RAPPORT MILL-KUMMISSJONI GĦALL-PARLAMENT EWROPEW U L-KUNSILL Rapport Annwali lill-Awtorità ta’ Kwittanza dwar l-awditjar intern imwettaq fl- 2009 (L-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju) /* KUMM/2010/0447 finali */





MT Brussel 31.8.2010 KUMM(2010) 447 finali RAPPORT MILL-KUMMISSJONI GĦALL-PARLAMENT EWROPEW U L-KUNSILL Rapport Annwali lill-Awtorità ta’ Kwittanza dwar l-awditjar intern imwettaq fl- 2009 (L-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju) SEG(2010) 994 WERREJ 1. Introduzzjoni (...)3 1.1. Il-missjoni tal-IAS: Indipendenza, oġġettività u responsabbiltà (...)3 2. Ambjent ta’ xogħol u pjan ta’ Awditjar (...)3 2.1. Il-proċess intern ta’ awditjar (...)3 2.2. Implimentazzjoni tal-pjan strateġiku tal-awditjar tal-IAS (...)4 2.3. Aċċettazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet u perċezzjoni tax-xogħol tal-IAS (...)4 3. Sejbiet prinċipali u rakkomandazzjonijiet tal-IAS (...)5 4. Konklużjonijiet (...)6 1. Introduzzjoni Dan ir-rapport jgħarraf lill-Awtorità ta’ Kwittanza dwar ix-xogħol imwettaq mis-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni (IAS), skont l-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju (RF). Ir-rapport huwa bbażat fuq ir-rapport tal-IAS imfassal skont l-Artikolu 86(3) tal-RF dwar is-sejbiet prinċipali fl-awditjar u, skont standards professjonali, fuq espożizzjonijiet tar-riskju sinifikanti u kwistjonijiet ta’ kontroll u governanza korporattiva. Dan ir-rapport huwa bbażat fuq ir-rapporti tal-awditjar u ta' konsultazzjoni mill-IAS konklużi fl-2009 [1] f’dipartimenti tal-Kummissjoni u aġenziji eżekuttivi. Ir-rapport ma jkoprix ir-riżultati tax-xogħol ta’ awditjar f’aġenżiji oħra jew korpi awditjati mill-IAS, li għalihom jiġu ppreparati rapporti annwali separati. Ir-reazzjonijiet tal-Kummissjoni għas-sejbiet u l-konklużjonijiet tal-Awditur Intern kienu koperti fir-rapport ta’ sinteżi [2], fejn il-Kummissjoni tieħu pożizzjoni dwar il-kwistjonijet varji iżda relatati mqajma mill-IAS, il-Qorti Ewropea tal-Awdituri (ECA) u l-Awtorità ta’ Kwittanza, u dawk identifikati mill-Kumitat għall-Progress tal-Awditjar, u mill-proposti għar-reviżjoni tar-Regolament Finanzjarju kull tliet snin. 1.1. Il-missjoni tal-IAS: Indipendenza, oġġettività u responsabbiltà Il-missjoni tal-IAS hija li jikkontribwixxi għall-ġestjoni tajba fil-Kummisjoni Ewropea permezz tal-awditjar tal-ġestjoni interna u s-sistemi ta’ kontroll fi ħdan il-Kummissjoni u l-Aġenziji Regolatorji u Eżekuttivi sabiex tiġi vvalutata l-effikaċja tagħhom bil-ħsieb li jinkiseb titjib kontinwu. L-IAS jaqa’ taħt l-awtorità tal-Membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-Awditjar u jwieġeb lill-Kumitat għall-Progress tal-Awditjar (APC). L-IAS iwettaq ix-xogħol tiegħu skont il-Qafas Internazzjonali tal-Prattiċi Professjonali tal-Istitut tal-Awdituri Interni (IIA), u l-awditur intern iddikjara l-indipendenza organizzattiva tiegħu lill-Kumitati għall-Progress tal-Awditjar. L-ebda problemi sistemiċi ma ġew indikati fl-2009 mill-Bord għall-Irregolaritajiet Finanzjarji (FIP) skont l-Artikolu 112 tar-regoli li jimplimentaw ir-Regolament Finanzjarju. 