20.

Sistema ta’ Kontroll u ta’ Monitoraġġ tad-Data ċentrali u uniformi Fl-2015, il-Bord Governattiv tal-F4E ġie infurmat dwar l-implimentazzjoni possibbli ta’ sistema ta’ informazzjoni. Waqt ix-xhur ta’ wara, twettqu attivitajiet preparatorji li vvalutaw status “kif inhuma” tas-Sistemi tal-Informazzjoni tal-F4E, il-kwalità tad-data u l-maturità tal-proċessi. Fil-bidu tal-2016, mat-teħid tad-dmirijiet tad-Direttur il-ġdid, twettqet valutazzjoni esterna li inkludiet studju tal-impatt, kif ukoll analiżi tal-kost-benefiċċju ta’ diversi għażliet. L-F4E ġiet avżata li l-iktar approċċ kosteffettiv u bl-inqas riskji jkun l-introduzzjoni pass, pass tal-għodod tal-IT adegwati għall-ġestjoni tal-ispejjeż. Sabiex tiġi żgurata l-kisba tat-titjib mixtieq għall-ippjanar u l-kontroll tal-ispejjeż, sejjer jintuża mudell ta’ data globali bħala l-bażi biex jiġu integrati d-diversi applikazzjonijiet tal-IT. Dan jippermetti l-integrazzjoni tad-data li tirriżulta mill-moduli eżistenti fl-Immaniġġjar tal-Proġetti, il-Kontroll tad-Devjazzjoni, bażi ta’ data għall-istima mat-tlestija u t-tabella tal-allokazzjoni tal-fondi għall-proġetti varji tal-F4E. L-F4E bdiet timplimenta dawn ir-rakkomandazzjonijiet tal-valutazzjoni esterna. Contract Tracker (Intraċċatur tal-Kuntratti) L-F4E filfatt implimentat Contract Tracker (Intraċċatur tal-Kuntratti), portal tal-iskambju tad-dokumentazzjoni mal-fornituri. Jippermetti lit-timijiet tal-proġetti jimmonitorjaw u jikkontrollaw ir-riżultati tal-kuntratti. Meta jiġu akkoppjati mal-pjattaforma tal-Iskedar tal-Primavera, il-kisbiet importanti u l-progress tal-proġett globali jistgħu jiġu mmonitorjati wkoll. Din is-sistema diġà tinsab fit-tielet ġenerazzjoni tagħha u hija adottata għall-kuntratti l-ġodda kollha. Fl-2015, l-F4E iddeċidiet ukoll li tiżviluppa għodda ta’ Devjazzjoni u Emendar għall-Kuntratti, biex timmaniġġja l-bidliet kollha fil-kuntratti. Din l-għodda ġiet żviluppata waqt l-2015, ittestjata fl-2016 u ż-żewġ moduli prinċipali tagħha (id-devjazzjoni tal-F4E lejn il-Fornitur u d-Devjazzjoni tal-Fornituri) bdew jitqassmu f’Lulju 2016. L-għodda tad-Devjazzjoni u l-Emendar għall-Kuntratti tkopri l-eżekuzzjoni tal-proċess tad-devjazzjoni, inkluż ir-reġistrazzjoni korretta tal-impatti finanzjarji, il-verifika tad-disponibbiltà tal-baġit qabel il-ħolqien ta’ impenn u l-konnessjoni mal-Fond ta’ Riżerva. Hija mqabbda mal-pjattaforma tal-Contract Tracker, sabiex għal tali kuntratt, id-Devjazzjonijiet kollha u l-istatus tiegħu jistgħu jiġu viżwalizzati mill-F4E u l-Fornitur. EVM Fir-rigward tal-valur tax-xogħol li għaddej, l-F4E tuża l-ammont ta’ kreditu tal-ITER miksub, imqabbel mal-valur ta’ kreditu tal-ITER imbassar (ara r-risposta għall-paragrafu 18) L-implimentazzjoni tal-awditjar