Komunikazzjoni tal-Kummissjoni - Rapport dwar il-progress fil-31 ta’ marzu 2008 fir-rigward tal-modernizzazzjoni tas-sistema tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni Ewropea /* KUMM/2008/0515 finali */





[pic] | KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ | Brussel 13.8.2008 KUMM(2008) 515 finali KOMUNIKAZZJONI TAL-KUMMISSJONI RAPPORT DWAR IL-PROGRESS FIL-31 TA’ MARZU 2008 FIR-RIGWARD TAL-MODERNIZZAZZJONI TAS-SISTEMA TAL-KONTABBILTÀ TAL-KUMMISSJONI EWROPEA KOMUNIKAZZJONI TAL-KUMMISSJONI RAPPORT DWAR IL-PROGRESS FIL-31 TA’ MARZU 2008 FIR-RIGWARD TAL-MODERNIZZAZZJONI TAS-SISTEMA TAL-KONTABBILTÀ TAL-KUMMISSJONI EWROPEA WERREJ RAPPORT DWAR IL-PROGRESS FIL-31 TA’ MARZU 2008 FIR-RIGWARD TAL-MODERNIZZAZZJONI TAS-SISTEMA TAL-KONTABBILTÀ TAL-KUMMISSJONI EWROPEA 2 1. Introduzzjoni 4 2. Sommarju tal-implimentazzjoni matul is-sena sal-31 ta' Marzu 2008..........................4 3. L-Implimentazzjoni ta' sistema modernizzata ta’ kontabbiltà fil-Kummissjoni 6 3.1. Kontijiet annwali 6 3.2. Taħriġ 7 4. L-ambjent ta' kontroll tal-kontabbiltà u l-validazzjoni ta' sistemi lokali 8 4.1. Il-proġett tal-kwalità tal-kontabbiltà 8 4.2. Il-validazzjoni ta’ sistemi lokali 8 5. Żviluppi tal-IT għall-Baġit Ġenerali 9 5.1. Upgrades għall-ABAC 10 5.2. Il-Proċess ta’ Żvilupp tal-IT u l-arkittettura tas-Sistemi 10 5.3. Is-Sistema ta’ Kontroll tal-Baġit (BCS) 11 5.4. SAM (Provvista u Ġestjoni tal-Assi) 11 6. ABAC Delegations 11 7. Il-Fond Ewropew għall-Iżvilupp 11 8. L-Implimentazzjoni tal-ABAC mill-Istituzzjonijiet u l-Aġenziji l-oħra 12 9. KONKLUŻJONI 12 1. INTRODUZZJONI Fis-17 ta' Diċembru 2002, il-Kummissjoni adottat il-Komunikazzjoni tagħha dwar il-modernizzazzjoni tas-sistema ta' kontabbiltà tal-Komunitajiet Ewropej[1]. F'Jannar tal-2005 bdiet titħaddem sistema ta' kontabbiltà bbażata fuq id-dovuti u minn dik is-sena l-kontijiet tħejjew skont l-istandards ta' kontabbiltà aċċettati internazzjonalment, biex b'hekk ġew irrispettati l-iskadenzi stabbiliti fir-Regolament Finanzjarju. It-tranżizzjoni għal sistema ġdida ta' kontabbiltà tagħti lill-Kummissjoni Ewropea aktar kontroll fuq bażi ta’ jum b’jum fuq il-finanzi tagħha u tagħtiha informazzjoni finanzjarja aħjar. B’mod ġenerali, l-awdituri esterni u l-awtoritajiet tar-rilaxx tal-Kummissjoni kienu sodisfatti bil-progress li sar. Madankollu, il-ħidma fuq il-modernizzazzjoni tas-sistema tal-kontabbiltà huwa proġett fuq perjodu twil ta’ żmien. Il-kisba ta' konformità mal-istandards kollha ta' kontabbiltà, il-kisba ta’ rappurtaġġ tal-ġestjoni aktar effiċjenti u komplet u l-kisba ta' sistema ta' IT aktar integrata huwa proċess li jieħu ż-żmien. Is-sistema ta' kontabbiltà bbażata fuq id-dovuti kompliet tiġi żviluppata matul l-2007, u se tkompli tiżviluppa fl-2008 u fl-2009. Il-Kummissjoni ilha tippreżenta rapporti regolari dwar il-progress[2] li sar fil-proġett ta' modernizzazzjoni sa mill-2002. Il-Komunikazzjoni preżenti tiġbor fil-qosor il-progress li sar fis-sena sal-31 ta' Marzu 2008. Bħar-rapporti ta' qablu, se jingħata lill-kumitati rilevanti tal-awtoritajiet tar-rilaxx u lill-Qorti tal-Awdituri. 