ISSN 1831-0907
IL-QORTI EWROPEA
TAL-AWDITURI
2012
MT
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5
IS-SISTEMA KOMUNI TA’ INFORMAZZJONI DWAR 
IR-RELAZZJONIJIET ESTERNI (CRIS)

IS-SISTEMA KOMUNI TA’ 
INFORMAZZJONI DWAR 
IR-RELAZZJONIJIET ESTERNI (CRIS)Ir‑Rapport Speċjali Nru 5  2012
(skont l‑Artikolu 287(4), it‑tieni subparagrafu,TFUE)
IL-QORTI EWROPEA TAL -AWDITURI
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)IL‑QORTI EWROPEA TAL‑AWDITURI
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG
Telefown: +352  4398-1
Faks: +352  4398-46410
E-mail: eca-info@eca.europa.eu
Internet: http://eca.europa.eu
Ir-Rapport Speċjali  Nru 5  2012
Ħafna informazzjoni addizzjonali dwar l‑Unjoni Ewropea hija disponibbli fuq l‑Internet.
Jista’ jsir aċċess għaliha permezz tas‑server Europa (http://europa.eu).
Informazzjoni dwar il‑katalogar tinsab fit‑tmiem ta’ din il‑pubblikazzjoni.
Il‑Lussemburgu: L‑Uffiċċju tal‑Pubblikazzjonijiet tal‑Unjoni Ewropea, 2012
ISBN 978‑92‑9237‑612‑3
doi:10.2865/98491
© L‑Unjoni Ewropea, 2012
Ir‑riproduzzjoni hija awtorizzata kemm‑il darba jissemma s‑sors oriġinali.
Printed in Luxembourg
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)3
WERREJ
Paragrafu
	 TAQSIRIET 	U GLOSSARJU
I–IX	 SOMMARJU 	EŻEKUTTIV
1–16	 INTRODUZZJONI
1–6	 IL‑QASAM 	TAL‑VERIFIKA
7–13 	 DESKRIZZJONI 	TAL‑CRIS
14–16 	 IL‑QAFAS 	REGOLATORJU
17–23 	 L‑AMBITU 	U L‑APPROĊĊ 	TAL‑VERIFIKA
24–74	 OSSERVAZZJONIJIET
24–44 	 	MINKEJJA 	XI	DGĦUFIJIET,	 IL‑CRIS 	ISSA 	QIEGĦDA 	TIĠI	ŻVILUPPATA 	BIEX 	TWIEĠEB 	GĦALL‑ĦTIĠIJIET 	
TAL‑KUMMISSJONI
24–29	 IL‑PROĠETTI 	TAL‑IŻVILUPP 	TAS‑SISTEMA 	ISSA 	JWIEĠBU 	GĦAL 	ĦTIĠIJIET 	IDENTIFIKATI 	SEW
30–35	 ĦTIEĠA 	GĦAL 	DEFINIZZJONI 	AĠĠORNATA 	TAL‑IRWOL 	TAL‑CRIS
36–41	 DGĦUFIJIET 	FIL‑KODIFIKA 	TAD‑ DATA
42–44	 PROBLEMI 	LI	JIPPERSISTU 	FIR‑RIGWARD 	TAL‑FAĊILITÀ 	GĦALL‑UTENT
45–57	 IL‑ĠESTJONI 	TAL‑CRIS 	GĦADHA 	MHIJIEX 	EFFETTIVA 	BIŻŻEJJED 	BIEX 	TIŻGURA 	L‑INTEGRITÀ 	TAD‑ DATA
49–52 	 REKORDS 	TAD‑ DATA 	NIEQSA
53–56	 REKORDS 	TAD‑ DATA 	INVALIDI
57	 REĠISTRAZZJONI 	MDEWMA
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)4
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)58–74	 IS‑SIGURTÀ 	INSUFFIĊJENTI 	TAS‑SISTEMA 	U D‑ DATA 	TAGĦHA
58–62	 DEFINIZZJONI 	MHUX 	ĊARA 	TAR‑RESPONSABBILTAJIET 	GĦAS‑SIGURTÀ 	TAD‑ DATA
63–67	 DGĦUFIJIET 	LI	JXEJNU 	L‑ABBILTÀ 	TAS‑SISTEMA 	LI	ŻŻOMM 	IL‑KUNFIDENZJALITÀ 	U L‑INTEGRITÀ 	TAD‑ DATA
68–72	 ID‑DOKUMENTAZZJONI 	TAS‑SISTEMA 	MHIJIEX 	SĦIĦA
73–74	 MONITORAĠĠ 	INSUFFIĊJENTI 	TAL‑PROĊESSAR 	TAD‑ DATA 	PERSONALI
75–81 	 KONKLUŻJONIJIET 	U RAKKOMANDAZZJONIJIET
IR‑RISPOSTI 	TAL‑KUMMISSJONI
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)5
ABAC : Sistema ta’ Kontabilità Bbażata fuq id -Dovuti tal -Kummissjoni, li ħadet post is -Sincom2, is -sistema preċedenti ta’ 
kontabilità bbażata fuq il -ħlasijiet.
ABAC 	Datawarehouse : Sistema ta’ informazzjoni tal -Kummissjoni li tipprovdi data  finanzjarja u kontabilistika konsolidata.
CRIS : Sistema Komuni ta’ Informazzjoni RELEX
Data 	personali : Kull informazzjoni marbuta ma’ persuna naturali identifikata jew identifikabbli; persuna identifikabbli hija 
waħda li tista’ tiġi identifikata, direttament jew indirettament, partikolarment b’referenza għal numru ta’ identifikazzjoni 
jew għal fattur wieħed jew aktar li huma speċifiċi għall -identità fiżika, fiżjoloġika, mentali, ekonomika, kulturali jew soċjali 
tiegħu jew tagħha.
DĠ: Direttorat Ġenerali
Disponibbiltà 	(ta’	data ): Il-kapaċità ta’ sistema ta’ informazzjoni biex twettaq kompitu taħt kundizzjonijiet stabbiliti 
fir-rigward ta’ skedi, skadenzi u prestazzjoni.
EuropeAid : Id-Direttorat Ġenerali għall -Iżvilupp u l -Kooperazzjoni tal -Kummissjoni Ewropea — EuropeAid (li qabel kien 
l-Uffiċċju tal -Kooperazzjoni EuropeAid u d -Direttorat Ġenerali għall -Iżvilupp).
FEŻ : Fond Ewropew għall -Iżvilupp
ICS: Standard tal -kontroll intern
Integrità 	(tad‑ data ): Tiggarantixxi li s -sistema ta’ informazzjoni u l -informazzjoni proċessata jistgħu jiġu mibdula biss 
b’azzjoni deliberata u leġittima u li s -sistema se tipproduċi r -riżultat mistenni b’mod preċiż u bis -sħiħ.
IT: It-teknoloġija tal -informatika
Kodiċijiet 	(ta’	data ): Valuri tad -data  li jintużaw f ’ data base biex data  oħra tiġi kategorizzata.
Kontrollur 	tad‑ data 	(personali) : L-istituzzjoni jew korp tal -Komunità, id -direttorat ġenerali, l -unità jew kull entità 
organizzattiva oħra li waħidha jew flimkien ma’ oħrajn tiddetermina l -iskopijiet u l -mezzi tal -proċessar ta’ data  personali.
Kunfidenzjalità 	(ta’	data ): Il-karattru riżervat ta’ informazzjoni jew ta’ sistema ta’ informazzjoni sħiħa jew parzjali (bħal 
algoritmi, programmi u dokumentazzjoni) li l -aċċess għaliha huwa limitat għal persuni, korpi u proċeduri awtorizzati.
OECD : Organizzazzjoni għall -Kooperazzjoni u l -Iżvilupp Ekonomiċi
OLAS : Sistema ta’ Kontabilità On-line. Sistema ta’ informazzjoni użata mill -Kummissjoni sal-2008 biex tappoġġa l -oper -
azzjonijiet tal -FEŻ.
Proċessar 	ta’	data personali : Kull operazzjoni jew sett ta’ operazzjonijiet li jitwettqu fuq id -data  personali, sew jekk 
b’mezzi awtomatiċi u sew jekk le, bħall -ġbir, ir -reġistrazzjoni, l -organizzazzjoni, il -ħżin, l -adattament jew it -tibdil, l -irkuprar, 
il-konsultazzjoni, l -użu, l -iżvelar permezz ta’ trażmissjoni, tixrid jew inkella d -data  ssir disponibbli, allinjata jew imħallta, 
ibblokkata, imħassra jew meqruda.
RELEX : Akronimu Franċiż għal “relations extérieures” jew inkella relazzjonijiet esterni.TAQSIRIET U GLOSSARJU
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)6
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)ROM : Monitoraġġ Orjentat lejn ir -Riżultati
Sigurtà 	(tad‑ data ): Is-sigurtà tad -data  għandha x’taqsam mal -abbiltà tas -sistema ta’ informazzjoni biex 
iżżomm il -kunfidenzjalità, l -integrità u d -disponibbiltà tad -data .
Sistema 	ta’	informazzjoni : Sett ta’ tagħmir, metodi u proċeduri u, meta huwa relevanti, wkoll persuni, persu -
nal, organizzati biex iwettqu funzjonijiet ta’ proċessar ta’ informazzjoni.
Tmexxija 	tat‑teknoloġija 	tal‑informatika : L-istrutturi u l -proċessi ta’ tmexxija u ta’ organizzazzjoni li jiżguraw 
li t-teknoloġija tal -informatika tal -organizzazzjoni ssostni u testendi l -istrateġiji u l -objettivi tal -organizzazzjoni.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)7
SOMMARJU EŻEKUTTIV
I.
I l-CRIS hija s -sistema ta’ informazzjoni stabbi -
lita mill -Kummissjoni biex tappoġġa l -ġestjoni 
tal-azzjonijiet esterni. Il -funzjonijiet ta’ din is -sis-
tema ġew estiżi l -ħin kollu mindu bdiet taħdem 
fl-2002. Issa saret is -sistema ta’ informazzjoni ta’ 
referenza prinċipali għall -ġestjoni, għar -rappurtar 
u għad -dokumentazzjoni tal -azzjonijiet esterni, iffi -
nanzjata kemm mill -baġit ġenerali tal -UE u kif ukoll 
mill-Fondi Ewropej għall -Iżvilupp (FEŻ). 
II.
Il-CRIS tippermetti lill -persunal kollu tal -Kummiss -
joni involuti fil -ġestjoni tal -azzjoni esterna, kemm 
fil-kwartieri ġenerali u  kif ukoll fid -delegazzjoni -
jiet tal -UE, jaħdmu fuq database komuni. Hija tip -
provdi data  dwar il -fażijiet differenti tal -ġestjoni, 
mill -programmar sat -tħejjija u  l -monitoraġġ, li 
jkop  ru kemm l -aspetti operazzjonali kif ukoll dawk 
finanzjarji tal -azzjonijiet ikkonċernati. Hija ddaħħal 
ukoll data  finanzjarja fis -sistema kontabilistika ABAC 
tal-Kummissjoni.
III.
Il-mistoqsija tal -verifika ġenerali kienet jekk il -CRIS 
kinitx effettiva biex twieġeb għall -ħtiġijiet ta’ infor -
mazzjoni tal -Kummissjoni. B’mod partikolari, il -Qorti 
vvalutat jekk il -CRIS kinitx tfasslet biex twieġeb b’mod 
effettiv għall -ħtiġijiet tal -Kummissjoni u jekk l -infor -
mazzjoni li tat kinitx affidabbli. Il -verifika involviet 
reviżjoni tad -dokumentazzjoni tal -Kummissjoni 
għas -sistema kif ukoll il -prestazzjoni ta’ testijiet sostan -
tivi fuq data  tal-CRIS.
IV.
Il-Qorti tikkonkludi li l -CRIS hija fil -biċċa l -kbira effet -
tiva biex twieġeb għall -ħtiġijiet ta’ informazzjoni 
tal-Kummissjoni fil -qasam tal -azzjonijiet esterni. 
Madankollu, wara 10 snin ta’ żvilupp, għadha soġġetta 
għal nuqqasijiet persistenti. Dawn għandhom x’jaqsmu 
partikolarment mad -definizz  joni tal -irwol tal -CRIS 
fir-rigward tas -sistema kontabilistika tal -Kummiss -
joni, mad -dgħufijiet fil -kodifika tad -data , l-effettività 
insuffiċjenti fl -iżgurar tal -integrità tad -data  u, b’mod 
aktar ġenerali, is - sigurtà insuffiċjenti tas -sistema 
u  tad -data  tagħha. Xi wħud mill -osservazzjonijiet 
imqajma jikkorroboraw osservazzjonijiet oħrajn li saru 
f ’rapporti preċedenti tal -Qorti.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)8
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)V.
L-iżvilupp tal -CRIS issa jwieġeb għal ħtiġijiet ta’ infor -
mazzjoni identifikati u dokumentati sew. Madankollu, 
minkejja titjib reċenti fil -ġestjoni tagħha, għadha 
nieqsa definizzjoni aġġornata tal -ir wol tal -CRIS. 
B’mod partikolari, ma kienx ċar għalfejn il -CRIS kel -
lha tirdoppja funzjonijiet tas -sistema kontabilistika 
tal-Kummissjoni.
VI.
Bosta snin ta’ żvilupp mhux biżżejjed formalizzat, bejn 
l-2005 u l-2008, ħallew il -CRIS b’kodiċijiet tad -data  
definiti b’mod fqir. Għal din ir -raġuni, il -konsolidazzjoni 
tad-data fil-CRIS issir partikolarment kumplessa u sux -
xettibbli għal żbalji. B’mod partikolari, wieħed ma jistax 
jorbot fuq il -CRIS biex tipprovdi data aggregata dwar 
għajnuna esterna minn pajjiż benefiċjarju, strument 
finanzjarju jew politika.
VII.
Fir-rigward tal -integrità tad -data tal-CRIS, il -Qorti sabet 
rekords ta’ data li kienu jew neqsin, jew mhux validi 
jew inkella mhux aġġornati. Dawn xejnu l -effiċjenza 
u l-effettività tas -sistema bħala għodda ta’ ġestjoni.
VIII.
Il-Kummissjoni kienet għadha ma assiguratx is -sis-
tema u  d -data tagħha. Għalkemm k ienu jeżistu 
proċeduri għall -amministrazzjoni ta’ drittijiet tal -aċċess 
għall -utent, ir -responsabbiltajiet għas -sigurtà tad -data 
tal-CRIS ma kinux definiti biċ -ċar. Barra minn hekk, xi 
dgħufijiet fis -sistema xejnu l -effiċjenza u l -effettiv -
ità tagħha f ’li żżomm il -kunfidenzjalità u l -integrità 
tad-data . Il-Qorti sabet ukoll li l -proċessar tad -data 
personali ma kienx monitorjat biżżejjed.IX.
Abbażi tal -osservazzjonijiet tagħha, il -Qorti tagħmel 
ir-rakkomandazzjonijiet li ġejjin bil -ħsieb li ttejjeb 
l-effettività tal -CRIS f’li twieġeb għall -ħtiġijiet ta’ infor -
mazzjoni tal -Kummissjoni: 
(a) Għandu jkun stabbilit l -irwol maħsub tal -CRIS 
bħala sistema ta’ informazzjoni, b’mod note -
voli fir -rigward tas -sistema kontabilistika ABAC 
tal-Kummissjoni. B’mod partikolari, il -Kummissjoni 
għandha timmira li tnaqqas l -irduppjar tal -funz -
jonijiet tal -ABAC fil -CRIS.
(b) Il-listi ta’ kodiċijiet tad -data  tal-CRIS għandhom 
ikunu razzjonalizzati biex ikunu uniċi u  l -valu -
ri tad -data tagħhom ikunu esk lussivi b’mod 
reċiproku. Barra minn hekk, il -kontrolli tal -kwa  lità 
tad-data eżistenti (kontrolli, proċessi) għandhom 
jiġu reveduti u msaħħa biex iservu ta’ salvagwardji 
effettivi li jiżguraw data affidabbli. Dawn il -miżuri 
għandhom jimmiraw, b’mod partikolari, li jiżguraw 
li l-CRIS tkun effettiva u effiċjenti f ’li tipprovdi in -
formazzjoni aggregata minn pajjiż benefiċjarju, 
qasam tal -politika u strument finanzjarju.
(c) Minħabba l -popolazzjoni kbira u varjata tal -utenti 
tal-CRIS, għandha tingħata attenzjoni xierqa għal 
titjib tal -faċilità tas -sistema għall -utent fi żviluppi 
tal-CRIS fil -ġejjieni.
(d) Għandhom ikunu stabbiliti r -responsabbilta -
jiet għall -ġestjoni tas -sigurtà tad -data tal-CRIS. 
Għandha titwettaq valutazzjoni tar -riskju tal -IT 
ġenerali. Għandha tingħata attenzjoni xierqa 
għall -ħarsien tad -data personali u finanzjarja.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)9
INTRODUZZJONI
IL‑QASAM 	TAL‑VERIFIKA
1.	 L-azzjonijiet esterni jikkonsistu fl -interventi tal -Kummissjoni f’pajjiżi bar -
ra l-Unjoni Ewropea, inkluż it -tkabbir tal -Unjoni Ewropea, l -iżvilupp ta’ 
stati Afrikani, tal -Karibew u tal -Paċifiku u l -politika ta’ kummerċ barrani. 
Il-ġestjoni ta’ azzjoni esterna tinvolvi l -kwartieri ġenerali tal -Kummissjoni 
fi Brussell kif ukoll delegazzjonijiet tal -UE f’ħafna pajjiżi madwar id -dinja. 
Fl-2010, l -impenji totali li l -Kummissjoni kienet daħlet għalihom, fir -rig-
ward tal -azzjonijiet esterni, ammontaw għal EUR  11 107 miljun1. 
2.	 Matul dawn l -aħħar 10 snin, il -Kummissjoni stinkat biex tarmonizza 
u tissimplifika l -proċedura tagħha għall -ġestjoni tal -azzjonijet esterni. 
B’mod partikolari, il -Kummissjoni ħadet passi biex twaħħad id -diparti -
menti inkarigati mill -eżekuzzjoni tagħhom. B’mod parallel, hija mmirat 
li tistabbilixxi sistema ta’ informazzjoni armonizzata, is -Sistema Komuni 
ta’ Informazzjoni RELEX (CRIS), billi tintegra sistemi ta’ informazzjoni 
li qabel kienu eteroġeni. Din is -sistema suppost kellha tkun tista’ tip -
provdi informazzjoni finanzjarja immedjata dwar proġetti u programmi 
għall -azzjonijiet esterni. 
