Brussel 28.12.2004

KUMM(2004) 835 finali

2004/0287 (COD)

Proposta għal

REGOLAMENT TAL-PARLAMENT EWROPEW U TAL-KUNSILL

dwar is-Sistema ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viża (VIS) u l-iskambju ta’ data bejn l-Istati Membri dwar viżi għal perijodu qasir

{SEK(2004) 1628}

(preżentata mill-Kummissjoni)

MEMORANDUM TA’ SPJEGAZZJONI

1. GħAN ĠENERALI

Fl-istabiliment progressiv ta’ żona ta’ libertà, sigurtà u ġustizzja, l-Unjoni Ewropea għanda tiżgura l-moviment liberu ta’ persuni u livell għoli ta’ sigurtà. F’dan il-kuntest, ingħatat prijorità għolja lill-iżvilupp u l-istabbiliment tas-Sistema ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viżi (VIS) bħala sistema għall-iskambju ta' data tal-viża bejn l-Istati Membri, li tirrappreżenta waħda mill-inizzjattivi ewlenien fi ħdan il-politika ta' l-UE immirata biex tappoġġja l-istabilità u s-sigurtà.

Jibni fuq il-Konklużjonijiet tal-Kunsill Ewropew ta’ Laeken, Sevilja and Salonka, il-Kunsill ĠAI adotta fid-19 ta’ Frar 2004 konklużjonijiet dwar l-iżvilupp tas-Sistema ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viżi[1]. Affermati mill-ġdid mill-Kunsill Ewropew ta’ Brussell fil-25-56 ta’ Marzu 2004[2], dawn il-konklużjonijiet tal-Kunsill jagħtu direzzjoni għall-iżvilupp tal-VIS sabiex jittieħdu “in konsiderazzjoni meta tkun qed tiġi ppreparata l-implimentazzjoni teknika tal-VIS u l-proposta għall-istrument legali dwar l-istabbiliment tal-VIS, filwaqt illi tiġi rrispettata kompletament il-leġislazzjoni Komunitarja dwar il-protezzjoni tad- data personali”[3].

Qabel din il-proposta, il-Kunsill adotta fit-8 ta’ Ġunju 2004 Deċiżjoni tal-Kunsill 2004/512/KE li tistabbilixxi s-Sistema ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viżi (VIS)[4], li tikkostitwixxi l-bażi legali meħtieġa biex tippermetti għall-inklużjoni fil-baġit tal-Komunitajiet Ewropej ta’ l-approprjazzjonijiet neċessarji għall-iżvilupp tal-VIS u l-eżekuzzjoni ta’ dik il-parti tal-baġit, tfisser it-tfassil tal-VIS u tagħti l-Kummissjoni mandat biex tiżviluppa l-VIS f'livell tekniku, assistita mill-Kumitat SIS II[5], filwaqt illi s-sistemi nazzjonali għandhom jiġu adattati u/jew żviluppati mill-Istati Membri.

Aktar żvilupp u twaqqif tal-VIS jeħtieġ l-elaborazzjoni ta’ qafas legali komprensiv. L-għan ta’ din il-proposta għal Regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill hija biex tfisser l-iskop, il-funzjonalitajiet u r-responsabbiltajiet tal-VIS, biex tagħti lill-Kummissjoni il-mandat li twaqqaf u żżomm il-VIS u biex tistabbilixxi l-proċeduri u l-kondizzjonijiet għall-iskambju ta’ data bejn Stati Membri dwar applikazzjonijiet ta' viża għal perijodu qasir biex tiffaċilita l-eżaminazzjoni ta' tali applikazzjonijiet u d-deċiżjonijiet relatati.

Il-VIS għandha ttejjeb l-amministrazzjoni tal-politika komuni tal-viża, il-kooperazzjoni konsulari u l-konsultazzjoni bejn awtoritajiet ċentrali konsulari sabiex tevita theddid għas-sigurtà interna u ‘ visa shopping ’, sabiex tiffaċilita l-ġlieda kontra l-frodi u l-kontrolli f’lokazzjonijiet ta’ l-iċċekkjar tal-fruntiera esterna u fi ħdan it-territorju ta’ l-Istati Membri, biex tassisti fl-identifikazzjoni u r-ritorn ta’ immigranti illegali u biex tiffaċilita l-applikazzjoni tar- “Regolament Dublin II” (KE) Nru 343/2003[6]. It-titjib ta’ l-eżaminazzjoni ta’ l-applikazzjonijiet tal-viża inkluż il-konsultazzjoni bejn awtoritajiet ċentrali, u l-verifikazzjoni u l-identifikazzjoni ta’ applikanti f’ konsolati u f’lokazzjonijiet ta’ l-iċċekkjar jikkontribwixxu għas-sigurtà interna ta’ l-Istati Membri u lejn il-ġlieda kontra t-terroriżmu[7], li jikkostitwixxu għan orizzontali u l-kriterju bażiku għall-politika komuni tal-viża, kif ukoll il-ġlieda kontra l-immigrazzjoni illegali[8]. Fl-istess ħin, il-VIS ser tkun ta' benefiċċju għal vjaġġaturi bona fide billi ttejjeb il-proċeduri għal ħruġ ta’ viżi u għal kontrolli.

L-iskop ta’ dan ir-Regolament huwa relatat ma’ l-iskambju ta’ data fuq viżi Schengen għal perijodu qasir bħala l-għan ewlieni tal-VIS, inkluż il-viżi nazzjonali għal perijodu twil li huma validi fl-istess ħin bħala viżi għal perijodu qasir. L-iskambju ta’ data fuq viża nazzjonali oħra għal perijodu twil ta’ l-Istati Schengen, li hija inkluża wkoll fil-konklużjonijiet tal-Kunsill tad-19 ta’ Frar 2004[9], teħtieġ strument legali separat: Ħlief għall-viżi ta’ perijodu qasir ma jeżisti l-ebda acquis komuni dwar proċeduri dwar il-ħruġ ta’ viżi għal perijodu twil mill-Istati Membri u għall-Artikolu 63 punt (3)(a) relevanti tat-Trattat, il-proċedura ta’ kodeċiżjoni ma tapplikax, sakemm m’hemm l-ebda deċiżjoni skond l-Artikolu 67(2) tat-Trattat.

Dan ir-Regolament ser jikkostitwixxi l-istrument ċentrali għall-qafas legali għall-VIS. Madanakollu, biex jikkumplimenta dan il-qafas legali, aktar strumenti legali ser ikunu meħtieġa b’mod partikolari biex:

a) jiġu emendati l-Istruzzjonijiet Komuni Konsulari (CCI)[10], dwar livelli u proċeduri biex tittieħed id- data bijometrika, inkluż l-obbligu u jiġu speċifikati l-eċċezzjonijiet għar-rekordjar tal-bijometrika;

b) l-iżvilupp ta’ mekkaniżmu għall-iskambju ta’ data ma’ l-Irlanda u r-Renju Unit għall-għanijiet biex tkun faċilitata l-applikazzjoni tar-Regolament Dublin II (KE) Nru 343/2003[11] u biex ikun hemm assistenza fl-identifikazzjoni u l-proċeduri amministrattivi għar-ritorn ta’ l-immigranti illegali, sa fejn l-Irlanda u r-Renju Unit jipparteċipaw fil-politika ta’ l-immigrazzjoni u r-ritorn;

c) l-iskambju ta’ data fuq viżi għal perijodu twil li mhumiex validi fl-istess ħin bħala viżi ta’ perijodu qasir mill-VIS; dan ser ikollu bżonn aktar direzzjoni politika minħabba n-nuqqas ta’ acquis komuni għal tali viżi.

2. IMPATTI TAS-SISTEMA TA’ L-INFORMAZZJONI DWAR IL-VIżI (VIS)

L- Extended Impact Assessment [12] mehmuż ma' din il-proposta, jenfasizza l-bżonn għall-VIS u l-impatt tiegħu meta mqabbel ma’ għażliet oħra tal-politika, u jiġġustifika b’mod partikolari għala l-ħażna u l-użu tad- data bijometrika fil-VIS hija essenzjali biex jintlaħqu l-għanijiet tal-VIS u x’għandhom ikunu l-protezzjonijiet xierqa għall-protezzjoni tad- data u s-sigurtà tad- data . Minħabba l-kwistjonijiet sensittivi relatati mall-protezzjoni tad- data personali, inter alia l-konsultazzjoni tal-Grupp ta’ Ħidma Artikolu 29 [13] hija meħtieġa.

3. BAżI LEGALI

Dan ir-Regolament huwa mwaqqaf skond l-Artikolu 62 punt (2)(b)(ii) u l-Artikolu 66 tat-Trattat tal-KE. L-Artikolu 66 jipprovdi l-bażi legali xierqa għat-twaqqif u ż-żamma tal-VIS u għal proċeduri għall-iskambju ta' data tal-viża bejn l-Istati Membri, u jiżgura kooperazzjoni bejn l-awtoritajiet relevanti ta’ l-Istati Membri kif ukoll bejn dawk l-awtoritajiet u l-Kummissjoni fl-oqsma koperti mit-Titolu IV tat-Trattat. Dawn l-oqsma jinkludu l-implimentazzjoni tal-politika komuni tal-viża, imma wkoll kontrolli fuq fruntieri esterni u miżuri dwar l-ażil u l-immigrazzjoni illegali.

Madanakollu, indipendentament mill-mekkaniżmi u l-proċeduri għall-introduzzjoni, l-iskambju u l-konsultazzjoni tad- data tal-viża fil-VIS, ir-Regolament jimplika proċeduri li huma kondizzjonijiet meħtieġa għall-eżaminazzjoni u l-ħruġ ta’ viżi għall-perijodu qasir mill-Istati Membri abbażi tas-Schengen acquis għall-politika komuni tal-viża. L-introduzzjoni ta’ informazzjoni fil-VIS, fil-mument tal-wasla ta’ l-applikazzjoni tal-viża u l-kontrollar tal-VIS għal applikazzjonijiet preċedenti, passi obbligatorji fl-eżaminazzjoni ta' tali applikazzjoni, huma, huma stess proċeduri u kondizzjonijiet għall-ħruġ ta’ viżi fi ħdan it-tifsira ta’ l-Artikolu 62(2)(b)(ii).

Skond l-Artikolu 67(4) TEC, miżuri msemmija fl-Artikolu 62 (2)(b)(ii) TEC għandhom jiġu adottati skond il-prċedura ta’ ko-deċiżjoni msemmija fl-Artikolu 251. Peress illi l-Artikolu 66 issa huwa soġġett għall-maġġoranza kwalifikata u mhux unanimità bħal qabel [14], iż-żewġ bażi legali huma kompatibbli u jistgħu jiġu kombinati. Għalhekk il-proċedura ta’ ko-deċiżjoni tapplika għall-adozzjoni tar-Regolament kollu kemm hu.

4. PARTEċIPAZZJONI FIL-VIS

Peress illi r-Regolament ikopri l-iskambju ta’ data dwar viżi għal perijodu qasir bejn l-Istati Membri "li neħħew il-kontrolli mal-fruntieri interni tagħhom"[15], huwa jikkostitwixxi żvilupp ta’ l- acquis ta’ Schengen dwar il-politika komuni tal-viża. Il-konsegwenzi għall-parteċipazzjoni fil-VIS huma kif ġej:

L-Iżlanda u n-Norveġja:

Il-proċeduri mniżżla fil-Ftehim ta’ Assoċjazzjoni[16] konklużi mill-Kunsill u r-Repubblika ta’ l-Iżlanda u r-Renju tan-Norveġja dwar l-assoċjazzjoni ta’ din ta’ l-aħħar ma’ l-implimentazzjoni, l-applikazzjoni u l-iżvilupp tas-Schengen acquis huma applikabbli, peress illi din il-proposta tibni fuq l- acquis ta’ Schengen kif imfisser fl-Anness A ta’ dan il-Ftehim.

Id-Danimarka:

Skond il-Protokoll dwar il-pożizzjoni tad-Danimarka mehmuż mat-TEU u t-TEC, id-Danimarka mhux ser tipparteċipa fl-adozzjoni tar-Regolament u għalhekk mhux marbuta bih jew soġġetta għall-applikazzjoni tiegħu. Minħabba l-fatt illi r-Regolament huwa att li jimmira biex jibni fuq l- acquis ta’ Schengen skond id-dispożizzjonijiet tat-Titolu IV tat-TEC, l-Artikolu 5 tal-Protokoll hawn fuq imsemmi japplika.

Ir-Renju Unit u l-Irlanda :

Skond l-Artikoli 4 u 5 tal-Protokoll li jintegra l- acquis ta’ Schengen fil-qafas ta’ l-Unjoni Ewropea u d-Deċiżjoni tal-Kunsill 2000/365/KE tad-29 ta’ Mejju 2000 li tikkonċerna t-talba tar-Renju Unit tal-Gran Brittanja u l-Irlanda ta’ Fuq [17], u d-Deċiżjoni tal-Kunsill 2002/192/KE tat-28 ta’ Frar 2002 dwar it-talba ta’ l-Irlanda biex tieħu sehem f’ċerti dispożizzjonijiet ta’ l- acquis ta’ Schengen[18], ir-Renju Unit u l-Irlanda mhux ser jieħdu sehem fl-adozzjoni tar-Regolament u mhumiex marbuta bih jew soġġetti għall-applikazzjoni tiegħu.

L-Istati Membri Ġodda :

Peress illi l-inizzjattiva tikkostitwixxi att li jibni fuq l-acquis ta’ Schengen jew inkella hija relatata miegħu fi ħdan it-tifsira ta’ l-Artikolu 3(2) ta’ l-Att ta' Adeżjoni, ir-Regolament għandu japplika biss fi Stat Membru ġdid skond id-deċiżjoni tal-Kunsill f’konformità ma’ din id-dispożizzjoni.

L-Iżvizzera:

Dan ir-Regolament jikkostitwixxi żvilupp tad-dispożizzjonijiet ta’ l-acquis ta’ Schengen fi ħdan it-tifsira tal-Ftehima ffirmata mill-Unjoni Ewropea, il-Komunità Ewropea u l-Konfederazzjoni Svizzera dwar l-assoċjazzjoni ta’ din ta’ l-aħħar ma’ l-implimentazzjoni, l-applikazzjoni u l-iżvilupp ta’ l-acquis ta’ Schengen [19] li jaqgħu fi ħdan il-qasam msemmi fl-Artikolu 4(1) tad-deċiżjoni tal-Kunsill dwar l-iffirmar, għan-nom tal-Komunità Ewropea, u dwar l-applikazzjoni proviżorja ta’ ċerti dispożizzjonijiet ta’ din il-Ftehima[20].

