RAPPORT TAL-KUMMISSJONI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL Rapport annwali lill-Awtorità tal-Kwittanza dwar awditjar intern imwettaq fl-2013 (l-Artikolu 99(5) tar-Regolament Finanzjarju) /* COM/2014/0615 final */





1. Introduzzjoni 2 2. Il-Missjoni tal-IAS: L-indipendenza, l-oġġettività u l-objettivi tal-kontabilità u l-ambitu tar-Rapport 2 3. Ħarsa ġenerali tal-produzzjoni tal-awditjar. 3 3.1. Implimentazzjoni tal-pjan tal-awditjar tal-2013. 3 3.2. Dejta statistika dwar ir-rakkomandazzjonijiet tal-IAS. 3 4. Sejbiet u rakkomandazzjonijiet prinċipali 4 4.1. Impenji orizzontali 4 4.1.1. Ittra għall-maniġment dwar id-delega ta’ kompiti ġodda lil Aġenziji Eżekuttivi (aktar minn DĠ wieħed) 4 4.1.2. Awditjar tal-Prestazzjoni dwar l-Effettività tal-maniġment tar-riżorsi umani biex jappoġġa l-kriżi finanzjarja f’DĠ ECFIN, DĠ COMP, DĠ MARKT (aktar minn DĠ wieħed) 4 4.2. Agrikoltura, Riżorsi Naturali u Saħħa. 5 4.2.1. Rieżami limitat tal-kalkoli tar-rata ta’ erruri residwi (pilastru 1 u 2) (DĠ AGRI) 5 4.2.2. Awditjar dwar Strateġija ta' Kontroll - Implimentazzjoni fid-DĠ AGRI (DĠ AGRI) 6 4.3. Koeżjoni 7 4.3.1. Awditjar ta' Prestazzjoni tas-Sistemi ta' Kejl tal-Prestazzjoni tad-DĠ REGIO (DĠ REGIO) 7 4.3.2. Awditjar ta' Prestazzjoni tas-Sistemi ta' Kejl tal-Prestazzjoni tad-DĠ EMPL (DĠ EMPL) 8 4.4. Riċerka, enerġija u trasport. 8 4.4.1. Rieżaminazzjoni limitata tal-kalkolu u l-metodoloġija sottostanti għar-rata ta’ erruri residwi tad-DĠ RTD għas-sena ta' rappurtar 2012 (DĠ RTD) 8 4.4.2. Awditjar IAS-IAC konġunt fuq Ġestjoni tal-Għotjiet minn TEN-T EA (Sejħa għall-Maniġment ta' proposti-proġetti) (TEN-T EA) 9 4.4.3. Awditjar dwar l-Istrateġija ta’ Kontroll tal-EACI (EACI) 9 4.4.4. Implimentazzjoni tas-Seba’ Programm Qafas (FP7) Sistemi ta’ Kontroll fir-REA (REA) 10 4.5. Għajnuna esterna, żvilupp u tkabbir. 10 4.5.1. Rieżami limitat tal-metodoloġija u l-kalkolu tar-rata ta’ erruri residwi (DĠ DEVCO) 10 4.5.2. L-istat ta' tħejjija tad-DĠ DEVCO għall-Metodoloġija DAS riveduta tal-QEA (DĠ DEVCO) (Awditjar ta' Prestazzjoni) 11 4.5.3. Akkwist pubbliku - deċentralizzat (DĠ DEVCO) 11 4.6. Edukazzjoni u ċittadinanza. 12 4.6.1. L-awditjar ta' prestazzjoni tal-Aġenziji Nazzjonali (EAC) 12 4.7. Affarijiet ekonomiċi u finanzjarji 12 4.7.1. L-awditjar ta' Prestazzjoni tal-Programm GMES/Copernicus (DĠ ENTR) 12 4.8. Servizzi ġenerali u Riżorsi Umani 13 4.8.1. Il-preparatezza tad-DĠ ESTAT biex iwettaq ir-rwol tiegħu fil-Qafas ta' Governanza Ekonomika (DĠ ESTAT) (Awditjar ta' Prestazzjoni) 13 4.9. Awditjar tal-IT. 14 4.9.1. Awditjar ta’ Prestazzjoni dwar il-ġestjoni tas-sigurtà tas-sistema tal-IT tal-ETS tal-UE (EU ETS) (DĠ CLIMA, DĠ DIGIT u d-Direttorat tas-Sigurtà tad-DĠ HR) 14 4.9.2. SYGMA - Fażi 1 – Awditjar ta' prestazzjoni dwar il-proċess ta' żvilupp (DĠ CNECT, DĠ RTD) 14 5. Konsultazzjoni mal-Panil dwar l-Irregolaritajiet Finanzjarji tal-Kummissjoni 15 6. Konklużjonijiet. 15 1. Introduzzjoni Dan ir-rapport jinforma lill-Awtorità tal-Kwittanza dwar il-ħidma li twettqet mis-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni, kif meħtieġ mill-Artikolu 99(5) tar-Regolament Finanzjarju. Huwa bbażat fuq ir-rapport imfassal mill-Awditur Intern tal-Kummissjoni skont l-Artikolu 99(3) tar-Regolament, fir-rigward tar-rapporti tal-awditjar u tal-konsulenza tal-IAS li tlestew fl-2013[1] dwar id-Direttorati Ġenerali (DGs), is-Servizzi u l-Aġenziji Eżekuttivi tal-Kummissjoni[2]. F'konformità mal-bażi ġuridika tiegħu huwa jinkludi sommarju dwar in-numru u t-tip ta' awditjar intern imwettaq, ir-rakkomandazzjonijiet u l-azzjoni meħuda fuq dawn ir-rakkomandazzjonijiet[3]. 2. Il-Missjoni tal-IAS: L-indipendenza, l-oġġettività u l-objettivi tal-kontabilità u l-ambitu tar-Rapport Il-missjoni tal-IAS hija li jikkontribwixxi għal ġestjoni tajba fil-Kummissjoni Ewropea permezz tal-awditjar tal-ġestjoni interna u tas-sistemi ta' kontroll sabiex tiġi vvalutata l-effikaċja tagħhom bl-għan li jinkiseb titjib kontinwu. L-indipendenza tal-IAS hija minquxa fir-Regolament Finanzjarju[4] u fil-Karta tal-Missjoni tiegħu adottata mill-Kummissjoni. L-IAS jirrapporta dwar l-awditjar kollu tiegħu lill-Kumitat dwar il-Progress tal-Verifika (APC)[5]. L-IAS iwettaq ix-xogħol tiegħu skont ir-Regolament Finanzjarju u l-Istandards Internazzjonali għall-Prattika Professjonali tal-Awditjar Intern u l-Kodiċi ta' Etika tal-Istitut tal-Awdituri Interni. L-IAS ma jagħmilx awditjar tas-sistemi ta’ kontroll tal-Istati Membri fuq il-fondi tal-Kummissjoni. Tali awditjar, li jasal sal-livell tal-benefiċjarji individwali, jitwettaq mill-awdituri interni tal-Istati Membri, l-Awtoritajiet tal-Awditjar nazzjonali, DĠs oħra individwali tal-Kummissjoni u l-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA). L-IAS, madankollu, iwettaq miżuri tal-awditjar meħuda mis-servizzi tal-Kummissjoni għas-superviżjoni u l-awditjar ta' korpi fl-Istati Membri, u korpi oħra li huma responsabbli għall-iżborżar ta’ fondi tal-UE, bħan-Nazzjonijiet Uniti. Kif previst fir-Regolament Finanzjarju, l-IAS jista’ jwettaq dawn il-kompiti fuq il-post, inkluż fl-Istati Membri. 