WERREJ 1. Introduzzjoni 3 2. Il-missjoni tas-SAI: L-indipendenza, l-oġġettività u r-responsabbiltà 3 3. L-ambjent ta' ħidma u l-pjan ta' awditjar 3 3.1. Il-proċess ta’ awditjar intern 3 3.2. L-implimentazzjoni tal-pjan ta' awditjar koordinat mis-SAI 4 3.3. Il-livell ta’ aċċettazzjoni u s-segwitu tar-rakkomandazzjonijiet tas-SAI 4 3.4. Il-perċezzjoni tax-xogħol tas-SAI 4 3.5. Konsultazzjoni mal-Bord għall-Irregolaritajiet Finanzjarji (FIP) tal-Kummissjoni 4 4. Ir-riżultati u rakkomandazzjonijiet ewlenin tas-SAI 4 4.1. Il-Governanza 4 4.2. Kwistjonjiet tal-IT 6 4.3. L-istrateġiji ta’ kontroll 8 4.4. L-Awditu dwar il-Konformità mal-Iskadenzi tal-Ħlasijiet (DĠs BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO) 11 5. Il-konklużjonijiet 11 5.1. Il-proċeduri ta’ kontroll 11 5.2. Frodi 12 INTRODUZZJONI Dan ir-rapport jagħti informazzjoni lill-Awtorità tar-Rilaxx dwar il-ħidma mwettqa mis-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni (SAI), skont l-Artikolu 86 (4) tar-Regolament Finanzjarju (RF). Huwa bbażat fuq ir-rapport tas-SAI skont l-Artikolu 86 (3) tar-RF dwar ir-riżultati ewlenin tal-awditjar, u dwar skopertura għal riskji sinifikanti, u kwistjonijiet ta’ kontroll u governanza korporattiva. Huwa bbażat fuq rapporti ta' awditjar u konsulenza tas-SAI li tlestew fl-2010[1] dwar id-dipartimenti tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi. Ma jkoprix ir-riżultati tal-ħidma tal-awditjar f'aġenziji jew korpi oħra awditjati mis-SAI, li għalihom jitħejjew rapporti annwali separati. Il-Kummissjoni diġà rreaġixxiet għal xi rakkomandazzjonijiet tal-Awditur Intern fir-rapport ta’ sinteżi,[2] li fih tieħu pożizzjoni dwar il-kwistjonijiet trasversali li tqajmu mis-SAI, mill-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA) u mill-Awtorità tal-Kwittanza, u dwar dawk identifikati mill-Kumitat dwar il-Progress tal-Awditjar (KPA). IL-MISSJONI TAS-SAI: L-INDIPENDENZA, L-OġġETTIVITÀ U R-RESPONSABBILTÀ Is-SAI għandu l-missjoni li jikkontribwixxi għal tmexxija tajba fil-Kummissjoni Ewropea permezz ta’ awditjar ta’ sistemi interni ta' ġestjoni u kontroll sabiex tiġi evalwata l-effikaċja tagħhom bil-għan li jwettaq titjib kontinwu. Is-SAI jaqa’ taħt l-awtorità tal-Membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-Awditjar u għandu jagħti rendikont lill-KPA. L-indipendenza tas-SAI hija minquxa fil-Karta tal-Missjoni tiegħu li ġiet adottata mill-Kummissjoni. Is-SAI jwettaq ix-xogħol tiegħu skont ir-Regolament Finanzjarju u l-Istandards Internazzjonali għall-Prattika Professjonali tal-Awditjar Intern u l-Kodiċi ta' Etika tal-Istitut tal-Awdituri Interni. L-AMBJENT TA' ħIDMA U L-PJAN TA' AWDITJAR Il-proċess ta’ awditjar intern Is-SAI kkoopera mal-QEA u mal-Kapaċitajiet tal-Awditjar Intern (KAI) fil-koordinazzjoni tal-ippjanar tal-awditjar, l-għoti regolari ta' rapporti ta' awditjar, skambju ta’ metodoloġija u taħriġ komuni. Għall-ewwel darba, is-SAI ta lill-Kummissjoni opinjoni ġenerali, iffokata fuq il-ġestjoni finanzjarja u bbażata fuq l-awditjar intern imwettaq mis-SAI u mill-KAI matul il-perjodu 2008-2010. L-implimentazzjoni tal-pjan ta' awditjar koordinat mis-SAI Il-Pjan Strateġiku ta’ Awditjar għall-2008-2010 kien aġġornat regolarment biex iqis il-ħtiġijiet speċifiċi (l-ewwel opinjoni globali, ir-riżultati ta’ valutazzjoni tar-riskju annwali tal-ġestjoni u bidliet oħra fl-ambjenti interni u esterni). Fl-2010, is-SAI wettaq 88 % (87 % fl-2009) mill-programm tax-xogħol tiegħu, li jirrappreżenta 100 % tal-impenji C1[3] (100 % fl-2009) u 68 % tal-impenji C2[4] (66 % fl-2009). 