(4)

Fil-Punt VII: il-punt 1 ghandu jinbidel bit-test li gej: “A Organizzazzjoni tar-riceviment u l-ipprocessar tal-applikazzjonijiet ghall-viza Kull Stat Membru ghandu jkun responsabbli ghall-organizzazzjoni u l-ipprocessar tal-applikazzjonijiet ghall-viza. Ghal kull lokalità l-Istati Membri ghandhom jew jattrezzaw l-ufficcju konsulari taghhom bit-taghmir necessarju biex jittiehdu/jingabru l-identifikaturi biometrici jew bla hsara ghall-ghazliet ta' rapprezentanza msemmija aktar 'il fuq, jiddeciedu li jikkooperaw ma' Stat Membru iehor jew aktar. Kull kooperazzjoni ghandha tkun forma ta' ko-lokazzjoni jew it-twaqqif ta' Centru Komuni ghall-Applikazzjonijiet jew fejn dawn mhux adatti, kooperazzjoni ma' msiehba esterni. a) Meta tinghazel il-‘ko-lokazzjoni’, l-istaff mill-missjonijiet diplomatici u l-ufficcji konsulari ta' wiehed mill-Istati Membri jew aktar jipprocessa l-applikazzjonijiet (inkluzi l-identifikaturi biometrici) indirizzati lilhom fil-missjoni diplomatika u l-ufficcju konsulari ta' Stat membru iehor u jaqsmu t-taghmir ta' dak l-Istat Membru. L-Istati Membri koncernati ghandhom jaqblu dwar it-tul ta' zmien u l-kondizzjonijiet fir-rigward tal-waqfien operattiv tal-ko-lokazzjoni kif ukoll dwar il-proporzjon tal-mizata amministrattiva li ghandha tithallas lill-Istat Membru li jkun ipprovda l-missjoni diplomatika jew l-ufficcju konsulari. L-applikanti ghandhom jigu rriferuti ghand l-Istat Membru responsabbli ghall-ipprocessar tal-applikazzjoni ghal viza. b) Meta jkunu stabbiliti‘Centri Komuni ghall-Applikazzjonijiet’, staff minn missjonijiet diplomatici u ufficcji konsulari ta' zewg Stati Membri jew aktar ghandu jingabar f'bini wiehed fil-bini ta' Stat Membru wiehed li jkun igawdi harsien diplomatiku jew konsulari taht il-ligi internazzjonali jew f'bini tal-Kummissjoni Ewropea maghruf mill-Istat ospitanti bhala wiehed invjolabbli biex hemmhekk jircievu l-applikazzjonijiet ghall-vizi (inkluzi l-identifikaturi biometrici) indirizzati lilhom. L-applikazzjonijiet ghandhom jigi diretti lill-Istat Membru responsabbli ghall-ipprocessar tal-applikazzjoni ghall-viza. L-Istat Membri ghandhom jiftiehmu dwar il-tul ta'zmien u l-kondizzjonijiet fir-rigward tal-waqfien ta' din il-kooperazzjoni kif ukoll dwar kif ikunu se jinqasmu l-ispejjez bejn l-Istati Membri partecipanti. Stat Membru wiehed ghandu jidhol responsabbli ghall-kuntratti fejn ikun jirrigwarda l-logistika u r-relazzjonijiet diplomatici ma' pajjizi ospitanti. c) Kooperazzjoni ma' fornituri esterni tas-servizzi skond 1. B. 1.B Kooperazzjoni ma' fornituri esterni tas-servizzi Jekk, minhabba cirkostanzi partikolari jew ghal ragunijiet marbuta mas-sitwazzjoni lokali tal-post konsulari, ma jkunx xieraq li l-ufficcju konsulari jintrama ghat-tehid/ il-gbir tal-identifikaturi biometrici jew li tigi organizzata ko-lokazzjoni jew li jitwaqqaf Centru Komuni ghall-Applikazzjonijiet, Stat Membru jew diversi Stati Membri jistghu, b'mod kongunt, jikkooperaw ma' fornitur estern tas-servizzi ghar-riceviment tal-applikazzjonijiet ghall-vizi (inkluzi l-identifikaturi biometrici). F'kaz bhal dan, l-Istat(i) Membru/i koncernat(i) ghandu/ghandhom jibqa'/jibqghu responsabbli ghall-ipprocessar tad-data u ghalhekk responsabbli ghal kull ksur ta' kuntratt u b'mod partikulari ghall-konformità mar-regoli tal-harsien tad-data fl-ipprocessar