MT Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea C 449/224

RAPPORT

dwar il-kontijiet annwali tal-Uffiċċju għall-Armonizzazzjoni fis-Suq Intern għas-sena finanzjarja 2015, flimkien mar-risposta tal-Uffiċċju

(2016/C 449/42)

INTRODUZZJONI

1. L-Uffiċċju għall-Armonizzazzjoni fis-Suq Intern (1) (minn hawn ’il quddiem “l-Uffiċċju”, magħruf ukoll bħala l-“OHIM”), li jinsab f’Alicante, ġie stabbilit bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 40/94 (2), li tħassar u ġie sostitwit bir-Regolament (KE) Nru 207/2009 (3). Il-kompitu tal-Uffiċċju huwa li jimplimenta l-leġiżlazzjoni tal-Unjoni dwar it-trademarks u d-disinji, biex jingħata l-istess livell ta’ protezzjoni lill-impriżi fl-Unjoni Ewropea kollha.

2. It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Uffiċċju (4). Tabella Iċ-ċifri ewlenin għall-Uffiċċju 2014 2015 Baġit (miljun EUR) (1) 419,6 384,2 Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (2) 928 998

INFORMAZZJONI LI TAPPOĠĠA D-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI

3. L-approċċ tal-awditjar meħud mill-Qorti jinkludi proċeduri analitiċi tal-awditjar, ittestjar dirett tat-tranżazzjonijiet u valutazzjoni tal-kontrolli ewlenin tas-sistemi ta' superviżjoni u kontroll tal-Uffiċċju. Dan huwa ssupplimentat b'evidenza pprovduta mix-xogħol ta' awdituri oħrajn (fejn rilevanti) u analiżi tar-rappreżentazzjonijiet tal-maniġment.

DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI 4. Skont id-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), il-Qorti awditjat: (a) il-kontijiet annwali tal-Uffiċċju, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (5) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (6) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2015, u (b) il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet. Ir-responsabbiltà tal-maniġment 5. Il-maniġment huwa responsabbli mit-tħejjija u l-preżentazzjoni ġusta tal-kontijiet annwali tal-Uffiċċju u mil-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta' bażi (7): (a) Ir-responsabbiltajiet tal-maniġment fir-rigward tal-kontijiet annwali tal-Uffiċċju jinkludu t-tfassil, l-implimentazzjoni u ż-żamma ta' sistema ta' kontroll intern rilevanti għat-tħejjija u l-preżentazzjoni ġusta ta' rapporti finanzjarji li jkunu ħielsa minn kwalunkwe dikjarazzjoni skorretta materjali, sew jekk minħabba frodi u sew jekk minħabba xi żball; l-għażla u l-applikazzjoni ta' politiki kontabilistiċi xierqa fuq il-bażi tar-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni (8); it-tħejjija ta' stimi kontabilistiċi li jkunu raġonevoli fiċ-ċirkustanzi. Il-President japprova l-kontijiet annwali tal-Uffiċċju wara li l-uffiċjal tal-kontabbiltà tiegħu jkun ħejjiehom fuq il-bażi tal-informazzjoni kollha disponibbli u jkun stabbilixxa nota biex takkumpanja l-kontijiet li fiha huwa jiddikjara, fost l-oħrajn, li għandu aċċertament raġonevoli li dawn jippreżentaw stampa vera u ġusta tal-pożizzjoni finanzjarja tal-Uffiċċju fl-aspetti materjali kollha. (b) Ir-responsabbiltajiet tal-maniġment fir-rigward tal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta' bażi u l-konformità mal-prinċipju ta' ġestjoni finanzjarja tajba jikkonsistu fit-tfassil, l-implimentazzjoni u ż-żamma ta' sistema ta' kontroll intern effettiva u effiċjenti li tinkludi superviżjoni adegwata u miżuri xierqa għall-prevenzjoni ta' irregolaritajiet u frodi u, jekk meħtieġ, proċedimenti legali għall-irkupru ta' fondi mħallsa jew użati ħażin. Ir-responsabbiltà tal-awditur 6. Ir-responsabbiltà tal-Qorti hija li, fuq il-bażi tal-awditu tagħha, tipprovdi lill-Kumitat tal-Baġit tal-Uffiċċju b'dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet annwali u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta' bażi (9). Il-Qorti tmexxi l-awditu tagħha skont l-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar u l-Kodiċijiet tal-Etika tal-IFAC u l-Istandards Internazzjonali tal-Istituzzjonijiet Supremi tal-Awditjar tal-INTOSAI. Dawn l-istandards jeżiġu li l-Qorti tippjana u twettaq l-awditu biex tikseb aċċertament raġonevoli dwar jekk il-kontijiet annwali tal-Uffiċċju jkunux ħielsa minn kwalunkwe dikjarazzjoni skorretta materjali u dwar jekk it-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati jkunux legali u regolari. 7. L-awditu jinvolvi t-twettiq ta' proċeduri biex tinkiseb evidenza għall-awditjar dwar l-ammonti u d-divulgazzjonijiet fil-kontijiet u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta' bażi. Il-proċeduri magħżula jiddependu fuq il-ġudizzju tal-awditur, li huwa bbażat fuq valutazzjoni tar-riskji ta' dikjarazzjoni skorretta materjali tal-kontijiet u ta' nuqqas ta' konformità materjali mit-tranżazzjonijiet ta' bażi mar-rekwiżiti fil-qafas legali tal-Unjoni Ewropea, sew jekk minħabba frodi u sew jekk minħabba xi żball. Meta jivvaluta dawn ir-riskji, l-awditur iqis kwalunkwe kontroll intern rilevanti għat-tħejjija u l-preżentazzjoni ġusta tal-kontijiet, kif ukoll is-sistemi ta' superviżjoni u kontroll li jkunu implimentati biex jiġu żgurati l-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta' bażi, u jfassal proċeduri tal-awditjar li jkunu xierqa skont iċ-ċirkustanzi. L-awditu jinvolvi wkoll l-evalwazzjoni tal-adegwatezza tal-politiki kontabilistiċi, ir-raġonevolezza tal-istimi kontabilistiċi u l-preżentazzjoni kumplessiva tal-kontijiet. 8. Il-Qorti tqis li l-evidenza għall-awditjar miksuba hija suffiċjenti u xierqa biex tipprovdi bażi għad-dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni tagħha. Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet 9. Fl-opinjoni tal-Qorti, il-kontijiet annwali tal-Uffiċċju jippreżentaw b'mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tiegħu fil-31 ta' Diċembru 2015 u r-riżultati tal-operazzjonijiet tiegħu u l-flussi tal-flus tiegħu għas-sena li ntemmet dakinhar, skont id-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju tiegħu u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet 10. Fl-opinjoni tal-Qorti, it-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet annwali għas-sena li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2015 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