3. Ħarsa ġenerali tal-produzzjoni tal-awditjar 3.1. Implimentazzjoni tal-pjan tal-awditjar tal-2013 Sad-data ta’ skadenza tal-31 ta’ Jannar 2014, l-IAS kien implimenta[6] 100 % tal-impenji ppjanati tiegħu (mira ta’ 100 %). L-IAS wettaq 87 rapport (meta mqabbel ma’ 89 fl-2012 u 77 fl-2011) inklużi 23 awditu, 59 awditu ta’ segwitu, erba' rieżaminazzjonijiet limitati u ittra għall-maniġment. Tabella b’dejta komparattiva dwar l-impenji u r-rapporti stabbiliti għas-snin 2011 - 2013 hija pprovduta fid-Dokument ta’ Ħidma tal-Persunal mehmuż. 3.2. Dejta statistika dwar ir-rakkomandazzjonijiet tal-IAS Fl-2013, l-IAS ħareġ 134 rakkomandazzjoni ġdida (li minnhom tnejn kienu kritiċi, 59 importanti ħafna, 67 importanti u sitta mixtieqa). Pjanijiet ta’ azzjoni għal dawn ir-rakkomandazzjonijiet ġew ivvalutati bħala sodisfaċenti mill-IAS. Il-partijiet awditjati rrappurtaw li 79 % tar-rakkomandazzjonijiet aċċettati maħruġa bejn l-2009 u l-2013 ġew implimentati sa mill-bidu tal-2014. Mir-rakkomandazzjonijiet kollha klassifkati "importanti ħafna" jew "kritiċi" u maħruġa fil-perjodu 2009-2013, 10 rakkomandazzjonijiet importanti ħafna (2,3 %) kienu skadew b’iktar minn sitt xhur. Tliet rakkomandazzjonijiet importanti ħafna addizzjonali li skadew kienu maħruġa qabel l-2009[7]. L-ebda rakkomandazzjoni kritika ma hija pendenti. L-APC ġie infurmat regolarment dwar rakkomandazzjonijiet kritiċi jew importanti ħafna li kienu skadew b'aktar minn sitt xhur u fakkar lis-servizzi dwar ir-responsabbiltà tagħhom li jimplimentaw, fejn meħtieġ. In-numru totali ta’ rakkomandazzjonijiet aċċettati maħruġa matul l-2009-2013, li għalihom l-IAS kien wettaq awditjar ta’ segwitu sa tmiem l-2013, jammonta għal 686. Il-ħidma ta' segwitu tal-IAS ikkonfermat li r-rakkomandazzjonijiet kienu qed jiġu implimentati b’mod sodisfaċenti, u dan kien qed jikkontribwixxi għat-titjib tas-sistemi ta’ kontroll fis-servizzi awditjati. L-IAS għalaq 96 % tar-rakkomandazzjonijiet segwiti matul dan il-perjodu. Id-Dokument ta’ Ħidma tal-Persunal mehmuż jagħti informazzjoni aktar dettaljata dwar rati ta’ aċċettazzjoni għal rakkomandazzjonijiet ġodda u l-implimentazzjoni ta’ rakkomandazzjonijiet relatati mal-perjodu 2009-2013. 4. Sejbiet u rakkomandazzjonijiet prinċipali 4.1. Impenji orizzontali 4.1.1. Ittra għall-maniġment dwar id-delega ta’ kompiti ġodda lil Aġenziji Eżekuttivi (aktar minn DĠ wieħed) Din l-ittra għall-maniġment indirizzat il-kwistjonijiet prinċipali ta’ natura orizzontali mqajma fir-rapport ġenerali tal-2010 tal-IAS dwar aġenziji eżekuttivi u awditjar sussegwenti li sar f’dan il-qasam. Din kellha l-għan li tapoġġa l-maniġment fid-delegazzjoni ta’ kompiti lil aġenziji eżekuttivi u ttaffi r-riskji relatati. Ma kinitx maħsuba biex tipprovdi valutazzjoni tal-qagħda attwali jew tagħti opinjoni. L-ewwel kwistjoni li tqajmet kienet li l-analiżi tal-ispejjeż imqabbla mal-benefiċċji użata biex tivvaluta l-alternattivi varji għandha tkun ibbażata fuq metodoloġija definita sew u konsistenti, inkluż l-użu ta’ għodod u metodoloġiji xierqa biex jappoġġaw il-proċess ta’ allokazzjoni tal-persunal. Barra minn hekk, l-alternattiva magħżula għandha tiġi kkonfermata b’mod regolari matul il-ħajja tal-proġett. Filwaqt li l-aġenziji eżekuttivi jikbru fin-numru tal-persunal u jilħqu massa kritika ta’ programmi li għandhom jiġu mmaniġġjati, għandhom jitqiesu xenarji alternattivi biex jinkiseb aktar tnaqqis fil-kostijiet u gwadanni fl-effiċjenza billi jinġabru flimkien diversi servizzi orizzontali tal-aġenziji bħall-IT, ir-riżorsi umani jew il-komunikazzjoni. Barra minn hekk, jeħtieġ li jsir iktar enfasi fuq it-titjib tal-prestazzjoni tagħhom biex jilħqu l-aspettattivi li dejjem jikbru tal-partijiet ikkonċernati. L-IAS innota wkoll li, minħabba l-iskala tad-delega tal-maniġment tal-programmi, għandhom jittieħdu passi xierqa sabiex tiġi żgurata d-disponibbiltà kontinwa ta’ biżżejjed persunal bil-profil meħtieġ fuq medda twila ta’ żmien flimkien ma’ politika dwar iż-żamma ta’ persunal tal-aġenzija. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 2.1 tal-anness. 4.1.2. Awditjar tal-Prestazzjoni dwar l-Effettività tal-maniġment tar-riżorsi umani biex jappoġġa l-kriżi finanzjarja f’DĠ ECFIN, DĠ COMP, DĠ MARKT (aktar minn DĠ wieħed) Sabiex tkun tista’ tittratta responsabbiltajiet diffiċli ġodda li jirriżultaw mill-kriżi finanzjarja, il-Kummissjoni pprovdiet lil DĠ ECFIN, DĠ COMP u DĠ MARKT b’żieda sostanzjali fir-riżorsi umani L-objettiv tal-awditjar kien li jivvaluta jekk il-Maniġment tar-Riżorsi Umani (minn hawn 'il quddiem imsejjaħ MRU) tad-DĠs rispettivi kienx effettiv biex iwieġeb għall-isfidi tar-riżorsi umani li rriżultaw mir-reazzjonijiet politiċi għall-kriżi finanzjarja. L-IAS ikkunsidra li t-tliet DĠs urew impenn qawwi ħafna biex jirrispondu għall-isfidi relatati mar-riżorsi umani, li ppermettewlhom li jsegwu l-objettivi operattivi u politiċi tagħhom, inklużi