[pic] | KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ |

Brussel 15.6.2005

KUMM(2005) 256 finali

KOMUNIKAZZJONI MILL-KUMMISSJONI

Sinteżi ta’ l-2004

IL-WERREJ

1. Daħla 3

1.1. Il-kuntest tas-Sinteżi 3

1.2. Is-Sinteżi ta’ l-2004 4

1.3. Il-qafas ta’ referenza stabbilit mis-Sinteżi ta’ l-2004 5

2. Il-kwistjonijiet ewlenin li jqumu mir-rapporti annwali ta’ l-attività 5

2.1. L-istampa globali 5

2.2. Ir-Rinforz tal-proċess tar-rapport annwali ta’ l-attività 7

2.3. Ir-rapport tas-Sinteżi u d-dikjarazzjoni ta’ l-assigurazzjoni 8

3. Il-kwistjonijiet ewlenin interdixxiplinari li jqumu mir-rapporti annwali ta’ l-attività u mir-rakkomandazzjonijiet riċevuti 9

3.1. Il-kwistjonijiet dwar il-kontroll 9

3.1.1. Il-moviment minn konformità għal metodu ta’ effikaċja fil-kontroll intern 9

3.1.2. L-amministrazzjoni tar-riskju fil-Kummissjoni kollha 10

3.1.3. Il-kejl tat-turija 11

3.1.4. L-esternar u l-aġenziji 12

3.2. L-amministrazzjoni finanzjarja u r-rapportar 12

3.2.1. Ir- Roadmap lejn qafas ta’ kontroll integrat 13

3.2.2. Il-kontrolli ex-ante u ex-post 14

3.2.3. Iż-żamma tal-kotba u r-rapportar finanzarju 15

3.2.4. Il-metodi ta’ l-implimentazzjoni tal-baġit 16

3.3. Ir-riżorsi umani 17

3.3.1. In-nuqqas ta’ staff speċjalizzat 17

3.3.2. Ir-reklutaġġ ta’ uffiċjali mill-Istati Membri l-ġodda u t-taħriġ 18

3.3.3. L-irfinar ta’ l-istrumenti tar-riforma 18

3.3.4. Il-mobilità 18

4. Il-Konklużjonijiet 19

Anness 1 20

Anness 2 24

Anness 3 28

1. DAħLA

1.1. Il-kuntest tas-Sinteżi

Is- Sinteżi hija l-aħħar stadju fiċ-ċiklu ta’ l-ippjanar strateġiku, li jibda kull sena bl- istrateġija tal-politika annwali , fejn il-Kummissjoni tistabbilixxi l-prioritajiet u l-qafas tal-politika u tal-baġit għas-sena ta’ wara. Dan il-qafas jipprovdi punt fejn tibda l-preparazzjoni tal- programm leġiżlattiv u ta’ ħidma tal-Kummissjoni u tal- baġit , u jitbiddel fil- pjanijiet ta’ l-amministrazzjoni annwali tas-servizzi. Fl-aħħar ta’ kull sena, kull Direttur-Ġenerali u kull Kap ta’ servizz jipproduċi rapport annwali ta’ l-attività, li jiddeskrivi r-riżultati tal-politika u s-sitwazzjoni ta’ l-amministrazzjoni u tal-kontroll. Dawn ir-rapporti jkollhom magħhom dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni dwar l-użu xieraq tar-riżorsi u dwar il-kwalità ta’ l-amministrazzjoni finanzjarja.

Filwaqt li r-rapporti annwali ta’ l-attività jkopru r-riżultati kemm tal-politika kif ukoll ta’ l-amministrazzjoni, din is-sinteżi tiffoka fuq il-kwistjonijiet ta’ l-amministrazzjoni u ma tipprovdix rendikont tal-kisbiet tal-politika matul is-sena ta’ qabel.

F’dan ir-rigward, ta’ min jinnota li l-Kummissjoni tirrapporta dwar ir-riżultati tal-politika tagħha permezz ta’ mezzi differenti:

- Kull sena l-Kummissjoni tirrapporta lill-Parlament Ewropew dwar il-kisbiet politiċi tagħha meta tippreżenta l-istrateġija tal-poliktika annwali tagħha għas-sena ta’ wara;

- Jinħareġ rapport speċifiku dwar l-eżekuzzjoni tal-programm ta’ ħidma tal-Kummissjoni fil-bidu ta’ kull sena;

- Il-Kummissjoni tippubblika deskrizzjoni sħiħa ta’ l-attivitajiet ta’ l-UE fl-2004 fil-forma ta’ Rapport Ġenerali, skond l-Artikolu 212 tat-Trattat KE;

- It-total tar-rapporti annwali tad-Direttorati-Ġenerali u tas-servizzi jikkostitwixxi rendikont dettaljat tal-kisbiet politiċi tal-Kummissjoni.

Fid-dawl ta’ li ntqal aktar ’il fuq, u minħabba li l-Kummissjoni li ġiet stabbilita mill-ġdid diġà wieżnet il-kisbiet tal-predeċessur tagħha meta ddefiniet l-għanijiet strateġiċi tagħha għall-mandat tagħha, tqis li huwa xieraq li s-Sinteżi tiffoka fuq kwistjonijiet ta’ amministrazzjoni.

Is-Sinteżi annwali hija l-għodda li biha l-Kummissjoni tiżen il-mod li bih jiġu indirizzati l-kwistjonijiet ta’ l-amministrazzjoni mis-servizzi tagħha u tiddeċiedi l-miżuri xierqa biex twieġeb għall-kwistjonijiet interdixxiplinari. Hija wkoll għodda importanti tar-responsabbiltà biex tgħarraf lill-istituzzjonijiet l-oħrajn dwar l-istat ta’ l-amministrazzjoni tagħha.

Hija bbażata fuq ir-rapporti annwali ta’ l-attività u d- dikjarazzjonijiet ta’ assigurazzjoni ppreparati minn kull Direttur-ġenerali u Kap ta’ servizz.

Hija bbażata wkoll fuq sensiela ta’ strumenti li l-Kummissjoni tuża biex timmonitorja l-proċeduri interni tagħha – biex tiżgura li qegħdin jaħdmu kif suppost:

- L-istampa ta’ darbtejn fis-sena ta’ l-istat tal-kontroll intern fil-Kummissjoni maħruġa taħt ir-responsabbiltà tad-Direttorat-ġenerali għall-Baġit, li kienet prodotta għat-tieni darba f’April 2005.

- Ix-xogħol ta’ verifika u l-pariri tas- Servizz tal-Verifika Interna, li, b’mod partikolari, kull sena joħroġ rapport annwali tal-verifika u, fl-2004, lesta ċ-ċiklu tal-verifiki tas-sistemi ta’ l-amministrazzjoni u tal-kontroll fis-servizzi kollha. Ukoll fl-2004, l-Awditur Intern ħareġ l-ewwel rapport ta’ kull sitt xhur dwar ir-riżultati tal-verifiki mwettqa mill-kapaċitajiet tal-verifiki interni tas-servizzi.

- Il- kumitat dwar il-progress tal-Verifiki jżomm lill-membri tal-Kummissjoni informati dwar il-kwistjonijiet li jqumu mill-verifiki interni jew esterni jew minn kwistjonijiet relatati mal-verifki fir-riżoluzzjoni annwali tal-ħlas tad-djun mill- Parlament Ewropew u jiżgura li r-rakkomandazzjonijiet korrispondenti jkunu segwiti kif suppost.

Billi tadotta s-Sinteżi annwali, il-Kummissjoni tiżen l-amministrazzjoni tas-servizzi tagħha u tindirizza l-kwistjonijiet orizzontali ewlenin imqajma fir- rapporti annwali ta’ l-attività tagħhom. Tieħu wkoll deċiżjonijiet dwar ir-rakkomandazzjonijiet ewlenin li jagħmlu l- awdituri interni u esterni u l- awtorità tal-ħlas tad-djun u tqis il-konklużjonijiet ewlenin ta’ l- istampa ġenerali ta’ l-istat tal-kontroll intern .

Kull fejn il-Kummissarji jqisu li hija meħtieġa azzjoni li tagħti rimedju fuq livell ta’ Kummissjoni, is-sinteżi tistabbilixxi wkoll il-miżuri xierqa, filwaqt li tqis u, fejn ikun xieraq, taġġorna l-azzjoni ppjanata mis-sinteżijiet jew mid-dokumenti l-oħrajn orizzontali ta’ qabel.

1.2. Is-Sinteżi ta’ l-2004

Is-Sinteżi ta’ l-2004 tippreżenta l-ewwel opportunità għall-Kummissjoni l-ġdida biex tqis is-sitwazzjoni li tirriżulta mir- rapporti ta’ l-attivitajiet annwali ta’ l-2004 tad-direttorati-Ġenerali u tas-servizzi tagħha.

Għall-2004, dawn ir-rapporti jagħrfu li saru kisbiet sinifikanti u jidentifikaw oqsma fejn hemm bżonn ta’ aktar titjib. Iqajmu wkoll serje ta’ kwistjonijiet prinċipali li huma indirizzati fit-tieni parti ta’ din is-Sinteżi. Il-Kummissjoni tinnota titjib ġenerali fil-kwalità tar-rapporti annwali.

Ir-rakkomandazzjonijiet mill- awdituri interni u esterni u l-konklużjonijiet ta’ l- istampa ġenerali tal-kontroll jindikaw li s-servizzi tal-Kummissjoni mxew ’il quddiem fuq il-miżuri ta’ l-amministrazzjoni u tal-kontroll, kif ukoll f’termini ta’ responsabbiltà. Issa hemm definizzjoni aktar ċara tar-responsabbiltajiet fil-livelli kollha, qafas bażiku u kondizzjonijiet li taħthom għandhom jaħdmu s-servizzi sabiex titjieb ir-responsabbiltà, kif ukoll arranġamenti għas-sorveljanza politika mill-Kummissarji tax-xogħol ta’ l-amministrazzjoni. L-istess dokumenti jidentifikaw ukoll l-oqsma fejn is-servizzi għandhom jagħmlu aktar sforzi u jindikaw b’mod preċiż l-esperjenza li għandha tinkiseb. It-tielet parti ta’ din is-Sinteżi għandha x’taqsam mal-kwistjonijiet li jaqtgħu fil-qasir ewlenin f’dan il-kuntest.

Is-Sinteżi ta’ l-2004 waslet fi żmien meta l-programm ambizzjuż ta’ riforma tal-Kummissjoni mniedi fl-2000 essenzjalment laħaq l-għan tiegħu: il-prioritajiet tal-politika jsuqu l-azzjoni tiegħu u l-amministrazzjoni u l-kontroll finanzjarju deċentralizzati żjiedu r-responsabbiltà fuq il-livelli kollha, mill-Kummissarji sal- individwali ta’ l-istaff, biex b’hekk jiġi żgurat valur aħjar għall-flus għaċ-ċittadini ta’ l-UE.

Il-Kummissjoni tqis li l-qafas li hemm se jagħtiha l-opportunità biex tikseb l-għan tagħha li ttejjeb l-effikaċja, l-effiċjenza u l-kwalità ta’ xogħolha. Fil-futur il-kompiti ewlenin se jkunu li jiġu rfinati l-proċeduri mibnija fuq dak il-qafas, jiżdied l-infurzar fejn ikun meħtieġ u jiġu ssemplifikati l-kontrolli fejn huwa permissibbli.

