[pic] | KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ | Brussel 18.7.2007 KUMM(2007) 427 finali Proposta għal DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL dwar l-adozzjoni tar-regoli ta’ proċedura tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp (preżentata mill-Kummissjoni) MEMORANDUM TA' SPJEGAZZJONI Twaqqaf Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp fil-Kummissjoni, għar-riżorsi tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp li tamministra, kif previst fl-Artikolu 8 tal-Ftehim Intern[1] dwar il-Ftehim ta' Partenarjat iffirmat f'Cotonou fit-23 ta' Ġunju 2000 u emendat bil-ftehim iffirmat fil-Lussemburgu fil-25 ta' Ġunju 2005. Il-Ftehim Intern jidħol fis-seħħ wara li jkunu tlestew il-proċeduri ta' ratifika. Madanakollu, bid-deċiżjoni tar-rappreżentanti tal-Gvernijiet ta' l-Istati Membri, li ltaqgħu fil-Kunsill tas-17 ta' Lulju 2006[2], ċerti dispożizzjonijiet tal-ftehim, inkluż l-Artikolu 8 (il-ħolqien u l-operat tal-Kumitat), kienu applikati proviżorjament f'data aktar bikrija. L-Artikolu 8(5) tal-Ftehim Intern jistipula li l-Kunsill għandu jadotta, unanimament, ir-regoli ta' proċedura tal-Kumitat ta' l-EDF. Il-Komunità għalhekk għandha tadotta r-regoli l-ġodda ta' proċedura tal-Kumitat ta' l-EDF sabiex jippermettulha li twettaq id-dmirijiet mogħtija lilha permezz tal-Ftehim Intern. L-abbozzi tar-regoli ta' proċedura għall-Kumitat ta' l-EDF, li jinsabu mal-proposta għal Deċiżjoni, ġew adatti sabiex iqisu d-dispożizzjonijiet tal-Ftehim Intern il-ġdid li jeffettwawha. Iqisu wkoll ir-riżultati ta' l-eżerċizzju ta' simplifikazzjoni u armonizzazzjoni fil-qasam tal-kumitoloġija u r-regoli ta' proċedura standard approvati mill-Kummissjoni bħala parti minn dan l-eżerċizzju. Il-Kummissjoni għalhekk tipproponi li l-Kunsill jadotta d-Deċiżjoni mehmuża. Proposta għal DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL dwar l-adozzjoni tar-regoli ta’ proċedura tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp IL-KUNSILL TA’ L-UNJONI EWROPEA, Wara li kkunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, Wara li kkunsidra l-Ftehim ta’ Patenarjat bejn il-membri tal-Grupp ta' Stati Afrikani, Karibej u Paċifiċi, fuq naħa u l-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha fuq in-naħa l-oħra, iffirmat f'Cotonou, fit-23 ta' Ġunju 2000[3] u rivedut fil-Lussemburgu, fil-25 ta' Ġunju 2005[4] (minn hawn 'il quddiem imsejjaħ "il-Ftehim ta’ Patenarjat AKP-KE”), Wara li kkunsidra l-Ftehim Intern bejn ir-Rappreżentanti tal-Gvernijiet ta’ l-Istati Membri, li ltaqgħu fi ħdan il-Kunsill, dwar il-Finanzjament ta’ l-Għajnuna Komunitarja taħt il-Qafas Finanzjarju Multi-annwali għall-perjodu 2008 sa l-2013 skond il-Ftehim ta’ l-ACP-KE dwar l-allokazzjoni ta’ assistenza finanzjarja għall-Pajjiżi u Territorji Barranin li għalih tapplika Parti Erbgħa tat-Trattat tal-KE[5] ( minn hawn ‘il quddiem imsejjaħ il-"Ftehim Intern"), u b’mod partikolari l-Artikolu 8 §5 tiegħu, Wara li kkunsidra r-Regolament tal-Kunsill 2007/.../KE dwar l-implimentazzjoni ta' l-Għaxar Fond Ewropew għall-Iżvilupp (minn hawn 'il quddiem imsejjaħ "l-Għaxar EDF") taħt il-Ftehim ta' Partenarjat ta' l-ACP-KE[6] (minn hawn 'il quddiem imsejjaħ "ir-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF"), Wara li kkunsidra d-Deċiżjoni tal-Kunsill 2001/822/KE tas-27 ta’ Novembru 2001 fuq l-assoċjazzjoni tal-pajjiżi u territorji barranin mal-Komunità Ewropea[7], kif emendat bid-Deċiżjoni tal-Kunsill 2007/249/KE tad-19 ta' Marzu 2007[8] (minn hawn 'il quddiem imsejħa "d-Deċiżjoni ta’ l-Assoċjazzjoni Barranija"), Wara li kkunsidra l-proposta mill-Kummissjoni[9], IDDEĊIEDA KIF ĠEJ: Artikolu 1 Ir-regoli ta’ proċedura tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp, kif stabbiliti fl-Anness, huma adottati hawnhekk. Artikolu 2 Sad-dħul fis-seħħ tal-Ftehim Intern ir-regoli ta' proċedura tal-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-iżvilupp għandhom japplikaw biss għall-ħtiġiet ta' programmazzjoni u proċeduri marbuta ta' teħid ta' deċiżjonijiet imsemmija fit-titoli II u III tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-għaxar EDF, u, fir-rigward ta' l-OCT, fl-Artikoli 20 u 24 tad-Deċiżjoni ta' Assoċjazzjoni Barranija. Artikolu 3 Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-pubblikazzjoni tagħha fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej. Magħmula fi Brussell, għall-Kunsill Il-President ANNESS REGOLI TA' PROĊEDURA tal-Kumitat Ewropew għall-Fond tal-Iżvilupp Artikolu 1 Kompożizzjoni Il-Kumitat tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp, minn hawn 'il quddiem imsejjaħ "il-Kumitat", għandu jinkludi d-delegazzjonijiet ta’ l-Istati Membri, minn hawn 'il quddiem imsejħa "d-delegazzjonijiet", u għandu jiġi ppresedut minn rappreżentant tal-Kummissjoni. Osservatur mill-Bank Ewropew għall-Investiment għandu jieħu sehem fil-proċeduri tal-Kumitat rigward il-kwistjonijiet li jinteressaw lill-Bank. Ir-rappreżentant tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill għandu jattendi il-laqgħat bħala osservatur. Artikolu 2 Ir-Referenza għall-Kumitat 1. Għandha ssir referenza lill-Kumitat fil-każijiet u f'konformità mal-proċeduri stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill 2007/.../KE dwar l-implimentazzjoni ta' l-Għaxar Fond Ewropew għall-Iżvilupp taħt il-Ftehim ta' Sħubija ta' l-ACP-KE[10] (minn hawn 'il quddiem imsejjaħ "l-għaxar Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-EDF") u, fejn xieraq, fid-Deċiżjoni tal-Kunsill 2001/822/KE tas-27 ta' Novembru 2001 dwar l-assoċjazzjoni tal-pajjiżi u t-territorji barranin ("Deċiżjoni ta' Assoċjazzjoni Barranija") kif emendata mid-Deċiżjoni tal-Kunsill 2007/249/KE tad-19 ta' Marzu 2007[11]. Fir-rigward tar-responsabbiltajiet mogħtija lilu bid-Deċiżjoni ta' Assoċjazzjoni Barranija, il-Kumitat għandu jissejjaħ il-"Kumitat EDF-OCT". 