[pic] | KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ | Brussel 5.9.2007 KUMM(2007) 501 finali KOMISIJAS PAZIŅOJUMS EIROPAS PARLAMENTAM, PADOMEI, EIROPAS EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAI UN REĢIONU KOMITEJAI DWAR POLITIKA TA’ L-AKKOMODAZZJONI TAS-SERVIZZI TAL-KUMMISSJONI FI BRUSSELL U L-LUSSEMBURGU KOMISIJAS PAZIŅOJUMS EIROPAS PARLAMENTAM, PADOMEI, EIROPAS EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAI UN REĢIONU KOMITEJAI DWAR POLITIKA TA’ L-AKKOMODAZZJONI TAS-SERVIZZI TAL-KUMMISSJONI FI BRUSSELL U L-LUSSEMBURGU 1. INTRODUZZJONI Fl-1997 f’Amsterdam, l-Istati Membri ddeċidew li l-Kwartieri Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea ser ikunu bbażati fi Brussell u kkonfermaw id-Deċiżjoni tat-8.4.1965 li tiddetermina l-attivitajiet speċifiċi li għandhom ikunu bbażati fil-Lussemburgu. Minn dakinhar, il-Kummissjoni ddefiniet fi tliet okkażjonijiet l-għanijiet tal-politika tal-bini tagħha. Permezz tal-Komunikazzjonijiet tagħha ta’ l-1996 dwar il-politika tal-bini fi Brussell u l-Lussemburgu, ta’ l-1999 dwar il-politika tal-proprjetà fi Brussell u ta’ l-2003 dwar il-politika tal-bini u l-infrastrutturi fi Brussell[1], il-Kummissjoni enfasizzat u kkonfermat dawn it-tliet għanijiet li ġejjin: - L-installazzjoni tas-servizzi b’mod razzjonali u kondizzjonijiet tax-xogħol aħjar għall-istaff; - L-intensifikazzjoni tal-politika ta’ l-akkwisti; - L-enfasi ta’ l-impatt tal-politika tal-bini tal-Kummissjoni fuq l-ambjent urban ta’ Brussell, permezz ta’ l-intensifikazzjoni tad-djalogu ma’ l-awtoritajiet Belġjani. Mill-2003, is-sitwazzjoni fi Brussell u l-Lussemburgu evolviet tant li huwa meħtieġ li tiġi adattata l-politika fis-seħħ fid-dawl ta’ l-għanijiet eżistenti u l-evoluzzjoni tas-suq. Barra dan, il-Kummissjoni tixtieq tarmonizza aktar il-politiki implimentati fi Brussell u l-Lussemburgu, waqt li tieħu in kunsiderazzjoni l-ispeċifiċitajiet taż-żewġ siti. It-tibdil l-iktar notevoli jikkonċerna l-prezz medju tas-suq, it-total tas-superfiċje okkupata miż-żewġ siti, iktar attenzjoni fuq l-ambjent u l-bżonn li jitnaqqsu l-livelli tal-karbonju tal-Kummissjoni, is-sigurtà u s-sikurezza u kif ukoll ir-relazzjonijiet ma’ l-awtoritajiet tal-pajjiż ospitanti. Fuq dan l-isfond il-Kummissjoni, permezz tal-Komunikazzjoni preżenti, qed tistabbilixxi l-orjentamenti u r-rekwiżiti politiċi ewlenin għall-futur, billi tiffoka partikolarment fuq dawn l-elementi: - Id-definizzjoni ta’ pjan strateġiku fuq terminu twil għal ħtiġijiet ta’ spazju. Il-pjan ser isaħħaħ l-għażliet u r-rekwiżiti ewlenin tal-Kummissjoni f’termini tal- postijiet futuri u l-iżviluppi tas-suq tal-proprjetà. - It-tkomplija ta’ l-isforzi ta’ razzjonalizzazzjoni tal-portafoll tal-proprjetà kurrenti, partikolarment bil-konċentrazzjoni tal-Kummissjoni f’numru iżgħar ta’ bini ikbar. Dan għandu jippermetti użu iktar effiċjenti ta’ l-ispazju b’bini modern u addattat għall-iskop. - Fi Brussell, appoġġ lill-ħsieb ta’ żvilupp mill-ġdid, mill-awtoritajiet Belġjani, tal-“Kwartier Ewropew”; f’dan l-istadju, huwa propost li din iż-żona tibqa’ ċ-ċentru ta’ attività tal-Kummissjoni. Din il-preżenza għandha tiġi kkumplimentata bl-iżvilupp ta’ numru limitat ta’ poli sinifikanti ’l barra mill-“Kwartier Ewropew”, biex b’hekk tinfirex il-preżenza tal-Kummissjoni u tagħmel pressjoni ’l isfel fuq il-prezz tal-proprjetà. - Fil-Lussemburgu l-konferma tas-sit ta’ “Kirchberg” bħala l-pol ewlieni tal-Kummissjoni. - Ir-reviżjoni tal-metodoloġija għall-akkwist tal-bini – li għandha tiġi implimentata mill-1 ta’ Jannar 2008 – biex tiżgura kemm valur massimu għall-flus – partikolarment billi tuża l-pożizzjoni tagħha ta’ negozjar għall-aħjar vantaġġ – u trasparenza fir-rigward tas-suq. - L-għaqda tal-konċentrazzjoni ta’ l-elementi ta’ hawn fuq għandha tippermetti biżżejjed investiment fl-implimentazzjoni ta’ serje ta’ prinċipji ta’ politika – partikolarment għall-kisba ta’ bini ambjentalment sostenibbli ta’ livell għoli, u għat-titjib tal-kondizzjonijiet ta’ akkomodazzjoni għall-istaff. Dawn l-elementi jsaħħu lil xulxin. Flimkien mal-kooperazzjoni kurrenti ma’ l-awtoritajiet lokali, partikolarment ir-Reġjun ta’ Brussell fil-każ tal-Belġju, li ntrabtu li jiffaċilitaw l-implimentazzjoni ta’ dan l-approċċ strateġiku, il-Kummissjoni tinsab f’pożizzjoni unika biex iġġib titjib sinifikanti u dejjiemi fil-qasam tal-politika tal-bini għall-benefiċċju ta’ l-Istituzzjoni, l-istaff tagħha u l-pajjiżi ospitanti. 2. IS-SITWAZZJONI KURRENTI 2.1. Is-sitwazzjoni eżistenti 2.1.1. Brussell Fit-tmiem ta’ Ġunju 2007, il-Kummissjoni fi Brussell kienet tokkupa madwar 865 000 m² ta’ spazju fi Brussel fuq 61 binja[2], li jakkomodaw total ta’ kważi 22 000 staff (uffiċjali u kuntrattwali). Il-biċċa l-kbira tal-bini huwa żgħir jew żgħir ħafna (taħt il-15 000 m2, li jkopri żewġ terzi mit-total) u 8 biss huma ikbar minn 20 000m2. Fi Brussell, il-bini tal-Kummissjoni[3] huwa primarjament raggruppat flimkien fi tliet żoni differenti[4]: - il-"Kwartier Ewropew"[5] (710 000 m2 bi kważi 19 000 membru ta’ l-istaff); - iż-żona Beaulieu (80 000m2 b’2 000 membru ta’ staff); - Rue de Genève/iż-żona Da Vinci (56 500 m2 b’1 250 membru ta’ l-istaff). 2.1.2. Il-Lussemburgu Fil-Lussemburgu, fl-aħħar ta’ Ġunju 2007, il-Kummissjoni kienet tokkupa madwar 125 000 m2 ta’ spazju għal uffiċċji fuq 5 binjiet li jakkomodaw 'il fuq minn 3 740 staff (uffiċċjali u kuntrattwali). Il-bini tal-Kummissjoni huwa primarjament raggruppat flimkien f’żewġ żoni fil-Lussemburgu: iż-żona Kirchberg u ż-żona Gasperich. 