85 rapporti kienu maħruġa (30 awditi, 49 awditi ta’ segwitu, konsulenza 1, 4 ittri għall-maniġment u rapport 1 dwar l-opinjoni ġenerali). Il-livell ta’ aċċettazzjoni u s-segwitu tar-rakkomandazzjonijiet tas-SAI Fl-2010 r-rata ta’ aċċettazzjoni ta’ rakkomandazzjonijiet ta’ awditjar kritiċi u importanti ħafna minn dawk li sarilhom l-awditu kienet ta’100 % (98,8 % fl-2009). Għall-perjodu 2006 – 2010, 86 % tar-rakkomandazzjonijiet kollha kienu implimentati sa tmiem l-2010. Is-SAI kkonkluda li 33 % tar-rakkomandazzjonijiet maħruġa fl-2010 diġà ġew implimentati. Kwalunkwe rakkomandazzjoni kritika jew importanti ħafna li tkuin qabżet b’mod sinifikanti ż-żmien tiġi segwita mill-KPA. Il-perċezzjoni tax-xogħol tas-SAI Ir-riżultat globali tal-istħarriġ 2010 huwa pożittiv, b’92.7 % (90 % fl-2009) ta’ dawk li wieġbu kunfidenti li x-xogħol tas-SAI jikkontribwixxi għall-kwalità tas-sistemi ta' kontroll u ġestjoni u 94.5 % (90 % fl-2009) jaqblu li x-xogħol tas-SAI jitwettaq b’onestà, oġġettività u ġustizzja. 86.2 % ta' dawk li wieġbu kienu sodisfatti bil-kwalità tar-rapporti tas-SAI (76.3 % fl-2009, 61.5 % fl-2008 u 48.8 % fl-2007). Konsultazzjoni mal-Bord għall-Irregolaritajiet Finanzjarji (FIP) tal-Kummissjoni Ma ġew indikati l-ebda problemi sistemiċi fl-2010 mill-Bord għall-Irregolaritajiet Finanzjarji (FIP) skont l-Artikolu 66 (4) tar-Regolament Finanzjarju. IR-RIżULTATI U RAKKOMANDAZZJONIJIET EWLENIN TAS-SAI Il-Governanza Is-SAI identifika l-lezzjonijiet mitgħallma mid-diviżjoni u r-ristrutturar ta' tliet Direttorati Ġenerali ewlenin, kif ukoll sinerġiji possibbli u pariri dwar governanza li jistgħu jitqiesu għal riorganizzazzjonijiet futuri. Is-SAI wettaq għadd ta’ awditi tal-istruttura ta’ governanza fi ħdan il-Kummissjoni, dwar il-prevenzjoni u s-sejbien tal-frodi, u fl-Aġenziji Eżekuttivi. - Frodi Biex ikompli jibni fuq il-ħidma tiegħu ta’ awditi relatati mal-ġlieda kontra l-frodi mill-2007, is-SAI għamel żewġ awditi (OLAF u JLS) u segwitu dwar is-sejbien u l-prevenzjoni tal-frodi. Il-prevenzjoni u sejbien tal-frodi, kienu wkoll parti mill-għan ta’ erba’ awditi oħra. Is-SAI ħareġ opinjoni mhux sodisfaċenti, fid-dawl tan-nuqqas ta’ strateġija kontra l-frodi aġġornata għall-Kummissjoni. Skont is-SAI, l-istrateġija għandha tinkludi żviluppi f'għodod tal-IT bħala għajnuna għall-prevenzjoni u s-sejbien tal-frodi, għandha tistimola l-kooperazzjoni bejn l-OLAF u l-partijiet interessati tiegħu, u tipprevedi l-għarfien u taħriġ. Il-Kummissjoni adottat Komunikazzjoni dwar “L-Istrateġija tal-Kummissjoni kontra l-Frodi[5], skont ir-rakkomandazzjonijiet tas-SAI, immirati lejn titjib tal-istrateġija ta' kontra l-frodi tas-servizzi tal-Kummissjoni, u biex jissaħħu l-politiki tal-UE u għal żieda fil-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-UE. Il-Kummissjoni temmen li l-miżuri proposti fil-pjan ta’ azzjoni ser isolvu n-nuqqasijiet potenzjali identifikati u jtejbu l-effiċjenza u l-effikaċja tas-sistemi ta' ġestjoni u kontroll. Dwar il-governanza, is-SAI rrakkomanda wkoll li kemm id-DĠ JUST kif ukoll id-DĠ HOME jtejbu l-proċess tal-valutazzjoni tar-riskju tagħhom billi jagħtu kunsiderazzjoni xierqa għar-riskju tal-frodi u, abbażi ta’ dan, jiżviluppaw u jifformalizzaw strateġija kontra l-frodi. Dwar il-prevenzjoni tal-frodi, is-SAI rrakkomanda lid-DĠ HOME biex jiżgura li l-qafas regolatorju tal-Fondi ta’ Solidarjetà jkunu konformi mar-Regolament Finanzjarju u d-dispożizzjonijiet tal-Bażi ta’ Dejta ta’ Esklużjoni Ċentrali. Dwar is-sejbien tal-frodi, is-SAI rrakkomanda lid-DĠ HOME biex ifassal, jorganizza u jwaqqaf proċeduri u sistemi għar-reġistrazzjoni, il-monitoraġġ u s-segwitu tal-irregolaritajiet irrapportati mill-Istati Membri. Azzjonijiet li jqajmu l-kuxjenza diġà seħħew mal-Kumitat SOLID[6]. Matul l-2011, ser jiġu żviluppati strateġiji speċifiċi kontra l-frodi miż-żewġ Direttorati-Ġenerali bl-appoġġ tal-OLAF. Id-dispożizzjonijiet tar-Regolament tal-Kummissjoni dwar il-Bażi ta’ Dejta Ċentrali tal-Esklużjoni se jittieħdu inkunsiderazzjoni fil-leġiżlazzjoni speċifika li tappoġġja l-qafas finanzjarju multiannwali li jmiss (ta' wara l-2013). - Id-diviżjoni tad-DĠi Is-SAI eżamina d-diviżjoni tad-DĠ TREN, ENV u JLS, li seħħet fl-2010 u rriżultat fil-ħolqien ta' Direttorati ta' Riżorsi Kondiviżi u Kapaċitajiet Kondiviżi ta’ Awditjar Intern. Il-bidliet organizzazzjonali ġew magħmula bħala parti mill-impenn tal-Kummissjoni biex tissodisfa l-ħtiġijiet kollha tal-persunal sal-2013 taħt ir-riżorsi kostanti u biex tnaqqas is-sehem ta' appoġġ amministrattiv. Ittra