Ir-rapport tar-rieżami ta’ nofs it-terminu adottat mill-Kummissjoni fuq 10 mill-istrumenti ta’ finanzjament estern, ir-rapporti ta’ evalwazzjonijiet ex post dwar assistenza makrofinanzjarja u r-rieżami ta’ nofs it-terminu dwar il-mandat ta’ self estern tal-Bank Ewropew tal-Investiment kollha kkonkludew li l-istrumenti ta’ finanzjament estern kienu, b’mod ġenerali, xierqa għall-iskop tagħhom u li kienu qed ifeġġu xejriet pożittivi fir-rigward tal-kisba tal-objettivi. Ir-rapporti juru li jenħtieġu aktar riżorsi għal strumenti ta’ finanzjament estern minħabba li waslu fil-limitu finanzjarju tagħhom.

Ir-rapport tar-rieżami ta’ nofs it-terminu adottat mill-Kummissjoni fuq 10 mill-istrumenti ta’ finanzjament estern, ir-rapporti ta’ evalwazzjonijiet ex post dwar assistenza makrofinanzjarja u r-rieżami ta’ nofs it-terminu dwar il-mandat ta’ self estern tal-Bank Ewropew tal-Investiment kollha kkonkludew li l-istrumenti ta’ finanzjament estern kienu, b’mod ġenerali, xierqa għall-iskop tagħhom u li kienu qed ifeġġu xejriet pożittivi fir-rigward tal-kisba tal-objettivi. Ir-rapporti juru li jenħtieġu aktar riżorsi għal strumenti ta’ finanzjament estern minħabba li waslu fil-limitu finanzjarju tagħhom.

L-Istrument jipprevedi li l-ġestjoni indiretta tista’ wkoll tiġi fdata lil pajjiżi sħab jew lill-korpi li jinnominaw. Tali ġestjoni indiretta tal-pajjiżi sħab tista’ tieħu l-forma ta’ gradi varji ta’ delega: delega parzjali li biha l-Kummissjoni żżomm kontroll ex ante fuq deċiżjonijiet tal-pajjiż sieħeb u tesegwixxi pagamenti f’isem il-pajjiż sieħeb li bis-saħħa tal-Artikolu 154(6)(b) tar-Regolament Finanzjarju l-ġdid ma teħtieġx valutazzjoni tal-pilastru ex ante. Jew delega sħiħa li biha, wara valutazzjoni tal-pilastru ex ante, il-pajjiż sieħeb jista’ jimplimenta l-azzjoni bl-użu tas-sistemi u l-proċeduri vvalutati tiegħu stess, mingħajr ebda kontroll ex ante mill-Kummissjoni rigward l-implimentazzjoni tal-azzjoni tal-pajjiż sieħeb.

Struttura ta’ Kontroll Intern

Il-proċess ta’ kontroll / ta’ ġestjoni intern(a) huwa mfassal sabiex jipprovdi aċċertament raġonevoli rigward il-kisba ta’ għanijiet fl-effettività u l-effiċjenza tal-operazzjonijiet tiegħu, l-affidabbiltà tar-rapportar finanzjarju tiegħu u l-konformità mal-qafas leġiżlattiv u proċedurali rilevanti.

Effettività u effiċjenza

Biex jiġu żgurati l-effettività u l-effiċjenza tal-operazzjonijiet tiegħu (u biex jittaffa l-livell għoli ta' riskju fl-ambjent tiegħu ta' assistenza esterna), flimkien mal-elementi kollha tal-proċess ta' Politika u Ppjanar Strateġiku madwar il-Kummissjoni, l-ambjent tal-awditjar intern u rekwiżiti oħra tal-Qafas tal-Kontroll Intern tal-Kummissjoni, is-servizzi ta’ implimentazzjoni se jkomplu b'qafas maħdum speċifikament ta' ġestjoni ta' għajnuna operattiv taħt l-istrumenti kollha tagħha li jinkludu:

– Ġestjoni devoluta tal-maġġoranza tal-assistenza esterna mid-Delegazzjonijiet tal-UE fil-qasam.

