[pic] | KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ | Brussel 21.6.2007 KUMM(2007) 343 finali KOMUNIKAZZJONI MILL-KUMMISSJONI RAPPORT TA' PROGESS TAL-31 TA' MARZU 2007 DWAR IL-MODERNIZZAZZJONI TAS-SISTEMA TA' KONTABBILTÀ TAL-KUMMISSJONI EWROPEA WERREJ KOMUNIKAZZJONI MILL-KUMMISSJONI RAPPORT TA' PROGESS TAL-31 TA' MARZU 2007 DWAR IL-MODERNIZZAZZJONI TAS-SISTEMA TA' KONTABBILTÀ TAL-KUMMISSJONI EWROPEA 1 1. Introduzzjoni 3 2. Ġabra fil-qosor ta' l-implimentazzjoni matul is-sena sal-31 ta' Marzu 2007 3 3. L-Implimentazzjoni ta' kontabbiltà moderna fil-Kummissjoni 4 3.1. Kontijiet annwali 4 3.2. Taħriġ 5 4. L-ambjent ta' kontroll fil-kontabbiltà u l-validazzjoni ta' sistemi lokali 5 4.1. Kwalità tal-kontabbiltà 5 4.2. Il-validazzjoni tas-sistemi lokali 6 5. Żviluppi ta' l-IT għall-Baġit Ġenerali 6 6. ABAC Delegations 8 7. Fondi Ewropej ta’ Żvilupp (EDF) 9 8. L-Implimentazzjoni ta' l-ABAC mill-Istituzzjonijiet u l-Aġenziji l-oħra 9 9. Żviluppi futuri 10 10. Konklużjoni 10 ANNESS I: IPPJANAR FUQ LIVELL GĦOLI 12 ANNESS II:Is-sigurtà u s-sinkronizzazzjoni fis-sistema 13 1. ABAC Accounting 13 2. ABAC Workflow 13 1. INTRODUZZJONI Fis-17 ta' Diċembru 2002, il-Kummissjoni adottat il-Komunikazzjoni tagħha dwar il-modernizzazzjoni tas-sistema ta' kontabbiltà tal-Komunitajiet Ewropej[1]. F'Jannar ta' l-2005 bdiet titħaddem sistema ta' kontabbiltà bbażata fuq id-dovuti u l-kontijiet ta' l-2005 tħejjew skond l-istandards ta' kontabbiltà aċċettati madwar id-dinja, biex b'hekk ġew rispettati l-iskadenzi ffissati fir-Regolament Finanzjarju. It-tranżizzjoni għal sistema ġdida ta' kontabbiltà tagħti lill-Kummissjoni Ewropea aktar kontroll ta' kuljum fuq il-finanzi tagħha u tagħtiha informazzjoni finanzjarja aħjar. Il-Qorti ta' l-Awdituri tat opinjoni pożittiva dwar il-kontijiet għall-2005, ħlief għal żewġ riżervi, u l-awtorità tar-rilaxx laqgħet tajjeb b'mod partikolari l-isforzi li saru mill-Kummissjoni biex tadotta l-kontijiet għas-sena finanzjarja fl-iskadenzi imqassra tar-Regolament Finanzjarju għat-tlestija tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji. Iżda x-xogħol ta' modernizzazzjoni tas-sistema ta' kontabbiltà għadu mhux lest. Il-kisba ta' konformità ma' l-istandards kollha ta' kontabbiltà u l-kisba ta' sistema ta' IT aktar integrata huwa proċess li jieħu ż-żmien. Is-sistema ta' kontabbiltà bbażata fuq id-dovuti kompliet tiġi żviluppata matul l-2006, u se tkompli tiżviluppa fl-2007 u fl-2008. Il-Kummissjoni ilha tippreżenta rapporti regolari[2] dwar il-progress li sar fuq il-proġett ta' modernizzazzjoni sa mill-2002. Il-Komunikazzjoni preżenti tiġbor fil-qosor il-progress li sar minn April 2006 sal-31 ta' Marzu 2007. Bħar-rapporti ta' qablu, se jingħata lill-kumitati rilevanti ta' l-awtoritajiet tar-rilaxx, u lill-Qorti ta' l-Awdituri. 2. ĠABRA FIL-QOSOR TA' L-IMPLIMENTAZZJONI MATUL IS-SENA SAL-31 TA' MARZU 2007 Matul l-2006 u l-ewwel tliet xhur ta' l-2007 il-proġett ġie fil-biċċa l-kbira implimentat skond il-pjan tal-proġett 2006-7, kif imfisser fl-Anness 1 tal-Komunikazzjoni dwar il-progress sal-31 ta' Marzu 2006. Il-pjan biex is-sistemi ta' l-IT jiġu żviluppati u mtejba, mehmuż ma' dan ir-rapport, ġie aġġornat u estiż sa l-2008. Jinkludi l-integrazzjoni tal-Fond għall-Iżvilupp Ewropew u ta' l-Aġenżiji fl-ABAC, il-bini ta' Ħażna waħda għad- Data , integrazzjoni aħjar tas-sistemi ta' l-IT u t-titjib ta' l-ambjent ta' kontroll tal-kontabbiltà u tal-faċilitajiet għar-rappurtaġġ dwar il-ġestjoni. Fejn tidħol l-assikurazzjoni tal-kwalità tad- data tal-kontabbiltà, sar progress fit-titjib ta' l-ambjent li fih isiru l-kontrolli. Il-kontrolli tal-kontabbiltà ttejbu, u d-DĠ u s-servizzi kollha għamlu sforzi konsiderevoli