2.1.3. Evoluzzjoni ġenerali Fuq l-aħħar għaxar snin, il-Kummissjoni mxiet fuq politika ġenerali ta’ akkwist tal-bini, prinċipalment biċ-ċens, ħafna drabi fuq perjodu ta’ 27 sena. Is-sitwazzjoni kurrenti hija madankollu kkaratterizzata b’numru ta’ dgħjufijiet, li ħafna minnhom ġew identifikati minn rapporti mill-Qorti ta’ l-Awdituri Ewropea, issupplimentati bis-sejbiet tas-Servizz ta’ Verifika Interna fl-2007. Minkejja l-adozzjoni, fil-passat, ta’ komunikazzjonijiet dwar il-politika tal-bini, l-implimentazzjoni tal-prinċipji li kienu jibbażaw fuqhom – li numru minnhom huma riflessi f'dan id-dokument – falliet minħabba l-aspetti prattiċi ta’ l-introduzzjoni ta’ tibdiliet fuq numru tant kbir ta’ bini, minħabba li fil-biċċa l-kbira dan il-bini huwa zgħir wisq jew ma jistax jiġi adattat b’mod xieraq. Barra dan, ma setax jiġi introdott tibdil sinifikanti b’suċċess ħlief bil-kollaborazzjoni u s-sħubija attiva ta’ l-awtoritajiet tal-pajjiż ospitanti rilevanti, iżda dan ma kienx indirizzat biżżejjed fil-passat. L-approċċ eżistenti, kif definit mill-Komunikazzjonijiet preċedenti dwar il-politika tal-bini, għandu jissaħħaħ u jiġi razzjonalizzat permezz ta’: - definizzjoni ta’ ppjanar suffiċjenti fuq terminu twil tal-ħtiġijiet ta’ spazju biex ikun evitat l-akkwist diżorganizzat jew il-kiri tal-bini; din il-missjoni hija primarjament ir-responsabbiltà ta’ l-uffiċċji OIB u OIL permezz tal-Qafas ta’ Politika Multi-Annwali (MAPF - Multi annual policy framework ), li huwa vvalidat mill-Kumitati ta’ Ġestjoni ta’ l-Uffiċċji[6] rispettivi; - iktar tfittxija tas-suq, trasparenza u kompetizzjoni rigward l-akkwisti tal-bini[7]; - il-limitu tal-bini fil-“Kwartier Ewropew” fi Brussell, biex tiġi evitata pressjoni ’l fuq fuq il-prezz; - jittieħdu in kunsiderazzjoni l-ispejjeż globali tal-bini akkwistat, li jwasslu għal spejjeż ta’ renovazzjoni fil-futur, f’ħafna każijiet qabel it-tmiem tal-kuntratti ta’ xiri jew ta’ l-użufrutt. Ser isir studju f’dan ir-rigward li għandu jitlesta qabel l-2008; - it-tisħiħ ta’ l-isforzi eżistenti biex titnaqqas l-atomizzazzjoni tal-Kummissjoni fuq numru kbir ħafna ta’ bini, li għandha l-effett li żżid l-ispejjeż ta’ l-infrastruttura ICT u tal-ġestjoni tas-servizzi relatati, li tirrikjedi spazju addizzjonali mhux neċessarju, waqt li tipprevjeni lill-Kummissjoni milli twettaq ekonomiji ta’ l-iskala li jistgħu jinkisbu minn organizzazzjoni tad-daqs tal-Kummissjoni, li tnaqqas l-impatt fiżiku simboliku ta’ l-Istituzzjoni fil-pajjiż ospitanti u tagħmel l-ippjanar urban diffiċli għall-pajjiżi ospitanti; - il-bżonn li jinbnew partenarjati ġodda ma’ l-awtoritajiet tal-pajjiż ospitanti, u jissaħħu dawk tal-passat, partikolarment fir-Reġjun tal-Kapitali ta’ Brussell. F’dan ir-rigward, it- Task Force “UE-Belġju”[8] beda jkollha rwol utli; - il-bżonn li jissaħħu iktar l-isforzi li saru s’issa biex tiżdied l-effiċjenza f’termini tal-konsum ta’ l-enerġija, li tirrifletti l-importanza dejjem tikber fis-snin riċenti ta’ miżuri li jiġġieldu t-tibdil fil-klima. Fuq dan l-approċċ, għandu jsir titjib reali. Permezz ta’ l-iżvilupp ta’ bini ħafna ikbar u iktar effiċjenti u bil-kapaċità tagħna li niksbu vantaġġ sħiħ mill-pożizzjoni tagħna fis-suq tal-proprjetà bit-tisħiħ ta’ l-elementi neċessarji tal-kompetizzjoni fuq il-livelli differenti – inkluż tfittxija mtejba tas-suq – ser ikun possibbli li jsir ħafna mit-titjib meħtieġ fil-bini, biex niżguraw li dawn jilħqu l-bżonnijiet tal-Kummissjoni u ta’ l-istaff tagħha, u jkunu konformi mal-politiki mħaddna b’mod iktar ġenerali mill-UE. 2.2. Iktar ħtiġijiet ta’ spazju fi Brussell u l-Lussemburgu Il-ħtiġijiet ta’ spazju tal-Kummissjoni għat-terminu qasir, medju u twil mill-2003 huma s-suġġett ta’ pjan pluri-annwali dettaljat[9] aġġornat kull sena (l-MAPF) b’konformità maċ-ċiklu ta’ Ppjanar Strateġiku tal-Kummissjoni u ċ-ċiklu ta’ Pprogrammar. Dan jindika l-metri kwadri meħtieġa kull sena u jindika l-iskadenza tal-ftehim ta’ l-akkwisti, il-kuntratti tal-kiri u arranġamenti oħra[10]. Dan l-ippjanar fit-tul ikopri perjodu ta’ 15-il sena u l-Kummissjoni ser tibbaża iktar u iktar fuq dan l-istrument bażiku biex tieħu d-deċiżjonijiet ewlenin f’termini ta’ strateġija. Id-deċiżjonijiet futuri kollha dwar il-post, il-proġetti f’nofs il-mandat u l-iżvilupp possibbli ta’ pol(i) ġdid/ġodda għandhom ikunu bbażati fuq dan il-pjan u jkunu koerenti miegħu. Brussell Minbarra l-2 500 membru ta' l-istaff li ngħaqdu jew li ser jingħaqdu mal-Kummissjoni fi Brussell fil-perjodu 2004-2008 b’riżultat ta’ l-adeżjoni ta’ l-10 Stati Membri l-ġodda fl-2004, 850 oħra huma mistennija li jiġu reklutati wara l-adeżjoni tal-Bulgarija u r-Rumanija mill-2007. Il-tkabbir projettat fin-numru ta’ l-istaff ser jiġġenera domandi addizzjonali fir-rigward tas-sitwazzjoni kurrenti[11] għal spazju ta’ uffiċċji stimat għal madwar 35 000 m2 fuq it-tliet snin li ġejjin. F’dan il-kuntest, ser tingħata attenzjoni partikolari lill-iżvilupp ta’ faċilitajiet ġodda għall-konferenzi. Il-Lussemburgu Rigward il-Lussemburgu, minbarra l-istaff li ngħaqad jew li ser jingħaqad mal-Kummissjoni fil-perjodu 2004-2008 b’riżultat ta’ l-adeżjoni ta’ 10 Stati Membri ġodda, partikolarment fil-kuntest tat-tkabbir EUR-2, 200 persuna għandhom ikunu akkomodati fuq is-sit. Dan, bl-irkupru ta' l-ispazju nieqes, jirrappreżenta bżonn ta' żieda ta' 12 000 m2 ta' spazju ta' uffiċċji. Il-konsolidazzjoni ta’ l-infrastruttura ta’ l-IT u l-akkomodazzjoni tas-sistemi ta’ informazzjoni tad-Direttorati ġenerali differenti fiċ-Ċentru tad- Data , ser ikollha tieħu in kunsiderazzjoni l-possibbiltajiet ta’ estensjoni pjuttost wiesgħa kemm taċ-Ċentru tad- Data futur u kif ukoll taċ-ċentru ta’ sostenn tiegħu l-ġdid b’distanza li tippermetti kompletament telekomunikazzjonijiet sikurizzati bi fluss għoli. Dawn ser ikunu akkomodati rispettivament fil-bini l-ġdid tal-Kummissjoni u partikolarment fil-Jean Monnet 2. Studju dettaljat li jevalwa l-ispiża/effiċjenza ta’ dan l-approċċ ser ikun aġġornat fl-2007. Madankollu, biex tlaħħaq mal-kontinġenzi tas-sigurtà, il-Kummissjoni qed tikkunsidra l-kiri ta’ “Kmamar ta’ l-IT". 3. IKTAR EFFIċJENZA U KOERENZA PERMEZZ TAL-KONċENTRAZZJONI TAS-SERVIZZI TAL-KUMMISSJONI F’INQAS BINI IKBAR Il-portafoll tal-proprjetà eżistenti għandu jiġi razzjonalizzat b’mod sinifikanti bil-konċentrazzjoni tas-servizzi f’numru iżgħar ta’ bini kbir (fil-prinċipju mill-inqas 50-100 000 m2 għal kull binja jew kumpless). Fil-preżent, l-effiċjenza tal-bini (partikolarment f’termini tal-proporzjon ta’ spażju nett li jintuża għal kull m2 globali) tvarja ħafna u hija limitata ħafna bid-daqs żgħir tiegħu f'ħafna każijiet. It-tixrid tad-DĠs f’diversi bini għandu jiġi evitat biex DĠ waħda tkun ikkonċentrata f’binja waħda biss u meta tiġi allokata binja ġdida għandha tingħata prijorità lid-DĠs li huma akkomodati f’bini inqas effiċjenti. Dan joffri potenzjal konsiderevoli għal iktar effiċjenza (użu iktar effiċjenti ta’ l-ispazju, faċilitajiet maqsuma, infrastruttura ICT u servizzi relatati kkonsolidati u maqsuma, spejjeż għall-kontroll ta’ l-aċċess u s-sigurtà, il-ġestjoni tal-bini, il-konsum ta’ l-ilma, it-tisħin u t-tkessiħ, id-dawl, il-lifts u servizzi oħra) mingħajr kwalunkwe impatt negattiv fuq l-istaff u bil-possibbiltà li jinħolqu ekonomiji. 