2.1.Djalogu interistituzzjonali li jwassal għall-Approċċ Komuni

Mhijiex l-ewwel darba li l-istituzzjonijiet tal-UE qed jittrattaw is-suġġett tal-post tas-sedi tal-aġenziji. Il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni diġà kienu ddiskutew din il-kwistjoni fl-2009, meta l-Kummissjoni ppubblikat evalwazzjoni li serviet bħala l-bażi tad-dibattitu dwar il-ġejjieni tas-sistema tal-aġenziji tal-Unjoni, li aktar tard wasslet għall-Approċċ Komuni.

Dik l-evalwazzjoni kienet ikkunsidrat il-post tas-sedi bħala element importanti fil-ħolqien tal-aġenziji u element li fl-aħħar mill-aħħar jikkontribwixxi għall-governanza tajba tagħhom. Minnha rriżulta, b’mod partikolari, li l-aċċessibbiltà tal-postijiet f’termini ta’ spejjeż u ħin għall-ivvjaġġar tista’ taffettwa r-riżorsi u l-effettività tal-aġenziji. It-tempistika u n-natura tad-deċiżjonijiet dwar is-sedi tal-aġenziji tqiesu bħala elementi importanti wkoll għall-iddeterminar tal-kundizzjonijiet rigward is-sedi. L-evalwazzjoni rabtet l-eżistenza ta’ ftehim dwar il-Kwartieri Ġenerali bejn aġenzija u l-pajjiż ospitanti tagħha mal-kapaċità ta’ aġenzija li tibbenefika minn ċerti privileġġi assoċjati mas-sede tagħha u li tattira persunal ġdid lejn il-post fejn din tkun tinsab.

Fl-2010, it-tliet istituzzjonijiet reġgħu ddiskutew il-kwistjoni f’dokument analitiku ddettaljat dwar is-sede tal-aġenziji u r-rwol tal-pajjiż ospitanti (“Agencies’ seat & role of host country”) bħala parti mill-ħidma interistituzzjonali dwar il-ġejjieni tas-sistema tal-aġenziji tal-Unjoni. Dan id-dokument ta’ analiżi mexa fuq il-passi tal-evalwazzjoni tal-2009, filwaqt li nnota s-sitwazzjoni tal-mument fir-rigward tal-għażla tas-sedi tal-aġenziji u għamel analiżi kritika ta’ din il-kwistjoni.

L-analiżi osservat li s-sedi tal-aġenziji tal-UE li kienu jeżistu dak iż-żmien intgħażlu bi ftehim komuni bejn ir-rappreżentanti tal-Istati Membri mlaqqgħin fil-livell ta’ kapijiet ta’ Stat jew ta’ Gvern, jew mill-Kunsill. Id-dokument irrimarka, madankollu, li ma kien hemm l-ebda kriterju fiss għall-għażla ta’ sede; is-sede ta’ aġenzija spiss kienet tintgħażel fi stadju aktar tard minn dak tal-adozzjoni tal-att kostitwenti tal-aġenzija; u l-prassi fost l-Istati Membri fir-rigward tal-ospitar tal-aġenziji kienet tvarja ferm.

Fid-19 ta’ Lulju 2012, il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni ħarġu Dikjarazzjoni Konġunta li magħha kien anness l-Approċċ Komuni, abbażi ta’ konklużjonijiet milħuqa minn Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali.

L-Approċċ Komuni jistabbilixxi prinċipji miftiehma maqsuma f’ħames taqsimiet: ir-rwol u l-pożizzjoni tal-aġenziji fix-xenarju istituzzjonali tal-UE; l-istruttura u l-governanza tal-aġenziji; it-tħaddim tal-aġenziji; l-ipprogrammar ta’ attivitajiet u riżorsi; ir-responsabbiltà, il-kontrolli u t-trasparenza u r-relazzjonijiet mal-partijiet interessati.

2.2.Il-prinċipji relatati mas-sedi tal-aġenziji fl-Approċċ Komuni

Fl-ewwel taqsima intitolata “Role and position of agencies in the EU’s institutional landscape” (Ir-rwol u l-pożizzjoni tal-aġenziji fix-xenarju istituzzjonali tal-UE), l-Approċċ Komuni jistabbilixxi l-prinċipji ewlenin relatati mas-sedi tal-aġenziji.

2.2.1.L-għażla tal-post tal-aġenziji deċentralizzati