2. Ambjent ta’ xogħol u pjan ta’ Awditjar 2.1. Il-proċess intern ta’ awditjar L-IAS ikkoopera mal-ECA u mal-Kapaċitajiet ta’ Awditjar Intern (IACs) fil-koordinament tal-ippjanar tal-awditjar, il-provvista regolari ta’ rapporti tal-awditjar u skambju ta’ metodoloġija u opportunijtaijet kondiviżi ta’ taħriġ. L-IAS u l-IACs għandhom tifsira komuni tal-ambitu tal-Awditjar u l-metodoloġija għall-analiżi tar-riskju. In-netwerk tal-IACs presedut mill-IAS (Auditnet) kompla jipprovdi bażi effettiva għall-armonizazzjoni tal-approċċ tal-awditjar intern mal-Kummissjoni kollha. L-iżvilupp ta’ programm ta’ taħriġ vokazzjonali għall-awdituri interni fil-Kummissjoni tlesta, inkluż kors ta’ taħriġ dwar il-prevenzjoni tal-frodi, żviluppat mill-OLAF. 2.2. Implimentazzjoni tal-pjan strateġiku tal-awditjar tal-IAS Il-Pjan Strateġiku tal-Awditjar tal-IAS għall-2007-2009 kien aġġornat fl-2009 biex jieħu inkonsiderazzjoni r-riżultati tal-analiżi tar-riskju annwali tal-ġestjoni u bidliet oħra fl-ambjenti esterni u interni (pereżempju tibdil fin-negozju, l-operat, il-programmi, is-sistemi u l-kontrolli tal-organizzazzjoni). Lejn l-aħħar taċ-ċiklu tal-ippjanar 2007-2009, is-sistemi interni tal-kontroll tal-Kummissjoni li koprew 56 % tal-ambitu tal-awditjar finanzjarju (66 % tal-impenji tal-baġit tal-2009), kellu jiġi awditjat mill-IAS jew mill-IACs. Il-kopertura finali miksuba ser tkun ikkalkulat ladarba l-IACs ikunu ssottomottew iċ-ċifri aġġornati. L-IAS wettaq ukoll numru ta’ eżerċizzji tal-awditjar fil-qasam mhux finanzjarju (pereżempju Kontinwità tan-Negozju, ġestjoni tar-riskju). Fl-2009, l-IAS lesta 87 % tal-programm ta’ ħidma tiegħu, li jirrapreżenta 100 % tal-impenji C1 [3] u 66 % tal-impenji C2 [4] . B’kollox kienu maħruġa 67 rapporti (34 eżerċizzju ta' awditjar, 32 każ ta’ segwitu u konsulenza waħda). Qed tiġi mehmuża lista kompluta. 2.3. Aċċettazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet u perċezzjoni tax-xogħol tal-IAS Fl-2009 ir-rata tal-aċċettazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet mill-awditjar mill-entitajiet awditjati kienet tat-98.8 %. (...PICT...) (...PICT...) * Ħlief għal żewġ rakkomandazzjonijiet ‘importanti ħafna’ u waħda ‘importanti’, ir-rakkomandazzjonijiet l-oħra kollha ġew aċċettati. Il-kummenti dwar is-sodisfazzjon tal-entitajiet awditjati b’awditjar individwali taw riżultat medju ta’ 1.71 fuq skala ta’ 1 (l-ogħla) sa 4 (l-inqas) imqabbel mal-1.74 fl-2008 u 1.86 fl-2007. Stħarriġ fil-bidu tal-2010 sab li t-78.8 % tal-partijiet interessati jaħsbu li l-IAS iwassal u jikkomunika viżjoni b’saħħitha fil-qasam tal-governanza u l-kontroll intern, 90.0 % jaħsbu li l-awditjar tiegħu jitwettaq b’mod onest, oġġettiv u ġust u 76.3 % jaħsbu li r-rakkomandazzjonijiet tal-IAS jistgħu jintużaw fil-pront mill-entità awditjata (ikkumparat mal-61.5 % fl-2008 u t-48.8 % fl-2007). B’kollox, 90.0 % jaħsbu li l-ħidma tal-IAS tikkontribwixxi għall-kwalità tal-ġestjoni u s-sistemi ta’ kontroll fil-Kummissjoni u l-agenziji eżekuttivi tagħha. 3. Sejbiet prinċipali u rakkomandazzjonijiet tal-IAS Kontinwità tan-negozju L-adegwatezza u l-effikaċja tal-Ġestjoni tal-Kontinwità tan-Negozju (BCM) kienet valutata f’erba’ servizzi. Ġie rikonoxxut li l-BCM huwa proċess li qed jevolvi li għadu mhux matur, u li sforzi sinifikanti intużaw sa mill-2006 biex jiżviluppawh, jimplimentawh u jtejbuh. Madankollu, l-IAS ħass li kien hemm bżonn ta’ ħarsa ġenerali korporattiva aħjar u gwida mtejba. L-IAS irrakkomanda li r-responsabbilità biex jiġu indirizzati dawn ir-rakkomandazzjonijiet tingħata lil korp xieraq ta’ superviżjoni jew b’funzjoni ta’ tmexxija. Is-servizz orizzontali inkarigat mill-BCM għandu juri aħjar kif għandha ssir l-analiżi tal-impatt tan-negozju fuq il-bażi ta’ valutrazzjoni tar-riskju, kif tiġi mtejba l-koordinazzjoni ta’ kwistjonijiet trasversali u interdipendenzi u kif għandu jittejjeb l-ippjanar għall-kontinwità tan-negozju. Irid ikun hemm ħarsa ġenerali fuq livell istituzzjonali tal-ippjanar għall-kontinwità tan-negozju tas-servizzi. Sabiex tiġi tkun żgurata din il-ħarsa ġenerali, trid tiġi stabbilita lista kompluta tal-attivitajiet kruċjali. Il-pjanijiet għandhom ikunu ttestjati regolarment fil-prattika, u għandu