MT Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea C 148/1

RAPPORT SPEĊJALI Nru 2/2007

dwar in-nefqa ta' l-Istituzzjonijiet fuq il-bini

(skond l-Artikolu 248(4), it-tieni sottoparagrafu, KE) flimkien mar-risposti ta' l-Istituzzjonijiet

(2007/C 148/01)

WERREJ

ABBREVJAZZJONIJIET

GLOSSARJU

I-X SOMMARJU EŻEKUTTIV

1-3 INTRODUZZJONI

1 Il-qasam tal-verifika

2-3 L-ambitu u l-objettivi tal-verifika

4-49 OSSERVAZZJONIJIET

4-19 Ippjanar

9-12 Il-politika tal-bini

13-15 Selezzjoni u post tal-bini

16-19 Informazzjoni dwar it-tmexxija

20-38 Finanzjament u spejjeż

21-23 Proċeduri tas-sejħa għall-offerti

24-31 L-iffissar ta' kondizzjonijiet kuntrattwali, prezzijiet tax-xiri u kiri

32-38 Mezzi biex jiġu ffinanzjati l-proġetti tal-bini

39-49 Koperazzjoni interistituzzjonali

50-58 KONKLUŻJONIJIET U RAKKOMANDAZZJONIJIET

51-55 Ippjanar

56-57 Finanzjament u spejjeż

58 Koperazzjoni interistituzzjonali

Anness I: L-eżekuzzjoni tal-baġit 2003-2005

Anness II: Lista tal-bini kkunsidrati f'dan ir-rapport

Ir-risposti tal-Parlament Ewropew

Ir-risposti tal-Kunsill

Ir-risposti tal-Kummissjoni

Ir-risposti tal-Qorti tal-Ġustizzja

Ir-risposti tal- Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew

ABBREVJAZZJONIJIET

CPQBF Kumitat Interistituzzjonali għall-Preparazzjoni tal-Mistoqsijiet Baġitarji u Finanzjarji (Comité Pour les Questions Budgétaires et Financières) DĠ Direttorat-Ġenerali DĠ ADMIN Direttorat-Ġenerali għall-Persunal u Amministrazzjoni DĠ EAC Direttorat-Ġenerali għall-Edukazzjoni u Kultura DĠ ENFIN Direttorat-Ġenerali għall-Affarijiet Ekonomiċi u Finanzjarji DĠ RTD Direttorat-Ġenerali għar-Riċerka BEI Il-Bank Ewropew għall-Investiment EU Unjoni Ewropea EURIBOR Ir-Rata ta' l-Offerta ta' l-Interbank għall-Euro (Euro Interbank Offer Rate) IT Teknoloġija Informatika S.A. Kumpannija Anonima (Société Anonyme) VAT Taxxa fuq il-Valur Miżjud

GLOSSARJU (1)

Enfitewzi: Id-dritt li titgawda art jew bini fuq ħlas ta' ċens u għal żmien stipulat (skond il-liġi Belġjana, mhux inqas minn 27 sena u mhux aktar minn 99 sena). Virtwalment, is-sid ma għandu l-ebda obbligu li jirranġa jew iwettaq xogħol ta' manutenzjoni fuq il-bini. Dan jista' jiġi kkomplimentat b'għażla ta' xiri (enfitewzi li jista' jiġi akkwistat) li, meta eżerċitata, jgħaddi l-proprjetà lix-xerrej.

Xogħlijiet ta' tibdil: Il-ħidma fuq il-bini sabiex dan ikun konformi mar-regoli u l-ħtiġijiet ta' l-Istituzzjonijiet.

Ftehim dwar il-Bini Ċentrali: Ftehim li jistabbilixxu r-rwoli u r-responsabbilitajiet rispettivi ta' l-Istituzzjonijiet u l-Istati Membri ospitanti.

Difett Moħbi: Difett (normalment maġġuri) li joħroġ fid-deher wara l-aċċettazzjoni finali tal-bini. Jekk dan joħroġ fid-deher fi żmien 10 snin mill-aċċettazzjoni, garanzija speċjali (li b'mod adattat issemmiet il-garanzija ta' l-10 snin) tkopri t-tiswijiet.

Istituzzjonijiet: L-Istituzzjonijiet ikkunsidrati f'dan ir-rapport huma l-Istituzzjonijiet li jaqgħu taħt id-definizzjoni ta' l-Artikolu 1 tar-Regolament Finanzjarju. L-Istituzzjonijiet ikkonċernati kienu l-Kummissjoni, il-Parlament, il-Kunsill, il-Qorti tal-Ġustizzja, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u l-Kumitat tar-Reġjuni.

JMO2, Cube, CCAB, SDME, MO75, VM-2, Beaulieu x, Genève y, Covent Garden, Colonel Bourg, SPA2, Infopoint, Dailly: Kodiċi interni għall-bini tal-Kummissjoni.

OIB: Uffiċċju għall-Infrastruttura u l-Loġistika fi Brussell

OIL: Uffiċċju għall-Infrastruttura u l-Loġistika fil-Lussemburgu

Taqsima amministrattiva tal-Kummissjoni responsabbli mill-bini, mill-provvisti u minn servizzi soċjali oħrajn. Dawn l-uffiċċji stabbiliti fl-2003 u li jaqgħu taħt id-DĠ ADMIN, għandhom skop operattiv u regoli speċifiċi.

PPI: Protokoll dwar il-Privileġġi u Immunitajiet tal-Komunitá Ewropej iffirmat fl-1965, bħal anness tat-Trattat KE, iffirmat mill-Istati Membri kollha. Huwa jagħti ċerti privileġġi lill-KE għal skopijiet uffiċjali, fosthom status ta' eżenzjoni mit-taxxa.

Taxxa fuq il-Proprjetà: Taxxa impostat fuq il-proprjetà mir-Reġjuni ta' Brussell. Hija imposta fuq is-sid tad-dritt in rem (jiġifieri: is-sid, min jagħti l-proprjetà b'użufrutt u min jagħti proprjetà b'enfitewsi).

Id-dritt ta' l-akkwist: Id-dritt mogħti mis-sid residwu lill-Kummissjoni fuq il-ħlas ta' prezz fiss. Meta dan jiġi eżerċitat, il-Kummissjoni ssir is-sid. Xi drittijiet ta' l-akkwist jistgħu jiġu eżerċitati fi kwalunkwe żmien, oħrajn wara 27 sena biss.

Taxxa tar-Reġistrazzjoni: Taxxa imposta mill-Gvern Federali fuq ir-reġistrazzjoni ta' kuntratti notarili la darba jiġu rreġistrati mar-reġistratur tal-proprjetà. Hija imposta fuq is-sid tad-dritt in rem (jiġifieri, is-sid, min jagħti l-proprjetà b'użufrutt u min jagħti proprjetà b'enfitewsi).

Drittijiet in rem : Dritt (bejgħ, usufrutt, enfitewzi) fuq oġġett immobbli (bini jew art). Wieħed għandu jinnota li kirja mhix meqjusa bħala dritt in rem iżda bħala servizz. Ħafna taxxi fuq il-proprjetà (taxxa fuq il-proprjetà, taxxi reġjonali) jimponu t-taxxa fuq is-sid tad-dritt in rem minflok fuq il-kerrej.

Użufrutt: Id-dritt li jintuża bini (f'dan il-kaz) mingħajr ma ssirx l-ebda modifika fis-sostanza tiegħu u jitgawda l-“frott” li jħalli. (eż. jekk jinkera). Min juża l-bini (l-użufruttwarju) għandu aktar drittijiet minn kerrej u b'mod konkomitanti aktar obbligi fir-rigward ta' xogħlijiet ta' tiswija.

SOMMARJU EŻEKUTTIV

I. In-nefqa fuq ix-xiri u l-kiri tal-bini hija waħda mill-komponenti prinċipali tan-nefqa amministrattiva ta' l-Istituzzjonijiet ta' l-Unjoni Ewropea. Fl-2005, it-total ta' l-erja tas-superfiċje okkupata mill-Istituzzjonijiet fi Brussell, fil-Lussemburgu u fi Strasburgu ammonta għal madwar 2 miljun m2. L-ispiża annwali ta' l-okkupazzjoni ta' din is-superfiċje ta' l-erja kienet stmata għal 345 miljun euro.

II. Il-verifika mmirat li twieġeb tliet mistoqsijiet: — L-ippjanar jassigura għall-provvediment ta' spazju xieraq għall-uffiċċju? — Il-finanzjament u l-ispejjeż huma ġestiti ekonomikament? — L-Istituzzjonijiet jagħmlu l-aħjar użu mill-koperazzjoni interistituzzjonali, inkluża l-evalwazzjoni konġunta tal-politika tagħhom tal-bini?

III. Il-verifika wriet li minkejja l-limitazzjonijiet politiċi u baġitarji li l-Istituzzjonijiet ta' l-UE jiffaċċjaw, huma rnexxielhom jissistemaw il-persunal tagħhom f'kondizzjonijiet xierqa u f'dawn l-aħħar snin tejjbu l-ġestjoni tan-nefqa fuq il-bini. Madanakollu, it-tmexxija ta' l-Istituzzjonijiet għadha milquta min-numru ta' nuqqasijiet fl-oqsma eżaminati.

IV. Il-Qorti nnotat li minħabba l-limitazzjonijiet politiċi u prattiċi, l-Istituzzjonijiet kellhom diffikultà biex jiddefinixxu politika u ppjanar fit-tul. Id-diffikultajiet assoċjati ma' l-ippjanar fit-tul jispjegaw għaliex arranġamenti ta' spazju għall-uffiċċji definittivi huma provduta tard u ħafna drabi jeħtieġu arranġamenti intermedjarji u soluzzjonijiet għal perijodu qasir li jiswew ħafna. Il-Qorti sabet li l-ippjanar fit-tul jista' jiġi mtejjeb.

V. L-Istituzzjonijiet taw prijorità lix-xiri milli l-kiri tal-bini, imma ma koordinawx il-pjanijiet tagħhom jew m'applikawhomx konsistentament. Minkejja r-rakkomandazzjonijiet preċedenti tal-Qorti huma krew bini fuq bażi fit-tul mingħajr id-dritt ta' l-akkwist, u dan jirriżulta f'akkwist sussegwenti jiswew ħafna aktar.

VI. L-Istituzzjonijiet komplew jikkonċentraw kważi l-parti l-kbira tal-bini kollu tagħhom fil-Kwartier Ewropew fi Brussell. Il-konċentrazzjoni toħloq ekonomija fil-kobor (e.ż. servizzi, komunikazzjoni, manutenzjoni) imma kkontribwiet għal żieda fil-prezzijiet minħabba domanda ogħla għall-bini u riduzzjoni fid-disponibbilità ta' l-ispazju għall-uffiċċji f'din iż-żona.

VII. L-evalwazzjoni tal-Qorti tal-ġestjoni tal-finanzjament mill-Istituzzjonijiet u l-ispejjeż tagħhom turi li l-użu estensiv tagħhom tal-proċedura ta' negozjar — minflok sejħa għall-offerti kompettiva — m'assiguratx li jiġu miksuba l-aħjar prezzijiet.

VIII. Minħabba l-limitazzjonijiet fil-qafas legali li ma jippermettux self, l-Istituzzjonijiet użaw diversi metodi ta' finanzjament alternattivi għall-akkwisti tal-proprjetà tagħhom. Dawn kienu jiswew ħafna aktar u kienu anqas trasparenti minn self dirett ta' fondi.

IX. Bl-eċċezzjoni ta' ftit każijiet speċifiċi, il-koperazzjoni interistituzzjonali kienet ta' effettività limitata. Il-vantaġġ potenzjali offrut mill-ħolqien ta' l-Uffiċċji għall-Infrastruttura u l-Loġistika fi Brussell u fil-Lussemburgu kien limitat. Kien hemm numru baxx ta' “Ftehim fuq il-Livell tas-Servizz” ma' Istituzzjonijiet oħra u l-esperjenzi u l-aħjar prattiċi kienu rarament maqsuma bejn l-OIB u l-OIL jew ma' l-Istituzzjonijiet l-oħrajn. L-Istituzzjonijiet m'evalwawx il-politika tal-bini tagħhom la b'mod konġunt u lanqas individwalment.

X. Fuq il-bażi tal-verifika tagħha, il-Qorti tagħmel numru ta' rakkomandazzjonijiet fuq il-politika tal-bini ta' l-Istituzzjonijiet: it-twaqqif ta' politika tal-bini komuni, koperazzjoni interistituzzjonali aħjar inklużi koordinazzjoni akbar ta' l-ippjanar, evalwazzjoni mill-ġdid tal-konċentrazzjoni ta' l-uffiċċji f'żoni speċifiċi, l-użu ta' sejħiet għall-offerti fuq skala aktar wiesa', u titjib ta' l-operat ta' l-OIB u l-OIL.

INTRODUZZJONI

Il-qasam tal-verifika

1. In-nefqa tal-baġit fuq ix-xiri u l-kiri ta' bini tirrappreżenta madwar 8 % tan-nefqa amministrattiva ta' l-Istituzzjonijiet ta' l-UE. Matul il-perijodu 2003-2005 din in-nefqa żdiedet minn 397 għal 532 miljun euro kull sena (ara l-Anness I). Mill-1978 sa l-2005, it-total ta' l-erja tas-superfiċje tal-bini okkupat mill-Istituzzjonijiet fi Brussell, fil-Lussemburgu u fi Strasburgu żdied b'260 % għal madwar 2 miljun m2. L-ispazju użat mill-Istituzzjonijiet jista' jiġi kkategorizzat f'żewġ tipi prinċipali: spazju speċjalizzat (e.ż. dak użat għal-laqgħat) inklużi awli għal dibattiti formali (li għaldaqstant jeħtieġu li jiġu mibnija għal dan l-iskop u huma ta' valur tas-suq inċert), u spazju għal uffiċċju standard għall-persunal amministrattiv (li jistgħu jiġu mikrija jew mixtrija mis-suq ħieles). Bejn l-1978 u l-2005 n-numru ta' uffiċjali u persunal ieħor żdied b'240 % għal total ta' 36 131 persuna. Fl-2005 l-Istituzzjonijiet stmaw l-ispiża annwali medja ta' l-ispazju okkupat minnhom għal 173 euro kull m2 u l-ispiża ta' kull sena ta' l-ispazju għal uffiċċju għal 6 040 euro kull persuna. L-ispiża annwali tat-total ta' l-erja tas-superfiċje okkupata mill-Istituzzjonijiet kienet stmata għal 345 miljun euro u ta' l-ispazju għall-uffiċċji għal 1 535 000 m2 (jiġifieri, eskluż l-ispazju mhux użat għall-uffiċċji, bħas-swali ta' konferenzi) (2). Fil-31 ta' Diċembru 2005 il-valur kontabbli mnaqqas tal-bini li l-Istituzzjonijiet kienu proprejetarji kien 3 886 miljun euro, jiġifieri, żieda ta' 791 miljun matul perijodu ta' 5 snin (3).

L-ambitu u l-objettivi tal-verifika

2. L-objettiv tal-verifika kien li teżamina sa liema punt l-Istituzzjonijiet ta' l-Unjoni Ewropea kienu effiċjenti u effettivi fil-ġestjoni tan-nefqa fuq il-bini. Dan sar billi ġew evalwati tliet punti: — L-ippjanar jassigura għall-provvediment ta' spazju xieraq għall-uffiċċju? — Il-finanzjament u l-ispejjeż huma ġestiti ekonomikament? — L-Istituzzjonijiet jagħmlu l-aħjar użu mill-koperazzjoni interistituzzjonali, inkluża l-evalwazzjoni konġunta tal-politika tagħhom tal-bini?

3. Il-verifika ffokat fuq in-nefqa tal-bini ta' l-Istituzzjonijiet fil-postijiet ta' xogħol prinċipali tagħhom (Brussell, Lussemburgu u Strasburgu) matul il-perijodu 2003-2005. Għaldaqstant, in-nefqa fuq id-delegazzjonijiet, l-uffiċċji u ċ-ċentri ta' riċerka li ma kinux f'dawn il-postijiet ma kinux eżaminata matul din il-verifika. L-Istituzzjonijiet ikkonċernati kienu l-Kummissjoni, il-Parlament, il-Kunsill, il-Qorti tal-Ġustizzja, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u l-Kumitat tar-Reġjuni. Il-verifika ma kinitx tkopri l-Qorti ta' l-Awdituri, l-Ombudsman u l-Sorveljatur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Dejta minħabba l-volum żgħir ta' l-in-nefqa tagħhom fuq il-bini fil-perijodu eżaminat.

OSSERVAZZJONIJIET

Ippjanar

4. L-ippjanar għandu jassigura li l-bini huwa provdut fil-post it-tajjeb u fil-ħin propizju bi spiża minima filwaqt li jittieħdu in konsiderazzjoni b'mod sħiħ il-limitazzjonijiet politiċi u baġitarji. Il-Qorti evalwat l-ippjanar ta' l-Istituzzjonijiet billi eżaminat tliet punti: — L-ippjanar kien ibbażat fuq politika tal-bini approvata u kien hemm approċċ koerenti biex jiġi mixtri jew mikri l-bini? — Is-selezzjoni u l-post tal-bini wassal għall-aħjar provvediment ta' l-ispazju għall-uffiċċji? — Kien hemm informazzjoni biżżejjed u xierqa fuq it-tmexxija biex issir stima korretta tal-ħtiġijiet?

