2.2.2.Informazzjoni dwar ir-riskji identifikati u s-sistema/i ta’ kontroll intern stabbilita/i għall-mitigazzjoni tagħhom

Il-qafas ta’ kontroll intern huwa mibni fuq l-implimentazzjoni tal-Prinċipji tal-Kontroll Intern tal-Kummissjoni, il-proċeduri għall-għażla tal-aħjar proġetti u t-traduzzjoni tagħhom fi strumenti legali, f’ġestjoni tal-proġett u tal-kuntratt matul il-proġett kollu, f’kontrolli ex ante fuq il-pretensjonijiet, li jinkludu r-riċevuta ta’ ċertifikati tal-awditi, ċertifikazzjoni ex ante tal-metodoloġiji tal-ispejjeż, awditjar u korrezzjonijiet ex post, u evalwazzjoni.

L-attivitajiet fil-qasam tal-kompetizzjoni se jiġu implimentati l-aktar permezz tal-akkwist pubbliku taħt il-mod ta’ ġestjoni diretta. Għalhekk ir-riskji ta’ legalità u regolarità assoċjati huma meqjusa baxxi (ħafna). F’konformità mar-rekwiżit tar-Regolament Finanzjarju, objettiv importanti tal-“istrateġija ta’ baġit Iffukat fuq ir-riżultati” tal-Kummissjoni huwa li tiżgura l-kosteffettività fit-tfassil u l-implimentazzjoni ta’ sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll li jevitaw l-iżbalji jew jidentifikawhom u jikkoreġuhom. Għalhekk, l-istrateġija ta’ kontroll tikkunsidra livell ogħla ta’ skrutinju u frekwenza f’oqsma aktar riskjużi u tiżgura l-kosteffettività.

Ir-riskji ewlenin għall-azzjonijiet fil-qasam tal-kompetizzjoni se jikkonċernaw il-ġestjoni tal-proġetti tal-IT, b’mod partikolari f’termini ta’ dewmien, ta’ spejjeż jew riskji akbar minn dawk ippjanati u governanza ġenerali. Ħafna minn dawn ir-riskji huma marbuta man-natura inerenti ta’ dawn il-proġetti u se jitnaqqsu permezz ta’ sistema ta’ ġestjoni tal-proġetti xierqa u rappurtar dwar il-ġestjoni tal-proġetti, inkluż rapporti dwar ir-riskji li se jiġu ppreżentati lill-maniġment superjuri kif meħtieġ.

F’dan il-kuntest, ir-rapporti dwar ir-riskji għall-proġetti (inkluż ir-reġistru tar-riskji u l-pjan ta’ azzjoni ta’ appoġġ għat-trattament tar-riskji, ir-rieżamijiet tad-data dwar il-prestazzjoni tal-ħidma, il-progress fl-iskeda ta’ żmien tal-proġetti u l-istatus tar-riżultati tal-proġetti prodotti) se jservu bħala xprun importanti li jippermetti ġestjoni tar-riskji xierqa u l-kisba tal-eżiti tal-proġetti f’konformità mal-ispeċifikazzjonijiet.

Il-proċess ġenerali ta’ finanzjament relatat mas-servizzi finanzjarji se jkun soġġett għal bosta saffi ta’ kontroll fil-livell operattiv u f’dak finanzjarju f’konformità mar-regoli stabbiliti fir-Regolament Finanzjarju. Livell ieħor ta’ verifika operattiva u finanzjarja ex ante se jkun meħtieġ għat-tranżazzjonijiet b’riskju ogħla. Kontrolli fuq il-post addizzjonali fuq il-benefiċjarji tal-programmi ta’ għotjiet se jsiru fuq il-bażi ta’ analiżi tar-riskju. Il-modalitajiet ta’ pagament se jiġu adattati għal kull kuntratt u kull azzjoni biex jiġi żgurat bilanċ korrett bejn il-ħtiġijiet ta’ finanzjament u l-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-UE. Il-modalitajiet ta’ rappurtar (ara l-punt 2.1) se jitwettqu b’mod li jiġu evitati kontrolli repetittivi mhux meħtieġa u se jkun iffukat fuq il-ħtiġijiet ta’ monitoraġġ reali.

Il-qafas ta’ kontroll intern attwali applikabbli għas-suq intern għall-oġġetti u s-servizzi, l-akkwist pubbliku, is-sorveljanza tas-suq, l-istandardizzazzjoni u l-kompetittività tal-intrapriżi u l-SMEs huwa mibni fuq l-implimentazzjoni tal-Prinċipji tal-Kontroll Intern tal-Kummissjoni, il-proċeduri għall-għażla tal-aħjar proġetti u t-traduzzjoni tagħhom fi strumenti legali, f’ġestjoni tal-proġett u tal-kuntratt matul il-proġett kollu, f’kontrolli ex ante fuq il-pretensjonijiet, li jinkludu r-riċevuta ta’ ċertifikati tal-awditi, ċertifikazzjoni ex ante tal-metodoloġiji tal-ispejjeż, awditjar u korrezzjonijiet ex post, u evalwazzjoni.

