Rapport Annwali dwar l-aġenziji tal-UE għas-sena finanzjarja 2018

(2019/C 417/01)

WERREJ

LISTA TA’ AĠENZIJI TAL-UE U KORPI OĦRA TAL-UNJONI LI HUMA KOPERTI MINN DAN IR-RAPPORT 4

KAPITOLU 1 L-aġenziji tal-UE u l-awditu tal-Qorti 6

INTRODUZZJONI 6

L-AĠENZIJI TAL-UE 6

Tipi differenti ta’ aġenziji jgħinu lill-UE tfassal u timplimenta l-politiki 6

L-aġenziji huma ffinanzjati minn diversi sorsi u taħt intestaturi differenti tal-QFP 9

L-arranġamenti relatati mal-baġit u mal-kwittanza huma simili għall-aġenziji kollha, ħlief għall-EUIPO, is-CPVO u l-SRB 15

In-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE jiffaċilita l-kooperazzjoni bejn l-aġenziji u l-komunikazzjoni mal-partijiet ikkonċernati 16

L-AWDITU TAGĦNA 16

Il-mandat tagħna jkopri awditi annwali, awditi speċjali u opinjonijiet 16

L-awditi tagħna huma maħsuba biex jindirizzaw ir-riskji ewlenin 17

Aħna nirrappurtaw każijiet ta’ frodi suspettata lill-OLAF 18

Aħna nipprovdu informazzjoni dwar l-awditi li jitwettqu mis-servizz tal-awditjar intern (IAS) tal-Kummissjoni u dwar ir-rapporti tal-evalwazzjoni esterna 18

KAPITOLU 2 Ħarsa ġenerali lejn ir-riżultati tal-awditjar 19

INTRODUZZJONI 19

KUMPLESSIVAMENT, IR-RIŻULTATI TAL-AWDITI ANNWALI RELATATI MAL-AĠENZIJI GĦAS-SENA 2018 HUMA POŻITTIVI 19

Opinjonijiet “favorevoli” dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-aġenziji kollha 19

Opinjonijiet “favorevoli” dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet tal-aġenziji kollha 20

Opinjonijiet “favorevoli” dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet tal-aġenziji, ħlief għall-EASO 20

L-osservazzjonijiet tagħna jindirizzaw oqsma fejn jista’ jsir titjib f’36 aġenzija 22

RIŻULTATI TAL-AWDITJAR IPPREŻENTATI F’DOKUMENTI OĦRA RELATATI MAL-AĠENZIJI MAĦRUĠA MILL-QORTI 31

Rapport Speċjali Nru 29/2018 tal-QEA: L-EIOPA tat kontribut importanti għas-superviżjoni u l-istabbiltà fis-settur tal-assigurazzjoni, iżda għad fadal xi sfidi sinifikanti 31

Rapport Annwali Speċifiku 2017 tal-QEA skont l-Artikolu 92(4) tar-Regolament (UE) 806/2014 dwar kwalunkwe obbligazzjoni kontinġenti li tinħoloq b’riżultat tat-twettiq mill-Bord Uniku ta’ Riżoluzzjoni, il-Kunsill u l-Kummissjoni, tal-kompiti tagħhom skont dan ir-Regolament għas-sena finanzjarja 2017 32

Rapporti speċjali oħra ppubblikat mill-QEA li jagħmlu referenza wkoll għal aġenzija waħda jew aktar 32

RISPOSTA TAN-NETWERK TAL-AĠENZIJI TAL-UE 33

KAPITOLU 3 Dikjarazzjonijiet ta’ Assigurazzjoni u riżultati oħra tal-awditjar speċifiċi għall-aġenziji 34

3.1. Informazzjoni li tappoġġa d-Dikjarazzjonijiet ta’ Assigurazzjoni 34

AĠENZIJI FFINANZJATI TAĦT L-INTESTATURA 1A TAL-QFP – KOMPETITTIVITÀ GĦAT-TKABBIR U L-IMPJIEGI 36

3.2. L-Aġenzija għall-Kooperazzjoni tar-Regolaturi tal-Enerġija (ACER) 36

3.3. Aġenzija għall-Appoġġ tal-Korp ta’ Regolaturi Ewropej tal-Komunikazzjonijiet Elettroniċi (Uffiċċju tal-BEREC) 40

3.4. Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta’ Taħriġ Vokazzjonali (Cedefop) 44

3.5. Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (EASA) 48

3.6. Awtorità Bankarja Ewropea (EBA) 52

3.7. Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (ECHA) 57

3.8. Awtorità Ewropea tal-Assigurazzjoni u l-Pensjonijiet tax-Xogħol (EIOPA) 62

3.9. Istitut Ewropew tal-Innovazzjoni u t-Teknoloġija (EIT) 66

3.10. Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima (EMSA) 72

3.11. Aġenzija tal-Unjoni Ewropea dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni (ENISA) 76

3.12. Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Ferroviji (ERA) 80

3.13. Awtorità Ewropea tat-Titoli u s-Swieq (ESMA) 85

3.14. Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà u s-Saħħa fuq il-Post tax-Xogħol (EU-OSHA) 90

3.15. Fondazzjoni Ewropea għat-Titjib tal-Kundizzjonijiet tal-Ħajja u tax-Xogħol (Eurofound) 94

3.16. Aġenzija tal-GNSS Ewropea (Sistema Globali ta’ Navigazzjoni bis-Satellita) (GSA) 98

AĠENZIJI FFINANZJATI TAĦT L-INTESTATURA 2 TAL-QFP — TKABBIR SOSTENIBBLI: RIŻORSI NATURALI 102

3.17. Aġenzija Ewropea għall-Ambjent (EEA) 102

3.18. Aġenzija Ewropea għall-Kontroll tas-Sajd (EFCA) 106

AĠENZIJI FFINANZJATI TAĦT L-INTESTATURA 3 TAL-QFP — SIGURTÀ U ĊITTADINANZA 109

3.19. Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għat-Taħriġ fl-Infurzar tal-Liġi (CEPOL) 109

3.20. Uffiċċju Ewropew ta’ Appoġġ fil-qasam tal-Asil (EASO) 113

3.21. Ċentru Ewropew għall-Prevenzjoni u l-Kontroll tal-Mard (ECDC) 121

3.22. Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel (EFSA) 124

3.23. Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi (EIGE) 128

3.24. Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA) 132

3.25. Ċentru Ewropew għall-Monitoraġġ tad-Droga u d-Dipendenza fuq id-Droga (EMCDDA) 137

3.26. Aġenzija Ewropea għat-tmexxija operattiva tas-sistemi tal-IT fuq skala kbira fl-ispazju ta’ libertà, sigurtà u ġustizzja (eu-LISA) 141

3.27. Unità ta’ Kooperazzjoni Ġudizzjarja tal-Unjoni Ewropea (Eurojust) 146

3.28. Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Kooperazzjoni fl-Infurzar tal-Liġi (Europol) 150

3.29. Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali (FRA) 154

3.30. Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (Frontex) 158

AĠENZIJI FFINANZJATI TAĦT L-INTESTATURA 4 TAL-QFP — EWROPA GLOBALI 164

3.31. Fondazzjoni Ewropea għat-Taħriġ (ETF) 164

AĠENZIJI FFINANZJATI TAĦT L-INTESTATURA 5 TAL-QFP — AMMINISTRAZZJONI 167

3.32. Aġenzija Fornitriċi tal-Euratom (ESA) 167

AĠENZIJI AWTOFINANZJATI 170

3.33. Uffiċċju Komunitarju tal-Varjetajiet tal-Pjanti (CPVO) 170

3.34. Uffiċċju Ewropew tal-Proprjetà Intellettwali (EUIPO) 174

3.35. Bord Uniku ta’ Riżoluzzjoni (SRB) 181

3.36. Ċentru tat-Traduzzjoni għall-Korpi tal-Unjoni Ewropea (CdT) 186

AĠENZIJI EŻEKUTTIVI TAL-KUMMISSJONI 190

3.37. Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura (EACEA) 190

3.38. Aġenzija Eżekuttiva għall-Intrapriżi Żgħar u Medji (EASME) 194

3.39. Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka (ERCEA) 198

3.40. Aġenzija Eżekuttiva għall-Innovazzjoni u n-Netwerks (INEA) 202

3.41. Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka (REA) 206

3.42. Aġenzija Eżekuttiva għall-Konsumatur, is-Saħħa, l-Agrikoltura u l-ikel (Chafea) 210

LISTA TA’ AĠENZIJI TAL-UE U KORPI OĦRA TAL-UNJONI LI HUMA KOPERTI MINN DAN IR-RAPPORT

Akronimu Isem sħiħ Sede ACER Aġenzija għall-Kooperazzjoni tar-Regolaturi tal-Enerġija Ljubljana, is-Slovenja Uffiċċju tal-BEREC Aġenzija għall-Appoġġ tal-Korp ta’ Regolaturi Ewropej tal-Komunikazzjonijiet Elettroniċi Riga, il-Latvja CdT Ċentru tat-Traduzzjoni għall-Korpi tal-Unjoni Ewropea Il-Belt tal-Lussemburgu, il-Lussemburgu Cedefop Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta’ Taħriġ Vokazzjonali Tessaloniki, il-Greċja CEPOL Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għat-Taħriġ fl-Infurzar tal-Liġi Budapest, l-Ungerija Chafea Aġenzija Eżekuttiva għall-Konsumatur, is-Saħħa, l-Agrikoltura u l-Ikel Il-Belt tal-Lussemburgu, il-Lussemburgu CPVO Uffiċċju Komunitarju tal-Varjetajiet tal-Pjanti Angers, Franza EACEA Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura Brussell, il-Belġju EASA Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni Cologne, il-Ġermanja EASME Aġenzija Eżekuttiva għall-Intrapriżi Żgħar u Medji Brussell, il-Belġju EASO Uffiċċju Ewropew ta’ Appoġġ fil-Qasam tal-Asil Il-Belt Valletta, Malta EBA Awtorità Bankarja Ewropea Pariġi, Franza ECDC Ċentru Ewropew għall-Prevenzjoni u l-Kontroll tal-Mard Stokkolma, l-Iżvezja ECHA Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi Helsinki, il-Finlandja EEA Aġenzija Ewropea għall-Ambjent Copenhagen, id-Danimarka EFCA Aġenzija Ewropea għall-Kontroll tas-Sajd Vigo, Spanja EFSA Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel Parma, l-Italja EIGE Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi Vilnius, il-Litwanja EIOPA Awtorità Ewropea tal-Assigurazzjoni u l-Pensjonijiet tax-Xogħol Frankfurt, il-Ġermanja EIT Istitut Ewropew tal-Innovazzjoni u t-Teknoloġija Budapest, l-Ungerija ELA Awtorità Ewropea tax-Xogħol Bratislava, is-Slovakkja EMA Aġenzija Ewropea għall-Mediċini Amsterdam, in-Netherlands EMCDDA Ċentru Ewropew għall-Monitoraġġ tad-Droga u d-Dipendenza fuq id-Droga Lisbona, il-Portugall EMSA Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima Lisbona, il-Portugall ENISA Aġenzija tal-Unjoni Ewropea dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni Heraklion, il-Greċja UPPE Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew Il-Belt tal-Lussemburgu, il-Lussemburgu ERA Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Ferroviji Valenciennes, Franza ERCEA Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka Brussell, il-Belġju ESA Aġenzija Fornitriċi tal-EURATOM Il-Belt tal-Lussemburgu, il-Lussemburgu ESMA Awtorità Ewropea tat-Titoli u s-Swieq Pariġi, Franza ETF Fondazzjoni Ewropea għat-Taħriġ Turin, l-Italja EUIPO Uffiċċju tal-Proprjetà Intellettwali tal-Unjoni Ewropea Alicante, Spanja eu-LISA Aġenzija Ewropea għat-tmexxija operattiva tas-sistemi tal-IT fuq skala kbira fl-ispazju ta’ libertà, sigurtà u ġustizzja Tallinn, l-Estonja EU-OSHA Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà u s-Saħħa fuq il-Post tax-Xogħol Bilbao, Spanja Eurofound Fondazzjoni Ewropea għat-Titjib tal-Kundizzjonijiet tal-Ħajja u tax-Xogħol Dublin, l-Irlanda Eurojust Unità ta’ Kooperazzjoni Ġudizzjarja tal-Unjoni Ewropea The Hague, in-Netherlands Europol Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Kooperazzjoni fl-Infurzar tal-Liġi The Hague, in-Netherlands FRA Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali Vjenna, l-Awstrija Frontex Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta Varsavja, il-Polonja GSA Aġenzija tal-GNSS Ewropea (Sistema Globali ta’ Navigazzjoni bis-Satellita) Praga, ir-Repubblika Ċeka INEA Aġenzija Eżekuttiva għall-Innovazzjoni u n-Netwerks Brussell, il-Belġju REA Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka Brussell, il-Belġju SRB Bord Uniku ta’ Riżoluzzjoni Brussell, il-Belġju

KAPITOLU 1

L-aġenziji tal-UE u l-awditu tal-Qorti

INTRODUZZJONI

1.1. Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA) ġiet stabbilita permezz tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea bħala l-awditur estern tal-finanzi tal-UE ( 1 ) . F’din il-kapaċità, aħna naġixxu bħala l-gwardjan indipendenti tal-interessi finanzjarji taċ-ċittadini tal-Unjoni, notevolment billi nikkontribwixxu għat-titjib tal-ġestjoni finanzjarja tal-UE. Aktar informazzjoni dwar ix-xogħol li nwettqu tista’ tinstab fir-rapporti tal-attività, fir-rapporti annwali dwar l-implimentazzjoni tal-baġit tal-UE, fir-rapporti speċjali, u fl-analiżijiet panoramiċi tagħna, kif ukoll fl-opinjonijiet tagħna dwar liġijiet ġodda jew liġijiet aġġornati tal-UE jew deċiżjonijiet oħra b’implikazzjonijiet għall-ġestjoni finanzjarja ( 2 )

1.2. Fi ħdan dan il-mandat, aħna neżaminaw ta’ kull sena l-kontijiet, u d-dħul u l-pagamenti ta’ bażi, għall-istituzzjonijiet u l-aġenziji tal-UE u ta’ korpi oħra tal-Unjoni ( 3 )

1.3. Dan ir-rapport jippreżenta r-riżultati tal-awditu annwali li wettaqna tal-aġenziji tal-UE u l-korpi l-oħra tal-Unjoni (kollettivament imsejħa “l-aġenziji”) għas-sena finanzjarja 2018, kif ukoll riżultati addizzjonali tal-awditjar relatati mal-aġenziji minn kompiti oħra bħal awditi speċjali jew opinjonijiet. Ir-rapport huwa strutturat kif ġej: — il-Kapitolu 1 jiddeskrivi l-aġenziji u n-natura tal-awditi tagħna; — il-Kapitolu 2 jippreżenta r-riżultati kumplessivi tal-awditu annwali tagħna u jagħmel referenza għal riżultati oħra tal-awditjar u għal opinjonijiet relatati ma’ aġenziji; — il-Kapitolu 3 fih id-dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni għal kull waħda mill-41 aġenzija, flimkien mal-opinjonijiet u l-osservazzjonijiet tagħna dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-aġenziji u dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul u l-pagamenti ta’ bażi.

L-AĠENZIJI TAL-UE

Tipi differenti ta’ aġenziji jgħinu lill-UE tfassal u timplimenta l-politiki

1.4. L-aġenziji huma entitajiet ġuridiċi distinti, li ġew stabbiliti permezz ta’ leġiżlazzjoni sekondarja biex iwettqu kompiti speċifiċi fil-qasam tekniku, xjentifiku jew maniġerjali li jgħinu lill-istituzzjonijiet tal-UE jfasslu u jimplimentaw il-politiki. Ħafna għandhom viżibbiltà għolja kif ukoll influwenza sinifikanti f’oqsma importanti tal-ħajja ta’ kuljum taċ-ċittadini Ewropej, bħas-saħħa, is-sikurezza, is-sigurtà, il-libertà u l-ġustizzja. Il-Kapitolu 3 jinkludi deskrizzjoni qasira tal-kompiti mwettqa minn kull aġenzija flimkien mad- dikjarazzjonijiet ta’ assigurazzjoni tagħhom. F’dan ir-rapport, aħna nirreferu għall-aġenziji speċifiċi bl-akronimu tagħhom. Lista ta’ dawn l-akronimi tingħata fil-bidu tar-rapport.

