L-OSSERVAZZJONIJIET TAL-QORTI IR-RISPOSTI MILL-KUMMISSJONI

Informazzjoni ta’ sostenn għad-Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni

Affidabilità tal-kontabilità

20. Il-kontijiet proviżorji ġew imressqa tard, fit-22 ta’ Ġunju 2004 (25). F’dik id-data ma kienux kompluti (26). Il-kontijiet finali għandhom jiġu prodotti sa mhux aktar tard mill-15 ta’ Ottubru 2004 (27). Dawn il-kontijiet, flimkien mar-rapport tal-ġestjoni finanzjarja (28), ġew ippubblikati għall-ewwel darba fil-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea. L-osservazzjonijiet fil-paragrafu II tad-Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni huma bbażati fuq it-tisjib li ġej.

21. Is-somma ta’ 27,5 miljun euro għall-ordnijiet ta’ rkupru li ġew maħruġa u li għadhom ma nġabrux sa l-aħħar ta’ l-2003 ma tirrappreżentax il-valur totali ta’ kull ma għandu jiġi rċevut. 21.

a) Talbiet ta’ ħlas minn proġetti (ħlas bil-quddiem li jrid jiġi rkuprat, nefqa mhux eliġibbli, eċċ.) mhumiex kollha rreġistrati mis-servizzi ċentrali tal-Kummissjoni jew mid-Delegazzjonijiet. Sikwit, dawn ta’ l-aħħar sempliċiment iddaħħlu bħala dħul (pagamenti negattivi) somom li debituri terzi fil-fatt, reġgħu ħallsu. Barra minn hekk, billi ma jeżistux proċeduri li jsegwu talbiet ta’ ħlas barra mill-kontabilità, il-Kummissjoni ma tistax tikkwalifika l-ammont ta’ dejn attwali li għandu jiġi stabbilit għal proġetti fl-aħħar ta’ l-2003 (29). (a) Advances to be recovered are monitored, and this matter is the subject of a chapter in the management report. Careful analysis and monitoring of advances in 2003 enabled EUR 56.2 million to be recovered. From 1 January 2005, accruals-based accounting will make it possible to establish provisions for potential recovery orders.

b) Fost l-400 miljun euro ta’ ħlas bil-quddiem mhux imħallsa għal iktar minn 18-il xahar li kienet irreġistrat, il-Kummissjoni ma indikatx il-valur totali ta’ ammonti mhux iġġustifikati li jridu jiġu rkuprati jew imħassra. Il-Qorti ma tistax tistabbilixxi liema proporzjon tal-ħlas bil-quddiem, għalhekk, għandu jiġi rkuprat u li għandu jiġi nkluż fid-dejn. (b) The Commission would underline the efforts made in 2003. A considerable amount of work was directed towards identifying recoveries of advances and there is very close monitoring of the action to be taken as regards the recoveries.

22. Fondi ttrasferiti lill-EIB fl-2003 (209 miljun euro) u lill-istituzzjonijiet internazzjonali oħra fi snin preċedenti, li għadhom ma ġewx utilizzati għal kollox minn dawn il-korpi, ma jidhrux fl-assi fuq il-karta tal-bilanċ. 22. The Commission considers that these movements reflect payments to external agents acting on behalf of the Commission. As such, the Commission considers them to be genuine payments and not mere internal treasury movements between accounts controlled by the EDF Accounting Officer. The Commission would also point out that details of the amounts outstanding on these transactions at 31 December 2003 are shown in Table 4.2.3 in the Financial Implementation Report. From 2005 onwards, following the introduction of accruals-based accounting, such transactions (pre-financing paid to intermediaries) will be shown as an asset in the balance sheet, in accordance with the provisions of Article 135(3) of the 9th EDF Financial Regulation.

23. Wara l-osservazzjonijiet preċedenti tal-Qorti, il-Kummissjoni, fl-2003, għamlet inventarju ta’ l-użu tal-fondi Stabex ittrasferiti għall-kontijiet lokali tal-pajjiżi benefiċjarji. Il-ħruġ lokali minn dawn il-kontijiet għadu soġġett għall-approvazzjoni tad-Delegazzjoni (ara l-paragrafi 63-68). Bħal ma seħħ fl-aħħar ta’ l-2003, l-informazzjoni miksuba mill-Kummissjoni mill-Istati ta’ l-ACP kkonċernati kienet għadha mhux sħiħa. Il-Qorti tikkunsidra illi anke jekk ir-riżultati mhumiex sħaħ, il-Kummissjoni għandha tinkludi r-riżultati ta’ dan l-inventarju fir-rapport tagħha fuq il-ġestjoni finanzjarja u tagħti dettalji fl-annessi tar-rapporti fuq l-implimentazzjoni finanzjarja. 23. The Commission has collected data for 80 % of the countries concerned, covering 97 % of the total amount of Stabex funds in the 7th and 8th EDFs. The Commission intends to include the relevant information related to the Stabex local account in an inventory. The local accounts, although the Commission must co-sign in order to use them, are not the Commission's property. This detailed inventory is therefore to be included in the ‘Report on Financial Management’. Following the recommendation of the Court, a note on this issue is included in the balance sheet for the financial year 2003.

Legalità u regolarità tat-transazzjonijiet bażi

24. L-osservazzjonijiet espressi fil-paragrafu III tad-Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni huma bbażati fuq analiżi tas-sistemi u tal-kontrolli ta’ superviżjoni ta' l-EDF, eżaminazzjoni ta’ kampjun ta’ transazzjonijiet bażi, analiżi tar-rapport ta’ l-attività annwali, u d-dikjarazzjoni mid-Direttur Ġenerali tal-EuropeAid. Il-konklużjonijiet prinċipali jinsabu hawn taħt.

Analiżi tas-sistemi u tal-kontrolli ta’ superviżjoni

Titjib fis-sistemi ta’ superviżjoni u kontrolli fil-livell tal-Kummissjoni

Implimentazzjoni ta’ standards ta’ kontroll intern

25. Matul l-2003, EuropeAid, li hija responsabbli għall-implimetazzjoni ta’ l-EDF, baqgħet tintroduċi l-varji standards ta’ kontroll intern adottati mill-Kummissjoni fl-2001. L-istandards ta’ kontroll intern qegħdin jiġu implimentati fl-istess ħin mid-Delegazzjonijiet u mill-kwartieri ġenerali, b’mod parallel mal-proċess ta’ devoluzzjoni, li mhux se jkun lest sa l-aħħar ta’ l-2004. Fil-livell tas-servizzi ċentrali, il-Qorti tista’ tagħmel il-konklużjonijiet li ġejjin, li huma bbażati prinċipalment fuq ir-riżultati ta’ l-analiżi ta’ standards ta’ kontroll intern li saret mid-dipartimenti varji tal-Kummissjoni.

26. Kull direttorat ġenerali kellu jintroduċi miżuri ta’ sorveljanza xierqa, u b’mod partikolari, fejn hu neċessarju, reviżjoni ex-post ta’ kampjun ta’ transazzjonijiet. Fl-2003 fil-livell ta’ EuropeAid, ġiet stabbilita unità ta’ kontroll ta’ ġestjoni finanzjarja ex-post. Ix-xogħlijiet prinċipali tagħha huma li jinstabu żbalji rikorrenti fis-sistemi ta’ ġestjoni finanzjarja u kontroll intern u li tipproponi miżuri sabiex jiġu kkoreġuti n-nuqqasijiet misjuba. B’dan il-mod, xi 1 800 transazzjoni ta’ riskju ġew sottoposti għal reviżjoni ex-post dettaljata. Ir-reviżjoni kellha x’taqsam ma’ ordnijiet ta’ rkupru, ammonti mhux imħallsa li jridu jiġu rkuprati, ħlas bil-quddiem pendenti, garanziji u pleġġijiet. Il-konklużjonijiet sinifikanti milħuqa mill-unità ta’ reviżjoni ex-post kienu jinkludu osservazzjonijiet fuq il-kontrolli fuq ħlas bil-quddiem pendenti u rkupri. Iktar minn 400 miljun euro ta’ ħlas bil-quddiem pendenti għal iktar minn 18-il xahar ġew irreġistrati in konnessjoni mal-proġetti ta’ l-EDF. Barra minn hekk, id-dipartimenti responsabbli varji ġew mitluba jieħdu ħsieb 27,5 miljun euro li għad iridu jiġu rkuprati. 26. Advance payments are a normal and regular means of ensuring the effective implementation of many aid projects and are monitored.

27. Il-miżuri ta’ sorveljanza huma ssupplimentati minn unità ta’ kontroll ex-ante, maħtura bħala miżura temporanja ta’ prekawzjoni. L-unità fiha nnifisha mhijiex meħtieġa mill-istandards ta’ kontroll intern. Din bdiet taħdem f’Ġunju 2003 fid-direttorat ta’ l-EDF ta' awtorizzazzjoni u eżaminat 540 minn total ta’ 5 261 transazzjoni (sew impenji u pagamenti). L-ebda żball sinifikanti ma ġie mifxuf taħt il-proċedura ex-ante.