jitfassal programm ta’ eżerċiżżju BCM korporattiv b’eżerċizzji perjodiċi ta’ simulazzjoni obbligatorji. Ġestjoni tar-riskju Il-qafas attwali tal-ġestjoni tar-riskju kien introdott fl-2005, flimkien ma’ pjan ta’ azzjoni biex jiġi implementat matul is-snin 2005 sal-2007. L-inkarigu tal-awditjar mwettaq fl-2009 f’żewġ servizzi orizzontali u żewġ servizzi operazzjonali vvaluta kemm l-adegwatezza tal-qafas tal-ġestjoni tar-riskju kif ukoll l-implimentazzjoni effikaċi tiegħu. L-awditjar ikkonferma li l-qafas tal-ġestjoni tar-riskju tal-Kummissjoni huwa konsistenti mal-grad aċċettat internazzjonalment, jiġifieri l-mudell tal-Ġestjoni tar-Riskju tal-Intrapriżi - COSO, u li jipprovdi bażi soda għall-ġestjoni tar-riskju. L-IAS irrakkomanda li r-rwol tas-servizzi ċentrali jissaħħaħ b’mod sinifikanti, sabiex tinkiseb ħarsa ġenerali effikaċi tal-implimentazzjoni tal-ġestjoni tar-riskju fil-Kummissjoni u sabiex jiġi żgurat li r-riskji transversali jkunu indirizzati kompletament u li r-riskji lill-istituzzjoni bħala ħaġa waħda jkunu identifikati b’mod xieraq. Huwa rrakkomanda li s-servizzi ċentrali jippromwovu l-aħjar prattiki fil-ġestjoni tar-riskju, janalizzaw riskji kritiċi rrapportati mid-Direttorati Ġenerali kif ukoll mill-kummenti tal-maniġment assoċjat, u jibagħtu verżjoni konsolidata tal-analiżi tagħhom lill-Kulleġġ. Il-kjarifika tal-kunċetti ewlenin (pereżempju valutazzjoni ta’ riskji kruċjali kemm fuq livell inerenti kif ukoll residwali) u linjigwida oħra (pereżempju applikazzjoni tal-kunċett ta’ tolleranza tar-riskju u konsiderazzjoni tar-riskji ġejjin mid-dipendenza fuq imsieħba esterni) huma neċessarji sabiex itejjbu l-ġestjoni u r-rapportar tar-riskju. DĠi operazzjonali għandhom bżonn isaħħu l-ġestjoni kurrenti tar-risjku tagħhom kif ukoll jistabbilixxu ġestjoni tar-riskju bħala għodda effettiva msejsa fil-proċess ta’ ġestjoni tagħhom. Akkwist u Ġestjoni tal-għotjiet Twettqu tliet eżerċizzji ta' awditjar ġodda u ħames proċeduri ta’ segwitu fuq proċessi ta’ akkwist u ġestjoni tal-għotjiet fil-politiki interni. Ghal dak li għandu x’jaqsam ma’ proċeduri tal-akkwist fid-DĠ JRC, hemm riskji inerenti assoċjati mal-istruttura diċentralizzata u n-natura speċjalizzata tal-attivitajiet tiegħu. Hemm riskju partikolari ta’ espożizzjoni li ġej mit-trattament ta’ materjal nukleari u t-tħaddim ta’ installazzjonijiet għar-riċerka nukleari. L-IAS irrakkomanda titjib fil-proċess tal-ippjanar għall-akkwist, fid-dokumentazzjoni tal-fajls tal-akkwist, fil-kontrolli ex post, fil-gwida u l-monitoraġġ tal-eċċezzjonijiet. Għall-għotjiet mogħtija mid-DĠ ESTAT, ġie propost li tissaħħaħ l-evalwazzjoni ex ante ta’ proġetti kbar, sabiex tittejjeb l-evalwazzjoni waqt il-preparazzjoni tal-proċess tal-għoti u sabiex tiġi simplifikata l-bażi li fuqha l-ispejjeż jiġu ddebitati lill-Kummissjoni. Fir-rigward tal-ġestjoni ta’ għotjiet taħt il-faċilità Schengen, kien propost li jittejjeb ir-rapportar fir-rapporti annwali tal-attività tal-JLS billi jkun inkluż sommarju tal-kontrolli ewlenin għall-programmi li huma implimentati skont ġestjoni diċentralizzata, u billi jiġu preżentati indikaturi prinċipali li jappoġġjaw il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti. Iċ-ċekkjaturi fuq il-faċilità Schengen instabu li jbagħtu minn-nuqqas ta' ċarezza fil-bażi legali tagħhom. Ir-rata baxxa ta’ implimentazzjoni tal-‘faċilità ta' Schengen 2’ fil-Bulgarija u r-Rumanija timplika li attivitajiet prinċipali intenzjonati biex itejbu kontrolli effettivi fil-fruntieri esterni tal-UE għadhom ma twettqux jew kien hemm dewmien fi żmien li sar l-awditjar. Kien hemm ukoll riskju li l-Bulgarija ma timplimentax il-baġit kollhu tal-‘Faċilità Schengen 