1.3. Il-qafas ta’ referenza stabbilit mis-sinteżi ta’ l-2004

Xi wħud mill-kwistjonijiet li jaqtgħu fil-qasir jew settorali li, l-Kummissjoni tieħu pożizzjoni dwarhom fis-Sinteżi, joħorġu mir- rapporti annwali ta’ l-attività tas-servizzi, b’mod partikolari min-nuqqasijiet li jiġu żvelati b’mod esplicitu (riżervi). Dawn jinkludu l-ħtieġa: li jiġi rinforzat il-kontroll intern fejn il-kompiti ta’ l-implimentazzjoni tal-baġit huma ddelegati barra mill-Kummissjoni; biex tjngħataw aktar attenzjoni l-kontrolli ex-post u s-sorveljanza; u biex tkompli tiġi żviluppata metodoloġija komuni biex jiġu kkwantifikati n-nuqqasijiet minn ‘familji’ ta’ servizzi li jaħdmu fl-istess kuntest.

Rakkomandazzjonijiet oħrajn fir-rapporti bħar-rapport annwali ta’ l-Awditur Intern jew l-istampa ġenerali tal-kontroll intern jinkludu lamministrazzjoni possibbli tar-riskju fil-Kummissjoni kollha, li tinkoraġġixxi r-responsabbiltà tal-Kummissjoni permezz tar-rapporti annwali ta’ l-attività u s-sinteżi, l-għeluq tal-kontijiet mill-Uffiċjal taż-Żamma tal-Kotba, u r- roadmap lejn qafas integrat tal-kontroll.

Li tkun prodotta risposta xierqa għal dawn il-kwistjonijiet trid titqies bħala kompitu għal perjodu ta’ żmien medju. Din hija r-raġuni għaliex din is-Sinteżi tagħlaq b’serje ta’ għanijiet (ara l-Anness 1) li jindirizzaw il-kwistjonijiet interdixxiplinari li huma ta’ kritika għall-ħidma ta’ l-amministrazzjoni. Permezz ta’ qafas integrat tal-kontroll, amministrazzjoni tar-riskju aktar komprensiva, iċ-ċertifiktazzjoni ta’ l-integrità, il-konsistenza u l-kredibilità tal-kontijiet u tal-miżuri l-oħrajn, il-Kummissjoni timpenja ruħha biex twettaq it-titjib fit-turija li huma possibbli permezz tar-riforma. Is-suċċess ta’ l-ambizzjonijiet tal-Kummissjoni se jintlaħaq permezz tal-funzjonament effettiv tal-proċessi tal-kontroll intern, ikkonfermati mill-istituzzjonijiet l-oħrajn ta’ l-UE, bħall-Qorti ta’ l-Awdituri.

2. IL-KWISTJONIJIET EWLENIN LI JQUMU MIR-RAPPORTI ANNWALI TA’ L-ATTIVITÀ

2.1. L-istampa globali

Wara li eżaminat ir-rapporti annwali ta’ l-attività u, b’mod partikolari, id-dikjarazzjoni ta’ l-assigurazzjoni ffirmata minn kull Direttur-Ġenerali u kull Kap tas-servizzi, il-Kummissjoni tinnota li:

- Dwar in-nefqa amministrattiva, f’servizz minnhom (l-Uffiċċju tat-Teżor) id-“Direttur tar-Riżorsi” ma ffirmax id-dikjarazzjoni tiegħu għaliex ħass illi l-punti ta’ -dgħufija marbutin mat-tħaddim min-naħa ta’ l-uffiċċju tas-sistema l-ġdida ta’ l-informazzjoni biex jiġu kkalkulati l-pagi u l-pensjonijiet, li għadha qed tevolvi, kienu importanti wisq. Wara l-verifika tal-kwistjonijiet li kienu l-bażi ta’ dan ir-rifjut, il-Kap tas-servizz ikkonkluda li dawn il-kwistjonijiet, li kienu diġà magħrufa, ma kinux ta’ tali natura li jaffettwaw l-assigurazzjoni raġonevoli li tkun mar-rapport annwali ta’ l-attività. Il-kwistjoni għaddiet għand il-Kummissarju responsabbli, li ddeċieda li jitlob analiżi indipendenti biex jikkontrolla l-veraċità u l-materjalità tal-kwistjonijiet u l-kontrolli interni li hemm biex itaffu r-riskji assoċjati.

- Dwar l-azzjoni li wettqu direttament is-servizzi tal-Kummissjoni, kien possibbli li jitneħħew ir-riservi li kien hemm qabel li għandhom x’jaqsmu mal-kontrolli ex-post għall-parti l-kbira tas-servizzi. Definizzjoni aktar ċara tal-livell aċċettabbli ta’ l-iżball tista’ twassal għal bilanċ aħjar bejn ir-riskji li tabilħaqq jiġu faċċjati u l-kontrolli li għandhom isiru, b’mod partikolari l-kontrolli ex-post . Fil- qasam tar-riċerka, il-frekwenza ta’ l-iżbalji għall-għotjiet ibbażati fuq ir-rimborż ta’ l-ispejjeż reali ddikjarati mill-benefiċjarji hija problema persistenti. Is-semplifikazzjoni tal-miżuri li għandhom jiġu introdotti mir-Regolament Finanzjarju rivedut propost mill-Kummissjoni, kontrolli ex-post aktar iffokati u armonizzati flimkien ma’ kundizzjonijiet imtejba ta’ l-amministrazzjoni taħt is-6 Programm Qafas ser jgħinu biex tittaffa din il-problema, ukoll jekk għalissa jeżistu problemi bħar-rimborżi li saru fuq il-bażi ta’ l-ispejjeż reali relatati li għandhom x’jaqsmu mal-qafas legali kurrenti. Barra minn hekk, fis-7 Programm Qafas tħabbru aktar miżuri mmirati lejn is-semplifikazzjoni u ser jiġu implimentati meta jkun imisshom.

- Meta l-fondi ta’ l-UE jiġu implimentati mill- amministrazzjoni konġunta ma’ l-Istati Membri, is-servizzi konċernati setgħu jidentifikaw aħjar in-nuqqasijiet li jaffettwaw l-implimentazzjoni tal-baġit mill-awtoritajiet nazzjonali u, f’ċerti każijiet, jillimitaw l-impatt tagħhom f’termini ta’ flus kif ukoll fuq l-assigurazzjoni raġonevoli. Bħalissa għaddej aktar xogħol u għandu jitkompla sabiex jiġu żvelati, kif inhu xieraq, il-materjalità u l-impatt tal-punti ta’ dgħufija li jaffettwaw is-sistemi ta’ l-amministrazzjoni u tal-kontroll minflok it-transazzjonijiet individwali. Il-miżuri li se jiġu proposti taħt ir- Roadmap lejn qafas integrat tal-kontroll jew diġà ġew proposti fil-kuntest tal-perspettivi finanzjarji għall-2007-2013 jistgħu jiksbu assigurazzjoni akbar mill-Istati Membri.

- Fil-qasam ta’ l- amministrazzjoni deċentralizzata ma’ pajjiżi terzi, ir-riskju konsiderevoli inerenti f’dan il-metodu ta’ amministrazzjoni jitlob attenzjoni aktar mill-qrib għall-qafas tal-kontroll sabiex tkun iggarantita l-assigurazzjoni meħtieġa għal din it-tip ta’ operazzjoni.

- Ir-rappreżentazzjonijiet fl-Istati Membri u d- delegazzjonijiet fil-pajjiżi terzi huma suġġetti għal riservi li ntirtu mis-snin ta’ qabel. Is-servizzi qed jiddefinixxu l-azzjoni dwar is-sistemi ta’ l-amministrazzjoni u tal-kontroll li għandu jkun hemm fid-delegazzjonijiet u fir-rappreżentazzjonijiet, sabiex tkun iffaċilitata t-tneħħija tar-riservi mill-aktar fis possibbli. B’mod partikolari, wara evalwazzjoni ta’ l-organizzazzjoni tas-servizz estern u rapport speċjali tal-Qorti ta’ l-Awdituri dwar id-Devoluzzjoni ta’ l-amministrazzjoni ta’ l-għajuna esterna fid-Delegazzjonijiet li saru fl-2004, huwa ppjanat ristrutturar għall-2005, l-aktar tas-sistemi ta’ l-informazzjoni u l-missjonijiet tal-kontroll.

Fl-Anness 3 ta’ din is-Sinteżi tingħata stampa ġenerali tat-tendenzi fir-riservi kollha f’dawn l-aħħar snin.

Konklużjonijiet

Is-sitwazzjoni fis-servizzi, kif tintwera mir-rapporti annwali ta’ l-attività tagħhom, hija sodisfaċenti b’mod ġenerali. Il-kwistjonijiet ewlenin li ġew enfasizzati mir-riservi huma punti ta’ dgħufija li ġeneralment dejjem jerġgħu joħorġu, li diġà ġew indikati fis-snin ta’ qabel u li għalihom qed tittieħed azzjoni biex jinstab rimedju. Għalhekk, għadd ta’ miżuri għad iridu jiġu żviluppati jew imtejba u implimentati b’mod xieraq sabiex jappoġġjaw aħjar l-assigurazzjoni raġonevoli tas-servizzi fejn għandhom x’jaqsmu l- legalità u r-regolarità tat-transazzjonijiet tal-bażi, b’mod partikolari iżda mhux biss, fil-qafas ta’ l-amministrazzjoni komuni u deċentralizzata. F’dan ir-rigward, ir- roadmap lejn qafas integrat tal-kontroll intern u l-impenn assoċjat ta’ l-atturi finanzjarji kollha ser ikunu strumentali biex jipprovdu lill-Qorti ta’ l-Awdituri b’bażi solida li fuqha tkun tista’ telabora l-opinjoni tagħha. Kwistjonijiet speċifiċi interdixxiplinari li jeħtieġu l-attenzjoni fuq livell ta’ Kummissjoni huma indirizzati aktar ’l isfel f’din is-Sinteżi.

2.2. Ir-rinforz tal-proċess tar-rapport annwali ta’ l-attività

Il-proċessi għar-rapporti annwali ta’ l-attività ġew emendati u stabbilizzati. Fir-rapporti annwali ta’ l-attività ta’ l-2004, is-servizzi ntalbu jiddeskrivu b’aktar dettall l-ambjent amministrattiv tagħhomu r-riskji ewlenija li jiffaċċjaw. B’mod ġenerali, ir-riservi huma aktar preċiżi u koerenti u l-impatt tagħhom fuq l-assigurazzjoni raġonevoli tas-servizzi fuq l-użu tar-riżorsi u fuq il-legalità u r-regolarità ta’ l-operazzjonijiet spiss hija appoġġjata minn raġunament espliċitu.

Il-Qorti ta’ l-Awdituri rrikkmandat li għall-fondi taħt amministrazzjoni komuni r-riżultati tal-kontrolli ta’ l-Istati Membri għandhom jiġu rraportati fir-rapporti annwali ta’ l-attività tas-servizzi. Dan ġie żgurat mis-servizzi konċernati.