2. SOMMARJU TAL-IMPLIMENTAZZJONI MATUL IS-SENA SAL-31 TA' MARZU 2008 L-għanijiet ewlenin tal-proġett ta’ modernizzazzjoni jitwettqu permezz ta’ pjan ta' azzjoni kontinwu fuq sentejn, li sommarju aġġornat tiegħu jinsab memhmuż ma' kull rapport annwali. Il-kisbiet prinċipali fis-sena tar-rapport attwali huma spjegati hawn taħt. Tittejjeb l-affidabbiltà tal-kontijiet Permezz tan-netwerk tiegħu ta’ Korrispondenti tal-Kontabbiltà, id-DĠ Baġit qed jagħmel ħiltu biex itejjeb il-kontrolli tal-attivitajiet tal-kontabbiltà matul is-sena kif ukoll l-għeluq tal-kontijiet annwali. Jeżisti tim li jivverifika li s-sistemi finanzjarji tas-servizzi awtorizzanti jirrispettaw ċerti kriterji mmirati lejn l-iżgurar tat-tlestija f’waqtha, ir-reqqa u l-kompletezza tad-dejta tal-kontabbiltà. Sal-31 ta’ Marzu 2008 kienu vvalidati s-sistemi tad-DĠs kollha minbarra tnejn. Barra minn hekk id-DĠ Baġit jikkoordina netwerk ta’ Uffiċjali tal-Kontabbiltà tal-Aġenziji tal-Istituzzjonijiet l-oħra sabiex jippromwovi kwalità għolja tal-kontijiet ikkonsolidati tal-Komunitajiet. F’Lulju tal-2007, għall-ewwel darba, l-Uffiċċjali tal-Kontabbiltà tal-Kummissjoni u tal-Aġenziji u ta' Istituzzjonijiet oħra approvaw il-kontijiet annwali tagħhom. L-iżvilupp u l-estensjoni tas-sistema tal-IT, ABAC Bl-estensjoni tas-sistema ABAC għad-Delegazzjonijiet u r-Rappreżentanzi fl-2007, issa s-servizzi kollha tal-Kummissjoni huma konnessi mal-ABAC. Is-sistema qed tiġi estiża għall-Aġenziji Eżekuttivi kollha, għal dawk l-Aġenziji Tradizzjonali li jixtiequ jużawha, għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data u għaż-żewġ Kumitati. Sitt entitajiet minn dawn ġew inklużi matul is-sena ta' rappurtaġġ, biex b'hekk intlaħaq it-total ta' 15. Il-proġett li jinvolvi t-trasferiment tal-kontijiet tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp reġà beda fl-2007, u għandu jitlesta sa tmiem l-2008. Bħala parti mill-istrateġija ta’ integrazzjoni tas-sistemi finanzjarji prinċipali fi pjattaforma komuni tal-IT fuq medda medja ta' żmien: - Is-sistema ta' kontabbiltà tal-baġit ġiet trasferita lejn modulu ta' kontroll tal-baġit (BCS), li għandu jippermetti li linji baġitarji lokali jkunu ġestiti fis-sistema SAP ċentrali minflok fl-ABAC-Workflow. - Il-pjan għat-trasferiment tal-ġestjoni tal-akkwist tal-assi u tal-inventarji għal modulu tal-SAP avvanza minn fażi tal-vjabbiltà għat-twettiq ta' speċifikazzjonijiet funzjonali għall-Uffiċċji tal-Infrastruttura fi Brussell u fil-Lussemburgu (OIB u OIL). Is-sistema l-ġdida għandha tidħol fis-seħħ fl-2009. - Sar studju dwar l-iskop tat-trasferiment ta’ aktar funzjonalitajiet tas-sistema tal-SAP, kif ukoll dwar l-għażliet għall-iżvilupp ta’ sistema ta’ ġestjoni tal-kuntratti aħjar minn dik attwali, li hija l-ABAC-Contracts. L-iżvilupp ta’ rappurtaġġ finanzjarju Kif kien ippjanat, il-ħżin uniku tad-dejta beda l-fażi ta' produzzjoni tiegħu f'Lulju 2007. Intuża fit-tħejjija tal-annessi għar-rapporti ta' attività annwali tal-2007, u l-informazzjoni dwar il-ħlasijiet li ġiet ikkomunikata lill-Istituzzjoni Suprema tal-Verifika ta' kull Stat Membru biex tippromwovi kontrolli ta’ kwalità aħjar. Issa r-rappurtaġġ dwar ir-relazzjoni finanzjarja tal-Kummissjoni ma’ benefiċjarji individwali huwa żviluppat sew, iżda biex jiġu sodisfatti l-ħtiġijiet tal-utent, tinħtieġ ħidma ulterjuri dwar faċilitajiet oħra ta’ rappurtaġġ. Taħriġ u appoġġ lill-utent Il-Kummissjoni se tkompli toffri korsijiet ta' taħriġ ta' livell għoli dwar kwistjonijiet finanzjarji lill-persunal tal-Kummissjoni madwar id-dinja, u lill-persunal fl-Aġenziji u f'Istituzzjonijiet oħra. Fl-2007 l-livell ta’ sodisfazzjoni dwar il-kwalità tat-taħriġ tela’ għal 96%. 