 20 sena (“il-Ftehim ta’ Cotonou”), huwa l-qafas attwali għar-relazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea mal-Istati AKP u l-PTEE. Il-fokus prinċipali tiegħu huwa fuq it-tnaqqis u eventwalment il-qirda tal-faqar. 3. Il-FEŻ huma ffinanzjati mill-Istati Membri, irregolati mir-regolamenti finanzjarji tagħhom stess u ġestiti, mill-Kummissjoni Ewropea, barra l-qafas tal-baġit ġenerali tal-UE. Il-Bank Ewropew tal-Investiment (BEI) iġesti l-faċilità ta’ investiment, li mhijiex koperta mid-Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni tal-Qorti jew mill-proċedura ta’ kwittanza tal-Parlament Ewropew (1) (2). 4. Il-FEŻ huma kważi kollha kemm huma ġestiti mid-Direttorat Ġenerali tal-Kummissjoni għall-Iżvilupp u l-Kooperazzjoni (EuropeAid), li jġesti wkoll firxa wiesgħa ta’ nfiq mill-baġit tal-UE (3) (4). 5. L-interventi tal-FEŻ huma implimentati permezz ta’ proġetti u appoġġ baġitarju (5) taħt tliet arranġamenti prinċipali. Fl-2012, 43 % tal-pagamenti saru taħt ġestjoni ċentralizzata, 30 % taħt ġestjoni deċentralizzata u 27 % taħt ġestjoni konġunta (6) (ara t- Tabella 1 ). 6. L-infiq kopert f’dan ir-rapport huwa magħmul taħt firxa wiesgħa ta’ metodi ta’ twassil, li tqiegħdu fis-seħħ f’79 pajjiż. Regoli u proċeduri ta’ spiss huma kumplessi, inklużi dawk għas-sejħiet għall-offerti u l-għoti ta’ kuntratti. Il-Qorti vvalutat ir-riskju bħala għoli b’mod inerenti. 7. F’żewġ oqsma – appoġġ baġitarju (7) u kontribuzzjonijiet tal-UE lil proġetti b’donaturi multipli mwettqa minn organizzazzjonijiet internazzjonali (8) bħan-NU – in-natura tal-istrumenti u tal-kundizzjonijiet għal pagament jillimitaw il-firxa sa fejn it-tranżazzjonijiet huma suxxettibbli għal żbalji kif definit fl-awditu mill-Qorti tar-regolarità. 8. L-appoġġ baġitarju huwa mħallas b’appoġġ ta’ baġit ġenerali ta’ stat jew il-baġit tiegħu għal politika speċifika jew objettiv speċifiku. Il-Qorti teżamina jekk il-Kummissjoni rrispettatx il-kundizzjonijiet speċifiċi biex isiru l-pagamenti ta’ appoġġ baġitarju lill-pajjiż sieħeb ikkonċernat u jekk urietx li saret konformità mal-kundizzjonijiet ġenerali ta’ eliġibbiltà (bħalma huwa l-progress fil-ġestjoni finanzjarja tas-settur pubbliku). 9. Madankollu l-Kummissjoni għandha flessibiltà konsiderevoli meta tiġi biex tiddeċiedi jekk dawn il-kundizzjonijiet ġenerali ntlaħqux. L-awditu mill-Qorti tar-regolarità ma jistax imur lil hinn mill-istadju li fih titħallas l-għajnuna lil pajjiż sieħeb. Il-fondi trasferiti mbagħad huma amalgamati mar-riżorsi baġitarji tal-pajjiż riċevitur. Kwalunkwe dgħufija fil-ġestjoni finanzjarja tiegħu mhux se tiġġenera żbalji fl-awditu mill-Qorti tar-regolarità. 10. Il-kontribuzzjonijiet tal-Kummissjoni għal proġetti b’donaturi multipli jiġu ppuljati ma’ dawk ta’ donaturi oħra u mhumiex assenjati għal oġġetti speċifiċi identifikabbli ta’ nfiq. KAPITOLU I — IT-8, ID-9 U L-10 FEŻ Implimentazzjoni 11. Kull ftehim tal-FEŻ normalment jiġi konkluż għal perjodu ta’ impenn ta’ madwar ħames snin, iżda l-pagamenti jistgħu jsiru fuq perjodu itwal. Fl-2012, saru pagamenti mit-8, mid-9 u mill-10 FEŻ. It-tmien FEŻ (1995-2000) jammonta għal EUR 14 625 miljun u d-disa’ FEŻ (2000-2007) għal EUR 15 200 miljun. 12. L-10 FEŻ (2008-2013) jammonta għal EUR 22 682 miljun. Minn dan l-ammont, EUR 21 967 miljun jiġu allokati lill-pajjiżi AKP u EUR 285 miljun lill-PTEE. Dawn l-ammonti jinkludu EUR 1 500 miljun u EUR 30 miljun għall-faċilità ta’ investiment ġestita mill-BEI għall-pajjiżi AKP u PTEE rispettivament. Fl-aħħar nett, EUR 430 miljun huma assenjati għan-nefqa tal-Kummissjoni għall-programmazzjoni u għall-implimentazzjoni tal-FEŻ. 13. Fl-2012, il-kontribuzzjonijiet totali mill-Istati Membri ammontaw għal EUR 2 600 miljun. 14. It- Tabella 2 turi l-użu, matul l-2012 u b’mod kumulattiv, tar-riżorsi tal-FEŻ. Impenji individwali kienu 27 % ogħla mit-tbassir inizjali, partikolarment minħabba l-approvazzjoni tal-appoġġ tal-UE ta’ EUR 400 miljun għall-inizjattiva Enerġija Sostenibbli għal Kulħadd, li ma kienx ippjanat inizjalment. Il-pagamenti kienu 8 % aktar milli mbassra inizjalment, prinċipalment minħabba l-ammont ogħla ta’ impenji milli mistenni. Impenji pendenti baqgħu stabbli meta mqabbla mal-2011. Ir-rapport annwali tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni finanzjarja tat-8 sal-10 Fondi Ewropej għall-Iżvilupp 15. Ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-10 FEŻ jitlob li l-Kummissjoni tirrapporta kull sena dwar il-ġestjoni finanzjarja tal-FEŻ (9). Fl-opinjoni tal-Qorti, dan ir-rapport jippreżenta b’mod preċiż l-informazzjoni finanzjarja relevanti. Tabella 2 — Użu tar-riżorsi tal-FEŻ fil-31 ta' Diċembru 2012 (EUR miljun) Sitwazzjoni fi tmiem l-2011 Implimentazzjoni baġitarja matul is-sena finanzjarja 2012 (nett) (43) Sitwazzjoni fi tmiem l-2012 Ammont globali Rata ta' implimentazzjoni (39) it-8 FEŻ (40) id-9 FEŻ (40) l-10 FEŻ Ammont globali it-8 FEŻ id-9 FEŻ l-10 FEŻ Ammont globali Rata ta' implimentazzjoni (39) A — RIŻORSI ( 38 ) 48 854 –79 – 102 246 66 10 584 16 450 21 885 48 920 B — UŻU 1. Impenji globali ( 41 ) 40 827 83,6 % –64 – 297 3 524 3 163 10 576 16 157 17 258 43 991 89,9 % 2. Impenji individwali ( 42 ) 34 833 71,3 % –46 – 187 3 460 3 226 10 448 15 504 12 107 38 059 77,8 % 3. Pagamenti 29 208 59,8 % 15 539 2 655 3 209 10 345 14 566 7 507 32 417 66,3 % C — Impenji pendenti (B1 – B3) 11 619 23,8 % 231 1 591 9 751 11 574 23,7 % D — Bilanċ disponibbli (A – B1) 8 027 16,4 % 8 293 4 627 4 929 10,1 % Sors: Il-Qorti tal-Awdituri, ibbażata fuq rapporti tal-FEŻ dwar l-implimentazzjoni finanzjarja u r-rapporti finanzjarji fil-31 ta' Diċembru 2012. KAPITOLU II — ID-DIKJARAZZJONI TA’ ASSIGURAZZJONI MILL-QORTI DWAR IL-FEŻ Id-Dikjarazzjoni ta' Assigurazzjoni mill-Qorti dwar it-8, id-9 u l-10 Fondi Ewropej għall-Iżvilupp (FEŻ) lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill — Rapport tal-Awditur Indipendenti Affidabbiltà tal-kontijiet Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet Dħul Impenji Pagamenti Il-5 ta’ Settembru 2013 Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA President Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri 12, rue Alcide De Gasperi, 1615 Luxembourg, LUXEMBOURG Informazzjoni li tappoġġa d-Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni Ambitu u approċċ tal-awditjar 16. L-osservazzjonijiet fir-rigward tal-affidabbiltà tal-kontijiet tal-FEŻ huma deskritti fil-paragrafu VI tad-Dikjarazzjoni ta' Assigurazzjoni u huma bbażati fuq awditu tar-rapporti finanzjarji (12) u r-rapport dwar l-implimentazzjoni finanzjarja tat-8, tad-9, u tal-10 FEŻ (13). Dan kien jinvolvi l-ittestjar ta’ ammonti u divulgazzjonijiet u l- valutazzjoni tal-prinċipji kontabilistiċi użati, l-istimi sinifikanti magħmula mill-maniġment u l-preżentazzjoni kumplessiva tal-kontijiet. 17. L- Anness 1.1 , il- parti 2 , tal-Kapitolu 1 tar-rapport annwali 2012 tal-Qorti tal-Awdituri dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jiddeskrivi l-approċċ u l-metodoloġija kumplessiva tal-Qorti. L-osservazzjonijiet fir-rigward tar-regolarità tat-tranżazzjonijiet tal-FEŻ huwa deskritti fil-paragrafi VII sa X tad-Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni u huma bbażati fuq il-komponenti li ġejjin: (a) l-eżaminar tal-kontribuzzjonijiet kollha mill-Istati Membri u kampjun ta’ tipi oħra ta’ tranżazzjonijiet ta’ dħul; (b) l-eżaminar ta’ kampjun ta’ 30 impenn (14); (c) l-eżaminar ta’ kampjun ta’ 167 tranżazzjoni interim u finali approvati minn 7 delegazzjonijiet tal-UE jew il-kwartieri ġenerali tal-Kummissjoni (15). Fejn kien meħtieġ, organizzazzjonijiet inkarigati mill-implimentazzjoni u benefiċjarji finali nżaru fuq il-post sabiex jiġu vverifikati l-pagamenti ta’ bażi ddikjarati fir-rapporti finanzjarji jew fid-dikjarazzjonijiet tal-ispiża; (d) valutazzjoni tal-effettività tas-sistemi ta’ sorveljanza u kontroll fil-kwartieri ġenerali tal-EuropeAid u fid-delegazzjonijiet, li jkopru l-elementi li ġejjin; (i) kontrolli ex-ante minn uffiċjali awtorizzanti, superviżuri esterni (għall-kuntratti tax-xogħlijiet) jew awdituri esterni (għal stimi ta’ programmi (16), għotjiet u kuntratti tas-servizz ibbażati fuq tariffi). Il-Qorti analizzat għaliex l-iżbalji li nqabdu minnha kienu saru; (ii) monitoraġġ u sorveljanza. Dan inkluda eżaminar tal-istudju mill-EuropeAid dwar ir-rata tal-iżball residwu tal-2012 (RER), li parzjalment iddependa fuq ix-xogħol li twettaq mis-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni (IAS) (17); (iii) awditu intern; (e) analiżi tar-rapport annwali tal-attività (RAA) mid-Direttur Ġenerali tal-EuropeAid. 