Matul u wara ir-reviżjoni minn partijiet indaqs ( peer review ) tar-riservi potenzjali għar-rapporti annwali ta’ l-attività ta’ l-2004 tas-servizzi, tliet ‘familji’ tas-servizzi bdew jaħdmu lejn metodu aktar konsistenti biex jivvalutatw is-serjetà (il-materjalità) tal-punti ta’ dgħufija skoperti għall-qasam tagħhom tal-baġit u biex jiddeterminaw l-impatt finanzjarju potenzjali tal-punti ta’ dgħufija sistematiċi.

Il- Qorti ta’ l-Awdituri rrikonoxxiet il-progress miksub diġà bbażat fuq ir-rapporti annwali ta’ l-attività ta’ l-2003 tas-servizzi, iżda madankollu ddikjarat li l-miżura tar-riservi li esprimew uħud mid-dipartimenti mhuwiex kompatibbli ma’ l-assigurazzjoni raġonevoli mogħtija. Barra minn hekk, kif tindika l- istampa ġenerali dwar il-kontroll intern, xi servizzi għad għandhom bżonn jiddeskrivu f’aktar dettall, fir-rapporti annwali ta’ l-attività tagħhom, l-ambjent li jaħdmu fih, inklużi r-riskji li jħabbtu wiċċhom magħhom, b’mod partikolari r-riskji li xorta jibqgħu wara li tkun ittieħdet azzjoni biex jittaffew.

Konklużjonijiet

Rapporti annwali ta’ l-attività aktar iffokati u espliċiti: Minkejja li sar progress tajjeb f’bosta każijiet, id-dipartimenti tal-Kummissjoni għandhom ikomplu jirrinforzaw l-ispjegazzjoni ta’ l-ambjent tagħhom u tar-riskji li jħabbtu wiċċhom magħhom, inklużi dawk ir-riskji li xorta jibqgħu wara li jkunu ttieħdu miżuri biex jitaffew. L-impatt ta’ l-ambjent tagħhom u r-riskji fuq l-amministrazzjoni u l-kontrolli għandhom ikunu aktar espliċiti u fil-parti l-kbira tal-każijiet għandhom jingħataw spjegazzjonijiet aktar dettaljati dwar l-impatt ġenerali tar-riservi fuq l-assigurazzjoni raġonevoli.

Rapportar aktar bilanċjat : Fit-tieni parti ta’ l-2005 ser issir riflessjoni dwar is-semplifikazzjonijiet possibbli sabiex jintlaħaq bilanċ aħjar bejn ir-riżultati tal-politika u l-kwistjonijiet tal-kontroll intern u ta’ l-amministrazzjoni finanzjarja fuq il-livell kemm tar-rapporti annwali ta’ l-attività kif ukoll tas-sinteżi. Barra minn hekk, se tiġi rinforzata t-tmexxija mogħtija lis-servizzi u ser tkun integrata ma’ l-istruzzjonijiet kollha li jissemmew f’bosta mid-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni f’sett wieħed globali.

Il-metodoloġija komuni tal-‘familji’ : bl-għajnuna tas-servizzi ċentrali, ser tkun ippreprata metodoloġija komuni biex jiġi determinat il-limitu tal-punti tad-dgħufija tal-materjalità, inklużi dawk sistemiċi, għar-rapporti annwali ta’ l-attività ta’ l-2005 sabiex l-impatt tagħhom fuq l-assigurazzjoni raġonevoli għall-‘familji’ ta’ l- amministrazzjoni komuni, tar-riċerka u tal- politika interna jiġi vvalutat b’mod aktar koerenti.

2.3. Ir-rapport tas-sinteżi u d-dikjarazzjoni ta’ l-assigurazzjoni

Fir-riżoluzzjoni tiegħu dwar i-ħlas tad-djun għall-2003, il- Parlament Ewropew stieden lill-Kummissjoni sabiex tikkonverti s-sinteżi annwali tar-rapporti annwali ta’ l-attività tas-servizzi f’dikjarazzjoni konsolidata ta’ assigurazzjoni dwar l-amministrazzjoni finanzjarja u l-kontrolli tal-Kummissjoni b’mod ġenerali.

L-għan li huwa l-bażi ta’ din il-proposta huwa li tissaħħaħ l-espressjoni tar-responsabbiltà li fuqha l-Qorti ta’ l-Awdituri tista’ tibbaża l-formulazzjoni tad-dikjarazzjoni ta’ l-assigurazzjoni tagħha. Ir-rapport annwali tas-sinteżi diġà fih il-pożizzjoni tal-Kummissjoni dwar il-kwistjonijiet ewlenin ta’ l-amministrazzjoni u tal-kontroll u, fir-rapport annwali tagħha għall-2003, il-Qorti indikat li r-rapport tas-Sinteżi diġà analizza, għall-ewwel darba, l-assigurazzjonijiet ipprovduti mis-sistemi tal-kontroll u tas-sorveljanza.

Barra minn hekk, is-sinteżi hija att li permezz tiegħu l-Kummissjoni teżerċita r-responsabbiltà politika tagħha, billi tanalizza r-rapporti annwali ta’ l-attività u d-dikjarazzjonijiet li għandhom x’jaqsmu magħhom u billi tadotta pożizzjoni dwar il-kwistjonijiet orizzontali ewlenin, inkluża azzjoni xierqa dwar kwistjonijiet li għandhom bżonn rimedju fuq livell ta’ Kummissjoni. Dan il-metodu huwa bażat fuq ir-riforma, li ddeċentralizzat ir-responsabbiltajiet ta’ l-amministrazzjoni lid-Diretturi-ġenerali u lill-Kapi tas-servizzi, taħt is-sorveljanza politika tal-Kummissarju rilevanti.

Għalhekk is-sistema li hemm bħalissa tipprovdi l-assigurazzjonijiet mfittxija mill-perspettiva ta’ l-amministrazzjoni. Fi ħdan din is-sistema, jista’ jsir aktar progress fil-parti l-kbira tal-każijiet billi tissaħħaħ ir-responsabbiltà espressa fir-rapporti annwali ta’ l-attività tas-servizzi, permezz ta’ riservi aktar preċiżi u definizzjoni aħjar ta’ l-impatt tar-riservi fuq l-assigurazzjoni raġonevoli li tkun mar-rapporti annwali ta’ l-attività.

Konklużjonijiet

Inkoraġġiment għar-responsabbiltà tal-Kummissjoni: Il-kwalità tar-rapporti annwali ta’ l-attività ta’ għadd ta’ servizzi għandha tittejjeb aktar, f’termini ta’ għażla ta’ kliem aktar ċara għar-riservi u definizzjoni ta’ l-impatt tagħhom, biex jissaħħu l-assigurazzjonijiet mogħtija mis-servizzi tal-Kummissjoni u li huma vvalutati mill-Kummissjoni fir-rapport tas-sinteżi. F’dan il-kuntest, ir-responsabbiltà tal-Kummissarji biex titkompla l-implimentazzjoni tal-pjanijiet ta’ azzjoni u ċ-ċirkustanzi fis-servizzi fil-portafoll tagħhom tista’ tiġi rtirata.

3. IL-KWISTJONIJIET EWLENIN LI JAGTGħU FIL-QASIR LI JQUMU MIR-RAPPORTI ANNWALI TA’ L-ATTIVITÀ U R-RAKKOMANDAZZJONIJIET RIċEVUTI

3.1. Il-kwistjonijiet tal-kontroll

Ir-riforma stabbiliet qafas rinforzat ta’ amministrazzjoni u kontroll u strumenti ġodda, bħar-rapporti annwali ta’ l-attività tas-servizzi, biex iħallu lill-Kummissjoni tagħti rendikont xieraq tal-kompiti li hija responsabbli għalihom. Iddaħħlu metodi diversifikati għall-implimentazzjoni, b’mod partikolari permezz tad-delegazzjoni lil partijiet terzi fil-qasam tal-baġit.

Issa l-Kummissjoni qed tiffaċċa l-isfidi biex ittejjeb l-effikaċja tas-sistemi tagħha tas-sorveljanza u tal-kontroll, biex tirrinforza l-amministrazzjoni tar-riskju fuq livell dipartimentali u biex tiżviluppa amministrazzjoni tar-riskju mal-Kummissjoni kollha, kif ukoll biex ittejjeb l-arranġamenti tas-sorveljanza għall-aġenziji.

3.1.1. Minn konformità għal metodu ta’ effikaċja fil-kontroll intern

Wara l-ewwel fażi fejn l-isforzi tas-servizzi kienu ffokati fuq it- tfassil tas-sistemi tal-kontroll intern u fuq il- konformità ma’ l-istandards tal-kontroll intern (is-servizzi qiesu li kkonformaw bejn wieħed u ieħor ma’ 93% tal-kondizzonijiet meħtieġa bażiċi fi tmiem is-sena), is-servizzi issa qed jikkonċentraw biex itejbu kif tabilħaqq jaħdmu dawn is-sistemi u kif jaħdmu l-komponenti tagħhom.

Ladarba l-Kummissjoni timmira li tikseb amministrazzjoni u kontrolli effiċjenti u effettivi, is-servizzi jridu l-ħin kollu jirfinaw is-sistemi tal-kontroll tagħhom sabiex jiżguraw li joffru għajnuna vera lill-maniġers u li l-kontrolli jiffokaw fuq il-kwistjonijiet l-aktar riskjużi. Il-konsolidazzjoni tas-sistemi tal-kontroll permezz ta’ moviment lejn metodu ta’ effikaċja sħiħa, li jinkludi kontroll intern u analiżi tar-riskju fl-amministrazzjoni ta’ kuljum lil hinn mill-isfera ta’ l-amministrazzjoni finanzjarja, hija żvilupp loġiku tar-riforma mnedija fl-2000.

L-oqsma li jeħtieġu attenzjoni speċjali jinkludu l-proċeduri tal-ksib, il-kuntratti u l-modi kif jingħataw l-għotjiet, b’mod partikolari l-proċess ta’ l-għażla. Hemm bżonn ukoll li jingħelbu r-riskji ta’ l-għoti ta’ fondi doppji u tal-pagamenti iżjed milli suppost, biex titnaqqas il-frekwenza ta’ l-iżbalji u l-proċeduri jsiru ftit aktar issemplifikati. Hemm bżonn ta’ proporzjonalità akbar fit-twaqqif ta’ sistemi ta’ amministrazzjoni u ta’ kontroll li jagħtu valur tajjeb meta mqabbla mal-flus li ntefqu u l- istampa ġenerali tal-kontroll intern issemmi dawn l-oqsma li ġejjin fejn jista’ jsir titjib: is-sorveljanza fil-qasam finanzjarju, li l-amministrazzjoni tar-riskju tkun inkluża fl-amministrazzjoni ta’ kuljum u biex tinkiseb proporzjonalità aħjar fit-twaqqif ta’ fit-twaqqif ta’ sistemi ta’ l-amministrazzjoni u tal-kontroll li jagħtu valur tajjeb meta mqabbla mal-flus li ntefqu. Dan jimplika reviżjoni regolari tal-punti finanzjarji rilevanti u ta’ kemm huma adegwati s-sistemi tas-sorveljanza u tal-kontroll, b’kontroll tal-potenzjal għad-dipendenza fuq uħud mill-kuntratturi, u li jitqiesu r-riżultati tal-kontrolli u tar-rakkomandazzjonijiet tal-verifiki ex-post . F’dan il-kuntest, hemm bżonn li jitwaqqaf livell aċċettabbli ta’ riskju jew ta’ żball, jekk huwa possibbli bi ftehim ma’ l-istituzzonijiet l-oħrajn.

