[pic] | KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ |

Brussel 30.5.2007

KUMM(2007) 274 finali

KOMUNIKAZZJONI MILL-KUMMISSJONI LILL-PARLAMENT EWROPEW, IL-KUNSILL U L-QORTI TA' L-AWDITURI EWROPEA

Sinteżi tal-kisbiet amministrattivi tal-Kummissjoni fl-2006

KOMUNIKAZZJONI MILL-KUMMISSJONI LILL-PARLAMENT EWROPEW, IL-KUNSILL U L-QORTI TA' L-AWDITURI EWROPEA

Sinteżi tal-kisbiet amministrattivi tal-Kummissjoni fl-2006

1. INTRODUZZJONI

Kull Direttur-Ġenerali u Kap ta' servizz jirraporta kull sena lill-Kulleġġ tal-Kummissarji dwar it-twettiq tal-ħidmiet tiegħu jew tagħha fil-forma ta' Rapport ta' l-Attività Annwali.

Bl-adozzjoni ta' din is-sinteżi, il-Kummissjoni tassumi r-responsabbiltà tagħha għall-amministrazzjoni tad-Diretturi-Ġenerali u l-Kapijiet tas-Servizz, fuq il-bażi ta' l-assigurazzjonijiet u r-riżervi minnhom magħmula f'dawn ir-Rapporti, filwaqt li taċċetta li jeħtieġu sforzi addizzjonali sabiex jiġu eliminati numru ta' dgħufijiet. Hija tikkumplimenta s-Sinteżi tal-kisbiet fil-politika fl-2006 adottata mill-Kummissjoni fit-28 ta' Frar 2007[1].

Din il-Komunikazzjoni tirraporta dwar kif il-Kummissjoni wettqet ir-responsabbiltajiet ta' l-amministrazzjoni tagħha u dwar l-assigurazzjoni li s-sistemi ta' kontrolli interni jipprovdu u tiġbor fil-qosor il-konklużjonijiet tar-Rapporti ta' l-Attività Annwali. Hija teżamina fejn id-Diretturi-Ġenerali jew il-Kapijiet ta' servizz għamlu riżervi, u tippreżenta analiżi inizjali ta' kif id-dgħufijiet sottostanti jistgħu jiġu indirizzati. Finalment, hija teżamina veduti lilhinn mir-Rapporti ta' l-Attività Annwali u tindirizza numru ta' kwistjonijiet trasversali importanti mqajma mid-Direttur-Ġenerali għall-Baġit, l-Awditur Intern, il-Qorti ta' l-Awdituri Ewropea, l-Awtorità tar-Rilaxx jew li jkunu identifikati mill-Kumitat dwar il-Progress tal-Verifika.

2. ASSIGURAZZJONI BħALA RIżULTAT TAR-RAPPORTI TA' L-ATTIVIT À ANNWALI

Wara li eżaminat ir-Rapporti ta' l-Attività Annwali, b'mod partikolari d-dikjarazzjonijiet iffirmati minn kull Direttur-Ġenerali u Kap tas-Servizz, il-Kummissjoni tinnota li l-uffiċjali ddelegati kollha li jawtorizzaw indikaw assigurazzjoni raġonevoli fir-rigward ta' l-użu adegwat ta' riżorsi (għalkemm kwalifikat f'ċerti każi) u fuq il-fatt li l-proċeduri ta' kontroll implimentati jagħtu l-garanziji meħtieġa rigward il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti. Dawn huma ż-żewġ rekwiżiti ewlenin li jiġġustifikaw id-dikjarazzjonijet tagħhom ta' assigurazzjoni.

Fl-istess ħin, uffiċjali ddelegati li jawtorizzaw żvelaw ukoll dgħufijiet residwi u għamlu riżervi fil-każi xierqa. Din it-taqsima teżamina l-kwistjonijiet ewlenin ta' kontroll mqajma, inkluż ir-riżervi, bil-mezz ta' l-implimentazzjoni tal-baġit.

F'xi każi hemm differenza bejn l-evalwazzjoni tal-Qorti ta' l-Awdituri Ewropea dwar l-assigurazzjoni li għandha tirriżulta mis-sistemi ta' kontroll u l-assigurazzjoni mogħtija mid-Diretturi Ġenerali responsabbli. Din tirrifletti parzjalment id-differenzi ta' opinjoni fuq it-tipoloġija u l-impatt ta' l-iżball u fuq l-evalwazzjoni tad-defiċjenzi tas-sistemi, u parzjalment il-perċezzjonijiet differenti dwar l-operazjoni ta' mekkaniżmi ta' korrezzjoni finanzjarji, partikolarment il-fatt li s-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli japplikaw sistema multi-annwali li taħtha l-iżbalji f'sena waħda jistgħu jiġu identifikati u korretti fi snin sussegwenti, filwaqt li t-Trattat jirrikjedi li l-Qorti tagħti opinjoni annwali.

Fil-każijiet kollha fejn ikun hemm differenza bejn l-opinjoni tal-Qorti ta' l-Awdituri Ewropea u dik tad-Direttur-Ġenerali, dan ta' l-aħħar ikollu jispjegaha fir-Rapport ta' l-Attività Annwali tiegħu tas-sena ta' wara.

2.1. Amministrazzjoni ċentralizzata diretta: qafas kumpless li jisfida r-responsabbiltà tal-Kummissjoni

Il-maġġoranza ta' l-azzjonijiet tal-politika interna huma amministrati direttament mill-Kummissjoni skond l-att bażiku jew il-programm ikkonċernat. Għalkemm sar xi progress fil-leġiżlazzjoni li tirregola l-programmi għall-2007-2013, il-parti l-kbira tal-programmi huma implimentati taħt qafas legali kumpless, li jirrikjedi l-ħlas lura ta' l-ispejjeż eliġibbli attwali mitluba mill-benefiċjarji u b'numru kbir ta' benefiċjarji għal kull programm. Dawn il-karatteristiċi jirrapreżentaw sfida għall-Kummissjoni, li għandha tibbilanċja l-bżonn ta' livell suffiċjenti ta' kontroll ma' l-ispiża ta' dawk il-kontrolli.

Diversi Rapporti ta' l-Attività Annwali indikaw żbalji jew inkonsistenzi minn benefiċjarji ta' għotjiet Komunitarji fil-kalkolu u t-talba għal spejjeż ta' l-istaff rimborżabbli bħala spejjeż diretti. Aktar minn hekk, xi Diretturi-Ġenerali jirrapurtaw li xi benefiċjarji ta' għotjiet għandhom problemi sinifikanti biex jipprovdu ġustifikazzjoni adegwata għal dawn l-ispejjeż ta' l-istaff. Din hija kwistjoni rikorrenti li l-Kummissjoni qed taffronta billi tirrikorri aktar għall-ammonti f'daqqa u rati fissi, safejn possibbli taħt ir-regoli finanzjarji riveduti.