fl-għajnuna li taw għat-tħejjija tal-kontijiet għall-2006, biex jiċċekkjaw id- data u jagħmlu l-bidliet meħtieġa u biex jistmaw in-nefqa dovuta fi tmiem is-sena finanzjarja fuq bażi koerenti u konsistenti. Fir-rapport tiegħu dwar il-validazzjoni ta' sistemi lokali fl-2006, l-Uffiċjal tal-Kontijiet ġibed l-attenzjoni għall-fatt li, b'mod ġenerali, is-servizzi ħadu miżuri xierqa biex jindirizzaw il-ħwejjeġ importanti iżda mhux fundamentali mqajma fir-rapport tiegħu tas-sena l-oħra, u saħaq fuq il-progress siewi li sar miż-żewġ DGs li l-validazzjoni tagħhom kienet ġiet sospiża fl-2005. Barra minn dan, is-servizzi tal-Kummissjoni taw l-ogħla prijorità biex jirrimedjaw id-dgħjufijiet li ġibdet l-attenzjoni dwarhom l-Qorti fir-rapport tagħha ta' l-2005. Il-kontijiet annwali proviżorji għall-2006 twasslu għand il-Qorti Ewropea ta' l-Awdituri u l-Awtorità tal-Baġit fi ħdan l-iskadenza legali tal-31 ta' Marzu 2007. Sar progress sinifikanti fl-iżvilupp ta' sistema ta' l-IT ta' l-ABAC. Kif kien ippjanat, il-kontijiet imprest tad-delegazzjonijiet ġew integrati b'mod sħiħ fis-sistema ABAC f'Jannar 2007. Żewġ istituzzjonijiet u sitt aġenziji wkoll qalbu għas-sistema ABAC matul is-sena. Tħejja pjan aġġornat ta' proġett biex il-kontijiet ta’ l-EDF jinqalbu għall-ABAC u s-servizzi tal-Kummissjoni qed jaħdmu biex ikunu jistgħu jagħmlu hekk f'Jannar 2008. Ix-xogħol fuq il-Ħażna waħda għad- Data mexa 'l quddiem biżżejjed biex ikun jista' jservi ta' bażi għar-rappurtaġġ annwali tal-baġit tal-Kummissjoni ta' l-2006 u xi rapporti finanzjarji meħtieġa għall-kalkolu ta' l-istimi ta' tmiem is-sena. Is-servizzi tal-Kummissjoni għadhom għaddejjin bil-ħidma fuq l-integrazzjoni sħiħa tas-sistemi ta' l-IT permezz tal-proġett dwar Budget Control System (BCS) u l-proġett Assets II. 3. L-IMPLIMENTAZZJONI TA' KONTABBILTÀ MODERNA FIL-KUMMISSJONI 3.1. Kontijiet annwali Il-kontijiet annwali tal-KE għall-2005 L-ewwel kontijiet annwali proviżorji tal-KE ibbażati fuq ir-regoli l-ġodda tal-kontabbiltà bbażatta fuq id-dovuti ġew ippreżentati lill-Qorti ta' l-Awdituri fil-31 ta' Marzu 2006, kif mitlub mir-Regolament Finanzjarju. Wara dan, il-Qorti għaddiet għall-verifika u l-eżaminazzjoni ta' dawn il-kontijiet. Il-kontijiet finali kienu mbagħad adottati mill-Kummissjoni fl-20 ta' Lulju 2006. Il-Qorti ħarġet opinjoni pożittiva dwar l-affidabbiltà ta' dawn il-kontijiet – stqarret li l-kontijiet jippreżentaw b'mod xieraq, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja u r-riżultati tal-KE għall-2005, għalkemm b'riżervi. Dawn ir-riżervi huma dwar soprastima stmata ta' valur attiv ta' EUR 314-il miljun (jew 0.5% tal-valur attiv) u n-nuqqas ta' assikurazzjoni dwar iċ-ċifri tad-DĠ EAC (kif imsemmi fir-Rapport ta' attività Annwali tad-Direttur Ġenerali responsabbli). Ir-rakkomandazzjoni ta' rilaxx mill-Kunsill kienet tinkludi għarfien tal-kisba li dawn il-kontijiet ingħalqu fi ħdan il-perjodu ta' żmien iffissat, u tas-suċċess tal-pass li sar lejn il-kontijiet ibbażati fuq id-dovuti, sentiment ripetut fir-rapport ta' rilaxx tal-Parlament. Il-kontijiet annwali tal-KE għall-2006 Il-kontijiet annwali proviżorji ta' l-2006 tal-KE ingħataw lill-Qorti ta' l-Awdituri fit-30 ta' Marzu 2007. Dawn il-kontijiet huma suġġetti għall-verifika qabel ma jkunu approvati mill-Kummissjoni f' Lulju 2007. Il-tagħlimiet meħuda mill-problemi u d-dewmien li kien hemm matul dawn l-ewwel sentejn ta' kontabbiltà bbażata fuq id-dovuti għandha tippermetti lill-Kummissjoni biex tassigura kwalità raġjonevoli ta' informazzjoni finanzjarja. L-ebda Direttur Ġenerali jew Kap ta' Servizz ma inkluda xi riżerva dwar il-kontabbiltà fir-Rapport Annwali ta' Attività tiegħu jew tagħha għall-2006. Il-KE impenjat