5. SUSSIDJARJETÀ U PROPORZJONALITÀ

L-Artikolu 62 (2)(b)(ii) joħloq responsabbilità Komunitarja għall-proċeduri u l-kondizzjonijiet għall-ħruġ ta’ viżi għal perijodu qasir mill-Istati Membri. L-Artikolu 66 joħloq responsabbilità Komunitarja għal miżuri li jiżguraw kooperazzjoni bejn l-awtoritajiet ta’ l-Istati Membri kif ukoll bejniethom u l-Kummissjoni. Dawn ir-responsabbilitajiet għandhom, madanakollu, jiġu eżerċitati skond l-Artikolu 5 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea. Il-proposta tissodisfa l-kriterji ta’ din id-dispożizzjoni:

L-għanijiet tar-Regolament, biex jitwaqqfu sistema komuni u proċeduri komuni għall-iskambju tad- data tal-viża bejn l-Istati Membri ma jistgħux jintlaħqu b’mod suffiċjenti mill-Istati Membri u jistgħu għalhekk, minħabba l-iskala u l-impatt ta’ l-azzjoni, jintlaħqu aħjar fil-livell Komunitarju.

L-attivitajiet tal-Kummissjoni huma limitati għat-twaqqif u ż-żamma tas-Sistema Ċentrali ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viżi, l- Interfaces Nazzjonali u l-infrastruttura ta’ komunikazzjoni bejn il-VIS Ċentrali u l- Interfaces Nazzjonali, filwaqt illi l-kompetenza għas-Sistema Nazzjonali tiegħu tibqa’ ma’ kull Stat Membru. Il-forma ta' regolament ġiet magħżula peress illi huwa neċessarju li jiġi adottat att ta' applikazzjoni ġenerali li jorbot fl-intier tiegħu u li huwa applikabbli direttament fl-Istati Membri.

Din l-inizjattiva ma tmurx lil hinn minn dak li huwa meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tagħha: Id- data li għandha tidħol fil-VIS hija data li hija meħtieġa biex jiġu eżaminati applikazzjonijiet tal-viża u d-deċiżjonijiet meħudha dwar dan. Id- data alfanumerika dwar l-applikant hija meħuda mill-formola ta’ l-applikazzjoni preżenti. Biex tiġi żgurata verifikazzjoni u identifikazzjoni eżatta ta’ l-applikanti tal-viża, huwa meħtieġ li tiġi proċessata data bijometrika fil-VIS. Din tippermetti l-verifikazzjoni u l-identifikazzjoni indipendentament mill-eżistenza, l-preżentazzjoni u n-nuqqas ta’ funzjonament ta’ storage media oħra bħal microchips . Madanakollu, din il-proposta ma tinkludhiex iż-żamma ta' dokumenti skennjati, għalkemm din hija prevista mill-konklużjonijiet tal-Kunsill[21], peress illi din mhux ikkunsidrata li hija proporzjonali minħabba l-ħtieġa għal tali dokumenti addizzjonali f’każijiet speċifiċi biss; f’tali każijiet il-kopji tad-dokumenti jistgħu jiġu trażmessi fuq it-talba mill-Istat Membru li ħareġ il-viża [22].

Il-konsultazzjoni tad- data hija riservata esklussivament għall-impjegati awtorizzati kif xieraq ta’ l-awtoritajiet kompetenti ta’ kull Stat Membru, speċifikata għal kull wieħed mill-għanijiet kif imfissra f’dan ir-Regolament u limitata sal-punt li d- data hija meħtieġa għall-eżekuzzjoni tal-kompiti skond dawn l-għanijiet.

6. STRUTTURA U KONTENUT TAL-PROPOSTA

Din il-proposta għat-tieni strument legali għall-qafas legali għall-VIS fiha seba’ kapitoli: L- ewwel kapitolu jipprovdi s-suġġett tar-Regolament u l-għan tal-VIS, tifisiriet, il-kategoriji ta’ data u regoli ġenerali dwar l-aċċess għall-VIS.

It- tieni kapitoli jagħti fid-dettall l-obbligi u l-proċeduri għad-dħul u l-użu ta' data mill-awtoritajiet tal-viża. Jispeċifika d- data , li għandha tidħol mar-reġistrazzjoni ta’ l-applikazzjoni u dawk miżjuda meta ttieħdet deċiżjoni biex tinħareġ, tiġi rifjutata, tiġi annullata, revokata jew estiża viża jew tiġi miċħuda l-eżaminazzjoni ta' l-applikazzjoni. Minbarra dan, dan il-kapitolu jipprovdi l-obbigi għall-awtoritajiet tal-viża sabiex jużaw il-VIS biex jeżaminaw l-applikazzjonijiet tal-viża u proċeduri għall-użu tal-VIS għall-konsultazzjoni bejn l-awtoritajiet ċentrali u t-talba għal-dokumenti, b’hekk jintegraw il-funzjonalitajiet tekniċi tan-netwerk preżenti VISION fil-VIS. Saret dispożizzjoni wkoll għall-użu ta’ data mill-awtoritajiet tal-viża għar-rappurtar u l-istatistika.

It- tielet kapitolu jagħti fid-dettall il-kondizzjonijiet u l-proċeduri għall-użu ta’ data minn awtoritajiet oħra għall-għanijiet speċifiċi tal-VIS: għal kontrolli fuq viżi, għall-identifikazzjoni u r-ritorn ta’ immigranti illegali, biex tiġi determinata r-responsabilità għall-applikazzjonijiet ta’ ażil u għall-eżaminazzjoni ta’ l-applikazzjonijiet ta’ ażil. L-awtoritajiet li għandhom ikollhom aċċess biex jikkonsultaw il-VIS huma mfissra minn dawn l-għanijiet speċifiċi.

Ir- raba’ kapitolu jniżżel regoli għaż-żamma u l-emendar tad- data rrekordjata fil-VIS. Il- ħames kapitolu jipprovdi r-responsabbilitajiet għall-VIS, inkluż għat-tmexxija tat-tħaddim tal-VIS, għall-użu ta’ data u sigurtà tad- data , u regoli dwar responsabbilità, rekords u penali.

Is- sitt kapitolu jikkonċerna d-drittijiet u s-superviżjoni tal-protezzjoni tad- data . Filwaqt illi d-Direttiva 95/46/KE u r-Regolament (KE) Nru 45/2001 japplikaw kompletament għal dan ir-Regolament[23], id-dispożizzjonijiet ta’ dan il-kapitolu jiċċaraw ċerti punti fir-rigward tal-protezzjoni tad-drittijiet tas-suġġett tad- data u r-rwoli ta’ l-awtoritajiet nazzjonali ta' superviżjoni u l-Awtorità Indipendenti ta' Superviżjoni.

L- aħħar kapitolu jkopri l-implimentazzjoni, il-bidu ta’ trażmissjoni u tħaddim, komitoloġija, sorveljanza u evalwazzjoni, id-dħul fis-seħħ u l-applikabilità ta’ dan ir-Regolament.

Kummentarju dwar l-artikoli individwali huwa mehmuż ma’ din il-proposta.

2004/0287 (COD)

Proposta għal

REGOLAMENT TAL-PARLAMENT EWROPEW U TAL-KUNSILL

dwar is-Sistema ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viża (VIS) u l-iskambju ta’ data bejn l-Istati Membri dwar viżi għal perijodu qasir

IL-PARLAMENT EWROPEW U L-KUNSILL TA’ L-UNJONI EWROPEA,

Wara li kkunsidraw it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, u b’mod partikolari l-Artikolu 62 (2)(b)(ii) u l-Artikolu 66 tiegħu,

Wara li kkunsidraw il-proposta mill-Kummissjoni [24],

Jaġixxu skond il-proċedura mniżżla fl-Artikolu 251 tat-Trattat[25],

Billi:

(1) Jibnu fuq il-konklużjonijiet tal-Kunsill ta’ l-20 ta’ Settembru 2001, u l-konklużjonijiet tal-Kunsill Ewropew f’Laeken fl-14 u l-15 ta’ Diċembru 2001, f’Sivilja fil-21 u t-22 ta’ Ġunju 2002, f’Salonka fid-19 u l-20 ta’ Ġunju 2003 u fi Brussell fil-25 u s-26 ta’ Marzu 2004, it-twaqqif tas-Sistema ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viża (VIS) tirrapreżenta waħda mill-inizzjattivi ewlenin fi ħdan il-politika ta' l-Unjoni Ewropea mmirata biex tappoġġja l-istabilità u s-sigurtà.

(2) Id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2004/512/KE tat-8 ta’ Ġunju 2004 li tistabbilixxi is-Sistema ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viża (VIS)[26] waqqfet il-VIS bħala sistema għall-iskambju tad- data tal-viża bejn l-Istati Membri.

(3) Huwa issa meħtieġ li jingħata mandat lill-Kummissjoni biex twaqqaf u żżomm il-VIS u biex tfisser l-għan, il-funzjonalitajiet u r-responsabbilitajiet għall-VIS, u biex tistabbilixxi l-kondizzjonijiet u l-proċeduri għall-iskambju tad- data tal-viża bejn l-Istati Membri biex tiffaċilita l-eżaminazzjoni ta’ l-applikazzjonijiet tal-viża u d-deċiżjonijiet relatati, meta tieħu in konsiderazzjoni l-orjentazzjonijiet għall-iżvilupp tal-VIS adottati mill-Kunsill fid-19 ta’ Frar 2004.

(4) Is-Sistema ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viża għandha ttejjeb l-amministrazzjoni tal-politika komuni tal-viża, il-kooperazzjoni konsulari u l-konsultazzjoni bejn awtoritajiet ċentrali konsulari billi tiffaċilita l-iskambju ta’ data bejn l-Istati Membri dwar applikazzjonijiet u dwar id-deċiżjonijiet relatati magħhom, sabiex jiġu evitati theddidiet għas-sigurtà interna ta’ kwalunkwe wieħed mill-Istati Membri u ‘ visa shopping ’ u biex tiġi faċilitata l-ġlieda kontra l-frodi u kontrolli mal-postijiet ta’ l-iċċekkjar tal-fruntiera esterna u fi ħdan it-territorju ta’ l-Istati Membri. Il-VIS għandha tiffaċilita wkoll l-identifikazzjoni u r-ritorn ta’ immigranti illegali u l-applikazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 343/2003 tat-18 ta’ Frar 2003 li jistabbilixxi l-kriterji u l-mekkaniżmu biex jiġi determinat l-Istat Membru responsabbli għall-eżaminazzjoni ta’ applikazzjoni ta’ ażil ddepożitata f’wieħed mill-Istati Membri minn ċittadin ta’ pajjiż terz [27].

(5) Is-Sistema ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viża għandha tiġi mqabbda mas-sistemi nazzjonali ta’ l-Istati Membri biex tippermetti lill-awtoritajiet ta’ l-Istati Membri jipproċessaw data dwar applikazzjonijiet tal-viżi li nħarġu, ġew annullati, ġew revokati jew estiżi.

(6) Il-kondizzjonijiet u proċeduri għad-dħul, emendar, tħassir u konsultazzjoni tad- data fil-VIS għandha tieħu in konsiderazzjoni il-proċeduri mniżżla fl-Istruzzjonijiet Komuni Konsulari dwar viżi għall-missjonijiet diplomatiċi u postijiet konsulari (hawn aktar il-quddiem msemmija bħala ‘l-Istruzzjonijiet Komuni Konsulari’)[28].

(7) Il-funzjonalitajiet tekniċi tan-netwerk biex jiġu konsultati l-awtoritajiet ċentrali nazzjonali kif imniżżla fl-Artikolu 17(2) tal-Konvenzjoni li timplimenta l-Ftehim ta’ l- 14 ta’ Ġunju 1985 dwar it-tneħħija gradwali ta’ kontrolli mal-fruntieri komuni [29] għandhom jiġu ntegrati fil-VIS.

(8) Id- data li għandha tiġi pproċessata mill-VIS għandha tiġi determinata b’konsiderazzjoni għad- data provduta mill-formola komuni għall-applikazzjonijiet tal-viża kif introdotta bid-Deċiżjoni tal-Kunsill 2002/354/KE tal-25 ta’ April 2002 dwar l-adattazzjoni ta’ Parti III ta’, u l-ħolqien ta’ Anness għal, l-Istruzzjonijiet Komuni Konsulari[30], u l-informazzjoni fuq it-tikketta tal-viża ( visa sticker ) li għaliha hemm ipprovdut fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1683/95 tad-29 ta’ Mejju 1995 li jistipula format uniformi għall-viżi [31].

(9) Biex tkun żgurata verifikazzjoni u identifikazzjoni eżatta ta’ l-applikanti tal-viża, huwa meħtieġ li tiġi proċessata data bijometrika fil-VIS.

(10) Huwa meħtieġ jiġu mfissra l-awtoritajiet kompetenti ta’ l-Istati Membri, impjegati awtorizzati kif xieraq li għandu jkollhom aċċess jidħlu, jemendaw, iħassru jew jikkonsultaw data għall-għanijiet speċifiċi tal-VIS, sal-livell meħtieġ għall-eżekuzzjoni tal-kompiti tagħhom.

(11) Id- data personali miżmuma fil-VIS għandha tinżamm għal mhux aktar minn kemm hu meħtieġ għall-għanijiet tal-VIS. Huwa xieraq li d- data tinżamm għal perijodu ta’ ħames snin, sabiex tippermetti data f’applikazzjonijiet ta’ qabel biex tittieħed in konsiderazzjoni għall-eżaminazzjoni ta’ l-applikazzjonijiet tal-viża, inkluż il- bona fede ta’ l-applikant u għad-dokumentazzjoni ta’ immigranti illegali li jistgħu, f’xi stadju, kienu applikaw għal viża. Perijodu aktar qasir mhux ser ikun biżżejjed għal dawk l-għanijiet. Id- data għandha tiġi mħassra wara l-perijodu ta’ ħames snin, sakemm m’hemmx raġunijiet għala għandha titħassar qabel.