3. L-IMPLIMENTAZZJONI TA' SISTEMA MODERNIZZATA TA’ KONTABBILTÀ FIL-KUMMISSJONI 3.1. Kontijiet annwali Il-kontijiet annwali tal-Komunitajiet Ewropew għas-snin 2005 u 2006 Il-kontijiet annwali tal-KE għas-snin 2005 u 2006 tħejjew permezz ta’ sistema modernizzata ta’ kontabbiltà. Wara li saritilhom verifika dawn il-kontijiet ġew ikkunsidrati bħala affidabbli mill-Qorti tal-Awdituri, għalkemm ġew espressi xi riżervi u kummenti li ma kinux jolqtu l-kontijiet fit-totalità tagħhom, iżda li wasslu għal titjib ulterjuri fuq il-kontrolli tal-kontabbiltà. Illum iż-żewġ kontijiet ingħataw ir-rilaxx mill-Parlament. Il-kontijiet annwali għall-2007 tal-Komunitajiet Ewropej Il-kontijiet provviżorji tal-2007 tressqu quddiem il-Qorti fil-31 ta’ Marzu 2008 u fil-preżent qed issirilhom verifika. Fis-segwitu ta’ kwalunkwe aġġustament li jirriżulta mis-sejbiet tal-Awdituri, il-kontijiet finali tal-2007 se jiġu approvati mill-Uffiċjali tal-Kontabbiltà u adottati mill-Kummissjoni qabel il-31 ta’ Lulju 2008. Il-kwalità tal-kontijiet qed tmur gall-aħjar minn sena għal oħra hekk kif l-utenti qed jiffamiljarizzaw aktar irwieħhom mas-sistema u r-regoli l-ġodda. Aktar minn hekk, inizjattivi bħall-proġett dwar il-kwalità tal-kontabbiltà (ara taħt) jidhru li qed jikkontribwixxu għal titjib ġenerali fl-affidabbiltà tad-dejta tal-kontabbiltà li min-naħa tagħha twassal għal kontijiet annwali aktar affidabbli. L-ebda Direttur Ġenerali jew Kap ta' Servizz ma inkluda xi riżerva dwar il-kontabbiltà fir-Rapport Annwali ta' Attività tiegħu jew tagħha għall-2007. Fir-rigward tal-kontijiet infushom, kull sena l-Kummissjoni ppruvat ittejjeb l-informazzjoni żvelata b'mod li tkun aktar rilevanti għall-qarrej filwaqt li tinftiehem aħjar. Eżempju partikolari hija l-informazzjoni mressqa dwar l-irkupru ta’ ħlasijiet li ma kellhomx isiru u l-korrezzjonijiet finanzjarji, qasam ta’ interess partikolari għall-awtoritajiet tar-rilaxx. 3.2. Taħriġ Matul l-2007 kompla għaddej sforz sinifikanti fejn jidħol it-taħriġ tal-persunal, u l-kisbiet ewlenin f'dan il-qasam huma: - L-għoti ta’ aktar minn 4 100 jum ta’ parteċipazzjoni f’taħriġ tal-ABAC u tal-SAP lil persunal tal-Kummissjoni fi Brussell u l-Lussemburgu, inkluż sett speċifiku ta’ sessjonijiet lil persunal tal-Kummissjoni fid-Delegazzjonijiet; - Is-sodisfazzjon bil-kwalità tat-taħriġ tela' minn 91% fl-2005, għal 94% fl-2006, u għal 96% fl-2007, b’44% jqisu l-korsijiet bħala "tajba ħafna", f’paragun mat-38% fl-2006; - Ġie organizzat pakkett ta’ taħriġ speċifiku għall-Aġenziji, li jissodisfa l-ħtiġiet partikolari tagħhom. Dan sar disponibbli fi tmiem April 2008; - It-tnedija u l-ġestjoni ta’ sejħa għall-offerti għat-tiġdid tal-kuntratt qafas għal taħriġ finanzjarju (li skada fit-23 ta’ Marzu 2008). Il-kuntratt il-ġdid ġie ffirmat fis-7 ta’ Marzu 2008, u issa sar interistituzzjonali, li jfisser li kull Aġenzja jew Istituzzjoni oħra tista’ tużah. L-għan ewlieni għall-2008 huwa li jibqgħu jingħataw korsijiet ta' taħriġ ta' kwalità għolja lill-persunal tal-Kummissjoni madwar id-dinja u lil persunal f’Istituzzjonijiet u Aġenziji oħrajn u biex dawn il-korsijiet jiġu adattati għal żviluppi ġodda fl-IT. Barra minn hekk it-taħriġ dwar korsijiet ta’ kontabbiltà se jiġi intensifikat fl-2008, billi hemm il-ħsieb li jiġi żviluppat kors prattiku li jenfasizza r-rabtiet bejn id-dħul ta’ tranżazzjonijiet fl-ABAC u l-impatt tal-kontabbiltà fuq tali operazzjonijiet. 