Fl-2006, id-Diretturi-Ġenerali għar-Riċerka, is-Soċjetà ta' l-Informazzjoni u l-Media, l-Intrapriża u t-Trasport ħarġu riżervi dwar il-preċiżjoni tat-talbiet ta' l-ispejjeż taħt il- Ħames Programm ta' Qafas għar-Riċerka u l-Iżvilupp Teknoloġiku (FP5) . Madankollu, il-Kummissjoni tinnota li l-impatt finanzjarju globali ta' żbalji huwa limitat fir-rigward tal-kriterji tal-materjalità stipulati u li l-pagamenti relatati ma' l-FP5 jinsabu fl-aħħar stadju tagħhom.

Fir-rigward tas- Sitt Programm ta' Qafas għar-Riċerka u l-Iżvilupp Teknoloġiku (FP6) , id-Direttur-Ġenerali għar-Riċerka u dak għas-Soċjetà ta' l-Informazzjoni, it-tnejn irrapurtaw provi insuffiċjenti minn kontrolli ex-post fl-2006, prinċipalment minħabba n-nuqqas ta' kuntratt ta' qafas għal tali kontrolli matul l-ewwel parti tal-perjodu ta' l-ipprogrammar. Il-Kummissjoni rrispondiet malajr u b'impenn għal dawn iż-żewġ riżervi bl-adozzjoni ta' pjan ta' azzjoni sabiex:

- Jiżdied l-istaff dedikat għall-kontrolli ex-post u funzjonijiet relatati. L-Istrateġija ta' Politika Annwali għall-2008 stipulat li għandhom jimtlew 38 post tax-xogħol tar-riċerka fl-2007 sabiex tissaħħaħ il-funzjoni tal-kontroll ex-post fid-Direttorati-Ġenerali, possibilment biż-żieda ta' tnax-il post ġdid ieħor fl-2008;

- Tiġi implimentata strateġija komuni ta' kontroll ex-post u metodoloġija madwar id-dipartimenti tar-riċerka, inkluż approċċ ġdid armonizzat bħala kampjun li jassigura, fuq bażi multiannwali, li l-popolazzjoni tiġi koperta b'mod komprensiv permezz ta' metodoloġija ta' selezzjoni statistikament affidabbli. Din l-istrateġija se tagħmel bħala prijorità l-identifikazzjoni u l-korrezzjoni ta' żbalji sistematiċi minn benefiċjarji ewlenin filwaqt li tkopri kampjun rappreżentattiv xieraq tal-popolazzjoni soġġetta għall-verifika;

- Koordinazzjoni u integrazzjoni msaħħa ta' kontrolli ex-post fi ħdan il-familja tar-"riċerka", inklużi verifiki konġunti;

- Jiġu introdotti aktar kontrolli ex-post u bilanċ aħjar bejn ix-xogħol minn ġewwa u dak li jingħata lil entitajiet esterni. Il-Kummissjoni għandha tagħmel tliet mitt kontroll ex-post għall-FP6 fl-2007, mqabbla ma' l-45 magħmula fl-2006;

- Tiġi introdotta superviżjoni u segwitu aktar sistematiċi tar-riżultati tal-kontroll ex-post mill-amministrazzjoni.

Il-Kumitat dwar il-Progress tal-Verifika stieden ukoll lid-Direttorati-Ġenerali tar-"riċerka" sabiex ifittxu s-simplifikazzjoni u sabiex jieħdu vantaġġ sħiħ mill-possibbiltajiet ta' l-użu ta' rati fissi u ammonti f'daqqa fis- Seba' Programm ta' Qafas għar-Riċerka u l-Iżvilupp Teknoloġiku (FP7).

Il-Kummissjoni tfakkar li l-iżbalji fit-talbiet ta' l-ispejjeż huma prinċipalment dovuti għall-kumplessità tal-qafas legali, b'mod partikolari r-rekwiżit tal-benefiċjarji li jitolbu l-ispejjeż attwali ta' l-istaff. Dan ir-rekwiżit se jkompli joħloq problemi għall-pagamenti ta' l-FP6, minkejja li l-kontrolli ex-post msaħħa għandhom progressivament jippermettu aktar rimedji, b'mod partikolari għal żbalji sistematiċi permezz ta' l-applikazzjoni ta' konklużjonijiet ta' verifika għal proġetti mhux verifikati u l-impożizzjoni ta' danni likwidati fejn persuna soġġetta għal verifika tonqos milli tikkoreġi b'mod adegwat tali żbalji sistematiċi.

Il-pagamenti taħt l-FP7 għandhom jibbenefikaw mill-proċeduri l-ġodda miftiehma: se jiġu introdotti eżaminazzjonijiet preliminari tal-metodoloġija ta' l-ispejjeż għal benefiċjarji b'partiċipanti multipliċi u l-użu ta' spejjeż medji tal-persunal, fejn xieraq, u dejjem skond il-prinċipju ta' amminstrazzjoni finanzjarja tajba. Aktar minn hekk, se jiġu użati l-"proċeduri miftiehma" ma' awdituri kkuntrattati mill-benefiċjarji ta' l-għotjiet ta' l-FP7, sabiex tiġi assigurata l-konsistenza tax-xogħol ta' verifika u sabiex il-Kummissjoni tiġi pprovduta b'bażi sabiex tiġġudika l-eliġibbiltà ta' l-ispiża u l-konformità mar-regoli il-persuni li jiċċertifikaw ma jiġux aktar mitluba jesprimu opinjoni dwar l-eliġibbiltà ta' l-ispejjeż iżda biss li jipprovdu informazzjoni fattwali li fuq il-bażi tagħha l-Kummissjoni tiddeċiedi fuq l-eliġibbiltà ta' l-ispiża.

2.2. Amministrazzjoni maqsuma u ċentralizzata indiretta: tisħiħ tar-rwol ta' l-Istati Membri

F'każi ta' amministrazzjoni maqsuma u amministrazzjoni ċentralizzata indiretta , huma involuti livelli differenti ta' amminsitrazzjoni u kontroll. Il-Kummissjoni ssib l-assigurazzjoni tagħha minn numru ta' għejun, inkluż iċ-ċertifikazzjoni mill-awtoritajiet nazzjonali, l-implimentazzjoni u r-rapporti tal-kontroll annwali, ir-riżultati tal-verifiki mill-Istati Membri jew mill-Qorti ta' l-Awdituri Ewropea, u ċertament il-verifiki mill-Kummissjoni stess.