3.	 Sistema ta’ informazzjoni hija sett ta’ tagħmir, metodi u proċeduri, u 
meta huwa relevanti, persuni u persunal organizzati biex iwettqu funz -
jonijiet ta’ proċessar ta’ informazzjoni2. F’organizzazzjoni, sistemi ta’ infor -
mazzjoni s -soltu jiġu stabbiliti biex jipprovdu informazzjoni lill -persunal 
u lill -maniġment sabiex ikunu jistgħu jassumu r -responsabbiltajiet ta’ 
ppjanar, monitoraġġ, kontroll u rappurtar tagħhom.
4.	 Meta l -CRIS bdiet taħdem fl-2002, il -funzjonijiet tagħha kellhom x’jaqsmu 
mal-eżekuzzjoni finanzjarja ta’ proġetti. Minn dak iż -żmien ’l  hawn, 
ġiet estiża l -ħin kollu sabiex tappoġġa firxa dejjem tikber ta’ aspetti fi -
nanzjarji u operazzjonali ta’ ġestjoni tal -azzjoni esterna. Il -CRIS issa tkopri 
l-fażijiet differenti tal -azzjonijiet ikkonċernati, mill -istadju ta’ programmar 
tagħhom sat -tħejjija u l -monitoraġġ tagħhom. 1 EUR 8 445 miljun 
mill-baġit ġenerali tal-UE 
u EUR 2 662 miljun mill-FEŻ. 
Sors: Id-dokument tal-ħidma 
tal-persunal tal-Kummissjoni 
Ir‑Rapport Annwali tal‑2011 
dwar il‑politiki tal‑Unjoni 
Ewropea dwar l‑assistenza 
għall‑iżvilupp u dik esterna 
u l‑implimentazzjoni tagħhom 
fl‑2010 , SEC (2011) 880 finali, 
li jakkumpanja d- dokument 
Ir‑Rapport Annwali tal‑2011 
dwar il‑politiki tal‑Unjoni 
Ewropea dwar l‑assistenza 
għall‑iżvilupp u dik esterna 
u l‑implimentazzjoni tagħhom 
fl‑2010 , COM(2011) 414 finali.
2 Id-deċiżjoni 
tal-Kummissjoni C(2006) 
3602 tas-16 ta’  Awwissu 2006 
dwar is-sigurtà tas-sistemi 
ta’ informazzjoni użati 
mill-Kummissjoni Ewropea.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)10
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)3 Fl-1 ta’  Jannar 2011, 
is-servizzi tal- ex DĠ 
AIDCO u tal- ex DĠ DEV 
ingħaqdu f’Direttorat 
Ġenerali ġdid għall-Iżvilupp 
u l-Kooperazzjoni –
EuropeAid (id-DĠ Żvilupp 
u Kooperazzjoni –EuropeAid); 
l-isem pubbliku li taħtu l- ex 
DĠ AIDCO kien magħruf 
aħjar, EuropeAid, issa 
jintuża mid-DĠ Żvilupp 
u Kooperazzjoni – EuropeAid 
il-ġdid.
4 Fl-1 ta’  Jannar 2011, l- ex 
DĠ għar -Relazzjonijiet 
Esterni waqaf jeżisti u l-biċċa 
l-kbira tal-attivitajiet tiegħu 
ttieħdu mis-Servizz Ewropew 
għall- Azzjoni Esterna (SEAE). 
L-attivitajiet finanzjarji 
tiegħu ttieħdu mis-Servizz 
tal-Istrumenti tal-Politika 
Barranija (FPI).5.	 Il-CRIS tintuża l -aktar mid -Direttorat Ġenerali (DĠ) għall -Iżvilupp u l -Ko-
operazzjoni tal -Kummissjoni Ewropea (EuropeAid3), mid -DĠ Tkabbir 
u mis -Servizz tal -Istrumenti tal -Politika Barranija4. B’mod partikolari, dawn 
id-dipartimenti jużaw il -CRIS bħala l -interfaċċja front -end għad -daħla 
ta’ data finanzjarja dwar l -azzjonijiet esterni fis -sistema kontabilistika 
tal-Kummissjoni (ABAC). It -tranżazzjonijiet finanzjarji jinbdew fil -CRIS, 
fejn id -data tiddaħħal u tiġi kkonfermata qabel ma tiġi trasferita awtoma -
tikament lejn l -ABAC, sabiex ma jkollhiex għalfejn tiġi kodifikata darbtejn. 
Barra minn hekk, id -data operazzjo  nali dwar programmi u proġetti ta’ 
azzjoni esterna, bħar -riżultati ta’ attivitajiet ta’ verifika u ta’ monitoraġġ, 
ukoll jiddaħħlu, jiġu proċessati u jinħażnu fil -CRIS. Data  bħal din hija ta’ 
għajnuna potenzjali għall -ġestjoni u għat -teħid ta’ deċiżjonijiet, kif ukoll 
għall -monitoraġġ ġenerali tal -implimentazzjoni tal -azzjoni esterna. 
6.	 Minħabba l -irwol tagħha fir -reġistrazzjoni u fir -rappurtar tar -riżultati ta’ 
kontrolli interni, il -CRIS issa hija komponent ewlieni tas -sistema ta’ kon -
troll intern tal -Kummissjoni għall -ġestjoni ta’ azzjonijiet esterni.
DESKRIZZJONI 	TAL‑CRIS
7.	 Il-CRIS hija sistema ta’ informazzjoni bbażata fuq il -kompjuter: isserraħ 
bil-kbir fuq tagħmir ta’ kompjuter u telekomunikazzjonijiet (ħardwer) 
u proċeduri elettroniċi (softwer). Il -parti softwer tagħha hija magħmula 
essenzjalment minn database, interfaċċja għall -utent ibbażata fuq 
il-web għad -daħla u għall -konsultazzjoni ta’ data u interfaċċja jew ħolqa 
mas -sistema kontabilistika ABAC tal -Kummissjoni. Billi sserraħ fuq data -
base ċentrali waħdanija, hija tippermetti lill -utenti kollha tal -Kummissjoni 
u tad -delegazzjoni tal -UE biex jaħdmu fuq l -istess data . 
8.	 L-interfaċċja għall -utent hija organizzata f ’modjuls differenti, li l -biċċa 
l-kbira minnhom jikkorrispondu ma’ stadji differenti ta’ ċikli ta’ proġett 
u ta’ ġestjoni annwali, bħalma jintwera fl -Istampa 1 . Modjuls oħrajn 
jintużaw għall -amministrazzjoni tas -sistema.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)11
L‑ISTAMPA 	1
IL‑KOPERTURA 	TAĊ‑ĊIKLU 	TA’	PROĠETT 	U TA’ 	ĠESTJONI 	ANNWALI 	MINN 	MODJULS 	TAL‑CRIS
L-istadju taċ-ċiklu tal-proġett/ġestjoni Il-modjuls prinċipali tal-CRIS involuti
L-istabbiliment ta' politika
u ta' strateġija għall-pajjiż
It-tħejjija tal-azzjoni
L-eżekuzzjoni u r-rappurtarIl-programmar
It-tbassir /f_inanzjarju
Id-deċiżjonijiet
Is-sejħiet għal oﬀerti/
sejħiet għal proposti
Potential Applicants Database Online
Registration (PADOR ) (reġistrazzjoni online
ta' database ta' applikant ipotenzjali)
Il-Fajl tal-Entità Legali/
Fajl tal-Kont tal-Bank
Il-kuntratti qafas
Il-proġetti
Il-kuntratti
Il-garanziji /f_inanzjarji
Il-fatturi/pagamenti
It-tbassir dwar id-dħul
L-ordnijiet ta' rkupru
Il-veri/f_ika
Monitoraġġ Orjentat lejn ir-Riżultati
(ROM)
L-evalwazzjonijiet
Sors: Il-Qorti Ewropea tal- Awdituri.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)12
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)9.	 Fost funzjonijiet oħrajn, modjul tipiku tal -CRIS jippermetti lill -utenti:
 οjoħolqu, jibdlu u jivvalidaw ir -rekords;
 οifittxu fir -rekords;
 οjikkonsultaw ir -rekords u d -data  relatata tagħhom, li parti minnha hija 
kkalkulata awtomatikament mis -sistema;
 οjehmżu dokumenti mar -rekords;
 οjorbtu rekords ta’ modjuls differenti. 
10.  Pereżempju l -modjul tal -Kuntratti kieku jippermetti lill -utent ifittex fir -re-
kords kollha tal -kuntratt mogħti lil benefiċjarju partikolari. Kull rekord 
ta’ kuntratt hekk identifikat kieku jkun fih tipikament, fost data oħra, 
in-numru tal -kuntratt, deskrizzjoni qasira tal -kuntratt, l -istatus u t -tip 
tiegħu, isem id -dipartiment u l -persuni inkarigati, iż -żona ġeografika 
kkonċernata, id -dati tal -firma u  tat -tmiem tal -kuntratt u  l -ammont 
tal-kuntratt u l -linji baġitarji kkonċernati. Kopja skanjata tal -kuntratt 
stess u l -annessi li jakkumpanjaw jiġu mehmuża miegħu wkoll. Barra 
minn hekk, ir -rekord tal -kuntratt x’aktarx li jkun marbut, pereżempju, ma’ 
bosta rekords fil -modjul tal -Fatturi, li jikkorrispondu mal -fatturi rċevuti 
mill-benefiċjarju. Minn dan ir -rekord, l -utent għalhekk ikun jista’ jinnaviga 
fir-rekords kollha marbuta mal -azzjoni kkonċernata, kif ukoll jikkonsulta 
direttament verżjoni elettronika tad -dokumenti korrispondenti .
11.  L-interfaċċja għall -utent tal -CRIS hija komplementata minn żewġ għodod 
oħrajn: 
 οsistema ta’ rappurtar, il -CRIS Datawarehouse, li tippermetti lill - utenti 
jaggregaw id -data  tal-CRIS, u 
 οsistema dokumentarja, il -CRIS Knowledge Base, li tippermetti lill -uten -
ti jaċċedu għad -dokumentazzjoni kollha tal -utenti tal -CRIS. 
12.  L-għadd ta’ utenti tal -CRIS ilu jikber matul is -snin. Fl-2010, il -CRIS intużat 
minn 5  000 utent individwali, li aktar minn 3  000 minnhom kienu 
f’delegazzjonijiet tal -UE, kif muri fit -Tabella . L-għadd medju ta’ sessjoni -
jiet tal -utenti matul ġurnata tipika fost il -ġimgħa kienet ta’ madwar 3  000. 
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)13
13.  L-iż vilupp u  l -manutenzjoni tal -CRIS huma finanzjati minn appro -
prjazzjonijiet mill -baġit ġenerali tal -UE u  mill -FEŻ. Il -baġit totali 
mitlub għall -iżvilupp, il -manutenzjoni u l -appoġġ tal -CRIS kiber ma -
tul is -snin biex jilħaq l -EUR 13-il miljun fl-2011. Dan il -baġit huwa am -
ministrat mill -EuropeAid, li jmexxi l -iżvilupp u l -manutenzjoni tal -CRIS 
f ’kollaborazzjoni ma’ direttorati ġenerali oħrajn li jużaw jew jappoġġaw 
is-sistema. 
L‑allokazzjoni tal‑utent L‑utenti tal‑CRIS fl‑2010 L‑għadd ta’ sessjonijiet fl‑2010
Id‑delegazzjonijiet tal‑UE 3 095 62 % 562 861 70,5 %
EuropeAid 1 319 26 % 178 993 22,5 %
L‑ex DĠ RELEX 164 3 % 7 404 1 %
DĠ Tkabbir 277 6 % 44 373 5,5 %
DĠ Għajnuna Umanitarja u Protezzjoni 
Ċivili (ECHO)45 1 % 1 222 0 %
DĠ jew dipartimenti oħrajn 105 2 % 3 683 0,5 %
TOTAL 5 005 100 % 798 536 100 %IT‑TABELLA
L‑GĦADD 	TA’	UTENTI 	TAL‑CRIS 	FL‑2010
Sors: Ċifri kalkulati mill- Qorti abbażi ta’ data  tal-CRIS.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)14
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)5 Ir-Regolament tal-Kunsill 
(KE, Euratom) Nru 1605/2002 
tal-25 ta’  Ġunju 2002 fuq 
ir-Regolament Finanzjarju li 
jgħodd ghall-baġit ġenerali 
tal-Komunitajiet Ewropej 
(ĠU L 248, 16.9.2002, p. 1).
6 Ir-Regolament 
tal-Kummissjoni (KE, 
Euratom) Nru 2343/2002 
tat-23 ta’  Diċembru 2002 li 
jippreskrivi regoli ddettaljati 
għall-implimentazzjoni 
tar-Regolament tal-Kunsill 
(KE, Euratom) Nru 1605/2002 
fuq ir -Regolamenti Finanzjaru 
li jgħodd għall-baġit ġenerali 
tal-Komunitajiet Ewropej 
(ĠU L 357, 31.12.2002, 
p. 1). B’mod partikolari, 
l-Artikolu 48 jistipula li 
s-sistemi u l-proċeduri ta’ 
treġija u kontroll intern iridu 
jkunu disinjati, fost l- oħrajn 
biex jiżguraw ġbir ta’ tagħrif 
siewi dwar finanzi u treġija. 
7 Ir-Regolament (KE) 
Nru 45/2001 tal-Parlament 
Ewropew u tal-Kunsill 
tat-18 ta’  Diċembru 2000 
dwar il-protezzjoni ta’ 
individwu fir -rigward 
tal-ipproċessar ta’ data  
personali mill-istituzzjonijiet 
u l-korpi tal-Komunità u dwar 
il-moviment liberu ta’ dak 
id-data  (ĠU L 8, 12.1.2001, 
p. 1).
8 Ara n-nota ta’ qiegħ 
il-paġna 2. 	IL‑QAFAS 	REGOLATORJU
14.  Ir-Regolament Finanzjarju tal -Unjoni Ewropea5, akkumpanjat mir -re-
goli ta’ implimentazzjoni tiegħu6, jistabbilixxi l -prinċipji bażiċi 
għall -implimentazzjoni tal -baġit. B’mod partikolari, jiddikjara li l -uffiċjali 
tal-awtorizzazzjoni għandhom jistabbilixxu strutturi organizzattivi 
u proċeduri ta’ kontroll xierqa u jirrappurtaw lill -istituzzjonijiet tagħhom 
fuq il -prestazzjoni ta’ dmirijiethom. Fih ukoll dispożizzjonijiet partikolari 
dwar is -sistemi ta’ informazzjoni finanzjarja. 
15.  Ir-Regolament (KE) Nru 45/20017 jipprovdi regoli għall -ħarsien tal -individ -
wi fir -rigward ta’ proċessar ta’ data personali mill -istituzzjonijiet u l -korpi 
tal-Unjoni Ewropea .
16.  Id-deċiżjoni tal -Kummissjoni C(2006) 36028 tagħmel dispożizzjoni 
għal miżuri ta’ sigur tà għall -ħarsien tas -sistemi ta’ informazzjoni 
tal-Kummissjoni u l -informazzjoni proċessata fihom kontra theddidiet 
għad -disponibbiltà, għall -integrità u għall -kunfidenzjalità tagħhom.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)15
L‑AMBITU U L‑APPROĊĊ TAL‑VERIFIKA
17.  Il-mistoqsija tal -verifika ġenerali kienet jekk il -CRIS hijiex effettiva biex 
twieġeb għall -ħtiġijiet ta’ informazzjoni tal -Kummissjoni fil -qasam 
tal-azzjonijiet esterni. 
18.  Din il -mistoqsija ġenerali hija indirizzata fi tliet partijiet:
(a) Il-CRIS hija mfassla biex twieġeb b’mod effettiv għall -ħtiġijiet 
tal-Kummissjoni? (ara l -paragrafi 24 sa 44).
(b) L-informazzjoni provduta mill -CRIS hija affidabbli? (ara l -paragrafi 
45 sa 57).
(c) Il-Kummissjoni assigurat il -CRIS u d -data  tagħha biżżejjed? (ara 
l-paragrafi 58 sa 74).
19.  Ix-xogħol relatat speċifikament mal -mistoqsijiet sekondarji tal -veri fika (a) 
u (c) serraħ l -aktar fuq l -analiżi tad -dokumentazzjoni relevanti flimkien 
ma’ spjegazzjonijiet mogħtija mill -persunal tal -Kummissjoni matul interv -
isti tal -verifika. Dan ix -xogħol kellu x’jaqsam essenzjalment mal -iżvilupp 
tal-CRIS sa mill-2005. Madankollu tqiesu wkoll avvenimenti li seħħew 
bejn l-2000 u l-2005, sakemm id - dokumentazzjoni rele  vanti kienet dis -
ponibbli. Din il -parti tal -verifika kienet ikkonċentrata fuq il -EuropeAid, 
li huwa l -parteċipant ewlieni fl -iżvilupp tal -CRIS. Il -Qorti wettqet ukoll 
stħarriġ elettroniku tal -utenti tal -CRIS f ’delegazzjonijiet tal -UE matul 
Mejju 2011. 
20.  It-tieni parti tal -verifika  — il -mistoqsija sekondarja (b)  — kienet tik -
konsisti f ’verifikazzjoni ta’ jekk l -informazzjoni provduta mill -CRIS kinitx 
affidabbli. Din saret permezz ta’ twettiq ta’ testijiet sostantivi fuq is -set-
tijiet tad -data  tal-CRIS. Dawn it -testijiet saru fuq data  importata diret -
tament mid -database tal -CRIS fl -aħħar ta’ Marzu 2011. Kellhom it -tir li 
jiċċekkjaw jekk ir -rekords tad -data tal-CRIS kinux sħaħ, validi, konsistenti 
u aġġornati. 
21.  L-ambitu tal -verifika kien jinkludi l -informazzjoni dwar l -approprjazzjoniji -
et kollha li l -ġestjoni tagħhom hija appoġġata mill -CRIS, kemm mill -baġit 
ġenerali tal -UE u kif ukoll mill -FEŻ. 
22.  Għal skopijiet ta’ effiċjenza, ix -xogħol tal -verifika ffoka fuq tmienja mill-
21 modjul tal -CRIS, magħżula biex jirrappreżentaw kemm il -modjuls fi -
nanzjarji kif ukoll dawk operazzjonali9. Dan ippermetta lill -Qorti twettaq 
testijiet tal -modjuls magħżula f’aktar dettall filwaqt li xorta waħda kellha 
stampa ġenerali tas -sistema sħiħa. 
