RAPPORT TAL-KUMMISSJONI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL Rapport Annwali lill-Awtorità tal-Kwittanza dwar l-awditjar intern imwettaq fl-2011 (l-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju) /* COM/2012/0563 final */





RAPPORT TAL-KUMMISSJONI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL Rapport Annwali lill-Awtorità tal-Kwittanza dwar l-awditjar intern imwettaq fl-2011 (l-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju) WERREJ 1........... Introduzzjoni................................................................................................................... 4 2........... Il-Missjoni tal-IAS.......................................................................................................... 4 3........... L-implimentazzjoni tal-pjan tal-awditu kkoordinat mill-IAS.............................................. 5 3.1........ Statistiki tal-awditjar....................................................................................................... 5 3.2........ Sejbiet u rakkomandazzjonijiet ewlenin, l-impatt tagħhom u l-azzjoni ta’ ġestjoni sussegwenti 7 3.2.1..... Governanza.................................................................................................................... 7 3.2.2..... Awditi tar-rendiment....................................................................................................... 8 3.2.3..... L-istrateġiji ta’ kontroll.................................................................................................... 9 3.2.4..... Il-programmi ta’ Sistemi Globali ta' Navigazzjoni bis-Satellita (GNSS)........................... 10 3.2.5..... Il-proċessi tal-ġestjoni finanzjarja.................................................................................. 11 3.2.6..... Teknoloġiji tal-informazzjoni.......................................................................................... 11 4........... Konsulenza mal-grupp speċjalizzat dwar l-irregolaritajiet finanzjarji tal-Kummissjoni....... 12 5........... Konklużjonijiet............................................................................................................. 12 5.1........ Awditi tar-rendiment..................................................................................................... 12 5.2........ L-istrateġiji ta’ kontroll tad-dipartimenti tal-Kummissjoni............................................... 12 5.3........ Il-ġestjoni tal-Kummissjoni tal-programmi industrijali kbar............................................. 13 5.4........ Il-proċessi tal-ġestjoni finanzjarja tal-Kummissjoni......................................................... 13 5.5........ Il-governanza tal-IT tal-Kummissjoni............................................................................. 13 1. Introduzzjoni Dan ir-rapport jinforma lill-Awtorità tal-Kwittanza dwar il-ħidma li twettqet mis-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni, skont l-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju (RF). Huwa bbażat fuq ir-rapport tal-IAS skont l-Artikolu 86(3) tar-RF dwar is-sejbiet ewlenin tal-awditjar u dwar kwistjonijiet ta’ espożizzjoni sinifikanti għar-riskju u ta’ kontroll ta' governanza korporattiva. Huwa bbażat fuq il-ħidma ta’ awditjar u ta’ konsulenza mwettqa mill-IAS fl-2011[1] fid-Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni u fl-aġenziji eżekuttivi. Huwa ma jirrappurtax dwar xogħol ta’ awditjar f’Aġenziji Ewropej deċentralizzati, fis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, jew f’aġenziji jew korpi oħra awditjati mill-IAS, li għalihom ġew imfassla rapporti annwali separati. Ir-reazzjonijiet tal-Kummissjoni għas-sejbiet u l-konklużjonijiet tal-Awditur Intern ġew koperti fir-rapport ta' sinteżi[2], li fih il-Kummissjoni tistqarr l-opinjonijiet tagħha dwar il-kwistjonijiet trasversali li tqajmu mill-IAS, mill-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA) u mill-Awtorità tal-Kwittanza, u dawk identifikati mill-Kumitat dwar il-Progress tal-Verifika (APC). Fl-2011 l-IAS iċċelebra l-għaxar anniversarju tiegħu. Il-konferenza annwali kienet okkażjoni biex tfakkar il-kisbiet tal-isforzi tar-riforma amministrattiva tal-Kummissjoni, li minnhom il-ħolqien tal-IAS u tal-IACs dipartimentali kien komponent determinanti. Waħda mill-konklużjonijiet tagħha kienet li l-komunità tal-awditjar intern tal-Kummissjoni[3] mhijiex biss waħda mill-akbar funzjonijiet tal-awditjar intern pubbliku, iżda kienet laħqet ukoll waħda mill-ogħla gradi ta' maturità. Skont ir-riżultati tal-istħarriġ tal-partijiet interessati tal-IAS, 87 % tal-parteċipanti huma kunfidenti li s-servizz iwassal u jikkomunika viżjoni qawwija f’termini ta’ governanza u ta’ kontroll intern; 87 % huma konvinti wkoll li r-rakkomandazzjonijiet maħruġa mill-IAS iwasslu għal kontroll aħjar tar-riskju fil-Kummissjoni u fl-Aġenziji Eżekuttivi. 