Proposta għal deċiżjoni tal-Kunsill dwar il-pożizzjoni li għandha tiġi adottata fi ħdan il-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi ACP-KE fir-rigward ta’ l-Istatuti, tar-Regolament intern u r-Regolament finanzjarju taċ-Ċentru Tekniku ta’ Kooperazzjoni Agrikola u Rurali /* KUMM/2005/0101 finali */





[pic] | KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ | Brussel 23.03.2005 KUMM(2005) 101 finali Proposta għal DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL dwar il-pożizzjoni li għandha tiġi adottata fi ħdan il-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi ACP-KE fir-rigward ta’ l-Istatuti, tar-Regolament intern u r-Regolament finanzjarju taċ-Ċentru Tekniku ta’ Kooperazzjoni Agrikola u Rurali (preżentata mill-Kummissjoni) MEMORANDUM TA’ SPJEGAZZJONI Il-ftehim ta’ Cotonou ta’ Ġunju 2000 għandu l-għan li jsaħħaħ u jikkonsolida r-rwol taċ-Ċentru Tekniku ta’ Kooperazzjoni Agrikola u Rurali (CTA) bil-ħsieb li jiġu żviluppati l-kapaċitajiet istituzzjonali ta’ l-ACP, b’mod partikolari l-kontroll ta’ l-informazzjoni sabiex jitgħaġġel l-aċċess għat-teknoloġiji b’mod li jitkabbru l-produttività agrikola, il-kummerċjalizzazzjoni, is-sigurtà fl-ikel u l-iżvilupp rurali. Fl-Anness III tiegħu, il-ftehim ta’ Cotonou jsemmi li l-Istatuti u r-Regolament taċ-Ċentru, kif ukoll ir-Regolament finanzjarju u r-reġim li japplika għall-impjegati, se jiġu aġġornati. L-Istati Membri huma mistiedna biex jeżaminaw il-proposta li ġejja. Huma mistiedna wkoll biex jadottaw id-deċiżjoni dwar il-pożizzjoni tal-Komunità li għandha tiġi adottata fi ħdan il-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi ACP-KE fir-rigward ta’ l-Istatuti, tar-Regolament intern u r-Regolament finanzjarju taċ-Ċentru Tekniku ta’ Kooperazzjoni Agrikola u Rurali. Proposta għal DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL dwar il-pożizzjoni li għandha tiġi adottata fi ħdan il-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi ACP-KE fir-rigward ta’ l-Istatuti, tar-Regolament intern u r-Regolament finanzjarju taċ-Ċentru Tekniku ta’ Kooperazzjoni Agrikola u Rurali IL-KUNSILL TA’ L-UNJONI EWROPEA, Wara li kkunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, u b’mod speċjali l-Artikolu 310 tiegħu flimkien mat-tieni subinċiż tal-paragrafu 2 ta’ l-Artikolu 300, Wara li kkunsidra l-proposta mill-Kummissjoni[1], Billi: (1) Skond il-ftehim ta’ sħubija bejn il-membri tal-grupp ta’ l-Istati ta’ l-Afrika, tal-Karajbi u tal-Paċifiku minn naħa waħda, u l-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha min-naħa l-oħra, li ġie ffirmat f’Cotonou fit-23 ta’ Ġunju 2000[2], u b’mod speċjali l-Anness III tiegħu, l-Istatuti, ir-Regolament intern u r-Regolament finanzjarju taċ-Ċentru Tekniku ta’ Kooperazzjoni Agrikola u Rurali, minn hawn ‘il quddiem imsejjaħ iċ-Ċentru, għandhom jiġu adottati, IDDEĊIEDA KIF ĠEJ: Artikolu 1 Il-Komunità tadotta l-pożizzjoni li ġejja fi ħdan il-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi ACP-KE għal dak li għandu x’jaqsam ma’ l-Istatuti u mar-Regolament intern taċ-Ċentru fuq il-bażi tal-proġett ta’ deċiżjoni tal-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi ACP-KE li jidher fl-Anness I. Artikolu 2 Il-Komunità tadotta l-pożizzjoni li ġejja fi ħdan il-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi ACP-KE fir-rigward tar-Regolament finanzjarju taċ-Ċentru fuq il-bażi tal-proġett ta’ deċiżjoni tal-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi ACP-KE li jidher fl-Anness II. Magħmula fi Brussel, Għall-Kunsill Il-President ANNESS I Proġett ta’ DEĊIŻJONI NRU ….. TAL-KUMITAT TA’ L-AMBAXXATURI ACP-KE tal- ……… Dwar l-Istatuti u r-Regolament intern taċ-Ċentru tekniku ta’ kooperazzjoni agrikola u rurali (CTA) IL-KUMITAT TA’ L-AMBAXXATURI ACP-KE, Wara li kkunsidra l-ftehim ta’ Sħubija bejn il-membri tal-grupp ta’ l-Istati ta’ l-Afrika, tal-Karajbi u tal-Paċifiku min-naħa waħda, u l-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha min-naħa l-oħra, li ġie ffirmat f’Cotonou fit-23 ta’ Ġunju 2000[3], minn hawn ‘il quddiem imsejjaħ «Il-Ftehim», u b’mod speċjali l-paragrafu 4 ta’ l-Artikolu 3 ta’ l-Anness III tiegħu. Wara li kkunsidra l-ftehim intern tat-12 ta’ Settembru 2000 li ġie ffirmat bejn ir-rappreżentanti tal-Gvernijiet ta’ l-Istati Membri, li ltaqgħu fi ħdan il-Kunsill, dwar il-finanzjament u l-amministrazzjoni ta’ l-għajnuna komunitarja fil-qafas tal-Protokoll finanzjarju anness mal-ftehim, Billi: (1) B’applikazzjoni tal-paragrafu 4 ta’ l-Artikolu 3 ta’ l-Anness III tal-ftehim ta’ Cotonou, wara li dan ġie ffirmat, il-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi jistabbilixxi l-Istatuti u r-Regolament intern taċ-Ċentru Tekniku ta’ Kooperazzjoni Agrikola u Rurali (minn hawn ‘il quddiem imsejjaħ «iċ-Ċentru» ), b'mod speċjali ta' l-organi tiegħu ta' sorveljanza (2) B’applikazzjoni tat-tieni subinċiż ta’ l-ewwel Artikolu tal-Protokoll Nru 2 dwar il-privileġġi u l-immunitajiet annessi mal-ftehim, dan japplika għall-impjegati taċ-Ċentru (3) Jaqbel li jitwaqqaf Kunsill ta’ amministrazzjoni, organizzazzjoni ta’ sorveljanza taċ-Ċentru fis-sens tal-punt a) tal-paragrafu 4 ta’ l-Artikolu 3 ta’ l-Anness III tal-ftehim, IDDEĊIEDA: Artikolu 1 1. Iċ-Ċentru għandu personalità ġuridika u, fl-Istati kollha mseħbin fil-Ftehim ta’ Cotonou, għandu l-ogħla kapaċità ġuridika li jista' jkollhom persuni ġuridiċi ta’ l-istess tip. 2. L-impjegati taċ-Ċentru jgawdu mill-privileġġi, mill-immunitajiet u l-faċilitajiet, hekk kif imsemmija fil-Protokoll Nru 2 dwar il-privileġġi u l-immunitajiet u li huma msemmija fid-dikjarazzjonijiet VI u VII annessi mal-ftehim. 