Id-Diretturi-Ġenerali għall-Politika Reġjonali, ix-Xogħol, l-Affarijiet Soċjali u Opportunitajiet Indaqs u l-Agrikoltura u l-Iżvilupp Rurali esprimew riżervi minħabba n-nuqqas ta' assigurazzjoni raġonevoli marbuta mad-dgħufijiet fis-sistema ta' amministrazzjoni u kontroll, prinċipalment fi programmi jew miżuri fir-Renju Unit, Spanja, l-Iżvezja, is-Slovakkja, is-Slovenja, il-Latvja, l-Italja u l-Greċja u programmi taħt l-inizjattiva Komunitarja INTERREG. Għat-tliet Direttorati-Ġenerali lkoll, l-ammont totali taħt riskju b'dawn ir-riżervi huwa limitat. il-kwistjoni hija n-nuqqas ta' assigurazzjoni tal-legalità u r-regolarità ta' ċerti tranżazzjonijiet sottostanti. Id-Diretturi-Ġenerali ddeċidew jesprimu riżervi minħabba defiċjenzi sistematiċi f'xi elementi ewlenin tas-sistemi ta' amministrazzjoni u kontroll ta' l-Istati Membri. Huma jinnotaw li l-problemi kkonċernati eżistew għal xi snin, u li l-awtoritjaiet responsabbli ma ħadux l-azzjonijiet rimedjali meħtieġa mill-Kummissjoni, b'riskju ta' reputazzjoni għall-Kummissjoni bħala konsegwenza ta' dan.

Sabiex ir-riskju finanzjarju għall-baġit ta' l-UE jkun kopert, ġew stabbiliti pjanijiet ta' azzjoni preċiżi sabiex il-problemi jiġu solvuti, b'azzjonijiet korrettivi meħtieġa mill-awtoritajiet nazzjonali responsabbli. Fejn xieraq, u b'mod partikolari jekk l-Istati Membri ma jagħmlux huma stess il-korrezzjonijiet meħtieġa sabiex jiġi indirizzat ir-riskju għall-pagamenti Komunitarji, se jiġu applikati korrezzjonijiet finanzjarji. Dawn il-korrezzjonijiet jistgħu, f'ċerti każi, isiru fuq il-bażi li jiġu estrapolati irregolaritajiet kwantifikabbli mill-fajls individwali fejn dawn huma mistennija li jsiru f'numru kbir ta' każi simili jew fil-forma ta' korrezzjonijiet ta' rata fissa f'każijiet ta' dgħufijiet sistematiċi. F'ċerti każi s-sospensjoni tal-pagamenti kienet diġà maħsuba, mnedija jew applikata fl-eżekuzzjoni tal-baġit ta' l-2006.

Il-Kummissjoni tagħti prijorità għolja sabiex tiġi solvuta l-problema ta' l-implimentazzjoni insuffiċjenti tas-Sistema ta' Amminsitrazzjoni u Kontroll Integrata (IACS – Integrated Administration and Control System ) fil-Greċja, diġà s-suġġett ta' riżervi preċedenti sa mill-2002. Għall-perjodu 1999-2006, korrezzjonijet finanzjarji li jammontaw għal €479m[2] ġew imposti fuq dan l-Istat Membru, li jkopru r-riskju finanzjarju li jirriżulta min-nuqqasijiet misjuba. Tali korrezzjonijiet se jiġu imposti sakemm dan jibqa' meqjus meħtieġ. F'Marzu 2007, il-Kummissjoni pproponiet li temenda r-regolament[3] dwar l-iffinanzjar tal-Politika Agrikola Komuni, sabiex tintroduċi mezz aktar effettiv għall-Kummissjoni sabiex tnaqqas jew tissospendi l-pagamenti lil Stat Membru fil-każ ta' nuqqasijiet serji u persistenti. L-awtoritajiet nazzjonali involuti f'dan il-każ waqqfu pjan ta' azzjoni ddettaljat li l-Kummissjoni se tissorvelja mill-qrib.

Il-Kummissjoni għamlet l-isforzi tagħha sabiex timplimenta approċċ uniku ta' verifika taħt l- amministrazzjoni maqsuma , kif indikat fir-rapport tal-Progress tagħha dwar il-Pjan ta' Azzjoni tal-Kummissjoni lejn Qafas ta' Kontroll Integrat[4] u fir-Rapporti ta' l-Attività Annwali. Per eżempju, il-Kummissjoni tejbet id-definizzjoni tar-responsabbiltajiet ta' kontroll u saħħet is-sorveljanza ta' l-aġenziji li jħallsu u jiċċertifikaw. Għall-Fondi Strutturali, il-Kummissjoni ħadet miżuri sabiex tinkuraġġixxi l-koordinazzjoni ta' l-istandards tal-verifika u t-tixrid ta' l-aħjar prattika. Wara l-eżempju ta' l-ewwel dikjarazzjoni nazzjonali Olandiża dwar l-infiq ta' l-UE fl-Olanda, il-Kummissjoni se tkompli wkoll tappoġġa l-inizjattivi nazzjonali diversi ta' dikjarazzjonijiet nazzjonali dwar l-użu ta' fondi ta' l-Unjoni Ewropea. Ir-Regolament Finanzjarju rivedut jipprovdi f'dan ir-rigward li l-Istati Membri għandhom jipproduċu sommarju annwali fil-livell nazzjonali xieraq tal-verifiki u d-dikjarazzjonijiet disponibbli. Fl-agrikoltura, dan ir-rekwiżit kien diġà ġie introdott fil-leġiżlazzjoni tas-settur speċifiku fl-2006[5].

Minħabba l-karattru multiannwali tal-Fondi Strutturali, is-superviżjoni tal-Kummissjoni testendi matul il-perjodu kollu ta' l-ipprogrammar, mill-ippjanar sa l-għeluq tal-programmi. L-arranġamenti ta' kontroll joperaw għalhekk fuq bażi multiannwali, b'nuqqasijiet identifikati u indirizzati matul il-perjodu kollu ta' l-ipprogrammar u l-assigurazzjoni raġonevoli għar-rigward tal-legalità u r-regolarità ta' l-ispiża evalwata fuq din il-bażi. Taħt il-Pjan ta' Azzjoni lejn Qafas ta' Kontroll Intern Integrat, l-effettività ta' sistemi korrettivi multiannwali se tiġi eżaminata fl-2007.