L- Awditur Intern jirrikkmanda li tingħata attenzjni partikolari lill-prevenzjoni tar-riskji li jingħataw fondi doppji, lill-kollużjoni, lill-kunflitt ta’ l-interessi, lin-negozju illegali minn persuni li għandhom tagħrif minn ġewwa, lill-konċentrazzjoni tal-Fondi Komunitarji għand ċerti kuntratturi jew benefiċjarji u lid-dipendenza fuq kuntratturi fil-każ li x-xogħol jingħata lil barranin.

Barra minn hekk, minkejja li l-esperjenzi li jiltaqgħu magħhom id-Direttorati-Ġenerali ż-żgħar, l-uffiċċji u d-delegazzjonijiet ivarjaw, ċerti diffikultajiet fl-implimentazzjoni ta’ l-istandards għall-Kummissjoni kollha huma nnotati fl- istampa ġenerali tal-kontroll intern. F’ċerti każijiet, huwa enfasizzat in-nuqqas ta’ riżorsi, filwaqt li f’każijiet oħrajn hija nnotata l-ħtieġa li jiġu rfinati l-kompetenzi u r-responsabbiltajiet. Kwistjoni oħra li għandha x’taqsam ma’ l-uffiċċji hija li jiddependu mill-aġenti tal-kuntratti (sa 40%). Din is-sitwazzjoni, jekk ma tiġix immaniġġjata sew, tista’, fiż-żmien tranżitorju, toħloq diffikultajiet fil-bini ta’ kompetenzi u għarfien kif ukoll problemi matul it-trasferiment tas-setgħat lil ħaddieħor. L-istampa ġenerali tal-kontroll intern tenfasizza r-riskju għall-kontinwità tan-negozju fl-uffiċċji jekk il-proċess il-ġdid ta’ l-għażla ta’ l-aġenti tal-kuntratt ma jitwettaqx f’waqtu. Fl-aħħarnett, hija ppjanata evalwazzjoni fuq tliet snin ta’ l- uffiċċji amministrattivi tal-Kummissjoni li nħolqu dan l-aħħar u ser titwettaq. Għandha tqis b’mod partikolari l-miżuri tas-semplifikazzjoni.

Dwar l- uffiċċji inter-istituzzjonali, qed jittieħdu miżuri biex jinstab rimedju għal nuqqas possibbli tad-delimitazzjoni tar-responsabbiltajiet matul ir-reviżjoni li tibqa’ għaddejja kontinwament tar-regolament finanzjarju, fil-forma ta’ delegazzjoni diretta tas-setgħat ta’ l-uffiċjal li jawtorizza minn kull istituzzjoni lill-uffiċċju.

Konklużjonijiet

Aktar titjib ta’ għall-valur li jinkiseb meta mqabbel mal-flus li ntefqu tas-sistemi tas-sorveljanza u tal-kontroll: Is-servizzi għandhom ikomplu jissikkaw il-monitoraġġ ta’ l-effikaċja tal-kontroll intern tagħhom, bl-għajnuna tas-servizzi ċentrali. Il-koordinatur tal-kontroll intern f’kull servizz għandu jagħmel reviżjoni regolari ta’ l-effikaċja tal-kontroll intern, ibbażat fuq l-informazzjoni disponibbli mir-riżultati tal-kontrolli, l-eċċezzjonijiet li saru u l-punti rilevanti, sabiex jitjiebu l-proċeduri relatati jew jiġu modifikati s-sistemi tal-kontroll. Din ir-reviżjoni għandha ssir, għall-inqas, fil-kuntest ta’ l-informazzjoni li tingħata darbtejn fis-sena lill-Kummissarji u fil-kuntest tar-rapport annwali ta’ l-attività.

3.1.2. L-amministrazzjoni tar-riskju fil-Kummissjoni kollha

Fil-prinċipju, darba fis-sena, b’mod regolari, is-servizzi tal-Kummissjoni jagħmlu eżerċizzju tal-valutazzjoni tar-riskju. Qed tiġi żviluppata metodoloġija aktar b’saħħitha, ibbażata fuq eżerċizzju pilota li jinvolvi bosta servizzi u li beda fl-2004, li jorbot l-amministrazzjoni tar-riskju b’mod aktar ċar mal-proċess ta’ l-ippjanar.

Flimkien ma’ l-amministrazzjoni tar-riskju mwettqa fuq livell ta’ servizz, bosta attivitajiet li jitwettqu b’mod regolari jgħinu biex jitqajjem għarfien tar-riskji u biex jiġu żviluppati miżuri xierqa biex dawn jiġu indirizzati mill-perspettiva tal-Kummissjoni sħiħa. Dan huwa l-każ biex jitqassmu r-riżorsi għal attivitajiet ta’ prijorità fil-bidu taċ-ċiklu ta’ l-ippjanar strateġiku u għall-evalwazzjoni minn qabel ta’ l-impatti pożittivi u negattivi possibbli ta’ l-inizjattivi l-kbar. Dwar kwistjonijiet ta’ l-amministrazzjoni, il-linji tar-rapportar regolari issa huma stabbiliti u qed jaħdmu tajjeb bejn il-Kummissarji u d-dipartimenti li huma inkarigati minnhom. Grupp ta’ Kummissarji jeżamina bir-reqqa l-investigazzjonijiet kollha mnedija mill-uffiċċju kontra l-frodi sabiex jiġbed l-attenzjoni tal-Kulleġġ lejn kwistjonijiet gravi. L-awdituri u l-istampa ġenerali tal-kontroll intern jindikaw in-nuqqasijiet interdixxiplinari u n-nuqqasijiet sistemiċi fuq bażi annwali. Il-Kumitat dwar il-Progress tal-Verifika qiegħed itejjeb il-proċess tat-tkomplija fuq r-rakkomandazzjonijiet ewlenin tal-verifika li għandhom impatt fuq livell ta’ Kummissjoni.

L- Awditur Intern u l- Parlament Ewropew iqisu, madankollu, li l-kultura tal-Kummissjoni ta’ l-amministrazzjoni tar-riskju għandha bżonn tissaħħaħ u jaraw il-ħtieġa għal metodoloġija ta’ l-amministrazzjoni tar-riskju għall-Kummissjoni kollha.

L- Awditur Intern jinnota li l-amministrazzjoni tar-riskju għandu tkun inkluża fil-proċess regolari ta’ l-amministrazzjoni ta’ kull servizz u jissuġġerixxi metodu għall-Kummissjoni kollha għall-amministrazzjoni tar-riskju, li jirriżulta fi stampa ġenerali konsolidata tar-riskju fuq livell ta’ Kummissjoni li tippermetti stampa minn fuq għal isfel tar-riskji ewlenin.

Konklużjonijiet

L-iżvilupp ta’ l-amministrazzjoni tar-riskju fil-Kummissjoni kollha : Il-metodoloġija tal-Kummissjoni kollha, li ser titwaqqaf sal-Ħarifa ta’ l-2005, ser tintroduċi l-valutazzjoni tar-riskju fil-proċess ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet dwar il-prioritajiet u l-allokazzjoni tar-riżorsi. Din se tingħata forma aktar soda fil-pjanijiet ta’ l-amministrazzjoni u fir-rapporti annwali ta’ l-attività tas-servizzi. F’perjodu ta’ żmien daqsxejn twil, il-metodu għandu wkoll jindirizza kif għandha tiġi mmaniġġjata l-amministrazzjoni tar-riskju fi ħdan ‘familji’ ta’ attivitajiet simili fis-servizzi.

3.1.3. Il-kejl tat-turija

Il-parti l-kbira tas-servizzi għamlu reviżjoni ta’ l-għanijiet u ta’ l-indikaturi fl-istadji kemm ta’ l-ippjanar kif ukol tar-rapportar, bl-għajnuna tas-servizzi ċentrali sabiex tittejjeb, b’mod partikolari, il-kwalità tad-dokumenti u tar-rapporti (‘dikjarazzjonijiet ta’ attività’) mressqa mill-Kummissjoni lill-awtorità tal-baġit flimkien ma’ l-abbozz preliminari tal-baġit annwali.

L- Awditur Intern u l- Parlament Ewropew iqisu li l-kwalità ta’ l-għanijiet u ta’ l-indikaturi tista’ tittejjeb aktar u jistgħu jittieħdu aktar passi biex it-turija titkejjel u tkun evalwata. Il-Qort ta’ l-Awdituri stiednet ukoll lill-Kummissjoni biex tipproduċi indikaturi li jkopru l-legalità u r-regolarità ta’ l-operazzjonijiet u jkejlu t-turija tas-sistemi tal-kontroll intern.

L- istampa ġenerali tal-kontroll intern u ta’ l- Awditur Intern jindikaw ukoll il-ħtieġa li jitqiesu b’mod aktar sħiħ il-lezzjonijiet li nkisbu mill-esperjenza fl-imgħoddi fil-proċess li permezz tiegħu ssir l-politika, per eżempju r-riżultati ta’ l-evalwazzjonijiet.

Konklużjonijiet

Jiġu eżaminati l-kejl u l-evalwazzjoni tat-turija: Il-Kummissjoni ser tanalizza l-għanijiet u l-indikaturi eżistenti fil-kuntest ta’ reviżjoni minn partijiet indaqs min-naħa tal-‘familji’, biex issir reviżjoni ta’ kif l-għanijiet u l-indikaturi jistgħu jsiru għodod aktar operattivi għall-amministrazzjoni fi ħdan il-Kummissjoni.

3.1.4. L-esternar u l-aġenziji

Fil-komunikazzjoni tagħha ta’ Frar 2004 dwar il-qafas finanzjarju għall-2007-2013, il-Kummissjoni enfasizzat il-ħtieġa li tiffoka l-attivitajiet tagħha fuq l-iżvilupp u l-monitoraġġ tal-politika taħt it-Trattat u identifikat bħala prinċipji għall-kontroll amministrattiv “amministrazzjoni inqas dirett,a kontroll aħjar tat-twassil u valur aħjar meta mqabbla mal-flus li jintefqu”.

Meta l-kompiti ta’ l-implimentazzjoni huma esternati permezz ta’ aġenziji eżekuttivi, li l-Kummissjoni tiddelegalhom is-setgħat biex jimplimentaw programm jew proġett Komunitarju, japplikaw il-kondizzjonijiet meħtieġa tal-kontroll intern identiċi għal dawk li huma fis-seħħ fil-Kummissjoni, li jħallu lill-Kummissjoni teżerċita sorveljanza sħiħa.