3. Iċ-Ċentru ma għandux l-għan li jagħmel xi qligħ. 4. Il-kwartieri taċ-Ċentru qegħdin temporanjament f’Wageningen (l-Olanda) u għandhom fergħa fi Brussell. Artikolu 2 Il-karigi taċ-Ċentru huma ddefiniti fil-paragrafi 1, 2 u 3 ta’ l-Artikolu 3 ta’ l-Anness III tal-Ftehim. Artikolu 3 1. Il-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi ACP-KE, minn hawn ‘il quddiem Kumitat, hu l-awtorità ta’ sorveljanza taċ-Ċentru skond id-dispożizzjonijiet tal-paragrafi 4 u 5 ta’ l-Artikolu 3 ta’ l-Anness III tal-Ftehim: 2. Ġie stabbilit Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni skond id-dispożizzjonijiet ta’ l-Artikolu 4. 3. L-attivitajiet taċ-Ċentru jsiru b’rabta stretta ma’ l-istituzzjonijiet u l-organi msemmija fil-Ftehim jew fid-dikjarazzjonijiet li huma annessi miegħu; jekk ikun hemm bżonn, jissejħu l-istituzzjonijiet reġjonali u internazzjonali, b’mod speċjali dawk li qegħdin fil-Komunità u fl-Istati ACP u li jittrattaw kwistjonijiet ta’ żvilupp agrikolu u rurali. 4. Isiru evalwazzjonijiet perjodiċi ta’ l-attivitajiet taċ-Ċentru fuq l-inizjattiva tal-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni. Artikolu 4 1. Twaqqaf Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni inkarigat li jassigura sostenn, analiżi u kontroll ta’ l-attivitajiet kollha taċ-Ċentru fuq il-pjan tekniku, amministrattiv u finanzjarju. 2.1. Il-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni hu kompost fuq bażi ta’ parità minn 6 membri li għandhom esperjenza kbira fit-tmexxija ta’ istituzzjonijiet għall-iżvilupp agrikolu u rurali: huma mixtieqa kwalifiki personali fuq il-pjan tekniku u xjentifiku u fil-qasam tal-kontroll u t-tixrid ta’ l-informazzjoni agrikola u rurali. 2.2. Il-membri tal-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni jintagħżlu mill-partijiet konċernati minn fost in-nies li joqogħdu fl-Istati msieħba fil-ftehim fuq il-bażi tal-kwalifiki mitluba. In-nominazzjoni tagħhom tiġi konfermata mill-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi. Is-sitt membri jiġu nominati mill-Kumitat għal perjodu massimu ta’ 5 snin u s-sitwazzjoni terga’ tiġi riveduta f’nofs iż-żmien. 2.3. Rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea, tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill ta’ l-UE u tas-Segretarjat AKP jassistu għax-xogħlijiet tal-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni bħala osservaturi. 2.4. Il-membri tal-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni jeleġġu l-President u l-Viċi-President għal perijodu massimu ta’ ħames snin, skond id-dispożizzjonijiet stabbiliti fir-Regolament intern tagħhom. Il-kariga ta’ President tingħata lill-parti (ACP jew KE) li ma tokkupax il-kariga ta’ Direttur taċ-Ċentru. Il-kariga ta’ Viċi-President tingħata lill-parti li ma tokkupax il-kariga ta’ President tal-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni. 2.5. Il-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni jieħu d-deċiżjonijiet tiegħu b’maġġoranza sempliċi tal-membri preżenti jew tar-rappreżentanti skond id-dispożizzjonijiet tar-Regolament intern tiegħu. Kull membru tal-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni għandu vot. F’każ li jkun hemm numru ndaqs ta’ voti, il-vot tal-President ikun deċiżiv. 2.6. Id-deliberazzjonijiet ta’ kull laqgħa jitniżżlu fil-minuti u jkunu kunfidenzjali. 3.1 Il-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni jassigura analiżi stretta ta’ l-attivitajiet taċ-Ċentru. Huwa jagħmel sa erba’ laqgħat ordinarji fis-sena. Hu jista’ wkoll jiltaqa’ kull darba li dan ikun meħtieġ għall-eżekuzzjoni tal-kompiti tiegħu jew fuq inizjattiva tal-Kumitat jew tal-President jew fuq talba tad-Direttur. 3.2. Id-Direttur taċ-Ċentru jipparteċipa fid-deliberazzjonijiet tal-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni billi jagħti l-opinjoni tiegħu. Iċ-Ċentru jipprovdi s-segretarjat tal-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni. Il-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni jista’ jistieden membri oħra mill-amministrazzjoni u mill-impjegati taċ-Ċentru u/jew esperti minn barra biex jagħtu opinjoni fuq kwistjonijiet speċifiċi. 3.3. Il-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni hu inkarigat : a) li jagħti pariri u jappoġġa lid-Direttur fit-tmexxija taċ-Ċentru u li jassigura ruħu li r-regoli u l-għanijiet iddefiniti mill-Kumitat jiġu eżegwiti tajjeb; b) fuq proposta tad-Direttur taċ-Ċentru : (i) li jadotta l-istrateġija globali taċ-Ċentru sabiex tiġi preżentata lill-Kumitat għall-approvazzjoni ; (ii) li japprova l-programmi ta’ attivitajiet annwali u ta’ attivitajiet mifruxa fuq diversi snin ; (iii) li japprova l-istruttura ta’ l-organizzazzjoni, il-politika ta’ l-impjegati u t-tabella ta’ l-organizzazzjoni ; (iv) li japprova l-impjieg ta’ ħaddiema ġodda u t-tiġdid, il-proroga jew it-terminazzjoni tal-kuntratti ta’ l-impjegati fil-kariga ; (v) li japprova l-baġits annwali taċ-Ċentru ; (vi) li jadotta r-rendikonti finanzjarji annwali fuq il-bażi tar-rapport ta’ verifika stabbilit mill-bord inkarigat li jivverifika l-kontijiet (vii) li japprova r-rapporti annwali u li jgħaddihom lill-Kumitat sabiex dan ikun jista’ jivverifika li l-attivitajiet taċ-Ċentru huma konformi ma’ l-għanijiet tiegħu skond il-ftehim u l-istrateġija globali approvata ; c) li, jekk ikun il-każ, jagħti rendikont lill-Kumitat dwar kull kwistjoni importanti li jiltaqa’ magħha fit-twettiq tal-karigi tiegħu 3.4. Il-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni hu responsabbli quddiem il-Kumitat. 