2. Il-Missjoni tal-IAS L-IAS jawditja s-sistemi ta' ġestjoni u ta’ kontroll fi ħdan il-Kummissjoni u l-aġenziji tal-UE u jipprovdi assigurazzjoni indipendenti u oġġettiva dwar l-adegwatezza u l-effettività tagħhom. Fuq talba tal-maniġment, jista’ wkoll jagħmel ħidma ta’ konsulenza. L-IAS jaqa’ taħt l-awtorità tal-Membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-Awditjar u għandu jagħti rendikont lill-APC. L-indipendenza tiegħu hija garantita fil-Karta ta’ Missjoni tiegħu, li ġiet adottata mill-Kummissjoni. Il-karta ta’ missjoni tistipula li l-IAS iwettaq id-dmirijiet tiegħu skont ir-Regolament Finanzjarju u l-Istandards Internazzjonali għall-Prattika Professjonali tal-Awditjar Intern u l-Kodiċi ta' Etika tal-Istitut tal-Awdituri Interni (IIA). Opinjoni globali dwar il-ġestjoni finanzjarja tal-Kummissjoni Kif meħtieġ skont il-karta tiegħu, fl-2011 l-IAS ħareġ opinjoni globali dwar l-istat tal-ġestjoni finanzjarja fil-Kummissjoni fis-sena ta’ qabel. Hija dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni pożittiva. Hija bbażata fuq il-ħidma mwettqa mill-IAS u l-IACs matul il-perjodu ta’ tliet snin preċedenti u tipprovdi riassigurazzjoni lill-Kummissjoni (il-“Kulleġġ”) li d-dikjarazzjonijiet ta’ assigurazzjoni maħruġa mid-Diretturi Ġenerali huma, kollox ma’ kollox, ibbażati fis-sod, u li ma hemm l-ebda nuqqasijiet sinifikanti minbarra dawk imsemmija fir-rapport li sar mill-IAS skont l-Artikolu 86(3) tar-RF. Il-kontribuzzjoni tal-IAS għal Dikjarazzjoni ta' Assigurazzjoni (“DAS”) aktar pożittiva Id-DAS tirrappreżenta l-opinjoni tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA) dwar l-affidabilità tal-kontijiet tal-UE u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti. Għalkemm instab li l-kontijiet kienu affidabbli f'dawn l-aħħar snin, il-QEA ħarġet opinjoni negattiva fir-rigward ta’ xi oqsma ta’ attività. Ħafna mill-iżbalji jseħħu barra mill-Kummissjoni u jinstabu b’mod partikulari fil-fondi strutturali, li għandhom ġestjoni konġunta, u fl-iżvilupp rurali (ġestjoni konġunta), fir-riċerka (ġestjoni diretta) u fl-għajnuna esterna (ġestjoni deċentralizzata). Ksur serju tar-regoli tal-akkwist tal-UE u dawk nazzjonali kien responsabbli għall-maġġoranza tal-iżball misjub fil-qasam ta’ “Koeżjoni”. Għaldaqstant, il-pjan tal-awditu tal-IAS ta prijorità lill-awditi biex jiżguraw li qed tiġi applikata strateġija ta’ kontroll konsistenti għal kull qasam sinifikanti ta' nfiq, inkluż id-DĠs tal-Fondi Strutturali, peress li strateġiji ta’ kontroll bħal dawn għandhom l-għan li jindirizzaw ir-riskju ta’ żball fit-tranżazzjonijiet sottostanti. 3. L-implimentazzjoni tal-pjan tal-awditu kkoordinat mill-IAS 3.1. Statistiki tal-awditjar Fl-2011, l-IAS implimenta 88 % tal-impenji ta' prijorità tiegħu (bl-impenji C1 bħala dawk li għandhom jitlestew matul is-sena). Impenji oħrajn kienu fi stadju avvanzat sew, madwar 69 % tal-impenji tal-awditjar mhux prijoritarji (l-impenji C2 huma dawk li jistgħu jitwettqu matul is-sena d-dieħla minħabba kunsiderazzjonijiet ta’ skedar). Ġew iffinalizzati 29 impenn C1 u 36 impenn C2 (inklużi awditi, azzjonijiet ta’ segwitu u konsulenza), li jirriżultaw f’77 rapport kif ġej: Tip || || Total 2011 || Total 2010 || Total 2009 AWDITJAR || Nru ta’ impenji || 20 || 24 || 26 Nru ta’ rapporti || 23 || 28 || 31 REVIŻJONIJIET PRELIMINARI || Nru ta’ impenji || 3 || 0 || 0 Nru ta’ rapporti || 3 || 0 || 0 KONSULENZA || Nru ta’ impenji || 1 || 6 || 5 Nru ta’ rapporti[4] || 1 || 6 || 5 SEGWITU || Nru ta’ impenji || 41 || 44 || 31 Nru ta’ rapporti || 50 || 50 || 34 Nru totali tal-impenji || 65 || 74 || 62 Nru totali ta’ rapporti || || 77 || 84 || 70 L-IAS ħareġ in-numru ta' rakkomandazzjonijiet li ġej: || Status ta’ aċċettazzjoni || Iva || Le Prijorità || Le || Le || % || Le || % Kritika || 0 || 0 || 100 % || 0 || 0 % Importanti ħafna || 57 || 56 || 98 % || 1 || 2 % Importanti || 102 || 101 || 99 % || 1 || 1 % Mixtieqa || 1 || 1 || 100 % || 0 || 0 % Totali || 160 || 158 || 99 % || 2 || 1 % Lista sħiħa tar-rapporti tal-awditjar tinsab fid-Dokument ta’ Ħidma tal-Kummissjoni mehmuż, flimkien mas-sommarji, ir-rati tal-aċċettazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet għal kull rapport, l-istat ta' implimentazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet maħruġa għall-2007-2011 u s-sommarji tal-konklużjonijiet finali ta’ impenji ta’ segwitu. Għar-rakkomandazzjonijiet aċċettati kollha, is-servizzi awditjati abbozzaw pjanijiet ta' azzjoni, li tressqu u ntlaħaq qbil fuqhom mal-IAS. Is-servizzi awditjati rrappurtaw li 80 % tar-rakkomandazzjonijiet kollha li ġew aċċettati fl-2007-2011 kienu ġew implimentati sal-bidu tas-sena 2012. Kienu biss 25[5] rakkomandazzjoni li ġew implimentati b’aktar minn sitt xhur tard. In-numru totali ta' rakkomandazzjonijiet li ġew aċċettati mis-servizzi awditjati fl-2007-2011, li għalihom l-IAS kienet wettqet awditi ta' segwitu sa tmiem l-2011, huwa ta’ 1 097. L-IAS qabel li r-rakkomandazzjonijiet kienu ġew implimentati u għalaq 98 % tar-rakkomandazzjonijiet segwiti matul dan il-perjodu. Ix-xogħol ta’ segwitu mwettaq mill-IAS ikkonferma li r-rakkomandazzjonijiet qegħdin jiġu implimentati b' mod soddisfaċenti. L-APC ġie infurmat dwar kwalunkwe rakkomandazzjoni kritika jew importanti ħafna li kienet tard b’mod sinifikanti. 3.2. Sejbiet u rakkomandazzjonijiet ewlenin, l-impatt tagħhom u l-azzjoni ta’ ġestjoni sussegwenti Sommarju tal-objettivi u l-ambitu tal-impenji ta’ awditjar imsemmija hawn taħt jinsab fid-Dokument ta' Ħidma tal-Persunal tal-Kummissjoni mehmuż, flimkien man-numru ta' rakkomandazzjonijiet maħruġa u aċċettata. 3.2.1. Governanza Fl-2011, l-IAS adotta għadd ta’ awditi u azzjonijiet ta’ segwitu dwar il-governanza fi ħdan il-Kummissjoni Ewropea (KE). · Frodi L-IAS żamm l-impenn tiegħu li jipprevjeni u jikxef il-frodi u fl-2011 wettaq awditu f'DĠ AGRI. Il-prevenzjoni u s-sejbien ta’ frodi kien parti mill-ambitu[6] ta’ żewġ awditi oħrajn dwar strateġiji ta' kontroll fid-DĠ INFSO u fid-DĠ RTD. Barra minn hekk, twettaq awditu ta' segwitu fl-2011 dwar sistemi ta’ informazzjoni kontra l-frodi fid-DĠ OLAF. L-awditu fid-DĠ AGRI ffoka fuq il-valutazzjoni tal-adegwatezza u tal-applikazzjoni effettiva tal-governanza, tal-ġestjoni tar-riskju u tal-proċess ta’ kontroll intern għall-prevenzjoni, is-sejbien u s-segwitu ta’ każi ta’ frodi. L-IAS irrakkomanda li jiġu assenjati b’mod ċar ir-rwoli u r-responsabbiltajiet kontra l-frodi, li titqajjem kuxjenza dwar riskji ta' frodi f'żoni vulnerabbli, li tiġi żviluppata strateġija kontra l-frodi, li jissaħħu l-kontrolli kontra l-frodi fil-livell tal-Istati Membri għall-ġestjoni konġunta, li jittejjeb is-segwitu u r-rappurtar dwar każijiet ta' frodi identifikati u li jkun hemm aktar ħidma għal kooperazzjoni aħjar mal-OLAF. Skont il-pjan ta’ azzjoni, matul l-2012 AGRI se jaħtar korrispondent full-time kontra l-frodi, se japprova l-istrateġija tiegħu kontra l-frodi f'konformità ma' dik tal-Kummissjoni u se jistabbilixxi arranġamenti ta' ħidma mal-OLAF. Fir-rigward tal-INFSO u r-RTD, l-IAS sab li d-DĠ INFSO b'mod partikulari kien żviluppa inizjattivi rivoluzzjonarji kontra l-frodi u li dawn għandhom jiġu żviluppati biex jgħinu fl-iżvilupp ta' strateġija komuni kontra l frodi għall-qasam tar-riċerka kollu kemm hu. Għall-RTD, l-IAS sab li ċerti oqsma kien għadhom iridu jiġu indirizzati, fosthom il-qawmien ta’ kuxjenza, l-identifikazzjoni ta’ twissjijet, l-iżgurar li kontrolli kontra l-frodi jiġu inkorporati fis-sistemi ta' kontroll, il-ħidma ma' DĠs oħra fuq riskji speċifiċi bħall-plaġjariżmu u l-finanzjament doppju, l-iżgurar ta' ġbir xieraq tad-dejta u l-użu ta’ għodod ta’ tiftix tad-dejta avvanzati. Sadanittant, l-istrateġija tal-RTD kontra l-frodi ġiet riveduta biex tiżgura li elementi komuni jiġu trattati kif xieraq; ġew organizzati korsijiet ta’ taħriġ f'qawmien ta’ kuxjenza dwar il-frodi; il-valutazzjoni regolari tar-riskju tinkludi konsiderazzjoni tar-riskji ta’ frodi (essenzjalment finanzjament doppju); u l-għodda tal-IT żviluppata minn INFSO biex jiġu skoperti każijiet ta’ plaġjariżmu se tiġi kkunsidrata wara li jitlestew it-testijiet fuq il-post. · Il-Ġestjoni tal-Kontinwità tan-Negozju Fl-2011, l-IAS wettaq awditjar ta’ segwitu fil-fond tal-awditjar tiegħu tal-2009 fuq il-Ġestjoni