4. L-AMBJENT TA' KONTROLL TAL-KONTABBILTÀ U L-VALIDAZZJONI TA' SISTEMI LOKALI Bħala riżultat tal-adozzjoni tal-qafas il-ġdid ta' kontabbiltà, kull Direttorat Ġenerali u kull Servizz ġie mitlub jara li l-proċeduri tal-kontabbiltà tiegħu jkunu organizzati tajjeb biżżejjed sabiex tkun jista' tinkiseb dejta tal-kontabbiltà ta’ kwalità għolja. Il-kwalità tad-dejta mdaħħla fis-sistema tal-kontabbiltà sew direttament kif ukoll permezz ta' sistemi lokali ta' IT tiddependi mill-ambjent ta' kontroll li kull Uffiċjal Awtorizzanti, permezz ta' delega, jistabbilixxi. Biex l-Uffiċjali Awtorizzanti jiġu megħjuna jagħtu assigurazzjoni raġonevoli lill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà li l-kontijiet preżenti jagħtu stampa vera u ġusta tal-pożizzjoni finanzjarja, id-DĠ Baġit introduċa żewġ strumenti: il-proġett ta’ kontabbiltà ta’ kwalità u l-validazzjoni tas-sistemi lokali. 4.1. Il-proġett tal-kwalità tal-kontabbiltà Biex jitjieb l-ambjent tal-kontabbiltà f'kull DĠ fuq medda medja ta' żmien, matul l-2006 ġie żviluppat proġett ta' ‘kwalità tal-kontabbiltà’ li tnieda fid-DĠs kollha f’Marzu tal-2007. L-għan ta' dan il-proġett huwa li s-servizzi awtorizzanti jiġu ppreżentati bl-istrumenti tal-IT li għandhom għad-dispożizzjoni tagħhom, u l-kontrolli li permezz tagħhom ikunu jistgħu jiggarantixxu l-kwalità tal-kontabbiltà għall-operazzjonijiet li huma jkunu qed jiġġestixxu. Ġew definiti r-responsabbiltajiet u r-rwoli tal-atturi finanzjarji ewlenin, partikolarment dawk tal-Korrispondent tal-Kontabbiltà li issa huwa formalment integrat fl-organizzazzjoni interna ta’ kull DĠ. Is-servizzi tal-kontabbiltà żviluppaw diversi linji gwida u għajnuniet prattiċi u ressquhom lid-DĠs. Kull Direttorat Ġenerali jew Servizz ifassal reġistru ta’ riskji fil-kontabbiltà, u jipproponi pjan ta’ azzjoni prammatiku għall-kontroll tar-riskji identifikati. L-analiżi tal-kontabbiltà tikkonsisiti f’analiżi regolari u dokumentata tal-applikazzjoni tajba tal-proċeduri tal-kontabbiltà jew tal-kontrolli. Din il-ħidma kollha ta’ reviżjoni, id-deskrizzjoni tal-kontrolli mwettqa u kemm-il darba jsiru, il-preżentazzjoni tar-riżultati miksuba u l-miżuri meħuda bħala soluzzjoni tad-dgħufijiet li jinstabu huma formalizzati f'fajl ta' reviżjoni. Il-pjan ta’ azzjoni u s-sommarju tal-fajl ta’ reviżjoni jintbagħtu lill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà għall-analiżi u l-kummenti. Il-proġett beda jagħti l-frott fl-2007, meta kienu meħtieġa anqas korrezzjonijiet fuq id-dejta mibgħuta wara l-għeluq tal-kontijiet. 