28. Flimkien ma’ dawn iż-żewġ unitajiet, hemm attivitajiet oħra li għandhom x’jaqsmu mas-sorveljanza tat-transazzjonijiet, bħall-produzzjoni ta’ listi ta’ verifika għal impenji u pagamenti, laqgħat bejn l-unitajiet u żjarat ta’ verifika għal Delegazzjonijiet. Ġeneralment, is-sorveljanza hija aktar estensiva milli kienet, imma għadha ma ġietx armonizzata. Sabiex issir aktar effiċjenti, hemm bżonn ta’ koordinazzjoni, biex jiġi stabbilit liema tip ta’ kontroll ikopri liema aspett tal-legalità u r-regolarità tat-transizzjonijiet bażi. 28. EuropeAid continues to work towards strengthening and rationalising the measures already put in place. To that end, harmonisation (financial guide, centralised ex-post checks, checklists, etc.) was carried out in 2004.

29. Skond l-istandards ta’ kontroll intern, EuropeAid żviluppat ukoll kapaċità ta’ verifika nterna. Bħala riżultat u f’dak li għandu x’jaqsam ma’ l-EDF, fl-2003 ġew evalwati l-ammonti ta xogħol tad-Delegazzjonijiet (waħda miż-żjarat ta’ verifika saret f’Mali) u tal-kwartieri ġenerali fil-kuntest tad-devoluzzjoni, kif ukoll, ġie evalwat il-progress li sar mid-direttorat ta' awtorizzazzjonijiet fl-implimentazzjoni ta’ l-istandards ta’ kontroll intern. Barra minn hekk, sar xi xogħol essenzjali, li għalhekk għamilha possibbli li jiġu identifikati r-riskji u n-nuqqasijiet prinċipali tas-sistemi u tal-kontrolli ta’ sorveljanza tal-EuropeAid. Fir-Rapport Annwali tagħha għal 2002 il-Qorti enfasizzat parti minn dawk ir-riskji u nuqqasijiet, b’mod partikolari dawk li għandhom x’jaqsmu mal-kontrolli fuq ir-realtà tas-servizzi, xogħol u provvisti mħallsa mill-EDF. 29. The Commission is aware that the management of EDF credits involves some risks. Setting up improved control and monitoring systems as well as regular audits helps to minimise those risks. In the context of the annual declaration by the Director-General, none of the weaknesses identified was regarded as material. As the Commission stated in its reply to point 30 of the Court's annual report for 2002, it considers that the set of control systems set up for the EDFs ensures the legality and regularity of the underlying operations. This system allows any weaknesses at local authority level to be remedied.

30. Dwar l-informazzjoni ad hoc li għandha x’taqsam mal-ġestjoni, ir-rapporti ta’ ġestjoni ta’ għajnuna esterna (EAMRs) żviluppati fl-aħħar ta’ l-2002 (30) ġew introdotti fl-2003. Dawn huma riżorsa ta’ informazzjoni perjodika li tgħin dawk id-Delegazzjonijiet li ġew devoluti biex jibagħtu lill-kwartieri ġenerali l-aktar informazzjoni importanti fuq l-implimentazzjoni, pagamenti u verifiki esterni li għandhom x’jaqsmu ma’ l-ikbar proġetti. Ġie mibgħut format standardizzat u dan ġie wżat minn dawn id-Delegazzjonijiet. Madankollu, f’Marzu 2004 il-Kummissjoni kienet għadha ma rċievietx ir-rendikonti kompluti ta’ l-EAMRs, għalkemm dawn kienu mistennija sal-31 ta’ Jannar 2004. Minbarra li jipprovdu lis-servizzi ċentrali b’informazzjoni okkażjonali fuq il-ġestjoni, l-EAMRs huma wieħed mill-elementi bażi għall-preparazzjoni tar-rapport u tad-dikjarazzjoni annwali tad-Direttur Ġenerali. 30. External Assistance Management Reports are one of the information tools used in the management of external aid that devolved delegations send to the EuropeAid Directors responsible (authorising officers by subdelegation) and to the Directorates-General for External Relations and for Development. They constitute one of the information sources used by the Directors to draw up their activity reports for the Director-General. The EAMRs are not, however, used to prepare the annual report and declaration of the Director-General. The instructions given to the delegations state very clearly that producing an EAMR does not relieve a head of delegation from the responsibility for informing the Director concerned in good time of any problems or specific matters for which the Director is responsible as the authorising officer for the appropriations managed by the Delegation.

31. Dwar l-irrappurtar ta’ l-irregolaritajiet, li huwa wieħed mill-istandards ta’ kontroll intern, fl-2003, intbagħtet informazzjoni dwar it-tlett każijiet ta’ frodi allegati marbuta ma’ l-EDF (Sierra Leone, Papua New Guinea u r-Repubblika Domenikana) lill-OLAF. Id-Delegazzjonijiet, li huma eqreb għal benefiċjarji, huma aktar esposti milli huma s-servizzi ċentrali għall-każijiet ta’ irregolarità (u nfurmati aħjar fuqhom). Il-Kummissjoni għandha għalhekk tkompli ttejjeb il-kuxjenza tal-persunal fuq dawn l-oqsma. Implimentazzjoni tal-pjanijiet ta’ azzjoni 31. In accordance with the internal control standards, delegations are informed of the procedure to be followed when detecting irregularities or suspected fraud, including the contacts to be made with OLAF. All new members of staff, and those about to be seconded to a delegation, attend compulsory courses to make them aware of the fight against irregularities. This course is also open to all other officials.

32. Flimkien ma’ l-implimentazzjoni ta’ l-istandards ta’ kontroll intern, il-Qorti eżaminat il-pjanijiet ta’ azzjoni għall-infurzar tas-sistemi u tal-kontrolli ta' superviżjoni. Il-pjanijiet ta’ azzjoni ġew introdotti bħala segwitu għar-rapport ta’ l-attività annwali mid-Direttur-Ġenerali tal-EuropeAid jew ittieħdet deċiżjoni fuqhom minħabba l-ħtiġijiet osservati fl-2003.

33. Għal dak li għandu x’jaqsam mal-verifiki esterni, unitajiet tal-kwartieri ġenerali jipprovdu għajnuna ad hoc lid-Delegazzjonijiet u lid-direttorati operattivi. Dawn għamlu abbozz tat-termini ta’ referenza standard sabiex jiġu armonizzati l-verifiki li saru minn kumpaniji esterni fir-rigward tal-maġġoranza l-kbira tal-proġetti ffinanzjati. Il-programm ta’ verifika ta’ l-2003 għal kwartieri ġenerali għalhekk għamel dispożizzjoni għal bejn wieħed u ieħor 30 verifika li għandhom x’jaqsmu ma’ l-EDFs (dawn ġew fdati lill-awdituri esterni), ċifra relattivament kbira meta mqabbla ma’ snin preċedenti. Fl-aħħar ta’ l-2003, ġiet introdotta għodda teknoloġika ġdida (CRIS Audit), imma din kienet għadha parzjalment operattiva; din tgħin lill-Kummissjoni ssegwi l-ippjanar u l-implimentazzjoni ta’ verifiki esterni. Madankollu, billi l-għodda mhijiex imqabbda mas-sistema ta’ informazzjoni finanzjarja, il-kopertura tal-verifiki ma tistax tiġi evalwata. Fl-aħħar, CRIS Audit ser tiġi estiża għall-attivitajiet ta’ verifika tad-Delegazzjonijiet kollha. 33. Apart from the headquarters audit plan, altogether the plans of the delegations for 2003 covered 192 audits at 1 July 2004. Furthermore, the CRIS audit system was set up in 2004 for the EDFs. There is, however, already a system for reporting audits which includes the information on the audit (terms of reference, order form, mission, draft report, etc.) and the main findings of the auditors.

34. Minkejja dawn ir-riżorsi kollha għadu diffiċli li jiġi stabbilit il-livell ta’ assigurazzjoni addizjonali li verifiki esterni jipprovdu dwar il-legalità u r-regolarità tat-transazzjonijiet bażi ta’ l-EDF. Il-fatt huwa li s-segwitu tar-riżultati tal-verifika għadu mhux daqstant effettiv minħabba l-firxa wiesgħa ta’ użu li dawn ir-riżulati qegħdin jiġu soġġetti mill-partijiet varji nvoluti. Wara l-progress li sar fl-istandardizzar tat-termini ta’ referenza, hemm bżonn ta’ ħidma akbar biex jiġi assigurat illi r-riżultati tal-verifika jiġu segwiti b’mod adegwat. 34. The level of programming and follow-up of audits corresponds to that of the management of the project that is to be audited, which gives a better yield in terms of exploitation of results. The Commission agrees that progress is needed in following up the conclusions of audits which is why it introduced a follow-up reporting system in 2004.