tal-Kontinwità tan-Negozju (BCM) fis-Segretarjat Ġenerali (fir-rwol ta' koordinazzjoni tiegħu) u fid-DĠs operattivi JLS[7], TAXUD u HR. Huwa ma setax jagħti opinjoni wara l-awditjar tiegħu tal-2009. Matul dan l-eżerċizzju ta' segwitu l-IAS mhux biss ivvaluta l-progress li sar minn kull servizz awditjat fl-implimentazzjoni tal-pjanijiet ta' azzjoni rispettivi tagħhom, iżda wkoll ivvaluta mill-ġdid l-adegwatezza tal-kontrolli kollha kemm huma. B'riżultat ta' dan, ġiet espressa opinjoni kwalifikata tal-awditjar, li tat assigurazzjoni raġonevoli fir-rigward tal-kisba ta' għanijiet kummerċjali, ħlief għal kwistjoni waħda relatata mas-superviżjoni tal-BCM. Il-Kummissjoni qed tivvaluta l-aktar miżuri xierqa u effettivi għas-soluzzjoni ta' din il-kwistjoni. 3.2.2. Awditi tar-rendiment Fir-riżoluzzjoni tiegħu tal-10 ta' Mejju 2011 dwar il-kwittanza għall-2009, il-Parlament Ewropew stieden “lis-Servizz tal-Awditjar Intern jalloka parti mir-riżorsi tiegħu għal eżaminazzjoni dwar jekk l-infiq mid-Direttorati Ġenerali ewlenin huwiex effiċjenti, ekonomiku u effettiv u b'hekk jikkompleta l-verifiki finanzjarji u ta' konformità attwali” (paragrafu 59). Konsegwentement, l-IAS inkluda għadd ta’ awditi tar-rendiment fil-pjan strateġiku ta’ awditjar tiegħu għall-2010-2012. Fl-2011 ħareġ l-ewwel awditi tar-rendiment tiegħu fuq il-Programm għall-Intraprenditorjat u l-Innovazzjoni (EIP) fid-DĠ ENTR u fuq l-attivitajiet operattivi tad-DĠ ECHO. L-awditu tal-EIP enfasizza l-ħtieġa għad-DĠ ENTR li jiżviluppa sett imnaqqas ta’ indikaturi sinifikanti u stabbli għal azzjoni simili taħt il-programm suċċessur tal-EIP, biex jittejjeb il-kejl tar-rendiment fil-valutazzjonijiet u biex tittejjeb il-gwida tiegħu fir-rigward tal-aspetti tar-rendiment lill-Aġenzija Eżekuttiva għall-Kompetittività u l-Innovazzjoni, li jistgħu jiġu esternalizzati aktar proġetti lilhom. Il-proposta tal-Kummissjoni għall-Programm għall-Kompetittività tal-Intrapriżi u l-SMEs (COSME) taħt il-Qafas Finanzjarju Pluriennali li jmiss tal-2014-2020 tagħti l-attenzjoni dovuta lir-riżultati tal-awditjar. L-awditjar fuq attivitajiet operattivi tal-ECHO kkonkluda li filwaqt li d-DĠ jirreaġixxi malajr għal avveniment, ġew innutati dgħufijiet fil-qabża minn sforzi ta’ għajnuna għal assistenza fl-iżvilupp u fil-mainstreaming tat-Tnaqqis ta' Riskju ta' Diżastri u tħejjija għal diżastri fi proġetti. Skont il-pjan ta’ azzjoni, metodoloġija finali u sett xieraq ta' għodod għall-integrazzjoni tad-DRR (Tnaqqis ta' Riskju ta' Diżastri) fil-proċedura ta' rispons ta' emerġenza tiegħu se jkunu disponibbli sa tmiem l-2012. L-IAS irrakkomanda wkoll li d-DĠs ECHO u DEVCO jħejju strateġija komuni għal-LRRD (Kollegament tal-Għajnuna ta' Emerġenza, ir-Riabilitazzjoni u l-Iżvilupp) u li l-kwistjoni tal-LRRD tkun indirizzata kif jixraq fl-aġġornament tal-istrumenti legali, b’mod partikulari l-Fond Ewropew għall-Iżvilupp u l-Istrument tal-Kooperazzjoni għall-Iżvilupp. Qed iseħħu d-diskussjonijiet interistituzzjonali dwar il-proposti tal-Kummissjoni għall-istrumenti legali ġodda taħt il-QFP il-ġdid, u qed tiġi mfassla l-istrateġija komuni tal-ECHO/DEVCO/EEAS dwar il-LRRD, li għandha l-għan li ttejjeb l-effikaċja tal-għajnuna kemm umanitarja kif ukoll l-għajnuna għall-iżvilupp permezz ta' koordinazzjoni aħjar, u tiġi evitata d-duplikazzjoni u t-titjib tas-sinerġiji. Il-metodoloġija komuni hija mistennija li tkun adottata sa tmiem l-2012. Fl-2011 l-IAS wettaq awditu fuq l-effettività u l-effiċjenza tas-sorveljanza mid-DĠ MARKT tal-applikazzjoni tar-regoli tal-akkwist pubbliku fl-Istati Membri. L-awitu kkonkluda li d-DĠ għandu jieħu approċċ aktar proattiv u preventiv, bi sħubija mal-Istati Membri. B’mod partikulari, il-ġbir, l-analiżi u r-rappurtaġġ tal-informazzjoni għandhom jittejbu u għandha tingħata prijorità u tiġi ffukata aħjar l-azzjoni ta' infurzar, abbażi tal-QEA, l-OLAF u l-ħidma ta’ kontrolli ex-post. Id-DĠ MARKT għandu jieħu l-inizjattiva biex jiġu skambjati l-informazzjoni, l-esperjenzi u l-aħjar prattiki, u biex jiġu mqabbla s-sistemi ta' akkwist nazzjonali. Il-Kummissjoni qieset ir-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar tal-IAS fil-proposti tagħha għal leġiżlazzjoni riveduta għall-akkwist pubbliku, b’mod partikulari fir-rigward tar-rekwiżiti għall-Istati Membri biex jissottomettu rapporti annwali u biex jistabbilixxu korpi speċjalizzati fil-livell nazzjonali, responsabbli għall-koordinazzjoni u s-superviżjoni ġenerali. 