2. Flimkien mal-każijiet ta’ referenza previsti fil-paragrafu 1: (a) F'kull laqgħa l-Kummissjoni għandha tressaq lill-Kumitat lista tad-deċiżjonijiet meħuda fil-perjodu preċedenti fuq il-bażi ta' l-Artikolu 11 (2) u 12 tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF; (b) il-Kumitat għandu jiġi nfurmat malajr kemm jista’ jkun b’dewmien jew diffikultajiet fl-implimentazzjoni tal-proġetti jew tal-programmi annwali ta’ azzjoni li jistgħu jirriżultaw f’impenni addizzjonali sinifikattivi jew bidliet sostantivi sinifikattivi li x’aktarx jinvolvu referenza obbligatorja taħt id-dispożizzjonijiet tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF. Artikolu 3 Is-sejħa għal laqgħa 3. Il-Kumitat għandu jiġi msejjaħ mill-President tiegħu, li jkun qed jaġixxi fuq l-inizzjattiva tiegħu/tagħha jew fuq it-talba ta’ Stat Membru. 4. Laqgħat konġunti tal-Kumitat ma’ kumitati oħra jistgħu jiġu msejħa biex jiġu diskussi kwistjonijiet ta’ interess komuni li jaqgħu taħt il-kompetenzi rispettivi tagħhom. Artikolu 4 L-Aġenda 5. Il-President għandu jagħmel abbozz ta’ aġenda u jagħtiha lill-Kumitat. 6. L-aġenda għandha tagħmel distinzjoni bejn: - il-miżuri proposti li dwarhom il-Kummissjoni tintalab sabiex tagħti opinjoni skond il-proċeduri ta' tmexxija previsti fl-Artikolu 11 (3) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF; - kwistjonijiet oħra mressqa lill-Kumitat taħt it-termini ta' l-Artikoli 11 (4) u (5) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF, jew bl-inizjattiva tal-President jew b'talba bil-miktub minn Membru tal-Kumitat. 7. Kull delegazzjoni tista’ titlob l-inklużjoni ta’ xi punt fuq l-aġenda tal-laqgħat tal-Kumitat. L-informazzjoni relevanti fuq dawn il-punti tista’ tingħata bil-fomm. 8. L-aġenda għandha tinkludi l-approvazzjoni tal-minuti tal-laqgħa preċedenti. Artikolu 5 Id-Dokumentazzjoni għandha tintbagħat lill-membri tal-Kumitat 9. Il-President għandu jibgħat l-invit għal-laqgħa, l-abbozz ta’ l-aġenda u l-miżuri proposti li fuqhom hemm bżonn l-opinjoni tal-Kumitat u kull dokument ta' ħidma ieħor lill-membri tal-Kumitat permezz tas-segretarjat skond l-Artikolu 13 §2 mhux aktar tard minn ħmistax-il jum ta' xogħol qabel id-data tal-laqgħa. 10. F’każijiet urġenti, u fejn il-miżuri li għandhom jiġu addottati għandhom ikunu applikati immedjatament, il-President jista’, fuq it-talba ta’ membru tal-Kumitat jew fuq l-inizjattiva tiegħu/tagħha stess, iqassar il-perjodu stabbilit fil-paragrafu 1 għal ħamest ijiem ta' xogħol qabel id-data tal-laqgħa. 11. B’eċċezzjoni, f’każijiet ta’ urġenza estrema sostanzjati kif xieraq (eż. ċirkustanzi serji ekonomiċi, soċjali u politiċi, diżastri naturali sofferti mill-pajjiż benefiċjarju jew ċirkustanzi oħra ta' natura simili li jkunu jeħtieġu reazzjoni b'ħeffa kbira), il-President jista’, bit-talba ta' Membru tal-Kumitat jew fuq l-inizjattiva tiegħu/tagħha stess, jinjora l-perjodi stabbiliti f’paragrafi 1 u 2. 12. Il-paragrafi 2 u 3 ta' dan l-Artikolu ma' japplikawx għal Karti ta' Strateġija u Programmi Indikattivi Multi-annwali u l-aġġustament tagħhom b'riżultat tar-reviżjonijiet fit-terminu medju u dak aħħari imsemmija fl-Artikoli 4 u 5 tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF. 13. Fil-każ ta’ proposti li għandhom jingħataw lill-Kumitat għall-fehma tiegħu bi proċedura orali, id-delegazzjonijiet għandhom jinnotifikaw lis-segretarjat tal-Kumitat bil-miktub minn ta’ l-inqas tlitt ijiem ta' xogħol qabel id-data tal-laqgħa: - b'dawk il-punti li għalihom