Rizoluzzjoni tal-Parlament Ewropew tal- 10 ta’ Mejju 2011 dwar il-kwittanza 2009: rendiment, ġestjoni finanzjarja u kontroll tal-Aġenziji



Official Journal L 250 , 27/09/2011 P. 0269 - 0277



Rizoluzzjoni tal-Parlament Ewropew tal- 10 ta’ Mejju 2011 dwar il-kwittanza 2009: rendiment, ġestjoni finanzjarja u kontroll tal-Aġenziji IL-PARLAMENT EWROPEW, wara li kkunsidra r-rapport tal- 15 ta’ Ottubru 2008 mill-Kummissjoni lill-Parlament Ewropew dwar is-segwitu għad-Deċiżjonijiet ta’ Kwittanza għall-2006 (COM(2008)629) u d-dokument ta’ ħidma tal-persunal tal-Kummissjoni li jsostnih (SEC(2008)2579), wara li kkunsidra l-komunikazzjoni tal-Kummissjoni tal- 11 ta’ Marzu 2008 bl-isem ‘L-aġenziji Ewropej — Il-mixja "l quddiem" (COM(2008)135), wara li kkunsidra r-riżoluzzjoni tiegħu tal- 5 ta’ Mejju 2010 dwar il-kwittanza għall-2008: rendiment, ġestjoni finanzjarja u kontroll tal-Aġenziji [1], wara li kkunsidra r-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 tal- 25 ta’ Ġunju 2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej [2], wara li kkunsidra r-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2343/2002 tad- 19 ta’ Novembru 2002 dwar il-qafas ta’ Regolament Finanzjarju għall-entitajiet imsemmija fl-Artikolu 185 tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 rigward ir-Regolament Finanazjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej [3], u partikularment l-Artikolu 96 tiegħu, wara li kkunsidra r-Rapport Speċjali Nru 5/2008 tal-Qorti tal-Awdituri bl-isem "L-aġenziji tal-Unjoni Ewropea: niksbu r-riżultati", wara li kkunsidra r-rapporti annwali speċifiċi [4] tal-Qorti tal-Awidturi dwar kontijiet annwali tal-aġenziji deċentralizzati għas-sena finanzjarja 2009, wara li kkunsidra l-istudju tiegħu bl-isem "Opportunità u fattibilità tat-twaqqif ta’ servizzi ta’ appoġġ komuni għall-aġenziji tal-UE" li ħareġ fis- 7 ta’ April 2009, wara li kkunsidra d-Dikjarazzjoni tiegħu tat- 18 ta’ Mejju 2010 dwar l-isforzi tal-Unjoni fil-ġlieda kontra l-korruzzjoni [5]; wara li kkunsidra l-Artikolu 77 u l-Anness VI tar-Regoli ta’ Proċedura tiegħu, wara li kkunsidra r-rapport tal-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit (A7-0149/2011), A. billi din ir-riżoluzzjoni fiha, għal kull wieħed mill-korpi riferuti skont it-tifsira mogħtija fl-Artikolu 185 tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 1605/2002, l-osservazzjonijiet orizzontali li jakkumpanjaw id-deċiżjonijiet ta’ kwittanza skont l-Artikolu 96 tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 u l-Artikolu 3 tal-Anness VI tar-Regoli ta’ Proċedura tal-Parlament, B. billi kien hemm żieda bla preċedent fin-numru ta’ aġenziji matul dawn l-aħħar snin, u billi dan ippermetta li xi wħud mill-ħidmiet tal-Kummissjoni jsir minn dawn l-aġenziji, C. billi, b’segwitu tal-adozzjoni tal-komunikazzjoni tal-Kummissjoni tal- 11 ta’ Marzu 2008, msemmija hawn fuq, il-Parlament, il-Kunsill u l-Kummissjoni nedew mill-ġdid il-proġett tad-definizzjoni ta’ qafas komuni għall-aġenziji u, fl-2009, waqqfu Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Aġenziji, D. billi dan il-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Aġenziji ltaqgħa għat-tielet darba fil-livell politiku fl- 10 ta’ Novembru 2010 u billi l-punti diskussi kienu: il-kriterji għat-twaqqif ta’ aġenziji ġodda, l-għażla tas-sedje tal-aġenziji u l-ftehim dwar is-sedje, il-kompożizzjoni tal-bords ta’ ġestjoni, il-proċeduri ta’ ħatra għad-diretturi, l-evalwazzjoni u l-prestazzjoni amministrattiva, il-programm multiannwali, u l-appoġġ amministrattiv, E. billi l-Qorti tal-Awdituri qed tippjana li tirrifletti fuq il-prestazzjoni tal-aġenziji u tippreżenta Rapport Speċjali dwar l-ispejjeż tal-valutazzjoni komparattiva fuq l-aġenziji tal-Unjoni sal-aħħar tal-2011, F. billi l-kontribuzzjonijiet tal-Unjoni għall-aġenziji diċentralizzati żdiedu b’mod drastiku bejn l-2000 u l-2011, G. billi d-Dikjarazzjoni tal-Parlament tat- 18 ta’ Mejju 2010 dwar l-isforzi tal-Unjoni fil-ġlieda kontra l-korruzzjoni issejjaħ lill-Kummissjoni u lill-aġenziji rilevanti tal-Unjoni biex jieħdu l-miżuri