4. TITJIB TAL-KAPAċITÀ TAL-KUMMISSJONI BIEX TAġIXXI FIS-SUQ TAL-PROPRJETÀ Hemm żewġ modi fundamentali li bihom il-Kummissjoni tista’ ttejjeb il-kapaċità tagħha fuq is-suq tal-proprejtà u biex tikseb l-aħjar vantaġġ mill-piż relattiv tagħha biex tinnegozja termini vantaġġjużi fir-rigward ta’ l-akkwisti u l-finanzjament: 4.1. Iktar kompetizzjoni fuq is-suq: Metodoloġija riveduta għax-xiri u l-kiri tal-bini Il-proċeduri eżistenti ta’ akkwist jikkonformaw bis-sħiħ mar-rekwiżiti tar-Regolament Finanzjarju (Artikolu 91 tar-Regolament Finanzjarju[12] u l-Artikoli 116(1) u 126(1)(h) tal-Modex). Madankollu, kif ikkonfermat ukoll mis-Servizz ta’ Verifika Interna, huma ddisinjati b’tali mod li la jiżguraw grad għoli biżżejjed ta' trasparenza u lanqas l-elementi kollha neċessarji ta' kompetizzjoni sħiħa sabiex ikun żgurat l-aħjar valur għall-flus. Għal din ir-raġuni, il-Kummissjoni taħseb li hemm bżonn li jiżdiedu kemm it-trasparenza u b'hekk il-kompetizzjoni fil-qasam tal-proċeduri għall-kiri u x-xiri tal-bini. Għalhekk huwa propost li tiġi żviluppata metodoloġija ġdida biex tipperfezzjonizza l-proċeduri eżistenti maħsuba mil-leġiżlatur sabiex jiġi ffirmat kuntratt tal-bini, minn naħa l-waħda billi jiżdied l-element tat-tfittxija sistematika tas-suq permezz tal-pubblikazzjoni ta' avviż ta’ tfittxija ta’ bini, u min-naħa l-oħra b’iktar strutturar u kjarifika tal-proċeduri fil-Kummissjoni. Il-metodoloġija proposta stabbilita f’din il-Komunikazzjoni tara li tippreserva l-poter ta’ diskrezzjoni neċessarju tal-Kummissjoni fil-qasam ta’ l-akkwist pubbliku tal-proprjetà immobbli, waqt li tiggarantixxi l-aħjar proporzjon prezz-kwalità. Filwaqt li tibqa’ fl-ambitu tal-proċeduri previsti bir-Regolament Finanzjarju u r-Regoli ta’ Implimentazzjoni tiegħu, il-metodoloġija proposta tikkjarifika u telabora l-fażijiet tal-proċedura għat-tfittxija u n-negozjar. Din l-għażla għandha l-vantaġġ li tirrispetta l-qafas regolatorju kurrenti u li żżid it-trasparenza. Huwa propost ukoll li jiġi rivedut l-impatt ta’ din il-metodoloġija l-ġdida wara tliet snin ta’ tħaddim, b’attenzjoni partikolari fuq l-effiċjenza tagħha. Il-metodoloġija proposta hija bbażata fuq erba’ prinċipji: - informazzjoni aħjar tas-suq permezz ta’ pubblikazzjoni annwali ta’ stima tal-bżonnijiet tal-Kummissjoni għas-sena kurrenti u l-erba’ snin sussegwenti. Din l-informazzjoni ser tiġi ppubblikat fil-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-UE (ĠUUE) u fuq websajts xierqa tal-Kummissjoni fil-bidu ta’ kull sena; din l-informazzjoni tas-suq ser isir flimkien ma' stħarriġ sistematiku tas-suq minn OIB/OIL tad-disponibbiltajiet ta’ proprjetà immobbli; - iktar kompetizzjoni fost il-parteċipanti fis-suq permezz ta’ pubblikazzjoni sistematika fil-ĠUUE u fuq websajts xierqa tal-Kummissjoni tal-bżonnijiet speċifiċi għal kwalunkwe proġett ġdid tal-proprjetà immobbli u bl-introduzzjoni tal-kunċett ta’ negozjar sistematiku tal-kondizzjonijiet finanzjarji ma’ diversi persuni li jitfgħu l-offerti b’mod parallel; - iktar trasparenza tal-proċedura, kemm internament u esternament, partikolarment bil-pubblikazzjoni sistematika ta’: - rekwiżiti minimi għal kull proġett konkret; - kriterji ta’ esklużjoni; - ir-riżultat tal-proċedura. - kooperazzjoni u interazzjoni akbar bejn is-servizzi kkonċernati tal-Kummissjoni bit-twaqqif ta’ kumitat multidixxiplinarju, il-Kumitat tal-Proprjetà Immobbli. Dan il-kumitat ser ikun mistieden biex jipprovdi l-opinjoni tiegħu lill-uffiċjal li jawtorizza b’delega[13] matul il-fażijiet kollha tal-metodoloġija u partikolarment fuq: - l-ispeċifiċitajiet u l-funzjonalitajiet ta’ kull proġett qabel il-pubblikazzjoni; - il-kriterji li ser jintużaw għall-evalwazzjoni ta’ kull proġett; - l-evalwazzjoni u l-għażla tal-proġetti li għandhom jiġu nnegozjati; - l-għażla tal-proġett finali magħżul. Il-Kumitat ser ikollu l-possibbiltà li jitlob, f’kull ħin u partikolarment fil-fażijiet ewlenin tal-proċedura, għarfien espert intern u/jew estern[14] fuq kwalunkwe kwistjoni ta’ natura tekniku u/ jew finanzjarja. Il-metodoloġija proposta tipprevedi sitt fażijiet: - Fażi Preliminari: l-identifikazzjoni tal-bżonnijiet multi-annwali u l-pubblikazzjoni fil-ĠUUE u fuq il-websajts xierqa tal-Kummissjoni; - Fażi 1: ibbażata fuq il-fażi preliminari, l-identifikazzjoni tal-bżonnijiet annwali; - Fażi 2: il-pubblikazzjoni tal-bżonnijiet speċifiċi; - Fażi 3: l-analiżi tal-proġetti kollha riċevuti; l-aċċettazzjoni/ir-rifjut tal-proġetti; analiżi finanzjarja komparattiva ta’ l-offerti validi kollha riċevuti u l-preselezzjoni ta’ tliet proġetti; - Fażi 4: l-analiżi teknika u n-negozjar finanzjarju tat-tliet proġetti magħżulin u l-identifikazzjoni ta’ proġett wieħed, li jniedi l-fażi 5; - Fażi 5: l-istudju tekniku u l-analiżi tal-bżonnijiet tal-baġit, l-abbozzar tal-kuntratt għall-proġett magħżul taħt il-fażi 4; - Fażi 6: Konsultazzjoni ta’ bejn is-Servizzi wara l-konklużjoni tal-fażi 5 u l-iffirmar tal-kuntratt. Fit-tmiem tal-fażijiet 1, 3, 4 u 5, il-Kumitat tal-Proprjetà Immobbli ser jipprovdi opinjoni konsultattiva. Il-Kummissjoni ser iżżomm il-poter li tiddeċiedi fil-ħinijiet kollha, u b’ġustifikazzjoni dovuta, biex ma tintużax din il-metodoloġija – kollha jew parti minnha – biex tiżgura l-ogħla valur possibbli għall-flus. Barra dan, sabiex ittejjeb aktar it-trasparenza u biex tinforma għal kollox lill-operaturi tas-suq dwar il-proċeduri tal-Kummissjoni, fl-2008 l-Kummissjoni ser tippubblika Gwida ta’ Informazzjoni dwar il-proċeduri, li tispjega l-metodoloġija l-ġdida u l-kondizzjonijiet applikabbli għall-kiri/l-akkwist tal-bini. L-għan ta’ din il-Gwida ser ikun doppju: 1. Ser iġġib flimkien u tispjega l-proċeduri interni u l-qafas legali li fuqu għandhom jitmexxew il-kuntratti pubbliċi għall-kiri jew ix-xiri tal-bini u liema joħorġu mir-Regolamenti Finanzjarji[15]. 2. Ser tistabbilixxi l-kondizzjonijiet ġenerali li taħthom il-Kummissjoni tista’ tixtri jew tikri bini u tiddeskrivi l-proċeduri li għandhom ikunu segwiti. 