– Linji ċari u formalizzati ta’ responsabbiltà finanzjarja (mill-uffiċjal Awtorizzanti Delegat (Direttur Ġenerali) permezz ta’ sottodelega mill-Uffiċjal Awtorizzanti Sottodelegat (Direttur) fil-Kwartieri Ġenerali tal-Kap tad-Delegazzjoni;

– Rapportar regolari mid-delegazzjonijiet tal-Unjoni lill-kwartieri ġenerali (Rapporti dwar il-Ġestjoni tal-Assistenza Esterna) fosthom Dikjarazzjoni ta’ Assigurazzjoni annwali mill-Kap tad-Delegazzjoni;

– Provvista ta’ programm sostanzjali ta’ taħriġ għall-persunal kemm fil-kwartieri ġenerali kif ukoll fid-delegazzjonijiet;

– Appoġġ u gwida sinifikanti mill-kwartieri ġenerali / delegazzjoni (inkluż permezz tal-internet);

– Żjarat regolari ta' superviżjoni lid-delegazzjonijiet kull tliet (3) sa sitt (6) snin;

– Metodoloġija għall-ġestjoni taċ-ċiklu ta' proġett u ta' programm li tinkludi; għodod ta’ appoġġ għall-kwalità fit-tfassil tal-intervent, il-metodu ta’ twassil tiegħu, il-mekkaniżmu ta’ finanzjament, is-sistema ta’ ġestjoni, il-valutazzjoni u l-għażla ta’ kull sieħeb inkarigat mill-implimentazzjoni, eċċ.; il-ġestjoni ta' programmi u proġetti, l-għodod ta' monitoraġġ u rapportar għal implimentazzjoni effettiva inkluż il-monitoraġġ estern regolari tal-proġetti fil-post; u komponenti sinifikanti ta’ evalwazzjoni u verifika. Is-simplifikazzjonijiet se jitfittxew billi l-użu ta’ għażliet tal-kost issimplifikati u l-kontrodipendenza jiġi estiż għax-xogħol ta’ awditjar ta’ organizzazzjonijiet sħab. Se jkun hemm kontinwazzjoni ta’ approċċ ta’ kontrolli differenzjat skont ir-riskji sottostanti.

Rapportar Finanzjarju u Kontabbiltà

Is-servizzi ta’ implimentazzjoni se jkomplu jsegwu l-ogħla standards ta’ rapportar kontabilistiku u finanzjarju bl-użu tas-sistema ta' kontabbiltà tal-Kummissjoni bbażata fuq id-dovuti (accruals based accounting system, ABAC) kif ukoll bl-għodod speċifiċi ta’ assistenza esterna bħas-Sistema ta' Informazzjoni Komuni Relex (Common Relex Information System, CRIS) u s-suċċessur tagħha (OPSYS).

Fir-rigward tal-konformità mal-qafas leġiżlattiv u proċedurali rilevanti, il-metodi ta’ kontroll tal-konformità huma stabbiliti fit-Taqsima 2.3 (miżuri għall-prevenzjoni ta’ frodi u ta’ irregolaritajiet).

2.2.2.Informazzjoni dwar ir-riskji identifikati u s-sistema(i) ta’ kontroll intern stabbiliti għall-mitigazzjoni tagħhom

L-ambjent operazzjonali tal-kooperazzjoni taħt dan l-istrument huwa kkaratterizzat mir-riskji li ma jintlaħqux l-għanijiet tal-istrument, minn ġestjoni finanzjarja subottimali u / jew min-nuqqas ta’ konformità mar-regoli applikabbli (żbalji ta’ legalità u ta’ regolarità) relatati ma’:

– l-instabbiltà ekonomika / politika u / jew id-diżastri naturali li jistgħu jwasslu għal diffikultajiet u dewmien fit-tfassil u fl-implimentazzjoni ta' interventi, partikolarment fi stati fraġli;

– in-nuqqas ta' kapaċità istituzzjonali u amministrattiva fil-pajjiżi sħab jista' jwassal għal diffikultajiet u dewmien fit-tfassil u fl-implimentazzjoni ta' interventi;

– il-proġetti u l-programmi mxerrdin fuq bażi ġeografika (li jkopru bejn wieħed u ieħor ħafna stati / territorji / reġjuni) jistgħu joħolqu sfidi ta' loġistika jew ta' riżorsi għall-monitoraġġ - partikolarment matul kull attività ta' segwitu fil-post;