Proposta għal REGOLAMENT TAL-KUNSILL li jemenda r-Regolament (KEE/Euratom) Nru 354/83, fir-rigward tad-depożitu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-Istitut Universitarju Ewropew f'Firenze /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





MEMORANDUM TA' SPJEGAZZJONI 1. KUNTEST TAL-PROPOSTA 1.1. Kuntest ġenerali Ir-Regolament tal-Kunsill[1] adottat fi Frar tal-1983 jobbliga lill-istituzzjonijiet biex, hekk kif definit fl-Artikolu 1 ta' dak ir-Regolament, jistabbilixxu arkivji storiċi u jiftħuhom għall-pubbliku ladarba dawn ikunu ilhom 30 sena li ġew stabbiliti. Ir-Regolament jippermetti lil kull istituzzjoni żżomm l-arkivji storiċi tagħha fi kwalunkwe post li jidhrilha li jkun l-aktar xieraq. Fl-1984, il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni qablu li jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-Istitut Universitarju Ewropew (EUI) f'Firenze, fejn jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku. Minn dakinhar 'l hawn, il-Qorti Ewropea tal-Awdituri, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u l-Bank Ewropew għall-Investiment iddeċidew li jiddepożitaw l-arkivji tagħhom fl-EUI wkoll. It-termini tad-depożitu huma koperti minn kuntratt bid-data tas-17 ta' Diċembru 1984 bejn il-Komunitajiet Ewropej, irrappreżentati mill-Kummissjoni u l-EUI. Il-Gvern Taljan iqiegħed għad-dispożizzjoni tal-EUI, fuq bażi permanenti u mingħajr ħlas, bini xieraq għall-ħażna tal-arkivji. Dan jiżgura li l-arkivji ddepożitati huma ppreservati u protetti f'konformità mal-istandards internazzjonali rikonoxxuti. L-iskop tad-depożitar tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-EUI huwa li jingħata aċċess għall-arkivji minn post wieħed, biex tiġi promossa l-konsultazzjoni tagħhom u biex titħeġġeġ ir-riċerka dwar l-istorja tal-integrazzjoni Ewropea u tal-istituzzjonijiet Ewropej. 1.2 Objettiv tal-proposta Il-proposta għandha l-għan li tikkonferma r-rwol tal-EUI fil-ġestjoni tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet. Hija se toħloq bażi legali u finanzjarja soda għas-sħubija bejn l-UE u l-EUI. 1.3 Elementi ewlenin tal-proposta Il-proposta tipprevedi d-depożitu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-EUI. L-istituzzjonijiet kollha, bl-eċċezzjoni tal-Qorti tal-Ġustizzja Ewropea u tal-Bank Ċentrali Ewropew, fil-futur se jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-EUI ladarba dawn l-arkivji jkunu nfetħu għall-pubbliku skont ir-Regolament eżistenti. Il-proposta la se tolqot is-sjieda tal-arkivji storiċi, li se tibqa' tal-istituzzjonijiet li jiddepożitawhom, u lanqas mhija se taffettwa ir-regoli eżistenti li taħthom l-istituzzjonijiet jiddeċiedu liema dokumenti jiftħu għall-pubbliku wara 30 sena. Il-kostijiet operazzjonali u tal-persunal imġarrba mill-EUI biex timmaniġġja l-arkivji storiċi se jiġu ffinanzjati mill-baġit ġenerali tal-UE, minbarra kwalunkwe kostijiet relatati mat-tqegħid għad-dispożizzjoni u mat-tagħmir tal-bini/binjiet u tar-repożitorji fejn jinħażnu l-arkivji u fejn jiġi assenjat il-persunal. L-EUI se jipprovdi l-aċċess pubbliku għall-arkivji storiċi tal-UE. Madankollu, dan mhux se jeskludi l-fatt li l-istituzzjonijiet jagħtu wkoll l-aċċess pubbliku għall-arkivji storiċi tagħhom stess. Il-proposta tiddistingwi bejn id-depożitu ta' arkivji ta' karti u dak ta' arkivji diġitali. L-arkivjar tal-karti se jkompli jseħħ billi dawn jiġu fiżikament ddepożitati fl-EUI u ppreservati minnu. Madankollu, ma jeħtieġx li l-EUI jippreserva l-arkivji diġitali bl-iskop li jipprovdi aċċess għal dawn l-arkivji. Il-preservazzjoni ta' arkivji diġitali fuq tul ta' żmien se tibqa' fir-responsabbiltà tal-istituzzjonijiet minn fejn joriġinaw. Il-proposta tiċċara x'inhuma r-resposabbiltajiet tal-EUI fir-rigward tal-protezzjoni tad-dejta personali li tinsab fl-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet. Hija tipprevedi wkoll li kull istituzzjoni tadotta regoli ta' implimentazzjoni għall-applikazzjoni tar-Regolament 354/83 li jinkludi regoli dwar il-preservazzjoni, il-ftuħ għall-pubbliku u l-protezzjoni tad-dejta personali fl-arkivji storiċi. 