4.2. Eżami tal-mezzi li jtejbu l-għażliet u l-mekkaniżmi ta’ finanzjament Kriterju fundamentali użat fin-negozjar tal-bini huwa l-ispiża minfuqa. Għalhekk, il-Kummissjoni tivverifika ta’ spiss it-tendenzi tas-suq u tfittex opportunitajiet biex iżżomm bilanċ tajjeb bejn l-ispazju meħtieġ u l-perspettivi tal-baġit. Fuq il-bażi ta’ l-esperjenza eżistenti, bħala prinċipju ġenerali, il-Kummissjoni ser tkompli bil-politika ta’ l-akkwist tagħha kif iddefinita fis-snin preċedenti. Minbarra l-istabbiltà milħuqa permezz tal-politika ta’ l-akkwist tagħha, il-Kummissjoni introduċiet ukoll mezz ġdid ta’ kif tiffinanzja l-akkwisti, li huwa “l-akkwisti permezz ta' ħlas differit”[16]; dan ta’ l-aħħar huwa ġeneralment sew legalment u sew finanzjarjment iktar sempliċi biex jiġi implimentat milli l-forma legali preċedenti ta’ kuntratti biċ-ċens. Madankollu, sabiex iżżomm ċerta flessibbiltà, il-Kummissjoni biħsiebha żżomm numru ta’ bini bi status ta’ kiri jew użufrutt. Studju biex jevalwa l-bilanċ korrett bejn l-akkwist u l-kiri jew l-użufrutt ser jiġi ffinalizzat sa l-2008. Ir-riżultati tiegħu ser jintużaw biex jittejjeb iktar l-approċċ ġenerali tal-Kummissjoni f’dan il-qasam. Madankollu, sabiex jitgawdew il-benefiċċji potenzjali kollha tal-politika ta’ l-akkwist, huwa importanti li jittieħdu in kunsiderazzjoni bis-sħiħ l-ispejjeż globali tal-bini. Il-kuntratti ta’ akkwist għal perjodu ta’ 27 sena, per eżempju, jeċċedu konsiderevolment il-ħajja mistennija ta’ użu tal-bini ta’ l-uffiċċji – stimata għal madwar 20 sena – qabel ma tkun neċessarja renovazzjoni mill-qiegħ. Għalhekk, din il-politika ta’ l-akkwist ser ikollha impatt fuq l-ispejjeż futuri ta’ manutenzjoni u ta’ arranġament mill-ġdid peress li l-Kummissjoni ser ikollha tintegra, fl-ippjanar globali multi-annwali tagħha, xogħlijiet futuri ta’ renovazzjoni tal-bini tagħha u soluzzjonijiet temporanji sussegwenti ta' akkomodazzjoni għall-istaff milquta minn dawn ix-xogħlijiet. Il-bżonn li jiġi żvujtat – anke fuq bażi temporanja – il-bini li għandu bżonn jiġi rinovat ser ikollu impatt fuq il-portafoll tal-proprjetà immobbli, notevolment minħabba li l-kiri għal żmien qasir u/jew il-bejgħ tal-bini jista’ jkun neċessarju jew rakkomandabbli. Biex tkun indirizzata din is-sitwazzjoni partikolari, għandhom jiġu definiti u eżaminati bir-reqqa mekkaniżmi xierqa f’termini tal-fattibiltà operattiva, legali u fiskali tagħhom. Filwaqt li l-akkwist ser jibqa’ l-mod użat, il-fattibiltà ta’ approċċi ġodda għall-finanzjament ser tiġi eżaminata bir-reqqa, flimkien mal-mekkaniżmi użati s’issa. Dawn jikkonsistu f’żewġ possibbiltajiet: - Il-konklużjoni ta’ kiri li jinkludi kuntratt ta’ servizz, fejn il-proprjetarju ta’ binja jiggarantixxi li jżomm livell stabbilit ta' servizz u kumdità għall-perjodu tal-kuntratt, jew ta’ partenarjati pubbliċi-privati. - Il-konklużjoni ta’ arranġamenti finanzjarji permezz tal-Bank Ewropew ta’ l-Investiment, kif rakkomandat mill-Qorti ta’ l-Awdituri Ewropea. 5. APPROċċ STRATEġIKU DWAR IL-POST TAL-BINI 5.1. Il-Kummissjoni fi Brussell Minħabba ħtiġijiet tal-kapaċità u fid-dawl tar-riżorsi finanzjarji disponibbli, il-Kummissjoni, fuq numru ta’ snin, kompliet b’politika ta’ diversifikazzjoni limitata u deċentralizzata ta’ l-ispazju ta’ l-uffiċċji tagħha lilhinn mill-"Kwartier Ewropew", billi żviluppat gruppi addizzjonali f’żoni oħra ta’ Brussell fejn l-iżvilupp urban huwa daqstantieħor importanti. Fil-kuntest ta’ strateġija ċara fit-tul, issa huwa meħtieġ approċċ rivedut. F’dan il-kuntest, hemm tliet għażliet ewlenin: 5.1.1. Iż-żamma u l-iżvilupp mill-ġdid tal-"Kwartier Ewropew" bħala pol uniku, li jikkonċentra l-attivitajiet kollha minbarra l-arkivji u servizzi anċillari. Din l-għażla għandha l-vantaġġ li toħloq preżenza simbolika qawwija fi Brussell, b’mod li ġġib koerenza, identità u l-massimizzazzjoni ta’ l-ekonomiji ta’ l-iskala. Din tnaqqas l-ivjaġġar madwar Brussell, u tkun popolari ma’ staff li jixtieq ħafna jaħdem fil-Kwartier Ewropew[17]. Dan jeħtieġ raggruppament prinċipali ta’ bini eżistenti u l-kostruzzjoni ta’ serje ġdida prinċipali ta’ bini. Madankollu, il-kobor immens ta’ l-iżvilupp mhux ser ikun fattibbli jekk il-Kummissjoni ma tadottax l-approċċ il-ġdid għall-użu ta’ l-ispazju li għandu jippermetti li jnaqqas b’mod suffiċjenti l-ħtiġijiet ġenerali. Huwa importanti li jiġi nnutat li, il-konċentrazzjoni f’pol uniku tnaqqas il-ftit flessibbiltà tal-Kummissjoni biex tilħaq il-bżonnijiet tal-futur, tillimita l-possibbiltajiet għall-espansjoni u żżid il-pressjoni fuq il-prezzijiet tal-proprjetà. Barra minn hekk, l-integrazzjoni fl-ambjent lokali tista’ tkun iktar diffiċli. 5.1.2. Approċċ multi-poli, ibbażat fuq l-iżvilupp mill-ġdid tal-"Kwartier Ewropew" bħala s-sit prinċipali ta’ attività tal-Kummissjoni, flimkien ma' massimu ta’ tliet poli kbar barra minnu. Dan l-approċċ jikkonferma l-"Kwartier Ewropew" bħala s-sit prinċipali fi Brussell, u jkun jeħtieġ ragruppament u kostruzzjoni prinċipali hemmhekk bħal fl-għażla 5.1.1. Barra dan, numru limitat sa 3 poli oħra jkunu żviluppati progressivament (skond il-prinċipji tal-politika stabbiliti fis-sezzjoni 6 hawn taħt). Kull pol, fil-prinċipju, għandu jkollu massa kritika suffiċjenti biex ikun vijabbli u joffri l-ekonomiji ta’ l-iskala neċessarji – li tvarja minn 100 000 sa 250 000 m2 għal kull pol. L-identifikazzjoni ta’ poli xierqa jeħtieġ issir b’kooperazzjoni mill-qrib ma’ l-awtoritajiet reġjonali u lokali, iżda eżami preliminari jindika li hemm numru ta’ siti potenzjali vijabbli li jistgħu jiġu żviluppati fuq il-5-10 snin li ġejjin. Filwaqt li dan l-approċċ għandu xi żvantaġġi (iktar ivvjaġġar bejn is-siti, tixrid ġeografika ta’ l-istaff u jista’ jġib spejjeż addizzjonali minħabba l-bżonn li tiġi prevista infrastruttura soċjali – bħal faċilitajiet ta’ catering – fuq is-siti), dan iġib vantaġġi sinifikanti: dan jilħaq it-tħassib tal-Qorti ta’ l-Awdituri li d-diversifikazzjoni hija meħtieġa sabiex titnaqqas il-pressjoni ’l fuq fuq is-suq tal-proprjetà fil-"Kwartier Ewropew" bl-introduzzjoni ta’ element qawwi ta’ kompetizzjoni; u l-awtoritajiet tal-pajjiż ospitanti jilqa’ l-kapaċità li jkun żgurat aħjar l-użu mħallat ta’ l-art fil-"Kwartier Ewropew". 5.1.3. Il-ħolqien ta’ sit uniku ġdid barra l-“Kwartier Ewropew” għall-operazzjonijiet tal-Kummissjoni. Dan l-approċċ huwa bbażat fuq il-ħolqien ta’ “belt Ewropea” ġdida fuq sit abbandunat/naturali ’l barra mill-“Kwartier Ewropew”. Dan ikollu l-vantaġġi li jirraggruppa d-Dipartimenti u l-istaff kollha f’sit apposta, modern u jagħti kemm il-flessibbiltà u l-kapaċità għall-espansjoni u / jew ir-riorganizzazzjoni tas-servizzi. Investigazzjoni preliminari wriet li jeżistu numru ta’ siti potenzjali vijabbli. Madankollu, dan għandu xi żvantaġġi kbar: il-ħin meħtieġ għall-identifikazzjoni, l-ippjanar u l-kostruzzjoni huwa twil ħafna, u sit bħal dan ma jistax jitlesta f’futur raġonevoli. Ukoll, jista’ jkun hemm distanza konsiderevoli bejn il-Kummissjoni u l-Istituzzjonijiet l-oħra. * * * F’dan l-istadju, minn dawn it-tliet għażliet, l-għażla 5.1.2. tidher l-għażla preferita. 