Rapport mill-Kummissjoni lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill - Rapport Annwali lill-Awtorità Tar-Rilaxx dwar il-verifiki interni li saru fl-2008 (Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju) {SEC(2009) 1102} /* KUMM/2009/0419 finali */





[pic] | KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ | Brussel 5.8.2009 KUMM(2009) 419 finali RAPPORT MILL-KUMMISSJONI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL Rapport Annwali lill-Awtorità Tar-Rilaxx dwar il-verifiki interni li saru fl-2008 (Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju) {SEC(2009) 1102} WERREJ 1. Introduzzjoni 3 2. Ambjent ta' ħidma u pjan ta' verifika 3 2.1. Ambjent ta' ħidma 3 2.2. Żviluppi fil-proċess ta' verifika interna 4 2.3. Implimentazzjoni tal-pjan ta' verifika tal-SVI 4 2.4. Aċċettazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet u l-opinjonijiet ta' dawk li jiġu vverifikati u tal-partijiet interessati 7 3. Ir-riżultati u r-rakkomandazzjonijiet ewlenin 8 4. Konklużjonijiet 13 1. INTRODUZZJONI Dan ir-rapport jagħti informazzjoni lill-Awtorità tar-Rilaxx dwar il-ħidma li twettqet mis-Servizz tal-Verifika Interna tal-Kummissjoni (SVI), skont l-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju (RF). Huwa ibbażat fuq ir-rapport tal-SVI skont l-Artikolu 86(3) tar-RF dwar is-sejbiet ċentrali tal-verifika, u skont standards professjonali, dwar il-ftuħ għal riskji sinifikattivi u kwistjonijiet ta' kontroll, kif ukoll kwistjonijiet ta' governanza korporattiva. Dan ir-rapport huwa bbażat fuq rapporti ta' verifika u konsulenza tal-SVI ffinalizzati fl-2008[1]. Dan ir-rapport jirrigwarda l-ħidma ta' verifika u konsulenza relatata mad-DĠ u s-Servizzi tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi biss. Huwa ma jkoprix il-ħidma tal-SVI f'aġenziji jew korpi oħra. Ir-reazzjonijiet tal-Kummissjoni għas-sejbiet u l-konklużjonijiet tal-Awditur Intern huma koperti fir-rapport ta' sinteżi dwar ir-rapporti ta' attività annwali tad-Diretturi Ġenerali. F'dan ir-rapport ta' sinteżi, adottat fl-istess żmien, il-Kummissjoni tieħu pożizzjoni dwar kwistjonijiet li jkopru diversi temi u li tqajmu mill-Awditur Intern, mill-Qorti Ewropea tal-Awdituri u mill-Awtorità tar-Rilaxx, jew li ġew identifikati mill-Kumitat tal-Kontroll tal-Verifika u mid-Direttur Ġenerali tal-Baġit fir-rapport ta' sinteżi tiegħu. 2. AMBJENT TA' ħIDMA U PJAN TA' VERIFIKA 2.1. Ambjent ta' ħidma L-Istandards tal-Kontroll Intern riveduti daħlu fis-seħħ fil-bidu tal-2008. Id-Direttorati Ġenerali ġew mitluba biex jagħżlu l-istandards li jixtiequ jqisu bħala ta’ prijorità bl-intenzjoni li juru l-effettività. Fuq talba ta’ diversi Direttorati Ġenerali, DĠ BUDG nieda linji gwida dwar il-valutazjoni tal-effettività tas-sistemi ta’ kontroll intern sabiex jgħinu lid-Diretturi Ġenerali jwettqu dan l-eżerċizzju. Id-DĠ BUDG kien għamel reviżjoni tal-ġestjoni tar-riskju tal-Kummissjoni attwali, li ilha hemm tlett snin u xahrejn. Saru emendi (minn SG u DĠ BUDG) lill-istruzzjonjiet permanenti għall-preparazzjoni tar-rapport annwali dwar l-attivitajiet, b’mod partikolari relatati mat-tħaddim u l-implimentazzjoni effettiva tal-istandards ta’ kontroll intern u mal-irrapurtar ta’ avvenimenti reputazzjonali. F’Marzu tal-2008 il-Kummissjoni ddeċidiet dwar għadd ta’ miżuri li għandhom jittieħdu fir-rigward tal-etika, inkluż diskussjoni wiesgħa fid-Direttorati Ġenerali kollha dwar l-abbozz tad-dikjarazzjoni ta’ prinċipji tal-etika professjonali u dwar il-ħatra ta’ korrispondent tal-etika f’kull Direttorat Ġenerali. Is-SVI kompla jgawdi l-appoġġ sħiħ tal-Kulleġġ, u tal-Kumitat tal-Kontroll tal-Verifika (KPV), li ppermettielu li jibqa' indipendenti u oġġettiv fit-twettiq tal-funzjonijiet tiegħu. 