għall-Maniġment[7] tindirizza għadd ta' kwistjonijiet għal kunsiderazzjoni, inkluż monitoraġġ imsaħħaħ u strutturat tal-proċess ta’ rijorganizzazzjoni u tagħmel diversi suġġerimenti għal gwida minn qabel, id-dispożizzjoni tal-għarfien espert u preparazzjoni aħjar mis-servizzi ċentrali. Il-Kummissjoni ħadet nota tal-kwistjonijiet li tqajmu f'ittra għall-maniġment iżda tikkunsidra li huwa kmieni wisq biex wieħed jiġbed konklużjonijiet definittivi dwar il-benefiċċji/l-iżvantaġġi ta’ Direttorati diviżi. Tieħu kont aktar 'il quddiem meta s-servizzi kkonċernati jkunu kisbu iktar esperjenza fl-istruttura organizzattiva l-ġdida. - L-Aġenziji Eżekuttivi Rapport li jagħti Ħarsa Ġenerali dwar aġenziji eżekuttivi eżmina kwistjonijiet sistematiċi identifikati f’inkarigu tal-awditjar mwettqa bejn l-2006 u l-2009. Is-SAI esprima opinjoni “sodisfaċenti ħlief għal" u rakkomanda li jaġġornaw l-istrateġiji tar-riżorsi tagħhom, jiċċaraw ċerti aspetti tar-rwoli u r-responsabbiltajiet tal-aġenziji u tad-DĠ ewlenin tagħhom (i), u jadattaw il-politika ta' sigurtà dwar l-użu ta’ softwer tal-Kummissjoni. Azzjonijiet rimedjali, l-iktar fil-forma ta’ linji gwida, huma rakkomandati lis-Servizzi Ċentrali biex jipprevjenu r-rikorrenza ta’ kwistjonijiet sistemiċi. Kif previst fir-rapport tat-Task Force dwar l-IT, il-Grupp ta' Tmexxija ABM + IT se jindirizza l-kwistjoni tal-governanza tal-IT, l-arkitettura u s-sistemi tal-iżvilupp fl-aġenziji eżekuttivi. Il-Kummissjoni tikkunsidra li xi bidliet meħtieġa fil-gwida (eż. ir-rwoli u r-responsabbiltajiet, il-konfigurazzjoni tal-assi ta’ kontabilità) tista’ tiġi mħaddma biss wara l-adozzjoni tar-reviżjoni triennali tar-Regolament Finanzjarju. Il-Kummissjoni bħalissa qed tħejji regoli ġodda tas-sigurtà u se tieħu din l-opportunità biex tiżguraw li l-aġenziji eżekuttivi li jfittxu aċċess għal sistemi tal-IT tal-Kummissjoni jkunu konformi mal-politika ta’ sigurtà tal-IT tal-Kummissjoni, id-dispożizzjonijiet implimentattivi, l-istandards u l-linji gwida. Fir-rigward tal-Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka (AER) u l-Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka (AEKER), is-SAI kkonkluda li l-kontroll interni tagħhom jipprovdu “assigurazzjoni raġonevoli” fir-rigward tat-tfassil u t-twaqqif tal-ambjent ta’ kontroll ġenerali u l-proċessi ta’ ġestjoni tal-għotjiet għall-ġestjoni tal-programmi delegati. Madankollu, is-SAI enfasizza xi kwistjonijiet importanti ħafna biex jindirizza, fost oħrajn, il-bżonn għal strateġiji proprji tal-aġenziji kontra l-frodi, it-titjib fl-istrateġiji tal-verifika u l-proċeduri ta’ assigurazzjoni, il-ġestjoni tar-riskji, il-proċessi ta’ bini ta’ assigurazzjoni u l-proċess ta’ selezzjoni tal-proġett. Diġà sar titjib fil-livell tal-pjan tal-awditu (il-proċess ta’ pjanifikazzjoni, il-valutazzjoni tar-riskju, l-univers u l-ambitu tal-awditu) u l-implimentazzjoni tiegħu fi ħdan l-istrateġija tal-awditjar fis-Seba’ Programm Qafas (il-gwida, il-monitoraġġ u s-segwitu). Wara l-adozzjoni tal-Istrateġija kontra l-frodi tal-Kummissjoni, iż-żewġ aġenziji se jiżviluppaw l-istrateġiji għall-prevenzjoni tal-frodi tagħhom stess bil-kooperazzjoni tad-DĠ ewlieni u bl-appoġġ mill-OLAF. Il-pjanijiet ta’ azzjoni huma mistennija li jkunu implimentati bis-sħiħ matul l-2011. Kwistjonjiet tal-IT - L-Ittri għall-Maniġment Ittra għall-Maniġment dwar il-politika tas-sigurtà tal-IT tal-Kummissjoni ġabret fil-qosor il-kwistjonijiet ewlenin relatati mal-implimentazzjoni tal-governanza tas-sigurtà tal-IT tal-Kummissjoni, u politiki relatati kif identifikat f'inkarigi tal-awditjar tal-IT imwettqa mis-SAI matul l-aħħar erba' snin. Is-SAI ssuġġerixxa li korp approprjat jingħata r-responsabbiltà li jissorvelja l-istrateġija ta’ sigurtà tal-Kummissjoni, billi jiżgura li hija allinjata mal-għanijiet korporattivi u jsegwi l-implimentazzjoni tagħha. Huwa ssuġġerixxa wkoll li kumitat ta’ livell għoli jkun stabbilit biex jissorvelja l-implimentazzjoni ta’ politiki ta’ sigurtà u rakkomandazzjonijiet mingħand id-Direttorat tas-Sigurtà (DĠ HR DS). Kumitat