3.2.3. L-istrateġiji ta’ kontroll Wara l-awditi tiegħu fuq il-fondi strutturali fl-2010, fl-2011 l-IAS eżamina strateġiji ta’ kontroll fil-qasam tar-riċerka (id-DĠ RTD u INFSO), fl-għajnuna esterna (id-DG DEVCO), fil-programmi ta’ qabel l-adeżjoni (IPARD) u fil-programm TEN-T. Fir-rigward tal-awditi fid-DĠ RTD u INFSO, waħda mill-kisbiet prinċipali kienet l-introduzzjoni, mill-2012, ta' Kampjun Rappreżentattiv Komuni tal-Awditjar (CRAS) matul l-isfera kollha tal-politika tar-riċerka. Dan se jindirizza l-ineffiċjenzi u jnaqqas il-piż tal-awditjar u l-problemi ta' koordinazzjoni meta l-istess benefiċjarji jiġu ttestjati minn massimu ta’ tmien Servizzi tar-Riċerka tal-Kummissjoni (RCS) differenti. Biex jiġu mħarsa l-ħtiġijiet tar-responsabbiltà u tal-assigurazzjoni, kull sehem tas-servizz tal-kampjun uniku jista’ jiżdied kif meħtieġ, u dawn għandhom ikomplu jieħdu l-kampjuni bbażati fuq ir-riskju speċifiċi tagħhom stess. Fil-qasam tal-għajnuna esterna, l-IAS irrakkomanda li d-DG DEVCO jsaħħaħ is-superviżjoni u l-kontrolli tiegħu fuq kemm sejħiet għall-proposti deċentralizzati kif ukoll dawk ċentralizzati, u aktar speċifikament iwaqqaf jew isaħħaħ il-mekkaniżmi ta’ sorveljanza u kontrolli tiegħu, sabiex jikseb assigurazzjoni fuq l-effettività u t-trasparenza tal-proċess tal-għoti tal-għotja, u l-konformità tiegħu mar-regoli stabbiliti. Rakkomandazzjonijiet oħra tal-IAS ikopru l-ħtiġijiet tat-taħriġ tal-persunal, il-kontrolli mtejba tat-tidħil tad-dejta fis-CRIS permezz ta’ taħriġ imtejjeb, u proċess ta' reviżjoni tad-dejta aktar rigoruż li jkopri kemm il-Kwartieri Ġenerali tad-DEVCO kif ukoll id-Delegazzjonijiet tal-UE. Id-DĠ DEVCO saħħaħ is-superviżjoni u l-kontrolli tiegħu fuq sejħiet għal proposti billi saħħaħ l-istruzzjonijiet tal-PRAG (Gwida Prattika għall-Proċeduri Kuntrattwali għall-Azzjonijiet Esterni tal-UE), irreveda l-linji gwida attwali u għamel sforz kostanti fir-rigward tat-taħriġ. Qed jiġi varat studju dwar il-kwalità tad-dejta bil-għan li jiġu klassifikati l-iżbalji varji, u jiġu identifikati r-raġunijiet ewlenin għal kodifikazzjoni żbaljata u jiġu proposti miżuri korrettivi u preventivi. Se jiġi stabbilit pjan ta' azzjoni komprensiv biex titjieb il-kwalità tad-dejta fis-CRIS bħala parti mill-awditu speċifiku mwettaq fuq is-CRIS mill-QEA. L-awditu fuq l-Istrument għal Assistenza ta' qabel l-Adeżjoni għall-Iżvilupp Rurali (IPARD), immexxi mid-DĠ AGRI, enfasizza d-dewmien fl-implimentazzjoni tal-programmi IPARD, liema dewmien irriżulta f’eżekuzzjoni finanzjarja fqira u telf possibbli ta’ baġit skont ir-regola tad-diżimpenn n+3. L-IAS irrakkomanda li d-DĠ AGRI jagħmel aktar biex jistabbilixxi l-passi u l-iskeda tal-proċess ta’ qabel l-akkreditazzjoni sad-deċiżjoni ta’ konferiment, u jagħti gwida aħjar u jikkomunika aħjar mal-pajjiżi kandidati u l-korpi ta’ qabel l-akkreditazzjoni tagħhom. Id-DĠ AGRI kien tal-fehma li l-konferiment tal-ġestjoni tal-programm IPARD lill-Kroazja kien l-aqwa mod biex iħejji lill-Kroazja għat-tmexxija tal-Fondi għall-Iżvilupp Rurali (li ġew ikkorroborati mill-QEA), iżda se jtejjeb il-gwida, se jirrevedi l-proċess ta’ konferiment, u se jipprovdi valutazzjoni regolari ta' konġestjonijiet sa tmiem l-2012. L-Aġenzija Eżekuttiva tan-Netwerk Trans-Ewropew tat-Trasport inħoloq fl-2006 biex jimmaniġġja l-implimentazzjoni teknika u finanzjarja tal-programm TEN-T (EUR 1,2 biljun kommessi fl-2011). L-awditu fuq l-istrateġija ta’ kontroll TEN-T EA ġie konkluż b’opinjoni ta' awditu soddisfaċenti, li jikkonferma li aġenziji eżekuttivi jistgħu jikkostitwixxu mudell ta’ ġestjoni li jiffunzjona u effettiv għal żvilupp ulterjuri fil-qafas finanzjarju pluriennali li jmiss. 