2. RIŻULTATI TAL-KONSULTAZZJONIJIET MAL-PARTIJIET INTERESSATI Din il-proposta ma teħtieġx valutazzjoni tal-impatt. Ġew ikkonsultati l-partijiet interessati. L-EUI u l-Italja, bħala l-istituzzjoni ospitanti u l-gvern ospitanti, it-tnejn li huma taw l-appoġġ tagħhom għall-proposta. Is-servizzi amministrattivi tal-istituzzjonijiet tal-UE u n-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE jappoġġjaw ukoll l-għan tal-proposta. Il-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja u l-Bank Ċentrali Ewropew talbu li jiġu esklużi mill-obbligu li jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-EUI. Madankollu, mhumiex jeskludu li fil-futur jagħmlu dan fuq bażi volontarja. Dan minħabba n-natura tal-attivitajiet tagħhom u jirrifletti l-prattika attwali f’ħafna Stati Membri għall-arkivji storiċi ta' entitajiet simili. 3. ELEMENTI LEGALI TAL-PROPOSTA 3.1 Id-dispożizzjonijiet ewlenin tal-proposta Il-proposta tipprevedi li l-istituzzjonijiet jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-Istitut Universitarju Ewropew f'Firenze, l-Italja, fejn imbagħad jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku mill-EUI. 3.2 Il-bażi legali Il-bażi legali tal-proposta hija l-Artikolu°352 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea. Ir-Regolament tal-Kunsill 354/83 u l-emenda tiegħu fl-2003 ġew adottati skont l-Artikolu 308 tat-TKE, li huwa l-predeċessur tal-Artikolu 352 tat-TFUE. Il-proposta attwali mhux se taffettwa l-iskop tar-Regolament 354/83, jiġifieri il-ftuħ tal-arkivji tal-istituzzjonijiet wara 30 sena. Hija sempliċiment tistabbilixxi li, ladarba l-istituzzjonijiet ikkonċernati jkunu fetħu l-arkivji għall-pubbliku f'konformità mar-Regolament eżistenti, dawn jiġu ddepożitati fl-EUI. Il-proposta tagħraf formalment is-sitwazzjoni eżistenti, billi l-biċċa l-kbira tal-istituzzjonijiet li fetħu l-arkivji tagħhom diġà qed jiddepożitawhom fl-EUI. L-Artikolu 3(3) tat-TUE jipprevedi li l-UE tirrispetta, inter alia, id-diversità kulturali rikka tagħha u li tiżgura li l-patrimonju kulturali Ewropew ikun imħares u żviluppat. L-Arkivji Storiċi tal-istituzzjonijiet jiffurmaw parti mill-patrimonju kulturali Ewropew u għalhekk il-ftuħ tagħhom għall-pubbliku jolqot primarjament objettivi ta' natura akkademika, edukattiva u kulturali. L-Unjoni ġiet mogħtija s-setgħat biex tadotta miżuri li jappoġġjaw, jikkoordinaw jew jissupplimentaw l-azzjonijiet tal-Istati Membri f'dawn l-oqsma, iżda t-Trattati ma jipprovdux għas-setgħat neċessarji fir-rigward tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet. L-użu ta' bażi legali oħra jwassal għal proposta għal Regolament ġdid u b'konsegwenza ta' dan id-dispożizzjonijiet kollha tar-Regolament tal-Kunsill 354/83, inklużi l-prinċipji fundamentali tiegħu, ikunu soġġetti għal dibattitu. Dan imur ferm lil hinn mill-objettiv tal-proposta kif deskritt hawn fuq. Ġiet eżaminata l-possibbiltà li l-proposta tiġi bbażata fuq l-Artikolu 15(3) tat-TFUE, iżda ġiet miċħuda għar-raġunijiet li ġejjin: L-objettiv primarju tal-fatt li jiġu stabbiliti l-arkivji storiċi huwa li jintgħażlu dokumenti abbażi tal-valur dejjiemi amministrattiv, storiku jew evidenzjarju tagħhom li jippreservaw u jikkondividu l-wirt storiku tal-istituzzjonijiet. Kull istituzzjoni tiftaħ b'mod proattiv l-arkivji storiċi tagħha għall-pubbliku wara 30 sena u tipprovdi informazzjoni addizzjonali li tgħin biex dawn l-arkivji jitqiegħdu fil-kuntest organizzazzjonali u funzjonali tagħhom. Dan imur lil hinn sew mid-dritt tal-pubbliku għall-aċċess għad-dokumenti skont l-Artikolu 15(3) tat-TFUE, li l-iskop tiegħu huwa primarjament il-promozzjoni ta' governanza tajba u l-iżgurar tal-parteċipazzjoni tal-membri tal-pubbliku fil-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-istituzzjonijiet. L-użu tal-Artikolu 15(3) tat-TFUE jnaqqas il-kamp tal-applikazzjoni tar-regoli li jirregolaw il-ftuħ tal-arkivji storiċi billi l-Bank Ċentrali Ewropew, il-Bank Ewropew tal-Investiment u l-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja, li llum huma rregolati mir-Regolament 354/83, ikunu biss soġġetti għal Regolament adottat fuq din il-bażi meta jeżerċitaw il-kompiti amministrattivi tagħhom. 3.3 Il-prinċipju tal-proporzjonalità Il-proposta hija limitata għad-depożitu tal-arkivji storiċi mill-istituzzjonijiet fl-EUI u għall-kondizzjonijiet li bihom iseħħ id-depożitu. 3.4 L-għażla tal-istrumenti Regolament huwa l-uniku strument xieraq biex tinħoloq bażi legali u finanzjarja soda għas-sħubija bejn l-UE u l-EUI. Il-proposta tikkonċerna emenda limitata għal Regolament eżistenti. 