bħal dan jista' wkoll ikollu r-rwol ta' korp ta’ eskalazzjoni kompetenti biex isolvi nuqqas ta' qbil fi ħdan il-kumitati ta’ tmexxija tal-proġett. Kwistjonijiet oħra għall-kunsiderazzjoni stabbiliti fl-Ittra għall-Maniġment kienu l-kjarifika tar-rwoli u r-responsabbiltajiet tal-atturi ewlenin, il-parteċipazzjoni tad-DĠ HR.DS fl-aspetti tas-sigurtà tal-iżvilupp ta’ sistemi tal-IT korporattivi jew kbar u t-tisħiħ tal-pożizzjoni l-Uffiċjal Lokali tas-Sigurtà tal-Informatika fil-livell ta' DĠ. Is-SAI ħareġ ukoll Ittra għall-Ġestjoni dwar it-twaqqif ta' proġetti tal-IT fil-Kummissjoni li għandu l-għan li jiġu identifikati l-oriġini tal-kawżi tal-problemi li wieħed jiltaqa' magħhom l-iktar spiss. Is-SAI jqis li l-esperti IT korporattivi għandhom ikunu aktar involuti fil-bidu tal-iżvilupp ta’ proġetti ta’ sistema ta' informazzjoni u li uħud mid-DĠs għandhom sistematikament jikkomunikaw l-IT Master Plan tagħhom u d-definizzjonijiet tal-proġett u definizzjonijiet lill-livell korporattiv. Is-SAI jqis ukoll li proġetti tal-IT għandhom jikkonformaw ma’ sett minimu ta’ rekwiżiti dwar l-aspetti ta’ metodoloġija u arkitettura tal-intrapriża. Il-Kummissjoni temmen li l-istruttura ta’ governanza tal-IT ġdida twieġeb għall-ħtiġijiet identifikati fiż-żewġ ittri għall-maniġment. Skont il-pjan li jinsab fir-rapport tat-Task Force, dan iwassal ukoll għal tnaqqis globali tas-sistemi tal-IT fil-Kummissjoni. Il-politika ta’ Sigurtà tal-IT taqa’ fl-ambitu tal-Kumitat ta’ Livell Għoli dwar l-IT, filwaqt li kwistjonijiet ta’ sigurtà operazzjonali relatati mal-IT jaqgħu taħt il-Bord ta’ Sigurtà tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni tqis li mhemm l-ebda bżonn għal struttura addizzjonali dedikat biss għal kwistjonijiet ta' sigurtà tal-IT. Fir-rigward tal-ġestjoni tal-proġett tal-IT, twaqqaf Bord ta’ Ġestjoni tal-Proġett tas-Sistema tal-Informazzjoni taħt id-dispożizzjoni ta’ governanza tal-IT ġdida tal-Komunikazzjoni tal-Kummissjoni "Nutilizzaw il-potenzjal sħiħ tal-IT fil-Kummissjoni"[8]. Parti mill-mandat tiegħu hu li jiżgura li proġetti huma konformi ma’ metodoloġiji standard, iwaqqaf l-elementi żejda u jiżgura sinerġiji bejn proġetti li jiġu aċċettati bla xkiel. Il-Kumitat ta’ Livell Għoli dwar l-IT qed imexxi l-ħidma ta’ razzjonalizzazzjoni u diġà identifika tmien oqsma ta’ negozju li fihom qed isiru eżerċizzji ta’ simplifikazzjoni. Għal kull qasam tan-negozju, saru rakkomandazzjonijiet dwar sistemi tal-IT li jistgħu jitwaqqfu jew li t-tħaddim tagħhom għandu jsir minn għodda tal-IT komuni/korporattiva. Il-Kummissjoni tikkunsidra li t-tibdiliet li saru fil-governanza tal-IT indirizzaw l-osservazzjonijiet tas-SAI u jirrappreżentaw titjib kbir fil-mod kif din l-istrateġija tiġi elaborata u implimentata. - Awditu fuq l-IT Lokali fid-DĠ EAC Dwar ġestjoni ta’ proġetti tal-IT l-awditu rrakkomanda li d-DĠ EAC jintroduċi qafas ta' valutazzjoni tar-riskju għal proġetti tal-IT u Reġistru ta' Riskju għall-Proġett speċifiku għal kull proġett ewlieni tal-IT li għandu jiġi implimentat. Is-SAI kkonkluda wkoll li d-DĠ EAC għandu jlesti d-dokument Viżjoni għal-LLPLink[9]. Il-ġestjoni tar-riskju tal-proġetti tal-IT formali, ir-Reġistru tar-Riskju tal-Proġett u d-dokument Viżjoni ġew iffinalizzati matul l-2010. Dwar is-Sigurtà tal-Informazzjoni , is-SAI sab problemi potenzjali ta’ sigurtà f’waħda mis-sistemi ta’ informazzjoni. Politika ġdida tal-password ġiet implimentat li wasslet għal titjib fil-mekkaniżmi ta’ awtentikazzjoni, u pjan ta’ azzjoni sħiħ u komplut li jindirizza l-kummenti kollha huwa mistenni li jiġi implimentat bi sħiħ matul l-2011. - Awditu dwar il-Ġestjoni tal-Kontinwità tan-Negozju (BCM) fid-DĠ DIGIT Din il-ħidma ta’ awditu hija parti mill-evalwazzjoni tal-BCM fil-Kummissjoni, li bdiet fl-2009. Is-SAI ħareġ rakkomandazzjonijiet maħsuba biex itejbu l-programm tal-ġestjoni tal-kontinwità tan-negozju, inkluż l-integrazzjoni sħiħa tal-proċeduri ta' ġestjoni tal-inċidenti fil-qafas għall-kontinwità tan-negozju u l-ittestjar taħt kundizzjonijiet ta’ kriżi simulati. Funzjoni ta’ tmexxij