5.2. Il-Kummissjoni fil-Lussemburgu Matul is-snin 90, it-tkabbir ta’ l-impjegati u l-bżonn li jitilqu minn ċertu bini li l-Kummissjoni kienet tokkupa fil-Plateau ta' Kirchberg, ġiegħluha ġġorr fiż-żona tan-Nofsinhar tal-belt – l-hekk imsejħa żona ta’ Gasperich. It-tieni pol tal-Kummissjoni sar finali mill-akkwist tal-bini tal-EUROFORUM intiż primarjament għas-servizzi tad-DĠ TREN u għal dipartimenti oħra tal-Kummissjoni li jeħtieġu livell għoli ħafna ta’ protezzjoni. Fit-terminu medju, bil-kostruzzjoni tal-bini l-ġdid Jean Monnet (l-hekk imsejjaħ JMO2) fuq il-Plateau ta’ Kirchberg, il-Kummissjoni biħsieba tabbanduna l-binjiet iż-żgħar li tokkupa fuq is-siti ta’ Gasperich. Il-bini JMO1 eżistenti għandu permess ta’ esplojtazzjoni sa Diċembru 2014. L-okkupazzjoni tiegħu mill-Kummissjoni għall-perjodu 2007-2014 hi mistennija li tiġi formalizzata permezz ta’ l-iffirmar ta’ ftehim ta’ kiri mal-‘Fondi ta’ Urbanizzazzjoni’ ta’ Kirchberg. Il-bini JMO2, b’superfiċje totali ta’ 120 000 m2, għandu jieħu post il-bini JMO1. Is-sit għandu jkun fuq il-plateau ta’ Kirchberg fuq biċċa art offruta mill-Istat tal-Lussembrugu lill-Kummissjoni għal prezz simboliku ta’ €1. Memorandum ta’ Ftehim hu mistenni li jiddefinixxi l-arranġamenti ta’ ħidma bejn l-Istat tal-Lussemburgu u l-Kummissjoni. L-infrastruttura soċjali tal-Plateau ta’ Kirchberg inbniet fis-snin 80 u ser tilħaq it-tmiem tal-ħajja tagħha wara l-2010. Għalhekk, il-Kummissjoni sa l-aħħar ta’ l-2007 ser tagħmel l-istudji preparatorji relatati mal-post u d-definizzjoni tal-bżonnijiet fil-ftit snin li ġejjin. Soluzzjonijiet proviżorji, bħall-estensjoni tas-"Centres de la Petite Enfance" kurrenti sadattant qed jiġu proposti. Ukoll, il-Kummissjoni għandha tikkunsidra, flimkien ma’ l-Istituzzjonijiet l-oħra, il-possibbiltà li jagħmlu użu minn Ċentru għall-Attivitajiet Soċjali Interistituzzjonali. 5.3. Aġenziji Beda dibattitu intern ġenerali dwar l-Aġenziji, l-Aġenziji Eżekuttivi u każijiet oħra ta’ spazji meħtieġa (per eżempju għall-istaff marbut mal-programm ta’ riċerka). Abbażi tar-riżultati ta’ din l-analiżi, għandhom jiġu definiti l-aspetti kollha tal-politika tal-bini għal dawn il-każijiet u r-rwoli rispettivi ta’ OIB/OIL u s-servizzi kkonċernati. Meta jitqies l-għarfien espert ta’ OIB u OIL, jista’ jiġi mistenni li huma ser ikunu responsabbli għall-oriġini u l-ġestjoni ta’ spażju ta' uffiċċji għall-Aġenziji Eżekuttivi fuq il-bażi ta’ Ftehimiet fil-Livell ta’ Servizz li jiddefinixxu fost oħrajn ir-remunerazzjoni tas-servizzi offruti. 6. ARKITETTURA U PRINċPJI TA’ POLITIKA TAL-BINI Il-benefiċċji ta’ iżjed effiċjenza tal-portafoll tal-proprjetà tagħha, flimkien ma’ tnaqqis tan-numru tal-bini okkupat, jagħmluha possibbli li tiġi implimentata strateġija ta’ politika tal-bini artikolata madwar serje ta’ prinċipji ta’ politika u ta’ ġestjoni marbutin flimkien. Ilkoll flimkien, dawn jirrappreżentaw approċċ globali u sostenibbli li għandu jiffaċilita titjib prinċipali fil-kwalità u n-natura tal-bini u għalhekk għall-ħajja tax-xogħol ta’ l-istaff li jokkupah. Dawn il-prinċipji ser ikunu huma stess il-livelli kumparattivi għall-kostruzzjoni jew l-akkwist ta’ bini ġdid, u ser iservu bħala bażi għall-kompetizzjoni fost poli potenzjali ta’ attività tal-Kummissjoni. L-ewwel u fuq quddiem nett, l-għan ewlieni tal-Kummissjoni huwa li tiżgura valur għoli għall-flus għall-portafoll tagħha tal-proprjetà immobbli, sew eżistenti u sew tal-futur. Bl-implimentazzjoni tal-prinċipji ta’ politika stabbiliti f’din il-Komunikazzjoni, il-Kummissjoni tara li tiżgura li fil-futur ikollha bini iktar effiċjenti biex takkomoda lill-istaff tagħha f’għall-inqas l-istess kondizzjonijiet ta’ kumdità, indipendentement mill-post fejn jinsab il-bini, filwaqt li fl-aħħar mill-aħħar tirrispetta l-limiti imposti mill-ftehim milħuq mill-Istati Membri taħt il-perspettivi finanzjarji. L-għan proprju ta’ dawn il-miżuri huwa, fit-terminu twil, li jippermettu lill-Kummissjoni li ttejjeb il-kwalità tal-bini tagħha, biex b’hekk jiżdied il-valur ta’ l-assi tagħha billi tagħżel biss il-bini ta’ kwalità għolja u effiċjenza għolja, f’postijiet strateġiċi, permezz ta’ proċeduri u negozjati xierqa u fir-rispett sħiħ tal-limiti baġitarji. 6.1. Id-dimensjonijiet umani u funzjonali Il-bini okkupat mill-Kummissjoni huwa fl-istess ħin simbolu qawwi tal-preżenza ta’ l-Istituzzjoni, u għandu impatt ewlieni fuq l-ambjent urban fejn jinsab. Il-bini tal-Kummissjoni għalhekk m’għandux ikun tebgħa fil-pajsaġġ, iżda minflok jagħti kontribuzzjoni għall-ħajja tal-belt. Bħala attur ewlieni fis-suq tal-proprjetà, il-Kummissjoni ser tistabbilixxi standards għoljin ħafna għall-iżvilupp tagħha stess fi sforz biex ittejjeb il-kwalità tal-viċinat, u wkoll biex tagħti dehra pożittiva ta’ l-Ewropa f’għajnejn iċ-ċittadini u biex tiżgura ambjent tax-xogħol modern u xieraq għall-istaff u l-viżitaturi. Il-politika tal-bini futura tal-Kummissjoni għalhekk għandha tkun ibbażata fuq il-prinċipji li ġejjin: 6.1.1. Kwalità tal-bini Id-disinn tal-bini tal-Kummissjoni (u partikolarment proġetti ewlenin) għandhom ikunu ta’ standard arkitettoċrali għoli ħafna li jagħmel dikjarazzjoni simbolika xierqa u pożittiva li tenfasizza n-natura tal-preżenza ta’ l-Istituzzjoni; u wkoll tiżgura l-proviżjon ta’ bini effiċjenti ħafna. Il-Kummissjoni tikkunsidra li ser tikseb riżultati għoljin ħafna f’dan il-qasam billi tniedi u/jew tipparteċipa fil-bordijiet ta’ l-għażla ta’ kompetizzjonijiet arkitettorali għal kull żvilupp ewlieni ġdid. L-użu ta’ dan it-tip ta’ kompetizzjoni m’għandux jiġġenera, fit-terminu twil, spejjeż addizzjonali u għandu jirriżulta fin-newtralità mil-lat baġitarju. L-ispejjeż ser jiġu vvalutati kontra l-benefiċċji possibbli miġjuba f’termini tat-titjib tal-kwalità, il-funzjonalità u l-effiċjenza. 