(12) Regoli preċiżi għandhom jiġu stipulati fir-rigward tar-responsabbilitajiet tal-Kummissjoni għat-twaqqif u t-tħaddim tal-VIS, minn naħa waħda, u ta’ l-Istati Membri għas-sistemi nazzjonali u l-użu ta’ data mill-awtoritajiet nazzjonali, min-naħa l-oħra.

(13) Regoli dwar ir-responsabbilitajiet ta’ l-Istati Membri fir-rigward ta’ dannu li joriġina minn kwalunkwe ksur ta’ dan ir-Regolament għandu jiġi stipulat. Ir-responsabbilità tal-Kummissjoni fir-rigward ta’ tali dannu hija ddeterminata mit-tieni paragrafu ta' l-Artikolu 288 tat-Trattat.

(14) Id-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill ta’ l-24 ta’ Ottubru 1995 dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward ta’ l-ipproċessar ta’ data personali u dwar il-moviment liberu ta’ tali data [32] tapplika għall-ipproċessar ta’ data personali mill-Istati Membri fl-applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament. Madanakollu, ċertu punti għandhom jiġu ċċarati fir-rigward tar-responsabbilità għall-użu ta' data , għall-protezzjoni tad-drittijiet tas-soġġetti tad- data u tas-superviżjoni dwar il-protezzjoni tad- data .

(15) Ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tat-18 ta’ Diċcembru 2000 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward ta’ l-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet u korpi Komunitarji u dwar il-moviment liberu ta’ tali data [33] japplika għall-attivitajiet tal-Kummissjoni fir-rigward tal-protezzjoni ta’ data personali. Madanakollu, ċertu punti għandhom jiġu ċċarati fir-rigward tar-responsabbilità għall-użu ta’ data u s-superviżjoni għall-protezzjoni ta’ data .

(16) L-awtoritajiet nazzjonali ta’ superviżjoni mwaqqfa skond l-Artikolu 28 tad-Direttiva 95/46/KE għandhom jissorveljaw il-legalità ta’ l-ipproċessar ta’ data personali mill-Istati Membri, filwaqt illi l-Kontrollur Ewropew tal-Protezzjoni tad- Data kif stabbilit bir-Regolament (KE) Nru 45/2001 għandu jissorvelja l-attivitajiet tal-Kummissjoni fir-rigward tal-protezzjoni ta’ tali data .

(17) Is-sorveljanza effettiva ta’ l-applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament teħtieġ l-eżaminazzjoni f’intervalli regolari.

(18) L-Istati Membri għandhom iniżżlu regoli dwar il-penali applikabbli għal ksur tad-dispożizzjonijiet ta' dan ir-Regolament u jiżguraw li huma implimentati.

(19) Il-miżuri meħtieġa għall-implimentazzjoni ta’ dan ir-Regolament għandhom jiġu adottati skond id-Deċiżjoni tal-Kunsill 1999/468/KE tat-28 ta’ Ġunju 1999 li tniżżel il-proċeduri għat-tħaddim tal-poteri ta’ implimentazzjoni mgħoddija lill-Kummissjoni[34].

(20) Dan ir-Regolament jirrispetta d-drittijiet fundamentali u josserva l-prinċipji rikonoxxuti b’mod partikolari mill-Karta tad-Drittijiet Fundamentali ta’ l-Unjoni Ewropea.

(21) It-twaqqif ta’ Sistema komuni ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viża u l-ħolqien ta’ obbligi, kondizzjonijiet u proċeduri komuni, għall-iskambju ta’ data tal-viża bejn l-Istati Membri ma tistax tintlaħaq b’mod suffiċjenti mill-Istati Membri u tista’ għalhekk, minħabba l-iskala u l-impatt ta’ l-azzjoni, tintlaħaq aħjar fil-livell Komunitarju, il-Komunità tista’ tadotta miżuri, skond il-prinċipju ta’ sussidjarjetà kif stipulat fl-Artikolu 5 tat-Trattat. Skond il-prinċipju tal-proporzjonalità, kif stipulat f’dak l-Artikolu, ir-Regolament ma jmurx lil hinn dak li hu meħtieġ sabiex jintlaħaq l-għan tiegħu.

(22) Skond l-Artikoli 1 u 2 tal-Protokoll dwar il-pożizzjoni tad-Danimarka, mehmuż mat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea u t-Trattat li jwaqqaf il-Komunità Ewropea, id-Danimarka mhux ser tieħu sehem fl-adozzjoni ta’ dan ir-Regolament u għalhekk mhijiex marbuta minnu jew soġġetta għall-applikazzjoni tiegħu. Peress illi dan ir-Regolament jibni fuq l-acquis ta’ Schengen skond id-dispożizzjonijiet tat-Titolu IV tat-Tielet Parti tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, id-Danimarka għandha, skond l-Artikolu 5 ta’ l-imsemmi Protokoll, tiddeċiedi f’perijodu ta’ sitt xhur wara l-adozzjoni ta’ dan l-istrument jekk hux ser timplimentah fil-liġi nazzjonali tagħha.

(23) Fir-rigward ta’ l-Iżlanda u n-Norveġja, dan ir-Regolament jikkostitwixxi żvilupp tad-dispożizzjonijiet ta’ l-acquis ta’ Schengen fi ħdan it-tifsira tal-Ftehim konkluż mill-Kunsill ta’ l-Unjoni Ewropea fi ħdan it-tifsira tal-Ftehim konkluż mill-Kunsill ta’ l-Unjoni Ewropea u r-Repubblika ta’ l-Iżlanda u r-Renju tan-Norveġja dwar l-assoċjazzjoni ta’ dawk iż-żewġ Stati ma’ l-implimentazzjoni, l-applikazzjoni u l-iżvilupp ta’ l-acquis ta’ Schengen[35], li jaqgħu fi ħdan il-qasam imsemmi fl-Artikolu 1, punt B tad-Deċiżjoni tal-Kunsill 1999/437/KE tas-17 ta’ Mejju 1999 dwar ċertu arranġamenti għall-applikazzjoni tal-Ftehim konkluż mill-Kunsill ta’ l-Unjoni Ewropea u r-Repubblika ta’ l-Iżlanda u r-Renju tan-Norveġja dwar l-assoċjazzjoni ta’ dawk iż-żewġ Stati ma’ l-implimentazzjoni, l-applikazzjoni u l-iżvilupp tax- Schengen acquis [36] .

(24) Għandu jsir arranġament biex jippermetti rappreżentanti ta' l-Iżlanda u n-Norveġja ikunu assoċjati mal-ħidma ta' kumitati li jassistu l-Kummissjoni fit-tħaddim tal-poteri tagħha ta’ implimentazzjoni. Tali arranġament ġie ikkontemplat fl-Iskambju ta’ Ittri bejn il-Komunità u l-Iżlanda u n-Norveġja, mehmuża mal-Ftehim ta’ Assoċjazzjoni msemmi hawn fuq [37].

(25) Dan ir-Regolament jikkostitwixxi żvilupp tad-dispożizzjonijiet ta’ l-acquis ta’ Schengen fejn ir-Renju Unit ma jieħux sehem, skond id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2000/365/KE tad- 29 ta’ Mejju 2000 dwar it-talba tar-Renju Unit tal-Gran Brittanja u l-Irlanda ta’ Fuq biex jieħdu sehem f’ċertu dispożizzjonijiet ta’ l-acquis ta’ Schengen[38]; ir-Renju Unit għalhekk mhux qed jieħu sehem fl-adozzjoni tiegħu u mhux marbut bih jew soġġett għall-applikazzjoni tiegħu.

(26) Dan ir-Regolament jikkostitwixxi żvilupp tad-dispożizzjonijiet ta’ l-acquis ta’ Schengen fejn l-Irlanda ma tiħux sehem, skond id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2002/192/KE tat-28 ta’ Frar 2002 dwar it-talba ta’ l-Irlanda biex tieħu sehem f’ċertu dispożizzjonijiet ta’ l-acquis ta’ Schengen[39]; l-Irlanda għalhekk mhux qed tieħu sehem fl-adozzjoni tiegħu u mhux marbuta bih jew soġġetta għall-applikazzjoni tiegħu.

(27) Dan ir-Regolament jikkostitwixxi att li jibni fuq l-acquis ta’ Schengen jew inkella huwa relatat miegħu fi ħdan it-tifisra ta’ l-Artikolu 3(2) ta’ l-Att ta’ Adeżjoni.

(28) Fir-rigward ta’ l-Izvizzera, dan ir-Regolament jikkostitwixxi żvilupp tad-dispożizzjonijiet ta’ l-acquis ta’ Schengen fi ħdan it-tifsira tal-Ftehim iffirmat mill-Unjoni Ewropea, il-Komunità Ewropea u l-Konfederazzjoni Svizzera dwar l-assoċjazzjoni ta’ din ta’ l-aħħar ma’ l-implimentazzjoni, l-applikazzjoni u l-iżvilupp ta’ l-acquis ta’ Schengen li jaqgħu fi ħdan il-qasam msemmi fl-Artikolu 4(1) tad-deċiżjoni tal-Kunsill dwar l-iffirmar, għan-nom tal-Komunità Ewropea, u dwar l-applikazzjoni proviżorja ta’ ċerti dispożizzjonijiet ta’ dan il-Ftehim,

ADDOTTAW DAN IR-REGOLAMENT:

KAPITOLU I

Dispożizzjonijiet Ġenerali

Artikolu 1 Suġġett u firxa ta’ l-applikazzjoni

1. Dan ir-Regolament ifisser l-għan, il-funzjonalitajiet ta’ u r-responsabilitajiet għas-Sistema ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viża (VIS), kif stabbilit bl-Artikolu 1 tad-Deċiżjoni 2004/512/KE. Huwa jniżżel il-kondizzjonijiet u l-proċeduri għall-iskambju tad- data bejn l-Istati Membri dwar applikazzjonijjiet għal viżi ta’ perijodu qasir u dwar deċiżjonijiet li jittieħdu dwar dan, inkluż id-deċiżjoni dwar jekk tkunx annullata, revokata jew estiża l-viża, sabiex tiġi ffaċilitata l-eżaminazzjoni ta’ tali applikazzjonijiet u d-deċiżjonijiet relatati.

2. Il-VIS għandha ttejjeb l-amministrazzjoni tal-politika komuni tal-viża, l-kooperazzjoni konsulari u l-konsultazzjoni bejn l-awtoritajiet ċentrali konsulari billi tiffaċilita l-iskambju ta' data bejn l-Istati Membri dwar applikazzjonijiet u d-deċiżjonijiet dwarhom, sabiex:

(a) jiġu evitati theddid għas-sigurtà interna ta’ kwalunkwe wieħed mill-Istati Membri;

(b) biex jiġi evitat in-nuqqas ta’ osservazzjoni tal-kriterji għad-diterminazzjoni ta’ l-Istat Membru responsabbli għall-eżaminazzjoni ta’ l-applikazzjoni;

(c) biex tiġi faċilitata l-ġlieda kontra l-frodi;

(d) biex jiġu faċilitati l-kontrolli mal-postijiet ta’ l-iċċekkjar mal-fruntieri esterna u fi ħdan it-territorju ta’ l-Istati Membri;

(e) biex jassistu fl-identifikazzjoni u r-ritorn ta’ immigranti illegali:

(f) biex jiffaċilitaw l-applikazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 343/2003.

Artikolu 2 Tifsiriet

Għall-għanijiet ta’ dan ir-Regolament, it-tifsiriet li ġejjin għandhom japplikaw:

(1) ‘viża’ tfisser:

(a) ‘viża għal perijodu qasir’ kif imfissra fl-Artikolu 11(1)(a) tal-Konvenzjoni li timplimenta l-Ftehim ta’ l-14 ta’ Ġunju 1985 dwar it-tneħħija gradwali ta’ kontrolli mal-fruntieri komuni[40] (hawn aktar il-quddiem imsemmija bħala “l-Konvenzjoni Schengen ”);

(b) ‘viża ta’ tranżitu’ kif imfissra fl-Artikolu 11(1)(b) tal-Konvenzjoni Schengen;

(c) ‘viża ta’ tranżitu ta’ l-ajruport’ kif imfissra fil-parti I, punt 2.1.1, ta’ l-Istruzzjonijiet Komuni Konsulari dwar viżi għal missjonijiet diplomatiċi u postijiet konsulari (minn hawn ‘il-quddiem “l-Istruzzjonijiet Komuni Konsulari”);

(d) ‘viża b’validità territorjali limitata’ kif imfissra fl-Artikolu 11(2) tal-Konvenzjoni Schengen;

(e) ‘viża nazzjonali għal perijodu twil valida fl-istess ħin bħala viża għal perijodu qasir’ kif imfissra fl-Artikolu 18 tal-Konvenzjoni Schengen;

(2) ‘Tikketta tal-viża’ tfisser il-format uniformi tal-viżi kif imfisser bir-Regolament (KE) Nru 1683/95;

(3) ‘l-awtoritajiet tal-viża’ tfisser l-awtoritajiet ta’ kull Stat Membru li huma responsabbli għall-eżaminazzjoni ta’ applikazzjonijiet u għad-deċiżjonijiet meħuda dwarhom jew għal deċiżjoniet dwar jekk jiġux annullati, revokati jew estiżi viżi;

(4) ‘formola ta’ l-applikazzjoni’ tfisser il-formola uniformi ta’ applikazzjoni għal viżi f’Anness 16 għall-Istruzzjonijiet Komuni Konsulari;

(5) ‘applikant’ tfisser ċittadin ta’ pajjiż terz li ddepożita applikazzjoni għal viża;

(6) ‘ċittadin ta’ pajjiż terz’ tfisser kwalunkwe ċittadin li mhuwiex ċittadin ta’ l-Unjoni Ewropea fi ħdan it-tifsira ta’ l-Artikolu 17(1) tat-Trattat KE;

(7) ‘membri tal-grupp’ tfisser applikanti oħra ma’ min l-applikant qed jivjaġġa flimkien, inkluż il-mara/raġel u t-tfal li qed jakkompanjaw l-applikant;

(8) ‘dokument ta’ l-ivvjaġġar’ tfisser passaport jew dokument ieħor ekwivalenti, li jintitola lid-detentur jaqsam il-fruntieri esterni u ma’ xiex tista tiżdiedlu viża;

(9) ‘Stat Membru responsabbli’ tfisser l-Istat Membru li daħħal id- data fil-VIS;

(10) ‘verifikazzjoni’ tfisser il-proċess ta’ tqabbil ta’ settijiet ta’ data biex tiġi stabbilita l-validità ta’ l-identità mitluba ( one-to-one check );

(11) ‘identifikazzjoni’ tfisser il-proċess biex tiġi determinata l-identità ta’ persuna permezz ta’ tfittxija fil-bażi tad- data ma’ settijiet multipli ta’ data (kontroll one-to-many check ).