4. L-IMPLIKAZZJONI BAĠITARJA Il-proposta biex id-depożitu tal-arkivji storiċi fl-EUI jsir obbligatorju mhu se jkollha l-ebda implikazzjonijiet baġitarji ġodda fuq terminu qasir u fuq dak medju. L-implikazzjonijiet baġitarji fuq tul ta' żmien mhumiex mistennija li se jkunu sinifikanti. L-akbar tliet istituzzjonijiet, il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni, kif ukoll il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, il-Qorti Ewropea tal-Awdituri u l-Bank Ewropew tal-Investiment, diġà qed jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-EUI. Il-ġestjoni ta' dawn l-arkivji f’Firenze ilha tiġi ffinanzjata mill-baġit tal-UE sa minn meta l-arkivji ġew iddepożitati fl-EUI għall-ewwel darba, jiġifieri aktar minn kwart ta' seklu ilu. Id-Dikjarazzjoni Finanzjarja Leġiżlattiva tipprevedi kontinwazzjoni ta' dan il-finanzjament. Il-kostijiet se jinqasmu bejn l-istituzzjonijiet li jiddepożitaw l-arkivji, skont ix-xogħol magħmul mill-EUI għall-arkivji rispettivi tagħhom. L-imħażen għall-arkivji u l-uffiċċji tal-persunal li jiġġestjona l-arkivji fl-EUI huma pprovduti mill-Gvern Taljan. B'konsegwenza ta' din l-emenda, l-għadd tal-istituzzjonijiet li jiddepożitaw l-arkivji tagħhom se jiżdied. Madankollu, billi d-depożitu jikkonċerna l-arkivji storiċi li ġew miftuħa għall-pubbliku ladarba jkun ilhom 30 sena, se jgħaddi ammont ta' żmien konsiderevoli qabel ma l-istituzzjonijiet, għajr dawk li diġà qed jiddepożitaw l-arkivji tagħhom fl-EUI, jibdew jintlaqtu minn din il-proposta. Barra minn hekk, l-arkivji se jsiru dejjem aktar diġitali, u dan se jipprovdi opportunitajiet biex jinħolqu ekonomiji ta' skala fl-ipproċessar u t-tixrid tagħhom mill-EUI. 2012/0221 (APP) Proposta għal REGOLAMENT TAL-KUNSILL li jemenda r-Regolament (KEE/Euratom) Nru 354/83, fir-rigward tad-depożitu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-Istitut Universitarju Ewropew f'Firenze IL-KUNSILL TAL-UNJONI EWROPEA, Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, u b'mod partikolari l-Artikolu 352 tiegħu, Wara li kkunsidra l-proposta li saret mill-Kummissjoni Ewropea, Wara t-trażmissjoni tal-abbozz tal-att leġiżlattiv lill-Parlamenti nazzjonali, Wara li kkunsidra l-approvazzjoni tal-Parlament Ewropew, Wara li kkonsulta mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Dejta, Filwaqt li jaġixxi f'konformità mal-proċedura leġiżlattiva speċjali, Billi: (1) F'konformità mar-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom) Nru 354/83 tal- 1 ta’ Frar 1983 dwar il-ftuħ għall-pubbliku tal-arkivji storiċi tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Energija Atomika[2], l-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet u tal-entitajiet huma ppreservati u fejn ikun possibbli, jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku wara l-iskadenza ta' perjodu ta' 30 sena. (2) L-obbligu li jiġu stabbiliti l-arkivji storiċi u li jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku fejn ikun possibbli, huwa applikabbli għal kull istituzzjoni msemmija fl-Artikolu 1 tar-Regolament 354/83. (3) Ir-Regolament Nru 354/83 jiddetermina li kull istituzzjoni tista' żżomm l-arkivji storiċi tagħha fi kwalunkwe post li jidhrilha li jkun l-aktar xieraq. (4) Fl-1984, il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni ddeċidew li jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-Istitut Universitarju Ewropew (EUI) f'Firenze, fejn jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku. Fis-17 ta' Diċembru 1984, ġie ffirmat kuntratt għal dan l-iskop bejn il-Komunitajiet Ewropej irrappreżentati mill-Kummissjoni, u l-Istitut Universitarju Ewropew f'Firenze. (5) Minn dakinhar 'l hawn, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u l-Qorti Ewropea tal-Awdituri qablu li jaderixxu mat-termini tal-kuntratt tad-depożitu tas-17 ta' Diċembru 1984. Il-Bank Ewropew għall-Investiment jiddepożita l-arkivji storiċi tiegħu fl-EUI skont Konvenzjoni separata mal-EUI, li ġiet iffirmata fl-1 ta' Lulju 2005 u skont “Regoli dwar l-arkivji storiċi” adottati mill-Kumitat ta' Ġestjoni tal-Bank fis-7 ta' Ottubru 2005[3]. (6) Il-Gvern Taljan qiegħed bini xieraq għad-dispożizzjoni tal-EUI, b'mod permanenti u mingħajr ebda ħlas, sabiex jiġi żgurat li l-arkivji ddepożitati jkunu ppreservati u protetti f'konformità mal-istandards internazzjonali rikonoxxuti u sabiex tingħata l-possibbiltà li ssir konsultazzjoni fuq il-post. (7) L-iskop tad-depożitu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-EUI huwa li jingħata aċċess għal dawn l-arkivji minn post wieħed, biex tiġi promossa l-konsultazzjoni tagħhom u biex titħeġġeġ ir-riċerka