għas-sorveljanza tal-implimentazzjoni tal-BCM fid-DĠ DIGIT ġie rrakkomandat ukoll kif ukoll titjib tal-ippjanar b’mod ġenerali u attivitajiet ta’ koordinazzjoni, inkluż l-identifikazzjoni u l-koordinazzjoni ta' (inter)dipendenzi. Is-SAI se joħroġ opinjoni dwar l-awditu wara impenn ta’ segwitu, ladarba r-rakkomandazzjonijiet li saru f’dan ir-rapport jiġu implimentati. L-istrateġiji ta’ kontroll - Il-Fondi Strutturali – DĠ REGIO u DĠ EMPL Is-SAI wettaq żewġ awditi ta' strateġija ta’ kontroll fid-DĠ REGIO u DĠ EMPL. L-Istati Membri (SM) għandhom ir-responsabbiltà ewlenija għall-implimentazzjoni ta’ sistemi ta’ kontroll interni effikaċi u l-Kummissjoni teżerċita r-rwol ta' superviżjoni fuq is-sistemi nazzjonali u tassumi r-responsabbiltà finali għall-implimentazzjoni tal-baġit. L-awditu identifika punti sodi fiż-żewġ DĠs (li issa għandhom servizzi ta’ awditjar matur), iżda għad hemm xi nuqqasijiet fil-proċessi ta’ ippjanar strateġiku, partikolarment fil-bilanċ bejn kontrolli fuq il-post u reviżjonijiet ibbażati fuq dokumenti. Is-SAI rrakkomanda li l-pjanijiet tal-awditu jiġu estiżi lil’hinn minn sena biex ikun hemm qbil mal-istrateġija tal-awditu, filwaqt li jissaħħaħ il-proċess tal-valutazzjoni tar-riskji, jiġu koordinati aħjar attivitajiet f’oqsma komuni, li tagħti rabta aħjar bejn il-firxa tal-awditu u l-assigurazzjonijiet ippjanati, u għal żvilupp ta’ assigurazzjoni tal-kwalità aktar komprensiva. Dawn id-dispożizzjonijiet għandhom jipprovdu dikjarazzjoni ċara tal-istandards ta’ awditjar li għandhom jitfasslu, kif ukoll l-evalwazzjonijiet perjodiċi tal-kwalità interna u esterna. Iż-żewġ DĠs ssottomettew pjanijiet ta' azzjoni li kienu meqjusa sodisfaċenti, u bdew jimplimentaw programm ta’ assigurazzjoni tal-kwalità b’kollaborazzjoni mad-dipartimenti ta’ awditjar DĠs l-oħra tal-Fondi Strutturali (inkluż sett sħiħ ta' indikaturi ewlenin tal-prestazzjoni u l-istandards internazzjonali tal-awditjar li għandhom jiġu segwiti). L-istrateġija tal-awditjar għall-Fondi Strutturali issa hija bbażata fuq koordinazzjoni u monitoraġġ regolari tal-istrateġija tal-awditjar permezz ta’ laqgħat ta’ koordinazzjoni tal-Fondi Strutturali (approċċ tal-awditjar, ippjanar, valutazzjoni tar-riskji, metodoloġiji u l-modalitajiet ta' verifika ta' kampjun rappreżentattiv) u fuq pjanijiet tal-awditjar multiannwali għar-rijallokazzjoni aħjar tar-riżorsi. Il-mudell tal-valutazzjoni tar-riskju ġdid ġie implimentat, inkluż konsolidazzjoni tar-riżultati tal-awditi preċedenti u kriterji speċifiċi relatati mal-prevenzjoni u s-sejbien tal-frodi. L-azzjonijiet kollha inklużi fil-pjanijiet ta’azzjoni huma mistennija li jiġu implimentati matul l-2011. - L-istrateġija tal-awditjar – DĠ EAC L-istrateġija tal-awditjar tad-DĠ EAC għall-metodu ta' ġestjoni ċentralizzata indiretta kienet ivvalutata permezz tal-awditu dwar is-Superviżjoni u s-Sorveljanza tal-Aġenziji Nazzjonali li Jimmaniġġjaw il-Programm Tagħlim tul il-Ħajja, inkluż is-superviżjoni fuq kontrolli primarji u sekondarji minn Aġenziji Nazzjonali (NAs) u Awtoritajiet Nazzjonali (NAUs) rispettivament. Filwaqt li saru sforzi sinifikanti mid-DĠ EAC, jinħtieġ titjib ulterjuri fl-approvazzjoni tal-prefinanzjament tal-aħħar snin u fil-mekkaniżmi superviżorji tad-DĠs sabiex jibbenefikaw minn kontribuzzjoni effettiva minn diversi livelli tal-kontroll. Mill-2011, id-DĠ EAC jiżviluppa aktar il-programm tal-awditjar superviżorju annwali tiegħu dwar l-analiżi tar-riskju dokumentat sew dwar il-kwalità u l-effettività tal-kontrolli sekondarji tal-Awtoritajiet Nazzjonali u l-kontrolli primarji tal-Aġenziji Nazzjonali. Dan se jiġi aġġornat abbażi tal-analiżi tal-pjan ta' awditu annwali u multiannwali tal-Awtoritajiet Nazzjonali sabiex jiġi żgurat li l-istrateġija ta' kontroll (awditu waħdieni) tkun qed taħdem kif maħsub. Barra minn hekk, id-DĠ EAC se jiżviluppa lista ta’ indikaturi relatati mal-kontrolli sekondarji biex jissupplementa l-effettività tal-assigurazzjoni mogħtija mill-Awtoritajiet Nazzjonali. Ir-rakkomandazzjonijiet kollha huma mistennija li jiġu implimentati