[pic] | KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ | Brussel 18.02.2005 KUMM(2005) 52 finali RAPPORT MILL-KUMMISSJONI Sinteżi Eżekuttiva:Rapport dwar l-Arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbraOpportunitajiet għal azzjoni futura: il-prijoritajiet A. L-ISFOND Bi tweġiba għat-talba tal-Kunsill tal-Ministri ta’ l-Unjoni Ewropea, permezz tar-riżoluzzjoni tiegħu tas-6 ta’ Mejju, 2003 (2003/C 113/02) dwar l-arkivji fl-Istati Membri, u b’mod partikulari l-punti 8 (a), (b), (c), (d), (e) u 9, is-Sommarju Eżekuttiv jindirizza s-sitwazzjoni ta’ l-arkivji pubbliċi fl-Istati Membri, billi jieħu f’kunsiderazzjoni partikulari t-tkabbir ta’ l-Unjoni Ewropea u kif x'aktarx tevolvi l-ġestjoni ta’ dokumenti u arkivji, u servizzi oħra ta’ arkivji, fil-futur. Huwa jissuġġerixxi metodi ta’ kif il-ġestjoni tad-dokumenti u l-arkivji, kif ukoll is-servizzi pubbliċi għaċ-ċittadini ta’ l-Unjoni Ewropea jistgħu jittejjbu, billi jittieħdu wkoll f’kunsiderazzjoni t-teknoloġiji l-ġodda. Fuq il-bażi ta’ dak li hemm fil-kapitli ta’ dan ir-Rapport, imħejji mill-grupp ta’ Esperti Nazzjonali, qed ikunu proposti l-azzjonijiet ta’ prijorità li ġejjin, flimkien ma’ għadd ta’ proposti oħra għal azzjonijiet li l-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta’ l-UE wkoll għandhom jikkunsidraw u jieħdu azzjoni dwarhom fit-tliet snin li ġejjin. L-azzjonijiet ta’ prijorità proposti jinsabu fil-bidu ta’ kull kapitlu, u qegħdin miġbura f’forma ta’ tabella fl-Anness 3 ma' dan ir-Rapport. L-azzjonijiet ta' prijorità proposti huma miġjuba hawnhekk fil-qosor. Dawn jinkludu miżuri biex ma ssirx ħsara lil dokumenti u arkivji, jew biex din il-ħsara titnaqqas, jew biex dokumenti jkunu restawrati u biex arkivji ma jintilfux minħabba diżastri naturali jew ta’ xorta oħra, biex jittejjeb il-ħarsien ta’ dokumenti u arkivji, inkluż f’dak li għandu x’jaqsam ma’ bini fejn jinżammu l-arkivji, biex tissaħħaħ il-kollaborazzjoni dwar l-awtentiċità, il-ħarsien għal żmien twil u l-aċċessibbiltà ta’ dokumenti u arkivji elettroniċi. Is-sommarju jissuġġerixxi wkoll miżuri li għandhom jittieħdu kontra s-serq, u arranġamenti li għandhom isiru biex jinkisbu lura dokumenti misruqa. Huwa jisħaq fuq l-importanza tas-sehem li l-arkivji għandhom fil-ħidma demokratika tas-soċjetajiet tagħna permezz ta’ liġijiet u standards apposta. Barra minn dan, huwa jipproponi li jinħoloq portal ta’ l-UE għall-wirt arkivjali ta’ l-Unjoni li għadha kif kibret. Dawn l-azzjonijiet kollha għandhom jitwettqu billi titkattar il-koordinazzjoni, l-iskambju ta' l-informazzjoni, kif ukoll tal-prassi tajba fuq livell Ewropew u ma' l-Istati Membri permezz ta' Grupp uffiċjali ta’ koordinazzjoni. Ingħata każ tal-fatt li tkun ħaġa mixtieqa li jkun hemm integrazzjoni akbar ta’ dawn l-azzjonijiet proposti, ma' pjani oħra ta’ azzjoni fuq livell Ewropew. B. ĠABRA FIL-QOSOR TA’ PROPOSTI GĦAL AZZJONIJIET EWLENIN Proposta għal Azzjoni