dwar l-istorja tal-integrazzjoni Ewropea u tal-istituzzjonijiet Ewropej. L-EUI huwa ċentru rinomat għar-riċerka akkademika u t-tagħlim li jiffoka fuq l-Ewropa u fuq l-integrazzjoni Ewropea. Għandu kważi 30 sena esperjenza fil-ġestjoni tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet, jipprovdi repożitorju u faċilitajiet għar-riċerka avvanzati u tal-ogħla livell li nbnew espressament għall-preservazzjoni u għall-konsultazzjoni ta' dawn l-arkivji, u jħaddan fama internazzjonali bħala ċ-ċentru responsabbli minn dawn l-arkivji. (8) Id-depożitu kontinwu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-EUI, jirrikjedi bażi legali soda li tirrifletti r-rwol tal-EUI bħala sieħeb tal-istituzzjonijiet fil-ġestjoni tal-arkivji storiċi tagħhom. (9) In-natura speċifika tal-attivitajiet tal-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja u tal-Bank Ċentrali Ewropew tiġġustifika l-esklużjoni tagħhom mill-obbligu li jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-EUI f'konformità ma' dan ir-Regolament. Il-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja u l-Bank Ċentrali Ewropew jistgħu jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-EUI fuq bażi volontarja. (10) Dan ir-Regolament għandu japplika għall-istituzzjonijiet l-oħra kollha. Huwa la jimmodifika r-responsabbiltà ta' kull istituzzjoni li tiftaħ l-arkivji storiċi tagħha għall-pubbliku, u lanqas is-sjieda ta' kull istituzzjoni fir-rigward tal-arkivji storiċi tagħha. (11) Id-dejta personali li tinsab fl-arkivji storiċi ddepożitati fl-EUI għandha tiġi pproċessata f'konformità mar-Regolament Nru 45/2001[4]. (12) Jistgħu jingħataw xi għotjiet biex jappoġġjaw il-ġestjoni tal-arkivji tal-istituzzjonijiet mill-EUI. (13) Għalhekk ir-Regolament Nru 354/83 għandu jiġi emendat kif xieraq. ADOTTA DAN IR-REGOLAMENT: Artikolu 1 Ir-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 huwa emendat kif ġej: 1. L-Artikolu 8, paragrafu 1 jiġi sostitwit b’dan li ġej: "1. Kull istituzzjoni, minbarra l-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja u l-Bank Ċentrali Ewropew, tiddepożita fl-Istitut Universitarju Ewropew (EUI) f'Firenze, id-dokumenti li jiffurmaw parti mill-arkivji storiċi tagħha u li tkun fetħet għall-pubbliku f'konformità ma' dan ir-Regolament. Id-depożitu jitwettaq f'konformità mal-Anness." 2. Fl-Artikolu 8, jiżdiedu l-paragrafi li ġejjin: "3. Il-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja u l-Bank Ċentrali Ewropew jistgħu jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-EUI fuq bażi volontarja. 4. Kif previst fl-Artikolu 2 tal-Protokoll dwar il-Privileġġi u l-Immunitajiet tal-Unjoni Ewropea anness mat-Trattat, id-depożitu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-EUI ma jaffettwax is-sjieda jew il-protezzjoni tal-arkivji. 5. L-EUI tiżgura l-preservazzjoni u l-protezzjoni tal-arkivji ddepożitati. Din il-preservazzjoni u din il-protezzjoni jridu jikkonformaw ma' standards internazzjonali rikonoxxuti għall-protezzjoni fiżika tal-arkivji u jridu tal-anqas jirrispettaw ir-regoli tekniċi u ta' sigurtà li jikkorrespondu ma' dawk użati għall-preservazzjoni u l-ġestjoni tal-arkivji pubbliċi fl-Italja. Għal dan il-għan, id-dokumenti ddepożitati jiġu ppreservati f'repożitorju mibni apposta. 6. Kull istituzzjoni li tiddepożita l-arkivji għandha d-dritt li titlob l-informazzjoni li tikkonċerna l-ġestjoni tal-arkivji tagħha mill-EUI u li twettaq spezzjoni tal-arkivji li tkun iddepożitat hemmhekk. 7. L-EUI tqiegħed għad-dispożizzjoni tal-pubbliku l-arkivji storiċi li hi tirċievi f'konformità mal-paragrafi 1 u 3. L-istituzzjonijiet jistgħu jqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku verżjoni tal-istess arkivji storiċi. 8. Jistgħu jingħataw xi għotjiet lill-EUI biex jappoġġjaw il-ġestjoni tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet skont dan ir-Regolament, f'konformità mar-Regolament tal-Kunsill Nru 1605/2002 u bil-kundizzjoni li l-awtorità baġitarja tqiegħed għad-dispożizzjoni l-approprjazzjonijiet neċessarji fuq il-linja tal-baġit relevanti. Il-kostijiet tal-ġestjoni tal-arkivji jinqasmu fost l-istituzzjonijiet li jiddepożitaw l-arkivji fuq bażi proporzjonali. Il-kostijiet relatati mal-forniment u mat-tagħmir tal-bini/binjiet u tar-repożitorji fejn jinħażnu l-arkivji u fejn jaħdem il-persunal mhumiex eliġibbli. 