tal-applikazzjonijiet ghall-vizi. Dak/Dawk l-Istat(i) Membru/i ghandhom jizguraw li fornitur estern tas-servizzi skond il-Punt VII, punt 1. B.1 punt b jimpenja ruhu li jwettaq l-attivitajiet tieghu fl-ufficcji ta' Stat Membru li jgawdu harsien diplomatiku jew konsulari skond il-ligi internazzjonali jew f'ufficcji tal-Kummissjoni rikonoxxuti mill-Istat ospitanti bhala invjolabbli u li staff ikkwalifikat u awtorizzat kif jixraq tal-missjoni diplomatika jew tal-post konsulari tal-Istat(i) Membru/i huma prezenti biex jissorveljaw mill-qrib l-attivitajiet tal-fornituri esterni tas-servizzi. 1. B.1 — Tipi ta' kooperazzjoni ma' fornituri esterni tas-servizzi Il-kooperazzjoni ma' fornituri esterni tas-servizzi ghadha tkun f'dawn il-forom [jew f'wahda minnhom]: a) il-fornitur estern tas-servizzi ghandu jservi ta' centru ghas-sejhiet (call centre) biex jipprovdi informazzjoni generali dwar il-htigiet li ghandhom jigu osservati meta ssir applikazzjoni ghall-viza u jkun responsabbli wkoll ghas-sistema tal-appuntamenti; b) il-fornitur estern tas-servizzi ghandu jipprovdi informazzjoni generali dwar il-htigiet li ghandhom jigu osservati meta ssir applikazzjoni ghall-viza, jigbor l-applikazzjonijiet, id-dokumenti gustifikattivi u d-data biometrika minghand l-applikanti u jigbor il-mizata amministrattiva (kif previst fil-Parti VII, il-punt 4 u l-Anness 12) u jibghat il-fajls kompluti u id-data lill-missjoni diplomatika jew lill-ufficcju konsulari tal-Istat Membru kompetenti ghall-ipprocessar tal-applikazzjoni u jregga' lura l-passaport lill-applikant jew lir-rapprezentant legali tal-applikant fi tmiem il-procedura . 1.B.2 — Obbligi tal-Istati Membri B'konformità mad-Direttiva 95/46/KE, l-Istat(i) Membru(i) koncernat(i) ghandu/hom jaghzel/jaghzlu fornitur estern tas-servizzi li jkun kapaci jizgura kwalità gholja ta' servizz u l-mizuri teknici u organizzattivi kollha ta' sigurtà u l-mizuri teknici u organizzattivi mehtiega biex tithares id-data personali minn qirda accidentali jew illegali, minn telfien accidentali, minn tibdil, minn zvelar jew access mhux awtorizzati, b'mod partikolari meta l-ipprocessar ikun jinvolvi t-trazmissjoni tad-data fuq xi netwerk jew ir-riceviment u t-trazmissjoni ta' fajls u data lill-post konsulari, u minn kull forma ohra illegali ta' pprocessar. Fil-process tal-ghazla tal-fornituri esterni tas-servizzi, il-missjonijiet diplomatici u l-ufficcji konsulari tal-Istati Membri ghandhom jaghrblu lill-kumanija biex jaraw jekk hix solventi u affidabbli (u jaraw ghandhiex il-licenzji mehtiega, ghandhiex registrazzjoni kummercjali, u jiflu l-istatuti taghha u l-kuntratti bankarji) u jizguraw li ma jkunux jezisti konflitt ta' interessi. Il-missjonijiet diplomatici tal-Istati Membri jew l-ufficcji konsulari taghhom ghandhom jizguraw li l-kumpanija maghzula tkun toffri hila professjonali relevanti fl-assikurazzjoni tal-informazzjoni u s-sigurtà tad-data. L-Istati Membri ghandhom isegwu l-ahjar prattiki ta' akkwist meta jikkuntrattaw servizzi esterni ta' appogg ghall-vizi. Il-fornituri esterni tas-servizzi ghall-ebda raguni m'ghandu jkollhom access ghas-Sisitema ta' Informazzjoni dwar il-Vizi (VIS). L-access ghall-VIS ghandu jkun rizervat esklussivament ghal staff awtorizzat tal-missjonijiet diplomatici jew l-ufficcji konsulari unikament ghall-ghanijiet stipulati fir-Regolament