2.2. Żviluppi fil-proċess ta' verifika interna L-istima tal-kwalità esterna tal-SVI li tlestiet f’Lulju 2008, iċċertifikat li l-attività ta’ verifika tal-SVI fi ħdan il-Kummissjoni ġeneralment tikkonforma mal-Istandards tal-Istitut tal-Awdituri Interni (IIA), u l-Kodiċi tal-Etika. L-azzjoni meħuda wara din iċ-ċertifikazzjoni inkludiet riflessjoni dwar definizzjoni aktar dettaljata tal-univers tal-verifika, stima kwantitattiva tal-kopertura tal-verifika, pjanifikar intensifikat u stima tar-riskju favur approċċ ta' verifika unika u t-twaqqif ta' grupp ta' utenti tar-rapporti tal-verifika li żviluppaw mudell rivedut ta’ rappurtaġġ tal-verifika interna. Barra dan, sabiex jiġu meħlusa riżorsi għal verifiki addizzjonali u biex tiżdied il-kopertura, strateġija ta’ segwitu ġdida qiegħda issa tiffoka fuq approċċ iktar ibbażat fuq ir-riskju li jimmira biss żoni ta’ riskju għoli u tikkonċentra fuq l-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonjiet ikklassifikati bħala “kritiċi” jew “importanti ħafna”. Ġie elaborat programm ta’ taħriġ vokazzjonali veru u proprju għall-awdituri interni f’koperazzjoni bejn is-SVI, l-Auditnet u DĠ ADMIN. Dan il-programm jippermetti lill-awdituri interni kollha fil-Kummissjoni li jiżviluppaw il-kwalitajiet meħtieġa fuq perjodu ta’ sentejn jew tlieta, f’konformità mal-Qafas tal-Prattiċi Professjonali IIA, sabiex ikunu preparati li jgħaddu mill-eżamijiet ta' ċertifikazzjoni organizzati mill-IIA. 2.3. Implimentazzjoni tal-pjan ta' verifika tal-SVI Il-Pjan Strateġiku ta’ Verifika tal-SVI għall-2007-2009, imfassal f’kooperazzjoni mal-Kumitati ta’ Verifika Interna ġie aġġornat. B’kollox, ġie implimentat 89% tal-programm ta’ ħidma tal-2008, inkluż 100% tal-impenji “C1” (dawk identifikati fil-pjan ta’ verifika approvat mill-KPV bħala li ġew finalizzati sal-aħħar tal-2008): 93 rapport (36 rapport ta' verifika, 51 rapport ta' segwitu u 2 reviżjonijiet, rapport ta’ konsulenza u 3 ittri ta' ġestjoni) ġew finalizzati fl-2008[2]. Is-sommarji eżekuttivi ta’ dawn jinstabu fl-Anness, flimkien mad-dettalji tar-rati tal-aċċettazzjoni u, fejn disponibbli, tal-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonjiet. Lista tar-rapporti tal-SVI li tlestew | DĠ | Impenn | Data tal-ħruġ 2008, sakemm mhux imsemmi mod ieħor | Sistemi amministrattivi u sistemi oħrajn ta' appoġġ | ESTAT | Segwitu dwar il-ġestjoni tal-IT* | 26.2 | EPSO | Awto-valutazzjoni faċilitata tal-organigramma proposta | 9.4 | ECFIN | Implimentazzjoni ta' standards magħżula ta' kontroll intern* | 11.4 | OPOCE | L-akkwist* | 7.5 | OIL | Implimentazzjoni ta' standards magħżula ta' kontroll intern | 19.5 | ECFIN | Segwitu dwar il-ġestjoni tal-IT fid-DĠ ECFIN* | 27.6 | PMO | Missjonijiet | 11.7 | BUDG, LS, AIDCO, EAC, INFSO, EACEA | L-irkupri | 7.10 | DIGIT | L-infrastruttura tan-netwerk tad-dejta azjendali u servizzi | 17.10 | SCIC | Segwitu ta’ ġestjoni finanzjarja u akkwist | 3.12 | ADMIN | Sorveljanza tas-sigurtà ġestita minn ADMIN-DS | 11.12 | LS | IT lokali | 11.12 | ADMIN, OIB, INFSO, RTD, SG, TRADE | Etika fil-Kummissjoni | 12.12 | DGT | Segwitu tal-ġestjoni tad-domanda | 17.12 | BUDG | Ittra ta’ ġestjoni dwar l-etika fil-Kummissjoni | 19.12 | SG, BUDG, ADMIN, DIGIT | Ittra ta’ ġestjoni dwar l-akkwist tal-IT u għoti ta’ servizzi fil-Kummissjoni | 19.12 | PMO | Segwitu dwar ir-regolarità tal-ġestjoni finanzjarja u implimentazzjoni ta’ ċirkwiti finanzjarji | 22.12 | ADMIN, AGRI, AIDCO, BUDG, COMM, COMP, DEV, EAC, ECFIN, ECHO, ELARG, EMPL, ENV, ESTAT, INFSO, JLS, JRC, LS, MARE, MARKT, OLAF, OPOCE, REGIO, RELEX, RTD, SANCO, SG, TAXUD, TRADE | Segwitu tal-validazzjoni tal-SVI tal-awto-evalwazzjoni tal-Istruttura ta' Verifika Interna | Dati varji | OLAF | Sistema ta’ informazzjoni ta’ kontra l-frodi (AFIS) | 21.1.2009 | OIB | Segwitu tal-evalwazzjoni ta’ standards magħżula tal-kontroll intern | 22.1.2009 | OIB | Segwitu tal-ġestjoni tal-kuntratti ta’ akkwist | 23.1.2009 | Politiki interni | PHEA | Aġenzija Eżekuttiva għas-Saħħa Pubblika | 24.1 | INFSO | Il-ġestjoni