9. L-EUI jipproċessa d-dejta personali li tinsab fl-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet f'konformità mar-Regolament 45/2001. L-EUI jaġixxi bħala proċessur f'konformità mal-Artikolu 2 ta' dak ir-Regolament, skont l-istruzzjonijiet li jirċievi mingħand l-istituzzjonijiet li jiddepożitaw l-arkivji. 10. Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Dejta jkollu s-setgħat superviżorji fuq l-EUI fir-rigward tal-ipproċessar tad-dejta personali li tinsab fl-arkivji storiċi ddepożitati mill-istituzzjonijiet." 3. L-Artikolu 9, il-paragrafu 1 jiġi sostitwit b'dan li ġej: "Kull istituzzjoni tadotta regoli interni għall-applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament. Dawn jinkludu regoli dwar il-preservazzjoni, il-ftuħ għall-pubbliku u l-protezzjoni ta’ dejta personali li tinsab fl-arkivji storiċi. Fejn ikun possibbli, l-istituzzjonijiet jqiegħdu l-arkivji tagħhom għad-dispożizzjoni tal-pubbliku permezz ta’ mezzi elettroniċi. Huma jikkonservaw ukoll id-dokumenti li huma disponibbli f’forma li tkun adattata għal nies bi bżonnijiet speċjali (kitba bil-Braille, testi b’tipa kbira jew reġistrazzjonijiet)." 4. Jiżdied Anness f'konformità mal-Anness ta’ dan ir-Regolament. Artikolu 2 Dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ l-għada tal-jum tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea. Dan ir-Regolament jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha. Magħmul fi Brussell, Għall-Kunsill Il-President ANNESS Jiżdied l-Anness li ġej: "Anness Dispożizzjonijiet fir-rigward tad-depożitu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-Istitut Universitarju Ewropew f'Firenze 1. Fil-każ ta' arkivji mhux diġitali, id-dokumenti oriġinali jiġu ddepożitati fl-EUI għall-preservazzjoni permanenti, flimkien ma' mikroforma u/jew kopja diġitali. Fil-każ ta' arkivji diġitali, l-EUI jkollu aċċess permanenti għad-dokumenti b'tali mod li jippermettilu jaqdi l-obbligu tiegħu li jagħmel l-arkivji storiċi aċċessibbli għall-pubbliku minn post wieħed u li jippromwovi l-konsultazzjoni tagħhom. Il-preservazzjoni permanenti tal-arkivji diġitali tibqa' taqa' fir-responsabbiltà tal-istituzzjonijiet li minnhom joriġinaw dawn l-arkivji. 2. Id-depożitu jsir f'intervalli fuq bażi annwali, u, sakemm ikun possibbli, isir skont il-proċeduri normali tal-ipproċessar arkivjali tal-istituzzjonijiet. 3. L-istituzzjonijiet li jiddepożitaw l-arkivji jistgħu, għal raġunijiet legali jew amministrattivi, jeskludu d-depożitu ta' ċerti dokumenti oriġinali fl-EUI. F’dak il-każ, huma jiddepożitaw mikroforma jew kopja diġitali. 4. L-istituzzjonijiet li jiddepożitaw l-arkivji jżommu s-sjieda tal-arkivji tagħhom, kif ukoll ir-responsabbiltà esklużiva għall-kompożizzjoni tad-dokumenti u tal-fajls li huma ddepożitati fl-EUI jew li altrimenti jitqiegħdu għad-dispożizzjoni fl-EUI. L-EUI ma jimmodifikax il-klassifikazzjoni arkivjali stabbilita mill-istituzzjonijiet li jiddepożitaw l-arkivji u lanqas ma jelimina jew ibiddel dokumenti jew fajls. 5. L-EUI jibgħat lura lill-istituzzjonijiet li jiddepożitaw l-arkivji, l-oriġinali ta' kwalunkwe dokumenti u fajls iddepożitati, jekk jintalab jagħmel hekk minn dawn l-istituzzjonijiet. L-istituzzjonijiet li jiddepożitaw l-arkivji jirritornaw l-oriġinali lill-EUI hekk kif ma jibqgħux bżonnhom aktar. 6. L-EUI jinforma immedjatament lill-istituzzjonijiet li jiddepożitaw l-arkivji dwar kwalunkwe ċirkostanza li tista' tipperikola l-invijolabbiltà tal-arkivji li ddepożitaw. DIKJARAZZJONI FINANZJARJA LEĠIŻLATTIVA 1. QAFAS TAL-PROPOSTA/INIZJATTIVA 1.1. Titolu tal-proposta/inizjattiva 1.2. Il-qasam jew l-oqsma ta’ politika kkonċernat(i) fl-istruttura tal-ABM/ABB 1.3. In-natura tal-proposta/inizjattiva 1.4. Objettiv(i) 1.5. Ir-raġunijiet għall-proposta/inizjattiva 1.6. It-tul ta' żmien u l-impatt finanzjarju 1.7. Il-metodu/metodi ta’ ġestjoni previst(i) 2. IL-MIŻURI TA’ ĠESTJONI 2.1. Ir-regoli dwar il-monitoraġġ u r-rappurtar 2.2. Is-sistema ta' ġestjoni u ta' kontroll 2.3. Il-miżuri għall-prevenzjoni tal-frodi u tal-irregolaritajiet 3. L-IMPATT FINANZJARJU STMAT TAL-PROPOSTA/INIZJATTIVA 3.1. L-intestatura/intestaturi tal-qafas finanzjarju pluriennali u l-linja/linji tal-baġit tan-nefqa affettwata/affettwati 3.2. L-impatt stmat fuq in-nefqa 3.2.1. Sommarju tal-impatt stmat fuq in-nefqa 3.2.2. L-impatt stmat fuq l-approprjazzjonijiet operazzjonali 3.2.3. L-impatt stmat fuq l-approprjazzjonijiet ta' natura amministrattiva 3.2.4. Il-kompatibbiltà mal-qafas finanzjarju pluriennali attwali 3.2.5. Il-parteċipazzjoni