dawk li jirriżultaw mill-kriżi nnifisha. Madankollu, id-DĠs, sa ċerti punti differenti, xorta jeħtieġu li jsaħħu aktar l-għodod ta’ ġestjoni tar-riżorsi umani tagħhom sabiex jagħmlu l-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet aktar effiċjenti. Fir-rigward tal-Istrateġija tal-MRU, id-DĠs għandhom jiżviluppaw iktar l-istrateġija tar-riżorsi umani multiannwali tagħhom. B’mod partikolari huma għandhom iwettqu analiżi kwalitattiva u kwantitattiva tal-bżonnijiet tal-persunal u jindirizzaw id-distakk bejn il-ħtiġijiet u s-sitwazzjoni attwali. L-implimentazzjoni tal-istrateġija tar-riżorsi umani għandha tkun appoġġata minn għodod biex ikejlu, jissorveljaw u jirrappurtaw dwar l-effikaċja tagħha. Fir-rigward tal-ippjanar tar-riżorsi umani, huma għandhom jimplimentaw għodod biex jivvalutaw l-ammont ta' xogħol tal-persunal regolarment u jistabbilixxu l-prijoritajiet tal-kompiti tiegħu. L-allokazzjonijiet tal-persunal għandhom isiru fuq din il-bażi. Id-DĠs għandhom isaħħu l-proċess tagħhom ta’ monitoraġġ u rappurtar dwar attivitajiet relatati mal-MRU billi jiżviluppaw rapport tar-riżorsi umani komprensiv li jkopri l-aspetti differenti tal-MRU, inklużi l-Indikaturi Prinċipali tal-Prestazzjoni (KPIs). Dan jippermetti lid-DĠs li jkejlu l-prestazzjoni ta’ maniġment tar-riżorsi umani tagħhom u jiffaċilitaw il-maniġment tad-deċiżjonijiet dwar ir-riżorsi umani. It-tliet DĠs stabbilixxew pjanijiet ta’ azzjoni li l-IAS qies xierqa biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Għal aktar dettalji dwar is-sejbiet relatati mad-DĠs ikkonċernati, ara t-taqsima 2.3 tal-anness. 4.2. Agrikoltura, Riżorsi Naturali u Saħħa (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Rieżami limitat tal-kalkoli tar-rata ta’ erruri residwi (pilastru 1 u 2) (DĠ AGRI) Għall-ewwel darba, l-IAS wettaq rieżaminazzjonijiet limitati fuq il-kalkoli ta’ rati ta’ erruri residwi (RERs) kif irrappurtat mid-DĠ AGRI (it-taqsima attwali), id-DĠ RTD (ara t-taqsima 4.4.1) u d-DĠ DEVCO (ara t-taqsima 4.5) fl-abbozz tagħhom tar-rapporti ta’ attività annwali (RAAs) għas-sena ta' rappurtar 2012. Fil-kalkolu tal-RERs tiegħu, id-DĠ AGRI jiddependi ħafna fuq l-istatistiċi ta’ kontroll irrappurtati mill-Istati Membri, li huma meqjusa mhux affidabbli mill-Qorti Ewropea tal-Awdituri. Konsegwentement, hemm riskju li l-RERs tad-DĠ AGRI jkunu żbaljati. B'ħarsa lil hinn mir-RAA tal-2012, l-affidabbiltà tal-istatistika tal-Istati Membri għandha titjieb.[8] Barra minn hekk, id-DĠ AGRI għandu jiżgura li l-RERs huma kkalkulati abbażi ta’ dejta korretta u rappreżentattiva. Huwa għandu jindirizza l-inkonsistenzi innutati u jiżgura li l-iżbalji ta' kundizzjonalità huma inklużi fil-kalkolu. Jekk jiġu esklużi, l-impatt għandu jkun spjegat. Barra minn hekk, id-DĠ AGRI għandu jikkunsidra li jadatta l-proċedura biex jagħmel riżervi fejn dawn huma appoġġati minn statistiċi ta' kontroll tal-Istati Membri. Dan ikun aktar konformi mal-kriterji ta’ materjalità użati minn DĠs oħra b'maniġment konġunt. Id-DĠ AGRI qabel u aċċetta s-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet kollha tar-rieżami limitat. Huwa għaraf l-urġenza tar-rakkomandazzjonijiet u impenja ruħu biex jimplimentahom. Id-DĠ AGRI stabbilixxa pjan ta’ azzjoni li l-IAS qies xieraq biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Dan ġie segwit fil-kuntest tar-RAA għas-sena ta' rappurtar 2013 li żvela li kien sar progress konsiderevoli diġà għar-RAA tal-2012, iżda b’mod partikolari għar-RAA tal-2013. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 3.1 tal-anness. 4.2.2. Awditjar dwar Strateġija ta' Kontroll - Implimentazzjoni fid-DĠ AGRI (DĠ AGRI) Dan l-awditjar kien kontinwazzjoni tal-awditjar tal-IAS fl-2012 dwar it-tfassil tal-istrateġija ta’ kontroll fis-seħħ tad-Direttorat tal-Verifiki tad-DĠ AGRI. L-għan kien li jivvaluta l-eżekuzzjoni tal-istrateġija ta’ awditjar u kontroll, b’mod partikolari l-implimentazzjoni effettiva ta’ impenji ta' awditjar, is-superviżjoni tagħhom u miżuri korrettivi biex jindirizzaw dgħufijiet f’sistemi ta’ maniġment u ta' kontroll tal-Istati Membri. L-awdituri rrikonoxxew l-isforzi kontinwi magħmula mid-DĠ AGRI biex inaqqas ir-rati ta’ erruri u jipproteġi l-baġit permezz ta’ firxa ta’ miżuri ta’ detezzjoni u korrettivi. Madankollu, hemm lok għat-titjib fil-proċess ta' awditjar li huwa essenzjali biex jipprovdi bażi solida għall-proċess ta' assigurazzjoni dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti: dokumenti preparatorji għandhom jiġu miksuba fil-ħin u, fejn neċessajru, tradotti u analizzati; il-koordinazzjoni ma’ unitajiet operattivi għandha tiġi ottimizzata sabiex tibni fuq l-għarfien espert tagħhom u sabiex tidentifika u tindirizza kwistjonijiet ewlenin kif suppost; il-verifiki ta’ prestazzjoni mill-ġdid fuq kontrolli għandhom isiru fuq il-post; u għandu jiġi żgurat rekord dokumentat xieraq tal-istadji ewlenin. Huwa essenzjali wkoll li d-DĠ AGRI jkun jista' jserraħ fuq sistema li tissorvelja titjib reali u sostenibbli tas-sistemi ta’ kontroll tal-Istati Membri. Id-DĠ AGRI għandu jiffinalizza – inklużi verifiki ta' validazzjoni tad-dejta – u juża s-sistema tal-IT eżistenti tiegħu, biex isegwi aħjar ir-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar tiegħu. Barra minn hekk, id-DĠ AGRI għandu juża din is-sistema biex jissorvelja l-progress tal-awditjar, il-kopertura tal-awditjar u l-kisbiet oġġettivi tiegħu stess. Id-DĠ AGRI stabbilixxa pjan ta’ azzjoni li l-IAS qies xieraq biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 3.2 tal-anness. 