ruħha biex ittejjeb il-ħin kollu l-kwalità tad- data li fuqhom huma bbażati l-kontijiet, u l-preżentazzjoni u l-leġġibbiltà ta' dawn il-kontijiet. Fil-kontijiet għall-2006, tat aktar informazzjoni dwar l-irkupru ta' spejjeż u dwar il-korrezzjonijiet finanzjarji sabiex dawn ikunu ta' siwi akbar għal dawk involuti u għal qarrejja oħra. 3.2. Taħriġ Matul l-2006 kompla għaddej sforz sinifikanti fejn jidħol it-taħriġ tal-persunal, u l-kisbiet ewlenin f'dan il-qasam huma: - L-għoti ta' kważi 4,000 jum ta' parteċipazzjoni f'taħriġ fl-ABAC lill-persunal tal-Kummissjoni fi Brussell u l-Lussemburgu (parteċipant wieħed li jattendi jum ta' taħriġ jiġi jfisser 'jum ta' parteċipazzjoni' wieħed); - Is-sodisfazzjon bil-kwalità tat-taħriġ tela' minn 91% fl-2005, għal 94% fl-2006, li minnhom 38% qiesu l-korsijiet bħala "tajba ħafna", meta mqabbel ma' 32% fl-2005; - L-għoti ta' aktar minn 2,300 jum ta' parteċipazzjoni ta' taħriġ fl-ABAC lil persunal tal-Kummissjoni fid-Delegazzjonijiet bi tħejjija għall-implimentazzjoni ta' l-ABAC fid-Delegazzjonijiet; kif ukoll, - L-għoti ta' 1,000 jum ta' parteċipazzjoni f'taħriġ ta' l-ABAC lil persunal ta' Istituzzjonijiet u Aġenziji oħra bħala sostenn hekk kif l-ABAC tkun qed tibda' tintuża. L-għan ewlieni għall-2007 huwa li jibqgħu jingħataw korsijiet ta' taħriġ ta' kwalità għolja lill-persunal madwar id-dinja u lil persunal fl-Istituzzjonijiet u l-Aġenziji. Se jsir sforz speċjali ta' taħriġ fi kwistjonijiet ta' kontabbiltà fl-2007 u fl-2008. 4. L-AMBJENT TA' KONTROLL FIL-KONTABBILTÀ U L-VALIDAZZJONI TA' SISTEMI LOKALI 4.1. Kwalità tal-kontabbiltà Bħala riżultat ta' l-adozzjoni tal-qafas il-ġdid ta' kontabbiltà, kull Direttorat Ġenerali u kull Servizz ġew mitluba jaraw li l-proċeduri tal-kontabbiltà tagħhom ikun organizzati tajjeb biżżejjed sabiex ikun jista' jinkiseb livell ta' kwalità għolja fid- data tal-kontabbiltà. Għall-kontijiet ta' l-2006, il-persunal ta' l-Uffiċjal tal-Kontijiet għamel verifiki dwar il-kwalità tad- data tal-kontabbiltà u organizza laqgħat mal-Korrispondenti tal-Kontabbiltà tad-DĠs kollha biex jiddiskuti l-kontrolli li jridu jsiru, u l-proċeduri ta' l-għeluq u ta' cut-off . Intbagħtu listi lid-DĠs tal-kontrolli li kellhom isiru, u dawn il-listi ġew spjegati lilhom. Biex jitjieb l-ambjent tal-kontabbiltà f'kull DĠ fuq perjodu ta' żmien medju, ġie żviluppat proġett ta' "kwalità tal-kontabbiltà" matul l-2006. L-għan ta' dan il-proġett huwa li jiġu spjegati lis-servizzi awtorizzanti l-istrumenti li għandhom għad-dispożizzjoni tagħhom, u l-kontrolli li permezz tagħhom ikunu jistgħu jiggarantixxu l-kwalità tal-kontijiet għall-operazzjonijiet li huma jkunu qed jiġġestixxu. Ġew definiti r-responsabbiltajiet u r-rwoli ta' l-atturi finanzjarji ewlenin, b'mod partikolari dak tal-Korrispondent tal-Kontabbiltà. Il-proġett ġie ppreżentat lill- management għoli ta' kull DĠ, u issa l-pożizzjoni tal-Korrispondent tal-Kontabbiltà huwa integrat formalment fl-organizzazzjoni interna ta' kull DĠ. Ġew żviluppati għadd ta' linji-gwida u għajnuniet prattiċi mid-DĠ BUDG u ppreżentati lid-DĠs. Il-listi ta' dak li għandu jiġi vverifikat u l-kontrolli użati għall-kontijiet ta' l-2006 ġew integrati f'dawn l-għajnuniet prattiċi. Wara prova f'ċerti DĠs magħżula, l-implimentazzjoni tal-proġett ta' kwalità fil-kontabbiltà tnieda fid-DĠs kollha f'Marzu 2007, bil-għan li matul l-2007 jibdew joperaw l-azzjonijiet neċessarji. Ostakolu sinifikanti quddiem is-suċċess tiegħu kien in-nuqqas ta' persunal tal-kontabbiltà kwalifikat. Il-Kummissjoni għadha qiegħda tindirizza din is-sitwazzjoni billi tniedi kompetizzjonijiet speċjalizzati. 