6.1.2. Integrazzjoni fl-ambjent urban Il-bini għandu jkun integrat għal kollox fl-ambjent urban li jinsab fih, biex tkun iffaċilitata taħlita urbana xierqa bejn l-uffiċċji, il-proprjetà residenzjali u kummerċjali, billi joffri spazju pubbliku u jippermetti l-integrazjoni soċjali ta' l-istaff tal-Kummissjoni fil-pajjiż ospitanti. Biex jiġi żgurat kemm jista’ jkun l-użu mħallat tal-bini tagħha hija meħtieġa kollaborazzjoni mill-qrib ma’ l-awtoritajiet lokali u dawk responsabbli għall-urbanistika, u jiġi żgurat li l-valuri rappreżentati u difiżi mill-Istituzzjonijiet Ewropej u d-dehra tal-Kummissjoni, kif ukoll il-kunsiderazzjonijiet dwar is-sigurtà, jiġu kkunsidrati bis-sħiħ. 6.1.3. Kumdità ta’ l-ambjent tax-xogħol B’konformità sħiħa mal-limiti baġitarji, għandha tingħata kunsiderazzjoni xierqa għall-ambjent fiżiku li fih jaħdem l-istaff permezz ta’ l-introduzzjoni ta’ iktar arranġamenti flessibbli fejn xieraq u billi jiġi pprovdut ambjent tax-xogħol pjaċevoli, tajjeb għas-saħħa u modern li hu attraenti u motivanti. Ċertament, u partikolarment jekk ix-xenarju ppreżentat taħt 5.1.2. jiġi implimentat kif previst, għandhom jitqiesu, fejn xieraq, metodi ġodda ta’ allokazzjoni ta’ l-ispazju u t-tagħmir, partikolarment għad-disinnjar ta’ post tax-xogħol għal uffiċċju fuq pjanta miftuħa. Il-prattika ta’ kunċetti iktar wiesa’ bħat-tele-xogħol, il- flexitime u x-xogħol part-time hija mistennija li jkollha impatt fuq il-bżonnijiet ta’ l-ispazju ta’ l-uffiċċji tal-Kummissjoni. Is-servizzi rilevanti għalhekk ser janalizzaw l-impatt ta’ dawn il-metodi ġodda ta’ xogħol kemm f’termini tal-kwalità tal-ħajja fuq il-post tax-xogħol u kif ukoll f’iffrankar possibbli. Dawn ser jirrappurtaw dwar ir-riżultat ta’ din l-analiżi. Parti mill-gwadanni fl-effiċjenza għandha tiġi investita għat-titjib tal-kwalità ta’ l-ambjent tax-xogħol u l-benessri ta’ l-istaff - mill-materjali u l- fittings sat-tagħmir ta’ l-uffiċċju. 6.1.4. Aċċess għall-persuni b’diżabilità L-aċċessibbiltà tal-bini għall-persuni b’diżabilitajiet hija ta’ importanza kbira. Għalhekk, il-bini l-ġdid kollu akkwistat ser ikun aċċessibbli għall-persuni b’diżabilità, u l-bini eżistenti se jiġi adattat progressivament kull fejn huwa possibbli. 6.1.5. Amenitajiet Soċjali Wieħed mill-għanijiet tal-politika tal-Kummissjoni għall-“benessri fuq il-post tax-xogħol"[18] għall-istaff tagħha huwa li tkun rikonċiljata aħjar il-ħajja privata u dik professjonali, fid-dawl tat-tendenzi tax-xogħol li qed jinbidlu u l-modi tax-xogħol u t-tibdiliet fir-rwoli rispettivi tan-nisa u l-irġiel. Il-provvediment ta’ faċilitajiet ta’ livell għoli għall-kura tat-tfal huwa element essenzjali tal-politika tal-benessri tal-Kummissjoni. Sabiex jinżamm ir-ritmu mad-domanda, għal postijiet fin- nurseries , fil-faċilitajiet ta’ wara l-iskola u attivitajiet matul il-vaganzi ta’ l-iskola, huwa ċar li l-Kummissjoni għandha bżonn iżżomm il-faċilitajiet kurrenti, u tiżviluppa faċilitajiet ġodda għall-kura tat-tfal. Filwaqt li nstabu diversi soluzzjonijiet temporanji biex jittaffa kemm jista jkun in-nuqqas kurrenti fil-postijiet fin- nurseries , il-Kummissjoni għandha tiżviluppa proġetti ġodda għal nurseries fil-Kwartier Ewropew u fil-viċinat immedjat tiegħu u/jew f’koerenza mal-politika tal-poli l-ġdida. L-ewwel estimi jindikaw il-bżonn biex jiġu pprovduti malajr strutturi li jistgħu jospitaw 450 tifel u tifla. Ser jiġi ffinalizzat dokument li jiddefinixxi s-sitwazzjoni dwar proġetti futuri tan- nurseries fit-tmiem ta’ l-2007 u ser jiġi kkomunikat lill-awtorità tal-baġit[19]. Il-Kummissjoni se tkompli tiżgura d-disponibbiltà ta’ kafetteriji u ta’ ristoranti self-service ħdejn jew qrib il-post tax-xogħol biex joffru lill-istaff varjetà ta’ xorb u ikliet ta’ kwalità għolja u tajbin għas-saħħa. 6.1.6. Skejjel Ewropej u Faċilitajiet ta’ wara l-Iskola Huwa ta’ importanza ewlenija li l-provvediment ta’ l-Iskejjel Ewropej fi Brussell u l-Lussemburgu jkun jista’ jilħaq mad-domanda sħiħa. Dan ser jeħtieġ impenn mill-awtoritajiet tal-pajjiż ospitanti biex jiġi żgurat ippjanar f’waqtu u ftuħ ta’ skejjel ġodda u biex jiġi żgurat li l-Iskejjel Ewropej ikunu lokalizzati qrib il-postijiet prinċipali ta’ attività u/jew żoni residenzjali fejn ikun hemm konċentrazzjoni eżistenti ta’ staff tal-Kummissjoni, b’konsistenza ma’ din il-politika. Dan l-approċċ ser jilħaq il-bżonnjiet aħħarija ta’ l-istaff u tat-tfal tagħhom, u se jkun fl-interessi li jitnaqqas it-tniġġis ambjentali marbut mat-trasport (ara paragrafu 6.2.2 hawn taħt). Fir-rigward tal-kura ta’ wara l-iskola, faċilitajiet eżistenti ġew ikkumplimentati b’soluzzjoni proviżorja għat-terminu qasir, filwaqt li faċilità ċentrali ta’ wara l-iskola u/jew iktar faċilitajiet fir-raba’ skola Ewropea futura huma maħsubin għat-terminu t-twil. Din il-politika ta’ l-integrazzjoni ta’ faċilitajiet ta’ wara l-iskola fl-Iskejjel Ewropej ser titkompla. Fil-Lussemburgu, il-faċilitajiet kurrenti ta’ l-iskola ser jiġu estiżi fis-sentejn li ġejjin. Barra dan, fil-perjodu 2007-2010, b’mod parallel mal-kostruzzjoni tat-tieni Skola Ewropea, ser tiġi żviluppata faċilità integrata ġdida, li tinkludi kura għal matul il-jum u servizzi ta’ wara l-iskola. 6.1.7. Sikurezza, Sigurtà u Saħħa Is-saħħa u s-sigurà tal-persuni li jaħdmu fis-siti tal-Kummissjoni għandhom jingħataw prijorità għolja[20], sabiex in-normi u l-istandards nazzjonali rilevanti jkunu rispettati u sabiex is-sitwazzjoni tkun ukoll konformi ma’ l-inizjattivi meħuda mill-Kummissjoni fil-qasam tas-saħħa pubblika partikolarmanet fir-rigward ta' dieti tajbin għas-saħħa, l-attività fiżika u l-ergonomija korretta fuq il-post tax-xogħol. Per eżempju, il-Kummissjoni hija disposta li tanalizza l-għażliet biex tipparteċipa f’ċentru sportiv fuq livell interistituzzjonali. Ser tingħata wkoll attenzzjoni partikolari lit-tniġġiż ta’ l-arja u aspetti relatati. Minħabba ż-żieda sinifikanti fis-snin riċenti ta’ inċidenti u attakki kemm fuq il-livell Ewropew u dak dinji, il-Kummissjoni hija konxja mill-bżonn li jiġi żgurat li l-istaff u l-assi tagħha jkunu protetti kif xieraq. Għal dan il-għan, miżuri effettivi, proporzjonati u ta’ sikurezza, li jirriflettu l-valutazzjonijiet tat-theddid stabbilit għall-bini u s-servizzi ser ikomplu jkunu parti sħiħa mill-ippjanar u t-tħaddim tas-siti eżistenti u dawk ġodda tal-Kummissjoni. Dan ser jinkludi li jiġi żgurat li kull binja ġdida ser tkun iddiżinjata b’mod li tirrispetta r-rekwiżiti tas-sigurtà, partikolarment rigward il-kontroll għall-aċċess. 6.2. It-tnaqqis tal-livell tal-karbonju tal-Kummissjoni Il-possibbiltajiet li jitnaqqas iktar il-livelli tal-karbonju ta’ l-Istituzzjoni bis-saħħa ta’ l-istrateġija tal-politika tal-bini huma konsiderevoli f’dawn it-tliet oqsma: l-emissjonijiet mill-bini, l-aħjar użu tar-rabtiet mat-trasport pubbliku u t-titjib tas-sinerġiji f’termini tal-ġestjoni tal-bini. Kif miftiehem fl-analiżi ta' nofs il-perjodu tas-Sitt Programm ta' Azzjoni Ambjentali Komunitarju[21], il-Kummissjoni ser tistabbilixxi strateġija għat-tnaqqis tal-livell tal-karbonju tal-Kummissjoni. Fis-settur tal-bini, din l-istrateġija ser issegwi l-prinċipji stabbiliti f’din il-komunikazzjoni. 