bis-sħiħ matul l-2011. - L-Għajnuna għall-Iżvilupp – DĠ AIDCO u DĠ ELARG L-awditu għall-evalwazzjoni tal-adegwatezza u l-effettività tal-istrateġija ta' kontroll tad-DĠ AIDCO għall-Linji Baġitarji Tematiċi (il-mod ta' ġestjoni ċentralizzata) enfasizzat il-ħtieġa li tinkiseb informazzjoni adegwata mill-Kapijiet tad-Delegazzjoni sabiex jissostanzjaw l-assigurazzjoni pprovduta annwalment mill-Uffiċjal Awtorizzanti b'Delega (AOD). Is-SAI rrakkomanda l-analiżi tas-sottodelega u l-katina tar-rappurtar għal dan l-istrument, kif ukoll id-definizzjoni u l-implimentazzjoni ta' kontrolli iktar relevanti b'indikaturi tar-riżultat, il-valutazzjoni tal-livelli tal-persunal u t-tnaqqis ta' żbalji fl-evalwazzjoni tas-sejħiet lokali għall-proposti. Il-proċeduri għall-ġestjoni ta' programmi taħt il-mod ta' ġestjoni parzjalment deċentralizzata ġew evalwati permezz ta' awditu dwar il-ġestjoni finanzjarja tal-Estimi tal-Programm (PE) iffinanzjat mill-Fond Ewropew għall-Iżvilupp u l-baġit tal-UE. Is-SAI rrakkomanda li d-DĠ AIDCO għandu jsaħħaħ il-gwida, jippromwovi l-użu ta' lista ta' verifika standard u jsaħħaħ is-superviżjoni biex jiżgura li s-saffi tal-kontroll jipprovdu biżżejjed assigurazzjoni għall-AOD. Wara l-ħolqien tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna u l-amalgamazzjoni tad-DĠs AIDCO u DEV, il-katini ta' sottodelega u rappurtar kienu riveduti u adattati. Obbligi ġodda tar-rappurtar u indikaturi ġew stabbiliti fil-post sabiex jiġu sostanzjati u kkwantifikati aħjar l-effett u l-effikaċja tal-ispejjeż tal-kontrolli u biex tkun tista' tinkiseb assigurazzjoni aħjar u iktar qawwija minn rapporti. DĠ DEVCO introduċa indikaturi ġodda mmirati biex jevalwaw aħjar l-adegwatezza tar-Riżorsi Umani. DĠ DEVCO qed itejjeb ukoll il-proċessi ta' ġestjoni u applikazzjoni għal sejħiet lokali għall-proposti (simplifikazzjoni, formola standard għall-applikazzjoni) u jistenna l-implimentazzjoni sħiħa tal-pjan ta' azzjoni sal-aħħar tas-sena attwali. Fid-DĠ ELARG, l-awditu dwar l-Akkwist IPA eżamina l-kontrolli eżaminati modi tal-ġestjoni ċentralizzati u deċentralizzati. Is-SAI rrakkomanda li l-listi ta' verifika għandhom ikunu bbażat fuq sett ta’ rekwiżiti minimi ta’ kontroll li għandhom jiġu kkumplimentati u/jew adattati minn kull Uffiċjal Awtorizzanti b'Sottodelega (AOSD) sabiex jiġu indirizzati riskji speċifiċi. Fl-awditu dwar l-Għotjiet tal-Istrument ta' Qabel l-Adeżjoni (modi ta' ġestjoni ċentralizzata u konġunta), is-SAI rrakkomanda l-iżvilupp ta' proċeduri prattiċi ta' valutazzjoni ex-ante, u li jiġu żgurati kodifikazzjoni u rappurtar ta' dejta konsistenti fl-għodod ta' ġestjoni. Is-sorveljanza ta' Sejħiet għall-Proposti mill-ġestjoni għandha tissaħħaħ u l-proċess attwali ottimizzati billi jittejjbu l-proċeduri ta’ evalwazzjoni, it-titjib ta' għodod tal-IT u bl-użu ta' sejħiet multiannwali ta' espressjoni tal-interess. DĠ ELARG stabilixxa listi ta' verifika armonizzati biex jappoġġjaw il-verifika ex-ante tal-proċeduri ta' akkwist u saħħaħ is-superviżjoni tiegħu tas-sejħiet għall-proposti għal għotjiet permezz ta’ rappurtar li jkun immirat aħjar u konsistenza iktar stretta tad-dejta kkodifikata. - L- Iskema Konġunta ta’ Assigurazzjoni Kontra l-Mard (SKAM) – PMO) L-awditu ffoka fuq l-organizzazzjoni interna u l-kontroll intern tal-ambjent fil-ġestjoni tas-SKAM tal-PMO u dwar l-istrateġija ta’ kontroll tiegħu. Is-SAI ħareġ opinjoni ta' awditu mhux sodisfaċenti. Fil-fehma tas-SAI, l-Uffiċċju Ċentrali tas-SKAM għandu jkollu rwol iktar sod u pro-attiv ta' koordinazzjoni fl-għoti ta' appoġġ għall-Uffiċċji tal-Ħlas f'istuzzjonijiet oħra u postijiet ġeografiċi u għandu jiżviluppa strateġija ta' kontroll ex-ante u ex-post ġenerali u jiżgura l-applikazzjoni konsistenti u dokumentazzjoni tal-kontrolli. Rakkomandazzjonijiet oħra kienu mmirati lejn l-iżvilupp ta' strateġija ta' prevenzjoni tal-frodi u sejbien. Skema organizzazzjonali ġdida ġiet adottata mill-Kummissjoni u “l-antenna” tal-Kunsill tas-SKAM ġiet assorbita. Issa qed usury laqgħat regolari bejn diversi korpi mbiegħdin u l-Uffiċċju Ċentrali. Tfasslet strateġija ta’ kontroll, li tiddefinixxi l-proċessi ta’ kontroll, il-livelli ta' rappurtar u pjan ta' kontroll. Azzjonijiet oħra ġew implimentati immedjatament sabiex tinstab soluzzjoni għal xi dgħufijiet kritiċi identifikati fl-awditu (monitoraġġ u rappurtar regolari dwar żbilanċi finanzjarji u riżervi, dikjarazzjonijiet mediċi dwar il-kunfidenzjalità ffirmati mill-persunal, eċċ.). Ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi kollha tal-awditjar se jiġu implimentati sal-aħħar tal-2011. L-Awditu dwar il-Konformità mal-Iskadenzi tal-Ħlasijiet (DĠs BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO) L-inkarigu tal-awditjar kopra l-ipproċessar ta' tranżazzjonijiet ta' pagament taħt ġestjoni ċentralizzata, l-attivitajiet ta' monitoraġġ u rappurtar kemm f'DĠs operazzjonali kif ukoll orizzontali, u l-użu ta' sistemi tal-IT ċentrali u lokali. Is-SAI kkunsidra li s-sistema ta’ kontroll intern implimentata fil-Kummissjoni għall-konformità mal-iskadenzi tal-ħlasijiet tipprovdi assigurazzjoni raġonevoli dwar il-kisba tal-għanijiet tan-negozju ħlief għal għadd ta' kwistjonijiet importanti ħafna. Id-DĠs operazzjonali li sarilhom awditu (ħlief għal DĠ ECHO) ma ssorveljawx sistematikament il-konformità mal-iskadenzi tal-ħlasijiet u r-rapporti indirizzata lill-ġestjoni mhux dejjem kienu jinkludu l-informazzjoni kollha meħtieġa biex jissorveljaw il-konformità mal-iskadenzi tal-ħlasijiet. Is-SAI rrakkomanda żieda fis-sorveljanza fil-livelli ċentrali u lokali u l-implimentazzjoni ta' sistemi ta' rappurtar ta' ġestjoni effettiva. L-awditu identifika wkoll nuqqasijiet fil-proċedura tal-linji gwida u l-istruzzjonijiet, kif ukoll f'oqsma fejn it-titjib fl-ipproċessar tal-pagamenti, b'mod partikolari b'referenza għall-kwalità tad-dħul tad-dejta, sospensjonijiet u r-reġistrazzjoni tal-irċevuti fil-ħin. Il-Kummissjoni għamlet titjib f'dan il-qasam f'dawn l-aħħar snin (kif rikonoxxut minn ir-riżultati tax-xogħol investigattiv regolari tal-Ombudsman Ewropew), minħabba titjib fis-sistema tal-ABAC dwar il-validazzjoni ta’ sistemi lokali tal-IT, linji gwida mtejba u monitoraġġ regolari. Saret reviżjoni tar-rapporti standard attwali li jippermettu lid-DĠs operattivi jissorveljaw transazzjonijiet ta' ħlas u konformità mal-iskadenzi tal-ħlasijiet. Twaqqaf grupp ta' ħidma biex jeżamina l-gwida eżistenti u jipproponi titjib. Is-servizzi huma mfakkra dwar il-ħtieġa għat-trasferiment akkurat ta' dejta dwar ħlasijiet tard lil ABAC. L-adattament tal-funzjonalitajiet tal-ABAC li jappoġġjaw is-sospensjoni ta' ħlasijiet se titqies wara l-adozzjoni tar-reviżjoni triennali tar-regolamenti finanzjarji. Il-pjanijiet ta' azzjoni ser jiġu implimentati bis-sħiħ sal-aħħar tal-2012. IL-KONKLUżJONIJIET Permezz tal-ħidma tiegħu, l-IAS jikkontribwixxi għal kultura ta' effiċjenza u effettività. Ix-xogħol ta' awditjar tiegħu jgħin lill-Kummissjoni biex tidentifikaw sinerġiji kif ukoll riskji, u konsegwentement isaħħaħ il-ġestjoni tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni tinnota li l-kooperazzjoni pożittiva bejn is-SAI u d-DĠs li sarilhom l-awditjar kif ukoll mal-Kapaċitajiet tal-Awditjar Intern tagħhom. L-implimentazzjoni tal-pjanijiet ta' azzjoni mfassla f'din is-sena u fis-snin preċedenti bħala tweġiba għar-rakkomandazzjonijiet ta' awditjar ttikkontribwixxi għal titjib kostanti fil-qafas ta' kontroll intern tal-Kummissjoni. Il-proċeduri ta’ kontroll Is-SAI enfasizza l-ħtieġa għal informazzjoni aħjar mill-Kapijiet ta' Delegazzjoni fil-proċess ta' assigurazzjoni tad-DĠ AIDCO, u l-ħtieġa għad-DĠ EAC sabiex jiġu evitati duplikazzjoni tal-kontrolli mis-servizzi tagħha u mill-Aġenziji Nazzjonali. DĠ ELARG għandha tikkomplementa l-inizjattiva tagħha teħtieġ li l-Kapijiet tad-Delegazzjoni jissottomettu Strateġija Annwali ta' Assigurazzjoni billi jiżviluppaw listi ta' verifika applikabbli għad-delegazzjonijiet kollha. Is-SAI rrakkomanda li d-DĠ REGIO u d-DĠ EMPL titjib li huma meħtieġa sabiex tinkiseb assigurazzjoni xierqa għal programmi multiannwali. Fil-livell tal-istrateġiji