Rapport Speċjali Nru 2/2013 “Il-Kummissjoni żgurat l-implimentazzjoni effiċjenti tas-Seba’ Programm Kwadru għar-Riċerka?”





GLOSSARJU BEI : Bank Ewropew tal-Investiment. CIP : Il-Programm Kwadru għall-Kompetittività u l-Innovazzjoni huwa programm tal-Kummissjoni li jappoġġja l-attivitajiet ta’ innovazzjoni (inkluż l-ekoinnovazzjoni), jipprovdi aċċess aħjar għall-finanzi u jwassal servizzi ta’ appoġġ għan-negozju fir-reġjuni. Database tal-IME : Id-database tal-"Back office Intern għall-Ġestjoni tal-Esperti għall-FP7" hija s-sors ewlieni ta' informazzjoni użat mid-Diretturi Ġenerali tal-Kummissjoni tal-gruppi ta' riċerka għall-identifikazzjoni ta’ esperti kif ukoll għal kontrolli għal kunflitt ta' interess possibbli. DFG : Il-Fondazzjoni Ġermaniża għar-Riċerka (Deutsche Forschungsgemeinschaft) tiffinanzja proġetti ta’ riċerka fl-oqsma kollha tax-xjenza u l-istudji umanistiċi. Għandha baġit annwali ta’ kważi EUR 2,5 biljun. DĠ : Direttorat Ġenerali. DĠ Enerġija (ENER) : Id-Direttorat Ġenerali għall-Enerġija fil-Kummissjoni. DĠ Intrapriża u Industrija (ENTR) : Id-Direttorat Ġenerali għall-Intrapriża u l-Industrija fil-Kummissjoni. DĠ Mobilità u Trasport (MOVE) : Id-Direttorat Ġenerali għall-Mobilità u t-Trasport fil-Kummissjoni. DĠ Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, il-Kontenut u t-Teknoloġija (CNECT) : Id-Direttorat Ġenerali għan-Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, il-Kontenut u t-Teknoloġija fil-Kummissjoni; li qabel kien id-Direttorat Ġenerali għas-Soċjetà Informatika u l-Mezzi ta’ Komunikazzjoni (DĠ INFSO). DĠ Riċerka u Innovazzjoni (RTD) : Id-Direttorat Ġenerali għar-Riċerka u l-Innovazzjoni fil-Kummissjoni. ERCEA : L-Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka inħolqot sabiex iġġesti b’mod esklużiv il-Programm Speċfiku Ideat, billi ssegwi d-direzzjonijiet strateġiċi tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka. Ewropa 2020 : Ewropa 2020 hija l-istrateġija tal-UE għat-tkabbir għad-deċennju li ġej u l-għan tagħha huwa li l-UE ssir ekonomija intelliġenti, sostenibbli u inklużiva. Fond ta’ Garanzija għall-Parteċipanti : Il-Fond ta’ Garanzija għall-Parteċipanti jirrappreżenta kollateral li fuqu tkun tista’ tiddependi l-Kummissjoni f’każ ta’ telf finanzjarju marbut mal-proġetti FP7. Huwa l-proprjetà tal-benefiċjarji, li jikkontribwixxu lill-Fond 5 % tat-total tal-kontribuzzjoni tal-UE għall-proġetti tagħhom. FP7 : Is-Seba’ Programm Kwadru għall-attivitajiet ta’ riċerka, ta’ żvilupp teknoloġiku u ta’ dimostrazzjoni huwa l-istrument prinċipali tal-Unjoni Ewropea għall-appoġġ tar-riċerka u l-innovazzjoni. L-objettivi wiesgħa tal-FP7 inġabru f’erba’ Programmi Speċifiċi: Kooperazzjoni, Ideat, Persuni u Kapaċitajiet. Għodda tal-BPM : Għodda għall-ġestjoni tal-proċess ta' negozju. ICT : It-"Teknoloġiji tal-Informazzjoni u tal-Komunikazzjoni" hija waħda mit-temi taħt il-Programm Speċifiku Kooperazzjoni. JTI : L-Inizjattivi Teknoloġiċi Konġunti huma sħubijiet pubbliċi-privati fuq perjodu twil. Huma jikkombinaw l-investiment tas-settur privat mal-finanzjament pubbliku Ewropew. Il-JTIs għandhom l-istatus legali ta’ impriżi konġunti fis-sens tal-Artikolu 187 TFUE. KBBE : "Ikel, Agrikoltura u Sajd, u Bijoteknoloġija" hija waħda mit-temi taħt il-Programm Speċifiku Kooperazzjoni. Kontrolli ex ante : Il-kontrolli ex ante huma kontrolli preventivi li jitwettqu jew qabel il-firma għall-għotja jew qabel il-pagament. Kontrolli ex post : Il-kontrolli ex post huma kontrolli ta’ detezzjoni, li jitwettqu wara li jkun sar il-pagament. KPI : Indikatur Ewlieni tal-Prestazzjoni. NMP : "Nanoxjenzi, Nanoteknoloġiji, Materjali u Teknoloġiji ta’ Produzzjoni Ġodda" hija waħda mit-temi taħt il-Programm Speċifiku Kooperazzjoni. NSF : Il-Fondazzjoni Nazzjonali tax-Xjenza hija aġenzija federali indipendenti tal-Istati Uniti, li l-għan tagħha huwa li tippromwovi l-progress tax-xjenza, li tmexxi ’l quddiem is-saħħa, il-prosperità, u l-benesseri nazzjonali, u li tiżgura d-difiża nazzjonali. Hija għandha baġit annwali ta’ madwar 6,9 miljun (EUR 5,2 biljun, ċifri tal-2010). Orizzont 2020 : Orizzont 2020 huwa l-programm il-ġdid tal-UE għar-riċerka u l-innovazzjoni. Huwa l-programm suċċessur tal-FP7 u se jitħaddem mill-2014 sal-2020. Għal dan il-perjodu, il-Kummissjoni pproponiet baġit ta’ EUR 80 biljun. RCC : Il-Kumitat tal-Approvazzjoni tar-Riċerka huwa stabbilit bejn id-DĠ responsabbli għall-implimentazzjoni ta’ azzjonijiet indiretti taħt l-FP7. L-RCC għandu l-mandat li jieħu pożizzjonijiet finali dwar kwistjonijiet orizzontali relatati mal-implimentazzjoni li dwarhom is-servizzi ma jkunux laħqu kunsens. REA : Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka. Regoli għall-parteċipazzjoni : Ir-regoli għall-parteċipazzjoni jirreferu għall-ġbir ta’ dokumenti li flimkien jistabbilixxu l-kundizzjonijiet għall-finanzjament tar-riċerka taħt l-FP7. Huma jinkludu r-Regolament Nru 1906/2006 li jistabbilixxi r-regoli għall-parteċipazzjoni, ir-regoli ta’ implimentazzjoni adottati mill-Kummissjoni u d-dokumenti ta’ gwida mhux vinkolanti. RES : Is-Servizz ta’ Konsultazzjoni dwar ir-Riċerka huwa servizz ta’ posta elettronika li jwieġeb mistoqsijiet dwar kwalunkwe aspett tar-riċerka Ewropea. RSFF : Il-Faċilità ta’ Finanzjament għall-Kondiviżjoni tar-Riskji hija strument finanzjarju mfassal sabiex itejjeb l-aċċess għall-finanzjament tad-dejn tal-investimenti RŻI f’termini aċċettabbli għall-kumpaniji privati jew l-istituzzjonijiet pubbliċi li jippromwovu attivitajiet fil-qasam tal-RŻI. RŻI : Riċerka, żvilupp u innovazzjoni. SME : Intrapriżi żgħar u medji. SNF : Il-Fondazzjoni Nazzjonali Svizzera (Schweizerischer Nationalfonds) hija aġenzija federali Svizzera għall-promozzjoni tar-riċerka xjentifika. Għandha baġit annwali ta’ madwar CHF 700 miljun (EUR 580 miljun). TSB : Il-Bord tal-Istrateġija għat-Teknoloġija hija aġenzija tal-innovazzjoni tar-Renju Unit, li l-għan tagħha huwa li tħaffef it-tkabbir ekonomiku billi tistimula u tappoġġja l-innovazzjoni mmexxija min-negozju. Għandha baġit annwali ta’ madwar EUR 250 miljun. TTG : Iż-"żmien li jittieħed sa ma tingħata l-għotja" huwa t-tul ta' żmien meħtieġ sabiex tintgħażel proposta u jiġi nnegozjat kuntratt b'suċċess. TTP : Iż-"żmien għall-pagament" huwa t-tul ta’ żmien meħtieġ sabiex isir pagament lil konsorzju ta’ benefiċjarji. ŻER : Iż-Żona Ewropea tar-Riċerka hija magħmula mill-attivitajiet, il-programmi u l-politiki ta’ riċerka u żvilupp, kollha fl-Ewropa li jinvolvu perspettiva transnazzjonali. Flimkien, dawn jippermettu lir-riċerkaturi, l-istituzzjonijiet ta’ riċerka u n-negozji sabiex jiċċirkolaw, jikkompetu u jikkooperaw dejjem iżjed b’mod transkonfinali. L-għan komprensiv huwa t-titjib tal-organizzazzjoni u l-koordinazzjoni tal-isforz tar-riċerka fl-Ewropa sabiex b’hekk jiġu sfruttati bis-sħiħ is-sinerġiji u l-komplementarjetajiet transnazzjonali. SOMMARJU I. Is-Seba’ Programm Kwadru għall-attivitajiet ta' riċerka, ta’ żvilupp teknoloġiku u ta' dimostrazzjoni huwa wieħed mill-istrumenti ewlenin tal-Unjoni għall-finanzjament tar-riċerka u huwa l-kontribut tal-UE għall-istrateġija Ewropa 2020. L-għanijiet tiegħu huwa t-tisħiħ tal-kompetittività industrijali u l-ilħuq tal-ħtiġijiet ta’ riċerka ta’ politiki oħra tal-Unjoni, u b'hekk jikkontribbwixxi għall-ħolqien ta' soċjetà bbażata fuq l-għarfien. Huwa jkopri l-perjodu 2007-2013 u l-baġit totali tiegħu jammonta għal iżjed minn EUR 50 biljun. Parti kbira ħafna tal-baġit tintefaq mid-DĠ tal-Kummissjoni jew l-aġenziji eżekuttivi tagħha fil-forma ta’ għotjiet lill-benefiċjarji finali (ara l-paragrafi 1 sa 13). II. Sabiex jeżamina jekk il-Kummissjoni żguratx l-implimentazzjoni effiċjenti tal-FP7, l-awditu tal-Qorti indirizza l-mistoqsijiet li ġejjin (ara l-paragrafi 14 sa 16): (a) Ir-regoli għall-parteċipazzjoni ppermettew l-implimentazzjoni effiċjenti tal-FP7? (b) Il-Kummissjoni rnexxiela tissemplifika l-proċessi tal-FP7 mingħajr ma tikkomprometti l-kwalità tal-infiq? (c) Il-Kummissjoni ġestiet tajjeb l-istabbiliment ta’ strumenti ġodda? III. Tul l-FP7 il-Kummissjoni introduċiet numru ta’ bidliet li ssemplifikaw ir-regoli għall-parteċipazzjoni. B’mod partikolari, il-Kummissjoni rrazzjonalizzat ir-rekwiżiti u tejbet id-dokumenti ta’ gwida tagħha għall-benefiċjarji b’mod sodisfaċenti. Il-Kummissjoni setgħet tallinja d-dispożizzjonijiet tal-FP7 mal-prattiki tal-benefiċjarji f’xi każijiet iżda għad jonqos aktar xi jsir fil-futur. Il-benefiċjarji tal-FP7 qegħdin jiffaċċjaw inkonsistenzi relatati ma’ xi aspetti tar-regoli ta’ parteċipazzjoni. L-istabbiliment tal-Kumitat tal-Ikklerjar tar-Riċerka huwa pass fid-direzzjoni t-tajba għat-trattament ta’ dawn l-inkonsistenzi; madankollu l-mekkaniżmi għall-identifikazzjoni ta’ prattiki diverġenti huma dgħajfa (ara l-paragrafi 17 sa 44). IV. Il-proċessi tal-Kummissjoni huma mmirati biex jiżguraw li l-finanzjament jiġi investit f’riċerka ta’ kwalità għolja; madankollu, kien hemm inqas enfasi fuq l-effiċjenza. L-awditu sab li: (a) il-ġestjoni min-naħa tal-Kummissjoni tal-proċessi tal-FP7 hija b’saħħitha fi tliet oqsma minn ħamsa, jiġifieri t-tfassil tal-proċessi, l-attivitajiet ta' titjib u l-informazzjoni dwar il-ġestjoni, iżda inqas b’saħħitha fir-rigward tal-għodod u r-riżorsi. L-għodod eżistenti ma jippermettux implimentazzjoni effiċjenti u hemm indikazzjonijiet li jintużaw wisq riżorsi tal-persunal għall-implimentazzjoni ta’ ċerti temi taħt il-Programm Speċifiku Kooperazzjoni a skapitu ta’ temi oħra (ara l-paragrafi 45 sa 55). (b) waqt li ż-żminijiet għall-ipproċessar tqassru tul l-FP7, dawn qarrbu biss id-disa’ xhur fl-2012. L-awditu enfasizza prattiki tajba biex iż-żmien li jittieħed sa ma tingħata l-għotja jkompli jitqassar aktar. L-attenzjoni tal-maniġment għal din il-problema u l-eżistenza ta’ ambjent li jippermetti l-kondiviżjoni effettiva ta’ prattiki tajba huma ta’qofol (ara l-paragrafi 56 sa 66). (c) il-kontrolli tal-kwalità fuq l-għażla u s-segwitu tal-proġetti qed jiffunzjonaw tajjeb. Madankollu l-mudell ta’ kontroll finanzjarju tal-FP7 ma jikkunsidrax biżżejjed ir-riskji ta’ żbalji. Dan ifisser li l-benefiċjarji tal-FP7 b’riskju baxx huma soġġetti għal wisq kontrolli (ara l-paragrafi 67 sa 83). V. L-eżaminar mill-Qorti tal-Faċilità ta’ Finanzjament għall-Kondiviżjoni tar-Riskji u l-Inizjattivi Teknoloġiċi Konġunti wera li ż-żewġ strumenti ssodisfaw il-ħtiġijiet li għalihom inħolqu. Irnexxilhom jattiraw gruppi speċifiċi ta’ benefiċjarji bħall-SMEs. Madankollu l-implimentazzjoni tal-Inizjattivi Teknoloġiċi Konġunti sofriet minn qafas legali kumpless wisq u l-Kummissjoni ma wrietx b’mod suffiċjenti li l-finanzjament ipprovdut mill-Faċilità ta’ Finanzjament għall-Kondiviżjoni tar-Riskji jwassal għal investimenti li huma ogħla mil-livell li l-benefiċjarji kienu jidħlu għalihom mingħajr flus pubbliċi (ara l-paragrafi 84 sa 97). VI. Abbażi ta’ dawn l-osservazzjonijiet, il-Qorti qiegħda tagħmel numru ta’ rakkomandazzjonijiet indirizzati prinċipalment lill-Kummissjoni (ara l-paragrafi 98 sa 103): (a) Fir-rigward tar-regoli għall-parteċipazzjoni, il-Kummissjoni għandha tagħmel aktar sforzi biex tiżgura li l-prattiki tal-benefiċjarji jistgħu jintużaw f’Orizzont 2020 u ġġesti l-FP7 b’mod iżjed konsistenti; (b) Sabiex issaħħaħ il-ġestjoni tal-proċessi, il-Kummissjoni għandha tuża għodod tal-IT li jintegraw il-funzjonalitajiet kollha u għandha teżamina l-iżbilanċi fil-piż tax-xogħol tal-persunal; (c) Sabiex jitnaqqas iż-żmien tal-ipproċessar, il-Kummissjoni għandha tiżgura li l-proċessi jiġu awtomatizzati u implimentati b’mod konsistenti fis-servizzi kollha tagħha; (d) Il-Kummissjoni għandha tagħmel l-attivitajiet ta’ kontroll tagħha ta’ qabel u wara l-pagament aktar immexxija mir-riskju, sabiex tiffoka aħjar l-isforz ta’ kontroll tagħha; u (e) L-Awtoritajiet Baġitarji u l-Kummissjoni għandhom iġibu l-qafas legali tal-JTIs aktar f’konformità man-numru tal-membri tal-persunal tagħhom. Sabiex timmassimizza l-impatt tal-Faċilità ta’ Finanzjament għall-Kondiviżjoni tar-Riskji, il-Kummissjoni għandha ttejjeb l-immirar tagħha ta’ dawk il-benefiċjarji li għandhom aċċess limitat għall-finanzi. INTRODUZZJONI INFORMAZZJONI TA’ SFOND 1. Is-Seba’ Programm Kwadru għall-attivitajiet ta’ riċerka, ta’ żvilupp teknoloġiku u ta’ dimostrazzjoni (FP7) jirrappreżenta wieħed mill-istrumenti ewlenin tal-Unjoni għall-finanzjament tar-riċerka u huwa l-kontribut tagħha għall-istrateġija Ewropa 2020. L-għan tiegħu huwa li jsaħħaħ il-kompetittività industrijali u li jissodisfa l-ħtiġijiet ta’ riċerka ta’ politiki oħra tal-Unjoni [1] u b’hekk jikkontribwixxi għall-ħolqien ta’ soċjetà bbażata fuq l-għarfien, billi jkompli jibni fuq iż-Żona Ewropea tar-Riċerka u jikkomplimenta attivitajiet fil-livell nazzjonali u reġjonali [2]. 