tas-sistemi tal-informazzjoni tar-riċerka | 31.3 | SANCO | Segwitu tal-effittività u l-effiċjenza taċ-ċiklu SPP/ABM | 1.4 | TREN | Segwitu tal-effettività u l-effiċjenza taċ-ċiklu SPP/ABM | 11.4 | EACI | Segwitu tal-EACI | 18.4 | RTD | Il-ġestjoni tas-sistemi tal-informazzjoni tar-riċerka | 22.4 | EAC | It-tieni segwitu dwar il-verifika dettaljata | 25.4 | RTD, INFSO, TREN, ENTR, DIGIT | Ittra ta’ ġestjoni dwar il-governanza tal-IT inter-DĠ FP7 | 26.5 | COMP | Segwitu dwar l-effettività u l-effiċjenza taċ-ċiklu SPP/ABM u ġestjoni bbażata fuq l-attività | 29.5 | MARKT | Segwitu dwar il-proċess ta’ ġestjoni tal-IT lokali | 17.6 | ENV | Ġestjoni CITL f’DĠ ENV* | 10.7 | JLS | Segwitu tal-ġestjoni tal-IT | 14.7 | JLS | Għotjiet taħt il-ġestjoni maqsuma tal-Fond Ewropew għar-Refuġjati | 4.11 | COMP | Irkupru tal-multi | 13.11 | JLS | Akkwist tal-IT | 17.11 | INFSO | Segwitu dwar kontrolli ex post (2006) | 8.12 | EACEA | Ġestjoni, konċessjoni u kuntrattar tal-għotja, | 11.12 | RTD | Segwitu dwar kontrolli ex post (2006) u cirkwiti finanzjarji u ġestjoni finanzjarja (2007) | 11.12 | TREN-TEN-T | Verifika tal-Aġenzija Eżekuttiva tal-TREN-TEN-T | 16.12 | SANCO | Segwitu ta’ sistemi tal-IT kbar | 21.1.2009 | SANCO | Ġestjoni tal-għoti fis-sikurezza tal-ikel, is-saħħa u l-benesseri tal-annimali u attività tas-saħħa tal-pjanti | 30.1.2009 | Miżuri Strutturali | REGIO | Reviżjoni ta’ korrezzjonjiet finanzjarji u rkupri fil-qasam tal-Fondi Strutturali | 14.11 | EMPL | Reviżjoni ta’ korrezzjonjiet finanzjarji u rkupri fil-qasam tal-Fondi Strutturali | 14.11 | REGIO | Sistema interna ta’ kontroll għal ġestjoni tal-perjodu ta’ programmazzjoni tal-Fondi Strutturali ġodda – Fażi I | 19.11 | EMPL | Sistema ta’ kontroll intern għal ġestjoni tal-perjodu ta’ programmazzjoni tal-Fondi Strutturali ġodda – Fażi I | 19.11 | REGIO | Segwitu tal-korrezzjonjiet finanzjarji fil-Fond ta’ Koeżjoni (2006) | 12.12 | Politiki Esterni | AIDCO | It-tieni segwitu tal-verifika dettaljata | 20.6 | AIDCO | Proċeduri tal-ġestjoni finanzjarja tad-Direttorat C relatati mad-delegazzjonijiet devoluti tiegħu** | 30.6 | AIDCO | Ġestjoni finanzjarju ta’ proġetti reġjonali | 18.7 | ELARG | Segwitu ta’ attivitajiet ta’ kontroll ex post | 18.7 | ELARG | Valutazzjoni tal-prontezza/inklużjoni gradwali tad-delegazzjonjiet fil-Balkani | 17.12 | AIDCO | Ġestjoni finanzjarja tal-programmi prinċipali fid-Direttorat B | 22.12 | AIDCO, ECHO | Segwitu tal-implimentazzjoni FAFA | 22.1.2009 | RELEX | Segwitu ta’ attivitajiet ta’ kontroll ex post | 23.1.2009 | * Verifika konġunta/segwitu b’Sistema ta’ Verifika Interna (SVI) tad-DĠ ikkonċernat. ** Verifika magħmula mil-SVI tad-DĠ AIDCO f’kooperazzjoni mal-IAS. 2.4. Aċċettazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet u l-opinjonijiet ta' dawk li jiġu vverifikati u tal-partijiet interessati Fl-2008 ir-rata ta’ aċċettazzjoni tar-rakkomandazzjonjiet tal-verifika minn dawk ivverifikati kienet ta’ 99.4%. Verifiki tal-Kummissjoni u l-aġenzija eżekuttiva | Rakkomandazzjonijiet | Aċċettati | Miċħuda | % | Total | Kritika | 0 | 0 | 0 | 0 | Tassew importanti | 150 | 2 | 46 | 152 | Importanti | 160 | 0 | 49 | 160 | Mixtieqa | 15 | 0 | 5 | 15 | Reazzjoni minn dawk ivverifikati dwar l-ambitu u l-imġiba tal-verifiki tat riżultat medju ta’ 1.74 fuq skala minn 1 (l-għola) sa 4 (l-inqas) paragunat ma’ 1.86 għall-2007 u 1.95 għall-2006. Stħarriġ ġdid fost dawk involuti fil-bidu tal-2009 wera li 90.8% ħasbu li l-SVI kellha strateġija tal-verifiki ċara, 83.1% li l-verifiki kienu magħmula bl-onestà, oġġettività u ġustizzja u 61.5% li r-rakkomandazzjonjiet tal-SVI kienu prontament utli, filwaqt, li fuq kollox, 86.2% ikkunsidraw li x-xogħol tal-SVI jikkontribwixxi għall-kwalità tas-sistemi tal-ġestjoni u kontroll fil-Kummissjoni. 