VIS . L-Istat Membru jew l-Istati Membri koncernati ghandhom jaghlqu kuntratt mal-fornitur estern tas-servizzi f'konformità mal-Artikolu 17 tad-Direttiva 95/46/KE. Qabel ma jaghlqu kuntratt ta' dan it-tip, il-missjoni diplomatika jew l-ufficcju tal-Istat Membru koncernat ghandu jiggustifika, b'ragunijiet f'konformità mal-Punt VII, punt 1. B, il-htiega tal-kuntratt mall-missjonijiet diplomatici u l-ufficcji konsulari ta' Stati Membri ohra u lid-delegazzjoni tal-Kummissjoni ▐ fi hdan il-koperazzjoni konsulari lokali. Apparti l-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 17 tad-Direttiva 95/46/KE, il-kuntratt ghandu jinkludi wkoll dispozizzjonijiet li: a) jiddefinixxu r-responsabbiltajiet ezatti tal-fornitur tas-servizzi; b) jesigu li l-fornitur tas-servizzi jagixxi skond l-istruzzjonijiet tal-Istati Membri responsabbli u jipprocessa d-data esklussivament ghall-fini tal-ipprocessar tad-data personali tal-applikazzjonijiet ghall-vizi f'isem l-Istati Membri responsabbli f'konformità mad-Direttiva 95/46/KE; c) jesigu li l-fornitur tas-servizzi jipprovdi lill-applikanti bl-informazzjoni mehtiega skond l-Artikolu 37 tar-Regolament VIS; d) jesigu li l-fornitur tas-servizzi jizgura li l-istaff tieghu jkun imharreg kif jixraq u li jirrispetta r-regoli stabbiliti fil-Punt III, punt -1; e) jesigu li l-fornitur tas-servizzi jadotta mizuri xierqa ta' kontra l-korruzzjoni; f) jesigu li l-fornitur tas-servizzi jirrapporta ghand l-Istat Membru responsabbli minghajr dewmien kull ksur tas-sikurezza jew kwalunkwe problema ohra; g) jesigu li l-fornitur tas-servizzi jirregistra kull ilment jew notifikazzjoni mill-applikanti dwar l-uzu hazin ta' data jew access mhux awtorizzat. Il-fornitur estern tas-servizzi ghandu jgharraf lill-missjoni diplomatika jew lill-ufficcju konsulari tal-Istat Membru responsabbli minghajr dewmien u jikkoordina maghhom sabiex isib soluzzjoni. L-ilmenti ghandhom jigu ttrattati b'tali mod li jigi zgurat li r-risposti spjegattivi jinghataw lill-applikanti tal-vizi fil-pront; h) jipprovdu ghal access mill-istaff konsulari ghall-ufficcji tal-fornitur tas-servizzi, ikun x'hin u meta jkun; i) jesigu li l-fornitur tas-servizzi u l-istaff tieghu josserva r-regoli tal-kunfidenzjalità li ghandhom japplikaw ukoll ladarba l-istaff ikun telaq l-impjieg tal-fornitur tas-servizzi estern jew wara s-sospensjoni jew it-terminazzjoni tal-kuntratt; j) jizguraw li jkun hemm konformità mal-harsien tad-data, inkluzi l-obbligi ta' rappurtagg, verifiki esterni, spezzjonijiet ghal gharrieda jew b'tehid ta' kampjun minn, inter alia, awtoritajiet nazzjonali tal-harsien tad-data u li jkun hemm mekkanizmi fis-sehh ghat-tqassim tar-responsabilità ta' kuntrattur fil-kaz li jsir xi ksur tar-regolamenti dwar il-privatezza, inkluz l-obbligu li jinghataw kumpens l-individwi fejn dawn ikunu sofrew hsara li tirrizulta minn att jew ommissjoni mill-fornitur tas-servizzi; k) jirrikjedu li l-fornitur tas-servizzi ma jikkupjax, jahzen, jew b'xi mod iehor izomm xi data li tkun ingabret wara t-trasmissjoni tal-fajl komplut lill-missjoni diplomatika jew lill-ufficcju konsulari tal-Istat Membru responsabbli ghall-ipprocessar tal-appliazzjoni; l) jirrikjedu li l-fornitur tas-servizzi ma jhallix li jsir xi qari, ikkuppjar, modifika jew thassir mhux awtorizzati tad-data ta' viza waqt it-trasmissjoni