23.  Il-verifika ma kellhiex il -għan li tivvaluta l -aspetti tekniċi tal -CRIS, kif isir 
f ’verifika tat -teknoloġija tal -informatika. Lanqas ma kellha l -għan tiv -
valuta l -kosteffettività tal -manutenzjoni u tal -iżvilupp tal -CRIS.9 Il-modjuls magħżula 
għall- verifika kienu 
d-Deċiżjonijiet, il-Kuntratti, 
il-Fajls dwar Entitajiet Legali, 
il-Fatturi, it -Tbassir Finanzjarju, 
il-Verifika, l-Evalwazzjonijiet 
u l-modjuls tar -ROM.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)16
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)MINKEJJA 	XI	DGĦUFIJIET, 	IL‑CRIS 	ISSA 	QIEGĦDA 	
TIĠI 	ŻVILUPPATA 	BIEX 	TWIEĠEB 	GĦALL‑ĦTIĠIJIET 	
TAL‑KUMMISSJONI
IL‑PROĠETTI 	TAL‑IŻVILUPP 	TAS‑SISTEMA 	ISSA 	JWIEĠBU 	GĦAL 	
ĦTIĠIJIET 	IDENTIFIKATI 	SEW
24.  It-tmexxija tat -teknoloġija tal -informatika għandha x’taqsam mal - 
istrutturi u  l -proċessi ta’ tmexxija u  ta’ organizzazzjoni li jiżguraw li 
t-teknoloġija tal -informatika tal -organizzazzjoni ssostni u  testendi 
l-istrateġiji u l -objettivi tal -organizzazzjoni10. 
25.  Skont l -istandards tal -kontroll intern tal -Kummissjoni, għandhom ikunu 
stabbiliti strutturi xierqa ta’ tmexxija tal -IT11. B’mod partikolari:
 οkull direttorat ġenerali għandu jistabbilixxi l -organizzazzjoni xierqa 
għall -ġestjoni tas -sistemi ta’ informazzjoni li tagħhom huwa s -sid;
 οirid jiġi prodott “schéma directeur” (pjan direttur għall -IT ) annwali, li 
jkopri l -iżviluppi kollha tas -sistema ta’ informazzjoni;
 οkull sistema ta’ informazzjoni li hija l -proprjetà ta’ direttorat ġenerali 
għandha jkollha l -pussess ta’ sid identifikat tan -negozju, biex 
jirappreżenta l -interessi tal -utenti, u jkun sorveljat minn kumitat ta’ 
tmexxija;
 οil-proġetti ġodda dwar sistemi ta’ informazzjoni kollha għandhom 
ikunu approvati abbażi ta’ dokument ta’ viżjoni, li jiddeskrivi l -proġett;
 οis-sistemi ġodda ta’ informazzjoni kollha għandhom ikunu żviluppati 
b l-u ż u  t a l -m e to d i  s t a n d a rd  t a l -K u m m i s s j o n i  g ħ a l l -ġ e s t j o n i 
u għall -iżvilupp ta’ proġetti.
26.  Dawn il -miżuri għandhom it -tir li jiżguraw, b’mod partikolari, li l -proġetti 
għall -iż vilupp tas -sistemi ta’ informazzjoni jwieġbu għall -ħtiġijiet 
tal-organizzazzjoni u jitfasslu biex iwieġbu b’mod effettiv għal dawn 
il-ħtiġijiet12.10 Definizzjoni tal-Istitut 
ta’ Tmexxija tal-IT®, kif 
ikkwotata f’SEC(2004) 1267 
tal-20 ta’  Ottubru 2004 
fil-Komunikazzjoni 
lill-Kummissjoni dwar 
it-titjib tat -tmexxija 
tat-teknoloġija tal-informatika 
fil-Kummissjoni.
11 ICS Nru°7. Ara wkoll 
SEC(2004) 1267.
12 SEC(2004) 1267 jipprovdi li 
l-proġetti kollha għall-iżvilupp 
tas-sistemi ta’ informazzjoni 
għandhom jipproduċu studju 
dwar każ tan-negozju/studju 
dwar il-fattibbiltà li jispjega 
għalfejn tinbena sistema, dak 
li hija tipproponi li tagħmel, 
kif tippjana li tagħmel dan, 
fejn ikun hemm impatt fuq 
l-organizzazzjoni u kemm se 
tiswa.OSSERVAZZJONIJIET
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)17
27.  Il-Qorti sabet li, bejn l-2005 u l-2008, l -identifikazzjoni u l -prijoritizzazzjo -
ni ta’ ħtiġijiet tal -informazzjoni la kienu sistematiċi u lanqas dokumentati 
biċ-ċar. Dan ikkontribwixxa għal żviluppi fis -sistema li ma weġbux b'mod 
xieraq għall -ħtiġijiet tal -Kummissjoni, jew inkella saħansitra, f 'każijiet 
estremi, għal żviluppi għalxejn (ara l -Kaxxa 1 ). B’mod simili, il -ġestjoni 
tal-biċċa l -kbira ta’ proġetti tal -IT inżammet relattivament formali wkoll, 
ħlief għal proġett kbir għall -akkwiżizzjoni tal -OLAS, is -sistema ta’ infor -
mazzjoni użata qabel biex tappoġġa l -operazzjonijiet tal -FEŻ. 
28.  Sa mill-2008, il -Kummissjoni ilha tistabbilixxi struttura ta’ tmexxija tal -IT 
aktar komprensiva għall -CRIS. B’mod partikolari, il -ħtiġijiet tal -infor -
mazzjoni issa huma identifikati u analizzati sistematikament. Il -proġetti 
ġodda dwar sistemi ta’ informazzjoni tal -EuropeAid issa kollha għandhom 
ikunu approvati abbażi ta’ dokument ta’ viżjoni, li jiddeskrivi l -objettivi, 
ir-riskji u l -mezzi tal -proġett. Fuq din il -bażi, il -EuropeAid jipproduċi 
“schéma directeur” (pjan direttur għall -IT ) ann  wali, li jelenka l -proġetti 
għall -iżvilupp ta’ sistemi ta’ informazzjoni ppjanati kollha. Għal kull 
proġett, jiġi nominat sid tan -negozju biex jirrappreżenta l -interessi 
tal-utenti; il -proġetti l -kbar huma sorveljati minn kumitat ta’ tmexxija.
29.  Barra minn hekk, issa qiegħda tintuża metodoloġija tal -ġestjoni ta’ 
proġetti fil -EuropeAid u l -proġetti għall -iżvilupp tas -sistemi ta’ infor -
mazzjoni ġodda huma dokumentati.
IL‑KAXXA  1
IL‑MODJUL 	TAL‑EVALWAZZJONIJIET 	QATT 	MA	NTUŻA
Dokument ta’ ħidma tal -Kummissjoni mill-2004 ssuġġerixxa li l -modjul tal -Evalwazzjonijiet tal -CRIS kien 
ġie ppjanat biex jipprovdi ħarsa ġenerali sħiħa lejn l -evalwazzjonijiet ta’ nofs it -terminu u dawk finali 
ġestiti minn delegazzjonijiet u unitajiet operazzjonali. Madankollu dan il -modjul qatt ma ntuża u ma 
kien fih l -ebda rekord. Il -Kummissjoni ma kellha l -ebda dokumentazzjoni disponibbli biex tispjega din 
is-sitwazzjoni.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)18
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)13 Ara n-nota ta’ qiegħ 
il-paġna 12.
14 Mindu bdiet, il- CRIS 
ħadet f’idejha l-funzjonijiet 
u d-data  tas-sistemi ta’ 
informazzjoni li ġejjin: Griot 
(is-sistema tal- ex Direttorat 
Ġenerali DGIA, fl-2002), 
Désirée (is-sistema tal- ex 
Direttorat Ġenerali DGIB, 
fl-2002–03), MIS (is-sistema ta’ 
informazzjoni tal- ex Direttorat 
Ġenerali DGVIII, fl-2003–04) 
u OLAS (is-sistema tal- ex 
Direttorat Ġenerali DGIB, 
fl-2002–03), MIS is-sistema ta’ 
informazzjoni tal- ex Direttorat 
Ġenerali DEV, fl-2008).ĦTIEĠA 	GĦAL 	DEFINIZZJONI 	AĠĠORNATA 	TAL‑IRWOL 	TAL‑CRIS 	
30.  Il-prattika tajba titlob li l -proġetti għall -iżvilupp tas -sistemi ta’ infor -
mazzjoni kollha jipproduċu dokumenti li jispjegaw għalfejn tinbena 
sistema, dak li hija tipproponi li tagħmel u kif tippjana li tagħmel dan13. 
Il-Qorti ċċekkjat jekk kinux jeżistu dawn id -dokumenti għall -iżvilupp 
tal-CRIS, inġenerali. 
31.  Il-Qorti sabet dokumenti li juru li, meta l -Kummissjoni ddeċidiet fl-2000 li 
tiżviluppa l -CRIS, l -objettiv tagħha kien li tkun tista’ tipprovdi informazzjo -
ni finanzjarja immedjata dwar proġetti u programmi għall -azzjonijiet es -
terni u, b’mod partikolari, li tipprovdi stampa xierqa tat -tixrid tal -impenji 
u l-pagamenti dwar pajjiżi u setturi fir -reġjuni ġeografiċi differenti. Il -CRIS 
kellha l -ħsieb li tikkomplementa s -sistema kontabilistika tal -Kummissjoni 
billi tipprovdi funzjonijiet u informazzjoni aktar speċifiċi għad -dominju 
tal-azzjoni esterna. 
32.  Mill-2002 sal-2004, l -ewwel modjuls tal -CRIS b’hekk kienu dedika -
ti fil -biċċa l -kbira għal xi wħud mill -aspetti ta’ ġestjoni finanzjarja ta’ 
azzjonijiet esterni, bħal deċiżjonijiet, kuntratti u fatturi. Madankollu, minn 
dak iż -żmien ’l hawn, il -funzjonijiet tas -sistema ġew estiżi l -ħin kollu, 
speċjalment billi ġew koperti aktar aspetti operazzjonali ta’ azzjonijiet 
esterni. Modjuls ġodda ġew miżjuda b’mod progressiv u dawk eżistenti 
ġew adattati (ara l -Istampa 2 ). Sistemi ta’ informazzjoni oħra wkoll sari -
tilhom akwiżizzjoni, u b’hekk ġiet estiża l -kopertura tal -CRIS tad -dominju 
tal-azzjoni esterna14. Saru bidliet kbar fl-2005 bl -introduzzjoni ta’ funzjoni -
jiet ta’ kontabilità bbażata fuq id -dovuti fil -CRIS. Bidla kbira oħra, fl-2008, 
kienet l -akwiżizzjoni tal -OLAS (ara l -paragrafu 27).
33.  Sa mill-2002 saru wkoll żviluppi kbar fis -sistema kontabilistika tal -Kum -
missjoni. B’mod partikolari, sa mill -introduzzjoni tal -kontabi  lità bbażata 
fuq id -dovuti fl-2005 u  s -sostituzzjoni tas -sistema kontabilistik a 
preċedenti Sincom2 mill -ABAC, hija tipprovdi ħafna funzjonijiet ġodda, 
bħar -reġistrazzjoni ta’ kuntratti.
34.  Minkejja dawn il -bidlilet kbar kemm fil -CRIS u kif ukoll fl -ABAC, il -Qorti 
ma sabet l -ebda dokument li jipprovdi dikjarazzjoni aġġornata tal - irwol 
maħsub tal -CRIS fis -sistema ta’ informazzjoni ġenerali tal - Kummissjoni, 
tal-objettivi tagħha jew inkella tal -ambitu preċiż tal - operazzjonijiet li hija 
tappoġġa.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)19
L‑ISTAMPA 	2
L‑ISTORJA 	TAL‑IŻVILUPP 	TAL‑CRIS 	
IL-MODJULS IL-ĠODDA TAL-CRISL-IŻVILUPPI FL-INTERFAĊĊJA
BEJN IL-CRIS U L-ABAC
IT-TBASSIR FINANZJARJUIL-KUNTRATTI QAFAS
IR-ROMIL-FATTURI
(Bidliet kbar)L-IRKUPRIIT-TBASSIR DWAR ID-DĦULIL-GARANZIJI FINANZJARJIIL-VERIFIKAIT-TBASSIR FINANZJARJU 
(L-ewwel verżjoni)IL-KUNTRATTI
IL-FATTURI
IL-FORMOLI DAC
IS-SEJĦIET GĦAL OFFERTI/
IS-SEJĦIET GĦAL PROPOSTI
IL-PROGRAMMARID-DEĊIŻJONIJIET
L-IMPENJI
IL-PAGAMENTI
IL-KUNTRATTI
IL-FATTURI
L-IRKUPRI
IL-GARANZIJI
1999-2002
2002
2003
2004IS-SENA
2006
2009
20082007
2005
2010IL-CRIS
Sors: Il-Qorti Ewropea tal- Awdituri.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)20
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)35.  B’mod partikolari, l -irwol tal -CRIS ma ġiex definit b’mod xieraq fir -rigward 
tal-ABAC, li ħafna mill -funzjonijiet tagħha ġew replikati fil -CRIS. Ma kienx 
ċar il -valur miżjud li t -tranżazzjonijiet finanzjarji jkomplu jiġu kodifikati 
fil-CRIS minflok ma jiġu kodifikati direttament fl -ABAC (ara l -Kaxxa 2 ). 
Minkejja dan, minħabba din l -interdipendenza tal -CRIS u tal -ABAC, mad -
war terz tar -riżorsi umani tal -IT tal -EuropeAid qiegħed jintuża biex iżomm 
lill-CRIS aġġornat dwar l -iżvilupp tal -ABAC u qiegħed jiġi aljenat milli 
jappoġġa operazzjonijiet ta’ azzjoni esterna. 
DGĦUFIJIET 	FIL‑KODIFIKA 	TAD‑ DATA
36.  L-użu ta’ kodiċijiet tad -data f’sistema ta’ informazzjoni jippermetti l -irku-
pru faċli ta’ rekords tad -data b’għodod ta’ tfittxija awtomatika, kif ukoll 
il-konsolidazzjoni tagħhom għal skopijiet ta’ rappurtar. B’hekk, l -effiċjenza 
u l-effettività ta’ sistema biex din tippermetti l -irkupru u l -konsolidazzjoni 
faċli ta’ rekords tad -data jserrħu bil -kbir fuq il -kwalità u l -konsistenza ta’ 
kodiċijiet tad -data . 
37.  L-objettivi stabbiliti għall -CRIS fl-2000 kienu li din tkun tagħti infor -
mazzjoni finanzjarja immedjata u konsolidata  dwar proġetti u program -
mi għall -azzjonijiet esterni (ara l -paragrafu 31). Il -Qorti ċċekkjat jekk 
il-kodiċijiet tad -data fil-CRIS kinux hekk stabbiliti biex jikkontribwixxu 
b’mod effettiv għal dan l -objettiv.
IL‑KAXXA  2
TRASFERIMENT 	INEFFIĊJENTI 	TA’	DATA 	BEJN 	IL‑CRIS 	U L‑ABAC
L-interfaċċja bejn il -CRIS u l -ABAC ma tiffaċilitax it -tpartit tad -data . Tabilħaqq l -ABAC awtomatika -
ment twettaq kontrolli ta’ sħuħija u ta’ konsistenza fuq id -data tat-tranżazzjonijiet finanzjarji qabel 
ma tirreġistrahom. Peress li l -kontrolli mwettqa mill -ABAC mhumiex dejjem l -istess bħal dawk im -
wettqa mill -CRIS, id -data tat-tranżazzjonijiet finanzjarji kultant tiġi bblokkata meta tiġi trasferita 
mill-CRIS għall -ABAC, jiġifieri fi stadju tard fil -proċedura ta’ validazzjoni. Imbagħad id -data trid terġa’ 
tiġi kkoreġuta u validata  fil-CRIS u trasferita għal darb’oħra lejn l -ABAC.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)21
38.  Il-Qorti sabet li, minħabba żviluppi suċċessivi fis -sistema li ma kinux 
formalizzati biżżejjed (ara l -paragrafu 27), ġew irduppjati bosta 
mill-100 lista u aktar ta’ kodiċijiet. Listi rduppjati ta’ kodiċijiet tad -data 
jistgħu jiddiferixxu matul iż -żmien. Minħabba fihom il -konsolidazzjo -
ni u r -rikonċiljazzjoni tad -data jsiru aktar kumplessi, jieħdu aktar ħin 
u jkunu aktar suxxettibbli għal żbalji. Ftit snin ilu kien tvara proġett 
biex jirrazzjonalizza l -organizzazzjoni ta’ kodiċijiet tad -data fil-CRIS billi 
jaħżinhom f ’tabella komuni. Madankollu l -proġett ma tlestiex u s -siste -
ma tħalliet f ’sitwazzjoni ibrida, b’xi listi ta’ kodiċijiet tad -data għadhom 
maħżuna f ’tabelli separati jew irduppjati.
39.  Il-Qorti sabet ukoll bosta listi ta’ kodiċijiet li kien fihom valuri li ma kinux 
esklussivi b’mod reċiproku, u dan impedixxa l -konsolidazzjoni effettiva 
tad-data . Pereżempju l -modjul tal -Fatturi, bħal ħafna modjuls oħrajn 
tal-CRIS, irrefera għal lista ta’ kodiċijiet li jirrappreżentaw żoni ġeografiċi. 
Fi ħdan din il -lista, xi kodiċijiet indikaw pajjiżi filwaqt li oħrajn indikaw 
gruppi ta’ pajjiżi. Għal din ir -raġuni, xi wħud mir -rekords tal -pagamenti 
li saru f’pajjiż kienu jirreferu għall -kodiċi ta’ dan il -pajjiż, filwaqt li oħrajn 
kienu jirreferu għall -kodiċi ta’ reġjun ġeografiku usa’ madwar il -pajjiż. 
Bħala riżultat ta’ din is -sitwazzjoni, il -CRIS ma tistax tintuża b’mod faċli 
biex tiddetermina l -lista jew l -ammont totali tal -pagamenti li saru 
lill-benefiċjarji f ’pajjiż partikolari. Eżempju jinstab fil -Kaxxa 3 .
40.  B’mod simili, il -CRIS ma tistax tintuża b’mod ħafif biex tikkalkula l -ammo -
nt totali minfuq fuq politika partikolari jew iffinanzjat minn strument fi -
nanzjarju partikolari. Tabilħaqq, il -lista ta’ dominji użata għall -assoċjazzjoni 
ta’ rekords minn ħafna modjuls tal -CRIS għal  do minju partikolari tħallat 
żoni ġeografiċi (pereżempju l -Asja), strumenti finanzjarji (pereżempju 
t-TACIS15) u politiki tematiċi (pereżempju s -sigurtà alimentari). 15 Assistenza Teknika 
għall- Commonwealth ta’ Stati 
Indipendenti.