intern Minn Ġunju 2016, l-F4E implimentat il-pjanijiet ta’ azzjoni tal-awditjar intern kollha. Dan inkiseb grazzi għall-attenzjoni qawwija mogħtija mill-maniġment tal-F4E f’dan il-qasam ta’ tħassib partikolari, li ġie nnutat mill-Kumitat tal-Awditjar tal-F4E ta’ Ġunju 2016. Rapporti tal-IAC Iż-żewġ impennji fi Neutral Beam Systems (Sistemi tar-Raġġi Newtrali) u Cryoplant Systems (Sistemi tal-Cryoplant) tlestew f’Ġunju 2016. L-awditjar fuq il-Kuntratti fil-Qasam ta’ Cryoplant and Fuel Cycle irriżulta f’7 rakkomandazzjonijiet maħruġin mill-IAC, 6 minnhom ġew aċċettati mill-maniġment tal-F4E (2 Importanti Ħafna, 2 Importanti 2 Mixtieqa). L-awditjar fuq il-Kuntratti fil-Qasam ta’ Neutral Beam and Electron Cyclotron Power Supplies and Sources (Provvisti u Sorsi tal-Enerġija ta’ Raġġi Newtrali u Ċiklotroni tal-Elettroni) rriżulta fi 15-il rakkomandazzjoni, 13 minnhom ġew aċċettati mill-Maniġment tal-F4E (5 Importanti Ħafna u 8 Importanti). Iż-żewġ rapporti u l-pjanijiet ta’ azzjoni rispettivi proposti mill-maniġment tal-F4E ġew diskussi u nnotati b’mod pożittiv fil-Kumitat għall-Awditjar ta’ Ġunju 2016. Rapporti tal-IAS L-IAS wettaq it-tieni segwitu tar-reviżjoni limitata tiegħu dwar il-proċedura kompetittiva tad-djalogu għall-akkwist tat-Tender Batch 03, għar-reviżjoni taż-żewġ azzjonijiet li kienu għadhom ma ngħalqux waqt l-ewwel segwitu Fir-rapport finali tiegħu tal-15 ta’ Ġunju 2016, irrikonoxxa li għal dawk iż-żewġ rakkomandazzjonijiet, l-F4E riċentament fasslet azzjonijiet ta’ mitigazzjoni adegwati. Peress li l-azzjonijiet ġew implimentati riċentament, l-effettività tal-miżuri meħuda ma tistax tiġi vvalutata waqt iż-żjara tal-IAS u se terġa’ tiġi vvalutata mill-ġdid fit-tieni parti tal-2016 bil-għan li tagħlaq ir-rakkomandazzjonijiet. L-impenn tal-IAS dwar l-Implimentazzjoni tal-Arranġamenti tal-Akkwist, li l-ħidma fuq il-post għalih twettqet fl-ewwel ġimgħa ta’ Ottubru 2015, qed jiġi ffinalizzat. L-F4E rċeviet rapport ta’ abbozz avvanzat fis-7 ta’ Ġunju 2016 u l-laqgħa tal-ħruġ li tagħlaq dan l-awditu seħħet mad-Direttur tal-F4E fit-8 ta’ Lulju. L-ebda rakkomandazzjoni kritika ma ġiet irrappurtata fl-abbozz preliminari. Ġestjoni tar-Riskju Korporattiva Minn Ġunju 2016, meta twettaq l-aħħar aġġornament u ġie ppreżentat lill-korpi ta’ governanza tal-F4E, hemm 3 riskji għoljin ħafna biss li qed jiġu mmonitorjati mill-qrib mill-Maniġers Anzjani tal-F4E. Dawn it-3 riskji qed jiġu mitigati permezz ta’ 7 azzjonijiet. Waqt l-aġġornament ta’ Ġunju 2016, l-F4E identifikat 5 azzjonijiet ġodda minbarra t-2 eżistenti li qed jieħdu iktar żmien biex jiġu implimentati milli inizjalment ippjanat. L-F4E tenfasizza li l-immaniġġjar tar-riskji korporattivi huwa proċess kontinwu u parti mill-ambjent ta’ kontroll tal-F4E.