18. Kif indikat fil-paragrafu 4, il-EuropeAid jimplimenta l-biċċa l-kbira tal-istrumenti ta’ assistenza esterna ffinanzjati mill-baġit ġenerali u mill-FEŻ. L-osservazzjonijiet tal-Qorti li jikkonċernaw kemm l-effettività tas-sistemi ta’ sorveljanza u kontroll kif ukoll l-affidabbiltà tar-RAA u d-dikjarazzjoni tad-Direttur Ġenerali għall-2012 jirreferu għall-qasam sħiħ ta’ responsabbiltà tal-EuropeAid. Affidabbiltà tal-kontijiet 19. Il-kont tar-riżultat ekonomiku jinkludi bħala dħul imgħax fuq il-prefinanzjament fir-rigward ta’ pagamenti ta’ prefinanzjament ta’ aktar minn EUR 250 000 lill-benefiċjarji. Sabiex tirkupra imgħax fuq pagamenti akbar ta’ prefinanzjament mill-benefiċjarji (jiġifieri dawk ’il fuq minn EUR 750 000), il-Kummissjoni hija meħtieġa toħroġ ordnijiet ta’ rkupru fuq bażi annwali (18). Madankollu, tali rkupri rarament isiru. Barra minn dan, l-imgħax iġġenerat mill-pagamenti ta’ prefinanzjament huwa xi kultant nnettjat kontra klejms għar-rimborż ta’ spejjeż imġarrba: dan l-imgħax mhuwiex rikonoxxut bħala dhul fir-rapporti finanzjarji. 19. Il-Kummissjoni tirrikonoxxi li minkejja tfakkira lill-AOS sottodelegat fin-nota annwali ta’ qabel l-għeluq, l-irkupri għal imgħax fuq PFs ta' iktar minn EUR 750 000 mhux dejjem ikunu magħmula kull sena. Madankollu, DEVCO jixtieq jenfasizza li l-imgħax miksub mill-prefinanzjament hu dejjem meqjus meta tiġi stabbilita s-sitwazzjoni finanzjarja qabel ma jingħalqu l-kuntratti. Fl-2013 DEVCO se jwettaq azzjoni speċifika fuq din il-kwistjoni: — Nota ta’ tfakkir lil AOS dwar ir-regoli FR fuq din il-kwistjoni — Analiżi dettaljata tal-kuntratti kollha b'PFs mifutħa ta’ iktar minn EUR 750 000 fi tmiem is-sena 2012 Għal PFs li huma aktar minn EUR 250 000 iżda iżgħar minn EUR 750 000 is-sistema lokali CRIS FED f’dan il-mument tippermetti biss ordnijiet għall-irkupru li jridu jiddaħħlu mill-ġdid lejn il-linja oriġinali ta’ spejjeż, u b’hekk ma tippermettix rikonoxximent tal-imgħax. Id-DĠ DEVCO ħaseb għal żvilupp tas-sistema CRIS li tippermetti r-rikonoxximent li huwa skedat li jkun disponibbli mhux qabel Ottubru 2013. 20. Bħal fi snin preċedenti, il-Qorti spiss identifikat tranżazzjonijiet li kienu ġew irreġistrati b’mod skorrett (19). Studju li twettaq mill-EuropeAid fl-2012 ukoll sab li t-tranżazzjonijiet b’mod frekwenti kienu rreġistrati b’mod skorrett fis-Sistema Komuni ta’ Informazzjoni RELEX (CRIS). Filwaqt li l-Qorti ma sabet ebda żball materjali f’din il-konnessjoni għall-affidabbiltà tal-kontijiet, dawn l-iżbalji jibqgħu sors ta’ tħassib peress li jaffettwaw il-preċiżjoni tad-data użata għat-tħejjija tal-kontijiet annwali, b’mod partikolari fir-rigward tal-eżerċizzju annwali ta’ limitu fi tmiem is-sena (20). 20. Kif semmiet il-Qorti, il-Kummissjoni għamlet sforzi importanti fl-2012 li rriżultaw f’titjib konsiderevoli tal-kwalità tad-dejta. Il-Kummissjoni tenfasizza l-intenzjonijiet tagħha biex tkompli bl-isforzi tagħha biex ittejjeb il-kwalità tad-dejta. Wara studju estensiv li sar fl-2012, ġie elaborat Pjan ta’ Azzjoni u qed jiġi ffinalizzat (adozzjoni mmirata f'nofs Lulju 2013), b’diversi elementi li diġà qegħdin jiġu investigati u/jew implimentati. Flimkien ma’ dan il-Pjan ta’ Azzjoni, il-Kummissjoni issa qed taħdem biex tkompli titjieb il-kwalità tad-dejta permezz ta’ diversi assi, li fosthom huma: (a) Titjib ta’ CRIS sabiex jiġi żgurat li jsiru inqas żbalji minn utenti (pereżempju l-azzjoni 4.0 fil-“Master Plan”, li jimmira lejn titjib CRIS tal-interfaċċja tal-utent, rieżami tad-dokumentazzjoni CRIS kif ukoll il-ħolqien ta’ dizzjunarju tad-dejta) (b) Monitoraġġ kontinwu tad-dejta CRIS mill-kwartieri ġenerali, permezz ta’ kontrolli awtomatizzati, testijiet immirati ta’ kwalità dwar il-kontabbiltà u t-tnedija ta’ studji dwar punti speċifiċi wara valutazzjoni tar-riskju (c) Titjib fl-informazzjoni pprovduta lill-utenti permezz tal-bażi ta' dejta ta' għarfien CRIS u korsijiet speċifiċi (d) It-twaqqif ta’ iżjed KPIs immirati li jżidu l-għarfien ta’ importanza ta’ kwalità tajba u dejta kompluta. Regolarità tat-tranżazzjonijiet 21. L- Anness 1 fih sommarju tar-riżultati tal-ittestjar tat-tranżazzjonijiet. Dħul 22. L-awditu mill-Qorti tat-tranżazzjonijiet ta’ dħul sab li dawn kienu ħielsa minn żball materjali. Impenji 23. L-awditu mill-Qorti tal-impenji sab li dawn kienu ħielsa minn żball materjali. Pagamenti Tranżazzjonijiet ta’ nfiq 24. Mill-167 tranżazzjoni awditjati mill-Qorti, 44 (26 %) kienu milquta minn żball. Il-Qorti tistma li r-rata tal-iżball l-aktar probabbli hija ta’ 3,0 % (21). Proġetti 25. Mill-127 tranżazzjoni ta’ nfiq ikkampjunati, 41 (32 %) kienu milquta minn żbalji, li minnhom 28 (68 %) kienu żbalji kwantifikabbli. Mit-28 tranżazzjoni milquta minn żbalji kwantifikabbli, 20 kienu tranżazzjonijiet finali li kienu diġà ġew iċċekkjati mill-Kummissjoni. 26. Żbalji nstabu aktar frekwentement fi tranżazzjonijiet relatati ma’ stimi ta’ programmi, għotjiet u ftehimiet ta’ kontribuzzjonijiet bejn il-Kummissjoni u organizzazzjonijiet internazzjonali, milli f’forom oħra ta’ appoġġ: mill-71 tranżazzjoni ta’ dan it-tip li ġew ittestjati, 31 (44 %) kienu milquta minn żball. 27. It-tipi prinċipali ta’ żbalji kwantifikabbli li nstabu fi tranżazzjonijiet relatati mal-proġetti kienu jikkonċernaw (ara l-kaxxa 1): (a) eliġibbiltà: infiq relatat ma’ attivitajiet li ma kinux koperti mill-kuntratt (12-il tranżazzjoni), nuqqas ta’ konformità mal-proċeduri ta’ akkwist mill-benefiċjarju (4 tranżazzjonijiet), u nfiq imġarrab barra mill-perjodu ta’ implimentazzjoni (2 tranżazzjonijiet) jew li qabżu l-baġit stabbilit (2 tranżazzjonijiet milquta); (b) okkorrenza: nuqqas ta’ fatturi jew ta’ dokumenti oħra ta’ sostenn li jiġġustifikaw l-infiq (2 tranżazzjonijiet), servizzi li ma ngħatawx jew xogħlijiet mhux imwettqa (2 tranżazzjonijiet) u nfiq li ma ġġarrabx mill-benefiċjarji (tranżazzjoni waħda); (c) preċiżjoni: kalkolu skorrett tal-infiq ikklejmjat (3 tranżazzjonijiet). Xogħlijiet mhux imwettqa Il-Qorti eżaminat pagament interim ta’ EUR 464 640 taħt kuntratt għall-manutenzjoni tat-toroq fis-Senegal. Xogħlijiet li jirrigwardaw il-konsolidazzjoni tal-parti ta’ isfel ta’ imbankment fatturati mill-kuntrattur, iċċertifikati mis-superviżur u mħallsa mill-Kummissjoni ma kinux twettqu. Sussegwentement il-Kummissjoni varat awditu tekniku u kumprensiv tal-kuntratt. Xogħlijiet li ma twettqux Ir-rapport tal-awditu tekniku ta’ April 2013 jindika li b’kollox total ta' EUR 39 095 (0.94 % tal-prezz total tal-kuntratt) impost għar-rinfurzar tal-ġnub ta' toroq, ma kinux twettqu. Il-kuntrattur tax-xogħlijiet sadanittant wettaq l-infurzar tal-ġnub tat-toroq, li kienu ġew fatturati. L-awtorità kontraenti deċentralizzata, fil-mument tad-dikjarazzjoni finali tal-kontijiet, se tiddeċiedi dwar l-impożizzjoni possibbli ta’ ordnijiet ta’ rkupru u penalitajiet kuntrattwali mal-kuntrattur tax-xogħlijiet u mal-kuntrattur li ssorveljaw ix-xogħlijiet. Valur tal-kuntratt