ta’ Prijorità 1 Il-konservazzjoni u t-tħaris mill-ħsara għall-arkivji fl-Ewropa (Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas-06.05.2003, punt 8c 1) 1.1 Miżuri biex ma ssirx ħsara lill-arkivji minħabba diżastri naturali jew ta’ xorta oħra. - Jiġi żviluppat pjan ta’ azzjoni-mudell kontra d-diżastri, u l-ikrupru minnhom meta dawn iseħħu. - Tiġi meqjusa l-possibbiltà li jitwaqqfu laboratorji ċentrali speċjalizzati għal emerġenzi transkonfinali; - Jitwaqqfu timijiet li jkunu jistgħu jieħdu azzjoni malajr biex jagħmlu evalwazzjoni ta’ ħsara. 1.2 Il-konservazzjoni u r-restawr tad-dokumenti u l-arkivji: - jissaħħu l-miżuri ta’ koordinazzjoni u t-tpartit ta’ kompetenzi biex jitwaqqaf programm ta’ l-UE għar-restawr ta’ dokumenti u arkivji li ġarrbu l-ħsara fl-Ewropa - Bini apposta għall-arkivji; jiġu aġġornati u mwettqa standards u speċifikazzjonijiet, sew fuq livell nazzjonali kif ukoll fuq dak Ewropew, biex jiġġedded il-bini fejn jinżammu l-arkivji u l-postijiet fejn jinħażnu l-arkivji f’bini tal-gvern jew f’bini ġdid, minn grupp ta’ ħidma inter-dixxiplinarju mill-Istati Membri ta’ l-UE u mill-istituzzjonijiet. Proposta għal Azzjoni ta’ Prijorità 2 Tisħiħ tal-kooperazzjoni interdixxiplinarja Ewropea dwar dokumenti u arkivji elettroniċi (Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas-06.05.2003, punt 8c 2) 2.1. Issir kollaborazzjoni madwar l-Ewropa kollha biex tkun stabbilita l-awtentiċità, il-konservazzjoni għal żmien twil, u l-aċċessibbiltà ta’ dokumenti u arkivji elettroniċi. 2.2. Jiġu aġġornati, riveduti u estiżi l-ħtiġijiet attwali li jitwaqqfu sistemi ta’ żamma elettronika ta’ dokumenti, bħal ma hi MoReq, għal amministrazzjoni aħjar fis-settur pubbliku biex id-dokument isir in-norma u/jew l-ispeċifikazzjoni uffiċċjali fl-Unjoni Ewropea. Dan jgħodd b’mod partikulari għall-Istati Membri kollha, speċjalment l-Istati l-ġodda. 2.3. Tisħiħ tan- network DLM u tal-forum/grupp ta’ l-Interess Ekonomiku Ewropew (EEIG). Hu meħtieġ l-iffinanzjar sew għal aktar żvilupp kif ukoll għat-traduzzjonijiet u biex ikun organizzat il-forum DLM f’Budapest fl-2005. Proposta għal Azzjoni ta’ Prijorità 3 Il-ħolqien u ż-żamma ta' Portal ta’ l-Internet għal dokumenti u arkivji fl-Ewropa (Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas-06.05.2003, punti 8b u 8e) 3.1. Jitnieda Portal fuq l-Internet għal dokumenti u arkivji għaċ-ċittadini ta’ l-UE. Meta wieħed iqis l-iżvilupp ta’ l-Internet u s-suċċess li kellhom xi Stati Membri (ara parti 6 tar-Rapport) biex jipprovdu informazzjoni bħal din lil miljuni ta’ ċittadini, żgħażagħ u tfal, għandu jiġi ddisinjat u jinfetaħ Portal. Dan ikun jaqbel ma’ żviluppi relatati fil-qasam ta’ l-informazzjoni Ewropea. Dan ikun jista’ jipprovdi aċċess aħjar, flimkien ma’ titjib fis-swali tal-qari, għal dawn ir-riżorsi għal boroż ta’ studju, tagħlim u informazzjoni. Proposta għal Azzjoni ta’ Prijorità 4 Leġiżlazzjoni ta’ l-UE u dik