3. IR-RIżULTATI U R-RAKKOMANDAZZJONIJIET EWLENIN Etika Verifika dwar il-qafas tal-etika tal-Kummissjoni f'żewġ Direttorati Ġenerali orizzontali u erba' operattivi waslu għall-konklużjoni li l-qafas tal-etika huwa raġonevolment solidu u sħiħ u li id-Direttorati Ġenerali verifikati ħadu riċentement u kienu qed jieħdu numru ta’ miżuri addizzjonali sabiex jitjieb u tiżdied il-kuxjenza dwar il-qafas tal-etika. Il-verifika sabet li kien hemm il-ħtieġa għal iktar kjarifika tar-regoli eżistenti, inkluż dwar ir-rigali, l-ospitalità u r-rapportar ta’ kunflitt ta’ interess, appoġġat minn gwida mid-Direttorati Ġenerali u monitoraġġ aktar intens tal-implimentazzjoni. Il-kuxjenza min-naħa tal-persunal dwar l-obbligi tagħhom, kemm issa u kemm wara li jintemm l-impjieg tagħhom mal-Kummissjoni, u l-komunikazzjoni mal-persunal dwar miżuri ta’ infurzar qegħdin kontinwament jitjiebu. Ġestjoni tal-akkwist u l-għoti Is-serje ta’ verifiki tal-akkwist u għoti ta' servizz tal-IT tlesta b'verifika f'DĠ operattiv wieħed u ittra ta’ ġestjoni dwar l-akkwist u l-għoti ta’ servizz tal-IT. Titjieb f’dan il-qasam sar l-iktar fit-tisħiħ tal-ġestjoni ċentrali sabiex jiġu provduti appoġġ u gwida, koordinazzjoni mill-qrib fil-livell tal-Kummissjoni sabiex jiġi żgurat li l-prijoritajiet jiġu ffissati b’mod ottimali u li jittieħed l-aħjar valur għal flus li jintefqu u involviment iktar tal-maniġment għoli fl-iżvilupp u l-monitoraġġ tal-istrateġiji tal-implimentazzjoni u l-akkwist. Barra r-rapporti tal-akkwist tal-IT, żewġ verifiki ta' segwitu u tlett verifiki ġodda kienu indirizzati għall-akkwist u/jew għall-proċessi ta’ ġestjoni tal-għoti. Kwistjonijiet identifikati f’dawn il-verifiki jinkludu l-konċentrazzjoni fuq numru limitat ta’ kuntratturi (fir-rigward ta’ akkwist tal-IT) li jistgħu jiġu mnaqqsa bi strateġija ta’ subkuntrattar formali. Kien hemm nuqqas ta’ manwal konsolidat dwar l-akkwist, ta’ sistema ta’ informazzjoni dwar ġestjoni sħiħa u ta’ strateġija integrata sħiħa għall-fondi ta’ verifika u ħtieġa ta’ termini ta’ referenza u speċifikazzjonjiet imtejbin, għal monitoraġġ adegwat u rrapurtar ta’ kuntratti u għal ġestjoni aħjar tal-ammont tax-xogħol. Aġenziji eżekuttivi Peress li n-numru ta’ aġenziji eżekuttivi jkompli jiżdied, il-kwistjonjiet relatati mal-kontroll u l-verifika qegħdin dejjem aktar jingħataw prominenza. Fl-2008, tlestew erba’ verifiki ta’ aġenziji eżekuttivi, li jirrelataw mas-sistema tal-kontroll intern, tal-ġestjoni tal-għoti, tal-ħruġ u l-ikkuntrattar, tal-baġit amministrattiv jew l-irkupri[3]. Filwaqt li r-riżultati kumplessivi kienu kemmxejn pożittivi, il-konklużjonjiet kienu prinċipalment influwenzati mill-fatt li l-fażi ta’ avjament mtawwla tal-aġenziji rriżultat fin-nuqqas ta’ konformità jew mar-Regolament Finanzjarju għall-aġenziji eżekuttivi (jiġifieri mal-prinċipju ta’ “erba’ għajnejn”) jew mal-bażi legali (l-għamla tal-Kumitat tat-Tmexxija, pubblikazzjoni tal-baġits u l-konformità ma’ standards tal-kontabilità internazzjonali), in-nuqqas ta’ trasferiment ta’ assi fissi mid-DĠ oriġinarju għall-aġenzija eżekuttiva tiegħu jew il-ħtieġa li jiġu ssimplifikati u armonizzati l-proċeduri tad-DĠ oriġinarju. Kwistjonjiet tal-IT Il-ħidma ta’ verifika estensiva relatata ma’ kwistjonjiet tal-IT (barra mill-akkwist) tkompliet b’ittra ta’ ġestjoni waħda, sitt rapporti ta’ verifika u ħames rapporti ta’ segwitu. Tlestew ħames rapporti ta’ segwitu dwar il-ġestjoni tal-IT lokali. Fi tlett każijiet il-pjani ta’ azzjoni korrispondenti ġew kważi kompletament implimentati. Madanakollu, f’każ wieħed kważi nofs il-miżuri fil-pjan ta’ azzjoni ġew imdewma u f’ieħor terz tar-rakkomandazzjonjiet kienu għadhom qed jiġu implimentati. Żewġ rapporti ġodda koprew il-ġestjoni tas-sistemi ta’ riċerka tal-informazzjoni. Wieħed minnhom wasal għall-konklużjoni li b’mod partikolari, minħabba nuqqas ta’ proċessi ta’ ħidma armonizzati, ma kien hemm l-ebda assigurazzjoni fir-rigward tal-proċessi verifikati. Ir-riskji komuni kienu jinkludu dewmien