2. L-FP7 huwa magħmul minn ħafna skemi ta’ finanzjament miġbura f’erba’ programmi speċifiċi (ara l-Figura 1), li huma mfassla sabiex jappoġġjaw attivitajiet relatati mar-riċerka inklużi attivitajiet bażiċi u applikati ta’ riċerka, edukattivi u ta’ innovazzjoni. L-FP7 jipprovdi iżjed minn EUR 50 biljun [3] b’appoġġ għal dawn l-attivitajiet fil-perjodu 2007-2013. Il-parti l-kbira tal-fondi jintefqu fuq għotjiet lill-benefiċjarji finali fl-Istati Membri kif ukoll lil hinn mill-UE. L-attivitajiet li għandhom jiġu ffinanzjati mill-għotjiet jiġu determinati abbażi ta’ sejħiet kompetittivi għall-proposti. Il-benefiċjarji s-soltu jaħdmu bħala konsorzji ta’ msieħba abbażi ta’ ftehimiet ta’ għotjiet mal-Kummissjoni. FIGURA 1 BAĠIT TAL-FP7 TAL-2007-2013 (F’BILJUN EUR) +++++ TIFF +++++ Nota: Il-linji ta’ demarkazzjoni bid-daxx jindikaw strumenti li ġew introdotti reċentement fl-FP7. * Programm Speċifiku ddedikat jappoġġja l-attivitajiet mhux nukleari taċ-Ċentru Konġunt tar-Riċerka, li huwa Direttorat Ġenerali li jwettaq b’mod dirett attivitajiet ta’ riċerka għall-Kummissjoni. 3. L-FP7 huwa programm kumpless għall-finanzjament tar-riċerka. Il-baġit annwali tiegħu jiżdied minn sena għal sena u huwa mistenni li jqarreb l-EUR 11-il biljun fl-2013. Dan, flimkien mal-karatteristiċi distintivi tal-FP7 (ara l-Kaxxa 1), irendih wieħed mill-ikbar programmi ta’ riċerka singoli fid-dinja. 4. Dawn il-karatteristiċi għandhom impatt dirett fuq il-mod kif l-FP7 għandu jiġi ġestit. Pereżempju, minħabba n-natura transnazzjonali tal-FP7 u l-kombinazzjoni ta’ entitajiet akkademiċi u industrijali fi proġetti individwali, il-parteċipanti fi ħdan l-istess konsorzju jistgħu jkunu soġġetti għal regoli fiskali, legali, kontabilistiċi jew finanzjarji differenti. Għalhekk ir-regoli tal-FP7 għandhom ikunu flessibbli biżżejjed sabiex jakkomodaw dawn id-differenzi u fl-istess ħin ikunu preċiżi biżżejjed sabiex jiġu evitati miżinterpretazzjonijiet. Ir-regoli tal-iskemi nazzjonali ta’ finanzjament tar-riċerka jeħtieġu jikkunsidraw biss il-leġiżlazzjoni nazzjonali relevanti. KAXXA 1 KARATTERISTIĊI TAL-FP7 L-FP7 jaqdi lil benefiċjarji mill-Istati Membri kollha tal-UE, lil pajjiżi assoċjati u ta’ adeżjoni (14 [4]) kif ukoll lil pajjiżi sħab tal-kooperazzjoni internazzjonali. Huwa ġestit minn 19-il entità indipendenti: tmien servizzi tal-Kummissjoni (sitt DĠ u żewġ aġenziji eżekuttivi), il-Bank Ewropew tal-Investiment, ħames JTIs u ħames Inizjattivi tal-Artikolu 185 [5]. Fit-tmien servizzi tal-Kummissjoni, iżjed minn 2500 membru tal-persunal huma impjegati sabiex jimplimentaw l-FP7. Il-kontribuzzjoni medja tal-UE għal kull proġett hija ta’ EUR 1,75 miljun. Proġett tipiku jinvolvi l-kollaborazzjoni transnazzjonali bejn ħames jew sitt parteċipanti. Għall-proġetti kollaborattivi, li jirrappreżentaw madwar żewġ terzi tal-baġit tal-FP7, in-numru medju ta’ parteċipanti huwa ħdax. Il-konsorzji fil-parti l-kbira tal-proġetti huma magħmula minn parteċipanti kemm mid-dinja akkademika kif ukoll mis-settur privat. Kull sena, jiġu evalwati madwar 15000 proposta, jiġu konklużi 2500 ftehim ġdid ta’ għotjiet u jsiru madwar 10000 pagament. Il-portafoll tal-FP7 jikkonsisti minn madwar 14000 ftehim ta’ għotja (ċifri tal-2011). Sors: Il-ħames rapport ta’ monitoraġġ tal-FP7, il-Baġit ġenerali 2012 tal-UE u l-komunikazzjoni tal-Kummissjoni dwar is-semplifikazzjoni tal-implimentazzjoni tal-programmi kwadru għar-riċerka (COM(2010) 187). 5. L-FP7 introduċa numru ta’ strumenti ġodda meta mqabbel mal-FP6. Dawk l-iżjed importanti huma l-Appoġġ għar-riċerka fil-fruntieri tal-għarfien [6], il-JTIs (JTIs) u l-Faċilità ta’ Finanzjament għall-Kondiviżjoni tar-Riskji (RSFF). L-appoġġ għar-riċerka fil-fruntieri tal-għarfien ġie introdott sabiex jiffinanzja r-riċerka bażika "blue-sky" [7], waqt li ż-żewġ strumenti l-oħra ġew ikkonċeputi sabiex jappoġġjaw attivitajiet ta’ innovazzjoni qrib is-swieq bl-għan li titrawwem il-parteċipazzjoni tal-industrija, li naqset b’mod sostnut sa mill-FP4 [8]. AMBJENT REGOLATORJU 6. L-objettivi u l-attivitajiet li għandhom jiġu ffinanzjati taħt l-FP7 huma definiti fid-Deċiżjoni Nru 1982/2006/KE u d-deċiżjonijiet dwar erba’ programmi speċifiċi. Ir-regolament tal-FP7 [9]jistabbilixxi r-regoli għall-parteċipazzjoni. Dan il-kwadru jiġi kkumplimentat bir-regoli ta’ implimentazzjoni adottati mill-Kummissjoni u d-dokumenti ta’ gwida mhux vinkolanti (minn hawn "il quddiem it-terminu" regoli għall-parteċipazzjoni’ se jirreferi għall-istruttura ġerarkika fil-Figura 2). 7. Ir-regoli għall-parteċipazzjoni jiddefinixxu l-kundizzjonijiet għall-għażla tal-proġetti, il-parteċipazzjoni tal-entitajiet fil-proġetti u l-finanzjament tal-proġetti. Flimkien dawn jiddeterminaw il-kundizzjonijiet ta’ finanzjament bħar-rati ta’ finanzjament u r-rekwżiti tal-eliġibbiltà tal-ispejjeż. 8. Ir-regoli attwali għall-parteċipazzjoni huma r-riżultat tal-esperjenza akkumulata tul 20 sena ta’ programmi kwadru preċedenti. Is-semplifikazzjoni saret l-impetu taħt l-FP6 [10] u hija impenn għall-Kummissjoni taħt l-FP7 [11]. FIGURA 2 ĠERARKIJA TAR-REGOLI GĦALL-PARTEĊIPAZZJONI TAL-FP7 +++++ TIFF +++++ Sors: QEA, CORDIS. IMPLIMENTAZZJONI 9. L-implimentazzjoni ta’ 58 % tal-FP7 skont il-valur taqa’ taħt il-ġestjoni diretta ċċentralizzata [12] minn sitt DĠ. Għall-bqija l-implimentazzjoni ġiet iddelegata lil żewġ aġenziji eżekuttivi (l-Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka (REA) u l-Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka (ERCEA)), il-BEI, il-JTIs u l-istrutturi ta’ implimentazzjoni ddedikati għall-Inizjattivi tal-Artikolu 185. Waqt li l-aġenziji eżekuttivi jsegwu l-istess proċeduri bħall-Kummissjoni, l-entitajiet l-oħra jistgħu jorganizzaw il-proċessi interni tagħhom b’mod differenti. Ripartizzjoni skont il-mod ta’ ġestjoni u l-entitajiet responsabbli qiegħda tiġi pprovduta fil-Figura 3. FIGURA 3 ENTITAJIET RESPONSABBLI GĦALL-IMPLIMENTAZZJONI +++++ TIFF +++++ Sors: QEA. 10. Irrispettivament mill-entità tal-implimentazzjoni, li l-implimentazzjoni ta’ għotjiet tipikament titwettaq permezz tat-tliet proċessi prinċipali li ġejjin: (a) l-identifikazzjoni tat-temi xjentifiċi li għandhom jiġu appoġġjati u l-istabbiliment tal-programmi ta’ ħidma għall-implimentazzjoni tagħhom; (b) l-għażla tal-proġetti, li tipikament tkun ibbażata fuq proċess ta’ għażla kompetittiv, u n-negozjar mal-applikanti li jintgħażlu; u (c) il-kontroll tal-implimentazzjoni xjentifika tal-proġetti u r-rimborż tal-benefiċjarji għall-ispejjeż eliġibbli tagħhom. 11. Is-semplifikazzjoni taħt l-FP7 ma kkonċernatx biss ir-regoli, iżda wkoll il-proċessi interni tad-DĠ u l-aġenziji eżekuttivi. Sa mill-aħħar awditu tal-Qorti f’dan il-qasam [13] fl-2004, il-Kummissjoni introduċiet bosta sistemi ġodda mfassla sabiex jissemplifikaw il-proċessi tal-implimentazzjoni tal-għotjiet (pereżempju l-portal tal-parteċipanti, il-faċilità unika tar-reġistrazzjoni, il-faċilità tan-negozjar). STRUMENTI ĠODDA TAĦT L-FP7 12. Il-JTIs huma sħubijiet pubbliċi-privati fuq perjodu twil. Huma jikkombinaw l-investiment tas-settur privat mal-finanzjament mill-UE u dak pubbliku nazzjonali. L-għan tagħhom huwa li jappoġġjaw ir-riċerka kooperattiva madwar l-Ewropa fl-oqsma tar-riċerka industrijali fejn ikun hemm objettivi teknoloġiċi u ekonomiċi komuni li jkunu identifikati b’mod ċar. Il-kontribuzzjoni tal-UE taħt l-FP7 għall-JTIs hija ta’ iżjed minn EUR 3 biljun. Il-JTIs bipartitiċi huma sħubijiet bejn l-UE u l-assoċjazzjonijiet tal-industrija, waqt li l-JTIs tripartitiċi jinkludu l-UE, l-assoċjazzjonijiet tal-industrija u l-Istati Membri parteċipanti (ara t-Tabella 1). Pereżempju, l-Impriża Konġunta Ewropea għall-implimentazzjoni tal-Inizjattiva Teknoloġika Konġunta dwar in-Nanoelettronika (ENIAC) tikkombina l-Kummissjoni, l-Istati Membri parteċipanti [14] u l-Assoċjazzjoni għall-Attivitajiet Ewropej tan-Nanoelettronika. 13. L-RSFF hija strument finanzjarju mfassal sabiex itejjeb l-aċċess għall-finanzjament tad-dejn tal-investimenti fir-riċerka, l-iżvilupp u l-innovazzjoni (RŻI) f’termini aċċettabbli għall-kumpaniji privati jew l-istituzzjonijiet pubbliċi li jippromwovu attivitajiet fil-qasam tal-RŻI. Il-benefiċjarji fil-mira tal-RSFF jinkludu wkoll l-entitajiet intensivi fir-riċerka u infrastrutturi tar-riċerka Ewropej. Il-Kummissjoni Ewropea, permezz tad-DĠ Riċerka u Innovazzjoni, tissorvelja l-RSFF f’termini tal-eliġibbiltà ta’ proġetti u l-allokazzjoni tal-baġit mill-FP7, waqt li l-BEI huwa responsabbli mill-operazzjonijiet ta’ kuljum. L-istrument huwa ffinanzjat b’mod konġunt mill-UE u l-BEI. Il-kontribuzzjoni massima tal-UE taħt l-FP7 għall-RSFF ġiet stabbilita għal biljun euro. TABELLA 1 DESKRIZZJONI ĠENERALI TAL-JTIS Sors: Id-Deċiżjonijiet tal-Kunsill li jistabbilixxu l-JTIs. Inizjattiva Teknoloġika Konġunta | Objettiv strateġiku | Kontribuzzjoni massima tal-UE (f’miljun EUR) | JTIs bipartitiċi | Inizjattiva dwar Mediċini Innovattivi (IMI) | Sabiex jitħaffef l-iżvilupp ta’ mediċini li jkunu aħjar u iżjed sikuri għall-pazjenti | 1000 | Clean Sky | Sabiex jiġu żviluppati teknoloġiji innovattivi biex tiżdied b'mod sinifikanti l-prestazzjoni ambjentali tal-ajruplani u t-trasport bl-ajru, bir-riżultat li jinkisbu inġenji tal-ajru inqas storbjużi u iżjed effiċjenti fl-użu tal-karburant | 800 | Impriża Konġunta taċ-Ċelloli tal-Fjuwil u l-Idroġenu (FCH) | Sabiex tiġi aċċellerata l-introduzzjoni fis-suq tat-teknoloġiji tal-enerġija miċ-ċelloli tal-fjuwil u l-idroġenu fl-Ewropa | 470 | JTIs tripartitiċi | ENIAC | Iffukar fuq in-nanoelettronika sabiex tissaħħaħ iż-żieda fl-integrazzjoni u l-minjaturizzazzjoni tal-apparat u jiżdiedu l-funzjonalitajiet tagħhom | 450 | ARTEMIS | Sabiex jiġu ttrattati l-isfidi tar-riċerka u dawk strutturali fil-qasam tas-Sistemi Informatiċi Inkorporati | 420 | AMBITU U APPROĊĊ TAL-AWDITJAR 14. L-﻿awditu eżamina jekk il-Kummissjoni żguratx l-implimentazzjoni effiċjenti tal-FP7. Dan ġie indirizzat mit-tliet sottomistoqsijiet li ġejjin: (a) Ir-regoli għall-parteċipazzjoni ppermettew l-implimentazzjoni effiċjenti tal-FP7? (b) Il-Kummissjoni rnexxiela tissemplifika l-proċessi tal-FP7 mingħajr ma tikkomprometti l-kwalità tal-infiq? (c) Il-Kummissjoni ġestiet tajjeb l-istabbiliment ta’ strumenti ġodda? 15. L-awditu kopra l-implimentazzjoni tal-FP7 bejn l-2007 u l-ewwel nofs tal-2012. Il-kriterji tal-awditjar u l-metodu tal-ġbir tal-evidenza għall-awditjar huma deskritti fl-Anness I. L-ambitu tal-awditjar kien jinkludi: (a) għall-ewwel sottomistoqsija tal-awditu, ir-regoli għall-parteċipazzjoni għall-FP7 kollu kemm hu; (b) għat-tieni sottomistoqsija, il-proċessi interni stabbiliti fid-DĠ Riċerka u Innovazzjoni, id-DĠ Soċjetà Informatika u Mezzi ta’ Komunikazzjoni, id-DĠ Intrapriża u Industrija u r-REA u li kienu relatati ma’ proġetti kollaborattivi taħt il-Programm Speċifiku Kooperazzjoni [15]. B’dan il-mod l-analiżi tal-proċessi interni kopriet l-implimentazzjoni ta’ kważi żewġ terzi tal-baġit tal-FP7; u (c) għat-tielet sottomistoqsija, analiżi ta’ żewġ strumenti ġodda – il-JTIs u l-RSFF. 16. Il-Qorti wettqet segwitu tar-rakkomandazzjonijiet preċedenti tagħha fir-Rapport Speċjali Nru 1/2004 dwar il-ġestjoni ta’ azzjonijiet RŻI indiretti taħt il-Ħames Programm Qafas għar-riċerka u l-iżvilupp teknoloġiku (1998 sa 2002). It-riżultati inklużi r-referenzi għall-osservazzjonijiet korrispondenti f’dan ir-rapport huma ppreżentati fl-Anness II. OSSERVAZZJONIJIET IL-KUMMISSJONI ĦADET NUMRU TA’ PASSI SABIEX TISSEMPLIFIKA R-REGOLI GĦALL-PARTEĊIPAZZJONI, IŻDA GĦAD IRID ISIR IŻJED 17. Fil-bidu tal-FP7 il-Kummissjoni ressqet serje ta’ pjanijiet għas-semplifikazzjoni li jolqtu diversi aspetti tar-regoli għall-parteċipazzjoni. Din il-parti tar-rapport tuża l-prinċipji li ġejjin bħala bażi għall-valutazzjoni tal-progress li jkun sar fl-eżerċizzju ta’ din l-aġenda għas-semplifikazzjoni: (a) Ir-rekwiżiti ta’ razzjonalizzazzjoni billi jinstab bilanċ aħjar bejn ir-riskji u l-kontroll; (b) l-ottimizzazzjoni tal-metodi tar-rimborż tal-benefiċjarji għall-isforzi tagħhom fir-riċerka; (c) l-iggwidar tal-benefiċjarji tul il-komplessità tal-iskema; (d) l-allinjament tad-dispożizzjonijiet mal-prattiki tal-benefiċjarji; u (e) l-evitar ta’ duplikazzjonijiet u inkonsistenzi. 