1.5. Hemm tliet tipi ta’ aġenziji: aġenziji deċentralizzati, aġenziji eżekuttivi u korpi oħra. Il-karatteristiċi prinċipali ta’ kull tip ta’ aġenzija huma deskritti hawn taħt. L-għadd tal-aġenziji żdied matul is-snin u attwalment dan jammonta għal 43 (il- Kaxxa 1.1 ), inklużi żewġ aġenziji ġodda li qed jiġu stabbiliti bħalissa. Dawn huma l-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew (UPPE), li r-regolament kostitwenti tiegħu ilu fis-seħħ mill-2017, u l-Awtorità Ewropea tax-Xogħol (ELA), li r-regolament fundatur tagħha daħal fis-seħħ f’Awwissu 2019.

Kaxxa 1.1

Żieda fl-għadd ta’ aġenziji

Sors: I l-QEA.

1.6. L-aġenziji eżekuttivi tal-Kummissjoni jinsabu fis-sedi tagħha fi Brussell u fil-Lussemburgu. L-aġenziji deċentralizzati u korpi oħra jinsabu mxerrdin mal-UE kollha fi Stati Membri differenti, kif jidher fil-lista’ ta’ akronimi u fil- Kaxxa 1.2 . Is-sedi tagħhom jiġu deċiżi mill-Kunsill jew mill-Kunsill u mill-Parlament Ewropew flimkien. B’segwitu għad-deċiżjoni tar-Renju Unit li joħroġ mill-UE, l-EMA u l-EBA ġew rilokati f’Amsterdam u f’Pariġi rispettivament matul l-ewwel nofs tal-2019. L-UPPE se jkun fil-Lussemburgu u l-ELA se tkun fi Bratislava, is-Slovakkja.

Kaxxa 1.2

Sedi tal-aġenziji fl-Istati Membri

Sors: Il-QEA.

L-aġenziji deċentralizzati jindirizzaw il-ħtiġijiet speċifiċi tal-politiki

1.7. 34 aġenzija deċentralizzata L- ( 4 ) għandhom rwol importanti fit-tħejjija u fl-implimentazzjoni tal-politiki tal-UE, speċjalment f’dak li jirrigwarda l-kompiti ta’ natura teknika, xjentifika, operazzjonali u/jew regolatorja. L-intenzjoni hija li jiġu indirizzati l-ħtiġijiet speċifiċi tal-politiki u tiġi rinfurzata l-kooperazzjoni Ewropea billi jinġabru flimkien il-kompetenzi tekniċi u speċjalizzati disponibbli fil-livell tal-UE u f’dak tal-gvernijiet nazzjonali. Huma ġew stabbiliti permezz ta’ regolamenti tal-Kunsill, jew tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, għal perjodu indefinit.

1.8. L-Uffiċċju tal-UPPE, li għadu kif ġie stabbilit, huwa l-prosekutur indipendenti u deċentralizzat tal-Unjoni Ewropea u l-kompetenza tiegħu hija li jinvestiga, iħarrek u jressaq quddiem il-ġustizzja atti kriminali kontra l-baġit tal-UE, bħal frodi, korruzzjoni jew frodi transkonfinali serja tal-VAT. Il-mandat tal-ELA se jkun li ssaħħaħ il-kooperazzjoni bejn l-awtoritajiet tas-suq tax-xogħol fil-livelli kollha u timmaniġġja aħjar is-sitwazzjonijiet transkonfinali, kif ukoll li tiżviluppa inizjattivi ulterjuri li jkunu ta’ appoġġ għall-mobbiltà ġusta. Iż-żewġ aġenziji se jiġu suġġetti għall-awditjar tagħna mis-sena finanzjarja 2019.

1.9. L-aġenziji deċentralizzati kollha jwettqu l-attivitajiet tagħhom taħt il-kontroll ta’ bord magħmul minn rappreżentanti tal-Istati Membri, tal-Kummissjoni u, f’ċerti aġenziji, ta’ partijiet oħra. Il-bord ( 5 ) jistabbilixxi l-qafas operazzjonali li l-aġenzija trid issegwi, bħall-programmi ta’ ħidma pluriennali u annwali, l-abbozzi ta’ baġits u t-tabelli tal-persunal, li jiġu implimentati taħt ir-responsabbiltà tad-Diretturi (Eżekuttivi) tagħhom.

L-aġenziji eżekuttivi tal-Kummissjoni jimplimentaw il-programmi tal-UE

1.10. aġenziji eżekuttivi Is-sitt ( 6 ) tal-Kummissjoni huma fdati b’kompiti eżekuttivi u operazzjonali relatati ma’ programm wieħed jew aktar tal-UE u ġew stabbiliti għal perjodu ta’ żmien definit. Huma nħolqu permezz ta’ deċiżjoni tal-Kummissjoni u jaħdmu taħt is-superviżjoni tal-Kumitati ta’ Tmexxija maħtura minnha. Ix-xogħol tagħhom huwa organizzat fuq il-bażi tal-programmi ta’ ħidma pluriennali u annwali stabbiliti u implimentati taħt ir-responsabbiltà tad-Diretturi (Eżekuttivi). Għall-kuntrarju tal-aġenziji deċentralizzati, il-baġits tagħhom ikopru n-nefqa għall-persunal u n-nefqa amministrattiva biss, filwaqt li l-infiq operazzjonali kollu li huma jimplimentaw jiġi mill-Kummissjoni. Għalhekk, il-baġits proprji tal-aġenziji eżekuttivi jirrappreżentaw biss parti żgħira ħafna mill-baġit li fil-fatt jimplimentaw.

Korpi oħra għandhom mandati speċifiċi

1.11. It-tliet korpi l-oħra huma l-EIT, l-ESA u l-SRB.

1.12. L-Istitut Ewropew tal-Innovazzjoni u t-Teknoloġija (EIT) f’Budapest huwa korp indipendenti u deċentralizzat tal-UE, li jiġbor flimkien riżorsi xjentifiċi, kummerċjali u edukattivi biex jistimula l-kapaċità ta’ innovazzjoni tal-Unjoni, billi jipprovdi finanzjament permezz ta’ għotjiet. Huwa ġie stabbilit mill-Parlament Ewropew u mill-Kunsill għal perjodu ta’ żmien indefinit, u huwa mmexxi minn Direttur u ssorveljat minn Bord tat-Governattiv.

1.13. L-Aġenzija Fornitriċi tal-Euratom (ESA), li tinsab fil-Lussemburgu, ġiet stabbilita mill-Kunsill għal perjodu indefinit biex tiżgura forniment regolari u ekwu ta’ karburanti nukleari lill-utenti tal-UE, f’konformità mat-Trattat Euratom. Għal dan l-għan, l-ESA tapplika strateġija ta’ forniment ibbażata fuq il-prinċipju tal-aċċess ugwali tal-utenti kollha għal minerali u għal karburanti nukleari, u tiffoka fuq it-titjib tas-sigurtà tal-forniment lill-utenti li jinsabu fl-UE, u b’hekk tikkontribwixxi wkoll għall-vijabbiltà tal-industrija nukleari tal-UE. Kumitat Konsultattiv magħmul minn rappreżentanti tal-Istati Membri jassisti lill-ESA fit-twettiq tal-kompiti tagħha billi jifformula opinjonijiet u billi jipprovdi analiżi u informazzjoni. L-ESA hija mmexxija minn Direttur Ġenerali li jaħdem f’kooperazzjoni mill-qrib mal-Kummissjoni.

1.14. Il-Bord Uniku ta’ Riżoluzzjoni (SRB) huwa l-awtorità ta’ riżoluzzjoni ċentrali fi ħdan l-Unjoni Bankarja, u s-sede tiegħu tinsab fi Brussell. Il-missjoni tiegħu hija li jiżgura r-riżoluzzjoni ordnata ta’ banek li jkunu qed ifallu, b’impatt minimu fuq l-ekonomija reali, fuq is-sistema finanzjarja, u fuq il-finanzi pubbliċi tal-Istati Membri parteċipanti u lil hinn minnhom. L-SRB huwa rrappreżentat mill-President tiegħu, li jassumi wkoll ir-rwol ta’ awtorità tal-ħatra.

L-aġenziji huma ffinanzjati minn diversi sorsi u taħt intestaturi differenti tal-QFP

1.15. Fl-2018, it-total tal-baġit tal-aġenziji kollha (minbarra l-SRB) ammonta għal EUR 4,2 biljun (żieda ta’ 20 % meta mqabbel mal-baġit ta’ EUR 3,5 biljun fl-2017) li huwa ekwivalenti għal madwar 2,9 % tal-baġit ġenerali tal-UE għall-2018 (2017: 2,7 %), kif jidher fil- Kaxxa 1.3 . Mill-2017 sal-2018, l-aġenziji li kellhom l-akbar żieda assoluta fil-baġits tagħhom kienu l-EIT, l-EMSA u l-ECHA, li huma ffinanzjati taħt l-Intestatura 1a tal-QFP (Kompetittività għat-tkabbir u l-impjiegi), kif ukoll l-eu-LISA, il-Frontex, l-EMA, l-EASO u l-Europol, li huma ffinanzjati taħt l-Intestatura 3 tal-QFP (Sigurtà u ċittadinanza).

1.16. Barra minn hekk, il-baġit tal-SRB għall-2018 ammonta għal EUR 6,9 biljun (2017: EUR 6,6 biljun). Dan jikkonsisti f’kontribuzzjonijiet mogħtija minn istituzzjonijiet ta’ kreditu biex jiġi stabbilit il-Fond Uniku ta’ Riżoluzzjoni u biex tiġi ffinanzjata n-nefqa amministrattiva tiegħu.

1.17. Il-baġits tal-aġenziji deċentralizzati u tal-korpi l-oħra jkopru n-nefqa għall-persunal, in-nefqa amministrattiva u n-nefqa operazzjonali tagħhom. L-aġenziji eżekuttivi jimplimentaw programmi ffinanzjati mill-baġit tal-Kummissjoni u l-baġit proprju tagħhom (madwar EUR 249 miljun b’kollox fl-2018) ikopri biss in-nefqa għall-persunal u n-nefqa amministrattiva tagħhom. Il-baġit operazzjonali tal-Kummissjoni (approprjazzjonijiet ta’ impenn) li ġie implimentat mis-sitt aġenziji eżekuttivi fl-2018 ammonta għal madwar EUR 11,3 biljun (2017: EUR 11-il biljun).

Kaxxa 1.3

Sorsi ta’ finanzjament tal-aġenziji għall-2018

Sors: Il-baġit ġenerali tal-UE għall-2018 u l-baġits tal-aġenziji għall-2018, informazzjoni kkompilata mill-QEA.

1.18. Il-biċċa l-kbira mill-aġenziji, inklużi l-aġenziji eżekuttivi kollha, huma ffinanzjati kważi għalkollox mill-baġit ġenerali tal-UE. L-oħrajn huma ffinanzjati kompletament jew parzjalment minn tariffi u imposti, u minn kontribuzzjonijiet diretti minn pajjiżi parteċipanti fl-attivitajiet tagħhom: l-Istati Membri, il-pajjiżi tal-EFTA, eċċ. Għas-sena finanzjarja 2018, il-baġits tal-aġenziji ġew prinċipalment iffinanzjati minn madwar EUR 1,8 biljun mill-baġit ġenerali tal-UE, madwar EUR 1 biljun minn tariffi, imposti u kontribuzzjonijiet mogħtija mill-awtoritajiet superviżorji nazzjonali, kif ukoll madwar EUR 1,2 biljun bħala dħul assenjat mill-Kummissjoni għall-eżekuzzjoni ta’ kompiti speċifiċi (delegati). Il- Kaxxa 1.4 turi ripartizzjoni tal-baġits tal-aġenziji skont is-sors tad-dħul tagħhom.

Kaxxa 1.4

Baġits tal-aġenziji għall-2018 skont is-sors tad-dħul

Sors: Il-baġits tal-aġenziji għall-2018, informazzjoni kkompilata mill-QEA.

1.19. Il- Kaxxa 1.5 ta’ hawn taħt tippreżenta l-baġits tal-aġenziji għall-2018 kif ippubblikati f’ Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea . Dawn huma ripartiti skont it-tip ta’ nfiq (it-Titolu I - spejjeż għall-persunal, it-Titolu II - nefqa amministrattiva u t-Titolu III - nefqa operazzjonali, flimkien ma’ kwalunkwe titolu ieħor użat), mhux skont l-attività.

Kaxxa 1.5

Baġits tal-aġenziji għall-2018 kif ippubblikati f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

Sors: L-aġenziji, informazzjoni kkompilata mill-QEA.

1.20. Il-biċċa l-kbira mill-aġenziji ma jimplimentawx programmi kbar ta’ nfiq operazzjonali jew operazzjonijiet oħra li jinvolvu ħafna spejjeż, iżda pjuttost jittrattaw kompiti li huma ta’ natura teknika, xjentifika u/jew regolatorja. Għaldaqstant, fil-biċċa l-kbira mill-każijiet il-baġits tagħhom jikkonsistu prinċipalment fin-nefqa għall-persunal u n-nefqa amministrattiva (il- Kaxxa 1.5 ). B’mod ġenerali, in-nefqa għall-persunal u n-nefqa amministrattiva tal-aġenziji jirrappreżentaw madwar 14 % mill-infiq kollu ta’ dan it-tip tal-istituzzjonijiet u l-korpi l-oħra tal-UE (il- Kaxxa 1.6 ).

Kaxxa 1.6

Nefqa għall-persunal u nefqa amministrattiva (*1) tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE (EUR biljun) fl-2018

Sors: Il-kontijiet konsolidati tal-UE għall-2018.

1.21. Il-kontribuzzjonijiet ta’ EUR 1,8 biljun mill-baġit ġenerali tal-UE huma ffinanzjati taħt intestaturi differenti tal-QFP, kif jidher fil- Kaxxa 1.7 .

Kaxxa 1.7

Finanzjament tal-aġenziji mill-baġits ġenerali tal-UE, skont l-intestatura tal-QFP

Sors: Il-Qafas finanzjarju pluriennali tal-UE li jkopri l-perjodu 2014-2020 u l-baġits tal-aġenziji għall-2018, informazzjoni kkompilata mill-QEA.

1.22. Fir-rigward tal-persunal, fi tmiem l-2018, l-aġenziji impjegaw madwar 11 400 membru tal-persunal (2017: madwar 11 000), madwar wieħed minn kull ħamsa tal-persunal totali impjegat mill-istituzzjonijiet u l-aġenziji tal-UE. Dawn iċ-ċifri tal-persunal jinkludu uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali, kif ukoll esperti nazzjonali sekondati. Il- Kaxxa 1.8 tippreżenta r-ripartizzjoni tal-persunal totali skont l-aġenzija. Fl-2018, minbarra l-persunal tagħhom stess, l-aġenziji użaw ukoll għadd konsiderevoli ta’ persunal interim minn aġenziji ta’ xogħol temporanju u konsulenti li jaħdmu f’diversi oqsma.

Kaxxa 1.8

Għadd ta’ membri tal-persunal għal kull aġenzija fi tmiem l-2018

Sors: L-aġenziji, informazzjoni kkompilata mill-QEA.

L-arranġamenti relatati mal-baġit u mal-kwittanza huma simili għall-aġenziji kollha, ħlief għall-EUIPO, is-CPVO u l-SRB

1.23. Għall-biċċa l-kbira mill-aġenziji deċentralizzati u korpi oħra, kif ukoll għall-aġenziji eżekuttivi kollha tal-Kummissjoni, il-Parlament Ewropew u l-Kunsill huma responsabbli għall-proċeduri annwali baġitarji u ta’ kwittanza. Il-kronoloġija tal-proċedura ta’ kwittanza tintwera fil- Figura 1.9 .

Kaxxa 1.9

Proċedura ta’ kwittanza għall-biċċa l-kbira mill-aġenziji

Sors: Il-QEA .

1.24. Madankollu, waħda mit-tliet aġenziji deċentralizzati li huma kompletament awtofinanzjati (l-EUIPO) hija suġġetta għal proċedura ta’ kwittanza mill-Kumitat tal-Baġit tagħha, iżda mhux mill-Parlament Ewropew u mill-Kunsill. B’mod simili, il-proċeduri annwali baġitarji u ta’ kwittanza tas-CPVO u tal-SRB (iż-żewġ aġenziji deċentralizzati l-oħra li huma kompletament awtofinanzjati) jaqgħu taħt it-responsabbiltà tal-Bordijiet tagħhom.