4.3. Koeżjoni (REGIO, EMPL) 4.3.1. Awditjar ta' Prestazzjoni tas-Sistemi ta' Kejl tal-Prestazzjoni tad-DĠ REGIO (DĠ REGIO) L-objettiv ewlieni tal-awditjar kien li jivvaluta sa liema punt id-DĠ REGIO għandu fis-seħħ sistemi ta’ kejl tal-prestazzjoni xierqa għall-monitoraġġ, ir-rappurtar u l-evalwazzjoni tal-prestazzjoni ta’ attivitajiet kemm f’termini tal-attivitajiet operattivi u amministrattivi tiegħu (interni) kif ukoll tat-twassil tal-objettivi tal-politika (esterni). Id-DĠ REGIO għandu jintegra aħjar il-prijoritajiet tiegħu fil-pjan ta’ ġestjoni (PĠ), u jispjega kif dawn jikkontribwixxu għall-objettivi speċifiċi. Barra minn hekk, il-miri għandhom jiġu definiti sew, akkumpanjati minn stadji u indikaturi xierqa tat-tip RACER[9]. Għall-implimentazzjoni tal-politika fl-2014-20, għandhom jiġu żviluppati indikaturi bbażati fuq valutazzjoni tal-prestazzjoni globali ta’ kull programm operattiv (PO). Huwa għandu jiżgura li l-istrateġija tal-evalwazzjoni għall-2014-20 tibni fuq il-lezzjonijiet miksuba mill-perjodu attwali, b’mod partikolari dwar kif tinkiseb evidenza tal-evalwazzjoni matul iż-żmien u kif din tista’ tikkontribwixxi għar-RAA u għar-rapport tal-Artikolu 318. Barra minn hekk, id-DĠ REGIO flimkien mad-DĠ EMPL (ara hawn taħt), għandu jiżviluppa strateġija sabiex itejjeb l-affidabbiltà tal-informazzjoni dwar il-prestazzjoni rrapurtata mill-Istati Membri filwaqt li jikkunsidra approċċ multidixxiplinarju. Id-DĠ REGIO għandu wkoll ikompli jtejjeb aktar il-kwalità tad-dejta rrappurtata għall-perjodu ta’ programmar 2007-13. Barra minn hekk, id-DĠ REGIO għandu jsaħħaħ ir-rwol tal-unitajiet ġeografiċi fil-monitoraġġ tal-prestazzjoni tal-POs u jiżgura li r-riżultati huma riflessi kif suppost mill-opinjoni tal-maniġment tal-Uffiċjal Awtorizzanti b’Sottodelega (AOSD). Huwa għandu jiżviluppa approċċ ċar biex jibni assigurazzjoni dwar il-prestazzjoni tal-Politika ta’ koeżjoni u dwar kif din l-assigurazzjoni tista’ titwassal, inkluż permezz ta' monitoraġġ, evalwazzjoni u awditjar. Id-DĠ REGIO stabbilixxa pjan ta’ azzjoni li l-IAS iqis xieraq biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Għal iktar dettalji, ara t-taqsima 4.2 tal-anness. 4.3.2. Awditjar ta' Prestazzjoni tas-Sistemi ta' Kejl tal-Prestazzjoni tad-DĠ EMPL (DĠ EMPL) L-objettiv ewlieni tal-awditjar kien li jivvaluta l-adegwatezza tas-sistemi ta’ kejl tal-prestazzjoni fis-seħħ. Id-DĠ EMPL għandu jintegra aħjar fil-PĠ tiegħu l-objettivi u r-riżultati ppjanati għall-attivitajiet operattivi tad-DĠ li jikkontribwixxu għall-objettivi speċifiċi tal-Fond Soċjali Ewropew (FSE) u l-objettivi għall-attivitajiet orizzontali u amministrattivi ewlenin. Huwa għandu jtejjeb aktar l-indikaturi tiegħu biex jissodisfaw il-kriterji RACER u jiżgura li l-miri tiegħu jiġu definiti sewwa. Għall-implimentazzjoni tal-politika tal-FSE fl-2014-20, għandhom jiġu żviluppati indikaturi bbażati fuq valutazzjoni tal-EMPL tal-prestazzjoni globali ta’ kull PO. Barra minn hekk, huwa għandu jtejjeb ir-rappurtar dwar il-kisbiet tal-FSE billi jinkludi iktar analiżi kwalitattiva u iktar informazzjoni dwar il-kuntest. Barra minn hekk, billi jibni fuq ix-xogħol li wettaq sa issa, għandu jkompli jiżviluppa l-approċċ tiegħu fuq il-valutazzjonijiet tal-ammont tax-xogħol biex ikopru l-firxa sħiħa ta’ attivitajiet biex tittejjeb l-allokazzjoni tar-riżorsi. Huwa għandu jiżgura li jkollu informazzjoni aġġornata biex ikompli jiżviluppa l-pjan tar-riżorsi umani tiegħu skont dan. Id-DĠ EMPL għandu wkoll, flimkien mad-DĠ REGIO, jiżviluppa strateġija sabiex itejjeb l-affidabbiltà tal-informazzjoni dwar il-prestazzjoni. Għalkemm l-enfasi hija fuq il-perjodu ta’ programmar li jmiss, huwa għandu jkompli jtejjeb id-dejta rrappurtata għall-perjodu 2007-13. Barra minn hekk, id-DĠ EMPL għandu jsaħħaħ ir-rwol tal-unitajiet ġeografiċi fil-monitoraġġ tal-prestazzjoni tal-POs u jiżgura li r-riżultati huma riflessi kif suppost fl-opinjoni tal-maniġment tal-AOSD. Huwa għandu jiżviluppa approċċ ċar biex jibni assigurazzjoni dwar il-prestazzjoni tal-FSE, inkluża l-ħtieġa għal awditjar tal-prestazzjoni bl-użu ta’ timijiet multidixxiplinari. Id-DĠ EMPL stabbilixxa pjan ta’ azzjoni li l-IAS iqis xieraq biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 4.3 tal-anness. 