4.2. Il-validazzjoni tas-sistemi lokali Il-kwalità tad- data mdaħħla fis-sistema tal-kontabbiltà sew direttament kif ukoll permezz ta' sistemi lokali ta' IT tiddependi mill-ambjent ta' kontroll li kull Uffiċjal Awtorizzanti, permezz ta' delega, jistabbilixxi. Il-grupp ta' validazzjoni tad-DĠ Baġit jżomm għajnejh fuq kontrolli bħal dawn li jsiru mid-DĠs u s-Servizzi kollha biex jiżgura li l-kriterji ta' kwalità stabbiliti jintlaħqu. Matul l-2006 il-grupp wettaq programm ta' verifika fil-fond fuq disa' sistemi, stabbilit mill-Uffiċjali Awtorizzanti biex jissupplixxu jew jiġġustifikaw informazzjoni kontabbli, kif meħtieġ skond l-Artikolu 61(1)(e) tar-Regolament Finanzjarju. B'hekk, l-għadd ta' servizzi soġġetti għal dawn il-verifiki laħaq it-tnejn u għoxrin fuq il-perjodu bejn l-2005 u l-2006 u jkopri l-biċċa l-kbira tan-nefqa li għamlet il-Kummissjoni. Barra minn dan, saru kontrolli tal-kwalità fuq cut-off data (essenzjali fil-preparazzjoni tal-kontijiet ibbażati fuq id-dovuti) ġġenerati minn ċerti servizzi ewlenin biex tiġi żgurata l-affidabbiltà u l-preċiżjoni ta' informazzjoni bħal din. Fl-aħħarnett, proċedura għan-notifika minn qabel ta' tibdil proposta għal sistemi lokali (ta' l-IT u amministrattivi) daħlu fis-seħħ fl-1 ta' Ġunju 2006, biex b'hekk l-Uffiċjal tal-Kontijiet seta' jqis bil-galbu kemm proposti bħal dawn kienu kumpatibbli mal-kriterji ta' validazzjoni qabel ma ddaħħlu. It-tim ta' validazzjoni lesta x-xogħol kollu ppjanat fid-Direttorati Ġenerali għall-2006 Ir-rapport ta' progress li jkopri l-perjodu sa tmiem Ġunju 2006 wera li, b'mod ġenerali, is-servizzi ħadu miżuri xierqa biex jindirizzaw il-kwistjonijiet importanti iżda mhux fundamentali mqajma fis-sena ta' qabel. Ir-rapport finali għall-2006, adottat fl-20 ta' Marzu 2007 ikkonferma din l-opinjoni u nnota wkoll il-progress sinifikanti li sar fiż-żewġ DĠs (AIDCO u EAC) li l-validazzjoni tagħhom kienet ġiet sospiża fl-2005. Minħabba l-perjodu ta' żmien ta' introduzzjoni, li bilfors ikun twil, li jkun meħtieġ biex isiru t-tibdiliet xierqa fis-sistemi ta' l-IT tagħhom, l-Uffiċjal tal-Kontijiet ma kienx f'pożizzjoni li jivvalida dawn is-sistemi għas-sena finanzjarja 2006 iżda hemm indikazzjoni tajba li ż-żewġ sistemi jkun vvalidati matul l-2007. Fejn jidħol id-DĠ RELEX, il-proġett ta' l-IT tad-Delegazzjonijet dwar l-ABAC, li għandu jirranġa l-problemi identifikati fl-2005, beda jopera fl-2007. 5. ŻVILUPPI TA' L-IT GħALL-BAġIT ĠENERALI Il-pjan ta' żvilupp ta' l-IT għandu l-għan li jipprovdi l-possibbiltajiet meħtieġa biex titjieb il-kontabbiltà u l-kontrolli finanzjarji u biex ikun hemm integrazzjoni aħjar tad-diversi modules . Upgrades ta' l-ABAC Il- modules ta' l-ABAC komplew dejjem jittejbu permezz tal-verżjoni ta' Ġunju u Novembru 2006, u mbagħad f'Jannar u Marzu 2007. Il-verżjoni ta' Ġunju ġiet dedikata għall-introduzzjoni ta' żewġ moduli fil-verżjoni WF Java ta' l-ABAC. L-impenji u l-funzjonalità ta' l- inbox. Fil-verżjoni ta' Novembru ddaħħlet posibbiltà ġdida biex ikunu rintraċċati l-verifiki dwar entitajiet legali. Verżjoni speċifika fil-bidu ta' l-2007 ġiet iddedikata lill-proġett "go live" tad-delegazzjonijiet, li ħadet post is-sistemi Relex lokali. L-iżvilupp ta' dan il- module ikkonsma ħafna mir-riżorsi tul il-perjodu tar-rapport. Il-verżjoni ta' Marzu 2007 kienet iffokata fuq il-"go live" tal- modules Asset il-ġodda għad-delegazzjonijiet, flimkien ma' l-integrazzjoni ta' dawn il- modules mal- module Invoice. Matul nofs l-2006 ġie implimentat upgrade tas-sistema SAP (verżjoni 5.0). Dan l- upgrade kien ikkumplikat u wassal għal ammont ta' xogħol konsiderevoli fil-proċedura ta' tmiem is-sena peress li għadd kbir ta' programmi f'dak il-qasam kienu qed jitħaddmu għall-ewwel darba fl-ambjent tal-KE. Dan l- upgrade kien importanti għall-attivitajiet