4.2. Il-validazzjoni ta’ sistemi lokali L-użu ta’ sistemi tal-IT lokali għal skopijiet ta’ kontabbiltà huwa għajn ta’ riskju għall-kwalità tad-dejta, u saff addizzjonali ta’ kumplessità. Id-DĠs li jużaw sistemi lokali huma responsabbli mill-kwalità u l-integrità tal-informazzjoni tagħhom dwar il-kontabbiltà, u mill-iżgurar li s-sistemi tagħhom jibqgħu konformi mal-ABAC. Wieħed mid-dmirijiet tal-Uffiċjal tal-Kontabbiltà huwa li jivvalida s-sistemi ta' kontabbiltà stabbiliti mill-Uffiċjali Awtorizzanti. Dan isir billi jiġi vverifikat li dawn is-sistemi jilħqu ċerti kriterji u mill-kontrolli marbutin magħhom, jew fuq il-post jew, fil-każ ta’ servizzi li jamministraw porzjonijiet iżgħar mill-baġit, permezz ta' kwestjonarji. Jiġu eżaminati wkoll tibdiliet sinifikanti li jsiru fuq dawn is-sistemi. Rapport annwali jagħti sommarju tal-ħidma mwettqa u jippreżenta l-kwistjonijiet komuni għal ħafna DĠs. It-tim ta’ validazzjoni tad-DĠ Baġit isegwi wkoll il-kontrolli fid-DĠs u s-Servizzi kollha biex jiżgura li l-gwida mogħtija skont il-proġett ta’ kwalità tal-kontabbiltà jiġi rrispettat. B’mod partikolari, jitwettqu verifiki fuq metodolġiji tal- cut-off u fuq il-kalkoli meħtieġa biex jingħalqu l-kontijiet. Matul l-2007 it-tim wettaq programm ta' evalwazzjoni fuq tmien sistemi, stabbilit mill-Uffiċjali Awtorizzanti biex jissupplixxu jew jiġġustifikaw informazzjoni ta’ kontabbiltà, kif meħtieġ skont l-Artikolu 61(1)(e) tar-Regolament Finanzjarju. B’dan, l-għadd tas-servizzi suġġetti għal verifiki fuq il-post tela' għal tletin fil-perjodu bejn l-2005 u l-2007. Dawn il-verifiki koprew il-biċċa l-kbira tan-nefqa li saret mill-Kummissjoni. Twettqet ħidma estensiva fir-rigward tas-segwitu dwar kwistjonijiet li kienu ġew identifikati f’rapporti preċedenti. Ir-riżultati ta’ din l-investigazzjoni ġew inkorporati fir-Rapport Globali għas-sena 2007 u maħruġ fil-bidu ta' April 2008. Ġeneralment is-servizzi ħadu miżuri adegwati biex jindirizzaw il-kwistjonijiet ewlenin li tqajmu minn żmien għal ieħor. F’Ġunju tal-2006 daħlet fis-seħħ proċedura li tippermetti li l-Uffiċjal tal-Kontabbiltà jeżamina (u jidhirlu li jkun xieraq, li jagħti l-approvazzjoni tiegħu dwar) tibdiliet proposti fis-sistemi lokali tal-IT u f'dawk amministrattivi. Dan wassal għall-analiżi u l-approvazzjoni ta' 15-il tibdila materjali matul l-2007. Fid-data tal-aħħar rapport dwar il-progress, għad baqa’ jiġu vvalidati s-sistemi ta’ tliet DĠs (AIDCO, EAC u RELEX), u għad fadal riżerva fir-rigward tal-użu tal-ABAC-Contracts min-naħa tal-JRC. Fir-rigward tad-DĠ AIDCO, it-titjib li ġie rreġistrat qabel wassal għall-validazzjoni tas-sistema lokali tiegħu, b’riżerva dwar is-sistema tal-IT tiegħu li ilha li tneħħiet sa mill-2008, billi issa CRIS qed tiġi rrikonċiljata sistematikament mas-sistema tal-kontabbiltà ċentrali. Il-JRS trasferixxa l-kuntratti kollha tiegħu tal-2007 fid-database ċentrali (ABAC Contracts). Sabiex jissodisfa l-obbligi tiegħu jeħtieġ li jittrasferixxi wkoll dawk tal-2005 u l-2006. Is-sistemi tal-EAC u tar-RELEX għadhom ma ġewx ivvalidati. Għad fadal xi kwistjonijiet x’jissolvew fiż-żewġ DĠs għalkemm sar progress sinifikanti matul l-2007, prinċipalment it-titjib fuq is-sistemi ta’ kontroll intern fid-DĠ EAC u l-introduzzjoni b’suċċess tal-ABAC fid-Delegazzjonijiet mid-DĠ RELEX. 