miżjud 'il fuq mil-limitu permissibbli Il-Qorti eżaminat l-approvazzjoni ta’ pagament bil-quddiem ta’ EUR 305 738 taħt programm ta’ appoġġ fis-settur tas-saħħa fir-Repubblika Demokratika tal-Kongo. Il-valur ta’ żewġ kuntratti kien ġie miżjud bi 58 % u 68 % rispettivament għal xogħlijiet addizzjonali li kienu meħtieġa biex il-kuntratt oriġinali jiġi kkompletat. L-unità ta’ ġestjoni tal-proġett fid-dipartiment tal-gvern nazzjonali ma kienx konxju mill-fatt li kien hemm limitu ta’ 50 % tal-valur tal-kuntratt inizjali għal tali xogħlijiet addizzjonali. Il-valur tal-kuntratt qabeż il-limitu permess Awditjar komplementari sabiex ikunu identifikati kwalunkwe ammonti ineliġibbli oħrajn tinsab għaddejja. Id-delegazzjoni tal-UE fakkret lin-NAO dwar ir-regoli applikabbli. In-NAO bagħat nota ċirkolari, li l-kontenut tiegħu kien miftiehem qabel mad-delegazzjoni tal-UE. 28. It-tipi l-aktar frekwenti ta’ żbalji mhux kwantifikabbli kienu jikkonċernaw dokumenti ta’ sostenn insuffiċjenti (ħames tranżazzjonijiet) u nuqqasijiet fil-proċeduri ta’ akkwist (ħames tranżazzjonijiet). Appoġġ baġitarju 29. Għall-40 tranżazzjoni ta’ appoġġ baġitarju ttestjati, tlieta (8 %) kienu milquta minn żbalji, li minnhom tnejn (67 %) kienu żbalji kwantifikabbli. 29. Il-Kummissjoni ma taqbilx mal-analiżi tal-Qorti ta’ żball wieħed kwantifikabbli. 30. L-iżbalji kwantifikabbli maqbuda mill-Qorti fit-tranżazzjonijiet ta’ appoġġ baġitarju kienu jikkonċernaw l-applikazzjoni skorretta tal-metodu ta’ evalwazzjoni biex jiġi ddeterminat jekk ir-riċevituri kinux issodisfaw il-kundizzjonijiet għal pagamenti relatati mal-prestazzjoni, jew in-nuqqas ta’ valutazzjoni tal-konformità ma’ kundizzjonijiet speċifiċi għal pagamenti (żewġ tranżazzjonijiet) (ara l-kaxxa 2). Il-Qorti identifikat ukoll żbalji mhux kwantifikabbli: il-Kummissjoni naqset milli turi b’mod sodisfaċenti li r-riċevituri kienu kkonformaw mal-kundizzjonijiet ġenerali ta’ eliġibbiltà għal pagamenti ta’ appoġġ baġitarju (22). Il-Kummissjoni ma qabblitx il-progress tal-pajjiżi riċevituri fl-implimentazzjoni ta’ politiki speċifiċi jew ta’ riforma fil-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi mal-objettivi stabbiliti għall-perjodu eżaminat (żewġ tranżazzjonijiet). 30. L-appoġġ baġitarju huwa strument ta’ politika bbażat fuq relazzjoni fit-tul ta’ fiduċja bejn il-Kummissjoni u l-pajjiżi msieħba. Meta tkun qed tiddeċiedi dwar ir-rilaxx ta’ pagament, il-Kummissjoni tqis il-progress li sar fir-rigward indikaturi individwali u l-kundizzjonijiet. Il-Kummissjoni bi pjaċir tinnota t-tnaqqis sinifikanti fin-numru ta’ żbalji mhux kwantifikabbli matul dawn l-aħħar snin. Il-Kummissjoni tqis li l-kisba ta’ valuri ta’ indikaturi, li kien intlaħaq qbil fuqhom b’mod konġunt mal-gvern imsieħeb, m’għandhomx jiġu evalwati b’mod strett wisq. Filwaqt li l-kundizzjonijiet għal pagamenti relatati mal-prestazzjoni għandhom rwol importanti fil-proċess li jistimula l-pajjiżi sabiex jiksbu progress fuq l-għanijiet politiċi essenzjali, il-Kummissjoni tqis li l-indikaturi jridu jiġu evalwati, waqt li jitqiesu l-għanijiet li huma jkejlu u l-kuntest li fih iseħħ l-iżvilupp tal-pajjiż. Nuqqas ta’ stabbiliment ta’ kundizzjoni speċifika għal pagament Il-Qorti eżaminat pagament ta’ EUR 600 000 relatat mal-appoġġ għall-Programm ta’ Riforma Ekonomika 2007-2010 f’Vanuatu, inkluż segment varjabbli ta’ EUR 200 000 ibbażat fuq il-prestazzjoni. Skont il-ftehim ta’ finanzjament, il-Kummissjoni kienet meħtieġa tagħżel indikaturi speċifiċi tal-prestazzjoni stabbiliti fir-rapport ta’ żvilupp annwali fir-rigward tal-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi, iżda dan ma għamlitux. Il-Kummissjoni qieset li kien biżżejjed li hija tiddependi fuq valutazzjoni tal-progress kumplessiv ta’ Vanuatu fir-riforma fil-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi (kundizzjoni ġenerali ta’ eliġibbiltà) biex tiżborża s-segment varjabbli. Din kienet f’kontradizzjoni mal-ftehim ta’ finanzjament, li jipprovdi li l-Kummissjoni tagħmel il-pagament biss jekk ikunu ntlaħqu kemm il-kundizzjonijiet speċifiċi kif ukoll dawk ġenerali. Nuqqas ta’ ffissar ta’ kundizzjoni speċifika ta' pagament F’konformità mad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni, kundizzjonijiet PFM kemm ġenerali u speċifiċi fl-FA huma essenzjalment l-istess u huma relatati ma’ progress fir-riforma għall-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi globali. B’mod pożittiv, il-Kummissjoni evalwat il-progress ġenerali tal-Vanwatu fir-riforma tal-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi sal-2010. L-indikaturi rilevanti dwar il-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi f’rapport dwar l-iżvilupp annwali tal-gvern jikkonfermaw din it-tendenza pożittiva. Barra minn hekk, id-delegazzjoni kkonfermat li din ix-xejra pożittiva u l-isforz ġie sostnut, skont l-Istrateġija ta’ Riforma PFM tal-2008, matul is-sena politikament diffiċli tal-2011. Effettività tas-sistemi 31. L- Anness 2 fih sommarju tar-riżultati tal-eżaminar mill-Qorti tas-sistemi ta' sorveljanza u kontroll. Kontrolli ex-ante 32. Fid-dawl tal-ambjent ta’ riskju għoli (ara l-paragrafu 6), il-EuropeAid jiddependi prinċipalment fuq kontrolli ex-ante (kontrolli mill-persunal tal-Kummissjoni, minn superviżuri esterni jew minn awdituri esterni qabel ma jsiru l-pagamenti għall-proġetti) sabiex jiġu pprevenuti jew jinqabdu u jiġu kkorreġuti pagamenti irregolari. Bħal fi snin preċedenti, il-frekwenza ta’ żbalji misjuba mill-Qorti, inklużi xi wħud li jaffettwaw il-klejms finali li kienu suġġetti għal awditi esterni u verifikazzjonijiet ta’ nfiq, tindika dgħufijiet f’dawn il-kontrolli ex-ante. Studju li sar mill-EuropeAid fl-2012 ukoll sab li għadd sinifikanti (terz) tar-rapporti tal-awditjar li ġew riċevuti fl-2011 kienu ta’ kwalità insuffiċjenti. 32. Il-Kummissjoni tagħti importanza kbira lill-kwalità tal-awditi u qed tiżviluppa għodda biex jgħinu maniġers ta' awditjar fil-Kummissjoni biex jevalwaw aħjar il-kwalità ta' rapporti ta’ awditjar. 33. Żewġ delegazzjonijiet tal-UE miżjura mill-Qorti ma wettqux segwitu tajjeb tar-rapporti tal-awditjar. Ir-RAA jirrikonoxxi li kawża prinċipali ta’ żbalji hija li ammonti ineliġibbli ma jiġux irkuprati, jew li ma jkunx hemm spjegazzjoni għan-nuqqas ta’ rkupru, b’segwitu għal rapporti tal-awditjar jew ta’ verifikazzjoni tal-infiq (23). 33. Fil-pjan ta’ ħidma msemmi fit-tweġiba tal-Kummissjoni għall-paragrafu 38, huwa previst li permezz tal-modulu tal-Awditjar CRIS tiġi żviluppata għodda speċifika li se tippermetti lill-Kummissjoni tagħmel segwitu xieraq tar-rapporti ta’ awditjar. 34. L-awditu tal-Qorti wera li l-approvazzjoni tard u l-għeluq tard ta’ kuntratti jaffettwaw il-kwalità ta’ kontrolli ex-ante u jżidu b’mod sinifikanti r-riskju ta’ rekord interrott għall-awditjar jew in-nuqqas ta’ dokumenti ta’ sostenn (24). Fit-tranżazzjonijiet baġitarji kemm tal-FEŻ kif ukoll tal-UE, il-Qorti sabet kuntratti antiki, l-għalihom l-infiq ġie kklerjat tard. Konsegwentement, l-impenji finanzjarji individwali korrispondenti għadhom miftuħin jew ingħalqu żmien twil wara tmiem il-perjodu ta’ implimentazzjoni tal-kuntratt. 34. Bħala parti minn studju estern fl-2012 il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ proċedura li tanalizza l-kuntratti kollha li għalihom il-perjodu ta' attività skada għal aktar minn 18-il xahar. Is-servizzi huma mitluba jikkummentaw dwar ir-raġuni għaliex il-kuntratti jkunu għadhom miftuħa u l-pjan tagħhom li jiżguraw li l-kuntratti jistgħu jingħalqu mill-aktar fis possibbli. Dan wassal għal tnaqqis f’kuntratti miftuħa fl-aħħar tas-sena għall-FEŻ ta’ 1 038 kuntratt (minn 7 470 fi tmiem is-sena 2011 għal 6 432 fl-aħħar tas-sena 2012). Eżerċizzju simili kien imniedi f’April 2013 sabiex jitkompla dan l-isforz. Monitoraġġ u sorveljanza Sistema ta’ informazzjoni tal-ġestjoni 35. Kif indikat f’rapporti annwali tal-passat (25), hemm nuqqasijiet fis-sistema ta’ informazzjoni tal-ġestjoni tal-EuropeAid dwar ir-riżultati u s-segwitu ta’ awditi esterni, ta’ verifikazzjonijiet tal-infiq u ta’ żjarat ta’ monitoraġġ. Dawn jagħmluha diffiċli għad-Direttur Ġenerali li jżomm lill-kapijiet tal-unità jew lill-kapijiet ta’ delegazzjoni tal-UE responsabbli għas-segwitu u l-korrezzjoni f’waqthom tad-dgħufijiet fis-sistema u l-iżbalji identifikati. 