ECFIN, b'mod li l-kontijiet huma għal kollox konformi ma' livelli internazzjonali, u ma' l- upgrade ippjanat għall-SAP-BCS. BCS ( Budget Control System ) Il-veżjoni l-ġdida tal- module SAP FM, il-BCS, se tkun użata biex tieħu post il-verżjoni li qed tintuża bħalissa (i.e. FBS) għall-ġestjoni ċentrali tal-baġit, peress li hija kapaċi tinkorpora l-linji baġitarji lokali meħtieġa biex id-dipartimenti jingħataw sistema aktar dettaljata biex jiġġestixxu l-baġits tagħhom. Matul l-2006 il-BCS inqasam f'żewġ proġetti, il-fażi I iddedikata lejn il-bidla mill- module SAP użat għall-ġestjoni tal-fondi ċentrali, lejn il-verżjoni l-ġdida BCS, u l-fażi II immirata għall-mixja lejn il-BCS tal-"linji lokali", il-possibbiltajiet ta' ġestjoni ta' baġit lokali li bħalissa jsiru fil-proċess ta' ħidma ta' ABAC u mhux irreġistrati fl-SAP. Fil-fażi I, il-BCS ġiet ikkonfigurata biex tappoġġja l-possibbiltajiet ċentrali ta' l-UE u ġiet implimentata b'suċċess għall-kontijiet ta' l-aġenzija PHEA. Minħabba l-ħtieġa li jkun hemm integrazzjoni xierqa bejn il-proċess ta' ħidma tal-BCS u ta' l-ABAC, l-implimentazzjoni għall-Baġit Ġenerali ġiet posposta minn April 2007 għal Ottubru 2007. Hemm ostakoli tekniċi minħabba l-bidla tas-sena (jiġifieri l-bidu ta' l-2008). Se jkunu żviluppati għodod xierqa biex tiġi ffaċilitata l-qalba għall-BCS, u l-utenti tas-sistema lokali se jkunu infurmati bil-quddiem b’kull tibdil fl-informazzjoni li jkun irid jiġi mgħoddi permezz ta' proċess ta' ABAC Workflow. Il-kontijiet tal-Fond Ewropew ta' l-Iżvilupp (ara s-sezzjoni 7 hawn taħt) se jkunu fuq l-SAP-BCS mis-sena 2008. L-ippjanar tat-tieni fażi tal-proġett BCS beda fl-2006, u għadu għaddej. Minħabba l-impatt potenzjali għoli tal-possibbiltajiet ta' ġestjoni tal-baġit lokali fuq l-istruttura ta' l-ABAC, trid issir analiżi bir-reqqa tal-kwistjonijiet kollha relevanti qabel ma jkun jista' jitfassal pjan ta' azzjoni, kif ukoll skadenza għall-implimentazzjoni proposta. ABAC Assets II (imsejjaħ SAM) Id-DĠ BUDG bħalissa qed jevalwa l-possibbiltà li jintegra b'mod sħiħ module ta' Supply and Asset Management (SAM) f'sistema globali ta' l-ABAC, b'mod li tieħu post l-ABAC-Assets, li topera fuq is-sistema Syslog. Dan ix-xogħol miexi 'l quddiem, b'servizz wieħed, l-OIB, li qed iservi ta' ambjent ta' prova biex wieħed ikun jista' jara jekk soluzzjoni bħal din tkunx mixtieqa, sostenibbli u effiċjenti fejn tidħol in-nefqa. Dimostrazzjoni inizjali tal- module SAM ġiet ippreżentata lid-DĠ BUDG u lill-OIB fit-13 ta' Marzu 2007, u bħala riżultat ittieħdet id-deċiżjoni li wieħed jgħaddi għall-fazi li jmiss, li hija analiżi fil-fond ta' Proof of Concept. F'każ li tittieħed id-deċiżjoni li l- module jitħaddem aktar tard matul is-sena, ikunu jridu jiġu integrati fis-sistema l-ġdida l-bżonnijiet ta' l-utenti potenzjali kollha. Matul l-2008 hemm il-ħsieb li jkun hemm tnedija inizjali, limitata għall-OIB. ABAC Assets I, u ABAC Contracts Il-Kummissjoni għadha għaddejja bil-manutenzjoni u b'titjib minuri fuq l-ABAC Assets I, sakemm isiru magħrufa l-konklużjonijiet tal-proġett ta' l-ABAC Assets II, u fuq l-ABAC Kuntratti, sakemm l-esperjenza tad-DĠ JLS bil- Module SAP Grantor tista' tkun ta' bażi għal strateġija ta' l-iżvilupp għat-tul. Ħażna Waħda tad- Data L-iżviluppi fuq dan il-proġett bdew f'Ġunju 2006, billi ġiet użata metodoloġija bbażata fuq fażijiet għal kull qasam kummerċjali. L-ewwel żewġ oqsma li ġew analizzati kienu l-Eżekuzzjoni tal-Baġit (Approprjazzjonijiet – Impenji – Pagamenti – SAP/FM) u l-aspetti korrispondenti tal-Kontabbiltà Ġenerali ( Invoices – SAP/FI) Bħala riżultat tal-progress li sar sa tmiem l-2006, il-Ħażna Waħda tad- Data kienet fil-pożizzjoni li tipprovdi lid-DĠs u