11. Il-kummenti li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjonijiet tal-Qorti.

KUMMENTI DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

12. Il-livell ta' approprjazzjonijiet impenjati li ġew riportati għall-2016 kien għoli għat-Titolu III f'ammont ta' EUR 12,9 miljun, jiġifieri 36 % (2014: EUR 14,1 miljun, jiġifieri 38 %). Ir-riporti huma prinċipalment relatati ma' ftehimiet ta' kooperazzjoni mal-Uffiċċji Nazzjonali li jippreżentaw klejms għall-ispejjeż wara tmiem is-sena biss.

KUMMENTI OĦRA

13. L-akkwist ta' servizzi bbażati fuq proċedura negozjata mingħajr pubblikazzjoni ta' avviż dwar kuntratt jillimita l-kompetizzjoni għal parti unika ta' negozjar u għalhekk għandu jintuża biss f'ċirkustanzi eċċezzjonali. Konformement ma' din il-proċedura, fl-2015 l-Uffiċċju estenda sitt kuntratti qafas b'valur tas-servizzi estiżi ta' EUR 1,9 miljun (fl-2014: 12-il kuntratt qafas b'valur tas-servizzi estiżi ta' EUR 12,6 miljun) (10). L-użu li l-Uffiċċju għamel minn din il-proċedura ma jistax jitqies bħala “eċċezzjonali” minħabba l-għadd, il-valur u l-frekwenza ta' dawn il-kuntratti, u ma kienx jikkonforma bis-sħiħ mar-rekwiżiti formali (11).

14. L-Uffiċċju jirrimborża parti mis-salarju gross, jew is-salarju gross kollu, tal-Esperti Nazzjonali Sekondati (ENS) lill-impjegaturi tagħhom. Din hija devjazzjoni mill-prattika tal-Kummissjoni li l-impjegaturi tal-ENS ikomplu jħallsu s-salarji tagħhom. Fl-2015, dawn ir-rimborżi ammontaw għal EUR 1,9 miljun.