Id-Direttur-Ġenerali għall-Ġustizzja, il-Libertà u s-Sigurtà sab nuqqasijiet f'xi sistemi ta' amministrazzjoni u kontroll fl-Italja filwaqt li d-Direttur-Ġenerali għall-Edukazzjoni u l-Kultura identifika dgħufijiet f'xi aġenziji nazzjonali involuti fl- amministrazzjoni ċentralizzata indiretta . Il-Kummissjoni qed issaħħaħ is-superviżjoni tagħha. Fl-ewwel każ, il-pagamenti ġew sospiżi b'mod ġenerali fl-2006. Fit-tieni każ, il-Kummissjoni użat id-dispożizzjonijiet tal-programmi Tagħlim tul il-ħajja u Żgħażagħ fl - Azzjoni sabiex tistabbilixxi regoli ġodda[6] għall-ħatra u t-tneħħija ta' aġenziji nazzjonali, id-dikjarazzjoni ex-ante u annwali ta' l-assigurazzjoni mill-Awtoritajiet Nazzjonali u l-kontroll u l-verifiki bbażati fuq "approċċ uniku ta' verifika". Barra minn hekk l-aġenziji nazzjonali se jingħataw struzzjonijiet aħjar u taħriġ speċifiku. Miżuri ta' simplifikazzjoni bħall-użu aktar wiesgħa ta' rati fissi huma mistennija jnaqqsu r-riskju ta' l-iżball.

Il-Kummissjoni se ttejjeb is-superviżjoni ta' l-aġenziji nazzjonali, fuq il-bażi ta' responsabbiltà akbar ta' l-awtoritajiet nazzjonali li jamministraw fondi ta' l-UE taħt amministrazzjoni ċentralizzata indiretta u fuq "approċċ uniku ta' verifika" għal kontroll u verifiki, sabiex jiġu ttrattati dawn in-nuqqasijiet.

2.3. Amministrazzjoni konġunta ma' organizzazzjonijiet internazzjonali

Għall-ħidmiet ta' l-amminsitrazzjoni delegati lill-organizzazzjonijiet internazzjonali, ftehimiet strutturati ma' dawn l-organizzazzjonijiet internazzjonali, u b'mod partikolari l-Ftehim ta' Qafas Finanzjarju u Amministrattiv (FAFA - Financial and Administrative Framework Agreement ) iffirmat f'April 2003 mill-Kummissjoni u s-Segretarjat tan-Nazzjonijiet Uniti (NU), li għalih aderixxew ukoll numru ta' aġenziji speċjalizzati fis-snin ta' wara, jipprovdu qafas ta' referenza stabbli għall-amministrazzjoni konġunta. Għadu għaddej xogħol sabiex klawsoli speċifiċi jiġu ċċarati aktar.

Hekk kif il-livell ta' finanzjament tal-KE permezz ta' dan il-mekkaniżmu jiżdied, il-livell ta' kontrolli mwettqa mill-Kummissjoni fuq fondi amministrati ma' l-aġenziji tan-Nazzjonijiet Uniti jkun qed jiġi msaħħaħ. Dan huwa skond il-veduti espressi mill-Awditur Intern tal-Kummissjoni fir-rigward ta' l-implimentazzjoni tal-ftehim.

Ir-regoli finanzjarji riveduti introduċew qafas aktar ċar li jippermetti superviżjoni u garanziji aħjar fl-implimentazzjoni tal-ħidmiet fdati lill-organizzazzjonijiet internazzjonali fil-kuntest ta' l-amministrazzjoni konġunta.

Riżerva preċedenti dwar il-kontribuzzjoni ta' l-UE għall-UNMIK Pillar IV fil-Kosovo ġiet rimedjata permezz ta' rkupri magħmula matul l-2006 u permezz ta' ftehim kuntrattwali ġdid man-NU, li jiċċara l-qsim tar-responsabbiltajiet.

Il-FAFA pprovdiet qafas ta' referenza meħtieġ ħafna għall-kooperazzjoni bejn msieħba differenti ħafna fuq iż-żewġ naħat tal-partenarjat KE/NU. Billi dan huwa strument relattivament ġdid, il-partijiet fuq il-ftehim waqqfu gruppi konġunti ta' ħidma sabiex jittrattaw kwistjonijiet ta' implimentazzjoni filwaqt li fil-preżent qed jiġu diskussi mill-Kummissjoni u n-NU inizjattivi ta' taħriġ u linji gwida konġunti dwar ir-rappurtar, il-verfikazzjoni u l-viżibilità.

2.4. Konklużjoni

Il-Kummissjoni tinnota li 15-il Direttur-Ġenerali għamlu total ta' 20 riżervi fl-2006 (31 fl-2005). Hija tikkunsidra li dan jimplika li dgħufijiet ta' kontroll importanti identifikati fil-passat ġew indirizzati adegwatement u li l-Kummissjoni kompliet tagħmel progress fit-titjib ta' l-amministrazzjoni tagħha fl-2006.

Għar-riżervi kollha, l-uffiċjali ddelegati li jawtorizzaw ikkommettew rwieħhom li jadottaw pjani ta' azzjoni sabiex jeliminaw id-dgħufijiet sottostanti. Il-Kulleġġ se jissorvelja l-implimentazzjoni ta' l-azzjonijiet rimedjali.

Huwa essenzjali li tinkiseb assigurazzjoni xierqa minn korpi intermedjarji li jamministraw approprjazzjonijiet ta' l-UE għan-nom ta' jew flimkien mal-Kummissjoni. Huwa importanti wkoll li jiġu applikati b'mod sistematiku dispożizzjonijiet legali li jimponu miżuri rimedjali bħal rkupri, sospensjoni ta' pagamenti u korrezzjonijiet finanzjarji, meta jiġu identifikati nuqqasijiet sinifikanti fil-legalità u r-regolarità ta' l-operazzjonijiet.

3. KWISTJONIJIET TRASVERSALI

3.1. Governanza

- Dikjarazzjoni ta' governanza

L-Awditur Intern ikkunsidra li l-arkitettura tal-governanza tal-Kummissjoni kellha sisien sodi. Madankollu, huwa ppropona wkoll li għandha tkun aktar trasparenti. Il-Kummissjoni tappoġġa dan is-suġġeriment u se tagħmel disponibbli dikjarazzjoni ta' governanza bil-ħsieb li jkunu ċċarati lill-persuni interessati u ċ-ċittadini l-atturi differenti, il-mekkaniżmi tar-responsabbiltajiet fi ħdan il-Kummissjoni, f'test qasir u aċċessibbli li għandu jitqiegħed fil-websajt Europa.

- Aġenziji u xogħol mogħti lil entitajiet esterni

Aġenziji eżekuttivi huma ttrattati fl-Anness 3 tas-Sinteżi preżenti.

Tletin aġenzija regolatriċi ġew maħluqa sa mis-snin sebgħin. Fi Frar 2005[7], il-Kummissjoni ssottomettiet abbozz ta' Ftehim Interistituzzjonali sabiex tistabbilixxi qafas komprensiv ta' governanza għall-ħolqien, l-istruttura, l-operazzjoni, l-evalwazzjoni u l-kontroll ta' l-aġenziji regolatorji Ewropej. Sussegwentement il-progress fin-negozjati waqaf, għalkemm id-diskussjonijiet fuq is-sustanza reġgħu nbdew fil-Kunsill fl-aħħar ta' l-2006.