4.4. Riċerka, enerġija u trasport (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN-T EA, MOVE, ENER) 4.4.1. Rieżaminazzjoni limitata tal-kalkolu u l-metodoloġija sottostanti għar-rata ta’ erruri residwi tad-DĠ RTD għas-sena ta' rappurtar 2012 (DĠ RTD) L-objettiv kien li jiġu rieżaminati l-kalkolu u l-metodoloġija sottostanti tal-RERs irrappurtati fl-abbozz tar-RAA tal-2012. Il-preċiżjoni tal-kalkolu tal-RER hija affettwata minn awditjar mhux komplut tal-Kampjun Rappreżentattiv Komuni tal-Awditjar (CRaS) (84 %). Filwaqt li xi wħud mir-raġunijiet għad-dewmien tal-awditjar huma barra l-kontroll tad-DĠ, id-DĠ RTD għandu madankollu jkompli jtejjeb l-ippjanar tiegħu tal-awditjar tas-CRaS sabiex iżid ir-rata tat-tlestija tal-kampjun tal-awditjar fid-data tar-rappurtar. Barra minn hekk, id-DĠ RTD għandu jieħu approċċ aktar konservattiv fl-estrapolazzjoni tar-riżultati ex post biex jirrifletti l-possibbiltà li xi żbalji sistematiċi estrapolati mhux se jiġu implimentati. Id-DĠ RTD aċċetta r-rakkomandazzjoni u kkoreġiha għar-RAA tal-2013. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 5.1 tal-anness. 4.4.2. Awditjar IAS-IAC konġunt fuq Ġestjoni tal-Għotjiet minn TEN-T EA (Sejħa għall-Maniġment ta' proposti-proġetti) (TEN-T EA) L-objettiv tal-awditjar kien li jivvaluta l-adegwatezza u l-applikazzjoni effettiva tas-sistema ta’ kontroll interna rigward l-għotjiet taħt ġestjoni diretta mill-Aġenzija Eżekuttiva tan-Netwerk Trans-Ewropew tat-Trasport (TEN-T EA). Dan l-impenn konġunt iffoka fuq il-proċess ta' evalwazzjoni ta' proposti ta’ għotjiet. Ma ġie identifikat l-ebda riskju sinifikanti li jista’ jaffettwa ħażin il-kisba tal-objettivi tan-negozju għall-proċess rieżaminat. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 5.2 tal-anness. 4.4.3. Awditjar dwar l-Istrateġija ta’ Kontroll tal-EACI (EACI) L-awditjar kopra l-pedamenti ewlenin biex tinkiseb assigurazzjoni għall-fondi ġestiti, kontrolli ex ante u ex post, u d-divulgazzjoni tal-assigurazzjoni fir-RAA. L-IAS irrakkomanda li l-EACI għandha tiddeskrivi b’mod komprensiv l-Istrateġija ta’ Kontroll tagħha u tivvaluta mill-ġdid is-sistema ta’ kontroll intern, inkluża r-rabta bejn kontrolli ewlenin u r-riżultati tagħhom u l-objettivi speċifiċi ta’ assigurazzjoni fir-rigward tal-legalità u r-regolarità. L-Aġenzija għandha taġġorna l-proċeduri tagħha għar-rappurtar mill-AOSDs billi tinkludi KPIs relatati ta’ kontroll addizzjonali u għandha tikkunsidra li tibbilanċja mill-ġdid il-piż ta’ kontrolli ex ante u ex post skont l-assigurazzjoni li għandha tinkiseb. L-EACI għandha wkoll issaħħaħ il-kontrolli ex ante tagħha billi tiżviluppa approċċ ibbażat fuq ir-riskju, abbażi ta' KPIs solidi u konsistenti, issaħħaħ il-verifika ta' kostijiet tal-eliġibbiltà u tadotta deċiżjonijiet formali biex tagħti s-setgħa lil persunal teknikament kompetenti biex jipprovdi approvazzjonijiet "mgħoddija għall-pagament". Rigward l-istrateġija tal-awditjar ex post, l-EACI għandha tiddefinixxi u tiġġustifika aħjar objettivi globali u speċifiċi, u ttejjeb il-proċess tal-għażla tal-proġetti tagħha bbażat fuq ir-riskju; Is-settur tal-kontroll ex post tal-Aġenzija għandu jiġi organizzat mill-ġdid. Fl-aħħar nett, l-EACI għandha tiżviluppa strateġija kontra l-frodi biex tiżgura sensibilizzazzjoni dwar il-frodi fl-istrateġija ta’ kontroll ġenerali tagħha. L-EACI stabbilixxiet pjan ta’ azzjoni li l-IAS qies xieraq biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 5.4 tal-anness. 4.4.4. Implimentazzjoni tas-Seba’ Programm Qafas (FP7) Sistemi ta’ Kontroll fir-REA (REA) L-awditjar ivvaluta jekk l-istrateġija ta’ kontroll tal-REA fil-kuntest tal-FP7 kinitx ipproduċiet ir-riżultati mistennija. L-awditjar ex post imwettaq fl-2010-2012 sab li l-iskemi tal-SMEs immexxija mill-Aġenzija kienu affettwati minn żbalji sinifikanti. L-IAS irrakkomanda li l-REA għandha tevalwa r-riskju ta’ rregolaritajiet u frodi potenzjali f’dawn l-iskemi u tirrappurthom fir-RAA tagħha tal-2013, tapplika bis-sħiħ l-azzjonijiet korrettivi previsti u tnedi eżerċizzju ta’ awditjar intensifikat speċifiku. Għall-REA, sabiex tiddeċiedi dwar riżervi fir-RAA tal-2012 tagħha, ma użatx ir-Rata ta’ Erruri Rappreżentattiva Komuni mal-operazzjonijiet kollha tal-FP7 kif għamlu d-DĠs tar-riċerka. Minflok, hija għażlet approċċ alternattiv. Barra minn hekk, l-REA sostitwixxiet ir-rata tal-erruri relatata mal-legalità u r-regolarità b'indikatur tal-impatt baġitarju finanzjarju tal-iżbalji. L-REA għandha għalhekk ittejjeb id-divulgazzjoni tar-rati ta’ erruri u l-assigurazzjoni fir-RAA tagħha. Barra minn hekk, l-REA għandha tifformalizza strateġija ta’ kontroll ex post speċifika, filwaqt li tiddefinixxi l-objettivi, il-prijoritajiet, il-KPIs għall-monitoraġġ tal-prestazzjoni u titjib tal-approċċ ta’ valutazzjoni tar-riskju biex iżżid in-numru ta’ kontrolli bbażati fuq ir-riskju. L-approċċ ibbażat fuq ir-riskju għandu jiġi żviluppat ukoll għal kontrolli ex ante. Fl-aħħar nett, l-REA għandha tindirizza l-azzjonijiet inklużi fid-dokument tagħha ta’ kontra l-frodi, tibda riflessjoni fil-"familja tar-riċerka" dwar kif titwettaq valutazzjoni xierqa tar-riskju fuq il-finanzjament doppju u tikkoordina l-isforzi ma’ servizzi oħra tar-riċerka dwar kontra l-plaġjariżmu. L-REA stabbilixxiet pjan ta’ azzjoni li l-IAS qies xieraq biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 5.5 tal-anness. 