15. Fil-31 ta' Diċembru 2015, disa' membri tal-persunal tal-OHIM ġew sekondati fl-interess tas-servizz mogħti lill-Bord tal-Appell tal-OHIM. Madankollu, ir-Regolamenti tal-Persunal tal-UE ma jipprevedux sekondar bħal dan (12).

SEGWITU GĦALL-KUMMENTI MIS-SNIN PREĊEDENTI

16. Ħarsa ġenerali lejn l-azzjonijiet korrettivi li ttieħdu b'rispons għall-kummenti tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

Dan ir-Rapport ġie adottat mill-Awla IV, immexxija mis-Sur Baudilio TOMÉ MUGURUZA, Membru tal-Qorti tal-Awdituri, fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha tat-13 ta’ Settembru 2016. Għall-Qorti tal-Awdituri Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA President

(1) Mit-23 ta' Marzu 2016 'il quddiem, l-Uffiċċju jissejjaħ l-Uffiċċju tal-Proprjetà Intellettwali tal-Unjoni Ewropea (EUPO) u t-trademark Komunitarja tissejjaħ it-trademark tal-Unjoni Ewropea.

(2) ĠU L 11, 14.1.1994, p. 1.

(3) ĠU L 78, 24.3.2009, p. 1.

(4) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Uffiċċju hija disponibbli fuq is-sit web tiegħu: https://euipo.europa.eu/ohimportal/mt.

(1) Iċ-ċifra tal-baġit tinkludi r-riżerva għal każijiet mhux previsti.

(2) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

Sors: data pprovduta mill-Uffiċċju.

(5) Dawn jinkludu l-karta tal-bilanċ u r-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, it-tabella tal-flussi tal-flus, ir-rapport tat-tibdil fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(6) Dawn jinkludu l-kont tar-riżultat baġitarju u l-anness għall-kont tar-riżultat baġitarju.

(7) L-Artikoli 38 u 43 tar-Regolament Nru CB-3-09 tal-Kumitat tal-Baġit tal-Uffiċċju għall-Armonizzazzjoni fis-Suq Intern.

(8) Ir-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni huma dderivati mill-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku (IPSAS) maħruġa mill-Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti jew, fejn rilevanti, l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà (IAS)/l-Istandards Internazzjonali tar-Rappurtar Finanzjarju (IFRS) maħruġa mill-Bord dwar l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà.

(9) L-Artikoli 91 sa 95 tar-Regolament Nru CB-3-09 tal-Kumitat tal-Baġit tal-Uffiċċju għall-Armonizzazzjoni fis-Suq Intern.

(10) Kuntratti qafas estiżi abbażi tal-Artikolu 134(1) tar-Regolament ta' Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1268/2012 (ĠU L 362, 31.12.2012, p. 1).

(11) Kif stipulat fl-Artikolu 134(3) tar-Regoament (UE) Nru 1268/2012.

(12) L-Artikolu 37(a) tar-Regulation No 31 (EEC), 11 (EAEC), laying down the Staff Regulations of Officials and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Economic Community and the European Atomic Energy Community (ir-Regolament Nru 31 (KEE), 11 (KEEA), li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Aġenti Oħra tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika) (ĠU 45, 14.6.1962, p. 1385/62).