3.2.4. Il-programmi ta’ Sistemi Globali ta' Navigazzjoni bis-Satellita (GNSS) Il-Kummissjoni qiegħda ssir dejjem aktar involuta fil-ġestjoni u t-twassil ta' programmi industrijali maġġuri bħal ITER, Galileo jew sistemi tal-IT mifruxa mal-UE li joħolqu sfidi u riskji partikulari. Sabiex tappoġġja l-attivitajiet ta’ ġestjoni tal-Kummissjoni f'dan il-qasam, fl-2011 l-IAS lesta serje ta’ tliet awditi ta’ programmi ta’ Sistema Globali ta' Navigazzjoni bis-Satellita (GNSS) EGNOS u Galileo. Fid-dawl ta’ dewmien sinifikanti, spejjeż addizzjonali u l-irtirar ta’ investituri privati, dawn il-programmi ġew organizzati mill-ġdid fl-2007-2008 bi pjan rivedut, skema ġdida ta' finanzjament u mudell ġdid ta' governanza li jinvolvi, notevolment, lill-Kummissjoni bħala Amministratur tal-Programm, l-Aġenzija Spazjali Ewropea (ESA) bħala Amministratur tal-Proġett u l-Istati Membri rrappreżentati minn korpi differenti. Il-Kummissjoni pproponiet li talloka EUR 7 biljun sabiex tiggarantixxi t-tlestija tal-infrastruttura tan-navigazzjoni satellitari tal-UE u sabiex tmexxi s-sistemi sal-2020. L-ewwel impenn tal-IAS dwar il-Governanza, il-Ġestjoni tar-Riskju u l-Ġestjoni tal-Proġett ġie konkluż b’opinjoni negattiva tal-awditu, u rrakkomanda aktar stabbilità f'dawn il-programmi spazjali u fl-istruttura ta’ governanza tagħhom. Rakkomandazzjonijiet oħra kienu li: it-tmexxija tal-Amministratur tal-Programm tal-Kummissjoni Ewropea trid tiġi msaħħa; il-Kummissjoni u l-ESA jridu jiffukaw aktar fuq ir-rwoli rispettivi tagħhom; ir-rwol tal-Aġenzija GNSS irid jiġi ċċarat u stabilizzat; u l-istrateġija tar-riżorsi umani trid tittejjeb fir-rigward tal-persunal temporanju sabiex tiġi żgurata l-kontinwità tal-persunal. It-tieni impenn tal-IAS dwar Azzjonijiet, Għotjiet u L-Ġestjoni Tal-Akkwisti wasslet għal opinjoni kkwalifikata. L-IAS irrakkomanda li trid tiġi organizzata reviżjoni ġdida tas-sistema ta’ kontroll intern tal-ESA f’konformità mar-rekwiżiti tar-Regolament Finanzjarju għall-ġestjoni ċentralizzata indiretta. Għandhom jiġu msaħħa wkoll il-kundizzjonijiet li jippermettu sejħiet għall-offerti kompetittivi miftuħa, u l-użu ta’ proċeduri negozjati għandhom jiġu limitati għal każijiet eċċezzjonali. Fl-aħħar nett, l-IAS irrakkomanda li jiġu ssikkati r-rekwiżiti tar-rappurtar tal-ESA biex tinħoloq rabta aħjar bejn il-ħlasijiet u r-riżultati tanġibbli, bil-ħsieb li jkun hemm ippjanar, superviżjoni u sorveljanza aħjar tal-ESA. Id-DĠ ENTR impenja ruħu li jerġa’ jwettaq (jesternalizza) il-valutazzjoni fuq sitt pilastri tas-sistemi u l-proċeduri tal-ESA. It-tielet impenn dwar il-Kontabilità għal Assi Fissi, Ċirkwiti Finanzjarji u Ġestjoni Finanzjarja tlesta b’opinjoni negattiva tal-awditu fuq il-kompletezza u l-valutazzjoni tal-assi fissi. L-IAS irrakkomanda li d-DĠ ENTR isaħħaħ is-superviżjoni tiegħu tal-ġestjoni tal-assi fissi u jiżviluppa strateġija xierqa tal-kontabilità. Id-DĠ ENTR għandu jaħdem mad-DĠ BUDG u l-Uffiċjal tal-Kontabilità biex jiddetermina valutazzjoni xierqa u metodoloġiji tal-kontabilità għall-flussi tal-assi fissi differenti. Minbarra din il-valutazzjoni l-ġdida tas-sistema ta’ kontroll intern tal-ESA, l-awditi ex post tad-DĠ ENTR għandhom iqisu l-informazzjoni kollha disponibbli, notevolment il-kwalifiki espressi mill-Bord tal-Awdituri tal-ESA dwar il-kontijiet annwali tal-Aġenzija. Il-Kummissjoni immedjatament ħadet azzjoni sabiex tindirizza l-kwistjonijiet imsemmija hawn fuq. Ġie assenjat Viċi Direttur Ġenerali ġdid biex jissorvelja l-programm kollu. Ġew adottati miżuri biex itejbu l-proċessi amministrattivi. Ġew irreklutati konsulenti esterni biex jassistu fil-valutazzjoni u l-kontabilità. F'Ottubru 2011, ġew imtellgħin b'suċċess l-ewwel żewġ satelliti operattivi. F'Novembru, il-Kummissjoni adottat proposta għal Regolament ġdid dwar l-implimentazzjoni u l-isfruttar tas-Sistemi Ewropej ta' Navigazzjoni bis-Satellita. 3.2.5. Il-proċessi tal-ġestjoni finanzjarja Fl-2011 l-IAS ikkonċentra l-aktar fuq żewġ proċessi fil-livell tal-Kummissjoni (il-ġestjoni tal-garanziji u l-irkupri) u fuq il-ġestjoni ta’ akkwisti fi tliet servizzi operattivi (OIB, DĠ HR u JRC). Barra minn hekk, is-serje ta' awditi fuq il-programmi GNSS koprew ukoll xi attivitajiet finanzjarji, notevolment għotjiet u ġestjoni tal-akkwisti, ċirkwiti finanzjarji u ġestjoni finanzjarji (ara l-paragrafu 3.2.4 għal aktar dettalji). L-awditu fuq aktar minn DĠ wieħed li twettaq fl-2011 identifika oqsma għal titjib fil-ġestjoni ta' garanziji finanzjarji. Is-segwitu fuq il-proċeduri ta’ rkupru wera implimentazzjoni xierqa tar-rakkomandazzjonijiet, u kkontribwixxa għal proċessi aktar strinġenti fid-DĠs awditjati. L-awditi ta’ segwitu tal-2011 fuq proċeduri tal-akkwist urew li s-sistemi u l-proċeduri fis-servizzi awditjati kienu ġew imtejba b’mod sinifikanti. B’mod ġenerali, il-konklużjonijiet tal-IAS dwar il-proċessi tal-ġestjoni finanzjarja fil-Kummissjoni huma pożittivi. 