- Simplifikazzjoni

Wara r-rapport tal-progress tar-Riforma ta' Diċembru 2005[8], il-Kummissjoni identifikat numru ta' oqsma għas-simplifikazzjoni u razzjonalizzazzjoni, partikolarment l-allokazzjoni tar-riżorsi tal-bniedem, il-koordinazzjoni interna, l-istandards tal-kontroll intern, l-amministrazzjoni finanzjarja, u l-għodda u l-prijoritajiet ta' l-IT. F'Mejju il-Kummissjoni adottat Komunikazzjoni bit-titolu Ġestjoni tar-Riżorsi Umani: li tissimplifika l-proċeduri għall-istaff u ħolqot Task Force sabiex tikkonsulta lill-istaff u tipproponi miżuri sabiex il-proċeduri amministrattivi jiġu simplifikati u s-servizzi pprovduti lill-istaff jiġu mtejba. Bħala proġett pilota, xi servizzi ċentrali bdew jagħmlu analiżijiet interni ta' l-impatt. Dan jista' jiġi estiż għall-proċessi korporattivi ġodda jew riveduti kollha sabiex jiġi assigurat li jkunu sempliċi, effiċjenti u effettivi u li ma jkollhomx piżijiet amministrattivi mhux meħtieġa.

Fil-qasam ta' l-amministrazzjoni finanzjarja, ir-regoli finanzjarji riveduti (reviżjoni tar-Regolament Finanzjarju u tar-Regoli ta' Implimentazzjoni tagħha) introduċew simplifikazzjonjiet bħal: rekwiżiti ta' dokumentazzjoni inqas onerużi għal għotjiet u kuntratti żgħar; faċilitazzjoni ta' kofinanzjament b'kontribuzzjonijiet mhux finanzjarji (per eżempju permezz ta' xogħol magħmul mingħajr ħlas mill-imsieħba esterni tal-benefiċjarju); possibbiltà li jitneħħa r-rekwiżit li jiġu pprovduti garanziji finanzjarji, fuq il-bażi ta' evalwazzjoni tar-riskju magħmula każ b'każ; limitu ogħla li 'l fuq minnu l-organizzazzjonijiet benefiċjarji għandhom jipprovdu ċertifikat minn awditur estern; estensjoni tal-prinċipju tat-trasparenza bil-pubblikazzjoni tal-benefiċjarji kollha tal-fondi komunitarji, irrispettivament mill-entità jew awtorità involuta fl-implimentazzjoni tal-baġit.

Madankollu, il-livell ta' simplifikazzjoni leġiżlattiva ma kienx daqshekk tajjeb bħal ma kien ittamat. Filwaqt li l-perjodu ta' pprogrammar li ġej għadu xi ftit il-bogħod, is-servizzi għandhom jippreparaw minn issa għal aktar simplifikazzjoni fil-futur.

- Inizjattiva ta' trasparenza

Wara l-inizjattiva tat-Trasparenza Ewropea, se tiġi ppubblikata d- data dwar benefiċjarji ta' fondi ta' amministrazzjoni maqsuma. Il-Kummissjoni temmen li t-trasparenza f'materji finanzjarji hija element importanti tal-kontabilità fl-użu tal-fondi ta' l-UE.

- Amminstrazzjoni tal-kontinwità tan-negozju

Dokument ta' ħidma dwar l-amministrazzjoni tal-kontinwità tan-negozju fil-Kummissjoni ġie ppreżentat fl-2006[9], sabiex jgħin iż-żamma ta' servizzi essenzjali fi żminijiet ta' tfixkil.

- Etika

Bħala parti minn azzjoni aktar wiesgħa sabiex titqajjem kuxjenza dwar kwistjonijiet ta' etika u integrità, il-Kummissjoni żammet ġurnata ta' etika għall-istaff tagħha.

- Verifika interna

F'Marzu 2006, l-Awditur Intern ippreżenta l-ewwel Rapport Ġenerali dwar is-segwitu tar-rakkomandazzjonijiet tal-verifika, li jindika li, minkejja xi progress, nofs ir-rakkomandazzjonijiet kruċjali u importanti ħafna ma ġewx implimentati qabel id-dati mmirati stabbiliti. Il-Kumitat għall-Progress tal-Verifika, li l-ħidma ewlenija tiegħu hija li kull sena jirraporta lill-Kulleġġ dwar is-segwitu mis-servizzi tal-Kummissjoni tar-rakkomandazzjonijiet mill-Awditur Intern, avża lill-Kabinetti bil-fatt li xi dipartimenti kienu qed jaqgħu lura u talabhom jissorveljaw is-segwitu mid-dipartimenti tagħhom. Il-Kumitat għall-Progress tal-Verifika se jsaħħaħ din is-sorveljanza fl-2007.

Filwaqt li tinnota li saru pjanijiet ta' azzjoni mill-entitajiet verifikati għar-rakkomandazzjonijiet kollha tal-IAS li kienu aċċettati u li ntlaħaq livell għoli ta' implimentazzjoni ta' dawn il-pjanijiet ta' azzjoni, il-Kummissjoni se tibni fuq il-progress magħmul fl-2006 sabiex tassigura s-segwitu f'waqtu tar-rakkomandazzjonijiet kollha tal-verifika. Se tinkoraġġixxi djalogu akbar bejn il-komunità tal-verifika u min jiġi verifikat. Dan għandu jippromwovi fehma komuni, jassigura li l-awditur jifformula rakkomandazzjonijiet iffokati u jinkoraġġixxi s-servizzi sabiex jagħtu prijorità lill-implimentazzjoni tagħhom fiż-żmien meħtieġ.

Fir-rapport annwali tiegħu għall-2006, l-Awditur Intern enfasizza l-ħtieġa ta' ppjanar ta' verifika aktar ikkoordinat u inkoraġġixxa sforzi kontinwi sabiex titkabbar il-professjonalità tal-Kapaċitajiet tal-Verifika Interna tad-dipartimenti tal-Kummissjoni. L-arkitettura tal-verifika interna tal-Kummissjoni qed tkompli tiġi msaħħa u tikkontribwixxi għal assigurazzjoni aktar qawwija għall-istituzzjoni.