ANNESS Segwitu għall-kummenti mis-snin preċedenti Sena Kumment tal-Qorti Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata/Għadha għaddejja/Pendenti/M/A) 2013 L-ammont ta' riporti kkanċellati mis-snin preċedenti żdied minn EUR 4,2 miljun (13 %) fl-2012 għal EUR 6,0 miljun (16 %) fl-2013. F'dawn is-sentejn dan kien prinċipalment dovut għal spejjeż aktar baxxi milli stmat li kellhom jiġu rimborżati taħt ftehimiet ta' kooperazzjoni, mal-Uffiċċji Nazzjonali tal-Istati Membri (EUR 1,9 miljun fl-2012 u EUR 3,8 miljun fl-2013), u dan jindika l-ħtieġa li tinkiseb informazzjoni aktar preċiża mill-Uffiċċji Nazzjonali fi tmiem is-sena dwar l-ispiża reali li tkun iġġarrbet. Ikkompletata 2013 L-Uffiċċju għandu stabbilit Pjan tal-Kontinwità tan-Negozju u ta' Ġestjoni tal-Kriżi li jistipula li madwar 25 rwol għandhom ikunu koperti b'mod permanenti minn impjegati fuq xogħol stand-by. Għalkemm l-approprjazzjonijiet tal-baġit għal allowances ta' xogħol stand-by jiġu approvati kull sena mill-Kumitat tal-Baġit tal-Uffiċċju, l-ammont imħallas fl-2013 (EUR 402 458 ) jaqbeż b'mod konsiderevoli allowances ta' dan it-tip li jitħallsu minn aġenziji oħra li jeħtiġilhom jiżguraw servizz permanenti. Għadha għaddejja 2014 Fir-Rapport tagħha għall-2013 dwar il-kontijiet annwali tal-Uffiċċju, il-Qorti qajmet dubju dwar l-ammont li ntnefaq fuq allowances ta' xogħol stand-by (EUR 0,40 miljun). Dawn il-pagamenti kienu ogħla fl-2014 (EUR 0,44 miljun). F'Novembru 2014, l-Uffiċċju rreveda l-politika tiegħu u naqqas l-għadd ta' rwoli intitolati għal allowances ta' xogħol stand-by minn 25 għal 17, u l-effett finanzjarju ta' dan se jkun jidher mill-2015 'il quddiem (1). Disa' membri tal-persunal irċevew aktar minn EUR 11 000 kull wieħed f'allowances ta' xogħol stand-by, u sebgħa minnhom huma maniġers. Għadha għaddejja Madankollu, is-sistema (allowances ta' xogħol stand-by) mhix ikkontrollata tajjeb u persunal fuq liv minħabba mard, fuq missjonijiet barra mill-pajjiż jew fuq btala tħallas l-allowances. Ikkompletata 2014 L-ammont ta' riporti kkanċellati mis-snin preċedenti naqas minn EUR 6,0 miljun (16 %) fl-2013 għal EUR 5,1 miljun (13 %) fl-2014. F'dawn is-sentejn dan kien prinċipalment dovut għal spejjeż aktar baxxi milli stmat, li kellhom jiġu rimborżati taħt ftehimiet ta' kooperazzjoni mal-Uffiċċji Nazzjonali tal-Istati Membri (EUR 3,2 miljun fl-2014 u EUR 3,8 miljun fl-2013), u dan jindika l-ħtieġa li tinkiseb informazzjoni aktar preċiża mill-Uffiċċji Nazzjonali fi tmiem is-sena dwar l-ispiża reali li tkun iġġarrbet. Il-livell ta' approprjazzjonijiet tal-2014 impenjati għat-titoli differenti kien ivarja bejn 94 % u 97 % tal-approprjazzjonijiet totali, li jindika li l-impenji legali twettqu fil-ħin. Il-livell ta' approprjazzjonijiet impenjati li ġew riportati għall-2015 kien għoli għat-Titolu III f'ammont ta' EUR 14,1 miljun, jiġifieri 38 % (2013: EUR 13,3 miljun, jiġifieri 38 %). Dan kien prinċipalment relatat ma' ftehimiet ta' kooperazzjoni mal-Uffiċċji Nazzjonali, li għalihom il-klejms għall-ispejjeż ma kellhomx jiġu ppreżentati mill-Uffiċċji Nazzjonali qabel l-2015, u l-ordni tas-soltu ta' servizzi ta' traduzzjoni fl-aħħar xahrejn tal-2014, li l-pagament tagħhom kien dovut biss fl-2015. M/A 2014 Fl-2004 daħlu fis-seħħ Regolamenti ġodda tal-Persunal tal-UE, inklużi dispożizzjonijiet li r-rimunerazzjonijiet futuri ta' uffiċjali reklutati qabel Mejju 2004 ma għandhomx ikunu anqas milli kienu taħt ir-Regolamenti preċedenti tal-Persunal tal-UE. L-awditu tal-Qorti żvela li ma kienx hemm konformità ma' dan u, fil-każ ta' 4 mis-648 membru tal-persunal impjegat f'dak iż-żmien, dan wassal għal pagament insuffiċjenti totali ta' EUR 96 998 għall-perjodu mill-2005 sal-2014. L-ammont mhuwiex materjali u ma jixħetx dubju fuq l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-Ufiċċju. L-Uffiċċju ddeċieda li jagħmel il-pagamenti supplimentari tas-salarji fi żmien debitu. Ikkompletata (2) (1) Fl-2015 l-Uffiċċju ħallas EUR 285 242 għal allowances ta' xogħol stand-by u ġie intitolat 13-il rwol. (2) L-Uffiċċju għamel il-pagamenti supplimentari tas-salarji f'Awwissu 2015.