B’kuntrast, l-aġenziji regolatorji - i.e. l-aġenziji Komunitarji li mhumiex eżekuttivi huma korpi awtonomi. Filwaqt li l-parti l-kbira ta’ dawn l-aġenziji huma, għall-inqas parzjalment, mogħtija fondi mit-taqsima tal-baġit tal-Kummissjoni, il-Kummissjoni għandha biss kontroll limitat fuq l-attivitajiet tagħhom. Madankollu, l-azzjoni ta’ l-aġenziji regolatorji tista’ f’xi ċirkostanzi jkollha effett fuq ir-responsabbiltà tal-Kummissjoni. F’dan ir-rigward, l- istampa ġenerali tal-kontroll intern tqajjem il-kwistjoni ta’ mekkaniżmi li jħallu lill-Kummissjoni timmonitorja aġenziji bħal dawn. Wara l- White Paper dwar il-Kontroll Ewropew, il-Kummissjoni diġà nediet inizjattiva biex tipprova tiddefinixxi l-qafas operattiv għall-ħolqien, għat-tħaddim u għas-sorveljanza ta’ l-aġenziji regolatorji Ewropej, li se jiġu miftiehma mal-Parlament Ewropew u mal-Kunsill. Dan l-abbozz qafas jimmira, b’mod partikolari, li jistabbilixxi r-responsabbiltajiet rispettivi ta’ l-aġenziji regolatorji u ta’ l-istituzzjonijiet differenti. Barra minn hekk, l-arranġamenti meħtieġa għall-monitoraġġ għandhom jiġu ċċarati sabiex il-Kummissjoni titħalla teżerċita b’mod sħiħ ir-responsabbiltà politika u tal-baġit tagħha, jekk ikun meħtieġ.

Konklużjonijiet

Ir-responsabbiltà sħiħa tal-Kummissjoni dwar l-aġenziji esekuttivi: Dwar it-tħaddim ta’ l-aġenziji esekuttivi, il-Kummissjoni ser teżerċita d-dmirijiet tagħha ta’ sorveljanza b’mod sħiħ. Is-sinteżi li jmiss ser tirrapporta għall-ewwel darba dwar it-tħaddim ta’ l-aġenziji eżekuttivi l-ġodda.

Jiġu ċċarati r-responsabbiltajiet rispettivi tal-Kummissjoni u ta’ l-aġenziji regolatorji : Għandhom isiru negozjati interistituzzjonali fl-2005 ibbażati fuq l-abbozz tal-ftehim interistituzzjonali tal-Kummissjoni dwar qafas għall-aġenziji regolatorji. Ir-rwoli u r-responsabbiltajiet rispettivi tas-servizzi tal-Kummissjoni u ta’ l-aġenziji regolatorji ser jiġu ċċarati b’mod parallel.

3.2. L-amministrazzjoni finanzjarja u r-rapportar finanzjarju

L-amministrazzjoni finanzjarja nbidlet b’mod radikali billi r-Regolament Finanzjarju, li daħal fis-seħħ fl-2003, ngħata sura ġdida billi ġie introdott it-tqassim tal-baġit fuq bażi ta’ l-attività fl-2004 u billi kien hemm transizzjoni għal żamma tal-kotba ibbażat fuq l-akkumulazzjoni ta’ l-imgħax b’effett minn Jannar 2005.

Il-Kummissjoni issa qed tipproponi lill-istituzzjonijiet l-oħrajn roadmap lejn qafas integrat tal-kontroll, li se tipprovdi lill-Kummissjoni u lill-partijiet interessati tagħha b’assigurazzjoni akbar dwar l-użu legali u regolari tal-flus ta’ l-UE, inkluż taħt amministrazzjoni komuni ma’ l-Istati Membri. Il-kontrolli ex-post ukoll se jkunu ffokati u armonizzati aktar, b’mod partikolari billi tiġi żgurata aktar konsistenza fuq il-livell tal-‘familji’ tas-servizzi.

Għall-għaxar darba, il-Qorti Ewropea ta’ l-Awdituri ppreżentat dikjarazzjoni annwali ta’ l-assigurazzjoni li fil-parti l-kbira kienet pożittiva dwar il-kredibilità tal-kontijiet, l-impenni u r-riżorsi tagħha stess, iżda li indikat li l-Qorti ma tistax tipprovdi assigurazzjonijiet għall-pagamenti kollha iżda biss għan-nefqa amministrattiv.

Il-Kummissjoni tqis li wieħed mill-għanijiet tagħha għandu jkun li toħloq il-kundizzjonijiet li jħallu lill-Qorti l-twassal dikjarazzjoni ta’ l-assigurazzjoni flimkien ma’ kritika minuri biss. Dan jimplika mhux biss aktar sforzi min-naħa tal-Kummissjoni f’bosta oqsma, iżda wkoll il-parteċipazzjoni attiva ta’ l-Istati Membri fl-inizjattiva, ladarba, taħt it-Trattat, minkejja li l-Kummissjoni għandha r-responsabbiltà unika għall-implimentazzjoni tal-baġit, madwar 80% tal-baġit huwa implimentat mill-Istati Membri taħt amministrazzjoni komuni .

Fil-qasam taż-żamma tal-kotba u tar-rapportar finanzjarju, ittieħdu passi kbar ‘il quddiem fl-2004, meta saru l-preparazzjonijiet għat-transizzjoni lejn iż-żamma tal-kotba bl-akkumulazzjoni ta’ l-imgħax sabiex iż-żamma tal-kotba ġenerali li għandha x’taqsam mal-baġit ġenerali ta’ l-UE setgħet tibda taħdem fuq bażi ta’ żjieda sħiħa ta’ l-imgħax minn Jannar 2005, kif kien ippjanat. Fl-2004 il-Kummissjoni implimentat l-ewwel baġit li kien ibbażat biss fuq l-istruttura bbażata fuq l-attività. Intlaħqet ukoll l-isfida konkomitanti li jiġi adattat ir-rapportar tal-baġit.

L-2004 kienet it-tieni sena ta’ l-implimentazzjoni tar-Regolament Finanzarju f’sura ġdida u r- rapporti annwali ta’ l-attività tas-servizzi juru li r-regoli l-ġodda issa ffiltraw mill-prattika ta’ l-amministrazzjoni. Fir-rapporti ta’ l-2004 jistgħu jitneħħew ir-riservi li jindikaw ċerti problemi tal-bidu osservati matul l-2003 .

Il-konklużjonijiet ta’ l-azzjoni ta’ sinteżi dwar il-‘finanzjament konġunt’ jiffavorixxu semplifikazzjoni akbar permezz ta’ użu aktar fil-wisa’ ta’ pagamenti fuq rata fissa. Il-Kummissjoni qiegħda temenda r-Regoli li Jimplimentaw ir-Regolament Finanzjarju, li jimmiraw b’mod partikolari lejn is-semplifikazzjoni ta’ kuntratti u għotjiet b’valur żgħir u lejn kontrolli proporzjonati bbażati fuq l-analiżi tar-riskji. Fl-istess ħin, il-proposta għall-ewwel reviżjoni ta’ tliet snin tar-Regolament Finanzjarju ġiet adottata u issa ser tiġi diskussa ma’ l-istituzzjonijiet l-oħrajn. Din ir-reviżjoni ser tagħmel aktar effiċjenti l-metodi differenti li bihom jiġi implimentat il-baġit, tistabbilixxi bażi legali għal użu aktar wiesa’ ta’ għotjiet ta’ somma f’daqqa u tiffoka fuq aktar semplifikazzjoni u proporzjonalità, filwaqt li toħloq bilanċ aħjar bejn il-kondizzjonijiet meħtieġa għall-kontroll u r-riskji u l-ispejjeż involuti. Ir-reviżjoni tar-Regolament Finanzjarju ser jiġi ma’ reviżjoni aktar tar-regoli li jimplimentawh.

3.2.1. Ir-Roadmap lejn qafas integrat tal-kontroll

L-opinjoni tal- Qorti ta’ l-Awdituri dwar il-verifika waħdanija u r-rakkomandazzjoni tal-Parlament dwar il-ħlas tad-dejn għall-2003 timmarka l-punti tat-tluaq għal qafas Komunitarju għall-kontroll intern. Dan il-qafas integrat tal-kontroll intern huwa meħtieġ sabiex tiġi mgħaqqda katina loġika, fejn il-kontrolli li saru tul stadji aktar bikrija jistgħu jintużaw b’mod aktar effettiv fil-livelli aktar ‘il quddiem fiż-żmien biex tissaħħaħ l-assigurazzjoni tagħhom tal-legalità u tar-regolarità tat-transazzjonijiet bażiċi. Il-kontrolli għandhom ikunu proporzjonati sabiex jinħoloq bilanċ xieraq bejn l-ispejjeż u l-benefiċċji (kemm bħala flus kif ukoll bħala politika).

Fuq il-bażi ta’ l-assigurazzjoni provduta permezz ta’ dan il-qafas integrat tal-kontroll, u fuq il-kisbiet li diġà ġabet ir-riforma, il-Kummissjoni timmira li tikseb dikjarazzjoni annwali ta’ l-assigurazzjoni mill-Qorti ta’ l-Awdituri, li għandu jkun fiha osservazzjonijiet aktar iffokati u limitati dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti. Komunikazzjoni li ġiet adottata b’mod parallel għal din is-Sinteżi tistabbilixxi l-prinċipji politiċi ewlenin għal qafas integrat tal-kontroll bħal dan, ir-responsabbiltajiet rispettivi tal-parteċipanti differenti, inklużi dawk fuq livelli ta’ Stat Membru, u l-proċedura li għandha twassal għall-adozzjoni ta’ roadmap qabel l-aħħar tas-sena.

It-twaqqif ta’ qafas integrat tal-kontroll intern li, b’mod partikolari, għandu jipprovdi mezz biex ir-riżultati tal-verifiki jitqassmu fuq il-livelli kollha ta’ l-amministrazzjoni ser jirrinforza l-effiċjenza u l-effikaċja. L-ambitu għas-semplifikazzjoni ta’ l-amministrazzjoni tal-fondi tal-KE jeħtieġ li jiġi esplorat, filwaqt li jiġi żgurat li l-kondizzjonijiet meħtieġa tal-kontroll huma proporzjonati għar-riskju.

Diġà ttieħdu passi sostanzjali qabel l-adozzjoni tar- roadmap lejn qafas integrat tal-kontroll intern, inklużi d-dispożizzjonijiet ġodda fil-proposti leġiżlattivi għall-amministrazzjoni finanzjarja fl-għajnuna Agrikola u Strutturali taħt il-Perspettivi Finanzjarji li jmiss. Titjib ieħor addizzjonali huwa l-eżerċizzju ta’ armonizzazzjoni matul ir-reviżjoni minn partijiet indaqs msemmija aktar ‘il fuq tar-riservi potenzjali, li beda riflessjoni għal bażi biex ikunu ddeterminati l-‘livelli aċċettabbli ta’ l-iżbalji’. Kif tindika l-istampa ġenerali tal-kontroll intern, sabiex il-familji tas-servizzi jiffissaw limiti komuni, il-metodoloġiji tal-kontroll għandhom jiġu kalibrati u armonizzati fi ħdan kull familja.

Konklużjonijiet

Lejn qafas integrat tal-kontroll: Il-Kummissjoni ser tistieden lill-istituzzjonijiet involuti ta’ l-UE kkonċernati sabiex jiżviluppaw metodu komuni għal dan il-qafas, li jinkludi assigurazzjoni aktar b’saħħitha fuq il-livell tal-Kummissjoni permezz tar-rapporti annwali ta’ l-attività tas-servizzi u assigurazzjonijiet akbar mill-Istati Membri li jimplimentaw il-baġit Komunitarju taħt amministrazzjoni komuni. Dawk l-assigurazzjonijiet se jissaħħu b’mod aktar ċar minn proċeduri sodi ta’ kontroll intern, minn mekkaniżmi ta’ valutazzjoni u ta’ rapportar, inkluż it-tqassim tar-riżultati tal-verifiki fuq il-livelli kollha.