lis-servizzi bl-ewwel verżjoni ta' rapporti li jistgħu jiffaċilitaw il-preparazzjoni tad- data rispettiva tagħhom għal tmiem is-sena. Il-Ħażna Waħda tad- Data ġiet ukoll użata fit-tħejjija tar-rappurtaġġ baġitarju annwali inkluż fil-kontijiet ta' l-2006, u biex jitħejja r-rappurtaġġ baġitarju individwali mehmuż mar-Rapporti ta' l-Attività Annwali ta' kull DĠ u Servizzi fi ħdan il-Kummissjoni. L-intenzjoni hi li l-Ħażna Waħda tad- Data tkun miftuħa għad-DĠs kollha f'Ġunju ta' l-2007. Possibbiltajiet u titjib oħrajn se jiżdiedu ftit ftit biex il-funzjonalità sħiħa tintlaħaq sa tmiem l-2008. Sadanittant, ikollha tibqa' ssir il-manutenzjoni fuq l-infrastruttura preżenti tal-Ħażna tad- Data . Proċessi ta' żvilupp ta' l-IT Il-proċessi ta' l-iżvilupp ta' l-IT qed jittejbu permezz ta' l-adozzjoni ta' tekniċi ta' immodellar ta' data , u bit-tfassil ta' dizzjunarju tad- data. Dan il-proġett għandu l-għan li jiżgura li l-iżviluppi ta' issa u tal-futur ikunu ddokumentati għal kollox, li s- software ikun effiċjenti kemm jista' jkun, u biex jinftiehmu sew l-implikazzjonijiet ta' arkivjar tajjeb tad- data. Il-qasam kummerċjali tad-dħul ingħażel għall-ewwel fażi ta' din il-ħidma, li kienet għamlet progress tajjeb sal-31 ta' Marzu 2007. L-Anness II ma' dan ir-rapport jippreżenta l-progress li sar fuq is-sigurtà ta' l-aċċess għas-sistema, kif ukoll biex tkun żgurata l-koerenza tad- data miżmuma fis-sistema ta' l-ABAC. 6. ABAC DELEGATIONS Id-DĠ Baġit, id-DĠ RELEX u d-DĠ DIGIT ikkollaboraw matul l-2006 biex mill-2007 'il quddiem jinkorporaw fl-ABAC it-tranżazzjonijiet tal-kontiijiet imprest tad-delegazzjonijiet. Is-sistema lokali tad-DĠ Relex tad-Delegazzjonijiet, li hemm bħalissa, ma setgħetx tiġi vvalidata peress li ma kinitx kumpatibbli mas-sistema ibbażata fuq id-dovuti. Il- modules ta' l-ABAC ġew adattati biex ikunu bbażati fuq l-internet u biex ikunu jistgħu jiġġestixxu l-pagamenti lokali u nefqiet żgħar permezz ta' kontijiet imprest fid-Delegazzjonijiet. L-ABAC Assets ġiet ukoll adattata u bbażata fuq l-internet biex id-Delegazzjoniijiet RELEX u l-uffiċċji rappreżentattivi tad-DĠ COMM ikunu jistgħu jamministraw u jirreġistraw l-assi fissi tagħhom fis-sistema ċentrali. L-ABAC Workflow infetħet għad-delegazzjonijiet kollha fit-8 ta' Jannar 2007 u ABAC Assets fis-26 ta' Marzu 2007. Ingħata taħriġ dwar dawk il- modules lil persunal finanzjarju ewlieni minn kull Delegazzjoni. B'dawn il-kisbiet, qed tiġi indirizzata waħda mill-kwistjonijiet ewlenin li fadal, jiġifieri li għadd kbir ta' servizzi żgħar li qegħdin barra mill-kwartieri tal-Kummissjoni (Delegazzjonijiet u Uffiċċji Rappreżentattivi), li lejhom ġew deċentralizzati responsabbiltajiet finanzjarji, ikunu integrati fis-sistema ċentrali u għalhekk ikunu jistgħu jiġu kumpatibbli mar-regoli u l-metodi tal-kontabbiltà. 7. FONDI EWROPEJ TA’ ŻVILUPP (EDF) Il-pjattaforma ta' l-IT għall-kontijiet tal-Fondi Ewropej ta' Żvilupp, li huma differenti minn dawk tal-Baġit Ġenerali, qiegħda wkoll tiġi mmodernizzata. Ir-regoli tal-kontabbiltà għall-EDF ġew aġġornati fl-2005, u l-ħsieb hu li s-sistema eżistenti ta' l-IT ta' l-EDFs, l-OLAS, titneħħa biex flokha tidħol kombinazzjoni ta' l-ABAC u tas-sistema lokali ta' l-IT tad-DĠ AIDCO għall-Baġit Ġenerali, il-CRIS. Dawn iż-żewġ sistemi bħalissa qed jiġu adottati għall-kundizzjonijiet speċifiċi ta' l-EDF. L-iżviluppi ta' l-element ċentrali ta' l-ABAC għall-EDF kienu sostanzjalment lesti u ttestjati sa nofs l-2006. L-implimentazzjoni tas-sistema l-ġdida ta' l-IT (ABAC-FED) bħalissa hija ppjanata li sseħħ f'Jannar 2008. Kien hemm bżonn ta' sena oħra biex id-DĠ AIDCO jlesti l-iżviluppi meħtieġa biex CRIS tkun kompatibbli mar-regoli tal-kontabbiltà tal-baġit. Jeżisti