f’proġetti, nuqqas ta’ disponibbiltà ta’ sistemi, inoperabbiltà tal-moduli differenti tal-IT u kwistjonjiet ta’ sigurtà bħal protezzjoni insuffiċjenti tal-assi tal-IT u nuqqas ta’ kontrolli sabiex tiġi salvagwardjata is-sigurtà loġika u fiżika tal-assi tal-IT. Dawn iż-żewġ verifiki wasslu wkoll għal konsiderazzjonjiet aktar sistematiċi li qed jittieħdu f’konsiderazzjoni mid-Direttorati Ġenerali relevanti bl-intenzjoni li jiġi estiż ir-rwol tal-Kumitat tat-Tmexxija tal-Proġett tal-IT konġunt sabiex ikun jista’ jissorvelja s-sistemi u l-proġetti kollha tal-IT komuni u kondiviżi fl-ispeċi tar-riċerka u biex tiġi żviluppata arkitettura tas-sistemi tal-IT li tiżgura l-koerenza tal-proċessi ta’ ħidma u ta' interoperabbiltà tal-IT. In-netwerk tad-dejta azjendali hija waħda minn seba’ servizzi tal-IT azjendali identifikati bħala kritiċi għall-Kummissjoni kollha fil-kuntest tal-pjani tal-kontinwità tal-ħidma. Filwaqt li tista’ tingħata assigurazzjoni raġonevoli dwar l-operazzjoni tan-netwerk tad-dejta azjendali, jinħtieġ titjib fil-ġestjoni tan-netwerk (billi jsaħħaħ il-ġestjoni tat-tibdil fil-konfigurazzjoni tan-netwerk u billi jipprovdi elenku eżawrjenti ta’ servizzi offruti lill-utenti) u l-arranġamenti tas-sigurtà loġika (fost l-oħrajn, billi jiġu adottati standards ta’ sigurtà ċentrali u linji gwida li jiżguraw is-sigurtà tas-sistema u servizz kontinwu). Il-verifika identifikat kwistjonijiet ta’ governanza fil-qafas tas-sigurtà tas-sistemi ta’ informazzjoni li kienu qed jirriżultaw f’dewmien sinifikattiv fit-tiswir tar-regoli ta’ implimentazzjoni u fl-implimentazzjoni ta’ ċerti miżuri ta’ sigurtà. Sabiex tiġi indirizzata din il-kwistjoni, il-verifika rrakkomandat b’mod partikolari kjarifika ulterjuri tar-rwoli ta’ADMIN/DS u DIGIT fir-rigward tas-sigurtà tal-IT u kooperazzjoni mill-qrib u strutturata bejn ADMIN/DS u DIGIT dwar l-iżvilupp ta’ standards ta’ sigurtà tal-IT, imsawra fuq il-kompetenza esperta disponibbli. Irkupri u korezzjoni finanzjarja Impenn ta’ verifika f’żewġ Direttorati Ġenerali orizzontali u f’erba’ Direttorati Ġenerali operattivi indirizzaw il-ġestjoni ta’ irkupru ta’ somom indebitament mħallsa taħt ġestjoni ċentralizzata[4]. Ir-rakkomandazzjonjiet saru fuq kull fażi tal-proċess ta’ rkupru: huma meħtieġa għodod aktar tajbin għall-monitoraġġ f’diversi Dierttorati Ġenerali operattivi sabiex jipprovdu informazzjoni iktar dettaljata u aġġornata biex jiġu rintraċċati somom imħallsin indebitament; Jinħtieġu elaborazzjonji u segwitu iktar sistematiċi tal-previżjonijiet tad-dħul sabiex jiġi żgurat li l-ordnijiet għall-irkupru kollha jinħarġu, flimkien ma’ monitoraġġ mill-qrib ta’ skadenzi għall-ħruġ ta’ ittri ta’ pre-informazzjoni u ordinjiet ta’ rkupru; u dewmien fil-proċessi ta’ rkupru għandhom jitqasru, b’monitoraġġ iktar sistematiku. Kwistjoni speċifika ġiet identifikata f’aġenzija eżekuttiva verifikata f’dan il-kuntest: Peress li l-aġenziji eżekuttivi għandhom il-personalità legali tagħhom u għaldaqstant l-unitajiet legali tagħhom, il-Kummissjoni mhix responsabbli meta joħroġ ordni ta’ rkupru minn aġenzija jew deċiżjoni li issostnieh li jiġi kontestat minn kuntrattur. F’xi każijiet, hemm riskju ta’ rkupru ineffettiv ta’ fondi indebitament imħallsa. Fin-nuqqas ta’ restrizzjonjiet legali, dan ir-riskju jiġi mitigat bil-konklużjoni ta’ ftehim ta’ livell ta’ servizz bejn l-aġenziji eżekuttivi u s-Servizz Legali tal-Kummissjoni, li jiddefinixxi l-kundizzjonjiet li skonthom din tal-aħħar tipprovdi appoġġ legali lill-aġenziji fil-proċess ta’ irkupru. Żewġ reviżjonijiet indirizzaw il-korrezzjonjiet finanzjarji u l-irkupri fil-qasam tal-Fondi Strutturali. Saru sforzi sinifikattivi mid-Direttorati Ġenerali tal-Fondi Strutturali sabiex iwettqu l-azzjonjiet stabbiliti fil-pjan ta’ azzjoni sal-iskadenzi meħtieġa u l-SVI rrikonoxxa l-kumplessità tal-proċessi ta’ korrezzjoni finanzjarja kemm f’livell ta’ Kummissjoni