fil-finanzjament min-naħa tal-partijiet terzi 3.3. L-impatt stmat fuq id-dħul DIKJARAZZJONI FINANZJARJA LEĠIŻLATTIVA 1. QAFAS TAL-PROPOSTA/INIZJATTIVA 1.1. Titolu tal-proposta/inizjattiva Ir-Regolament tal-Kunsill li jemenda r-Regolament (KEE/Euratom) Nru 354/83, fir-rigward tad-depożitu tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet fl-Istitut Universitarju Ewropew f'Firenze 1.2. Qasam/oqsma tal-politika kkonċernat(i) fl-istruttura ABM/ABB[5] Relazzjonijiet mas-soċjetà ċivili, ċarezza u informazzjoni 1.3. In-natura tal-proposta/inizjattiva Il-proposta hija marbuta mal-estensjoni ta’ azzjoni eżistenti 1.4. Objettivi 1.4.1. L-objettiv(i) strateġiku/strateġiċi multiannwali tal-Kummissjoni li qiegħed/qegħdin fil-mira tal-proposta/inizjattiva L-objettiv tal-proposta huwa li tiġi rregolarizzata u stabbilita bażi soda għas-sħubija eżistenti mal-EUI fil-ġestjoni u t-tixrid tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet. L-iskop tad-depożitar fl-EUI huwa li jingħata aċċess għal dawk l-arkivji minn post wieħed, biex tiġi promossa l-konsultazzjoni tagħhom u biex titħeġġeġ ir-riċerka dwar l-istorja tal-integrazzjoni Ewropea u tal-istituzzjonijiet Ewropej. 1.4.2. L-objettiv(i) speċifiku/speċifiċi u l-attività/attivitajiet tal-ABM/ABB ikkonċernati L-objettiv speċifiku Nru 25.02.01.01 L-attività/attivitajiet tal-ABM/ABB ikkonċernata/ikkonċernati: Relazzjonijiet mas-soċjetà ċivili, ċarezza u informazzjoni Istituzzjonijiet ta’ interess Ewropew / L-arkivji storiċi tal-Unjoni Ewropea 1.4.3. Riżultat(i) u impatt mistennija Is-sħubija mal-EUI tipprovdi valur miżjud għall-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet u sservi biex jiġu promossi t-tixrid u l-konsultazzjoni pubblika ta’ dawn l-arkivji. 1.4.4. Indikaturi tar-riżultati u tal-impatt (1) L-arkivji ddepożitati fl-EUI f’Firenze mill-istituzzjonijiet (2) Il-ġbir u d-deskrizzjoni mill-EUI ta' arkivji privati u ta' dokumenti personali ta' individwi u ta' organizzazzjonijiet pubbliċi u privati li kkontribwew lejn il-bini tal-Ewropa (3) Il-produzzjoni u l-pubblikazzjoni ta' gwidi, inventarji, pubblikazzjonijiet tas-sors u għodod oħra ta' riċerka (4) It-tqegħid għad-dispożizzjoni, mill-EUI, ta' kmamar mgħammra ddedikati għall-qari (5) Id-disponibbiltà onlajn tal-inventarji u tal-arkivji (6) L-għadd ta' utenti tal-kamra ddedikata għall-qari (7) Azzjonijiet li jippromwovu l-konsultazzjoni tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet 1.5. Ir-raġunijiet għall-proposta/inizjattiva 1.5.1. Rekwiżiti li għandhom jiġu sodisfatti fuq terminu ta' żmien qasir jew twil Il-ġestjoni u t-tqegħid għad-dispożizzjoni għall-pubbliku tal-arkivji storiċi ddepożitati mill-istituzzjonijiet fl-Istitut Universitarju Ewropew f'Firenze. 1.5.2. Il-valur miżjud tal-involviment tal-UE Is-sħubija mal-EUI tikkontribwixxi biex jiġu promossi t-tixrid u l-konsultazzjoni pubblika tal-arkivji storiċi tal-istituzzjonijiet. Il-ġbir tal-arkivji kollha tal-istituzzjonijiet f’post wieħed, minnu nnifsu diġà jtejbilhom il-valur tagħhom. Dan jippermetti wkoll lill-EUI jipprovdi valur miżjud billi joħloq rabtiet inkroċjati bejn id-diversi arkivji, u fejn meħtieġ, billi jipproduċi dokumenti u għodod oħra għar-riċerka u billi jagħmel l-arkivji aċċessibbli għall-pubbliku, kemm fuq il-post kif ukoll onlajn. 1.5.3. Tagħlimiet minn esperjenzi simili fil-passat Sitt istituzzjonijiet jiddepożitaw l-arkivji storiċi tagħhom fl-Istitut Universitarju Ewropew (EUI) f'Firenze skont it-termini ta' kuntratt bejn il-Komunitajiet Ewropej u l-EUI, li ġie ffirmat fis-17 ta' Diċembru 1984. Madankollu, il-kuntratt tal-1984 dwar id-depożitu mhuwiex aġġornat u jeħtieġ li jiġi sostitwit b'bażi legali u finanzjarja aktar solida għas-sħubija mal-EUI. 1.5.4. Il-koerenza u s-sinerġija possibbli ma’ strumenti rilevanti oħra Mhux applikabbli 1.6. It-tul ta' żmien u l-impatt finanzjarju Proposta ta’ tul ta' żmien mhux limitat. 1.7. Il-mod/modi ta’ ġestjoni previst(i)[6] Ġestjoni diretta ċentralizzata mill-Kummissjoni 2. IL-MIŻURI TA’ ĠESTJONI 2.1. Ir-regoli dwar il-monitoraġġ u r-rappurtar L-EUI se jippreżenta abbozz tal-programm ta' ħidma għal kull sena kalendarja, inkluża tabella tal-persunal bil-ħaddiema kollha sal-31 ta’ Diċembru tas-sena kkonċernata, tas-sena preċedenti u tas-sena ta' wara, biex jiġi diskuss mal-Kummissjoni. Il-preżentazzjoni tal-abbozz se sseħħ fi Frar tas-sena preċedenti. Wara li ssir konsultazzjoni mal-istituzzjonijiet l-oħra li jiddepożitaw l-arkivji, il-programm ta' ħidma jiġi miftiehem bejn il-Kummissjoni u l-EUI u anness mal-ftehim annwali dwar l-għotjiet. Il-Kummissjoni se tissorvelja l-implimentazzjoni tal-programm ta' ħidma. L-EUI se jippreżenta rapport annwali ta' attività għall-Arkivji Storiċi wara t-tmiem ta' kull sena kalendarja. 