impenn sod biex dan il-proġett jingħata l-ogħla prijorità matul l-2007. Il-pjan tal-proġett ġie aġġornat, u qed tingħata attenzjoni partikolari lill-kwalità tal-proċess tal-migrazzjoni u tad- data. L-isfida biex jitħarrġu dawk li fil-futur se jużaw is-sistema fis-46 Delegazzjoni ta' l-AKP għadha hemm. Huwa importanti li wieħed jisħaq li, għalkemm is-sistemi l-ġodda ta' l-IT għadhom qed jiġu żviluppati, il-kontijiet annwali ta' l-EDF għall-2005 u l-2006 xorta waħda tfasslu skond il-prinċipji ta' kontabbiltà bbażata fuq id-dovuti L-informazzjoni dwar il-kontijiet mogħtija mis-sistema preżenti ta' IT (l-OLAS) ġiet adattata fejn kien meħtieġ biex tiġi ppreżentata data konformi mad-dovuti. L-Uffiċjal tal-Kontijiet ta' l-EDF għamel ukoll il-korrezzjonijiet meħteġa għad- data tal-kontabbiltà ibbażata fuq id-dovuti, skond informazzjoni addizzjonali mogħtija mill-Uffiċjal Awtorizzanti. 8. L-IMPLIMENTAZZJONI TA' L-ABAC MILL-ISTITUZZJONIJIET U L-AġENZIJI L-OħRA Tliet aġenziji eżekuttivi (IEEA, EACEA, PHEA) u tliet aġenziji regolatorji (EMSA, Galileo, Frontex) kif ukoll żewġ kumitati (il-Kumitat Ekonomku u Soċjali u l-Kumitat tar-Reġjuni)[3] ingħaqdu mas-sistema ta' l-ABAC matul l-2006. Disa' aġenziji oħra se jibdew jużaw l-ABAC fl-2007, u sitt aġenziji regolatorji għandhom jingħaqdu ma' l-ABAC fl-2008. Fl-ABAC huwa implimentat ambjent speċifiku finanzjarju u kontabbli għal kull Aġenzija jew Kumitat, li l-uffiċjal tal-kontijiet tiegħu jibqa' responsabbli għall-kontijiet u għall-eżekuzzjoni tal-pagamenti tiegħu. Peress li ħafna aġenziji regolatorji għadhom qed jużaw verżjoni tas-sistema Si2 tal-Kummissjoni għall-kontijiet tagħhom tal-baġit, il-Kummissjoni qablet li tkompli tagħmel manutenzjoni fuq l-Si2 sakemm tkun tista' tintegra l-utenti kollha tagħha fi ħdan l-ABAC. 9. ŻVILUPPI FUTURI Il-pjan ta' azzjoni tal-proġett ta' modernizzazzjoni ġie aġġornat għall-2007 u estiż sa l-2008. Żviluppi ewlenin ta' l-IT fix-xhur li ġejjin se jkunu ffokati fuq l-integrazzjoni tal-kontijiet ta' l-EDF, l-implimentazzjoni tal- module tal-BCS, it-tlestija tal-Ħażna Waħda tad- Data , l-iżvilupp ta' Web-Income module imtejjeb, titjib fis-sigurtà u l-possibbiltà ta' l-implimentazzjoni tal- module SAM ta' l-SAP għall-OIB. Żviluppi ulterjuri fl-IT se jsiru l-aktar biex is-sistema tkun aktar ħafifa għal min jużaha, kif ukoll biex jittejbu l-possibbiltajiet ta' rappurtar, u biex jinkiseb l-għan għat-tul biex titjieb l-interoperabbiltà u l-integrazzjoni aktar mill-qrib ta' sistemi lokali u jiġu pprovduti aktar strumenti ta' appoġġ għall-utenti u l-amministrazzjoni finanzjarja. Fejn jidħol il-qafas tal-kontabbiltà, il-ħidma se tkun iffokata fuq id-definizzjoni tar-rwoli u r-responsabbiltajiet ta' l-atturi fil-proċeduri finanzjarji, fuq it-titjib tal-kwalità tad- data tal-kontabbiltà u tar-rapporti dwar l-amministrazzjoni, u fuq il-monitoraġġ tal-kumpatibbiltà mal-kriterji tal-validazzjoni għal sistemi lokali permezz ta' delega lill-Uffiċjali Awtorizzanti. 10. KONKLUżJONI It-tranżizzjoni lejn sistema tal-kontabbiltà ġdida fil-Kummissjoni Ewropea kompliet tissodisfa l-iskadenza statutorja stabbilita għall-preparazzjoni tal-kontijiet annwali ibbażati fuq id-dovuti li jkunu konformi fl-aspetti materjali kollha ma' standards ta' kontabbiltà aċċettati madwar id-dinja. L-awdituri esterni u l-awtoritajiet tar-rilaxx tal-Kummissjoni huma ġeneralment sodisfatti ħafna bil-progress li sar. Il-proġett ma jistax jistrieħ fuq dawn il-kisbiet. Il-proċessi tal-kontabbiltà għandhom ikomplu jiġu mtejba u żviluppati. L-isfidi ewlenin li fadal huma li: - f'kull DĠ u Servizz jiġu integrati l-proċeduri u l-kontrolli meħtieġa biex ikun hemm kwalità għolja konsistenti ta' data tal-kontabbiltà. Għal