4.5. Għajnuna esterna, żvilupp u tkabbir (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Rieżami limitat tal-metodoloġija u l-kalkolu tar-rata ta’ erruri residwi (DĠ DEVCO) L-objettiv kien li jiġu rieżaminati l-kalkolu u l-metodoloġija sottostanti tal-RERs fl-abbozz tar-RAA tal-2012. Fl-2011, id-DĠ DEVCO nieda studju dwar il-kalkolu tal-RER tiegħu li kien pass importanti lejn it-titjib tal-proċess tal-bini tal-aċċertament tiegħu. Madankollu, ir-rieżami tal-IAS wera dgħufijiet dwar l-affidabbiltà tal-kalkoli tal-parti stmata tar-rata ta’ erruri bħan-nuqqas ta’ metodoloġija li tkun applikata b’mod konsistenti għall-istima ta’ żbalji fin-nuqqas ta’ dokumentazzjoni sottostanti u dwar l-inkorporazzjoni tal-RER u elementi kostitwenti oħra ta’ assigurazzjoni fl-abbozz tar-RAA. Barra minn hekk, l-IAS ikkonkluda li l-abbozz tar-RAA tal-2012 ma kienx fih biżżejjed informazzjoni biex jippermetti valutazzjoni tal-kosteffettività tal-kontrolli globali fis-seħħ (inkluż l-istudju tal-RER) li għandhom jitwettqu. Tali valutazzjoni tista' tippermetti lid-DĠ DEVCO jidentifika opportunitajiet għall-kosteffettività u/jew oqsma fejn il-kontrolli jistgħu jiġu mfassla mill-ġdid. L-IAS irrakkomanda li għas-sena ta’ rappurtar li jmiss, id-DĠ DEVCO għandu jiżgura li jittieħdu passi xierqa biex jiġi żgurat l-użu ta’ bażi tad-dejta tat-tranżazzjonijiet estratta mis-sistema CRIS (sistema komuni ta' informazzjoni RELEX) fejn il-verifiki tal-konsistenza diġà ġew imwettqa. Id-DĠ DEVCO stabbilixxa pjan ta’ azzjoni li l-IAS qies xieraq biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Sussegwentement, l-IAS innota li d-DĠ DEVCO ħa passi xierqa biex itejjeb il-parti narrattiva fir-RAA tal-2012 finali fuq ir-rata ta’ erruri residwi. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 6.1 tal-anness. 4.5.2. L-istat ta' tħejjija tad-DĠ DEVCO għall-Metodoloġija DAS riveduta tal-QEA (DĠ DEVCO) (Awditjar ta' Prestazzjoni) L-approċċ il-ġdid tal-QEA għall-awditjar tad-Dikjarazzjoni ta’ Aċċertament tagħha x’aktarx li jżid ir-rati ta’ erruri rrappurtati minħabba l-esklużjoni ta’ tranżazzjonijiet ta’ prefinanzjament suxxettibbli għall-iżbalji mill-kampjun u l-kwantifikazzjoni ta’ rregolaritajiet serji fl-offerti pubbliċi għal 100 % għall-modi kollha ta’ ġestjoni. Fid-dawl ta’ dan, l-IAS wettaq awditjar dwar l-istat ta’ tħejjija tad-DĠ DEVCO għall-metodoloġija DAS riveduta tal-QEA. L-awditjar wera li d-DĠ DEVCO kien għamel tħejjijiet xierqa biex itaffi r-riskju ta' kwittanza assoċjat mal-Metodoloġija DAS riveduta tal-QEA. Id-DĠ DEVCO ħejja pjan ta’ azzjoni komprensiv biex jindirizza l-kwistjonijiet potenzjali relatati mal-metodoloġija DAS riveduta kif ukoll kwistjonijiet oħra identifikati mill-awdituri esterni tiegħu jew f’awditjar magħmul mill-IAC tad-DĠ DEVCO jew l-IAS. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 6.2 tal-anness. 4.5.3. Akkwist pubbliku - deċentralizzat (DĠ DEVCO) L-objettiv tal-awditjar kien li jivvaluta l-adegwatezza u l-applikazzjoni effettiva tas-sistema ta’ kontroll intern, il-ġestjoni tar-riskju u l-proċessi ta’ governanza relatati mal-għoti tal-akkwist pubbliku u l-proċessi kontraenti tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp (FEŻ) u l-baġit tal-UE li huma implimentati skont il-mod ta’ ġestjoni deċentralizzat. L-awditjar enfasizza żewġ każijiet speċifiċi relatati mal-identifikazzjoni u l-implimentazzjoni tal-prinċipji tal-etika u l-prevenzjoni ta’ kunflitti ta’ interess. Għalhekk, l-IAS irrakkomanda li d-DĠ DEVCO jiċċara dawn fl-Istruzzjonijiet tal-Gwida Prattika tiegħu. Id-DĠ DEVCO stabbilixxa pjan ta’ azzjoni li l-IAS qies xieraq biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 6.4 tal-anness. 4.6. Edukazzjoni u ċittadinanza (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. L-awditjar ta' prestazzjoni tal-Aġenziji Nazzjonali (EAC) Aġenziji Nazzjonali (AN) ġew maħtura mill-Awtoritajiet Nazzjonali tal-pajjiżi parteċipanti biex jimplimentaw il-programmi "Tagħlim Tul il-Ħajja" u "Żgħażagħ fl-Azzjoni". L-esternalizzazzjoni, bħala forma ta’ ġestjoni, timponi riskji addizzjonali fit-twaqqif tas-sistema superviżorja f’DĠ għall-kisba tal-objettivi ta’ politika tiegħu. L-objettiv ewlieni tal-awditjar kien li jivvaluta jekk id-DĠ EAC waqqafx sistema ta’ kejl tal-prestazzjoni effettiva biex tissorvelja, tirrapporta u tevalwa l-prestazzjoni tal-AN. L-awditjar wera li, għalkemm numru ta’ azzjonijiet bħalissa għaddejjin fid-definizzjoni ta' sistema ta' kejl tal-prestazzjonijiet fid-DĠ EAC għall-perjodu 2014-2020, id-DĠ EAC għandu jsaħħaħ l-effettività tiegħu, notevolment fir-rigward ta’ indikaturi li jkejlu b’mod espliċitu l-użu effiċjenti u kosteffettiv tal-għotja operattiva pprovduta lill-AN. Barra minn hekk, għandha tiġi stabbilita rabta ċara bejn l-objettivi tal-AN u dawk tal-Kummissjoni. Id-DĠ EAC stabbilixxa pjan ta’ azzjoni li l-IAS qies xieraq biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 7.1 tal-anness. 