5. L-ippjanar jeħtieġ tliet kondizzjonijiet. L-ewwel nett, politika tal-bini approvata li tiġbor kunċetti u standards bażiċi, kif ukoll approċċ definit għall-akkwist tal-bini. It-tieni nett, kriterja għas-selezzjoni u l-postijiet tal-bini. U t-tielet nett, informazzjoni affidabbli u xierqa dwar il-ħtiġijiet preżenti u futuri. L-ippjanar għall-bini ta' l-istituzzjonijiet ta' l-UE jeħtieġ li jieħu in konsiderazzjoni r-realtajiet politiċi u tal-baġit. B'mod partikolari, iż-żidiet kbar fil-persunal (u għaldaqstant provvediment għall-bini) huma assoċċjati mat-tkabbir. Minħabba n-natura politika tat-tkabbir tali deċiżjonijiet ma jistgħux ikunu formalment ippjanati sakemm l-adeżjoni tiġi approvata, ħafna drabi tħalli ftit żmien qabel it-tbakkir iseħħ. Fit-termini tal-baġit l-Istituzzjonijiet mhumiex awtorizzati li jisselfu u l-bini huma ffinanzjati permezz tal-baġit annwali. L-ippjanar jeħtieġ li jitratta effettivament ma' dawn il-limitazzjonijiet.

6. Is-selezzjoni u l-kostruzzjoni ta' bini li jissodisfaw kompletament il-ħtiġijiet għall-ispazju għall-uffiċċji ta' Istituzzjoni jitolbu għal implimentazzjoni xierqa u koordinata ta' pjanijiet fit-tul (4). Madanakollu, l-ippjanar fit-tul u l-previżjonijiet tal-baġit huma partikolarment diffiċli għaliex l-approprijazzjonijiet u l-persunal awtorizzat jiġu deċiżi waqt il-proċedura tal-baġit fuq bażi annwali u deċiżjonijiet politiċi ċentrali b'implikazzjonijiet maġġuri fuq l-ispazju għall-uffiċċji, bħal tkabbir futur, ma jistgħux jiġi previsti b'mod preċiż.

7. Dan jispjega parzjalment għaliex sa Settembru 2006 l-Istituzzjonijiet ma kinux ssodisfaw il-ħtiġijiet definittivi li jirriżultaw mit-tbakkir ta' l-2004. Sadanittant, l-Istituzzjonijiet ikkonkludew ftehim ta' kiri għal perijodu qasir ta' żmien biex ikopru l-ħtiġijiet għall-ispazju għall-uffiċċji tagħhom sakemm jiġu ffinalizzati l-proġetti prinċipali tagħhom. Għal spazju għall-uffiċċji fi Brussell, il-Kunsill u l-Parlament iffirmaw kuntratti f'Marzu ta' l-2003 u f'Ottubru ta' l-2004 għal bini ġdid. Dan il-bini (Lex għall-Kunsill u D4-D5 għall-Parlament) huma mistennija li jitlestew f'Diċembru ta' l-2006 u f'Jannar ta' l-2008. Bini kkunsinjat matul l-2004 — bħall-kumpless Belliard 99-101 (Kumitati) u l-Berlaymont (Kummissjoni) — koprew il-ħtiġijiet ta' qabel it-tkabbir.

8. Barra dan, il-proġetti tal-bini, partikolarment il-proċeduri tal-kostruzzjoni u tat-teħid ta' deċiżjoni jeħtieġu żmien sinifikanti bejn il-bidu u t-tmien tal-proċess ta' kostruzzjoni. Saru xi sforzi mill-Istituzzjonijiet biex jindirizzaw dawn il-kwistjonijiet: — għalkemm l-Istituzzjonijiet ippreparaw l-ippjanar tagħhom għall-ispazju għall-uffiċċji għat-tkabbir ta' l-2004 indipendentament, huma pproduċew stimi koordinati tan-nefqa amministrattiva u taż-żieda fin-numru tal-persunal; — sa mill-2003 l-Kummissjoni ppreparat “Oqsfa ta' Politika Multi Annwali”, immirati biex jagħtu previżjonijiet tal-ħtiġijiet ta' bini għal Brussell tul perijodu ta' 10 snin, li jistgħu jintużaw bħala bażi għall-koordinazzjoni ta' programmar fit-tul.

Il-politika tal-bini

9. Minkejja l-isforzi li saru, l-Istituzzjonijiet ma stabbilixxewx politika Komunitarja dwar il-bini u kull waħda ddefiniet il-politika tagħha stess indipendentament (5). Madanakollu, żewġ prinċipji huma komuni għall-Istituzzjonijiet kollha: prijorità biex jinxtara bini fit-tul taż-żmien u preferenza biex is-servizzi li joperaw f'oqsma simili jinġiebu flimkien.

10. Sa mill-1996 l-Istituzzjonijiet kollha taw prijorità għax-xiri tal-bini minflok kiri għal perijodu twil ta' żmien. Studji li saru mill-Istituzzjonijiet ibbażati fuq l-esperjenza tagħhom urew lix-xiri ta' spazju għall-uffiċċji huwa 40 sa 50 % orħos mill-kiri (6). Ma dan, l-akkwist tal-bini jippermetti l-Istituzzjonijiet li jieħdu vantaġġ komplet mill-eżenzjonijiet tat-taxxa mogħtija mill-Protokoll dwar il-Privileġġi u Immunitajiet tal-Komunitajiet Ewropej (PPI) tat-8 ta' April 1965. Fl-1 ta' Jannar, l-Istituzzjonijiet kienu qed jikru 38 % tat-total tas-superfiċje li huma kienu jokkupaw (7).

11. L-applikazzjoni mill-Istituzzjonijiet tal-politika li jipprijoritizzaw ix-xiri tal-bini reċentament irriżultat fix-xiri ta' ċerti bini li nxtraw wara li kienu ilhom jiġu mikrija għal ħafna snin. Minkejja r-rakkomandazzjonijiet tal-Qorti li jmorru lura għall-1979 (8), l-Istituzzjonijiet iffirmaw kuntratti ta' kiri li ma jipprovdux għal tnaqqis fil-kera wara d-deprezzament ta' l-investiment jew ma jinkludux d-dritt ta' l-akkwist bil-prezz li jieħu in konsiderazzjoni l-kera diġa mħallsa. Għaldaqstant, l-Istituzzjonijiet ma kellhomx mezz biex jinnegozjaw prezz ta' xiri inqas minn dak tal-valur tas-suq. Madanakollu, grazzi għal ftehim politiku mas-sid (il-gvern Lussemburgiż), il-Parlament kien jista' jnaqqas il-prezz tal-bini tal-KAD sa ċertu punt.

Kaxxa 1.F'Settembru 2006 il-Parlament iddeċieda li jakkwista l-bini li huwa kien jokkupa fi Strasburgu (IPE 1, 2 u 3) għal 143,125 miljun euro. Meta ġie stabbilit il-prezz tax-xiri, il-kera mħallsa preċedentament ma ġietx ikkunsidrata.

12. Hija l-politika tal-Kummissjoni li tixtri bini jew kumplessi prinċipali u tillimita l-kiri għal bini iżgħar u t'inqas importanza strateġika (9). Madanakollu, għal ċertu bini kbir (ara l-eżempju fil-kaxxa 2), is-sidien ma qablux mal-ftehim tal-kiri għal perijodu twil ta' żmien li kienu jinkludu dritt ta' l-akkwist.

Kaxxa 2.F'Mejju 2004, il-Kummissjoni ffirmat kuntratt t'użufrutt għall-bini Mondrian għal 15-il sena, li jista' jiġġedded għal massimu ta' 30 sena. Il-kuntratt ma kien fih ebda dritt ta' l-akkwist u jinkludi pagament ta' kull sena ta' 4,8 miljun euro b'metodu ta' indiċjar. Il-valur tas-suq għal Mondrian kien stmat mill-esperti tal-Kummissjoni għal madwar 61,7 miljun euro. Kieku l-Kummissjoni kienet f'pożizzjoni li tinnegozja x-xiri ta' bini simili ta' dan il-valur billi użat, per eżempju, il-formula ta' “enfitewzi li jista' jiġi akkwistat” (tip ta' kiri għall-perijodu twil ta' żmien bid-dritt ta' l-akkwist użat ħafna mill-Istituzzjonijiet) il-ħlasijiet annwali setgħu jkunu ffissati għal inqas minn 3,25 miljun euro (10).

Selezzjoni u post tal-bini

13. L-Istituzzjonijiet kollha jippreferu jissistemaw is-servizzi relatati tagħhom kemm jista' jkun qrib xulxin, prinċipalment f'bini kbir, sabiex joħolqu ekonomija fil-kobor (e.ż. servizzi, komunikazzjoni, manutenzjoni) filwaqt li servizzi differenti jistgħu jiġu ssistemati f'postijiet alternattivi. Għalhekk, il-parti l-kbira tal-proġetti huma mwettqa fuq jew inkella qrib is-sit tal-bini prinċipali ta' l-Istituzzjonijiet. Dan l-approċċ kellu vantaġġi prattiċi imma wkoll żvantaġġi finanzjarji: l-Istituzzjonijiet kellhom ftit alternattivi biex jagħżlu minnhom, is-suq kien jista' jantiċipa faċilment id-deċiżjonijiet ta' l-Istituzzjonijiet u s-siti disponibbli saru jqumu ħafna minħabba d-domanda kbira għal bini fiż-żona. B'riżultat, fi Brussell, kważi l-ispazju għall-uffiċċji ta' l-Istituzzjonijiet kollha huwa allokat f'dak li sar magħruf bħala l-Kwartier Ewropew, fejn huma jokkupaw madwar 50 % tat-total ta' l-ispazju għall-uffiċċji (11).

14. Fl-1996, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li l-konċentrazzjoni fil-Kwartier Ewropew fi Brussell kien qed jgħolli l-prezzijiet tas-suq u ddeċidiet li għandhom jitfittxu postijiet orħos. Fl-2003 l-Kummissjoni għamlet analiżi tal-ħtieġa li żżomm id-Direttorati-Ġenerali u s-Servizzi tagħha f'dan il-Kwartier. Il-konklużjoni kienet li ma kienx imperattiv li tilloka ċerti Direttorati Ġenerali u s-Servizzi tal-Kummissjoni — li jimpjegaw madwar 40 % tal-persunal — fil-Kwartier Ewropew. Madanakollu, il-Kummissjoni, bħall-Istituzzjonijiet l-oħrajn, kompliet tpoġġi ħafna mill-uffiċċji tagħha f'dan il-Kwartier. Madanakollu, fl-2006, il-Kummissjoni naqqset il-persentaġġ ta' l-ispazju għall-uffiċċji tagħha minn 90 % għal 82 %.

15. Koperazzjoni mill-qrib ma' l-awtoritajiet nazzjonali kien ukoll objettiv tal-politika tal-bini ta' l-Istituzzjonijiet. Hemm sitwazzjonijiet differenti fi Brussell u fil-Lussemburgu. Fi Brussell, il-kuntratti l-aktar reċenti ġew innegozjati mill-Istituzzjonijiet individwalment ma' l-iżviluppaturi privati. Fil-Lussemburgu, l-Istituzzjonijiet kollha ħlief il-Kummissjoni kisbu sostenn mingħand l-awtoritajiet nazzjonali, bħal provvediment ta' art mingħajr ħlas, għall-bini prinċipali tagħhom fuq Kirchberg. Il-Kummissjoni fil-Lussemburgu għadha ma ddefinietx il-politika tal-bini tagħha u ma kjarifikatx fejn u meta sit definittiv għal bini prinċipali tagħha ser jiġi stabbilit. Diskussjonijiet ma' l-awtoritajiet Lussemburgiżi għadhom għaddejjin.

Informazzjoni dwar it-tmexxija

16. Informazzjoni kompleta u dettaljata dwar kif il-persunal ser jiġi ssistemat u s-superfiċji ta' l-erja meħtieġa huma bażi essenzjali għall-ippjanar.

17. Biex jiġu previsti l-ħtiġijiet tal-baġit u jiġi ppjanat il-provvediment ta' l-ispazju għall-uffiċċji, l-Istituzzjonijiet jeħtieġu li jkunu jafu kemm persuni huma preżentament issistemati u konsegwentament l-ispazju għall-uffiċċju disponibbli. Fin-nuqqas ta' rekords aktar formali fuq il-bini l-Kummissjoni tuża r-reġistru ta' l-email u n-numru telefoniku biex tistma l-okkupazzjoni attwali tal-bini għaliex din id-database hija kkunsidrata l-aktar sors affidabbli. Biex tistma l-ħtiġijiet għall-ispazju għall-uffiċċji għal perijodu qasir ta' żmien huwa wkoll eżerċizzju diffiċli u jista' jirriżulta fi stimi żejda jew nieqsa. Per eżempju, il-proċeduri ta' reklutaġġ ta' aġenti ġodda minħabba t-tkabbir ta' l-2004 ħa aktar żmien minn dak inizjalment previst. Min-naħa, il-Kummissjoni fil-Lussemburgu kienet stmat iż-żejjed il-ħtiġijiet, li wassal għal kiri prematur tal-bini HITEC (li kien vojt għal madwar sena b'kera ta' madwar 1,14 miljun euro). Min-naħa l-oħra, il-Parlament, minħabba effetti relatati ta' nuqqas fid-dikjarazzjoni tal-ħtiġijiet tiegħu fl-2001 u ta' rekwiżiti ġodda li ħarġu fis-snin segwenti, kellu jikri urġentament madwar 30 000 m2 (12) fl-2004 u fl-2005.

18. Ippjanar ekonomiku effettiv jitlob paragun bejn soluzzjonijiet alternattivi. Paragun bejn l-ispejjeż tal-bini mġarrba mill-Istituzzjonijiet wera li l-Istituzzjonijiet jużaw kriterji differenti biex jikkalkulaw l-ispazju għall-uffiċċji u l-ispejjeż, li jagħmilha diffiċli biex jintużaw indikaturi komuni għall-iffissar ta' livelli u l-użu intern (13). Peress li d-dejta dwar is-superfiċji u l-ispejjeż mhumiex uniformi, l-ispejjeż tal-kera għal kull metru kwadru huma diffiċli biex jiġu pparagunati bejn l-Istituzzjonijiet jew mal-valur tas-suq.

19. L-istandard użat l-aktar frekwentament mill-Istituzzjonijiet fl-istima tal-ħtiġijiet ta' l-ispazju għall-uffiċċji u l-allokazzjoni ta' spazju hija linja gwida ta' 35 m2 ta' spazju għal kull persuna, li ma jieħux in konsiderazzjoni l-karatteristiċi tal-bini (spazju għall-uffiċċji disponibbli fir-realtà, daqs ta' l-uffiċċji jew spazji komuni). Konxji minn dawn in-nuqqasijiet fl-informazzjoni dwar it-tmexxija, l-Istituzzjonijiet ħadu ċerti inizjattivi: — Il-Kummissjoni hija fil-proċess li tiffinalizza l-abbozz ta' “Manwal fuq il-Kondizzjonijiet tas-Sistemazzjoni” maħsub biex jiddefinixxi kriterja aktar razzjonali għall-allokazzjoni ta' spazju bejn id-Direttorati Ġenerali u s-servizzi u ffinalizzat inventarju ta' l-ispazju tal-bini tagħha fl-2006. — L-Istituzzjonijiet fi Brussell iddeċiedew, f'Marzu ta' l-2006, li jistabbilixxu grupp ta' ħidma li l-ewwel kompitu tiegħu jkun li jiftehem fuq approċċ komuni, u definizzjoni tat-tipi varji tas-superfiċji u spejjeż.

Finanzjament u spejjeż

20. Il-bini għandu jinkera jew jinxtara skond il-ħtiġijiet filwaqt li tiġi assigurata l-ispiża minima taċ-ċittadin li jħallas it-taxxa ta' l-UE. Il-Qorti eżaminat tliet punti: — Il-proċeduri ta' sejħa għall-offerti kienu użati b'mod xieraq u huma kien effiċjenti? — Il-kondizzjonijiet kuntrattwali tal-bini, inkluż il-prezz tax-xiri kienu stabbiliti tajjeb? — L-approċċ tal-finanzjament tal-bini kien meħud ekonomikament billi kien jikkunsidra l-limitazzjoni tal-baġit?