4. Fuq proposta tad-Direttur, il-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni jawtorizza l-ħatra ta’ Bord tal-Verifika biex jiġu eżaminati r-rendikonti finanzjarji u tal-kontijiet taċ-CTA. 5. Il-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni jistabbilixxi r-Regolament intern tiegħu. Artikolu 5 1. Iċ-Ċentru huwa mmexxi minn direttur nominat mill-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi għal żmien massimu ta’ ħames snin. Il-Kumitat jawtorizza lill-Ko-Presidenti tiegħu biex jiffirmaw il-kuntratt tad-Direttur. Dan il-kuntratt ikun stabbilit u kkontrollat skond il-kondizzjonijiet stabbiliti mir-reġim li japplika għall-impjegati taċ-Ċentru. Il-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi hu kompetenti biex jieħu kull deċiżjoni meħtieġa fir-rigward tad-Direttur. 2. Id-Direttur jassigura r-rappreżentanza ġuridika taċ-Ċentru u jwettaq l-orjentazzjonijiet iddefiniti mill-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi. Huwa responsabbli quddiem dan ta’ l-aħħar. 3. Id-Direttur, bil-qbil tal-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni, jippreżenta l-programmi ta’ ħidma u l-baġits annwali taċ-Ċentru stabbiliti skond il-kompiti enumerati fl-Artikolu 2 għall-approvazzjoni tal-Kumitat. 4. Id-Direttur jinforma b’mod regolari lill-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni bl-attivitajiet taċ-Ċentru. 5. Id-Direttur jistabbilixxi rapport ġenerali kull sena fuq l-attivitajiet u l-kontijiet taċ-Ċentru u dan jippreżentah lill-Kumitat, wara qbil tal-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni, f’terminu massimu ta’ disa’ xhur. 6. Id-Direttur hu responsabbli mill-organizzazzjoni u t-tmexxija taċ-Ċentru. Hu jagħti rendikont lill-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni tad-dispożizzjonijiet li jittieħdu fir-rigward tar-regolamenti interni għall-applikazzjoni tad-dispożizzjonijiet li jikkonċernaw liċ-Ċentru. Artikolu 6 Il-baġit taċ-Ċentru hu ffinanzjat skond ir-regoli maħsuba fl-Anness 1 tal-Protokoll finanzjarju tal-Ftehim. Il-baġit jista’ wkoll jibbenefika minn riżorsi oħra. Artikolu 7 Dawn ir-regoli ta’ tmexxija jistgħu jiġu emendati mill-Kumitat fuq rakkmandazzjoni tal-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni. Artikolu 8 L-Istati ACP, l-Istati-Membri u l-Komunità huma mitluba biex jieħdu l-miżuri ta’ l-eżekuzzjoni ta’ din id-Deċiżjoni kull fejn japplika għal kull wieħed u waħda minnhom. Artikolu 8 bis Din id-Deċiżjoni tissostitwixxi u tannulla d-Deċiżjoni 1/91 tad-19 ta’ April 1991 tal-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi ACP-KEE tad-19 ta’ April 1991 dwar ir-regoli ta’ tmexxija taċ-CTA u d-Deċiżjoni 3/91 tal-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi ACP-KEE tad-19 ta’ April 1991 li tiddefinixxi l-istatut u l-modalitajiet ta’ funzjonament tal-Kumitat Konsultattiv taċ-CTA. Artikolu 9 Din id-Deċiżjoni tidħol fis-seħħ dakinhar ta’ l-adozzjoni tagħha. Magħmula fi Brussel, Għall-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi ACP-KE Il-President ANNESS II Proġett ta’ DEĊIŻJONI NRU …. TAL-KUMITAT TA’ L-AMBAXXATURI ACP-KE dwar ir-Regolament finanzjarju taċ-Ċentru tekniku ta’ kooperazzjoni agrikola u rurali - CTA IL-KUMITAT TA’ L-AMBAXXATURI ACP-KE, Wara li kkunsidra l-ftehim ta’ sħubija bejn il-membri tal-grupp ta’ l-Istati ta’ l-Afrika, tal-Karajbi u tal-Paċifiku min-naħa waħda u l-Komunità Ewropea u l-Istati Membri tagħha min-naħa l-oħra, li ġie ffirmat fit-23 ta’ Ġunju 2000 f’Cotonou, minn hawn ‘il quddiem imsejjaħ "il-ftehim", u b’mod speċjali l-punti b) u d) tal-paragrafu 4 ta’ l-Artikolu 3 ta’ l-Anness III tiegħu [4], Wara li kkunsidra l-ftehim intern tat-12 ta’ Settembru 2000 bejn ir-rappreżentanti tal-gvernijiet ta’ l-Istati Membri, miġbura fi ħdan il-Kunsill, fuq il-finanzjament u l-amministrazzjoni ta’ l-għajnuna komunitarja fil-qafas tal-Protokoll finanzjarju anness mal-ftehim, Wara li kkunsidra r-Regolament finanzjarju li japplika għall-Fond Ewropew għall-Iżvilupp numru 9[5], Wara li kkunsidra l-proposta tal-Kummissjoni, elaborata bi qbil maċ-Ċentru Tekniku ta’ kooperazzjoni agrikola u rurali, Billi: - Il-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi, wara l-iffirmar tal-ftehim ta’ Cotonou, għandu jistabbilixxi r-Regolament finanzjarju taċ-Ċentru ta’ kooperazzjoni agrikola u rurali, minn hawn ‘il quddiem imsejjaħ "iċ-Ċentru"; - Il-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi għandu jiddefinixxi l-proċeduri ta’ l-adozzjoni tal-baġit taċ-Ċentru, ADOTTA R-REGOLAMENT FINANZJARJU TAĊ-ĊENTRU TA’ KOOPERAZZJONI AGRIKOLA U RURALI: I. PRINĊIPJI ĠENERALI P RINĊIPJI TA’ UNITÀ, TA’ VERITÀ BAĠITARJA, TA’ EKWILIBRIJU U TA’ UNITÀ TAL-KONTIJIET Artikolu 1 1. Id-dħul u l-ispejjeż kollha taċ-Ċentru għandhom jiġu maħsuba skond programm ta’ ħidma annwali kkalkolat u stabbilit għal kull sena baġitarja u għandhom jitniżżlu fil-baġit. 2. Id-dħul u l-ispejjeż imniżżla fil-baġit għandhom jiġu bbilanċjati. Artikolu 2 Il-baġit hu stabbilit u esegwit fl-euro u l-kontijiet isiru fl-euro. Madankollu, għall-bżonnijiet ta' teżorerija, iċ-Ċentru hu awtorizzat biex iwettaq operazzjonijiet fil-muniti nazzjonali ta’ l-UE u tal-pajjiżi ACP. Artikolu 3 1. Id-dħul jinkludi l-kontribuzzjoni tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp minn hawn ‘il quddiem «FED», l-ammonti mnaqqsa f’taxxi fuq is-salarji, ir-remunerazzjonijiet u emolumenti oħra mħallsa miċ-Ċentru u dħul varju ieħor. 