fil-prinċipju jistgħu diġa’ jagħtu il-qbil tagħhom u li huma jipproponu billi jinkludu bħala punti A (bil-jew mingħajr kummenti jew talbiet għal aktar informazzjoni) fuq l-aġenda msemmija fl-Artikolu 4(1), u - dawk il-punti li jaħsbu li għandhom bżonn jiddiskutu u jipproponu li jiddaħħlu bħala punti B.Id-Delegazzjonijiet għandhom ukoll jifformulaw kwalunkwe kummenti jew talbiet għal aktar informazzjoni bil-miktub u fl-istess limitu ta’ żmien. Il-Kummissjoni għandha tipprovdi aktar informazzjoni u tirrispondi għall kull kummenti, kull fejn possibli bil-miktub u qabel il-laqgħa tal-Kumitat. Artikolu 6 Trażmissjoni ta' karti ta' Strateġija lill-Assemblea Parlamentari Konġunta Skond l-Artikolu 4 (5) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF, is-segretarjat tal-Kumitat jittrażmetti l-Karti ta' Strateġija lill-Assemblea Parlamentari Konġunta għal informazzjoni fl-istess waqt li jintbagħtu lid-delegazzjonijiet fil-Kumitat. Artikolu 7 L-Opinjoni tal-Kumitat 14. Fejn titressaq kwistjoni quddiem il-Kumitat għall-fehma tiegħu, din għandha tkun diskussa taħt il-kundizzjonijiet u skond il-proċedura stabbilita rispettivament fl-Artikolu 11 (3) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF u fl-Artikolu 8 (2) u (3) tal-Ftehim Intern bejn ir-Rappreżentanti tal-Gvernijiet ta' l-Istati Membri, li jiltaqgħu fi ħdan il-Kunsill, dwar il-Finanzjament ta' l-Għajnuna Komunitarja taħt il-qafas Finanzjarju Multiannwali għall-perjodu 2008-2013 skond il-Ftehim ta' Partenarjat ta' l-AKP-KE u dwar l-allokazzjoni ta' għajnuna finanzjarja għall-Pajjiżi u Territorji Barranin li għaliha tapplika l-Parti Erbgħa tat-Trattat ta' KE[12] (minn hawn 'il quddiem imsejħa l-"Ftehim Intern"). 15. Meta tintuża l-proċedural orali, u ssir bidla sostanzjali jew jiżdiedu elementi fattwali ġodda mal-miżuri ta' abbozz waqt il-laqgħa, il-President, fuq l-inizjattiva tiegħu/tagħha jew fuq it-talba ta’ l-Istat Membru, jista’/tista’ j/tipposponi l-vot fuq punt partikolari mill-aġenda sa l-aħħar tal-laqgħa jew għal laqgħa oħra. 16. Jekk, fis-sitwazzjoni deskritta fil-paragrafu 2, il-President ma jiddeċidix li jipposponi l-vot kif mitlub minn delegazzjoni waħda jew aktar, dik/dawk id-delegazzjoni/jiet tista’ tippreżenta riżerva li għandha tkun irtirata bħala massimu fi tlett ijiem ta' xogħol mill-ġurnata ta’ wara l-laqgħa. L-Opinjoni tal-Kumitat għandha tiġi rreġistrata bħala definittiva fuq l-iskadenza ta’ dan il-perjodu. Il-Kummissjoni għandha tinforma lill-Istati Membri bil-pożizzjoni definittiva addottata mill-Istat Membru/Stati Membri li d-delegazzjoni tiegħu tkun ippreżentat riżerva fil-Kumitat. 17. Jekk delegazzjoni titlob, il-votazzjoni fuq kwistjoni tista' tkun posposta jekk id-dokumenti marbuta ma aġenda speċifika ma jkunux intbagħtu lil membri fit-terminu ta' żmien stabbilit fl-Artikolu 5 (1) u (2). F'dak il-każ, il-President jista' jiddeċiedi li jżid il-perjodu ta' konsultazzjoni, imma mhux aktar minn l-aħħar tal-laqgħa ta' wara. Jekk ikun meħtieġ, tista' tkun applikata l-proċedura bil-miktub prevista fl-Artikolu 9 ta' dawn ir-regoli ta' proċedura. Madanakollu, wara proposta mill-President jew wara talba minn membru tal-Kumitat, il-Kumitat jista' jiddeċiedi b'maġġoranza sempliċi ta' membri li jżomm dan il-punt fuq l-aġenda minħabba l-urġenza tal-kwistjoni. 