35. Miżura 2, li tidher fis-sinteżi tar-rapporti u d-dikjarazzjonijiet ta’ l-attività annwali tad-Diretturi Ġenerali għall-2001, tipprovdi għall-analiżi tar-riskji assoċjati ma’ l-għajnuna esterna. Fl-2003, il-Kummissjoni fasslet dokument ta’ ħidma li jiddeskrivi dawn ir-riskji (31). L-analiżi u l-miżuri li huwa jirrakkommanda jagħtu kas tal-metodi varji ta’ kif l-għajnuna esterna hija implimentata, jiġifieri fuq bażi ċentralizzata, devoluta jew konġunta. Dan l-approċċ validu għall-analiżi u l-ġestjoni tar-riskju issa għandu jiġi applikat għal kull strument ta’ għajnuna u tip ta’ proġett sabiex igħin isaħħaħ is-sistemi ta’ superviżjoni u kontrolli. 35. The Commission will take account of the Court's comments.

36. L-unità responsabbli għall-kontrolli ex-post ta’ ġestjoni finanzjarja implimentat pjan ta’ azzjoni speċifiku fl-2003 sabiex tnaqqas l-irkupri pendenti ta’ 27,5 miljun euro akkumulati fir-rigward ta’ proġetti u li huma dovuti lill-EDF minn terzi persuni. Din il-miżura ppermettiet li r-responsabbiltà sabiex jinbdew rkupri f’dan is-settur tiġi maqsuma bejn l-uffiċjal ta' awtorizzazzjoni u l-uffiċjal li jieħu ħsieb il-kontijiet ta’ l-EDF. Din tenfasizza n-nuqqas ta’ koordinazzjoni bejn l-uffiċjal ta' awtorizzazzjoni u l-uffiċjal li jieħu ħsieb il-kontabilitàta’ l-EDF, kif ukoll id-diffikultajiet tal-Kummissjoni fl-applikazzjoni tad-dispożizzjonijiet li jirregolaw id-djun u l-irkupri. Barra minn hekk, l-ebda proċedura operattiva ma ġiet adottata sabiex jiġu awtorizzati l-ordnijiet il-ġodda ta’ rkupru li se jitfaċċaw fir-rigward ta’ proġetti għas-sena finanzjarja 2003 u għas-snin ta’ wara. 36. In 2003, following the adoption of the specific plan, the services of the authorising officer and the EDF accountant set up a system for following up recovery orders which enabled considerable progress to be made despite the particular difficulties affecting recovery under the EDF, due in particular to the legal requirements and to the functioning of the OLAS computer system. With better coordination and cooperation between the two services, progress was also made with creating new operating procedures for OLAS to facilitate the follow-up and settlement of recovery orders. The setting-up in 2004 of an ex-post transaction control system within EuropeAid will allow the problems of recovery orders to be dealt with in a broader, integrated context of controls that supplement the regular recovery activities carried out by authorising officers by subdelegation. The devolution process, which brings management closer to the work in the field, should also make the management of recovery orders more efficient.

Sistemi u kontrolli ta’ sorveljanza fl-Istati ta’ l-ACP ġeneralment imfassla sew

37. Is-sistemi u kontrolli ta’ sorveljanza ta’ l-EDF huma bbażati fuq sħubija bejn l-Istati ta’ l-ACP u l-Kummissjoni Ewropea. Fil-każ ta’ kuntratti u pagamenti, l-imsieħba prinċipali huma l-uffiċjal nazzjonali ta' awtorizzazzjoni (il-Ministru tal-Finanzi jew il-Ministru ta’ l-Affarijiet Barranin) u l-Kap tad-Delegazzjoni, li joqogħdu fuq il-kontrolli li jsiru minn terzi, inklużi l-ministeri tekniċi ta’ l-Istati ta’ l-ACP, unitajiet ta’ programmi ta’ ġestjoni, żjarat ta’ ispezzjoni ffinanzjati minn proġetti, u assistenti tekniċi u esperti esterni bħal konsulenti ta’ l-inġinerija u awdituri fis-settur privat.

38. Il-Qorti għamlet verifiki fuq il-post f’sitt Stati ta’ l-ACP (il-Kenja, il-Mali, il-Mawritanja, is-Senegal, il-Papua New Guinea u l-Gżejjer Solomon) biex teżamina s-sistemi u l-kontrolli ta’ sorveljanza ta’ l-EDF. Għal dak li għandu x’jaqsam ma’ Stabex, il-Qorti eżaminat ukoll fuq il-post, kampjun ta’ pagamenti finali minn kontijiet lokali li rċevew il-fondi għall-benefiċjarji tal-programmi Stabex.

39. Is-sistemi u l-kontrolli ta’ sorveljanza għall-kuntratti u pagamenti fl-Istati ta’ l-ACP li ġew miżjura kienu fil-parti l-kbira tagħhom imfassla sew. Ġew osservati ftit każijiet fejn il- leġislazzjoni applikabbli ma kienitx qegħda tiġi mħarsa.

40. Għal dak li għandu x’jaqsam mar-rendiment tas-sistemi u l-kontrolli ta’ sorveljanza għall-pagamenti, l-uffiċjali nazzjonali ta' awtorizzazzjoni responsabbli taħt il-Ftehim ta’ Cotonou għall-awtorizzazzjoni u l-awtorizzazzjoni ta’ nefqa ta’ l-EDF mhux dejjem ivverifikaw illi l-kontrolli prinċipali fir-rigward tal-kontijiet saru korrettement minnhom jew minn persuni oħra. Bħala riżultat ta’ dan, xi kontrolli prinċipali ma sarux, eż. li jiġi żgurat illi x-xogħol, provvisti jew servizzi pprovduti jaqblu mal-kuntratti relattivi u li l-klawsoli finanzjarji tal-kuntratti ġew imħarsa (f’dak li għandu x’jaqsam ma’ tibdil fil-prezz, l-adegwatezza ta’ garanziji, l-applikazzjoni ta’ rati ta’ kambju korretti, il-pagament ta’ parti minn kuntratt f’euro aktar milli fil-munita lokali, eċċ.). Il-Kapijiet tad-Delegazzjoni, li huma responsabbli għall-approvazzjoni ta’ l-awtorizzazzjonijiet tal-pagamenti, huma għalhekk imħeġġa li jikkoreġu n-nuqqasijiet ta’ l-uffiċjali nazzjonali ta' awtorizzazzjoni. F’xi każijiet, madankollu, dawn ma eżaminawx l-affidabilità ta’ dawn il-kontrolli prinċipali, inter alia fir-rigward ta’ l-utilizzazzjoni tal-fondi Stabex mill-benefiċarji. 40. In most ACP countries, the EDF finances the implementation of support programmes for national authorising officers in order significantly to increase their monitoring control capacity. As part of the devolution process, the delegations have been strengthened to allow them to shoulder their full responsibilities.

41. Pass pożittiv huwa li d-Delegazzjonijiet devoluti issa jużaw lista ta’ verifika meta jawtorizzaw il-pagamenti tagħom. Il-kontrolli huma xi kultant imniżżla bħala li saru u mingħajr anomalija fejn dan ma jkunx il-każ (eż. kuntrattur li ma għandux garanzija bankarja valida). 41. The use of checklists was set up and formalised in 2002. The Commission is working on controlling the quality of use of the checklists, whilst inspection visits and training for officials have been organised.

42. Is-segwitu tal-konklużjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet ta’ verifiki esterni ta’ proġetti huwa varju u limitat minħabba dewmien kroniku fir-rapporti ta’ verifika u r-raġuni amministrattiva ġieli attribwita lilhom mid-Delegazzjonijiet: spiss wisq, ir-rapporti ta’ verifika sempliċiment iservu bħala dokumenti ta’ sostenn għall-għeluq ta’ proġett jew għal aktar pagamenti f’kont imprest, imma ma jwasslux għat-tibdil neċessarju li qiegħed isir. 42. The Commission would point out that: (1) A large number of financial audits relating to programme estimates are in fact carried out at the end of an action as they are a prerequisite for the final payment. (2) The financial audits of grant contracts are ordered by the beneficiary of the contract in accordance with the detailed rules set out in the contracts (see also reply to point 34).

43. Fir-rigward ta’ Stabex, il-Kummissjoni poġġiet ruħha f’sitwazzjoni fejn mhuwiex possibbli għaliha li teżamina l-użu totali tal-fondi minħabba li ttollerat in-nuqqas ta’ l-uffiċjali nazzjonali ta' awtorizzazzjoni milli jidħlu responsabbli għall-użu tagħhom, kuntrarjament għar-rekwiżit ta’ l-Artikolu 212 tal-Konvenzjoni rreveduta ta’ Lomé. Bl-istess mod, żjarat ta’ verifika mill-Qorti kkonfermaw illi kienu ntużaw kontijiet bankarji lokali li fihom jiġu mħallsa fondi Stabex mingħajr l-awtorizzazzjoni tal-Kap tad-Delegazzjoni (il-Kenja u l-Mawritanja) jew li l-Kap tad-Delegazzjoni kien awtorizza ċaqliq ta’ fondi għalkemm huwa ma kienx fuq il-lista (skaduta) ta’ firmatarji awtorizzati wżata mill-bank (is-Senegal). 43. Article 212 provides for a report by the national authorising officer on the use of funds by beneficiary countries. The flow of data received by the Commission was not uniform. For that reason, and on the basis of the Court's recommendations, a comprehensive inventory was launched in 2003 in order to carry out a complete survey of these funds.