18. Dawn il-prinċipji ġew idderivati minn diversi dokumenti tal-Kummissjoni [16] li jippreżentaw pjanijiet għas-semplifikazzjoni u mill-pożizzjonijiet tal-awtoritajiet leġiżlattivi [17] relatati mar-regoli għall-parteċipazzjoni. Għalhekk dawn il-prinċipji huma l-impetu tal-evoluzzjoni tar-regoli għall-parteċipazzjoni sa mill-2005, meta l-Kummissjoni nediet it-tħejjija tagħha tal-FP7. Għal deskrizzjoni ġenerali tal-progress fl-aġenda għas-semplifikazzjoni rreferi għat-Tabella 2. TABELLA 2 PROGRESS BL-AĠENDA TAL-KUMMISSJONI GĦAS-SEMPLIFIKAZZJONI Sors: QEA. Prinċipji b’eżempji ta’ miżuri ppjanati | Valutazzjoni tal-Qorti | Rekwiżiti ta’ razzjonalizzazzjoni: Tibdil tal-garanziji bankarji mill-Fond ta’ Garanzija għall-ParteċipantiInqas użu ta’ ċertifikati tal-awditjar għal talbiet ta’ pagamentRazzjonalizzazzjoni tal-perjodi ta’ rappurtar | Sodisfaċenti Ma għadhomx meħtieġa garanziji bankarji, u b’hekk il-benefiċjarji jinħelsu mill-piż amministrattiv assoċjat. B’riżultat tal-introduzzjoni ta’ limitu minimu, 6 % biss tal-klejms għall-ispejjeż, li jirrappreżentaw terz tal-ispejjeż iffinanzjati fl-FP7, jeħtieġu ċertifikat tal-awditjar. F’ċerti aspetti (pereżempju t-tul tal-perjodi ta’ rappurtar) l-FP7 jitqabbel b’mod pożittiv mal-iskemi nazzjonali ta’ finanzjament. Madankollu, iżjed razzjonalizzazzjoni tar-rekwiżiti ta’ rappurtar hija possibbli, jekk: il-perjodi ta’ rappurtar jiġu estiżi wkoll għall-proġetti taħt it-tema ICT; uid-daqs tar-rapporti jkun soġġett għal limiti stretti, bħal f’ċerti aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament (SNF, DFG, TSB). | Ottimizzazzjoni tal-metodi ta’ rimborż: Użu usa’ ta’ rati fissiSemplifikazzjoni tal-mudell ta’ finanzjament ibbażat fuq l-ispejjeż effettivi | Parzjalment sodisfaċenti L-FP7 jinkludi metodi ġodda ta' finanzjament ibbażat fuq rati fissi pjuttost milli spejjeż effettivi. Il-mudell ta’ finanzjament tal-FP7 ibbażat fuq spejjeż effettivi għadu kumpless (ara l-paragrafu 20). | Iggwidar tal-benefiċjarji tul il-kumplessità tal-iskema: Titjib tal-materjali ta’ gwidaGħodod elettroniċi komuni għal interazzjoni mal-benefiċjarjiGħodod ta’ gwida addizzjonali bħal help desks | Sodisfaċenti Id-dokumenti ta’ gwida saru iqsar u iżjed ċari meta mqabbla ma’ dawk tal-FP6, kif ikkonfermat mir-reazzjonijiet tal-benefiċjarji għall-istħarriġ tal-Qorti. L-għodod ġodda tal-IT jiffaċilitaw l-interazzjoni bejn il-Kummissjoni u l-benefiċjarji. Ġew introdotti help desks speċjalizzati għall-benefiċjarji. | Allinjament tad-dispożizzjonijiet mal-prattiki tal-benefiċjarji: Ċertifikazzjoni tal-metodoloġiji tal-ikkostjar tal-benefiċjarjiAċċettazzjoni usa’ tal-metodoloġiji tal-benefiċjarji | Mhux sodisfaċenti L-użu tal-iskema ta’ ċertifikazzjoni mill-benefiċjarji kien baxx, l-aċċettazzjoni tal-metodoloġiji tal-ikkostjar medja tal-persunal saret tard, il-benefiċjarji jkollhom jerfgħu r-riskju sħiħ ta’ interpretazzjoni skorretta tad-dispożizzjonijiet tal-FP7 u d-dispożizzjonijiet tal-FP7 mhux dejjem jirriflettu l-prattika ġenerali fil-qasam tar-riċerka (ara l-paragrafi 21 sa 29). | Evitar ta’ duplikazzjonijiet u inkonsistenzi: Uffiċċju għar-reġistrazzjoni elettronika għall-benefiċjarji (Faċilità unika tar-reġistrazzjoni)Valutazzjoni konsistenti tal-vijabbiltà finanzjarjaĊentru tal-approvazzjoni (clearing house) uniku (Servizz ta’ mistoqsijiet dwar ir-riċerka)Kumitat tal-Approvazzjoni tar-Riċerka | Mhux sodisfaċenti Il-parti l-kbira tal-miżuri ppjanati ġew introdotti, iżda l-implimentazzjoni għadha kkaratterizzata minn inkonsistenzi (ara l-paragrafi 30 sa 44). | PROGRESS TAJJEB BL-AĠENDA GĦAS-SEMPLIFIKAZZJONI 19. Rigward il-ħames prinċipji, il-Kummissjoni rrazzjonalizzat ir-rekwiżiti u tejbet id-diversi dokumenti ta’ gwida b’mod sodisfaċenti. Il-Kummissjoni setgħet tallinja d-dispożizzjonijiet tal-FP7 mal-prattiki tal-benefiċjarji f’xi każijiet (pereżempju biex taċċetta li spejjeż medji tal-persunal) iżda għad jonqos aktar xi jsir fil-futur. Il-benefiċjarji tal-FP7 qegħdin jiffaċċjaw inkonsistenzi relatati ma’ xi aspetti tar-regoli ta’ parteċipazzjoni (ara l-paragrafi 21 u 30 rispettivament). 20. Rigward il-mudell ta’ finanzjament ġew introdotti modalitajiet ġodda għall-finanzjament ibbażati fuq rati fissi minflok fuq l-ispejjeż effettivi. Il-finanzjament ibbażat fuq spejjeż effettivi għadu l-mudell ta’ finanzjament prinċipali fl-FP7. Meta mqabbel mal-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament, il-mudell ta’ finanzjament tal-FP7 huwa kumpless minħabba n-numru għoli ta’ kombinazzjonijiet ta’ kategoriji ta’ spejjeż, ta’ metodi għall-kalkolu tal-ispejjeż u ta’ rati ta’ rimborż. Dan huwa piż għall-benefiċjarji u għandu numru ta’ konsegwenzi importanti għall-proċessi amministrattivi fil-Kummissjoni. Il-Qorti rrakkomandat is-semplifikazzjoni tal-mudell ta’ finanzjament fir-Rapport 1/2004 tagħha (ara l-Anness II). Is-semplifikazzjoni tal-mudell ta’ finanzjament huwa element importanti tal-proposta għar-regoli għall-parteċipazzjoni f’Orizzont 2020 [18]. L-OBJETTIV LI JITTEJJEB L-ALLINJAMENT TAD-DISPOŻIZZJONIJIET TAL-FP7 MAL-PRATTIKI TAL-BENEFIĊJARJI MA NTLAĦAQX GĦAL KOLLOX 21. Fil-bidu tal-FP7, il-Kummissjoni indikat li l-mudell ta’ finanzjament ibbażat fuq l-ispejjeż effettivi kellu jagħmel użu mill-prinċipji tas-soltu ta’ kontabbiltà u ġestjoni tal-parteċipanti [19]. L-awtoritajiet leġiżlattivi u l-Kummissjoni nfisha reċentement enfasizzaw il-ħtieġa li r-regoli tal-FP7 jsiru iżjed kompatibbli mal-prattiki ġenerali tan-negozju tal-Kummissjoni [20]. HUWA MEĦTIEĠ ALLINJAMENT AĦJAR MAL-PRATTIKI TAL-BENEFIĊJARJI 22. Sabiex jittejjeb l-allinjament tar-regoli tal-FP7 għall-parteċipazzjoni mal-prattiki tal-benefiċjarji, ir-regoli għandhom jipprevedu mekkaniżmu sabiex jirrikonoxxi dawn il-prattiki fi żmien xieraq u jaġġusta interpretazzjonijiet u prattiki kif meħtieġ, dment li dan ma jikkompromettix l-objettivi ġenerali u ta’ kontroll tal-FP7. 23. Fil-bidu tal-FP7 il-Kummissjoni stabbiliet mekkaniżmu ta’ ċertifikazzjoni għall-approvazzjoni ta’ metodoloġiji tal-ikkostjar sabiex tipprovdi aċċertament lill-benefiċjarji dwar il-metodoloġiji tagħhom. Madankollu, ir-rekwiżiti stretti wasslu għal użu baxx tal-iskema ta’ ċertifikazzjoni mill-benefiċjarji. Il-Kummissjoni stmat li se jinħarġu massimu ta’ 350 ċertifikat [21]. Sa Marzu 2012 il-Kummissjoni kienet aċċettat applikazzjonijiet għal ċertifikazzjoni ta’ metodoloġiji minn 71 benefiċjarju, li jirrappreżenta 20 % ta’ benefiċjarji bħal dawn. Ir-riżultati tal-istħarriġ tal-Qorti jindikaw li r-raġunijiet ewlenin għaliex ma applikawx għal ċertifikazzjoni ex-ante huma t-tul u l-kumplessità tal-proċess tal-applikazzjoni, id-diffikultà li jissodisfaw il-kriterji taċ-ċertifikazzjoni u l-użu limitat taċ-ċertifikat. Il-parteċipazzjoni baxxa mminat l-isforzi tal-Kummissjoni sabiex tissemplifika l-proċeduri [22]. 24. Sabiex tiffaċilita l-allinjament tad-dispożizzjonijiet tal-FP7 mal-prattiki tal-benefiċjarji relatati mal-ispejjeż tal-persunal, fl-2011 il-Kummissjoni introduċiet il-possibbiltà li huma jużaw il-prattiki interni tagħhom għat-talba tal-pagament tal-ispejjeż medji tal-persunal taħt ċerti kundizzjonijiet. L-intervisti tal-QEA mal-organizzazzjonijiet u l-parteċipanti tar-riċerka żvelaw reazzjoni pożittiva għall-aċċettazzjoni usa’ tal-metodoloġiji tal-ispejjeż medji tal-persunal. Madankollu, għalkemm il-problema rigward l-aċċettazzjoni tal-ispejjeż medji tal-persunal ġiet rikonoxxuta fi stadju relattivament bikri [23], kien hemm dewmien ta’ 21 xahar qabel ma r-regoli ġew modifikati. Dan huwa tard għal programm ta’ seba’ snin li jiffinanzja proġetti li jdumu medja ta’ 36 xahar. 25. Ukoll jekk ir-regoli finanzjarji tal-FP7 huma inqas preskrittivi u iżjed ibbażati fuq prinċipji, hemm sitwazzjonijiet fejn huwa diffiċli li r-realtà li jkun qed jiffaċċja l-benefiċjarju tiġi rikonċiljata mal-prinċipji tal-FP7. Jekk il-benefiċjarju jiltaqa’ ma sitwazzjoni bħal din, hemm disponibbli tliet possibbiltajiet. Il-benefiċjarju jista’: jikkuntattja l-uffiċjal tal-proġett tiegħu, jirreferi għall-punt ta’ kuntatt nazzjonali [24], li wara jressaq it-talba lis-Servizz ta’ Konsultazzjoni dwar ir-Riċerka (RES), jew jibgħatha direttament lir-RES. 26. L-uffiċjali tal-proġetti jistgħu jirreferu biss għar-regoli u l-linji gwida eżistenti. Ir-RES jista’ jipprovdi gwida mfassla iżjed apposta, li f’każ ta’ kwistjonijiet legali kumplessi titħejja mid-dipartiment legali tad-DĠ Riċerka u Innovazzjoni. Madankollu dan għadu soġġett għal dikjarazzjoni ta’ ċaħda ta’ responsabbiltà legali, li tista’ timmina b’mod sinifikanti l-utilità tagħha f’każ ta’ nuqqas ta’ ftehim iktar tard mal-Kummissjoni. Jistgħu jitqajmu dubji dwar il-korrettezza tal-interpretazzjoni sa ħames snin wara l-għeluq tal-proġett. Ukoll jekk ikun hemm raġunijiet validi għal dikjarazzjoni ta’ ċaħda ta’ responsabbiltà legali, is-sistema attwali tfisser li l-benefiċjarji jerfgħu r-riskju kollu ta’ interpretazzjoni skorrettta tad-dispożizzjonijiet tal-FP7. ID-DISPOŻIZZJONIJIET TAL-FP7 MHUX DEJJEM JIRRIFLETTU L-PRATTIKA ĠENERALI TAL-BENEFIĊJARJI 27. Sabiex tivvaluta sa liema punt l-FP7 huwa allinjat mal-prattika ġenerali tal-benefiċjarji, il-Qorti qabblet il-prattika tal-FP7 mal-prattiki użati fl-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament u mal-prattiki interni tal-benefiċjarji. L-analiżi tal-Qorti ffukat fuq l-ispejjeż tal-persunal billi dawn ta’ spiss jirrappreżentaw l-iżjed kategorija importanti ta’ spejjeż diretti mġarrba meta jkun qed jitwettaq proġett. 28. Xi wħud mill-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament jaċċettaw somom f’daqqa jew kategoriji ta’ spiża mingħajr rekwiżiti ta’ reġistrazzjoni ta’ ħin (pereżempju l-Fondazzjoni Ġermaniża għar-Riċerka, DFG) jew jużaw spejjeż ibbaġitjati bbażati fuq kategoriji ta’ salarji u ħin tal-ħidma predefinit (il-Fondazzjoni Nazzjonali Svizzera għax-Xejenza, SNF). Oħrajn isegwu rekwiżiti ta’ reġistrazzjoni ta’ ħin simili għal dawk tal-FP7 (pereżempju d-Dipartiment tal-Enerġija fl-Istati Uniti) u jiffukaw fuq sistema verifikabbli ta’ allokazzjoni tal-ħin sabiex jiġġustifikaw l-ispejjeż tal-persunal. Madankollu, f’xi każijiet ir-regoli tal-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament jagħtu iktar spazju għall-prattiki tas-soltu tal-benefiċjarji fir-rigward tal-ġestjoni u l-kontabbiltà. 29. L-istħarriġ tal-Qorti dwar il-benefiċjarji juri li, minkejja r-reazzjoni pożittiva għall-aċċettazzjoni usa’ tal-metodoloġiji tal-ispejjeż medji tal-persunal, ir-rekwiżiti tal-FP7 relatati mal-ispejjeż tal-persunal fil-parti l-kbira mhumiex kompatibbli mal-prattiki tal-benefiċjarji. Rigward ir-reġistrazzjoni tal-ħin, 29 % ta’ dawk li wieġbu kkonfermaw li ma jistgħux jużaw is-sistema interna tagħhom sabiex jissodisfaw ir-rekwiżiti tal-Kummissjoni (ara l-Figura 4). 30 % implimentaw sistema ta’ reġistrazzjoni tal-ħin biex jipparteċipaw fi proġetti tal-UE. Xi wħud mill-benefiċjarji indikaw li għall-għanijiet interni tagħhom huma jużaw approċċi differenti mir-reġistrazzjoni tal-ħin (ara l-Kaxxa 2). FIGURA 4 PRATTIKI TAR-REĠISTRAZZJONI TAL-ĦIN TAL-BENEFIĊJARJI TAL-FP7 +++++ TIFF +++++ Sors: QEA. KAXXA 2 EŻEMPJI TA’ APPROĊĊI DIFFERENTI SABIEX JIĠU SSODISFATI R-REKWIŻITI TAR-REĠISTRAZZJONI TAL-ĦIN Approċċ ibbażat fuq ir-riżultati: il-persunal ta’ unità tar-riċerka speċifika huwa assenjat kompletament fuq kompiti ta’ riċerka, ma hija meħtieġa l-ebda skeda bil-ħinijiet tax-xogħol. Il-metodu/i ta’ monitoraġġ huma pereżempju l-progress tax-xogħol, il-kwalità tar-riżultati jew il-kisba ta’ riżultati importanti. Approċċ ta’ evidenza alternattiva: tinkiseb biżżejjed evidenza permezz ta’ kuntratti ta’ xogħol (pereżempju gradwat b’PhD li jiġi assenjat 100 % fuq proġett speċifiku) jew permezz ta’ dikjarazzjoni interna li tikkonferma l-assenjazzjoni sħiħa fuq proġett jew kompitu (pereżempju għal perjodu speċifiku ta' żmien). Sors: QEA, abbażi ta’ analiżi tat-tweġibiet mogħtija għall-kwestjonarju tagħha. L-INKONSISTENZI MHUX MEĦTIEĠA JNAQQSU L-EFFIĊJENZA 30. Mhux dejjem huwa possibbli li tiġi żgurata uniformità fl-implimentazzjoni bejn programmi li jista’ jkollhom objettivi differenti. Madankollu, għandu jkun hemm numru limitat biss ta’ differenzi fl-implimentazzjoni tal-istess strument ta’ finanzjament fl-istess Programm Speċifiku. Fil-bidu tal-FP7, il-Kummissjoni ddikjarat li l-koerenza hija waħda mit-tliet prinċipji tal-implimentazzjoni tal-FP7 [25]. Hija ddikjarat ukoll:"Interpretazzjoni uniformi, partikolarment fir-rigward tad-﻿dispożizzjonijiet legali u finanzjarji ta’ proġetti għandha tiġi żgurata fil-firxa kollha tas-servizzi tal-Kummissjoni kkonċernati" [26]. 31. Il-koerenza fl-implimentazzjoni tnaqqas il-piż amministrattiv li jitqiegħed fuq il-benefiċjarji. Dan jagħmilha iżjed faċli li l-benefiċjarji jkunu konxji mir-rekwiżiti u li jirrispettawhom u li l-Kummissjoni ġġesti l-programm. MINKEJJA L-INTRODUZZJONI TA’ XI MIŻURI TA’ ARMONIZZAZZJONI ... 