2. Id-dħul jista' wkoll jinkludi kontribuzzjonijiet magħmula minn donaturi oħra għall-baġit taċ-Ċentru. 3. Iċ-Ċentru jista’ wkoll jikkontrolla f’isem partijiet terzi riżorsi destinati għall-kofinanzjar ta’ attivitajiet definiti fl-Anness III tal-ftehim ta’ Cotonou. Id-dispożizzjonijiet finanzjarji li japplikaw għall-kontroll ta’ dawn ir-riżorsi jissemmew fl-Artikolu 34 ta’ dan ir-Regolament. Artikolu 4 L-istimi ta’ l-ispejjeż jinkludu l-ispejjeż ta’ funzjonament u ta’ intervent. Għandha tiġi stabbilita distinzjoni ċara bejniethom fil-baġit. Artikolu 5 1. Is-sena baġitarja tibda fl-1 ta’ Jannar u tispiċċa fil-31 ta’ Diċembru ta’ kull sena. 2. Il-krediti mniżżla fil-baġit huma awtorizzati għal tul ta’ sena baġitarja. a) Madankollu, il-krediti li jkunu saru kif suppost matul sena baġitarja imma li ma jkunux tħallsu fil-31 ta’ Diċembru ta’ dan is-sena jitressqu awtomatikament għas-sena baġitarja ta’ wara. Dawn il-krediti għandhom jiġu identifikati b’mod ċar fil-kontijiet tas-sena attwali. b) Il-krediti maħruġa fi tmiem sena baġitarja jiġu trasferiti fl-ammont totali tal-krediti għal ħames snin maħsub għaċ-Ċentru fil-qafas tal-Ftehim ACP-KE. 3. Jekk il-baġit ma jkunx ġie stabbilit b’mod definittiv fil-bidu ta’ sena baġitarja, id-Direttur jista’ jawtorizza spejjeż kull xahar sabiex jassigura l-kontinwità tal-funzjonament taċ-Ċentru sakemm dawn ma jkunux ogħla minn wieħed minn tnax tal-krediti korrispondenti approvati fil-baġit tas-sena preċedenti għall kull artikolu. Għal dak li għandu x’jaqsam ma’ l-ispejjeż ta’ intervent li jsiru kull trimestru, li jitħallsu bil-quddiem, u li jkunu approvati mill-baġit tas-sena preċedenti, l-operazzjonijiet tad-dħul jistgħu jsiru għal kull artikolu sakemm dawn ma jkunux ogħla minn kwart tat-total tal-krediti approvati għas-sena preċedenti. PRINĊIPJI TA’ TMEXXIJA FINANZJARJA TAJBA Artikolu 6 1. Ir-riżorsi li tipprovdi l-FED jintużaw skond il-prinċipju ta’ tmexxija finanzjarja tajba, jiġifieri skond il-prinċipji ta’ l-ekonomija, ta’ l-effiċjenza u ta’ l-effikaċja. 2. Il-prinċipju ta’ l-ekonomija hu maħsub biex ir-riżorsi jiġu pprovduti meta jkun hemm bżonnhom, fil-kwantitajiet u l-kwalitajiet addattati u bl-aħjar prezz. Il-prinċipju ta’ l-effiċjenza hu maħsub għall-aħjar relazzjoni bejn il-mezzi wżati u r-riżultati miksuba. Il-prinċipju ta’ l-effikaċja hu maħsub għat-twettiq ta’ l-għanijiet speċifiċi stabbiliti u għall-kisba ta’ riżultati antiċipati. 3. L-għanijiet għandhom jiġu definiti b’mod ċar u t-twettiq tagħhom għandu jiġi kkontrollat permezz ta’ indikaturi li jistgħu jitkejjlu. Jekk ikun il-każ, il-proġetti li għandhom jiġu finanzjati minn riżorsi tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp għandhom ikunu bbażati fuq evalwazzjonijiet ex ante. II. L-ISTABBILIMENT TAL-BAĠIT Artikolu 7 1. Fil-qafas tal-pjan strateġiku u fil-limiti tal-baġit ġenerali allokat liċ-Ċentru mill-Protokoll finanzjarju, id-Direttur jelabora proġett ta’ programm ta’ ħidma annwali u ta’ baġit marbut ma’ dan. Dan il-proġett jingħata lill-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi, minn hawn ‘il quddiem «il-Kumitat», sa l-iżjed tard fl-1 ta’ Lulju tas-sena ta’ qabel l-eżekuzzjoni tiegħu. 2. Iċ-Ċentru jgħaddi kopja tal-proġett tal-programm u tal-baġit lill-Kummissjoni Ewropea, li mbagħad tibda l-proċeduri meħtieġa għall-approvazzjoni ta’ dawn. 3. Il-baġit jiġi adottat mill-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi. Artikolu 8 1. Il-modalitajiet tal-ħlas li japplikaw għall-kontribuzzjoni tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp huma stabbiliti f’kuntratt ta’ sussidju ffirmat miċ-Ċentru u mill-Kummisjoni. 2. Iċ-Ċentru jittrasferixxi lill-FED il-kontribuzzjoni tal-programmi preċedenti li jikkorrispondu għal krediti annullati fuq il-bażi ta’ rendikonti finanzjarji verifikati. 3. Il-baġit hu mqassam f’titoli (rubriki baġitarji), kapitoli, artikoli u punti skond in-natura jew id-destinazzjoni tad-dħul jew ta’ l-ispiża. Artikolu 9 F’każ ta’ bżonn, id-Direttur jgħaddi proġett ta’ baġit supplementari jew ta’ rettifika li jiġi eżaminat u approvat bl-istess mod u skond l-istess proċeduri bħall-baġit li fih l-istimi oriġinali. III. EŻEKUZZJONI TAL-BAĠIT Artikolu 10 1. L-eżekuzzjoni tal-baġit taqa’ taħt ir-responsabbiltà tad-Direttur u ssir fil-limitu tal-krediti li jkunu allokati. Hu jagħti rendikont tat-tmexxija tiegħu lill-Kumitat. 2. Id-Direttur għandu juża l-krediti tal-baġit skond il-prinċipji ta’ tmexxija finanzjarja tajba msemmija fl-Artikolu 6. Artikolu 11 1. L-ebda dħul u l-ebda spiża ma tista’ ssir jekk ma tkunx attribwita lill-artikolu xieraq tal-baġit. Ma tista’ ssir jew tintalab li titħallas l-ebda spiża li tkun ogħla mill-krediti awtorizzati għas-sena baġitarja konċernata. 