u kemm fir-rigward ta’ rapurtaġġ mill-Istati Membri. Kwistjonjiet għall-kunsiderazzjoni ġew inklużi fir-rapporti li jirrigwardjaw il-ħtieġa għal approċċ armonizzat sa meta il-prevenzjonjiet tad-dħul huma meħudin f'kunsiderazzjoni u għall-proċedura ta' rapportaġġ trimestrali dwar il-korrezzjonjiet finanzjarji lil DĠ BUDG. Ħarsa ġenerali fuq il-korrezzjonjiet finanzjarji potenzjali li qed jinħadmu u fuq it-tempestività tal-verifiki li jalimentaw il-proċess ta’ korrezzjoni finanzjarja se żżid b’mod konsiderevoli il-kapaċità ta’ monitoraġġ tal-Kummissjoni. Verifika dwar l-irkupru ta’ multi ma wriet l-ebda dgħufiji sinifikattivi fl-effettività tal-proċess ta’ rkupru. PMO (ġestjoni finanzjarja u ċirkwiti finanzjarji) Segwitu ta’ verifika ta’ ċirkwiti finanzjarji u ġestjoni finanzjarja fil-PMO waslu għall-konklużjoni li r-rakkomandazzjonjiet ma ġewx adegwatament u effettivament implimentati. Dan kien dovut parzjalment għad-diffikultà li nqalgħu fl-implimentazzjoni tas-sistema tal-IT ġdida għall-ġestjoni tal-karrieri, drittijiet u salarji (SYSPER2, IRIS and NAP). Kien għad hemm il-ħtieġa li tiġi żgurata l-kwalità (eżattezza u l-kompletezza) tad-dejta personali, l-interoperabbiltà tas-sistemi involuti u li d-dokumenti kollha meħtieġa li jirrigwardaw l-individwi huma miżmuma f’sistema unika globali ta’ informazzjoni. Rakkomandazzjonjiet miftuħa oħra jirrelataw mal-ħtieġa li jiġu msaħħa l-kontrolli operattivi u ex-post u l-ġestjoni tal-fajls tal-personal u għal tabella aġġornata ta’ responsabilitajiet sub-delegati, proċeduri ta’ dokumentazzjoni u l-lista ta’ kontroll u deskrizzjonjiet tad-dmirijiet tax-xogħol aġġornata. Għall-ġestjoni tal-ħlas ta’ spejjeż ta’ missjonjiet, il-verifika rrakkomandat it-titjib tas-sistema ta’ kontrolli ex ante, bl-iskop li jiġu mnaqqsa n-numru ta' żbalji, u t-titjib tat-taħriġ għall-uffiċjali ta’ ħlas sabiex jiġi evitat rimborż mhux korrett jew multiplu. Il-maniġment tal-PMO stabilixxa pjan ta’ azzjoni sabiex jindirizza dawn il-kwistjonjiet kollha. Sigurtà Verifika tal-SVI dwar il-monitoraġġ tas-sigurtà fil-Kummissjoni, kif ġestit mid-Direttorat tas-Sigurtà f’DĠ ADMIN, għamlet numru ta’ rakkomandazzjonjiet li jikkonċernaw, fost l-oħrajn il-ħtieġa li jitjieb il-qafas regolatorju u l-arranġamenti bilaterali, id-definizzjoni ta’ rwoli u r-responsabilitajiet tal-uffiċjali tas-sigurtà lokali, il-proċess ta’ awtorizzazzjoni tas-sigurtà, ir-rappurtar sistematiku dwar is-sitwazzjoni tas-sigurtà fil-Kummissjoni inġenerali u r-regoli ta’ sigurtà għall-protezzjoni ta’ informazzjoni sensittiva mhux klassifikata. Ir-riżultati ta’ din il-verifika se jiġu inklużi fir-reviżjoni tal-ġestjoni tal-politika ta’ sigurtà fi ħdan il-Kummissjoni. Politiki Esterni Ir-rapporti ta’ segwitu dwar il-politiki esterni wrew li l-Kummissjoni għandha toqgħod attenta b’mod partikolari għall-implimentazzjoni ta’ rakkomandazzjonjiet tal-imgħoddi f’dan il-qasam[5]. Il-verifika tas-segwitu tal-Ftehim ta' Qafas Finanzjarju u Amministrattiv (FAFA) ikkonfermat li kisbiet ewlenin għamluha possibbli li jingħalqu ħames minn tmien rakkomandazzjonjiet. Madanakollu, kien hemm xi dewmien fl-implimentazzjoni, b’mod partikolari tar-rakkomandazzjonjiet li għadhom ma twettqux sabiex jintlaħaq ftehim dwar mezzi ulterjuri sabiex tiġi żgurata assigurazzjoni min-NU. Tliet verifiki ġodda[6] dwar il-politika esterna tlestew, tnejn minnhom kellhom magħhom opinjoni ta’ verifika parzjalment mhux sodisfaċenti. Fil-każ ta’ verifika tal-ġestjoni ta’ proġetti reġjonali, dan kien dovut għal kummenti sinifikattivi li jirrelataw mas-Segretarjat tal-SADC (Komunità għall-Iżvilupp tan-Nofsinhar tal-Afrika), kombinat mas-sitwazzjoni tad-Delegazzjoni tal-KE fil-Botswana. Kwistjonjiet oħra li tqajmu kienu n-nuqqas serju ta’ persunal, il-fażi twila biex jinbeda l-proġett, in-nuqqas ta' proċeduri ssemplifikati tal-FEŻ (Fond Ewropew għall-Iżvilupp) u