Artikolu 3 Kategoriji ta’ data

1. Il-kategoriji li ġejjin biss għandhom jiġu rrekordjati fil-VIS:

(a) data alfanumerika dwar l-applikant u dwar viżi mitluba, maħruġa, irrifjutati, annullati, revokati jew estiżi;

(b) ritratti;

(c) data tal-marki tas-swaba’;

(d) links għal applikazzjonijiet oħra.

2. Il-messaġġi trażmessi bl-infrastruttura tal-VIS, msemmija fl-Artikolu 14, l-Artikolu 21(2) u l-Artikolu 22(2), m’għandhomx jiġu rrekordjati fil-VIS, bla ħsara għar-rekordjar tad- data processing operations skond l-Artikolu 28.

Artikolu 4 Aċċess għad-dħul, l-emendar, it-tħassir u l-konsultazzjoni ta’ data

1. Aċċess għall-VIS għad-dħul, emendar jew tħassir tad- data msemmija fl-Artikolu 3(1) skond dan ir-Regolament għandha tiġi riservata esklussivament għal impjegati awtorizzati kif xieraq mill-awtoritajiet tal-viża.

2. Aċċess għall-VIS biex tiġi kkonsultata d- data għandha tiġi riservata esklussivament għal impjegati awtorizzati kif xieraq ta’ l-awtoritajiet ta’ kull Stat Membru li huma kompetenti għall-għanijiet mniżżla fl-Artikoli 13 sa 19, u limitat sal-livell li d- data hija meħtieġa għall-eżekuzzjoni tal-kompiti skond dawn l-għanijiet.

3. Kull Stat Membru għandu jinnomina l-awtoritajiet kompetenti, li l-impjegati tagħhom għandu jkolhom aċċess li jidħlu, jemendaw, iħassru jew jikkonsultaw data fil-VIS. Kull Stat Membru għandu jgħaddi lill-Kummissjoni elenku ta’ dawn l-awtoritajiet.

Il-Kummissjoni għanda tippublika dawk l-elenki fil- Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea .

KAPITOLU II

Dħul u użu ta' data mill-awtoritajiet tal-viża

Artikolu 5 Proċeduri għad-dħul ta’ data ma’ l-applikazzjoni

1. Mal-wasla ta’ applikazzjoni, l-awtorità tal-viża għandha toħloq mingħajr dewmien il-fajl ta’ l-applikazzjoni, billi ddaħħal id- data msemmija fl-Artikoli 6 u 7 fil-VIS.

2. Meta jkun qed jinħoloq il-fajl ta’ l-applikazzjoni, l-awtorità tal-viża għandha tiċċekkja fil-VIS jekk kenitx ġiet reġistrata applikazzjoni preċedenti ta’ l-individwu applikant minn kwalunkwe wieħed mill-Istati Membri.

3. Jekk applikazzjoni preċedenti ġiet reġistrata, l-awtorità tal-viża għandha torbot kull fajl ġdid ta’ applikazzjoni mal-fajl ta’ applikazzjoni ta’ qabel dwar dak l-applikant.

4. Jekk l-applikant qed jivvjaġġa fi grupp ma’ applikanti oħra, l-awtorità tal-viża għandha toħloq fajl ta’ applikazzjoni għal kull applikant u torbot il-fajls ta’ applikazzjoni tal-membri tal-grupp.

Artikolu 6 Data mad-depożitu ta’ l-applikazzjoni

L-awtorità tal-viża għandha ddaħħal id- data li ġejja fil-fajl ta’ applikazzjoni:

(1) in-numru ta’ l-applikazzjoni;

(2) informazzjoni dwar l-istatus, li tindika li ġiet mitluba viża;

(3) l-awtorità fejn l-applikazzjoni ġiet depożitata, u jekk l-applikazzjoni ġietx depożitata għand dik l-awtorità għan-nom ta' Stat Membru ieħor;

(4) id- data li ġejja li għandha tittieħed mill-formola ta’ l-applikazzjoni:

(a) kunjom, kunjom tat-twelid, kunjom(iet) ta' qabel u ismijiet; sess; data, post u pajjiż tat-twelid;

(b) ċittadinanza preżenti u ċittadinanza tat-twelid;

(c) tip u numru tad-dokument ta’ ivvjaġġar, l-awtorità li ħarġitu u d-data tal-ħruġ u ta’ l-għeluq;

(d) post u data ta’ l-applikazzjoni;

(e) tip ta’ viża mitluba;

(f) dettalji tal-persuna li qed joħroġ stedina jew responsabbli li jħallas l-ispejjeż tal-ħajja matul il-waqfa, li huma,

(i) fil-każ ta’ persuna naturali, kunjom, isem u indirizz tal-persuna;

(ii) fil-każ ta’ kumpanija, l-isem tal-kumpanija u l-kunjom u l-isem tal-persuna ta’ kuntatt ta’ dik il-kumpanija;

(5) ir-ritratt ta’ l-applikant, skond ir-Regolament (KE) Nru 1683/95;

(6) marki tas-swaba’ ta’ l-applikant skond id-dispożizzjonijiet relevanti ta’ l-Istruzzjonijiet Komuni Konsulari.

Artikolu 7 Data addizzjonali f’każ ta’ konsultazzjoni bejn awtoritajiet ċentrali

Jekk tkun meħtieġa konsultazzjoni bejn awtoritajiet ċentrali minn kwlaunkwe wieħed mill-Istati Membri skond l-Artikolu 17(2) tal-Konvenzjoni Schengen, l-awtorità tal-viża għandha ddaħħal id- data addizzjonali li ġejja li għandha tittieħed mill-formola ta’ l-applikazzjoni:

(1) destinazzjoni prinċipali u dewmien tal-waqfa intenzjonata;

(2) l-għan tal-vjaġġ;

(3) id-data tal-wasla u tat-tluq;

(4) fruntiera ta’ l-ewwel daħla jew rotta ta’ tranżitu;

(5) residenza;

(6) l-impjieg preżenti u min iħaddem; għall-istudenti: l-isem ta’ l-iskola;

(7) kunjom u isem(ismijiet) tal-missier u l-omm ta' l-applikant.

Artikolu 8 Data li għandha tiġi miżjuda għal viża li nħarġet

1. Fejn ittieħdet deċiżjoni biex tinħareġ viża, l-awtorità kompetenti tal-viża għandha żżid id- data li ġejja fil-fajl ta’ l-applikazzjoni:

(a) infomazzjoni dwar l-istatus li tindika li l-viża nħarġet, li tissotitwixxi l-informazzjoni dwar l-istatus li ntalbet viża;

(b) l-awtorità li ħarġet il-viża, u jekk dik l-awtorità ħarġithiex f’ isem Stat Membru ieħor;

(c) data u post fejn inħarġet il-viża;

(d) it-tip ta' viża;

(e) in-numru tat-tikketta tal-viża;

(f) it-territorju fejn id-detentur tal-viża huwa ntitolat jivvjaġġa, skond id-dispożizzjonijiet relevanti ta’ l-Istruzzjonijiet Komuni Konsulari;

(g) il-perijodu ta’ validità tal-viża;

(h) in-numru ta’ dħul awtorizzati bil-viża fit-territorju fejn il-viża hija valida;

(i) id-dewmien tal-waqfa kif awtorizzata mill-viża.

2. Jekk applikazzjoni hija rtirata qabel tittieħed deċiżjoni jekk tinħariġx viża, l-awtorità tal-viża fejn ġiet depożitata l-applikazzjoni għandha tissostitwixxi l-informazzjoni dwar l-istatus li l-viża ntalbet mill-informazzjoni dwar l-istatus li l-applikazzjoni ġiet irtirata, b’indikazzjoni tad-data ta’ l-irtirar.

Artikolu 9 Data li għandha tiġi miżjuda f’każ ta’ rifjut li tiġi eżaminata l-applikazzjoni

F’każ ta’ rifjut li tiġi eżaminata l-applikazzjoni, l-awtorità tal-viża fejn ġiet depożitata l-applikazzjoni għandha żżid id- data li ġejja fil-fajl ta' l-applikazzjoni:

(1) infomazzjoni dwar l-istatus li tindika li l-eżaminazzjoni ta’ l-applikazzjoni ġiet rifjutata, li tissostitwixxi l-informazzjoni dwar l-istatus li l-viża ntalbet;

(2) l-awtorità li rrifjutat l-eżaminazzjoni ta’ l-applikazzjoni u jekk din id-deċiżjoni ttieħditx f’ isem Stat Membru ieħor;

(3) post u data tad-deċiżjoni;

(4) l-Istat Membru kompetenti biex jeżamina l-applikazzjoni.

Artikolu 10 Data li għandha tiġi miżjuda għal viża li ġiet rifjutata

1. Fejn ittieħdet deċiżjoni biex tiġi rifjutata viża, l-awtorità kompetenti tal-viża għandha żżid id- data li ġejja fil-fajl ta’ l-applikazzjoni:

(a) infomazzjoni dwar l-istatus li tindika li l-viża ġiet irrifjutata, li tissostitwixxi l-informazzjoni dwar l-istatus li ntalbet viża;

(b) l-awtorità li rrifjutat il-viża u jekk din id-deċiżjoni tteħditx f’ isem Stat Membru ieħor;

(c) post u data tad-deċiżjoni.

2. Il-fajl ta’ l-applikazzjoni għandu jindika wkoll ir-raġuni(jiet) għar-rifjut tal-viża, li għandhom ikunu wieħed jew aktar minn dawn li ġejjin:

(a) nuqqas li jiġi sottomess dokument validu ta’ l-ivvjaġġar;

(b) nuqqas li jiġu sottomessi dokumenti li jippruvaw l-għan u l-kondizzjonijiet tal-waqfa intenzjonata, nuqqas li jiġi ppruvat il-pussess ta’ mezzi suffiċjenti għas-sussistenza matul il-waqfa jew nuqqas li jiġi ppruvat li l-applikant huwa f'pożizzjoni li jakkwista tali mezzi leġittimament;

(c) allarm fuq l-applikant għall-għanijiet li jiġi rifjutat dħul;

(d) l-applikant jikkostitwixxi theddid għall-politika pubblika, s-sigurtà interna, s-saħħa pubblika jew ir-relazzjonijiet internazzjonali ta’ kwalunkwe wieħed mill-Istati Membri.

Artikolu 11 Data li għandha tiġi miżjuda għal viża li ġiet annullata jew revokata

1. Fejn ittieħdet deċiżjoni biex tiġi annullata jew revokata viża, l-awtorità kompetenti tal-viża għandha żżid id-data li ġejja fil-fajl ta’ l-applikazzjoni:

(a) infomazzjoni dwar l-istatus li tindika li l-viża ġiet annullata jew revokata, li tissostitwixxi l-informazzjoni dwar l-istatus li l-viża nħarġet;

(b) l-awtorità li annullat jew irrevokat il-viża u jekk din id-deċiżjoni ttieħditx f’ isem Stat Membru ieħor;

(c) post u data tad-deċiżjoni;

(d) il-perijodu mnaqqas ta’ validità tal-viża, jekk xieraq.

2. Il-fajl ta’ l-applikazzjoni għandu jindika wkoll ir-raġuni(jiet) għall-annullament jew revoka tal-viża, li għandhom ikunu:

(a) fil-każ ta’ annullament jew revoka, wieħed jew aktar mir-raġunijiet elenkati fl-Artikolu 10(2);

(b) fil-każ ta’ deċiżjoni biex jitnaqqas it-tul tal-perijodu ta’ validità tal-viża, wieħed jew aktar minn dawn li ġejjin:

(i) għall-għanijiet tat-tkeċċija ta’ l-applikant;

(ii) nuqqas ta’ mezzi adegwati ta’ sussistenza għad-dewmien inizzjali intenzjonat tal-waqfa.

Artikolu 12 Data li għandha tiġi miżjuda għal viża li ġiet estiża

1. Fejn ittieħdet deċiżjoni biex tiġi estiża viża, l-awtorità kompetenti tal-viża għandha żżid id-data li ġejja fil-fajl ta’ l-applikazzjoni:

(a) infomazzjoni dwar l-istatus li tindika li l-viża ġiet estiża, li tissostitwixxi l-informazzjoni dwar l-istatus li l-viża nħarġet;

(b) l-awtorità li estendiet il-viża u jekk din id-deċiżjoni ttieħditx f’ isem Stat Membru ieħor;

(c) post u data tad-deċiżjoni;

(d) in-numru tat-tikketta tal-viża, jekk l-estensjoni tal-viża ser ikollha forma ta’ tikketta ġdida tal-viża;

(e) perijodu ta’ l-estensjoni tal-validità;

(f) perijodu ta’ l-estensjoni tad-dewmien awtorizzat tal-waqfa.

2. Il-fajl ta’ l-applikazzjoni għandu jindika wkoll ir-raġuni(jiet) għall-estensjoni tal-viża, li għandhom ikunu wieħed jew aktar minn dawn li ġejjin:

(a) force majeure;

(b) raġunijiet umanitarji;

(c) raġunijiet serji ta’ xogħol;

(d) raġunijiet serji personali.

Artikolu 13 Użu tal-VIS għall-eżaminazzjoni ta’ l-applikazzjonijiet

1. L-awtorità kompetenti tal-viża għandha tikkonsulta l-VIS għall-għanijiet ta’ l-eżaminazzjoni ta’ l-applikazzjonijiet u d-deċiżjonijiet relatati ma’ dawk l-applikazzjonijiet skond id-dispożizzjonijiet relevanti ta’ l-Istruzzjonijiet Komuni Konsulari.

2. Għall-għanijiet imsemmija fil-paragrafu 1, l-awtorità kompetenti tal-viża għandha tingħata aċċess biex tfittex b’wieħed jew aktar mid- data li ġejja:

(a) in-numru ta’ l-applikazzjoni;

(b) id-data msemmija fl-Artikolu 6(4)(a);

(c) id-data fuq id-dokument ta’ l-ivvjaġġar, msemmija fl-Artikolu 6(4)(c);

(d) l-isem tal-persuna jew kumpanija msemmija fl-Artikolu 6(4)(f);

(e) ritratti;

(f) marki tas-swaba’;

(g) in-numru tat-tikketta tal-viża ta’ kwalunke viża preċedenti li nħarġet.