IL‑KAXXA  3
KODIĊIJIET 	TA’	ŻONI 	ĠEOGRAFIĊI 	EKWIVOĊI 	FIR‑REKORDS 	TAL‑PAGAMENT
Rekord ta’ pagament fil -CRIS għandu mnejn jirreferi għat -Tanzanija, filwaqt li ieħor għandu mnejn 
jirreferi għal żona ġeografika msejħa “is -Saħara t’Isfel”. Lista ta’ pagamenti li tirreferi għat -Tanzanija 
kien ikun fiha l -ewwel rekord iżda mhux it -tieni wieħed, għalkemm parti mit -tieni pagament għandha 
mnejn tkun ingħatat lit -Tanzanija.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)22
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)16 Fir-rapport annwali 
tagħha dwar il-FEŻ dwar 
is-sena finanzjarja 2005, 
il-Qorti nnutat: “nuqqasijiet 
fis-sistema ta’ informazzjoni 
tal-ġestjoni kompjuterizzata 
(CRIS), b’mod partikolari 
s-sistema tal-ikkowdjar 
tagħha, ma tippermettix 
sorveljanza b’mod ġenerali 
effiċjenti tal-programmi ta’ 
mikroproġetti mis-servizzi 
ċentrali tal-Kummissjoni. 
Bħala eżempju, lista affi-
dabbli tal-programmi ta’ 
mikro -proġetti li ġew im-
plimentati jew li qiegħdin 
[qegħdin] jiġu implimentati 
għadha diffiċli li ssir. Hemm  
problema aktar ġenerali  
mhux speċifika għall-pro -
grammi ta’ mikro proġetti 
(...)” .  Fir -rapport annwali 
tagħha għas-sena finanzjarja 
2006, il- Qorti nnutat ukoll: 
“Is-Sistema ta’ Informazzjoni 
Komuni Relex (CRIS) tipprovdi 
dejta għat -tmexxija ta’ kuljum 
tal-proġetti. Prinċipalment 
b’riżultat ta’ limitazzjonijiet 
fid-definizzjoni tad- dejta xi 
analiżi mixtieqa tal-infor -
mazzjoni finanzjarja mhu-  
miex disponibbli mis- sis- 
tema.”  Fir -Rapport Speċjali 
Nru 4/2009 tagħha, Il‑ġestjoni 
tal‑Kummissjoni tal‑ invol‑
viment ta’ Atturi  
Mhux tal‑Istat fil‑Koperazz‑
joni għall‑Iżvilupp tal‑KE , 
il-Qorti nnutat: “Bħalissa 
m’hemmx sors disponibbli 
mal- ewwel ta’ data  fil- 
EuropeAid li tikkonċerna 
finanzjament tal-NSA (...). 
Id-data  fil-CRIS mhix kom-
pluta u l-identifikazzjoni 
tal-operaturi mhix affidabbli.”
17 Ara n-nota ta’ qiegħ 
il-paġna 12.
18 Fir-rapport annwali tagħha 
dwar is-sena finanzjarja 2008, 
il-Qorti nnutat: “li hemm 
limitazz jonijiet tekniċi li 
l-utenti tas-sistema ta’ spiss 
iħabbtu wiċċhom magħhom 
u li jistgħu jolqtu r -regolarità 
tat-tranżazzjonijiet ippro -
ċessati (huwa komuni 
li wieħed isib każijiet ta’ 
pagamenti li saru wara 
d-dati tal-iskadenza ffissati 
minħabba li s-sistema ma 
kinitx disponibbli).”41.  Bħala riżultat ta’ din is -sitwazzjoni, il -konsolidazzjoni tad -data  — b’mod 
notevoli d -data finanzjarja  — li hemm fil -CRIS għal skopijiet ta’ rap -
purtar issir partikolarment kumplessa. Din is -sitwazzjoni hija ta’ ħsara 
għall -effiċjenza u l -effettività tal -CRIS bħala għodda ta’ rappurtar u ta’ 
ġestjoni16. 
PROBLEMI 	LI	JIPPERSISTU 	FIR‑RIGWARD 	TAL‑FAĊILITÀ 	GĦALL‑UTENT
42.  Skont il -Komunikazzjoni lill -Kummissjoni dwar it -titjib tat -tmexxija 
tat-teknoloġija tal -informatika fil -Kummissjoni17, is-sistemi ta’ infor -
mazzjoni għandhom ikunu mmexxija mill -utent u jissodisfaw il -ħtiġijiet 
tal-utenti. Għaldaqstant l -utenti jinsabu f’pożizzjoni tajba biex jagħtu in -
dikazzjonijiet dwar l -effettività ta’ sistema ta’ informazzjoni biex twieġeb 
għall -ħtiġijiet tagħhom. 
43.  F’Mejju 2011 il -Qorti wettqet stħarriġ ta’ utenti tal -CRIS fid -delegazzjon -
ijiet tal -UE, bit -tir li tivvaluta l -punt safejn din il -popolazzjoni ta’ utenti 
tal-CRIS kienet milquta minn ċertu kwistjonijiet. Wieġbu 44 mit-92 del -
egazzjoni li ntbagħtilhom kwestjonarji. Il -konklużjonijiet prinċipali li 
jistgħu jinkisbu mill -analiżi ta’ dawn it -tweġibiet kienu dawn li ġejjin: 
 οl-utenti tal -CRIS jesperjenzaw indisponibbiltà twila u frekwenti tas -sis-
tema (14-il delegazzjoni minn 44 jirrappurtaw indisponibbiltà għal 
aktar minn ġimgħa);
 οfl-2010 kważi d -delegazzjonijiet kollha li wieġbu (41 minn 44) iltaqgħu 
ma’ dewmien fil -kodifika jew inkella fil -validazzjoni tat -tranżazzjonijiet 
minħabba nuqqasijiet fit -tfassil tal -CRIS18;
 ο21 wiġġieb minn 44 kienu jemmnu li, minħabba diffikultajiet fl -inter -
pretazzjoni jew fit -traduzzjoni tagħhom, xi kodiċijiet tad -data  ġew 
kodifikati permezz ta’ indovnar;
 οsitt delegazzjonijiet minn 44 irrappurtaw li dewmien minħabba l -CRIS 
kien ta’ spiża għall -Kummissjoni; tnejn minn dawn id -delegazzjonijiet 
ipprovdew pieni jew telf ikkonċernat, stmati ta’ EUR  300 f’każ wieħed 
u ta’ EUR  3 000 fl-ieħor.
44.  Ir-riżultati tal -istħarriġ tal -Qorti huma appoġġati minn dawk ta’ żewġ 
stħarriġiet imwettqa mill -Kummissjoni fl-2008 u fl-2010, li kienu jin -
volvu utenti tal -CRIS kemm fil -kwartieri ġenerali tal -Kummissjoni u kif 
ukoll fid -delegazzjonijiet tal -UE. Dawn l -istħarriġiet urew li l -opinjonijiet 
tal-utenti dwar is -sistema kienu ttejbu iżda baqgħu mħallta, kif jintwera 
fl-Istampa 3 . 
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)23
IL‑ĠESTJONI 	TAL‑CRIS 	GĦADHA 	MHIJIEX 	EFFETTIVA 	
BIŻŻEJJED 	BIEX 	TIŻGURA 	L‑INTEGRITÀ 	TAD‑ DATA
45.  Biex sistema ta’ informazzjoni tkun effettiva, mhuwiex biżżejjed li din tip -
provdi d -data , trid tiżgura wkoll l -integrità tad -data . L-integrità tad -data 
għandha x’taqsam mal -kapaċità ta’ sistema ta’ informazzjoni li tipproduċi 
r-riżultat mistenni b’mod preċiż u bis -sħiħ, sabiex tista’ tkun affidabbli19.
46.  F’termini ta’ sigurtà, il -Kummissjoni tqis il -CRIS bħala sistema kritika jew, 
fi kliem ieħor, sistema li t -telf tal -integrità jew tad -disponibbiltà tagħha 
għandu mnejn jhedded il -pożizzjoni tal -Kummissjoni fir -rigward ta’ is -
tituzzjonijiet oħrajn, Stati Membri jew partijiet oħrajn20. 19 Id-Deċiżjoni 
tal-Kummissjoni C(2006) 3602.
20 Id-Deċiżjoni tal-Kummiss -
joni C(2006) 3602 tipprovdi 
li sistemi ta’ informazzjoni 
kritika huma sistemi li t -telf 
tal-integrità jew tad- dis-
ponibbiltà tagħhom għandu 
mnejn jhedded il-pożizzjoni 
tal-Kummissjoni fir -rigward 
ta’ istituzzjonijiet oħrajn, 
Stati Membri jew partijiet 
oħrajn; każijiet ikunu jinkludu 
ħsara għall-impressjoni 
tal-Kummissjoni jew ta’ Istituz -
zjonijiet oħrajn f’għajnejn 
l-Istati Membri jew il-pubbliku, 
preġudizzju serju ħafna għal 
persuni legali jew naturali, 
jinqabeż l-ammont tal-baġit 
jew telf finanzjarju sostanzjali 
b’konsegwenzi negattivi u serji 
ħafna għall-finanzi tal-Kum -
missjoni.
L‑ISTAMPA 	3
IL‑PROGRESS 	TAL‑OPINJONI 	TAL‑UTENTI 	TAL‑CRIS 	DWAR 	BOSTA 	ASPETTI 	TAS‑SISTEMA 	
BEJN 	L‑2008 	U L‑2010 	U FUQ 	SKALA 	MINN 	1	(FQIRA) 	SA	5	(EĊĊELLENTI)
1 2 3 4 5Il-klassiﬁkazzjoni globaliL-informazzjoni ﬁl-manwaliL-aċċess għall-manwaliIs-sigurtàIs-sensibbiltàId-disponibbiltàIl-faċilità għall-utentIl-funzjonalitajietL-aﬃdabbiltàIt-tﬁttxija
2010 2008
Sors: Dokument ta’ ħidma tal-Kummissjoni — Ir -riżultati tal-Istħarriġ 2010 “The CRIS system — your opinion” (Is-sistema 
CRIS — l- opinjoni tiegħek), Frar 2011.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)24
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)47.  Il-Kummissjoni stabbiliet bosta salvagwardji biex tikkontribwixxi 
għall -integrità tad -data tal-CRIS:
 οil-kontrolli awtomatizzati huma inkorporati fis -softwer tal -CRIS;
 οkull tranżazzjoni finanzjarja li tiġi kodifikata fil -CRIS għandha tiġi vali -
data  minn bosta uffiċjali differenti;
 οfil-EuropeAid, grupp żgħir ta’ uffiċjali, it -Tim dwar il -Kwalità tad - Data , 
iwettaq kontrolli tal -kwalità tad -data u jikkoordina l -korrezz  joni ta’ 
għodod kbar ta’ data inkorretta jew nieqsa21;
 οrapporti tal -verifika interna u esterna regolarment jiġbdu l -attenzjoni 
għal kwistjonijiet ta’ kwalità tad -data sistemika u jifformulaw rakko -
mandazzjonijiet; u
 οkontrolli ex post  imwettqa fuq kampjuni ta’ tranżazzjonijiet  finanzjarji 
wkoll jiżvelaw kwistjonijiet ta’ kwalità tad -data . 
48.  Il-Qorti wettqet testijiet sostantivi fuq settijiet ta’ rekords tad -data  
tal-CRIS biex tikkonferma jekk is -sistema ta’ informazzjoni kinitx effettiva 
biex tiżgura l -integrità tad -data . B’mod aktar partikolari, il -Qorti ċċekkjat 
jekk ir -rekords tad -data  kkonċernati kinux sħaħ, validi u aġġornati:
SħaħIt-tranżazzjonijiet kollha huma reġistrati u jimtlew l- oqsma tad- data  
relevanti kollha. 
ValidiId-data  hija konsistenti tul is-sistema ta’ informazzjoni (ir -rekords ma 
jikkontradixxux lil xulxin) u r -rekords tad- data  jirriflettu s-sitwazzjoni 
bħalma setgħet tiġi osservata dak il-ħin.
Aġġornati L-informazzjoni tinkiseb f’ħin xieraq.
REKORDS 	TAD‑ DATA 	NIEQSA
49.  Il-Qorti sabet rekords ta’ fatturi li ġew kodifikati direttament fl -ABAC 
minflok fil -CRIS. Għal din ir -raġuni, kultant kellhom jinħolqu rekords ta’ 
pagamenti ta’ ammonti b’rata fissa fil -CRIS biex jibbilanċjaw l -ammonti 
totali fil -CRIS u fl -ABAC. Il -Qorti sabet 118-il rekord ta’ rikonċiljazzjoni 
bħal dawn (31 rekord fl-2009, b’ammont totali ta’ EUR  65 miljun, u 87 re -
kord fl-2010, b’ammont totali ta’ EUR  175 miljun). Dawn ir -rekords ta’ 
pagamenti ta’ ammonti b’rata fissa naqsu milli jpattu għan -nuqqas ta’ 
informazzjoni fid -dettall dwar ir -rekords fil -CRIS. B’mod partikolari, ma 
kinux attribwiti għal żona ġeografika partikolari (ara l -paragrafu 39). 
Il-kodifika ta’ rekords ta’ fatturi fl -ABAC ixxejjen l -abbiltà tal -CRIS li tip -
provdi informazzjoni konsolidata. 21 Skont id- dokumenti ta’ 
ġestjoni tal-Kummissjoni, 
fl-2010, it -Tim dwar 
il-Kwalità tad- Data  identifika 
80 000 anomaliji tad- data  
u kkoordina l-korrezzjoni ta’ 
aktar minn 70 000 minnhom.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)25
50.  Il-possibbiltajiet li jithemżu dokumenti ma’ rekords tad -data kienu 
għadhom ma jintużawx b'mod sistematiku. Pereżempju terz tar - rekords 
dwar deċiżjonijiet magħluqa jew li kienu għadhom għaddejjin u  li 
kienu aġġornati fl-2010 ma kellhom l -ebda dokument mehmuż. B’mod 
simili, 14 % tar -rekords ta’ kuntratti magħluqa jew li kienu għadhom 
għaddejjin, b’data tal -firma fl-2009 jew fl-2010, ma kellhom l -ebda doku -
ment mehmuż. Dan jillimita l -effiċjenza u l -effettività tas -sistemi f’termini 
ta’ ġestjoni tal -proġett u aċċess għal dokumenti . 
51.  Barra minn hekk, il -Qorti sabet każijiet fejn ma ntużatx il -possibbiltà offru -
ta mill -CRIS li jintrabtu flimkien rekords minn modjuls differenti u relatati 
mal-istess proġett, li b'hekk kieku l -utenti setgħu jinnavigaw tul ir -reko -
rds kollha relatati ma’ azzjoni partikolari (ara l -paragrafu 10). Pereżempju 
9 000 minn 105  000 rekord ta’ kuntratti (9 %) ma kienu marbuta mal -ebda 
deċiżjoni ta’ finanzjament. B’mod simili, aktar minn 300 minn 3  000 re -
kord tal -verifika magħluqa jew li kienu għadhom għaddejjin22 (10 %) ma 
kienu marbuta mal -ebda rekord ta’ kuntratt jew deċiżjoni23. Dan ixejjen 
l-effiċjenza tal -CRIS bħala għodda tal -ġestjoni tal -proġett. 
52.  Bħala membru tal -Kumitat għall -Għajnuna fl -Iżvilupp (DAC) tal -OECD, 
il-Kummissjoni tirrapporta regolarment lill -OECD dwar l -attivitajiet ta’ 
assistenza esterna tagħha. Dan jinvolvi l -klassifikazzjoni tal - attivitajiet 
ikkonċernati skont kategorizzazzjoni standard (kodiċijiet tas -settur 
tad-DAC). Fil -CRIS, rekords ta’ kuntratti u proġetti jistgħu jkunu assoċjati 
ma’ kodiċi tas -settur tad -DAC. Filwaqt li kważi r -rekords tal -kuntratti 
kollha kienu marbuta ma’ kodiċi bħal din, dan kien il -każ għal 30 % biss 
tar-rekords ta’ proġetti. Din is -sitwazzjoni tagħmilha impossibbli li tintuża 
data tal-CRIS għall -produzzjoni ta’ statistika  affidabbli skont il -kodifika -
zzjoni DAC tal -OECD (ara l -Kaxxa 4 ).22 Dawn għandhom 
x’jaqsmu ma’ verifiki ta’ 
operazzjonijiet esterni li 
ġeneralment jitwettqu minn 
kumpaniji tal- verifika esterna 
li jkun ingħatalhom kuntratt 
mill-Kummissjoni.
23 Fir-rapport annwali tagħha 
dwar is-sena finanzjarja 
2004, il- Qorti kienet diġà 
nnutat: “informazzjoni 
relatata mal- verifiki kollha, 
anke dik ikkuntrattata 
minn organizzazzjonijiet ta’ 
implimentazzjoni, għandha 
tkun irreġistrata fil- CRIS 
u marbuta mal-informazzjoni 
ta’ monitoraġġ tal-proġett 
korrispondenti” . Saret 
rakkomandazzjoni simili 
fir-rapport annwali tal- Qorti 
dwar is-sena finanzjarja 2005.
IL‑KAXXA  4
IL‑PROĠETTI 	MA	JISTGĦUX 	JIĠU 	ELENKATI 	MINN 	KODIĊI 	TAS‑SETTUR 	TAD‑DAC
Peress li 30 % biss tar -rekords ta’ proġetti tal -CRIS jirreferu għal kodiċi tas -settur tad -DAC, tfittxi -
ja għar -rekords kollha ta’ proġetti relatati mal -Ħarsien tar -Riżorsi tal -Ilma, pereżempju, trendi lista 
tal-proġetti kkonċernati li x’aktarx li ma tkunx sħiħa u li wieħed ma jistax joqgħod fuqha. 
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)26
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)24 Fir-rapport annwali tagħha 
dwar is-sena finanzjarja 
2008, il- Qorti nnutat: “Matul 
l-ittestjar tat -tranżazzjonijiet 
kien innutat li l-informazzjoni 
miżmuma fil- CRIS mhijiex 
dejjem preċiża għal kollox. 
Instabu żbalji ta’ kodifikazzjoni 
kemm ta’ data  tal-pagamenti 
kif ukoll ta’ data  tal-impenji 
(pereżempju, fil-każ ta’ 
proġetti u / jew kuntratti fejn 
il-kodiċi CRIS tal-pajjiż huwa 
mdaħħal ħażin). Żbalji oħrajn 
jistgħu jolqtu l-affidabbiltà 
tar-rendikonti finanzjarji 
tal-Kummissjoni (pereżempju, 
dwar dati meta tiskadi 
l-garanzija tal-bank u modi 
tal-ġestjoni tal-proġett/
kuntratt).”REKORDS 	TAD‑ DATA 	INVALIDI
53.  Fil-CRIS il -Qorti ma sabet l -ebda każ ta’ rekords finanzjarji rduppjati, 
jiġifieri ta’ tranżazzjonijiet li jkunu ġew reġistrati aktar minn darba. 