32. Sabiex tiżgura implimentazzjoni iżjed koerenti, il-Kummissjoni stabbiliet fl-atti preparatorji [27] li: tistabbilixxi uffiċju għar-reġistrazzjoni elettronika (faċilità ta’ reġistrazzjoni unika); tiżgura valutazzjoni konsistenti tal-vijabbiltà finanzjarja ta’ parteċipant; u tistabbilixxi ċentru tal-approvazzjoni (clearing house) uniku. 33. Il-faċilità ta’ reġistrazzjoni unika tipprevjeni li l-benefiċjarji jiġu mitluba ripettitivament li jippreżentaw l-istess informazzjoni dwar l-istatus legali u s-sitwazzjoni finanzjarja tagħhom għal kull proġett. Ix-xogħol b’lura tal-bidu, li kien inħoloq minħabba li ħafna benefiċjarji ġew irreġistrati fl-istess ħin, ġie kklerjat u attwalment ma hemm l-ebda dewmien sinifikanti. Skont l-evalwazzjoni interim tal-FP7 il-faċilità ta’ reġistrazzjoni unika kienet suċċess [28]. Il-kontroll tal-validazzjoni finanzjarja issa qiegħed jitwettaq mit-tim tal-validazzjoni ċentrali fir-REA, li jiżgura konsistenza bl-użu tal-istess proporzjonijiet finanzjarji [29]. 34. Ma ġiex stabbilit ċentru tal-approvazzjoni (clearing house) uniku [30]. Minflok il-Kummissjoni l-ewwel stabbiliet is-Servizz ta’ Konsultazzjoni dwar ir-Riċerka sabiex iwieġeb il-mistoqsijiet tal-benefiċjarji. Fl-2011, il-Kummissjoni stabbiliet il-Kumitat tal-Approvazzjoni tar-Riċerka (RCC) b’mandat li jieħu pożizzjonijiet finali dwar kwistjonijiet orizzontali relatati mal-implimentazzjoni li dwarha s-servizzi ma jkunux jistgħu jilħqu kunsens [31]. … XI ASPETTI TAL-IMPLIMENTAZZJONI TAL-FP7 HUMA AFFETTWATI MINN NUQQAS TA’ KOERENZA 35. Minkejja dan il-progress, xi aspetti tal-implimentazzjoni tal-FP7 huma affettwati minn nuqqas ta’ koerenza. Billi ġew ikkunsidrati biss il-proġetti kollaborattivi fil-Programm Speċifiku Kooperazzjoni, it-tqabbil tar-regoli u l-proċeduri min-naħa tal-Qorti wera prattiki li wasslu għal differenzi fit-trattament ta’ sitwazzjoni li essenzjalment kienet l-istess min-naħa ta’ servizzi differenti jew anke min-naħa ta’ unitajiet differenti f’servizz partikolari (ara l-Kaxxa 3). KAXXA 3 EŻEMPJI TA’ PRATTIKI LI HUMA DIFFERENTI MINN XULXIN 1. Użu ta’ rati fissi sabiex jiġu koperti spejjeż ta’ sussistenza relatati mal-ivvjaġġar – mhux aċċettat mid-DĠ Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, il-Kontenut u t-Teknoloġija iżda aċċettat minn servizzi oħra 2. Seduti waqt l-evalwazzjoni ta’ proġetti kbar – użati mid-DĠ Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, il-Kontenut u t-Teknoloġija, id-DĠ Intrapriża u Industrija u r-REA, iżda mhux mid-DĠ Riċerka u Innovazzjoni 3. Ir-rekwiżit sabiex jiġi konkluż u pprovdut ftehim ta’ konsorzju – ivarja minn tema għal oħra 4. Trattament ta’ sottokuntrattar mhux previst – ivarja minn servizz għal servizz 5. Definizzjoni tal-baġit tal-ġestjoni – ivarja minn servizz għal ieħor 6. Proċedura segwita jekk il-benefiċjarju jibdel l-isem legali tiegħu – emenda formali fid-DĠ Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, il-Kontenut u t-Teknoloġija biss 7. Frekwenza tar-rappurtar – rappurtar iżjed frekwenti fid-DĠ Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, il-Kontenut u t-Teknoloġija milli fis-servizzi l-oħra 8. Użu ta’ analiżi xjentifika għall-monitoraġġ tal-proġetti – iżjed komuni fid-DĠ Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, il-Kontenut u t-Teknoloġija milli fis-servizzi l-oħra 9. Possibbiltà li jitwettqu pagamenti multipli għal kull perjodu – jintużaw pagamenti parzjali fid-DĠ Riċerka u Innovazzjoni u d-DĠ Intrapriża u Industrija, iżda mhux fid-DĠ Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, il-Kontenut u t-Teknoloġija u r-REA Prattiki li huma differenti minn xulxin li ġew diskussi u riżolti fl-RCC 10. Eliġibbiltà tal-ispejjeż għal ċertifikat dwar ir-rapporti finanzjarji, li ma kinitx mandatorja 11. Trattament ta’ aġġustament favur benefiċjarju għal proġetti magħluqa Sors: QEA. Din il-lista hija bbażata fuq l-analiżi ta’ regoli, dokumenti interni tal-Kummissjoni, tweġibiet tal-benefiċjarji u intervisti mal-maniġers tal-Kummissjoni. 36. L-istħarriġ tal-Qorti juri li l-benfiċjarji jqisu li hemm nuqqas ta’ koerenza fl-implimentazzjoni tal-FP7: 51 % tal-benefiċjarji indikaw li kienu soġġetti tal-inqas kultant għal trattament differenti li ma kienx ġustifikat mill-qafas legali jew mill-partikolaritajiet tal-programm speċifiku u 15 % tal-benefiċjarji indikaw li huma esperjenzaw differenzi bħal dawn fit-trattament kważi f’kull proġett. Il-kummenti tal-benefiċjarji jindikaw li l-interpretazzjoni tista’ tvarja skont l-uffiċjal tal-proġett (ara l-Kaxxa 4). IL-MEKKANIŻMI GĦALL-IDENTIFIKAZZJONI TAL-PRATTIKI DIVERĠENTI HUMA DGĦAJFA 37. Sa Settembru 2011 l-RCC kien iddiskuta u rriżolva tliet temi relatati ma’ koordinazzjoni aħjar bejn is-servizzi. Tnejn minnhom kienu relatati b’mod dirett mal-armonizzazzjoni tal-proċeduri tal-FP7. Madankollu, l-analiżi tal-Qorti (ara l-Kaxxa 3) identifikat disa’ eżempji ta’ regoli u proċeduri diverġenti, li ma kinux ġew diskussi fl-RCC. Dan jissuġġerixxi li minkejja li l-RCC huwa effikaċi fis-sejba ta’ pożizzjonijiet uniformi, il-mekkaniżmi stabbiliti ma jidentifikawx il-proċeduri diverġenti kollha fl-implimentazzjoni tal-FP7. KAXXA 4 EŻEMPJI TA’ KUMMENTI TAL-BENEFIĊJARJI DWAR PRATTIKI LI HUMA DIFFERENTI MINN XULXIN Għal kull proġett, in-negozjati jsegwu r-regoli kif interpretati minn kull uffiċjal tal-proġett. B’riżultat, in-negozjati jvarjaw skont din l-interpretazzjoni u l-organizzazzjoni prinċipali jkollha tadatta u twieġeb għall-istruzzjonijiet kif mogħtija mill-uffiċjal tal-proġett. F’ċertu sitwazzjonijiet ġara li uffiċjali tal-proġetti differenti ta’ unitajiet differenti jkunu taw trattament differenti lill-istess sitwazzjoni. Id-dettalji mitluba fir-rigward tal-kontenut tal-applikazzjoni, ir-rappurtar tekniku (riżultati li jistgħu jinkisbu, stadji importanti, rapporti tal-progress) u finanzjarju, kif ukoll l-użu tal-għodod tal-IT tal-FP7 u l-organizzazzjoni tal-proċessi jvarjaw skont l-uffiċjal tal-proġett. Dan japplika għall-fażijiet kollha tal-implimentazzjoni tal-proġett. Sors: Kwestjonarju tal-QEA. 38. Hemm żewġ kanali prinċipali li permezz tagħhom kwistjoni tista’ titressaq għall-attenzjoni tal-RCC: deċiżjoni ta’ grupp ta’ ħidma intern tal-Kummissjoni jew minn Diretturi Ġenerali tal-familja tar-riċerka jew ir-rappreżentanti tagħhom; u mistoqsija magħmula minn benefiċjarju fuq il-websajt tal-RES. 39. Fiż-żewġ każijiet l-RCC iserraħ fuq l-impenn attiv tal-persunal tal-Kummissjoni jew tal-benefiċjarji. Kien hemm biss attentat limitat sabiex jinstabu d-differenzi kollha possibbli fil-proċeduri attwali tal-FP7. Hemm il-potenzjal li l-proċeduri tal-FP7 jiġu armonizzati iżjed, billi xi wħud minnhom se jkunu qegħdin jintużaw sa ħames snin wara l-2013 minħabba n-natura multiannwali ta’ ħafna proġetti. L-ESPERJENZA BL-FP7 TURI KEMM SE JKUN DIFFIĊLI LI JINTLAĦQU OBJETTIVI SIMILI MARBUTA MAŻ-ŻONA EWROPEA TAR-RIĊERKA 40. Il-programm kwadru jikkostitwixxi biss porzjon min-nefqa pubblika fuq ir-riċerka fl-Ewropa [32]. L-idea bażika wara ż-Żona Ewropea tar-Riċerka (ŻER) hija li l-isforz tar-riċerka fl-Ewropa għandu jiġi organizzat u kkoordinat aħjar. L-allinjament tar-regoli huwa wieħed mill-aspetti relatati ma’ koordinazzjoni aħjar fiż-ŻER. Fir-rigward taż-ŻER, ir-regoli tal-FP7 għall-parteċipazzjoni għandhom jipprovdu qafas koerenti sabiex tiġi żgurata l-iżjed implimentazzjoni effiċjenti possibbli [33]. L-FP7 għandu jiġi implimentat b’tali mod li jiġu żgurati sinerġiji reċiproċi u kumplimentarjetà mal-politiki u l-programmi tal-Unjoni [34]. 41. L-FP7 jinkludi strumenti bħall-JTIs li għandhom il-corpus tagħhom stess ta’ regoli u proċeduri għas-sejħiet għal proposti u dispożizzjonijiet finanzjarji (pereżempju l-kriterji ta’ eliġibbiltà jew ir-regoli ta’ finanzjament). B’mod simili l-Inizjattivi tal-Artikolu 185 jistgħu jadottaw is-sett ta’ regoli proprji tagħhom, li għandhom ikunu simili għall-FP7, iżda jistgħu jiddevjaw xorta waħda fid-dettall tagħhom. 42. Rigward programmi oħra ffinanzjati jew ikkofinanzjati mill-Unjoni, jintużaw settijiet separati ta’ regoli għall-parteċipazzjoni. Ir-regoli tal-Programm Kwadru għall-Kompetittività u l-Innovazzjoni (CIP) huma bbażati fuq kriterji ta’ eliġibbiltà, mudell ta’ finanzjament, skemi tal-ispejjeż, u proċeduri eċċ. differenti. Il-mod ta’ ġestjoni kondiviża użat għall-Fondi strutturali jillimita l-libertà ta’ azzjoni tal-Kummissjoni li timponi kwalunkwe allinjament ta’ regoli li jiġu stabbiliti mir-reġjuni jew l-Istati Membri, mar-regoli għall-parteċipazzjoni fl-FP7. Madankollu, għad hemm ċirkostanzi fejn jistgħu jintlaħqu iżjed sinerġiji. Kemm il-fondi strutturali kif ukoll l-FP7 jippermettu l-approvazzjoni tal-metodoloġiji tal-ikkostjar għall-ispejjeż tal-persunal u spejjeż indiretti, iżda l-approvazzjoni tal-Kummissjoni mogħtija fi skema waħda mhijiex valida għal skema oħra. Il-VAT li ma tistax tiġi rkuprata hija eliġibbli taħt il-Fondi strutturali, iżda mhux taħt l-FP7. Waqt li ċerti benefiċjarji tal-FP7 [35] jistgħu jibbenefikaw minn rata fissa ta’ 60 % sabiex ikopru l-ispejjeż indiretti tagħhom, għall-Fondi strutturali r-regolament relevanti [36] jistabbilixxi li l-limitu massimu tar-rata fissa għall-ispejjeż indiretti huwa ta’ 20 %. 43. Xi wħud mill-kwistjonijiet identifikati huma mistennija li jiġu riżolti taħt Orizzont 2020 meta s-CIP u l-FP7 jiġu magħquda. Madankollu, il-Fondi strutturali jkopru firxa wiesgħa ta’ attivitajiet, mhux neċessarjament relatati mar-riċerka, u l-armonizzazzjoni għall-attivitajiet ta’ riċerka tista’ twassal għal inkonsistenzi addizzjonali ma’ attivitajiet oħra. 44. Il-każ tal-FP7 juri kemm huwa diffiċli li jintlaħaq l-objettiv taż-ŻER ta’ koordinazzjoni aħjar permezz tal-allinjament tar-regoli. Il-benefiċjarji tal-FP7 huma ffaċċjati b’differenzi li jirriżultaw mill-awtonomija relattiva tad-DĠ tal-Kummissjoni jew tal-entitajiet l-oħra tal-implimentazzjoni. Barra minn hekk, l-aġenziji ta’ finanzjament għall-Fondi strutturali jew il-programmi nazzjonali jgawdu minn livell jerġa iżjed għoli ta’ awtonomija. Għalhekk se jkun diffiċli ħafna biex tinkiseb armonizzazzjoni tar-regoli, meta jitqies li dan ma nkisibx kompletament fil-kuntest tal-programmi fejn il-Kummissjoni qiegħda f’pożizzjoni li tieħu deċiżjonijiet. L-ATTENZJONI ĠIET IFFUKATA FIL-BIĊĊA L-KBIRA FUQ L-IŻGURAR TA’ NFIQ TA’ KWALITÀ GĦOLJA, U ANQAS FUQ L-EFFIĊJENZA IL-KUMMISSJONI PPJANAT PROĊESSI TAJBA IŻDA MA ALLINJATX GĦAL KOLLOX IR-RIŻORSI GĦALL-APPOĠĠ TAL-EŻEKUZZJONI TAGĦHOM 45. Proċessi tajbin [37] jiffaċilitaw it-tijib tal-effiċjenza ta’ organizzazzjoni. Sabiex tiġi vvalutata l-prestazzjoni f’dan il-qasam, l-awditu ffoka fuq ħames elementi [38] li jikkaratterizzaw ġestjoni b’saħħitha ta’ proċess: tfassil tal-proċess, titjib, għodod, informazzjoni, u persunal (ara l-Figura 5). FIGURA 5 ĦAMES ELEMENTI TA’ ĠESTJONI B’SAĦĦITHA TA’ PROĊESS +++++ TIFF +++++ Sors: QEA. TFASSIL TAL-PROĊESS, ATTIVITAJIET TA’ TITJIB U INFORMAZZJONI DWAR IL-ĠESTJONI HUMA OQSMA B’SAĦĦITHOM BI FTIT DGĦUFIJIET 46. Is-servizzi kollha jużaw l-approċċ ta’ proċess għall-ġestjoni tal-attivitajiet operazzjonali tagħhom. Il-proċeduri u r-rwoli tal-utenti kollha involuti fil-proċessi interni ġew dokumentati u disseminati. Is-servizzi kollha stabbilixxew kumitati interni jew assenjaw riżorsi ta’ persunal, li huma ddedikati għall-kisba ta’ attivitajiet ta’ titjib. Mill-bidu tal-FP7 "l hawn, twettqu numru ta’ attivitajiet ta’ titjib u dawn għadhom għaddejjin. Eżempji ta" prattiki tajba fit-tfassil u t-titjib tal-proċessi jeżistu fis-servizzi kollha. 47. L-informazzjoni wkoll hija waħda mill-oqsma l-iżjed b’saħħithom. F’konformità mar-rakkomandazzjoni preċedenti tal-Qorti (ara l-Anness II), il-Kummissjoni stabbiliet sistema għall-ġbir ta’ sett ta’ indikaturi ewlenin tal-prestazzjoni li jkopru l-FP7 kollu u li jifformaw is-sinsla tar-rapporti ta’ monitoraġġ annwali tal-FP7. Għall-għanijiet interni, l-Indikaturi Ewlenin tal-Prestazzjoni relatati mal-proċessi jew informazzjoni oħra dwar il-ġestjoni bħall-konsum tal-baġit, iż-żmien għall-pagament, iż-żmien li jittieħed sa ma tingħata l-għotja u postijiet vakanti għall-persunal jiġu rrapurtati lill-maniġers fuq bażi ta’ kull tliet xhur, ta’ kull xahar jew ukoll fuq bażi ta’ ħin reali. Madankollu, ċerti metriċi importanti bħall-ammont ta’ xogħol jew l-użu tar-riżorsi tal-persunal ma jinġabrux b’mod li jippermetti tqabbil faċli bejn is-servizzi. Barra dan, l-interdipendenzi bejn il-metriċi differenti ta’ proċess ma ġewx analizzati biżżejjed, bħall-benefiċċju f’termini ta’ rati iżjed baxxi ta’ żball jew segwitu aħjar tal-proġetti jekk jintużaw rappurtar jew analiżijiet xjentifiċi iżjed frekwenti [39]. L-GĦODOD EŻISTENTI MA JIPPERMETTUX L-EŻEKUZZJONI EFFIĊJENTI TAL-PROĊESSI 48. Il-proċessi għandhom jiġu appoġġjati minn sistema tal-IT integrata [40]. Is-sistemi għandhom ikunu interoperabbli u għandhom jiġu sfruttati sinerġiji possibbli bejn is-Sistemi ta’ Informazzjoni tad-DĠ [41]. Għalhekk l-awditu ffoka fuq kif il-front office, il-back office u l-għodod tal-IT għall-ġestjoni tal-proċess tan-negozju (BPM) [42] jappoġġjaw l-implimentazzjoni tal-FP7 u sa liema punt l-għodod komuni għall-familja kollha tar-riċerka jeżistu. 49. Min-naħa tal-front office, l-għodod ġew imtejba bil-Portal tal-Parteċipanti u l-interazzjoni mal-benefiċjarji sseħħ l-iżjed permezz tal-istess għodod fil-familja kollha tar-riċerka. Madankollu, l-għodod korrispondenti tal-back office ma ġewx armonizzati sal-istess punt. Il-manutenzjoni u l-iżvilupp ulterjuri ta’ għodod tal-back office multipli, li essenzjalment għandhom l-istess għan, mhumiex użu ekonomiku tar-riżorsi. 50. L-għodod tal-BPM huma l-inqas żviluppati bl-eċċezzjoni tal-iFlow fid-DĠ Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, il-Kontenut u t-Teknoloġija, li hija għodda elettronika tal-fluss tax-xogħol li tinteraġixxi mal-għodod l-oħra tal-back office u tawtomatizza l-proċessi. Din l-għodda tikkontribwixxi għat-tqassir taż-żmien meħud mill-proċessi (ara l-paragrafu 63). Is-servizzi l-oħra (DĠ Riċerka u Innovazzjoni, DĠ Intrapriża u Industrija u r-REA) jiddependu iżjed fuq flussi tax-xogħol fuq il-karta, għodod lokali li jkopru fażijiet speċifiċi tal-implimentazzjoni tal-għotjiet jew l-użu ta’ Excel spreadsheets. 51. L-għodod differenti użati għall-ġestjoni tal-għotjiet ġew żviluppati bħala moduli fil-parti l-kbira indipendenti mingħajr ma ġie kkunsidrat kif dawn għandhom ikunu interkonnessi ma’ xulxin. Dan ħoloq ħtieġa li jiġu stabbiliti mekkaniżmi ta’ sinkronizzazzjoni bejn is-sistemi. Barra dan, jekk maniġer ikun irid jikseb deskrizzjoni ġenerali tal-proġetti fil-portafoll taħt ir-responsabbiltà tiegħu, huwa jkollu ta’ spiss jikkompila data manwalmentminn mhux iżjed minn sitt sistemi differenti. 52. Għalkemm l-għodod elettroniċi tal-FP7 ġeneralment jistgħu jitqabblu b’mod favorevoli ma’ dawk tal-parti l-kbira tal-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament li saritilhom żjara, xi għodod nazzjonali huma eżempji ta’ prattika tajba. Pereżempju, l-għodda tal-ġestjoni tal-għotjiet tal-Fondazzjoni Nazzjonali Svizzera (SNF) tintegra l-funzjonalitajiet kollha tal-front office u tal-back office. Dan inaqqas il-kumplessità u s-superfluwità tad-data u jtejjeb il-ġestjoni tad-data eżatt fil-ħin. L-SNF u l-Fondazzjoni Nazzjonali tax-Xjenza (NSF) jużaw sorsi esterni ta’ data bħad-databases ta’ referenzi sabiex itejbu l-preċiżjoni tas-sistemi tagħhom. VARJAZZJONIJIET FL-UŻU TAR-RIŻORSI TAL-PERSUNAL FIS-SERVIZZI KOLLHA JEĦTIEĠ LI JIĠU SPJEGATI 53. L-allokazzjoni tal-persunal għandha tkun ibbażata fuq l-objettivi u l-prijoritajiet tad-DĠ. Kull meta jkun meħtieġ — tal-inqas darba fis-sena — il-ġestjoni għandha tallinja l-istrutturi organizzattivi u l-allokazzjonijiet tal-persunal mal-prijoritajiet u l-ammont ta’ xogħol [43]. 54. Fit-tmien servizzi tal-Kummissjoni, iżjed minn 2500 membru tal-persunal huma impjegati sabiex jimplimentaw l-FP7, li minnhom 1500 (60 %) huma assenjati direttament għall-ġestjoni tal-implimentazzjoni tal-Programm Speċifiku Kooperazzjoni. Dan il-proporzjon jikkorrispondi għas-sehem tal-baġit allokat għal dan il-programm (61 %). Madankollu, fi ħdan dan il-programm, hemm indikazzjonijiet li l-użu tar-riżorsi tal-persunal ivarja b’mod sinifikanti minn tema waħda għall-oħra (ara t-Tabella 3), minkejja li l-kumplessità tal-ġestjoni tal-proġett ma tkunx differenti b’mod sinifikanti. TABELLA 3 INDIKATURI TAL-UŻU TAL-PERSUNAL GĦAL TEMI FIL-PROGRAMM SPEĊIFIKU KOOPERAZZJONI Nota: L-indikaturi tal-użu tal-persunal ġew ikkalkulati abbażi tal-persunal kollu allokat għat-temi skont l-informazzjoni pprovduta fir-rapporti ta’ attività annwali. Sors: QEA. Tema | Baġit għal kull membru tal-persunal (f’miljun EUR) | Kuntratti għal kull membru tal-persunal | Parteċipanti għal kull membru tal-persunal | Enerġija (DĠ Riċerka u Innovazzjoni, DĠ Enerġija) | 20,4 | 2,2 | 25 | Ambjent (DĠ Riċerka u Innovazzjoni) | 13,8 | 2,5 | 39 | Saħħa (DĠ Riċerka u Innovazzjoni) | 35,7 | 4,1 | 48 | ICT (DĠ Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, il-Kontenut u t-Teknoloġija) | 12,5 | 2,1 | 20 | KBBE (DĠ Riċerka u Innovazzjoni) | 16,0 | 2,9 | 41 | NMP (DĠ Riċerka u Innovazzjoni) | 24,5 | 3,6 | 48 | Xjenzi Soċjali u Studji Umanistiċi (DĠ Riċerka u Innovazzjoni) | 9,9 | 2,8 | 29 | Spazju u Sigurtà (REA, DĠ Intrapriża u Industrija) | 22,5 | 2,7 | 32 | Trasport (DĠ Riċerka u Innovazzjoni) | 35,0 | 3,8 | 47 | 55. Il-Kummissjoni m’għandhiex bażi suffiċjenti biex tikkumpara b’mod trasparenti u oġġettiv id-differenzi fl-użu tal-persunal bejn it-temi fil-Programm Speċifiku Kooperazzjoni. IL-PROĊESSI JISTGĦU JITQASSRU AKTAR 56. Il-proċessi u l-proċeduri tad-DĠ użati għall-implimentazzjoni u l-kontroll tal-attivitajiet tiegħu għandhom ikunu effiċjenti [44]. Waħda mill-karatteristiċi ewlenin tal-effiċjenza tal-proċessi hija l-puntwalità. L-importanza tal-puntwalità ġiet enfasizzata fid-deċiżjoni tal-FP7: "Il-parteċipazzjoni fl-FP7 għandha titħaffef permezz (...) tal-użu xieraq ta’ proċeduri (...) rapidi" [45], kif ukoll fir-regoli għall-parteċipazzjoni: "Jeħtieġ li l-kontribut finanzjarju tal-Unjoni jasal għand il-parteċipanti mingħajr dewmien żejjed" [46]. Għal din ir-raġuni, din it-taqsima tiffoka fuq żewġ indikaturi ewlenin taż-żmien relatati mal-proċessi tal-FP7: (a) iż-żmien li jittieħed sa ma tingħata l-għotja (TTG) — it-tul ta’ żmien meħtieġ sabiex tintgħażel proposta u jiġi nnegozjat kuntratt b’suċċess. u (b) iż-żmien għall-pagament (TTP) – it-tul ta’ żmien meħtieġ sabiex isir pagament lil konsorzju ta’ benefiċjarji. IŻ-ŻMIEN LI JITTIEĦED SA MA TINGĦATA L-GĦOTJA QED JONQOS, IŻDA KIEN HEMM DIFFERENZI BEJN IS-SERVIZZI MATUL L-EWWEL ĦAMES SNIN TAL-FP7 57. Fil-bidu tal-FP7, il-Kummissjoni ddikjarat fil-valutazzjoni tal-impatt tagħha li għandhom isiru sforzi sabiex jitnaqqas it-tul ta’ żmien meħtieġ sabiex jiġi nnegozjat kuntratt b’suċċess [47]. Għall-proġetti b’karatteristiċi simili (pereżempju l-kumplessità, id-daqs, u l-esperjenza tal-benefiċjarji) iż-żmien li jittieħed sa ma tingħata l-għotja m’għandux jiddevja b’mod sinifikanti minn proġett għal ieħor. Huwa importanti li ż-żmien għall-għotja jkun qasir minħabba li: (a) dan jippermetti li l-proġetti jibdew iżjed kmieni, li huwa importanti ħafna fl-oqsma tar-riċerka u l-innovazzjoni fejn l-ideat jistgħu faċilment isiru antikwati; u (b) dan jagħmel il-finanzjament disponibbli iżjed kmieni u b’hekk iżid il-fluwidità tal-fondi għall-benefiċjarji kollha [48] inklużi l-SMEs. 58. Iż-żmien li jittieħed sa ma tingħata l-għotja għall-proġetti kollha nnegozjati b’suċċess fl-FP7 kien ta’ medja ta’ 333 jum kalendarju [49]. Tul l-FP7, kien hemm xejra ċara lejn it-tqassir taż-żmien għall-għotja. Barra dan, bit-titjib kontinwu tal-proċeduri interni, l-istatistiki tat-TTG għal kull servizz qegħdin jikkonverġu, iżda għad hemm differenzi bejn is-servizzi. Anke jekk jiġu kkunsidrati biss proġetti simili (jiġifieri proġetti fil-Programm Speċifiku Kooperazzjoni), it-TTG huwa ta’ madwar 260 jum fid-DĠ Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, il-Kontenut u t-Teknoloġija, 315 fid-DĠ Riċerka u Innovazzjoni u 380 fir-REA u d-DĠ Intrapriża u Industrija [50] (ara l-Figura 6). 59. Iż-żmien li jittieħed sa ma tingħata l-għotja fl-FP7 xorta għadu itwal minn dak tal-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament. Iż-żmien medju tagħhom li jittieħed sa ma tingħata l-għotja huwa fuq firxa ta’ ħames sa seba’ xhur. Madankollu, il-proġetti ffinanzjati mill-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament għandhom it-tendenza li jkunu iżgħar f’termini ta’ baġit u ta’ spiss jinvolvu biss parteċipant wieħed. FIGURA 6 EVOLUZZJONI TAT-TTG FIL-PROGRAMM SPEĊIFIKU KOOPERAZZJONI +++++ TIFF +++++ Sors: QEA. XI WĦUD MILL-KAWŻI TAD-DEWMIEN FIT-TTG QEGĦDIN FIL-KONTROLL TAL-KUMMISSJONI 60. Il-persunal tal-Kummissjoni semmew numru ta’ fatturi li fl-opinjoni tagħhom jistgħu jinfluwenzaw iż-żmien li jittieħed sa ma tingħata l-għotja [51]. Għal dawk il-fatturi fejn il-kwantifikazzjoni hija possibbli u d-data kienet disponibbli fil-pront, il-Qorti użat analiżi ta’ regressjoni multipla sabiex tistma d-daqs relattiv tal-impatt tagħhom. Dan jissuġġerixxi li fost il-fatturi possibbli b’impatt fuq it-TTG, l-assenjazzjoni lil servizz partikolari kien fattur importanti. Pereżempju, jekk proposta ġiet negozjata mid-DĠ Netwerks tal-Komunikazzjonijiet, il-Kontenut u t-Teknoloġija, it-TTG naqas b’29 %, sakemm il-fatturi l-oħra kollha jkunu ndaqs. Ir-rwol ta’ fatturi oħra (pereżempju l-piż tax-xogħol tal-persunal, in-numru tal-parteċipanti, l-esperjenza tal-konsorzju bl-FP7) ma kienx materjali. 61. Is-sejba li l-assenjazzjoni lil servizz hija fattur varjabbli importanti li jinfluwenza t-TTG jindika li ma hemm l-ebda kawża unika li tispjega d-differenzi fit-TTG. L-assenjazzjoni lil servizz hija marbuta primarjament mal-karatteristiċi varji tas-servizzi bħall-proċeduri interni tas-servizz, is-sistemi tal-IT, l-istruttura tal-organizzazzjoni interna, il-prijoritizzazzjoni jew l-ispeċifitajiet tal-ġestjoni li ma jkunux preżenti f’servizzi oħra. Għalhekk tikkombina numru kbir ta’ fatturi li kollha għandhom impatt fuq TTG. 62. Il-Qorti analizzat ukoll il-kawżi ewlenin taż-żmien twil li jittieħed sa ma tingħata l-għotja fil-livell tal-proġetti individwali. L-Anness III jiġbor f’taqsira dawn il-kawżi, billi jaqsamhom f’kawżi li ma setgħux jiġu evitati, kawżi li parzjalment setgħu ġew evitati mill-Kummissjoni u kawżi li setgħu ġew evitati. L-analiżi turi li hemm biss ftit kawżi li jistgħu jiġu evitati kompletament, minkejja l-fatt li dawn jista’ jkollhom impatt sostanzjali fuq it-TTG. Il-Kummissjoni bdiet tindirizza xi wħud mill-kwistjonijiet li jistgħu jiġu evitati waqt il-kors tal-FP7; madankollu xi wħud jippersistu, bħal komunikazzjoni fqira bejn l-uffiċjali jew tibdil f’dawk li huma,jew tibdil fi, l-uffiċjali responsabbli għan-negozjar tal-proġetti, jew skadenzi twal għall-preżentazzjoni tal-informazzjoni. ĊERTU PRATTIKI JGĦINU SABIEX JIĠI EVITAT ID-DEWMIEN TAŻ-ŻMIEN LI JITTIEĦED SA MA TINGĦATA L-GĦOTJA 63. Il-kondiviżjoni tal-prattiki tajba bejn is-servizzi hija waħda mill-modi kif tista’ tittejjeb il-puntwalità tal-proċeduri. Waqt l-intervisti, ħafna mill-membri tal-persunal tal-Kummissjoni ġibdu l-attenzjoni dwar prattiki li jgħinu biex jitnaqqsu l-kawżi tad-dewmien. Hemm ukoll tagħlimiet li jistgħu jittieħdu mill-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament. Il-Kaxxa 5 tiġbor fil-qosor il-prattiki tajba identifikati waqt l-awditu. KAXXA 5 PRATTIKI LI JGĦINU JNAQQSU Ż-ŻMIEN LI JITTIEĦED SA MA TINGĦATA L-GĦOTJA Awtomazzjoni tal-proċess Il-kejl tal-progress skont il-miri tal-ipproċessar, li huma stabbiliti għal kull pass tal-proċess Għodod awtomatiċi tar-rintraċċar, li jagħmlu l-ġbir tal-informazzjoni tal-monitoraġġ faċli. Konsistenza tal-proċess L-iżgurar li kull proposta jew proġett jgħaddi mill-istess passi u jkun soġġett għall-istess kontrolli, li jitwettqu bl-istess mod L-allinjament tal-istruttura organizzattiva mal-proċessi Distanza organizzattiva qasira bejn il-persuni differenti involuti fin-negozjar L-għoti ta’ responsabbiltà sħiħa għall-għażla tal-proposti u n-negozjar lil tim wieħed Ċentralizzazzjoni tal-funzjonijiet ta’ appoġġ Ipproċessar parallel Kultura tal-ġestjoni deċiżiva Jiġu terminati n-negozjati li jaqbżu l-iskadenzi tan-negozjar Ssir enfasi fuq l-effiċjenza tal-proċessi Sors: QEA. 64. Il-maniġers tal-unitajiet operazzjonali fil-Kummissjoni indikaw li t-tagħlimiet li ttieħdu min-negozjati jiġu mgħoddija ’l quddiem fl-unitajiet jew id-direttorati tagħhom. Hemm evidenza li informazzjoni bħal din tinqasam b’mod parzjali permezz ta’ kumitati interni f’servizz partikolari. Madankollu, id-differenzi persistenti fit-TTG bejn is-servizzi juru li jeżistu ostakli organizzattivi inerenti li jimpedixxu l-kondiviżjoni effettiva u l-implimentazzjoni fil-ħin tat-tagħlimiet mittieħda. Pereżempju, it-tqassim tar-responsabbiltajiet fid-direttorati operazzjonali fid-DĠ Riċerka u Innovazzjoni mhuwiex standardizzat sal-punt li huwa standardizzat f’DĠ oħra. L-istrutturi organizzattivi differenti jimpedixxu l-kondiviżjoni effettiva tal-prattiki tajba, minħabba li dak li jiffunzjona f’direttorat partikolari mhux dejjem jista’ jkun rilevanti għal direttorati oħra, li huma organizzati b’mod differenti. JEŻISTU DIFFERENZI KONSIDEREVOLI FIŻ-ŻMIEN GĦALL-PAGAMENT BEJN ID-DIRETTORATI 65. B’mod ġenerali, il-pagamenti għandhom isiru mill-iktar fis possibbli [52]. Il-pagamenti interim u finali għandhom isiru fi żmien 90 jum kalendarju mid-data li fiha r-rapport perjodiku jiġi kkunsidrat bħala komplut [53]. Il-benefiċjarji huma meħtieġa li jippreżentaw rapport perjodiku flimkien ma’ klejm għall-ispejjeż fi żmien 60 jum mit-tmiem tal-perjodu ta’ rappurtar. Is-servizzi tal-Kummissjoni jiddeterminaw meta r-rapport perjodiku jkun aċċettabbli għal pagament (parzjali) u jistgħu jissospendu l-limitu ta’ żmien f’każ ta’ korrezzjonijiet jew jekk tkun meħtieġa iżjed informazzjoni mill-konsorzju. 66. Bħala medja iżjed minn 85 % tal-pagamenti relatati ma’ għotjiet ta’ riċerka jsiru fil-limiti ta’ żmien. Madankollu, dan l-indikatur waħdu ma jagħtix stampa ċara tal-puntwalità. Pereżempju, id-direttorati E u I tad-DĠ Riċerka u Innovazzjoni kisbu riżultati simili ħafna. It-tnejn li huma wettqu madwar 95 % tal-pagamenti fl-2010 u 92 % fl-2011 fil-limitu ta’ żmien legali stabbilit. Madankollu, bħala medja l-koordinaturi tal-proġetti ġestiti mid-Direttorat I jirċievu pagamenti għall-klejms għall-ispejjeż tagħhom inqas minn seba’ xhur wara t-tmiem tal-perjodu ta’ rappurtar; filwaqt li fid-Direttorat E din il-medja hija ta’ 10,5 xhur. Differenza ta’ iżjed minn tliet xhur f’portafoll ta’ proġetti hija diffiċli li tiġi attribwita lil fatturi esterni, billi d-direttorati jġestu tipi simili ta’ proġetti b’mudelli ta’ parteċipazzjoni simili. IL-KONTROLLI TAL-KWALITÀ HUMA TAJBA BI FTIT DGĦUFIJIET BISS 67. Il-kontroll intern jiġi definit b’mod wiesgħa bħala proċess maħsub sabiex jipprovdi aċċertament raġjonevoli lill-ġestjoni dwar l-ilħuq tal-objettivi tad-DĠ. Il-kontrolli relatati mal-kwalità għandhom l-għan li jiżguraw li l-FP7 jiffinanzja proġetti ta’ kwalità għolja. IL-KONTROLLI TAL-KWALITÀ JAĦDMU TAJJEB 68. Taħt l-FP7, il-fondi jiġu allokati abbażi ta’ sejħiet kompetittivi għal proposti u permezz ta’ evalwazzjoni bejn il-pari indipendenti u bbażata fuq il-mertu mwettqa minn pari [54]. Iżjed ma l-kontrolli tal-għażla tal-proġetti u l-implimentazzjoni tal-proġetti jkunu affidabbli, iżjed ikun probabbli li l-FP7 jiffinanzja proġetti ta’ kwalità għolja. Il-kontrolli ewlenin li ġejjin jaffettwaw b’mod kritiku l-kwalità tal-proċessi tal-għażla u l-implimentazzjoni tal-proġetti tal-FP7: (a) Il-proġetti jintgħażlu minn esperti li għandhom għarfien f’dan il-qasam u ma jiffaċċjawx kunflitt ta’ interessi li jista’ jikkomprometti l-objettività tagħhom; (b) L-esperti jiġu ggwidati tul il-proċess ta’ evalwazzjoni mill-Kummissjoni; (c) L-evalwazzjoni ssegwi l-aħjar prattiki internazzjonali fil-qasam; (d) Ir-rakkomandazzjonijiet magħmula waqt l-evalwazzjoni jiġu indirizzati b’mod adegwat qabel il-firma tal-għotja; (e) L-uffiċjali tal-proġetti jsegwu l-implimentazzjoni xjentifika tal-proġetti; u (f) Il-progress xjentifiku miksub mill-portafoll tal-proġetti jitkejjel skont l-objettivi. 69. Il-Kummissjoni tevalwa proposti bl-għajnuna ta’ esperti indipendenti sabiex tiżgura li dawk ta’ kwalità għolja biss jintgħażlu għal finanzjament. L-approċċ tal-Kummissjoni huwa simili ħafna għal dawk segwiti mill-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament, għalkemm jeżistu differenzi fuq ċerti punti fil-proċeduri tal-evalwazzjoni. Pereżempju, hija l-Kummissjoni biss li tistabbilixxi kriterji stretti dwar it-taħlita ta’ esperti tal-evalwazzjoni (pereżempju t-taħlita ġeografika, il-proporzjon tal-esperti industrijali, il-bilanċ bejn is-sessi). 70. Tul l-FP7, il-kontrolli tal-kwalità ttejjbu f’termini ta’ gwida pprovduta lill-esperti u d-dokumentazzjoni tal-fażi tan-negozjar tal-proġetti, li waqtha jiġu indirizzati r-rakkomandazzjonijiet tal-esperti. Il-Kummissjoni esperimentat ukoll b’għodod għall-iskoperta ta’ każijiet ta’ plaġjarismu u f’dan ir-rigward hija iżjed avvanzata mill-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament. L-GĦODDA EWLENIJA UŻATA GĦALL-GĦAŻLA TAL-ESPERTI GĦANDHA ĊERTI DGĦUFIJIET 71. L-esperti użati għall-valutazzjoni tal-proposti ppreżentati jintgħażlu mid-database tal-EMI li twaqqfet mill-Kummissjoni għal dan il-għan. L-esperti kollha li jieħdu sehem fl-eżerċizzji ta’ evalwazzjoni huma meħtieġa li jirreġistraw f’din id-database. Jeħtieġ ukoll li l-unitajiet operazzjonali jiżguraw li l-esperti li jwettqu l-evalwazzjonijiet ma jiffaċċjawx kunflitt ta’ interessi li jista’ jimmina l-objettività tagħhom. Billi d-database tal-EMI hija l-ikbar sors ta’ informazzjoni użata mis-servizzi kollha għall-identifikazzjoni tal-esperti, kif ukoll għall-kontrolli għal kunflitti ta’ interess possibbli, din id-database għandha tinkludi informazzjoni preċiża u kompluta. Hija tinkludi madwar 100000 espert. 72. Ir-reġistrazzjoni fid-database hija kompletament volontarja, kif inhu l-aġġornament ta’ informazzjoni dwar l-isfond tal-għarfien tal-espert. Jeżisti r-riskju li l-esperti jikkodifikaw informazzjoni mhux affidabbli dwar l-esperjenza professjonali tagħhom jew li ma tkunx aġġornata. Għalhekk, ta’ spiss jintużaw sorsi oħra [55] sabiex jiġu identifikati esperti adatti. Ċerti servizzi jużaw EMI bħala s-sors primarju għall-identifikazzjoni tal-esperti; oħrajn jiddependu kemm fuq l-EMI kif ukoll fuq sorsi oħra jew primarjament jużaw is-sorsi l-oħra sabiex isibu esperti adatti, li wara jkollhom jirreġistraw fl-EMI. 73. L-analiżi tad-database tal-EMI żvelat ċerti dgħufijiet li jimminaw l-utilità tagħha kemm bħala għodda għall-għażla tal-esperti, kif ukoll sabiex tiżgura li l-esperti magħżula ma jiffaċċjawx kunflitt ta’ interess. B’mod partikolari: (a) ma hemm l-ebda informazzjoni dwar il-prestazzjoni tal-esperti li ħadu sehem f’eżerċizzji ta’ evalwazzjoni tal-imgħoddi. Din tista’ tkun dgħufija kbira b’mod partikolari f’każijiet fejn instab li l-esperti ma kinux qed jikkonformaw mar-regoli tal-evalwazzjoni u/jew il-kodiċi tal-kondotta meħtieġ; (b) jeħtieġ li s-servizzi jiżguraw li l-esperti mhumiexx involuti f’kuntratt jew kollaborazzjoni ta’ riċerka ma’ organizzazzjoni applikanti, jew li ma kinux involuti f’sitwazzjoni bħal din fit-tliet snin ta’ qabel [56]. Madankollu, ma hemm l-ebda rekwiżit għall-esperti li jirreġistraw fuq id-database tal-EMI li jipprovdu informazzjoni dwar l-istorja tal-impjieg tagħhom li tmur lura tliet snin. 74. Mhijiex kosteffikaċi li jitwettaq kontroll tal-kwalità fuq l-informazzjoni rreġistrata fl-EMI minn kull espert individwali. Madankollu, xi wħud mill-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament żviluppaw modi kosteffettivi sabiex itejbu l-affidabbiltà tad-databases tal-esperti tagħhom: (a) Il-konnessjoni tad-database tal-esperti mad-databases tal-kwotazzjonijiet jew sorsi esterni ta’ informazzjoni oħra. Pereżempju, l-SNF juża modulu web-crawler, li huwa konness mad-database tal-esperti u li jtejjeb l-affidabbiltà tad-data permezz tat-tfittxija ta’ sorsi magħżula fuq l-Internet. (b) L-użu ta’ intelligence interna fuq l-esperti: pereżempju, meta jkunu qed jagħżlu l-esperti, l-uffiċjali tal-proġetti fl-NSF jistgħu jaraw ukoll il-lista ta’ proġetti li fihom l-espert ikun diġà pparteċipa. 75. Fiż-żmien tal-awditu, id-DĠ tal-Kummissjoni kienu qegħdin jippjanaw biex jaġġornaw l-għodod għall-ġestjoni tal-esperti sabiex jinkludu karatteristiċi ġodda bħad-dati tal-bidu u t-tmiem tal-impjieg preċedenti tal-esperti. Il-Kummissjoni tistenna li l-karatteristiċi l-ġodda se jtejbu l-kwalità tad-data. IL-KONTROLLI FINANZJARJI ĠEW RAZZJONALIZZATI IŻDA GĦADHOM MHUMIEX IMMEXXIJA MIR-RISKJU 76. L-objettiv tal-kontrolli finanzjarji huwa li jiġi vverifikat jekk it-tranżazzjonijet tal-FP7 jikkonformawx mar-rekwiżiti ta’ eliġibbiltà u li l-ispejjeż imġarrba huma direttament relatati mal-objettiv tal-proġett. IL-MUDELL TA’ KONTROLL FINANZJARJU TAL-FP7 HUWA DIFFERENTI B’MOD SINIFIKANTI MINN DAWK LI JINSABU FL-AĠENZIJI NAZZJONALI TA’ FINANZJAMENT; B’MOD PARTIKOLARI HUWA JAGĦTI INQAS IMPORTANZA LIL-LIVELL TA’ RISKJU 77. Is-sistema ta’ kontroll għandha tiġi mfassla b’mod kosteffettiv [57]. Dan jimplika li l-benefiċċji tal-kontrolli għandhom ikunu ikbar mill-ispejjeż tal-kontroll [58]. Il-Kummissjoni għandha r-resposabbiltà li tiżgura mhux biss li l-fondi jintefqu tajjeb – li jimplika kontrolli robusti u kejl effettiv tal-prestazzjonijiet – iżda wkoll li tnaqqas il-piż amministrattiv għar-riċevituri tal-fondi u li tnaqqas l-ispejjeż amministrattivi, kull fejn ikun possibbli. 78. Taħt l-FP6 u l-FP7 ittieħdet deċiżjoni mill-Kummissjoni sabiex jitwarrbu l-kontrolli dettaljati ex-ante [59] u tingħata iktar importanza lill-kontrolli ex-ante [60] sabiex jitnaqqas il-piż tal-benefiċjarji rigward il-provvista ta’ evidenza qabel ma jsiru l-pagamenti. Bħala konsegwenza, il-parti l-kbira tal-iżbalji sinifikanti li jinstabu jiġu skoperti permezz tal-kontrolli ex-post. Kif ġie nnotat mill-Qorti [61], il-kontrolli ex-ante ta’ spiss huma limitati għal analiżi amministrattiva tal-klejms tal-ispejjeż u r-riżultati relatati. It-tranżazzjonijiet kollha tal-pagament essenzjalment huma soġġetti għall-istess kontrolli ex-ante. 79. B’mod ġenerali, il-parti l-kbira tal-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament iwettqu iżjed kontrolli ex-ante fid-dettall mill-Kummissjoni. Minkejja li iżjed kontrolli ex-ante jimplika kontroll aħjar, huma jeħtieġu iżjed persunal u jirriżultaw f’piż amministrattiv ikbar għall-benefiċjarji. Ċerti aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament jużaw kontrolli ex-ante differenzjati jew bit-tip ta’ benefiċjarju [62] jew bil-profil tar-riskju tal-benefiċjarju [63]. Dan jippermetti li l-aġenziji jiffukaw ir-riżorsi limitati tagħhom fuq dawk il-benefiċjarji li jiġu kkunsidrati li jikkostitwixxu riskju ogħla. Dan għandu l-vantaġġ ukoll li jnaqqas il-piż tal-kontrolli ex ante għall-benefiċjarji inqas riskjużi. 80. Is-sistema tal-Kummissjoni tal-kontrolli ex-post hija differenti b’mod sinifikanti mill-mudelli ta’ kontroll li tipikament jinsabu fl-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament. L-ebda aġenzija ta’ finanzjament oħra ma tuża kampjun rappreżentattiv ta’ kontrolli ex-post sa dan il-punt. Minflok, huma jużaw strateġija ta’ kontrolli ex-post ibbażata fuq ir-riskju. Ċerti aġenziji ta’ finanzjament [64] jagħmlu iżjed enfasi fuq kontrolli bbażati fuq l-istituzzjonijiet, li jippermettulhom jiksbu ċertu livell ta’ aċċertament fuq l-ambjent ta’ kontroll tal-benefiċjarju u li jnaqqsu l-piż tal-awditu. Il-kontrolli ex-post tal-Kummissjoni jiffukaw fuq proġetti individwali. 81. Il-kontrolli ex-post jistgħu jipprovdu intelligence dwar il-prattiki u r-riskju tal-benefiċjarji. Pereżempju, l-SNF tassenja klassifikazzjonijiet tar-riskju lill-benefiċjarji skont il-prestazzjoni tagħhom tal-imgħoddi. Dawn il-klassifikazzjonijiet jippermettu lill-aġenzija testendi l-kontrolli ex-ante għall-benefiċjarji iktar riskjużi u li żżid l-isforz tal-awditu f’oqsma li jitqiesu bħala problematiċi (pereżempju s-salarji, it-tagħmir). Il-Kummissjoni ma tużax l-informazzjoni miksuba minn kontrolli ex-post biex tvarja l-intensità u l-enfasi tal-kontrolli ex-ante bil-għan li ttejjeb l-effettività tagħhom. L-INTRODUZZJONI TA’ KAMPJUN RAPPREŻENTATTIV UNIKU JIKKOSTITWIXXI TITJIB 82. Id-DĠ tal-familja tar-riċerka adottaw strateġija komuni ta’ kontrolli ex-post [65]. Sal-aħħar ta’ Novembru 2011, il-metodoloġija ta’ kampjunar irriżultat fi tmien kampjuni rappreżentattivi separati ta’ 161 kontroll ex-post li ttieħdu għal kull servizz tal-familja tar-riċerka [66]. Din l-istrateġija ta’ kontrolli ex-post ġiet ikkritikata ħafna mill-partijiet interessati għax ħolqot piż amministrattiv żejjed għall-benefiċjarji [67]. Dan wassal għal sitwazzjoni fejn jista’ jkun li l-istess benefiċjarju jiġi awditjat bosta drabi waqt il-kors tal-FP7. 83. Issa hemm kampjun rappreżentattiv uniku komuni għall-familja kollha tar-riċerka. Il-Kummissjoni tistenna li dan se jnaqqas il-piż tal-awditu minn fuq il-benefiċjarji u jċekken sitwazzjonijiet fejn l-istess benefiċjarju jiġi awditjat ripetutament minn servizzi multipli tal-familja tar-riċerka. Madankollu, il-kampjun rappreżentattiv uniku jkopri biss is-servizzi tal-Kummissjoni (92 % tal-baġit tal-FP7). Mhux se jinkludi dawk il-partijiet tal-FP7, li jiġu implimentati minn korpi indipendenti (pereżempju JTIs, Inizjattivi tal-Artikolu 185), li xorta se jibqgħu responsabbli għat-twettiq tal-kontrolli ex-post tagħhom stess. L-ISTRUMENTI L-ĠODDA LAĦQU L-ĦTIEĠA LI GĦALIHA ĠEW MAĦLUQA, IŻDA JEŻISTU NUQQASIJIET FL-IMPLIMENTAZZJONI IŻ-ŻEWĠ STRUMENTI TEJBU L-QAFAS TAL-FINANZJAMENT TAR-RIĊERKA ... 84. Il-JTI u l-RSFF inħolqu sabiex jintlaħqu l-objettivi li ma setgħux jintlaħqu malajr bi strumenti tradizzjonali bbażati fuq l-għotja biss. Il-JTIs ġew stabbiliti sabiex jappoġġjaw investimenti industrijali fit-tul f’oqsma definiti ta’ riċerka. L-objettiv ewlieni tal-RSFF [68] kien it-trawwim ta’ "investiment tas-settur privat madwar l-Ewropa fl-iżvilupp u d-demonstrazjoni ta’ riċerka u teknoloġija (RTD) kif ukoll l-innovazzjoni" (investiment tas-settur privat fl-Ewropa fir-riċerka, l-iżvilupp teknoloġiku u attivitajiet ta’ dimostrazzjoni kif ukoll l-innovazzjoni). Dan kellu jintlaħaq bl-ingranaġġ ta’ dak l-investiment privat bil-mira ta’ EUR 10 biljun f’self addizzjonali tal-RŻI. 85. Bejn l-2008-2011, il-JTIs impenjaw EUR 1,4 biljun fuq proġetti ta’ riċerka. Dan jirrappreżenta kważi 90 % tal-baġit korrispondenti. Madankollu, minħabba n-natura multiannwali tal-proġetti ffinanzjati mill-JTIs, il-pagamenti huma ħafna iżjed baxxi [69]. Il-mudelli ta’ parteċipazzjoni juru li l-JTIs kienu kapaċi li jattiraw varjetà wiesgħa ta’ benefiċjarji u s-sejħiet għall-proposti tagħhom reġgħu stabbilixxew il-bilanċ bejn is-settur akkademiku u dak privat billi attiraw iżjed parteċipanti privati milli sejħiet taħt il-Programm Speċifiku Kooperazzjoni. 86. Xi JTIs irnexxielhom b’mod partikolari jiksbu l-involviment tal-SMEs fil-proġetti tagħhom. Pereżempju, 38 % tal-finanzjament tal-UE għall-Clean Sky mar għand l-SMEs; iżjed minn 40 % tal-proġetti ffinanzjati minn ENIAC inkludew SME, anke jekk is-sehem tal-finanzjament ta’ ENIAC lill-SMEs huwa biss ta’ madwar 19 %. Bħala medja, 21 % tal-finanzjament ipprovdut mill-JTIs mar għand l-SMEs. 87. Taħt l-RSFF, kienu ġew approvati 96 operazzjoni li jammontaw għal EUR 9,5 biljun sal-aħħar tal-2011. Billi mhux l-operazzjonijiet approvati kolha rriżultaw f’firma effettiva tal-operazzjoni ta’ self bejn il-BEI u s-sellief, l-ammont ta’ self tal-proġetti ffirmati laħaq EUR 7,3 biljun u l-iżborsamenti kienu kważi ta’ EUR 5 biljun [70]. Skont id-DĠ Riċerka u Innovazzjoni, l-effett ta’ ingranaġġ tal-kontribuzzjoni tal-UE huwa ta’ 6,6 (kull euro ta’ kontribuzzjoni tal-UE wassal għal iżjed minn EUR 6 tal-finanzjament tas-self tal-RSFF). Id-DĠ Riċerka u Innovazzjoni ikompli jistma li l-RSFF għandu effett multiplikatur ta’ 28 fuq l-investiment totali tal-RŻI (kull euro mill-baġit tal-UE kkontribwixxa għal finanzjament totali ta’ EUR 28 ta’ investiment RŻI). L-RSFF għandu wkoll diversifikazzjoni wiesgħa fil-pajjiżi. Fi tmiem l-2011, il-portafoll tal-RSFF kien jinkludi proġetti ffirmati minn 21 pajjiż [71]. Madankollu, tliet Stati Membri (il-Ġermanja, Spanja u l-Isvezja) kienu jikkostitwixxu iżjed minn nofs tat-tranżazzjonijiet tal-RSFF. 88. Il-Qorti talbet l-opinjoni ta’ esperti tal-industrija (fil-każ tal-JTIs) u l-benefiċjarji (fil-każ tal-RSFF) fuq iż-żewġ strumenti.Ir-reazzjoni ġenerali kienet pożittiva u dawk li wieġbu qablu li l-istrumenti kienu utli. Pereżempju, l-esperti tal-industrija involuti fil-JTIs indikaw li l-JTIs żiedu valur fl-inkoraġġiment tal-attivitajiet ta’ riċerka u rnexxielhom jibnu fiduċja reċiproka bejn il-partijiet interessati tal-JTIs. ... IŻDA L-IMPLIMENTAZZJONI TAL-JTIS SOFRIET MINN QAFAS LEGALI KUMPLESS IŻŻEJJED 89. Il-qafas għandu jkun imfassal skont in-natura tal-isfida teknoloġika li għandha tiġi indirizzata, il-karatteristiċi tar-relazzjoni bejn il-partijiet interessati, u l-ħtiġijiet ta’ finanzjament tal-inizjattiva [72]. IL-JTIS HUMA SOĠĠETTI GĦAL REKWIŻITI LI MHUMIEX XIERQA GĦAD-DAQS TAGĦHOM 90. Il-JTIs huma organizzazzjonijiet żgħar, stabbiliti bħala korpi tal-Unjoni. L-istat legali ta’ korp tal-Unjoni jobbligahom li jilħqu rekwiżiti li normalment japplikaw biss għal organizzazzjonijiet ħafna ikbar f’termini ta’ riżorsi tal-persunal. Bħala konsegwenza medja ta’ 52 % tal-persunal tagħhom huma dedikati għal xogħol fuq kompiti amministrattivi. B’paragun, fil-każ ta’ aġenziji tal-UE, li huma soġġetti għall-istess rekwiżiti legali, 22 % biss tal-persunal [73] huwa ddedikat għal kompiti amministrattivi. 91. JTI hija meħtieġa tapplika regolament finanzjarju, li huwa simili għal dak użat mill-Istituzzjonijiet tal-UE. Ir-Regolamenti tal-Persunal [74] japplikaw għall-persunal tal-JTIs. Dan il-qafas regolatorju jimplika li kull JTI hija mistennija li jkollha ċertu numru ta’ funzjonijiet: uffiċjal għall-protezzjoni tad-data, uffiċjal tas-sigurtà tal-informazzjoni lokali, koordinatur tal-kontroll intern, uffiċjal tal-kontabbiltà (u back-up), uffiċjal tal-awtorizzazzjoni (u back-up), aġenti tal-inizjazzjoni (u back-ups), aġenti tal-validazzjoni (u back-ups), awditur intern, maniġer tal-IT u kumitat tal-persunal. Huwa diffiċli li dawn ir-rekwiżiti jintlaħqu f’entità li timpjega bejn 13 u 31 membru tal-persunal. 92. Ir-regolament finanzjarju ma jippermettix li JTI tikkonkludi ftehim ta’ livell ta’ servizz ma’ JTI oħra. Dan jipprojbixxi l-kondiviżjoni ta’ servizzi bejn JTIs sabiex jitnaqqsu l-ispejjeż. Pereżempju, il-funzjoni tal-awditur intern setgħet tiġi kondiviża bejn il-JTIs. Barra dan, il-qafas legali jeħtieġ l-approvazzjoni tal-bord tat-tmexxija għal lista twila ta’ deċiżjonijiet. Konsegwentement, numru żejjed ta’ deċiżjonijiet amministrattivi (bħal ordnijiet ta’ forniment tal-ikel u x-xiri ta’ provvisti ta’ kartolerija għall-uffiċċji) jittellgħu fil-livell tal-bord tat-tmexxija, u b’hekk ifixklu l-enfasi tiegħu fuq kwistjonijiet strateġiċi [75]. IR-REKWIŻITI IMPOSTI FUQ IL-JTIS WASSLU GĦAL BIDU TARD (TAL-JTIS) 93. Minħabba ż-żmien meħtieġ sabiex jiġu stabbiliti u implimentati r-regoli ta’ proċedura u l-ħin meħtieġ sabiex jiġi rreklutat il-persunal, il-bidu tal-JTIs kien inqas veloċi milli kien ippjanat [76]. Bħala medja, ittieħdu sentejn sabiex tingħata awtonomija finanzjarja lil JTI. Dan kien ifisser li l-Kummissjoni baqgħet responsabbli għal medja ta’ terz tat-tul ta’ ħajja operazzjonali previst tal-JTIs. L-esperti tal-industrija dehrilhom bis-sħiħ li ż-żmien meħud sabiex titwaqqaf l-istruttura operattiva tal-JTIs ma kienx raġjonevoli. ... U R-RISKJU U L-EFFETT TA’ QLUGĦ ’IL BARRA (CROWDING OUT) TAL-RSFF JRIDU JIĠU KKUNSIDRATI BIR-REQQA IL-KUMMISSJONI MA WRIETX B’MOD SUFFIĊJENTI LI FINANZJAMENT PERMEZZ TAL-RSFF IWASSAL GĦAL INVESTIMENTI OGĦLA MIL-LIVELL LI L-BENEFIĊJARJI KIENU JIDĦLU GĦALIH MINGĦAJR FLUS PUBBLIĊI 94. L-għan tal-RSFF huwa "l-iffinanzjar ta’ azzjonijiet ta’ RTD Ewropej aktar riskjużi li ma jkunux possibbli mingħajr tali appoġġ Komunitarju bħal dan [77]." Sabiex jikseb din il-kundizzjoni, il-BEI għandu l-għan li jiffinanzja l-proġetti tal-RSFF bi klassifikazzjoni interna ta’ D- u inqas. Il-proġetti b’riskju bħal dan normalment ma jiġux iffinanzjati mill-BEI. 95. Id-disponibbiltà tal-finanzjament tad-dejn għal proġetti RŻI iżjed riskjużi kienet partikolarment ta’ valur fi żminijiet ta’ kriżi finanzjarja. L-RSFF baqa’ wieħed mill-ftit strumenti finanzjarji disponibbli għall-kumpaniji pubbliċi biex iżommu l-attivitajiet RŻI. Dan ġie kkonfermat mit-tweġibiet tal-benefiċjarji tal-RSFF għall-istħarriġ tal-Qorti. Il-benefiċjarji tal-RSFF esprimew ukoll l-opinjoni li s-self ikkontribwixxa sabiex jiġi evitat "eżodu ta’ mħuħ" ta’ persuni bi kwalifiki għolja u sostna l-impjieg fl-UE. 96. Stħarriġ fost il-benefiċjarji tal-RSFF żvela li l-aċċess għall-finanzjament ma’ kienx ostaklu kbir sabiex il-benefiċjarji jinvestu fl-RŻI. Aktar minn nofs il-benefiċjarji tal-RSFF (56 %) iddikjaraw li r-rati tal-interessi iżjed baxxi kien fattur deċiżiv jew ewlieni għat-teħid ta’ self mill-RSFF (ara l-Figura 7). Dan jindika li l-RSFF jista’ jkollu effett ta’ qlugħ ’il barra (crowding out) u li numru ta’ proġetti tal-RSFF kieku kienu jiġu ffinanzjati mill-banek kummerċjali [78], għalkemm bi spiża ikbar għall-benefiċjarji. Meta wieħed jikkunsidra l-maturità relattivament twila tas-self, għadu kmieni wisq biex issir valutazzjoni tar-riskji meħuda mill-BEI taħt l-RSFF. Madankollu, ir-rata ta’ indeboliment baxxa attwali [79] tista’ tindika li s-self tal-RSFF mhuwiex neċessarjament riskjuż daqs kemm kien mistenni, meta twaqqfet l-RSFF. FIGURA 7 RAĠUNIJIET GĦAT-TEĦID TA’ SELF MILL-RSFF +++++ TIFF +++++ Sors: Kwestjonarju tal-QEA lill-benefiċjarji tal-RSFF. IR-REVIŻJONI TAL-PARAMETRI TAL-RSFF FL-2011 SPUSTAT IL-BILANĊ TAR-RISKJU LEJN IL-BAĠIT TAL-UE 97. Taħt il-ftehim ta’ kooperazzjoni inizjali tal-RSFF bejn il-BEI u l-Kummissjoni Ewropea, il-baġit tal-UE appoġġja telf massimu ta’ 50 % tas-self nominali. Emenda f’Diċembru tal-2011 introduċiet approċċ ġdid ibbażat fuq "porzjon tal-ewwel telf ta’ portafoll". Bl-applikazzjoni ta’ dan l-approċċ ġdid, il-BEI jista’ jirtira mill-kontribuzzjoni tal-UE ammont ta’ 95 % tal-ammont ta’ self indebolit fi ħdan il-limitu tal-kontribuzzjoni kumplessiva tal-UE. Għalhekk il-BEI huwa espost għar-riskju ta’ 5 % li jkun għad fadal tal-ammont indebolit u għall-ammonti indeboliti kollha ogħla mill-kontribuzzjoni tal-UE. Għalhekk, il-ftehim ta’ kooperazzjoni rivedut xaqleb ir-riskji mill-BEI għall-UE. Jekk is-self jirriżulta li tabilħaqq huwa ta’ riskju baxx, l-ammont kumulattiv tat-telf mhux se jaqbeż il-kontribuzzjoni massima tal-UE u l-UE tispiċċa terfa’ 95 % tat-telf fuq is-self indebolit (għal eżempju illustrativ ara l-Kaxxa 6). Id-Deċiżjoni tal-Kunsill mhijiex kompletament ċara fir-rigward tal-livell ta’ riskju li jista’ jiġi aċċettat mill-UE. KAXXA 6 EŻEMPJU LI JQABBEL IL-FTEHIM TA’ KOOPERAZZJONI INIZJALI U DAK RIVEDUT Ftehim ta’ kooperazzjoni inizjali Il-kontribuzzjoni massima tal-UE sabiex tkopri t-telf għal self partikolari ġiet stabbilita bħala 50 %. Jiġifieri, għal self ta’ EUR 100 miljun, massimu ta’ EUR 50 miljun ikunu ġew blokkati sabiex ikopru r-riskju ta’ inadempjenza. Jekk is-sellief ikun inadempjenti fuq is-self, it-telf għall-UE jammonta għal EUR 50 miljun waqt li l-BEI jkopri l-bqija. Ftehim ta’ kooperazzjoni rivedut Għall-istess self, l-ammont li għandu jiġi bblukkat mill-kontribuzzjoni tal-UE huwa ta’ EUR 95 miljun. Jekk is-sellief ikun inadempjenti, it-telf għall-UE għandu jkun ta’ EUR 95 miljun waqt li l-BEI jkollu jkopri telf ta’ EUR 5 miljun biss. KONKLUŻJONIJIET U RAKKOMANDAZZJONIJIET 98. Tul l-FP7 il-Kummissjoni introduċiet numru ta’ bidliet li ssemplifikaw ir-regoli għall-parteċipazzjoni. Il-Kummissjoni rnexxielha b’mod partikolari tirrazzjonalizza r-rekwiżiti u ttejjeb id-dokumenti ta’ gwida tagħha għall-benefiċjarji. Il-mudell ta’ finanzjament tal-FP7 għadu kumpless, iżda s-semplifikazzjoni tal-mudell ta’ finanzjament huwa element importanti tal-proposta tal-Kummissjoni għar-regoli ta’ parteċipazzjoni taħt Orizzont 2020 (ara l-paragrafi 17 sa 20). 99. Il-Kummissjoni setgħet tallinja d-dispożizzjonijiet tal-FP7 mal-prattiki tal-benefiċjarji f’xi każijiet, iżda għad jonqos aktar xi jsir fil-futur sabiex il-vantaġġi jiġu mmassimizzati. Il-Qorti tinnota li minkejja l-importanza mogħtija mill-Kummissjoni lill-koerenza fl-atti preparatorji tal-FP7, xi aspetti tal-implimentazzjoni tal-FP7 huma affettwati minn nuqqas ta’ koerenza. Il-benefiċjarji tal-FP7 huma ffaċċjati b’differenzi li jinħolqu mill-awtonomija relattiva tas-servizzi tal-Kummissjoni. It-twaqqif tal-RCC bħala kumitat ta’ livell għoli b’responsabbiltà kumplessiva huwa pass fid-direzzjoni t-tajba sabiex jiġu ttrattati r-regoli inkoerenti; madankollu l-mekkaniżmi għall-identifikazzjoni ta’ prattiki diverġenti huma dgħajfa (ara l-paragrafi 21 sa 44). RAKKOMANDAZZJONI 1 Bi ħsieb ta’ allinjament aħjar tad-dispożizzjonijiet tal-FP7 mal-prattiki tal-benefiċjarji, il-Kummissjoni, f’Orizzont 2020, għandha timmira li: - tagħmel aktar sforzi biex tiżgura li l-prattiki tal-benefiċjarji jistgħu jiġu aċċettati; - tnaqqas ir-rekwiżiti li l-benefiċjarji jkollhom jissodisfaw sabiex il-metodoloġija tal-ikkostjar tagħhom tiġi ċċertifikata; - tiżgura li ċ-ċertifikati fuq il-metodoloġija jipprovdu benefiċċji ċari f’termini ta’ piż amministrattiv imnaqqas, sabiex b’hekk il-kisba ta’ ċertifikat bħal dan ikollha valur ċar għall-benefiċjarji meta mqabbel mal-prezz; - taċċetta, fejn ikun ġustifikat, prattiki nazzjonali eżistenti, bħal metodoloġiji tal-ikkostjar medja tal-persunal bil-għan ta’ iżjed semplifikazzjoni għal dawk il-benefiċjarji li jużawhom. RAKKOMANDAZZJONI 2 Il-Kummissjoni għandha ttejjeb il-koerenza fil-ġestjoni tal-FP7. L-introduzzjoni ta’ RCC hija pass ’il quddiem. Il-Kummissjoni għandha twettaq analiżi approfondita tal-proċeduri sabiex tidentifika u telimina kwalunkwe diverġenza. Eċċezzjonijiet għandhom ikunu ġġustifikati b’mod ċar. Il-Kummissjoni għandha tagħmel l-implimentazzjoni ta’ strumenti oħra relatati mar-riċerka (JTIs, Fondi Strutturali) aktar konsistenti mal-programmi qafas (FP7 u Orizzont 2020), bħala eżempju tajjeb ta’ kif għandu jiġi indirizzat l-objettiv taż-Żona Ewropea tar-Riċerka ta’ armonizzazzjoni aħjar permezz tal-allinjament tar-regoli. 