2.2. Is-sistema ta’ ġestjoni u ta' kontroll 2.2.1. Riskji identifikati Ir-riskji potenzjali għall-preservazzjoni tal-arkivji ta' karti ddepożitati tal-istituzzjonijiet huma minimi. Il-Gvern Taljan ipprovda repożitorju arkivjali mibni apposta li jikkonforma mal-ogħla standards internazzjonali għall-preservazzjoni fit-tul tal-arkivji. 2.2.2. Il-metodi ta’ kontroll previsti Il-ftehimiet ta' sħubija mal-EUI se jipprovdu qafas għad-diskussjoni, l-eżaminazzjoni u l-evalwazzjoni li għaddejjin bħalissa tal-baġit u tal-programm ta' ħidma. Kull istituzzjoni li tiddepożita l-arkivji għandha d-dritt li titlob l-informazzjoni li tikkonċerna l-ġestjoni tal-arkivji tagħha mill-EUI u li twettaq spezzjoni tal-arkivji li tkun iddepożitat hemmhekk. 2.3. Il-miżuri għall-prevenzjoni tal-frodi u tal-irregolaritajiet L-Artikolu 287(3) tat-TFUE jagħti s-setgħa lill-Qorti tal-Awdituri biex tivverifika lil kull persuna fiżika jew ġuridika li tirċievi ħlas mill-baġit tal-UE. Is-setgħat tal-Kummissjoni u tal-OLAF fil-ġlieda kontra l-frodi li tolqot l-interessi finanzjarji tal-UE huma rregolati minn dispożizzjonijiet speċifiċi li jikkonċernaw din il-kwistjoni (jiġifieri r-Regolament tal-Kunsill Nru 2185/96 u r-Regolament Nru 1073/1999 tal-Kunsill u tal-Parlament Ewropew) u mir-Regolament tal-Kunsill Nru 1605/2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej. F'konformità mal-Artikolu 120(3) ta' dan tal-aħħar, kull deċiżjoni jew ftehim ta’ għotja tipprevedi/jipprevedi espressament li l-Kummissjoni u l-Qorti tal-Awdituri jeżerċitaw is-setgħat tagħhom ta’ kontroll, fuq dokumenti u fuq binjiet, fir-rigward tal-kuntratturi u tas-subkuntratturi kollha li rċevew fondi tal-UE. 3. L-IMPATT FINANZJARJU STMAT TAL-PROPOSTA/INIZJATTIVA 3.1. L-intestatura/intestaturi tal-qafas finanzjarju pluriennali u l-linja/linji tal-baġit tan-nefqa affettwata/affettwati · Il-linji tal-baġit tan-nefqa eżistenti Skont l-ordni tal-intestaturi u tal-linji tal-baġit tal-qafas finanzjarju pluriennali. Intestatura tal-qafas finanzjarju pluriennali || Linja tal-baġit || Tip ta’ nefqa || Kontribuzzjoni Arkivji storiċi tal-Unjoni Ewropea || Diff./mhux diff. ([7]) || mill-pajjiżi tal-EFTA[8] || mill-pajjiżi kandidati[9] || mill-pajjiżi terzi || skont it-tifsira tal-Artikolu 18(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju 5 Amministrazzjoni || 25.02.01.01 || Diff. || LE || LE || LE || LE 3.2. L-impatt stmat fuq in-nefqa 3.2.1. Sommarju tal-impatt stmat fuq in-nefqa F’miljuni ta' EUR (sa 3 ċifri wara l-punt deċimali) Intestatura tal-qafas finanzjarju pluriennali: || 5 || " Nefqa amministrattiva " || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTAL 2013-2019 DĠ: SG ||  Riżorsi umani || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.266 Missjonijiet || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.028  25.020101 Arkivji storiċi || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 15.876 TOTAL SG || || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 TOTAL tal-approprjazzjonijiet taħt l-INTESTATURA 5 tal-qafas finanzjarju pluriennali || (Total tal-impenji = Total tal-ħlasijiet) || || || || || || || || TOTAL tal-approprjazzjonijiet taħt l-INTESTATURI 1 sa 5 tal-qafas finanzjarju pluriennali || Impenji || || || || || || || || Ħlasijiet || || || || || || || || 3.2.2. L-impatt stmat fuq l-approprjazzjonijiet operazzjonali Il-proposta/inizjattiva ma tirrikjedix l-użu tal-approprjazzjonijiet operazzjonali 3.2.3. L-impatt stmat fuq l-approprjazzjonijiet ta' natura amministrattiva 3.2.3.1. Sommarju Il-proposta tirrikjedi l-użu tal-approprjazzjonijiet amministrattivi, kif spjegat hawn taħt: F’miljuni ta' EUR (sa 3 ċifri wara l-punt deċimali) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTAL INTESTATURA 5 tal-qafas finanzjarju pluriennali || || || || || || || || Riżorsi umani || || || || || || || || Nefqa amministrattiva oħra || || || || || || || || Subtotal INTESTATURA 5 tal-qafas finanzjarju pluriennali || || || || || || || || ’Il barra mill-INTESTATURA 5[11] tal-qafas finanzjarju pluriennali || || || || || || || || Riżorsi umani || || || || || || || || Nefqa oħra ta’ natura amministrattiva || || || || || || || || Subtotal 'il barra mill-INTESTATURA 5 tal-qafas finanzjarju pluriennali || || || || || || || || TOTAL || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 Ir-riżorsi amministrattivi meħtieġa se jkunu koperti mill-allokazzjoni li tista' tingħata lid-DĠ li jkun qed imexxi skont il-proċedura annwali ta' allokazzjoni fid-dawl tal-limiti baġitarji eżistenti. 