dan il-għan, kull DĠ u Servizz għandu b'mod partikolari jiżgura li l-Korrispondent tal-Kontabbiltà jkollu l-post xieraq tiegħu fil-ġerarkija sabiex ikun jista' jinfluwenza l-effettività taċ-ċirkwiti finanzjarji, u biex jikseb l-informazzjoni meħtieġa għall-kontijiet annwali; - tittejjeb ir-reġistrazzjoni u r-rappurtaġġ ta' l-ammont rikopert mill-Kummissjoni u l-Istati Membri; - titlesta l-validazzjoni tas-sistemi eżistenti fl-AIDCO u l-EAC, u jiġu vvalidati s-sistemi ta' l-IT l-ġodda użati minn RELEX u ppjanati mill-EAC u DĠs oħra; - jiġu inkorporati l-kontijiet ta' l-EDF fl-ABAC u jitħarreġ il-persunal fis-46 delegazzjoni kkonċernati; - jiġu integrati għadd kbir ta' entitajiet esterni, pereż. l-aġenziji u l-kumitati, fl-ABAC, jiġu moqdija l-ħtiġijiet rispettivi tagħhom fejn jidħol taħriġ u għajnuna; kif ukoll, - tittejjeb l-integrazzjoni tas-sistemi ta' l-IT, u jingħataw il-mezzi meħtieġa mill-utenti għall-amministrazzjoni u r-rappurtar dwar ir-riżorsi finanzjarji li jkollhom taħt ir-responsabbiltà tagħhom. Il-pjan ta' proġett għas-sentejn li ġejjin jindirizza dawn l-isfidi, u l-Kummissjoni għadha kommessa li tilħaq l-ogħla standards ta' kontabbiltà fis-settur pubbliku. ANNESS I: IPPJANAR FUQ LIVELL GĦOLI [pic] ANNESS II: IS-SIGURTÀ U S-SINKRONIZZAZZJONI FIS-SISTEMA 1. ABAC Accounting Matul l-2006, żewġ aġenziji eżekuttivi, tliet aġenziji regolatorji u żewġ kumitati ingħaqdu mas-sistema ta' l-ABAC. L-iżviluppi meħtieġa u l-istruttura tas-sigurtà tlestew fi żmien tajjeb biżżejjed biex tiġi żgurata segregazzjoni skond il-Kontabilist (proċedura ta' pagament, rikonċiljazzjoni tal-bank, validazzjoni tat-tranżazzjonijiet u ż-żamma ta' perjodi ta' reġistrazzjoni). F'Lulju ta' l-2006, l-SAP ġiet upgraded minn verżjoni 4.7 għall-verżjoni 5.0. Wara dan l -upgrade kellha ssir reviżjoni sħiħa tad-drittijiet ta' l-aċċess eżistenti, biex b'hekk ingħatat garanzija li fil-verżjoni 5.0 jkun implimentat ta' l-anqas l-istess livell ta' sigurtà. Din ir-reviżjoni ta' prijorità għolja tlestiet b'suċċess u l-qalba għall-verżjoni 5.0 imxiet ħarir. Fit-tieni nofs ta' l-2006 inħolqu żviluppi speċifiċi u regoli ta' sigurtà biex l-esperti tal-kontabbiltà tas-DĠs jkunu jistgħu jamministraw l-għeluq tal-kontijiet tagħhom ta' tmiem is-sena. Id-Direttorati kollha rreġistraw id- data ta' l-għeluq tagħhom għall-ewwel darba kmieni fl-2007 għall-eżerċizzju ta' l-2006. Ir-reviżjoni ta' l-aċċessi fis-Sistema tal-Kontabbiltà ta' l-ABAC (SAP) għad-DĠ BUDG bdiet fl-2005. Din ir-reviżjoni kompliet matul l-2006 iżda għadha trid tiġi ffinalizzata fl-2007. L-ogħla prijorità, jiġifieri r-reviżjoni tad-drittijiet ta' l-aċċess ta' l-esperti ta' l-IT, intlaħqet b'suċċess fi Frar ta' l-2006. 2. ABAC Workflow Beda x-xogħol fuq it-tfassil mill-ġdid tas- security engine fl-ABAC Workflow u sar progress fuq diversi temi, bħar-reviżjoni ta' l-utenti tekniċi, il-mekkaniżmu ta' deputazzjoni u l-intraċċar tal-verifika. Ingħatat prijorità lill-istruttura ta' sigurtà tad-Delegazzjonijiet fil-kuntest ta' l-integrazzjoni tagħhom fl-ABAC Workflow. Ġie żviluppat Module ġdid għad-detenturi ta' kontijiet imprest u saru wkoll żviluppi ġodda biex tingħata garanzija ta' segregazzjoni sħiħa ta' l-operazzjoni mid-Delegazzjonijiet, li jgħoddu aktar minn 100. Matul l-2006 saru sforzi konsiderevoli fuq dan il-proġett. Id-Delegazzjonijiet ilhom jużaw l-ABAC Workflow sa minn Jannar ta' l-2007. [1] COM(2002)755 [2] Fit-30 ta' Ġunju 2003 (SEC(2003)790), fil-31 ta' Diċembru 2003 (SEC(2004)118), fit-30 ta' Ġunju 2004 (COM(2004)565), fil-31 ta' Jannar 2005 (COM(2005)90), fil-31 ta' Marzu 2006 (COM(2006)358). [3] Huma kkunsidrati bħala Istituzzjonijiet skond l-Artikolu 1 tar-Regolament Finanzjarju.