54.  Madankollu l -Qorti sabet rekords li ma kinux sostnuti minn tranżazzjoni 
finanzjarja jew avveniment operazzjonali attwali. Dawn ir -rekords, 
komunement imsejħa rekords finti mill -utenti tal -CRIS, kultant inħolqu 
biex ikampaw mal -limitazzjonijiet tekniċi tas -sistema. B’mod partikolari, 
100 minn 15  000 rekord ta’ kuntratti magħluqa fil -CRIS fl-2009 u fl-2010 
spiċċaw kienu rekords ta’ kuntratti finti. Il -preżenza ta’ dawn ir -rekords 
tista’ tikkawża preġudizzju fid -data  konsolidata  u x’aktarx ukoll li toħloq 
konfużjoni fl -utenti, u tikkawża żbalji u ineffiċjenzi. 
55.  Il-Qorti sabet rekords tal -CRIS li fihom valuri tad -data inkonsistenti. 
Pereżempju:
 ο2 % minn 6  000 rekord tal -verifika kellhom status provizorju għalkemm 
urew data ta’ rċevuta tar -rapport finali fil -passat; 
 ο7 % minn 2  300 rekord ta’ kuntratti magħluqa b’ data tal-firma fl-2009 
jew fl-2010 kellhom data tal-firma aktar tard mid -data tal-bidu tal - 
implimentazzjoni; 
 ο1  % minn 5  000 rekord ta’ deċiżjonijet kellu status li kien għadu 
għaddej għalkemm wera data tal-għeluq li kienet diġà għaddiet. 
 Inkonsistenzi bħal dawn ta’ sikwit jindikaw il -preżenza ta’ rekords tad -da‑
ta inkorretti jew żbalji amministrattivi24. 
56.  Il-Qorti sabet rekords li wrew differenzi bejn il -CRIS u l -ABAC Dataware -
house, sistema ċentrali tal -Kummissjoni użata biex tipprovdi informazzjo -
ni finanzjarja u kontabilistika konsolidata lill -maniġment. 
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)27
25 Ara n-nota ta’ qiegħ 
il-paġna 2. 
26 Fl-Artikolu 61 
ir-Regolament Finanzjarju 
jistipula: “Kull istituzzjoni 
għandha taħtar uffiċjal 
tal-kontijiet li għandu jkun 
responsabbli f’kull istituzzjoni 
għal: (...) jistabbilixxi u jivvalida 
s-sistemi tal-kontijiet 
u meta xieraq is-sistemi 
tal-validazzjoni stabbiliti 
mill-uffiċjal awtorizzanti, 
sabiex iforni u jiġġustifika 
l-informazzjoni tal-kontijiet 
(...)” .
27 L-Artikolu 57 tar -Regoli 
ta’ Implimentazzjoni 
tar-Regolament Finanzjarju 
jgħid li “fejn is-sistemi 
tal-ġestjoni finanzjarja 
stabbiliti mill-Uffiċjal li 
Jawtorizza jipprovdu data  
għall-kontijiet tal-istituzzjoni 
jew huma wżati [użati] 
biex jissostanzjaw data  
f’dawk il-kontijiet, l-Uffiċjal 
ta’ Kontablita’ [Kontabilità] 
għandu jgħid li jaqbel 
mal-introduzzjoni jew 
modifikazzjoni ta’ tali sistemi).”REĠISTRAZZJONI 	MDEWMA
57.  Fir-rigward tal -puntwalità tar -reġistrazzjoni tad -data  fil-CRIS, il -Qorti sa -
bet rekords li għalihom kien sar dewmien bejn avveniment tan -negozju 
u r-reġistrazzjoni tiegħu fis -sistema. Pereżempju l -istandard tal -Kummiss -
joni huwa li jinħarġu fatturi fi żmien ħamist ijiem minn meta jkunu ġew 
irċevuti. Madankollu fl-2010, nofs il -fatturi biss kienu reġistrati fil -CRIS 
fi ħdan din l -iskadenza u  13  % tal -fatturi kienu għadhom ma ġewx 
reġistrati xahar wara li kienu ġew irċevuti. B’mod simili fl-2010, medja 
ta’ sitt ġimgħat għaddew bejn il -wasla ta’ rapport tal -verifika għand 
il-Kummissjoni u l -hemża tiegħu mar -rekord tal -verifika korrispondenti 
tal-CRIS. 
IS‑SIGURTÀ 	INSUFFIĊJENTI 	TAS‑SISTEMA 	U D‑ DATA 	
TAGĦHA
DEFINIZZJONI 	MHUX 	ĊARA 	TAR‑RESPONSABBILTAJIET 	GĦAS‑SIGURTÀ 	
TAD‑ DATA
58.  Id-deċiżjoni tal -Kummissjoni C(2006) 3602 dwar is -sigurtà tas -sistemi 
ta’ informazzjoni tagħha25 tgħid li kull direttur ġenerali għandu jaħtar 
mill-inqas uffiċjal wieħed tas -sigurtà tal -informazzjoni lokali, respon -
sabbli milli jiżgura li l -fornituri ta’ servizzi tal -IT u l -fornituri tas -siste -
mi jintroduċu miżuri xierqa ta’ sigurtà. Hija tgħid ukoll li d -direttorati 
ġenerali jistgħu jiddelegaw l -implimentazzjoni u l -ġestjoni kollha, jew 
parti minnha, tal -pjanijiet tas -sigurtà tagħhom lil dipartimenti orizzon -
tali bħad -Direttorat Ġenerali għall -Informatika. Madankollu f ’każijiet 
bħal dawn id -direttorati ġenerali jridu jiżguraw li d -dipartiment ink -
wistjoni japplika l -miżuri tas -sigurtà meħtieġa. Sabiex jiġu reġistrati 
t-termini tad -delegazzjoni, irid jitfassal ftehim dwar il -livell ta’ servizz 
bejn il -partijiet, li jistabbilixxi l -miżuri partikolari għall -monitoraġġ 
tal-implimentazzjoni. 
59.  Barra minn hekk, ir -Regolament Finanzjarju jiddikara li l -uffiċjal tal -kon-
tijiet [ta’ kontabilità] tal -istituzzjoni għandu jkun responsabbli milli jiv -
valida s -sistemi ta’ informazzjoni stabbiliti sabiex iforni jew jiġġustifika 
l-informazzjoni tal -kontijiet26. Ir-regoli ta’ implimentazzjoni tar -Regola -
ment Finanzjarju jispeċifikaw li l -Uffiċjal ta’ Kontabilità għandu jgħid li 
jaqbel qabel ma ssir modifikazzjoni ta’ tali sistemi27.
60.  Il-Qorti sabet li l -proċeduri u r -responsabbiltajiet għall -allokazzjoni, 
il-manutenzjoni u t -tneħħija tad -drittjiet tal -aċċess għall -utenti tal -CRIS 
kienu dokumentati. Madankollu, f’livell aktar ġenerali, ir -responsabbilta -
jiet għall -ġestjoni tal -CRIS ma kinux stabbiliti biċ -ċar. B’mod partikolari, 
il-CRIS ma kinitx taqa’ taħt ir -responsabbiltajiet tal -Uffiċjal tas -Sigurtà 
tal-Informazzjoni Lokali tal -EuropeAid. 
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)28
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)28 Fi żmien il- verifika tal- Qorti, 
il-CRIS kienet għadha 
ma ġietx validata għal 
informazzjoni kontabilistika 
relatata ma’ operazzjonijiet 
finanzjati mill-FEŻ.
29 ICS Nru 12.
30 Ara n-nota ta’ qiegħ 
il-paġna 2. 61.  Ma kien hemm l -ebda ftehim dwar il -livell ta’ servizz iffirmat bejn il -Eu-
ropeAid, sid is -sistema CRIS, u d -Direttorat Ġenerali għall -Informatika, 
li lilhom il -EuropeAid iddelega responsabbiltajiet, partikolarment biex 
jitwaħħlu fis -sod is -servers li kienu qegħdin jospitaw is -softwer u d -da‑
ta tal-CRIS. Mingħajr dan id -dokument, ir -responsabbiltajiet respettivi 
tad-diretturi ġenerali kkonċernati mhumiex ċari . 
62.  F’Lulju 2008, l -uffiċjal ta’ kontabilità tal -Kummissjoni vvalida l -CRIS bħala 
sistema lokali għall -forniment u għall -ġustifikazzjoni ta’ informazzjoni 
kontabilistika għal dak li jirrigwarda operazzjonijiet finanzjati mill -baġit 
ġenerali tal -UE28. Madankollu għalkemm kienu saru bidliet sinifikanti 
fil-CRIS fl-2010, il -CRIS ma dehritx fil -lista ta’ bidliet notifikata lill -uffiċjal 
ta’ kontabilità tal -Kummissjoni għal dik is -sena, għall -kuntrarju ta’ dak li 
hemm provdut mir -regoli ta’ implimentazzjoni tar -Regolament Finanzjar -
ju (ara l -paragrafu 59). 
DGĦUFIJIET 	LI	JXEJNU 	L‑ABBILTÀ 	TAS‑SISTEMA 	LI	ŻŻOMM 	
IL‑KUNFIDENZJALITÀ 	U L‑INTEGRITÀ 	TAD‑ DATA
63.  L-istandards tal -kontroll intern tal -Kummissjoni jeħtieġu li s -sistemi 
tat-teknoloġija tal -informatika użati minn direttorat ġenerali għandhom 
jitħarsu kontra theddidiet għall -kunfidenzjalità u  għall -integrità 
tagħhom29.
64.  Il-Qor ti sabet żewġ kwistjonijiet li jqajmu tħassib dwar l -abbiltà 
tal-CRIS li żżomm il -kunfidenzjalità (ara l -paragrafu 65) u l -integrità (ara 
l-paragrafu 67) tad -data . 
65.  Il-kunfidenzjalità tad -data tikkonċerna partikolarment l -karattru riżervat 
tad-data li għaliha l -aċċess huwa limitat għal persuni awtorizzati30. Fil-każ 
tal-CRIS, l -aċċess għas -sistema jingħata awtomatikament lill -utenti statu -
tarji u esterni tal -Kummissjoni fid -DĠ Żvilupp u Kooperazzjoni — Euro -
peAid, fid -DĠ Tkabbir, fid -DĠ Għajnuna Umanitarja u Protezzjoni Ċivili 
(ECHO), fis -Servizz tal -Istrumenti tal -Politika Barranija, kif ukoll lill -per-
sunal tal -Kummissjoni fid -delegazzjonijiet tal -UE. Jingħata aċċess ukoll 
fuq talba lill -utenti esterni temporanji minn dawn l -istess dipartimenti, 
u lill -persunal minn dipartimenti oħrajn u mill -Qorti Ewropea tal -Awditu -
ri. F’xi każijiet, utenti minn barra l -istituzzjonijiet ukoll jitħallew jaċċedu 
s-sistema. 
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)29
66.  Madankollu l -CRIS ma tinkludix mekkaniżmu standard biex jillimita d -drit-
tijiet tal -aċċess tal -utenti għal ċertu kategoriji ta’ data . F’żewġ każijiet 
speċifiċi, kellhom jiġu żviluppati mekkaniżmi tekniċi ad hoc sabiex do -
kumenti sensittivi ma jkunux aċċessibbli għall -utenti kollha31. Minbarra 
dawn iż -żewġ eċċezzjonijiet, l -utenti kollha tal -CRIS awtomatikament 
għandhom aċċess għad -data kollha tal -CRIS. Din is -sitwazzjoni tixħet 
dubju fuq il -kunfidenzjalità tad -data tal-CRIS, partikolarment fil -każ 
tal-ftit utenti esterni tas -sistema . 
67.  Biex l -integrità tad -data tkun żgurata, iridu jittieħdu miżuri biex ikun 
garantit li s -sistema ta' informazzjoni u l -informazzjoni proċessata jistgħu 
jinbidlu biss b'azzjoni deliberata u leġittima32. Fost funzjonijiet oħrajn, 
il-CRIS tinkludi mekkaniżmi biex jippermettu lil aġenti finanzjarji jivvali -
daw tranżazzjonijiet fis -sistema33. Il-Qorti sabet rekords ta’ validazzjoni -
jiet finanzjarji magħmula minn utent awtorizzat li kienu tbiddlu minn 
persuna oħra. 
ID‑DOKUMENTAZZJONI 	TAS‑SISTEMA 	MHIJIEX 	SĦIĦA
68.  Id-dokumentazzjoni tas -sistema hija għodda importanti għal żviluppaturi 
tal-IT u utenti tas -sistema sabiex tkun żgurata s -sigurtà u, b’mod par -
tikolari, l -integrità tad -data . Hija tippermettilhom jifhmu kif is -sistema 
titratta d -data u kif id -data u l-kodiċijiet għandhom ikunu interpre -
tati. B’mod partikolari, tagħmilha possibbli għall -iżviluppaturi biex 
iżommu l -konsistenza fis -sistema meta jkunu qegħdin jadattawha, 
u għall -utenti biex idaħħlu d -data t-tajba fil -post it -tajjeb. Ir -regoli ta’ 
implimentazzjoni tar -Regolament Finanzjarju jgħidu li deskrizzjoni sħiħa 
u aġġornata għandha tkun disponibbli għas -sistemi ta’ kompju  ters użati 
għall -ipproċessar ta’ operazzjonijiet għall -implimentazzjoni tal -baġit34. 
Kull deskrizzjoni trid tiddefinixxi l -kontenut ta’ x’għandu jiddaħħal u fejn 
għandu jiddaħħal u trid tiddeskrivi kif is -sistema tħaddem kull oper -
azzjoni individwali. Trid turi fid -dettall kif is -sistema tiggarantixxi li kull 
operazzjoni tista’ tkun ivverifikata mill -bidu sat -tmiem. 
69.  Il-Qorti sabet li d -dokumentazzjoni tal -kontenut tal -oqsma tad -data  —
il-glossarju tad -data  — kienet nieqsa għal tnejn minn tmien modjuls 
tal-CRIS magħżula għall -verifika (ara l -paragrafu 22). Għas -sitt modjuls 
l-oħrajn, il -glossarju tad -data kien sħiħ u aġġornat. 31 Ġew żviluppati 
restrizzjonijiet ad hoc  
ta’ aċċess għall-utenti 
għall-modjul tas-Sejħa għal 
Offerti u għal rekords ta’ 
kuntratti mmarkati bħala 
kunfidenzjali.
32 Ara n-nota ta’ qiegħ 
il-paġna 2. 
33 Ir-Regolament Finanzjarju 
fl-Artikolu 84 jistipula li “meta 
operazzjonijiet ta’ ntrojtu 
u nefqa huma amministrati 
bl-istess mezzi ta’ sistemi ta’ 
kompjuter, id- dokumenti 
jistgħu jkunu iffermati 
[iffrmati] bi proċedura 
komputerizzata jew 
elettronika” .
34 L-Artikolu 107 
tar-Regolament (KE, Euratom) 
Nru 2342/2002.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)30
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)70.  Id-dokumentazzjoni tal -analiżi funzjonali, li tiddeskrivi kif is -sistema 
tipproċessa l -operazzjonijiet individwali, kienet disponibbli għall -modjuls 
kollha magħżula għall -verifika. Madankollu, f’livell aktar ġenerali, l -arkitet -
tura teknika tas -sistema kienet dokumentata b’mod fqir. Pereżempju, 
ir-relazzjonijiet ta’ integrità bejn it -tabelli tad -data differenti fil -CRIS ma 
ġewx dokumentati35. 
71.  Minbarra l -modjul tal -Evalwazzjonijiet, li ma kienx qiegħed jintuża (ara 
l-Kaxxa 1 ), il-Qorti sabet ukoll li manwal għall -utent kien disponibbli għal 
kull modjul verifikat. Madankollu, fi tliet każijiet minn sebgħa, il -manwal 
għall -utent kien parzjalment antikwat jew mhux sħiħ. 
72.  Il-CRIS tinkludi sistema ta’ sekwenza tal -verifika li, fil -prinċipju, tipper -
metti r -rikostituzzjoni tal -istorja tat -tibdil fid -data , jiġifieri liema azzjoni -
jiet twettqu fuq rekord partikolari minn liema utent u meta. Madankollu 
d-data  tas-sekwenza tal -verifika ma kinitx disponibbli għall -utenti per -
mezz tal -interfaċċja għall -utenti tal -CRIS; kienet aċċessibbli biss permezz 
ta’ persunal tal -IT u l -interpretazzjoni tagħha kienet teħtieġ konoxxen -
za qawwija tal -arkitettura IT tas -sistema. Dan jillimita s -siwi potenzjali 
tas-sekwenza tal -verifika għal każijiet ta’ eċċezzjoni fuq talba speċjali. 
MONITORAĠĠ 	INSUFFIĊJENTI 	TAL‑PROĊESSAR 	TAD‑ DATA 	PERSONALI
73.  Ir-Regolament (KE) Nru  45/2001 jipprovdi regoli għall -proċessar 
tad-data personali. B’mod partikolari, jipprovdi li l -kontrollur tad -data 
għandu jagħti notifika minn qabel lill -Uffiċjal tal -Protezzjoni tad -Data 
tal-Kummissjoni36. 
74.  Erba’ notifiki ntbagħtu mill -kontrolluri tad -data lill-Uffiċjal tal -Protezzjoni 
tad-Data  tal-Kummissjoni fuq il -proċessar tad -data personali fil -CRIS. 
Waħda minnhom kellha x’taqsam mal -CRIS inġenerali u t -tlieta l -oħra 
kellhom x’jaqsmu ma’ modjuls speċifiċi. Madankollu l -Qorti identifikat 
dokumenti li kien fihom data personali u li kienu mehmuża ma’ rekords 
tal-CRIS mingħajr ma kienu koperti minn kwalunkwe waħda minn dawn 
in-notifiki. Din kienet tinkludi aktar minn 2  000 CV mehmużin ma’ rekords 
f ’bosta modjuls tal -CRIS u li għaldaqstant kienu aċċessibbli għall -utenti 
kollha tal -CRIS (ara l -paragrafi 65 u 66).35 Relazzjoni ta’ integrità 
tkun, pereżempju, li rekord 
fil-modjul tal-Kuntratti 
ma jkunx jista’ jitħassar 
mis-sistema sakemm issir 
referenza għalih minn rekord 
fil-modjul tal-Pagamenti; din 
ir-relazzjoni partikolari kieku 
tiżgura li pagament tista’ 
dejjem issirlu rabta b’lura ma’ 
kuntratt, li ma hemm ebda 
pagamenti “orfni” .