kollha meħtieġa u jipprovdu biżżejjed riżorsi biex jiżguraw li l-fondi tal-Unjoni ma jkunux suġġetti għall-korruzzjoni, u biex jadottaw sanzjonijiet dissważivi meta jinstab li jkun hemm korruzzjoni u frodi, I. SFIDI KOMUNI DWAR IL-ĠESTJONI FINANZJARJA Trasferimenti u kanċellazzjoni tal-approprjazzjonijiet operattivi 1. Jinnota li għal darb’oħra l-Qorti tal-Awdituri ġibet l-attenzjoni dwar il-volum kbir ta’ trasferimenti u kanċellazzjonijiet tal-approprjazzjonijiet operattivi minn diversi aġenziji fis-sena finanzjarja 2009; jinnota wkoll l-eżistenza ta’ linji baġitarji mhux użati u n-numru għoli ta’ trasferimenti f’xi wħud mill-aġenziji; jistieden lill-aġenziji kkonċernati biex iżidu l-isforzi tagħhom biex itejbu l-ippjanar u l-ipprogrammar finanzjarju u baġitarju; 2. Jirrikonoxxi l-problemi li jirriżultaw min-natura multiannwali ta’ diversi programmi u mid-differenza fiż-żmien bejn meta jaslu t-tariffi u t-twettiq u l-pagament konsekuttiv tal-inkarigi korrispondenti; jenfasizza, madankollu, li l-infiq li jirriżulta għandu jkun prevedibbli u li għandha tinstab soluzzjoni li tosserva l-prinċipju ta’ annwalità tal-baġit tal-Unjoni; 3. Jinnota li livell għoli ta’ trasferimenti ‘l quddiem u kanċellazzjonijiet huwa indikattiv tan-nuqqas ta’ abilità tal-Aġenzija li timmaniġġja żieda kbira bħal din fil-baġit tagħha; jistaqsi jekk tkunx aktar responsabbli għall-awtoritajiet baġitarji li fil-futur jieħdu aktar ħsieb meta jiddeċiedu dwar żidiet fil-baġit tal-aġenzija fid-dawl taż-żmien meħtieġ biex isiru l-attivitajiet il-ġodda; L-immaniġġar ta’ flus 4. Jistieden lill-aġenziji jtejbu t-tbassir annwali tal-ħtieġa tal-flus tagħhom; jinnota, fil-fatt, li l-aġenziji ta’ spiss jirreġistraw ammonti kbar ta’ flus kontanti u, għaldaqstant, iħeġġiġhom isegwu l-eżempju tajjeb taċ-Ċentru Ewropew għall-Monitoraġġ tad-Droga u d-Dipendenza fuq id-Droga (EMCDDA) li, għas-sena 2009, tejjeb it-tbassir tiegħu billi ppreżenta lis-servizzi relevanti tal-Kummissjoni, u mbagħad aġġorna b’mod kostanti, dokument ta’ appoġġ li jiġġustifika t-talbiet tiegħu għall-ħlas kull tliet xhur; Nuqqasijiet fi proċeduri ta’ akkwist 5. Jinsab imħasseb, għal darb’oħra, dwar is-sejbiet tal-Qorti tal-Awdituri li diversi aġenziji kellhom nuqqasijiet fil-proċeduri tal-akkwist; 6. Jistieden għaldaqstant lill-aġenziji jsaħħu l-kontrolli interni tagħhom biex ikunu żguri li l-kuntratti u l-proċeduri ta’ akkwist jiġu applikati kif xieraq; mhuwiex fil-fatt lest jaċċetta n-nuqqas ta’ abbiltà kronika biex tiġi stabbilita sistema ta’ kontroll li tevita jew tiskopri fil-ħin żbalji persistenti li ddgħajjef il-legalità u r-regolarità tat-tranżizzjonijiet tal-aġenzija; 7. Iħeġġeġ, f’dan ir-rigward, lill-aġenziji biex: - itejbu t-trasparenza tal-estimi u tar-responsabilità ta’ proġetti, - issaħħaħ l-awtorizzazzjoni tal-akkwisti tagħhom fil-livell tad-deċiżjoni dwar il-finanzjament u tal-programm ta’ ħidma, - tiżgura li l-iżvelar tal-eċċezzjonijiet fir-Rapport tagħhom dwar l-Attività Annwali jsir b’mod komprensiv, - tiżgura segwitu xieraq tal-irregolaritajiet potenzjali, - tiżgura u tirrapporta dwar il-kontroll ex post; 8. Iħeġġeġ, barra minn dan, l-aġenziji biex jiżviluppaw, u imbagħad jaġġoraw b’mod regolari, tabella komprensiva li tindika ċ-ċirkwiti finanzjarji tagħhom u r-responsabilitajiet tal-atturi finanzjarji u operazzjonali; 9. Jistieden lill-aġenziji kollha biex fuq is-sit web tagħhom tkun disponibbli l-lista tal-kuntratti kollha mogħtija tal-anqas matul dawn l-aħħar tliet snin, u lill-Kummissjoni sabiex tkompli fl-isforzi tagħha li tagħmel din l-informazzjoni aċċessibbli u biex finalment tintegraha fis-sistema ta’ trasparenza finanzjarja tagħha; 10. Ifaħħar lill-Eurojust, madankollu, li waqqaf mezzi biex jistmaw il-valur tas-suq ta’ prodotti u servizzi relevanti qabel ma jiftħu l-proċeduri ta’ akkwist tagħhom; iqis din l-inizjattiva bħala prattika importanti li għandha tiġi segwita minn aġenziji oħra; jilqa’, barra minn dan, il-Pjan ta’ Akkwist Annwali tal-Eurojust għall-2009 li għen ħafna lill-unitajiet u s-servizzi tal-aġenzija fil-ġestjoni tal-offerti