35. Il-modulu tal-awditjar tas-sistema ta' informazzjoni tal-ġestjoni tal-għajnuna esterna (CRIS) ġie mfassal biex jippjana u jirreġistra r-riżultati tal-awditi esterni minflok isegwi verifika magħmula mill-Kummissjoni. Madankollu l-Kummissjoni qed tippjana li tiżviluppa din il-funzjonalità fuq perjodu ta’ żmien medju, jekk jippermettu r-riżorsi. Il-Kummissjoni żviluppat għodda ta' pjan ta’ ħidma għall-ippjanar ta’ missjonijiet. Barra minn hekk, il-Kummissjoni qed tistabbilixxi riforma tal-monitoraġġ u r-rappurtar sabiex tiġi implimentata fil-bidu tal-2014. Żjarat ta’ monitoraġġ 36. Is-seba’ delegazzjonijiet kollha tal-UE miżjura mill-Qorti kellhom ħarsa ġenerali tajba tal-implimentazzjoni operazzjonali tal-proġetti, prinċipalment permezz ta’ żjarat ta’ monitoraġġ. Madankollu, waħda biss mis-seba’ delegazzjonijiet tal-UE għażlet u ppjanat dawn iż-żjarat fuq il-bażi ta’ valutazzjoni tar-riskju. Il-EuropeAid qed jiżviluppa għodda biex tgħin lid-delegazzjonijiet tal-UE jeżaminaw aħjar il-portafoll tagħhom ta’ proġetti u jipprijoritizzaw żjarat lil dawk li partikolarment ikunu jeħtieġu monitoraġġ ibbażat fuq il-valutazzjonijiet tar-riskju. Il-Qorti sabet ukoll dgħufijiet fil-mod li bih tnejn mis-seba’ delegazzjonijiet tal-UE mmonitorjaw l-implimentazzjoni tal-proġetti jew wettqu segwitu tar-riżultati ta’ dawn iż-żjarat. 36. F’każ wieħed, id-delegazzjoni tal-UE għamlet segwitu dwar is-sejba ewlenija tar-rapport ta’ monitoraġġ. Is-sitwazzjoni diffiċli ta' sigurtà kienet il-kawża prinċipali tal-problemi fit-twettiq tax-xogħlijiet fit-toroq, identifikati fir-rapport tal-missjoni. Fit-tieni każ, id-Delegazzjoni ħadet miżuri biex tissorvelja aktar mill-qrib l-implimentazzjoni tat-tieni fażi tal-proġett. Studju 2012 tar-RER 37. Kif kienet irrakkomandat preċedentement il-Qorti (26), il-EuropeAid wettaq l-ewwel studju tiegħu tar-rata tal-iżball residwu (RER) biex jivvaluta l-livell ta’ żball li evada l-kontrolli kollha tal-maniġment għall-prevenzjoni, id-detezzjoni u l-korrezzjoni ta’ żbalji. L-istudju kien jinvolvi l-eżaminar ta’ kampjun rappreżentattiv ta’ tranżazzjonijiet minn kuntratti magħluqa sabiex jiġi determinat jekk l-infiq kienx sar għall-finijiet intenzjonati, kienx skont ir-regoli rilevanti u ġiex ikkalkulat b’mod korrett. L-iżbalji li nstabu ntużaw biex tiġi stmata r-rata tal-iżball l-aktar probabbli fil-popolazzjoni ta’ kuntratti magħluqa. 38. Ir-riżultati tal-istudju 2012 tar-RER huma ppreżentati fir-RAA (27). L-istudju jistma li r-RER huwa 3,63 %, jiġifieri ogħla mil-livell ta’ materjalità ta’ 2 % stabbilit mid-Direttur Ġenerali tal-EuropeAid. It-tipi prinċipali ta’ żbalji identifikati fl-istudju huma: (a) żbalji fi tranżazzjonijiet ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali (38,0 % tar-RER); (b) ammonti mhux irkuprati (jew ammonti li ma għandhomx spjegazzjoni għan-nuqqas ta’ rkupru, barra minn organizzazzjonijiet internazzjonali) b’segwitu għal rapporti ta’ missjonijiet ta’ awditjar jew tal-verifikazzjoni (26,7 % of the RER); (c) żbalji relatati ma’ fondi ġestiti indirettament minn benefiċjarji barra minn organizzazzjonijiet internazzjonali (20,1 % tar-RER); (d) nuqqas ta’ dokumentazzjoni dwar il-proċeduri ta’ akkwist (15,2 % tar-RER). 38. Kif previst fil-proċeduri tal-Kummissjoni, tfassal Pjan ta’ Azzjoni biex titjieb aktar is-sistema ta’ kontroll intern. Dan jinkludi, fost l-oħrajn, azzjonijiet ta’ qawmien ta’ kuxjenza, taħriġ u gwida, tisħiħ tar-responsabbiltà tad-Delegazzjonijiet, kooperazzjoni msaħħa mal-organizzazzjonijiet internazzjonali u s-simplifikazzjoni tas-sistema ta’ kontroll. 39. B’mod ġenerali, it-tfassil tal-metodoloġija tar-RER kien xieraq, u l-istudju pprovda riżultati interessanti u potenzjalment utli. Madankollu, hemm lok għal aktar raffinar fil-metodoloġija f’għadd ta’ aspetti, relatati ma’: 39. Ir-riżultati tal-istudju RER tal-2012 ingħataw direttament fil-Proċess tal-Assigurazzjoni tar-RAA tal-2012 u għalhekk kienu fil-fatt utli ħafna lill-Kummissjoni. L-istudju RER tal-2012 kien l-ewwel wieħed li ġie implimentat u t-tagħlimiet miksuba minn dan l-ewwel eżerċizzju se jippermettu għal irfinar fil-metodoloġija. (a) il-grad ta’ dipendenza li jitqiegħed fuq rapporti tal-awditjar jew tal-verifikazzjoni preċedenti; (a) Il-Kummissjoni se tiddiskuti din il-kwistjoni mal-kuntrattur. (b) il-metodu ta’ kalkolu tar-rati ta’ żball fuq tranżazzjonijiet individwali; (b) Il-Kummissjoni se tiddiskuti din il-kwistjoni mal-kuntrattur. (c) it-trattament ta’ tranżazzjonijiet fejn ma kien hemm ebda dokumentazzjoni li kienet faċilment disponibbli. (c) Il-passi li għandhom jittieħdu biex jitwettqu l-istimi huma stabbiliti fid-dettall fil-manwal ta’ struzzjoni RER rivedut li se jiġu applikati għall-eżerċizzju RER tal-2013. Awditu intern 40. Fir-rapport annwali 2011 tagħha (28), il-Qorti indikat li r-riorganizzazzjoni tal-Kummissjoni li saret fl-2011 kellha impatt kbir ħafna fuq l-attività tal Kapaċità tal-Awditjar Intern (IAC) (29). Fit-tweġiba tagħha għar-rapport annwali 2011 tal-Qorti, il-Kummissjoni impenjat lilha nfisha li tivvaluta l-kapaċità tal-IAC u li tqis li ssaħħaħha jekk meħtieġ (30). Madankollu, dan ma sarx. Ma kien hemm ebda titjib fl-2012: l-implimentazzjoni tal-pjan ta’ ħidma annwali tal-IAC reġgħet kienet affettwata b’mod sinifikanti u avvers (31). 40. Mill-2013, minħabba bosta miżuri li ttieħdu f’dan ir-rigward, qed jitjieb il-funzjonament tal-IAC. Analiżi tar-rapport annwali tal-attività 41. Fid-dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni tiegħu, id-Direttur Ġenerali jagħmel riżerva dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet, peress li l-ammont meqjus f’riskju (EUR 259,5 miljun) jirrappreżenta aktar minn 2 % tal-pagamenti awtorizzati fil-perjodu tar-rappurtar. 42. Madankollu, id-Direttur Ġenerali jiddikjara wkoll li “il-proċeduri ta’ kontroll stabbiliti jagħtu l-garanziji meħtieġa fir-rigward tal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi” (32). Ir-RAA jindika wkoll li ċ-ċifra tar-RER ta’ 3,63 % hija stima tal-“ammont massimu f’riskju” (33), “ma tixħitx dubju fuq is-sistema kumplessiva ta’ kontroll” u turi li “il-parti l-kbira tal-iżbalji huma marbuta ma’ għadd limitat ta’ dgħufijiet li jirrigwardaw prinċipalment l-implimentazzjoni tal-kontrolli, li jistgħu u sussegwentement se jiġu indirizzati mid-DĠ DEVCO matul l-2013” (34). 