Proċeduri ta' sejħa għall-offerti

21. Skond l-Artikolu 89(2) tar-Regolament Finanzjarju, il-kuntratti kollha t'akkwist għandhom jgħaddu minn proċedura ta' sejħa għall-offerti fuq l-aktar skala wiesa' possibli, ħlief meta tintuża l-proċedura ta' negozjar. Il-proċedura ta' negozjar tista' tiġi użata, wara li jiġi prospett is-suq lokali, biex jiġu akkwistati jew mikrija l-bini eżistenti (“kuntratti tal-bini”) (14). Fir-rigward tal-proġetti eżaminati, il-proċedura ta' negozjar kienet użata wkoll għal kuntratti li jikkonċernaw il-kostruzzjoni jew ir-rinovazzjoni ta' bini, jew xogħol ta' tlestija sostanzjali, li huma “kuntratti ta' xogħlijiet” mhux koperti mill-eċċezzjoni msemmija hawn fuq li tapplika għall-“kuntratti tal-bini”. Metodi ta' għotja trasparenti u kompettivi jgħinu lill-amministrazzjonijiet pubbliċi biex jiġbdu varjetà aktar wiesa' t'appaltaturi potenzjali u biex jirċievu offerti ta' valur aqwa (15).

22. Fi ftit każijiet biss l-Istituzzjonijiet irreklamaw il-proġetti ta' bini tagħhom fil-Ġurnal Uffiċjali, dan ikun jista' jippermetti l-aktar numru t'appaltaturi potenzjali juru l-interess tagħhom (16). L-uniku proġett fejn ix-xogħol tpoġġa għal sejħa għall-offerti pubblika huwa l-estensjoni tal-Qorti tal-Ġustizzja, magħmula bi ftehim mal-gvern Lussemburgiż li huwa l-awtorità kkuntrattata u li jimxi fuq il-liġi nazzjonali tiegħu.

23. L-Istituzzjonijiet għamlu użu wiesa' mill-proċedura ta' negozjar (mingħajr reklamar) milli minn sejħiet għall-offerti kompettivi li hija l-proċedura normalment prevista mir-Regolament Finanzjarju u d-Direttivi dwar l-akkwist pubbliku. Ir-riżultat huwa li l-prezzijiet li huma jħallsu għall-kostruzzjoni tal-bini u għax-xogħlijiet li jirrelataw mal-bini li huma jokkupaw ma kinux iddeterminati taħt kondizzjonijiet ta' kompetizzjoni trasparenti.

L-iffissar ta' kondizzjonijiet kuntrattwali, prezzijiet tax-xiri u kiri

24. Fin-nuqqas ta' proċeduri ta' sejħa għall-offerti kompettitivi, il-fattur ewlieni għall-iffissar tal-prezzijiet tax-xiri u kiri huwa n-negozjat ma' l-iżviluppaturi. Għall-bini kostruwit biex jissodisfa l-ħtiġijiet speċifiċi ta' l-Istituzzjonijiet, il-prezzijiet jew il-kiri għal perijodu twil ta' żmien ma għandhomx jeċċedu l-ispejjeż tal-kostruzzjoni (inkluż profitt raġonevoli għall-iżviluppaturi privati) (17).

25. Il-Qorti tal-Ġustizzja, il-Parlament u l-Kunsill innegozjaw il-kuntratti prinċipali tagħhom (l-estenzjoni tal-Palais, D4-D5 u Lex) fuq il-bażi ta' l-ispejjeż tal-kostruzzjoni.

26. Għall-estenzjoni tal-bini prinċipali tal-Qorti tal-Ġustizzja, li qed jiġi kostruwit fil-preżent, il-prezz tax-xiri tal-bini ser ikun l-ispiża tal-kostruzzjoni attwali. Skond il-kuntratt qafas, espert indipendenti ser jivverifika l-kontijiet u n-nefqa sabiex jiddetermina l-prezz tal-bini. Aktar minn sentejn wara li nbeda x-xogħol l-espert għadu ma ġiex appuntat. Dan iżid ir-riskju li problemi bikrin u l-ispiża allokata mill-baġit (cost ovverruns) ma jiġux identifikati. Dan ir-riskju huwa intensifikat mill-fatt li l-qafas tal-kuntratt inizjali kien iffissa biss il-prinċipji ġenerali mingħajr ma ddetermina l-proċeduri preċiżi dwar il-kontroll, skadenzi, penali u limiti tal-baġit (18).

27. Il-Kummissjoni u l-Kumitati ma nnegozjawx il-prezzijiet ta' xiri u kiri għal perijodu twil ta' żmien fuq il-bażi ta' l-ispejjeż ta' kostruzzjoni imma fuq il-bażi tal-kondizzjonijiet tas-suq, għaliex l-Istituzzjonijiet kellhom jikkompetu m' akwirenti oħrajn. Hija prattika standard ta' l-industrija li tivvaluta l-bini fuq il-bażi tal-kapitilizzazzjoni tal-valur tal-kiri attwali jew mistenni. Dan il-valur irid jiġi adattat biex jieħu in konsiderazzjoni l-vantaġġi kollha li joħorġu mill-eżenzjonijiet tat-taxxa ta' l-Istituzzjoni (19) skond il-PPI. Kaxxi 3 u 4 juru eżempji konkreti ta' kif il-valur ta' ċertu bini kien stabbilit.

Kaxxa 3.Għall-bini SPA3 il-valur tas-suq tal-bini, aġġustat biex jieħu in konsiderazzjoni ċerti eżenzjonijiet mit-taxxa, kien stmat minn konsulent. Madanakollu, il-kalkolu ma kienx jinkludi riduzzjoni għall-eżenzjoni tal-VAT mogħtija lill-Kummissjoni. Barra dan, il-kalkolu kien ibbażat fuq dħul ta' kiri immedjat, li jżid il-valur meta mqabbel mal-prattika normali li tassumi perijodu inizjali battal.Sabiex ikun hemm benefiċċju mill-vantaġġi fiskali permessi mill-PPI, il-bini Mondrian kien mikri permezz ta' kuntratt t'użufrutt. Il-“kera” t'użufrutt kienet iffissata għal valur korrispondenti għall-kiri tas-suq, li jfisser li l-benefiċċju għall-eżenzjoni tal-VAT ma kienx jirrifletti fil-prezz tal-kera u l-Kummissjoni kellha ġġarrab il-manutenzjoni addizzjonali u l-ispejjeż minuri ta' arranġament mill-ġdid (normalment ir-responsabbilità tas-sid). Barra dan, dan il-kuntratt kellu jirriżulta fi spiża tal-kera inqas minħabba l-perijodu twil ta' (15-il sena) kif ukoll is-solvibbilità tal-Kummissjoni.Dawn iż-żewġ kwistjonijiet kellhom ir-riżultat li l-Kummissjoni kellha tħallas aktar milli kien neċessarju.

28. Għal 18-il kuntratt ta' kiri għal perijodu twil ta' żmien (27 sena) bid-dritt ta' l-akkwist, imfassal fl-għamla ta' “enfitewzi li jista' jiġi akkwistat” mill-Kummissjoni fi Brussell matul il-perijodu ta' l-1997-2001, il-prezz tax-xiri ma kienx indikat fil-kuntratti. Il-kuntratti ffissaw biss l-ammont għall-ewwel ħlas u nkludew klawżoli b'metodi ta' indiċi awtomatiċi simili għal dawk użati fil-kuntratti ta' kiri. Il-Kummissjoni waqqfet din il-prattika għall-kuntratti futuri, u segwiet il-konklużjoni tas-Servizz ta' Verifika Interna tagħha li din il-prattika ma kinitx xierqa. Madanakollu, din is-sejba ma kinitx maqsuma ma' l-Istituzzjonijiet u l-Kumitati komplew jibbażaw ix-xiri tagħhom fuq kiri b'indiċi u mhux fuq il-valur tal-bini (20).

Kaxxa 4.Fil-kaz ta' Belliard 99-101, il-kuntratt iffirmat f'Diċembru 2000 (Enfitewzi li jista' jiġi akkwistat tul 27 sena) ma jindikax il-prezz tax-xiri. Il-kuntratt jiffissa biss l-ewwel ħlas annwali ta' 8,25 miljun euro li jrid jitħallas mis-sena li jiġi kkunisinjat il-bini. Dan l-ammont ġie kkalkulat b'referenza għal kirjiet fis-suq u huwa suġġett għal indiċjar skond ir-rata t'inflazzjoni. Dan il-metodu kif jiġi ffissat prezz mhux l-aktar korrett għal kiri għal terminu ta' żmien twil. Il-valur tas-suq tal-bini, jekk stmat skond il-metodu użat mill-konsulenti tal-Kummissjoni (ara l-kaxxa 3), kien ikun approssimament 127 miljun euro. L-ewwel ħlas annwali li jikkorrispondi għal dan l-ammont kien ikun 6,83 milljun euro.

29. F'ċerti każijiet il-prezzijiet irriżultaw minn ftehim politiċi. F'Memorandum ta' Ftehim iffirmat fit-8 ta' Lulju 1997 mill-Kummissjoni Ewropea, l-Istat Belġjan u l-S.A. Berlaymont 2000 il-Kummissjoni esprimiet l-intenzjoni tagħha biex tokkupa mill-ġdid il-Berlaymont. Madanakollu, dan il-ftehim ma ffissax il-prezz, l-iskadenzi jew ir-responsabbilitajiet għall-arranġament mill-ġdid tal-Berlaymont. Wara ftehim ġdid ta' Lulju 2001, f'Ottubru 2002 il-Kummssjoni aċċettat, l-offerta ta' l-awtoritajiet Belġjani, għalkemm kienet ogħla mill-istima tal-prezz tas-suq (21).

30. Garanziji xierqa għandhom jintalbu mingħand il-kuntratturi sabiex tiġi assigurata l-eżekuzzjoni kompleta tal-kuntratti sa l-approvazzjoni, u l-pagament tal-penali jekk l-iskadenzi ma jkunux rispettati (22). Madanakollu, l-Istituzzjonijiet ma ddefinixxewx politika ċara f'dan il-qasam u l-livell tal-garanziji ma kienx dejjem suffiċjenti. Prattiċi tajba, bħall-ħtieġa ta' ċertifikati fuq il-kwalità tax-xogħol maħruġa minn kumpanniji ta' kontroll tekniku approvati, u politika ta' assigurazzjoni mandatorja li tkopri r-responsabbilitajiet legali tal-kuntrattur, ma kinux applikati konsistentament (23).

Kaxxa 5.Għall-Euroforum, il-Kummissjoni kienet f'pożizzjoni diffiċli għaliex, skond il-kuntratt, 95 % tal-garanzija ta' l-eżekuzzjoni (2 500 000 euro) kienet tiġi rilaxxata eżattament wara li l-bini ġie okkupat u dan ħalla biss 125 000 euro biex ikopri difetti possibbli fil-bini vvalutat għal 'il fuq minn 100 miljun euro. Għad-D4-D5 il-Parlament segwa approċċ ieħor, li jidher aktar razzjonali. Il-kuntratt jistabbilixxi li garanziji t'eżekuzzjoni suffiċjenti ser jiġu provduti — billi jittieħdu in konsiderazzjoni d-difetti identifikati — meta l-bini jiġi okkupat.Il-kuntratt inizjali tas-26 ta' Marzu 2003 għall-bini Lex (Kunsill) ma kienx jipprevedi għall-ebda garanziji bankarji biex jassiguraw l-eżekuzzjoni kompleta. Il-kuntratt finali, iffirmat fl-20 ta' Diċembru 2006, kien jipprovdi għal garanzija bankarja adegwata.

31. Il-kuntratti jipprovdu għall-perijodi (e.ż. 15-il ġurnata għall-SPA3, 25 għal Euroforum u 30 għal Berlaymont) fejn l-Istituzzjonijiet, qabel jidħlu fil-bini, jistgħu jwettqu kontrolli biex jivverifikaw li x-xogħol li sar huwa skond il-kondizzjonijiet miftehma u li l-installazzjonijiet jaħdmu tajjeb. Madanakollu, dawn il-perijodi huma qosra wisq biex jitwettqu l-kontrolli kollha b'mod xieraq u t-testijiet neċessarji għal proġetti kumplessi.

Mezzi biex jiġu ffinanzjati l-proġetti tal-bini

32. L-Artikolu 282 tat-Trattat jippermetti lill-Komunità Ewropea biex tikseb jew tiddisponi minn proprjetà mobbli u immobbli. Għal fini ta' dan, il-Komunità hija rappreżentata mill-Kummissjoni. Madanakollu, il-qafas legali preżenti (24) ma jippermettix lill-Komunità biex tissellef. Konsegwentament l-Istituzzjonijiet kellhom jużuw diversi metodi alternattivi ta' finanzjament għall-akkwisti tal-proprjetà tagħhom. Il-passivi li jikkorrispondu biex jiffinanzjaw il-kiri għall-akkwist mill-Komunità ta' art u bini laħqu 1 803 miljun euro fil-31 ta' Diċembru 2005 (25).

33. L-ikkuntrattar dirett tal-kostruzzjoni ta' bini minn Istituzzjoni huwa l-orħos għażla, imma wkoll il-kompitu l-aktar kumpless, fit-tul u li jirrikjedi ħafna minn livell tekniku. Ma' dan, il-proġetti ta' kostruzzjoni huma diffiċli biex isiru bil-limitazzjonijiet legali u l-qafas tal-baġit. Iffaċċjati b'dawn il-limitazzjonijiet l-Istituzzjonijiet irrikorrew għall-iżviluppaturi privati u f'ċerti każijiet għall-awtoritajiet nazzjonali għall-kostruzzjoni tal-bini tagħhom.

34. Il-metodi użati mill-Istituzzjonijiet kienu jqumu ħafna aktar u kienu anqas trasparenti minn self ta' fondi espliċitu. Ġeneralment il-proġetti kbar l-aktar riċenti jinvolvu xiri għal perijodu twil ta' żmien b'self impliċitu. Il-prezz tal-kuntratt jinkludi impliċitament jew espliċitament l-ispejjeż finanzjarji. L-imgħax imħallas mill-iżviluppaturi biex jiffinanzjaw il-kostruzzjoni tal-bini huwa ddebitat lill-Istituzzjonijiet u huwa dejjem ogħla (26) mir-rati li l-Istituzzjonijiet kienu jiksbu direttament permezz ta' proċeduri ta' sejħa għall-offerti jew mill-intermedjazzjoni ta' pajjiż li qed jipprovdu s-sistemazzjoni jew mill-Bank Ewropew għall-Investiment (BEI).

35. Għall-finanzjament tal-proġett tagħha ta' estenżjoni, il-Qorti tal-Ġustizzja tuża mekkaniżmu kumpless, li jinvolvi l-gvern Lussemburgiż, bank privat, kumpannija mwaqqfa għal għan speċjali u l-BEI. Il-kumpannija mwaqqfa għal għan speċjali kisbet arranġament finanzjarju favorevoli (Euribor +0,01) għal 49 % tal-proġett mill-BEI. Madanakollu, dan il-mekkaniżmu għandu riskji wkoll għaliex il-Qorti tal-Ġustizzja ma kinitx involuta fis-sejħa għall-offerti u fin-negozjat dettaljat tal-kuntratt — li l-klawsoli u l-għażliet tiegħu hija ma kinitx ftehemet fuqhom bil-quddiem — u mhix firmatarja għall-kuntratti ta' finanzjament għalkemm hija ser ikollha ġġarrab l-ispejjeż finanzjarji (e.ż. rati t'imgħax, spejjeż tat-tmexxija). Id-dipartimenti tal-Qorti tal-Ġustizzja eżaminaw il-proċedura segwita mill-gvern għall-għotja tal-kuntratt li jikkonċerna l-finanzjament tal-proġett u enfasizzaw li kien hemm nuqqas ta' kompetizzjoni xierqa. Għalkemm l-BEI jipprovdi kundizzjonijiet finanzjarji tajbin, l-ebda Istituzzjoni oħra jew l-imsieħba tal-bini tagħha ma rrikorrew għalih għall-finanzjament tal-proġetti tal-bini.

36. Fl-2002, il-Kummissjoni bdiet prattika mmirata biex tnaqqas l-ispejjeż ta' finanzjament. Għal ċerti tranżazzjonijiet il-kuntratti kienu jistipulaw li qabel l-att ikun iffirmat, proċedura ta' sejħa għall-offerti fuq is-swieq finanzjarji tiddetermina r-rata t'imgħax. Din il-prattika kienet segwita mill-Kunsill għall-kuntratt Lex, imma mhux mill-Kummissjoni fil-każ li ġej.

Kaxxa 6.Ir-rata t'imgħax impliċita kkuntrattata mill-Kummissjoni f'Jannar 2003 biex tiffinanzja l-akkwist għal 30 sena tal-bini Euroforum kienet 5,65 %. Biex tiffinanzja l-SPA3 il-Kummissjoni għamlet sejħa għall-offerti u fi Frar 2003 kisbet rata t'imgħax ta' 5,01 %. Kieku sejħa simili għall-offerti kienet saret għal Euroforum, madwar 7,7 miljun euro setgħu jiġu ffrankati fuq l-imgħax.