18. Fil-kuntest ta' eżaminazzjoni ta' programmi ta’ azzjoni multiannwali, kwalunkwe delegazzjoni tista' titlob l-irtirar ta' proġett jew programm mill-programm ta' azzjoni multiannwali. Jekk din it-talba tkun appoġġjjata minn minorità ta' delegazzjonijiet li timblokka, kif stabbilit fl-Artikolu 9 (3), b'konnessjoni ma' 8 (2) tal-Ftehim Intern, il-programm ta' azzjoni multiannwali għandu jkun adottat mill-Kummissjoni mingħajr il-proġett jew programm in kwistjoni skond il-proċeduri ta' tmexxija stabbiliti fl-Artikolu 11 (3) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF. Sakemm il-Kummissjoni, skond il-fehmiet tad-delegazzjonijiet tal-Kumitat, ma tkunx tixtieq issegwi l-proġett jew programm irtirati, dawn għandhom jitressqu mill-ġdid lill-Kumitat barra l-programm ta' azzjoni annwali fil-forma ta' proposta għal finanzjament li għandha mbagħad tkun adottata mill-Kummissjoni skond il-proċeduri ta' tmexxija stabbiliti fl-Artikolu 11 (3) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF. Artikolu 8 Bdil ta' fehmiet 19. Skond l-Artikolu 11 (4) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF, il-Kumitat għandu jkollu bdil ta' fehmiet dwar il-konlużjonijiet ġenerali tar-reviżjonijiet ta' operat annwali u tar-rapport annwali msemmija fl-Artikolu 14(3) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF. Kull delegazzjoni tista' ssejjaħ ukoll għal bdil ta' fehmiet dwar l-evalwazzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 15 (2) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF. Kull delegazzjoni tista' tistieden lill-Kummissjoni fi kwalunkwe mument sabiex tipprovdi informazzjoni lill-Kumitat u sabiex isir bdil ta' fehmiet dwar kwistjonijiet marbuta ma' impenji deskritti taħt l-Artikolu 11 (2) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF. 20. Bdil ta' fehmiet bħal dan jista' jwassal għall-formulazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet mid-delegazzjonijiet, li jitqiesu mill-Kummissjoni. Il-minuti tal-Kumitat għandhom jirriflettu l-interventi mwettqa. Intervent appoġġjat minn maġġoranza kwalifikata ta' delegazzjonijiet, kif stabbilit fl-Artikolu 8 §3, b'rabta ma' 8 §2, tal-Ftehim Intern, għandu jkun reġsitrat bħala rakkomandazzjoni. Artikolu 9 Ir-Rappreżentazzjoni u l-kworum 21. Kull delegazzjoni titqies bħala membru wieħed tal-Kumitat. Kull Stat Membru għandu jiddeċiedi l-kompożizzjoni tad-delegazzjoni tiegħu u għandu jinforma lill-President b’dan. 22. Bl-approvazzjoni tal-President, id-delegazzjonijiet jistgħu jiġu akkumpanjati minn esperti li mhumiex tal-gvern, għas-spejjeż ta’ l-Istat Membru konċernat. L-approvazzjoni tal-President tissejjes fuq l-avviż minn qabel tad-delegati lis-Segretarjat tal-Kumitat li jixtiequ jkunu akkumpanjati għal punt speċifiku ta' l-aġenda. Jekk il-President ma joġġezzjonax għall-parteċipazzjoni ta' espert qabel il-laqgħa in kwistjoni tal-Kumitat, il-permess jista' jitqies bħala mogħti. 