2. Id-dħul u l-ispejjeż jitniżżlu fl-ammont totali tagħhom fil-kontijiet mingħajr tpaċija bejniethom. Jistgħu jitnaqqsu ammonti awtorizzati, b’deroga minn din ir-Regola: a) il-multi mwaħħla lil min għandu kuntratt favur tiegħu jew min jissupplixxi, b) ir-regolarizzazzjoni ta’ somom imħallsa meta ma kinux dovuti li jista’ jsir permezz ta’ tnaqqis meta ssir likwidazzjoni ġdida bis-saħħa tal-kapitolu, l-artikolu u s-sena baġitarja li minnhom irriżulta li sar ħlas żejjed, c) il-valur tal-vetturi, tal-materjali u ta’ l-istallazzjonijiet li jittieħdu lura meta jinxtraw oħrajn ġodda ta’ l-istess tip; il-prezz nett tax-xiri jitniżżel fil-kontijiet bħala spiża reali għall-evalwazzjoni ta’ l-inventarju. d) l-iskontijiet imnaqqsa fuq il-fatturi u n-noti ta’debitu Dejjem b’deroga minn din ir-Regola, dawn li ġejjin jistgħu jerġgħu jitpoġġew fl-istess pożizzjoni (linja) bħall-ispiża oriġinali: a) id-dħul ġejjin mill-ħlas lura ta’somom li kienu tħallsu meta ma kienux dovuti; b) l-ammonti riċevuti minn indennizzi ta’ l-assigurazzjoni; c) id-dħul mill-bejgħ tal-vetturi, tal-materjali u ta’ l-istallazzjonijiet ċeduti meta jkunu nġiebu oħrajn ġodda flokhom; d) id-dħul mill-bejgħ ta’ pubblikazzjonijiet u ta’ filmijiet; e) id-differenzi ġejjin mir-rati tal-kambju konstatati matul l-eżekuzzjoni tal-baġit, li jistgħu jkunu s-suġġett ta’ kumpens; ir-riżultat finali, kemm jekk ikun pożittiv jew negattiv, jidher fir-rendikont finanzjarju. Artikolu 12 It-trasferimenti minn titolu għall-ieħor jiġu ppreżentati għall-approvazzjoni tal-Kumitat. It-trasferimenti minn Kapitolu għall-ieħor jew fil-Kapitoli nfushom jiġu deċiżi mid-Direttur li jinforma lill-Kumitat b’dan. Artikolu 13 Id-dħul taċ-Ċentru jitħallsu minn kont jew diversi kontijiet miftuħa f’isem iċ-Ċentru. IV. IL-KONTROLL FINANZJARJU Artikolu 14 1. Id-Direttur, uffiċjal li għandu s-setgħa jawtorizza l-ħlas, jistabbilixxi struttura kif ukoll proċeduri u sistemi ta’ tmexxija finanzjarja u kontroll finanzjarju meħtieġa għat-twettiq tal-kompiti tiegħu, b’mod speċjali, jekk ikun hemm bżonn, kontrolli ex-post skond ir-regoli fondamentali stabbiliti miċ-Ċentru u waqt li jqis ir-riskji u n-natura ta’ l-azzjonijiet finanzjati. Qabel l-awtorizzazzjoni ta’ operazzjoni, aġent li mhux il-persuna li bdiet l-azzjoni għandu jivverifika l-aspetti prattiċi u finanzjarji tagħha. Il-karigi operattivi u l-karigi ta’ kontroll għandhom ikunu s-suġġett ta’ kompetenzi distinti b’mod ċar. 2. Kull aġent li jkun qed jipparteċipa fit-tmexxija finanzjarja jew fil-kontroll finanzjarju ta’ l-operazzjonijiet li jqis xi deċiżjoni li s-superjur tiegħu jitolbu japplika jew jaċċetta bħala irregolari jew li tmur kontra l-prinċipji ta’ tmexxija finanzjarja tajba jew kontra r-regoli etiċi għandu jinforma lis-superjur tiegħu b’dan bil-miktub. Jekk madankollu s-superjur jobbliga lill-aġent biex ikompli, hu għandu jifformula din l-ordni bil-miktub. L-aġent imbagħad jinforma lid-Direttur b’dan. Jekk ma tittieħed l-ebda miżura f’terminu raġonevoli (l-iżjed sa sitt ġimgħat), skond l-urġenza u l-importanza tal-kwistjoni, l-aġent jinforma lill-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi. L-istess regola tapplika meta xi aġent li jkun qed jipparteċipa fit-tmexxija finanzjarja jew fil-kontroll finanzjarju ta’ l-operazzjonijiet jikkunsidra xi attività li tkun qed tiġri f’dan il-kuntest bħala illegali, qarrieqa jew irregolari. V. KONTROLL TAL-BAĠIT Artikolu 15 1. Il-baġit taċ-Ċentru hu kkontrollat skond il-prinċipju ta’ separazzjoni tal-karigi ta’ direttur u ta’ accountant . Il-kontroll tal-krediti qiegħed f’idejn id-direttur, li hu waħdu għandu l-kompetenza biex jidħol fl-ispejjeż, jikkonstata d-drittijiet li għandhom jinġabru u joħroġ l-ordnijiet biex isir il-ġbir u l-ħlas. 2. L-operazzjonijiet tal-ġbir u tal-ħlas jiġu assigurati mill- accountant . 3. Id-direttur ma jistax iwettaq il-karigi ta’ accountant . Artikolu 16 1. Għandha ssir proposta ta’ introduzzjoni qabel tiddaħħal kull miżura li tista’ ġġib magħha xi spejjeż li għandhom jitħallsu miċ-Ċentru.Din għandu jkollha magħha dokumenti ta’ evidenza oriġinali u għandha tingħata lill-kontroll finanzjarju għal verifika preliminari. 2. L-ispejjeż rikorrenti jistgħu jitniżżlu f’lista proviżorja. 3. L-ordnijiet tad-dħul u tal-ħlas jitniżżlu f’kont. Artikolu 17 1. Il-likwidazzjoni ta’ spiża mid-direttur għandha l-għan li : a) tivverifika l-eżistenza tad-drittijiet tal-kreditur, b) tiddetermina jew tivverifika r-realtà u l-ammont tad-dejn, c) tivverifika l-kondizzjonijiet tal-ħlas tad-dejn. 2. Kull likwidazzjoni ta’ xi spiża hija suġġetta għall-preżentazzjoni tad-dokumenti ta’ evidenza li jindikaw id-drittijiet akkwiżiti tal-kreditur u, jekk ikun il-każ, is-servizz li jkun sar, il-fornimenti li jkunu tqassmu jew ix-xogħol li jkun sar, jew hija suġġetta għall-preżentazzjoni ta’ dokumenti oħra li juru li sar il-ħlas. Kull deċiżjoni ta’ ħlas għandha tiġi approvata mid-direttur kompetenti. Artikolu 18 1. L-iskedar hu l-att li bih id-Direttur jagħti l-ordni, permezz tal-ħruġ ta’ ordni tal-ħlas, lill- accountant biex iħallas spiża li hu jkun illikwida. 2. Flimkien ma’ l-ordni tal-ħlas irid ikun hemm id-dokumenti ta’ evidenza oriġinali kollha; ma’ dawn irid ikun hemm ċertifikat iffirmat li jikkonferma s-somom eżatti li jkollhom jitħallsu, il-konferma tal-wasla tal-provvisti u t-twettiq tas-servizz. 3. Il-kopji tad-dokumenti ta’ evidenza, li jkunu ċertifikati bħala konformi ma’ l-oriġinali mid-direttur, jistgħu, jekk ikun il-każ, iservu bħala oriġinali. 4. L-ordnijiet tal-ħlas jiġu mgħoddija għall-kontroll finanzjarju għal verifika preliminari. 5. Jekk ikun hemm bżonn, l-ordni tal-ħlas mgħoddija lill- accountant għandu jkollha magħha ċertifikat iffirmat li jikkonferma li l-assi kkonċernati tniżżlu fl-inventarju. Artikolu 19 1. Il-ħlas hu l-att finali li jeħles liċ-Ċentru mill-obbligi tiegħu lejn il-kredituri. 