43. Il-Qorti tqis li din hija preżentazzjoni qarrieqa tar-riżultati tal-istudju tar-RER: 43. (a) ir-RER mhijiex “ammont massimu” iżda l-aħjar stima (jew l-istima l-aktar probabbli). Il-livell reali ta’ żball jista’ jkun ogħla; (a) Il-Kummissjoni taqbel li l-ammont fir-riskju msemmija fir-RAA tad-DĠ DEVCO tal-2012 hu l-iktar stima reali, skont l-Istruzzjonijiet Permanenti għar-Rapporti ta’ Attività Annwali għall-2012. Il-livell vera ta’ żball jista' jkun ogħla, iżda wkoll inqas. (b) ir-RER mhijiex stima tal-ammont “f’riskju” iżda stima tal-iżball li jibqa’ mingħajr ma jinqabad u mingħajr ma jiġi kkoreġut fi tmiem iċ-ċiklu ta’ ġestjoni u hija għalhekk definittiva (35); (b) Il-kunċett ta’ “ammont f’riskju” hu applikat fir-RAA f’konformità sħiħa mal-istruzzjonijiet fis-seħħ tal-Kummissjoni għall-preparazzjoni tar-RAA. Dawn l-istruzzjonijiet jiddefinixxu l-“l-ammont f'riskju” bħala l-impatt finanzjarju tal-iżbalji f’termini ta’ espożizzjoni finanzjarja tal-baġit attwali matul is-sena kalendarja. Il-Kummissjoni taqbel li r-riżultati tal-istudju RER mhumiex stima tal-ammont f’riskju. (c) is-sistemi ta’ sorveljanza u kontroll mhumiex effettivi meta jonqsu milli jaqbdu u jikkoreġu żball materjali; (c) Il-biċċa l-kbira tal-iżbalji huma marbuta ma’ numru limitat ta’ nuqqasijiet, prinċipalment dwar l-implimentazzjoni tal-kontrolli. It-tfassil tas-sistema ta’ kontroll għalhekk jidher li hu tajjeb u ma għandux għalfejn jiġi modifikat. (d) ir-RAA jiddeskrivi t-tipi prinċipali ta’ żbalji li jseħħu fl-infiq tal-EuropeAid (36) iżda, bl-eċċezzjoni ta’ dgħufijiet fil-proċess ta’ rkupru, ma janalizzax għalfejn dawn seħħu u liema aspetti tas-sistema ta’ sorveljanza u kontroll tal-EuropeAid fallew. (d) Għar-Rapport ta’ Attività annwali li jmiss il-Kummissjoni se twettaq l-analiżi mitluba fl-istruzzjonijiet permanenti. Il-Pjan ta’ Azzjoni msemmi fil-paragrafu 38 jindirizza t-tipi kollha ta’ żbalji identifikati mis-sistema ta’ kontroll u l-Qorti tal-Awdituri. Il-Pjan ta’ Azzjoni kien preċedut minn analiżi bir-reqqa tal-oriġini ta’ dawn l-iżbalji. Barra minn hekk, għandu wkoll jinkludi definizzjonijiet mill-modi li bihom żbalji- deskritti fil-Pjan ta’ Azzjoni — huma indirizzati. L-analiżi kkonkludiet li l-kontroll tat-tfassil kif inhu kien tajjeb u li l-iżbalji li ġraw kienu primarjament minħabba kwistjonijiet ta’ implimentazzjoni. 44. Fl-2012, l-IAS wettaq awditu limitat tal-proċess tar-RAA tal-EuropeAid. Huwa sab li r-RAA ma jipprovdix biżżejjed informazzjoni dwar kif id-direttorat ġenerali bena aċċertament raġonevoli dwar il-legalità u r-regolarità tal-infiq fuq bażi pluriennali. Dawn is-sejbiet jaqblu ma’ dawk tal-Qorti. Konklużjonijiet u rakkomandazzjonijiet Konklużjonijiet 45. Ibbażat fuq ix-xogħol tal-awditjar tagħha, il-Qorti tikkonkludi li l-kontijiet tal-FEŻ għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2012 jippreżentaw b’mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tal-FEŻ fil-31 ta’ Diċembru 2012, u r-riżultati tal-operazzjonijiet u tal-flussi tal-flus tagħhom għas-sena li ntemmet dakinhar, skont id-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju tal-FEŻ u tar-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà. 46. Ibbażat fuq ix-xogħol tal-awditjar tagħha, il-Qorti tikkonkludi li, għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2012: (a) id-dħul tal-FEŻ kien ħieles minn żball materjali; (b) l-impenji li għalihom kienu daħlu l-FEŻ kienu ħielsa minn żball materjali; (c) it-tranżazzjonijiet ta’ nfiq tal-FEŻ kienu milquta minn żball materjali (ara l-paragrafi 24 sa 30). 47. Ibbażat fuq ix-xogħol tal-awditjar tagħha, il-Qorti sabet li s-sistemi ta’ sorveljanza u kontroll tal-EuropeAid li ġew eżaminati kienu parzjalment effettivi (ara l-paragrafi 18 u 31 sa 44). 47. Il-Kummissjoni taqbel li, filwaqt li t-tfassil tas-sistema ta’ kontroll hu ġeneralment konsistenti u sod, għad irid isir progress dwar l-implimentazzjoni tal-mekkaniżmi ta’ kontroll. Rakkomandazzjonijiet 48. L- Anness 3 juri r-riżultat tal-analiżi mill-Qorti tal-progress fl-indirizzar tar-rakkomandazzjonijiet li saru f’rapporti annwali preċedenti. Fir-rapporti annwali 2009 u 2010, il-Qorti ppreżentat 16-il rakkomandazzjoni. Il-EuropeAid implimenta bis-sħiħ ħames rakkomandazzjonijiet, filwaqt li tlieta kienu implimentati fil-parti l-kbira tal-aspetti u tmienja kienu implimentati f’xi aspetti. 49. Fir-rigward tar-rakkomandazzjonijiet implimentati f’xi aspetti biss, il-EuropeAid qed jieħu azzjoni iżda jinħtieġ aktar żmien biex ir-rakkomandazzjonijiet jiġu implimentati b’mod sodisfaċenti: (a) il-EuropeAid ingħaqad ma’ grupp ta’ ħidma mmexxi mid-DĠ Baġit biex janalizza l-kosteffettività tal-arkitettura kumplessiva ta’ kontroll tiegħu; (b) huwa qed jiżviluppa għodod u gwida biex id-delegazzjonijiet tal-UE jkunu jistgħu jipprijoritizzaw aħjar iż-żjarat ta’ monitoraġġ tagħhom lill-proġetti u jivvalutaw il-kwalità tar-rapporti tal-awditjar; (c) huwa qed jiżviluppa funzjonijiet ġodda fi ħdan il-modulu tal-awditjar tas-sistema ta’ informazzjoni tiegħu, CRIS, għat-tijib tas-segwitu tar-rapporti tal-awditjar. 50. Sar progress insuffiċjenti fir-rigward tal-kwalità tad-data fis-sistema ta’ informazzjoni CRIS. Minkejja l-isforzi li saru mill-EuropeAid għal sensibilizzazzjoni fost id-delegazzjonijiet tal-UE, dan jibqa’ sors ta’ tħassib (ara l-paragrafu 20). 50. Il-Kummissjoni ddefiniet “Master Plan” għall-Kwalità tad-Dejta li jinkludi Pjanijiet ta’ Azzjoni varji, inklużi dawk għat-taħriġ tal-persunal u l-komunikazzjoni lejn id-Delegazzjonijiet. Dan se jiżgura li l-persunal tal-Kummissjoni huwa mħarreġ aħjar u aktar konxju tal-aħjar prattiki u linji gwida għall-kodifikazzjoni ta' dejta fil-CRIS. Proġett estensiv dwar it-titjib tal-Interfaċċja tal-Utent CRIS ġie varat ukoll li jnaqqas żbalji ta’ kodifikazzjoni. 51. Wara din l-analiżi u s-sejbiet u l-konklużjonijiet għall-2012, il-Qorti tirrakkommanda li l-EuropeAid għandu: — Rakkomandazzjoni 1: jirrevedi l-metodoloġija tar-RER tiegħu; Il-Kummissjoni taqbel dwar irfinar tal-metodoloġija RER fuq il-bażi tal-lezzjonijiet meħuda minn dan l-ewwel eżerċizzju. Il-Kummissjoni diġà ħadet miżuri f’dan ir-rigward. Fil-bidu tal-eżerċizzju tal-2013 il-kuntrattur intalab jelabora metodoloġija riveduta u manwal li se jqisu l-lezzjonijiet mgħallma matul l-ewwel eżerċizzju RER fl-2012. Din il-metodoloġija rfinata se tiġi applikata matul l-eżerċizzju RER tal-2013. — Rakkomandazzjoni 2: jipprovdi deskrizzjoni preċiża, fir-RAA, tar-riżultati tal-istudji tar-RER; Ir-RAA tal-2012 kellu deskrizzjoni tal-eżerċizzju RER li kien dettaljat kemm jista’ jkun u segwa l-abbozzar tal-istruzzjonijiet. Il-Kummissjoni taqbel li fir-RAA tal-2013 għandu jkun hemm distinzjoni ċara bejn ir-riżultati tal-istudju RER u l-użu tagħhom għall-iskop ta’ assigurazzjoni. — Rakkomandazzjoni 3: jiżgura l-approvazzjoni f’waqtha tal-infiq; Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni u riċentement ittieħdet azzjoni bil-għan li tiġi żgurata approvazzjoni tan-nefqa mingħajr dewmien. — Rakkomandazzjoni 4: jippromwovi ġestjoni aħjar tad-dokumenti mis-sħab inkarigati mill-implimentazzjoni, u mill-benefiċjarji; Il-Kummissjoni taqbel bis-sħiħ ma' din ir-rakkomandazzjoni. — Rakkomandazzjoni 5: jieħu miżuri effettivi sabiex itejjeb il-kwalità tal-verifikazzjonijiet tal-infiq imwettqa minn awdituri esterni; Il-Kummissjoni taċċetta din ir-rakkomandazzjoni u fil-qafas tal-Pjan ta’ Azzjoni msemmija fil-paragrafu 38, hija ppjanat li teżamina fl-2013 il-possibbiltajiet ta’ titjib tal-kwalità u l-effikaċja tal-awditi u l-verifiki. Dan se jsir b’mod partikolari f’dak li għandu x’jaqsam mal-awditi u l-verifiki mwettqa minn ditti lokali ta’ verifika mikrija mill-benefiċjarji. — Rakkomandazzjoni 6: jiżgura l-applikazzjoni korretta ta’ kundizzjonijiet speċifiċi għal pagamenti ta’ appoġġ baġitarju; Il-Kummissjoni se tkompli tiżgura l-applikazzjoni korretta ta’ kundizzjonijiet speċifiċi għal pagamenti għas-sostenn baġitarju. Grupp ta’ ħidma dwar l-appoġġ baġitarju kien imwaqqaf biex jindirizza l-punti speċifiċi tas-sejbiet tal-awditjar tal-Qorti. — Rakkomandazzjoni 7: jiżgura li l-ordnijiet ta’ rkupru fir-rigward ta’ mgħax fuq prefinanzjament ogħla minn EUR 750 000 jinħarġu kull sena. Il-Kummissjoni tilqa’ din ir-rakkomandazzjoni u se tfakkar Uffiċjali awtorizzanti b’sottodelega r-regoli dwar l-irkupru ta’ imgħaxijiet għall-prefinanzjament annwali ta' hawn fuq ta' iktar minn EUR 750 000. Barra minn hekk, sabiex jiżdied l-għarfien, rieżami sħiħa ta’ dħul eventwali bl-imgħax irċevut fuq dawn il-prefinanzjamenti ser isir b’tali mod li tkun żgurata l-konformità mar-regolament finanzjarju.