37. Meta l-Istituzzjonijiet jibqgħalhom approprijazzjonijiet fl-aħħar tas-sena — minħabba li ma jkunux intnefqu f'oqsma amministrattivi oħrajn — ħafna drabi l-fondi huma użati biex isiru pagamenti mhux ippjanati fuq proġetti tal-bini (ara l-Anness I). Dan irriżulta li n-nefqa finali kienet ħafna ogħla minn dik inizjalment ibbaġitjata. Per eżempju, fl-2005 l-Parlament u l-Kunsill kull wieħed minnhom uża 89 miljun euro t'approprijazzjonijiet addizjonali miksuba minn trasferimenti.

38. Matul dawn l-aħħar għoxrin sena, il-Qorti enfasizzat f'diversi okkażżjonijiet li approċċ purament annwali għall-ispejjeż relatati ma' l-ispazju għall-uffiċċji fil-prattika jfixkel id-definizzjoni u l-implimentazzjoni ta' politika t'investiment xierqa. F'Diċembru 2005 l-Qorti tenniet ir-rakkomandazzjoni tagħha li approprijzzjonijiet differenzjati — li jippermettu flessibilità akbar — għandhom ikunu utilizzati għal tranżazzjonijiet relatati max-xiri jew il-kostruzzjoni tal-bini (27).

Koperazzjoni interistituzzjonali

39. Il-ħtieġa biex jinkiseb u jitmexxa l-bini hija simili għall-Istituzzjonijiet kollha ta' l-UE. Koperazzjoni effettiva għandha ttejjeb il-kunsinna u tista' tnaqqas l-ispejjeż billi jgħaqqdu flimkien il-kompetenza u s-saħħa tax-xiri. Il-Qorti eżaminat jekk l-Istituzzjonijiet kinux identifikaw l-oqsma relevanti għall-koperazzjoni, inklużi l-evalwazzjonijiet konġunti tal-politika tal-bini tagħhom u jekk din il-koperazzjoni kinitx effettiva.

40. B'risposta għar-rakkomandazzjonijiet repetuti mill-Qorti biex il-koperazzjoni interistituzzjonali tiżdied, is-Segretarjati-Ġenerali ta' l-Istituzzjonijiet waqqfu grupp ta' ħidma fuq il-politika tal-bini, u, f'Ġunju 2001, approvaw il-proposti tal-grupp għat-titjib tal-koperazzjoni interistituzzjonali (28). Il-proposti konkreti kienu jkopru titjib fl-skambju t'informazzjoni, l-iżvilupp ta' strateġija komuni għar-relazzjonijiet ma' l-awtoritajiet pubbliċi ta' l-Istati Membri ospitanti nklużi l-ftehim dwar il-bini ċentrali li stabbilew l-irwoli u r-responsabilitajiet rispettivi ta' l-Istituzzjonijiet u ta' l-Istati Membri ospitanti, l-għotja t'assistenza lil xulxin u eżami ta' l-impatt ambjentali tal-bini li għandu jwassal għall-inizjattivi interistituzzjonali fir-rigward tat-tlestija u t-tmexxija tal-bini.

41. Il-gruppi ta' ħidma interistituzzjonali fuq kwistjonijiet ta' bini ġew imwaqqfa u jiltaqgħu regolarment fi Brussell u fil-Lussemburgu, għalkemm, huma ma tawx riżultat ta' inizjattivi komuni t'importanza jew tfaddil sinifikanti (29). Madanakollu, f'ċerti każijiet speċifiċi l-ispazju għall-uffiċċji kien sullokat minn Istituzzjoni għal oħra. Il-koperazzjoni bejn il-Kummissjoni u l-Parlament dwar Uffiċċji ta' Rappreżentazzjoni maqsuma fl-Istati Membri u bejn il-Kumitat u l-Kunsill rigward l-InfoPoint fi Brussell u Uffiċċji mikrija f'New York u Ġeneva tat il-frott tagħha. Iż-żewġ Kumitati stabbilew servizzi konġunti li jmexxu oqsma ta' interess komun. Din il-koperazzjoni interistituzzjonali ppermettiet programmar konġunt tal-politika tal-bini u evalwazzjoni komuni tal-ħtieġijiet fil-Kumitati. Minkejja dan, f'oqsma oħra ta' interess komuni l-koperazzjoni interistituzzjonali ma seħħitx. Il-verifika tal-Qorti wriet li l-ebda evalwazzjoni politika tal-bini ta' l-Istituzzjonijiet ma twettqet mill-Istituzzjonijiet la b'mod konġunt u lanqas individwalment.

Kaxxa 7.Parti mill-estenzjoni tal-bini prinċipali tal-Qorti tal-Ġustizzja fil-Lussemburgu — ippjanata li titlesta fl-2008 — qed tinbeda fuq art preċedentament okkupata mill-bini “Cube” tal-Kummissjoni. Il-“Cube” provda sistemazzjoni għaċ-Ċentru tal-Kompjuter tal-Kummissjoni. Filwaqt li l-Kummissjoni fl-1999 kienet taf bil-ħtieġa biex tbattal il-bini Cube, hija ma kinitx f'pożizzjoni li ssib sostituzzjoni sa l-2004, b'hekk ikkontribwiet għad-dewmien tal-proġett tal-Qorti tal-Ġustizzja.Għalkemm il-kumpless Belliar 99-101 tbattal fl-1998, sa l-2004 kera annwali ta' madwar 6 miljun euro kienet imħallsa mill-Istituzzjonijiet għal bini vojt (l-ewwel mill-Parlament, wara mill-Kumitati, li kienu meħtieġa mill-Parlament biex jieħdu il-kuntratt tiegħu (30).

42. Skond l-opinjoni tal-Qorti l-Istituzzjonijiet u b'mod partikolari l-Kummissjoni, għandhom jistabbilixxu “ftehim dwar il-bini ċentrali” ma' l-awtoritajiet tal-pajjiżi ospitanti. Madanakollu, tali ftehim, ma ġewx konklużi għall-ebda mis-siti prinċipali ta' l-Istituzzjonijiet. Istituzzjonijiet individwali komplew jinnegozjaw il-proġetti ta' bini tagħhom mal-pajjiżi ospitanti separatament, u kisbu kondizzjonijiet differenti.

43. L-Istituzzjonijiet ma wettqux l-evalwazzjoni ta' l-impatt ambjentali interistituzzjonali, għalkemm din kienet irrakkomandata mis-Segretarji-Ġenerali. Madanakollu, il-Kummissjoni waqqfet ċerti inizjattivi fil-qafas tat-Tmexxija Eko tal-Komunità u ta' l-Iskema ta' Verifika (31). Il-konsum u l-prestazzjoni ta' l-enerġija kienu kwistjonijiet ta' tħassib għall-Istituzzjonijiet waqt l-ippjanar tal-bini tagħhom. Madanakollu, il-proġetti eżaminati ma kinux soġġetti għal studji tekniċi, ambjentali u fuq il-possibilità ekonomika li jikkonċernaw sistemi alternattivi u tekniċi biex tiġi mtejba l-prestazzjoni ta' l-enerġija kif teħtieġ id-direttiva fuq il-prestazzjoni ta' l-enerġija tal-bini (32). Lanqas ma kienu soġġetti għal analiżi benefiċċju-spiża ta' għażliet differenti għas-sistemi ta' tisħin, ventilazzjoni u arja kondizzjonata, billi jittieħdu in konsiderazzjoni spejjeż ta' manutenzjoni għal terminu ta' żmien twil u konsumazzjoni ta' l-enerġija. Minkejja dan, il-Kummissjoni nkludiet il-ħtieġa biex jitwettqu tali analiżi ta' benefiċċju-spiza fil-proċeduri tagħha fl-2004 u issa qed tibda tiżviluppa metodoloġija biex tevalwa l-ispejjeż totali mġarrba tul iż-żmien tal-bini (“spiża taċ-ċiklu tal-ħajja”). Dan huwa suġġett li għandu jistħoqqlu approċċ interistituzzjonali.

44. L-implimentazzjoni tal-politika tal-bini tkopri oqsma fejn l-Istituzzjonijiet jeħtieġu assistenza ta' natura simili (sostenn tekniku fl-arkitettura, inġenerija, saħħa, siġurtà u ergonomija; immaniġġjar ambjentali u sigurtà, regolamenti ta' l-ippjanar u tal-bini, liġi relatata mal-proprjetà, ippjanar finanzjarju). Il-maġġoranza ta' l-Istituzzjonijiet jimpjegaw persunal jew jikru esperti speċifikament għal ċerti jew għal dawn l-oqsma kollha. Għaldaqstant, il-koperazzjoni operattiva tkun tista' tippermetti qsim u użu aħjar ta' esperti kif ukoll skala ta' l-ekonomija fis-servizzi ta' xiri. Madanakollu, s'issa l-ebda tali koperazzjoni ma ġiet stabbilita.

45. Kif il-Qorti rrikkmandat fil-passat, l-Istituzzjonijiet għandhom ikollhom kontroll amministrattiv komplet, tekniku u finanzjarju fuq il-proġetti tal-bini tagħhom. Huma għandhom jagħmlu użu jew minn konsulenti kwalifikati ħafna jew jiżviluppaw kompetenza xierqa fil-qafas interistituzzjonali (33). Il-koperazzjoni interistituzzjonali setgħet tgħin ittejjeb oqsma bħas-superviżjoni ta' xogħlijiet u l-kontroll tal-kwalità tagħhom. Kien jista' jinkiseb tagħlim mit-tip ta' riservi nklużi fir-rapporti t'approvazzjoni tal-bini, id-difetti identifikati mill-Istituzzjonijiet wara l-okkupazzjoni tal-bini u r-riżultati ta' approċċi differenti applikati mill-Istituzzjonijiet. Approċċ partikolari huwa bbażat fuq superviżjoni mill-qrib ta' l-eżekuzzjoni tal-proġetti jew mis-servizzi ta' l-Istituzzjoni stess jew minn konsulenti esterni. L-użu flimkien ta' kompetenza interna u esterna mill-Parlament u l-Qorti tal-Ġustizzja nstabet li hija prattika tajba. Approċċ ieħor, segwit prinċipalment mill-Kummissjoni, huwa ffukat fuq il-kontroll tar-riżultati finali skond l-istandards u l-ispeċifikazzjonijiet miftehma.

46. Is-servizzi legali u l-konsulenti ta' l-Istituzzjonijiet pproduċew diversi rapporti dettaljati għal kuntratti u bini speċifiċi, li jeżaminaw il-vantaġġi u l-iżvantaġġi ta' formuli differenti għall-akkwist ta' bini, u identifikaw riskji speċifiċi, li kellhom jiġu diskussi b'mod konġunt mill-Istituzzjonijiet kollha. Kitba standard għall-kuntratti l-aktar użati ma kinitx diskussa mill-Istituzzjonijiet kollha flimkien. Kif kull waħda mill-Istituzzjonijiet tipprepara l-kuntratti tagħha stess separatament, esperenzi u kompetenza legali preċedenti ma kinux maqsuma. Il-Parlament ħa in konsiderazzjoni nuqqasijiet misjuba fi proġetti preċedenti u abbozza dispożizzjonijiet iddettaljati fil-qasam tas-superviżjoni tax-xogħlijiet u garanziji li setgħu jkunu utli għal Istituzzjonijiet oħrajn.

47. Il-ħolqien mill-Kummissjoni fl-2002 ta' żewġ uffiċċji “għall-infrastruttura u l-loġistika” fi Brussell u fil-Lussemburgu (OIB u OIL rispettivament), li kienu jimmiraw biex jipprovdu sostenn għad-dipartimenti tal-Kummissjoni u potenzjalment għal Istituzzjonijiet oħrajn tal-Komunità, ma kisbitx ir-riżultati mistennija fir-rigward ta' titjib ta' koperazzjoni interistituzzjonali. L-OIL biss iffirma “ftehim tal-livell tas-servizz” (il-Qorti ta' l-Awdituri u ċ-Ċentru tat-Traduzzjoni).

48. Ma' dan il-Qorti osservat li l-kompetenza u l-aħjar prattika ta' l-OIB/OIL (eżempju, fl-oqsma ta' proċeduri, software għall-immaniġjar ta' spażju għall-uffiċċji jew analiżi tar-riskji marbutin ma' kirjiet għal perijodu twil ta' żmien) kienu biss maqsuma bejniethom, jew ma' Istituzzjonijiet oħrajn, f'ċerti każijiet speċifiċi.

49. Okkażjonalment kull Istituzzjoni tikri bini biex tkopri l-ħtiġijiet għal spazju għall-uffiċċji temporanji sakemm jiffinalizzaw il-proġetti prinċipali tagħhom. Fl-istess ħin Istituzzjonijiet oħra ħafna drabi jżommu “riserva” ta' spazju għall-uffiċċji biex ilaħħqu ma' avvenimenti mhux previsti, ħatt u arranġament mill-ġdid perijodiku ta' bini, li jfisser li għal żmien temporanju huma jkollhom spazju għall-uffiċċju iżjed mill-ħtiġijiet tagħhom. Diversi inizjattivi interistituzzjonali mmirati biex jaqsmu spazju għall-uffiċċji riċentement fallew għaliex bini aċċettabbli għal Istituzzjoni waħda ma kienx jilħaq l-istandards ta' oħra (34)

KONKLUŻJONIJIET U RAKKOMANDAZZJONIJIET

50. Għalkemm l-Istituzzjonijiet jiffaċċjaw numru ta' limitazzjonijiet politiċi u baġitarji huma rnexxielhom jissistemaw il-persunal tagħhom f'kundizzjonijiet xierqa. F'dawn l-aħħar snin l-Istituzzjonijiet tejjbu l-immaniġjar tal-politika tal-bini tagħhom imma xorta għadhom isoffru min-numru ta' nuqqasijiet f'dak li għandu x'jaqsam ma' l-ippjanar, finanzjament u spiża u koperazzjoni interistituzzjonali.

Ippjanar

51. L-Istituzzjonijiet għadhom ma waqqfux politika komunitaja dwar il-bini imma ddefinew il-politika tagħha stess indipendentament. L-ippjanar kien jeħtieġ li jirrikonċilja ħafna limitazzjonijiet differenti bħan-natura pubblika ta' l-UE, id-distribuzzjoni tal-persunal bejn Brussell, il-Lussemburgu u Strasburgu, id-daqs tad-dipartimenti u l-Istituzzjonijiet, in-nuqqas ta' approprijazzjonijiet differenzjati, it-tipi differenti ta' bini u l-ħtieġa li tittratta ma' sidien terza parti u investituri fil-proprjetà. L-Istituzzjonijiet kellhom jiffaċċjaw ukoll il-problema li ma segħux jipprevjenu deċiżjonijiet fuq it-tkabbir definittivi (ara l-paragrafi 4 sa 6 u 9).

Rakkomandazzjoni: Qafas ta' politika tal-bini multi-annwali kkoordinat għandu jiġi definit. L-awtoritajiet tal-baġit għandhom ikunu infurmati adegwatament u regolarment bl-implikazzjonijiet globali tal-baġit tal-politika tal-bini għal kull Istituzzjoni.

52. Il-limitazzjonijiet ta' hawn fuq jispjegaw għaliex arranġamenti għall-ispazju għall-uffiċċji definittivi huma provduti tard u ħafna drabi jeħtieġu arranġamenti intermedjarji u soluzzjonijiet għal terminu ta' żmien qasir li jiswew ħafna flus. Il-Qorti sabet li l-ippjanar għal perijodu twil ta' żmien jista' jiġi mtejjeb (ara l-paragrafi 7 u 8).

53. L-Istituzzjonijiet taw prijorità lix-xiri aktar milli l-kiri tal-bini. Huma m'applikawx din il-politika konsistentament u krew bini fuq bażi ta' perijodu twil ta' żmien mingħajr l-għażla li tixtri minkejja r-rakkomandazzjonijiet preċedenti tal-Qorti. Dawn il-proċeduri jagħmlu l-akkwist sussegwenti aktar ogħli (ara l-paragrafi 9 sa 12).

Rakkomandazzjoni: L-Istituzzjonijiet għandhom ikomplu jikkoordinaw l-iskedi u l-mezzi biex jistmaw il-ħtiġijiet tagħhom, biex jevitaw kemm jista' jkun kiri ta' bini għal perijodu qasir ta' żmien. L-Istituzzjonijiet ta' l-UE għandhom dejjem ifittxu kuntratti ta' kiri għal terminu ta' żmien twil li jinkludu l-għażla li tixtri

54. L-Istituzzjonijiet komplew jikkonċentraw l-parti kbira tal-bini kollu tagħhom fil-Kwartier Ewropew fi Brussell għalkemm il-Kummissjoni kellha l-politika li tfittex akkomodazzjoni f'żoni oħra tal-belt. Il-konċentrazzjoni toħloq ekonomija fil-kobor imma kkontribwiet għaż-żieda fil-prezzijiet minħabba domanda għola għall-bini u riduzzjoni fl-ispazju għall-uffiċċji disponibbli f'din iż-żona. (ara l-paragrafi 13 sa 15).

Rakkomandazzjoni: Inizjattivi riċenti mmirati biex jiddiversifikaw l-ispażju għall-uffiċċji fi Brussell għandhom jiġu segwiti aktar.