In-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE jiffaċilita l-kooperazzjoni bejn l-aġenziji u l-komunikazzjoni mal-partijiet ikkonċernati

1.25. In-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE (l-EUAN) ġie stabbilit mill-aġenziji bħala pjattaforma ta’ kooperazzjoni bejn l-aġenziji biex iżid il-viżibbiltà tal-aġenziji, biex jidentifika u jippromwovi titjib possibbli fl-effiċjenza u biex jipprovdi valur miżjud. L-EUAN jopera fuq il-bażi ta’ prijoritajiet li l-aġenziji jaqblu dwarhom f’Aġenda dwar l-Istrateġija għal ħames snin (2015-2020) kif ukoll fuq il-bażi ta’ programmi ta’ ħidma annwali li jispeċifikaw l-attivitajiet u r-riżultati tanġibbli. Rwol importanti assenjat lill-EUAN huwa li jiżgura komunikazzjoni effiċjenti bejn l-aġenziji u l-partijiet ikkonċernati, prinċipalment mal-Istituzzjonijiet Ewropej. L-EUAN huwa presedut minn aġenzija differenti kull sena fuq bażi ta’ rotazzjoni.

L-AWDITU TAGĦNA

Il-mandat tagħna jkopri awditi annwali, awditi speċjali u opinjonijiet

1.26. Kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), aħna awditjajna ( 7 ) (1) il-kontijiet tal-aġenziji kollha, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (8) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (9) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018, u (2) il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet.

1.27. Fuq il-bażi tar-riżultati tal-awditu tagħha, aħna nipprovdu lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill, jew lill-awtoritajiet ta’ kwittanza l-oħra li jissemmew fil-Kapitolu 3 ta’ dan ir-rapport, b’dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni għal kull aġenzija dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tagħha u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi. Aħna nikkomplementaw id-dikjarazzjonijiet ta’ assigurazzjoni b’osservazzjonijiet sinifikanti tal-awditjar, fejn ikun xieraq.

1.28. Barra minn hekk, u skont l-Artikolu 287(4) tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, aħna nwettqu wkoll awditi u nippubblikaw rapporti speċjali dwar suġġetti speċifiċi. Aħna nagħtu wkoll opinjonijiet fuq it-talba ta’ waħda mill-istituzzjonijiet jew mill-korpi l-oħra tal-Unjoni, li jipprovdu l-fehmiet tagħna dwar liġijiet u regolamenti, ġodda jew aġġornati, li jkollhom impatt sinifikanti fuq il-ġestjoni finanzjarja tal-UE. Ara l-Kapitolu 2 ta’ dan ir-rapport, it-Taqsima intitolata, “ Riżultati tal-awditjar ippreżentati f’dokumenti oħra relatati mal-aġenziji maħruġa mill-Qorti ”.

L-awditi tagħna huma maħsuba biex jindirizzaw ir-riskji ewlenin

1.29. L-awditi kollha tagħna huma mfassla b’tali mod li jkunu jistgħu jindirizzaw ir-riskji ewlenin identifikati. L-awditu annwali tal-kontijiet u d-dħul u l-pagamenti ta’ bażi tal-aġenziji tal-UE għall-2018 twettaq b’rispons għall-valutazzjoni tar-riskju tagħna, li hija ppreżentata fil-qosor hawn taħt.

Ir-riskju għall-affidabbiltà tal-kontijiet tal-aġenziji huwa ġeneralment baxx

1.30. B’mod ġenerali, aħna nqisu li r-riskju għall-affidabbiltà tal-kontijiet huwa baxx għall-aġenziji kollha. Il-kontijiet tal-aġenziji jiġu stabbiliti bl-applikazzjoni tar-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment. L-għadd ta’ żbalji materjali li nqabdu fil-passat kien żgħir. Madankollu, l-għadd dejjem jikber ta’ ftehimiet ta’ delega, li fihom il-Kummissjoni tassenja kompiti u dħul addizzjonali speċifiċi lill-aġenziji, jirrappreżenta sfida f’termini tal-konsistenza u t-trasparenza tat-trattament kontabilistiku u (baġitarju) tal-aġenziji.

Ir-riskju għal-legalità u r-regolarità tad-dħul huwa kumplessivament baxx, b’xi eċċezzjonijiet

1.31. Ir-riskju għal-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet huwa baxx għall-maġġoranza tal-aġenziji. L-aġenziji huma ffinanzjati kompletament permezz ta’ kontribuzzjonijiet mill-baġit ġenerali tal-UE u, kif stabbilit fir-regolamenti tagħhom, il-baġits u d-dħul li jirriżulta jiġu maqbula mal-awtoritajiet baġitarji matul il-proċeduri baġitarji annwali. Madankollu, għall-aġenziji li huma (parzjalment) awtofinanzjati ( 10 ) ir-riskju huwa medju, fejn ir-regolamenti speċifiċi huma applikabbli għad-debitar u l-ġbir ta’ tariffi għas-servizzi u ta’ kontribuzzjonijiet minn operaturi ekonomiċi jew pajjiżi li jikkooperaw.

Ir-riskju għal-legalità u r-regolarità tal-pagamenti huwa kumplessivament medju, iżda jvarja

Titolu I (Nefqa għall-persunal)

1.32. Ir-riskju huwa ġeneralment baxx. Is-salarji jiġu amministrati mis-servizz tal-PMO tal-Kummissjoni, li l-Qorti tawditja fi ħdan il-qafas tal-valutazzjonijiet speċifiċi tagħha tan-nefqa amministrattiva. Fi snin reċenti, ma nstabux żbalji materjali relatati man-nefqa għall-persunal. Madankollu, f’każijiet fejn l-aġenziji jkollhom jirreklutaw għadd kbir ta’ membri addizzjonali tal-persunal f’qasir żmien, hemm riskju minn medju għal għoli f’dak li jirrigwarda l-legalità u r-regolarità tal-proċeduri ta’ reklutaġġ.

Titolu II (Nefqa amministrattiva)

1.33. Aħna nqisu li r-riskju hawn huwa medju. L-akkwisti ta’ tipi differenti ta’ servizzi, b’ammonti dejjem akbar fil-qasam tal-IT, jinvolvu regoli u proċeduri kumplessi ta’ akkwist u, l-amministrazzjonijiet tal-aġenziji mhux dejjem jiżguraw trasparenza sodisfaċenti jew jiksbu l-aħjar valur għall-flus. L-iżbalji serji relatati mal-akkwist li jolqtu l-kundizzjonijiet għall-pagamenti tradizzjonalment huma waħda mir-raġunijiet prinċipali għalfejn il-Qorti toħroġ opinjonijiet kwalifikati tal-awditjar u osservazzjonijiet. Madankollu, il-kera tal-uffiċċji hija spiss il-kategorija prinċipali tal-ispejjeż li jitħallsu fuq bażi rikorrenti u normalment dawn ma jinbidlux dment li l-aġenzija ma tittrażlokax għal uffiċċji ġodda. Għalhekk, ir-riskju kumplessiv huwa medju. Riskju ġdid li ġie identifikat huwa l-użu akbar ta’ persunal estern permezz ta’ kuntratti ta’ servizzi tal-IT jew ta’ kuntratti ma’ aġenziji ta’ xogħol temporanju, li għalihom japplikaw oqfsa legali speċifiċi tal-UE u dawk nazzjonali, li jimponu bosta obbligi fuq l-impriżi li jħaddmu dawn il-ħaddiema.

Titolu III (Nefqa operazzjonali)

1.34. Aħna nqisu li r-riskju hawn huwa minn baxx għal għoli. Dan jiddependi fuq l-aġenziji speċifiċi u fuq it-tip ta’ nefqa operazzjonali li jkollhom. Inġenerali, ir-riskji relatati mal-akkwist huma simili għal dawk relatati mat-Titolu II, għalkemm l-ammonti involuti jistgħu jkunu ogħla. F’dak li jirrigwarda l-għotjiet imħallsa taħt it-Titolu III tal-baġit, awditi preċedenti wrew li, filwaqt li kumplessivament kien hemm titjib fil-kontrolli mwettqa mill-aġenziji, dawn mhux dejjem huma kompletament effettivi.

Ir-riskju għall-Ġestjoni Finanzjarja Tajba huwa kumplessivament medju

1.35. Aħna nqisu li r-riskju għall-Ġestjoni Finanzjarja Tajba huwa medju u li ġie identifikat prinċipalment fl-oqsma tal-IT u tal-akkwist pubbliku. Preċedentement, aħna rrappurtajna sejbiet dwar is-sistemi tal-IT li jvarjaw minn aġenzija għal oħra u dgħufijiet fil-ġestjoni tal-proġetti tal-IT, kif ukoll proċeduri ta’ akkwist li ma kinux jiżguraw li jinkiseb l-aħjar valur għall-flus.

1.36. Il-ħtieġa li jkun hemm strutturi u proċeduri amministrattivi separati għall-aġenziji kollha tikkostitwixxi riskju inerenti għall-effiċjenza amministrattiva.

Riskji oħra

1.37. B’segwitu għall-osservazzjonijiet li tqajmu fis-snin preċedenti u minħabba l-iżviluppi magħrufa tal-politiki tal-UE f’ċerti oqsma, ir-riskju identifikat f’dak li jirrigwarda l-livell ta’ kooperazzjoni tal-Istati Membri huwa għoli għal ċerti aġenziji: il-Frontex, l-EASO, l-ECHA u l-SRB.

Aħna nirrappurtaw każijiet ta’ frodi suspettata lill-OLAF

1.38. Aħna nikkooperaw mill-qrib mal-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi (OLAF) fil-ġlieda kontra l-frodi fil-baġit tal-UE. Aħna ngħaddu lill-OLAF kull każ ta’ suspett ta’ frodi, ta’ korruzzjoni jew ta’ attività illegali oħra li jaffettwa l-interessi finanzjarji tal-UE, u li nidentifikaw matul ix-xogħol tal-awditjar tagħna. Dawn il-każijiet imbagħad jingħataw segwitu mill-OLAF, li jiddeċiedi dwar kull investigazzjoni li tirriżulta, u li jikkoopera kif meħtieġ mal-awtoritajiet tal-Istati Membri.

1.39. Għalkemm l-awditi tagħna mhumiex maħsuba biex ifittxu speċifikament il-frodi, aħna naqbdu każijiet fejn ikollna suspett li setgħet tkun saret attività irregolari jew frodulenti. Matul l-2018, aħna ma kkomunikajna l-ebda każ ta’ frodi suspettata lill-OLAF (2017: tliet każijiet) li konna identifikajna matul ix-xogħol tal-awditjar tagħna. Madankollu, fuq it-talba tal-OLAF, aħna pprovdejna informazzjoni dwar bosta każijiet ta’ frodi suspettata li tikkonċerna l-proċeduri ta’reklutaġġ f’diversi aġenziji.

Aħna nipprovdu informazzjoni dwar l-awditi li jitwettqu mis-servizz tal-awditjar intern (IAS) tal-Kummissjoni u dwar ir-rapporti tal-evalwazzjoni esterna

1.40. Fit-taqsimiet speċifiċi għall-aġenziji tal-Kapitolu 3 ta’ dan ir-rapport, aħna nipprovdu wkoll informazzjoni dwar ir-rapporti tal-awditjar mħejjija mill-IAS, kif ukoll dwar l-evalwazzjonijiet esterni mwettqa għall-aġenziji fl-2018. Aħna ma vverifikajniex il-proċessi tal-awditjar u dawk ta’ evalwazzjoni relatati.

KAPITOLU 2

Ħarsa ġenerali lejn ir-riżultati tal-awditjar

INTRODUZZJONI

2.1. Dan il-kapitolu jagħti ħarsa ġenerali lejn ir-riżultati tal-awditi annwali tal-Qorti relatati mal-aġenziji għas-sena 2018, kif ukoll ta’ xogħol ieħor tal-awditjar relatat magħhom u mwettaq mill-Qorti matul l-2018.

Il-Kapitolu 3 ta’ dan ir-rapport jinkludi d-dikjarazzjonijiet ta’ assigurazzjoni (opinjonijiet tal-awditjar) dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-aġenziji u l-legalità u r-regolarità tad-dħul u l-pagamenti li fuqhom huma bbażati dawn il-kontijiet, kif ukoll il-kwistjonijiet u l-osservazzjonijiet kollha li ma jixħtux dubju fuq dawn l-opinjonijiet.

KUMPLESSIVAMENT, IR-RIŻULTATI TAL-AWDITI ANNWALI RELATATI MAL-AĠENZIJI GĦAS-SENA 2018 HUMA POŻITTIVI

2.2. B’mod ġenerali, l-awditu li wettaqna tal-kontijiet annwali tal-aġenziji għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018, kif ukoll tad-dħul u tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati, ikkonferma r-riżultati pożittivi li rrappurtajna fi snin preċedenti.

Opinjonijiet “favorevoli” dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-aġenziji kollha

2.3. opinjonijiet mhux kwalifikati (“favorevoli”) tal-awditjar dwar il-kontijiet tal-aġenziji kollha. Fl-opinjoni tagħna, dawn il-kontijiet jippreżentaw b’mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjonijiet finanzjarji tal-aġenziji fil-31 ta’ Diċembru 2018 kif ukoll ir-riżultati tal-operazzjonijiet tagħhom u l-flussi tal-flus tagħhom għas-sena li ntemmet dakinhar, skont id-dispożizzjonijiet tar-regolamenti finanzjarji applikabbli u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà tal-Kummissjoni Aħna ħriġnadwar il-kontijiet tal-aġenziji kollha. Fl-opinjoni tagħna, dawn il-kontijiet jippreżentaw b’mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjonijiet finanzjarji tal-aġenziji fil-31 ta’ Diċembru 2018 kif ukoll ir-riżultati tal-operazzjonijiet tagħhom u l-flussi tal-flus tagħhom għas-sena li ntemmet dakinhar, skont id-dispożizzjonijiet tar-regolamenti finanzjarji applikabbli u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà tal-Kummissjoni ( 11 )

Il-paragrafi ta’ osservazzjonijiet huma importanti għall-komprensjoni tal-kontijiet (l-EBA, l-EMA, il-Frontex u l-SRB)

2.4. Il-paragrafi ta’ osservazzjonijiet jiġbdu l-attenzjoni tal-qarrejja għal kwistjonijiet ta’ importanza li huma fundamentali biex l-utenti jifhmu l-kontijiet. Għas-sena finanzjarja 2018, aħna nindirizzaw il-paragrafi ta’ osservazzjonijiet għal erba’ aġenziji: l- EBA , l- EMA , il- Frontex u l- SRB .