tagħhom; jenfasizza, partikularment, li dawn l-inizjattivi jtejjbu l-gwida u l-kontroll tal-uffiċjali li jawtorizzaw; Il-Ġestjoni ta’ għotjiet 11. Iqis li huwa importanti li l-aġenziji jtejbu l-ġestjoni ta’ għotjiet tagħhom billi: - jagħmlu kontrolli fuq il-post fuq il-benefiċjarji tal-għotjiet, - jippromwovu l-ispejjeż tal-unità standard għal kull kategorija minflok għotjiet ibbażati fuq rimborsi tal-ispejjeż eliġibbli, - jiddeskrivu, jikkomunikaw u jimmonitorjaw b’mod ċar ir-responsabilitajiet tal-atturi, - jipprovdu pjan operazzjonali li jkunu qablu dwaru l-atturi kollha; II. SFIDI KOMUNI GĦAR-RIŻORSI UMANI Proċeduri ta’ reklutaġġ 12. Jinnota f’diversi aġenziji nuqqasijiet fil-proċeduri tal-għażla tal-persunal li jqiegħdu f’riskju t-trasparenza ta’ dawn il-proċeduri u/jew jiksru l-prinċipju tat-trattament indaqs fl-applikazzjoni tal-kriterji eliġibbli; jirrikonoxxi, partikularment, li l-Qorti tal-Awdituri rrappurtat repetutament id-dgħufijiet li ġejjin: - ma teżisti ebda evidenza dwar jekk il-kriterja tas-selezzjoni u l-livelli li l-kandidati għandhom ikollhom biex jiġu mistiedna għal eżamijiet bil-miktub/intervisti humiex stabbiliti qabel ma jibda l-proċess tal-evalwazzjoni, - nuqqas ta’ dokumentazzjoni dwar il-proċeduri ta’ reklutaġġ, - trattament mhux ugwali fil-proċeduri ta’ reklutaġġ għall-kandidati interni/esterni, - kompetizzjoni limitata, u jqis li dawn in-nuqqasijiet jistgħu inaqqsu l-abbiltà tal-aġenziji biex jikkumbattu allegazzjonijiet possibbli ta’ deċiżjonijiet arbitjarji dwar ir-reklutaġġ tal-persunal; iqis ukoll li sakemm il-kompetizzjoni hija llimitata, ir-reklutaġġi li jirriżultaw ma jistgħux jirrappreżentaw l-aħjar għażla u r-riżorsi umani u finanzjarji jistgħu jintużaw b’mod ineffikaċi; 13. Jitlob għat-twaqqif ta’ sistema ta’ kontroverifiki bejn l-aġenziji għal episodji ta’ kondotta jew ġestjoni ħażina minn individwu f’aġenzija li kienet timpjegah preċedentament, meta ssir applikazzjoni għal impjieg minn dak l-individwu f’aġenzija oħra; 14. Jistieden għaldaqstant lill-aġenziji biex jieħdu l-miżuri meħtieġa biex iżidu l-objettività u t-trasparenza tal-proċess tar-reklutaġġ; iqis, f’dan ir-rigward, li l-inizjattiva tal-Frontex għall-adozzjoni tal-implimentazzjoni ta’ regoli u linji gwida interni għall-membri tal-kumitati tas-selezzjoni hija prattika importanti li għandha tiġi segwita minn aġenziji oħra; jilqa’ partikularment l-inizjattiva tal-Frontex għall-adozzjoni ta’ politika ta’ reklutaġġ li tinkludi azzjonijiet konkreti, bħal: - li jiġu rrispettati d-dati ta’ skadenza meta jiġu nnominati l-membri tal-bord tas-selezzjoni, - issir preparazzjoni minn qabel tal-mistoqsijiet tal-interview u l-kontenut tat-test bil-miktub, - il-valutazzjoni b’mod anonimu ta’ testijiet bil-miktub, - mudell tat-tweġibiet għall-mistoqsijiet tal-interview u t-testijiet bil-miktub, - minuti li jirrekordaw id-deċiżjoni għall-kwalunkwe reklutaġġ, - għodda għar-reklutaġġ elettroniku biex jiġi ffaċilitat ir-reklutaġġ u l-proċess tas-selezzjoni, u jenfasizza l-bżonn li din il-politika tiġi implimentata b’mod rigoruż u li jkun ppruvat li tikseb ir-riżultati; L-eżekuzzjoni ta’ pjani ta’ reklutaġġ 15. Jinnota li l-pjani ta’ reklutaġġ tal-aġenziji ta’ spiss ma jitwettqux u josserva n-nuqqas ta’ konsistenza bejn it-tbassir baġitarju u dak tal-persunal li jista’ jaffettwa l-opinjoni ta’ partijiet interessati dwar l-użu tal-persunal mill-aġenziji; iħeġġeġ lill-istituzzjonijiet tal-Unjoni biex jesploraw aktar kif jistgħu jiġu ssimplifikati l-proċeduri ta’ reklutaġġ; jistieden għaldaqstant lill-aġenziji biex jagħmlu aktar sforz fl-implimentazzjoni u l-monitoraġġ tal-ippjanar tar-reklutaġġ tagħhom; iħeġġeġ ukoll lill-aġenziji jipprovdu fil-programm ta’ ħidma u r-Rapporti Annwali dwar l-Attivitajiet tagħhom informazzjoni addizzjonali dwar l-allokazzjoni u l-użu tar-riżorsi umani tagħhom u deskrizzjoni tal-impatt fuq il-persunal disponibbli meta jistabbilixxu l-objettivi tagħhom; jistieden lill-Kummissjoni biex tevalwa l-livelli tal-persunal meħtieġa fl-aġenziji, tqabbel il-livelli tal-persunal preżenti mat-tbassir baġitarju, tikkonkludi jekk