2’. Id-DĠ JLS għandu jsaħħaħ il-monitoraġġ tal-progress ta’ dan il-pajjiż billi jfassal pjan ta’ azzjoni bi ftehim mal-awtoritajiet tal-Istat Membru u jikkunsidra li jiżviluppa pjan biex jillimita t-telf tal-approprjazzjonijiet jekk il-pjanijiet ma jiġux implimentati. Fir-rigward tas-disinni tal-kontrolli fuq is-7 Programm Kwadru (FP7) mid-DĠ tar-Riċerka, l-IAS irrakkomanda titjib fl-istrateġiji ta’ kontroll. Filwaqt li jirrikonoxxu li l-qafas leġiżlattiv jagħmel enfażi fuq l-issimplifikar u t-tnaqqis ta’ kontrolli ex ante fuq il-benefiċċjarji, l-awditjar enfasizza l-bżonn sabiex jinstab bilanċ effettiv bejn il-miżuri ta’ prevenzjoni u l-kontrolli ex post. L-IAS irrakkomanda li jintużaw ċekkjaturi aktar selettivi u bbażati fuq riskju, fejn meħtieġ u li jiġu żviluppati strateġiji ċari għall-prevenzjoni u l-qbid tal-frodi. Il-mekkaniżmi ta’ sanzjoni provvdut fir-regolamenti għandhom jiġu applikati wkoll fil-prattika, sabiex jiżguraw effett deterrenti. Aġenziji eżekuttivi Twettqu żewġ eżerċizzji ta' awditjar fuq il-baġit operazzjonali mogħti b’delega lill-aġenziji eżekuttivi, u twettqu żewġ eżerċizzji ta' awditjar ta’ segwitu f’aġenziji eżekuttivi. Għandha tingħata attenzjoni partikolari sabiex jiġi żgurat trasferiment ċar u organizzat tax-xogħol mid-DĠ lill-aġenziji eżekuttivi ġodda u diviżjoni ċara tax-xogħol bejniethom. L-IAS irrakkomanda memorandum ta’ ftehim bejn kull DĠ u l-aġenziji eżekuttivi tiegħu, u strateġija ċara u formali fid-DĠ responsabbli biex jara kif l-aġenzija eżekuttiva qed twettaq ir-responsabbilitajiet tagħha dwar in-nefqa operazzjonali. Wara ż-żewġ eżerċizzji tal-awditjar kien irrakkomandat li titwaqqaf sistema komprensiva integrata tal-ġestjoni tal-informazzjoni, sabiex ittejjeb il-bażi għall-monitoraġġ u rapportar tal-programmi f’idejn l-aġenziji eżekuttivi. L-IAS irrakkomanda li l-EACI għandu jittestja l-pjan tal-kontinwità tan-negozju sabiex jiżgura l-implimentazzjoni effettiva tiegħu. Addizzjonalment, huwa innota li l-aċċess limitat għas-sistemi tal-IT tal-Kummissjoni u s-servizzi ta’ sigurtà jista jkollu impatt negattiv fuq il-kontinwità tal-operat tal-aġenziji eżekuttivi minħabba l-livell għoli ta’ dipendenza tagħhom fuq uħud minn dawn is-sistemi. Kwistjonijiet dwar it-Teknoloġija tal-Informazzjoni (IT) Fuq talba tal-APC, inħarġu żewġ ittri għall-maniġment fejn fil-qosor ġabru l-punti importanti identifikati fl-awditjar mwettqa fi snin riċenti fuq sistemi kbar tal-IT u fuq sistemi tal-IT korporattivi [5] . Għal proġetti kbar tal-IT, il-kwistjonijiet li ġejjin kienu innutati għall-konsiderazzjoni: tisħiħ tal-proċeduri IT għall-ġestjoni tar-riskju permezz ta’ valutazzjoni regolari u dettaljata tar-riskji; żvilupp u applikazzjoni ta’ metodoloġija formali għall-ġestjoni ta’ proġett għall-iżviluppi kbar tal-IT kollha; monitoraġġ iktar mill-qrib tal-prestazzjoni u l-kwalità tal-kuntratturi tal-IT; u l-implimentazzjoni ta’ proċess komplet u formali għall-ġestjoni ta’ bidliet fis-sistemi tal-IT. Inġibdet attenzjoni partikolari għall-importanza ta’ strateġija xierqa fl-ippjanar tal-akkwist u sorsi tal-IT biex tkun evitata dipendenza teknika eċċessiva u interruzzjoni tas-servizz f’każ ta’ bidla fil-fornituri tas-servizz. Is-superviżjoni għandha tissaħħaħ fuq livell korporattiv sabiex jiġu sorveljati żviluppi kbar fl-IT. Kemm is-sistemi tal-IT kbar u kif ukoll dawk korporattivi fihom dawn ir-riskji: nonkonformità mar-regoli korporattivi dwar il-governanza tal-IT; nuqqas li jipprovdu r-riżultati mistennija fil-ħin u skont il-baġit; skuntentizza tal-utenti; użu ineffiċjenti tar-riżorsi; u danni għar-reputazzjoni. Għas-sistemi tal-IT korporattivi, ġew identifikati fatturi ta’ riskju