Konklużjoni dwar sistemi u kontrolli ta’sorveljanza

44. Is-sistemi u l-kontrolli ta’ sorveljanza għall-EDF ikopru firxa wiesgħa ta’ mekkaniżmi u miri. Rinnovazzjoni ta’ dawn is-sistemi u kontrolli bdiet matul is-sena finanzjarja 2003. Se jkun neċessarju li wieħed jistenna sakemm jiġu kkonsolidati, sabiex tiġi eżaminata l-kontribuzzjoni attwali għal-legalità u r-regolarità tat-transazzjonijiet bażi. Madankollu, fil-fażi preżenti, hemm bżonn ta’ aktar koordinazzjoni sabiex jiġi assigurat li l-kontrolli ma jiġux duplikati u sabiex l-oqsma ta’ riskju sinifikanti jkunu koperti, b’mod partikolari dawk li jieħdu l-forma ta’ anomaliji osservati mill-Qorti. Din ser tinvolvi li jiġu applikati b’mod sħiħ il-kontrolli u l-konklużjonijiet ta’ l-ispetturi varji tal-Kummissjoni fil-livell tad-Delegazzjoni. Ċaqliq ta’ fondi Stabex għandhom ikunu soġġetti wkoll għal livell xieraq ta’ kontroll intern. 44. Following these inventories, the Commission is drafting more specific and more detailed guidelines for the utilisation of the Stabex funds in order to ensure better monitoring of the use by beneficiary countries of the funds still available.

Verifika tat-transazzjonijiet

45. Ġie eżaminat kampjun ta’ 49 pagament fuq il-bażi tad-dokumentazzjoni disponibbli fil-Kummissjoni fi Brussel u, fejn xieraq, fid-Delegazzjonijiet fl-Istati ta’ l-ACP. Barra minn hekk, 37 pagament ieħor, inklużi l-impenji globali u individwali, ġew eżaminati fuq il-post fis-sitt Stati ta’ l-ACP magħżula sabiex jiġi stabbilit kif ħadmu s-sistemi u l-kontrolli ta' sorveljanza, speċjalment f’dak li għandu x’jaqsam mar-realtà tax-xogħol, provvisti jew servizzi pprovduti mid-dokumentazzjoni.

46. F’dak li għandu x’jaqsam ma' l-għajnuna għall-budget dirett (ara l-paragrafu 19), l-istruttura legali ta’ l-EDFs toffri skop konsiderevoli għall-interpretazzjoni u eżenzjonijiet. Barra minn hekk, il-kontrolli fir-rispett tal-legalità u r-regolarità tat-transazzjonijiet bażi jivverifikaw biss illi l-kondizzjonijiet relevanti ġew eżaminati b’mod xieraq. L-istimi inizjali li jsiru meta l-impenji finanzjarji adottati mhumiex formalizzati biżżejjed fit-termini ta’ kull wieħed mill-kriterji imfassla fl-Artikolu 61(2) tal-Ftehim ta’ Cotonou. Formalizzazzjoni ta’ dan it-tip hija essenzjali, speċjalment f’dak li għandu x’jaqsam mat-trasparenza, affidabilità u effettività tal-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi, inkella ma jkunx possibbli aktar il-quddiem li jiġi ġġudikat jekk il-ġestjoni marritx għall-aħjar, prerekwiżit għal aktar għajnuna. Il-kriterji biex jiġu rilaxxati aktar fondi jikkonsisti fil-parti l-kbira f’indikaturi makroekonomiċi, li jipprovdu parti biss mill-informazzjoni fuq il-ġestjoni ta’ finanzi pubbliċi. 46. As regards the adoption of financial commitments, the Commission proposals for financing submitted to the Member States systematically include an assessment of the macroeconomic situation and public finances which, based on the most recent data, analyses the themes and the issue concerned by the criteria in Article 61, paragraph 2. It is designed in principle to provide the information listed in paragraph 3.4 of the Guide for budget support issued in March 2002. It is also useful to restate the major principles governing the release of tranches of budget support: — for fixed tranches, a macroeconomic balance must prevail, verified by the existence of a programme with the Bretton Woods Institutions; — for performance or variable tranches, the indicators are different: indicators linked to results (reflecting the implementation of poverty reduction strategies), general budget performance indicators (implementation rates, payment periods, etc.); process indicators linked to sectoral reforms or the management of public finances. The Commission shares the Court's view of the importance of in-depth, rigorous monitoring of public finances in the countries benefiting from budget support. The public finance analysis framework, comprising 28 indicators and developed with other donors under the Public Expenditure and Financial Accountability project, was tested in a number of ACP countries in 2004 with a view to becoming operational in 2005. Lastly, since 2003, the headquarters of EuropeAid has developed a template for monitoring the management of public finances which allows the Delegations to present quarterly reports on this subject.

Impenji finanzjarji

47. Skond l-Artikolu 17(2) ta’ l-Iskeda IV tal-Ftehim ta’ Cotonou, il-ftehim ta’ finanzjar bejn il-Kummissjoni u l-Istat jew Stati ta’ l-ACP għandu jiġi mfassal fi żmien 60 ġurnata mid-deċiżjoni tal-korpi li jieħdu d-deċiżjonijiet tal-Komunità. Sa fejn tidħol il-Qorti, l-unika evidenza li ġie mfassal ftehim ta’ finanzjar hija illi dan ġie ffirmat miż-żewġ partijiet. Minn kampjun ta’ iktar minn mitt impenn ġdid fl-2003, jiġifieri kważi l-impenji finanzjarji kollha addebitati lis-sena finanzjarja, 82 % kienu koperti minn ftehim ta’ finanzjar ffirmat fi żmien 60 ġurnata mid-deċiżjoni. Mit-18 % li fadal, 3 % (32) ġew iffirmati iktar minn 120 ġurnata wara d-deċiżjoni inizjali. Din is-sitwazzjoni hija pass ’il quddiem fuq snin preċedenti. Minkejja dan, il-Kummissjoni għandha tindika kif hija taħseb li tassigura li ftehim futuri jiġu mfassla fi żmien 60 ġurnata. 47. Drawing up a financing agreement in 60 days does not mean that the agreement has been signed. However, the Commission acknowledges that by virtue of this rule diligence is required in implementing a financing decision. This in fact occurs in a large majority of cases, as the percentages quoted by the Court indicate. Some 99 % of financing agreements are signed by the Commission within 60 days. The rare exceptions are cases (involving in particular direct budget support) where it emerges after the decision is taken that the conditions for concluding the agreement are no longer fulfilled, so that to maintain sound financial management it is necessary to wait until they have been re-established before continuing with signing.

Impenji legali individwali

48. Il-ftit żbalji iżolati u mhux importanti dwar l-impenji legali individwali kienu kif ser jingħad: 48.

a) garanziji ta’ sostenn għall-kuntratti huma kkaratterizzati minn irregolaritajiet ripetuti: xi wħud mhumiex ipprovduti u oħrajn mhumiex sħaħ jew ġew ipprovduti wara li t-terminu ta’ żmien skada; (a) The Commission has taken steps to improve the monitoring of bank guarantees; a specific module relating to bank guarantees in OLAS has been developed and instructions sent to the delegations. The Commission would point out that the Court has not identified any negative financial impact due to that finding.

b) għad hemm każijiet fejn aktar tibdiliet sinifikanti għall-kuntratti rriżultaw fl-ammont finali attwali jaqbeż il-limiti statutorji fuq tibdil;

c) xi Delegazzjonijiet isegwu l-prattika li jiffirmaw kuntratti mingħajr ma jagħtuhom data jew mingħajr ma jirrikjedu lill-kuntratturi u lill-uffiċjal nazzjonali ta' awtorizzazzjonijiet li jpoġġu d-data fuq il-kuntratti li japprovaw. Din l-anomalija tagħmilha diffiċli għad-Delegazzjonijiet li jassiguraw illi r-regolamenti jiġu applikati meta dawn ta’ l-aħħar jiddependu direttament fuq id-data ta’ meta l-kuntratti ġew iffirmati (eż. sabiex jiġi vverifikat illi l-uffiċjal nazzjonali ta' awtorizzazzjoni ma approvax il-kuntratt sakemm il-kuntrattur ipprovda garanzija tal-ħidma). (c) The Commission notes that the signature of a delegation endorses a contract. The date of the endorsement therefore does not have the same contractual value as that of the signature of the contractors.