55. L-informazzjoni disponibbi għat-teħid tad-deċiżjoni u għall-immaniġjar ta' l-ispazju għall-uffiċċji (e.ż. dejta fuq iż-żoni għall-uffiċċji u l-ispejjeż tal-bini u persunal li jeħtieġ spazju għall-uffiċċji) hija impreċiża, li tagħmilha diffiċli biex jiġu evalwati l-ħtieġijiet u biex isiru l-pjanijiet għall-futur (ara l-paragrafi 16 sa 19).

Rakkomandazzjoni: L-Istituzzjonijiet għandhom jiżviluppaw metodi xierqa biex jistmaw il-ħtiġijiet kurrenti u għal perijodu twil ta' żmien tagħhom. L-informazzjoni dwar l-immaniġjar għandha tiġi mtejba permezz tad-definizzjoni ta' indikaturi komuni u ċari. L-inizjattivi diġa' meħuda mill-Istituzzjonijiet individwalment u mill-gruppi ta' ħidma interistituzzjonali għandhom jiġu sostnuti, konsolidati u estiżi.

Finanzjament u spejjeż

56. Il-prezzijiet li l-Istituzzjonijiet iħallsu għall-kostruzzjoni u xogħlijiet li jirrelataw mal-bini tagħhom ma kinux iddeterminati taħt il-kondizzjonijiet ta' kompetizzjoni ħielsa. Kważi għal proġetti kollha eżaminati, il-kuntratti kienu konklużi minn trattat privat. L-użu insuffiċjenti ta' proċeduri ta' sejħa għall-offerti jfisser li m'hemmx assigurazzjoni li l-bini ġie miksub għal spiża minima (ara l-paragrafi 21 sa 23). Il-Qorti sabet każijiet fejn il-proċeduri negozjati ma wasslux għall-aħjar prezzijiet (ara l-paragrafi 24 sa 29).

Rakkomandazzjoni: Il-kuntratti kollha relatati mal-kostruzzjoni ta' bini u xogħlijiet ta' tlestija għandhom jitpoġġew għall-sejħa għall-offerti fuq il-bażi l-aktar wiesgħa' possibbli. Jekk, b'eċċezzjoni, il-proċedura negozjata hija użata, il-prezzijiet għandhom ikunu bbażati fuq l-ispejjeż tal-kostruzzjoni, inklużi spejjez ta' kostruzzjoni għall-operaturi ekonomiċi. Għall-kiri u l-bejgħ ta' bini eżistenti, is-suq għandu jkun esplorat mill-aktar mod wiesgħa' possibbli. L-Istituzzjonijiet għandhom jassiguraw li huma jieħdu vantaġġ komplet mill-eżenzjonijiet tat-taxxa taħt l-PPI.

57. Fil-qafas legali preżenti, l-Istituzzjonijiet m'humiex permessi li jisselfu. Iffaċċjati b'din il-limitazzjoni huma użaw diversi metodi kumplessi biex jiffinanzjaw l-akkwisti ta' proprjetà li wasslu għal spejjeż addizzjonali meta mqabbla ma' self dirett, u huma inqas trasparenti (ara l-paragrafi 32 sa 38).

Rakkomandazzjoni: Ippjanar tal-baġit imtejjeb u aktar flessibli permezz ta' l-użu ta' approprijazzjonijiet differenzjati jistgħu jiffaċilitaw użu aktar razzjonali ta' l-approprijazzjonijiet tal-baġit u ġestjoni aħjar tad-dejn u impenji fuq terminu ta' żmien twil ta' l-Istituzzjonijiet.

Koperazzjoni interistituzzjonali

58. Il-ħolqien ta' l-OIB u l-OIL ma tawx ir-riżultati mistennija fil-qasam tal-koperazzjoni interistituzzjonali. Kien hemm numru baxx ta' “Ftehim dwar il-bini ċentrali” u l-esperjenzi u l-aħjar prattiċi kienu rarament maqsuma bejn l-Istituzzjonijiet. Madanakollu, il-Qorti identifikat ċerti każijiet speċifiċi ta' koperazzjoni interistituzzjonali u iniżjattivi ġodda riċenti biex itejbuha. B'mod ġenerali “il-ftehim dwar il-bini ċentrali” ma' l-Istati Membri ospitanti għadhom ma ġewx konklużi, li jwasslu lill-Istituzzjonijiet biex jinnegozjaw fuq bażi ad hoc b'kundizzjonijiet u kiri differenti minn xulxin. Fil-passat l-Istituzzjonijiet ma tawx kunsiderazzjoni suffiċjenti lill-aspetti ambjentali imma inizjattivi riċenti juru li qed tingħata aktar attenzjoni lil dan il-qasam. L-Istituzzjonijiet m'evalwawx il-politika tal-bini tagħhom la konġutament u lanqas individwalment (ara l-paragrafi 39 sa 49).

Rakkomandazzjoni: Prattika u inizjattivi tajbin meħuda individwalment minn Istituzzjoni waħda jew oħra għandhom jiġu estiżi għall-Istituzzjonijiet kollha b'mod partikolari fi kwistjonijiet tekniċi bħal kuntratti jew superviżjoni ta' proġetti, u oqsma bħall-ambjent. Ir-riżultati tal-politika tal-bini ta' l-Istituzzjonijiet għandhom jiġu evalwati konġutament u modi ġodda biex tittejjeb il-koperazzjoni interistituzzjonali għandhom jiġu esplorati. L-Istituzzjonijiet għandhom ikomplu jwaqqfu gruppi ta' ħidma li jikkonċernaw suġġetti li jistħoqqilhom attenzjoni interistituzzjonali bħall-iżvilupp tal-metodoloġija ta' l-ispiża taċ-ċiklu tal-ħajja. Koperazzjoni mill-qrib ma' l-awtoritajiet tal-pajjiżi ospitanti għandha tkun objettiv essenzjali ta' l-istrateġija tal-bini ta' l-Istituzzjonijiet.

Dan ir-rapport ġie adottat mill-Qorti ta' l-Awdituri fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha tal-21 ta' Marzu 2007. Għall-Qorti ta' l-Awdituri Hubert WEBER President

(1) L-ispjegazzjonijiet jikkonċernaw is-sitwazzjoni fi Brussell, u d-definizzjonijiet huma kemmxejn aktar sempliċi mid-definizzjonijiet legali.

(2) L-ispiża annwali kienet ibbażata fuq il-pagamenti annwali dovuti għal kiri fit-tul u kirjiet u l-użu tar-rata ta' deprezzament ta' 4 % fuq il-valur tal-bini li kienu proprjetá tagħhom. Dan l-ispazju għall-uffiċċji kien disponibbli għal 44 006 persuni (persunal u persuni oħrajn, bħal esperti u impjegati esterni li jeħtieġu spazju għall-uffiċċji). Sors: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier. Kumitat Interistituzzjonali għall-Preparazzjoni tal-Mistoqsijiet Baġitarji u Finanzjarji (CPQBF) Ġunju 2005.

(3) Kontijiet annwali finali tal-Komunitajiet Ewropej. Volum 1. Informazzjoni aktar dettaljata dwar in-nefqa fuq il-bini u l-valur tagħhom hija ppreżentata kull sena f'anness mal-baġit ġenerali ta' l-Unjoni Ewropea (Tabella D “Bini ta l-Unjoni Ewropea”).

(4) Il-Qorti diġà rrapportat fuq din il-kwistjoni fil-Rapport Speċjali tagħha dwar il-politika ta' spazju għall-uffiċċji ta' l-Istituzzjonijiet Ewropej, fil-paragrafu 7.2.2. (ĠU C 221, 3.9.1979).

(5) Per eżempju: Il-politika tal-bini għall-1996-2005 tal-Kummissjoni, SEC (96) 1095 finali tat-18 ta' Ġunju 1996 aġġornata għal Brussell f'Diċembru 2003, COM(2003) 755 finali ta' l-10 ta' Diċembru 2003.

(6) Rapport interistituzzjonali tal-grupp tekniku “Programmes immobiliers et conditions de financement” Frar 1996.

(7) Sors: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immobilier, CPQBF Ġunju 2005.

(8) Rapport Speċjali dwar il-politika ta' spazju għall-uffiċċji ta' l-Istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej, sezzjoni 7.5. Rapport Annwali għas-sena finanzjarja 1987, paragrafi 10.51 (ĠU C 316, 12.12.1988).

(9) Il-politika tal-bini tal-Kummissjoni għall-1996-2005, SEC(96) 1095 finali tat-18 ta' Ġunju 1996, p. 10.

(10) Simulazzjoni t'enfitewzi li jista' jiġi akkwistat għal 27 sena (b'żieda annwali ta' 2 % u rata t'imgħax ta' 5 %).

(11) Sorsi: Workshop, Tifhem is-Suq ta' l-Uffiċċju fi Brussell, Frar 2005, u Programmi multiannwali tal-politika tal-bini tal-Kummissjoni fi Brussell, OIB.

(12) Il-bini Remard (8 256 m2), Wiertz 50 (2 837m2) Montoyer 63 (9 681 m2) u Montoyer 75 (9 935m2).

(13) Sors: Paragun ta' l-ispejjeż bejn l-Istituzzjonijiet fil-qasam tal-bini, CPQBF Ġunju 2005.

(14) Artikoli 116(1) u 126.1(h) tar-regoli li jimplimentaw.

(15) Il-komunikazzjoni interprettiva tal-Kummissjoni dwar il-liġi applikabbli tal-Komunità għal għotjiet ta' kuntratti li mhumiex segwiti jew inkella li m'humiex kompletament soġġetti għad-dispożizzjonijiet tad-Direttivi dwar l-Akkwist Pubbliku (ĠU C 179, 1.8.2006, p. 2).

(16) Avviżi t'informazzjoni preċedenti kienu ppubblikati matul il-prospett tas-suq għal erba' proġetti biss (tliet każijiet fil-Kunisill u wieħed fil-Parlament).

(17) Rapport Annwali għas-sena finanzjarja 1987, paragrafi 10.51-55, Rapport Speċjali dwar il-politika ta' l-ispazju għall-uffiċċji ta' l-Istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej, sezzjoni 7.5.

(18) L-Artikolu 4(3) tal-kuntratt qafas jistipula li l-Istat għandu jikseb il-ftehim tal-Qorti f'kull fażi ta' l-implimentazzjoni tal-proġett, imma ma jispeċifikax preċiżament kif u fuq il-bażi ta' liema dokumenti l-Qorti għandha tagħti l-ftehim tagħha jew, aktar importanti, x'jiġri jekk ma jkunx hemm ftehim. Ara wkoll ir-Rapport Speċjali Nru. 5/2000 dwar in-nefqa tal-bini tal-Qorti tal-Ġustizzja, b'mod partikolari l-paragrafu 16 (ĠU C 109, 14.4.2000).

(19) Fi Brussell, il-VAT fuq il-kostruzzjoni huwa ta' 21 %; it-taxxa fuq il-proprjetà hija madwar 10-15 %;u t-taxxa tar-reġistrazzjoni għall-akkwisti hija 12,5 %.

(20) Trèves 74, Belliard 93, Belliard 68.

(21) Rapport ta' evalwazzjoni mwettaq minn konsulent ibbażat fuq il-kondizzjonijiet tas-suq wera li l-valur gross tas-suq ħieles tal-Berlaymont ikun madwar 451 miljun euro. Billi jittieħdu in konsiderazzjoni l-eżenzjonijiet tat-taxxa tal-Kummissjoni, il-valur ikun ta' madwar 379 miljun euro. Il-prezz kien iffissat għal 553 miljun euro inklużi x-xogħlijiet ta' tlestija (iċ-Ċentru ta' Konferenza, iċ-Ċentru ta' l-Istampa, l-Uffiċċji tal-Kummissarji, it-tagħmir tal-multimedia) għal madwar 35 miljun euro.

(22) Artikolu 102 tar-Regolament Finanzjarju.

(23) Il-provvediment ta' politika t'assigurazzjoni mandatorji li jkopru r-responsabbilitajiet tal-kuntrattur, kif stabbiliti fil-liġi nazzjonali, hija essenzjali għal perijodu ta' għaxar snin (“garantie décennale”) li matulhom il-kuntrattur huwa responsabbli. Ħafna drabi l-Istituzzjonijiet aċċettaw fil-kuntratti li jieħu responsabbilità mid-drittijiet ta' l-iżviluppatur mill-garanzijia ta' għaxar snin sabiex jiffaċilitaw il-kompitu ta' l-iżviluppatur tad-drittijiet tiegħu għall-pagamenti dovuti mill-istituzzjonijiet lill-banek. Madanakollu, f'diversi każijiet politika t'assigurazzjoni ma kinux mitluba mill-iżviluppaturi (e.ż. il-Kummissjoni talbitha biss għall-Euroforum u l-Kumitati ma talbuhiex għal ebda mill-bini tagħom). L-Istituzzjonijiet kienu jnaqqsu l-mezzi biex jiksbu riżarċiment jekk jinqalgħu l-problemi. F'tali każijiet it-talbiet għandhom ikunu indirizzati lis-sotto kuntratturi. L-obbligazzjoni li jiġu prodotti ċertifikati fuq il-kwalità tax-xogħol, maħruġa mill-kumpanniji ta' kontroll tekniku miftehma, kienet imniżżla f'ħafna mill-kuntratti. Din il-prattika tajba tintroduċi assigurazzjoni addizzjonali fuq l-eżekuzzjoni korretta tax-xogħlijiet.

(24) Skond l-Artikolu 14 tar-Regolament Finanzjarju, il-Komunitajiet u l-korpi stabbiliti minnhom ma jistgħux jisselfu.

(25) Il-Kontijiet Finali tal-Komunitajiet Ewropej 2005. Tabella: Finanzjament tal-Kiri u Drittijiet Simili, p. 35.

(26) E.ż. Għall-bini Lex l-ispiża finali għall-investiment ser tkun iddeterminata b'referenza għar-rata t'imgħax ta' Euribor +1,125. Fil-kaz tad-D4 D5 ir-rata t'imgħax miftehma kienet Euribor +0,650 (wara mnaqqsa għal Euribor +0,375). Għall-finanzjament ta' xogħlijiet ta' tlestija speċifiċi tal-bini mikri mill-Kunsill (Rolin u Woluwe-Heights), li kien finanzjament għal terminu ta' żmien qasir bil-possibilità ta' ħlas finali prematur, rati t'imgħax ogħla (7 % – 6 %) kienu miftehma ma' l-iżviluppaturi.

(27) Opinjoni Nru 10/2005 dwar l-abbozz tar-Regolament tal-Kunsill li jemendi r-Regolament (KE, Euratom) Nru 1605/2002 tal-25 ta' Ġunju 2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-ġeneral baġit tal-Komunitajiet Ewropej, paragrafu 21 (ĠU C 13, 18.1.2006, p. 1). Ara wkoll, ir-Rapport Annwali għas-sena finanzjarja 1987, paragrafu 10.77; ir-Rapport Speċjali Nru 5/2000 dwar in-nefqa fuq il-bini tal-Qorti tal-Ġustizzja, Opinjoni Nru 4/97 dwar il-proposti għal Regolament tal-Kunsill (Euratom, KEFA, KE) li jemenda r-Regolament Finanzjarju tal-21 ta' Diċembru 1977 applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej, paragrafu 2.13 (ĠU C 57, 23.2.1998).

(28) Ara r-risposti tal-Kummissjoni għall-paragrafu 7.66 tar-Rapport Annwali dwar is-sena finanzjarju 2000. (ĠU C 359, 15.12.2001)..

(29) Ara r-Rapport ta' l-awtorità tal-baġit dwar il-benefiċċji tal-koperazzjoni interistituzzjonali ta' Ottubru 2005.

(30) Ara r-Rapport Annwali dwar is-sena finanzjarja 2000, paragrafu 7.68.

(31) Regolament (KE) Nru 761/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kummissjoni tad-19 ta' Marzu 2001 (ĠU L 114, 23.4.2001, p. 1) u r-Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni ta' l-10 ta' Lulju 2003 (ĠU L 184, 23.7.2003, p. 19) dwar l-Immaniġjar-Eko u l-Iskema ta' Verifika..

(32) Direttiva 2002/91/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta' Diċembru 2002 fuq il-prestazzjoni ta' l-enerġija tal-bini (ĠU L 1, 4.1.2003, p. 65).

(33) Rapport Annwali dwar is-sena finanzjarja 1999, paragrafu 6.30 (ĠU C 342, 1.12.2000).

(34) E.ż. Il-bini Goldbell u J. Monnet fil-Lussemburgu.