23. Delegazzjoni tista’, jekk ikun meħtieġ, tirrapreżenta massimu ta’ Stat Membru ieħor. Il-President tal-Kumitat għandu jiġi avżat bil-miktub mill-inqas qabel il-bidu tal-laqgħa mid-delegazzjoni li tkun rappreżentata. 24. Il-kworum meħtieġ għad-deliberazzjonijiet tal-Kumitat biex ikunu validi huwa dak li jippermetti opinjoni b'maġġoranza kwalifikata li għandha tinħareġ skond l-Artikolu 11 (3) tar-Regolament ta' Implimentazzjoni ta' l-Għaxar EDF. Artikolu 10 Id-dħul ta’ partijiet terzi 25. Il-President jista’ jiddeċiedi li jisma’ esperti fuq punti speċifiċi, fuq it-talba ta’ membru jew fuq l-inizjattiva tiegħu/tagħha. 26. Dawn l-esperti u dawk imsemmija fl-Artikolu 7 §2 m’għandhomx ikunu preżenti jew jieħdu parti meta’ l-Kumitat jiġi biex jieħu vot. Artikolu 11 Il-proċedura bil-miktub 27. Fejn il-miżuri proposti huma suġġetti għall-proċedura bil-miktub, id-delegazzjonijiet għandhom 15 il-jum ta' xogħol minn meta jintbagħtu l-proposti sabiex jadottaw pożizzjoni. Kwalunkwe delegazzjoni tal-Kumitat li ma tesprimix l-oppożizzjoni jew intenzjoni tagħha li tastjeni qabel it-terminu perentorju stabbilit fl-ittra titqies li qablet taċitament mal-proposta; F’kazijiet ta’ urġenza jew urġenza estrema, it-termini perentorji stabbiliti fl-Artikolu 5 §2 u §3 għandhom japplikaw. Il-każ ta' urġenza jew urġenza estrema għandu jkun sostanzjat bil-miktub mill-Kummissjoni. L-approvazzjoni ta' delegazzjonijiet għandha tkun stabbilita biss jekk tkun ġiet avżata espressament. Kwalunkwe assenza ta' notifikazzjonijiet fi żmien 48 titqies bħala astensjoni. 28. Madankollu, jekk membru tal-Kumitat jitlob li l-miżuri abbozzati jitqiesu waqt laqgħa tal-Kumitat, il-proċedura bil-miktub għandha tintemm hemmhekk u l-miżuri proposti għandhom jitqiegħdu fil-laqgħa li tmiss tal-Kumitat. 29. Il-Kummissjoni tgħarraf lill-Membri tal-Kumitat bil-miktub dwar ir-riżultat ta' proċedura bil-miktub hekk kif tkun adottata d-deċiżjoni in kwistjoni. Artikolu 12 L-Appoġġ Segretarjali Is-servizzi segretarjali tal-Kumitat għandhom jiġu provduti mill-Kummissjoni. Artikolu 13 Minuti u sommarju tar-rapport tal-laqgħat Il-minuti ta’ kull laqgħa għandhom jiġu magħmula taħt il-patroċinju tal-President u għandhom jinkludu l-opinjonijiet espressi fuq il-miżuri proposti u l-posizzjonijiet espressi waqt il-laqgħa. Il-minuti għandhom jintbagħtu lill-membri tal-Kumitat fil-perjodu ta’ 15-il jum ta' xogħol. Il-membri tal-Kumitat għandhom jibagħtu il-kummenti kollha bil-miktub li jista’ jkollhom fuq il-minuti lill-President. Il-Kumitat għandu jiġi nfurmat b’dan; jekk ikun hemm xi nuqqas ta’ qbil, l-emenda proposta għandha tiġi diskussa mill-Kumitat. Jekk in-nuqqas ta’ qbil jippersisti, l-emeda proposta għandha tiġi annessa mal-minuti. Artikolu 14 Il-Lista ta’ l-Attendenza 30. F’kull laqgħa, il-President għandu jagħmel il-lista ta’ l-attendenza li tispeċifika l-awtoritajiet u l-korpi li għalihom jappartjenu il-parteċipanti. Il-lista ta' attendenza titqassam lill-parteċipanti matul il-laqgħa. 