addizzjonali, l-iktar relatati mal-ħtieġa ta’ governanza adattata fuq livell ċentrali u lokali: gwida u superviżjoni korporattiva inadegwata fir-rigward tal-iżvilupp tas-sistemi tal-informazzjoni; arranġamenti għal governanza mhux ċari; involviment inadegwat tal-partijiet involuti fil-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet; u allokazzjoni mhux xierqa tal-ispejjeż imġarrba għall-eżekuzzjoni ta’ proġetti tal-IT. Jekk dawn ir-riskji jimmaterjalizzaw, jistgħu jipperikolaw serjament l-implimentazzjoni ta’ strateġija tal-IT tal-Kummissjoni koerenti u effikaċi u jxekklu l-kisba tal-għanijiet tal-proġett. Hemm ir-riskju li l-Kummissjoni ma jirnexxiliex tagħmel użu effiċjenti minn riżorsi umani u finanazjarji sinifikanti. L-IAS irrakkomanda li korp xieraq jingħata r-responsabbiltà li jiddefinixxi l-istrateġija u l-prijoritajiet tal-IT medji u fit-tul tal-Kummissjoni, u li dawn għandhom ikunu endorsjati mill-Grupp ta’ Tmexxija ABM, li jissorvelja l-implimentazzjoni effettiva tagħhom. Dawn il-prijoritajiet tal-IT, li għandhom jitwaqqfu għal sistemi iffinanzjati minn approprijazzjonijiet kemm operazzjonali kif ukoll amministrattivi, għandhom jiffurmaw il-bażi għall-istrateġiji individwali tal-IT tad-DĠi (‘Schémas Directeurs’) u għall-proċessi tal-allokazzjoni u r-rilaxx tal-baġits. Ir-responsabbiltajiet għall-ġestjoni tas-sistemi korporattivi tal-IT għandhom jiġu definiti aħjar u l-proċess relatat ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet għandu jissaħħaħ billi tiġi rregolata l-parteċipazzjoni xierqa tal-atturi prinċipali involuti. L-istruttura attwali tal-governanza għandha tissaħħaħ fuq livell ta’ proġett, ta' dominju u korporattiv, u għandha tinkludi t-tniedija ta’ proċeduri speċifiċi biex jintela' nuqqas ta’ ftehim bejn is-servizzi għand il-Grupp ta’ Tmexxija ABM. Il-proċess baġitarju u l-monitoraġġ tal-kosti għandhom jissaħħu wkoll. Ġestjoni kondiviża L-awditjar tal-IAS iffoka fuq ir-responsabbilitajiet ta’ superviżjoni tad-DĠi fl-oqsma ewlenin tal-politika tal-Agrikoltura, is-Sajd u l-Koeżjoni. Dawn kienu jinkludu awditjar tal-fażijiet tal-bidu tal-istrateġiji ta’ kontroll multiannwali tad-DĠi rispettivi għall-perjodu ta’ programmazzjoni 2007-2013. Fil-qasam tal-Agrikoltura, l-awditjar iffoka fuq il-ħlas lura ta' għajnuna diretta lill-Istati Membri u l-monitoraġġ tal-implimentazzjoni tas-Sistema Integrata tal-Amministrazzjoni u l-Kontroll (SIAK) fi Stati Membri speċifiċi fejn kienu identifikati nuqqasijiet serji, kif ukoll f’pajjiż kandidat wieħed. L-IAS ikkonkluda li l-inizjazzjoni, il-verifika u l-awtorizazzjoni tal-pagamenti lill-Istati Membri qed taħdem b’mod sodisfaċenti u li, fi snin riċenti, il-Kummissjoni kienet issorveljat intensivament l-implimentazzjoni tas-SIAK fil-pajjiżi eżaminati. Għall-iżvilup rurali, l-IAS sab li s-sistema ta’ kontroll intern tiżgura b’mod raġonevoli l-kisba tal-oġġettivi tan-negozju stabbiliti għall-perjodu ta’ programmazzjoni FAEŻR 2007-2013. Madankollu, il-koordinazzjoni interna tista’ tittejjeb sabiex tiżgura li l-informazzjoni rilevanti kollha dwar ir-riżultati tal-awditjar tkun sistematikament disponibbli għall-unitajiet ġeografiċi għall-iżvilupp rurali, u li din l-informazzjoni tiġi regolarment ikkonsultata. Fir-rigward tal-Fond Ewropew għas-Sajd, l-IAS irrakkomanda li d-DĠ MARE għandu jsaħħaħ il-proċess eżistenti għall-monitoraġġ tal-implimentazzjoni fl-Istati Membri u jipprovdi dokumentazzjoni aħjar. DĠ MARE għandu jaddotta pjan ta’ awditjar dettaljat u jistabbilixxi arranġamenti ta’ xogħol dokumentati mad-DĠ REGIO u DĠ EMPL meta jkollhom x’jaqsmu mal-istess awtoritajiet nazzjonali ta’ awditjar. L-IAS irrakkomanda wkoll li huwa