Pagamenti

49. Il-ftit żbalji iżolati u mhux importanti dwar l-impenji legali individwali kellhom x’jaqsmu ma: a) pagamenti mhux skond il-kondizzjonijiet kontrattwali (f’termini ta’ prezz, metodi ta’ pagament, u t-tip u kwantità ta’ oġġetti); b) rifużjoni tan-nefqa li ma kienitx eliġibbli għax ma kienx hemm dispożizzjoni fuqha fil-kuntratt; c) rifużjoni tan-nefqa li għaliha d-dokumenti ta’ sostenn meħtieġa b’mod speċifiku mill-kuntratt ma ġewx ipprovduti mill-applikant; d) pagamenti għal xogħol, oġġetti jew servizzi li l-eżistenza reali tagħhom ma ġietx ikkonfermata minn assigurazzjoni raġonevoli preċedenti.

50. Żbalji oħra, aktar frekwenti, ġew osservati fir-rigward ta’ l-implimentazzjoni tal-proċeduri; madankollu, l-impatt potenzjali fuq is-sostanza attwali huwa diffiċli li jiġi stmat (eż. l-iskop għal interessi fuq arretrati fejn il-pagamenti minn fornitur saru tard). 50. The Commission considers that considerable progress has been made in the last few years in reducing payment delays. It believes that the efforts should be continued and the Court's recommendations adopted.

51. Il-produzzjoni ta’ rapporti wara dati ta’ għeluq stipulati fil-kuntratt hija rregolarità proċedurali frekwenti. Fejn dawn ir-rapporti għandhom x’jaqsmu ma’ l-implimentazzjoni ta’ proġetti, id-dewmien huwa ta’ sikwit indikazzjoni ta’ nuqqas fil-ġestjoni finanzjarja tal-proġetti. Fil-każ ta’ kuntratti ta’ verifika, l-għoti tard tar-rapporti ta’ verifika jnaqqas b’mod sinifikanti l-possibilità li l-uffiċjal ta' awtorizzazzjoni jieħu azzjoni korrettiva effettiva u jsegwiha. Ġeneralment, pagamenti oħra għandhom ikunu fuq il-kondizzjoni ta’ dawn ir-rapporti. 51. As regards the submission of contract reports, it is for the contractors to supply them. The Commission makes every effort to receive them in time. The question of audit reports has already been dealt with in paragraph 42.

52. Xi anomaliji oħra li jaffetwaw l-amministrazzjoni ta’ ċerti pagamenti jew dħul jtemmu l-lista ta’ oqsma ta’ kontroll intern ta’ l-EDF li għandhom jiġu msaħħa bħala punt ta’ prijorità: 52.

a) pagamenti minn kontijiet ta’ banek Stabex lokali, li ma jidhrux fil-kontijiet tal-Kummissjoni, għandhom madankollu jkunu awtorizzati mid-Delegazzjoni lokali flimkien ma’ l-uffiċjal nazzjonali ta' awtorizzazzjoni. Madankollu, xi wħud minn dawn il-pagamenti ma kienux iffirmati mid-Delegazzjoni;

b) l-interessi tal-bank mill-kontijiet ta’ flus ta’ xi wħud mill-proġetti ma ġewx inklużi fil-kontijiet, għalkemm dawn kellhom jiġu allokati għar-riżorsi tal-proġetti korrispondenti. Din l-anomalija setgħet tiġi solvuta permezz ta’ kontrolli ta’ rikonċiljazzjoni bankarja xierqa. (b) In the case of a programme estimate, it is for the project accountant to enter bank interest in the accounts. External audits allow the Commission to check that accounts are being kept properly in this respect.

Rapport u dikjarazzjoni ta’ l-attività annwali mid-Direttur Ġenerali tal-EuropeAid

53. Ir-rapport u d-dikjarazzjoni ta’ l-attività annwali ikopru attivitajiet iffinanzjati mill-budget ġenerali kif ukoll dawk ta’ l-EDF, għalkemm kull wieħed minn dawn l-oqsma huwa soġġett għal regolament finanzjarju differenti. Ir-rapport jikkwota l-EDF fuq xi punti imma ma jgħid xejn fuq oħrajn, li jagħmilha diffiċli li wieħed jiddeċiedi kemm il-punt jew riserva konċernati jista’ jew ma jistax jaffetwa l-EDF (eż. il-250 miljun euro f’kuntratti affetwati mir-riserva fuq assoċjazzjonijiet ta’ entitajiet mhux governattivi). Sabiex tagħmel rapporti futuri iktar faċli biex jinqraw, il-Qorti tixtieq tara l-informazzjoni u l-osservazzjonjiet fuq l-EDF ippreżentati b’mod aktar ċar fir-rapport annwali u fid-dikjarazzjoni nnifisha. 53. The reserve does not affect the EDF inasmuch as all the actions covered by the food aid instrument are financed from resources coming from the Community budget. The annual activity report covers all the activities managed by the authorising officer by delegation and is not intended to provide a breakdown of those data by source of programme financing. The data and the assessment of the control system, as well as the declaration, concern the functioning of the system overall without distinguishing between the budget and the EDF. The report focuses rather on the concept of Activity (ABB) which goes beyond the strict Budget/EDF demarcation. Thus the Activity ‘Relations with the ACP States and the OCT’ covers operations financed by funds from the Budget and the EDF. It should also be noted that a breakdown of data by ABB Activity is provided in a specific section of the Report. The Commission will take account of the wishes of the Court, within the limits of the aims and the format of Annual Activity Reports.

54. Id-djun li għad iridu jiġu stabbiliti u l-użu korrett tal-fondi Stabex jikkorrispondu għal ammont li huwa, fil-probabbiltà kollha, materjali fir-rigward tal-kwalità ta’ l-informazzjoni finanzjarja. Għalhekk, id-Direttur Ġenerali kellu jagħmel riserva għal dan l-effett (ara l-paragrafu 21). 54. Once transferred to the beneficiary countries, Stabex funds belong to them and have officially left EDF accounts. The subsequent use made of the funds by the beneficiary country therefore has no formal impact on EDF accounts.

55. Minħabba n-natura mhux kompluta tar-riżultati ta’ l-inventarju Stabex (ara l-paragrafu 23), id-Direttur Ġenerali dak iż-żmien ma kellux l-informazzjoni kollha li kellu bżonn sabiex jikkonkludi fid-dikjarazzjoni tiegħu fuq l-użu ta’ riżorsi għar-raġunijiet speċifiċi skond il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja b’saħħitha, u fuq il-legalità u r-regolarità tat-transazzjonjiet bażi. 55. Stabex was an instrument for the rapid disbursement of funds and was designed to offset reductions in the export revenues from key agricultural products in the ACP countries. It disappeared with the entry into force of the Cotonou Agreements in April 2003. Thus the last transfers to be carried out concern funds which it had been decided in preceding years to transfer to the beneficiary countries that satisfied the eligibility criteria. No Stabex transfers took place in 2003. The annual declaration by the Director-General concerns 2003. The EDF accounts did not contain any information on the use made of Stabex funds by beneficiary States as, once the funds are transferred to the beneficiaries under the ‘Transfer Agreements’, they belong to those countries and have officially left the EDF accounts. Beneficiary States are required (see reply to paragraph 43) to report to the Commission on the use of these funds; it is then possible for the Commission, after informing the EC-ACP Council of Ministers, to defer the application of decisions on further transfers if the information supplied by the beneficiary State is not deemed satisfactory. On the basis of the information received from the beneficiaries in the past, the Commission has never actually done this. However, as there is no harmonised reporting system to ensure the uniformity of information received by the delegations, the Commission launched an inventory of the funds in 2003 in order to monitor the funds outside the accountings and consolidate all the information available.

Tibdil fl-operat tas-sistemi u tal-kontrolli ta’ sorveljanza

56. L-osservazzjonijiet kollha msemmija hawn fuq għandhom jiġu nklużi fit-tabella ta’ indikaturi, sabiex it-tibdil fl-operat tas-sistemi u tal-kontrolli ta’ sorveljanza jkun jista’ jiġi evalwat (ara tabella 4 ).