36 Ir-Regolament (KE) 
Nru 45/2001 fl- Artikolu 25 
jgħid: “il-kontrollur għandu 
jagħti notifika minn qabel 
lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni 
tad-Data  ta’ kull operazzjoni 
tal-ipproċessar jew sett ta’ 
operazzjonijiet bħal dawk 
maħsuba li jservu għan 
wieħed jew diversi għanijiet 
relatati.”
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)31
KONKLUŻJONIJIET 
U RAKKOMANDAZZJONIJIET
75.  Il-Qorti tikkonkludi li l -CRIS hija fil -biċċa l -kbira effettiva biex twieġeb 
għall -ħtiġijiet ta’ informazzjoni tal -Kummissjoni fil -qasam tal -azzjoni  jiet 
esterni. Madankollu, wara 10 snin ta’ żvilupp, għadha soġġetta għal nu -
qqasijiet persistenti. Dawn għandhom x’jaqsmu l -aktar mad -definizzjoni 
tal-irwol tal -CRIS fir -rigward tas -sistema kontabi  listika tal -Kummissjoni, 
id-dgħufijiet fil -kodifika ta’ data , l-effettività insuffiċjenti fl -iżgurar tal -in-
tegrità tad -data u, b’mod aktar ġenerali, is -sigurtà insuffiċjenti tas -siste -
ma u d -data tagħha. Xi wħud mill - osservazzjonijiet imqajma jikkorrobo -
raw osservazzjonijiet oħrajn li saru f ’rapporti preċedenti tal -Qorti.
76.  Meta l -CRIS bdiet taħdem fl-2002, l -objettiv tal -Kummissjoni kien li tkun 
tista’ tingħata informazzjoni finanzjarja immedjata u konsolidata  dwar 
proġetti u programmi fid -dominju tal -azzjoni esterna. Minn dak iż -żmien 
’l hawn, il -CRIS ġiet adattata l -ħin kollu biex twieġeb għal ħtiġijiet ta’ 
informazzjoni speċifiċi, u  dawn l -iżviluppi biddlu s -sistema b’mod 
sostanzjali. Minbarra l -aspetti finanzjarji tal -azzjonijiet esterni, il -CRIS issa 
tkopri ħafna mill -aspetti operazzjonali tagħhom. Sadanittant, is -sistema 
ta’ informazzjoni kontabilistika tal -Kummissjoni wkoll evolviet biex tip -
provdi ħafna funzjonijiet ġodda. Madankollu, minkejja dawn il -bidliet, 
qatt ma ġiet dikjarata definizzjoni ġdida tal -irwol u tal -objettivi tal -CRIS. 
B’mod partikolari, l -irwol tal -CRIS m’għadux definit b’mod xieraq fir -rig-
ward tal -irwol tas -sistema kontabilistika tal -Kummissjoni, li hija tirdoppja 
ħafna funzjonijiet minn tagħha. 
Għandu jkun stabbilit l‑irwol maħsub tal‑CRIS bħala sistema ta’ infor ‑
mazzjoni, b’mod notevoli fir‑rigward tas‑sistema kontabilistika ABAC 
tal‑Kummissjoni. B’mod partikolari, il‑Kummissjoni għandha timmira li 
tnaqqas l‑irduppjar tal‑funzjonijiet tal‑ABAC fil‑CRIS. IR‑RAKKOMANDAZZJONI 	1
77.  Sa mill-2008, il -Kummissjoni ħadet miżuri biex tiżgura li l -iżviluppi 
tal-CRIS iwieġbu għal ħtiġijiet ta’ informazzjoni identifikati sewwa. 
Il-proġetti għall -iżvilupp tal -CRIS issa huma approvati abbażi ta’ doku -
ment ta’ viżjoni, li jiddeskrivi l -objettivi, ir -riskji u l -mezzi tal -proġett. Barra 
minn hekk, issa qiegħda tintuża metodoloġija ta’ ġestjoni tal -proġett.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)32
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)78.  Żviluppi suċċessivi u mhux biżżejjed formalizzati tal -CRIS, bejn l-2005 
u  l-2008, ħallew is -sistema b’kodiċijiet tad -data definiti b’mod fqir. 
Il-Qorti sabet li bosta listi ta’ kodiċijiet kienu rduppjati, filwaqt li oħrajn 
kien fihom kodiċijiet li ma kinux esklussivi b’mod reċiproku. Bħala riżultat 
ta’ dan, il -konsolidazzjoni tad -data ssir partikolarment kumplessa u sux -
xettibbli għal żbalji. B’mod partikolari, il -CRIS ma tistax tintuża b’mod 
faċli biex tipprovdi data aggregata dwar azzjonijiet esterni minn pajjiż 
benefiċjarju, strument finanzjarju jew politika.
79.  Fir-rigward tal -integrità tad -data tal-CRIS, il -Qor ti sabet rekords 
fejn l -informazzjoni kienet jew nieqsa, jew mhux valida jew inkella 
mhux aġġornata. Dawn xejnu l -affidabbiltà tas -sistema u l -effiċjenza 
u  l-effettività tagħha bħala għodda ta’ ġestjoni.
Il‑listi ta’ kodiċijiet tad‑ data  tal‑CRIS għandhom ikunu razzjonaliz ‑
zati biex ikunu uniċi u biex il‑valuri tad‑ data  tagħhom ikunu esklus ‑
sivi b’mod reċiproku. Barra minn hekk, il‑kontrolli tal‑kwalità tad‑ data  
eżistenti (kontrolli, proċessi) għandhom jiġu reveduti u msaħħa biex 
 iservu ta’ salvagwardji effettivi li jiżguraw data  affidabbli. Dawn 
il‑miżuri għandhom jimmiraw, b’mod partikolari, li jiżguraw li l‑CRIS 
hija effettiva u effiċjenti biex tipprovdi informazzjoni aggregata minn 
pajjiż benefiċjarju, qasam tal‑politika u strument finanzjarju.IR‑RAKKOMANDAZZJONI 	2
80.  Skont stħarriġ tal -utenti tal -CRIS fid -delegazzjonijiet tal -UE mwettqa mill - 
Qorti, dawn jesperjenzaw diffikultajiet fis -sistema, b’mod partikolari, in -
disponibbiltà twila u frekwenti tas -sistema, dewmien fir -reġistrazzjoni ta’ 
tranżazzjonijiet minħabba nuqqasijiet fit -tfassil tas -sistema u diffikultajiet 
fl-interpretazzjoni ta' kodiċijiet tad -data . 
Minħabba l‑popolazzjoni kbira u varjata tal‑utenti tal‑CRIS, għandha 
tingħata attenzjoni xierqa għal titjib fil‑faċilità tas‑sistema għall‑utent 
fi żviluppi tal‑CRIS fil‑ġejjieni.IR‑RAKKOMANDAZZJONI 	3
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)33
81.  I l-Qor ti sabet li l -Kummissjoni k ienet għadha ma waħħlitx is - 
sistema u  d -data tagħha fis -sod. Għalkemm kienu jeżistu proċeduri 
g ħ a l l -a m m i n i s t r a z z j o n i  t a’ d r i t t i j i e t  t a l -a ċ ċ e s s  g ħ a l l -u te n t ,  i r - 
responsabbiltajiet għas -sigurtà tad -data tal-CRIS ma kinux definiti biċ -ċar. 
Barra minn hekk, xi dgħufijiet fis -sistema jxejnu l -effiċjenza u   l-effettività 
tagħha biex iżżomm il -kunfidenzjalità u l -integrità tad -data . Il-Qorti sabet 
ukoll li l -proċessar tad -data personali ma kienx monitorjat biżżejjed. 
Għandhom ikunu stabbiliti r‑responsabbiltajiet għall‑ġestjoni tas‑ 
sigurtà tad‑ data  tal‑CRIS. Għandha titwettaq valutazzjoni tar‑riskju 
tal‑IT ġenerali. Għandha tingħata attenzjoni xierqa, partikolarment 
għall‑ħarsien tad‑ data  personali u finanzjarja.IR‑RAKKOMANDAZZJONI 	4
Dan ir -Rapport ġie adottat mill -Awla III, immexxija mis -Sur Karel PINXTEN, 
Membru tal -Qorti tal -Awdituri, fil -Lussemburgu, fil -laqgħa tagħha tas-
6 ta’ Marzu  2012.
Għall‑ Qor ti tal‑Awdituri
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Il‑President

Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)34
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)IR-RISPOSTI 
TAL-KUMMISSJONI
SOMMARJU 	EŻEKUTTIV
IV.
Jek k jogħġbok ara r-risposta tal -Kummissjoni għall - 
paragrafu 75.
V.
Fir-rigward tar -rwol tal -CRIS, ara wkoll it -tweġibiet tal -Kum -
missjoni għall -paragrafi 76 u r -Rakkomandazzjoni 1.
Fir-rigward tal -funzjonijiet duplik ati, ara t -tweġibiet 
tal-Kummissjoni għall -paragrafu 35, 76 u  r -Rakkoman -
dazzjoni 1.
VI.
Jek k jogħġbok ara r-risposta tal -Kummissjoni għall - 
paragrafu 78.
VII.
Jek k jogħġbok ara r-risposta tal -Kummissjoni għall - 
paragrafu 79.
VIII.
Jek k jogħġbok ara r-risposta tal -Kummissjoni għall - 
paragrafu 81.
IX.	(a)
I l-CRIS hija s -sistema ta’ ġestjoni tal -infor mazzjoni 
tad-Direttorati Ġenerali għar -Relazzjonijiet Esterni tal -Kum -
missjoni1. Hija sistema integrata li tinkludi interfaċċja 
diretta mas -sistema tal -kontabilità tal -Kummissjoni 
(ABAC), u b’hekk tissimplifika n -numru ta’ għodod li l -per-
sunal tal -kooperazzjoni esterna juża għax -xogħol ta’ kuljum 
tiegħu. L -għanijiet tagħha ġew definiti fid -dokument 
“Stratégie des systèmes d’information de la DG EuropeAid 
jusque 2016” f ’Diċembru 2011.
Fil-proċess ta’ razzjonalizzazzjoni tal -ambjent tal -IT tagħha, 
il-Kummissjoni bħalissa qed taħdem fuq integ  razzjoni aħjar 
tas-sistemi kollha tagħha. L -għan li titnaqqas id -duplika -
zzjoni tal -funzjonijiet tal -ABAC se jintlaħaq permezz tal -użu 
dirett tal -funzjonalitajiet tal -ABAC mill -CRIS permezz ta’ 
servizzi web ABAC.  EuropeAid hija parti minn proġett 
pilota mibdi f ’dan ir -rigward fil -Kummissjoni kollha.
1  Parzjalment biss fir -rigward ta’ ECHO.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)35
IR-RISPOSTI 
TAL-KUMMISSJONI
INTRODUZZJONI
2.
Jekk jogħġbok ara d -definizzjoni tal -Kummissjoni tal -CRIS 
fil-paragrafu IX (a).
Anke sa mill -bidu fl-2002, il -CRIS kienet imfassla għal 
finijiet tal -ġestjoni operazzjonali kif ukoll tal -ġestjoni 
finanzjarja. Dak iż -żmien, l -aspetti tal -ġestjoni operattiva 
(core business processes) kienu ġestiti fil -moduli azzjoni/
proġett u programmazzjoni.
OSSERVAZZJONIJIET
27.
Is-sitwazzjoni deskritta mill -Qorti hija waħda li kienet 
prevalenti qabel l-2009 meta ġiet imwaqqfa gover  nanza 
ġdida u l -unità IT ġiet rijorganizzata. Kull tibdil fis -sistemi 
issa huwa preċedut minn proċess dokumentat komplut 
(identifikazzjoni, approvazzjoni, prijoritizz  azzjoni, analiżi, 
żvilupp, testijiet). Il -Kummissjoni wettqet ukoll mudellar 
tal-proċessi tan -negozju tagħha, bil -għan li jkun hemm 
allinjament aħjar tal -ispeċifikazzjonijiet  funzjonali tas -sis-
tema magħhom.
Kaxxa 1	
Il-modulu Evalwazzjoni limitat li jeżisti fil -CRIS kien stabbilit 
bil-għan li jikkostitwixxu database sempliċi ħafna tal -eval -
wazzjonijiet, għall -iskop ta’ rappurtaġġ. Wara dan, meta 
deher li l -ħtiġijiet kienu attwalment evolvew u kienu iktar 
kumplessi milli inizjalment previst, fl -aħħar ġie deċiż li jkun 
żviluppat proġett aktar ambizzjuż imsejjaħ “Project Cycle 
Management (PCM) Evaluation” kapaċi li jrieġi l -proċess 
sħiħ ta’ evalwazzjoni f ’arkittettura teknika ġdida kompluta. 
Dan il -proġett huwa ppjanat li jkun operattiv fl-2013 u bla 
dubju se jipprovdi aktar valur miżjud għall -proċess kollu ta’ 
evalwazzjoni.
31.
Wieħed mill -għanijiet ewlenin tat -twaqqif u  l -iżvilupp 
tal-CRIS kien ukoll il -ħtieġa għal razzjonalizzazzjoni tat -tliet 
sistemi ta’ dawk li qabel kienu DG10, DG1B u DG8, wara 
li dawn it -tliet servizzi ngħaqdu. Il -Kummissjoni ma riditx 
tkompli żżomm tliet sistemi differenti b’interfaċċji differenti 
għall -ABAC.IX.	(b)
Il-Kummissjoni se tkompli l -isforzi kontinwi permezz ta’ 
monitoraġġ tad -data  u t-titjib tal -proċessi ta’ validazzjoni 
tad-data  fil-CRIS. Diġà ttieħdu passi diffe  renti f ’dan 
il-qasam, bħal pereżempju l -ħatra tas -sidien tad -data  sa 
mill-bidu tal-2009 bil -għan li jiġu amministrati l -kodiċijiet 
tad-data  u  jiġu definiti l -istandards li għandhom jiġu 
implimentati.
IX.	(c)
Il-kumplessità tal -ambjent tan -negozju u  d -diversità 
tar-rwoli tal -utent u r -responsabbiltajiet iwasslu inevitab -
bilment għal ċerta kumplessità f ’tali sistema integ  rata. 
Madankollu, il -Kummissjoni taċċetta din ir -rakkoman -
dazzjoni. It -titjib fil -faċilità tal -użu huwa għan ewlieni, fost 
oħrajn, f ’dawn il -proġetti:
— il-proġett b’ħafna impenji fil -moduli ta’ kuntratt 
u deċiżjoni;
— il-proġett ta’ razzjonalizzazzjoni tal -irċevuti; kif ukoll
— it-tfassil mill -ġdid tal -modulu ta’ verifika.
IX.	(d)
Evalwazzjoni globali tar -riskju IT se jibda matul l-2012 
u l-Kummissjoni se taħtar Uffiċjal tas -Sigurtà tal -Informa -
tika Lokali għall -CRIS.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)IR-RISPOSTI 
TAL-KUMMISSJONI36
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)34.
Rigward id -definizzjoni tar -rwol tal -CRIS, jekk jogħġbok 
irreferi għar-risposta għall -paragrafu IX (a).
L-għanijiet tagħha kienu definiti fid -dokument “Stratégie 
des systèmes d’information de la DG EuropeAid jusque 
2016” ta’ Diċembru 2011. 
35.
Il-CRIS tagħti lill -utenti l -opportunità li jamministraw data  
operattiva u finanzjarja relatata mal -proġetti tagħhom per -
mezz ta’ għodda waħda integrata.
Fir-rigward tad -duplikazzjoni ta’ funzjonijiet, fiż -żmien 
meta twaqqfet il -CRIS, ċertu livell ta’ duplikazzjoni ta’ funz -
jonijiet kien inevitabbli minħabba li kien diffiċli li s -sis-
tema ċentrali tintuża direttament (SINCOM II dak iż -żmien 
ma kienx ibbażat fuq il -web) fid -diversi Dele  gazzjonijiet 
tal-UE li ġew maħtura matul il -proċess tad -devoluzzjoni. 
Wara l -introduzzjoni ta’ sistema ġdida tal -kontabilità 
(ABAC Workflow) fl-2005 u l -prijoritajiet ewlenin tas -snin 
segwenti (l -integrazzjoni EDF, modu  li ġodda), il -Kum -
missjoni bdiet taħdem fuq it -titjib ta’ din is -sitwazzjoni 
f ’k onformità mar -razzjonalizz  azzjoni tal -ambjent IT 
tagħha. Dan il -proċess, imniedi fl-2010, se jiċċara, meta 
meħtieġ, ir -rwol ta’ kull applikazzjoni tal -Kummissjoni 
u  jwassal għall -assorbiment jew l -integrazzjoni tas -sis-
temi sabiex id -duplikazzjoni tal -funzjona  litajiet titnaqqas 
sostanzjalment.
Id-duplikazzjoni tal -funzjonijiet ma tinvolvi l -ebda duplika -
zzjoni tad -data  fil-proċess tal -ikkodifikar.
Fir-rigward tal -interdipendenza tal -CRIS u l -ABAC, l -impatt 
f ’termini tar -riżorsi ġie rfinut f ’Diċembru 2011 u rriżulta 
f ’stima ġdida ta’ wieħed minn sitta tar -riżorsi tal -IT.
Kaxxa 2	
L-a r k i t e t t u r a  l -ġ d i d a  t a l -A B AC  s e  t q i e g ħ e d  g ħ a d - 
dispożizzjoni tas -sistemi lokali kollha s -servizzi ta’ vali -
dazzjoni tagħha. Għalhekk, qabel ma tibgħat tranżazzjoni 
mal -ABAC għal reġistrazzjoni, il -CRIS se tuża dawn 
is-servizzi ta’ validazzjoni biex tinforma lill -utenti aħħarin 
dwar żbalji ta’ kodifikazzjoni sabiex ikunu jistgħu jwet -
tqu l -korrezzjonijiet meħtieġa jew, meta d -data  tkun 
korretta, biex issejjaħ awtomatik ament is -ser vizzi ta’ 
reġistrazzjonijiet tal -ABAC. Fl -arkitettura attwali, l -ABAC 
m a  t i p p ro v d i x  f u n z j o n a l i t a j i e t  g ħ a l l -e v a l w a z z j o n i 
tat-tranżazzjonijiet mingħajr ma taħżinhom fid-database 
minn qabel. B’konsegwenza ta’ dan, il -CRIS tinvoka kon -
trolli żviluppati lokalment qabel ma tibgħathom fl -ABAC 
permezz tal -interfaċċja. Dan jispjega għaliex, għalissa, 
il-validazzjoni għandha titwettaq fil -CRIS.38.