mill-fornitur tas-servizzi ghall-missjoni diplomatika jew ghall-ufficcju konsulari tal-Istat Membru responsabbli ghall-ipprocessar tal-applikazzjoni, b'mod partikolari permezz ta' tekniki xierqa ta' kkodifikar; m) jkun fihom klawzola ta' sospensjoni jew terminazzjoni; n) ikun fihom klawsola ta' revizjoni bit-tama li jigi zgurat li l-kuntratti jkunu jirriflettu l-ahjar prattiki kurrenti; o) jistipulaw regoli dwar l-imgieba tal-istaff responsabbli ghat-trattament tal-applikazzjonijiet ghall-vizi u ghall-gbir tad-data bijometrika bl-akbar rispett possibbli ghad-dinjità tal-bniedem. Kwalunkwe mizura li tittiehed waqt il-qadi ta' dawk id-dmirijiet ghandha tkun proporzjonali mal-ghanijiet ta' dik il-mizura. Waqt it-twettiq tal-kompiti tieghu, l-istaff m'ghandux jiddiskrimina kontra persuni ghal ragunijiet ta' sess, origini razzjali jew etnika, religjon jew twemmin, dizabilità, età jew orjentament sesswali. Ghandu jitfassal mudell ta' kuntratt fi hdan il-koperazzjoni konsulari lokali. L-Istati Membri ghandhom jizguraw li jkun hemm l-inqas tharbit possibbli tas-servizz ghall-applikanti tal-viza jekk jigri li l-fornitur estern tas-servizzi jieqaf hesrem milli jipprovdi s-servizzi mitluba skond il-kuntratt. L-Istat Membru jew l-Istati Membri kkoncernati ghandhom jikkoperaw mill-qrib mal-fornitur estern tas-servizzi u ghandom jimmoniterjaw mill-qrib l-implimentazzjoni tal-kuntratt, inkluzi: a) l-informazzjoni generali pprovduta mill-fornitur tas-servizzi lill-applikanti tal-vizi; b) il-mizuri teknici u organizzattivi ta' sigurtà u l-mizuri teknici u organizzattivi ghat-tharis tad-data personali minn qirda accidentali jew illegali, minn telfien accidentali, minn tibdil, minn zvelar jew access mhux awtorizzati, b'mod partikolari meta l-ipprocessar ikun jinvolvi t-trazmissjoni tad-data fuq xi netwerk, u minn kull forma ohra illegali ta' pprocessar kif ukoll ir-riceviment u t-trazmissjoni ta' fajls u data lill-post konsulari; c) it-tehid u t-trasmissjoni tal-identifikaturi biometrici; d) il-mizuri mittiehda biex tigi zgurata l-konformità mad-dispozizzjonijiet dwar il-harsien tad-data u dwar is-sigurtà tad-data kif ukoll kontra l-korruzzjoni . Il-mizata mhallsa mill-applikant m'ghandhiex taqbez il-mizata stipulata fl-Anness 12 irrispettivament minn jekk l-Istati Membri jikkoperaw ma' fornituri esterni tas-servizzi. L-Istati Membri ghandhom jizguraw li titwaqqaf procedura li tippermetti l-identifikazzjoni tal-fornitur estern tas-servizzi li jkun qed jittratta xi applikazzjoni ghal viza. L-istaff konsulari tal-Istat Membru jew l-Istati Membri koncernat/i ghandu jipprovdi t-tahrig lill-fornitur tas-servizz, li jkun jikkorrespondi mal-gharfien mehtieg biex ikunu jistghu jinghataw lill-applikanti ghall-vizi servizz xieraq u informazzjoni sufficjenti. 1.B.3 — Informazzjoni L-Istati Membri u l-missjonijiet diplomatici taghhom jew l-ufficcji konsulari taghhom ghandhom jipprovdu lill-pubbliku generali l-informazzjoni relevanti kollha rigward applikazzjoni ghal viza, inkluzi : a) il-kriterji, kundizzjonijiet u proceduri ghall-applikazzjoni ghal viza; b) il-mezz kif jinkiseb appuntament, jekk dan ikun applikabbli; c) il-post fejn ghandha ssir l-applikazzjoni (missjoni diplomatika jew ufficcju konsulari kompetenti, centru komuni ghall-applikazzjonijiet jew fornitur estern tas-servizzi). Dan it-taghrif