3. Jekk it-tfittxija b’waħda jew aktar mid- data elenkati fil-paragrafu 2 tindika li data dwar l-applikant hija rrekordjata fil-VIS, l-awtorità tal-viża għandha tingħata aċċess għal-fajl ta’ l-applikant u l-fajl(s) marbuta ta' applikazzjoni, biss għall-għanijiet msemmija fil-paragrafu1.

Artikolu 14 Użu tal-VIS għall-konsultazzjoni u talbiet għal dokumenti

1. Għall-fini ta’ konsultazzjoni bejn awtoritajiet nazzjonali ċentrali dwar applikazzjonijiet skond l-Artikolu 17(2) tal-Konvenzjoni ta’ Schengen, it-talba għall-konsultazzjoni u r-risposti għalihom ikunu trażmessi skond il-paragrafu 2.

2. L-Istat Membru li huwa responsabbli għall-evalwazzjoni ta’ l-applikazzjoni jrid jittrażmetti t-talba ta’ konsultazzjoni flimkien man-numru ta’ l-applikazzjoni lill-VIS, b’ indikazzjoni ta’ l-Istat Membru jew l-Istati Membri li jridu jiġu konsultati.

Il-VIS se jxandar it-talba lill-Istat jew l-Istati Membri indikati.

L-Istat jew l-Istati Membri kkonsultati se jxandru t-tweġiba lill-VIS, li sejra xxandar dik it-tweġiba lill-Istat Membru li għamel it-talba.

3. Il-proċedura prevista fil-paragrafu 2 tista’ tapplika wkoll għax-xandir tat-tagħrif dwar il-ħruġ ta’ viżi b’validità territorjali limitata u messaġġi oħra marbuta mal-kooperazzjoni konsulari kif ukoll max-xandir ta’ talbiet lill-awtoritajiet kompetenti tal-viża sabiex jgħaddu kopji ta’ dokumenti ta’ vjaġġ u dokumenti oħra li jakkumpanjaw l-applikazzjoni.

4. It-tagħrif personali mxandar skond dan l-Artikolu se jkun użat biss għall-konsultazzjoni mill-awtoritajiet nazzjonali ċentrali u għall-kooperazzjoni konsulari.

Artikolu 15 L-użu tat-tagħrif għar-rappurtar u l-istatistika

L-awtoritajiet kompet enti tal-viża għandhom ikollhom aċċess għal dan it-tagħrif, sabiex ikunu jistgħu jikkonsultawh u biss għall-għanijiet tar-rappurtar u l-istatistika:

(1) informazzjoni dwar l-istatus;

(2) l-awtoritajiet kompetenti;

(3) ċittadinanza kurrenti ta’ l-applikant;

(4) fruntiera ta’ l-ewwel dħul;

(5) id-data u post ta’ l-applikazzjoni jew id-deċiżjoni dwar il-viża;

(6) it-tip ta’ viża mitluba jew maħruġa;

(7) it-tip ta’ dokument ta’ vjaġġar;

(8) ir-raġunijiet indikati għal kwalunkwe deċiżjoni dwar il-viża jew l-applikazzjoni tal-viża;

(9) l-awtorità kompetenti u d-data tad-deċiżjoni li ċaħdet kwalunkwe applikazzjoni preċedenti għall-viża.

KAPITOLU III

Użu ta’ data minn awtoritajiet oħra

Artikolu 16 Użu ta’ data għal verifiki fuq viżi

1. L-awtoritajiet kompetenti għat-twettiq ta’ verifiki f’ fruntjieri esterni u fit-territorju ta’ l-Istat Membru, ser ikollhom aċċess sabiex ifittxu bis-segwenti data , għall-fini biss sabiex tiġi verifikata l-identità tal-persuna u/jew l-awtentiċità tal-viża:

(a) id- data imsemmija fl-Artikolu 6(4)(a);

(b) id- data fuq id-dokument ta’ l-ivjaġġar, imsemmi fl-Artikolu 6(4)(c);

(c) ritratti;

(d) marki tas-swaba’;

(e) in-numru ta’ l-istiker tal-viża.

2. Jekk it-tfittxija b’ xi data elenkata fil-paragrafu 1 tindika li d- data dwar l-applikant huwa rekordjat fil-VIS, l-awtorità kompetenti ser tingħata aċċess sabiex tikkonsulta id- data segwenti tal-fajl ta’ l-applikazzjoni kif ukoll ta’ fajl(s) ta’ applikazzjoni relatata ta’ grupp ta’ membri, għall-għan waħdieni imsemmi fil-paragrafu 1:

(a) l-informazzjoni dwar status u d- data meħuda mill-formola ta’ l-applikazzjoni, imsemmija fl-Artikolu 6(2), (4) u l-Artikolu 7;

(b) ritratti,

(c) marki tas-swaba’;

(d) id- data imdaħħla għal kwalunkwe viża maħruġa, annullata, revokata jew estiża preċedentement.

Artikolu 17 Użu ta’ data għal identifikazzjoni u r-ritorn ta’ immigranti illegali

1. L-awtoritajiet kompetenti ta’ l-immigrazzjoni irid ikollhom aċċess sabiex ifittxu bis-segwenti data , għall-fini biss ta’ identifikazzjoni u r-ritorn ta’ immigranti illegali:

(a) id- data imsemmija fl-Artikolu 6(4)(a);

(b) ritratti;

(c) marki tas-swaba’.

2. Jekk fit-tfittxija b’waħda jew bosta mid- data elenkati fil-paragrafu 1 jindika li data dwar l-applikant huwa rrekordjat fil-VIS, l-awtorità kompetenti għandha tingħata aċċess sabiex tikkonsulta d- data segwenti tal-fajl ta’ l-applikazzjoni u l-fajl(s) ta’ l-applikazzjoni relatata(i), għall-finijiet biss imsemmija fil-paragrafu 1:

(a) l-informazzjoni dwar status u l-awtorità li għandha ġiet imressqa l-applikazzjoni;

(b) id- data meħudha mill-formola ta’ l-applikazzjoni, imsemmija fl-Artikolu 6(4) u l-Artikolu 7;

(c) ritratti;

(d) id- data imdaħħla għal dak li jirrigwarda kwalunkwe viża maħruġa, miċħuda, annullati, revokati jew estiżi preċedentement.

Artikolu 18 L-użu ta’data sabiex tiġi stabbilita r-responsabilità għall-applikazzjonijiet għal ażil

1. L-awtoritajiet kompetenti ta’ ażil ikollhom aċċess sabiex ifittxu bid- data segwenti għal fini biss li tiġi stabbilita liema Stat Membru huwa responsabbli li jeżamina applikazzjoni għal ażil skond l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru. 343/2003:

(a) id- data msemmija fl-Artikolu 6(4)(a);

(b) ritratti;

(c) marki tas-swaba’.

2. Fit-tfittxija b’waħda jew bosta mid- data elenkati fil-paragrafu 1 jindika li viża maħruġa b’data ta’ skadenza ta’ mhux aktar minn sitt xhur qabel id-data ta’ l-applikazzjoni għall-ażil, u/jew viża estiża sa data ta’ skadenza ta’ mhux aktar minn sitt xhur qabel id-data ta’ l-applikazzjoni ta’ l-ażil, huwa rekordjat fil-VIS, l-awtorità kompetenti għandha tingħata aċċess sabiex tikkonsulta d- data segwenti fuq tali viża, unikament għall-fini msemmija fil-paragrafu 1:

(a) l-awtorità li ħarġet jew estendiet il-viża;

(b) it-tip ta’ viża;

(c) il-perijodu ta’ validità tal-viża;

(d) it-tul ta’ żmien tal-waqfa

(e) ritratti.

Artikolu 19 Użu ta’ data għall-evalwazzjoni ta’ l-applikazzjoni għal ażil

1. L-awtoritajiet kompetenti għall-ażil ser ikollhom aċċess skond ir-Regolament (KE) Nru. 343/2003 għal tfitxxija bid- data segwenti, għall-fini biss ta’ l-evalwazzjoni ta’ applikazzjoni għall-ażil:

(a) id- data msemmija fl-Artikolu 6(4)(a);

(b) ritratti;

(c) marki tas-swaba’.

2. Jekk fit-tfittxija b’waħda jew bosta mid- data elenkati fil-paragrafu 1 tindika li d- data dwar l-applikant huwa rekordjat fil-VIS, l-awtorità kompetenti għandha jkollha aċċess sabiex tikkonsulta d- data segwenti tal-fajl ta’ l-applikazzjoni u l-fajl(s) ta’ applikazzjoni konnessi, għal fini biss imsemmi fil-paragrafu 1:

(a) l-informazzjoni dwar status u l-awtorità li għandha ġiet imressqa l-applikazzjoni;

(b) id- data meħudha mill-formola ta’ l-applikazzjoni, imsemmija fl-Artikolu 6(4) u l-Artikolu 7;

(c) ritratti;

(d) id- data imdaħħla għal dak li jirrigwarda kwalunkwe viża maħruġa, miċħuda, annullata, revokata jew estiża qabel, jew għaċ-ċaħda sabiex tiġi eżaminata l-applikazzjoni.

KAPITOLU IV

Żamma u emendar tad- data

Artikolu 20 Perijodu ta’ żamma għal ħżin ta’ data

1. Kull fajl ta’ applikazzjoni jrid jiġi maħżun fil-VIS għal ħames snin, mingħajr preġudizzju għat-tħassir imsemmi fl-Artikolu 21 u l-Artikolu 22 u għaż-żamma ta’ rekords imsemmija fl-Artikolu 28.

Dak il-perijodu jibda:

(a) bid-data ta’ skadenza tal-viża, jekk ġiet maħruġa viża;

(b) bid-data ġdida ta’ skadenza tal-viża, jekk ġiet annullata revokata jew estiża viża;

(c) fuq id- data tal-ħolqien tal-fajl ta’ applikazzjoni fil-VIS, jekk viża jew l-evalwazzjoni ta’ l-applikazzjoni ġiet miċħuda, jew l-applikazzjoni ġiet revokata.

2. Ma l-iskadenza tal-perijodu msemmi fil-paragrafu 1, il-VIS għandu jħassar awtomatikament il-fajl ta’ l-applikazzjoni u l-link(s) għal dan il-fajl.

Artikolu 21 Emendar tad-data

1. L-Istat Membru biss li huwa responsabbli għandu d-dritt li jemenda d- data li huwa trażmetta lill-VIS, billi tali data tiġi aġġornata, imsaħħa jew ikkorreġuta, jew sabiex titħassar skond il-paragrafu 3 ta’ dan l-Artikolu jew għall-Artikolu 22.

2. Jekk Stat Membru għandu evidenza li tindika li data proċessata fil-VIS mhix preċiża jew li dik id-data kienet ipproċessata fil-VIS f’ mod li jmur kontra dan ir-Regolament, huwa jrid jinforma lill-Istat Membru responsabbli immedjatament. Tali messaġġ jista’ jiġi trażmess mill-infrastruttura tal-VIS.

3. L-Istat Membru responsabbli jrid jivverifika d- data kkonċernata u, jekk meħtieġ, jemenda jew iħassarha immedjatament.

Artikolu 22 Tħassir tad-data bil-quddiem

1. Fajls ta’ l-applikazzjoni u l-links konnessi ma’ applikant li ħa ċittadinanza ta’ kwalunkwe Stat Membru qabel l-iskadenza tal-perijodu msemmi fl-Artikolu 20(1) iridu jitħassru mill-VIS immedjatament malli l-Istat Membru responsabbli jsir konxju li l-applikant ħa tali ċittadinanza.

2. Kull Stat Membru jrid javża lill-Istat Membru responsabbli immedjatament, jekk applikant ikun ħa ċittadinanza tiegħu. Tali messaġġ jista’ jiġi trażmess mill-infrastruttura tal-VIS.

KAPITOLU V

Operat u Responsabilitajiet

Artikolu 2 3 Ġestjoni ta’ l-operat

1. Il-Kummissjoni hija responsabbli għat-twaqqif u l-operat tas-Sistema Ċentrali ta’ Informazzjoni tal-Viżi u l-infrastruttura ta’ komunikazzjoni bejn is-Sistema Ċentrali ta’ Informazzjoni tal-Viżi u l- Interfaces Nazzjonali.

2. Id- data għandha tkun ipproċessata mill-VIS f’ isem l-Istati Membri.

3. Għal dak li jirrigwarda l-ipproċessar ta’ data personali fil-VIS, kull Stat Membru irid jappunta l-awtorità li tkun kunsidrata bħala l-kontrollur skond l-Artikolu 2(d) tad- Direttiva 95/46/KE. Kull Stat Membru jrid jikkomunika din l-awtorità lill-Kummissjoni.

Artikolu 2 4 Konnessjoni mas-Sistemi Nazzjonali

1. Il-VIS għandu jkun mqabbad mas-Sistema Nazzjonali ta’ kull Stat Membru permezz ta’ l- Interface Nazzjonali fl-Istat Membru kkonċernat.

2. Kull Stat Membru jrid jappunta awtorità nazzjonali, li għandha tagħti l-aċċess lill-awtoritajiet kompetenti imsemmija fl-Artikolu 4(1) u (2) tal-VIS, u tqabbad lill-awtorità nazzjonali ma’ l- Interface Nazzjonali.

3. Kull Stat Membru jrid josserva proċeduri awtomattiżati għall-ipproċessar tad- data .

4. Kull Stat Membru huwa responsabbli għall-:

(a) l-iżvilupp tas-Sistema Nazzjonali u/jew l-adattament tagħha għall-VIS skond l-Artikolu 2(2) tad-Deċiżjoni 2004/512/KE;

(b) l-organizzazzjoni, tmexxija, l-operat u l-manutenzjoni tas-Sistema Nazzjonali tagħha;

(c) it-tmexxija u l-arranġamenti għal aċċess ta’ staff awtorizzati kif jixraq ta’ l-awtoritajiet nazzjonali kompetenti għall-VIS skond dan ir-Regolament.

(d) sabiex tassorbi l-ispejjeż li s-Sistemi Nazzjonali jiffaċċjaw u l-ispejjeż għall-konnessjoni tagħhom ma’ l- Interface Nazzjonali, inkluż l-investiment u l-ispejjeż ta’ l-operat għall-infrastruttura tal-komunikazzjoni bejn l- Interface Nazzjonali u s-Sistema Nazzjonali.