(1) Ara l-Artikoli 118, 125 u 134 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 215/2008 tat-18 ta' Frar 2008 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-10 Fond Ewropew għall-Iżvilupp (ĠU L 78, 19.3.2008, p. 1) u l-Opinjoni tal-Qorti Nru 9/2007 dwar il-proposta għal dan ir-Regolament (ĠU C 23, 28.1.2008, p. 3).

(2) Ftehim tripartitiku bejn il-BEI, il-Kummissjoni u l-Qorti (l-Artikolu 134 tar-Regolament (KE) Nru 215/2008) jistabbilixxi regoli għall-awditu ta’ dawn l-operazzjonijiet mill-Qorti.

(3) Id-Direttorat Ġenerali għall-Għajnuna Umanitarja u l-Protezzjoni Ċivili (DĠ ECHO) iġesti 1,2 % tal-infiq mill-FEŻ.

(4) Ara l-Kapitolu 7 “Relazzjonijiet esterni, għajnuna u tkabbir” tar-Rapport Annwali 2012 tal-Qorti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit tal-UE.

(5) L-appoġġ baġitarju jinvolvi t-trasferiment ta’ fondi mill-Kummissjoni għat-teżor nazzjonali tal-pajjiż sieħeb. Jipprovdi riżorsi baġitarji addizzjonali biex tiġi appoġġata strateġija ta’ żvilupp nazzjonali.