5. ŻVILUPPI TAL-IT GħALL-BAġIT ĠENERALI Il-pjan ta’ żvilupp tal-IT hu intiż li jipprovdi s-sistema ta' informazzjoni bil-karatteristiċi meħtieġa għat-titjib tal-kontabbiltà finanzjarja, il-kontrolli u r-rappurtaġġ, u biex tinkiseb integrazzjoni aħjar tad-diversi moduli tal-IT. L-għan tal-istrateġija tal-IT huwa l-istandardizzazzjoni tal-pjattaformi ta’ applikazzjoni biex jittejjeb l-appoġġ għall-utent u biex jintaqqsu l-ispejjeż ta’ manutenzjoni. Mill-2005, il-Kummissjoni qiegħda taħdem b’mod attiv biex tillimita l-applikazzjoni tal-kontabbiltà tagħha għal żewġ pjattaformi biss, jiġifieri SAP għall-Kontabbiltà ABAC u l-JAVA għall-ABAC Workflow. L-istrateġija tagħha fuq medda medja ta’ żmien hija li tintegra l-proċessi kollha ta’ kontabbiltà tal-Kummissjoni fuq pjattaforma waħda. Dan il-pjan strateġiku qed ikun iggwidat mill-prinċipju ‘ buy-before-build ’ li jiffavorixxi software li jkun għall-bejgħ fuq is-suq milli l-iżvilupp intern ta’ applikazzjoni speċifika. Bħala parti minn din l-istrateġija, id-DĠ Baġit implimenta l-modulu SAP BCS għall-ġestjoni tal-baġit, wettaq testijiet u analizza soluzzjoni tal-SAP standard għall-ġestjoni tal-assi, qed janalizza soluzzjoni standard għall-akkwist u qed jeżamina l-għażliet għal arkitettura ġdida għall-applikazzjoni tal-SAP. Il-progress li sar f’dawn l-inizjattivi kollha jinsab spjegat hawn taħt, u f’aktar dettall fl-Anness 1. 5.1. Upgrades għall-ABAC Matul il-perjodu bejn April 2007 u Marzu 2008, bdiet il-produzzjoni ta’ tliet ħarġiet tal-Workflow ABAC u ta’ moduli assoċjati. F’kelmtejn, l-għanijiet ewlenin ta’ dawn il-ħarġiet tista’ tiġi deskritta bħala: ittejjeb il-funzjonalitajiet li jappoġġjaw l-eżekuzzjoni tal-baġit u l-ġestjoni tal-kontijiet ġenerali; timplimenta l-appoġġ tar-Regolament Finanzjarju kif emendat fl-2007; u t-tiswir gradwali ġdid tal-pedamenti tekniċi li fuqhom hija mibnija l-ABAC. - ABAC Assets Id-DĠ Baġit qed jirrestrinġi l-investiment fl-ABAC Assets għal manutenzjoni essenzjali u titjib minuri (prinċipalment fid-Delegazzjonijiet tal-UE). L-eliminazzjoni gradwali tal-ABAC Assets se ssir fi żmien li jikkoinċidi mad-dħul fis-seħħ tas-suċċessur tagħhom, ABAC SAM (ara §5.4 aktar ’l isfel). Id-Direttorati Ġenerali m’għandhomx jużaw iż-żewġ sistemi b’mod parallel. - ABAC Contracts Fir-rigward tal-ABAC Contracts, qed issir ħidma preliminari għall-valutazzjoni tal-vjabbiltà li jiġu integrati l-funzjonalitajiet tagħha fis-sistema sħiħa tal-ABAC, bl-aħjar użu mill-esperjenza li kiseb id-Direttorat Ġenerali JLS meta dan introduċa l-SAP Grantor. Fl-istess ħin, l-investiment fl-ABAC Contracts huma limitat għall-manutenzjoni essenzjali. - Ħażna Waħda tad-Dejta Huwa diffiċli li wieħed jissinkronizza l-informazzjoni fiż-żewġ ħażniet ta’ dejta finanzjarja kurrenti, u li titqabbel l-informazzjoni mal-kontijiet. Dawn qegħdin progressivament jinbidlu ma’ ħażna waħda tad-dejta, stabbilita fuq prinċipji ta’ kontabbilta, u li hi skedata li tispiċċa f’nofs l-2009. 5.2. Il-Proċess ta’ Żvilupp tal-IT u l-arkittettura tas-Sistemi It-titjib fil-proċess ta’ żvilupp tal-IT huwa ggwidat minn metodoloġija ta’ data modelling appoġġjata minn struumenti b’għan speċifiku. Dan l-approċċ jiżgura li s-sistemi tal-IT jkunu allinjati mal-proċeduri operattivi tal-Kummissjoni, li d-dokumentazzjoni kollha hija ċentralizzata u aġġornata u li l-inġinerija tas- software hija effiċjenti. 5.3. Is-Sistema ta’ Kontroll tal-Baġit (BCS) Il-verżjoni l-ġdida tal-module SAP FM, il-BCS, f’April tal-2008 ssostitwiet il-verżjoni FBS użata għall-ġestjoni ċentrali tal-baġit, peress li hija kapaċi tinkorpora l-linji baġitarji lokali meħtieġa biex id-dipartimenti jingħataw sistema aktar dettaljata biex jiġġestixxu l-baġits tagħhom. 