Artikolu 25 Responsabilità għall-użu tad-data

1. Kull Stat Membru jrid jiżgura li d- data hija proċessata b’ mod legali. L-Istat Membru responsabbli jrid jiżgura partikolarment li:

(a) id- data hija miġbura b’ mod legali;

(b) id- data hija trażmessa b’ mod legali lill-VIS;

(c) id- data hija preċiża u aġġornata meta hija trażmessa lill-VIS.

2. Il-Kummissjoni għandha tiżgura li l-VIS huwa mħaddem skond dan ir-Regolament u r-regoli tagħha ta’ implimentazzjon. B’ mod partikolari, il-Kummissjoni trid:

(a) tieħu l-miżuri neċessarji sabiex tiżgura s-sigurtà tas-Sistema Ċentrali ta’ Informazzjoni tal-Viżi u ta’ l-infrastruttura ta’ komunikazzjoni bejn is-Sistema Ċentrali ta’ Informazzjoni tal-Viżi u l- Interfaces Nazzjonali, mingħajr preġudizzju għar-responsabilitajiet ta’ kull Stat Membru;

(b) tiżgura li staff biss li huwa awtoriżżat kif jixraq ikollu aċċess għal data ipproċessata fil-VIS għat-twettiq ta’ kompiti tal-Kummissjoni skond dan ir-Regolament.

3. Il-Kummissjoni għandha tinforma lill-Parlament Ewropew u l-Kunsill dwar il-miżuri li tieħu skond il-paragrafu 2.

Artikolu 26 Sigurtà tad-Data

1. L-Istat Membru responsabbli għandu jiżgura s-sigurtà tad- data qabel u waqt it-trażmissjoni lill- Interface Nazzjonali. Kull Stat Membru għandu jiżgura s-sigurtà tad- data li tirċievi mill-VIS.

2. Kull Stat Membru għandu jieħu l-miżuri neċessarji sabiex:

(a) iwaqqaf kwalunkwe persuna mhux awtorizzata milli jkollha aċċess għall-installazzjonijiet nazzjonali li fiha l-Istat Membru jwettaq l-operati skond il-fini tal-VIS (verifiki fid-dħul ta’ l-istallazzjoni);

(b) iwaqqaf data u data medja milli tinqara, tiġi kupjata, modifikata jew imħassra minn persuni mhux awtorizzati (kontroll ta’ data medja);

(c) jiżgura li jkun possibbli li tiġi verifikata u stabbilita liema data ġiet ipproċessata fil-VIS, meta u minn min (kontroll ta’ rekordjar tad- data );

(d) iwaqqaf l-ipproċessar mhux awtorizzat ta’ data fil-VIS u kwalunkwe modifika jew tħassir mhux awtorizzat ta’ data ipproċessata fil-VIS (kontroll ta’ dħul tad- data );

(e) jiżgura li, fl-użu tal-VIS, persuni mhux awtorizzati jkollhom biss aċċess għal data li taqa’ taħt kompetenza tagħhom (kontroll ta' aċċess);

(f) jiżgura li huwa possibbli li tiġi verifikata u jiġi stabbilit għand liema awtoritajiet għandha tiġi trażmessa data rekordjata fil-VIS minn tagħmir ta’ trażmissjoni tad- data (kontroll tat-trażmissjoni);

(g) iwaqqaf il-qari, ikkupjar, modifikar jew tħassir mhux awtoriżżat tad- data waqt it-trażmissjoni ta’ data sa jew mill-VIS (kontroll tat-trasport).

3. Il-Kummissjoni għandha tieħu l-miżuri ekwivalenti għal dawk imsemmija fil-paragrafu 2 għal dak li jirrigwarda l-operat tal-VIS.

Artikolu 27 Responsabilità

1. Kull persuna jew Stat Membru li, sofra danni kkawżati minn operat ta’ ipproċessar illegali jew kull att li mhux kompatibbli ma’ dan ir-Regolament tkun/ikun intitolat jirċievi kumpens mill-Istat Membru li huwa responsabbli għad-danni li seħħew. Dak l-Istat ikun eżentat minn responsabbilità, kollha kemm hi jew in parti, jekk juri li mhux responsabbli għall-ġrajja li tat lok li jseħħu d-danni.

2. Jekk in-nuqqas min-naħa ta’ Stat Membru li jissodisfa l-obbligi tiegħu taħt dan ir-Regolament jikkawżaw danni lill-VIS, dak l-Istat Membru jinżamm responsabbli għal tali ħsara, sakemm u sa fejn il-Kummissjoni baqgħet lura milli tieħu miżuri raġonevoli sabiex tipprevjeni li jseħħu id-danni jew li tnaqqas l-impatt tagħhom.

3. Talbiet għal kumpens kontra Stat Membru għad-danni msemmija fil-paragrafi 1 u 2 ikunu regolati mid-dispożizzjonijiet tal-ligi nazzjonali ta’l-Istat Membru konvenut.

Artikolu 28 Żamma tar-rekords

1. Kull Stat Membru u l-Kummissjoni għandhom iżommu rekords tal-operati kollha ta’ ipproċessar tad- data fi ħdan il-ħdan il-VIS. Dawn ir-rekords għandhom juru l-għan ta’ l-aċċess imsemmi fl-Artikolu 4(1) u fl-Artikoli 13 sa 19, id-data u l-ħin, id- data trażmessa, id- data użata għall-interrogazzjoni u l-isem ta’ l-awtorità li ddaħħal jew li tieħu d- data . Minnbarra dan, kull Stat Membru jrid iżomm ir-rekords tal-persuni responsabbli għad-dħul u teħid ta’ data .

2. Tali rekords jistgħu jintużaw biss għas-sorveljanza tal-ħarsien tad- data tal-ammissibilità ta’ ipproċessar tad- data kif ukoll sabiex tiżgura s-sigurtà tad- data . Ir-rekords għandhom jiġu protetti permezz ta’ miżuri xierqa kontra aċċess mhux awtorizzat u mħassra wara perijodu ta’ sena wara li jkun sada l-perijodu ta’ żamma imsemmi fl-Artikolu 20(1), jekk mhumiex meħtieġa għal proċeduri ta’ sorveljanza li jkunu diġà nbdew.

Artikolu 29 Penali

L-Istati Membri għandhom ifasslu r-regoli u l-penali applikabbli għal ksur tad-dispożizzjonijiet ta’ dan ir-Regolament li jittrattaw l-ħarsien tad- data u għandhom jieħdu l-miżuri kollha neċessarji sabiex jiżguraw li huma implimentati. Il-penali provduti għandhom ikunu effettivi, proporzjonati u li jaqtgħu qalb dak li jkun. L-Istati Membri għandhom jinnotifikaw dawk id-dispożizzjonijet lill-Kummissjoni l-aktar tard sad-data ta’ notifikazzjoni msemmija fl-Artikolu 37(1) u iridu jinnotifikawha minnufih dwar kwalunkwe emenda sussegwenti li taffetwahom.

KAPITOLU VI

Drittijiet u superviżjoni tal-ħarsien tad- data

Artikolu 30 Dritt ta’ informazzjoni

1. L-Applikanti u l-persuni msemmija fl-Artikolu 6(4)(f) għandhom ikunu infurmati mill-Istat Membru responsabbli dwar dan li ġej:

(a) l-identità tal-kontrollur imsemmi fl-Artikolu 23(3) u tar-rappreżentant tiegħu, jekk hemm;

(b) il-fini li għalihom id- data ser tkun ipproċessata fil-VIS;

(c) min ser jirċievi d- data ;

(d) it-teħid tad- data hija mandatorja għall-eżami ta’ l-applikazzjoni;

(e) l-eżistenza tad-dritt t’aċċess għall-, u d-dritt li tiġi kkoreġuta d- data dwar dik il-persuna.

2. L-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 għandha tingħata lill-applikant meta tittieħed id- data mill-formola ta’ applikazzjoni, ir-ritratt u l-marka tas-swaba’ kif ipprovdut fl-Artikolu 6(4), (5), (6) u l-Artikolu 7.

3. L-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 tingħata lill-persuni msemmija fl-Artikolu 6(4)(f) fil-formoli li jridu jiġu ffirmati minn dawk il-persuni li jagħtu evidenza ta’ stedina, sponsorship u akkomodazzjoni.

Artikolu 31 Dritt ta’ aċċess, korrezzjoni u tħassir

1. Mingħajr preġudizzju għall-obbligu li tiġi mgħotija aktar informazzjoni skond l-Artikolu 12(a) tad-Direttiva 95/46/KE, kwalunkwe persuna jkollha d-dritt li tingħata komunikazzjoni tad- data li għandha x’taqsam magħha li hija rekordjata fil-VIS u ta’l-istat Membru li trażmettietha lill-VIS. Tali aċċess għad- data tista’ tingħata biss minn Stat Membru.

2. Kwalunkwe persuna tista’ titlob li data dwarha li mhix preċiża tiġi kkorreġuta jew li data rekordjata b’mod illegali titħassar. Il-korrezzjoni u t-tħassir għandu jitwettaq minnufih mill-Istat Membru responsabbli, skond il-liġijiet, regolamenti u proċeduri tiegħu.

3. Jekk it-talba ssir lil Stat Membru, li mhux l-Istat Membru responsabbli, l-awtoritajiet ta’ l-Istat Membru li għandu saret it-talba għandu jikkuntattja lilll-awtoritajiet ta’ l-Istat Membru responsabbli. L-Istat Membru responsabbli għandu jivverifika l-korrettezza tad-data u l-legalità ta’ l-ipproċessar tagħha fil-VIS.

4. Jekk jinstab li d- data rrekordjata fil-VIS mhix preċiża jew ġiet irrekordjata b’mod illegali, l-Istat Membru responsabbli għandu jikkoreġi jew iħassar id-data skond l-Artikolu 21(3). L-Istat Membru responsabbli għandu jikkonferma bil-miktub lill-persuna kkonċernata minnufih li ħa l-azzjoni sabiex jikkoreġi jew iħassar id- data dwarha.

5. Jekk l-Istat Membru responsabbli ma jaqbilx li d- data rrekordjata fil-VIS mhix preċiża jew li ġiet irrekordjata b’mod illegali, huwa jrid jispjega bil-miktub lill-persuna kkonċernata minnufih ir-raġuni għaliex mhux lest li jikkoreġi jew iħassar id- data dwarha.

6. L-Istat Membru responsabbli għandu jagħti wkoll lill-persuna kkonċernata l-informazzjoni bi spjegazzjoni tal-passi li jista’ jieħu jekk ma jaċċettax l-ispjegazzjoni mgħotija. Din tinkludi informazzjoni dwar kif tinbeda azzjoni jew ilment quddiem l-awtoritajiet kompetenti jew il-qrati ta’ dak l-Istat Membru u kwalunkwe għajnuna finanzjarja jew għajnuna oħra li hija disponibbli skond il-liġijiet, regolamenti u proċeduri ta’ dak l-Istat Membru.

Artikolu 32 Kooperazzjoni sabiex tiżgura d-drittijiet fuq ħarsien tad-data

1. L-awtoritajiet kompetenti ta’ l-Istati Membri għandhom jikooperaw f’mod attiv sabiex jinfurzaw id-drittijiet imsemmija fl-Artikolu 31(2), (3) u (4).

2. F’kull Stat Membru, l-awtorità nazzjonali ta’ superviżjoni għandha tassisti u meta mitluba, tagħti parir lill-persuna kkonċernata fl-eżerċiżżju tad-drittijiet tagħha sabiex tiġi kkoreġuta jew imħassra data dwaru skond l-Artikolu 28(4) tad-Direttiva 95/46/KE fl-eżerċizzju tad-drittijiet ttiegħu.

3. L-Awtorità nazzjonali ta’ superviżjoni ta’ l-Istat Membru responsabbli li trażmettiet id- data għandha tassisti u, meta mitluba, tagħti parir lill-persuna kkonċernata fl-eżerċiżżju tad-drittijiet tagħha sabiex tiġi kkoreġuta jew imħassra data dwaru. Iż-żewġ awtoritajiet nazzjonali ta’ superviżjoni għandhom jikooperaw għal dan il-għan. Il-persuna kkonċernata tista’ tapplika wkoll għall-għajnuna u l-parir lill-awtorità nazzjonali ta’ superviżjoni msemmija fl-Artikolu 35.

Artikolu 33 Rimedji

1. F’kull Stat Membru kwalunkwe persuna għandu jkollha d-dritt tressaq kawża jew ilment quddiem il-qrati kompetenti ta’ dak l-Istat Membru jekk huwa jiġi miċħud d-dritt ta’ aċċess għal jew id-dritt ta’ korrezzjoni jew tħassir ta’ data relatata miegħu, ipprovduta fl-Artikolu 31(1) u (2).

2. L-obbligi ta’ l-awtoritajiet nazzjonali ta’ superviżjoni li jappoġġjaw u, fejn mitluba, jagħtu parir lill-persuna kkonċernata, skond l-Artikolu 32(3), għandhom ikun preżenti matul il-proċeduri.

Artikolu 34 Awtorità Nazzjonali ta’ Superviżjoni

Kull Stat Membru għandu jeħtieġ lill-awtorità jew awtoritajiet nazzjonali ta’ superviżjoni stabbiliti skond l-Artikolu 28(1) tad-Direttiva 95/46/KE biex jissorveljaw indipendentament, skond il-liġi nazzjonali tiegħu, il-legalità tal-proċessar, skond dan ir-Regolament, ta’ data personali mill-Istat Membru kkonċernat, inkluż it-trażmissjoni tagħha lejn u mill-VIS.

Artikolu 35 Awtorità Indipendenti ta’ Superviżjoni

1. Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad- Data kif stabbilit bl-Artikolu 41(1) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 għandu jissorvelja l-attivitajiet tal-Kummissjoni biex jiżgura li d-drittijiet ta' persuni koperti minn dan ir-Regolament mhumiex miksura bl-ipproċessar ta' data fil-VIS, inkluż li d- data personali hija trażmessa legalment bejn l- Interfaces Nazzjonali u s-Sistema Ċentrali dwar l-Informazzjoni tal-Viża.

2. Fl-eżekuzzjoni tal-kompiti tiegħu, il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad- Data għandu, jekk meħtieġ, ikun appoġġjat b’mod attiv mill-awtoritajiet nazzjonali ta’ superviżjoni.