2. L- accountant jieħu ħsieb li jħallas l-ispejjeż fil-limiti tal-fondi disponibbli. F’każ ta’ żball materjali, ta’ kontestazzjoni fir-rigward tal-validità tar-riċevuta tal-ħlas jew ta’ nuqqas ta’ osservanza tal-forom mitluba mir-Regolament finanzjarju, l-a ccountant jissospendi l-ħlas. Hu għandu jinforma lid-Direttur b’dan mill-ewwel waqt li jippreċiża r-raġunijiet li minħabba fihom wasal għas-sospensjoni. F’każ ta’ sospensjoni, id-Direttur jista’ jitlob bil-miktub u taħt ir-responsabbiltà tiegħu li jsir il-ħlas. Artikolu 20 1. Il-ħlas fil-prattika isir permezz ta’ kont tal-bank jew tal-posta, preferibilment permezz ta’ trasferiment bankarju jew, jekk ikun aċċettat, b’ċekk. It-tranżazzjonijiet isiru f' euro ħlief f’każijiet eċċezzjonali ġustifikati kif jixraq u approvati miċ-Ċentru. 2. Iċ-ċekkijiet u l-ordnijiet ta’ trasferiment bankarju jew postali għandu jkollhom fuqhom żewġ firem, dik ta’ l- accountant u dik tad-Direttur jew ta’ rappreżentant. 3. Għal raġunijiet ġustifikati kif jixraq, id-Direttur jista’ jawtorizza ħlas fi flus kontanti. Għandha tinħareġ riċevuta għal kull ħlas fi flus kontanti. 4. F’każ ta’ dħul u spejjeż magħmula b’metodu elettroniku, il-firem jistgħu jsiru permezz tal-kompjuter jew b’mod elettroniku. 5. Fin-nuqqas tar-rati tal-kambju reali, ir-rati tal-kambjul li għandhom jintużaw għall-kalkolu tal-ħlas li għandu jsir f'euro jew tad-dħul li għandhom jinġabru f’muniti lokali ACP huma dawk fis-seħħ fl-ewwel jum tax-xogħol tax-xahar li fih id-data reali ta’ l-operazzjoni, hekk kif inhuma reġistrati mill-bank jew mill-uffiċċju postali taċ-Ċentru. Artikolu 21 1. Jistgħu jsiru kontijiet għall-ħlas bil-quddiem skond il-kondizzjonijiet stabbiliti miċ-Ċentru sabiex isir il-ħlas ta’ ċerti kategoriji ta’ spejjeż iddefiniti permezz tad-dispożizzjonijiet ta’ applikazzjoni tar-Regolament intern. 2. Kull deċiżjoni sabiex jiġi awtorizzat il-ħolqien ta’ kontijiet għall-ħlas bil-quddiem għandha tittieħed mid-Direttur fuq il-bażi ta’ proposta ta’ l-aġent responsabbli mill-każ. Qabel ma titressaq quddiem id-Direttur, kull proposta għandha tiġi approvata mill- accountant . 3. Kull deċiżjoni dwar il-ħolqien ta’ kontijiet għall-ħlas bil-quddiem għandha ssemmi : a) l-identità ta’ l-amministraturi tal-ħlas bil-quddiem, b) ir-responsabbiltà ta’ l-amministraturi hekk maħtura, c) in-natura u l-ammont massimu ta’ kull spiża kif ukoll it-termini, d) l-ammont massimu tal-ħlas bil-quddiem awtorizzat, e) il-mezzi li bihom ikunu provduti d-dokumenti ta’ evidenza u t-terminu biex isir dan. 4. Id-direttur u l- accountant għandhom jieħdu l-miżuri meħtieġa biex jassiguraw li l-awtorizzazzjonijiet fir-rigward tal-ħlas bil-quddiem miftiehem jinħarġu għall-ammonti eżatti u fit-termini mitluba. Artikolu 22 1. Id-Direttur hu inkarigat mill-ħlas tal-krediti mniżżla fil-baġit taċ-Ċentru. 2. Id-Direttur jista’ jiddelega xi wħud mill-poteri ta’ eżekuzzjoni tiegħu lil xi aġent taħt l-awtorità tiegħu. Kull deċiżjoni biex jiddelega xi poteri għandha tindika t-tul ta’ żmien u l-limitu ta’ din id-delegazzjoni. Artikolu 23 1. Id-Direttur jaħtar accountant , li jkun inkarigat : a) mill-eżekuzzjoni t-tajba tal-ħlas, mill-ġbir tad-dħul u mill-ġbir tal-krediti konstatati; b) biex jistabbilixxi u jippreżenta l-kontijiet skond l-Artikolu 25; c) miż-żamma tal-kontijiet skond l-Artikolu 25; d) mit-twettiq tar-regoli u l-metodi tal-kontijiet kif ukoll mill-pjan tal-kontijiet; e) mid-definizzjoni u l-validazzjoni tas-sistemi tal-kontijiet kif ukoll, jekk ikun il-każ, mill-validazzjoni tas-sistemi definiti mid-direttur u li huma maħsuba biex jipprovdu jew jiġġustifikaw informazzjoni dwar il-kontijiet; f) mit-tmexxija tat-teżorerija. 2. L- accountant jikseb mingħand id-direttur, li jiggarantilu li jista’ joqgħod fuqu, l-informazzjoni kollha meħtieġa sabiex jiġu stabbiliti l-kontijiet li jippreżentaw stampa vera tal-patrimonju taċ-Ċentru u ta’ l-eżekuzzjoni tal-baġit. 3. Skond il-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu u l-Artikolu 21, l- accountant waħdu hu awtorizzat biex jamministra l-fondi u l-assi. Huwa responsabbli mill-konservazzjoni tagħhom. 4. L- accountant , fl-eżerċizzju tal-karigi tiegħu, jista’ jiddelega wħud mill-kompiti tiegħu lil xi impjegati taħt ir-responsabbiltà ġerarkika diretta tiegħu. L-att tad-delegazzjoni jiddefinixxi l-kompiti fdati lil dawn il-persuni kif ukoll id-drittijiet u l-obbligi tagħhom. Artikolu 24 1. Id-Direttur għandu joħroġ ordni ta’ ġbir biex tinġabar kull somma dovuta liċ-Ċentru. 2. L- accountant jassumi r-responsabbiltà ta’ l-ordnijiet ta’ ġbir li jagħtih id-Direttur. 3. Għandha tinħareġ riċevuta għal kull ħlas fi flus kontanti li jsir lill- accountant jew lill-amministratur tal-fondi. VI. ŻAMMA TAL-KONTIJIET, PREŻENTAZZJONI U VERIFIKA TAL-KONTIJIET, VERIFIKA, QORTI TA' L-AWDITURI, OLAF Artikolu 25 1. Il-kontijiet jinżammu fl-euro, skond is-sena kalendarja, skond il-metodu msejjaħ "entrata doppja". Huma jinkludu d-dħul u l-ispejjeż kollha mill-1 ta’ Jannar sal-31 ta’ Diċembru ta’ kull sena u huma bbażati fuq id-dokumenti ta’ evidenza. Il-kontijiet jingħalqu fl-aħħar ta’ kull sena baġitarja sabiex ikunu jistgħu jiġu stabbiliti r-rendikonti finanzjarji taċ-Ċentru. 2. Il-partiti fil-kontijiet isiru skond pjan tal-kontijiet li n-nomenklatura tiegħu tal-partiti fil-baġit tistabbilixxi separazzjoni ċara bejn il-kontijiet biex jiġu stabbiliti r-rendikonti finanzjarji u dawk biex jiġi stabbilit il-kont ta’ l-amministrazzjoni. Din tista’ titniżżel f’kotba jew fuq folji sabiex ikun jista’ jiġi stabbilit bilanċ ġenerali ta’ kull xahar. Kull ħlas bil-quddiem jitniżżel fuq kont miftuħ u jiġi rregolarizzat sa l-iżjed tard fl-aħħar tas-sena baġitarja li jkun imiss, ħlief fil-każ tal-ħlas bil-quddiem ta’ natura permanenti. 