3.2.6. Teknoloġiji tal-informazzjoni It-teknoloġiji tal-informazzjoni (IT) qed iħallu impatt dejjem akbar fuq l-operazzjonijiet tal-Kummissjoni, u qed jiġu ddedikati aktar flus u persunal għall-attivitajiet tal-IT (jintefqu EUR 500 miljun kull sena u hemm 3 800 impjegat jaħdmu fl-IT). Wara r-rakkomandazzjonijiet tal-IAS, il-Kummissjoni nediet diversi inizjattivi fl-2010 biex tiżgura li qed tisfrutta bis-sħiħ l-investimenti tal-IT f’termini ta’ nfiq u effiċjenza tas-servizz, inkluż it-twaqqif ta' kumitat ta’ tmexxija tal-IT. Issa l-Kummissjoni qed tiffoka fuq it-tfassil ta' strateġija komprensiva tal-IT u approċċ aktar strateġiku lejn l-investimenti tal-IT, billi jiġu ssorveljati aktar mill-qrib l-infiq fl-IT biex tiżgura li hu allinjat ma' operazzjonijiet tan-negozju ewlenin, u biex tidentifika sinerġiji li jżidu l-effiċjenza. L-awditi li twettqu fl-2011[8] iffukaw fuq il-governanza tal-IT, il-ġestjoni tal-proġett tal-IT u s-sigurtà fl-IT. Ingħatat attenzjoni partikulari lill-ġestjoni tal-attivitajiet sottokuntrattati, fejn is-servizzi esternalizzati jistgħu jaggravaw ir-riskji inerenti ta' nuqqas milli jintlaħqu l-ħtiġijiet tan-negozji, jinqabeż l-ammont tal-baġit u tinkiser is-sigurtà tas-sistemi. Ir-riżultati wrew il-ħtieġa li tissaħħaħ il-governanza u l-ġestjoni tar-riskju tal-IT f’dipartimenti amministrattivi u għal proġetti tal-IT. B’mod partikulari, għandu jissaħħaħ ir-rwol tal-maniġment superjuri fis-sorveljanza tal-investimenti tal-IT. Oqsma oħra fejn jista' jsir titjib għandhom x’jaqsmu mas-sigurtà tal-IT. 4. Konsulenza mal-grupp speċjalizzat dwar l-irregolaritajiet finanzjarji tal-Kummissjoni Fl-2011 ma ġew irrappurtati l-ebda problemi sistemiċi mill-Grupp Speċjalizzat dwar l-Irregolaritajiet Finanzjarji skont l-Artikolu 66(4) tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej. 5. Konklużjonijiet Il-Kummissjoni tesprimi l-apprezzament tagħha kemm lill-Awditur Intern kif ukoll lid-DĠs u s-Servizzi awditjati għall-kooperazzjoni pożittiva tagħhom u għall-pjanijiet ta' azzjoni tagħhom b'rispons għar-rakkomandazzjonijiet tal-IAS. Billi jiġu implimentati l-pjanijiet ta' azzjoni għal din is-sena u għas-snin preċedenti, il-Kummissjoni qed tibni b’mod stabbli l-qafas ta’ kontroll intern tagħha. Abbażi tal-ħidma mwettqa fl-2011, wieħed jista’ jasal għall-konklużjonijiet li ġejjin: 5.1. Awditi tar-rendiment L-ewwel żewġ awditi tar-rendiment tal-IAS ippruvaw jagħmlu proċessi aktar effettivi u effiċjenti minflok ma jeżaminaw il-konformità tagħhom ma' proċeduri u regoli. Dan it-tip ta' awditu huwa partikolarment rilevanti fiż-żmien attwali: hemm sistemi ta' kontrolli interni maturi li jindirizzaw il-kwistjoni tal-konformità, iżda l-Kummissjoni trid taħdem biex tagħmel aktar b'anqas riżorsi, u biex turi żieda fl-effiċjenza, meta titqies il-klima ekonomika attwali. L-IAS għamel ukoll sforzi kbar biex jiddefinixxi l-qafas tal-awditu tar-rendiment u biex jiżviluppa programm intern ta' taħriġ għall-awdituri. Dawn l-ewwel awditi tar-rendiment kellhom riżultati pożittivi, iżda enfasizzaw il-ħtieġa għal · rabtiet aħjar bejn l-attivitajiet tad-DĠs, · aktar indikaturi rilevanti tar-rendiment għal ċerti programmi, · kejl tar-rendiment aħjar fil-valutazzjonijiet. Fil-Qafas Finanzjarju Pluriennali għall-2014-2020, il-Kummissjoni pproponiet simplifikazzjonijiet radikali fil-programmi sezzjonali kollha u inkludiet għanijiet ġenerali u speċifiċi u indikaturi tar-rendiment ewlenin bil-ħsieb li jitjieb ir-rappurtaġġ tar-rendiment. Barra minn hekk, klawżola standard dwar il-valutazzjoni tirrikjedi rapport finali tal-valutazzjoni dwar jekk intlaħqux l-għanijiet ta’ kull programm. 5.2. L-istrateġiji ta’ kontroll tad-dipartimenti tal-Kummissjoni L-IAS kompla jaħdem biex jgħin lill-Kummissjoni tikseb DAS aktar pożittiva billi ħa approċċ effettiv iżda proporzjonat għar-riskju tal-iżball fit-tranżazzjonijiet sottostanti. Bil-ħsieb li jissaħħu l-kontrolli fuq il-mod kif titmexxa l-politika tar-riċerka tal-UE, l-awditu tal-IAS tal-2011 f'żewġ dipartimenti tal-Kummissjoni relatati mar-riċerka enfasizza l-bżonn għal strateġija komuni ta' awditjar fil-Qasam tar-Riċerka, b'xejn anqas minn tmien dipartimenti tal-Kummissjoni. In-natura interkonnessa tar-riċerka tfisser li se jkun hemm benefiċjarji komuni, li jeħtieġu approċċ aktar ikkoordinat għall-awditjar. Fil-qasam tal-Għajnuna Esterna, l-IAS irrakkomanda superviżjoni u kontrolli aktar qawwija fil-proċess tal-ġestjoni tal-għotjiet tal-FEŻ, kemm fil-kwartieri ġenerali tal-Kummissjoni kif ukoll fid-Delegazzjonijiet