it-tbassir jaqbiżx il-bżonnijiet u l-kapaċitajiet tal-aġenziji u li l-Parlament ikun ippreżentat b’analiżi ġenerali dwar din il-kwistjoni; 16. Jinnota l-fatt li kull sena ħaddiema, inklużi diretturi, jgħaddu minn aġenzija għall-oħra; jistieden lill-Kummisjoni biex tipprovdi lill-Parlament b’analiżi tal-membri tal-persunal kollha li bidlu l-post tax-xogħol tagħhom minn aġenzija għal oħra mill-2008 ’l hawn; 17. Jitlob lill-Kummissjoni biex tipprovdi tagħrif dwar l-eżistenza u l-applikazzjoni ta’ regolamenti fir-rigward tad-dmirijiet u l-obbligazzjonijiet rilvanti ta’ uffiċjali kif stibulat fir-Regolamenti tal-persunal tal-uffiċjali tal-Unjoni Ewropea [6] (l-hekk imsejjħa "cooling-off periods") fl-aġenziji kollha; Persunal interim 18. Jistieden lill-aġenziji jiżguraw li xogħlijiet sensittivi ma jiġux mogħtija lill-persunal interim fl-għarfien li l-persunal interim ikun reklutat soġġett għal-limiti tat-tabella tal-persunal; jikkundanna l-fatt li f’xi każijiet l-aġenziji rreklutaw persunal interim biex iwettaq xogħlijiet sensittivi jew ikollu aċċess għal informazzjoni sensittiva; jixtieq jenfasizza r-riskji ta’ ksur tas-sigurtà potenzjali marbuta mal-aċċess tal-persunal interim għall-informazzjoni sensittiva jew in-nuqqas ta’ għarfien tagħhom dwar il-proċedura li għandhom isegwu; Konflitti ta’ interess 19. Ifakkar lill-aġenziji dwar l-importanza li tiġi garantita bis-sħiħ l-indipendenza tal-persunal u l-esperti tagħhom; iħeġġeġ, partikularment, lill-aġenziji biex jorganizzaw u jivvalutaw bir-reqqa l-kontrolli tagħhom dwar dan; jenfasizza, fil-fatt, li r-reputazzjoni ta’ aġenzija tista’ tiġi affetwata f’każijiet fejn ikun hemm allegazzjonijiet ta’ kunflitti ta’ interess; 20. Jistieden lill-Kummissjoni biex tipprovdi lill-Parlament b’analiżi dettaljata tal-kriterji applikati sabiex tkun żgurata l-indipendaza tal-persunal reklutat, b’mod partikolari fir-rigward tal-possibilità ta’ kunflitti ta’ interess, u biex tapplika miżuri disważivi fejn tinstab kwalunkwe irregolarità; 21. Jistieden lill-Qorti tal-Awdituri tagħmel analiżi komprensiva tal-approċċ tal-aġenziji dwar il-ġestjoni ta’ sitwazzjonijiet fejn hemm kunflitti ta’ interess potenzjali; III. SFIDI KOMUNI DWAR IS-SISTEMA INTERNA TA’ KONTROLL 22. Iħeġġeġ l-aġenziji biex itejbu aktar is-sistema ta’ kontroll intern tagħhom biex isostnu l-istqarrija ta’ assigurazzjoni annwali tad-Direttur tagħhom; jenfasizza wkoll l-importanza għal aġenzija li tistabbilixxi b’mod effikaċi funzjoni ta’ ġestjoni tar-riskju għar-reġistrazzjoni ta’ riskji u l-ħolqien ta’ pjani għall-azzjonijiet mitiganti; Taqsiriet ta’ rapporti ta’ verifika interna 23. Iħeġġeġ lid-Diretturi ta’ kull aġenzija biex jissodisfaw b’mod sħiħ l-obbligi tagħhom biex jinkludu fir-rapporti tagħhom li jagħtu taqsira tar-Rapporti tal-Istandard Internazzjonali tal-Kontabbiltà lill-awtorità tal-kwittanza: - in-numru u t-tip ta’ awditjar intern tal-IAS, - ir-rakkomandazzjonijiet kollha (inklużi dawk li possibilment jistgħu jiġu rrifjutati mill-aġenzija) u, - l-azzjonijiet kollha meħudha fuq dawn ir-rakkomandazzjonijiet, jilqa’, f’dan ir-rigward, l-inizjattiva tal-Frontex biex tippromwovi l-istruttura ta’ armonizzazzjoni għall-indirizzar ta’ dawn it-taqsiriet lill-awtorità ta’ kwittanza mill-aġenziji kollha; 24. Jinnota, madankollu, li ċerti aġenziji pprovdew, fuq bażi volontarja, ir-rapporti tal-awditjar intern tal-IAS tagħhom lill-awtorità ta’ kwittanza; iqis li din għandha tkun il-prattika normali ta’ trasparenza u jistenna li l-aġenziji kollha l-oħra tal-Unjoni jsegwu din il-prattika filwaqt li jirrikonoxxu li l-awtorità ta’ kwittanza se tiżgura l-kunfidenzjalità ta’ dawn ir-rapporti; Ir-rwol tal-IAS 25. Iqis ir-rwol tal-IAS bħala Awditur Intern tal-aġenziji diċentralizzati bħala kruċjali; jisħaq, partikularment, li l-IAS toħroġ opinjonijiet indipendenti dwar il-kwalità ta’ ġestjoni u s-sistemi ta’ kontroll u tagħti rakkomandazzjonijiet għat-titjib fil-kondizzjonijiet ta’ implimentazzjoni ta’ operazzjonijijiet u għall-promozzjoni ta’ ġestjoni finanzjarja soda tal-aġenziji; 26. Jistieden għaldaqstant lill-Bordijiet ta’ Ġestjoni tal-aġenziji biex kif xieraq jikkunsidraw ir-rakkomandazzjonijiet li jsiru mill-IAS, bil-għan li jirrimedjaw in-nuqqasijiet identifikati; 27. Jilqa’ b’sodisfazzjon li, skont l-Artikolu 86(4) tar-Regolament Fianzjarju, l-aġenziji jressqu sommarju tas-sejbiet tal-IAS lill-Parlament; itenni li rapporti abbozzati mill-IAS huma dokumenti interni mhux pubbliċi; jinnota ulterjorment, li dan japplika wkoll għal rapporti annwali separati dwar l-aġenziji u korpi oħra; jilqa’ kull kooperazjoni min-naħa tal-aġenziji biex dawn ir-rapporti jkunu disponibbli fuq rikjesta speċifika u ġustifikata mill-Parlament; iħeġġeġ lill-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Aġenziji biex jindirizza d-difett fil-leġiżlazzjoni dwar ir-Rapporti tal-Istandard Internazzjonali tal-Kontabbiltà tal-aġenziji u biex jipproponi soluzzjoni; 28. Jinkoraġġixxi bis-saħħa lill-Qorti tal-Awdituri biex tinkludi referenza fir-rapporti annwali tagħha dwar l-aġenziji għall-konklużjonijiet tal-verifiki tal-IAS u valutazzjoni tal-implimentazzjoni mill-aġenziji tar-rakkomandazzjoni tal-IAS; 29. Jixtieq jenfasizza wkoll ir-rwol importanti tal-IAS fl-awditjar tal-prestazzjoni tal-aġenziji; jisgħobbih, madankollu, li l-awtorità ta’ kwittanza mhux bilfors tkun mgħarrfa dwar is-sejbiet ta’ dawn il-verifiki b’riżultat tad-difett fil-leġislazzjoni tal-aġenziji msemmi fil-paragrafu 27; Ir-rwol tal-Kapaċità tal-Awditjar Intern (IAC) 30. Iħeġġeġ lill-aġenziji jistabbilixxu funzjoni ta’ Awditjar Intern biex jingħata appoġġ u parir lid-Diretturi tal-aġenziji dwar il-ġestjoni tal-kontroll intern, u biex isiru valutazzjonijiet ta’ riskju u awditjar intern; 31. Jilqa’ wkoll l-inizjattiva tal-Aġenzija Komunitarja għall-Kontroll tas-Sajd u l-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima li stabbilew IAC komuni; iqis dan is-servizz komuni bħala l-aħjar prattika li għandha tiġi segwita minn aġenziji oħra; 32. Jilqa’ u jħeġġeġ, barra minn dan, l-attività tal-IAS li tmexxi n-netwerk Audinet għall-aġenziji, li jiltaqa darbtejn/tlieta fis-sena, bil-għan li tiġi kkoordinata l-ħidma tal-IAC, u jsir skambju ta’ esperjenzi dwar l-approċċ tal-awditjar, tal-metodoloġija u tal-aħjar prattika; Awditjar pilota dwar il-qafas etiku 33. Ifaħħar liċ-Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta’ Taħriġ Vokazzjonali (Cedefop) li hija l-ewwel aġenzija li b’mod volontarju għamlet awditjar pilota dwar il-qafas etiku fl-2009; iħeġġeġ lis-Cedefop jaqsam din l-inizjattiva ma’ aġenziji oħra; IV. STQARRIJA TA’ RAPPORT TA’ ASSIGURAZZJONI U ATTIVITÀ ANNWALI Id-dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni 34. Iħeġġeġ lill-aġenziji jippublikaw l-istqarrija ta’ assigurazzjoni tad-Direttur tagħhom fuq is-siti elettroniċi tagħhom u jinkluduhom f’anness fir-Rapport dwar l-Attività Annwali tagħhom li jikkonferma li l-informazzjoni li tinsab fir-Rapport dwar l-Attività Annwali tagħhom tippreżenta opinjoni vera u ġusta, ħlief jekk indikat b’mod differenti f’oqsma partikulari, tad-dħul u l-ispejjeż; 35. Jenfasizza l-obbligu tad-Diretturi tal-aġenziji li jiddikjaraw riservi fl-istqarrija ta’ assigurazzoni meta jiġu deskritti kwistjonijiet ewlenin mill-Qorti tal-Awdituri jew mill-IAS tal-Kummissjoni (jiġifieri rakkomandazzjonijiet tal-awditjar għan-nuqqasijiet sottostanti u fejn jinqabeż il-limitu tal-materjalità); Rapporti Annwali dwar l-Attivitajiet 36. Iħeġġeġ lill-aġenziji biex jistandardizzaw l-istruttura tal-Rapport dwar l-Attività Annwali tagħhom b’konformità mal-format użat mid-Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni u, għaldaqstant billi jinkludu l-attivitajiet li saru, l-isfidi tal-ġestjoni, is-sejbiet tal-awditjar intern u t-titjib fir-riżorsi umani fir-rigward tas-sena finanzjarja kkonċernata; f’dan ir-rigward ifaħħar lill-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent (EEA) talli diġà żviluppat l-Rapport dwar l-Attività Annwali tagħha b’konformità mal-istruttura msemmija hawn fuq u iqis din bħala l-aħjar prattika biex tiġi segwita minn aġenziji oħra; 37. Ifaħħar, barra minn dan, liċ-Ċentru Ewropew għall-Prevenzjoni u l-Kontroll