nazzjonali li tkun rilevanti għaż-żamma u l-aċċess ta’ dokumenti u arkivji (Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas-06.05.2003, punti 8a u 8d) 4.1. Peress li l-proposti għal liġijiet, sew ta’ l-UE kif ukoll dawk nazzjonali, ħafna drabi jkollhom implikazzjonijiet imprevidibbli għaż-żamma ta’ dokumenti u arkivji, hija ħaġa importanti ħafna għaċ-ċittadini ta' l-Istati Membri, li l-implikazzjonijiet kollha jkunu magħrufa sa minn kmieni biex titħaffef il-konservazzjoni, u l-aċċess, għal dokumenti u arkivji. Għalhekk, għandha ssir sorveljanza fuq il-liġijiet dwar dokumenti u arkivji sew fuq livell Ewropew kif ukoll fuq livell nazzjonali, bil-ħsieb li l-professjoni ta’ l-arkivjar Ewropea tkun tista' toffri l-kompetenzi tagħha fejn meħtieġ. 4.2. Biex dan kollu jingħata appoġġ, hemm bżonn li jsir studju fil-fond tal-liġijiet dwar l-arkivji u materji relatati, sew fuq livell ta' l-UE kif ukoll fuq livell nazzjonali. il-ħolqien ta’ database dwar il-liġijiet arkivjali u leġislazzjoni relatata fi ħdan l-UE; it-traduzzjoni ta’ liġijiet nazzjonali dwar l-arkivji u liġijiet oħra relatati, għall-Ingliż, il-Franċiż u l-Ġermaniż u, fejn meħtieġ, għal lingwi uffiċjali oħra ta’ l-UE, permezz ta’ l-arkivji nazzjonali relevanti, biex kulħadd ikun jista’ jifhem aħjar il-liġijiet ta’ xulxin. Din il-proposta tieħu f’kunsiderazzjoni xogħol ieħor li qed isir bħalissa mill-Kunsill ta’ l-Ewropa u l-fergħa Ewropea tal-Kunsill Internazzjonali dwar l-Arkivji (EURBICA), u għandha l-iskop li tissistemizzaha. Proposta għal Azzjoni ta’ Prijorità 5 Is-serq ta’ dokumenti arkivjali 5.1. Għandhom ikunu mgħarbla u mtejjba fl-UE l-miżuri biex ma jsirx serq ta’ dokumenti arkivjali, u biex jinkisbu lura arkivji misruqa. Li jiġi żviluppat pjan ta’ azzjoni fuq il-bażi ta’ kwestjonarju bil-ħsieb li jsiru proposti għal titjib. C. IL-ĦOLQIEN TA’ KUMITAT UFFIĊJALI TA' L-ARKIVISTI (Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas-06.05.2003, punti 8d, 8e u 9) 6.1. Il-ħolqien ta’ Grupp uffiċjali ta’ Arkivisti mill-Istati Membri ta’ l-UE u l-Istituzzjonijiet tagħha. Dan il-Kumitat għandu jpartat l-informazzjoni u l-aħjar prassi u jara li, permezz ta' qbil ġenerali u r-rispett tal-prinċipju tas-sussidjarjetà, tittejjeb il-koordinazzjoni tax-xogħol ta’ l-arkivji fl-Ewropa, kif ingħad qabel. Dan għandu jiltaqa’ darbtejn fis-sena jew skond il-ħtieġa. 6.2. Jitwaqqaf programm, inizjalment għal tliet snin, biex ikunu indirizzati l-kwistjonijiet imqajjma mir-Riżoluzzjoni tal-Kunsill tal-Ministri (6 ta’ Mejju, 2003) u biex jitqies il-progress li sar dwarha, u biex jitferrxu r-riżultati miksuba u t-titjib li kien hemm fl-aħjar prassi, għall-użu ta’ l-Istati Membri u l-Istituzzjonijiet ta’ l-Unjoni Ewropea. 6.3. F’għeluq tliet snin għandha ssir valutazzjoni, bil-ħsieb li jsir rapport lill-Ministri tal-Kunsill ta’ l-Unjoni Ewropea dwar ir-riżultati u l-passi li jitqies li għandhom jittieħdu bħala segwitu.