C 365/251

RAPPORT

dwar il-kontijiet annwali tal-Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni ta’ Kooperazzjoni Operazzjonali fil-Fruntieri Esterni tal-Istati Membri għas-sena finanzjarja 2012, flimkien mar-risposti tal-Aġenzija

2013/C 365/35

INTRODUZZJONI

INFORMAZZJONI LI TAPPOĠĠA D-DIKJARAZZJONI TA’ ASSIGURAZZJONI

DIKJARAZZJONI TA’ ASSIGURAZZJONI

Ir-responsabbiltà tal-maniġment

Ir-responsabbiltà tal-awditur

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

Bażi għal ċaħda tal-opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

L-istrateġija tal-awditjar ex post tal-Aġenzija ġiet adottata fl-2012 u hija kontroll ewlieni għall-valutazzjoni tal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet tal-Aġenzija. Fl-2012 twettqu tliet awditi biex jiġi vverifikat l-infiq rimborżat fl-2011. Madankollu, ebda nfiq għall-2012 għadu ma ġie vverifikat.

Fin-nuqqas ta’ verifikazzjonijiet ex ante u ex post effettivi, ma hemm ebda aċċertament dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet għall-2012 relatati ma’ għotjiet. Il-Qorti ma setgħetx tikseb evidenza suffiċjenti u xierqa għall-awditjar dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet għall-2012 relatati ma’ għotjiet awditjati.

Ċaħda tal-opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

KUMMENTI DWAR IL-KONTROLLI INTERNI

KUMMENTI DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

KUMMENTI OĦRA

SEGWITU GĦALL-KUMMENTI MIS-SENA PREĊEDENTI

(1) ĠU L 349, 25.11.2004, p. 1.

(2) L-Anness II jagħti sommarju tal-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija. Huwa ppreżentat għal skopijiet ta’ informazzjoni.

(3) Dawn jinkludu l-karta tal-bilanċ u l-kont tar-riżultat ekonomiku, it-tabella tal-flussi tal-flus, ir-rapport tat-tibdil fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta’ spjegazzjoni.

(4) Dawn jinkludu l-kont tar-riżultat baġitarju u l-anness għall-kont tar-riżultat baġitarju.

(5) ĠU L 357, 31.12.2002, p. 72.

(6) Ir-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni ġejjin mill-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku (IPSAS) maħruġa mill-Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti jew, fejn rilevanti, l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà (IAS)/l-Istandards Internazzjonali tar-Rappurtar Finanzjarju (IFRS) maħruġa mill-Bord dwar l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà.

(7) L-Artikolu 185(2) tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (ĠU L 248, 16.9.2002, p. 1).

It- Taqsima tal-Ġabra ta' Riżorsi (PRU) – il-kapaċità ta’ rispons kienet imsaħħa konsiderevolment bit-twaqqif u l-ġestjoni ta’ gruppi stabbiliti ġodda ta’ Timijiet Ewropej ta’ Gwardji tal-Fruntieri (EBGT) u Tagħmir Tekniku għal skjerament matul operazzjonijiet konġunti, proġetti pilota u interventi rapidi. Il-PRU implimentat seba’ (sitt) proġetti mfassla għat-titjib tal-effettività ġenerali tal-operazzjonijiet tal-Frontex. Fi ħdan il-qafas tal-proġetti tagħha, il-PRU organizzat 11-il avveniment bil-parteċipazzjoni ta’ 295 parteċipant mill-Istati Membri. Sar investiment ta’ total ta’ madwar 551 jum tax-xogħol mill-partijiet interessati fl-attivitajiet tal-unità.

(c)

(c)

IT-TWEĠIBIET TAL-AĠENZIJA

L-aġenzija ħadet nota tar-rinunzja tal-qorti dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet imsemmija.

Konxji li l-benefiċjarji tal-Frontex huma l-awtoritajiet nazzjonali tal-Gwardja tal-Fruntiera tal-Istati Membri u l-Pajjiżi Assoċjati ma’ Schengen, dawn għandhom jiffirmaw, meta jikklejmjaw għar-rimborż, li l-informazzjoni kollha pprovduta tkun sħiħa, affidabbli u veritiera; il-benefiċjarji jeħtieġ ukoll jiċċertifikaw li t-talba tagħhom għall-ħlas hija sostanzjata b’dokumenti ta’ appoġġ adegwati. L-aġenzija għaldaqstant ma tikkonsidrax li l-kontrolli ex ante effettivi huma assenti, iżda huma bbażati skont dikjarazzjonijiet magħmula mill-awtoritajiet pubbliċi u verifiki plawżibbli. Madankollu, l-aġenzija ħadet miżuri biex issaħħaħ il-qafas ta’ kontroll ex ante u ilha minn Ġunju 2013, li daħħlet fis-seħħ sistema ta' kontroll ex ante bbażata fuq ir-riskju.