Tabella 4 — DAS 2003 relatat ma' l-EDF: Indikaturi possibli li jirriżultaw mix-xogħol ta' verifika 1. OSSERVAZZJONIJIET PRINĊIPALI — EVOLUZZJONI TAS-SITWAZZJONI 2001 2002 2003 Osservazzjonijiet Ir-risposti tal-Kummissjoni Ossevazzjonijiet Azzjoni li għandha tittieħed Osservazzjonijiet Azzjoni li għandha tittieħed 1.1 Gestjoni tat-teżor Stabex Kontroll insuffiċjenti Korrispondenza futura mal-bank rigward ix-xiri u l-biegħ ta' siguritajiet mhux se titwaqqaf Il-kummerċ naqas, imma l-kontijiet ma jurux b'mod ċar il-qliegħ u t-telf mill-kummerċ jew il-valur tas-suq tas-siguritajiet fl-aħħar tas-sena Il-kontijiet għandhom juru b'mod ċar il-qliegħ u t-telf mill-kummerċ u il-valur tas-suq tas-siguritajiet fl-aħħar tas-sena Il-kontijiet juru (xi kultant b'mod sostanzjali) il-qliegħ u t-telf mill-kummerċ u wkoll il-valur tas-suq tas-siguritajiet fl-aħħar tas-sena L-azzjoni meħtieġa ittieħdet 1.2 Implimentazzjoni ta' għajnuna taħt il-programmi ta' aġġustament strutturali Il-qafas ġuridiku ma jippermettiex verifiki stretti fuq il-legalita' u r-regolarita' minħabba li l-kondizzjonalita' mhux dejjem hija inforzata bi sħiħ Il-qafas ġuridiku ta' l-EDFs jipprovdi derogazzjonijiet mill-kondizzjonijiet Minħabba nuqqas ta' informazzjoni fuq il-kwalita' tal-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi fl-Istati ACP, il-Qorti ma tistax tagħti opinjoni fuq l-għajnuna diretta tal-budget Titjieb ta' l-informazzjoni dwar il-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi fl-Istati ACP Il-Kummissjoni provdiet aktar informazzjoni fuq il-monitoraġġ tal-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi ta' l-Istati ACP, b'mod partikolari fir-rapport tal-ġestjoni finanzjarja għs-sena finanzjarja 2003 Tkomplija tat-titjieb ta' komunikazzjoni fuq dan is-suġġett prinċipali 1.3 Transazzjonijiet ta' riskju fuq il-kapitali ġestiti mill-EIB Rati ta' interess aktar għoljin minn kif provduti fil-Konvenzjoni ta' Lomé Temmen li aġixxa b'mod korrett għalkemm se tivverifika applikazzjoni korrett tal-Konvenzjoni ta' Lomé flimkien mal-EIB Ir-rata ta' interess huma aktar għoljin minn kif provdut fil-Konvenzjoni ta' Lomé L-applikazzjoni korretta tal-Konvenzjoni ta' Lomé Il-Regolament finanzjarju applikabbli għad-disa' EDF trasferixxa r-responsabbilita' għall-ġestjoni tal-faċilita' ta' l-investimenti lill-EIB Il-Qorti ma għandhiex bzonn tikkummenta aktar fuq din il-kwistjoni fil-kuntest tad-DAS 1.4 Mekkaniżmi ta' reviżjoni tal-prezzijiet Il-kuntratti ma jipprovdux għal reviżjonijiet tal-prezzijiet Il-Kummissjoni se tfakkar dan il-punt lid-Delegazzjonijiet kollha sabiex tipprevjeni li dawn il-problemi jergħu jinħolqu Ir-reviżjonijiet tal-prezzijiet ikomplu jitħallsu mingħajr bażi kuntrattwali ċara Titjieb tal-kliem u verifikazzjoni tal-klawsoli tal-kuntratt fuq ir-reviżjoni tal-prezzijiet L-applikazzjoni tal-klawsoli tar-reviżjoni tal-prezzijiet tkompli toħloq problemi f'ċerti okkazzjonijiet Tkomplija tal-monitoraġġ ta' dan l-aspett fl-implimentazzjoni tal-kuntratt 1.5 Il-livell veru ta' l-impenji primarji Importanza żejda fil-kontijiet imma li ma ġewx impenjati Il-Kummissjoni se tkompli bl-isforzi tagħha biex ittejjeb il-proċeduri ta' monitoraġġ Ma jirriflettux b'mod eżatt fil-kontijiet minħabba nuqqas ta' azzjoni fil-pront biex jiġu kkanċellati l-impenji Miżuri biex jiġu mmonitorjati l-impenji u l-verifiki tagħhom fil-pront Il-Kummissjoni wettqet reviżjoni fil-fond ta' l-impenji li għandhom iridu jitħallsu li qed jikkawżaw problemi Tkomplija tar-reviżjoni sistematika ta' l-impenji li għandhom iridu jitħallsu li qed jikkawżaw problemi 1.6 Rilaxx ta' ħlas bil-quddiem u somon varji li jridu jinġabru L-ebda osservazzjonijiet Mhux applikabbli Ħlas bil-quddiem u somon li jridu jinġabru ma jidhrux fil-kontijiet b'mod kredibbli Remedju għall-ommissjoni Il-ġestjoni ħażina ħafna tar-rilaxx ta' ħlas bil-quddiem li tmur lura għal aktar minn 18 il-xahar (400 mijun euro) u l-ġbir ta' somom li jridu jinġabru (27,5 miljun euro) Titjieb tal-proċeduri biex jiġi identifikat, irreġistrat u mmonitorjati ħlas bil-quddiem li jeħtieġ rilaxx u somon li għad iridu jinġabru 1.7 Rapporti fuq l-użu tal-fondi Stabex u verifiki fuq il-pagamenti finali It-trasferimenti Stabex huma mniżżla bħala pagamenti fil-kontijiet, għalkemm għadhom ma waslux għand il-benefiċjarji finali Titjieb tal-kwalita' ta' l-informazzjoni tal-kontabilita' L-ebda informazzjoni fil-kontijiet fuq l-użu tal-fondi Stabex Rimedju għall-ommissjoni, minħabba li l-Kummissjoni taqsam ir-responsabbilta' għall-użu ta' dawn il-fondi Il-Kummissjoni ma tistax tivverifika l-użu tal-fondi Stabex li tpoġġew għal użu (Artikolu 212 ta' Lomé IV), u hemm awtorizzazzjoni mhux adegwata tat-trasferimenti bankarji Ksib tar-rapporti kollha fuq l-użu tal-fondi Stabex mill-uffiċjali nazzjoni ta' awtorizzazzjoni, u tisħiħ ta' verifiki interni fuq trasferimenti tal-bank 2. SISTEMI U KONTROLLI TA' SORVELJANZA 2001 2002 2003 REVIŻJONI TAL-VERIFIKI FINANZJARJI Frekwenza (a) Frekwenza (a) Frekwenza (a) 2.1 It-termini ta' referenza ma jiddefinixxux b'mod ċar in-natura tan-nefqa ineliġibbli frekwenti frekwenti okkazzjonalment 2.2 Ir-rapport tal-verifika ma jikkwantifikax b'mod ċar in-nefqa vverifikata jew il-kontijiet tan-nefqa eliġibbli u ineliġibbli frekwenti frekwenti okkazzjonalment 2.3 Azzjoni ineliġibbli biex tinġabar nefqa ineliġibbli ddentifikata minn awdituri esterni frekwenti frekwenti frekwenti SISTEMI TA' KONTROLL INTERN FI BRUSSEL Valutazzjoni tas-sistemi u kontrolli ta' sorveljanza (b) Valutazzjoni tas-sistemi u kontrolli ta' sorveljanza (b) Valutazzjoni tas-sistemi u kontrolli ta' sorveljanza (b) 2.4 Il-livell veru ta' l-implimentazzjoni ta' selezzjoni ta' standards ta' kontroll intern relatati mat-transazzjonijiet ta' bazi mhux disponibbli B B/A SISTEMI TA' KONTROLL INTERN FIS-SITT PAJJIŻI ACP (33) (34) 2.5 Valutazzjoni ġenerali ta' sejħiet għal xogħol bl-appalt mhux disponibbli B B/A 2.6 Valutazzjoni ġenerali ta' pagamenti mhux disponibbli B B/A 2.7 Valutazzjoni ġenerali ta' verifiki mhux disponibbli B B 2.8 Valutazzjoni ġenerali ta' ġbir ta' flus mhux disponibbli C C 2.9 Valutazzjoni ġenerali ta' kontijiet mhux disponibbli B B/A 2.10 Valutazzjoni ġenerali tal-pajjiżi kollha miżjura mhux disponibbli B B (a) Frekwenza (okkorrenza) rari okkazzjonalment frekwenti (b) Valutazzjoni tas-sistemi u kontrolli ta' sorveljanza A. Taħdem tajjeb, ftit titjieb minuri meħtieġ B. Taħdem, imma titjieb meħtieġ Ċ. Ma taħdimx kif mistenni

KAPITLU III — SEGWITU TA' L-OSSERVAZZJONIJIIET PREĊEDENTI

Inklużjoni ta’ l-EDF fil-budget ġenerali

Sommarju ta’ l-osservazzjonijiet preċedenti

57. F’ħafna okkażjonijiet, il-Qorti għamlet osservazzjonijiet dwar il-kumplikazzjonijet u d-diffikultajiet biex jiġu mplimentati EDFs suċċessivi u kkunsidrat, bħala soluzzjoni, illi dawn jiġu nklużi fil-budget (35). Il-Kummissjoni ntrabtet li tissottometti komunikazzjoni fl-2003 dwar il-vantaġġi u l-iżvantaġġi li l-EDF jiġi nkluż fil-budget (35). Għall-Kummissjoni, li dan jiġi nkluż fil-budget u li l-Parlament Ewropew ilu jirrakkomanda għal żmien twil, għandu jipprovdi soluzzjoni għal problemi rikorrenti ta’ tranżizzjoni li huma assoċjati mal-ħolqien ta’ EDFs ġodda; dan għandu jippermetti wkoll implimentazzjoni mhux interrotta tal-ftehim milħuq ma’ l-Istati ta’ l-ACP. 57. The Commission does indeed consider that including EDFs in the budget would be a solution to the problems of transition between EDFs but points out that this is not the sole argument in its favour (standard procedures, budgetary transparency, dropping of the negotiation and ratification process, and all the time that takes). See the Commission reply to point 12.