(6) Taħt ġestjoni ċentralizzata, l-għajnuna hija implimentata b’mod dirett mis-servizzi tal-Kummissjoni (kwartieri ġenerali jew delegazzjonijiet) jew indirettament permezz ta’ korpi nazzjonali (eż. aġenzija tal-iżvilupp ta’ Stat Membru tal-UE). Taħt ġestjoni deċentralizzata, l-implimentazzjoni hija delegata lil pajjiż terz.Taħt ġestjoni konġunta, l-implimentazzjoni hija delegata lil organizzazzjoni internazzjonali.

(7) Pagamenti grossi stmati f’livell ta’ EUR 840 miljun fl-2012.

(8) Pagamenti grossi stmati f’livell ta’ EUR 632 miljun fl-2012.

(9) L-Artikoli 118, 124 u 156 tar-Regolament (KE) Nru 215/2008.

(10) Skont l-Artikoli 2, 3, 4, 125(4) u 134 tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-għaxar FEŻ din id-Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni ma testendix għall-parti tar-riżorsi tal-FEŻ li huma ġestiti mill-BEI u li għalihom dan huwa responsabbli.

(11) Ir-regoli u metodi kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-FEŻ huma mfassla abbażi tal-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku (IPSAS) jew fin-nuqqas ta’ dan, l-Istandards Internazzjonali tar-Rappurtar Finanzjarju (IFRS) kif maħruġa rispettivament mill-Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti u mill-Bord dwar l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà

(12) Ara l-Artikolu 122 tar-Regolament (KE) Nru 215/2008: ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tar-riżultat ekonomiku, ir-rapport tad-dħul u l-infiq tal-flus, ir-rapport tat-tibdil fl-assi netti u t-tabella ta' elementi pagabbli lill-FEŻ.

(13) Ara l-Artikolu 123 tar-Regolament (KE) Nru 215/2008: ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni finanzjarja jinkludu tabelli ta’ approprjazzjonijiet, impenji u pagamenti.

(14) Impenji finanzjarji globali u l-impenji legali korrispondenti (ftehimiet ta’ finanzjament) wara l-adozzjoni ta’ deċiżjoni ta’ finanzjament mill-Kummissjoni.

(15) Il-EuropeAid:126 proġett u 40 pagament ta’ appoġġ baġitarju; id-DĠ ECHO: pagament wieħed fuq proġett għall-għajnuna umanitarja.