2.5. EBA u l- EMA , l-aġenziji li preċedentement kienu bbażati f’Londra, aħna niġbdu l-attenzjoni għall-fatt li huma telqu mir-Renju Unit fl-2019 u li l-kontijiet tagħhom jinkludu provvedimenti għall-ispejjeż tal-ispostament relatati. Il-kontijiet tal-EBA għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018 jinkludu dawn il-provvedimenti li jammontaw għal EUR 4,7 miljun, kif ukoll provvediment għall-pagamenti kuntrattwali futuri li jifdal għall-uffiċċji tagħha f’Londra li jammontaw għal EUR 10,4 miljun. Il-kontijiet tal-EMA għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018 jinkludu provvedimenti għall-ispejjeż tal-ispostament relatati li jammontaw għal EUR 17,8 miljun. Il-ftehim ta’ kiri għas-sede preċedenti tal-Aġenzija f’Londra jistabbilixxi li l-perjodu ta’ kiri jkompli sal-2039 mingħajr ma jsemmi klawżola ta’ ħruġ. Fl-20 ta’ Frar 2019, il-High Court of Justice (England & Wales) ċaħdet it-talba tal-EMA li tikkanċella l-kiri. Madankollu, il-ftehim ta’ kiri jippermetti li l-bini jiġi riassenjat jew sullokat lil partijiet terzi. Meta ġew iffirmati l-kontijiet finali tal-Aġenzija, in-negozjati bejn l-Aġenzija u s-sullokaturi potenzjali kienu għadhom għaddejjin u l-ispiża netta futura tal-ftehim ta’ kiri li ma jistax jiġi kkanċellat ma kinitx magħrufa Għall-u l-, l-aġenziji li preċedentement kienu bbażati f’Londra, aħna niġbdu l-attenzjoni għall-fatt li huma telqu mir-Renju Unit fl-2019 u li l-kontijiet tagħhom jinkludu provvedimenti għall-ispejjeż tal-ispostament relatati. Il-kontijiet tal-EBA għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018 jinkludu dawn il-provvedimenti li jammontaw għal EUR 4,7 miljun, kif ukoll provvediment għall-pagamenti kuntrattwali futuri li jifdal għall-uffiċċji tagħha f’Londra li jammontaw għal EUR 10,4 miljun. Il-kontijiet tal-EMA għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018 jinkludu provvedimenti għall-ispejjeż tal-ispostament relatati li jammontaw għal EUR 17,8 miljun. Il-ftehim ta’ kiri għas-sede preċedenti tal-Aġenzija f’Londra jistabbilixxi li l-perjodu ta’ kiri jkompli sal-2039 mingħajr ma jsemmi klawżola ta’ ħruġ. Fl-20 ta’ Frar 2019, il-High Court of Justice (England & Wales) ċaħdet it-talba tal-EMA li tikkanċella l-kiri. Madankollu, il-ftehim ta’ kiri jippermetti li l-bini jiġi riassenjat jew sullokat lil partijiet terzi. Meta ġew iffirmati l-kontijiet finali tal-Aġenzija, in-negozjati bejn l-Aġenzija u s-sullokaturi potenzjali kienu għadhom għaddejjin u l-ispiża netta futura tal-ftehim ta’ kiri li ma jistax jiġi kkanċellat ma kinitx magħrufa ( 12 ) . In-noti għall-kontijiet tal-Aġenzija għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018 jiddivulgaw l-ammont sħiħ ta’ EUR 468 miljun f’kera li għad trid titħallas sal-2039, li minnu ammont ta’ EUR 465 miljun għall-perjodu ta’ kiri wara l-ispostament tal-Aġenzija għal Amsterdam huwa ddivulgat bħala obbligazzjoni kontinġenti. Barra minn hekk, fiż-żmien meta wettaqna l-awditu tal-EMA, kien għad ma hemmx ċertezza dwar it-telf totali ta’ persunal b’segwitu għar-rilokazzjoni tal-aġenzija. Din l-inċertezza tirrappreżenta riskju sinifikanti għall-kontinwità tal-operat tal-aġenzija. Kemm fir-rigward tal-EBA u tal-EMA, aħna indikajna wkoll tnaqqis possibbli fid-dħul b’segwitu għall-ħruġ tar-Renju Unit mill-UE.

2.6. Rigward il- Frontex , l-Aġenzija mmaniġġjat ftehimiet ta’ finanzjament ma’ pajjiżi li jikkooperaw għal attivitajiet operazzjonali f’ammont ta’ EUR 171 miljun (EUR 189 miljun fl-2017), li kienu jirrappreżentaw 59 % tal-baġit tal-Aġenzija għall-2018. Ġiet introdotta skema ta’ finanzjament simplifikata ġdida, li kienet tkopri n-nefqa għar-riżorsi umani ddikjarata taħt dawn il-ftehimiet ta’ finanzjament. Lejn tmiem l-2018, l-Aġenzija introduċiet ukoll sistema ġdida ta’ kontroll ex post li tkopri t-tipi kollha ta’ nfiq, u mmodifikat is-sistema tagħha ta’ kontrolli ex ante inkorporata fiċ-ċirkwiti finanzjarji. Il-Qorti se tivvaluta l-impatt ta’ dawn l-iżviluppi fl-awditi li ġejjin. Madankollu, ir-rimborż tan-nefqa relatata mat-tagħmir (madwar 35 % tan-nefqa totali għall-attivitajiet operazzjonali jew bejn wieħed u ieħor EUR 60 miljun) għadu bbażat fuq l-ispiża effettiva. Fl-2018, proġett pilota biex issir ukoll bidla għal rimborżi bbażati fuq l-ispejjeż unitarji għal dan it-tip ta’ spejjeż, sa issa, għadu ma rnexxiex fil-forma attwali tiegħu. Mill-2014 ’il hawn, il-Qorti rrappurtat konsistentement li, ta’ spiss, il-prova tal-ispejjeż relatati mat-tagħmir ikklejmjati minn pajjiżi li jikkooperaw mhijiex suffiċjenti, u dan ġie kkonfermat għal darb’oħra mir-riżultati tal-awditjar ta’ din is-sena. Il-verifikazzjonijiet ex ante li l-Frontex twettaq fir-rigward ta’ dawn l-ispejjeż ma jistgħux ikunu effettivi dment li jkomplu jsiru rimborżi tal-ispejjeż li ma jkunux issostanzjati minn dokumenti ta’ sostenn. Barra minn hekk, bħal fis-sena preċedenti, il-Frontex ma wettqet l-ebda verifikazzjoni ex post , u dan kompla jżid ir-riskju ta’ rimborżi mhux iġġustifikati tal-ispejjeż.

2.7. F’dak li jikkonċerna l-kontijiet tal- SRB , aħna nosservaw li l-appelli amministrattivi jew il-proċedimenti ġudizzjarji relatati mal-kontribuzzjonijiet għall-Fond bejn xi wħud mill-istituzzjonijiet ta’ kreditu u bejn l-awtoritajiet ta’ riżoluzzjoni nazzjonali u l-Bord, kif ukoll azzjonijiet legali mressqa quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja relatati ma’ deċiżjonijiet dwar l-adozzjoni tal-iskemi ta’ riżoluzzjoni ma kinux suġġetti għall-awditu tagħna. L-impatt possibbli tagħhom fuq ir-rapporti finanzjarji tal-Bord għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018 (b’mod partikolari fir-rigward ta’ obbligazzjonijiet kontinġenti, provvedimenti u obbligazzjonijiet) huwa suġġett għal awditu annwali speċifiku u r-riżultati se jkunu ppubblikati sal-1 ta’ Diċembru 2019, kif stipulat taħt l-Artikolu 92(4) tar-Regolament SRM.

Opinjonijiet “favorevoli” dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet tal-aġenziji kollha

2.8. Għall-aġenziji kollha, aħna ħriġna opinjonijiet mhux kwalifikati (“favorevoli”) tal-awditjar dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet annwali għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018. Fl-opinjoni tagħna, id-dħul kien legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Opinjonijiet “favorevoli” dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet tal-aġenziji, ħlief għall-EASO

2.9. Għal 40 aġenzija, aħna ħriġna opinjonijiet mhux kwalifikati (“favorevoli”) tal-awditjar dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet annwali għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018. Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti kienu legali u regolari fl-aspetti materjali kollha għal dawn l-aġenziji.

2.10. Għall- EASO , aħna ppubblikajna opinjoni kwalifikata dwar is-sejbiet tagħna rrappurtati għas-snin finanzjarji 2016 u 2017, meta aħna konna kkonkludejna li l-kuntratti dwar il-forniment ta’ ħaddiema interim fil-Greċja, is-servizzi tal-ivvjaġġar għall-Uffiċċju u l-kiri għall-bini tal-Uffiċċju f’Lesbos huma irregolari. Il-pagamenti li saru fl-2018 taħt dawn il-kuntratti ammontaw għal EUR 3 405 970 (4 % tal-pagamenti totali għall-2018). B’mod ġenerali, aħna nikkonkludu li s-sitwazzjoni insodisfaċenti li ġiet irrappurtata għas-sena 2017 f’dak li jirrigwarda l-governanza u l-arranġamenti ta’ kontroll intern tal-Uffiċċju, kif ukoll il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet, qed tittejjeb biss bil-mod u li l-azzjonijiet korrettivi li tniedu mill-maniġment tal-Uffiċċju għad iridu jiġu kkompletati. Dan huwa rifless ukoll mill-fatt li l-proċedura ewlenija ta’ akkwist li twettqet mill-Uffiċċju fl-2018 (kuntratti b’volum ta’ madwar EUR 50 miljun) reġgħet kienet irregolari minħabba li kien hemm dgħufijiet kbar fil-proċedura stess. Fl-2018, kien għadu ma sar l-ebda pagament taħt il-kuntratti relatati.

Il-paragrafi intitolati “Kwistjoni oħra” jindirizzaw kwistjonijiet ta’ importanza speċifika (EASO, EBA, ECHA, EIOPA, ESMA, SRB u GSA)

2.11. Il-paragrafi intitolati “Kwistjoni oħra” jiġbdu l-attenzjoni tal-qarrejja għal kwistjonijiet partikolari li huma importanti u li mhumiex marbutin direttament mal-fehim tal-utenti f’dak li jirrigwarda l-kontijiet.

2.12. Għall- EBA , l- EIOPA u l- ESMA , aħna niġbdu l-attenzjoni għall-fatt li l-baġits tagħhom huma ffinanzjati parzjalment mill-fondi tal-Unjoni Ewropea u parzjalment permezz ta’ kontribuzzjonijiet diretti mill-awtoritajiet superviżorji u/jew mill-entitajiet sorveljati tal-Istati Membri tal-UE. Huwa possibbli li, fil-futur, id-dħul tal-Awtoritajiet jonqos b’riżultat tad-deċiżjoni tar-Renju Unit li joħroġ mill-UE.

2.13. Barra minn hekk, kif identifikat mill- ESMA , it-tariffi diġà ddebitati lill-aġenziji ta’ klassifikazzjoni tal-kreditu huma bbażati fuq id-dħul tagħhom bħala entitajiet legali, iżda mhux bħala grupp jew grupp ta’ entitajiet relatati. Dan joħloq opportunità kważi leġittima biex jitnaqqsu jew jiġu evitati t-tariffi billi d-dħul mill-aġenziji ta’ klassifikazzjoni tal-kreditu taħt il-ġurisdizzjoni tal-UE jiġi ttrasferit għall-entitajiet relatati tagħhom barra mit-territorju tal-UE. L-effett finanzjarju li din il-lakuna fir-regolamenti probabbilment ikollha mhuwiex magħruf. L-Awtorità applikat ir-Regolament b’mod korrett, identifikat ir-riskju u indirizzatu lill-Kummissjoni.

2.14. Għall- EASO , aħna nkomplu niġbdu l-attenzjoni għall-fatt li minn tmiem l-2017, is-sitwazzjoni tar-riżorsi umani fl-Uffiċċju kienet iddeterjorat b’mod esponenzjali. Il-biċċa l-kbira mill-postijiet tax-xogħol battala kienu għadhom ma mtlewx fi tmiem l-2018. In-nuqqas ta’ maniġers fid-dipartiment amministrattiv huwa ta’ tħassib partikolari. B’mod ġenerali, din is-sitwazzjoni toħloq riskju sinifikanti għall-kontinwazzjoni tal-operazzjonijiet tal-Uffiċċju fil-livell attwali.

2.15. ECHA , il-Qorti tenfasizza għal darb’oħra li l-Aġenzija hija parzjalment awtofinanzjata u tirċievi tariffa minn kull kumpanija li tapplika għar-reġistrazzjoni ta’ sustanzi kimiċi kif meħtieġ skont ir-Regolament REACH ex post imwettqa mill-Aġenzija identifikaw il-ħtieġa li jsiru korrezzjonijiet konsiderevoli fit-tariffi, iżda l-ammont totali tagħhom kien għadu mhux magħruf sa tmiem l-2018. Din l-osservazzjoni turi l-limitazzjonijiet ta’ sistema li tibbaża eċċessivament fuq awtodikjarazzjonijiet li jsiru mill-applikanti. Għall-, il-Qorti tenfasizza għal darb’oħra li l-Aġenzija hija parzjalment awtofinanzjata u tirċievi tariffa minn kull kumpanija li tapplika għar-reġistrazzjoni ta’ sustanzi kimiċi kif meħtieġ skont ir-Regolament REACH ( 13 ) . L-Aġenzija tikkalkula u tiffattura t-tariffi fuq il-bażi ta’ informazzjoni pprovduta mill-kumpaniji meta ssir l-applikazzjoni. Il-verifikazzjonijietimwettqa mill-Aġenzija identifikaw il-ħtieġa li jsiru korrezzjonijiet konsiderevoli fit-tariffi, iżda l-ammont totali tagħhom kien għadu mhux magħruf sa tmiem l-2018. Din l-osservazzjoni turi l-limitazzjonijiet ta’ sistema li tibbaża eċċessivament fuq awtodikjarazzjonijiet li jsiru mill-applikanti.

2.16. Fil-każ tal- SRB , aħna ntennu li l-kontribuzzjonijiet għall-Fond Uniku ta’ Riżoluzzjoni jiġu kkalkulati fuq il-bażi tal-informazzjoni pprovduta mill-istituzzjonijiet ta’ kreditu lill-Bord, permezz tal-awtoritajiet ta’ riżoluzzjoni nazzjonali. Minħabba li r-Regolament dwar il-Mekkaniżmu Uniku ta’ Riżoluzzjoni ma jipprevedix qafas ta’ kontroll li jkun komprensiv u konsistenti, li jiżgura li l-informazzjoni hija affidabbli, ma jitwettqux kontrolli fil-livell tal-istituzzjonijiet ta’ kreditu. Madankollu, l-SRB iwettaq kemm kontrolli tal-konsistenza kif ukoll kontrolli analitiċi fir-rigward tal-informazzjoni. Barra minn hekk, aħna osservajna li l-metodoloġija użata għall-kalkolu tal-kontribuzzjonijiet, li hija stabbilita fil-qafas legali, hija kumplessa ħafna, u dan jirriżulta f’riskju għall-preċiżjoni. Għal raġunijiet ta’ kunfidenzjalità, il-Bord ma jistax jiddivulga d- data tal-istituzzjonijiet ta’ kreditu li tintuża biex jiġu kkalkulati l-kontribuzzjonijiet għall-Fond, u dan inaqqas it-trasparenza.

2.17. Għall- GSA , aħna nerġgħu niġbdu l-attenzjoni għall-fatt li wieħed mill-offerenti kkontesta li l-proċedura ta’ akkwist għal Kuntratt Qafas għall-isfruttar tas-sistema bis-satellita Galileo matul il-perjodu mill-2017 sal-2027, li kien jammonta għal EUR 1,5 biljun. Is-sentenza tal-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja se tiddeċiedi dwar il-legalità u r-regolarità tal-proċedura ta’ akkwist għall-kuntratt qafas u għall-kuntratti speċifiċi relatati kollha u l-pagamenti futuri. L-Aġenzija ddivulgat u spjegat il-kwistjoni fir-rapporti finanzjarji 2018, u pprovdiet ukoll informazzjoni li EUR 121 miljun, li jirrappreżentaw 10 % tal-baġit għall-2018 inklużi l-ammonti riċevuti permezz ta’ ftehimiet ta’ delega, kienu tħallsu taħt il-kuntratt qafas.

Kaxxa 2.1

Opinjonijiet tal-awditjar annwali dwar il-kontijiet, id-dħul u l-pagamenti tal-aġenziji għall-perjodu 2016 – 2018

Sors: Il-QEA.

L-osservazzjonijiet tagħna jindirizzaw oqsma fejn jista’ jsir titjib f’36 aġenzija

2.18. Minbarra l-opinjonijiet u l-paragrafi intitolati “Osservazzjonijiet” u “Kwistjoni oħra”, aħna għamilna wkoll madwar 100 osservazzjoni li jikkonċernaw 36 aġenzija biex nindirizzaw oqsma fejn huwa meħtieġ aktar titjib. Il-biċċa l-kbira minn dawn l-osservazzjonijiet jikkonċernaw nuqqasijiet fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku, bħalma kien il-każ fi snin preċedenti.

Il-ġestjoni tal-akkwist pubbliku tibqa’ l-qasam l-aktar suxxettibbli għal żbalji

2.19. L-objettiv tar-regoli tal-akkwist pubbliku huwa li tiġi żgurata l-kompetizzjoni ġusta bejn l-operaturi ekonomiċi u li jinkisbu l-offerti li jkunu l-aktar vantaġġużi ekonomikament, u biex b’hekk jiġu rrispettati l-prinċipji tat-trasparenza, tal-proporzjonalità, tat-trattament indaqs u tan-nondiskriminazzjoni.