Konklużjoni

Il-Kummisjoni tikkunsidra li l-arkitettura tal-governanza laħqet livell sodisfaċenti ta' stabbiltà u maturità, u se tippreżenta din l-arkitettura f'dikjarazzjoni ta' governanza. Fl-istess ħin, hija kommessa sabiex tkompli l-isforzi tagħha lejn trasparenza, effettività u simplifikazzjoni akbar. L-aġenziji eżekuttivi, li fuqhom il-Kummissjoni teżerċita superviżjoni stretta, huma integrati bis-sħiħ f'din l-iskema ta' governanza. Madankollu, il-Kummissjoni tikkunsidra li t-twaqqif ta' qafas ta' governanza uniku għall-aġenziji regolatorji huwa politikament importanti ħafna. Il-Kummissjoni tappoġġa l-Awditur Intern fl-isforzi tiegħu sabiex fl-aħħar taċ-ċiklu ta' l-ippjanar 2007-2009 jirrendi l-ewwel opinjoni ġenerali tiegħu tas-sistemi ta' kontroll intern tal-Kummissjoni u jinkoraġġixxi livell għoli ta' kooperazzjoni bejn il-Kapaċitajiet ta' Verifika Interna u l-Awditur Intern.

3.2. Sistemi ta' kontroll intern u amministrazzjoni tal-prestazzjoni

- Il-qafas ta' kontroll intern tal-Kummissjoni

Fl-2006, il-Kummissjoni kompliet ittejjeb il-qafas ta' kontroll intern. Ir-reviżjoni kontinwa ta' l-Istandards tal-Kontroll Intern għandha l-għan li tassigura aktar ċarezza, sempliċità u adattabilità għal kundizzjonijiet f'dipartimenti individwali sabiex tittejjeb l-effettività.

L-Analiżi Ġenerali ta' l-istat ta' kontroll intern fid-Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni u s-Servizzi nnotat li sar progress sinifikanti fl-2006 fl-implimentazzjoni ta' strutturi u prattiċi ta' kontroll intern, iżda wkoll li aktar progress kien meħtieġ f'oqsma bħall-ġestjoni ta' l-informazzjoni, is-simplifikazzjoni leġiżlattiva, l-istrateġiji tal-kontroll jew il-kwalità tar-Rapporti ta' l-Attività Annwali. L-Awditur Intern irrakkomanda aktar titjib f'kontrolli ex-post, l-IT, u l-implimentazzjoni ta' regoli ġodda tal-kontabilità u l-amministrazzjoni tal-kuntratti.

- Amministrazzjoni tar-riskju

Il-Kummissjoni għamlet progress importanti fl-2006 billi integrat aktar l-amministrazzjoni tar-riskju fl-ippjanar strateġiku: il-Pjanijiet ta' l-Amministrazzjoni Annwali jippreżentaw ir-riżultati ta' l-analiżi tar-riskju u r-Rapporti ta' l-Attività Annwali jindikaw jekk dawk ir-riskji materjalizzati matul is-sena, kif ġew ġestiti u x'riskji residwi baqa' u għaliex. Se jsiru sforzi għal preżentazzjoni koerenti tar-riskji u sabiex jiġi assigurat li pjanijet ta' azzjoni ta' l-amministrazzjoni tar-riskji jiġu definiti u eżegwiti mingħajr dewmien. Fuq il-bażi tal-metodoloġija ta' l-amministrazzjoni tar-riskju żviluppata fil-Komunikazzjoni lejn amministrazzjoni effettiva u koerenti tar-riskju fis-servizzi tal-Kummissjoni[10] u fuq eżerċizzju pilota mwettaq fl-2006, il-Kummissjoni stabbilit proċess ta' peer-review għall-identifikazzjoni, l-evalwazzjoni u l-amministrazzjoni tar-riskji transversali, li jistgħu jiġu indirizzati b'mod aktar effettiv minn grupp ta' servizzi milli minn servizzi individwali.

- Amminstrazzjoni tal-prestazzjoni

Il-linji gwida mogħtija lis-servizzi għall-preparazzjoni tal-Pjanijiet ta' l-Amminstrazzjoni Annwali u r-Rapporti ta' l-Attività Annwali jsaħħu l-konċentrazzjoni fuq ir-riżultati għall-benefiċjarji u l-persuni interessati u fuq l-impatt ta' l-azzjoni tal-Kummissjoni fuq-soċjetà ta' l-UE b'mod ġenerali.

Mudell konċiż għall-assigurazzjoni ta' preżentazzjoni konsistenti ta' l-istrutturi u l-għejun tal-kontroll ta' l-assigurazzjoni ġie żviluppat għar-Rapporti ta' l-Attività Annwali ta' l-2006 għalkemm għadu ma ġiex adottat mid-Direttorati-Ġenerali u s-Servizzi kollha. Madankollu biż-żmien il-format huwa mistenni jtejjeb l-għarfien ta' l-istrutturi tal-kontroll u l-għejun ta' l-assigurazzjoni u se jgħin jidentifika d-dgħufijiet u jiddefinixxi t-titjib.

Filwaqt li numru akbar ta' servizzi ppreżentaw indikaturi fuq il-legalità, ir-regolarità u l-prestazzjoni fir-Rapporti ta' l-Attività Annwali tagħhom ta' l-2006, sforzi kontinwi għall-iżvilupp ta' tali indikaturi se jkunu meħtieġa filwaqt li għandu jiġi assigurat approċċ koerenti mill-familja tas-servizzi.

Il-kwalità tar-Rapporti ta' l-Attività Annwali għandha tittejjeb aktar: b'mod partikolari, jeħtieġ li l-istrateġiji u r-riżultati tal-kontroll jiġu spjegati b'mod ċar u sempliċi, u l-pjanijiet ta' azzjoni u l-impatt mistenni tagħhom għandhom ikunu dettaljati.

- Pjan ta’ Azzjoni tal-Kummissjoni lejn Qafas ta’ Kontroll Intern Integrat

Ir-riżultati sallum ta' l-implimentazzjoni tal-Pjan ta' Azzjoni huma ġeneralment pożittivi. Filwaqt li kien hemm xi dewmien f'xi azzjonijiet, il-Kummissjoni tikkunsidra li xorta se tkun kapaċi tilħaq l-għan: li jkollha s-sisien f'posthom sa l-aħħar ta' l-2007 sabiex tiġġestixxi kif xieraq ir-riskju ta' l-iżball u sabiex tagħti aktar assigurazzjoni, kif previst fil-Pjan ta' Azzjoni. Ir-riżultati ta' l-azzjonijiet se jkunu progressivament aktar viżibbli u dimostrabbli, għall-bidu f'termini ta' approċċ ta' kontroll aktar trasparenti u ċar. Dan għandu jwassal għal tnaqqis fir-rata ta' żbalji permezz ta' korrezzjoni u prevenzjoni aħjar.