jinkludi proċeduri għall-prevenzjoni u d-detezzjoni tal-frodi fl-istrateġija ta' awditjar tiegħu. Fil-qasam tal-Koeżjoni, l-IAS eżamina kontrolli mwettqa mid-DĠ REGIO u d-DĠ EMPL fuq is-sistemi ta’ ġestjoni u kontroll li l-Istati Membri kienu ħabbru għall-perjodu ta’ programmazzjoni 2007-2013. L-IAS sab li, għalkemm iċ-ċekkjaturi saru kif kellhom isiru, il-proċess ġarrab dewmien mis-servizzi tal-Istati Membri. L-IAS esprima tħassib dwar il-kwalità tal-informazzjoni pprovduta fuq livell ta’ Stat Membru u rrakkomanda li d-DĠi isegwuhom fl-istadju li jmiss tal-proċess tal-bini ta’ aċċertament. L-IAS tikkondividi l-opinjoni tal-QEA li tgħid li għadu kmieni wisq fil-perjodu ta’ programmazzjoni biex wieħed jikkonkludi li l-bidliet fir-regoli u s-sistemi superviżorji rnexxielhom inaqqsu n-numru ta’ żbalji fil-pagamenti fil-livell finali tal-benefiċċjarju. L-awditjar enfasizza l-bżonn li d-DĠi jiddefinixxu b’mod aktar espliċitu l-istrateġiji tal-awditjar tagħhom, b’mod partikolari sa fejn jikkunsidraw ir-riżultati tax-xogħol tal-awditjar tal-Istati Membri. Hemm skop għal approċċ tal-awditjar iktar koordinat bejn il-Kummissjoni u l-Istati Membri, jew anke għal awditjar konġunt, b’mod partikolari meta l-awditjar differenti jkun jikkonċerna l-istess awtoritajiet nazzjonali tal- awditjar. Ġestjoni tal-assi Awditjar tal-proċess tal-inventarju kif ġestit mill-OIB (b’esklużjoni taċ-ċentru ta’ ġestjoni għat-tagħmir tal-IT) sab li l-bażi legali ma kienetx għada tgħodd u li ma kienx hemm provi li ċ-ċekkjaturi perjodiċi meħtieġa tal-inventarju dejjem ġew imwettqa. L-IAS enfasizza l-importanza taċ-ċarezza fir-rwoli u r-responsabbiltajiet, fid-dokumentazzjoni tal-proċeduri u l-koordinazzjoni, bħala prerekwiżiti għal proċess effettiv. Ir-riżultati prinċipali tal-awditjar mwettqa fuq il-proġett tal-Ġestjoni tal-Provvisti u l-Assi (SAM) huma miġbura fil-qosor fit-taqsima dwar il-kwistjonijiet tal-IT. Politika esterna L-awditjar fuq il-baġit tal-Politika Estera u ta' Sigurtà Komuni (PESK) sab li, minħabba r-responsabbiltajiet maqsuma mal-Kunsill, il-Kummissjoni għandha biss influwenza limitata fuq l-implimentazzjoni operazzjonali u l-kapaċità tal-azzjonijiet PESK. L-IAS ma setax jikseb aċċertament raġjonevoli dwar l-amministrazzjoni tal-baġit tal-PESK. L-IAS irrakkomanda li l-Kummissjoni tilħaq ir-rekwiżiti legali kollha relatati mal-valutazzjonijiet ex ante. Id-dewmien osservat fit-tnedija u l-implimentazzjoni tal-azzjonijiet PESK jista jkun rimedjat, b’kooperazzjoni mal-Kunsill, permezz ta’ gwida aħjar (manwali ta’ proċedura), proċeduri standardizzati, u permezz tal-provvista ta’ settijiet ta' għodod. L-IAS identifika r-riskju ta' nefqa sinifikament baxxa fil-missjonijiet ta’ maniġġar ta' kriżijiet PSDK, u l-bżonn għal strateġija għal missjoni fuq il-post, rapportar armonizzat u proċeduri li jagħlqu fil-ħin. L-awditjar tal-ġestjoni finanzjarja tal-iskema għall-assistenza alimentari tat aċċertazzjoni raġjonevoli dwar il-kisba tal-oġġettivi stabbiliti. L-awditjar tal-politika tal-Viċinat u tal-għeluq tal-CARD u l-PHARE wasslet għal rakkomandazzjonijiet għat-titjib fil-kontrolli, u enfasizzat ir-riskju minħabba r-rata għolja ta’ dawran tal-persunal. Proċedura ta’ segwitu tar-rakkomandazzjonijiet ta’ awditjar preċedenti Is-servizzi awditjati jfasslu pjanijiet ta’ azzjoni biex jindirizzaw ir-rakkomandazzjonijiet tal-IAS. L-implementazzjoni ta’ dawn il-pjanijiet hija segwita permezz tal-‘Issue-track’, u ttestjata minn awditjar ta’ segwitu. Mill-34 awditjar ta’ segwitu finalizzati fl-2009, 24 ikkonkludew li r-rakkomandazzjonijiet kollha maħruġa fir-rapporti ta’ awditjar inizjali ġew implimentati u sitta oħra kkonkludew li rakkomandazzjoni waħda biss għadha ma ġietx implimentata kompletament. Kien hemm aktar titjib fir-rata ġenerali tal-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet ta’ awditjar intern. L-aħħar statistiċi (kif kienu fid-29 ta’ Jannar 2010) juru li 26 % mir-rakkomandazzjonijet ‘importanti ħafna’ li kien għadhom ma ġewx implimentati (41 minn 159) kienu mistennija għal aktar minn sitt xhur, inqas mid-29 % rapportati is-sena ta’ qabel. 