ANNESS I L-EŻEKUZZJONI TAL-BAĠIT 2003-2005 Il-Kummissjoni 2003 2004 2005 Approprijazzjonijiet tal-baġit Trasferimenti Approprijazzjonijiet finali Riżultat Approprijazzjonijiet tal-baġit Trasferimenti Approprijazzjonijiet finali Riżultat Approprijazzjonijiet tal-baġit Trasferimenti Approprijazzjonijiet finali Riżultat DESKRIZZJONI Kera 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 Akkwist ta' proprjetà immobbli 0 0 0 0 n.a n.a 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 IL-PARLAMENT EWROPEW Kera 56 219 900 –13 142 943 43 076 957 43 076 839 67 391 000 142 734 931 210 125 931 209 987 082 34 761 956 45 979 590 80 741 546 80 734 779 Akkwist ta' proprjetà immobbli 5 600 000 134 686 103 140 286 103 140 286 103 2 327 500 –23 000 2 304 500 2 304 085 0 98 059 966 98 059 966 97 876 424 Approprijazzjoni provviżorja biex tkopri l-investimenti fuq proprjetà ta' l-istituzzjoni 58 152 272 –58 152 272 0 44 942 471 –44 942 471 0 54 793 389 –54 793 389 0 119 972 172 63 390 888 183 363 060 183 362 942 114 660 971 97 769 460 212 430 431 212 291 167 89 555 345 89 246 167 178 801 512 178 611 203 IL-KUNSILL Kera 9 100 000 – 495 000 8 605 000 8 594 092 14 634 000 –1 554 000 13 080 000 13 073 791 17 200 000 –1 238 000 15 962 000 15 958 948 Akkwist ta' proprjetà immobbli 0 15 909 000 15 909 000 15 909 000 13 500 000 44 949 000 58 449 000 58 449 000 14 420 000 89 950 000 104 370 000 104 370 000 9 100 000 15 414 000 24 514 000 24 503 092 28 134 000 43 395 000 71 529 000 71 522 791 31 620 000 88 712 000 120 332 000 120 328 948 IL-QORTI TAL-ĠUSTIZZJA Kera 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 Akkwist ta' proprjetà immobbli 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 IL-KUMITAT EKONOMIKU U SOĊJALI EWROPEW Kera 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 Akkwist ta' proprjetà immobbli 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 IL-KUMITAT TAR-REĠJUNI Kera 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 Akkwist ta' proprjetà immobbli 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 IL-QORTI TA' L-AWDITURI Kera 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 427 000 – 290 000 2 137 000 1 920 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Akkwist ta' proprjetà immobbli 0 0 0 0 500 000 150 000 650 000 650 000 0 0 0 0 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 927 000 – 140 000 2 787 000 2 570 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 TOTAL 311 555 576 85 863 134 397 418 710 397 319 778 362 780 311 166 021 353 508 981 744 507 715 105 354 965 544 194 445 897 532 995 675 532 345 840

ANNESS II LISTA TAL-BINI KKUNSIDRAT F'DAN IR-RAPPORT Il-Kummissjoni Brussell Berlaymont SPA3 Mondrian Il-Kummissjoni Lussemburgu Euroforum Hitec Il-Parlament Brussell D4-D5 Atrium II Remard Wiertz 50 Montoyer 63 Il-Parlament Lussemburgu Torri A u B Goldbell KAD Il-Parlament Strasburgu IPE1, 2 u 3 Il-Kumitati Brussell Belliard 99-101 Trèves 74 Belliard 93 Belliard 68 Il-Kunsill Brussell Lex Wolowe-Heights Rolin Il-Qorti tal-Ġustizzja Lussemburgu Estenzjoni tal-Palais Geos Tbis Allegro

RISPOSTI TAL-PARLAMENT EWROPEW 11. Kaxxa 1. Il-prezz li l-Parlament Ewropew ħallas biex jakkwista l-binjiet IPE 0, 1, 2 u 3 kien ir-riżultat ta' negozjati kumplessi li għalihom kienu pparteċipaw bosta parteċipanti involuti fihom, b'mod speċjali l-Belt ta' Strasburgu u l-Istat Franċiż bħala pajjiż ospitanti tas-sede ta' l-Istituzzjoni. Fl-istabbilizzazzjoni ta' dan il-prezz, ġew meqjusa l-elementi kollha tal-fajl: ir-restrizzjonijiet ġuridiċi li ġejjin mill-mudell ta' finanzjament magħżul għall-kostruzzjoni tal-binjiet, il-prezz ta' l-art, il-preżenza ta' investituri privati fin-negozjati bħala proprjetarji tal-binjiet, l-istabbilizzazzjoni tal-valur tal-binjiet, ir-restrizzjonijiet baġitarji tal-Belt ta' Strasburgu u l-parteċipazzjoni ta' l-Istat Franċiż. Għalkemm il-kuntratti ffirmati fl-1979 ma kellhomx klawżola dwar il-konsiderazzjoni tal-kirjiet imħallsa mill-Istituzzjoni fil-każ ta' xiri eventwali tal-binjiet — xiri li dak iż-żmien ma kienx hemm il-ħsieb għalih — il-kirjiet imħallsa kienu wieħed mill-parametri tan-negozjati dwar l-iffissar finali tal-prezz tax-xiri tal-binjiet. 17. Il-ħtieġa għal bini ġdid inħasset fl-2001 wara analiżi tad-dejta disponibbli, u din ġiet integrata fl-ippjanar fit-tul. L-istimi u l-ippjanar ġew aġġornati bejn l-2001 u l-2005 sabiex jiġu meqjusa l-bidliet fil-ħtiġijiet magħrufa għal spazju ta' uffiċċji li rriżultaw minn numru ta' raġunijiet: a) id-deċiżjonijiet dwar il-ħolqien ta' impjiegi huma annwali mhux multiannwali; b) ħtiġijiet speċifiċi li ġejjin miż-żieda fin-numru ta' lingwi uffiċjali, Stati Membri u staff (in-numri ġew stimati b'mod aktar preċiż wara evalwazzjoni dettaljata); c) iż-żieda fis-setgħat tal-Parlament wara t-Trattat ta' Nizza. Saret organizzazzjoni sinifikanti mill-ġdid tas-Segretarjat Ġenerali bil-ħsieb li jitqawwa l-appoġġ lill-Membri (il-politika “Ngħollu l-Miri” — “Raising the Game”). Minkejja ż-żieda fil-produttivita, it-total ta' l-istaff żdied u nbidlet id-distribuzzjoni ta' l-istaff bejn il-Lussemburgu u Brussell; Barra minn hekk, it-tbassir ta' l-2001 kien jipprevedi t-tqegħid għad-dispożizzjoni tal-binjiet D4/D5 fl-2004/2005. Dan imbagħad ġie revedut minħabba numru ta' raġunijiet: il-ħtieġa li jkun hemm konformita sħiħa mal-leġiżlazzjoni Ewropea dwar l-akkwist pubbliku; id-diffikultajiet li huma parti min-negozjati ta' kuntratt daqshekk kumpless; iż-żmien meħtieġ sabiex ikun żgurat li kumpless daqshekk kbir ikun integrat fiz-zona tal-madwar b'mod li jiġu meqjusa l-kwistjonijiet tal-viċinat. 43. In-nuqqas ta' analiżi bil-ħsieb li jitjieb ir-rendiment ta' l-enerġija tal-binjiet kien dovut għall-proġetti analizzati mill-Qorti (l-Anness II ta' l-osservazzjonijiet): dawn jikkonċernaw il-binjiet li huma mikrija mill-Parlament (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, it-Torrijiet A u B, Goldbell), jew il-binjiet mikrija oriġinarjament mill-Parlament u li mbagħad ġew mixtrija (KAD, IPE 0, 1, 2 u 3) jew, fl-aħħarnett, binjiet li kienu riżultat ta' konsulta pubblika u saru l-objettiv ta' kuntratti ta' xiri jew ta' kirja fit-tul (D4-D5 u l-Atrium). Il-Parlament ma pparteċipax fid-definizzjoni preliminari tal-bini Atrium iżda kiseb it-twaqqif ta' sistemi solari u ta' rkupru ta' eneġija fil-binjiet D4-D5. Proġetti oħra qed isirulhom analiżi ambjentali dettaljati. L-aktar wieħed riċenti huwa l-estensjoni tal-bini KAD fil-Lussemburgu iżda, fl-1992 il-Parlament diġakien talab biex jiġu esplorati l-possibiltajiet li jintuża tagħmir ta' klimatizzazzjoni “tajjeb għall-ambjent” fil-bini LOW. 51 u 58. Il-Qorti tirrakkomanda t-tisħiħ tal-koperazzjoni interistituzzjonali speċjalment fil-qasam ta' l-ippjanar fit-tul biex jiġu sodisfati l-ħtiġijiet ta' l-Istituzzjonjiet, tad-definizzjoni ta' politika immobiljari komuni u ta' mod ġenerali ta' skambju ta' informazzjoni rigward il-prattiki ta' kull waħda mill-Istituzzjonijiet fil-qasam immobiljarji. Il-Parlament Ewropew għandu l-istess tħassib. F'dan ir-rigward, ikun aħjar li wieħed jiftakar li fir-riżoluzzjoni tiegħu tas-26 ta' Settembru 2006 dwar il-kwittanza għall-implimentazzjoni tal- baġit 2004, il-Parlament kien inkariga lill-Amministrazzjoni tiegħu “sabiex tfassal rapport flimkien ma' l-Istituzzjonijiet l-oħra ta' l-Unjoni, li jeżamina l-possibilta li tinħoloq awtorita Ewropea għall-proprjeta immobbli, li tkun responsabbli mill-kostruzzjoni u l-manutenzjoni ta' l-istituzzjonijiet u l-korpi ta' l-Unjoni”. Dan ir-rapport għandu jiġi preżentat lill-Kumitat Parlamentari tal-Kontroll tal-Baġit mhux aktar tard mill-1 ta' Ottubru 2007. 58. Ara hawn fuq, ir-risposta taħt il-paragrafu 51.

IR-RISPOSTA MILL-KUNSILL Nota 25. Ir-rati ta' interess għat-tagħmir ta' Rolin u Woluwe Heights għandhom jitqiesu bħala finanzjament għal terminu qasir bil-possibbiltà ta' rimbors totali antiċipat. Fiż-żewġ każijiet, il-Kunsill uża din il-possibbiltà u l-ispiża totali għat-tagħmir ta' dawn il-bini ntraddet lura fis-sena li ġie fornit ix-xogħol jew fis-sena ta' wara. Fid-dawl ta' dawn il-fatti, ir-rati ta' interess imposti m'għandhomx ikunu kkunsidrati bħala għolja. 43. Is-Segretarjat tal-Kunsill jissuġġerixxi li l-Qorti ta' l-Awdituri, fid-deskrizzjoni tal-valutazzjonijiet ta' l-impatt ambjentali tal-bini, tieħu nota ta' l-azzjonijiet tas-SĠK f'dan il-qasam. B'mod partikolari l-azzjonijiet inkludew: a) Il-bini Justus Lipsius kien is-suġġett ta' verifika eżawrjenti fir-rigward tal-konsum ta' l-enerġija li saret fl-2006 taħt is-superviżjoni ta' l-“Institut Bruxellois de la Gestion de l'Environnement”. Bħala eżempju għandu jiġi nnutat li dan il-bini attwalment għandu l-akbar impjant ta' produzzjoni ta' elettriku fotovoltajku tar-Reġjun ta' Brussell. b) Il-bini Lex kien is-suġġett ta' studju dettaljat bil-għan li tittejjeb il-prestazzjoni tiegħu fil-qasam ta' l-iżvilupp sostenibbli. Bosta fatturi rriżultaw fi tnaqqis kbir fil-produzzjoni tas-CO2 ġenerat minn dan il-bini (koġenerazzjoni, pompi tat-tisħin, tifi awtomatiku tad-dwal, eċċ.)