2.20. Il-kampjuni tagħna għall-awditjar tal-2018 kienu jinkludu kuntratti qafas, kuntratti speċifiċi u kuntratti diretti i kienu jkopru l-aġenziji kollha. Għal 27 aġenzija, dawn il-kuntratti b’valur ta’ EUR 221 miljun (relatati ma’ pagamenti li saru fl-2018 li jammontaw għal EUR 18 -il miljun) ġew affettwati minn diversi tipi ta’ nuqqasijiet relatati mal-akkwist pubbliku. Madankollu, hemm aġenzija waħda biss (l-EASO) fejn l-irregolaritajiet fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku u l-pagamenti relatati wasslu għal opinjoni kwalifikata tal-awditjar (ara l- paragrafu 2.10 ).

Sejbiet frekwenti relatati mal-akkwist

2.21. aspett tal-legalità ( CPVO , EASA , EASO , EIGE , EMCDDA , ERA , EUIPO , eu-LISA , Eurojust , Europol , REA , SRB ), in-nuqqasijiet rikorrenti F’dak li jirrigwarda l-), in-nuqqasijiet rikorrenti ( 14 ) jirreferu għall-użu eċċessiv u mhux ġustifikat ta’ proċeduri ta’ akkwist innegozjati mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt; l-iżbalji fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta, l-estensjonijiet tad-durata tal-kuntratt u ż-żidiet fil-prezz inizjali ta’ kuntratt inizjali li jaqbżu l-limitu legali, l-inkonsistenzi finanzjarji bejn il-qafas u l-kuntratti speċifiċi, u l-konklużjoni ta’ kuntratti mingħajr evidenza dwar il-kriterji ta’ esklużjoni għall-offerti.

Kaxxa 2.2 Eżempju ta’ użu mhux ġustifikat ta’ proċedura ta’ akkwist innegozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt B’segwitu għal proċedura ta’ akkwist innegozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż dwar kuntratt, aġenzija ffirmat kuntratt qafas tal-IT għal perjodu ta’ tliet snin ma’ kumpanija li kienet ipprovdiet l-istess servizzi taħt kuntratt qafas preċedenti. Il-kuntratt qafas ġie ffirmat għal ammont totali ta’ EUR 450 000 (EUR 150 000 kull sena). Skont ir-Regolament Finanzjarju, din il-proċedura simplifikata hija aċċettabbli biss f’ċirkustanzi speċifiċi li ma kinux issostanzjati mill-aġenzija.

2.22. ġestjoni finanzjarja tajba ( Uffiċċju tal-BEREC , Cedefop , CEPOL , EBA , ECHA , EEA , EIOPA , EMCDDA , ESMA , ETF , EUIPO , Frontex ), in-nuqqasijiet rikorrenti Rigward l-osservazzjonijiet dwar il-), in-nuqqasijiet rikorrenti ( 15 ) jirreferu għad-dipendenza eċċessiva fuq il-kuntratturi, il-konsultazzjoni esterna u l-interims; għall-użu ta’ kriterji tal-għoti mhux adegwati u l-konklużjoni ta’ kuntratti b’offerti baxxi b’mod anormali mingħajr ġustifikazzjoni raġonevoli. Bosta aġenziji tal-UE esternalizzaw, b’mod estensiv, attivitajiet regolari u, okkażjonalment, anki attivitajiet prinċipali, u dan idgħajjef il-kompetenzi interni u l-kontroll fuq l-eżekuzzjoni tal-kuntratti. Xi wħud mill-aġenziji tal-UE ma żgurawx bilanċ sod bejn il-kriterji tal-għoti relatati mal-prezz u dawk relatati mal-kwalità, minħabba li l-komponenti tal-prezz ma kinux ta’ natura kompetittiva biżżejjed. F’każijiet oħra, il-kuntratti ngħataw lill-offerenti li l-prezzijiet tagħhom kienu ferm aktar baxxi minn dawk ta’ kandidati oħra, mingħajr ma ġew analizzati r-raġunijiet għall-offerti li potenzjalment kienu aktar baxxi b’mod anormali u mingħajr ma nkisbet l-evidenza formali u sostanzjali li tippermetti din id-deroga. Fl-aħħar nett, dawn id-dgħufijiet jistgħu jfixklu l-kompetizzjoni ġusta u l-kisba ta’ akkwisti li jkollhom l-aħjar valur għall-flus.

Kaxxa 2.3 Eżempju ta’ dipendenza fuq il-kuntratturi Taħt bosta kuntratti qafas li ġew iffirmati mal-istess kumpanija, aġenzija ħallset EUR 793 000 għax-xiri ta’ diversi tipi ta’ servizzi (appoġġ klerikali u segretarjali, organizzazzjoni ta’ avvenimenti, il-benessri u l-integrazzjoni tal-persunal, eċċ.). Dan l-ammont jirrappreżenta 37 % tal-baġit tagħha għall-2018 mhux relatat mas-salarji, li jindika li l-aġenzija hija dipendenti fuq ir-riżorsi esterni u fuq kumpanija waħda. Dan joħloq riskju għall-kontinwità tal-operat.

2.23. Rigward l-akkwist relatat mal-osservazzjonijiet ta’ kontrolli interni ( ECDC , EFCA , EIT , EMSA , ERA , Eurofound ), aħna nirreferu għal kuntratt qafas interistituzzjonali għall-forniment u l-manutenzjoni ta’ tagħmir tal-IT li ġie stabbilit mill-Kummissjoni u użat minn bosta aġenziji. It-termini ta’ dan il-kuntratt kienu dgħajfa minħabba l-fatt li kienu jippermettu x-xiri ta’ oġġetti li ma kinux speċifikament imsemmija fih u li ma kinux suġġetti għal proċedura kompetittiva inizjali. Dan ippermetta wkoll li l-kuntrattur jiddebita żidiet fuq il-prezzijiet ta’ oġġetti mixtrija minn fornituri oħra. Għalkemm l-aġenziji ma għandhom l-ebda setgħa li jbiddlu l-arranġamenti kuntrattwali bażiċi, aħna sibna li l-kontrolli ex ante li huma jwettqu mhux dejjem ivverifikaw li l-kuntrattur offra s-soluzzjonijiet l-aktar adatti għal prezzijiet kompetittivi, u li ż-żidiet iddebitati mill-kuntrattur kienu preċiżi. L-arranġamenti kuntrattwali dgħajfa flimkien mal-kontrolli interni parzjalment dgħajfa ma żgurawx il-kisba ta’ akkwisti li jkollhom l-aħjar valur għall-flus. Sadanittant, il-kuntratt qafas kien skada u l-kuntratt suċċessiv ġie mfassal aħjar, u b’hekk jindirizza s-sejbiet tagħna.

Azzjonijiet li għandhom jittieħdu 1 L-iżbalji relatati mal-akkwist pubbliku jibqgħu t-tip l-aktar frekwenti ta’ żball li jinqabad permezz tal-awditi tagħna. L-aġenziji huma mħeġġa biex ikomplu jtejbu l-proċeduri ta’ akkwist pubbliku tagħhom, li jiżguraw konformità sħiħa mar-regoli applikabbli, u li l-akkwisti jkollhom l-aħjar valur għall-flus.

Azzjonijiet li għandhom jittieħdu 2 Meta jużaw kuntratti interistituzzjonali, l-aġenziji jibqgħu responsabbli għall-applikazzjoni tal-prinċipji tal-akkwist pubbliku għax-xiri speċifiku tagħhom. Il-kontrolli interni tal-aġenziji jridu jiżguraw li dawn jiġu rrispettati.

L-użu ta’ kuntratti qafas minn xi wħud mill-aġenziji jista’ jillimita l-kompetizzjoni

2.24. Il-kuntratti qafas huma ftehimiet li jsiru mal-fornituri biex jiġu stabbiliti termini li jirregolaw ix-xiri speċifiku matul id-durata tal-ftehim. Huma jintużaw għal suġġett definit b’mod preċiż, iżda l-kwantitajiet eżatti u l-perjodu tal-konsenja ma jistgħux jiġu indikati minn qabel. Ir-raġuni prinċipali għall-użu ta’ kuntratti qafas hija li tiġi żgurata l-effiċjenza amministrattiva u jinkisbu ekonomiji ta’ skala. Madankollu, aħna identifikajna każijiet (EASA u EUIPO) fejn l-użu ta’ kuntratti qafas kbar li jkopru għadd kbir ta’ servizzi differenti kkawża riskju għall-kompetizzjoni. Dan huwa partikolarment il-każ meta s-servizzi proprji li għandhom jiġu pprovduti matul id-durata tal-ftehim ma jistgħux jiġu speċifikati b’mod ċar fil-mument meta jsiru l-proċeduri tal-akkwist inizjali, kif inhu tipikament il-każ għal servizzi bħalma huma dawk tal-IT u għall-konsulenza kummerċjali.

Kaxxa 2.4 Eżempju ta’ kuntratt qafas li ma kienx jinkludi speċifikazzjonijiet Għall-akkwist ta’ servizzi ta’ data analitika għal volum massimu ta’ EUR 5 miljun, aġenzija waħda għażlet li tuża kuntratt qafas ma’ operatur uniku b’riżultat ta’ proċedura miftuħa. Madankollu, it-termini li ntużaw fil-kuntratt qafas ma kinux speċifiċi biżżejjed biex jippermettu kompetizzjoni ġusta, minħabba li r-rekwiżiti konkreti rigward is-servizzi li kellhom jiġu pprovduti kienu għadhom mhumiex magħrufa fiż-żmien meta saret il-proċedura ta’ akkwist. Skont ir-regoli tal-applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju, f’dawn iċ-ċirkustanzi, l-awtorità kontraenti trid tiffirma kuntratt qafas ma’ bosta operaturi, u għal xiri speċifiku, trid issir proċedura kompetittiva bejn il-kuntratturi magħżula.

2.25. Kaxxa 2.5 turi l-valuri ta’ kuntratti qafas li ġew iffirmati mill-aġenziji bejn l-2015 u l-2018. Fl-2018, l-aġenziji ffirmaw kuntratti qafas pluriennali li jammontaw għal total ta’ madwar EUR 1,1 biljun Il-turi l-valuri ta’ kuntratti qafas li ġew iffirmati mill-aġenziji bejn l-2015 u l-2018. Fl-2018, l-aġenziji ffirmaw kuntratti qafas pluriennali li jammontaw għal total ta’ madwar EUR 1,1 biljun ( 16 )

Kaxxa 2.5

Valur totali ta’ kuntratti qafas iffirmati bejn l-2015 u l-2018 (EUR biljun)

Sors: Netwerk tal-aġenziji, informazzjoni kkompilata mill-QEA.

Azzjonijiet li għandhom jittieħdu 3 L-użu ta’ kuntratti qafas ma jridx ixekkel it-twettiq ta’ proċedura ta’ akkwist ġusta u kompetittiva. Il-kompetizzjoni fuq il-prezzijiet trid tieħu inkunsiderazzjoni l-elementi prinċipali kollha tal-prezz, bħall-prezzijiet unitarji u l-kwantità relatata ta’ unitajiet li għandhom jiġu ddebitati għas-servizzi speċifiċi.

Il-proċeduri ta’ akkwist konġunti jistgħu jiksbu żidiet fl-effiċjenza u ekonomiji ta’ skala

2.26. Kaxxa 2.6 ). L-għadd ta’ sejħiet konġunti għal offerti li tniedu minn korpi tal-UE żdied minn 1 għal 17 bejn l-2014 u l-2018 u sa tmiem l-2018, 30 korp tal-UE kienu pparteċipaw fi proċedura ta’ akkwist konġunta waħda jew aktar Il-35 aġenzija deċentralizzata u korpi oħra, flimkien mat-8 impriżi konġunti tal-UE (korpi tal-UE), jinsistu wkoll favur żidiet fl-effiċjenza amministrattiva u l-kisba ta’ ekonomiji ta’ skala permezz ta’ użu akbar ta’ proċeduri ta’ akkwist konġunti, fejn żewġ aġenziji jew aktar u l-impriżi konġunti li jkunu jeħtieġu servizzi simili jwettqu proċedura ta’ akkwist konġunta u flimkien isiru l-proprjetarji tal-kuntratt (il-). L-għadd ta’ sejħiet konġunti għal offerti li tniedu minn korpi tal-UE żdied minn 1 għal 17 bejn l-2014 u l-2018 u sa tmiem l-2018, 30 korp tal-UE kienu pparteċipaw fi proċedura ta’ akkwist konġunta waħda jew aktar ( 17 ) . Madankollu, minkejja x-xejra promettenti, it-tentattivi għal proċeduri ta’ akkwist konġunti mhux dejjem irnexxew, minħabba, pereżempju analiżi tas-suq li ma kinitx adegwata.

Kaxxa 2.6

Żieda sostantiva f’għadd ta’ sejħiet konġunti

Sors: Netwerk tal-aġenziji, informazzjoni kkompilata mill-QEA.

Kaxxa 2.7 Eżempji ta’ proċeduri ta’ akkwist li ma kinux irnexxew Fin-nuqqas ta’ analiżi xierqa tas-suq għal żewġ sejħiet pan-Ewropej għal servizzi ta’ telekomunikazzjoni u servizzi bankarji, ma ġiet riċevuta l-ebda offerta konformi li tkopri s-swieq lokali meħtieġa u l-proċeduri ma kinux irnexxew, u dan ikkawża ineffiċjenza amministrattiva. Barra minn hekk, minkejja li ż-żewġ aġenziji kienu jinsabu f’post komuni, il-proċedura ta’ akkwist konġunta għall-bini l-ġdid tagħhom ma kinitx irnexxiet.

Azzjonijiet li għandhom jittieħdu 4 L-aġenziji huma mħeġġa biex ikomplu jużaw il-proċeduri ta’ akkwist konġunti jew il-kuntratti qafas interistituzzjonali, sabiex jiksbu żidiet fl-effiċjenza u ekonomiji ta’ skala. Għall-aġenziji l-ġodda bħall-UPPE u l-ELA, il-parteċipazzjoni tagħhom fi proċeduri ta’ akkwist minflok ma jistabbilixxu kuntratti proprji u awtonomi, tista’ tkun partikolarment ta’ benefiċċju. Madankollu, qabel jitniedu proċeduri ta’ akkwist konġunti u qabel isiru l-isforzi amministrattivi relatati, għandha titwettaq analiżi tas-suq li tagħti prova tal-fattibbiltà ta’ proċedura ta’ akkwist konġunta.

Il-użu li jsir mill-ħaddiema temporanji tal-aġenziji u mill-konsulenti mhux dejjem kien konformi mal-qafas legali

2.27. Fl-2017, il-Qorti ħarġet analiżi rapida dwar każ speċifiku ( 18 ) rigward il-mod kif l-istituzzjonijiet u l-aġenziji tal-UE implimentaw l-impenn li ħadu li jnaqqsu l-persunal b’5 % fit-tabelli tal-persunal tagħhom matul il-perjodu 2013-2017 (għall-aġenziji: il-perjodu 2014 - 2018). Għall-aġenziji, aħna kkonkludejna li t-tnaqqis ta’ 5 % kien ġie implimentat, iżda kien hemm xi dewmien.

2.28. Huwa f’dan il-kuntest li l-osservazzjonijiet ta’ din is-sena dwar l-użu li jsir mill-konsulenti u mill-ħaddiema interim minn xi wħud mill-aġenziji huma ta’ importanza partikolari. Filwaqt li aħna ma awditjajniex b’mod orizzontali l-użu li jsir mill-persunal estern għall-aġenziji kollha, il-pagamenti fil-kampjuni tal-awditjar tagħna jindikaw xejra n-nuqqas ta’ persunal statutorju proprju jiġi kkumpensat minn persunal estern. Il- Kaxxa 2.8 tippreżenta informazzjoni miġbura min-Netwerk tal-aġenziji tal-UE (EUAN) dwar iż-żieda fl-għadd ta’ konsulenti tal-IT li jaħdmu fl-uffiċċji tal-aġenziji u ta’ korpi oħra b’kuntratti tat-tip Times and Means, u ta’ persunal interim impjegat mit-33 aġenzija li wieġbu għal stħarriġ rispettiv.