3.2.3.2. Ir-rekwiżiti stmati fir-riżorsi umani Il-proposta tirrikjedi l-użu tar-riżorsi umani, kif spjegat hawn isfel: L-istima għandha tiġi espressa f’ammonti sħaħ (jew sa mhux iktar minn ċifra waħda wara l-punt deċimali) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Il-karigi fit-tabella tal-persunal (uffiċjali u aġenti temporanji) 25 01 01 01 (fil-Kwartieri Ġenerali u fl-Uffiċċji ta’ Rappreżentanza tal-Kummissjoni) || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 XX 01 01 02 (fid-delegazzjonijiet) || || || || || || || XX 01 05 01 (Riċerka indiretta) || || || || || || || 10 01 05 01 (Riċerka diretta) || || || || || || ||  Persunal estern (f’unità Ekwivalenti għall-Full-Time: FTE)[12] XX 01 02 01 (CA, INT, SNE mill-"pakkett globali") || || || || || || || XX 01 02 02 (CA, INT, JED, LA u SNE fid-delegazzjonijiet) || || || || || || || XX 01 04 yy [13] || - fil-Kwartieri Ġenerali[14] || || || || || || || - fid-delegazzjonijiet || || || || || || || XX 01 05 02 (CA, INT, SNE — Riċerka indiretta) || || || || || || || 10 01 05 02 (CA, INT, SNE — Riċerka diretta) || || || || || || || Linji oħra tal-baġit (speċifika) || || || || || || || TOTAL || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 XX huwa l-qasam ta’ politika jew it-titolu tal-baġit ikkonċernat. Ir-riżorsi umani meħtieġa se jkunu koperti mill-persunal mid-DĠ, li diġà huma assenjati għall-ġestjoni tal-azzjoni u/jew li ġew allokati mill-ġdid fi ħdan id-DĠ, flimkien ma', jekk dan ikun meħtieġ, kwalunkwe allokazzjoni addizzjonali li tista' tingħata lid-DĠ responsabbli mill-ġestjoni skont il-proċedura annwali ta' allokazzjoni u fid-dawl tal-limiti baġitarji. Deskrizzjoni tal-kompiti li jridu jitwettqu: Uffiċjali u aġenti temporanji || Tħejjija tal-ftehimiet dwar is-sħubija u l-għotjiet. Tħejjija tat-talba għall-baġit. Monitoraġġ tal-programm ta' ħidma u tan-nefqa. Valutazzjonijiet ex post possibbli. Persunal estern || ------ 3.2.4. Il-kompatibbiltà mal-qafas finanzjarju pluriennali attwali Il-proposta hija kompatibbli mal-qafas finanzjarju pluriennali attwali. 3.2.5. Il-kontribuzzjonijiet min-naħa ta' partijiet terzi Il-proposta ma tipprevedi l-ebda kofinanzjament min-naħa ta' partijiet terzi 3.3. L-impatt stmat fuq id-dħul Il-proposta ma għandha l-ebda impatt finanzjarju fuq id-dħul. [1] Ir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom) Nru 354/83 kif emendat bir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1700/2003 tat-22 ta’ Settembru 2003. Ara: ĠU L 43, 15.2.1983, p. 1. ĠU L 243, 27.9.2003, p. 1. [2] ĠU L 43, 15.2.1983, p. 1. [3] ĠU C 289, 22.11.2005, p. 12-13 [Mhux disponibbli bil-Malti]. [4] ĠU L 8, 12.1.2001, p. 1. [5] ABM: Ġestjoni Abbażi tal-Attivitajiet (Activity-Based Management); ABB: Ibbaġitjar Abbażi tal-Attivitajiet (Activity-Based Budgeting). [6] Id-dettalji dwar il-modi ta’ ġestjoni u r-referenzi għar-Regolament Finanzjarju jinsabu fuq il-websajt BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] Diff. = Approprjazzjonijiet differenzjati / Mhux Diff. = Approprjazzjonijiet mhux differenzjati [8] EFTA: Assoċjazzjoni Ewropea tal-Kummerċ Ħieles. [9] Il-pajjiżi kandidati u, fejn ikun applikabbli, il-pajjiżi potenzjalment kandidati mill-Balkani tal-Punent. [10] Huwa mistenni li l-impatt fuq in-nefqa se jkompli jevolvi bl-istess rata wara l-2019. [11] L-għajnuna u n-nefqa tekniki u/jew amministrattivi li jappoġġjaw l-implimentazzjoni tal-programmi tal-UE u/jew l-azzjonijiet tal-UE (dawk li qabel kienu l-linji “BA”), ir-riċerka indiretta u r-riċerka diretta. [12] CA = Aġent Kuntrattwali; INT = persunal tal-aġenzija (“Intérimaire”); JED = “Jeune Expert en Délégation” (Esperti Żgħażagħ fid-Delegazzjonijiet); LA= Aġent Lokali; SNE= Espert Nazzjonali Ssekondat. . [13] Taħt il-limitu massimu għall-persunal estern mill-approprjazzjonijiet operazzjonali (dawk li qabel kienu l-linji “BA”). [14] Essenzjalment għall-Fondi Strutturali, għall-Fond Agrikolu Ewropew għall-Iżvilupp Rurali (FAEŻR) u għall-Fond Ewropew tas-Sajd (FES).