ta' kontroll, il-Kummissjoni adottat numru importanti ta' miżuri li jippermettu lis-servizzi tagħha jistabilixxu sistemi adegwati ta' awditjar u kontroll. Ġew imfassla u implimentati pjanijiet ta' azzjoni fl-oqsma fejn ir-riskji huma l-ogħla, li jippermetti għal ippjanar u segwitu aħjar tal-attivitajiet ta' kontroll, l-eliminazzjoni tal-piż amministrattiv u d-duplikazzjoni u t-titjib tal-effettività tas-sistemi ta' kontroll intern tal-Kummissjoni. Il-kontrolli għall-verifika tal-konformità mal-iskadenzi taż-żmien legali għall-ħlas kienu inqas effettivi f'xi DĠs fejn il-limiti ta' żmien aktar qosra mitluba mill-Kummissjoni ma kinux dejjem applikati. Jeħtieġ li l-ġestjoni ttejjeb il-monitoraġġ tagħha dwar l-implimentazzjoni xierqa tal-proċeduri ta’ kontroll għall-ipproċessar tal-ħlasijiet. Il-Kummissjoni ħadet diversi miżuri biex ittejjeb kemm il-prestazzjoni tal-ħlas kif ukoll il-mekkaniżmi ta’ kontroll assoċjati, jiġifieri fil-livell tas-sistema tal-IT (l-ABAC), tal-validazzjoni ta’ sistemi lokali tal-IT, u tal-linji gwida u permezz ta' monitoraġġ regolari u aktar effettiv. Ix-xogħol tas-SAI qajjem kwistjonijiet għall-kunsiderazzjoni bil-għan li jtejjeb l-effiċjenza u l-effettività ta' proġetti ġodda tal-IT biex iktar jgħinu lill-Kummissjoni tikseb l-għanijiet b'mod kosteffettiv, effiċjenti u sikur. Wara r-rakkomandazzjonijiet tat-Task Force dwar l-IT, il-Kummissjoni rriformat il-governanza tal-IT tagħha: Il-Kumitat ta' Tmexxija ABM + IT twaqqaf fl-2010 segwit mill-Bord ta' Ġestjoni tal-Proġett tas-Sistemi tal-Informazzjoni u l-Kumitat ta' Livell Għoli dwar l-IT fl-2011, li jirrappreżentaw titjib importanti fil-mod kif l-istrateġija tal-IT hija mfassla u implimentata. Ix-xogħol ta' awditjar tas-SAI fuq id-DĠs li ġew separati reċentement identifika lezzjonijiet li għandhom ikunu ta' tagħlima qabel kwalunkwe diviżjonijiet futuri ta' DĠs sabiex jittaffa' l-impatt ta' bidla fuq id-DĠs, is-servizzi u l-persunal ċentrali u orizzontali. Il-Kummissjoni tikkunsidra li għadu kmieni wisq biex wieħed jiġbed konklużjonijiet definittivi dwar il-benefiċċji/l-iżvantaġġi ta' Direttorati maqsuma u ser tevalwa s-sitwazzjoni aktar tard meta s-servizzi kkonċernati jkunu kisbu iktar esperjenza fir-rigward tal-istruttura organizzattiva l-ġdida. Frodi F'dan il-qasam, l-isforzi tas-SAI enfasizzaw b'mod partikolari n-nuqqas ta' ċarezza fir-responsabbiltà organizzattiva għall-prevenzjoni u s-sejbien tal-frodi u l-ħtieġa għal strateġija kontra l-frodi aġġornata fil-livell tal-Kummissjoni. L-istrateġija ta' kontra l-frodi l-ġdida, imħejjija minn OLAF b'kooperazzjoni mas-servizzi ċentrali u DĠs operazzjonali, ġiet adottata mill-Kummissjoni u tindirizza bis-sħiħ il-kwistjonijiet imqajma mis-SAI. [1] Xi rapporti ffinalizzati fil-bidu tal-2010 kienu ġew inklużi fir-Rapport tal-2009 u għalhekk mhumiex inklużi mill-ġdid fir-rapport tal-2010. Bl-istess mod, xi rapporti abbozzati fl-2010, iżda finalizzati sal-1 ta' Frar 2011 huma inklużi fir-rapport tal-2010. [2] COM (2011) 0323 tal-01 ta’ Ġunju 2011 [3] L-impenji C1 huma dawk li għandhom jiġu kompluti fi żmien sena. [4] L-impenji C2 huma ollu dawk li jistgħu jiġu riportati għas-sena ta' wara, partikolarment meta l-implimentazzjoni tal-pjanijiet ta' azzjoni hija insuffiċjenti biex tiġġustifika awditu ta’ segwitu, jew meta s-suġġett ta’ awditu jiddewwem [5] COM(2011)0376 tal-24 ta’ Ġunju 2011 [6] Fondi SOLID huma l-fondi tal-UE mmaniġġjati taħt il-programm qafas "Solidarjetà u Ġestjoni tal-Flussi ta' Migrazzjoni". [7] Ittri għall-maniġment jipprovdu lill-ġestjoni b’pariri, ġeneralment derivati mir-riżultati ta’ serje ta’ awditi jew minn impenn konsultattiv, u ma jwasslux għal segwitu formali mill-awdituri. Dawn ivarjaw mir-rapporti dwar l-inkarigi tal-awditjar (ħidma ta' assigurazzjoni), li fihom l-awdituri jesprimu opinjoni u jitolbu li jiġi implimentat pjan ta' azzjoni fuq ir-rakkomandazzjonijiet maqbula, li jkunu s-suġġett ta' proċedura formali ta' segwitu. [8] SEC (2010) 1182, 07.10.2010. [9] L-LLPLink hija waħda mis-sistemi ta’ informazzjoni ewlenin