3.2.2. Il-kontrolli ex-ante u ex-post

Il-kontrolli ex-ante u ex-post huma komponenti importanti tal-qafas tal-kontroll intern li tapplika l-Kummissjoni. Ir-rapporti annwali ta’ l-attività tas-servizzi juru titjib kontinwu b’mod ġenerali, iżda livell mhux biżżejjed ta’ kontrolli ex-post f’ċerti każijiet, li wasslu għal ftit riservi. Id- deskrizzjoni fil-qosor tal-kontroll intern tindika li s-servizzi għandhom jippreparaw biex itejbu r-rapportar tagħhom fuq l-istrateġija tagħhom ta’ kontroll u l-implimentazzjoni tagħha sabiex tista’ tinkiseb aktar evidenza għad-dikjarazzjoni ta’ l-assigurazzjoni raġonevoli. Il-ħtieġa li jkun hemm aktar armonizzazzjoni u kalibrar tal-kontrolli ex-post skond l-oqsma differenti tal-baġit ġiet indikata wkoll mill- Awditur Intern, li jissuġġerixxi li r-rapporti annwali ta’ l-attività u s-sinteżijiet tagħhom jagħtu rendikont aktar sħiħ tar-riżultati ta’ dawn il-kontrolli.

Ġie stabbilit Netwerk tal-kontrolli ex-post fit-tieni parti ta’ l-2004, sabiex jiddefinixxi l-linji ta’ gwida, iħalli l-użu komuni tal-prattika tajba fost is-servizzi u jiżgura lingwaġġ u fehim komuni rigward il-kontrolli ex-post .

Il-progress f’dan il-qasam għandu jsir possibbli minħabba r- roadmap lejn qafas integrat tal-kontroll li, b’mod partikolari, ser jgħin biex jinħoloq bilanċ aħjar bejn l-ispejjeż tal-kontrolli u l-benefiċċji mistennija minnhom, kif kien issuġġerit ukoll mill- Awditur Intern. Barra minn hekk, dan ta’ l-aħħar jirrikkmanda li tiġi adottata strateġija aktar ċara għall-‘verifiki ta’ l-għeluq’ fl-aħħar ta’ perjodu ta’ programmazzjoni għal amministrazzjoni komuni u deċentralizzata u l-formulazzjoni ta’ linji ta’ gwida aktar preċiżi għall-kontrolli ex-post imwettqa mill-aġenziji nazzjonali taħt l-amministrazzjoni indiretta deċentralizzata .

L-esperimenti li għamlu xi servizzi li kellhom iduru għal ċertifikati indipendenti tal-verifika dwar klejms għal spejjeż mill-benefiċjarji għandhom ikomplu, sabiex ikunu jistgħu jinġibdu l-konklużjonijiet malajr dwar l-impatt ta’ ċertifikati bħal dawn fuq il-kontrolli ex-post. B’mod parallel, li jintużaw aktar il-pagamenti b’rata fissa għal uħud mill-għotjiet għandu jibdel in-natura tal-kontroll ex-post billi tagħti lok għal kontrolli ffokati aħjar, iktar ta’ kwalitattivi u disważivi.

Konklużjonijiet

Kontrolli ex-ante u ex-post aktar koordinati u effiċjenti: L-armonizzazzjoni tal-metodoloġija u tad-definizzjoni ta’ l-istrateġiji komuni tal-verifiki, għall-inqas fuq livell ta’ ‘familji’ tas-servizzi li joperaw fl-istess qasam tal-baġit, għandhom jittejbu b’mod kontinwu. Fil-kuntest tar- roadmap lejn qafas integrat tal-kontroll intern, is-servizzi li joperaw fl-istess qasam tal-baġit ser jesploraw il-mod l-aktar xieraq biex jiġi organizzat it-tqassim tar-riżorsi bejn il-‘familji’, jew b’koordinazzjoni eqreb (verifiki konġuti, metodoloġija komuni, tqassim tar-riżultati) jew b’sinerġiji (fejn is-servizz ewlieni jagħmel il-verifiki f’isem servizzi iżgħar). Dan progressivament se jippermetti armonizzazzjoni, l-kontrolli ex-post aktar iffokati u effiċjenza mtejba.

3.2.3. Iż-żamma tal-kotba u r-rapportar finanzjarju

L- Awditur Intern u l- awtorità tal-ħlas tad-dejn jirrikkmandaw li l-Uffiċjal tal-Kontijiet j/tagħlaq il-kontijiet tal-Kummissjoni u j/tingħata wkoll pożizzjoni ogħla ta’ ‘Uffiċjal Kap tal-Finanzi’ sabiex j/taġixxi bħala kontrapiż ċentrali għad-dipartimenti tal-Kummissjoni.

Fuq bażi tal-prinċipji ewlenin tar-riforma amministrattiva, li jipprovdu għad-deċentralizzazzjoni tal-kompiti ta’ l-amministrazzjoni u tal-kontroll u għal responsabbiltà akbar fuq livell ta’ servizzi, is-servizzi tal-Kummissjoni jibqgħu għal kollox responsabbli għal-legalità u għar-regolarità tat-transazzjonijiet bażiċi. Id-dikjarazzjoni ta’ l-assigurazzjoni magħmula mid-Diretturi-ġenerali fir-rapporti annwali ta’ l-attività tagħhom għandhom jiċċertifikaw li l-kontijiet li huma responsabbli għalihom huma preċiżi u eżawrjenti.

L-Uffiċjal taż-Żamma tal-Kontijiet għandu/ha j/tagħlaq il-kontijiet, filwaqt li j/tiċċertifika li huwa/hija għamel/għamlet il-verifiki li jqis/tqis meħtieġa u j/tinsab soddisfatt(a) li ġew ippreparati skond ir-regoli dwar iż-żamma tal-kotba, il-metodi u s-sistemi tal-kontijiet stabbiliti taħt ir-responsabbiltà tiegħu/tagħha, li huwa/hija għamel/għamlet kwalunkwe aġġustament meħtieġ biex tingħata stampa vera u ġusta tal-kontijiet skond l-Artikolu 136 tar-Regolament Finanzjarju, u li għalhekk huma kredibbli. L-Uffiċjal tal-Kontijiet għandu/ha j/tkun mgħarraf/mgħarrfa b’mod xieraq mid-Direttorati-Ġenerali sabiex i/tkun j/tista’ j/teżerċita din ir-responsabbiltà, u għandu/ha jkollu/ha s-setgħa li j/tagħmel il-verifiki fuq din l-informazzjoni li j/tqis meħtieġa. Skond ir-responsabbiltà eżistenti tad-Diretturi-Ġenerali għat-transazzjonijiet bażiċi u għall-kredibilità ta’ l-informazzjoni disponibbli għall-Akkawntant, id-dikjarazzjoni ta’ l-assigurazzjonijiet magħmula fir-Rapporti annwali ta’ l-attività għandha tiċċertifika li l-kontijiet li huma responsabbli għalihom huma preċiżi u eżawrjenti.

Konklużjoni

Il-Kummissjoni adottat il-proposti għar-reviżjoni tar-Regolament Finanzjarju f’dan is-sens fit-3 ta’ Mejju 2005.

3.2.4. Il-metodi għall-implimentazzjoni tal-baġit

Fil-qasam tal- fondi amministrati b’mod ċentrali , l- Awditur Intern għamel talba biex ikun hemm regoli aktar stretti meta jingħataw l-għotjiet, kwistjoni li qajmet ukoll riserva fir- rapport annwali ta’ l-attività ta’ wieħed mis-servizzi b’referenza għal organizzazzjoni mhux governamentali. Id- deskrizzjoni fil-qosor tal-kontroll intern enfasizzat il-ħtieġa għal arranġamenti xierqa ta’ sorveljanza biex jiġu skoperti u korretti minnufih il-punti ta’ dgħufija identifikati li għandhom x’jaqsmu mal-ksib u l-għotjiet (il-proċess ta’ l-għażla, it-traċċi tal-verifika, l-għoti ta’ fondi doppji, il-pagamenti iżjed milli suppost), li huma wkoll imsaħħa minn riservi fir- rapport annwali ta’ l-attività ta’ uħud mis- servizzi .

Dwar l-amministrazzjoni komuni u l- amministrazzjoni tal-fond permezz ta’ aġenziji nazzjonali, l- Awditur Intern indika l-ħtieġa li jinkisbu dikjarazzjonijiet ta’ assigurazzjoni mill-awtoritajiet ta’ l-amministrazzjoni ta’ l-Istati Membri minbarra t-tisħiħ tas-sistemi tal-kontroll nazzjonali li għandhom jitwettqu mis-servizzi tal-Kummissjoni qabel ma jsiru l-pagamenti. Il-Kummissjoni għamlet proposti simili fil-qasam tan-nefqa agrikola, li għaliha ntlaħaq ftehim politiku fil-Kunsill. L-Awditur Intern enfasizza wkoll l-importanza li tingħata aktar informazzjoni mill-aġenziji nazzjonali lill-Kummissjoni.

Fejn l-Istati Membri jamministraw u jikkontrollaw l-implimentazzjoni tal-baġit taħt amministrazzjoni komuni, l-azzjoni b’rispons għas-sinteżi ta’ qabel ħalliet li ssir kjarifika tal-katina eżistenti tal-kontroll taħt il-mudelli tal-fondi agrikoli u strutturali flimkien ma’ l-identifikazzjoni tal-problemi li fadal u tas-soluzzjonijiet possibbli. Il- Qorti ta’ l-Awdituri min-naħa tagħha insistiet li l-Kummissjoni tkun responsabbli biex tikkontrolla li hemm sistemi xierqa ta’ kontroll u li qed joperaw tabilħaqq fl-Istati Membri u li jkunu żgurati l-legalità u r-regolarità tat-transazzjonijiet bażiċi. Enfasizzat ukoll il-bżonn li jkun iffissat livell aċċettabbli ta’ kunfidenza u limitu għall-materjalità f’dan ir-rigward.

Konklużjonijiet

Ir- Roadmap lejn qafas integrat tal-kontroll intern se tagħmel il-fluss ta’ l-informazzjoni aktar trasparenti u għandha tagħmilha possibbli li jinkisbu assigurazzjonijiet aktar sodi mill-proċessi interni tal-Kummissjoni kif ukoll minn partijiet terzi li ġew inkarigati bil-kompiti ta’ l-implimentazzjoni tal-baġit għall-Kummissjoni.

Is-servizzi huma msejħa sabiex jużaw il-miżuri ta’ semplifikazzjoni li ser jiġu mdaħħla bir-regoli emendati li jimplimentaw ir-Regolament Finanzjarju, b’mod partikolari, rigward l-użu ta’ għotjiet b’rata fissa bħala mezz alternattiv biex jingħataw il-fondi għar-rimborż ta’ spejjeż li tabilħaqq intefqu, fejn ikun xieraq.

3.3. Ir-Riżorsi Umani

Ir-regolamenti l-ġodda għall-istaff ibbażati fuq ir-riforma daħlu fis-seħħ, u jipprovdu, fost l-oħrajn, għal struttura lineari tal-karriera u għal modernizzazzjoni tal-kundizzjonijiet tax-xogħol, kif ukoll għal miżuri ġodda dwar id-dixxiplina u biex jitwaqqfu attivitajiet illegali.