Huwa previst li l-baġit tal-Programm għall-kompetittività u l-SMEs se jiġi implimentat permezz ta’ aġenzija eżekuttiva.

Ir-regoli kumplessi tal-eliġibbiltà tal-ispejjeż għall-għotjiet u l-għarfien espert fil-ġestjoni finanzjarja relattivament limitat ta’ ċerti benefiċjarji (SMEs) jinvolvu riskju ogħla ta’ spejjeż iddikjarati b’mod skorrett.

Ir-riskju ewlieni identifikat huwa relatat ma’ żbalji fir-reġistrazzjoni tal-ispejjeż eliġibbli tal-għotjiet, l-aktar fl-intestatura tal-ispejjeż. Sa issa, dawn huma bbażati fuq l-ispejjeż reali attwali. Ladarba jiġi adottat ir-regolament finanzjarju l-ġdid, l-uffiċjali tal-awtorizzazzjoni se jkollhom l-opportunità li jużaw somom f’daqqa u mezzi oħrajn li huma mistennija li jnaqqsu l-iżbalji u għalhekk iżidu l-effiċjenza tal-kontrolli.

Id-dokumentazzjoni provduta mas-sejħiet għal proposta fil-qasam tal-kompetittività u l-SMEs tinkludi gwida ddettaljata dwar ir-regoli tal-eliġibbiltà u notevolment dwar l-iktar żbalji frekwenti fir-rigward tal-ispejjeż tal-persunal. Il-benefiċjarji huma mistiedna jipprovdu, diġà meta jagħmlu proposta, biżżejjed dettalji dwar l-ispejjeż previsti li jippermettu verifika ex ante u d-detezzjoni ta’ żbalji possibbli jew miżinterpretazzjonijiet u fejn meħtieġ bidliet tal-implimentazzjoni jew l-adattament tal-ftehim dwar l-għotja. Dan se jżid b’mod sinifikanti ċ-ċertezza legali tal-benefiċjarji u jnaqqas ir-riskju ta’ żbalji.

Jenħtieġ li jinstab bilanċ bejn, minn naħa ż-żieda fl-attrazzjoni ta’ programm li jipprovdi finanzjament għall-kompetittività u l-SMEs billi jitnaqqas il-piż ta’ kontroll għall-benefiċjarji (aktar fiduċja u teħid ta’ riskju bl-użu akbar ta’ rati fissi, somom f’daqqa u skali ta’ unità) u, min-naħa l-oħra l-iżgurar li r-rata ta’ żbalji mhux ikkoreġuti tibqa’ baxxa kemm hu raġonevolment fattibbli.

L-istrateġija tal-awditjar ex post għan-nefqa skont il-Programm se tkun ibbażata fuq l-awditjar finanzjarju tat-tranżazzjonijiet definiti mit-Teħid ta’ Kampjuni ta’ Unità Monetarja, flimkien ma’ kampjun ibbażat fuq ir-riskju.

Għall-fergħa tas-Sikurezza Alimentari, il-kuntratturi huma l-aktar istituti, ditti ta’ konsulenza u kumpaniji privati oħra. Ir-riskji ewlenin huma dawn li ġejjin:

• Riskju ta’ użu ineffiċjenti u mhux ekonomiku ta’ fondi mogħtija, kemm għall-għotjiet (kumplessità ta’ rimborż għall-ispejjeż eliġibbli attwali flimkien ma’ possibbiltajiet limitati biex jiġu kkontrollati l-ispejjeż eliġibbli fuq il-bank tax-xogħol) u għall-akkwist (numru limitat ta’ dawk li jipprovdu servizzi ekonomiċi bl-għarfien speċjalizzat meħtieġ, li jinkludi possibbiltajiet insuffiċjenti biex jiġu mqabbla l-offerti fil-prezz);

• Riskju għar-reputazzjoni tal-Kummissjoni, jekk jiġu skoperti attivitajiet kriminali jew frodi. mis-sistemi ta’ kontroll intern ta’ terzi persuni tista’ tittieħed biss garanzija parzjali minħabba l-għadd pjuttost kbir ta’ kuntratturi u benefiċjarji eteroġeni, li kollha joperaw is-sistema ta’ kontroll proprja tagħhom u li ħafna drabi tkun waħda żgħira.

Il-Kummissjoni implimentat proċeduri interni fir-rigward tas-sikurezza alimentari li għandhom l-għan li jkopru r-riskji identifikati hawn fuq. Il-proċeduri interni huma f’konformità sħiħa mar-Regolament Finanzjarju u jinkludu l-miżuri kontra l-frodi u l-kunsiderazzjonijiet tal-ispejjeż u l-benefiċċji. F’dan il-qafas, il-Kummissjoni qed tkompli tesplora l-possibbiltajiet biex ittejjeb il-ġestjoni u biex tagħmel titjib fl-effiċjenza. Il-karatteristiċi ewlenin tal-qafas ta’ kontroll huma dawn li ġejjin:

Sikurezza Alimentari - Kontrolli qabel u matul l-implimentazzjoni tal-proġetti: