Rapport Speċjali Nru 9/2009 - L-effiċjenza u l-effikaċja tal-attivitajiet tas-selezzjoni tal-persunal imwettqa mill-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal





SOMMARJU EŻEKUTTIV I. L-Istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej jimpjegaw persunal b’varjetà wiesgħa ta’ sfondi professjonali u oriġini ġeografiċi, fil-biċċa l-kbira magħżula permezz ta' kompetizzjonijiet miftuħa li mill-2003 tmexxew mill-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO). II. L-objettiv tal-verifika kien li tistabbilixxi jekk l-attivitajiet tas-selezzjoni tal-persunal immexxija minn EPSO humiex effiċjenti u effettivi. Safejn kien relevanti għall-ambitu tal-verifika ġie kkunsidrat il-Programm ta’ Żvilupp EPSO (EDP), li kien adottat f’Settembru tal-2008. III. Il-verifika kkonkludiet li EPSO mexxa b’suċċess iż-żieda fin-numru ta’ kompetizzjonijiet neċessarji għat-tkabbir tal-Unjoni Ewropea, iżda li: a) il-bżonnijiet għall-persunal tal-Istituzzjonijiet ma ġewx ikkomunikati lill-EPSO fi żmien opportun jew ma kinux ibbażati fuq metodoloġija konsistenti; b) it-tul tal-proċess tas-selezzjoni tal-persunal kien twil wisq, kemm b’relazzjoni mal-istandards proprji tal-EPSO u kif ukoll mal-aqwa prattiċi internazzjonali; c) medja ta’ żewġ terzi biss tan-numru mmirat ta’ kandidati kellhom suċċess fil-kompetizzjonijiet (kandidati li kellhom suċċess u li tqiegħdu fuq il-lista tar-riżerva). Dan irriżulta minn irtirar ikkawżat minħabba ż-żmien twil tal-proċess; enfasi żejda fuq ħtiġijiet speċifiċi lingwistiċi; komunikazzjoni mhux daqstant tajba tal-kompetizzjonijiet; u testijiet tal-preselezzjoni li eliminaw aktar kandidati mill kien neċessarju biex il-miri jintlaħqu. Barra minn hekk, il-proċess tas-selezzjoni ma kisibx il-bilanċ ġeografiku l-aktar wiesa’ possibbli fost il-kandidati li kellhom suċċess. d) informazzjoni dwar it-tmexxija ma kinitx affidabbli jew komprensiva b’mod konsistenti. Informazzjoni dwar l-ispejjeż imġarrba biex kandidat jitqiegħed fuq il-lista ta’ riżerva ma kinitx suffiċjenti; l-ispejjeż addizzjonali potenzjali u l-benefiċċji futuri riżultanti mill-EDP ma kinux kwantifikati fid-dettall; u l-informazzjoni li hemm fid-databases tal-EPSO ma kinitx affidabbli b'mod konsistenti. IV. L-EDP jimmira li jnaqqas it-tul tal-kompetizzjonijiet għall-massimu ta’ disa' xhur u li jgħolli r-riżultati tagħhom. Huwa jipprevedi fost l-oħrajn xaqliba lejn ippjanar strateġiku tar-rizorsi umani; preselezzjoni aktar robusta; użu wiesa’ ta’ ttestjar bil-kompjuter (CBT); u bordijiet ta’ selezzjoni professjonalizzati. Huwa ppjanat li l-proċeduri l-ġodda jibdew joperaw mill-ewwel tliet xhur tal-2010. V. B’kunsiderazzjoni għall-bidla kbira ppjanata fl-organizzazzjoni tal-proċeduri tal-għażla permezz tal-EDP, ir-rakkommandazzjonijiet prinċipali tal-Qorti huma li: a) L-EPSO għandu jingħata informazzjoni fil-ħin u affidabbli biżżejjed dwar il-bżonnijiet għall-persunal tal-Istituzzjonijiet ibbażata fuq approċċ komuni biex bżonnijiet bħal dawn jiġu analizzati. b) L-Istituzzjonijiet għandhom jissekondaw lill-EPSO numru suffiċjenti ta’ uffiċjali fuq bażi full-time u jinkoraġġixxu lill-persunal tagħhom biex jaħdmu bħala eżaminaturi kkwalifikati. c) L-EPSO għandu jagħmel sforz biex itejjeb l-istrateġija ta' komunikazzjoni tiegħu b'koordinazzjoni mal-Istituzzjonijiet; jeżerċita kontroll tal-kwalità aħjar fuq l-avviżi tal-kompetizzjonijiet; jiżgura numru xieraq ta' kandidati idonei f’kull stadju tal-proċess tas-selezzjoni, pereżempju billi jadatta l-ħtiġijiet lingwistiċi speċifiċi; u jieħu passi biex itejjeb il-bilanċ ġeografiku. d) L-EPSO għandu jtejjeb l-informazzjoni tat-tmexxija tiegħu. B’mod partikolari, għandu jissorvelja l-ispiża sħiħa biex kandidat li għadda mill-eżami jitqiegħed fuq il-lista ta' riżerva, u jikkwantifika l-ispejjeż addizzjonali u jevalwa l-benefiċċji futuri riżultanti mill-EDP sabiex jiffaċilita t-teħid tad-deċiżjonijiet mill-Awtorità tal-Baġit. INTRODUZZJONI 1. F’Ġunju tal-2007 'l fuq minn 36500 uffiċjal kienu impjegati mal-Istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej. Skont ir-Regolamenti tal-Persunal, ir-reklutaġġ huwa mmirat lejn l-assigurazzjoni tas-servizzi ta’ uffiċjali tal-aktar standard għoli ta’ abbiltà, effiċjenza u integrità, irreklutati fuq bażi ġeografika l-aktar wiesgħa possibbli minn fost iċ-ċittadini tal-Istati Membri tal-Komunitajiet [1]. 2. L-uffiċjali normalment huma reklutati minn listi ta’ riżerva stabbiliti wara kompetizzjonijiet miftuħa [2]. Mill-2003, tali kompetizzjonijiet tmexxew mill- Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), il-korp interistituzzjonali responsabbli mis-selezzjoni tal-uffiċjali u impjegati oħrajn tal-Komunitajiet Ewropej. Mit-twaqqif tiegħu, l-EPSO akkomoda żidiet sinifikanti fir-reklutaġġ minħabba fit-tkabbir tal-UE. 3. L-EPSO nħoloq permezz ta’ deċiżjoni konġunta [3] biex jinkisbu ekonomiji ta’ skala fl-organizzazzjoni tal-proċeduri tas-selezzjoni, b’mod partikolari kompetizzjonijiet miftuħa għal uffiċjali. Din id-deċiżjoni konġunta tagħmel lill-EPSO l-uniku responsabbli milli jistabbilixxi l-listi ta' riżerva minn fost il-kandidati fil-kompetizzjonijiet miftuħa skont il-bżonnijiet indikati minn kull Istituzzjoni u d-deċiżjonijiet għar-reklutaġġ ta' lawreati (minn hawn ‘il quddiem imsejħa "kandidati li kellhom suċċess") jittieħdu minn kull Istituzzjoni. Ġew allokati doveri ulterjuri lill-EPSO, b’mod partikolari l-kompitu li jagħti assistenza fil-kompetizzjonijiet interni u s-selezzjoni ta’ uffiċjali oħrajn. L-attivitajiet tal-EPSO huma ssorveljati minn bord ta’ tmexxija magħmul minn rappreżentanti ta' kull Istituzzjoni. 4. Il-proċedura tas-selezzjoni tal-persunal tikkonsisti: a) fl-ippjanar tal-kompetizzjoni hekk ibbażata fuq il-bżonnijiet għall-persunal espressi mill-Istituzzjonijiet; b) fit-tfassil u fil-pubblikazzjoni tal-avviż tal-kompetizzjoni; c) fil-ħatra tal-membri tal-Bord tas-Selezzjoni li jridu jintgħażlu mill-uffiċjali tal-Istituzzjonijiet; d) fit-tfassil tal-lista tal-kandidati li jissodisfaw il-ħtiġijiet stabbiliti fl-avviż tal-kompetizzjoni, fejn hemm bżonn wara preselezzjoni permezz ta' testijiet tad-dħul; e) fit-twettiq tal-istadji tal-kompetizzjoni (testijiet bil-miktub u orali); f) fit-tfassil tal-lista ta’ kandidati idonei flimkien ma’ rapport irraġunat; g) fil-pubblikazzjoni tal-lista tar-riżerva tal-(lawreati); h) fl-amministrazzjoni u fl-iċċekkjar tal-użu tal-listi tar-riżerva. 5. Fl-2008, il-maniġment ta’ EPSO daħal għal reviżjoni tal-organizzazzjoni u l-operazzjonijiet tiegħu, appoġġjata minn riċerka dwar l-aqwa prattiċi eżistenti. Din ir-reviżjoni, li żvelat dgħufijiet (bħalma hu t-tul mhux ġustifikat tal-kompetizzjonijiet), wassal lill-maniġment biex jistabbilixxi l-Programm tal-Iżvilupp tal-EPSO (EDP). 6. Fl-10 ta’ Settembru tal-2008, il-Bord tat-Tmexxija tal-EPSO adotta l-EDP, li jimmira li jnaqqas it-tul tal-kompetizzjonijiet għall-massimu ta’ disa’ xhur u li jżid ir-riżultati tagħhom. Huwa jipprevedi inter alia xaqliba lejn ippjanar strateġiku tar-riżorsi umani sabiex inaqqas il-ħin bejn l-identifikar tal-bżonnijiet u t-tnedija ta' proċedura ta' selezzjoni; preselezzjoni aktar robusta; użu wiesa’ ta’ ttestjar bil-kompjuter (CBT) fil-fażi tal-preselezzjoni; u bordijiet ta’ selezzjoni professjonalizzati. 7. Il-bidla kbira introdotta mill-programm se tkun l-organizzazzjoni ta’ kompetizzjonijiet ġenerali fuq bażi ta’ ċiklu annwali [4]. Testijiet bil-miktub u orali se jsiru f'"ċentri tal-eżamijiet", introdotti sabiex jeżaminaw lill-kandidati billi japplikaw metodi ta' selezzjoni li jiffukaw fuq il-kompetenzi prinċipali meħtieġa. Huwa previst li dan l-approċċ il-ġdid jibda jopera fl-ewwel tliet xhur tas-sena 2010. AMBITU U APPROĊĊ TAL-VERIFIKA 8. L-objettiv tal-verifika kien li tistabbilixxi jekk is-sistema tal-kompetizzjonijiet immexxija minn EPSO kinitx effiċjenti u effettiva. B’mod partikolari, il-verifika ffukat fuq jekk EPSO: - laħħaqx maż-żieda kbira fin-numru ta’ kompetizzjonijiet minħabba fit-tkabbir; - irċeviex informazzjoni dwar il-bżonnijiet għall-persunal tal-Istituzzjonijiet fil-ħin opportun u fuq bażi konsistenti; - ipprovdiex listi tar-riżerva ta’ kandidati b’suċċess fil-ħin opportun; - assigurax in-numru meħtieġ u I-bilanċ ġeografiku tal-kandidati b’suċċess; - kellux informazzjoni tat-tmexxija affidabbli u komprensiva biex jikseb l-objettivi tiegħu. 9. Il-verifika ffukat fuq kompetizzjonijiet għall-uffiċjali, minħabba fin-numru kbir u l-impatt fuq terminu ta’ żmien twil tagħhom. Kienet ibbażata fuq: - eżami fil-fond ta’ kampjun ta’ 16-il kompetizzjoni ta’ tip differenti (speċjalisti u ġeneralisti, kapijiet tal-unità u gradi tal-livelli tad-dħul, amministraturi u assistenti); u - analiżi tad-database tal-EPSO, li tinkludi d-data kollha dwar 176 kompetizzjoni mnedija mill-2003 sal-2006 u mitmuma sal-bidu tal-2008. 10. Il-verifika inkludiet l-istadji kollha ta’ selezzjoni tal-persunal li jinvolvu lill-EPSO, mill-komunikazzjoni tal-bżonnijiet tal-persunal mill-Istituzzjonijiet lill-EPSO sal-pubblikazzjoni tal-listi tar-riżerva tal-kandidati b’suċċess imma mill-ambitu tal-verifika eskludiet evalwazzjoni tal-profili u l-kompetenzi tal-individwi magħżula. Il-verifika ma kopriex ukoll il-proċeduri għall-identifikar dettaljat tal-bżonnijiet mill-Istituzzjonijiet u r-reklutaġġ ta' kandidati b’suċċess mil-listi tar-riżerva mill-Istituzzjonijiet, minħabba li dawn ma jaqgħux taħt ir-responsabilità tal-EPSO. 11. Il-verifika, li nbdiet fis-sajf tal-2007, kopriet kompetizzjonijiet imnedija u ffinalizzati matul il-perijodu minn Jannar 2003 (il-bidu tal-attivitajiet tal-EPSO) sa Diċembru 2007. Hija eżaminat l-ippjanar u t-tmexxija tal-EPSO u l-evalwazzjoni tiegħu tal-attività tas-selezzjoni tal-persunal tiegħu. 12. Safejn kien relevanti għall-ambitu tal-verifika, l-EDP adottat f'Settembru 2008 wkoll ittieħed inkunsiderazzjoni, b'referenza partikolari dwar jekk l-aspetti importanti kollha tal-attivitajiet tal-għażla tal-persunal kinux indirizzati. OSSERVAZZJONIJIET IŻ-ŻIEDA FIN-NUMRU TAL-KOMPETIZZJONIJIET KIENET IMMEXXIJA B’MOD EFFETTIV 13. Mit-twaqqif tiegħu fl-2003, EPSO ra żieda kbira fid-domanda mill-Istituzzjonijiet fir-rigward tal-kompetizzjonijiet li jridu jsiru, minħabba fit-tkabbir. Għalhekk kien hemm riskju sinifikanti li EPSO ma setax ineedi jew imexxi l-kompetizzjonijiet kollha meħtieġa. 14. Il-verifika sabet li EPSO mexxa b’mod effettiv iż-żieda fin-numru ta’ kompetizzjonijiet, minħabba li ma ġew identifikati l-ebda każijiet fejn it-tnedija ta' kompetizzjoni ġiet posposta minħabba li EPSO kien laħaq il-kapaċità massima tiegħu. NUQQAS TA’ INFORMAZZJONI F’ĦIN OPPORTUN U KONSISTENTI DWAR IL-BŻONNIJIET GĦALL-PERSUNAL TAL-ISTITUZZJONIJIET 15. Il-bżonnijiet għall-persunal għandhom jiġu identifikati u kkomunikati lill-EPSO mill-Istituzzjonijiet fil-ħin opportun u jkunu bbażati fuq metodoloġija konsistenti, ħalli l-kompetizzjonijiet ikunu jistgħu jiġu ppjanati b’mod effiċjenti. 16. Fl-2002, is-Segretarji Ġenerali tal-Istituzzjonijiet ftiehmu li kull Istituzzjoni għandha tinforma lill-EPSO bil-bżonnijiet tar-reklutaġġ tagħha għat-tliet snin li ġejjin sabiex l-EPSO jkun jista’ jfassal programm għat-tliet snin li ġejjin, li għandu jiġi aġġornat minn tal-inqas kull sitt xhur, bl-għan li jintlaħqu l-bżonnijiet tal-Istituzzjonijiet bl-aħjar mod possibbli. 17. Il-programm għat-tliet snin li ġejjin ma ġiex implimentat; għall-perijodu vverifikat il-programm għas-snin li ġejjin tal-EPSO kopra biss 18-il xahar minħabba li l-Istituzzjonijiet naqsu milli jikkomunikaw il-bżonnijiet tagħhom fuq terminu ta' żmien itwal lill-EPSO. 18. Barra minn hekk, l-ebda bażi jew metodi komuni għall-evalwazzjoni tal-bżonnijiet ma ġew stabbiliti minn EPSO u mill-Istituzzjonijiet. Pereżempju, kien hemm inċertezza dwar kif ir-rekwiżit stabbilit fir-Regolamenti tal-Persunal li l-listi tal-kandidati idonei stabbiliti mill-bordijiet ta’ selezzjoni fejn hu possibbli għandu jkun fihom minn tal-inqas id-doppju tal-ismijiet min-numru tal-karigi battala [5], għandu jiġi implimentat. 19. In-nuqqas ta’ komunikazzjoni ta’ informazzjoni f’ħin opportun u konsistenti lill-EPSO mill-Istituzzjonijiet rigward il-bżonnijiet għall-persunal tagħhom, u n-nuqqas ta’ metodoloġija komuni għall-evalwazzjoni ta' bżonnijiet bħal dawn, irriżultaw f'ineffiċjenzi u dewmien fil-proċess tal-għażla. Dan kien rifless fuq il-livell operattiv b’tibdiliet fl-aħħar minuta fil-prijoritajiet u l-bżonnijiet f’termini tal-kandidati li għaddew mill-eżami meħtieġa. Kienu meħtieġa numru ta’ korriġenda fl-avviżi tal-kompetizzjonijiet diġà mnedija (ara l-paragrafu 43). 20. Fil-qafas tal-programm ta’ żvilupp tiegħu, EPSO ppropona u beda jimplimenta abbozz standardizzat ta’ skeda ta’ ppjanar għat-tliet snin li jmiss. 21. L-effikaċja ta’ din l-iskeda ta’ ppjanar bil-quddiem se tiddependi fuq il-kisba, fil-ħin opportun, ta’ informazzjoni affidabbli biżżejjed mill-Istituzzjonijiet, ibbażata fuq approċċ komuni għall-evalwazzjoni tal-bżonnijiet għall-persunal. Wieħed għandu jżomm f’moħħu li l-wasla tard tad-dikjarazzjoni tal-bżonnijiet jew nuqqasijiet sinifikanti fil-previżjoni tal-ħtiġijiet tar-riżorsi umani tista’ twassal għal nuqqas ta’ qbil bejn il-karigi disponibbli u n-numru prodott ta’ kandidati b’suċċess. IL-PROĊESS TAL-GĦAŻLA TAL-PERSUNAL ĦA WISQ ŻMIEN 22. L-aqwa prattika internazzjonali rigward it-tul ta' proċedura ta’ selezzjoni kemm fis-settur pubbliku u kif ukoll fis-settur privat, kif aċċettata minn EPSO fl-EDP, hija bejn ħames u disa’ xhur mid-dikjarazzjoni tal-bżonnijiet għall-persunal sal-impjieg. 23. Iżda, skont is-sistema ta’ ppjanar preċedenti għall-EDP kurrenti tal-EPSO, it-tul taż-żmien standard mid-dikjarazzjoni tal-bżonnijiet tal-persunal minn Istituzzjoni sal-offerta tal-impjieg formali lill-kandidati b’suċċess huwa ta' 18-il xahar [6]. Dan jinkludi bejn tlieta u erba’ xhur għall-pubblikazzjoni tal-avviż tal-kompetizzjoni; bejn 11 u 12-il xahar għall-fażi tal-kompetizzjoni; u xahrejn għall-intervista finali u l-offerta tal-impjieg. DEWMIEN MATUL IL-FAŻI TAL-KOMPETIZZJONI 24. Il-kampjun ta’ 16-il kompetizzjoni eżaminati fid-dettall wera li l-fażi li tikkonċerna l-pubblikazzjoni tal-avviż tal-kompetizzjoni ħadet medja ta' erba’ xhur (ara l-Anness I), skont l-istandards tal-EPSO stess. 25. Iżda, it-tul medju ta’ kompetizzjoni – mill-iskadenza għar-reġistrazzjoni mill-kandidati sal-pubblikazzjoni tal-lista tar-riżerva – kien ta’ 16-il xahar, bit-tul ta’ kompetizzjonijiet individwali jvarja bejn disa’ xhur u sentejn (ara l-Anness I). 26. Ir-raġuni prinċipali għad-dewmien kien il-ħin neċessarju għall-korrezzjoni tat-testijiet bil-miktub u biex isiru t-testijiet orali tal-kandidati. Il-kampjun tal-kompetizzjonijiet analizzati mill-Qorti wera li dawn iż-żewġ stadji waħidhom jistgħu jieħdu sa 13-il xahar. Il-kawża prinċipali għal dan kien li l-uffiċjali tal-UE li jaġixxu bħala eżaminaturi jew bħala membri tal-bordijiet ta’ selezzjoni ma kinux disponibbli full-time għal perijodu sħiħ biex iwettqu dmirijiethom. 27. Proċeduri ta’ għażla twal bla bżonn ixekklu lill-Istituzzjonijiet milli jirreklutaw kandidati kif u meta meħtieġ, u jistgħu jiskoraġġixxu kandidati tajbin, jew fil-bidu jew waqt il-proċedura. Barra minn hekk, skont l-istħarriġ ta' sodisfazzjon tal-kandidati magħmul minn EPSO f’Marzu/April 2008 [7], dawk li rrispondew kienu l-inqas sodisfatti bit-tul ġenerali tal-kompetizzjonijiet, li kellu impatt negattiv fuq il-perċezzjoni tal-kandidati tal-Istituzzjonijiet Ewropej bħala entitajiet li jimpjegaw potenzjali. 28. Fil-qafas taċ-ċiklu tal-kompetizzjonijiet annwali l-ġdid previst fl-EDP, EPSO jippjana li jnaqqas il-fażi tal-kompetizzjoni (mill-pubblikazzjoni tal-avviż tal-kompetizzjoni sal-pubblikazzjoni tal-lista tar-riżerva tal-kandidati li kellhom suċċess) għal massimu ta' disa' xhur. Elementi prinċipali biex jintlaħaq dan l-objettiv huma: a) tnaqqis fin-numru ta’ stadji separati fil-proċedura, bit-testijiet bil-miktub u orali suċċessivi jiġu sostitwiti, b’fażi waħda, b) aktar fiduċja fi preselezzjoni effiċjenti permezz ta’ ttestjar ibbażat bil-kompjuter, c) l-introduzzjoni ta’ ċentri ta’ evalwazzjoni b’bordijiet ta’ selezzjoni professjonalizzati. 29. Implimentazzjoni b’suċċess taċ-ċiklu tal-kompetizzjonijiet annwali se tiddependi b’mod kruċjali fuq il-volontà tal-Istituzzjonijiet li jissekondaw lill-EPSO numru suffiċjenti ta’ uffiċjali kkwalifikati fuq bażi full-time [8] u li jinkoraġġixxu lill-persunal tagħhom li jsiru parti mill-grupp propost ta’ eżaminaturi kkwalifikati. IR-RIŻULTAT TAL-KOMPETIZZJONIJIET MA SSODISFAX IN-NUMRI MMIRATI U L-BILANĊ ĠEOGRAFIKU L-AKTAR WIESA' POSSIBBLI MA NKISIBX IN-NUMRI MMIRATI MHUX DEJJEM INTLAĦQU 30. In-numru ta’ kandidati b’suċċess immirat fl-avviżi tal-kompetizzjonijiet għandu jintlaħaq, sabiex ikunu assigurati livelli adegwati tal-persunal permanenti fl-Istituzzjonijiet mingħajr ma jiġu kompromessi l-istandards tal-kwalità meħtieġa tal-kandidati magħżula. 31. Matul il-verifika, saret analiżi komprensiva tad-data kollha li tikkonċerna 176 kompetizzjoni mnedija mill-2003 sal-2006 u mitmuma kmieni fl-2008. In-numru mmirat ta’ ismijiet fuq il-listi tar-riżerva għal dawn il-kompetizzjonijiet laħaq il-15500. 32. Fuq medja, żewġ terzi biss min-numru mmirat ta' kandidati b’suċċess intlaħaq [9]. Minn xi 208000 applikazzjoni rreġistrata għal dawn il-kompetizzjonijiet [10], 95000 (46 %) attwalment attendew għat-testijiet. Minn dawn, ftit aktar minn 10000 irnexxielhom jgħaddu [11], diskrepanza ta’ kważi 5500 mill-mira (ara l-Anness II). 33. Ir-rata ta’ attendenza ġenerali ta’ 46 % inkludiet l-attendenza kemm fit-testijiet tradizzjonali tal-preselezzjoni (44 %) u kif ukoll tat-testijiet bil-kompjuter (54 %), li kienu introdotti fl-2006. L-introduzzjoni ta’ ttestjar bil-kompjuter (CBT) għalhekk żiedet l-attendenza biss b’10 punti fil-mija. 34. 28 % tal-kandidati għaddew mit-testijiet tal-preselezzjoni; 50 % minn dawk li għamlu t-testijiet bil-miktub ipproċedew għat-testijiet orali, filwaqt li 74 % minn dawk li għamlu t-testijiet orali tpoġġew fuq il-lista tar-riżerva. Il-kandidati b’suċċess għalhekk kienu 10,7 % minn dawk il-95 000 li attendew għat-testijiet. REKWIŻITI LINGWISTIĊI SPEĊIFIĊI JISTGĦU JISKORAĠĠIXXU KANDIDATI TAJBA 35. Għandu jkun hemm bilanċ xieraq bejn il-kapaċitajiet professjonali u lingwistiċi, sabiex ikun assigurat li jintgħażlu l-kandidati bl-aqwa kwalifiki. 36. L-Artikolu 28 tar-Regolamenti tal-Persunal jistabbilixxi li uffiċjal jista' jiġi appuntat biss bil-kundizzjoni li jipproduċi evidenza ta' għarfien profond ta' waħda mill-lingwi tal-Komunità u ta' għarfien sodisfaċenti ta' lingwa oħra tal-Komunità sal-punt meħtieġ biex iwettaq id-dmirijiet tiegħu. 37. Qabel ma twaqqaf l-EPSO, il-kandidati setgħu jagħmlu t-testijiet tal-kompetizzjoni b’ilsien pajjiżhom; l-għarfien tat-tieni lingwa kien jiġi eżaminat b’mod separat permezz ta’ test lingwistiku speċifiku. EPSO beda l-attivitajiet tiegħu fi żmien meta n-numru ta’ lingwi uffiċjali żdied minn 11 għall-23. EPSO kkunsidra li, għal raġunijiet prattiċi (riskju akbar ta’ testi tradotti ħażin jew mhux b’mod preċiż, tul akbar tal-proċeduri u spejjeż aktar għolja, eċċ.), ma kienx possibbli li kull kompetizzjoni ġenerali ssir bi 23 lingwa. 38. Mill-2006, il-kandidati għall-kompetizzjonijiet kollha ġew mitluba li jagħmlu ħafna mit-testijiet bit-tieni (ħafna drabi mhux dik ta’ pajjiżhom) lingwa, li trid tintgħażel mill-Ingliż, mill-Franċiż jew mill-Ġermaniż. Konsegwentement, għarfien tajjeb ħafna ta’ xi wħud mil-lingwi issa għandu rwol aktar importanti fil-proċess tal-għażla milli kien il-każ fil-passat. Eċċezzjonijiet għal dawn il-kondizzjonijiet lingwistiċi japplikaw għall-kompetizzjonijiet għat-tradutturi jew interpreti, fejn rekwiżiti speċifiċi japplikaw; u għal kompetizzjonijiet speċifiċi. L-Anness III jistabbilixxi d-distribuzzjoni tat-tieni lingwa fost il-kandidati li attwalment għamlu t-testijiet; dan juri li l-Ingliż huwa bil-bosta aktar magħżul bħala t-tieni lingwa (64 % tal-kandidati), segwit mill-Franċiż (20 %) u mill-Ġermaniż (10 %) [12]. 39. Ir-rekwiżit kurrenti tal-EPSO jista’ jwassal għal sitwazzjonijiet fejn kandidati, li għandu mnejn għandhom l-għarfien u l-kapaċitajiet speċjalizzati kollha meħtieġa, jiġu esklużi mill-bidu milli jieħdu sehem f’kompetizzjoni jekk ma jkollhomx il-profil lingwistiku meħtieġ. Dan huwa pereżempju l-każ għall-kandidati li għandhom l-Ingliż, il-Franċiż u l-Ġermaniż bħala l-ewwel lingwa imma l-ebda lingwa oħra tal-UE għajr waħda minn dawn it-tlieta bħala t-tieni lingwa. 40. Fil-prinċipju ttieħdet deċiżjoni biex minn tal-inqas parti mit-testijiet tal-preselezzjoni ssir bit-23 lingwa mill-2011. IL-KOMMUNIKAZZJONI DWAR IL-KOMPETIZZJONIJIET MA KINITX OTTIMA 41. L-avviżi tal-kompetizzjonijiet għandhom jiġu abbozzati u mħabbra b'mod ċar u preċiż biex jattiraw numru massimu ta' kandidati xierqa u jkun possibbli li l-kandidati potenzjali jkunu jistgħu jagħrfu mingħajr ambigwità jekk jissodisfawx il-kundizzjonijiet biex japplikaw għal kompetizzjoni. 42. L-avviżi tal-kompetizzjonijiet huma abbozzati minn EPSO [13] wara konsultazzjoni mal-kumitat konġunt konsultattiv (COPARCO). L-avviż imbgħad jiġi ppubblikat fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (Ġurnal Uffiċjali). Barra mill-pubblikazzjoni tal-avviż tal-kompetizzjonijiet fil-Ġurnal Uffiċjali, EPSO juża żewġ mezzi oħra biex jinforma lill-kandidati potenzjali: il-websajt tiegħu, fuq bażi sistematika, u avviżi fil-gazzetti, skont il-każ. Il-websajt huwa s-sors prinċipali ta' informazzjoni għall-applikanti potenzjali. 43. Mis-16-il kompetizzjoni studjati fid-dettall, 11 ġew immodifikati b'korriġenda; minn dawn il-11, erbgħa kellhom jiġu mmodifikati darbtejn. Dawn il-korriġenda kienu neċessarji biex jiċċaraw il-kundizzjonijiet tad-dħul, ibiddlu n-numru mmirat ta’ kandidati li jgħaddu mill-eżami jew jikkoreġu żbalji. 44. Fil-każ tar-reklamar, il-websajt tal-EPSO fil-bidu kienet disponibbli biss fi tliet lingwi (l-Ingliż, il-Franċiż u l-Ġermaniż). Fl-2008 iddaħħlet paġna ta’ introduzzjoni bi 23 lingwa. L-EPSO jipprevedi wkoll it-traduzzjoni tal-partijiet permanenti kollha tal-websajt fi 23 lingwa. 45. Bħala regola, avviżi ta' kompetizzjonijiet miftuħa bħalissa kienu ppublikati biss bil-verżjoni Ingliża, Franċiża u Ġermaniża tal-Ġurnal Uffiċjali. Fid-9 ta’ Mejju 2007, Spanja ressqet lill-Kummissjoni l-qorti sabiex din tordna lill-Kummissjoni tippubblika l-avviżi kollha tal-kompetizzjonijiet għal karigi fis-Servizz taċ-Ċivil Ewropew fil-Ġurnal Uffiċjali bil-lingwi kollha. Il-każ [14] għadu pendenti. 46. Nuqqas ta’ informazzjoni ċara rigward ir-rekwiżiti tal-kompetizzjonijiet jagħti stampa kerha tal-UE bħala entità li timpjega. Dan jista' jiskoraġġixxi kandidati tajbin milli japplikaw u wassal lil kandidati mhux sodisfatti biex jieħdu azzjoni legali kontra l-EPSO [15]. 47. Sabiex jattira numru akbar ta’ kandidati kkwalifikati, l-EDP jipprevedi l-introduzzjoni ta’ strateġija ta’ komunikazzjoni aktar tajba, inkluż websajt aħjar u mmirar aktar iffukat lejn kandidati potenzjali. TESTIJIET TAL-PRESELEZZJONI ELIMINAW AKTAR KANDIDATI MILLI KIEN HEMM BŻONN BIEX JINTLAĦQU L-MIRI 48. Il-preselezzjoni hija proċedura ta’ ammissjoni għal ittestjar ulterjuri; il-kandidati li jġibu l-aqwa riżultati biss huma ammessi għall-istadju bil-miktub tal-kompetizzjoni. Ladarba ammessi, il-kandidati huma ġġudikati biss fuq il-bażi tal-prestazzjoni tagħhom matul l-eżamijiet bil-miktub u bl-oral. It-testijiet tal-preselezzjoni għandhom ikunu tali li jiżguraw li numru suffiċjenti ta' kandidati bi kwalifiki xierqa jipproċedu għall-istadju li jmiss tal-kompetizzjoni. L-EDP tal-EPSO jistabbilixxi li l-proporzjon bejn in-numru ta' kandidati mistiedna fiċ-ċentri ta’ eżami u dawk li jgħaddu mill-eżami fuq il-lista tar-riżerva jkun ta' 3 : 1. 49. It-testijiet tal-preselezzjoni [16] għall-176 kompetizzjoni inklużi fid-database tal-EPSO eliminaw 70000 mill-95 000 kandidat. Riżultat ta’ dan, in-numru ta’ nies li setgħu jagħmlu t-testijiet sussegwenti kien wisq baxx biex jilħaq il-mira ta’ 15500 kandidat b’suċċess. 50. Dan in-nuqqas kien aggravat bil-fatt li xi 4000 kandidat li kienu għaddew mit-testijiet tal-preselezzjoni ma pparteċipawx fi stadji ulterjuri tal-proċedura ta’ selezzjoni. F’ħafna mill-każijiet, ir-raġuni għala ma pparteċipawx kienet li ma ssodisfawx ir-rekwiżiti tal-eliġibilità stipulati fl-avviż tal-kompetizzjonijiet; konformità ma’ dawn ir-rekwiżiti ġiet ivverifikata biss wara li kienu diġà saru t-testijiet tal-preselezzjoni. 51. Biex jirrimedjaw is-sitwazzjoni fejn ma kienx hemm biżżejjed kandidati li setgħu jagħmlu l-eżami bil-miktub, minn Jannar tal-2008, EPSO introduċa mill-ġdid proċedura (ir-"repêchage" [17] tal-kandidati) biex jimla l-vojt li jinħoloq minn dawk il-kandidati li jkollhom suċċess fit-testijiet tal-preselezzjoni imma ma jipparteċipawx fi stadji ulterjuri tal-proċedura ta’ selezzjoni. 52. Konsegwenza tad-defiċit fin-numru ta’ kandidati b’suċċess hija li l-bżonnijiet tar-riżorsi umani tal-Istituzzjonijiet ma jintlaħqux minn persunal permanenti, u dan iżid id-dipendenza fuq il-persunal temporanju u kuntrattwali. Dan iżid ir-riskju ta’ telf ta' għarfien istituzzjonalizzat. 53. L-EDP iqis il-preselezzjoni bħala pass effettiv biex in-numru ta’ kandidati jitnaqqas għal-livell maniġabbli fejn meħtieġ. Jiddiskuti l-possibilità li jeskludi biss il-kandidati bi prestazzjoni l-aktar baxxa li kisbu pass mark f’kull test tal-preselezzjoni, kif ukoll dawk kollha li m’għaddew mill-ebda wieħed minn dawn it-testijiet, milli jipparteċipaw fl-istadju li jmiss tal-kompetizzjoni, aktar milli jagħżel lil dawk biss li ġabu l-aħjar marki għal ittestjar ulterjuri. Iżda s’issa għadha ma ttieħdet ebda deċiżjoni. IL-PROĊESS TA’ SELEZZJONI MA KISIBX BILANĊ ĠEOGRAFIKU L-AKTAR WIESA' POSSIBBLI 54. Ir-Regolamenti tal-Persunal jeħtieġu li l-Istituzzjonijiet jirreklutaw persunal fuq il-bażi ġeografika l-aktar wiesa’ possibbli minn fost iċ-ċittadini tal-Istati Membri. Dan huwa possibbli biss jekk id-distribuzzjoni ta’ dawk li għaddew fuq il-listi tar-riżerva tirrifletti bażi ġeografika bħal din. 55. Minħabba fit-tkabbir tal-Unjoni Ewropea li sar fl-2004 u fl-2007, ingħatat prijorità lil kandidati mill-Istati Membri l-ġodda u numru ta' kompetizzjonijiet organizzati minn EPSO kienu miftuħa għal kandidati minn dawn il-pajjiżi biss. Kif turi l-analiżi tad-database tal-EPSO mill-Qorti (ara l-paragrafu 31), minn total ta’ 10151 kandidat b’suċċess, kważi żewġ terzi (6 416) kienu mill-UE-12 (jiġifieri) l-Istati Membri (l-ġodda) (ara l-Anness IVb). 56. Din l-analiżi turi wkoll li kandidati mill-Istati Membri li għandhom proporzjon relattivament għoli mill-popolazzjoni tal-UE ma kinux irrappreżentati tajjeb fost il-kandidati b'suċċess. Kif turi d-data fl-Anness IVa u IVb) dan ma kienx japplika biss għal Stati Membri bħar-Renju Unit, il-Ġermanja u Spanja fi ħdan il-grupp tal-UE-15, imma wkoll għall-Polonja u għar-Rumanija fi ħdan il-grupp UE-12. Mill-banda l-oħra, bl-eċċezzjoni tal-Awstrija u l-Bulgarija, kandidati mill-Istati Membri ż-żgħar kienu rrappreżentati ħafna aktar meta wieħed iqabbel il-proporzjon tal-popolazzjoni ta’ pajjiżhom ma’ dik tal-UE. B‘mod partikolari dan kien il-każ għall-kandidati mill-Belġju. 57. Minħabba li jista’ jkun hemm diversi fatturi li jaffettwaw il-bilanċ ġeografiku, tkun meħtieġa analiżi fil-fond biex jiġu identifikati r-raġunijiet għall-iżbilanċi osservati. L-EDP la janalizza u lanqas jindirizza l-iżbilanċi ġeografiċi fid-dettall. NUQQASIJIET FL-INFORMAZZJONI TAL-MANIĠMENT INFORMAZZJONI INSUFFIĊJENTI DISPONIBBLI FUQ L-ISPEJJEŻ 58. L-ispiża biex kandidat b’suċċess jitpoġġa fuq il-lista tar-riżerva għandha tiġi kkalkolata minn EPSO, sabiex ikun assigurat li jsir livell xieraq ta’ investiment, bħal f’organizzazzjonijiet simili, fil-proċess tas-selezzjoni tal-persunal. Evalwazzjoni bħal din hija importanti, minħabba l-fatt li l-Istituzzjonijiet tal-UE, joffru karrieri tul il-ħajja tal-individwu. 59. M’hemmx biżżejjed informazzjoni disponibbli fuq l-ispejjeż, kemm jekk spejjeż attwali, spejjeż standard jew livelli meħuda minn organizzazzjonijiet tas-settur pubbliku internazzjonali simili. EPSO ma jikkalkulax jew jissorvelja l-ispejjeż imġarrba meta kandidat b'suċċess jitpoġġa fuq il-lista tar-riżerva. Għandu ftehim fuq livell ta’ servizz mal-Aġenziji Regolatorji Ewropej għall-għoti ta’ servizzi ta’ selezzjoni tal-persunal, li għalihom EPSO jitlob 6000 euro għal kull persuna li tgħaddi mill-eżami tal-kompetizzjonijiet miftuħa. 60. Il-Qorti tistma li, abbażi tal-eżekuzzjoni baġitarja, l-ispiża mġarrba minn EPSO għal kull kandidat b’suċċess kienet ta’ madwar 7100 euro; din kienet tinkludi 4590 euro ta’ spejjeż diretti u 2510 ta’ spejjeż indiretti. Barra minn hekk, sabiex tiġi stabbilita l-ispiża sħiħa għall-baġit tal-UE, l-ispiża mġarrba mill-Istituzzjonijiet (persunal li jipparteċipa fil-bordijiet ta’ selezzjoni, korrezzjoni, inviġilazzjoni eċċ.) trid tiġi inkluża wkoll, li kieku żżid l-ammont imsemmi qabel. 61. L-EDP ma jindirizzax l-ispiża għal kull kandidat b'suċċess, u ma jidentifikax miri jew standards f'dan ir-rigward. 62. Barra minn hekk, l-EDP jipprevedi firxa ta’ miżuri (eż. ċentri ta’ evalwazzjoni) li jkollhom bżonn finanzjament addizzjonali matul il-fażi ta’ implimentazzjoni. Iżda, din ma tinkludix indikazzjoni preċiża fir-rigward tal-ispejjeż potenzjali addizzjonali u l-benefiċċji futuri konsegwenza tal-implimentazzjoni tal-EDP. Kwantifikazzjoni tal-ispejjeż u l-evalwazzjoni tal-benefiċċji futuri tiffaċilita t-teħid tad-deċiżjonijiet mill-Awtorità tal-Baġit rigward l-iffinanzjar ta’ dan il-pjan. DGĦUFIJIET FID-DATABASES TAL-EPSO 63. Id-databases għandu jkollhom minnhom infushom kontrolli xierqa u jinkludu informazzjoni li hija korretta u f’waqtha, biex jassiguraw proċess effiċjenti. 64. Il-kandidati għandhom jintroduċu d-data personali permezz tal-Internet sabiex jissottomettu l-applikazzjoni tagħhom. Aktar tard fil-proċess, ir-riżultati tat-testijiet, id-data mogħtija mill-ġurijiet u l-listi ta’ kandidati b’suċċess ukoll jiġu maħżuna fid-databases. 65. Il-verifika żvelat nuqqasijiet fid-databases tal-EPSO: a) is-sistema ma evitatx b’mod affidabbli applikazzjonijiet multipli mill-istess persuna, li huma espressament projbiti mir-regoli tal-kompetizzjoni; b) il-kodifikazzjoni tal-introduzzjoni ta’ informazzjoni fis-sistema kienet inkonsistenti; c) l-introduzzjoni ta’ xi data fis-sistema kien fiha elementi mhux preċiżi u impossibbli; d) ma ngħatatx informazzjoni aġġornata dwar id-disponibilità ta’ kandidati b’suċċess. 66. Applikazzjonijiet multipli ppreżentati mill-istess persuna jistgħu jiġu osservati elettronikament biss jekk jiġi użat identifikatur uniku u inekwivoku, li mhuwiex il-każ fil-preżent. Barra minn hekk, l-istess kodiċi mhumiex użati b’mod konsistenti biex jirreġistraw l-istess informazzjoni dwar stadju speċifiku tal-kompetizzjoni (eż. kodiċi għall-kandidati b’suċċess fil-preselezzjoni, testijiet bil-miktub, eċċ.), li jirriżulta f’nuqqas ta’ data armonizzata għal skopijiet analitiċi. 67. Aċċettazzjoni ta’ applikazzjonijiet multipli mis-sistema tikkonsisti f’riskju ta’ trattament inugwali tal-kandidati. Nuqqas ta’ informazzjoni affidabbli, utli u f’waqtha ta’ tmexxija fuq livell ta’ kompetizzjoni u fuq livell globali joħloq diffikultajiet għat-tmexxija tal-EPSO biex jidentifika modi ta’ mġiba, xejriet ġodda jew eċċezzjonijiet għal normi diġà stabbiliti. 68. EPSO jipprevedi l-introduzzjoni ta’ database ġdida fl-2010. Huwa importanti li d-dgħufijiet identifikati hawn fuq jiġu indirizzati b’mod xieraq f’dan id-database il-ġdid. KONKLUŻJONIJIET U RAKKOMANDAZZJONIJIET 69. B’mod ġenerali, il-verifika kkonkludiet li EPSO rnexxielu b’suċċess jimmaniġġja ż-żieda fin-numru ta’ kompetizzjonijiet miftuħa meħtieġa fil-kuntest ta’ tkabbir. Iżda, in-nuqqasijiet li ġejjin effettwaw l-effiċjenza u l-effikaċja tal-EPSO: i) il-bżonnijiet għall-persunal tal-Istituzzjonijiet ma kinux ikkomunikati lill-EPSO fi żmien opportun jew ma kinux ibbażati fuq metodoloġija konsistenti; ii) it-tul tal-proċess tal-għażla tal-persunal kien twil wisq, kemm b’relazzjoni mal-istandards proprji tal-EPSO u kif ukoll mal-aqwa prattiċi internazzjonali; il-fażi ta’ ttestjar esperjenzat dewmien, prinċipalment minħabba l-fatt li l-membri tal-bordijiet tas-selezzjoni ma kinux disponibbli fuq bażi full-time; iii) medja ta’ żewġ terzi biss tan-numru mmirat ta’ kandidati għaddew b’suċċess mill-kompetizzjonijiet. Dan irriżulta minn irtirar ikkawżat minħabba t-tul tal-proċess; enfasi żejda fuq ħtiġijiet speċifiċi lingwistiċi; komunikazzjoni mhux ċara tal-kompetizzjonijiet; u testijiet tal-preselezzjoni li eliminaw aktar kandidati milli kien neċessarju biex il-miri jintlaħqu. Barra minn hekk, il-proċess tal-għażla ma kisibx il-bilanċ ġeografiku l-aktar wiesa’ possibbli fost il-kandidati li għaddew mill-eżami. iv) informazzjoni dwar it-tmexxija ma kinitx affidabbli jew komprensiva b’mod konsistenti. Informazzjoni dwar l-ispejjeż imġarrba biex kandidat jitqiegħed fuq il-lista ta’ riżerva ma kinitx suffiċjenti; l-ispejjeż addizzjonali potenzjali u l-benefiċċji futuri riżultanti mill-Programm ta’ Żvilupp tal-EPSO (EDP) ma kinux kwantifikati; u l-informazzjoni li hemm fid-databases tal-EPSO ma kinitx affidabbli b'mod konsistenti. 70. L-EDP, adottat f’Settembru 2008, jimmira li jnaqqas id-dewmien tal-kompetizzjonijiet għall-massimu ta’ disa’ xhur u li jżid ir-riżlutati tagħhom. Huwa jipprevedi inter alia xaqliba lejn ippjanar strateġiku tar-riżorsi umani strateġiku; preselezzjoni aktar b’saħħitha, użu tal-CBT aktar mifrux; u bordijiet tas-selezzjoni aktar professjonalizzati. Huwa ppjanat li l-proċeduri l-ġodda għandhom ikunu operattivi mill-ewwel tliet xhur tal-2010. Meta wieħed iqis il-bidla kbira ppjanata fl-organizzazzjoni tal-proċeduri tal-għażla permezz tal-EDP, ir-rakkomandazzjonijiet prinċipali tal-Qorti huma: RAKKOMANDAZZJONI DWAR L-IPPJANAR TAR-RIŻORSI UMANI RAKKOMANDAZZJONI NRU 1: IL-KOMUNIKAZZJONI TAL-BŻONNIJIET FIL-ĦIN U B’MOD KONSISTENTI Ir-rappreżentanti tal-Istituzzjonijiet fuq il-Bord tat-Tmexxija tal-EPSO għandhom jassiguraw li l-Istituzzjonijiet jagħtu lill-EPSO informazzjoni suffiċjentement f’waqtha u affidabbli dwar il-bżonnijiet tal-persunal tagħhom, abbażi ta’ approċċ komuni għall-evalwazzjoni ta’ bżonnijiet bħal dawn fil-kuntest ta’ pjan għat-tliet snin li ġejjin. RAKKOMANDAZZJONI DWAR IT-TUL TAL-PROĊESS TAS-SELEZZJONI TAL-PERSUNAL RAKKOMANDAZZJONI NRU 2: L-ASSIGURAZZJONI TA’ SOSTENN MILL-ISTITUZZJONIJIET GĦALL-BORDIJIET TA’ SELEZZJONI PROFESSJONALIZZATI U EŻAMINATURI KKWALIFIKATI Sabiex jinkiseb it-tnaqqis fit-tul previst mill-Programm ta’ Żvilupp tal-EPSO (EDP), ir-rappreżentanti tal-Istituzzjonijiet tal-Bord tat-Tmexxija tal- EPSO għandhom jassiguraw li l-Istituzzjonijiet jappoġġjaw lill-EPSO billi jissekondawh b’numru suffiċjenti ta’ uffiċjali kkwalifikati fuq bażi full-time u billi jinkoraġġixxu lill-persunal tagħhom biex jagħmlu parti mill-grupp propost ta’ eżaminaturi kkwalifikati. Jekk sostenn bħal dan ma jingħatax, għandhom jiġu adottati miżuri oħrajn biex ikun żgurat li t-tnaqqis previst fit-tul jinkiseb. RAKKOMANDAZZJONI DWAR IR-RIŻULTAT U L-BILANĊ ĠEOGRAFIKU TAL-KOMPETIZZJONIJIET RAKKOMANDAZZJONI NRU 3: L-ADATTAR TAR-REKWIŻITI LINGWISTIĊI SPEĊIFIĊI Sabiex tingħata aktar importanza lill-kapaċitajiet professjonali aktar milli dawk lingwistiċi, għandha tiġi adottata s-sistema li l-preselezzjonijiet isiru bit-23 lingwa kollha. Ir-rekwiżit tal-profili lingwistiċi speċifiċi għandu jiġi kkunsidrat mill-ġdid; u aktar enfasi għandha tingħata lill-abilità tal-kandidati li qed jiġu ttestjati li jitgħallmu l-lingwi malajr skont l-approċċ il-ġdid ibbażat fuq il-kompetenza għall-proċeduri tas-selezzjoni. RAKKOMANDAZZJONI NRU 4: TITJIB TAL-KWALITÀ TAL-AVVIŻI TAL-KOMPETIZZJONIJIET EPSO għandu japplika mekkaniżmi ta’ kontroll tal-kwalità stretti biex jassigura l-pubblikazzjoni ta’ avviżi tal-kompetizzjoni preċiżi u ċari. RAKKOMANDAZZJONI NRU 5: ASSIGURAZZJONI TA’ NUMRU XIERAQ TA’ KANDIDATI F’KULL STADJU TAL-PROĊESS TAS-SELEZZJONi (a) Għandha tittieħed azzjoni flimkien mill-Istituzzjonijiet għall-iżvilupp u l-iffinanzjar ta’ strateġija ta’ komunikazzjoni komuni biex tattira kandidati kkwalifikati taħt il-koordinament tal-EPSO. (b) Sabiex jinkiseb in-numru meħtieġ ta’ kandidati b’suċċess EPSO għandu, f’kull stadju tal-kompetizzjoni, jagħmel sforz biex jiżgura li numru xieraq ta’ kandidati idonei jkunu mistiedna għal ittestjar ulterjuri. RAKKOMANDAZZJONI NRU 6: IT-TITJIB TAL-BILANĊ ĠEOGRAFIKU EPSO għandu jidentifika fid-dettall il-firxa tal-iżbilanċ ġeografiku, janalizza r-raġunijiet għal dan, u jagħmel proposti dwar kif jista’ jtejjeb il-bilanċ ġeografiku. RAKKOMANDAZZJONIJIET DWAR L-INFORMAZZJONI TAT-TMEXXIJA RAKKOMANDAZZJONI NRU 7: L-ISTABBILIMENT TAL-ISPEJJEŻ TAL-KOMPETIZZJONIJIET (a) EPSO għandu jidentifika l-ispiża sħiħa mill-baġit tal-UE meta kandidat b’suċċess jitqiegħed fuq il-lista tar-riżerva, u jqabbel ir-riżultati ma’ organizzazzjonijiet internazzjonali tas-settur pubbliku simili, sabiex jiżgura li livell xieraq ta’ investiment isir fil-proċess tas-selezzjoni tal-persunal. (b) EPSO għandu wkoll jikkwantifika l-ispejjeż potenzjali addizzjonali u jevalwa l-benefiċċji futuri riżultanti mill-implimentazzjoni tal-EDP, sabiex jiffaċilita t-teħid tad-deċiżjonijiet mill-Awtorità tal-Baġit biex tiffinanzja dan il-pjan. RAKKOMANDAZZJONI NRU 8: L-INTRODUZZJONI TA’ DATABASE ĠDIDA GĦAT-TMEXXIJA TA’ KOMPETIZZJONIJIET EPSO għandu jieħu passi biex jassigura li d-database l-ġdida biex imexxi l-kompetizzjonijiet tkun iddisinjata biex l-introduzzjoni ta’ applikazzjonijiet multipli irregolari jiġu evitati, biex tkun użata b’mod konsistenti għall-kompetizzjonijiet kollha u tipproduċi informazzjoni dwar it-tmexxija f’waqtha, utli u affidabbli fuq livell ta’ kompetizzjoni u fuq livell globali. Dan ir-rapport kien adottat mill-Qorti tal-Awdituri fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha tal-11 ta' Ġunju 2009. Għall-Qorti tal-Awdituri +++++ TIFF +++++ Vítor Manuel da Silva Caldeira President [1] L-Artikolu 27 tar-Regolamenti tal-Persunal. [2] Skont l-Artikolu 29 u l-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal kompetizzjonijiet bħal dawn huma miftuħa għall-kandidati kollha li jissodisfaw il-kundizzjonijiet tad-dħul. [3] Id-Deċiżjoni 2002/620/KE tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, tal-Kumitat tar-Reġjuni u tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta’ Lulju 2002 li tistabbilixxi Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej (ĠU L 197, 26.7.2002, p. 53). [4] Kull sena se jitnedew tliet ċikli ta’ kompetizzjonijiet ġenerali (għall-amministraturi, assistenti u lingwisti), bi pjan li kull waħda tintemm fi żmien massimu ta’ disa’ xhur. Barra minn hekk, se jkun hemm kompetizzjonijiet għall-profili