4. Konklużjonijiet Fuq il-bażi tal-awditjar u xogħol relatat, iffinalizzati fl-2009, wieħed jista' jasal għall- konklużjonijiet li ġejjin: Konklużjoni 1: Sar aktar progress, iżda hemm bżonn ta’ aktar titjib L-IAS ra titjib kontinwu fl-ambjent ta’ kontroll intern tal-Kummissjoni, b’rabta mal-isforzi lejn DAS (dikjarazzjoni ta' aċċertament) mhux kwalifikata. Madankollu, l-IAS osserva li iktar titjib huwa meħtieġ f’diversi aspetti tal-ġestjoni finanzjarja: · Ġestjoni kondiviża: · Dwar il-ġestjoni ta’ għotjiet taħt il-Faċilità Schengen II, u minkejja l-estensjoni tal-kuntratt mogħti u bidliet deċiżi fuq it-tqassim tal-fondi bejn il-parti Schengen u il-fluss tal-flus, il-profili tar-riskju iridu jkunu definiti aħjar, l-awditjar tal-għeluq ikollhu jiġi adattat għalihom u l-JLS ikollu jagħmel superviżjoni mill-qrib tal-eżekuzzjoni tal-baġit; · Għandu jkun hemm titjib fil-koordinazzjoni ġenerali tal-istrateġiji tal-awditjar mis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-ġestjoni tal-politiki għall-fondi strutturali, biex b’hekk itejbu il-kopertura tal-awtoritajiet komuni tal-awditjar. Ir-riżultati tal-inkjesta varata fl-2009 biex tara mill-ġdid ix-xogħol tal-awtoritajiet tal-awditjar ser tippermetti lill-Kumissjoni toqgħod fuq l-opinjonijiet provduti u, b’konsegwenza, biex tnaqqas l-awditjar fuq il-post minn naħa taghha. · Ġestjoni diretta: · Dwar il-proċess tal-inventarju, saret reviżjoni tal-bażi legali, u r-rekwiżiti ta’ kontroll iridu jkunu implimentati kompletament mill-OIB; · Minkejja l-punti sodi tal-Grupp ta' Konsulenza dwar l-Akkwist Pubbliku tagħha, il-proċess tal-akkwist fil-JRC għandu bżonn jittejjeb sostanzjalment, b’mod partikolari rigward id-dokumentazzjoni tal-eċċezzjonijiet, l-ippjanar, il-kwalità tal-kontrolli ex post u l-ġustifikazzjonijiet mogħtija għad-dipendenza fuq is-suq. · Fil-qasam tar-riċerka nġibdet l-attenzjoni għall-bżonn ta’ strateġija għall-prevenzjoni u d-detezzjoni tal-frodi u biex titjieb il-gwida dwar l-implimetazzjoni ta’ ċekkjaturi tal-vijabilità finanzjarja. Minkejja dan, diġà sar ammont ta' titjib fis-sistemi ta’ kontroll intern tal-ġestjoni tas-7 Programm Kwadru (pereżempju il-bilanċ bejn il-kontrolli ex ante u ex post u t-tlestija ta’ proċedura għall-ġestjoni ta’ Fondi ta’ Garanzija). · Ġestjoni indiretta ċentralizzata - implimentazzjoni tal-azzjonijiet tal-PESK; sar progress fuq ir-rekwiżiti li jridu jintlaħqu mill-missjonijiet PSDK b’rabta mal-ġestjoni indiretta ċentralizzata, fuq it-twaqqif, l-appoġġ u l-monitoraġġ tal-missjonijiet PSDK, u fuq il-proċedura tal-għeluq tal-kuntratti PSDK. Azzjonijiet oħra għad iridu jkunu implimentati mid-DĠ RELEX sabiex tilħaq b’mod sħiħ ir-rekwiżiti tal-ġestjoni indiretta ċentralizzata (valutazzjonijiet tas-“sitt-pilastri” skont l-Artikolu 56 tar-Regolament Finanzjarju). Barra minn hekk, ser ikollhom ikunu żviluppati gwidi u metodoloġiji ġħall-valutazzjoni ta' missjonijiet ta’ ġestjoni ta’ kriżi ċivili u dwar it-twaqqif ta’ sistemi għall-ġestjoni finanzjarja, u l-kontrolli ex post fuq missjonijiet ser ikollhom bżonn jissaħħu. Hija l-fehma tal-IAS li hija meħtieġa ħarsa ġenerali fuq livell istituzzjonali jekk proċeduri komuni, bħal l-analiżi tar-riskju u l-ġestjoni tal-kontinwità tan-negozju ser