Żvilupp tas-sitwazzjoni

58. Fit-8 ta’ Ottubru 2003, il-Kummissjoni adottat komunikazzjoni lill-Kunsill u lill-Parlament Ewropew intitolata “Lejn integrazzjoni sħiħa ta’ kooperazzjoni ma’ Stati ta’ l-ACP fil-budget ta’ l-UE”, fejn hija żviluppat il-kawżi tagħha favur integrazzjoni. Il-partijiet kollha li kellhom x’jaqsmu (u l-Istati ta’ l-ACP b’mod partikolari) qegħdin jagħtu konsiderazzjoni attenta lil din il-kwistjoni. Il-Parlament Ewropew diġà tkellem favur “budgetisation” ta’ malajr ta’ l-EDFs (ara l-paragrafu 42 tar-rapport ta’ rilaxx ta’ l-2002). 58. The Commission has suggested that EDFs be included in the budget on several occasions. In view of the enlargement of the EU and the decisions to be taken on the financial perspective 2007-2013, it would be particularly desirable to incorporate EDFs in the budget from 2007/2008.

Parteċipazzjoni fil-verifika ta’ l-EDF mill-Istituzzjonijiet Supremi tal- Verifika ta’ l-Istati ta’ l-ACP

Sommarju ta’ osservazzjonijiet preċedenti

59. Fil-kuntest ta’ eżaminazzjonijiet preċedenti tal-ġestjoni ta’ l-EDF (36), il-Qorti, il-Parlament u l-Kunsill enfasizzaw kemm jista’ jkun importanti t-twaqqif u s-sostenn ta’ Istituzzjonijiet Supremi ta’ Verifika b’saħħithom, effettivi u indipendenti (SAIs) fit-titjib tal-kwalità tal-ġestjoni tal-finanzi pubbliċi fl-Istati ta’ l-ACP, speċjalment il-verifika ta’ operazzjonijiet iffinanzjati mill-EDF. 59-60. Direct support for the Supreme Audit Institutions (SAIs) takes the form of projects not covered by the budget support financing agreements and also of one-off technical assistance operations financed from budget resources for institutional support (budget lines managed in accordance with EDF procedures) which, in each budget support financing agreement, supplement the funds allocated. The Commission has updated the information contained in Annex 6 and included the one-off operations referred to above. Direct support operations, irrespective of financing source, are ongoing in nine countries and being studied in seven others. — where direct support for an SAI is not provided by the Commission, it is often supplied by another donor following consultations in which the Commission is involved. — support for SAIs can also take an indirect form through the incorporation in the financing agreements on the budget support of conditions and/or process indicators to strengthen the status and resources of such institutions, — the Commission also intends, wherever possible, to involve SAIs in the public finance assessments. The Commission intends to present a proposal to systematise and better structure its support for SAIs. It would be delivered under the action plans stemming from the public finance reform programmes running in each ACP country and operated jointly with all the partners involved in the budget support, especially the Member States.

Żvilupp tas-sitwazzjoni

60. Filwaqt li indikat illi taqsam l-istess opinjoni u li kienet qed taħdem lejn l-istess għan, il-Kummissjoni għarrfet li, minħabba li għaliha din kienet materja ġdida u politikament sensittiva, kienet qed tadotta approċċ gradwali (37). Bħala risposta għat-talba tal-Parlament għal informazzjoni fuq l-iffinanzjar ta’ l-EDF għal SAIs (38), il-Kummissjoni stabbiliet, fl-Anness 5 tar-rapport tal-ġestjoni finanzjarja għas-sena finanzjarja 2003, lista ta’ 14-il proġett li kienu jinkludu b’mod partikolari sostenn għal korpi pubbliċi ta’ verifika. Il-Qorti ħadet nota tal-valur ċar ta’ dawn il-proġetti, li għandhom x’jaqsmu essenzjalment mat-tisħiħ tal-ministeri tal-finanzi, u f’ċerti okkażjonijiet mat-tisħiħ ta’ l-istruttura ta’ kontroll intern tagħhom. Madankollu, wieħed jew tnejn biss jimmiraw prinċipalment għat-tisħiħ tas-SAIs.

Monitoraġġ tal-fondi Stabex

Sommarju ta’ osservazzjonijiet preċedenti

61. Il-Qorti ta’ l-Awdituri ppublikat osservazzjonijiet dwar il-fondi Stabex f’ħafna okkażjonijiet (39). F’dawn l-osservazzjonijiet kollha hija enfasizzat illi ma kien hemm ebda monitoraġġ xieraq tal-kontijiet sabiex ikun jista’ jiġi stabbilit meta u kif dawn il-fondi ġew finalment użati. 61. As soon as Stabex funds are first transferred to the recipient countries, they become the property of those countries and are no longer included in the EDF accounts, although the Delegations continue to monitor their use closely. In 2003 the Commission produced an inventory of the funds in order to monitor them by a non-accounting procedure. Stabex has not existed since the 9th EDF and, as the FLEX instrument provided for in the Cotonou Agreement is fully compatible with the standardised EDF system, the problems identified by the Court will not occur again in the future (see Commission reply to point 68).

62. Dan l-aħħar, l-Uffiċċju ta’ Kooperazzjoni tal-EuropeAid tenna li l-Istati ta’ l-ACP setgħu jużaw il-fondi Stabex biss wara li jiġu sodisfatti kondizzjonijiet speċifiċi u bil-qbil tal-Kummissjoni, u li kien se jieħu passi sabiex isegwi u jirraporta s-sitwazzjoni (40). 62. On the basis of the analysis of the inventories on the use of Stabex funds at 31 December 2003 sent by the Delegations, more detailed and precise standard procedures and formats will be introduced before the end of the 2004 accounting year and will be fully operational by 2005.

Żvilupp tas-sitwazzjoni

63. Fl-2003, il-Kummissjoni għamlet inventarju tal-fondi Stabex kollha illi kienu sa dak iż-żmien ġew ittrasferiti lill-Istati ta’ l-ACP u li baqgħu parzjalment mhux użati f’kontijiet bankarji fl-aħħar tal-2002. Permezz ta’ din l-informazzjoni, li kienet għadha mhux sħiħa meta ġew ippreżentati l-kontijiet finali għall-2003, il-Kummissjoni setgħet għall-ewwel darba f’ħafna snin tipprovdi stima ta’ l-ammont li kien għadu mhux użat mill-istati benefiċjarji — madwar 700 miljun euro. 63. On the basis of the information supplied (at 1 July 2004) by 80 % of the countries concerned which covers 97 % of total Stabex funds in the seventh and eighth EDFs, there was some EUR 700 million still to be committed by the beneficiary countries at 31 December 2003.

64. Għalkemm ġew ittrasferiti lill-istati benefiċjarji u ħallew b’mod formali l-kontijiet ta’ l-EDF, il-Kummissjoni tkompli taqsam ir-responsabbiltà għal dawn il-fondi u żżomm il-kontroll fuq l-użu tajjeb tagħhom permezz tal-ħtieġa li l-aġenti tagħha jiffirmaw il-pagamenti finali. Meta kienet qed tipprepara d-Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni, il-Qorti eżaminat dan l-aspett speċifiku tal-ġestjoni tal-Kummissjoni. Fondi Stabex huma normalment imqassma fuq proġetti ta’ investiment produttivi fil-materja affettwata mit-tnaqqis ta’ qligħ f’esportazzjoni li hija l-bażi tad-deċiżjoni tat-trasferiment (41), għad li huma xi drabi wżati bi ftehim komuni sabiex isostnu operazzjonijiet li m’għandhomx konnessjoni ovvja mal-qasam in kwistjoni (eżempju, 50 miljun euro ta’ għajnuna tal-budget immirati għall-Kenja, imqassma biex jissodisfaw, fost affarijiet oħra, il-pagamenti tas-salarji tal-għalliema, ġew imħallsa minn kumpens għan-nuqqas fid-dħul mill-esportazzjoni tal-kafe’ tal-pajjiż). 64. In general, the bulk of Stabex resources were allocated to the target rural populations. In the case of Kenya and the last transfer of EUR 50 million earmarked for targeted budget aid, the measures are specifically aimed at the geographic areas affected by the fall in revenue that is the reason for the Stabex funds in question.