3. Iċ-Ċentru jistabbilixxi bilanċ u kont ta’ l-amministrazzjoni sa l-iżjed tard fit-30 ta’ April ta’ kull sena. Il-bilanċ juri s-sitwazzjoni tal-patrimonju taċ-Ċentru fil-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja li tkun għaddiet. Il-kont ta’ l-amministrazzjoni jinkludi : a) tabella "dħul" li tinkludi : - id-dħul tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp mħallas qabel iż-żmien u bbażat fuq l-irbit approvat fis-sena attwali u fuq dak li jkun inġieb minn snin preċedenti; - id-dħul effettiv tat-taxxi fuq it-trattamenti u ta’ interessi miġbura; - id-dħul effettiv ieħor. b) tabella "spejjeż" li tinkludi : - il-ħlas effetiv ta’ rbit ta’ dik is-sena li jkun inġieb minn snin tal-baġit preċedenti; - il-ħlas effettiv jew l-irbit li jaqa’ taħt il-baġit tas-sena N; - tabella ta’ rikapitulazzjoni li turi l-ħlas effettiv ta’ l-għamara, ta’ l-apparat u ta’ artikoli oħra ta’ l-inventarju; - l-irbit li hu awtorizzat biex jitressaq għas-sena tal-baġit li jkun imiss. c) noti fuq ir-rendikonti finanzjarji li jinkludu: - il-prinċipji applikati fiż-żamma tal-kontijiet; - tabelli ta’ rikapitulazzjoni tal-krediti li jkunu saru, tħallsu, ġew annullati jew imressqa għas-snin preċedenti jew attwali; - noti dettaljati u kalkoli li jappoġġaw l-partiti li jidhru fir-rendikonti finanzjarji. 4. Kull trimestru jiġi stabbilit rendikont finanzjarju li juri s-sitwazzjoni fir-rigward ta’ l-eżekuzzjoni tal-baġit preżenti u ta’ l-użu tal-krediti mressqa; dan ir-rendikont għandu jiġi ċertifikat mill- accountant u jiġi mgħoddi lill-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni. Artikolu 2 6 Awdituri esterni Il-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni taċ-Ċentru jaħtar kumpanija ta’ verifika għal tul ta’ żmien massimu ta’ 3 snin u din tingħażel b’sejħa għall-offerti fuq il-bażi tar-rakkmandazzjonijiet tad-Direttur taċ-Ċentru. Il-mandat ta’ l-awdituri jikkonsisti f’li jivverifikaw il-kotba u t-teżorerija taċ-Ċentru, li jassiguraw ruħhom li l-inventarji u l-bilanċi jkunu ġew stabbiliti korrettament u in bona fide , u li joqgħodu attenti li l-informazzjoni li tikkonċerna l-kontijiet taċ-Ċentru tkun korretta. L-għan tal-verifika, li ssir mid-dokumenti tal-kontijiet u jekk ikun hemm bżonn fuq il-post, hu li jiġu stabbiliti l-legalità u r-regolarità tad-dħul miġbura u ta’ l-ispejjeż approvati kif ukoll il-kwalità tat-tmexxija finanzjarja. Fl-għeluq ta’ kull sena baġitarja, l-awdituri jagħtu kont tat-twettiq tal-mandat tagħhom lill-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni sa l-iżjed tard fl-1 ta’ Ottubru wara l-għeluq tas-sena baġitarja preċedenti. Il-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni jagħti l-libertà lid-Direttur biex jeżegwixxi l-baġit fuq il-bażi ta’ dan ir-rapport u tar-rendikonti finanzjarji. Artikolu 27 Skond ir-Regolament finanzjarju ta’ l-FED Numru 9, il-Kummissjoni (f’isem il-Komunità), il-Qorti ta’ l-Awdituri u l-Uffiċċju Ewropew għall-Ġlieda kontra l-Frodi (OLAF) jistgħu jipproċedu għal verifiki fir-rigward tal-krediti mogħtija liċ-Ċentru mill-FED. Il-Qorti ta’ l-Awdituri tista’ tivverifika l-legalità u r-regolarità tad-dħul u ta’ l-ispejjeż kif ukoll il-ħarsien tad-dispożizzjonijiet tal-ftehim ta’ Cotonou u ta’ dawk tar-Regolament finanzjarju tal-FED Numru 9. VII. RESPONSABBILTÀ TAD-DIRETTURI, TA’ L- ACCOUNTANTS U TA’ L-AMMINISTRATURI GĦALL-ĦLAS BIL-QUDDIEM Artikolu 28 Kull Direttur huwa responsabbli f’termini dixxiplinarji u, eventwalment, finanzjarji meta jikkonstata d-drittijiet li għandhom jiġu rkuprati jew joħroġ l-ordnijiet tal-ġbir, jagħmel xi spiża jew jiffirma xi ordni ta’ ħlas mingħajr ma jikkonforma ma’ dan ir-Regolament finanzjarju. Dan japplika wkoll meta jonqos milli jistabbilixxi att li jwassal għal xi dejn jew meta jittraskura jew jittardja l-ħruġ ta’ ordnijiet ta’ ġbir mingħajr raġuni ġustifikata. Din ir-responsabbiltà tista’ tiġi invokata kontra d-Direttur meta l-iżball ikun intenzjonat jew jirriżulta minn traskuraġni gravi attribwita lilu. Artikolu 29 1. Kull accountant huwa responsabbli f’termini dixxiplinarji u, eventwalment, finanzjarji għall-ħlas li jagħmel mingħajr ma jħares l-Artikolu 19. Huwa responsabbli f’termini dixxiplinarji u finanzjarji għal kull telf u deterjorament tal-fondi, l-assi u d-dokumenti li jżomm jekk din it-telfa jew dan id-deterjorament jirriżultaw minn żball intenzjonat jew minn transkuraġni gravi attribwita lilu. Taħt l-istess kondizzjonijiet, huwa responsabbli mit-twettiq korrett ta’ l-ordnijiet li jirċievi għall-użu u l-kontroll tal-kontijiet bankarji u b’mod speċjali: a) meta l-ħlas jew l-irkupri li jagħmel ma jkunux skond l-ammonti li jidhru fl-ordnijiet ta’ ħlas jew ta’ ġbir; b) meta jagħmel ħlas lil xi partijiet li għandhom jirċievu l-flus li ma humiex dawk li għandhom id-dritt għalihom. 