tal-Mard u għal darb’oħra, lill-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent talli użaw fir-Rapport dwar l-Attività Annwali tagħhom tabelli/grafiċi li huma faċli biex jinqraw u li jsemmu fil-qosor il-kisbiet ewlenin ta’ prestazzjoni; iqis dan bħala prattika milqugħa tajjeb ħafna li għandha tiġi segwita minn aġenziji oħra; 38. Iħeġġeġ lill-Qorti tal-Awdituri biex tinkludi evalwazzjoni globali ta’ kull Rapport dwar l-Attività Annwali fir-rapporti annwali speċifiċi tiegħu dwar l-aġenziji kif diġà huwa l-każ fir-rapport annwali tiegħu dwar il-Kummissjoni, meta l-Qorti tal-Awdituri jeżamina r-Rapporti dwar l-Attività Annwali ta’ DĠs differenti tal-Kummissjoni; V. IT-TMEXXIJA TAL-AĠENZIJI Il-Bordijiet ta’ Ġestjoni tal-aġenziji 39. Jinnota li d-daqs kbir ta’ ċerti Bordijiet tat-Tmexxija tal-aġenziji u r-rata għolja ta’ bidla tal-membri tagħhom jistgħu iwasslu għal korp tat-teħid tad-deċiżjonijiet ineffettiv; jistieden għaldaqstant lill-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Aġenziji biex jindirizza din il-kwistjoni; jissuġġerixxi wkoll li tingħata kunsiderazzjoni lill-possibilità li l-Bordijiet ta’ Tmexxija ta’ aġenziji li jaħdmu f’oqsma relatati jingħaqdu biex jitnaqqas iż-żmien li jqattgħu f’laqgħat; 40. Jistieden, barra minn dan, lid-Diretturi tal-aġenziji biex jieħdu l-passi meħtieġa sabiex jissaħħaħ ir-rwol tal-Bord ta’ Tmexxija tagħhom billi jqajjmu għad-diskussjoni kwistjonijiet/prijoritajiet strateġiċi fi żmien tajjeb sabiex jittieħdu deċiżjonijiet strateġiċi; 41. Jistieden lill-Bordijiet ta’ Ġestjoni tal-aġenziji biex jilħqu konverġenza massima bejn l-ippjanar tax-xogħol u r-riżorsi (kemm finanzjarji u umani) permezz ta’ titjib fl-ibbaġitjar u l-ġestjoni ibbażati fuq l-attività tagħhom (ABB/ABM); Ir-rwol tal-Kummissjoni 42. Jesprimi s-sodisfazzjon tiegħu għat-tieni sena ta’ suċċess ta’ ħidma tal-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (ECHA), fejn il-Kummissjoni (DĠ Intrapriża u Industrija) kienet responsabbli għall-ġestjoni baġitarja tal-ECHA fl-2007; jisħaq, partikularment, li t-twaqqif rapidu u bla xkiel tal-ECHA huwa prinċipalment riżultat tal-appoġġ effettiv mogħti mid-DĠ sieħeb tagħha, tal-iskambji ta’ esperjenza ma’ aġenziji oħra simili u tal-għoti ta’ appoġġ b’saħħtu mill-pajjiż li jospitha; iqis għaldaqstant li din l-aħjar prattika tista’ tiġi segwita mill-Kummissjoni meta jiftħu aġenziji ġodda; 43. Jinnota li l-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Aġenziji sab li madwar 30 % tar-riżorsi tal-aġenziji jintużaw għall-amministrazzjoni; jistieden lill-Kummissjoni żżid l-isforzi tagħha biex tipprovdi l-għajnuna amministrattiva meħtieġa kollha lil aġenziji relattivament żgħar, partikularment dawk li twaqqfu reċentement u tiżgura li l-aġenziji kollha jaħdmu b’mod effiċenti; Proċeduri dixxiplinarji 44. Ifakkar għal darb’oħra li l-Parlament, fir-riżoluzzjonijiet ta’ kwittanza tiegħu tal-2006, 2007 u 2008, stieden lill-aġenziji jikkunsidraw it-twaqqif ta’ bord ta’ dixxiplina inter-aġenzija; jinnota li għadu diffiċli jsir segwitu ta’ dan il-proġett, fost l-oħrajn minħabba problemi biex jinstab persunal fil-grad xieraq ta’ karriera biex ikunu membri tal-bord; minkejja dan, jistieden lill-aġenzija responsabbli għall-koordinazzjoni tan-netwerk ta’ aġenziji biex iwaqqfu netwerk ta’ persunal fil-grad meħtieġ biex ikunu membri tal-bord dixxiplinarju; VI. PRESTAZZJONI 45. Iqis l-inizjattiva tal-Eurojust biex tinkludi Indikaturi ta’ Prestazzjoni Ewlenin (KPIs) fil-pjani tagħha għall-2010 bħala l-aħjar prattika għall-aġenziji l-oħra; iħeġġeġ, barra minn dan, lill-aġeziji biex jorbtu b’mod effettiv il-KPIs mal-objettivi, il-baġit u l-programm ta’ ħidma annwali tagħhom; iqis, fil-fatt, li din il-prattika tippermetti lill-partijiet kollha involuti biex jevalwaw aħjar il-prestazzjoni tal-aġenziji; jinkoraġġixxi aġenziji oħrajn biex jinkludu l-KPIs fil-programm ta’ ħidma annwali tagħhom; 46. Jinnota li l-prestazzjoni u l-effikaċja ma jitkejlux b’mod standardizzat; jistieden lill-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Aġenziji biex jindirizza din il-kwistjoni; 