B ħ a l i s s a  g ħ a d d e j j i n  ż e w ġ  p ro ġ e t t i  g ħ a l l -ġ e s t j o n i 
tal-kodiċijiet sabiex jittrattaw id -duplikazzjoni tal -listi 
tal-kodiċijiet tad -data . L-ewwel wieħed għandu l -għan 
li jiċċentralizza u jikkonsolida d -data  ta’ referenza, u biex 
joffri servizzi ta’ replikazzjoni għas -sistemi tal -IT. It -tieni 
wieħed huwa l -kontinwazzjoni tal -ewwel wieħed u għandu 
l-għan li jirrijorganizza l -mod kif il -listi tal -kodiċijiet huma 
maħżuna fil -CRIS.
Iż-żewġ proġetti bdew fl-2010 u se jiġu żviluppati progres -
sivament sal-2014. Dawn se jwasslu għal titjib sinifikanti 
f ’dan ir -rigward.
39.
Fil-każ imsemmi mill -Qorti, iż -żoni ġeografiċi jistgħu jkunu, 
minnhom infushom, mhux esklużivi b’mod reċiproku: pajjiż 
partikolari huwa dejjem parti minn xi żona/i ġeografika/ċi. 
Dan jista’ jwassal għal sovrappożizzjoni inevitabbli.
Il-kumplessità tal -konsolidazzjoni kif deskritta mill -Qorti 
pjuttost tirriżulta mid -diversità għolja ta’ programmi 
u proċeduri ttrattati mill -Kummissjoni fil -qafas tal -azzjon -
ijiet Esterni. B’riżultat ta’ dan, mhijiex neċessarjament 
attribwibbli għall -CRIS.
Kaxxa 3	
Is-sitwazzjoni li l -Qorti tirreferi għaliha hija inevitabbli 
minħabba d -diversità tal -programmi amministrati f ’pajjiż 
partikolari. Tabilħaqq, l -għajnuna esterna tista’ tkun imput -
abbli lil reġjun benefiċjarju mifrux fuq diversi pajjiżi. 
Madankollu, f ’ħafna każijiet, dan jista’ jiġi solvut faċilment 
bis-saħħa ta’ segwitu operazzjonali sod, u billi jgħaqqad 
diversi kodiċijiet tal -CRIS eżistenti. 
40.
Kriterji oħra disponibbli fil -CRIS jistgħu jintużaw biex tiġi 
rfinuta l -konsolidazzjoni tal -ammont totali li jintefaq fuq 
strument finanzjarju partikolari. Pereżempju, il -linji baġitarji 
relatati jistgħu jintużaw biex jidentifikaw l -ammont li jin -
tefaq fuq strument finanzjarju partikolari. Bl -istess mod, 
il-qasam “ żona li tibbenefika mill‑azzjoni ” jista’ jintuża biex 
jidentifika l -ammont minfuq f ’pajjiż partikolari. 
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)37
IR-RISPOSTI 
TAL-KUMMISSJONI
41.
Il-kumplessità biex wieħed jikkonsolida d -data  finanzjarja 
hija direttament korrelatata man -natura tal -azzjonijiet 
tal-Kummissjoni fil -qafas tal -Azzjonijiet Esterni aktar milli 
man -nuqqasijiet tal -CRIS. 
43.	L‑ewwel 	punt
F’Jannar 2011, seħħ ħin ta’ waqfien tal -CRIS ta’ iktar minn 
ġimgħa minħabba l -amalgamazzjoni ta’ EuropeAid u d -DG 
Żvilupp, u  t -twaqqif tas -Servizz Ewropew għall -Azzjoni 
Esterna (SEAE) u s -servizz tal -Istrumenti tal -Politika Bar -
ranija (FPI).
Din kienet, madankollu, ċirkostanza eċċezzjonali. B’mod 
ġenerali, il -ħinijiet ta’ waqfien huma mmonitorjati mill -qrib 
mill-Kummissjoni. Fl-2011, minbarra  s-sitwazzjoni msem -
mija hawn fuq, il -CRIS iffunzjonat għal aktar minn 99 % 
tal-ħin.
Billi hija applikazzjoni bbażata fuq il -web, id - disponibbiltà 
tas-sistema fid -delegazzjonijiet hija wkoll dipendenti fuq 
id-disponibbiltà ta’ saffi tekniċi oħrajn (netwerks, servers 
lokali, eċċ.).
43.	It‑tieni 	punt
Saru sforzi sinifikanti biex jiġu indirizzati dawn in -nuqqas -
ijiet ta’ tfassil fil -bidu tal-2011, u se jerġgħu jiġu ripetuti. 
Il-kwalità tas -servizz tjiebet ukoll b’riżultat ta’ rijorgan -
izzazzjoni tal -kompiti ta’ appoġġ. Bħala konsegwenza, 
in-numru ta’ inċidenti reġistrati fl-2011 naqas struttural -
ment meta mqabbel mal-2010.
43.	It‑tielet 	punt
Il-kumplessità tal -kodifikazzjoni tirrifletti l -kumplessità 
u  l-varjetà tal -proċeduri tan -negozju u  r -regolamenti 
innifishom.
Minħabba dan l -ambjent kumpless tan -negozju, il -CRIS 
takkumula kodifikar speċifiku għall -kodiċijiet ta’ klassi -
fikazzjoni imposti mis -sistema finanzjarja ċentrali. Fejn 
reviżjoni tal -funzjonalità tan -negozju hija skedata (eż. 
Regolament Finanzjarju/Regoli ta’ Implimentazzjoni ġdid) 
se tingħata attenzjoni partikolari biex tiġi żgurata reviżjoni 
armonizzata transversali ta’ din il-“master data”. Barra minn 
hekk, il -flussi tal -informazzjoni disponibbli tjiebu b’mod 
konsiderevoli matul l -aħħar snin (Bażi tal -Għarfien, noti ta’ 
rilaxx sistematiċi, kont ta’ appoġġ Twitter CRIS, netwerks 
USM, eċċ.).
49.
L-iskop tal -irċevuti ta’ rikonċiljazzjoni hu li jiġu aġġornati 
l-konsumi ta’ Proġetti (Impenji tal -livell 1) u  Kuntratti (Impenji tal -livell 2) tal -CRIS kull meta xi tranżazzjonijiet 
ma jkunux jistgħu jiġu pproċessati permezz tal -CRIS 
minħabba limitazzjonijiet funzjonali, jew minħabba 
li l-implimentazzjoni ssir minn ser vizzi li ma jistgħux 
jużaw il -CRIS. Minħabba din ir -restrizzjoni teknika, dawn 
it-tranżazzjonijiet iridu jiġu pproċessati direttament 
fl-ABAC jew permezz ta’ sistema lokali diffe  renti. B'riżultat 
ta’ dan, wara jkun meħtieġ proċess ta’ rikonċiljazzjoni.
Ir-rikonċiljazzjoni mhijiex maħsuba biex tirreplika l -infor -
mazzjoni statistika kollha li tista' tinkiseb diġà minn x'imkien 
ieħor, iżda sempliċiment biex jitqabblu l -ammon  ti tal -CRIS 
u l-ABAC ikkonsmati fuq l -impenji rispettivi matul perjodu 
speċifiku ta ’ żmien (normalment is -sena baġitarja sħiħa).
Meta mqabbel man -numru globali ta’ tranżazzjonijiet 
ġestiti permezz tal -CRIS, in -numru ta’ każi fejn ir -rikon -
ċiljazzjoni hija meħtieġa huwa limitat ħafna. Anki f ’dawk 
il-każijiet, l -istatistiki kollha relatati ma’ proġetti jew kun -
tratti huma dejjem disponibbli skont il -kodiċi tal - pajjiż. 
Madankollu, għal dawn il -każijiet, statistiki dwar irċevuti/
ħlasijiet skont il -pajjiż benefiċjarju jkollhom jiġu miksuba 
direttament mill-ABAC Datawarehouse.
50.
Iż-żieda ta’ dokumenti mar -reġistri tad -data  għall - kuntratti 
u d-deċiżjonijiet huwa obbligatorju b’riżultat ta’ nota ta’ 
istruzzjoni tat-8 ta’ Ottubru 2009. Din in -nota ta’ istruz -
zjoni tlestiet wara, minn bosta żviluppi speċifiċi fil -CRIS, 
li estendew il -possibbiltà ta’ imblokkar tal -vali dazzjoni ta’ 
tranżazzjonijiet fil -każ li d -dokumenti meħtieġa ma jiġux 
debitament mehmuża magħha.
D a w n  i l -k a r a t t e r i s t i ċ i  ġ o d d a  ġ e w  i m p l i m e n t a t i 
f ’Novembru 2010.
51.
Minn Settembru 2011 ’l hawn, ir -reġistri tal -kuntratti iden -
tifikati mill -Qorti huma issa marbuta awtomatikament ma’ 
entrata ta’ deċiżjoni ta’ finanzjament. Fir -rigward tar -reġistri 
ta’ verifika, il -biċċa l -kbira tal-każijiet (96 %) huma dda -
tati qabel l-2009, fi żmien meta kien għadu possibbli għal 
kwalunkwe utent li jagħlaq entrata ta’ Verifika tal -CRIS 
mingħajr ma jorbotha ma’ kuntratt verifikat. Minn dakinhar, 
ħlief f ’każijiet speċifiċi ħafna, dan mhuwiex permess aktar 
mis-sistema. Dawn il -każijiet speċifiċi ħafna (l-4 % li jibqa’ 
tal-każijiet irrappurtati mill -Qorti) jinvolvu verifiki ta’ fondi 
STABEX ( stabbilizzazzjoni tad‑dħul mill‑esportazzjoni ) jew 
evalwazzjonijiet tal -konformità ta’ organizzazzjonijiet inter -
nazzjonali, li skont id -definizzjoni mhumiex relatati ma xi 
kuntratt verifikat.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)IR-RISPOSTI 
TAL-KUMMISSJONI38
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)52.
Sal-2009, il -CRIS kienet tintuża bħala waħda mis -sorsi ta’ 
informazzjoni għar -rappurtar DAC, għalkemm id -data  kel-
lha tkun maħduma u l -verifiki manwali kienu jsiru qabel 
kien isir ir -rappurtar lill -OECD għal raġunijiet ta’ kwalità 
tad-data .
Minn dakinhar ’l hawn, saru sforzi sinifikanti għat -titjib 
tal-proċess ta’ kodifik azzjoni tal -formoli DAC u  issa, 
bħala riżultat, il -forom kollha tad -DAC huma debitament 
mehmuża ma’ kull rekord ta’ proġetti ġodda. Verifika ex ante  
fuq il -kodiċijiet DAC issir ċentralment fuq il -proġetti kollha 
(viża RESPCAD).
Skont l -aħħar statistika disponibbli mill -CRIS, mill -inqas 
84  % tal -proġetti u  95  % tal -kuntratti datati mill-2009 
’l quddiem għandhom formola DAC assoċjata ma’ kull 
wieħed minnhom, filwaqt li nżommu f ’moħħna li mhux 
id-DGs kollha li jużaw il -CRIS jużaw il -formola DAC. 
Barra minn hekk, fl-2010 tnieda eżerċizzju bl -għan li tiġi 
aġġornata data  storika fuq tranżazzjonijiet iddatati 2003 
u aktar tard (u proġetti miftuħa qabel l-2003), u dan se jiġi 
implimentat fl-2012. 
Kaxxa 4	
Jek k jogħġbok ara r-risposta tal -Kummissjoni għall - 
paragrafu 52.
54.
It-terminoloġija formali tal -Kummissjoni għal rekords 
“finta” hija rekords dwar “impenji tekniċi”. Sabiex tindirizza 
din il -problema, fl-2010 ingħata bidu għal proġett bl -isem 
“projett b’ħafna impenji”. Dan jippermetti r -rabta ta’ rekord 
ta’ kuntratt wieħed għal bosta impenji baġitarji ta’ tipi dif -
ferenti. Hekk kif dan il -proġett ikun implimentat bis -sħiħ, 
ma jkun hemm bżonn li jinħoloq l -ebda rekord ta’ “impenn 
tekniku”.
55.	L‑ewwel 	punt
Il-Kummissjoni tirrikonoxxi l -fatt li r -reġistri tal -verifiki 
rrappurtati mill -Qorti għandhom ikunu diġà ngħalqu 
fiż-żmien tal -verifika tal -Qorti. Dan huwa parzjalment 
minħabba xi “regoli tan -negozju” li jipprevjenu lill -utent 
finali milli jagħti l -viża finali tiegħu, u  b’hekk jagħlaq 
ir-reġistru. Minn dakinhar, iktar minn nofs dawn il -każijiet 
ingħalqu. Fil -verżjoni li jmiss tal -modulu tal -verifika CRIS, 
proċeduri li jirrigwardaw l -għeluq ta’ reġistri ta’ verifiki se 
jiġu ssimplifikati u adattati sabiex jippermettu l -għeluq 
tar-reġistri mingħajr dewmien.55.	It‑tieni 	punt
Madwar terz tal -każijiet identifikati mill -Qorti jirrigwardaw 
sitwazzjoni normali (kuntratti ta’ għotjiet konklużi b’ data 
tal-bidu tal -attivitajiet qabel id -data tal-iffirmar, jew 
appoġġ għall -intervenzjonijiet tal -baġit jew impenji tekniċi 
oħra (reġistrazzjonijiet pro forma)) li għalihom id -data 
tal-iffirmar tista’ tiġi kodifikata iżda mhijiex relevanti jew 
obbligatorja.
55.	It‑tielet 	punt
Din is -sitwazzjoni hija l -konsegwenza ta’ żvista fl -iżvilupp li 
ilha li ġiet ikkorreġuta (l -aktar deċiżjoni riċenti fil -kamp  jun 
tmur lura għall-2005). Dak iż -żmien, fil -mument meta terġa’ 
tinfetaħ deċiżjoni, id -data tal-għeluq ma kinitx titħassar 
awtomatikament.
Il-potenzjal biex isir tali żball m’għadux possibbli minħabba 
titjib kontinwu tal -CRIS matul is -snin reċenti jew li bħalissa 
qed jiġi indirizzat fi proġetti ta’ żvilupp kontinwu.
56.
Inkonsistenzi fid -data bejn l-ABAC Datawarehouse (sors 
tad-data : Il-Fluss tax -Xogħol ABAC) u l -CRIS kul  tant jista’ 
jseħħ wara nuqqasijiet jew operazzjonijiet eċċezzjonali 
li jsiru direttament fl -ABAC, iżda dawn huma monitorjati 
u segwiti minn korrezzjoni jew proċess ta’ rikonċiljazzjoni. 
Il-mod kif tiġi pproċessata d -data  finanzjarja fil -CRIS 
hija validata regolarment mill -Uffiċjal tal -Kontabilità 
tal-Kummissjoni. 
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)39
IR-RISPOSTI 
TAL-KUMMISSJONI
57.
Fir-rigward tar -reġistrazzjoni tal -irċevuti, fl-2012 se jiġi 
mniedi proġett ta’ IT biex jeżamina l -possibbiltajiet kollha 
għas -simplifikazzjoni tal -proċess ta’ kodifikazz  joni, b’mod 
partikolari l -kodifikazzjoni tal -ammont gross li jeħtieġ 
kalkolu kumpless mill -aġent li jdaħħal id -data .
Fir-rigward tad -dokumenti mehmuża mar -rekords tal -veri-
fiki, il -Kummissjoni riċentament naqqset b’mod sinifikanti 
d-dewmien medju bejn l -akkoljenza ta’ rapport finali ta’ 
verifika u l -ehmiż tiegħu ma’ entrata ta’ verifika fil -CRIS. 
Madankollu l -veloċità li biha entrati tal -verifiki huma 
rreġistrati fil -CRIS ma għandha l -ebda implikazzjonijiet 
fuq il -kontabilità u  ftit implikazzjonijiet tal -ġestjoni ta’ 
informazzjoni sakemm ir -reġistri huma mdaħħla fiż -żmien 
meħtieġ għal skopijiet ta’ rappurtar.
60.
Il-kwistjoni tar -responsabbiltajiet li mhux definiti biżżejjed 
għall -ġestjoni ta’ sigurtà tal -CRIS fil -livell globali se tiġi 
indirizzata bil -ħatra ta’ Uffiċjali tas -Sigurtà tal -Informatika 
Lokali dedikati speċifikament għall -CRIS.
61.
Id-Direttorat Ġenerali għall -Informatika (DĠ DIGIT ) iffirma 
Memorandum ta’ Ftehim (MtF) għal kull sistema ta’ infor -
mazzjoni ta’ EuropeAid. Wieħed minnhom huwa relatat 
mal-CRIS. Il -CRIS ġiet definita bħala “kritika” u, għal dik 
ir-raġuni, DĠ DIGIT waqqaf sistema ta’ backup. 
62.
Il-CRIS qed tiġi validata regolarment minn uffiċjal tal -Kont -
abilità tal -Kummissjoni bħala sistema lokali, u l -aħħar vali -
dazzjoni seħħet f ’Diċembru 2011. Fil -futur, se jiġu mtejba 
l-proċeduri interni li jirrigwardaw komunikazzjoni f’waqtha 
ta’ tibdil sinifik anti fil -CRIS lill -uffiċjal tal -Kontabilità 
tal-Kummissjoni.
65.
Il-proċedura ta’ aċċess tal -CRIS tuża kemm is -sistema ta’ 
awtentiċizzazzjoni ECAS kif ukoll is -sistema ta’ awtoriz -
zazzjoni bbażata fuq il -grupp ta’ sħubija fid-“Direttorju 
Intrapriża tal -Kummissjoni”.
L-awtorizzazzjonijiet l -oħra kollha għall -aċċess jingħataw 
wara proċeduri ta’ awtorizzazzjoni għall -aċċess defin -
iti biċ -ċar li għalihom l -approvazzjonijiet u  l -viżi huma 
meħtieġa.66.
Il-Kummissjoni se tindirizza l -osser vazzjoni permezz 
tal-ħidma multiannwali ta’ tfassil mill -ġdid tal -CRIS, u se tir -
revedi r -regoli ta’ sigurtà fl-2014, partikolarment permezz 
tal-proġett għall -ġestjoni tas -sigurtà għall -utenti interni 
u esterni.
67.