2. Kull amministratur ta’ ħlas bil-quddiem huwa responsabbli f’termini dixxiplinarji u, eventwalment, finanzjarji: a) meta ma jkunx jista’ jiġġustifika l-ħlas li jagħmel permezz ta’ dokumenti regolari; b) meta jagħmel ħlas lil xi partijiet li għandhom jirċievu l-flus li ma humiex dawk li għandhom id-dritt għalihom. Huwa responsabbli f’termini dixxiplinarji u finanzjarji għal kull telfa jew deterjorament tal-fondi, l-assi u d-dokumenti li jżomm jekk din it-telfa jew dan id-deterjorament jkunu saru minħabba żball intenzjonat jew ikunu dovuti minn traskuraġni gravi attribwita lilu. Artikolu 30 1. L- accountants u l-amministraturi tal-ħlas bil-quddiem jassiguraw ruħhom kontra r-riskji msemmija f’dan l-Artikolu. Iċ-Ċentru jkopri l-ispejjeż ta’ assigurazzjoni marbuta ma’ dan. Hu jippreċiża l-kategoriji ta’ l-impjegati li jeżeċitaw il-karigi ta’ accountant u ta’ amministratur tal-ħlas bil-quddiem kif ukoll il-kondizzjonijiet li taħthom jieħu f’idejh l-ispejjeż li jsiru minn dawn l-impjegati biex iħarsu lilhom infushom mir-riskji li ġejjin mill-karigi tagħhom stess. 2. Jingħataw indennizzi speċjali lill- accountants u lill-amministraturi tal-ħlas minn qabel. L-ammont ta’ dawn l-indennizzi jiġi determinat f’Regolament stabbilit miċ-Ċentru approvat mill-Kunsill ta’ l-Amministrazzjoni. Is-somom li jikkorrispondu għal dawn l-indennizzi jiġu kreditati kull xahar f’kont li ċ-Ċentru jiftaħ f’isem kull wieħed minn dawn l-aġenti sabiex jiġi kostitwit fond ta’ garanzija maħsub biex ikopri kull żbilanċ ta’ fondi jew tal-bank li l-aġent konċernat jassumi responsabbiltà għalih sakemm dan it-telf ma jkunx ġie kopert mir-rimborsi tal-kumpaniji ta’ assigurazzjoni. Il-bilanċ favur f’dawn il-kontijiet ta’ garanzija jitħallas lill-persuni konċernati wara li dawn jieqfu mill-karigi tagħhom ta’ accountant jew ta’ amministratur tal-ħlas bil-quddiem ladarba dawn ikunu tħallew jitilqu għal dak li għandu x’jaqsam mat-tmexxija tagħhom. 3. Id-direttur jkollu sentejn żmien wara li jagħti r-rendikonti finanzjarji lill-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi biex jieħu deċiżjoni fuq it-tluq ta’ l- accountant jew ta’ l-amministratur tal-ħlas bil-quddiem fuq il-bażi tar-rapport ta’ l-awdituri esterni. Artikolu 31 Ir-responsabbiltà finanzjarja u dixxiplinarja tad-Diretturi, ta’ l- accountants u ta’ l-amministraturi tal-ħlas bil-quddiem tiġi determinata skond ir-reġim li japplika għall-impjegati taċ-Ċentru. Artikolu 32 Kunflitt ta’ interess Għal dak li għandu x’jaqsam ma’ l-eżekuzzjoni tal-baġit, l-aġenti m’għandhomx id-dritt li jintervjenu meta l-interessi tagħhom jistgħu jkunu kunfliġġenti ma’ dawk taċ-Ċentru. Jekk jiġri dan, l-aġent ikkonċernat għandu jastjeni minn kull azzjoni u jirreferi dan lis-superjur tiegħu. Ikun hemm kunflitt ta’ interess meta, fil-qafas ta’ l-eżekuzzjoni tal-baġit, l-aġent ma jkunx jista’ jeżerċita l-karigi tiegħu b’mod imparzjali u oġġettiv minħabba rbit familjari jew personali, affinitajiet nazzjonali jew politiċi, interessi ekonomiċi jew għal kull raġuni oħra li torbot l-interessi tiegħu u dawk tal-benefiċjarju. VI II. DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI Artikolu 33 L-akkwisti għandhom isiru skond ir-Regolament ġenerali dwar kuntratti ta’ xogħlijiet, fornituri u servizzi hekk kif approvati mill-Kunsill tal-Ministri ACP-KE, (*) (*) (Deċiżjoni 2/2002 tal-Kunsill tal-Ministri ACP-KE tas-7 ta’ Ottubru 2002 dwar l-implimentazzjoni ta’ l-Artikoli 28,29 u 30 ta’ l-Anness IV tal-ftehim ta’ Cotonou- ĠU L320/1) Artikolu 34 Kontroll f’isem partijiet terzi 1. Skond il-mandat tiegħu, iċ-Ċentru jista’ wkoll jikkontrolla xi krediti f’isem partijiet terzi. Il-lista ta’ dawn ir-riżorsi tidher f’anness mal-baġit taċ-Ċentru. 2. Dan ir-Regolament finanzjarju japplika għall-kontroll ta’ dawn ir-riżorsi. 3. Il-kontroll ta’ dawn ir-riżorsi f’isem partijiet terzi jsir f’kontijiet separati. 4. Ir-rendikonti finanzjarji ta’ kull fond ikkontrollat miċ-Ċentru f’isem terza persuna jinkludu bilanċ u kont ta’ dħul u ta’ spejjeż li juru s-sitwazzjoni fil-31 ta’ Diċembru tas-sena baġitarja konċernata. Huma jiġu ċertifikati skond id-dispożizzjonijiet tal-ftehim iffirmat bejn iċ-Ċentru u t-terza persuna. Fin-nuqqas ta’ dispożizzjonijiet bħal dawn, iċ-ċertifikazzjoni ssir mill-awdituri esterni taċ-Ċentru. 5. Dawn ir-rendikonti finanzjarji jiġu annessi mar-rendikonti finanzjarji taċ-Ċentru. Artikolu 35 1. Jinżamm inventarju permanenti ta’ l-assi mobbli u immobbli kollha li jikkostitwixxu l-patrimonju taċ-Ċentru. F’dan l-inventarju jitniżżlu biss l-assi mobbli li għandhom valur ta’ jew iktar minn 350 euro. In-numru ta’ l-inventarju għandu jitniżżel fuq kull fattura qabel il-ħlas ta’ din. 2. Il-bejgħ ta’ assi mobbli u ta’ apparat li għandhom prezz ta’ iktar minn 350 euro kull wieħed għandu jiġi riklamat kif jixraq. 3. Il-waqfien, ir-rimi jew in-nuqqas b’telf, serq jew kwalunkwe ħaġa oħra ta’ l-assi mniżżla fl-inventarju iwassal għall-preparazzjoni ta’ rapport iffirmat mid-direttur u mill-persuna responsabbli mill-apparat. 4. Iċ-Ċentru jżomm inventarju fiżiku u tal-kontijiet li għandu jitqabbel b’mod regolari. Dan it-tqabbil għandu jkun maħsub mill-awdituri esterni. Artikolu 36 L-Istati ACP, l-Istati Membri u l-Komunità huma mitluba li, għal dak li jikkonċerna lil kull wieħed minnhom, jieħdu d-dispożizzjonijiet meħtieġa biex japplikaw din id-Deċiżjoni. Artikolu 36 bis Ir-Regolament finanzjarju taċ-Ċentru li hu s-suġġett tad-Deċiżjoni Nru 2/91 tad-19 ta’ April 1991 hu revokat. Artikolu 37 Din id-Deċiżjoni tidħol fis-seħħ dakinhar ta’ l-adozzjoni tagħha. Magħmula fi Brussel, Għall-Kumitat ta’ l-Ambaxxaturi Il-President [1] ĠU C […], […], p. […]. [2] U L 317, 15.12.2000, p. 3. [3] ĠU L 317, 15.12.2000, p.3 Ftehim emendat bid-Deċiżjoni Nru 1/2003 tal-Kunsill tal-Ministri AKP-KE(ĠU L 141 tas-7.6.2003, p.25). [4] U L 317, 15.12.2000, p.3. [5] U L 83/1, 01.04.2003