Fid-dawl ta' l-esperjenza, numru ta' azzjonijiet ġew imtejba sabiex jagħtu aktar impetus lejn assigurazzjoni akbar, b'konċentrazzjoni fuq l-amminstrazzjoni ċentralizzata diretta u bl-inklużjoni ta' eżaminazzjoni dettaljata ta' bilanċ tar-riskju cost-benefit għall-kontrolli. Sa l-aħħar ta' l-2007, is-sisien se jkunu f'posthom sabiex il-Qafas ta' Kontroll Intern Integrat jibda' jkollu l-impatt ippjanat fuq l-assigurazzjoni. Madankollu, ir-Rapport ta' Progress fuq il-Pjan ta' Azzjoni tal-Kummissjoni lejn Qafas ta' Kontroll Integrat jipprovdi fejn għad hemm sfidi importanti.

Qed jittieħdu miżuri sabiex tiżdied l-intensità ta' kontrolli ex-post f'ħafna snin, bi pjanijiet ta' azzjoni li jipprovdu miżuri rimedjali u l-progress f'dan il-qasam huwa issa ssorveljat mill-qrib. Madankollu, id-Direttur-Ġenerali għall-Komunikazzjoni qajjem riżerva li tindika n-nuqqas ta' sistema ta' kontroll strutturat sistematiku ex-post, li t-twaqqif tiegħu fl-2007 se jkun evalwat mill-Kummissjoni.

Flimkien mal-verifikazzjoni intensifikata għandu jkun hemm approċċ aktar koordinat f'kull familja ta' servizzi kif diġà qed isir għar-riċerka u l-Fondi Strutturali.

Koordinazzjoni akbar qed tiġi introdotta bil-mod fil-qasam tal-Fondi Strutturali, inkluż l-armonizzazzjoni tal-metodoloġiji tal-kampjuni li għandhom jintużaw mill-Istati Membri fil-perjodu ta' l-ipprogrammar 2007-2013.

In-Netwerk ta' Kontroll Ex-Post ikkonferma fl-2006 l-utilità tiegħu għall-qsim tal-prattiċi tajba bejn l-unitajiet ta' kontroll individwali. Kwistjonijiet ewlenin diskussi inkludew il-ħolqien ta' strateġiji tal-kampjuni sabiex tinkiseb assigurazzjoni raġonevoli, is-segwitu għall-kontrolli u approċċi possibbli għall-applikazzjoni tas-sanzjonijiet.

Konklużjoni

Il-Kummissjoni tikkunsidra li veduta komprensiva ta' l-attivitajiet ta' kontroll intern għandha tiġi applikata għal kull attività, li tintegra l-elementi u l-livelli ta' kontroll differenti. Jeħtieġ li jiġi assigurat bilanċ li jkun cost-effective bejn il-miżuri ta' kontroll differenti u għandu jkun hemm monitoraġġ xieraq tar-riżultati tal-kontroll u tittieħed azzjoni miftiehma sabiex id-dgħufijiet identifikati jiġu indirizzati.

Din għandha tissorvelja mill-qrib l-implimentazzjoni ta' strateġiji ta' kontroll u metodoloġiji komprensivi u tassigura approċċi ex-post koerenti minn familji tas-servizz, sabiex: (1) l-istrateġiji tal-kontroll jiġu fformalizzati u jkollhom għanijiet preċiżi; (2) ikun hemm monitoraġġ u rappurtaġġ ċar li jiġbru flimkien ir-riżultati tal-kontrolli fil-livelli kollha; (3) ir-responsabbiltajiet ta' l-atturi, inklużi s-sinerġiji madwar is-servizzi, huma ċċarati u applikati.

Il-Kummissjoni se tassigura li l-uffiċjali ddelegati kollha li jawtorizzaw jaqdu bis-sħiħ ir-rekwiżit li jintuża l-mudell, biex b'hekk tiġi stabbilita konnessjoni aktar ċara bejn is-sistemi tal-kontroll u l-assigurazzjoni fir-Rapporti ta' l-Attività Annwali tagħhom ta' l-2007, u li tintroduċi, kif previst, indikaturi għal-legalità u r-regolarità ta' tranżazzjonijet sabiex l-assigurazzjoni tiġi appoġġata.

Il-Kummissjoni se tissorvelja aktar is-sistema ta' kontroll ex-post strutturat mwaqqfa mid-Direttur-Ġenerali għall-Komunikazzjoni kif ukoll il-pjan ta' azzjoni definit għall-kontrolli ex-post għall-familja tar-riċerka.

3.3. L-amminsitrazzjoni finanzjarja

- Kontabilità

Il-Kummissjoni għandha pjaċir tinnota d-dikjarazzjoni pożittiva ta' assigurazzjoni b'riżervi mill-Qorti ta' l-Awdituri għall-kontijiet ta' l-2005, l-ewwel waħda taħt is-sistema l-ġdida ta' kontabilità bbażata fuq id-dovuti.

Għadu qed isir progress fl-applikazzjoni tar-regoli ġodda tal-kontabilità sabiex jiġu stabbiliti l-kontijiet annwali ta' l-2006. Fir-rigward ta' l-assigurazzjoni tal-kwalità tad- data tal-kontabilità, sar progress fit-titjib ta' l-ambjent tal-kontroll. Rigward il-validazzjoni tas-sistemi lokali fl-2006, l-Uffiċjal tal-Kontabilità nnota li, b'mod ġenerali, is-servizzi kienu ħadu miżuri xierqa sabiex jindirizzaw il-kwistjonijiet mqajma fir-rapport tiegħu tas-sena ta' qabel, u enfasizza l-progress sinifikanti magħmul miż-żewġ Direttorati-Ġenerali li l-validazzjoni tagħhom kienet ġiet sospiża fl-2005.

L-introduzzjoni f'Jannar ta' l-2007 tal-kontabilità bbażata fuq id-dovuti u t-titjib tal-kontroll intern għamlu possibbli t-tneħħija tar-riżervi mqajma fis-snin preċedenti dwar l-ispiża amministrattiva fid-delegazzjonijiet ta' l-UE.

Għall-ewwel darba, l-Uffiċjal tal-Kontabilità se jiffirma l-kontijiet finali għas-sena 2006 u jiċċertifika li għandu assigurazzjoni raġonevoli li l-kontijiet jippreżentaw stampa vera u ġusta tas-sitwazzjoni finanzjarja ta' l-Istituzzjoni.

- Amministrazzjoni tal-kuntratti

Fil-verifiki magħmula fl-2006, l-Awditur Intern identifika xi oqsma li jeħtieġu titjib fir-rigward ta' l-amministrazzjoni tal-kuntratti. Fil-qasam ta' kuntratti għall-provvista ta' bini fi Brussell, grupp ta' ħidma mis-servizzi mwaqqaf f'Diċembru 2006 ippropona metodoloġija ġdida. Ir-Regolament Finanzjarju rivedut se jissimplifika wkoll ir-rekwiżiti proċedurali u ta' dokumentazzjoni għal kuntratti ta' valur baxx.