Is-semplifikazzjoni ta’ wħud mill-strumenti, bħas-sistema li tivvaluta l-istaff, hija maħsuba biex tiżgura l-amministrazzjoni effiċjenti u effettiva tar-riżorsi umani.

Ir-regolamenti l-ġodda ta’ l-istaff daħlu fis-seħħ fl-1 ta’ Mejju 2004, flimkien ma’ bosta pakketti ta’ dispożizzjonijiet li jimplimentaw adottati mill-Kummissjoni. Serje ta’ miżuri oħrajn biex jiġu prodotti aktar żjidiet fl-effiċjenza kienu jinkludu l-linji ta’ gwida għall-użu mill-ġdid u regoli li għandhom x’jaqsmu mal-valutazzjoni tal-maniġers anzjani.

Barra minn hekk, sar enfasi fuq it-titjib tal-kundizzjonijiet tax-xogħol ta’ l-istaff tal-Kummissjoni. Tressqu ‘l quddiem soluzzjonijiet li qiesu kemm il-bżonnijiet ta’ l-istaff kif ukoll ir-riżorsi disponibbli, sabiex isir xogħol fuq il-politika mfassla biex tirrikonċilja l-ħajja privata u dik professjonali: ix-xogħol mhux tal-ġurnata jew tal-ġimgħa kollha, ix-xogħol flessibbli, xogħol permezz tal-mezzi tat-telekomunikazzjoni (teleworking) , u ż-żmien barra mix-xogħol għal dawk li jsiru ġenituri u minħabba raġunijiet tal-familja.

3.3.1. In-nuqqas ta’ ħaddiema speċjalizzati

Ir- rapporti annwali ta’ l-attività ta’ uħud mis-servizzi indikaw li f’xi każijiet n-nuqqasijiet fl-istaff kienu qed joħolqu problema għal xogħolhom. F’każ partikolari in-nuqqas kien minħabba ħtieġa għal perjodu qasir biex ikunu mmaniġġjati l-isfidi ta’ l-IT (teknoloġija ta’ l-informazzjoni) ikkawżati mill-implimentazzjoni tar-Regolamenti ta’ l-Istaff il-ġodda. Xi wħud minn dawn ir-rapporti indikaw ukoll problemi aktar speċifiċi dwar id-disponibilità ta’ riżorsi umani xierqa, kemm f’termini kwantitattivi kif ukoll f’termini kwalitattivi, li ġejjin mid-diffikultà li jiġu attirati l-kandidati, b’mod partikolari mill-għaxar Stati Membri l-ġodda, bi profili speċifiċi (profili finanzjarji jew tal-verifiki, xjentifiċi, lingwistiċi u ta’ l-IT).

Id- deskrizzjoni fil-qosor tal-kontroll intern tidentifika nuqqas ta’ speċjalisti kompetenti fil-qasam finanzjarju u f’oqsma speċifiċi; dan joħloq diffikultajiet biex tkun immaniġġjata l-mobilità, b’mod partikolari fis-servizzi, id-delegazzjonijiet u r-rappreżentazzjonijiet iż-żgħar.

Konklużjonijiet

Ser jitkompla l-pjan ta’ azzjoni ppreżentat f’Lulju 2004, bl-għan li jitrawwem ir-reklutaġġ ta’ l-esperti u li jiġi żviluppat it-taħriġ ta’ l-istaff li diġà jeżisti. Il-Kummissjoni ser tikkontribwixxi għall-programm tax-xogħol ta’ l-Uffiċċju Ewropew interistituzzjonali ta’ l-Għażla ta’ l-Istaff sabiex jiġi żgurat li l-kompetizzjonijiet ikomplu jipprovdu numri xierqa ta’ kandidati li jirnexxielhom jimlew il-postijiet battâla. Ser ikollhom jinżammu l-kampanji tar-reklutaġġ, b’mod speċjali f’uħud mis-servizzi, u għandha tittieħed azzjoni fejn jiġu identifikati xi nuqqasijiet. Il-Kummissjoni ser tkompli wkoll timmonitorja s-sitwazzjoni mill-qrib u se tipproponi l-miżuri biex jittejbu l-proċeduri tar-reklutaġġ.

Barra minn hekk, ir-riżorsi ser jintużaw skond il-politika mhux biss f’termini kwantitattivi iżda f’termini kwalitattivi wkoll, sabiex ikun żgurat li l-istaff assenjat għal ċerta politika jkollu l-għarfien u l-kwalifiki meħtieġa biex iwettaq dmiru. B’dan l-għan, il-proċeduri ta’ reklutaġġ ser jittejbu aktar u ser jiġi provdut taħriġ speċjalizzat billi jsir aktar xogħol fuq il-miżuri li diġà ttieħdu.

3.3.2. Ir-reklutaġġ ta’ uffiċjali mill-Istati Membri l-ġodda u t-taħriġ

Ir- rapporti annwali ta’ l-attività ta’ bosta servizzi enfasizzaw li l-ksib ta’ l-għanijiet għar-reklutaġġ ta’ uffiċjali mill-Istati Membri l-ġodda dam, bażikament minħabba li l-listi tar-riservi kienu disponibbli tard. It-taħriġ kompla jkollu rwol sinifikanti fil-politika tar-riżorsi umani tad-Direttorati-Ġenerali. Il-parti l-kbira tad-Direttorati-Ġenerali rrapportaw l-adozzjoni ta’ Qafas ta’ Taħriġ Strateġiku u nnotaw żjidiet fil-medja tan-numru ta’ jiem ta’ taħriġ għal kull uffiċjal.

3.3.3. L-irfinar ta’ l-istrumenti tar-riforma

Fl-2004 il-maġġoranza l-kbira ta’ l-istrumenti legali meħtieġa għar-riforma tal-politika tal-personàl kienu f’posthom. Fis-snin li ġejjin, ser ikollha ssir enfasi fuq il-konsolidazzjoni ta’ dan il-proċess u fuq sens ikbar ta’ sjieda kif ukoll fuq l-irfinar u s-semplifikazzjoni tad-dispożizzjonijiet fejn tidher din il-ħtieġa.

Konklużjonijiet

Is-semplifikazzjoni tal-proċeduri ser tkun għan ewlieni biex jiżdiedu kemm l-effiċjenza kif ukoll is-sodisfazzjoni tal-klijent. B’mod partikolari, ser jiġu preżentati miżuri speċifiċi biex tiġi ssemplifikata u mtejba s-sistema li tivvaluta l-istaff.

3.3.4. Il-mobilità

Il-parti l-kbira tas-servizzi jirrapportaw li huma ħadu ħsieb kwistjonijiet ta’ mobilità fil-qafas tal-Pjanijiet tal-Mobilità tagħhom mingħajr l-ebda problema gravi, anki jekk id- deskrizzjoni fil-qosor tal-kontroll intern tindika xi diffikultajiet marbuta mal-mobilità obbligatorja għal xi xogħlijiet sensittivi.

Fl-2004 il-mobilità fi ħdan u bejn id-Direttorati-Ġenerali u s-servizzi affettwat 15% ta’ l-istaff tal-Kummissjoni (uffiċjali u aġenti temporanji) inklużi dawk il-membri ta’ l-istaff li b’mod volontarju ddeċidew li jibdlu l-impjieg (mobilità volontarja) u dawk li kienu meħtieġa li jibdlu l-impjieg (mobilità obbligatorja) minħabba jew l-eżerċizzju ta’ organizzazzjoni mill-ġdid ta’ l-istaff wara t-tkabbir jew minħabba li kellhom xogħol sensittiv għal aktar minn 5 snin.

Ir-riżultati ta’ servej intern jikkonfermaw li l-Linji ta’ Gwida dwar il-Mobilità wasslu għal titjib sinifikanti fil-mod li bih hija amministrata l-mobilità fil-Kummissjoni. Il-prattika tajba qed tiġi mxerrda bl-għan li jkun hemm sistema ta’ amministrazzjoni tal-karrieri li biha l-Kummissjoni tista’ tiżgura li ‘l-persuna t-tajba hija fl-impjieg it-tajjeb fiż-żmien it-tajjeb’ sabiex ir-riżorsi tagħha jintużaw bl-aktar mod effettiv u effiċjenti possibbli. Dan ix-xogħol huwa appoġġjat mill-iżvilupp ta’ għodod bħall-e-CV (curriculum vitae elettroniku) li ser tipprovdi deskrizzjoni fil-qosor tal-ħiliet u tal-kompetenzi ta’ l-istaff kollu tal-Kummissjoni. Filwaqt li l-esperjenza tal-mobilità b’mod ġenerali kienet waħda pożittiva, kienu nnotati xi effetti avversi tal-mobilità obbligatorja għax-xogħlijiet sensittivi, bħat-telf tal-kompetenza u tal-konoxxena bl-intuwizzjoni, u evalwazzjoni ta’ l-impatt ta’ din il-politika tintlaqa’ tajjeb mid-Diretturi tar-Riżorsi.

4. KONKLUżJONIJIET

Ir-rapport tas-Sinteżi ta’ l-2004 ta lill-Kummissjoni l-opportunità li tiżen għall-ewwel darba l-amministrazzjoni tas-servizzi tagħha u tindirizza l-kwistjonijiet ewlenin imqajma mir-rapporti annwali tas-servizzi ta’ l-2004, kemm mill-awdituri interni kif ukoll minn dawk esterni u mill-awtorità tal-ħlas tad-dejn.

Din is-sinteżi tistabbilixxi qafas ta’ referenza li jiżgura l-konsistenza u jispjega r-raġuni bażika wara l-inizjattivi proposti, filwaqt li tikkontribwixxi, fost l-oħrajn, għall-għan li tinkiseb dikjarazzjoni ta’ l-assigurazzjoni mill-Qorti ta’ l-Awdituri b’riservi marġinali biss f’perspettiva medja ta’ żmien. Tagħti bidu għal proċess fejn kull sena s-sinteżijiet li jiġu wara jiżnu ċ-ċirkostanzi dwar dawn l-inizjattivi. Mhix kwistjoni li titnieda riforma ġdida. Issa wasal iż-żmien li s-sistema eżistenti tibda titħaddem b’ritmu aktar sostnut u l-potenzjal tat-turija tagħha jiġi żviluppat b’mod sħiħ , fuq il-bażi ta’ dawn it-temi:

- L-inkoraġġiment tar-responsabbiltà tal-Kummissjoni : rapport ta’ sinteżi bbażat sew fuq l-assigurazzjonijiet mid-Diretturi-ġenerali u mill-Kapijiet tas-servizzi flimkien mal-kontijiet ibbażati fuq iż-żjieda ta’ l-imgħax magħluqa mill-Uffiċjal tal-taż-Żamma tal-Kotba.

- It-titjib ta’ l-amministrazzjoni ta’ l-eżekuzzjoni effettiva : l-effikaċja u s-sjieda tas-sistemi ta’ sorveljanza u ta’ kontroll, amministrazzjoni ta’ kuljum li tħares ‘il quddiem u soda li tinkludi dimensjoni ta’ l-amministrazzjoni tar-riskju.