3. Il-Kummissjoni għanda tforni l-informazzjoni mitluba mill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad- Data , ttih aċċess għad-dokumenti kollha u għar-rekords tagħha msemmija fl-Artikolu 28(1) u tippermettilu aċċess għall-postijiet tagħha kollha, fil-ħinijiet kollha.

KAPITOLU VII

Dispożizzjonijiet Finali

Artikolu 36 Implimentazzjoni

1. Is-Sistema Ċentrali ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viżi, l- Interface Nazzjonali f’kull Stat Membru u l-infrastruttura ta’ komunikazzjoni bejn is-Sistema Ċentrali ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viżi u l- Interfaces Nazzjonali għandhom jiġu implimentati f’żewġ fażijiet.

Fl-ewwel fażi, il-funzjonalitajiet għall-ipproċessar tad- data alfanumerika u r-ritratti, kif imsemmija fl-Artikolu 3(1)(a) u (b), għandhom jiġu implimentati l-aktar tard sal-31 ta’ Diċembru 2006.

Fit-tieni fażi, il-funzjonalitajiet għall-ipproċessar tad- data bijometrika msemmija fl-Artikolu 3(1)(c) għandhom jiġu implimentati l-aktar tard sal-31 ta’ Diċembru 2007.

2. Il-miżuri meħtieġa għall-implimentazzjoni teknika tal-funzjonalitajiet imsemmija fil-paragrafu 1 għandhom jiġu adottati skond il-proċedura msemmija fl-Artikolu 39(2).

Artikolu 37 Bidu ta’ trażmissjoni

1. Kull Stat Membru għandu jinnotifika lill-Kummissjoni li huwa għamel l-arranġamenti tekniċi u legali meħtieġa biex jittrażmetti data lis-Sistema Ċentrali ta’ l-Informazzjoni dwar il-Viżi via l- Interface Nazzjonali skond l-Artikolu 36.

2. L-Istati Membri msemmija fl-Artikolu 38 għandhom jibdew jiġbru u jdaħħlu id- data sad-data msemmija f’dak l-artikolu.

3. Stat Membru li jinnotifika li huwa għamel l-arranġamenti meħtieġa wara d-data msemmija fl-Artikolu 38, għandu jibda jiġbor u jdaħħal id- data sad-data speċifikata fin-notifikazzjoni lill-Kummissjoni.

4. L-ebda Stat Membru m’għandu jikkonsulta d- data trażmessa minn Stati Membri oħra lill-VIS qabel tibda ddaħħal data skond il-paragrafi 2 u 3.

Artikolu 38 Bidu ta’ l-operati

Meta l-miżuri msemmija fl-Artikolu 36(2) ġew adottati fir-rigward ta’ l-ewwel fażi ta’ implimentazzjoni u ta’ lanqas ħames Stati Membri nnotifikaw lill-Kummissjoni li huma għamlu l-arranġamenti tekniċi u legali meħtieġa biex jittrażmettu data lill-VIS skond l-Artikolu 37(1) il-Kummissjoni għandha tiddetermin d-data minn meta l-VIS għanda tibda topera.

Hija għandha tippubblika dik id-data fil- Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea .

Artikolu 39 Kumitat

1. Il-Kummissjoni għandha tkun assistita mill-kumitat imwaqqaf mill-Artikolu 5(1) tar-Regolament (KE) Nru 2424/2001.

2. Fejn issir referenza għal dan il-paragrafu, l-Artikoli 4 u 7 tad-Deċiżjoni 1999/468/KE japplikaw.

Il-perijodu previst fl-Artikolu 4(3) tad-Deċiżjoni 1999/468/KE huwa ta’ xaharejn.

3. Il-kumitat għandu jadotta ir-Regoli tiegħu ta’ Proċedura.

Artikolu 40 Sorveljanza u evalwazzjoni

1. Il-Kummissjoni għandha tiżgura li hemm sistemi fis-seħħ sabiex jissorveljaw il-funzjonament tal-VIS kontra miri, fit-termini ta’ outputs , cost-effectiveness u kwalità tas-servizz.

2. Sentejn wara li l-VIS tibda l-operati u kull sentejn minn hemm il-quddiem, il-Kummissjoni trid tippreżenta lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill rapport dwar il-funzjonament tekniku tal-VIS. Dan ir-rapport irid jinkludi informazzjoni dwar prestazzjoni tal-VIS kontra indikaturi kwantitattivi definiti minn qabel mill-Kummissjoni.

3. Erba’ snin wara li l-VIS tibda l-operati u erba’ snin minn hemm il-quddiem, il-Kummissjoni trid tipprepara evalwazzjoni ġenerali tal-VIS li jinkludu l-eżaminazzjoni tar-riżultati miksuba fit-twettiq tal-miri u b’ evalwazzjoni tal-validità kontinwa tal-ħsibijiet fundamentali u kwalunkwe implikazzoni ta’ operati futuri. Il-Kummissjoni għandha tippreżenta r-rapporti dwar l-evalwazzjonijiet lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill.

Artikolu 41 Dħul fis-seħħ u applikabilità

1. Dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara il-pubblikazzjoni tiegħu fil- Ġurnal Uffiċjali ta’l-Unjoni Ewropea .

2. Huwa japplika mid-data imsemmija fl-ewwel paragrafu ta’ l-Artikolu 38.

Dan ir-Regolament jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri skond it-Trattat li jistabbilxxi l-Komunità Ewropea.

Magħmul fi Brussel,

Għall-Parlament Ewropew Għall-Kunsill

Il-President Il-President

ANNEX

COMMENTARY ON THE ARTICLES

1. Chapter I: General Provisions

Article 1 defines in paragraph 1 the object of the Regulation and gives the Commission the mandate for setting up and maintaining the VIS. Article 1 of Council Decision 2004/512/EC, which is referred to by paragraph 1, established the VIS as a system for the exchange of visa data between Member States, which shall enable authorised national authorities to enter and update visa data and to consult these data electronically and shall be based on a centralised architecture and consist of the Central Visa Information System, a National Interface in each Member State and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces.

Paragraph 2 sets out the objectives of the VIS in line with the Council conclusions of 19 February 2004[41]. These objectives are translated in Chapters II and III into the specific purposes for the use of the data, creating obligations for the visa authorities and giving other competent authorities access to the relevant visa data.

The definitions in Article 2 refer to the Treaty or the Schengen acquis on visa policy, except for the terms ‘visa authority’, ‘applicant’, ‘group members’, ‘Member State responsible’, ‘verification’ and ‘identification’, which are defined specifically for the purposes of this Regulation.

Article 3 sets out the categories of data to be recorded in the VIS: alphanumeric data, photographs and fingerprint data, which are detailed in the referred provisions of Chapter II. However, as outlined in the Extended Impact Assessment, for reasons of proportionality the processing of scanned documents as foreseen by the Council conclusions[42] is not included[43].

Paragraph 2 provides that messages transmitted for the purposes of the consultation between central authorities, as well as messages between the competent authorities shall not be recorded, except for the purposes of data protection monitoring and data security pursuant to Article 28 of this Regulation.

Article 4 provides the basic rules for the access to the data: Access for entering, amending or deleting the data shall be reserved only to duly authorised staff of the visa authorities. Access for consulting data and the right to search and to use data shall be reserved exclusively to duly authorised staff of the authorities competent for the purposes as specified in Chapters II and III, limited to the extent as needed for the performance of these tasks. The competent authorities shall be designated and communicated by each Member State to the Commission, which shall publish these lists in the Official Journal of the European Union.

2. Chapter II: Entry and use of data by visa authorities

Article 5 determines the procedures for entering data, when a visa application has been lodged: The competent visa authority shall create an application file by entering the data referred to in Article 6 and 7 into the VIS and link previous applications of the same applicant to this application file as well as the application files of the applicants travelling in a group with other applicants, e.g. in the framework of an ADS agreement[44], or together with family members. As laid down in paragraph 4, the visa authority shall create an application file in the VIS for each of the group members, i.e. also in case of family members using one single travel document.

Articlse 6 and 7 detail the data to be entered when creating the application file: The unique application number, the status information and the authority to which the application has been lodged are needed to identify the set of data on the application and the competent visa authority. The source for the alphanumeric data listed under point 4 of Article 6 and under Article 7 is the uniform application form (Annex 16 of the CCI). These data are required for the assessment of the application and for checks on the visa and the applicant. In view of proportionality, the storage of two sets of alphanumeric personal data is foreseen: The data under point 4 of Article 6 shall be entered for each applicant. The inclusion of data on persons and companies issuing invitations will help to identify those persons and companies which make fraudulent invitations. This constitutes important information in the fight against visa fraud, illegal immigration, human trafficking and the related criminal organisations which often operate in an international scale[45].

The data listed in Article 7 shall be entered only in the specific cases[46] for which the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention and part V, point 2.3, of the CCI is required by any of the Member States. The use of the VIS for this consultation in line with the Council conclusions[47] is laid down in Article 14 of this proposal. The categories for which such consultation is needed are specified in Annex 5B to the CCI. In the cases where the applicants come under these categories, these data are also relevant for checks at external borders and within the territories of the Member States as well as for identification and return purposes and for examining asylum applications. Thus these data shall be also available for these purposes, cf. Articles 16(2)(a), 17(2)(b) and 19(2)(b) of this proposal.

The photograph listed under point 6 of Article 8) has been introduced by Regulation (EC) No 334/2002 amending Regulation (EC) No 334/2002 for the visa sticker. The storage of photographs in the VIS is needed for the visual identity of the applicant. Further development at a later stage might enable the use of photographs for facial recognition. The fingerprint data (point 7 of Article 8) are essential to ensure exact verification and identification of visa applicants. In a large database it is not possible to identify persons with alphanumeric data alone. Even for bona-fide travellers the spelling of the same name can be different from one country to another, many instances of the same name exist and in some countries dates of births are not completely known. Identifying undocumented persons or persons is virtually impossible without biometrics. The standards, conditions and procedures for taking the biometric data shall be laid down in an amendment of the CCI.

Article 8 creates the obligation for the visa authorities to add to the application file the data which shall be introduced in the visa sticker, when the decision has been taken to issue a visa. The ‘territory’ listed under point (f) shall indicate according to part VI, point 1.1 of the CCI either the Schengen area or individual Schengen State(s). Paragraph 2 covers the case that the application is withdrawn before a decision has been taken.

Article 9 provides which data should be added in case of a refusal of the visa authority to examine the application according to cf. part V, point 2.4, of the CCI.

Article 10 concerns the data to be added when a visa has been refused. The grounds for refusing the visa are based upon the conditions for issuing a visa as laid down in Article 15 in conjunction with Article 5(1)(a), (c), (d) and (e) of the Schengen Convention, and, as far as “public health” is referred to in subparagraph 2(a), in the proposal on a Community Code for the movement of persons across borders[48]. These grounds are introduced for the purposes of this Regulation, i.e. without constituting or affecting any obligation to motivate the related decision towards the applicant.

Article 11 covers the data to be added when the decision has been taken to annul or to revoke a visa. In line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)24[49], paragraph 2 concerns the grounds, in case that checks reveal that the applicant does not fulfil or no longer fulfils one or several of these conditions, and paragraph 3 to grounds for shortening the length of the validity of the visa.

Article 12 provides the data to be added for a visa extended, defining grounds in line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)21[50].

Article 13 covers the obligations of the visa authorities to use the VIS for examining visa applications and for the examination whether to annul, revoke or extend visas. Since for these purposes all information stored in the VIS may be relevant, the competent visa authority shall have access to the complete application file and the linked application files of previous applications of the applicant and of group members travelling together with the applicant. Even if the applicant uses not the same identity to re-apply for the Schengen visa after visa refusal, the consular authorities in another Member State would have the possibility to establish the identity of the visa applicant by the use of biometrics and the personal data about the visa applicant from his previous application. The access shall be given in two steps: If the search with data listed in paragraph 2 indicates that data on the applicant are recorded in the VIS, in a second step access shall be given to the relevant application file(s), Fingerprints shall be used to identify the person. The photograph might be used to increase accuracy if facial recognition would be implemented if the photo quality improves and facial recognition techniques become more mature.

Article 14 integrates the technical functionalities of the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention (VISION network) into the VIS, in line with the Council Conclusions[51], and provides the possibility to use the VIS for other messages in the framework of consular cooperation and for requests for documents. The mechanism introduced in paragraph 1 is building upon the procedure as laid down in part V, point 2.3, of the CCI, replacing the current transmission procedure by the transmission of requests and the responses thereto via the VIS. The transmission of the application number enables duly authorised staff to consult the relevant application file(s), including the linked application files on previous applications or on the applications of persons travelling in a group. The Member States to be consulted shall be indicated by the central authority asking for consultation pursuant to Annex 5B of the CCI. As part of the procedures for the examination of visa applications, the central authorities consulted shall have access to the relevant application files.

The integration of the technical functionalities of the current VISION network in the VIS will not only avoid redundancy of the data flow but improve the current consultation and the related background checks in national databases according to the relevant national law. In particular the use of the fingerprint data would significantly improve the possibility to detect persons who constitute a threat to internal security. In particular these functionalities of the VIS would strengthen the horizontal task of visa authorities to prevent such threats for any of the Member States. Paragraph 4 stresses that the personal data transmitted pursuant to this article may be solely used for the consultation of central authorities and consular cooperation.

Article 15 specifies the use of data for reporting and statistics by the visa authorities. The nature of the data referred to in this provision do not allow identifying individual applicants.

3. Chapter III: Use of data by other authorities

Article 16 covers the use of data for checks at external borders and within the territory of the Member States: Paragraph 1 defines this purpose as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Article 17 concerns the use for identification and return purposes: Paragraph 1 defines these purposes, as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Articles 18 and 19 cover the use for the application of the Dublin Regulation (EC) No 343/2003, defining the specific purposes, the data to be searched with and the data to which access shall be given. The access to the VIS for the purposes to determine the Member State responsible for examining an asylum application is limited by Article 18(2) to the visa data needed for the application of Article 9 of the Dublin Regulation, which connects the responsibility for examining an asylum application to the previous issuing or extending of a visa to the asylum seeker. Article 19(2) specifies to which data access shall be given for the purposes to examine the asylum application, in accordance with the Dublin Regulation[52].