tal-UE. Il-pjanijiet ta' azzjoni kienu mfassla biex itejbu s-superviżjoni tan-nefqa trasferita, notevolment bit-titjib tar-rappurtar tad-Delegazzjonijiet, bir-razzjonalizzazzjoni tal-programmi ta’ kontroll u bis-sorveljanza tal-attivitajiet ta’ kontroll. Il-miżuri kienu kkunsidrati xierqa iżda għad iridu jagħtu l-frott. Is-separazzjoni tal-kompiti bejn il-Kummissjoni u s-SEAE tippreżenta riskji ġodda, li qed jiġu indirizzati. Fl-2010 l-IAS awditjat l-istrateġiji ta' kontroll tal-Fondi Strutturali tad-DĠs, u kkonkluda li jinsabu fit-triq it-tajba. Din il-ħidma se titkompla fl-2012 fil-qasam tal-Koeżjoni, permezz ta' awditi li jkopru l-għeluq tal-perjodu ta’ programmar preċedenti għall-FEŻR, il-FK u l-FSE u l-implimentazzjoni ta' kontrolli matul il-perjodu ta’ programmar tal-2007-13, sabiex ikun hemm assigurazzjoni raġonevoli li d-DĠs qed jindirizzaw b’mod effettiv il-kwistjoni tar-rata ta' żbalji li hija persistentement għolja. 5.3. Il-ġestjoni tal-Kummissjoni tal-programmi industrijali kbar Wara l-awditi tiegħu fuq il-Programmi ta’ Sistemi Globali ta' Navigazzjoni bis-Satellita (GNSS), l-IAS ikkonkluda li l-Kummissjoni għandha tassigura li għandha l-kapaċità li tmexxi programmi kumplessi bħal dawn, peress li dawn jeħtieġu ħiliet fl-immaniġġjar ta’ proġetti kbar li ma jinstabux faċilment internament. Jeħtieġu wkoll li tiġi assenjata r-responsabbiltà tal-ġestjoni fuq livell għoli xieraq u struttura ta’ governanza stabbli. Il-Kummissjoni ħadet azzjoni immedjata sabiex tindirizza l-kwistjonijiet imsemmija hawn fuq u adottat proposta għal Regolament ġdid dwar l-implimentazzjoni u l-isfruttar tas-Sistemi Ewropej ta' Navigazzjoni bis-Satellita. Dan jipprovdi qafas ġdid ta' finanzjament u governanza tal-programmi EGNOS u Galileo għall-2014-2020. 5.4. Il-proċessi tal-ġestjoni finanzjarja tal-Kummissjoni L-awditi ta’ segwitu fuq il-proċessi ta’ ġestjoni finanzjarja urew titjib kbir matul l-aħħar snin, hekk li l-konklużjonijiet tal-IAS f’dan il-qasam huma pożittivi. Għad baqa’ xogħol x’isir biex jiġi żgurat li l-qafas ta' kontroll jibqa' b'saħħtu minkejja l-pressjoni fuq ir-riżorsi. 5.5. Il-governanza tal-IT tal-Kummissjoni Wara r-rakkomandazzjonijiet tal-IAS fil-qasam tal-IT, il-Kummissjoni ħadet għadd ta' inizjattivi, bħalma huma t-twaqqif ta' Kumitati ta' Tmexxija tal-ABM u tal-IT, il-Grupp ta’ Livell Għoli dwar l-IT, il-Bord tal-Ġestjoni tal-Proġett tal-IS u l-Grupp ta' Ħidma Speċjali tal-IT dwar l-awtomazzjoni tal-uffiċċju, li kollha tejbu l-governanza tal-IT. Fl-2010/2011, inbeda l-proċess ta’ razzjonalizzazzjoni tal-IT[9]. Għal dan il-għan, ħafna sistemi tal-IT tal-Kummissjoni ġew riveduti u vvalutati fl-2011, bil-ħsieb li jiġi llimitat l-għadd ta’ sistemi lokali tal-IT u l-persunal tal-IT u jiġu ssimplifikati s-sistemi eżistenti. Dan ix-xogħol għadu għaddej. Huwa essenzjali li kwalunkwe deċiżjoni ta’ razzjonalizzazzjoni tkun ibbażata fuq analiżi sħiħa u oġġettiva tal-kostijiet u l-benefiċċji ta' kull għażla kkunsidrata. [1] Ir-rapporti ta’ awditjar u ta’ konsulenza li ġew iffinalizzati sal-1 ta' Frar 2011 u l-ittra għall-maniġment dwar il-qasma tad-DĠs li ġiet iffinalizzata f'Marzu 2011 kienu inklużi fir-rapport tal-2010 u għalhekk ma ġiex irrappurtat fuqhom hawnhekk. Ir-rapporti li ħarġu fl-2011 iżda li ġew iffinalizzati sal-31 ta’ Jannar 2012 huma, bl-istess mod, inklużi fir-rapport tal-2011. [2] COM(2011) 0281 tas-6 ta’ Ġunju 2012. [3] L-IAS u l-Kapaċitajiet tal-Awditjar Intern (IACs). [4] Inklużi Ittri għall-Maniġment. [5] Minn dawn il-25 rakkomandazzjoni, waħda nħarġet fl-2006 (ara l-kummenti fid-Dokument ta’ Ħidma tal-Kummissjoni mehmuż). [6] Aktar dettalji fit-Taqsima 3.2.3. [7] Fl-2010 d-DĠ JLS inqasam f'DĠ HOME u DĠ JUST. [8] Il-ġestjoni tal-IT Lokali fid-DĠ EMPL, is-Sigurtà tal-ambjent tal-IT fi proġetti b’sottokuntratt fid-DĠ REGIO, il-Ġestjoni tal-infrastruttura tat-telekomunikazzjoni u s-servizzi sTESTA fid-DĠ DIGIT, l-għodod tal-IT tan-Netwerk Ewropa għall-Intrapriża f'EACI. [9] Il-Komunikazzjoni mill-Kummissarju M. Šefčovič lill-Kummissjoni “Getting the best from IT in the Commission” tas-7.10.2010 stabbilixxiet il-Kumitati ta' Tmexxija tal-ABM u tal-IT. Il-Komunikazzjoni mill-Kummissarju M. Šefčovič lill-Kummissjoni “Follow up to the Communication ‘Getting the best from IT in the Commission’” tat-30.11.2011 ipproponiet il-proċess ta’ razzjonalizzazzjoni tal-IT tal-Kummissjoni.