- Tiġi rrinforzata r-responsabbiltà tal-Kummissjoni u l-kapaċità tagħha għall-monitoraġġ permezz ta’ qafas integrat tal-kontroll intern, metodu aktar konsistenti għar-riskji tal-‘familji’ tas-servizzi, u bilanċ aħjar bejn ir-riżultati tal-politika u l-kwistjonijiet ta’ kontroll intern u ta’ amministrazzjoni finanzjarja fuq il-livell kemm tar-rapporti annwali ta’ l-attività kif ukol tas-sinteżi.

Annex 1

Synthesis: multiannual objectives

This annex summarises the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues identified in the 2004 synthesis. To meet these objectives, a series of initiatives will be launched, some of which are already identified in this synthesis. The table below will be adapted annually on the occasion of the synthesis reports to include the progress achieved and additional initiatives as appropriate.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services. , continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In the medium a term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Re view). | DG ADMIN by the end of 2005. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO., ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. |

Annex 2

State of play on the action under the 2003 Synthesis

This annex reports on the action based on the previous syntheses or on other documents such as the reform White Paper and summarised by the 2003 synthesis. Action still in progress will be carried over in the multi-annual objectives of the 2004 synthesis and reported on in subsequent syntheses.

INTERNAL CONTROL FRAMEWORK ISSUES

Source | Action | Status |

2002 Synthesis (§ 5.4.5.) | Internal control standards: enhance ownership by DGs and services. | On-going. The Central financial service has been offering support with methodologies and training since autumn 2004. DGs should continue reinforcing and fine-tuning their control systems in order to ensure that they work effectively. Training and support provided to DGs on internal control should continue. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Communication of the revised management and control framework. | On-going. In 2004 DGs and services made efforts to communicate internally the revised management and control framework under the coordination of the Resource Directors/Internal Control Coordinators Network and with the support of DG BUDG. These efforts should be continued with a fuller focus on enhancing effective internal control systems. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.1.) | Internal Controls in Delegations. | Action almost completed. An inter-service group was set up in 2003 to facilitate implementation of the internal controls. Baseline requirements were adapted to Delegations in 2004, combined with a number of trainings course for Heads of Delegation. The assessment exercises conducted by the Heads of Delegation took place in July and December 2004. The results show that implementation of the internal control standards is well on track. compliance with the baseline requirements was verified through on-the-spot control missions in 2004. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS A (situation of Relays and Networks and Representations). | Action almost completed. Relays and networks: measures were adopted by Communication COM(2004)196, so that the new scheme could be fully operational with effect from 1 January 2005. Representations: A self-assessment was conducted in October/November 2004 resulting in corrective measures. Instructions have been given and implementation will be monitored. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS B (integrating the Representations in the Member States into the rotation schemes of the Directorate-General for External Relations). | Action completed. The memorandum of understanding signed between DG PRESS and DG RELEX and the solutions proposed by the working group set up by the 2002 Synthesis have been implemented and followed up. |

2001 Synthesis (Action 2) | Evaluation of the devolution exercise. | Action completed. The final report on the evaluation of the devolution exercise (SEC (2004) 561) was published in May 2004. A study made by an external consultant in October 2004 identified options for further devolution of administrative matters and the implications for RELEX K in that framework. RELEX K is currently analysing the options in order to propose an action plan. These administrative aspects of the action will be included in the objectives set in Annex 1. |

2001 Synthesis (Action 2) | Re-examination of the scope for synergies between the services involved in External Relations. | Action completed. The new Commission has examined the scope for synergies between the services involved in External Relations and decided on certain transfers of responsibilities between the services. |

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT/STRATEGIC PLANNING AND PROGRAMMING

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Management risk assessment. | On-going. Alongside the regular risk management at service level performed under internal control standard No 11, several activities carried out as a daily practice contribute to acquiring awareness of the risks and to responding appropriately. Following evaluation of the pilot exercises carried out in 2004, the Commission is developing a common methodological framework for Commission-wide risk management. An interservice group was set up early in 2005 to that end. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.6.) | Follow-up by services. | Action completed. This has now become a routine action generally performed well by services and monitored by central services, and which will not deserve being specifically flagged in the syntheses in the future. |

HUMAN RESOURCES

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 5.3.1.) | Human resources B. (review of the situation of scarce skills by DG for Personnel and Administration). | Action almost completed. The measures proposed in the Communication for DG ADMIN have largely been undertaken. In particular, DG ADMIN, in close collaboration with DG BUDG has made available a wide range of training courses in the area of financial management, audit and control resulting in a commensurate increase in the number of training days to 10 550 (53% increase compared to 2003). Also, a competition for candidates from new Member States was launched at the end of 2004 in the field of finance and budget. Additional competitions are planned by EPSO in 2005. Action included in the objectives set in Annex 1. |

Court of Auditors, 2002 AR, (§ 1.73) | Estimate of human resources devoted to internal control. | Action to be continued. Estimate of human resources devoted to internal control, with a view to striking the right balance between the costs of control and the expected benefits, has been proven not obvious as many different aspects can be covered depending on the specific environment of DGs and related management modes. A thorough analysis of the job descriptions in the job information system will be needed in this respect. Action included in the objectives set in Annex 1. |

FINANCIAL MANAGEMENT AND REPORTING

2002 Action | Description | Status |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.A) | Shared management – Follow-up of Action 12 in the 2002 Synthesis. | Action completed. The final report of the interservice group was adopted early May 2005. It identifies the current procedures in the control chain as recommended by European Court of Auditors' opinion No 2/2004 and the areas for improvements as well as possible action. The necessary action in this context will be covered in the frame Roadmap towards an integrated internal control framework. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.B) | Audit in Shared management. | Action ongoing. Action in being taken in the audit field, aiming in particular at developing the “contract of confidence” initiative between the Commission and the Member States, at setting up a network of audit units involved with shared management in the Commission and at increasing coordination on the Structural Funds and the Cohesion Fund. |

2002 Synthesis (§ 5.3.4.) | Co-financing. | Action completed. The outcome of this action is reflected in the ongoing amendment of the Financial Regulation and of its Implementing Rules. Services are called upon to take benefit, where appropriate, from these simplification measures as soon as the new rules enter into force. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.2. A) | Recovery. | Action completed. Performance indicators (i.e. ageing balances, quality of debtor, status of the files) have been defined by the Accountant and are generally presented in the e annual management plans of the services most concerned by this issue. As any other indicators, they will be object of follow-up and quality improvement where needed. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.7.) | Accounting framework. | Action completed. Major steps forward were taken in 2004, where the preparations for the transition to accrual accounting were completed to allow the general accounting to start to function on a full accrual basis from 1 January 2005. |

White Paper (Actions 11 and 74) | Development of a database of legal entities and of a database of contracts. | Action completed. A database of legal entities and a database of contracts have now been developed. From 1 January 2005, no payment can be made unless the recipient legal entity has been registered and validated in the FEL database. From April 2005, all contracts signed during the year must be registered in ABAC Contracts. |

GOVERNANCE ISSUES

2002 Action | Description | Status |

2001 Synthesis (Action 7) | Interoperability. | Action completed. communications on both interoperability (SEC(2004) 1265) and IT governance (SEC(2004)1267) were adopted by the Commission in 2004. The implementation phase has started and a number of activities are ongoing (corporate portal and data-warehouse, IT Enterprise Architecture…) and will be monitored and reported upon. |

White Paper (Action 9b) | Electronic signatures. | Action essentially completed. In the framework of the system of electronic administration and document-filing, in July 2004 the Commission adopted a decision adding provisions on the use of electronic and numeric documents to its rules of procedure. This decisions lays down the use of electronic signatures within the Commission in cases where a signed original document is required, which will be applied generally as soon as the implementing rules are adopted, by the end of 2005. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2. and § 3.3.3.) | Coordination of the Commission’s audit community and Audit Progress Committee: Audit overview. | Action almost completed. Efforts have been made onto wider and more consistent use of the Audit Management Software, although it is not used by all Internal Audit Capabilities. The Audit Progress Committee reviewed its charter, specifying that it will review the IACs critical recommendations, through the bi-annual report prepared by the IAS on the basis of finalised audit reports sent by the IACs. The Internal Auditor of the Commission chairs Auditnet, the network of IACs. |

2002 Synthesis (§ 3.3.3.) | Audit methodology. | Continuous action. Implementation of audit recommendations accepted has improved and remains an ongoing and continuous task for the Commission’s services. This process will be facilitated by the introduction of new functions in the Audit Management Software for the follow-up. Guidelines on follow-up have been presented by the Internal Audit Service to the services’ Internal Audit Capabilities and to the Audit Progress Committee. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services' 2004 annual activity reports, 32 reservations were expressed (after 49 in 2002 and again in 2003). The reservations are more precise and coherent, better circumscribed and, in most cases, explicit explanations are given of their impact on the services' reasonable assurance on the use of resources and the legality and regularity of operations. 'Families' of services have started working towards a more consistent approach to assess the materiality of weaknesses detected for their budgetary area and to determine the potential financial impact of systemic weaknesses.

The main deficiencies lying behind the reservations are generally recurring weaknesses, already pointed out in previous years and for which remedial action is in progress. The services provided overall conclusions on the combined impact of reservations on the declaration as a whole and, in the light of those reservations, reached a positive conclusion that the assurance provided in the declaration can be maintained.

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2002, 2003 and 2004 by 'families' of services.

DG | 2004 reservations | 2003 reservations | 2002 reservations |

AGRI | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. Export refunds |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | 4 | 1. ERDF post-2000; 2. Cohesion Fund post-2000; 3. Community Initiatives 2000-2006; 4. Cohesion Fund pre-2000 |

EMPL | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | 1 | 1. Sound financial management: income and cash management |

RTD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 2 | 1. COST secretariat; 2. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | 1 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area |

TREN | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | 5 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. EURATOM security control Office; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety |

EAC | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | 0 | 0 |

ENV | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL 2. Grants - Eligible costs | 5 | 1. Shortcomings in the development of financial circuits ; 2. Excessive potential abnormal RAL ; 3. Excessive payment delays ; 4. Declaration of eligible costs in relation to grants ; 5. Verifications under Article. 35 of the Euratom Treaty |

SANCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Weakness of the systems for management of the European Refugee Fund in the United Kingdom and Luxembourg; 2. Implementation of ex-post on-the-spot controls still incomplete | 0 | 0 | 3 | 1. Internal control standard 16: Separation of tasks 2. Internal control standard 17: Supervision 3. European Refugee Fund |

ESTAT | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2004 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 2 | 1. Project management; 2. Ex-post control |

TAXUD | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of preferential treatment | 0 | 0 |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Late payment of expenses for experts |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to third countries; 2. Internal financial management |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGO association | 0 | 0 |

ELARG | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | 3 | 1. System audits in candidate countries; 2. Closure audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 1 | 1. Non-compliance with the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Financial operations and procedures |

RELEX | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

PRESS | 2 | 1. Relays and networks - major centres; 2. Functioning of Representations in EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | 2 | 1. Relays and networks; 2. Representations |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Charlemagne |

DIGIT | 0 | 0 | - | - |

PMO | 1 | 1. Council's sickness insurance office; | 2 | 1. Council's sickness insurance office; 2. Paul Finet Foundation | - |

OIB | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long-term planning of buildings policy. | - |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Secondary legislation project; 2. Consolidation project |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the European Development Fund budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: access control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | 2 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

GOPA | 0 | 0 | 0 | 0. | 0 | 0 |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Freelance interpreters |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | 0 | 0 |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 32 | 49 | 49 |