47. Jinnota li l-aġenziji li jinkludu l-KPIs huma primarjament ibbażati fuq dawk l-aspetti tal-prestazzjoni li jirrigwardaw il-proċedura u l-proċess, mhux fuq ir-riżultati veri u proprji; jinkoraġġixxi lill-aġenziji jifformulaw KPIs orjentati favur ir-riżultati u jistieden lill-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Aġenziji biex jindirizza din il-kwistjoni; Programm ta’ ħidma multiannwali 48. Iħeġġeġ lil kull aġenzija biex twaqqaf programm ta’ ħidma multiannwali, b’konformità mal-istrateġija multiannwali tal-Unjoni fis-settur li titratta; jenfasizza l-importanza ta’ programm ta’ ħidma multiannwali biex jippermetti li aġenzija torganizza aħjar l-attivitajiet tagħha, tipprovdi titjib fl-evalwazzjoni tar-riskju tal-attivitajiet tagħha, tagħmel arranġamenti effettivi ta’ organizzazzjoni biex timplimenta l-istrateġiji tagħha u tilħaq l-għanijiet tagħha; Programm ta’ ħidma annwali 49. Iħeġġeġ lill-aġenziji biex itejbu r-rabta bejn il-baġit tagħhom u l-programm tagħhom ta’ ħidma annwali; jirrikonoxxi, fil-fatt, li ta’ spiss il-Qorti tal-Awdituri rrappurtat proċeduri li ma kienux rigorużi biżżejjed għat-tfassil tal-baġit li jirriżulta f’għadd konsiderevoli ta’ trasferimenti baġitarji li jaffettwaw il-biċċa l-kbira tal-linji baġitarji; 50. Jilqa’ l-intenzjoni tas-Cedefop u tal-ECHA biex jagħmlu disponibbli iċ-ċarts ta’ Gantt għall-attivitajiet operattivi ewlenin; ifakkar lill-aġenziji li dawn iċ-ċarts juru, b’mod konċiż, l-ammont ta’ ħin li membru tal-persunal jiddedika għal proġett u iħeġġeġ approċċ immirat lejn il-ksib ta’ riżultati; Proċeduri ta’ reazzjoni 51. Jistieden lill-aġenziji biex itejbu l-attenzjoni tagħhom fuq il-konsumatur u l-proċeduri ta’ reazzjoni u biex jagħmlu użu sħiħ mir-riżultati tal-valutazzjonijiet tagħhom f’dan ir-rigward; ifaħħar, partikularment, l-ECHA talli għamlu stħarriġ tal-partijiet interessati fl-2009 u għaż-żieda fl-attivitajiet ta’ għajnuna għall-industriji (bħal pereżempju, l-offerta ta’ servizz ta’ parir permezz tat-telefown għar-reġistrati ewlenin, workshops, laqgħat tan-netwerk, u konsultazzjonijiet pubbliċi); 52. Jilqa’ l-inizjattiva tal-Eurofund biex jagħmel it-tieni eżerċizju ta’ evalwazzjoni ex post tal-programm tiegħu ta’ ħidma 2005-2008; iqis dan bħala eżerċizzju ta’ valur, anke għall-aġenziji l-oħra, bħala għodda li tindirizza l-isfidi tal-aġenziji; 53. Iqis li huwa ta’ importanza fundamentali, barra minn dan, li l-aġenziji jkomplu jiżviluppaw is-sistema ta’ monitoraġġ ta’ prestazzjoni biex jiżguraw li r-riżultati tal-prestazzjoni tagħhom jiġu mmonitorjati u jinkoraġġixxi lill-aġenziji jirreferu għalihom fil-pjan tal-attivitajiet annwali tagħhom; 54. Jinkoraġġixxi, barra minn hekk, lill-aġenziji biex jipprovdu rrapurtar konsistenti dwar l-KPIs; Tabella annessa mar-rapport tal-Qorti tal-Awdituri 55. Jifraħ lill-EMCDDA, liċ-Ċentru tat-Traduzzjoni għall-korpi tal-Unjoni Ewropea (CDT) u lill-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel (EFSA) talli stabbilew, f’tabella annessa mar-rapporti annwali speċifiċi tal-Qorti tal-Awdituri 2009, tqabbil tal-operazzjonijiet li saru matul l-2008 u l-2009 sabiex l-awtorità tal-kwittanza tkun tista’ tivvaluta b’mod aktar effettiv il-prestazzjoni tagħhom minn sena għall-oħra; VII. RIFLESSJONI DWAR L-AĠENZIJI: APPROĊĊ KOMUNI 56. Jilqa’ l-ħidma kontinwa tal-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Aġenziji li għandu l-għan li jeżamina r-rwol u l-pożizzjoni tal-aġenziji deċentralizzati fl-ambjent istituzzjonali tal-Unjoni, il-ħolqien, l-istruttura u t-tħaddim ta’ dawk l-aġenziji, flimkien mal-kwistjonijiet ta’ finanzjament, baġitarji, ta’ superviżjoni u ta’ ġestjoni; jitlob lill-Grupp ta’ Ħidma jagħmel analiżi u jagħti pariri ġenerali rigward l-effikaċja tal-aġenziji attwali, u jipproponi pjani għal titjib komprensiv fl-effiċjenza fir-rigward tat-tip u n-numru ta’ aġenziji; 57. Ifakkar li d-Dikjarazzjoni Komuni tal-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Aġenziji li saret f’Marzu 2009 nediet "djalogu dwar l-Aġenziji Regolatorji bil-ħsieb li tiġi vvalutata s-sitwazzjoni eżistenti, speċifikatament