65. B’mod ġenerali, hemm ftit wisq rigorożità fil-ġestjoni tal-fondi Stabex u l-monitoraġġ tal-fondi permezz tal-kontijiet, li tmur ’il bogħod mill-ispjega il-għala l-Kummissjoni kellha dik id-diffikultà sabiex takkwista mill-ġdid il-kontroll ta’ l-informazzjoni tal-kontabilità tal-fondi. Eżempju, xi kultant ma ngħatax rendikont tajjeb tad-dħul ta’ interessi ġġenerati mill-fondi u l-użu tiegħu (cf.b’mod partikolari fil-Papua-New Guinea u l-Gżejjer Solomon, fejn id-dħul ta’ interessi ma ġiex inkluż fil-kontijiet u ġie wżat għal nefqa li kienet totalment inspjegabbli). 65. Following the inventories completed in 2003, the Comission is drafting new, more precise and detailed guidelines for the utilisation of Stabex funds in order to improve monitoring and the use of unused funds. As regards the Court's comment on Papua-New Guinea and the Solomon Islands, the Commission has initiated an audit.

66. Sa mill-bidu, fil-fatt, il-Kummissjoni tat ftit attenzjoni għall-bżonn ta’ qafas minimu għall-monitoraġġ ta’ użu tajjeb tal-fondi Stabex. Id-Delegazzjonijiet tal-Kummissjoni ma kellhomx qafas ta’ referenza u l-ebda linji gwida għall-monitoraġġ tal-fondi. L-uniku obbligu impost fuq l-imsieħba, li kienet li jirrappurtaw fuq l-użu tal-fondi Stabex — ħtieġa li mhux dejjem ġiet impoġġija fil-prattika — malajr ġiet ippruvata li hija inadegwata f’dan ir-rigward. 66. The comment of the Court of Auditors should be viewed in the context of the original purpose of Stabex and its totally decentralised management of funds as soon as they have been transferred to the countries. The initial aim of Stabex was to set up a rapid payment mechanism and a flexible system for directly compensating small producers for income lost in the preceding farm year. Although the reference framework was not always very exact in the case of Stabex funds owing to its very specific nature, it was always clear that the rules and procedures of the seventh and eighth EDFs also applied to Stabex. A number of Delegations and national Authorising Officers managed to use the instrument successfully.

67. Huwa kruċjali, issa li l-Kummissjoni reġgħet bdiet takkwista kontroll fuq dawn l-operati, li wħud minnhom kienu nbdew iktar minn għaxar snin ilu, li tadotta strateġija ġenerali ma’ l-imsieħba tagħha sabiex ikun hemm darba għal dejjem clearance ta’ fondi mhux użati. Wara li tiftiehem fuq qafas legali xieraq, hija tkun tista’ tippjana l-użu tal-fondi b’mod li żżid l-għajnuna tal-budget li tagħti lill-Istati benefiċjarji b’metodi oħra. 67. The Commission will make every effort to ensure that all the funds are committed in respect of the beneficiary countries by the end of 2005; budget support will constitute a valuable means of achieving this wherever conditions allow.

68. Il-Kummissjoni se jkollha bżonn f’kull każ li tassigura li operazzjonijiet simili stipulati taħt il-ftehim ta’ Cotonou (FLEX) jiġu ġestiti b’mod korrett u segwiti b’tali mod illi tkun tista’ tipprova f’perijodu ta’ żmien raġjonevoli li l-fondi in kwistjoni ġew użati b’mod xieraq. 68. The FLEX arrangements provide either for budget aid or, failing that, for additional resources for the programmable part (envelope A) of the 9th EDF. In both cases expenditure is included in the standardised accounting system of the 9th EDF and follows the relevant rules. The problems experienced with Stabex should not arise with FLEX.

KAPITLU IV — OSSERVAZZJONIJIET PRINĊIPALI IMFASSLA F’RAPPORTI SPEĊJALI PPUBBLIKATI MILL-QORTI MILL-AĦĦAR PROĊEDURA TA’ RILAXX

Rapport Speċjali Nru 15/2003 dwar il-verifika ta’ programmi ta’ mikroproġetti finanzjati mill-EDF

69. Madwar 2 % ta’ l-għajnuna ta’ l-EDF tieħu l-forma ta’ programmi ta’ mikroproġetti multiannwali li jiffinanzjaw proġetti ta’ infrastruttura fuq skala żgħira. Il-Qorti eżaminat il-ġestjoni u l-kontroll mis-servizzi ċentrali tal-Kummissjoni u, f’sitt Stati ta’ l-ACP (il-Ghana, il-Madagaskar, il-Malawi, l-Uganda, iż-Żambja u ż-Żimbabwe), mid-Delegazzjonijiet tagħha. Il-Qorti eżaminat ukoll jekk il-miri tal-programmi ġewx milħuqa.

70. L-osservazzjonijiet prinċipali kellhom x’jaqsmu mal-formulazzjoni tal-programmi, l-implimentazzjoni tagħhom u r-riżultati konkreti milħuqa fil-pajjiżi magħżula. Il-Qorti tat opinjoni pożittiva tal-programmi ta’ mikroprogġetti, madankollu osservat illi: 70. The Commission welcomes the positive view taken by the Court of the multiannual microproject programmes.

a) is-servizzi ċentrali tal-Kummissjoni m’għandhomx informazzjoni biżżejjed fuq dawn il-programmi u ma pprovdewx lid-Delegazzjonijiet b’linji gwida xierqa. L-istat legali tal-korpi li jiġġestixxu l-programmi fl-Istati ta’ l-ACP mhuwiex dejjem ċar. Implimentazzjoni tal-programmi permezz ta’ “stimi tal-programm” tista’ tkun bil-mod jew konfuża. Għalkemm il-proċeduri għall-ġestjoni u l-kontroll huma, kollox ma’ kollox, sodisfaċenti, jibqgħu nuqqasijiet u s-sistemi ta’ informazzjoni huma spiss imfassla jew applikati b’mod dgħajjef; (a) Although in the past the central services have encountered difficulties in monitoring microprojects more closely, they are endeavouring to play an increasingly important role in terms of thematic support and dissemination of good practice and are currently drawing up a general guide for microprojects. Whilst the legal status of the management units is not always clear, their main relations with the national Authorising Officer are nonetheless laid down in protocols or contracts. Projects requiring lengthy preparations can be slow as regards implementation and disbursement of funds but have the advantage of fostering better understanding of projects by local authorities, which then have a better insight into the spirit of the projects. The 9th EDF now includes adequate provisions for improving the reliability and effectiveness of the management of the ‘programme estimates’. The EuropeAid Cooperation Office has now finished drawing up a register of ongoing microprojects and those completed since January 2003.

b) għalkemm id-diffikultajiet biex jiġi mkejjel l-impatt b’mod preċiż mhumiex stmati biżżejjed, il-fatt li mikroproġetti huma bżonnjużi għall-komunitajiet ikkonċernati huwa kkonfermat minn ħafna u verifikabbli. Il-kondizzjonijiet li għandhom impatt fuq is-sostennibilità tal-proġetti jidhru li ġew imħarsa, iżda jistgħu jkunu affettwati min-nuqqasijiet ta’ l-awtoritajiet lokali. (b) The Commission attaches considerable importance to strengthening institutional capacities at all levels with a view to promoting the sustainability of results. Local administrations and municipalities are encouraged as much as possible to support the process of ownership and the sustainability of results.

71. Wara l-verifika tagħha, il-Qorti tirrakkomanda li l-Kummissjoni: 71. In its replies, the Commission agrees with the greater part of the Court's observations and recommendations and explains how it intends to implement the Court's main recommendations. The EuropeAid Cooperation Office plans to:

a) ittejjeb l-organizzazzjoni tas-servizzi ċentrali tagħha sabiex tieħu vantaġġ akbar minn din il-forma ta’ kooperazzjoni; (a) play a greater support role;

b) tipprovdi lid-Delegazzjonijiet b’linji ta' gwida preċiżi u konsistenti li huma xierqa għal mikroproġetti, teżerċita kontroll ikbar fuq is-sistema ta’ ġestjoni u tipprovdiha b’qafas legali aħjar, sabiex l-implimentazzjoni tal-programm tkun tista’ tiġi segwita b’aktar faċilità’; (b) translate best practice into a detailed guide and ensure that programme management is more reliable and effective;

c) tassigura li l-implimentazzjoni tal-programmi tippermetti li ċ-ċiklu tal-proġett jiġi segwit u li jiġu rrispettati l-iskadenzi skond l-aspettattivi ta’ prijorità tal-komunitajiet ikkonċernati; (c) as far as possible, involve local authorities and municipalities in projects in order to improve efficiency and ensure that results are sustainable. The provisions of the Cotonou Agreement enable the decentralised stakeholders to play a more important role in this area;