Kaxxa 2.8

Għadd ta’ konsulenti tal-IT u aġenti interim (33 aġenzija)

Sors: Netwerk tal-aġenziji tal-UE (EUAN), ċifri kkompilati mill-QEA.

2.29. Uffiċċju tal-BEREC , Chafea , CPVO , EASO , ERCEA , ESMA , SRB , EUIPO ), aħna sibna li dawn użaw kuntratti għall-forniment ta’ servizzi tal-IT u servizzi oħra ta’ konsulenza li ġew ifformulati u/jew implimentati b’tali mod li, fil-prattika, jista’ jirriżulta fl-assenjar (“mise à disposition”) ta’ ħaddiema temporanji minflok il-forniment ta’ servizzi jew ta’ prodotti speċifikati b’mod ċar. Il-forniment ta’ ħaddiema interim jista’ jsir biss permezz ta’ kuntratti ma’ aġenziji ta’ xogħol temporanju rreġistrati u f’konformità mad-Direttiva 2008/104/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill Għal tmien aġenziji (), aħna sibna li dawn użaw kuntratti għall-forniment ta’ servizzi tal-IT u servizzi oħra ta’ konsulenza li ġew ifformulati u/jew implimentati b’tali mod li, fil-prattika, jista’ jirriżulta fl-assenjar (“mise à disposition”) ta’ ħaddiema temporanji minflok il-forniment ta’ servizzi jew ta’ prodotti speċifikati b’mod ċar. Il-forniment ta’ ħaddiemajista’ jsir biss permezz ta’ kuntratti ma’ aġenziji ta’ xogħol temporanju rreġistrati u f’konformità mad-Direttiva 2008/104/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill ( 19 ) , kif ukoll skont ir-regoli speċifiċi adottati mill-Istati Membri fit-traspożizzjoni ta’ din id-Direttiva. L-użu ta’ kuntratti ta’ servizzi għall-forniment ta’ ħaddiema ma jkunx jikkonforma mar-Regolamenti tal-Persunal tal-UE u mar-regoli tal-UE dwar is-servizzi soċjali u l-impjiegi, u jesponi lil dawn l-aġenziji għal riskji legali u reputazzjonali.

2.30. Barra minn hekk, seba’ aġenziji ( EASO , EBA , EIOPA , EIGE , EMCDDA , ERCEA , SRB ) impjegaw ħaddiema interim ipprovduti minn aġenziji ta’ xogħol temporanju rreġistrati, iżda ma rrispettawx ir-regoli kollha stabbiliti kemm fid-Direttiva kif ukoll fil-liġi nazzjonali rispettiva, pereżempju f’dak li jirrigwarda l-kundizzjonijiet tax-xogħol għal ħaddiema interim .

Azzjonijiet li għandhom jittieħdu 5 L-aġenziji jistgħu janalizzaw, flimkien mal-awtoritajiet baġitarji, jekk l-użu li jsir mill-persunal estern huwiex kosteffiċjenti meta mqabbel mal-użu li jsir mill-persunal statutorju.

Azzjonijiet li għandhom jittieħdu 6 Meta jsir użu minn persunal estern, bħala prinċipju, jeħtieġ li jkun hemm konformità sħiħa mal-qafas legali tal-UE u ma’ dak nazzjonali, iżda anke biex jiġu evitati riskji ta’ tilwim u danni għar-reputazzjoni.

Servizzi ta’ konsulenza u mhux ta’ konsulenza fl-EUIPO

2.31. Minħabba l-firxa ta’ servizzi ta’ konsulenza użati mill-EUIPO, aħna wettaqna analiżi ta’ dawn is-servizzi min-naħa tal-Uffiċċju. Il-kuntratt prinċipali għal servizzi ta’ konsulenza jammonta għal EUR 80 miljun fuq perjodu ta’ erba’ snin. L-għadd ta’ membri tal-persunal estern ipprovdut mill-fornituri tas-servizzi taħt dawn il-kuntratti u taħt kuntratti simili żdied minn madwar 250 fl-2011 għal aktar minn 350 fl-2014, li mbagħad reġa’ naqas għal 215 fil-bidu tal-2018 (ekwivalenti għal madwar 20 % tal-persunal statutorju tal-Uffiċċju).

2.32. Aħna osservajna li, filwaqt li parti mis-servizzi li jingħataw taħt dawn il-kuntratti hija tabilħaqq konsulenza (pereżempju appoġġ għall-ġestjoni tal-proġetti, analiżi tal-proċess tan-negozju), parti oħra, tikkonsisti pjuttost minn appoġġ amministrattiv (pereżempju appoġġ segretarjali, skrivani amministrattivi li jħejju rapporti, appoġġ għal attivitajiet ta’ komunikazzjoni interna u esterna). L-aħħar parti tirrappreżenta l-akkwist ta’ manodopera jew is-self ta’ persunal, li huma strettament irregolati mil-liġi tax-xogħol Ewropea u dik nazzjonali. Huma biss l-aġenziji ta’ xogħol temporanju rreġistrati li huma awtorizzati li jipprovdu l-persunal estern u dan is-servizz ma jistax jingħata minn kumpaniji ta’ konsulenza.

L-implimentazzjoni ta’ qafas ta’ kontroll intern ġdid tinsab fil-proċess

2.33. Il-kontroll intern japplika għall-attivitajiet kollha, kemm finanzjarji kif ukoll mhux finanzjarji, u huwa proċess li jgħin lil organizzazzjoni biex tilħaq l-objettivi tagħha u ssostni l-prestazzjoni, filwaqt li jirrispetta r-regoli u r-regolamenti. Huwa jagħti appoġġ fit-teħid ta’ deċiżjonijiet tajba, filwaqt li jieħu kont tar-riskji għall-ilħuq tal-objettivi u jnaqqashom għal livelli aċċettabbli permezz ta’ kontrolli kosteffettivi. F’April 2017, il-Kummissjoni approvat qafas ta’ kontroll intern rivedut (ICF).

2.34. L-ICF il-ġdid huwa mfassal biex jipprovdi aċċertament raġonevoli rigward il-kisba ta’ ħames objettivi stabbiliti fir-Regolamenti Finanzjarji: (1) l-effettività, l-effiċjenza u l-ekonomija tal-operazzjonijiet; (2) l-affidabbiltà tar-rappurtar; (3) is-salvagwardja tal-assi u tal-informazzjoni; (4) il-prevenzjoni, id-detezzjoni, il-korrezzjoni u s-segwitu għal frodi u irregolaritajiet, u (5) il-ġestjoni adegwata tar-riskji relatati mal-legalità u mar-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi. Dan il-qafas jissupplimenta r-Regolament Finanzjarju bil-ħsieb li jallinja l-istandards ta’ kontroll intern għall-ogħla standards internazzjonali, kif stabbiliti fil-qafas tal-Kumitat tal-Organizzazzjonijiet li Jisponsorjaw il-Kummissjoni Treadway (COSO).

2.35. Kif kien il-każ għall-istandards ta’ kontroll intern tal-Kummissjoni li qed jiġu sostitwiti mill-ICF, huwa mistenni li l-korpi inkarigati, bħall-aġenziji, jimplimentaw l-ICF b’analoġija. Sa tmiem l-2018, il-bordijiet ta’ 29 aġenzija kienu adottaw l-ICF, filwaqt li 15-il aġenzija rrappurtaw ukoll l-implimentazzjoni tiegħu.

Azzjonijiet li għandhom jittieħdu 7 L-adozzjoni u l-implimentazzjoni tal-Qafas ta’ Kontroll Intern tal-Kummissjoni (2017) mill-aġenziji kollha huma neċessità sabiex l-istandards ta’ kontroll intern jiġu allinjati mal-ogħla standards internazzjonali u biex jiġi żgurat li l-kontrolli interni jappoġġaw it-teħid ta’ deċiżjonijiet b’mod effettiv u effiċjenti.

Mhux l-aġenziji kollha għandhom politika stabbilita dwar karigi sensittivi

2.36. EASO , EASME , ECHA , EEA , ENISA , Frontex , SRB ) ma għandhomx politiki stabbiliti li jiddefinixxu l-funzjonijiet sensittivi tagħhom u l-kontrolli mitiganti relatati. Il-ġestjoni ta’ funzjonijiet sensittivi hija element standard tal-kontroll intern, u l-għan tagħha huwa li tnaqqas ir-riskju ta’ użu skorrett tas-setgħat iddelegati lill-persunal għal livell aċċettabbli. Il-karigi sensittivi huma dawk fejn membru tal-persunal li jwettaq attività jkollu grad ta’ awtonomija u/jew setgħa deċiżjonali suffiċjenti, li jekk ikun jixtieq, ikun jista’ juża dawn is-setgħat b’mod skorrett għal gwadann personali ( 20 ) . F’qafas ta’ kontroll intern effettiv, ir-riskji assoċjati ma’ funzjonijiet sensittivi jiġu mmaniġjati permezz ta’ kontrolli mitiganti u, bħala l-aħħar rimedju, permezz tal-mobbiltà tal-persunal. Aħna sibna li seba’ aġenziji () ma għandhomx politiki stabbiliti li jiddefinixxu l-funzjonijiet sensittivi tagħhom u l-kontrolli mitiganti relatati.

2.37. Anki jekk l-aġenziji għandhom struttura amministrattiva simili u r-rwoli tal-atturi finanzjarji jiġu rregolati minn regolamenti finanzjarji simili, huma japplikaw interpretazzjonijiet differenti ta’ liema karigi għandhom jitqiesu bħala potenzjalment sensittivi. Il- Kaxxa 2.9 ta’ hawn taħt turi l-għadd ta’ aġenziji li jqisu kariga speċifika bħala potenzjalment sensittiva.

Kaxxa 2.9

Karigi potenzjalment sensittivi

Sors: Il-QEA.

2.38. Il-kontrolli prinċipali stabbiliti mill-aġenziji sabiex jimmitigaw ir-riskji relatati ma’ karigi sensittivi huma s-segregazzjoni tad-dmirijiet u l-applikazzjoni tal-prinċipju ta’ kontroll doppju għall-inizjazzjoni u l-awtorizzazzjoni ta’ tranżazzjonijiet. Madankollu, huma biss terz tal-aġenziji li għandhom politika ta’ mobbiltà obbligatorja għall-persunal li jokkupa karigi sensittivi.

Azzjonijiet li għandhom jittieħdu 8 L-aġenziji huma mistiedna biex jaqblu dwar liema karigi għandhom jitqiesu bħala li huma sensittivi u biex jintroduċu jew jallinjaw il-politiki tagħhom dwar karigi sensittivi bil-għan li jimmitigaw ir-riskju ta’ użu skorrett tas-setgħat għal gwadann personali.

Hemm lok biex l-istruttura u r-rappurtar tal-baġit isiru aktar sinifikattivi

2.39. Bħal fi snin preċedenti, l-ammont u l-volum tal-ftehimiet ta’ delega u ta’ għotja li ġew konklużi bejn il-Kummissjoni u għadd ta’ aġenziji komplew jiżdiedu fl-2018. Taħt dawn il-ftehimiet, l-aġenziji jirċievu fondi mil-Kummissjoni assenjati għall-eżekuzzjoni ta’ kompiti speċifiċi f’isem il-Kummissjoni.

2.40. Għalkemm dawn il-fondi isiru parti mid-dħul tal-baġit (dħul assenjat) tal-aġenziji kkonċernati, huma jistgħu jintużaw biss għall-finijiet definiti fil-ftehimiet ta’ delega. Jekk il-kompiti jdumu aktar minn sena, l-aġenziji huma mistennija li jżommu l-parti tal-fondi li ma jkunux intnefqu fi tmiem is-sena sabiex jużawhom għall-kompiti li jifdal li għandhom jitwettqu sat-tmiem tal-ftehim. Huwa biss f’dan il-punt li l-fondi li jifdal iridu jiġu rritornati lill-Kummissjoni. B’konsegwenza ta’ dan, dawn il-fondi jridu jiġu eliminati mill-kalkolu tar-riżultat baġitarju annwali “proprju” tal-aġenziji, li jifforma parti mir-rapporti finanzjarji tagħhom. Għal dan il-għan, il-biċċa l-kbira mill-aġenziji jinkludu ċifra ta’ korrezzjoni fil-kalkoli tagħhom tar-riżultat tal-baġit. Madankollu, b’kont meħud taż-ż-żieda fl-għadd u fil-volum ta’ dawn il-ftehimiet, aħna nqisu li jeħtieġ isir rappurtar aktar komprensiv u standardizzat dwar id-dħul assenjat u l-infiq relatat għall-kalkolu tar-riżultati baġitarji tal-aġenziji.

Azzjonijiet li għandhom jittieħdu 9 Sabiex tiżdied it-trasparenza tar-rappurtar baġitarju, l-aġenziji li jimplimentaw dħul assenjat huma mħeġġa biex fir-rapporti finanzjarji tagħhom jinkludu stampa ġenerali standardizzata li tiżvela d-dħul assenjat u l-infiq relatat għal kull ftehim ta’ delega tal-Kummissjoni.

2.41. Barra minn hekk, il-proċeduri ta’ ppjanar implimentati mill-aġenziji kollha u li jirriżultaw fi programmi ta’ ħidma annwali u pluriennali (jew dokumenti ta’ programmazzjoni uniċi) huma bbażati fuq l-attivitajiet. Għal kull waħda minn dawn l-attivitajiet, il-programmi ta’ ħidma speċifiċi jrid ikun fihom informazzjoni dwar ir-riżorsi ppjanati (umani u finanzjarji). Madankollu, aħna osservajna li l-baġits ippubblikati tal-aġenziji kollha jiġu ppreżentati skont it-tip ta’ nefqa (nefqa għall-persunal, nefqa amministrattiva u nefqa operazzjonali, ara l- Kaxxa 1.5 fil-Kapitolu 1 ), iżda mhux skont l-attività. B’konsegwenza ta’ dan, ir-riżorsi li jintnefqu għall-attivitajiet differenti ma jidhrux.

Azzjonijiet li għandhom jittieħdu 10 Il-pubblikazzjoni tal-baġits tal-aġenziji skont l-attività tkun tippermetti li r-riżorsi jkunu marbuta mal-attivitajiet li għalihom jintużaw.

Hemm riskji li jikkonċernaw il-kalkolu korrett tat-tariffi tar-reġistrazzjoni u tas-servizzi

2.42. Għadd ta’ aġenziji ( CdT , CPVO , EASA , EBA , ECHA , EIOPA , EMA , ESMA , EUIPO , SRB ) jiġbru d-dħul mit-tariffi tas-servizzi jew tar-reġistrazzjoni ddebitati lill-operaturi ekonomiċi (ara l- Kapitolu 1, il-Kaxxi 1.3 u 1.4 ). Aħna osservajna r-riskji li jikkonċernaw il-kalkolu korrett ta’ dawn it-tariffi.

2.43. ECHA tirċievi tariffa minn kull kumpanija li titlob ir-reġistrazzjoni ta’ sustanzi kimiċi L-tirċievi tariffa minn kull kumpanija li titlob ir-reġistrazzjoni ta’ sustanzi kimiċi ( 21 ) . Din it-tariffa tiddependi fuq id-daqs tal-kumpaniji (mikro, żgħir, medju, kbir) u fuq il-volum tas-sustanzi kimiċi (sollijiet differenti) irreġistrati. Ibbażat fuq il-verifikazzjonijiet proprji mwettqa mill-ECHA mill-2011 ’il hawn u li ġew ikkompletati sa issa, madwar 52 % tal-kumpaniji li ġew ivverifikati u li ddikjaraw li kienu ta’ daqs mikro, żgħir jew medju (11 % tal-kumpaniji kollha) kienu kkategorizzaw id-daqs tagħhom b’mod skorrett, u dan irriżulta f’tariffi aktar baxxi ( 22 ) . Filwaqt li l-Aġenzija għamlet progress konsiderevoli fl-irkupru tat-tnaqqis mhux dovut fit-tariffi u fil-ġbir ta’ imposti amministrattivi tardivi, ix-xogħol ta’ verifikazzjoni għadu qed jikkawża ammont sinifikanti ta’ xogħol f’termini ta’ identifikazzjoni u korrezzjoni ta’ dawn il-każijiet. Barra minn hekk, il-kwantitajiet ta’ sustanzi kimiċi li għandhom jiġu rreġistrati jirrappreżentaw element importanti għall-kalkolu tat-tariffi tar-reġistrazzjoni. Madankollu, l-ECHA ma għandha l-ebda drittijiet ta’ verifikazzjoni f’dak li jikkonċerna l-preċiżjoni ta’ dawn il-kwantitajiet. Dawn id-drittijiet huma disponibbli biss għall-Istati Membri.