4.7. Affarijiet ekonomiċi u finanzjarji (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. L-awditjar ta' Prestazzjoni tal-Programm GMES/Copernicus (DĠ ENTR) L-objettiv tal-awditjar tal-Monitoraġġ Globali għall-Ambjent u s-Sigurtà (GMES) kien li jivvaluta l-effettività tal-arranġamenti ta’ governanza, tal-ġestjoni tar-riskju u tas-sistemi ta’ kontroll intern biex jappoġġa l-ġestjoni tal-GMES. L-awditjar seħħ fil-perjodu ta’ tranżizzjoni bejn l-operazzjonijiet inizjali tal-GMES (GIO), implimentati fl-2011-2013, u l-fażi operattiva tal-programm, imsejjaħ mill-ġdid, Copernicus, li se jżid il-kontribuzzjoni totali mill-baġit tal-UE b’aktar minn tliet darbiet. L-IAS jirrakkomanda titjib fil-qafas ta’ governanza għall-komponent tal-ispazju, titjib fis-sistemi u l-arranġamenti ta’ monitoraġġ, u twettiq ta' analiżi bir-reqqa sabiex b’mod effettiv tiġi appoġġata t-tranżizzjoni għall-fażi operattiva ta’ Copernicus. Id-DĠ ENTR stabbilixxa pjan ta’ azzjoni li l-IAS qies xieraq biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 8.1 tal-anness. 4.8. Servizzi ġenerali u Riżorsi Umani (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Il-preparatezza tad-DĠ ESTAT biex iwettaq ir-rwol tiegħu fil-Qafas ta' Governanza Ekonomika (DĠ ESTAT) (Awditjar ta' Prestazzjoni) Il-kriżi ekonomika u finanzjarja żvelat numru ta’ dgħufijiet strutturali prinċipali fil-governanza ekonomika tal-unjoni ekonomika u monetarja tal-UE. Bħala parti mir-reazzjoni, ir-responsabilitajiet tad-DĠ ESTAT ġew imsaħħa u estiżi. Minbarra li jiżgura dejta ta’ kwalità għolja dwar id-dejn tal-gvern u ċ-ċifri tad-defiċit, id-DĠ ESTAT għandu r-responsabbiltà għat-twaqqif ta’ regoli u proċeduri għall-investigazzjoni tal-manipulazzjoni tal-istatistiki. Dan kien is-suġġett tal-awditjar li ffoka fuq l-istat ta’ tħejjija tad-DĠ. L-IAS irrakkomanda lid-DĠ ESTAT biex jieħu passi immedjati biex jifformalizza l-proċeduri operattivi u l-linji gwida tekniċi tiegħu filwaqt li jintegra l-pariri legali riċevuti. Id-DĠ ESTAT għandu wkoll jevalwa l-ħtiġijiet tiegħu f’termini ta’ riżorsi umani u kompetenza sabiex jissodisfa l-kompiti tal-investigazzjonijiet il-ġodda tiegħu. Konsegwentement, għandu jirrifletti dawn il-ħtiġijiet fil-Pjan ta’ Ġestjoni tiegħu. Barra minn hekk, id-DĠ ESTAT għandu jiżgura li l-mudell tiegħu tar-riskju użat għall-ippjanar taż-żjarat ta’ djalogu fil-bidu tiegħu[10] huwa konformi ma’ sistema ta’ ġestjoni tal-kwalità (QMS) rikonoxxuta. Barra minn hekk, huwa għandu jiżgura l-valur miżjud billi jwassal il-konklużjonijiet tiegħu f’waqthom lill-Kumitat Ekonomiku u Finanzjarju (KEF). Barra minn hekk, l-IAS jirrakkomanda lid-DĠ ESTAT biex jipprepara ġustifikazzjoni ċara għal kull żjara ad hoc tiegħu[11] u jissottometti sommarju taż-żjarat ad hoc lill-partijiet ikkonċernati ewlenin. Id-DĠ ESTAT stabbilixxa pjan ta’ azzjoni li l-IAS iqis xieraq biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. F'awditjar ta' segwitu riċenti, l-IAS innota l-progress li sar. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 9.1 tal-anness. 4.9. Awditjar tal-IT 4.9.1. Awditjar ta’ Prestazzjoni dwar il-ġestjoni tas-sigurtà tas-sistema tal-IT tal-ETS tal-UE (EU ETS) (DĠ CLIMA, DĠ DIGIT u d-Direttorat tas-Sigurtà tad-DĠ HR) Bħala responsabbli għall-ġestjoni tas-Sistema tal-IT tas-Sistema Ewropea tal-Iskambju tal-Emissjonijiet (EU ETS), il-Kummissjoni teħtieġ tiżgura li l-vulnerabbiltajiet tas-sistema ma jiġux sfruttati illegalment, li jista' jirriżulta f'disfunzjoni u tgħawwiġ tas-suq tal-karbonju, b’konsegwenzi reputazzjonali u finanzjarji għall-istituzzjoni. L-objettiv globali tal-awditjar kien li jivvaluta jekk is-sistema ta’ kontroll fis-seħħ tiżgurax li l-miżuri ta' sigurtà adegwati ġewx identifikati u implimentati b’mod effettiv għas-sistema ETS tal-UE. L-awditjar kopra d-DĠ CLIMA, id-DĠ DIGIT u d-Direttorat tas-Sigurtà tad-DĠ HR f’konformità mal-irwoli rispettivi tagħhom u r-responsabbiltajiet tal-ġestjoni. L-awditjar tal-IAS wera li l-miżuri ta’ sigurtà identifikati mid-DĠ CLIMA huma raġonevoli, minħabba l-kumplessità u l-isfidi li qed tiffaċċja s-sistema. Madankollu, il-kontrolli ta’ sigurtà li jirriżultaw ma ġewx implimentati għal kollox. Dan huwa r-riżultat, fost oħrajn, tal-isfidi tal-istruttura ta' governanza eżistenti tal-proġett tal-ETS[12]fit-teħid ta’ deċiżjoni vinkolanti u biex jiġi żgurat li dawn jiġu implimentati u biex jiġu solvuti l-pożizzjonijiet konfliġġenti tal-parteċipanti u każijiet kbar ta’ nuqqas ta’ qbil, biex tiġi ffaċilitata l-kooperazzjoni bejn l-atturi ewlenin u l-fluss ta’ informazzjoni meħtieġ biex jittieħdu deċiżjonijiet xierqa dwar il-miżuri ta’ sigurtà meħtieġa għas-sistema tal-IT tal-ETS. It-tliet DĠs kollha stabbilixxew pjanijiet ta’ azzjoni li l-IAS qies xierqa biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 10.3 tal-anness. 