100. Il-ġestjoni min-naħa tal-Kummissjoni tal-proċessi tal-FP7 mhijiex b’saħħitha biżżejjed f’ċerti oqsma ewlenin. Min-naħa waħda, it-tfassil, it-titjib u l-informazzjoni dwar il-proċessi huma oqsma b’saħħithom bi ftit dgħufijiet. Min-naħa l-oħra, il-Kummissjoni ma allinjatx għal kollox ir-riżorsi biex jiġu appoġġjati l-proċessi tal-FP7. In-nuqqas ta’ armonizzazzjoni tal-għodod tal-back-office u n-nuqqas ta’ għodod għall-ġestjoni tal-proċess tan-negozju jistgħu jxekklu implimentazzjoni effiċjenti. Hemm ċerti eżempji ta’ għodod avvanzati fil-Kummissjoni, li minnhom jistgħu jitgħallmu servizzi oħra. Barra dan, hemm indikazzjonijiet li l-użu tal-persunal ivarja bejn it-temi tal-Programm Speċifiku Kooperazzjoni. Fl-analiżi tagħha l-Qorti użat indikaturi bażiċi tal-piż tax-xogħol li jindikaw li bosta bil-wisq mir-riżorsi tal-persunal jintużaw għall-implimentazzjoni ta’ ċerti temi għad-detriment ta’ temi oħra jew ta’ attivitajiet oħra tal-Kummissjoni (ara l-paragrafi 45 sa 55). RAKKOMANDAZZJONI 3 Sabiex ittejjeb l-effiċjenza tal-proċessi, il-Kummissjoni għandha tiżgura li r-riżorsi jkunu allinjati sew: - Il-Kummissjoni diġà bdiet tiżviluppa ġenerazzjoni ġdida ta’ għodod tal-IT għal Orizzont 2020. Sabiex il-proċessi jkunu jistgħu jiġu implimentati b’mod effiċjenti, il-Kummissjoni għandha tistabbilixxi għodod li jintegraw il-funzjonalitajiet tal-front office, tal-back-office u l-fluss tax-xogħol u li l-arkitettura tagħhom tkun flessibbli sabiex tippermetti aġġornamenti veloċi mingħajr impatt negattiv fuq it-tmexxija mingħajr xkiel tal-operazzjonijiet. - Rigward il-persunal, id-DĠ tal-Kummissjoni għandhom jaqblu dwar indikaturi ta’ piż tax-xogħol li jipprovdu bażi għal valutazzjoni oġġettiva tal-ħtiġijiet tal-persunal għall-ġestjoni tal-programm qafas. Abbażi ta’ dawn l-indikaturi, il-Kummissjoni għandha twettaq studju sabiex tidentifika servizzi jew Direttorati b’persunal żejjed, li minnhom membri tal-persunal jistgħu jiġu riallokati għal oqsma b’nuqqas ta’ persunal jew lejn attivitajiet oħra tal-Kummissjoni. 101. Waqt li ż-żminijiet tal-ipproċessar tqassru tul l-FP7, dawn qarrbu biss id-disa’ xhur fl-2012. L-awditu enfasizza numru ta’ kawżi ta’ żmien itwal li jittieħed sa ma tingħata l-għotja kif ukoll prattiki tajba dwar kif għandhom jiġu ttratati dawk il-kawżi li jistgħu jiġu evitati. L-attenzjoni tal-ġestjoni għal din il-problema u l-eżistenza ta’ ambjent li jippermetti l-kondiviżjoni effettiva tal-prattiki tajba huma fatturi importanti. Id-differenzi importanti fiż-żmien totali sabiex isir il-pagament bejn direttorati differenti jissuġġerixxu wkoll ambitu possibbli għal titjib (ara l-paragrafi 56 sa 66). RAKKOMANDAZZJONI 4 It-tnaqqis taż-żminijiet tal-ipproċessar, b’mod partikolari taż-żmien li jittieħed sa ma tingħata l-għotja, jeħtieġ li l-proċessi jiġu awtomatizzati sal-punt massimu possibbli u implimentati b’mod konsistenti fil-Kummissjoni. Għal dik il-fini, il-Kummissjoni għandha teżamina jekk it-tqassim aktar armonizzat tar-responsabbiltajiet bejn is-servizzi kieku jtejjibx l-effiċjenza tal-proċess. Il-Kummissjoni għandha tiżgura li t-tqassim tar-responsabbiltajiet jiġi ottimizzat meta wieħed iqis il-bidliet previsti taħt Orizzont 2020. Dan jippermetti skambju faċli tal-aħjar prattiki madwar is-servizzi u joħloq kundizzjonijet ekwi, fejn il-prestazzjoni ta’ entitajiet organizzattivi differenti li jimplimentaw l-istess programm jistgħu jitqabblu b’mod dirett. Iġib ukoll il-benefiċċju ta’ kumplessità mnaqqsa, li min-naħa tagħha tista’ trendi l-programm kwadru iżjed effiċjenti (pereżempju, l-istabbiliment ta’ għodod elettroniċi tal-fluss tax-xogħol ikun eħfef). 102. Il-kontrolli tal-kwalità applikati fuq l-għażla u s-segwitu tal-proġetti qed jiffunzjonaw tajjeb. L-approċċ ta’ evalwazzjoni tal-Kummissjoni jsegwi l-aħjar prattika internazzjonali. L-awditu identifika nuqqas speċifiku wieħed fil-kontrolli tal-kwalità, li jirrigwarda l-għodda ewlenija għall-għażla tal-esperti. Rigward il-kontrolli finanzjarji, il-mudell ta’ kontrolli tal-FP7 huwa differenti b’mod sinifikanti minn dawk li jinsabu fl-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament. Ipoġġi iktar dipendenza fuq kontrolli wara l-pagament u jagħti inqas importanza lir-riskju ta’ żbalji. L-istrateġiji ta’ kontroll ibbażati fuq ir-riskju tal-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament jippermettulhom jiffukaw l-isforz ta’ kontroll tagħhom fuq dawk il-benefiċjarji li jikkostitwixxu riskju ogħla u jnaqqsu l-piż tal-kontrolli fuq il-benefiċjarji inqas riskjużi (ara l-paragrafi 67 sa 83). RAKKOMANDAZZJONI 5 Il-Kummissjoni għandha taħdem sabiex l-attivitajiet ta’ kontroll tagħha jkunu mmexxija iżjed mir-riskju. L-għan aħħari għandu jkun li tiffoka l-kontrolli tagħha fuq dawk il-benefiċjarji li jiġu kkunsidrati li jikkostitwixxu riskju ogħla u tnaqqas il-piż fuq il-benefiċjarji inqas riskjużi. Il-benefiċjarji għandhom jiġu kklassifikati f’kategoriji bbażati fuq il-profil ta’ riskju ġenerali tagħhom u l-esperjenza tal-Kummissjoni dwar l-ambjent ta’ kontroll tal-benefiċjarju. Il-kooperazzjoni mal-aġenziji nazzjonali ta’ finanzjament tista’ tipprovdi iżjed intelligence dwar ir-riskju tal-benefiċjarji u potenzjalment tista’ twassal ukoll għal tnaqqis tal-piż tal-kontroll li jkollhom jerfgħu ċerti benefiċjarji. Rigward il-kontrolli ex-post, il-Kummissjoni għandha testendi l-kampjun rappreżentattiv uniku tagħha ta’ kontrolli sabiex ikopri l-partijiet kollha tal-FP7. 103. Iż-żewġ strumenti ġodda analizzati mill-Qorti f’dan l-awditu wrew il-potenzjal tagħhom sabiex itejbu l-qafas tal-finanzjament tar-riċerka. Huma laħqu l-ħtiġijiet li għalihom inħolqu. Xi drabi kisbu suċċess kbir meta attiraw grupp speċifiku ta’ benefiċjarji (pereżempju l-SMEs). Madankollu, l-implimentazzjoni tal-JTIs sofriet minn qafas legali kumpless iżżejjed (ara l-paragrafi 84 sa 93). RAKKOMANDAZZJONI 6 Il-Qorti tirrakkomanda li l-awtoritajiet baġitarji u l-Kummissjoni jallinjaw il-qafas legali tal-JTIs (u ta’ kwalunkwe strument simili futur) mal-persunal kollu tagħhom. B’mod partikolari, ir-rekwiżiti li ma jservux direttament l-għan li jiżguraw kontroll tajjeb għandhom jkunu razzjonalizzati. Is-setgħat tad-direttur eżekuttiv responsabbli għall-ġestjoni ta’ kuljum għandhom jiżdiedu, sabiex il-bord tat-tmexxija jkun jista’ jiffoka biss fuq kwistjonijiet operazzjonali u strateġiċi. 104. Ir-riskju u l-effett possibbli ta’ qlugħ ’il barra (crowding out) tal-RSFF jridu jiġu kkunsidrati bir-reqqa. Il-Kummissjoni ma wrietx b’mod suffiċjenti li l-finanzjament permezz tal-RSFF iwassal għal investimenti ogħla mil-livell li l-benefiċjarji kienu xorta waħda jidħlu għalih mingħajr flus pubbliċi (ara l-paragrafi 94 sa 97). RAKKOMANDAZZJONI 7 Sabiex timmassimizza l-impatt tal-RSFF u timminimizza r-riskju ta’ qlugħ ’il barra (crowding out) jeħtieġ li l-Kummissjoni turi li hija timmira dawk il-benefiċjarji li ma jkunux jistgħu jottjenu finanzjament tas-self minn selliefa kummerċjali u selliefa oħra. Barra dan, l-arranġamenti ta’ kondiviżjoni tar-riskji bejn il-Kummissjoni u l-BEI għandhom ikunu stabbiliti b’mod aktar ċar fil-bażi legali, kif inhu l-każ għal xi strumenti finanzjarji oħra ġestiti mill-Kummissjoni. Dan ir-Rapport ġie adottat mill-Awla IV, immexxija minn Dr Louis GALEA, Membru tal-Qorti tal-Awdituri, fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha tad- 19 ta’ Marzu 2013. Għall-Qorti Ewropea tal-Awdituri +++++ TIFF +++++ Vítor Manuel da Silva Caldeira President [1] Bħall-iżvilupp sostenibbli, it-tibdil fil-klima, l-enerġija, it-trasport, is-saħħa pubblika, it-teknoloġiji tal-informazzjoni u l-bijoteknoloġija. [2] L-Anness I għad-Deċiżjoni Nru 1982/2006/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat- 18 ta’ Diċembru 2006 dwar is-Seba’ Programm Kwadru tal-Komunità Ewropea għall-attivitajiet ta’ riċerka, ta’ żvilupp teknoloġiku u ta’ dimostrazzjoni (2007-2013) (ĠU L 412, 30.12.2006, p. 1). [3] Dan l-ammont ma jinkludix il-baġit Euratom tal-FP7, li se jipprovdi EUR 5,3 biljun addizzjonali tul l-istess perjodu. [4] L-Isvizzera, l-Iżrael, in-Norveġja,l-Islanda, il-Liechtenstein, it-Turkija, il-Kroazja, Dik li kienet ir-Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja, is-Serbja, l-Abanija, il-Montenegro, il-Bosnja-Ħerzegovina, il-Gżejjer Faeroe u r-Repubblika tal-Moldova. [5] L-inizjattivi taħt l-Artikolu 185 TFUE (l-Inizjattivi tal-Artikolu 185) jippermettu lill-UE li tipprovdi appoġġ għall-implimentazzjoni konġunta tal-programmi ta’ riċerka u żvilupp tal-Istati Membri. L-implimentazzjoni hija ġestita minn strutturi ta’ implimentazzjoni ddedikati. [6] Iffinanzjat permezz tal-Programm Speċifiku Ideat, li huwa implimentat mill-Kunsill Ewropew għar-Riċerka u l-aġenzija eżekuttiva tiegħu. [7] It-terminu riċerka "blue-sky" jew fil-"fruntieri tal-għarfien" jimplika riċerka fix-xjenza u t-teknoloġija lil hinn mill-fruntieri tal-fehim, fejn isir progress f’oqsma ġodda, u li hija kkaratterizzata minn nuqqas ta’ konfini dixxiplinari. [8] Minn 39 % fl-FP4 għal 31 % fl-FP6. Sors: Evalwazzjoni interim tas-Seba’ Programm Kwadru – rapport tal-Grupp Espert, 12 ta’ Novembru 2012. [9] Ir-Regolament (KE) Nru 1906/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat- 18 ta’ Diċembru 2006 li jistabbilixxi r-regoli għall-parteċipazzjoni ta’ impriżi, ċentri tar-riċerka u universitajiet f’azzjonijiet taħt is-Seba’ Programm Kwadru u għad-disseminazzjoni tar-riżultati tar-riċerka (2007-2013) (ĠU L 391, 30.12.2006, p. 1). [10] Pereżempju, id-delega tal-ġestjoni għall-koordinaturi u l-użu ta’ ċertifikati tal-awditjar jew is-semplifikazzjoni tal-azzjonijiet Marie Curie. L-azzjonijiet Marie Curie issa huma parti mill-Programm Speċifiku Nies. [11] SEC(2005) 431 finali. [12] Taħt ġestjoni ċċentralizzata, il-baġit jiġi implimentat jew b’mod dirett mill-Kummissjoni jew b’mod indirett mill-aġenziji jew korpi oħra li lilhom il-Kummissjoni tkun iddelegat is-setgħat tagħha. [13] Ir-Rapport Speċjali Nru 1/2004 dwar il-ġestjoni ta’ azzjonijiet RŻT indiretti taħt il-Ħames Programm Qafas (FP5) għar-riċerka u l-iżvilupp teknoloġiku (1998 sa 2002), flimkien mar-risposti tal-Kummissjoni (ĠU C 99, 23.4.2004, p. 1). [14] L-Istati Membri tal-ENIAC huma l-Belġju, ir-Repubblika Ċeka, il-Ġermanja, l-Estonja, l-Irlanda, il-Greċja, Spanja, Franza, l-Italja, il-Latvja, l-Ungerija, il-Pajjiżi l-Baxxi, l-Awstrija, il-Polonja, il-Portugall, ir-Rumanija, ir-Repubblika Slovakka, il-Finlandja, l-Isvezja, ir-Renju Unit u n-Norveġja. [15] L-identifikazzjoni ta’ temi xjentifiċi u l-istabbiliment tal-programmi ta’ ħidma kienu barra mill-ambitu ta’ dan l-awditu. [16] SEC(2005) 431, COM(2005) 705 finali, SEC(2005) 430 finali, COM(2010) 187 finali. [17] Il-konklużjonijiet dwar Programmi semplifikati u iżjed effiċjenti li jappoġġjaw ir-Riċerka u l-Innovazzjoni Ewropea, it-3016-il laqgħa tal-Kunsill Kompetittività tas- 26 ta’ Mejju 2010; ir-rapport tal-Parlament Ewropew dwar is-semplifikazzjoni tal-implimentazzjoni tal-Programmi Qafas għar-Riċerka, 2010/2079(INI). [18] "Il-Qorti tqis li l-mudell ta’ finanzjament tal-ispejjeż simplifikat b’mod radikali se jtejjeb l-affidabilità tal-mudell, inaqqas ir-riskju ta’ irregolaritajiet fit-talbiet għal kumpens għall-ispejjeż tal-benefiċjarji, jippermetti li l-kontabilità tal-proġetti tkun inqas kumplessa, u jelimina wħud mill-passi ta’ verifika meħtieġa taħt il-mudell ta’ finanzjament attwali tal-FP7, biex b’hekk jiġi faċilitat u jitħaffef il-proċess ta’ applikazzjoni." Għal iżjed dettalji, ara l-Opinjoni tal-Qorti Nru 6/2012 dwar il-proposta għal Regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi r-regoli għall-parteċipazzjoni u d-disseminazzjoni f’ ’Il-Programm Qafas għar-Riċerka u l-Innovazzjoni – Orizzont 2020 (2014-2020)’ (ĠU C 318, 20.10.2012, p. 1). [19] SEC(2005) 431 finali, taqsima 2.5. [20] Pereżempju l-Paragrafu 117 tal-kwittanza tal-baġit ġenerali 2007 mill-Parlament Ewropew, 2008/2186(DEC); COM(2010) 187 finali; Ir-rapport tal-Parlament Ewropew dwar is-semplifikazzjoni tal-implimentazzjoni tal-Programmi Qafas tar-Riċerka, 2010/2079(INI);il-Konklużjonijiet dwar Programmi semplifikati u iżjed effiċjenti li jappoġġjaw ir-Riċerka u l-Innovazzjoni Ewropea, it-3016-il laqgħa tal-Kunsill Kompetittività mlaqqa’ fis- 26 ta’ Mejju 2010. [21] L-ambitu intenzjonat tal-mekkaniżmu ta’ ċertifikazzjoni kien limitat għal parteċipanti b’parteċipazzjonijiet multipli u mdaqqsa: dawk bi tmien parteċipazzjonijiet ’il fuq minn EUR 375000. [22] Ir-Rapport Annwali tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri għas-sena finanzjarja 2010 (ĠU C 326, 10.11.2011). [23] F’April 2009, il-Parlament Ewropew indika li l-benefiċjarji għandhom jitħallew jużaw il-m