2.44. It-tariffi ddebitati mill- ESMA lill-aġenziji ta’ klassifikazzjoni tal-kreditu huma bbażati fuq id-dħul tagħhom bħala entitajiet legali, iżda mhux bħala grupp jew grupp ta’ entitajiet relatati. Diskrepanza fir-regolament relatat dwar it-tariffi toħloq opportunità kważi leġittima biex jitnaqqsu jew jiġu evitati t-tariffi billi d-dħul mill-aġenziji ta’ klassifikazzjoni tal-kreditu taħt il-ġurisdizzjoni tal-UE jiġi ttrasferit għall-entitajiet relatati tagħhom barra mit-territorju tal-UE. L-Awtorità applikat ir-regolament b’mod korrett, identifikat ir-riskju u indirizzatu lill-Kummissjoni.

2.45. Il-kontribuzzjonijiet tal-istituzzjonijiet ta’ kreditu għall-Fond Uniku ta’ Riżoluzzjoni li huwa mmaniġġjat mill- SRB jiġu kkalkulati fuq il-bażi tal-informazzjoni pprovduta li l-istituzzjonijiet ta’ kreditu jipprovdu lill-Bord, permezz tal-awtoritajiet ta’ riżoluzzjoni nazzjonali. Minħabba li r-Regolament dwar il-Mekkaniżmu Uniku ta’ Riżoluzzjoni ma jipprevedix qafas ta’ kontroll li jkun komprensiv u konsistenti, li jiżgura li l-informazzjoni hija affidabbli, ma jitwettqux kontrolli fil-livell tal-istituzzjonijiet ta’ kreditu. Madankollu, l-SRB iwettaq kemm kontrolli tal-konsistenza kif ukoll kontrolli analitiċi fir-rigward tal-informazzjoni. Barra minn hekk, il-metodoloġija użata għall-kalkolu tal-kontribuzzjonijiet stabbilita fil-qafas legali hija kumplessa ħafna, u tista’ twassal għal riskju fil-preċiżjoni. Għal raġunijiet ta’ kunfidenzjalità, il-Bord ma jistax jiddivulga d- data tal-istituzzjonijiet ta’ kreditu li tintuża biex jiġu kkalkulati l-kontribuzzjonijiet għall-Fond, u dan inaqqas it-trasparenza.

Azzjonijiet li għandhom jittieħdu 11 L-aġenziji kkonċernati huma mistiedna biex jikkonsultaw lill-Kummissjoni rigward kwalunkwe ħtieġa għal aġġustament tal-qafas legali sabiex jiġi żgurat li l-kalkoli tat-tariffi jkunu bbażati fuq informazzjoni preċiża li tirrifletti r-realtà ekonomika.

L-aġenziji qed jagħtu segwitu għas-sejbiet tal-awditjar mis-snin preċedenti

2.46. Aħna pprovdejna status dwar l-azzjonijiet ta’ segwitu li ttieħdu mill-aġenziji b’rispons għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti. Il- Kaxxa 2.10 turi li għall-223 osservazzjoni li ma kinux ġew indirizzati sa tmiem l-2017, u fl-2018, fil-biċċa l-kbira mill-każijiet fl-2018, ġew ikkompletati jew kienu għaddejjin azzjonijiet korrettivi. Mill-107 osservazzjonijiet pendenti u minn dawk li għadhom għaddejjin, l-azzjonijiet korrettivi meħtieġa biex jiġu indirizzati 13-il osservazzjoni ma kinux taħt il-kontroll (uniku) tal-aġenzija.

Kaxxa 2.10

Sforzi mill-aġenziji biex jagħtu segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sors: Il-QEA.

2.47. Matul l-awditu annwali tas-sena li għaddiet, aħna eżaminajna l-ambjenti kontabilistiċi tal-aġenziji, li huma element importanti għat-tħejjija ta’ kontijiet affidabbli. Għal 13-il aġenzija, aħna għamilna osservazzjonijiet dwar l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà fl-eżekuzzjoni tad-dmirijiet tagħhom. B’segwitu għall-osservazzjonijiet tal-Qorti, il-maġġoranza tal-aġenziji, ħlief għal tnejn ( EACEA , EFSA ), indirizzaw il-kwistjoni fl-2018. Xejra simili ġiet osservata li tikkonċerna l-validazzjonijiet (mill-ġdid) ta’ sistemi kontabilistiċi pendenti. Is-seba’ aġenziji kollha li għalihom aħna rrappurtajna dwar din il-ħtieġa fl-2018 kienu kkompletaw l-azzjoni korrettiva fl-2018.

2.48. Sar progress tajjeb ukoll f’dak li jirrigwarda l-introduzzjoni tal-akkwist elettroniku. Kif ġie rrappurtat is-sena li għaddiet, il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika fl-2010 (e-invoicing), għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti (e-tendering) fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Il- Kaxxa 2.11 ta’ hawn taħt turi l-progress li sar fl-introduzzjoni tal-għodod sa tmiem l-2018.

Kaxxa 2.11

L-introduzzjoni tal-akkwist elettroniku tinsab fil-proċess

Sors: Il-QEA.

2.49. Sar ukoll xi progress fl-2018 f’dak li jirrigwarda l-introduzzjoni ta’ SYSPER II, l-għodda ta’ ġestjoni tar-riżorsi umani li ġiet żviluppata mill-Kummissjoni. Il- Kaxxa 2.12 ta’ hawn taħt turi li fl-2018 ħames aġenziji addizzjonali ffirmaw għal din l-għodda. B’mod ġenerali, il-Kummissjoni rrappurtat li l-kooperazzjoni mal-aġenziji kienet tajba. Madankollu, minħabba li l-proġett huwa kumpless u minħabba li kull aġenzija għandha l-ispeċifiċitajiet tagħha, il-progress fl-implimentazzjoni ta’ SYSPER II ivarja. Għal xi wħud mill-aġenziji huwa diffiċli li jassenjaw ir-riżorsi meħtieġa lill-proġetti u għaldaqstant qed jiffaċċjaw xi dewmien.

Kaxxa 2.12

Introduzzjoni tal-għodda ta’ ġestjoni tar-riżorsi umani, SYSPER II

Sors: Il-QEA.

Mhux l-aġenziji kollha huma suġġetti għall-istess proċedura baġitarja u ta’ kwittanza

2.50. Għall-kuntrarju ta’ aġenziji oħra, l-EUIPO, li hija aġenzija deċentralizzata kompletament awtofinanzjata, hija suġġetta għal proċedura ta’ kwittanza mill-Kumitat tal-Baġit tagħha, iżda mhux mill-Parlament Ewropew u mill-Kunsill (ara l- Kapitolu 1, il-paragrafi 1.23 u 1.24 ). B’mod simili, il-proċeduri annwali baġitarji u ta’ kwittanza tal-SRB u tas-CPVO, iż-żewġ aġenziji l-oħra li huma kompletament awtofinanzjati, jaqgħu taħt it-responsabbiltà tal-Bordijiet tagħhom. Dawn il-proċeduri differenti huma previsti mir-regolamenti fundaturi tagħhom.

RIŻULTATI TAL-AWDITJAR IPPREŻENTATI F’DOKUMENTI OĦRA RELATATI MAL-AĠENZIJI MAĦRUĠA MILL-QORTI

Rapport Speċjali Nru 29/2018 tal-QEA: L-EIOPA tat kontribut importanti għas-superviżjoni u l-istabbiltà fis-settur tal-assigurazzjoni, iżda għad fadal xi sfidi sinifikanti

2.52. L-EIOPA ġiet stabbilita fl-2011, b’segwitu għar-riforma tas-superviżjoni tas-settur finanzjarju tal-UE wara l-kriżi finanzjarja tal-2007-2008. L-EIOPA taġixxi bħala korp konsultattiv indipendenti għall-Kummissjoni Ewropea, għall-Parlament u għall-Kunsill.

2.53. F’awditu speċjali li wettaqna flimkien mal-awditjar finanzjarju u tal-konformità tal-EIOPA li nwettqu kull sena, aħna eżaminajna jekk l-awtorità tagħtix kontribut effettiv għas-superviżjoni u għall-istabbiltà finanzjarja fis-settur tal-assigurazzjoni. B’mod partikolari, aħna analizzajna l-azzjonijiet tal-EIOPA fil-qasam tas-superviżjoni u tal-konverġenza superviżorja (il-kooperazzjoni mal-Awtoritajiet Nazzjonali Kompetenti (ANK) u x-xogħol tagħhom fuq mudelli interni u fuq attivitajiet transkonfinali), it-test tal-istress li twettaq fil-qasam tal-assigurazzjoni fl-2016, kif ukoll l-adegwatezza tar-riżorsi u tal-governanza tal-EIOPA.

2.54. Il-konklużjoni kumplessiva tagħna hija li l-EIOPA għamlet użu tajjeb minn firxa wiesgħa ta’ għodod biex tappoġġa l-konverġenza superviżorja u l-istabbiltà finanzjarja. Madankollu, għad hemm sfidi sinifikanti li jridu jiġu indirizzati mill-EIOPA nfisha, mis-superviżuri nazzjonali u mil-leġiżlaturi, pereżempju fil-kuntest tar-rieżaminar tal-Awtoritajiet Superviżorji Ewropej (ASE) u tad-Direttiva Solvibbiltà II. Barra minn hekk, aħna rrakkomandajna li għat-titjib tal-effiċjenza u l-effettività tal-azzjonijiet tal-EIOPA, jeħtieġ li l-Awtorità ssaħħaħ ir-riżorsi umani assenjati għas-superviżjoni.

2.55. Il-konklużjonijiet sħaħ tal-awditjar, flimkien mar-rakkomandazzjonijiet relatati u r-risposti tal-awtorità, jiġu indirizzati fir-Rapport Speċjali Nru 29/2018, li huwa disponibbli fuq is-sit web tagħna eca.europa.eu.

Rapport Annwali Speċifiku 2017 tal-QEA skont l-Artikolu 92(4) tar-Regolament (UE) 806/2014 dwar kwalunkwe obbligazzjoni kontinġenti li tinħoloq b’riżultat tat-twettiq mill-Bord Uniku ta’ Riżoluzzjoni, il-Kunsill u l-Kummissjoni, tal-kompiti tagħhom skont dan ir-Regolament għas-sena finanzjarja 2017

2.56. Skont l-Artikolu 92(4) tar-Regolament SRM, kull sena, aħna nawditjaw l-eżistenza ta’ kwalunkwe obbligazzjoni kontinġenti li tinħoloq b’riżultat tat-twettiq mill-Bord Uniku ta’ Riżoluzzjoni, il-Kunsill u l-Kummissjoni tal-kompiti tagħhom skont dan ir-Regolament.

2.57. Il-konklużjonijiet tal-awditjar għas-sena finanzjarja 2017, flimkien mar-rakkomandazzjonijiet relatati u r-risposti tal-SRB, jiġu indirizzati fir-rapport speċifiku tagħna, li huwa disponibbli fuq is-sit web tagħna eca.europa.eu.

Rapporti speċjali oħra ppubblikat mill-QEA li jagħmlu referenza wkoll għal aġenzija waħda jew aktar

2.58. Minbarra rapporti tal-awditjar iddedikati speċifikament għall-aġenziji, matul l-2018 aħna ppubblikajna wkoll għadd ta’ rapporti speċjali tal-awditjar dwar l-implimentazzjoni tal-politiki tal-UE, li għamlu referenza għal għadd ta’ aġenziji (il- Kaxxa 2.13 ).

Kaxxa 2.13

Rapporti speċjali tal-awditjar oħra ppubblikati mill-QEA li jagħmlu referenza għall-aġenziji

Sors: Il-QEA.

RISPOSTA TAN-NETWERK TAL-AĠENZIJI TAL-UE

L-Aġenziji japprezzaw il-konklużjonijiet pożittivi tal-Qorti dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tagħhom u t-tranżazzjonijiet li huma bbażati fuqhom.

2.21, 2.22 u 2.28. In-Netwerk jixtieq jenfasizza li l-osservazzjonijiet fil-qasam tal-ġestjoni finanzjarja, kontrolli interni relatati mal-akkwist u l-akkwist ta’ servizzi interim jikkonsisti f’każijiet differenti ħafna u jvarja minn Aġenzija għall-oħra, għaldaqstant, in-Netwerk jixtieq jagħmel referenza għat-tweġibiet individwali tal-Aġenzija fil-Kapitolu 3.

2.29. Tabilħaqq l-Aġenziji tal-UE jridu jikkonkludu l-kuntratti għal ħaddiema interim /temporanji b’konformità mar-Regoli Finanzjarji tal-UE applikabbli u l-leġislazzjoni nazzjonali rilevanti li tittrasponi d-Direttiva 2008/104/KE dwar xogħol temporanju permezz ta’ aġenzija. Il-kumpaniji ta’ xogħol temporanju kkuntrattati mill-Aġenziji tal-UE huma obbligati li jikkonformaw mal-kundizzjonijiet stipulati mil-leġiżlazzjoni nazzjonali (li jittrasponu l-leġiżlazzjoni tal-UE rilevanti) għall-kuntratt ta’ impjieg għal xogħol temporanju konkluż ma’ kull ħaddiem interim u suġġetti għal litigazzjoni possibbli rigward l-eżekuzzjoni tiegħu. Il-kuntratt ta’ servizz (standard) konkluż bejn l-Aġenzija tal-UE u l-kumpanija ta’ xogħol temporanju normalment jirreferi għal dan l-obbligu.

2.31. L-Uffiċċju jżomm separazzjoni stretta bejn il-kunċett ta’ persunal u ta’ riżorsi esterni; għaldaqstant il-kunċett ta’ persunal estern ma jeżistix fl-EUIPO. Barra minn hekk, l-Uffiċċju prinċipalment jikkuntratta servizzi esterni permezz tal-modalità ta’ prezz fiss. Għaldaqstant, l-għadd ta’ riżorsi mhuwiex indikatur tajjeb. Barra minn hekk, il-baġit allokat għall-konsulenza ilu jonqos b’mod kostanti matul dawn l-aħħar snin.

2.32. Fir-rigward tal-użu tal-Kuntratt Qafas (FWC), għat-talba ta’ servizzi li jistgħu jidhru li huma ta’ natura amministrattiva, l-Uffiċċju ma jqisx li dan jista’ jiġi assoċjat ma’ “self tal-persunal”. Bħala politika ġenerali dan l-appoġġ amministrattiv ikkuntrattat huwa pprovdut fil-kuntest ta’ proġetti u mhux tan-negozju ewlieni. B’mod ġenerali, l-użu ta’ persunal mhux statutorju għall-għoti ta’ appoġġ amministrattiv lil hinn mill-proġetti huwa limitat għal ħaddiema permezz tal-aġenzija ( interim ).

2.37. In-Netwerk jixtieq jenfasizza l-impenn tiegħu fl-allinjament tal-politiki. Fil-każ tal-kwistjoni kkonċernata (“post potenzjalment sensittiv”), allinjament possibbli għandu jiġi kkunsidrat bir-reqqa fir-rigward tal-identifikazzjoni ta’ pożizzjonijiet sensittivi possibbli u n-natura u l-livell tar-riskji inerenti għal dawn tal-aħħar. Il-miżuri ta’ mitigazzjoni li jistgħu jiġu kkunsidrati meħtieġa/proporzjonali biex jindirizzaw dawn ir-riskji, jiddependu, b’mod pjuttost sostanzjali, minn fatturi bħad-daqs tal-Aġenzija u/jew in-natura u l-kamp ta’ applikazzjoni tal-mandat/tan-negozju ewlieni tagħha. Kwalunkwe “armonizzazzjoni” mhux proporzjonata, jew soluzzjoni “waħda tajba għal kulħadd”, għandha tiġi evitata, b’mod partikolari l-użu/applikazzjoni possibbli ta’ “mobilità obbligatorja” għal ċerti pożizzjonijiet predefiniti. Tali miżura għandha dejjem tiddependi fuq il-valutazzjoni attwali tal-proporzjonalità u l-effettività tagħha fir-rigward ta’ kull Aġenzija, billi tikkunsidra r-riskji attwali involuti, kif ukoll l-effett ta’ tfixkil potenzjali fuq il-funzjonament regolari tal-Aġenzija.