4.9.2. SYGMA - Fażi 1 – Awditjar ta' prestazzjoni dwar il-proċess ta' żvilupp (DĠ CNECT, DĠ RTD) Id-DĠ CNECT (bħala s-sid tas-sistema) u d-DĠ RTD (bħala l-fornitur tas-sistema) huma l-atturi ewlenin involuti fl-iżvilupp ta’ SYGMA, li huwa proġett inter DĠ li bħalissa huwa ġestit fi ħdan il-"familja tar-riċerka" bl-għan li jipprovdi sistema tal-IT li tappoġġa l-proċess ta' ġestjoni tal-għotjiet għal FP7/CIP, H2020 u għotjiet oħra mhux marbuta mar-riċerka operati mill-"familja tar-riċerka". SYGMA għandu jsir is-sistema ta' ġestjoni tal-għotjiet korporattivi fil-qalba tal-eżerċizzju ta’ razzjonalizzazzjoni tal-Ġestjoni tal-Għotjiet[13]. L-objettiv tal-awditjar kien li jivvaluta l-effettività u l-effiċjenza tal-ġestjoni ta’ SYGMA b’enfasi speċifika fuq il-governanza tal-proġetti tal-IT, il-ġestjoni u l-preparatezza tal-operazzjonijiet tal-IT. B’mod ġenerali, il-parti tal-iżvilupp tal-IT tal-proġett SYGMA s’issa kienet ġestita b’mod xieraq, mingħajr devjazzjonijiet kbar mill-pjan oriġinali. Madankollu, minħabba approvazzjoni pendenti tal-bażi ġuridika settorjali u d-definizzjoni ta’ proċessi tan-negozju armonizzati, l-iżvilupp tal-IT ma ġiex ibbażat fuq proċessi tan-negozju stabbli u ħtiġijiet tan-negozju iżda pjuttost fuq suppożizzjonijiet ġusti Iż-żewġ DĠs stabbilixxew pjanijiet ta’ azzjoni għar-rakkomandazzjonijiet aċċettati li l-IAS qies xierqa biex jiġu indirizzati l-kwistjonijiet identifikati. Għal aktar dettalji, ara t-taqsima 10.4 tal-anness. 5. Konsultazzjoni mal-Panil dwar l-Irregolaritajiet Finanzjarji tal-Kummissjoni Fl-2013 ma ġew irrappurtati l-ebda problemi sistemiċi mill-Panil dwar l-Irregolaritajiet Finanzjarji skont l-Artikolu 73(6)[14] tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej. 6. Konklużjonijiet L-implimentazzjoni tal-pjanijiet ta’ azzjoni mfassla bi tweġiba għall-awditjar tal-IAS f'din is-sena u fil-passat tikkontribwixxi għat-titjib kostanti tal-qafas ta’ kontroll intern tal-Kummissjoni. L-IAS se jwettaq awditjar ta’ segwitu dwar it-twettiq tal-pjanijiet ta’ azzjoni li se jiġi eżaminat mill-Kumitat tal-Progress tal-Awditjar, li se jinforma lill-Kulleġġ kif xieraq. L-IAS se jkompli jiffoka fuq awditjar finanzjarju, tal-konformità u tal-IT u se jżid ukoll l-attivitajiet tiegħu fl-awditjar ta' prestazzjoni. [1] Ir-rapporti tal-awditjar u tal-konsulenza li ġew iffinalizzati sal-1 ta' Frar 2014 huma inklużi f’dan ir-rapport. [2] Dan ir-rapport ma jkoprix l-Aġenziji Ewropej deċentralizzati, is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, jew korpi oħra awditjati mill-IAS, li jirċievu rapporti annwali separati. [3] Meħtieġ mill-Istandard ta' Prestazzjoni 2060 tal-Istandards Internazzjonali għall-Prattika Professjonali tal-Awditjar Intern (Standards) ippromulgat mill-Istitut tall-Awdituri Interni (IIA). [4] L-Artikolu 100 tar-RF. [5] Il-Kumitat dwar il-Progress tal-Awditjar jassisti l-Kulleġġ tal-Kummissarji billi jiżgura li x-xogħol tal-IAS, il-Kapaċitajiet tal-Awditjar Intern (IACs) u l-QEA jitqies b'mod xieraq mis-servizzi tal-Kummissjoni u jiingħatalu segwitu xieraq [6] L-SWD mehmuż jipprovdi ħarsa ġenerali lejn tal-awditjar kollu komplut u s-segwitu tal-impenji tal-awditjar. [7] IAS - 2006 - DIGIT - 001 Ċentru tad-Dejta - Operazzjonijiet u Sigurtà, IAS - 2007 - DIGIT - 001 Infrastrutturi u servizzi tan-netwerk tad-dejta korporattiva u IAS.B - 2008 - ADMIN - 004 Awditjar dwar is-Sigurtà. [8] Huwa mistenni li l-leġiżlazzjoni l-ġdida għall-perjodu 2014-2020 u l-qafas ta’ kontroll imsaħħaħ tagħha ser itejbu s-sitwazzjoni fil-futur. [9] RACER: Rilevanti, Aċċettat, Kredibbli, Faċli, Robust (Standard ta' Kontroll Intern Nru 5) [10] Żjarat ta’ djalogu fil-bidu huma mfassla sabiex jidentifikaw riskji jew problemi potenzjali li jirriżultaw minn sorsi ta’ dejta "upstream" f'kuntest ta' proċeduri ta’ defiċit eċċessiv. [11] Żjarat ad hoc isiru meta kwistjoni importanti speċifika li tiġi mqajma ma’ Stat Membru ma tkunx tista' tiġi solvuta bi kwalunkwe mezz għajr b'laqgħa fiżika in situ. Għalkemm dawn iż-żjarat mhumiex imsemmija espliċitament fir-Regolament rivedut 479/2009, id-DĠ ESTAT jikkunsidra li għandu l-istess drittijiet ta’ aċċess bħal fil-każ taż-żjara metodoloġika. [12] L-istruttura ta’ governanza tinkludi l-Kumitat ta' Tmexxija tal-proġett tal-ETS fil-livell tad-Direttur Ġenerali, il-grupp ta’ tħejjija tiegħu fil-livell tad-Direttur u l-Grupp ta’ Ħidma dwar is-Sigurtà (SWG) li jirrappreżenta l-livell tekniku. [13] L-eżerċizzju ta’ razzjonalizzazzjoni tal-Ġestjoni tal-Għotjiet tnieda f’Marzu 2011 wara l-Komunikazzjoni "Getting the Best from IT in the Commission" mingħand il-Viċi President Sefčovič. L-għan huwa li jinkiseb użu effiċjenti tar-riżorsi u l-investimenti tal-Kummissjoni u li jiġi żgurat li għodod tal-IT effiċjenti jappoġġaw il-ħtiġijiet veri tan-negozji. [14] L-Artikolu 117, ir-Regoli ta' Applikazzjoni (RAP) jistipula: "Dak ir-rapport annwali [jiġifieri r-rapport 99(3)] jsemmi wkoll kwalunkwe problema sistemika li tiġi osservata mill-grupp speċjalizzat imwaqqaf skont l-Artikolu 73(6) tar-Regolament Finanzjarju.