5.4. SAM (Provvista u Ġestjoni tal-Assi) Bħala parti mill-istrateġija tiegħu ta’ integrazzjoni tas-sistemi tal-IT, id-DĠ BUDG qed janalizza u jiżviluppa b'mod attent modulu ta' Provvista u Ġestjoni tal-Assi integrat bis-sħiħ li jissostitwixxi l-ABAC Assets attwali. Dimostrazzjoni inizjali tal-modulu tal-Provvista u l-Ġestjoni tal-Assi ġiet ippreżentata lid-DĠ BUDG u lill-OIB f’Marzu 2007, u bħala riżultat ittieħdet id-deċiżjoni li wieħed jgħaddi għall-fazi li jmiss. Analiżi u prototyping sħaħ tal- Proof of Concept ġew ippreżentati lid-DĠ BUDG, lill-OIB y lill-OIL f’Lulju tal-2007. Dan irriżulta f’deċiżjoni biex jinbeda l-użu tal-modulu l-ġdid. I-ħtiġiet tat-12-il servizz li f’idejhom taqa’ l-ġestjoni ta’ assi se jiġu integrati progressivament fis-SAM. Il-ħidma għaddejja skont il-pjan, b’żewġ uffiċċji, l-OIB u l-OIL, li se jsiru l-ewwel servizzi klijenti li se jużaw il-modulu l-ġdid fi tmiem l-2008. Is-servizzi kollha għandhom jaħdmu bis-SAM sal-2011; se tingħata attenzjoni speċjali għall-partikolaritajiet tad-DĠ RELEX. 6. ABAC DELEGATIONS Minn Jannar 2007, id-Delegazzjonijiet kollha qed jaħdmu direttament bis-sistema ABAC, li issa tinkludi modulu ta’ Kontijiet Imprest għar-reġistrazzjoni ssimplifikata ta’ ħlasijiet żgħar (taħt it-300 euro), u faċilitajiet ta’ rikonċiljazzjoni tal-banek u ta’ likwidità. L-ABAC Assets ġie adattat għall-użu mid-Delegazzjonijiet f’April 2007, biex b’hekk l-inventarju tal-assi kollha tal-Kummissjoni issa jinsabu fis-sistema ABAC. Matul l-2007, sar għadd ta' titjib fuq is-sistema tal-IT biex jiġu rrimedjati problemi rrappurtati mid-Delegazzjoni, u ġew introdotti l-funzjonalitajiet nieqsa fl-ABAC Assets. Għad-Delegazzjonijiet dan fisser bidla kulturali minn kontabbiltà fuq bażi ta’ likwidità għal waħda bbażata fuq id-dovuti, bidla aktar strutturali milli kieku sar tibdil fuq is-sistemi tal-IT biss. Id-delegazzjonijiet kellhom jiżviluppaw għarfien f’kull qasam, u jeħtieġ li dan jiġi applikat b’mod tajjeb qabel il-validazjoni tas-sistemi finanzjarji tar-RELEX (ara 4.2 aktar ’il fuq). 7. IL-FOND EWROPEW GħALL-IżVILUPP Il-pjattaforma tal-IT għall-kontijiet tal-Fond Ewropej ta' Żvilupp, li hija differenti minn dik tal-Baġit Ġenerali, qiegħda wkoll tiġi mmodernizzata. L-iżviluppi fl-ABAC meħtieġa għall-EDF fil-biċċa l-kbira tagħhom tlestew u ġew ittestjati sa nofs l-2006, iżda l-implimentazzjoni tas-sistema l-ġdida tal-IT (CRIS-ABAC-EDF) kellha tiġi posposta, l-aktar minħabba l-ħtieġa li d-DĠ AIDCO jwettaq l-iżviluppi neċessarji biex CRIS tkun konformi mar-regoli tal-kontabbiltà fuq bażi tad-dovuti għall-Baġit Ġenerali. L-implimentazzjoni tas-sistema l-ġdida tal-IT għall-EDF issa hija ppjanata għal Jannar 2009. Iż-żewġ DĠs impenjaw ruħhom li jirrispettaw l-iskadenza. Għalhekk l-2008 għandha tkun l-aħħar sena li fiha l-kontijiet tal-EDF isiru minn rekords li mhumiex konformi ma’ standards internazzjonali. Għalkemm is-sistema tal-IT il-ġodda għadhom f’fażi ta’ żvilupp, sa mill-2005 l-kontijiet annwali tal-EDF ġew stabbiliti f’konformità mal-prinċipji ta' kontabbiltà fuq bażi ta' dovuti. 