31. Fil-bidu ta' kull laqgħa, kwalunkwe delegazzjoni li l-parteċipazzjoni tagħha fix-xogħol tiikkostitwixxi kunflitt ta' interess fir-rigward ta' punt partikolari fuq l-Aġenda għandha tgħarraf lill-President b'din is-sitwazzjoni. Il-membri tad-delegazzjonjiet li ma jappartjenux għal awtorità jew organizzazzjoni partikolari ta’ Stat Membru għandhom jiffirmaw dikjarazzjoni fejn jgħidu li l-parteċipazzjoni tagħhom ma’ tqajjem l-ebda kunflitt ta’ interess. Fl-eventwalità ta’ kunflitt ta’ interess bħal dan, il-membru konċernat irid jirtira filwaqt li l-punti ta’ l-aġenda relevanti qed jiġu trattati, fuq it-talba tal-President. Artikolu 15 Il-Korrispondenza 32. Il-Korrespondenza dwar il-Kumitat għandha tiġi indirizzata lill-Kummissjoni, għall-attenzjoni tas-segretarjat tal-Kumitat. 33. Il-Korrispondenza indirizzata lill-membri tal-Kumitat mis-segretarjat għandha wkoll tintbagħat lir-Rappreżentant Permanenti ta’ l-Istat Membru konċernat bl-aktar mod elettroniku ħafif u affidabbli. 34. Ħlief f’sitwazzjonijiet eċċezzjonali, il-korrispondenza bejn il-Kummissjoni u l-membri tal-Kumitat għandha tintbagħat fiż-żewġ direzzjonijiet bil-mezzi kompjuterizzati provduti għal dak il-għan. Artikolu 16 It-Trasparenza 35. Il-prinċipji u l-kondizzjonijiet li jikkonċernaw l-aċċess pubbliku għad-dokumenti li japplikaw għall-Kumitat. Jekk talba bħal din tiġi mibgħuta lill-Istat Membru, għandu jaġixxi skond l-Artikolu 5 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni. 36. Il-proċeduri tal-Kumitat għandhom ikunu kunfidenzali għall-parteċipanti kollha. Artikolu 17 Spejjeż biex jiffunzjona l-Kumitat 37. L-ispejjeż biex jiffunzjona l-Kumitat, inklużi spejjeż ta’ l-ivvjaġġar għal parteċipant wieħed minn kull Stat Membru, għandhom jiġu mħallsa mill-Kummissjoni. 38. Il-Kummissjoni hija awtorizzata li trodd lura l-ispejjeż ta’ l-akkomodazzjoni u ta’ l-ivvjaġġar ta’ l-esperti mistiedna skond l-Artikolu 8 §1. 39. Il-Kummissjoni għandha tqiegħed għad-dispożizzjoni tal-Kumitat il-bini u r-riżorsi materjali neċessarji għax-xogħol tiegħu. [1] Il-FTEHIM INTERN bejn ir-Rappreżentanti tal-Gvernijiet ta’ l-Istati Membri, imlaqqgħin fil-Kunsill, dwar il-finanzjament ta’ l-għajnuna Komunitarja skond il-qafas finanzjarju multi-annwali għall-perjodu 2008-2013 skond il-Ftehim ta’ Sħubija AKP-KE rivedut u l-allokazzjoni ta’ l-assistenza finanzarja għall-Pajjżi u Territorji Barranin li għalihom tapplika r-Raba' Parti tat-Trattat tal-KE (ĠU L 247, 9.09.2006, p. 32). [2] IL-FTEHIM INTERN BEJN IR-RAPPREŻENTANTI TAL-GVERNIJIET TA’ L-ISTATI MEMBRI, IMLAQQGĦIN FIL-KUNSILL, dwar l-applikazzjoni proviżorja tal-Ftehim Intern bejn ir-Rappreżentanti tal-Gvernijiet ta' l-Istati Membri, imlaqqgħin fil-Kunsill, dwar il-finanzjament ta’ l-għajnuna Komunitarja skond il-qafas finanzjarju multi-annwali għall-perjodu 2008-2013 skond il-Ftehim ta’ Sħubija AKP-KE rivedut u l-allokazzjoni ta’ l-assistenza finanzarja għall-Pajjżi u Territorji Barranin li għalihom tapplika r-Raba' Parti tat-Trattat tal-KE (ĠU L 247, 9.09.2006, p. 30). [3] ĠU L 317, 15.12.2000, p. 3. [4] ĠU L 209, 11.08.2005, p. 27. [5] ĠU L 247, 09.09.2006, p. 32. [6] [7] ĠU L 314, 30.11.2001, p. 1. [8] ĠU L 109, 26.4.2007, p. 33. [9] [10] [11] ĠU L 109, 26.4.2007, p. 33. [12] ĠU L 247, 9.9.2006, p. 32.