IR-RISPOSTA TAL-KUMMISSJONI SOMMARJU EŻEKUTTIV I. –III. Il-Kummissjoni tinsab fil-proċess li tadatta l-politika tal-bini tagħha fi Brussell u l-Lussemburgu, u l-komunikazzjoni l-ġdida dwar dan is-suġġett ser tiġi adottata qabel il-waqfa għas-Sajf 2007. Il-Kummissjoni hija ta' l-opinjoni li teżisti l-ħtieġa biex fil-ġejjieni jsiru bidliet strutturali bil-ħsieb li, b'mod sostenibbli, tittejjeb l-effiċjenza u l-effettività tal-politika tal-bini tagħha kif ukoll il-kwalità tal-ħajja tal-persunal tagħha u tar-residenti tal-lokal. Fir-reviżjoni tal-politika tal-bini tagħha, li ser tkun tinkludi strateġija sabiex tiġbor il-persunal f'numru inqas ta' bini ta' daqs ikbar, il-Kummissjoni ser tikkunsidra aspetti differenti: il-valur għall-flus, l-evoluzzjoni tal-prezz medju tas-suq għal kull metru kwadru għall-uffiċċji, ir-rati ta' spazju fl-uffiċċji, l-evoluzzjoni f'termini ta' l-ispazju okkupat, fejn u kif, il-ħtiġiet ġejjiena. Il-Kummissjoni ser tanalizza r-riżultat ta' l-intensifikazzjoni tal-politika ta' l-akkwisti tagħha u l-konsegwenzi li teħtieġ li toħroġ minnha: issa l-Kummissjoni teħtieġ tiddefinixxi politika dwar il-manutenzjoni u r-rinovvament tal-bini sabiex tippreserva l-livell ta' l-assi tagħha; u, f'każi fejn il-proprjetà tasal fi tmiem iċ-ċiklu tal-ħajja tagħha, strateġija li tinkludi l-ħatt u l-kostruzzjoni mill-ġdid tal-bini. Barra minn hekk, matul dawn l-aħħar snin kien hemm żieda fl-enfażi fuq is-sigurtà u s-sikurezza li ħalliet effett fuq ix-xewqa tal-Kummissjoni sabiex tiżviluppa l-użu ddiversifikat tal-bini tagħha. Fl-aħħarnett, il-Kummissjoni ser tivvaluta l-kooperazzjoni tagħha ma' l-awtoritajiet lokali. IV. Il-Kummissjoni ddefinixxiet dan il-qafas fuq terminu twil ta' żmien għall-politika tal-bini tagħha, il-Qafas Multi-Annwali ta' Politika (MAPF), li huwa pjan li jibqa' għaddej, diskuss kull sena f'perspettiva ta' 5 sa 10 snin. Il-Kummissjoni lesta teżamina l-limitu safejn dan il-qafas jista' jkun il-bażi għal qafas interistituzzjonali, flimkien mal-parteċipazzjoni tagħha fiż-żewġ gruppi interistituzzjonali fi Brussell u l-Lussemburgu (1). V. Il-Kummissjoni tagħti prijorità assoluta lix-xiri jew il-kiri fuq terminu twil ta' żmien u kien biss f'każi eċċezzjonali li kkonkludiet kuntratti fuq terminu qasir ta' żmien. Il-politika li tikkonkludi kuntratti fuq terminu twil ta' żmien orjentati lejn l-akkwist teħtieġ li titpoġġa fil-kuntest ta' politika ċara fir-rigward tal-poli urbani fejn il-preżenza tal-Kummissjoni għandha tiġi żviluppata. Fi Brussell, jiġu ffirmati kuntratti fuq terminu twil ta' żmien jekk l-għan ikun li jinxtara bini taħt l-iskema ta' ħlasijiet differiti. Kuntratti fuq terminu iqsar ta' żmien, ta' madwar 15-il sena, jiġu ffirmati għall-użufrutt tal-bini. din il-formola hija ekonomikament tajba. Fil-Lussemburgu, attwalment qegħdin isiru kuntratti fuq terminu iqsar ta' żmien sakemm jinbena l-JMO2 biss. Ħlief f'dawn il-każi, qegħdin isiru kuntratti fuq terminu twil ta' żmien bid-dritt ta' akkwist. VI. Il-Kummissjoni tippreferi l-applikazzjoni kontinwa u l-iżvilupp ulterjuri tal-politika tagħha dwar id-diversifikazzjoni, li għandha tiġi kkunsidrata fil-qafas ta' strateġija fuq terminu twil ħafna ta' żmien, bil-kunsiderazzjoni ta' fatturi bħall-ħtiġiet prospettivi, il-mobilità u l-kontribut tal-pajjiż ospitanti. VII. Attwalment is-servizzi tal-Kummissjoni qed iħejju komunikazzjoni dwar il-politika tal-bini, li ser tkun tinkludi proċedura ġdida dwar l-identifikazzjoni ta' bini xieraq sabiex jinkera jew jinxtara, flimkien ma' konsultazzjoni sħiħa tas-suq. Madankollu l-Kummissjoni hija kapaċi tmexxi u tasal għal nogozjati li jirrispettaw il-prezzijiet medji tas-suq jew saħansitra inqas minnhom, u ċertament tagħmel dan b'suċċess, saħansitra meta mqabbla ma' atturi privati u istituzzjonali fl-istess lokalitajiet. VIII. Minbarra l-istabbilità miksuba permezz tal-politika tagħha ta' l-akkwisti, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ ukoll metodu ġdid ta' finanzjament ta' l-akkwisti. Meta mqabbla mal-kuntratti preċedenti ta' kiri fit-tul, l-implimentazzjoni ta' l-akkwisti permezz ta' ħlas differit hija iktar sempliċi, kemm legalment kif ukoll finanzjarjament. IX. Il-Kummissjoni hija kommessa bis-sħiħ lejn kooperazzjoni interistituzzjonali fl-oqsma kollha (per eżempju fil-kwistjonijiet ambjentali u enerġetiċi, fl-ippjanar, fil-metodoloġija għall-istima tal-ħtiġiet, fl-aħjar prattiċi). X. Kif indikat fil-paragrafi 50 sa 58, il-Kummissjoni bi ħsiebha ssegwi r-rakkomandazzjonijiet tal-Qorti dwar il-politika l-ġdida tal-bini li għandha tiġi adotta mill-Kulleġġ aktar tard din is-sena. OSSERVAZZJONIJIET 6. Il-Kummissjoni ħarġet żewġ komunikazzjonijiet (2) dwar il-ħtiġiet tal-persunal li jirriżultaw mit-tkabbir ta' l-UE-10 u l-UE-2. Dawn il-komunikazzjonijet servew ta' bażi għat-talbiet annwali u għalhekk servew ukoll għall-previżjoni ta' l-ispazju meħtieġ għall-uffiċċji. 8. L-ewwel inċiż — Ara t-tweġiba għal paragrafu 6. 8. It-Tieni Inċiż — Id-DĠ ADMIN, b'kooperazzjoni mill-qrib ma' l-Uffiċċji għall-Infrastruttura u l-Loġistika, bħalissa qiegħed iħejji strateġija fuq terminu twil ta' żmien sabiex jissodisfa l-ħtiġiet tiegħu tal-bini (sal-2005) kemm fi Brussell kif ukoll fil-Lussemburgu, flimkien ma' riflessjoni dwar siti alternattivi jew soluzzjonijiet kumplimentari għall-poli eżistenti għall-Kummissjoni fi Brussell. 9. Il-Kummissjoni ser tkompli tistinka sabiex l-istituzzjonijiet jiddenfinixxu u jimplimentaw il-politika tal-bini tagħhom b'mod konġunt, jew għallinqas, b'mod integrat. Iżda billi kull istituzzjoni għandha l-ħtiġiet u l-prioritajiet speċifiċi tagħha, din il-kooperazzjoni mhux dejjem tkun possibbli, għalkemm xi progress dwar dan diġà sar. Fi Brussell, l-istituzzjonijiet kollha huma parti minn grupp ta' ħidma (ILISWG — Grupp ta' Ħidma għall-Loġistika Interistituzzjonali u s-Servizzi Interni), li l-mandat tiegħu jkopri l-iskambju ta' informazzjoni dwar l-evoluzzjoni tas-suq tal-proprjetà u l-ħtiġiet ta' l-istituzzjonijiet. Fil-Lussemburgu, l-istituzzjonijiet kollha jikkooperaw permezz ta' kumitat tal-Kapijiet ta' l-Amministrazzjoni u grupp ta' ħidma interistituzzjonali dwar il-bini. 10. Il-politika tax-xiri, minflok il-kiri, ta' bini hija waħda relattivament ġdida u madwar 38 % ta' l-ispazju allokat għall-uffiċċji għadu jinkera bħala konsegwenza ta' obbligi fuq terminu twil ta' żmien ta' kuntratti ffirmati fl-imgħoddi. Fl-istess ħin, ix-xiri ta' bini mhux dejjem hi l-aħjar soluzzjoni (eż, għall-bini li jospita l-infrastruttura tat-Teknoloġiji ta' l-Informazzjoni u l-Komunikazzjoni, billi minħabba t-teknoloġija dan it-tip ta' bini ma jdumx ma jsir inaddatat) u f'dan il-każ il-kiri tista' tkun l-aħjar soluzzjoni. F'każi eċċezzjonali, ix-xiri anqas biss ikun possibbli (ara t-tweġiba għal paragrafu 27, il-kaxxa 3). Fl-aħħarnett, il-PPI joffri eżenzjonijiet ukoll f'każi oħrajn li ma jkunux jinkludu proprjetà assoluta, jiġifieri meta l-bini jittieħed b'użufrutt. 11. Il-Kummissjoni xtrat bini wieħed (iċ-ċentru tal-konferenzi tagħha fis-CCAB) li preċedentement kien jinkera. Fil-każ ta' kiri, anke jekk il-bini jkun (finanzjarjament) diprezzat, is-sid għandu l-obbligu legali li jżommu f'sura tajba, bi spejjeż tiegħu u matul il-perjodu kollu tal-kirja. Għalhekk, jitnaqqas ħafna l-marġni sabiex jiġi nnegozjat tnaqqis fil-kera matul il-perjodu tal-kuntatt. Barra minn hekk, meta jiġu konklużi kuntratti fuq terminu twil ta' żmien twil, il-livell tal-kera jkun diġà jinkludi tnaqqis meta mqabbel ma' kiri għal terminu qasir ta' żmien. Fl-aħħarnett, il-livelli tal-kiri huma influwenzati mill-kundizzjonijiet tas-suq, u għalhekk, anke meta l-kuntratt jipprevedi r-reviżjoni tal-kera, il-kera mħallsa għandha tiġi vvalutata fir-rigward tal-livell attwali tal-kiri u mhux biss fir-rigward tad-diprezzament. Madankollu, il-Kummissjoni tinnegozja l-kirjiet mill-ġdid kull meta jkun possibbli. Per eżempju, fl-2005, il-kuntratt għas-SC15 ġie nnegozjat mill-ġdid u ġie estiż qabel ma ntemm. Dan in-negozjar mill-ġdid naqqas il-kirja b'madwar 40 %. 12. It-Tieni Kaxxa — Is-sid tal-bini Mondrian huwa fond Ġermaniż li l-interess ewlieni tiegħu huwa li jiġġenera fluss ta' likwidità stabbli u fuq terminu ta' żmien twil. Għalhekk, minkejja li l-Kummissjoni ppruvat, dan ma kienx interessat li jbigħ tal-bini. Madankollu l-Kummissjoni ddeċidiet favur l-użufrutt tal-bini, minħabba li dak iż-żmien kien l-uniku bini fiż-żona li kien konformi mal-ħtiġiet kollha tal-Kummissjoni f'termini ta' daqs, kwalità u lok, billi kien qrib ħafna ta' l-SDME fejn kienu jinsabu partijiet oħra ta' l-istess Direttorat Ġenerali. Minkejja dan, huwa diffiċli li jitqabblu strettament it-termini ta' l-użufrutt ma' dawk ta' enfitewsi. 13.-14. Il-Kummissjoni stqarret uffiċjalment għal iktar minn darba li hi tippreferi li s-servizzi tagħha jkunu preżenti kemm f'postijiet ċentrali kif ukoll f'oħrajn periferali. L-għan ta' din il-politika kien li titnaqqas il-pressjoni fuq il-Kwartier Ewropew. Il-Kummissjoni ddiversifikat il-bini tagħha, b'konformità mal-politika eżistenti. Fi Brussell, fejn għandha 82.5 % ta' l-spazju għall-uffiċċji tagħha, 82 % jinsabu fil-Kwartier Ewropew filwaqt li 18 % jinsabu f'postijiet oħrajn, dejjem jekk il-bini Madou jiġi kkunsidrat li qiegħed 'il barra mill-Kwartier Ewropew, billi jinsab fil-periferija tagħha. Fil-Lussemburgu, fejn għandha 17.5 % ta' l-ispazju għall-uffiċċji tagħha, 72 % minnhom jinsabu f'Kirchberg filwaqt li 28 % jinsabu fi bnadi oħra. Għalkemm l-istrat eġija tal-bini tal-Kummissjoni fil-Kwartier Ewropew hija kemmxejn prevedibbli, ħafna drabi ssib ruħha f'pożizzjoni favorevoli għal negozjati dwar postijiet li għalihom ma tantx ikun hemm kandidati. Il-Kummissjoni mhux biss żviluppat ulterjorment iż-żoni ta' Beaulieu u Genève fi Brussell, iżda qed tikkunsidra wkoll għażliet oħrajn fid-dawl tad-definizzjoni tal-politika l-ġdida tagħha. Wara li ddefinixxiet politika dwar il-lok ta' l-aġenziji, il-Kummissjoni kriet bini għall-aġenzija eżekutta tad-DĠ EAC. Dan il-bini jinsab f'Evere, 'il barra ħafna mill-Kwartier Ewropew. Barra minn hekk, dan l-aħħar il-Kummissjoni kriet bini li jinsab viċin in-North Railway Station (il-Covent Garden ta' 14,000 m2) għall-attivita' ta' evalwazzjoni tas-Seba' Programm ta' Qafas għar-Riċerka. 15. Il-Kummissjoni tibqa' impenjata favur il-kooperazzjoni mtejba mal-pajjiż ospitanti. Fil-Belġju, fl-2003 d-Direttur ta' l-OIB inħatar bħala r-rappreżentant tal-Kummissjoni sabiex jiddiskuti l-iżvilupp tal-Kwartier Ewropew ma' l-awtoritajiet rilevanti, u jipparteċipa wkoll fil-laqgħat tal-“Fonds Quartier européen”. Mill-2005, Task Force interistituzzjonali ad hoc bejn il-Belġju u l-UE tiltaqa' kull xahrejn ma' rappreżentanti fuq il-livell federali, reġjonali u lokali sabiex tittratta kwistjonijiet relatati mal-politika tal-bini. Fil-Lussemburgu, attwalment (Frar 2007) il-Kummissjoni qed tinnegozja ftehim ma' l-Istat tal-Lussemburgu dwar il-bini ewlieni tagħha. Dan il-ftehim ser jipprovdi sabiex tingħata biċċa art mingħajr ħlas għall-kostruzzjoni tal-JMO2. Kif u meta jiġi ffirmat dan il-ftehim, il-Kummissjoni ser tiddefinixxi l-politika tal-bini tagħha fil-Lussemburgu. 17. Wieħed mill-prinċipji tal-politika l-ġdida tal-bini hija li s-servizzi tal-Kummissjoni jinġabru f'numru inqas ta' bini li minn naħa l-oħra jkun ikbar fid-daqs. Dan għandu jnaqqas l-effetti taż-żidiet annwali u frammentati fil-kwota tal-persunal tad-DĠs u ta' l-organizzazzjonijiet interni. Is-servizzi tal-Kummissjoni involuti (DĠ ADMIN, OIB u OIL) jinsabu fil-proċess li jiddefinixxu proċedura bbażata fuq il-COMREF (database relatata mal-persunal) sabiex jevalwaw in-numru ta' persuni li għandhom ikunu sistemati fil-bini tagħha. Il-fatt li l-HITEC (5 000 m2) baqa' vojt għal kważi sena kien konsegwenza ta' dewmien fil-proċess ta' l-għażla tat-tradutturi ta' wara t-tkabbir u mhux għax il-Kummissjoni m'għamlitx evalwazzjoni tajba tal-ħtiġiet tagħha. 18. Il-mandat tal-gruppi ta' ħidma interistituzzjonali, kemm fi Brussell kif ukoll fil-Lussemburgu, ikopri d-definizzjoni ta' indikaturi u kriterji komuni, u r-rappreżentanti tal-Kummissjoni jikkontribwixxu attivament f'dawn l-isforzi. 19. In-norma ta' 35 m2 tintuża għall-għanijiet ta' ppjanar globali dwar il-bini. L-ewwel inċiż — Il-parti tal-“Manwal tal-Kundizzjonijiet tas-Sistemazzjoni” li tittratta l-kriterji ta' l-allokazzjoni ta' spazju lid-DĠ, ġie approvat mill-Bord ta' Ġestjoni ta' l-OIB fis-16 ta' Jannar, 2007. Ladarba l-opinjoni tal-Kumitat għas-Sikurezza u l-Iġjene fuq il-Post tax-Xogħol tal-Lussemburgu tkun disponibbli (mistennija fir-Rebbiegħa ta' l-2007), il-Bord ta' Ġestjoni ta' l-OIL ser japprova dan id-dokument ukoll. Imbagħad isir applikabbli kemm għall-OIB kif ukoll għall-OIL. It-tieni inċiż — Fil-Lussemburgu ser jintuża metodu simili. 21.-23. Il-Kummissjoni tikkunsidra li x-xogħlijiet ta' tagħmir huma parti mill-proċedura nnegozzjata fit-tfittxija tal-bini, li hija konformi mal-“Manuel des normes applicables à l’immeuble type” (MIT). Jekk ix-xogħlijiet jitwettqu minn kuntrattur ieħor taħt ir-responsabbiltà tal-Kummissjoni, dan jista' jwassal biex il-Kummissjoni tħallas kera għal bini mhux konformi matul il-perjodu kollu tar-rinnovament. Barra minn hekk, jekk il-kuntrattur ma jirnexxilux iwettaq dawn ix-xogħlijiet b'mod xieraq jew fil-ħin, dan jista' jwassal għal danni ikbar fuq l-interessi finanzjarji ta' l-UE. Fil-każ tal-kostruzzjoni sħiħa ta' bini meta l-Kummissjoni tkun is-sid ta' l-art jew meta twettaq rinnovament fi proprjetà tagħha — dawn iż-żewġ każi jistgħu jseħħu relattivament malajr, fil-Lussemburgu għall-JMO2 u fi Brussell għall-Cornet-Leman — il-Kummissjoni ser tniedi sejħa għall-offerti għax-xogħlijiet. Għal ċerti proġetti ta' bini bi skop purament tekniku (kċejjen ċentrali, spazju għal arkivjar, Ċentru tad-Data, bini għal konferenzi, bini tal-loġistika) saret konsultazzjoni miftuħa tas-suq. Il-politika l-ġdida tal-bini ser tipprevedi konsultazzjoni estiża tas-suq tal-proprjetà għat-trawwim tal-kompetizzjoni u fir-rispett tat-trasparenza. 