8. L-IMPLIMENTAZZJONI TAL-ABAC MILL-ISTITUZZJONIJIET U L-AġENZIJI L-OħRA L-Aġenziji u l-Istituzzjonijiet l-oħrajn jistgħu jagħżlu b’mod awtonomu bejn l-ABAC jew kwalunkwe sistema oħra. Għal dawk li jagħżlu l-ABAC, tim speċifiku fil-proġett li jirrapporta direttament lill-pjanijiet ta' Kontabilità tal-Kummissjoni, janalizza, u jikkoordina l-attivitajiet anċillari kollha tal-introduzzjoni tal-ABAC, kemm fiż-żamma tal-ħin u kif ukoll ir-riżorsi. Fl-ABAC huwa implimentat ambjent speċifiku finanzjarju u kontabbli għal kull Aġenzija, li l-uffiċjal tal-kontijiet tiegħu jibqa' responsabbli għall-kontijiet u għall-eżekuzzjoni tal-ħlasijiet tiegħu. Matul l-2007 ħames aġenziji regolatorji[3] ġew konnessi mas-sistema ABAC. Disa’ aġenziji oħra se jibdew jużaw l-ABAC fl-2008[4]: Tal-anqas tnax-il aġenzija jew entità oħra se jiġu konnessi mal-ABAC fl-2009 u fl-2010. Il-modulu S12 li qed jintuża bħalissa minn dawn l-entitajiet qed jitneħħa gradwalment u se jinżamm sakemm isseħħ il-konnessjoni tagħhom kollha. 9. KONKLUŻJONI Is-sistema tal-kontabbiltà ġdida fil-Kummissjoni Ewropea ippermettitilha tissodisfa l-iskadenzi statutorji stabbiliti għat-tħejjija tal-kontijiet annwali, ibbażati fuq id-dovuti li jkunu konformi fl-aspetti materjali kollha ma' standards ta' kontabbiltà aċċettati internazzjonalment. Il-proġett ma jistax jistrieħ fuq kisbietu. Il-proċessi tal-kontabbiltà u dawk finanzjarji għandhom ikomplu jiġu mtejba u żviluppati aktar. L-aktar sfidi immedjati li għad fadal huma: - Jibqa' jsir it-titjib meħtieġ fuq is-sistema biex jiġi żgurat li d-DĠs jirreġistraw bir-reqqa t-tranżazzjonijiet kollha tal-kontijiet, - Titwettaq il-validazzjoni tas-sistemi lokali tar-RELEX u l-EAC, - Jiġu inkorporati l-kontijiet tal-EDF fl-ABAC u jitħarreġ il-persunal f’46 Delegazzjoni, - Tiġi ottimizzata l-integrazzjoni tas-sistemi tal-IT, bl-integrazzjoni, kulfejn possibbli, tal-proċessi ta' kontabbiltà tal-Kummissjoni bi pjattaforma unika, - Jitjieb ir-rappurtaġġ finanzjarju u ta’ ġestjoni, - Jingħata l-istess livell ta’ servizz lil klijenti ġodda (eż. lill-Aġenziji). Il-pjan tal-proġett għas-sentejn li ġejjin jindirizza dawn l-għanijiet, u l-Kummissjoni għadha impenjata li tikseb l-ogħla standards ta' kontabbiltà fis-settur pubbliku. Iffaċċjata minn dawn l-isfidi diffiċli, id-DĠ Baġit jirrikonoxxi li s-sistema attwali ta’ kontabbiltà laħqet il-limiti fir-rigward tar-reġistrazzjoni u r-rappurtaġġ tan-nefqa u d-dħul tal-Baġit Ġenerali, u jeħtieġ li tagħti spinta ’l quddiem lill-istrateġija tagħha għall-ġestjoni tal-Baġit Ġenerali fuq pjattaforma unika u standard permezz ta’ software li l-manutenzjoni tiegħu mill-fornitur tkun tista’ sseħħ mingħajr problemi. Dan l-eżerċizzju se jasserixxi ruħu fuq il-metodu kurrenti ta’ kontabbiltà għall-operazzjonijiet tal-Kummissjoni. Se jkun jeħtieġ approċċ miftuħ u flessibbli iżda se kun strumentali biex il-Kummissjoni tibqa’ minn ta’ quddiem fil-kontabbiltà tas-setturi pubbliċi taħt l-IPSAS. [1] COM(2002) 755. [2] fit-30 ta' Ġunju 2003 (SEC(2003) 790), fil-31 ta' Diċembru 2003 (SEC(2004) 118), fit-30 ta' Ġunju 2004 (COM(2004) 565), fil-31 ta' Jannar 2005 (COM(2005) 90), fil-31 ta' Marzu 2006 (COM(2006) 358), u fil-31 ta’ Marzu 2007 (COM(2007) 343). [3] L-FRA, il-Eurojust, il-Eurofound, is-CFCA, l-ECHA [4] tliet aġenziji eżekuttivi (TEN-T EA, ERCEA, REA) u sitt aġenziji regolatorji (F4E, CEPOL, OSHA, ENISA, EMCDDA, CdT)