2.50 u 2.51. L-EUIPO jixtieq jenfasizza d-deċiżjoni tal-leġiżlaturi li ġiet ikkonfermata matul l-aħħar riforma leġiżlattiva. Skont l-Artikolu 176(2) tar-Regolament (UE) 2017/1001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-14 ta’ Ġunju 2017 dwar it-trademark tal-Unjoni Ewropea (EUTMR), “il-Kumitat tal-Baġit għandu jagħti rendikont lid-Direttur Eżekuttiv fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-baġit” . Tali rendikont huwa bbażat ħafna fuq ir-rapporti annwali maħruġa mill-QEA.

KAPITOLU 3

Dikjarazzjonijiet ta’ Assigurazzjoni u riżultati oħra tal-awditjar speċifiċi għall-aġenziji

3.1. INFORMAZZJONI LI TAPPOĠĠA D-DIKJARAZZJONIJIET TA’ ASSIGURAZZJONI

Bażi għal opinjonijiet

3.1.1. Aħna wettaqna l-awditu tagħna skont l-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar (ISAs) u l-Kodiċijiet tal-Etika tal-IFAC, u l-Istandards Internazzjonali tal-Istituzzjonijiet Supremi tal-Awditjar (ISSAIs) tal-INTOSAI. Ir-responsabbiltajiet tagħna skont dawn l-istandards jingħataw f’aktar dettall fit-taqsima “Responsabbiltajiet tal-awditur” fir-rapport tagħna. F’konformità mal-Kodiċi ta’ Etika għall-Kontabilisti Professjonali maħruġ mill-Bord tal-Istandards Internazzjonali tal-Etika għall-Kontabilisti (il-Kodiċi tal-IESBA) u mar-rekwiżiti etiċi li huma rilevanti għall-awditu tagħna, aħna indipendenti u wettaqna r-responsabbiltajiet etiċi l-oħra tagħna skont dawn ir-rekwiżiti u l-Kodiċi tal-IESBA. Aħna nemmnu li l-evidenza għall-awditjar li ksibna hija suffiċjenti u xierqa biex tipprovdi bażi għall-opinjoni tagħna.

Responsabbiltajiet tal-maniġment u ta’ dawk inkarigati mill-governanza

3.1.2. Skont l-Artikoli 310 sa 325 tat-TFUE u r-Regolamenti Finanzjarji tal-aġenziji, il-maniġment ta’ kull waħda minn dawn l-aġenziji huwa responsabbli mit-tħejjija u l-preżentazzjoni tal-kontijiet tagħhom abbażi ta’ standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment u mil-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati. Din ir-responsabbiltà tinkludi t-tfassil, l-implimentazzjoni u ż-żamma ta’ kontrolli interni rilevanti għat-tħejjija u l-preżentazzjoni ta’ rapporti finanzjarji li jkunu ħielsa minn kwalunkwe dikjarazzjoni skorretta materjali, sew jekk minħabba frodi u sew jekk minħabba xi żball. Il-maniġment huwa responsabbli wkoll milli jiżgura li l-attivitajiet, it-tranżazzjonijiet finanzjarji u l-informazzjoni riflessi fir-rapporti finanzjarji jkunu jikkonformaw mal-awtoritajiet li jirregolawhom. Il-maniġment ta’ kull aġenzija jerfa’ r-responsabbiltà aħħarija għal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet tal-aġenzija.

3.1.3. Fit-tħejjija tal-kontijiet, il-maniġment huwa responsabbli milli jivvaluta l-kapaċità tal-aġenzija li tkompli bħala negozju avvjat, filwaqt li jiddivulga, kif applikabbli, kwistjonijiet relatati ma’ negozju avvjat u juża l-bażi kontabilistika ta’ negozju avvjat, dment li ma jkunx biħsiebu jillikwida l-entità jew itemm l-operazzjonijiet, jew inkella ma jkollu l-ebda alternattiva realistika ħlief li jagħmel dan.

3.1.4. Dawk inkarigati mill-governanza huma responsabbli mis-sorveljanza tal-proċess ta’ rappurtar finanzjarju tal-aġenziji.

Ir-responsabbiltajiet tal-awditur għall-awditjar tal-kontijiet u tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi

3.1.5. L-objettivi tagħna huma li niksbu aċċertament raġonevoli dwar jekk il-kontijiet tal-aġenziji jkunux ħielsa minn kwalunkwe dikjarazzjoni skorretta materjali u dwar jekk it-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati jkunux legali u regolari, u li fuq il-bażi tal-awditu tagħna, nipprovdu lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill jew lil awtoritajiet ta’ kwittanza rispettivi oħra b’dikjarazzjonijiet ta’ assigurazzjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-aġenziji u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati. Aċċertament raġonevoli huwa aċċertament ta’ livell għoli, iżda mhuwiex garanzija li awditu dejjem se jaqbad dikjarazzjoni skorretta materjali jew nuqqas ta’ konformità meta dawn ikunu jeżistu. Dawn jistgħu jiġu kkaġunati minn frodi jew minn xi żball u jitqiesu materjali jekk, individwalment jew flimkien, jistgħu jkunu mistennija, b’mod raġonevoli, li jinfluwenzaw id-deċiżjonijiet ekonomiċi li l-utenti jieħdu fuq il-bażi ta’ dawn il-kontijiet.

3.1.6. Għad-dħul, aħna nivverifikaw is-sussidji li jiġu riċevuti mingħand il-Kummissjoni jew mingħand il-pajjiżi li jikkooperaw mal-aġenziji u nivvalutaw il-proċeduri tal-aġenziji għall-ġbir ta’ tariffi u ta’ introjtu ieħor, jekk ikun il-każ.

3.1.7. Għall-infiq, aħna neżaminaw it-tranżazzjonijiet ta’ pagament meta l-infiq ikun ġie mġarrab, irreġistrat u aċċettat. Dan l-eżaminar ikopri l-kategoriji kollha ta’ pagamenti (inklużi dawk li jkunu saru għax-xiri ta’ assi) minbarra pagamenti bil-quddiem fil-punt meta jsiru. Il-pagamenti bil-quddiem jiġu eżaminati meta r-riċevitur tal-fondi jipprovdi ġustifikazzjoni għall-użu xieraq tagħhom u aġenzija taċċetta l-ġustifikazzjoni billi tapprova l-pagament bil-quddiem, sew jekk fl-istess sena u sew jekk aktar tard.

3.1.8. F’konformità mal-ISAs u l-ISSAIs, aħna neżerċitaw ġudizzju professjonali u nmantnu xettiċiżmu professjonali tul l-awditu. Barra minn hekk, aħna: — Nidentifikaw u nivvalutaw ir-riskji ta’ dikjarazzjoni skorretta materjali tal-kontijet u ta’ nuqqas ta’ konformità materjali mit-tranżazzjonijiet ta’ bażi mar-rekwiżiti tal-qafas legali tal-Unjoni Ewropea, sew jekk minħabba frodi u sew jekk minħabba xi żball, infasslu u nwettqu proċeduri tal-awditjar li jirrispondu għal dawk ir-riskji, u niksbu evidenza għall-awditjar li tkun suffiċjenti u adegwata biex tipprovdi bażi għall-opinjonijiet tagħna. Ir-riskju li ma jinqabdux jew dikjarazzjoni skorretta materjali jew nuqqas ta’ konformità b’riżultat ta’ frodi huwa ogħla mir-riskju li dawn ma jinqabdux meta jkunu b’riżultat ta’ żball, billi frodi tista’ tinvolvi kollużjoni, falsifikazzjoni, ommissjonijiet intenzjonali, rappreżentazzjonijiet żbaljati, jew każijiet fejn jinqabżu l-kontrolli interni. — Niksbu fehim tal-kontrolli interni rilevanti għall-awditu sabiex infasslu proċeduri tal-awditjar li jkunu xierqa fiċ-ċirkustanzi, iżda mhux bl-iskop li nagħtu opinjoni dwar l-effettività tal-kontrolli interni. — Nevalwaw l-adegwatezza tal-politiki kontabilistiċi użati, ir-raġonevolezza tal-istimi kontabilistiċi u d-divulgazzjonijiet relatati li jsiru mill-maniġment. — Nilħqu konklużjoni dwar l-adegwatezza tal-użu mill-maniġment tal-bażi kontabilistika ta’ negozju avvjat u, abbażi tal-evidenza għall-awditjar miksuba, jekk tkunx teżisti inċertezza materjali relatata ma’ avvenimenti jew kundizzjonijiet li jistgħu jixħtu dubju sinifikanti fuq il-kapapċità ta’ aġenzija li tkompli bħala negozju avvjat. Jekk aħna nikkonkludu li tkun teżisti inċertezza materjali, aħna meħtieġa niġbdu l-attenzjoni, fir-rapport tal-awditur tagħna, għad-divulgazzjonijiet relatati fil-kontijiet jew, jekk dawn id-divulgazzjonijiet ma jkunux adegwati, nimmodifikaw l-opinjoni tagħna. Il-konklużjonijiet tagħna huma bbażati fuq l-evidenza għall-awditjar miksuba sad-data tar-rapport tal-awditur tagħna. Madankollu, avvenimenti jew kundizzjonijiet futuri jistgħu jwasslu biex entità ma tkomplix bħala negozju avvjat. — Nevalwaw il-preżentazzjoni, l-istruttura u l-kontenut ġenerali tal-kontijiet, inklużi d-divulgazzjonijiet, u jekk il-kontijiet jirrappreżentawx it-tranżazzjonijiet u l-avvenimenti ta’ bażi b’mod li tinkiseb preżentazzjoni ġusta. — Niksbu evidenza adegwata u suffiċjenti għall-awditjar dwar l-informazzjoni finanzjarja tal-aġenziji biex nesprimu opinjoni dwar il-kontijiet u t-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati. Aħna responsabbli għat-tmexxija, is-superviżjoni u l-prestazzjoni tal-awditu. Aħna nibqgħu unikament responsabbli għall-opinjoni tal-awditjar li nagħtu. — Qisna x-xogħol tal-awditjar li l-awditur indipendenti estern wettaq fuq il-kontijiet tal-aġenziji kif stipulat fl-Artikolu 208(4) tar-Regolament Finanzjarju tal-UE (27), fejn dan kien applikabbli. Aħna nikkomunikaw mal-maniġment rigward, fost oħrajn, l-ambitu u t-twaqqit ippjanati tal-awditu u dwar sejbiet sinifikanti tal-awditjar, inklużi defiċjenzi sinifikanti fil-kontrolli interni li aħna nidentifikaw matul l-awditu tagħna. Mill-kwistjonijiet li dwarhom aħna nkunu kkomunikajna mal-aġenziji, aħna niddeterminaw dawk li kienu tal-akbar sinifikat fl-awditjar tal-kontijiet tal-perjodu attwali, u li għalhekk huma l-kwistjonijiet ewlenin tal-awditjar. Aħna niddeskrivu dawn il-kwistjonijiet fir-rapport tal-awditur tagħna, dment li l-liġi jew ir-regolament ma jkunux jipprekludu d-divulgazzjoni pubblika dwar il-kwistjoni jew meta, f’ċirkustanzi rari ħafna, aħna niddeterminaw li kwistjoni ma għandhiex tiġi kkomunikata fir-rapport tagħna minħabba li l-konsegwenzi avversi jekk dan isir ikunu mistennija, b’mod raġonevoli, li jkunu akbar mill-benefiċċji ta’ din il-komunikazzjoni għall-interess pubbliku.

Aġenziji ffinanzjati taħt l-Intestatura 1a tal-QFP – Kompetittività għat-tkabbir u l-impjiegi

3.2. L-AĠENZIJA GĦALL-KOOPERAZZJONI TAR-REGOLATURI TAL-ENERĠIJA (ACER)

INTRODUZZJONI

3.2.1. L-Aġenzija għall-Kooperazzjoni tar-Regolaturi tal-Enerġija (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, jew l-“ACER”), li tinsab f’Ljubljana, inħolqot bir-Regolament (KE) Nru 713/2009 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill ( 28 ) . Il-kompitu prinċipali tal-Aġenzija huwa li tgħin lill-Awtoritajiet Regolatorji Nazzjonali fl-eżerċizzju, fil-livell tal-Unjoni, tal-kompiti regolatorji li huma jwettqu fl-Istati Membri u, fejn ikun meħtieġ, li tikkoordina l-azzjonijiet tagħhom. Skont ir-Regolament REMIT ( 29 ) , l-Aġenzija ngħatawlha responsabbiltajiet addizzjonali, flimkien mal-awtoritajiet regolatorji nazzjonali, fir-rigward tal-monitoraġġ tas-suq Ewropew tal-enerġija bl-ingrossa.

3.2.2. Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija It-tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija ( 30 ) Tabella Iċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija 2017 2018 Baġit (miljun EUR) (31) 13 14 Persunal fil-31 ta’ Diċembru (32) 91 90 Sors: baġit ippubblikat fil-ĠU.

ID-DIKJARAZZJONI TA’ ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI 3.2.3. Aħna awditjajna: (a) il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (33) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (34) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018, u (b) il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE). Affidabbiltà tal-kontijiet Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet 3.2.4. Fl-opinjoni tagħna, il-kontijiet tal-Aġenzija għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018 jippreżentaw b’mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tal-Aġenzija fil-31 ta’ Diċembru 2018, ir-riżultati tal-operazzjonijiet tagħha, il-flussi tal-flus tagħha, u l-bidliet fl-assi netti għas-sena li ntemmet dakinhar, skont ir-Regolament Finanzjarju tagħha u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment. Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet Dħul Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet 3.2.5. Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha. Pagamenti Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet 3.2.6. Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2018 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.2.7. Fl-2018, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar is-sigurtà tal-IT fl-ACER u s-Sigurtà tal-Informazzjoni fil-qasam “REMIT” ( 35 ) . L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza xi wħud mill-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.2.8. Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b’rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl- Anness .

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena Osservazzjonijiet tal-Qorti Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A) 2014 Għad ma hemmx Skola Ewropea fis-Slovenja, kif stipulat fil-Ftehim dwar is-Sede. Ikkompletata 2016 L-Aġenzija tista’ tqis il-possibbiltà li tintroduċi approprjazzjonijiet baġitarji differenzjati biex tiġi riflessa aħjar in-natura pluriennali tal-operazzjonijiet. Għadha għaddejja 2017 Minkejja l-bidliet sinifikanti li saru fl-ambjent kontabilistiku, l-aħħar validazzjoni tas-sistema kontabilistika saret fl-2011. Ikkompletata 2017 Is-sit għall-irkupru ta’ data f’każ ta’ diżastru, tal-Aġenzija, jinsab fl-istess post bħad-data oriġinali. Għadha għaddejja 2017 L-Aġenzija ma wettqitx analiżi komprensiva tal-impatt tal-BREXIT. Ikkompletata 2017 L-Aġenzija tippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web proprju tagħha u fuq il-midja soċjali, iżda normalment mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO) (36). Għadha għaddejja 2017 E-procurement: sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet għadha ma introduċiet l-ebda waħda mill-għodod tal-IT żviluppati mill-Kummissjoni (37). Għadha għaddejja

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

L-Aġenzija għall-Kooperazzjoni tar-Regolaturi tal-Enerġija (ACER) ħadet nota tar-rapport tal-Qorti.

3.3. AĠENZIJA GĦALL-APPOĠĠ TAL-KORP TA’ REGOLATURI EWROPEJ TAL-KOMUNIKAZZJONIJIET ELETTRONIĊI (UFFIĊĊJU TAL-BEREC)

INTRODUZZJONI

3.3.1. L-Aġenzija għall-Appoġġ tal-Korp ta’ Regolaturi Ewropej tal-Komunikazzjonijiet Elettroniċi (minn hawn ’il quddiem “l-Uffiċċju”), li tinsab f’Riga, ġiet stabbilita bir-Regolament (UE) 2018/1971 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill ( 38 ) jissostitwixxi r-Regolament (KE) Nru 1211/2009 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill ( 39 ) . Il-kompitu prinċipali tal-Uffiċċju huwa li