24. Il-kiri tal-bini huwa ddeterminat minn kundizzjonijiet tas-suq relatati mal-provvista u d-domanda, partikolarment b'rabta mal-lok u l-valur korrispondenti tal-bini, kif espress mill-prezz ta' l-art. Kif il-Qorti tistqarr b'mod korrett, id-definizzjoni ta' “profitt raġjonevoli għall-iżviluppaturi” tapplika biss fil-każ ta' bini li jinbena għal ħtiġiet speċifiċi. Fil-każ ta' bini mibni fuq art li tkun proprjetà ta' waħda mill-istituzzjonijiet, il-prezz li jitħallas għandu jikkorrispondi mill-qrib ma' l-ispejjeż (inkluż profitt raġonevoli) minfuqa mill-bennej. Il-prezz għandu jkun ir-riżultat ta' sejħiet differenti għall-offerti għax-xogħlijiet, għall-provvista u s-servizzi meħtieġa għall-kostruzzjoni tal-bini. 27. Fl-2003, il-Kummissjoni għażlet il-metodu tax-xiri jew kiri, minflok il-metodu li tibni skond il-bżonn: bħala konsegwenza, minflok li tkopri l-ispejjeż tal-kostruzzjoni, il-Kummissjoni għażlet li tħallas skond il-kundizzjonijiet tas-suq. Fl-aħħarnett il-prezz attwali jiddependi minn fatturi oġġettivi (il-lok, id-daqs, il-kwalità, il-kundizzjonijiet tas-suq) kif ukoll fuq fatturi suġġettivi, bħal ma huma l-prijoritajiet tal-bejjiegħ u tax-xerrej kif ukoll il-limiti finanzjarji tat-tnejn li huma. Xi kultant, il-Kummissjoni tista' tuża l-pożizzjoni tagħha għal negozjati, eż, għal bini kbir bħall-Madou, fis-sens li l-Kummissjoni ssir waħda mill-ftit atturi li jkunu jistgħu jikru jew jixtru il-bini kollu. It-Tielet Kaxxa — Fir-rigward ta' l-iSPA3, l-evalwazzjoni tal-konsulent hija biss element indikattiv wieħed fil-fajl tan-negozjati. Il-prezz finali huwa dak li hu: ir-riżultat tan-negozjati. Anke jekk kien hemm xi żbalji fl-evalwazzjoni ta' l-espert, dawn influwenzaw l-evalwazzjoni taż-żewġ naħat u d-differenza mill-prezz imħallas kienet ta' 4 %, li hija meqjusa f'limitu aċċettabbli. Kif imsemmi fit-tweġiba għal paragrafu 12 tat-tieni kaxxa, il-pożizzjoni tan-negozjati tal-Kummissjoni kienet limitata billi l-Mondrian kien l-uniku bini aċċettabbli konformi mal-ħtiġiet tad-DĠ RTD, jiġifieri li jinġabar f'żewġ binjiet kbar. Fil-fatt, preċedentment id-DĠ kien mifrux fuq 5 binjiet. Barra minn hekk, id-daqs tal-bini (madwar 20 000 m2) ġab miegħu ekonomija operattiva (mantunezjoni, sigurtà), u minħabba l-kwalità tal-bini, il-Kummissjoni stmat li kienet għamlet biċċa negozju tajba. Dan il-bini ppermetta lill-Kummissjoni sabiex tilħaq l-għanijiet stabbiliti fil-Komunikazzjoni dwar il-Politika tal-Bini (COM(2003) 755): tiġbor is-servizzi f'numru inqas ta' bini ikbar, u tipprovdi lill-persunal b'ambjent ta' xogħol ta' kwalità għolja. 29. Il-Memorandum ta' Spjegazzjoni bejn il-Belġju u l-Kummissjoni jistabbilixxi l-prinċipji ġenerali għar-rinnovament ta' Berlaymont. Fis-17 ta' Lulju 2001 il-Kummissjoni, il-Belġju u l-SA Berlaymont iffirmaw dokument ieħor u iktar dettaljat li jistabbilixxi prezz, iż-żmien u l-istandards tal-kwalità. Li kieku l-prezz ġie nnegozzjat abbażi ta' l-ispejjeż tal-kostruzzjoni u r-rinnovament, kien ikun wieħed ħafna ogħla. Skond l-SA Berlaymont 2000, l-ispiża totali tal-bini hija ta' madwar 670 miljun euro, u din ma tinkludix il-125 miljun euro għat-tneħħija ta' l-asbestos. Min-naħa l-oħra, il-ħlasijiet għall-enfitewsi ġew stabbiliti fuq il-bażi ta' valur ta' 553 miljun euro. 30. Il-Kummissjoni għamlet talba għal sett ta' ċertifikati mandatorji u poloz ta' l-assigruazzjoni meta tibda l-analiżi tal-bini. Mill-2004, polza ta' l-assigurazzjoni b'garanzija ta' 10 snin hija sistematikament prevista għall-bini akkwistat mill-Kummissjoni (Berlaymont, Madou u Beaulieu 25). L-aċċettazzjoni tal-bini u l-ħlasijiet korrispondenti qegħdin jiġu mxekkla minn difetti maġġuri. Difetti minuri, li għandhom jissewwew fi żmien l-aċċettazzjoni proviżorja u dik finali, huma koperti minn perċentwali tal-garanzija finanzjarja mogħtija mill-kuntrattur (ġeneralment madwar 5 % tal-garanzija ta' l-eżekuzzjoni). Jekk, wara l-aċċettazjoni finali, joħroġ fid-deher xi difett maġġuri, tiġi attivata l-garanzija statutorja ta' 10 snin jew il-garanzija tat-tagħmir rilevanti. Il-Ħames Kaxxa — Fir-rigward tal-Euroforum, intużaw il-proċeduri xierqa ta' aċċettazzjoni tal-ħidmiet u l-proċeduri tar-rilaxx għas-sit fil-Lussemburgu. Wara 3 xhur mill-okkupazzjoni tal-bini ġiet rilaxxata garanzija relatata mat-tlestija f'waqtha (f'dan il-każ 500 000 miljun euro). Dan seħħ wara li l-Eurofrom SA ħallset penali ta' 93 000 miljun euro billi ma laħqtix lestiet il-bini fiż-żmien stipulat. 95 % minn garanzija oħra, garanzija ta' l-eżekuzzjoni għax-xogħlijiet u l-istallazzjonijiet (f'dan il-każ ta' 2 500 000 miljun euro) ġiet rilaxxata 17-il xahar wara l-aċċettazzjoni (3) u l-okkupazzjoni tal-bini, wara li l-Euroforum SA sewwiet id-difetti maġġuri kollha. Fl-aħħarnett, inżammet garanzija għall-5 % li kien fadal (125 000 miljun euro) għat-tiswijiet ta' xi difetti minuri. Filwaqt li dan l-ammont kien ikkunsidrat bħala biżżejjed, u għalhekk il-metodu bħala wieħed aċċettabbli, il-Kummissjoni lesta li tadotta l-prattika tajba tal-Parlament. Minbarra l-garanziji ta' hawn fuq, ir-responsabbiltà tal-bennej ta' perjodi ta' sentejn u ta' għaxar snin ta' wara l-eżekuzzjoni hija koperta wkoll minn polza ta' assigurazzjoni mandatorja imposta mill-kuntratt tal-bini tal-Euroforum. 31. It tul ta' dan il-perjodu huwa kompromess bejn it-tlestija tal-verifika u x-xewqa ta' l-istituzzjoni sabiex tokkupa l-bini, u tiddpendi fuq il-kumplessità tal-proġetti u r-riżorsi disponibbli. Il-Kummissjoni tikkunsidra li perjodu ta' ftit ġimgħat huwa biżżejjed għall-identifikazzjoni ta' difetti maġġuri, id difetti iżgħar li jibqa' huma koperti minn garanzija finanzjarja filwaqt li l-problemi maġġuri moħbija huma koperti minn garanzija ta' 10 snin. Fil-każi kollha, il-kontrolli vitali marbuta mas-sigurtà u s-saħħa u s-sikurezza jitlestew u jiġi vverifikati minn kumpaniji ċċertifikati qabel l-okkupazzjoni tal-bini. 33. Sal-lum, il-Kummissjoni għada qatt ma bniet għaliha nnifisha minħabba r-raġunijiet imsemmija mill-qorti, u ċertament minħabba li ma kienx hemm art disponibbli. Il-Kummissjoni hi konxja mill-vantaġġ finanzjarju u ser tikkoopera ma' l-awtoritajiet nazzjonali għall-kostruzzjoni u r-rinnovament taż-żewġ proġetti li ġejjin (JMO2 fil-Lussemburgu u n-nursery Cornet-Leman fi Brussell). 34. Il-Kummissjoni hija ta' l-idea li, minkejja li l-kostruzzjoni finanzjarja swietha xi punti bażi, il-marġni miksuba huma kompetittivi meta mqabbla ma' kostruzzjonijiet oħrajn. 36. Minħabba l-prattika riveduta (skema ta' ħlas differit), fl-2006 ir-rata ta' finanzjament għall-bini Madou ġiet stabbilita b'marġni negattiv ta' –0,01 %. Dan il-marġni huwa stabbilit skond il-kurva fissa ta' l-iswap rate. Għax-xiri tal-bini 25 Beaulieu, il-marġni stabbilit skond il-kurva fissa ta' l-iswap rate fl-2006 kien ta' +0,008 %. Is-Sitt Kaxxa — L-analiżi ta' dan il-każ għandha titpoġġa fil-kuntest storiku tagħha. Wara negozjati twal intlaħaq ftehim globali fl-2001/2002, li tressaq quddiem l-ACPC (4) fit-28 ta' Awwissu ta' l-2002. L-ACPC ta opinjoni favorevoli fl-4 ta' Diċembru ta' l-2002. Dawn il-kundizzjonijiet kienu ekonomikament u funzjonalment favorevoli (permezz tat-tqassim mill-ġdid tas-servizzi) għall-Kummissjoni. Il-ftuħ mill-ġdid tan-negozjati wara 6 xhur kien se jkun diffiċli għall-Kummissjoni billi kienet taħt pressjoni sabiex tabbanduna l-bini CUBE (ara t-tweġiba tagħna għal paragrafu 41 tas-Seba' kaxxa), minħabba li kien stmat li x-xogħlijiet ta' tagħmir kienu se jdumu iktar minn 12-il xahar. Fil-fatt, minn dakinhar u kull meta jkun applikabbli għall-proġett in kwistjoni, il-Kummissjoni tinnegozja l-aspetti tekniċi u funzjonali b'mod separat mill-finanzjament tiegħu. Għal dan il-finanzjament, il-Kummissjoni tikkonsulta s-swieq finanzjarji sabiex tikseb l-aħjar riżultat possibbli. 37. Il-Kummissjoni użat dawn l-approprjazzjoniet, meta saru disponibbli, sabiex tagħmel kemm ħlasijiet skedati kif ukoll oħrajn li m'humiex. Meta l-ħlasijiet ma kinux skedati, ippermettew lill-Kummissjoni, wara analiżi bir-reqqa tal-bilanċ bejn it-tfaddil u l-penali, sabiex tinnegozja mill-ġdid il-kuntratti ta' enfitewsi jew biex tgħaġġel il-ħlas mill-ġdid tal-kuntratti ta' xogħol. jew sabiex tixtri bini, filwaqt li tikseb tfaddil ġejjieni għall-baġit ta' l-UE. 38. Il-Kummissjoni tapplika d-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju. 41. Iddaħħlet fis-seħħ ċertu ammont ta' koordinazzjoni, partikolarment sabiex jiġu indirizzati l-ħtiġiet urġenti. Fi Brussell, il-Kummissjoni għamlet arranġamenti speċjali mal-Kumitat tar-Reġjuni (VM-2), mal-Parlament Ewropew (MO75), u mal-Kunsill (Info point u n-nursery Dailly). Fil-Lussemburgu saru arranġamenti simili bejn il-Kummissjoni u l-istituzzjonijiet l-oħrajn. Il-politika l-ġdida tal-bini ser tkun ir-riżultat ta' riflessjoni attenta u fejn xieraq ser tikkunsidra l-osservazzjonijiet ta' verifika tal-Qorti u l-istħarriġ li għaddej ta' l-IAS dwar il-verifika u l-persunal. Is-Seba' Kaxxa — Il-Kummissjoni tikkunsidra li l-bini CUBE huwa każ fejn l-interessi taż-żewġ istituzzjonijiet involuti jitbiegħdu. Madankollu, in-nota pożittiva hija marbuta mal-fatt li, wara din l-esperjenza, l-istituzzjonijiet ta' l-UE fil-Lussemburgu saħħew il-kooperazzjoni tagħhom bil-ħsieb li jtejbu l-armonizzazzjoni tal-politika tal-bini tagħhom. 42. Il-kwistjoni ta' ftehim ġenerali dwar is-sit hija waħda kumplessa u delikata minħabba li l-limiti tal-materja huma wisgħin, u l-Kummissjoni tagħraf li dawn il-ftehimiet ma ġewx iffirmati ma' l-awotoritajiet tal-Belġju jew ma' dawk tal-Lussemburgu. Fin-nuqqas tagħhom, il-PPI imliet il-vojt f'bosta mill-oqsma, u ġew stabbiliti arranġamenti ta' kooperazzjoni f'oqsma speċifiċi, eż. fis-sigurtà, marbuta b'mod ovvju mal-bini. 43. L-OIB bdiet timplimenta metodoloġija ta' “Nefqa matul iċ-Ċiklu tal-Ħajja” sabiex tevalwa n-nefqa totali li ssir matul il-perjodu li l-bini jdum jintuża, li tkun jinkludi aspetti enerġetiċi u ambjentali. Dan il-metodu għandu l-għan ewlieni li jevalwa, isegwi u jieħu ħsieb il-ġestjoni ta' l-ispejjeż kollha relatati ma' l-okkupazzjoni tal-bini. Huwa ppjanat li din il-metodoloġija tiġi ddefinita fl-2007 u f'Settembru ta' l-2006 tressqet quddiem istituzzjonijiet oħrajn (il-Parlament Ewropew, il-Kunsill, u l-Kumitati) fis-sura ta' abbozz. Il-Kummissjoni ilha titlob lis-sid sabiex jipprovdi rapport rigward il-prestazzjoni enerġetika tal-bini sa mill-2006 (dan ir-rapport ingħata għal Beaulieu 25 u SPA2). 44. Meta l-Kummissjoni tkun bi ħsiebha tniedi sejħa għall-offerti b'rabta mas-servizzi relatati mal-bini (eż. assigurazzjoni, manutenzjoni, korsijiet ta' taħriġ f'tekniċi tal-kostruzzjoni, tindif), hija tikkonsulta l-istituzzjonijiet l-oħrajn sabiex huma jkollhom il-possibbiltà li jissieħbu. Fil-Lussemburgu, ġiet stabbilita kollaborazzjoni mill-qrib bejn il-Kummissjoni, iċ-Ċentru tad-Traduzzjonijiet u l-Qorti ta' l-Awdituri. Iżda l-Kummissjoni taqbel li tista' tintuża l-kooperazzjoni msaħħa. 45. Sa mit-tieni nofs ta' l-2006, il-Kummissjoni dejjem għażlet id-“diliġenza dovuta” komprensiva ma' uffiċċju legali estern dwar il-bini li tinnegozja. Id-diliġenza dovuta tkopri l-aspetti legali kollha, il-kuntratti mal-periti u mal-kumpaniji ta' l-assigurazzjoni, il-miżuri uffiċjali tal-bini, permessi ambjentali u ta' ppjanar ta' l-ibliet, kwistjonijiet tat-taxxa. Fir-rigward tal-valutazzjoni tal-bini, il-Kummissjoni għandha kuntratt ma' speċjalist f'dan il-qasam, filwaqt li dwar l-aspetti tekniċi għandha kuntratt ma' kumpanija ta' l-inġinerija. Skond din il-bażi l-Kummissjoni tikkunsidra li l-persunal ikkwalifikat intern tagħha, flimkien mal-kuntratti esterni msemmijin hawn fuq, ikopru l-oqsma (legali, finanzjarji u tekniċi) meħtieġa sabiex ikollha viżjoni komprensiva tal-proġetti tal-bini tagħha. 46. F'Ottubru ta' l-2006, il-Kummissjoni għamlet preżentazzjoni quddiem l-istituzzjonijiet l-oħrajn (il-Parlament Ewropew, iż-żewġ Kumitati) dwar l-aspetti legali tal-kuntratti tal-bini tagħha u partikolarment dwar l-idea li jinkiteb manwal indirizzat lill-atturi fis-suq tal-proprjetà. Dan il-manwal ser jiddeskrivi l-kundizzjonijiet ewlenin għal kuntratti li jsiru mal-Kummissjoni. M'hemmx dubju li jekk il-Kummissjoni tkun se tniedi proġett ta' kostruzzjoni ta' natura simili għal dak tal-Kunsill, tal-Qorti tal-Ġustizzja jew tal-Qorti ta' l-Awdituri, hija ser tikkunsidra l-esperjenza tagħhom fil-qasam. 47. Il-possibbiltà li l-kooperazzjoni interistituzzjonali tiġi integrata fi strutturi xierqa sseħħ biss jekk ikun hemm impenn sod mill-Istituzzjonijiet kollha. Minbarra l-elementi mressqa fit-tweġibiet għal paragrafu 41 sa 46, il-Kummissjoni għamlet arranġamenti speċjali mal-Kumitat tar-Reġjuni (VM2), mal-Parlament Ewropew (MO) u mal-Kunsill (Infopoint u n-nursery Dailly) fi Brussell. L-OIL għamlet passi sinifikanti u tħejja l-pedament għal iktar azzjonijiet u riżultati. 48. Iż-żewġ uffiċċji tal-Kummissjoni jaħdmu mill-qrib u jaqsmu l-esperjenzi tagħhom dwar għadd ta' suġġetti: standards tekniċi dwar ċentri tad-data, manwal dwar il-kundizzjonijiet tas-sistemazzjoni, proċedura dwar il-baġit, u metodu ta' “housing-building” għall-ICT, taħriġ, u sejħiet speċifiċi għall-offerti, eċċ. Kif ingħad fi bnadi oħra, huma qed jippjanaw ukoll li jistandardizzaw is-software dwar il-ġestjoni ta' l-ispazju għall-uffiċċji. Diġà jeżistu skambji ma' istituzzjonijiet oħrajn, iżda dawn huma kemmxejn informali u jeħtieġ li jiġu strutturati. KONKLUŻJONIJIET U RAKKOMANDAZZJONIJIET 50. Il-Kummissjoni għandha kummenti u impenji li jikkorrispondu għal kull rakkomandazzjoni speċifika, u dawn jissemmew iktar 'l isfel, iżda l-kumment introduttorju ġenerali għat-tweġiba tal-Kummissjoni (are l-punti I sa X) stabbilixxa l-ostakoli bażiċi li qed tħabbat wiċċha magħhom il-Kummissjoni fl-erba' oqsma msemmija mill-Qorti. 51. Il-Kummissjoni taqbel mar-rakkomandazzjoni. Id-definizzjoni ta' qafas multi-annwali kkoordinat tgħaddi mid-definizzjoni ta' dan it-tip ta' qafas f'kull istituzzjoni. Il-Kummissjoni ddefinixxiet dan il-qafas, il-MAPF (il-Qafas Multi-Annwali dwar il-Politika), li huwa pjan li għadu għaddej u li qed jiġi diskuss fil-Bordijiet ta' Ġestjoni ta' l-OIB u l-OIL. Il-Kummissjoni hija wkoll lesta teżamina sa fejn dan il-qafas jista' jkun il-bażi għal qafas interistituzzjonali. L-Abbozz Preliminari ta' Baġit jagħti informazzjoni dwar il-bini ġdid (f'termini ta' spazju) mistenni għas-sena d-dieħla, u stima ta' l-impatt baġitarju globali tal-politika tal-bini hija inkluża fir-rapport annwali dwar l-Intestatura V. Fl-aħħar nett, dawn l-oqfsa multi-annwali għandhom jibqgħu koerenti mal-politika tal-bini bażika, li qed tiġi riveduta. 52.-53. Il