tas-SADC, l-integrazzjoni limitata bejn il-komponenti nazzjonali u reġjonali, iktar ġeneralment, il-mekkaniżmi ta’ monitoraġġ li għandhom jissaħħu għal ġestjoni li tirrigwarda l-organizzazzjonijiet reġjonali tal-AKP. Fil-każ tal-verifika tal-ġestjoni finanzjarja tal-Programm tal-Amerika Latina, il-parti li nstabet li ma kinitx sodisfaċenti fl-opinjoni ta’ verifika – ikkontestata minn dak li ssirlu l-verifika – kienet tirrigwarda n-nuqqasijiet identifikati taħt il-ġestjoni deċentralizzata fid-Delegazzjonjiet tal-Amerika Latina: valutazzjoni ex ante mhux suffiċjenti tal-konformità mar-Regolament Finanzjarju u dgħufijiet oħra li sinifikattivament jillimitaw l-affidabilità mistennija minn livelli ta’ kontroll ewlenin (pereżempju monitoraġġ mhux suffiċjenti ta’ proġetti u portafoll u l-kwalità ta’ verifiki mandatorji ta’ proġetti). Segwitu Minkejja l-istrateġija ta’ segwitu ġdida, iktar ibbażata fuq ir-riskju, parti sostanzjali mix-xogħol tal-verifika baqa’ jirrelata mas-segwitu. Waħda mill-attivitajiet prinċipali kienet is-segwitu tal-2007 ir-reviżjoni esterna tal-kwalità tal-2007 tal-Kapaċitajiet tal-Verifika Interna (KVI). Ir-riżultat kien ġeneralment pożittiv, b’maġġoranza tal-Kapaċitajiet tal-Verifika Interna (26 minn 29) li għad baqgħalhom ilestu jew parzjalment jimplimentaw mhux iktar minn żewġ rakkomandazzjonjiet. Il-kumplament tal-verifiki ta’ segwitu sabu ħdax-il każ (li jikkonċernaw AIDCO, EAC, ECFIN, ELARG, OIB, PMO, RELEX, RTD u SANCO) fejn iktar minn rakkomandazzjoni waħda kienet għadha ma ġietx implimentata. F’ħamsa minn dawn il-każijiet (li jikkonċernaw OIB, PMO, AIDCO/ECHO u ELARG) il-progress magħmul bl-implimentazzjoni kien kjarament mhux suffiċjenti, b’iktar min-nofs ir-rakkomandazzjonjiet għadhom ma ġewx implimentati. Rapport dwar il-progress iktar iddettaljat jintbgħat lill-AKP darbtejn fis-sena. L-aħħar wieħed wera li 29% tar-rakkomandazzjonjiet (tnejn minn tlieta kritiċi u 41 minn 147 rakkomandazzjoni importanti ħafna) qegħdin tard b'aktar minn sitt xhur (meta pparagunati mal-25% ta’ sena ilu – seba’ minn 14 kritiċi u 37 minn 138 rakkomandazzjoni importanti ħafna). 4. KONKLUżJONIJIET Fuq il-bażi tal-verifiki u tar-reviżjonjiet tal-Kummissjoni ffinalizzati fl-2008 u xogħol ieħor relatat jistgħu jiġu formulati l-konklużjonjiet li ġejjin: Konklużjoni 1: Sar progress ulterjuri, iżda jinħtieġ iktar titjib Matul il-verifiki, ir-reviżjonjiet u x-xogħol ta’ konsulenza tiegħu, l-SVI ra titjib ulterjuri fis-sistemi ta’ kontroll intern tal-Kummissjoni. Ġew maħruġa sitt rakkomandazzjonijiet kritiċi fl-2007, iżda l-ebda waħda fl-2008. In-numru ta’ opinjonijiet mhux sodisfaċenti jew parzjalment mhux sodisfaċenti f’rapporti ta’ verifika ġodda niżlu minn sitta fl-2007 għal 4 fl-2008. Madanakollu, jinħtieġ iktar titjib: Pereżempju, diversi aspetti tal-ġestjoni finanzjarja għad jistgħu jitjibu: - Sar progress sinifikattiv li jikkonċerna l-kompletezza u l-konsistenza tal-istatistiċi tal-irkupru/korrezzjonjiet finanzjarji tal-Kummissjoni. Pereżempju, DĠ REGIO u DĠ EMPL, f’kollaborazzjoni ma’ DĠ BUDG, impenjaw ruħhom li jipproduċu tabella ġenerali tal-korrezzjonjiet finanzjarji (diġà magħmula jew fil-proċess li ssir): Din se ttejjeb konsiderevolment ir-rekord tal-verifika tal-kontrolli multi-annwali fil-ġestjoni maqsuma. Madanakollu, fl-oqsma tal-ġestjoni ċentralizzata jiġi nnutat li hemm ordnijiet ta’ rkupru arretrati. Għalhekk, il-proċeduri ta’ rkupru interni jinħtieġu li jiġu semplifikati u mqassra. - Jinħtieġ li jiġi rivalutat jekk huwiex xieraq li jiġi applikat il-limitu tat-2 % tal-limitu ta’ materjalità tal-iżball b’mod ġenerali kemm għal operazzjonijiet finanzjarji standard kif ukoll għal ċerti proġetti li huma partikolarment kumplessi jew sensittivi ħafna. Il-kunċett propost ta’ “riskju tollerabbli ta’ żball” – jekk u meta jiġi approvat mill-Kunsill u l-Parlament – ikun iktar xieraq u għandu jtejjeb