Konklużjoni

Il-Kummissjoni tinnota t-trasparenza u r-responsabbiltà akbar miksuba permezz ta' l-introduzzjoni tas-sistema ta' kontabilità bbażata fuq id-dovuti. Hija tindika numru ta' miżuri konkreti li se jittieħdu sabiex ir-regoli applikabbli għal benefiċjarji ta' għotjiet u kuntratturi jiġu simplifikati.

3.4. Riżorsi umani

- Strateġija ta' riżorsi umani integrati

L-Awditur Intern jenfasizza li strateġija għal żmien twil għall-amministrazzjoni ta' riżorsi umani hija importanti għall-allokazzjoni effettiva tar-riżorsi umani.

Il-Kummissjoni se ttejjeb ir-riżorsi umani tagħha permezz ta' identifikazzjoni aktar proattiva ta' kompetenzi ta' l-istaff u bżonnijiiet dipartimentali preżenti kif ukoll futuri. Il-Kummissjoni nediet programm għall-iżvilupp professjonali kontinwu tal-komunità tar-riżorsi umani fil-Kummissjoni, bil-ħsieb li tiġbed lejha, tiżviluppa u żżomm staff kompetenti.

Il-ġbir u l-evalwazzjoni ta' data ta' riżorsi umani huma element importanti ieħor ta' l-amministrazzjoni tar-riżorsi umani strateġiċi fejn il-Kummissjoni qed tiżviluppa s-sistemi meħtieġa sabiex tirrispondi għat-talbiet esterni dwar l-użu tar-riżorsi umani tagħha.

Kif mitluba mill-Parlament fl-2006, il-Kummissjoni pproduċiet rapport [SEG(2007) 530] li għandu analiżi ta' ħtiġiet antiċipati għar-riżorsi umani sa l-2013, li jikkonkludi li l-ħtiġiet kollha identifikati lilhinn mit-tkabbir se jkunu koperti minn bdil ta' postijiet internament u bejn is-servizzi.

- Reklutaġġ ta' uffiċjali ġodda mill-Istati Membri UE-10

Għall-istaff amministrattiv intlaħqu l-miri ambizzjużi ta' reklutaġġ 2004-2006 għall-UE-10 u għall-amministraturi medji dawn intlaħqu fil-parti l-kbira tagħhom (77% tal-mira) fl-2006. Kien hemm progress sodisfaċenti fir-reklutaġġ ta' amministraturi ogħla fil-grad. Reklutaġġ baxx kien innotat f'ċerti profili jew nazzjonalitajiet, prinċipalment minħabba n-numru baxx ta' kandidati fil-kompetizzjonijiet. Fil-preżent l-Uffiċċju Ewropew tas-Selezzjoni tal-Persunal qed jaħdem fuq strateġija mtejba ta' informazzjoni u komunikazzjoni. Il-Kummissjoni waqqfet mekkaniżmu ta' monitoraġġ sabiex tassigura li l-miri ta' reklutaġġ għall-UE-12 jintlaħqu fl-2007.

Konklużjoni

Il-Kummissjoni hija impenjata sabiex tilħaq il-mira tagħha ta' reklutaġġ ta' uffiċjali mill-UE-12. Hija għamlet definizzjoni tal-bżonnijiet futuri tagħha u se tkompli l-isforzi tagħha sabiex tantiċipa l-isfidi tal-ġejjieni għal amministrazzjoni effiċjenti u moderna.

3.5. Kwistjonijiet ta' l-IT

Riżerva dwar ir-riskju minħabba l-inadekwità ta' l- infrastruttura tal-bini taċ-ċentri tad- data ġiet rimarkata għat-tieni darba, b'effett fuq il-kontinwità ta' l-operazzjonijiet aktar milli l-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet. Aktar minn hekk, l-Awditur Intern indika wkoll il-bżonn ta' titjib fil-bini, is-sigurtà tad-data, l-irkupru minn diżastri u l-kontinwità tas-servizzi. Kwistjoni oħra mqajma kienet l-ippjanar ta' proġetti ta' l-IT, fejn id-deċiżjoni ttieħdet sabiex jittejjeb il-valur għall-flus billi jiġu definiti l-prijoritajiet għall-proġetti korporattivi.

Il-Kummissjoni hija impenjata bis-sħiħ sabiex timplimenta l-istrateġija multiannwali sabiex tassigura kundizzjonijiet siguri ta' bini għaċ-ċentri tad- data u t-telekomunikazzjonijiet tal-Kummissjoni kemm fil-Brussel kif ukoll fil-Lussemburgu. Miżuri ta' mitigazzjoni ġew identifikati għall-implimentazzjoni fl-2007.

4. KONKLUżJONIJIET

Il-Kummissjoni tikkunsidra li s-sistemi ta' kontroll intern li qed joperaw, bil-limitazzjonijiet deskritti fir-Rapporti ta' l-Attività Annwali ta' l-2006, jipprovdu assigurazzjoni raġonevoli fir-rigward tal-legalità u r-regolarità ta' l-operazzjonijiet li għalihom il-Kummissjoni tassumi r-responsabbiltà ġenerali skond l-Artikolu 274 tat-Trattat tal-KE. Madankollu, hija taċċetta li jinħtieġu sforzi addizzjonali sabiex jiġu rimedjati numru ta' dgħufijiet, b'mod partikolari dawk enfasizzati fir-riżervi ta' l-uffiċjali ddelegati li jawtorizzaw.

Il-Kummissjoni se tassigura li l-uffiċjali ddelegati tagħha li jawtorizzaw ser ikomplu l-isforzi tagħhom sabiex jiggarantixxu li l-assigurazzjoni raġonevoli mogħtija fid-dikjarazzjonijiet li jakkompanjaw ir-rapporti annwali tkun msaħħa b'mod effettiv b'sistemi xierqa ta' kontroll intern.

ANNESS 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

ANNESS 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

ANNESS 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

ANNESS 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] KUMM(2007) 67.

[2] Is-somma ta' € 451m speċifikata fl-AAR ta' l-2006 ġiet aġġornata, partikolarment sabiex tinkludi l-aħħar korrezzjonijiet imposti fuq il-Greċja bid-deċiżjoni tal-Kummissjoni 2007/243/KE tat-18 ta' April 2007 (ĠU nru L 106, 24.4.2007, p. 55).

[3] Regolament tal-Kunsill Nru 1290/2005.

[4] KUMM(2007) 86 u SEG(2007) 311.

[5] Regolament tal-Kunsill Nru 1290/2005 u l-Artikolu 7(5) tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 885/2006.

[6] Deċiżjoni C(2007) 1807 tas-26 ta’ April 2007.

[7] KUMM(2005) 59.

[8] KUMM(2005) 668.

[9] SEG(2006) 899.

[10] SEG(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003