Biex tiġi garantita l -k walità tad -data , għandha tkun 
fis-seħħ proċedura biex tiġi korretta data  fejn tkun saret 
notifika formali li teżisti data  żbaljata. Tali modifikazzjoni -
jiet iseħħu biss fil -każ meta jkunu saru l -korrezzjonijiet 
tad-data  meħtieġa mill -unità IT, wara falliment fil -CRIS jew 
tal-postproċessar. Huma applikati mit -timijiet tal -appoġġ, 
tal-iż vilupp jew tal -k walità tad -data . Ġew stabbiliti 
proċeduri sabiex jiżguraw li dawn l -azzjonijiet ikunu mibd -
ija permezz ta’ formola ta’ talba, li tiġi validata mill -ammin -
istratur tan -negozju tal -modulu kkonċernat. Il -modifiki 
jiġu l -ewwel nett esegwiti f ’ambjent ta’ preproduzzjoni, 
imbagħad jiġu validati mill -amministratur tan -negozju, 
u fl-aħħar jitqiegħdu fil -produzzjoni.
69.
Iż-żewġ moduli identifikati mill -Qorti u li fil -każ tagħhom 
il-glossarju kellu nuqqasijiet:
— il-modulu tal -evalwazzjoni se jiġi sostitwit mill - modulu 
tal-evalwazzjoni PCM (ara wkoll ir-risposta għall - 
Kaxxa 1),
— il-modulu ROM se jitneħħa gradwalment fl-2012,
70.
Il-Kummissjoni se ttejjeb id -dokumentazzjoni fil -kuntest 
tal-ħidma multiannwali kontinwa tagħha ta’ tfassil mill -ġdid 
tal-CRIS.
71.
Fit-tliet każi fejn il -manwal kien skadut, minn dak iż -żmien 
’l hawn is -sitwazzjoni tjiebet:
— il-manwal tal -Awditjar ġie aġġornat f ’Settembru 2011;
— il-manwal tal -Previżjonijiet Finanzjarji ġie aġġornat 
f ’Diċembru 2011; u
— il-manwal LEF se jiġi aġġornat fl-2012.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)IR-RISPOSTI 
TAL-KUMMISSJONI40
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)72.
Ir-rikostituzzjoni tal -istorja tal -modifika tad -data  hija pos -
sibbli fis -sistema f ’żewġ livelli differenti:
 οfil-livell tek niku, fil -fatt hemm sistema ta’ rekord 
 sek wenzjali tat -tranżazzjonijiet li hija aċċessibbli 
biss għall -istaff tal -IT li huma diġà familjari mal - 
operazzjonijiet kumplessi ta’ manutenzjoni; 
 οfil-livell funzjonali, l -utenti kollha jistgħu:
— jikkonsultaw kif id -data  tkun inbidlet billi jikkon -
sultaw l -informazzjoni pprovduta fir -riders tal -entrati 
kkonċernati; u
— j i v v i ż w a l i ż ż a w  re fe re n z i  g ħ a l  k o r re z z j o n i j i e t  l i 
jistgħu jkunu ġew ipproċessat mis -servizzi IT dwar 
it-tranżazzjonijiet ikkonċernati kif spjegat fl -ewwel 
punt. Dan, imbagħad, jippermettilhom li jkollhom 
aċċess għad -dokumentazzjoni korrispondenti dwar 
dawn il -korrezzjonijiet (jiġifieri rapport ta’ tindif ).
74.
Is-CV u  data  personali oħra li tidher fid -dokumenti 
mehmuża mal -CRIS huma annessi ta’ mal -kuntratti u, 
bħala tali, huma inklużi impliċitament fin -notifika DPO-752 
għall -CRIS (“Il -CRIS għandha wkoll kapaċitajiet ta’ ħażna 
ta’ dokumenti ta’ appoġġ. Dokumenti maħżuna mill -CRIS 
huma fil -parti l -kbira kuntratti u  rċevuti.”). Madankollu, 
il-preżenza ta’ data  personali fid -dokumenti msemmija 
mhijiex imsemmija espliċitament fin -notifika. Għandu 
jkun enfasizzat li d -dokumenti ta’ appoġġ huma suġġetti 
ta’ ħażna “passiva” mingħajr l -ebda pproċessar ulterjuri 
mill-applikazzjoni. Bħala konsegwenza, ma fihomx data  
interattiva, jiġifieri mhuwiex possibbli li ssir tfittxija fil -CRIS 
permezz tal -isem ta’ persuna partikolari li tkun tidher 
f ’dokument mehmuż.KONKLUŻJONIJIET 	U RAKKOMANDAZZJONIJIET
75.
Il-CRIS hija waħda minn bosta sistemi lokali eżistenti fi 
ħdan il -Kummissjoni u, bħala tali, tappoġġa l -ħtiġijiet 
kummerċjali speċifiċi tad -DĠ li jużawha. Barra minn 
hekk, peress li tappoġġa wkoll funzjonalitajiet finanzjarji, 
hija inter faċċjata mas -sistema tal -kontabilità ċentrali 
tal-Kummissjoni. 
Sa mill -implimentazzjoni tal -CRIS fl-2002, il -Kummissjoni 
tejbet is -sistema b’mod sinifikanti. Bħala eżempju li jirrig -
warda l -kodifikazzjoni tad -data , il-Kummissjoni waqqfet 
klassifikazzjonijiet komuni fil -livell globali. Għalissa dawn 
għadhom mhumiex unifikati kompletament, minħabba 
l-k umplessità tal -integrazzjoni k aġun tal -eżistenza 
preċedenti tad-database tal -Kuntratt CRIS. Madankollu, 
fis-snin preċedenti diġà saru sforzi sinifikanti f’dan il -qasam 
permezz, pereżempju, tat -twaqqif ta’ grupp ta’ ħidma bejn 
is-servizzi fuq Kuntratti CRIS/ABAC. 
Dwar l -integrità tad -data , ġew stabbiliti proċeduri ta’ 
monitoraġġ, segwiti minn post -proċessar u  implimen -
tazzjoni/titjib tar -regoli tan -negozju fis -sistema. Addiz -
z j o n a l m e n t ,  t w a q q f u  f i l -C R I S  i r -re s p o n s a b b i l t a j i e t 
tal-kodiċijiet tad -data , u għadu għaddej titjib tekniku per -
mezz tal -proġett multiannwali li se jitlesta sa tmiem l-2014. 
76.
Il-Kummissjoni bdiet proċess ta’ razzjonalizzar tal -amb -
jent IT tagħha, li l -għan ewlieni tiegħu huwa li jipprevjeni 
sistemi multipli milli jkopru proċessi identiċi jew simili, 
u jintegra l -bżonnijiet speċifiċi għad -DĠ b’soluzzjonijiet 
korporattivi. 
Fir-rigward tal -aspetti finanzjarji u  ta’ kontabilità, dan 
il-proċess ta’ razzjonalizzazzjoni se jwassal għall -użu dirett 
tal-funzjonalitajiet tal -ABAC mill -CRIS permezz ta’ servizzi 
web tal -ABAC.
Rakkomandazzjoni 	1
CRIS hija sistema ta’ ġestjoni tal -informazzjoni tad -Diret -
torati Ġenerali għar -Relazzjonijiet Esterni tal -Kummissjoni. 
Din hija sistema integrata li tinkludi interfaċċja diretta 
mas -sistema tal -kontabilità tal -Kummissjoni (ABAC ), 
u  b’hekk tissimplifika n -numru ta’ għodod li jintużaw 
mill-persunal tal -kooperazzjoni esterna għax -xogħol ta’ 
kuljum tagħhom. L -għanijiet tagħha ġew definiti fid -doku -
ment “Stratégie des  systèmes d’information de la DG Euro -
peAid jusque 2016” f ’Diċembru 2011.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)41
IR-RISPOSTI 
TAL-KUMMISSJONI
Fil-proċess ta’ razzjonalizzazzjoni tal -ambjent IT tagħha, 
il-Kummissjoni bħalissa qed taħdem fuq integrazzjoni aħjar 
tas-sistemi kollha tagħha. L -għan li titnaqqas id -dupplika -
zzjoni tal -funzjonijiet ABAC se jintlaħaq permezz tal -użu 
dirett tal -funzjonalitajiet tal -ABAC mill -CRIS permezz 
tas-ser vizzi tal -web ABAC. EuropeAid hija parti minn 
proġett pilota mibdi f’dan ir -rigward fil -Kummissjoni kollha.
78.
Il-kumplessità tal -konsolidazzjoni tirriżulta mid -diversità 
kbira tal -programmi u l -proċeduri trattati mill -Kummissjoni 
fil-qafas tal -Azzjonijiet Esterni u ma tistax tiġi awtomatika -
ment attribwita għall -CRIS. Fil -fatt, fir -rigward tal -eżempju 
pprovdut mill -Qorti, l -għajnuna esterna tista’ tkun imput -
abbli globalment lil reġjun benefiċjarju li jestendi fuq 
diversi pajjiżi.
Madankollu, ħlief dawn il -każijiet, il -Kummissjoni hija 
f ’pożizzjoni li tipprovdi, permezz tal -CRIS, informazzjoni 
aggregata affidabbli skont il -pajjiż, l -istrument finanzjarju 
u skont il -qasam ta’ politika.
79.
Hemm xi dewmien fid -dħul ta’ xi data , u ċerti dokumenti 
li kellhom jiġu mehmuża fil -CRIS huma neqsin, iżda l -ebda 
informazzjoni finanzjarja u/jew kritika oħra m’hi nieqsa 
mill-CRIS. Għaddejjin sforzi biex jitnaqqas il -perjodu ta’ 
żmien li fih l -informazzjoni tiġi rrappurtata lill -CRIS. Barra 
minn hekk, fir -rigward tal -kwistjonijiet tal -kwalità tad -data  
b’mod ġenerali, fl -aħħar tliet snin sar progress sinifikanti:
— Is-sidien tad- data  ġew maħtura sabiex ikunu responsab -
bli fir -rigward tad -data  relatata.
— Ġie mwaqqaf tim tal -kwalità tad -data  li jwettaq azzjoni -
jiet ta’ monitoraġġ u jimplimenta azzjonijiet korrettivi.
— Ġiet implimentata governanza tal -kwalità tad -data .
Rakkomandazzjoni 	2
Il-Kummissjoni se tkompli l -isforzi kontinwi fil -monitoraġġ 
tad-data  u  t-titjib tal -proċessi tal -validazzjoni tad -data  
fil-CRIS. Diġà ttieħdu passi differenti f ’dan il -qasam, bħal 
pereżempju l -ħatra tas -sidien tad -data  sa mill -bidu tal-
2009 bil -ħsieb li jiġu amministrati l -kodiċijiet tad -data  u li 
jiġu definiti l -istandards li għandhom jiġu implimentati.80.
Minħabba li hija applikazzjoni bbażata fuq il -web, id -dis-
ponibbiltà tas -sistema fid -delegazzjoni hija l -ewwel nett 
dipendenti fuq id -disponibbiltà ta’ saffi tekniċi oħrajn 
(netwerks, ser vers lokali …). Xi wħud minn dawn ma 
jaqgħux taħt ir -responsabbiltà tal -Kummissjoni; dan huwa 
l-każ, pereżempju, tan -netwerk ġestit mill -istituzzjoni 
tas-SEAE. Fir -rigward tal -applikazzjoni u s -servers tad -data -
base, il -Kummissjoni rreġistrat livell għoli ta’ disponibbiltà 
tas-sistema. Pereżempju, fl-2011, ħlief għal waqfien tal -CRIS 
għal aktar minn ġimgħa minħabba l -għaqda flimkien 
tal-eks EuropeAid u d -DĠ Żvilupp, u l -iżvilupp u t -twaqqif 
tas-SEAE u l -FPI, il -CRIS iffunzjonat għal aktar minn 99 % 
tal-ħin.
I t-tnaqqis k emm jista’ jk un tan -nuqqasijiet tas -sis-
tema, k emm fil -livell ġenerali (is -sistema) k if uk oll 
f ’dak lokali (it -tranżazzjoni) huwa ta’ tħassib kostanti 
għall -Kummissjoni. Issa għandna governanza kompren -
siva li twassal għal individwazzjoni/korrezzjoni bikrija ta’ 
nuqqasijiet li jimblokkaw. Ittieħdu wkoll diversi miżuri 
biex tittejjeb il -kwalità tar -riżultati tanġibbli, fosthom 
ir-reviżjoni tal -kodiċi, l -analiżi teknika u funzjonali qabel 
l-implimentazzjoni, u t -testijiet.
Il-komunikazzjoni dwar il -kodiċijiet tad -data ġiet razzjon -
alizzata permezz tal -użu tad-database CRIS u  tjiebet 
permezz, inter alia, tal -preparazzjoni sistematik a ta’ 
kull ġimgħa ta’ noti ta’ rilaxx u aġġornamenti regolari ta’ 
manwali.
Rakkomandazzjoni 	3
Il-kumplessità tal -ambjent tan -negozju u  d -diversità 
tar-rwoli tal -utent u r -responsabbiltajiet iwasslu inevitab -
bilment għal ċerta kumplessità f ’sistema integrata ta’ dan 
it-tip. Madankollu l -Kummissjoni taċċetta din ir -rakkoman -
dazzjoni. It -titjib fil -faċilità tal -użu huwa għan ewlieni, inter 
alia, f ’dawn il -proġetti: 
— i l-p r o ġ e t t  b’ ħ a f n a  i m p e n j i  f i l -m o d u l i  k u n t r a t t 
u deċiżjoni;
— il-proġett ta’ razzjonalizzazzjoni tal -irċevuti; kif ukoll
— it-tfassil mill -ġdid tal -modulu ta’ verifika.
Ir‑Rapport Speċjali Nru 5/2012 – Is‑Sistema Komuni ta' Informazzjoni dwar ir ‑Relazzjonijiet Esterni (CRIS)IR-RISPOSTI 
TAL-KUMMISSJONI42
81.
Il-kwistjoni tas -sigurtà insuffiċjenti fis -sistema se tiġi 
indirizzata bil -ħatra ta’ Uffiċjal tas -Sigurtà tal -Informatika 
Lokali għall -CRIS. Sabiex tiġi żgurata l -kunfidenzjalità, 
il-Kummissjoni ddefiniet b’mod ċar il -proċeduri ta’ awto -
rizzazzjoni għall -aċċess. Barra minn hekk, l -aċċess fil -CRIS 
għad -data  kklassifikata bħala kunfidenzjali hija ristretta. 
It-titjib fil -ġestjoni tad -drittijiet tal -utenti esterni se jiġi 
indirizzat fis -snin segwenti permezz ta’ proġett speċifiku 
li għandu jkun intemm sal-2014. Fir -rigward tad -data  per -
sonali fil -CRIS, il -Kummissjoni tapplika r -regoli stabbiliti 
fir-Regolament (KE) Nru 45/2001, u l -proċeduri notifikati 
u validati mill -Uffiċjal tal -Protezzjoni tad -Data  (Data Protec -
tion Officer — DPO) tal -Kummissjoni.
Rakkomandazzjoni 	4
Matul l-2012 se tibda ssir valutazzjoni tar -riskju globali 
tal-IT u l -Kummissjoni se taħtar Uffiċjal tas -Sigurtà tal -Infor -
matika Lokali għall -CRIS.
Il‑Qorti Ewropea tal‑Awdituri
Ir‑Rapport	Speċjali	Nru 5/2012
Is‑Sistema	Komuni	ta’ 	Informazzjoni	dwar	ir‑Relazzjonijiet	Esterni	(CRIS)
Il‑Lussemburgu: L‑Uffiċċju tal‑Pubblikazzjonijiet tal‑Unjoni Ewropea
2012 — 42 pp. — 21 × 29.7 cm
ISBN 978‑92‑9237‑612‑3
doi:10.2865/98491

KIF	GĦANDEK 	TAGĦMEL 	BIEX 	TIKSEB
IL‑PUBBLIKAZZJONIJIET 	TAL‑UE
Pubblikazzjonijiet	 bla	ħlas:
• permezz tal‑EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu);
•  mir‑rappreżentanzi tal‑Unjoni Ewropea jew mid‑delegazzjonijiet. Tista’ tikseb 
id‑dettalji tal‑kuntatt mill‑websajt (http://ec.europa.eu) jew billi tibgħat faks f’dan 
in‑numru: +352 292942758.
Pubblikazzjonijiet	 bi	ħlas:
• permezz tal‑EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu).
Abbonamenti	 bi	ħlas	 (pereżempju	 s‑serje	 annwali	 ta’	Il‑Ġurnal Uffiċjali tal‑Unjoni Ewropea 	
u r‑rapporti	 fuq	kawżi	 li	hemm	 quddiem	 il‑Qorti	 tal‑Ġustizzja	 tal‑UnjoniEwropea):
•  mingħand l‑aġenti tal‑bejgħ tal‑Uffiċċju tal‑Pubblikazzjonijiet tal‑Unjoni Ewropea 
(http://publications.europa.eu/others/agents/index_mt.htm).
QJ-AB-12-004-MT -C
IL-QORTI EWROPEA TAL -AWDITURI
IL-CRIS HIJA S -SISTEMA TA’ INFORMAZZJONI STABBILITA MILL -KUMMISS -
JONI BIEX TAPPOĠĠA L -ĠESTJONI TAL -AZZJONIJIET ESTERNI. IL -CRIS TIP -
PERMET TI LILL -PERSUNAL KOLLU INVOLUTI FIL -ĠESTJONI TAL -AZZJONI 
ESTERNA JAĦDMU FUQ DATABASE KOMUNI. HIJA TIPPROVDI DATA  DWAR 
IL-FAŻIJIET DIFFERENTI TAL -ĠESTJONI U DDAĦĦAL DATA  FINANZJARJA 
FIS-SISTEMA KONTABILISTIKA ABAC TAL -KUMMISSJONI. IL -QORTI SABET LI 
L-CRIS HIJA FIL -BIĊĊA L -KBIRA EFFETTIVA BIEX TWIEĠEB GĦALL -ĦTIĠIJIET 
TA’ INFORMAZZJONI TAL -KUMMISSJONI FIL -QASAM TAL -AZZJONIJIET 
ESTERNI. MADANKOLLU, WARA 10 SNIN TA’ ŻVILUPP, IL -CRIS GĦADHA 
SOĠĠETTA GĦAL NUQQASIJIET PERSISTENTI. DAWN GĦANDHOM X’JAQSMU 
PARTIKOLARMENT MAD -DEFINIZZJONI TAL -IRWOL TAL -CRIS FIR -RIGWARD 
TAS -SISTEMA KONTABILISTIKA TAL -KUMMISSJONI, MAD -DGĦUFIJIE T 
FIL-KODIFIKA TAD -DATA , MAL -EFFET TIVITÀ INSUFFIĊJENTI FL -IŻGURAR 
TAL-INTEGRITÀ TAD -DATA  U, B’MOD AK TAR ĠENERALI, MAS -SIGURTÀ 
INSUFFIĊJENTI TAS -SISTEMA U TAD -DATA  TAGĦHA.