4. Chapter IV: Retention and amendment of data

Article 20 sets out a retention period of five years for each application file. For the determination of this retention period has been taken into account that for reasons of data protection, personal data should be kept no longer than it is necessary for the purposes of the VIS (cf. Article 6(1)(e) of Directive 95/46/EC). This retention period is necessary to meet the objectives of the VIS, e.g. the assessment of the applicant’s good faith or detect continued practices of fraud or visa shopping over years. If personal data would be retained only for the period of the visa's validity, the contribution to these purposes would be very limited. This retention period would not allow any speeding up of subsequent applications for regular travellers, as their record would only be stored for the time period the visa is valid. In addition, it would be unlikely that such a period of validity would assist in the documentation of illegal migrants, who, at some stage had applied for a visa. Moreover, in exceptional cases a short term visa can be valid up to five years (cf. CCI, part V, point 2.1). The five-year period is also indicated in part VII, point 2, of the CCI which foresees the filing of visa applications for “at least five years where the visa has been refused”.

Paragraph 2 specifies that the period shall start for a visa issued, annulled, revoked or extended with the expiry date, and in other cases with the creation of the application file. Paragraph 3 creates the obligation to carry out automatically the deletion of the application and the link(s) to this application file as referred to in Article 5(3) and (4).

Article 21 provides that only the Member State responsible shall have the right to amend the data. Paragraph 2 creates the obligation for each Member State to advise this Member State if there is evidence that data are inaccurate or were processed contrary to this Regulation.

Article 22 ensures the deletion of data of applicants who have required the nationality of a Member State before expiry of the retention period. However, if a third country national becomes member of the family of a EU citizen without requiring the nationality of a Member State, this will not affect the storage of his data in the VIS. In such case, a third country national can still be subject to a visa obligation. Since the data on previous applications are needed for the assessment of subsequent applications it is necessary that in such cases the data remain in the VIS till the retention period ends.

5. Chapter V: Operation and responsibilities

Article 23 clarifies that the Commission shall be responsible for establishing and operating the VIS and that the Member States are the controllers of the data processed in the VIS.

Article 24 creates in paragraphs 1 to 3 the obligation for each Member State to connect the VIS to each National System via the National Interface, to designate a national authority to provide the access for the competent authorities and to observe automated procedures for processing the data. According to Article 1 of Decision 1(2) of Decision 2004/512/EC, the National Interface shall provide the connection to the relevant central national authority of the respective Member State to enable national authorities to access the VIS. Paragraph 4 clarifies the competences of each Member State for its National System and the burden for the related costs, including the competence for the development of the National System and/or its adaptation to the VIS, as laid down in Article 2(2) of Council Decision 2004/512/EC.

Article 25 sets out in paragraph 1 the responsibilities of the Member States for the use of the data, acting as a controller at the moment of collection, transmission and reception of personal data. Paragraph 2 creates obligations for the Commission as processor with regard to confidentiality and security, pursuant to Articles 16 and 17 of Directive 95/46/EC and Articles 21 and 22 of Regulation (EC) No 45/2001.

Article 26 determines according to Article 17 of Directive 95/46/EC which measures have to be implemented to ensure the security of processing. Paragraph 2 creates the obligation for the Commission to take equivalent measures; in particular the Commission provisions on security have to be respected[53].

Article 27 sets out the applicable rules on liability of Member States for damages. The liability of the Commission is governed by Article 288(2) of the Treaty.

Article 28 creates the obligation for the Member States and the Commission to keep complete records of data processing operations for one year after expiry of the retention period, which may solely be usedfor the purposes of data protection monitoring and data security.

Article 29 creates the obligation of each Member State to ensure the proper processing and use of data by appropriate penalties, as an essential complement to the data protection and security arrangements.

6. Chapter VI: Rights and supervision on data protection

For the protection of personal data, the relevant Community’s legislation, Directive 95/46/EC and Regulation (EC) 45/2001, fully apply for this ‘first pillar’ instrument (cf. recitals 14 and 15). The provisions in this chapter clarify certain points in respect of safeguarding the rights of the persons concerned and of the supervision on data protection.

Article 30 covers the right of information of the applicants, but also persons issuing invitations or liable to pay the costs of living during the stay, whose data shall be stored in the VIS pursuant to Article 8(4)(f). Paragraph 1 contains in conformity with Article 10 of Directive 95/46/EC a list of items the person concerned has to be informed about. Paragraph 3 refers to the harmonised forms, specimens of which are published in Annex 15 of the CCI.

As far as the applicant’s employer and parents are concerned according Article 7(6) and (7) of this Regulation, the provision of such provision would involve a disproportionate effort in the meaning of Article 11(2) of Directive 95/46/EC, if the visa authority would be required to send a specific information to these persons named in the application form. However, these data shall only be stored in the VIS if a consultation between central authorities is required and the safeguards clarified in Articles 31 to 35 of this chapter apply also for these persons.

Article 31 provides in paragraphs 1 and 2 any person the right of access, correction and deletion of data relating to him which are inaccurate or recorded unlawfully, and clarifies in paragraph 3 that the related request may be lodged to each Member State. Paragraphs 4 to 6 specify the requirements according to Article 12 of Directive 95/46/EC.

Article 32 lays down an obligation for the competent authorities to ensure the proper operation of the mechanism laid down in Article 31 and the assistance and advice by the national supervisory authority, specifying the obligations laid down in Article 28(4) and (6) of Directive 95/46/EC.

Article 33 clarifies pursuant to Article 22 of Directive 95/46/EC the right of any person on remedies before the courts of each Member State if the rights of access to or of correction or deletion of data relating to him is refused.

Article 34 clarifies the competence of the national supervisory authorities to review the lawfulness of all the processing operations carried out by the Member States.

Article 35 provides that the European Data Protection Supervisor as established by Article 41(1) of Regulation (EC) No 45/2001 shall monitor the activities of the Commission related to the rights of persons covered by this Regulation. Paragraphs 2 and 3 create obligations to support this monitoring.

7. Chapter VII: Final Provisions

Article 36 covers the implementation approach to start with alphanumeric data and the photographs and adding in a second phase the functionalities for processing biometric data, in line with the step-wise approach as set out by the Council conclusions[54]. Paragraph 2 provides that the measures necessary for the technical implementation of these functionalities shall be adopted in accordance with the management procedure.

Article 37 connects the start of transmission of data to the notification of each Member State to the Commission that it has made the necessary technical and legal arrangements for the transmission of data to the VIS. Paragraph 2 lays down that the Member States which have notified as a condition for the applicability of this Regulation, shall start to collect and enter the data by the date laid down in Article 38. Paragraph 3 provides that the Member States which have notified at a later date shall start to collect and enter the data by the date of their respective notification. Paragraph 4 ensures the entering of data by the individual Member State as a precondition for consulting the data transmitted by other Member States.

Article 38 concerns the start of operations, the date of which shall be published by the Commission when the conditions laid down in this provision have been met.

Article 39 extends the mandate of the SIS II committee, further to the measures for the development of the VIS as specified in Articles 3 and 4 of Council Decision 2004/512/EC, to measures for implementing this Regulation by the management procedure. These measures are, as specified in Article 37(2) the technical measures for implementing the functionalities of the VIS.

Article 40 creates the obligation of the Commission to monitor and evaluate the operation of the VIS and produce monitoring and evaluation reports, to be submitted to the European Parliament and the Council.

Article 41 concerns the entry into force and applicability. Due to the technical requirements involved in establishing the VIS, it is not possible to provide for simultaneous entry into force and applicability of the Regulation.

FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): JHA Activit(y/ies): (visa, asylum, immigration and other policies related to the free circulation of persons) |

TITLE OF ACTION: SECOND PHASE OF THE VIS, BIOMETRIC PROCESSING |

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

18.08.03 Visa Information System

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B):

97 million € for commitment until 2013.

2.2. Period of application:

Undetermined duration. Foreseen for 2007-2013:

- Investment costs for biometric processing: 64 Mio €

- Exploitation costs for biometric processing: 33 Mio €

The amounts foreseen for the period 2007-2013 are subject to the adoption of the new financial perspectives.

2.3. Overall multi-annual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention)

€ million

2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 and subsequent years |

Commitments | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

Payments | 19.000 | 23.000 | 18.000 | 13.000 | 12.000 | 5.000 |

As explained in 5.2.2 all investments will be done at the beginning of each year, so annual payments are estimated at around 80% of the commitments.

(b) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

Commitments/ payments | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 |

TOTAL a+b |

Commitments | 24.216 | 23.216 | 17.216 | 12.216 | 11.216 | 5.216 |

Payments | 19.216 | 23.216 | 18.216 | 13.216 | 12.216 | 5.216 |

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspectives

[] Proposal is compatible with existing financial programming.

2.5. Financial impact on revenue:

[X] Proposal has financial impact – the effect on revenue is as follows:

The present proposal builds upon the Schengen acquis, as defined in Annex A of the Agreement signed on 18 May 1999 between the Council and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the association of both these States with the implementation, application and development of the Schengen acquis [55]. Article 12(1) last paragraph lays down:

“In cases where operational costs are attributed to the general budget of the European Community, Iceland and Norway shall share in these costs by contributing to the said budget an annual sum in accordance with the percentage of the gross national product of their countries in relation with the gross national product of all participating States”

Contribution from Iceland/Norway: 2.128% (2002 figures)

(€ million to one decimal place)

Prior to action | Situation following action |

Non Comp | Diff | YES | NO | NO | No [3] |

4. LEGAL BASIS

This statement accompanies a legislative proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas, based on Article 62 point (2)(b)(ii) TEC and Article 66 TEC.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community intervention

5.1.1. Objectives pursued

The present financial statement is designed to allow for the second phase of the VIS to take place by means of Community financing as of 2007 and in accordance with the relevant provisions of the Treaty.

The implementation of the Visa Information System is done in phases as follows:

- Phase 1: the functionalities for processing of alphanumeric data and photographs.

- Phase 2: the functionalities for processing biometrics.

The Commission has followed a two-step approach for the legal framework of the VIS:

A first legal instrument, Council Decision 2004/512/EC establishing the Visa Information System (VIS) [56] , which constitutes the required legal base to allow for the inclusion in the budget of the European Union of the necessary appropriations for the development of VIS and the execution of that part of the budget, defines the architecture of the VIS and gives the Commission the mandate to develop the Visa Information System at the technical level, assisted by the SIS II committee[57], whereas the national systems shall be adapted and/or developed by the Member States. The financial statement made in the financial statement of this Decision relates to the procurement of technical expertise, management expertise, hardware and software, etc. for the first phase of the setting-up of the VIS system containing alphanumeric data and photographs.

The present proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council, the second “fully fledged” legal instrument, gives the Commission the mandate to set up, maintain and operate the VIS and defines the purpose, functionalities and responsibilities for the Visa Information System and the procedures and conditions for the exchange of visa data between Member States. This second legal instrument has been elaborated on the basis of the political orientation given by the Council conclusions of 19 February 2004. The financial statement for this legal instrument relates, in particular, to the costs for processing biometrics, phase 2 of the VIS.

Community intervention is needed, since the establishment of a common Visa Information System and the creation of common obligations, conditions and procedures for the exchange of visa data between Member States cannot be sufficiently achieved by the Member States and can, therefore, by reason of the scale and impact of the action, be better achieved at Community level.

Article 1(2) of the proposal states the purpose of the VIS:

“The VIS shall improve the administration of the common visa policy, consular cooperation and consultation between central consular authorities, by facilitating the exchange of data between Member States on applications and on the decisions thereto, in order:

(a) to prevent threats to the internal security of any of the Member States;

(b) to prevent the bypassing of the criteria for the determination of the Member State responsible for examining the application;

(c) to facilitate the fight against fraud;

(d) to facilitate checks at external border checkpoints and within the territory of the Member States;

(e) to assist in the identification and return of illegal immigrants;

(f) to facilitate the application of Regulation (EC) No 343/2003.”

In order to achieve these objectives, the VIS shall be connected to a National System in each Member State, to enable duly authorised staff of the competent authorities of each Member State to enter, amend, transmit or consult the data by means of an automated procedure in accordance with this Regulation.

5.1.2. Measures taken in connection with ex ante evaluation

A feasibility study on technical and financial aspects of the VIS was launched by the Commission on 16 September 2002 and submitted to the Council in May 2003. The study provides an analysis of the technical and financial aspects of the VIS.

The importance of biometrics for the overall efficiency of the system must be underlined. The study assessed three options, which can for the time being be envisaged as biometric identifiers: iris scanning, facial recognition and fingerprints and recommends the latter as main biometric identifier for identification purposes. Fingerprint technology would provide the required accuracy to identify individuals and fingerprint databases would still be used for many years, even if the biometric technology changes. The use of biometrics on such an unprecedented scale will have a significant impact on the system, both in technical and financial terms.

On the budgetary aspects, the figures are based on estimates provided by the feasibility study on technical and financial aspects of a system for the exchange of visa data between Member States, but take into account the rapid drop in prices for fingerprint matching systems. The estimates set out in the feasibility study cover the fixed costs of the central system, the CS-VIS, and for 27 NI-VIS, including their communication infrastructure, as well as the annual costs for operations, networks and human resources. These estimates for the development and operation of the “biometrics” module were extremely high. Currently, however, prices for biometric systems are dropping rapidly. Therefore, the original estimates of the feasibility study have been adapted to match these lower price trends.

In accordance to the Commission’s Work Programme 2004, an Extended Impact Assessment was launched. One of its main conclusions is that the further development of the VIS, with the processing of biometric data, is needed to ensure exact verification and identification of visa applicants. Only with the inclusion of biometric data processing in the VIS can the objectives be sufficiently reached. The Extended Impact report is annexed to the legal instrument that this financial statement accompanies.

5.1.3. Measures taken following ex post evaluation

Not applicable

5.2. Action envisaged and budget intervention arrangements

This proposal envisages the further development of the Visa Information System, in particular biometric processing.

5.2.1 Operational costs for alphanumeric and photo

The legal and financial base for the first phase has been established in Council Decision 512/2004/EC establishing the VIS, whereby an annual amount of seven million euros is foreseen for operational costs, as of 2007.

5.2.2 Investment costs for biometric processing

For the second phase, (biometric data for verification and identification purposes, including background checks) in 2003 the feasibility study estimated that an extra investment of 144 million euros would be needed. However, prices for finger print matching systems have come down dramatically. In fact, current experience shows that prices for fingerprint matching systems follow Moor