6.2.1. Tnaqqis ta’ l-emissjonijiet Huwa importanti li l-bini eżistenti tal-Kummissjoni jkompli jnaqqas kemm jista’ jkun il-livell tal-karbonju tiegħu, u li proġetti ġodda jilħqu l-ogħla standards ambjentali bl-għan li jkunu nieqsa mill-karbonju. Dan għandu l-għan doppju li jitnaqqsu l-emissjonijiet tal-gass b’effett serra kif ukoll l-ispejjeż kontinwi ta' l-enerġija. - Għall-bini eżistenti tagħha, il-Kummissjoni ilha timpenja ruħha favur żvilupp sostenibbli kemm permezz ta' l-azzjonijiet leġiżlattivi u politiċi u kif ukoll permezz tal-ġestjoni tagħha ta' kuljum, kif juru l-inizjattivi ta' ġestjoni ambjentali tagħha bħad-deċiżjoni[22] meħuda f'Settembru 2001 biex tniedi proġett bi prova, għall-implimentazzjoni tar-Regolament dwar is-Sistema ta’ Amministrazzjoni u Verifika ta’ l-Ambjent (EMAS)[23]. Dan wassal biex seba’ binjiet fi Brussell[24] ġew iċċertifikati konformi ma’ l-EMAS waqt illi inkuraġġixxa madwar 3 500 membru ta’ l-istaff, kif ukoll kuntratturi li jaħdmu għall-Kummissjoni, biex jadottaw imġiba responsabbli fir-rigward ta’ l-ambjent fuq il-post tax-xogħol u fl-aspetti kollha ta’ ħajjithom. L-għan tal-Kummissjoni hu li testendi progressivament is-sistema ta’ l-EMAS biex tkopri l-bini ewlieni tal-Kummissjoni, u r-renovazzjonijiet kollha ser jiffukaw fuq l-effiċjenza ta’ l-enerġija. - Għal kostruzzjonijiet ġodda u renovazzjonijiet , il-Kummissjoni se ssegwi approċċ integrat u sinerġetiku li jikkunsidra l-fażijiet kollha taċ-ċiklu tal-ħajja tal-bini, mill-użu ta’ materjali li jerġgħu jintużaw sar-riċiklaġġ tal-materjali matul il-kostruzzjoni għall-użu razzjonali tar-riżorsi naturali bħall-enerġija (kif iddefinit fid-Direttiva 2002/91/KE). 6.2.2. Mobilità Fir-rigward tal-mobilità, il-post tal-bini u l-integrazzjoni tiegħu fin-netwerk tat-trasport pubbliku huwa fattur importanti biex jitnaqqas l-impatt ambjentali tal-Kummissjoni u l-istaff tagħha. Il-bini u l-poli prinċipali ta’ l-attività tal-Kummissjoni għandhom għalhekk ikunu lokalizzati qrib ċentri tat-trasport pubbliku, ferroviji, metro jew sistemi tal-ferrovija ħfief, jew ikollhom livell għoli ta’ aċċessibbiltà bit-trasport pubbliku. Dan għandu jippermetti l-użu tat-trasport pubbliku kemm lejn u mix-xogħol kif ukoll bejn il-bini tal-Kummissjoni u l-Istituzzjonijiet l-oħra ta’ l-UE, u għall-iskejjel Ewropej u l-crèches. F’dan il-kuntest, il-Kummissjoni tenfasizza l-opinjoni tagħha li mhux biss il-crèches iżda anke l-Iskejjel Ewropej ikunu lokalizzati qrib il-postijiet prinċipali ta’ attività jew iż-żoni prinċipali ta’ residenza ta’ l-istaff biex tgħin fit-tnaqqis ta’ l-impatt tat-trasport (u tgħin lill-istaff jirrikonċilja l-ħajja tax-xogħol u tal-familja). Il-bini għandu jkun aċċessibbli b’mod sikur bir-roti, idealment bħala parti min-netwerk lokali tal-mogħdijiet riżervati għar-roti. F’dan il-kuntest huwa vitali li l-awtoritajiet tal-pajjiż jieħdu l-passi neċessarji biex jiżguraw id-disponibbiltà ta’ biżżejjed rabtiet tat-trasport pubbliku u infrastruttura oħra, bħala parti mill-Pjan eżistenti tal-Kummissjoni għall-Mobilità ta’ l-Istaff 2006-2009[25] għal Brussell, li jappoġġja u jikkumplimenta inizjattivi eżistenti għall-promozzjoni ta’ l-użu tat-trasport pubbliku u mezzi sostenibbli oħra. Għandhom jittieħdu iktar passi li jibnu fuq l-inizjattiva Eurobus fi Brussell u fuq il-ftehim ma' l-awtoritajiet tal-belt tal-Lussemburgu rigward l-użu tat-trasport pubbliku mill-istaff. 6.2.3. Sinerġiji fil-ġestjoni tal-bini Fejn possibbli, għandu jsir użu mill-aħħar żviluppi fit-teknoloġija, partikolarment permezz ta’ l-użu ta’ pjattaformi integrati bil-protokoll Internet, sabiex ikunu integrati s-sistemi differenti tal-ġestjoni tal-bini (alarms, netwerks ta’ l-IT, kontroll għall-aċċess, manutenzjoni u tħaddim eċċ.) biex tkun iffaċilitata l-ġestjoni integrata tal-bini tal-Kummissjoni. L-introduzzjoni ta’ sistemi komuni għandha l-potenzjal li tnaqqas iktar il-konsum ta’ l-enerġija, iżda wkoll biex tiġġenera tfaddil ieħor permezz ta’ ġestjoni u tħaddim effiċjenti tal-bini. 7. IMPLIMENTAZZJONI TAL-POLITIKA TAL-BINI TAL-KUMMISSJONI 7.1. Kooperazzjoni mal-partijiet interessati 7.1.1. Kooperazzjoni ma’ l-Awtoritajiet Belġjani Il-Kummissjoni tagħti importanza kbira lit-titjib tal-kwalità tal-ħajja ta’ l-istaff tagħha u kif ukoll tar-residenti fid-distrett Ewropew. Sabiex tilħaq din l-ambizzjoni l-Kummissjoni tara li ttejjeb id-dehra fiżika u l-integrazzjoni urbana tal-bini tagħha fi Brussell. Madankollu, dan jista’ jsir biss bl-appoġġ ta’ l-awtoritajiet Belġjani, li huwa fattur kritiku għas-suċċess ta’ l-implimentazzjoni ta’ din l-istrateġija. Għalhekk il-Kummisjoni tistieden lill-awtoritajiet Belġjani biex isaħħu iktar il-koordinazzjoni tagħhom fuq il-livelli kollha biex jiżguraw il-konsistenza bejn il-komponenti differenti tal-politika ta’ Brussell li tospita l-istituzzjonijiet Ewropej. Hawnhekk qed issir referenza partikolari għall-bżonn li fil-kunċett tal-preżenza ta’ l-Istituzzjonijiet Ewropej fil-Belġju jkunu integrati kemm l-uffiċċji (infrastruttura u loġistika) u kif ukoll id-dimensjonijiet ta’ l-istaff. Ta’ l-aħħar jinkludu partikolarment crèches u garderies (li l-Kummissjoni Ewropea hija responsabbli għalihom, iżda li fihom l-awtoritajiet Belġjani għandhom rwol fir-rigward id-disponibbiltà tal-bini - partikolarment minħabba li jridu jagħtu l-awtorizzazzjonijiet neċessarji) u l-Iskejjel Ewropej (li għalihom il-pajjiż ospitanti ddefinixxa obbligi b’mod ċar taħt konvenzjoni intergovernattiva). Ukoll, il-Kummissjoni toqgħod ħafna fuq l-awtoritajiet Belġjani biex tagħmel il-miżuri neċessarji għat-titjib tal-mobilità ġenerali tat-trasport b’impatt fuq il-Kummissjoni u l-istaff tagħha. In-nuqqas ta’ kompetenzi tal-Kummissjoni u l-marġini limitat ta' manuvra f’dan il-qasam jagħmilha indispensabbli għall-awtoritajiet Belġjani biex jiżviluppaw iktar viżjonijiet u proġetti ġodda. Il-Kummissjoni se tkompli tipparteċipa attivament fl-inizjattivi bħat-Task Force UE-il-Belġju li twaqqfet biex tiffaċilita d-djalogu bejn l-Istituzzjonijiet u l-awtoritajiet tal-pajjiż ospitanti, u l-"Fonds Quartier européen" (stabbiliti taħt l-awspiċi tal-Fondazzjoni Re Baudouin) li jippromwovu l-kooperazzjoni, id-djalogu u l-iskambju, u jżidu t-trasparenza. F’dan il-kuntest, il-Kummissjoni se ssejjaħ lill-awtoritajiet Belġjani biex jagħżlu l-entitajiet xierqa biex jindirizzaw numru ta’ kwistjonijiet operattivi u biex jgħinuha fil-monitoraġġ tal-progress biex issolvihom. 