lill-pubbliku generali ghandu jkun disponibbli wkoll permezz ta' sit tal-internet komuni tal-viza ta' Schengen. Dak is-sit ghandu jkun stabbilit sabiex ikomplu jigu appoggjati l-applikazzjoni tal-politika tal-viza komuni u t-trattament tal-procedura tal-viza. 1.B.4 — Kampanja ta' Informazzjoni Ftit qabel ma l-VIS tkun bdiet tithaddem f'pajjiz terz il-missjoni diplomatika jew l-ufficcju konsulari tal-Istati Membri flimkien mad-delegazzjoni tal-Kummissjoni, ghandhom iniedu kampanja fejn jinfurmaw lill-pubbliku generali dwar l-objettivi segwiti, id-data li tintrefa' fil-VIS u l-awtoritajiet li jkollhom access ghall-VIS, u dwar id-drittijiet ta' dawk li japplikaw ghal viza. Kampanji bhal dawn ghandhom jitmexxew fuq bazi regolari. 1.C Manutenzjoni tal-access dirett tal-applikanti ghal-missjonijiet diplomatici u l-ufficcji konsulari tal-Istati Membri Indipendentement mit-tip ta' kooperazzjoni maghzul, l-Istati Membri jistghu jiddeciedu li jzommu l-possibbiltà li jippermettu access dirett lill-applikanti ghat-tfigh ta' applikazzjoni ghall-viza direttament fl-ufficcji tal-missjoni diplomatika jew l-ufficcji konsulari taghhom. L-Istati Membri ghandhom jizguraw il-kontinwità tal-ipprocessar tal-applikazzjoni ghall-viza f'kaz ta' waqfien hesrem ta' kooperazzjoni ma' Stati Membri ohra jew ma' kwalunkwe tip ta' fornitur estern tas-servizzi. 1.D Decizjoni u pubblikazzjoni L-Istati Membri ghandhom jinfurmaw lill-Kummissjoni dwar kif bi hsiebhom jorganizzaw ir-riceviment u l-ipprocessar tal-applikazzjonijiet ghall-vizi f'kull post konsulari. Il-Kummissjoni ghandha tizgura li ssir pubblikazzjoni xierqa fuq is-sit komuni tal-internet tal-viza ta' Schengen. L-Istati Membri ghandhom jipprovdu lill-Kummissjoni b'kopja tal-kuntratti li jkunu ghalqu. 1.E Responsabilitajiet Generali 1.E.1 Dokumenti Kull dokument, data jew identifikatur bijometriku li jintlaqa' minn, jew f'isem, Stat Membru waqt li tkun ghaddejja applikazzjoni ghal viza ghandu jitqies bhala ‘dokument konsulari’ taht il-Konvenzjoni ta' Vjenna dwar il-koperazzjoni konsulari u ghandu jigi ttrattat b'mod li jixraq. 1.E.2 Tahrig Qabel ma jigu awtorizzati biex jiehdu l-identifikaturi bijometrici, l-istaff tal-missjoni diplomatika jew ufficcju konsulari ghandu jircievi tahrig xieraq sabiex tkun zgurata registrazzjoni effikaci u wahda professjonali. 1.E.3 Responsabilità Kull persuna jew Stat Membru li jkun sofra danni bhala rizultat ta' operazzjoni ta' pprocessar illegali jew kull att li mhux kompatibbli ma' dan ir-Regolament ghandu jkun intitolat li jircievi kumpens mill-Istat Membru li huwa responsabbli ghad-danni sofferti. Dak l-Istat Membru ghandu jkun ezentat mir-responsabilità tieghu, jew kollha kemm hi jew parti minnha, jekk igib il-provi li m'huwiex responsabbli ghall-avveniment li jkun wassal ghad-dannu. Talbiet ghal kumpens kontra Stat Membru ghad-danni msemmija fil-subparagrafu precedenti ghandhom ikunu rregolati mid-dispozizzjonijiet tal-ligi nazzjonali tal-Istat Membru konvenut. 1.E.4 Pieni L-Istati Membri ghandhom jiehdu l-passi mehtiega biex jizguraw li kull ksur ta' dan ir-Regolament, b'mod partikolari kull uzu hazin tad-data mressqa ghal applikazzjoni ghal viza, ikun jista' jigi kkastigat b'pieni, inkluzi pieni amministrattivi u/jew pieni kriminali skond il-ligi nazzjonali, li jkunu effettivi, proporzjonali u disswazivi. ”