il-koerenza, l-effikaċja, ir-responsabilità u t-trasparenza ta’ dawn l-Aġenziji" u li l-Grupp ta’ Ħidma kellu "jindirizza numru ta’ kwistjonijiet ewlenin imressqa mill-Istituzzjonijiet parteċipanti, inklużi r-rwol u l-pożizzjoni tal-aġenziji deċentralizzati fl-ambjent istituzzjonali tal-Unjoni, il-ħolqien, l-istruttura u t-tħaddim ta’ dawn l-aġenziji, flimkien mal-kwistjonijiet ta’ finanzjament, baġitarji, ta’ superviżjoni u ta’ ġestjoni"; 58. Jinnota li fir-riżoluzzjoni ta’ kwittanza tal-2008 tal- 5 ta’ Mejju 2010 l-Parlament qal li l-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali għandu "jirrifletti dwar il-possibilità li xi aġenziji jaħdmu ma’ xulxin mill-qrib, jew saħansitra jingħaqdu ħaġa waħda" u li "l-aġenziji ż-żgħar iħabbtu wiċċhom ma’ limiti kbar ħafna fil-qasam tal-effikaċità"; 59. Jitlob moratorja fuq il-ħolqien ta’ aktar aġenziji, għall-inqas sakemm il-kwistjonijiet imqajma fid-Dikjarazzjoni Komuni tal-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Aġenziji u fir-riżoluzzjoni dwar il-kwittanza tal- 5 ta’ Mejju 2010 jkunu ġew solvuti b’mod sodisfaċenti; 60. Jemmen li l-ħolqien ta’ aktar aġenziji ladarba dawn il-kwistjonijiet ikunu ġew solvuti għandu jitqies bl-akbar kawtela biex jiġi żgurat li verament ikunu meħtieġa u li jipprovdu l-aħjar valur għall-flus fit-twettiq ta’ objettiv politiku li jkun hemm qbil dwaru; 61. Jerġa’ jenfasizza li hu importanti li jiġi kkunsidrat li xi aġenziji jingħaqdu flimkien biex ikunu jistgħu jaqsmu l-ispejjeż ġenerali u spejjeż oħra; 62. Jitlob li l-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Aġenziji jikkunsidra li jiġbor flimkien uħud mill-aġenziji ż-żgħar, li jafu ma jkunux adattati għal għaqda fil-veru sens tal-kelma, fl-istess belt u tabilħaqq possibilment fl-istess bini, biex ikunu jistgħu jibbenefikaw minn riżorsi ċentrali komuni biex jiġi mminimizzat il-piż tal-ispejjeż ġenerali u spejjeż oħra; 63. Jilqa’ l-intenzjoni tal-Qorti tal-Awdituri biex tippublika fil-Ħarifa tal-2011 Rapport Speċjali dwar l-ispejjez tal-valutazzjoni komparattiva dwar l-aġenziji tal-Unjoni; 64. Jinnota li numru ta’ aġenziji li qed jevolvu f’oqsma komuni qed iwettqu attivitajiet simili; ifakkar li attivitajiet sovraposti jiġġeneraw spejjeż addizzjonali mhux meħtieġa; 65. Ifakkar li l-baġit tal-Unjoni għandu jkun ibbażat fuq ġestjoni finanzjarja soda li tirrikjedi li l-infiq ikun rilevanti, effikaċi u effiċenti u li l-infiq mhux meħtieġ jiġi indirizzat; 66. Jistieden għalhekk lill-Kummissjoni twettaq valutazzjoni tal-aġenziji kollha tal-Unjoni bl-għan li ssib fejn hemm attivitajiet sovraposti u tanalizza, jekk jiġu identifikati każijiet ta’ sovrapożizzjoni, il-possibilità ta’ għaqda bejn l-aġenziji involuti u jistedinha tipprovdi lill-Parlament rapport dwar il-kwistjoni sal- 31 ta’ Diċembru 2011; VIII. KONSIDERAZZJONIJIET ĠENERALI DWAR IŻ-ŻIEDA FIT-TWAQQIF TA’ IMPRIŻI KONĠUNTI 67. Jiġbed l-attenzjoni dwar iż-żieda rekord ta’ impriżi konġunti matul dawn l-aħħar snin; jinnota b’mod partikulari li dawn l-entitajiet huma suġġetti għall-istess Regolament Finanzjarju ta’ qafas bħall-aġenziji diċentralizzati iżda ma jinkludux fir-regoli finanzjarji tagħhom referenza ċara dwar il-poteri tal-IAS bħala l-Awditur Intern tagħhom; 68. Jilqa’ minkejja dan l-intenzjoni tal-IAS li tieħu dan l-irwol ta’ Awditur Intern tal-impriżi konġunti mis-sena finanzjarja 2011 ’l quddiem; 69. Barra minn dan huwa tal-fehma li minħabba d-daqs tal-baġit tagħhom u l-kumplessità tal-ħidmiet tagħhom, l-impriżi konġunti għandhom iwaqqfu kumitat tal-awditjar, li jkun jirrapporta direttament lill-Bord Amministrattiv; 70. Jagħti istruzzjonijiet lill-President tiegħu biex jgħaddi din ir-riżoluzzjoni lill-aġenziji soġġetti għal din il-proċedura ta’ kwittanza, lill-Kunsill, lill-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri. [1] ĠU L 252, 25.9.2010, p. 241. [2] ĠU L 248, 16.9.2002, p. 1. [3] ĠU L 357, 31.12.2002, p. 72. [4] ĠU C 338, 14.12.2010. [5] Testi adottati, P7_TA(2010)0176. [6] ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1. --------------------------------------------------