14. L-inventarju fiżiku ma kienx komplut u ma kopriex l-assi kollha possedenti għall-Aġenzija. L-assi li kienu għadhom mhux kompluti u l-assi mixtrija lejn l-aħħar tas-sena ma ġewx ikkunsidrati. In-nuqqasijiet imsemmija għal dak li jirrigwarda r-rapport tal-inventarju se jkun imtejjeb għall-inventarju annwali tal-2013. Dokument ta' politika għal inventarju rivedut se jiġi adottat fis-sajf 2013.

15. M'hemmx proċedura għat-twarrib tal-assi fissi. L-assi fissi li ma għadhomx jintużaw jitħassru mir-reġistru tal-assi fissi mingħajr ma jintremew. Ma jinżamm l-ebda reġistru għal dawn l-assi. Il-politika eżistenti tar-rimi tal-assi tal-ICT ser tkun aġġornata u żviluppata biex tinkludi l-assi kollha tal-Frontex. Dan fiħsiebu jsir f’Awwissu 2013. Ladarba l-politika tar-rimi tal-assi tal-ICT tkun adottata, l-assi għar-rimi jintremew fit-tieni nofs tal-2013.

16. Ċerta dgħjufija baqgħet tidher fis-sistema tar-rikonċiljazzjoni tar-rendikonti tal-fornituri mar-rekords ta' korrispondenza fl-aġenzija. Kif diġà indikat fi snin preċedenti, ħafna mill-awtoritajiet pubbliċi li tikkoopera magħhom l-aġenzija, ma għandhom sistema ċentralizzata ta’ kontabilità li tippermettilhom jirrikonċiljaw il-bilanċi. Għaldaqstant, ir-rikonċiljazzjoni ddum ħafna minħabba li rekords differenti ta’ awtoritajiet differenti jkunu jridu jiġu kkonsultati.

17. Il-baġit tal-Aġenzija għall-2012 ammonta għal 89,6 miljun euro li minnhom 21,8 miljun euro (25 % tal-appropprjazzjonijiet imwarrba) ġew riportati għall-2013. Ir-riporti relatati ma’ Titolu III (Infiq operattiv) ammontaw għal 19,6 miljun euro. Tali livell għoli ta’ riporti huwa eċċessiv u jmur kontra l-prinċipju baġitarju tal-annwalità, minkejja li huwa parzjalment relatat man-natura operattiva pluriennali tal-attivitajiet tal-Aġenzija. Sal-aħħar ta' Frar 2013, 1,1 miljun euro minn dawn ir-riporti kienu kkanċellati. L-aġenzija tapprezza r-rikonoxximent tal-Qorti għal dak li jirrigwarda n-natura multiannwali tal-operat tagħha kif ukoll tal-fatt li l-fondi li ġejjin mill-emenda tal-baġit kienu trasferiti biss lejn l-aħħar tal-2012. L-impenji għall-attivitajiet iffinanzjati mill-baġit tal-2012 għaldaqstant saru lejn l-aħħar tas-sena u parti minnhom se jiġu implimentati fl-2013 biss.

18. L-Aġenzija għamlet 39 trasferiment baġitarju li ammontaw għal 11,5 miljun euro fl-2012, u laqtu 70 minn 79 linja baġitarja. Dan parzjalment seħħ minħabba l-fatt li t-tieni emenda baġitarja għall-2012 kienet approvata biss f’Ottubru 2012 u l-fondi meħtieġa għall-operat kienu sadanittant ġew trasferiti minn linji baġitarji oħra. Il-fondi ġejjin mill-emenda baġitarja ġew trasferiti biss lejn l-aħħar tal-2012. L-aġenzija ħtieġet tittrasferixxi diversi linji baġitarji fejn il-fondi ma kinux meħtieġa minnufih jew fejn il-bidu tal-attivitajiet/sejħiet għall-offerti seta jkun pospost biex ikunu sodisfati l-ħtiġijiet immedjati biex ikunu kkofinanzjati operati konġunti.