fil-ġejjieni l-livell ta’ garanzija ta’ affidabilità raġonevoli ta’ ġestjoni finanzjarja f’ċerti oqsma. - Inġibdet l-attenzjoni għall-ħtieġa ta’ proċeduri sodi ta’ monitoraġġ u akkwist, speċjalment jekk partijiet kbar tal-attivitajiet subkuntratti jiġu assenjati lil numru limitat ta’ offerenti, b’hekk il-Kummissjoni tiġi esposta għal riskji ta’ konċentrazzjoni fis-suq. Fir-rigward tas-Sigurtà, sar progress konsiderevoli u verifiki ta’ segwitu kkonfermaw li d-diffikultajiet li ħarġu waqt l-iżgurar li d-delegazzjonjiet relevanti tal-Kummissjoni kienu mgħammra kif xieraq għall-immaniġjar tal-informazzjoni klassifikata tal-UE issa ġew solvuti. Ir-riżultati tal-verifiki għinu wkoll ir-reviżjoni ġenerali tal-politika ta’ sigurtà tal-Kummissjoni, li seħħet fl-2008. L-istandards tal-etika jiħtieġu attenzjoni kontinwa, u matul is-sena ġew imnidija inizjattivi fuq livell ta’ DĠ u livell ċentrali sabiex ikomplu jsaħħu il-qafas tal-etika tal-Kummissjoni u jgħollu l-kuxjenza tal-persunal. L-SVI għadu ma provdiex opinjoni ta’ verifika dwar il-qafas tal-Etika tal-Kummissjoni, iżda se jsegwi pjan ta’ azzjoni sal-aħħar tal-2010. Implimentazzjoni fil-ħin mis-servizzi tal-Kummissjoni tar-rakkomandazzjonjiet kritiċi u importanti ħafna hija sfida kontinwa. Il-Kumitat dwar il-Progress tal-Verifika, mgħejjun mill-SVI, jżomm lid-Direttorati Ġenerali responsabbli għall-implimentazzjoni tal-Pjani ta’ Azzjoni tagħhom. Hu joħroġ tfakkiriet, indirizzati lill-Kummissarji responsabbli, li huma ġeneralment effettivi, li jtejbu s-segwitu u jiffaċilitaw ir-rivalutazzjoni tar-riskji residwali. Konklużjoni 2: IT Ix-xogħol estensiv ta’ verifika dwar il-kwistjonjiet tal-IT urew li ambjent tal-IT effettiv u effiċjenti huwa importanti għal suċċess fl-implimentazzjoni tal-politiki tal-Kummissjoni. Sforzi ikbar biex isostnu rakkomandazzjonijiet tal-imgħoddi, approċċ ta’ sistemi integrati bl-iskop li tiġi akkwistata ħarsa ġenerali tal-iżviluppi kollha tal-IT f’kull ħin u l-ħtieġa għal arranġamenti tas-sigurtà kumplessivi biex jiggarantixxu, fost l-oħrajn, il-kontinwità tal-ħidma jidhru iktar importanti. Ġestjoni aħjar ta’ proġetti u ta’ dawk li jagħtu s-servizz huma wkoll fatturi ewlenin għas-suċċess. Konklużjoni 3: Kultura ta’ Verifika Integrata Ferm Sew It-tieni reviżjoni esterna tal-kwalità tal-SVI uriet illi s-servizz jikkonforma kompletament mal-"Standards Internazzjonali għal Prattika Professjonali tal-Verifika Interna”. L-SVI huwa l-mutur integrat u aċċettat għall-bidla fil-Kummissjoni, li jkopri flimkien mal-Kapaċitajiet tal-Verifika Interna r-riskji kollha identifikati bil-pjan strateġiku ta’ verifka tal-2007-2009. Filwaqt li l-pjan ta’ verifika tal-SVI jiffoka ħafna fuq il-ġestjoni finanzjarja, hu jkopri wkoll oqsma bħall-governanza (eż. l-etika), l-IT, is-sigurtà u l-operazzjonijiet (eż. l-implimentazzjoni tad-dritt tal-KE). Kif ġie rrapurtat hawnhekk, ix-xogħol ta’ verifika tal-SVI jgħin biex jiġbed l-attenzjoni dwar ir-riskji u l-oqsma biex jitjib il-kontroll tar-riskji: Huwa għalhekk importanti li l-kontroll tar-riskji mhux finanzjarji jibqa' jkollhom l-attenzjoni sħiħa tal-Kummissjoni. [1] Xi rapporti mfassla fl-2008, iżda ffinalizzati fil-bidu tal-2009, ġew inklużi wkoll f’dan ir-rapport. [2] Xi rapporti mfassla fl-2008, iżda ffinalizzati fil-bidu tal-2009, ġew inklużi wkoll f’dan ir-rapport. [3] Ara it-taqsima dwar l-irkupri. [4] Il-verifika kopriet ukoll l-irkupru ta’ self kondizzjonalment rimborsabbli (relata mal-proġetti MEDIA). [5] Fil-każ ta’ tieni segwitu ta’ verifika fil-fond ta’ DĠ AIDCO, sitta minn 22 rakkomandazzjoni kienu qabżu d-data ffissata oriġinarjament b’iktar minn sena u fil-każ ta’ segwitu ta' kontrolli ex post f’DĠ ELARG għaxra minn 15-il rakkomandazzjoni kienu għadhom qed jiġu implimentati u tnejn inbiddlu f’rakkomandazzjoni ġdida. [6] Li waħda minnhom ġiet magħmula mill-KVI ta’ DĠ AIDICO f’kooperazzjoni mas-SVI.