ikunu effettivi fil-ħarsien tal-istituzzjoni sħiħa. Ħarsa ġenerali hija meħtieġa wkoll sabiex tiżgura ġestjoni finanzjarja tajba tal-investimenti fis-sistemi tal-IT permezz ta’ ekonomiji tal-kobor u billi jkunu provduti soluzzjonijiet komuni għal rekwiżiti komuni. L-IAS jirrakkomanda li korpi adattati jsiru responsabbli biex jiksbu din il-ħarsa ġenerali, u biex jgħamlu rakkomandazzjonijiet xierqa, filwaqt li jieħdu ħsieb li ma jnaqqsux ir-responsabbiltà għall-implimentazzjoni ta’ kull proċess. Il-Kummissjoni tqis li ħarsa ġenerali korporattiva hija diġà stabbilita jew ippjanata għal ċertu proċessi, bħall-Bord għall-Valutazzjoni tal-Impatt, il-Grupp ta’ Tmexxija tal-ABM, in-Netwerk għall-Korrispondenti tal-Kontroll Intern jew ir-Reviżjoni minn esperti pari fil-qasam tar-Rapporti tal-Attivitajiet Annwali u firxa wiesgħa ta’ netwerks, workshops, u assistenza onlajn għas-servizzi f’dawn l-oqsma. Il-Kummisjoni tqis ukoll li kwalunkwe allokazzjoni ta’ dan it-tip ta’ responsabbiltajiet lil servizzi ċentrali tnaqqas mir-responsabbilta ta’ kull Direttur Ġenerali u Kap tas-Servizzi. Konklużjoni 2: Ġestjoni tar-riskju L-IAS innota l- progress li sar minn mindu l-Kummissjoni adottat qafas ta’ ġestjoni tar-riskju fl-2005, iżda kkunsidra li l-implimentazzjoni tiegħu għandha tkun inkorporata aħjar fil-proċeduri ta’ ġestjoni ta’ kull servizz. Dan għandu jkun ikkombinat ma’ ħarsa ġenerali aħjar tar-riskji trasversali u gwida mtejba fuq livell ċentrali. Is-servizz ċentrali ma setgħux jaċċettaw din ir-rakkomandazzjoni fl-intier tagħha, għaliex ħassew li partijiet minnha ma kinux kompatibbli mal-qafas ta’ governanza tal-Kummissjoni Il-Kummissjoni tħoss li fi ħdan l-istruttura ta’ governanza attwali s-servizzi ċentrali diġà jipprovdu ħarsa ġenerali tar-riskji trasversali u gwida fuq il-qafas tal-ġestjoni tar-riskju u l-implimentazzjoni. Konklużjoni 3: Kontinwità tal-negozju korporattiv L-awditjar tal-IAS wera li l-Kummissjoni għandha bżonn tkompli l-impenn tagħha fl-isforzi tagħha biex tiżgura kontinwità tan-negozju f’każ ta’ tfixkil serju, b’mod partikolari permezz ta’ tmexxija aħjar, koordinazzjoni u ttestjar tal-irkupru ta’ attivitajiet kritiċi. Il-Kummissjoni hija tal-istess fehma. Konklużjoni 4: Approċċ tal-IT korporatttiv L-IAS uriet il-bżonn li jissaħħu aktar il-proċessi ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet strateġiċi tal-IT u l-proċeduri għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT, sabiex jiġi żgurat li l-proġetti tal-IT huma allinjati sew mal-għanijiet tal-Kummissjoni, jipprovdu valur għall-flus u jiġu implimentati fil-ħin. Il-Kummissjoni taqbel ma’ din l-analiżi. Rimarki finali Is-Servizz Intern tal-awditjar ssottometta l-Pjan Strateġiku tal-awditjar tiegħu għall-perjodu 2010–2012 f’April 2010. L-għan tiegħu huwa li jkopri ir-riskji ewlenin identifikati, u li jikseb il-kopertura meħtieġa biex jappoġġa l-opinjoni ġenerali tal-Awditur Intern fuq il-ġestjoni finanzjarja. [1] Xi rapporti finalizzati fil-bidu tal-2009 kienu ġew inklużi fir-rapport tal-2008 u għalhekk ma reġgħux ġew inklużi fir-rapport tal-2009. Bl-istess mod, xi rapporti mfassla fl-2009, iżda finalizzati fil-bidu tal-2010 huma nklużi fir-rapport tal-2009. [2] COM(2010)0281, tal-25 ta’ Mejju 2010 [3] Impenji C1 huma dawk li għandhom jiġu konklużi din is-sena. [4] Impenji C2 huma dawk li jistgħu jkunu trasferiti għas-sena li jmiss, b’mod partikolari meta l-implimentazzjoni tal-pjanijiet ta’ azzjoni hija insuffiċjenti biex tiġġustifika awditjar ta’ segwitu, jew meta s-suġġett awditjat jesperjenza dewmien. [5] Sistemi użati minn numru kbir ta’ utenti minbarra d-DĠ sid. --------------------------------------------------