speċjalizzati jekk u meta jkun hemm bżonn. [5] L-Artikolu 5 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal. [6] Il-figura ma tinkludix perijodu ulterjuri ta’ sitt xhur meħtieġ għall-identifikazzjoni tal-bżonnijiet mill-Istituzzjonijiet. [7] Kważi 23000 kandidat minn kompetizzjonijiet preċedenti ta’ amministraturi ġenerali (livell AD 5 għall-oqsma professjonali kollha mill-25 Stat Membru) intalbu jagħtu l-opinjoni tagħhom fuq aspetti differenti tal-proċedura tas-selezzjoni; kważi 4000 irrispondew. Sommarju sħiħ tar-riżultati huwa ppublikat fuq il-websajt tal-EPSO http://europa.eu/epso/documents/Survey_Satisfaction_EN.pdf. [8] L-EDP jipprevedi li uffiċjali kkwalifikati għandhom jiġu sekondati għal minn tal-inqas tnejn jew massimu ta’ erba’ miċ-ċikli annwali tal-kompetizzjonijiet. [9] Riżultat medju ta’ żewġ terzi biss tan-numri mmirati kien ukoll osservat għall-kompetizzjonijiet riżervati għaċ-ċittadini mill-UE-12 Stat Membru fil-kuntest tat-tkabbir. [10] Mit-twaqqif tal-EPSO, ir-reġistrazzjoni għall-kompetizzjonijiet saret relattivament aktar faċli bl-introduzzjoni tal-applikazzjonijiet on-line. [11] Dawn li għaddew mill-eżami huma inklużi fil-listi tar-riżerva li minnhom jimtlew il-karigi battala. In-numru ta’ dawk li għaddew mill-eżami fuq il-listi ma jikkorirspondix man-numru attwalment reklutat mill-Istituzzjonijiet li bilfors huwa inqas għal raġunijiet varji (eż. dawk li għaddew u li m’għadhomx disponibbli jew li ma jaċċettawx l-offerti tal-impjieg; l-ebda karigi battala disponibbli). [12] Wieħed għandu jżomm f’moħħu li f’ħafna mill-176 kompetizzjoni li l-Qorti analizzat id-data tagħhom, l-għażla tal-kandidati kienet limitata għal dawn it-tliet lingwi. [13] L-Istituzzjonijiet iddelegaw il-poteri relatati tagħhom lill-EPSO (l-Artikolu 2 tad-Deċiżjoni 2002/621/KE tal-25 ta’ Lulju 2002 dwar l-organizzazzjoni u l-ħidma ta’ l-Uffiċċju għas-selezzjoni tal-persunal tal-Komunitajiet Ewropej (ĠU L 197, 26.7.2002, p. 56)). [14] T-156/07. [15] Ara pereżempju l-każ F-25/05 fejn it-Tribunal għas-Servizz Pubbliku annulla d-deċiżjonijiet tal-bord ta’ selezzjoni tas-6 u tas-7 ta’ Settembru 2004 biex ma jammettix lill-applikanti għat-testijiet għall-kompetizzjoni EPSO/C/11/03. [16] Jew it-testijiet bil-miktub fejn ma saru ebda testijiet ta' preselezzjoni. [17] Ir-"repêchage" jiġri bejn il-preselezzjoni u t-testijiet bil-miktub. Fejn in-numru ta’ kandidati li kellhom suċċess fit-testijiet ta’ preselezzjoni u li ssodisfaw il-kriterji ta’ eliġibilità mhuwiex suffiċjenti, id-defiċit jiġi rettifikat billi l-kandidati li ġabu l-ogħla marki li jmiss fit-testijiet tal-preselezzjoni jiġu mistiedna għat-testijiet bil-miktub. -------------------------------------------------- ANNESS I TUL TAL-KOMPETIZZJONIJIET Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri abbażi tad-data tal-EPSO, tal-COPARCO u tal-ĠU. | Kodiċi tal-kompetizzjoni | Profil | Approvazzjoni tal-avviż tal-kompetizzjoni mill-Bord tal-EPSO | Eżami tal-avviż tal-kompetizzjoni minn COPARCO [1] | Pubblikazzjoni fil-Ġurnal Uffiċjali | Skadenza tar-reġistrazzjoni | Seduta tat-testijiet bil-miktub | Tlestija tat-testijiet Orali | Pubblikazzjoni tal-lista tar-riżerva | Tul tal-kompetizzjoni | | | | (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) | (8) = (7) - (4) | 1 | EPSO/LA/10/03 | Kap tad-diviżjoni lingwistika/ Speċjalist legali LA3 | 10.12.2002 | 28.02.2003 | 15.04.2003 | 23.05.2003 | 19.03.2004 | 07.07.2004 | 07.07.2004 | 13-il xahar u 14-il jum | 2 | EPSO/A/2/03 | Ċittadini Ċeki Assistent Amministratur AD8 | 10.12.2002 | 29.04.2003 | 22.05.2003 | 24.06.2003 | 12.12.2003 | 28.06.2004 | 22.07.2004 | 13-il xahar | 3 | EPSO/A/8/03 | Ċittadini Pollakki Assistent Amministratur AD8 | 10.12.2002 | 29.04.2003 | 22.05.2003 | 24.06.2003 | 12.12.2003 | 28.07.2004 | 30.07.2004 | 13-il xahar u 6 ijiem | 4 | EPSO/C/4/03 | Ċittadini Ungeriżi Segretarji C5/C4 | 10.12.2002 | 29.04.2003 | 22.05.2003 | 24.06.2003 | 28.11.2003 | 02.07.2004 | 07.12.2004 | 17-il xahar u 13-il jum | 5 | EPSO/C/9/03 | Ċittadini Sloveni Segretarji C5/C4 | 10.12.2002 | 29.04.2003 | 22.05.2003 | 24.06.2003 | 28.11.2003 | 04.06.2004 | 04.06.2004 | 11-il xahar u 10 ijiem | 6 | EPSO/LA/11/03 | Assistenti tradutturi LA 8 | 10.12.2002 | 29.04.2003 | 22.05.2003 | 24.06.2003 | 27.11.2003 | 14.07.2004 | 01.09.2004 | 14-il xahar u 7 ijiem | 7 | EPSO/LA/12/03 | Ġuristi-Lingwisti LA7/LA6 | 10.12.2002 | 29.04.2003 | 06.06.2003 | 11.07.2003 | 24.01.2004 | 07.04.2004 | 07.04.2004 | 9 xhur | 8 | EPSO/C/11/03 | Segretarji Ingliżi (C5/C4) | 05.12.2003 | 07.10.2003 | 06.11.2003 | 08.12.2003 | 30.04.2004 | 14.03.2005 | 15.03.2005 | 15-il xahar u 7 ijiem | 9 | EPSO/A/17/04 | Amministraturi A7/A6 riċerka | 05.12.2003 | 20.10.2003 | 31.03.2004 | 30.04.2004 | 15.04.2005 | 23.03.2006 | 28.04.2006 | 24 xahar | 10 | EPSO/A/18/04 | Amministraturi A7/A6 sigurtà fl-ikel | 05.12.2003 | 29.01.2004 | 21.04.2004 | 24.05.2004 | 28.01.2005 | 21.10.2005 | 21.10.2005 | 17-il xahar | 11 | EPSO/AST/3/04 | Teknoloġija tal-Informazzjoni B*3 | 11.11.2004 | 10.11.2004 | 22.12.2004 | 03.02.2005 | 15.07.2005 | 23.05.2006 | 23.05.2006 | 15-il xahar u 19-il jum | 12 | EPSO/AD/25/05 | Amministraturi AD5 Amministratur pubbliku | 07.04.2005 | 22.06.2005 | 20.07.2005 | 29.09.2005 | 29.03.2006 | 21.03.2007 | 02.04.2007 | 19-il xahar u 4 ijiem | 13 | EPSO/AD/26/05 | Amministraturi AD5 Liġi | 07.04.2005 | 22.06.2005 | 20.07.2005 | 29.09.2005 | 31.03.2006 | 07.05.2007 | 07.05.2007 | 20 xahar u 8 ijiem | 14 | EPSO/AD/29/05 | Amministraturi AD5 Ekonomija/Statistika | 07.04.2005 | 22.06.2005 | 20.07.2005 | 29.09.2005 | 31.03.2006 | 28.02.2007 | 08.03.2007 | 17-il xahar u 9 ijiem | 15 | EPSO/AD/37/05 | Amministraturi Lingwistiċi AD5 (DE) | 20.10.2005 | 18.10.2005 | 23.11.2005 | 21.12.2005 | 29.09.2006 | 30.03.2007 | 19.04.2007 | 16-il xahar | 16 | EPSO/AST/7/05 | Assistenti AST 3 maniġer finanzjarju | 07.04.2005 | 22.06.2005 | 20.07.2005 | 29.09.2005 | 31.03.2006 | 24.03.2007 | 24.03.2007 | 17-il xahar u 24 jum | | Total | | Tul medju mill-approvazzjoni tal-kompetizzjoni sal-pubblikazzjoni fil-Ġurnal Uffiċjali: 4 xhur | Tul medju mill-iskadenza tar-reġistrazzjoni sal-pubblikazzjoni tal-listi tar-riżerva: 16-il xahar | [*] Il-Kumitat Konġunt Komuni/Commission Paritaire Commune -------------------------------------------------- ANNESS II RIŻULTATI TAL-KOMPETIZZJONIJIET Sors: Il-qorti Ewropea tal-Awdituri abbażi tad-data tal-EPSO u tal-ĠU. | Kodiċi tal-kompetizzjoni | Profil | Numru mistenni ta' kandidati b'suċċess skont l-avviż ta' kull kompetizzjoni | Numru attwali ta' kandidati b'suċċess | Riżultat | | | | (1) | (2) | (3) = (2)/(1) | 1 | EPSO/LA/10/03 | Kap tad-diviżjoni lingwistika/ Speċjalist legali LA3 | 108 | 20 | 19 % | 2 | EPSO/A/2/03 | Ċittadini Ċeki Assistent Amministratur AD8 | 245 | 180 | 73 % | 3 | EPSO/A/8/03 | Ċittadini Pollakki Assistent Amministratur AD8 | 305 | 252 | 83 % | 4 | EPSO/C/4/03 | Ċittadini Ungeriżi Segretarji C5/C4 | 240 | 242 | 101 % | 5 | EPSO/C/9/03 | Ċittadini Sloveni Segretarji C5/C4 | 95 | 50 | 53 % | 6 | EPSO/LA/11/03 | Assistenti tradutturi LA 8 | 1215 | 549 | 45 % | 7 | EPSO/LA/12/03 | Ġuristi-Lingwisti LA7/LA6 | 360 | 216 | 60 % | 8 | EPSO/C/11/03 | Segretarji Ingliżi (C5/C4) | 350 | 351 | 100 % | 9 | EPSO/A/17/04 | Amministraturi A7/A6 riċerka | 180 | 107 | 59 % | 10 | EPSO/A/18/04 | Amministraturi A7/A6 sigurtà fl-ikel | 350 | 274 | 78 % | 11 | EPSO/AST/3/04 | Tekonoloġija tal-Informazzjoni B*3 | 230 | 70 | 30 % | 12 | EPSO/AD/25/05 | Amministraturi AD5 Amministratur pubbliku | 210 | 213 | 101 % | 13 | EPSO/AD/26/05 | Amministraturi AD5 Liġi | 180 | 174 | 97 % | 14 | EPSO/AD/29/05 | Amministraturi AD5 Ekonomija/Statistika | 135 | 137 | 101 % | 15 | EPSO/AD/37/05 | Amministraturi Lingwistiċi AD5 (DE) | 35 | 37 | 106 % | 16 | EPSO/AST/7/05 | Assistenti AST 3 maniġer finanzjarju | 310 | 217 | 70 % | | Riżultat ta' kampjun ta' 16-il kompetizzjoni | 4548 | 3089 | 68 % | | Riżultat ta' 176 kompetizzjoni imnedija bejn l-2003 u l-2006 | 15500 | 10151 | 65 % | -------------------------------------------------- ANNESS III ANALIŻI TAT-TIENI LINGWA MAGĦŻULA MILL-PARTEĊIPANTI FIT-TESTIJIET Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri abbażi tad-data tal-EPSO. Stati Membri | Numru ta' parteċipanti fit-testijiet | Ingliż (EN) | Franċiż (FR) | Ġermaniż (DE) | Lingwi Oħrajn | Il-Belġju | 9496 | 5947 | 1537 | 127 | 1885 | Il-Bulgarija | 6260 | 3580 | 1553 | 1115 | 12 | Ir-Repubblika Ċeka | 4728 | 3032 | 777 | 882 | 37 | Id-Danimarka | 845 | 613 | 127 | 32 | 73 | Il-Ġermanja | 4464 | 3210 | 651 | 487 | 116 | L-Estonja | 1431 | 1132 | 107 | 162 | 30 | L-Irlanda | 519 | 115 | 328 | 25 | 51 | Il-Greċja | 3166 | 2149 | 491 | 104 | 422 | Spanja | 3675 | 1908 | 952 | 55 | 760 | Franza | 7595 | 5727 | 669 | 413 | 786 | L-Italja | 9393 | 5370 | 2478 | 387 | 1158 | Ċipru | 756 | 655 | 73 | 12 | 16 | Il-Latvja | 1452 | 1123 | 144 | 169 | 16 | Il-Litwanja | 2454 | 1789 | 338 | 293 | 34 | Il-Lussemburgu | 160 | 55 | 40 | 51 | 14 | L-Ungerija | 6367 | 3927 | 1000 | 1378 | 62 | Malta | 735 | 650 | 36 | 4 | 45 | L-Olanda | 881 | 608 | 99 | 34 | 140 | L-Awstrija | 1032 | 806 | 102 | 96 | 28 | Il-Polonja | 10919 | 6508 | 2541 | 1768 | 102 | Il-Portugall | 2229 | 1276 | 640 | 24 | 289 | Ir-Rumanija | 7278 | 4557 | 2272 | 432 | 17 | Is-Slovenja | 1813 | 1404 | 140 | 247 | 22 | Is-Slovakkja | 3971 | 2564 | 581 | 801 | 25 | Il-Finlandja | 1008 | 779 | 81 | 21 | 127 | L-Iżvezja | 1160 | 936 | 133 | 16 | 75 | Ir-Renju Unit | 1164 | 84 | 820 | 97 | 163 | Total | 94951 | 60504 | 18710 | 9232 | 6505 | Perċentwal | 100 % | 64 % | 20 % | 10 % | 6 % | -------------------------------------------------- ANNESS IVa BILANĊ ĠEOGRAFIKU TAR-RIŻULTATI TAL-KOMPETIZZJONIJIET – UE 15 Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri abbażi tad-data tal-EUROSTAT, l-EPSO, u tal-ĠU. UE-15 Stati Membri | Popolazzjoni fl-1 ta' Jannar 2006 (f'1 000) | Perċentwal tal-popolazzjoni tal-UE–15 | Numru ta' kandidati | Perċentwal ta' kandidati | Numru ta' parteċipanti fit-testijiet | Perċentwal ta' parteċipanti | Numru ta' kandidati b'suċċess | Perċentwal ta' kandidati b'suċċess | Il-Belġju | 10511,4 | 2,7 % | 20105 | 18,2 % | 9496 | 20,3 % | 820 | 22,0 % | Id-Danimarka | 5427,5 | 1,4 % | 2093 | 1,9 % | 845 | 1,8 % | 127 | 3,4 % | Il-Ġermanja | 82438,0 | 21,2 % | 9480 | 8,6 % | 4464 | 9,5 % | 467 | 12,5 % | L-Irlanda | 4209,0 | 1,1 % | 1456 | 1,3 % | 519 | 1,1 % | 97 | 2,6 % | Il-Greċja | 11125,2 | 2,9 % | 7655 | 6,9 % | 3166 | 6,8 % | 163 | 4,4 % | Spanja | 43758,3 | 11,2 % | 8966 | 8,1 % | 3675 | 7,9 % | 272 | 7,3 % | Franza | 62886,2 | 16,1 % | 16438 | 14,9 % | 7595 | 16,2 % | 582 | 15,6 % | L-Italja | 58751,7 | 15,1 % | 25024 | 22,7 % | 9393 | 20,1 % | 424 | 11,4 % | Il-Lussemburgu | 459,5 | 0,1 % | 354 | 0,3 % | 160 | 0,3 % | 16 | 0,4 % | L-Olanda | 16334,2 | 4,2 % | 1889 | 1,7 % | 881 | 1,9 % | 91 | 2,4 % | L-Awstrija | 8265,9 | 2,1 % | 2717 | 2,5 % | 1032 | 2,2 % | 72 | 1,9 % | Il-Portugall | 10569,6 | 2,7 % | 6088 | 5,5 % | 2229 | 4,8 % | 148 | 4,0 % | Il-Finlandja | 5255,6 | 1,3 % | 2160 | 2,0 % | 1008 | 2,2 % | 149 | 4,0 % | L-Iżvezja | 9047,8 | 2,3 % | 2860 | 2,6 % | 1160 | 2,5 % | 99 | 2,7 % | Ir-Renju Unit | 60393,1 | 15,5 % | 3006 | 2,7 % | 1164 | 2,5 % | 208 | 5,6 % | Total | 389433,0 | 100,0 % | 110291 | 100,0 % | 46787 | 100,0 % | 3735 | 100,0 % | -------------------------------------------------- ANNESS IVb BILANĊ ĠEOGRAFIKU TAR-RIŻULTATI TAL-KOMPETIZZJONIJIET – UE 12 Sors: Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri abbażi tad-data tal-EUROSTAT l-EPSO u tal-ĠU. UE-12 Stati Membri | Popolazzjoni fl-1 ta' Jannar 2006 (f'1 000) | Perċentwal tal-popolazzjoni tal-UE–12 | Numru ta' kandidati | Perċentwal ta' kandidati | Numru ta' parteċipanti fit-testijiet | Perċentwal ta' parteċipanti | Numru ta' kandidati b'suċċess | Perċentwal ta' kandidati b'suċċess | Il-Bulgarija | 7718 8 | 7 5 % | 10276 | 10,5 % | 6260 | 13,0 % | 387 | 6,0 % | Ir-Repubblika Ċeka | 10251,1 | 9,9 % | 9338 | 9,5 % | 4728 | 9,8 % | 814 | 12,7 % | L-Estonja | 1344,7 | 1,3 % | 2882 | 2,9 % | 1431 | 3,0 % | 379 | 5,9 % | Ċipru | 766,4 | 0,7 % | 2133 | 2,2 % | 756 | 1,6 % | 130 | 2,0 % | Il-Latvija | 2294,6 | 2,2 % | 2751 | 2,8 % | 1452 | 3,0 % | 281 | 4,4 % | Il-Litwanja | 3403,3 | 3,3 % | 5290 | 5,4 % | 2454 | 5,1 % | 397 | 6,2 % | L-Ungerija | 10076,6 | 9,7 % | 13196 | 13,4 % | 6367 | 13,2 % | 971 | 15,1 % | Malta | 404,3 | 0,4 % | 1687 | 1,7 % | 735 | 1,5 % | 209 | 3,3 % | Il-Polonja | 38157,1 | 36,9 % | 22957 | 23,4 % | 10919 | 22,7 % | 1465 | 22,8 % | Ir-Rumanija | 21610,2 | 20,9 % | 15627 | 15,9 % | 7278 | 15,1 % | 531 | 8,3 % | Is-Slovenja | 2003,4 | 1,9 % | 3868 | 3,9 % | 1813 | 3,8 % | 339 | 5,3 % | Is-Slovakkja | 5389,2 | 5,2 % | 8151 | 8,3 % | 3971 | 8,2 % | 513 | 8,0 % | Total | 103419,7 | 100,0 % | 98156 | 100,0 % | 48164 | 100,0 % | 6416 | 100,0 % | --------------------------------------------------