(16) Titħejja stima tal-programm, normalment kull sena biex tistabbilixxi programm ta’ ħidma u r-riżorsi meħtieġa biex dan jitwettaq. Hija implimentata mill-istituzzjoni jew mill-benefiċjarju kkonċernat iżda suġġetta għal approvazzjoni minn qabel mir-rappreżentant tal-pajjiż sieħeb u mill-Kummissjoni.

(17) L-IAS huwa direttorat ġenerali tal-Kummissjoni. Huwa mmexxi mill-Awditur Intern tal-Kummissjoni u jirrapporta lill-Kumitat ta’ Progress tal-Awditjar tiegħu. Il-kompitu tiegħu huwa li jipprovdi aċċertament indipendenti dwar l-effettività tas-sistemi ta’ kontroll intern u li jgħin lill-Kummissjoni permezz ta’ opinjonijiet, pariri u rakkomandazzjonijiet.

(18) L-Artikolu 8(3) tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-10 FEŻ.

(19) Eż. it-tip ta’ kuntratt, id-dati tal-bidu u tat-tmiem tal-kuntratt, il-mod ta’ ġestjoni.

(20) L-eżerċizzju ta’ limitu jfittex li jiżgura li kemm id-dħul kif ukoll in-nefqa jiġu reġistrati b’mod komplet u preċiż fil-perjodu kontabilistiku korrett.

(21) Il-Qorti tikkalkula l-istima tagħha tar-rata ta’ żball minn kampjun rappreżentattiv. Iċ-ċifra kkwotata hija l-aħjar stima. Il-Qorti hija 95 % fiduċjuża li r-rata ta' żball fil-popolazzjoni tinsab bejn 1,5 % u 4,5 % (il-limiti inferjuri u superjuri tal-iżball rispettivament).

(22) Il-Qorti nnutat ukoll dgħufijiet fis-sistemi. Il-ftehimiet ta’ finanzjament xi kultant jinkludu kundizzjonijiet kwantifikati għal pagament li jkunu stretti u mhux realistiċi. Pereżempju, wieħed minnhom stabbilixxa kopertura ta’ 100 % għal kampanja ta’ tilqim bħala kundizzjoni għal pagament. Tali livell ta’ kopertura ma huwa ssodisfat fl-ebda pajjiż fid-dinja.

(23) Il-paġna 71.

(24) F’ħamsa minn tmien każijiet bħal dawn il-Qorti sabet żbalji kwantifikabbli.

(25) Il-paragrafu 42 tar-rapport annwali 2010 tal-Qorti u l-paragrafu 43 tar-rapport annwali 2011 tal-Qorti.

(26) Il-paragrafu 54(a) tar-rapport annwali 2009, il-paragrafu 62(a) tar-rapport annwali 2010 u l-paragrafu 58(a) tar-rapport annwali 2011.

(27) Il-paġni 54-56.

(28) Ara l-paragrafu 50 tar-rapport annwali 2011 tal-Qorti.

(29) L-IAC hija unità ta’ Direttorat Ġenerali tal-Kummissjoni. Hija ġestita minn Kap tal-Unità li jirrapporta direttament lid-Direttur Ġenerali. Il-kompitu tagħha huwa li tipprovdi aċċertament indipendenti dwar l-effettività tas-sistema ta’ kontroll intern bil-ħsieb li ttejjeb l-operazzjonijiet tad-Direttorat Ġenerali.

(30) Ir-risposta tal-Kummissjoni għall-paragrafu 59(e) tar-rapport annwali 2011 tal-Qorti.

(31) L-ikkompletar tat-tbassir tal-pjan ta’ ħidma annwali ta’ awditu minnhom li għadu għaddej, tliet awditi ġodda u tliet awditi ta’ segwitu. Awditu wieħed biss ġie kkompletat sa tmiem l-2012.

(32) Il-paġna 73.

(33) Il-paġna 71.

(34) Il-paġna 72.

(35) Żbalji residwi huma dawk li evadew kull kontroll ta’ prevenzjoni, ta’ detezzjoni u ta’ korrezzjoni fil-qafas ta’ kontroll eżistenti. (A Manual for Measuring the Residual Error Rate for EuropeAid (Manwal għall-Kejl tar-Rata tal-Iżball Residwu għall-EuropeAid), Mejju 2013).

(36) Il-paġni 56 u 71.

(37) Impenji globali huma relatati ma' deċiżjonijiet ta' finanzjament. Impenji individwali huma relatati ma' kuntratti individwali.

(38) Jinkludu allokazzjonijiet inizjali għat-8, għad-9 u għall-10 FEŻ, kofinanzjament, imgħax, riżorsi varji u trasferimenti minn FEŻ preċedenti.

(39) Bħala perċentwal tar-riżorsi.

(40) Ammonti negattivi jikkorrispondu ma' diżimpenji.

(41) Impenji globali huma relatati ma' deċiżjonijiet ta' finanzjament.

(42) Impenji individwali huma relatati ma' kuntratti individwali.

(43) Impenji netti wara diżimpenji. Pagamenti netti wara rkupri.

Sors: Il-Qorti tal-Awdituri, ibbażata fuq rapporti tal-FEŻ dwar l-implimentazzjoni finanzjarja u r-rapporti finanzjarji fil-31 ta' Diċembru 2012.

ANNESS 1 RIŻULTATI TAL-ITTESTJAR TAT-TRANŻAZZJONIJIET GĦALL-FONDI EWROPEJ GĦALL-IŻVILUPP 2012 2011 2010 2009 Proġetti Appoġġ baġitarju Total DAQS U STRUTTURA TAL-KAMPJUN Total tal-impenji 23 7 30 30 30 50 Total tat-tranżazzjonijiet (1) 127 40 167 163 165 170 RIŻULTATI TAL-ITTESTJAR (2) (3) Proporzjon tat-tranżazzjonijiet ittestjati li nstabu li huma: Ħielsa minn żball 68 % (86) 93 % (37) 74 % (123) 67 % 73 % 78 % Milquta minn żball wieħed jew aktar 32 % (41) 8 % (3) 26 % (44) 33 % 27 % 22 % Analiżi tat-tranżazzjonijiet milquta minn żball Analiżi skont it-tip ta' żball Żbalji mhux kwantifikabbli: 32 % (13) 33 % (1) 32 % (14) 46 % 49 % 65 % Żbalji kwantifikabbli: 68 % (28) 67 % (2) 68 % (30) 54 % 51 % 35 % Eliġibbiltà 71 % (20) 100 % (2) 73 % (22) 52 % 70 % 23 % Okkorrenza 18 % (5) 0 % (0) 17 % (5) 38 % 17 % 23 % Preċiżjoni 11 % (3) 0 % (0) 10 % (3) 10 % 13 % 54 % IMPATT STMAT TA' ŻBALJI KWANTIFIKABBLI Rata tal-iżball l-aktar probabbli 3,0 % Limitu superjuri tal-iżball 4,5 % Limitu inferjuri tal-iżball 1,5 % (1) Il-167 tranżazzjoni jirrappreżentaw 167 unita ta' kampjunar taħt il-metodu ta' Kampjunar ta' Unità Monetarja użat mill-Qorti. Pagamenti kbar, partikolarment pagamenti kbar ta' appoġġ baġitarju, jistgħu jintgħażlu aktar minn darba, u jistgħu jidhru fit-tabella bħala aktar minn tranżazzjoni waħda (dan jiġri jekk huma akbar mill-intervall tal-kampjunar). (2) Biex jitjieb il-fehim approfondit f'oqsma bi profili ta' riskju differenti fi ħdan il-grupp tal-politika, il-kampjun inqasam f'segmenti. (3) Ċifri kkwotati fil-parentesi jirrappreżentaw l-għadd tat-tranżazzjonijiet.

ANNESS 2 RIŻULTATI TAL-EŻAMINAR TAS-SISTEMI GĦALL-FONDI EWROPEJ GĦALL-IŻVILUPP U L-GĦAJNUNA GĦALL-IŻVILUPP TAĦT IL-BAĠIT TAL-UE Valutazzjoni tas-sistemi eżaminati Sistema kkonċernata Kontrolli ex-ante Monitoraġġ u sorveljanza Awditi interni Valutazzjoni kumplessiva EuropeAid Parzjalment effettivi Parzjalment effettivi Parzjalment effettivi Parzjalment effettivi