7.1.2. Kooperazzjoni ma’ l-awtoritajiet tal-Lussemburgu Ir-relazzjonijiet ma’ l-awtoritajiet tal-Lussemburgu jsiru permezz tal-Ministeru ta’ l-Affarijiet Barranin, li jiżgura koordinazzjoni mal-ministri nazzjonali jew l-entitajiet pubbliċi. Is-Segretarju Ġenerali tal-Ministeru ta’ l-Affarijiet Barranin jipparteċipa regolarment fil-laqgħat tal-Kapijiet ta’ l-Amministrazzjoni ta’ l-Istituzzjonijiet Ewropej u l-entitajiet li jinsabu fil-Lussemburgu. Dan jippermetti koordinazzjoni fil-qasam tal-politika tal-bini fost l-Istituzzjonijiet u ma’ l-awtoritajiet lokali. Fir-rigward ta’ dawn ta’ l-aħħar, il-Kummissjoni tistieden lill-awtoritajiet tal-Lussemburgu biex iżommu l-kooperazzjoni eżistenti biex jinstabu soluzzjonijiet kostruttivi għall-kwistjonijiet pendenti kollha. 7.1.3. Kooperazzjoni ma’ l-Istituzzjonijiet Ewropej l-oħra Il-Kummissjoni għandha esperjenza twila u li tat il-frott fil-kooperazzjoni ma’ l-istituzzjonijiet l-oħrajn u biħsieba tkompli tagħmel dan. F’termini ta’ kooperazzjoni interistituzzjonali huwa ċar mill-kuntatti tal-Kummissjoni li hemm sodisfazzjoni wiesgħa bis-servizzi li hija tipprovdi lill-Istituzzjonijiet l-oħra ta’ l-UE. Madankollu, jeżisti kunsens li l-kooperazzjoni interistituzzjonali fl-oqsma ġestiti mill-Uffiċċji tal-Kummissjoni għall-Infrastruttura u l-Loġistika fi Brussel u l-Lussemburgu, għandha tkompli b’mod immexxi mid-domanda, bl-ebda obbligu fuq l-istituzzjonijiet biex jaħdmu flimkien sakemm ma jagħżlux li jagħmlu dan volontarjament. M’hemm l-ebda domanda immedjata mill-Istituzzjonijiet l-oħra biex jitwaqqaf uffiċċju interistituzzjonali sħiħ li jiġġestixxi l-attivitajiet li bħalissa huma mwassla mill-Uffiċċji tal-Kummissjoni. Għaldaqstant, il-Kummissjoni tibqa’ miftuħa għal diskussjonijiet dwar toroq futuri possibbli ta’ kooperazzjoni, abbażi ta’ inizjattivi konkreti intiżi li jsaħħu l-iskala ta’ l-ekonomiji; F’dan il-kuntest, ikun importanti li jiġu definiti – fuq bażi ta’ każ b’każ – ir-rwoli u r-responsabbiltajiet rispettivi, inkluż l-ammont ta’ xogħol u l-vantaġġi għal kull waħda mill-Istituzzjonijiet ikkonċernati. 7.2. Reviżjoni ta’ l-istandards tal-bini u l-kondizzjonijiet ta’ akkomodazzjoni Sabiex jiġi żgurat li l-prinċipji ta' politika ewlenin ppreżentati f'din il-Komunikazzjoni jkunu implimentati, ir-rekwiżiti arkitetturali tal-politika tal-bini tal-Kummissjoni se jiġu stipulati f'dokument ġdid dwar il-"Politika Arkitetturali" li se jiġi żviluppata sa l-aħħar ta' l-2008 biex jikkumplimenta l-Manwal ta' l-Istandards tal-Bini (MIT)[26]. Dan ta’ l-aħħar ser jiġi wkoll rivedut, fid-dawl ta’ l-aħħar żviluppi teknoloġiċi u l-orjentament f’termini ta’ saħħa u sigurtà. Barra dan, is-servizzi tal-Kummissjoni ser jadottaw Manwal dwar il-Kondizzjonijiet ta’ l-Akkomodazzjoni (HCM – Housing Conditions Manual ) li jarmonizza r-regoli u l-kriterji tekniċi għall-allokazzjoni ta’ l-ispazju għad-Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni jew is-Servizzi sew fi Brussell u sew fil-Lussemburgu u ser jiżviluppaw ukoll programm ġdid li jivvaluta u jtejjeb, fejn ikun hemm bżonn, il-‘qagħda tajba' tal-bini tagħha. Fil-metodoloġija proposta l-proġetti ġodda kollha ser jiġu evalwati skond l-istandards u n-normi ta’ referenza stabbiliti fl-MIT u l-HCM. [1] SEG(1996) 1095, KUMM(1999) 713, KUMM(2003) 755. [2] Inkluż bini ieħor bħal Ċentru għall-Konferenzi, Arkivji Storiċi, Loġistika u Bini Soċjali. L-ispazju ta’ uffiċċji okkupat mill-istaff tal-Kummissjoni huwa ta’ 804 000m2, f’51 binja ta’ uffiċċji. [3] Inkluż l-uffiċċji u faċilitajiet oħra. [4] Xi bini – bħall-Arkivji Storiċi, il-Kmamar ta’ l-IT – jinsabu f’żoni oħra, għal superfiċje totali ta’ madwar 18 500m2. [5] Il-“Kwartier Ewropew” jinkludi ż-żona bejn Cour St Michel – it-Torri Madou, Boulevard Clovis – Square de Meeûs. [6] Kif previst bid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2003)570/5 tat-22.7.2003 li tiddefinixxi r-regoli amministrattivi applikabbli għall-OIB. Meta jitqies l-impatt baġitarju ta’ dan it-tip ta’ deċiżjonijiet, barra dan huwa propost li għaż-żewġ Uffiċċji l-opinjoni tal-Kumitati ta’ Ġestjoni titwassal fuq il-bażi ta’ ftehim preliminari li għandu jingħata mid-DĠ BUDG dwar il-pakkett globali tal-MAPF. [7] Ara s-sezzjoni 4.1. [8] Ara s-sezzjoni 7.1.1. [9] Għalissa, dan il-pjan iqis biss l-ispazji meħtieġa mill-Kummissjoni, u jeskludi l-Aġenziji Eżekuttivi. [10] Inkluż ir-renovazzjonijiet meta ż-żmien tal-ħajja ekonomika tal-bini tkun diġà nqabżet. [11] Ara s-sezzjoni 2.1. [12] Dan l-Artikolu jiddefinixxi l-prinċipji ta’ l-attribuzzjoni u l-proċeduri fil-qasam ta’ l-akkwist pubbliku [13] Id-Direttur ta’ OIB u d-Direttur ta’ OIL. [14] Għal dan il-għan ser jiġi konkluż kuntratt qafas mill-OIB u l-OIL ma’ konsulenti speċjalizzati. [15] Regolament tal-Kunsill 1605/2002. [16] Is-sistema ta’ ħlas differit tippermetti lill-Kummissjoni biex tikseb binja u tħallas il-prezz tagħha fuq numru ta’ snin (ġeneralment 27 sena). Id-drittijiet tal-proprjetà huma trasferiti lill-Kummissjoni fil-jum ta’ l-akkwist. [17] Stħarriġ ta’ l-istaff “Il-politika tal-post tal-bini tal-Kummissjoni fi Brussell” imniedi bejn is-17 ta’ Jannar u t-2 ta’ Frar 2007. [18] SEG(2006) 500. [19] Dan id-dokument għandu jenfasizza s-sitwazzjoni speċifika ta’ żewġ proġetti prinċipali (Cornet-Leman, Wagon-Lits) li qed jiffaċċjaw dewmien sostanzjali. [20] Verifikat mid-DĠ Admin. [21] KUMM(2007) 225. [22] Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2001)2591 tas-7 ta’ Settembru 2001 għall-parteċipazzjoni fi proċess li jiġi applikat ir-Regolament EMAS għall-attivitajiet tagħha. [23] Regolament (KE) 761 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-Ministri tad-19 ta’ Marzu 2001 li jippermetti parteċipazzjoni volontarja minn organizzazzjonijiet fl-Iskema ta’ amministrazzjoni u verifika ta’ l-ambjent tal-Komunità. [24] BERL, BRE2, BU-5/9, GUIM, HTWG, MO34 u SC11. [25] SEG(2006) 344 – 14.3.2006. [26] Dan il-Manwal li ġie aġġornat f’Ġunju 2004 huwa d-dokument ta’ referenza u l-istrument li jivvaluta safejn il-bini u l-proġetti proposti lill-Kummissjoni jikkonformaw mal-kriterji kwantifjabbli, partikolarment fir-rigward tar-rekwiżiti tekniċi, il-kumdità u s-sigurtà.